PT Jornal Oficial da União Europeia C 284/1

RELATÓRIO ESPECIAL N.o 9/2006

relativo às despesas de tradução incorridas pela Comissão, pelo Parlamento e pelo Conselho, acompanhado das respostas das instituições

(apresentado nos termos do n.o 4, segundo parágrafo, do artigo 248.o do Tratado CE)

(2006/C 284/01)

ÍNDICE

ABREVIATURAS

I-IX SÍNTESE

1-11 INTRODUÇÃO

2-3 Quadro legal

4-8 Organização dos serviços de tradução das instituições da UE

9-11 Objectivo e método da auditoria

12-95 OBSERVAÇÕES

12-36 Procedimentos aplicados para garantir que a oferta de tradução satisfaz a procura e que são evitadas traduções desnecessárias

13-18 Directivas internas que regem os pedidos de tradução

19-23 Capacidade para satisfazer a procura de tradução

24-26 Evolução do número de páginas traduzidas

27-36 Medidas práticas tomadas pelas instituições para conter o volume de tradução

37-46 Controlo de qualidade

37-43 Controlos destinados a garantir a qualidade da tradução

44-46 Importância de as traduções serem efectuadas atempadamente e outros elementos de satisfação do cliente

47-95 Custo e eficiência da tradução

47-52 Custo da tradução

53-95 Eficiência do processo de tradução

96-109 CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

96-98 Procedimentos aplicados para garantir que a oferta de tradução satisfaz a procura e que são evitadas traduções desnecessárias

99-101 Procedimentos aplicados para garantir que as traduções são efectuadas atempadamente e que a sua qualidade é adequada ao objectivo a que se destinam

102-109 Custo e eficiência da tradução

1-12 ANEXO I: Disposições aplicáveis à Comissão, ao Parlamento e ao Conselho

1-6 Comissão

7-10 Parlamento

11-12 Conselho

1-9 ANEXO II: Método de cálculo dos custos de tradução concebido pelo Tribunal

Respostas das instituições

ABREVIATURASCIEQ Comité Interinstitucional para a avaliação da qualidade das traduções externas (Comité interinstitutionnel pour l’évaluation de la qualité des traductions externes)CITI Comité Interinstitucional da Tradução e Interpretação (Comité interinstitutionnel de la traduction et de l’interprétation)CRE Relato integral das sessões (Compte rendu in extenso) (relato pormenorizado dos debates nas sessões plenárias do Parlamento)DG Direcção-GeralDG A III Direcção A III (Tradução e Produção de Documentos) do Secretariado-Geral do ConselhoDGT Direcção-Geral da Tradução da ComissãoEPSO Serviço de Selecção de Pessoal das Comunidades Europeias (European Personnel Selection Office)FTE Equivalente a tempo inteiro (full-time equivalent) (medida equivalente a um agente que trabalha em horário completo durante um ano)ISC Consultas entre os vários serviços (Inter-Service Consultation) (consultas entre as Direcções-Gerais da Comissão)JO Jornal Oficial da União EuropeiaPE Parlamento EuropeuSGC Secretariado-Geral do ConselhoLínguas da UE-15 Línguas oficiais dos 15 Estados-Membros da UE anteriores ao alargamentoLínguas da UE-10 Línguas oficiais dos 10 novos Estados-Membros que aderiram à UE em 2004

SÍNTESE

I. Vinte e uma línguas têm o estatuto de línguas oficiais e de trabalho das instituições europeias. Cada uma das instituições da UE possui o seu próprio serviço de tradução. As instituições que, devido à natureza das suas actividades, têm de fornecer o maior volume de traduções são a Comissão, o Parlamento e o Conselho. Devido à distribuição desigual da procura ao longo do ano ou à capacidade interna temporariamente insuficiente para as línguas da UE-10, as instituições europeias necessitam de tradutores independentes (freelance), para além dos que pertencem ao seu quadro permanente.

II. Foi objectivo da auditoria avaliar até que ponto a Comissão, o Parlamento e o Conselho gerem os seus recursos e as suas despesas de tradução com eficiência e eficácia. O Tribunal procurou responder às três perguntas seguintes: — a oferta de tradução satisfaz a procura e existem procedimentos adequados para evitar traduções desnecessárias? — as traduções são efectuadas atempadamente e a sua qualidade é adequada ao objectivo a que se destinam? — as instituições conseguiram controlar os custos de tradução?

III. A auditoria demonstrou que as instituições adoptaram abordagens diferentes de resposta à crescente procura de traduções. Tanto a Comissão como o Conselho tomaram medidas adequadas no sentido de reduzir o número de documentos traduzidos para todas as línguas. No entanto, uma parte significativa de todos os pedidos de tradução não se rege pelas directivas adoptadas por cada instituição em matéria de tradução e nenhuma das instituições dispõe de um procedimento claro e coerente para os seus pedidos de tradução.

IV. Os três serviços de tradução auditados conseguem geralmente fornecer traduções para as línguas da UE-15 atempadamente e com a qualidade pretendida. Contudo, em 2004 verificaram-se problemas consideráveis no que se refere às línguas da UE-10.

V. Nenhum dos serviços de tradução dispõe de um instrumento de medida da satisfação do cliente ou de procedimentos que tomem em conta eventuais reclamações em matéria de qualidade. Apenas a Comissão possui directivas em matéria de controlo de qualidade. Indicadores de qualidade, como o número de erros por página, estão disponíveis no Parlamento mas não na Comissão ou no Conselho.

VI. À excepção da Comissão em 2002, nenhuma das instituições calculou os seus custos totais de tradução ou o custo médio por página traduzida. Um cálculo efectuado pelo Tribunal indica que em 2003 o custo total da tradução ascendeu a cerca de 100 milhões de euros tanto no Parlamento como no Conselho e a 215 milhões de euros na Comissão. Na sequência do aumento do número de línguas após o alargamento da UE em Maio de 2004, o custo da tradução aumentou para aproximadamente 128 milhões de euros no Parlamento, 126 milhões de euros no Conselho e 257 milhões de euros na Comissão em 2005. O custo médio por página em 2003 foi de 150 euros no Parlamento e na Comissão e de 254 euros no Conselho. Em 2005 o custo médio por página aumentou para 194 euros na Comissão e 276 euros no Conselho, mas diminuiu para 119 euros no Parlamento. A tradução interna é mais cara que a tradução freelance, mas a comparação é difícil porque os textos traduzidos externamente são de natureza diferente e a qualidade da tradução interna é reconhecidamente superior.

VII. Se é verdade que a Comissão e o Conselho conseguiram reduzir a procura de traduções para as línguas da UE-15, tal redução provocou uma capacidade excedentária e uma produtividade inferior à média. O Tribunal constatou, no entanto, diferenças consideráveis nas percentagens de produtividade e de traduções freelance das diferentes unidades linguísticas das diferentes instituições.

VIII. Desde 1995 os serviços de tradução da UE têm aumentado a sua cooperação em determinados domínios como o recrutamento, a criação de uma base de dados terminológica, a criação de ferramentas informáticas, etc. O Tribunal considera que se poderão economizar recursos financeiros aumentando ainda mais a cooperação interinstitucional, especialmente colocando as capacidades disponíveis de uma instituição ao serviço das outras instituições, de modo a reduzir o seu recurso a tradutores freelance. Contudo, a imprevisibilidade e a insuficiente comunicação das capacidades de tradução disponíveis tornam difícil que as instituições aproveitem completamente as capacidades temporariamente disponíveis em outras instituições.

IX. Se bem que estejam disponíveis ferramentas informáticas avançadas nos serviços de tradução auditados, não são utilizadas de forma coerente. No Parlamento, a própria utilização de ferramentas informáticas varia bastante de uma unidade de tradução para outra. Em relação às línguas da UE-15 em 2004, apenas se verificou uma utilização esporádica das ferramentas no Conselho, não tendo sido, em relação à Comissão, disponibilizadas informações sobre a sua taxa de utilização durante o período de auditoria. A eficiência e a harmonização das traduções poderão ser melhoradas através de uma maior utilização de ferramentas informáticas, de um melhor planeamento, de um respeito mais rigoroso pelos prazos para os pedidos de tradução e de uma mais rigorosa supervisão das decisões de efectuar traduções externamente, de modo a evitar a utilização de tradutores freelance se houver tradutores do quadro permanente disponíveis. Deverá, além disso, efectuar-se um acompanhamento coerente através da utilização de indicadores de desempenho e de procedimentos que garantam uma informação de gestão adequada.

INTRODUÇÃO

1. A União Europeia funciona num ambiente multilingue, com um tratamento igual das línguas dos seus Estados-Membros. As instituições da Comunidade Europeia empregam cidadãos nacionais de todos os Estados-Membros com graus variáveis de conhecimentos linguísticos. Por razões práticas, as línguas mais frequentemente utilizadas nas instituições são em número reduzido (1), mas a documentação recebida dos e enviada aos Estados-Membros encontra-se redigida nas suas línguas oficiais. A tradução dos documentos que entram e saem é portanto vital para o bom funcionamento das instituições e para a comunicação com os Estados-Membros e com os seus cidadãos.

Quadro legal

2. Nos termos do artigo 290.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia e do Regulamento n.o 1/1958 do Conselho (2), actualizado sempre que se verifica um alargamento, foi atribuído a 21 línguas o estatuto de línguas oficiais e de línguas de trabalho das instituições (3). Este regulamento estabelece ainda os regimes linguísticos aplicáveis a algumas categorias gerais de documentos comunitários (4), mas autoriza as instituições a estipularem nos seus regulamentos internos quais as línguas a utilizar em casos específicos. Esta disposição torna possível a adaptação das estruturas linguísticas às necessidades específicas de cada instituição (ver anexo I).

3. Além dos regulamentos internos, cada instituição adopta directivas de ordem prática relativas aos tipos de documentos a traduzir, ao número de línguas, à extensão dos originais e aos prazos (ver igualmente anexo I).

Organização dos serviços de tradução das instituições da UE

4. Cada instituição possui o seu próprio serviço de tradução: a Direcção-Geral da Tradução e da Edição no Parlamento, a Direcção-Geral da Tradução na Comissão (a seguir designada por DGT) e a Direcção A III (Tradução e Produção de Documentos) no Conselho (a seguir designada por DG A III). O Tribunal de Justiça e o Tribunal de Contas, bem como o Comité Económico e Social Europeu e o Comité das Regiões, possuem igualmente serviços de tradução próprios. As necessidades de tradução das Agências são satisfeitas pelo Centro de Tradução no Luxemburgo (5).

5. Em 2005 a Comissão empregava cerca de 1 450 tradutores do quadro permanente (e cerca de 600 funcionários de apoio), o Parlamento cerca de 550 tradutores (e cerca de 380 funcionários de apoio) e o Conselho cerca de 660 tradutores (e cerca de 330 funcionários de apoio). A procura de traduções está distribuída de forma desigual ao longo do ano e algumas instituições europeias limitam os custos ou satisfazem os picos de procura através da utilização de tradutores freelance seleccionados por concurso.

6. A estrutura organizativa dos serviços de tradução da UE inclui unidades de tradução compostas por tradutores e por secretário(a)s [uma unidade por língua no Parlamento e no Conselho e um departamento por língua na Comissão (6)], uma unidade de planeamento, uma unidade freelance e várias outras unidades de apoio (informática, gestão de recursos, etc.).

7. Em 2005, as instituições europeias que produziram o maior volume de traduções foram a Comissão [1 324 000 páginas (7)], o Parlamento [1 080 000 páginas (8)] e o Conselho [457 000 páginas (9)], que representam em conjunto cerca de 70 % do volume total de traduções.

8. As necessidades de tradução das instituições são satisfeitas de vários modos: a) O serviço de tradução traduz o documento internamente; b) O serviço de tradução envia o documento para tradução freelance; c) Recorre-se directamente a tradutores freelance, não estando o serviço de tradução necessariamente implicado (processo a seguir designado por direct outsourcing); d) O documento é traduzido por pessoal administrativo da Direcção-Geral em causa («grey translations», «traduções cinzentas»).

Objectivo e método da auditoria

9. Foi objectivo da auditoria avaliar a eficiência e a eficácia da gestão dos recursos e das despesas de tradução por parte da Comissão, do Parlamento e do Conselho.

10. Para essa avaliação, o Tribunal procurou responder às três questões seguintes: — a oferta de tradução satisfaz a procura e existem procedimentos adequados para evitar traduções desnecessárias? — as traduções são efectuadas atempadamente e a sua qualidade é adequada ao objectivo a que se destinam? — as instituições conseguiram controlar os custos de tradução?

11. A auditoria cobriu principalmente os anos de 2003 e 2004, mas as alterações verificadas em 2005 em consequência do alargamento foram igualmente consideradas. Baseou-se numa análise das normas e dos procedimentos existentes, na avaliação da fiabilidade das estatísticas de produção, no cálculo dos custos e da produtividade e na elaboração de um inquérito de satisfação dos clientes entre os serviços utilizadores mais representativos.

OBSERVAÇÕES

Procedimentos aplicados para garantir que a oferta de tradução satisfaz a procura e que são evitadas traduções desnecessárias

12. Com vista a garantir uma utilização eficiente dos recursos, apenas deverão ser efectuadas as traduções que sejam necessárias e cuja prioridade seja suficiente para o funcionamento eficaz das instituições. São necessárias directivas que definam claramente os critérios a aplicar aos textos cuja tradução pode ser solicitada. O Tribunal analisou em que medida essas directivas existem, bem como a sua qualidade e modo de aplicação.

Directivas internas que regem os pedidos de tradução

13. Nenhuma das instituições adoptou procedimentos coerentes e claros para definir quem pode solicitar uma tradução, que tipos de documentos devem ser traduzidos (quando e para que línguas), por que critérios se rege a autorização de traduções não obrigatórias e quais os procedimentos para a instituição de uma «política de tradução».

14. As directivas adoptadas pelas três instituições apenas indicam os tipos de documentos cuja tradução é obrigatória (para todas ou para algumas línguas). À excepção dos documentos «não essenciais» (non-core) do Conselho (10), em relação aos quais foi tomada em 2003 a decisão de não os traduzir para as línguas da UE-10, não é claro quais os documentos que não deverão ser aceites para tradução.

15. Vários milhares de pessoas na Comissão, 800 pessoas no Parlamento e a maior parte do pessoal administrativo do Conselho têm acesso ao sistema de pedidos de tradução. Esse facto, associado à insuficiência de directivas, aumenta o risco de poderem ser solicitadas traduções com pouca prioridade ou desnecessárias.

16. Em algumas DG da Comissão, os pedidos de tradução são autorizados pelo chefe de uma unidade de coordenação. Em outras DG da Comissão e em algumas DG do Parlamento e do Conselho, os pedidos são autorizados a nível da unidade ou enviados directamente à unidade de planeamento do serviço de tradução sem autorização ou supervisão prévia. Em tais casos, a unidade de planeamento do serviço de tradução constitui o único filtro real para identificar e recusar pedidos de traduções de baixa prioridade para a instituição (11). No entanto, apenas dispõe de uma base limitada para emitir tais opiniões.

17. O «Código de Conduta do Multilinguismo» do Parlamento (ver anexo I) apenas «fixa as respectivas normas de aplicação, nomeadamente as prioridades a respeitar nos casos em que os recursos linguísticos não permitam a prestação de todos os serviços solicitados». Afirma-se que «cabe a cada utilizador definir as suas necessidades linguísticas» (n.os 1 e 5 do artigo 1.o). Consequentemente, se o pedido não violar o Código de Conduta, a unidade de planeamento não põe em questão a necessidade de tradução ou o número de línguas-alvo pedidas, ainda que se compreenda claramente que não é possível respeitar os prazos operacionais (sendo portanto improvável que a tradução seja utilizada).

18. As unidades de planeamento da Comissão e do Conselho podem, após consulta do requerente da tradução, recusar pedidos que não respeitem as normas internas ou que sejam considerados prematuros ou não necessários. Em 2003 e 2004 foram recusados entre 5 % e 10 % dos pedidos de tradução. A não ser que o requerente reclamasse, as autorizações concedidas pelo pessoal operacional das unidades de planeamento da Comissão e do Conselho não eram controladas pela gestão, nem mesmo aleatoriamente. A aceitação dos pedidos de tradução dependia frequentemente mais da capacidade disponível para tradução do que das necessidades reais.

Capacidade para satisfazer a procura de tradução

19. Desde o alargamento, as instituições têm de uma maneira geral podido satisfazer os pedidos de tradução para as línguas da UE-15. A situação foi diferente em relação às línguas da UE-10 devido ao número insuficiente de tradutores dos novos Estados-Membros. A primeira série de concursos interinstitucionais EPSO para tradutores adjuntos das línguas da UE-10 apenas ficou concluída após o alargamento e não aprovou um número suficiente de candidatos.

20. Embora o Parlamento tenha conseguido melhores resultados na preparação para a tradução para as línguas da UE-10 após o alargamento, nenhuma das instituições conseguiu atingir o número de tradutores e pessoal de apoio do quadro que tinha planeado para as novas unidades linguísticas. Em Dezembro de 2004 a DGT da Comissão apenas recrutara entre 25 e 38 tradutores e funcionários de apoio por unidade da UE-10, quando planeara recrutar 90. Dado que os novos concursos EPSO apenas foram lançados em Maio de 2005, é provável que a escassez de tradutores do quadro para as línguas da UE-10 se prolongue até ao final de 2006 (ver igualmente ponto 74).

21. Contrariamente aos serviços de tradução da UE, alguns dos grandes gabinetes de tradução particulares utilizados pelas instituições europeias já traduzem de e para todas as línguas da UE-10 a partir de 2004, o que conseguiram através da criação de gabinetes nos novos Estados-Membros. Se bem que a Comissão tenha utilizado um número limitado de tradutores com o estatuto de agentes contratuais nos seus escritórios de representação nos novos Estados-Membros, decidiu que tal não será geralmente o caso em 2006 por razões de ordem prática de gestão.

22. Até Abril de 2005, devido a estes condicionalismos de capacidade, o Conselho apenas traduziu documentos legislativos essenciais (core documents) (12) para as línguas da UE-10. No mesmo período, o Parlamento apenas traduziu de ou para as línguas da UE-10 normas de interesse geral, ordens do dia e actas de sessões plenárias, bem como documentos sujeitos a votação.

23. Em 2004 muito poucos tradutores das unidades linguísticas da UE-15 tinham conhecimentos suficientes que lhes permitissem trabalhar em uma ou mais línguas da UE-10. Por consequência, a tradução para as línguas ditas de processo (inglês, francês e alemão) foi principalmente efectuada por tradutores que não são falantes nativos dessas línguas, o que limitou ainda mais a disponibilidade de tradução para as línguas da UE-10.

Evolução do número de páginas traduzidas

24. O alargamento da União Europeia teve como resultado um aumento de 11 para 20 línguas oficiais, o que aumentou consideravelmente os custos e a complexidade da tradução. As instituições da UE tomaram, por conseguinte, medidas no sentido de limitar esse aumento ao mínimo, introduzindo critérios de tradução mais rigorosos. O Tribunal analisou até que ponto essas medidas conseguiram controlar a procura de tradução.

25. O gráfico 1 mostra que nos últimos anos as instituições têm conseguido limitar o aumento do volume de traduções (13). Os critérios de aceitação mais rigorosos introduzidos pelo Conselho em 2003 e pela Comissão em 2004 reduziram a tendência de aumento verificada nos anos anteriores. No entanto, a queda do volume de tradução em todas as instituições em 2004 foi causada igualmente pelo abrandamento da actividade legislativa devido às eleições parlamentares e à renovação da Comissão, bem como a um remanescente de traduções para as línguas da UE-10.

26. O quadro 1 mostra que no Parlamento e no Conselho, que aplicam uma política de multilinguismo completo, o volume de tradução é praticamente o mesmo em todas as línguas. O volume mais reduzido verificado nas línguas da UE-10 fica a dever-se a condicionalismos de capacidade. Apenas as unidades inglesas registam uma procura inferior à das outras unidades devido ao facto de cerca de três quartos dos originais serem actualmente redigidos em inglês no Conselho e cerca de metade no Parlamento. A Comissão, por outro lado, faz uma clara distinção entre as línguas de processo (inglês, francês e alemão) e as restantes línguas, cuja procura é consideravelmente menor. Ao contrário do que se verifica no Parlamento e no Conselho, as unidades inglesas da Comissão não registam uma procura inferior à das outras unidades, dado que grande número de documentos provenientes do exterior da instituição tem que ser traduzido para as línguas de processo.

Quadro 1

Volume de tradução por língua-alvo (em milhares de páginas)

COMISSÃO PARLAMENTO CONSELHO 2003 2004 2005 2003 2004 2005 2003 2004 2005 Tradução para Inglês 146 131 128 51 40 53 30 17 20 Francês 174 151 142 63 51 70 34 33 29 Alemão 175 146 126 65 53 73 40 32 28 Outras línguas da UE-15 (média) 108 75 56 60 47 66 37 30 26 Línguas da UE-10 (média) 2 23 51 1 12 39 < 1 5 19 Fonte: Tribunal de Contas.

Medidas práticas tomadas pelas instituições para conter o volume de tradução

Comissão

27. Ao preparar-se para o alargamento de Maio de 2004, a Comissão levou a cabo medidas específicas para evitar um aumento do volume de traduções proporcional ao aumento das línguas oficiais.

28. Em Maio de 2004, a Comissão publicou uma comunicação que criou um plano de acção com o objectivo de controlar o volume e o custo da tradução através da limitação do número de línguas para as quais determinados documentos serão traduzidos e da definição da extensão máxima dos textos. Várias DG adoptaram medidas suplementares visando reduzir o volume de tradução em domínios não abrangidos pela comunicação. Alguns textos deixaram, portanto, de ser publicados em todas as línguas oficiais. No caso de alguns documentos, apenas é traduzido um resumo para todas as línguas.

29. A Comissão adoptou uma abordagem pragmática quanto à tradução, satisfazendo as necessidades da DG requerente se houver capacidade disponível. A tradução de documentos relativos a concursos públicos para as línguas que não são de processo (14), por exemplo, fica em suspenso até que um potencial candidato a solicite. Os regimes linguísticos dos vários «Comités de Comitologia» (15) variam em função das necessidades dos seus membros: alguns utilizam uma única língua de trabalho e outros apenas solicitam documentos num número limitado de línguas previamente definido.

30. Com vista a dissuadir os utilizadores de solicitarem uma tradução completa apenas para fins de compreensão básica, a DGT oferece igualmente serviços alternativos, como resumos escritos ou orais, uma hotline de tradução (sistema simplificado para textos muito curtos) e, no caso de algumas combinações linguísticas, traduções automáticas revistas. A auditoria revelou, porém, que os clientes não tinham conhecimento suficiente destas opções, que apenas representam uma pequena parte da produção total da DGT. Por essa razão, em 2005 a DGT tomou medidas visando aumentar a visibilidade dos diferentes serviços disponíveis.

31. A Comissão envidou esforços consideráveis no sentido de reduzir o número de traduções consecutivas de diferentes versões do mesmo texto. Como regra geral, os documentos da Comissão são traduzidos pela primeira vez após a conclusão do procedimento de consultas entre os vários serviços (ISC).

Parlamento

32. Uma nova versão do «Código de Conduta do Multilinguismo», aprovada pela Mesa do Parlamento em 2004, limita a extensão dos documentos mas não o número de línguas ou os tipos de documentos a traduzir.

33. Embora os documentos discutidos pelas comissões parlamentares sejam em princípio traduzidos para todas as línguas dos seus deputados e deputados suplentes, algumas comissões aceitam um menor número de línguas.

Conselho

34. O Conselho levou igualmente a cabo medidas específicas para evitar um aumento do volume de traduções, ao preparar-se para o alargamento de 2004, tendo estabelecido em 2003 uma lista de documentos essenciais (core documents) (ver anexo I) e limitado drasticamente a aceitação de documentos não essenciais.

35. Além disso, empreendeu esforços no sentido de reduzir o número de traduções consecutivas. Desde 2003 o SGC apenas fornece traduções em todas as línguas de um número limitado de «fases cruciais» em vez de, como anteriormente, após cada reunião de cada instância preparatória. A DG A III não controla, no entanto, o cumprimento destas normas ou as possibilidades de reduzir ainda mais o número de versões sucessivas a traduzir.

36. Os métodos adoptados pelas diferentes instituições para limitar a procura de tradução são descoordenados e, como tal, incoerentes. Por exemplo, o Parlamento traduz actualmente todas as perguntas escritas para as línguas da UE-15 e as respostas da Comissão apenas são disponibilizadas em duas línguas de processo, acrescidas da língua do deputado que fez a pergunta.

Controlo de qualidade

Controlos destinados a garantir a qualidade da tradução

37. As traduções têm de ser exactas, claras e adaptadas ao fim a que se destinam (pelo que a «qualidade» exigida de uma tradução depende do seu objectivo (16)). O Tribunal procurou saber se existem medidas adequadas para garantir que a qualidade das traduções corresponde aos objectivos a que se destinam. Ao nível dos serviços de tradução, a responsabilidade pelo controlo de qualidade cabe principalmente aos chefes de unidade. Na Comissão, a DGT divide todas as traduções em cinco categorias de «tipos de qualidade de tradução», aos quais atribui um grau diferente de revisão e/ou de avaliação de qualidade segundo o tipo de documento. Além disso, algumas DG da Comissão, como a DG Concorrência, revêem sistematicamente as traduções que recebem.

38. Por outro lado, o Parlamento e o Conselho não separam as traduções por categorias de qualidade e os seus procedimentos em matéria de controlo de qualidade são menos estruturados. Por consequência, as práticas de revisão variam consideravelmente, embora os actos legislativos sejam sempre revistos por juristas-linguistas antes de serem publicados.

39. Além do controlo efectuado pelas unidades de tradução, a Direcção da Tradução do Parlamento avalia a qualidade tanto das traduções internas como das externas através de controlos aleatórios de dois em dois meses (que incidem mais nos erros linguísticos, como ortográficos ou gramaticais, do que na aplicação da terminologia adequada). Este procedimento dá origem a indicadores de qualidade, como o número de erros por página, uma informação não disponibilizada na Comissão ou no Conselho.

40. Nenhum dos serviços de tradução instituiu ferramentas específicas para aferir a satisfação dos utilizadores ou estabeleceu procedimentos para tratar reclamações em matéria de qualidade.

41. O inquérito de satisfação dos clientes efectuado pelo Tribunal nos finais de 2004 mostrou que a qualidade das traduções para as línguas da UE-15, assim como o procedimento administrativo dos pedidos de tradução, foram geralmente considerados satisfatórios. Algumas DG da Comissão referiram, no entanto, alguns problemas de qualidade nas traduções da DGT para as línguas da UE-15, especialmente uma falta de precisão dos termos técnicos e uma qualidade flutuante das traduções freelance. A DG A III do Conselho referiu igualmente alguns problemas de qualidade em propostas de legislação apresentadas pela Comissão.

42. Pelo contrário, a maior parte dos clientes consultados em 2004, especialmente na Comissão, referiu problemas de qualidade das traduções para as línguas da UE-10, situação causada pela necessidade de utilizar principalmente tradutores externos, muitos dos quais com pouca experiência do tipo de traduções praticado na UE, e pela insuficiente capacidade interna para rever satisfatoriamente as traduções freelance.

43. A qualidade das traduções freelance é avaliada por tradutores do quadro, que lhes atribuem uma classificação numa escala de 10 pontos. Quando os controlos de qualidade revelam que a qualidade das traduções freelance é insuficiente, o documento é reenviado ao tradutor freelance ou revisto aprofundadamente por um tradutor do quadro. As traduções freelance com uma classificação igual ou inferior a 6/10 são enviadas ao CIEQ (17), um comité de arbitragem interinstitucional independente. Em 40 % dos casos apresentados pela Comissão em 2004, o CIEQ recomendou a rescisão do contrato, no todo ou em parte.

Importância de as traduções serem efectuadas atempadamente e outros elementos de satisfação do cliente

44. Em 2004 a DGT da Comissão terminou cerca de 90 % de todas as traduções dentro dos prazos definidos (em comparação com cerca de 80 % em 2003 e 94 % em 2005). Esta melhoria pode ser parcialmente atribuída ao volume de trabalho em regressão. O valor correspondente no Parlamento em relação ao período de Maio de 2004 a Julho de 2005 foi de 86 %. O SGC não dispõe de estatísticas que indiquem a percentagem de respeito pelos prazos de tradução no Conselho.

45. Contudo, determinadas DG visitadas durante a auditoria do Tribunal referiram que os prazos estabelecidos pela DGT nem sempre são compatíveis com as obrigações legais ou com as necessidades operacionais das DG. Por isso, os administradores (não linguistas) frequentemente traduzem eles próprios alguns documentos urgentes curtos («traduções cinzentas») e em outros casos enviam determinadas traduções directamente a tradutores freelance (ver igualmente os pontos 54 e 75). Se bem que tal abordagem represente uma solução pragmática, também constitui um exemplo da impossibilidade de satisfazer a procura, aumentando consideravelmente as dificuldades de a Comissão gerir a sua actividade de tradução de uma maneira geral.

46. Os utilizadores de traduções no Conselho e na Comissão referiram ainda que, devido à capacidade insuficiente para as línguas da UE-10, os prazos estabelecidos pelas unidades de planeamento, especialmente em 2004, foram demasiado longos para satisfazerem as suas necessidades.

Custo e eficiência da tradução

Custo da tradução

Cálculos de custo

47. A elaboração do orçamento por actividades (ABB — activity based budgeting) é uma maneira de aumentar «a transparência da gestão do orçamento face aos objectivos da boa gestão financeira, nomeadamente da eficiência e da eficácia» (18). Ter conhecimento do custo de uma actividade é essencial para controlar o seu desempenho. O n.o 1 do artigo 12.o do Código de Conduta do Parlamento estipula que «De três em três meses, os Serviços […] de Tradução comunicam aos utilizadores, […] com base em critérios comparáveis, os custos gerados pelos pedidos de serviços linguísticos». Esta norma não foi, contudo, aplicada, dado que o SGC nunca efectuou uma estimativa dos custos da tradução.

48. Durante o período coberto pela auditoria, a Comissão abandonou um projecto de avaliação de custos. Verifica-se, no entanto, uma repartição de custos de tradução por domínios específicos de actividade através do ABB, sendo utilizada uma base forfetária dependente das dimensões da DG em questão mas não dos custos ou da utilização reais.

49. Apesar da importância dessa informação, as instituições não calcularam os seus custos de tradução totais nem o custo por página. O Tribunal calculou o custo total das traduções internas e externas geridas pelos serviços de tradução das instituições (ou seja, excluindo o direct outsourcing e as «traduções cinzentas», em relação às quais não se pode efectuar uma avaliação de custos por não estar disponível qualquer informação sobre o tempo dedicado pelo pessoal administrativo a actividades de tradução). A avaliação teve por objectivo permitir uma comparação entre as instituições incluídas na auditoria e o custo das traduções freelance. O anexo II apresenta uma descrição pormenorizada do método de cálculo dos custos de tradução concebido pelo Tribunal.

50. Os resultados dos cálculos efectuados pelo Tribunal em relação a 2003 (19) são apresentados pormenorizadamente nos quadros 2, 3 e 4:

Quadro 2

Custos totais da tradução interna

CUSTOS TOTAIS DA TRADUÇÃO INTERNA (milhões de euros) CUSTO MÉDIO POR PÁGINA (euros) Comissão Parlamento Conselho 3 instituições Comissão Parlamento Conselho 3 instituições Tradutores do quadro 94,76 40,03 54,58 189,37 85,27 89,87 136,92 96,85 Secretário(a)s 5,46 7,80 11,25 24,51 4,92 17,51 28,22 12,54 Custo directo 100,22 47,83 65,83 213,88 90,19 107,38 165,14 109,39 Gestão 0,50 0,27 0,52 1,30 0,45 0,62 1,31 0,66 Pessoal serviço de tradução 34,06 10,35 11,42 55,84 30,66 23,25 28,64 28,56 Planeamento 2,35 0,41 1,25 4,00 2,11 0,92 3,12 2,05 Edifício 22,80 9,14 12,50 44,44 20,52 20,52 31,35 22,73 Informática 8,31 6,01 5,39 19,70 7,48 13,49 13,51 10,08 Outros (20) 9,72 3,09 3,48 16,28 8,74 6,93 8,72 8,33 Custo indirecto 77,74 29,28 34,54 141,56 69,96 65,72 86,65 72,40 Custo total 177,95 77,11 100,38 355,44 160,15 173,11 251,80 181,78 Fonte: Tribunal de Contas.





Quadro 3

Custos totais da tradução externa

CUSTOS TOTAIS DA TRADUÇÃO EXTERNA (milhões de euros) CUSTO MÉDIO POR PÁGINA (euros) Comissão Parlamento Conselho 3 instituições Comissão Parlamento Conselho 3 instituições Tradutores do quadro (revisão) 5,85 0,00 N.A. 5,85 18,36 0,00 N.A. 10,95 Secretário(a)s 1,51 2,74 N.A. 4,25 4,74 12,70 N.A. 7,95 Traduções freelance 11,22 8,90 N.A. 20,12 35,24 41,22 N.A. 37,65 Custo directo 18,58 11,64 N.A. 30,22 58,34 53,92 N.A. 56,55 Gestão 0,14 0,12 N.A. 0,26 0,44 0,56 N.A. 0,49 Pessoal serviço de tradução 9,32 4,54 N.A. 13,86 29,26 21,04 N.A. 25,94 Planeamento 0,65 0,18 N.A. 0,83 2,03 0,83 N.A. 1,55 Unidade freelance 2,01 1,39 N.A. 3,40 6,32 6,44 N.A. 6,37 Edifício 2,29 1,75 N.A. 4,04 7,18 8,10 N.A. 7,55 Informática 2,29 1,71 N.A. 4,01 7,20 7,94 N.A. 7,50 Outros (21) 1,56 0,58 N.A. 2,15 4,91 2,69 N.A. 4,02 Custo indirecto 18,27 10,27 N.A. 28,54 57,34 47,60 N.A. 53,41 Custo total 36,85 21,92 N.A. 58,76 115,68 101,54 N.A. 109,97 Fonte: Tribunal de Contas.





Quadro 4

Avaliação dos custos totais da tradução; tradução interna e externa

CUSTOS TOTAIS DA TRADUÇÃO (milhões de euros) CUSTO MÉDIO POR PÁGINA (euros) Comissão Parlamento Conselho 3 instituições Comissão Parlamento Conselho 3 instituições Tradutores do quadro 100,61 40,03 54,58 195,22 70,37 60,54 136,92 78,41 Secretário(a)s 6,97 10,54 11,25 28,76 4,88 15,94 28,22 11,55 Tradutores freelance 11,22 8,90 0,00 20,12 7,85 13,45 0,00 8,08 Custo directo 118,80 59,47 65,83 244,10 83,09 89,93 165,14 98,05 Gestão 0,64 0,40 0,52 1,56 0,45 0,60 1,31 0,63 Pessoal serviço de tradução 43,38 14,90 11,42 69,70 30,34 22,53 28,64 27,99 Planeamento 2,99 0,59 1,25 4,83 2,09 0,89 3,12 1,94 Unidade freelance 2,01 1,39 0,00 3,40 1,41 2,10 0,00 1,37 Edifício 25,09 10,89 12,50 48,47 17,55 16,47 31,35 19,47 Informática 10,60 7,72 5,39 23,71 7,41 11,68 13,51 9,52 Outros (22) 11,28 3,67 3,48 18,42 7,89 5,55 8,72 7,40 Custo indirecto 96,00 39,55 34,54 170,09 67,14 59,81 86,65 68,32 Custo total 214,80 99,02 100,38 414,19 150,24 149,74 251,80 166,37 Fonte: Tribunal de Contas.

Análise de custos

51. Os custos por página são calculados ex post e apenas são válidos em relação ao volume de procura e de produção de 2003. Como a maior parte dos custos da tradução são custos fixos (87 % no PE, 91 % na DGT e 97 % no SGC), os anos de procura reduzida darão naturalmente origem a um custo por página mais elevado. Em 2004, o volume de tradução da Comissão para as línguas da UE-15 diminuiu de quase 25 %, o que deu origem a uma diminuição da produtividade de 20 %, porque a redução das traduções freelance não foi suficiente para ocupar completamente os tradutores do quadro. Em 2003, o custo por página traduzida internamente na Comissão e no Parlamento foi comparável, ao passo que o custo por página no Conselho foi consideravelmente mais alto, em grande parte devido à mais baixa produtividade e aos custos mais elevados dos serviços de secretariado e dos edifícios. Dado o Conselho dispor de pessoal permanente em número suficiente para evitar a utilização de traduções freelance para as línguas da UE-15, a diferença foi ainda maior a nível dos custos totais por página.

52. Em 2003, o custo total avaliado por página de tradução externa foi inferior em 35 % ao custo da tradução interna no Parlamento (100 euros contra 154 euros) e em 25 % na Comissão (120 euros contra 160 euros). Estes valores não tomam, no entanto, em consideração a diferente natureza da tradução interna e externa, a primeira das quais associada a textos prioritários mais complexos e morosos, como legislação e documentos para publicação. Os tradutores do quadro estão, além disso, implicados em outras actividades de tipo linguístico, ou seja, nem todo o seu tempo é inteiramente consagrado à tradução (ver ponto 76). Tanto para as línguas da UE-15 como para as da UE-10, os preços pagos pelo Parlamento aos tradutores freelance são em média 12 % mais elevados do que os pagos pela DGT (23).

Eficiência do processo de tradução

53. A abordagem por actividades da gestão dos recursos humanos e financeiros implica a definição de objectivos, o planeamento de actividades e o acompanhamento dos resultados e do desempenho em relação àqueles objectivos, medidos através de indicadores. As instituições não produzem, contudo, indicadores e informação de gestão suficiente que permitam controlar: a) Os pedidos recusados e o número total de pedidos (PE); b) A aceitação de prazos de entrega (SGC); c) Os casos de incumprimento do Código de Conduta (PE); d) As páginas traduzidas por entidade requerente/combinação linguística (PE); e) Os documentos «essenciais» (core documents), cuja tradução é obrigatória (PE e SGC); f) As traduções total ou parcialmente efectuadas mas que não eram necessárias devido às sucessivas alterações introduzidas no original (PE, Comissão e SGC).

54. Além disso, a Comissão não acompanha nem dispõe de qualquer informação sobre o volume de «traduções cinzentas» ou de documentos traduzidos em direct outsourcing por DG clientes (ver igualmente os pontos 45 e 75).

55. Os procedimentos, a organização e os métodos de trabalho dos serviços de tradução são afectados por condicionalismos específicos, tais como pedidos urgentes, em especial no Conselho, textos jurídicos e a agenda de trabalho das instituições. O quadro 5 mostra o volume de traduções com um prazo muito curto (menos de 24 ou entre 24 e 72 horas).

Quadro 5

Prazos para a realização das traduções

Comissão Parlamento Conselho Prazo de realização (em horas) < 24 24-72 < 24 24-72 < 24 24-72 3 % 7 % 19 % 30 % 40 % 22 % Fonte: CITI (Comité Interinstitucional da Tradução e Interpretação).

Previsão da procura

56. Uma previsão exacta da procura é especialmente importante para garantir a máxima utilização dos recursos internos. A curto prazo, apesar do custo aparentemente mais baixo da tradução externa, o envio de traduções para o exterior nem sempre poupa dinheiro. Como os custos da tradução interna são principalmente custos fixos (ver pontos 51 e 52), o custo marginal (ou extra) de, por exemplo, uma página suplementar de tradução interna é muito baixo, ao passo que o custo marginal de uma página de tradução externa é considerável. Assim, o recurso à tradução externa deverá limitar-se de uma maneira ideal a casos em que não existe capacidade interna disponível, o que exige um bom sistema de previsão da procura.

57. Embora o Código de Conduta do Parlamento refira que «Os secretariados das comissões, das delegações e dos grupos políticos, com base no respectivo programa de trabalho, elaboram mensalmente previsões de tradução com indicação da língua original provável, da data previsível de entrega e do número presumível de páginas», tais previsões não são enviadas à unidade de planeamento.

58. Em 2003 e 2004, a maior parte das DG da Comissão não enviaram sistematicamente à DGT as suas previsões de tradução para determinado período e no Conselho apenas algumas DG informaram regularmente a DG A III de uma previsão das suas necessidades em matéria de tradução.

59. Na prática, as principais fontes de informação sobre o futuro volume de trabalho são constituídas pelos programas de trabalho das instituições e pelos projectos de ordens do dia das reuniões das instituições, os quais apenas fornecem uma indicação aproximada das necessidades de tradução, não sendo portanto adequados para um planeamento pormenorizado.

Aceitação de prazos de entrega

60. O Código de Conduta do Parlamento de 2004 estipula um prazo geral de entrega (24) de 10 dias. No entanto, este prazo apenas foi respeitado pelos utilizadores de traduções em cerca de metade dos casos durante o seu primeiro ano de aplicação. A maior parte das traduções só pode, portanto, ser fornecida muito pouco tempo antes das reuniões.

61. Em 1998, a DG A III do Conselho estabeleceu como prazos de entrega 10 dias úteis para os documentos dos grupos de trabalho e 5 dias úteis para os documentos do Coreper. Devido à pressão de tempo que caracteriza as actividades do Conselho, estes prazos raramente são respeitados. A maior parte das traduções do Parlamento e do Conselho apenas são fornecidas muito pouco tempo antes das reuniões.

62. A Comissão não impôs prazos de entrega, mas a unidade de planeamento da DGT renegocia frequentemente os prazos com os utilizadores no caso de o prazo pedido não ser viável.

Planeamento

63. Segundo a avaliação efectuada pelo Tribunal do custo total da tradução em 2003, o custo do planeamento eleva-se nas três instituições a cerca de 4,8 milhões de euros, o que representa cerca de 1 % dos custos totais da tradução (ver quadro 2). O planeamento constitui outro instrumento para garantir a utilização mais eficaz dos recursos internos (ver ponto 56).

64. Devido, entre outros aspectos, aos prazos muito curtos para a realização das traduções (ver quadro 5), os chefes de unidade no Conselho e no Parlamento ficam com pouca margem para planeamento a longo ou médio prazo e com poucas possibilidades de equilibrar o volume de trabalho.

65. O sistema de planeamento do Conselho baseia-se no número de páginas impressas do documento a traduzir. Este método não constitui um instrumento fiável para a previsão do tempo de tradução, pois na maior parte das vezes não reflecte o trabalho de tradução realmente necessário (25).

66. O sistema informático do Parlamento permite que as unidades de planeamento verifiquem o número de páginas traduzidas a efectuar por dia. Este método fornece uma indicação geral da capacidade disponível por unidade linguística, mas não dá uma informação actualizada sobre a capacidade interna disponível em cada unidade num determinado período, tendo em consideração a disponibilidade dos tradutores (férias, formação, etc.).

Utilização eficiente dos recursos internos e externos

Pré-processamento

67. De modo a evitar uma nova tradução de textos já anteriormente traduzidos, os serviços de tradução pedem aos requerentes que indiquem as referências de textos semelhantes e/ou as alterações introduzidas em relação à versão anterior, no caso dos documentos já traduzidos. No entanto, como estas indicações são frequentemente omitidas ou incompletas, as unidades de planeamento vêem-se obrigadas a consultar bases de dados com essa finalidade. A precisão da codificação dos pedidos e dos textos já traduzidos não é suficiente para optimizar essa investigação. A situação é especialmente difícil no Parlamento, onde os documentos se encontram dispersos por várias bases de dados e várias redes, não possuindo os serviços de tradução uma recolha exaustiva de textos traduzidos.

Métodos de trabalho das unidades de tradução

68. Cabe aos chefes de unidade a responsabilidade de distribuírem o trabalho pelos seus tradutores. Cada unidade de tradução está organizada de modo diferente, algumas por grupos de tradutores especializados, outras segundo o método «o primeiro a chegar é o primeiro a ser servido». A DGT da Comissão e a DG A III do Conselho dispõem de ferramentas criadas a nível central que lhes permitem conhecer a disponibilidade de cada tradutor. Essas ferramentas não são, contudo, utilizadas sistematicamente por todas as unidades linguísticas. O Parlamento não dispõe dessas ferramentas. Alguns chefes de unidade utilizam folhas de cálculo, outros distribuem o trabalho manualmente.

69. Todas as unidades de tradução são compostas por tradutores e por pessoal de apoio, sendo este último responsável pela procura de referências, dactilografia, formatação, arquivos, etc. O Conselho (26) e o Parlamento utilizam cerca de um(a) secretário(a) para cada dois tradutores, ao passo que a Comissão emprega apenas um(a) secretário(a) para cada quatro ou cinco tradutores.

70. Apesar do facto de as três instituições terem implementado políticas de estímulo à utilização de tecnologia moderna e de terem despendido 23,7 milhões de euros em ferramentas informáticas em 2003 (custos totais incluindo as licenças, ver quadro 4), na prática cada tradutor, com o acordo tácito do seu chefe de unidade, pode decidir se utiliza ou não tradução assistida por computador (Translator's Workbench), bases de dados de investigação (Euramis, IATE, etc.) e software de reconhecimento vocal (em vez de dactilografia). No Parlamento, a percentagem de tradutores e pessoal de apoio que utiliza esse tipo de ferramentas varia amplamente (entre 10 % e 90 %). O Conselho faz uma utilização muito limitada de ferramentas informáticas. A Comissão dispõe das ferramentas informáticas mais avançadas das três instituições, mas não há informação disponível sobre o seu grau de utilização.

71. Desde 2003, cerca de 100 dos 1 100 tradutores da Comissão participaram no sistema de teletrabalho. Segundo o relatório de avaliação da DGT (27), a fórmula actual permite economias de custos líquidas anuais da ordem dos 10 000 euros por tradutor, principalmente devido à produtividade mais elevada. No Parlamento, 26 de entre os 430 tradutores encontram-se em regime de teletrabalho e o Conselho lançou igualmente dois projectos-piloto neste domínio.

Traduções externas

72. Tanto a Comissão como o Parlamento seguem a política de utilizarem sempre tradutores internos para textos legislativos (por razões de qualidade), bem como para documentos urgentes, confidenciais e curtos (por razões práticas). Como quase todo o trabalho de tradução do Conselho se insere nestas categorias, as traduções do Conselho são principalmente internas.

73. A decisão de enviar traduções a tradutores freelance é, em princípio, tomada pelos chefes das unidades de tradução (excepto no caso de direct outsourcing, como referido mais adiante), tendo em consideração o tipo de tradução e a capacidade disponível internamente. Na Comissão e no Parlamento foi constatada uma correlação clara e positiva entre o volume de trabalho e a percentagem de traduções externas na maior parte das unidades de tradução em 2004. Na Comissão, contudo, a auditoria revelou que duas unidades da DGT tiveram percentagens elevadas de tradução externa em 2004, embora o seu volume de trabalho se situasse abaixo da média (devido a uma reacção lenta à diminuição do volume de trabalho em relação a 2003), o que aponta para uma subutilização da capacidade interna. A divisão de tradução francesa do Parlamento teve em 2005 o segundo mais baixo volume de trabalho e simultaneamente a segunda mais alta percentagem de traduções externas, situação que não despoletou quaisquer medidas correctivas por parte da gestão.

74. Tanto o Parlamento como a Comissão enviam automaticamente para o exterior trabalhos de tradução sem verificarem se está disponível capacidade interna para algumas ou todas as línguas. Em 2003-2004 ambas as instituições estabeleceram o objectivo de aumentar a percentagem de traduções enviadas a tradutores freelance respectivamente para 30 % e 40 %, com vista a fazer face ao anunciado aumento da procura geral e tomando em consideração o menor custo das traduções freelance (em comparação com o recrutamento de tradutores internos suplementares). Devido ao declínio estrutural da procura em 2004, a DGT da Comissão suspendeu esse objectivo e o Parlamento deu instruções no sentido de não serem envidas a tradutores freelance traduções para além das do CRE (28) durante o período de eleições. Ao passo que o volume de trabalho total de cada uma das unidades linguísticas da UE-15 foi em 2004 cerca de 20 % mais baixo do que em 2003, a percentagem de traduções externas do Parlamento praticamente não se alterou (32,5 % em 2003 e 32 % em 2004) (ver quadro 6). A diferença das percentagens de traduções externas para as línguas da UE-10, de 2004 para 2005, no Parlamento, na Comissão e no Conselho deve-se principalmente ao facto de o Parlamento ter conseguido recrutar em 2004 mais tradutores do quadro para as línguas da UE-10 do que as outras instituições. Devido a uma redução legislativa em 2004 e ao menor volume de tradução, o Parlamento teve possibilidade de traduzir internamente uma maior percentagem dos trabalhos de tradução nas línguas da UE-10 (ver igualmente os pontos 20 e 25).

Quadro 6

Percentagem de tradução externa em 2003, 2004 e 2005

Comissão Parlamento Conselho Percentagem de tradução externa 2003 2004 2005 2003 2004 2005 2003 2004 2005 Todas as línguas 22 % 23 % 20 % 33 % 30 % 36 % 0 % 1 % 2 % Línguas da UE-15 21 % 16 % 10 % 32,5 % 32 % 33 % 0 % 0 % 0 % Línguas da UE-10 N.A. 60 % 37 % 41 % 20 % 43 % N.A. 8 % 5 % Fonte: Tribunal de Contas.

75. Ao passo que o direct outsourcing pelas DG clientes é marginal no Conselho e no Parlamento (29), a auditoria revelou que as DG da Comissão enviaram directamente para o exterior várias centenas de milhares de páginas durante o período 2003-2004, sem qualquer supervisão da DGT (ver igualmente os pontos 45 e 54).

Produtividade

76. A produtividade das três instituições auditadas entre 2000 e 2005 foi verificada com o objectivo de comparar o desempenho das várias instituições ao longo do tempo. O cálculo da produtividade utilizou o conceito de full time equivalent (FTE), segundo o qual o tempo considerado como utilizado para tradução corresponde ao tempo durante o qual os tradutores se encontram efectivamente no serviço. Mas como em muitos casos esse tempo inclui outras actividades para além da tradução (formação, gestão, controlo de qualidade, revisão de provas de documentos produzidos por outros serviços, etc.), a produtividade baseada no FTE apenas constitui um indicador relativamente vago. As comparações entre as instituições e entre as unidades linguísticas de determinada instituição devem ser consideradas com precaução. Também se deve ser cuidadoso ao identificar as razões para as diferenças observadas e devem analisar-se os eventuais condicionalismos para saber se a gestão pode agir de uma maneira directa.

77. A produtividade, definida como o número de páginas standard traduzidas internamente por tradutor interno FTE, flutua bastante de uma divisão linguística para a outra e de uma instituição para a outra. A produtividade das unidades linguísticas da UE-10 em todas as instituições é geralmente mais baixa devido à maior necessidade de formação, à falta de experiência, às menores memórias de tradução (que limitam a utilização da tradução assistida por computador) e ao tempo superior dedicado à revisão de traduções externas.

78. A produtividade dos serviços de tradução da UE é muito mais baixa que no sector privado (30). A produtividade mais elevada no sector privado deve-se principalmente à natureza dos textos (poucos textos legislativos) e à utilização generalizada de ferramentas informáticas. Apesar de os textos terem um menor grau de complexidade, as traduções freelance são consideradas de menor qualidade e necessitam de um nível de revisão mais elevado do que os documentos traduzidos internamente. Alguns contratos com gabinetes externos tiveram de ser anulados devido à qualidade inadequada das traduções (ver ponto 43). No entanto, na ausência de capacidade interna disponível, a mais alta produtividade, em combinação com vencimentos mais baixos, torna as traduções freelance consideravelmente mais baratas do que a contratação de tradutores internos suplementares, mesmo incluindo os custos indirectos (planeamento, concursos públicos, pagamento, controlo de qualidade, etc.) (ver quadro 7).

Quadro 7

Número médio de páginas traduzidas por tradutor (FTE)

2000 2001 2002 2003 2004 2005 Comissão (por ano) 915 902 909 1 054 917 797 Comissão (por dia) 5,2 5,2 5,1 5,7 5,0 4,5 Parlamento (por ano) 1 092 1 195 1 062 1 031 858 1 226 Conselho (31) (por ano) 602 653 772 707 648 669 Fonte: Tribunal de Contas.

Comissão

79. A produtividade da DGT, que na maior parte dos anos foi ligeiramente inferior à do Parlamento, pode explicar-se até certo ponto pelo papel da Comissão como iniciadora do processo legislativo, o que implica uma taxa de revisão mais elevada e um papel de relevo no desenvolvimento de terminologia e de bases de dados, das quais as outras instituições também beneficiam. Além disso, os tradutores da Comissão desempenham outras actividades no domínio linguístico que não estão reflectidas nas estatísticas de produção diária.

80. De 2003 a 2005, a produtividade média para as línguas da UE-15 diminuiu em mais de 20 %. No caso da maior parte das línguas da UE-15 que não são de processo, a produtividade situou-se abaixo das quatro páginas por dia, redução que se ficou a dever à diminuição do volume de trabalho nas línguas não de processo, que por sua vez criou uma capacidade excedentária. Essa capacidade excedentária deve ser considerada à luz do nível de direct outsourcing que se verifica sem qualquer supervisão por parte da DGT (ver ponto 75).

81. Mesmo após a introdução pela DGT de um chamado «mecanismo de flexibilidade», que permite a transferência de traduções dentro da mesma divisão linguística de unidades que se deparam temporariamente com um volume de trabalho superior à média para outras unidades, continuam a existir diferenças consideráveis de produtividade entre as unidades (32). A principal explicação para estas diferenças é a variação na procura de traduções de textos relativos a vários domínios de actividade, que determinam as competências das unidades linguísticas. As diferenças de produtividade entre as unidades da DGT tornaram-se ainda maiores desde o alargamento. A produtividade da unidade mais produtiva em 2005 correspondeu ao dobro da produtividade da unidade menos produtiva.

Parlamento

82. Durante os últimos cinco anos, o Parlamento tem reduzido o número dos seus tradutores segundo uma média de mais de cinco FTE (ou 15 %) por língua.

83. A produtividade das unidades de tradução inglesa e francesa do Parlamento é sistematicamente inferior à média (em 5 a 20 %, dependendo dos anos), ao passo que as diferenças de produtividade entre as outras línguas da UE-15 se limitam a 10 %. Esta situação explica-se pelo facto de a unidade francesa contar com um número de tradutores superior à média e enviar para o exterior um número de traduções igualmente superior à média. Na unidade inglesa verifica-se uma menor necessidade de traduções, dado a maior parte dos documentos internos ser redigida em inglês. As percentagens de envio para o exterior e de excesso de capacidade são factores dependentes de decisões administrativas.

Conselho

84. A produtividade do Conselho foi sistematicamente inferior à da Comissão e do Parlamento, situação que se pode atribuir à combinação de uma elevada percentagem de documentos legislativos que requerem atenção especial com uma procura muito flutuante (o volume de trabalho diário aumentou de menos de 1 000 para mais de 7 000 páginas em 2003).

85. Visando minorar o problema da capacidade excedentária, a DG A III adoptou um plano de acção a longo prazo para reduzir o número de tradutores e secretário(a)s nas unidades correspondentes às línguas da UE-15 de cerca de 50 FTE em 2002 para 25 FTE em 2015 (33). Os efeitos completos do plano apenas serão, contudo, sentidos a longo prazo, pois o Conselho afirma que as possibilidades de reutilização interna são limitadas e que a mobilidade interinstitucional é reduzida.

86. As diferenças entre a produtividade das unidades linguísticas são menores no Conselho (e no Parlamento) do que na Comissão (à excepção da baixa produtividade da unidade inglesa da DG A III que é cerca de 20 a 40 % inferior à produtividade das outras unidades no período 2003-2005). As alterações dos originais e a função desempenhada pelo inglês como principal língua pivot para a tradução de textos das línguas da UE-10, o que levanta dificuldades terminológicas consideráveis, poderá explicar em certa medida esta produtividade aparentemente baixa.

Acompanhamento do processo de tradução com a utilização de indicadores de desempenho

87. As principais estatísticas relativas à tradução nas instituições são produzidas a nível central e incidem no volume de traduções por unidade. Essas estatísticas são utilizadas regularmente pelas unidades de gestão e de recursos (humanos e financeiros), mas a sua utilização por parte dos chefes das unidades de tradução para fins de acompanhamento diário varia consideravelmente. Aliás alguns chefes de unidade desenvolveram os seus próprios instrumentos de acompanhamento.

88. Algumas instituições não dispõem de indicadores de desempenho nem de estatísticas sobre os seguintes elementos: a) Tempo efectivamente utilizado, em comparação com o tempo normal ou avaliado, para a tradução de determinado documento (Parlamento, Comissão e SGC); b) Número de páginas revistas (Comissão e SGC) e tempo utilizado para a revisão (Parlamento, Comissão e SGC); c) Produção e produtividade de cada tradutor (SGC); d) Volume de traduções enviadas automaticamente para o exterior pelas unidades de planeamento e enviadas para o exterior pelas unidades de tradução (Parlamento e Comissão); e) Não observância dos prazos de entrega (SGC); f) Impacto das ferramentas informáticas na produtividade (Parlamento, Comissão e SGC); g) Reconciliação de dados, como a correlação entre o volume de trabalho e de traduções enviadas para o exterior (Parlamento, Comissão e SGC) (ver pontos 73 e 83).

89. As estatísticas de produção e de produtividade dos vários serviços de tradução das instituições europeias incluem segmentos de texto traduzidos automaticamente, em especial com o auxílio da aplicação Translators’ Workbench (TWB). As empresas particulares de tradução utilizam sistemas de cálculo mais sofisticados para calcularem o volume de trabalho real e a produtividade de cada tradutor.

90. Ao contrário das outras instituições, que apenas consideram as partes alteradas dos textos, o Conselho calcula a sua produção com base no número de páginas impressas (ver igualmente o ponto 65). Como resultado dessa contagem, as estatísticas de produção do Conselho apontam para um número de páginas mais de 50 % superior ao número realmente traduzido. Na sequência da auditoria do Tribunal, a DG A III adoptou um método semelhante ao utilizado pelas outras instituições.

Cooperação interinstitucional

91. A criação do CITI em 1995 possibilitou uma cooperação gradual entre os serviços de tradução das instituições europeias em determinados domínios.

92. Até à data conseguiram-se os seguintes resultados principais: a) Criação de uma base de dados terminológica e de uma memória de tradução comuns; b) Um convite à apresentação de propostas interinstitucional para traduções freelance de e para as línguas da UE-10 (34); c) Um concurso público conjunto para a aquisição de software de reconhecimento vocal e de outras ferramentas multilingues; d) Um comité interinstitucional para a avaliação da qualidade das traduções externas (CIEQ); e) Um intercâmbio limitado de tradutores e de volume de trabalhos de tradução.

93. A análise efectuada pelo Tribunal à natureza e à oportunidade da oferta e da procura revela que, se por um lado todas as instituições se debatem com dificuldades estruturais para fornecerem um volume suficiente de traduções de qualidade aceitável para as línguas da UE-10, por outro verificam-se grandes diferenças no que se refere às línguas da UE-15. Os tradutores ingleses, por exemplo, têm o maior volume de trabalho de todas as línguas na DGT da Comissão (ver ponto 86), mas o menor no Conselho e no Parlamento. Como o Conselho e o Parlamento trabalham com prazos de entrega muito curtos e com uma procura extremamente flutuante, também dispõem de capacidade disponível temporária durante alguns períodos (ver ponto 84).

94. Na sequência das conclusões da task force sobre a repartição equitativa do volume de trabalho (workload balancing), foi iniciado um projecto-piloto em 1 de Janeiro de 2005. Nesse ano de 2005, foram traduzidas 3 763 páginas (correspondentes a 63 % do volume solicitado) por uma das instituições participantes a pedido de outra instituição. Este valor corresponde a apenas 0,2 % do volume total de trabalho de todas as instituições participantes, ao passo que mais de 20 % do mesmo volume de trabalho é constituído por traduções freelance. As economias de tal procedimento podem avaliar-se em 150 000 euros (35). Dado que a capacidade disponível total é muito mais elevada do que a capacidade disponibilizada às outras instituições no âmbito do projecto-piloto, as economias potenciais são igualmente mais elevadas.

95. Uma deficiência do actual sistema de workload balancing consiste, porém, no facto de os documentos que são geralmente enviados para o exterior e as traduções para as línguas da UE-10 serem excluídos do sistema. Além disso, as instituições não se informam suficientemente umas às outras sobre a capacidade disponível nem têm qualquer espécie de incentivo ou de obrigação no sentido de aceitar pedidos de tradução provenientes de outra instituição. Se os tradutores internos da DGT da Comissão das unidades linguísticas das línguas da UE-15 que não são de processo tivessem alcançado em 2005 a mesma produtividade que alcançaram em 2003, teriam traduzido pelo menos mais 10 000 páginas em cada uma das línguas da UE-15. Em 2005, o Parlamento e várias DG da Comissão enviaram para o exterior um número semelhante de páginas de documentos não urgentes nas mesmas línguas que poderiam ter sido traduzidas por outra instituição. Ter-se-iam evitado desse modo pagamentos num total de cerca de 11 milhões de euros de traduções freelance (36).

CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

Procedimentos aplicados para garantir que a oferta de tradução satisfaz a procura e que são evitadas traduções desnecessárias

96. Nenhuma das instituições tem procedimentos coerentes e claros para solicitar ou autorizar traduções. As normas de aplicação adoptadas pelas três instituições indicam os tipos de documentos cuja tradução é obrigatória. Numa vasta área não existem, contudo, critérios geralmente aceites e os documentos são tratados caso a caso, dependendo principalmente da disponibilidade de recursos (ver pontos 13 a 18). Recomendação: Devido à necessidade de definir prioridades e restrições com vista a satisfazer uma procura de traduções em constante aumento, as instituições deverão dinamizar os seus procedimentos, o que se deverá traduzir pelo controlo da extensão dos documentos, por uma maior diferenciação dos textos segundo a sua natureza e objectivos e pela adopção de um método de adaptação das traduções dos textos autorizados ao fim a que se destinam.

97. A auditoria revelou que as necessidades de tradução para as línguas da UE-15 podem geralmente ser satisfeitas. No entanto, a adesão de pequenos países criou um grande aumento da procura nos pequenos mercados de tradução, em que a oferta é algo limitada. As dificuldades encontradas quando do lançamento dos concursos EPSO destinados a seleccionar tradutores do quadro para as línguas da UE-10 traduziram-se por uma falta de tradutores provenientes dos novos Estados-Membros. Por consequência, durante o primeiro ano após o alargamento as instituições não tiveram possibilidade de satisfazer as necessidades de tradução para as novas línguas (ver pontos 19 a 23). Recomendação: Mantém-se a necessidade de aumentar consideravelmente a capacidade interna das instituições para as línguas da UE-10. A Comissão deverá analisar criticamente o facto de o EPSO não ter conseguido recrutar a tempo os tradutores do quadro necessários, o que deverá levar à criação de um plano de acção destinado a aumentar a sensibilidade e a estimular o interesse pela actividade de tradução comunitária nos Estados-Membros da UE-10, bem como nos países candidatos.

98. Geralmente as instituições conseguiram conter as despesas de tradução, apesar do aumento do número das línguas oficiais de 11 para 21 (incluindo o irlandês) desde Maio de 2004 (ver pontos 25 a 36). Se, por um lado, a Comissão e o Conselho levaram a cabo medidas significativas visando reduzir o número de documentos a traduzir para todas as línguas, o Parlamento, por outro, foi menos ambicioso quanto à redução do volume de tradução, limitando apenas a extensão mas não o número ou o tipo dos documentos a traduzir (ver ponto 32). Recomendação: Os serviços de tradução poderão celebrar «Acordos de Nível de Serviço» (Service Level Agreements, SLA) com os seus utilizadores, estabelecendo assim directivas mais rigorosas sobre o tipo de documentos que necessita de tradução, as versões linguísticas necessárias, a fase na qual se deverá iniciar a tradução, o número total de páginas por ano, o recurso à tradução automática, etc. Se as instituições estabelecerem entre si uma determinada coordenação, poderão igualmente ser evitadas incoerências dos seus métodos respectivos.

Procedimentos aplicados para garantir que as traduções são efectuadas atempadamente e que a sua qualidade é adequada ao objectivo a que se destinam

99. As três instituições conseguiram geralmente fornecer as traduções para as línguas da UE-15 atempadamente e com a qualidade adequada (ver pontos 41 e 44). A situação foi, no entanto, diferente em relação às línguas da UE-10 devido ao número insuficiente de tradutores. Na Comissão e no Conselho, a capacidade interna de tradução para as línguas da UE-10 em 2004 nem sequer foi suficiente para efectuar a revisão das traduções freelance, tendo a maior parte dos clientes considerado insatisfatória a qualidade das traduções (ver ponto 42). Nenhum dos serviços de tradução mede a satisfação dos utilizadores. Recomendação: As instituições deverão efectuar regularmente inquéritos de satisfação entre os vários utilizadores dos serviços de tradução, incluindo a definição de prazos. Tais inquéritos poderão ser utilizados como ponto de partida para planos de acção para a melhoria da qualidade e da produtividade do serviço.

100. O Parlamento e o Conselho não têm directivas específicas em matéria de controlo de qualidade e as práticas de revisão variam consideravelmente. Apesar disso, as instituições efectuam geralmente controlos adequados destinados a identificar traduções de baixa qualidade (ver pontos 37 a 43). Ao passo que a Direcção da Tradução do Parlamento avalia a qualidade tanto das traduções internas como das externas através de controlos aleatórios de dois em dois meses e de indicadores de qualidade, as outras instituições não disponibilizam esses controlos ou indicadores de desempenho. Recomendação: Para além do controlo de qualidade efectuado sistematicamente nas traduções enviadas para o exterior e da supervisão exercida por cada chefe de unidade, será conveniente efectuar regularmente controlos aleatórios de qualidade em cada secção linguística. Esses controlos, aliados aos inquéritos de satisfação dos utilizadores, poderão estar na base de indicadores de desempenho qualitativos.

101. Algumas DG da Comissão afirmaram ter de se contentar com «traduções cinzentas» ou com o direct outsourcing, dado a DGT não ter possibilidades de fornecer determinadas traduções dentro dos prazos previstos. O volume destas traduções não é conhecido e o seu custo não é incluído nos cálculos do Tribunal, visto não estarem disponíveis informações sobre o tempo que os administradores dedicam às «traduções cinzentas» (ver pontos 45, 54 e 75). Recomendação: O volume de direct outsourcing e de «traduções cinzentas» deverá ser acompanhado pelos serviços de tradução, de modo a ser tomado em consideração durante o planeamento.

Custo e eficiência da tradução

102. À excepção da Comissão em 2002, as instituições não calcularam os seus custos totais de tradução nem o custo médio por página. O Tribunal avalia o custo total anual da tradução nas três instituições em 414 milhões de euros antes do alargamento (ver quadro 4) e 511 milhões de euros após o alargamento. O custo médio por página em 2003 foi de 150 euros na Comissão e no Parlamento e 254 euros no Conselho. Em 2005, o custo médio por página aumentou para 194 euros na Comissão e 276 euros no Conselho, mas diminuiu para 119 euros no Parlamento.

103. A tradução interna é mais cara que a tradução freelance, mas a comparação é difícil devido à diferente natureza dos textos traduzidos, à qualidade reconhecidamente mais elevada da tradução interna, aos prazos curtos solicitados para a tradução interna de determinados documentos em resultado dos métodos de trabalho especialmente no Parlamento e no Conselho e à necessidade de revisão das traduções externas (ver ponto 52). Recomendação: Estar ao corrente do custo de determinada actividade é essencial para controlar as despesas que ela origina. Deverão, portanto, ser implementados procedimentos visando garantir uma informação de gestão adequada sobre os custos.

104. Devido a uma pronunciada redução do volume de trabalho, a produtividade da maior parte das unidades de tradução das línguas da UE-15 diminuiu consideravelmente em 2004, o que teve por resultado o aumento do custo médio por página (ver pontos 51 e 76 a 86). Devido às medidas tomadas no sentido de reduzir a procura da tradução, a Comissão e o Conselho apresentaram capacidade disponível desde 2004 nas línguas da UE-15 que não são de processo.

105. A auditoria revelou que as unidades de planeamento dos três serviços de tradução estão actualmente mais ocupadas com a distribuição do serviço do que com a elaboração de uma previsão de traduções destinada a planear o volume de trabalho e a equilibrar os picos de actividade (ver pontos 56 a 59, 63 a 66 e 91 a 95).

106. O ajustamento do volume de trabalho constitui uma questão fundamental. Uma redução do volume de tradução origina um período transitório de capacidade excedentária e de menor produtividade, além de um custo médio mais elevado. O Tribunal observou, porém, que algumas unidades apresentavam simultaneamente baixa produtividade e percentagens de traduções externas superiores à média (ver pontos 73 e 74). A falta de previsão do volume de trabalho (planeamento) torna mais difícil que algumas instituições aproveitem completamente a capacidade temporariamente disponível de outras instituições (ver pontos 56 a 66 e 91 a 95).

107. Em 2005, o Parlamento e várias DG da Comissão (para além da DGT) enviaram para o exterior um elevado número de páginas que poderiam ter sido traduzidas internamente por outra instituição. O Tribunal calcula que se teriam desse modo poupado pagamentos num total de cerca de 11 milhões de euros de traduções freelance (ver ponto 95). Recomendação: Deverá ser dada mais importância aos processos de gestão e de planeamento, com vista a nivelar os altos e baixos do volume de trabalho e facilitar uma cooperação interinstitucional mais eficaz. As unidades de planeamento deverão receber previsões regulares e fiáveis dos futuros trabalhos de tradução e as instituições deverão informar-se mutuamente sobre a sua capacidade interna disponível.A capacidade interna disponível deverá ser utilizada com vista a reduzir o volume de traduções enviadas para o exterior pelas DG da Comissão (para além da DGT) e pelas outras instituições, alargando o exercício-piloto iniciado em Janeiro de 2005 sobre a cooperação interinstitucional. Um sistema de facturação interinstitucional de traduções poderá dar às instituições com capacidade disponível temporária ou estrutural um incentivo para que cooperem com as outras instituições.No Conselho, deverão ser envidados esforços suplementares no sentido de ajustar a capacidade excedentária estrutural. Deverá ser considerada a possibilidade de recolocação fora do serviço de tradução ou a aplicação de outras disposições do Estatuto dos Funcionários, dado que, segundo o actual plano de acção, não será possível resolver a presente capacidade excedentária antes de 2015.

108. Embora as instituições tenham efectuado investimentos no domínio da tecnologia avançada e moderna, esta não é utilizada de forma sistemática (ver pontos 68 a 70). Recomendação: A eficiência do processo de tradução poderá ser melhorada através dos seguintes aspectos: — redução dos serviços de secretariado no Conselho e no Parlamento; — métodos de trabalho harmonizados e baseados nas melhores práticas; — maior integração e utilização mais intensiva de ferramentas informáticas; — maior utilização do teletrabalho.

109. Os serviços de tradução não produzem informação de gestão suficiente para acompanhar os custos da tradução, como o tempo efectivamente utilizado para a tradução e revisão, os valores pormenorizados relativos à produtividade, o volume de traduções enviadas para o exterior, etc. (ver ponto 88). Recomendação: Para que se possa utilizar a produtividade como indicador de gestão, as instituições deverão desenvolver sistemas que reflictam melhor todas as actividades dos tradutores do quadro (incluindo o tempo que passam a aprender novas línguas). Para que se possam utilizar melhor os recursos, todas as instituições deverão envidar esforços no sentido de desenvolverem indicadores de desempenho qualitativos e quantitativos.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 6 de Julho de 2006. Pelo Tribunal de Contas Hubert WEBER Presidente

(1) Geralmente inglês, francês e alemão.

(2) Regulamento n.o 1 do Conselho, de 15 de Abril de 1958, que estabelece o regime linguístico da Comunidade Económica Europeia (JO 17 de 6.10.1958, p. 385/58), alterado.

(3) Espanhol, checo, dinamarquês, alemão, estónio, grego, inglês, francês, irlandês, italiano, letão, lituano, húngaro, maltês, neerlandês, polaco, português, eslovaco, esloveno, finlandês e sueco. Desde 18 de Junho de 2005 o irlandês foi considerado a 21.a língua oficial da UE, embora alguns efeitos do Regulamento (CE) n.o 920/2005 do Conselho (JO L 156 de 18.6.2005, p. 3) tenham sido adiados para 1 de Janeiro de 2007.

(4) Especialmente documentos publicados no Jornal Oficial da União Europeia (19, 20 ou 21 línguas oficiais, devido às derrogações relativas à utilização do maltês e do irlandês) e documentos enviados a um Estado-Membro ou a uma pessoa sujeita à jurisdição desse Estado-Membro (língua do Estado em questão).

(5) O Centro de Tradução no Luxemburgo recorre principalmente à tradução efectuada por tradutores freelance. Emprega cerca de 80 (em 2004) tradutores do quadro permanente que se dedicam principalmente à revisão das traduções efectuadas por tradutores freelance e, numa escala limitada, a trabalhos de tradução para outras instituições.

(6) Cada departamento é composto por entre três a seis unidades, agrupadas por políticas (ou domínios), havendo um total de 77 unidades.

(7) Este valor inclui as traduções freelance encomendadas pela DGT, mas não por outras DG, em relação às quais não estão disponíveis valores fiáveis e exaustivos.

(8) Definição harmonizada: 1 500 caracteres impressos no original (língua de partida), sem espaços. Para as alterações de textos existentes, a DGT conta o número de caracteres alterados e multiplica-o por determinada percentagem (50 % no caso da tradução interna e 30 % no da tradução freelance), com vista a valorizar o trabalho suplementar que consiste em integrar as partes alteradas no texto original. O Parlamento utiliza um método ligeiramente diferente, contando o número de caracteres de todo o parágrafo alterado sem acrescentar 50 %. O número de páginas de cada documento daí resultante é arredondado para a unidade mais próxima.

(9) Os valores oficiais das páginas de tradução produzidas pelo Conselho foram adaptados pelo Tribunal de modo a torná-los comparáveis com os das outras instituições.

(10) Ver anexo I, nota 9.

(11) No seu anteprojecto de orçamento para 2006, a Comissão afirma que os documentos não essenciais podem ser avaliados com base nas necessidades reais, nos termos da Decisão de 26 de Maio de 2004 sobre a oferta e a procura de traduções [SEC(2004) 638].

(12) Ver anexo I, nota 9.

(13) O número de páginas traduzidas fornece dados comparáveis para todas as instituições, mas difere ligeiramente em relação aos pedidos, devido a algumas recusas por parte das unidades de planeamento e ao espaço de tempo entre o pedido e o envio da tradução. Os valores indicados não incluem as «traduções cinzentas» nem o «direct outsourcing», que são especialmente significativos na Comissão mas em relação aos quais não estão disponíveis valores exaustivos.

(14) As línguas de processo da Comissão são inglês, francês e alemão.

(15) Comités Consultivos, Comités de Gestão e Comités de Regulamentação, regidos pela Decisão do Conselho 1999/468/CE, de 28 de Junho de 1999, que fixa as regras de exercício das competências de execução atribuídas à Comissão (JO L 184 de 17.7.1999, p. 23), que substitui a Decisão do Conselho 87/373/CEE, de 13 de Julho de 1987 (JO L 197 de 18.7.1987, p. 33).

(16) Por exemplo, documentos que se destinam a publicação ou textos jurídicos exigem traduções de maior qualidade (e portanto mais recursos) do que documentos destinados a utilização interna.

(17) CIEQ: Comité Interinstitucional para a avaliação da qualidade das traduções externas.

(18) Ver o considerando 14 do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de Junho de 2002 (JO L 248 de 16.9.2002, p. 1).

(19) Em 2004 e 2005, os custos foram consideravelmente superiores, como explicado no ponto 53, mas estes anos caracterizaram-se por uma menor eficácia devido à transição de um sistema de 11 línguas para outro de 21.

(20) Gestão dos recursos humanos, formação, finanças, etc.

Fonte: Tribunal de Contas.

(21) Gestão dos recursos humanos, formação, finanças, etc.

Fonte: Tribunal de Contas.

(22) Gestão dos recursos humanos, formação, finanças, etc.

Fonte: Tribunal de Contas.

(23) No que se refere às novas línguas, a diferença de preços oscila entre os 15 % para o lituano e os 38 % para o letão. A diferença média de preço é de cerca de 12 % (ver quadro 4), o que se explica parcialmente pelas diferentes condições contratuais. Em especial, um contratante do Parlamento é obrigado a aceitar traduções e tem de trabalhar com prazos muito curtos no caso da tradução das perguntas escritas.

(24) O prazo de entrega é o mínimo espaço de tempo incompressível conferido a um serviço de tradução para fornecer uma tradução pedida.

(25) O volume de trabalho necessário para a tradução de um documento depende de determinado número de factores como o número de palavras a traduzir (as páginas podem conter textos de extensão diferente, apenas se devem traduzir as alterações a um texto já traduzido anteriormente, etc.), a dificuldade técnica do documento e a disponibilidade de textos já traduzidos que sirvam de fonte ou de referência.

(26) Após dedução do tempo empregue pelo(a)s secretário(a)s em actividades não relacionadas com o processo de tradução.

(27) Comissão Europeia, DGT, Direcção da Tradução, Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service, Bruxelas, 6.10.2003.

(28) CRE = «Compte rendu in extenso»: relato pormenorizado dos debates, que representou cerca de 18 % do volume de tradução do Parlamento em 2003-2005.

(29) Os grupos políticos do Parlamento Europeu contratam por vezes tradutores freelance directamente, se a unidade de planeamento recusar os seus pedidos (por excederem a quota semanal de 15 páginas).

(30) Ver igualmente Price Waterhouse Coopers, Comité Económico e Social (CES) e Comité das Regiões (CdR), «Análise comparativa da produtividade das divisões de tradução das instituições europeias», Bruxelas, 4 de Agosto de 2000, p. 24: saliente-se que a produtividade de um tradutor de uma empresa privada anda à volta de 8 a 10 páginas por dia, sem ter em conta a produção através de «memórias de tradução» (uma página corresponde a 350 palavras; 350 palavras = 2 100 caracteres = 1,4 páginas standard).

(31) Conselho: até 2004 (inclusive) apenas as línguas da UE-15.

Fonte: Tribunal de Contas.

(32) Na divisão inglesa, por exemplo, a produtividade registada no primeiro semestre de 2004 na unidade com o maior volume de trabalho foi 65 % mais elevada do que na unidade com o volume de trabalho menor.

(33) DGMA, Plan d’action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA), 30.5.2002, secção 11: Reforma da DG A III.

(34) No entanto, a Comissão praticamente não utilizou a lista e organizou um convite próprio à apresentação de propostas.

(35) A um custo variável de 40 euros por página.

(36) Tomando apenas em consideração os custos variáveis da tradução freelance, calculados em 40 euros por página.

ANEXO I DISPOSIÇÕES APLICÁVEIS À COMISSÃO, AO PARLAMENTO E AO CONSELHO Comissão 1. O Regulamento Interno da Comissão (1) estipula que todos os actos adoptados pela Comissão são anexados a uma «nota recapitulativa» (no processo oral) ou a uma «nota diária» (nos processos escrito, de habilitação e de delegação) (2), na ou nas línguas em que fazem fé, ou seja, nas línguas oficiais das Comunidades, quando se tratar de actos de alcance geral, e na ou nas línguas dos destinatários, quando se tratar de outros actos (artigo 18.o do Regulamento Interno). 2. Embora os comités de «comitologia» dependam da própria Comissão (3) e o Regulamento n.o 1/1958 se aplique ao seu trabalho (4), não foi deliberadamente inserida no Regulamento interno tipo (5) uma referência explícita ao regime linguístico, de modo a deixar a cada comité a liberdade de encontrar soluções pragmáticas adaptadas às suas necessidades reais. Os documentos que seriam, de qualquer modo, traduzidos numa fase posterior (em especial projectos de medidas cuja versão final tem de ser publicada no JO) já são em princípio traduzidos para as reuniões dos comités. 3. Uma nota do Secretariado-Geral (6) publicada em Junho de 2004 estipula que, quando são implementadas medidas que apenas se dirigem a um reduzido número de Estados-Membros, é suficiente uma tradução nas línguas desses Estados-Membros, juntamente com uma comunicação publicada no Jornal Oficial da União Europeia anunciando a adopção da decisão e informando o leitor sobre o sítio internet em que se encontra acessível. A tradução para todas as línguas apenas é exigida se a publicação no Jornal Oficial da União Europeia constituir uma condição prévia legal para que as medidas entrem em vigor (por exemplo regulamentos, directivas e decisões do PE e do Conselho adoptados em co-decisão e regulamentos e directivas da Comissão dirigidos a todos os Estados-Membros, mas não decisões da Comissão). 4. A comunicação de Maio de 2004 distingue entre documentos que resultam de obrigações legais (subdivididos em nove categorias) e documentos de importância política (subdivididos em 11 categorias). A tradução de determinadas categorias de documentos, como publicações que não sejam no Jornal Oficial da União Europeia, não é abrangida pela comunicação e tem de ser decidida caso a caso através do diálogo entre a DG requerente e a DGT (7). 5. As principais categorias de documentos traduzidos para todas as línguas são: propostas legislativas, exposições de motivos, relatórios exigidos por documentos jurídicos, anúncios de auxílios estatais e procedimentos de antitrust publicados no Jornal Oficial, bem como as respectivas decisões finais publicadas no Jornal Oficial, decisões anti-dumping, comunicações da Comissão (incluindo livros brancos e livros verdes), convites à apresentação de propostas ou à manifestação de interesse e comunicados de imprensa. 6. Os outros documentos apenas são traduzidos para as línguas de processo (inglês, francês e alemão) (em especial comunicações à Comissão, relatórios de acompanhamento de decisões do Conselho e propostas da Comissão) ou para a língua do destinatário (por exemplo cartas às representações permanentes, respostas a pedidos individuais e propostas de financiamento). Os anexos técnicos não são traduzidos para mais de três línguas, ou até podem não ser traduzidos, dependendo das «necessidades reais». As respostas às perguntas escritas parlamentares são traduzidas para a língua do deputado que fez a pergunta e para uma língua de processo. Parlamento 7. Nos termos do artigo 138.o do Regimento do Parlamento Europeu, «Todos os documentos do Parlamento devem ser redigidos em todas as línguas oficiais». O artigo 150.o estipula que «Salvo decisão do Parlamento em contrário, as alterações só poderão ser postas à votação depois de impressas e distribuídas em todas as línguas oficiais. Uma tal decisão não poderá ser tomada se trinta e sete deputados, pelo menos, a ela se opuserem». 8. Em 19 de Abril de 2004 a Mesa do Parlamento Europeu adoptou um Código de Conduta que entrou em vigor em 1 de Maio de 2004, substituindo um Código de Conduta semelhante de 8 de Fevereiro de 1999. O n.o 2 do artigo 1.o do Código de Conduta diz o seguinte: «Os serviços linguísticos do Parlamento Europeu são geridos com base nos princípios do “multilinguismo integral controlado”. Assim, será integralmente respeitado o direito dos deputados de utilizarem a língua oficial da sua escolha no Parlamento, em conformidade com as disposições do Regimento da Instituição. Os recursos a consagrar ao multilinguismo serão controlados por uma gestão baseada nas necessidades reais dos utilizadores e na sua responsabilização, bem como num melhor planeamento dos pedidos de serviços linguísticos.» 9. Os documentos com o maior número de línguas-alvo são as alterações, os projectos de parecer e os projectos de relatório. Em relação a todos os outros tipos de documentos, as línguas-alvo oscilam entre uma (principalmente inglês) e quatro. O quadro 8, elaborado no âmbito da auditoria, fornece uma ideia geral dos tipos de documentos traduzidos no Parlamento. Quadro 8 Tipos de documentos traduzidos no Parlamento Europeu Valores entre 1 de Janeiro de 2003 e 31 de Maio de 2004 Tipo de doc. % de tradução Obrigatória para todas as línguas Não obrigatória para todas as línguas Relato integral CR 19,3 % x Alterações AM 17,6 % x Vários («Divers») DV 15,1 % x Projectos de relatório PR 9,8 % x Relatórios revistos RR 7,3 % x Perguntas escritas QE 5,9 % x Actas PV 5,2 % x Comunicações aos deputados CM 4,2 % x Documentos de trabalho DT 3,2 % x Notas NT 2,3 % x Projectos de parecer PA 2,2 % x Resoluções RE 1,7 % x Cartas LT 1,2 % x Ordens do dia OJ 1,1 % x 12 outras categorias específicas, representando cada uma o máximo de 1 % do volume total de tradução 3,9 % x x Fonte: Tribunal de Contas. 10. Um documento publicado no Jornal Oficial da União Europeia ou votado numa sessão plenária terá que ser sempre traduzido para todas as línguas oficiais, ao passo que a tradução dos documentos de trabalho se pode restringir às necessidades linguísticas dos leitores. Conselho 11. Nos termos do Regulamento n.o 1 e do artigo 14.o do Regulamento Interno do Conselho (8), é obrigatória a tradução para todas as línguas oficiais dos documentos discutidos nas reuniões ministeriais, salvo decisão em contrário do Conselho, tomada por unanimidade e fundamentada em questões de urgência. Qualquer dos membros do Conselho se pode opor à deliberação se as traduções não estiverem disponíveis. 12. O anexo do guia para a elaboração de documentos para o Conselho e para as suas instâncias preparatórias (Guide for producing documents for the Council and its preparatory bodies, apenas disponível em inglês) apresenta uma lista dos «documentos essenciais» (core documents) que têm de ser traduzidos para todas as línguas (9). Como se refere no guia, os documentos não constantes desta lista podem não ser traduzidos para as línguas da UE-10. Poderão ser traduzidos para as línguas da UE-15, numa base selectiva, se o volume de trabalho da DG A III o permitir e os prazos estabelecidos pelo Regulamento Interno forem respeitados. A DG A III está autorizada a recusar a tradução de qualquer documento não constante da lista. (1) Regulamento Interno da Comissão, C(2000) 3614 (JO L 308 de 8.12.2000, p. 26). (2) Estas notas registam todas as decisões adoptadas pela Comissão durante a reunião («nota recapitulativa» no processo oral) ou durante o dia («nota diária» nos outros processos). (3) Acórdão do Tribunal de Primeira Instância de 19 de Julho de 1999 no processo T-188/97, Rothmans International BV contra Comissão. (4) Comissão Europeia, Note of the Secretary-General for the attention of Directors-General and Heads of Services, SEC(2003) 795 de 10.7.2003 (apenas disponível em inglês). (5) Regulamento interno tipo — Decisão 1999/468/CE do Conselho — Regulamento interno do comité […] (JO C 38 de 6.2.2001, p. 3). (6) Comissão Europeia, Secretariado-Geral, Task Force Future of the Union and institutional questions, Director, Note for the attention of Mr Madelin, Director General of DG SANCO (Saúde e Defesa do Consumidor), 23 de Junho de 2004, TFAU/2 — RH — nb (2004) D/6980 5/1208 — A/DOS 6242) (apenas disponível em inglês). (7) As vinte categorias referidas na comunicação de Maio de 2004 abrangeram 64 % das traduções em 2004 e 72 % em 2005, contra 34 % em 2003. As principais categorias em 2005 são: propostas legislativas e actos autónomos (36 %), auxílios estatais e processos de concorrência (10 %), comunicações da Comissão (7 %), processos de concursos públicos (6 %) e sítios internet (4 %). (8) Decisão do Conselho, de 22 de Março de 2004, que aprova o Regulamento Interno do Conselho (2004/338/CE, Euratom) (JO L 106 de 15.4.2004, p. 22). (9) Os documentos essenciais (core documents) do Conselho são os seguintes: projectos de legislação em determinadas fases cruciais, notas ponto «A» e suas adendas, documentos para adopção ou debate inscritos na ordem do dia do Conselho, pareceres do Serviço Jurídico, actas do Conselho, respostas do Conselho a perguntas escritas e a perguntas orais com debate do Parlamento Europeu, declarações da Presidência em nome da União, comunicados de imprensa relativos às sessões do Conselho, comunicações relativas a procedimentos escritos, manuais destinados a serem utilizados por serviços nacionais dos Estados-Membros, conclusões da Presidência do Conselho Europeu.

ANEXO II MÉTODO DE CÁLCULO DOS CUSTOS DE TRADUÇÃO CONCEBIDO PELO TRIBUNAL 1. Os custos integrais («custos antes de impostos e pensões»), tal como foram calculados pelos auditores, incluem todos os custos directos e indirectos relacionados com a actividade de tradução. 2. Deduzindo o imposto comunitário pago pelos tradutores do quadro dos «custos antes de impostos e pensões» e acrescentando as contribuições fictícias da entidade patronal para as pensões dos tradutores do quadro (que são equivalentes ao dobro da contribuição paga pelo funcionário), obtêm-se os custos para o orçamento comunitário («custos após impostos e pensões»). 3. Custos directos são os custos do pessoal responsável pelas actividades relacionadas com a tradução, ou seja, tradutores ou secretário(a)s (incluindo a pré-tradução pelas unidades de tradução, a revisão e a formatação e excluindo o tempo consagrado a trabalhos que não sejam de tradução). 4. Os custos indirectos referem-se aos vencimentos e abonos do pessoal não directamente implicado em trabalhos específicos de tradução (terminólogos, especialistas em métodos de trabalho, chefes de unidade, conselheiros linguísticos e quadros superiores, unidade freelance e planeamento), bem como a um montante proporcional ao tempo consagrado pelos tradutores a actividades que não sejam de tradução ou revisão, acrescidos de custos gerais como os que se referem à informática, aos edifícios, ao mobiliário de escritório, à gestão dos recursos humanos, etc., que em parte não são directamente geridos pelos serviços de tradução. A separação entre custos directos e indirectos foi acordada com as instituições. 5. Para o cálculo dos custos de pessoal recorreu-se aos seguintes elementos: — os custos médios de pessoal definidos pela Direcção-Geral do Pessoal e da Administração da Comissão para cada grau. Estes custos de pessoal incluíam todos os elementos relativos a vencimentos e abonos. A equipa de auditoria considerou dois custos médios de pessoal distintos: antes e após terem sido deduzidos os impostos e acrescentadas as contribuições para o regime de pensões (1); — a mistura específica de graus no serviço de tradução de cada instituição; — os custos relativos a edifícios (5 854 euros por funcionário), definidos por um consultor externo em colaboração com as instituições; — o custo médio relativo à massa salarial e à gestão dos recursos humanos, segundo um montante proporcional definido pela DGT (no caso da Comissão) ou por um consultor externo (no das outras instituições). 6. O montante dos custos relativos à informática foi calculado com base na execução das respectivas rubricas orçamentais do orçamento de 2003 e no custo médio de aquisição e de manutenção do equipamento informático definido pelos serviços informáticos e financeiros. 7. Uma vez que os tradutores internos efectuam o controlo de qualidade e a revisão das traduções efectuadas pelos tradutores freelance, foi atribuída uma parte do seu tempo e custo à tradução externa. 8. Os custos totais de tradução das três instituições foram então divididos pelo número de páginas traduzidas por ano, de modo a obter o custo por página (ver quadros 2, 3 e 4). No caso da Comissão e do Parlamento foi utilizado o número oficial de páginas traduzidas, apresentado pela DGT e pela DG VII, dado que os métodos de contagem de páginas utilizados por estas duas instituições (ver notas 8 e 9 do relatório) conduzem a resultados comparáveis. Como os números oficiais do Conselho para 2003 se baseavam simplesmente no número de páginas impressas dos documentos, e não no número de caracteres a traduzir, o Tribunal calculou o factor de correcção médio para uma amostra de 100 documentos (2). Multiplicando este factor de correcção médio pelo número oficial de páginas impressas anunciado pela DG A III, foram obtidos valores de produção comparáveis. 9. O custo por página calculado pelo Tribunal não representa o custo total do multilinguismo, uma vez que não inclui o custo da revisão pelos juristas-linguistas nem os custos adicionais decorrentes da publicação de documentos em 20 línguas. Dado que, durante o processo legislativo, são traduzidas muitas versões consecutivas do mesmo projecto de legislação, o custo real da legislação adoptada é um múltiplo do custo por página referido no quadro 2 do presente relatório. A título de exemplo, foram traduzidas 15 versões da Constituição Europeia. (1) As contribuições para o regime de pensões suportadas pela Comissão foram avaliadas em 16,5 % do vencimento bruto ou o dobro das contribuições pagas pelos funcionários. (2) O factor de correcção a aplicar à contagem das páginas de cada documento incluído na amostra, a fim de tornar os documentos comparáveis com os das outras instituições, é equivalente ao rácio entre o número de caracteres (ou, no caso de o documento constituir uma nova versão de um documento já traduzido, o número de caracteres alterados acrescido de 50 %, como a DGT faz para as traduções internas), sem espaços, dividido por 1 500 e arredondado para a unidade mais próxima, por um lado, e o número de páginas físicas, por outro.

RESPOSTAS DO PARLAMENTO 1. No Parlamento Europeu, pelo contrário, o número de línguas de trabalho não é reduzido, visto ser necessário traduzir todos os documentos de sessão e de reuniões dos órgãos oficiais para todas as línguas de trabalho da União. 13-14. Em matéria de tradução, o Parlamento aplica o seu Regimento, bem como o Código de Conduta do Multilinguismo adoptado pela Mesa, que entrou em vigor em 1 de Maio de 2004. Embora o Código de Conduta não constitua em si mesmo um sistema de autorização, estabelece no entanto uma hierarquia dos órgãos habilitados a solicitarem traduções, fixa uma série de prioridades relativas às categorias de documentos a traduzir, interna e externamente, no âmbito dos diferentes processos legislativos, fixa a ordem de prioridade das línguas solicitadas, e define os prazos de apresentação dos pedidos de tradução e extensão dos textos a traduzir. O Código estabelece também as condições para a autorização expressa dos pedidos provenientes de entidades que não figuram na lista dos utilizadores autorizados. Esses pedidos são então submetidos à Mesa e a autorização só é concedida se o documento em questão for essencial à actividade parlamentar. 15-16. Os acessos ao sistema só são concedidos a pedido do responsável de um serviço requerente. Todavia, no contexto da reforma do sistema informático GEPRO (projecto ITMS), todos os acessos actuais deverão ser autorizados de novo e, na medida do possível, o seu número será então reduzido. Quanto ao risco referido pelo Tribunal, o Parlamento entende que ele é mínimo, devido às limitações impostas pelas disposições supracitadas. Ver também a resposta aos pontos 13-14 acima. 17. O caso não acontece com frequência, mas por vezes o Planeamento reduz o número de línguas pedidas, seja devido à aplicação das normas sobre os perfis linguísticos, seja à luz de outras derrogações específicas que os serviços requerentes podem não ter tido em conta. Em cerca de 90 % dos casos, as traduções são entregues antes da data da reunião. Nos casos em que se revele impossível respeitar os prazos, as traduções só são feitas se o texto tiver de servir de base para a fase seguinte da tramitação do procedimento. 20. Em Abril de 2006, a situação era a seguinte: 238 tradutores ETI (ETI = equivalente a tempo inteiro), dos quais 25,75 CS, 25 ET, 26 HU, 24,5 LT, 28 LV, 23 MT, 31 PL, 26,75 SK, 28 SL, bem como 5 chefes de unidade (CS, LV, PL, SK, SL) e um chefe de unidade interino (MT), estavam afectados à tradução para as línguas UE-10. 23. No Parlamento Europeu, a tradução a partir das novas línguas pôde quase sempre ser realizada por tradutores tendo como língua-alvo a língua materna. O Parlamento não restringe as línguas de trabalho e não reconhece o conceito de «línguas de processo» (ver também resposta ao ponto 1). 26. O Parlamento não utiliza o conceito de «línguas de processo» (ver ponto 23). 32-33. O Código de Conduta introduziu a noção de «perfis linguísticos». Como salienta o Tribunal, os documentos apreciados pelas comissões parlamentares só são traduzidos para as línguas dos seus membros titulares e suplentes. 36. Na opinião do PE, as abordagens não são incoerentes, pois dão resposta às necessidades específicas de cada instituição e essas necessidades diferem dentro de cada instituição. 37. O Parlamento deseja chamar a atenção do Tribunal para o Plano de Acção para a Qualidade, elaborado pelo CITI a pedid