Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Agência Europeia do Ambiente relativas ao exercício de 2002, acompanhado das respostas da Agência

(2003/C 319/03)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Parlamento Europeu e ao Conselho, em conformidade com o n.o 2 do artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Agência Europeia do Ambiente relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2002. De acordo com o artigo 14.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 14.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Sob reserva dos factos mencionados nos pontos 12 e 13, esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2002 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

OBSERVAÇÕES

Introdução

5. A Agência foi criada pelo Regulamento (CEE) n.o 1210/90 do Conselho, de 7 de Maio de 1990(3). A missão principal da Agência consiste na recolha, tratamento e divulgação, em tempo útil, de informações objectivas, pertinentes e fiáveis sobre o estado e a evolução do ambiente ao nível europeu no sentido lato. Com efeito, desde a sua criação que a Agência conta com a participação de países terceiros(4). Esta missão é desempenhada por intermédio de uma rede de centros temáticos cujas actividades são financiadas pela Agência e resulta na publicação regular de relatórios sobre o estado do ambiente.

Execução orçamental

6. No quadro 1 é apresentada a execução das dotações do exercício de 2002 e das dotações transitadas do exercício anterior.

7. Das dotações do exercício (25,2 milhões de euros), foram autorizados 24,6 milhões e pagos 18 milhões. O volume das transições, ainda que em diminuição, continua elevado, sendo de 7,2 milhões de euros, dos quais 5,8 milhões destinados às actividades operacionais, o que representa perto de 50 % das dotações afectadas a estas actividades (12,1 milhões). Como o Tribunal salientara já no seu relatório relativo ao exercício de 2001(5), a Agência deverá prosseguir os seus esforços para avaliar com maior rigor o fundamento das transições que efectua.

8. Desde Janeiro de 2002, a Agência descentralizou a função financeira, conferindo-a aos serviços operacionais. O objectivo desta descentralização consiste em reforçar as capacidades de gestão ao nível dos serviços operacionais, reduzir os prazos e minimizar a dispersão dos documentos justificativos. Deveriam ter sido tomadas medidas no sentido de permitir que o serviço financeiro acompanhe as actividades e programas da Agência, cuja responsabilidade de execução é frequentemente repartida entre diversos serviços.

Demonstrações financeiras

9. Nos quadros 2 e 3 são apresentados sinteticamente a conta de gestão e o balanço publicados pela Agência no seu relatório de actividade relativo ao exercício de 2002.

Legalidade e regularidade das operações subjacentes

10. Por decisão do Director, de 4 de Março de 2002, foi criado um fundo para adiantamentos no montante de 200000 coroas dinamarquesas para o pagamento de despesas relativas às missões e reuniões organizadas pela Agência. As normas de gestão deste fundo deverão ser especificadas e, em conformidade com o regulamento financeiro, este fundo deverá dispor de uma contabilidade específica. Deverão igualmente ser tomadas medidas para reduzir os custos e os riscos associados a este fundo (transporte de quantidades consideráveis de fundos em dinheiro).

11. Nos seus relatórios anuais relativos aos exercícios de 1999, 2000 e 2001(6), o Tribunal salientara deficiências nos documentos justificativos dos pedidos de pagamento. A análise dos processos dos pagamentos efectuada em 2002 permitiu constatar que esta situação persiste.

12. Em 5 de Fevereiro de 2002, a Agência celebrou um contrato com uma agência da ONU num "montante máximo" de 345000 euros, prevendo o pagamento de 100 % após a assinatura do contrato. A ordem de pagamento não foi executada por o auditor financeiro ter recusado o seu visto, considerando que o adiantamento era excessivo. O contrato foi anulado e substituído por cinco novos contratos assinados em Dezembro de 2002. Os novos contratos prevêem o pagamento de um adiantamento de 95 % após a assinatura. A solução utilizada pela Agência para enfrentar as consequências da recusa do visto do auditor financeiro é tão criticável quanto a prática que este recusara aceitar.

13. Em 1997, a Agência criou, com três outros organismos, a Royal Awards Foundation com o objectivo de promover acções a favor do ambiente. Esta Fundação utiliza, para o seu funcionamento, instalações e equipamentos cedidos pela Agência a título gracioso. Porém, nem o regulamento que cria a Agência nem o seu regulamento financeiro prevêem a possibilidade de esta proceder à criação de fundações deste tipo nem de lhes conceder subsídios, qualquer que seja a forma destes. A participação da Agência pode ser estimada em cerca de 30000 euros para as despesas de constituição da Fundação e em 34000 euros por ano para as suas despesas de funcionamento.

Boa gestão financeira

14. Os honorários diários pagos aos consultores são muito elevados. Em 2002, a Agência pagou a uma empresa de consultoria no domínio da informática um total de cerca de 1,4 milhões de euros, o que representa cerca de 116000 euros por mês e corresponde aproximadamente a oito ou nove consultores a tempo inteiro. A análise dos processos permitiu verificar que determinados consultores trabalham na Agência há vários anos e executam tarefas de carácter permanente. Na perspectiva de uma gestão mais económica dos seus recursos, a Agência poderá considerar o recrutamento directo dos peritos de que necessita de forma quase permanente.

Missão e meios da Agência

15. O regulamento que cria a Agência atribui-lhe o objectivo de fornecer à Comissão e aos Estados-Membros informações sobre o ambiente em determinados domínios prioritários. Para o efeito, a Agência deve executar diversas tarefas, sendo as principais a recolha e avaliação dos dados, a divulgação de dados necessários para a elaboração e acompanhamento de medidas em matéria de ambiente, bem como a publicação de relatórios sobre o estado do ambiente. A execução destas tarefas é efectuada com base num programa de trabalho. A articulação deste programa e da estrutura geral do orçamento com os objectivos e tarefas deverá ser mais clara, por forma a tornar a acção da Agência mais transparente e permitir-lhe acompanhar e avaliar melhor a eficácia da sua gestão.

16. Neste momento, os programas confiados aos centros temáticos são financiados a partir de várias rubricas orçamentais, cuja gestão e acompanhamento são da competência de diversos gestores orçamentais. Se a isto se acrescentar a multiplicidade de modos de financiamento das acções (dotações do exercício, dotações transitadas, receitas de reutilização e receitas afectadas), chega-se ao resultado de nem os diferentes intervenientes nem mesmo o serviço financeiro (ver igualmente o ponto 8) terem uma visão de conjunto das actividades da Agência. Por conseguinte, não se pode proceder a uma reconciliação entre os objectivos da Agência e os diversos programas financiados.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 15 e 16 de Outubro de 2003.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(2) Em conformidade com o n.o 3 do artigo 13.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90 do Conselho, as contas definitivas da totalidade das receitas e das despesas da Agência relativas ao exercício de 2002 foram elaboradas em 20 de Agosto de 2003, tendo sido posteriormente enviadas ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 6 de Outubro de 2003. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) JO L 120 de 11.5.1990.

(4) Em 2002, para além da Islândia, Noruega e Liechtenstein, praticamente todos os países candidatos participaram nas actividades da Agência.

(5) JO C 326 de 27.12.2002, p. 18.

(6) JO C 373 de 27.12.2000, p. 7.

JO C 372 de 28.12.2001, p. 9.

JO C 326 de 27.12.2002, p. 17.

Quadro 1

Agência Europeia do Ambiente - Execução orçamental relativa ao exercício de 2002NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Agência - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Agência nas suas próprias demonstrações financeiras.

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Quadro 2

Agência Europeia do Ambiente - Conta de gestão relativa aos exercícios de 2002 e de 2001

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Agência.

Quadro 3

Agência Europeia do Ambiente - Balanço a 31 de Dezembro de 2002 e a 31 de Dezembro de 2001NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Agência.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

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Respostas da AEA

7. O volume das transições, tanto em termos absolutos como relativos, diminuiu relativamente ao exercício anterior. A AEA continuará a esforçar-se por reduzir a transição para o exercício seguinte de dotações de pagamento.

Chama-se a atenção para o facto de, do montante referido de 7,2 milhões de euros de dotações transitadas, 2,2 milhões de euros dizerem respeito a projectos da AEA financiados por acordos de subvenção entre a AEA e a Comissão. O ciclo orçamental dos referidos projectos obedece aos termos do acordo, sendo, na maior parte dos casos, plurianual.

Devido aos procedimentos de garantia de qualidade, os últimos pagamentos relacionados com os contratos CTE serão principalmente efectuados no ano seguinte ao da subvenção, constituindo assim uma transição fundamentada de dotações de pagamento.

8. A AEA tem vindo a reforçar as normas relativas ao sistema de arquivo descentralizado, tendo introduzido padrões uniformes. Os desenvolvimentos de apoio a esta actividade, nomeadamente registos de excepções, riscos e aquisições, não foram ainda totalmente implementados e constituem uma prioridade.

10. Devido ao alargamento da AEA desde 2002 e a um certo número de projectos com a participação de peritos de estados não pertencentes à UE, é necessário efectuar antecipadamente pagamentos aos participantes nas reuniões provenientes desses estados. A AEA já tomou medidas de redução dos riscos relacionados com os pagamentos em espécie efectuados antecipadamente e aprofundará futuramente a análise do assunto. Em virtude das observações formuladas pelo Tribunal, a contabilidade relacionada com os fundos para adiantamentos foi alterada desde 1 de Janeiro de 2003.

11. A AEA continua a reforçar as exigências em relação à documentação e ao registo dos justificativos dos pedidos de pagamento. A Agência abordará o assunto de forma mais aprofundada no contexto do sistema de arquivo e registo de correspondência.

12. A proporção de adiantamentos será limitada no futuro. Os acordos de subvenção celebrados com organismos internacionais serão suprimidos no contexto do novo Regulamento Financeiro.

13. Desde 2003, a AEA tem facturado todos os custos relacionados com a referida actividade. A ocupação contínua dos escritórios nas instalações da AEA está presentemente a ser reconsiderada pelo Conselho da Fundação.

14. Os consultores são contratados pela AEA na sequência de um concurso público e tendo em conta os preços praticados no mercado. O recurso a consultores no interior da Agência está a ser objecto de análise e terá em consideração não só a natureza do trabalho, como também as necessidades e os requisitos a longo prazo.

15 e 16. A AEA está ciente de que as estruturas de programação, e respectiva evolução ao longo dos anos, já não são inteiramente adequadas. A partir de 1 de Janeiro de 2004, existirá um novo programa de trabalho e uma nova estrutura orçamental conexa. O novo programa destacará a definição clara de objectivos e a sua relação com um orçamento baseado nas actividades. Este exercício resultará numa estrutura financeira mais clara e consistente, tanto para as actividades da AEA como dos centros temáticos.