Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Formação relativas ao exercício de 2001, acompanhado das respostas da Fundação

(2002/C 326/07)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho Directivo da Fundação Europeia para a Formação, em conformidade com o n.o 4 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 1360/90(1) do Conselho.

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Formação relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001. De acordo com o n.o 1 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 1360/90 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 12.o do Regulamento (CEE) n.o 1360/90 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES

Execução orçamental

5. No quadro 1(3) é apresentada a execução das dotações do exercício de 2001 e das dotações transitadas do exercício anterior.

6. As dotações disponíveis elevam-se a 19,4 milhões de euros, dos quais 16,8 milhões a título do exercício e 2,6 milhões transitados do exercício anterior. As dotações do exercício de 2001 foram autorizadas na sua quase totalidade, tendo resultado em pagamentos no montante de 13,2 milhões de euros, o que representa 79 % das autorizações concedidas. As restantes dotações foram transitadas (3,5 milhões) ou anuladas (0,5 milhões). As dotações operacionais (Título III), num montante de 5,2 milhões de euros, foram autorizadas na sua quase totalidade, tendo transitado 2,6 milhões para o exercício seguinte. A importância destas transições, 50 % das autorizações, revela a necessidade de a Fundação reforçar a qualidade da sua programação e do acompanhamento das suas actividades. As dotações transitadas do exercício anterior ascendiam a 2,6 milhões de euros, dos quais 0,2 milhões foram anulados no final do exercício. A Fundação deverá esforçar-se o mais possível por recuperar os atrasos na realização da sua programação anual, de forma a respeitar melhor o princípio da anualidade orçamental.

Demonstrações financeiras

7. Nos quadros 2 e 3 são apresentados sinteticamente a conta de gestão e o balanço publicados pela Fundação no seu relatório de actividade relativo ao exercício de 2001.

8. Em relatórios anteriores(4), o Tribunal chamou a atenção para a gestão dos programas PHARE e TACIS. Em 2001, o montante total destes programas elevou-se a 232,8 milhões de euros, dos quais foram autorizados 210,0 milhões e pagos 185,9 milhões. Estes programas são geridos fora do orçamento. O saldo (37,8 milhões de euros em 31 de Dezembro de 2001) dos depósitos bancários de que a Fundação dispõe para gerir estes programas não figura nas demonstrações financeiras. A Fundação apresenta informações financeiras relativas a estes programas num anexo das suas demonstrações financeiras.

9. A Fundação não procedeu à amortização das suas imobilizações. Deverá aplicar as regras de avaliação e de amortização adoptadas pela Comissão(5), de modo a que os valores inscritos no balanço dêem uma imagem fiel dos bens que constituem o seu património.

10. As listas de inventário não são fiáveis pois não foi realizado qualquer inventário físico desde 1999. Estas listas contêm bens desaparecidos ou obsoletos e não se pode proceder a qualquer retirada do inventário. A Fundação deverá dar prioridade à actualização do seu inventário.

Aplicação das disposições financeiras

11. A Fundação recorre frequentemente a contratos-quadro. Estes contratos estipulam o montante máximo de compras que podem ser efectuadas. Contudo, não foi instituído qualquer sistema para garantir que este montante máximo não é ultrapassado.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 25 e 26 de Setembro de 2002.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) JO L 131 de 23.5.1990, p. 4.

(2) Em conformidade com o n.o 3 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 1360/90 do Conselho, as contas pormenorizadas de todas as receitas e despesas da Fundação relativas ao exercício de 2001 foram elaboradas em 27 de Março de 2002, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho Directivo da Fundação, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 8 de Abril de 2002. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório têm um máximo de exactidão. Os números foram arredondados para efeitos de apresentação, o que pode provocar diferenças mínimas a nível dos totais. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(4) Ver o ponto 11 do relatório relativo ao exercício de 1999 (JO C 373 de 27.12.2000, p. 34).

(5) Regulamento (CE) n.o 2909/2000 da Comissão, de 29 de Dezembro de 2000 (JO L 336 de 30.12.2000, p. 75).

Quadro 1

Execução orçamental relativa ao exercício de 2001((No orçamento não constam os fundos concedidos pela Comissão para o financiamento dos programas cuja gestão confiou à Fundação.))NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Fundação - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Fundação nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2001 e de 2000((A conta de gestão e o balanço apenas têm em conta as actividades específicas da Fundação, excluindo os programas geridos.))

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Fundação - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Fundação nas suas próprias demonstrações financeiras.

Quadro 3

Balanço a 31 de Dezembro de 2001 e a 31 de Dezembro de 2000((A conta de gestão e o balanço apenas têm em conta as actividades específicas da Fundação, excluindo os programas geridos.))NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Fundação - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Fundação nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas da Fundação

"Demonstrações financeiras"

Ponto 8: Gestão orçamental dos programas Phare e Tacis

A Fundação está a envidar esforços para integrar a gestão das convenções Tempus no sistema de contabilidade orçamental (SI 2), a começar pelas convenções de assistência técnica. Até ao momento, os orçamentos do programa Tacis têm sido geridos fora do orçamento em conformidade com instruções expressas da DG Educação e Cultura.

No que respeita às convenções Phare, Tacis e Cards, a Fundação está também a proceder à avaliação do rácio custo/benefício da sua integração no sistema SI 2, atendendo à supressão progressiva da entrega de serviços de gestão de projectos à Comissão, de acordo com a estratégia a médio prazo acordada da Fundação.

Pontos 9 e 10: Amortização das imobilizações e listas de inventário

A Fundação tenciona proceder às amortização das suas imobilizações não financeiras a partir das contas deste ano. A amortização será aplicada retroactivamente e "em bloco" para ter em conta o que deveria ter sido deduzido em anos anteriores. As taxas e regras de amortização serão aplicadas com base no Regulamento (CE) n.o 2909/2000.

A Fundação completou o desenvolvimento, internamente, de um sistema electrónico de gestão de bens (inventário). Este sistema está em fase de teste e antes da sua entrada em funcionamento deverão ser-lhe introduzidas algumas alterações menores.

A Fundação prevê a introdução completa dos registos de bens no novo sistema de inventário até finais de Novembro para substituir completamente os antigos sistemas e registos. Os registos introduzidos serão baseados num inventário material previamente efectuado.

Neste contexto, a Fundação elaborou linhas directrizes, incluindo fluxos de trabalho e responsabilidades para identificação, registo, gestão, eliminação e amortização de bens, conformes com a regulamentação comunitária em vigor nesta matéria. As referidas linhas de orientação podem ser disponibilizadas mediante pedido.

"Aplicação das disposições financeiras"

Ponto 11: Contratos-quadro

Por natureza, os contratos-quadro não indicam um montante máximo, indicando apenas uma lista dos vários items/serviços que podem ser adquiridos no âmbito desses contratos. Nos documentos das propostas para selecção dos contratantes, é frequentemente mencionado o volume/montante máximo dos serviços solicitados.

A Unidade de Finanças e os Serviços Jurídicos da Fundação estão presentemente a estudar a instauração de um mecanismo para controlo do nível de despesas no âmbito dos contratos-quadro em vigor.