Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Agência Europeia do Ambiente relativas ao exercício de 2001, acompanhado das respostas da Agência

(2002/C 326/03)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração da Agência Europeia do Ambiente, em conformidade com o n.o 4 do artigo 13.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Agência Europeia do Ambiente relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001. De acordo com o artigo 14.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 14.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

5. Sem colocar em causa a opinião de auditoria expressa no ponto 4, o Tribunal chama no entanto a atenção para a situação descrita nos pontos 8 e 9 do presente relatório.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES

Execução orçamental

6. No quadro 1(3) é apresentada a execução das dotações do exercício de 2001 e das dotações transitadas do exercício anterior.

7. As dotações definitivas do exercício ascenderam a 21,7 milhões de euros, dos quais foram autorizados 20,9 milhões de euros (96 %). As dotações operacionais (Título III) representaram 10,6 milhões de euros, dos quais foram autorizados 10,3 milhões de euros (97 %). Os pagamentos imputados às dotações do exercício elevaram-se a 13,2 milhões de euros, ou seja, 63 % dos montantes autorizados. Um montante de 8,1 milhões de euros teve de transitar para o exercício seguinte e 0,4 milhões de euros tiveram de ser anulados.

8. As dotações transitadas para 2002 dizem respeito fundamentalmente às dotações operacionais, que representam 6,9 milhões de euros. O aumento em relação ao exercício anterior é de 2,5 milhões de euros. Este aumento revela a necessidade de a Agência reforçar a qualidade e o acompanhamento da programação das suas actividades.

9. As dotações transitadas do exercício de 2000 para o exercício de 2001 ascenderam a 5,4 milhões de euros, tendo sido utilizados 4,4 milhões de euros. Por conseguinte, um milhão de euros teve de ser anulado. Estas anulações, que aumentaram em relação ao exercício anterior tanto em valor absoluto como relativo, deverão levar a Agência a avaliar com maior rigor a fundamentação das transições a que procede.

10. O total das dotações do exercício para os serviços de tradução e de terminologia, 337000 euros, foi objecto de uma única autorização em Dezembro de 2001, não tendo sido efectuado qualquer pagamento. As respectivas fichas de trabalho (notas de encomenda para os trabalhos confiados ao Centro de Tradução) totalizaram 18408 euros. O saldo de 318592 euros foi objecto de uma transição sem justificação, contrariamente ao disposto no artigo 6.o do regulamento financeiro da Agência, quando deveria ter sido anulado.

11. No seu relatório relativo ao exercício de 2000(4), o Tribunal salientara a transição não justificada das dotações de 2000 para traduções a efectuar em 2001. Os controlos realizados revelam que os pagamentos de 2001 deveriam ter sido efectuados a partir das dotações do exercício de 2001 e não das dotações transitadas de 2000.

Demonstrações financeiras

Conta de gestão e balanço

12. Nos quadros 2 e 3 são apresentados sinteticamente a conta de gestão e o balanço publicados pela Agência no seu relatório de actividade relativo ao exercício de 2001.

13. No que respeita ao balanço, a Agência teve em consideração em 2001, em conformidade com o Regulamento (CE) n.o 2909/2000 da Comissão, de 29 de Dezembro de 2000(5), a amortização das suas imobilizações. O montante bruto das imobilizações eleva-se a 3523000 euros em 31 de Dezembro de 2001. Tendo em conta o valor das amortizações do exercício de 2001 e dos exercícios anteriores, 2536000 euros, o montante líquido das imobilizações ascende a 987000 euros.

14. No seu relatório anual de 2000 relativo à Agência(6), o Tribunal chamara a atenção para as deficiências do sistema de inventário. Em 2001, a Agência aplicou as regras de avaliação e de amortização adoptadas pela Comissão em Dezembro de 2000(7), tendo instalado um sistema informático de gestão do inventário. A Agência deverá prosseguir os esforços já iniciados no sentido de evitar divergências entre os valores dos bens quando do registo no inventário e quando do registo da aquisição na contabilidade. É necessária uma maior coordenação entre o serviço responsável pelo inventário e o serviço de contabilidade por forma a garantir uma aplicação correcta das taxas de amortização previstas pela regulamentação.

Gestão de tesouraria

15. A Agência dispõe de quatro contas bancárias. O registo das operações bancárias na contabilidade geral é efectuado com muito atraso(8), o que dificulta a reconciliação entre os saldos bancários e os saldos das contas da contabilidade geral.

16. Para reforçar os procedimentos de controlo interno, deverá proceder-se a uma reconciliação das contas bancárias com a contabilidade geral no final de cada mês, sendo esta enviada ao responsável pela administração para aposição do visto. As operações que não puderem ser reconciliadas em dois meses consecutivos deverão ser analisadas em particular.

17. Os pagamentos da Agência são efectuados, em geral, por intermédio de contas bancárias. Todavia, são utilizadas três sub-contas "caixas pequenas" para proceder aos pagamentos em dinheiro. A gestão destas contas compete ao contabilista da Agência.

18. Para garantir a separação entre as funções de contabilidade e de tesouraria, o contabilista da Agência deverá submeter à aprovação do Director um projecto de decisão relativa à criação e funcionamento destas contas. Essa decisão deverá indicar o montante máximo e o tipo de despesas que podem ser pagos a partir dessas contas, bem como a pessoa autorizada a geri-las.

Aplicação das disposições financeiras

19. As autorizações para o financiamento das despesas relativas a reuniões de peritos elevaram-se a 390000 euros. No início do exercício, o gestor orçamental competente procedeu a uma autorização inicial de 265000 euros. Porém, duas outras autorizações complementares (respectivamente 100000 e 25000 euros) foram assinadas por agentes que não dispunham da delegação de poderes necessária para esta rubrica orçamental.

20. Estas autorizações irregulares foram possíveis devido à atribuição errada, pelo agente responsável pela segurança do sistema informático de contabilidade, do visto electrónico para a autorização das dotações. Deverá proceder-se regularmente à reconciliação das listas de pessoas autorizadas segundo o sistema informático com as delegações dos poderes de assinatura devidamente concedidas.

21. Nos seus relatórios anuais de 1999 e 2000 relativos à Agência(9), o Tribunal salientara deficiências na gestão dos contratos, designadamente a nível do tratamento dos pedidos de pagamento. A análise dos processos dos pagamentos efectuados em 2001 permitiu novamente observar que os processos financeiros nem sempre contêm os documentos justificativos, mas apenas um certificado da realidade e conformidade dos trabalhos executados.

Aquisições de bens e de serviços

Sistema de previsão das necessidades

22. O volume das aquisições está relacionado com o conteúdo do programa anual de trabalho da Agência, que define os trabalhos a efectuar para alcançar os objectivos estabelecidos no âmbito do programa plurianual.

23. A Agência deverá prosseguir e amplificar os esforços que já iniciou no sentido de melhorar o seu sistema de programação das aquisições e inseri-lo num âmbito plurianual. Uma maior formalização permitirá proceder a comparações entre as previsões e a realidade, por forma a melhorar as previsões posteriores.

Colaboração com as instituições e outros organismos comunitários

24. A Agência não pertence ao Grupo Interinstitucional para a Harmonização dos Processos de Aquisição e, por isso, não participa nos concursos interinstitucionais nem nos intercâmbios de informações sobre as aquisições de bens e serviços. No que respeita às aquisições correntes, procura desenvolver formas de colaboração com as delegações dos organismos comunitários em Copenhaga.

25. Para a execução de projectos que requerem a compilação de conjuntos específicos de dados, a Agência esforça-se por colaborar com o Serviço de Estatística das Comunidades Europeias ou com o Centro Comum de Investigação de Ispra. Foi contratado um consultor(10) por um ano para assegurar a disponibilidade e qualidade das estatísticas socioeconómicas necessárias para a elaboração de indicadores de base. O problema da actualização destes dados nos anos posteriores não foi resolvido.

Selecção do procedimento

26. De um modo geral, a Agência tem tendência para privilegiar os concursos. Em um caso(11), recorreu ao concurso limitado, embora a natureza e o montante do contrato exigissem a publicação no Jornal Oficial.

Avaliação das propostas

27. Os critérios de avaliação das propostas são definidos de modo geral, o que dificulta a apreciação quantificada das propostas.

28. Estas são apreciadas por um comité de avaliação, constituído por três membros, que emite o seu parecer com base nos documentos apresentados pelos proponentes. O modo de funcionamento dos comités de avaliação deverá ser objecto de instruções específicas por forma a garantir a independência dos avaliadores.

29. Além disso, para garantir ainda mais a qualidade das avaliações, deverá melhorar-se o formato das respostas a fornecer pelos proponentes, de modo a tornar o seu conteúdo mais preciso e mais fácil de comparar.

Contratos-quadro

30. Para as aquisições correntes, a Agência recorre a contratos-quadro com uma duração de três anos, renováveis duas vezes consecutivas. Estes contratos-quadro incluem uma cláusula que prevê um ajustamento dos preços em função da evolução do preço de mercado do produto fornecido.

31. Certos contratos-quadro estipulam frequentemente um montante máximo de aquisições a efectuar. É conveniente reflectir sobre o interesse de uma cláusula deste tipo num contrato-quadro, que tem precisamente o objectivo de proporcionar uma certa flexibilidade e evitar a repetição dos procedimentos de aquisição(12).

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 25 e 26 de Setembro de 2002.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) JO L 120 de 11.5.1990, p. 4.

(2) Em conformidade com o n.o 3 do artigo 13.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas da Agência relativas ao exercício de 2001 foram elaboradas em 15 de Março de 2002, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração da Agência, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 2 de Abril de 2002. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório têm um máximo de exactidão. Os números foram arredondados para efeitos de apresentação, o que pode provocar diferenças mínimas a nível dos totais. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(4) JO C 372 de 28.12.2001.

(5) JO L 336 de 30.12.2000, p. 75.

(6) JO C 372 de 28.12.2001.

(7) Regulamento (CE) n.o 2909/2000 da Comissão, de 29 de Dezembro de 2000 (JO L 336 de 30.12.2000, p. 75).

(8) Em Novembro de 2001, o atraso era de 1,5 a 4 meses.

(9) JO C 373 de 27.12.2000 e JO C 372 de 28.12.2001.

(10) Autorização EEA.50995 num montante de 118000 euros.

(11) Projecto EEA-ACPC-00-0026.

(12) No último ano do contrato, que se referia ao fornecimento de papel e material de escritório, um aumento inesperado do pessoal quando da celebração do contrato levou a um incremento das necessidades superior a 70000 euros, tendo o contrato de voltar a ser submetido à CCCC, com a complexidade administrativa que tal implica.

Quadro 1

Execução orçamental do exercício de 2001NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Agência - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Agência nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2001 e de 2000

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Agência - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Agência nas suas próprias demonstrações financeiras.

Quadro 3

Balanço a 31 de Dezembro de 2001 e a 31 de Dezembro de 2000NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Agência - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Agência nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas da Agência

Execução orçamental

8. A Agência reconhece um aumento das dotações transitadas e está a tentar desenvolver um planeamento mais rigoroso das suas actividades. Contudo, deve salientar-se que a Agência está em fase de crescimento, com um orçamento mais importante, e igualmente que parte das dotações transitadas para 2002 estão destinados aos fundos reservados para orçamentais plurianuais.

9. Em 2001, a Agência deu uma ênfase especial à garantia da anualidade das despesas administrativas e, por este motivo, será mais rigorosa na avaliação da fundamentação das dotações transitadas. Deste modo, decidiu-se não usar algumas das dotações transitadas para liquidar pagamentos por efectuar e proporcionar uma melhor base de execução para a gestão orçamental dos próximos exercícios.

10. A Agência prevê as suas necessidades de tradução no âmbito do planeamento das suas publicações anuais, conduzido em paralelo com o desenvolvimento do seu programa de trabalho. O Centro de Tradução envia as facturas dos serviços prestados uma vez por ano, pelo que, mesmo que se efectue um adiantamento durante o ano, o volume total de trabalho prestado pelo Centro de Tradução para a Agência durante todo o ano só pode ser determinado no final do exercício. Consequentemente, o grosso dos pagamentos relativos ao trabalho confiado ao Centro de Tradução durante o período de 1 de Janeiro de 2001 a 31 de Dezembro de 2001 foi efectuado no final de Março de 2002 com as dotações transitadas de 2001 para 2002 para o efeito.

11. De futuro, no final de cada exercício, a Agência consolidará os pedidos de traduções por efectuar, encomendados ao Centro de Tradução que consequentemente requerem uma transição para o ano seguinte.

Demonstrações financeiras

14. Tal como o próprio Tribunal reconheceu, o sistema de inventário da Agência está em funcionamento. A sincronização entre as contas e o inventário, especialmente no tocante às amortizações e às taxas de juro, continuará a ser desenvolvida através de reconciliações regulares e uma inventariação anual.

Gestão de tesouraria

15. e 16. Durante o mês de Abril de 2002 foi instalado um novo sistema de "razão" geral (BOB) e que inclui uma ligação ao sistema de gestão orçamental SI2. Esta ligação permitirá uma sincronização entre o sistema orçamental e o "razão" geral, devendo facilitar as reconciliações mensais, tal como sucede actualmente. Está a ser introduzida a possibilidade de uma ligação bancária directa que facilitará e acelerará a reconciliação com os extractos de contas.

Foi recrutado um auditor interno que avaliará a eficiência do sistema de contabilidade, mais em especial, dos processos de reconciliação.

17. e 18. As três contas "caixas pequenas" foram encerradas e o dinheiro das caixas é gerido actualmente por um gestor de fundos. A decisão do director executivo de nomear um gestor de fundos define igualmente os princípios de funcionamento.

Aplicação das disposições financeiras

19. e 20. A Agência reconhece que a execução no sistema SI2 revela uma discrepância com as delegações de competência aprovadas pelo director executivo. O procedimento que assegura a consistência foi reforçado e a função do responsável pela segurança do sistema informático foi fixada explicitamente como uma função do coordenador do grupo financeiro.

21. A Agência está a desenvolver um arquivo de documentos electrónicos integrado no sistema financeiro SI2. Este sistema incluirá ligações e referências a documentos pertinentes, incluindo aos principais produtos a entregar. A manutenção deste arquivo integrará os programas da Agência, desde que os gestores de programa tenham responsabilidades de gestor orçamental.

Sistema de previsão das necessidades

22. e 23. A Agência concorda com as observações formuladas pelo Tribunal de Contas e assegurará uma melhoria na precisão das previsões.

Aquisições; colaboração com as instituições e outros organismos comunitários

25. A Agência assinou um memorando de entendimento tanto com o Eurostat, como com o Centro Comum de Investigação. Convém referir igualmente que se realiza uma ampla consulta anual sobre os programas de trabalho comuns. Contudo, reconhece-se que a Agência deve continuar a desenvolver a integração e a cooperação com os outros organismos e instituições comunitárias, com vista à partilha dos recursos e das capacidades. No tocante ao trabalho de consultadoria referido, a Agência considerou necessário subcontratar o trabalho, mesmo que o pessoal interno da Agência ou do Eurostat pudessem realizar uma parte específica do programa de trabalho.

Avaliação das propostas

27. a 29. A Agência reconhece a necessidade de dar instruções mais específicas para permitir uma avaliação mais quantificada das propostas pelos comités de avaliação. Prevê igualmente que estas instruções tenham sejam postas em prática até ao Outono de 2002.

Contratos-quadro

30. e 31. A Agência concorda que os montantes máximos, tal como definidos em alguns contratos - quadro, são de natureza interna e não devem figurar nos contratos com os adjudicatários.