[pic] | COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS |

Bruxelas, 5.9.2007

COM(2007) 501 final

COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO AO PARLAMENTO EUROPEU, AO CONSELHO, AO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL EUROPEU E AO COMITÉ DAS REGIÕES

SOBRE A POLÍTICA DE INSTALAÇÃO DOS SERVIÇOS DA COMISSÃO EM BRUXELAS E NO LUXEMBURGO

COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO AO PARLAMENTO EUROPEU, AO CONSELHO, AO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL EUROPEU E AO COMITÉ DAS REGIÕES

SOBRE A POLÍTICA DE INSTALAÇÃO DOS SERVIÇOS DA COMISSÃO EM BRUXELAS E NO LUXEMBURGO

1. INTRODUÇÃO

Em 1997, em Amsterdão, os Estados-Membros decidiram que a sede da Comissão Europeia seria instalada em Bruxelas e confirmaram a Decisão de 8.4.1965 que define as actividades específicas a instalar no Luxemburgo.

Desde então, a Comissão definiu, em três ocasiões, os seus objectivos em matéria de política imobiliária. Nas Comunicações de 1996 sobre a política imobiliária em Bruxelas e no Luxemburgo, de 1999 sobre a política imobiliária em Bruxelas e de 2003 sobre a política imobiliária e as infra-estruturas em Bruxelas[1], a Comissão salientou e confirmou os três objectivos seguintes:

- Instalação racional dos serviços e melhores condições de trabalho para o pessoal;

- Intensificação da política de aquisições;

- Repercussão da política imobiliária da Comissão na malha urbana de Bruxelas, mediante a intensificação do diálogo com as autoridades belgas.

Desde 2003, a situação em Bruxelas e no Luxemburgo evoluiu, tornando necessário adaptar a política vigente nesta matéria de modo a ter em conta os objectivos actuais e a evolução do mercado. De igual modo, a Comissão tenciona aumentar a harmonização entre as políticas aplicadas em Bruxelas e no Luxemburgo, atendendo às especificidades dos dois locais.

As alterações mais notórias verificaram-se a nível do preço médio de mercado, da superfície total ocupada nos dois locais, da maior ênfase dada ao ambiente e à necessidade de reduzir o “rasto” de carbono da Comissão, da segurança e das relações com as autoridades dos países de acolhimento.

É neste contexto que a Comissão, através da presente comunicação, estabelece as suas orientações fundamentais sobre esta política e as exigências para o futuro, que abrangem, em especial, os seguintes elementos:

- Definição de um plano estratégico de longo prazo para as exigências de espaço. Este plano indicará as escolhas e os requisitos essenciais da Comissão em termos de localização futura e de desenvolvimentos imobiliários.

- Prossecução dos esforços de racionalização da carteira imobiliária actual, nomeadamente mediante a concentração da Comissão num número mais reduzido de edifícios de maiores dimensões. Este factor permitirá uma utilização mais eficaz do espaço, em edifícios modernos e adequados ao fim a que se destinam.

- Em Bruxelas, apoio à concepção da reconversão do “Quartier européen” pelas autoridades belgas; nesta fase, propõe-se que esta zona permaneça o centro da actividade da Comissão. Esta presença deve ser complementada pelo desenvolvimento de um número limitado de pólos significativos fora do “Quartier européen”, dispersando assim a presença da Comissão e exercendo uma pressão para a descida dos preços do imobiliário.

- No Luxemburgo, confirmação do Kirchberg como o principal pólo da Comissão.

- Revisão da nova metodologia de aquisição de imobiliário, a aplicar a partir de 1 de Janeiro de 2008, para garantir não só a melhor relação preço/qualidade – designadamente recorrendo à sua posição negocial para obter vantagens – como também a transparência no mercado.

- A combinação da concentração dos elementos atrás referidos deverá permitir o investimento suficiente na aplicação de um conjunto de princípios desta política – nomeadamente para obter edifícios ambientalmente sustentáveis e de elevada qualidade e melhores instalações para o pessoal.

Estes elementos reforçam-se mutuamente. Juntamente com a actual cooperação com as autoridades locais, em especial com a Região de Bruxelas no caso da Bélgica, que está empenhada em facilitar a execução desta estratégia, a Comissão está numa posição única para conseguir melhoramentos significativos e duradouros no domínio da política imobiliária, trazendo benefícios para a instituição, o seu pessoal e os países de acolhimento.

2. SITUAÇÃO ACTUAL

2.1. Situação existente

2.1.1. Bruxelas

No final de Junho de 2007, a Comissão ocupava em Bruxelas cerca de 865 000 m² em 61 edifícios[2], albergando um total de quase 22 000 pessoas (funcionários e agentes contratuais). Os edifícios são, na maior parte, pequenos ou muito pequenos (dois terços do total têm menos de 15 000 m²) e só 8 têm mais de 20 000 m². Em Bruxelas, as instalações da Comissão[3] estão basicamente agrupadas em três zonas distintas[4]:

- o “Quartier européen”[5] (710 000 m2 com quase 19 000 membros do pessoal);

- a zona de Beaulieu (80 000 m2 com 2 000 membros do pessoal);

- a zona da Rue de Genève/Da Vinci (56 500 m2 com 1 250 membros do pessoal).

2.1.2. Luxemburgo

No Luxemburgo, no final de Junho de 2007, a Comissão ocupava cerca de 125 000 m² em 5 edifícios de escritórios, albergando um total ligeiramente superior a 3 740 pessoas (funcionários e agentes contratuais). As instalações da Comissão estão basicamente agrupadas em duas zonas distintas da cidade do Luxemburgo: as zonas do Kirchberg e de Gasperich.

2.1.3. Evolução geral

Na última década, a Comissão seguiu uma política geral de aquisição de edifícios, recorrendo principalmente à enfiteuse, habitualmente por um período de 27 anos. Porém, a situação actual caracteriza-se por um conjunto de pontos fracos, muitos dos quais foram referidos em relatórios do Tribunal de Contas Europeu e confirmados por estudos do serviço de auditoria interna de 2007. Apesar da adopção de comunicações sobre política imobiliária no passado, a aplicação dos princípios em que esta política assenta – alguns dos quais referidos no presente documento – foi comprometida pelas necessidades práticas de realizar alterações em inúmeros edifícios, que, na sua maioria, são demasiado pequenos ou não podem ser devidamente adaptados. Além disso, as alterações significativas só poderiam ter sido realizadas de forma satisfatória com a colaboração activa e a parceria das autoridades competentes dos países de acolhimento, mas este aspecto não foi devidamente acautelado no passado.

A estratégia actual, definida pelas comunicações anteriores sobre a política imobiliária, deve ser reforçada e racionalizada através do seguinte:

- Definição de um planeamento de longo prazo quanto às exigências de espaço para evitar as aquisições ou o arrendamento parcelar de edifícios; esta função será sobretudo desempenhada pelos serviços OIB e OIL através do Quadro Político Plurianual ( Multi-Annual Policy Framework – MAPF), validado pelos comités de gestão dos referidos serviços[6];

- Maior prospecção do mercado, transparência e concorrência no que se refere à aquisição de edifícios[7];

- Número limitado de edifícios no “Quartier européen”, em Bruxelas, no intuito de evitar uma subida dos preços;

- Consideração dos custos de toda a vida útil dos edifícios adquiridos, que implicam grandes custos futuros de renovação, em muitos casos antes do termo dos contratos de compra ou de usufruto. Será efectuado um estudo sobre esta questão, a concluir até ao final de 2008;

- Aumento dos esforços actuais no sentido de reduzir a atomização da Comissão num número muito grande de edifícios, o que conduz a maiores custos de infra-estruturas TIC e de gestão de serviços conexos, exigindo mais espaço desnecessário, impedindo a Comissão de realizar economias de escala que seriam possíveis numa organização com a dimensão da Comissão, reduzindo o impacto físico simbólico da instituição no país de acolhimento e dificultando o planeamento urbano nos países de acolhimento;

- Necessidade de criar e reforçar as parcerias do passado com o país de acolhimento, em especial com a Região de Bruxelas-Capital. A este respeito, a task force “UE–Bélgica”[8] começou a desempenhar um papel útil;

- Necessidade de reforçar ainda mais os esforços envidados até agora no sentido de aumentar a eficácia em termos de consumo energético, dando eco à importância crescente das medidas de combate às alterações climáticas nos últimos anos.

Com base nesta estratégia devem verificar-se progressos reais. Com a ocupação de edifícios maiores e mais eficientes e a capacidade de obter todas as vantagens decorrentes da nossa posição no mercado imobiliário, mediante o reforço dos elementos de concorrência necessários aos diferentes níveis – incluindo uma melhor prospecção do mercado –, fará sentido proceder aos referidos melhoramentos necessários nos edifícios, de modo a garantir que estes satisfazem as necessidades da Comissão e do seu pessoal e aplicam as políticas preconizadas em termos gerais pela UE.

2.2. Futuras exigências de espaço em Bruxelas e no Luxemburgo

As exigências de espaço da Comissão a curto, médio e longo prazo são, desde 2003, objecto de um plano plurianual exaustivo (o MAPF)[9], que é actualizado todos os anos em sintonia com o ciclo de Planeamento Estratégico e Programação da Comissão. Este plano indica os metros quadrados necessários todos os anos e ainda o termo dos contratos de compra, arrendamento e outros[10]. Este planeamento de longo prazo, que abrange um período de 15 anos, será cada vez mais o instrumento de base que permitirá à Comissão tomar decisões estratégicas fundamentais. Todas as futuras decisões relativas à localização, a novos projectos de médio prazo e ao eventual desenvolvimento de novo(s) pólo(s) terão de se basear neste planeamento e respeitá-lo.

Bruxelas

Além das 2 500 pessoas que entraram ou entrarão na Comissão em Bruxelas no período de 2004-2008 em resultado da adesão de 10 novos Estados-Membros em 2004, espera-se a entrada de mais 850 pessoas na sequência da adesão da Bulgária e da Roménia a partir de 2007. Relativamente à situação actual[11], o aumento previsto de pessoal acarretará exigências adicionais em termos de espaço que rondam os 35 000 m² nos próximos 3 anos. Neste contexto, deve ser dada especial atenção à criação de novas salas de conferência.

Luxemburgo

No caso do Luxemburgo, além das pessoas que já começaram ou começarão a trabalhar na Comissão no período de 2004–2008 na sequência da adesão de 10 novos Estados-Membros, no âmbito do alargamento UE–2, nomeadamente, deverão ser instaladas mais 200 pessoas. Este facto, juntamente com a recuperação de espaço deficitário, representa um aumento de 12 000 m² de espaço de escritório.

A consolidação das infra-estruturas TI e a instalação dos sistemas informáticos gerais de várias direcções-gerais no Centro de Dados deverá implicar que sejam consideradas as possibilidades de uma extensão ampla do futuro Centro de Dados e do seu centro de back-up a uma distância que permita telecomunicações totalmente seguras de débito muito elevado. Estes centros seriam instalados em novos edifícios da Comissão, nomeadamente no JMO2. Um estudo aprofundado de avaliação da relação custo/eficácia desta estratégia será actualizado em 2007. No entanto, para fazer face a contingências de segurança, a Comissão considera a possibilidade de arrendar “salas de TI”.

3. AUMENTO DE EFICIÊNCIA E DE COERÊNCIA ATRAVÉS DA CONCENTRAÇÃO DOS SERVIÇOS DA COMISSÃO EM MENOS EDIFÍCIOS DE MAIORES DIMENSÕES

A carteira imobiliária actual deve ser significativamente racionalizada, mediante a concentração de serviços num número mais reduzido de edifícios maiores (em princípio, pelo menos 50–100 000 m² em cada edifício ou complexo). Actualmente, a eficiência dos edifícios (nomeadamente em termos de relação entre a área útil e a área bruta) é muito variável e, em muitos casos, muito limitada pela dimensão reduzida. A dispersão de direcções-gerais por diversos edifícios é de evitar, a fim de concentrar cada DG num único edifício e, na atribuição de novos edifícios, deve ser dada prioridade às DG instaladas em edifícios menos eficientes. Deste modo existirá um potencial considerável de aumento da eficiência (utilização mais eficiente do espaço, partilha de equipamentos, infra-estrutura TIC e serviços conexos consolidados e partilhados, custos de controlo de acesso e segurança, gestão dos edifícios, consumo de água, aquecimento e refrigeração, iluminação, elevadores e outros serviços) sem qualquer impacto negativo para o pessoal e que permite economizar.

4. AUMENTAR A CAPACIDADE DA COMISSÃO DE AGIR NO MERCADO IMOBILIÁRIO

A Comissão pode aumentar de duas formas essenciais a sua capacidade de intervenção no mercado imobiliário e obter os maiores ganhos possíveis através do seu peso relativo em termos de vantagens negociais para a aquisição e o financiamento:

4.1. Aumento da concorrência no mercado: revisão da metodologia de aquisição e arrendamento de edifícios

Os actuais procedimentos de adjudicação de contratos respeitam plenamente os requisitos do Regulamento Financeiro [artigo 91.º do Regulamento Financeiro[12] e artigos 116.º, n.º 1, e 126.º, n.º 1, alínea h), das normas de execução]. No entanto, tal como o serviço de auditoria interna também confirmou, esses procedimentos não foram concebidos de modo a garantir nem o grau de transparência suficiente nem o grau de concorrência necessário a fim de obter a melhor relação qualidade-preço. Por esta razão, a Comissão sente a necessidade de aumentar tanto a transparência como a concorrência no domínio dos procedimentos de arrendamento e compra de edifícios. Propõe-se, assim, o desenvolvimento de uma nova metodologia destinada a aperfeiçoar os procedimentos existentes previstos para os contratos relativos a edifícios, por um lado aditando o elemento da prospecção sistemática do mercado mediante a publicação de um aviso de prospecção de edifícios e, por outro, estruturando e clarificando ainda mais estes procedimentos no interior da Comissão.

A metodologia proposta na presente comunicação visa preservar o necessário poder discricionário da Comissão no domínio dos contratos públicos imobiliários, procurando obter também a melhor relação qualidade-preço. Embora se mantenha no âmbito dos procedimentos previstos no Regulamento Financeiro e nas respectivas normas de execução, a metodologia proposta clarifica e define as fases de prospecção e de negociação. Esta opção tem a vantagem de respeitar as normas vigentes e de promover a transparência.

É igualmente proposta a análise do impacto desta nova metodologia após três anos de funcionamento, dando especial atenção à sua eficiência.

A metodologia proposta baseia-se em quatro princípios:

- Informar melhor o mercado mediante a publicação anual de uma estimativa das necessidades da Comissão para o ano em curso e os quatro anos seguintes. Esta informação será publicada no Jornal Oficial da UE (JOEU) e nos sítios web da Comissão adequados no início de cada ano; esta informação do mercado será efectuada juntamente com uma análise sistemática das possibilidades do mercado imobiliário pelo OIB/OIL.

- Maior concorrência entre os agentes do mercado mediante a publicação sistemática no JOUE e nos sítios web adequados da Comissão das necessidades específicas em matéria de novos projectos imobiliários e a introdução do conceito de negociação sistemática das condições financeiras com vários concorrentes em paralelo.

- Maior transparência dos procedimentos, tanto internos como externos, em especial mediante a publicação sistemática dos:

- requisitos mínimos de cada projecto concreto;

- critérios de exclusão;

- resultado final.

- Maior cooperação e interacção entre os serviços competentes da Comissão mediante a criação de um comité pluridisciplinar, o Comité Imobiliário, que será convidado a emitir pareceres ao gestor orçamental delegado[13] durante todas as fases da metodologia e em especial sobre:

- as especificações e as funcionalidades de cada projecto antes da publicação;

- os critérios utilizados para avaliar cada projecto;

- a avaliação e a selecção dos projectos a negociar;

- a selecção do projecto vencedor.

O Comité poderá recorrer, em qualquer momento e nomeadamente nas fases decisivas do processo, a especialistas internos e/ou externos[14] relativamente a eventuais questões de natureza técnica e/ou financeira.

A metodologia proposta prevê seis fases:

- Fase preliminar: identificação das necessidades plurianuais e publicação no JOUE e nos sítios web da Comissão adequados;

- Fase 1: com base na fase preliminar, identificação das necessidades anuais;

- Fase 2: publicação das necessidades específicas;

- Fase 3: análise de todos os projectos recebidos; aceitação/rejeição de projectos; análise financeira comparativa de todas as propostas válidas recebidas e pré-selecção de três projectos;

- Fase 4: análise técnica e negociação financeira dos três projectos seleccionados e escolha de um projecto para lançar a fase 5;

- Fase 5: estudo técnico e análise das necessidades orçamentais, redacção do contrato relativo ao projecto seleccionado na fase 4;

- Fase 6: Consulta interserviços para concluir a fase 5 e assinatura do contrato.

No final das fases 1, 3, 4 e 5, o Comité Imobiliário dará um parecer consultivo.

A Comissão mantém poderes para decidir, em qualquer momento e mediante justificação cabal, não recorrer a esta nova metodologia – total ou parcialmente – a fim de garantir a relação qualidade–preço mais elevada possível.

Além disso, no intuito de aumentar a transparência e informar cabalmente os agentes do mercado quanto aos procedimentos da Comissão, esta publicará em 2008 um guia informativo sobre esses procedimentos, que explica a nova metodologia e as condições aplicáveis ao arrendamento ou compra de edifícios. O objectivo do guia é duplo:

1. Reunir e explicar os procedimentos internos e o quadro normativo aplicáveis aos contratos públicos de arrendamento ou compra de edifícios, que decorrem do Regulamento Financeiro[15].

2. Indicar as condições gerais para a compra ou o arrendamento de edifícios pela Comissão e descrever os procedimentos a seguir.

4.2. Análise da possibilidade de melhorar as opções e os mecanismos de financiamento

Um critério fundamental das negociações imobiliárias são os custos envolvidos. Por conseguinte, a Comissão acompanha constantemente as tendências do mercado e procura oportunidades para manter um bom equilíbrio entre as necessidades de espaço e as perspectivas orçamentais.

Em princípio, baseando-se na experiência adquirida, a Comissão prosseguirá a sua política de aquisições definida em anos anteriores. Para lá da estabilidade assegurada através da sua política de aquisições, a Comissão instituiu igualmente uma nova modalidade de financiamento destas aquisições, a “aquisição com pagamento diferido”[16]; esta modalidade é em geral mais simples do ponto de vista jurídico e financeiro do que os anteriores contratos de locação financeira (enfiteuse). Em qualquer caso, a fim de manter uma certa flexibilidade, a Comissão tenciona conservar alguns edifícios em regime de arrendamento ou usufruto. Em 2008 será concluído um estudo de avaliação do equilíbrio entre a aquisição e o arrendamento ou o usufruto, cujos resultados serão utilizados para melhorar o desempenho geral da Comissão neste domínio.

No entanto, para colher plenamente os potenciais benefícios da política de aquisições, é importante ter em consideração todos os custos ligados à vida útil dos edifícios. Os contratos de aquisição celebrados por um período de 27 anos, por exemplo, excedem consideravelmente a vida útil esperada dos edifícios de escritórios – estimada em cerca de 20 anos – antes de serem necessárias renovações totais. Esta política de aquisições terá, portanto, consequências para os custos de manutenção e de renovação futuros, visto que a Comissão deverá incluir, no seu planeamento plurianual global, as futuras obras de renovação dos edifícios de que é proprietária e as consequentes soluções temporárias para a instalação do pessoal abrangido por essas obras. A necessidade de desocupar – ainda que de forma temporária – os edifícios a renovar terá repercussões na carteira imobiliária, designadamente se for necessário ou recomendável o arrendamento de curto prazo e/ou a venda de edifícios. Para lidar com esta situação específica será necessário definir mecanismos adequados e analisá-los atentamente quanto à sua exequibilidade operacional, jurídica e fiscal.

Embora a aquisição continue a ser a regra, será analisada em pormenor a exequibilidade de novas modalidades de financiamento, paralelamente aos mecanismos utilizados até agora. Para o efeito, existem duas possibilidades:

- Celebração de um arrendamento que inclua um contrato de serviços, pelo qual o proprietário do edifício garante a manutenção de um determinado nível de serviços e conforto durante o período de vigência do contrato, ou de parcerias entre o sector público e o sector privado.

- Celebrar acordos financeiros através do Banco Europeu de Investimento, tal como o Tribunal de Contas Europeu recomenda.

5. ABORDAGEM ESTRATÉGICA PARA O ARRENDAMENTO DE EDIFÍCIOS

5.1. A Comissão em Bruxelas

Devido a exigências de capacidade e atendendo aos recursos financeiros disponíveis, a Comissão seguiu, durante alguns anos, uma política de diversificação limitada e de descentralização do seu espaço de escritórios para lá do “Quartier européen”, desenvolvendo pólos adicionais noutras zonas de Bruxelas nas quais o desenvolvimento urbano é igualmente importante. No contexto de uma estratégia clara de longo prazo, é necessária uma abordagem revista. Assim, as opções principais são três:

5.1.1. Conservar e reordenar o “Quartier européen” como pólo único onde se concentra toda a actividade, com excepção dos arquivos e outros serviços auxiliares

Esta opção tem a vantagem de criar um presença simbólica forte em Bruxelas, trazendo coesão e identidade e maximizando as economias de escala. Reduziria as deslocações na cidade e seria bem acolhida pelo pessoal da Comissão que, na sua esmagadora maioria, gosta de trabalhar no “Quartier européen”[17]. Esta opção implicaria um grande agrupamento dos edifícios existentes e a construção de um importante conjunto de novos edifícios. Todavia, a enorme escala desta opção impede a sua exequibilidade, a menos que a Comissão adopte a nova estratégia de utilização do espaço, que implica a redução significativa das exigências gerais nesta matéria. Importa não esquecer também que a concentração num único pólo diminuiria a reduzida flexibilidade da Comissão para satisfazer as necessidades futuras, limitaria de algum modo as possibilidades de expansão e aumentaria a pressão sobre os preços dos imóveis. Além disso, tornaria mais difícil a integração no ambiente local.

5.1.2. Abordagem multipolar, baseada no reordenamento do “Quartier européen” enquanto zona principal de actividade da Comissão e na criação de um máximo de três grandes pólos fora deste bairro

Esta abordagem confirmaria o “Quartier européen” como a zona principal em Bruxelas, implicando ali grandes reagrupamentos e construções, como na opção 5.1.1. Além disso, um número limitado de um máximo de 3 outros pólos seria progressivamente desenvolvido (segundo os princípios desta política referidos no ponto 6). Cada pólo deveria ter, em princípio, massa crítica suficiente para ser viável e propiciar as economias de escala necessárias, com um espaço de 100 000 a 250 000 m² por pólo.

A identificação de pólos adequados teria de ser realizada em estreita cooperação com as autoridades regionais e locais, mas uma análise preliminar indica que existem vários locais possíveis que podiam ser desenvolvidos nos próximos 5–10 anos. Embora esta abordagem tenha algumas desvantagens (maior número de deslocações entre os vários pólos, dispersão geográfica do pessoal e eventuais custos adicionais devidos à necessidade de aí criar infra-estruturas sociais, tais como serviços de restauração), representaria benefícios significativos: iria ao encontro das recomendações do Tribunal de Contas, que considera necessária a diversificação para reduzir a pressão sobre os preços do imobiliário no “Quartier européen”, mediante a introdução de um forte elemento de concorrência; e as autoridades do país de acolhimento saudariam a diversificação na região de Bruxelas e a capacidade para garantir uma utilização mista do espaço no “Quartier européen”.

5.1.3. Criação de um novo pólo único fora do “Quartier européen” para a actividade da Comissão

Esta abordagem assenta na construção de uma “Cidade Europeia” nova, num espaço abandonado ou vazio fora do “Quartier européen”. Teria a vantagem de agrupar todos os serviços e o pessoal num local moderno e feito à medida, permitindo a flexibilidade e a capacidade de expansão e/ou a reorganização dos serviços. Os estudos preliminares mostraram que existe uma série de potenciais locais viáveis. Contudo, esta opção tem diversas desvantagens substanciais: o tempo necessário para a escolha, a planificação e a construção é muito longo e um local deste tipo não poderia estar pronto num prazo razoável. De igual modo, poderia passar a haver uma distância considerável entre a Comissão e as outras instituições.

* * *

Nesta fase, a opção do ponto 5.1.2. parece a mais adequada das três.

5.2. A Comissão no Luxemburgo

Nos anos 90, o aumento do pessoal e a necessidade de abandonar certos edifícios que a Comissão ocupava no Plateau du Kirchberg forçou a instalação de serviços na zona sul da cidade – a chamada zona de Gasperich. Este segundo pólo da Comissão tornou-se definitivo desde a aquisição do edifício Euroforum, inicialmente previsto para os serviços da DG TREN e para outros serviços da Comissão que carecem de um nível de protecção muito elevado. A médio prazo, com a construção do novo edifício Jean Monnet (designado JMO2) no Plateau du Kirchberg, a Comissão prevê abandonar os pequenos edifícios que ocupa no pólo de Gasperich.

O actual edifício JMO1 tem licença de exploração válida até Dezembro de 2014. A sua ocupação pela Comissão para o período de 2007-2014 deverá ser formalizada mediante a celebração de um contrato de arrendamento com o “Fonds d’Urbanisation” do Kirchberg.

O edifício JMO2, com uma área total de 120 000 m², deverá substituir o edifício JMO1. Situar-se-á no Plateau du Kirchberg, num lote de terreno que o Estado luxemburguês provavelmente oferecerá à Comissão pelo preço simbólico de 1 euro. As condições de execução da obra deverão ser fixadas num memorando de entendimento entre o Estado luxemburguês e a Comissão.

A infra-estrutura social do Plateau du Kirchberg foi construída em 1980 e atingirá o fim da sua vida útil depois de 2010. Por conseguinte, a Comissão procederá, no final de 2007, aos estudos preparatórios relativos à localização e à definição das necessidades nos anos mais próximos. Entretanto, têm sido propostas soluções provisórias, como a extensão dos actuais centros de primeira infância ( Centres de la Petite Enfance ). A Comissão deveria, de igual modo, estudar em conjunto com as outras instituições a possibilidade de criação de um centro interinstitucional de actividades sociais.

5.3. Agências

Foi já lançado um debate interno geral sobre as agências, as agências de execução e outros casos de espaço necessário (por exemplo, para o pessoal ligado a programas de investigação). Com base nos resultados desta análise, terão de ser definidos todos os aspectos da política imobiliária relativos a estes casos específicos e os papéis do OIB/OIL e de outros serviços competentes. Dada a experiência dos serviços OIB/OIL, deverá caber-lhes a obtenção e a gestão do espaço de escritórios para as agências executivas, com base em acordos de nível de serviços, que definam, entre outros aspectos, a remuneração dos serviços oferecidos.

6. ARQUITECTURA E PRINCÍPIOS DA POLÍTICA IMOBILIÁRIA

Os benefícios decorrentes da maior eficiência da carteira imobiliária, aliados à redução do número de edifícios ocupados, tornam possível a aplicação de uma estratégia imobiliária articulada em torno de uma série de princípios orientadores e de gestão que se interligam. Juntos, representam uma abordagem global e sustentável que deverá facilitar a realização de melhoramentos substanciais em termos de qualidade e da natureza dos edifícios e, portanto, da vida profissional do pessoal que os ocupa. Estes princípios constituirão a referência para a construção ou aquisição de novos edifícios e servirão de base para a concorrência entre eventuais pólos de actividade da Comissão.

Primeiro que tudo, o objectivo fundamental da Comissão é garantir uma elevada relação qualidade–preço da sua carteira imobiliária, actual ou futura. Ao aplicar os princípios da política imobiliária fixados na presente comunicação, a Comissão visa garantir que, no futuro, os seus edifícios sejam mais eficientes e alberguem o pessoal pelo menos nas mesmas condições de conforto, independentemente da localização dos edifícios, mas respeitando sempre as restrições impostas pelo acordo alcançado pelos Estados-Membros no contexto das perspectivas financeiras.

Com efeito, o objectivo destas medidas é permitir que, a longo prazo, a Comissão melhore a qualidade dos seus edifícios e aumente portanto o valor dos seus activos, seleccionando apenas edifícios de alta qualidade e de elevada eficiência, estrategicamente localizados, mediante procedimentos e negociações adequados, respeitando plenamente as restrições orçamentais.

6.1. As dimensões humanas e funcionais

Os edifícios ocupados pela Comissão são um símbolo forte da presença da instituição e, ao mesmo tempo, têm um impacto significativo na malha urbana em que se encontram. Os edifícios da Comissão não deveriam, portanto, constituir manchas na paisagem, mas sim contribuir de forma positiva para a vida da cidade. Enquanto interveniente principal do mercado imobiliário, a Comissão fixará padrões muito elevados para o seu próprio desenvolvimento, num esforço para melhorar a qualidade da zona em que se encontra, para transmitir uma imagem positiva da Europa aos cidadãos e garantir um ambiente de trabalho moderno e adequado para o pessoal e os visitantes. A futura política imobiliária da Comissão deve assentar, portanto, nos seguintes princípios:

6.1.1. Qualidade dos edifícios

A concepção de edifícios da Comissão (especialmente os projectos emblemáticos) deve ser muito exigente do ponto de vista arquitectónico, o que constituirá uma afirmação simbólica adequada e positiva que salienta a natureza da presença da instituição; e garante também a construção de edifícios altamente eficientes. A Comissão considera que obterá resultados de elevada qualidade neste domínio mediante o lançamento e/ou a participação nas comissões de selecção de concursos de arquitectura para todos os novos grandes projectos. O recurso a este género de concurso não deverá originar, a longo prazo, custos adicionais e deve ter um resultado neutro do ponto de vista orçamental. Os custos serão avaliados relativamente a eventuais benefícios resultantes do aumento da qualidade, da funcionalidade e da eficiência.

6.1.2. Integração na malha urbana

Os edifícios devem integrar-se plenamente na malha urbana em que se encontram, propiciando uma mistura adequada de escritórios, residências e comércio, oferecendo espaços públicos e permitindo a integração social do pessoal da Comissão no país de acolhimento. Para garantir tanto quanto possível a utilização mista dos seus edifícios é necessário colaborar estreitamente com as autoridades locais e os urbanistas, fazendo com que os valores representados e defendidos pelas instituições europeias e a imagem da Comissão, bem como os aspectos ligados à segurança, sejam plenamente tidos em conta.

6.1.3. Conforto do ambiente de trabalho

Respeitando plenamente as restrições orçamentais, deve ser tido devidamente em consideração o ambiente em que o pessoal trabalha, mediante a introdução de regimes mais flexíveis, sempre que possível, e proporcionando um ambiente de trabalho agradável, saudável e moderno, que seja também atraente e motivador. Em qualquer caso, e em especial se a opção apresentada no ponto 5.1.2. for aplicada, como se prevê, devem ser tidos em conta, sempre que possível, novos métodos de atribuição de espaços e de os mobilar, especialmente para a distribuição dos postos de trabalho nos escritórios em open space . A generalização de práticas como o teletrabalho, o horário flexível e o trabalho a tempo parcial deverão produzir efeitos sobre as necessidades da Comissão em termos de espaço de escritórios. Os serviços competentes analisarão o impacto destes novos métodos de trabalho, tanto em termos de qualidade de vida no trabalho como de eventuais economias, e comunicarão os resultados desta análise.

Parte dos ganhos de eficiência devem ser investidos na melhoria da qualidade do ambiente de trabalho e do bem-estar do pessoal – desde os materiais aos equipamentos de escritório.

6.1.4. Acesso de deficientes

A acessibilidade dos edifícios para as pessoas com deficiência tem grande importância. Todos os edifícios recentemente adquiridos devem ser acessíveis às pessoas deficientes e os edifícios ocupados há mais tempo serão progressivamente adaptados, sempre que possível.

6.1.5. Equipamentos sociais

Um dos objectivos da política da Comissão de “bem-estar no trabalho”[18] para o seu pessoal consiste numa melhor conciliação da vida privada e da vida profissional, tendo em conta a mudança de comportamentos relativamente ao trabalho e as alterações dos papéis das mulheres e dos homens.

A existência de estruturas de acolhimento de crianças de alta qualidade é uma componente essencial da política de bem-estar da Comissão. A fim de acompanhar a procura de lugares nas creches, em equipamentos pós-escolares e em actividades durante as férias escolares, é evidente que a Comissão deve não só manter os equipamentos actuais, mas também criar novos espaços de acolhimento de crianças.

Embora tenham sido encontradas diversas soluções temporárias para reduzir o mais possível a actual falta de lugares nas creches, a Comissão tem de promover novos projectos de creches no bairro europeu e nos bairros mais próximos e/ou em consonância com a política de criação de um novo pólo. Uma primeira estimativa aponta para a necessidade de criar rapidamente equipamentos que possam acolher 450 crianças. Antes do final de 2007 será concluído e comunicado à autoridade orçamental um documento que define a situação dos futuros projectos de creches[19].

A Comissão continuará a assegurar a existência de cafetarias e restaurantes self - service nos locais de trabalho ou na sua proximidade, oferecendo ao pessoal uma vasta gama de bebidas e refeições saudáveis e de elevada qualidade.

6.1.6. Escolas europeias e equipamentos pós-escolares

É extremamente importante que o número de escolas europeias em Bruxelas e no Luxemburgo responda totalmente à procura. Para o efeito, é necessário um maior empenhamento das autoridades do país de acolhimento para garantir o planeamento e a abertura de novas escolas a tempo e para garantir que as escolas europeias se situem na proximidade das principais zonas de actividade e/ou em zonas residenciais com grande concentração de pessoal da Comissão, em conformidade com a presente política. Esta abordagem irá satisfazer as necessidades legítimas do pessoal e dos respectivos filhos, contribuindo também para reduzir a poluição ambiental ligada aos transportes (ver ponto 6.2.2.).

No que se refere às actividades pós-escolares, os equipamentos existentes foram ampliados através de soluções provisórias de curto prazo, estando previsto, a longo prazo, um equipamento pós-escolar central e/ou mais equipamentos na futura quarta escola europeia de Bruxelas. Esta política de integração de equipamentos pós-escolares nas escolas europeias irá continuar. No Luxemburgo, as actuais instalações serão ampliadas nos próximos dois anos. Além disso, no período de 2007-2010, paralelamente à construção da segunda escola europeia, será construída uma nova estrutura integrada, incluindo creche e serviços pós-escolares.

6.1.7. Segurança e saúde

Será dada prioridade elevada à saúde e segurança das pessoas que trabalham nas instalações da Comissão, de modo a cumprir na íntegra[20] as normas e os padrões nacionais aplicáveis e em conformidade com as iniciativas da Comissão no domínio da saúde pública, em especial no que se refere a dietas saudáveis, à actividade física e à ergonomia correcta no trabalho. A Comissão está disponível, por exemplo, para analisar as opções de participação num centro desportivo interinstitucional. Deve ser dada especial atenção também aos aspectos relacionados com a poluição do ar.

Devido ao aumento significativo, nos últimos anos, dos incidentes ligados à segurança e ataques tanto na Europa como no resto do mundo, a Comissão está ciente de que é necessário garantir a protecção adequada do seu pessoal e das suas instalações. Para este efeito, o planeamento e o funcionamento dos actuais e novos pólos da Comissão continuarão a integrar medidas de segurança eficazes e proporcionadas, que espelhem as avaliações das ameaças aplicáveis aos edifícios e serviços. Neste sentido, qualquer edifício construído de raiz deverá ser projectado de modo a respeitar os requisitos de segurança, nomeadamente no que se refere ao controlo do acesso.

6.2. Reduzir o “rasto” de carbono da Comissão

A estratégia de política imobiliária pode contribuir para reduzir ainda mais o “rasto” de carbono da instituição, através de três vertentes: emissões dos edifícios, optimização das ligações com os transportes públicos e maiores sinergias em termos de gestão de edifícios. Em conformidade com a revisão intercalar do sexto programa comunitário de acção em matéria de ambiente[21], a Comissão definirá uma estratégia para reduzir o “rasto” de carbono da Comissão. No sector do imobiliário, esta estratégia seguirá os princípios estabelecidos na presente comunicação.

6.2.1. Redução das emissões

É importante que os actuais edifícios da Comissão continuem a reduzir tanto quanto possível o respectivo “rasto” de carbono e que os novos projectos respeitem as normas ambientais mais exigentes, com o objectivo de serem neutros do ponto de vista do carbono. Isto tem a dupla vantagem de reduzir não só as emissões de gases com efeito de estufa como também os custos correntes de energia.

- Quanto aos edifícios existentes , há muito que a Comissão está empenhada no desenvolvimento sustentável, quer nas suas acções legislativas e políticas quer na sua gestão corrente, como as suas iniciativas de gestão ambiental o comprovam, nomeadamente a Decisão[22] tomada em Setembro de 2001 de lançar um projecto-piloto de aplicação do Regulamento EMAS (sistema comunitário de ecogestão e auditoria)[23]. Em resultado desta iniciativa, sete edifícios de Bruxelas[24] obtiveram um certificado de conformidade com o EMAS, incentivando em simultâneo 3 500 trabalhadores da Comissão, bem como prestadores de serviços que trabalham para a Comissão, a adoptar um comportamento mais responsável do ponto de vista ambiental no trabalho e em todas as facetas das suas vidas. A Comissão tenciona estender progressivamente o EMAS aos principais edifícios da Comissão e todas as renovações visarão a eficiência energética.

- Relativamente às novas construções e renovações , a Comissão seguirá uma abordagem integrada e sinergética que abarca todas as fases da vida útil dos edifícios, desde o recurso a materiais reutilizáveis ou recicláveis durante a construção à utilização racional de recursos naturais como a energia (tal como previsto na Directiva 2002/91/CE).

6.2.2. Mobilidade

Em termos de mobilidade, a localização dos edifícios e a sua integração na rede pública de transportes é um factor importante para reduzir o impacto ambiental da Comissão e respectivo pessoal. Assim, os edifícios principais e os pólos de actividade da Comissão devem situar-se perto de interfaces de transportes públicos – incluindo comboio, metro ou metro ligeiro de superfície – ou ter um bom nível de acesso à rede de transportes públicos. Este factor permitiria a utilização de transportes públicos tanto nas deslocações para o trabalho como entre os edifícios da Comissão e das outras instituições comunitárias e ainda para as escolas europeias e creches. Neste contexto, a Comissão insiste que não só as creches mas também as escolas europeias devem situar-se perto das principais zonas de actividade ou de residência do pessoal, de modo a contribuir para a redução do impacto dos transportes (e ajudar o pessoal a conciliar a vida profissional e a vida familiar).

Deve também ser possível aceder aos edifícios de bicicleta em segurança, idealmente integrando a rede local de pistas cicláveis. Neste contexto, é vital que as autoridades nacionais adoptem as medidas necessárias para garantir a disponibilização de ligações suficientes aos transportes públicos e outras infra-estruturas, como parte do Plano para a Mobilidade do Pessoal 2006-2009 da Comissão[25] em vigor para Bruxelas, que apoia e complementa as iniciativas já existentes de promoção da utilização de transportes públicos ou de outros meios de transporte sustentáveis. Devem ser tomadas mais medidas para reforçar a iniciativa Eurobus em Bruxelas e o acordo com as autoridades da cidade do Luxemburgo no que se refere à utilização dos transportes públicos pelo pessoal da Comissão.

6.2.3. Sinergias na gestão de edifícios

Sempre que possível, devem ser utilizados os últimos avanços tecnológicos, em especial a utilização de plataformas integradas relativamente ao protocolo Internet, a fim de integrar os diversos sistemas de gestão de edifícios (alarmes, redes TI, controlo do acesso, manutenção e funcionamento, etc.) para facilitar a gestão integrada dos edifícios da Comissão. A introdução de sistemas comuns potencia não só uma maior redução do consumo de energia, mas também outro tipo de economias resultantes da gestão e do funcionamento mais eficientes dos edifícios.

7. EXECUÇÃO DA POLÍTICA IMOBILIÁRIA DA COMISSÃO

7.1. Cooperação com as partes interessadas

7.1.1. Cooperação com as autoridades belgas

Para a Comissão, é muito importante melhorar a qualidade de vida tanto do seu pessoal como dos residentes no “Quartier européen”. Para alcançar esta meta, a Comissão procura melhorar a aparência e a integração urbana dos seus edifícios em Bruxelas. Mas isto só poderá fazer-se com o apoio das autoridades belgas, que constitui um elemento fundamental para uma aplicação bem-sucedida desta estratégia.

Por conseguinte, a Comissão insta as autoridades belgas a reforçarem ainda mais a coordenação a todos os níveis para garantir uma maior harmonização das diversas vertentes da política de acolhimento das instituições europeias na Bélgica. Deve ser feita aqui referência especial à necessidade de integrar no conceito da presença das instituições europeias na Bélgica tanto a vertente dos escritórios (infra-estruturas e logística) como a do pessoal. Esta última inclui nomeadamente as creches e garderies (pelas quais a Comissão Europeia é responsável, mas relativamente às quais as autoridades belgas têm uma palavra a dizer quanto à disponibilidade de edifícios, por exemplo mediante as autorizações necessárias que deve conceder) e as escolas europeias (relativamente às quais o país de acolhimento definiu obrigações claras numa convenção intergovernamental).

De igual modo, a Comissão conta francamente com o apoio das autoridades belgas para aplicar as medidas necessárias para melhorar a mobilidade geral em termos de transportes com repercussões para a Comissão e o seu pessoal. A ausência de competências da Comissão e a sua margem de manobra limitada neste domínio tornam indispensável que as autoridades belgas desenvolvam novos projectos e ideias.

A Comissão continuará a participar activamente em iniciativas como a task force UE-Bélgica , criada para facilitar o diálogo entre as instituições e os países de acolhimento, e o “Fonds Quartier européen” (criado sob os auspícios da Fundação Rei Balduíno), que promovem a cooperação, o diálogo e os intercâmbios e aumentam a transparência. Neste contexto, convidará as autoridades belgas a designar os órgãos competente para regular uma série de questões operacionais e a ajudá-la a acompanhar os progressos relativos à sua resolução.

7.1.2. Cooperação com as autoridades luxemburguesas

As relações com as autoridades luxemburguesas são estabelecidas através do Ministério dos Negócios Estrangeiros, que assegura a coordenação com os outros ministérios ou organismos públicos nacionais. O Secretário-Geral do Ministério dos Negócios Estrangeiros participa regularmente nas reuniões dos conselhos de administração das instituições europeias e organismos situados no Luxemburgo, o que permite a coordenação, tanto entre instituições como entre estas e as autoridades locais, no domínio da política imobiliária. A Comissão convida as autoridades do Luxemburgo a manter a cooperação existente a fim de encontrar soluções construtivas para todos os assuntos pendentes.

7.1.3. Cooperação com as outras instituições europeias

A Comissão tem uma experiência longa e frutuosa de cooperação com as outras instituições e tenciona prosseguir no mesmo caminho. Em termos de cooperação interinstitucional, resulta claramente dos contactos estabelecidos pela Comissão que os serviços que lhes presta são muito apreciados pelas outras instituições da UE. Existe, porém, consenso quanto ao facto de a cooperação interinstitucional nas áreas geridas pelos Serviços de Infra-estruturas e Logística da Comissão em Bruxelas e no Luxemburgo dever funcionar numa base voluntária, sem que as instituições sejam obrigadas a trabalhar juntas se não desejarem fazê-lo. As outras instituições não reclamam a criação imediata de um serviço interinstitucional exclusivamente dedicado à gestão das actividades realizadas actualmente pelos serviços da Comissão atrás referidos. Ainda assim, a Comissão permanece aberta ao debate acerca de eventuais desenvolvimentos no domínio da cooperação, com base em iniciativas concretas destinadas a fomentar economias de escala; neste contexto, seria importante definir – caso a caso – as funções e responsabilidades das instituições implicadas, incluindo a carga de trabalho e as vantagens respectivas.

7.2. Revisão das normas de construção e das condições de alojamento

Para garantir a aplicação dos princípios essenciais de política imobiliária apresentados na presente comunicação, os requisitos arquitectónicos da política imobiliária da Comissão serão fixados num novo documento sobre “Política Arquitectónica”, a elaborar até ao final de 2008, para complementar o Manual de Normas de Construção (MNC)[26]. Este documento será igualmente revisto, para integrar os desenvolvimentos tecnológicos e as orientações mais recentes no domínio da saúde e segurança. Além disso, os serviços da Comissão adoptarão um Manual das Condições de Alojamento (MCA), que harmoniza as regras e os critérios técnicos para a atribuição de espaço às direcções-gerais ou aos serviços da Comissão, tanto em Bruxelas como no Luxemburgo, e elaborarão também um novo programa para avaliar e melhorar, se for o caso, o “bom estado” dos seus edifícios. Seguindo a metodologia proposta, todos os novos projectos serão avaliados com recurso às normas de referência constantes dos MNC e MCA.

[1] SEC(1996) 1095, COM(1999) 713, COM(2003) 755.

[2] Incluindo outros edifícios como o Centro de Conferências, o Arquivo Histórico, edifícios de logística e serviços sociais. O espaço ocupado pelo pessoal da Comissão é de 804 000 m², em 51 edifícios de escritórios.

[3] Incluindo escritórios e outros equipamentos.

[4] Alguns edifícios – como o Arquivo Histórico e as salas TI – encontram-se noutras zonas, ocupando uma superfície total de cerca de 18 500 m².

[5] O “Quartier européen” é delimitado pela Cour St Michel, Torre Madou, Boulevard Clovis e Square de Meeûs.

[6] Em conformidade com a Decisão C(2003)570/5 da Comissão, de 22.7.2003, que define as regras administrativas aplicáveis à OIB. Dado o impacto financeiro deste tipo de decisões, propõe-se ainda que o parecer dos comités de gestão relativo aos dois serviços seja formulado com base num acordo preliminar da DG BUDG relativamente à dotação global a atribuir ao MAPF.

[7] Ver ponto 4.1.

[8] Ver ponto 7.1.1.

[9] Por agora, este planeamento inclui apenas os espaços de que a Comissão carece, excluindo as agências executivas.

[10] Incluindo renovações, caso a vida útil do edifício já tenha sido excedida.

[11] Ver ponto 2.1.

[12] Este artigo define os princípios de adjudicação de contratos e os procedimentos no domínio dos contratos públicos.

[13] O director do OIB e o director do OIL.

[14] Para o efeito, o OIB e o OIL celebrarão um contrato-quadro com consultores especializados director do OIB e o director do OIL.

[15] Regulamento n.º 1605/2002 do Conselho.

[16] O sistema de pagamento diferido permite que a Comissão compre um edifício e pague o respectivo preço durante vários anos (em geral, 27 anos). Os direitos de propriedade são transferidos para a Comissão no dia da compra.

[17] Inquérito ao pessoal, The Commission's building location policy in Brussels (Política de localização dos edifícios da Comissão em Bruxelas), realizado entre 17 de Janeiro e 2 de Fevereiro de 2007.

[18] SEC(2006) 500.

[19] Este documento incidirá sobre a situação específica de dois grandes projectos (Cornet-Leman, Wagon-Lits) que estão a sofrer atrasos substanciais.

[20] Verificado pela DG ADMIN.

[21] COM(2007) 225.

[22] Decisão C(2001)2591 da Comissão, de 7 de Setembro de 2001, de dar início ao processo de aplicação do Regulamento EMAS às suas actividades.

[23] Regulamento (CE) n.º 761/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 19 de Março de 2001, que permite a participação voluntária de organizações num sistema comunitário de ecogestão e auditoria (EMAS).

[24] BERL, BRE2, BU-5/9, GUIM, HTWG, MO34 e SC11.

[25] SEC(2006) 344 – 14.3.2006.

[26] Este manual, que foi actualizado em Junho de 2004, é o documento de referência e o instrumento para avaliar o grau de conformidade dos edifícios ou projectos apresentados à Comissão com critérios quantificáveis, sobretudo relativos a requisitos técnicos, conforto e segurança.