RELATÓRIO DA COMISSÃO AO CONSELHO E AO PARLAMENTO EUROPEU - Balanço em 31 de Dezembro de 2003 do Plano de Acção da Comissão para 2001

ÍNDICE

INTRODUÇÃO

Balanço em 31 de Dezembro de 2003 do Plano de Acção da Comissão na sequência das recomendações do Tribunal de Contas no seu relatório anual relativo ao exercício 2001

Recursos próprios

Política agrícola comum

Acções estruturais

Políticas internas

Acções externas

Alargamento

Despesas administrativas

Instrumentos financeiros

Acções decorrentes da DAS (Declaração de fiabilidade) 2001

Fundo Europeu de Desenvolvimento (FED)

Comunidade Europeia do Carvão e do Aço (CECA)

INTRODUÇÃO

Durante o último procedimento de quitação, o Conselho e o Parlamento Europeu instaram a Comissão a tomar medidas em conformidade com as recomendações feitas pelo Tribunal de Contas e manifestaram o seu interesse em acompanhar a sequência dada aos compromissos assumidos pela Comissão.

Neste contexto, a Comissão elaborou um Plano de Acção para 2001 que contém todas as respostas às recomendações constantes do relatório anual de 2001 do Tribunal de Contas.

Mais de um ano após a sua apresentação, a Comissão considera útil fazer uma primeira avaliação da execução deste Plano de Acção para 2001 e dos seus resultados.

O Plano de Acção para 2001 incluía 94 recomendações resultantes do relatório anual do Tribunal de Contas, algumas das quais são susceptíveis de incluir vários aspectos ou medidas concretas a executar.

Das 94 recomendações, 54 estão concluídas (57%), ou seja, já não serão objecto de mais acções por parte da Comissão, estando 40 ainda a ser executadas.

Entre as 54 recomendações concluídas, podem distinguir-se várias situações: em aproximadamente 44% dos casos (24), a Comissão considerou que ou não era necessário tomar novas medidas, ou tinha respeitado integralmente as normas em vigor. Quanto aos restantes 55% (30 recomendações), a Comissão considera que tomou medidas que respondem às críticas e sugestões do Tribunal.

A execução destas últimas acções abrange a maioria dos sectores das perspectivas financeiras e, com excepção das medidas ligadas a casos específicos, podem dividir-se em duas categorias:

i) Alteração ou adopção de textos regulamentares: é, nomeadamente, o caso da política de investigação com a adopção do 6.º Programa-Quadro que inclui disposições que respondem directamente às recomendações referentes às sanções susceptíveis de serem impostas aos contratantes, à elaboração de contratos-modelo e aos procedimentos de cobrança. Deve contudo notar-se que o Conselho não concordou com todas as propostas da Comissão (em especial as relativas aos custos elegíveis), impedindo desta forma a conclusão de todas as iniciativas adoptadas para responder às críticas do Tribunal de Contas.

Quanto à política agrícola comum, também um grande número de recomendações foram tomadas em consideração no âmbito da reforma da política agrícola comum decidida em Junho de 2003. Para além destas propostas regulamentares importantes, a Comissão reviu igualmente outras disposições regulamentares, por exemplo, no que respeita à cooperação administrativa para o recurso IVA.

ii) Adaptação e melhoramento dos sistemas internos de gestão, controlo e supervisão e realização de auditorias: nalguns casos, a Comissão reexaminou os seus procedimentos ou desenvolveu novos instrumentos para responder às críticas que lhe foram endereçadas. Assim, por exemplo, tomou medidas específicas para harmonizar a apresentação dos relatórios anuais dos Directores-Gerais e melhorar o funcionamento de certos sistemas informáticos (como a base de dados CATS no domínio agrícola e a base de dados TEN-T para as políticas internas). De igual modo, foram adoptadas medidas de reorganização, como as referentes à execução do programa SAPARD ou ao financiamento do Secretariado ACP.

No final desta primeira avaliação da execução do Plano de Acção para 2001, 40 das recomendações estão ainda em vias de execução. O facto de estas recomendações não estarem concluídas não significa que a Comissão não tenha já começado a reagir. Com efeito, certas recomendações do Tribunal de Contas exigem uma acção plurianual por parte da Comissão. É o caso, por exemplo, da modernização do sistema contabilístico da Comissão e do encerramento de programas que envolvem os fundos estruturais. Por este motivo, o relatório que a Comissão apresentará em breve contém, para cada uma das 40 recomendações ainda em aberto, um relatório de progresso que sublinha o que já foi executado e as medidas complementares ainda por realizar.

Balanço em 31 de Dezembro de 2003 do Plano de Acção da Comissão na sequência das recomendações do Tribunal de Contas no seu relatório anual relativo ao exercício 2001

Recursos próprios

1. Nas secções introdutórias das demonstrações financeiras (volume II, tomo 1 e volume IV) figura um quadro bastante importante intitulado "Resultado da execução do orçamento". Este quadro omite bastantes informações importantes embora outros dados, tais como o saldo do exercício, sejam duplicados inutilmente.

O Tribunal considera igualmente que a parte "receitas" das demonstrações financeiras (execução orçamental, volume II, tomo 1) deveria igualmente ser clarificada, no que se refere à sua estrutura e ao seu teor. Em especial, dever-se-ia respeitar as rubricas orçamentais pormenorizadas, indexar as designações, utilizar a terminologia utilizada na regulamentação, apresentar em paralelo as previsões e a execução das receitas e, mais geralmente, garantir uma harmonização das diferentes partes da conta de gestão e do orçamento geral.

(1.17./1.18)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

No volume I da conta de gestão do ano 2002, a Comissão melhorou substancialmente a apresentação da execução das receitas e despesas e a respectiva ligação com o quadro da execução orçamental. O quadro das receitas inclui agora dados referentes à execução no ano n-1 (num quadro separado) e às taxas de execução comparadas com o orçamento.

A Comissão tem a intenção de prosseguir a procura de uma maior transparência no sentido desejado pelo Tribunal.

2. O Tribunal considera que os dados reais das matérias colectáveis do IVA e dos PNB que tenham servido para o cálculo dos saldos e dos ajustamentos aos saldos deviam ser inscritos na conta de gestão tal como os dados previsionais correspondentes são inscritos no orçamento geral. As operações de cálculo dos encargos dos Estados-Membros a título dos saldos deveriam igualmente ser apresentadas na conta de gestão.

O Tribunal considera que deveria ser elaborado um quadro específico para a correcção a favor do Reino Unido (Capítulos 15 e 35), com indicação das informações essenciais relativas aos dados de base e às operações de cálculo que servem de base ao montante definitivo da correcção a favor do Reino Unido e ao seu financiamento (pontos 1.19/1.20).

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

Desde o relatório de contas de 2002 que são indicados, para cada Estado-Membro e para o exercício em que as correcções são efectuadas, os dados pormenorizados relativos ao balanço do IVA e RNB.

Os quadros com os dados em que se baseiam os cálculos dos montantes da correcção a favor do Reino Unido orçamentados no ano em questão estão incluídos nas contas de gestão desde as contas referentes ao ano de 2002.

3. A Comissão elabora, anualmente, um documento de trabalho que explica com pormenor o modo de cálculo e de financiamento da correcção definitiva relativa ao exercício n-4. Este documento explicativo não faz parte do processo orçamental para fixar o montante da correcção a favor do Reino Unido e as modalidades do seu financiamento, sendo apenas comunicado ao Conselho para informação, após adopção do orçamento rectificativo e suplementar. Em 2001, este documento foi apresentado ao Conselho em 5 de Setembro, após a adopção do ORS n.º 3/2001. Considerando o interesse do documento mencionado, o Tribunal considera que seria conveniente colocá-lo à disposição dos dois ramos da autoridade orçamental em devido tempo.

Tendo em conta o âmbito limitado da auditoria, o Tribunal obteve uma garantia razoável de que os recursos provenientes do IVA e do PNB foram correctamente avaliados e cobrados. Contudo, a Comissão deverá formular propostas de simplificação do cálculo definitivo do financiamento da correcção a favor do Reino Unido. (pontos 1.38/1.39/1.40)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

O objectivo na base do documento de trabalho era dar uma explicação pormenorizada do cálculo final, utilizando a correcção de um ano como um exemplo. Além disso, no passado nem sempre foi possível apresentar este documento antes da adopção do orçamento rectificativo relevante.

A fim de utilizar os recursos da DG BUDG de forma mais eficiente, foi decidido não elaborar o documento desde que não se verifiquem mudanças no método de cálculo. O próximo documento de trabalho referir-se-á, por conseguinte, ao cálculo definitivo da correcção de 2001, que é a primeira a calcular de acordo com a nova Decisão "Recursos Próprios" (2000/597/CE, Euratom) e com o "método de cálculo" a esta anexado. Logo, o próximo documento de trabalho será apresentado em 2005, quando for orçamentado o resultado do cálculo definitivo da correcção de 2001.

Todos os dados em que se baseia o cálculo definitivo da correcção são apresentados na exposição de motivos do anteprojecto de orçamento rectificativo relevante. A Comissão está a examinar a possibilidade de incluir outros dados.

A nova Decisão "Recursos Próprios", bem como o respectivo documento de trabalho referente ao cálculo da correcção a favor do Reino Unido (o "método de cálculo") que a acompanha, prevê uma margem de simplificação em matéria de orçamentação do resultado do cálculo final da correcção a favor do Reino Unido, o que poderá, por seu turno, simplificar o cálculo final do financiamento da correcção. A Comissão pretende prosseguir nesta via relativamente ao cálculo de 2001, a orçamentar em 2005.

4. O Regulamento Financeiro estipula que a nomenclatura orçamental seja fixada em títulos, capítulos e artigos, no âmbito do processo orçamental. A classificação utilizada, que deve ter em conta características muito heterogéneas dos diferentes tipos de receitas, é desequilibrada e por vezes incoerente. O Tribunal considera que seria conveniente evitar a concentração extrema no Título I (98,3% em 2001), separando os recursos próprios tradicionais dos recursos IVA e PNB e da correcção a favor do Reino Unido. O excedente do exercício anterior (Capítulo 30) deveria dar lugar a um título específico uma vez que não tem nada em comum com os saldos, correcções e restituições relativas aos recursos IVA e PNB nem com a correcção a favor do Reino Unido, que figuram no mesmo título. (Capítulos 31, 32, 33 e 35 - ponto 1.21)

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

Em 2003 foi efectuado um exame pormenorizado da nomenclatura orçamental relativa às receitas. Foram propostas muitas alterações aos Títulos 4, 5 e 6 da parte das receitas. Em princípio estas alterações serão incorporadas no anteprojecto de orçamento rectificativo para 2005.

5. Num determinado número de entrepostos controlados, a frequência dos controlos físicos realizados não atingia os níveis prescritos pelas directivas nacionais. O Tribunal considera que os Estados-Membros poderão sensivelmente melhorar as instruções nacionais relativas ao sistema de controlo dos entrepostos aduaneiros de tal forma que o tipo, âmbito e frequência dos controlos sejam claramente definidos. Deverão igualmente existir instruções que indiquem a que nível dos serviços aduaneiros devem ser tomadas as decisões relativas às modalidades de controlo. Finalmente, os Estados-Membros deviam garantir que os controlos programados são executados. (pontos 1.32/1.36)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

No âmbito do programa "Alfândega 2002" foi elaborado um documento intitulado "inventário dos domínios de controlo". O referido documento fornece às administrações aduaneiras uma lista exaustiva de domínios e sub-domínios de controlo, bem como definições comuns dos métodos de controlo.

As observações do Tribunal sobre os entrepostos aduaneiros foram estudadas conjuntamente com os Estados-Membros, com vista a identificar quaisquer desconformidades com os regulamentos comunitários e assegurar a sua correcção.

A Comissão reconhece que há uma situação desigual em matéria de controlos. No âmbito do programa Alfândega 2007, existem grupos de projecto compostos por peritos aduaneiros e representantes da Comissão a trabalhar no desenvolvimento de um modelo comum de gestão do risco, em formatos normalizados para o intercâmbio de informações sobre controlos e na selecção de categorias de risco (pontos 1.30/1.31/1.35/1.36).

6. Em 2001, como nos anos anteriores, verificaram-se em vários Estados-Membros alguns problemas que afectam o registo da contabilidade B. Na Alemanha, não é actualmente possível confirmar o saldo da contabilidade B, porque a base de dados não permite uma repartição por registo contabilístico. Em Itália, o registo da contabilidade B ainda não é uniforme e podem produzir-se erros de cálculo aos níveis local e regional sem que os controlos os detectem. Encontraram-se também erros de registo na contabilidade B na Bélgica e em França, e alguns relatórios de inspecção da Comissão referiam erros na contabilidade B na Irlanda, Suécia e Finlândia. Estes erros, embora pouco importantes em termos de montantes, revelam deficiências da contabilidade dos recursos próprios no âmbito do regime de trânsito comunitário. (Ponto 1.27)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

A Comissão está a promover a alteração do Regulamento n.º 1150/2000 para melhorar a estrutura do sistema e continuou a prestar grande atenção a esta questão durante as suas inspecções nos Estados-Membros. Estão em curso acções para assegurar que os Estados-Membros corrigem quaisquer deficiências estruturais sistemáticas encontradas. Sempre que necessário, foram emitidas ordens de cobrança.

7. O Tribunal considera que as medidas que se seguem poderão aumentar a eficácia da cooperação administrativa entre os Estados-Membros e a Comissão:

a) o Comité Permanente para a Cooperação Administrativa (SCAC) e o Subcomité Antifraude (SCAF) poderão, sob a orientação da Comissão, desenvolver boas práticas no que se refere ao desenvolvimento de uma estratégia de luta antifraude;

b) a troca de informações entre os Estados-Membros poderá ser facilitada por um novo reforço da acção do VIES na luta contra a fraude, por acordos bilaterais e multilaterais e pela adopção de medidas correctivas, sempre que os Estados-Membros não comunicarem determinadas informações a tempo;

c) poderão criar-se unidades especiais de controlo para se consagrarem a casos específicos de fraude relativa ao IVA, de modo a dar aos Estados-Membros melhores possibilidades de luta contra a fraude; na condição de se integrarem nos CLO ou colaborarem estreitamente com eles e beneficiarem da assistência do OLAF;

d) o âmbito da troca de informações mencionada nos artigos 11º e 12º do Regulamento (CEE) nº 218/92 do Conselho deve ser esclarecido e melhor explicitado; a uniformização das competências e dos recursos dos CLO dos diferentes Estados-Membros permitirá melhorar a eficácia da troca de informações entre os Estados-Membros (ponto 1.54).

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

a) A Comissão, em conjunto com os Estados-Membros, efectuou um exame aprofundado das fraudes ao IVA no comércio intracomunitário e identificou as várias medidas que foram tomadas a nível nacional e que deram os melhores resultados na luta contra as fraudes do tipo "operador fictício". Estas "melhores práticas" baseiam-se numa melhor e mais rápida utilização da assistência mútua e numa adaptação dos sistemas de controlo nacionais, a fim de interromperem as fraudes do tipo "operador fictício".

b) Em 7 de Outubro de 2003 o Conselho adoptou o Regulamento (CE) n.º 1798/2003 relativo à cooperação administrativa no domínio do IVA. Este regulamento intensifica o intercâmbio internacional de informações fora do sistema de VIES para reforçar a luta contra fraude no domínio do IVA.

Além disso, na sua Comunicação ao Conselho e ao Parlamento Europeu relativa ao "Balanço e actualização das prioridades da estratégia em termos de IVA" (COM/2003/614), a Comissão propôs-se substituir o sistema VIES existente por um sistema mais eficaz e mais flexível. A Comissão irá realizar um estudo de viabilidade com vista à criação de novo sistema VIES durante a vigência do programa Fiscalis 2003-2007.

c) A Comissão apoia esta recomendação. A necessidade de unidades especiais de controlo para tratar especificamente das fraudes em matéria de IVA foi abordada em diferentes documentos e relatórios da Comissão. Entretanto, a maioria dos Estados-Membros tem criado unidades antifraude especializadas em fraudes em matéria de IVA.

d) Os artigos 11.º e 12.º do Regulamento do Conselho n.º 218/92/CEE foram revogados pelo artigo 35.º do Regulamento (CE) n.º 1798/2003 do Conselho relativo à cooperação administrativa no domínio do IVA. Por um lado, a informação que os Estados-Membros são obrigados a fornecer à Comissão com a finalidade de avaliar a cooperação administrativa é agora mais ampla e o grau de pormenor dos dados a enviar é decidido através de um procedimento de comitologia. Por outro lado, o novo regulamento inclui um fundamento jurídico claro para que os Estados-Membros transmitam voluntariamente à Comissão informações sobre casos específicos.

Além disso, o Regulamento (CE) n.º 1798/2003 prevê agora um enquadramento jurídico das responsabilidades em matéria de cooperação administrativa, a fim de aliviar a carga de trabalho dos CLO (Serviços Centrais de Ligação).

Em estreita cooperação com os Estados-Membros, a Comissão continuará a trabalhar intensivamente na questão das fraudes em matéria de IVA no âmbito do SCAC e do programa Fiscalis. Será em breve apresentado ao Conselho e ao Parlamento Europeu um novo relatório sobre a utilização do regime de cooperação administrativa na luta contra fraude em matéria de IVA.

No que diz respeito à competência operacional do OLAF no domínio do IVA, a Comissão incluiu tanto no seu Plano de Acção 2001/2003 para a protecção dos interesses financeiros das Comunidades e a luta antifraude, como no seu Programa de trabalho para 2001, uma proposta de Regulamento do Parlamento Europeu e do Conselho destinada a estabelecer um sistema de cooperação entre as autoridades nacionais competentes dos Estados-Membros e a Comissão para a protecção dos interesses financeiros das Comunidades contra as actividades ilegais, incluindo em matéria de IVA e de branqueamento de capitais.

Os serviços da Comissão estão a preparar uma proposta separada, no âmbito do artigo 280.º do Tratado CE, que estabelece medidas específicas para conferir um papel à Comissão na coordenação da cooperação administrativa (ponto 1.53).

8. De Janeiro a Abril de 2001, os montantes mensais dos direitos agrícolas colocados à disposição por França elevaram-se em média a 4,7 milhões de euros. Contudo, em Maio de 2001, aumentaram bruscamente, passando para 10,3 milhões de euros; e mantiveram-se posteriormente neste nível elevado. No conjunto do ano 2001, o aumento foi de 74% em relação a 2000, contrariamente à evolução geral dos direitos de importação. (ponto 1.7)

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

Este ponto foi examinado durante uma inspecção relativa aos recursos próprios tradicionais em 2003, tendo-se constatado que não havia consequências financeiras. Tal deveu-se ao facto de o montante total dos recursos próprios ter sido correctamente disponibilizado apesar de, antes de Maio 2001, a proporção referente aos direitos agrícolas ter sido subestimada.

9. No seu relatório anual relativo ao exercício de 1999, o Tribunal recomendou que se aplicasse aos outros Estados-Membros, e que eventualmente se utilizasse como meio de luta contra a fraude, o método testado em França e em Itália, para comparar as fontes fiscais com as fontes estatísticas. Na sua resposta, a Comissão comprometeu-se a discutir este método com os Estados-Membros.

Na sua recomendação relativa à quitação a dar à Comissão quanto à execução do orçamento geral da União Europeia para o exercício de 1999, o Conselho aceita com interesse a recomendação do Tribunal e propõe que esta questão seja examinada pelo Comité Consultivo dos Recursos Próprios. Embora a Comissão tenha tomado medidas adequadas para manter esse compromisso, os Estados-Membros não puderam chegar a um acordo. O Tribunal recomenda novamente que a Comissão prossiga os seus esforços neste domínio tão importante. (pontos 1.42/1.43/1.44)

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

Este ponto foi discutido em ambas as reuniões do Comité Consultivo dos Recursos Próprios (CCRP) realizadas em 2001. A primeira conclusão, partilhada pela Itália e pela França, foi que, infelizmente, a informação estatística acerca das receitas teóricas do IVA exige um nível de desagregação tão elevado para poder ser útil à definição dos controlos fiscais que existem outros indicadores de risco mais facilmente acessíveis, mais fiáveis e mais fáceis de utilizar. Além disso, os Estados-Membros concluíram que o CCRP não era o local mais adequado para efectuar progressos nesta matéria. No entanto, os resultados continuam a estar disponíveis, podendo ser utilizados sempre que os Estados-Membros considerem que estes constituem elementos úteis para os respectivos sistemas de análise de risco. Além disso, a Comissão suscita sistematicamente esta questão nas visitas de controlo dos recursos próprios IVA, a fim de garantir que as autoridades nacionais têm integralmente em conta as implicações das discrepâncias entre o IVA teórico e o IVA efectivo.

Política agrícola comum

10. No contexto da apreciação da legalidade e regularidade das operações subjacentes, o Tribunal procedeu à auditoria de uma amostragem de 156 operações. Comparou os seus resultados com as inspecções executadas no âmbito do SIGC (Sistema integrado de gestão e de controlo).

O Tribunal considera que os relatórios sobre os resultados da inspecção efectuada no âmbito do SIGC necessitam de ser melhorados e, em especial, deve distinguir-se entre os resultados de controlos baseados nos riscos e controlos aleatórios. (ponto 2.44)

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

Durante 2003 foram organizados três grupos de peritos em matéria de SIGC para debater, entre outras, as questões suscitadas pelo Tribunal. Em 16 de Dezembro de 2003, o Comité FEOGA aprovou diversas alterações significativas ao Regulamento n.º 2419/2001 que, a partir de 2004, aumentarão a confiança e transparência das estatísticas anuais.

Para além destas mudanças regulamentares, foram empreendidos esforços adicionais para assegurar informações estatísticas mais claras e uniformes e uma recolha mais rápida de dados estatísticos relativos às necessidades para 2001 e 2002.

Como é hábito, quaisquer incumprimentos serão considerados, no contexto do apuramento de contas, como um incumprimento da obrigação de fornecer estatísticas adequadas e precisas, sendo visto como um indicador de fragilidade administrativa perante o Fundo, o que poderá implicar um risco financeiro para o Fundo.

Quanto aos regimes de ajudas às terras aráveis, os Estados-Membros devem enviar um relatório que apresentará, nomeadamente, o resultado dos controlos realizados. Para este efeito, a Comissão exige que os Estados-Membros apresentem um relatório em que incluam separadamente os resultados de casos seleccionados numa base de risco e aleatória, com efeitos a partir de 2000, a partir de um questionário criado pelos serviços da Comissão. Quanto aos regimes de prémios aos animais, os Estados Membros não são obrigados a apresentar relatórios sobre os resultados das suas inspecções na forma proposta pelo Tribunal; contudo, a repartição entre controlos aleatórios e controlos baseados no risco foi, como deve ser, analisada regularmente no contexto de auditorias às despesas agrícolas realizadas pelos serviços da Comissão; o objectivo é garantir que a selecção dos agricultores para os controlos no local é representativa, tal como previsto no Regulamento nº 3887/92. Além disso, a legislação SIGC foi reforçada neste aspecto pelo n.º 1 do artigo 19.º do Regulamento n.º 2419/2001, aplicável a partir de 1 de Janeiro de 2002, que prevê que os Estados-Membros "seleccionarão aleatoriamente entre 20 e 25% do número mínimo de agricultores a submeter a controlos no local". Este requisito regulamentar garantirá que as conclusões serão devidamente baseadas nas conclusões de auditorias, em conformidade com as observações do Tribunal (ponto 2.44).

11. A Comissão dispõe de uma base de dados CATS (Clearance Audit Trail System) que contém o conjunto das informações relativas aos pagamentos efectuados em matéria do FEOGA-Garantia nos 15 Estados-Membros durante o exercício anterior. O Tribunal verificou que a maior parte dos dados incluem inúmeras insuficiências. A Comissão deverá tomar as medidas necessárias para tornar a base de dados CATS mais fiável e útil. (ponto 2.47)

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

Serão organizados controlos de qualidade mais rigorosos (por exemplo, relativos à utilização de listas de códigos), que foram inseridos no programa utilizado pelos Estados-Membros para enviar os dados informáticos para a Comissão a partir do exercício financeiro de 2002. Além disso, estão disponíveis programas de controlo específicos para os auditores do FEOGA-Garantia verificarem em profundidade os dados informáticos relativos às suas auditorias.

12. Organismos de certificação: alguns destes organismos foram nomeados tardiamente. Alguns organismos pagadores não cumprem os critérios de aprovação. A Comissão deveria tomar medidas que permitam melhorar esta situação. (pontos 2.53 a 2.55)

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

A Comissão recomendou, em várias ocasiões, que os organismos de certificação sejam nomeados mais perto do início do ano e continuarão a realizar todos os esforços possíveis e razoáveis para assegurar que tal aconteça. Durante a reunião de especialistas em certificação realizada em 18/12/2003, foi solicitado que todas as delegações confirmassem que em 2003 esta recomendação tinha sido seguida, o que veio a verificar-se. Deve recordar-se que, em todos os casos em que o trabalho do organismo de certificação seja por qualquer motivo considerado insuficiente, serão tomadas em consideração as acções apropriadas, incluindo a "disjunção" das contas do organismo pagador. O procedimento de acreditação de novos organismos pagadores também será objecto de um acompanhamento atento.

13. O Tribunal reitera que a Comissão deverá tomar as medidas necessárias para garantir que são aplicadas correcções às deficiências dos sistemas que constituem um risco financeiro para o FEOGA. (ponto 2.71)

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

As correcções financeiras anteriormente aplicadas a imposições suplementares diziam respeito a dois elementos: o montante da imposição não cobrado e os juros calculados para os pagamentos em mora dessa imposição. Recentes acórdãos do Tribunal de Justiça das Comunidades Europeias referem que os Estados-Membros não podem ser obrigados a pagar imposições que não tenham ainda cobrado (em especial, quando as imposições foram contestadas em tribunais nacionais) - ou seja que, se determinados montantes continuam por pagar ou são pagos tardiamente, tal não constitui, por si só, uma infracção às obrigações dos Estados-Membros.

A Comissão chama a atenção para o facto de montantes elevados de imposições não terem sido cobrados se dever essencialmente a acções judiciais intentadas junto dos tribunais nacionais por produtores que se recusam a pagar a imposição.

Além disso, deve recordar-se que a Comissão adoptou um novo regulamento de execução do regime de quotas (Regulamento n.º 1392/2001), que reforça consideravelmente as sanções aplicáveis no caso de irregularidade ou fraude, cumprindo desta forma a recomendação feita pelo Tribunal de Contas.

14. No acompanhamento das suas observações do seu relatório anual de 1997, o Tribunal verifica que a ajuda ao trigo duro ultrapassa largamente o montante necessário para a realização do objectivo de manter os rendimentos dos produtores. Uma reforma da OCM teria permitido economias orçamentais significativas. O Tribunal considera que as suas recomendações precedentes ainda são relevantes. (pontos 2.87 a 2.89)

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

Com a reforma da PAC, decidida pelo Conselho em Junho de 2003, a ajuda específica ao trigo duro será incorporada no pagamento único por exploração (PUE) a partir de 2005 (Regulamento do Conselho n.º 1782/2003). Em conformidade com a análise do Tribunal de Contas sobre o sector do trigo duro e com a avaliação dos peritos independentes, o Conselho decidiu limitar o impacto do pagamento adicional no cálculo do pagamento único por exploração a 291 euros por hectare em 2005 e a 285 euros por hectare a partir de 2006. O regime de ajudas nas zonas não-tradicionais será completamente abolido a partir de 2006.

Para melhorar a produção de trigo duro de qualidade, é introduzida uma ajuda específica de 40 euros por hectare para a produção de certas variedades com melhores critérios de qualidade. Este auxílio é válido para as áreas tradicionais e limitado a uma superfície máxima garantida.

15. Houve insuficiências na prossecução dos objectivos da OCM, que nalguns casos não foram atingidos, tendo algumas das medidas tomadas produzido efeitos imprevistos e indesejáveis. No seu relatório especial, o Tribunal apresenta várias recomendações, nomeadamente definir melhor os objectivos da OCM e reforçar os controlos. Tendo-se a Comissão comprometido a proceder à primeira grande avaliação por alturas de 2004, esta deve assegurar-se do cumprimento do calendário e, em especial, de que sejam avaliadas as sinergias entre as diversas formas de apoio ao sector das bananas. (pontos 2.115 a 2.117)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

O nível de pormenor da definição e quantificação dos objectivos é comparável com o das outras organizações comuns de mercado e será objecto de revisão aprofundada quando a OCM for avaliada nos termos do artigo 32.º do Regulamento (CEE) n.º 404/93.

A avaliação da organização do mercado das bananas está a ser efectuada em 2004. Em 2003 foi lançado um concurso para realização de um estudo de avaliação, estando a assinatura do contrato prevista para Abril de 2004. Os resultados são esperados para os finais de 2004.

Além disso, será instaurado um regime exclusivamente pautal, o mais tardar em 1 de Janeiro de 2006 (n.º 1 do artigo 16.º do Regulamento (CE) n.° 216/2001).

Mais especificamente, falta ainda melhorar os procedimentos aduaneiros de importação ao nível dos Estados-Membros, continuando a Comissão a insistir para que os Estados-Membros alcancem uma solução definitiva para o problema (pontos 2.115. a 2.117).

16. O Tribunal considera igualmente que a Comissão devia reavaliar o apoio susceptível de ser concedido a culturas alternativas às oleaginosas. (ponto 2.123)

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

Com a reforma do PAC, decidida pelo Conselho em Junho de 2003, as oleaginosas bem como outras colheitas aráveis serão abrangidas pelo pagamento único por exploração (PUE) a partir de 2005 (Regulamento do Conselho n.º 1782/2003).

17. O Tribunal identificou algumas deficiências na aplicação da ajuda, mas tentou acima de tudo quantificar o efeito real de incentivo do prémio sobre os métodos de exploração agrícola. O Tribunal considera que o impacto é limitado. Recomenda, por conseguinte, que se avalie a eficiência da ajuda. (ponto 2.127)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

O plano de avaliação da Comissão para 2004 calendariza a avaliação da OCM da carne de bovino para o período desde meados de 2004 até finais de 2006. No essencial, em 2004 será realizado o trabalho preparatório interno. O prémio à extensificação, introduzido pela Agenda 2000 fará parte desta avaliação, apesar de esta medida não se manter. Com a reforma da PAC, decidida pelo Conselho em Junho de 2003, o prémio à extensificação será abrangido pelo pagamento único por exploração (PUE) a partir de 2005 (Regulamento do Conselho n.º 1782/2003)

No que se refere às deficiências na aplicação do sistema de prémios à extensificação, foram detectadas anomalias em diversos Estados-Membros, para as quais foram propostas correcções financeiras no contexto do procedimento de apuramento de contas da Comissão.

18. A Comissão deverá voltar a realizar e verificar um certo número de controlos do SIGC numa base anual e representativa. (ponto 2.44)

Resposta da Comissão:

A Comissão não irá executar esta recomendação.

A Comissão considera que o SIGC permite limitar, em larga medida, a incidência de erros. Por outro lado, tem vindo a aperfeiçoar continuamente o sistema de controlo, mediante a alteração dos regulamentos pertinentes e o incentivo à plena aplicação e ao desenvolvimento dos mesmos nos Estados-Membros. É o caso, por exemplo, da introdução do sistema de identificação dos bovinos e da introdução, até 1 de Janeiro de 2005, de um sistema de identificação geográfica (ponto 2.44.).

A repetição de controlos tem sido, desde há muitos anos, uma parte da rotina de quase todas as visitas de controlo relacionadas com o SIGC, e continua na realidade a constituir uma componente essencial de quaisquer auditorias efectuadas no local pelos serviços da Comissão. Esta situação é mencionada na íntegra nos relatórios de auditoria da Comissão.

Acções estruturais

19. Apesar da criação, juntamente com os Estados-Membros, de um sistema de previsão dos pedidos de pagamento, a estimativa das dotações de pagamento necessárias permanece pouco fiável. Além disso, nos casos em que a informação disponível aconselharia a revisão destas estimativas, nada é feito para actualizar as previsões orçamentais (carta rectificativa, orçamento rectificativo e suplementar). Nestas condições, bem como no caso das dotações de autorização, as previsões orçamentais de dotações de pagamento continuam a estar dissociadas da evolução do processo de adopção das intervenções e do seu progresso. (ponto 3.14)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

Não é nada fácil prever a execução orçamental das dotações de pagamento.

Na sua publicação anual "Análise da execução orçamental dos fundos estruturais", a Comissão tem analisado em grande pormenor a fiabilidade das previsões dos Estados-Membros, o que continuará a ser feito. Na generalidade, os erros notórios verificados nas previsões estão associados a uma tendência para a sobreavaliação dos pagamentos a realizar pelos Estados-Membros.

A Comissão tomou diversas medidas que visam a simplificação das funções de previsão dos Estados-Membros, com base na informação recolhida num inquérito que efectuou junto dos Estados-Membros. Os formulários a transmitir à Comissão foram clarificados e simplificados. Os canais de comunicação foram racionalizados e há agora um ponto único de contacto preferencial para as previsões. São enviados anualmente avisos, agora não somente às representações permanentes dos Estados-Membros, mas igualmente às autoridades que gerem os programas (o que deverá permitir uma melhor e mais rápida difusão da informação e diminuir igualmente a carga administrativa dos Estados-Membros com as previsões). Outros avisos são agora enviados sistematicamente aos Estados-Membros que não enviaram as suas previsões em devido tempo. A Comissão envia actualmente os resultados do exercício de previsão à autoridade orçamental, identificando cada Estado-Membro individualmente, publicando igualmente uma análise exaustiva, para cada Estado-Membro, do historial de desempenho em matéria de previsões, como forma de os pressionar. Assim, nos limites permitidos pelo quadro jurídico existente, a Comissão deu grandes passos no sentido da melhoria das previsões. Contudo, para que todas estas medidas conduzam a melhores previsões, os Estados-Membros terão de melhorar os seus próprios procedimentos.

Apesar de tudo, até agora a capacidade de previsão dos Estados-Membros não melhorou. Em 2002, o desvio das previsões para os programas de 2000-2006 era de 46%. Este desvio aumentou ligeiramente em 2003.

Dada a fraca capacidade de previsão dos Estados-Membros, os últimos orçamentos da Comissão basearam-se mais nas suas próprias previsões, o que permitiu uma melhorar a taxa de execução das dotações de pagamento. Em 2002, também para os programas de 2000-2006, a taxa de execução das dotações de pagamento foi de 91%. Com base nos números preliminares de execução em 2003, esta terá melhorado para 97%.

A Comissão espera que os seus esforços para melhorar o desempenho dos Estados-Membros em termos de previsão dêem frutos a médio prazo, permitindo-lhe ter em conta tal factor no exercício de execução orçamental.

No que respeita às dotações de autorização, a situação é completamente diferente. Os orçamentos foram baseados na programação mais recente disponível e executados com taxas muito perto dos 100%.

A fraca execução, em 2000 e 2001, dos pagamentos a título das intervenções do período 2000-2006 ficou a dever-se principalmente ao seu arranque tardio.

Na Comunicação da Comissão ao Parlamento Europeu e ao Conselho - Evolução da execução orçamental dos Fundos estruturais e, nomeadamente, o RAL (COM(2002) 528 final de 20.9.2002), a Comissão já aprofundou a questão da diferença entre as previsões dos Estados-Membros e a execução e apresentou as perspectivas de pagamentos para o período até 2010.

20. Em comparação com o exercício anterior, a Comissão suprimiu (da sua conta de gestão) as rubricas "lições a tirar" que haviam sido introduzidas no exercício anterior. No entanto, as lacunas de carácter estrutural observadas nos últimos exercícios exigiriam uma análise muito mais aprofundada na óptica de propor melhorias relativamente aos quadros financeiros e orçamentais (perspectivas financeiras, procedimentos de elaboração das previsões de dotações) bem como às disposições de programação e de gestão dos regulamentos das acções estruturais. Teria sido igualmente útil que a Comissão tivesse analisado as suas próprias responsabilidades no que diz respeito aos atrasos no procedimento de programação, às lacunas nas previsões das dotações e à concentração de operações no final do exercício. (pontos 3.18/3.19)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

Quanto aos fundos estruturais, a Comissão indica nos seus anteprojectos de orçamento a metodologia seguida para calcular as dotações orçamentais que propõe. A Comissão realiza igualmente uma ampla análise do desempenho dos Estados-Membros em matéria de previsões na sua publicação anual "Análise da execução orçamental dos fundos estruturais", que analisa igualmente o padrão de distribuição das transacções ao longo do ano, tencionando continuar a proceder desta forma no futuro.

A supressão da coluna "lições a tirar" não dá origem a perda de informação, uma vez que o pormenor das análises continua a constar da conta de gestão.

21. Um dos principais objectivos do novo quadro regulamentar era a aceleração e a simplificação dos procedimentos de programação. Todavia, o exercício de programação, que se desenvolve em várias etapas sucessivas, revelou-se particularmente complexo e difícil de gerir. Caracterizou-se por uma falta de clareza na partilha das responsabilidades entre a Comissão e os Estados-Membros, bem como pela ausência de um quadro de programação preciso e definido antecipadamente. Foram necessárias longas negociações entre os Estados-Membros e a Comissão, sem que no entanto o quadro operacional das intervenções pudesse ser completamente definido. Esta situação explica-se em geral pela persistência de incertezas quanto às responsabilidades da Comissão e dos Estados-Membros e por textos regulamentares que permanecem complexos em matéria de programação, de gestão e de contabilização das despesas. A determinação das zonas elegíveis para as intervenções do Objectivo 2 constitui um exemplo das dificuldades no arranque da fase de programação. O Tribunal recomenda desde já que se tomem as medidas necessárias a fim de preparar atempadamente um quadro adequado para as programações futuras, nomeadamente no âmbito do próximo alargamento. (pontos 3.30, 3.33 e 3.41)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

A Comissão aprovou em Abril de 2003 um pacote de medidas de simplificação da gestão dos programas em curso ("Comunicação sobre a simplificação, clarificação, coordenação e flexibilidade da gestão das políticas estruturais 2000-2006" - C (2003) 1255). Foi possível adoptar estas medidas sem alterações legislativas. Estas incidem sobre a coordenação no domínio da auditoria, a flexibilidade no reembolso de despesas pela Comissão e na aplicação da regra da "anulação de autorizações no ano n+2", a racionalização do processo de revisão intercalar, incluindo a afectação da reserva de eficiência, e a simplificação de procedimentos para a alteração de programas, reuniões, indicadores e requisitos relativos à apresentação de relatórios. As medidas que afectam as rotinas de gestão foram imediatamente postas em prática, estando as restantes a ser aplicadas de acordo com o calendário. Quanto ao controlo financeiro, as medidas específicas incluíram a publicação de um manual de auditoria dos fundos estruturais actualizado em Dezembro de 2003 (para o Fundo Social Europeu foi igualmente lançado um manual de auditoria suplementar), a emissão de orientações em matéria de verificações por amostragem (incluídas nos manuais de auditoria) e o esclarecimento dos requisitos para a manutenção de documentos como elementos da pista de controlo (Regulamento (CE) n.º 2355/2002 que alterou o Regulamento de alteração n.º 438/2001). A Comissão debateu igualmente com os Estados-Membros a celebração dos "contratos de confiança" que permitirão à Comissão diminuir a sua actividade de auditoria no Estado-Membro. Já se iniciaram as negociações relativas aos contratos de confiança com diversos Estados-Membros.

A Comissão espera que as medidas de simplificação ajudem a acelerar a execução dos programas em curso. A este propósito, vale a pena notar o aumento em 2003 dos pagamentos dos fundos estruturais para 2000-06.

Quanto aos novos Estados-Membros, em 2003 a Comissão concluiu a negociação dos principais documentos relativos aos programas 2004-2006 (QCA e Documentos Únicos de Programação para o Objectivo 1). Tal deveria permitir a imediata aprovação formal dos programas após a adesão em Maio de 2004 e o rápido início da sua execução.

Tendo em vista a preparação do novo período dos fundos estruturais que se inicia em 2007, foi publicado em Janeiro de 2003 o segundo relatório de progresso, decorrente do segundo Relatório sobre a coesão económica e social de 2002, tendo-se realizado em Março um seminário com os Estados-Membros. O 3.º Relatório sobre a coesão económica e social, que exporá as grandes linhas das propostas da Comissão para o período futuro, será publicado em Fevereiro de 2004, seguido de um "Fórum da Coesão" a realizar em Maio. A Comissão pretende finalizar em 2004 as suas propostas relativas aos regulamentos que regem o novo período, com o objectivo de ter o quadro legislativo pronto em finais de 2005.

22. Aos problemas de procedimentos de programação, juntaram-se a complexidade dos textos regulamentares relativos às despesas e as constantes incertezas quanto à interpretação de certos elementos fundamentais como a elegibilidade de certas despesas, as taxas de co-financiamento dos investimentos geradores de receitas ou a definição do beneficiário final. (3.32)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

O Regulamento (CE) n.º 1685/2000 respeitante à elegibilidade das despesas no âmbito das operações co-financiadas pelos fundos estruturais foi alterado pelo Regulamento n.º 1145/2003 para esclarecer certos pontos como os encargos bancários nos programas Interreg e o estatuto dos pagamentos a favor de fundos de capital de risco enquanto despesas efectivamente realizadas. Não houve mudanças no que respeita à questão dos adiantamentos de fundos aos beneficiários, depois de os Estados-Membros terem rejeitado a proposta de considerar tais adiantamentos despesas elegíveis aquando do exame do pacote de simplificação (a adopção do Regulamento n.º 1145/2003 foi objecto de um processo perante o Tribunal de Justiça com base em vícios formais e a Comissão irá retirá-lo e relançá-lo em inícios de 2004). Para além da nota de orientação sobre a tomada em consideração das receitas em projectos de infra-estruturas, em Dezembro de 2002 a Comissão actualizou o Guia de análises custos-benefícios dos projectos financiados pelos Fundos Estruturais, Fundo de Coesão e ISPA. Realizou diversas reuniões com autoridades nacionais para melhorar a metodologia de análises custos/benefícios. O Guia expõe os princípios a aplicar nas análises financeiras que servem de base à determinação da taxa de co-financiamento, incluindo as receitas, o valor residual e os descontos. Em Abril de 2003, a Comissão enviou aos Estados-Membros uma nota na qual recordava estes princípios e fixava determinados parâmetros para o cálculo das taxas de co-financiamento.

23. A compartimentação da gestão das acções estruturais entre diferentes serviços da Comissão continuava a tornar difícil o conhecimento da situação global. Além disso, a base de dados comum para os Fundos Estruturais, destinada a permitir o intercâmbio informático de dados não estava ainda operacional quando da negociação dos programas. No final de 2001 continuavam a faltar algumas informações, nomeadamente no que se refere ao IFOP. (ponto 3.37)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

A DG FISH inscreveu as dotações financeiras iniciais do IFOP para 2000-06 na base de dados comum SFC em Julho/Agosto de 2002 e tem, desde então, actualizado esta informação. Contudo, não utiliza o sistema para processar os pedidos de pagamentos. O SFC já produz certos tipos de relatório e executa análises como as do ano "n+2", mas está a ser melhorado e desenvolvido de modo a que possa oferecer outras funcionalidades. Estão a ser criadas as ligações a documentos importantes e é oferecida a possibilidade de assinatura electrónica. Está igualmente a ser desenvolvido um portal para os fundos estruturais, no qual o SFC tem um papel importante. Em 2004 a Comissão definirá as ligações necessárias entre o SFC e a arquitectura do seu novo sistema de contabilidade geral.

24. Os controlos a que os Estados-Membros devem proceder antes da conclusão de cada forma de intervenção do período 1994-1999 constituem um elemento essencial da fiabilidade dos seus sistemas bem como da regularidade dos pedidos de pagamento. Apesar de certas melhorias tendo em vista uma aplicação homogénea das disposições, os sistemas de controlo não permitem ainda garantir que as declarações finais de despesas se apoiam em controlos suficientemente rigorosos e fiáveis. A Comissão procedeu em 2001 ao encerramento de 53 intervenções do período 1994-1996 do Objectivo 2 (das quais 16 do FEDER e 37 do FSE). No final de 2001 restam ainda 53 intervenções em aberto, representando 575 milhões de euros de autorizações por liquidar (das quais 44 do FEDER no valor de 540 milhões de euros e nove do FSE no valor de 35 milhões de euros). Os procedimentos de encerramento aplicados às intervenções do período 1994-1996 do Objectivo 2 e aos projectos do Fundo de Coesão são substancialmente idênticos aos do período anterior. Considerando os encerramentos a ocorrer a partir de 2002, a Comissão deve desde já intensificar as suas iniciativas. Deve nomeadamente garantir uma melhor coordenação da actividade dos seus serviços responsáveis pelas diferentes acções estruturais (pontos 3.62 e 3.81).

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

Em 2003 a Comissão encerrou a maioria dos programas do Objectivo 2 de 1994-96 que continuavam abertos no final de 2001. No final de 2003, somente oito destes programas permaneceram abertos, tanto quanto ao FEDER como ao FSE (cinco do FEDER e três do FSE), representando 70 milhões de euros (66 milhões de euros do FEDER e 4,7 milhões de euros do FSE). Para a maioria dos outros programas do período 1994-99, os Estados-Membros apenas enviaram os documentos necessários ao encerramento mesmo antes do fim do prazo marcado para o final de Março de 2003. No final de 2003, os serviços responsáveis pelos fundos estruturais tinham terminado o exame minucioso destes documentos e o processo de encerramento, procedendo aos pagamentos finais e à anulação das autorizações não utilizadas que representam 41% das autorizações por liquidar existentes no fim de 2002. Os procedimentos aplicados eram comuns a todos os quatro fundos e foram rigorosamente aplicados, tendo sido utilizadas listas de verificação. Quaisquer questões duvidosas foram resolvidas com recurso a consultas entre os quatro departamentos. Em cerca de dois terços dos programas foram solicitados esclarecimentos de questões suscitadas nas declarações de encerramento relativas às auditorias efectuadas antes do encerramento dos programas ou das razões para as reservas apostas as declarações. Houve uma estreita coordenação entre os departamentos responsáveis pelos fundos estruturais e o OLAF, para assegurar que todos os casos de irregularidades comunicados tinham sido esclarecidos. Além disso, os departamentos executaram um grande número de auditorias no local aos programas já encerrados. Quando estas auditorias detectaram deficiências no trabalho de controlo ou quando as próprias declarações de encerramento indicavam a existência de riscos de irregularidades nas despesas declaradas que não podiam ser afastados, a Comissão aplicará correcções financeiras. Estas podem consistir na aplicação de taxas fixas, acordadas por todos os fundos. Em 2004, os departamentos responsáveis pelos fundos estruturais continuarão o trabalho de encerramento e as auditorias aos programas de 1994-99 já encerrados. A Comissão remete para as respostas aos pontos 5.20, 5.21 e 5.54 do relatório de 2002 do Tribunal de Contas (JO C 286 de 28.11.2003, p. 1).

25. Os procedimentos de instrução dos pedidos de pagamento final assumiam sempre a forma de consultas entre serviços, sem que as responsabilidades respectivas tivessem sido clarificadas. O acompanhamento destas observações de controlo continuou a apoiar-se em diversas bases de dados criadas sem coordenação, não podendo a base única anunciada pela Comissão estar operacional antes de 2002. (ponto 3.48)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

Para o encerramento dos programas do período 1994-99, todos os departamentos dos fundos estruturais aplicaram procedimentos comuns rigorosos. Foi adiada a entrada em pleno funcionamento do programa de gestão das auditorias SYSAUDIT que, entre outras coisas, controlará o acompanhamento efectivo. Começará a ser utilizado na primeira parte de 2004. Entretanto, outros departamentos responsáveis pelos fundos estruturais utilizaram outros sistemas para acompanhar os resultados das auditoria; por exemplo, a DG EMPL está a acompanhar todas as suas recomendações sobre os sistemas para os programas de 2000-06 com a seu sistema informatizado de acompanhamento de auditorias GESAUDIT, que desenvolveu em 2002.

26. As disposições regulamentares de gestão e de controlo previstas para o período 2000-2006 foram reforçadas. Contudo, a sua aplicação regista já um atraso importante, as estruturas não estão ainda todas operacionais e o controlo independente das operações efectuadas não começou. O Tribunal detectou, nos pagamentos intermédios, a presença de despesas inelegíveis do mesmo tipo das existentes nos períodos anteriores, o que indica que as regras aplicáveis não são suficientemente conhecidas por todos os intervenientes. Com vista a assegurar-se de que os sistemas de gestão e de controlo estão de acordo com as normas exigidas pela regulamentação, a Comissão deve examinar regularmente o funcionamento destes sistemas. Para tanto que são necessárias visitas no local. No entanto, as DG REGIO e FISH efectuaram um número limitado de visitas em 2001, não tendo a DG EMPL e a DG AGRI realizado nenhuma. Como resultado, a Comissão não dispôs de garantias suficientes sobre a fiabilidade destes sistemas. Em determinados Estados-Membros os procedimentos de controlo da realidade e elegibilidade das despesas apresentam deficiências, nomeadamente a inexistência de controlo de facturas pagas ou de documentos equivalentes. Tal tem por consequência que a declaração de despesas é estabelecida sem garantir que as despesas foram efectivamente suportadas. A Comissão deverá portanto esforçar-se por terminar o mais cedo possível as suas verificações nos Estados-Membros e assegurar-se de que as normas de controlo e as regras de elegibilidade, bem como as sanções por incumprimento, sejam divulgadas e compreendidas a todos os níveis. (pontos 3.66, 3.67 e 3.82)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

Os departamentos responsáveis pelos fundos estruturais estão a continuar as suas auditorias no local aos sistemas de gestão e de controlo que os Estados-Membros criaram para os programas de 2000-06. O número de auditorias realizadas por fundo até ao final de 2003 foi o seguinte:

- FEDER: 37

- FSE: 68

- FEOGA-Orientação: 14

- IFOP: 13 de 16 programas.

Para 2004, a DG REGIO está a planear mais 15 auditorias de sistemas para os programas em curso, enquanto a DG EMPL planeia 40. A DG FISH terminará a sua auditoria de todos os programas do IFOP antes do final de Março de 2004. Em Fevereiro de 2004, a DG AGRI terá auditado programas que representam 41% das despesas do FEOGA-Orientação. Em 2003, a DG REGIO efectuou 10 auditorias aos sistemas necessários para os projectos do Fundo de Coesão nos termos do Regulamento n.º 1386/2002 e tem mais cinco destas auditorias previstas no seu programa de auditoria para 2004.

27. No caso de uma amostra de acções inovadoras e preparatórias em matéria de emprego local, directamente financiadas pela Comissão, verificou-se que os procedimentos de gestão financeira da Comissão não tinham sido suficientemente rigorosos em alguns casos. Além disso, existiu um certo grau de sobreposição entre as várias acções inovadoras e a autorização de alguns projectos, o que não garantiu uma boa relação custo/eficácia para essas acções. (ponto 3.118)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

Foi realizado um esforço significativo no sentido de racionalizar os apoios comunitários a favor do desenvolvimento do emprego local financiados directamente pela Comissão. Assim, a rubrica orçamental B5-503 já não financia novos projectos desde 2003, a fim de evitar a sobreposição entre as acções do artigo 6.º e as medidas preparatórias a favor do emprego local financiadas através desta rubrica em 2001 e 2002.

Em 2003, os esforços da Comissão neste domínio centraram-se sobretudo na troca e divulgação de boas práticas, no desenvolvimento de instrumentos metodológicos e outros, para ajudar todos os intervenientes, e na avaliação temática e por programa das respectivas acções financiadas até agora pela Comissão. A Comissão tem encorajado activamente o desenvolvimento pelos Estados-Membros da dimensão regional e local das suas políticas de emprego no quadro da Estratégia Europeia de Emprego.

No que respeita às acções inovadoras co-financiadas no âmbito do artigo 6.º do FSE, foram lançados convites muito específicos à apresentação de propostas e foi introduzido um sistema rigoroso de selecção e gestão dos projectos. Foi igualmente melhorada a gestão financeira dos projectos e os controlos, incluindo os realizados no local, foram reforçados dentro das limitações dos recursos disponíveis.

28. O Tribunal constata que, de uma forma geral, o seguimento dado pela Comissão às observações formuladas a partir da DAS 1999 foi realizado com mais diligência do que no caso das DAS anteriores. Não obstante, embora as observações do Tribunal revelem frequentemente deficiências na gestão e no controlo que são comuns a vários programas, a Comissão raramente procede a investigações para além das amostras necessariamente limitadas examinadas pelo Tribunal. Nomeadamente, no que toca às intervenções encerradas, a Comissão deverá avaliar a incidência dos erros no conjunto da intervenção e não se limitar a recuperar os financiamentos indevidos relativos unicamente aos casos individuais não contestados. (ponto 3.104)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

Quando os erros detectados pelo Tribunal de Contas indicam claramente a existência de um problema sistemático, a Comissão estende as acções de acompanhamento para além dos casos em que o erro foi encontrado. Os exemplos incluem os contratos públicos em Espanha onde, em 2003, a DG REGIO alargou a sua investigação a outros casos e está a propor uma correcção fixa global para compensar a violação destas regras nos programas de 1994-99, bem como um caso relativo ao FSE em França. Na sequência de uma auditoria realizada pelo Tribunal em 1998, em Paris, relativa a um projecto específico da "Chambre des métiers d'Ile de France", e dos controlos complementares aprofundados subsequentemente levados a cabo pela Comissão junto do Ministério francês do Artesanato e das PME, foi decidido proceder-se a uma correcção financeira líquida no valor de 22 milhões de euros ao DOCUP francês do Objectivo 3, relativa à totalidade do dispositivo em questão (Decisão C (2002) 44 de 21.03.2002).

Políticas internas

29. Relativamente ao programa RTE-T, a Comissão deverá reforçar o quadro jurídico e o enquadramento de controlo (por exemplo, prevendo um sistema de cartas de consignação dos trabalhos entre os Estados-Membros e os beneficiários finais e desenvolvendo e aplicando regras mais precisas no que se refere às despesas elegíveis). A avaliação das propostas deverá ser melhorada recorrendo mais frequentemente a peritos externos e ser documentada de forma mais adequada. Os procedimentos administrativos e os sistemas informáticos deverão ser alterados tomando em conta as exigências específicas do programa RTE-T. As acções concluídas no âmbito do RTE-T deverão ser regularmente objecto de auditorias. (ponto 4.74).

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

Em 2003, a Comissão introduziu uma nova versão da decisão da Comissão que reforçou o papel dos Estados-Membros (controlo, aprovação, acompanhamento, avaliação, etc.) e definiu as responsabilidades de cada interveniente envolvido na utilização da contribuição financeira. A decisão da Comissão será revista outra vez em 2004, para incluir condições mais precisas relativamente às obrigações dos Estados-Membros. A Comissão envia agora formalmente a decisão ao beneficiário final, bem como aos Estados-Membros, e define mais claramente os respectivos papéis.

Foi melhorada a clareza da definição dos trabalhos e estudos. Foi introduzida uma declaração de custos normalizada na nova versão de 2003 da decisão da Comissão, bem como, no âmbito do exame dos procedimentos RTE-T realizado em 2003, um manual RTE-T que será utilizado no início de 2004. Serão desenvolvidas regras mais precisas em relação às obrigações de publicidade utilizando como referência as práticas actuais dos fundos estruturais.

A Comissão está a reflectir sobre o recurso a peritos externos na avaliação dos projectos.

30. A Comissão é incentivada a proteger os interesses financeiros da Comunidade, impondo as sanções previstas no Regulamento do Conselho n.º 2988/95. Para além da recuperação das vantagens indevidamente obtidas, estas sanções devem ser visíveis e incluir medidas administrativas e penalidades proporcionais a fim de serem simultaneamente eficazes e dissuasivas. Estas sanções poderão ser definidas em contratos-tipo ou introduzidas por meio de uma regra sectorial específica. (ponto 4.51)

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

Os contratos do 6.º Programa-Quadro incluem penalidades sob a forma de "indemnizações" (artigo que a seguir se transcreve), a possibilidade de realização de auditorias e inspecções, incluindo através do Tribunal de Contas e disposições específicas relativas à cobrança dos montantes indevidamente pagos.

Indemnizações

Sem prejuízo de outras medidas previstas no presente contrato, os contratantes aceitam que, para proteger os seus interesses financeiros, a Comunidade tem o direito de exigir uma indemnização aos contratantes cuja declaração de custos seja comprovadamente superior aos custos reais e que tenham, consequentemente, recebido uma contribuição financeira injustificada da Comunidade. Tal indemnização é devida juntamente com a restituição da contribuição financeira injustificada pelo contratante.

1. O montante da indemnização será proporcional à diferença entre os custos declarados e os custos reais e à parte injustificada da contribuição da Comunidade. Para calcular as eventuais indemnizações será utilizada a seguinte fórmula:

Indemnização = contribuição financeira injustificada X (diferença entre os custos declarados e os custos reais/total solicitado)

O cálculo das indemnizações só terá em conta o período que corresponde ao pedido de contribuição da Comunidade apresentado pelo contratante para esse período. A indemnização não será calculada em relação à totalidade da contribuição da Comunidade.

2. A Comissão notificará o seu pedido de indemnização ao contratante que considerar responsável pelo pagamento, através de carta registada com aviso de recepção. O contratante dispõe de um período de 30 dias para dar resposta ao pedido da Comunidade.

3. O procedimento de restituição da contribuição financeira injustificada e de pagamento da indemnização será estabelecido em conformidade com o disposto no artigo II.31.

4. A Comissão tem direito a receber uma compensação pela diferença entre os custos declarados e os custos reais revelada após o termo do contrato, de acordo com o disposto nos n.ºs 1 a 6.

5. Estas disposições não prejudicam eventuais sanções administrativas ou financeiras que a Comissão possa impor aos contratantes faltosos em conformidade com o Regulamento Financeiro nem outras medidas civis de reparação que possam estar ao dispor da Comunidade ou de outros contratantes. Além disso, as presentes disposições não excluem o recurso a acções penais que possam ser intentadas pelas autoridades dos Estados-Membros.

6. De acordo com o estabelecido no Regulamento Financeiro, os contratantes declarados culpados de incumprimento grave das suas obrigações contratuais estão sujeitos, além disso, ao pagamento de sanções pecuniárias correspondentes a um valor situado entre 2% e 10% do valor da contribuição financeira da Comunidade recebida pelo contratante em causa. A taxa pode aumentar para 4% a 20% em caso de incumprimento repetido no período de cinco anos a contar do primeiro.

31. Recomenda-se complementar os controlos periódicos no local, realizados pelos funcionários encarregados do controlo das acções RTE-T, com auditorias financeiras e técnicas ex-post. (ponto 4.33)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

Em conformidade com a recomendação do Tribunal, em 2003 os serviços centrais de auditoria financeira da DG TREN examinaram uma amostra de acções RTE-T. Estas auditorias continuarão em 2004. Graças ao aumento dos recursos humanos afectos aos serviços de auditoria financeira e à conclusão de um novo contrato-quadro com uma empresa de auditoria externa, o número de auditorias será ainda maior.

32. Os contratos-tipo para acções de IDT indirectas devem prever que os participantes tenham responsabilidade solidária ilimitada em relação à utilização da contribuição financeira comunitária (com a excepção de participantes como as universidades públicas). (ponto 4.50)

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

Os contratos do 6.º Programa-Quadro incluem o princípio da responsabilidade conjunta dos contratantes que não sejam entidades públicas, nem organizações internacionais, nem organizações relativamente às quais um Estado-Membro ou um Estado Associado se constitui como garante da sua participação. Esta responsabilidade aplica-se a todos os projectos, com excepção dos contratos Marie Curie, das acções específicas para as PME e de algumas acções de apoio específico devidamente justificadas.

Responsabilidade financeira conjunta

1. Em caso de resolução do contrato ou de termo da participação de um contratante nos termos do disposto no artigo II.16 e na ausência de restituição por um contratante do montante por ele devido, compete ao consórcio restituir o montante devido à Comissão.

O montante devido à Comissão não pode ser superior ao valor da contribuição devida ao consórcio de acordo com o artigo 5.º.

2. O montante a reembolsar será repartido entre os restantes contratantes que não os referidos no n.º 3, de acordo com a sua parte percentual do projecto.

Esta repartição basear-se-á na ponderação relativa de todos os contratantes não excluídos pelo n.º 3, tendo em conta a parte que lhes corresponde nos custos provisórios indicados no Anexo I em caso de reembolso de um pré-financiamento e na sua parte dos custos certificados aceites em caso de reembolso de um pagamento.

Os montantes exigidos a um contratante não devem ser superiores à contribuição que o mesmo tem direito a receber de acordo com as taxas de reembolso aplicáveis. O montante que um contratante tem direito a receber baseia-se nos custos provisórios indicados no Anexo I em caso de reembolso de um pré-financiamento e nos seus custos certificados aceites pela Comissão em caso de reembolso de um pagamento liquidado.

3. O disposto nos n.ºs 1 e 2 não é aplicável quando o contratante faltoso for um organismo público, uma organização internacional ou um contratante cuja participação na acção indirecta seja garantida por um Estado-Membro ou um Estado Associado.

4. O consórcio não é conjuntamente responsável por:

a) montantes devidos por um contratante faltoso relativos a um incumprimento descoberto após a data de execução final;

b) indemnizações devidas por um contratante nos termos do disposto no artigo II.30;

c) sanções referidas no artigo II.30 aplicadas a um contratante faltoso.

33. Devem intensificar-se os esforços para recuperar os fundos comunitários indevidamente pagos aos beneficiários, especialmente no que se refere às DG RTD, INFSO e TREN. (ponto 4.76).

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

O Artigo 73.º do novo Regulamento Financeiro introduziu um mecanismo de compensação que facilita a cobrança dos montantes pagos em excesso. Além disso, foram reforçadas a nível da Comissão as obrigações em matéria de produção de relatórios relativos à situação dos processos de cobrança. A aplicação destes procedimentos foi efectuada nas diferentes Direcções-Gerais em função da sua organização.

Quanto à DG INFSO, foi desenvolvido um instrumento específico que facilita a aplicação dos resultados das auditorias.

Na DG TREN o procedimento de acompanhamento da cobrança dos fundos pagos em excesso foi reforçado e a sequência dada às auditorias é agora um indicador de desempenho regularmente controlado.

Em Fevereiro de 2003, a DG RTD criou na unidade financeira central um serviço de apoio ("help desk") em matéria de ordens de cobrança.

As principais tarefas atribuídas a este "help desk" são:

- a animação de uma rede de funcionários de ligação em matéria de ordens de cobrança;

- a emissão de orientações em matéria de ordens de cobrança e a sua actualização; (http://intranet-rtd/services/ f_procedures-ordres-recouvrements_fr.shtml)

- a prestação de apoio, em complemento das acções de formação organizadas pela DG BUDG;

- a elaboração de relatórios sobre as ordens de cobrança mas igualmente sobre os RAL potencialmente anómalos, a fim de evitar possíveis atrasos na emissão de ordens de cobrança (incluindo acções específicas).

A DG RTD produz um painel mensal de avaliação financeira, disponível na Intranet da DG, que inclui as ordens de cobrança pendentes (http://intranet-rtd/politique/ ics12_fr.shtml).

Quanto à prevenção, pode mencionar-se que, para além das medidas existentes, como a verificação da situação legal e financeira dos contratantes e, quando necessário, do recurso a garantias financeiras, o 6.º Programa-Quadro introduziu as seguintes medidas:

- a responsabilidade conjunta dos contratantes;

- a certificação das contas;

- um novo esquema de pré-financiamento (pagamento de pré-financiamentos periodicamente adaptados aos custos reais durante a duração do projecto).

34. No seu relatório especial n.º 2/2002 (Sócrates e Juventude para a Europa), o Tribunal fez um determinado número de recomendações no sentido de melhorar a gestão destes programas, que deverão ser tidas em consideração. As recomendações incluem a substituição do GAT por uma agência comunitária, definindo claramente a relação entre a Comissão e as autoridades nacionais, melhorando o controlo e o acompanhamento a todos os níveis e proporcionando avaliações efectivas e atempadas. (ponto 4.77)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

A Comissão confirma que prevê substituir o GAT provisório que a assiste na gestão dos programas Sócrates II e Juventude por uma agência executiva: está prevista a adopção em 2004 da decisão de criação da agência, que deverá estar operacional em 2005. Esta agência deverá assegurar a gestão de certos aspectos centralizados dos programas no domínio da educação e da cultura.

A Comissão confirma que a entrada em vigor dos novos programas Sócrates II e Juventude proporcionou o reforço do mecanismo de recurso às redes de agências nacionais no quadro da gestão dos aspectos descentralizados destes programas; em especial, estas melhorias implicam uma clarificação das responsabilidades respectivas da Comissão e dos Estados-Membros no funcionamento das agências (recursos a pôr à disposição das agências e funções a desempenhar por estas).

A Comissão pretende reforçar o acompanhamento e controlo da execução dos programas no domínio da educação e da cultura (nomeadamente Sócrates II e Juventude). Em especial, foi lançado em finais de 2001 um concurso para dispor da assistência de empresas de auditoria que lhe permitirá aumentar a sua actividade de controlo: as convenções auditadas passarão de 50 em 2002 para cerca de 200 em 2003.

O programa de trabalho da Comissão prevê a adopção em 2004 de relatórios de avaliação intercalar dos dois programas Sócrates II e Juventude (2000-2006).

35. A Comissão deverá esforçar-se por uma execução homogénea do programa RTE-T aplicando as mesmas disposições a todos os beneficiários no conjunto dos Estados-Membros. Deverá consolidar-se o enquadramento jurídico do programa RTE-T a fim de reforçar a protecção dos interesses financeiros da Comunidade. Na ausência de contratos com os beneficiários finais, os Estados-Membros podem recorrer a um sistema de cartas de consignação dos trabalhos com base num quadro definido pela Comissão. Este sistema, que implica uma aceitação escrita do beneficiário, definiria as modalidades da ajuda e sensibilizaria assim os beneficiários para as exigências específicas a respeitar quando da execução da acção. (ponto 4.31)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

Desde 2002, a Comissão notifica a sua decisão directamente ao Estado-Membro e ao beneficiário. Para uma execução homogénea do programa, as decisões de 2003 foram agrupadas num único documento completo "Funções e responsabilidades dos Estados-Membros e dos beneficiários finais" (Anexo I com a parte técnica e Anexo II com as modalidades de execução). No contexto do reforço do papel dos Estados-Membros, e para evitar o risco de diluição de responsabilidades decorrentes de vários sub-acordos, não deve ser considerado necessário um contrato separado (no qual os Estados-Membros não são partes) nem cartas de consignação dos trabalhos.

A notificação das decisões aos Estados-Membros e aos beneficiários finais estipula os respectivos direitos e obrigações. Neste quadro jurídico contratual, a nova decisão da Comissão para 2003 estipula igualmente que qualquer modificação, redução, suspensão ou cancelamento substancial da decisão da Comissão deve ser antecipadamente notificada aos beneficiários finais e aos Estados-Membros. Foi elaborado um manual que contribuirá para esclarecer o quadro jurídico do programa RTE-T e as obrigações dos Estados-Membros e dos beneficiários finais.

36. A DG TREN devia aplicar rigorosamente os critérios de elegibilidade em relação às propostas (em especial no que diz respeito às datas de recepção); reforçar o processo de avaliação através de uma maior utilização de peritos externos, e documentar devidamente todos os controlos efectuados. (ponto 4.35)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

A integração dos procedimentos RTE-T específicos no manual oficial de procedimentos esclareceu os requisitos referentes à documentação necessária ao processo de avaliação e decisão.

Desde 2003, a Comissão recorre a um convite à apresentação de propostas com prazos vinculativos. A Comissão está a reflectir sobre o recurso a peritos externos na avaliação dos projectos.

37. A migração das bases de dados actuais para o sistema informático central da DG TREN deverá efectuar-se o mais rapidamente possível, tendo em consideração as necessidades específicas das RTE-T. Entretanto, devem encontrar-se soluções quanto à forma de desempenhar as funções-chave em matéria de gestão de propostas, de contratos e/ou de projectos, ainda não integrados nos sistemas informáticos actuais ou apenas em parte. (ponto 4.36)

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

A integração das RTE-T no sistema central de gestão de projectos da DG TREN está concluída.

38. A fim de respeitar as normas de controlo interno da Comissão, convida-se igualmente a DG TREN a aplicar os procedimentos aprovados pelo seu Director-Geral e a modificá-los se necessário a fim de ter em conta os procedimentos de gestão do programa RTE-T em vigor. Seria conveniente em seguida actualizar os procedimentos operacionais. (ponto 4.34)

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

Os procedimentos específicos para as RTE-T foram incorporados no manual de procedimentos, foram aplicados em 2003 e são regularmente actualizados.

39. A fim de reduzir o risco de os beneficiários finais declararem, intencionalmente ou não, despesas não elegíveis e de permitir uma gestão financeira mais rigorosa e mais eficaz das acções indirectas de IDT pelos serviços da Comissão, recomenda-se uma simplificação em profundidade do sistema de reembolso das despesas no 6.º Programa-Quadro (2002-2006). O sistema em três eixos (AC, FC e FF) deverá ser substituído por um sistema único e as 10 categorias de despesas deverão ser reduzidas a três (isto é, despesas de pessoal, custos de coordenação e custos específicos) com uma utilização mais alargada de taxas pré-definidas (ponto 4.47).

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

A acção está terminada. Dado que a proposta do Tribunal de Contas não foi aprovada pelo Conselho e pelo Parlamento Europeu, a recomendação não foi seguida. Pelo contrário, foram introduzidos outros elementos de simplificação nos contratos-tipo do 6.º Programa-Quadro, incluindo a supressão das categorias de custos, a utilização dos sistemas contabilísticos dos participantes, a certificação dos custos por auditores externos e a simplificação e a coerência nos modelos de custos e na sua aplicação.

Acções externas

40. Essas evoluções (o valor acumulado das autorizações por liquidar (RAL) com cinco anos e mais aumentou de 933,9 milhões de euros no final de 1998 para 1589,6 milhões de euros no final de 2001) sublinham a necessidade de acompanhar em permanência as RAL a fim de as conter. É importante que a Comissão se dote de meios que lhe permitam dispor de informações contabilísticas e de gestão fiáveis e completas que facilitem os actos de gestão relativos às acções financiadas. Estas informações deverão permitir-lhe efectuar análises aprofundadas da evolução das autorizações por liquidar e da natureza dos pagamentos efectuados (adiantamentos ou outros), a fim de comparar o ritmo de pagamento das ajudas com a sua execução no terreno. (ponto 5.10)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

Durante os anos de 2002 e 2003, a AIDCO tentou de forma consistente proceder ao exame sistemático das autorizações antigas e pendentes, tendo em cada ano acrescentado um novo exercício orçamental à revisão (o último foi o exercício de 1997, acrescentado em 2003 ao processo de revisão). O sistema de acompanhamento dos resultados deste exame (com quadros em formato Excel na Intranet da DG AIDCO), estabelecido em 2000, foi mantido em funcionamento e os quadros actualizados periodicamente. Em 2003, foram tomadas medidas para integrar completamente este sistema de controlo e elaboração de relatórios sobre as autorizações antigas e pendentes na base de dados CRIS, que é o instrumento geral de gestão dos auxílios externos. Tal facilitará, nomeadamente, a elaboração de relatórios sobre as autorizações antigas e pendentes por parte das delegações. Foram realizadas a análise e programação necessárias, estando agora a nova aplicação a ser objecto de ensaios, a fim de estar operacional na primeira metade de 2004.

Com a entrada em funcionamento do CRIS desde o início de 2003, passou a estar disponível uma única base de dados que regista a informação financeira e contratual sobre os projectos, tornando-se assim possível lançar uma revisão interna mais bem direccionada em 2003. Esta visava especificamente as autorizações subexecutadas (mesmo que formalmente não estejam pendentes nem sejam antigas), com montantes reduzidos ou com ritmos de pagamento lentos ou com baixa taxa de pagamentos. As autorizações identificadas foram analisadas ao mais alto nível e foram decididas medidas correctivas, desde a aceleração das medidas, até à redução de actividades ou ao encerramento de programas.

No que respeita à análise baseada na natureza dos pagamentos efectuados, a conformidade do sistema de contabilidade com as novas disposições do artigo 81.º do novo Regulamento Financeiro em vigor desde 2003 permitirá incorporar, de forma automatizada e sistemática, os critérios de pré-financiamento não apurados como critérios de avaliação do risco.

Quanto ao controlo do progresso da execução no terreno, o CRIS já tem um módulo que permite o controlo regular dos projectos. Em 2004, este módulo será alargado para incluir igualmente os programas sectoriais e as operações de apoio orçamental. Além disso, em 2004 a Comissão introduziu um novo módulo para gestão dos ciclos dos projectos, planeamento financeiro e previsão. Este módulo permitirá o registo das fases essenciais e a comparação entre as previsões e a execução real.

41. A Comissão deverá tratar rapidamente esta questão para garantir a definição de programas de auditoria sistemáticos, incluindo uma definição clara das responsabilidades necessárias no seio da Comissão para que as conclusões dos relatórios de auditoria sejam acompanhadas da aplicação de medidas relevantes. (ponto 5.21)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

Em Dezembro de 2002, o EuropeAid adoptou um programa de auditoria para o exercício orçamental de 2003, incluindo auditorias executadas sob a supervisão directa da sede e das delegações. Este programa de auditoria foi rigorosamente acompanhado durante a sua execução. O segundo programa, referente ao exercício orçamental de 2004, foi adoptado em Dezembro de 2003 com base numa avaliação do risco.

Está claramente definido que a sequência a dar aos relatórios de auditoria é da responsabilidade dos gestores orçamentais e dos gestores orçamentais subdelegados.

Desde o início da reforma que a DG RELEX estabelece sistematicamente um programa anual de auditoria interna, programa que, nomeadamente, se concentrou na auditoria do serviço externo unificado durante o primeiro semestre de 2002. No quadro do acompanhamento da reforma administrativa e, nomeadamente, da norma de controlo interno n.º 21, todos os relatórios de auditoria são registados e é dada a devida sequência às observações e recomendações através de planos de acção.

42. O Tribunal recomenda que:

a Comissão tome medidas adicionais para garantir que as organizações responsáveis pela gestão dos fundos comunitários reforcem os seus sistemas de controlo interno, em particular a fim de garantir a adequação dos documentos comprovativos e dos seus procedimentos de adjudicação de contratos. A Comissão deverá definir de forma mais pormenorizada as normas mínimas necessárias;

- a Comissão tome as medidas necessárias para garantir a realização de análises e auditorias necessárias pelos seus serviços, ou em seu nome, de forma a poder avaliar se os procedimentos de controlo interno utilizados pelos seus parceiros responsáveis pela execução são adequados e, se necessário, para tomar as medidas correctivas; (ponto 5.50)

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

No domínio da ajuda humanitária, as organizações que manuseiam fundos da UE assinaram uma convenção-quadro de parceria redigida após consulta de todas as partes interessadas. Aquela estipula os padrões mínimos, nomeadamente no que respeita à documentação de apoio e procedimentos de adjudicação de contratos, que as organizações devem respeitar. Tendo em conta a reforma e em conformidade com o novo Regulamento Financeiro e normas de execução, em 2003 foi aprovada uma nova convenção-quadro de parceria, que está agora a ser aplicada. Quanto aos procedimentos de adjudicação de contratos, a nova convenção-quadro de parceria, nomeadamente o seu Anexo V, adoptado pela Comissão em 28 de Outubro de 2003 com base no n.º 2 do artigo 238.º das normas de execução do Regulamento Financeiro, reforça a obrigação de as organizações de apoio humanitário respeitarem procedimentos normalizados de adjudicação e inclui orientações para a redacção dos cadernos de encargos, respeitando as melhores práticas internacionais. A Comissão exercerá os seus poderes de controlo, com verificações documentais e no local, a fim de verificar a conformidade dos procedimentos de contratação das organizações humanitárias e da sua aplicação (ponto 1.3.4, Anexo V da convenção-quadro de parceria).

O ECHO realiza um grande número de inspecções e controlos, tanto na fase de avaliação de cada operação pelos seus assistentes técnicos, como na avaliação pelos seus serviços operacionais e financeiros, como ainda pelo gestor orçamental subdelegado, bem como na fase de liquidação pela unidade financeira. Os funcionários do ECHO procederam a um número significativo de auditorias nos últimos anos. Em Junho de 2002, na sequência de um grande concurso público, o ECHO contratou uma empresa externa para realizar auditorias, cujo número aumentou substancialmente em 2002 e 2003. Assim, em 2003 foram realizadas 96 auditorias nas instalações de parceiros do ECHO, estando 44 auditorias em curso em estado avançado e foram terminadas 16 auditorias no terreno, estando outras 13 em curso. As auditorias incidem nos sistemas de verificação e controlo interno estabelecidos pelos parceiros do ECHO e verificam a documentação justificativa dos custos financiados pelo ECHO. Desta forma, espera-se que todos os parceiros sejam objecto de auditorias de 2 em 2 anos. Além disso, os recursos humanos consagrados à auditoria triplicaram.

43. Embora, neste momento, o sistema de acompanhamento possa assinalar as deficiências dos projectos, necessita ainda de ser aperfeiçoado para poder analisar as causas subjacentes. Além disso, a Comissão deverá avaliar regularmente a qualidade, o rendimento e a metodologia do sistema de acompanhamento (ponto 5.77).

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

1. 1. O sistema de acompanhamento dos resultados (ROM) fornece em tempo real uma perspectiva geral independente do progresso e do sucesso provável dos projectos. As causas subjacentes ao seu sucesso ou fracasso são analisadas em profundidade através de avaliações. Os dois instrumentos (de avaliação e de acompanhamento) são distintos, mas complementam-se e reforçam-se mutuamente.

2. A Comissão criou uma unidade de coordenação cujas tarefas incluem o controlo de qualidade e o desenvolvimento de metodologias. Como previsto, os trabalhos começaram a avaliar a utilidade do sistema (questionários a utilizadores).

44. O Tribunal recomenda que: - seja determinada de forma mais clara a mais valia das intervenções da União Europeia em comparação com o Banco Mundial e o Fundo Monetário Internacional;

- se considere uma abordagem mais harmonizada entre a AMF e as FAE, para que os países em situações semelhantes sejam tratados de forma idêntica;

- a tomada de decisões por parte da Comissão para as várias fases da gestão da assistência macroeconómica deve ser mais transparente, e em especial a Comissão deve documentar a sua justificação para a dispensa de condições;

- o acompanhamento por parte da Comissão da qualidade da gestão financeira nos países beneficiários seja consideravelmente melhorado e implique todas as DG relevantes;

- se conceda maior prioridade à realização de avaliações (ponto 5.85).

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

Efectuam-se esforços sistemáticos para garantir uma adequada complementaridade com os programas das IBW (Instituições de Bretton Woods); neste contexto, a DG ECFIN e o AIDCO organizam consultas regulares com as IBW;

DG ECFIN está a aplicar a avaliação a priori sistemática, para que em cada operação de AMF se avaliem as necessidades financeiras residuais dos países beneficiários. Os aspectos de complementaridade com os programas das IBW tornam-se agora sistematicamente parte deste exercício de avaliação a priori.

Dentro dos limites resultantes da especificidade dos vários instrumentos e das diferentes bases jurídicas, a Comissão concorda com a necessidade de criar uma abordagem mais harmonizada entre a AMF e a FAE. Neste contexto está a ser preparado um manual que define orientações harmonizadas para a assistência orçamental aos países terceiros;

As formas de melhorar a cooperação entre as DG directamente interessadas estão a ser estudadas no contexto de um grupo interserviços ad hoc;

- A Comissão garantirá, em todos os casos, que as razões para a dispensa de condições sejam adequadamente documentadas; (relatórios de missões no país beneficiário, análise dos condicionalismos incluídos no protocolo de acordo e resultados da consulta do CEF);

- Está disponível um primeiro projecto de manual da AMF incluindo uma descrição do circuito financeiro da DG ECFIN e dos outros serviços da Comissão, que será terminado em breve.

- Em Dezembro de 2003, foi adjudicado à Deloitte um contrato-quadro de quatro anos para assistência à execução de avaliações operacionais que visam a verificação da fiabilidade dos circuitos e controlos financeiros relativos à AMF nos países beneficiários. As missões operacionais terão início em breve;

- A correcção das deficiências detectadas nestas avaliações operacionais poderia ser incluída como condição ou como indicador de controlo nos diferentes protocolos de acordo;

- Os resultados das avaliações operacionais serão igualmente comunicados à DG RELEX e ao AIDCO;

- As disposições relativas à prevenção de fraudes são actualmente incluídas em cada proposta da Comissão de decisão do Conselho;

- Cada protocolo de acordo que concede AMF contém agora uma cláusula de auditoria e de reembolso;

- Os resultados destes exercícios também serão em devido tempo debatidos com as IBW no contexto de programas destinados a fazer face às dificuldades dos países beneficiários no domínio da gestão financeira.

- Uma maior importância a dar à avaliação já faz parte da reforma geral. Está prevista, a partir de 2003, a realização de avaliações de programas seleccionados de AMF e todas as FAE aprovadas desde 2000 incluem disposições financeiras para uma avaliação final independente (ponto 5.85).

- Na sequência de um concurso lançado em 2003, vai iniciar-se, com o auxílio de uma empresa especializada, uma avaliação a posteriori relativa à AMF para a Arménia no primeiro trimestre de 2004;

- Em 2004 será lançado um concurso para seleccionar um consultor que realizará avaliações a posteriori para outros programas de AMF no âmbito de um contrato-quadro de três anos;

- Os relatórios finais destas avaliações serão comunicados igualmente à DG RELEX e ao AIDCO.

45. No entanto, as delegações deverão dispor de tempo suficiente para darem a sua opinião sobre as propostas apresentadas pelas ONG. A Comissão deverá igualmente analisar procedimentos alternativos para reduzir o período que decorre entre a apresentação das propostas das ONG e a assinatura dos contratos. (ponto 5.78)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

A Comissão agradece as observações do Tribunal relativas às acções empreendidas. O processo de consulta envolverá as delegações; será atribuído um prazo suficiente para os comentários das delegações (ponto 5.78).

46. A Comissão deveria ponderar a hipótese de uma grande parte do trabalho de avaliação ser efectuado nas delegações, com base em instruções e orientações claras dadas pelos serviços centrais e sujeito a um controlo posterior. (ponto 5.75)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

Os procedimentos existentes prevêem a participação activa das delegações na avaliação das propostas e a Comissão assegurará que as propostas sejam recebidas a tempo de serem avaliadas.

47. Deverá ser desenvolvido um sistema de informação e gestão que inclua dados acerca dos peritos e dos contratantes (ponto 5.67). (ponto 5.67)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

Os dados sobre os contratantes e os peritos individuais estão já registados num ficheiro CRIS especial chamado "Operadores". O AIDCO pretende continuar a registar os contratantes e os peritos individuais neste ficheiro, porque a informação sobre empresas ou indivíduos é frequentemente necessária mesmo que não venha a ser celebrado um contrato (por exemplo, empresas que se candidatam a um concurso). A fim de se adequar à modernização do sistema de contabilidade da Comissão, o sistema local de informação do EuropeAid (CRIS) utilizará um sistema de transferência de dados dos "Operadores" para o ICON-DB. É óbvio que o EuropeAid quer adaptar os seus sistemas locais aos requisitos do projecto ABAC.

Alargamento

48. Quando a Comissão assegura o acompanhamento quanto às condições necessárias para uma gestão descentralizada, deverá garantir que as insuficiências identificadas pelo Tribunal estão suficientemente cobertas. A Comissão deverá ainda examinar se os aspectos mencionados nos seus próprios relatórios de auditoria são rectificados (ponto 6.31).

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

Após a publicação do relatório anual de 2001 do Tribunal, a Comissão insistiu junto dos países candidatos para que as recomendações pertinentes do Tribunal sejam tomadas em consideração. Além disso, teve início em 2003 um programa de auditoria da adequação dos sistemas. Este inclui, nomeadamente, tanto as recomendações do Tribunal como as anteriormente formuladas pela Comissão.

A Comissão também deu resposta às deficiências identificadas pelo Tribunal com uma série de acções destinadas a facilitar a execução de programas e orientar e assistir os funcionários dos países candidatos (por exemplo, a alteração do Regulamento da Comissão n.º 2759/99 no que se refere ao âmbito das medidas de formação, a assistência na preparação dos comités de acompanhamento, o convite à apresentação de sugestões para facilitar a execução do programa Sapard, a resposta a muitos pedidos de partes interessadas em quaisquer aspectos do Sapard, o aconselhamento sobre gestão financeira, etc.).

A competência dos funcionários afectados à gestão do programa Sapard é igualmente avaliada nas missões de auditoria, tanto a priori como a posteriori, através da realização de entrevistas, de formações destinadas aos funcionários, e da recolha dos CV e das descrições de funções.

Despesas administrativas

49. A apresentação das demonstrações financeiras dos organismos descentralizados deverá ser objecto de uma harmonização. Deverá ter igualmente em conta a sua especificidade, a fim de realçar melhor o seu resultado económico. (ponto 7.26)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

O Regulamento Financeiro aplicável a partir de 1 de Janeiro de 2003 alargou o âmbito da consolidação ao incluir os "organismos criados pelas Comunidades dotados de personalidade jurídica e que recebem efectivamente subvenções a cargo do orçamento" e determina que estes devem aplicar as mesmas regras de contabilidade das instituições, de forma a que as suas contas possam ser consolidadas com as da Comissão, o mais tardar no exercício orçamental de 2005, nos termos das disposições transitórias do regulamento. Para esse efeito, o contabilista da Comissão aprovará as regras e os métodos contabilísticos, bem como o plano de contabilidade harmonizado a adoptar por todas as instituições, serviços e organismos descentralizados. Será então efectuada uma harmonização da apresentação das demonstrações financeiras.

No âmbito deste processo, realizou-se, em de Outubro 2002, uma reunião de dois dias em Bruxelas entre a Comissão e representantes dos organismos, para explicar o projecto de modernização do sistema de contabilidade, seguida de uma segunda reunião em Lisboa, na Primavera de 2003, que destacou as vantagens da reforma da contabilidade. Em Dezembro de 2003 foi realizada uma última reunião, que forneceu a estes organismos um ponto da situação do projecto. Estas reuniões permitem aos organismos expor as suas necessidades e questões relativas aos requisitos do Regulamento Financeiro.

Os organismos contribuem ainda directamente para o projecto de modernização com dois representantes no Comité de Normas de Contabilidade.

50. Os esforços já empreendidos para uma apresentação mais homogénea das contas das Escolas deveriam ser prosseguidos a fim de tornar a sua consolidação menos difícil. O plano contabilístico das Escolas não prevê qualquer conta de imobilização e os bens sujeitos a inventário não se encontram registados na contabilidade geral: as imobilizações não são incluídas nos balanços individuais das Escolas ou do Gabinete. No seu relatório relativo ao exercício de 2000, tinham sido postas em evidência lacunas no teor dos inventários. (ponto 7.34)

Resposta da Comissão:

A Comissão está a executar esta recomendação.

Na sequência das recomendações do Tribunal, foram realizados progressos na harmonização da apresentação das contas das Escolas. Não obstante, dar-se-á maior atenção, aquando da elaboração do balanço, à classificação dos activos nas contas orçamentais e extra-orçamentais.

Igualmente na sequência das observações do Tribunal, o Gabinete solicitou que as Escolas tomem em consideração os valores do imobilizado nos seus balanços. Esta recomendação foi, em princípio, seguida por todas as Escolas.

Nas diferentes reuniões dos Conselhos de Administração em que a Comissão participa, esta solicita sempre um ponto de situação do inventário e incita as Escolas a agir. Graças a isto, neste momento a maioria das Escolas Europeias respeita os desejos expressos pelo Tribunal de Contas, prosseguindo a acção de incitamento.

Instrumentos financeiros

51. Uma vez que não se fixaram objectivos definidos, é especialmente importante que os relatórios sobre a execução do mecanismo e sobre o emprego e criação de postos de trabalho sejam fiáveis, que os números indicados estejam correctos e que o mecanismo seja compatível com outros geridos pelo FEI e que funcionam paralelamente.

As informações relativas às autorizações e às transferências efectuadas pelo FEI destinadas a investimentos em fundos de capital de risco estão disponíveis em relação a todo o exercício "n" durante o primeiro trimestre do exercício seguinte ("n+1"). Por outro lado, as informações apresentadas pelas PME relativas ao exercício "n" são transmitidas à Comissão, através dos fundos de capital de risco e ao FEI, no terceiro trimestre. A Comissão considera razoável manter os prazos existentes, caso contrário obrigaria as PME a alterar o ciclo de informações financeiras ou a enviar um relatório em duas partes. O Tribunal salienta que a autoridade orçamental não é informada sobre o desenvolvimento do mecanismo quando são tomadas as decisões orçamentais, no exercício "n+1". (pontos 8.14/8.15)

Resposta da Comissão:

Esta recomendação já foi executada.

Tal como o Tribunal, a Comissão e o FEI atribuem uma grande importância à fiabilidade dos números fornecidos, no que diz respeito à execução do mecanismo. Os números relativos às autorizações, assinatura de contratos, saques e reembolsos são verificados pelo FEI e acompanhados pela Comissão.

A Comissão considera que a recolha e a análise de dados estatísticos incluindo o emprego são abordadas de melhor forma no contexto da avaliação. De acordo com a decisão do Conselho, foi recentemente efectuada uma avaliação a posteriori.

Por forma a acelerar a comunicação dos dados estatísticos, os serviços da Comissão tomaram as seguintes medidas:

Em relação ao MTE - Apoio ao Arranque, a partir de 2002 o FEI fornecerá informação sobre a situação do emprego em 30 Junho do ano "n". Este requisito será aplicado aos fundos de capital de risco recentemente aprovados através de uma carta anexa.

Em relação ao Mecanismo de garantia a favor das PME (garantia de empréstimos), a informação sobre o número de empregados e sobre o número esperado de empregados dentro de um e dois anos será fornecida pelo FEI em 31 de Outubro do ano "n", baseada em dados de 30 de Junho do ano "n", conforme comunicado pelos intermediários na data da inclusão.

Até à entrada em vigor do novo acordo fiduciário e de gestão, o FEI prestava informações sobre as autorizações e os saques duas vezes por ano. Nos termos do novo acordo-quadro, a informação será prestada quatro vezes por ano. (pontos 8.14/8.15).

Em relação à apresentação de relatórios da Comissão ao Parlamento Europeu, deve notar-se que, desde o último trimestre de 2001 e durante todo o período de vigência das autorizações, os serviços da Comissão apresentam relatórios trimestrais ao relator do Parlamento Europeu. Estes relatórios são apresentados em complemento dos relatórios a apresentar à autoridade orçamental nos termos da base jurídica. Estes contêm dados financeiros e estatísticos essenciais (emprego e distribuição geográfica).

Os serviços responsáveis da Comissão consideram que, com estas acções, as recomendações do Tribunal foram executadas.

52. O Tribunal está consciente das dificuldades inerentes à aplicação dos mecanismos objecto de auditoria. De