Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Formação relativas ao exercício de 2002, acompanhado das respostas da Fundação

(2003/C 319/08)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Parlamento Europeu e ao Conselho, em conformidade com o n.o 2 do artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Formação relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2002. De acordo com o n.o 1 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 1360/90 do Conselho(2), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(3), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 12.o do Regulamento (CEE) n.o 1360/90 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2002 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

OBSERVAÇÕES

Introdução

5. A Fundação Europeia para a Formação foi criada pelo Regulamento (CEE) n.o 1360/90 do Conselho, de 7 de Maio de 1990. A missão da Fundação consiste em apoiar a reforma da formação profissional nos países parceiros da União Europeia. A Fundação apoia a formação profissional em mais de quarenta países e facilita o acesso às competências e práticas comunitárias em matéria de desenvolvimento dos recursos humanos em geral. Para o efeito, auxilia a Comissão na execução dos programas MEDA, CARDS, TACIS e Tempus.

Execução orçamental

6. No quadro 1 é apresentada a execução das dotações do exercício de 2002 e das dotações transitadas do exercício anterior.

7. Das dotações do exercício de 2002 foram autorizados 16,6 milhões de euros, tendo sido pagos 13,2 milhões. As restantes dotações foram transitadas (3,4 milhões) ou anuladas (0,2 milhões). O volume das transições continua elevado no que respeita às dotações operacionais, onde representam mais de 50 % das autorizações do exercício. A amplitude das transições no âmbito das actividades operacionais revela a necessidade de a Fundação reforçar a qualidade e o acompanhamento da programação das suas actividades, de modo a observar melhor o princípio da anualidade.

8. A Fundação celebrou uma convenção para a execução de um projecto de apoio às pequenas e médias empresas albanesas. Em 2002, a Fundação geriu 0,5 milhões de euros no âmbito desta convenção. Esta actividade não é mencionada no orçamento, surgindo apenas ao nível do balanço.

9. Com base em convenções celebradas com a Comissão, a Fundação gere os programas Phare e TACIS, incluindo a assistência técnica para a execução do programa Tempus (ver ponto 5). O montante total destes programas ascende a 244,7 milhões de euros. Em 2002, a Fundação pagou 31 milhões de euros no âmbito destes programas e, a 31 de Dezembro de 2002, o saldo dos depósitos bancários correspondentes elevava-se a 26,5 milhões de euros. Mais de 20 pessoas das 123(4) empregadas pela Fundação ocupam-se a tempo inteiro destes programas, que são geridos fora do orçamento. Como o Tribunal salientou em relatórios anteriores(5), não surge qualquer dado relativo a estes programas na execução orçamental, nem mesmo no balanço ou na conta de gestão. A Fundação apresenta informações financeiras relativas a estes programas num anexo das suas demonstrações financeiras. Este tratamento coloca o problema da observância dos princípios de unidade do orçamento e, ao nível contabilístico, da prevalência da realidade sobre a aparência(6). Além disso, o tratamento adoptado torna mais complexo o controlo da utilização destes fundos.

Contabilidade e demonstrações financeiras

10. Nos quadros 2 e 3 são apresentados sinteticamente a conta de gestão e o balanço publicados pela Fundação no seu relatório de actividade relativo ao exercício de 2002.

11. Durante o exercício, dos 16,8 milhões de euros de subvenções inscritas no orçamento, a Comissão pagou à Fundação apenas 13,2 milhões. Esta situação explica o défice do exercício.

12. A adopção de um procedimento de inventário das imobilizações e a instalação de um programa informático de gestão das imobilizações vêm ao encontro das recomendações formuladas pelo Tribunal no seu relatório relativo ao exercício de 2001(7). No entanto, continua a ser possível alcançar melhorias no que se refere à exaustividade das imobilizações, designadamente a contabilização dos programas informáticos e as possibilidades de reconciliação com as demonstrações financeiras.

13. O Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia solicita aos seus clientes que lhe paguem um adiantamento no início do exercício. Por conseguinte, a Fundação pagou ao Centro de Tradução um montante de 150000 euros. Este adiantamento foi contabilizado nas despesas durante o exercício e, no final do ano, as dotações transitadas automaticamente não foram ajustadas em consequência. Este montante está, por conseguinte, registado nos encargos em duplicado.

14. Determinados procedimentos de pagamento da Fundação deverão ser revistos ou alterados por forma a reduzir os riscos que lhes estão associados, designadamente no que respeita à transferência de fundos para países terceiros. No mesmo espírito, tendo em conta a sua baixa taxa de utilização, deverá ser reduzido o montante actual autorizado (40000 euros) da subconta "caixa pequena" utilizada para pagamentos em dinheiro.

Legalidade e regularidade das operações subjacentes

15. O director da Fundação assinou um acordo com o seu homólogo do Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional no sentido de colocar à disposição do Centro um agente da Fundação, mediante o reembolso do vencimento deste pelo Centro. Durante os 20 meses em que a situação perdurou, este agente, de nacionalidade grega, recebeu o subsídio de residência no estrangeiro e beneficiou do coeficiente corrector aplicável à Itália, embora trabalhasse na sede do Centro em Salónica.

16. Todos os meses, a Comissão comunica a lista dos ex-empregados da Fundação que têm direito ao subsídio de desemprego. Nenhum deles enviou o certificado mensal exigido(8) para receber este subsídio, nem é efectuado qualquer controlo pela Fundação para verificar a sua situação real.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 15 e 16 de Outubro de 2003.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(2) JO L 131 de 23.5.1990.

(3) Em conformidade com o n.o 3 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 1360/90 do Conselho, as contas pormenorizadas de todas as receitas e despesas da Fundação relativas ao exercício de 2002 foram elaboradas em 28 de Março de 2003, tendo sido posteriormente enviadas ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 31 de Março de 2003. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(4) Número de efectivos em 31 de Dezembro de 2002.

(5) Ponto 8 do relatório relativo ao exercício de 2001 (JO C 326 de 27.12.2002, p. 51), ver igualmente o ponto 11 do relatório relativo ao exercício de 1999 (JO C 373 de 27.12.2000, p. 34).

(6) Este princípio significa que os acontecimentos contabilísticos inscritos nas demonstrações financeiras devem ser apresentados em função da sua natureza económica sem se limitarem unicamente à sua aparência jurídica. É mencionado no artigo 78.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, que institui o Regulamento Financeiro Quadro dos organismos referidos no artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (JO L 357 de 23.12.2002, p. 72).

(7) Pontos 9 e 10 do relatório relativo ao exercício de 2001 (JO C 326 de 27.12.2002, p. 51).

(8) Nos termos do n.o 2 do artigo 28.o - A do capítulo VI, título II, do Regime Aplicável aos outros Agentes das Comunidades Europeias (Estatuto do Pessoal), para beneficiar do subsídio de desemprego, o antigo agente temporário:

a) É, a seu pedido, inscrito como pessoa à procura de emprego nos serviços de emprego do Estado-Membro onde fixa a sua residência;

b) Deve cumprir as obrigações previstas na legislação desse Estado-Membro para os beneficiários de prestações de desemprego ao abrigo dessa legislação;

c) Deve transmitir mensalmente à instituição que servia, que o transmitirá imediatamente à Comissão, um certificado emitido pelo serviço nacional competente, especificando se cumpriu ou não as obrigações fixadas nas alíneas a) e b).

Quadro 1

Fundação Europeia para a Formação - Execução orçamental relativa ao exercício de 2002NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Fundação - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Fundação nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

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Quadro 2

Fundação Europeia para a Formação - Conta de gestão relativa aos exercícios de 2002 e de 2001((A conta de gestão e o balanço apenas têm em conta as actividades específicas da Fundação, excluindo os programas geridos pela Comissão ou outros organismos.))

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NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Fundação.

Quadro 3

Fundação Europeia para a Formação - Balanço a 31 de Dezembro de 2002 e a 31 de Dezembro de 2001((A conta de gestão e o balanço apenas têm em conta as actividades específicas da Fundação, excluindo os programas geridos pela Comissão.))NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Fundação - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Fundação nas suas próprias demonstrações financeiras.

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Respostas da Fundação

Execução orçamental

7. O volume elevado de pagamentos (média de 90 % nos últimos quatro exercícios financeiros) sobre os montantes transitados demonstra que subjacente às autorizações sempre esteve uma boa planificação das actividades. Tal como referido em anteriores respostas da FEF às observações do Tribunal de Contas, a natureza das actividades da Agência, o facto de os seus parceiros serem constituídos, na sua maioria, por entidades do sector público e de a FEF adoptar uma abordagem participativa, fazem com que seja necessários tempos de decisão longos. Neste contexto, é difícil a FEF decidir sozinha dos prazos de implementação. Na sequência da aplicação do novo Regulamento Financeiro, a introdução de dotações para pagamentos plurianuais permitirá resolver este problema.

A direcção da FEF procede continuamente a análises da execução orçamental utilizando relatórios e ferramentas específicas para esse fim e que, espera, se revelarão de idêntica utilidade na monitorização da utilização das dotações plurianuais.

8. No sentido do cumprimento do princípio de unicidade, a FEF, a partir de 2003, incluirá o Título 4 e outros fundos consignados no mapa de despesas e execução orçamental em rubricas claramente diferentes das utilizadas para a subvenção anual.

9. No sentido do cumprimento do princípio da "prevalência da realidade sobre a aparência" estabelecido no novo Regulamento Financeiro, nas suas demonstrações financeiras referentes ao exercício de 2003, a FEF apresentará os dados referentes aos fundos que gere com base em convenções com a Comissão, tal como recomendado pelo Tribunal. Para garantir que esses fundos não sejam contabilizados duas vezes nas contas consolidadas definitivas da Comissão, a FEF deverá consultar a Comissão quanto às modalidades de apresentação.

Contabilidade e demonstrações financeiras

12. Em 2002, a FEF desenvolveu internamente um programa informático para gestão do inventário e das imobilizações. Devido ao pouco tempo disponível para testar o programa antes da preparação da contabilidade, surgiram alguns problemas práticos na sua utilização. A FEF congratula-se em informar que tais problemas se encontram desde já sanados e que o sistema satisfaz as exigências de apresentação da contabilidade financeira.

13. O adiantamento de 150000 euros pago ao CdT foi contabilizado nas despesas. A FEF concorda que este montante devia ter sido contabilizado como um adiantamento, mas não o foi devido a uma divergência de opiniões com o controlo financeiro.

14. A FEF reduziu a alimentação do fundos para adiantamentos para 2500 euros por uma decisão de 10 de Abril de 2003, sob proposta do tesoureiro e do gestor orçamental.

Legalidade e regularidade as operações subjacentes

15. O destacamento de um agente temporário da FEF para a Cedefop constituiu a primeira tentativa de mobilidade e intercâmbio de pessoal entre as duas agências. O agente foi seleccionado pelo Cedefop de acordo com o procedimento oficial de recrutamento de peritos nacionais. Como tal, a FEF aplicou as regras de remuneração aplicáveis aos peritos nacionais destacados.

A FEF concorda com as observações do Tribunal segundo as quais a abordagem adoptada não foi a mais adequada. Dado que o contrato do agente da FEF expirou, expirou também o acordo de destacamento.

16. O subsídio de desemprego dos ex-agentes da FEF é pago directamente pele Comissão, desde que o director da FEF delegou esta tarefa à DG Pessoal e Administração (agora Serviço de Gestão e Liquidação dos Direitos Pessoais) da Comissão. Nesta base, a FEF partiu do princípio de que a Comissão faria controlos regulares e solicitaria directamente aos interessados as provas necessárias antes de proceder a qualquer pagamento.