OBSERVAÇÕES DO TRIBUNAL

DESPESAS ADMINISTRATIVAS DAS INSTITUIÇÕES E ORGANISMOS COMUNITÁRIOS

Introdução

9.1. A rubrica 5 das perspectivas financeiras, ««Despesas administrativas»», agrupa as dotações de funcionamento das instituições e dos organismos. Estas dotações são geridas directamente por cada instituição ou organismo e são utilizadas para pagar os vencimentos, subsídios e pensões do seu pessoal, bem como as rendas, aquisições e despesas administrativas diversas. Em 2004, as despesas elevaram-se a 5 856 milhões de euros, como se indica em mais pormenor no Quadro 9.1 . O presente capítulo inclui a apreciação específica no âmbito da declaração de fiabilidade, bem como observações específicas sobre as instituições, as agências e outros organismos descentralizados e as Escolas Europeias.

Quadro 9.1 — Pagamentos por instituição (em milhões de euros) 2003 2004 Parlamento Europeu 986 1 166 Conselho 410 507 Comissão 3 546 3 721 Tribunal de Justiça 148 216 Tribunal de Contas 84 84 Comité Económico e Social Europeu 91 92 Comité das Regiões 46 63 Provedor de Justiça Europeu 4 5 Autoridade Europeia para a Protecção de Dados — 1 Total 5 305 5 856

Apreciação específica no âmbito da declaração de fiabilidade

Introdução

9.2. O objectivo da auditoria efectuada no âmbito da DAS relativa ao exercício de 2004 no domínio das despesas administrativas consiste em permitir que o Tribunal avalie a fiabilidade das contas consolidadas relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2004 (examinadas no capítulo 1) e a legalidade e regularidade das operações a que elas se referem. No Quadro 9.2 apresenta-se o seguimento dado às observações apresentadas em relatórios anuais anteriores. 9.2. RESPOSTA DA COMISSÃO A Comissão publica um relatório anual que descreve o acompanhamento considerado adequado para as recomendações do Tribunal. O relatório referente ao relatório anual 2003 do Tribunal deverá ser publicado no Outono de 2005.

9.3. Os resultados das auditorias anteriormente efectuadas pelo Tribunal mostram que os erros detectados eram principalmente de natureza formal e não se deviam a insuficiências graves dos sistemas de controlo. Em 2004, contudo, a adopção do novo Estatuto e de um novo sistema para o cálculo dos vencimentos do pessoal, bem como a aplicação de novos sistemas no âmbito do novo Regulamento Financeiro, introduziram riscos específicos (ver pontos 9.5 e 9.6). 9.3. RESPOSTA DA COMISSÃO A produção escalonada de um novo sistema de pagamento de salários no decurso do ano de 2003 e início de 2004 criou, com efeito, um novo risco como qualquer nova aplicação (ver resposta ao ponto 9.5). Os serviços da Comissão controlaram-no graças à introdução de um número elevado de controlos manuais dos resultados dos diferentes cálculos provisórios do salário mensal e à correcção imediata dos erros verificados pelos técnicos informáticos antes do cálculo final mensal e da emissão das ordens de pagamento dos salários. O número de erros verificado a posteriori foi muito reduzido.

Quadro 9.2 — Seguimento dado às observações apresentadas em relatórios anuais anteriores Observações Medidas tomadas São necessárias novas medidas? Resposta do parlamento Ordens permanentes Relatório anual relativo ao exercício de 2003, ponto 9.14: As disposições internas do Parlamento para a execução da sua secção do orçamento prevêem a possibilidade de se efectuarem pagamentos por ordem permanente. Após o pagamento, o gestor orçamental deve apresentar uma «ordem de regularização para efeitos da imputação orçamental» (n.o 4 do artigo 11.o das disposições internas). Para estarem em conformidade com o Regulamento Financeiro, as despesas têm de ser liquidadas e emitida a respectiva ordem de pagamento antes de se proceder ao pagamento. Não foi empreendida qualquer acção: a disposição interna que prevê a possibilidade de se efectuarem pagamentos por ordem permanente continuou a vigorar em 2004. Sim, todos os pagamentos deverão ser efectuados em conformidade com as disposições do Regulamento Financeiro. Uma alteração introduzida às normas internas relativas à execução do orçamento do Parlamento Europeu (artigo 10.o), revistas em 27 de Abril de 2005, dispõe que, doravante «Os pagamentos por ordem permanente devem constar obrigatoriamente do contrato celebrado com o credor como único modo de pagamento». Fundo de pensão complementar a favor dos deputados do Parlamento Europeu Relatório anual relativo ao exercício de 2002, pontos 9.17 e 9.20: Se o actual regime continuar, terá que ser criada o mais rapidamente possível uma base legal suficiente. O fundo de pensão complementar continua, não tendo sido criada uma base legal suficiente. Sim, deverá ser criada uma base legal. A adopção do Estatuto dos deputados, que entrará em vigor em 2009, prevê um regime de pensões único para os deputados europeus e, consequentemente, o desaparecimento do regime de pensão complementar. O regime deverá dispor de normas claras que permitam definir as obrigações e responsabilidades do Parlamento Europeu e dos beneficiários do regime no caso de um défice. Não foram estabelecidas essas normas. Sim, deverão ser estabelecidas normas adequadas. Quanto ao regime em causa, foi realizado um estudo actuarial na Primavera de 2005 que deveria permitir considerar as medidas a tomar para manter o fundo equilibrado. Os resultados do estudo devem igualmente permitir reexaminar as competências e as responsabilidades respectivas do Parlamento e da ASBL de direito luxemburguês gestora de fundos de pensões, para o período actual e até à entrada em vigor do Estatuto.

Sistemas de supervisão e de controlo

9.4. Em 2004 todas as instituições continuaram a melhorar os seus sistemas de supervisão e de controlo de modo a cumprir as obrigações decorrentes do novo Regulamento Financeiro. Contudo, nenhuma das instituições aplicou plenamente as normas de controlo interno (1). 9.4. RESPOSTA DO CONSELHO As Normas de Controlo Interno (NCI) do Conselho foram aprovadas em 20 de Julho de 2005. 9.4. RESPOSTA DA COMISSÃO A Comissão adoptou as suas normas de controlo interno em 2000 e efectua um acompanhamento anual da execução das condições de base correspondentes; a referida execução é regularmente acompanhada tanto de um ponto de vista de conformidade, como de um ponto de vista de eficácia. Como o Tribunal menciona no ponto 1.87, 93 % das condições de base foram respeitadas, o que pode ser considerado como praticamente uma execução integral, num contexto que está em constante mutação. 9.4. RESPOSTA DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA A administração do Tribunal de Justiça admite que algumas normas de controlo interno não puderam ser completamente aplicadas em 2004. O reforço de efectivos qualificados permitirá melhorar rapidamente a situação. 9.4. RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL A aplicação das principais medidas resultantes da adopção das normas de controlo interno está prevista para um período de dois anos (2004 e 2005). Incidem na gestão do pessoal (estabelecimento de uma descrição de todos os lugares; actualização da descrição dos procedimentos de contratação), no emprego de indicadores de desempenho (para os quais foi solicitada uma consulta interinstitucional) e na utilização sistemática de uma previsão das despesas trimestral. Todos estes elementos foram incluídos num plano de acção, aprovado pelo secretário-geral em 8 de Novembro de 2004.

9.5. Em 2004, passou a ser utilizada por todas as instituições a NAP («Nouvelle Application Paie» — Nova Aplicação de Pagamentos), uma nova aplicação informática para o cálculo dos vencimentos do pessoal criada e gerida pelo Serviço de Pagamentos da Comissão. A NAP apresentou em 2004 várias deficiências técnicas, que criaram um novo risco e, em muitos casos, resultaram em erros de cálculo de vários elementos dos vencimentos do pessoal. Os erros mais evidentes foram corrigidos manualmente antes do pagamento. No que se refere a um desses elementos, em Março de 2005 os programas da NAP foram corrigidos e os montantes pagos em 2004 foram recalculados e, quando necessário, corrigidos. Estas correcções resultaram em cobranças que se elevaram, em todas as instituições, a um total de cerca de 1,9 milhões de euros. Outro risco específico de erros residiu no facto de os dados terem sido transferidos manualmente para a NAP a partir dos sistemas informáticos que registam as situações em que o pessoal tem direito a auferir subsídios específicos. Não foram, contudo, reforçados os controlos correspondentes. 9.5. RESPOSTA DO PARLAMENTO EUROPEU Sendo certo que a entrada em vigor, quase simultânea, do novo Regulamento Financeiro, do Estatuto dos funcionários e da nova aplicação informática para o cálculo dos vencimentos (NAP) suscitou efectivamente sérias dificuldades, cumpre compreender a sua verdadeira natureza. O Estatuto dos funcionários, em particular, desencadeou muitos problemas de interpretação e só após a resolução dos mesmos (normalmente ao nível dos chefes dos Serviços Administrativos) foi possível adaptar, em definitivo, o sistema NAP. O retardamento inerente a este procedimento contribuiu, em larga medida, para as referidas cobranças. Os problemas iniciais de natureza exclusivamente técnica, entediantes e consumidores de tempo para os serviços em causa foram rapidamente identificados e corrigidos. Sendo certo que a introdução manual de dados relativos aos vencimentos constitui igualmente um factor de risco, este sistema não é novo e não carece portanto de medidas específicas de controlo, além das já existentes, memo que o sistema NAP leve o Parlamento a reforçar os controlos ex post sobre os vencimentos. 9.5. RESPOSTA DO CONSELHO Por seu lado, o Secretariado-Geral do Conselho gostaria de sublinhar que na realidade procedeu ao reforço dos controlos quando o NAP passou a substituir a anterior aplicação de pagamentos. O SGC lamenta que a conclusão sobre o controlo possa desviar a atenção do leitor do facto de ter sido implementada uma aplicação informática deficiente na altura em que o Estatuto dos funcionário sofreu uma alteração profunda. 9.5. RESPOSTA DA COMISSÃO A produção escalonada da nova aplicação de pagamento dos salários no decurso do ano de 2003 e começo de 2004 criou um novo risco, sendo um tal risco inerente ao lançamento de uma nova aplicação informática. Os serviços da Comissão controlaram-no graças à introdução de um número elevado de controlos manuais dos resultados dos diferentes cálculos provisórios do salário mensal, à correcção imediata dos erros verificados pelos técnicos informáticos antes do cálculo final mensal e da emissão das ordens de pagamento dos salários. O número de erros verificado a posteriori foi muito reduzido. As alterações estatutárias só foram adoptadas pelo Conselho em 22 de Março de 2004, o que deixou um tempo muito limitado para a definição das regras de gestão pormenorizada e a adaptação da nova aplicação informática para pagamento de salários (NAP). No entanto a Comissão pôde introduzir, no salário de Maio de 2004, a maior parte das modificações introduzidas pela reforma. Alguns aspectos só puderam ser definitivamente postos em aplicação a partir da data de entrada em vigor da reforma, dado que as disposições gerais de execução ou as regras de gestão não estavam ainda completamente definidas. Nestas condições, foram introduzidos módulos provisórios a fim de limitar o impacto sobre os beneficiários. As alterações da NAP de Março de 2005, que levaram à regularização necessária mencionada de 1,9 milhões de euros, resultavam, por exemplo, de trabalhos cujas modalidades foram decididas em Novembro de 2004 e que, portanto, não era possível terem sido realizados mais cedo. A produção da NAP exigiu uma deslocação dos controlos relativos à qualidade dos dados, recolhidos do sistema de pagamento de salários, para os sistemas de gestão dos direitos que transmitem doravante os dados automaticamente à NAP através de uma interface. No decurso do ano 2003, os controlos existentes foram avaliados e reorganizados a fim de garantir a partir de 1 de Janeiro de 2004, a nível dos sistemas de gestão, o respeito pelo princípio do Regulamento Financeiro relativo ao início das operações e à verificação ex ante. 9.5. RESPOSTA DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA As dificuldades apontadas resultam de ter sido iniciada a utilização da aplicação NAP. Esta utilização ocorreu concomitantemente com a reforma do estatuto dos funcionários em condições que estavam longe de ser óptimas e que contribuíram para um aumento considerável do volume de trabalho da secção «Remunerações». Tal como o Tribunal de Justiça, outras instituições defrontaram-se com dificuldades relativas ao funcionamento desta aplicação. Estas dificuldades foram por várias vezes comunicadas aos serviços da Comissão que gerem a NAP e foram discutidas em reuniões regulares com esses serviços. Muitas delas estão actualmente, no essencial, ultrapassadas. No que se refere à transferência de dados para a NAP, é de notar que no Tribunal de Justiça ela é efectuada pelo pessoal da secção «Remunerações» directamente a partir de diferentes decisões administrativas que criaram os direitos e que é objecto de um controlo sistemático interno a esta secção. A transferência de dados não se faz portanto a partir de dados já existentes no sistema de gestão de pessoal Centurio. 9.5. RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL O CESE não introduz manualmente os dados na NAP. Os dados referentes ao pessoal são codificados no sistema informático de gestão do pessoal por um funcionário e validados por um outro. Os dados validados são transferidos automática e directamente do sistema para a NAP. Por outro lado, cada pagamento efectuado pela NAP é introduzido electronicamente no sistema de contabilidade, sem intervenção manual. À semelhança de qualquer outro pagamento, estas operações são transmitidas ao banco por via electrónica, com aposição de assinatura electrónica dupla, sem nova codificação.

9.6. O Estatuto dos Funcionários alterado, que entrou em vigor em 1 de Maio de 2004, estipula que as despesas de alojamento incorridas durante as deslocações em serviço serão reembolsadas, mediante apresentação dos documentos comprovativos, até um limite máximo fixado para cada país (artigo 13.o do Anexo VII do Estatuto dos Funcionários). Contrariamente a esta regra, todas as instituições, excepto o Tribunal de Justiça, o Tribunal de Contas e o Provedor de Justiça, prevêem nas suas normas internas o pagamento de um montante fixo, compreendido entre 30 % e 60 % do montante máximo autorizado, aos agentes que não apresentarem quaisquer provas de terem incorrido em despesas de alojamento. O Estatuto dos Funcionários alterado estabelece igualmente novas tabelas para as ajudas de custo, inferiores às anteriores. Duas instituições mantiveram, contudo, o sistema em vigor até Maio de 2004, tendo continuado a aplicar as tabelas de ajudas de custo anteriormente em vigor (2). 9.6. RESPOSTA DO PARLAMENTO EUROPEU A dispersão das actividades do Parlamento por três locais de trabalho suscita problemas específicos no que diz respeito às missões. Uma das consequências consistiu na impossibilidade de introduzir novas regras até ao prazo estabelecido para 1 de Maio. Dado que as novas normas, introduzidas em 2005, prevêem o pagamento de montantes fixos, o Parlamento considera que o novo sistema estabelece um equilíbrio adequado entre as exigências regulamentares e os resultados práticos e que está em consonância com o parecer jurídico que lhe foi endereçado. 9.6. RESPOSTA DO CONSELHO O SGC analisará juntamente com outras instituições a possibilidade de alterar as regras internas de reembolso dos custos de alojamento sem apresentação de documentos comprovativos. 9.6. RESPOSTA DA COMISSÃO O pagamento de um montante fixo em vez de um pagamento variável com base em documentos justificativos foi considerado como uma medida de aplicação de uma disposição estatutária que, dentro da margem de apreciação administrativa, tem em conta a relação custo/eficácia. No entanto, a Comissão vai examinar o fundamento de uma tal regra. 9.6. RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL O guia das deslocações em serviço do CESE inspira-se em larga medida no guia da Comissão. O ponto 4.2 tem exactamente o mesmo teor nos dois guias. A bem da coerência das regras entre instituições, o CESE tenciona continuar a aplicar o artigo 13.o, n.o 1, do anexo VII, tal como a Comissão o faz.

9.7. Foram constatadas insuficiências nos sistemas de controlo relativos à transferência de uma parte das remunerações com aplicação de um coeficiente de correcção. Em vários casos, foram concedidas transferências sem provas adequadas do direito dos funcionários a essas mesmas transferências (3). O número de casos constatado foi significativo em algumas instituições (4). 9.7-9.8. RESPOSTA DA COMISSÃO Os erros mencionados foram encontrados noutras instituições e não na Comissão. 9.7. RESPOSTA DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA Este ponto diz respeito a casos em que as consequências de uma modificação dos direitos do funcionário baseados na sua situação familiar não tenham sido imediatamente repercutidos no direito à transferência de uma parte da remuneração. Contudo, deve notar-se que a administração do Tribunal de Justiça procede, periodicamente, a verificações e, se for caso disso, a correcções, por repetição do indevido. 9.7. RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL A análise dos documentos justificativos das transferências de uma parte do vencimento com aplicação de um coeficiente corrector faz parte das verificações ex post sistemáticas que são actualmente aplicadas. Qualquer correcção que se imponha respeitará o novo Estatuto dos funcionários.

9.8. Em algumas instituições verificou-se uma falta de procedimentos de controlo relativos ao pagamento das pensões. As pensões pagas a funcionários aposentados residentes em determinados Estados-Membros são aumentadas através da aplicação de um coeficiente de correcção. Contudo, nos últimos anos não se efectuaram verificações do verdadeiro local de residência dos antigos funcionários (5). 9.8. RESPOSTA DO CONSELHO Com base numa avaliação dos riscos, o SGC levou a cabo em Março de 2005 um inquérito sobre o pagamento de pensões a funcionários aposentados residentes no Reino Unido conducentes a correcções pela administração que, por seu turno, deu origem a dois processos judiciais. 9.8. RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL Foi decidido que, depois de 2002, o controlo do local de residência dos funcionários aposentados seria efectuado de dois em dois anos. Este controlo foi programado para o fim de 2004, prazo esse que acabou por ser diferido face ao volume de trabalho resultante da «reforma» (novos cálculos, novas transferências, etc.). Durante este período, o CESE manteve-se em estreito contacto com os funcionários aposentados enviando-lhes boletins informativos por correio electrónico com notificação da sua recepção, bem como correspondência individual, sempre que necessário. O controlo oficial completo terá lugar entre Julho e Outubro de 2005. Em 31 de Agosto de 2005, mais de 80 % dos funcionários aposentados tinha sido controlado.

9.9. Excepto no caso do Provedor de Justiça Europeu e da Autoridade Europeia para a Protecção de Dados, foram constatadas insuficiências ocasionais nos sistemas de supervisão e de controlo relativos à adjudicação de contratos. 9.9. RESPOSTA DO PARLAMENTO EUROPEU O Parlamento toma boa nota da observação do Tribunal de Contas e prosseguirá os seus esforços tendentes a melhorar os seus procedimentos. 9.9. RESPOSTA DO CONSELHO O SGC considera que não existe nenhum argumento que sustente a declaração do Tribunal de que detectou insuficiências pontuais nos sistemas de supervisão e de controlo das adjudicações. O SGC criou uma organização interna centrada em torno da DGA IIV/Unidade de Coordenação dos Contratos Públicos que assegura que os procedimentos de concurso sejam executados em plena conformidade com as regras na matéria e segundo as modalidades que apresentem a solução economicamente mais rentável No contexto da sua auditoria anual, o Tribunal fez uma observação sobre um dossier de adjudicações relacionado com a interpretação do Regulamento Financeiro, mas que não tem qualquer implicação na qualidade do sistema de controlo interno. 9.9. RESPOSTA DA COMISSÃO No que respeita à Comissão, todos os serviços interessados tomaram medidas correctivas: — As instruções anuais para as delegações serão revistas a fim de que todas as delegações prestem uma suficiente informação ex ante à sede; — Dois controlos adicionais, um ex ante e um ex post, foram introduzidos a fim de apoiar o sistema de controlo em matéria de adjudicação de contratos no domínio informático; — Foram tomadas medidas em 2005 no que diz respeito à adjudicação de contratos pelo OIB para garantir a conformidade com o artigo 126.o das normas de execução do Regulamento Financeiro; foi efectuado um planeamento de concursos em 2005-2006 e os controlos ex post foram postos em prática ao longo do ano. 9.9. RESPOSTA DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA A administração do Tribunal de Justiça esforçar-se-á por reforçar ainda os controlos em matéria de adjudicação de contratos e por desenvolver a formação dos gestores neste domínio. 9.9. RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL A excessiva descentralização da responsabilidade a favor dos diferentes serviços operacionais, que não dispõem de suficientes competências especializadas, constitui uma das razões subjacentes às insuficiências dos sistemas de supervisão e de controlo da adjudicação e da gestão dos contratos. No princípio de 2004, foi proposta a criação de uma nova unidade de coordenação da actividade contratual e financeira dos Serviços Conjuntos do Comité Económico e Social Europeu e do Comité das Regiões, que gerem a grande maioria dos concursos e contratos públicos no CESE. A unidade foi estabelecida em 1 de Novembro de 2004 e, volvida a fase de contratação, está operacional desde Fevereiro de 2005. A unidade inclui dois lugares novos especificamente para a gestão dos concursos e dos contratos públicos nos Serviços Conjuntos. Importa frisar igualmente que para as insuficiências identificadas contribuiu o considerável impacto nos vários serviços operacionais da actividade decorrente do alargamento e da mudança das instalações dos dois comités.

Observações relativas às operações

9.10. A auditoria do Tribunal incidiu nas remunerações do pessoal, nas transferências de uma parte do vencimento aumentada pela aplicação de um coeficiente de correcção para contas bancárias num Estado-Membro diferente daquele em que o agente em questão trabalha, nos recrutamentos, nos subsídios para os membros das instituições e nas despesas relativas a contratos públicos.

9.11. Foram constatados vários casos no domínio da remuneração do pessoal em que as despesas não foram justificadas, o que produziu um impacto financeiro duradouro: 9.11-9.12. RESPOSTA DA COMISSÃO Ver resposta ao ponto 9.7 e ao ponto 9.8. 9.11.

a) classificação de pessoal não conforme com as disposições do Estatuto dos funcionários ou do regime aplicável aos outros agentes (4), concessão do aumento de vencimento específico de chefe de unidade a agentes sem tarefas de gestão de pessoal (6); a) RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL No que diz respeito à classificação do pessoal, a observação do Tribunal refere-se a uma omissão na reclassificação de um agente temporário ao abrigo das disposições transitórias do novo Estatuto dos funcionários. Este erro foi corrigido. Acresce que uma verificação ex post demonstrou tratar-se de um caso isolado. No que diz respeito à nomeação de chefes de unidade, o Estatuto dos funcionários não estipula qual o número mínimo de pessoal enquadrado por um chefe de unidade. No CESE, que é uma instituição de reduzida dimensão, os critérios são os seguintes: a fim de aumentar a motivação individual e a eficiência colectiva, os chefes de unidade são responsáveis e respondem pela organização e pelo desenvolvimento das actividades no seu sector, bem como pela gestão dos recursos humanos. Nos termos da Decisão n.o 442/04 A do CESE são considerados chefes de unidade os funcionários que preenchem pelo menos um dos seguintes critérios: — exercer competências importantes na definição, desenvolvimento e aplicação das políticas do CESE ou em domínios sensíveis; — exercer competências importantes no âmbito da gestão de pessoal ou das finanças ou exercer funções de gestor orçamental na acepção do Regulamento Financeiro; — chefiar uma unidade administrativa composta no mínimo por nove funcionários. Assim, em conformidade com a referida decisão, o chefe da Auditoria Interna e o chefe da Assessoria Jurídica foram nomeados chefes de unidade, atendendo ao âmbito e à natureza das suas responsabilidades.

b) concessão da transferência do vencimento com aplicação de coeficientes de correcção sem a necessária justificação em relação ao montante total ou a uma parte do montante transferido (7). b) RESPOSTA DO CONSELHO A observação do Tribunal de Contas sobre este ponto é idêntica à apresentada no ponto 9.7. Além disso, uma vez que o SGC solicita todos os anos sistematicamente novos documentos comprovativos, não é correcto concluir que os poucos casos encontrados pelo Tribunal tenham um impacto financeiro prolongado sobre as remunerações dos funcionários. RESPOSTA DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA Remete-se para a resposta dada no ponto 9.7. RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL Remete-se para a resposta do CESE ao ponto 9.7.

9.12. A natureza e o tipo dos erros constatados confirmaram as insuficiências no funcionamento dos sistemas de supervisão e de controlo atrás referidas e deram indicações sobre as melhorias necessárias.

Relatórios anuais de actividades e declarações dos gestores orçamentais delegados

9.13. Verificaram-se melhorias em 2004 na apresentação dos relatórios anuais de actividades e declarações dos gestores orçamentais delegados. Alguns incluíram reservas e a maior parte referiu algumas insuficiências nos sistemas de supervisão e de controlo. Em relação a algumas instituições, o Tribunal não pôde tomar em consideração os relatórios anuais de actividades por não terem sido apresentados antes da conclusão da sua auditoria (8). 9.13. RESPOSTA DA COMISSÃO A Comissão toma nota da avaliação efectuada pelo Tribunal no respeitante aos melhoramentos efectuados na apresentação dos relatórios anuais de actividade dos serviços da Comissão para 2004, que foram todos elaborados em devido tempo. Houve poucas observações e reservas introduzidas nos relatórios anuais de actividade dos serviços da Comissão relacionadas com as despesas administrativas gerais. A Comissão considera que as deficiências comunicadas a nível dos sistemas de supervisão e de controlo não afectam materialmente a legalidade e a regularidade das transacções subjacentes. 9.13. RESPOSTA DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA No que se refere ao relatório anual de actividades, deve recordar-se que a data limite de 15 de Junho, prevista no artigo 60.o, n.o 7, do Regulamento Financeiro, para comunicação de um resumo dos relatórios anuais de actividades à autoridade orçamental apenas se aplica à Comissão. O relatório anual de actividades elaborado pelo gestor orçamental delegado do Tribunal de Justiça foi comunicado à sua instituição em 21 de Junho de 2005. Se, no futuro, o Tribunal de Contas desejar dispor do relatório anual até uma data determinada, o Tribunal de Justiça esforçar-se-á por responder favoravelmente a essa pretensão.

Observações específicas

9.14. A secção seguinte contém observações específicas relativas a cada uma das instituições.

Parlamento

9.15. Os pontos 9.6 e 9.9 aplicam-se ao Parlamento. A validação das despesas relativas à adjudicação de contratos nem sempre funcionou como previsto. Em um dos casos, o montante pago foi objecto de uma sobredeclaração de 0,7 milhões de euros. 9.15. RESPOSTA DO PARLAMENTO EUROPEU No que diz respeito aos pontos 9.6 e 9.9 remete-se para as pertinentes respostas supra. Quanto ao montante referido, ele resulta de uma redução da matéria colectável do IVA para o contrato enfitêutico do edifício DA-D5, aceite pelas autoridades belgas responsáveis após longas negociações, só tardiamente concluídas. Com efeito, no plano político, o acordo sobre a matéria colectável foi alcançado pouco antes da assinatura do contrato. Foi necessário aguardar a notificação da administração fiscal competente, alguns dias após o pagamento devido aquando da assinatura do contrato, para que a sociedade estivesse em condições de emitir uma nota de crédito e uma nova factura. Consequentemente, o montante de 701 537,76 euros foi considerado como um adiantamento, em conformidade com as cláusulas do contrato negociado com a sociedade.

9.16. Observaram-se igualmente insuficiências, tal como no passado (ver pontos 9.21 e 9.22 do relatório anual do Tribunal relativo ao exercício de 2002) nos sistemas de supervisão e de controlo relativos ao pagamento de subsídios aos deputados. Os procedimentos aplicados não garantiram que os rendimentos obtidos por antigos deputados pelo exercício de determinadas actividades (serviço remunerado numa instituição internacional, membro de um Governo nacional ou regional, etc.) fossem descontados do subsídio temporário de cessação de mandato. 9.16. RESPOSTA DO PARLAMENTO EUROPEU Quanto ao subsídio de secretariado, foram aprovadas novas alterações à Regulamentação referente às despesas e subsídios dos deputados, em 2004, que incidem sobre o reforço do controlo do subsídio, nomeadamente em matéria de contratos de prestação de serviços. Em Julho de 2005, o Colégio de Questores aprovou as modalidades práticas de execução destas modificações o que permitirá ao serviço gestor aplicá-las. No que diz respeito ao subsídio de cessação de mandato, o Parlamento está consciente de que subsiste algum risco. Foram aplicadas algumas disposições e estão previstas outras destinadas a minimizar ainda mais tal risco.

Conselho

9.17. Os pontos 9.4, 9.6, 9.7, 9.8, 9.9 e 9.11 aplicam-se ao Conselho. O Conselho não adoptou normas mínimas de controlo interno (n.o 4 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro) nem redigiu cartas que descrevam as funções, direitos e obrigações do contabilista e do gestor de fundos para adiantamentos (artigo 44.o das normas de execução). 9.17. RESPOSTA DO CONSELHO Além das reacções do SGC em relação aos pontos 9.4, 9.6, 9.8, 9.9 e 9.11 acima referidas, é de registar que o Conselho elaborou recentemente uma carta com a descrição das funções, direitos e obrigações do contabilista, bem como um manual do gestor de fundos para adiantamentos.

9.18. Os períodos adicionais de férias anuais concedidos até 31 de Dezembro de 1997 como compensação de horas extraordinárias são pagos quando da aposentação, se o funcionário não tiver usufruído dessas férias. Dado que o pessoal das categorias A e B não tem direito a compensação por horas extraordinárias, esses pagamentos não estão em conformidade com o artigo 56.o do Estatuto dos Funcionários. No final de 2004, o tempo total de férias anuais concedido até 31 de Dezembro de 1997 como compensação de horas extraordinárias e ainda não utilizado elevava-se a cerca de 11 800 dias. Em Setembro de 2004, foi pago um montante total de aproximadamente 95 000 euros como compensação de períodos adicionais de férias anuais não utilizados por funcionários das categorias A e B que se aposentavam nesse mês. 9.18. RESPOSTA DO CONSELHO SGC prevê uma supressão gradual das horas extraordinárias de compensação acumuladas dos funcionários das categorias A e B, concedidas até 31 de Dezembro de 1997; a medida mais recente adoptada neste processo figura na nota 80/05 de 17 Maio de 2005. Desde o início de 2005, estas horas extraordinárias acumuladas sofreram uma redução de 2 500 dias restando um total de 9 317,5 dias em 7 de Setembro de 2005.

9.19. O ponto 9.9 aplica-se à Comissão. O Tribunal assinalou igualmente algumas insuficiências no funcionamento de alguns sistemas de supervisão e de controlo do Serviço das Publicações, onde foram observadas diferenças entre as quantidades de papel registadas nas listas de existências e as que efectivamente se encontravam no armazém, foram pagas cópias não entregues de uma publicação e as revisões de preços previstas nos contratos em caso de baixa dos preços do papel ou das matérias-primas no mercado não foram solicitadas. 9.19. RESPOSTA DA COMISSÃO O Serviço das Publicações aceita o comentário do Tribunal no respeitante às diferenças aparentes entre os níveis registados no seu sistema de gestão de existências e as existências físicas efectivas detidas em dois sítios diferentes. Estas diferenças são o resultado de um registo erróneo no sistema de gestão das existências. Está actualmente a ser desenvolvido um novo software para gerir as existências, a maior parte das quais foram agora trazidas de novo para as instalações principais do OPOCE. O Serviço das Publicações aceita os comentários do Tribunal no que diz respeito à discrepância de 1,4 % detectada nas quantidades entregues relativamente a uma publicação e tomará medidas para assegurar que os circuitos da informação sejam melhorados a fim de evitar a repetição deste tipo de erro. O Serviço das Publicações aceita os comentários do Tribunal no que diz respeito às revisões de preços; prestará atenção a este ponto no futuro.

Tribunal de Justiça

9.20. Os pontos 9.4, 9.7, 9.9, 9.11 e 9.13 aplicam-se ao Tribunal de Justiça. O Tribunal de Justiça adoptou as normas de controlo interno em Março de 2004. Contudo, cinco dessas normas não foram aplicadas. Em um caso, em relação à indexação das rendas, a falta de documentos comprovativos de ordens de pagamento de rendas e o acompanhamento insuficiente dos contratos de arrendamento levou a que o Tribunal de Justiça tivesse que pagar ao locador, em Setembro de 2004, um montante de 716 000 euros de rendas em atraso, devido à não indexação da renda desde 1999. 9.20. RESPOSTA DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA No que se refere às normas de controlo interno, remete-se para a resposta do ponto 9.4. As observações relativas à indexação das rendas exigem as respostas seguintes. Até 1999, com excepção dos anos de 1983, 1984 e 1994, no decurso dos quais vigorou um congelamento de rendas, o Tribunal de Justiça adaptou o montante devido a título de renda do palácio do Tribunal de Justiça, tendo em conta uma carta que lhe era dirigida pelos serviços do proprietário, o Estado luxemburguês (10). Antes de receber esta carta, no momento de elaboração do anteprojecto do orçamento para cada exercício, procedia-se a uma estimativa da renda devida para o ano em causa, com base numa previsão da evolução do índice considerado para revisão da renda. Na sequência da desocupação do palácio em 1999, foi celebrado um segundo aditamento ao contrato de arrendamento de 5 de Junho de 1973 para levar em conta a ocupação de um edifício de substituição (edifício T) em condições idênticas às do palácio. A partir de 2001 foram enviadas cartas às autoridades luxemburguesas, convidando-as, perante esta nova situação, a tomar posição quanto à aplicação do artigo III do contrato de arrendamento, que prevê uma adaptação da renda em função da evolução do índice de referência. Só em 2004, por carta de 28 de Setembro, o Receveur des domaines (director-geral do património) respondeu, solicitando o pagamento da renda devida em resultado da sua adaptação à evolução daquele índice, no que se refere ao período de 1999-2004.

9.21. Foi confiada a uma «unidade de verificação» sob a responsabilidade do auditor interno a tarefa de verificar ex ante as operações do gestor orçamental. O facto de realizar operações financeiras não é compatível com as tarefas de um auditor interno independente. Desde a sua nomeação em 2003, o auditor interno não completou nenhuma das auditorias incluídas no seu programa de trabalho. 9.21. RESPOSTA DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA As actividades de verificação ex ante e as de auditoria interna são asseguradas por pessoas diferentes. Recorda-se que, tendo em conta a dimensão do Tribunal de Justiça, foi decidido colocar os agentes verificadores sob a autoridade administrativa de um único funcionário, igualmente designado auditor interno. Esta responsabilidade administrativa não afecta em nada a independência do auditor interno na execução das suas tarefas de auditoria. É verdade que, em 2004, o serviço de auditoria interna padeceu de uma insuficiência de pessoal qualificado, o que tornou impossível concluir as missões de auditoria planeadas. Os esforços desenvolvidos para ultrapassar esta situação conduziram à contratação, em Junho de 2005, de um auditor com a qualidade de agente temporário. Finalmente, um funcionário de categoria A* recrutado a partir de uma lista de reserva veio reforçar esta equipa em Setembro de 2005. O serviço está agora em condições de desempenhar plenamente as suas actividades.

Tribunal de Contas

9.22. O Tribunal de Contas é auditado por um gabinete de auditoria externo e independente, que emitiu um «certificado sobre a regularidade e a autenticidade das demonstrações financeiras em 31 de Dezembro de 2004», acompanhado por um «relatório sobre os procedimentos administrativos e contabilísticos, a boa gestão financeira, bem como o sistema de controlo interno». Neste relatório, o revisor considera que «a aplicação das normas de controlo interno em vigor garante uma boa realização dos objectivos operacionais, a elaboração de demonstrações financeiras fiáveis, bem como a conformidade com o quadro regulamentar». O certificado e o relatório serão publicados no Jornal Oficial.

Comité Económico e Social Europeu

9.23. Os pontos 9.6, 9.7, 9.8, 9.9 e 9.11 aplicam-se ao Comité Económico e Social Europeu. As normas de controlo interno foram aprovadas em Julho de 2004. Mas ainda não foram tomadas todas as medidas necessárias ao seu integral cumprimento. 9.23. RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL Remete-se para a resposta do CESE ao ponto 9.4.

Comité das Regiões

9.24. Os pontos 9.6, 9.7, 9.9, 9.11 e 9.13 aplicam-se ao Comité das Regiões. As normas de controlo interno foram aprovadas em Novembro de 2004. Mas não foram tomadas todas as medidas necessárias ao seu integral cumprimento. A função de auditoria interna era exercida por um agente temporário, admitido com base em contratos renováveis de curta duração. Em Maio de 2005 foi nomeado um funcionário como auditor interno. 9.24. RESPOSTA DO COMITÉ DAS REGIÕES O Comité envidou esforços ao longo de 2004 no sentido de contratar um novo auditor interno e de completar o quadro de funcionários do serviço de auditoria. No entanto, dado o número reduzido das candidaturas, os lugares não foram providos.

Provedor de Justiça Europeu e Autoridade Europeia para a Protecção de Dados

9.25. A auditoria não suscitou quaisquer observações.

Conclusões e recomendações gerais

9.26. Todas as instituições envidaram esforços consideráveis com vista a adaptar os seus sistemas de supervisão e de controlo às exigências do novo Regulamento Financeiro. Contudo, os riscos assinalados em 2003 relacionados com a aplicação do Regulamento Financeiro (11), bem como os riscos resultantes da introdução do novo Estatuto e dos novos sistemas informáticos para o cálculo dos vencimentos e das pensões (ver ponto 9.6), não foram adequadamente considerados pelos sistemas de supervisão e de controlo em 2004. 9.26. RESPOSTA DO PARLAMENTO EUROPEU A plena conformidade com os requisitos do novo Regulamento Financeiro carece de algum tempo. A introdução da nova aplicação informática para o cálculo do vencimento e o novo Estatuto dos funcionários fez recrudescer os riscos em 2004, mas as dificuldades, conhecidas dos serviços, ficaram a dever-se, essencialmente, a problemas técnicos iniciais relacionados com o sistema de remuneração e com a interpretação das disposições do Estatuto. Enquanto que as últimas deram efectivamente origem a um número significativo de cobranças, o número de erros propriamente ditos afigura-se baixo, em particular devido ao grau de controlo ao qual está sujeito o Serviço de Selecção de Pessoal das Comunidades. Não obstante, devem ser reforçados os sistemas de controlo e de fiscalização, em particular o controlo ex post sobre os vencimentos. 9.26. RESPOSTA DA COMISSÃO A produção escalonada de um novo sistema de pagamento de salários no decurso do ano de 2003 e começo de 2004 criou com efeito um risco, sendo um tal risco inerente ao lançamento de uma nova aplicação informática. Os serviços da Comissão controlaram-no graças à introdução de um número elevado de controlos manuais dos resultados dos diferentes cálculos provisórios dos salários mensais, à correcção imediata dos erros verificados pelos técnicos informáticos antes do cálculo final do salário mensal e da emissão das ordens de pagamento dos salários. O número de erros verificado ex post foi muito reduzido. A produção de um novo sistema de pagamento de salários exigiu uma deslocação dos controlos relativos à qualidade dos dados, recolhidos pelo sistema de pagamento de salários, para o sistema de gestão de direitos que transmite doravante os dados automaticamente à NAP através de uma interface. No curso do ano de 2003, os controlos existentes foram avaliados e reorganizados a fim de garantir, a nível de sistemas de gestão, que a partir de Janeiro de 2004 seja respeitado o novo princípio do Regulamento Financeiro relativo ao início das operações e à verificação ex ante.

9.27. O Tribunal detectou erros frequentes, principalmente de natureza formal. Os erros assinalados relativos à legalidade e regularidade das operações subjacentes não afectaram substancialmente as despesas administrativas, tomadas no seu conjunto. 9.27. RESPOSTA DA COMISSÃO A Comissão verifica que os erros formais identificados não afectam materialmente as despesas administrativas. No entanto, a Comissão continuará a tomar as medidas necessárias para impedir que tal venha a ocorrer de novo.

9.28. Em resultado da sua auditoria e tendo em conta os riscos assinalados, o Tribunal considera que os sistemas de supervisão e de controlo deverão ser melhorados nos seguintes domínios: 9.28.

a) documentação relativa aos procedimentos; a) RESPOSTA DA COMISSÃO Na sequência de observações precedentes do Tribunal, a Comissão lançou uma acção específica a fim de documentar os seus procedimentos administrativos em matéria de gestão de recursos humanos. Os resultados serão totalmente visíveis no novo sítio web«Pessoal e administração» e ficarão gradualmente em linha a partir do final de 2005. a) e b) RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL Tal como referido nas respostas do CESE ao relatório anual do Tribunal de Contas relativo ao exercício de 2003 [ponto 9.40, alínea b)], existem muitos procedimentos adequados e estão documentados. No guia de análise dos riscos do CESE, o estabelecimento de procedimentos escritos foi identificado como medida destinada a reduzir os riscos e, por isso, tem natureza permanente. No plano de acção aprovado no fim de 2004, a descrição de vários procedimentos está prevista para 2005.

b) definição da natureza dos documentos comprovativos que deverão tornar possível verificar se as despesas foram efectuadas em conformidade com as disposições dos contratos ou dos regulamentos e outras normas; b) RESPOSTA DA COMISSÃO Esta recomendação já foi tomada em conta para a preparação dos novos acordos específicos, por exemplo, o relativo ao contrato-quadro para instalação de mais cabos e ligações no edifício Jean Monnet. Os custos dos serviços são especificados mais pormenorizadamente a fim de evitar o risco referido pelo Tribunal.

c) classificação do pessoal nos termos do novo Estatuto dos Funcionários; c) e d) RESPOSTA DA COMISSÃO Ver resposta aos pontos 9.7 e ponto 9.8. No entanto, a Comissão, por seu lado, providencia pela aplicação correcta das novas disposições. c) RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL Remete-se para a resposta do CESE ao ponto 9.11.

d) remuneração, especialmente pagamento de subsídios e transferências de uma parte das remunerações com aplicação de um coeficiente de correcção. d) RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL Remete-se para a resposta do CESE ao ponto 9.7.

9.28. RESPOSTA DO COMITÉ DAS REGIÕES O Comité aplicará as recomendações do Tribunal contidas no ponto 9.28 do projecto de relatório anual e esforçar-se-á por melhorar a documentação sobre procedimentos, ao mesmo tempo que dará particular atenção à questão das verificações ex-post da regularidade das despesas.

Principais observações formuladas em relatórios especiais

Relatório especial n.o 1/2005 relativo à gestão do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF)

9.29. O relatório especial do Tribunal, acompanhado das respostas da Comissão, foi publicado no JO C 202 de 18 de Agosto de 2005.

Relatório especial n.o 5/2005 relativo às despesas de interpretação incorridas pelo Parlamento, pela Comissão e pelo Conselho

9.30. O objectivo da auditoria do Tribunal consistia em avaliar a aplicação do princípio da boa gestão financeira pelos serviços de interpretação do Parlamento, da Comissão e do Conselho. 9.30. RESPOSTA DO PARLAMENTO EUROPEU O multilinguismo integral, tal como pretende o Parlamento Europeu, implica custos significativos que emergem, em particular, de decisões políticas relativas à organização dos trabalhos (calendários e locais de trabalho) e da necessidade de poder reagir rapidamente a situações políticas por vezes difíceis de programar. Todavia, a fim de melhorar as condições de utilização dos serviços de interpretação, o Parlamento estabeleceu parâmetros num código de conduta, aprovado em 1999 e revisto em 2004. Por outro lado, os serviços do Parlamento estão empenhados em melhorar o controlo das despesas associadas à contratação dos intérpretes e, em particular, aos respectivos custos de viagem, bem como em criar um serviço único interinstitucional incumbido de todos os pagamentos a efectuar aos intérpretes de conferência auxiliares, participando activamente na sua constituição. Acresce ainda os serviços do Parlamento que utilizam a interpretação estudarão as melhores práticas observadas noutras instituições a fim de aprimorar a planificação dos trabalhos no respeito dos imperativos políticos enunciados supra. 9.30. RESPOSTA DO CONSELHO O SGC gostaria de assinalar que a possibilidade de realizar mais economias no âmbito da interpretação não depende apenas de uma previsão mais exacta por parte dos organizadores das reuniões. O relatório especial do Tribunal de Contas indica outras maneiras de obter economias, como a redução dos custos dos intérpretes de conferência auxiliares (ACI) ou a melhoria da cooperação interinstitucional.

9.31. A auditoria demonstrou que a qualidade da interpretação satisfaz de um modo geral as necessidades e as expectativas, mas que devem ser tomadas várias medidas para reduzir os custos e evitar serviços de interpretação solicitados mas não utilizados. Apesar de as instituições auditadas terem sido bem sucedidas na limitação da interpretação, poderão ser obtidas mais economias se forem evitados os cancelamentos de última hora, os pedidos para reuniões efectuados em cima da hora, a distribuição desigual das reuniões ao longo da semana e do ano e os elevados custos de viagem dos intérpretes de conferência auxiliares. Dado que estes elementos estão em grande medida fora do controlo dos serviços de interpretação, só será possível fazer essas economias se os organizadores das reuniões forem mais previdentes. 9.31. RESPOSTA DA COMISSÃO A Comissão continuará a sua política de controlo dos custos através da abordagem de «necessidades reais» e consolidará seus esforços para reduzir os serviços de interpretação nos casos em que foram solicitados mas não utilizados. A acção da Comissão também visará melhorar a utilização dos recursos humanos em cooperação com os serviços de interpretação de outras instituições. A Comissão, enquanto aguarda o acordo das referidas instituições para renegociar os actuais acordos, procurará reduzir o custo dos intérpretes de conferência auxiliar, especialmente os custos ligados às viagens.

AGÊNCIAS E OUTROS ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS

9.32. A auditoria das agências e outros organismos descentralizados da União Europeia foi objecto de relatórios anuais específicos (12). O total dos orçamentos das agências e outros organismos descentralizados elevou-se a 872,3 milhões de euros em 2004, contra 778 milhões de euros em 2003. O número de lugares estatutários do conjunto das agências e outros organismos descentralizados passou de 2 009 agentes em 2003 para 2 233 em 2004. Os principais dados relativos às agências e outros organismos descentralizados são apresentados no Quadro 9.3 (13).

Quadro 9.3 — Agências e outros organismos descentralizados da União Europeia — Principais dados Agências e outros organismos descentralizados da União Europeia Sede Ano de criação Orçamento (milhões de euros) Lugares estatutários 2004 2003 2004 2003 Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional Salónica 1975 16,6 14,7 88 83 Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho Dublim 1975 18,1 16,8 91 88 Agência Europeia do Ambiente Copenhaga 1990 33,6 27,5 115 111 Fundação Europeia para a Formação Turim 1990 18,4 17,2 104 104 Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência (14) Lisboa 1993 12,2 10,5 77 63 Agência Europeia dos Medicamentos Londres 1993 99,1 84,2 314 287 Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia Luxemburgo 1994 29,8 29,0 181 158 Instituto Comunitário das Variedades Vegetais Angers 1994 11,3 11,1 38 35 Instituto de Harmonização no Mercado Interno Alicante 1994 190 157,4 675 675 Agência Europeia para a Segurança e Saúde no Trabalho Bilbau 1995 10,7 14,6 38 33 Observatório Europeu do Racismo e da Xenofobia Viena 1997 7,9 6,6 34 30 Agência Europeia de Reconstrução (15) Salónica 2000 374,6 358,6 114 120 Eurojust Haia 2002 9,3 8,1 76 53 Agência Europeia para a Segurança da Aviação Colónia (16) 2002 11,3 4,7 95 80 Agência Europeia da Segurança Marítima Lisboa (16) 2002 13,3 4,5 55 40 Autoridade Europeia para a Segurança dos Alimentos Parma (16) 2002 29,1 12,6 138 49 Agência Europeia para a Segurança das Redes e da Informação (17) Heraklion (16) 2003 — — — — Agência Ferroviária Europeia (17) Valenciennes 2003 — — — — Total 885,3 778,1 2 233 2 009

9.33. Foram assinalados casos de incumprimento do princípio da anualidade orçamental, especialmente transição de dotações sem justificação suficiente. O Tribunal constatou igualmente casos de incumprimento do princípio da especificação (transferências de dotações irregulares ou sem justificação suficiente), do princípio da universalidade (compensação entre dotações inscritas no orçamento e despesas negativas) e do princípio da verdade orçamental (montantes inscritos no orçamento não correspondentes às necessidades do exercício). 9.33-9.34. RESPOSTA DA COMISSÃO As agências e outros organismos descentralizados são independentes e têm um processo de quitação separado para as respectivas despesas administrativas. Assim, as observações do Tribunal dizem respeito às agências. Em caso de necessidade, a Comissão está em condições de dar às agências a assistência necessária para as ajudar em matéria de compreensão e de interpretação da regulamentação, bem como de introdução de um controlo interno.

9.34. O Tribunal observou que, em determinados casos, os sistemas de controlo interno elaborados pelas agências e outros organismos descentralizados careciam de melhorias, especialmente devido à ausência de uma análise de risco satisfatória.

9.35. No que se refere ao recrutamento de pessoal e aos procedimentos aplicáveis à adjudicação de contratos públicos, o Tribunal identificou uma série de insuficiências: os procedimentos adoptados para a selecção de candidatos ou adjudicatários eram incorrectos ou não devidamente justificados; as decisões relativas à aceitação ou rejeição de candidaturas e propostas não eram adequadamente fundamentadas. Além disso, o exame efectuado pelo Tribunal aos processos de alguns agentes mostrou que os documentos comprovativos de subsídios e direitos financeiros não eram sistematicamente actualizados. 9.35. RESPOSTA DA COMISSÃO As agências devem respeitar as disposições do Regulamento Financeiro geral em matéria de adjudicação de contratos. Dado que o ano de 2004 foi o segundo ano da aplicação do novo Regulamento Financeiro e das normas de execução, várias agências, especialmente aquelas que foram estabelecidas recentemente, tiveram de gerir um período de transição. A Comissão apoiou inteiramente as agências e os organismos durante este período. Há um certo número de agências — embora nem todas — que aproveitaram os serviços oferecidos.

9.36. Quase uma em cada três agências e outros organismos descentralizados apresentou as suas demonstrações financeiras segundo a contabilidade de exercício. As outras encontram-se a caminho de o fazer, visto já elaborarem as suas contas em 2005 segundo este tipo de contabilidade, tal como previsto pelo novo Regulamento Financeiro. No caso das agências e outros organismos descentralizados que elaboram as suas contas segundo a contabilidade de exercício, foram registados problemas na identificação das transições de dotações a considerar como custos do exercício. 9.36. RESPOSTA DA COMISSÃO As regras de contabilidade da CE adoptadas pelo contabilista da Comissão em Dezembro de 2004 são aplicáveis a todos os organismos que entrem no âmbito do artigo 185.o do Regulamento Financeiro. A fim de assegurar que todas as agências e os outros organismos descentralizados estejam preparados para a contabilidade de exercício e para o mecanismo de consolidação, a Comissão continua a dar-lhes orientações regulares. A Comissão forneceu às agências e aos outros organismos descentralizados uma documentação específica para os ajudar na identificação das adaptações a efectuar, em especial um questionário da contabilidade IPSAS, o futuro pacote de informações para a consolidação e um documento de orientação, bem como um formulário, referentes ao balanço de abertura de Janeiro de 2005. O processo de comunicação será intensificado durante o segundo semestre de 2005 a fim de assegurar uma primeira consolidação com êxito das agências e dos outros organismos descentralizados.

9.37. A qualidade do controlo dos activos imobilizados varia consoante as várias agências e outros organismos descentralizados. Algumas ainda não instituíram um sistema de controlo adequado, ao passo que outras não cumprem suficientemente os requisitos do sistema que instituíram, o que resultou em divergências entre as contas e o inventário físico. 9.37. RESPOSTA DA COMISSÃO A Comissão sublinha que a responsabilidade pela preparação das contas anuais incumbe, em última análise, ao contabilista de cada agência e dos outros organismos descentralizados.

ESCOLAS EUROPEIAS

9.38. A auditoria das Escolas Europeias é objecto de um relatório anual específico do Tribunal, não publicado no Jornal Oficial, enviado ao Conselho Superior e aos directores das Escolas Europeias. O orçamento das Escolas elevou-se a 222,1 milhões de euros, financiados principalmente por subvenções da Comissão (118,4 milhões de euros) e por contribuições dos Estados-Membros (47,3 milhões de euros). Os principais dados relativos às Escolas Europeias são apresentados no Quadro 9.4 .

Quadro 9.4 — Escolas europeias — Principais dados Escola europeia País Ano de fundação Orçamento (18) (19) (milhões de euros) Subvenções da Comissão (19) (milhões de euros) População escolar (20) 2004 2003 2004 2003 2004 2003 Gabinete Bélgica 1957 7,9 7,2 5,7 6,1 — — Luxemburgo I Luxemburgo 1953 34,6 31,9 20,3 19,1 3 101 3 753 Luxemburgo II Luxemburgo 2004 2,7 — 1,2 — 827 — Bruxelas I Uccle Bélgica 1958 26,0 24,3 17,0 15,8 2 394 2 289 Bruxelas II (Woluwé) Bélgica 1974 27,1 25,0 17,7 15,9 2 917 2 769 Bruxelas III (Ixelles) Bélgica 1999 24,2 22,7 15,7 15,0 2 773 2 592 Mol Bélgica 1960 10,9 10,7 6,4 6,5 643 641 Varese Itália 1960 15,8 15,3 7,8 7,5 1 317 1 323 Karlsruhe Alemanha 1962 11,8 11,5 3,9 4,1 1 074 1 091 Munique Alemanha 1977 18,6 16,4 1 1,0 1 504 1 455 Frankfurt Alemanha 2002 8,8 6,1 4,2 2,9 809 633 Alicante Espanha 2002 9,9 6,2 5,7 3,4 950 858 Bergen Países Baixos 1963 11,5 11,9 6,3 6,4 664 695 Culham Reino Unido 1978 12,3 12,3 5,5 6,1 889 884 Total 222,1 201,5 118,4 109,8 19 862 18 983 N.B.: As variações nos totais são devidas a arredondamentos.