Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Instituto de Harmonização do Mercado Interno relativas ao exercício de 2002, acompanhado das respostas do Instituto

(2003/C 319/13)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Comité Orçamental do Instituto de Harmonização do Mercado Interno (a seguir designado por Instituto), em conformidade com o n.o 2 do artigo 137.o do Regulamento (CE) n.o 40/94 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Instituto relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2002. De acordo com o n.o 2, alínea c), do artigo 119.o do Regulamento (CE) n.o 40/94 do Conselho, o orçamento do Instituto foi executado sob a responsabilidade do seu presidente. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 138.o do Regulamento (CE) n.o 40/94 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2002 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

OBSERVAÇÕES

Introdução

5. O Instituto foi criado pelo Regulamento (CE) n.o 40/94 do Conselho, de 20 de Dezembro de 1993, para que as empresas possam dispor de marcas que lhes permitam proteger os seus produtos ou serviços de forma idêntica em todo o território da União. A missão do Instituto foi alargada nos termos do artigo 2.o do Regulamento (CE) n.o 6/2002 do Conselho, de 12 de Dezembro de 2001, relativo aos desenhos ou modelos(3), para que estes beneficiem da mesma protecção ao nível da Comunidade. O Instituto trabalha em estreita colaboração com os institutos nacionais, que remunera para o efeito com vista ao registo das marcas. Além disso, o Instituto desempenha uma função jurisdicional na arbitragem de eventuais conflitos sobre marcas.

Execução orçamental

6. No quadro 1 é apresentada a execução do orçamento do exercício de 2002 e das dotações transitadas do exercício anterior.

7. O facto mais marcante consiste na diminuição das taxas recebidas pelo Instituto, que passam de 105,1 milhões de euros em 2001 para 96,2 milhões de euros em 2002, uma descida de 8,9 milhões de euros.

8. Um montante de 1,8 milhões de euros de receitas imputado ao exercício de 2001 referia-se a receitas registadas pelo contabilista em 2002 e devia ter sido imputado ao exercício de 2002, como previsto pelo regulamento financeiro do Instituto(4).

9. As receitas da venda das publicações do quarto trimestre do ano 2000 e dos últimos três trimestres do ano 2001 elevam-se a 0,8 milhões de euros. O Instituto não tomou em tempo útil as medidas destinadas a obter esta quantia do Serviço das Publicações.

10. Em 2002, o Instituto recebeu da Comissão 0,6 milhões de euros para a execução de projectos cujos contratos foram celebrados com a Comissão num total de 1,7 milhões de euros. A realização destes projectos foi contabilizada extra-orçamento, o que infringe o princípio da unidade orçamental.

Demonstrações financeiras

11. Nos quadros 2 e 3 são apresentados sinteticamente a conta de gestão e o balanço publicados pelo Instituto no seu relatório de actividade relativo ao exercício de 2002.

12. A dotação da provisão para despesas processuais aumenta 17 % em 2002 em relação a 2001, embora o número total de processos submetidos ao Instituto tenha passado de 135822 unidades para 121212, o que representa uma diminuição de 11 %. Uma divergência deste tipo na evolução indicia um aumento do período de tramitação dos processos(5).

13. O inventário do Instituto inclui bens que já não são utilizados, não se tendo registado qualquer saída de inventário desde Novembro de 2000. O Instituto deverá conceder uma atenção especial a este problema por ocasião do inventário físico que iniciou na sequência das anteriores recomendações do Tribunal(6).

Recrutamento do pessoal

14. No seu relatório relativo ao exercício de 2000(7), o Tribunal referira que a política de recrutamento do Instituto conduzia a um recrutamento numa base local levando à integração como funcionários permanentes de pessoas recrutadas através de procedimentos que favorecem as candidaturas internas. No exercício de 2002, dos 77 anúncios para provimento de lugar, apenas quatro foram objecto de publicidade externa alargada. A análise dos movimentos do conjunto das categorias de pessoal no exercício de 2002 (ver quadro 4) confirma o carácter interno do recrutamento dos agentes.

15. Com o objectivo de garantir melhor a igualdade de acesso à função pública comunitária, o Instituto deverá esforçar-se por dar a publicidade mais alargada às suas ofertas de emprego e, se possível, associar-se às instituições e outros organismos comunitários para os seus recrutamentos.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 15 e 16 de Outubro de 2003.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) JO L 11 de 14.1.1994.

(2) Em conformidade com o n.o 1 do artigo 137.o do Regulamento (CE) n.o 40/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Instituto relativas ao exercício de 2002 foram elaboradas em 28 de Fevereiro de 2003, tendo sido posteriormente enviadas ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 2 de Abril de 2003. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) JO L 3 de 5.1.2001, p. 1.

(4) N.o 3 do artigo 5.o e artigo 23.o do regulamento financeiro do Instituto.

(5) Esta indicação é corroborada pelo facto de os pedidos de registo de marcas terem sofrido uma diminuição de 5000 unidades entre 2001 e 2002, mas os pedidos de investigação correspondentes efectuados aos institutos nacionais terem diminuído 8000 unidades.

(6) Relatório sobre as demonstrações financeiras do Instituto de Harmonização do Mercado Interno relativas ao exercício de 2001, pontos 10 e 11 (JO C 326 de 27.12.2002, p. 87).

(7) Relatório sobre as demonstrações financeiras do Instituto de Harmonização do Mercado Interno relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000, pontos 13 e seguintes (JO C 372 de 28.12.2001, p. 88).

Quadro 1

Instituto de Harmonização do Mercado Interno - Execução orçamental relativa ao exercício de 2002NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Instituto - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Instituto nas suas próprias demonstrações financeiras.

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Quadro 2

Instituto de Harmonização do Mercado Interno - Conta de gestão relativa aos exercícios de 2002 e 2001

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NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Instituto - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Instituto nas suas próprias demonstrações financeiras.

Quadro 3

Instituto de Harmonização do Mercado Interno - Balanço a 31 de Dezembro de 2002 e a 31 de Dezembro de 2001NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Instituto - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Instituto nas suas próprias demonstrações financeiras.

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Quadro 4

Instituto de Harmonização do Mercado Interno - Evolução dos efectivos no exercício de 2002

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Fonte:

Dados do Instituto.

Respostas do Instituto

Execução orçamental

Receitas

Embora o gestor orçamental tenha assinado a ordem de cobrança em 2001, o auditor financeiro e o tesoureiro apenas a assinaram em 2002, suscitando assim uma pequena incoerência em relação às formalidades previstas. O Instituto irá tomar as medidas necessárias para evitar tais problemas no futuro.

Venda de publicações

O Instituto toma nota da observação do Tribunal. O recebimento das receitas provenientes das publicações depende das informações prestadas pelo Serviço das Publicações Oficiais das Comunidades Europeias, cuja comunicação ao Instituto das vendas de publicações regista atrasos consideráveis. De futuro, o Instituto solicitará a lista de pagamentos correspondente.

Receitas afectadas

O Instituto toma nota da observação e salienta que irá estudar a possibilidade de, no orçamento de 2004, incluir essas actividades nas receitas afectadas.

Demonstrações financeiras

Inventário

Não foi tomada uma decisão em relação à perda de activos do inventário porque o inventário físico ainda não está concluído. O Instituto está ciente do problema e tentará manter essa informação actualizada.

Recrutamento do pessoal

Em consequência da evolução económica, o recrutamento externo foi dramaticamente encerrado. O Instituto acabou definitivamente com a política de concursos de titularização internos e, simultaneamente, por forma a prover certos lugares vagos e a favorecer a mobilidade do seu pessoal, um número considerável de lugares foram objecto de publicações internas de abertura de vaga.

O Instituto já entrou em contacto com o EPSO (Serviço Europeu de Selecção do Pessoal) no sentido de utilizar, da forma mais ampla possível, os serviços de recrutamento oferecidos às agências. No entanto, o Instituto tomou a iniciativa de lançar, em inícios de 2003, um processo de recrutamento para responder às necessidades específicas em matéria de pessoal decorrentes do alargamento da União Europeia.