Bruxelas, 23.03.2005

COM(2005) 101 final

Proposta de

DECISÃO DO CONSELHO

relativa à posição a adoptar no Comité de Embaixadores ACP-CE no que respeita aos estatutos e ao regulamento interno, bem como ao regulamento financeiro do Centro Técnico de Cooperação Agrícola e Rural

(apresentada pela Comissão)

EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS

O Acordo de Cotonu de Junho de 2000 prevê reforçar e consolidar o papel do Centro Técnico de Cooperação Agrícola e Rural (CTA) em matéria de desenvolvimento das capacidades institucionais dos países ACP, especialmente no tocante à gestão da informação, com vista a acelerar o acesso a tecnologias que permitam aumentar a produtividade agrícola, a comercialização, a segurança alimentar e o desenvolvimento rural.

No seu Anexo III, o Acordo de Cotonu prevê que serão actualizados os estatutos e o regulamento interno do Centro, bem como o regulamento financeiro e o regime aplicável ao pessoal.

Solicita-se aos Estados-Membros que examinem a presente proposta e que aprovem a decisão sobre a posição a adoptar pela Comunidade no Comité de Embaixadores ACP-CE no que respeita aos estatutos e ao regulamento interno, bem como ao regulamento financeiro do Centro Técnico de Cooperação Agrícola e Rural.

Proposta de

DECISÃO DO CONSELHO

relativa à posição a adoptar no Comité de Embaixadores ACP-CE no que respeita aos estatutos e ao regulamento interno, bem como ao regulamento financeiro do Centro Técnico de Cooperação Agrícola e Rural

O CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia e, nomeadamente, o seu artigo 310º, conjugado com o nº 2, segundo parágrafo, do seu artigo 300º,

Tendo em conta a proposta da Comissão[1],

Considerando o seguinte:

(1) O Acordo de Parceria entre o grupo de Estados de África, das Caraíbas e do Pacífico, por um lado, e a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por outro, assinado em Cotonu a 23 de Junho de 2000[2] e, nomeadamente, o seu Anexo III, prevê a adopção dos estatutos e do regulamento interno, bem como do regulamento financeiro do Centro Técnico de Cooperação Agrícola e Rural, adiante designado "Centro",

DECIDE:

Artigo 1º

No Comité de Embaixadores ACP-CE e em relação aos estatutos e ao regulamento interno do Centro, a Comunidade deverá adoptar uma posição com base no projecto de decisão do Comité de Embaixadores ACP-CE que figura no Anexo I.

Artigo 2º

No Comité de Embaixadores ACP-CE e em relação ao regulamento financeiro do Centro, a Comunidade deverá adoptar uma posição com base no projecto de decisão do Comité de Embaixadores ACP-CE que figura no Anexo II.

Feito em Bruxelas, em

Pelo Conselho

O Presidente

ANEXO I

Projecto de

DECISÃO N° …/… DO COMITÉ DE EMBAIXADORES ACP-CE, de ………..,

no que respeita aos estatutos e ao regulamento interno, bem como ao regulamento financeiro do Centro Técnico de Cooperação Agrícola e Rural (CTA)

O COMITÉ DE EMBAIXADORES ACP-CE,

Tendo em conta o Acordo de Parceria entre os membros do grupo dos Estados de África, das Caraíbas e do Pacífico, por um lado, e a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por outro, assinado em Cotonu a 23 de Junho de 2000[3], adiante designado "Acordo" e, nomeadamente, o nº 4 do artigo 3º do seu Anexo III,

Tendo em conta o Acordo Interno, de 12 de Setembro de 2000, assinado entre os representantes dos governos dos Estados-Membros, reunidos no Conselho, relativo ao financiamento e à gestão das ajudas da Comunidade no âmbito do Protocolo Financeiro anexado ao Acordo,

Considerando o seguinte:

(1) Em aplicação do nº 4 do artigo 3º do Anexo III do Acordo de Cotonu, após a sua assinatura, o Comité de Embaixadores fixa os estatutos e o regulamento interno do Centro Técnico de Cooperação Agrícola e Rural, adiante designado "Centro", nomeadamente dos seus órgãos de supervisão,

(2) Em aplicação do segundo parágrafo do artigo 1º do Protocolo nº 2 relativo aos privilégios e imunidades anexado ao Acordo, este Protocolo aplica-se ao pessoal do Centro,

(3) É conveniente criar um Conselho de Administração, órgão de supervisão do Centro nos termos do nº 4, alínea a), do artigo 3º do Anexo III do Acordo,

DECIDE:

Artigo 1º

1. O Centro terá personalidade jurídica e será dotado, em todos os Estados que são Parte no Acordo de Cotonu, da mais ampla capacidade jurídica reconhecida às pessoas colectivas da mesma natureza.

2. O pessoal do Centro gozará dos privilégios, imunidades e facilidades de uso previstos no Protocolo n° 2 relativo aos privilégios e imunidades e mencionados nas declarações VI e VII, que figuram em anexo ao Acordo.

3. O Centro não terá fins lucrativos.

4. O Centro ficará sedeado provisoriamente em Wageningen (Países Baixos), dispondo de uma antena em Bruxelas.

Artigo 2º

As funções do Centro estão definidas nos n.ºs 1, 2 e 3 do artigo 3º do Anexo III do Acordo.

Artigo 3º

1. O Comité de Embaixadores ACP-CE (a seguir designado "Comité") será a autoridade responsável pela supervisão do Centro, em conformidade com os n.ºs 4 e 5 do artigo 3º do Anexo III do Acordo:

2. Será estabelecido um Conselho de Administração em conformidade com o disposto no artigo 4º.

3. As actividades do Centro desenrolar-se-ão em estreita ligação com as instituições e os órgãos mencionados no Acordo ou nas declarações a ele anexas; recorrer-se-á, se necessário, às instituições regionais e internacionais, nomeadamente àquelas situadas na Comunidade e nos Estados ACP que tratam das questões de desenvolvimento agrícola e rural.

4. As actividades do Centro serão objecto de avaliações periódicas por iniciativa do Conselho de Administração.

Artigo 4º

1. Será instituído um Conselho de Administração ao qual compete assegurar , o apoio, acompanhamento e controlo do conjunto das actividades do Centro, a nível técnico, administrativo e financeiro,

2.1. O Conselho de Administração será composto numa base paritária por seis membros com experiência comprovada na gestão de instituições de desenvolvimento agrícola e rural, sendo desejável que possuam qualificações profissionais a nível técnico ou científico e em matéria de gestão e difusão da informação agrícola e rural.

2.2. Os membros do Conselho de Administração serão escolhidos pelas partes em causa de entre os cidadãos dos Estados que são Parte no Acordo com base nas qualificações requeridas. A sua nomeação será confirmada pelo Comité de Embaixadores. Os seis membros serão nomeados pelo Comité por um período máximo de 5 anos, estando a nomeação sujeita a uma revisão intercalar.

2.3. Poderão assistir aos trabalhos do Conselho de Administração na qualidade de observadores, um representante respectivamente da Comissão Europeia, do Secretariado-Geral do Conselho da UE e do Secretariado ACP.

2.4. Os membros do Conselho de Administração elegerão o presidente e o vice-presidente por um período máximo de cinco anos, de acordo com as disposições estabelecidas no respectivo regulamento interno. O lugar de presidente caberá à Parte (ACP ou CE) que não ocupar o lugar de director do Centro. O lugar de vice-presidente caberá à Parte que não ocupa o lugar de Presidente do Conselho de Administração.

2.5. O Conselho de Administração tomará as suas decisões por maioria simples dos membros presentes ou representados de acordo com as disposições do respectivo regulamento interno. Cada membro do Conselho de Administração terá direito a um voto.

Em caso de igualdade de votos, o Presidente terá voto de qualidade.

2.6. Os trabalhos de cada reunião serão objecto de uma acta e confidenciais.

3.1 O Conselho de Administração assegurará um acompanhamento estreito das actividades do Centro. Realizará, no máximo, quatro reuniões ordinárias por ano, podendo reunir-se também sempre que a execução das suas tarefas o exija, quer por iniciativa do Comité ou do Presidente, quer a pedido do Director.

3.2. O Director do Centro participará nos trabalhos do Conselho de Administração a título consultivo. O Centro assegurará o secretariado do Conselho de Administração.

O Conselho de Administração pode convidar outros membros da direcção e do pessoal do Centro e/ou peritos externos a emitirem pareceres sobre questões específicas.

3.3. Competirá ao Conselho de Administração:

a) Assessorar e apoiar o Director a nível da gestão do Centro e velar pela boa execução das regras e objectivos definidos pelo Comité;

b) sob proposta do director do Centro:

(i) adoptar a estratégia global do Centro para apresentação ao Comité para aprovação,

(ii) aprovar os programas de actividades anuais e plurianuais,

(iii) aprovar a estrutura de organização, a política de pessoal e o organograma,

(iv) aprovar o recrutamento de novos agentes e a renovação, a prorrogação ou a rescisão dos contratos dos agentes em funções,

(v) aprovar os orçamentos anuais do Centro,

(vi) adoptar os mapas financeiros anuais com base no relatório de auditoria estabelecido pelo gabinete responsável pela auditoria das contas,

(vii) aprovar os relatórios anuais e transmiti-los ao Comité a fim de lhe permitir verificar a conformidade das actividades do Centro com os objectivos que lhe são atribuídos pelo Acordo e pela estratégia global aprovada;

c) Informar o Comité, se necessário, de todas as questões importantes de que tenha conhecimento no exercício das suas funções.

3.4. O Conselho de Administração será responsável perante o Comité.

4. Sob proposta do Director, o Conselho de Administração autorizará a nomeação de um Gabinete de Auditoria para o exame dos mapas financeiros e contabilísticos do CTA.

5. O Conselho de Administração estabelecerá o seu regulamento interno.

Artigo 5º

1. O Centro será dirigido por um director nomeado pelo Comité de Embaixadores por um período máximo de cinco anos.

O Comité incumbirá os seus co-presidentes da assinatura do contrato do director. Este contrato será celebrado e gerido segundo as condições fixadas pelo regime aplicável ao pessoal do Centro. O Comité dos Embaixadores será competente para tomar quaisquer decisões necessárias relativas ao director.

2. O director assegurará a representação jurídica do Centro e porá em prática as orientações definidas pelo Comité de Embaixadores, sendo responsável perante este último.

3. O director, após acordo do Conselho de Administração, submeterá à apreciação do Comité os programas de trabalho e os orçamentos anuais do Centro elaborados em função das tarefas enumeradas no artigo 2º.

4. O director informará regularmente o Conselho de Administração das actividades do Centro.

5. O director estabelecerá anualmente um relatório geral sobre as actividades e as contas do Centro que submeterá ao Comité, após o acordo do Conselho de Administração, num prazo máximo de nove meses.

6. O director será responsável pela organização e gestão do Centro, respondendo perante o Conselho de Administração quanto às disposições tomadas em matéria de regulamentos internos para a aplicação das disposições relativas ao Centro.

Artigo 6º

O orçamento do Centro será financiado em conformidade com as regras previstas no Anexo I do Protocolo Financeiro do Acordo. O orçamento poderá beneficiar igualmente de outros recursos.

Artigo 7º

As presentes regras de funcionamento podem ser alteradas pelo Comité por recomendação do Conselho de Administração.

Artigo 8º

Os Estados ACP, os Estados-Membros e a Comunidade ficarão obrigados a adoptar as medidas necessárias à aplicação da presente decisão, cada um na medida em que lhe diz respeito.

Artigo 8º A

A presente decisão substitui e anula a decisão 1/91, de 19 de Abril de 1991, do Comité dos Embaixadores ACP-CE relativa às regras de funcionamento do CTA e a decisão 3/91 do Comité dos Embaixadores ACP-CE, de 19 de Abril de 1991, que define o estatuto e as modalidades de funcionamento do Comité Consultivo do CTA.

Artigo 9º

A presente decisão entra em vigor na data da sua adopção.

Feito em Bruxelas, em

Pelo Comité de Embaixadores ACP-CE O Presidente

ANEXO II

Projecto de

DECISÃO N° … DO COMITÉ DE EMBAIXADORES ACP-CE

relativa

ao regulamento financeiro do Centro Técnico de Cooperação Agrícola e Rural - CTA

O COMITÉ DE EMBAIXADORES ACP-CE,

Tendo em conta o Acordo de Parceria entre os membros do grupo dos Estados de África, das Caraíbas e do Pacífico, por um lado, e a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por outro, assinado em Cotonu a 23 de Junho de 2000, adiante designado "Acordo" e, nomeadamente, o nº 4, alíneas b) e d), do artigo 3º do seu Anexo III[4],

Tendo em conta o Acordo Interno de 12 de Setembro de 2000 entre os representantes dos governos dos Estados-Membros, reunidos no Conselho, relativo ao financiamento e à gestão das ajudas da Comunidade no âmbito do Protocolo Financeiro anexado ao Acordo,

Tendo em conta o regulamento financeiro aplicável ao nono Fundo Europeu de Desenvolvimento[5],

Tendo em conta a proposta da Comissão elaborada em acordo com o Centro Técnico de Cooperação Agrícola e Rural,

Considerando o seguinte:

- O Comité de Embaixadores, após a assinatura do Acordo de Cotonu, deve aprovar o regulamento financeiro do Centro Técnico de Cooperação Agrícola e Rural, adiante designado "Centro",

- O Comité de Embaixadores deve estabelecer os procedimentos para a adopção do orçamento do Centro,

APROVOU O REGULAMENTO FINANCEIRO DO CENTRO TÉCNICO DE COOPERAÇÃO AGRÍCOLA E RURAL

I. DISPOSIÇÕES GERAIS

PRINCÍPIOS DA UNICIDADE, DA VERDADE ORÇAMENTAL, DO EQUILÍBRIO E DA UNIDADE DE CONTA

Artigo 1º

1. As receitas e despesas do Centro serão objecto de previsões baseadas num programa de trabalho anual, com cálculo de custos, estabelecido para cada exercício orçamental, sendo inscritas no orçamento.

2. O orçamento do Centro deverá respeitar o equilíbrio entre receitas e despesas.

Artigo 2º

O orçamento será elaborado, executado e objecto de prestação de contas em euros. Todavia, para as necessidades de tesouraria, o Centro será autorizado a efectuar operações nas moedas nacionais dos países ACP e da UE.

Artigo 3º

1. As receitas incluirão a contribuição do Fundo Europeu de Desenvolvimento, a seguir denominado FED, os montantes retidos em impostos sobre os salários, remunerações e outros emolumentos pagos pelo Centro, bem como outras receitas diversas.

2. As receitas poderão igualmente incluir contribuições feitas por outros doadores ao orçamento do Centro.

3. O Centro poderá gerir também recursos por conta de terceiros destinados ao co-financiamento de actividades definidas no Anexo III do Acordo de Cotonu. As disposições financeiras aplicáveis à gestão dos referidos recursos serão mencionadas no artigo 34º do presente regulamento.

Artigo 4º

As estimativas das despesas incluirão as despesas de funcionamento e de intervenção. No orçamento, deverá ser estabelecida uma distinção clara entre estas duas despesas.

Artigo 5º

1. O exercício orçamental começará a 1 de Janeiro e terminará a 31 de Dezembro de cada ano.

2. As dotações inscritas no orçamento são autorizadas para um exercício orçamental.

a) Contudo, as dotações devidamente autorizadas ao longo de um exercício orçamental mas não pagas até 31 de Dezembro desse exercício transitarão automaticamente para o exercício seguinte. A contabilidade deverá permitir distinguir claramente as dotações assim transitadas.

b) As dotações anuladas no fim de um exercício orçamental serão devolvidas à dotação financeira quinquenal prevista para o Centro no quadro do Acordo ACP-CE.

3. Se, no início de um exercício orçamental, o orçamento para o mesmo não tiver sido adoptado definitivamente, o director pode, a fim de assegurar a continuidade do funcionamento do Centro, autorizar as despesas mensais. Estas não poderão, porém, ser superiores a um doze avos das dotações correspondentes, artigo por artigo, aprovadas no orçamento para o exercício anterior.

No que respeita às despesas de intervenção trimestrais que podem ser pagas adiantadamente e aprovadas pelo orçamento do exercício precedente, as operações de autorização poderão ser efectuadas por artigo, na condição de não serem superiores a um quarto do total das dotações aprovadas para o exercício precedente.

PRINCÍPIOS DA BOA GESTÃO FINANCEIRA

Artigo 6º

1. Os recursos colocados à disposição pelo FED serão utilizados em conformidade com o princípio da boa gestão financeira, ou seja, em conformidade com os princípios da economia, da eficiência e da eficácia.

2. O princípio da economia determina que os meios devem ser disponibilizados em tempo útil, nas quantidades e qualidades adequadas e ao melhor preço.

O princípio da eficiência visa a melhor relação entre os meios utilizados e os resultados obtidos.

O princípio da eficácia visa a consecução dos objectivos específicos fixados, bem como dos resultados esperados.

3. Os objectivos deverão ser claramente definidos e a sua realização controlada com base em indicadores mensuráveis. Se for caso disso, os projectos a financiar por recursos do Fundo Europeu de Desenvolvimento devem basear-se em avaliações ex ante .

II. ESTABELECIMENTO DO ORÇAMENTO

Artigo 7º

1. No quadro do plano estratégico e nos limites do orçamento geral atribuído ao Centro pelo Protocolo Financeiro, o director elaborará um projecto de programa de trabalho anual e o respectivo orçamento. Este projecto deverá ser transmitido ao Comité de Embaixadores (a seguir designado "Comité"), o mais tardar a 1 de Julho do exercício anterior à sua execução.

2. O Centro transmitirá uma cópia do projecto de programa e de orçamento à Comissão Europeia que iniciará então os procedimentos necessários para a sua aprovação.

3. O orçamento será adoptado pelo Comité de Embaixadores.

Artigo 8º

1. As modalidades de pagamento aplicáveis à contribuição do Fundo Europeu de Desenvolvimento serão fixadas num contrato de subvenção assinado entre o Centro e a Comissão.

2. O Centro pagará ao FED a contribuição dos exercícios precedentes correspondente às dotações anuladas com base nos mapas financeiros verificados.

3. O orçamento será subdividido em títulos (rubricas orçamentais), capítulos, artigos e números consoante a natureza e o destino das receitas e despesas.

Artigo 9º

Em caso de necessidade, o director apresentará um projecto de orçamento rectificativo ou suplementar, que será analisado e aprovado da mesma forma e segundo os mesmos procedimentos que o orçamento que contém as estimativas iniciais.

III. EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO

Artigo 10º

1. O director executará o orçamento sob a sua própria responsabilidade e no limite das dotações atribuídas, respondendo pela sua gestão perante o Comité.

2. O director deverá utilizar as dotações orçamentais em conformidade com os princípios de boa gestão financeira referidos no artigo 6º.

Artigo 11º

1. Não se podem cobrar receitas nem efectuar despesas que não sejam devidamente imputadas a um artigo do orçamento.

Nenhuma despesa pode ser objecto de autorização, nem de ordem de pagamento, se o montante das dotações inscritas no orçamento for ultrapassado.

2. As receitas e despesas serão inscritas pelo seu montante integral nas contas, sem qualquer compensação entre si.

Em derrogação desta regra, poderão ser deduzidos dos montantes autorizados:

a) as multas aplicadas aos titulares de contratos;

b) as regularizações de somas indevidamente pagas, que podem ser efectuadas por dedução por ocasião de uma nova liquidação, efectuada a título do capítulo, do artigo e do exercício que tenham suportado o montante pago em excesso;

c) o valor dos veículos, materiais e instalações aceites em troca por ocasião da aquisição de novos produtos de natureza idêntica; o preço de aquisição líquido é inscrito nas contas na qualidade de custo histórico para a avaliação do inventário.

d) as reduções e descontos efectuados sobre o valor das facturas e contas

De novo em derrogação desta regra, podem ser reutilizados os seguintes montantes na mesma posição (rubrica) que a despesa inicial:

a) as receitas provenientes do reembolso de montantes indevidamente pagos;

b) pagamentos de seguros recebidos;

c) produtos da venda de veículos, de material e de instalações eliminados por ocasião da sua substituição;

d) produtos da venda de publicações e de filmes;

e) divergência das taxas de câmbio verificadas durante a execução do orçamento que podem ser objecto de uma compensação; o resultado final, quer seja positivo ou negativo, figura no mapa financeiro.

Artigo 12º

As transferências entre títulos serão sujeitas à aprovação do Comité.

As transferências entre capítulos e dentro de capítulos serão decididas pelo director, que informará o Comité em conformidade.

Artigo 13º

As receitas do Centro serão depositadas numa ou mais contas abertas em nome do Centro.

IV. CONTROLO FINANCEIRO

Artigo 14º

1. Segundo as regras fundamentais adoptadas pelo Centro e tendo em conta os riscos e a natureza das acções financiadas, o director, funcionário habilitado a conceder dotações de autorização, criará uma estrutura, bem como os procedimentos e sistemas de gestão e de controlo financeiros necessários para a execução das suas tarefas, nomeadamente, se for caso disso, controlos ex post. Antes da autorização de uma operação, um agente que não a pessoa que deu início à acção deverá verificar os aspectos práticos e financeiros desta última. As funções operacionais e as funções de controlo deverão ser objecto de competências claramente distintas.

2. Qualquer agente que participe na gestão ou no controlo financeiros das operações e que considere que uma decisão que o seu superior hierárquico lhe peça para aplicar ou aceitar é irregular ou contrária aos princípios da boa gestão financeira ou às regras deontológicas, deverá informar desse facto o seu superior, por escrito.

Contudo, se o superior obrigar o agente a prosseguir, deverá formular esta injunção por escrito. O agente informará de seguida o director em conformidade. Se não for tomada qualquer medida num prazo razoável (de no máximo seis semanas), consoante a urgência e a importância da questão, o agente informará o Comité dos Embaixadores.

A mesma regra aplica-se quando um agente que participa na gestão ou no controlo financeiros das operações considerar ilícita, fraudulenta ou irregular uma actividade que tem lugar neste contexto.

V. GESTÃO DO ORÇAMENTO

Artigo 15º

1. O orçamento do Centro será gerido segundo o princípio da separação das funções de gestor orçamental, de auditor financeiro e de contabilista. A gestão das dotações competirá ao gestor orçamental, que tem competência exclusiva para autorizar despesas, apurar direitos por cobrar e emitir ordens de cobrança e ordens de pagamento.

2. As cobranças e os pagamentos serão assegurados pelo contabilista.

3. O gestor orçamental não pode exercer as funções de contabilista.

Artigo 16º

1. Qualquer medida susceptível de dar origem a uma despesa a cargo do Centro deve ser previamente objecto de uma proposta de autorização, acompanhada dos originais dos documentos de apoio, que deve ser enviada ao controlo financeiro para verificação prévia.

2. As despesas recorrentes podem ser objecto de uma autorização provisória.

3. As autorizações e as ordens de pagamento serão objecto de contabilização.

Artigo 17º

1. A liquidação de uma despesa pelo gestor orçamental tem por fim:

a) verificar a existência dos direitos do credor;

b) determinar ou verificar a existência e o montante do crédito;

c) verificar as condições de exigibilidade do crédito.

2. A liquidação de qualquer despesa estará subordinada à apresentação de documentos comprovativos que confirmem os direitos adquiridos pelo credor e, se necessário, o serviço prestado, os fornecimentos realizados ou o trabalho efectuado, ou à apresentação de outros documentos justificativos do pagamento.

Quaisquer decisões de pagamento devem ser aprovadas pelo gestor orçamental competente.

Artigo 18º

1. A ordem de pagamento é o acto pelo qual o gestor orçamental dá ao contabilista, através da emissão de uma ordem de pagamento, a ordem de pagar uma despesa cuja liquidação tenha efectuado.

2. A ordem de pagamento será acompanhada dos documentos comprovativos originais, que devem ser certificados acompanhados de um certificado confirmando a exactidão dos montantes a pagar, a recepção dos fornecimentos e a execução do serviço.

3. As cópias dos documentos comprovativos, cuja conformidade com os originais tenha sido certificada pelo gestor orçamental, podem, se for caso disso, ser aceites em vez dos originais.

4. As ordens de pagamento serão previamente enviadas para visto do auditor financeiro.

5. Se for caso disso, a ordem de pagamento transmitida ao contabilista será acompanhada de um certificado que indique que os activos foram inscritos na inventário.

Artigo 19º

1. O pagamento é o acto final que exonera o Centro das suas obrigações perante os seus credores.

2. O pagamento das despesas será assegurado pelo contabilista dentro do limite dos fundos disponíveis.

Em caso de erro material, de contestação da validade da quitação ou de inobservância das normas prescritas no regulamento financeiro, o contabilista suspenderá imediatamente o pagamento, devendo informar imediatamente desse facto o gestor orçamental, especificando os motivos que o levaram a proceder à suspensão.

Em caso de suspensão, o director poderá requerer por escrito, sob a sua responsabilidade, a realização do pagamento.

Artigo 20º

1. Os pagamentos serão efectuados, em princípio, por meio de uma conta bancária ou postal, preferencialmente por transferência bancária ou, se se justificar, por cheque. As operações deverão ser expressas em euros, salvo em casos excepcionais devidamente justificados e aprovados pelo Centro.

2. Os cheques e as ordens de transferência bancária ou postal deverão ter duas assinaturas, sendo uma do contabilista e a outra do gestor orçamental ou de um representante.

3. Por razões devidamente justificadas, o director poderá autorizar pagamentos em numerário. Os pagamentos em numerário deverão dar lugar à emissão de um recibo.

4. Em caso de gestão das receitas e das despesas por sistemas informáticos, poderão ser apostas assinaturas por procedimento informático ou electrónico.

5. Na ausência de taxas de câmbio reais , as taxas de conversão a utilizar no cálculo em euros dos pagamentos a efectuar, ou das receitas a cobrar em divisas locais ACP, serão as em vigor no primeiro dia útil do mês ao longo do qual se verifica a data real da operação, tal como registada pelo banco ou pelos correios do Centro.

Artigo 21º

1. Com vista ao pagamento de certas categorias de despesas, definidas pelas disposições de aplicação do regulamento interno, poderão ser criados fundos para adiantamentos, de acordo com as condições estabelecidas pelo Centro.

2. A decisão de autorizar a criação de um fundo para adiantamentos deve ser tomada pelo director, com base numa proposta do agente responsável pelo dossiê. Antes de ser transmitida ao director, a proposta deve ser aprovada pelo contabilista.

3. Qualquer decisão relativa à criação de um fundo para adiantamentos deve mencionar:

a) a identidade dos gestores do fundo para adiantamentos,

b) a responsabilidade dos gestores assim designados,

c) a natureza e o montante máximo de cada despesa, bem como os prazos,

d) o montante máximo do adiantamento autorizado,

e) os meios pelos quais os documentos comprovativos serão fornecidos e o prazo para o fazer,

4. O gestor orçamental e o contabilista devem tomar todas as medidas necessárias para assegurar que as autorizações relativas aos adiantamentos concedidos são emitidas para os montantes exactos e nos prazos adequados.

Artigo 22º

1. O director exercerá as funções de gestor orçamental para as dotações inscritas no orçamento do Centro.

2. O director pode delegar alguns dos seus poderes de execução num agente sob a sua autoridade. Cada decisão de delegar poderes deve indicar a duração e os limites dessa delegação.

Artigo 23º

1. O director designará um contabilista que é responsável:

a) Pela boa execução dos pagamentos, pela cobrança das receitas e pela cobrança dos créditos apurados;

b) Pela elaboração e apresentação das contas em conformidade com o disposto no artigo 25º;

c) Pela elaboração da contabilidade em conformidade com o disposto no artigo 25º;

d) Pela aplicação das normas e métodos contabilísticos, bem como do plano de contabilidade;

e) Pela definição e validação dos sistemas contabilísticos, bem como, se for caso disso, pela validação dos sistemas definidos pelo gestor orçamental e destinados a fornecer ou justificar as informações contabilísticas;

f) Pela gestão da tesouraria.

2. O contabilista receberá do gestor orçamental, que garantirá a respectiva fiabilidade, todas as informações necessárias à elaboração de contas que apresentem uma imagem fiel do património do Centro e da execução orçamental.

3. Sem prejuízo do disposto no nº 1 do presente artigo e no artigo 21º, só o contabilista estará autorizado a movimentar fundos e valores, sendo responsável pela sua custódia.

4. O contabilista pode para o exercício das suas funções, delegar algumas das suas tarefas em membros do pessoal colocados sob a sua responsabilidade hierárquica directa. O acto de delegação definirá as tarefas, direitos e obrigações destas pessoas.

Artigo 24º

1. A cobrança de qualquer montante devido ao Centro dará lugar à emissão de uma ordem de cobrança pelo contabilista.

2. O contabilista assumirá a responsabilidade pelas ordens de cobrança que lhe são transmitidas pelo gestor orçamental.

3. Os pagamentos em numerário executados pelo contabilista ou pelo gestor de fundos para adiantamentos darão lugar à emissão de um recibo.

VI. CONTABILIDADE, PRESTAÇÃO E VERIFICAÇÃO DAS CONTAS, AUDITORIA, TRIBUNAL DE CONTAS, OLAF

Artigo 25º

1. A contabilidade será efectuada em euros, por ano civil, segundo o método das "partidas dobradas". Deverá registar a totalidade das receitas e das despesas de 1 de Janeiro a 31 de Dezembro de cada exercício, apoiadas em documentos comprovativos.

A contabilidade será encerrada no final do exercício orçamental, com vista à elaboração dos mapas financeiros do Centro.

2. Os lançamentos contabilísticos serão efectuados segundo um plano contabilístico cuja nomenclatura das rubricas orçamentais estabelece compreende uma separação nítida entre as contas que permitem a elaboração de mapas financeiros e as que permitem a elaboração da conta de gestão. Estes lançamentos poderão ser registados nos livros ou em fichas que permitirão estabelecer um balanço mensal geral. Os adiantamentos serão contabilizados numa conta provisória e regularizados o mais tardar no fim do exercício seguinte, com excepção dos adiantamentos de carácter permanente.

3. O Centro estabelecerá um balanço e uma conta de gestão o mais tardar em 30 de Abril de cada ano.

O balanço deverá mostrar a situação patrimonial do Centro em 31 de Dezembro do exercício orçamental vencido.

A conta de gestão incluirá:

a) Um quadro "receitas" compreendendo:

- as receitas previstas do Fundo Europeu de Desenvolvimento baseadas nas autorizações aprovadas do ano em curso e as transitadas dos anos anteriores;

- as receitas efectivas provenientes de impostos sobre os salários e juros cobrados;

- outras receitas efectivas.

b) Um quadro "despesas" compreendendo:

- os pagamentos efectivos relativos a autorizações do ano transitados de exercícios orçamentais anteriores;

- os pagamentos efectivos ou autorizações a cargo do orçamento do ano N;

- um quadro sinóptico com os pagamentos efectivos para mobiliário, equipamento e outros artigos de inventário;

- autorizações cuja transição para o exercício orçamental seguinte foi autorizada;

c) Notas sobre os mapas financeiros compreendendo:

- os princípios contabilísticos aplicados;

- quadros sinópticos das dotações autorizadas, pagas, anuladas e transitadas em relação aos anos anteriores e em curso;

- notas e cálculos circunstanciados em apoio das rubricas nos mapas financeiros.

4. Trimestralmente será estabelecido um mapa financeiro com a situação no que respeita à execução do orçamento em curso e à utilização das dotações transitadas; o referido mapa deve ser certificado pelo contabilista e transmitido ao Conselho de Administração.

Artigo 26º

Auditores externos

O Conselho de Administração do Centro nomeará, por um período máximo de 3 anos, uma empresa profissional de auditores, seleccionada por concurso, com base nas recomendações do director do Centro.

O mandato dos auditores consistirá em verificar os livros e a tesouraria do Centro, em assegurar que os inventários e balanços foram estabelecidos correctamente e em boa fé e em velar por que as informações relativas às contas do Centro sejam correctas.

O objectivo da auditoria, que se efectua a partir de documentos contabilísticos e, se for caso disso, in loco, consistirá em verificar a legalidade e a regularidade das receitas e das despesas bem como assegurar a boa gestão financeira.

Aquando do encerramento de cada exercício orçamental e, o mais tardar no dia 1 do mês de Outubro seguinte ao final do exercício orçamental precedente, os auditores apresentarão um relatório ao Conselho de Administração sobre a execução do seu mandato.

Com base neste relatório e nos mapas financeiros, o Conselho de Administração dará quitação ao director quanto à execução do orçamento.

Artigo 27º

Em conformidade com o regulamento financeiro do 9º FED, a Comissão (em nome da Comunidade), o Tribunal de Contas e o Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) pode proceder a verificações relativas às dotações concedidas ao Centro pelo FED.

O Tribunal de Contas pode verificar a legalidade e a regularidade das receitas e das despesas, bem como o respeito pelas disposições do Acordo de Cotonu e do regulamento financeiro do 9º FED.

VII. RESPONSABILIDADES DOS GESTORES ORÇAMENTAIS, DOS CONTABILISTAS E DOS GESTORES DE FUNDOS PARA ADIANTAMENTOS

Artigo 28º

Os gestores orçamentais serão responsáveis em termos disciplinares e, eventualmente, pecuniários, sempre que procederem ao apuramento dos direitos a cobrar ou emitirem ordens de cobrança, autorizarem uma despesa ou assinarem uma ordem de pagamento sem cumprirem o presente regulamento financeiro. O mesmo se aplica sempre que negligenciarem o estabelecimento de um documento de crédito ou negligenciarem ou atrasarem, sem justificação, a emissão de ordens de cobrança.

Essa responsabilidade só poderá ser invocada contra o gestor orçamental quando a falta tenha sido cometida intencionalmente ou em resultado de uma negligência grave que lhe seja imputável.

Artigo 29º

1. Os contabilistas serão responsáveis em termos disciplinares e, eventualmente, pecuniários pelos pagamentos que realizarem sem respeitar o disposto no artigo 19º.

Serão disciplinar e pecuniariamente responsáveis por todas as perdas ou deteriorações de fundos, valores e documentos que estejam à sua guarda, se essa perda ou deterioração resultar de uma falta intencional ou de uma negligência grave que lhes seja imputável.

Nas mesmas condições, serão responsáveis pela execução correcta das ordens que recebam para a utilização e gestão das contas bancárias e, nomeadamente:

a) Sempre que as cobranças ou os pagamentos por eles efectuados não estejam em conformidade com o montante inscrito nas ordens de cobrança ou de pagamento;

b) Sempre que efectuarem pagamentos a terceiros que não os beneficiários.

2. Os gestores de fundos para adiantamentos serão responsáveis em termos disciplinares e, eventualmente, pecuniários:

a) Sempre que não possam justificar, por meio de documentos adequados, os pagamentos por eles efectuados;

b) Sempre que efectuem pagamentos a terceiros que não os beneficiários.

Serão disciplinar e pecuniariamente responsáveis por qualquer perda ou deterioração de fundos, valores e documentos que estejam à sua guarda, se essa perda ou deterioração resultar de uma falta intencional ou de uma negligência grave que lhes seja imputável.

Artigo 30º

1. Os contabilistas e os gestores de fundos para adiantamentos deverão estar cobertos por um seguro contra os riscos referidos no presente artigo.

O Centro cobrirá os encargos com os seguros correspondentes. Especificará as categorias de membros do pessoal que exercem as funções de contabilista e de gestor de fundos para adiantamentos, bem como as condições em que toma a cargo os custos suportados pelos referidos membros do pessoal para fazer face aos riscos inerentes às suas funções.

2. O contabilista e os gestores de fundos para adiantamentos receberão um subsídio especial O montante desse subsídio será estabelecido num regulamento elaborado pelo Centro e aprovado pelo Conselho de Administração. As somas correspondentes a esses subsídios serão creditadas mensalmente numa conta aberta pelo Centro em nome de cada um desses agentes, a fim de constituir um fundo de garantia destinado a cobrir eventuais défices de caixa ou de banco imputáveis ao interessado, na medida em que esses défices não tenham sido cobertos pelos reembolsos das companhias de seguros.

O saldo credor das contas de garantia será pago aos interessados após a cessação das suas funções de contabilista ou de gestor de fundos para adiantamentos, desde que tenham recebido a quitação relativa à sua gestão.

3. O director disporá de um prazo de dois anos após a transmissão dos mapas financeiros ao Comité dos Embaixadores para estatuir sobre a quitação a dar ao contabilista ou ao gestor de fundos para adiantamentos com base no relatório dos auditores externos.

Artigo 31º

A responsabilidade pecuniária e disciplinar dos gestores orçamentais, dos contabilistas e dos gestores de fundos para adiantamentos será determinada de acordo com o regime aplicável ao pessoal do Centro.

Artigo 32º

Conflito de interesses

No que respeita à execução do orçamento, os agentes não têm o direito de intervir se os seus próprios interesses forem susceptíveis de estar em conflito com os do Centro. Se for este o caso, o agente em causa abster-se-á de qualquer acto e informará o seu superior hierárquico.

Considera-se que existe um conflito de interesses quando, no quadro da execução orçamental, o agente não pode exercer as suas funções com imparcialidade e objectividade por razões de laços familiares ou pessoais, de afinidades nacionais ou políticas, de interesses económicos ou por quaisquer outros motivos que criem uma ligação entre os seus interesses e os interesses do beneficiário.

V III. DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 33º

A adjudicação dos contrato deverá processar-se em conformidade com as disposições gerais aplicáveis aos contratos de obras, fornecimento e serviços, tal como aprovadas pelo Conselho de Ministros ACP-CE, (*)

(*) (Decisão n.º 2/2002 do Conselho de Ministros ACP-CE, de 7 de Outubro de 2002, relativa à execução dos artigos 28.º, 29.º e 30.º do anexo IV do Acordo de Cotonu - JO L 320/1)

Artigo 34º

Gestão por conta de terceiros

1. Em conformidade com o seu mandato, o Centro poderá igualmente gerir recursos por conta de terceiros. A lista destes recursos figurará num anexo ao orçamento do Centro.

2. O presente regulamento financeiro será aplicável à gestão dos referidos recursos.

3. A gestão dos referidos recursos por conta de terceiros será objecto de contas separadas.

4. Os mapas financeiros de cada um dos fundos geridos pelo Centro por conta de um terceiro compreendem um balanço e uma conta de gestão, indicando a situação a 31 de Dezembro do exercício orçamental em causa. Serão certificados em conformidade com as disposições do acordo assinado entre o Centro e o terceiro.

Na ausência dessas disposições, a certificação será efectuada pelos auditores externos do Centro.

5. Os referidos mapas financeiros serão anexados aos mapas financeiros do Centro.

Artigo 35º

1. Será mantido um inventário permanente de todos os bens móveis e imóveis pertencentes ao Centro. Só serão inscritos nesse inventário os bens móveis de valor igual ou superior a 350 euros. O número de inventário deverá ser inscrito em cada factura antes do pagamento desta.

2. As vendas de bens móveis e de equipamento de valor de compra unitário superior a 350 euros deverão ser objecto de publicidade adequada.

3. A alienação, a inutilização e o desaparecimento por extravio ou roubo, ou qualquer outra razão, dos bens inventariados dará lugar ao estabelecimento de um relatório assinado pelo director e pela pessoa responsável pelo equipamento.

4. O Centro manterá um inventário material e contabilístico que deve ser periodicamente conciliado. Esta conciliação deverá ser visada pelos auditores externos.

Artigo 36º

Os Estados ACP, os Estados-Membros e a Comunidade ficarão obrigados a adoptar as medidas necessárias à aplicação da presente decisão, cada um na medida em que lhe diz respeito.

Artigo 36º A

É revogado o regulamento financeiro do Centro objecto da Decisão n° 2/91 de 19 de Abril de 1991.

Artigo 37º

A presente decisão entra em vigor na data da sua adopção.

Feito em Bruxelas, em

Pelo Comité de Embaixadores O Presidente

[1] JO C […] de […], p. […].

[2] JO L 317 de 15.12.2000, p. 3.

[3] JO L 317, 15.12.2000, p.3. Acordo alterado pela Decisão n.° 1/2003 do Conselho de Ministros ACP-CE(JO L 141 de 7.6.2003, p.25).

[4] JO L 317, 15.12.2000, p.3

[5] JO L 83/1, 01.04.2003