Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Observatório Europeu do Racismo e da Xenofobia relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000, acompanhado das respostas do Observatório

(2001/C 372/09)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Observatório Europeu do Racismo e da Xenofobia (em seguida designado por "Observatório"), em conformidade com o n.o 11 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1035/97 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Observatório relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000. De acordo com o n.o 8 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1035/97 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no n.o 12 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1035/97 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DO OBSERVATÓRIO EUROPEU DO RACISMO E DA XENOFOBIA (VIENA) NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 2000

Execução do orçamento e contas orçamentais

5. No quadro 1(3) é apresentada a execução das dotações do exercício de 2000 e das dotações transitadas do exercício anterior.

6. As dotações definitivas do exercício ascenderam a 4,9 milhões de euros, dos quais foram autorizados 4,6 milhões de euros (94 %). As dotações operacionais (título III) ascenderam a 1,7 milhões de euros, dos quais 1,5 milhões de euros (88 %) foram autorizados.

7. A importante subutilização das dotações do título III (59 %) deve-se essencialmente ao atraso na aplicação da rede Raxen(4). Os primeiros contratos com as organizações associadas (pontos focais) em sete Estados-Membros só foram assinados em Novembro de 2000 e, no final do ano, não fora ainda efectuado qualquer pagamento. A análise dos pagamentos do título III revela que, no primeiro trimestre, não fora efectuado qualquer pagamento a partir das dotações do exercício e que 36 % dos pagamentos foram efectuados no três últimos meses do ano.

8. As dotações transitadas para o exercício de 2001 ascendem a 0,8 milhões de euros (18 % das autorizações) e dizem respeito essencialmente às dotações operacionais, das quais foram transitados 0,6 milhões de euros (42,5 % das autorizações). Do montante total das dotações transitadas de 1999, foram anulados 0,4 milhões de euros no final de 2000, ou seja cerca de 23 %. O Observatório deverá prosseguir os seus esforços para que as acções financiadas sejam executadas e pagas durante o exercício, a fim de reduzir ao mínimo as transições de dotações.

9. O Observatório elabora uma única proposta de autorização para autorizar dotações das diferentes rubricas orçamentais. Esta proposta de autorização, assinada e aprovada pelo Auditor Financeiro (AF) não indica os números orçamentais em questão nem os montantes autorizados. O anexo dessa proposta, que inclui as referidas informações, não é assinado nem aprovado. O Observatório deverá elaborar autorizações específicas que permitam uma maior transparência.

10. Em 2000, como em 1999, a contabilidade orçamental oficial foi efectuada por meio de uma folha de cálculo, com os riscos que esse procedimento implica. O sistema de contabilidade orçamental SI2 foi implantado em 2001, mas ainda não contém o módulo que permite registar os montantes por cobrar, devendo portanto ser completado.

Demonstrações financeiras e contabilidade

Contabilidade

11. Nos quadros 2 e 3 são apresentados a conta de gestão relativa ao exercício de 2000 e o balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000.

Gestão contabilística das imobilizações

12. O regulamento financeiro do Observatório não inclui disposições respeitantes à gestão contabilística das imobilizações. Desde Dezembro de 2000, um regulamento da Comissão(5) fixa as disposições contabilísticas relativas às imobilizações corpóreas e incorpóreas. O Observatório deverá integrar estas disposições na sua regulamentação a fim de, designadamente, evitar problemas de avaliação dos bens que devem ser inventariados.

Inventário

13. Nos termos do seu regulamento financeiro, o Observatório deve dispor de um inventário permanente de todos os bens móveis e imóveis que constituem o seu património. Durante o exercício de 2000, a realização do inventário não foi efectuada de forma satisfatória, tendo sido necessário introduzir correcções quando do encerramento das contas. Em Abril de 2001, o Observatório instalou um sistema de inventário que deverá permitir-lhe efectuar um controlo regular das imobilizações. No entanto, as responsabilidades em matéria de realização do inventário deverão ser claramente definidas.

Ordens de cobrança

14. Contrariamente às disposições do seu Regulamento Financeiro(6), o Observatório nem sempre estabelece ordens de cobrança para os créditos apurados e nunca efectua previsões de dívidas. Nestas circunstâncias, não há um controlo das cobranças a efectuar. Na ausência de uma previsão de dívida em 31 de Dezembro de 2000, a contribuição das autoridades austríacas para as despesas de arrendamento referentes ao período compreendido entre Setembro e Dezembro de 2000 (58026 euros) não foi registada na contabilidade.

15. Quando o Observatório estabelece uma ordem de cobrança, não é sistematicamente enviada ao devedor uma nota de débito destinada a garantir a entrada do montante em dívida. Assim, em relação a 11 ordens de cobrança examinadas, verificou-se que três delas não tinham sido acompanhadas de uma nota de débito e, por esse motivo, os devedores não tinham efectuado o pagamento.

Seguimento dado às observações anteriores do Tribunal

16. No seu relatório anual de 1999 relativo ao Observatório(7), o Tribunal solicitara ao Observatório que transpusesse para o seu regulamento financeiro as alterações introduzidas no Regulamento Financeiro aplicável ao Orçamento Geral respeitantes ao IVA. Esta alteração ainda não foi efectuada.

17. No seu relatório anual relativo a 1999(8) o Tribunal constatara igualmente a existência de inúmeros erros nas contas, que tiveram de ser corrigidos antes do encerramento destas. Em 2000, efectuaram-se progressos mas podem ainda ser introduzidas melhorias consideráveis no sistema de controlo interno. O Observatório deverá efectuar uma reconciliação sistemática entre os dados da contabilidade orçamental e os da contabilidade geral, para reduzir as rectificações a efectuar no final do exercício e, sobretudo, para garantir um melhor controlo da sua gestão financeira ao longo do exercício.

Política de pessoal do Observatório

18. O pessoal do Observatório é composto apenas por agentes temporários (AT). O número de lugares a ocupar pelos agentes é autorizado anualmente pela autoridade orçamental conjuntamente com o orçamento. Além disso, o orçamento pode conceder dotações para recrutamento de agentes auxiliares (AA), por um período máximo de um ano, bem como de peritos nacionais destacados (PND). O quadro 4 apresenta a evolução do pessoal do Observatório, bem como a sua repartição.

19. Desde a sua criação, o Observatório tem recrutado os seus agentes através de avisos de vaga de lugar divulgados essencialmente junto das instituições e dos outros organismos descentralizados. Em média, as despesas de recrutamento elevaram-se a aproximadamente 6610 euros por agente contratado. A cessação de funções dos agentes, devida ao termo dos seus contratos, provoca uma taxa de rotação do pessoal (AT, AA e PND) de 6 % em média anual.

20. Para efeitos da auditoria, os agentes foram agrupados em duas categorias:

- os agentes responsáveis pelas actividades de apoio (agentes de apoio), ou seja as actividades que garantem o funcionamento do Observatório (por exemplo, serviços como a administração, contabilidade, secretariado, etc.),

- os outros agentes, designados por operacionais, que contribuem directamente para a realização dos objectivos do Observatório.

21. Praticamente três quartos dos agentes A devem ser considerados operacionais. No conjunto de todas as categorias, 55 % dos agentes do Observatório podem ser considerados operacionais.

Conclusão

22. Tendo em conta que o Observatório foi criado recentemente, é difícil efectuar um juízo definitivo sobre a evolução dos seus efectivos comparativamente à sua actividade. No entanto, as informações disponíveis não revelam problemas significativos.

23. No caso do Observatório, é talvez preferível que, no que se refere aos lugares de actividades de apoio e de actividades operacionais que implicam qualificações de tipo administrativo, o Observatório se associe às Instituições e aos outros organismos descentralizados, para que os seus recrutamentos sejam efectuados a partir de uma base o mais alargada possível.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 10 de Outubro de 2001.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 151 de 10.6.1997, p. 6.

(2) Em conformidade com o n.o 10 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1035/97 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Observatório relativas ao exercício de 2000 foram elaboradas em 30 de Março de 2001, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração do Observatório, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 10 de Maio de 2001. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório são o mais exactos possível. Os números foram arredondados, o que aparentemente pode sugerir a existência de erros de cálculo. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(4) Rede de troca de informações sobre os fenómenos racistas e xenófobos.

(5) Regulamento (CE) n.o 2909/2000 da Comissão, de 29 de Dezembro de 2000 (JO L 336 de 30.12.2000, p. 75).

(6) Artigos 23.o e 24.o do regulamento financeiro do Observatório.

(7) JO C 373 de 27.12.2000, ponto 7.

(8) JO C 373 de 27.12.2000, ponto 6.

QUADROS 1-4

Quadro 1

Execução orçamental

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2000 e 1999

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pelo Observatório.

Quadro 3

Balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000 e a 31 de Dezembro de 1999

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pelo Observatório.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 4

Evolução do pessoal do Observatório de Viena

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

AT: Agentes temporários.

AA: Agentes auxiliares.

END: Peritos nacionais destacados.

Respostas do Observatório

4. O Observatório congratula-se com o parecer do Tribunal de Contas segundo o qual as contas do exercício de 2000 são fiáveis e que as operações são legais e regulares.

8. No âmbito do seu sistema de planeamento, o Observatório introduziu um relatório e uma coordenação mensais a fim de reduzir ao mínimo as transições de dotações.

9. A fim de colmatar a omissão constatada pelo Tribunal de Contas, a partir de 2001, a cada autorização provisória corresponde especificamente uma rubrica orçamental.

10. Em 2001 foi introduzido e testado o módulo de autorizações de cobrança no sistema SI2. Actualmente, este módulo está inteiramente operacional no âmbito do sistema SI2.

12. Foram incluídas novas regras em matéria de inventário e imobilizações no novo Regulamento Financeiro do EUMC a ser aprovado pelo Conselho de Administração. O inventário existe e está operacional.

13. Em Fevereiro de 2001 foi alterado o sistema de inventário. O novo projecto de Regulamento Financeiro do EUMC e as instruções do director, estabelecidas em 5 de Junho de 2001, clarificam as responsabilidades do tesoureiro relativamente ao inventário.

14. A entrada em vigor em Maio de 2001 do acordo com a Áustria, relativo à sede do EUMC, contribuiu para esta clarificacão. Após esta data, o Observatório poderia beneficiar de outros recursos que não os previstos no orçamento da UE.

15. Foram emitidas notas de débito com vista a informar os devedores sobre a dívida e as condições de pagamento.

16. O regime do IVA foi incluído no novo Regulamento Financeiro a ser aprovado pelo Conselho de Administração.

17. Para o exercício financeiro de 2001, a reconciliação bancária foi efectuada em Agosto de 2001, até finais de Junho de 2001, e as operações serão inscritas semanalmente no Razão Geral.

22-23. O Observatório tomou nota das observações do Tribunal de Contas.