RELATÓRIO DA COMISSÃO EUROPEIA AO PARLAMENTO EUROPEU E AO CONSELHO - Relatório de seguimento relativo à resolução do Parlamento Europeu sobre a quitação respeitante ao orçamento geral de 2000

ÍNDICE

1. RESUMO

2. Relatório de seguimento relativo à resolução de quitação à Comissão para 2000 (Documento PE A5/0103/2002)

I. Da eficácia

O aparelho administrativo da Comissão

Os processos

Os processos de gestão contratual e as subvenções

A complexidade dos processos e da legislação

As acções de controlo

Recursos próprios

II. Regularidade, luta contra a fraude e protecção dos interesses financeiros

Restituições à exportação

Correcções

Relativamente ao Organismo Europeu de Luta Antifraude

Alargamento

Participação do Parlamento

Sectores de despesas

III. Questões sectoriais

Sector da Justiça e Assuntos Internos (JAI)

Agências

Programa DAPHNE

Transportes transeuropeus

Cooperação

IV. Acesso a documentos

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RESUMO

I/ Contexto

1/Âmbito do relatório de seguimento

O artigo 276º do Tratado que institui a Comunidade Europeia (Tratado CE) estabelece o processo de quitação. O seu nº 3 determina que: "A Comissão tomará todas as medidas necessárias para dar seguimento às observações que acompanham as decisões de quitação e às demais observações do Parlamento Europeu sobre a execução das despesas [...]. A pedido do Parlamento Europeu ou do Conselho, a Comissão apresentará um relatório sobre as medidas tomadas em função dessas observações e comentários e nomeadamente sobre as instruções dadas aos serviços encarregados da execução do orçamento[...]." A Comissão, em conformidade com esta exigência, e a pedido do Parlamento Europeu, elabora o presente relatório de seguimento que incide sobre a resolução votada pelo Parlamento Europeu em 10 de Abril de 2002. O presente relatório, bem como o relatório dirigido ao Conselho, é enviado a todas as outras instituições interessadas no processo de quitação.

2/Objecto do relatório de seguimento

Em conformidade com o Tratado CE, o objecto do presente relatório de seguimento consiste essencialmente em apresentar as acções da Comissão, já implementadas ou a implementar, tomadas em resposta às observações formuladas na resolução de quitação no atinente à execução do orçamento geral da União Europeia durante o exercício financeiro de 2000, adoptada pelo Parlamento Europeu em 10 de Abril de 2002.

* * *

2. Relatório de seguimento relativo à resolução de quitação à Comissão para 2000 (Documento PE A5/0103/2002)

I. Da eficácia

1. Salienta que a eficácia da Comissão deve ser avaliada com base em três critérios, não só por comparação com os objectivos fixados pela autoridade política, mas também pela rapidez e pela simplicidade das medidas administrativas e orçamentais adoptadas para atingir esses objectivos e pela utilização óptima dos meios orçamentais aplicados;

2. Considera deverem ser examinados, enquanto bases desta eficácia, prioritariamente: o aparelho administrativo da Comissão, os diferentes processos regulamentares e o sistema de controlo, assim como o cumprimento pela Comissão das prioridades políticas e orientações orçamentais definidas pelo Parlamento Europeu;

Resposta da Comissão:

A Comissão implementou um novo sistema de gestão (gestão por actividades); ao fazê-lo, a Comissão pretende também reforçar gradualmente a consciência para a importância dos custos através de decisões integradas em matéria de prioridades e afectação de recursos, objectivos, planificação, supervisão e avaliação de actividades, e visa ainda o desenvolvimento da gestão por resultados, privilegiando o controlo dos resultados em vez do controlo em função das entradas (input). Esta abordagem revela indiscutivelmente os esforços que a Comissão tem envidado e continua a envidar a nível deste aspecto muito importante e representa uma mudança cultural profunda em matéria de práticas de gestão.

A primeira Estratégia de Política Anual (EPA), adoptada em Fevereiro de 2001 para 2002, lançou o ciclo de planificação e programação estratégicas que conjuga prioridades políticas, acções fundamentais e recursos correspondentes. Ainda que a avaliação deste primeiro exercício tenha revelado algumas lacunas inevitáveis, a segunda decisão de EPA, adoptada em 2002 para 2003, apresenta várias melhorias, em especial no atinente à definição das prioridades, às orientações relativas aos recursos correspondentes e ao novo diálogo estruturado com o Parlamento Europeu e o Conselho.

A Comissão reformou ainda o seu programa de trabalho no intuito de dar maior ênfase às prioridades políticas e introduziu um novo sistema de programação operacional com vista a assegurar uma execução mais eficaz dos objectivos prioritários.

Ademais, em 2002 foram introduzidos pela primeira vez novos instrumentos de apoio à gestão, a saber: Planos de Gestão Anuais a título de instrumentos essenciais para permitirem aos gestores integrarem prioridades, objectivos e afectação de recursos a nível operacional, e Relatórios Anuais de Actividade, que reúnem informações sobre os resultados e sobre a utilização dos recursos em função dos princípios da boa gestão financeira (economia, eficiência e eficácia).

Não obstante, trata-se de um processo de aprendizagem complexo e a longo prazo, que representa um importante desafio para o êxito da Reforma, e a Comissão deverá retirar algumas lições destes primeiros exercícios, a fim de melhorar, no futuro, a eficácia deste processo.

O aparelho administrativo da Comissão

3. Considera que os serviços da Comissão devem ser estruturados de forma a assegurar uma gestão do mais elevado nível de integridade e de eficácia; toma nota da reforma administrativa em curso, da qual, certos aspectos foram lançados durante o exercício de 2000; insta a Comissão a prosseguir os seus esforços a fim de que os resultados, nomeadamente no que diz respeito à reforma do serviço externo em conformidade com as orientações políticas aprovadas pelo Parlamento Europeu e à reforma da gestão e controlo financeiro nos serviços sejam rapidamente visíveis;

Resposta da Comissão:

Em primeiro lugar, no atinente à gestão dos recursos humanos e com o objectivo de dotar de visibilidade as medidas de reforma com a maior brevidade possível, a Comissão lançou uma série de acções destinadas a explorar plenamente o potencial de reforma permitido pela actual formulação do Estatuto. A Comissão adoptou uma série de decisões de implementação da nova política de pessoal em todos os domínios que não requerem a alteração do Estatuto. Até Junho de 2002, a Comissão tinha adoptado decisões relativas aos seguintes aspectos:

- realização de inquéritos administrativos e processos disciplinares;

- mobilidade;

- orientações para as descrições de funções ;

- denúncia de disfuncionamentos ;

- política social ;

- serviço de mediação ;

- peritos nacionais;

- formação;

- e disposições gerais para a aplicação dos artigos 43º e 45º do Estatuto (sistema de notação e de promoção).

Estão actualmente a ser elaboradas decisões e orientações da Comissão relativas a outros aspectos da reforma, como horário flexível, teletrabalho, responsabilidade financeira (artigo 22º do Estatuto), assédio moral, conselheiros e chefes de unidade.

Para além de introduzir novas disposições, a reforma implica alterações organizacionais. No início de 2002 foi criado um novo Serviço de Averiguação e Disciplina (IDOC) da Comissão Europeia. O Serviço de Selecção do Pessoal das Comunidades Europeias (EPSO) estará operacional a partir de 1 de Janeiro de 2003.

Não obstante, é oportuno assinalar que um grande número de medidas de reforma exigem a alteração do Estatuto. A Comissão apresentou ao Conselho as suas propostas de alteração em Abril de 2002. Prevê-se que este, por seu turno, as venha a adoptar em Junho de 2003. Assim sendo, as vantagens da reforma só serão plenamente visíveis após a entrada em vigor do Estatuto alterado.

Em segundo lugar, o Conselho de 25 de Junho adoptou por unanimidade o novo Regulamento Financeiro. Como o Parlamento recordará, o processo conducente a este novo Regulamento Financeiro foi marcado por um intenso diálogo interinstitucional que permitiu ter em conta as posições de todos os actores implicados.

Conjuntamente com as suas normas de execução (em 24 de Julho a Comissão adoptou uma proposta relativa a estas normas, a qual foi em seguida transmitida às outras instituições para parecer), o novo Regulamento Financeiro representa, a partir de 1 de Janeiro de 2003, a pedra angular de um sistema moderno de gestão e controlo financeiros.

Em terceiro lugar, com a cooperação da Autoridade Orçamental, as rubricas BA criadas em 2000 proporcionam agora um quadro que permite financiar a assistência técnica e administrativa e a implementação dos programas e que não releva das missões de autoridade pública; deste modo, flexibilizaram-se consideravelmente as condições de funcionamento de muitos programas e dotou-se a Comissão dos meios sem os quais seria impensável admitir a possibilidade de uma desconcentração em grande escala dos programas de ajuda externa ou de uma absorção dos GAT.

Em quarto lugar, no atinente aos principais elementos da reforma do serviço externo, lançada em Maio de 2000, foram já obtidos os seguintes resultados:

- a nível do empenho em atingir uma melhor correspondência entre a programação da ajuda e as prioridades políticas, mediante documentos de estratégia nacional e regional: até ao momento, foram elaborados 110 documentos de estratégia nacional.

- a nível do reforço da coerência na execução dos projectos, mediante a gestão da totalidade do ciclo de projecto pela nova entidade única: o Serviço de Cooperação EUROPEAID. Desde então, as autorizações antigas e não executadas foram reduzidas a metade.

- no respeitante ao objectivo da gestão destes projectos a um nível mais local, mediante desconcentração das responsabilidades a favor das delegações da Comissão Europeia: no final de 2002, as actividades de todas as delegações situadas na Europa, Ásia Central, região mediterrânica, Ásia e América Latina, bem como as de treze países ACP, basear-se-ão neste novo modelo.

A Comissão aprecia o apoio do Parlamento Europeu e espera que o diálogo se mantenha. Concretamente, foi especialmente útil que, no âmbito do processo relativo ao orçamento 2002 e pela primeira vez, a Autoridade Orçamental tivesse decidido desbloquear a reserva relativa aos recursos destinados ao financiamento das delegações (Título A-6 do orçamento da Comissão). Tal decisão permitiu o financiamento harmonioso e eficiente das suas actividades. Desde que futuros orçamentos consagrem os recursos necessários, o processo manter-se-á, devendo conduzir a um reforço do papel e da visibilidade da União Europeia (UE).

4. Constata, não obstante, um atraso na execução de certas medidas previstas no Livro Branco, tal como resulta do quadro de execução transmitido pela Comissão (em anexo 5 às respostas ao questionário), em virtude dos processos interinstitucionais em curso, tanto no que diz respeito ao Regulamento Financeiro, como ao Estatuto dos Funcionários; constata, relativamente à Acção 96 (recuperação de fundos indevidamente pagos) que a Comissão, na sua Comunicação, estabeleceu uma nova estrutura organizativa para o tratamento das recuperações; constata também que os processos internos para o reforço das recuperações estão em preparação e deseja ser informado sobre a eficácia deste novo sistema de controlo numa área que a Comissão do Controlo Orçamental considera prioritária;

Resposta da Comissão :

Antes de mais, no que se refere à reforma da política de pessoal, foi transmitida ao Parlamento, em Maio de 2002, um quadro de bordo actualizado sintetizando a situação da aplicação das acções de reforma em 31 de Março de 2002 e que permitia inferir a possibilidade de recuperar alguns atrasos.

É certo, no entanto, que em 2001 se registaram alguns atrasos a nível do calendário inicial. Não obstante, relativamente à política de pessoal, os debates realizados no quadro de um grupo de alto nível presidido pelo antigo Secretário-Geral do Conselho, N. Ersboell, produziram resultados muito positivos: o acordo alcançado entre a Comissão e os sindicatos representativos da maioria do pessoal em termos eleitorais sobre o pacote de medidas relativas à reforma da política do pessoal. Em Maio, Junho e Outubro de 2001, o Grupo Ersboell organizou reuniões com representantes das outras instituições (Secretários-Gerais/representantes da administração e pessoal) antes de redigir o seu relatório. Estas reuniões deram lugar a intercâmbios muito úteis, que permitiram ao grupo tirar as suas conclusões e apresentar as suas recomendações à Comissão com um conhecimento preciso das diversas posições em jogo e das contribuições das outras instituições.

Ademais, as administrações das outras instituições tiveram a ocasião de manifestar as respectivas posições sobre todas as propostas de reforma no âmbito de um grupo de peritos em recursos humanos, criado pelos chefes da administração. O grupo reuniu-se diversas vezes em 2001, paralelamente às consultas em curso na Comissão. O grupo trocou opiniões sobre as diferentes propostas na mesa e identificou, numa fase inicial, os aspectos particularmente interessantes para as instituições.

Em resultado destas reuniões, da consulta com o pessoal e das "concertações" com os sindicatos, a Comissão aprovou, em Dezembro de 2001, um projecto de proposta de Regulamento do Conselho que altera o Estatuto.

Nos termos do artigo 10º do Estatuto, a Comissão deve consultar o Comité Interinstitucional do Estatuto sobre qualquer proposta de revisão do mesmo. Por conseguinte, o projecto de proposta de Regulamento do Conselho que altera o Estatuto teve de ser apresentado primeiro a este Comité antes de poder ser adoptado pela Comissão enquanto proposta de Regulamento. Em Janeiro de 2002, a Comissão apresentou o seu projecto de proposta ao Comité do Estatuto, que formulou o seu parecer no início de Abril. Em 24 de Abril de 2002, a Comissão adoptou uma proposta de Regulamento do Conselho que altera o Estatuto, e que tem em conta as observações formuladas pelo Comité Interinstitucional do Estatuto. O calendário geral, acordado no Conselho Assuntos Gerais de 15 de Abril de 2002, aponta a conclusão das negociações para o final da Presidência grega (Junho de 2003). Neste contexto, o Conselho apelou às outras instituições para que apresentassem os respectivos pareceres até ao final do corrente ano.

Seguidamente, em matéria de controlo financeiro, todas as decisões finais previstas no âmbito da reforma deverão estar adoptadas antes do final de 2002. Não obstante, nalguns casos, a implementação de medidas de reforma não será possível antes da entrada em vigor, em 1 de Janeiro de 2003, do novo Regulamento Financeiro, adoptado pelo Conselho no passado dia 25 de Junho, e das normas de execução, cujo projecto a Comissão apresentou às outras instituições para parecer em 25 de Julho de 2002.

Algumas das medidas decididas no âmbito do plano de acção adoptado pela Comissão em 13 de Dezembro de 2000 (Gestão mais eficaz da recuperação de fundos pagos indevidamente, SEC (2000)2204/3) são disposições que não poderiam entrar em vigor sem alteração da legislação. A este respeito, e no atinente às medidas susceptíveis de adopção sem qualquer alteração da legislação, ver as observações que figuram no ponto 79.

Está em elaboração uma comunicação às outras instituições com o duplo objectivo de, por um lado, informar sobre as medidas adoptadas, em virtude do primeiro plano de acção de Dezembro de 2000 acima referido, sobre a cobrança de montantes apurados e, por outro, em conformidade com as garantias dadas pela Comissão em Dezembro de 2000, acrescentar novas medidas a este plano de acção por forma a assegurar uma recuperação mais eficiente dos montantes em dívida.

A presente comunicação deverá ter em conta as conclusões apresentadas num relatório do SAI relativo a recuperações, a concluir em breve.

5. Pede que as comissões competentes do Parlamento Europeu sejam regularmente informadas sobre a execução de certas medidas da reforma e as decisões de gestão, nomeadamente, sobre:

- um balanço preciso, bem como um calendário efectivo e previsional das supressões, prorrogações e novas criações dos Gabinetes de Apoio Técnico (GAT) e organismos conexos, em particular no que diz respeito ao programa comunitário a favor da igualdade de oportunidades entre homens e mulheres (número B3-4012), cuja gestão é amplamente criticada pelo Tribunal (Relatório anual - ponto 3.95);

Resposta da Comissão :

O artigo 57º do Regulamento Financeiro de 2002 (bem como a proposta de normas de execução) consagra normas claras sobre o tipo de tarefas que podem ser confiadas no futuro a entidades do sector privado e como proceder nesses casos. A execução de fundos não pode ser confiada a estas entidades.

No que se refere aos Gabinetes de Assistência Técnica (GAT), como definido na carta rectificativa nº 1 (anexo 3 da carta rectificativa nº 1 do anteprojecto de orçamento de 2001 SEC (2000) 1363 de 4 de Setembro de 2000), a lista é periodicamente actualizada pela Comissão e enviada às Comissões relevantes do Parlamento Europeu. Esta lista contém informações pormenorizadas sobre:

- o termo dos contratos;

- o número de GAT suprimidos;

- o número de GAT a suprimir.

Na presente situação, de um total de 126 GAT, em 1 de Maio de 2002, tinham já sido suprimidos 87, devendo ser suprimidos 7 em 2002 e 1 em 2003.

No que se refere à assistência técnica e administrativa, em conformidade com o guia "Linhas directrizes para a externalização de assistência técnica e administrativa a entidades de direito privado com vista à execução de programas comunitários", a Comissão procede a controlos prévios sistemáticos, por forma a assegurar-se do cumprimento das regras e, em especial, de que os trabalhos a externalizar não implicam o exercício de autoridade pública ou de poderes discricionários.

No que se refere aos GAT, no âmbito do programa "Igualdade de oportunidades", a Comissão confirma:

- que as funções remetidas para os gabinetes de assistência técnica a que se refere o Tribunal de Contas no seu Relatório Anual de 2000, foram de novo internalizadas nos serviços da DG EMPL ao longo dos dois exercícios orçamentais de 1999 e 2000;

- que as dotações de assistência técnica foram significativamente reduzidas no âmbito do programa "Igualdade de oportunidades" 2001-2005;

- que esta política de reinternalização contou com o apoio de recursos estatutários que permitiram à Comissão desempenhar a sua missão em condições favoráveis.

- no âmbito das agências executivas encarregadas de certas tarefas relativas à gestão de programas comunitários (COM(2000) 788), as tarefas específicas identificadas pelas diferentes direcções-gerais como podendo ser externalizadas;

Resposta da Comissão:

Segundo a proposta da Comissão, relativamente à qual o Parlamento formulou o seu parecer em Julho passado, o novo instrumento "agência executiva" deve, em princípio, poder ser aplicado na gestão de programas comunitários em todos os domínios de intervenção. O Comité Orçamental do Conselho obteve recentemente, em 26 de Setembro de 2002, um acordo sobre a proposta. Importa avaliar a oportunidade de criar uma agência executiva numa base casuística; o Parlamento será informado de cada projecto de execução pelo menos anualmente durante o processo orçamental.

- os instrumentos regulamentares que estabelecem os programas comunitários nos casos em que o método de gestão é a utilização de uma rede de agências nacionais; pede que seja consultado sobre estes instrumentos regulamentares;

Resposta da Comissão:

O artigo 54º do novo Regulamento Financeiro (RF) - resultado de um diálogo interinstitucional exaustivo - contém normas gerais sobre as modalidades de recurso às agências nacionais para a execução de programas comunitários. No projecto de regulamento que estabelece pormenorizadamente as normas de execução do novo RF, a Comissão entendeu dever sujeitar a delegação de poderes em entidades nacionais do sector público ou de direito privado a condições rigorosas em matéria de ordem jurídica aplicável, garantias financeiras necessárias e observância das regras da boa gestão financeira (economia, eficácia e eficiência). No que respeita aos programas individuais, os mesmos serão adoptados em conformidade com os procedimentos fixados no Tratado CE

- política de gestão da Comissão no que diz respeito à assistência financeira às diferentes regiões do mundo, desconcentração para delegações, descentralização a favor de agências externas e impacto sobre a melhoria da ajuda externa da UE;

Resposta da Comissão :

A Comissão continuará a informar regularmente o Parlamento Europeu da evolução do processo de desconcentração para as delegações e congratula-se por poder apresentar ao Parlamento o seu mais recente relatório sobre o estado de adiantamento do processo de desconcentração

Com base na comunicação de 16 de Maio de 2002 relativa à reforma da gestão da assistência externa e ao processo de desconcentração em curso, em 2 de Julho de 2002 foi apresentado à Comissão uma comunicação sobre a reforma administrativa do serviço externo unificado. A aprovação desta comunicação pela Comissão representa um passo significativo em direcção à melhoria da formação do pessoal e da gestão das delegações. Propõe-se que um novo serviço único se encarregue da gestão do pessoal das delegações, que se definam mais claramente as responsabilidades das delegações e que se introduza uma nova estrutura de carreira para os funcionários colocados em países terceiros. Estas medidas visam assegurar uma assistência da UE mais rápida e eficaz.

- o estabelecimento de uma escola europeia de administração e de um gabinete europeu de recrutamento;

Resposta da Comissão:

Os Secretários-Gerais das Instituições instituíram um grupo de trabalho interinstitucional para examinar a questão de uma "Escola Europeia de Administração".

Um documento com as primeiras ideias elaboradas pelo grupo de trabalho foi discutido na reunião dos Secretários-Gerais, em 9 de Julho de 2002, tendo sido dado um mandato ao grupo de trabalho para elaborar um projecto mais pormenorizado a transmitir aos Secretários-Gerais até Janeiro de 2003.

Embora concordando com o princípio da criação de uma tal escola em 2004, os Secretários-Gerais reconheceram que a mesma deverá privilegiar essencialmente três domínios prioritários, a saber: a formação de novos funcionários, formação na área da gestão e reforço das competências profissionais/evolução na carreira. Deste modo, a criação de uma Escola Europeia de Administração poderá contribuir para uma cultura administrativa e de gestão mais coerente no seio das Instituições.

Na sequência do acordo assinado entre todas as instituições, será criado o Serviço de Selecção do Pessoal das Comunidades Europeias (EPSO), que iniciará as suas actividades em 1 de Janeiro de 2003 (ver também a resposta ao ponto 11)

- o programa plurianual de conversão de lugares temporários em lugares permanentes e quais os sectores abrangidos,

Resposta da Comissão:

No seu Livro Branco sobre a Reforma, a Comissão anunciou a sua intenção de lançar uma operação de conversão de lugares temporários em permanentes. Esta operação justificava-se pelo facto de se ter verificado que uma parte dos agentes temporários da Comissão realizava na realidade tarefas que adquiriram, na realidade, um carácter permanente.

Estas conversões de lugares não significam de modo algum que a instituição deixará de contratar agentes temporários para satisfazer certas necessidades pontuais que exigem conhecimentos técnicos especiais. Como referido no Livro Branco, outros tipos de lugares propostos no âmbito da Reforma deverão substituir alguns lugares temporários.

O documento sobre recursos humanos que acompanhava o anteprojecto de orçamento (AO) 2001 anunciava uma primeira operação que afectaria 180 lugares A e 90 lugares B, a realizar ao longo de três anos relativamente a 60 A e 30 B.

Durante os exercícios orçamentais de 2001 e 2002 tiveram lugar 150 conversões. Em 2003, deverão ser afectados 67 lugares (20 A4, 20 A5, 1 LA5, 6 LA7, 10 B1 e 10 B2). As conversões restantes serão solicitadas no âmbito do exercício orçamental 2004.

Estas conversões deverão incidir sobre todas as Direcções-Gerais, excepção feita aos Gabinetes dos Comissários.

- o reforço da componente externa no processo disciplinar;

Resposta da Comissão:

Em 19 de Fevereiro de 2002, a Comissão adoptou uma decisão relativa à condução de inquéritos administrativos e processos disciplinares (C 2002 (540)). Por forma a reforçar a componente externa dos processos disciplinares, o artigo 10º desta decisão estabelece que o presidente do Conselho de Disciplina será escolhido entre os antigos funcionários ou funcionários em serviço (em situação de interrupção especial de serviço durante o período necessário para o exercício dessa função) ou entre os antigos membros da instituições Europeias. O novo presidente do Conselho de Disciplina, antigo membro do Tribunal de Primeira Instância, assumirá as suas funções em 1 de Novembro de 2002.

- a reforma do regime de pensão de invalidez, designadamente no que se refere ao sistema de ponderação;

Resposta da Comissão:

O principal aspecto da Reforma proposto ao Conselho em matéria de regime comunitário de invalidez consiste na substituição da pensão de invalidez por um subsídio de invalidez equivalente a 70% do último vencimento-base pago ao interessado quando ainda em serviço; este subsídio estará sujeito a contribuições ao regime de pensões. A subida de escalão será suprimida. O subsídio de invalidez não poderá ser inferior ao mínimo vital.

Na proposta apresentada pela Comissão ao Conselho, em Abril, foi introduzido um coeficiente corrector especificamente aplicável às pensões, fixado após comparação dos níveis do custo de vida nos diferentes países. Estes coeficientes aplicados às pensões serão igualmente aplicados aos subsídios de invalidez. Os novos coeficientes correctores, baseados na comparação entre países e não entre capitais, como sucede actualmente, indicarão com maior realismo as diferenças efectivas existentes entre os diferentes países da União Europeia.

6. Solicita à Comissão que, tendo em conta a recente proliferação de organismos descentralizados, proponha um mecanismo de revisão das agências que se baseie na relação custo/benefício e no valor acrescentado por confronto com outras alternativas;

Resposta da Comissão:

Como já referido no segundo travessão do ponto 5, a Comissão propõe, relativamente ao novo instrumento "Agência Executiva", uma apreciação individual da oportunidade de criar uma tal agência nesse caso concreto. Além disso, a proposta da Comissão prevê explicitamente a possibilidade de eliminar uma Agência Executiva se a sua existência deixar de ser oportuna. No atinente às agências comunitárias existentes, o mandato legal relativo à Agência Europeia de Reconstrução é o único que prevê explicitamente a possibilidade de eliminar a agência.

7. Salienta que todas as medidas que impliquem uma modificação do "Estatuto dos Funcionários e do Regime Aplicável aos Outros Agentes" (como o novo sistema de carreiras, a incompetência profissional, a reforma flexível ou as regras que regem o sigilo profissional) devem ser tomadas no respeito pelos princípios da independência, da neutralidade e da continuidade da função pública europeia e pelas normas modernas da administração, designadamente o espírito de serviço e a abertura aos cidadãos;

Resposta da Comissão :

No seu Livro Branco, a Comissão comprometeu-se a basear todo o processo de reforma nos princípios-chave da independência, responsabilidade, prestação de contas, eficiência e transparência.

Na sua proposta de alteração do Estatuto, a Comissão sugeriu uma série de medidas que reforçam os princípios da independência, neutralidade e continuidade do serviço público europeu. Essa proposta expõe claramente as principais obrigações dos funcionários europeus que regem o exercício das suas funções e a sua conduta, a saber, imparcialidade, objectividade e lealdade, obrigações estas reconhecidas pela jurisprudência. Foram ainda redefinidas as obrigações dos funcionários que se encontram em situações susceptíveis de originar conflitos de interesses. As normas relativas à discrição profissional foram também revistas no sentido do seu alinhamento pelas novas regras da UE sobre o acesso público aos documentos. Por fim, a Comissão introduziu uma série de medidas de salvaguarda das regras profissionais e éticas, como as novas disposições em matéria disciplinar, de denúncia de disfuncionamentos ou de incompetência profissional.

O Estatuto alterado consagra a continuidade do serviço público europeu. Serão mantidos alguns princípios básicos, como o emprego vitalício dos funcionários europeus e um regime com base na carreira. Convém, por outro lado, destacar que o Estatuto continuará a ser aplicável aos funcionários de todas as instituições e agências europeias.

8. Espera que o nível de afectação de recursos humanos às diferentes vertentes da reforma seja suficiente para lhe assegurar uma concretização rápida e eficaz, por exemplo, pessoal afectado à reforma do serviço externo e pessoal por ela abrangido; interroga-se igualmente, no que diz respeito à reforma da gestão e controlo financeiro dos departamentos e delegações da Comissão; deseja conhecer os problemas de recrutamento com que a Comissão poderá eventualmente ser confrontada;

Resposta da Comissão:

Os problemas detectados pelos serviços e delegações da Comissão a nível da reforma do serviço externo estão associados à incerteza quanto à disponibilidade prévia de recursos financeiros suficientes para garantir uma evolução contínua conforme às previsões. Paralelamente ao reforço do papel das delegações da Comissão, esta deve velar pela disponibilização de recursos suficientes; neste contexto, solicitou fundos adicionais em 2003 (Título A6) para cobrir despesas de infra-estrutura decorrentes da desconcentração e do aumento dos efectivos.

A Comissão está empenhada na descentralização da gestão da ajuda externa e na consequente transferência de responsabilidades para as 78 delegações que gerem as ajudas, em conformidade com o seguinte calendário: 21 delegações em 2001, 26 em 2002 e as restantes 31 em 2003. Por outro lado, a Comissão tenciona concluir em 2002 a instalação de uma nova delegação em Cabul.

A abordagem da Comissão tem sempre consistido em dotar as delegações instaladas em países terceiros de recursos que lhes permitam cumprir as suas novas responsabilidades, em função do necessário nível de qualidade. Tal abordagem passa pela disponibilização de recursos humanos, técnicos e orçamentais adicionais, assegurados pelas diferentes partes do orçamento (rubricas A6 e BA).

Parte dos novos lugares autorizados nos orçamentos de 2001 e 2002 correspondia ao aumento de pessoal nas delegações e o AO 2003 inclui novos pedidos, por forma a acelerar a transferência de lugares existentes na sede para as delegações.

A transferência de responsabilidades a nível de um país específico será gradual, em função do crescimento da capacidade de absorção das delegações. As delegações têm manifestado importantes necessidades em termos de lugares e de pessoal não permanente, parte do qual a financiar, nos termos dos acordos celebrados no âmbito da supressão dos GAT, por dotações inscritas nas rubricas BA dos programas de acções externas correspondentes.

Por forma a assegurar que os recursos humanos afectados são suficientes para garantir o desenvolvimento efectivo dos diversos aspectos da reforma, a Comissão, no âmbito da Estratégia Política Anual (EPA) para 2003, decidiu afectar mais recursos humanos a esta prioridade.

- Propõe-se que os serviços utilizem cerca de um terço dos postos libertados em 2003 em consequência de pré-reformas para cobrir as necessidades nesta área. A lógica subjacente à utilização destes postos para a nova política de pessoal é evidente, na medida em que a mesma prevê o investimento nos recursos humanos, em especial mediante reforço da formação e orientação profissional.

- Por conseguinte, a Comissão manifestou já a sua determinação em atingir o objectivo de reforçar os recursos humanos afectados à execução da Reforma e continuará a velar por que, no âmbito da sua EPA para 2004, os postos libertados na sequência de novos casos de pré-reforma sejam consagrados às necessidades prioritárias, por forma a assegurar o êxito do processo de reforma.

No que se refere aos problemas de recrutamento, dada a falta de profissionais qualificados nas listas de reserva e a consequente necessidade de formar pessoas inexperientes, a Comissão decidiu rever o mais rapidamente possível o perfil dos recrutamentos de que as DG necessitam na área da gestão financeira e aspectos conexos, compará-los com o actual programa de concursos neste domínio e lançar, se necessário, concursos gerais. A este respeito, a DG Pessoal e Administração elaborará um plano a executar pelo EPSO, o novo serviço de selecção do pessoal, a partir de 2003. A título provisório, o recrutamento de agentes temporários para postos permanentes será alargado até à constituição, a partir de concursos, de uma lista de reserva suficientemente vasta. A Comissão conseguiu reduzir o número de postos vagos (em 2 de Outubro de 2002) para 594 (3,3 % do número total de efectivos ao abrigo do orçamento de funcionamento ). Além disso, a DG Orçamento prestará a formação necessária do pessoal na área da gestão financeira, assim como a formação especificamente vocacionada para a execução do novo Regulamento Financeiro.

9. Considera que a existência de pessoal motivado é indispensável para o bom sucesso das políticas estabelecidas pela Comissão e solicita a esta última que assegure um máximo de consulta a todos os níveis do pessoal; congratula-se com a conclusão de um acordo entre a Comissão e os sindicatos representativos de uma larga maioria do pessoal sobre a proposta de alteração do Estatuto dos Funcionários, que considera ser uma componente essencial do processo de reforma da Comissão e convida todas as partes interessadas a cooperar construtivamente no processo de reforma;

Resposta da Comissão:

A Comissão está também empenhada em garantir uma consulta o mais vasta possível de todas as categorias de pessoal e de todas as partes interessadas, bem como em cooperar construtivamente no processo de Reforma (ver resposta ao ponto 4). Em todas as decisões relativas à Reforma adoptadas no quadro do actual Estatuto, a Comissão não se limitou a respeitar os procedimentos formais de concertação, tendo ido mais além do mecanismo tradicional. Assim, criou um clima de confiança com os parceiros sociais da instituição e aplicou o princípio de um diálogo social plenamente transparente.

Em relação às reformas apresentadas na proposta da Comissão de Regulamento do Conselho relativo à alteração do Estatuto, a Comissão organizou vastas consultas políticas e concertações de um nível sem precedentes com o pessoal e seus representantes. A Comissão fomentou também o diálogo social interinstitucional e congratulou-se com a presença de representantes do pessoal de outras instituições em praticamente todas as concertações.

No que se refere às negociações em curso no Conselho, a Comissão, por ocasião da conclusão do pacote de reforma, celebrou um protocolo de acordo que garantirá o intercâmbio permanente de informações e consulta. Até ao momento, assinaram este acordo dois sindicatos que representam, em termos eleitorais, 60% do pessoal da Comissão e que estão também representados noutras instituições. A Comissão adoptou todas as medidas necessárias para tornar o protocolo operacional e para o abrir aos sindicatos das outras instituições.

Tendo em vista o objectivo de concluir as negociações em Junho de 2003 e as consequências que a reforma pode ter a nível da organização e do funcionamento de cada instituição, a Comissão e o Conselho acordaram na criação de um Grupo de Contacto que permita a troca regular de informações relativas ao calendário e evolução dos trabalhos em cada instituição. A primeira reunião deste Grupo, que inclui a todas as instituições, teve lugar no final da Presidência espanhola, em 28 de Junho de 2002.

10. Convida a Comissão a assegurar que não se verifiquem quaisquer efeitos adversos do processo de reforma, por exemplo, no que diz respeito à redução das acções de controlo in loco efectuadas pela Comissão (cf. ponto 3.72 do Relatório anual do Tribunal de Contas);

Resposta da Comissão:

O objectivo geral de devolver responsabilidades às DG, lançado pela Reforma, levou à transferência, do Controlo Financeiro para as DG operacionais, dos recursos afectados aos controlos in situ, cuja responsabilidade incumbe agora inteiramente às DG.

No que respeita à observação específica mencionada pelo Tribunal de Contas, embora o processo transitório de 2000 resultante da reforma tenha tido nalguns casos um impacto no número de controlos no local efectuados, pode agora dizer-se que tal foi um fenómeno temporário. Foram efectuados esforços consideráveis através da afectação de pessoal às tarefas de auditoria e, caso necessário, mediante um maior recurso a auditores externos. Dado que a situação global se manteve estável em 2001, o reforço das unidades de auditoria continuou em 2002, o que se reflectirá num aumento comtínuo do nível de actividade de auditoria, em especial do Fundo de Coesão.

Por exemplo, no caso do FEDER, o número de controlos in situ aumentou, passando de 52 em 2000 e 61 em 1999 para 70 em 2001. No caso do Fundo de Coesão, os mesmos foram de 6 em 2001, 3 em 2000 e 7 em 1999. Além disso, em 2001 tiveram lugar 80 controlos in situ por auditores externos aos quais a DG recorreu para verificar projectos sob administração directa financiados ao abrigo dos artigos 7º e 10º do Regulamento n° 4254/88.

11. Solicita à Comissão que proceda a uma avaliação da relação custo-benefício da reforma, incluindo o custo da formação profissional (nomeadamente no domínio da gestão financeira), os custos de recrutamento e de libertação de lugares (nos termos do artigo 50º do Estatuto dos Funcionários) e solicita ser informado sobre os respectivos resultados;

Resposta da Comissão:

A definição das atribuições da Direcção-Geral Pessoal e Administração (DG ADMIN) precisa que uma das suas principais missões consiste "em contribuir para a Reforma na área do pessoal e administração. Por esta razão, a DG ADMIN actualiza permanentemente a sua programação em matéria de reforma, em conformidade com uma cultura de mudança e com a experiência adquirida no âmbito da execução do processo de implementação e avaliação". Em 2001 foi introduzida uma unidade de avaliação nesta DG.

As avaliações são e serão realizadas pela DG ADMIN para facilitar a definição da sua política, para reunir informações susceptíveis de contribuir para a (re)orientação das suas estratégias ou actividades e para lhe permitir prestar conta dos resultados obtidos. A função de avaliação da DG ADMIN leva-a a examinar sistematicamente a eficácia, eficiência (custo-benefício), pertinência, utilidade e sustentabilidade de uma série de actividades. Este exercício centra-se, em especial, nas iniciativas em matéria de reforma, cuja responsabilidade lhe foi conferida pelo Livro Branco "Reforma da Comissão", de Março de 2000. O programa de avaliação da DG ADMIN para 2002, que faz parte integrante do Plano de Gestão Anual, assenta numa amostragem das acções realizadas pela DG ADMIN relevantes no âmbito da Reforma:

- avaliação da formação linguística;

- avaliação da formação na área da gestão;

- avaliação da política de igualdade de oportunidades na Comissão, com um interesse especial na política de evolução na carreira em termos de igualdade entre os sexos;

- avaliação da política de infra-estrutura das tecnologias da informação e apoio à iniciativa "Comissão em linha".

Os resultados destas avaliações estarão disponíveis durante o primeiro semestre de 2003. Para garantir que as avaliações das conclusões são o mais sólidas possível, devem ser conjugados diferentes instrumentos de avaliação para recolher e analisar os dados relativos a um mesmo "objecto de estudo" (por exemplo, um grupo-alvo), ou seja, o método dito de triangulação. Assim, os pontos fortes de um instrumento podem compensar os pontos fracos de outro instrumento.

No atinente às medidas não cobertas, ou apenas parcialmente cobertas, por este plano de avaliação, oferece-se referir o seguinte:

1. Formação profissional

Em 2001, as principais rubricas orçamentais vocacionadas para a formação profissional foram:

- A7060 (formação geral) : 9.000.000 EUR

- A4030 (formação linguística) : 3.868.000 EUR

- A2 & A5 (formação no domínio das TI) : 2.145.000 EUR

- C651 (formação de pessoal implicado na investigação): 0.055.000 EUR

A formação no domínio da gestão financeira foi prioritária em 2001 e representou 19% do total dos dias de formação (geral) organizados de forma centralizada para o pessoal da Comissão em 2001 (4 802 dias de formação num total de 24 643).

O custo desta formação representou apenas 5% da rubrica A-7060 para a formação central; muitos destes cursos foram ministrados por funcionários da DG BUDG em razão da natureza do tema. Foram ministrados seis cursos de formação distintos que acolheram 203 pessoas/dia.

A Comissão considera estas despesas indispensáveis. Como já destacou no Livro Branco "Reforma da Comissão", de 1 de Março de 2000, "Para que o novo sistema de gestão financeira, controlo e auditoria seja sólido, é essencial que as operações financeiras sejam realizadas por um pessoal altamente competente. Qualquer penúria de recursos humanos, competências ou saber-fazer comprometeria gravemente a fiabilidade do sistema. [...] [...] Para garantir uma compreensão comum dos conceitos e terminologia do novo sistema de gestão financeira, controlo e auditoria em toda a Comissão, o pessoal seguirá imediatamente uma formação relativa aos princípios subjacentes às reformas financeiras. As chefias responsáveis pelos programas que implicam despesas beneficiará de cursos de formação sobre as estratégias adequadas para maximizar a relação custo/eficácia das suas actividades. Assim que os novos manuais operacionais com regras e procedimentos simplificados e consolidados estejam disponíveis, será realizado um programa intensivo e aprofundado de formação destinado ao pessoal operacional responsável pelos programas que envolvem despesas. Uma introdução ao funcionamento dos sistemas orçamentais e financeiros da Comissão será obrigatória para o conjunto do pessoal."

2. Artigo 50

Em 2000, o custo total das decisões ao abrigo do artigo 50º ascendeu a 3 861 715 euros. Ou seja, 0,11% do montante total de salários, incluindo pensões (0,15% sem as mesmas), o que pode ser considerado bastante modesto.

Ademais, estes valores não têm em conta o facto de o custo destas decisões poder ser compensado pela poupança decorrente da eventual substituição de funcionários que deixam o serviço ao abrigo desta disposição por funcionários que se encontram no primeiro escalão do grau em questão. Por outras palavras, o custo salarial dos novos funcionários é frequentemente inferior ao dos seus predecessores.

As disposições do artigo 50º constituem um elemento de flexibilidade na gestão e na organização dos serviços das instituições, na medida em que os altos funcionários podem ser reformados quando, por motivos organizacionais, tal se considerar do interesse do serviço (por exemplo, no caso da reestruturação ou reorganização de serviços ou para garantir uma melhor adequação entre os perfis destes funcionários e as tarefas da instituição).

3. Recrutamento - Análise custo-benefício do Serviço de Selecção do Pessoal das Comunidades Europeias (EPSO)

Como se indica nas respostas aos pontos 3 e 5, o EPSO estará operacional a partir do 1 de Janeiro de 2003.

Ver o quadro em anexo, que ilustra as despesas de contratação e as poupanças decorrentes da criação do EPSO.

As poupanças ficarão comprovadas se os custos por candidato seleccionado forem inferiores após a criação do EPSO.

A estimativa do número de candidatos aprovados necessários anualmente está associado aos postos a prover. Por seu turno, este depende da rotação do pessoal (pensões de reforma), de medidas ad hoc, como a transformação de dotações em postos ou o termo da prestação de serviço, e do número de novos postos (normais ou associados ao alargamento).

Um concurso dura entre 15 e 18 meses, no caso de concursos multilingues. Pode considerar-se que 58% dos custos são suportados no ano de publicação do concurso e 42% no da elaboração das listas de candidatos seleccionados.

Tendo em conta estes factores, constata-se que, no contexto da alargamento, o EPSO reduz o custo por candidato seleccionado a pouco menos de metade. Esta poupança decorre procede essencialmente do elevado número de candidatos que será necessário contratar na sequência do alargamento. A racionalização dos processos de selecção em resultado da criação do EPSO permitirá reduzir os custos em cerca de 20% por candidato aprovado em comparação com os custos que a unidade de recrutamento da Comissão teve de suportar em 2001 e 2002. Com o alargamento, registar-se-ão economias de escala conducentes a uma redução dos custos por candidato aprovado de cerca de 37%.

12. Considera que as "declarações de gestão" de cada director-geral criadas pelo novo sistema de gestão interna (e efectiva a partir de Maio de 2002) virão facultar um novo instrumento útil para a avaliação do desempenho das direcções-gerais da Comissão e facilitarão a identificação dos sectores que devam introduzir outras melhorias; sublinha que as declarações de gestão em nada diminuem a responsabilidade individual ou colectiva dos Membros da Comissão;

Resposta da Comissão:

No âmbito do novo quadro de gestão e prestação de contas, as Declarações e Relatórios Anuais de Actividade são novos instrumentos de gestão pelos quais os Directores-Gerais e os chefes de serviço da Comissão pessoalmente responsáveis pelos recursos sob a sua gestão prestam contas ao Colégio e aos outros interessados (Conselho e Parlamento Europeu). Como destacado pela Comissão na sua resposta à resolução do Parlamento relativa à quitação de 1999, tal não afecta de modo algum a responsabilidade individual ou colectiva dos Membros da Comissão.

Os primeiros relatórios anuais de actividade, relativos a 2001, foram elaborados por todos os Directores-Gerais e chefes de serviço até 1 de Maio de 2002. Estes relatórios devem ser vistos como um primeiro passo para um ciclo de planeamento e programação estratégica plenamente coerentes, mas o processo de elaboração e o âmbito do relatório e da declaração devem ainda ser objecto de um aprofundamento metodológico à luz da experiência do primeiro ano.

Com base nestes relatórios, a Comissão adoptou, em 24 de Julho de 2002, um relatório de síntese subsequentemente apresentado ao Parlamento Europeu, ao Conselho e ao Tribunal de Contas das Comunidades Europeias, juntamente com todos os relatórios anuais de actividade e relatórios do auditor financeiro e do auditor interno, elaborados nos termos dos artigos 24º e 24º-A do Regulamento Financeiro.

13. Espera que a Comissão informe o Parlamento Europeu sobre quaisquer outras reformas internas que possam ser realizadas;

Resposta da Comissão:

A Comissão tem mantido informados o Parlamento Europeu e as outras instituições desde o início do processo de Reforma. Esta abordagem será, muito naturalmente, também seguida na eventualidade de quaisquer outras reformas, tais como a modernização do sistema e processo contabilístico que se encontra em curso.

Os processos

14. Constata, tal como salientado no Relatório anual do Tribunal de Contas, a inadequação dos processos aos objectivos a realizar e, nomeadamente,

(a) lamenta a insuficiente articulação entre a Comissão e os Estados-Membros, quer se trate da falta de homogeneidade das informações transmitidas à Comissão pelos Estados-Membros no âmbito, por exemplo, dos recursos próprios e fraudes, irregularidades constatadas ou acções de controlo in loco para as evitar (cf. ponto 1.61 do Relatório anual do Tribunal de Contas), quer se trate da ausência por parte de alguns Estados-Membros de transmissão de dados no âmbito do apuramento de contas (cf. FEOGA - Garantia, ponto 2.59 do Relatório anual), ou de lacuna análoga no que diz respeito aos Fundos Estruturais, ou ainda da ausência de informações estatísticas à Comissão sobre a execução de prémios no sector das OCM da carne de ovino e de caprino (cf. ponto 2.117 do Relatório anual do Tribunal de Contas);

Resposta da Comissão:

Relativamente aos recursos próprios tradicionais e, em especial, aos casos de fraude e irregularidades, a Comissão e os Estados-Membros estão ligados através do sistema OWNRES, que proporciona uma panorâmica geral da situação. Todavia, dadas as diferentes definições de fraude e irregularidade utilizadas pelos Estados-Membros, as informações obtidas são por vezes difíceis de comparar. No intuito de encontrar uma solução adequada, em 2001 a Comissão apresentou uma proposta de directiva do PE e do Conselho relativa à protecção penal dos interesses financeiros da Comunidade, que inclui uma distinção entre fraude e irregularidades. O sistema OWNRES, muito embora funcione de forma aceitável do ponto de vista técnico, está actualmente a ser objecto de revisão que visa simplificar a sua utilização.

Ademais, no âmbito do Comité Consultivo da Luta contra a Fraude (COCOLAF), a Comissão recorda regularmente aos Estados-Membros a importância de prestarem informações homogéneas sobre casos de fraude ou irregularidades na área dos recursos próprios.

No que se refere aos Fundos Estruturais, as informações relativas à maneira como os Estados-Membros os utilizam deveriam melhorar em resultado da informatização e de um maior rigor da obrigação de prestar informações. As inovações introduzidas neste âmbito durante o novo período incluem: a base comum de dados financeiros relativos aos Fundos Estruturais, SFC, a ligação entre pagamentos intercalares e a apresentação de relatórios anuais, uma melhor previsão das pedidos de pagamento, a codificação dos projectos segundo uma classificação normalizada, a elaboração de relatórios sobre correcções ou cobranças e o acesso a informações circunstanciadas sobre os projectos por forma a permitir a sua análise antes da realização de auditorias.

No Outono de 2002, as Direcções-Gerais responsáveis pelos Fundos Estruturais e o Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) efectuarão uma auditoria relativa à observância por parte dos Estados-Membros dos procedimentos de elaboração de relatórios sobre irregularidades nos Fundos Estruturais.

No respeitante às estatísticas relativas aos prémios aos sectores ovino e caprino, só um Estado-Membro transmitiu dados incompletos e a Comissão já tomou as medidas adequadas relativamente ao mesmo. Por conseguinte, discorda da declaração relativa ao sector ovino. A reforma deste sector teve lugar com base em estatísticas viáveis; foram a base do estudo de viabilidade e das simulações orçamentais das diferentes políticas alternativas, nomeadamente do cálculo de pagamentos adicionais.

(b) lamenta que a Comissão aceite esta situação de facto (na sua resposta ao ponto 2.117); não aceita que as lacunas detectadas no sector constituam desculpa para outros sectores; solicita portanto à Comissão que desenvolva junto dos Estados-Membros, a tempo para a próxima quitação, os esforços necessários, a fim de que estes cumpram as suas obrigações e de que as informações transmitidas correspondam, em todos os Estados-Membros, a definições homogéneas (nomeadamente ao tratar-se de fraudes e irregularidades);

Resposta da Comissão : No que se refere à reforma do sector ovino, ver resposta ao ponto a).

A Comissão prossegue, no âmbito das reuniões regulares do Comité Consultivo para a Coordenação da Luta Antifraude, COCOLAF, o diálogo com os Estados-Membros destinado a garantir que a comunicação pelos Estados-Membros dos fraudes e irregularidades nos Fundos Estruturais se desenrole segundo os procedimentos estabelecidos. Os serviços da Comissão apresentaram, na última reunião do COCOLAF, em Julho de 2002, uma exposição sobre a necessidade de procedimentos normalizados tanto no âmbito dos Fundos Estruturais como no das despesas agrícolas. Será efectuada uma auditoria de três procedimentos no Outono de 2002 (ver resposta ao ponto a).

(c) lamenta a resistência de certos Estados-Membros à aplicação de determinadas estratégias, como foi o caso das medidas tomadas pela Comissão para detectar a BSE, como denunciado pelo Tribunal de Contas (Relatório especial n° 14/2001) [1], e a falta de regulamentação de emergência que permita resolver rapidamente tais situações (o recurso ao Tribunal de Justiça não é adequado para tratar de situações de emergência);

[1] JO C 324 de 20.11.2001.

Resposta da Comissão :

Até à adopção do Regulamento nº 178/2002 do Parlamento Europeu e do Conselho que determina os princípios e normas gerais da legislação alimentar, a Comissão detinha poderes limitados (para além dos processos por infracção) para tomar medidas rápidas e imediatas caso um Estado-Membro demonstrasse incapacidade em aplicar medidas em matéria de segurança dos géneros alimentícios ou para impor correcções financeiras no domínio das despesas veterinárias ou medidas de mercado financiadas pela UE. Esta situação representava uma dificuldade incontornável no que se refere à detecção e erradicação da BSE.

Com a proposta em matéria de controlos oficiais a nível dos géneros alimentícios, a Comissão pretende introduzir novos instrumentos que lhe permitam tomar medidas mais eficientes relativamente a Estados-Membros que não apliquem a legislação comunitária em matéria de géneros alimentícios. Pretende-se que esta proposta seja apresentado ao Parlamento Europeu e ao Conselho antes do final de 2002.

(d) constata que alguns dos erros detectados pelo Tribunal de Contas (cf. pontos 2.36 - 2.41 do Relatório Anual do Tribunal de Contas relativo a 2000) revelaram ser erros sistemáticos, e que o principal tipo de erro sistemático detectado se refere a deduções indevidas efectuadas em relação às ajudas pagas (2.36); assinala que o Tribunal refere exemplos de deduções indevidas efectuadas em relação a ajudas pagas à Suécia, Grécia e Espanha; assinala que a Comissão está actualmente a investigar a questão dos encargos administrativos aplicados pela Dinamarca aos pedidos de restituição à exportação; solicita à Comissão que o informe exaustivamente sobre a evolução deste caso;

Resposta da Comissão :

No que se refere às deduções de subvenções do FEOGA realizadas por cooperativas agrícolas, associações de produtores e organismos afins responsáveis pela gestão da ajuda em questão por delegação das autoridades públicas ou nos termos da legislação comunitária vigente, a Comissão considera são proibidas pela legislação comunitária as deduções em sectores nos quais é aplicável uma disposição de pagamento integral e associadas à gestão do regime de ajudas por esses organismos, a menos que explicitamente autorizadas pela legislação comunitária relevante.

No que se refere aos encargos administrativos aplicados pela Dinamarca aos pedidos de restituição à exportação, as autoridades dinamarquesas informaram a Comissão, por carta de 23 de Abril de 2002, que os mesmos foram suprimidos a partir de 1 de Maio de 2002.

No caso da Grécia, no âmbito do apuramento de contas para as campanhas 1993 e seguintes, têm sido aplicadas correcções fixas equivalentes aos montantes deduzidos das ajudas por superfície e dos prémios no sector dos bovinos. A aplicação dessas correcções financeiras encontra-se em análise no respeitante aos pagamentos efectuados nos sectores dos ovinos e dos caprinos a partir do exercício 2000.

No que respeita às medidas específicas a favor do sector das frutas de casca rija em Espanha, não será proposta qualquer correcção visto que, para o regime em causa, não existe qualquer cláusula de pagamento integral e que o beneficiário é a organização de produtores e não o produtor. Além disso, tal não constitui uma dedução mas sim uma compensação que não é proibida pelo direito comunitário.

Quanto à Suécia, a Comissão propõe uma correcção financeira equivalente aos montantes cobrados pelas autoridades suecas e deduzidos dos pagamentos das ajudas por superfície em 1999 para a elaboração de mapas.

(e) lamenta que, no domínio da ajuda externa, o programa Tacis para a cooperação transfronteiriça não tenha, após quatro anos de implementação, cumprido um dos seus principais objectivos, a saber, a melhoria das condições de vida nas zonas fronteiriças (eg. Relatório especial n° 11/2001 do Tribunal de Contas) [2]; solicita à Comissão que reforce a cooperação entre os diferentes programas (Tacis, Interreg, Phare) e que dê prioridade a projectos de melhoria do ambiente de vida; pede para ser informado, até Julho de 2002, sobre os resultados do programa que a Comissão espera para o ano de 2001;

[2] JO C 329 de 23.11.2001.

Resposta da Comissão :

A Comissão reconhece que o impacto do programa era limitado aquando do seu exame pelo Tribunal de Contas (quatro anos após o início do programa). O próprio Tribunal de Justiça observou que, na melhor das hipóteses, este programa não poderia ter mais do que um efeito reduzido, dado o montante limitado dos fundos disponíveis. Por outro lado, o programa registou problemas na sua fase inicial, problemas esses que viriam a ser solucionados posteriormente.

O programa atingiu alguns resultados concretos. Foi construído um posto fronteiriço em Leushem, Moldava, em 2001; uma ponte e quatro outros postos fronteiriços foram concluídos, ou estão prestes a sê-lo, devendo ser formalmente inaugurados no terceiro trimestre de 2002. Trata-se da ponte Jagodin no rio Bug, entre a Ucrânia e a Polónia, incluindo a via de acesso à mesma, de dois postos em Salha e Svetogorsk, na fronteira entre a Rússia e a Finlândia, do posto de Chop, na fronteira entre a Hungria e a Ucrânia e do posto de Kameny LOG, entre a Bielorússia e a Lituânia. Estas acções contribuíram para assegurar controlos mais eficientes e eficazes e reduziram o tempo de espera. A construção do novo posto fronteiriço em Bagrationovsk, entre Kaliningrado e a Polónia, começou em Junho de 2002 e estará concluída no início de 2003. Ademais, em Março de 2002, começaram também as obras de delimitação das fronteiras entre a Bielorússia e a Lituânia.

O viveiro de empresas criado no âmbito do projecto de desenvolvimento económico de Uzghorod, na Ucrânia, está concluído e conta com uma lista de espera de clientes potenciais. Foi lançado um programa destinado a promover projectos inovadores de microempresas e a proporcionar mais formação no domínio empresarial. Um novo projecto, em fase de elaboração, visa favorecer o desenvolvimento económico da Eurorregião do Baixo Danúbio, através do apoio às PME e da promoção de intercâmbios transfronteiras com a Roménia. Muito embora aguardados com expectativa, os resultados destes programas sobre as condições de vida locais não se deverão fazer sentir durante ainda algum tempo.

O reforço da coordenação entre os programas TACIS CTF, INTERREG e PHARE foi e continua a ser prioritária para a Comissão. Visto que se espera que a maioria das actuais fronteiras TACIS/PHARE passem a ser fronteiras TACIS/INTERREG em 2004, a ênfase foi colocada nestas últimas. Em Abril de 2001, a Comissão publicou um manual para a coordenação dos programas TACIS e INTERREG e que continha uma série de medidas práticas destinadas a facilitar a preparação e a execução de projectos comuns transfronteiras. A implementação deste manual avança satisfatoriamente, estando a ser elaborados outros procedimentos destinados a aproximar estes dois instrumentos. As respectivas prioridades foram já harmonizadas, devendo os projectos financiados por um deles beneficiar de tratamento prioritário no âmbito do outro; além disso, foi lançado um boletim de informação electrónico que visa manter as partes interessadas actualizadas relativamente à evolução de ambos os instrumentos. Assiste-se já a um acentuado aumento do número de projectos interligados financiados pelos dois lados da fronteira. Em Novembro de 2001 realizou-se em S. Petersburgo um seminário no âmbito do qual participantes originários de todos os NEI, países candidatos e Estados-Membros interessados tiveram a oportunidade de abordar questões ligadas à coordenação dos diferentes instrumentos comunitários e à cooperação transfronteiras, em geral, considerada um dos aspectos-chave da abordagem estratégica da UE em matéria de fronteiras externas, presentes ou futuras.

Nas regiões fronteiriças dos países candidatos com os NEI, os fundos dos programas nacionais PHARE podem ser utilizados para apoiar actividades sociais e económicas com carácter transfronteiras.

(f) constata que a Comissão melhorou os processos administrativos do programa Echo a fim de permitir tratar melhor de emergências (eg. Relatório especial n° 2/2001 [3] - ajuda humanitária às vítimas do Kosovo); pede que seja feito um relatório de avaliação sobre a gestão das recentes crises humanitárias (calendário dos pagamentos, capacidade de tomada de decisões, cooperação com as ONG e avaliação da ajuda);

[3] JO C 168 de 12.6.2001.

Resposta da Comissão :

A Comissão adoptou um novo procedimento de decisão-quadro para que os procedimentos de emergência possam responder com mais flexibilidade às crises humanitárias urgentes. Este novo procedimento permitiu que o ECHO figurasse na linha da frente dos doadores em todas as situações de crise registadas desde a sua criação em 2001. Agora, ECHO pode adoptar uma decisão no caso de novas emergências num contexto determinado e num prazo máximo de 72 horas. Desde a adopção destas novas disposições, o novo procedimento de urgência foi aplicado em quatro ocasiões. Em todas elas, a Comissão aprovou a decisão de financiamento no prazo máximo de três dias após a constatação da situação de emergência. Estas decisões são acompanhadas de um procedimento acelerado para o pagamento de fundos (5 dias).

O ECHO aplica também um procedimento de decisão de urgência que permite reagir no prazo de cinco dias a partir do momento de constatação da situação de crise ou de um acontecimento semelhante, igualmente acompanhado de um procedimento acelerado de pagamento de fundos, também fixado em cinco dias. Em 2001 foram adoptadas 31 decisões deste tipo, representando 92 milhões de euros.

Em 2001, o ECHO iniciou uma série de diálogos estratégicos com os seus parceiros internacionais, em especial com os organismos relacionados com o CICV e com as Nações Unidas, no intuito de planear e orientar de forma mais adequada a ajuda humanitária no caso de crises de longa duração e mais esquecidas. Estes diálogos são anuais, mas revestem um carácter permanente no local e em situações específicas, pelo que se estabeleceram relações dinâmicas entre o ECHO e seus parceiros.

As negociações mais vastas entre a Comissão e o grupo de organismos das Nações Unidas destinadas a desenvolver métodos de trabalho actualizados, bem como os diálogos estratégicos com as Nações Unidas e outros parceiros internacionais, progrediram regular e satisfatoriamente. A revisão do acordo UE-ONU levará ainda algum tempo, nomeadamente na medida em que ambos os parceiros devem chegar a um acordo quanto a indicadores de resultados mensuráveis e quantificáveis. Não obstante, espera-se que, no final de 2002, as negociações tenham progredido consideravelmente. Tal dependerá, contudo, da capacidade dos organismos das Nações Unidas para abordar rapidamente as próximas fases do diálogo.

O principal mecanismo de financiamento utilizado por ECHO é o acordo-quadro de parceria, que inclui um procedimento de aprovação do parceiro e constitui um contrato de subvenção global, adaptado às necessidades das operações humanitárias. O contrato será ainda objecto de uma revisão em 2002, por forma a tomar em consideração a reformulação das disposições da Comissão e o mandato do ECHO, num clima de flexibilidade e simplicidade acrescidas.

(g) considera que, no âmbito da PESC, tal como salientado no relatório especial n° 13/2001 do Tribunal de Contas , o actual acordo não é satisfatório; solicita ao Conselho e à Comissão que apresentem imediatamente - como indicado pela Comissão (eg. resposta ao questionário, 5.1) - uma definição acordada de despesas administrativas e operacionais relativas aos Representantes Especiais da UE; solicita que sejam claramente estabelecidas normas claras em matéria de remuneração e custos não salariais do trabalho relativamente ao pessoal afectado aos gabinetes dos Representantes Especiais da UE e que sejam estabelecidos acordos claros em matéria de informação, auditoria e avaliação adequadas;

Resposta da Comissão :

Numa declaração comum (doc. 14835/01, de 4 de Dezembro de 2001), o Conselho e a Comissão acordaram em rever as "Orientações relativas ao procedimento de nomeação e disposições administrativas aplicáveis aos Representantes Especiais da UE (REUE)", adoptadas em 30 de Março de 2000 (doc. 7089/00 PESC 136 FIM 104), no intuito de atingir, antes de 31 de Março de 2002, um acordo sobre a definição do conceito de despesas administrativas e operacionais.

No âmbito do grupo de trabalho do Conselho dos Conselheiros das Relações Externas foi lançado o debate relativo à definição dos despesas administrativas e operacionais dos REUE. A Comissão procurou activamente uma definição e apresentou o seu próprio contributo sob a forma de um documento de trabalho dos serviços da Comissão. Infelizmente, os debates foram dominados pela questão da falta de recursos disponíveis para o financiamento dos REUE, em especial do orçamento administrativo do Conselho. Na realidade, em conformidade com orientações de 30 de Março de 2000, os REUE devem ser financiados pelo orçamento administrativo do Conselho, dado encontrarem-se sob a autoridade do AR/SG. O grupo de trabalho não conseguiu chegar a uma conclusão. A Comissão admite que o presente acordo não é satisfatório, na medida em que a actual versão das orientações relativas aos REUE de Março de 2000 não proporcionam uma definição adequada de despesas administrativos e operacionais. A Comissão continuará a procurar activamente com o Conselho uma solução para este problema.

A Comissão está actualmente a elaborar regras claras em matéria de salários e outras despesas relacionadas com os salários do pessoal colocado nas gabinetes dos REUE e de outros conselheiros especiais da Comissão.

No atinente aos relatórios da Comissão ao Parlamento Europeu (PE), os quadros semanais recebidos pelo PE relativos à execução orçamental sobre cada capítulo incluem também, na sua rubrica 4, a PESC. Segundo o ponto 40.1 do Acordo Interinstitucional de 6 de Maio de 1999, a Presidência do Conselho informará regularmente o PE da evolução e da execução das acções PESC. Deste modo, a informação regular do PE sobre as acções PESC é uma responsabilidade comum do Conselho e da Comissão. Além disso, em conformidade com o ponto 40.3, a Comissão informa trimestralmente a Autoridade Orçamental da evolução e da execução das acções PESC. Este procedimento de informação tem apresentado um carácter regular desde o início de 2001.

A nível da apresentação à Comissão de relatórios por organismos executivos, existem já disposições claras. A apresentação de relatórios intercalares e finais por organismos encarregados da execução das Acções Comuns é uma condição sine qua non dos pagamentos. A Comissão põe a tónica nas auditorias e avaliações das acções PESC, tendo organizado dois controlos e uma avaliação em 2001 e prosseguirá os seus esforços neste sentido.

(h) recomenda que o Conselho e a Comissão apresentem ao Parlamento Europeu, no próximo mês de Março, uma proposta de critérios para a definição das despesas operacionais e administrativas da PESC e uma proposta de acordo interinstitucional que classifique o papel da Comissão na determinação do quadro financeiro e operacional da execução orçamental, assim como o conjunto de sistemas de auditoria e avaliação estabelecidos nesta área;

Resposta da Comissão:

No entender da Comissão, não é necessário apresentar critérios específicos para a definição das despesas administrativas e operacionais da PESC. O Regulamento Financeiro de 2002 aplicar-se-á a ambas as categorias, dizendo a única excepção respeito às despesas administrativas que não serão imputadas ao orçamento geral das Comunidades Europeias.

A necessidade de definir o âmbito das despesas administrativas e operacionais só se fez sentir relativamente aos mandatos dos Representantes Especiais da UE, que beneficiam de um regime especial definido nas Orientações do Conselho de Março de 2000, que estabelecem uma distinção entre despesas administrativas, a financiar pelo orçamento administrativo do Conselho, e despesas operacionais, a financiar pelo orçamento da PESC.

A Comissão acolhe favoravelmente a sugestão do Parlamento Europeu no sentido da definição clara dos princípios e disposições operacionais subjacentes ao papel da Comissão na execução da PESC e considera que o reforço deste mesmo papel conduziria a uma melhoria generalizada das acções PESC. A Comissão tomará em devida consideração a recomendação do PE de propor um novo acordo interinstitucional.

15. Solicita à Comissão que efectue auditorias especiais à representação nos Estados-Membros, à luz das alegações de má administração na representação de Estocolmo; deseja ser informado, de forma exaustiva e adequada, sobre os resultados dos processos disciplinares relacionados com a representação de Estocolmo;

Resposta da Comissão :

A Comissão adoptou já uma série de medidas de prevenção e controlo destinadas a limitar os riscos de incorrecta apropriação de fundos nos serviços descentralizados:

- Em Abril de 2001 foi criada na DG PRESS uma Unidade "Inspecções das Representações nos Estados-Membros". Esta unidade tem por missão específica garantir que a gestão nas Representações é plenamente conforme às diferentes disposições aplicáveis (nomeadamente, se necessário, a disposições externas, como legislação nacional). Para o efeito, continuarão a realizar-se inspecções regulares nas diferentes Representações.

- A DG PRESS dispõe também de departamento de auditoria interna desde a criação de uma unidade de auditoria em Abril de 2001. Muito embora esta unidade seja responsável por toda a DG PRESS, pode ainda efectuar auditorias às Representações nos Estados-Membros e velar assim por que a gestão das mesmas observe integralmente alguns critérios definidos previamente. Neste contexto, poderão efectuar-se auditorias ad hoc das Representações em coordenação com a unidade de inspecção, sem prejuízo, simultaneamente, das competências gerais do Serviço de Auditoria Interna da Comissão (SAI) para proceder a auditorias adicionais.

- Por último, a DG PRESS estabeleceu normas internas de controlo, como exigido no âmbito da reforma a todas as Direcções-Gerais da Comissão.

No que se refere aos processos disciplinares relativos à representação de Estocolmo, o Conselho de Disciplina formulou já o seu parecer relativamente a três processos, tencionando a Comissão adoptar brevemente uma decisão definitiva em dois dos três casos. É conveniente referir que o processo teve de ser suspenso no terceiro caso em razão das acções iniciadas pelas autoridades judiciais suecas. O quinto travessão do artigo 88° do Estatuto estabelece que, quando o funcionário for objecto de procedimento penal, a Entidade Competente para Proceder a Nomeações só poderá adoptar uma decisão definitiva após se tornar definitiva a decisão proferida pelo órgão jurisdicional competente.

16. Solicita à Comissão que melhore as previsões orçamentais, reduza as divergências entre estimativas e resultados e melhore a comunicação entre a Comissão e os Estados-Membros, nomeadamente no âmbito da rede orçamental de troca de informações;

Resposta da Comissão :

No intuito de melhorar as previsões das despesas a inscrever no orçamento, em especial, no domínio das acções estruturais, o regulamento relativo aos Fundos Estruturais (1260/99) exige aos Estados-Membros que apresentem anualmente à Comissão, até 30 de Abril, as estimativas pormenorizadas de pagamentos para esse exercício e para o seguinte. Após terem sido analisadas, estas previsões podem ser utilizadas para definir o nível das dotações de pagamento necessárias relativamente a cada objectivo a inscrever no orçamento do exercício seguinte. Até à data, têm sido recebidas tarde de mais para serem incluídas no projecto de orçamento, o qual a Comissão tem de apresentar antes de receber todas as respostas dos Estados-Membros.

A Comissão tem envidado esforços no sentido de melhorar a fiabilidade destas previsões e a data da sua comunicação, para que estas previsões se tornem num autêntico instrumento de gestão, não obstante as incertezas subjacentes (despesas provenientes de um elevado número de projectos) e a falta experiência no que se refere ao novo sistema de reembolso baseado nos pagamentos. Em Março de 2002, a Comissão escreveu aos Estados-Membros recordando-lhes as suas obrigações na matéria e reiterando a importância das previsões. Esta mensagem foi repetida em cartas dirigidas pelos Comissários com o pelouro dos Fundos Estruturais e através dos comités consultivos.

Em 2002, todos os Estados-Membros apresentaram as respectivas previsões.

No atinente às previsões de receitas a inscrever no orçamento, ver resposta ao ponto 50.

17. Considera que a Comissão se deve dotar de instrumentos para melhorar as previsões orçamentais e utilizar mais a rede orçamental a fim de evitar a repetição de excedentes orçamentais excessivos;

Resposta da Comissão :

Ver respostas da Comissão aos pontos 16 e 50.

18. Exprime a sua convicção de que o modo de gestão da União actual e de uma União alargada amanhã se deverá continuar a basear no princípio da descentralização; considera que tal exige das diferentes administrações nacionais capacidades de gestão comparáveis e igualmente eficazes, tal como requerido pela nova regulamentação dos Fundos Estruturais (Regulamento (CE) n° 1260/1999) lançado em 2000, o que exige igualmente uma clarificação dos papéis respectivos da Comissão, dos Estados-Membros e dos diversos parceiros mencionados no artigo 8º do referido Regulamento; todavia, quando uma acção orçamental envolve diversos Estados-Membros em diversas operações da PAC, poderá ser necessária uma maior intervenção da Comissão; insiste em que o sucesso da gestão descentralizada dos programas de pré-adesão Sapard e Ispa nos países candidatos e da actividade das respectivas administrações nacionais dependerá do empenhamento da UE em ajudar estes países a aperfeiçoar a sua capacidade administrativa; incentiva a Comissão a prosseguir os seus esforços de formação profissional (via geminações com os países candidatos) e de informação (como mesas redondas com os organismos responsáveis nos Estados-Membros);

Resposta da Comissão :

A Comissão considera que é prioritário garantir que os Estados-Membros disponham dos sistemas necessários para uma correcta gestão dos Fundos Estruturais. Uma gestão descentralizada sólida é uma das ideias-chave do Regulamento n° 1260/99 relativo aos Fundos Estruturais e as exigências na matéria foram reforçadas pelos regulamentos de execução n° 438/2001 (sistemas de gestão e controlo) e n° 448/2001 (correcções). Em Julho de 2002, a Comissão adoptou um regulamento paralelo relativo aos sistemas de controlo e às correcções, o Regulamento n° 1386/2002, a aplicar ao Fundo de Coesão que, após as adesões, à semelhança dos Fundos Estruturais, beneficiará também os novos Estados-Membros. Actualmente, as auditorias da Comissão têm incidido sobre os sistemas de gestão. A Comissão tem prosseguido as suas actividades destinadas a apoiar o processo de desenvolvimento institucional e de sistemas nos países candidatos no âmbito do Sistema de Controlo Financeiro Interno Estatal, especialmente mediante a formação dos funcionários nacionais e do estabelecimento de uma rede com organizações congéneres nos Estados-Membros e nos países candidatos. Em Março de 2002, realizou-se em Ancara um seminário de formação no domínio do Sistema de Controlo Financeiro Interno Estatal para funcionários turcos. Em Maio teve lugar em Cracóvia, Polónia, um encontro sobre os aspectos regionais do controlo financeiro das ajudas estruturais, que contou com participantes de três Estados-Membros e de três países candidatos. A quinta reunião do Grupo de Contacto das Organizações Europeias de Controlo Financeiro (Estados-Membros, países candidatos e Comissão) terá lugar no próximo mês de Outubro.

A Comissão continuará a desenvolver estas actividades durante todo o período restante de pré-adesão. Será colocada uma ênfase semelhante no desenvolvimento das instituições e dos sistemas no âmbito dos instrumentos de pré-adesão.

A Comissão organizou em Bruxelas, nos dias 17 e 18 de Junho de 2002, um seminário no qual participaram representantes da agência SAPARD e da autoridade de gestão dos programas SAPARD dos dez países beneficiários. Todos os países participaram activamente neste seminário, trocando livremente informações sobre o desenvolvimento e implementação deste instrumento, bem como sobre as dificuldades encontradas.

No entender da Comissão, a gestão descentralizada do ISPA nos países candidatos reveste um carácter prioritário. Pretende-se que, antes da sua provável adesão em 2004, os países candidatos apliquem essencialmente o Sistema de Execução Descentralizada Alargado - EDIS. Deste modo, seria possível que, antes da adesão, estes países adquirissem experiência prática suficiente a nível da gestão de um sistema de execução integralmente descentralizado. Os países candidatos em causa encontram-se agora na primeira fase da aplicação do EDIS ao ISPA, ou seja a "avaliação das disparidades" (como definido no "Plano para o EDIS, PHARE e ISPA", comunicado aos países candidatos em 2001). Neste contexto, a Comissão adoptou a sugestão do Parlamento Europeu de estabelecer Grupos de trabalho de alto nível em todos os países PHARE. Estos grupos supervisionarão e acompanharão a transição para o processo EDIS. Constituem um dispositivo importante para a boa gestão dos fundos de pré-adesão e são imprescindíveis para garantir o respeito dos compromissos assumidos aquando das negociações pelos países candidatos em matéria de controlo financeiro. O Manual de EDIS indica claramente que a responsabilidade pela transição recai nos países candidatos relativamente às três primeiras etapas:

1. Avaliação das disparidades: isto é, uma avaliação das instituições nacionais visadas (nomeadamente, o Fundo Nacional e as agências de execução) de modo a determinar em que medida as condições do EDIS estão a ser cumpridas e para determinar as acções específicas, as alterações e os melhoramentos necessários.

2. Eliminação das disparidades: as autoridades nacionais deverão proceder às alterações e aos melhoramentos necessários nas instituições e procedimentos visados, através da execução das recomendações do Relatório de Avaliação de disparidades.

3. Avaliação do cumprimento: este exercício permite às autoridades nacionais responsáveis pela gestão financeira dos instrumentos comunitários verificar se se cumprem as condições prévias de candidatura formal ao programa EDIS.

Está actualmente a ser dada aos países candidatos assistência PHARE, com o objectivo de lhes permitir ultrapassar atempadamente e de forma efectiva e eficaz as etapas 1 a 3 acima referidas.

A etapa de verificação e análise final é da exclusiva responsabilidade dos serviços da Comissão, de modo a permitir a esta última tomar uma decisão quanto à eventual aplicação deste sistema, ao abrigo do n° 2 do artigo 12° do Regulamento de Coordenação n° 1266/1999.

A Comissão disponibiliza fundos de assistência técnica do ISPA (e PHARE, em alguns países para acções específicas inscritas no manual), por forma a ajudar estes países a prepararem-se para o sistema EDIS. A maioria destes países recorre também ao auxílio de auditores externos. Este auxílio ajudará igualmente a reforçar as estruturas de execução do Fundo de Coesão.

Os organismos de execução ISPA serão autorizados a funcionar de forma descentralizada quando demonstrarem a existência de recursos, estruturas e sistemas adequados a uma gestão eficaz e atempada da assistência comunitária, bem como de controlos internos eficazes, incluindo uma função de auditoria independente e um sistema de informação contabilística e financeira eficazes e conformes às disposições internacionalmente aceites em matéria de auditoria.

Independentemente da preparação para o sistema EDIS, tiveram lugar, no primeiro semestre de 2002, auditorias destinadas a apreciar a adequação dos sistemas de gestão e controlo dos países candidatos, à luz dos requisitos estabelecidos no nº 2 do artigo 9º do Regulamento n° 1267/1999. Estas auditorias prosseguirão no segundo semestre de 2002. Os seus resultados permitirão assegurar que os países candidatos criaram sistemas de gestão e controlo adequados e que os fundos ISPA são correctamente despendidos para os fins previstos, em conformidade com as regras da boa gestão financeira.

Os processos de gestão contratual e as subvenções

19. Solicita ao Tribunal de Contas que avalie até que ponto os processos de gestão contratual das dotações comunitárias (avisos de concurso, conclusão de contratos) respeitam os princípios da transparência, tanto ao nível dos objectivos, como da composição dos júris, de selecção de candidatos, do cumprimento dos processos e da motivação das decisões; interroga-se, nomeadamente, sobre os processos de convite à apresentação de candidaturas aplicados no sector da investigação; constata que, no seu Relatório anual, o Tribunal de Contas chegou a conclusões positivas no que diz respeito aos processos de concurso utilizados pelas Instituições para a adjudicação de serviços, fornecimentos e obras e salienta a necessidade de uma aplicação acrescida de critérios que contemplem os benefícios ambientais e sociais de longo prazo nos processos de concurso; em particular, solicita ao Tribunal de Contas que avalie a transparência das actuais disposições da Comissão relativas à ajuda externa, designadamente o estabelecimento de um conjunto de listas sucintas em que as mesmas empresas são, ao que parece, sempre a solução mais eficaz para aplicar as ajudas da Comissão até ao montante de 200.000 euros em qualquer canto do Mundo;

20. Convida a Comissão a aplicar sempre os processos mais adequados tendo em conta, por um lado, as dificuldades geradas aos candidatos, nomeadamente ao tratar-se de projectos de investigação, e, por outro lado, tendo em conta os custos incorridos; salienta, todavia, que a investigação constitui um sector de alto risco e requer um controlo muito intensivo;

Resposta da Comissão :

O Regulamento Financeiro reformulado, adoptado em 25 de Junho de 2002, reforça de novo as disposições gerais, transparentes e não discriminatórias em matéria de concessão de subvenções e de adjudicação de contratos públicos. A consequente harmonização dos procedimentos em todas as políticas comunitárias deveria simplificar a apresentação de candidaturas.

Por outro lado, no que se refere às subvenções, as normas de execução propostas prevêem montantes fixos e escalões, o que deve facilitar a gestão tanto na perspectiva dos beneficiários como dos funcionários, garantindo, simultaneamente, uma boa gestão financeira.

Além disso, serão encorajadas acções preventivas através de um sistema alargado de exclusão de candidatos cuja actuação, no passado, não tenha sido correcta, culpados, por exemplo, de fraude, corrupção ou qualquer actividade ilegal, bem como de violação do direito comunitário e má gestão dos fundos recebidos no âmbito de contratos ou acordos de subvenção anteriores. Neste caso, assim como no de falsas declarações, podem ainda ser aplicadas sanções financeiras.

Por último, o recurso a garantias financeiras será intensificado, especialmente no caso de importantes pré-financiamentos, e não se procederá a qualquer pagamento final sem controlos.

No sector da investigação, a Comissão envida esforços constantes para encontrar um equilíbrio adequado entre procedimentos simples e rápidos e as exigências de boa gestão financeira. No que se refere à execução de programas de investigação, a Comissão assegura o respeito de procedimentos correctos e transparentes. O processo de selecção dos projectos de investigação assegura um tratamento imparcial e equitativo, caracterizando-se as relações com os proponentes por uma total transparência. As propostas são avaliadas por peritos científicos e técnicos segundo um procedimento que inclui avaliações individuais, reuniões de consenso e, se necessário, reuniões de grupos de peritos. No caso da execução do 5º Programa-Quadro, os serviços interessados desenvolveram um programa exaustivo de divulgação, incluindo os sítios Internet e serviços de assistência, informação rápidas sobre o resultado do processo de avaliação, bem como um processo interno acelerado de adjudicação e pagamento dos contratos.

Pela sua natureza intrínseca, os projectos de investigação e desenvolvimento tecnológico implicam um risco inerente face aos resultados esperados. A evolução dos trabalhos é objecto de seguimento e supervisão regulares. A nível financeiro, a Comissão prossegue os seus esforços para melhorar os sistemas de controlo. Estes incluem análises de viabilidade financeira e jurídica durante a fase de elaboração do contrato e, se necessário, a aplicação de medidas de protecção. À semelhança dos anos anteriores, o número de auditorias financeiras aumentou consideravelmente em 2001. Foi criada uma acção-piloto relativa aos certificados de auditoria. Os contratantes devem apresentar, paralelamente às declarações de custos, um certificado de auditoria emitido por um auditor externo independente.

A Comissão tomou em consideração todos estes aspectos em cada fase da definição do 6t° Programa-Quadro.

Ao preparar o 6° Programa-Quadro, a Comissão tentou encontrar um equilíbrio adequado entre a necessidade de um sistema de fácil utilização e a necessidade de procedimentos de gestão e controlo que permitam reduzir o risco inerente para um nível aceitável. Todavia, nem todos os meios para atingir este objectivo, também recomendados pelo Tribunal de Contas, foram aceites pelo Conselho e pelo Parlamento, em especial no que se refere à simplificação do sistema de reembolso de custos ou ao recurso a montantes fixos. Não obstante, o 6° Programa-Quadro inclui várias melhorias, em especial a certificação externa dos custos, a responsabilidade solidária limitada dos parceiros e a imposição de sanções financeiras com base no Regulamento n° 2988/95.

21. Solicita à Comissão que explique, no que diz respeito ao processo de selecção de propostas Media e Media Plus, que tipo de GAT realiza o trabalho preparatório a partir do qual a Comissão selecciona os beneficiários dos programas e decide do apoio a conceder (cf. Decisão 2000/821/CE do Conselho [4]); pede à Comissão que indique a repartição geográfica dos beneficiários dos programas em 2000;

[4] JO L 336 de 30.12.2000, p. 82.

Resposta da Comissão :

1. "Tipo" de Gabinete de Assistência Técnica (GAT) e respectivo papel no processo de selecção dos projectos

(Nota: as disposições pertinentes das decisões que criam os programas MEDIA II (1996-2000) e MEDIA Plus (2001-2005) encontram-se em Anexo).

As decisões de criação do programa MEDIA II (1996-2000) estabeleciam a obrigação de a Comissão, no âmbito da sua avaliação técnica dos projectos propostos para financiamento comunitário, obter o parecer especializado de peritos reconhecidos nas áreas dos programas (formação, desenvolvimento e distribuição). As decisões estabeleciam ainda que a Comissão "pode, para o efeito, se necessário, recorrer a organizações intermédias que, com base na sua competência profissional, lhe prestarão assistência técnica e formularão propostas relativas à selecção dos beneficiários, sem prejuízo de outras modalidades de selecção".

Tendo em vista a execução destas disposições, a Comissão contratou, por concursos público, três organismos técnicos intermediários (um na área da formação, outro na do desenvolvimento e o terceiro na da distribuição), seleccionados com base nas suas competências e excelente conhecimento do sector do audiovisual.

No que se refere ao Programa MEDIA Plus (2001-2005), iniciado em 1 de Janeiro de 2001, as decisões de criação do programa estabelecem também o recurso a um ou vários Gabinetes de Assistência Técnica (GAT) para apoiar a Comissão na execução do programa.

Em conformidade com as orientações avançadas pela Comissão na sua carta rectificativa n° 1 ao anteprojecto de orçamento 2001 (SEC(2000)1363), a Comissão propôs o prolongamento do recurso aos Gabinetes de Assistência Técnica no caso do Programa MEDIA, a título transitório, até à criação de uma agência executiva.

Por outro lado, a Comissão decidiu limitar a assistência técnica a um único Gabinete de Assistência Técnica (e não três, como no caso de MEDIA II), seleccionado na sequência de um concurso público com base nas suas competências técnicas na área do audiovisual.

A assistência prestada pelo Gabinete de Assistência Técnica no âmbito do processo de selecção dos projectos é de natureza puramente técnica e administrativa, não incluindo qualquer missão de poder público. As tarefas assumidas pelos GAT baseiam-se em orientações de avaliação claramente definidas pelos critérios de elegibilidade e selecção estabelecidos no convite à apresentação de propostas. Trata-se apenas de uma parte do processo de selecção, que pode ser descrito do seguinte modo:

Fase 1 -Publicação pela Comissão Europeia da convite à apresentação de propostas.

Fase 2 -Recepção das propostas na Comissão Europeia. A Comissão conserva um exemplar de cada proposta e transmite outro ao GAT para avaliação.

Fase 3 -Avaliação de todas as propostas recebidas pelo GAT com base nos critérios de elegibilidade e selecção definidos na convite à apresentação de propostas. O GAT elabora, para a Comissão, um relatório de avaliação relativamente a cada proposta, com base nos modelos proporcionados pela Comissão.

Fase 4 - Os projectos são todos apresentados a grupos de peritos independentes do sector do audiovisual ou a grupos de avaliação internos, que procedem a uma segunda apreciação dos mesmos.

Fase 5 - Com base nestas duas apreciações (GAT + grupo de avaliação), a Comissão elabora e adopta a decisão final de selecção.

Fase 6 -Nos casos definidos nas decisões do Conselho, os projectos propostos para selecção pela Comissão são também apresentados, para parecer, ao Comité MEDIA no âmbito do seu procedimento de gestão.

2. Beneficiários do programa, por região, em 2000: ver Anexo.

22. Considera, no que diz respeito aos processos de atribuição de subvenções comunitárias a organizações específicas, designadamente no contexto das rubricas A-302, que o sistema tanto de earmarking como de convite à apresentação de candidaturas é insatisfatório, e solicita à Comissão que sugira à Autoridade Orçamental um sistema mais transparente, o que poderá também contribuir para evitar a situação de permanente insegurança que paira sobre certas organizações, sem levar a que a sua sobrevivência dependa dos fundos comunitários; assinala que o orçamento com base em actividades (ABB) poderá contribuir para corrigir o sistema actual; apela à Comissão para que assegure que as novas organizações que desejem solicitar uma subvenção não sejam impedidas de o fazer; solicita à Comissão que coopere com o OLAF e com o Tribunal de Contas aquando da auditoria de associações ou centros financiados quase exclusivamente pelo orçamento da União;

Resposta da Comissão :

O novo Regulamento Financeiro inclui um quadro geral para a concessão e supervisão de subvenções em conformidade com os princípios da transparência, igualdade de tratamento e co-financiamento. Alarga o procedimento de convite à apresentação de propostas já previsto no vade-mecum das subvenções e na maior parte das bases jurídicas - na medida em que esta é a modalidade mais transparente e não discriminatória de proceder à distribuição de subvenções, em especial no que diz respeito a novos beneficiários. Com efeito, a elaboração do orçamento com base em actividades (EBA) e o desaparecimento das partes A e B do orçamento implicam que este procedimento deverá ser igualmente aplicado às rubricas da antiga parte A, salvo se as bases jurídicas propostas pela Comissão ao legislador nos próximos meses estabelecerem algumas excepções justificadas (como por exemplo, no caso de beneficiários institucionais).

O Regulamento Financeiro reformulado prevê igualmente o co-financiamento obrigatório e o controlo da ausência de realização de lucros, a fim de reforçar a independência dos beneficiários em relação aos fundos da Comunidade.

No que diz respeito às auditorias, o Regulamento Financeiro consolidado põe em evidência a responsabilidade dos gestores orçamentais pela boa gestão financeira dos fundos comunitários e estabelece claramente a necessidade de proceder a controlos ex ante e ex post, em especial em relação aos pagamentos finais.

Além disso, a Comissão manifestou a sua intenção de apresentar propostas legislativas com o objectivo de determinar os critérios globais a aplicar à concessão de subvenções ao abrigo da alínea b) do artigo 108º. Estas medidas representarão o culminar de um processo, iniciado pelo vade-mecum das subvenções da Comissão, destinado a estabelecer um quadro jurídico claro, equitativo e estável para todos os beneficiários.

No contexto do próximo desaparecimento da parte A do orçamento, a Comissão deverá, por conseguinte, apresentar uma ou mais propostas de base jurídica para permitir a prossecução deste financiamento no âmbito da introdução da abordagem EBA. Nessa ocasião, a Comissão apresentará propostas em relação ao regime de gestão a utilizar para estas rubricas e colocará a questão de reservar previamente algumas destas e da dificuldade de reconciliar os dois métodos actuais de concessão destas subvenções: designação de beneficiários pela Autoridade Orçamental, nalguns casos, utilização de convite à apresentação de propostas, noutros.

A Comissão considera que a utilização de procedimentos concorrenciais (convite à apresentação de propostas) para a concessão de subvenções constitui uma modalidade equitativa, transparente e eficaz, pelo que seria contraproducente pô-la em causa. Como acima afirmado, o novo Regulamento Financeiro integra o princípio da igualdade de tratamento dos beneficiários.

Poderá ser difícil abandonar total e rapidamente a designação de certos beneficiários. Com efeito, actualmente existem dois tipos de beneficiários pré-determinados: alguns têm, ou poderão vir a ter, um carácter "institucional" (como por exemplo, o Colégio da Europa); outros não (beneficiários que se representam apenas a si próprios). Por um lado, não é necessariamente desejável deixar de apoiar beneficiários "institucionais"; por outro, a prática de pré-determinação dos beneficiários criou de facto ao longo dos anos uma dependência por parte dos actuais beneficiários, que nalguns casos são financiados pela Comunidade desde há anos: interromper este financiamento de um dia para o outro poderá criar excessiva insegurança para os organismos em causa. Contudo, no futuro, a designação de beneficiários deverá constituir uma excepção e não a regra e, consequentemente, deverá ser limitada e devidamente enquadrada.

No momento actual, a Comissão congratula-se com o facto de a existência de rubricas separadas (para beneficiários pré-determinados e para beneficiários a seleccionar com base em convites à apresentação de propostas) no orçamento para 2002 tornar a situação mais facilmente gerível do que no passado, quando a pré-designação nem sempre dizia respeito à totalidade das dotações de uma determinada rubrica orçamental.

Ao OLAF foi conferida total independência no exercício da sua função de investigação, a fim de lutar contra a fraude, a corrupção e qualquer outra actividade ilegal que prejudique os interesses financeiros de Comunidade. O OLAF não é um organismo de auditoria. Contudo, no caso de a Comissão ou o Tribunal de Contas, no exercício das suas auditorias, terem suspeitas de que foi cometida uma fraude ou irregularidade em detrimento dos interesses financeiros da Comunidade, o artigo 7º do Regulamento 1073/1999 estabelece a obrigação de as instituições informarem o OLAF.

23. Constata que, no exercício de 2000, foram afectados 800 000 euros ao abrigo da rubrica orçamental A-3040 a custos de funcionamento e ao programa de trabalho do Fórum dos Migrantes da União Europeia; constata que foi aberto um inquérito por parte do OLAF, na sequência de alegações de fraude e má gestão nesta organização, e que o OLAF transmitiu o caso às autoridades judiciais belgas em Junho de 2001; espera ser plenamente informado das conclusões das autoridades belgas; solicita à Comissão que assegure que este organismo e outros financiados a título de subsídios comunitários da rubrica A-3 sejam eficazes em termos de consecução dos seus objectivos;

Resposta da Comissão:

A Comissão, em colaboração com o OLAF, transmitirá ao Parlamento todas as informações de que dispuser.

O OLAF finalizou a sua investigação relativa ao Fórum Europeu dos Migrantes e enviou um processo às autoridades judiciárias belgas com as quais o OLAF está em contacto regular para acompanhar a evolução do caso.

O ECRE, um organismo financiado pela Comissão ao abrigo do capítulo A-3, está actualmente a ser objecto de uma auditoria. O relatório deverá estar concluído em Outubro de 2002.

O Regulamento Financeiro reformulado e as suas normas de execução, que produzirão efeitos a partir de 1 de Janeiro de 2003, estabelecem um certo número de regras relativas aos procedimentos de concessão e gestão de subvenções, que permitirão uma maior protecção dos interesses financeiros das Comunidades. As subvenções ao funcionamento estão sujeitas à condição da elaboração de relatórios por auditores externos antes da selecção dos beneficiários e, por conseguinte, antes do desembolso das subvenções, no caso de excederem 50 000 euros, salvo se for autorizada uma excepção pelo gestor orçamental responsável no caso de organismos públicos e de organizações internacionais ou se um certo número de beneficiários for solidariamente responsável.

A Comissão pode igualmente reduzir a subvenção se o beneficiário não satisfizer as obrigações contratuais de forma adequada e integral e pode mesmo impor sanções financeiras no caso de faltas graves.

Os acordos-tipo em matéria de subvenções, que integram todos os instrumentos de que dispõe a Comissão para garantir o cumprimento por parte dos beneficiários das suas obrigações contratuais (suspensão de pagamentos, redução da subvenção, cessação com recuperação total ou parcial, sanções financeiras) foram elaborados a nível central por forma a harmonizar os instrumentos contratuais utilizados pelos serviços da Comissão e adequá-los às regras de execução do novo Regulamento Financeiro.

A complexidade dos processos e da legislação

24. Partilha o ponto de vista do Tribunal de Contas segundo o qual a regulamentação comunitária é muito frequentemente demasiado complexa, o que gera problemas aos beneficiários e solicita à Comissão que desenvolva uma avaliação sistemática da eficácia