Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Observatório Europeu do Racismo e da Xenofobia relativas ao exercício de 2002, acompanhado das respostas do Observatório

(2003/C 319/11)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Parlamento Europeu e ao Conselho, em conformidade com o n.o 2 do artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Observatório relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2002. De acordo com o n.o 8 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1035/97 do Conselho(2), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(3), em conformidade com as disposições financeiras internas adoptadas em aplicação do n.o 12 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1035/97 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2002 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

OBSERVAÇÕES

Introdução

5. O Observatório foi criado pelo Regulamento (CE) n.o 1035/97 do Conselho, de 2 de Junho de 1997. A missão do Observatório consiste em recolher e analisar informações objectivas, fiáveis e comparáveis sobre os fenómenos racistas, xenófobos e anti-semitas, de forma a que a União possa cumprir a sua obrigação de respeitar os direitos fundamentais na elaboração e execução das suas políticas. Para o efeito, o Observatório deve criar e coordenar uma rede de centros nacionais de recolha de informações sobre o racismo e a xenofobia (RAXEN) e efectuar investigações sobre estes fenómenos.

Execução orçamental

6. No quadro 1(4) é apresentada a execução das dotações do exercício de 2002 e das dotações transitadas do exercício anterior.

7. Das dotações do exercício de 2002 foram autorizados 6 milhões de euros, tendo sido pagos 4,5 milhões. As restantes dotações foram transitadas (1,5 milhões) ou anuladas (0,2 milhões). Das dotações concedidas às actividades operacionais (3,0 milhões de euros), foram transitados 1,2 milhões (40 %), o que é ainda elevado. O Observatório deverá prosseguir os seus esforços para reduzir ainda mais a proporção de dotações transitadas, cujo volume praticamente não se altera de um ano para outro.

8. Foram transitadas automaticamente imensas autorizações provisionais, contrariamente ao disposto no artigo 6.o do regulamento financeiro do Observatório.

9. As ordens de cobrança são frequentemente emitidas a posteriori, após a recepção dos fundos, o que não está em conformidade com o disposto no artigo 23.o do regulamento financeiro do Observatório e não permite um acompanhamento eficaz das receitas a arrecadar (por exemplo, uma dívida do Governo austríaco no montante de 60000 euros relativa aos reembolsos da renda ainda não foi objecto de uma ordem de cobrança).

Demonstrações financeiras

10. Nos quadros 2 e 3 são apresentados sinteticamente a conta de gestão e o balanço publicados pelo Observatório no seu relatório de actividade relativo ao exercício de 2002.

11. Ao nível da conta de gestão, a evolução mais marcante consiste no saldo do exercício, que passou de uma situação de quase equilíbrio para um défice de 1,6 milhões de euros. Com efeito, embora a subvenção concedida ao Observatório e inscrita nas dotações de autorização da Comissão seja de 6,1 milhões de euros, as dotações de pagamento correspondentes elevavam-se apenas a 4,3 milhões. Esta situação cria obstáculos à execução do programa de trabalho do Observatório. Além disso, a primeira parcela de fundos solicitada em Março de 2002 foi apenas paga em Junho de 2002, gerando problemas de tesouraria. O Observatório e a Comissão deverão melhorar a sua coordenação no plano financeiro para evitar a repetição de situações semelhantes.

Legalidade e regularidade das operações subjacentes

12. Um agente não habilitado assinou um contrato sem que tivesse sido concedida uma autorização na devida forma, visada pelo auditor financeiro. O Tribunal mencionou já problemas da mesma natureza ao Observatório em anos anteriores, designadamente no seu relatório relativo ao exercício de 2001(5). Trata-se de um problema de controlo interno, que persiste apesar dos esforços, até à data ineficazes, do Observatório.

Gestão dos contratos

13. Os contratos com os centros temáticos da rede RAXEN (ver ponto 5) foram renovados para o exercício de 2002 em Abril, estando previstas dotações de autorização de 1,6 milhões de euros. A renovação ocorreu sem se proceder a uma avaliação dos resultados dos contratos do ano anterior e, num caso, antes mesmo de estes terem sido fornecidos. Além disso, não é aplicado qualquer procedimento de avaliação para validar os pedidos de pagamento intercalares.

14. No que se refere aos outros tipos de contratos, a sua gestão é heterogénea de uma unidade para outra, tendo a ganhar com uma racionalização que vise uma gestão mais eficiente e económica. Deste modo, para a organização de reuniões ou seminários, foram celebrados pelo menos quatro contratos com diferentes empresas, agências de viagens ou sociedades especializadas. Para imprimir as suas publicações, o Observatório recorre a duas tipografias diferentes. Em determinados casos, não foi assinado qualquer contrato com os prestadores de serviços, o que infringe o regulamento financeiro.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 15 e 16 de Outubro de 2003.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(2) JO L 151 de 10.6.1997, p. 6.

(3) Em conformidade com o n.o 10 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1035/97 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Observatório relativas ao exercício de 2002 foram elaboradas em 27 de Fevereiro de 2003, tendo sido posteriormente enviadas ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 3 de Março de 2003. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(4) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório têm um máximo de exactidão. Os números foram arredondados para efeitos de apresentação, o que pode provocar diferenças mínimas a nível dos totais. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(5) Foram constatados problemas semelhantes por ocasião de controlos efectuados nos exercícios anteriores; ver designadamente os pontos 18 a 20 do anterior relatório do Tribunal, relativo ao exercício de 2001 (JO C 326 de 27.12.2002, p. 74).

Quadro 1

Observatório Europeu do Racismo e da Xenofobia - Execução orçamental relativa ao exercício de 2002NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Observatório - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Observatório nas suas próprias demonstrações financeiras.

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Quadro 2

Observatório Europeu do Racismo e da Xenofobia - Conta de gestão relativa aos exercícios de 2002 e de 2001

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NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Observatório.

Quadro 3

Observatório Europeu do Racismo e da Xenofobia - Balanço a 31 de Dezembro de 2002 e a 31 de Dezembro de 2001NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Observatório - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Observatório nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

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Respostas do Observatório

7. (i) Grande parte das actividades operacionais do Observatório tende a concentrar-se no final do exercício financeiro. As facturas finais referentes à rede RAXEN, que representa cerca de 50 % das dotações operacionais transitadas (que, por si só, representam mais de 80 % do total das dotações transitadas), são habitualmente recebidas em Novembro e Dezembro de cada ano. Antes de tais facturas poderem ser pagas, a informação RAXEN fornecida em simultâneo tem de ser aprovada, o que pode levar a que as facturas sejam pagas no início do ano seguinte.

(ii) Em 2002, a execução do orçamento e do programa de trabalho foi prejudicada pela demora no pagamento da subvenção, bem como pelo montante reduzido de dotações de pagamento à disposição do Observatório durante o ano. Contudo, o EUMC continua a envidar esforços no intuito de melhorar a execução orçamental.

8. O Observatório concorda com a observação do Tribunal, pelo que tomará as medidas necessárias para garantir que os respectivos requisitos legais sejam respeitados no futuro.

9. O Observatório concorda com a observação do Tribunal e tomou medidas adequadas no sentido de proceder às cobranças atempadamente.

11. O Observatório congratula-se com as observações do Tribunal no que respeita ao montante reduzido de dotações de pagamento recebidas e ao atraso no pagamento da subvenção.

O Observatório já tomou medidas para evitar problemas semelhantes no futuro implementando o novo procedimento formal, imposto pela Comissão em 2003, para receber o pagamento da subvenção anual. A subvenção será agora paga pela Comissão em quatro parcelas, sendo cada uma delas paga cerca de seis semanas após a apresentação de um pedido por escrito por parte do Observatório.

12. Com a implementação do novo regulamento financeiro em 2003, o sistema de controlo interno foi adaptado por forma a respeitar os novos requisitos e a dar resposta às debilidades e insuficiências já conhecidas.

No contexto da implementação do novo regulamento financeiro em 2003, o Observatório proporcionou formação a todos os gestores orçamentais, explicando de forma clara a diferença entre a delegação para a criação de autorizações orçamentais e a delegação para a criação de compromissos jurídicos.

13. Procedeu-se também a uma avaliação externa de todos os produtos em Janeiro e Fevereiro de 2003, e teve lugar uma reunião com os avaliadores, em Viena. Os resultados foram comunicados aos PFN, a fim de melhorar a qualidade dos relatórios. Tendo em vista a melhoria da situação em 2003, a avaliação é realizada de uma forma contínua.

14. O Observatório concorda com as observações do Tribunal, tendo já tomado medidas no sentido de evitar este tipo de problemas no futuro.

A título de exemplo, o Observatório associou-se, em 2003, aos contratos-quadro da Comissão relativos ao fornecimento de material informático e a publicações, participando ainda no novo contrato-quadro relativo à organização de viagens/alojamento, que a Comissão elabora actualmente.