PT Jornal Oficial da União Europeia C 291/1

RELATÓRIO ESPECIAL N.o 5/2005

relativo às despesas de interpretação incorridas pelo Parlamento, pela Comissão e pelo Conselho, acompanhado das resposta das instituições

(apresentado nos termos do n.o 4, segundo parágrafo, do artigo 248.o do Tratado CE)

(2005/C 291/01)

ÍNDICE

I-VIII RESUMO

1-12 INTRODUÇÃO

13-14 OBJECTIVO E ÂMBITO DA AUDITORIA

15-81 OBSERVAÇÕES

15-29 Procedimentos aplicados para evitar que sejam assegurados serviços de interpretação que excedam as necessidades reais

16-21 Parlamento

22-24 Comissão

25-29 Conselho

30-32 Capacidade para assegurar a prestação de todos os serviços de interpretação necessários

33-71 Custos da interpretação

33-38 Cálculos de custos

39-41 Análise dos custos de interpretação

42-58 Outras questões que influenciam os custos de interpretação

59-71 Observações específicas relativas às despesas com interpretação independente

72-81 Qualidade da interpretação

72 Parlamento

73-81 Comissão e Conselho

82-95 CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

82 Procedimentos aplicados para evitar que sejam assegurados serviços de interpretação que excedam as necessidades reais

83-84 Capacidade para assegurar a prestação de todos os serviços de interpretação necessários

85-92 Custos da interpretação

93 Qualidade da interpretação

94-95 Evolução possível

ANEXO I: Disposições específicas aplicáveis ao Parlamento, à Comissão e ao Conselho

ANEXO II: Método de cálculo de custos concebido pelo Tribunal

Respostas das instituições

RESUMO

I. Vinte e uma línguas têm o estatuto de línguas oficiais e línguas de trabalho das instituições europeias. As instituições que, devido à natureza das suas actividades, necessitam do maior volume de serviços de interpretação são o Parlamento, a Comissão e o Conselho. O Parlamento tem o seu próprio serviço de interpretação. As necessidades de interpretação do Conselho e da Comissão são satisfeitas pela Direcção-Geral da Interpretação da Comissão (DG Interpretação).

II. Devido ao facto de a procura estar distribuída de forma desigual ao longo do ano, as instituições europeias empregam não só intérpretes que pertencem ao quadro permanente (funcionários), como também intérpretes independentes (free-lance), recrutados como pessoal auxiliar (intérpretes de conferência auxiliares — ICA).

III. O objectivo da auditoria do Tribunal consistia em avaliar a aplicação do princípio da boa gestão financeira pelos serviços de interpretação do Parlamento, da Comissão e do Conselho. A auditoria destinava-se nomeadamente a determinar se estas instituições dispõem de instrumentos e procedimentos adequados, que permitam garantir: — que os serviços de interpretação assegurados não excedem as necessidades reais; — que podem ser assegurados todos os serviços de interpretação necessários; — que os serviços de interpretação são prestados ao mais baixo custo possível; — que a qualidade da interpretação é elevada.

IV. A auditoria demonstrou que a qualidade da interpretação satisfaz de um modo geral as necessidades e as expectativas, mas que devem ser tomadas várias medidas para reduzir os custos e evitar serviços de interpretação solicitados mas não utilizados.

V. As instituições adoptaram abordagens diferentes de resposta aos pedidos de interpretação. Ao passo que a DG Interpretação, juntamente com a direcção-geral da Comissão que apresenta o pedido, analisa quais os serviços de interpretação realmente necessários e decide quais os pedidos que serão satisfeitos, no Parlamento essa análise não é efectuada, sendo aceites todos os pedidos que cumpram formalmente as regras, desde que estejam disponíveis os necessários recursos. O Conselho adoptou em 2004 um novo procedimento que incentiva claramente a limitação dos pedidos de interpretação.

VI. Um cálculo efectuado pelo Tribunal demonstra que em 2003 o custo total da interpretação ascendeu a cerca de 57 milhões de euros no caso do Parlamento e a cerca de 106 milhões de euros no da Comissão, do Conselho, dos comités e de algumas agências. O custo médio por intérprete de um dia de interpretação era de 1 476 euros no Parlamento e de 1 046 euros na Comissão e no Conselho.

VII. Apesar de as instituições terem sido bem-sucedidas na limitação da interpretação, poderão ser obtidas mais economias se forem evitados os cancelamentos de última hora, os pedidos para reuniões efectuados em cima da hora, a distribuição desigual das reuniões ao longo da semana e do ano e os elevados custos de viagem dos ICA. Dado que estes elementos estão em grande medida fora do controlo dos serviços de interpretação, só será possível fazer essas economias se os organizadores das reuniões forem mais previdentes.

VIII. Os relatórios de sessão em que se indicam as línguas que foram utilizadas na reunião são um instrumento muito útil, que permite avaliar se as medidas tomadas para assegurar os serviços de interpretação correspondem às necessidades dos participantes na reunião; porém, num número significativo de casos esses relatórios não são elaborados. A apresentação de um mapa de custos das reuniões canceladas aos organizadores dessas reuniões, tal como faz o Conselho, constitui uma boa prática, que deverá ser alargada às outras instituições.

INTRODUÇÃO

1. Nos termos do artigo 290.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, o regime linguístico das instituições da Comunidade é fixado pelo Conselho, deliberando por unanimidade.

2. Ao abrigo do Regulamento n.o 1, actualizado sempre que se verifica uma adesão de Estados à União Europeia, o Conselho atribuiu a 21 línguas (checo, dinamarquês, neerlandês, inglês, estónio, finlandês, francês, alemão, grego, húngaro, irlandês, italiano, letão, lituano, maltês, português, eslovaco, esloveno, espanhol e sueco) o estatuto de línguas oficiais e de línguas de trabalho das instituições (1).

3. Com base no Regulamento n.o 1, são necessários serviços de interpretação quando são utilizadas numa reunião várias línguas de trabalho.

4. As instituições que, devido à natureza das suas actividades, têm de assegurar o maior volume de serviços de interpretação são o Parlamento, a Comissão e o Conselho. Em 2003 o custo total da interpretação ascendeu a cerca de 57 milhões de euros no caso do Parlamento e a cerca de 106 milhões de euros no da Comissão, do Conselho, dos comités e de algumas agências.

5. A Direcção da Interpretação do Parlamento dá resposta a todas as necessidades de interpretação do próprio Parlamento (para reuniões realizadas em Bruxelas, em Estrasburgo e em outros locais), do Provedor de Justiça, da Comissão no Luxemburgo e do Tribunal de Contas. Desde a conclusão da auditoria, o Parlamento tem igualmente assegurado serviços de interpretação ao Comité das Regiões em determinados dias.

6. A DG Interpretação da Comissão dá resposta às necessidades de interpretação da própria Comissão (cerca de 40 % dos dias de interpretação assegurados), excepto no caso das reuniões realizadas no Luxemburgo, do Conselho (mais de 50 % dos dias de interpretação assegurados), do Comité Económico e Social, do Comité das Regiões, do Banco Europeu de Investimento e de algumas agências europeias.

7. O Conselho dispõe apenas de uma pequena Unidade de Conferências, que organiza as reuniões e encomenda serviços de interpretação à DG Interpretação.

8. Devido ao facto de a procura estar distribuída de forma desigual ao longo do ano, em função da frequência das reuniões e das combinações linguísticas solicitadas, as instituições europeias empregam não só intérpretes que pertencem ao quadro permanente (funcionários) (2), como também intérpretes independentes (free-lance), recrutados como pessoal auxiliar (intérpretes de conferência auxiliares — ICA) (3). As condições de trabalho, a remuneração e o reembolso das despesas regem-se, no caso dos ICA, pelo regime aplicável aos outros agentes das Comunidades Europeias e por uma convenção celebrada entre a maior organização profissional de intérpretes, a Associação Internacional de Intérpretes de Conferência (AIIC), e as três instituições da União Europeia que empregam intérpretes (ou seja, a Comissão, o Parlamento e o Tribunal de Justiça). Os intérpretes permanentes, que pertencem ao quadro de funcionários, regem-se pelo Estatuto dos funcionários (4).

9. Em 2003 foram assegurados no total às instituições europeias cerca de 150 000 dias de interpretação. O Conselho foi responsável por cerca de 39 % deste total, a Comissão em Bruxelas por 26 %, a Comissão no Luxemburgo por 4 % e o Parlamento por 21 %. As outras instituições e organismos europeus (Tribunal de Justiça, Tribunal de Contas, Comité Económico e Social, Comité das Regiões, Banco Europeu de Investimento, agências, etc.) foram responsáveis pelos restantes 10 %. No que se refere aos prestadores desses serviços, a DG Interpretação representa cerca de 70 %, o Parlamento 27 % (5) e o Tribunal de Justiça 3 % dos serviços de interpretação prestados. Quadro 1 Volume de dias/intérprete assegurados às instituições da UE (índice 1998 = 100) (6), incluindo as línguas dos novos Estados-Membros 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Conselho 100 96,8 96,3 105,6 109,1 103,9 89,9 Comissão 100 101,5 100,4 94,7 85,8 85,1 85,1 Outros DG Interpretação 100 95,2 102,7 112,3 91,0 88,8 95,8 Total DG Interpretação 100 98,5 98,5 101,8 98,2 95,0 88,9 Parlamento 100 85,0 92,7 97,8 97,7 97,2 103,1 Total 100 93,8 96,5 100,4 98,0 95,8 93,9

10. Como se pode ver no quadro 1, nos últimos anos as instituições da UE conseguiram reduzir a utilização dos serviços de interpretação que lhes são disponibilizados. O Conselho foi a única das três maiores instituições onde o número de dias de interpretação aumentou entre 1998 e 2003, mas o novo sistema «a pedido», introduzido a partir de 1 de Maio de 2004, parece ter invertido essa tendência (ver ponto 27). Contudo, 2004 foi um ano de transição e pode não ser representativo.

11. A evolução da utilização dos serviços de interpretação do Conselho entre 1998 e 2003 explica-se não só pelo número crescente de reuniões, mas igualmente pelo número crescente de línguas activas e passivas (7) utilizadas nas reuniões dessa instituição.

12. O artigo 6.o do Regulamento n.o 1 estipula que «as instituições podem determinar as modalidades de aplicação deste regime linguístico nos seus regulamentos internos». Esta disposição permite adaptar as disposições linguísticas às necessidades específicas de cada instituição. As instituições tiraram partido desta possibilidade em graus diferentes, como se refere no anexo 1.

OBJECTIVO E ÂMBITO DA AUDITORIA

13. O objectivo da auditoria do Tribunal consistia em avaliar a aplicação do princípio da boa gestão financeira pelos serviços de interpretação do Parlamento, da Comissão e do Conselho. A auditoria abrangeu 97 % da oferta de serviços de interpretação (ou seja, toda a oferta de serviços, à excepção do Tribunal de Justiça, que tem o seu próprio serviço de interpretação). A auditoria destinava-se nomeadamente a determinar se estas instituições dispõem de instrumentos e procedimentos adequados, que permitam garantir: — que os serviços de interpretação assegurados não excedem as necessidades reais; — que podem ser assegurados todos os serviços de interpretação necessários; — que os serviços de interpretação são prestados ao mais baixo custo possível; — que a qualidade da interpretação é elevada.

14. A auditoria abrangeu as despesas do exercício de 2003, mas foram tidas igualmente em consideração as alterações verificadas em 2004 em consequência do mais recente alargamento da União Europeia.

OBSERVAÇÕES

Procedimentos aplicados para evitar que sejam assegurados serviços de interpretação que excedam as necessidades reais

15. A utilização efectiva das línguas nas reuniões demonstra que, por vezes, os serviços de interpretação assegurados excedem as necessidades reais de interpretação (alguns participantes podem preferir utilizar, em vez da sua língua materna, outra língua oficial mais conhecida; alguns dos participantes esperados poderão não estar presentes, tornando assim supérfluas determinadas medidas específicas tomadas para assegurar a interpretação). O Tribunal examinou em que medida as instituições auditadas dispõem de procedimentos adequados que permitam prever com a maior precisão possível a utilização esperada e acompanhar a utilização efectiva das línguas, com vista a dissuadir os organizadores das reuniões de solicitarem serviços de interpretação que excedam essas previsões.

Parlamento

16. O Regimento (ver anexo I), que estipula que todos os deputados têm o direito de usar da palavra na língua oficial da sua escolha e que as intervenções serão traduzidas em simultâneo para cada uma das outras línguas oficiais, obriga o Parlamento a dispor de recursos de interpretação consideráveis.

17. A Mesa do Parlamento Europeu aprovou em 1999 um código de conduta do multilinguismo destinado a organizar e controlar a prestação de serviços de interpretação, que foi actualizado em 2004. Os princípios fundamentais que estão na base deste código são os seguintes: embora respeitando a igualdade de direitos dos deputados, os custos do multilinguismo devem ser mantidos dentro de limites orçamentais aceitáveis, os recursos devem ser mais eficazmente utilizados e os utilizadores das línguas devem ser sensibilizados para a necessidade de uma utilização responsável dos recursos linguísticos, baseada nas necessidades reais.

18. Só pode ser requerida interpretação à Direcção da Interpretação do Parlamento para as categorias de reuniões enumeradas no código de conduta (sessões plenárias do Parlamento, reuniões dos órgãos do Parlamento, das comissões e das delegações parlamentares, etc.). Os serviços de interpretação não podem ser disponibilizados aos deputados a título individual nem a organismos externos, salvo por autorização excepcional da Mesa. A Direcção da Interpretação assegura os serviços de interpretação solicitados, em função das prioridades e dentro dos limites estabelecidos no código de conduta.

19. O código de conduta, actualizado em 2004, estipula que todos os órgãos parlamentares que necessitem de serviços de interpretação («utilizadores», na terminologia do código) devem definir e actualizar regularmente um «perfil linguístico de interpretação» baseado nas línguas requeridas e realmente utilizadas pelos seus membros. Trata-se de um instrumento muito útil que permite garantir que os pedidos correspondem às necessidades reais. Porém, os deputados ao Parlamento Europeu não são obrigados a confirmar antecipadamente a sua presença numa reunião, pelo que o «perfil linguístico de interpretação» não é suficiente para evitar que sejam assegurados serviços de interpretação desnecessários se os deputados para os quais foram previstos serviços de interpretação específicos não comparecerem na reunião.

20. De acordo com o código de conduta, no final de cada reunião o chefe da equipa de interpretação, em colaboração com o secretariado da reunião, elabora uma relação dos serviços de interpretação que foram solicitados mas não utilizados e transmite-a ao director da Interpretação. É enviada cópia deste documento ao secretariado do órgão em causa. Na prática, este procedimento é aplicado desde Setembro de 2004 às reuniões das comissões e das delegações.

21. Os recursos disponibilizados nos termos do Regimento excedem as necessidades reais quando numa dada reunião não são utilizadas as línguas oficiais previstas. O Parlamento nunca efectuou um inquérito destinado a avaliar a frequência e as consequências destes casos.

Comissão

22. Existe em todas as direcções-gerais uma unidade administrativa que centraliza os pedidos de interpretação de apoio a reuniões específicas e os transfere electronicamente para a DG Interpretação, através do sistema DOR (Demande d'Organisation de Réunion). A DG propõe a configuração linguística desejada e classifica por ordem de prioridades as reuniões para as quais foram solicitados serviços de interpretação no mesmo dia. Em reuniões internas semanais de «arbitragem», a DG Interpretação decide que pedidos podem ser atendidos, tendo em conta a disponibilidade de intérpretes e de salas de reunião. Em reuniões de coordenação subsequentes, são atribuídas configurações linguísticas específicas às várias reuniões que se realizarão seis semanas mais tarde. O número de línguas activas e/ou passivas atribuído pela DG Interpretação é geralmente inferior ao número solicitado inicialmente, sendo determinado através de negociações entre a DG Interpretação e a direcção-geral que organiza a reunião.

23. Na DG Interpretação, o chefe da equipa de interpretação deve elaborar um relatório de sessão («rapport de séance»), no qual indica as línguas que foram utilizadas na reunião. Em 2004 foram elaborados relatórios relativos a 82,5 % das 8 107 reuniões com interpretação. Em 17,7 % dos relatórios, os chefes de equipa afirmavam que tinha sido solicitada e assegurada interpretação passiva que excedia as necessidades reais, por uma ou várias das seguintes razões: determinadas delegações nacionais não utilizaram as suas línguas oficiais, não usaram da palavra ou estiveram ausentes. Em 7,2 % dos relatórios referia-se que fora solicitada e assegurada interpretação activa que não fora utilizada, ocorrências que estiveram na origem de pelo menos (8)1 750 dias de intérprete pagos mas não utilizados, com um custo de 1,5 a 2 milhões de euros.

24. Se bem que os procedimentos actuais, que dão à DG Interpretação a última palavra na decisão entre pedidos incompatíveis de diferentes direcções-gerais, permitam restringir a procura, é difícil para um serviço de interpretação decidir quais são as reuniões mais urgentes ou mais importantes. Outras instituições internacionais aplicam sistemas mais orientados para a gestão dos recursos: — o Conselho da Europa introduziu um sistema de facturação interna; — a UNESCO aplica um sistema de quotas em que os dias de interpretação que excedem a quota são imputados ao organizador da reunião. Entre as instituições da União Europeia, o Conselho adoptou o sistema referido no ponto 27, que promove a sensibilização das delegações nacionais para os custos. No âmbito do novo sistema de gestão baseado em actividades, a DG Interpretação poderia contemplar a possibilidade de pôr em prática disposições semelhantes.

Conselho

Procedimentos aplicados antes do alargamento da União Europeia em 2004

25. A nomenclatura utilizada antes do alargamento para determinar a configuração linguística a assegurar para cada uma das reuniões baseava-se na tradição e não era actualizada regularmente. Não existiam procedimentos que permitissem verificar se os participantes nas reuniões necessitavam realmente de interpretação para a sua língua materna ou se se expressavam efectivamente na sua própria língua.

26. O excesso da oferta de línguas foi demonstrado num inquérito efectuado em 2001 a 799 delegados do Conselho e da Comissão (9). Apesar de 73 % dos delegados terem declarado que tinham a possibilidade de se exprimir na sua língua materna, apenas 59 % afirmaram ter realmente utilizado essa língua. Era frequentemente o caso de delegados cuja língua materna não está muito divulgada e que falam fluentemente uma língua oficial mais conhecida. É pouco provável que delegados que falam uma língua oficial necessitem de interpretação para a sua língua materna a partir da língua oficial que utilizam. É, portanto, razoável partir do princípio de que as línguas para as quais é necessária interpretação são as línguas realmente faladas numa reunião.

Procedimentos para o período posterior ao alargamento

27. A Decisão n.o 56/04 do Secretário-Geral do Conselho (10), que rege as disposições linguísticas para o período posterior ao alargamento, alterou substancialmente a utilização dos serviços de interpretação. O novo sistema adapta as disposições linguísticas às necessidades reais das delegações, sensibiliza-as para os custos e incentiva os Estados-Membros a reduzirem os pedidos de interpretação desnecessários, o que tem por consequência uma redução dos custos de interpretação.

28. A partir de 1 de Julho de 2004 deixou de ser facultada interpretação para as reuniões de 25 instâncias preparatórias (comités, grupos e grupos de trabalho), o que esteve na origem de uma redução de 13 para 11 do número médio de reuniões com interpretação realizadas por dia no Conselho. O regime linguístico completo de 20/20 línguas é financiado pelo orçamento do Conselho para as reuniões do Conselho, do Conselho Europeu e de um máximo de 20 instâncias preparatórias.

29. No caso das outras instâncias preparatórias, apenas é facultada interpretação activa ou passiva quando solicitada pelas delegações nacionais. Para cobrir estes custos, as delegações podem recorrer a uma dotação financeira de 2 milhões de euros por língua. Sessenta e seis por cento do montante não utilizado é transferido para a dotação disponível na rubrica orçamental destinada às despesas de viagem dos delegados imputada ao Estado-Membro em causa. As delegações nacionais podem adaptar os seus pedidos de seis em seis meses, com uma antecedência de dois meses. Em consequência destas disposições, foram retiradas em 2004 uma ou mais línguas das disposições linguísticas relativas a várias instâncias preparatórias.

Capacidade para assegurar a prestação de todos os serviços de interpretação necessários

30. Os pedidos de interpretação relativos às línguas oficiais pré-alargamento podem geralmente ser satisfeitos. No caso das novas línguas oficiais a situação é diferente, devido ao número insuficiente de intérpretes que satisfazem as necessidades linguísticas específicas (11) da União Europeia.

31. Os concursos organizados pelo Serviço Europeu de Selecção de Pessoal (EPSO) para seleccionar intérpretes nas novas línguas oficiais apenas foram concluídos após a data do alargamento. Os candidatos a intérpretes de maltês não foram admitidos e o número de candidatos admitidos para as outras línguas oficiais foi insuficiente para dar resposta às necessidades dos serviços de interpretação da UE.

32. Em 2004 surgiram dificuldades no Conselho, onde a procura de interpretação para algumas das novas línguas oficiais foi ainda mais elevada do que nas outras línguas. A DG Interpretação não conseguiu dar resposta a 37 % dos pedidos de interpretação para reuniões realizadas entre Maio e Dezembro de 2004.

Custos da interpretação

Cálculos de custos

Cálculos de custos efectuados pelas instituições auditadas

33. Para que a despesa possa ser gerida de acordo com os princípios da boa gestão financeira, a saber, economia, eficiência e eficácia, é necessário determinar o custo integral dos serviços prestados, que estará na base de uma imputação racional dos recursos.

34. O Parlamento não efectua estimativas do custo integral médio diário dos ICA e dos intérpretes permanentes. Calcula apenas os custos directos (essencialmente remuneração e reembolso de despesas de viagem) dos serviços de interpretação prestados pelos ICA e não actualiza regularmente esses cálculos.

35. A DG Interpretação calcula anualmente o custo médio de disponibilização de um intérprete (em inglês «Being Made Available», ou BMA) (12) durante um dia completo ou meio dia. Este cálculo é utilizado como base para facturar os serviços de interpretação às instituições e organismos aos quais a DG Interpretação presta serviços de interpretação («facturação interinstitucional»). Dado que os serviços de interpretação solicitados e cancelados são também considerados como serviços disponibilizados, este conceito permite avaliar os custos dos serviços de interpretação assegurados, mas não os custos dos serviços de interpretação efectivamente utilizados. Além do mais, os custos de disponibilização de um intérprete calculados pela DG Interpretação não têm em conta todos os custos gerais ou as contribuições para as pensões do pessoal permanente. Dado que todas as pensões dos funcionários são pagas a partir do orçamento da Comissão, este método parecer ser adequado para a fixação dos preços interinstitucionais, mas subestima os custos integrais por intérprete disponibilizado. O mesmo se aplica ao imposto comunitário sobre a remuneração dos intérpretes permanentes e independentes, que deveria ser deduzido dos custos, uma vez que se trata de uma receita do orçamento da UE.

Cálculos de custos efectuados pelo Tribunal de Contas

36. O Tribunal concebeu o método de cálculo dos custos totais de interpretação e do custo integral por dia de interpretação assegurado pelos ICA e pelo pessoal permanente que é descrito no anexo II. Foi utilizado o mesmo método para calcular os custos do Parlamento e da DG Interpretação.

37. Os resultados dos cálculos dos auditores para o ano de 2003 são os seguintes: Quadro 2 Custo de um dia de interpretação assegurado por um intérprete permanente (euros) Parlamento DG Interpretação (Comissão + Conselho) Antes de impostos e pensões Após impostos e pensões Antes de impostos e pensões Após impostos e pensões Custos directos (13) 1 205 1 232 942 970 Custos indirectos (14) 220 227 227 232 Custo integral 1 425 1 459 1 169 1 202

Quadro 3 Custo de um dia de interpretação assegurado por um ICA (euros) Parlamento DG Interpretação (Comissão + Conselho) Antes de impostos Após impostos Antes de impostos Após impostos Custos directos 1 390 1 250 839 744 Custos indirectos 245 245 168 171 Custo integral 1 635 1 495 1 007 915

Quadro 4 Custo médio ponderado e custo total da interpretação assegurada pelos intérpretes permanentes e pelos ICA (euros) Custo por dia de interpretação e por intérprete Parlamento DG Interpretação (Comissão + Conselho) Antes de impostos e pensões Após impostos e pensões Antes de impostos e pensões Após impostos e pensões Custos directos 1 292 1 240 886 847 Custos indirectos 232 236 195 199 Custo integral por dia de interpretação (15) 1 523 1 476 1 081 1 046 Número total de dias de interpretação (método harmonizado) 38 803 38 803 101 331 101 331 Custos totais de interpretação 59,1 milhões 57,2 milhões 109,5 milhões 106,0 milhões Número total de intérpretes disponibilizados calculado pela DG Interpretação N.D. N.D. 147 751 147 751 Custo integral por intérprete disponibilizado N.D. N.D. 742 718

38. A um custo médio por dia de interpretação, depois de impostos e pensões, de 1 476 euros para o Parlamento e de 1 046 euros para a DG Interpretação, uma reunião de um dia completo, com cobertura de interpretação em regime linguístico completo, tinha um custo de cerca de 40 000 e 34 500 euros, respectivamente, antes do alargamento (cobertura de 11/11, com três intérpretes por cabina de língua ou 33 intérpretes no total), e tem um custo de cerca de 88 500 e 63 000 euros, respectivamente, após o alargamento (cobertura de 20/20, com três intérpretes por cabina de língua ou 60 intérpretes no total). Quando há quatro intérpretes por cabina, o que não é invulgar nas reuniões do Parlamento, os custos de interpretação de uma reunião de um dia podem atingir 118 000 euros (ou 84 000 euros, se a interpretação for assegurada pela DG Interpretação). Uma reunião com um regime linguístico reduzido de 3/3 (inglês, francês e alemão como línguas passivas e activas, com seis intérpretes no total) tem um custo de apenas 8 900 euros no Parlamento e de 6 300 euros na DG Interpretação. Estes dados ilustram a importância de basear os pedidos de interpretação nas necessidades reais.

Análise dos custos de interpretação

Parlamento

39. Apesar de o sistema de remuneração dos intérpretes permanentes e independentes ser igual nas duas instituições, o custo por dia de interpretação é muito mais elevado no Parlamento do que na DG Interpretação. O Tribunal constatou que esta diferença se deve principalmente a vários condicionalismos em que a gestão tem pouca influência, tais como: a) ao contrário do que acontece em Bruxelas, em Estrasburgo há muito poucos intérpretes independentes (16), o que contribui para aumentar as despesas de viagem e hotel dos intérpretes independentes. Em 2003 estes custos representaram 22 % de todos os pagamentos efectuados aos ICA. Dois terços dos ICA recrutados em 2003 pelo Parlamento Europeu eram não locais, em comparação com menos de 40 % dos que foram recrutados pela DG Interpretação; b) dado que todos os intérpretes permanentes estão baseados em Bruxelas e que se realizam por ano 12 sessões plenárias em Estrasburgo, os custos totais de viagem do pessoal permanente do Parlamento são muito mais elevados que na Comissão; c) as semanas de trabalho são mais curtas, pois à segunda-feira, à quinta-feira à tarde e principalmente à sexta-feira há relativamente pouca actividade parlamentar; a procura de serviços de interpretação é também muito maior nas semanas de sessão plenária de Estrasburgo do que nas de Bruxelas, em que só se realizam reuniões de comissões ou de grupos políticos, o que significa que muitos intérpretes permanentes podem não ter trabalho até um máximo de 32 dias por ano; d) no Parlamento é frequente as reuniões terem lugar ao fim da tarde ou à noite, o que leva a que os intérpretes tenham direito a descanso remunerado na manhã ou no dia seguinte e à necessidade de recrutar outros intérpretes. Na Comissão e, em menor medida, no Conselho, estas reuniões são excepcionais.

DG Interpretação

40. O custo dos ICA recrutados pela DG Interpretação é de um modo geral significativamente inferior ao do pessoal permanente (ver também pontos 59-62). Dado que o número de dias de interpretação assegurados pelo pessoal permanente desceu 4 % entre 2002 e 2003, a diferença de custos entre as duas categorias de intérpretes aumentou inevitavelmente em 2003.

41. A maioria dos ICA recrutados pela DG Interpretação são locais ou quase locais (55 % dos dias de contrato dos ICA em 2003 e 59 % em 2004), exigindo poucas ou nenhumas despesas de hotel e viagem e ajudas de custo. Uma vez que são remunerados apenas com base nos dias para os quais foram contratados, os intérpretes independentes locais têm custos inferiores aos dos intérpretes permanentes. Os ICA não locais, por outro lado, são mais dispendiosos, como demonstra um estudo efectuado para a Comissão (17).

Outras questões que influenciam os custos de interpretação

Parlamento

Pedidos e cancelamentos tardios

42. A prestação de serviços de interpretação solicitados em cima da hora tem custos particularmente elevados, pois pode ser necessário pagar despesas de viagem aos ICA para um trabalho de muito curta duração (por exemplo, uma única reunião), ao passo que os pedidos apresentados com mais antecedência permitem planear a utilização dos intérpretes independentes por um período mais prolongado (por exemplo, uma semana completa em que se realizam várias reuniões).

43. A auditoria demonstrou que em 2003 não foram respeitados em grande número de casos os prazos estipulados no código de conduta. Foram transmitidos fora de prazo 853 pedidos (uma média de 17 por semana) e 650 cancelamentos (13 por semana, em média).

44. O cancelamento tardio das reuniões, sendo embora por vezes inevitável, está também na origem de um desperdício de recursos financeiros, quando os intérpretes designados para esse trabalho não podem ser transferidos para outras reuniões. Quando os intérpretes utilizados são ICA, a sua remuneração redunda em pura perda para a instituição; quando são funcionários, poderiam ter sido utilizados em outras reuniões para as quais foram recrutados ICA, no pressuposto de que não estava disponível pessoal permanente. O sistema informático GERI (sigla de «Gestion des Réunions et des Interprètes») utilizado no Parlamento em 2003 permite determinar o número de meios dias de interpretação solicitados e assegurados, mas que não foram necessários devido ao cancelamento das reuniões (18). Esse número atingiu em 2003 um total de 6 298 meios dias (2 864 meios dias de pessoal permanente e 3 434 meios dias de ICA). Este valor corresponde a cerca de 8 % de todos os dias de interpretação assegurados e a 7,5 % dos que foram solicitados. Por consequência, foram despendidos cerca de 4 milhões de euros em serviços que foram assegurados, mas que não foram utilizados. Um planeamento mais eficaz teria permitido que os intérpretes permanentes designados para as reuniões canceladas substituíssem os ICA utilizados em outras reuniões (no que se refere a esta questão, ver também o ponto 47).

Comissão

Cancelamento ou curta duração das reuniões

45. O cancelamento tardio e a curta duração das reuniões, juntamente com a necessidade da DG Interpretação de manter em reserva alguns intérpretes por língua para cobrir reuniões de última hora ou ausências imprevistas de intérpretes, são as principais razões que explicam o grande número de casos de «disponibilidade implícita ou explícita» (19), ou seja, intérpretes que estão presentes, mas que ficam de reserva porque os seus serviços não são necessários. Em 2003, os intérpretes permanentes estiveram em média durante 33 dias em regime de «disponibilidade implícita». Grande número de casos de «disponibilidade implícita» (cerca de 130 intérpretes por dia, o equivalente em 2003 a mais de um quarto do número de intérpretes permanentes) verifica-se em Agosto, mês em que se realizam muito poucas reuniões. Consequentemente, não foram utilizados no total 15 000 dias/intérprete, o equivalente a cerca de 15 % dos dias de trabalho dos intérpretes permanentes. Os ICA prestaram serviços em regime de «disponibilidade implícita» durante mais de 6 000 dias, no total. O custo total da «disponibilidade implícita» em 2003, a um custo médio de 865 euros por dia disponível para interpretação (20), pode ser estimado em cerca de 18 milhões de euros. Embora uma parte significativa dos custos dessa disponibilidade seja provavelmente inevitável segundo as actuais disposições, deverão ser envidados esforços no sentido de os reduzir.

46. Em 2003, 15 % dos dias de intérprete solicitados pelos serviços da Comissão foram cancelados, mas não existem dados sobre o número de casos em que os recursos não foram desperdiçados porque os intérpretes reservados para as reuniões canceladas puderam ser designados para outras reuniões.

47. Em 2003, houve nove dias úteis em que pelo menos 100 intérpretes permanentes (ou mais de 20 % do número total de intérpretes permanentes) designados para reuniões canceladas permaneceram inactivos, em regime de «disponibilidade implícita», ao mesmo tempo que tinham sido recrutados mais de 100 ICA.

48. As reuniões de muito curta duração criam também uma situação de «disponibilidade implícita», na medida em que só é necessário assegurar interpretação durante uma pequena parte do dia ou meio dia de intérprete reservado. Uma das razões que estão na origem destas reuniões de muito curta duração reside no facto de alguns grupos de trabalho, cujas reuniões são marcadas a intervalos regulares, reunirem mesmo quando apenas consta da ordem de trabalho da reunião um pequeno número de assuntos não urgentes.

Conselho

Cancelamento de reuniões

49. De acordo com as estimativas do próprio Conselho, em 2003 mais de 5 % das despesas de interpretação do Conselho (2,4 em 45,7 milhões de euros) consistiram em pagamentos de reuniões canceladas, em que os intérpretes não puderam ser utilizados pelo Conselho para outras reuniões realizadas no mesmo dia, o que corresponde a um desperdício líquido anual de perto de 4 000 dias de intérprete.

Reuniões facturadas a preços mais elevados

50. Os pedidos tardios de interpretação para novas reuniões ou de adição de mais uma ou várias línguas, apresentados menos de seis dias úteis antes da data da reunião, foram facturados em 2003 ao preço de 835 euros, ou seja, cerca de um terço mais do que o preço normal de 632 euros. Estes pedidos tardios corresponderam em 2003 a cerca de 3 % do montante total facturado ao Conselho.

51. É importante sensibilizar os organizadores das reuniões para o elevado custo dos cancelamentos e dos pedidos tardios. O mapa de custos das reuniões canceladas enviado no final de cada mês ao chefe da unidade central de coordenação do Estado-Membro que detém a Presidência rotativa do Conselho pode ser considerado como um exemplo de boas práticas, se for utilizado para efeitos de gestão.

Sistema de facturação interinstitucional da DG Interpretação

52. Para permitir que a DG Interpretação recupere os custos dos serviços de interpretação prestados às outras instituições (custos que devem ser imputados ao orçamento administrativo dessas instituições), foi criado um sistema de facturação interinstitucional baseado em «Acordos de Nível de Serviço» (Service Level Agreements, SLA) celebrados entre a DG Interpretação e as instituições em causa.

53. Em 2003 a DG Interpretação facturou ao Conselho ao preço de base de 632 euros por dia ou 369 euros por meio dia os intérpretes solicitados com pelo menos seis semanas de antecedência para as reuniões realizadas em Bruxelas. Foram aplicadas tarifas mais elevadas no caso das missões e das requisições tardias.

54. Foram efectuadas as seguintes observações no que se refere ao método de facturação actual: a) a estrutura de preços não se baseia no custo real de cada um dos tipos de pedidos (pedidos apresentados em tempo útil, pedidos tardios, pedidos cancelados, pedidos de línguas com custos de viagem mais elevados para os ICA, etc.); b) no que se refere às receitas da DG Interpretação, são utilizadas tabelas de preços baseadas no nível de actividade estimado. A maioria dos custos suportados pela DG Interpretação são custos fixos (só o custo dos ICA é totalmente variável). Por consequência, quando o volume ou a composição da procura efectiva de serviços de interpretação é diferente do que foi previsto, a DG Interpretação incorre num défice ou num excedente; c) o preço não inclui o custo integral dos serviços de interpretação porque, tal como referido no ponto 35, não inclui todos os custos gerais; d) a limitação do número de intérpretes e de reuniões por dia especificada no Acordo de Nível de Serviço permite evitar os picos, mas não as cavas da procura (início de Janeiro, Agosto, etc.); e) o facto de não existir uma ligação entre os sistemas informáticos do Conselho e da DG Interpretação leva a que a facturação seja muito trabalhosa e esteja sujeita a erros. As correcções em baixa das facturas de 2002-2003 da DG Interpretação enviadas ao Conselho ascenderam a perto de 6 % do montante facturado inicialmente.

Cooperação interinstitucional

55. Com base no trabalho do Comité Interinstitucional da Tradução e da Interpretação (CITI) e no relatório Chêne (21) de 2002, alcançaram-se progressos consideráveis no que se refere ao reforço da cooperação entre as instituições da UE no domínio da interpretação. As principais realizações foram as seguintes: — concursos comuns para intérpretes permanentes organizados pelo EPSO; — procedimento de selecção comum e lista comum de ICA acreditados; — sistema e unidade comuns de pagamentos aos ICA (desde Outubro de 2004); — intercâmbio de intérpretes para as novas línguas, que são escassos.

56. Poderão ser obtidas mais economias e ganhos de eficiência em vários outros domínios, mas o reforço da cooperação é dificultado pela organização actual, que prevê a existência de três prestadores independentes de serviços de interpretação (DG Interpretação, Parlamento e Tribunal de Justiça).

57. A divisão do trabalho entre o Parlamento e a Comissão (DG Interpretação) não é eficiente, pelas seguintes razões: a) as duas instituições são concorrentes no recrutamento de ICA para as reuniões de Bruxelas; b) as instituições não comunicam sistematicamente uma à outra a sua disponibilidade ou necessidade de recursos. A DG Interpretação recruta ICA nos dias para os quais o Parlamento dispõe de intérpretes permanentes a quem não foram atribuídas tarefas. Quando as reuniões são canceladas ou os intérpretes são necessários apenas para meio dia ou menos, o facto de as duas instituições terem estruturas separadas, combinado com o de não trocarem informações, torna quase impossível que a outra instituição utilize esses recursos. Durante o período das eleições para o Parlamento Europeu (10 de Maio a 2 de Julho de 2004), dezenas de intérpretes permanentes do Parlamento, principalmente das línguas menos faladas, não tiveram trabalho. Ao mesmo tempo, a DG Interpretação contratou em média 253 ICA por dia, o que esteve na origem de custos consideráveis, imputados às dotações orçamentais (mais de 900 euros por dia e por intérprete); c) a organização actual dificulta a redução das despesas de viagem que poderia ser obtida aproveitando a presença de ICA não locais já contratados pela outra instituição, os quais poderiam ser utilizados nos dias imediatamente anteriores ou seguintes; d) uma organização comum permitiria obter outras economias de escala, através de uma gestão comum dos recursos humanos, financeiros, operacionais e informáticos e da integração dos sistemas informáticos.

58. Deverá, portanto, analisar-se se os problemas atrás referidos poderão ser resolvidos através da criação de um único serviço ou agência interinstitucional que preste serviços de interpretação a todas as instituições da UE, ou da melhoria da cooperação interinstitucional. A centralização da prestação de serviços de interpretação seria compatível com a autonomia de cada instituição, como prova o facto de o Conselho depender há anos da Comissão para a prestação de serviços de interpretação, sem problemas a assinalar. O Acordo de Nível de Serviço celebrado entre o Conselho e a DG Interpretação demonstra que é perfeitamente viável garantir à instituição cliente um número previamente acordado de intérpretes por dia.

Observações específicas relativas às despesas com interpretação independente

Rácio óptimo entre intérpretes permanentes e independentes

DG Interpretação

59. A conveniência em utilizar ICA em vez de pessoal permanente está dependente de grande número de factores, tais como a distribuição das reuniões ao longo do ano e da semana, a disponibilidade de intérpretes independentes locais ou a distância entre o domicílio profissional do intérprete e o local onde se realiza a reunião. O Tribunal considera que os resultados do estudo atrás referido efectuado para a DG Interpretação (22) são válidos de um modo geral. De acordo com os mesmos, o rácio global óptimo seria a realização de 51 % dos dias de interpretação por intérpretes permanentes. A percentagem de dias de interpretação assegurados por intérpretes permanentes desceu de 53 % em 2000 para 46 % em 2002 e 2003, mas em 2004 subiu para 50 %.

60. Porém, o objectivo de um rácio global de 51:49 não é adequado para todas as línguas. A DG Interpretação não calculou o rácio óptimo para cada uma das línguas. Por exemplo, a proporção de intérpretes independentes neerlandófonos (54 % em 2003) deveria ser mais elevada, pois estão disponíveis muitos intérpretes independentes «locais» (ICA que residem em Bruxelas ou arredores) ou «não locais» (ICA que residem a pouca distância de Bruxelas) não tão dispendiosos.

61. Por outro lado, poderiam ser recrutados mais intérpretes permanentes de línguas como, por exemplo, o português e o grego, pois os custos de viagem dos ICA gregos e portugueses são superiores à média de todos os ICA. No caso destas línguas, a dependência em relação aos ICA é relativamente elevada (59 % e 67 % dos dias de interpretação, respectivamente, em 2003), o volume de trabalho dos intérpretes permanentes é dos mais elevados de todas as línguas (116 e 108 dias, respectivamente, para uma média de 104 em 2003) e a percentagem de ICA locais é a mais baixa (apenas 30 % no caso do português e 42 % no do grego, para uma média de 56 % em 2003).

Parlamento

62. O Parlamento não efectuou qualquer cálculo específico destinado a estabelecer a proporção óptima entre intérpretes independentes e permanentes. Em 2003, 57 % dos dias de intérprete foram fornecidos por ICA. Apesar de os custos serem mais elevados, parece justificar-se que a percentagem de interpretação independente seja mais elevada no Parlamento do que na DG Interpretação, pois a procura é mais irregular. No entanto, as cinco línguas com a percentagem mais elevada de interpretação independente (por ordem decrescente espanhol, italiano, inglês, finlandês e sueco) são línguas em que os custos de viagem dos ICA são superiores à média.

Ajudas de custo dos ICA

Reembolso das despesas de viagem e das ajudas de custo diárias

63. Os custos de viagem dos ICA são substancialmente mais elevados do que os dos funcionários. Nos termos da convenção, que concede aos ICA um subsídio de viagem, ajudas de custo diárias e o reembolso das despesas de viagem e hotel, os ICA beneficiam de condições de viagem mais favoráveis do que os seus colegas permanentes. No caso de reuniões realizadas fora de Bruxelas, estas disposições estão na origem de condições de viagem desiguais para intérpretes com a mesma categoria que desempenham as mesmas tarefas. Nos termos dos acordos da AIIC com outras organizações internacionais, os ICA beneficiam das mesmas condições de reembolso das despesas de viagem previstas para o pessoal permanente da mesma categoria (23).

64. Nos termos do artigo 10.o das normas da Comissão Europeia para a aplicação da convenção entre a AIIC e as instituições da UE (24), um ICA tem direito, mediante a apresentação dos documentos comprovativos, ao reembolso de um bilhete de avião IATA, flexível e reembolsável, à tarifa mais baixa que não esteja sujeita a quotas. As normas de execução aplicáveis aos ICA que trabalham para as instituições da UE sedeadas no Luxemburgo (25) contêm uma cláusula semelhante.

65. A Convenção deverá ser alterada no sentido de garantir que não seja geralmente pago a um ICA um montante superior ao correspondente ao custo de um bilhete com restrições (ou seja, um bilhete à tarifa mais baixa). Contudo, este montante será pago mesmo no caso de o bilhete não ser utilizado por motivo de doença, cancelamento da reunião ou qualquer outra razão que esteja fora do controlo do ICA.

Parlamento

66. A análise de uma amostra dos pagamentos efectuados aos ICA demonstrou que a maior parte dos ICA que viajam de avião obtinham reembolsos de um bilhete em classe executiva, sem que existissem no processo quaisquer provas da necessidade de adquirir esse tipo de bilhete.

67. Ao contrário do disposto nas regras que estipulam que um ICA não tem direito a ajudas de custo diárias completas quando um funcionário só receberia uma parte dessas ajudas, são concedidas ajudas de custo diárias completas mesmo por um período inferior a 12 horas (26).

DG Interpretação

68. A análise de uma amostra de 17 pagamentos efectuados a ICA que se deslocaram de avião demonstrou que quatro obtiveram o reembolso de um bilhete em classe executiva, sem que existissem no processo quaisquer provas da necessidade de adquirir esse tipo de bilhete.

Comparação com outras organizações internacionais

69. A remuneração diária paga em 2004 pelas instituições europeias, à taxa fixa de 483,98 euros por dia de trabalho para intérpretes experientes, está de acordo com as condições de mercado prevalecentes no sector privado. Porém, é inferior à taxa média bruta paga por outras organizações internacionais que celebraram igualmente convenções com a AIIC. O volume de emprego muito mais elevado e os contratos de mais longa duração oferecidos pelas instituições da UE, combinados com o tratamento fiscal favorável (os ICA estão sujeitos a um imposto comunitário e, por consequência, estão isentos do pagamento de impostos nacionais sobre o rendimento), justificam essa diferença.

70. O efeito do tratamento fiscal mais favorável é que, apesar de a taxa bruta de remuneração ser mais baixa, o montante líquido recebido pelo intérprete independente que trabalha para a DG Interpretação e para o Parlamento é mais elevado do que o montante líquido de remuneração pelo trabalho efectuado para o sector privado ou para outras organizações internacionais. Por consequência, as instituições da UE podem dar-se ao luxo de aplicar normas de recrutamento de ICA mais exigentes, mas devem também acompanhar atentamente as condições de mercado, para evitar que os seus ICA recebam uma remuneração excessivamente elevada.

71. Ao contrário das instituições europeias, a Organização de Cooperação e Desenvolvimento Económico aplica uma tarifa de remuneração reduzida em caso de reuniões canceladas, reuniões que terminam mais cedo e reuniões gerais e não técnicas (27).

Qualidade da interpretação

Parlamento

72. Um inquérito aos grupos políticos efectuado pelo Tribunal não revelou queixas relativas à qualidade, à fiabilidade ou à utilidade dos serviços de interpretação, mas a limitação das sessões de interpretação a três horas e meia foi considerada demasiado restritiva.

Comissão e Conselho

73. Cerca de 1,2 % dos relatórios de sessão (28) de 2003 e de 0,5 % dos de 2004 continham uma queixa informal, que se relacionava geralmente com as disposições linguísticas. Uma avaliação da qualidade dos serviços de interpretação prestados pela DG Interpretação efectuada por consultores externos em 2001, que incluía um inquérito aos delegados que participaram em reuniões da Comissão e do Conselho em que era assegurada interpretação, demonstrou que 91 % desses delegados estavam de um modo geral satisfeitos ou muito satisfeitos com a qualidade da interpretação da DG Interpretação, sendo o ponto mais fraco o conhecimento das questões debatidas nas reuniões. Este problema parecia estar relacionado com a distribuição tardia ou a não disponibilização dos documentos de reunião, o que os resultados do inquérito efectuado aos intérpretes indicaram como sendo o maior problema. Nomeadamente, a não disponibilização da documentação na sua língua activa era considerada um problema.

74. A partir do quarto trimestre de 2003, a DG Interpretação solicita aos organizadores das reuniões que respondam a um breve questionário, depois da reunião. Noventa e quatro por cento dos inquiridos disseram estar muito satisfeitos ou satisfeitos com os serviços da DG Interpretação e a qualidade da interpretação.

75. Este quadro foi confirmado em grande medida aos auditores pelos vários chefes das unidades centrais de coordenação criadas pelos Estados-Membros que detêm a Presidência rotativa do Conselho (a seguir designados por coordenadores da Presidência do Conselho) e pelos requerentes de interpretação para as reuniões da Comissão. A qualidade da interpretação foi referida quase unanimemente como o principal ponto forte da DG Interpretação.

76. Os intérpretes da DG Interpretação têm acesso a glossários multilingues sobre numerosos temas, disponíveis em linha, os quais constituem um instrumento de apoio à qualidade e à coerência da interpretação. Por outro lado, a documentação relativa à reunião muitas vezes só está disponível em inglês, pelo que tem de ser completada pelos próprios intérpretes através de pesquisas em bases de dados. A qualidade da interpretação poderá ser igualmente melhorada através de uma maior estabilidade das equipas de interpretação utilizadas em reuniões sucessivas. Esta recomendação aplica-se especialmente às reuniões mais técnicas.

77. A solicitude dos funcionários da DG Interpretação é igualmente considerada como um dos pontos fortes do serviço. Quando um pedido de interpretação é total ou parcialmente recusado pela DG Interpretação no decurso das suas reuniões semanais de arbitragem ou coordenação, a reunião para a qual foi apresentado o pedido é normalmente adiada para a semana seguinte ou realiza-se com uma configuração linguística reduzida. Segundo foi dito, os atrasos significativos nos progressos do trabalho dos comités ou dos grupos de trabalho são excepcionais.

78. O ponto negativo referido com mais frequência no decurso das entrevistas do Tribunal aos clientes da Comissão e do Conselho, aliás já mencionado também pelos do Parlamento, consistia na limitação das sessões de interpretação a três horas e meia.

79. O Conselho não dispõe de um sistema de avaliação da qualidade da interpretação e de medição da satisfação dos delegados.

80. Os coordenadores da Presidência do Conselho no período de 2002-2003 que foram entrevistados pelos auditores do Tribunal referiram quase unanimemente a qualidade da interpretação como o principal ponto forte da DG Interpretação. Os organizadores das reuniões ou as delegações raramente apresentaram queixas oficiais. Tanto em 2002 como em 2003 a DG Interpretação recebeu apenas quatro ou cinco dessas queixas e só duas em cada ano estavam relacionadas com a qualidade da interpretação.

81. Os coordenadores da Presidência do Conselho consideram igualmente que a antecedência de seis semanas exigida pela DG Interpretação para a apresentação dos pedidos é um prazo excessivamente longo, que implica inevitavelmente grande número de alterações. Sugeriram também que o envio pelo Secretariado-Geral de instruções escritas mais claras e detalhadas ao coordenador da Presidência do Conselho e aos organizadores das reuniões permitiria melhorar o planeamento e evitar o frequente cancelamento das reuniões, nomeadamente nas primeiras semanas de uma nova Presidência.

CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

Procedimentos aplicados para evitar que sejam assegurados serviços de interpretação que excedam as necessidades reais

82. A auditoria permitiu constatar que nos últimos cinco anos as instituições têm conseguido conter as despesas de interpretação, apesar de o número de línguas oficiais ter aumentado de 11 para 20 em Maio de 2004. A Comissão e o Conselho criaram sistemas destinados a assegurar que apenas seja facultada interpretação quando é realmente necessária. As boas práticas observadas nestas instituições deverão ser alargadas ao Parlamento (pontos 15-29).

Capacidade para assegurar a prestação de todos os serviços de interpretação necessários

83. As necessidades de interpretação nas línguas oficiais de antes do alargamento podem geralmente ser satisfeitas, mas está disponível um número de intérpretes insuficiente para satisfazer as necessidades de interpretação de ou para as novas línguas oficiais (pontos 30-32).

84. O aumento do número de línguas de trabalho coloca problemas práticos e financeiros que só podem ser resolvidos através do controlo da procura de serviços de interpretação e dos custos associados. A adesão de pequenos países cria um enorme aumento da procura em pequenos mercados de interpretação onde a oferta é deveras limitada, o que torna cada vez mais difícil satisfazer todos os pedidos de interpretação. Os concursos organizados pelo EPSO para seleccionar intérpretes permanentes nas novas línguas oficiais apenas foram concluídos após a data do alargamento e o número de candidatos admitidos não foi suficiente para dar resposta às necessidades dos serviços de interpretação da UE (pontos 30-31).

Custos da interpretação

85. A remuneração dos intérpretes representa cerca de 80 % dos custos de interpretação. Os custos suplementares referem-se a gestão, administração, formação, informática, etc. De acordo com os cálculos do Tribunal, em 2003 o custo integral dos serviços de interpretação prestados pelo Parlamento e pela DG Interpretação ascendeu a cerca de 57 e 106 milhões de euros, respectivamente. Incluindo o Tribunal de Justiça, os custos totais de interpretação das instituições da EU antes do alargamento podem ser estimados em cerca de 170 milhões de euros. O custo de um dia de interpretação no Parlamento é muito superior ao da DG Interpretação, principalmente devido à forma como as reuniões do Parlamento são organizadas (pontos 33-41 e anexo II).

86. Apesar das medidas tomadas para conter e reduzir os custos de interpretação, é possível obter mais economias através de uma gestão mais eficaz das reuniões, nomeadamente conseguindo que as alterações e cancelamentos de última hora sejam reduzidos ao mínimo (pontos 42-51).

87. Adicionalmente, as instituições deverão rever a sua política no que se refere ao nível de recursos de interpretação de reserva mantidos em regime de disponibilidade, para reduzir ao mínimo os custos dessa política (ponto 45).

88. Tal como se refere nos pontos 44 e 49, em 2003 foram despendidos mais de 6 milhões de euros pelo Parlamento e pelo Conselho em serviços de interpretação solicitados mas não utilizados, devido ao cancelamento de reuniões. Também foram canceladas reuniões na Comissão; porém, pelas razões referidas no ponto 46, não é possível estimar os custos desses cancelamentos.

89. A Comissão presta serviços de interpretação a si mesma, ao Conselho e a outras instituições por intermédio da DG Interpretação. Os custos de interpretação são facturados às outras instituições, o que constitui um instrumento eficaz de gestão dos recursos, mas o Tribunal constatou que a taxa de facturação não tem em conta os custos integrais. Se bem que o facto não tenha um efeito líquido no orçamento da UE, pode estar na origem de decisões de gestão inadequadas em matéria de utilização dos recursos disponíveis.

90. Poderão obter-se economias de custos através de uma aplicação mais rigorosa da Convenção com a AIIC, de uma maior integração dos sistemas informáticos e de uma cooperação interinstitucional mais estreita.

91. No que se refere à Convenção com a AIIC, deverá considerar-se a possibilidade de negociar um acordo que permita que os ICA beneficiem das mesmas condições aplicáveis ao pessoal permanente. O exemplo das Nações Unidas demonstra que é possível centralizar a organização das viagens dos intérpretes independentes (29). Poderão ser iniciadas consultas com a AIIC, ao abrigo do artigo 19.o da convenção, com vista à revisão da convenção neste ponto (pontos 63-71). Deverá considerar-se ainda a possibilidade de negociar preços especiais para os ICA com as agências de viagens, as companhias aéreas, os hotéis, etc.

92. A orientação geral de disponibilizar interpretação efectuada pelo pessoal permanente ou pelos ICA não é óbvia, pois está dependente de numerosos factores: a distribuição das reuniões ao longo do ano e da semana, a disponibilidade de intérpretes independentes locais, as combinações linguísticas necessárias, a distância entre o domicílio profissional do intérprete e o local onde se realiza a reunião, etc. Os ICA locais geralmente têm custos mais baixos do que os intérpretes permanentes, ao passo que os ICA não locais são em média mais dispendiosos (pontos 39-41).

Qualidade da interpretação

93. Os utilizadores estão de um modo geral satisfeitos com a qualidade dos serviços de interpretação prestados (pontos 72-75), se bem que muitos utilizadores tenham apelado para uma maior flexibilidade nos limites do tempo de interpretação estabelecidos para as reuniões.

Evolução possível

94. Deverá ser efectuada uma avaliação independente dos possíveis benefícios da criação de um serviço único interinstitucional que fornecesse serviços de interpretação a todas as instituições, em comparação com os do reforço da cooperação interinstitucional (ponto 58).

95. Todos os alargamentos da União Europeia estiveram na origem de um aumento do número de línguas de trabalho e da complexidade da procura de serviços de interpretação. O presente relatório demonstra que, sem colocar em causa o princípio do multilinguismo, as instituições conseguiram tomar medidas pragmáticas de redução e controlo dos custos de interpretação. O Tribunal recomenda que as instituições prossigam esses esforços.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 22 de Setembro de 2005. Pelo Tribunal de Contas Hubert WEBER Presidente

(1) Regulamento n.o 1 do Conselho de 15 de Abril de 1958 que estabelece o regime linguístico da Comunidade Económica Europeia (JO 17 de 6.10.1958, p. 385/58), alterado.

(2) Antes do alargamento da UE em Maio de 2004, a DG Interpretação empregava perto de 500 intérpretes funcionários, o Parlamento mais de 200 e o Tribunal de Justiça 33.

(3) Os intérpretes independentes são também conhecidos pela sigla francesa AIC (Auxiliaire Interprète de Conférence).

(4) O Estatuto dos funcionários das Comunidades Europeias e o regime aplicável aos outros agentes das Comunidades Europeias são fixados pelo Regulamento (CEE, Euratom, CECA) n.o 259/68 do Conselho (JO L 56 de 4.3.1968, p. 1), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE, Euratom) n.o 723/2004 (JO L 124 de 27.4.2004, p. 1).

(5) Para efeitos estatísticos, a DG Interpretação define um dia de interpretação como dois meios dias durante os quais um intérprete prestou efectivamente alguns serviços de interpretação (ou seja, excluindo as viagens e todas as outras actividades). Dado que a DG Interpretação, o Parlamento e o Tribunal de Justiça utilizam métodos diferentes para calcular os dias de interpretação assegurados, os auditores, para calcularem a percentagem do consumo total que corresponde a cada uma das instituições, bem como o custo por dia de interpretação, ajustaram os valores relativos às outras instituições de modo a torná-los comparáveis aos valores da DG Interpretação.

(6) Para facilitar a comparação, 1998 foi escolhido como ano de base por tanto 1998 como 2003 terem sido anos imediatamente anteriores a um ano de eleições parlamentares e de renovação da Comissão. Além disso, o número de línguas oficiais era o mesmo nesses dois anos (11), pois o penúltimo alargamento da UE teve lugar em 1995.

(7) Línguas activas são as línguas em que é fornecida a interpretação. Línguas passivas são as línguas que podem ser faladas na reunião. Se o número de línguas activas e passivas não for igual, a reunião tem uma configuração linguística assimétrica. Por exemplo: uma configuração 7/6 é uma configuração com sete línguas passivas e seis línguas activas.

(8) Cálculo efectuado com base na hipótese prudente de que o problema só afectara uma delegação. O custo médio de um dia de intérprete é indicado no quadro 4.

(9) Algoé Consultants, Evaluation de la qualité des prestations fournies par le SCIC en matière d'interprétation, Lyon-Ecully, 26 de Junho de 2001.

(10) Decisão n.o 56/04 do Secretário-Geral do Conselho/Alto Representante para a Política Externa e de Segurança Comum, de 7 de Abril de 2004, relativa à interpretação para o Conselho Europeu, o Conselho e as suas instâncias preparatórias, SN 1327/04 REV 1.

(11) A fim de garantir uma interpretação de qualidade, os intérpretes da UE em princípio só são solicitados a prestar serviços de interpretação para a sua língua materna. O grande número de línguas de trabalho leva a que seja muito difícil encontrar intérpretes para todas as combinações linguísticas.

(12) Trata-se de uma tradução da expressão francesa «mise à disposition» (MAD) utilizada pela DG Interpretação. Todos os intérpretes cujos serviços foram solicitados e não foram cancelados pelos menos seis dias úteis antes da reunião são facturados como tendo sido disponibilizados (BMA).

(13) Os custos directos são as remunerações dos intérpretes permanentes e dos ICA, incluindo os subsídios de viagem e as ajudas de custos.

(14) Os custos indirectos são definidos aqui como todos os outros custos relacionados com a actividade de interpretação: remunerações dos quadros directivos e outro pessoal responsável pelo planeamento, pela gestão financeira e dos recursos humanos e por outras tarefas administrativas, custos de formação, de informática e administrativos, etc.

(15) Os valores do custo integral médio por dia de interpretação em 2003 (1 081 euros antes de impostos e pensões ou 1 046 euros após impostos e pensões) são muito mais elevados do que os do custo por intérprete disponibilizado, porque incluem mais custos gerais do que os considerados pela DG Interpretação e têm em conta apenas os dias completos de interpretação (ou dois meios dias) fornecidos para as reuniões que tiveram efectivamente lugar, ao passo que, tal como se refere no ponto 35, as reuniões canceladas e as reuniões de meio dia são também incluídas no cálculo dos custos por intérprete disponibilizado, pois os custos dessas reuniões são imputados aos organizadores da reunião.

(16) Os ICA locais são os que têm o seu domicílio profissional declarado num raio de menos de 60 quilómetros do local onde se realiza a reunião.

(17) PriceWaterhouseCoopers, Étude sur le coût total des interprètes fonctionnaires et des interprètes A.I.C., 5 de Outubro de 2001.

(18) No GERI a unidade de medida do emprego de intérpretes é o «meio dia». Quando uma reunião é cancelada no GERI, os meios dias de interpretação atribuídos a essa reunião aparecem automaticamente como «meios dias suspensos» («demi-journée suspendue») para cada um dos intérpretes designados para a reunião. Quando o intérprete suspenso é designado para outra reunião, o código «suspenso» é substituído pelo código da nova reunião. Consequentemente, a soma de todos os meios dias suspensos («demi-journées suspendues») do GERI representa a «perda líquida de recursos de interpretação», expressa em meios dias.

(19) O regime de disponibilidade «implícita» difere do de disponibilidade «explícita» na medida em que esta última corresponde a equipas de reserva incluídas no planeamento para substituir intérpretes ausentes. De acordo com as condições de trabalho estipuladas [«Provisions applicable to staff interpreters», SCIC (87)25], os intérpretes designados para reuniões assegurarão no máximo 18 sessões (meios dias de 3,5 horas) por período de duas semanas.

(20) O custo médio por dia disponível para interpretação é igual ao custo total da DG Interpretação após impostos e pensões atrás calculado (106 milhões de euros), dividido pela soma do número de dias de intérprete (101 000) com o número de dias de disponibilidade implícita (21 000).

(21) Relatório do grupo de trabalho ad hoc do CITI, Synergies et économies d'échelle susceptibles d'être obtenues grâce à la coopération entre les services d'interprétation et de traduction des institutions et des organes communautaires (Sinergias e economias de escala susceptíveis de serem obtidas graças à cooperação entre os serviços de interpretação e de tradução das instituições e dos organismos comunitários), Bruxelas, 22.4.2002.

(22) PriceWaterhouseCoopers, Étude sur le coût total des interprètes fonctionnaires et des interprètes A.I.C. (Estudo sobre o custo total dos intérpretes funcionários e dos ICA), 5 de Outubro de 2001.

(23) O artigo 15.o do acordo que rege as condições de emprego dos intérpretes de conferência remunerados ao dia entre a AIIC e as organizações coordenadas (Accord régissant les conditions d'emploi des interprètes de conférence rémunérés à la journée entre l'AIIC et les Organisations coordonnées) estipula que, salvo disposições em contrário estabelecidas de comum acordo, as regras que regem as despesas de viagem são as que estão em vigor em cada organização; esta disposição é confirmada pelo artigo 2.o do acordo adicional entre a AIIC e o Conselho da Europa, que estipula que são aplicáveis aos intérpretes as condições de viagem e reembolso das despesas aplicáveis ao pessoal da Conselho da Europa em viagem de serviço. Artigo 13.o do acordo AIIC-Nações Unidas (2000-2005): «Except as may be otherwise provided in this Agreement, the travel rules applicable to the regular staff of the employing organization on missions of similar duration shall be applicable to the travel of the freelance interpreters employed thereby. (…)» (salvo disposições em contrário previstas no presente acordo, as regras de viagem aplicáveis aos funcionários da organização empregadora em missões de duração semelhante serão aplicáveis aos intérpretes independentes empregados pela mesma).

(24) Comissão Europeia, Normas de execução de determinadas disposições da Convenção (Modalités d'application de certaines dispositions de la Convention).

(25) Normas de execução da regulamentação relativa aos intérpretes de conferência independentes que trabalham para as instituições sedeadas no Luxemburgo (Dispositions d'application relatives aux Réglementations concernant les interprètes de conférence free-lance travaillant pour les institutions de Luxembourg), n.o III. Despesas de viagem.

(26) O n.o 2 do artigo 9.o da convenção referida no ponto 8 estipula que «as ajudas de custo e as ajudas de custo suplementares são iguais às ajudas de custo atribuídas aos funcionários de graus LA4 a LA8 fixadas pela tabela mais vantajosa em vigor nas instituições para os intérpretes que não têm estatuto de agente das instituições. Para os intérpretes cujos contratos sejam assinados nos termos do artigo 78.o do RAA, a tabela é a que vigora na instituição que os contrata».

(27) Ver «Terms and conditions of employment of free-lance interpreters at the OECD in 2003» (Termos e condições de emprego dos tradutores independentes na OCDE em 2003).

(28) Ver ponto 23.

(29) Ver também o artigo 14.o do acordo AIIC-Nações Unidas (2000-2005): «When an organization offers the interpreter a contract it shall endeavour to inform him of the arrangements it intends to make for transportation. If the interpreter accepts the contract, he shall accept whatever travel arrangements are made, unless his professional obligations prior to and subsequent to his contract are such as to render impractical, in the opinion of the organization, participation in such arrangements. (…)» (Quando uma organização propõe um contrato a um intérprete, deve informá-lo sobre as medidas que tenciona tomar em matéria de transportes. Quando aceita o contrato, o intérprete aceita as condições de viagem previstas, a menos que as suas obrigações profissionais no período anterior e posterior ao contrato sejam de molde a impossibilitar, na opinião da organização, a aceitação dessas condições).

ANEXO I Disposições específicas aplicáveis ao Parlamento, à Comissão e ao Conselho Parlamento 1. Nos termos do artigo 138.o do Regimento do Parlamento, todos os deputados têm o direito de usar da palavra no Parlamento na língua oficial da sua escolha. As intervenções numa das línguas oficiais serão interpretadas em simultâneo para cada uma das outras línguas oficiais, bem como para qualquer outra língua que a Mesa entenda necessária. O mesmo artigo estipula ainda que, nas reuniões das comissões e delegações, será assegurada a interpretação de e para as línguas oficiais utilizadas e requeridas pelos membros titulares e suplentes dessas comissões ou delegações. Na prática, em todas as sessões plenárias e algumas reuniões de grandes grupos políticos, é assegurada a interpretação de e para todas as línguas oficiais da UE (11 línguas activas e passivas antes do alargamento e 19 após o alargamento, devido à não disponibilidade de intérpretes malteses em número suficiente). Nas reuniões das comissões parlamentares, é assegurada a interpretação para as línguas de todos os membros da comissão. Comissão 2. No que se refere à utilização das línguas, o Regulamento Interno da Comissão (1) e as respectivas normas de execução (2) permitem uma maior flexibilidade. Nas reuniões da Comissão Europeia é assegurada interpretação apenas em três línguas (inglês, francês e alemão). Nos «comités de Comitologia» (3), o número de línguas difere em função dos comités e dos pedidos dos delegados nacionais. Na maioria dos casos, nas reuniões destes comités é assegurada interpretação para três a sete línguas. Conselho 3. Nos termos do Regulamento n.o 1 e do artigo 14.o do Regulamento Interno do Conselho, é assegurada interpretação em regime linguístico completo (11 línguas activas e passivas antes do alargamento e 20 após o alargamento) nas reuniões do Conselho de Ministros. As reuniões do Coreper (Comité de Representantes Permanentes) realizam-se com interpretação apenas em três línguas activas e passivas (inglês, francês e alemão). Nas numerosas outras instâncias preparatórias (comités, grupos, grupos de trabalho), é acordada uma configuração linguística específica quando a instância é criada. As configurações linguísticas das diferentes instâncias são enumeradas numa nomenclatura específica estabelecida pelo Secretariado-Geral do Conselho. 4. Quando recebe da Presidência do Conselho pedidos para reuniões, a Unidade de Conferências do Secretariado-Geral do Conselho atribui automaticamente uma configuração linguística a cada um dos pedidos, de acordo com a nomenclatura. Todos os pedidos de interpretação para reuniões são satisfeitos pela DG Interpretação, desde que o número total de reuniões com interpretação e o número de intérpretes por dia não exceda os limiares estabelecidos num «Acordo de Nível de Serviço» (Service Level Agreement, SLA) celebrado em Dezembro de 2002 entre a Comissão (DG Interpretação) e o Conselho, com vista a formalizar as principais obrigações de ambas as partes. (1) Regulamento Interno da Comissão, C(2000) 3614 (JO L 308 de 8.12.2000, p. 26). (2) Normas de execução do Regulamento Interno da Comissão, C(2001) 1. (3) Comités consultivos, comités de gestão e comités de regulamentação, regidos pela Decisão do Conselho 1999/468/CE, de 28 de Junho de 1999, que fixa as regras de exercício das competências de execução atribuídas à Comissão (JO L 184 de 17.7.1999, p. 23), que substitui a Decisão 87/373/CEE (JO L 197 de 18.7.1987, p. 33).

ANEXO II Método de cálculo de custos concebido pelo Tribunal 1. Os custos orçamentais integrais («custos antes de impostos e pensões») para a DG Interpretação, tal como foram calculados pelos auditores do Tribunal, são iguais aos custos integrais utilizados pela DG Interpretação para estabelecer as taxas de facturação interinstitucional, aos quais são adicionados os custos gerais não incluídos nos cálculos da DG Interpretação (custos dos quadros directivos e do pessoal de apoio responsável por actividades relacionadas com questões financeiras e orçamentais, gestão dos recursos humanos e administração geral). 2. Deduzindo o imposto comunitário pago pelos intérpretes permanentes e pelos ICA dos «custos antes de impostos e pensões» e acrescentando as contribuições fictícias da entidade patronal para as pensões dos intérpretes permanentes (que são equivalentes ao dobro da contribuição paga pelo funcionário) (1), obtêm-se os custos para o orçamento comunitário («custos após impostos e pensões»). No caso dos ICA, os custos orçamentais integrais incluem já as contribuições para pensão pagas pelo ICA e pelas instituições da UE a uma entidade exterior. (1) Nos termos do n.o 2 do artigo 83.o do Estatuto dos funcionários, os funcionários contribuem para o financiamento da terça parte deste regime de pensões. Tal contribuição é deduzida mensalmente do vencimento do interessado. Por consequência, a «contribuição da entidade patronal» é o dobro da contribuição do funcionário.

RESPOSTAS DO PARLAMENTO EUROPEU V. Antes de aprovar a prestação do serviço de interpretação, a Unidade Reuniões/Conferências da Direcção-Geral de Interpretação verifica se os pedidos de reuniões respeitam as normas em vigor. VII. O Parlamento Europeu salienta que, enquanto instituição política, deve estar apto a reagir rapidamente a situações políticas que, por definição, não podem ser programadas em muitos casos. O código de conduta adoptado em 1999 e actualizado em 2004 estabelece regras que permitem uma melhor gestão da disponibilização do serviço de interpretação. Muitas das reuniões organizadas nas outras duas instituições mencionadas no presente relatório podem não necessitar de serviços de interpretação, mas as reuniões parlamentares implicam geralmente o recurso à interpretação (1). VIII. Os relatórios de sessão existem para as reuniões das comissões e das delegações; serão alargados aos outros tipos de reuniões, nomeadamente às dos grupos políticos. A elaboração de relatórios periódicos destinados a sensibilizar os utilizadores foi perturbada por problemas de carácter técnico. Os serviços comprometem-se a melhorar a situação a partir de Setembro de 2005. 19. Mesmo que os deputados devessem confirmar antecipadamente a sua presença na reunião, o respeito do perfil linguístico de uma reunião seria dificultado por diversos factores, nomeadamente a obrigação de cobrir as necessidades linguísticas decorrentes da participação na reunião de ministros, comissários ou peritos convidados. 20-21. Os serviços de interpretação verificam regularmente com os utilizadores a pertinência dos recursos solicitados; desde Setembro de 2004, e a fim de assegurar a melhor utilização possível dos recursos, estes serviços analisam igualmente os relatórios elaborados após as reuniões das comissões e delegações e, em breve, também após as reuniões dos grupos políticos. Os serviços utilizadores (comissões e delegações) procedem à actualização dos perfis linguísticos das suas reuniões, a fim de permitir à Direcção da Interpretação optimizar a utilização dos recursos. Estas informações devem ser transmitidas periodicamente à Mesa do Parlamento para que esta possa, se for caso disso, proceder às necessárias adaptações. 30. O PE toma nota (artigo 139.o do Regimento) de que a cobertura das novas línguas oficiais após o alargamento ainda não pode ser totalmente assegurada devido à escassez de recursos qualificados, cuja formação incumbe aos Estados-Membros. 31. Ainda que o concurso organizado pelo EPSO para recrutar intérpretes de língua maltesa tenha sido infrutuoso, a interpretação nesta língua é assegurada nas sessões plenárias de Estrasburgo mediante o recrutamento de intérpretes externos; essa cobertura será igualmente assegurada em 2006 nas sessões plenárias organizadas em Bruxelas, graças aos intérpretes malteses que seguiram um programa de formação financiado pelas instituições. 33-34. Os serviços do PE tomam nota do custo directo do serviço de interpretação prestado pelos intérpretes externos segundo as normas em vigor e actualizam regularmente o custo médio diário da interpretação efectuada por um intérprete externo. Comprometem-se a estudar e, eventualmente, utilizar o método de cálculo proposto pelo Tribunal para terem uma melhor percepção do custo global dos serviços fornecidos, incluindo os serviços fornecidos pelos intérpretes permanentes, e disponibilizarem os recursos necessários à gestão destes dados. 38. A diferença entre os custos diários da interpretação no PE e na DG Interpretação é explicada no ponto seguinte (39), em que o Tribunal salienta as características específicas da actividade do PE. 39. A grande concentração de reuniões numa parte da semana ou do dia [alínea c) do ponto 39] explica-se, nomeadamente, pela necessidade de os grupos políticos respeitarem os prazos de entrega das alterações antes da sua tradução escrita. A introdução de nove línguas novas implicou que esse prazo mudasse da manhã de quinta-feira para a noite da quarta-feira que antecede a sessão plenária, do que resulta uma concentração das reuniões na quarta-feira. Conscientes da necessidade de melhorar a utilização dos recursos, os serviços de interpretação reforçaram a cooperação interinstitucional no que diz respeito à disponibilização recíproca de intérpretes permanentes e tencionam intensificar esta prática favorecendo os períodos de reduzida actividade parlamentar. Os serviços responsáveis pela organização das reuniões das comissões e delegações parlamentares conseguiram, em 2004, aumentar o número de reuniões programadas para quinta-feira à tarde. No PE, as reuniões ao fim da tarde ou à noite são organizadas [alínea d) do ponto 39] em função das decisões dos órgãos políticos relativas à organização dos trabalhos; abrangem essencialmente as sessões plenárias em Estrasburgo e em Bruxelas, algumas reuniões da Comissão dos Orçamentos no período de aprovação dos orçamentos e determinadas reuniões dos comités de conciliação. Estas reuniões constituem uma parte largamente minoritária do volume geral de actividades e fazem parte integrante do ritmo de actividade próprio da instituição parlamentar de 25 Estados-Membros. 42. O custo elevado dos serviços de interpretação organizados em cima da hora reflecte a flexibilidade de organização que é exigida no PE. Tal como foi indicado na resposta ao ponto VII, podem ser solicitadas reuniões em cima da hora em função da actualidade política a que o Parlamento deve reagir. 43. O cancelamento tardio das reuniões com interpretação e a melhoria do planeamento dos trabalhos são factores de custo para os quais os serviços administrativos chamam regularmente a atenção dos utilizadores. Está previsto sensibilizar mais os utilizadores, comunicando-lhes regularmente o custo destes cancelamentos tardios. Os dados fornecidos pelo Tribunal de Contas devem ser, todavia, relativados a fim de evitar uma interpretação errada. Com efeito, uma reunião é frequentemente constituída, no decurso do mesmo dia, por uma série de diversas sub-reuniões (coordenadores, mesa, grupos de trabalho, etc.): o cancelamento de uma ou várias sub-reuniões não tem qualquer incidência orçamental, na medida em que os intérpretes trabalharam para as outras sessões. Por outro lado, os dados relativos ao cancelamento de reuniões incluem igualmente os cancelamentos «técnicos», que não têm qualquer incidência orçamental ao nível da interpretação, pois visam unicamente recriar a mesma reunião solicitada, alterando os horários, as salas, o local de trabalho ou as línguas solicitadas 44. A gestão da interpretação deve conciliar a abordagem orçamental da remuneração dos intérpretes (os intérpretes externos são remunerados numa base diária indivisível, mesmo no caso de uma sessão curta) e a lógica da organização do trabalho parlamentar por períodos de meio dia ou por sessões ainda mais curtas. Por conseguinte, o impacto orçamental em termos de despesas de interpretação é limitado, ou mesmo nulo, quando uma «sub-reunião» ou um grupo de trabalho foi efectivamente cancelado, mas os intérpretes em causa trabalharam em outras sessões no decurso do mesmo dia (em média, 70 % dos intérpretes afectados por um cancelamento podem ser reafectados a outras reuniões). Nestas condições, o Parlamento calcula que o custo do serviço de interpretação planificado e não utilizado, em 2003, foi inferior a 5 % do total dos recursos de interpretação mobilizados (56 298 dias de interpretação), ou seja, um pouco mais de metade da percentagem e do custo mencionado pelo Tribunal. 55. O PE congratula-se com os progressos realizados no domínio da cooperação interinstitucional em matéria de interpretação, progressos esses que ultrapassam as recomendações do relatório Chêne, nomeadamente no que se refere ao intercâmbio pontual de intérpretes permanentes das antigas línguas oficiais. Determinadas diferenças entre as instituições no que diz respeito às condições de trabalho dos intérpretes entravam ainda os intercâmbios de funcionários. Este assunto está a ser objecto de estudo. 56. Independentemente das economias e dos ganhos de eficiência possíveis, é oportuno salientar que a existência de três serviços de interpretação corresponde às particularidades e às necessidades específicas das instituições em causa. Os calendários das actividades das instituições poderiam ser objecto de uma maior harmonização para que a eficiência e a disponibilidade do serviço de interpretação possam melhoradas, em especial no caso das línguas do alargamento. 57. O conceito de concorrência não abrange de forma alguma as remunerações, que são fixadas pela convenção ao mesmo nível para todas as instituições da UE. Os secretários-gerais das instituições, conscientes da necessidade de melhorar a gestão dos recursos humanos disponíveis [alínea b) do ponto 57], intensificaram consideravelmente a cooperação interinstitucional e lançaram um programa de disponibilização recíproca dos intérpretes permanentes; é sua firme intenção reforçar a cooperação neste domínio. A gestão comum da lista de intérpretes externos e uma maior concertação entre os serviços de programação possibilita já uma partilha das despesas de viagem [alínea c) do ponto 57] em proporções que poderão certamente ser melhoradas. 58. A autonomia política e funcional do Parlamento Europeu não é conciliável com uma prática organizativa que consistiria em dever submeter os seus pedidos de reuniões oficiais a uma arbitragem, administrativa quando chegar o momento de gerir os recursos disponíveis, e, em última análise, fazer depender a realização das suas reuniões de uma tal arbitragem técnica. Por conseguinte, a ideia da criação de uma agência única encarregada de fornecer serviços de interpretação a todas as instituições não pode ser aceite pelo Parlamento Europeu. Aliás, o relatório Chêne, nas suas conclusões destinadas aos secretários-gerais das instituições, formuladas em 2002 após um estudo circunstanciado, preconizava um reforço das sinergias e não uma fusão dos serviços. Por fim, em termos económicos, a criação de uma agência única de prestação de serviços de interpretação para todas as instituições apenas reduziria os custos suplementares referentes à organização das reuniões do PE (custos das deslocações em serviço a Estrasburgo, maior número de deslocações em serviço, factores objectivos indicados pelo Tribunal como sendo justificados). Não permitiria, no entanto, reduzir a escassez de intérpretes qualificados que afecta determinadas línguas. 62. O PE visou sempre uma proporção de 50/50 entre os intérpretes independentes (ICA) e os permanentes; esta proporção é favorável aos ICA em períodos de maior actividade, mas foi estabilizada em 2004 em 52 % de permanentes e 48 % de ICA. 63. Os serviços do PE esforçam-se, em particular depois da criação de um serviço único responsável pelo pagamento dos ICA, por controlar mais rigorosamente as despesas de viagem apresentadas pelos ICA. O objectivo é aplicar as tarifas mais baixas no respeito das normas em vigor e utilizar tanto quanto possível os critérios aplicados aos intérpretes permanentes. O Parlamento Europeu está disposto a proceder com as outras instituições a uma renegociação da convenção celebrada com a AIIC. 64-65. O tipo de bilhete de avião mencionado no artigo 10.o das normas de aplicação da convenção actualmente em vigor («um bilhete de avião IATA, flexível e reembolsável, à tarifa mais baixa que não esteja sujeita a quotas») não corresponde ao bilhete submetido a restrições. Eventualmente, os serviços do Parlamento acedem a reembolsar as despesas de viagem com base numa tarifa reduzida submetida a restrições, garantindo ao intérprete o reembolso das penalizações imputáveis por razões de serviço. O serviço responsável pela gestão incentiva os intérpretes ICA a utilizarem esta fórmula ou mesmo a recorrerem sistematicamente ao serviço de viagens associado ao PE, que tem por incumbência aplicar tarifas negociadas ou as tarifas mais baixas. Aliás, em certos casos e em algumas linhas (por exemplo, Bruxelas-Estrasburgo durante os períodos de sessões do PE), não existem bilhetes flexíveis disponíveis na tarifa de classe executiva. 66. Em cooperação com o novo serviço único incumbido do pagamento dos ICA, criado em Outubro de 2004, os serviços do PE instituíram uma célula responsável pelo controlo do sector das despesas inerentes ao recrutamento de ICA. 67. É verdade que o Parlamento Europeu aplicou sempre o n.o 2 do artigo 9.o da convenção, considerando que esta disposição visava a igualdade das tabelas aplicáveis e não normas de fraccionamento das ajudas de custo diárias. As disposições constantes do novo Estatuto do pessoal prevêem uma distinção entre ajudas de custo diárias e subsídio de alojamento. A renegociação da convenção celebrada com a AIIC permitirá aclarar estas disposições. 72. A duração das sessões de interpretação está fixada em três horas e meia para as reuniões habituais. Todavia, se o serviço utilizador o solicitar, essa duração pode ser alargada, sem dificuldades, para quatro horas ou mais, mediante um reforço das equipas de intérpretes. 82. As melhores práticas observadas nas outras instituições serão estudadas pelos serviços do PE que utilizam a interpretação, a fim de melhorar a planificação dos trabalhos, no respeito dos imperativos políticos recordados na resposta ao ponto VII. 83-84. A cobertura das necessidades de interpretação relativas às novas línguas oficiais evolui ao ritmo dos consideráveis esforços de prospecção e de formação complementar desenvolvidos pelas instituições. Importa, todavia, salientar que os novos Estados-Membros têm um papel central a desempenhar no domínio da formação de linguistas. 85-86. O multilinguismo integral desejado pelo PE implica custos importantes, que podem ser mais reduzidos em função do tipo de organização dos trabalhos parlamentares e de uma planificação óptima das reuniões. Esses custos decorrem igualmente de decisões políticas relativas à organização dos trabalhos (calendários e locais de trabalho). 87. A Direcção da Interpretação do PE pratica uma política minimalista no que diz respeito às equipas de intérpretes de reserva. Apenas é programada uma equipa por dia, unicamente para os dias de actividade máxima, a qual acaba por ser sempre utilizada no todo ou em grande parte. 88. Ver a resposta dada pelo Parlamento Europeu ao ponto 44. 90-91. Os serviços do PE encontram-se actualmente empenhados num processo de aplicação mais rigorosa da convenção com a AIIC, de uma maior integração dos sistemas informáticos e de um aprofundamento da cooperação interinstitucional e comprometem-se a prosseguir nessa via. A instituição encontra-se aberta a uma renegociação da convenção. 92. O PE entende que deve dispor de um corpo de intérpretes funcionários, que constitui um garante de independência e de autonomia para a instituição. Por outro lado, o recurso pontual a intérpretes externos, em função das necessidades, permite absorver os picos de actividade e modular os encargos orçamentais. A relação 50/50 surge como um compromisso razoável entre a autonomia e a flexibilidade do serviço. 93. A duração das reuniões é fixada pelos órgãos políticos e parlamentares, podendo ultrapassar a duração convencional de 3 horas e meia, conforme referido no ponto 72. Compete ao serviço de interpretação satisfazer todos os pedidos apresentados em conformidade com as normas; para tal, assegura a afectação dos intérpretes às reuniões, em função das normas vigentes em matéria de condições de trabalho 94. Compete à autoridade política do PE determinar se deseja dispor do seu próprio serviço de interpretação autónomo, implicado em amplas sinergias interinstitucionais, ou se prefere favorecer a criação de uma agência única encarregada de fornecer o serviço de interpretação a todas as instituições. (1) O artigo 13.o do Regimento do Parlamento estabelece o seguinte: «1. Todos os documentos do Parlamento devem ser redigidos em todas as línguas oficiais. 2. Todos os deputados têm o direito de usar da palavra no Parlamento na língua oficial da sua escolha. As intervenções numa das línguas oficiais serão interpretadas em simultâneo para cada uma das outras línguas oficiais, bem como para qualquer outra língua que a Mesa entenda necessária. 3. Nas reuniões das comissões e delegações, será assegurada a interpretação de e para as línguas oficiais utilizadas e requeridas pelos membros titulares e suplentes dessas comissões ou delegações. 4. Nas reuniões de comissões ou delegações que se realizem fora dos locais de trabalho habituais, a interpretação será assegurada de e para as línguas dos membros que tenham confirmado a sua comparência na reunião. Este regime poderá ser flexibilizado, a título excepcional, com o assentimento dos membros de um ou de outro daqueles órgãos. Em caso de desacordo, a Mesa decide.».

RESPOSTAS DO CONSELHO O Secretariado-Geral do Conselho congratula-se pelo Relatório do Tribunal de Contas Europeu relativo às despesas de interpretação das instituições da UE, que poderá servir de base para uma melhor racionalização do recurso à interpretação no futuro. Observações sobre alguns pontos específicos do relatório 10./11. O quadro 1 e as análises subsequentes nos pontos 10 e 11 não fornecem uma explicação completa sobre o aumento do número de dias de interpretação no Conselho entre 1998 e 2002 (+9 %). A principal razão deste aumento é o crescimento significativo das actividades do Conselho e o número de reuniões (+39 %) realizadas no Conselho durante esse período (ver quadro 1). Quadro 1 Volume de dias de interpretação fornecidos ao Conselho, incluindo as línguas dos novos Estados-Membros, em comparação com o número de reuniões (index 1998 = 100) 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Reuniões no Conselho 100 105,8 112,2 132,7 139 135,8 124,8 Dias de interpretação fornecidos ao Conselho 100 96,8 96,3 105,6 109,1 103,9 89,9 No que se refere à diminuição de –13 % de dias de interpretação no Conselho em 2004, deverá observar-se que o número de reuniões diminuiu de –8 % em 2004. Além disso deverão ser tidos em conta os seguintes factores: — Desde 1 de Maio de 2004 houve menos reuniões com interpretação, devido à Decisão n.o 56/04 do SG/AR. — Os antigos Estados-Membros (da UE 15) apresentaram em 2004 menos pedidos de interpretação do que anteriormente. — A DG Interpretação não pôde fornecer toda a interpretação solicitada para as novas línguas. 28. Deverá acrescentar-se que o orçamento do Conselho também financia 50 % das despesas de interpretação das reuniões do Coreper. 35. O facto de a definição de disponibilização não ser clara e ter variado frequentemente ao longo dos anos torna qualquer análise deste conceito altamente duvidosa. 49. Deverá ser indicado que mesmo no caso de o Conselho cancelar uma reunião para a qual tenha sido reservada e deva ser paga a interpretação, tal não significa que os intérpretes fiquem desocupados. De acordo com a experiência do Conselho, a DG Interpretação pode atribuir e tem atribuído alguns destes intérpretes a outras reuniões realizadas na Comissão ou em outras instituições servidas pela DG Interpretação. 94. O Secretariado-Geral do Conselho apoia a ideia de realizar uma avaliação independente das possíveis vantagens de criar um único serviço interinstitucional que forneça serviços de interpretação a todas as instituições da UE.