Resolução do Parlamento Europeu

de 7 de Outubro de 2010

que contém as observações que constituem parte integrante da decisão sobre a quitação pela execução do orçamento da Academia Europeia de Polícia para o exercício de 2008

O PARLAMENTO EUROPEU,

Atendendo às contas anuais definitivas da Academia Europeia de Polícia relativas ao exercício de 2008,

Tendo em conta o relatório do Tribunal de Contas sobre as contas anuais da Academia Europeia de Polícia relativas ao exercício de 2008, acompanhado das respostas da Academia [1],

Tendo em conta a recomendação do Conselho de 16 de Fevereiro de 2010 (5827/2010 – C7-0061/2010),

Tendo em conta a sua Decisão, de 5 de Maio de 2010 [2], pela qual foi adiada a decisão de dar quitação pela execução do orçamento do exercício de 2008, assim como as respostas do Director da Academia Europeia de Polícia,

Tendo em conta o artigo 276.o do Tratado CE e o artigo 319.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

Tendo em conta o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de Junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias [3] nomeadamente o seu artigo 185.o,

Tendo em conta a Decisão 2005/681/JAI do Conselho, de 20 de Setembro de 2005, que cria a Academia Europeia de Polícia (AEP) [4], nomeadamente o seu artigo 16.o,

Tendo em conta o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, de 19 de Novembro de 2002, que institui o Regulamento Financeiro Quadro dos organismos referidos no artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 [5], nomeadamente o seu artigo 94.o,

Tendo em conta o artigo 77.o e o Anexo VI do seu Regimento,

Tendo em conta o segundo relatório da Comissão do Controlo Orçamental (A7-0253/2010),

A. Considerando que a Academia foi criada em 2001 e equiparada, a partir de 1 de Janeiro de 2006, a um organismo comunitário na acepção do artigo 185.o do Regulamento Financeiro geral, a que se aplica o Regulamento Financeiro Quadro das agências,

B. Considerando que o Tribunal de Contas, no seu relatório sobre as contas anuais da Academia relativas ao exercício de 2006, emitiu reservas no seu parecer sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes, com o fundamento de que o sistema de adjudicação de contratos não cumpria o estipulado pelo Regulamento Financeiro,

C. Considerando que o Tribunal de Contas, no seu relatório sobre as contas anuais da Academia relativas ao exercício de 2007, emitiu reservas na sua declaração sobre a fiabilidade das contas e sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes,

D. Considerando que o Tribunal de Contas, no seu relatório sobre as contas anuais da Academia para o exercício 2008, aditou um parágrafo de ênfase ao seu parecer sobre a fiabilidade das contas, sem formular reservas a esse respeito, e emitiu uma opinião com reservas sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes,

E. Considerando que na sua decisão de 5 de Maio de 2010, o Parlamento decidiu adiar a sua decisão de concessão de quitação pela execução do orçamento para o exercício de 2008;

Considerações gerais

Principais insuficiências recorrentes da Academia

1. Considera inaceitável que, desde que se converteu numa agência (2006), a Academia tenha tido dificuldades para cumprir as normas de boa administração que qualquer agência de regulação deve respeitar; sublinha que, desde 2006, repetidas auditorias constataram problemas quanto ao respeito por parte da Academia do Regulamento financeiro, do Estatuto do pessoal e do sistema contabilístico, bem como insuficiências na gestão do orçamento, dos recursos humanos, nos procedimentos de contratos públicos e nas normas aplicáveis às despesas para a organização de cursos; está consciente de que as melhorias na Academia só estarão concluídas em 2014, altura em que deverá ter sido plenamente aplicado o seu plano plurianual (aprovado pelo Conselho de Administração em Maio de 2010); não está, por conseguinte, disposto a aceitar que a Academia necessite de pelo menos nove anos (2006-2014) para alcançar o nível aceitável de boa administração que se espera de uma agência de regulação;

A gestão da Academia nos anos 2006-2009

2. Considera inaceitável a falta de responsabilidade e profissionalismo revelada pelo antigo Director responsável perante o Parlamento pela execução do orçamento de 2008; destaca as seguintes constatações feitas pela Presidência checa em 18 de Maio de 2009:

- má gestão da Academia: após as conclusões do Serviço de Auditoria Interna, a Comissão ofereceu ajuda à Academia, mas o Director nunca recorreu nem à DG JLS nem à DG BUDG,

- comunicação no seio do secretariado: a falta de comunicação e de confiança entre o Director e o pessoal deu origem a conflitos prolongados,

- falta de transparência: em vez de identificar os problemas e pedir assessoria ao Conselho de Administração ou à Comissão, o Director não partilhou a informação que se veio a descobrir finalmente de forma casual;

- responsabilidade do Director perante o Conselho de Administração: o Director não respeitou as decisões do Conselho de Administração;

3. Lamenta que o Conselho de Administração da AEP não tenha assumido plenamente as suas responsabilidades perante os erros de gestão do antigo Director com o fito de não prejudicar a imagem da Academia;

4. Considera inaceitável o facto de o Conselho de Administração não ter tomado medidas disciplinares, principalmente por causa da possibilidade de o antigo Director interpor recurso contencioso;

5. Insiste, por conseguinte, na responsabilidade do Conselho de Administração da Academia e sugere que sejam efectuadas modificações no mesmo para que esta situação não se repita no futuro; solicita que seja reconsiderada a posição da Comissão, concedendo-lhe um direito de voto e uma minoria de bloqueio no tocante às decisões relativas à gestão orçamental, financeira e administrativa da agência no seio do Conselho de Administração da Academia e das outras agências da União.

Problemas estruturais

6. Duvida, além disso, da capacidade da Academia para superar totalmente os seus problemas estruturais no que concerne:

- a pequena dimensão da Academia, que põe em causa a sua capacidade para fazer efectivamente face à complexidade da regulamentação financeira e do Estatuto do pessoal da UE;

- a localização do secretariado da Academia, em Bramshill, a cerca de 70 km de Londres, que acarreta desvantagens, nomeadamente em termos de recrutamento de pessoal e de ligações de transportes públicos;

- os custos fixos de governação da Academia, que não podem ser considerados diminutos, dado que, embora empregue apenas 24 pessoas, o Conselho de Administração é composto por 27 membros (dados do início do exercício de 2008);

7. Sugere, por conseguinte, que se estude a possibilidade da incorporação da Academia na Europol como solução concreta para os problemas estruturais e crónicos da mesma; sugere igualmente que o Tribunal de Contas proceda a uma avaliação global das agências de regulação para analisar, entre outras, a proporção de custos de operação, governação e operacionais e avaliar as formas de lidar com os problemas estruturais ou de outra natureza, a fim de complementar a avaliação da própria Comissão das agências de regulação;

Posição do Tribunal de Contas

8. Assinala que o Tribunal de Contas não está disposto a emitir rapidamente um parecer sob a forma de carta que avalie a execução do plano de acção da Academia, conforme solicitado pelo Parlamento no n.o 23 da sua resolução [6] que constitui parte integrante da sua Decisão de 5 de Maio de 2010 relativa à quitação pela execução do orçamento para o exercício de 2008; tem, contudo, devidamente em conta a declaração do Tribunal de Contas que indica que este já assinalou amplamente, nos seus relatórios anuais específicos dos anos 2006 a 2008, os problemas que encontrou na Academia;

Plano de acção da Academia para os anos 2010-2014

9. Observa que o novo Director da Academia apresentou oportunamente o plano de acção, conforme solicitado no n.o 22 da supracitada Resolução do Parlamento de 5 de Maio de 2010; lamenta, porém, a falta de precisão na descrição das medidas específicas que a Academia deve adoptar; lamenta também que a maioria dos indicadores propostos pela Academia sejam vagos e nem sempre ajudem de maneira inequívoca a avaliar a realização dos objectivos;

10. Toma nota de que, perante o pedido do Parlamento de adopção de um plano de acção, o Director da Academia e o seu Conselho de Administração consideraram realista um prazo de quatro anos (isto é, de 2010 a 2014) para cumprir os objectivos estabelecidos no anexo da mencionada Resolução do Parlamento de 5 de Maio de 2010; não está, por conseguinte, disposto a aceitar que a Academia necessite de mais quatro anos para alcançar o nível aceitável de boa administração que se espera de uma agência de regulação;

11. Requer que o Director da Academia informe semestralmente a autoridade de quitação sobre os progressos realizados na aplicação do Plano de acção;

Observações específicas

Validação dos procedimentos financeiros e novo sistema de contabilidade (artigo 43.o do Regulamento Financeiro Quadro)

12. Expressa a sua preocupação pelas dificuldades verificadas em 2008 no que se refere à migração do antigo sistema de contabilidade para o sistema ABAC e a instalação tardia de um sistema de contabilidade adequado, que continuam a pôr em risco a qualidade das informações financeiras relativas às dotações transitadas do exercício anterior, à utilização das receitas afectadas e à relação com determinados montantes constantes do balanço do exercício de 2007; expressa a sua profunda preocupação quanto ao facto de as acções da Academia serem agora adiadas para 2011 por causa da demissão de dois actores-chave no circuito financeiro: o contabilista e o administrador encarregado das finanças e do orçamento;

13. Sublinha que a auditoria efectuada pelo Tribunal de Contas de uma amostra de autorizações (ver relatório do Tribunal de Contas sobre as contas anuais da Academia, n.o 15) revelou que, em três casos, não existia qualquer pista de auditoria que permitisse reconstituir a sua execução financeira, de modo que era impossível estabelecer uma concordância com os seus balanços de encerramento nas contas em 31 de Dezembro de 2008;

14. Sublinha que, no seu relatório anual específico correspondente a 2006, o Tribunal de Contas já havia mencionado que a Academia não tinha estabelecido os sistemas e procedimentos necessários para poder preparar um relatório financeiro conforme com os requisitos do Regulamento Financeiro Quadro aplicável aos organismos comunitários;

Programação e controlo do orçamento

15. Manifesta a sua preocupação com as insuficiências da Academia em matéria de programação e controlo da execução do orçamento; assinala, em particular, que 31 % do orçamento total da Academia teve que ser transitado em 2008; considera inadequadas e vagas as medidas propostas pela Academia a este respeito;

16. Observa que, já para o exercício orçamental de 2007, mais de 20 % (500000 EUR) das dotações da Academia transitadas do exercício precedente foram canceladas;

Gestão financeira das actividades da Academia

17. Expressa a sua preocupação com a gestão financeira das suas próprias actividades levada a cabo pela Academia; assinala, em particular, que para o ano 2008 o Tribunal constatou a falta de:

- compromisso jurídico em três casos num montante total de 39500 EUR;

- autorização orçamental antes de compromisso jurídico em nove casos num montante total de 244200 EUR;

e considera inadequadas e vagas as medidas propostas pela Academia a este respeito;

Ambiente de controlo em matéria de concursos públicos

18. Expressa a sua preocupação com a constante violação do Regulamento Financeiro por parte da Academia no que respeita aos contratos públicos; observa, em particular, as irregularidades no procedimento relativo à adjudicação de um contrato de fornecimento num valor de cerca de 2 % das despesas de funcionamento em 2008;

19. Sublinha que, nos seus relatórios anuais específicos para os anos 2006 e 2007, o Tribunal de Contas já tinha criticado a Academia por não haver facultado a documentação disponível para justificar a necessidade de adquirir determinados artigos e para explicar o recurso a um fornecedor em particular;

Ambiente de controlo das despesas

20. Sublinha que o Tribunal de Contas descobriu em 2008 um número elevado de casos de incumprimento das normas administrativas e financeiras aplicáveis às despesas para a organização de cursos e seminários, que representam uma parte significativa (64 %) das despesas de funcionamento da Academia; toma nota de que estas irregularidades dizem principalmente respeito às seguintes questões: a ausência de documentação justificativa dos custos incorridos, a falta de comprovativos da frequência dos cursos, bem como a falta de facturas originais e de documentos necessários para o reembolso das despesas de alojamento e a falta de averiguações sobre as despesas de deslocação de peritos; solicita à Academia que adopte medidas para garantir uma capacidade adequada de verificação a priori e a posteriori;

21. Expressa a sua preocupação pelo facto de, nos seus relatórios anuais específicos para os anos 2006 e 2007, o Tribunal de Contas já ter observado que as dotações do orçamento não eram utilizadas em conformidade com o princípio de boa gestão financeira (artigo 25.o do Regulamento Financeiro da Academia);

Dotações utilizadas para financiar despesas privadas

22. Lamenta que não tenha sido ainda iniciada a auditoria externa sobre o uso de dotações para o financiamento de despesas privadas anunciada pela Academia e que devia ser realizada por uma empresa externa; expressa portanto a sua preocupação por este atraso, que certamente não facilitará o trabalho da empresa externa;

23. Toma nota de que, na sua resposta após a audição de 25 de Janeiro de 2010, o Director de então anunciou aos membros da Comissão do Controlo Orçamental que os fundos haviam sido recuperados; assinala, todavia, que não parecem ter sido ainda recuperadas 2320,77 libras esterlinas correspondentes a despesas de transporte;

24. Observa também que ainda não está claro o montante das despesas relativas ao uso de telemóveis e automóveis por parte do pessoal;

25. Destaca que, no seu relatório anual específico para o ano de 2007, o Tribunal de Contas já tinha assinalado que os auditores não tinham podido verificar todos os pagamentos efectuados durante o ano de 2007, uma vez que não era possível quantificar os montantes dispendidos de modo irregular para fins privados nem todos os diferentes tipos de despesas privadas efectuadas;

Gestão de recursos humanos: recurso a pessoal interino para postos sensíveis

26. Manifesta a sua apreensão pelo facto de, até à data, ter sido recrutado pessoal interino para o exercício de tarefas financeiras; verifica que só em 2009 é que a Academia publicou um aviso de abertura de vaga para o recrutamento de um coordenador de normas de controlo interno e que as entrevistas para esse lugar foram então agendadas para o início de 2010; expressa a sua preocupação com a recente demissão de actores-chave no circuito financeiro (o contabilista e o administrador encarregado das finanças e do orçamento);

27. Para outras observações de natureza horizontal que acompanham a decisão de quitação, remete para a sua Resolução de 5 de Maio de 2010 [7] sobre o desempenho, a gestão financeira e o controlo das agências.

[1] JO C 304 de 15.12.2009, p. 124.

[2] JO L 252 de 25.9.2010, p. 232.

[3] JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

[4] JO L 256 de 1.10.2005, p. 63.

[5] JO L 357 de 31.12.2002, p. 72.

[6] JO L 252 de 25.9.2010, p. 233.

[7] JO L 252 de 25.9.2010, p. 241.

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