Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Instituto de Harmonização do Mercado Interno relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000, acompanhado das respostas do Instituto

(2001/C 372/11)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Comité Orçamental do Instituto de Harmonização do Mercado Interno, em conformidade com o n.o 2 do artigo 137.o do Regulamento (CE) n.o 40/94 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Instituto de Harmonização do Mercado Interno relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000. De acordo com o n.o 2, alínea c), do artigo 119.o do Regulamento (CE) n.o 40/94(2) do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do presidente do Instituto. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(3), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 138.o do Regulamento (CE) n.o 40/94 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DO INSTITUTO DE HARMONIZAÇÃO DO MERCADO INTERNO (ALICANTE) NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 2000

Execução do orçamento e contas orçamentais

5. No quadro 1(4) é apresentada a execução do orçamento do exercício de 2000. O orçamento inicial do Instituto teve um aumento de 23 % devido ao acréscimo dos pedidos de registo introduzidos ao longo do ano. O aumento dos pedidos tem um impacto a longo prazo sobre a evolução dos recursos humanos e materiais do Instituto (processos de oposição e recursos das decisões do Instituto que podem ser intentados um a dois anos após o registo da marca).

6. Além disso, as dotações disponíveis para o exercício de 2000 tiveram de ser anuladas até ao limite de 51,4 milhões de euros, ou seja 33 % do respectivo montante. O montante anulado inclui uma reserva de 37,9 milhões de euros que não foi utilizada.

7. As dotações transitadas do exercício de 1999 para o exercício de 2000 não foram utilizadas até ao limite de 5,0 milhões de euros, ou seja 22 % do total das dotações transitadas.

O Instituto deverá tentar melhorar as estimativas dos montantes a transitar, para poder anular mais cedo as dotações que não são necessárias.

Demonstrações financeiras e contabilidade

8. Nos quadros 2 e 3 são apresentados a conta de gestão relativa ao exercício de 2000 e o balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000.

9. De acordo com as regras aplicadas pelo Instituto, os bens que constituem o seu património são indicados no balanço quando do respectivo pagamento. Por esse motivo, um montante de 1,7 milhões de euros respeitante a bens informáticos que aguardavam pagamento não foi indicado no balanço nem referido numa nota explicativa.

Disposições financeiras

10. Os trabalhos de investigação dos Estados-Membros são-lhes pagos sem que existam documentos comprovativos, o que é contrário às disposições do Regulamento Financeiro.

Gestão

11. Desde 1995 que a Comissão cobre a gestão dos vencimentos do Instituto através de uma contribuição anual de 500 euros por agente. Esta medida justificava-se devido ao reduzido número de agentes do Instituto no seu período de arranque. Tendo em conta o aumento do número de efectivos do Instituto (ver quadro 4), é conveniente verificar se este montante ainda se justifica.

12. Num relatório anterior(5), o Tribunal recomendara ao Instituto que se dotasse de um sistema de contabilidade analítica para identificar e analisar de forma precisa o custo das suas diversas actividades. Em 2000, o Instituto desenvolveu uma metodologia que lhe permite determinar melhor os custos dos seus diferentes serviços. É necessário prosseguir estes esforços para que se possam fixar de forma mais precisa as tarifas aplicadas pelo Instituto.

Evolução do pessoal e das actividades do Instituto

13. O pessoal do Instituto inclui agentes estatutários permanentes (AP) ou temporários (AT). O número de lugares a ocupar pelos agentes estatutários é autorizado anualmente pela autoridade orçamental conjuntamente com o orçamento. Além disso, o orçamento pode conceder dotações para recrutamento de agentes auxiliares (AA), por um período máximo de um ano, bem como de agentes locais (AL).

14. O quadro 4 apresenta a evolução do pessoal do Instituto, bem como a sua repartição. Além de revelar um abrandamento do crescimento do número de agentes, mostra ainda que, com o tempo, a proporção de agentes permanentes tende a aumentar.

15. As necessidades de pessoal têm sido compensadas pelo recurso a agentes contratados através de empresas de trabalho temporário e os montantes despendidos foram multiplicados por 30 entre 1996 e 2000 (os pagamentos relativos a estes agentes elevaram-se a 0,9 milhões de euros em 2000).

16. Em média, mais de um quarto do pessoal do Instituto muda de estatuto todos os anos (passagem de auxiliar a temporário ou de temporário a permanente) e esta tendência tem aumentado. Os novos agentes (desde a sua criação o Instituto recrutou 634 agentes dos diferentes estatutos) foram contratados como agentes temporários (aproximadamente 65 %), como agentes auxiliares (35 %) e apenas um número insignificante como agentes locais. Em 31 de Dezembro de 2000, verificou-se que, desde a sua criação, o Instituto recrutara um único funcionário logo como agente permanente.

17. Os agentes são inicialmente recrutados com o estatuto de auxiliares (muitas vezes depois de terem inicialmente tido contrato através de uma empresa de trabalho temporário, no caso das categorias mais baixas), passando em seguida, na sequência de processos internos, a agentes temporários. Finalmente, após a participação em concursos internos com provas escritas e orais, tornam-se agentes permanentes.

18. O carácter interno deste modelo de gestão dos efectivos transparece do quadro 5, que analisa a evolução dos recrutamentos segundo as suas modalidades e revela que apenas 12 % dos recrutamentos resultaram de um processo de selecção de candidaturas externas.

19. Em média, as despesas de recrutamento elevaram-se a aproximadamente 1410 euros por agente contratado. O exame de uma amostra de 30 agentes não revelou que, em termos de perfil, se colocassem problemas consideráveis em relação às funções a desempenhar.

20. A cessação de funções dos agentes provoca uma taxa de rotação do pessoal (AP, AT, AA e AL) de 3 % em média anual. Esta percentagem deve-se, em 50 % dos casos, ao termo dos respectivos contratos e, nos restantes, essencialmente à sua rescisão solicitada pelos agentes em causa.

21. Para efeitos da auditoria, os agentes foram agrupados em duas categorias:

- os agentes responsáveis pelas actividades de apoio (agentes de apoio), ou seja as actividades que garantem o funcionamento do Instituto (por exemplo, serviços como a administração, contabilidade, secretariado, etc.),

- os outros agentes, designados por operacionais, que contribuem directamente para a realização dos objectivos do Instituto.

22. Em média, 66 % dos agentes A devem ser considerados operacionais. Para determinar o carácter operacional ou não das funções dos outros agentes, que, independentemente da categoria a que pertencem, efectuam tarefas que não são apenas executivas e de apoio, foi analisada uma amostra de 31 agentes que incluía todas as categorias. Esta análise revelou que 58 % dos agentes do Instituto poderiam ser considerados operacionais.

23. A evolução do rácio agentes operacionais/agentes de apoio parece normal, ou até ligeiramente favorável, na medida que a predominância do número de agentes de apoio nos dois primeiros anos de funcionamento do Instituto diminuiu fortemente em seguida. Actualmente, a proporção de agentes A afectados a tarefas de apoio é de 32 %, o que é ligeiramente inferior à média verificada no período analisado (34 %).

24. O quadro 6 descreve a evolução dos custos com o pessoal, bem como as despesas de funcionamento. A evolução das despesas salariais, embora considerável, foi menos rápida que a dos efectivos. Pode atribuir-se esta situação à política de recrutamento do Instituto que, devido à progressão do estatuto de agente auxiliar até ao de agente permanente, atrasa a entrada na carreira e, por conseguinte, a evolução da massa salarial.

25. No que se refere aos outros custos com o pessoal, a análise incidiu essencialmente nas despesas de formação profissional (FP) e nas de funcionamento, nomeadamente no sector da informática. O aumento das despesas de formação profissional foi paralelo aos dos efectivos, tendo sido de 23 % ao ano por agente. As despesas de funcionamento, entre as quais as despesas com a informática, também cresceram de forma considerável, respectivamente 54 % e 36 % em média por ano, embora de forma nitidamente menos significativa que os efectivos. Daí resulta uma evolução por agente menor, ou até negativa, dado que as despesas de funcionamento incluem os grandes investimentos iniciais efectuados pelo Instituto.

26. Para determinar a relação entre a actividade do Instituto e a evolução do seu pessoal e dos respectivos custos, esta última foi comparada à evolução do montante das receitas recebidas pelo Instituto ao longo de um ano. Com efeito, as receitas têm em conta o número de pedidos dirigidos ao Instituto e as respectivas dificuldades de tratamento, que se reflectem nas diferenças entre as taxas solicitadas. Esta comparação sugere que a gestão do Instituto é eficaz, na medida em que, em média, a utilização dos recursos humanos e o seu custo aumentam muito menos que a actividade solicitada ao Instituto. Esta constatação é comprovada pelo facto de que, em média, as despesas de apoio (títulos I e II) têm também um crescimento menos rápido que as despesas operacionais (despesas efectivas imputadas às dotações do exercício e dotações transitadas do título III).

Conclusão

27. De uma maneira geral, verifica-se que desde a sua criação o Instituto não pôde contratar os efectivos que solicitou no processo orçamental. Esta situação pode justificar-se por duas razões:

- por um lado, a dificuldade em efectuar previsões precisas das necessidades de pessoal,

- por outro, uma questão de prudência em caso de uma eventual diminuição dos pedidos de registo.

28. Para recrutar o pessoal, o Instituto não recorreu ao modelo de selecção através de concurso externo amplamente publicitado. Esta abordagem minimiza as despesas de recrutamento e permite avaliar os agentes recrutados durante um período longo, bem como diminuir a evolução dos custos salariais. No entanto, tem os seguintes inconvenientes:

- o efeito de selecção parece reduzido, se se analisar a evolução das carreiras no Instituto,

- as medidas tomadas em matéria de divulgação dos lugares e de selecção dos agentes são insuficientes, embora a qualidade dos recrutamentos efectuados não pareça dever ser posta em causa.

29. Tendo em conta a evolução esperada das suas actividades e dos seus efectivos, é talvez preferível que, no que se refere aos lugares que correspondem a actividades de apoio e às actividades operacionais que implicam qualificações de tipo administrativo, o Instituto se associe às instituições e aos outros organismos descentralizados, para que os seus recrutamentos sejam efectuados a partir de uma base o mais alargada possível.

30. Embora em termos de produtividade global do seu pessoal, a sua situação seja bastante satisfatória, o Instituto deverá esforçar-se por manter o controlo da situação, especialmente em matéria de custos salariais. Além disso, deverá desenvolver esforços no sentido de determinar melhor e aumentar o impacto das despesas de formação e de funcionamento relativamente à produtividade individual dos agentes. De uma maneira geral, o Instituto deverá melhorar o seu sistema de gestão e de informação na área dos recursos humanos.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 25 de Outubro de 2001.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 11 de 14.1.1994, p. 33.

(2) JO L 11 de 14.1.1994, p. 30.

(3) Em conformidade com o n.o 1 do artigo 137.o do Regulamento (CE) n.o 40/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Instituto relativas a 2000 foram elaboradas em 28 de Fevereiro de 2001, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração do Instituto, ao Parlamento Europeu, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 28 de Março de 2001. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(4) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório são o mais exactos possível. Os números foram arredondados, o que aparentemente pode sugerir a existência de erros de cálculo. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(5) JO C 373 de 27.12.2000, ponto 6; ver igualmente o JO C 372 de 22.12.1999, ponto 6 e o JO C 406 de 28.12.1998, ponto 1.5.

QUADROS 1-6

Quadro 1

Execução orçamental

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2000 e 1999

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

NB:Os totais podem apresentar diferenças devidas aos arredondamentos.

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pelo Instituto.

Quadro 3

Balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000 e a 31 de Dezembro de 1999

NB:Os totais podem apresentar diferenças devidas aos arredondamentos.

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pelo Instituto.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 4

Evolução do pessoal

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

AP: Agentes permanentes.

AT: Agentes temporários.

AA: Agentes auxiliares.

AL: Agentes locais.

Quadro 5

Análise da variação dos efectivos

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 6

Evolução do pessoal e dos respectivos custos

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas do instituto

Execução do orçamento e contas orçamentais

7. O Instituto toma nota da observação do Tribunal de Contas e continuará a envidar esforços no sentido de aperfeiçoar o seu sistema de previsão orçamental.

Demonstrações financeiras e contabilidade

9. Na sequência da observação do Tribunal de Contas, o Instituto passará a incluir nas suas contas anuais um comentário que abrange as informações solicitadas.

Disposições financeiras

10. Na sequência da visita do Tribunal de Contas, o Instituto já apresentou aos organismos nacionais uma proposta relativa ao comprovativo a apresentar (factura). O comprovativo será estabelecido pelo IHMI após recepção dos relatórios de investigação transmitidos aos organismos para acordo e assinatura e devolvidos ao IHMI antes da efectuação do pagamento.

Gestão

11. Em Março de 2001, o Instituto apresentou à Comissão a questão respeitante à contribuição anual de 500 euros por agente, destinada à gestão dos salários. A Comissão respondeu ao Instituto que tal questão se encontrava em fase de reanálise.

12. O Serviço Financeiro deu por concluídos os trabalhos respeitantes ao exercício 2000. Dado que o sistema de contabilidade analítica se encontra em fase inicial, os valores relativos ao mencionado exercício apenas possuem um carácter aproximado.

O relatório do exercício 2000 contém as seguintes informações: os encargos e o resultado da contabilidade analítica, a repartição dos dias úteis por actividade e serviço e a repartição dos custos por unidade e por produto. Foi também elaborado um segundo relatório sobre as despesas de pessoal.

É ainda necessário realizar determinados trabalhos necessários à conclusão da instalação do sistema, como é o caso, entre outros, da realização de determinados fluxos de informação ou da integração no sistema de contabilidade analítica de dados estatísticos já disponíveis sobre a gestão da marca comunitária ou das informações contidas nas fichas de produtividade.

Evolução do pessoal e das actividades do Instituto

16 e 17. Torna-se necessário observar que os procedimentos e as condições de transição entre os diferentes estatutos do percurso típico (interino auxiliar agente temporário funcionário) não são os mesmos aquando das diversas transições. O percurso não é automático e os concursos internos de titularização permitiram constituir um núcleo de funcionários que, tendo demonstrado a sua competência e as suas capacidades ao longo de uma média de 18 meses na qualidade de pessoal estatutário não permanente, realizaram com êxito provas escritas e orais, em conformidade com o princípio de igualdade de tratamento aplicado à totalidade do pessoal do Instituto. Além disso, o recrutamento inicial (interino ou auxiliar para as categorias C e D e AT para as categorias A e B) é realizado de forma a assegurar, na medida do possível, o máximo de concorrência entre candidatos. Neste sentido, a fim de proceder ao provimento dos lugares vagos de categoria C e D, as candidaturas são extraídas das bases de dados de candidaturas recebidas espontaneamente de todos os Estados-Membros da União Europeia, bem como das bases de dados das empresas de pessoal de trabalho temporário.

O percurso típico supramencionado permitiu ao Instituto (tal como reconhecido pelo Tribunal de Contas no ponto 19) poupar um montante considerável em termos de despesas de recrutamento e de salário, bem como de submeter o pessoal a um período experimental médio de 24 meses, antes da sua titularização.

21, 22 e 23. Existiram inicialmente divergências entre o Tribunal de Contas e o Instituto no que respeita à distinção entre pessoal operacional e pessoal de apoio (o Tribunal apenas aplica tal distinção aos agentes de categoria A, considerando todo o pessoal B, C e D como pessoal de apoio. O Instituto classifica o pessoal operacional e de apoio em função da respectiva afectação a serviços onde realizem ou não tarefas directamente ligadas ao processo de registo da marca comunitária). Na sequência da análise da amostra realizada pelo Tribunal, aproximadamente 58 % do pessoal efectivo realiza tarefas de carácter operacional. O Instituto estima que tal análise, alargada à totalidade dos efectivos, resultaria numa percentagem global de 66 %.

25. No que respeita ao impacto das acções de formação sobre a produtividade por agente, cabe observar que, apesar do aumento das despesas de formação por pessoa, aquelas permanecem a um nível baixo (menos de 1 % das despesas imputáveis ao título I para 2001) centrando-se na formação linguística e informática. Esperamos que o ambicioso plano de formação iniciado para os anos vindouros (aproximadamente 5 % das despesas imputáveis ao título I para 2002) sirva para aumentar mais consideravelmente a produtividade dos agentes.

29 e 30. As recomendações do Tribunal de Contas serão devidamente levadas em conta.