O artigo 3.º da Diretiva 2014/55/UE determina que, antes da introdução da norma europeia sobre faturação eletrónica nos Estados-Membros, a aplicação prática da norma deve ser suficientemente testada. Essa avaliação deve ser efetuada em conjugação com a elaboração da norma e envolver os utilizadores finais. Deve, em especial, abordar os aspetos da praticabilidade e da facilidade de utilização e demonstrar que a norma pode ser aplicada com eficiência de custos e de uma forma proporcionada.

Outra vertente importante dos trabalhos está relacionada com a questão das sintaxes, representando as linguagens do software que possam ser utilizadas para aplicar a EN na prática. Segundo a diretiva, e também o mandato conferido pela Comissão, o CEN deveria identificar um «número limitado de sintaxes», uma vez que existem várias sintaxes utilizadas como formato para a EN. O comité técnico conseguiu chegar a acordo com uma vasta maioria de membros sobre um número muito limitado de sintaxes, a saber, duas sintaxes: UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) e UBL 2.1.

A principal ação concreta do comité técnico é a própria norma, que estabelece os elementos essenciais da fatura. Em março de 2016, a norma foi objeto de uma consulta pública junto de todos os organismos de normalização nacionais, tendo obtido 600 observações. De seguida, o comité técnico considerou essas observações e finalizou o projeto de EN, que foi submetido a votação. A EN foi aprovada por unanimidade pelas organizações de normalização nacionais. Todos as outras ações foram também objeto de votação, tendo a última votação, sobre as especificações técnicas das correspondências de sintaxe, sido encerrada em 29 de junho de 2017.

A execução destas ações implicou a criação pelo CEN de um comité técnico específico (TC434) e seis grupos de trabalho (um para cada um dos tópicos acima referidos). O comité técnico é composto por peritos técnicos em faturação eletrónica provenientes das organizações de normalização nacionais dos vários Estados-Membros. Também participaram nos trabalhos peritos privados e representantes das administrações públicas. Esta ampla participação de diferentes intervenientes constitui uma forte garantia de que a EN reflete os últimos desenvolvimentos do mercado e as necessidades dos utilizadores.

Uma vez que a norma EN não estava disponível no momento da adoção, a diretiva confia (art.º 3.º) à Comissão a responsabilidade de avaliar a norma no que diz respeito à sua praticabilidade, facilidade de utilização e aos custos de execução para o utilizador final, antes da sua entrada em aplicação. A norma EN foi recentemente adotada pelo CEN e o presente relatório apresenta os resultados da avaliação realizada.

A diretiva exige que as autoridades adjudicantes recebam e processem as faturas eletrónicas conformes com uma norma europeia (EN) sobre a faturação eletrónica. A diretiva prevê igualmente o início de um processo pelos organismos de normalização relevantes para definir essa norma. A obrigação aplica-se apenas às faturas relativas a contratos públicos que estejam abrangidos pelo âmbito das diretivas da UE em matéria de contratação pública.

A fim de complementar os resultados técnicos dos testes do CEN, a Comissão decidiu desenvolver um estudo adicional, que foi realizado pela PWC. O objetivo do estudo da PWC era avaliar a EN em relação aos três critérios principais enumerados na Diretiva 2014/55/UE, que são os seguintes:

Os testes da sintaxe procuraram sobretudo garantir a adequação dos instrumentos de validação para verificar a conformidade e tiveram como base os ensinamentos retirados do projeto CEN WS/BII («CEN Workshop on Business Interoperability Interfaces for public procurement in Europe»). A disponibilidade dos instrumentos de validação é fundamental para facilitar a utilização prática da EN para os responsáveis pela sua execução.

Não foram detetados problemas significativos ao realizar os ensaios. Tal deve-se, provavelmente, ao facto de o grupo de trabalho do CEN responsável pela EN ter já realizado os seus próprios testesde garantia de qualidade. Além disso, os testesdecorreram ao mesmo tempo que a elaboração da EN, a fim de que as várias questões pudessem ser suscitadas paralelamente sem resultarem em grandes números.

·Um estudo complementar realizado por um contratante externo, a PWC, para a Comissão, entre final de março de 2017 e julho de 2017. O estudo trata principalmente do impacto prático para os utilizadores finais e está disponível no sítio Web da Comissão, DG GROW/ Public procurement/ Studies.

·O relatório técnico do CEN do Grupo de Trabalho 6 do TC434, «Test of the European standard with respect to its practical application for an end user», sobretudo dedicado aos testes dos aspetos técnicos da norma.

A EN é considerada flexível, devido à possibilidade de utilizar elementos facultativos, campos de texto livre e listas de códigos incluídos. No entanto, esta vantagem pode resultar numa proliferação excessiva de Especificações Essenciais de Utilização das Faturas («Core Invoice Usage Specifications») (CIUS) e extensões. As CIUS são especificações que visam ajudar os responsáveis pela execução da norma a resolver os aspetos práticos de definição dos sistemas informáticos baseados na EN. A utilização das CIUS e extensões deve ser controlada e limitada, possivelmente através de uma iniciativa coordenada a nível europeu, a fim de assegurar a interoperabilidade transfronteiriça.

Por último, foram realizadas entrevistas específicas junto dos Estados-Membros, as autoridades regionais e os representantes do setor, os prestadores de serviços e os fornecedores de software. Durante as entrevistas, foi apresentado um conjunto predefinido de perguntas aos representantes. Estas reuniões foram registadas, documentadas em ata e aprovadas pelos respetivos representantes.

A segunda fase do projeto centrou-se na recolha e consolidação dos dados necessários para avaliar a EN e na análise desses dados. O estudo baseou-se nos resultados dos testes do relatório do CEN, que analisou a aplicação prática (adequação à finalidade) da EN, de um ponto de vista técnico. Além disso, foram recolhidos dados com base numa investigação documental. Esta investigação foi efetuada para clarificar os modelos de faturação eletrónica existentes, as suas capacidades e os modelos de preços.

O impacto da EN dependerá também da legislação, das políticas e dos requisitos em causa nacionais. Os governos beneficiarão com a definição de uma estratégia para aplicar a Diretiva 2014/55/UE (passando de um nível mínimo de conformidade com a diretiva à automação plena do processo de faturação) e com o planeamento da sua execução a nível nacional. Vários países têm tido experiências positivas com estas estratégias. A utilização da faturação eletrónica pelos fornecedores do setor público pode ser tornada obrigatória, incluindo a utilização de formatos específicos.

Na maioria dos Estados-Membros, podem ser identificadas e estão já em vigor duas diferentes arquiteturas da faturação eletrónica nos contratos públicos, a saber:

·uma plataforma central (ou combinação de várias plataformas) que recebe todas as faturas eletrónicas dos fornecedores e que as remete para as autoridades/entidades adjudicantes em causa (sistema centralizado); ou

·um sistema descentralizado em que as faturas eletrónicas têm de ser enviadas pelos fornecedores diretamente à autoridade/entidade adjudicante em causa (sistema descentralizado).

Os Estados-Membros com um elevado nível de maturidade em matéria de faturação eletrónica caracterizam-se por elevadas taxas de adoção, um ambiente competitivo para os fornecedores de soluções e serviços de faturação eletrónica e uma preparação avançada das estruturas organizativas e TI.

Os Estados-Membros com uma arquitetura da faturação eletrónica madura e descentralizada dependerão dos fornecedores de serviços e soluções de faturação eletrónica para modernizar os seus sistemas necessários à EN, oferecendo soluções competitivas às entidades públicas e privadas de todas as dimensões. Neste cenário, é expectável que o impacto da aplicação da EN seja baixo ou moderadamente baixo, dependendo da situação. O custo da modernização dos sistemas será suportado pelos fornecedores de serviços e, consequentemente, pelos utilizadores finais (autoridades adjudicantes e seus fornecedores). Esse custo será marginal se os fornecedores de serviços já aplicarem normas semelhantes à EN e relativamente mais elevado no caso oposto. Todos os vendedores de sistemas ERP e fornecedores de serviços de faturação eletrónica entrevistados para o estudo declararam que irão oferecer soluções conformes com a EN, com base na procura do mercado. No entanto, o custo de execução da EN aumentará se um número elevado de extensões for utilizado a nível nacional e setorial, reduzindo significativamente as vantagens de uma norma comum.

Nos Estados-Membros com uma arquitetura da faturação eletrónica centralizada e madura, o impacto da EN sobre os utilizadores finais será, de um modo geral, baixo. Qualquer alteração necessária para aplicar a EN e os custos conexos serão essencialmente suportados pelas entidades que gerem o sistema central de faturação eletrónica. Por exemplo, em França, o sistema existente desde janeiro de 2017, «Chorus Pro», baseia-se na implementação de uma solução partilhada para todos os fornecedores (tanto públicos como privados) da esfera pública. A EN não terá impacto nas (pequenas) administrações públicas, uma vez que o Chorus Pro é fornecido sem custos para as administrações ou os fornecedores. A EN também não afeta as PME, já que continuam a ter a possibilidade de enviar faturas em formato PDF às administrações públicas.

As pequenas autoridades adjudicantes decidirão o nível de investimento e de automatização do processo para os serviços e soluções de faturação eletrónica que irão utilizar, com base nos requisitos nacionais e no seu projeto comercial. O custo de aquisição da EN ao CEN não constitui um problema significativo, mas a disponibilização da informação através do CEF e do CEN, relacionada com a norma europeia e respetivos documentos acessórios, gratuitamente, é considerada um aspeto importante.

Os Estados-Membros com pouca maturidade de adoção da faturação eletrónica e uma arquitetura descentralizada terão maior dificuldade em assegurar a utilização e a execução da EN. No entanto, tal pode ser atenuado se o governo fornecer orientações e regras claras sobre, por exemplo, a forma de utilizar as normas. Além disso, a promoção e divulgação, os apoios e patrocínios, a formação, os centros de competência e os serviços partilhados serão um importante contributo para a utilização da EN. Neste cenário, prevê-se que o impacto da EN e custos associados seja significativo. Exceto se as autoridades adjudicantes optarem por utilizar serviços partilhados, que reduziriam e distribuiriam fortemente os custos, ou aplicarem uma parte e reutilizarem as políticas, haverá um impacto no seu orçamento. Nos Estados-Membros com pouca maturidade que optaram por implementar um sistema de faturação centralizado, o impacto da EN dependerá dos requisitos nacionais e do nível de preparação nos setores público e privado. Os países que tornaram obrigatória a utilização de normas harmonizadas já alinhadas com a EN não enfrentam grandes desafios técnicos. Se o nível de preparação for elevado, a adoção da faturação eletrónica aumentará em conformidade. As autoridades adjudicantes serão apoiadas e o seu trabalho facilitado através do sistema centralizado, ao passo que os fornecedores dependerão dos operadores comerciais e, em alguns casos, serão oferecidos serviços gratuitos para um número limitado de faturas. No entanto, para poder materializar estes benefícios, é necessário um determinado investimento por parte das autoridades centrais com vista a instaurar tal sistema central.

5.Impacto sobre partes interessadas específicas

Impacto sobre as autoridades adjudicantes de pequena dimensão

As entrevistas junto das autoridades regionais e locais revelam que:

·a utilização da norma é fundamental para as autoridades locais, a fim de reduzir os custos;

·Espera-se que a forma mais comum de implementara EN seja através da modernização dos sistemas ERP («Entreprise Resource Planning») que apoiem a norma a nível nacional.

·Desde que as extensões possam ser evitadas, a implementação da EN deverá ser pouco dispendiosa para todas as administrações públicas.

Os benefícios da simplificação dos procedimentos de pagamento são, pois, considerados superiores aos limitados custos exigidos para a implementação da norma.

Tal como mencionado anteriormente, a Diretiva 2014/55/UE só é aplicável aos contratos de valor acima dos limiares fixados pela UE, o que limita o número de pequenas autoridades adjudicantes que são abrangidas por esta obrigação. De um modo geral, caberá a cada autoridade adjudicante decidir o nível de automação e de sofisticação TI dos seus sistemas, bem como o investimento que estão dispostas a fazer. Essa decisão basear-se-á no seu projeto comercial e nos requisitos nacionais. O financiamento concedido pelo CEF Telecom é considerado um instrumento útil para apoiar a aplicação da EN.

Impacto nas PME

A diretiva não obriga o setor privado a utilizar a faturação eletrónica, embora as regras nacionais possam torná-la obrigatória. No entanto, caso as PME decidam utilizar a faturação eletrónica para os contratos públicos, a aplicação da EN ser-lhes-á benéfica, pois impedirá que as administrações públicas de diferentes países exijam diferentes especificações em matéria de faturação eletrónica. Em alguns Estados-Membros, os serviços de faturação eletrónica são oferecidos gratuitamente às PME para um número limitado de faturas eletrónicas. Em Itália, a Câmara de Comércio fornece esse serviço, que inclui também a arquivação eletrónica.