Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho relativas ao exercício de 2001, acompanhado das respostas da Fundação

(2002/C 326/08)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho e ao Parlamento Europeu, em conformidade com o artigo 16.o do Regulamento (CEE) n.o 1365/75(1) do Conselho, com a redacção que lhe foi dada pelo n.o 3 do artigo 1.o do Regulamento (CEE) n.o 1947/93(2) do Conselho.

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001. De acordo com o artigo 18.o do Regulamento (CEE) n.o 1417/76(3) do Conselho, com a redacção que lhe foi dada pelo n.o 16 do artigo 1.o do Regulamento (CEE) n.o 1949/93(4) do Conselho, o orçamento da Fundação foi executado sob a responsabilidade do seu Conselho de Administração. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(5), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas nos artigos 65.o a 68.o do Regulamento (CEE) n.o 1417/76 do Conselho, com a redacção que lhes foi dada pelos n.os 52 a 55 do artigo 1.o do Regulamento (CEE) n.o 1949/93 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES

Execução orçamental

5. No quadro 1(6) é apresentada a execução das dotações do exercício de 2001 e das dotações transitadas do exercício anterior.

6. As dotações disponíveis(7) para o exercício elevam-se a 18,9 milhões de euros, dos quais 15,3 milhões a título do exercício e 3,5 milhões transitados do exercício anterior.

7. Das dotações do exercício de 2001 foram autorizados 15,2 milhões de euros, tendo sido pagos 11,6 milhões. As restantes dotações foram transitadas (3,5 milhões) ou anuladas (0,2 milhões). Das dotações operacionais (Título III), num montante de 6,4 milhões de euros, foram autorizados 6,3 milhões, dos quais 3,1 milhões foram pagos e 3,1 milhões tiveram de transitar para o exercício seguinte; as restantes dotações foram anuladas. A taxa de transição das dotações operacionais continua muito elevada, o que revela a necessidade de a Fundação reforçar a qualidade e o acompanhamento da programação das suas actividades. A Fundação deverá ainda envidar todos os esforços para reduzir a taxa de transição das dotações por forma a observar melhor o princípio de anualidade do orçamento.

8. As dotações transitadas do exercício anterior ascendiam a 3,5 milhões de euros, dos quais 3,2 milhões no Título III. Estas dotações foram objecto de pagamentos no montante de 3,4 milhões de euros, dos quais 3,1 milhões no Título III, tendo as restantes sido anuladas.

Demonstrações financeiras

9. Nos quadros 2 e 3 são apresentados sinteticamente a conta de gestão e o balanço publicados pela Fundação no seu relatório de actividade relativo ao exercício de 2001. A apresentação destas demonstrações financeiras no relatório de actividade da Fundação relativo a 2001 afasta-se das normas regulamentares(8). Embora estes problemas não afectem a fiabilidade das demonstrações financeiras, a Fundação deverá procurar retomar as práticas habituais.

10. A Fundação não procede à amortização das suas imobilizações. Deverá ter em conta as amortizações na avaliação das imobilizações inscritas no seu balanço e seguir as prescrições do regulamento da Comissão em matéria de inventário(9). Deverá melhorar o seu sistema de inventário desenvolvendo um sistema de identificação dos bens e determinando as responsabilidades respectivas dos serviços implicados.

Aplicação das disposições financeiras

11. Foi examinada uma amostra de 34 pagamentos à Fundação recebidos ou a receber a título do exercício de 2001. As ordens de cobrança destes pagamentos, registados no exercício de 2001, foram emitidas em Fevereiro e Março de 2002. Apenas 10 tinham sido validadas pelo auditor financeiro e oito, das quais uma de 1231286 euros, não tinham ainda sido executadas em 31 de Janeiro de 2002, o que não está em conformidade com o disposto no artigo 5.o do regulamento financeiro da Fundação.

12. Em vários casos, designadamente o da compra de um veículo, uma única e mesma pessoa pôde conceder o visto electrónico para as autorizações e os pagamentos, no lugar e em vez do gestor, do gestor orçamental, do auditor financeiro e do contabilista. Este tipo de prática deve ser estritamente abolido já que é incompatível com o princípio da separação de funções.

13. A Fundação celebrou em Novembro de 1997 um contrato com uma agência de viagens com uma duração experimental de um ano. Até ao presente, este contrato foi renovado tacitamente. Será conveniente realizar uma consulta do mercado com vista à obtenção eventual de condições mais favoráveis.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 25 e 26 de Setembro de 2002.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) JO L 139 de 30.5.1975, p. 1.

(2) JO L 181 de 23.7.1993, p. 13.

(3) JO L 164 de 24.6.1976, p. 16.

(4) JO L 181 de 23.7.1993, p. 26.

(5) Em conformidade com o artigo 16.o do Regulamento (CEE) n.o 1365/75 do Conselho, com a redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) n.o 1947/93 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas da Fundação relativas ao exercício de 2001 foram elaboradas em 26 de Março de 2002, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração da Fundação, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 8 de Abril de 2002. Nos quadros anexos ao presente relatório é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(6) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório têm um máximo de exactidão. Os números foram arredondados para efeitos de apresentação, o que pode provocar diferenças mínimas a nível dos totais. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(7) Dotações não diferenciadas.

(8) Nas demonstrações financeiras apresentadas pela Fundação no seu relatório de actividade, há uma contracção em 2001, fora da conta de gestão, do saldo negativo apurado em 2000 (1210000 euros). Além disso, o balanço publicado pela Fundação está subestimado em 26047 euros devido à não inclusão de um adiantamento relativo aos vencimentos, bem como de ordens de cobrança.

(9) Regulamento (CE) n.o 2909/2000 da Comissão, de 29 de Dezembro de 2000 (JO L 336 de 30.12.2000, p. 75).

Quadro 1

Execução orçamental relativa ao exercício de 2001NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Fundação - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Fundação nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2001 e de 2000

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Fundação - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Fundação nas suas próprias demonstrações financeiras (ver ponto 9).

Quadro 3

Balanço a 31 de Dezembro de 2001 e a 31 de Dezembro de 2000NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Fundação - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Fundação nas suas próprias demonstrações financeiras (ver ponto 9).

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

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Respostas da Fundação

7. Geralmente, o acompanhamento é realizado de modo abrangente e eficaz. Contudo, a recente introdução de um sistema de acompanhamento com base nas tecnologias da informação ajudará a assegurar uma redução ao nível de dotações transitadas.

No que respeita ao nível de dotações transitadas, deve salientar-se que:

- a natureza das actividades de funcionamento da Fundação é essencialmente inovadora/experimental e não repetitiva. Tal requer a adopção de procedimentos relativamente complexos e morosos com vista a uma profunda preparação antes da iniciação da pesquisa numa base contratual. Tais procedimentos são um factor importante para a duração dos projectos que, em geral, abarcam dois anos,

- o nível de dotações transitadas (operações) no título III é afectado pela relação do ciclo orçamental anual da Fundação com o seu ciclo operacional (que envolve a concepção e iniciação do programa, a apresentação das linhas gerais do projecto, o processo de concurso, a concepção detalhada do projecto e a implementação).

Contudo, especialmente nos casos em que os contratos são essencialmente repetitivos, a duração dos processos contratuais foi, sempre que possível, posta em evidência. Esta medida facilitará a redução das dotações transitadas.

9. A Fundação toma nota da observação do Tribunal e afirma que, no futuro, tencionar agir em conformidade.

10. A Fundação acaba de tomar medidas para adaptar os seus procedimentos de inventário, com vista ao alinhamento com os procedimentos revistos pela Comissão, em conformidade com o Regulamento (CE) n.o 2909/2000 sobre a amortização dos bens de inventário. A responsabilidade será assumida, respectivamente, por todos os bens do inventário.

11. O Tribunal aceita este ponto. As ordens de cobrança em questão haviam sido devolvidas à Fundação pelo auditor financeiro, por mero descuido, sem que tivessem sido visadas por aposição de um carimbo. Chamou-se a atenção do auditor financeiro para este facto que, em seguida, procedeu à sua rectificação.

12. No momento da introdução do sistema SI2 e com vista a permitir uma rápida transferência de dados do antigo sistema de contabilidade da Fundação para o SI2, foram atribuídos direitos de super user (direitos de acesso sem restrições) para fins de introdução de dados exclusivamente durante um período de tempo limitado. Trata-se de uma prática corrente na introdução de um novo sistema. Toda a documentação em questão já foi alvo das devidas autorizações das autoridades pertinentes, bem como do auditor financeiro.

13. O contrato existente para os serviços da agência de viagens é renovável anualmente e já está em vigor há cinco anos. A Fundação tomou medidas relativamente à organização de um processo de concurso e à aplicação de um novo contrato.