[pic] | COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS |

Bruxelas, 7.6.2006

COM(2006) 279 final

COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO AO CONSELHO E AO PARLAMENTO EUROPEU

Relatório anual dirigido à autoridade de quitação relativo às auditorias internas realizadas em 2005

(N.º 4 do artigo 86.º do Regulamento Financeiro)

[SEC(2006) 725]

ÍNDICE

1. Introdução 3

2. Contexto e programa de trabalho do SAI 3

2.1. Contexto operacional 3

2.2. Evolução da auditoria interna 4

2.3. Aplicação do programa de trabalho do SAI 5

2.4. Aceitação do trabalho de auditoria interna 7

3. Conclusões 8

3.1. Contexto externo 9

3.2. Planeamento, processos e sistemas 10

3.3. As pessoas e a organização 12

3.4. Legalidade e correcção 13

4. Conclusões 13

INTRODUÇÃO

A auditoria interna consiste num serviço independente, objectivo e profissional de garantia e de consultoria prestado no quadro de uma organização. A sua missão é auxiliar as organizações a alcançarem com maior eficácia os seus objectivos, melhorando continuamente o seu modo de funcionamento.

O presente relatório informa a autoridade de quitação acerca dos trabalhos realizados pelo Serviço de Auditoria Interna (SAI) da Comissão em 2005, de acordo com o nº 4 do artigo 86º do Regulamento Financeiro (RF). Baseia-se no relatório do Serviço de Auditoria Interna (SAI) , de acordo com o nº 3 do artigo 86º do RF, relativamente aos principais resultados das auditorias e, em conformidade com as normas profissionais, relativamente a “posições em risco e questões de controlo significativas, questões de governança …”[1]. O presente relatório baseia-se nos trabalhos de auditoria e actividades de consultoria do SAI realizados em 2005. Assenta igualmente nos trabalhos das estruturas de auditoria interna (EAI) criadas em todas as Direcções-Gerais, com base nos relatórios semestrais do SAI relativos às actividades desenvolvidas por esse serviço. O relatório não abrange os trabalhos de auditoria do SAI relativos às agências comunitárias[2].

As reacções da Comissão às conclusões do auditor interno foram incluídas no relatório de síntese sobre os relatórios anuais de actividades das DG. Neste relatório de síntese, adoptado em simultâneo, a Comissão toma posição sobre as questões transversais levantadas pelo auditor interno, pelo Tribunal de Contas Europeu e pela autoridade de quitação ou identificadas pelo Comité de Acompanhamento das Auditorias e pelo Director-Geral do Orçamento no seu relatório geral.

Tal significa que certos pareceres constantes do presente relatório não são necessariamente subscritos pela Comissão na sua totalidade. Esta diferença de pontos de vista reflecte o processo normal de diálogo entre a instituição e o seu auditor interno.

CONTEXTO E PROGRAMA DE TRABALHO DO SAI

Os trabalhos de auditoria interna na Comissão decorrem num contexto em rápida evolução, tendo os desenvolvimentos a nível do sistema de gestão e controlo da Comissão verificados em 2005 reflectido igualmente algumas das conclusões do auditor interno expressas no seu relatório de 2004.

Contexto operacional

A aplicação do novo sistema de contabilidade constitui um passo fundamental para a Comissão, bem como para os seus serviços e entidades de controlo[3].

A assinatura final prevista das contas pelo Contabilista encerra uma importante lacuna. contabilística. É necessário que lhe sejam claramente concedidos poderes para poder assegurar esta responsabilidade, em especial para realizar verificações da plausibilidade (sem pôr em causa a responsabilidade principal dos gestores orçamentais relativamente às operações). A Comissão está actualmente a criar as primeiras agências de execução para assumir o controlo das operações de aplicação do programa. Tal tem como objectivo a redução dos custos, o controlo dos riscos existentes em anteriores abordagens da externalização e o aumento da especialização. Quanto ao SAI, deve prestar-se especial atenção a relações hierárquicas e de delegação complexas e a dificuldades de gestão, como as obrigações administrativas, o recrutamento, a formação, etc.. As responsabilidades separadas em matéria de gestão orçamental torna o papel do auditor interno especialmente complexo.

A gestão dos riscos deve ser claramente integrada no ciclo de planeamento, prestação de informações e afectação de recursos da Comissão[4]. A aplicação terá de evoluir a partir do nível das DG para o nível da apreciação e gestão dos riscos dos diferentes tipos de serviços, tal como previsto, e, no parecer do SAI, subsequentemente para a totalidade da Comissão. O SAI considera que o pleno envolvimento dos Comissários na avaliação dos riscos políticos permitirá uma gestão global dos riscos mais aperfeiçoada e, assim, melhorará o planeamento, a afectação de recursos e os resultados das políticas.

O debate interinstitucional sobre o roteiro a seguir rumo a um quadro integrado de controlo interno centra-se na questão central da prestação de contas e da garantia. Para a Comissão, é relevante proteger as suas responsabilidades políticas com base na(s) garantia(s) prestada(s) pelos seus próprios serviços e pelos seus parceiros em matéria de execução orçamental, designadamente os Estados-Membros. Internamente, as declarações de garantia específicas já prestadas pelos Directores-Gerais revelaram-se extremamente úteis, necessitando ainda de ser aprofundadas as questões relativas aos processos e à coerência a nível da Comissão entre as DG, de acordo com o auditor interno.

Evolução da auditoria interna

No início de 2005, o SAI analisou as suas disposições em matéria de garantia da qualidade e criou uma célula de controlo da qualidade específica que analisa sistematicamente a qualidade do trabalho de auditoria, desde o planeamento dos compromissos até ao relatório final de auditoria. Foram acordadas normas comuns em matéria de prestação de informações, em especial quanto à notação das recomendações de auditoria, com as estruturas de auditoria interna (EAI), tornando as conclusões de comparação mais rápida.

A análise da qualidade das EAI, lançada com auto-avaliações em 2005, será concluída com a validação das avaliações por esse serviço em 2006. Este exercício, efectuado de acordo com normas profissionais, não apenas tem por objectivo garantir a disponibilidade de serviços de auditoria interna de qualidade às DG, mas igualmente estabelecer uma base objectiva assente no trabalho de auditoria interna efectuado a outros níveis.

Em geral, a cooperação entre o SAI e as EAI tem seguido uma evolução positiva ao longo de 2005 (por exemplo, auditorias conjuntas). A coordenação dos planos de auditoria do sistema contabilístico e os trabalhos conjuntos em matéria de formação ilustram a relação de trabalho eficaz com o Tribunal de Contas Europeu (TCE).

Aplicação do programa de trabalho do SAI

O programa de trabalho para 2005 do SAI, baseado no seu plano estratégico para 2004 – 2006, foi aperfeiçoado na sequência dos trabalhos de auditoria de 2004 e no quadro de consultas alargadas com os interessados (Comité de Acompanhamento da Auditoria, serviços horizontais, Directores-Gerais, SAI e coordenadores de controlo interno), incluindo uma troca de pontos de vista com o Tribunal de Contas Europeu. Foi adoptado pelo Comité de Acompanhamento da Auditoria no final de 2004.

A aplicação do programa de trabalho foi satisfatória, com uma taxa de conclusão de 90%: Em 2005, foram finalizados 36 relatórios de auditoria (18 relatórios de auditoria e 8 de acompanhamento sobre auditorias da Comissão e 10 relatórios sobre auditorias das agências) e as restantes auditorias foram finalizadas no início de 2006. Estão disponíveis em anexo informações das auditorias da Comissão.

Foram registados atrasos, devido principalmente a dificuldades na fase de finalização. Consequentemente, o SAI considera haver uma necessidade clara de reduzir o tempo requerido para concluir as auditorias. O SAI encurtará ainda mais os relatórios de auditoria e utilizará uma linguagem mais clara.

Os compromissos do SAI finalizados em 2005 foram os seguintes:

Serviço | Compromissos | Data de emissão |

Sistemas transversais, administrativos e outros sistemas de apoio |

OIB | Operações | Fev. 2005 |

BUDG | Acompanhamento | Julho 2005 |

SG e outros | Análise da aplicação legislativa na UE | Julho 2005 |

BUDG/SG | Revisão do ciclo GPA (gestão por actividades)/PEP (planeamento estratégico e planeamento) | Out. 2005 |

DIGIT, ADMIN, BUDG, SG, TREN, COMP, ECFIN | TIC consolidadas | Nov. 2005 |

DIGIT | Acompanhamento | Nov. 2005 |

Políticas internas |

ESTAT | Célula de acompanhamento | Março 2005 |

ECFIN | controlo do sistema informático local (SAI/EAI conjuntamente) | Abril 2005 |

TREN | controlo do sistema informático local | Maio 2005 |

TREN | Gestão financeira | Julho 2005 |

ESTAT | Gestão financeira/acompanhamento | Out. 2005 |

RTD | Gestão financeira | Out. 2005 |

SANCO | Gestão financeira | Nov. 2005 |

INFSO | Acompanhamento | Dez. 2005 |

MARKT | Gestão financeira | Dez. 2005 |

PRESS | Acompanhamento | Dez. 2005 |

EAC | Acompanhamento | Dez. 2005 |

Medidas estruturais e Política Agrícola Comum |

AGRI | Acompanhamento | Março 2005 |

FISH | Aprofundamento | Junho 2005 |

EMPL | Fundos Estruturais (controlos ex-post) | Out. 2005 |

FISH | Fundos Estruturais (controlos ex-post) | Nov. 2005 |

AGRI | Fundos Estruturais (controlos ex-post) | Dez. 2005 |

Políticas externas |

ELARG | Acompanhamento | Jan. 2005 |

RELEX | Informação e comunicação | Julho 2005 |

AIDCO | ONG | Julho 2005 |

ECHO | ONG | Out. 2005 |

Acompanhamento

O suporte lógico de gestão de auditoria utilizado pelos auditores internos na Comissão inclui actualmente um mecanismo de acompanhamento alimentado pelas entidades auditadas que permite que os órgãos de gestão, os auditores e o Comité de Acompanhamento das Auditorias acompanhem directamente os progressos realizados a nível da aplicação das recomendações de auditoria. O SAI analisa regularmente o carácter atempado e a medida em que as recomendações foram aplicadas pelas entidades auditadas, a fim poder informar de modo adequado o Comité de Acompanhamento das Auditorias, que elabora uma análise de risco. Em Março de 2006, o SAI enviou o seu primeiro relatório geral ao Comité de Acompanhamento das Auditorias relativamente ao acompanhamento da aplicação das recomendações desse serviço.

Embora a aceitação das recomendações pelas DG tenha sido muito boa, a aplicação de planos de acção pode revelar atrasos consideráveis, que carecem de atenção especial por parte dos órgãos de gestão. Mais de metade das recomendações críticas pendentes e cerca de 17% das recomendações muito importantes pendentes ultrapassam em mais de 12 meses a data inicialmente fixada, de acordo com apreciações de entidades auditadas.

Tal pode indicar que se verifica uma debilidade generalizada a nível da aplicação dos planos de acção[5]. As razões dadas pelas DG relacionam-se com reorganizações, problemas de recursos, dificuldades com prestadores externos de serviços, inexistência de mandato e dificuldades de cooperação com outras DG. Ao elaborar relatórios de auditoria mais centrados e concisos, o SAI contribui para facilitar a aplicação por parte das partes auditadas.

Aceitação do trabalho de auditoria interna

Em 2005, a taxa de aceitação das recomendações de auditoria por parte das entidades auditadas foi muito elevada, sendo superior a 97% de aceitação[6].

Recomendações | aceites | recusadas | total | % |

críticas | 12 | 0 | 12 | 4,2 |

muito importantes | 122 | 2 | 124 | 43,5 |

importantes | 129 | 4 | 133 | 46,7 |

desejáveis | 16 | 0 | 16 | 5,6 |

total | 279 | 6 | 285 |

% | 97,9 | 2,1 | 100 |

O SAI solicita regularmente o parecer das entidades auditadas após a finalização das auditorias, incluindo sobre o âmbito da auditoria e a condução da mesma. O resultado médio destes inquéritos alcança 1,82 numa escala que vai de 1 (o mais elevado) a 4 (o menor).

Um processo de consulta mais alargado realizado em 2005 junto de partes interessadas (DG, directores dos recursos, EAI e grupo preparatório do Comité de Acompanhamento das Auditorias) salientou positivamente a existência de uma estratégia de auditoria clara (79%), que as auditorias foram realizadas com honestidade, objectividade e equidade (93%) e que utilizaram técnicas de auditoria adequadas (75%), tendo igualmente apelado ao SAI para desenvolver mais sinergias com as EAI, de modo a melhorar o entendimento das actividades das partes auditadas e a comunicação durante a execução da auditoria e a emitir menos recomendações e mais centradas. O SAI não foi todavia percepcionado como transmitindo uma visão clara sobre a governança e o controlo interno.

CONCLUSÕES

As conclusões apresentadas seguidamente baseiam-se em auditorias realizadas pelo SAI em 2005, noutras actividades de auditoria interna realizadas (incluindo relatórios do SAI sobre as actividades das EAI) e na avaliação profissional do auditor. Estas conclusões têm um carácter selectivo, dado reflectirem o foco de atenção escolhido para o ano em causa, de acordo com o plano de auditoria baseado na análise de risco para 2004 – 2006 e evitando a sobreposição com os trabalhos do Tribunal de Contas Europeu numa perspectiva de "auditoria única". Os domínios principais das auditorias da Comissão do SAI efectuadas em 2005 foram os seguintes:

- Gestão financeira no quadro das políticas internas;

- A gestão dos Fundos Estruturais;

- Gestão do sistema informático local e prossecução dos trabalhos anteriores de auditoria ao sistema informático;

- Segurança das informações;

- Controlo dos fundos concedidos a organizações não governamentais (ONG);

- Elementos fundamentais do ciclo de planeamento estratégico e planeamento, a prosseguir em 2006;

- Acompanhamento pela Comissão do respeito da legislação da UE, base para trabalhos de auditoria alargados em 2006.

A apresentação das conclusões é organizada de acordo com a tipologia dos riscos adoptada pela Comissão em Outubro de 2005[7]. Dado haver inter-relações estreitas entre os domínios de risco, as conclusões de auditoria abrangem frequentemente mais do que apenas um tipo de risco.

Contexto externo

A Comissão tem um risco de delegação considerável relativamente às políticas que se encontram sob gestão partilhada: o Tratado concede-lhe plena responsabilidade pela aplicação do orçamento[8], sendo todavia mais de três quartos do orçamento afectados efectivamente aos beneficiários finais por entidades dos Estados-Membros.

A fim de poder assumir esta responsabilidade, ou seja, poder prestar garantias razoáveis, a Comissão tem de obter garantias razoáveis relativamente aos fundos sob gestão partilhada e à correcção e legalidade das operações geridas por Estados-Membros.

Obtenção de garantias razoáveis

Em preparação do período de programação dos Fundos Estruturais[9] de 2007-2013, é essencial, no parecer do SAI, que os serviços envolvidos intensifiquem os seus esforços e partam das boas práticas para obterem elementos suficientes que apoiem a sua declaração de garantia anual:

- Ao acolher favoravelmente a estratégia comum de auditoria acordada em 2005 pelas DG envolvidas nos Fundos Estruturais como um bom começo, o SAI recomendou o desenvolvimento de uma estratégia de obtenção de um maior grau de garantia quanto à gestão financeira sólida, a partir dos trabalhos de auditoria e avaliação, e que os trabalhos de auditoria devem conduzir a pareceres claros e exactos a utilizar como apoio das garantias relativas às DG. Os serviços devem reforçar a qualidade do processo de auditoria subjacente e harmonizar e definir melhor os requisitos internos em matéria de apresentação de informações e de prestação de garantias (cobertura das auditorias, taxas de erro e conclusões sistémicas).

- A introdução de mais elementos de "auditoria única", ou seja, a confiança no trabalho de outros controladores e a utilização sistemática de relatórios de gestão provenientes dos organismos dos Estados-Membros, sujeitas a análise adequada, permite uma utilização mais eficaz dos recursos de controlo e uma visão mais completa da cadeia de controlos e reduz o risco de duplos controlos. Tal requer o desenvolvimento de maiores esforços para alinhar as estratégias, o planeamento e a análise de risco das auditorias com os organismos dos Estados-Membros e a criação de uma metodologia de análise dos seus trabalhos de auditoria. Quanto ao SAI, o facto de persuadir os Estados-Membros a concluírem “contratos de confiança” aumentará a segurança[10]. O SAI recomenda que a Comissão comunique de modo mais pró-activo com os Estados-Membros e, em especial, que incentive as boas práticas identificadas a todos os níveis da cadeia de controlo.

- Quanto a preocupações expressas anteriormente no que diz respeito à disponibilidade tardia de informações de auditoria para o período 2000-2006, o SAI recomenda uma abordagem mais pró-activa e preventiva para o próximo período. As principais debilidades identificadas no actual período devem ser abordadas ao se estabelecerem os sistemas de controlo dos novos programas.

Divulgação adequada de garantias

O auditor interno considera que o grau e o âmbito (limitações) das garantias prestadas devem ser adequadamente divulgados pelas DG nos relatórios anuais de actividades (RAA). Os RAA devem clarificar os montantes cumulativos cobertos pelas auditorias e os montantes em risco, bem como os critérios utilizados para determinar o nível das garantias obtidas.

Planeamento, processos e sistemas

O programa de trabalho do SAI de 2005 teve uma forte ênfase na auditoria da gestão financeira, na segurança e nos sistemas informáticos. Outros domínios importantes foram o planeamento, a programação e o acompanhamento da aplicação da legislação da UE.

O auditor interno considera que, apesar da obtenção de melhorias significativas, a Comissão continua a estar exposta a riscos nestes domínios, o que limita a eficácia das operações e as garantias prestadas para efeitos de realização de operações. A qualidade e o âmbito das actividades de supervisão e controlo têm de ser melhorados.

Supervisão e eficácia dos controlos

O reforço das garantias no domínio da gestão partilhada é complexo e as auditorias da gestão financeira demonstram que a supervisão continua a ser um domínio problemático igualmente em certas DG e transversalmente a várias. As auditorias do SAI e das EAI salientaram certas debilidades a nível da adesão às normas de controlo interno (NCI) e ao Regulamento Financeiro. Tal diz respeito à concepção e criação de sistemas de controlo: avaliações ex-ante , análises de risco e separação de funções insuficientes, incluindo dos auditores e órgãos de gestão. Diz igualmente respeito à exactidão e conclusão dos controlos de operações, dos dados relativos a projectos e a controlos e da documentação de procedimentos. O auditor interno considera que a prestação de garantias quanto à legalidade e regularidade das operações está exposta a riscos consideráveis em tais circunstâncias. O SAI e as EAI apresentaram recomendações pormenorizadas aos serviços em vários domínios, tais como os fluxos de pagamentos, os contratos, a gestão de subvenções e contratos e o reembolso, mas também em questões de segurança e informáticas.

As auditorias de acompanhamento salientaram a existência de evoluções positivas em domínios anteriormente auditados, tendo igualmente salientado atrasos importantes quanto aos riscos conexos de carácter operacional, financeiro e de reputação. Quanto ao Eurostat, as auditorias de acompanhamento concluíram que, após trabalhos consideráveis, o nível de risco era actualmente comparável ao de outros serviços. Um ponto pendente suscitado neste contexto prendia-se com as contas bancárias detidas em nome da Comissão, mas não abertas pelo Contabilista, que entretanto foi analisado pela DG Orçamento.

Um domínio específico auditado pelo SAI em 2005 foi o controlo de fundos concedidos a ONG em matéria de ajuda ao desenvolvimento e humanitária. Os sistemas de gestão em causa são complexos e variam consoante os programas e os serviços de gestão. As irregularidades que envolvem as ONG conduziram a um aumento da atenção e a um conjunto de investigações, incluindo em matéria de práticas relativas a contratos. O SAI registou a existência de um conjunto de boas práticas, tais como os esforços destinados a uma comunicação mais periódica e mais centrada com as ONG e à simplificação dos procedimentos de aplicação, em especial no contexto dos convites à apresentação de propostas. As recomendações efectuadas dizem respeito à necessidade de reforçar os conhecimentos a nível da Comissão quanto às ONG, incluindo uma tipologia comum das ONG, ao intercâmbio das melhores práticas e das análises de risco e a uma cooperação reforçada com os Estados-Membros e outros doadores. As recomendações cobrem igualmente o reforço do acompanhamento e a apreciação em curso das ONG, uma maior atenção ao respeito por parte das ONG das regras em matéria de contratos e a solidificação das capacidades dos parceiros com vista a melhorar a qualidade dos projectos. A aceitação generalizada pelas partes auditadas resultou na intenção do EuropeAid de proceder à revisão parcial da abordagem em matéria de gestão das relações com as ONG.

Planeamento, coordenação e coerência

O processo de reformas prosseguido desde 2000 deu ênfase à responsabilidade e à independência de gestão das DG da Comissão. No entanto, a Comissão continua a ser uma entidade única sob uma autoridade política única, sendo a coordenação e a coerência factores de êxito fundamentais para a Comissão à medida que luta por realizar os seus objectivos políticos.

As conclusões da análise de aspectos horizontais do ciclo de planeamento estratégico e de programação (PEP) indiciam a necessidade de uma tradução mais completa das prioridades políticas e dos compromissos jurídicos em termos de coordenação do planeamento e dos processos de afectação de recursos. As auditorias dos processos operacionais (tais como o acompanhamento da aplicação da legislação e o sistema informático) confirmaram que há um grau insuficiente de coordenação e de planeamento estratégico.

O SG, juntamente com outros serviços horizontais e as redes envolvidas, está actualmente a analisar a eficácia do ciclo de planeamento estratégico e planeamento. O SAI realizará adicionalmente uma série de auditorias em DG operacionais ao longo de 2006. Estas auditorias referem-se igualmente a uma questão repetidamente abordada em relatórios anuais de auditoria do passado: as necessidades de encontrar um melhor equilíbrio entre as responsabilidades centrais e as locais e da existência de funções horizontais mais sólidas na Comissão, a fim de assegurar a coerência e um controlo adequado (controlo interno, gestão dos riscos, contabilidade, recursos humanos e sistema informático).

Controlo e governança em matéria de TI

A existência de um contexto informático eficiente, dada a sua importância, é essencial para que a Comissão possa assegurar o apoio político e operacional, sendo consideráveis os recursos humanos, financeiros e físicos envolvidos, assim como o são as eventuais dependências externas. O SAI recomenda a clarificação adicional dos papéis e responsabilidades dos serviços operacionais e horizontais no domínio do sistema informático, por exemplo em matéria de segurança, continuidade das actividades, planeamento, desenvolvimento e gestão dos sistemas de informação informáticos. Considera haver uma necessidade clara de apresentação centralizada de informações quanto à situação dos controlos e riscos informáticos e de um papel mais relevante dos serviços horizontais nas orientações estratégicas e no apoio metodológico.

De acordo com o SAI, os aspectos informáticos devem estar plenamente reflectidos nas normas de controlo interno e na gestão dos riscos (por exemplo os planos de recuperação de catástrofes) a nível das DG e da Comissão. Quanto às infra-estruturas informáticas, embora reconheça as melhorias importantes verificadas recentemente no domínio da governança em matéria de TI, o SAI recomenda a exploração do potencial das economias de escala, podendo tal envolver a definição adicional dos papéis dos sistemas informáticos central e local. A fim de assegurar a utilização óptima das dotações administrativas e operacionais, o SAI recomenda que a afectação de recursos deve seguir a evolução da arquitectura informática. Tal poderá incluir a facturação dos serviços informáticos centrais. Está a ser organizado um grupo de trabalho (BUDG/DIGIT) relativo ao financiamento do sistema informático central.

As pessoas e a organização

O SAI considera haver necessidade de formação cada vez mais especializada. A clarificação das regras e práticas em matéria de segurança e uma maior atenção às disposições de continuidade das actividades são essenciais para que a Comissão evite e/ou contenha eventuais riscos sistémicos ou operacionais.

Formação e sensibilização

As normas de controlo interno da Comissão atribuem especial importância ao contexto de controlo. Uma vez estando em situação de suficiente desenvolvimento e acompanhamento, tal traduzir-se-á em capacitação e na capacidade para pró-actividade, permitindo ao pessoal desenvolver soluções flexíveis e práticas de trabalho adaptadas ao contexto político e de gestão, assegurando em simultâneo a existência do necessário controlo.

As auditorias recomendavam a necessidade de comunicar melhor e de disponibilizar com maior facilidade as informações necessárias nas DG, utilizando bases de dados, canais de troca de informações habituais e actualizações frequentes. A formação é essencial para responder eficazmente a alterações frequentes e as regras novas e frequentemente complexas apelam para ainda mais esforços de formação. As auditorias em quase todos os domínios recomendaram uma formação reforçada e mais especializada, principalmente em procedimentos financeiros, contratos e auditoria.

Segurança e continuidade das actividades

Um conjunto de auditorias do SAI e das EAI salientaram um respeito insuficiente das regras da Comissão em matéria de segurança dos gabinetes, documentação e instalações informáticas ou um tratamento não adequado do acesso a informações sensíveis e da supervisão do acesso a ficheiros. A coordenação dos aspectos de segurança pode ser difícil, devido à existência de procedimentos complexos, que envolvem um elevado número de agentes e, eventualmente, vários serviços.

O SAI recomenda a melhoria das avaliações da segurança e uma melhor articulação com as análises de risco, a fim de poder desenvolver estratégias de segurança coerentes. A atribuição de responsabilidades claras nos serviços relativamente a aspectos de segurança e a melhoria da consultoria especializada interna e da sensibilização devem contribuir para simplificar e reforçar o contexto de segurança. As questões da continuidade das actividades e da planificação de medidas de emergência desempenham um papel importante, mas ainda subestimado, nesse contexto. O SAI salienta que a Comissão está a reforçar a sua gestão de crises e a capacidade de coordenação (por exemplo o Argus), bem como a iniciativa do SG relativa à planificação da continuidade das actividades.

Legalidade e correcção

O respeito das regras internas e externas é uma questão central para limitar os riscos financeiros, jurídicos e de reputação. Os casos de não respeito apelam para uma resposta rápida a nível da gestão, incluindo uma melhor formação e planeamento. A simplificação do contexto regulamentar, na medida do possível, reduz a carga administrativa e facilita a observância.

Respeito das regras

As auditorias do SAI e das EAI identificaram falhas a vários níveis (operações, contratos e segurança) relativamente às regras financeiras, operacionais ou contratuais. As razões para tal podem ser uma comunicação interna e documentação dos procedimentos insuficientes, falta de formação ou falta de recursos em certos domínios ou durante certos períodos do ciclo programático. O pessoal pode ser confrontado com regras demasiado numerosas e complicadas.

De acordo com o SAI, o impacto potencial pode ser considerável: financeiro, através de uma eventual perda de fundos ou de gestão incorrecta, político, caso os objectivos fixados não sejam alcançados ou só o sejam insuficientemente, jurídico, caso contestado em tribunais, e de reputação, através de um prejuízo para a imagem da Comissão junto do público, especialmente junto dos seus parceiros. Para além do reforço qualitativo e quantitativo da formação, o SAI recomenda que se efectue uma análise da afectação e planeamento do pessoal (o que implica uma utilização alargada da análise de risco), bem como uma simplificação e racionalização das regras e da legislação.

Clareza e coerência - simplificação

Uma questão paralela consiste na coerência a nível da aplicação das regras, ou seja, na aplicação coerente das regras no quadro de uma DG ou de várias. Embora haja um apelo legitimo para mais flexibilidade, numa perspectiva administrativa e por parte dos beneficiários, tal não deve colocar em risco as necessárias estabilidade operacional e garantia de igualdade de tratamento.

A insuficiente documentação dos procedimentos observada num conjunto de auditorias do SAI e das EAI está estreitamente relacionada com estas questões. A existência de melhores procedimentos de documentação e a disponibilização da documentação com maior facilidade não devem constituir uma carga burocrática, mas sim um instrumento útil de análise dos procedimentos (e de reformulação da concepção ou da estrutura, sempre que for necessário), para efeitos de gestão dos riscos e de melhoria da mobilidade.

Embora as auditorias identifiquem a necessidade de a Comissão respeitar melhor e aplicar com maior coerência as regras existentes, a simplificação continua a ser um desafio importante e paralelo. Em 2006, o SAI prestará especial atenção à simplificação a título de um objectivo de auditoria específico no quadro de todos os compromissos relevantes.

CONCLUSÕES

Com base nos seus trabalhos de 2005, o auditor interno chama a atenção para quatro conclusões gerais. As reacções da Comissão às conclusões do auditor interno foram incluídas no relatório de síntese sobre os relatórios anuais de actividades das DG.

Conclusão 1

A conclusão do SAI é a seguinte: Os trabalhos de auditoria efectuados em 2005 demonstram que os serviços da Comissão fizeram progressos consideráveis em matéria de controlo interno. No entanto, estas auditorias identificaram também grandes debilidades remanescentes na concepção e criação dos sistemas de controlo e na aplicação eficaz de normas e controlos. Os exemplos de tal incluem a criação adequada de circuitos financeiros, a segregação de funções, a análise de risco, a supervisão e o respeito dos requisitos de controlo e de documentação no quadro da gestão de contratos e de subvenções, a segurança das informações, a continuidade das actividades e a gestão e planeamento do sistema informático.

Os serviços devem prosseguir os seus esforços para passarem do respeito formal dos procedimentos para uma utilização efectiva de novos instrumentos e controlos, que conduzirá a custos (administrativos) reduzidos e a uma maior eficiência da gestão.

Resposta da Comissão: A Comissão desenvolverá indicadores para os objectivos de controlo, abrangendo em especial o modo como os sistemas de controlo interno fazem face ao risco associado à legalidade e correcção das operações. Será objecto de reforço adicional nos relatórios anuais de actividades a prestação de informações quanto à eficácia do controlo interno, sempre que tal seja necessário. A Comissão convida igualmente o Parlamento Europeu e o Conselho a apoiarem os esforços de adaptação do quadro jurídico com o objectivo de assegurar uma aplicação efectiva dos princípios da proporcionalidade e da boa relação custos-eficácia dos controlos.

Conclusão 2

A conclusão do SAI é a seguinte: Os Directores-Gerais devem garantir que os processos de controlo apoiem efectivamente as garantias razoáveis dadas nos relatórios anuais de actividades. Este processo e o âmbito e nível das garantias disponíveis devem ser divulgados de modo adequado nos relatórios anuais de actividades. Tal deverá incluir:

- A melhoria e a harmonização das metodologias de controlo/auditoria relativamente a conjuntos de DG;

- A integração de diferentes níveis de garantias (por exemplo os Estados-Membros e a Comissão) num quadro coerente e as informações integradas com indicadores claros do nível de fiabilidade.

Resposta da Comissão: A Comissão garantirá que os seus gestores orçamentais delegados prossigam os seus esforços para assegurar que as garantias razoáveis constantes das declarações, que acompanham os relatórios anuais, sejam efectivamente apoiadas por sistemas de controlo interno adequados. Quanto à gestão partilhada, a Comissão continuará a trabalhar no sentido do reforço das garantias dadas pelas autoridades nacionais que gerem os fundos comunitários. A Comissão está empenhada em estabelecer um quadro integrado de controlo interno.

Conclusão 3

A conclusão do SAI é a seguinte: Sob a liderança do Secretário-Geral, os Directores-Gerais devem explorar o potencial de utilização de "serviços partilhados" com o objectivo de aumentar a eficácia e a eficiência da gestão e a utilização dos recursos de modo mais económico. Tal deverá incluir:

- A análise da distribuição de certas tarefas e a utilização dos recursos a nível horizontal e vertical;

- O teste e, caso tenha êxito, a introdução de instrumentos a nível da Comissão, tais como acordos de serviços e/ou acordos de financiamento entre os serviços horizontais e verticais.

Os exemplos potenciais incluem o seguinte: sistema informático, comunicação e gestão financeira/de recursos humanos de pequenos serviços.

Resposta da Comissão: A Comissão reconhece o valor acrescentado potencial dos acordos interserviços para os serviços de pequena dimensão, desde que tais acordos se baseiem numa análise custos-benefícios e sejam efectuados de acordo com as regras aplicáveis, preservando em simultâneo a responsabilidade de todos os gestores orçamentais delegados.

Conclusão 4

A conclusão do SAI é a seguinte: Os serviços da Comissão devem desenvolver uma efectiva “cultura de acompanhamento”. As acções de acompanhamento destinadas a relatórios de auditoria e de controlo devem ser plenamente integradas no planeamento e prática de gestão normais e a aplicação atempada deve ser acompanhada periodicamente pelos níveis administrativos superiores.

A prestação de atenção periódica e especial à gestão e às debilidades de controlo conduz a uma organização em constante aprendizagem que pode, a prazo, reduzir consideravelmente as actividades de controlo potencialmente contraproducentes.

Resposta da Comissão: A Comissão assegurará que as suas DG elaborem planos de acção concretos, tendo em conta as prioridades atribuídas e as limitações de recursos, e nesta base, que acompanhem as recomendações de auditoria de modo atempado.

[1] Performance Standard 2060 do Institute of Internal Auditors (www.theIIA.org).

[2] Nº 3 do artigo 185º do RF.

[3] Estão programados para 2006 trabalhos abrangentes em matéria de auditoria a efectuar pelo SAI relativamente ao ABAC.

[4] SEC (2005)1327.

[5] Norma de controlo interno 21, acompanhamento das recomendações de auditoria.

[6] Apenas as auditorias da Comissão são apresentadas supra.

[7] SEC (2005)1327.

[8] Artigo 274º do Tratado CE.

[9] A partir de 1/1/2007, o FEOGA-Orientação será substituído pelo Fundo Europeu de Desenvolvimento Rural (FEDR). As regras relativas à gestão financeira e aos controlos deste fundo serão alinhadas tanto quanto possível com as regras que regem o FEOGA-Garantia (Regulamentos nº 1290/05 e nº 1698/05 do Conselho).

[10] De acordo com o Plano de acção para um quadro integrado de controlo interno, COM(2006)9.