PT

Bruxelas, 8.6.2009

COM(2009) 256 final

COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO AO PARLAMENTO EUROPEU, AO CONSELHO E AO TRIBUNAL DE CONTAS

Síntese dos resultados da gestão da Comissão em 2008

COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO AO PARLAMENTO EUROPEU, AO CONSELHO E AO TRIBUNAL DE CONTAS

Síntese dos resultados da gestão da Comissão em 2008

1. Introdução

Em conformidade com o disposto no artigo 274.° do Tratado CE, a Comissão assume inteira responsabilidade pela execução do orçamento da UE. Esta missão é uma das mais importantes confiadas à Comissão Europeia, dado que o orçamento da UE constitui um instrumento fundamental para a realização das políticas da União e que a eficácia das despesas da UE poderá influenciar de modo determinante a forma como esta dá resposta às expectativas dos cidadãos.

A execução operacional do orçamento é delegada pelo Colégio nos directores-gerais, que, na sua qualidade de "gestores orçamentais delegados" são responsáveis pela gestão sã e eficaz dos recursos e pela aplicação de sistemas de controlo adequados e eficazes nos seus serviços.

Os directores-gerais apresentam um balanço do desempenho das suas missões sob a forma de um relatório anual de actividades (RAA) [1], que contém uma declaração de fiabilidade assinada e que se centra nas suas responsabilidades enquanto gestores orçamentais delegados e abrange a legalidade e regularidade das operações financeiras. Este relatório constitui o principal instrumento através do qual prestam contas ao Colégio. O conteúdo destes relatórios é debatido com o ou os Comissários responsáveis, antes da sua assinatura pelo director-geral.

Através da adopção do presente relatório de síntese, a Comissão assume a sua responsabilidade política da gestão dos directores-gerais e dos chefes de serviço, com base nas garantias e reservas por estes emitidas nos respectivos relatórios anuais de actividades. Identifica também os problemas de gestão fundamentais que foram apontados nos RAA (mesmo que não tenham sido objecto de uma reserva) e a tratar prioritariamente e define linhas de acção para corrigir as deficiências detectadas.

O presente relatório de síntese é o último durante o mandato da actual Comissão. O objectivo do Tribunal de Contas Europeu (TCE) de obter uma declaração de fiabilidade sem reservas mobilizou as energias e centrou a atenção em questões fundamentais, como a simplificação da legislação, a aplicação de um quadro de controlo interno integrado, o reforço do papel de supervisão da Comissão no âmbito da gestão partilhada dos fundos da UE e os esforços envidados com vista a alcançar um acordo sobre uma abordagem comum relativamente ao risco admissível.

A Comissão considera que, mesmo que ainda seja possível introduzir melhorias, nos últimos cinco anos foram registados progressos significativos na gestão dos fundos em domínios importantes de despesas da UE, nomeadamente a coesão, a investigação e a agricultura. Estes progressos foram possíveis graças à introdução de grandes mudanças nos sistemas de gestão e de controlo, nos métodos de trabalho e na cultura vigente.

2. Reforço da base de garantia

2.1. Melhorar os mecanismos de controlo para garantir a legalidade e a regularidade das operações em toda a Comissão

Em 2008, a Comissão cumpriu os compromissos que tinha assumido no relatório de síntese de 2007 no que diz respeito às medidas destinadas a reforçar os mecanismos de controlo para garantir a legalidade e a regularidade das operações. Considera que são continuamente introduzidas melhorias para uma gestão eficaz dos riscos. Em Outubro de 2007, a Comissão adoptou uma comunicação relativa à revisão das normas de controlo interno e do quadro subjacente [2], que substitui as 24 normas originais por 16 normas de controlo interno para uma gestão eficaz. O novo sistema entrou em vigor em 1 de Janeiro de 2008. Pela primeira vez, os serviços da Comissão foram expressamente convidados a extrair conclusões sobre a eficácia dos seus sistemas de controlo interno nos relatórios anuais de actividades. Quase todos os serviços inseriram uma conclusão específica sobre a eficácia global do seu sistema de controlo interno e, sempre que pertinente, identificaram acções destinadas a corrigir as deficiências detectadas.

Estas acções dizem respeito tanto aos serviços da Comissão como aos seus parceiros encarregados da execução (nomeadamente os Estados-Membros) e, em Fevereiro de 2008, a adopção do "Plano de acção para reforçar o papel de supervisão da Comissão no âmbito da gestão partilhada de acções estruturais" [3] deu um grande impulso neste domínio. O relatório mais recente sobre a execução deste plano de acção foi publicado no início de 2009 [4]. A sua conclusão principal é que foram feitos grandes progressos. Este relatório sublinha que a Comissão:

· supervisionou de forma adequada o procedimento relativo às sínteses anuais mediante a elaboração de orientações claras e o tratamento dos casos de não cumprimento (o TCE também chegou a esta conclusão no seu relatório anual);

· demonstrou ser capaz de dar uma resposta mais firme quando são detectadas deficiências nos sistemas, através da adopção de dez decisões oficiais de suspensão dos pagamentos intercalares (enquanto em 2007 só tinha sido adoptada uma);

· demonstrou capacidade para comunicar de forma rigorosa e oportuna as correcções resultantes da sua própria actividade de controlo e de auditoria, através da transmissão de relatórios trimestrais sobre as correcções financeiras;

· aumentou significativamente o volume das correcções financeiras relativas aos programas e projectos do período 2000-2006 executados em 2008 relativamente ao FEDER, ao FSE e ao Fundo de Coesão, que passou de 288 milhões de euros em 2007 para mais de 1 500 milhões de euros em 2008;

· realizou as acções previstas para efectuar verificações de gestão de primeiro nível mais eficazes, incluindo auditorias orientadas, emissão de notas de orientação, formação e seminários.

Em 2008, a Comissão realizou também uma avaliação do impacto do «Plano de acção da Comissão para um quadro integrado de controlo interno» [5], adoptado no início de 2006 no âmbito da estratégia da Comissão para conseguir uma DAS sem reservas. O relatório final foi apresentado em Fevereiro de 2009 [6]. Esta comunicação registou progressos significativos no que diz respeito ao reforço dos sistemas de controlo interno durante o mandato da actual Comissão.

Um elemento essencial para obter uma fiabilidade razoável é o papel desempenhado pela função de auditoria interna. Em 2008 foi efectuada uma avaliação externa da qualidade do Serviço de Auditoria Interna (SAI) da Comissão, que certificou que a actividade de auditoria na Comissão cumpre, em geral, as normas e o código deontológico do Instituto de Auditores Internos. Na sequência desta certificação, foram tomadas medidas para melhorar a eficácia do SAI, entre as quais uma definição mais pormenorizada do universo da auditoria, uma avaliação quantitativa da cobertura da auditoria e o reforço do planeamento e da avaliação de riscos, com vista a uma abordagem de auditoria única, e a criação de um grupo de utilizadores dos relatórios de auditoria, que concebeu um modelo de relatório de auditoria interna revisto, bem como um programa completo de formação profissional destinado aos auditores internos.

No que diz respeito à cultura de controlo, em 2008 o Comité de Acompanhamento da Auditoria (CAA) da Comissão verificou que os serviços da Comissão continuam a registar progressos significativos na aplicação de sistemas sólidos de controlo interno. O número de recomendações essenciais emitidas pelo SAI desceu de seis em 2007 para zero em 2008. Por outro lado, a aceitação das suas recomendações em 2008 foi quase total. Embora seja evidente que o seu acompanhamento é cada vez mais frequente, a aplicação atempada das recomendações «essenciais» e «muito importantes» continua a constituir um grande desafio.

O CAA examinou regularmente o acompanhamento das recomendações de auditoria e chamou a atenção dos comissários responsáveis e, quando necessário, do Colégio, para atrasos anormais e riscos residuais que não foram tratados adequadamente.

A Comissão continuará a atribuir a maior prioridade à avaliação da aplicação de medidas de controlo interno e à correcção atempada das deficiências identificadas.

A Comissão encarregou todos os serviços de tomarem em consideração as medidas necessárias para assegurar a aplicação rápida e eficaz de todas as recomendações de auditoria aceites, nomeadamente as recomendações consideradas «essenciais» ou «muito importantes».

2.2. Melhorar a clareza e a coerência dos relatórios anuais de actividades (RAA)

Na sequência das conclusões do relatório de síntese de 2007, o Secretariado-Geral e a Direcção-Geral do Orçamento tomaram medidas suplementares relativamente aos relatórios anuais de actividades (RAA) de 2008, de modo a garantir que os relatórios e as declarações apresentassem uma avaliação coerente dos sistemas de supervisão e de controlo, com explicações claras sobre as razões e os procedimentos de controlo que conduziram à ausência, presença ou supressão das reservas.

No início de 2009, no âmbito da preparação para o exercício formal de avaliação interpares, os serviços centrais organizaram reuniões bilaterais com as direcções-gerais que tinham emitido reservas no passado e/ou poderiam emitir reservas em 2008, a fim de promoverem a harmonização dos métodos de apresentação das provas subjacentes à decisão de levantar ou de emitir uma reserva.

Durante o exercício de avaliação interpares, foram identificados alguns problemas susceptíveis de afectar a qualidade das provas apresentadas pelos RAA, nomeadamente a apresentação dos resultados dos controlos ex-ante e ex-post que servem de base para a declaração de fiabilidade.

Embora os esforços envidados até ao presente para assegurar um nível de qualidade coerente dos RAA estejam a dar bons resultados, afigura-se pertinente analisar todos os factores que condicionam a qualidade dos RAA, a fim de orientar melhor o apoio que os serviços centrais podem prestar, bem como as medidas que devem ser adoptadas pelas direcções-gerais e pelos serviços.

A Comissão encarregou o Secretariado-Geral e a Direcção-Geral do Orçamento de efectuarem uma avaliação dos factores que afectam a qualidade dos RAA e de promoverem medidas destinadas a melhorá-la antes dos relatórios de actividades de 2009.

3. Fiabilidade constante dos relatórios anuais de actividades e reservas emitidas pelos directores-gerais

Após ter examinado os relatórios anuais de actividades, nomeadamente as declarações assinadas por cada director-geral, a Comissão observa que todos os directores-gerais asseguraram uma fiabilidade razoável da utilização adequada dos recursos e que os procedimentos de controlo aplicados ofereciam as garantias necessárias sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes. Alguns directores-gerais mencionaram algumas deficiências residuais e emitiram reservas nos seus RAA, sem todavia porem em causa o nível global de fiabilidade assegurado.

No final do exercício de apresentação de relatórios, tinham sido emitidas quinze reservas em toda a Comissão, o que representa uma redução relativamente ao mesmo período do ano passado e parece confirmar a tendência para uma diminuição regular do número de reservas emitidas (dezassete relativamente aos RAA de 2007 e vinte no que diz respeito aos RAA de 2006). O âmbito das reservas ligadas à gestão partilhada também registou uma diminuição (menos programas e menos Estados-Membros abrangidos).

No total, doze directores-gerais emitiram reservas em 2008 (treze em 2007), tendo três deles apresentado duas reservas. Quatro reservas emitidas em 2007 puderam ser levantadas. Tal como em 2007, a maioria das reservas emitidas em 2008 dizia respeito tanto à qualidade dos sistemas de controlo dos Estados-Membros como a erros detectados a nível dos beneficiários. Sete reservas diziam respeito a questões com incidência na reputação do serviço ou da Comissão.

Os resultados da análise dos RAA, bem como as reservas e a fiabilidade assegurada pelos directores-gerais, são examinados nesta secção e, se for caso disso, comparados com a avaliação do Tribunal de Contas Europeu de 2007 [7].

3.1. Coesão, agricultura e recursos naturais

3.1.1. Coesão

A política de coesão constitui uma das políticas fundamentais da UE, sendo executada juntamente com os Estados-Membros no âmbito da «gestão partilhada». Em 2008, a Comissão cumpriu o compromisso assumido na «Comunicação relativa a um plano de acção para reforçar o papel de supervisão da Comissão no âmbito da gestão partilhada de acções estruturais» de realizar as acções em curso e novas acções (ver ponto 2.1).

Além disso, graças às medidas adoptadas pela Comissão nos últimos anos, no seu relatório anual de 2007 o TCE considerou que tinham sido introduzidas algumas melhorias nos sistemas de controlo no domínio da política de coesão. Enquanto no seu relatório de 2006 o Tribunal de Contas atribuiu «luz vermelha» tanto aos sistemas como às operações ligadas às despesas nas acções estruturais, em 2007 atribuiu «luz amarela» aos sistemas de controlo [8].

Não obstante, o nível de erros nas despesas declaradas pelos Estados-Membros e reembolsadas pela Comissão a título dos programas abrangidos pelo capítulo «Coesão» levou o TCE a atribuir uma «luz vermelha» relativamente às operações abrangidas por este domínio: a única «luz vermelha» que subsiste no seu relatório de 2007.

As medidas correctivas adoptadas pela Comissão em 2008 conduziram a um aumento das correcções financeiras:

· No que diz respeito ao Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional (FEDER) e ao Fundo de Coesão, as correcções financeiras de 2008 ascenderam a 1 041 milhões de euros (368 milhões de euros relativamente ao período 1994-1999 e 673 milhões de euros ao período 2000-2006). No final de 2008 estavam em curso 103 procedimentos (que abrangiam aproximadamente 145 programas) relativamente ao período de programação 2000-2006, para os quais o montante das correcções financeiras está estimado em cerca de 950 milhões de euros, e 55 procedimentos (que abrangem aproximadamente 58 programas) para o período de programação 1994-1999, para os quais o montante das correcções financeiras está estimado em cerca de 1 200 milhões de euros.

· Em 2008, as correcções financeiras para o Fundo Social Europeu (FSE) ascenderam a 521,7 milhões de euros (25,7 milhões de euros relativamente ao período 1994-1999 e 496 milhões de euros para o período 2000-2006). Além disso, no final de 2008 estavam em curso mais 14 procedimentos de correcção financeira para o período 1994-1999 (ascendendo o montante estimado das correcções financeiras suplementares a 387 milhões de euros) e foram lançados 13 procedimentos adicionais para o período 2000-2006 (ascendendo o montante estimado das correcções financeiras suplementares a 257 milhões de euros, segundo cálculos baseados nas cartas de pré-suspensão enviadas pelos Estados-Membros no final de 2008). Como consequência da abordagem cautelosa seguida em 2008, os pagamentos interrompidos ascenderam a 1 300 milhões de euros relativamente a todos os programas operacionais em reserva. A interrupção de alguns pagamentos conduziu a um nível de risco muito baixo.

Quando são identificadas deficiências significativas, os directores-gerais responsáveis pelos fundos estruturais emitem sistematicamente uma reserva, a menos que haja provas de auditoria fiáveis de que as autoridades nacionais estão a executar um plano de acção para remediar as deficiências e que os seus primeiros resultados já são visíveis.

No seu relatório sobre a aplicação do plano de acção, a Comissão reconheceu que este trata tanto as causas como os efeitos da elevada taxa de erros detectada pelo Tribunal de Contas Europeu no âmbito das despesas nas acções estruturais, mas que é necessário mais tempo para que as medidas propiciem uma redução quantificável da taxa de erro dos reembolsos intercalares.

Seguidamente é apresentada uma breve síntese das reservas emitidas pelos directores-gerais no domínio da «coesão»:

· No que se refere ao Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional (FEDER), o Director-Geral da Política Regional emitiu uma reserva relativamente a quatro Estados-Membros (Bélgica, Alemanha, Itália, e Espanha) e a vinte e um programas INTERREG. Emitiu igualmente uma reserva relativa à gestão do Fundo de Coesão no sector rodoviário da Bulgária, por razões de reputação (ver ponto 4.2).

· Quanto ao Fundo Social Europeu (FSE), o Director-Geral do Emprego, Assuntos Sociais e Igualdade de Oportunidades emitiu uma reserva relativamente a sete Estados-Membros (Espanha, Reino Unido, França, Itália, Polónia, Bélgica e Luxemburgo), menos um que em 2007.

3.1.2. Agricultura e recursos naturais

No que se refere ao capítulo «Agricultura e recursos naturais», o relatório do TCE de 2007 atribuiu «luz amarela» tanto aos sistemas como às operações. Contudo, o Tribunal de Contas atribuiu «luz verde» às despesas no âmbito do Fundo Europeu de Garantia Agrícola (FEAGA), que representam 85% do total das despesas agrícolas [9].

Neste domínio, tal como no da coesão, a melhoria das actividades de controlo da Comissão produziu resultados concretos: em 2008, as correcções efectuadas pela Comissão e pelos Estados-Membros no domínio da agricultura ascenderam a 1 300 milhões de euros.

A Comissão deu seguimento ao problema da conservação dos recursos haliêuticos, que tinha sido identificado como preocupante no relatório de síntese de 2007. Garantiu, nomeadamente, a adopção pelo Conselho de novas regras rigorosas e inovadoras para impedir, dissuadir e eliminar a pesca ilegal, não declarada e não regulamentada, bem como de novas medidas de conservação, e lançou com êxito uma campanha de controlo sem precedentes para proteger as unidades populacionais de atum rabilho em situação precária.

Tendo em conta as graves deficiências da Política Comum das Pescas (PCP) sublinhadas pelo Tribunal de Contas em 2007, a Comissão deu início a uma revisão completa desta política com o intuito de preparar o terreno para uma reforma de grande envergadura. Na Primavera de 2009 foi publicado um Livro Verde que lançou o processo de consulta pública sobre a reforma da PCP.

Seguidamente é apresentada uma breve síntese das reservas emitidas pelos directores-gerais no domínio da «Agricultura e recursos naturais»:

· Pela primeira vez desde que foi emitida uma reserva em 2002, o Director-Geral da Agricultura e Desenvolvimento Rural pôde levantar a sua reserva referente à aplicação do Sistema Integrado de Gestão e de Controlo (SIGC) na Grécia, na medida em que as auditorias da Comissão confirmaram que este país respeitou o seu plano de acção e criou um novo Sistema de Identificação de Parcelas, já operacional. No seu relatório anual de actividades de 2007, este Director-Geral tinha emitido uma reserva sobre o conjunto das despesas no domínio do desenvolvimento rural em virtude de não ter uma garantia razoável de que as estatísticas de controlo e as taxas de erro comunicadas pelos Estados-Membros fossem fiáveis. Relativamente a 2008, formulou uma reserva limitada às despesas no eixo 2 do desenvolvimento rural («Melhoria do ambiente e da paisagem rural»), dado que as estatísticas de controlo apresentadas pelos Estados-Membros e verificadas e validadas pelos organismos de certificação revelaram uma taxa de erro (3,8%) significativamente superior ao limiar de tolerância actualmente aplicado pelo TCE. Emitiu igualmente uma reserva relacionada com os sistemas de gestão e de controlo do SAPARD na Bulgária e na Roménia (ver ponto 4.2).

· O Director-Geral dos Assuntos Marítimos e das Pescas emitiu uma reserva referente à elegibilidade dos custos na gestão centralizada directa reembolsados aos Estados-Membros relativamente a despesas no domínio do controlo e aplicação da Política Comum das Pescas. A deficiência identificada diz respeito à adjudicação de contratos públicos por um Estado-Membro.

· O Director-Geral do Ambiente levantou a reserva emitida no RAA de 2007 relativamente à elegibilidade das despesas declaradas pelos beneficiários de subvenções, à luz da aplicação do plano de acção, do aumento do número de relatórios de auditoria e dos pagamentos objecto de auditoria e da diminuição sensível dos erros detectados.

A Comissão está empenhada em melhorar continuamente a gestão partilhada sob o seu controlo, bem como em apoiar as autoridades competentes dos Estados-Membros, nomeadamente fornecendo-lhes notas de orientação, formação e aconselhamento.

A Comissão deu provas do seu forte empenhamento político em reduzir a taxa de erro residual e, se for caso disso, em suspender pagamentos e efectuar correcções financeiras, de modo a demonstrar que o orçamento da UE é gerido com rigor. Esforçar-se-á por obter uma abordagem coerente relativamente à gestão das deficiências detectadas nos vários programas abrangidos por esta rubrica, incluindo o encerramento dos programas mais antigos e o melhoramento do carácter exaustivo e da fiabilidade dos relatórios sobre as recuperações, em especial no que diz respeito aos dados fornecidos pelos Estados-Membros.

3.2. Investigação, energia e transportes

No que se refere ao Sexto Programa-Quadro, que representa a grande maioria dos pagamentos finais efectuados em 2008 mediante a apresentação de declarações de despesas, as direcções-gerais implicadas (Empresas e Indústria, Energia e Transportes, Sociedade da Informação e Media e Investigação) definiram uma estratégia de auditoria comum para o período 2007-2010. Esta estratégia destina-se a avaliar a legalidade e a regularidade das operações graças à identificação e à correcção dos erros sistemáticos cometidos pelos grandes beneficiários, complementada por uma amostragem aleatória baseada nos riscos dos restantes beneficiários.

No final de 2008, os procedimentos de gestão necessários para aplicar a estratégia de controlo plurianual encontram-se na sua maior parte em vigor. A intensidade dos trabalhos de auditoria foi mantida em conformidade com os objectivos inicialmente previstos. Por exemplo, a DG Investigação está em vias de exceder o seu objectivo, que consiste em efectuar 750 auditorias do Sexto Programa-Quadro durante o período de execução de quatro anos; os planos actuais prevêem um total de 896 auditorias.

Foram emitidas reservas por cada um dos quatro serviços da família Investigação em virtude da taxa de erros residuais que afectam as declarações de despesas no âmbito do Sexto Programa-Quadro. A estratégia de auditoria comum faz parte do sistema de controlo interno que visa alcançar um nível de risco de erro residual de 2% durante o período de programação; contudo, a meio da fase de aplicação da estratégia, os serviços notificaram taxas de erro cumuladas superiores a 2%.

Um dos elementos fundamentais desta estratégia consistia em os erros sistémicos detectados serem corrigidos através dos contratos não sujeitos a auditoria celebrados com o mesmo beneficiário. Contudo, os serviços declararam um número de contratos significativo nos quais estes erros ainda têm de ser quantificados e corrigidos e cujos montantes devem ser recuperados. Por conseguinte, emitiram reservas relativamente à exactidão das declarações de despesas.

Foi realizada uma avaliação intercalar da estratégia de auditoria, que confirmou que os princípios da estratégia de auditoria do Sexto Programa-Quadro são sólidos e que a sua aplicação está a progredir de forma satisfatória. Contudo, a estratégia precisa de ser reforçada nalguns pontos, como o procedimento de correcção dos erros sistemáticos, e serão envidados esforços suplementares com vista a simplificar as regras relativas à elegibilidade para reduzir o risco de erro.

A Comissão envidou esforços consideráveis para melhorar a sua gestão da política de investigação no âmbito do quadro jurídico e financeiro aplicável. No relatório de actividades de 2008, os directores-gerais responsáveis emitiram uma vez mais reservas relativamente ao Sexto Programa-Quadro.

A Comissão procurará alcançar um nível de erro residual que permita obter uma DAS sem reservas no domínio da investigação. Não obstante, apesar da abordagem harmonizada adoptada e dos primeiros resultados da avaliação intercalar, há sinais de que a estratégia de auditoria comum plurianual possa ser insuficiente para alcançar os objectivos de diminuição do nível global de erro para um nível inferior ao limiar de importância relativa actualmente aceite (2%).

Por conseguinte, a Comissão reitera o seu apelo a uma interpretação comum do conceito de risco de erro admissível e apresentará propostas neste sentido, com base na sua Comunicação de 16 de Dezembro de 2008.

O Director-Geral das Empresas e Indústria levantou uma reserva, emitida em 2007, relativa a beneficiários de subvenções abrangidos pela normalização europeia.

3.3. Ajuda externa, desenvolvimento e alargamento

A reserva emitida pelo Director-Geral do Alargamento relativamente à gestão da assistência de pré-adesão na Bulgária é a única que afecta as despesas efectuadas ao abrigo do Capítulo "Ajuda externa, desenvolvimento e alargamento" (ver também ponto 4.2).

No que diz respeito às restantes actividades abrangidas por este capítulo, a Comissão continuará a acompanhar e a melhorar a aplicação dos acordos-quadro relativos aos procedimentos financeiros e contratuais concluídos, nomeadamente, com várias agências das Nações Unidas [10], bem como com o Banco Mundial [11]. A Comissão prosseguirá igualmente os seus esforços no sentido de obter uma maior transparência dos beneficiários finais, desde que sejam respeitadas as regras em matéria de dados pessoais e as exigências de segurança. Prosseguirão as acções destinadas a utilizar melhor os resultados das auditorias e a partilhá-los com a família RELEX.

3.4. Educação e cidadania

Em 2007, o Director-Geral da Comunicação emitiu uma reserva relativa às deficiências detectadas no sistema de controlo interno da DG, na ausência de controlos ex-post. Na sequência da criação de uma unidade de controlo ex-post centralizada nesta Direcção-Geral, foram detectados numerosos erros (principalmente formais) nas operações, o que levou o Director-Geral a emitir uma nova reserva para 2008. Algumas medidas são descritas pormenorizadamente no plano de acção do RAA, o que deixa pressupor que o problema esteja resolvido até ao final de 2009.

A outra reserva emitida pelo Director-Geral da Comunicação é descrita no ponto 4.4.

O Director-Geral da Justiça, Liberdade e Segurança emitiu uma reserva devido aos atrasos verificados na aplicação do Sistema de Informação de Schengen II (SIS II), um instrumento informático destinado à troca de informações entre os organismos responsáveis pela aplicação da lei dos Estados-Membros. A reserva foi emitida por razões de reputação, já que, na verdade, os problemas foram identificados ao nível do contratante. A Comissão está a acompanhar de perto esta questão e continuará a informar periodicamente o Parlamento Europeu e o Conselho.

O Director-Geral da Justiça, Liberdade e Segurança levantou as duas reservas emitidas em 2007 relativas à aplicação, no âmbito da gestão partilhada, do Fundo Europeu para os Refugiados, já que considerou que os controlos e o reforço dos sistemas dos Estados-Membros estavam suficientemente avançados. Relativamente ao período 2008-2013, um novo acto de base relativo ao Fundo Europeu para os Refugiados III tratará os problemas suscitados pelo fundo anterior.

Devido à existência de deficiências significativas a nível do registo dos activos relacionados com as infra-estruturas materiais e os projectos informáticos, o Contabilista não pôde validar o sistema contabilístico local da DG Justiça, Liberdade e Segurança em 2008, mas em Janeiro de 2009 foi aplicado um plano de acção para corrigir esta deficiência.

No domínio da Educação e Cultura, no que se refere à gestão indirecta centralizada através das agência nacionais, embora a fiabilidade global do sistema de controlo seja satisfatória, a análise das declarações ex-post relativa a 2007, juntamente com os resultados das visitas de controlo realizadas em 2008, revelaram a insuficiência ou a ineficácia dos controlos primários ou secundários num número limitado de casos, no âmbito da execução do programa «Juventude em acção». Estes casos são acompanhados atentamente e, se necessário, serão adoptadas medidas de acompanhamento adequadas.

A Comissão está consciente das deficiências identificadas nos domínios abrangidos pela rubrica 3 do quadro financeiro. Continuará a acompanhar de perto a evolução da situação relativa à reserva sobre o SIS II, em particular, e ao desenvolvimento de sistemas informáticos em grande escala, em geral.

3.5. Assuntos Económicos e Financeiros

Nos RAA de 2006 e 2007, o Director-Geral dos Assuntos Económicos e Financeiros emitiu uma reserva pelo facto de um controlo ex-post ter identificado uma possível deficiência, no âmbito da aplicação dos requisitos de «adicionalidade» contemplados no programa da Iniciativa a favor do Crescimento e do Emprego (1998-2002), gerida por um organismo de execução externo. As conclusões preliminares apontavam para deficiências no sistema de controlo do referido organismo externo, que foram consideradas suficientemente graves para justificar uma reserva. Na sequência dos resultados do relatório sobre os controlos ex-post, os sistemas de controlo interno tanto do organismo de execução externo como do serviço responsável da Comissão foram objecto de uma revisão aprofundada. Foram elaboradas orientações pormenorizadas em matéria de «adicionalidade» e apresentadas ao organismo de execução, o qual confirmou por escrito a sua aplicação a partir de 2008. Além disso, foi celebrado um acordo com o organismo externo, que especifica o acompanhamento e os controlos que o mesmo deve efectuar no que diz respeito à aplicação do dispositivo.

Embora o quadro de controlo actualmente em vigor seja considerado adequado para assegurar a boa gestão das dotações orçamentais, a sua eficácia ainda não foi testada no que diz respeito à execução dos novos programas comunitários relativamente aos requisitos em matéria de adicionalidade.

Por este motivo, o Director-Geral dos Assuntos Económicos e Financeiros emitiu uma reserva no seu relatório de 2008 sobre a possibilidade de os novos controlos destinados a atenuar os riscos, estabelecidos na sequência dos resultados do relatório de controlo ex-post, não serem inteiramente eficazes para o novo programa. Tal será confirmado em 2009.

A Comissão apoia a decisão do Director-Geral dos Assuntos Económicos e Financeiros de concentrar os recursos na melhoria da estrutura de controlo em vigor para a gestão do novo programa financeiro para a mesma actividade financeira, a fim de corrigir as deficiências identificadas no programa financeiro anterior. Em 2009 procurar-se-á obter garantias através de uma missão de auditoria interna específica e do controlo contínuo por parte dos serviços operacionais.

4. Questões transversais

4.1. Sistemas informáticos

O CAA chamou a atenção do Colégio para a necessidade de examinar o respeito das Comunicações da Comissão sobre a gestão [12] e a interoperabilidade [13] das tecnologias da informação. O CAA também se baseou em várias auditorias no domínio das tecnologias da informação discutidas em 2008, tendo chamado a atenção para a aplicação da decisão da Comissão relativa à segurança dos sistemas de informação [14].

Continua a ser uma grande prioridade desenvolver instrumentos informáticos eficientes, rendíveis e conviviais, adaptados a necessidades específicas, assegurando ao mesmo tempo a sua interoperabilidade e segurança em toda a Comissão. Para alcançar este objectivo, a Comissão dedica especial atenção à formação oferecida ao seu pessoal e à gestão sólida da evolução das tecnologias da informação. Devem também ser prosseguidos os esforços envidados para melhorar a gestão dos projectos e dos prestadores de serviços, a fim de assegurar que os sistemas informáticos contribuam de forma eficaz e eficiente para a aplicação das políticas da UE.

4.2. Execução de programas na Bulgária e na Roménia

Graças a controlos rigorosos da Comissão, foram detectadas algumas irregularidades na gestão dos fundos de pré-adesão - na Bulgária desde 2007 e na Roménia em 2008.

O Director-Geral do Alargamento manteve, por conseguinte, a sua reserva já emitida em 2007 relativa a deficiências críticas nos sistemas de gestão dos fundos PHARE por parte de duas agências de pagamentos da Bulgária. Dois outros directores-gerais emitiram reservas ligadas a problemas que se prendem com a gestão dos fundos de pré-adesão em 2008: o Director-Geral da Política Regional, no que diz respeito aos sistemas de gestão e de controlo do Fundo de Coesão no sector rodoviário da Bulgária, e o Director-Geral da Agricultura e Desenvolvimento Rural, no que se refere aos sistemas de gestão e de controlo do SAPARD na Bulgária e na Roménia.

O Director-Geral da Agricultura e Desenvolvimento Rural referiu importantes deficiências de controlo do Sistema Integrado de Gestão e de Controlo (SIGC) na Roménia e na Bulgária, o que se traduziu em taxas de erro elevadas. As autoridades destes Estados-Membros foram convidadas a elaborar um plano de acção para corrigir as referidas deficiências.

As Direcções-Gerais da Política Regional, do Emprego, dos Assuntos Sociais e da Igualdade de Oportunidades, da Justiça, da Liberdade e da Segurança e dos Assuntos Marítimos e das Pescas assinalaram, nos seus RAA, problemas relacionados com a gestão e o controlo na Bulgária no período de programação 2007-2013; contudo, nenhum dos problemas apontados justificou a emissão de uma reserva nos seus relatórios de 2008.

As Direcções-Gerais competentes continuarão a coordenar em estreita colaboração as suas acções relacionadas com a gestão dos fundos da UE na Bulgária e na Roménia.

Em cooperação com as autoridades nacionais, a Comissão continuará a apoiar as medidas de reforma aplicadas na Bulgária e na Roménia para garantir a resolução de todos os problemas subjacentes e o respeito estrito de todas as regras e procedimentos aplicáveis na gestão de todos os fundos da UE.

4.3. Sínteses anuais e declarações nacionais

A Comissão continuou a analisar as sínteses anuais recebidas dos Estados-Membros (2008 foi o segundo ano em que foi solicitado às autoridades nacionais que apresentassem sínteses anuais das despesas de «gestão partilhada») e a informar o Parlamento Europeu, esforçando-se por maximizar o seu valor acrescentado em termos de garantia acrescida dos sistemas de gestão e de controlo nos Estados-Membros.

Uma avaliação intercalar revela que, tanto no domínio da «Coesão» como no da «Agricultura e recursos naturais», a maioria dos Estados-Membros parece ter cumprido - totalmente ou na maior parte - os requisitos mínimos da legislação, tal como estabelecidos nas notas de orientação da Comissão. Estas sínteses poderão representar um verdadeiro valor acrescentado para a gestão e controlo das despesas da UE desde que tenham o âmbito, a abordagem e o calendário adequados e sejam elaboradas em conformidade com as normas internacionais [15].

Além disso, alguns Estados-Membros (Países Baixos, Dinamarca, Suécia e Reino Unido) apresentam declarações nacionais, reforçando assim a sua responsabilização pela utilização dos fundos da UE, embora a Comissão assinale que existem diferenças entre estas declarações, o que limita a comparabilidade e a fiabilidade que podem proporcionar.

A Comissão considera que a apresentação de sínteses anuais pelos Estados-Membros reforça a sua responsabilização quanto à utilização dos fundos da UE e contribui para a sua própria fiabilidade. A Comissão basear-se-á nos ensinamentos retirados para proceder, se necessário, à revisão das orientações para a próxima ronda de sínteses, continuará a prestar apoio aos Estados-Membros e convida-os a apresentar em anexo uma declaração geral de fiabilidade, seguindo as suas recomendações.

A Comissão incentiva todos os Estados-Membros a seguirem o exemplo dos que já apresentam declarações nacionais anuais.

4.4. Respeito da legislação aplicável em matéria de direitos de propriedade intelectual

O Director-Geral da Comunicação emitiu uma reserva, por razões de reputação, tendo em conta a eventual violação dos direitos de autor no âmbito das actividades dos serviços da Comissão, já que existe o risco de poderem não ter sido adquiridos os direitos de autor e os direitos conexos para certos produtos de comunicação.

Tendo em conta a presença generalizada dos meios de comunicação electrónicos, estas actividades podem ter repercussões em todos os Estados-Membros, onde ainda subsistem diferenças nas legislações nacionais relativas aos direitos de autor. Uma vez que não há uma gestão colectiva dos direitos de autor a nível europeu, os titulares de direitos têm de ser identificados em cada Estado-Membro, muitas vezes em níveis diferentes (sociedades de gestão colectiva dos direitos de autor e dos direitos conexos, editores ou organismos de radiodifusão, autores ou outras pessoas com direitos sobre os conteúdos).

A Comissão examinará regularmente se as medidas adoptadas são suficientes para reduzir os riscos num meio tecnológico e jurídico complexo e em constante mutação. Será elaborado um plano de acção até ao final de 2009, que incluirá todas as medidas necessárias, desde a sensibilização e a formação, até à elaboração de orientações comuns.

5. Conclusões

· Os esforços envidados para obter uma DAS sem reservas tiveram um efeito amplamente positivo na instituição: contribuíram para focalizar a atenção e canalizar as energias, conduzindo a uma grande mudança nos sistemas de gestão e de controlo, métodos de trabalho e cultura da Comissão.

· A Comissão continuará a acompanhar de perto a execução de todos os planos de acção que acompanham as reservas e a prestar especial atenção às reservas recorrentes.

· A Comissão prosseguirá os trabalhos com vista a uma comunicação externa eficaz sobre as questões relativas ao controlo, tanto com os beneficiários finais como com as autoridades nacionais. É necessário melhorar a informação, a fim de reduzir o número de erros e mal-entendidos.

· A Comissão continuará a demonstrar a eficácia dos seus próprios controlos, nomeadamente através de relatórios completos sobre a correcção dos erros, incluindo os relacionados com pagamentos de anos anteriores.

· A Comissão reitera a intenção de continuar a exigir a recuperação dos pagamentos indevidos. Assinala que, entre 2007 e 2008, os montantes recuperados duplicaram, ascendendo a 3 000 milhões de euros no total. Tomará medidas para garantir o cumprimento das obrigações pelos Estados-Membros no que diz respeito à qualidade dos relatórios sobre as recuperações e as correcções financeiras.

· A Comissão incentivará os Estados-Membros a incluírem uma declaração geral de fiabilidade nas suas sínteses anuais relativamente aos fundos executados em gestão partilhada. A Comissão examinará a forma como as declarações nacionais de gestão são susceptíveis de proporcionar uma garantia adicional.

· A Comissão considera que uma abordagem baseada no conceito de risco admissível constitui uma gestão sã e eficaz dos fundos da UE. Apresentou uma comunicação sobre esta questão em Dezembro de 2008, tendo dado como exemplos os fundos estruturais e o desenvolvimento rural. Estes exemplos serão desenvolvidos e alargados a propostas concretas para os níveis de risco admissíveis o mais rapidamente possível. As propostas nos domínios da investigação, transportes, energia, ajuda externa, desenvolvimento e alargamento serão apresentadas à apreciação da autoridade orçamental em 2010.

* * *

O presente relatório de síntese é o último adoptado pela actual Comissão. Modernizar os seus sistemas destinados a assegurar as normas mais elevadas de boa gestão dos fundos da UE, incluindo a legalidade e a regularidade das operações, foi uma das suas principais prioridades. Entre 2004 e 2009, a Comissão Europeia consolidou o processo de reforma iniciado em 2000, uma operação que terá consequências duradouras.

O trabalho realizado nos últimos cinco anos permitiu introduzir melhorias significativas na gestão do orçamento da UE. Este trabalho será prosseguido, nomeadamente para resolver os problemas assinalados pelas reservas dos gestores orçamentais delegados.

A Comissão considera que, embora com as limitações descritas nos RAA relativos a 2008, os sistemas de controlo interno existentes proporcionam uma garantia razoável de que os recursos afectados às suas actividades foram utilizados para os fins a que se destinavam, em conformidade com os princípios da boa gestão financeira. A Comissão considera igualmente que os procedimentos de controlo estabelecidos oferecem as garantias necessárias quanto à legalidade e à regularidade das operações financeiras subjacentes, relativamente às quais a Comissão assume inteira responsabilidade, em conformidade com o artigo 274.º do Tratado CE.

Annex 1: Other cross-cutting management issues

1. Human Resources

In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overhead. It was welcomed by the Parliament and an update was presented in April 2008. A follow-up report was prepared in early 2009.

In 2008, the Commission made a particular effort to meet the challenges presented by the financial and economic crisis by re-deploying staff to the departments charged with the management and follow-up of the crisis, and the implementation of the European Economic Recovery Plan (in particular the Directorates-General for Competition, Internal Market, Economic and Financial Affairs). The Commission is satisfied that its flexibility and the commitment of its staff made it possible to respond to the crisis in a swift and effective way.

During 2008, the Commission undertook two further screening exercises to find ways of rationalizing human resources between Headquarters and Delegations, in the external relations field, and also in terms of its external communication activities. The downward trend in the number of people working in administrative and support functions is confirmed, despite slight increases for certain specific functions (financial management and inter-institutional cooperation). The various aspects of this review are currently being assessed by the services concerned.

As regards recruitment, following selection procedures carried out by the European Personnel Selection Office (EPSO), in 2008 Institutions were able to draw on reserve lists amounting to 78% of the published target number of laureates (70% in 2007). Notwithstanding this improvement, a programme for fundamental reform, the EPSO Development Programme (EDP), was formally agreed by all Institutions in 2008. The Programme contains 22 recommendations for action which focus on speeding up and streamlining selection and introducing greater predictability for laureates and Institutions on the availability and management of reserve lists. Implementation will be achieved progressively over the period 2008 to 2010.

Regarding the recruitment of staff from the EUR-12 countries, the targets for the period to end-2008 were exceeded for both administrator and assistant grades. A significant proportion of staff were however recruited as temporary agents (22% for EUR-10 and 41% for EUR-2). At 1 January 2009, recruitment of EUR-15 was blocked for 18 services at AD level and 12 at AST grade pending fulfilment of their quotas. Taking account of the competitions underway, the service responsible judged that the number of EUR-12 nationals passing competitions should be sufficient to meet recruitment needs.

2. Ethics

In 2008, a Communication from Vice-President Kallas to the Commission [16] outlined a series of actions to enhance the environment for professional ethics in the Commission; these covered the clarification of rules and their application, as well as awareness raising and the issuance of a Statement of Principles of Professional Ethics to apply Commission-wide.

Also in 2008, Internal Audit Service (IAS) concluded its audit of ethics in the Commission. The objective of the audit was to assess the adequacy of the overall design of the ethics framework of the Commission; and whether the Commission's ethics framework has been implemented effectively in the services selected for this audit: ADMIN, SG, OIB, RTD, INFSO, and TRADE.

The scope of the audit covered the framework, rules implementation and monitoring of ethics focussing on risks concerning conflict of interest, procurement, grant management in research, and non financial risks such as misuse of insider information The scope did not cover the Code of Conduct of the Commissioners , the Lobby Register, or the ethical content of EU policies.

The IAS recognized that the process of implementing and adapting the ethics framework is evolutionary and the Commission has acted proactively on ethics and awareness raising in recent years The overall conclusion of the audit was that the basic elements of a proper ethics culture are covered by the existing Commission ethics framework, which is based on an appropriate balance between, on the one hand, trust in the integrity and sense of responsibility of staff and, on the other hand, instruments facilitating ethics management, so that, in general, there is limited need for additional rules.

3. Security

Since the start of the present Commission a series of initiatives have been taken to improve the quality of service in internal security, in view of the challenges posed by the global security situation, the developing policy competences of the Commission and the increased size and complexity of the institution.

An information note from Vice-President Kallas and the President, addressed to the College under the title, "Review of security policy, implementation and control within the Commission", which covered physical security as well as security of information, was adopted in 2008.

Annex 2: Overview of reservations 2004 – 2008

DG | | Reservations 2008 | | Reservations 2007 | | Reservations 2006 | | Reservations 2005 | | Reservations 2004 |

AGRI | 2 | 1. Expenditure for rural development measures under Axis 2 (improving the environment and the countryside) of the 2007-2013 programming period.2. Management and control system for SAPARD in Bulgaria and Romania. | 2 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece.2. Exactitude of rural development control data of Member States giving a first indication of the error rate in this policy area. | 1 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece. | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition.2. Insufficient implementation of IACS in Greece. | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems.2. Insufficient implementation of IACS in Greece.3. Preferential imporat of high quality beef ("Hilton" beef) – risk of non-respect of product definition. |

REGIOREGIOREGIOREGIO | | 1. Reservation on ERDF management and control systems for the period 2000-2006 in: 1) Belgium (5 programmes)2) Germany (2 programmes)3) Italy (12 programmes)4) Spain (13 programmes)5) INTERREG (21 programmes).2. Management and control system of the Cohesion Fund for the road sector in BULGARIA in 2008. | 2 | 1. Reservation concerning the ERDF management and control systems for the period 2000-2006 in: 1) The CZECH REPUBLIC (for the three OP Infrastructure, Industry and Enterprise and the Joint Regional Programme and the SPD Objective 2 Prague) 2) FINLAND (Operational Programmes Eastern, Northern, South and West) 3) GERMANY (for OP Saarland (objective 2), OP Mecklenburg-Vorpommern (objective 1), OP Hamburg (objective 2) and URBAN II Neubrandenburg in Mecklenburg-Vorpommern) 4) GREECE (on control of state aid schemes) 5) IRELAND (for the four mainstream operational programmes) 6) ITALY (OPs Calabria, Puglia, Lazio, Sardinia and Urban II Taranto) 7) LUXEMBOURG (for the SPD Objective 2 - reservation concerning non respect of public procurement rules, namely direct awarding of work contracts without call for tenders) 8) POLAND (for the Regional Operational Programme (IROP), the SOP Improvement of Competitiveness of Enterprises (SOP ICE) and SOP Transport) 9) SLOVAKIA (for the two OP Basic Infrastructure and Industry and Services) 10) SPAIN (reservation for 14 Intermediate Bodies (with an impact on 21 OPs for the parts linked to public works) for which a procedure of suspension of payments has been launched, plus the OP "Sociedad de la Informacion" and the 10 URBAN programmes) 11) 51 INTERREG programmes (i.e. 81 programmes, less 3 OPs IIIB North West Europe, III B Canaries, Acores, Madeira and III B Atlantic Space, where DG Regional Policy has carried out audit work with satisfactory results, and further 27 OPs where national audit reports indicates satisfactory results) 2. Reservation concerning the management and control systems for the COHESION FUND (period 2000-2006) in: - Bulgaria (National Roads Infrastructure Fund), - the Czech Republic, - Slovakia, - Hungary (environmental sector) and - Poland. | 2 | 1. Reservation concerning the management and control systems for ERDF in United Kingdom - England (West Midlands; London; North West; North East; Yorkshire and the Humber and East (URBAN II programme only)) and Scotland (West and East Scotland)2. Reservation concerning the management and control systems for ERDF in the INTERREG programmes (except IIIB North West Europe and Azores, Canaries, Madeira) | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England.2. Management and control systems for ERDF in Spain.3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain. | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State.2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06.3. Management and control systems of ISPA in one candidate country. |

EMPL | 1 | Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in Spain, United Kingdom, France, Italy, Poland, Belgium and Luxembourg (quantification: 41 million €, 0.6%). | 1 | Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in - Spain, - United Kingdom, - France, - Italy, - Slovakia, - Portugal, - Belgium and - Luxembourg. | 1 | Systèmes de gestion et de contrôles de programmes opérationnels du FSE en Espagne, en Ecosse (objectifs 2 et 3, UK), en Suède (objectif 3 en partie), en Slovaquie, en Slovénie, en Lettonie et dans les régions Calabre et Lazio (IT). | 1 | Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en England (UK). | 1 | European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes. |

MARE (former FISH) | 1 | Reservation on direct centralised management concerning the eligibility of costs reimbursed for expenditure in the area of control and enforcement of the Common Fisheries Policy, where the annual error rate detected by ex-post controls is higher than the 2% of the annual payments made for the MS programs and on a multiannual basis represents more than 2% of sample payments. | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State. |

JRC | 0 | | 0 | | 0 | 0 | 1 | Status and correctness of the closing balance. | 1 | Cash flow - competitive activities. |

RTD | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 1 | Reservation concerning errors relating to the accuracy of the cost claimsand their conformity with the provisions of the Fifth Research FrameworkProgramme (FP5). | 2 | 1. Accuracy of the cost claims and their conformity with the provisions of FP5 research contracts. 2. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in FP6 contracts. | 1 | Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD. | 1 | Frequency of errors in shared cost contracts. |

INFSO | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. | 3 | 1. Allocation of research personnel.2. Errors relating to the accuracy of cost claims and their compliance with the provisions of the research contracts, FP5.3. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of research contracts under FP5.2. Allocation of research personnel. | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts2. Research staff working on operational tasks. |

ENTR | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 2 | 1. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation.2. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP6. | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP 5 .2. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation. | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme. 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations. | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area. 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations. |

TREN | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 1 | Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD. | 1 | Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD. | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5ème Programme Cadre.2. Sûreté nucléaire. | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts.2. Contractual environment of DG TREN LUX.3. Nuclear safety.4. Inventory in nuclear sites. |

EAC | 0 | | 0 | | 1 | Faiblesse des systèmes de contrôle constatées dans certaines Agences Nationales | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales.2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique. | 0 | |

ENV | 0 | | 1 | Eligibility of expenditures declared by beneficiaries of non-LIFE grants. | 0 | | 0 | | 0 | |

SANCO | 0 | | 0 | | 1 | Insufficient assurance of business continuity of a critical activity. | 1 | Health crisis management. | 0 | |

JLS | 1 | Delays in the implementation of the Schengen Information System II (SIS II). | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour les périodes de programmation 2000-2004, et 2005-2007.2. Mise en œuvre incomplète des mécanismes de supervision de la Commission en gestion partagée pour le Fonds européen pour les réfugiés 2005-2007. | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour la période de programmation 2000-2004. | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005.2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004. | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg.2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place. |

ESTAT | 0 | | 0 | | 1 | Absence de garantie sur la régularité des paiements effectués en 2006 dans le cadre des conventions de subvention signées avec trois Instituts nationaux de statistiques pour lesquels des manquements ont été constatés en 2006. | 0 | | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants.2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003. |

ECFIN | 1 | Possibility that new mitigating controls put in place following an ex-post control report on funds managed by an external body entrusted with indirect centralized management are not effective. | 1 | Possibility that additionality requirements are not sufficiently met. | 1 | Possibility that additionality requirements are not sufficiently met | 0 | | 0 | |

TRADE | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

AIDCO | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

ELARG | 1 | Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by two Bulgarian Implementing Agencies (named). | 1 | Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by the following Bulgarian Implementing Agencies:- Central Finance and Contract Unit (CFCU)- Ministry for Regional Development and Public Works (MRDPW). | 0 | | 1 | Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids |

ECHO | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO. |

DEV | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

RELEX | 0 | | 0 | | 0 | | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion.2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers. | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K.2. Internal control standards in Delegations. |

TAXUD | 0 | | 0 | | 0 | 0 | 1 | Trans-European networks for customs and tax : availability and continuity | 0 | |

MARKT | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

COMP | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

COMM | 2 | 1. Lift the reservation from 2007 on the absence of a structured ex-post control system, but makes a follow-up reservation on the quality failings revealed by the controls.2. Possible infringement of intellectual property rights by Commission departments. | 1 | Ex-post control system. | 1 | Ex-post control system. | 1 | Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres.2. Functioning of Representations EUR-15. |

ADMIN | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

DIGIT | 0 | | 1 | Inadequacy of the Data Centre building infrastructure in Luxembourg. | 1 | Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. | 1 | Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. | 0 | |

PMO | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Council's antenna for sickness insurance. | 1 | Council's antenna for sickness insurance. |

OIB | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Deficiency in OIB's contracts & procurement management. | 0 | |

OIL | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

EPSO | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

OPOCE | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

BUDG | 0 | | 0 | | 0 | | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund.2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems. | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets.2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control. |

SG | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

BEPA | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Weak general internal control environment | 0 | |

SJ | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

SCIC | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

DGT | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

IAS | 0 | | 0 | | 1 | Audit of community bodies (regulatory agencies). | 1 | Audit of community bodies (traditional agencies). | 1 | Audit of Community agencies. |

OLAF | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

TOTAL | 15 | | 18 | | 20 | | 31 | | 32 | |

Annex 3: Multi-annual objectives

This Annex reports on the progress achieved in 2008 on the new and ongoing actions identified in the 2007 Synthesis Report to address major cross-cutting management issues. New actions introduced as a follow up to the 2008 Synthesis report are indicated in bold italics.

(Initiatives stemming from previous years' Synthesis Reports, which were completed in 2007 or before, have been deleted from this table.)

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | In October 2007 the Commission adopted a Communication revising the Internal Control Standards and underlying framework [17], setting out 16 new internal control standards for effective management to replace the original set of 24 standards from 1 January 2008. Services may prioritise certain Standards with the aim of strengthening the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General. Furthermore the compliance reporting was simplified; moving from full reporting to exception based reporting on non-compliance. | All DGs | Continuous actionIn 2008, the Commission conducted an analysis of the impact of the "Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework" [18], adopted in early 2006 as part of the Commission's strategy to obtain an unqualified DAS. The final report was published in February 2009. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during this Commission's mandate.Services reported on the effectiveness of the implementation of the prioritised standards for the first time in the 2008 Annual Activity Reports. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Assessment of critical success factors affecting the quality of AARs and take appropriate measures (training for staff involved in the preparation of AARs, further improvement of Standing Instructions) | BUDG and SGBy September 2009 | New action |

| | To give the preparation of the AARs high priority, implementing the guidelines prepared by the central services | All DGsBy April 2010 | New action |

Risk management | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | BUDG, with all DGs | Continuous actionThree years after its adoption, DG Budget undertook a limited review of the operation of the Commission's risk management framework. This indicated that the framework is well established and is understood and applied by management and was taken as a starting point by services for developing their own more specific guidelines and tools tailored for their needs. The review revealed no reasons for major change but pointed to the need to define more clearly the handling of cross-cutting risks, an interest in sharing information across services on risk management generally and on critical risks in particular, and a requirement for specialist risk management training linked to individual services' activities. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | | DG BUDG together with concerned services | CompletedIn December 2008 the Commission adopted its Communication "Towards a common understanding of the concept of tolerable risk of error", with which the Commission took forward a concept first introduced by the Court of Auditors in its Opinion 2/2004 (the "single audit opinion"). This tolerable risk approach is intended to ensure an appropriate balance between the risk of not detecting errors and the costs of control to ensure that control systems are cost effective. The illustrative case studies presented covered Cohesion Policy and Rural Development. They indicated that the Court's standard 2% materiality threshold may not be appropriate for these policies, for which risk is high, and that a cost-effective tolerable risk level may lie around 5% for both policies. |

| | The Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. | DG BUDG together with concerned servicesBy end 2010 | New actionThe Communication mentioned above launched an inter-institutional debate on the tolerable risk of error and the Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Internal audit recommenda-tions | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | New: Effective follow-up of critical and very important recommendations of IAS recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All DGs concerned | New action |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. | All DGs concerned with the assistance of SG and DG BUDG.End 2009 | Continuous actionIn a Communication of March 2008 [19], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies by the end of 2009, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2009. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | DGs concerned | Continuous actionDGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for the AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2009 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible. The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. An outcome of the peer review of the 2008 AARs is the that the conclusion drawn by the Authorising Officer by Delegation (AOD) needs to be convincingly argued and the building blocks for assurance should be presented in a complete and logical manner, particularly as regards error rates detected by controls. Also, services calculating error rates on the basis of controls performed on high-risk areas of their activities need to present results of controls in lower-risk fields to justify the conclusion that the global exposure was lower than materiality |

| namely: | Close coordination of actions concerning management and control weaknesses identified for the EU funds implemented by Bulgarian and Rumanian authorities, in order to ensure that underlying problems are solved and the management of EU funds is conducted in strict respect of all applicable rules and procedures. | ELARG, MARE, JLS, EMPL, AGRI, REGIO | New action |

| | Set-up of an inter service group on copyright issues, to be led by DG COMM, to regularly assess whether the measures taken are sufficient to mitigate the risk in a complex and rapidly changing technological and legal environment.Preparation of an action plan before end of 2009, including all necessary measures, from awareness raising and training to the drafting of common guidelines. | COMM, OPOCE, JRC, SG | New action |

| | Focus the resources available on improving the control structure in place for the management of the financial programs. In 2009, assurance will be sought via a specific internal audit assignment and ongoing monitoring by the operational services. | ECFIN, SG | New action |

| | New: Closely follow-up the delays in the implementation of the Schengen Information System II. | JLS, SG | New action |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Integrated internal control framework | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Completed: In its latest report on the Plan [20], the Commission reported that as at end-December 2008 the implementation of 13 actions was completed and that the three remaining actions could not be implemented or were being taken forward in other ways. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during the mandate of the present Commission. A part of this positive impact was attributed to actions launched before 2005, but there was evidence that progress was significantly accelerated with the launch of the Action Plan in early 2006. |

| | New: Reinforce the accountability of Member States for the use of EU funds by revising the guidelines for the annual summaries to draw on the lessons learned, and continue offering support to the Member States. | REGIO, AGRI, JLS | New action |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving the efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls, and by further harmonization and better focus of ex-post controls. | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Services concerned with the support of DG BUDG, ongoing | CompletedExtensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities [21]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results [22]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission issued guidance to its services on sampling strategies in October 2008. |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous actionThe European Court of Auditors expressed in 2008 for the first time an unqualified opinion on the 2007 accounting data of the Commission. The Accountant's report on the validation of local systems for 2008 confirmed that these in general are steadily improving. All systems which were subject to an in-depth evaluation during 2008, except one, were validated. Data from the accounting system indicate that late payments are tending to stabilise in number and value. In the face of the current acute economic crisis, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract and a 30-day time limit where 45 days currently apply for other payments. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Simplification | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | Based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, DG ADMIN prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing | DG ADMIN, ongoing | CompletedA report to Commission (SEC(2008)2309/3) stated that 48 actions have been fully or partially implemented and 3 have been abandoned (out of 85 identified actions) by July 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures were carried out in 2008. | DG ADMIN, ongoing | Continuous actionHR scorecard per month HR report with HR metrics Start of a follow-up evaluation to review HR processes |

| | The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Continuous action DG ADMIN carried out a comparative study on remuneration in which an assessment is also made of the competitiveness of the Commission for certain job profiles. |

| | The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007. | Continuous action The e-CV project continued. In 2007, there were 3.250 e-CVs; by end 2008, here were 5.697.The matching tool to link job, vacancies and the electronic CVs was delivered for internal testing in December 2008. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Continuous action A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room.Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007.A second room in Luxembourg only became available in late 2007 and needed preparation, so that actual moves into them only began in the last quarter of 2008. Procedures to secure a supplementary room in Luxembourg were ongoing at the end of 2008. |

Annex 4: Executive and Regulatory Agencies

(Council Regulation 58/2003 (Art 9.7)

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base [23]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies have been created:

· the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (EACI – former IEEA)

· the Executive Agency for Health and Consumers (EAHC – former PHEA)

· the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA)

· the Trans-European Transport Network Executive Agency (TEN-TEA)

· the European Research Council Executive Agency (ERC)

· the Research Executive Agency (REA).

·

Four of these executive agencies were operational in 2008 [24]. Their Annual Activity Reports, which were attached to those of their parent DG [25], did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows:

| Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total |

EACI | 22 | 47 | | 69 |

PHEA | 8 | 20 | | 28 |

EACEA | 85 | 277 | | 362 |

TEN-TEA | 32 | 67 | 7 | 106 |

Total | 131 | 366 | 17 | 514 |

The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency [26]. If new needs appear, the starting point of the Commission will be to explore the option of extending the scope of an existing executive agency to cover a new programme.

The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 "EU agencies: the way forward" [27] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies.

It also proposed to undertake a horizontal evaluation of regulatory agencies which should be available by the end of 2009, as well as to set up an inter-institutional working group to agree ground rules to apply to all (this Group met for the first time on 10 March 2009).

To support the agencies, in June 2008 DG Budget published a Practical Guide on Community Bodies to document the basic budgetary and financial management processes and rules for the creation and regular operation of Community bodies and providing references to relevant key documents. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for sharing documents of common interest.

The 'traditional' agencies are granted discharge by the Discharge Authority. All Agencies were granted discharge for 2007. CEPOL's accounts for 2007 have received a qualified opinion of the Court of Auditors and audits by the Court and the IAS identified serious financial management problems. The service responsible for the grant contribution to the College's running costs (JLS) reported that following the Court's and IAS findings, an OLAF investigation was launched and an action plan was developed to remedy the weaknesses identified. Faced with significant under-execution of the budget, the service reported it would make available only the funds strictly necessary to cover the College's fixed costs in the first part of 2009.

Annex 5: Negotiated procedures

1. Legal basis

Article 54 of the Implementing Rules of the Financial Regulation requires authorising officers by delegation to record contracts concluded under negotiated procedures. Furthermore, the Commission is required to annex a report on negotiated procedures to the summary of the annual activity reports referred to in Article 60.7 of the Financial Regulation.

2. Methodology

A distinction has been made between the 40 directorates-general, services, offices and executive agencies which normally do not provide external aid, and those three directorates-general (AIDCO, ELARG and RELEX) which conclude procurement contracts in the area of external relations (legal basis is different: Chapter 3 of Title IV of Part Two of the Financial Regulation) or award contracts on their own account, but outside of the territory of the European Union.

These three directorates-general have special characteristics as regards data collection (deconcentration of the services,…), the total number of contracts concluded, thresholds to be applied for the recording of negotiated procedures (€10 000), as well as the possibility to have recourse to negotiated procedures in the framework of the rapid reaction mechanism (extreme urgency). For these reasons, a separate approach has been used for procurement contracts of these directorates-general.

3. Overall results of negotiated procedures recorded

3.1. The 40 directorates-general, services, offices, or executive agencies excluding the three "external relations" directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 105 negotiated procedures with a total value of € 91.107.841 were processed out of a total of 1230 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 60 000€ with a total value of € 1.799.341.729.

For the Commission, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 8,54 % in number, which represents some 5,06 % of all procedures in value and seems quite reasonable.

An authorising service is considered to have concluded a "distinctly higher" proportion of negotiated procedures "than the average recorded for the Institution" if it exceeds the average proportion by 50%. Thus, the reference threshold for 2008 was fixed at 12,80% (20,46% in 2007).

Some 13 directorates-general or services out of the 40 exceeded the reference threshold in 2008. Among those, it should be noted that 5 directorates-general concluded only one or two negotiated procedures, but because of the low number of contracts awarded by each of them, the average was exceeded. In addition, 15 out of 40 directorates-general haven't used any negotiated procedure, including 4 DG that awarded no contracts at all. Furthermore, in terms of value 14 have recorded a substantially lower percentage of negotiated procedures than the Commission average.

Moreover, the assessment of negotiated procedures compared with the previous years (2006, 2007) shows an important decrease in the order of one third in number and 40% in terms of value.

3.2. The three "external relations" directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 168 negotiated procedures for a total value of contracts €117.778.412 were processed out of a total of 2362 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 10 000€ with a total value of € 2.357.367.571.

For the three "external relations" directorates-general, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 7,11% in number, which represents some 5% of all procedures in value terms. Only one directorate-general slightly exceeds the reference threshold of 10,67% (average + 50%).

If compared with previous years, these directorates-general have registered a clear decrease in number of negotiated procedures in relation to all procedures.

4. Analysis of the justifications and corrective measures

Three categories of justifications have been presented by those directorates-general who exceeded the thresholds:

· Statistical deviations due to the low number of contracts awarded under all procedures.

· Objective situations of the economic activity sector, where the number of operators (candidates or applicants) may be very limited or even in a monopoly situation (for reasons of intellectual property, specific expertise, …). Situations of technical captivity may also arise especially in the IT domain (exclusive rights connected to software or maintenance of servers hosting critical information systems, etc).

· Additional services/works, where it was either technically or economically impossible to separate these from the main (initial) contract, or similar services/works as provided for in the terms of reference.

Several corrective measures have already been proposed or implemented by the directorates-general concerned:

· Establishment of standard model documents and guidance documents.

· Improvement in training provided and an improved inter-service communication. In this context, the Central Financial Service organised in 2008 a series of workshops aimed at improving expertise in public procurement procedures and at providing a forum for exchange of experience and best practices between directorates-general and services. In addition, the architecture of the standard procurement training was reviewed in order to reinforce the practical training in procurement procedures preparation.

· Improvement of the system of evaluation of needs of directorates-general/services and an improved programming of procurement procedures. The Commission' horizontal services will continue their active communication and consultation policy with the other DGs along the following axes:

– permanent exchange of information;

– ad-hoc surveys prior to the initiation of market procedures;

– reinforcement of the product management policy especially in the IT sector.

· Phase-out from situations of technical captivity. The Commission started to study a methodological framework for assessing technical captivity in specific cases and provide tools to reduce future dependency.

· Reinforcement of internal structures and the application of control standards. Procurement procedures will continue to be integrated in the regular reviews of the efficiency of internal control, including the analysis of possible dependence on certain contractors. In any case, control procedures need to be correctly documented in order to ensure a transparent audit trail.

Annex 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable

in 2008

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2008.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 1.497.065,33 | 6 |

COMP | 11.713.735,70 | 3 |

EAC | 123.199,00 | 1 |

EACEA | 497.001,12 | 2 |

ELARG | 607.626,00 | 1 |

ENTR | 111.650,00 | 1 |

ENV | 231.383,16 | 1 |

MARE | 249.800,61 | 1 |

INFSO | 1.713.872,65 | 4 |

RTD | 1.227.715,95 | 5 |

TREN | 407.313,70 | 2 |

| 18.380.363,22 | 27 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 0 | 0 |

Annex 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation [28] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved [29]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months [30].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports [31]. Overall, the Commission improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average time to pay has not significantly decreased. In 2008, late payments have stabilised in number and value, the average time to pay has been shortened by a half day.

The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC:

| 2005 | 2007 | 2008 |

Late payments in number | 42,74% | 22,57% | 22,67% |

Late payments in value | 17,48% | 11,52% | 13,95% |

Average time to pay [32] | 49,13 days | 47,98 days | 47,45 days |

The cause of delays includes inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

As far as the payment of interest for late-payments is concerned, the Commission dealt with limited requests in the period 2005-2007. However, the amount rose significantly in 2008, probably due to the fact that as from 1 January 2008 payment of interest for late payments has been automatic and, in principle [33], no longer conditional upon the presentation of a request for payment.

| 2005 | 2007 | 2008 |

Amounts of interest paid for late payments | 230.736,58 € | 378.211,57 € | 576 027,10 € |

*Calculation: 153 requests for interest / 90657 late payments = 0.168%

The Commission is committed to further improving the management of payments and instructs its Services to comply constantly with high performance standards, to assess the efficiency of its tools and to take appropriate corrective measures to ensure timely payments.In the face of the current acute economic crisis, the Commission has recently adopted further measures, given the crucial importance of the need for increased fluidity of funds for all beneficiaries, and especially for SMEs and NGOs [34]. Amongst other actions, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract, grant agreement or decision compared with the statutory time-limit of 45 days (or 30 days for service and supply contracts). For all other payments the Commission will apply, from the same date, a 30-day time limit where 45 days currently apply. A third measure is to further promote the payments of flat-rates (a scale-of-unit cost) and lump-sums (fixed amount) to accelerate the payment of grants. |

[1] Artigo 60.º do Regulamento Financeiro.

[2] Comunicação à Comissão: SEC(2007) 1341.

[3] COM (2008) 97 de 18.2.2008.

[4] COM (2009) 42 de 3.2.2009.

[5] COM(2006) 9 e SEC(2006) 49.

[6] COM (2009) 43 de 4.2.2009.

[7] O presente relatório de síntese segue a nova estrutura do relatório anual de 2007 do TCE.

[8] Uma «luz verde» significa que a taxa de erro para o conjunto do domínio de despesas se encontra abaixo do nível de importância relativa (2%) e que o TCE considera que os sistemas de supervisão e de controlo existentes são eficazes; «luz amarela» significa que a taxa de erro se situa entre 2% e 5% e que os sistemas de supervisão e de controlo são considerados parcialmente eficazes; «luz vermelha» significa que a taxa de erro se situa acima de 5% e que o Tribunal de Contas considera que os sistemas de supervisão e de controlo são ineficazes. Fonte: «Nota de informação: Relatório anual sobre o orçamento de 2007 da UE », TCE, p. 6.

[9] O Tribunal de Contas também atribuiu luz verde às receitas, aos assuntos económicos e financeiros e às despesas administrativas. Isto significa que o Tribunal atribuiu uma luz verde a cerca de 45% das despesas comunitárias totais.

[10] Acordo-quadro financeiro e administrativo/AQFA

[11] Fundo Fiduciário e Acordo-Quadro de Co-Financiamento.

[12] SEC(2004) 1267.

[13] SEC(2004) 1265.

[14] C(2006) 3602.

[15] Parecer n.º 6/2007 do Tribunal de Contas Europeu. Relativamente à política de coesão, apenas 7 Estados-Membros incluíram uma declaração de fiabilidade global relativamente a 2008.

[16] SEC(2008) 301, 5.3.2008.

[17] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness, SEC(2007) 1341.

[18] COM(2006) 9 and SEC(2006) 49.

[19] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135.

[20] Impact Report on the Commission Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework - COM(2009) 43.

[21] Para 40 & 49 Opinion 02/2004.

[22] Para 37 Opinion 02/2004.

[23] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003).

[24] No AAR was prepared by the Research Executive Agency and the European Research Council Executive Agency (DG RTD and other research DGs) as these are expected to become completely self-supporting during 2009. During the transition, activities are shared between the agencies and the different directorates general responsible for the implementation of FP7.

[25] Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (DG TREN, ENTR, ENV); Executive Agency for the Health and Consumers (DG SANCO); Education, Audio-visual and Culture Executive Agency (DGs EAC, INFSO, AIDCO); Trans-European Transport Network Executive Agency (DG TREN).

[26] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities".

[27] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008)135

[28] Commission Regulation (EC) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1) as last amended by Regulation (EC) No 478/2007 of 23 April 2007 (OJ L 111, 28.4.2007, p. 13).

[29] Pursuant to Article 106(3) IR, the time allowed for approval may not exceed:

- (a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services;

- (b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements;

- (c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate.

[30] Regulation (EC) No 1083/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the European regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25).

[31] Based on available data in ABAC as of end of the financial year 2007.

[32] Net delays.

[33] With the exception of small amounts (200 euro in total or less).

[34] Communication from Mrs Grybauskaite in agreement with the President to the Commission: Streamlining financial rules an accelerating budget implementation to help economic recovery - SEC(2009) 477.

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