Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho relativas ao exercício de 2001, acompanhado das respostas da Agência

(2002/C 326/02)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho, em conformidade com o n.o 4 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94(1) do Conselho.

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001. De acordo com o n.o 1 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 15.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir expressa.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter a garantia razoável de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES

Execução orçamental

5. No quadro 1(3) é apresentada a execução das dotações do exercício de 2001 e das dotações transitadas do exercício anterior.

6. As dotações disponíveis(4) para o exercício elevam-se a 14,0 milhões de euros, dos quais 12,0 milhões a título do exercício e 2,0 milhões transitados do exercício anterior. Para além das suas dotações orçamentais, a Agência recebeu um subsídio da Comissão, no montante de 624000 euros, para uma acção plurianual de preparação dos países candidatos à adesão. Destas dotações foram autorizados 126959 euros em 2001, tendo sido pagos 17048 euros e transitados os restantes.

7. Das dotações do exercício de 2001 foram autorizados 11,3 milhões de euros, tendo sido pagos 5,0 milhões, o que representa 44 % das autorizações registadas. As restantes dotações foram transitadas (6,2 milhões) ou anuladas (0,8 milhões). Das dotações operacionais (Título III), num montante de 7,6 milhões de euros, foram autorizados 7,3 milhões, dos quais foram pagos 1,5 milhões e 5,8 milhões tiveram de transitar para o exercício seguinte; as restantes dotações foram anuladas. O montante muito elevado das transições de dotações operacionais deve-se ao facto de a Comissão ter confiado à Agência, durante o exercício de 2001, uma acção importante (4,5 milhões de euros). O tempo requerido para a sua preparação não permitiu a sua execução em 2001 e todas as dotações previstas tiveram que ser transitadas para o exercício de 2002. Todavia, independentemente desta circunstância, a taxa de transição das dotações operacionais é ainda muito elevada e a Agência deverá continuar a melhorar a qualidade e o acompanhamento da programação das suas actividades.

8. As dotações transitadas do exercício anterior ascendiam a 2,0 milhões de euros, dos quais 1,7 milhões no Título III. Estas dotações foram objecto de pagamentos no montante de 1,7 milhões de euros, dos quais 1,5 milhões no Título III, tendo as restantes sido anuladas.

Demonstrações financeiras

9. Nos quadros 2 e 3 são apresentados sinteticamente a conta de gestão e o balanço publicados pela Agência no seu relatório de actividade relativo ao exercício de 2001.

10. A Agência não procedeu à amortização das suas imobilizações. Deverá aplicar as regras de avaliação e de amortização adoptadas pela Comissão(5), de modo a que os valores inscritos no balanço dêem uma imagem fiel dos bens que constituem o seu património.

11. A Agência deverá reforçar as medidas já tomadas para minimizar o risco de duplo reembolso; por isso, deverá reembolsar as despesas de deslocações em serviço às pessoas que convoca com base nos documentos originais e não em cópias.

12. O sistema de contabilidade orçamental SI2 utilizado pela Agência não deverá permitir que as operações de um exercício orçamental sejam alteradas após a data de encerramento deste (15 de Janeiro do exercício seguinte), excepto nos casos previstos na regulamentação.

Aplicação das disposições financeiras

13. Para a execução da rubrica orçamental relativa ao domínio "Investigação - Trabalho e Saúde", a Agência assinou, em 23 de Fevereiro de 2001, um contrato de um montante de 225000 euros, embora as dotações disponíveis se limitassem a 185000 euros. Para cobrir a diferença de 40000 euros entre as dotações disponíveis e o montante do contrato, a Agência utilizou, sem apresentar justificação, dotações inscritas em outra rubrica orçamental para um programa a favor das pequenas e médias empresas. Esta prática é incompatível com o princípio da especialização orçamental.

14. A Agência faz transitar sistematicamente para o exercício seguinte a integralidade do saldo das autorizações provisionais, sem que este procedimento seja justificado por notas de encomenda já emitidas. Deste modo, fez transitar 114134 euros para 2002 destinados a despesas de deslocações em serviço, embora os pagamentos por efectuar não atingissem 50000 euros. Essas transições são injustificadas.

15. Não foram efectuadas cobranças num montante total de 82500 euros antes do final do exercício de 2001, ao contrário do que previam as ordens correspondentes. A Agência deverá tomar medidas para obter a sua execução.

16. Em Janeiro de 2001, ou seja, fora do prazo estipulado de 31 de Dezembro de 2000 pelo Director da Agência, um centro nacional solicitou um subsídio para realizar actividades correspondentes a um custo total de 184768 euros. O programa foi aprovado definitivamente pela Agência em Setembro de 2001 num montante de 27781 euros inteiramente financiado pelo subsídio desta, com a justificação de, no ano anterior, o centro em questão ter recebido um subsídio inferior ao previsto por não ter sido executada uma parte das actividades pretendidas. Essa variação do volume das actividades previstas, bem como os longos prazos necessários para chegar a uma decisão definitiva revelam a necessidade de a Agência tornar mais rigoroso o seu sistema de programação dos trabalhos.

17. Apenas no segundo semestre de 2001 a Agência instituiu um verdadeiro sistema de previsão do volume de traduções a encomendar ao Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia. Esse sistema deveria ser desenvolvido no âmbito da programação dos trabalhos da Agência por forma a evitar o recurso, em caso de urgência, a gabinetes locais de tradução.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 25 e 26 de Setembro de 2002.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) JO L 216 de 20.8.1994, p. 5.

(2) Em conformidade com o n.o 3 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas da Agência relativas ao exercício de 2001 foram elaboradas em 9 de Abril de 2002, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração da Agência, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 15 de Abril de 2002. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão sumária dessas demonstrações financeiras.

(3) Todos os quadros do presente relatório foram elaborados com base nos valores mais exactos possíveis dos dados disponíveis. Os números foram arredondados para efeitos de apresentação, o que pode provocar diferenças mínimas a nível dos totais. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(4) Dotações não diferenciadas.

(5) Regulamento (CE) n.o 2909/2000 da Comissão, de 29 de Dezembro de 2000 (JO L 336 de 30.12.2000, p. 75).

Quadro 1

Execução orçamental relativa ao exercício de 2001NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Agência - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Agência nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2001 e de 2000

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Agência - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Agência nas suas próprias demonstrações financeiras.

Quadro 3

Balanço a 31 de Dezembro de 2001 e a 31 de Dezembro de 2000NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Agência - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Agência nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Resposta da Agência

A resposta da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho às observações preliminares do Tribunal de Contas sobre as demonstrações financeiras relativas ao exercício de 2001 é a seguinte:

Execução orçamental

Relativamente aos pontos 7 e 8

Tal como refere o Tribunal, a taxa de dotações operacionais transitadas do exercício de 2001 para o exercício seguinte foi elevada. Tal deve-se nomeadamente ao facto de 4,5 milhões de euros, de um montante total de 5,8 milhões de euros referido pelo Tribunal, dizerem directamente respeito ao "programa de ajudas 2001-2002 para as PME" (pequenas e médias empresas). Trata-se de uma nova actividade impulsionada pelo Parlamento Europeu, para a qual a Agência recebeu mandato da Comissão Europeia.

Quanto ao resto, a Agência fez todos os esforços possíveis, tendo em conta as possibilidade de que dispõe no quadro regulamentar em que opera, para limitar ao máximo a transição de dotações. Para o efeito, os Centros Temáticos recebem actualmente os fundos durante o ano para o qual as dotações são atribuídas.

Por último, cabe referir que a Agência, tendo em vista o reforço permanente da qualidade e do seguimento da sua programação, procura, de forma constante, dotar-se das ferramentas adequadas ou melhorar as ferramentas existentes.

Demonstrações financeiras

Relativamente ao ponto 10

Na sequência das observações do Tribunal, a Agência tencionava inicialmente aplicar as regras de avaliação e de amortização das imobilizações adoptadas pela Comissão integrando-as na sua própria regulamentação. Entretanto, dada a iminente conclusão do processo de revisão geral do Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias, a Agência tenciona aguardar a adopção definitiva do Regulamento para garantir a aplicação das referidas regras e adquirir um programa informático de gestão adequado.

Relativamente ao ponto 11

A fim de evitar os duplos reembolsos, e em conformidade com as recomendações do Tribunal, a Agência apõe a menção "paid by EU-Agency" nos documentos comprovativos originais (bilhetes) das despesas de deslocações em serviço correspondentes às reuniões de peritos e, em princípio, garante o pagamento dos reembolsos por transferência bancária para contas oficiais dos beneficiários, cujas dados pessoais se encontram repertoriados num formulário fornecido pela Agência.

Relativamente ao ponto 12

A transacção mencionada pelo Tribunal, de carácter excepcional, constituiu uma operação de regularização de um montante limitado, com o intuito de corrigir um erro de imputação a uma rubrica de despesa relativa ao pessoal, que não podia transitar para o exercício seguinte.

A Agência velará por que operações deste tipo não se repitam no futuro.

Aplicação das disposições financeiras

Relativamente ao ponto 13

O contrato a que o Tribunal se refere (225000 euros) incidia sobre a realização de duas tarefas distintas relativas ao domínio "Investigação - Trabalho e Saúde": uma cobria especificamente o referido domínio (rubrica orçamental 3 0 2 2: 185000 euros) e a outra relativa também a esse domínio, mas podendo ser ligada ao domínio de acção das "pequenas e médias empresas (PME)" (rubrica orçamental 3 0 7 1: 40000 euros). Por conseguinte, e com a preocupação de não atrasar o início de tal acção por motivos de imputação orçamental, a Agência decidiu financiar e imputar a despesa às duas rubricas orçamentais, no limite das dotações disponíveis.

Relativamente ao ponto 14

Na maioria dos casos, as dotações transitadas dizem respeito a pagamentos por efectuar relativos a contratos ou notas de encomenda correspondentes ao exercício em curso. Em determinados casos, os montantes não são claramente fixados (exactos) pelo facto de serem referentes a facturas cuja variabilidade de custo se prende com os tipos de produtos consumidos ou de serviços fornecidos (por exemplo: electricidade, telefone, manutenção).

No que respeita às despesas de missão, a Agência decidiu transitar a totalidade das dotações autorizadas (autorizações provisionais) para fazer face aos reembolsos de despesas por deslocações em serviço por liquidar.

A Agência seguirá as recomendações do Tribunal no que respeita ao cálculo dos pagamentos por efectuar a fim de alinhar directamente as dotações transitadas a estes últimos.

Relativamente ao ponto 15

A Agência seguirá as recomendações do Tribunal instaurando um sistema de seguimento mensal das ordens de cobrança pendentes.

Essas ordens de cobrança diziam essencialmente respeito a projectos em relação aos quais os relatórios de execução não tinham sido apresentados nos prazos previstos. Tais situações foram posteriormente regularizadas, ou estão em via de regularização, o que permite a anulação das ordens de cobrança em causa. Nos restantes casos, a não cobrança em 2001 ficou a dever-se a problemas relacionados com a não recepção, em tempo útil, da documentação bancária correspondente.

Relativamente aos pontos 16

Em conformidade com as recomendações do Tribunal e na medida em que as circunstâncias e os procedimentos o permitam, a Agência envidará todos os esforços para melhorar o seu sistema de programação em termos de limitação das variações do volume de actividades, de redução dos atrasos na aplicação dos programas, de redução dos atrasos na tomada de decisões e de respeito do princípio da anualidade orçamental (ver o ponto sobre a execução orçamental, supra).

Relativamente ao ponto 17

Com base na experiência adquirida no exercício de 2001, a Agência estabeleceu, em Dezembro de 2001, uma primeira previsão do volume de pedidos de tradução para o ano de 2002. A comparação mensal entre os pedidos de tradução previstos e os pedidos efectivamente feitos, bem como uma revisão periódica das previsões, deverá facilitar o bom seguimento das dotações consignadas para este fim.