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Bruxelas, 18.02.2005

COM(2005) 52 final

RELATÓRIO DA COMISSÃO

Resumo:Relatório sobre os arquivos na União Europeia alargadaPrioridades para as futuras acções

A. ANTECEDENTES

Em resposta ao pedido formulado pelo Conselho de Ministros da União Europeia na sua Resolução de 6 de Maio de 2003 (2003/C 113/02) sobre os arquivos nos Estados-Membros e, nomeadamente, as alíneas a), b), c), d), e e) do ponto 8 e o ponto 9, o presente resumo aborda a questão da situação dos arquivos públicos nos Estados-Membros e tem especialmente em conta o alargamento da União Europeia e a provável evolução da gestão dos documentos e dos arquivos, bem como os serviços de arquivos no futuro. Sugere, tendo em conta as novas tecnologias, soluções para melhorar a gestão dos documentos e dos arquivos, bem como dos serviços públicos para os cidadãos da União Europeia.

As acções prioritárias que se seguem são propostas com base nos diferentes capítulos do presente relatório elaborado pelo grupo de peritos nacionais; são acompanhadas por um certo número de outras propostas de acção que os Estados-Membros e as instituições da UE devem igualmente analisar e que será conveniente precisar nos próximos três anos. As acções prioritárias previstas figuram no início de cada capítulo e são agrupadas sob a forma de quadro no Anexo 3 do presente relatório.

As propostas de acções prioritárias são aqui apresentadas sob forma de resumo. Incluem medidas para prevenir, limitar ou reparar os danos causados aos documentos e/ou a perda de arquivos devido a catástrofes naturais e outras, melhorar a conservação dos documentos e dos arquivos, incluindo edifícios de arquivos, e reforçar a colaboração em matéria de autenticidade, de conservação a longo prazo e de acessibilidade aos documentos e arquivos electrónicos. O resumo propõe igualmente medidas a tomar contra o roubo e disposições a aplicar para recuperar os documentos roubados. Sublinha o papel importante que os arquivos desempenham, através de uma legislação e de normas adequadas, no âmbito do funcionamento democrático das nossas sociedades. Propõe, além disso, a criação de um portal comunitário de acesso ao património dos arquivos da União recentemente alargada. O conjunto destas acções será executado por um Grupo de coordenação oficial, cuja missão consistirá em reforçar a coordenação, a partilha das informações e o intercâmbio de boas práticas a nível europeu e com os Estados-Membros.

Foi tomado em consideração o facto de ser desejável uma maior integração destas propostas de acção com outros planos de acção a nível europeu.

B. RESUMO DAS PRINCIPAIS ACÇÕES PREVISTAS

Acção prioritária n.º 1

Conservação dos arquivos e prevenção dos danos na Europa (Resolução do Conselho de 6 de Maio de 2003, primeiro travessão da alínea c) do ponto 8)

1.1. Medidas de prevenção dos danos causados pelas catástrofes naturais e outras aos arquivos:

- desenvolver um plano de acção-tipo destinado a prevenir e reparar os danos causados pelas catástrofes;

- estudar a possibilidade de criar laboratórios centrais especializados para urgências transfronteiras;

- criar equipas de reacção rápida para avaliar os danos causados.

1.2. Conservação e restauro de documentos e arquivos:

- reforçar as medidas de coordenação e os intercâmbios de competências para criar um programa comunitário relativo ao restauro de documentos e de arquivos danificados na Europa;

- edifícios destinados a arquivos: aquando da renovação de edifícios e da instalação de arquivos em edifícios públicos ou em novos edifícios, um grupo de trabalho interdisciplinar composto pelos Estados-Membros e por instituições da UE será encarregado de actualizar e de aplicar normas e especificações a nível nacional e europeu.

Acção prioritária n.º 2

Reforço da colaboração interdisciplinar a nível europeu em matéria de documentos e de arquivos electrónicos (Resolução do Conselho de 6 de Maio de 2003, segundo travessão da alínea c) do ponto 8)

2.1. Instituição de uma colaboração a nível europeu em matéria de autenticidade, conservação a longo prazo e disponibilidade dos documentos e arquivos electrónicos.

2.2. Actualização, revisão e extensão das actuais exigências para criar sistemas de gestão dos documentos electrónicos, tais como o MoReq, tendo em vista uma melhor gestão no sector público, a fim de que o documento se torne a norma e/ou a especificação oficial na União Europeia. Esta medida do maior interesse para todos os Estados-Membros, nomeadamente para os novos Estados.

2.3. Reforço da rede DLM e do fórum/agrupamento europeu de interesse económico (AEIE). São necessários meios financeiros tanto para a prossecução do seu desenvolvimento e traduções, como para a organização do fórum DLM em Budapeste em 2005.

Acção prioritária n.º 3

Criação e manutenção de um portal Internet que dê acesso aos documentos e arquivos na Europa (Resolução do Conselho de 6 de Maio de 2003, alíneas b) e e) do ponto 8)

3.1. Criação de um portal Internet/Web que dê acesso aos documentos e arquivos a todos os cidadãos da UE.

É necessária a concepção e realização de um portal, tendo em conta o desenvolvimento da Internet e da Web, o êxito com que certos Estados-Membros (ver parte 6 do relatório) fornecem essas informações a milhões de cidadãos, aos jovens e às crianças. Serão desta forma tidos em conta desenvolvimentos registados no mundo europeu da informação.

Este portal permitirá fornecer um melhor acesso a esses recursos, para efeitos de investigação, aprendizagem e informação, bem como para introduzir melhoramentos nas salas de leitura.

Acção prioritária n.º 4

Legislação comunitária e nacional relativa à gestão dos documentos e dos arquivos e ao acesso a esses documentos e a esses arquivos (Resolução do Conselho de 6 de Maio de 2003, alíneas a) e d) do ponto 8)

4.1. Dado que as propostas legislativas, tanto nacionais como comunitárias, têm frequentemente implicações imprevistas para a gestão dos documentos e dos arquivos, afigura-se essencial para os cidadãos dos Estados-Membros que o conjunto dessas implicações sejam divulgadas numa fase precoce, a fim de facilitar a conservação dos documentos e dos arquivos e o acesso a esses documentos. Os projectos legislativos sobre documentos e arquivos e legislação conexa a nível europeu e nacional deverão ser objecto de acompanhamento, com vista a permitir que os arquivistas europeus contribuam com as suas competências, quando tal se revelar necessário.

4.2. A fim de apoiar a proposta referida, devem ser desenvolvidas várias acções: realização de um estudo aprofundado sobre a legislação relativa aos arquivos e aos domínios conexos tanto a nível comunitário como nacional; criação de uma base de dados sobre a legislação relativa aos arquivos e aos domínios conexos no âmbito da UE; tradução dos arquivos nacionais e da legislação a eles relativa em inglês, francês e alemão e, se necessário, noutras línguas oficiais da UE, através dos arquivos nacionais relevantes, a fim de promover uma melhor compreensão mútua desta legislação. Esta proposta tem em conta outros trabalhos que estão actualmente a ser realizados pelo Conselho da Europa e pelo ramo europeu do Conselho Internacional dos Arquivos (EURBICA) e tem por objectivo a sua sistematização.

Acção prioritária n.º 5

Roubo de documentos de arquivos

5.1. É conveniente estudar e melhorar as medidas destinadas a lutar contra o roubo de documentos de arquivos, bem como a recuperar arquivos roubados.

Desenvolvimento de um plano de acção com base num questionário tendo em vista propor melhoramentos.

C. CRIAÇÃO DE UM COMITÉ OFICIAL DE ARQUIVISTAS (Resolução do Conselho de 6 de Maio de 2003, alíneas d) e e) do ponto 8 e ponto 9)

6.1. Criação de um Grupo oficial de arquivistas dos Estados-Membros e das instituições da UE. Este comité deve trocar informações e boas práticas e garantir, por consenso e no respeito do princípio da subsidiariedade, uma coordenação reforçada dos trabalhos arquivísticos na Europa, tal como referido. Deve reunir-se duas vezes por ano ou em função das necessidades.

6.2. Estabelecimento de um programa com uma duração inicial de três anos para abordar as questões suscitadas pela Resolução do Conselho de Ministros (6 de Maio de 2003), analisar os progressos alcançados e divulgar os resultados e as boas práticas, a fim de que estas sejam aplicadas pelos Estados-Membros e as instituições da União Europeia.

6.3. Avaliação a realizar no final do período de três anos, tendo em vista a elaboração de um relatório a apresentar aos Ministros do Conselho da UE sobre os resultados e as medidas de acompanhamento previstas.