[pic] | COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS |

Bruxelas, 15.6.2005

COM(2005) 256 final

COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO

Síntese de 2004

ÍNDICE

1. Introdução 3

1.1. O contexto da síntese 3

1.2. A síntese de 2004 4

1.3. Quadro de referência definido pela síntese de 2004 5

2. Questões decorrentes dos relatórios anuais de actividades 5

2.1. Resumo geral 5

2.2. Reforço do processo de apresentação dos relatórios anuais de actividades 7

2.3. Relatório de síntese e declaração de fiabilidade 8

3. Grandes questões transversais decorrentes dos relatórios anuais de actividades e das recomendações recebidas 9

3.1. Questões de governação 9

3.1.1. Da abordagem de conformidade à abordagem de eficácia no controlo interno 9

3.1.2. Gestão dos riscos a nível da Comissão 10

3.1.3. Medição dos resultados 11

3.1.4. Externalização e agências 11

3.2. Gestão e informações financeiras 12

3.2.1. Roteiro para um quadro de controlo integrado 13

3.2.2. Controlos ex-ante e ex-post . 14

3.2.3. Contabilidade e transmissão das informações financeiras 15

3.2.4. Modalidades de execução do orçamento 16

3.3. Recursos humanos 16

3.3.1. Falta de pessoal especializado 17

3.3.2. Recrutamento de funcionários dos novos Estados-Membros e formação 17

3.3.3. Afinação dos instrumentos de reforma 18

3.3.4. Mobilidade 18

4. Conclusões 18

Anexo 1 23

Anexo 2 27

Anexo 3 31

1. INTRODUÇÃO

1.1. O contexto da síntese

A síntese a última fase do ciclo de planificação estratégica que se inicia todos os anos com a estratégia política anual, na qual a Comissão estabelece as prioridades bem como o quadro político e orçamental para o ano seguinte. Este quadro constitui o ponto de partida para a preparação do programa legislativo e de trabalho da Comissão, bem como do orçamento e concretiza-se nos planos de gestão anual dos serviços. No final do ano, os directores-gerais e chefes de serviço elaboram um relatório anual de actividades, descrevendo os resultados das acções realizadas e a situação da gestão e do controlo. Estes relatórios são acompanhados de uma declaração de fiabilidade relativa à boa utilização dos recursos e à qualidade da gestão financeira.

Enquanto os relatórios anuais de actividades se referem simultaneamente aos resultados das políticas e da gestão, a presente síntese aborda as questões de gestão e não dá conta das realizações políticas do ano anterior.

A este respeito, convém salientar que a Comissão dá conta dos resultados da sua acção por diferentes meios:

- Anualmente, a Comissão apresenta ao Parlamento Europeu uma descrição pormenorizada dos resultados da sua acção aquando da apresentação da estratégia política anual para o ano seguinte;

- No início de cada ano, publicado um relatório específico sobre a execução do programa de trabalho da Comissão;

- A Comissão publica uma descrição completa das actividades da UE em 2004 sob a forma de um Relatório Geral, em conformidade com o artigo 212º do Tratado CE;

- A soma dos relatórios anuais das direcções-gerais dos serviços constitui uma descrição pormenorizada das realizações políticas da Comissão.

Tendo em vista o que precede, e tendo em conta que a Comissão recentemente formada já fez o balanço das realizações da Comissão precedente na definição dos objectivos estratégicos do seu mandato, considerou-se oportuno que a síntese se debruçasse sobre as questões de gestão.

A síntese anual o instrumento que permite à Comissão fazer o balanço sobre a forma como os serviços abordam as questões de gestão e decidir quais as medidas apropriadas para resolver as questões transversais. Trata-se igualmente de um instrumento importante para informar as outras instituições da situação da gestão da Comissão.

A síntese baseia-se nos relatórios anuais de actividades e nas declarações de fiabilidade elaboradas pelos directores-gerais e chefes de serviço.

Baseia-se igualmente numa série de instrumentos utilizados pela Comissão para controlar os seus procedimentos internos com o objectivo de se assegurar do seu bom funcionamento:

- A síntese semestral da situação do controlo interno da Comissão, publicada sob a responsabilidade da Direcção-Geral do Orçamento, elaborada pela segunda vez em Abril de 2005;

- O trabalho de auditoria e de aconselhamento do Serviço de Auditoria Interna que, nomeadamente, publica um relatório anual de auditoria e que, em 2004, concluiu o ciclo de auditorias dos sistemas de gestão e de controlo de todos os serviços. Ainda em 2004, o auditor interno publicou o primeiro relatório semestral sobre os resultados das auditorias efectuadas pelas estruturas de auditoria interna dos serviços;

- O Comité de acompanhamento das auditorias informa os membros da Comissão das questões resultantes das auditorias internas e externas bem como das questões que têm a ver com a auditoria decorrente da resolução do Parlamento Europeu relativa à quitação anual; garante ainda que as recomendações correspondentes são objecto de um acompanhamento adequado.

Ao adoptar a síntese anual, a Comissão faz o balanço da gestão dos seus serviços e aborda as grandes questões horizontais levantadas por estes nos seus relatórios anuais de actividades . Toma igualmente decisões sobre as principais recomendações formuladas tanto pelos auditores internos e externos como pela autoridade de quitação e tem em conta as principais conclusões formuladas na síntese da situação do controlo interno .

Nos casos em que os Comissários considerem necessário levar a cabo uma acção correctiva à escala da Comissão, a síntese enuncia igualmente as medidas a tomar, tendo em conta e, eventualmente, actualizando as acções previstas em sínteses anteriores ou noutros documentos horizontais.

1.2. A síntese de 2004

A síntese de 2004 constitui a primeira oportunidade de a nova Comissão analisar a situação que decorre dos relatórios anuais de actividades de 2004 das suas direcções-gerais e serviços.

Relativamente a 2004, esses relatórios indicam que foram obtidos resultados importantes e assinalam domínios que requerem melhorias complementares. Levantam igualmente uma série de questões importantes, abordadas na segunda parte da presente síntese. A Comissão constata uma melhoria global da qualidade dos relatórios anuais.

As recomendações dos auditores internos e externos e as conclusões do resumo do controlo interno indicam que os serviços da Comissão melhoraram as suas medidas de gestão e de controlo e apresentam melhor os resultados da sua acção. A partir da agora, as responsabilidades são definidas de uma forma mais clara a todos os níveis, o funcionamento dos serviços está sujeito a um quadro e a condições de base que têm por objectivo torná-los mais responsáveis e foram criadas modalidades que permitem o controlo político do trabalho da administração pelos comissários. Esses mesmos documentos identificam igualmente áreas em que os serviços devem envidar esforços acrescidos e apontam as lições a extrair. A terceira parte da síntese aborda as grandes questões transversais que se colocam neste contexto.

A síntese de 2004 surge num momento em que o ambicioso programa de reforma da Comissão lançado em 2000 alcançou essencialmente o seu objectivo: as prioridades políticas fixadas determinam a acção da Comissão, enquanto a descentralização da gestão e do controlo financeiro reforçaram a responsabilidade a todos os níveis, desde os Comissários até aos funcionários, garantindo assim aos cidadãos da União uma melhor utilização dos fundos públicos.

A Comissão considera que o quadro actualmente em vigor lhe permitirá atingir o seu objectivo, que consiste em melhorar a eficácia e a qualidade do trabalho. De futuro, o principal objectivo consistirá em afinar os procedimentos elaborados com base neste quadro, mostrando-se mais rigorosa quando for necessário e simplificando os controlos sempre que possível.

1.3. Quadro de referência definido pela síntese de 2004

Algumas das questões transversais ou sectoriais sobre as quais a Comissão se pronuncia na presente síntese decorrem dos relatórios anuais de actividades dos serviços e, em especial, das lacunas explicitamente apontadas por estes (reservas). Incluem, nomeadamente, a necessidade de reforçar o controlo interno nos casos em que as tarefas de execução orçamental são delegadas em entidades exteriores à Comissão, prestar uma atenção especial ao controlo e à supervisão e aos controlos ex-post , e continuar a desenvolver uma metodologia comum para a quantificação das lacunas por “famílias“ de serviços que intervêm no mesmo contexto.

Outras recomendações formuladas nos relatórios, como o relatório anual de auditoria interna ou o resumo do controlo interno, incluem a possibilidade da gestão dos riscos à escala da Comissão, o reforço da responsabilização/obrigação de prestar contas da Comissão através dos relatórios anuais de actividades e da síntese, a assinatura das contas pelo contabilista e o roteiro com vista a um quadro de controlo integrado.

A médio prazo, deve ser dada uma resposta adaptada a estas questões. Por esse motivo, a presente síntese termina com uma série de objectivos (ver Anexo 1) que tratam questões transversais essenciais para a qualidade do trabalho de gestão. Mediante um quadro de controlo integrado, uma gestão mais global dos riscos, a certificação da integridade, da coerência e da fiabilidade das contas bem como outras medidas, a Comissão compromete-se a introduzir no seu funcionamento as melhorias que lhe são permitidas pela reforma. A Comissão concretizará as suas ambições graças a um funcionamento eficaz dos seus procedimentos de controlo interno, confirmados por outras instituições da União Europeia, nomeadamente o Tribunal de Contas.

2. QUESTÕES DECORRENTES DOS RELATÓRIOS ANUAIS DE ACTIVIDADES

2.1. Resumo geral

Após ter analisado os relatórios anuais de actividades, e em especial a declaração de fiabilidade assinada por cada um dos Directores-Gerais e Chefes de Serviço, a Comissão assinala o seguinte:

- No que diz respeito às despesas administrativas , o Director de Recursos de um dos serviços (o serviço de gestão e liquidação dos direitos individuais) não assinou a sua declaração por ter considerado que eram grandes as insuficiências relacionadas com a exploração por parte do seu serviço do novo sistema informático de cálculo dos salários e das pensões, que ainda se encontra em evolução. Após verificação dos problemas que deram origem a esta recusa, o Chefe de Serviço concluiu que estes problemas, que já eram conhecidos, não eram susceptíveis de afectar a fiabilidade normal que acompanha o relatório anual de actividades. Esta questão foi apresentada ao Comissário responsável, o qual decidiu pedir uma análise independente com o objectivo de verificar a veracidade e a importância das questões, bem como os controlos internos existentes para atenuar os riscos associados.

- No que se refere às acções realizadas directamente pelos serviços da Comissão , foi possível levantar as reservas anteriores relacionadas com os controlos ex-post para a maioria dos serviços. Uma definição mais clara do nível de erro aceitável poderá levar a um melhor equilíbrio entre os riscos efectivamente encontrados e os controlos a efectuar, sobretudo os controlos ex-post . No sector da investigação , um problema que persiste relaciona-se com a frequência dos erros no reembolso dos custos reais declarados pelos beneficiários. As medidas de simplificação a introduzir pelo Regulamento Financeiro revisto proposto pela Comissão, bem como controlos ex-post mais direccionados e harmonizados, para além de uma melhoria das condições de gestão no âmbito do sexto programa-quadro, contribuirão para atenuar este problema, mesmo que de momento se continuem a constatar problemas relacionados com o quadro jurídico actual, como os reembolsos com base em despesas reais. Por outro lado, foram anunciadas outras medidas de simplificação no âmbito do sétimo programa-quadro, que serão aplicadas em devido tempo.

- Nos casos em que os fundos da UE são aplicados mediante gestão partilhada com os Estados-Membros , os serviços em questão estavam numa situação privilegiada para identificar as lacunas que afectavam a execução orçamental por parte das autoridades nacionais e, nalguns casos, determinar as suas consequências em termos monetários e o respectivo impacto em matéria de garantias razoáveis. Está a decorrer um trabalho complementar que deverá ser continuado com o intuito de estabelecer de uma forma correcta a importância relativa e as incidências das insuficiências que afectam os sistemas de gestão e de controlo em vez de transacções concretas. As medidas que serão propostas no roteiro para um quadro de controlo integrado ou que já foram propostas no âmbito das perspectivas financeiras 2007-2013 poderão garantir uma maior fiabilidade por parte dos Estados-Membros.

- No que se refere à gestão descentralizada com países terceiros , o risco considerável inerente a este método de gestão requer uma maior atenção ao quadro de controlo a fim de assegurar a obtenção de garantias necessárias neste tipo de operações.

- As representações nos Estados-Membros e as delegações nos países terceiros continuam a suscitar as mesmas reservas que nos anos anteriores. Os serviços definem actualmente as acções a realizar no que diz respeito aos sistemas de gestão e de controlo a criar nas delegações e representações, a fim de facilitar o levantamento das reservas o mais rapidamente possível. Em especial, na sequência de uma avaliação da organização do serviço externo e de um relatório especial do Tribunal de Contas sobre a desconcentração da gestão da ajuda externa da UE para as delegações, realizada em 2004, está prevista uma reestruturação para 2005, nomeadamente nos sistemas de informação e nas missões de controlo.

O Anexo 3 da presente síntese apresenta um resumo das tendências em todas as reservas emitidas nos últimos anos.

Conclusões

A situação nos serviços, tal como descrita nos relatórios anuais de actividades, globalmente satisfatória. As principais questões evidenciadas nas reservas emitidas dizem respeito a insuficiências recorrentes, já apontadas nos anos anteriores e que são objecto de acções correctivas. Por esse motivo, diversas medidas devem ser elaboradas ou melhoradas e aplicadas convenientemente, no intuito de obter garantias razoáveis dos serviços no que diz respeito à legalidade e à regularidade das operações subjacentes, sobretudo, mas não exclusivamente, no âmbito da gestão partilhada e descentralizada. A este propósito, o roteiro com vista a um quadro de controlo interno integrado e o consequente empenhamento de todos os participantes financeiros contribuirão para fornecer ao Tribunal de Contas uma base sólida para elaborar o seu parecer. As questões transversais específicas que requerem atenção a nível da Comissão são abordadas mais adiante na presente síntese.

2.2. Reforço do processo de apresentação dos relatórios anuais de actividades

Os processos de apresentação dos relatórios anuais de actividades foram alterados e estabilizados. Relativamente aos relatórios anuais de actividades de 2004, foi pedido aos serviços que apresentassem mais detalhadamente o seu ambiente de gestão e os principais riscos encontrados. Em geral, as reservas são mais precisas e coerentes e o seu impacto sobre as garantias razoáveis dos serviços relativas ao uso dos recursos e à legalidade e regularidade das operações frequentemente apoiado por um raciocínio explícito.

O Tribunal de Contas recomendou que, em relação aos fundos objecto de gestão partilhada, os resultados dos controlos dos Estados-Membros sejam apresentados nos relatórios anuais de actividades dos serviços. Tal foi garantido pelos serviços em questão.

Durante e após a avaliação pelos pares das reservas susceptíveis de serem emitidas nos relatórios anuais de actividades de 2004 dos serviços, três “famílias” de serviços começaram a elaborar uma abordagem mais coerente a fim de avaliar a gravidade (substância) dos problemas encontrados no âmbito orçamental e determinar quais poderão ser as repercussões financeiras dos problemas sistémicos.

O Tribunal de Contas reconheceu os progressos alcançados com base nos relatórios anuais de actividades de 2003 dos serviços, tendo no entanto assinalado a incompatibilidade entre a amplitude das reservas emitidas por alguns serviços e as garantias razoáveis dadas. Por outro lado, tal como indicado na síntese do controlo interno , alguns serviços devem ainda descrever de forma mais completa o ambiente de trabalho no seu relatório anual de actividades incluindo os riscos com que se deparam, em especial os riscos que subsistem mesmo após a adopção de acções correctivas.

Conclusões

Relatórios anuais de actividades mais específicos e explícitos : Embora tenham sido alcançados progressos significativos em diversos casos, os serviços da Comissão deveriam continuar a melhorar a explicação do seu ambiente e os riscos com que se deparam, incluindo os riscos que subsistem mesmo após a adopção de medidas correctivas. Convém explicitar sobretudo os efeitos deste ambiente e destes riscos sobre a gestão e os controlos e, na maioria dos casos, fornecer explicações mais completas sobre o impacto global das reservas nas garantias razoáveis.

Relatórios mais equilibrados : No segundo semestre de 2005, será levada a cabo uma reflexão sobre as simplificações que poderão ser adoptadas para garantir um melhor equilíbrio entre os resultados políticos e as questões de controlo interno e de gestão financeira, tanto nos relatórios anuais de actividades como na síntese. Por outro lado, as orientações dadas aos serviços serão reforçadas e integrarão num conjunto único todas as instruções referidas em diversas decisões da Comissão.

Método comum por “famílias” : com a assistência dos serviços centrais, um método comum que permita determinar o limite máximo de tolerância das insuficiências, incluindo as de natureza sistémica, será elaborado para os relatórios anuais de actividades de 2005 a fim de avaliar com mais coerência o respectivo impacto nas garantias razoáveis para as “famílias” de gestão partilhada, investigação e políticas internas.

2.3. Relatório de síntese e declaração de fiabilidade

Na sua resolução relativa à quitação para 2003, o Parlamento Europeu convidou a Comissão a transformar a síntese anual dos relatórios anuais de actividades dos serviços numa declaração de fiabilidade global relativa à totalidade da gestão e dos controlos financeiros da Comissão.

O objectivo subjacente a esta proposta consiste em reforçar a expressão de responsabilidade na qual o Tribunal de Contas pode basear a formulação da sua própria declaração de fiabilidade. O relatório anual de síntese expõe a posição da Comissão relativamente às principais questões de gestão e de controlo e, no seu relatório anual relativo a 2003, o Tribunal indicou que o relatório de síntese analisava pela primeira vez as garantias fornecidas pelo sistema de controlo e de supervisão.

Por outro lado, a síntese um acto mediante o qual a Comissão exerce a sua responsabilidade política, ao analisar os relatórios anuais de actividades e declarações conexas e ao adoptar uma posição sobre as grandes questões horizontais, incluindo as acções adequadas relativas aos problemas a serem resolvidos a nível da Comissão. Esta abordagem baseia-se na reforma, que descentralizou as responsabilidades de gestão, delegando-as nos directores-gerais e chefes de serviço, sob o controlo político do Comissário competente.

O sistema actual oferece assim mais garantias necessárias do ponto de vista da gestão. Neste contexto, será possível progredir ainda, na maioria dos casos reforçando as responsabilidades expressas nos relatórios anuais de actividades dos serviços, mediante a formulação de reservas mais concretas e de uma melhor definição do impacto dessas reservas nas garantias razoáveis que acompanham os relatórios anuais de actividades.

Conclusões

Promover a responsabilização da Comissão : Convém melhorar a qualidade dos relatórios anuais de actividades de determinados serviços mediante uma formulação mais clara de reservas e uma melhor definição das suas incidências, no intuito de reforçar as garantias dadas pelos serviços da Comissão e avaliadas por esta no relatório de síntese. Neste contexto, de lembrar que os Comissários são responsáveis pelo acompanhamento da aplicação dos planos de acção e das situações nos serviços que fazem parte do seu pelouro.

3. GRANDES QUESTÕES TRANSVERSAIS DECORRENTES DOS RELATÓRIOS ANUAIS DE ACTIVIDADES E DAS RECOMENDAÇÕES RECEBIDAS

3.1. Questões de governação

A reforma criou um quadro de gestão e de controlo reforçado, bem como novos instrumentos, como os relatórios anuais de actividades dos serviços, que permitam à Comissão fornecer informações completas das missões pelas quais responsável. Foram criados métodos de aplicação diversificados, nomeadamente através da delegação em terceiros na área orçamental.

A Comissão enfrenta agora o desafio de melhorar a eficácia dos seus serviços de supervisão e de controlo, reforçar a gestão dos riscos a nível dos serviços e desenvolver a gestão dos riscos a nível da Comissão, bem como melhorar as modalidades de supervisão aplicáveis às agências.

3.1.1. Da abordagem de conformidade à abordagem de eficácia no controlo interno

A pós uma primeira fase no decorrer da qual os serviços centraram os seus esforços na concepção dos sistemas de controlo interno e na conformidade com as normas de controlo interno (os serviços avaliaram em 93% a taxa média de conformidade com as exigências de base no final do ano), os serviços pretendem agora melhorar a eficácia do funcionamento desses sistemas e dos respectivos componentes.

Dado que a Comissão pretende dotar-se de uma gestão e de controlos eficazes, os serviços devem afinar constantemente os seus sistemas de controlo de forma a que estes contribuam com uma ajuda real aos gestores e para que os controlos se centrem nos problemas que apresentam mais riscos. A consolidação dos sistemas de controlo mediante a adopção de uma abordagem que vise uma eficácia completa, integrando o controlo interno e a análise de riscos na gestão quotidiana para além da esfera da gestão financeira, constitui um prolongamento lógico da reforma lançada em 2000.

As áreas que carecem de uma atenção especial incluem os procedimentos de adjudicação, os contratos e a atribuição de subvenções, nomeadamente o processo de selecção. É igualmente necessário tratar as questões relacionadas com os riscos de duplo financiamento e de pagamento de montantes excessivos; a redução de frequência dos erros e alguma simplificação dos procedimentos relativos às subvenções seriam também bem-vindos. Existe uma necessidade de uma maior proporcionalidade na criação de sistemas de gestão e de controlo custo-eficácia e o resumo do controlo interno menciona as seguintes áreas em que necessário introduzir melhorias: supervisão no âmbito financeiro, integração da gestão do risco na gestão diária e a obtenção de uma maior proporcionalidade na criação de sistemas de gestão e de controlo custo-eficácia. Tal implica uma revisão periódica do painel de avaliação financeira relevante e da adequação dos sistemas de supervisão e de controlo, o controlo de risco de dependência em relação a alguns contratantes e a consideração dos resultados dos controlos ex-post e das recomendações decorrentes das auditorias. Neste contexto, necessário fixar um nível de risco ou erro aceitável, se possível de acordo com as outras instituições.

O auditor interno recomenda que seja dada uma atenção especial à prevenção dos riscos de duplo financiamento, conluio, conflito de interesses, operações de iniciados, concentração dos fundos comunitários em determinados contratantes ou beneficiários e dependência em relação a alguns contratantes em caso de externalização.

Por outro lado, embora a experiência de alguns directores-gerais, serviços e delegações de pequenas dimensões varie, o resumo do controlo interno refere algumas dificuldades na aplicação das normas a nível da Comunidade. Nalguns casos, o documento sublinha a falta de recursos, noutros refere a necessidade de afinar as competências e as responsabilidades. Um outro problema colocado pelos serviços reside no número de agentes contratuais a que se tem de recorrer (até 40%). Esta situação, se não for devidamente tratada, pode prejudicar a criação de competências e de know-how durante o período transitório e criar problemas na fase de transferência das responsabilidades. A síntese do controlo interno sublinha o risco de descontinuidade no funcionamento dos serviços em caso de atraso no novo procedimento de selecção dos agentes contratuais. Por último, está prevista e será realizada uma avaliação trianual dos serviços administrativos da Comissão recentemente criados, que deverá ter especialmente em conta as medidas de simplificação.

Relativamente aos serviços interinstitucionais , o reexame actual do regulamento financeiro inclui medidas destinadas a avaliar uma eventual falta de delimitação das responsabilidades, sob a forma de uma delegação directa de poderes de gestor orçamental de cada instituição nos serviços.

Conclusões

Continuar a melhorar a relação custo-eficácia dos sistemas de supervisão e de controlo : os serviços deverão continuar a acompanhar de perto a eficácia do controlo interno, com a assistência dos serviços centrais. O coordenador do controlo interno de cada serviço deve examinar periodicamente a eficácia do controlo interno, com base nas informações disponíveis relativas aos resultados dos controlos, as excepções abertas e os painéis de avaliação pertinentes, no intuito de melhorar os procedimentos em vigor ou modificar os sistemas de controlo. Este reexame deve realizar-se, pelo menos, no contexto da informação semestral dos comissários e do relatório anual de actividades.

3.1.2. Gestão dos riscos a nível da Comissão

Os serviços da Comissão procedem com regularidade, em princípio uma vez por ano, a uma avaliação dos riscos. Está actualmente a ser desenvolvido, com base num exercício-piloto lançado em 2004 com diversos serviços, um método reforçado que ligue mais claramente a gestão dos riscos ao processo de planificação.

Paralelamente à gestão dos riscos realizada nos serviços, diversas actividades realizadas de forma periódica ajudam a reforçar a sensibilização para os riscos e a conceber medidas que permitam combatê-los em toda a Comissão. É o caso da atribuição de recursos às actividades prioritárias no início do ciclo de planificação estratégica e da avaliação preliminar das eventuais incidências positivas e negativas das principais iniciativas. No que se refere às questões de gestão, as vias pelas quais os serviços prestam contas aos seus comissários de tutela estão criadas e funcionam bem. Um grupo de comissários acompanha de perto todos os inquéritos lançados pelo serviço de luta anti-fraude no intuito de chamar a atenção do Colégio para problemas graves. Os auditores e a síntese do controlo interno apresentam todos os anos lacunas de carácter transversal e sistémico. O Comité de Acompanhamento das Auditorias está a melhorar o acompanhamento das principais recomendações com incidências a nível da Comissão.

O auditor interno e o Parlamento Europeu consideram, no entanto, que convém reforçar a cultura da gestão dos riscos e que necessário utilizar um método de gestão dos riscos a nível da Comissão.

O auditor interno sublinha que necessário integrar a gestão dos riscos no processo de gestão regular de cada serviço e sugere uma acção ao nível de toda a Comissão, o que teria como resultado uma visão de conjunto dos riscos a nível da Comissão, permitindo assim ter uma visão do topo para a base dos riscos essenciais.

Conclusões

Desenvolver uma gestão dos riscos a nível da Comissão : Até ao Outono de 2005, será criado um método para toda a Comissão que integrará a avaliação dos riscos no processo de tomada de decisão sobre as prioridades e a afectação dos recursos. Este aspecto concretizar-se-á nos planos da gestão e nos relatórios anuais de actividades dos serviços. A médio prazo, este método abrangerá a forma de abordar a gestão dos riscos no seio de “famílias” de actividades análogas nos serviços.

3.1.3. Medição dos resultados

A maioria dos serviços efectuou, uma revisão dos objectivos e dos indicadores, tanto na fase de planificação como na fase de apresentação dos relatórios, com a ajuda dos serviços centrais no intuito de melhorar em especial a qualidade dos documentos e dos relatórios (“fichas de actividade”) apresentados pela Comissão à autoridade orçamental juntamente com o projecto de relatório do orçamento anual.

O auditor interno e o Parlamento Europeu consideram que a qualidade dos objectivos e dos indicadores pode ser melhorada e que podem ser tomadas medidas adicionais para medir e avaliar os resultados obtidos. O Tribunal de Contas também convidou a Comissão a apresentar indicadores sobre a legalidade e a regularidade das operações e que permitam medir a qualidade do funcionamento dos sistemas de controlo interno.

A síntese do controlo interno e o auditor interno sublinharam igualmente a necessidade de integrar de forma mais completa no processo de elaboração das políticas as lições extraídas da experiência, designadamente os resultados das avaliações.

Conclusões

Rever a medição e a avaliação dos resultados : A Comissão analisará os objectivos e os indicadores existentes no âmbito de uma avaliação pelos pares por “famílias”, no intuito de analisar a forma de tornar mais operacionais os objectivos e os indicadores dos instrumentos de gestão na Comissão.

3.1.4. Externalização e agências

Na sua Comunicação de Fevereiro de 2004 sobre o quadro financeiro para 2007-2013, a Comissão sublinhou a necessidade de centrar as suas actividades no desenvolvimento e no acompanhamento de políticas nos termos do Tratado e identificou como princípios de governação administrativa uma menor gestão directa, um maior controlo da aplicação e uma maior rendibilidade.

Em caso de externalização das tarefas de execução através de agências de execução às quais a Comissão delega poderes para aplicar um programa ou um projecto comunitário aplicam-se exigências em matéria de controlo interno idênticas às que estão em vigor para a Comissão, o que permite a esta exercer plenamente o seu controlo.

Em contrapartida, as agências de regulamentação, ou seja, as agências comunitárias não executivas são organismos autónomos. Embora a maioria deles seja financiada, pelo menos parcialmente, pela secção do orçamento que diz respeito à Comissão, esta tem apenas um controlo limitado sobre as suas actividades. Contudo, a acção das agências de regulamentação pode em determinadas circunstâncias constituir um obstáculo às competências da Comissão. Nesta perspectiva, o resumo do controlo interno levanta a questão dos mecanismos que permitem à Comissão controlar essas agências. No seguimento do Livro Branco sobre a Governação Europeia, a Comissão já lançou uma iniciativa que tem por objectivo definir, de acordo com o Parlamento Europeu e o Conselho, um enquadramento para a criação, o funcionamento e o controlo das agências europeias de regulamentação. Esse projecto de quadro visa sobretudo definir as competências respectivas das agências de regulamentação das diferentes instituições. Por outro lado, convém clarificar as modalidades de acompanhamento necessárias que permitam à Comissão exercer plenamente as suas competências em matéria política e orçamental, se tal for necessário.

Conclusões

Plena responsabilidade da Comissão sobre as agências de execução : Relativamente ao funcionamento das agências de execução, a Comissão exercerá plenamente as funções de supervisão, tal como previsto. A próxima síntese apresentará pela primeira vez os resultados do funcionamento das agências de execução recentemente criadas.

Clarificação das responsabilidades respectivas da Comissão e das agências de regulamentação : As negociações interinstitucionais deverão prosseguir em 2005 com base no projecto do acordo interinstitucional da Comissão para um enquadramento das agências de regulamentação. Paralelamente, serão clarificadas as funções e as responsabilidades respectivas dos serviços da Comissão e das agências de regulamentação.

3.2. Gestão e informações financeiras

A gestão financeira foi completamente reestruturada com a nova versão do Regulamento Financeiro que entrou em vigor em 2003, a introdução em 2004 de um orçamento elaborado com base em actividades e a passagem para a contabilidade de exercício a partir de Janeiro de 2005.

A Comissão vem agora propor às outras instituições um roteiro para um quadro de controlo integrado que dará à Comissão e aos seus parceiros mais garantias quanto a uma utilização legal e regular dos recursos da União Europeia, incluindo a utilização no quadro da gestão partilhada com os Estados-Membros. Os controlos ex-post serão igualmente melhor direccionados e harmonizados, nomeadamente pelo facto de se assegurar uma maior coerência a nível das "famílias" de serviços.

Pela décima vez, o Tribunal de Contas Europeu apresentou uma declaração de fiabilidade anual globalmente positiva no que respeita à fiabilidade das contas, às autorizações e aos recursos próprios, mas que indicava que o Tribunal não podia dar garantias relativamente a todos os pagamentos, com excepção das despesas administrativas.

A Comissão considera que um dos seus objectivos deverá consistir em criar condições que permitam ao Tribunal emitir uma declaração de fiabilidade que só incluísse ligeiras observações críticas. Para tal, são necessários não só esforços redobrados por parte da Comissão num determinado número de domínios, mas também uma participação activa dos Estados-Membros; certo que, ao abrigo do Tratado, a Comissão a única responsável pela execução do orçamento, mas aproximadamente 80% do orçamento executado pelos Estados-Membros no quadro de uma gestão partilhada .

No domínio da contabilidade e da transmissão das informações financeiras, realizaram-se importantes progressos em 2004, ano em que se procedeu aos preparativos para a passagem para a contabilidade de exercício de modo que a contabilidade geral relativa ao orçamento geral da União Europeia pudesse começar a funcionar em pleno com base numa contabilidade de exercício, tal como previsto, a partir de Janeiro de 2005. Em 2004, a Comissão executou o primeiro orçamento com base exclusivamente na estrutura por actividades. Foi igualmente superado o desafio inerente de adaptar os relatórios orçamentais.

2004 foi o segundo ano em que foi aplicado o Regulamento Financeiro reformulado; os relatórios anuais de actividades dos serviços revelam que as novas regras passaram a fazer parte das práticas de gestão. As reservas relativas a determinados problemas sérios de arranque em 2003 puderam ser suprimidas nos relatórios de 2004.

Nas conclusões da síntese sobre a acção de “co-financiamento” preconizada uma maior simplificação mediante uma utilização mais ampla de pagamentos numa base fixa. A Comissão está a alterar actualmente as modalidades de execução do Regulamento Financeiro, nomeadamente com o fim de simplificar as regras relativas aos contratos e subvenções de reduzido valor e de realizar controlos adequados com base numa análise de riscos. Simultaneamente, foi adoptada a proposta relativa à primeira revisão trienal do Regulamento Financeiro, que será agora discutida com as outras instituições. Esta revisão tem por objectivo racionalizar os diferentes métodos de execução orçamental, criar uma base jurídica para uma maior utilização de subvenções fixas e conseguir uma maior simplificação e uma proporcionalidade acrescida susceptíveis de garantir um melhor equilíbrio entre os requisitos de controlo, os custos e os riscos. A revisão do Regulamento Financeiro incluirá um reexame das suas modalidades de execução.

3.2.1. Roteiro para um quadro de controlo integrado

O parecer do Tribunal de Contas sobre a auditoria única e a recomendação de quitação do Parlamento para 2003 constituem o ponto de partida do quadro de controlo interno comunitário . Este quadro de controlo interno integrado necessário para o encadeamento lógico das operações de controlo em que os controlos anteriores podem ser aproveitados mais eficazmente para os controlos posteriores com o fim de corroborar a garantia dada quanto à legalidade e à regularidade das operações subjacentes. Os controlos devem ser proporcionados por forma a obter um equilíbrio razoável entre os custos e os benefícios (tanto a nível financeiro como político).

Com base nas garantias obtidas mediante este quadro de controlo interno integrado e nos resultados positivos da reforma, a Comissão tem em vista obter uma declaração anual de fiabilidade do Tribunal de Contas que inclua observações mais específicas e limitadas sobre a legalidade e a regularidade dos pagamentos. Uma comunicação adoptada paralelamente à presente síntese estabelece os principais princípios políticos a que obedece este quadro de controlo interno integrado, as responsabilidades respectivas dos diferentes intervenientes, incluindo a nível dos Estados-Membros, bem como o procedimento que deverá levar à adopção de um roteiro antes do fim do ano.

A instituição de um quadro de controlo interno integrado, que permite nomeadamente a partilha dos resultados das auditorias a todos os níveis da gestão, melhorará a eficiência e a eficácia. Há que analisar em que medida a gestão dos fundos comunitários pode ser facilitada, garantindo-se simultaneamente que os requisitos de controlo são proporcionais ao risco.

Foram já realizados progressos substanciais antes da adopção do roteiro para um quadro de controlo interno integrado, incluindo novas disposições nas propostas legislativas relativas à gestão financeira das ajudas agrícolas e estruturais ao abrigo das próximas Perspectivas Financeiras. Um outro exemplo a harmonização realizada durante a supramencionada análise pelos pares das eventuais reservas, que deu início a uma reflexão sobre uma base para determinar "níveis de erro aceitáveis”. Como indicado na síntese dos controlos internos , necessário fixar limiares comuns por “famílias” de serviços, bem como aferir e harmonizar os métodos de controlo dentro de cada “família”.

Conclusões

Rumo a um quadro de controlo integrado: A Comissão convidará as instituições da União Europeia em questão a definir uma abordagem comum deste quadro, que incluirá um reforço das garantias dadas a nível da Comissão através dos relatórios anuais de actividades dos serviços e garantias acrescidas por parte dos Estados-Membros que executam o orçamento no quadro de uma gestão partilhada. Estas garantias serão corroboradas por procedimentos de controlo interno fiáveis e por mecanismos de avaliação e de informação, incluindo a partilha dos resultados das auditorias a todos os níveis.

3.2.2. Controlos ex-ante e ex-post.

Os controlos ex-ante e ex-post são elementos importantes do quadro de controlo interno aplicado pela Comissão. Os relatórios anuais de actividades dos serviços revelam globalmente uma melhoria contínua, mas, em alguns casos, um número insuficiente de controlos ex-post , o que deu azo a algumas reservas. A síntese dos controlos internos indica que os serviços deverão tomar medidas para melhorar os seus relatórios sobre a estratégia de controlo e a respectiva aplicação por forma a obter mais provas para uma declaração de garantias razoáveis. O auditor interno apontou também a necessidade de uma melhor harmonização e aferição ex-post em função do domínio orçamental, que sugere que os relatórios anuais de actividades dos serviços e a respectiva síntese apresentem dados mais exaustivos sobre os resultados destes controlos.

No segundo semestre de 2004, foi criada uma rede de controlo ex-post a fim de definir as directrizes, permitir a partilha das boas práticas entre os serviços e garantir a utilização de uma linguagem e de um entendimento comuns para os controlos ex-post .

O roteiro para um quadro de controlo integrado deverá permitir progressos neste domínio, ou seja, deverá permitir um melhor equilíbrio entre o custo dos controlos e os benefícios previstos, como também sugerido pelo auditor interno . Além disso, este último recomenda a adopção de uma estratégia mais clara quanto às "auditorias de encerramento" efectuadas no fim do período de programação no quadro da gestão partilhada e da gestão descentralizada , bem como a formulação de directrizes mais precisas para os controlos ex-post realizados pelas agências nacionais no quadro de uma gestão centralizada indirecta .

A abordagem seguida por determinados serviços no sentido de recorrer a certificados de auditores independentes para as declarações de despesas deverá prosseguir por forma a permitir conclusões rápidas sobre o impacto de tais certificados nos controlos ex-post . Paralelamente, o recurso acrescido a pagamentos numa base fixa para determinadas subvenções deverá alterar a natureza do controlo ex-post , permitindo controlos mais incisivos, qualitativos e dissuasivos.

Conclusões

Controlos ex-ante e ex-post mais bem coordenados e mais eficientes : Melhoramento contínuo da harmonização da metodologia e da definição de estratégias de auditoria comuns, pelo menos ao nível das "famílias" de serviços do mesmo domínio orçamental. No contexto do roteiro para um quadro de controlo interno integrado, os serviços do mesmo domínio orçamental procurarão a forma mais adequada de organizar a partilha dos recursos por "família", quer através de uma coordenação mais estreita (auditorias conjuntas, métodos comuns, partilha dos resultados), quer de sinergias (o serviço principal realiza as auditorias por conta dos serviços de menor dimensão). Deste modo, obter-se-á uma harmonização, uma melhor focalização dos controlos ex-post e uma eficiência acrescida.

3.2.3. Contabilidade e transmissão das informações financeiras

O auditor interno e a autoridade de quitação recomendam que o contabilista assine as contas da Comissão e seja promovido à categoria de "director financeiro" para servir de contrapeso central aos serviços da Comissão.

Ao abrigo dos princípios fundamentais da reforma administrativa que prevêem a descentralização das tarefas de gestão e de controlo e uma responsabilização acrescida a nível dos serviços da Comissão, estes últimos continuam a ser inteiramente responsáveis pela legalidade e pela regularidade das operações subjacentes. A declaração de fiabilidade apresentada pelos directores-gerais no seu relatório anual de actividade deve certificar que as contas sob a sua responsabilidade estão correctas e completas.

O contabilista deverá assinar as contas, certificando assim que efectuou os controlos que considerou necessários e que estima que as contas foram estabelecidas sob a sua responsabilidade em conformidade com as regras contabilísticas, os métodos e os sistemas contabilísticos, que procedeu às correcções necessárias para uma apresentação regular, fiel e sincera das contas em conformidade com o artigo 136º do Regulamento Financeiro e que, por conseguinte, as contas são fiáveis. O contabilista deve ser devidamente informado pelas direcções-gerais para que possa assumir as suas responsabilidades e deve ser habilitado a realizar os controlos que considerar necessários relativamente a estas informações. Em conformidade com a responsabilidade que os directores-gerais têm de assumir relativamente às operações subjacentes e à fiabilidade das informações comunicadas ao contabilista, a declaração de fiabilidade que figura nos relatórios anuais de actividades deve certificar que as contas sob a sua responsabilidade estão correctas e completas.

Conclusão

Para esse efeito, a Comissão adoptou, em 3 de Maio de 2005, propostas para a revisão do Regulamento Financeiro.

3.2.4. Modalidades de execução do orçamento

No que respeita aos fundos objecto de uma gestão centralizada, o auditor interno apelou a que a concessão de subvenções fosse sujeita a regras mais estritas, uma questão que suscitou igualmente no relatório anual de actividade uma reserva quanto a uma organização não governamental. Na síntese dos controlos internos foi sublinhada a necessidade de medidas de vigilância adequadas que permitam detectar e corrigir rapidamente as deficiências no domínio da adjudicação de contratos e das subvenções (processo de selecção , pista de auditoria, duplo financiamento, pagamento excessivo), argumento igualmente corroborado pelas reservas formuladas nos relatórios anuais de actividades dos serviços .

Quanto à gestão partilhada e à gestão dos fundos por agências nacionais , o auditor interno sublinhou a necessidade de obter declarações de fiabilidade das autoridades de gestão dos Estados-Membros, além da validação dos sistemas de controlo nacionais a assegurar pelos serviços da Comissão antes de quaisquer pagamentos. A Comissão apresentou propostas similares no domínio das despesas agrícolas, que foram objecto de um acordo político no Conselho. O auditor interno sublinhou igualmente a importância de melhorar o fluxo informativo entre as agências nacionais e a Comissão.

Nos casos em que os Estados-Membros gerem e controlam a execução do orçamento no quadro de uma gestão partilhada, as medidas adoptadas em resposta à síntese precedente permitiram que se clarificasse a cadeia de controlo existente para os modelos de fundos agrícolas e estruturais e se identificassem os problemas que subsistem e as possíveis soluções. O Tribunal de Contas , por seu lado, sublinhou que incumbe à Comissão verificar se existem nos Estados-Membros sistemas de controlo adequados e se estes funcionam eficazmente e garantir a legalidade e a regularidade das operações subjacentes. Salientou ainda a necessidade de estabelecer a este respeito um nível de confiança aceitável e um limiar de materialidade.

Conclusões

O roteiro para um quadro de controlo interno integrado melhorará a transparência do fluxo informativo; permitirá igualmente declarações de fiabilidade mais claras a partir dos procedimentos internos da Comissão e de terceiros que realizam tarefas de execução orçamental para a Comissão.

Os serviços são convidados a pôr em prática medidas de simplificação que serão introduzidas pelas modalidades de execução alteradas do Regulamento Financeiro, nomeadamente no que respeita à utilização de pagamentos numa base fixa em substituição do reembolso dos custos incorridos efectivamente, se for caso disso.

3.3. Recursos humanos

O novo estatuto dos funcionários introduzido na sequência da reforma prevê, nomeadamente, uma estrutura de carreira linear e uma modernização das condições de trabalho, bem como novas medidas de disciplina e denúncia de irregularidades.

A simplificação de alguns instrumentos, tais como o sistema de avaliação do pessoal, destina-se a assegurar uma gestão eficiente e eficaz dos recursos humanos.

O novo estatuto dos funcionários, que entrou em vigor em Maio de 2004, inclui vários pacotes de disposições de aplicação adoptadas pela Comissão. Várias outras medidas foram igualmente tomadas para obter maiores ganhos de eficiência, nomeadamente as orientações para a redistribuição do pessoal e regras relativas à avaliação dos quadros superiores.

Além disso, foi dada ênfase ao melhoramento das condições de trabalho do pessoal da Comissão. Foram apresentadas soluções, tendo em conta simultaneamente as necessidades do pessoal e dos recursos disponíveis, e que deverão contribuir para conciliar melhor a vida privada e profissional: trabalho a tempo parcial, horário flexível, teletrabalho, licenças parentais e licenças para assistência à família.

3.3.1. Falta de pessoal especializado

Alguns dos relatórios anuais de actividades dos serviços indicaram que a falta de pessoal afectava nalguns casos o seu funcionamento. Num caso específico, tal deveu-se à necessidade de resolver a curto prazo problemas informáticos resultantes da execução do novo estatuto. Alguns destes relatórios referiram ainda problemas mais específicos relacionados com a disponibilidade de recursos humanos adequados, tanto quantitativa como qualitativamente, que decorreram da dificuldade em atrair candidatos, nomeadamente dos dez novos Estados-Membros, com determinados perfis de qualificação (nas áreas das finanças ou da auditoria, ciências, linguística e TI).

Na síntese dos controlos internos foi identificada a falta de especialistas competentes na área financeira e noutros sectores específicos; tal dificulta a gestão da mobilidade, sobretudo nos serviços de pequena dimensão, nas delegações e nas representações.

Conclusões

Prosseguir-se-á o plano de acção apresentado em Julho de 2004 que tinha em vista incentivar o recrutamento de peritos e desenvolver a formação do pessoal já em funções. A Comissão contribuirá para o programa de trabalho do serviço interinstitucional de selecção do pessoal das Comunidades Europeias para garantir que os concursos continuam a fornecer um número suficiente de candidatos aprovados para prover as vagas existentes. Importa manter o esforço de recrutamento, sobretudo em determinados serviços, e tomar as devidas medidas nos casos em que seja detectada uma escassez de recursos humanos. A Comissão continuará igualmente a acompanhar de perto a situação e proporá medidas para melhorar os procedimentos de recrutamento.

Além disso, os recursos serão adaptados aos respectivos domínios de acção, tanto quantitativa como qualitativamente, para garantir que o pessoal afectado a determinados domínios tenha as qualificações necessárias para exercer as suas funções. Tendo em conta este objectivo, os procedimentos de recrutamento serão melhorados e será ministrada uma formação especializada com base em acções já realizadas.

3.3.2. Recrutamento de funcionários dos novos Estados-Membros e formação

Em muitos dos relatórios anuais de actividades dos serviços foi feita alusão a atrasos no cumprimento dos objectivos de recrutamento de funcionários dos novos Estados-Membros, essencialmente devido à disponibilidade tardia das listas de reserva. A formação continuou a desempenhar um papel importante na política dos recursos humanos das direcções-gerais. A maioria das DG mencionou nos respectivos relatórios a adopção de um quadro estratégico de formação e assinalou um aumento da média de dias de formação dos funcionários.

3.3.3. Afinação dos instrumentos de reforma

Em 2004, a grande maioria dos instrumentos jurídicos necessários para a reforma da política de pessoal estava disponível. Nos próximos anos, importa essencialmente consolidar este processo, reforçar a responsabilização, bem como afinar e simplificar as disposições sempre que tal se revelar necessário.

Conclusões

A simplificação dos procedimentos será um objectivo essencial para aumentar a eficiência e a satisfação dos clientes. Nomeadamente, serão apresentadas medidas específicas para simplificar e melhorar o sistema de avaliação do pessoal.

3.3.4. Mobilidade

A maioria dos serviços refere nos seus relatórios que resolveu as questões de mobilidade sem problemas de maior no quadro do seu plano de mobilidade; contudo, a síntese dos controlos internos revela algumas dificuldades associadas à mobilidade obrigatória no caso dos lugares sensíveis.

Em 2004, a mobilidade no interior das direcções-gerais e dos serviços e entre estes afectou 15% do pessoal da Comissão (funcionários e agentes temporários), incluindo os membros do pessoal que decidiram mudar de lugar por sua iniciativa (mobilidade voluntária) e aqueles que foram obrigados a mudar (mobilidade obrigatória), quer no âmbito da redistribuição subsequente ao alargamento, quer porque ocupavam um lugar sensível há mais de 5 anos.

Os resultados de um inquérito interno confirmam que as Orientações para a mobilidade permitiram melhorias significativas a nível da mobilidade na Comissão. As boas práticas são divulgadas com o fim de introduzir um sistema de gestão das carreiras, o que permitirá à Comissão assegurar que "a pessoa certa ocupa o lugar certo no momento certo", de modo que os seus recursos sejam utilizados de modo tão eficaz e eficiente quanto possível. Este trabalho apoiado pelo desenvolvimento de instrumentos como o CV electrónico que dará uma visão global das qualificações e competências de todos os membros do pessoal da Comissão. Se o exercício de mobilidade foi globalmente positivo, a mobilidade obrigatória para os postos sensíveis teve alguns efeitos negativos, como uma perda de know-how e de conhecimento intuitivo; os directores de recursos manifestaram interesse em dispor de uma avaliação do impacto desta medida.

4. CONCLUSÕES

O relatório de síntese de 2004 permitiu à nova Comissão fazer, pela primeira vez, um balanço da gestão dos seus serviços e abordar as grandes questões suscitadas nos relatórios anuais de actividades dos serviços de 2004 pelos auditores internos e externos, bem como pela autoridade de quitação.

A presente síntese estabelece um quadro de referência que assegura a coerência das iniciativas propostas e especifica as razões que lhe são subjacentes, contribuindo nomeadamente para o objectivo que consiste em obter do Tribunal de Contas, a médio prazo, uma declaração de fiabilidade só com pequenas reservas. A referida síntese dá início a um processo em que anualmente serão elaboradas sínteses para fazer o balanço destas iniciativas. Não se trata de lançar uma nova reforma. Chegou agora o momento de o sistema entrar em velocidade de cruzeiro e desenvolver todo o seu potencial de desempenho que assenta nos seguintes domínios de acção:

- Promover a responsabilização da Comissão : um relatório de síntese fundamentado com base em declarações de fiabilidade dos directores-gerais e dos chefes de serviço e numa contabilidade de exercício assinada pelo contabilista.

- Melhoramento de uma gestão eficaz do desempenho : eficácia e apropriação de sistemas de supervisão e controlo, gestão quotidiana prospectiva e sólida que integra a dimensão da gestão dos riscos.

- Reforço da responsabilidade e da capacidade de controlo da Comissão através de um quadro de controlo interno integrado, uma abordagem mais coerente dos riscos por "famílias" de serviços e um melhor equilíbrio entre os resultados das medidas e as questões de controlo interno e de gestão financeira tanto a nível relatórios anuais de actividades como das sínteses.

ANEXO 1

Synthesis: multiannual objectives

This annex summarises the Commission’s objectives addressing the major cross-cutting issues identified in the 2004 synthesis. To meet these objectives, a series of initiatives will be launched, some of which are already identified in this synthesis. The table below will be adapted annually on the occasion of the synthesis reports to include the progress achieved and additional initiatives as appropriate.

Governance issues |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Achieving effective functioning of internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all level in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues, based on available information on results of controls, exceptions made and relevant scoreboards, in order to enhance related procedures or modify control systems. This review should be conducted, at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services. , continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. |

Promoting Commission’s accountability through a synthesis report solidly based on assurances from managers in the annual activity reports. | The Commission will continue fully to exert its accountability, by using the synthesis to bring transparency to the critical crosscutting issues emerging from services’ assurances. The latter will give a full account on whether the assurance is consistent with the reservations identified. | All services, according to the guidelines on annual activity reports. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission-wide methodology which will be set up by the autumn of 2005 will introduce risk assessment into the decision-making process on priorities and resource allocation. This will be given firmer shape in the management plans and annual activity reports of services. In the medium a term perspective, the methodology should also address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | DG BUDG, SG and IAS for methodology by the autumn of 2005, all services for application, starting from 2006 annual management plans. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | Interinstitutional negotiations should be pursued in 2005 based on the Commission’s draft interinstitutional agreement on a framework for regulatory agencies. The respective roles and responsibilities of the Commission services and the regulatory agencies will be clarified in parallel. | SG, BUDG and services concerned, starting in 2005. |

Activity-based management |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will analyse the existing objectives and indicators in the context of a peer review by ‘families’ and with the support from the central services, to review how objectives and indicators can become more operational tools for management within the Commission. | SG, BUDG and services concerned, continuous task, starting from the 2006 annual management plans and the 2005 annual activity reports. |

Reinforcing annual activity reports to ensure better accountability. | Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks on management and controls should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. A reflection on the possible simplifications to strike a better balance between policy results and internal control and financial management issues at the level of both annual activity reports and synthesis will be held in the second half of 2005. Guidance to the services will be reinforced and will integrate all instructions referenced in several Commission decisions in one global set. With the assistance of central services, a common methodology to determine the materiality threshold of weaknesses, including systemic ones, will be prepared for the 2005 annual activity reports and in order to assess more coherently their impact on the reasonable assurance for ‘families’ of shared management, research and internal policies. | All services in the 2005 annual reporting exercise. SG, DG BUDG and all services before end 2005. Services concerned, SG and DG BUDG by November 2005. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | A Roadmap setting out the action which has to be taken by the Commission and by the Member States’ administrations to bridge the gap identified between the current control framework and the defined features of the integrated internal control framework will be adopted by the Commission and submitted to the other institutions concerned for approval. | DG BUDG and other services concerned by the end of 2005. |

Improving efficiency and strengthening accountability by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Specific proposals and possible action in this respect will be progressively explored and the next synthesis report will clearly identify the progress made and remaining weaknesses to be addressed. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to make use of the simplification measures to be introduced by the amended rules implementing the Financial Regulation, in particular concerning small value contracts and grants and proportionate controls based on the analysis of risks. In the coming years, any further simplification introduced by the revised financial regulation will have to follow this process. | All services concerned as from the entry into force of the amendments to the rules implementing the Financial Regulation. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Simplifying procedures to increase both efficiency and customer satisfaction. | Specific measures will be presented to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Re view). | DG ADMIN by the end of 2005. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, an action plan will be devised by the end of 2005. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. An analysis of human resource devoted to internal control will be progressively carried out as requested by the Court of Auditors | DG ADMIN, by the end of 2005. DG ADMIN, EPSO., ongoing tasks. All services, based on guidelines to be drawn up by DG ADMIN, SG and DG BUDG by the end of 2005. |

ANEXO 2

State of play on the action under the 2003 Synthesis

This annex reports on the action based on the previous syntheses or on other documents such as the reform White Paper and summarised by the 2003 synthesis. Action still in progress will be carried over in the multi-annual objectives of the 2004 synthesis and reported on in subsequent syntheses.

INTERNAL CONTROL FRAMEWORK ISSUES

Source | Action | Status |

2002 Synthesis (§ 5.4.5.) | Internal control standards: enhance ownership by DGs and services. | On-going. The Central financial service has been offering support with methodologies and training since autumn 2004. DGs should continue reinforcing and fine-tuning their control systems in order to ensure that they work effectively. Training and support provided to DGs on internal control should continue. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Communication of the revised management and control framework. | On-going. In 2004 DGs and services made efforts to communicate internally the revised management and control framework under the coordination of the Resource Directors/Internal Control Coordinators Network and with the support of DG BUDG. These efforts should be continued with a fuller focus on enhancing effective internal control systems. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.1.) | Internal Controls in Delegations. | Action almost completed. An inter-service group was set up in 2003 to facilitate implementation of the internal controls. Baseline requirements were adapted to Delegations in 2004, combined with a number of trainings course for Heads of Delegation. The assessment exercises conducted by the Heads of Delegation took place in July and December 2004. The results show that implementation of the internal control standards is well on track. compliance with the baseline requirements was verified through on-the-spot control missions in 2004. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS A (situation of Relays and Networks and Representations). | Action almost completed. Relays and networks: measures were adopted by Communication COM(2004)196, so that the new scheme could be fully operational with effect from 1 January 2005. Representations: A self-assessment was conducted in October/November 2004 resulting in corrective measures. Instructions have been given and implementation will be monitored. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS B (integrating the Representations in the Member States into the rotation schemes of the Directorate-General for External Relations). | Action completed. The memorandum of understanding signed between DG PRESS and DG RELEX and the solutions proposed by the working group set up by the 2002 Synthesis have been implemented and followed up. |

2001 Synthesis (Action 2) | Evaluation of the devolution exercise. | Action completed. The final report on the evaluation of the devolution exercise (SEC (2004) 561) was published in May 2004. A study made by an external consultant in October 2004 identified options for further devolution of administrative matters and the implications for RELEX K in that framework. RELEX K is currently analysing the options in order to propose an action plan. These administrative aspects of the action will be included in the objectives set in Annex 1. |

2001 Synthesis (Action 2) | Re-examination of the scope for synergies between the services involved in External Relations. | Action completed. The new Commission has examined the scope for synergies between the services involved in External Relations and decided on certain transfers of responsibilities between the services. |

ACTIVITY-BASED MANAGEMENT/STRATEGIC PLANNING AND PROGRAMMING

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Management risk assessment. | On-going. Alongside the regular risk management at service level performed under internal control standard No 11, several activities carried out as a daily practice contribute to acquiring awareness of the risks and to responding appropriately. Following evaluation of the pilot exercises carried out in 2004, the Commission is developing a common methodological framework for Commission-wide risk management. An interservice group was set up early in 2005 to that end. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.6.) | Follow-up by services. | Action completed. This has now become a routine action generally performed well by services and monitored by central services, and which will not deserve being specifically flagged in the syntheses in the future. |

HUMAN RESOURCES

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 5.3.1.) | Human resources B. (review of the situation of scarce skills by DG for Personnel and Administration). | Action almost completed. The measures proposed in the Communication for DG ADMIN have largely been undertaken. In particular, DG ADMIN, in close collaboration with DG BUDG has made available a wide range of training courses in the area of financial management, audit and control resulting in a commensurate increase in the number of training days to 10 550 (53% increase compared to 2003). Also, a competition for candidates from new Member States was launched at the end of 2004 in the field of finance and budget. Additional competitions are planned by EPSO in 2005. Action included in the objectives set in Annex 1. |

Court of Auditors, 2002 AR, (§ 1.73) | Estimate of human resources devoted to internal control. | Action to be continued. Estimate of human resources devoted to internal control, with a view to striking the right balance between the costs of control and the expected benefits, has been proven not obvious as many different aspects can be covered depending on the specific environment of DGs and related management modes. A thorough analysis of the job descriptions in the job information system will be needed in this respect. Action included in the objectives set in Annex 1. |

FINANCIAL MANAGEMENT AND REPORTING

2002 Action | Description | Status |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.A) | Shared management – Follow-up of Action 12 in the 2002 Synthesis. | Action completed. The final report of the interservice group was adopted early May 2005. It identifies the current procedures in the control chain as recommended by European Court of Auditors' opinion No 2/2004 and the areas for improvements as well as possible action. The necessary action in this context will be covered in the frame roadmap towards an integrated internal control framework. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.B) | Audit in Shared management. | Action ongoing. Action in being taken in the audit field, aiming in particular at developing the “contract of confidence” initiative between the Commission and the Member States, at setting up a network of audit units involved with shared management in the Commission and at increasing coordination on the Structural Funds and the Cohesion Fund. |

2002 Synthesis (§ 5.3.4.) | Co-financing. | Action completed. The outcome of this action is reflected in the ongoing amendment of the Financial Regulation and of its Implementing Rules. Services are called upon to take benefit, where appropriate, from these simplification measures as soon as the new rules enter into force. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.2. A) | Recovery. | Action completed. Performance indicators (i.e. ageing balances, quality of debtor, status of the files) have been defined by the Accountant and are generally presented in the e annual management plans of the services most concerned by this issue. As any other indicators, they will be object of follow-up and quality improvement where needed. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.7.) | Accounting framework. | Action completed. Major steps forward were taken in 2004, where the preparations for the transition to accrual accounting were completed to allow the general accounting to start to function on a full accrual basis from 1 January 2005. |

White Paper (Actions 11 and 74) | Development of a database of legal entities and of a database of contracts. | Action completed. A database of legal entities and a database of contracts have now been developed. From 1 January 2005, no payment can be made unless the recipient legal entity has been registered and validated in the FEL database. From April 2005, all contracts signed during the year must be registered in ABAC Contracts. |

GOVERNANCE ISSUES

2002 Action | Description | Status |

2001 Synthesis (Action 7) | Interoperability. | Action completed. communications on both interoperability (SEC(2004) 1265) and IT governance (SEC(2004)1267) were adopted by the Commission in 2004. The implementation phase has started and a number of activities are ongoing (corporate portal and data-warehouse, IT Enterprise Architecture…) and will be monitored and reported upon. |

White Paper (Action 9b) | Electronic signatures. | Action essentially completed. In the framework of the system of electronic administration and document-filing, in July 2004 the Commission adopted a decision adding provisions on the use of electronic and numeric documents to its rules of procedure. This decisions lays down the use of electronic signatures within the Commission in cases where a signed original document is required, which will be applied generally as soon as the implementing rules are adopted, by the end of 2005. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2. and § 3.3.3.) | Coordination of the Commission’s audit community and Audit Progress Committee: Audit overview. | Action almost completed. Efforts have been made onto wider and more consistent use of the Audit Management Software, although it is not used by all Internal Audit Capabilities. The Audit Progress Committee reviewed its charter, specifying that it will review the IACs critical recommendations, through the bi-annual report prepared by the IAS on the basis of finalised audit reports sent by the IACs. The Internal Auditor of the Commission chairs Auditnet, the network of IACs. |

2002 Synthesis (§ 3.3.3.) | Audit methodology. | Continuous action. Implementation of audit recommendations accepted has improved and remains an ongoing and continuous task for the Commission’s services. This process will be facilitated by the introduction of new functions in the Audit Management Software for the follow-up. Guidelines on follow-up have been presented by the Internal Audit Service to the services’ Internal Audit Capabilities and to the Audit Progress Committee. |

ANEXO 3

Trends in services’ reservations

This annex sums up the reservations expressed by Commission services. In services' 2004 annual activity reports, 32 reservations were expressed (after 49 in 2002 and again in 2003). The reservations are more precise and coherent, better circumscribed and, in most cases, explicit explanations are given of their impact on the services' reasonable assurance on the use of resources and the legality and regularity of operations. 'Families' of services have started working towards a more consistent approach to assess the materiality of weaknesses detected for their budgetary area and to determine the potential financial impact of systemic weaknesses.

The main deficiencies lying behind the reservations are generally recurring weaknesses, already pointed out in previous years and for which remedial action is in progress. The services provided overall conclusions on the combined impact of reservations on the declaration as a whole and, in the light of those reservations, reached a positive conclusion that the assurance provided in the declaration can be maintained.

The table set out below gives an overview of the reservations issued by the services in 2002, 2003 and 2004 by 'families' of services.

DG | 2004 reservations | 2003 reservations | 2002 reservations |

AGRI | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. Export refunds |

REGIO | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA | 4 | 1. ERDF post-2000; 2. Cohesion Fund post-2000; 3. Community Initiatives 2000-2006; 4. Cohesion Fund pre-2000 |

EMPL | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities | 1 | 1. Sound financial management: income and cash management |

RTD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 2 | 1. COST secretariat; 2. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme | 1 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area |

TREN | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty | 5 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. EURATOM security control Office; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety |

EAC | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules | 0 | 0 |

ENV | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL 2. Grants - Eligible costs | 5 | 1. Shortcomings in the development of financial circuits ; 2. Excessive potential abnormal RAL ; 3. Excessive payment delays ; 4. Declaration of eligible costs in relation to grants ; 5. Verifications under Article. 35 of the Euratom Treaty |

SANCO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Weakness of the systems for management of the European Refugee Fund in the United Kingdom and Luxembourg; 2. Implementation of ex-post on-the-spot controls still incomplete | 0 | 0 | 3 | 1. Internal control standard 16: Separation of tasks 2. Internal control standard 17: Supervision 3. European Refugee Fund |

ESTAT | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2004 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 2 | 1. Project management; 2. Ex-post control |

TAXUD | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of preferential treatment | 0 | 0 |

MARKT | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Late payment of expenses for experts |

COMP | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

ECFIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Macro-financial assistance to third countries; 2. Internal financial management |

TRADE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGO association | 0 | 0 |

ELARG | 1 | 1. Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries | 3 | 1. System audits in candidate countries; 2. Closure audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 1 | 1. Non-compliance with the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 | 0 | 0 |

DEV | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Financial operations and procedures |

RELEX | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

PRESS | 2 | 1. Relays and networks - major centres; 2. Functioning of Representations in EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts | 2 | 1. Relays and networks; 2. Representations |

ADMIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Charlemagne |

DIGIT | 0 | 0 | - | - |

PMO | 1 | 1. Council's sickness insurance office; | 2 | 1. Council's sickness insurance office; 2. Paul Finet Foundation | - |

OIB | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long-term planning of buildings policy. | - |

OIL | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

EPSO | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

OPOCE | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Secondary legislation project; 2. Consolidation project |

BUDG | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the European Development Fund budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: access control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund | 2 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems |

SG | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

GOPA | 0 | 0 | 0 | 0. | 0 | 0 |

SJ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Freelance interpreters |

DGT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies | 0 | 0 |

OLAF | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 32 | 49 | 49 |