RELATÓRIO DA COMISSÃO AO PARLAMENTO EUROPEU E AO CONSELHO

Relatório anual dirigido à Autoridade de Quitação sobre as auditorias internas realizadas em 2011 (artigo 86.º, n.º 4, do Regulamento Financeiro)

ÍNDICE

1........... Introdução...................................................................................................................... 4

2........... Missão do SAI............................................................................................................... 4

3........... Aplicação do plano de auditoria coordenado do SAI...................................................... 5

3.1........ Estatísticas de auditoria................................................................................................... 5

3.2........ Principais conclusões e recomendações, impacto e medidas de gestão subsequentes........ 6

3.2.1..... Governação.................................................................................................................... 7

3.2.2..... Auditorias de desempenho.............................................................................................. 8

3.2.3..... Estratégias de controlo.................................................................................................... 9

3.2.4..... Programas relativos aos sistemas globais de navegação por satélite (GNSS).................. 10

3.2.5..... Procedimentos de gestão financeira............................................................................... 11

3.2.6..... Tecnologias da informação............................................................................................ 11

4........... Consulta com a instância da Comissão especializada em matéria de irregularidades financeiras 12

5........... Conclusões................................................................................................................... 12

5.1........ Auditorias de desempenho............................................................................................ 12

5.2........ Estratégias de controlo dos serviços da Comissão......................................................... 13

5.3........ Gestão pela Comissão de grandes programas setoriais.................................................. 13

5.4........ Processos de gestão financeira da Comissão................................................................. 14

5.5........ Governação dos recursos informáticos da Comissão..................................................... 14

1. Introdução

O presente relatório informa a Autoridade de Quitação acerca dos trabalhos realizados pelo Serviço de Auditoria Interna (SAI), em conformidade com o artigo 86.º, n.º 4, do Regulamento Financeiro (RF). Tem por base o relatório elaborado pelo SAI nos termos do artigo 86.º, n.º 3, do RF relativo aos principais resultados das auditorias, às posições em risco significativas, ao controlo e às questões relativas à governação das organizações.

Baseia-se nos trabalhos de auditoria e de consultoria do SAI realizados em 2011[1] em várias direções‑gerais da Comissão e em agências de execução. Não abrange os trabalhos de auditoria realizados em agências europeias descentralizadas, no Serviço Europeu para a Ação Externa ou noutras agências ou organismos auditados pelo SAI, para os quais são redigidos relatórios anuais distintos.

As reações da Comissão aos resultados e conclusões do auditor interno foram incluídas no relatório de síntese[2], no qual a Comissão apresenta a sua posição sobre as questões transversais suscitadas pelo SAI, pelo Tribunal de Contas Europeu (TCE) e pela Autoridade de Quitação, bem como as questões identificadas pelo Comité de Acompanhamento da Auditoria.

Em 2011 o SAI celebrou o seu décimo aniversário. A conferência anual foi a ocasião para recordar os resultados decorrentes dos esforços envidados com vista à reforma administrativa da Comissão, dos quais a criação do SAI e das estruturas de auditoria interna (EAI) foi um elemento essencial. Uma das suas conclusões foi que os responsáveis pela auditoria interna da Comissão[3] não só desempenham uma das funções de auditoria interna pública mais importantes, mas também atingiram um dos graus de maturidade mais elevados.

Segundo os resultados do inquérito realizado pelo SAI junto das partes interessadas, 87 % dos participantes estão convictos de que o serviço tem e transmite uma visão forte em termos de governação e de controlo interno; 87 % dos participantes estão também convencidos de que as recomendações formuladas pelo SAI conduzem a um melhor controlo dos riscos na Comissão e nas agências de execução.

2. Missão do SAI

O SAI realiza as auditorias dos sistemas de gestão e de controlo da Comissão e das agências da UE e fornece uma garantia independente e objetiva da sua adequação e eficácia. A pedido dos órgãos de gestão, pode também realizar trabalhos de consultoria.

O SAI está sob a autoridade do Membro da Comissão responsável pela auditoria e responde perante o Comité de Acompanhamento da Auditoria (CAA). A sua independência é garantida na sua carta de missão, adotada pela Comissão.

A carta de missão estabelece que o SAI exerce as suas funções em conformidade com o Regulamento Financeiro e com o Código de Ética e as normas internacionais de práticas profissionais do Instituto de Auditores Internos (Institute of Internal Auditors - IIA).

Parecer global sobre a gestão financeira da Comissão

Como exigido pela sua carta, em 2011 o SAI emitiu um parecer global sobre a gestão financeira da Comissão no ano anterior. Trata-se de uma declaração de fiabilidade positiva baseada no trabalho realizado pelo SAI e pelas EAI durante o triénio anterior e garante à Comissão (o «Colégio») que as declarações de fiabilidade publicadas pelos diretores-gerais têm, no seu conjunto, bases sólidas, e que não existem deficiências significativas para além das mencionadas no relatório elaborado pelo SAI em conformidade com o artigo 86.º, n.º 3, do RF.

Contributo do SAI para uma declaração de fiabilidade mais positiva («DAS»)

A DAS representa o parecer do Tribunal de Contas Europeu (TCE) sobre a fiabilidade das contas da UE e a legalidade e regularidade das operações a que elas se referem. Embora as contas tenham sido consideradas fiáveis nos últimos anos, o TCE emitiu um parecer desfavorável relativamente a alguns domínios de atividade. A maioria dos erros ocorre fora da Comissão, nomeadamente no domínio dos fundos estruturais, que são objeto de uma gestão partilhada, bem como do desenvolvimento rural (gestão partilhada), da investigação (gestão direta) e da ajuda externa (gestão descentralizada). As violações graves das regras da UE e nacionais em matéria de adjudicação de contratos constituíram a maior parte dos erros detetados no domínio da coesão.

Por conseguinte, o plano de auditoria do SAI classificou as auditorias por ordem de prioridade, a fim de assegurar a aplicação de uma estratégia de controlo coerente a todos os domínios de despesas importantes, incluindo as DG responsáveis pelos fundos estruturais, dado que estas estratégias de controlo visam combater o risco de erros nas operações subjacentes.

3. Aplicação do plano de auditoria coordenado do SAI

3.1. Estatísticas de auditoria

Em 2011, o SAI executou 88 % das suas missões prioritárias (as missões «C1» são as que devem ser completadas no prazo de um ano). Outras missões progrediram bem, já que 69 % das missões de auditoria não prioritárias foram executadas (as missões C2 são as que podem ser finalizadas no ano seguinte, por razões de programação). Foram finalizadas 29 missões C1 e 36 missões C2 (incluindo auditorias, acompanhamento e consultoria), que deram origem a 77 relatórios repartidos do seguinte modo:

Tipo || || Total 2011 || Total 2010 || Total 2009

AUDITORIA || N.º de missões || 20 || 24 || 26

N.º de relatórios || 23 || 28 || 31

ANÁLISES PRELIMINARES || N.º de missões || 3 || 0 || 0

N.º de relatórios || 3 || 0 || 0

CONSULTORIA || N.º de missões || 1 || 6 || 5

N.º de relatórios[4] || 1 || 6 || 5

ACOMPANHAMENTO || N.º de missões || 41 || 44 || 31

N.º de relatórios || 50 || 50 || 34

N.º total de missões || 65 || 74 || 62

N.º total de relatórios || || 77 || 84 || 70

O SAI formulou o seguinte número de recomendações:

|| Estatuto de aceitação || Sim || Não

Prioridade || Não || Não || % || Não || %

Essenciais || 0 || 0 || 100 % || 0 || 0 %

Muito importantes || 57 || 56 || 98 % || 1 || 2 %

Importantes || 102 || 101 || 99 % || 1 || 1 %

Desejáveis || 1 || 1 || 100 % || 0 || 0 %

Total || 160 || 158 || 99 % || 2 || 1 %

Uma lista completa dos relatórios de auditoria figura no documento de trabalho da Comissão em anexo, juntamente com os resumos, as taxas de aceitação das recomendações por relatório, o estado de aplicação das recomendações formuladas para 2007-2011 e os resumos das conclusões finais das missões de acompanhamento.

Para todas as recomendações aceites, os serviços auditados elaboraram planos de ação, que foram apresentados ao SAI e receberam a sua aprovação. Os serviços auditados informaram que 80 % de todas as recomendações aceites no período 2007-2011 tinham sido aplicadas no início de 2012. Apenas 25[5] recomendações registavam um atraso superior a seis meses.

O número total de recomendações aceites pelos serviços auditados em 2007-2011, para as quais o SAI realizou auditorias de acompanhamento até ao final de 2011, é de 1 097. O SAI concordou que as recomendações tinham sido aplicadas e encerrou 98 % das recomendações objeto de acompanhamento durante esse período.

O trabalho de acompanhamento do SAI confirmou que as recomendações estão a ser aplicadas de forma satisfatória. O Comité de Acompanhamento da Auditoria foi informado de todas as recomendações essenciais ou muito importantes, que registavam um atraso significativo.

3.2. Principais conclusões e recomendações, impacto e medidas de gestão subsequentes

Um resumo dos objetivos e do âmbito das missões de auditoria abaixo mencionadas figura no documento de trabalho dos serviços da Comissão em anexo, juntamente com o número de recomendações formuladas e aceites.

3.2.1. Governação

Em 2011, o SAI realizou um certo número de auditorias e ações de acompanhamento no domínio da governação na Comissão Europeia (CE).

· Fraude

O SAI manteve o seu empenhamento em matéria de prevenção e deteção da fraude e, em 2011, realizou uma auditoria na DG AGRI. A prevenção e deteção da fraude fazem igualmente parte do objetivo[6] de duas outras auditorias sobre as estratégias de controlo realizadas na DG INFSO e na DG RTD. Além disso, em 2011 foi realizada uma auditoria de acompanhamento sobre os sistemas de informação antifraude utilizados na DG OLAF.

A auditoria na DG AGRI centrou-se na avaliação da adequação e da aplicação efetiva da governação, da gestão dos riscos e do processo de controlo interno para a prevenção, deteção e acompanhamento dos casos de fraude.

O SAI recomendou uma atribuição clara das funções e responsabilidades em matéria de luta contra a fraude, o reforço da sensibilização para os riscos de fraude nos domínios de risco, o desenvolvimento de uma estratégia antifraude, a intensificação dos controlos antifraude a nível dos Estados‑Membros relativamente à gestão partilhada, a melhoria do acompanhamento e da comunicação de informações sobre os casos de fraude detetados e uma melhor cooperação com o OLAF. Segundo o plano de ação, em 2012 a DG AGRI nomeará um correspondente antifraude a tempo inteiro, aprovará a sua estratégia antifraude em consonância com a da Comissão e estabelecerá modalidades de trabalho com o OLAF.

No que diz respeito às DG INFSO e RTD, o SAI constatou que a DG INFSO, em especial, tinha desenvolvido iniciativas antifraude inovadoras e que estas deveriam servir de base para a elaboração de uma estratégia comum antifraude para todo o domínio da investigação. No que diz respeito à DG RTD, o SAI verificou que era ainda necessário abordar certos aspetos, nomeadamente realizar ações de sensibilização, identificar os sinais de alerta («red-flags»), certificar-se de que controlos antifraude se inscrevem em sistemas de controlo mais vastos, trabalhar com outras DG sobre riscos específicos, como o plágio e o duplo financiamento, assegurar a recolha adequada de dados e utilizar instrumentos avançados de busca de dados. A estratégia antifraude da DG RTD foi entretanto revista de modo a assegurar um tratamento adequado dos elementos comuns; foram organizados cursos de sensibilização para a fraude; a avaliação periódica dos riscos tem nomeadamente em conta os riscos de fraude (essencialmente o duplo financiamento); e o instrumento informático desenvolvido pela DG INFSO para detetar os casos de plágio será examinado quando os testes no terreno estiverem concluídos.

· Gestão da continuidade das operações

Em 2011, o SAI realizou uma auditoria de acompanhamento aprofundada na sequência da sua auditoria de 2009 sobre a gestão da continuidade das operações no Secretariado-Geral (no seu papel de coordenação) e nas DG operacionais JLS[7], TAXUD e HR. No final da sua auditoria de 2009 não tinha podido emitir um parecer. Durante este exercício de acompanhamento, o SAI não só avaliou os progressos realizados por cada um dos serviços auditados relativamente à execução dos respetivos planos de ação, mas reavaliou também a adequação dos controlos no seu conjunto. Em consequência, emitiu um parecer de auditoria com reservas, que dá uma garantia razoável em relação à realização dos objetivos ligados às atividades, exceto no que diz respeito a uma questão relacionada com a supervisão da gestão da continuidade das operações. A Comissão está a estudar as medidas mais adequadas e eficazes para resolver este problema.

3.2.2. Auditorias de desempenho

Na sua Resolução de 10 de maio de 2011 relativa à quitação para o exercício de 2009, o Parlamento Europeu convidou «o SAI a atribuir uma parte dos seus recursos à realização de um estudo para avaliar se a despesa das principais DG é eficiente, económica e eficaz, complementando assim as atuais auditorias financeiras e de conformidade» (ponto 59).

Consequentemente, o SAI incluiu uma série de auditorias de desempenho no seu plano estratégico de auditoria para 2010-2012. Em 2011, efetuou as suas primeiras auditorias de desempenho sobre o Programa para o espírito empresarial e a inovação (PEEI), na DG ENTR, e sobre as atividades operacionais da DG ECHO.

A auditoria do PEEI pôs em destaque a necessidade de a DG ENTR desenvolver um conjunto reduzido de indicadores pertinentes e estáveis que serão aplicados no âmbito do programa sucessor do PEEI, a fim de melhorar a quantificação dos resultados no quadro das avaliações e as suas orientações em matéria de desempenho dirigidas à Agência de Execução para a Competitividade e a Inovação, para a qual poderão ser externalizados mais projetos. A proposta da Comissão sobre o Programa para a Competitividade das Empresas e PME (COSME), no âmbito do próximo quadro financeiro plurianual 2014-2020, tem devidamente em conta os resultados da auditoria.

A auditoria das atividades operacionais da DG ECHO concluiu que, embora a DG reaja rapidamente aos acontecimentos, foram detetadas insuficiências na passagem da ajuda de emergência para a ajuda ao desenvolvimento e na integração nos projetos da redução dos riscos de catástrofes e da preparação para as catástrofes. De acordo com o plano de ação, até ao final de 2012 estarão disponíveis uma metodologia final e um conjunto de instrumentos adequado para integrar a redução dos riscos de catástrofes no procedimento de resposta às situações de emergência.

O SAI recomendou também que as DG ECHO e DEVCO elaborassem uma estratégia comum sobre a ligação entre ajuda de emergência, reabilitação e desenvolvimento (LRRD) e que esta questão fosse tida devidamente em conta no âmbito da atualização dos instrumentos jurídicos, nomeadamente o Fundo Europeu de Desenvolvimento e o Instrumento de Cooperação para o Desenvolvimento. Os debates interinstitucionais sobre as propostas da Comissão relativas aos novos instrumentos jurídicos no âmbito do novo QFP estão em curso, e está a ser elaborada a estratégia comum ECHO/DEVCO/SEAE sobre o LRRD, com o objetivo de melhorar a eficácia tanto da ajuda humanitária como da ajuda ao desenvolvimento, graças a uma melhor coordenação, evitando a duplicação de esforços e reforçando as sinergias. Espera-se que a metodologia comum seja adotada até ao final de 2012.

Em 2011, o SAI realizou uma auditoria sobre a eficácia e a eficiência do acompanhamento, pela DG MARKT, da aplicação das regras em matéria de adjudicação de contratos públicos nos Estados-Membros. A auditoria concluiu que a DG deveria adotar uma abordagem mais proativa e preventiva, em parceria com os Estados-Membros. Em particular, deveria ser desenvolvida a recolha, análise e comunicação de informações, as prioridades deveriam ser melhor estabelecidas e as ações executadas deveriam ser melhor orientadas, com base nos trabalhos do Tribunal de Contas, do OLAF e dos controlos ex post. A DG MARKT deverá assumir um papel de liderança em matéria de intercâmbio de informações, experiências e boas práticas, bem como de avaliação comparativa dos sistemas nacionais de adjudicação de contratos públicos.

A Comissão teve em conta as recomendações contidas na auditoria do SAI aquando da formulação das suas propostas de revisão da legislação relativa aos contratos públicos, em especial no que diz respeito aos requisitos que exigem que os Estados-Membros apresentem relatórios anuais e criem organismos especializados a nível nacional responsáveis pela coordenação e supervisão gerais.

3.2.3. Estratégias de controlo

Na sequência das suas auditorias sobre os fundos estruturais realizadas em 2010, o SAI examinou as estratégias de controlo em 2011 nos domínios da investigação (DG RTD e INFSO), da ajuda externa (DG DEVCO), dos programas de pré-adesão (IPARD) e do programa RTE-T.

No que diz respeito às auditorias nas DG RTD e INFSO, uma das principais realizações foi a introdução, a partir de 2012, de uma amostra representativa comum de auditoria (ARCA) para todo o domínio da política de investigação. Este mecanismo permite remediar as ineficiências e reduzir a carga de auditoria e os problemas de coordenação que fazem com que os mesmos beneficiários sejam avaliados por até oito serviços de investigação da Comissão diferentes. Para satisfazer as necessidades em termos de fiabilidade e de garantia, a parte da amostra única correspondente a cada serviço pode ser aumentada em função das necessidades, e cada serviço deve continuar a elaborar as suas próprias amostras específicas baseadas nos riscos.

No domínio da ajuda externa, o SAI recomendou que a DG DEVCO reforçasse a sua supervisão e os seus controlos relativamente aos convites à apresentação de propostas descentralizados e centralizados e, mais especificamente, que criasse ou reforçasse os seus mecanismos de acompanhamento e os seus controlos, a fim de obter garantias da eficácia e da transparência do processo de concessão de subvenções, bem como da sua conformidade com as normas estabelecidas. As outras recomendações do SAI incidiam sobre as necessidades de formação do pessoal, a melhoria dos controlos da introdução dos dados no sistema CRIS, graças a uma melhor formação e a um processo mais rigoroso de exame dos dados tanto na DG DEVCO como nas delegações da UE. A DG DEVCO reforçou a sua supervisão e os controlos sobre os convites à apresentação de propostas, mediante uma aplicação mais estrita das instruções do PRAG (Guia Prático dos procedimentos contratuais no âmbito das ações externas da UE), uma revisão das orientações atuais e esforços constantes em matéria de formação. Está a ser lançado um estudo sobre a qualidade dos dados, a fim de classificar os diferentes erros, identificar os principais motivos da codificação errada e propor medidas preventivas e corretivas. Será elaborado um plano de ação global destinado a melhorar a qualidade dos dados do sistema CRIS enquanto parte integrante da auditoria específica sobre o CRIS realizada pelo Tribunal de Contas.

A auditoria sobre o Instrumento de assistência de pré-adesão para o desenvolvimento rural (IPARD), gerido pela DG AGRI, pôs em destaque atrasos na execução dos programas IPARD, que se traduziram numa execução financeira deficiente e num eventual prejuízo orçamental em virtude da regra de anulação de autorizações no ano «n + 3». O SAI recomendou que a DG AGRI fosse mais ativa no estabelecimento das etapas e do calendário do processo de pré-acreditação até à decisão de atribuição, e que melhorasse as orientações e as informações comunicadas aos países candidatos e respetivos órgãos de pré-acreditação. A DG AGRI considerou que o facto de atribuir a gestão do programa IPARD à Croácia era a melhor forma de preparar este país para a gestão dos fundos de desenvolvimento rural (o que foi corroborado pelo TCE), mas melhorará as orientações, reverá o processo de atribuição e avaliará regularmente os estrangulamentos até ao final de 2012.

A Agência de Execução da Rede Transeuropeia de Transportes foi criada em 2006 para gerir a execução técnica e financeira do programa RTE-T (1,2 mil milhões de EUR autorizados em 2011). A auditoria sobre a estratégia de controlo da referida agência deu origem a um parecer de auditoria satisfatório, confirmando que as agências de execução podem constituir um modelo de gestão viável e eficiente, que deverá ser desenvolvido no próximo quadro financeiro plurianual.

3.2.4. Programas relativos aos sistemas globais de navegação por satélite (GNSS)

A Comissão participa cada vez mais ativamente na gestão e na realização de grandes programas setoriais, como o ITER, o Galileo ou os sistemas informáticos à escala da UE, que colocam desafios e riscos específicos.

Para apoiar as atividades de gestão da Comissão neste domínio, em 2011 o SAI realizou uma série de três auditorias sobre os programas relativos ao sistema europeu de navegação por satélite (GNSS) EGNOS e Galileo. Na sequência de atrasos significativos, de custos suplementares e da retirada de investidores privados, estes programas foram reorganizados em 2007-2008 através de um plano revisto, um novo regime de financiamento e um novo modelo de governação no âmbito do qual a Comissão seria gestora do programa, a Agência Espacial Europeia (ESA) seria gestora do projeto e os Estados-Membros seriam representados através de diferentes organismos. A Comissão propôs afetar um montante de 7 mil milhões de EUR para garantir a finalização das infraestruturas de navegação por satélite da UE e para assegurar a exploração dos sistemas até 2020.

A primeira missão do SAI, intitulada «Governação, gestão dos riscos e gestão de projetos», deu origem a um parecer de auditoria negativo, que recomendava maior estabilidade nestes programas espaciais, bem como na sua estrutura de governação. Além disso, foram formuladas as seguintes recomendações: reforçar o papel de liderança da Comissão enquanto gestora do programa; concentrar os esforços da Comissão e da ESA nos seus papéis respetivos, clarificar e estabilizar o papel da agência GNSS; e melhorar a estratégia para os recursos humanos relativamente aos agentes temporários, a fim de assegurar a continuidade do pessoal.

A segunda missão do SAI, relativa à «Gestão das ações, subvenções e contratos públicos» deu origem a um parecer de auditoria com reservas. O SAI recomendou uma nova revisão do sistema de controlo interno da ESA de acordo com os requisitos previstos no Regulamento Financeiro para a gestão centralizada indireta. Além disso, recomendou que as condições de autorização de concursos públicos fossem reforçadas e o recurso a procedimentos por negociação fosse limitado a casos excecionais. Por último, o SAI preconizou o reforço dos requisitos de informação impostos à ESA para criar uma melhor ligação entre pagamentos e prestações, com vista a um melhor planeamento, supervisão e acompanhamento da ESA. A DG ENTR comprometeu-se a repetir (mediante externalização) a avaliação em seis pilares dos sistemas e procedimentos da ESA.

A terceira missão, relativa à «Contabilidade dos ativos fixos, circuitos financeiros e gestão financeira», deu origem a um parecer de auditoria negativo sobre a exaustividade e avaliação dos ativos fixos. O SAI recomendou que a DG ENTR reforçasse a sua supervisão da gestão dos ativos fixos e elaborasse uma estratégia contabilística adequada. A DG ENTR deve colaborar com a DG BUDG e com o contabilista para estabelecer metodologias de avaliação e contabilidade adequadas para os diferentes ativos fixos. Para além desta nova avaliação do sistema de controlo interno da ESA, as auditorias ex post da DG ENTR deverão ter em consideração todas as informações disponíveis, nomeadamente as qualificações expressas pelo conselho de auditoria da ESA sobre as contas anuais da Agência.

A Comissão tomou imediatamente medidas para resolver os problemas acima referidos. Foi nomeado um novo diretor-geral adjunto para supervisionar todo o programa. Foram adotadas medidas para melhorar os procedimentos administrativos e recrutados consultores externos para facilitar o trabalho de avaliação e contabilidade. Em outubro de 2011, os primeiros dois satélites operacionais foram lançados com êxito. Em novembro, a Comissão adotou uma proposta de novo regulamento relativo à implantação e à exploração dos sistemas europeus de radionavegação por satélite.

3.2.5. Procedimentos de gestão financeira

Em 2011, o SAI concentrou-se principalmente em dois procedimentos a nível da Comissão (gestão das garantias e cobranças) e na gestão dos contratos públicos em três serviços operacionais (OIB, DG HR e CCI). Além disso, a série de auditorias do programa GNSS também cobriu algumas atividades financeiras, nomeadamente a gestão das subvenções e dos contratos públicos, os circuitos financeiros e a gestão financeira (ver ponto 3.2.4). A auditoria realizada em várias DG em 2011 identificou os domínios suscetíveis de melhoria a nível da gestão das garantias financeiras.

O acompanhamento dos procedimentos de cobrança revelou que as recomendações eram corretamente aplicadas, o que contribui para tornar os procedimentos mais rigorosos nas DG auditadas. As auditorias de acompanhamento de 2011 sobre os procedimentos de adjudicação de contratos públicos revelaram que os sistemas e os procedimentos dos serviços auditados tinham melhorado substancialmente.

Globalmente, as conclusões do SAI sobre os procedimentos de gestão financeira da Comissão são positivas.

3.2.6. Tecnologias da informação

As tecnologias da informação (TI) têm um impacto cada vez maior nas atividades da Comissão, sendo consagrada às mesmas uma proporção crescente de recursos financeiros e humanos (500 milhões de EUR por ano e 3 800 pessoas).

Em resposta às recomendações do SAI, em 2010 a Comissão lançou várias iniciativas, entre as quais a criação de um Comité Diretor de TI, a fim de retirar o máximo partido dos seus investimentos neste domínio em termos de despesas e de eficiência dos serviços.

A atenção da Comissão está agora concentrada na elaboração de uma estratégia de TI global e de uma abordagem mais estratégica em matéria de investimentos neste domínio, acompanhando mais de perto as suas despesas em TI para se assegurar de que correspondem às suas atividades principais e identificar as sinergias suscetíveis de aumentar a eficiência.

As auditorias realizadas em 2011[8] incidiram na governação, na gestão de projetos e na segurança no domínio das TI. Foi dedicada especial atenção à gestão das atividades subcontratadas, dado que a externalização dos serviços poder agravar os riscos inerentes de incapacidade de dar resposta às necessidades ligadas às atividades, de derrapagem orçamental e de falhas na segurança dos sistemas.

Os resultados demonstraram a necessidade de reforçar a governação e a gestão dos riscos informáticos nos serviços administrativos e nos projetos relativos às TI. Convém nomeadamente reforçar o papel do pessoal de chefia superior na supervisão dos investimentos em TI. Outros domínios suscetíveis de ser melhorados dizem respeito à segurança informática.

4. Consulta com a instância da Comissão especializada em matéria de irregularidades financeiras

Em 2011, a instância especializada em matéria de irregularidades financeiras não comunicou problemas sistémicos, em conformidade com o artigo 66.º, n.º 4, do Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias.

5. Conclusões

A Comissão agradece ao auditor interno e às DG e serviços auditados a cooperação prestada e os planos de ação que adotaram em resposta às recomendações do SAI. Ao aplicar os planos de ação deste ano e dos anos anteriores, a Comissão desenvolve de forma constante o seu quadro de controlo interno.

Com base no trabalho realizado em 2011, podem ser extraídas as seguintes conclusões:

5.1. Auditorias de desempenho

O objetivo das duas primeiras auditorias de desempenho do SAI era tornar os processos mais eficazes e eficientes e não testar a respetiva conformidade com as regras e procedimentos. Este tipo de auditoria é especialmente relevante na conjuntura atual, pois existem sistemas de controlo interno com maturidade suficiente para abordar a questão da conformidade, mas a Comissão deve esforçar-se por fazer mais com menos recursos e demonstrar mais eficiência, tendo em conta o clima económico atual. O SAI também envidou esforços consideráveis para definir o quadro das auditorias de desempenho e conceber um programa de formação interna para auditores.

Os resultados destas primeiras auditorias de desempenho foram positivos, mas puseram em destaque a necessidade de:

· reforçar as ligações entre as atividades das DG,

· dispor de indicadores de desempenho mais pertinentes para alguns programas,

· aferir melhor o desempenho nas avaliações.

No quadro financeiro plurianual 2014-2020, a Comissão propôs medidas de simplificação radicais e incluiu em todos os programas setoriais objetivos gerais e específicos e indicadores de desempenho essenciais, com vista a melhorar a informação sobre o desempenho. Além disso, uma cláusula-tipo sobre a avaliação exige um relatório de avaliação final que indique se cada objetivo do programa foi atingido.

5.2. Estratégias de controlo dos serviços da Comissão

O SAI continuou a trabalhar para ajudar a Comissão a obter uma declaração de fiabilidade mais positiva, adotando uma abordagem eficaz mas proporcionada sobre o risco de erro nas operações subjacentes.

A fim de reforçar os controlos sobre a gestão da política de investigação da UE, o exercício de auditoria do SAI de 2011 em dois serviços da Comissão que se ocupam de investigação realçou a necessidade de adotar uma estratégia comum de auditoria no domínio da investigação, aplicável a não menos de oito serviços da Comissão. A natureza de interconexão inerente às atividades de investigação significa que existem certamente beneficiários comuns, o que requer uma abordagem de auditoria mais coordenada.

No domínio da ajuda externa, o SAI recomendou que os processos de gestão das subvenções do FED sejam objeto de uma supervisão e de controlos reforçados, tanto na sede da Comissão como nas delegações da UE. Os planos de ação foram concebidos para melhorar a supervisão das despesas descentralizadas, nomeadamente graças à melhoria dos relatórios elaborados pelas delegações, à racionalização dos programas de controlo e ao acompanhamento das atividades de controlo. As medidas foram consideradas adequadas, mas ainda não deram os seus frutos. A separação de tarefas entre a Comissão e o SEAE apresenta novos riscos, que estão a ser examinados.

Em 2010, o SAI procedeu a uma auditoria das estratégias de controlo das DG responsáveis pelos fundos estruturais, tendo concluído que estavam no bom caminho. Este trabalho prosseguirá em 2012 no domínio da coesão, através de auditorias que cobrem o encerramento do período de programação anterior para o FEDER, o FC e o FSE e a aplicação dos controlos durante o período de programação 2007-2013, a fim de obter uma garantia razoável de que as DG trabalham eficazmente para resolver o problema da persistente taxa de erro elevada.

5.3. Gestão pela Comissão de grandes programas setoriais

Na sequência das suas auditorias sobre os programas relativos aos sistemas globais de navegação por satélite (GNSS), o SAI concluiu que a Comissão deveria dotar-se de capacidade para gerir este tipo de programas complexos, já que estes requerem competências em matéria de gestão de grandes projetos que são difíceis de encontrar a nível interno. Estes programas requerem também que a responsabilidade de gestão seja confiada a um nível adequadamente elevado, bem como uma estrutura de governação estável.

A Comissão tomou medidas imediatas para tratar estas questões, tendo adotado uma proposta de novo regulamento relativo à implantação e à exploração dos sistemas europeus de radionavegação por satélite, que proporciona um novo quadro para o financiamento e a governação dos programas EGNOS e Galileo para o período 2014-2020.

5.4. Processos de gestão financeira da Comissão

Uma vez que as auditorias de acompanhamento sobre os processos de gestão financeira demonstraram grandes melhorias nos últimos anos, as conclusões do SAI neste domínio são positivas. São necessários esforços suplementares para garantir que o quadro de controlo continue a ser sólido, não obstante a pressão exercida sobre os recursos.

5.5. Governação dos recursos informáticos da Comissão

Na sequência das recomendações do SAI no domínio das TI, a Comissão adotou uma série de iniciativas, como a criação de comités diretores ABM e TI, o grupo de alto nível sobre informática, o conselho de administração do projeto SI («IS Project Management Board») e o grupo de trabalho especial de informática sobre burótica («Special IT Working Group on office automation»). Todas estas medidas melhoraram a governação no domínio das TI. Em 2010/2011, foi iniciado o processo de racionalização das TI[9]. Para o efeito, muitos sistemas informáticos da Comissão foram analisados e avaliados em 2011, a fim de limitar o número de sistemas informáticos locais e o pessoal informático, bem como de racionalizar os sistemas existentes. Estes trabalhos estão em curso. É essencial que qualquer decisão de racionalização se baseie numa análise exaustiva e objetiva dos custos e benefícios de cada opção considerada.

[1] Os relatórios de auditoria e de consultoria finalizados até 1 de fevereiro de 2011 e a carta de recomendações sobre a divisão das DG, concluída em março de 2011, foram incluídos no relatório de 2010, não sendo, por conseguinte, abordados no presente relatório. Do mesmo modo, os relatórios publicados em 2011, mas concluídos até 31 de janeiro de 2012, são incluídos no relatório de 2011.

[2] COM(2011) 0281 de 6.6.2012.

[3] IAS e estruturas de auditoria interna (Internal Audit Capabilities - EAI).

[4] Incluindo cartas de recomendações.

[5] Destas 25 recomendações, uma foi emitida em 2006 (ver observações no documento de trabalho da Comissão em anexo).

[6] Para mais informações, consultar a secção 3.2.3.

[7] Em 2010, a DG JLS foi dividida nas DG HOME e JUST.

[8] Gestão das TI locais na DG EMPL, segurança do ambiente informático nos projetos subcontratados na DG REGIO, gestão das infraestruturas e dos serviços de telecomunicações sTESTA na DG DIGIT, ferramentas informáticas da Enterprise Europe Network na Agência de Execução para a Competitividade e a Inovação.

[9] A Comunicação do Comissário M. Šefčovič à Comissão «Getting the Best from IT in the Commission» de 7.10.2010 criou os comités diretores ABM e TI. A Comunicação do Comissário M. Šefčovič à Comissão «Follow up to the Communication ‘Getting the best from IT in the Commission» de 30.11.2011 propôs o processo de racionalização das TI da Comissão.