Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000, acompanhado das respostas da Agência

(2001/C 372/03)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração da Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos, em conformidade com o n.o 10 do artigo 57.o do Regulamento (CEE) n.o 2309/93(1) do Conselho.

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000. De acordo com o n.o 7 do artigo 57.o do Regulamento (CEE) n.o 2309/93 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no n.o 11 do artigo 57.o do Regulamento (CEE) n.o 2309/93 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DA AGÊNCIA EUROPEIA DE AVALIAÇÃO DOS MEDICAMENTOS (LONDRES) NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 2000

Execução do orçamento e contas orçamentais

5. No quadro 1(3) é apresentada a execução das dotações do exercício de 2000 e das dotações transitadas do exercício anterior.

6. As dotações definitivas do exercício ascenderam a 55,3 milhões de euros, dos quais foram autorizados 51,8 milhões de euros (94 %). As dotações operacionais (título III) (22,3 milhões de euros) foram autorizadas até ao limite de 93 % (20,7 milhões de euros).

7. Do montante total das dotações transitadas de 1999 (9 milhões de euros), no final de 2000 foram anulados 1,6 milhões de euros, ou seja cerca de 18 %.

8. Em 2000, verificou-se um aumento de 32 % das dotações transitadas que se elevaram a 11,8 milhões de euros. Deste montante, 5,9 milhões de euros dizem respeito à avaliação de medicamentos, que constitui um processo moroso e implica o recurso a transições de fundos, e 2,5 milhões de euros referem-se à ampliação e renovação das salas de reunião, com o objectivo de aumentar a sua capacidade para fins de avaliação dos medicamentos órfãos e outros. Apesar disso, a Agência deverá procurar limitar o nível das transições através de um maior controlo das suas actividades.

Demonstrações financeiras e contabilidade

9. Nos quadros 2 e 3 são apresentados a conta de gestão relativa ao exercício de 2000 e o balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000.

10. A Agência incluiu na sua conta de proveitos para 2000 montantes em dívida mas ainda não cobrados (55 milhões de euros), embora o seu regulamento financeiro estipule claramente que deverão ser inscritos apenas os montantes efectivamente recebidos (45,5 milhões de euros). Este problema de apresentação não afecta a fiabilidade das contas.

Gestão dos recursos humanos

Política de pessoal

11. A Agência foi criada pelo Regulamento (CEE) n.o 2309/93 do Conselho, de 23 de Julho de 1993. O pessoal da Agência está sujeito à regulamentação aplicável aos funcionários e outros agentes da União Europeia. Em conformidade com o artigo 62.o do Regulamento (CEE) n.o 2309/93 do Conselho, o Conselho de Administração, em concertação com a Comissão, adoptará as disposições de execução.

12. A política de pessoal da Agência não foi ainda definida formalmente num único documento, embora o Director tenha já tomado decisões acerca de determinados aspectos específicos.

13. Só os primeiros recrutamentos foram efectuados pela Comissão, que divulgou as vagas de lugar e acompanhou os processos de recrutamento. Desde então, o recrutamento normal e a gestão de pessoal têm sido assegurados pelo serviço de pessoal da Agência.

Evolução dos efectivos e da actividade da Agência

14. O pessoal da Agência inclui apenas agentes temporários (AT), cujo número de lugares é autorizado anualmente pela autoridade orçamental conjuntamente com o orçamento. Além disso, o orçamento pode conceder dotações para recrutamento de agentes auxiliares (AA), por um período máximo de um ano, bem como de peritos nacionais destacados (PND).

15. O quadro 4 apresenta a evolução do pessoal da Agência, bem como a sua repartição. Nos últimos anos registou-se um abrandamento do crescimento dos efectivos. Simultaneamente, a proporção de agentes auxiliares tende a diminuir. No final de 2000, quase todos os agentes tinham o estatuto de agentes temporários.

16. O quadro 5, que analisa a evolução dos recrutamentos consoante a sua modalidade, revela que 141 agentes de um total de 288 (49 %) foram recrutados como agentes temporários através de procedimentos do tipo do concurso externo. Pouco mais de metade dos agentes (51 %) foram inicialmente recrutados com o estatuto de auxiliares (muitas vezes depois de terem tido um contrato através de uma empresa de trabalho temporário, no caso das categorias mais baixas), passando em seguida, na sequência de processos de natureza essencialmente interna, a agentes temporários. Estes resultados são confirmados pelo exame de uma amostra aleatória de 25 agentes, que se pode considerar representativa do pessoal da Agência. Em média, as despesas de recrutamento elevaram-se a aproximadamente 2290 euros por agente contratado. A cessação de funções dos agentes conduz a uma taxa de rotação do pessoal (AP, AT, AA e PND) de 11 % em média anual.

17. Para efeitos da auditoria, os agentes foram agrupados em duas categorias:

- os agentes responsáveis pelas actividades de apoio (agentes de apoio), ou seja as actividades que garantem o funcionamento da Agência (por exemplo, serviços como a administração, contabilidade, secretariado, etc.),

- os outros agentes, designados por operacionais, que contribuem directamente para a realização dos objectivos da Agência.

18. Em média, 86 % dos agentes A devem ser considerados operacionais. No conjunto de todas as categorias, 72 % dos agentes da Agência podem ser considerados operacionais.

19. O quadro 6 descreve a evolução dos custos com o pessoal, bem como as despesas de funcionamento no período 1995-2000. A evolução das despesas salariais foi mais lenta que a dos efectivos. Pode atribuir-se esta situação à política de recrutamento da Agência que, devido à progressão do estatuto de agente auxiliar (muitas vezes precedido de um contrato efectuado através de uma empresa de trabalho temporário) atrasa a entrada na carreira e, por conseguinte, a evolução da massa salarial.

20. Para determinar a relação entre a actividade da Agência e a evolução do seu pessoal e dos respectivos custos, esta última foi comparada à evolução do montante das receitas da Agência ao longo de um ano. Esta comparação sugere uma boa gestão da Agência, na medida em que, em média, a utilização dos recursos humanos e o seu custo aumentam de uma forma mais lenta que a actividade solicitada à Agência. Esta constatação é confirmada pelo facto de, em média, as despesas de apoio (títulos I e II) crescerem menos rapidamente que as despesas operacionais.

Conclusão

21. De uma maneira geral, embora desde a sua criação a Agência não tenha podido contratar os efectivos previstos no quadro dos efectivos do seu orçamento, foi possível compensar este défice através do recrutamento de AA e de PND.

22. No recrutamento dos seus agentes temporários, a Agência utiliza, na maioria dos casos, um modelo de recrutamento externo comparável ao aplicado pelas Instituições. A Agência promove os seus agentes auxiliares a agentes temporários através de um processo interno.

23. No caso da Agência, tendo em conta a evolução esperada das suas actividades e consequentemente dos seus efectivos, é talvez preferível que, no que se refere aos lugares de actividades de apoio e de actividades operacionais que implicam qualificações de tipo administrativo, esta se associe às Instituições e aos outros organismos descentralizados, para que os seus recrutamentos sejam efectuados a partir de uma base o mais alargada possível. De uma maneira geral, a Agência deverá melhorar o seu sistema de gestão e de informação na área dos recursos humanos.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 25 de Outubro de 2001.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 214 de 24.8.1993, p. 18.

(2) Em conformidade com o n.o 9 do artigo 57.o do Regulamento (CEE) n.o 2309/93 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e despesas da Agência no exercício de 2000 foram elaboradas em 29 de Março de 2001 e enviadas ao Conselho de Administração da Agência, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 10 de Abril de 2001. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório são o mais exactos possível. Os números foram arredondados, o que aparentemente pode sugerir a existência de erros de cálculo. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

QUADROS 1-6

Quadro 1

Execução orçamental

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2000 e 1999

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

NB:Os totais podem apresentar diferenças devidas aos arredondamentos.

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pela Agência.

Quadro 3

Balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000 e a 31 de Dezembro de 1999

NB:Os totais podem apresentar diferenças devidas aos arredondamentos.

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pelo Agência.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 4

Evolução do pessoal

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

AT: Agentes temporários.

AA: Agentes auxiliares.

PND: Peritos nacionais destacados.

Quadro 5

Análise da variação dos efectivos

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 6

Evolução do pessoal e dos respectivos custos

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas da agência

10. A questão de saber quando a EMEA devia reconhecer a subvenção da CE como receita foi pela primeira vez abordada aquando da preparação das contas de 1998. Nesse ano, a Comissão Europeia, com base no artigo 28.o do Regulamento Financeiro da Agência, não transferiu a totalidade da subvenção para a EMEA. O artigo 28.o estipula que a subvenção deve ser disponibilizada em função das necessidades efectivas de numerário.

Em 1998, a Agência decidiu que, para que as demonstrações financeiras apresentassem uma visão representativa da situação financeira e orçamental, era adequado inscrever a subvenção votada anualmente como receita para esse ano, dado que o ciclo orçamental anual não coincide com o ciclo de "cash flow". Para além disso, a Agência deve apresentar um orçamento equilibrado em receitas e despesas. Durante o presente ano, a Agência e a Comissão têm procurado uma solução para que a totalidade da subvenção possa ser disponibilizada antes do encerramento do ano orçamental.

A questão da apresentação das receitas pela Agência será analisada, na sua globalidade, no contexto da alteração do Regulamento Financeiro. A Agência acredita, no entanto, que, presentemente, as políticas de contabilidade utilizadas reflectem correctamente os resultados financeiros da Agência. São dadas informações suplementares detalhadas sobre os montantes recebidos e os pagamentos efectuados no mapa de receitas e despesas em conformidade com o Regulamento Financeiro.

13. A EMEA aplica as disposições previstas nos regulamentos e regulamentação aplicáveis aos funcionários e outros agentes das Comunidades Europeias, um documento que estabelece as condições contratuais e de trabalho, bem a política de pessoal, de conduta profissional, formação e avaliação do desempenho. Nos casos em que os referidos regulamentos prevêem a adopção de modalidades de execução, o Conselho de Administração adopta essas modalidades que constituem o corpo de documentos que estabelece a política de pessoal na Agência.

24. A criação de um gabinete interinstitucional de recrutamento oferecerá às instituições e organismos comunitários a oportunidade de obterem economias de escala em determinados sectores de recrutamento comuns. A EMEA acompanhará a criação desse novo gabinete e recorrerá aos serviços deste novo organismo que possam ser de utilidade para a Agência.

A Agência seleccionou um novo sistema de bases de dados de pessoal no decurso do ano 2000 através de um concurso aberto. Os trabalhos de implementação do novo sistema foram iniciados em Dezembro de 2000 e encontram-se bem encaminhados. O sistema está já operacional para o pessoal da Administração e do Controlo Financeiro e em breve as funções de intranet ficarão disponíveis para todo o pessoal da Agência.