PT Jornal Oficial da União Europeia C 295/1

Relatório de Actividades do Comité de Fiscalização do OLAF

Junho de 2007-Maio de 2008

(2008/C 295/01)

Membros do Comité de Fiscalização do OLAFLuis LÓPEZ SANZ-ARÁNGUEZPresidenteProcurador-geral no Supremo Tribunal, EspanhaKálmán GYÖRGYIConselheiro principal junto do Ministro da Justiça, Procurador-geral da República da Hungria (reformado), HungriaPeter STRÖMBERGDirector do Conselho de Supervisão dos Revisores Oficiais de Contas, SuéciaDiemut R. THEATOEx-deputada do Parlamento Europeu, ex-presidente da Comissão do Controlo Orçamental, AlemanhaRosalind WRIGHTPresidente do Grupo Consultivo em Matéria de Fraude, Reino Unido

ÍNDICE

PREFÁCIO AO RELATÓRIO DE ACTIVIDADES PELO PRESIDENTE DO COMITÉ DE FISCALIZAÇÃO

INTRODUÇÃO

I. MÉTODOS DE TRABALHO DO COMITÉ DE FISCALIZAÇÃO

I — 1. Reuniões

I — 2. Secretariado

II. A FUNÇÃO DE INQUÉRITO DO OLAF

II — 1. Controlo da função de inquérito do OLAF: reforço da independência do OLAF

II — 1.1. Controlo regular por iniciativa do Comité de Fiscalização [n. o 1 do artigo 11. o do Regulamento (CE) n. o 1073/1999]

II — 1.2. Controlo regular com base nas informações transmitidas ao Comité de Fiscalização pelo director-geral do OLAF [n. o 7 do artigo 11. o do Regulamento (CE) n. o 1073/1999]

II — 1.2.1. Inquéritos em curso há mais de nove meses

II — 1.2.2. Recomendações às instituições

II — 1.2.3. Processos que requerem o envio de informações às autoridades judiciais nacionais

II — 1.3. «Processos liminarmente improcedentes»: informação recebida clara e inequivocamente fora da competência do OLAF

II — 1.4. Política «de minimis» do OLAF: infracções menores que podem ser tratadas de forma satisfatória por outros serviços

II — 1.5. Actividades do OLAF no âmbito da prevenção da fraude

II — 2. Gestão da função de inquérito do OLAF

II — 2.1. Regras processuais de inquérito do OLAF

II — 2.2. Gestão dos inquéritos

II — 2.3. Organização administrativa e política de recursos humanos no que respeita à função de inquérito do OLAF

III. RELAÇÕES COM O OLAF, AS INSTITUIÇÕES DA UNIÃO EUROPEIA E OS PARCEIROS E INTERLOCUTORES DO OLAF

III — 1. Relações com o OLAF

III — 2. Relações com as instituições comunitárias e com os parceiros e interlocutores do OLAF

CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

ANEXO 1 Calendário das reuniões do Comité de Fiscalização

ANEXO 2 Lista dos pareceres adoptados pelo Comité de Fiscalização entre 1 de Dezembro de 2006 e 31 de Maio de 2008

ANEXO 3 Parecer n. o 1/2008 «Prima facie Non-Cases»

ANEXO 4 Parecer n. o 2/2008 Plano anual de gestão do OLAF para 2008

ANEXO 5 Parecer n. o 3/2008 Anteprojecto de orçamento do OLAF para 2009

PREFÁCIO AO RELATÓRIO DE ACTIVIDADES PELO PRESIDENTE DO COMITÉ DE FISCALIZAÇÃO

Tenho o prazer de apresentar o segundo relatório de actividades do actual Comité de Fiscalização do OLAF, que abrange o período entre Junho de 2007 e Maio de 2008.

O Comité de Fiscalização está totalmente empenhado em prestar assistência ao OLAF na sua importante luta contra a fraude, a corrupção e as actividades irregulares que prejudicam os interesses financeiros da Comunidade Europeia, bem como em reforçar a independência do OLAF mediante o controlo periódico dos seus inquéritos. Encontramo-nos numa fase determinante do nosso mandato para cumprirmos estas tarefas, uma vez que adquirimos um bom conhecimento do OLAF e do âmbito das suas actividades.

Com base nesta experiência prática, reforçámos o nosso controlo dos inquéritos do OLAF mediante a análise de um número considerável de processos com o objectivo de salvaguardar a independência do OLAF na realização dos seus inquéritos, bem como a qualidade do seu trabalho. Actualmente, o Comité de Fiscalização está a finalizar uma série de pareceres: sobre processos de infracções menores — processos «de minimis»; análise pormenorizada das causas dos inquéritos com uma duração superior a nove meses e avaliação do número de processos ainda por resolver quatro anos após o seu início. O controlo periódico dos inquéritos é um meio de uma importância fundamental para garantir o pleno respeito da independência na abertura e na realização dos inquéritos, bem como na elaboração dos relatórios. Enquanto Comité independente, estamos numa posição privilegiada para realizar esta tarefa; temos dedicado e continuaremos a dedicar todos os nossos esforços e conhecimentos para a sua realização.

Verificamos que o OLAF tem estado a elaborar um novo Manual de operações; procederemos a uma revisão cuidadosa do mesmo e daremos o nosso feedback construtivo. Tal como salientámos no nosso anterior relatório de actividades, o Comité de Fiscalização considerou que uma grande proporção das questões relacionadas com os inquéritos do OLAF poderia ser resolvida mediante regras processuais claras que todos os funcionários do OLAF deverão respeitar. Tal aplica-se sobretudo no que diz respeito ao tempo excessivo que demoram alguns desses inquéritos. Esperamos que o novo Manual defina regras processuais claras para as operações, com prazos razoáveis para cada fase do processo de inquérito.

O Comité congratula-se com as iniciativas tomadas pelo OLAF destinadas a tornar os inquéritos mais eficazes; porém, muito resta ainda por fazer. Esperamos que o OLAF reveja as suas políticas de gestão e de recursos humanos e que os recursos em geral sejam atribuídos de uma forma mais racional no intuito de reforçar a função de investigação do OLAF.

No período em análise, continuámos a manter contactos estreitos com a direcção do OLAF, nomeadamente com o seu director-geral, directores e chefes de unidade, e com os funcionários do OLAF em toda a organização. A colaboração com o OLAF é muito positiva e estamos persuadidos que será mantida e reforçada no futuro. Por outro lado, confiamos que a estreita relação de trabalho entre o Comité e as instituições da União Europeia também se manterá.

O nosso objectivo enquanto Comité independente consiste em ajudar o OLAF a aumentar a sua eficácia e reforçar a sua independência e estamos decididos a prosseguir esse objectivo.

Gostaria de agradecer em especial ao Secretariado do Comité de Fiscalização pelo apoio incondicional prestado.

INTRODUÇÃO

O Comité de Fiscalização do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) foi criado com o objectivo de reforçar e garantir a independência do OLAF através de um controlo periódico da função de inquérito do mesmo. O Comité dirige pareceres ao director-geral do OLAF e apresenta relatórios às instituições comunitárias sobre as suas actividades numa base anual. Este relatório é o segundo relatório do Comité de Fiscalização e abrange as actividades realizadas entre 1 de Junho de 2007 e 31 de Maio de 2008.

No nosso primeiro relatório de actividades, adoptado em Outubro de 2007 (1), o Comité de Fiscalização sublinhou a necessidade de o OLAF exercer uma liderança forte e eficaz, uma política clara de investigação e de gestão dos procedimentos, mecanismos internos de controlo no intuito de evitar possíveis conflitos de interesses no decorrer dos inquéritos e uma sólida política de pessoal; todas estas questões têm um impacto directo na conduta independente dos inquéritos e na sua eficácia. O Comité de Fiscalização recomendou também alterações à forma como o OLAF informa o Comité dos inquéritos em curso há mais de nove meses. O relatório foi discutido com o vice-presidente da Comissão, Siim Kallas, a secretária-geral da Comissão, Catherine Day, a Comissão do Controlo Orçamental do Parlamento Europeu (COCOBU) e o grupo de trabalho do Conselho sobre a luta contra a fraude durante a Presidência eslovena. O Comité de Fiscalização congratula-se com as reacções positivas e com o apoio que recebeu. Franz-Hermann Brüner, director-geral do OLAF, declarou que considerava o relatório um meio positivo de alcançar objectivos comuns.

A Sr.a Rosalind Wright presidiu ao Comité de Fiscalização até Dezembro de 2007, data em que Luis López Sanz-Aránguez foi eleito por um mandato de um ano.

I. MÉTODOS DE TRABALHO DO COMITÉ DE FISCALIZAÇÃO

I — 1. Reuniões

O Comité de Fiscalização manteve o seu calendário de reuniões mensais e realizou onze reuniões plenárias in camera que contaram com a presença de todos os membros (2). As reuniões do Comité não são abertas ao público e todos os documentos relacionados com as mesmas são confidenciais, embora as actas das reuniões sejam enviadas ao OLAF e aos Secretariados-Gerais do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão com o objectivo de garantir a transparência e informá-los regularmente sobre as actividades do Comité de Fiscalização. Os pareceres do Comité de Fiscalização apresentados ao director-geral do OLAF foram adoptados por unanimidade pelos membros do Comité e a designação dos relatores (3) foi mantida no intuito de aumentar a eficácia da preparação e do acompanhamento de temas específicos de interesse para o Comité de Fiscalização.

Tal como aconteceu no anterior período abrangido pelo relatório, o Comité de Fiscalização voltou a convidar o director-geral e vários funcionários do OLAF para assistirem às suas reuniões de forma a discutirem e ficarem informados de quaisquer assuntos pertinentes para as actividades do Comité de Fiscalização, bem como para informar o OLAF das actividades do Comité.

I — 2. Secretariado

As responsabilidades do Secretariado do Comité de Fiscalização estão indicadas no respectivo Regulamento Interno (4), que refere que o Secretariado desempenha um papel fundamental no sentido de facilitar e contribuir para o desempenho de todas as funções levadas a cabo pelo Comité de Fiscalização e garantir que este cumpre o seu mandato legal de forma totalmente independente.

Tendo observado as dificuldades de recrutar e designar pessoal para o Secretariado durante os dois primeiros anos de funcionamento do mesmo (5), o Comité de Fiscalização recomendou (6) que fossem atribuídos ao Secretariado oito funcionários devidamente qualificados mediante uma nota de rodapé ao quadro do pessoal do OLAF, com o objectivo de evitar a estagnação da actividade futura do Comité, bem como para garantir a continuidade das actividades do Comité de Fiscalização e o reforço da sua independência.

II. A FUNÇÃO DE INQUÉRITO DO OLAF

II — 1. Controlo da função de inquérito do OLAF: reforço da independência do OLAF

A abertura e o desenrolar independentes dos inquéritos, bem como a elaboração dos processos no seguimento desses inquéritos, constituem as principais actividades do OLAF. Desde o início do seu mandato, o actual Comité de Fiscalização decidiu tirar o máximo partido dos mecanismos legais que são colocados à sua disposição pelo legislador no que diz respeito ao controlo regular da função de inquérito do OLAF.

Desde o último relatório, o Comité de Fiscalização aumentou as suas actividades de controlo no âmbito dos inquéritos com uma duração superior a nove meses e, pela primeira vez, dos inquéritos ainda em curso após um período de mais de quatro anos, bem como dos processos submetidos às autoridades judiciais nacionais. O Comité de Fiscalização tem igualmente examinado estatísticas mensais sobre actividades operacionais.

II — 1.1. Controlo regular por iniciativa do Comité de Fiscalização [n.o 1 do artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999]

A duração excessiva de alguns inquéritos do OLAF tem sido motivo de preocupação por parte do Comité de Fiscalização. O OLAF também é de opinião que a redução da duração de processos mais antigos constitui uma prioridade (7).

Tendo em conta o papel de liderança que o OLAF desempenha em determinadas áreas de inquérito nas quais também dispõe de competências processuais claras, o Comité de Fiscalização decidiu analisar todos os processos da Direcção A do OLAF «Inquéritos e Operações I» que continuam em aberto após mais de quatro anos ou que foram criados em 2004. Os relatores analisaram as informações relativas a 26 inquéritos do OLAF abrangendo todos os sectores da Direcção A, a saber: 13 inquéritos internos às instituições europeias, 5 inquéritos internos/externos: organismos da União Europeia, 6 inquéritos despesas directas e ajuda externa e 2 ajuda externa.

Esta análise destinou-se a verificar se os eventuais atrasos indevidos não estavam relacionados com algum motivo que comprometesse a conduta independente dos inquéritos ou prejudicado os respectivos resultados.

Ao analisar os processos, o Comité de Fiscalização teve em devida consideração os seguintes elementos: respeito das regras indicadas no Manual do OLAF; categorização dos processos como infracções penais, disciplinares e financeiras; atrasos indevidos; períodos de inactividade e prazos de prescrição; conflitos de interesses no decorrer dos inquéritos; respeito dos direitos humanos e das liberdades fundamentais; eventuais riscos para a conduta independente dos inquéritos. Por outro lado, foi efectuada uma avaliação global da qualidade dos processos, bem como da coerência entre o sistema de gestão de processos (Case management system — CMS) e o original em papel.

Apesar de cada processo ter características individuais, tornou-se evidente um traço comum entre os atrasos indevidos e períodos de inactividade inexplicáveis durante a fase de inquérito. Alguns desses processos classificados como «inquéritos internos» eram de facto casos de «assistência penal». Esses processos e outros correctamente classificados como inquéritos internos foram mantidos em curso, embora não estivesse a decorrer nenhuma acção de inquérito.

Com excepção dos períodos de avaliação, o Manual do OLAF não define prazos concretos para a duração dos inquéritos. Esta lacuna cria uma incerteza legal e um perigo potencial de violação dos prazos de prescrição e de outros factores prejudiciais aos interesses da justiça.

O Comité de Fiscalização está preocupado com a falta de mecanismos eficazes de controlo dos processos para ajudar o OLAF a evitar esses riscos. O Comité de Fiscalização toma nota e congratula-se com a designação de dois conselheiros para as Direcções de Inquéritos e Operações do OLAF, mas os respectivos mandatos não estão claramente definidos e, na ausência de regras processuais claras, o Comité de Fiscalização teme que os factores que prejudicam o êxito dos inquéritos subsistam.

Todos os inquéritos do OLAF que continuam em curso há mais de quatro anos estão a ser actualmente analisados pelos relatores. Nos próximos meses serão apresentadas conclusões gerais e pormenorizadas que serão objecto de um parecer destinado ao director-geral do OLAF.

No decorrer do controlo efectuado pelo Comité de Fiscalização aos processos do OLAF foram examinados tanto os ficheiros em papel como os ficheiros electrónicos da base de dados do sistema de gestão de processos do OLAF. O Comité de Fiscalização verificou uma ausência geral de organização rigorosa e sistemática tanto na indexação como no arquivo dos documentos OLAF. O Comité de Fiscalização considera que é indispensável dar uma grande atenção aos pormenores a fim de evitar quaisquer possíveis confusões e a eventual perda de continuidade nos processos. Por outro lado, o Comité de Fiscalização considera que, para poupar tempo, as notas com um resumo dos factos de um processo sejam redigidas numa das línguas de trabalho da Comissão por um investigador capaz de ler os documentos na sua língua original.

II — 1.2. Controlo regular com base nas informações transmitidas ao Comité de Fiscalização pelo director-geral do OLAF [n.o 7 do artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999]

II — 1.2.1. Inquéritos em curso há mais de nove meses

O Comité de Fiscalização continuou a analisar os relatórios elaborados pelos investigadores do OLAF cujos inquéritos estão em curso há mais de nove meses. O Comité de Fiscalização analisou os 141 relatórios de inquéritos deste tipo durante o período de Janeiro a Dezembro de 2007 (78 % dos inquéritos iniciados pelo OLAF nessa data estavam em curso há mais de nove meses), por mês e por sector, dando especial atenção aos motivos alegados para o facto de os processos não terem sido completados num prazo de nove meses. O Comité de Fiscalização verificou que o motivo alegado pelo OLAF em metade desses relatórios era: «afectação de recursos significativos, mas o volume do trabalho de inquérito exige mais tempo».

No seu relatório anual de actividades de 2005-2007, o Comité de Fiscalização recomendou alterações radicais nas informações contidas nesses relatórios do OLAF, a fim de dar uma explicação circunstanciada dos atrasos significativos dos inquéritos e chamar a atenção para eventuais prazos de prescrição (8).

Mais especificamente, o Comité de Fiscalização recomendou ao director-geral do OLAF que o formato do resumo dos «relatórios de nove meses» fosse alterado de forma a integrar elementos complementares que permitam uma avaliação eficaz do progresso dos inquéritos. Esses elementos devem incluir: a descrição jurídica da irregularidade, a data ou período em que os actos objecto de inquérito foram executados, a duração da «fase de avaliação» antes da tomada de decisão de início do processo, as eventuais sanções ou consequências legais dos actos objecto de inquérito e os prazos de prescrição dos actos objecto de inquérito.

O director-geral do OLAF seguiu formalmente esta recomendação do Comité de Fiscalização. Contudo, enquanto as unidades de inquérito e de operações da Direcção B «Inquéritos e Operações II» adaptaram os seus relatórios às informações solicitadas pelo Comité de Fiscalização, as unidades de inquérito e de operações da Direcção A «Inquéritos e Operações I» não seguiram essa recomendação (9). Por conseguinte, o Comité de Fiscalização deparou-se com as mesmas questões que se tinham colocado no anterior relatório. O recurso à «suspensão táctica» do inquérito foi frequentemente apresentado como um motivo para um inquérito pendente. O Comité de Fiscalização tinha recomendado anteriormente que não se recorresse a este motivo para justificar um processo pendente, uma vez que o mesmo não permitia apurar quais os verdadeiros motivos dos atrasos. Por outro lado, foi salientado que o prazo esperado para o encerramento do inquérito não tinha sido mencionado num terço dos processos.

O Comité de Fiscalização chamou a atenção do director-geral do OLAF para a disparidade de abordagem entre as duas direcções. Só em Janeiro de 2008 é que a Direcção A adoptou os seus resumos aos pedidos do Comité de Fiscalização. Esses relatórios estão igualmente a ser analisados pelo Comité de Fiscalização (54 de Janeiro a Maio de 2008) e, juntamente com os 141 relatórios referidos supra, constituem o tema de um parecer a enviar ao director-geral do OLAF.

II — 1.2.2. Recomendações às instituições

O director-geral do OLAF deve informar o Comité de Fiscalização sobre os casos em que a instituição, o órgão ou o organismo em causa não deu seguimento às recomendações do OLAF (10). No período abrangido pelo presente relatório, apenas dois casos deste tipo foram apresentados ao Comité de Fiscalização, tendo este analisado e discutido os mesmos. Com base num número tão pequeno de casos apresentados não é possível ao Comité de Fiscalização chegar a quaisquer conclusões gerais ou fazer recomendações. Contudo, esses casos suscitam a preocupação de que o OLAF não tenha realizado um acompanhamento eficaz e não tenha tido em conta os prazos de prescrição, tendo realizado um enorme trabalho administrativo desnecessário. O facto de ter havido apenas dois processos durante o período abrangido pelo relatório leva o Comité de Fiscalização a considerar que parece não haver um sistema de apresentação de relatórios sistemático.

O Comité de Fiscalização recomenda ao OLAF a criação de um sistema de apresentação de relatórios sistemático para os casos em que uma instituição, um órgão ou um organismo não tenham dado seguimento às recomendações do OLAF em conformidade com as obrigações legais.

II — 1.2.3. Processos que requerem o envio de informações às autoridades judiciais nacionais

O objectivo de Comité de Fiscalização consiste em avaliar a qualidade e a utilidade dos relatórios de inquérito do OLAF para as autoridades judiciais nacionais e assegurar que as conclusões dos inquéritos se baseiam exclusivamente em elementos que tenham valor probatório nos processos judiciais do Estado-Membro em que a sua utilização se revele necessária (11).

O director-geral do OLAF envia regularmente ao Comité de Fiscalização cópias dos processos enviados às autoridades judiciais dos Estados-Membros. Durante o período abrangido pelo relatório, o Comité de Fiscalização analisou 43 processos deste tipo. Esses processos foram apresentados nas reuniões do Comité pelos magistrados da Unidade de Assessoria Judiciária e Jurídica do OLAF que enviaram os processos. Com base numa análise preliminar, os aspectos materiais e processuais dos inquéritos foram discutidos entre o Comité de Fiscalização e os representantes dessa unidade.

O Comité de Fiscalização deu especial atenção à classificação das infracções, bem como ao respectivo prazo de prescrição. O Comité verifica igualmente se a descrição dos factos é clara e compreensível para os destinatários. Finalmente, os membros do Comité de Fiscalização envidam esforços para garantir que os relatórios sejam suficientemente sólidos para que o Estado-Membro em questão os aceite como prova no procedimento judicial pertinente. No caso de uma infracção que inclua elementos constitutivos cometidos em vários Estados-Membros, o Comité de Fiscalização tenta igualmente determinar que razões objectivas levaram o OLAF a escolher o Estado-Membro ao qual o processo é apresentado.

O Comité de Fiscalização tem observado que, nalguns processos, os relatórios finais foram enviados às autoridades nacionais quando os prazos já tinham prescrito; noutros, as autoridades nacionais não deram início a nenhum processo por considerarem que o mesmo não era pertinente. O Comité de Fiscalização referiu também que se poderia evitar este tipo de situações implicando o magistrado da Unidade de Assessoria Judiciária e Jurídica numa fase mais precoce do inquérito. Nos casos em que a sua assessoria parece ser essencial, o grau de implicação e o momento em que os magistrados do OLAF são implicados no processo não são sistemáticos.

É oportuno assinalar que as autoridades judiciais do Estado-Membro que recebe os relatórios do OLAF não são obrigadas a instaurar procedimentos judiciais (12). Compete a essas autoridades tomar uma decisão em conformidade com as normas jurídicas aplicáveis no seu território e, quando aplicável, com as suas prioridades em matéria de política criminal.

Tendo isto em conta e no intuito de melhorar a clareza dos relatórios enviados, seria aconselhável garantir que todos estes relatórios se baseiam sempre no mesmo modelo previamente estabelecido para garantir que nada é omitido e que todos os elementos pertinentes são incluídos tendo em conta os requisitos legais do Estado-Membro e as regras nacionais de avaliação.

O Comité de Fiscalização recebe regularmente informação do OLAF sobre os processos em relação aos quais as autoridades nacionais, incluindo os serviços do Ministério Público, não instauraram um procedimento após recepção dos processos do OLAF. Este facto refere-se a dois processos enviados em 2007 e um em 2008, em que as autoridades judiciais a quem os processos foram enviados decidiram não tomar quaisquer medidas.

II — 1.3. «Processos liminarmente improcedentes»: informação recebida clara e inequivocamente fora da competência do OLAF

O Comité de Fiscalização examinou uma amostra representativa de 212 «processos liminarmente improcedentes» (24 % de todos os processos entre 2003 e 2007) em que a informação recebida pelo OLAF não era do âmbito de competência do mesmo e, por conseguinte, não requeria a abertura de uma avaliação completa ou de um inquérito formal (13). O objectivo consistia em verificar a aplicação correcta das normas indicadas no Manual por parte do OLAF, bem como examinar quais os procedimentos actualmente em vigor para tratar este tipo de processos.

O Comité de Fiscalização concluiu que o OLAF aplica correctamente as normas existentes e que os procedimentos permitem ao OLAF encerrar rapidamente este tipo de processos, sem uma necessidade excessiva de recursos. O Comité de Fiscalização não detectou nenhum caso na amostra em que um procedimento diferente ou um inquérito completo da informação tivesse sido mais apropriado. Contudo, o Comité de Fiscalização sublinha que havia uma disparidade entre a prática corrente, segundo a qual os inspectores avaliam a informação recebida, e o Manual, que indica que o tratamento da informação recebida é da responsabilidade do chefe de unidade. O Comité de Fiscalização recomenda que o OLAF tenha este facto em consideração durante a revisão do respectivo Manual — Procedimentos Operacionais.

II — 1.4. Política «de minimis» do OLAF: infracções menores que podem ser tratadas de forma satisfatória por outros serviços

O Comité de Fiscalização está consciente de que o principal factor para decidir abrir ou não um processo nem sempre é o impacto financeiro. O OLAF é obrigado a ter em conta outros factores, como a importância política da informação e a reputação das Comunidades, bem como o respeito da política de tolerância zero da Comissão em matéria de fraude e de corrupção. Porém, isto não significa que o OLAF tem de processar todo o tipo de informação inicial e investigar todos os processos independentemente da sua dimensão e impacto financeiro.

O Comité de Fiscalização identificou alguns processos menores (por exemplo, pedidos de reembolso de despesas falsas da parte de funcionários que envolvem pequenos montantes) que poderiam ter sido imediatamente remetidos para o Organismo de Investigação e Disciplina da Comissão (IDOC), competente para investigar estes tipos de processos internos, bem como casos de conduta profissional incorrecta. A experiência do Comité de Fiscalização também mostra que o OLAF teria vantagem em reforçar a cooperação com o IDOC. Por conseguinte, é importante que o OLAF aplique o Memorando de Entendimento com o IDOC o mais rapidamente possível, de forma a clarificar as regras em relação ao que deve ser investigado pelo OLAF e o que deve ser remetido para o IDOC, bem como sobre questões práticas, nomeadamente o acesso aos processos.

O Comité de Fiscalização é de opinião que seria vantajoso para o OLAF desenvolver uma política interna «de minimis» em conformidade com a política e as prioridades do OLAF em matéria de inquéritos. O Comité de Fiscalização considera que o OLAF deve procurar afectar recursos sempre que possível para investigar casos mais graves, segundo uma estratégia de inquérito a definir pelo OLAF, que redistribuiria a carga de trabalho e os recursos humanos de forma a não afectá-los a casos em que o impacto financeiro é reduzido.

II — 1.5. Actividades do OLAF no âmbito da prevenção da fraude

Durante o período abrangido pelo presente relatório, o OLAF informou periodicamente o Comité de Fiscalização de novas iniciativas em matéria de prevenção da fraude e da corrupção. Embora o Comité apoie, em princípio, os esforços do OLAF no âmbito da prevenção da fraude e da corrupção, considera que o trabalho neste âmbito deve estar estreitamente ligado aos inquéritos e à actividade operacional do OLAF. O Comité de Fiscalização está particularmente interessado em saber como é que o OLAF, com base em resultados concretos de inquéritos, poderá tirar partido desta experiência e dos conhecimentos especializados dela decorrentes para fazer face aos desafios estratégicos no âmbito da fraude e da corrupção, tal como indicado no Regulamento (CE) 1073/1999 (14).

Dados os recursos limitados para as actividades de inquérito e de prevenção, o Comité de Fiscalização recomenda que o OLAF considere com urgência conceder uma clara prioridade à prevenção da fraude e da corrupção para que os recursos não sejam desviados do trabalho de investigação. O Comité de Fiscalização sublinha a necessidade de aumentar substancialmente o fluxo de informação, a colaboração e a coordenação entre as Direcções e Unidades do OLAF responsáveis pela prevenção da fraude e as Direcções e Unidades responsáveis pelos inquéritos, de forma a que a experiência adquirida com os inquéritos possa ter uma utilização concreta para as iniciativas do OLAF neste âmbito. Esse alinhamento é essencial para que o OLAF possa contribuir positivamente para os serviços da Comissão, tal como se espera deste organismo.

II — 2. Gestão da função de inquérito do OLAF

II — 2.1. Regras processuais de inquérito do OLAF

Em Abril de 2007, o OLAF apresentou ao Comité de Fiscalização o projecto de Manual do OLAF — Procedimentos Operacionais (versão sucinta). O Comité considera que o OLAF precisa de um guia claro e prático para os seus inspectores, elaborado de forma a servir como um instrumento de trabalho útil para a realização de inquéritos, com a explicação dos procedimentos, regras e prazos aplicáveis às diferentes fases do inquérito. Esta versão do projecto de Manual do OLAF não satisfez as expectativas do Comité de Fiscalização.

Na fase de elaboração do presente relatório, o OLAF estava a finalizar o novo projecto de Manual do OLAF — Procedimentos Operacionais e o Comité de Fiscalização dará a sua opinião tendo em conta os pontos mencionados supra.

II — 2.2. Gestão dos inquéritos

Desde o início do seu mandato, o Comité de Fiscalização tem tido em conta as repercussões directas que a gestão, a liderança e a organização do OLAF têm no exercício da sua função de inquérito (15). O Comité de Fiscalização confia que as melhorias nestes domínios aumentarão a eficácia e a eficiência da função de inquérito do OLAF, designadamente o controlo dos atrasos e a qualidade e eficácia dos inquéritos. Na opinião do Comité de Fiscalização, o actual quadro jurídico (16) confere ao director-geral do OLAF, na sua qualidade de chefe de serviço, poderes em matéria de tomada de decisões sobre questões relacionadas com a organização e a gestão das actividades do OLAF em geral.

O Comité de Fiscalização verifica que já estão em curso diversas melhorias com vista à gestão dos inquéritos. O Comité de Fiscalização congratula-se com a nomeação dos directores da Direcção B «Inquéritos e Operações II» e da Direcção C «Apoio Operacional e Político» e também de conselheiros para as Direcções A e B.

No final do período abrangido pelo relatório, o Comité de Fiscalização reuniu-se com os directores das Direcções A e B (17) para discutir os últimos desenvolvimentos nas respectivas áreas de trabalho e as suas ideias para o futuro. O Comité de Fiscalização gostaria de criar uma relação mais estreita e mais aberta com a gestão do OLAF. O Comité de Fiscalização apoia plenamente os esforços envidados pelos directores do OLAF no sentido de melhorar o controlo e a supervisão dos inquéritos e está disposto a ajudar e aconselhar o OLAF se e sempre que seja adequado.

O Comité de Fiscalização recomenda que a direcção do OLAF defina mais concretamente uma política clara de inquérito e a planificação estratégica dos inquéritos, o que, na opinião do Comité, contribuiria igualmente para melhorar a transparência e facilitar a gestão do elevado volume de inquéritos e dos recursos disponíveis da forma mais eficaz.

O Comité de Fiscalização também incentiva a direcção do OLAF a adoptar uma visão e uma abordagem da gestão mais clara sobre a principal função do OLAF. O Comité considera que existe o perigo de a falta de transparência ter como resultado atrasos no tratamento dos processos e, por conseguinte, impedir o seguimento das recomendações do OLAF por parte dos Estados-Membros. As apresentações do OLAF de processos enviados às autoridades judiciais nacionais indicam que alguns processos não foram tratados pelas autoridades judiciais nacionais pelo facto de a prescrição ter ocorrido antes de o processo lhes ter sido enviado. Por outro lado, a análise pelo Comité de Fiscalização dos relatórios com mais de nove meses (18) indica que muitos atrasos (devido à sua baixa prioridade, falta de recursos e suspensão táctica) no tratamento dos processos se poderiam evitar com melhor gestão e planeamento.

Mais ainda, o Comité de Fiscalização sublinha a importância de mecanismos para controlar devidamente a qualidade e evitar atrasos, bem como um sistema de feedback plenamente funcional e de avaliação dos inquéritos. A existência de critérios e de um sistema de controlo sólidos facilitaria o acompanhamento do desempenho por parte da direcção do OLAF, bem como a identificação de áreas problemáticas. Por outro lado, o sistema deve igualmente possibilitar medidas correctivas com base na experiência adquirida, em conformidade com recomendações formuladas. Os instrumentos de base para melhorar os sistemas de controlo e de feedback são a comunicação e a transparência internas.

O Comité de Fiscalização emitiu um parecer sobre o Plano de Gestão Anual do OLAF 2008 (PAA) (19), no qual o Comité apresentou uma série de sugestões relativas aos objectivos de gestão e aos indicadores de desempenho (20).

II — 2.3. Organização administrativa e política de recursos humanos no que respeita à função de inquérito do OLAF

O Comité de Fiscalização é de opinião que o director-geral do OLAF deve ser responsável pela elaboração de uma política de pessoal eficaz no quadro do Estatuto dos Funcionários das Comunidades, tal como indicado na Decisão da Comissão de 1999 (21). Por outro lado, o director-geral do OLAF deverá tirar proveito da plena flexibilidade de que goza na qualidade de entidade competente para proceder a nomeações para garantir o recrutamento, transferências internas e retirada de pessoal adequados e para assegurar que são disponibilizados os lugares e as dotações necessários ao funcionamento eficaz do OLAF.

O Comité de Fiscalização analisou o anteprojecto de orçamento do OLAF para 2009 e emitiu um parecer (22), no qual sublinhou em especial a importância de alinhar estreitamente a política do pessoal com as necessidades das unidades de inquéritos.

Na opinião do Comité de Fiscalização, é possível alcançar esse objectivo através de um maior desenvolvimento da estratégia de recursos humanos, permitindo assim uma afectação eficaz do pessoal com base nas necessidades reais e nas prioridades aprovadas e mediante a afectação de novos recursos à função essencial de inquérito. Existe actualmente um desequilíbrio entre os recursos afectados às funções operativas e às funções não operativas, devendo a prioridade do OLAF consistir na melhoria da utilização dos recursos internos existentes em vez de aumentar a quantidade total de pessoal.

O Comité de Fiscalização sublinha a importância de criar um programa de formação especializado e contínuo para os inspectores no sentido de aumentar os respectivos conhecimentos e qualificações, sobretudo em relação à execução financeira das regras comunitárias.

A independência dos inspectores do OLAF é primordial. Para o efeito, a questão do pessoal temporário do OLAF é de grande importância do ponto de vista da estabilidade, continuidade e independência, dado que uma elevada percentagem do pessoal que realiza inquéritos está actualmente em regime de contrato temporário. O Comité de Fiscalização nota com satisfação os progressos alcançados em 2007 e 2008 no que diz respeito à prorrogação dos contratos temporários por um período indeterminado e à publicação de concursos gerais. Por outro lado, o Comité incentiva o OLAF a proceder à promoção do seu pessoal temporário em conformidade com o Estatuto dos Funcionários e a Decisão do director-geral de 2005 (23) no sentido de melhorar a respectiva mobilidade, ao mesmo tempo que planifica cuidadosamente a sua política de recrutamento no seguimento da conclusão dos concursos planeados e em curso.

III. RELAÇÕES COM O OLAF, AS INSTITUIÇÕES DA UNIÃO EUROPEIA E OS PARCEIROS E INTERLOCUTORES DO OLAF

III — 1. Relações com o OLAF

Desde o início do seu mandato, o Comité de Fiscalização emitiu oito pareceres (24): três sobre anteprojectos de orçamento do OLAF, um sobre os relatórios de nove meses, um sobre «processos liminarmente improcedentes», um sobre a proposta de reforma do OLAF (incluindo um parecer complementar) e dois sobre questões relacionadas com a gestão da função de inquérito do OLAF. O Comité de Fiscalização verifica com satisfação que, na maioria dos casos, o OLAF concordou em ter em consideração os pareceres do Comité e tenciona aplicá-los plenamente.

O Comité de Fiscalização incentiva o OLAF a responder com informações mais detalhadas e periódicas sobre a forma como tenciona aplicar as recomendações do Comité para que este possa avaliar o impacto da sua actividade. Em termos gerais, o Comité de Fiscalização confia que as suas recomendações ajudarão o OLAF a melhorar a eficácia das suas actividades e, em particular, determinados aspectos que são fundamentais para a independência operacional do OLAF e para uma boa gestão da função de inquérito.

Durante o período abrangido pelo presente relatório, o Comité de Fiscalização reuniu-se regularmente com o director-geral do OLAF, com cada um dos directores e com os magistrados da Unidade de Assessoria Judiciária e Jurídica, bem como com o pessoal de outras unidades, que discutiu o seu trabalho com o Comité de Fiscalização. O Comité concluiu dessas discussões que as ambiguidades antes mencionadas no relatório quanto à natureza dos inquéritos do OLAF, sobretudo as questões de gestão e de recursos humanos, também preocupam a direcção e o pessoal do OLAF. O OLAF está ciente da necessidade urgente de melhorar o planeamento e a gestão estratégica dos seus inquéritos bem como de criar a aplicar prioridades, normas e procedimentos operacionais para os mesmos.

O Comité de Fiscalização sublinhou a importância dos critérios e prioridades dos inquéritos para permitir uma utilização óptima dos recursos existentes. O Comité apoia o parecer da direcção do OLAF, segundo o qual o aumento de efectivos não constitui uma necessidade premente para o OLAF; em vez disso, deverá haver uma reafectação e formação adequada dos recursos internos existentes para corrigir a situação existente. Contudo, todas estas medidas e iniciativas requerem um empenho e uma liderança mais fortes em nome da direcção do OLAF.

Durante o período abrangido pelo relatório, o presidente do Comité de Fiscalização e os relatores foram convidados pelo OLAF a participar em três conferências do OLAF: a Conferência sobre questões de fraude, realizada em Bruxelas, a Conferência Eurojust/OLAF subordinada ao tema da corrupção, realizada em Bruxelas, e a conferência conjunta ISCTE/ANU/OLAF sobre o combate à corrupção, realizada em Portugal (25).

III — 2. Relações com as instituições comunitárias e com os parceiros e interlocutores do OLAF

O Comité de Fiscalização manteve estreitos contactos com as instituições comunitárias e com os parceiros e interlocutores do OLAF e está empenhado em proceder a um intercâmbio periódico de pontos de vista com as instituições que partilham um interesse comum em matéria de combate à fraude, à corrupção e às actividades ilegais que afectam os interesses financeiros da Comunidade.

Dentro desse espírito, durante o período abrangido pelo relatório, o Comité de Fiscalização reuniu-se com: Siim Kallas, vice-presidente da Comissão; Catherine Day, Secretária-Geral da Comissão; a Comissão do Controlo Orçamental do Parlamento Europeu (COCOBU) e o respectivo presidente, Herbert Bösch; os coordenadores do COCOBU e a relatora do COCOBU para o OLAF e o Comité de Fiscalização, Ingeborg Grässle; o director da Justiça e dos Assuntos Internos do Secretariado do Conselho Europeu, Gilles de Kerchove; o grupo de trabalho do Conselho sobre luta contra a fraude durante a Presidência Eslovena; o assistente da Autoridade Europeia para a Protecção de Dados, Joaquín Bayo Delgado e o Provedor de Justiça Europeu, Nikiforos Diamandouros.

De todas essas discussões, o Comité de Fiscalização concluiu que existe uma melhor compreensão e uma relação de trabalho mais estreita com o OLAF em toda a Comissão; que há uma preocupação comum e geral no que diz respeito às repercussões dos atrasos no tratamento e encerramento dos inquéritos internos; que a capacidade operacional do OLAF seria muito apreciada no âmbito da Justiça e dos Assuntos Internos e que deve ser feita uma reflexão sobre o assunto do OLAF no âmbito do Tratado de Lisboa e do Gabinete do Procurador Europeu. A convite do procurador-geral do Reino de Espanha e em cooperação com o mesmo, o Comité de Fiscalização participou num seminário internacional sobre este tema com o objectivo de reunir os organismos responsáveis pelo sector da justiça para discutir o futuro enquadramento no âmbito da luta contra as infracções que afectam os interesses financeiros da União, bem como para reflectir sobre o papel que o OLAF deverá desempenhar nessa nova estrutura.

O Comité de Fiscalização reuniu-se igualmente com o procurador-geral do Reino de Espanha, Candido Conde-Pumpido, e com o procurador federal da Bélgica, Johan Delmulle, com o objectivo de avaliar a qualidade e a pertinência dos relatórios dos inquéritos do OLAF enviados às autoridades judiciais nacionais e para incentivar um bom fluxo de informações entre o OLAF e os Estados-Membros, bem como uma execução pró-activa, por parte das autoridades nacionais, das disposições relacionadas com a obrigação de informar o OLAF (26). O papel do Comité de Fiscalização consiste igualmente em ajudar o OLAF a melhorar o nível de colaboração e cooperação entre este organismo e os Estados-Membros, o que é fundamental para o resultado positivo dos inquéritos do OLAF. Foi sublinhado durante as discussões que, actualmente, há uma boa cooperação e intercâmbio de informações entre as autoridades judiciais e as autoridades competentes para propor acções penais, por um lado, e o OLAF, por outro. O papel dos magistrados da Unidade de Assessoria Judiciária e Jurídica do OLAF continua a ser fundamental para os contactos regulares e o trabalho com as autoridades judiciais nacionais.

Em Janeiro de 2008 foi assinado um Acordo de Cooperação entre a Procuradoria-Geral de Espanha e o OLAF, no seguimento do seminário internacional anteriormente mencionado. O Comité de Fiscalização incentiva o OLAF a reforçar ainda mais as suas relações gerais com as autoridades nacionais, dado que os resultados concretos da actividade do OLAF também dependem da contribuição dada pelos Estados-Membros nas fases de inquérito e de acompanhamento.

Nas discussões com o assistente da Autoridade Europeia para a Protecção de Dados, Joaquín Bayo Delgado, o Comité de Fiscalização sublinhou que o acesso permanente aos dados do OLAF é inerente à sua função, o que lhe permite cumprir o seu mandato legal de controlo, garantindo simultaneamente que as disposições em matéria de confidencialidade e de protecção dos dados pessoais são plenamente aplicadas. Em Julho de 2007, a Autoridade Europeia para a protecção de dados emitiu um parecer (27), no qual concluiu que não existe qualquer motivo para considerar que houve uma violação das disposições do Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de Dezembro de 2000, relativo à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados (28), sempre que as considerações do parecer sejam plenamente tidas em conta. O Comité de Fiscalização concordou com as recomendações da Autoridade Europeia para a protecção de dados e está plenamente empenhado em aplicá-las.

CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

I. O papel essencial do Comité de Fiscalização consiste em realizar controlos regulares dos inquéritos do OLAF para garantir a independência na abertura e na realização dos inquéritos, bem como na elaboração dos relatórios. Este mecanismo é essencial para reforçar a independência dos inquéritos do OLAF desde o início e o Comité de Fiscalização continua empenhado em respeitar este objectivo.

II. O Comité de Fiscalização está preocupado com a duração excessiva de determinados inquéritos e analisou todos os que continuam em aberto após mais de quatro anos da Direcção A «Inquéritos e Operações I». O Comité de Fiscalização analisou 26 inquéritos, sem ter interferido na respectiva realização, e constatou períodos de inactividade inexplicáveis e classificação incorrecta de processos. O Comité de Fiscalização apela ao OLAF no sentido de aplicar mecanismos de controlo rigorosos a fim de evitar um potencial conflito de interesses no decorrer dos inquéritos.

III. O Comité de Fiscalização analisou todos os relatórios (195 no total) de inquéritos ainda em aberto após um período de nove meses. Estão a ser analisados os motivos dos atrasos e o prazo esperado para a conclusão. O Comité de Fiscalização acompanhará este assunto com o OLAF.

IV. O Comité de Fiscalização recomenda que os magistrados da Unidade de Assessoria Judiciária e Jurídica do OLAF sejam plenamente envolvidos numa fase mais precoce dos inquéritos de forma a ter em devida consideração os prazos de prescrição dos inquéritos e garantir que os inquéritos enviados às autoridades judiciais nacionais poderão ser analisados no Estado-Membro em questão.

V. O Comité de Fiscalização examinou os 212 «processos liminarmente improcedentes» que recebeu e conclui que o procedimento em vigor para o tratamento da informação que não é do âmbito da competência do OLAF permitiu a este organismo encerrar rapida e eficazmente esses processos. Contudo, o Comité de Fiscalização recomenda que a referência adequada no Manual do OLAF seja coerente com a prática em vigor.

VI. O Comité de Fiscalização considera que o OLAF não tem obrigação de processar todos os tipos de informação e todos os processos, independentemente do seu impacto financeiro, e recomenda vivamente ao OLAF que desenvolva uma política «de minimis» para casos de infracções menores com um impacto financeiro muito reduzido e que avalie de forma crítica os casos que podem ser remetidos para o IDOC. O Comité de Fiscalização insta o OLAF a aplicar o Memorando de Entendimento com o IDOC no sentido de clarificar a divisão das tarefas relativamente a esses processos.

VII. O Comité de Fiscalização recebeu e reviu os dois processos indicados pelo OLAF nos quais uma instituição não seguiu as recomendações do OLAF. O Comité de Fiscalização recomenda vivamente ao OLAF que controle regularmente e informe sistematicamente o Comité em relação a todos os processos deste tipo, contribuindo assim para melhorar a eficácia do acompanhamento do OLAF.

VIII. O Comité de Fiscalização recomenda ao OLAF que reveja o conteúdo e o formato dos relatórios estatísticos mensais, uma vez que os dados actualmente não são interpretados nem estão relacionados com qualquer tipo de avaliação da qualidade e não podem ser verificados pelo Comité de Fiscalização.

IX. O Comité de Fiscalização analisou o impacto da gestão do OLAF na respectiva função de inquérito e apoia plenamente as medidas tomadas para melhorar a gestão dos inquéritos, em especial o respectivo planeamento, controlo e supervisão. O Comité de Fiscalização recomenda vivamente ao OLAF que dê mais ênfase à gestão, ao planeamento estratégico e ao controlo, bem como a sistemas de feedback para a actividade operacional. O Comité de Fiscalização recomenda sobretudo ao OLAF que defina mais claramente a sua política de inquérito e adopte uma abordagem e uma visão de gestão mais claras no que diz respeito ao objectivo e aos factores de sucesso em geral. Um forte empenho da parte da direcção e dos gestores do OLAF constitui uma condição prévia para um ambiente de trabalho harmonioso e produtivo.

X. O Comité de Fiscalização recomenda ao OLAF que desenvolva uma estratégia de recursos humanos e atribua prioritariamente mais e melhores recursos humanos à actividade operacional, que constitui a actividade essencial do OLAF. Não é claro que exista uma base jurídica sólida para que o OLAF se possa ocupar de algumas das actividades não essenciais, tais como o acompanhamento e a gestão dos programas de despesas comunitárias. O Comité de Fiscalização recomenda à direcção do OLAF que tome medidas para corrigir o desequilíbrio entre os recursos afectados às funções operativas e às funções não operativas e que garanta formação contínua aos seus inspectores.

XI. O Comité de Fiscalização recomenda ao OLAF que colabore com a administração da Comissão com o objectivo de optimizar a aplicação da sua política de pessoal. O Comité de Fiscalização congratula-se com os progressos alcançados no que diz respeito à situação do pessoal temporário do OLAF e recomenda que este organismo proceda à promoção do seu pessoal temporário em conformidade com o Estatuto dos Funcionários.

XII. O Comité de Fiscalização recomenda que os esforços envidados pelo OLAF no âmbito da prevenção da fraude e da corrupção sejam organizados de forma que a experiência obtida com os inquéritos possa ser de utilidade prática para todos os serviços da Comissão. O Comité de Fiscalização recomenda ao OLAF que melhore a coordenação interna e garanta um fluxo regular das informações entre as respectivas direcções neste domínio.

XIII. O Comité de Fiscalização considera que todas as recomendações acima indicadas se repercutam devidamente no novo Manual de operações, sendo este um instrumento de trabalho essencial para a realização dos inquéritos. O Comité de Fiscalização considera seriamente que a adopção de um Manual com procedimentos operacionais e prazos claros constituirá um quadro coerente para os inquéritos do OLAF e contribuirá para reforçar a sua independência. O Comité de Fiscalização está seriamente empenhado em contribuir de forma construtiva para a redacção desse Manual.

XIV. No intuito de evitar dificuldades na obtenção dos recursos necessários no Secretariado do Comité de Fiscalização, este recomenda que os postos para o Secretariado sejam atribuídos no quadro do pessoal do OLAF. A nomeação do pessoal do Secretariado do Comité de Fiscalização deve ser feita com o acordo expresso do Comité, assegurando desta forma a total independência deste no exercício das suas funções.

(1) Primeiro relatório de actividades que abrange o período de Dezembro de 2005 a Maio de 2007 (JO C 123 de 20.5.2008, p. 1).

(2) Ver anexo 1.

(3) Artigo 8.o do Regulamento Interno do Comité de Fiscalização do OLAF (JO L 33 de 7.2.2007, p. 7).

(4) O Regulamento Interno foi adoptado pelo Comité de Fiscalização em Agosto de 2006 e publicado em Fevereiro de 2007 [Regulamento Interno do Comité de Fiscalização do OLAF.

(5) O OLAF publicou internamente dois postos para o Secretariado em Junho de 2006. Um membro do Secretariado foi nomeado em Janeiro e outro em Julho de 2007.

(6) Ver anexo 5.

(7) Sétimo relatório de actividades do OLAF de 2006.

(8) Recomendação III do Relatório Anual de Actividades do Comité de Fiscalização de Dezembro de 2005-Maio de 2007 e Parecer n.o 1/2007 do Comité de Fiscalização (anexo 4).

(9) Direcção B (4 Unidades): Agricultura; Alfândegas I; Alfândegas II; Acções Estruturais. Direcção A (4 Unidades): Inquéritos internos às Instituições Europeias; Inquéritos internos/externos: Organismos e Agências da União Europeia; Despesas directas e ajuda externa; Ajuda externa.

(10) N.o 7 do artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999.

(11) Considerando n.o 10 e n.o 2 do artigo 9.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999.

(12) Ver igualmente o acórdão de 4/10/2006, processo T-193/04, HMT/Comissão (ponto 69).

(13) Parte 3.3.3.1, p. 76, do Manual do OLAF de 25 de Fevereiro de 2005.

(14) N.o 2 do artigo 1.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999.

(15) Ver as conclusões do Primeiro Relatório de Actividades de 17 de Outubro de 2007 (JO C 123 de 20.5.2008, p. 1) e o Parecer n.o 1/2007 do Comité de Fiscalização intitulado «Relatórios do OLAF relativos aos inquéritos em curso há mais de nove meses», incluído no Relatório.

(16) Artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999 e artigo 5.o da Decisão n.o 352/1999 da Comissão.

(17) Direcção A (4 Unidades): Inquéritos internos às Instituições Europeias; Inquéritos internos/externos: Organismos e Agências da União Europeia; Despesas directas e ajuda externa; Ajuda externa. Direcção B (4 Unidades): Agricultura; Alfândegas I; Alfândegas II; Acções Estruturais.

(18) Parecer n.o 1/2007 do Comité de Fiscalização, «Relatórios do OLAF relativos aos inquéritos em curso há mais de nove meses».

(19) Ver anexo 4.

(20) Ver anexo 4.

(21) Artigo 6.o da Decisão da Comissão de 28 de Abril de 1999 (JO L 136 de 31.5.1999, p. 20).

(22) Ver anexo 5.

(23) O artigo 1.o da Decisão do Director-Geral do OLAF relativa a uma nova política de contratação e o recurso a agentes temporários do OLAF indica que o pessoal temporário poderá ser reclassificado uma vez no grau superior da sua categoria ou grupo de funções por decisão do director-geral após consulta de um comité misto.

(24) Ver o anexo 2, que inclui uma lista dos pareceres adoptados pelo Comité de Fiscalização entre 1 de Dezembro de 2006 e 31 de Maio de 2008.

(25) Instituto Superior de Ciências do Trabalho e da Empresa/Australian National University/OLAF.

(26) Artigo 7.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999.

(27) Parecer da Autoridade Europeia para a protecção de dados, na sequência do controlo prévio do responsável pela protecção de dados do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) sobre o controlo regular da execução da função de inquérito. Processo 2007-0073 de 19 de Julho de 2007.

(28) JO L 8 de 12.1.2001, p. 1.

ANEXO 1 CALENDÁRIO DAS REUNIÕES DO COMITÉ DE FISCALIZAÇÃO 2007 Mês Data da reunião JUNHO terça-feira, 19-quarta-feira, 20 JULHO segunda-feira, 9-terça-feira, 10 SETEMBRO terça-feira, 18-quarta-feira, 19 OUTUBRO terça-feira, 16-quarta-feira, 17 NOVEMBRO segunda-feira, 26-terça-feira, 27 DEZEMBRO terça-feira, 11-quarta-feira, 12 2008 Mês Data da reunião JANEIRO quarta-feira, 23 FEVEREIRO terça-feira, 26-quarta-feira, 27 ABRIL terça-feira, 1-quarta-feira, 2 segunda-feira, 28-terça-feira, 29 MAIO terça-feira, 27-quarta-feira, 28

Anexo 2 Lista dos pareceres adoptados pelo Comité de Fiscalização entre 1 de Dezembro de 2006 e 31 de Maio de 2008 2006 Parecer n.o 1/2006 relativo ao anteprojecto de orçamento do OLAF para 2007 Parecer n.o 2/2006 referente à reformulação do Regulamento (CE) n.o 1073/1999 relativo aos inquéritos efectuados pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) Parecer complementar referente à reformulação do Regulamento (CE) n.o 1073/1999 relativo aos inquéritos efectuados pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) Parecer n.o 3/2006 relativo aos indicadores de desempenho do OLAF 2007 Parecer n.o 1/2007 relativo aos relatórios do OLAF sobre os inquéritos iniciados há mais de nove meses Parecer n.o 2/2006 relativo ao anteprojecto de orçamento do OLAF para 2008 2008 Parecer n.o 1/2008 relativo aos «Processos liminarmente improcedentes» Parecer n.o 2/2008 relativo ao plano de gestão anual do OLAF para 2008 Parecer n.o 3/2008 relativo ao anteprojecto de orçamento do OLAF para 2009

ANEXO 3 Bruxelas, 28 de Março de 2008 1. Na sua reunião de 18-19 de Setembro de 2007, o Comité de Fiscalização do OLAF decidiu analisar a forma como o OLAF trata os processos manifestamente improcedentes («prima facie non-cases»). 2. Para se poder ocupar melhor dos processos mais importantes, o OLAF introduziu em 2004 um procedimento simplificado para os processos considerados manifestamente improcedentes. Este procedimento diz respeito a todos os processos que não sejam indubitavelmente da competência do OLAF (1), como sucede nos casos de denúncia apresentada por um cidadão de um país terceiro contra as autoridades financeiras locais por tributação indevida. Este procedimento evita que o OLAF dê início formal a um processo, efectue uma avaliação e encerre o processo pouco depois. 3. Entre 2003 e 2007, o OLAF tratou 894 processos que foram arquivados por serem manifestamente improcedentes. O Comité de Fiscalização do OLAF seleccionou uma amostra aleatória, embora representativa, de 212 processos deste tipo, tendo tido o cuidado de incluir na amostra processos que envolvessem todas as direcções operacionais e os serviços de inquérito do OLAF. Neste contexto, importa sublinhar que um número muito reduzido de processos arquivados por serem manifestamente improcedentes diziam respeito a questões aduaneiras, à importação de cigarros e ao IVA. Após ter esclarecido toda uma série de questões relativas à protecção dos dados pessoais, o OLAF facultou ao Comité de Fiscalização acesso ilimitado a todas as amostras. 4. Os resultados da análise podem ser resumidos do modo que se segue. 4.1. Em termos globais, o OLAF aplica correctamente as regras de arquivamento de processos por serem manifestamente improcedentes. É o que sucede, nomeadamente, nos seguintes casos com que o OLAF é frequentemente confrontado: — Denúncias anónimas; — Denúncias provenientes de elementos perturbadores; — Denúncias relativas a litígios entre particulares; — Denúncias relativas a programas nacionais sem qualquer relação com as finanças da União Europeia; — Denúncias relativas à aplicação de uma política ou de um programa comunitário; estes casos estão frequentemente ligados à política agrícola comum e às políticas estruturais. Nos casos supracitados, o OLAF deve identificar o projecto em causa e inquirir com a ajuda das autoridades nacionais competentes, da DG AGRI ou da DG REGIO. Se as suspeitas se revelarem não fundamentadas, conclui-se o procedimento de arquivamento por ser manifestamente improcedente. O OLAF poderia também arquivar estes processos após uma avaliação prévia (e considerá-los depois improcedentes). O procedimento de arquivamento por improcedência manifesta tem, no entanto, a vantagem de não requerer qualquer avaliação ou consulta da Direcção do OLAF, o que facilita o tratamento do processo e conduz ao mesmo resultado, ou seja, o seu arquivamento; — Quando o OLAF é informado pela autoridade disciplinar da Comissão (IDOC) de uma suspeita de infracção disciplinar e declina instruir o processo, este é objecto de arquivamento por improcedência manifesta. O procedimento de arquivamento por improcedência manifesta permite assim ao OLAF encerrar rapidamente e sem despesas administrativas excessivas os processos que não são da sua competência legal. 4.2. O procedimento de arquivamento por improcedência manifesta é por vezes aplicado em situações não abrangidas pela definição constante do Manual do OLAF, como é ilustrado nos dois exemplos que se seguem: — Um anónimo informa o OLAF através da linha telefónica gratuita de possíveis irregularidades em relação à utilização dos fundos europeus e deixa um número de telefone. O OLAF tenta várias vezes obter mais informações junto deste interlocutor, o que se revela impossível: o número não existe ou a pessoa que telefonou não está disponível. Nestes casos não é possível demonstrar as «suspeitas suficientemente graves» exigidas pela jurisprudência do Tribunal de Justiça Europeu para a abertura de um inquérito. O OLAF arquiva então o processo; — Em determinados casos, o OLAF efectua primeiro uma análise e procede em seguida ao arquivamento por improcedência manifesta com base nos resultados obtidos. É salutar que o OLAF não decida apressadamente o arquivamento por improcedência manifesta e procure antes obter uma certeza sobre os factos, procedendo à sua análise; — Em nenhum dos casos controlados o OLAF recorreu ao procedimento de arquivamento por improcedência manifesta para «enterrar» processos que deviam ter sido objecto de um inquérito completo. Conclusão A amostra aleatória e representativa comprovou que o procedimento de arquivamento por improcedência manifesta permite ao OLAF encerrar rapidamente e sem despesas administrativas excessivas os processos que não são da sua competência legal. O OLAF demonstrou a diligência necessária na aplicação deste procedimento. O Comité de Fiscalização não identificou na sua amostra nenhum caso em que um outro procedimento, nomeadamente um inquérito completo, tivesse sido apropriado. (1) Manual Operacional do OLAF, p. 76 («Processos manifestamente improcedentes»): «Quando as informações recebidas não são manifesta e indubitavelmente da competência do OLAF, o conselheiro responsável pode propor que não sejam sujeitas a avaliação. Nesse caso, o chefe de unidade deve completar o formulário relativo aos “processos manifestamente improcedentes” (anexo 2, formulário 19), que deve ser rubricado pelo director B e enviado aos arquivos para registo, com as primeiras informações. Será elaborada uma ficha CMS, mas o processo aparecerá nessa ficha como arquivado.».

ANEXO 4 Bruxelas, 26 de Fevereiro de 2008 O plano anual de gestão do OLAF (PAG) para 2008 foi enviado ao Secretariado do Comité de Fiscalização (CF) em Janeiro e analisado por este Comité nas suas reuniões de Janeiro e Fevereiro de 2008, em especialmente as partes referentes à função de inquérito do Organismo. O CF congratula-se com a adopção de objectivos claros e indicadores de desempenho mensuráveis (indicadores de resultados e metas), que espera que contribuam para melhorar a eficiência, transparência e responsabilidade em todas as actividades do OLAF. O CF observa que, em comparação com 2007, o objectivo estratégico e operacional global do OLAF mudou da «tolerância zero» para «minimização da fraude». Uma vez que se trata de uma mudança estratégica considerável, a «taxa mínima de fraude» devia ser melhor clarificada a fim de estabelecer marcos e determinar se as actividades empreendidas contribuem para alcançar o objectivo geral. Por outro lado, dado o facto de os recursos do OLAF serem muito limitados, o CF considera que o objectivo geral de gestão deve centrar-se nos casos de fraude mais graves (isto é, com impacto financeiro mais elevado), o que melhoraria a reputação do Organismo e asseguraria simultaneamente a utilização mais eficaz dos fundos comunitários. O PGA não inclui qualquer referência específica a este aspecto. Tendo em conta os indicadores de resultados e as metas em relação aos quatro objectivos específicos, o CF duvida que o número de processos encerrados com recomendações conducentes a processos disciplinares constitua um objectivo realista, dado ser difícil prever o resultado dos inquéritos numa fase precoce. Além disso, é difícil explicar como é que esta meta se poderia aplicar ao número crescente de casos de assistência, controlo e coordenação, em que o OLAF não desempenha um papel de liderança. O CF questiona o valor do indicador «aumentar o número de processos judiciais e disciplinares baseados nas recomendações do OLAF», dado que a realização desta meta ultrapassa os poderes deste organismo. Além disso, a avaliação intercalar do PGA de 2006 revela que o OLAF não recebe actualmente informações coerentes e fiáveis das autoridades judiciais nacionais dos Estados-Membros em relação ao seguimento judicial das suas recomendações. O CF sugere que uma meta mais útil poderá ser aumentar o fluxo de informações entre o OLAF e as autoridades competentes dos Estados-Membros. Além disso, neste âmbito, o CF gostaria que fossem urgentemente clarificadas a base jurídica, assim como as tarefas e as responsabilidades, dos vários domínios de acompanhamento, o que se deve reflectir no PGA. Na reunião com os representantes do OLAF de Junho de 2007, o CF declarou, nomeadamente, que o OLAF não dispõe de uma base jurídica que lhe permita efectuar actividades financeiras de acompanhamento em nome da Comissão. No que respeita ao impacto financeiro, devia ser estabelecida uma estratégia ou directrizes coerentes sobre a forma de avaliação do impacto financeiro dos vários tipos de processos antes de ele ser seleccionado como meta no âmbito do PAG. O CF considera que as duas direcções de inquérito e as várias unidades estão actualmente a utilizar diversos métodos de cálculo para avaliar o impacto financeiro. Quando tais orientações tiverem sido estabelecidas, devem ser articuladas com a estratégia de aplicação da política «de minimis» e abordar a questão da relação custo/eficácia no quadro dos recursos disponíveis. O PGA indica que os inquéritos do OLAF devem ser efectuados num prazo de tempo razoável, que é, em média, de 24 meses (indicador de resultados 2.1). O CF observa que esta meta, de acordo com os anteriores relatórios de actividade anuais do OLAF, não foi alcançada nos três últimos anos. Entre 2005 e 2007, a duração média dos inquéritos foi entre 24 e 28 meses. No entanto, esta meta permanece inalterada no PAG actual. O CF duvida que ela seja de facto exequível e realista e pergunta-se se não deviam ser adoptadas medidas mais eficazes de gestão para que possa ser alcançada. Em segundo lugar, a taxa de resolução de processos (indicador de resultados 2.2) devia ser próxima de 1, um valor que foi alcançado no passado caso seja calculado com base nos novos processos abertos ao longo de um ano civil. Contudo, o CF gostaria de saber que medidas tenciona adoptar a gestão do OLAF para tratar o número de processos existentes (cerca de 400 processos em Dezembro de 2007), uma vez que a consecução desta meta não contribuirá para a redução do número de processos. No que respeita às outras actividades de apoio (objectivos 3 e 4), o CF considera que alguns objectivos e metas são expressos em termos demasiado genéricos, sendo portanto dificilmente mensuráveis. Seria por exemplo o caso do «Reforço das relações e da cooperação com a Europol e a Eurojust», do «estabelecimento da rede de contactos com todos os parceiros relevantes», da «consideração do OLAF como um parceiro valioso cujo auxílio e apoio é solicitado» e da «utilização eficaz da experiência operacional do OLAF e utilização eficiente dos resultados dos inquéritos do OLAF na dissuasão da fraude e de irregularidades». Por último, o CF gostaria que fosse feita referência no PGA à aplicação das suas recomendações.