Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência relativas ao exercício de 2001, acompanhado das respostas do Observatório

(2002/C 326/09)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência (em seguida designado por Observatório), em conformidade com o n.o 11 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 302/93(1) do Conselho.

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Observatório relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001. De acordo com o n.o 8 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 302/93 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no n.o 12 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 302/93 do Conselho, com a última redacção que lhe foi dada pelo artigo 1.o do Regulamento (CE) n.o 3294/94(3) do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

5. Sem colocar em causa a opinião de auditoria exposta no ponto 4, o Tribunal chama a atenção para as situações descritas nos pontos 22 a 24.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES

Execução orçamental

6. No quadro 1(4) é apresentada a execução das dotações do exercício de 2001 e das dotações transitadas do exercício anterior.

7. As dotações definitivas do exercício ascenderam a 9,2 milhões de euros, dos quais foram autorizados 8,8 milhões. As dotações operacionais (Título III) elevaram-se a 3,3 milhões de euros, dos quais foram autorizados 3,2 milhões. Os pagamentos efectuados a partir das dotações do exercício ascenderam a 6,5 milhões de euros; 2,5 milhões transitaram para o exercício seguinte e 0,3 milhões tiveram de ser anulados. Apenas 59 % das dotações operacionais autorizadas foram pagas durante o exercício.

8. As dotações transitadas para 2002 ascendem a 2,4 milhões de euros (27 % das autorizações). O essencial destas transições (1,4 milhões) é constituído por dotações operacionais (44 % das autorizações). O elevado montante de dotações transitadas revela a necessidade de o Observatório reforçar a qualidade e o acompanhamento da programação das suas actividades.

Demonstrações financeiras

9. Nos quadros 2 e 3 são apresentados sinteticamente a conta de gestão e o balanço publicados pelo Observatório no seu relatório de actividade relativo ao exercício de 2001. Em 2001, o Observatório reembolsou à Comissão um montante equivalente ao saldo anulado dos exercícios anteriores.

10. No que respeita ao balanço, em 2001 o Observatório teve em consideração a amortização das suas imobilizações, em conformidade com o Regulamento (CE) n.o 2909/2000 da Comissão, de 29 de Dezembro de 2000. Os encargos de amortização do exercício de 2001 e dos exercícios anteriores elevam-se a 557194 euros e o montante líquido das imobilizações é de 3229480 euros.

11. Dado o nível elevado dos saldos bancários, o Observatório deverá negociar com os bancos a possibilidade de obter condições mais vantajosas. O contabilista deverá proceder a um acompanhamento regular das taxas praticadas nos mercados financeiros para se assegurar de que a remuneração dos fundos é satisfatória.

Aplicação das disposições financeiras

12. A análise dos documentos justificativos das despesas efectuadas a partir do fundo para adiantamentos revela que despesas da mesma natureza são imputadas a rubricas orçamentais distintas, contrariamente ao princípio da especificação. O contabilista do Observatório deverá controlar regular e inopinadamente a utilização dos fundos confiados ao gestor de fundos para adiantamentos, bem como a contabilidade. Além disso, a lista dos pagamentos efectuados deverá ser submetida ao contabilista e ao auditor financeiro no final de cada mês, como previsto pelo artigo 6.o da decisão que cria o fundo para adiantamentos.

13. Nos seus relatórios anuais de 1999 e 2000 relativos ao Observatório(5), o Tribunal convidara este a transpor para o seu regulamento financeiro as alterações introduzidas no Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias em matéria de IVA. Esta alteração continua por fazer.

14. O Observatório assinou um contrato com a Comissão para preparar os países candidatos à adesão para participar nas actividades do Observatório. Este projecto foi dotado de um orçamento separado de 1056139 euros. Este orçamento previa o recrutamento de três agentes auxiliares para assegurar a execução do contrato. Os custos salariais destes três agentes foram, durante seis meses(6), indevidamente imputados ao orçamento do Observatório num montante global de 81439 euros. Só em Outubro de 2001 se procedeu à sua regularização, embora o montante total do projecto tivesse sido pago pela Comissão em 14 de Março de 2001.

15. As propostas para a autorização de dotações(7) relativas a este projecto nem sempre são justificadas por documentos que permitam apreciar o bom fundamento dos montantes a autorizar.

16. Foi celebrado um contrato de dois anos num montante de 20000 euros com um perito para a animação de um site do Observatório na Internet. Trata-se, de facto, da prorrogação de um contrato anterior. A análise do processo revela que, embora a data de expiração do contrato anterior fosse conhecida, não foi tomada qualquer medida em tempo útil para abrir um concurso. Além disso, o novo contrato atribui ao Observatório a execução das tarefas materiais relacionadas com o contrato com base no argumento de que esses trabalhos deverão ser efectuados a nível interno, o que não permite ao Observatório adquirir uma experiência e conhecimentos profundos no domínio gerido pelo consultor. Além disso, as disposições do contrato não incluem qualquer critério de desempenho que permita medir a realização desses objectivos.

17. Foi celebrado um contrato(8) no final de Agosto de 2001 que previa o pagamento pelo Observatório de um adiantamento de 30 % no momento da assinatura. O adiantamento previsto ainda não fora pago no início de Dezembro do mesmo ano, embora nessa data o contrato já tivesse sido executado na sua quase totalidade. Os serviços gestores deverão efectuar um acompanhamento regular dos processos por forma a garantir o cumprimento das disposições contratuais.

Aquisições de bens e serviços

Sistema de previsão das necessidades

18. Até 2000, as aquisições de bens e serviços dependiam das decisões relativas ao programa de trabalho anual e das dotações orçamentais. Na sequência da reforma interna do Observatório, começou a ser aplicado um sistema de programação trienal. As principais actividades do Observatório são objecto de uma análise que permite avaliar os recursos humanos e financeiros necessários à sua realização.

19. O Observatório deverá desenvolver um sistema de acompanhamento formalizado e documentado que lhe permita analisar os desfasamentos entre as previsões e a realidade.

Estudos de mercado

20. O Observatório não assegura um acompanhamento sistemático dos mercados relativamente aos bens e serviços que pretende adquirir. Para as aquisições correntes, dirige-se aos seus fornecedores tradicionais.

Selecção do procedimento

21. Um argumento avançado pelo Observatório para justificar o recurso a ajustes directos para renovar ou prorrogar contratos consiste na qualidade dos serviços prestados e na preocupação de assegurar a respectiva continuidade. Este raciocínio ignora a finalidade das regras de aquisição, que consiste em estimular a concorrência fazendo agir o mercado.

22. Um concurso limitado para a aquisição de computadores de escritório, num montante da ordem dos 80000 euros(9), colocava como condição aos proponentes já terem fornecido ao Observatório material semelhante. Este tipo de restrição, que não tem qualquer fundamento jurídico, é inteiramente injustificado.

Avaliação das propostas

23. Os critérios de avaliação das propostas são estabelecidos pelo responsável pelo projecto. A definição muito geral dos critérios torna difícil a apreciação quantificada das propostas pelo comité de avaliação.

24. Estas são apreciadas por um comité de avaliação, constituído por três membros, que emite o seu parecer com base nos documentos apresentados pelos proponentes. O formato das resposta a fornecer pelos proponentes deverá ser desenvolvido e especificado para tornar o seu conteúdo comparável.

25. O modo de funcionamento dos comités de avaliação, bem como a definição dos critérios de avaliação deverão ser objecto de instruções específicas de modo a garantir a igualdade de tratamento dos proponentes.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 25 e 26 de Setembro de 2002.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) JO L 36 de 12.2.1993, p. 6.

(2) Em conformidade com o n.o 10 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 302/93 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Observatório relativas ao exercício de 2001 foram elaboradas em 26 de Março de 2002, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração do Observatório, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 8 de Abril de 2002. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) JO L 341 de 30.12.1994, p. 7.

(4) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório têm um máximo de exactidão. Os números foram arredondados para efeitos de apresentação, o que pode provocar diferenças mínimas a nível dos totais. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(5) JO C 373 de 27.12.2000 e JO C 372 de 28.12.2001.

(6) Março a Agosto de 2001.

(7) Um montante de 60000 euros (rubrica orçamental 3311 - Deslocações em serviço).

(8) EMC 1288. Montante de 43790 euros.

(9) Ver processo ACPC/2/2001.

Quadro 1

Execução orçamental relativa ao exercício de 2001NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Observatório - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Observatório nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2001 e de 2000

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Observatório - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Observatório nas suas próprias demonstrações financeiras.

Quadro 3

Balanço a 31 de Dezembro de 2001 e a 31 de Dezembro de 2000NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Observatório - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Observatório nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas do Observatório

4. O Observatório regozija-se com a constatação do Tribunal de Contas de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

5. O Observatório considera que as observações apresentadas não justificam que seja dada atenção especial à parte do relatório correspondente ao parecer do Tribunal de Contas.

8. Perante uma situação de não disponibilidade de dotações diferenciadas, torna-se sempre necessário um volume importante de dotações transitadas automaticamente, por forma a executar as acções previstas em conformidade com o calendário do programa de trabalho.

11. O Observatório toma nota da sugestão do Tribunal de Contas.

12. Regra geral, a lista de pagamentos efectuados a partir do fundo para adiantamentos é apresentada mensalmente ao contabilista e ao auditor financeiro. Excepcionalmente, as listas correspondentes aos meses de Julho, Agosto e Setembro foram apresentadas em conjunto. O Observatório esforça-se por respeitar a periodicidade mensal de tais apresentações e toma nota das sugestões do Tribunal de Contas no sentido de realizar controlos inopinados, além dos controlos mensais regulares.

13. Aquando da próxima revisão do seu regulamento financeiro, na sequência das alterações introduzidas no Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias, o Observatório analisará a forma de dar seguimento às sugestões do Tribunal de Contas, levando em consideração o carácter específico do sistema de reembolso do IVA em Portugal.

14. Os três agentes auxiliares recrutados no âmbito do projecto Phare-Observatório foram pagos através do sistema administrativo e contabilístico aplicado à totalidade do pessoal, pelo que os respectivos salários foram inicialmente imputados ao orçamento do Observatório, na expectativa da entrada em vigor de uma estrutura administrativa e financeira ad hoc.

15. As dotações destinadas às deslocações de serviço são objecto de autorizações provisionais tendo em conta as previsões do programa de trabalho. O Observatório, em concordância com a observação do Tribunal de Contas, documentará essas propostas de autorização por meio dos instrumentos de programação que as justificam.

16. A natureza específica das tarefas a cumprir motivou o recurso a ajustes directos, em conformidade com as disposições do regulamento financeiro.

17. No âmbito da reforma dos seus procedimentos internos, o Observatório está presentemente a reforçar a coordenação entre os seus serviços operacionais e contabilísticos, por forma a aumentar a responsabilidade dos gestores orçamentais no respeitante ao decurso das operações que efectuam.

19. No âmbito da execução do seu plano de reforma interna, o Observatório está presentemente a desenvolver procedimentos formais (conformes com os princípios da nova organização das actividades em projectos) que visam o acompanhamento e a avaliação da execução do seu programa de trabalho.

20. O Observatório não dispõe sempre de recursos suficientes para realizar um acompanhamento sistemático do mercado.

21. É certo que em certos casos de renovação/prorrogação de contratos, o Observatório desejou privilegiar os aspectos de continuidade e manutenção da qualidade do serviço prestado. Futuramente, o Observatório esforçar-se-á por recorrer à concorrência, preservando os aspectos que considera importantes.

22. O Observatório aceita a observação do Tribunal de Contas e já suprimiu esse tipo de restrição imposta aos anúncios de concurso lançados em 2002.

23. No âmbito dos procedimentos de implementação do programa de trabalho e do orçamento, o Observatório já sensibilizou os diversos gestores dos projectos para a necessidade de que a definição dos critérios de adjudicação de contratos seja suficientemente específica e vele pela aplicação dessas directivas.

24 e 25. O Observatório adoptou procedimentos de coordenação interna que visam assegurar a composição adequada dos comités de avaliação de propostas. Posteriormente, será levado a cabo um esforço no sentido de uma maior aplicação desses mecanismos.