Comunicação da Comissão ao Conselho, Parlamento Europeu, Comité Económico e Social e Comité das Regiões sobre um novo quadro de cooperação para as actividades no âmbito da política de informação e comunicação da União Europeia

ÍNDICE

Introdução

I. Cooperação entre as instituições e com os Estados-Membros

I.1. Um quadro de cooperação aberto entre a Comissão Europeia e o Parlamento Europeu

I.1.1 O Grupo Interinstitucional para a Informação (IGI)

I.1.2 Os serviços operacionais da Comissão Europeia e do Parlamento Europeu

I.1.3 Cooperação no terreno - Representações e Gabinetes

I.2 Um novo quadro de cooperação com o Conselho, as outras instituições, os Estados-Membros e os Parlamentos nacionais

II. Serviços de informação e comunicação da Comissão

II.1 Serviços de informação geral

II.2 O tratamento da informação sectorial

II.3 Meios, instrumentos e avaliação

III. Seguimento

Anexo: Meios, instrumentos e avaliação das actividades de informação

E comunicação

Introdução

O objectivo fundamental da presente comunicação consiste em estabelecer uma nova relação interinstitucional baseada num novo tipo de cooperação quando estão em causa assuntos e interesses comuns. Tal implicará a execução conjunta das políticas de informação e práticas de gestão simples, descentralizadas e que envolvam a menor burocracia possível. Desnecessário será dizer que todas as partes envolvidas manterão a sua responsabilidade no que se refere à direcção específica da sua própria estratégia em matéria de política de comunicação e informação. Da mesma forma, será salvaguardada a autonomia de todas as partes envolvidas no que se refere à informação política relacionada com as suas próprias instituições e à determinação das suas próprias prioridades.

O objectivo da Comunicação da Comissão consiste em criar um novo quadro de cooperação em matéria de informação e comunicação. Constitui uma primeira resposta aos pedidos do Parlamento Europeu e do Conselho Europeu. Em diversas ocasiões, o Parlamento Europeu solicitou à Comissão que criasse uma estratégia comum na área da informação e da comunicação. [1] Da mesma forma, o Conselho Europeu de Helsínquia de Dezembro de 1999 instou o Parlamento Europeu, o Conselho e a Comissão a reunirem esforços para apresentarem uma informação geral coordenada sobre a União e para optimizarem a utilização dos recursos. A Comissão foi convidada a analisar a questão geral da política de informação da União, incluindo a melhoria da coordenação com os seus serviços de informação nos Estados-Membros e as ligações com o serviços de informação nacionais".

[1] Resolução de 14/05/98 sobre a Política da Informação e da Comunicação na União Europeia.

Trata-se de uma tarefa de monta, que requer uma participação considerável de todas as instituições e dos Estados-Membros, por forma a aplicar medidas que produzam, tanto quanto possível, resultados rápidos e convincentes que necessitarão ser avaliados regularmente. O êxito desta iniciativa implica a afectação de recursos humanos e financeiros adicionais.

No contexto de uma verdadeira reestruturação da política da informação, a presente comunicação propõe-se:

* Conceber um quadro instrumental (identificar, partilhar e agrupar os diversos instrumentos);

* Procurar obter apoio para determinados objectivos, como o desenvolvimento de um verdadeiro diálogo com o público; eliminar a distância entre a União e o público; garantir que as pessoas têm acesso à informação correcta; fazer com que as mensagens sejam objectivas; assumir uma posição proactiva em vez de reactiva; criar uma Europa que esteja perto das pessoas, que lhes seja familiar e que tenha para elas um significado;

* Estabelecer condições para a cooperação entre as instituições, os Estados-Membros a nível nacional, regional e local e a sociedade civil, que permitam fornecer informações a nível descentralizado e destinadas ao grande público.

Estes objectivos correspondem a um novo contexto, numa União que tem vindo a sofrer profundas alterações. A combinação das expectativas e exigências do público, da necessidade de transmitir informações a um nível de base e do debate acerca da governança europeia implica que todas as partes envolvidas, ou seja, as instituições comunitárias e os Estados-Membros, reforcem a cooperação mútua e desenvolvam novas formas de trabalho conjunto. É também necessária uma abordagem interinstitucional que garanta que a imagem dada ao público das instituições e daquilo que fazem é coerente e não confusa e fragmentada.

Dado o que está em jogo, a comunicação suscita naturalmente um debate; um debate que se quer aberto, mas também estruturado, com um calendário claro e com objectivos correctamente adaptados. Com efeito, a comunicação é estruturada de modo a proporcionar esse debate, uma vez que a sua única finalidade consiste em criar um quadro que servirá de base. O quadro nada estabelece acerca do conteúdo. O debate centrar-se-á principalmente no conteúdo, dando corpo ao quadro criado e adaptando-o.

I. Cooperação entre as instituições e com os Estados-Membros

As expectativas legítimas e cada vez maiores dos cidadãos quanto ao seu direito a um acesso total e simples às informações sobre os assuntos europeus, a governança europeia e o desenvolvimento da União implicam uma política de informação moderna, eficiente e fiável. Para as instituições, em especial para a Comissão, o Parlamento e o Conselho, empenhadas numa política de abertura, transparência (em termos de acesso aos documentos) e responsabilização, este novo desafio constitui uma óptima ocasião para reforçar e repensar a cooperação entre si e com os Estados-Membros.

O objectivo da presente comunicação consiste em sugerir um novo quadro para as actividades de informação e comunicação da União Europeia. Ao fazê-lo, reconhece as responsabilidades das instituições e dos Estados-Membros. O quadro não é exclusivo; com efeito, todas as instituições, bem como os Estados-Membros e os Parlamentos nacionais são convidados a contribuir para o esforço comum da informação e comunicação.

A abordagem escolhida é simples, não burocrática e descentralizada e destina-se a criar uma base de confiança e segurança mútuas entre instituições.

Uma Europa próxima dos cidadãos

A política da informação e comunicação tem o dever fundamental de aproximar a Europa dos seus cidadãos. As próprias estruturas e instituições deverão adaptar-se a este imperativo, para que a Europa esteja sempre presente, com informações claras, adequadas e próximas das preocupações reais. Esta questão relaciona-se directamente com as discussões em curso sobre a governança da União Europeia e, em especial, sobre a forma de melhor dotar as instituições com os meios necessários para desempenharem o seu dever de informar e comunicar. É também essencial que os cidadãos sejam informados sobre a Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia para que dela possam tirar pleno benefício. Desta forma, a informação e a comunicação tornar-se-ão, para a Comunidade Europeia, um instrumento estratégico da governança e darão resposta às preocupações e desejos expressos pelo Parlamento Europeu relativamente à participação do público.

As instituições deparam-se com inúmeras dificuldades para chegarem ao cidadão e não será razoável esperar que sozinhas consigam lançar e manter o debate. Deverão ser encontrados meios para ultrapassar as barreiras à comunicação, quer sejam de ordem linguística, cultural, política ou institucional e para tomar plenamente em consideração as diferenças entre Estados-Membros: para a maior parte das questões não existe actualmente um público europeu único.

Desta forma, temos de adaptar a mensagem que pretendemos transmitir em função das especificidades do público a que nos dirigimos.

Para o efeito, será necessário utilizar as parcerias plenamente e a todos os níveis, tirando o maior partido das novas técnicas e tecnologias da comunicação e criando mecanismos para obter as reacções do cidadão.

Responsabilização

Embora seja fundamental manter um nível considerável de descentralização no fornecimento da informação, é também necessário assegurar a coerência e a fiabilidade do fluxo informativo. As instituições são e continuarão a ser responsáveis pelas suas acções. Deverá alcançar-se a maior sinergia possível entre as actividades e os recursos de cada instituição.

Da mesma forma, as instituições - e os seus membros - continuam a ser plenamente responsáveis pelos seus contactos com a imprensa e os meios de comunicação social. No mundo de hoje é consagrada grande prioridade às relações com a imprensa, que são fundamentais para a apresentação imediata de novas informações, políticas e opiniões. A estratégia de informação e comunicação deverá, sempre que possível, facilitar este trabalho com os meios de comunicação social, assegurando a disponibilidade imediata da informação factual e actualizada. Contudo, as actividades relacionadas com a imprensa não são directamente abrangidas por esta estratégia em matéria de informação e comunicação. Cada instituição continua a ser responsável pelas suas actividades a nível da imprensa e pela apresentação, promoção e defesa das suas próprias políticas e acções.

Integridade das instituições

No novo quadro são plenamente respeitadas a autonomia e a integridade de todas as instituições. Em especial, a Comissão Europeia tem exclusiva responsabilidade no que se refere às actividades de comunicação e informação em matérias da sua competência exclusiva, ou seja, o direito de iniciativa, a sua qualidade de guardiã do Tratado ou a execução do orçamento sob controlo da Autoridade Orçamental. O Parlamento Europeu, quando actua na sua qualidade de legislador, de autoridade orçamental ou de autoridade democrática de controlo, deverá poder expressar a sua opinião com total independência e os seus membros deverão falar livremente sobre qualquer assunto à sua escolha.

O tratamento da informação por parte das instituições

Uma vez que é provável que o cidadão comum não entenda que se estabeleçam demasiadas distinções entre as instituições europeias, e ainda menos entre os diferentes serviços da Comissão, são necessários não só mecanismos reforçados de cooperação interinstitucional, principalmente entre a Comissão e o Parlamento, mas também melhorias contínuas dentro da própria Comissão.

A informação poderá classificar-se em três categorias. A informação geral destina-se ao grande público, embora inclua informação destinada a audiências prioritárias, como as mulheres e os jovens. A Comissão, para além de explicar o seu próprio papel, políticas e actividades deverá também incluir os direitos e oportunidades de que beneficiam os membros do público enquanto cidadãos da União Europeia e as repercussões, para os cidadãos, das acções realizadas a nível da União Europeia. A informação geral abrange naturalmente o próprio processo de tomada de decisão da União Europeia, a responsabilidade das instituições face ao público em geral e áreas de interesse geral, como a utilização dos fundos da União Europeia.

A informação especializada é exigida por grupos específicos, que necessitam de uma informação aprofundada sobre aspectos extremamente específicos da política da União Europeia. Por exemplo, a Comissão dispõe de unidades, no âmbito das DG, que prestam este tipo de informações.

Informações de imprensa, embora a maior parte sejam notícias de última hora, incluem também material de base especializado. Distingue-se das duas anteriores porque pertence a uma categoria própria devido à audiência a que se destina inicialmente, apesar da sua enorme importância em termos do público em geral.

A informação deverá ser considerada no âmbito de uma estratégia de comunicação mais geral, destinada a estimular um debate informado sobre as questões europeias. Tal não significa que os serviços de informação devam assumir o papel de políticos responsáveis por apresentarem uma estratégia específica para a União Europeia. Contudo, o facto de a Comissão ser responsável por apresentar as medidas necessárias para concretizar os artigos do Tratado, implica uma obrigação de comunicar os seus objectivos fundamentais aos cidadãos da União. Esta tarefa deverá ser realizada em colaboração com as outras instituições europeias, nacionais e regionais.

I.1. Um quadro de cooperação aberto entre a Comissão Europeia e o Parlamento Europeu

A importância da prioridade política consagrada às actividades e estratégias de informação e comunicação por ambas as instituições, que se reflecte também na afectação dos recursos orçamentais às rubricas orçamentais relevantes, é clara e incontestável. O quadro de cooperação entre a Comissão e o Parlamento deverá reflectir este elevado nível de empenhamento político, bem como constituir a base das decisões operacionais das sedes de cada instituição e da cooperação prática no terreno.

Será útil identificar os três níveis de intervenientes neste esforço, uma vez que este quadro lhes será aplicável de diferentes formas, e estabelecer as modalidades precisas da cooperação:

* O nível político sob a forma de um Grupo Interinstitucional para a Informação (GII) que definirá as grandes linhas e prioridades da política global de informação e comunicação, respeitando plenamente as competências sectoriais das comissões do Parlamento;

* O nível operacional em que os serviços responsáveis (DG Imprensa e Comunicação no que se refere à Comissão e DG Informação e Relações Públicas - DG III - para o Parlamento) tomarão decisões e controlarão as actividades;

* O nível descentralizado em que as medidas são executadas nos Estados-Membros (Representações e Gabinetes).

I.1.1 O Grupo Interinstitucional para a Informação (GII) [2]

[2] O GII é um grupo de trabalho conjunto em que participam membros da Comissão e do Parlamento Europeu e que é co-presidido pelas duas instituições. O seu mandato inicial limitava-se a medidas de informação prioritárias (campanhas PRINCE). Foi agora alargado por forma a abranger todas as actividades de informação e comunicação.

O GII constituirá o organismo central para a cooperação a nível político entre as instituições. Terá duas funções fundamentais: controlar o funcionamento adequado da cooperação entre instituições e, numa base anual, analisar a evolução e apresentar orientações sobre as actividades de informação gerais e específicas que sejam objecto de cooperação entre o Parlamento Europeu e a Comissão.

Numa reunião anual, marcada após a primeira leitura pelo Parlamento Europeu do anteprojecto de orçamento para o ano seguinte, o GII deverá adoptar as prioridades para as actividades futuras e analisar os progressos alcançados na base do relatório elaborado pela Comissão e doutras contribuições de outras instituições, se adequado. O GII terá à sua disposição um projecto de programa de trabalho sobre as actividades de informação dos serviços da Comissão e do Parlamento, incluindo as actividades planeadas em cada Estado-Membro. Elaborará igualmente linhas de orientação plurianuais sobre as actividades de informação e comunicação.

O GII adoptará, como parte integrante das suas responsabilidades de programação global das actividades comuns, as recomendações adequadas e apresentará sugestões para a condução e financiamento das principais campanhas de informação. Ser-lhe-ão fornecidos relatórios regulares sobre a execução das actividades de informação por parte das instituições por forma a permitir uma discussão política plenamente informada acerca dos resultados alcançados e dos objectivos futuros.

As decisões estratégicas do GII, baseadas na análise das actividades em curso, incluem:

* selecção de áreas prioritárias para as actividades de informação no(s) ano(s) seguinte(s);

* identificação, para cada prioridade seleccionada, dos objectivos gerais a alcançar e da estratégia a seguir;

* definição dos instrumentos a utilizar (PRINCE, outras campanhas importantes, etc.);

* recomendação das disposições de controlo e de avaliação do impacto.

O GII poderá reunir-se noutras ocasiões durante o ano, quando tal for considerado necessário para analisar os progressos alcançados nas actividades mais importantes e para apresentar sugestões adequadas no sentido de corrigir e redireccionar as campanhas em curso.

A avaliação do GII sobre a cooperação entre as instituições deverá constituir uma actividade permanente e ser um ponto fixo da ordem de trabalhos da reunião anual. Neste contexto, determinar-se-á se é ou não necessário analisar o código de conduta na área da informação e comunicação.

Cada instituição toma nota das decisões do GII e das recomendações apresentadas preservando simultaneamente a sua plena autonomia e integridade. Em especial, cada instituição deverá explicitamente determinar as modalidades de participação dos seus membros nas campanhas e actividades de informação.

I.1.2 Os serviços operacionais da Comissão Europeia e do Parlamento Europeu

Os serviços das duas instituições (DG Imprensa e Comunicação - DG PRESS para a Comissão e DG Informação e Relações Públicas - DG III - para o Parlamento Europeu) são responsáveis pela preparação, aplicação, controlo e avaliação das actividades de informação, nos termos das orientações estabelecidas e das instruções recebidas no âmbito do quadro acordado. A cooperação, intercâmbio de informações e assistência mútua entre os serviços abrangem todas estas actividades.

As Direcções-Gerais da Comissão e do Parlamento responsáveis pela informação e comunicação colaboram com o GII para o efeito. Estas DG ou seus representantes reunir-se-ão regularmente, pelo menos duas vezes por ano, para analisar os relatórios sobre a execução das actividades de informação, trocar informações sobre o planeamento corrente das actividades e preparar os debates no âmbito do GII.

Cada uma das DG convida um representante da outra instituição para participar enquanto observador nos seus comités editoriais ou outros grupos semelhantes responsáveis pelas actividades gerais de informação. Estas DG farão também todo o possível para associar as outras instituições e, quando adequado, outros organismos, incluindo representantes dos Estados-Membros que participem em actividades de informação.

Quando um dos serviços operacionais (DG PRESS e DG III) instituem a nível central, um grupo ou comité com responsabilidades editoriais ou afins relacionadas com a informação, convidam o outro serviço para nomear um observador.

As Direcções-Gerais de ambas as instituições deverão debruçar-se sobre as condições de partilha de meios de comunicação, tal como já acontece por exemplo, no que se refere ao sítio web EUROPA, às transmissões do Europe by Satellite (EbS) e às bibliotecas das instituições.

Os Directores-Gerais da DG PRESS e da DG III deverão também reunir-se com os seus parceiros das outras instituições, analisar o trabalho realizado pelos comités de coordenação existentes (por exemplo sobre o Europa ou sobre o Europe by Satellite). Deverão garantir que as instituições exploram de forma consequente o potencial das modernas tecnologias e proporcionam ao público um acesso fácil a informações actualizadas.

Será analisada a possibilidade de criar um organismo consultivo sobre a informação e comunicação que inclua representantes das instituições e dos Estados-Membros, com a possibilidade de co-optar consultores e especialistas externos para objectivos específicos (o mesmo acontecendo com as melhores práticas relativas à utilização de instrumentos de comunicação, a forma como podem ser utilizados em conjunto mais eficazmente, os critérios de avaliação e a avaliação do impacto).

I.1.3 Cooperação no terreno - Representações e Gabinetes

As Representações da Comissão e os Gabinetes do Parlamento Europeu nos Estados-Membros estão actualmente a cooperar localmente e numa base ad hoc. Ambas as instituições afectaram recursos consideráveis às suas actividades e esperam obter uma contrapartida equivalente a nível das tarefas específicas definidas para as entidades locais. No novo quadro de cooperação é necessário um elevado nível de coordenação local, intercâmbio de informações e cooperação que virão reforçar a eficácia das acções.

Âmbito e método de cooperação

No âmbito do novo quadro, as Representações e Gabinetes deverão ser considerados como os centros de toda a cooperação descentralizada nos Estados-Membros. Serão abrangidas todas as áreas objecto de decisões e orientações estabelecidas pelo GII. As actividades e acções relacionadas com áreas que são e continuam a ser da responsabilidade exclusiva de qualquer uma das instituições não são abrangidas pela cooperação local nos Estados-Membros.

Os Chefes das Representações e dos Gabinetes serão responsáveis pela aplicação, no terreno, das actividades identificadas pelo GII e tornadas operacionais pelas DG PRESS e III, respectivamente. Normalmente, a cooperação baseia-se em contactos locais sistemáticos e em intercâmbios regulares de planos e iniciativas futuras. Sempre que possível, os Gabinetes e Representações tentarão encontrar soluções comuns para problemas comuns.

Os Chefes das Representações e dos Gabinetes em cada Estado-Membro são responsáveis pela cooperação local entre as suas duas instituições. Convidam-se sistematicamente para participar em grupos de orientação, comités editoriais, etc., a nível local, sempre que o assunto seja de interesse comum. Por forma a facilitar a cooperação regular aplicam-se as seguintes disposições:

* realiza-se uma reunião regular entre os Chefes da Representação e do Gabinete de informação nos escritórios de um deles, de forma alternada;

* cada Chefe envia à sua instituição uma cópia da ordem de trabalhos escrita e das actas resumidas de todas as reuniões;

* os Chefes de todas as Representações e Gabinetes reúnem-se duas vezes por ano; uma das reuniões dará prioridade à preparação da reunião anual do GII.

A cooperação incide sobre todas as condições locais e circunstâncias especiais do país de acolhimento. As instituições comprometem-se a obter uma sinergia máxima das suas operações, incluindo instalações conjuntas, antenas de informação, ligações electrónicas de sítios Internet, etc., bem como no que se refere a todas as outras formas práticas de colaboração.

Por último, os Chefes das Representações e dos Gabinetes comprometem-se a tomar em consideração, em todas as suas acções de informação e comunicação, sempre que adequado, as modalidades precisas da eventual participação dos membros das duas instituições. De qualquer forma, deverão ser envidados esforços adequados no sentido de promover o pluralismo e o debate aberto.

Acções conjuntas - mandatos e código de conduta

As informações de base acerca da União Europeia e das suas políticas deveriam ser da responsabilidade conjunta da Comissão, do Parlamento Europeu, do Conselho, das outras instituições e dos Estados-Membros. Os órgãos adequados para levar a cabo esta tarefa da melhor forma possível são os centros de informação e as redes, que estão adaptados às circunstâncias de cada Estado-Membro.

Estes fornecedores de informação deveriam estar tão próximo quanto possível dos cidadãos - a União Europeia é algo de próximo, não uma questão de política externa. É particularmente importante, nalguns Estados-Membros, encontrar a nível local entidades que inspirem confiança e que sejam credíveis para veicularem as mensagens que as instituições pretendem transmitir. É também importante tomar em atenção que, mesmo trabalhando em conjunto, as instituições não podem, sozinhas, chegar a todos os cidadãos. Assim, as parcerias com os Estados-Membros, a sociedade civil e as organizações não governamentais revestem importância fundamental. A informação deverá ser moderna e convivial, centrando-se nas verdadeiras preocupações das pessoas. As Representações têm a responsabilidade de coordenar, formar e "alimentar" os centros de informação e as redes, contando com o apoio dos serviços relevantes a nível central.

Neste contexto, justifica-se que os mandatos das Representações e dos Gabinetes sejam analisados e se necessário alterados. A Comissão propõe-se analisar o respectivo conteúdo, por forma a tomar em consideração o novo quadro de cooperação; tal significa introduzir disposições relativas à informação destinada ao "grande" público, que constituirão uma nova prioridade, juntamente com as duas prioridades existentes relacionadas com "os meios de comunicação social" e "os contactos políticos". Outras alterações poderão dizer respeito às campanhas e outras acções adoptadas pelo GII, no sentido de garantir que lhes é consagrada, no terreno, uma prioridade adequada.

Foi apresentada uma proposta ao Parlamento no sentido de alterar os mandatos dos Gabinetes, em especial no que se refere às actividades dirigidas à imprensa e aos meios de comunicação social nas regiões. Poderá analisar-se a possibilidade de incluir "actividades através dos centros de informação e das redes" entre as suas prioridades.

Por último, poder-se-ia prever uma revisão do código de conduta estabelecido entre as Representações da Comissão Europeia e os Gabinetes do Parlamento Europeu nos Estados-Membros (15 de Janeiro de 1998) à luz dos princípios delineados na presente Comunicação, fixar os aspectos formais das reuniões regulares propostas e identificar as áreas de cooperação.

I.2 Um novo quadro de cooperação com o Conselho, as outras instituições, os Estados-Membros e os Parlamentos nacionais

A responsabilidade pela informação e comunicação cabe a todas as instituições e aos Estados-Membros. O quadro de cooperação descrito no presente documento deverá ser aberto e todas as instituições e Estados-Membros deverão ser convidados a participar, sempre que adequado e exequível.

O Conselho

O Conselho tem uma política de informação e comunicação diferente da do Parlamento Europeu e da Comissão Europeia, uma vez que dispõe de recursos orçamentais limitados para o efeito. Estabelece as suas próprias relações com a imprensa e com os meios de comunicação social e partilha alguns meios de comunicação com outras instituições. Contudo, o Conselho Europeu de Helsínquia solicitou que o Conselho fosse associado ao esforço de fornecer uma informação geral coerente sobre a União Europeia. O Conselho Europeu instou igualmente a Comissão a melhorar a coordenação entre as Representações nos Estados-Membros e as autoridades nacionais de informação.

Actualmente, o Conselho participa no sítio web EUROPA e no Europe by Satellite, juntamente com outras instituições. O Conselho está representado nos comités editorial e de gestão mas a sua participação na formulação das políticas de informação e comunicação não vai mais além. Actualmente, o Conselho não é membro do GII.

No futuro, poder-se-ia prever que o Conselho participasse na informação e comunicação relativamente às questões do segundo e terceiro pilares. Tal implicaria uma coordenação interinstitucional entre a Comissão, o Parlamento e o Conselho que ultrapassaria a simples partilha de meios de comunicação. Até ao momento, o Conselho não apresentou uma estratégia completa acerca da criação de uma força de intervenção rápida e a participação reforçada da União nas operações internacionais de manutenção da paz poderá constituir a ocasião adequada para alterar esta situação. A Comissão convidará o Conselho a considerar a forma como as instituições deverão abordar estas questões e como o Conselho prevê participar no GII.

É provável que alguns governos considerem que dispõem de amplos meios de informação e de comunicação. O âmbito das acções comuns a nível da União, que envolvam tanto o Conselho como os Estados-Membros, limita-se provavelmente à partilha de meios de comunicação. Para além dos meios electrónicos do EUROPA e do EbS, está a ser considerada a criação de um Centro Comum de Visitantes ou de Informação em Bruxelas e uma cooperação mais estreita a nível das bibliotecas, embora até ao presente não se tenha chegado a conclusões claras. A cooperação entre as instituições na produção conjunta de recortes e revistas de imprensa poderá proporcionar um melhor serviço e permitir efectuar economias de escala num domínio de interesse comum.

Outras instituições e órgãos

Todas as instituições deveriam ser convidadas a contribuir para as actividades de informação da União, no âmbito dos seus domínios de responsabilidade específicos. A Comissão propõe que as actividades de informação sejam incluídas em todos os contactos normais entre as instituições. Deveria chegar-se a acordo mútuo e deveria prever-se a inclusão de informações da instituição no material de informação para utilização pública. É já o que acontece, por exemplo, nas relações entre a Comissão e o Comité das Regiões e o Comité Económico e Social.

As declarações conjuntas da Comissão e dos dois comités, que estão neste momento a ser concluídas, incluirão estes aspectos e o papel que poderão desempenhar face à sociedade civil e às regiões. A Comissão mantém-se aberta a quaisquer propostas sobre esta matéria provenientes de outras instituições.

Estados-Membros e Parlamentos nacionais

Uma vez que a estratégia de informação deverá envolver um amplo leque de meios e técnicas para colocar a informação à disposição do público, é também necessário que as instituições procurem obter e obtenham a plena cooperação das autoridades dos Estados-Membros a nível nacional, regional e local. É óbvio que uma estratégia eficaz de informação e comunicação deverá garantir que as mensagens sejam recebidas pelos cidadãos ao nível mais local possível. A Comissão deverá reforçar a cooperação com as administrações nacionais, regionais e locais, respeitando evidentemente os equilíbrios constitucionais de cada Estado-Membro.

Nos casos em que as políticas estejam já acordadas e estabelecidas, os Estados-Membros juntamente com as autoridades regionais e locais, partilham directamente esta tarefa e estão frequentemente em melhores condições para fornecerem o quadro adequado para a divulgação das informações, particularmente a nível local.

Prosseguirão os esforços no sentido de descentralizar as iniciativas relativas à informação destinada ao público, através de acordos de parceria com os Estados-Membros. Existem já disposições neste sentido em Paris e Lisboa e entrarão dentro em breve em funcionamento em Roma. Noutros Estados-Membros, poderão revelar-se adequadas outras formas de parceria que envolvam organismos nacionais, regionais, locais e da sociedade civil. Em todas as circunstâncias, o incentivo político consistirá em fornecer informações ao público através de uma parceria entre as instituições da União Europeia e as infra-estruturas próprias dos Estados-Membros, e não apenas através das Representações ou Gabinetes.

As opções existentes no que se refere a acções conjuntas com agências governamentais nos Estados-Membros integram actividades conjuntas de informação, co-financiadas e co-geridas através de acordos assinados (convenções). As actividades poderão dizer respeito a centros permanentes de informação, como o Sources d'Europe em Paris, o Centro Jacques Delors em Lisboa e o CIDE em Roma ou poderão relacionar-se com prioridades políticas específicas, como as actividades de informação relacionadas com o euro ou com o alargamento. Para além da imagem de cooperação que é extremamente positiva, existem muitas outras vantagens deste agregar de forças, principalmente a participação dos meios de comunicação social, o recurso a pessoal especializado e a possibilidade de alcançar grupos de população que nenhuma instituição europeia poderá alcançar por si só.

Os Estados-Membros têm reagido de forma diferente aos progressos da Comissão no que se refere às convenções. Alguns subscreveram as propostas com entusiasmo e é provável que pretendam alargar e explorar esta ideia. Outros, concordaram em participar no âmbito de objectivos estritamente definidos (por exemplo, campanha de informação sobre o euro) e limitados no tempo; poderão estar dispostos a considerar outras questões como o alargamento. Apenas dois Estados-Membros não subscreveram ainda quaisquer convenções.

As agências de informação governamentais - quando existem - não têm sido abordadas de forma sistemática pela Comissão. Os Directores-Gerais da informação - ou equivalentes - foram convidados para uma reunião em Bruxelas em 1999, para debater opções de acções comuns, em especial no que se refere ao euro. Algumas Representações estabeleceram contactos bilaterais com as agências nacionais, mas não existe uma acção global, o que se justifica, indubitavelmente, pelo facto de existirem diferenças significativas entre os Estados-Membros; alguns dispõe de agências centrais responsáveis pela informação do público, que assumem grandes dimensões, outros operam um sistema extremamente descentralizado de informação do público, com uma coordenação central muito reduzida ou mesmo inexistente.

Os exemplos de cooperação dizem respeito a referências e ligações mútuas a sítios de Internet e referências cruzadas semelhantes. Não existem quaisquer exemplos de participação cruzada em conselhos editoriais ou publicações conjuntas. Contudo, deveria ser possível associar as autoridades nacionais - quando existem - às campanhas europeias gerais e, quando existe uma convenção, tal deverá constituir a regra.

No que se refere aos Parlamentos nacionais, a cooperação com as Representações é considerada como uma questão puramente local. O Parlamento Europeu tem uma experiência semelhante. Alguns Estados-Membros dispõe de serviços de informação nos seus Parlamentos e a Representação está normalmente em contacto com eles; noutros casos, não existe qualquer contacto formal com o Parlamento, realizando-se os contactos apenas com deputados individuais ou partidos políticos. A Comissão não adoptou qualquer iniciativa geral no sentido de abordar os Parlamentos nacionais. Todas as iniciativas nesta área serão realizadas em cooperação estreita com o Parlamento Europeu.

II. Serviços de informação e comunicação da Comissão

II.1 Serviços de informação geral

DG Imprensa e Comunicação

A Direcção-Geral da Imprensa e Comunicação é responsável pelas relações da Comissão com os meios de comunicação social. O facto de os porta-vozes da Comissão se especializarem em áreas específicas da política desta instituição destina-se a garantir o fornecimento de informações de elevada qualidade num quadro global que envolve outras Direcções-Gerais.

No âmbito da DG PRESS, a responsabilidade pela imprensa é partilhada com as Representações da Comissão nos Estados-Membros. Contrariamente aos seus colegas em Bruxelas, o pessoal das Representações que têm contactos com a imprensa estarão regra geral em contacto com os jornalistas que poderão não ser especialistas em questões europeias mas ser, por exemplo, correspondentes políticos, económicos ou de sectores específicos a nível da imprensa nacional, que cada vez mais incluem os aspectos europeus na sua cobertura dos assuntos internos. Além disso, as Representações desempenham um papel fundamental no que se refere à informação fornecida à imprensa regional e local que não dispõem de jornalistas específicos para as questões europeias.

Um grande número de jornais e revistas especializados procuram frequentemente obter ajuda das Representações. Para além dos jornalistas, as Representações mantêm também contactos com as redacções e com os principais escritores.

Papel das Representações e prioridades do novo quadro

As Representações da Comissão Europeia representam a instituição como um todo e estão ao seu serviço. As suas tarefas são nomeadamente:

* um papel directo junto dos meios de comunicação social em nome da Comissão, actuando no âmbito das prioridades estabelecidas pela DG PRESS e um papel de comunicação imediata no que se refere a questões importantes;

* o estabelecimento de redes políticas e a comunicação de informações ao centro em Bruxelas;

* assistência no fornecimento de informações destinadas ao grande público, no que se refere a temas prioritários, quando adequado em parceria com as autoridades do Estado-Membro e com o Parlamento Europeu. Esta tarefa é desempenhada, sob autoridade das Representações, principalmente através de redes de fornecedores de informação estabelecidas em associação com os Estados-Membros e outros organismos regionais ou locais.

Explicar as políticas da Comissão constitui um característica importante nas duas primeiras prioridades, que são as actividades centrais das Representações na sua qualidade de representantes da instituição. O novo quadro deveria prever que seja dado, no futuro, um tratamento equivalente à terceira prioridade, por forma a reflectir a nova cooperação com o Parlamento. As Representações continuarão a desempenhar um papel fundamental na execução das principais actividades de informação decididas pela Comissão no âmbito do programa PRINCE [3].

[3] O programa PRINCE, que foi introduzido em 1995, em grande parte na sequência do pedido do Parlamento Europeu, envolve campanhas prioritárias em parceria com as instituições e os Estados-Membros; aplicando-se actualmente ao alargamento, ao euro, ao debate sobre o futuro da União Europeia e à nova campanha sobre a criação de uma área de liberdade, segurança e justiça.

Actualmente, os Gabinetes do Parlamento apenas participam nas redes de forma marginal. Existe grandes possibilidades para um maior envolvimento do Parlamento Europeu de duas formas: os Gabinetes poderão ser convidados a utilizar as redes para informações institucionais do Parlamento Europeu e deverão oportunamente ser convidados a reflectir sobre a localização, a dimensão e a estrutura das redes. Em segundo lugar, os deputados deveriam ser convidados a participar em eventos locais organizados pelas redes ou através delas.

Para além das actividades centrais, as Representações poderão também ter a seu cargo outras tarefas, actuando, por exemplo, como uma extensão dos serviços em Bruxelas. Tratar-se-ia, nomeadamente, de contribuir para a gestão dos programas das DG e ocupar-se de inquéritos de recrutamento, de concursos e das queixas dos cidadãos. As Representações prestam assistência nas visitas de alto nível da Comissão de Bruxelas e fornecem apoio quando o país de acolhimento assegura a Presidência.

As Representações deveriam prosseguir o desenvolvimento das redes, incluindo a nível regional e local, tornando-as parceiros activos nas actividades de informação geral, na organização de eventos e na formação do pessoal da rede.

As Representações e os Gabinetes têm um papel fundamental a desempenhar a nível da cooperação interinstitucional, de forma descentralizada. O estabelecimento de relações de trabalho estreitas entre as Representações e os Gabinetes do Parlamento Europeu será cada vez mais importante para o planeamento e realização das respectivas actividades. Muitas das actividades actualmente realizadas pelas Representações passarão, consequentemente, a ser abrangidas por esta cooperação interinstitucional. O anexo à presente comunicação apresenta uma imagem da evolução possível destas actividades, no novo contexto de uma cooperação reforçada.

Propõe-se que seja realizada, anualmente no mês de Setembro, uma definição das prioridades em matéria de informação e comunicação nas Representações, relativamente ao ano orçamental seguinte. As Representações prepararão propostas de acção com base nestas prioridades, sendo enviada uma cópia aos Gabinetes, para informação. Será obtido um acordo final, tomando em consideração as conclusões do GII e as audições e decisões orçamentais internas da Comissão. Os Gabinetes do Parlamento deveriam ser convidados a observar um processo semelhante. Anualmente, as Representações e os Gabinetes deveriam apresentar relatórios de actividade, integrados no exercício de avaliação, que incluirão o intercâmbio de prioridades em matéria de informação.

II.2 O tratamento da informação sectorial

As Direcções-Gerais e os serviços da Comissão dispõem de unidades de informação responsáveis pela informação sectorial; por exemplo, ambiente, concorrência, comércio, política social, agricultura, etc. Estes serviços têm à sua disposição rubricas orçamentais específicas para o efeito; não são abrangidos pela presente comunicação. A DG responsável pelas relações externas tem também um papel específico a desempenhar, a nível da prestação de informação aos cidadãos de países terceiros, incluindo informações para o grande público dos países candidatos. As necessidades de informação nos países terceiros serão, muitas vezes, de tipo mais especializado. Existem evidentemente muitos jornalistas de países terceiros no corpo de imprensa em Bruxelas que recebem exactamente o mesmo serviço que os seus colegas da União Europeia. Estes aspectos também não são abrangidos pela presente comunicação.

As unidades de informação desempenham um papel muito importante no sentido de divulgar a política, as actividades e as decisões da Comissão junto do grande público ou junto de grupos específicos da população. Os serviços a imprensa escrita, meios electrónicos e outros meios de comunicação social para o efeito, bem como reuniões, conferências, visitas e discursos. Esta actividade é indispensável para o bom funcionamento das políticas; constitui igualmente um meio eficaz e útil para que a Comissão, enquanto instituição, atinja uma audiência mais vasta do que seria possível através de actividades e campanhas gerais.

Enquanto o trabalho da DG PRESS e das Representações é coordenado na mesma Direcção-Geral, não existe este tipo de mecanismo directo no que se refere ao fornecimento de informação por parte das outras Direcções-Gerais. Reconhece-se cada vez mais que a informação constitui um elemento-chave da estratégia política e que é fundamental para impedir perdas de impacto ou mal-entendidos. Os porta-vozes com responsabilidades relativamente a áreas específicas podem contribuir para garantir a coerência da mensagem de forma não burocrática [4]. Acontece também que enquanto as Representações mantêm contactos estreitos com audiências-alvo específicas, por exemplo um determinado sector, os sindicatos ou as organizações não governamentais, as pessoas com interesses muito especializados estabelecerão naturalmente contacto com a unidade responsável pela informação relacionada com o seu próprio domínio de actividade.

[4] Declaração dos Presidentes com um protocolo sobre a cooperação em anexo.

Uma vez que a informação e a comunicação constituem os parceiros fundamentais para a formulação da estratégia política, o melhor ponto de partida seria identificar os principais eventos políticos de alto nível, estabelecendo quatro ou cinco prioridades políticas chave que se tornarão a base fundamental das actividades de informação e comunicação e um alicerce sólido para a coordenação global entre as políticas e a informação. Actualmente, a Comissão anuncia as suas principais prioridades políticas e as suas orientações financeiras através da sua estratégia política anual na Primavera. O programa de trabalho anual da Comissão continua a ser um acontecimento importante, uma vez que está intimamente relacionado com o debate sobre a situação da União no final do ano. Contudo, tornar-se-á muito mais político e centrado nas prioridades do que no passado, o que irá facilitar a sua utilização para efeitos de informação e comunicação. Uma outra nova característica é a apresentação pela Comissão de um relatório anual sobre as suas actividades, que deveria tornar-se um outro marco importante a nível da informação e da comunicação. O Director-geral da DG PRESS deveria reunir-se com outros Directores-Gerais para discutir as implicações destes eventos a nível da política de informação e estabelecer os mecanismos necessários à realização de actividades de informação adequadas. É óbvio que esta coordenação irá melhorar a informação de elevada qualidade fornecida pelos diferentes serviços.

Surgirão outras questões durante o ano em causa, mas ao tornar quatro ou cinco prioridades políticas-chave a principal base das actividades de informação e comunicação, criar-se-á um sólido alicerce para a coordenação global entre a estratégia política e a informação. A aplicação destas prioridades envolverá as próprias DG, as Representações e, no que se refere à coordenação e apresentação global, os serviços da DG PRESS em Bruxelas. Após estabelecer uma base sólida de coordenação, a Comissão estará em melhores condições para abordar questões inesperadas à medida que vão surgindo.

Existem também outros mecanismos como o Programa Prioritário de Publicações. Foi estabelecido no âmbito do programa de trabalho anual da Comissão e as suas publicações têm por destinatário o grande público. Pretende-se transmitir uma mensagem estruturada e ter conhecimento de todos os materiais de informação da Comissão.

Estão já em vigor outros mecanismos de coordenação, incluindo a participação conjunta no funcionamento do sítio web EUROPA e do Europe by Satellite. Além disso, no âmbito das campanhas de informação ao abrigo do programa PRINCE sobre acções específicas, tais como o alargamento, existem mecanismos que permitem uma completa coordenação, não só no âmbito da Comissão, incluindo as Representações, mas também com o Parlamento Europeu e frequentemente com os Estados-Membros.

II.3 Meios, instrumentos e avaliação

A política de comunicação e informação não poderá ser desenvolvida de forma adequada sem que estejam à sua disposição os meios e instrumentos necessários. Nos últimos anos, a Comissão criou um sistema cuja coerência e visibilidade se deverão manter. Para além das acções prioritários de informação (PRINCE), deverá ser consagrado um importante papel às redes e centros de informação, bem como aos serviços de valor acrescentado: Europe Direct, Eurojus, Serviço de Assistência Directa aos Cidadãos. Estes dependem dos diversos meios de comunicação colocados à sua disposição, tais como o Europe by Satellite (EbS), a biblioteca, os centros de documentação, as publicações, as co-produções audiovisuais, etc.

Estes instrumentos e os seus meios de avaliação são apresentados no anexo à presente Comunicação, sendo também feita referência à sua utilização no âmbito da cooperação com outras instituições e Estados-Membros. Este grupo específico foi identificado em conjunto com o Parlamento Europeu. Será em torno de todos estes instrumentos que a cooperação com as outras instituições, os Estados-Membros e a sociedade civil se deverá concretizar. A Comissão propõe que cada um destes instrumentos seja analisado tendo em vista definir o nível adequado de cooperação. Para o efeito, a Comissão apresenta algumas sugestões.

Possibilidades de externalização

Actualmente, algumas das actividades correntes de informação da Comissão são tratadas por serviços externos à instituição. Desta forma, a informação produzida pela Comissão pode chegar mais facilmente ao cidadão, que beneficiará assim de um melhor serviço. Ao envolver serviços externos podemos simplificar de forma significativa o acesso à informação, mantendo a Comissão responsabilidade total relativamente à informação incluída nos seus produtos electrónicos e escritos.

Neste contexto, justifica-se considerar a hipótese da criação de uma agência de informação interinstitucional. O Conselho Europeu de Helsínquia solicitou ao Conselho, ao Parlamento Europeu e à Comissão que considerassem a criação de uma agência deste tipo. Embora cada instituição continue a ser responsável pela informação que produz, a agência seria responsável por diversas actividades, por exemplo, a biblioteca central, as visitas às instituições (sedes); os recortes de imprensa e distribuição, a armazenagem e introdução de todo o material nos gabinetes de informação nos Estados-Membros. Poderá considerar-se a hipótese de a agência produzir também material ou publicações de natureza geral.

As instituições serão convidadas, com base num documento da Comissão em que serão apresentadas opções, a determinar em que medida as actividades de informação estão já ou poderão ser mais "externalizadas", através do recurso a fornecedores de serviços externos a nível central e local. Num exercício mais avançado, poderia considerar se deverá ou não ser criada uma agência de informação interinstitucional para o efeito. Na opinião da Comissão, a criação de uma agência deste tipo deveria basear-se nas necessidades resultantes apenas da experiência.

III. Seguimento

A Comissão tenciona explorar este novo quadro para a informação e a comunicação de forma activa e construtiva. Resumindo: o quadro proporciona-nos as bases organizativas para a cooperação, um leque de instrumentos e ferramentas para as actividades de informação e comunicação e diversos métodos de avaliação a informação fornecida pelas instituições.

Desta forma, a Comissão tentará conceber uma política de informação e de comunicação que seja:

* sustentada e permanente; o público deverá saber que tem ao seu dispor, permanentemente, informação factual e que as informações sobre os assuntos europeus não constituem um privilégio exclusivo da Comissão, mas são uma responsabilidade partilhada por todas as instituições e pelos Estados-Membros. O objectivo da política de comunicação consiste em produzir e transmitir mensagens de qualidade e duradouras, adaptadas à audiência;

* descentralizada e baseada num efeito multiplicador; reconhecendo a impossibilidade de comunicar directamente com o grande público, a informação deverá ser transmitida através de uma grande diversidade de meios e operadores; a Comissão continuará a desenvolver e a reforçar as suas acções através dos jornalistas e dos meios de comunicação social, das redes, dos organismos públicos e semi-públicos, do sector privado, das ONG e da sociedade civil;

* adaptada e adequada; na massa de informação que actualmente existe, é necessário garantir que a mensagem e os meios por que é transmitida estão adaptados ao público a que se destina e que a mensagem é recebida e compreendida; desta forma, as acções são objecto de controlo e de adaptação contínuos.

A Comissão convida as restantes instituições e os Estados-Membros a participarem neste esforço.

***

Acontecimentos recentes, como a fraca participação nas eleições europeias e os resultados de diversos referendos, demonstram amplamente uma apreensão do público que necessita ser abordada.

Desde a adopção do Tratado de Maastricht, que esta apreensão se tem manifestado através de um desequilíbrio: o público tem uma posição normalmente favorável relativamente aos principais ideais europeus que a União representa, mas adopta uma posição crítica e de desconfiança relativamente às instituições e ao que fazem, apesar dos efeitos práticos que se podem constatar, como a recuperação económica, a introdução do euro, a criação de uma área de liberdade, segurança e justiça e uma posição mais forte da União na cena mundial. A principal causa para esta insatisfação é a incapacidade de transmitir os objectivos das políticas, a que se vem frequentemente juntar uma sensação generalizada de que não é fornecida informação suficiente. A pessoas têm também dificuldade em identificar o que cada um faz na União, e afirmam com veemência que as realidades no terreno são muitas vezes esquecidas. É necessário quebrar este círculo vicioso de desencanto e este desequilíbrio entre as expectativas e a percepção imediata, fazendo com que todas as partes relevantes participem tão prontamente quanto possível; tal significa as instituições, os Estados-Membros e a sociedade civil, no âmbito das respectivas responsabilidades. Para o efeito, a presente comunicação pretende criar um quadro para uma melhor informação e para um melhor debate. Neste contexto, a estratégia de informação e comunicação deverá naturalmente ser considerada no âmbito do debate mais vasto sobre a governança e a necessidade de estimular um debate informado e uma maior participação do público.

O resultado do recente referendo irlandês sobre o Tratado de Nice torna mais necessário do que nunca agregar todos os participantes no esforço de fornecer informações acerca da União Europeia. Não pode ser apenas "Bruxelas" a explicar as políticas, as actividades e o futuro da União. A informação deverá provir daqueles que estão mais intima e directamente relacionados com os cidadãos: os representantes eleitos e os Governos a todos os níveis.

As instituições europeias, a nível central e no terreno nos Estados-Membros devem desempenhar o seu papel, trabalhando em conjunto para explicar aquilo que fazem e porquê. Deverão também colaborar na coordenação das actividades de informação geral acerca da União Europeia. O presente documento pretende criar o quadro de uma nova estratégia coordenada. O conteúdo dessa estratégia deverá ser objecto de um debate urgente entre as instituições europeias e dos Estados-Membros nos próximos meses.

Este debate realizar-se-á com base numa abordagem concertada, que tomará em consideração diversas questões, nomeadamente:

- como garantir o respeito mútuo das competências específicas de cada instituição;

- esclarecer, sempre que adequado, o papel de cada instituição, principalmente em relação ao Conselho, Estados-Membros e Parlamentos nacionais;

- estabelecer uma clara distinção entre informação e comunicação, uma vez que cada uma pressupõe um conceito distinto;

- tentar encontrar o equilíbrio adequado entre a necessidade de uma coerência global das mensagens e a diversificação necessária para tomar em consideração as diferenças nacionais;

- utilização de peritos externos sempre que desejável e possível; a avaliação deverá contudo ser da competência da Comissão, em articulação com o GII;

- eliminação de todas as contradições ou duplicações relativamente a campanhas já em curso (euro, alargamento, futuro da União).

A presente comunicação permite que a Comissão se lance na próxima fase do processo, que consistirá na análise das reacções de todas as instituições, bem como das administrações e dos Parlamentos dos Estados-Membros. Além disso, os resultados do debate mais amplo, que será lançado após o Verão, deverão também ser analisados. No final do corrente ano, a Comissão apresentará as suas conclusões, com base nas discussões e propostas apresentadas, tendo em vista a elaboração de uma comunicação mais aprofundada.

ANEXO

MEIOS, INSTRUMENTOS E AVALIAÇÃO DAS

ACTIVIDADES DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO

ÍNDICE

1. Acções prioritárias de informação (PRINCE)

2. Redes e Centros de Informação

3. EUROPA e Publicações

4. Europe Direct, Eurojus, Serviço de Assistência Directa ao Cidadão

5. Emissões de televisão e da rádio e formação para jornalistas

6. Biblioteca central e rede de centros de documentação

7. Visitas

8 Avaliação

1 Actividades prioritárias de informação (PRINCE)

O programa PRINCE é sinónimo de uma sólida cooperação interinstitucional. Os programas estabelecem uma abordagem global com objectivos claros e precisos e com mensagens que têm por alvo audiências específicas.

O programa PRINCE funciona com base nos seguintes princípios:

* uma abordagem de base e descentralizada;

* parcerias;

* flexibilidade de transparência.

Uma abordagem de base e descentralizada: com base neste princípio, diversos projectos importantes financiados pelo programa PRINCE foram concebidos, criados, aplicados e controlados "no local" pelas Representações da Comissão nos Estados-Membros, com a participação dos Gabinetes do Parlamento Europeu.

Parcerias: envolvem os Estados-Membros (com base nos acordos concluídos) e a sociedade civil (através de convites à apresentação de propostas).

Flexibilidade e transparência: garante a apresentação de prioridades claras e visíveis e permite que a Comissão e o Parlamento estabeleçam um planeamento futuro no âmbito de um quadro orçamental sólido. Uma vez que o GII está associado ao programa PRINCE, trata-se também de um ponto fundamental para o desenvolvimento das prioridades de informação e comunicação das duas instituições.

Através de uma cooperação adequada e de um acordo relativamente às prioridades políticas, deverá garantir-se que estão disponíveis os recursos orçamentais necessários às acções.

Algumas campanhas destinam-se apenas a fornecer informação, como a campanha relativa ao euro. Outras, como a campanha sobre o futuro da União Europeia, pretendem estimular o debate e ainda outras, como a nova campanha sobre o alargamento, prosseguem os dois objectivos.

A finalidade destas campanhas consiste em transmitir a informação e estimular o debate fora do círculo estreito dos especialistas.

O programa PRINCE, que foi introduzido em 1995, em grande medida sob incentivo do Parlamento Europeu, envolvia inicialmente três campanhas prioritárias: "Prioridade aos cidadãos", "Construamos a Europa juntos" e "O euro". Aplica-se agora ao alargamento, ao euro, ao debate sobre o futuro da União Europeia e à nova campanha sobre a criação de uma área de liberdade, segurança e justiça. O programa de informação relativo ao euro prosseguirá em 2002 e possivelmente para além desta data, em função das necessidades dos países "pré-in" ou dos países candidatos.

A estratégia de comunicação relativa ao alargamento, adoptada em 10 de Maio de 2000 pela Comissão, estabeleceu um programa de acção plurianual e identificou os meios orçamentais necessários a uma abordagem descentralizada, incluindo a utilização de parcerias nomeadamente com a sociedade civil.

O debate sobre o futuro da União inclui duas dimensões distintas mas interactivas, que foram definidas na Comunicação da Comissão (COM/2001/178 final):

- cada Estado-Membro deverá organizar e estimular debates em função dos seus próprios condicionalismos;

- à medida que se vai desenvolvendo o debate sobre a Europa, deverão ser tomados em consideração os debates nacionais e as discussões entre Estados-Membros.

A comunicação especifica os meios práticos (tipos de acções e recursos) e a contribuição da Comissão. A presente comunicação não vem alterar de forma alguma estas orientações.

A área de liberdade, segurança e justiça foi claramente designada pelo Tratado de Amsterdão como a próxima meta política da União. Introduz a liberdade de circulação para as pessoas que residem legalmente no território da União. Esta área de liberdade só poderá ser plenamente aproveitada se a segurança e a justiça forem salvaguardadas para todos.

A Carta dos Direitos Fundamentais é apresentada através de um texto claro e facilmente compreensível, directamente dirigido aos cidadãos. Uma vez que o debate sobre o futuro da União, incluindo os preparativos para a Conferência Intergovernamental de 2004, se aproxima, seria lógico considerar como tópico fundamental uma campanha geral sobre a dinâmica e o método da Carta.

Por último, o papel da União Europeia no mundo. Quer seja no que se refere ao seu papel político e económico, quer na área do desenvolvimento, ajuda humanitária e prevenção dos conflitos, a União Europeia tornou-se um interveniente de monta na cena internacional. Da mesma forma, o papel da União na manutenção da paz é avaliado através da Política de Segurança Comum. Esta acção externa da União Europeia, que cada vez mais se impõe aos olhos dos nossos parceiros, continua a não ser reconhecida pelos nossos próprios cidadãos. Qualquer proposta de uma campanha nesta área teria de estar em conformidade com as orientações gerais das actividades ao abrigo do programa PRINCE.

2. Redes e centros de informação [5]

[5] Os centros de informação e redes especializados, criados para apoiar o desenvolvimento das pequenas e médias empresas, a inovação e a investigação não fazem parto do âmbito da presente Comunicação.

Um centro de informação é uma estrutura descentralizada com instalações a nível local, aberta ao público, criada por um organismo e por ele gerida. Enquanto instrumentos poderosos de descentralização do fornecimento de informação, os centros de informação garantem que as actividades de informação têm uma dimensão humana e são adaptadas a necessidades específicas extremamente variadas.

Desenvolvimento do sistema de centros de informação:

* baseia-se no princípio da subsidiariedade e num compromisso de realizar parcerias activas com organismos bem estabelecidos no tecido socioeconómico da respectiva região e, como tal, em contacto directo com o público;

* faz parte de um quadro criado em cooperação estreita com as Representações;

* tem por objectivo uma repartição geograficamente equilibrada dos centros em toda a União.

Existem centros a três níveis: nacional, inter-regional e local/regional.

Centros de nível nacional:

Actualmente, estão em funcionamento dois centros a nível nacional, um em Paris (Sources d'Europe) e outro em Lisboa (Centro de Informação Jacques Delors); foi recentemente criado um terceiro centro em Roma (Centro de Informação e Documentação- CIDE). A Comissão e os Estados-Membros estão vinculados por um acordo de parceria, no âmbito do qual partilham equitativamente os custos. As Representações controlam as actividades dos centros e os representantes da Comissão fazem parte dos seus órgãos de gestão, juntamente com representantes do Estado-Membro em causa.

O objectivo dos centros consiste em desenvolver um sistema integrado de informação na União, através da utilização de estruturas locais. As suas principais funções consistem em:

* liderar a rede nacional de todos os outros centros de informação: Info-Points e, a nível local, os "guias" ("quiosques de informação) e centros de informação;

* funcionar como centro de documentação e de produção de material diverso (panfletos, brochuras, etc.) para a rede.

Em termos específicos, os órgãos de gestão dos centros permitem que qualquer organização ou instituição, pública ou privada e qualquer autoridade nacional ou regional participem nos centros e trabalhem em conjunto com os seus membros fundadores. Neste contexto, o Parlamento Europeu terá de clarificar as suas intenções no que se refere à sua participação nos centros de nível nacional.

Centros a nível inter-regional [6]

[6] "Jean-Monnet-House" em Berlim, "Centro Thessaloniki", e "Centro Naples".

Os centros de informação deste tipo foram criados para abranger as regiões consideradas prioritárias de um ponto de vista socioeconómico (regiões que registam um atraso de desenvolvimento) e do ponto de vista da sua situação geográfica ou geopolítica: por exemplo, Sul de Itália, dimensão setentrional, proximidade de áreas sensíveis, como os Balcãs ou a costa sul da bacia mediterrânica ou proximidade das fronteiras com países candidatos à adesão.

A Comissão não tem quaisquer responsabilidades de gestão destes centros, mas garante que os seus objectivos são correctamente observados, através de um contacto regular com a suas Representações e com a Administração Central em Bruxelas.

Nível local/regional

Os centros de informação de nível local constituem a pedra angular de uma política de informação descentralizada. O seu papel consiste em transmitir informações relacionadas com a realidade quotidiana e com o contexto económico local. Estes centros de informação são, por excelência, centros de informação de base.

São directamente geridos pelos seus organismos de acolhimento (autoridades regionais ou locais, organismos públicos ou semi-públicos, etc.). A Comissão não tem qualquer responsabilidade relativamente à sua gestão corrente, mas concede uma subvenção e contribui para a assistência técnica e documental, com base num acordo concluído com o organismo de acolhimento. Embora respeite a autonomia, as iniciativas e a diversidade dos centros de informação, a Comissão garante contudo que se mantenha uma certa uniformidade e que seja salvaguardada a sua identidade partilhada (mesmo logotipo). Foi introduzido um Help Desk, que integra funções de ajuda, assistência, coordenação e gestão. A Comissão criou também recentemente um sistema permanente de controlo que utiliza as modernas tecnologias para controlar e melhor conhecer o trabalho dos diferentes organismos.

Existem dois tipos: Info-Points Europe (IPE) e Centros de Informação Rural.

* os INFO-POINTS EUROPE estão normalmente localizados na capital da província ou da região e tratam da informação destinada às pessoas que vivem em cidades. Existem 139 Info-Points e a sua grande maioria (80%) dispõe de instalações fornecidas pelas autoridades regionais ou locais e por vezes por associações especializadas;

* os CENTROS DE INFORMAÇÃO RURAL destinam-se mais às pessoas que vivem no meio rural; existe uma rede de 130 destes organismos.

Os Info-Points Europe e os Centros de Informação Rural abrangem actualmente uma ampla área da Europa, mas não são ainda suficientes. Desta forma, a Comissão propõe um plano quinquenal destinado a conseguir uma cobertura mais ampla das regiões da União Europeia. No futuro, cada região deveria dispor, pelo menos, de um ponto principal de informação. Tal implicará obviamente recursos adicionais, mas deverá recordar-se que os fundos concedidos pela Comissão se destinam principalmente a produzir um efeito de alavanca e mobilizar investimentos de maiores quantias. Este objectivo no sentido de alargar as redes deverá ser partilhado pelas instituições e principalmente pelo Parlamento Europeu. Por exemplo, os deputados das regiões em que está situado o Info-Point deveriam ser convidados de forma regular a participar nos diversos eventos. Os Gabinetes do Parlamento Europeu poderiam utilizar a rede e as suas sugestões relativamente à localização, dimensão e estrutura dos Info-Points serão bem-vindas. Estas possibilidades são também oferecidas a outras instituições e órgãos relevantes, incluindo o Comité das Regiões.

Desnecessário será dizer que esta expansão deverá agora tomar em consideração os países candidatos à adesão.

Um último elemento dos centros de informação que fornecem informações gerais ao público é a rede experimental de 19 centros conhecida como os Fóruns Urbanos, cujo papel consiste em divulgar informações sobre o desenvolvimento urbano sustentável.

Nalguns Estados-Membros, as Representações organizaram redes não financiadas pela Comissão (bibliotecas públicas, autoridades locais, câmaras de comércio, etc.). As Representações proporcionam-lhes o maior apoio possível no sentido de transmitirem informações fiáveis sobre a Europa.

A Comissão concede igualmente apoio financeiro, documental e organizativo destinado a actividades de informação realizadas por grandes redes independentes tais como a FIME (Fédération internationale des Maisons de l'Europe) e o European Movement.

Por último, deverá mencionar-se o apoio logístico considerável fornecido pela rede de Centros Europeus de Documentação (CED).

"Team Europe" e Grupeuro (rede de oradores)

Paralelamente às medidas no sentido de criar redes de informação numa base permanente, a Comissão criou igualmente redes de oradores que participam activamente no debate sobre a Comunidade (em 2000 realizaram-se mais de 10 000 intervenções e mais de 700 participações em programas de rádio e televisão). Estes oradores funcionam a nível local e actuam como multiplicadores de informação.

O grupo de oradores Grupeuro foi criado em resposta a numerosos pedidos de contribuições sobre a União Económica e Monetária e a introdução do euro.

Nalguns Estados-Membros, um "Team Europe Junior" fornece igualmente informação destinada aos jovens.

3. EUROPA e Publicações

O EUROPA foi inicialmente lançado por iniciativa da Comissão em 1995. Na sequência de uma sugestão do Parlamento Europeu, os Secretários-Gerais de todas as instituições criaram uma Task Force em 1997 que se desenvolveu subsequentemente, dando origem ao "Interinstitutionnel Internet Editorial Committee", presidido pela Comissão.

Um dos resultados desta cooperação foi uma visão comum do conteúdo e apresentação dos títulos nas páginas de acolhimento geral e nas restantes páginas. Foi criado um gráfico comum com apresentações gerais e foram recomendados auxílios à navegação comuns ou relacionados, por forma a proporcionar uma uniformidade geral. No futuro, esta colaboração será gradualmente adaptada por forma a centrar-se sobre o conteúdo dos diversos sítios.

Actualmente, o EUROPA é sem dúvida o sítio mais importante disponível junto do público e o que é mais visitado na Europa. Poderá ser comparado a alguns sítios dos Estados Unidos, tais como os do Congresso e da Presidência. Registam-se diariamente 1,5 milhões de visitantes dos documentos que constituem o sítio. O número de consultas duplica todos os anos; deverá notar-se que o sítio é composto por 1,5 milhões de documentos e 60 bases de dados que podem, cada uma, conter diversas centenas de milhares de documentos.

Tal significa que o sítio EUROPA está agora a registar um crescimento extremamente forte e a tratar um enorme volume de informações, complexas, variadas, em constante alteração e multilíngues. Deverá dar resposta a um número cada vez maior de exigências a nível da diversidade linguística, proceder a actualizações regulares cada vez mais extensas para satisfazer o crescente número de utilizadores variados, entre os quais aumenta significativamente a percentagem de não profissionais; na realidade, o seu comportamento está a tornar-se um padrão de referência.

Por este motivo, a Comissão está actualmente a preparar novas alterações que levarão a importantes melhorias a nível da qualidade. Introduzirão uma segunda geração dos sítios EUROPA e EUROPA II, que será dentro em breve apresentada à Comissão. As conclusões deverão provocar um debate a nível interinstitucional, em modalidades a ser especificadas.

O objectivo da Comissão consiste em que o sítio EUROPA represente as práticas mais actualizadas da nova governança na Europa, simbolizadas pelas expressões "e-Comissão", "e-Europe" e "e-governança". As principais características são a interactividade, as consultas rápidas e autênticas, a investigação sobre o apoio da opinião pública, e uma prática administrativa simplificada para todos.

Neste contexto, a entrada em vigor do regulamento sobre o acesso aos documentos, regulamento de execução do artigo 255º do Tratado de Amsterdão, representa um desafio de monta para a Comissão e exige uma resposta rápida e efectiva por forma a que os cidadãos estejam consciente dos seus direitos.

A coordenação Interinstitucional será reforçada através da participação dos Directores-Gerais das Direcções em causa (DG PRESS para a Comissão e DG III para o Parlamento Europeu, serviços relevantes do Conselho e das outras instituições).

Publicações

As publicações que proporcionam informações de base sobre a União constituem uma actividade importante. No futuro, deverão ser tomadas medidas no sentido de que a apresentação de todas as publicações seja coordenada, criando assim uma apresentação interinstitucional comum. Poderá então dar-se início a uma cooperação pragmática entre as instituições.

Os actuais progressos eliminaram a distinção entre publicações tradicionais e electrónicas, que utilizam agora os mesmos processos de produção. O Serviço de Publicações introduzirá um mecanismo de "impressão a pedido" através de um portal dedicado às publicações de todas as instituições, órgãos e agências. Assim, as ONG, os serviços civis nacionais, os Info-Points, os centros de informação, as Representações e o público em geral podem descarregar as publicações à sua escolha, imprimi-las ou encomendar a quantidade que desejarem para entrega no endereço da sua escolha.

De futuro, a cooperação entre os Estados-Membros poderá assumir uma nova dimensão a partir dos serviços destinados aos cidadãos que estão agora a ser desenvolvidos (e-Europe, programa IDA, etc.).

4 Europe Direct, Eurojus, Serviço de Assistência Directa aos Cidadãos

Existem agora três serviços que dão resposta às questões suscitadas pelos cidadãos

Europe Direct

Europe Direct ajuda os cidadãos a conhecer e exercer os seus direitos e a identificar todas as oportunidades oferecidas pela União Europeia como, por exemplo, os programas comunitários que podem auxiliar na execução de projectos. Esta iniciativa foi lançada em resposta ao desejo das autoridades nacionais de que a Comissão Europeia se aproximasse mais dos cidadãos e das empresas e estivesse mais acessível, um desejo que foi confirmado pelo Conselho Europeu de Cardiff em 1998.

Europe Direct foi lançado como um simples serviço de e-mail e teve posteriormente de dar resposta a novas exigências à medida que os seus recursos aumentaram, dando origem à criação de um centro de chamadas Europe Direct, operacional desde Abril de 2000. O centro de chamadas pode fornecer respostas por telefone em 11 línguas e está disponível através de um número gratuito, de e-mail, carta ou fax. É gerido através de um contrato de serviço e no primeiro ano de funcionamento respondeu a 100 000 questões.

Eurojus

O Eurojus complementa a iniciativa Europe Direct e fornece aconselhamento e assistência gratuitos sobre problemas jurídicos decorrentes da interpretação ou aplicação do direito comunitário. Estão disponíveis consultores jurídicos através das Representações.

Eurojus apresenta diversas vantagens: fornece respostas rápidas a questões jurídicas específicas e é descentralizado, o que o aproxima mais dos cidadãos e permite uma grande visibilidade na Europa. É relativamente pouco oneroso, de fácil exploração e compatível com a prática da maior parte dos Estados-Membros de fornecer assistência jurídica gratuita relativamente a determinadas questões da legislação nacional. Dá resposta a uma necessidade, proporcionando assistência gratuita no que se refere ao direito comunitário.

Serviço de Assistência Directa aos Cidadãos (Signpost)

O Serviço de Assistência Directa aos Cidadãos foi lançado em 1996. Fornece um serviço semelhante ao do Eurojus mas centra-se exclusivamente nos direitos dos cidadãos ou das empresas relacionados com o mercado interno. Foi posto termo a este serviço, que era assegurado por uma agência externa. Entretanto, o serviço Europe Direct está a assegurar as suas funções.

É importante que todos os instrumentos descritos neste capítulo sejam concebidos e criados de forma a garantir a sua visibilidade e articulação, para que o público em geral, ou seja, a sua audiência-alvo, os possa utilizar facil e eficazmente.

1. No que se refere ao Europe Direct, a Comissão avaliará os resultados deste novo serviço durante o período inicial e introduzirá as alterações necessárias. A Comissão reserva a sua avaliação global sobre o serviço Europe Direct até ser efectuada uma análise aprofundada de todas as informações disponíveis e após ter confirmado o valor acrescentado do serviço.

2. A Comissão está actualmente a analisar o sistema Eurojus. Deverá determinar-se em que medida este aconselhamento jurídico é verdadeiramente uma tarefa para as instituições ou se poderia ser melhor executado pelas entidades nacionais nos Estados-Membros.

3. No que se refere ao Serviço de Assistência Directa aos Cidadãos, está ser elaborado um novo convite para a apresentação de propostas.

5. Transmissões de televisão e rádio e informação para os jornalistas

Por razões óbvias, uma das prioridades das instituições europeias consiste em desenvolver a informação transmitida aos cidadãos, através dos meios audiovisuais.

Com este objectivo, foi prevista uma importante dotação orçamental. A definição de uma nova política constitui uma prioridade importante mas, devido à sua complexidade, ao amplo leque de instrumentos a utilizar e às suas diversas implicações e efeitos colaterais, o planeamento e aplicação desta política constitui um projecto a longo prazo, que só dará frutos após um longo período. Os diversos factores indicados são consequentemente de natureza transitória.

Dizem respeito tanto aos níveis central como descentralizado.

Acções descentralizadas

Durante 2001 deverão ser realizados testes-piloto de co-produção descentralizada para a televisão e rádio (efectuados em conjunto pelos Gabinetes e as Representações). Uma avaliação destes testes permitirá o aperfeiçoamento do seu enquadramento futuro. Esta acção beneficiará de um novo financiamento que lhe permitirá participar mais eficazmente nos projectos, em colaboração com os meios de comunicação social nacionais e regionais.

Acções centrais

* Paralelamente às operações descentralizadas, estão a ser realizadas acções centrais no âmbito das acções prioritárias de informação (PRINCE), que são reveladoras do desejo da Comissão e do Parlamento Europeu colaborarem. As acções serão levadas a cabo com meios audiovisuais (rádio e televisão) multinacionais .

* EuroNews

A cooperação com a EuroNews no sentido de produzir diversos programas de informação chegou agora a uma fase crucial, uma vez que o contrato de produção está em vigor há três anos. Na sequência de uma avaliação do conteúdo e impacto dos programas co-produzidos pelo Parlamento Europeu e pela Comissão, propõe-se que sejam actualizados e especificados domínios de cooperação futura para um novo período de três anos.

A cooperação deixará de basear-se numa subvenção, passando a existir um contrato de co-produção propriamente dito. O financiamento atribuído às emissões irá gradualmente diminuir e o atribuído à produção irá aumentar (obrigação de transmissões mais alargadas, mais notícias e menos programas gerais); a qualidade de todos os programas deverá também ser reforçada (melhor qualidade de imagem, conteúdo editorial mais variado). A contribuição financeira global da Comissão será degressiva. Os temas serão identificados numa base tripartida (Parlamento Europeu, Comissão e EuroNews), mantendo-se a liberdade editorial do canal.

Europe by Satellite (EBS)

O EBS é o instrumento de notícias televisivas das instituições da União Europeia.

O EBS proporciona um serviço particularmente importante: de forma geral, cobertura ao vivo do trabalho das instituições (40% de todas as emissões). Apresenta também resumos noticiosos quatro vezes por dia a horas fixas (20% das emissões). O restante tempo é consagrado a bibliotecas de imagem temáticas, relativas a questões da actualidade (15% das emissões) e por programas realizados por canais parceiros.

A Comissão está determinada em manter uma cooperação interinstitucional estreita e contínua a nível editorial. Tal é extremamente importante porque uma política que defenda um alinhamento tão próximo quanto possível do conteúdo editorial com a actualidade implica uma elevada frequência de emissões, que reflictam o rápido ritmo dos acontecimentos. A cooperação interinstitucional será reforçada através da introdução de um organismo de coordenação a nível dos Directores-Gerais das Direcções relevantes em cada instituição, tal com no caso do EUROPA.

No futuro serão consagrados esforços para acompanhar temas que incluam questões fundamentais ou que se centrem sobre as sucessivas presidências. Será fornecida uma assistência técnica específica, prioritariamente aos jornalistas dos países candidatos. Serão organizadas conferências de imprensa interactivas em que participem nomeadamente os Comissários, com jornalistas localizados fora das sedes das instituições. Desde Junho de 1999, o EUROPA proporciona uma ligação ao sítio do Parlamento Europeu e as páginas EBS foram já criadas. A presença do EBS no EUROPA deverá ser reforçada e existem projectos no sentido de desenvolver a sua contribuição para o serviço de imprensa virtual, um sítio da Comissão destinado aos jornalistas.

Auxílios à formação dos jornalistas

Há já vários anos que a Comissão contribui para a formação dos jornalistas no âmbito das suas políticas. A sua contribuição centra-se não só na formação geral dos jornalistas, mas também na especialização, a que nem sempre foi dada a importância que merece nos cursos de jornalismo. Os beneficiários, a que foram concedidos diferentes montantes para um amplo leque de projectos, incluem o Centro Europeu de Jornalismo (Maastricht), a Associação para a formação do jornalismo europeu (Bordéus), a Fundação para o jornalismo na Europa (Paris) e a Associação Europeia de Jornalistas.

Relativamente ao futuro, a Comissão mantém uma atitude aberta e tenciona discutir novas alterações às actuais disposições com as instituições e os Estados-Membros. Não é intenção da Comissão que uma matéria que deveria fazer parte integrante da formação geral seja, a longo prazo, apenas incluída na especialização. Contudo, ao mesmo tempo, a Comissão está consciente de que a enorme complexidade e amplitude dos assuntos da União Europeia significam que não podem ser tratados sem um enquadramento sólido de preparação prévia.

A actual cooperação entre a Comissão e os Gabinetes do Parlamento Europeu na formação dos jornalistas em assuntos europeus (por exemplo, em Portugal) deverá também ser realçada.

6. Biblioteca Central [7] e Rede de Centros de Documentação

[7] A Biblioteca Central adquire, cataloga, gere financeiramente e coloca à disposição dos funcionários de todas as instituições europeias e do público interessado numerosas colecções de trabalhos e periódicos sobre a integração da União Europeia e sobre as suas políticas desde 1958. Gere igualmente todas as colecções das Direcções-Gerais e serviços da Comissão bem como os jornais diários entregues à Comissão e especificamente ao serviço de imprensa. É possível consultar em linha o seu catálogo completo, no sítio EUROPA.

Dada a sua natural visibilidade e o interesse do público que suscitam, as bibliotecas podem ser consideradas como a concretização da sua instituição-mãe.

Desta forma, os membros do Grupo Interinstitucional para a Informação (GII) recomendaram que a Comissão e o Parlamento desenvolvam a sua cooperação no âmbito de uma biblioteca interinstitucional virtual.

Está a ser realizado um estudo de viabilidade, sobre as verdadeiras opções inerentes à realização deste projecto.

De notar que a biblioteca central da Comissão tem vindo, tradicionalmente, a cooperar estreitamente com as bibliotecas das outras instituições europeias e tenciona utilizar esta colaboração para reforçar ainda mais a cooperação.

Deverá também realçar-se neste contexto que, nos últimos 30 anos, tem vindo a ser criada uma rede de Centros Europeus de Documentação (CED). A rede inclui mais de 500 centros, incluindo diversas unidades "especializadas" dentro e fora da União, que concluíram um acordo com a Comissão sobre o fornecimento de documentação e a formação.

Os CED constituem pontos-chave de informação, principalmente em universidade e institutos de ensino superior. A sua tarefa é dupla: auxiliar o meio académico e o público em geral no acesso a fontes de informação e fornecer informação em articulação com outros centros e redes.

7. Visitas

Nos seus contínuos esforços para estabelecer uma proximidade entre os cidadãos e as instituições, o Parlamento Europeu e a Comissão prosseguiram sempre uma política de abertura no que se refere ao grande público. Trata-se de uma prioridade específica do Parlamento, cuja infra-estrutura permitiu receber 300 000 visitantes em 2000, nas suas instalações em Estrasburgo e Bruxelas. Por outro lado, o Serviço de Visitantes da Comissão consagra a maior parte dos seus recursos humanos e financeiros à organização de visitas prioritárias de grupos de multiplicadores de informação e formadores de opinião dos Estados-Membros, cujas visitas de informação podem durar até dois dias. Estas visitas de informação prioritárias são organizadas para audiências-alvo, nomeadamente deputados, jornalistas, representantes da sociedade civil organizada e do meio académico e realizam-se em estreita cooperação com as Representações dos Estados-Membros. São também organizadas visitas para audiências-alvo dos países candidatos.

Na sequência das conclusões da Presidência do Conselho Europeu de Helsínquia, os serviços competentes do Parlamento Europeu e da Comissão elaboraram um relatório preliminar (Junho de 2000) em que delineavam as bases de cooperação no domínio das visitas, seminários e eventos públicos. Embora se tenha concluído que se deveriam manter serviços separados para a organização e recepção das visitas de informação, prevê-se uma maior cooperação no contexto do futuro centro de eventos. Este centro, localizado no quarteirão europeu de Bruxelas, deveria envolver o maior leque possível de grupos de interesse e tornar-se um ponto fundamental para um debate mais amplo sobre a Europa.

8. Avaliação

As potencialidades do novo quadro para a comunicação e informação e dos diversos instrumentos descritos na presente comunicação apenas poderão ser plenamente atingidas se se proceder a uma contínua avaliação da eficácia e da importância do trabalho realizado. A informação obtida permitirá igualmente criar um quadro sólido para as decisões a tomar sobre o rumo que os trabalhos deverão seguir no futuro.

A avaliação e o controlo são importantes porque o Grupo de trabalho Interinstitucional para a Informação tem de efectuar anualmente uma avaliação global ao preparar o programa para o ano seguinte. É precisamente a qualidade desta avaliação e controlo que permite ao grupo de trabalho chegar a conclusões correctas e alterar, manter, eliminar, reorientar ou reforçar o significado e a natureza das mensagens e da informação que transmite.

A Comissão dispõe de vários instrumentos para avaliar o debate sobre as questões europeias realizado nos Estados-Membros. Em que medida estes instrumentos podem também ser utilizados para avaliar o impacto das actividades de informação e de comunicação da União é uma questão em aberto que deverá ser abordada no âmbito do novo quadro.

O nível de actividade poderá ser avaliado em termos simples: montantes e tipos de despesas, estatísticas sobre as realizações, contactos, pessoas atingidas, material divulgado, contagens de audiência, etc. Embora estes elementos forneçam um ponto de arranque fundamental, não são em si suficientes. Deverá também ser avaliado o impacto em termos qualitativos: em que medida os objectivos foram alcançados, qual a percepção e o nível de satisfação do público.

Em termos metodológicos, a Comissão não tem grande experiência a nível da avaliação do impacto da suas campanhas de informação, mas está aberta a sugestões ou aconselhamento dos profissionais do sector.

Os instrumentos podem, em termos gerais, ser divididos em duas categorias: gerais e específicos. Se forem interpretados correctamente, os instrumentos gerais poderão dar uma imagem dos debates/atitudes do público, enquanto os instrumentos específicos dizem respeito a um tema particular da actividade de informação. O primeiro grupo inclui inquéritos de opinião gerais e a análise da imprensa/meios de comunicação, incluindo audições públicas e discussões em fóruns especializados.

O segundo grupo baseia-se nas reacções provenientes dos utilizadores ou de grupos-alvo; estas reacções poderão revelar questões importantes para determinar se a actividade de informação corresponde ao objectivo, quais são os seus efeitos para além do grupo-alvo inicial e em que medida a abordagem necessita ser ajustada ou alterada.

Instrumentos gerais - - Eurobarómetro, Revistas de imprensa, audições públicas

Relativamente aos instrumentos gerais, o Eurobarómetro (EB) funciona há 30 anos. Fornece instantâneos regulares da opinião pública: as atitudes face à União Europeia e à suas principais políticas, conhecimento e confiança nas instituições, prioridades políticas e calendários, fontes de informação preferidas. Estes dados são utilizados para elaborar e avaliar as acções de informação, com o objectivo de calibrar as campanhas e como informação geral para o público. São publicados anualmente numerosos relatórios que são amplamente citados e comentados nos meios de comunicação social e que estimulam o debate público na Europa. Num futuro próximo, a Comissão tenciona desenvolver estudos semelhantes nos países candidatos. São realizados junto do público em geral ou junto de grupos-alvo específicos (PME, agricultores, consumidores, etc.) inquéritos qualitativos e estudos "flash", que podem ambos ser extremamente pormenorizados. Anualmente são realizados cerca de 50 estudos, o que constitui um corpo extremamente rico de informação que deverá ser adequadamente explorado, devendo a sua utilização ser avaliada.

As Revistas de imprensa e dos meios de comunicação social são incluídas na mesma categoria de instrumentos, aplicando-se-lhes as observações supra. A Comissão consagra grande importância à observação do impacto das acções das diversas instituições e das diversas formas de intervenção dos governos e dos políticos, principalmente dos deputados, e ao impacto da actualidade sobre a sociedade em geral.

Desta forma, a Comissão afecta recursos consideráveis a esta área: são elaboradas diariamente duas revistas de imprensa, é feita a gestão da base de dados e são produzidas diariamente quatro revistas dos despachos das agências noticiosas. Há ainda margem para uma maior racionalização (a fusão das actuais actividades de recortes e de revistas de imprensa das diversas instituições). Contudo, será mais difícil introduzir melhorias (por exemplo, alargar a cobertura à imprensa regional ou especializada; uma maior divulgação das revistas e dos recortes de imprensa), uma vez que qualquer estratégia necessita conciliar diversas considerações por vezes incompatíveis, tais como: os direitos de autor, a qualidade (no caso de recurso ao exterior), o custo e o orçamento disponível. Uma via que podia ser explorada seria a distribuição das revistas de imprensa às redes e aos centros de informação, obtendo em contrapartida uma contribuição para cobrir a imprensa regional e especializada.

Instrumentos especializados - reacções dos utilizadores

A informação proveniente dos utilizadores ou de grupos de população que constituíram alvos de acções específicas de informação ou comunicação proporciona uma imagem mais precisa da forma como as iniciativas das instituições são recebidas, embora seja normalmente limitada. As diferentes actividades mencionadas no Capítulo 2 da presente comunicação atingiram diariamente centenas de milhares de utilizadores (1,5 milhões de documentos consultados diariamente no sítio EUROPA; 100 000 questões colocadas ao serviço Europe Direct no ano passado). Estes sistemas tratam diariamente uma enorme massa de informação que necessita ser analisada mais sistematicamente no futuro e explorada no exercício de avaliação.

O serviço Europe Direct trata de perguntas e questões colocadas directamente pelos cidadãos. As estatísticas sobre os temas e questões tratadas poderão indicar deficiências nas nossas prioridades de informação geral e relacionam-se directamente com as preocupações dos cidadãos. Da mesma forma, o sistema EuroJus de consultoria jurídica gratuita para os cidadãos tem salientado áreas, principalmente no domínio da liberdade de circulação de pessoas e do direito de estabelecimento, em que seria necessária maior informação.

A Internet constitui igualmente uma fonte de informação sobre a forma como as instituições dão resposta aos pedidos de informação do público. O sítio EUROPA e as páginas de acolhimento nacionais geridas pelas Representações recebem reacções e pedidos do público através de dois meios: serviços directos de caixa de correio em que os utilizadores podem apresentar questões, comentários ou encomendar publicações e outro material e estatísticas das páginas mais visitadas nos sítios. É possível - e necessário - ajustar a oferta da informação a estas indicações provenientes do público.

O novo Sistema de Acompanhamento Permanente acabou de completar a sua fase experimental e entrou em funcionamento. Constitui uma combinação das abordagens geral e específica: permite um acompanhamento de todos os pontos individuais e da rede, na perspectiva da utilização, do contacto do público e dos níveis de actividade. Simultaneamente, permite a identificação das reacções do utilizador, tais como as questões mais frequentes, os interesses dos utilizadores por grupo temático, por sexo, idade, etc. O seu funcionamento futuro será controlado mais rigorosamente, consagrando especial atenção à possibilidade de alargar este serviço a fim de abranger outras actividades.

As Audições públicas, se forem bem organizadas e preparadas, podem oferecer uma maior compreensão da percepção e reacção do público relativamente à informação proveniente das instituições. Permitem também um verdadeiro diálogo entre os fornecedores de informação (instituições, Estados-Membros) e os receptores da informação, podendo assim dar origem a um frutuoso intercâmbio sobre as estratégias e prioridades em matéria de comunicação. Através de audições e de debates públicos é também possível controlar a evolução, ao longo do tempo, do conhecimento do público e da sua opinião relativamente a questões importantes como por exemplo o alargamento. É difícil equacionar este elemento com a avaliação do impacto das políticas de informação da União, uma vez que estão presentes inúmeros outros factores, mas a tendência a longo prazo no que se refere ao conhecimento (a sensação de estar bem informado) poderá indicar se é necessária mais (ou menos) informação relativamente a uma questão específica. As audições públicas poderão desta forma constituir um complemento útil para o Eurobarómetro e para as revistas de imprensa; todas as fontes poderiam ser ainda mais exploradas se estivessem disponíveis os recursos necessários à análise do vasto volume de dados.

FICHA FINANCEIRA LEGISLATIVA

Domínio(s) político(s): MEIOS DE COMUNICAÇÃO SOCIAL E COMUNICAÇÃO

Actividade(s): 01-02-20-21-22

Designação da acção: comunicação sobre um novo quadro de cooperação para as actividades no âmbito da política de informação e comunicação da união europeia

1. RUBRICA(S) ORÇAMENTAL(IS) E DESIGNAÇÃO(ÕES)

B3-300 ; B3-300A ; B3-301 ; B3301A ; B3-303 ; B3-303A ; B3-306 ; B3-306A ; A0-1112; A0-4200 ; A0-421 ; Título 7

2. DADOS QUANTIFICADOS GLOBAIS

2.1 Dotação total da acção (parte B): 432,717 milhões de euros em DA durante todo o período de aplicação

2.2 Período de aplicação:

Exercícios 2002 e seguintes

2.3 Estimativa das despesas globais plurianuais:

a) Calendário das dotações de autorização/dotações de pagamento (intervenção financeira) (cf. ponto 6.1.1)

Milhões de euros (três casas decimais)

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

b) Assistência técnica e administrativa (ATA) e despesas de apoio (DDA) (cf. ponto 6.1.2)

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

c) Incidência financeira global dos recursos humanos e outras despesas de funcionamento (extra massa salarial)

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

2.4 Compatibilidade com a programação financeira e as perspectivas financeiras

[...] Proposta compatível com a programação financeira existente

[...] Esta proposta implica uma reprogramação da rubrica pertinente das perspectivas financeiras,

[...] incluindo, se for caso disso, um recurso às disposições do acordo interinstitucional.

2.5 Incidência financeira nas receitas

[...] Nenhuma implicação financeira (refere-se a aspectos técnicos relativos à execução de uma medida)

3. CARACTERÍSTICAS ORÇAMENTAIS

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

4. BASE JURÍDICA

Missões abrangidas pelas prerrogativas institucionais da Comissão.

5. DESCRIÇÃO E JUSTIFICAÇÃO

5.1 Necessidade de intervenção comunitária

5.1.1 Objectivos visados

A presente comunicação destina-se, por um lado, a desenvolver uma informação próxima dos cidadãos europeus e, por outro, a melhorar a cooperação institucional a fim de garantir que o público em geral tenha uma imagem comum das instituições. Estes objectivos globais serão prosseguidos principalmente através de uma maior descentralização das acções de informação geral e através de uma utilização reforçada dos centros de informação e das redes de informação da Comissão.

5.1.2 Disposições adoptadas decorrentes da avaliação ex-ante

A comunicação apresenta linhas de orientação cujas disposições de execução deverão, na sua maioria, ser ainda definidas. As medidas relativas à avaliação ex-ante dependerão da natureza e âmbito destas disposições.

5.1.3 Disposições adoptadas na sequência da avaliação ex post

Os aspectos descritos na comunicação integram uma nova orientação estratégica em matéria de informação.

5.2 Acções previstas e modalidades de intervenção orçamental

O impacto orçamental da presente comunicação diz principalmente respeito ao Capítulo B3-3, tanto no que se refere às rubricas operacionais como no que se refere às rubricas relativas às despesas técnicas e administrativas. As acções previstas abrangem principalmente as acções gerais de informação, os centros de informação, as acções de comunicação e acções prioritárias de informação (Prince).

5.3 Regras de execução

A execução diz principalmente respeito às seguintes actividades:

Acções gerais de informação

- Melhoria qualitativa da linha editorial das publicações escritas e electrónicas

- Reforço dos instrumentos de "feed-back" da política de informação

- Acções descentralizadas de informação destinadas ao grande público sobre temas prioritários, através das representações

- Relatório de avaliação do impacto da acção conjunta dos diferentes meios de informação utilizados no âmbito da nova política de informação (despesas de apoio)

Centros de informação

- A importância consagrada à informação próxima dos cidadãos reflecte-se no desenvolvimento indispensável das redes e dos centros de informação.

Estão previstas as seguintes acções:

Criação de um novo centro nacional de dois em dois anos. (2003-2005)

Criação de um novo centro regional todos os anos

Criação de novos Centros de Informação e Info Point Europe (IPE) todos os anos. Tendo em conta a dimensão geográfica e a densidade populacional das regiões, os serviços da Comissão consideram que é necessário um mínimo de 476 centros de informação. Uma vez que o financiamento comunitário dos IPE e dos Centros de Informação"Carrefours" corresponde a um montante fixo de 20 000 euros/centros de informação, tal implica, a prazo, um financiamento anual global de 9 520 000 euros.

Reforço das reuniões de coordenação descentralizadas e gerais.

Intensificação da animação dos centros de informação

Acções gerais de comunicação

É reforçado o papel das Representações em matéria de informação e comunicação descentralizada.

São necessários meios complementares nomeadamente para desenvolver as publicações electrónicas, as acções directas de comunicação, os seminários e as conferências, etc.

A evolução das missões das Representações implica um recurso aos serviços de especialistas em comunicação. Os meios disponíveis deverão ser adaptados em conformidade. (ATA custo estimado: 23 x 45 000euros).

O recurso ao serviço dos « consultores Eurojus » implicaria um custo adicional.

Acções prioritárias de informação

As actividades de informação PRINCE visadas pela presente comunicação abrangem :

- O alargamento

- O futuro da União

- O espaço de liberdade, segurança e justiça e a Carta dos direitos fundamentais

- O euro

- A acção da União Europeia no mundo

A evolução das despesas inerentes à execução do programa PRINCE depende das decisões/orientações já adoptadas pela Comissão ou que serão adoptadas no futuro.

Os recursos necessários à realização destas acções de informação serão avaliados à luz das medidas específicas que serão decididas oportunamente.

6. INCIDÊNCIA FINANCEIRA

6.1 Incidência financeira total na parte B (relativamente à totalidade do período de programação)

As necessidades adicionais resultantes da presente comunicação serão maioritariamente cobertas por uma reafectação dos recursos no título B3-3 (Informação e Comunicação). Os dados que se seguem constituem, na actual fase, as melhores estimativas disponíveis das dotações suplementares necessárias e poderão ser revistos no âmbito do processo anual APS (Annual Policy Strategy) da Comissão.

6.1.1 Intervençã