Bruxelas, 28.12.2004

COM(2004) 835 final

2004/0287 (COD)

Proposta de

REGULAMENTO DO PARLAMENTO EUROPEU E DO CONSELHO

relativo ao Sistema de Informação sobre Vistos (VIS) e ao intercâmbio de dados entre os Estados-Membros sobre os vistos de curta duração SEC(2004)1628

(apresentada pela Comissão)

EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS

1. OBJECTIVO GERAL

Ao criar progressivamente um espaço de liberdade, de segurança e de justiça, a União Europeia assegurará a livre circulação das pessoas e um elevado nível de segurança. Neste contexto, foi conferida absoluta prioridade ao desenvolvimento e estabelecimento do Sistema de Informação sobre Vistos (VIS), um sistema de intercâmbio de dados sobre vistos entre Estados-Membros, que constitui uma das iniciativas fundamentais no âmbito das políticas da UE destinadas a promover a estabilidade e a segurança.

Com base nas conclusões dos Conselhos Europeus de Laeken, Sevilha e Salónica, em 19 de Fevereiro de 2004 o Conselho JAI adoptou conclusões sobre o desenvolvimento do Sistema de Informação sobre Vistos[1]. Reiteradas pelo Conselho Europeu de Bruxelas em 25 e 26 de Março de 2004[2], estas conclusões solicitam “à Comissão que tenha em conta essas orientações ao preparar a implementação técnica do VIS e a proposta de instrumento jurídico relativo à sua criação, respeitando integralmente a legislação comunitária sobre protecção de dados pessoais”[3].

Antes da presente proposta, o Conselho adoptou, em 8 de Junho de 2004, a Decisão 2004/512/CE do Conselho que estabelece o Sistema de Informação sobre Vistos (VIS)[4], que constitui a base jurídica necessária para permitir a inscrição no orçamento das Comunidades Europeias das dotações necessárias para o desenvolvimento do VIS e para a execução dessa parte do orçamento, define a arquitectura do VIS e mandata a Comissão para desenvolver o VIS a nível técnico, com assistência do Comité SIS II[5], enquanto os sistemas nacionais serão adaptados e/ou desenvolvidos pelos Estados-Membros.

A continuação do desenvolvimento e o estabelecimento do VIS requerem a elaboração de um quadro jurídico global. A presente proposta de regulamento do Parlamento Europeu e do Conselho destina-se a definir o objectivo, as funcionalidades e as responsabilidades relativamente ao VIS, a mandatar a Comissão para criar e manter o VIS e a estabelecer os procedimentos e condições para o intercâmbio de dados entre Estados-Membros sobre pedidos de vistos de curta duração, a fim de facilitar o exame desses pedidos e das decisões relativas aos mesmos.

O VIS melhorará a administração da política comum de vistos, a cooperação consular e a consulta entre as autoridades consulares centrais, a fim de prevenir ameaças à segurança interna e a busca do visto mais fácil (“visa shopping”), facilitará a luta contra a fraude e os controlos nos postos de controlo das fronteiras externas e no território dos Estados-Membros, contribuirá para a identificação e o regresso dos imigrantes clandestinos e facilitará a aplicação do Regulamento Dublim II (Regulamento (CE) n.º 343/2003)[6]. A melhoria do exame dos pedidos de vistos, incluindo a consulta das autoridades centrais e a verificação e identificação dos requerentes nos consulados e nos postos de controlo, contribui para a segurança interna dos Estados-Membros e para o combate ao terrorismo[7], que constitui um objectivo horizontal e um critério de base da política comum em matéria de vistos, bem como para a luta contra a imigração clandestina[8]. Ao mesmo tempo, o VIS beneficiará os trabalhadores de boa fé, ao melhorar os procedimentos de emissão de vistos e de controlo.

O âmbito de aplicação do presente regulamento diz respeito ao intercâmbio de dados sobre os vistos Schengen para estadas de curta duração enquanto primeiro objectivo do VIS, incluindo os vistos nacionais para estadas de longa duração que são simultaneamente válidos enquanto vistos de curta duração. O intercâmbio de dados sobre outros vistos nacionais para estadas de longa duração dos Estados Schengen, que é também contemplado nas conclusões do Conselho de 19 de Fevereiro de 2004[9], requer um instrumento jurídico distinto: salvo no que diz respeito aos vistos de curta duração, não existe um acervo comum sobre os procedimentos relativos à emissão de vistos para estadas de longa duração pelos Estados-Membros e, no que diz respeito às matérias abrangidas pelo ponto 3, alínea a), do artigo 63º do Tratado, o procedimento de co-decisão não se aplica enquanto não for tomada uma decisão em conformidade com o nº 2 do artigo 67º do Tratado.

O presente regulamento constituirá o instrumento central do quadro jurídico relativo ao VIS. Todavia, a fim de complementar este quadro jurídico, serão necessários outros instrumentos jurídicos, nomeadamente para:

a) Alterar as Instruções Consulares Comuns (CCI)[10] no que diz respeito às normas e procedimentos para a recolha dos dados biométricos, incluindo a obrigação de registo desses dados e as excepções aplicáveis;

b) Desenvolver um mecanismo para proceder ao intercâmbio de dados com a Irlanda e o Reino Unido com o intuito de facilitar a aplicação do Regulamento Dublim II (Regulamento (CE) nº 343/2003[11]) e de prestar assistência no âmbito da identificação e dos procedimentos administrativos de regresso dos imigrantes clandestinos, desde que a Irlanda e o Reino Unido participem na política em matéria de imigração e regresso;

c) O intercâmbio, através do VIS, de dados relativos aos vistos de longa duração que não sejam simultaneamente válidos enquanto vistos de curta duração; tal requereria novas orientações políticas, tendo em conta a ausência de um acervo comum relativo a estes vistos.

2. IMPACTO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO SOBRE VISTOS (VIS)

A avaliação de impacto exaustiva[12], anexa à presente proposta, sublinha a necessidade do VIS e o seu impacto comparativamente a outras opções políticas. Explica, nomeadamente, a razão pela qual a armazenagem e a utilização de dados biométricos no âmbito do VIS é essencial para alcançar os objectivos do sistema e define as salvaguardas adequadas em matéria de protecção e segurança dos dados. Tendo em conta o carácter sensível das questões relacionadas com a protecção de dados pessoais, deverá ser nomeadamente consultado o Grupo de Trabalho “artigo 29.º”[13].

3. BASE JURÍDICA

O presente regulamento baseia-se no ponto 2, subalínea ii) da alínea b), do artigo 62º e no artigo 66º do Tratado CE. O artigo 66º fornece a base jurídica adequada para a criação e manutenção do VIS, bem como para os procedimentos de intercâmbio de dados sobre vistos entre Estados-Membros, assegurando a cooperação entre as autoridades competentes dos Estados-Membros, bem como entre estas e a Comissão, nos domínios abrangidos pelo Título IV do Tratado. Entre estes domínios figuram a aplicação da política comum em matéria de vistos, mas igualmente os controlos nas fronteiras externas e as medidas relativas ao asilo e à imigração clandestina.

Não obstante, independentemente dos mecanismos e procedimentos para a introdução, intercâmbio e consulta dos dados sobre vistos no VIS, o regulamento prevê procedimentos que são uma condição necessária para o exame e a emissão de vistos de curta duração pelos Estados-Membros, com base no acervo de Schengen relativo à política comum de vistos. A introdução de informações no VIS aquando da recepção do pedido de visto e a verificação da existência no sistema de pedidos anteriores, que são etapas obrigatórias do exame do pedido, constituem elas próprias procedimentos e condições para a emissão de vistos na acepção do ponto 2, subalínea ii) da alínea b), do artigo 62º.

Em conformidade como o nº 4 do artigo 67.º do Tratado CE, as medidas previstas no ponto 2, subalínea ii) da alínea b), do artigo 62.º serão adoptadas em conformidade com o procedimento de co-decisão previsto no artigo 251.º. Uma vez que a adopção das medidas no âmbito do artigo 66.º está actualmente sujeita à maioria qualificada e não à unanimidade, como anteriormente[14], as duas bases jurídicas são compatíveis, podendo ser combinadas. Por conseguinte o procedimento de co-decisão aplica-se à adopção do regulamento no seu conjunto.

4. PARTICIPAÇÃO NO VIS

Dado que o regulamento abrange o intercâmbio de dados sobre os vistos de curta duração entre os Estados-Membros "que aboliram os controlos nas fronteiras internas"[15], constitui um desenvolvimento do acervo de Schengen relativo à política comum em matéria de vistos. As consequências da participação no VIS são as seguintes:

Islândia e Noruega:

Os procedimentos estabelecidos no Acordo de Associação[16] celebrado pelo Conselho e a República de Islândia e o Reino da Noruega relativo à associação destes Estados à execução, à aplicação e ao desenvolvimento do acervo de Schengen são aplicáveis, dado que a presente proposta se baseia no acervo de Schengen tal como definido no Anexo A do referido Acordo.

Dinamarca:

Em conformidade com o Protocolo relativo à posição da Dinamarca anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado que institui a Comunidade Europeia, a Dinamarca não participará na adopção do presente regulamento, não ficando por ele vinculada nem sujeita à sua aplicação. Tendo em conta que o regulamento é um acto que se destina a desenvolver o acervo de Schengen em conformidade com as disposições do Título IV do Tratado CE, é aplicável o artigo 5º do Protocolo acima referido.

Reino Unido e Irlanda:

Em conformidade com os artigos 4º e 5º do Protocolo que integra o acervo de Schengen no âmbito da União Europeia, com a Decisão 2000/365/CE do Conselho, de 29 de Maio de 2000, sobre o pedido do Reino Unido da Grã-Bretanha e da Irlanda do Norte para participarem nalgumas das disposições do acervo de Schengen[17] e com a Decisão 2002/192/CE do Conselho, de 28 de Fevereiro de 2002, sobre o pedido da Irlanda para participar em algumas das disposições do acervo de Schengen[18], o Reino Unido e a Irlanda não participam na adopção do presente regulamento, não ficando por ele vinculados nem sujeitos à sua aplicação.

Novos Estados-Membros:

Uma vez que a iniciativa constitui um acto baseado no acervo de Schengen ou de algum modo com ele relacionado, na acepção do nº 2 do artigo 3º do Acto de Adesão, o presente regulamento só será aplicável num novo Estado-Membro por força de uma decisão do Conselho tomada nos termos da referida disposição.

Suíça:

O presente regulamento constitui um desenvolvimento das disposições do acervo de Schengen na acepção do Acordo assinado entre a União Europeia, a Comunidade Europeia e a Confederação Suíça relativo à associação da Confederação Suíça à execução, à aplicação e ao desenvolvimento do acervo de Schengen[19], abrangidas pelo domínio referido no nº 1 do artigo 4º da Decisão do Conselho respeitante à assinatura, em nome da União Europeia, e à aplicação provisória de certas disposições do Acordo[20].

5. SUBSIDIARIEDADE E PROPORCIONALIDADE

O ponto 2, subalínea ii) da alínea b), do artigo 62º atribui competência à Comunidade relativamente aos processos e condições de emissão de vistos pelos Estados-Membros. O artigo 66º atribui competência à Comunidade relativamente às medidas destinadas a garantir a cooperação entre as autoridades dos Estados-Membros, bem como entre estas e a Comissão. Contudo, estas competências devem ser exercidas em conformidade com o artigo 5º do Tratado que institui a Comunidade Europeia. A presente proposta satisfaz os critérios desta disposição.

Os objectivos do presente regulamento, isto é, criar um sistema comum e procedimentos comuns para o intercâmbio de dados sobre vistos entre os Estados-Membros, não podem ser suficientemente realizados pelos Estados-Membros, podendo, por conseguinte, devido à dimensão e aos efeitos da acção, ser melhor alcançados a nível comunitário.

As actividades da Comissão limitam-se à criação e à manutenção do Sistema Central de Informação sobre Vistos, das Interfaces Nacionais e da infra-estrutura de comunicação entre o VIS central e as Interfaces Nacionais, sendo cada Estado-Membro responsável pelo seu sistema nacional. O instrumento escolhido foi o regulamento, já que é necessário adoptar um acto de aplicação geral que seja obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável nos Estados-Membros.

A presente iniciativa não excede o necessário para atingir o seu objectivo: os dados que devem ser inseridos no VIS são os dados necessários para examinar os pedidos de visto e as decisões relativas aos mesmos. Os dados alfanuméricos relativos ao requerente deverão ser extraídos do actual formulário de pedido. A fim de assegurar uma verificação e identificação exactas dos requerentes de vistos, é necessário tratar os dados biométricos constantes do VIS. Tal permite proceder à verificação e à identificação independentemente da existência, da apresentação e do mau funcionamento de outros suportes, tais como as micropastilhas. Todavia, a presente proposta não contempla a armazenagem de documentos digitalizados, embora tal esteja previsto nas conclusões do Conselho[21], já que tal não foi considerado proporcional uma vez que estes documentos só são necessários em casos específicos; nesses casos, as cópias dos documentos podem ser transmitidas a pedido do Estado-Membro que emitiu o visto[22].

A consulta dos dados está exclusivamente reservada ao pessoal devidamente autorizado das autoridades competentes de cada Estado-Membro, é especificada para cada um dos objectivos definidos no presente regulamento e limitada aos dados necessários à execução das tarefas, em conformidade com estes objectivos.

6. ESTRUTURA E CONTEÚDO DA PROPOSTA

A presente proposta relativa ao segundo instrumento jurídico do quadro jurídico do VIS inclui sete capítulos: o primeiro capítulo apresenta o objecto do regulamento e o objectivo do VIS, as definições, as categorias de dados e as regras gerais de acesso ao VIS.

O segundo capítulo pormenoriza as obrigações e os procedimentos para a introdução e utilização dos dados pelas autoridades responsáveis pelos vistos. Especifica os dados que serão introduzidos aquando do registo do pedido e os que devem ser acrescentados quando for tomada uma decisão de emitir, recusar, anular, revogar ou prorrogar um visto ou de recusa de examinar o pedido. Além disso, este capítulo define as obrigações impostas às autoridades responsáveis pelos vistos no sentido de utilizarem o VIS para o exame dos pedidos, bem como os procedimentos de utilização do VIS para a consulta entre as autoridades centrais e o pedido de documentos, integrando assim no VIS as funcionalidades técnicas da actual rede VISION. Está igualmente prevista a utilização dos dados pelas autoridades responsáveis pelos vistos para a elaboração de relatórios e estatísticas.

O terceiro capítulo estabelece as condições e os procedimentos de utilização dos dados por outras autoridades no âmbito da prossecução dos objectivos específicos do VIS: controlo dos vistos, identificação e regresso de imigrantes clandestinos, determinação da responsabilidade pelo exame dos pedidos de asilo e análise dos pedidos de asilo. As autoridades que deverão ser habilitadas a consultar o VIS são definidas em função destes objectivos específicos.

O quarto capítulo estabelece regras para a conservação e a alteração dos dados registados no VIS. O quinto capítulo define as responsabilidades relativas ao VIS, nomeadamente no que diz respeito à gestão operacional, à utilização de dados e respectiva segurança, bem como às regras em matéria de responsabilidade, de registos e de sanções.

O sexto capítulo diz respeito aos direitos e à fiscalização em matéria de protecção de dados. Apesar de a Directiva 95/46/CE e o Regulamento (CE) nº 45/2001 serem plenamente aplicáveis ao presente regulamento[23], as disposições deste capítulo precisam certos pontos relativamente à protecção dos direitos da pessoa em causa, bem como ao papel das autoridades nacionais de controlo e da autoridade independente de controlo.

O último capítulo abrange a aplicação, o início da transmissão e do funcionamento, a comitologia, o acompanhamento e a avaliação, a entrada em vigor e a aplicabilidade do presente regulamento.

Os comentários a cada artigo da presente proposta constam do Anexo.

2004/0287 (COD)

Proposta de

REGULAMENTO DO PARLAMENTO EUROPEU E DO CONSELHO

relativo ao Sistema de Informação sobre Vistos (VIS) e ao intercâmbio de dados entre os Estados-Membros sobre os vistos de curta duração

O PARLAMENTO EUROPEU E O CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia, nomeadamente o ponto 2, subalínea ii) da alínea b), do artigo 62º e o artigo 66º,

Tendo em conta a proposta da Comissão[24],

Agindo em conformidade com o procedimento previsto no artigo 251º do Tratado[25],

Considerando o seguinte:

(1) Com base nas conclusões do Conselho de 20 de Setembro de 2001, bem como nas conclusões dos Conselhos Europeus de Laeken, de 14 e 15 de Dezembro de 2001, de Sevilha, de 21 e 22 de Junho de 2002, de Salónica, de 19 e 20 de Junho de 2003, e de Bruxelas, de 25 e 26 de Março de 2004, a criação do Sistema de Informação sobre Vistos (VIS) representa uma das iniciativas fundamentais das políticas da União Europeia destinadas a promover a estabilidade e a segurança.

(2) A Decisão 2004/512/CE do Conselho, de 8 de Junho de 2004, que estabelece o Sistema de Informação sobre Vistos (VIS)[26] criou o VIS enquanto sistema para o intercâmbio de dados sobre vistos entre Estados-Membros.

(3) É agora necessário mandatar a Comissão para estabelecer o VIS e assegurar a sua manutenção, bem como para definir o objectivo e as funcionalidades do sistema, bem como as responsabilidades a ele aferentes, e estabelecer as condições e procedimentos para o intercâmbio de dados em matéria de vistos entre Estados-Membros, a fim de facilitar o exame dos pedidos de vistos e as decisões relativas aos mesmos, tendo em conta as orientações para o desenvolvimento do VIS adoptadas pelo Conselho em 19 de Fevereiro de 2004.

(4) O Sistema de Informação sobre Vistos deverá melhorar a administração da política comum de vistos, a cooperação consular e a consulta entre as autoridades consulares centrais ao facilitar o intercâmbio de dados entre os Estados-Membros sobre os pedidos de vistos e as decisões relativas aos mesmos, a fim de prevenir ameaças à segurança interna dos Estados-Membros e a busca do visto mais fácil ("visa shopping") e facilitar a luta contra a fraude e os controlos nos postos de controlo das fronteiras externas e no território dos Estados-Membros. O VIS deverá igualmente facilitar a identificação e o regresso dos imigrantes clandestinos e a aplicação do Regulamento (CE) nº 343/2003 do Conselho, de 18 de Fevereiro de 2003, que estabelece os critérios e mecanismos de determinação do Estado-Membro responsável pela análise de um pedido de asilo apresentado num dos Estados-Membros por um nacional de um país terceiro[27].

(5) O Sistema de Informação sobre Vistos deverá estar ligado aos sistemas nacionais dos Estados-Membros, a fim de permitir às autoridades competentes destes últimos tratar os dados relativos aos pedidos de vistos e aos vistos emitidos, anulados, revogados ou prorrogados.

(6) As condições e os procedimentos relativos à introdução, alteração, apagamento e consulta dos dados no VIS deverão ter em conta os procedimentos estabelecidos nas Instruções Consulares Comuns destinadas às missões diplomáticas e postos consulares de carreira (doravante designadas "Instruções Consulares Comuns")[28].

(7) As funcionalidades técnicas da rede para a consulta das autoridades centrais nacionais referidas no nº 2 do artigo 17º da Convenção de Aplicação do Acordo de Schengen, de 14 de Junho de 1985, relativo à supressão gradual dos controlos nas fronteiras comuns[29] deverão ser integradas no VIS.

(8) Os dados a tratar pelo VIS deverão ser determinados em função dos dados fornecidos no formulário comum de pedido de visto, introduzido pela Decisão 2002/354/CE do Conselho, de 25 de Abril de 2002, relativa à adaptação da parte III e à criação de um anexo XVI das Instruções Consulares Comuns[30], bem como as informações constantes da vinheta autocolante prevista no Regulamento (CE) nº 1683/95 do Conselho, de 29 de Maio de 1995, que estabelece um modelo-tipo de visto[31].

(9) A fim de assegurar uma verificação e uma identificação exactas dos requerentes de vistos, é necessário tratar dados biométricos no VIS.

(10) É necessário definir as autoridades competentes dos Estados-Membros, cujo pessoal devidamente autorizado ficará habilitado a aceder ao sistema com vista a introduzir, alterar, apagar ou consultar dados para as necessidades específicas do VIS, na medida do necessário à execução das suas tarefas.

(11) Os dados pessoais armazenados no VIS não deverão ser conservados mais tempo do que o necessário para os objectivos do VIS. Convém conservar os dados durante um período de cinco anos, para que os dados relativos a pedidos anteriores possam ser tidos em consideração na avaliação dos pedidos de vistos, incluindo a boa fé dos requerentes, e possa ser recolhida documentação sobre os imigrantes clandestinos que, num dado momento, possam ter apresentado um pedido de visto. Um período mais curto não seria suficiente para alcançar estes objectivos. Os dados deverão ser apagados após um período de cinco anos, a menos que haja razões para os apagar antes de decorrido esse período.

(12) Devem ser estabelecidas regras precisas no que diz respeito à responsabilidade da Comissão em matéria de estabelecimento e funcionamento do sistema VIS, por um lado, e dos Estados-Membros relativamente aos sistemas nacionais e à utilização dos dados pelas autoridades nacionais, por outro.

(13) Devem ser estabelecidas regras relativamente à responsabilidade dos Estados-Membros em caso de danos resultantes da violação do presente regulamento. A responsabilidade da Comissão relativamente a um dano deste tipo é regida pelo segundo parágrafo do artigo 288º do Tratado.

(14) A Directiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 24 de Outubro de 1995, relativa à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados[32] é aplicável ao tratamento de dados pessoais pelos Estados-Membros ao abrigo do presente regulamento. Todavia, certos pontos deverão ser clarificados no que diz respeito à responsabilidade pela utilização dos dados, à protecção dos direitos das pessoas em causa e ao controlo da protecção de dados.

(15) O Regulamento (CE) n° 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de Dezembro de 2000, relativo à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados[33] é aplicável às actividades da Comissão ligadas à protecção dos dados pessoais. Contudo, deverão ser clarificados certos pontos no que diz respeito à responsabilidade pela utilização dos dados e ao controlo da protecção de dados.

(16) As autoridades nacionais de controlo estabelecidas em conformidade com o artigo 28º da Directiva 95/46/CE deverão controlar a legalidade do tratamento dos dados pessoais pelos Estados-Membros, ao passo que a Autoridade Europeia para a Protecção de Dados, estabelecida pelo Regulamento (CE) nº 45/2001, deverá controlar as actividades da Comissão relacionadas com a protecção desses dados.

(17) Para um controlo efectivo da aplicação do presente regulamento, é necessário proceder a uma avaliação periódica.

(18) Os Estados-Membros deverão estabelecer regras relativas às sanções aplicáveis em caso de violação do disposto no presente regulamento e velar pela sua aplicação.

(19) As medidas necessárias à aplicação do presente regulamento deverão ser adoptadas em conformidade com a Decisão 1999/468/CE do Conselho, de 28 de Junho de 1999, que fixa as regras de exercício das competências de execução atribuídas à Comissão[34].

(20) O presente regulamento respeita os direitos fundamentais e observa os princípios consagrados, nomeadamente, na Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia.

(21) Dado que o objectivo que consiste em estabelecer um sistema comum de informação sobre vistos e definir obrigações, condições e procedimentos comuns de intercâmbio de dados em matéria de vistos entre os Estados-Membros não pode ser suficientemente realizado pelos Estados-Membros e pode pois, devido à dimensão e aos efeitos da acção, ser melhor alcançado a nível comunitário, a Comunidade pode adoptar medidas, em conformidade com o princípio da subsidiariedade estabelecido no artigo 5º do Tratado. De acordo com o princípio da proporcionalidade, tal como enunciado no referido artigo, o presente regulamento não excede o necessário para atingir esse objectivo.

(22) Em conformidade com os artigos 1° e 2° do Protocolo relativo à posição da Dinamarca, anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado que institui a Comunidade Europeia, a Dinamarca não participa na adopção do presente regulamento, não ficando por ele vinculada nem sujeita à sua aplicação. Dado que o presente regulamento constitui um desenvolvimento do acervo de Schengen em aplicação do disposto no Título IV da Parte III do Tratado que institui a Comunidade Europeia, a Dinamarca decidirá, em conformidade com o artigo 5º do referido Protocolo, no prazo de seis meses após a adopção do presente instrumento, se procederá à respectiva transposição para o seu direito interno.

(23) No que diz respeito à Islândia e à Noruega, o presente regulamento constitui um desenvolvimento das disposições do acervo de Schengen na acepção do Acordo celebrado pelo Conselho da União Europeia e a República da Islândia e o Reino da Noruega relativo à associação destes Estados à execução, à aplicação e ao desenvolvimento do acervo de Schengen[35], que fazem parte do domínio referido no artigo 1º, ponto B, da Decisão 1999/437/CE do Conselho, de 17 de Maio de 1999, relativa a determinadas regras de aplicação do Acordo celebrado pelo Conselho da União Europeia com a República da Islândia e o Reino da Noruega relativo à associação dos dois Estados à execução, à aplicação e ao desenvolvimento do acervo de Schengen[36].

(24) Devem ser aprovadas as modalidades que permitam aos representantes da Islândia e da Noruega serem associados aos trabalhos dos comités que prestarão assistência à Comissão no exercício das suas competências de execução. Estas modalidades foram previstas no Acordo sob forma de Troca de Cartas entre o Conselho da União Europeia e a República da Islândia e o Reino da Noruega, anexo ao referido Acordo de Associação[37].

(25) O presente regulamento constitui um desenvolvimento das disposições do acervo de Schengen em que o Reino Unido não participa, em conformidade com a Decisão 2000/365/CE do Conselho, de 29 de Maio de 2000, sobre o pedido do Reino Unido da Grã-Bretanha e da Irlanda do Norte para participar em algumas das disposições do acervo de Schengen[38]. Por conseguinte, o Reino Unido não participa na sua adopção, não ficando por ele vinculado nem sujeito à sua aplicação.

(26) O presente regulamento constitui um desenvolvimento das disposições do acervo de Schengen em que a Irlanda não participa, em conformidade com a Decisão 2002/192/CE do Conselho, de 28 de Fevereiro de 2002, sobre o pedido da Irlanda para participar em algumas das disposições do acervo de Schengen[39]. Por conseguinte, a Irlanda não participa na sua adopção, não ficando por ele vinculada nem sujeita à sua aplicação.

(27) O presente regulamento constitui um acto baseado no acervo de Schengen ou de algum modo com ele relacionado, na acepção do nº 2 do artigo 3º do Acto de Adesão.

(28) No que diz respeito à Suíça, o presente regulamento constitui um desenvolvimento das disposições do acervo de Schengen na acepção do Acordo assinado pela União Europeia, a Comunidade Europeia e a Confederação Suíça relativo à associação desta última à execução, à aplicação e ao desenvolvimento do acervo de Schengen que faz parte do domínio referido no nº 1 do artigo 4º da Decisão do Conselho respeitante à assinatura, em nome da União Europeia, e à aplicação provisória de certas disposições deste Acordo.

ADOPTARAM O PRESENTE REGULAMENTO:

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1º Objecto e âmbito de aplicação

1. O presente regulamento define o objectivo e as funcionalidades do Sistema de Informação sobre Vistos (VIS), estabelecido pelo artigo 1º da Decisão 2004/512/CE, bem como as responsabilidades a ele aferentes. Precisa as condições e os procedimentos de intercâmbio de dados entre os Estados-Membros sobre os pedidos de vistos de curta duração e as decisões relativas aos mesmos, incluindo a decisão de anular, revogar ou prorrogar o visto, a fim de facilitar o exame destes pedidos e as decisões relativas aos mesmos.

2. O VIS melhorará a administração da política comum em matéria de vistos, a cooperação consular e a consulta entre as autoridades consulares centrais ao facilitar o intercâmbio de dados entre Estados-Membros sobre os pedidos de vistos e as decisões relativas aos mesmos, com o objectivo de:

a) Prevenir as ameaças à segurança interna dos Estados-Membros;

b) Evitar que os critérios de determinação do Estado-Membro responsável pelo exame de um pedido de visto sejam contornados;

c) Facilitar a luta contra a fraude;

d) Facilitar os controlos nos postos de controlo das fronteiras externas e no território dos Estados-Membros;

e) Contribuir para a identificação dos imigrantes clandestinos e para o respectivo regresso;

f) Facilitar a aplicação do Regulamento (CE) nº 343/2003.

Artigo 2º Definições

Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:

(1) "Visto"

a) "visto de curta duração", como definido no nº 1, alínea a), do artigo 11º da Convenção de Aplicação do Acordo de Schengen, de 14 de Junho de 1985, relativo à supressão gradual dos controlos nas fronteiras comuns[40] (a seguir designada "Convenção de Schengen");

b) "visto de trânsito", como definido no nº 1, alínea b), do artigo 11º da Convenção de Schengen;

c) "visto de trânsito aeroportuário", como definido no ponto 2.1.1 da Parte I das Instruções Consulares Comuns destinadas às missões diplomáticas e postos consulares de carreira (a seguir denominadas "Instruções Consulares Comuns");

d) "visto com validade territorial limitada", como definido no nº 2 do artigo 11º da Convenção de Schengen;

e) "visto nacional de longa duração simultaneamente válido como visto de curta duração", como definido no artigo 18º da Convenção de Schengen;

(2) "Vinheta autocolante", o modelo-tipo de visto, tal como definido no Regulamento (CE) nº 1683/95;

(3) "autoridades responsáveis pelos vistos", as autoridades de cada Estado-Membro responsáveis pelo exame dos pedidos de visto e pelas decisões relativas aos mesmos, ou pelas decisões de anulação, revogação ou prorrogação dos vistos;

(4) "formulário de pedido", o formulário-tipo de pedido de visto que figura no Anexo 16 das Instruções Consulares Comuns;

(5) "requerente", um nacional de um país terceiro que tenha apresentado um pedido de visto;

(6) "nacional de um país terceiro", qualquer pessoa que não seja cidadão da União Europeia, na acepção do nº 1 do artigo 17º do Tratado CE;

(7) "membros do grupo", os outros requerentes com os quais o requerente viaja, incluindo o cônjuge e os filhos que o acompanham;

(8) "documento de viagem", um passaporte ou documento equivalente que permita ao seu titular transpor as fronteiras externas e no qual poderá ser aposto um visto;

(9) "Estado-Membro responsável", o Estado-Membro que introduziu os dados no VIS;

(10) "Verificação", o processo que consiste em comparar séries de dados com vista a verificar a validade de uma identidade declarada (controlo “um para um”);

(11) "Identificação", o processo que consiste em determinar a identidade de uma pessoa através de uma pesquisa numa base de dados e em efectuar comparações com várias séries de dados (controlo “um para muitos”).

Artigo 3º Categorias de dados

1. Só as categorias de dados seguintes serão registadas no VIS:

a) Dados alfanuméricos sobre o requerente e os vistos pedidos, emitidos, recusados, anulados, revogados ou prorrogados;

b) Fotografias;

c) Impressões digitais;

d) Ligações para outros pedidos.

2. As mensagens transmitidas pela infra-estrutura do VIS, referida no artigo 14º, no nº 2 do artigo 21º e no nº 2 do artigo 22º, não serão registadas no VIS, sem prejuízo do registo das operações de tratamento de dados nos termos do artigo 28.º.

Artigo 4º Acesso ao sistema para efeitos de introdução, alteração, apagamento ou consulta de dados

1. O acesso ao VIS para efeitos de introdução, alteração ou apagamento dos dados referidos no nº 1 do artigo 3.º, em conformidade com o presente regulamento, será exclusivamente reservado ao pessoal devidamente autorizado das autoridades responsáveis pelos vistos.

2. O acesso ao VIS para efeitos de consulta dos dados será exclusivamente reservado ao pessoal devidamente autorizado das autoridades nacionais competentes para os objectivos referidos nos artigos 13º a 19º, na medida em que estes dados sejam necessários para a execução das tarefas em conformidade com estes objectivos.

3. Cada Estado-Membro designará as autoridades competentes, cujo pessoal terá acesso ao sistema para introduzir, alterar, apagar ou consultar dados no VIS. Cada Estado-Membro comunicará à Comissão uma lista dessas autoridades.

A Comissão publicará estas listas no Jornal Oficial da União Europeia .

CAPÍTULO II

Introdução e utilização de dados pelas autoridades responsáveis pelos vistos

Artigo 5º Procedimentos para a introdução de dados aquando da apresentação de um pedido

1. Aquando da recepção de um pedido, a autoridade responsável pelos vistos criará sem demora o processo de requerimento de visto, introduzindo no VIS os dados referidos nos artigos 6º e 7º.

2. Ao criar o processo de requerimento de visto, a autoridade responsável pelos vistos verificará no VIS se outro Estado-Membro já registou um pedido anterior do requerente em questão.

3. Se tiver sido registado um pedido anterior, a autoridade responsável pelos vistos estabelecerá uma ligação entre o novo processo de requerimento de visto e o processo de requerimento de visto anterior do requerente em causa.

4. Se o requerente viajar em grupo com outros requerentes, a autoridade responsável pelos vistos criará um processo de requerimento de visto para cada requerente e estabelecerá uma ligação entre os processos de requerimento de visto dos vários membros do grupo.

Artigo 6º Dados a introduzir aquando da apresentação do pedido

A autoridade responsável pelos vistos introduzirá os seguintes dados no processo de requerimento de visto:

(1) O número do pedido;

(2) A informação relativa ao estatuto do pedido, indicando que foi requerido um visto;

(3) A autoridade junto da qual foi apresentado o pedido e se o pedido foi introduzido junto dessa autoridade em nome de outro Estado-Membro;

(4) Os seguintes dados extraídos do formulário de pedido:

a) Apelido, apelido de nascimento, anterior(es) apelido(s) e nomes próprios; sexo; data, local e país de nascimento;

b) Nacionalidade actual e nacionalidade de nascimento;

c) Tipo e número do documento de viagem, autoridade que o emitiu e datas de emissão e de termo de validade;

d) Local e data do pedido;

e) Tipo de visto solicitado;

f) Dados da pessoa que envia um convite ou da pessoa responsável pelos meios de subsistência do requerente durante a sua estada:

i) no caso de uma pessoa singular: apelido, nome próprio e endereço;

ii) no caso de uma empresa: nome da empresa e apelido e nome próprio da pessoa de contacto dentro da empresa;

(5) A fotografia do requerente, em conformidade com o Regulamento (CE) nº 1683/95;

(6) As impressões digitais do requerente, em conformidade com as disposições pertinentes das Instruções Consulares Comuns.

Artigo 7º Dados suplementares em caso de consulta entre as autoridades centrais

Se um Estado-Membro exigir uma consulta entre as autoridades centrais, em conformidade com o nº 2 do artigo 17º da Convenção de Schengen, a autoridade responsável pelos vistos deve introduzir os seguintes dados suplementares extraídos do formulário de pedido:

(1) Destino principal e duração prevista da estada;

(2) Objectivo da viagem;

(3) Data de chegada e de partida;

(4) A fronteira da primeira entrada ou o itinerário de trânsito;

(5) A residência;

(6) A ocupação actual e o empregador; no que diz respeito aos estudantes, o nome do estabelecimento de ensino;

(7) O apelido e o(s) nome(s) próprio(s) do pai e da mãe do requerente.

Artigo 8º Dados a acrescentar no caso de um visto emitido

1. Sempre que tiver sido tomada uma decisão de emitir um visto, a autoridade responsável pelos vistos competente acrescentará os seguintes dados ao processo de requerimento de visto:

a) Informação relativa ao estatuto do pedido, indicando que o visto foi emitido, em substituição da informação de que o visto foi requerido;

b) Autoridade que emitiu o visto e se esta o emitiu em nome de outro Estado-Membro;

c) Data e local de emissão do visto;

d) Tipo de visto;

e) Número da vinheta autocolante;

f) Território em que o titular do visto está autorizado a viajar, em conformidade com as disposições pertinentes das Instruções Consulares Comuns;

g) Período de validade do visto;

h) Número de entradas autorizadas pelo visto no território para o qual é válido;

i) Duração da estada autorizada pelo visto.

2. No caso de retirada de um pedido antes de ser tomada a decisão de emitir ou não o visto, a autoridade responsável pelos vistos junto da qual foi apresentado o pedido substituirá a informação relativa ao estatuto do pedido que indica que o visto foi requerido pela informação de que o pedido foi retirado, indicando a data da retirada.

Artigo 9º Dados a acrescentar em caso de recusa de examinar um pedido

Em caso de recusa de examinar um pedido, a autoridade responsável pelos vistos junto da qual o pedido foi apresentado acrescentará os seguintes dados ao processo de requerimento de visto:

(1) Informação relativa ao estatuto do pedido, indicando que o exame do pedido foi recusado, em substituição da informação de que o visto foi requerido;

(2) Autoridade que recusou examinar o pedido e se esta decisão foi tomada em nome de outro Estado-Membro;

(3) Local e data da decisão;

(4) Estado-Membro competente para examinar o pedido.

Artigo 10º Dados a acrescentar em caso de recusa de um visto

1. Sempre que tiver sido tomada uma decisão de recusa de visto, a autoridade responsável pelos vistos competente acrescentará os seguintes dados ao processo de requerimento de visto:

a) Informação relativa ao estatuto do pedido, indicando que o visto foi recusado, em substituição da informação de que o visto foi requerido;

b) Autoridade que recusou o visto e se esta decisão foi tomada em nome de outro Estado-Membro;

c) Local e data da decisão.

2. O processo de requerimento de visto indicará igualmente o(s) motivo(s) de recusa do visto, entre um ou mais dos seguintes motivos:

a) Não apresentação de documento de viagem válido;

b) Não apresentação de documentos comprovativos do objectivo e das condições da estada prevista, incapacidade de o requerente provar que possui os meios de subsistência suficientes durante a estada ou que está em condições de obter legalmente esses meios;

c) Um alerta relativo ao requerente para efeitos de recusa de entrada;

d) O requerente representa uma ameaça para a ordem pública, a segurança interna, a saúde pública ou as relações internacionais de qualquer um dos Estados-Membros.

Artigo 11º Dados a acrescentar em caso de anulação ou revogação de um visto

1. Sempre que tiver sido tomada uma decisão de anular ou revogar um visto, a autoridade responsável pelos vistos competente acrescentará os seguintes dados ao processo de requerimento de visto:

a) Informação relativa ao estatuto do pedido, indicando que o visto foi anulado ou revogado, em substituição da informação de que o visto emitido;

b) Autoridade que anulou ou revogou o visto e se essa decisão foi tomada em nome de outro Estado-Membro;

c) Local e data da decisão;

d) Período reduzido de validade do visto, se for caso disso.

2. O processo de requerimento de visto indicará igualmente o(s) motivo(s) de anulação ou de revogação do visto, entre um dos seguintes motivos:

a) Em caso de anulação ou revogação, um ou mais motivos enumerados no nº 2 do artigo 10º;

b) Em caso de uma decisão de reduzir a duração do período de validade do visto, um ou mais entre os motivos seguintes:

i) para efeitos da expulsão do requerente;

ii) falta de meios adequados de subsistência para o período da estada inicialmente previsto.

Artigo 12º Dados a acrescentar em caso de prorrogação de um visto

1. Sempre que tiver sido tomada uma decisão de prorrogar um visto, a autoridade responsável pelos vistos competente acrescentará os seguintes dados ao processo de requerimento de visto:

a) Informação relativa ao estatuto do pedido, indicando que o visto foi prorrogado, em substituição da informação de que o visto foi emitido;

b) Autoridade que prorrogou o visto e se essa decisão foi tomada em nome de outro Estado-Membro;

c) Local e data da decisão;

d) Número da vinheta autocolante, caso a prorrogação do visto implique uma nova vinheta autocolante;

e) Período de prorrogação do prazo de validade;

f) Período de prorrogação do período autorizado da estada.

2. O processo de requerimento de visto indicará igualmente o(s) motivo(s) de prorrogação do visto, entre um ou mais dos seguintes motivos:

a) Força maior;

b) Razões humanitárias;

c) Razões profissionais imperiosas;

d) Razões pessoais imperiosas.

Artigo 13º Utilização do VIS para efeitos da análise dos pedidos

1. A autoridade responsável pelos vistos competente consultará o VIS para efeitos do exame dos pedidos e das decisões relativas aos mesmos, em conformidade com as disposições pertinentes das Instruções Consulares Comuns.

2. Na prossecução dos objectivos referidos no nº 1, a autoridade responsável pelos vistos competente será autorizada a efectuar pesquisas com um ou mais dos seguintes dados:

a) O número do pedido;

b) Os dados referidos no ponto 4, alínea a), do artigo 6º;

c) Os dados relativos ao documento de viagem, referidos no ponto 4, alínea c), do artigo 6º;

d) O nome da pessoa ou da empresa referidas no ponto 4, alínea f), do artigo 6º;

e) Fotografias;

f) Impressões digitais;

g) O número da vinheta autocolante de qualquer visto anteriormente emitido.

3. Se a pesquisa com um ou mais dos dados enumerados no n.º 2 revelar que o VIS contém dados relativos ao requerente, a autoridade responsável pelos vistos será autorizada a aceder ao processo de requerimento de visto e ao(s) processo(s) de requerimento de visto associado(s), unicamente com a finalidade referida no n.º 1.

Artigo 14º Utilização do VIS para efeitos de consulta e de pedido de documentos

1. Para efeitos de consulta das autoridades centrais nacionais relativamente aos pedidos, em conformidade com o nº 2 do artigo 17º da Convenção de Schengen, o pedido de consulta e as respostas ao mesmo serão transmitidos em conformidade com o disposto no nº 2.

2. O Estado-Membro responsável pelo exame do pedido transmitirá o pedido de consulta acompanhado do número do pedido ao VIS, indicando o ou os Estados-Membros a consultar.

O VIS transmitirá o pedido ao Estado-Membro ou Estados-Membros indicados.

O ou os Estados-Membros consultados transmitirão a resposta ao VIS, que por sua vez a transmitirá ao Estado-Membro que formulou o pedido.

3. O procedimento definido no nº 2 pode aplicar-se igualmente -se à transmissão de informações sobre a emissão de vistos com validade territorial limitada e outras mensagens relativas à cooperação consular, bem como à transmissão dos pedidos à autoridade responsável pelos vistos competente para transmitir cópias de documentos de viagem e outros documentos justificativos do pedido.

4. Os dados pessoais transmitidos em aplicação do presente artigo serão utilizados exclusivamente para efeitos de consulta das autoridades centrais nacionais e de cooperação consular.

Artigo 15º Utilização de dados para a elaboração de relatórios e estatísticas

As autoridades responsáveis pelos vistos competentes terão acesso ao sistema para consultar os seguintes dados, unicamente para a elaboração de relatórios e estatísticas:

(1) Informações relativas ao estatuto do pedido;

(2) Autoridades competentes;

(3) Nacionalidade actual do requerente;

(4) Fronteira da primeira entrada;

(5) Data e local do pedido ou da decisão relativa ao visto;

(6) Tipo de visto solicitado ou emitido;

(7) Tipo de documento de viagem;

(8) Fundamentos de qualquer decisão relativa ao visto ou ao pedido de visto;

(9) Autoridade competente e data da decisão de recusa de qualquer pedido de visto anterior.

CAPÍTULO III

Utilização dos dados por outras autoridades

Artigo 16º Utilização dos dados para efeitos de controlo dos vistos

1. As autoridades competentes para efectuar controlos nas fronteiras externas e no território do Estado-Membro são autorizadas a efectuar pesquisas com os seguintes dados, exclusivamente com a finalidade de verificar a identidade da pessoa e/ou a autenticidade do visto:

a) Os dados referidos no ponto 4, alínea a), do artigo 6º;

b) Os dados relativos ao documento de viagem, referidos no ponto 4, alínea c), do artigo 6º;

c) Fotografias;

d) Impressões digitais;

e) O número da vinheta autocolante.

2. Se a pesquisa com um ou mais dos dados enumerados no nº 1 revelar que o VIS contém dados relativos ao requerente, a autoridade competente será autorizada a consultar os seguintes dados do processo de requerimento de visto e do(s) processo(s) de requerimento de visto associado(s) dos membros do grupo, unicamente com a finalidade referida no n.º 1:

a) Informações relativas ao estatuto do pedido e os dados extraídos do formulário de pedido, referidos nos pontos 2 e 4 do artigo 6º e no artigo 7º;

b) Fotografias;

c) Impressões digitais;

d) Os dados introduzidos sobre qualquer visto anteriormente emitido, anulado, revogado ou prorrogado.

Artigo 17º Utilização dos dados para efeitos de identificação e regresso de imigrantes clandestinos

1. As autoridades competentes em matéria de imigração são autorizadas a efectuar pesquisas com os seguintes dados, unicamente para efeitos de identificação e regresso de imigrantes clandestinos:

a) Os dados referidos no ponto 4, alínea a), do artigo 6º;

b) Fotografias;

c) Impressões digitais.

2. Se a pesquisa com um ou mais dos dados enumerados no n.º 1 revelar que o VIS contém dados relativos ao requerente, a autoridade competente será autorizada a consultar os seguintes dados do processo de requerimento de visto e do(s) processo(s) de requerimento de visto associado(s) unicamente tendo em vista os objectivos referidos no nº 1:

a) Informações relativas ao estatuto do pedido e a autoridade junto da qual o pedido foi apresentado;

b) Os dados extraídos do formulário de pedido, referidos no ponto 4 do artigo 6.º e no artigo 7º;

c) Fotografias;

d) Os dados introduzidos relativos a qualquer visto anteriormente emitido, recusado, anulado, revogado ou prorrogado.

Artigo 18º Utilização dos dados para efeitos da determinação da responsabilidade pelos pedidos de asilo

1. As autoridades competentes em matéria de asilo serão autorizadas a efectuar pesquisas com os seguintes dados, unicamente para efeitos de determinação do Estado-Membro responsável pela análise de um pedido de asilo, em conformidade com o artigo 9º do Regulamento (CE) nº 343/2003:

a) Os dados referidos no ponto 4, alínea a), do artigo 6º;

b) Fotografias;

c) Impressões digitais.

2. Se a pesquisa com um ou mais dos dados enumerados no n.º 1 revelar que um visto emitido e cuja validade termine no máximo seis meses antes da data do pedido de asilo e/ou que um visto prorrogado até uma data de validade de seis meses no máximo antes da data do pedido de asilo se encontram registados no VIS, a autoridade competente será autorizada a consultar os seguintes dados relativos a esses vistos, unicamente com o objectivo referido no nº 1:

a) A autoridade que emitiu ou prorrogou o visto;

b) O tipo de visto;

c) O período de validade do visto;

d) A duração da estada;

e) Fotografias.

Artigo 19º Utilização dos dados para efeitos de análise de um pedido de asilo

1. Em conformidade com o Regulamento (CE) nº 343/2003, as autoridades competentes em matéria de asilo são autorizadas a efectuar pesquisas com os seguintes dados, unicamente para efeitos de análise de um pedido de asilo:

a) Os dados referidos no ponto 4, alínea a), do artigo 6º;

b) Fotografias;

c) Impressões digitais.

2. Se a pesquisa com um ou mais dos dados enumerados no n.º 1 revelar que o VIS contém dados relativos ao requerente, a autoridade competente será autorizada a consultar os seguintes dados do processo de requerimento de visto e do(s) processo(s) de requerimento de visto associado(s), unicamente com a finalidade referida no n.º 1:

a) Informações relativas ao estatuto do pedido e a autoridade junto da qual o pedido foi apresentado;

b) Os dados extraídos do formulário de pedido, referidos no ponto 4 do artigo 6.º e no artigo 7º;

c) Fotografias;

d) Os dados introduzidos relativos a qualquer visto anteriormente emitido, recusado, anulado, revogado ou prorrogado ou ainda à recusa de examinar o pedido.

CAPÍTULO IV

Conservação e alteração dos dados

Artigo 20º Período de conservação dos dados armazenados

1. Cada processo de requerimento de visto será conservado no VIS durante cinco anos, sem prejuízo do apagamento de dados referido nos artigos 21.º e 22.º e da conservação dos registos prevista no artigo 28º.

Esse período terá início:

a) Na data de termo de validade do visto, no caso de ter sido emitido um visto;

b) Na nova data de termo de validade do visto, em caso de anulação, revogação ou prorrogação de um visto;

c) Na data da criação do processo de requerimento de visto no VIS, em caso de recusa de um visto ou do exame do pedido ou ainda de retirada do pedido.

2. No termo do período referido no nº 1, o VIS apagará automaticamente o processo de requerimento de visto e as ligações ao mesmo.

Artigo 21º Alteração de dados

1. Só o Estado-Membro responsável está habilitado a alterar os dados que transmitiu o VIS, actualizando-os, completando-os ou corrigindo-os, ou a apagá-los em conformidade com o nº 3 do presente artigo ou com o artigo 22º.

2. Se um Estado-Membro dispuser de elementos que sugiram que os dados tratados no VIS são inexactos ou que o seu tratamento no VIS é contrário ao presente regulamento, avisará imediatamente o Estado-Membro responsável. Essa mensagem pode ser transmitida através da infra-estrutura do VIS.

3. O Estado-Membro responsável verificará os dados em causa e, se necessário, procederá imediatamente à sua alteração ou apagamento.

Artigo 22º Apagamento antecipado de dados

1. Os processos de requerimento de visto e as ligações relativas a um requerente que adquiriu a nacionalidade de um Estado-Membro antes de terminado o período referido no n.º 1 do artigo 20.º serão imediatamente apagados do VIS assim que o Estado-Membro responsável tomar conhecimento de que o requerente adquiriu essa nacionalidade.

2. Cada Estado-Membro avisará imediatamente o Estado-Membro responsável no caso de um requerente ter adquirido a sua nacionalidade. Essa mensagem pode ser transmitida através da infra-estrutura do VIS.

CAPÍTULO V

Funcionamento e responsabilidades

Artigo 23º Gestão operacional

1. A Comissão é responsável pela criação e funcionamento do Sistema Central de Informação sobre Vistos, bem como pela infra-estrutura de comunicação entre este Sistema Central e as Interfaces Nacionais.

2. Os dados serão tratados pelo VIS em nome dos Estados-Membros.

3. No que diz respeito ao tratamento de dados pessoais no VIS, cada Estado-Membro designará a autoridade que será considerada como responsável pelo tratamento, em conformidade com a alínea d) do artigo 2º da Directiva 95/46/CE. Cada Estado-Membro comunicará o nome dessa autoridade à Comissão.

Artigo 24º Relação com os Sistemas Nacionais

1. O VIS será ligado ao Sistema Nacional de cada Estado-Membro através da Interface Nacional no Estado-Membro em causa.

2. Cada Estado-Membro designará uma autoridade nacional, que autorizará o acesso ao VIS das autoridades competentes referidas nos nos 1 e 2 do artigo 4º, e estabelecerá a ligação entre essa autoridade nacional e a Interface Nacional.

3. Cada Estado-Membro aplicará procedimentos automatizados de tratamento de dados.

4. Cada Estado-Membro será responsável:

a) Pelo desenvolvimento do Sistema Nacional e/ou pela sua adaptação ao VIS, em conformidade com o nº 2 do artigo 2º da Decisão 2004/512/CE;

b) Pela organização, gestão, funcionamento e manutenção do seu Sistema Nacional;

c) Pela gestão e o regime de acesso ao VIS do pessoal devidamente autorizado das autoridades nacionais competentes, em conformidade com o presente regulamento;

d) Pelos custos incorridos pelos Sistemas Nacionais e pelos custos resultantes da ligação desses sistemas à Interface Nacional, incluindo os custos de investimento e de funcionamento da infra-estrutura de comunicação entre a Interface Nacional e o Sistema Nacional.

Artigo 25º Responsabilidade pela utilização dos dados

1. Cada Estado-Membro velará pela legalidade do tratamento dos dados. O Estado-Membro responsável assegurará nomeadamente que:

a) Os dados são recolhidos legalmente;

b) Os dados são transmitidos legalmente ao VIS;

c) Os dados são exactos e actualizados aquando da sua transmissão ao VIS.

2. A Comissão assegurará que o VIS é gerido em conformidade com o presente regulamento e as suas regras de execução. Em especial, a Comissão:

a) Tomará as medidas necessárias para assegurar a segurança do Sistema Central de Informações sobre Vistos e da infra-estrutura de comunicação entre este Sistema Central e as Interfaces Nacionais, sem prejuízo das responsabilidades de cada Estado-Membro;

b) Assegurará que apenas o pessoal devidamente autorizado tenha acesso aos dados tratados no VIS para efeitos da execução das tarefas da Comissão, em conformidade com o presente regulamento.

3. A Comissão informará o Parlamento Europeu e o Conselho das medidas que tomar em aplicação do n.º 2.

Artigo 26º Segurança dos dados

1. O Estado-Membro responsável velará pela segurança dos dados antes e durante a transmissão à Interface Nacional. Cada Estado-Membro assegurará a segurança dos dados que receber do VIS.

2. Cada Estado-Membro tomará as medidas necessárias para:

a) Impedir o acesso de qualquer pessoa não autorizada às instalações nacionais em que são realizadas as operações que incumbem ao Estado-Membro, em conformidade com os objectivos do VIS (controlo da entrada das instalações);

b) Impedir que os dados e os suportes de dados sejam lidos, copiados, alterados ou apagados por pessoas não autorizadas (controlo dos suportes de dados);

c) Garantir a possibilidade de verificar e determinar quais os dados que foram tratados no VIS, em que momento e por quem (controlo do registo de dados);

d) Impedir o tratamento não autorizado dos dados contidos no VIS, bem como qualquer alteração ou apagamento não autorizados dos dados tratados no VIS (controlo da introdução de dados);

e) Garantir que, ao utilizar o VIS, as pessoas autorizadas só tenham acesso aos dados do seu domínio de competência (controlo do acesso);

f) Garantir a possibilidade de verificar e determinar as autoridades a quem os dados registados no VIS podem ser transmitidos através de material de transmissão de dados (controlo da transmissão);

g) Impedir a leitura, cópia, alteração ou apagamento não autorizados dos dados durante a transmissão dos dados para o VIS ou a partir deste (controlo do transporte).

3. A Comissão tomará medidas equivalentes às referidas no nº 2 no que diz respeito ao funcionamento do VIS.

Artigo 27º Responsabilidade

1. Qualquer pessoa ou qualquer Estado-Membro que tenha sofrido um dano em virtude de um tratamento ilícito ou de qualquer acto incompatível com o presente regulamento tem direito a ser indemnizado pelo dano sofrido pelo Estado-Membro responsável. Esse Estado será, total ou parcialmente, isento dessa responsabilidade se provar que o evento que deu origem ao dano não lhe é imputável.

2. Se o não respeito por um Estado-Membro das obrigações que lhe incumbem por força do presente regulamento causar um dano ao VIS, esse Estado-Membro será considerado responsável pelo dano, a menos que a Comissão não tenha tomado medidas razoáveis para prevenir o dano ou para minimizar o seu impacto.

3. Os pedidos de indemnização a um Estado-Membro pelos danos referidos nos nos 1 e 2 serão regidos pelo direito interno do Estado-Membro requerido.

Artigo 28º Conservação de registos

1. Os Estados-Membros e a Comissão conservarão registos de todas as operações de tratamento de dados realizadas no VIS. Esses registos indicarão o objectivo do acesso referido no nº 1 do artigo 4º e nos artigos 13º a 19º, a data e a hora, os dados transmitidos, os dados utilizados para a interrogação e o nome da autoridade que introduziu ou extraiu os dados. Além disso, cada Estado-Membro conservará registos das pessoas responsáveis pela introdução ou extracção de dados.

2. Estes registos só podem ser utilizados para controlar a legalidade do tratamento dos dados à luz da protecção de dados, bem como para garantir a segurança dos mesmos. Os registos serão protegidos por medidas adequadas contra o acesso não autorizado e apagados decorrido um período de um ano após o termo do período de conservação referido no nº 1 do artigo 20º, se não forem necessários para um procedimento de controlo que já tenha tido início.

Artigo 29º Sanções

Os Estados-Membros determinarão as regras relativas às sanções aplicáveis às infracções ao presente regulamento em matéria de protecção de dados e tomarão todas as medidas necessárias para assegurar a sua aplicação. As sanções previstas devem ser efectivas, proporcionadas e dissuasivas. Os Estados-Membros notificarão essas disposições à Comissão, o mais tardar na data da notificação referida no nº 1 do artigo 37º e, sem demora, qualquer posterior alteração dessas disposições.

CAPÍTULO VI

Direitos e fiscalização em matéria de protecção de dados

Artigo 30º Direito à informação

1. O Estado-Membro responsável fornecerá as seguintes informações aos requerentes e às pessoas referidas no ponto 4, alínea f) do artigo 6º:

a) A identidade do responsável pelo tratamento referido no nº 3 do artigo 23º e do seu eventual representante;

b) Os objectivos do tratamento de dados no VIS;

c) Os destinatários dos dados;

d) O carácter obrigatório dos dados para o exame do pedido;

e) A existência do direito de acesso aos dados relativos à pessoa em questão e do direito de rectificação desses dados.

2. As informações referidas no nº 1 serão fornecidas ao requerente aquando da recolha dos dados do formulário de pedido, das fotografias e das impressões digitais referidos nos pontos 4, 5 e 6 do artigo 6º e no artigo 7º.

3. As informações referidas no nº 1 serão fornecidas às pessoas referidas no ponto 4, alínea f), do artigo 6º nos formulários a assinar por essas pessoas, que comprovem o convite, a responsabilidade ou o compromisso de alojamento.

Artigo 31º Direito de acesso, de rectificação e de apagamento

1. Sem prejuízo da obrigação de fornecer outras informações em conformidade com a alínea a) do artigo 12º da Directiva 95/46/CE, qualquer pessoa tem o direito de obter comunicação dos dados que lhe digam respeito registados no VIS, bem como da identidade do Estado-Membro que os transmitiu ao VIS. Este acesso aos dados só pode ser concedido por um Estado-Membro.

2. Qualquer pessoa pode solicitar que dados inexactos que lhe digam respeito sejam rectificados ou que os dados registados ilegalmente sejam apagados. A rectificação e o apagamento deverão ser efectuados imediatamente pelo Estado-Membro responsável, em conformidade com as suas leis, regulamentações e procedimentos.

3. Se o pedido for feito a um Estado-Membro que não o Estado-Membro responsável, as autoridades do Estado-Membro junto do qual foi apresentado o pedido contactarão as autoridades do Estado-Membro responsável. O Estado-Membro responsável verificará a exactidão dos dados e a legalidade do seu tratamento no VIS.

4. Se se verificar que os dados registados no VIS são inexactos ou foram registados ilegalmente, o Estado-Membro responsável procederá à sua rectificação ou apagamento, em conformidade com o nº 3 do artigo 21º. O Estado-Membro responsável confirmará por escrito e sem demora à pessoa em causa que tomou as medidas necessárias para proceder à rectificação ou ao apagamento dos dados que lhe dizem respeito.

5. Se o Estado-Membro responsável não considerar que os dados registados no VIS são inexactos ou foram registados ilegalmente, comunicará por escrito e sem demora à pessoa em causa as razões pelas quais não está disposto a rectificar ou a apagar os dados que lhe dizem respeito.

6. O Estado-Membro responsável fornecerá igualmente à pessoa em causa informações quanto às medidas que esta poderá tomar caso não aceite a explicação fornecida, incluindo informações sobre a forma de propor uma acção ou de apresentar reclamação às autoridades competentes ou aos tribunais desse Estado-Membro, bem como sobre a eventual assistência financeira ou outra de que poderá beneficiar em conformidade com as leis, regulamentações e procedimentos desse Estado-Membro.

Artigo 32º Cooperação com vista a garantir os direitos relativos à protecção de dados

1. As autoridades competentes dos Estados-Membros cooperarão activamente para que os direitos previstos nos n os 2, 3 e 4 do artigo 31º sejam garantidos.

2. Em cada Estado-Membro, a autoridade nacional de controlo assistirá a pessoa em causa e, se esta o solicitar, prestar-lhe-á aconselhamento no exercício do seu direito a obter a rectificação ou o apagamento dos dados que lhe dizem respeito, em conformidade com o nº 4 do artigo 28º da Directiva 95/46/CE.

3. A autoridade nacional de controlo do Estado-Membro responsável que transmitiu os dados assistirá a pessoa em causa e, se esta o solicitar, prestar-lhe-á aconselhamento no exercício do seu direito a obter a rectificação ou o apagamento dos dados que lhe dizem respeito. As duas autoridades nacionais de controlo cooperarão para realizar este objectivo. A pessoa em causa poderá igualmente pedir assistência e aconselhamento à autoridade independente de controlo referida no artigo 35º.

Artigo 33º Vias de recurso

1. Em cada Estado-Membro, qualquer pessoa tem o direito de propor uma acção ou apresentar reclamação junto das instâncias competentes desse Estado-Membro, se lhe for recusado o direito de acesso ou o direito de rectificação ou apagamento dos dados que lhe dizem respeito, previsto nos n os 1 e 2 do artigo 31º.

2. A obrigação das autoridades nacionais de controlo de assistirem a pessoa em causa e, caso esta o solicite, de prestarem aconselhamento em conformidade com o nº 3 do artigo 32º subsistirá durante todo o processo.

Artigo 34º Autoridade nacional de controlo

Cada Estado-Membro velará por que a ou as autoridades nacionais de controlo designadas em conformidade com o nº 1 do artigo 28º da Directiva 95/46/CE controlem, com independência e em conformidade com o direito nacional, a legalidade do tratamento de dados pessoais, incluindo a sua transmissão ao VIS e a partir deste, efectuado em conformidade com o disposto no presente regulamento pelo Estado-Membro em causa.

Artigo 35º Autoridade independente de controlo

1. A Autoridade Europeia para a Protecção de Dados, instituída pelo nº 1 do artigo 41º do Regulamento (CE) nº 45/2001, controlará as actividades da Comissão com o intuito de garantir que os direitos das pessoas abrangidos pelo presente regulamento não sejam violados pelo tratamento de dados no VIS. Controlará também a legalidade da transmissão dos dados pessoais entre as Interfaces Nacionais e o Sistema Central de Informação sobre Vistos.

2. No exercício das suas funções, a Autoridade Europeia para a Protecção de Dados será, se for caso disso, activamente apoiada pelas autoridades nacionais de controlo.

3. A Comissão fornecerá as informações solicitadas pela Autoridade Europeia para a Protecção de Dados, conceder-lhe-á acesso a todos os documentos e a todos os registos referidos no nº 1 do artigo 28º e permitir-lhe-á o acesso, a qualquer momento, a todas as suas instalações.

CAPÍTULO VII

Disposições finais

Artigo 36º Implementação

1. O Sistema Central de Informação sobre Vistos, a Interface Nacional de cada Estado-Membro e a infra-estrutura de comunicação entre o Sistema Central e as Interfaces Nacionais serão implementadas em duas fases.

Na primeira fase, as funcionalidades para o tratamento dos dados alfanuméricos e das fotografias referidos no nº 1, alíneas a) e b), do artigo 3º serão implementadas até 31 de Dezembro de 2006.

Na segunda fase, as funcionalidades para o tratamento dos dados biométricos referidos no nº 1, alínea c), do artigo 3º serão implementadas até 31 de Dezembro de 2007.

2. As medidas necessárias à implementação técnica das funcionalidades referidas no nº 1 serão adoptadas em conformidade com o procedimento previsto no nº 2 do artigo 39º.

Artigo 37º Início da transmissão

1. Cada Estado-Membro notificará à Comissão que adoptou as disposições técnicas e jurídicas necessárias para transmitir dados ao Sistema Central de Informação sobre Vistos através da Interface Nacional, em conformidade com o artigo 36º.

2. Os Estados-Membros referidos no artigo 38º começarão a recolher e a introduzir os dados na data prevista nesse artigo.

3. Os Estados-Membros que notificarem a adopção das disposições necessárias após a data prevista no artigo 38º, começarão a recolher e a introduzir os dados na data especificada na notificação à Comissão.

4. Nenhum Estado-Membro consultará os dados transmitidos ao VIS por outros Estados-Membros antes de começar a introduzir dados em conformidade com o disposto nos nos 2 e 3.

Artigo 38º Início do funcionamento

Quando as medidas previstas no nº 3 do artigo 36º tiverem sido adoptadas no que diz respeito à primeira fase de implementação e pelo menos cinco Estados-Membros tiverem notificado à Comissão que adoptaram as disposições técnicas e jurídicas necessárias para transmitir dados ao VIS em conformidade com o nº 1 do artigo 37º, a Comissão determinará a data em que o VIS entrará em funcionamento.

A Comissão publicará essa data no Jornal Oficial da União Europeia .

Artigo 39º Comité

1. A Comissão será assistida pelo comité instituído pelo nº 1 do artigo 5° do Regulamento (CE) n° 2424/2001.

2. Sempre que for feita referência ao presente número, aplicar-se-ão os artigos 4º e 7º da Decisão 1999/468/CE.

O período previsto no nº 3 do artigo 4º da Decisão 1999/468/CE é fixado em dois meses.

3. O comité adoptará o seu regulamento interno.

Artigo 40º Acompanhamento e avaliação

1. A Comissão velará por que sejam instituídos sistemas para acompanhar o funcionamento do VIS relativamente aos objectivos fixados em termos de resultados, custo-eficácia e qualidade do serviço.

2. Dois anos após o início do funcionamento do VIS e, posteriormente, de dois em dois anos, a Comissão apresentará um relatório ao Parlamento Europeu e ao Conselho sobre o funcionamento técnico do VIS. Esse relatório incluirá informações sobre o desempenho do VIS relativamente a indicadores quantitativos previamente definidos pela Comissão.

3. Quatro anos após o início do funcionamento do VIS e, posteriormente, de quatro em quatro anos, a Comissão apresentará um relatório de avaliação global do VIS que examinará os resultados alcançados relativamente aos objectivos fixados, determinará se os princípios de base continuam a ser válidos e retirará indicações para o funcionamento futuro. A Comissão apresentará os relatórios de avaliação ao Parlamento Europeu e ao Conselho.

Artigo 41º Entrada em vigor e aplicabilidade

1. O presente regulamento entra em vigor no vigésimo dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia .

2. O presente regulamento é aplicável a partir da data referida no primeiro parágrafo do artigo 38º.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável nos Estados-Membros, em conformidade com o Tratado que institui a Comunidade Europeia.

Feito em Bruxelas, em [...].

Pelo Parlamento Europeu Pelo Conselho

O Presidente O Presidente

ANNEX

COMMENTARY ON THE ARTICLES

1. Chapter I: General Provisions

Article 1 defines in paragraph 1 the object of the Regulation and gives the Commission the mandate for setting up and maintaining the VIS. Article 1 of Council Decision 2004/512/EC, which is referred to by paragraph 1, established the VIS as a system for the exchange of visa data between Member States, which shall enable authorised national authorities to enter and update visa data and to consult these data electronically and shall be based on a centralised architecture and consist of the Central Visa Information System, a National Interface in each Member State and the communication infrastructure between the Central Visa Information System and the National Interfaces.

Paragraph 2 sets out the objectives of the VIS in line with the Council conclusions of 19 February 2004[41]. These objectives are translated in Chapters II and III into the specific purposes for the use of the data, creating obligations for the visa authorities and giving other competent authorities access to the relevant visa data.

The definitions in Article 2 refer to the Treaty or the Schengen acquis on visa policy, except for the terms ‘visa authority’, ‘applicant’, ‘group members’, ‘Member State responsible’, ‘verification’ and ‘identification’, which are defined specifically for the purposes of this Regulation.

Article 3 sets out the categories of data to be recorded in the VIS: alphanumeric data, photographs and fingerprint data, which are detailed in the referred provisions of Chapter II. However, as outlined in the Extended Impact Assessment, for reasons of proportionality the processing of scanned documents as foreseen by the Council conclusions[42] is not included[43].

Paragraph 2 provides that messages transmitted for the purposes of the consultation between central authorities, as well as messages between the competent authorities shall not be recorded, except for the purposes of data protection monitoring and data security pursuant to Article 28 of this Regulation.

Article 4 provides the basic rules for the access to the data: Access for entering, amending or deleting the data shall be reserved only to duly authorised staff of the visa authorities. Access for consulting data and the right to search and to use data shall be reserved exclusively to duly authorised staff of the authorities competent for the purposes as specified in Chapters II and III, limited to the extent as needed for the performance of these tasks. The competent authorities shall be designated and communicated by each Member State to the Commission, which shall publish these lists in the Official Journal of the European Union.

2. Chapter II: Entry and use of data by visa authorities

Article 5 determines the procedures for entering data, when a visa application has been lodged: The competent visa authority shall create an application file by entering the data referred to in Article 6 and 7 into the VIS and link previous applications of the same applicant to this application file as well as the application files of the applicants travelling in a group with other applicants, e.g. in the framework of an ADS agreement[44], or together with family members. As laid down in paragraph 4, the visa authority shall create an application file in the VIS for each of the group members, i.e. also in case of family members using one single travel document.

Articlse 6 and 7 detail the data to be entered when creating the application file: The unique application number, the status information and the authority to which the application has been lodged are needed to identify the set of data on the application and the competent visa authority. The source for the alphanumeric data listed under point 4 of Article 6 and under Article 7 is the uniform application form (Annex 16 of the CCI). These data are required for the assessment of the application and for checks on the visa and the applicant. In view of proportionality, the storage of two sets of alphanumeric personal data is foreseen: The data under point 4 of Article 6 shall be entered for each applicant. The inclusion of data on persons and companies issuing invitations will help to identify those persons and companies which make fraudulent invitations. This constitutes important information in the fight against visa fraud, illegal immigration, human trafficking and the related criminal organisations which often operate in an international scale[45].

The data listed in Article 7 shall be entered only in the specific cases[46] for which the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention and part V, point 2.3, of the CCI is required by any of the Member States. The use of the VIS for this consultation in line with the Council conclusions[47] is laid down in Article 14 of this proposal. The categories for which such consultation is needed are specified in Annex 5B to the CCI. In the cases where the applicants come under these categories, these data are also relevant for checks at external borders and within the territories of the Member States as well as for identification and return purposes and for examining asylum applications. Thus these data shall be also available for these purposes, cf. Articles 16(2)(a), 17(2)(b) and 19(2)(b) of this proposal.

The photograph listed under point 6 of Article 8) has been introduced by Regulation (EC) No 334/2002 amending Regulation (EC) No 334/2002 for the visa sticker. The storage of photographs in the VIS is needed for the visual identity of the applicant. Further development at a later stage might enable the use of photographs for facial recognition. The fingerprint data (point 7 of Article 8) are essential to ensure exact verification and identification of visa applicants. In a large database it is not possible to identify persons with alphanumeric data alone. Even for bona-fide travellers the spelling of the same name can be different from one country to another, many instances of the same name exist and in some countries dates of births are not completely known. Identifying undocumented persons or persons is virtually impossible without biometrics. The standards, conditions and procedures for taking the biometric data shall be laid down in an amendment of the CCI.

Article 8 creates the obligation for the visa authorities to add to the application file the data which shall be introduced in the visa sticker, when the decision has been taken to issue a visa. The ‘territory’ listed under point (f) shall indicate according to part VI, point 1.1 of the CCI either the Schengen area or individual Schengen State(s). Paragraph 2 covers the case that the application is withdrawn before a decision has been taken.

Article 9 provides which data should be added in case of a refusal of the visa authority to examine the application according to cf. part V, point 2.4, of the CCI.

Article 10 concerns the data to be added when a visa has been refused. The grounds for refusing the visa are based upon the conditions for issuing a visa as laid down in Article 15 in conjunction with Article 5(1)(a), (c), (d) and (e) of the Schengen Convention, and, as far as “public health” is referred to in subparagraph 2(a), in the proposal on a Community Code for the movement of persons across borders[48]. These grounds are introduced for the purposes of this Regulation, i.e. without constituting or affecting any obligation to motivate the related decision towards the applicant.

Article 11 covers the data to be added when the decision has been taken to annul or to revoke a visa. In line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)24[49], paragraph 2 concerns the grounds, in case that checks reveal that the applicant does not fulfil or no longer fulfils one or several of these conditions, and paragraph 3 to grounds for shortening the length of the validity of the visa.

Article 12 provides the data to be added for a visa extended, defining grounds in line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)21[50].

Article 13 covers the obligations of the visa authorities to use the VIS for examining visa applications and for the examination whether to annul, revoke or extend visas. Since for these purposes all information stored in the VIS may be relevant, the competent visa authority shall have access to the complete application file and the linked application files of previous applications of the applicant and of group members travelling together with the applicant. Even if the applicant uses not the same identity to re-apply for the Schengen visa after visa refusal, the consular authorities in another Member State would have the possibility to establish the identity of the visa applicant by the use of biometrics and the personal data about the visa applicant from his previous application. The access shall be given in two steps: If the search with data listed in paragraph 2 indicates that data on the applicant are recorded in the VIS, in a second step access shall be given to the relevant application file(s), Fingerprints shall be used to identify the person. The photograph might be used to increase accuracy if facial recognition would be implemented if the photo quality improves and facial recognition techniques become more mature.

Article 14 integrates the technical functionalities of the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention (VISION network) into the VIS, in line with the Council Conclusions[51], and provides the possibility to use the VIS for other messages in the framework of consular cooperation and for requests for documents. The mechanism introduced in paragraph 1 is building upon the procedure as laid down in part V, point 2.3, of the CCI, replacing the current transmission procedure by the transmission of requests and the responses thereto via the VIS. The transmission of the application number enables duly authorised staff to consult the relevant application file(s), including the linked application files on previous applications or on the applications of persons travelling in a group. The Member States to be consulted shall be indicated by the central authority asking for consultation pursuant to Annex 5B of the CCI. As part of the procedures for the examination of visa applications, the central authorities consulted shall have access to the relevant application files.

The integration of the technical functionalities of the current VISION network in the VIS will not only avoid redundancy of the data flow but improve the current consultation and the related background checks in national databases according to the relevant national law. In particular the use of the fingerprint data would significantly improve the possibility to detect persons who constitute a threat to internal security. In particular these functionalities of the VIS would strengthen the horizontal task of visa authorities to prevent such threats for any of the Member States. Paragraph 4 stresses that the personal data transmitted pursuant to this article may be solely used for the consultation of central authorities and consular cooperation.

Article 15 specifies the use of data for reporting and statistics by the visa authorities. The nature of the data referred to in this provision do not allow identifying individual applicants.

3. Chapter III: Use of data by other authorities

Article 16 covers the use of data for checks at external borders and within the territory of the Member States: Paragraph 1 defines this purpose as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.

Article 17 concerns the use for identification and return purposes: Paragraph 1 defines these purposes, as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.

Articles 18 and 19 cover the use for the application of the Dublin Regulation (EC) No 343/2003, defining the specific purposes, the data to be searched with and the data to which access shall be given. The access to the VIS for the purposes to determine the Member State responsible for examining an asylum application is limited by Article 18(2) to the visa data needed for the application of Article 9 of the Dublin Regulation, which connects the responsibility for examining an asylum application to the previous issuing or extending of a visa to the asylum seeker. Article 19(2) specifies to which data access shall be given for the purposes to examine the asylum application, in accordance with the Dublin Regulation[52].

4. Chapter IV: Retention and amendment of data

Article 20 sets out a retention period of five years for each application file. For the determination of this retention period has been taken into account that for reasons of data protection, personal data should be kept no longer than it is necessary for the purposes of the VIS (cf. Article 6(1)(e) of Directive 95/46/EC). This retention period is necessary to meet the objectives of the VIS, e.g. the assessment of the applicant’s good faith or detect continued practices of fraud or visa shopping over years. If personal data would be retained only for the period of the visa's validity, the contribution to these purposes would be very limited. This retention period would not allow any speeding up of subsequent applications for regular travellers, as their record would only be stored for the time period the visa is valid. In addition, it would be unlikely that such a period of validity would assist in the documentation of illegal migrants, who, at some stage had applied for a visa. Moreover, in exceptional cases a short term visa can be valid up to five years (cf. CCI, part V, point 2.1). The five-year period is also indicated in part VII, point 2, of the CCI which foresees the filing of visa applications for “at least five years where the visa has been refused”.

Paragraph 2 specifies that the period shall start for a visa issued, annulled, revoked or extended with the expiry date, and in other cases with the creation of the application file. Paragraph 3 creates the obligation to carry out automatically the deletion of the application and the link(s) to this application file as referred to in Article 5(3) and (4).

Article 21 provides that only the Member State responsible shall have the right to amend the data. Paragraph 2 creates the obligation for each Member State to advise this Member State if there is evidence that data are inaccurate or were processed contrary to this Regulation.

Article 22 ensures the deletion of data of applicants who have required the nationality of a Member State before expiry of the retention period. However, if a third country national becomes member of the family of a EU citizen without requiring the nationality of a Member State, this will not affect the storage of his data in the VIS. In such case, a third country national can still be subject to a visa obligation. Since the data on previous applications are needed for the assessment of subsequent applications it is necessary that in such cases the data remain in the VIS till the retention period ends.

5. Chapter V: Operation and responsibilities

Article 23 clarifies that the Commission shall be responsible for establishing and operating the VIS and that the Member States are the controllers of the data processed in the VIS.

Article 24 creates in paragraphs 1 to 3 the obligation for each Member State to connect the VIS to each National System via the National Interface, to designate a national authority to provide the access for the competent authorities and to observe automated procedures for processing the data. According to Article 1 of Decision 1(2) of Decision 2004/512/EC, the National Interface shall provide the connection to the relevant central national authority of the respective Member State to enable national authorities to access the VIS. Paragraph 4 clarifies the competences of each Member State for its National System and the burden for the related costs, including the competence for the development of the National System and/or its adaptation to the VIS, as laid down in Article 2(2) of Council Decision 2004/512/EC.

Article 25 sets out in paragraph 1 the responsibilities of the Member States for the use of the data, acting as a controller at the moment of collection, transmission and reception of personal data. Paragraph 2 creates obligations for the Commission as processor with regard to confidentiality and security, pursuant to Articles 16 and 17 of Directive 95/46/EC and Articles 21 and 22 of Regulation (EC) No 45/2001.

Article 26 determines according to Article 17 of Directive 95/46/EC which measures have to be implemented to ensure the security of processing. Paragraph 2 creates the obligation for the Commission to take equivalent measures; in particular the Commission provisions on security have to be respected[53].

Article 27 sets out the applicable rules on liability of Member States for damages. The liability of the Commission is governed by Article 288(2) of the Treaty.

Article 28 creates the obligation for the Member States and the Commission to keep complete records of data processing operations for one year after expiry of the retention period, which may solely be usedfor the purposes of data protection monitoring and data security.

Article 29 creates the obligation of each Member State to ensure the proper processing and use of data by appropriate penalties, as an essential complement to the data protection and security arrangements.

6. Chapter VI: Rights and supervision on data protection

For the protection of personal data, the relevant Community’s legislation, Directive 95/46/EC and Regulation (EC) 45/2001, fully apply for this ‘first pillar’ instrument (cf. recitals 14 and 15). The provisions in this chapter clarify certain points in respect of safeguarding the rights of the persons concerned and of the supervision on data protection.

Article 30 covers the right of information of the applicants, but also persons issuing invitations or liable to pay the costs of living during the stay, whose data shall be stored in the VIS pursuant to Article 8(4)(f). Paragraph 1 contains in conformity with Article 10 of Directive 95/46/EC a list of items the person concerned has to be informed about. Paragraph 3 refers to the harmonised forms, specimens of which are published in Annex 15 of the CCI.

As far as the applicant’s employer and parents are concerned according Article 7(6) and (7) of this Regulation, the provision of such provision would involve a disproportionate effort in the meaning of Article 11(2) of Directive 95/46/EC, if the visa authority would be required to send a specific information to these persons named in the application form. However, these data shall only be stored in the VIS if a consultation between central authorities is required and the safeguards clarified in Articles 31 to 35 of this chapter apply also for these persons.

Article 31 provides in paragraphs 1 and 2 any person the right of access, correction and deletion of data relating to him which are inaccurate or recorded unlawfully, and clarifies in paragraph 3 that the related request may be lodged to each Member State. Paragraphs 4 to 6 specify the requirements according to Article 12 of Directive 95/46/EC.

Article 32 lays down an obligation for the competent authorities to ensure the proper operation of the mechanism laid down in Article 31 and the assistance and advice by the national supervisory authority, specifying the obligations laid down in Article 28(4) and (6) of Directive 95/46/EC.

Article 33 clarifies pursuant to Article 22 of Directive 95/46/EC the right of any person on remedies before the courts of each Member State if the rights of access to or of correction or deletion of data relating to him is refused.

Article 34 clarifies the competence of the national supervisory authorities to review the lawfulness of all the processing operations carried out by the Member States.

Article 35 provides that the European Data Protection Supervisor as established by Article 41(1) of Regulation (EC) No 45/2001 shall monitor the activities of the Commission related to the rights of persons covered by this Regulation. Paragraphs 2 and 3 create obligations to support this monitoring.

7. Chapter VII: Final Provisions

Article 36 covers the implementation approach to start with alphanumeric data and the photographs and adding in a second phase the functionalities for processing biometric data, in line with the step-wise approach as set out by the Council conclusions[54]. Paragraph 2 provides that the measures necessary for the technical implementation of these functionalities shall be adopted in accordance with the management procedure.

Article 37 connects the start of transmission of data to the notification of each Member State to the Commission that it has made the necessary technical and legal arrangements for the transmission of data to the VIS. Paragraph 2 lays down that the Member States which have notified as a condition for the applicability of this Regulation, shall start to collect and enter the data by the date laid down in Article 38. Paragraph 3 provides that the Member States which have notified at a later date shall start to collect and enter the data by the date of their respective notification. Paragraph 4 ensures the entering of data by the individual Member State as a precondition for consulting the data transmitted by other Member States.

Article 38 concerns the start of operations, the date of which shall be published by the Commission when the conditions laid down in this provision have been met.

Article 39 extends the mandate of the SIS II committee, further to the measures for the development of the VIS as specified in Articles 3 and 4 of Council Decision 2004/512/EC, to measures for implementing this Regulation by the management procedure. These measures are, as specified in Article 37(2) the technical measures for implementing the functionalities of the VIS.

Article 40 creates the obligation of the Commission to monitor and evaluate the operation of the VIS and produce monitoring and evaluation reports, to be submitted to the European Parliament and the Council.

Article 41 concerns the entry into force and applicability. Due to the technical requirements involved in establishing the VIS, it is not possible to provide for simultaneous entry into force and applicability of the Regulation.

FINANCIAL STATEMENT

Policy area(s): JHA Activit(y/ies): (visa, asylum, immigration and other policies related to the free circulation of persons) |

TITLE OF ACTION: SECOND PHASE OF THE VIS, BIOMETRIC PROCESSING |

1. BUDGET LINE(S) + HEADING(S)

18.08.03 Visa Information System

2. OVERALL FIGURES

2.1. Total allocation for action (Part B):

97 million € for commitment until 2013.

2.2. Period of application:

Undetermined duration. Foreseen for 2007-2013:

- Investment costs for biometric processing: 64 Mio €

- Exploitation costs for biometric processing: 33 Mio €

The amounts foreseen for the period 2007-2013 are subject to the adoption of the new financial perspectives.

2.3. Overall multi-annual estimate of expenditure:

(a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations (financial intervention)

€ million

2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 and subsequent years |

Commitments | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |

Payments | 19.000 | 23.000 | 18.000 | 13.000 | 12.000 | 5.000 |

As explained in 5.2.2 all investments will be done at the beginning of each year, so annual payments are estimated at around 80% of the commitments.

(b) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure

Commitments/ payments | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 |

TOTAL a+b |

Commitments | 24.216 | 23.216 | 17.216 | 12.216 | 11.216 | 5.216 |

Payments | 19.216 | 23.216 | 18.216 | 13.216 | 12.216 | 5.216 |

2.4. Compatibility with financial programming and financial perspectives

[] Proposal is compatible with existing financial programming.

2.5. Financial impact on revenue:

[X] Proposal has financial impact – the effect on revenue is as follows:

The present proposal builds upon the Schengen acquis, as defined in Annex A of the Agreement signed on 18 May 1999 between the Council and the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway concerning the association of both these States with the implementation, application and development of the Schengen acquis [55]. Article 12(1) last paragraph lays down:

“In cases where operational costs are attributed to the general budget of the European Community, Iceland and Norway shall share in these costs by contributing to the said budget an annual sum in accordance with the percentage of the gross national product of their countries in relation with the gross national product of all participating States”

Contribution from Iceland/Norway: 2.128% (2002 figures)

(€ million to one decimal place)

Prior to action | Situation following action |

Non Comp | Diff | YES | NO | NO | No [3] |

4. LEGAL BASIS

This statement accompanies a legislative proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council concerning the Visa Information System (VIS) and the exchange of data between Member States on short-stay visas, based on Article 62 point (2)(b)(ii) TEC and Article 66 TEC.

5. DESCRIPTION AND GROUNDS

5.1. Need for Community intervention

5.1.1. Objectives pursued

The present financial statement is designed to allow for the second phase of the VIS to take place by means of Community financing as of 2007 and in accordance with the relevant provisions of the Treaty.

The implementation of the Visa Information System is done in phases as follows:

- Phase 1: the functionalities for processing of alphanumeric data and photographs.

- Phase 2: the functionalities for processing biometrics.

The Commission has followed a two-step approach for the legal framework of the VIS:

A first legal instrument, Council Decision 2004/512/EC establishing the Visa Information System (VIS) [56] , which constitutes the required legal base to allow for the inclusion in the budget of the European Union of the necessary appropriations for the development of VIS and the execution of that part of the budget, defines the architecture of the VIS and gives the Commission the mandate to develop the Visa Information System at the technical level, assisted by the SIS II committee[57], whereas the national systems shall be adapted and/or developed by the Member States. The financial statement made in the financial statement of this Decision relates to the procurement of technical expertise, management expertise, hardware and software, etc. for the first phase of the setting-up of the VIS system containing alphanumeric data and photographs.

The present proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council, the second “fully fledged” legal instrument, gives the Commission the mandate to set up, maintain and operate the VIS and defines the purpose, functionalities and responsibilities for the Visa Information System and the procedures and conditions for the exchange of visa data between Member States. This second legal instrument has been elaborated on the basis of the political orientation given by the Council conclusions of 19 February 2004. The financial statement for this legal instrument relates, in particular, to the costs for processing biometrics, phase 2 of the VIS.

Community intervention is needed, since the establishment of a common Visa Information System and the creation of common obligations, conditions and procedures for the exchange of visa data between Member States cannot be sufficiently achieved by the Member States and can, therefore, by reason of the scale and impact of the action, be better achieved at Community level.

Article 1(2) of the proposal states the purpose of the VIS:

“The VIS shall improve the administration of the common visa policy, consular cooperation and consultation between central consular authorities, by facilitating the exchange of data between Member States on applications and on the decisions thereto, in order:

(a) to prevent threats to the internal security of any of the Member States;

(b) to prevent the bypassing of the criteria for the determination of the Member State responsible for examining the application;

(c) to facilitate the fight against fraud;

(d) to facilitate checks at external border checkpoints and within the territory of the Member States;

(e) to assist in the identification and return of illegal immigrants;

(f) to facilitate the application of Regulation (EC) No 343/2003.”

In order to achieve these objectives, the VIS shall be connected to a National System in each Member State, to enable duly authorised staff of the competent authorities of each Member State to enter, amend, transmit or consult the data by means of an automated procedure in accordance with this Regulation.

5.1.2. Measures taken in connection with ex ante evaluation

A feasibility study on technical and financial aspects of the VIS was launched by the Commission on 16 September 2002 and submitted to the Council in May 2003. The study provides an analysis of the technical and financial aspects of the VIS.

The importance of biometrics for the overall efficiency of the system must be underlined. The study assessed three options, which can for the time being be envisaged as biometric identifiers: iris scanning, facial recognition and fingerprints and recommends the latter as main biometric identifier for identification purposes. Fingerprint technology would provide the required accuracy to identify individuals and fingerprint databases would still be used for many years, even if the biometric technology changes. The use of biometrics on such an unprecedented scale will have a significant impact on the system, both in technical and financial terms.

On the budgetary aspects, the figures are based on estimates provided by the feasibility study on technical and financial aspects of a system for the exchange of visa data between Member States, but take into account the rapid drop in prices for fingerprint matching systems. The estimates set out in the feasibility study cover the fixed costs of the central system, the CS-VIS, and for 27 NI-VIS, including their communication infrastructure, as well as the annual costs for operations, networks and human resources. These estimates for the development and operation of the “biometrics” module were extremely high. Currently, however, prices for biometric systems are dropping rapidly. Therefore, the original estimates of the feasibility study have been adapted to match these lower price trends.

In accordance to the Commission’s Work Programme 2004, an Extended Impact Assessment was launched. One of its main conclusions is that the further development