PT Jornal Oficial da União Europeia C 338/137

RELATÓRIO

sobre as contas anuais da Academia Europeia de Polícia relativas ao exercício de 2009, acompanhado das respostas da Academia

2010/C 338/24

ÍNDICE

Pontos Página INTRODUÇÃO … 1-2 138 DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE … 3-13 138 OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL E FINANCEIRA … 14-15 139 OUTRAS QUESTÕES … 16-19 139 Quadro … 141 Respostas da Academia… 143

INTRODUÇÃO

1. A Academia Europeia de Polícia (a seguir designada por «Academia»), sedeada em Bramshill, foi criada pela Decisão do Conselho 2000/820/JAI, revogada em 2005 e substituída pela Decisão do Conselho 2005/681/JAI (1). É seu objectivo funcionar como uma rede, agrupando os institutos nacionais de formação policial nos Estados-Membros para realizar sessões de formação, com base em normas comuns, para altos funcionários dos serviços de polícia (2).

2. Em 2009, o orçamento da Academia elevou-se a 8,8 milhões de euros, comparativamente a 8,7 milhões de euros no ano anterior. O número de efectivos da Academia no final do exercício ascendia a 28, em comparação com 27 no ano anterior.

13. Na opinião do Tribunal, com excepção das questões apresentadas nos pontos 11 e 12, as operações subjacentes às contas anuais da Academia relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2009 são, em todos os aspectos materialmente relevantes, legais e regulares.

OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL E FINANCEIRA

14. Mais de 3,8 milhões de euros das dotações de pagamento relativas a 2009 (C1), equivalentes a 43 % do orçamento total, foram transitados para 2010. Além disso, 46 % das dotações transitadas de 2008 (C8) tiveram de ser anuladas. Tal como no exercício de 2008 (18), esta situação revela insuficiências graves e repetidas na programação e no controlo da execução do orçamento e não respeita o princípio da anualidade.

15. Foram observados atrasos significativos e erros na preparação das contas provisórias de 2009. Houve um atraso de facturas não processadas, totalizando 900 000 euros no final de 2009. Esta situação deveu-se a uma distribuição insatisfatória das responsabilidades financeiras, fracos procedimentos de controlo interno e dificuldades em recrutar e reter pessoal qualificado e experiente em assuntos financeiros e contabilísticos.

OUTRAS QUESTÕES

16. No final do exercício, a Academia ainda não tinha instituído um procedimento para registo das excepções em todos os domínios da actividade, tal como solicitado em diversas ocasiões pelo Serviço de Auditoria Interna da Comissão Europeia (19).

17. No que se refere aos procedimentos de selecção do pessoal, não foram previamente definidos os requisitos mínimos que os candidatos deviam preencher para serem convocados para uma entrevista ou colocados na lista de reserva. Estes requisitos foram estabelecidos pelos comités de selecção após a avaliação e classificação dos candidatos. A documentação dos procedimentos era inadequada e as questões colocadas nas entrevistas foram muitas vezes preparadas após o exame das candidaturas. Estas práticas põem em risco a transparência dos procedimentos de recrutamento.

18. Em dois casos (20), é impossível determinar se os candidatos aprovados cumpriam os requisitos no que respeita à duração da experiência profissional exigida. Num destes casos (21), o comité de selecção tomou as suas decisões unicamente com base no Curriculum Vitae. No outro caso (22), o candidato aprovado não cumpria os requisitos mínimos em termos de experiência profissional. Num outro caso (23), um funcionário com responsabilidades de gestão foi autorizado a residir fora do Reino Unido, trabalhando nas instalações da Academia em Bramshill um certo número de dias por ano. A Academia reembolsou as despesas de viagem. Além disso, o funcionário em questão não foi submetido a qualquer período de estágio. Estas práticas não são permitidas pelo Estatuto dos Funcionários e são ilegais.

19. Nos seus relatórios relativos aos exercícios de 2007 e 2008 (24), o Tribunal assinalara casos de dotações utilizadas para financiar despesas privadas. A Academia respondeu em diversas ocasiões que seria efectuado um controlo ex post por uma empresa externa. Até ao final de Junho de 2010 não tinha sido realizada qualquer acção desse tipo.

O presente relatório foi adoptado pela Câmara IV, presidida por Igors LUDBORŽS, Membro do Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 14 e 16 de Setembro de 2010. Pelo Tribunal de Contas Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Presidente

Quadro Academia Europeia de Polícia (Bramshill) Domínio de competências da União segundo o Tratado Competências da Academia Decisão 2005/681/JAI do Conselho Governação Meios colocados à disposição da Academia em 2009 Actividades e serviços fornecidos em 2009 Aproximação das disposições legislativas 1. A União desenvolve uma cooperação policial que associa todas as autoridades competentes dos Estados-Membros, incluindo os serviços de polícia, das alfândegas e outros serviços responsáveis pela aplicação da lei especializados nos domínios da prevenção ou detecção de infracções penais e das investigações nessa matéria. 2. Para efeitos do n.o 1, o Parlamento Europeu e o Conselho, deliberando de acordo com o processo legislativo ordinário, podem estabelecer medidas sobre: … b) apoio à formação de pessoal, bem como em matéria de cooperação relativa ao intercâmbio de pessoal, ao equipamento e à investigação em criminalística; (Artigo 87.o do TFUE) Objectivos A Academia tem por finalidade contribuir para a formação de altos funcionários dos serviços de polícia dos Estados-Membros, optimizando a cooperação entre os seus diversos componentes. A Academia apoia e desenvolve uma abordagem europeia dos principais problemas que se colocam aos Estados-Membros nos domínios da luta contra a criminalidade, da prevenção da delinquência e da manutenção da ordem e da segurança públicas, nomeadamente na sua dimensão transfronteiriça. Atribuições — Aprofundar o conhecimento mútuo dos sistemas e estruturas nacionais de polícia dos outros Estados-Membros e da cooperação policial transfronteiriça na União Europeia. — Melhorar o conhecimento dos instrumentos internacionais e da União Europeia, em especial nos seguintes sectores: a) as instituições da União Europeia, o funcionamento e papel, bem como os procedimentos de tomada de decisão e os instrumentos jurídicos da União Europeia, em especial no que respeita às suas implicações a nível da cooperação em matéria de aplicação da lei; b) os objectivos, estrutura e funcionamento da Europol, bem como as possibilidades de maximizar a cooperação entre a Europol e os serviços responsáveis pela aplicação da lei nos Estados-Membros na luta contra a criminalidade organizada; c) os objectivos, estrutura e funcionamento da Eurojust. — Assegurar uma formação adequada quanto ao respeito das garantias democráticas, designadamente dos direitos da defesa. 1 — Conselho de Administração Composição: — Uma delegação de cada Estado-Membro. Cada delegação dispõe de um voto. Serão convidados a assistir às reuniões, na qualidade de observadores sem direito de voto, representantes da Comissão e do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia e da Europol. 2 — Director Responsável pela administração da Academia, nomeado e exonerado pelo Conselho de Administração. 3 — Auditoria externa Tribunal de Contas. 4 — Auditoria interna Serviço de Auditoria Interna da Comissão. 5 — Autoridade de quitação Parlamento sob recomendação do Conselho. Orçamento 8,8 milhões de euros Pessoal No início de 2009, a Academia tinha 26 lugares e 2 peritos nacionais destacados. Cursos e seminários A Academia organizou 88 cursos, seminários e conferências. Indicações iniciais revelam que a satisfação geral em relação às actividades da Academia aumentou em comparação com o ano anterior. O número de formadores subiu (para 841). Participaram 1997 pessoas nas actividades da Academia. O Secretariado da Academia organizou sete actividades de apoio à rede e lançou uma nova ferramenta destinada aos gestores dos cursos para auxiliar a rede quando da realização das actividades da Academia. Relações externas A Academia assinou um acordo de cooperação com a Frontex em Junho de 2009 e promoveu um memorando de entendimento com a Eurojust e a ENFSI (Rede Europeia de Institutos de Ciência Forense). Foi organizada uma conferência com a Rússia em Junho de 2009. Programas de Formação Comuns Foram lançados quatro Programas de Formação Comuns para realização nos Estados-Membros: Europol, Ética Policial e Prevenção da Corrupção, Violência Doméstica (I e II) e Tráfico de Seres Humanos. Avaliação Foi desenvolvida como projecto-piloto uma avaliação pós-curso e a Academia recorreu, pela primeira vez, a um sistema de inquérito em linha (LimeSurvey). Investigação e Ciência Foi publicado o primeiro número do novo boletim da Academia (CEPOL Research and Science Bulletin), bem como organizados o primeiro simpósio de investigação («Policiamento de acontecimentos importantes») e a primeira reunião dos novos correspondentes para a investigação e ciência. Projecto Euromed Police II Foram realizados três seminários (dois sobre tráfico de droga e um sobre tráfico de seres humanos), uma visita de estudo (tráfico de seres humanos) e uma reunião dos directores-gerais da Polícia dos países MEDA e da UE. Programa de intercâmbio O programa de intercâmbio da Academia, com a duração de um ano, teve início em 2009. Participam 21 Estados-Membros e um país candidato. Os temas prioritários são o «policiamento da Comunidade» ou o «crime organizado» (altos funcionários dos serviços de polícia), bem como o «ambiente de aprendizagem» (formadores). Rede Electrónica (e-Net) O sítio Internet da Academia teve 76 000 visitantes únicos (um aumento superior a 74 000 em relação ao ano anterior) e um acréscimo de 903 utilizadores registados. Foi lançado o sistema de gestão da aprendizagem da Academia, que fornece ferramentas para todos os utilizadores da rede da Academia gerirem e promoverem a aprendizagem em cursos e seminários, bem como a aprendizagem por via electrónica a um ritmo individual. Foi igualmente lançado o sistema de gestão de documentos da Academia, ferramenta que possibilita que a rede trabalhe em conjunto nos documentos com mais eficiência. Fonte: Informações fornecidas pela Academia.

RESPOSTAS DA ACADEMIA 11. No período que decorreu desde que se formalizaram os contratos mencionados, tem-se procedido à melhoria dos procedimentos para a adjudicação de contratos da Academia e a uma melhor adaptação à regulamentação em vigor. Foi nomeado um responsável pelos contratos públicos e, em 8 de Junho de 2010, foi aprovado, pela Decisão n.o 002/2010 do Director, um manual sobre adjudicação de contratos. 12. Em Março de 2010, a Academia foi informada de que a Comissão considerava que o regulamento financeiro da Academia estava legalmente em vigor excepto para as disposições relativas aos contratos de admissão para «consultores de módulos de formação» e «especialistas na área da educação». Em Abril de 2010, a Academia apresentou à Comissão um pedido formal de derrogação aos regulamentos financeiros. Em 2010, não tinham sido assinados contratos com os Estados-Membros para a disponibilização de consultores de módulos de formação e de especialistas na área da educação. 14. Desde Março de 2010, foram introduzidas reuniões semanais de gestão financeira para melhorar a execução e o controlo orçamentais. Além disso, estão a ser implementados, com o apoio da Comissão, melhoramentos na programação orçamental. Está prevista a introdução de melhoramentos adicionais em associação com o plano de actividades plurianual da Academia. 15. Por forma a evitar os problemas citados pelo Tribunal, os fluxos, processos, procedimentos financeiros, bem como as funções e as responsabilidades estão de momento a ser objecto de análise e melhoramento, através do apoio da Comissão e de consultores externos. A questão da acumulação dos pagamentos está prestes a ser resolvida. Foram iniciados processos de recrutamento para a contratação de intervenientes financeiros-chave, tendo sido adequadamente revistos os critérios de selecção para estes lugares. 16. Em 2010, foi desenvolvido um novo procedimento para registo das excepções, aprovado pela Decisão n.o 010/2010 do Director, de 21 de Junho de 2010. 17. Os procedimentos de selecção do pessoal foram revistos e melhorados. Mediante a Decisão n.o 004/2010 do Director, o Guia de Recrutamento entrou em vigor, permitindo adaptar os procedimentos ao Estatuto dos Funcionários e às melhores práticas. 18. Os novos processos de recrutamento em vigor permitem evitar que ocorram, no futuro, erros ou omissões. Além do mais, o controlo das informações relativas aos recursos humanos foi melhorado por forma a garantir que as provas da experiência profissional, bem como das referências, sejam comprovadas antes do recrutamento e da respectiva arquivagem. Todos os recém-contratados deverão agora efectuar um período de estágio. O contrato de trabalho que autoriza um membro do pessoal a residir fora do Reino Unido terminará em Setembro de 2010, não sendo renovado. Desde Março de 2009 que não têm sido reembolsadas despesas de viagem. 19. Em 2009, a Academia implementou uma série de medidas que permitiram recuperar 17 612,91£; o controlo ex post continua por pagar. O processo de concurso para a auditoria requerida teve início em Julho de 2010.

(1) JO L 256 de 1.10.2005, p. 63.

(2) O quadro indica sucintamente as competências e actividades da Academia, sendo apresentado a título informativo.

(3) Estas contas são acompanhadas de um relatório sobre a gestão orçamental e financeira durante o exercício, o qual indica, entre outros elementos, a taxa de execução das dotações, fornecendo informações sucintas sobre as transferências de dotações entre as várias rubricas orçamentais.

(4) As demonstrações financeiras são constituídas por: balanço e conta dos resultados económicos, mapa dos fluxos de tesouraria, mapa da variação dos capitais próprios e anexo às demonstrações financeiras, que inclui a descrição das principais políticas contabilísticas e outras notas explicativas.

(5) Os mapas sobre a execução do orçamento incluem a conta de resultados da execução orçamental e o seu anexo.

(6) JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(7) Artigo 33.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, de 19 de Novembro de 2002 (JO L 357 de 31.12.2002, p. 72).

(8) Artigo 38.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002.

(9) As regras relativas à prestação de contas e à contabilidade das Agências são estabelecidas no Capítulo 1 do Título VII do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002, com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE, Euratom) n.o 652/2008, de 9 de Julho de 2008 (JO L 181 de 10.7.2008, p. 23), sendo assim integradas no regulamento financeiro da Academia.

(10) Federação Internacional de Contabilistas (IFAC - International Federation of Accountants) e Normas Internacionais das Instituições Superiores de Controlo (ISSAI - International Standards of Supreme Audit Institutions).

(11) As contas anuais definitivas foram elaboradas em 5 de Julho de 2010 e recebidas pelo Tribunal em 13 de Julho de 2010. As contas anuais definitivas, consolidadas com as da Comissão, serão publicadas no Jornal Oficial da União Europeia até 15 de Novembro do ano seguinte ao exercício encerrado. Estão disponíveis no sítio Internet http://eca.europa.eu ou https://www.cepol.europa.eu/index.php?id=final-accounts

(12) Serviços de substituição temporária de pessoal (292 000 euros), serviços de comunicações móveis (11 111 euros), fornecimento de artigos de papelaria (12 000 euros) e serviços de táxi (29 000 euros).

(13) Procedimento para a adjudicação de serviços do correio (11 000 euros).

(14) Ponto 14 (JO C 304 de 15.12.2009, p. 124).

(15) Regulamento financeiro revisto de 2008.

(16) Esta apresentação é obrigatória da força do artigo 1.o do regulamento financeiro quadro, já que estas disposições eram anti-concorrenciais por permitirem um afastamento considerável das regras normalmente aplicáveis em matéria de contratos públicos e do princípio subjacente de «real concorrência».

(17) Estima-se que o montante global, desde o início do projecto, se eleve a 200 000 euros, dos quais 34 800 euros relativamente a 2009.

(18) Ponto 16.

(19) O Serviço de Auditoria Interna da Comissão é igualmente o auditor interno da Academia.

(20) Avisos da vaga de lugar CEPOL/2008/TA/001 e CEPOL/2008/TA/007.

(21) Aviso de vaga de lugar CEPOL/2008/TA/001.

(22) Aviso de vaga de lugar CEPOL/2008/TA/001.

(23) Contrato de trabalho do gestor do projecto Euromed/Meda II.

(24) JO C 311 de 5.12.2008, p. 136 (ponto 15) e JO C 304 de 15.12.2009, p. 124 (ponto 21).