[pic] | COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS |

Bruxelas, 1.8.2008

COM(2008) 500 final

COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO

Resumo do Relatório intercalar ao Conselho sobre a aplicação da Recomendação 2005/835/CE do Conselho de 14 de Novembro de 2005 relativa a acções prioritárias tendo em vista uma cooperação reforçada no domínio dos arquivos na Europa apresentado pelo grupo dos arquivos europeus {SEC(2008) 2364}

1. ANTECEDENTES

Na Resolução de 6 de Maio de 2003 sobre os arquivos nos Estados-Membros[1], o Conselho reconhecia os desafios que os arquivos tinham pela frente em vésperas do alargamento da União a dez novos Estados-Membros. O Conselho apelava à avaliação da situação dos arquivos públicos na UE, tendo especificamente em conta o alargamento, e pediu à Comissão que apresentasse um relatório que abordasse as possibilidades de reforço da coordenação e cooperação.

Em resposta a esta resolução do Conselho, a Comissão apresentou ao Conselho, em Fevereiro de 2005, o Relatório sobre os arquivos na União Europeia alargada , redigido por um grupo de peritos dos Estados-Membros[2]. Este relatório incluía uma análise da situação dos arquivos na União Europeia e propunha algumas acções e orientações para o futuro, tendo em vista o reforço da cooperação entre os arquivos a nível europeu.

O relatório sobre os arquivos levou à adopção da Recomendação 2005/835/CE do Conselho, de 14 de Novembro de 2005, relativa a acções prioritárias tendo em vista uma cooperação reforçada no domínio dos arquivos na Europa[3]. O ponto A desta recomendação do Conselho apela à criação de um grupo dos arquivos europeus (GAE), composto por peritos designados pelos Estados-Membros e pelas instituições da União, para assegurar a cooperação e a coordenação sobre questões de ordem geral relacionadas com os arquivos e, em especial, para aplicar as cinco medidas prioritárias referidas no ponto B da mesma recomendação. No ponto C, apela-se aos Estados-Membros e às instituições da União que promovam a aplicação destas medidas prioritárias. Refere-se ainda que a União Europeia envidará esforços para apoiar projectos que visem a aplicação das medidas, no âmbito dos programas em vigor. No ponto D da recomendação, o Conselho solicita que, o mais tardar três anos após a data de publicação da recomendação, o grupo dos arquivos europeus apresente um relatório sobre a aplicação das acções prioritárias.

O relatório intercalar solicitado pelo Conselho foi adoptado pelo grupo dos arquivos europeus na reunião de 6 de Junho de 2008. O relatório intercalar do GAE é apresentado ao Conselho em anexo à presente comunicação.

O GAE considerou que o relatório devia incluir não só os resultados obtidos no domínio da aplicação da recomendação do Conselho, mas também alguns dos novos desafios que os arquivos têm pela frente. O relatório foi estruturado em conformidade com esta opção.

2. RESULTADOS

2.1. Maior cooperação no domínio dos arquivos na Europa

O GAE foi instituído no início de 2006 e é composto por peritos dos 27 Estados-Membros da União Europeia[4], bem como das cinco instituições europeias referidas no n.º 1 do artigo 7.º do Tratado CE. Desde a reunião inaugural de Abril de 2006, o GAE tem-se reunido uma vez por semestre para analisar os resultados alcançados no domínio da aplicação da recomendação do Conselho e prestar assistência e dar orientações gerais para os trabalhos realizados no âmbito das cinco acções prioritárias.

O GAE procurou cooperar com outros sectores e redes relevantes. Para efeitos da aplicação de uma série de medidas prioritárias, o GAE procurou cooperar com organismos existentes, como o Fórum DLM[5] e a secção europeia do Conselho Internacional dos Arquivos (EURBICA). O sector dos arquivos participa também activamente na Fundação da Biblioteca Digital Europeia (BDE) e está representado no grupo de peritos de alto nível sobre bibliotecas digitais e no grupo de trabalho sobre a interoperabilidade da BDE.

No que se refere à medida prioritária “adopção de medidas de prevenção contra o roubo de documentos de arquivos”, o GAE procura trabalhar juntamente com museus e bibliotecas para resolver um problema que é comum a estes três sectores. A cooperação intersectorial é considerada fundamental para conseguir recuperar bens roubados. Com este intuito, a Presidência francesa da UE organizará uma conferência conjunta para debater o problema, em Roubaix no mês de Outubro de 2008.

Em conformidade com o ponto C da recomendação do Conselho, a Comissão procurou, na medida do possível, apoiar projectos destinados à aplicação da recomendação. Foi pedido o financiamento para a actualização e a extensão das exigências do modelo de gestão de registos electrónicos (MoReq2)[6] e para a base jurídica dos arquivos da Europa[7], tendo sido obtido no âmbito do programa IDABC[8]. Espera-se que uma proposta do grupo de trabalho do GAE de criação de um portal dos arquivos na Internet[9] seja financiado pelo programa eContent plus [10].

2.2. As cinco medidas prioritárias da recomendação do Conselho

Registaram-se progressos no âmbito de todas as medidas prioritárias referidas no ponto B da recomendação do Conselho de Novembro de 2005.

2.2.1. Conservação e prevenção dos danos

A recomendação do Conselho apela à elaboração de um plano de acção destinado a prevenir e reparar os danos causados pelas catástrofes naturais e outros incidentes prejudiciais aos documentos e aos arquivos, a promover a nível comunitário acções de conservação e de restauro dos documentos e arquivos danificados e a elaborar e promover normas e especificações aplicáveis à construção de novos edifícios para arquivos.

Após a publicação da recomendação, foi instituído um grupo de trabalho trinacional sobre a conservação e a prevenção dos danos em arquivos, presidido pelo Bundesarchiv alemão. Este grupo de trabalho centrou-se no mais urgente dos problemas mencionados na recomendação do Conselho, a saber, a prevenção dos danos. Foram alcançados progressos no domínio da cooperação regional entre a República Checa, Polónia e Alemanha e também relativamente à intenção do grupo de criar, em 2008, um serviço de informações com base na Internet a utilizar em caso de ocorrência de danos. Este serviço deve incluir informações pormenorizadas sobre prevenção e gestão de danos, mas igualmente informações sobre os locais em que se encontram os recursos e capacidades adequados.

O objectivo consiste em conferir uma dimensão europeia à base de dados da Internet, para que esta se torna uma ferramenta que estruture e permita a comunicação entre os arquivos europeus. Com esta base, os arquivos da UE poderão preparar-se devidamente para todos os possíveis casos de danos.

2.2.2. Cooperação interdisciplinar a nível europeu em matéria de documentos e arquivos electrónicos

A recomendação do Conselho de 14 de Novembro de 2005 indica que deve continuar a ser desenvolvida a cooperação interdisciplinar a nível europeu em matéria de documentos e arquivos electrónicos. Em especial, a recomendação apela à actualização e extensão das actuais exigências para a criação de sistemas de gestão de documentos e arquivos electrónicos, tais como o MoReq. A recomendação do Conselho apela também à organização de novos fóruns DLM consagrados aos documentos e arquivos electrónicos.

Em cooperação com a Comissão, o Fórum DLM desenvolveu a versão actualizada e ampliada das exigências do modelo de gestão de registos electrónicos (MoReq2). O Fórum DLM assegurará a gestão do MoReq2 e incentivará os testes de verificação da conformidade de software compatível com o MoReq2.

De acordo com a recomendação do Conselho, o Fórum DLM continuará a organizar grandes conferências consagradas aos documentos e arquivos electrónicos. A 5.ª Conferência do Fórum DLM terá lugar em Toulouse (França), de 10 a 12 de Dezembro de 2008, e debruçar-se-á sobre os resultados obtidos e os rumos a seguir no domínio da gestão da informação e dos registos na Europa.

2.2.3. Criação e manutenção de um portal na Internet de acesso a documentos e arquivos na Europa

A proposta de criação de um portal na Internet dedicado aos arquivos na Europa tem como objectivo facilitar o acesso em linha ao variado material de arquivo europeu, conservado por instituições públicas ou privadas de preservação da herança cultural, para utilização profissional, académica e/ou de lazer. Pela primeira vez será possível obter informação dos arquivos existentes na Europa, independentemente da sua natureza nacional, institucional ou sectorial. Esta abertura contribuirá de forma decisiva para a concretização de um ponto de acesso comum multilingue à herança cultural e científica europeia em formato digital.

O projecto não formulará nem identificará novas normas, mas aplicará um quadro normativo comum em toda a Europa, que inclui as normas gerais vigentes em matéria de arquivos. O projecto apoiará e incentivará também a aceitação de normas transnacionais, a fim de garantir a interoperabilidade com diversos portais arquivísticos criados a nível nacional e institucional.

O grupo do projecto, liderado pelo sub-director-geral dos arquivos estatais de Espanha, constituiu uma rede sólida de instituições arquivísticas e tem contactos muito próximos com outras instituições de preservação da cultura (bibliotecas e museus). O portal dos arquivos será ligado à EUROPEANA e espera-se que seja assinado um contrato com a Comissão para financiar o projecto através do programa eContent plus .

2.2.4. Promoção das melhores práticas no que diz respeito à legislação nacional e comunitária relativa à gestão dos documentos e dos arquivos

A recomendação do Conselho de 14 de Novembro de 2005 apela à promoção das melhores práticas no que diz respeito à legislação nacional e comunitária relativa à gestão de documentos e arquivos e ao respectivo acesso. Para o efeito, propõe a criação de uma base que ligará dados sobre legislação arquivística e outra legislação conexa a nível nacional e comunitário, facilitando a respectiva consulta. A base de dados permitirá obter uma visão geral da legislação vigente e permitirá identificar e divulgar as melhores práticas.

Um grupo de trabalho responsável pelo desenvolvimento de uma base de dados para os arquivos é liderado pela Direction des Archives de France em cooperação com a secção europeia do Conselho Internacional dos Arquivos (EURBICA). A base de dados contém legislação arquivística e conexa, bem como informações interpretativas e contextuais da UE e dos respectivos Estados-Membros. O desenvolvimento desta base de dados jurídica é apoiado pela Comissão Europeia e financiado pelo programa IDABC da União Europeia.

A base de dados jurídica foi apresentada à Comissão em Junho. O conteúdo será fornecido pelos Estados-Membros e pelas instituições europeias durante o segundo semestre de 2008. A base de dados será gerida pelos Estados-Membros e acolhida pelo Conselho Internacional dos Arquivos ( International Council on Archives – ICA).

2.2.5. Medidas de prevenção contra o roubo de documentos de arquivos

Um grupo de trabalho para propor medidas de prevenção contra roubos em arquivos, conduzido pelo Riksarkivet da Suécia, centrou-se nas duas questões que considerou mais importantes. Em primeiro lugar, que medidas poderiam ser tomadas contra roubos em arquivos e o consequente comércio de bens culturais e, em segundo, a necessidade de elaborar um estudo que evidenciará a extensão dos problemas de roubo nas instituições arquivísticas dos Estados-Membros.

Este grupo de trabalho cumpriu a sua missão. Em Junho de 2007, apresentou um relatório ao GAE sobre o roubo em arquivos, baseado no estudo de cerca de 200 arquivos em toda a Europa. O estudo dá informações acerca da natureza e extensão do roubo em arquivos. Com base neste relatório, o grupo de trabalho procurou dar alguns conselhos e recomendações, tendo elaborado alguns “princípios e orientações práticas” para a prevenção contra o roubo em arquivos, que servirá de ferramenta comum para as instituições arquivísticas. Os “princípios e orientações práticas” foram apresentados ao grupo dos arquivos europeus em Junho de 2008.

Além disso, o grupo de trabalho redigiu um projecto de declaração sobre a prevenção do roubo em arquivos e a luta contra o seu comércio ilegal, a adoptar pelos directores dos arquivos nacionais dos 27 Estados-Membros. Esta declaração vai ser apresentada num seminário dedicado ao roubo em arquivos, a realizar em Roubaix no mês de Novembro de 2008, durante a Presidência francesa da UE.

3. DESAFIOS FUTUROS

O grupo dos arquivos europeus propõe que os serviços de arquivo reflictam acerca do respectivo papel num meio em rápida evolução e analisem os modos de melhor servir a sociedade em geral e as administrações públicas em particular. O grupo identifica cinco desafios para os arquivos no futuro.

3.1.1. Directiva comunitária sobre a reutilização de informações do sector público

O GAE propõe que se estudem mais aprofundadamente as formas de explorar melhor os conteúdos dos arquivos e de os divulgar mais amplamente. Refere, em especial, que a Directiva 2003/98/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 17 de Novembro de 2003, relativa à reutilização de informações do sector público[11], já prevê possibilidades de reutilização do rico conteúdo dos arquivos europeus. Recomenda que os serviços de arquivo dos Estados-Membros ponderem as vantagens e desvantagens da extensão do disposto nessa directiva aos arquivos e avaliem os diferentes modelos de exploração do conteúdo dos arquivos, tornando–os mais amplamente acessíveis aos cidadãos da Europa e do mundo.

3.1.2. Relação entre acesso no local e acesso em linha aos arquivos

O GAE considera que o equilíbrio entre o acesso no local e o acesso em linha aos arquivos está em evolução. O relatório intercalar indica que neste contexto seria útil estudar de forma mais vasta as práticas e experiências dos países da UE e que, além da troca de informações, seria útil elaborar orientações com base nas melhores práticas. Por conseguinte, o relatório recomenda que o GAE continue a estudar esta questão e, em especial, avalie as implicações da alteração do equilíbrio entre o acesso no local e em linha aos arquivos para os serviços nacionais de arquivos. Propõe que se troquem informações sobre as actuais abordagens no domínio da digitalização do material dos arquivos e sugere que o GAE incentive os arquivos da UE a desenvolver estratégias adequadas para o futuro.

3.1.3. Conservação de registos digitais: consequências para a administração e a sociedade e evolução do papel dos arquivos

O crescente aumento do recurso às novas tecnologias afectou de forma crucial a administração pública e a forma como esta trata a informação, bem como a forma como os documentos são criados, armazenados e disponibilizados. Além disso, nas últimas décadas, a instalação de TIC nas administrações foi acompanhada de perto pelo desenvolvimento e a aplicação de princípios de eficácia e qualidade do serviço e por uma atenção crescente à transparência e responsabilização dos governos. A boa governação e o governo electrónico são conceitos essenciais da administração pública do século XXI. É inegável que o governo electrónico e a conservação digital de registos alterará profundamente muitos dos princípios tradicionais e práticas dos serviços de arquivo.

A digitalização da sociedade afectará não só as práticas e os conceitos arquivísticos tradicionais, mas alterará também as relações entre os serviços de arquivo e os criadores de registos e, em última análise, o papel dos serviços arquivísticos e dos arquivistas na administração pública e na sociedade. Uma análise dos desenvolvimentos registados nos Estados-Membros da UE, no contexto de legislações e tradições administrativas diferentes, podia trazer nova luz à apreciação das diversas normas e práticas.

O GAE conclui que uma troca de informações sobre a situação actual nos Estados-Membros da UE melhoraria a forma como estas questões são tratadas em vários países. Os arquivos nacionais procuram activamente um papel no governo electrónico actual e futuro. O GAE propõe-se estimular e promover o debate desta questão, com vista à plena exploração do valor potencial dos arquivos para a sociedade em geral e as administrações públicas em especial, e elaborará um relatório mais completo sobre esta matéria em 2010.

3.1.4. Criação de uma rede de peritos europeus

O relatório intercalar considera que a cooperação entre os arquivistas nos Estados-Membros da UE deve ser considerada uma das ferramentas principais para promover a cooperação entre os próprios arquivos. Sugere a criação de uma rede de peritos europeus para prestar às instituições arquivísticas e aos profissionais da Europa:

- em primeiro lugar, apoio na execução – aos respectivos níveis – de diversos projectos desenvolvidos no âmbito das prioridades actuais ou futuras;

- em segundo, apoio e informação relativamente às outras matérias especializadas mencionadas no relatório.

Para atingir estes objectivos, o GAE propõe-se cooperar não só com os serviços de arquivo dos Estados-Membros que participam em diferentes projectos, mas também com associações profissionais de arquivistas. Na falta de uma associação europeia de arquivistas, estes profissionais poderiam ser representados pela secção europeia do Conselho Internacional dos Arquivos (EURBICA), da qual muitas destas associações são membros.

3.1.5. Plano para um centro de excelência dos arquivistas europeus

Nos últimos anos, uma série de mudanças sociais e profissionais vieram sublinhar a necessidade de desenvolver uma categoria de gestores profissionais de alto nível na área da gestão de documentos e arquivos, que pudesse aspirar a uma carreira de sucesso e ocupar lugares estratégicos. O objectivo seria criar, na União Europeia, uma nova geração de gestores de arquivos que, além de possuírem conhecimentos aprofundados sobre os assuntos e desafios principais da profissão, sejam igualmente capazes de definir estratégias de gestão e possam comunicar ao mais alto nível. Esta proposta poderia revestir a forma de um centro europeu de excelência que reunisse os arquivistas do futuro, desenvolvendo assim ainda mais os conhecimentos europeus nesta área.

O “centro de excelência” europeu possibilitaria a formação de um corpo de profissionais capazes de se desenvolver em contextos nacionais ou internacionais. Formaria ainda uma rede específica para intercâmbios e debates com base numa abordagem que abarcasse não só as características e os conhecimentos nacionais, mas também o contexto puramente europeu, reforçando desta forma a cooperação europeia nesta área.

O “centro de excelência” seria organizado de forma descentralizada, disporia de uma estrutura simples e não seria ligado com carácter permanente a qualquer organização ou instituição específica. Todos os Estados-Membros da UE deveriam participar.

4. CONCLUSÃO

A cooperação entre os arquivos dos Estados-Membros evoluiu desde a adopção da recomendação do Conselho no final de 2005. Como no passado, este é um processo evolutivo, baseado em interesses e ambições partilhados e no reconhecimento de que a cooperação, visto que tem condições para isso, deveria representar benefícios mútuos. Nesta base, a cooperação entre os arquivos da Europa tem tido um êxito surpreendente nas últimas duas décadas. A fim de dar continuação a esta cooperação bem-sucedida, o GAE formula uma série de recomendações para continuar o trabalho em conjunto durante os próximos anos:

- o GAE continuará a acompanhar e a prestar assistência na aplicação das acções prioritárias fixadas na recomendação do Conselho de 14 de Novembro de 2005, bem como as novas medidas que resultarem destas acções e que possam resultar do presente relatório intercalar; o GAE trabalhará em coordenação estreita com o Conselho Europeu dos Arquivistas Nacionais;

- o GAE trabalhará cada vez mais com outros sectores e redes relevantes, a fim de alcançar o maior número possível de benefícios e economias de escala comuns em matéria de gestão, armazenamento, conservação e recuperação eficazes de informações do sector público, bem como o acesso mais eficiente e fácil do cidadão europeu ao conteúdo dos arquivos e respectivos serviços;

- a Comissão Europeia continuará a apoiar o trabalho do grupo dos arquivos europeus.

[1] JO C 113 de 13.5.2003, p. 2.

[2] COM(2005) 52 final.

[3] JO L 312 de 29.11.2005, p. 55.

[4] A Bulgária e a Roménia participaram como observadores em 2006 e são membros efectivos do GAE desde a sua adesão à UE no início de 2007.

[5] DLM = document lifecycle management (gestão do ciclo de vida dos documentos). Este fórum é uma organização que reúne muitos dos arquivos nacionais dos UE27 e outros organismos públicos e privados envolvidos no registo electrónico e na gestão de arquivos.

[6] Ver ponto 2.2.2.

[7] Ver ponto 2.2.4.

[8] Decisão 2004/387/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 21 de Abril de 2004, sobre a prestação interoperável de serviços pan-europeus de administração em linha ( eGovernment ) a administrações públicas, empresas e cidadãos (IDABC); ver JO L 181 de 18.5.2004, p. 25.

[9] Ver ponto 2.2.3.

[10] Decisão n.º 456/2005/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 9 de Março de 2005, que estabelece um programa comunitário plurianual destinado a tornar os conteúdos digitais na Europa mais acessíveis, utilizáveis e exploráveis, JO L 79 de 24.3.2005, p. 1.

[11] JO L 345 de 31.12.2003, p. 90–96.