[pic] | COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS |

Bruxelas, 5.8.2009

COM(2009) 419 final

RELATÓRIO DA COMISSÃO AO PARLAMENTO EUROPEU E AO CONSELHO

Relatório Anual dirigido à Autoridade de Quitação sobre as auditorias internas realizadas em 2008 (Artigo 86.º, n.º 4, do Regulamento Financeiro) {SEC(2009) 1102}

ÍNDICE

1. Introdução 3

2. Ambiente de trabalho e plano de auditoria 3

2.1. Ambiente de trabalho 3

2.2. Evolução do processo de auditoria interna 4

2.3. Aplicação do plano de auditoria do SAI 4

2.4. Aceitação das recomendações e pontos de vista das entidades auditadas e dos intervenientes 7

3. principais conclusões e recomendações 8

4. Conclusões 12

1. INTRODUÇÃO

O presente relatório informa a autoridade de quitação dos trabalhos realizados pelo Serviço de Auditoria Interna (SAI) da Comissão, de acordo com o artigo 86.º, n.º 4, do Regulamento Financeiro (RF). Baseia-se no relatório do Serviço de Auditoria Interna (SAI), de acordo com o artigo 86.º, n.º 3, do RF, relativo aos principais resultados das auditorias e, em conformidade com as normas profissionais, nas questões de exposição a riscos e de controlo significativas, bem como nas questões de governação das organizações.

O presente relatório baseia-se nos relatórios de auditoria e de consultoria do SAI realizados em 2008[1]. Diz respeito aos trabalhos de auditoria e de consultoria relacionados apenas com as Direcções-Gerais, os serviços e as agências de execução da Comissão. Não abrange os trabalhos do SAI respeitantes a outras agências ou organismos.

As reacções da Comissão às constatações e conclusões do auditor interno foram incluídas no relatório de síntese sobre os relatórios anuais de actividades dos Directores-Gerais. Nesse relatório de síntese, adoptado em simultâneo, a Comissão assume posição sobre as questões transversais suscitadas pelo auditor interno, pelo Tribunal de Contas Europeu e pela autoridade de quitação ou identificadas pelo Comité de Acompanhamento das Auditorias e pelo Director-Geral do Orçamento no seu relatório geral.

2. AMBIENTE DE TRABALHO E PLANO DE AUDITORIA

2.1. Ambiente de trabalho

As normas de controlo interno revistas entraram em vigor no início de 2008. As DG foram convidadas a seleccionar as normas a que pretendem dar prioridade, a fim de demonstrar eficácia. A pedido de várias DG, e com vista a ajudar os Directores-Gerais a proceder a tal exercício, a DG BUDG emitiu orientações sobre a avaliação da eficácia dos sistemas de controlo interno.

O actual sistema de gestão de riscos da Comissão, em vigor desde há três anos e dois meses, foi objecto de uma reapreciação levada a cabo pela DG BUDG.

Foram introduzidas alterações (pelo SG e pela DG BUDG) às instruções permanentes para a elaboração dos relatórios anuais de actividade, nomeadamente no que respeita ao funcionamento e à aplicação efectiva das normas de controlo interno e à participação de eventos com implicações em termos de reputação.

Em Março de 2008, a Comissão decidiu sobre um conjunto de medidas a tomar no campo da ética, incluindo uma discussão alargada, em todas as DG, do projecto de declaração de princípios de ética profissional e a nomeação de um correspondente para as questões deontológicas em cada DG.

O SAI continuou a beneficiar do apoio total do Colégio de Comissários e do Comité de Acompanhamento das Auditorias (CAA), o que lhe permitiu manter a sua independência e objectividade na prossecução das suas tarefas.

2.2. Evolução do processo de auditoria interna

A avaliação externa da qualidade do SAI, concluída em 2008, confirmou que a actividade de auditoria na Comissão cumpre, em geral, as normas e o código deontológico do Instituto de Auditores Internos (Institute of Internal Auditors - IIA). As medidas tomadas na sequência desta certificação incluíram uma reflexão sobre uma definição mais pormenorizada do universo da auditoria, uma avaliação quantitativa da cobertura da auditoria e o reforço do planeamento e da avaliação de riscos, com vista a uma abordagem de auditoria única, bem como a criação de um grupo de utilizadores dos relatórios de auditoria, que concebeu um modelo de relatório de auditoria interna revisto.

Além disso, com vista a libertar recursos para novas auditorias e aumentar a cobertura, foi adoptada uma nova estratégia de acompanhamento centrada numa abordagem mais baseada nos riscos e direccionada apenas para as áreas de elevado risco, e que se concentra na execução das recomendações classificadas como «essenciais» ou «muito importantes».

Fruto da cooperação entre o SAI, a Auditnet e a DG ADMIN, foi elaborado um verdadeiro programa de formação profissional destinado aos auditores internos. Este programa permite a todos os auditores internos da Comissão desenvolver, num período de dois ou três anos, as competências necessárias em consonância com o Quadro de Práticas Profissionais do IIA, de modo a ficarem devidamente habilitados a passar os testes de certificação organizados pelo IIA.

2.3. Aplicação do plano de auditoria do SAI

O plano estratégico de auditoria do SAI 2007-2009, elaborado em estreita colaboração com as estruturas de auditoria interna (EAI), foi actualizado.

Ao todo, o programa de trabalho de 2008 foi executado a 89 %, incluindo 100% das missões «C1» (as identificadas no plano de auditoria aprovado pelo CAA como tendo de estar concluídas até ao final de 2008): em 2008, foram concluídos 93 relatórios (36 relatórios de auditoria, 51 relatórios de acompanhamento, 2 avaliações, 1 relatório de consultoria e 3 cartas de recomendações)[2]. No Anexo figuram resumos dos referidos relatórios, juntamente com dados relativos aos índices de aceitação e, quando disponíveis, à execução das recomendações.

Lista de relatórios finalizados do SAI |

DG | Missão | Data de publicação (2008 salvo indicação em contrário) |

Sistemas de apoio administrativo e outros |

ESTAT | Acompanhamento da gestão informática local* | 26.2 |

EPSO | Auto-avaliação simplificada do organigrama proposto | 9.4 |

ECFIN | Aplicação de normas de controlo interno seleccionadas na DG ECFIN* | 11.4 |

OPOCE | Contratos públicos de aquisição* | 7.5 |

OIL | Avaliação de determinadas normas de controlo interno | 19.5 |

ECFIN | Acompanhamento da gestão informática local na DG ECFIN* | 27.6 |

PMO | Missões | 11.7 |

BUDG, LS, AIDCO, EAC, INFSO, EACEA | Recuperações | 7.10 |

DIGIT | Infra-estruturas e serviços em rede de dados empresariais | 17.10 |

SCIC | Acompanhamento da gestão financeira e dos contratos públicos de aquisição | 3.12 |

ADMIN | Controlo da segurança gerida pela ADMIN-DS | 11.12 |

LS | Informática local | 11.12 |

ADMIN, OIB, INFSO, RTD, SG, TRADE | Ética na Comissão | 12.12 |

DGT | Acompanhamento da gestão da procura | 17.12 |

BUDG | Carta de recomendações sobre a ética na Comissão | 19.12 |

SG, BUDG, ADMIN, DIGIT | Carta de recomendações sobre contratos de aquisição e prestação de serviços no domínio das TI na Comissão | 19.12 |

PMO | Acompanhamento da regularidade da gestão financeira e da implementação dos circuitos financeiros | 22.12 |

ADMIN, AGRI, AIDCO, BUDG, COMM, COMP, DEV, EAC, ECFIN, ECHO, ELARG, EMPL, ENV, ESTAT, INFSO, JLS, JRC, LS, MARE, MARKT, OLAF, OPOCE, REGIO, RELEX, RTD, SANCO, SG, TAXUD, TRADE | Acompanhamento da validação pelo SAI da auto-avaliação da estrutura de auditoria interna | Várias datas |

OLAF | Sistema de informação antifraude (SIAF) | 21.1.2009 |

OIB | Acompanhamento da avaliação de determinadas normas de controlo interno | 22.1.2009 |

OIB | Acompanhamento da gestão dos contratos públicos | 23.1.2009 |

Políticas internas |

PHEA | Agência de Execução para a Saúde e os Consumidores | 24.1 |

INFSO | Gestão dos sistemas de informação sobre investigação | 31.3 |

SANCO | Acompanhamento da eficácia e eficiência do ciclo SPP/ABM | 1.4 |

TREN | Acompanhamento da eficácia e eficiência do ciclo SPP/ABM | 11.4 |

EACI | Acompanhamento da EACI | 18.4 |

RTD | Gestão dos sistemas de informação em matéria de investigação | 22.4 |

EAC | Segundo acompanhamento da auditoria aprofundada | 25.4 |

RTD, INFSO, TREN, ENTR, DIGIT | Carta de recomendações sobre a governação informática inter-DG no âmbito do PQ7 | 26.5 |

COMP | Acompanhamento da eficácia e eficiência do ciclo SPP/ABM e da gestão por actividades | 29.5 |

MARKT | Acompanhamento do processo de gestão informática local | 17.6 |

ENV | Gestão do CITL na DG ENV* | 10.7 |

JLS | Acompanhamento da gestão informática | 14.7 |

JLS | Subvenções do Fundo Europeu para os Refugiados em regime de gestão partilhada | 4.11 |

COMP | Recuperação de coimas | 13.11 |

JLS | Contratos de aquisição no domínio das TI | 17.11 |

INFSO | Acompanhamento de controlos ex-post (2006) | 8.12 |

EACEA | Subvenções: gestão, concessão e contratação | 11.12 |

RTD | Acompanhamento de controlos ex-post (2006) e dos circuitos financeiros e gestão financeira (2007) | 11.12 |

TREN-RTE-T | Auditoria da Agência de execução da TREN-RTE-T | 16.12 |

SANCO | Acompanhamento dos grandes sistemas informáticos | 21.1.2009 |

SANCO | Gestão de subvenções nos domínios da segurança alimentar, saúde e bem-estar animal e fitossanitário | 30.1.2009 |

Medidas estruturais |

REGIO | Análise de correcções e recuperações financeiras no domínio dos Fundos Estruturais | 14.11 |

EMPL | Análise de correcções e recuperações financeiras no domínio dos Fundos Estruturais | 14.11 |

REGIO | Sistema de controlo interno para gestão do novo período de programação dos Fundos Estruturais – Fase 1 | 19.11 |

EMPL | Sistema de controlo interno para gestão do novo período de programação dos Fundos Estruturais – Fase 1 | 19.11 |

REGIO | Acompanhamento das correcções financeiras a nível do Fundo de Coesão (2006) | 12.12 |

Políticas externas |

AIDCO | Segundo acompanhamento da auditoria aprofundada | 20.6 |

AIDCO | Procedimentos de gestão financeira da Direcção C relativos às suas delegações desconcentradas ** | 30.6 |

AIDCO | Gestão financeira de projectos regionais | 18.7 |

ELARG | Acompanhamento das actividades de controlo ex-post | 18.7 |

ELARG | Avaliação do estado de preparação/integração progressiva das delegações nos Balcãs | 17.12 |

AIDCO | Gestão financeira dos principais programas da Direcção B | 22.12 |

AIDCO, ECHO | Acompanhamento da execução do AQFA | 22.1.2009 |

RELEX | Acompanhamento das actividades de controlo ex-post | 23.1.2009 |

* Auditoria/acompanhamento em conjunto com a estrutura de auditoria interna (EAI) da DG pertinente.

** Auditoria realizada pela EAI da DG AIDCO em cooperação com o SAI.

2.4. Aceitação das recomendações e pontos de vista das entidades auditadas e dos intervenientes

Em 2008, o nível de aceitação das recomendações de auditoria pelas entidades examinadas ascendeu a 99,4 %.

Auditorias realizadas na Comissão e nas agências de execução |

Recomendações | Aceites | Rejeitadas | % | Total |

Essenciais | 0 | 0 | 0 | 0 |

Muito importantes | 150 | 2 | 46 | 152 |

Importantes | 160 | 0 | 49 | 160 |

Desejáveis | 15 | 0 | 5 | 15 |

A reacção das entidades auditadas sobre a extensão e a condução da auditoria revelou um resultado médio de 1,74 numa escala de 1 (mais elevado) a 4 (menos elevado), contra 1,86 em 2007 e 1,95 em 2006. Segundo um novo inquérito efectuado junto das entidades auditadas no início de 2009, 90,8 % destas consideram que o SAI tem uma estratégia de auditoria clara, 83,1 % consideram que as auditorias foram executadas de maneira correcta, objectiva e equitativa e 61,5 % são de opinião que as recomendações do SAI têm utilidade imediata, enquanto, em termos globais, 86,2 % consideram que a actividade do SAI contribui para a qualidade dos sistemas de gestão e de controlo na Comissão.

3. PRINCIPAIS CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

Ética

Uma auditoria ao quadro deontológico da Comissão realizada em duas DG horizontais e quatro DG operacionais permitiu concluir que esse quadro é razoavelmente sólido e completo e que as DG auditadas haviam recentemente tomado ou estavam em vias de tomar novas medidas tendentes a aumentar a sensibilização para as questões de ética ou melhorar o quadro deontológico.

A auditoria constatou a necessidade de uma maior clarificação das regras existentes, nomeadamente no que respeita a ofertas, hospitalidade e participação de conflitos de interesse, apoiada por orientações das DG centrais e um controlo mais rigoroso da respectiva aplicação.

A consciencialização de todos os funcionários em relação às suas obrigações, no presente e após a relação de emprego com a Comissão, bem como a informação aos mesmos sobre as medidas de execução estão constantemente a ser melhoradas.

Contratos de aquisição e gestão de subvenções

O conjunto de auditorias realizadas à aquisição e à prestação de serviços no domínio das TI foi concluído com uma auditoria numa DG operacional e uma carta de recomendações sobre a aquisição e a prestação de serviços na área da informática.

As melhorias neste domínio têm-se concentrado no reforço da gestão central para que possa dar apoio e orientações, numa coordenação mais estreita a nível da Comissão para assegurar uma definição optimizada das prioridades e uma melhor relação custo-eficácia, e num maior envolvimento dos quadros superiores das DG no desenvolvimento e acompanhamento da aplicação das estratégias de aquisição.

Para além dos relatórios sobre aquisições no domínio das TI, foram realizadas duas auditorias de acompanhamento e três novas auditorias aos processos de aquisição e/ou à gestão de subvenções. Entre as questões identificadas nestas auditorias, há a referir a concentração num número limitado de contratantes (como nas aquisições no domínio das TI), susceptível de ser reduzida por uma estratégia formal de subcontratação. Constatou-se igualmente a ausência de um manual de aquisições consolidado, de um sistema de informação de gestão completo e de uma estratégia integrada e abrangente de auditoria de fundos, bem como a necessidade de termos de referência e especificações técnicas melhorados, de um acompanhamento e uma informação mais adequados sobre os contratos e de uma melhor gestão do volume de trabalho.

Agências de execução

Com o aumento do número das agências de execução, as questões relacionadas com o controlo e a auditoria das mesmas assumem uma importância crescente.

Em 2008, foram concluídas quatro auditorias a agências de execução, as quais incidiram sobre o sistema de controlo interno, a gestão, concessão e contratação de subvenções, o orçamento administrativo e o processo de recuperação[3]. Em termos gerais, os resultados foram bastante positivos, tendo as conclusões sido influenciadas, essencialmente, pelo facto de o protelamento da fase de arranque das agências ter levado à não observância quer do Regulamento Financeiro aplicável às agências de execução (ou seja, ao incumprimento do princípio dos «quatro olhos»), quer da base jurídica (composição do Comité de Gestão, publicação dos orçamentos e respeito das normas contabilísticas internacionais), à não transferência de activos fixos da DG «mãe» para a sua agência de execução ou à necessidade de simplificar e harmonizar os procedimentos da DG «mãe».

Informática

A extensa actividade de auditoria relativa às questões de informática (que não aquisições) foi prosseguida com uma carta de recomendações, seis relatórios de auditoria e cinco relatórios de acompanhamento.

Foram finalizados cinco relatórios de acompanhamento sobre a gestão informática local. Em três dos casos, a execução dos respectivos planos de acção encontrava-se quase totalmente concluída. Num dos casos, porém, quase metade das medidas previstas no plano de acção registavam atrasos de execução e, num outro, um terço das recomendações ainda estavam a ser implementadas.

Foram elaborados dois novos relatórios sobre a gestão dos sistemas de informação no domínio da investigação. Num deles concluiu-se que, devido em particular à ausência de processos comerciais harmonizados, não existiam garantias razoáveis quanto aos processos auditados. Entre os riscos comuns detectados, podem citar-se atrasos nos projectos, eventual indisponibilidade de sistemas, inoperabilidade de diferentes módulos informáticos e questões de segurança, como a insuficiente protecção dos activos informáticos e a ausência de controlos para salvaguardar a segurança lógica e física dos mesmos. Das duas auditorias resultaram também considerações mais sistémicas, as quais estão a ser tidas em conta pelas DG pertinentes tendo em vista alargar as funções do Comité de gestão de projectos no domínio das TI – de modo a que este passe a supervisionar todos os sistemas e projectos informáticos, comuns e partilhados, na família «investigação» –, bem como desenvolver uma arquitectura de sistemas informáticos que assegure a coerência nos processos comerciais e a interoperabilidade informática.

A rede de dados ( corporate data network ) é um dos sete serviços informáticos identificados como essenciais para toda a Comissão, no quadro dos planos de continuidade das actividades. Embora o funcionamento da rede de dados ofereça garantias razoáveis, impõem-se melhorias a nível da gestão da rede (reforço da gestão das alterações à configuração da rede e elaboração de uma lista exaustiva dos serviços prestados aos utilizadores) e do dispositivo de segurança lógica ( inter alia , mediante a adopção de normas e orientações de segurança central para garantir a segurança do sistema e um serviço contínuo). A auditoria identificou problemas de governação no quadro da segurança dos sistemas de informação, os quais estavam a causar atrasos significativos na definição das regras de execução e na própria aplicação de determinadas medidas de segurança. A fim de resolver a situação, a auditoria recomendou, em particular, uma maior clarificação das funções das DG ADMIN/DS e DIGIT no capítulo da segurança informática e uma cooperação estreita e estruturada entre as referidas DG no desenvolvimento de normas de segurança informática, com base nos conhecimentos e experiência existentes.

Recuperações e correcção financeira

Uma missão de auditoria efectuada a duas DG horizontais e quatro DG operacionais incidiu na gestão da recuperação de somas indevidamente pagas no âmbito da gestão centralizada[4]. Foram emitidas recomendações em relação a todas as fases do processo de recuperação: impõe-se uma melhoria dos instrumentos de controlo em diversas DG operacionais, por forma a obter informações mais circunstanciadas e actualizadas que permitam a detecção de montantes indevidamente pagos; impõem-se igualmente uma elaboração e um acompanhamento mais sistemáticos das previsões de receitas, a fim de assegurar a emissão de todas as ordens de cobrança, bem como um controlo atento dos prazos para o envio de cartas de pré-aviso e ordens de cobrança; e importa encurtar os atrasos nos processos de recuperação através de um acompanhamento mais sistemático. Numa das agências de execução, foi identificado um problema específico neste contexto: atendendo a que as agências de execução têm personalidade jurídica própria e, por conseguinte, os seus próprios serviços jurídicos, a Comissão não é responsável quando uma ordem de cobrança emitida por uma agência, ou uma decisão em apoio da mesma, é contestada pelo contratante. Em alguns casos, existe o risco de fracasso na recuperação de montantes indevidamente pagos. Na ausência de restrições legais, este risco pode ser mitigado mediante a celebração de um acordo sobre os níveis de serviço entre as agências de execução e o Serviço Jurídico da Comissão, no qual sejam definidas as condições em que este último prestará apoio jurídico às agências no âmbito do processo de recuperação.

Duas análises efectuadas incidiram no processo de correcção financeira e recuperação a nível dos Fundos Estruturais. Foram envidados esforços consideráveis pelas DG responsáveis pelos Fundos Estruturais para levar a cabo, nos prazos fixados, as medidas previstas no plano de acção, e o SAI reconheceu a complexidade dos processos de correcção financeira, tanto a nível da Comissão como em relação ao sistema de informação por parte dos Estados-Membros. Nos relatórios foram incluídos pontos de reflexão, nomeadamente sobre a necessidade de uma abordagem harmonizada em relação ao momento em que devem ser contabilizadas as previsões de receitas e ao procedimento de informação trimestral à DG BUDG sobre as correcções financeiras. Uma visão de conjunto de todas as correcções financeiras potenciais e em curso e do calendário das auditorias que alimentam o processo de correcção financeira permitirá melhorar consideravelmente a capacidade de controlo da Comissão.

Uma auditoria à cobrança de coimas permitiu constatar que não existem debilidades a assinalar no tocante à eficácia deste processo de cobrança.

PMO (gestão financeira e circuitos financeiros)

A auditoria de acompanhamento aos circuitos financeiros e à gestão financeira do Serviço de Gestão e Liquidação dos Direitos Individuais (PMO) permitiu concluir que as recomendações não haviam sido adequada e eficazmente executadas. Tal facto ficou a dever-se, em parte, às dificuldades encontradas na aplicação do novo sistema informático de gestão de carreiras, direitos e salários (SYSPER2, IRIS e NAP). Continuou a verificar-se a necessidade de assegurar a qualidade (exactidão e exaustividade) dos dados pessoais, a interoperabilidade dos sistemas envolvidos e a manutenção de todos os documentos necessários relativos a indivíduos num sistema de informação global único. Outras recomendações, ainda pendentes, incidiram na necessidade de reforçar os controlos operacionais e ex-post e a gestão dos processos individuais, elaborar um quadro actualizado das responsabilidades subdelegadas, dos procedimentos de documentação e das listas de controlo, e actualizar as descrições de funções.

Relativamente à gestão do pagamento de despesas de missão, a auditoria recomendou a introdução de melhorias no sistema de controlos ex-ante , a fim de reduzir o número de erros, e a intensificação da formação dos funcionários responsáveis pelos pagamentos, a fim de evitar reembolsos incorrectos ou múltiplos. A gestão do PMO estabeleceu um plano de acção para tratar todas estas questões.

Segurança

De uma auditoria do SAI ao controlo da segurança na Comissão, tal como gerido pela Direcção de Segurança no quadro da DG ADMIN, resultou uma série de recomendações relativas, inter alia , à necessidade de melhorar o quadro regulamentar e as disposições bilaterais, à definição das funções e responsabilidades dos agentes de segurança locais, ao processo de autorização de serviços de segurança, à informação sistemática sobre o ponto da situação aos serviços de segurança da Comissão no seu conjunto, e às regras de segurança para protecção de informação não classificada sensível. Os resultados desta auditoria serão incluídos numa reapreciação da gestão da política de segurança na Comissão.

Políticas externas

Os relatórios de acompanhamento relativos a políticas externas demonstraram que a Comissão deve prestar uma atenção especial à execução de anteriores recomendações neste domínio[5].

A auditoria de acompanhamento do Acordo-quadro financeiro e administrativo com as Nações Unidas (AQFA) confirmou que os importantes progressos registados haviam permitido encerrar cinco das oito recomendações. Registaram-se, porém, alguns atrasos a nível da implementação, como foi o caso, concretamente, da recomendação ainda pendente que preconiza a definição, de comum acordo, de novos meios de obter garantias por parte das Nações Unidas.

Foram realizadas três novas auditorias[6] no domínio da política externas, duas das quais acompanhadas de um parecer parcialmente desfavorável do auditor. No caso da auditoria à gestão de projectos regionais, isto ficou a dever-se a observações de peso relativas ao Secretariado da SADC (Comunidade de Desenvolvimento da África Austral), aliadas à situação da Delegação da UE no Botsuana. Outras questões postas em evidência dizem respeito à enorme carência de pessoal, à morosidade da fase de arranque dos projectos, à falta de procedimentos simplificados a nível do FED (Fundo Europeu de Desenvolvimento) e da SADC, à limitada integração entre os elementos nacionais e regionais, e, em termos mais gerais, aos mecanismos de controlo que importa reforçar, na perspectiva da gestão partilhada, no que respeita às organizações regionais ACP. No caso da auditoria à gestão financeira do programa relativo à América Latina, a parte considerada insatisfatória no parecer do auditor – contestado pela entidade auditada – dizia respeito a deficiências identificadas nas Delegações na América Latina no âmbito da gestão descentralizada: insuficientes avaliações ex-ante do cumprimento do Regulamento Financeiro e outras debilidades que limitam consideravelmente as garantias esperadas de níveis de controlo fundamentais (por exemplo, insuficiente monitorização de projectos e da carteira e fraca qualidade de auditorias obrigatórias a projectos).

Acompanhamento

Não obstante a nova estratégia de acompanhamento, mais baseada nos riscos, uma parte substancial da actividade de auditoria ainda incidiu em acções de acompanhamento. Uma importante actividade levada a cabo foi o acompanhamento da avaliação da qualidade externa das estruturas de auditoria interna (EAI), iniciada em 2007. Regra geral, os resultados foram positivos, já que à grande maioria das EAI (26 de um total de 29) apenas falta concluir ou executar parcialmente até duas recomendações.

As restantes auditorias de acompanhamento detectaram onze casos (respeitantes a AIDCO, EAC, ECFIN, ELARG, OIB, PMO, RELEX, RTD e SANCO) em que mais de uma recomendação não fora ainda executada. Em cinco destes casos (relativos ao OIB, PMO, AIDCO/ECHO e ELARG), os progressos efectuados a nível da execução foram claramente insuficientes, com mais de metade das recomendações ainda por implementar.

Duas vezes por ano, é enviado um relatório de progresso mais circunstanciado ao Comité de Acompanhamento das Auditorias (CAA). No último, constatava-se que 29 % das recomendações (duas das três classificadas como «essenciais» e 41 das 147 consideradas «muito importantes») registavam um atraso na sua aplicação superior a seis meses (contra 25 % há um ano atrás – 7 das 14 recomendações «essenciais» e 37 das 138 recomendações «muito importantes»).

4. CONCLUSÕES

Com base nas auditorias e análises da Comissão completadas em 2008, bem como noutros trabalhos com estas relacionados, podem retirar-se as seguintes conclusões:

Conclusão 1: Realizaram-se novos progressos, mas são necessárias mais melhorias

No decurso da sua actividade de auditoria, análise e consultoria, o SAI verificou a ocorrência de novas melhorias a nível dos sistemas de controlo interno da Comissão. Haviam sido formuladas seis recomendações «essenciais» em 2007, não tendo sido emitida nenhuma em 2008. O número de pareceres total ou parcialmente desfavoráveis nos novos relatórios de auditoria baixou de seis, em 2007, para quatro, em 2008. No entanto, ainda existe margem para melhorias.

A título de exemplo, vários aspectos da gestão financeira podem ser melhorados:

- Foram efectuados progressos significativos no que respeita à exaustividade e coerência das estatísticas da Comissão em matéria de recuperações/correcções financeiras. Por exemplo, a DG REGIO e a DG EMPL, em colaboração com a DG BUDG, comprometeram-se a elaborar um quadro geral relativo às correcções financeiras (já efectuadas ou em curso): isto permitirá melhorar consideravelmente a pista de auditoria dos controlos plurianuais a nível da gestão partilhada. Contudo, em áreas de gestão centralizada, há a registar um atraso nas ordens de cobrança. Daí a necessidade de simplificar e encurtar os procedimentos de recuperação internos.

- A questão de saber se é adequado aplicar o limiar de significância de 2 % de erro em geral, tanto às transacções financeiras correntes como a determinados projectos particularmente complexos ou altamente sensíveis, deve ser reequacionada. O conceito proposto de «risco de erro tolerável» – se e quando aprovado pelo Conselho e pelo Parlamento – seria mais adequado e tenderia a melhorar, no futuro, o nível de garantia razoável susceptível de ser alcançado na gestão financeira em certas áreas.

- Chamou-se a atenção para a necessidade de um rigoroso acompanhamento dos processos de adjudicação de contratos, especialmente no caso de partes importantes de actividades externalizadas serem atribuídas a um número limitado de adjudicatários, o que expõe a Comissão a riscos de concentração do mercado.

Em relação à segurança, registaram-se progressos consideráveis e as auditorias de acompanhamento confirmaram que as dificuldades verificadas em termos de assegurar que as pertinentes delegações da Comissão estivessem devidamente equipadas para tratar informação classificada da UE já se encontram resolvidas. As conclusões das auditorias deram também um contributo para a reformulação geral da política de segurança da Comissão, efectuada em 2008.

As normas deontológicas exigem uma atenção contínua, e ao longo do ano foram lançadas iniciativas, tanto a nível das DG como a nível central, para consolidar o quadro deontológico da Comissão e aumentar a sensibilização do pessoal para as questões de ética. O SAI ainda não emitiu um parecer de auditoria sobre o quadro deontológico da Comissão, mas seguirá um conjunto de acções programadas neste domínio até ao final de 2010.

A execução atempada, pelos serviços da Comissão, das recomendações «essenciais» e «muito importantes» constitui um permanente desafio. O Comité de Acompanhamento das Auditorias, apoiado pelo SAI, chama as DG à responsabilidade no tocante à execução dos respectivos planos de acção. Emite lembretes, dirigidos ao Comissário responsável pela pasta em causa, os quais regra geral são eficazes e contribuem para melhorar o acompanhamento e facilitar a reavaliação dos riscos residuais.

Conclusão 2: Informática

O extenso trabalho de auditoria informática pôs em evidência a importância de um ambiente informático eficaz e eficiente para a execução com êxito das políticas da Comissão. Como tal, afigura-se cada vez mais importante redobrar esforços no acompanhamento de recomendações anteriores, adoptar uma abordagem de sistemas integrados a fim de dispor permanentemente de uma visão de conjunto dos desenvolvimentos a nível da informática e introduzir disposições de segurança abrangentes para garantir, inter alia , a continuidade da actividade. Uma melhor gestão dos projectos e dos prestadores de serviços é também um factor determinante de sucesso.

Conclusão 3: Uma cultura de auditoria fortemente enraizada

A segunda avaliação externa da qualidade do SAI demonstrou que este cumpre na íntegra as «Normas Internacionais para o Exercício Profissional da Auditoria Interna». O SAI é um agente, integrado e reconhecido, de mudança positiva na Comissão, que, juntamente com as estruturas de auditoria interna (EAI), cobre todos os riscos identificados com o plano de auditoria estratégica 2007-2009.

Embora o plano de auditoria do SAI se centre em larga medida na gestão financeira, também cobre áreas como a governação (por exemplo, a ética), a informática, a segurança e as operações (por exemplo, a aplicação do direito comunitário). Como aqui foi referido, o trabalho de auditoria do SAI ajuda a chamar a atenção para os riscos e para áreas onde é necessário melhorar o controlo dos mesmos: importa, pois, que o controlo dos riscos não financeiros continue a ser alvo de atenção em toda a Comissão.

[1] Alguns relatórios elaborados em 2008, mas concluídos no início de 2009, foram igualmente incluídos no presente relatório.

[2] Alguns relatórios elaborados em 2008, mas concluídos no início de 2009, foram igualmente incluídos no presente relatório.

[3] Ver secção Recuperações.

[4] A auditoria cobriu igualmente a recuperação de empréstimos reembolsáveis sob certas condições (relativos aos projectos MEDIA).

[5] No caso do segundo acompanhamento da auditoria aprofundada à DG AIDCO, seis de um total de 22 recomendações registavam, em relação ao prazo inicial, um atraso na sua aplicação superior a um ano, e, no caso do acompanhamento dos controlos ex-post na DG ELARG, dez de um total de 15 recomendações ainda se encontravam em vias de implementação e duas haviam sido transformadas numa nova recomendação.

[6] Uma das quais levada a cabo pela EAI da DG AIDCO em cooperação com o SAI.