Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos relativas ao exercício de 2002, acompanhado das respostas da Agência

(2003/C 319/04)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Parlamento Europeu e ao Conselho, em conformidade com o n.o 2 do artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2002. De acordo com o n.o 7 do artigo 57.o do Regulamento (CEE) n.o 2309/93 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do director executivo. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no n.o 11 do artigo 57.o do Regulamento (CEE) n.o 2309/93 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2002 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

OBSERVAÇÕES

Introdução

5. A Agência foi criada pelo Regulamento (CEE) n.o 2309/93 do Conselho, de 22 de Julho de 1993(3). A Agência funciona em rede e coordena os recursos científicos colocados à sua disposição pelas autoridades nacionais por forma a garantir uma avaliação e supervisão dos medicamentos de uso humano ou veterinário. Os seus pareceres são elaborados por três comités, com base em relatórios de peritos nacionais cuja remuneração, bem como as despesas de reunião dos comités, constitui uma parte considerável das despesas operacionais. A Agência dedica igualmente uma parte substancial do seu orçamento ao financiamento dos sistemas de supervisão farmacêutica.

Execução orçamental

6. No quadro 1(4) é apresentada a execução das dotações do exercício de 2002 e das dotações transitadas do exercício anterior.

7. Logo que os comités científicos decidem proceder à inspecção de um medicamento, é emitida uma proposta de autorização para a taxa a pagar à agência nacional encarregada dessa inspecção. Este procedimento não permite observar o princípio da anualidade na medida em que, tendo em conta os prazos de realização dos trabalhos, as despesas serão efectuadas num exercício posterior. Além disso, aumenta os custos administrativos ao impor anulações e concessão de novas autorizações.

Demonstrações financeiras

8. Nos quadros 2 e 3 são apresentados sinteticamente a conta de gestão e o balanço publicados pela Agência no seu relatório de actividade relativo ao exercício de 2002.

9. Com base nos princípios da contabilidade patrimonial, a Agência incluiu nas suas receitas 5,2 milhões de euros de receitas a arrecadar a título do exercício de 2002, contrariamente às disposições em vigor(5), que prevêem para as receitas uma contabilidade de caixa (em 2001, tinham sido incluídos 10,7 milhões de euros nas receitas).

10. Os utentes dos serviços da Agência pagam-lhe frequentemente adiantamentos globais relativos aos exames que pretendem solicitar. É difícil estabelecer a ligação entre os montantes pagos e as taxas devidas. Os atrasos que afectam o tratamento dos processos explicam em parte o aumento de 75 % do montante dos adiantamentos não afectados(6) no final de 2002 em relação ao final de 2001, respectivamente 9,3 e 5,3 milhões de euros.

11. A gestão das imobilizações é difícil pois assenta em duas bases de dados cujos princípios de funcionamento e de organização, bem como os gestores, são diferentes. Além disso, não são aplicadas as disposições relativas à amortização dos programas informáticos e dos bens que constituem um conjunto.

Legalidade e regularidade das operações subjacentes

12. As facturas são pagas depois de aprovadas pelo gestor orçamental, que certifica a prestação do serviço ou a entrega do bem sem que sejam fornecidas sistematicamente justificações suficientes. Esta lacuna nas informações necessárias para a realização de um controlo interno eficaz gera riscos e deverá ser colmatada.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 15 e 16 de Outubro de 2003.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(2) Em conformidade com o n.o 9 do artigo 57.o do Regulamento (CEE) n.o 2309/93 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas da Agência relativas ao exercício de 2002 foram elaboradas em 28 de Março de 2003, tendo sido posteriormente enviadas ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 4 de Abril de 2003. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) JO L 214 de 24.8.1993, p. 18.

(4) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório têm um máximo de exactidão. Os números foram arredondados para efeitos de apresentação, o que pode provocar diferenças mínimas a nível dos totais. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(5) O artigo 5.o do regulamento financeiro da Agência especifica que as receitas de um exercício são contabilizadas no exercício durante o qual foram cobradas.

(6) Rubrica do balanço: "Taxas diferidas".

Quadro 1

Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos - Execução orçamental relativa ao exercício de 2002NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Agência - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Agência nas suas próprias demonstrações financeiras.

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Quadro 2

Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos - Conta de gestão relativa aos exercícios de 2002 e de 2001

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NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Agência - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Agência nas suas próprias demonstrações financeiras.

Quadro 3

Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos - Balanço a 31 de Dezembro de 2002 e a 31 de Dezembro de 2001NB 1:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

NB 2:

No balanço não figura um montante de 1,43 milhões de euros respeitante a uma convenção assinada com a Comissão em Novembro de 2002 relativa a receitas afectadas a arrecadar em 2003 e 2004.

Fonte:

Dados da Agência - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Agência nas suas próprias demonstrações financeiras.

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Respostas da Agência

7. No início de 2003, a Agência implementou um processo revisto por forma a que o tratamento das taxas de inspecção observasse o princípio da anualidade. De acordo com este processo, logo que se confirma a data da inspecção, emite-se uma ordem de cobrança ao titular da autorização de introdução no mercado e uma autorização para os custos referentes ao relator. Em consequência, todos os pagamentos aos relatores de inspecção devem ser processados, o mais tardar, em n+ 1.

9. A Agência toma nota da observação do Tribunal. O problema em questão será resolvido com a implementação, em 2003, do novo Regulamento Financeiro. Em 2001, o montante de 10,7 milhões de euros inclui 8,1 milhões devidos pela Comissão. No que se refere a 2002, a questão foi resolvida através de pagamentos parcelares da contribuição da Comissão, reduzindo o montante a transitar para 0,7 milhões de euros, com 3,0 milhões de euros em trânsito no sistema bancário em fim de ano. Nos termos do novo Regulamento Financeiro, as receitas orçamentais serão registadas com base nos montantes recebidos em caixa.

10. A Agência analisará as possibilidades de clarificar a ligação entre os adiantamentos dos clientes e as suas utilizações.

11. A Agência toma nota da observação do Tribunal. A Agência implementa actualmente um software para a gestão exaustiva do inventário, incluindo a sua depreciação. Prevê-se que este sistema esteja operacional em 1 de Janeiro de 2004.

12. Como exigido no novo Regulamento Financeiro, a Agência procede à implementação de processos melhorados de controlo interno para a verificação de facturas, listas de verificação e a treino intensivo do pessoal em matéria de processos e controlos financeiros.