Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Instituto de Harmonização no Mercado Interno relativas ao exercício de 2001, acompanhado das respostas do Instituto

(2002/C 326/12)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Comité Orçamental do Instituto de Harmonização do Mercado Interno, em conformidade com o n.o 2 do artigo 137.o do Regulamento (CE) n.o 40/94 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Instituto de Harmonização do Mercado Interno relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001. De acordo com o n.o 2, alínea c), do artigo 119.o do Regulamento (CE) n.o 40/94 do Conselho, o orçamento do Instituto foi executado sob a responsabilidade do seu presidente. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 138.o do Regulamento (CE) n.o 40/94 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES

Execução orçamental

5. No quadro 1 é apresentada a execução das dotações do exercício de 2001 e das dotações transitadas do exercício anterior.

6. As dotações disponíveis para o exercício elevam-se a 181,1 milhões de euros, dos quais 163,8 milhões a título do exercício e 17,3 milhões transitados do exercício anterior. Inicialmente, as dotações do exercício elevavam-se a 184,2 milhões de euros, tendo sido reduzidas em 3,1 milhões por meio de um orçamento rectificativo e suplementar para ter em conta o abrandamento da conjuntura que se manifestou no segundo trimestre do ano e se agravou na sequência dos acontecimentos de 11 de Setembro de 2001.

7. Das dotações do exercício propriamente dito, que incluem uma reserva de 54 milhões de euros, foram autorizados 99,5 milhões; deste montante foram pagos 82 milhões, ou seja, 82 % das autorizações concedidas. As restantes dotações foram transitadas (17,7 milhões de euros) ou anuladas (64,1 milhões de euros, incluindo a reserva de 54 milhões que ficou por utilizar). Das dotações operacionais (Título III), num montante de 35,2 milhões de euros, foram autorizados 34,0 milhões, dos quais 24,0 milhões (71 %) foram pagos e 10,3 milhões (29 %) tiveram de transitar para o exercício seguinte; as restantes dotações foram anuladas.

8. As dotações transitadas do exercício anterior ascendiam a 17,3 milhões de euros, dos quais 8,7 milhões no Título III. Estas dotações foram objecto de pagamentos no montante de 16,3 milhões de euros, dos quais 8,6 milhões no Título III, tendo as restantes sido anuladas.

Demonstrações financeiras

9. Nos quadros 2 e 3 são apresentados sinteticamente a conta de gestão e o balanço publicados pelo Instituto no seu relatório de actividade relativo ao exercício de 2001. O Instituto teve em consideração a amortização das suas imobilizações. Constituiu igualmente uma provisão para as despesas relacionadas com a execução dos procedimentos relativos às marcas.

10. O Instituto nunca realizou um inventário físico completo dos seus bens. Um controlo físico permitiu observar que determinados bens estavam desprovidos de identificação ou localizados de modo incorrecto ou ainda não estavam de todo localizados.

11. O Instituto deverá alinhar a sua prática contabilística em matéria de registo dos bens como imobilizações pela da Comissão. Na realidade, esse registo é efectuado na data de emissão da ordem de pagamento e não na data da transferência dos bens por conta e risco do Instituto(3).

12. O artigo 9.o das regras de inventário do Instituto deverá ser alterado de modo a torná-lo compatível com o artigo 18.o do Regulamento da Comissão, que prevê a inclusão dos honorários dos arquitectos e despesas de peritagem nas despesas de aquisição.

Aplicação das disposições financeiras

13. Em Agosto de 2001, um agente assinou uma série de ordens de pagamento(4), embora não tivesse recebido qualquer delegação para o efeito. O montante total das ordens assim assinadas é aproximadamente de 100000 euros. Esta situação deveu-se à ausência dos gestores orçamentais responsáveis. O Instituto deverá tomar medidas para evitar que a situação se repita.

14. A última actualização da lista dos gestores orçamentais delegados disponível no final de Novembro de 2001 remonta a 18 de Junho do mesmo ano. Desde essa altura, vários agentes foram designados como gestores orçamentais delegados, mas a lista não foi alterada. Será igualmente necessário verificar periodicamente as amostras de assinaturas.

Aquisições de bens e serviços

Recurso a contratos-quadro

15. Na região de Alicante, o número de proponentes susceptíveis de satisfazer as necessidades do Instituto é reduzido. É difícil recorrer a contratos-quadro interinstitucionais, quer devido a cláusulas que limitam a sua aplicação a Bruxelas e/ou ao Luxemburgo, quer devido à localização do Instituto. No entanto, este utiliza-os como ponto de referência para as suas próprias aquisições.

Previsão das necessidades

16. Até 2001, a programação das necessidades do Instituto tinha como hipótese de base um aumento estável e sustentável dos pedidos de registo, tendo em conta os esforços do Instituto no sentido de aumentar a sua produtividade. Tal método, especialmente no que se refere à hipótese de base, deverá ser aperfeiçoado, de modo a dar mais importância aos diversos factores em que se baseiam os pedidos de registo, chegando assim a uma melhor avaliação das necessidades futuras.

17. Por exemplo, o Instituto assinou em 2001 um contrato de arrendamento durante três anos(5) de um edifício suplementar num montante de 2869344 euros. A análise do processo revela que a negociação foi efectuada muito rapidamente. A rapidez com que as negociações foram conduzidas não se pode explicar dado que, nessa época, já eram manifestos os primeiros sinais de abrandamento da conjuntura. De facto, no início de 2002, o edifício estava parcialmente desocupado, pagando o Instituto a renda e suportando os custos de manutenção.

18. O abrandamento da conjuntura que se anunciava em 2000 e se confirmou em 2001 tornou mais incertas as perspectivas de crescimento do Instituto e reforça a necessidade de um real esforço de previsão e de programação para racionalizar a sua política de aquisições.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 17 de Outubro de 2002.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) JO L 11 de 14.1.1994.

(2) Em conformidade com o n.o 1 do artigo 137.o do Regulamento (CE) n.o 40/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Instituto relativas a 2001 foram elaboradas em 11 de Março de 2002, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração do Instituto, ao Parlamento Europeu, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 28 de Março de 2002. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) Artigo 17.o do Regulamento (CE) n.o 2909/2000 da Comissão (JO L 336 de 30.12.2000, p. 75).

(4) Foi identificada mais de uma dezena de casos.

(5) A partir de 1 de Junho de 2001.

Quadro 1

Execução orçamental relativa ao exercício de 2001NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Instituto - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Instituto nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

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Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2001 e de 2000

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Instituto - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Instituto nas suas próprias demonstrações financeiras.

Quadro 3

Balanço a 31 de Dezembro de 2001 e a 31 de Dezembro de 2000NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Instituto - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Instituto nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

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Respostas do Instituto

Demonstrações financeiras

10. O inventário físico do Instituto comporta equipamentos não informáticos e informáticos. Os equipamentos informáticos estão sujeitos a controlos regulares. A situação do inventário dos equipamentos não informáticos deve-se à dispersão das instalações do Instituto e às insuficiências do sistema informático, bem como aos problemas de estabilidade do pessoal. Em 2002, foi iniciada uma revisão do inventário dos equipamentos não informáticos. Este exercício será concluído no início de 2003 e está previsto proceder-se a uma validação por uma empresa especializada. Para além disso, o Instituto está a estudar a compra de um sistema informático para a gestão dos seus activos, a fim de dispor, em 2003, de um instrumento para gerir o ciclo de vida dos equipamentos, da compra à eliminação. No quadro da reorganização do Instituto, foi criado um sector responsável pela gestão do inventário centralizado dos equipamentos logísticos e informáticos.

11. O programa informático referido no ponto anterior permitirá ao Instituto alinhar com as práticas da Comissão.

12. A regulamentação dos inventários será revista em 2003 após a adaptação do regulamento financeiro do Instituto ao regulamento financeiro-quadro dos organismos descentralizados.

Aplicação das disposições financeiras

13. A situação descrita pelo Tribunal é excepcional, todos os gestores orçamentais estavam ausentes, a gozar as suas férias anuais. Nestas condições, o funcionário presente com o grau mais elevado assinou uma série de ordens de pagamento com a autorização do Presidente do Instituto. Para evitar esta situação, o Instituto procedeu a uma revisão do sistema de delegação.

14. O Instituto começou a formalizar melhor as delegações de gestor orçamental (bem como as amostras de assinaturas). Esta tarefa será finalizada durante o quarto trimestre de 2002.

Previsão das necessidades

16. O forte crescimento dos depósitos durante os anos anteriores obrigou o Instituto a adaptar frequentemente os seus orçamentos anuais, tendo em conta a prudência necessária, e estimularam-no a melhorar a sua produtividade.

O Instituto está a analisar os resultados de um estudo sobre o processo de registo das marcas que aborda a satisfação dos clientes e os factores que influenciam os depósitos de marcas. Para além disso, no final de 2001, o Instituto lançou um estudo para prever o número potencial de pedidos de desenho comunitário em 2003. Por outro lado, procedeu-se a uma concertação com os serviços nacionais destinada a acompanhar melhor a evolução dos depósitos e, deste modo, poder avaliar melhor o número potencial.

17. As previsões a médio prazo das necessidades nas instalações no início de 2001, bem como a falta de edifícios com espaço de escritórios em Alicante, levaram o Instituto a aproveitar a oportunidade de alugar um edifício suplementar que, entre outras razões, se destina a substituir as instalações inadequadas que albergam aproximadamente 70 agentes. Este contrato foi finalizado em Junho de 2001 (com uma certa rapidez por causa do prazo necessário para a adaptação do edifício). Paralelamente, o ritmo de depósitos começou a baixar durante o primeiro trimestre de 2001, e o seu decréscimo acentuou-se logo em seguida. Prevê-se o abandono das instalações após a inclusão de uma cláusula de rescisão antecipada.

Estão ocupados dois andares do edifício suplementar, de um total de quatro, desde finais de 2001 após o abandono das instalações inadequadas referidas supra. Actualmente, o pessoal do departamento da administração das marcas e desenhos criado em Dezembro de 2001 ocupa todos os andares.

18. Tendo em conta as dificuldades ligadas à previsão das suas actividades, o Instituto começou a estudar as medidas possíveis para uma mais fácil adaptação às suas flutuações.