COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO AO PARLAMENTO EUROPEU E AO CONSELHO - Síntese dos Relatórios Anuais de Actividades e declarações dos Directores-Gerais e dos Chefes de Serviço

ÍNDICE

1. Introdução

2. Avaliação global da acção da Comissão em 2001

2.1. Principais realizações políticas em 2001

2.2. Elementos transversais retirados dos relatórios anuais

3. A execução da reforma em 2001

3.1. Definição de prioridades, afectação e utilização eficiente dos recursos

3.2. Alterações à política de recursos humanos

3.3. Auditoria, gestão financeira e controlo

3.4. Elementos transversais da reforma retirados dos relatórios anuais

4. Aplicação das normas de controlo interno em 2001

4.1. Síntese da aplicação dos principais componentes do controlo interno

4.1.1. Quadro de controlo

4.1.2. Resultados e gestão do risco

4.1.3. Informação e comunicação

4.1.4. Actividades de controlo

4.1.5. Auditoria e avaliação

4.2. Conclusões globais e acções de apoio ao desenvolvimento da implementação do controlo interno

5. Reservas expressas pelos ordenadores delegados

5.1. Tipos de reservas

5.2. Principais temas/tendências

5.2.1. Sistemas financeiros e descentralização das responsabilidade financeiras

5.2.2. Gestão partilhada/ falta de poder de influência dos directores-gerais

5.2.3. Auditoria e controlo

5.2.4. Recrutamento e formação

5.2.5. Modernização dos sistemas de contabilidade e do enquadramento contabilístico da Comissão

6. Conclusões gerais

6.1. Situação da Comissão

6.2. Acções previstas para solucionar problemas

1. Introdução

O Livro Branco sobre a reforma [1] identificou a necessidade de um processo mais eficaz de prestação de contas e de responsabilidades acrescidas na perspectiva da eficácia das actividades da Comissão. Por este motivo, no quadro da introdução do sistema de Gestão Baseada em Actividades (GBA) [2] e da carta dos ordenadores delegados, os directores-gerais e os chefes de serviço são chamados a elaborar um relatório anual de actividades, incluindo uma declaração de garantia e as contas anuais.

[1] COM(2000)200, 1de Março de 2000

[2] Ver Comunicação SEC (2001) 1197/6&7) de 25 de Julho de 2001.

A gestão baseada em actividades é um sistema que, na organização da Comissão, se traduz num ciclo integrado e orientado em função das políticas que inclui 4 componentes:

* No início do ciclo de planeamento estratégico e programação, a estratégia política anual identifica prioridades e iniciativas associadas e estabelece o enquadramento global para os recursos.

* Com base neste enquadramento, o anteprojecto de orçamento especifica circunstanciadamente as necessidades em termos de recursos, enquanto que o programa legislativo e de trabalho da Comissão traduz as prioridades políticas em acções concretas.

* Os serviços da Comissão definem as respectivas programações operacionais nos planos anuais de gestão, que canalizam os recursos disponíveis para as actividades e acções previstas no domínio político em questão.

* Para encerrar o ciclo, cada director-geral ou chefe de serviço elabora um relatório das actividades empreendidas, indicando a utilização dos recursos e os resultados obtidos pelo serviço respectivo, acompanhado de uma declaração das suas responsabilidades [3].

[3] Livro Branco sobre a Reforma, Acção 82

2001 foi o primeiro ano relativamente ao qual foram elaborados relatórios anuais de actividades (a seguir designados por relatórios anuais) por todos os directores-gerais e chefes de serviço, entregues até 1 de Maio de 2002. Estes relatórios anuais devem, pois, ser considerados um primeiro passo de um ciclo plenamente coerente por várias razões. Primeiramente, o sistema de gestão assente em actividades está a ser introduzido progressivamente (em 2001, apenas alguns serviços dispunham de um plano de gestão e a primeira estratégia política anual foi adoptada para 2002). Em segundo lugar, a aplicação das normas mínimas de controlo interno terá de ser prosseguida nos próximos anos. Em terceiro lugar, as declarações de garantia foram pela primeira vez subscritas pelos directores-gerais.

Todos estes motivos concorrem para que a primeira edição dos relatórios anuais não possa ser homogénea. Os relatórios anuais apresentados são algo díspares, mas seria pouco realista esperar perfeição deste primeiro exercício. Não obstante estas imperfeições compreensíveis, este primeiro exercício constitui um resultado positivo da reforma: a introdução dos relatórios anuais melhora efectivamente a transparência e a prestação de contas, na medida em que, pela primeira vez, a Comissão divulga aspectos positivos e negativos do seu próprio funcionamento.

A presente síntese visa dar conta das principais realizações (e insuficiências) da Comissão relativamente aos seus primeiros objectivos quinquenais [4]. Procede ainda à análise da situação em termos da aplicação da reforma em geral e das normas mínimas de controlo interno, em particular. As reservas e as observações expressas pelos serviços são sintetizadas em termos das principais questões suscitadas e da relevância global para toda a Comissão.

[4] Objectivos estratégicos da Comissão 2000-2005: "Configurar uma nova Europa" (COM(2000) 154).

Na presente síntese, salientam-se os elementos transversais mais importantes retirados dos relatórios anuais, ao mesmo tempo que se anunciam as acções específicas para lhes dar resposta. A Comissão apoia estas acções e dará conta dos progressos obtidos na realização das mesmas na síntese dos relatórios anuais de actividades do próximo ano. A Comissão toma igualmente nota dos planos de acção associados às restantes reservas e solicita aos directores-gerais e chefes de serviço responsáveis que divulguem os respectivos progressos no relatório anual relativo a 2002. Saliente-se que a presente síntese tem também por base os trabalhos realizados pelo Serviço de Auditoria Interna, cujos resultados foram tidos em consideração na concepção do plano de acção anexo.

A síntese será transmitida ao Parlamento Europeu, ao Conselho e ao Tribunal de Contas, acompanhada de todos os relatórios anuais dos directores-gerais e dos chefes de serviço.

2. Avaliação global da acção da Comissão em 2001

Com base nos relatórios anuais relativos a 2001, a Comissão está em condições de informar que, no segundo ano do seu mandato, estava no bom caminho para cumprir os objectivos estratégicos definidos para o período 2000-2005 [5], ainda que em algumas áreas tenham sido encontradas dificuldades específicas.

[5] COM(2000)154 final de 9.2.2000, disponível em http://europa.eu.int/comm/index_pt.htm

Os parágrafos que se seguem:

1) recordam as principais realizações políticas da Comissão em 2001 no quadro dos seus objectivos estratégicos quinquenais e

2) centram-se nos elementos transversais mais importantes retirados dos relatórios anuais.

2.1. Principais realizações políticas em 2001

Promover novas formas de governança

Este objectivo engloba quatro grandes aspectos: uma participação acrescida dos intervenientes institucionais aos níveis nacional, regional e local na concepção e execução das políticas comunitárias, melhor regulamentação, o contributo da Comissão para a preparação da próxima conferência intergovernamental e o êxito do processo de reforma interna (no ponto 3 descreve-se pormenorizadamente a situação da reforma interna em 2001).

A Comissão adoptou em Julho um Livro Branco sobre Governança Europeia onde defende a necessidade de uma reforma a levar a efeito conjuntamente por todas as instituições, dentro dos limites dos actuais Tratados; de seguida, lançou um amplo processo de consulta de outras instituições da União Europeia, governos nacionais, regiões, cidades e sociedade civil. O desejo expresso pelo Parlamento Europeu no sentido de adoptar uma posição antes de a Comissão iniciar acções com implicações legislativas levou esta última a intensificar o diálogo com o PE e a adiar seis meses as acções em matéria de "melhor regulamentação". À luz dos comentários recebidos, a Comissão apresentou ao Conselho Europeu de Laeken, em Novembro de 2001, um documento de consulta sobre a questão da melhoria da regulamentação.

Outro importante passo concreto neste domínio foi a adopção do Regulamento nº 1049/2001 relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão. Este novo regulamento assegura um mais elevado grau de transparência dos documentos, lançando as bases fundamentais para uma melhoria da governança na União.

2001 assistiu igualmente à criação da Convenção, cujos trabalhos tiveram início em 28 de Fevereiro de 2002, destinada a preparar a conferência intergovernamental de 2004 que configurará uma nova Europa.

A nova agenda económica e social

Nos seus objectivos estratégicos para 2000-2005, a Comissão identificou como prioridade de topo a criação de uma nova dinâmica económica e social na União. A optimização das potencialidades do mercado interno deverá fazer-se em proveito de todos os cidadãos e empresas, através da geração de novas oportunidades de emprego e do reforço da competitividade das empresas.

A Comissão preparou e coordenou com determinação a introdução do euro em 1 de Janeiro de 2002, que é hoje amplamente reconhecida como um importante êxito.

Foram dados passos positivos em 2001 para criar o estatuto de Sociedade Europeia, apoiado por medidas que incentivam e facilitam o espírito empresarial. Registaram-se também progressos na concretização das várias acções anunciadas no Plano de Acção para os Serviços Financeiros. Foram lançadas medidas significativas para modernizar a política de concorrência, em especial uma reforma da política anti-trust conducente a responsabilidades partilhadas em matéria de aplicação.

Foi publicado um Livro Verde sobre a reforma da política comum de pescas e os vários intervenientes mantiveram contactos intensos a fim de preparar as propostas da Comissão adoptadas em 2002.

No contexto da criação de um espaço europeu da investigação, a Comissão adoptou propostas relativas ao programa-quadro da investigação e do desenvolvimento tecnológico 2002-2006, tendo lançado um debate e várias iniciativas em matéria de mobilidade dos investigadores, infra-estruturas de investigação e as dimensões internacional e regional, visando melhorar a eficácia e a coerência da investigação na Europa.

O novo enquadramento regulamentar para as comunicações electrónicas foi adoptado em Dezembro de 2001.

No final de 2001, foram adoptadas todas as intervenções dos Fundos Estruturais, providenciando assim um novo ímpeto à política de coesão.

Em resultado de significativos esforços envidados pela Comissão, a estratégia de desenvolvimento sustentável da União Europeia foi adoptada no Conselho Europeu de Gotemburgo, introduzindo a dimensão ambiental nos capítulos económicos e sociais do processo de Lisboa. Neste contexto, foram registados progressos importantes em matéria do mercado interno do gás e da electricidade, do céu único, do programa Galileo e do desenvolvimento das redes transeuropeias. A Comissão encetou ainda iniciativas para facilitar a acessibilidade à e-learning e ao desenvolvimento da aprendizagem ao longo da vida, a fim de promover a sociedade do conhecimento e apoiar os desempregados nos seus esforços de reinserção na vida activa. O desenvolvimento sustentável foi posteriormente identificado pela Comissão como uma prioridade para 2002 e 2003.

A Comissão iniciou a implementação da agenda de política social da União, aprovada pela Conselho Europeu de Nice. A estratégia europeia de emprego conheceu avanços e o método aberto de coordenação foi aplicado ao domínio da inclusão social. O Conselho e o Parlamento Europeu encetaram negociações sobre várias propostas legislativas da Comissão em áreas como a saúde e a segurança no local de trabalho, a participação dos trabalhadores e a igualdade de tratamento entre homens e mulheres.

Estabilizar o continente europeu e reforçar o papel da Europa no mundo

Este objectivo decorre de três grandes desafios: mudanças geopolíticas, globalização e as fragilidades do sistema internacional. Nestas três áreas, a acção da Comissão em 2001 foi assaz bem sucedida.

Na frente do alargamento, a União obteve progressos consideráveis nos 18 capítulos das negociações previstos no "road map" para 2001. Isto permitiu à União estar em condições de concluir as negociações com um máximo de dez países candidatos até finais de 2002. A fiscalização da aplicação do acervo comunitário foi também prosseguida activamente pelos serviços da Comissão. Esta acção terá de prosseguir e intensificar-se em 2002 e 2003, ao mesmo tempo que se prepara a verdadeira adesão dos actuais países candidatos. Esta dupla missão exigirá um investimento acrescido em recursos humanos por parte da Comissão, facto que foi já apontado na estratégia política anual e no anteprojecto de orçamento para 2003.

No domínio da política comercial, a Comissão contribuiu activamente para o sucesso do lançamento de uma nova ronda de negociações comerciais multilaterais (a Agenda de Doha para o Desenvolvimento) na Conferência Ministerial da Organização Mundial do Comércio, realizada em Novembro de 2001, em Doha. A par dos progressos que se continuam a verificar em outras negociações bilaterais e regionais, nomeadamente as conversações UE-Mercosur, esta iniciativa contribuiu para restaurar a confiança nas perspectivas económicas globais e dar resposta às legítimas preocupações do público sobre a sua relação com o desenvolvimento sustentável, outra das prioridades identificadas pela Comissão para 2002 e 2003.

No que respeita à cooperação para o desenvolvimento, em Fevereiro de 2001, o Conselho adoptou a iniciativa da Comissão "Tudo excepto Armas", concedendo isenções aduaneiras e não aplicando quotas às importações provenientes de países menos desenvolvidos. Na 3ª Conferência das Nações Unidas para os países menos desenvolvidos, realizada em Maio de 2001, os membros da organização subscreveram o objectivo de lhes garantirem idênticas condições de acesso.

No rescaldo dos acontecimentos de 11 de Setembro, a Comissão reagiu com prontidão, contribuindo para o combate ao terrorismo e coordenando um pacote de medidas políticas e financeiras para a reconstrução do Afeganistão, ainda que seja necessário rever os procedimentos existentes por forma a assegurar uma resposta célere e eficaz a grandes crises internacionais. Estes eventos vieram também demonstrar as limitações de recursos disponíveis ao abrigo da rubrica 4 das Perspectivas Financeiras e evidenciaram a necessidade de um instrumento específico e eficiente que permitiria à Comissão responder rapidamente a crises internacionais imprevistas e desempenhar um papel global na cena internacional.

Melhor qualidade de vida para todos

O principal objectivo da União neste domínio é ir ao encontro das aspirações dos cidadãos europeus, fazendo escolhas que melhorem efectivamente a sua vida quotidiana.

A segurança marítima, aérea e rodoviária e a segurança do aprovisionamento energético foram reforçadas por via de acção da Comissão. Nos domínios da defesa do consumidor, da saúde pública e da segurança dos alimentos, a Comissão apresentou propostas de regulamentação da rastreabilidade e rotulagem de organismos geneticamente modificados, publicou um Livro Verde sobre defesa dos consumidores, propôs um regulamento relativo à promoção de vendas no mercado interno e prosseguiu os trabalhos preparatórios para a instituição da nova Autoridade Alimentar Europeia.

No que respeita ao ambiente, a Comissão adoptou uma proposta para o 6º programa de acção comunitária em matéria de ambiente para o período de 2001-2010. A Comissão contribuiu ainda eficazmente para o êxito da União Europeia em evitar o malogro do Protocolo de Quioto sobre alterações climáticas e, em Outubro, adoptou propostas para a sua ratificação e cumprimento dos compromissos da União.

Os ataques terroristas de 11 de Setembro vieram colocar a segurança no topo da agenda política. O acordo UE sobre o mandato de captura europeu e a decisão-quadro sobre a definição de actos de terrorismo ilustram a capacidade da União de responder com celeridade a grandes eventos que dizem respeito a todos os cidadãos. A Comissão adoptou ainda uma Comunicação sobre alerta preventivo em caso de eventuais emergências. Desenvolveu igualmente iniciativas com vista a neutralizar as ameaças bio-terroristas à saúde pública, tal como havia sido solicitado na reunião de Gand do Conselho Europeu. Contudo, os progressos no Conselho na execução da agenda de Tampere no sentido da criação de um espaço de liberdade, segurança e justiça têm sido lentos, o que constitui uma preocupação para o ano de 2002 e seguintes.

2.2. Elementos transversais retirados dos relatórios anuais

Foram vários os elementos transversais a emergir dos relatórios anuais dos directores-gerais:

Execução dos programas de investigação com custos partilhados

Vários directores-gerais responsáveis por estes programas identificaram a complexidade da gestão financeira de acções indirectas decorrente do enquadramento legislativo, que gera riscos de pagamentos em excesso, como uma questão importante e solicitam uma abordagem comum a adoptar pelos diferentes serviços envolvidos nos programas-quadro de investigação. Os principais problemas relacionam-se com:

* a existência de sistemas complexos e múltiplos para o reembolso dos custos e respectivas regras de aplicação;

* a ausência de sanções nos contratos-tipo em caso de declarações exageradas por parte dos beneficiários.

Várias auditorias de diferentes serviços, bem como os resultados da auditoria do Tribunal de Contas, evidenciaram a necessidade de tomar medidas adicionais neste domínio.

Acção 1: A Comissão adoptará, até finais de 2002, um plano de acção circunstanciado para tratar a complexidade da gestão financeira de acções indirectas, através da simplificação e coerência reforçada entre os diferentes sistemas actualmente em vigor e da melhoria da gestão dos contratos. Para contrariar os riscos existentes, será reforçada a eficácia dos controlos exercidos pelos serviços competentes e intensificado o trabalho relativo à protecção dos interesses financeiros da Comunidade.

Relações externas:

No contexto do reforço da gestão e do impacto da ajuda externa, a Comissão procedeu a uma ampla reforma da gestão dos programas de assistência externa da UE, nomeadamente através da criação de um gabinete de cooperação designado EuropeAid. Foram registados progressos positivos na execução da reforma, incluindo o lançamento de uma nova abordagem da programação destinada a fomentar a qualidade, uma nova estratégia de avaliação e a clarificação das responsabilidades respectivas das DG Relex. Os primeiros resultados positivos traduziram-se numa melhor imagem da execução orçamental em 2001 e em avanços na reabsorção de antigas autorizações passivas. Contudo, vários relatórios anuais sublinharam que, tendo em conta que 2001 foi o primeiro ano de execução desta reforma, serão necessários esforços ulteriores para concretizar os seus objectivos. Acresce que em 2001 assistiu-se ao início do exercício de delegação de poderes, que visa conferir responsabilidades financeiras e de gestão muito mais acrescidas às delegações da UE no que respeita aos programas de assistência externa. Este exercício continuará em 2002 e 2003, de forma que os seus plenos benefícios só serão visíveis após a sua conclusão.

As relações externas exigem atenção específica em duas vertentes. Em termos políticos, algumas reservas suscitam a questão da responsabilidade real do ordenador delegado em acções conjuntas no âmbito da política de segurança externa comum, na medida em que são decididas exclusivamente pelo Conselho. Estas reservas têm importantes implicações políticas que a Comissão irá discutir no âmbito das suas relações interinstitucionais. Em termos de gestão, as reservas expressas evidenciam os riscos associados à assistência orçamental directa a países terceiros, que têm de ser especificamente considerados aquando a avaliação do impacto deste tipo de assistência. Outras reservas apontam os riscos gerais inerentes à gestão da ajuda externa.

Acção 2: Ao mesmo tempo que confirma a substância da reforma Relex, já em várias ocasiões e com base no relatório anual do auditor interno, a Comissão chamou a atenção para a necessidade de analisar a possibilidade de sinergias entre os serviços envolvidos na área das relações externas. Os Comissários Relex, em concertação como Presidente e o Vice-Presidente Neil Kinnock, deverão reexaminar formas de, a longo prazo, organizar melhor os recursos e as estruturas das DG Relex, Desenvolvimento e EuropeAid, de modo a assistir os Comissários Relex na condução das respectivas agendas, que permanecem inalteradas. A Comissão analisará propostas para tal até final do corrente ano. No entender da Comissão, e tendo em conta o facto de 2001 ter constituído ainda uma fase de arranque, são necessários esforços acrescidos para consolidar a reforma e torná-la plenamente eficaz. Neste contexto, a Comissão avaliará e tornará transparentes os riscos associados à ajuda externa e, em particular, a assistência orçamental directa enquanto forma de ajuda ao desenvolvimento, e comunicará eventuais conclusões importantes às outras instituições; efectuará ainda no próximo ano uma avaliação do funcionamento do exercício de delegação, visando retirar ilações sobre a eficácia e a eficiência das mudanças introduzidas após a execução da reforma em matéria de ajuda externa.

Segurança nuclear:

No complexo domínio da segurança nuclear, incluindo a segurança das instalações nucleares e do ambiente em geral, vários relatórios anuais identificaram questões importantes, tais como a capacidade técnica disponível na Comissão para supervisionar eficazmente as actividades de assistência no campo nuclear, os problemas associados ao nível de verificações de radioactividade ambiental no âmbito do artigo 35º do Tratado Euratom, as subvenções de desmantelamento das unidades nucleares da Comissão e a questão da competência legal da CE no domínio da segurança nuclear.

Todas estas considerações podem ser lidas num contexto político em que, por um lado, vários Estados-Membros questionam a competência legal da Comissão nesta área, e em que, por outro lado, a Comissão é chamada a providenciar assistência técnica para melhorar a segurança nuclear nos países candidatos. Os relatórios anuais em questão apontam uma insuficiência das capacidades da Comissão no campo nuclear. É, pois, necessário clarificar a competência da Comissão no domínio da segurança nuclear para dar resposta às expectativas dos cidadãos nesta área e assegurar a aplicação dos mais elevados padrões de segurança em todos os Estados-Membros (actuais e futuros).

Acção 3: As reservas específicas serão abordadas até ao final do ano através de um conjunto de propostas de criação de um enquadramento legislativo operacional para a identificação de normas de segurança à escala da UE e a salvaguarda das subvenções de desmantelamento e, por outro lado, da análise cuidadosa da forma como são partilhados entre os serviços competentes os conhecimentos especializados em matéria nuclear, com o intuito de reforçar a eficácia desses mesmos serviços.

Fundos Estruturais (regiões, emprego, agricultura e pescas):

Sobre estes aspectos, os relatórios anuais reflectem as dificuldades encontradas pela Comissão quando tem de descentralizar a gestão dos fundos comunitários para os Estados-Membros, ao mesmo tempo que mantém plena responsabilidade pela execução do orçamento comunitário. A Comissão considera que as actuais disposições em matéria de prestação de contas e partilha de responsabilidade com os Estados-Membros não são satisfatórias e deveriam ser revistas por forma a dar uma imagem mais precisa da situação actual. A este respeito, há que notar que o princípio da subsidiariedade significa que a Comissão deve agir sem dispor de plena autoridade política, conservando, nos termos do Tratado, a inteira responsabilidade pelos fundos desembolsados. Os aspectos destas questões ligados à gestão são abordados de forma pormenorizada na acção 12.

Acção 4: A Comissão irá procurar clarificar com o Conselho a sua parte de responsabilidade no cumprimento dos objectivos definidos para a gestão partilhada dos Fundos Estruturais. Apresentará ainda propostas para harmonizar os respectivos poderes de supervisão e controlo com as suas responsabilidades.

Alargamento:

A fim de assegurar uma integração harmoniosa dos países candidatos, os serviços da Comissão têm de garantir a extensão de várias actividades aos novos Estados-Membros e estão dispostos a assegurar a participação plena destes últimos nas políticas da UE a partir do primeiro dia de adesão. Acresce que vários relatórios anuais dos directores-gerais manifestam inquietações sobre o actual acompanhamento da aplicação do acervo comunitário nos países candidatos e sobre a verdadeira capacidade de vários serviços garantirem eficazmente, com os níveis actuais de efectivos, a extensão das respectivas actividades aos novos Estados-Membros. Por este motivo, após um levantamento cuidadoso das necessidades de todos os serviços, a Comissão apresentou à autoridade orçamental uma Comunicação sobre o impacto do alargamento nas suas actividades e recursos humanos, onde equaciona as necessidades globais de 2003 até 2008. Para 2003, a Comissão identificou um mínimo absoluto de 500 efectivos adicionais.

A Comissão reitera a absoluta necessidade de assegurar, em 2003, o financiamento adequado das despesas com 500 efectivos adicionais para a preparação do alargamento. Para tal, a autoridade orçamental deverá explorar, em concertação com a Comissão, todas as possibilidade de antecipar, em 2002, certas despesas administrativas (adiantamento) e, sempre que possível, disponibilizar dotações suplementares através de transferências entre as instituições. A disponibilização de dotações suficientes para o recrutamento de efectivos para o alargamento é condição essencial para que a Comissão esteja em condições de garantir a devida preparação desse processo e a plena aplicação do acervo comunitário a partir do primeiro dia da adesão. A Comissão chama a atenção das outras instituições, dos Estados-Membros e dos países candidatos para a importância que revestem estes trabalhos preparatórios.

Governança:

A Comissão prossegue a execução das acções anunciadas no Livro Branco sobre governança europeia e apresentará, no Outono, um pacote de medidas, acompanhado do relatório final do processo de consulta.

Com base na resposta positiva do Conselho Europeu de Laeken de Dezembro de 2001 a este documento de consulta, a Comissão propôs, em 5 de Junho de 2002, um plano de acção sobre melhor regulamentação destinado a simplificar e melhorar a qualidade do quadro regulamentar sem alterar o Tratado. Juntamente com o plano de acção, a Comissão adoptou duas Comunicações sobre normas mínimas de consulta (sujeita a um processo separado de consulta pública em curso até finais de Julho de 2002) e avaliação de impacto.

A Comissão chamou a atenção para o facto de a execução do plano de acção em matéria de melhor regulamentação, proposto em Junho de 2002, exigir esforços concertados por parte das três instituições e dos Estados-Membros. Por conseguinte, propôs que a execução do plano de acção fosse apoiada por um acordo interinstitucional entre Parlamento, Conselho e Comissão para as acções que dependem das três instituições. O Conselho Europeu de Sevilha subscreveu esta abordagem e instou as instituições a concluírem um acordo deste tipo até finais de 2002.

A Comissão implementará as medidas referidas no plano de acção sobre melhor regulamentação de 5 de Junho de 2002 e irá trabalhar num acordo interinstitucional para as medidas que são da competência do Parlamento, do Conselho e da Comissão. A Comissão apresentará ainda, no Outono, um segundo conjunto de medidas na sequência do Livro Branco sobre governança europeia, que incluirá propostas para o tratamento de infracções, comitologia, agências regulamentares e contratos tripartidos.

3. A execução da reforma em 2001

Após um exaustivo processo de consulta interna, a Comissão apresentou o Livro Branco sobre a Reforma no início de 2000. O seu objectivo consiste em modernizar a administração da Comissão. A estratégia delineada no Livro Branco incide em três grandes objectivos:

* melhoria da eficácia da organização geral, através de uma definição de prioridades mais eficaz e da correspondência de tarefas com os recursos disponíveis;

* maximização dos resultados dos efectivos, através de alterações consideráveis à gestão de recursos humanos e à política de pessoal;

* uma gestão financeira global, com base na definição precisa das responsabilidades de cada interveniente. Este processo assegurará a melhor utilização dos dinheiros dos contribuintes, através da melhoria da gestão financeira, da eficácia e da prestação de contas.

O Livro Branco incluía um plano de acção ambicioso para concretizar estes objectivos globais em acções, segundo um calendário exigente. Tendo em conta que o calendário inicial previa que a execução da reforma estivesse concluída até finais de 2002, o ano de 2001 assumia importância crucial para enraizar o espírito da reforma na Comissão. Há que relembrar que os relatórios anuais constituem um importante resultado da aplicação da reforma, em especial no que respeita aos princípios da transparência e da prestação de contas.

3.1. Definição de prioridades, afectação e utilização eficiente dos recursos

Para garantir a eficácia de todas as suas actividades, a Comissão pretendia concentrar-se em objectivos políticos essenciais, traduzindo-os em acções prioritárias com a adequada afectação de recursos, afirmando assim a primazia das prioridades políticas. Significa isto que, no início do ano, a Comissão estabeleceu pela primeira vez as suas próprias prioridades, dando depois início ao procedimento orçamental para o ano seguinte, o que conduziu, em 2001, à instituição de um ciclo de planeamento estratégico e programação (PEP), visando orientar todas as actividades da Comissão associadas à identificação de prioridades, ao procedimento orçamental e à preparação do programa legislativo e de trabalho, com base numa correspondência exaustiva entre actividades e recursos (gestão baseada em actividades).

De salientar que um dos aspectos aos quais a Comissão conferiu agora maior visibilidade no processo da estratégia política anual é o diálogo interinstitucional. Foi decidido que todos os anos, após a adopção da estratégia política anual para o ano seguinte, a Comissão encetará um diálogo com o Parlamento Europeu e o Conselho sobre as prioridades identificadas nessa mesma estratégia. Nesta base, e antes de adoptar o seu programa legislativo e de trabalho, apresentará um documento onde apresenta os resultados obtidos, reflectindo o diálogo com as instituições. Para tal, a Comissão e o Parlamento Europeu chegaram a acordo quanto a um entendimento que define os horizontes temporais e os pormenores operacionais deste diálogo.

Tal como a maioria dos relatórios anuais de actividades demonstra, foram consideráveis os progressos obtidos nesta área em 2001 no que respeita à aplicação: as pedras de toque do ciclo (ver introdução) foram identificadas e introduzidas pelos serviços. Em particular, a preparação dos planos anuais de gestão por parte de todos os serviços constituiu um importante passo em frente. Alguns relatórios são de opinião que a introdução da gestão baseada em actividades os ajudou a centrar as respectivas actividades em prioridades inequívocas com objectivos claros. Pode, por conseguinte, concluir-se que a Comissão concretizou em 2001 o que havia anunciado no Livro Branco, o que representa uma realização significativa tendo em conta os condicionalismos de tempo e recursos impostos aos serviços e o facto de mudanças desta envergadura só poderem ser implementadas progressivamente.

Numa perspectiva de mais longo prazo, é evidente que a introdução do ciclo de planeamento estratégico e programação e de uma gestão baseada em actividades constitui uma "mudança cultural". Contudo, é um sinal deveras positivo que a execução tenha seguido o modelo original sem atrasos ou problemas de grande vulto, tendo revelado importantes aspectos que não haviam sido apontados enquanto tal no Livro Branco.

É necessário recordar igualmente as diferentes experiências anteriormente vividas pelos vários serviços nesta área da reforma: alguns deles dispunham já de mecanismos de gestão avançados, a maioria tinha apenas ferramentas de programação quotidiana, muito poucos não possuíam qualquer instrumento significativo. Por este motivo, a gestão baseada em actividades, ainda que introduzida com êxito na Comissão em 2001, não pôde apresentar um nível homogéneo de adesão nos diferentes serviços da Comissão.

No que respeita à externalização, a Comissão adoptou, em Dezembro de 2001, um projecto de proposta de revisão de um Regulamento do Conselho que introduz o conceito de "agências de execução" para gerir programas comunitários no âmbito da vertente "delegação" da externalização, integrando sugestões e alterações feitas pelo Tribunal de Contas e o Parlamento. A Comissão adoptou igualmente, em Novembro de 2001, uma Comunicação sobre a vertente "descentralização" da externalização, definindo os termos e condições do recurso a redes de organismos nacionais. Por último, foi elaborado um guia interno para definir as tarefas susceptíveis de serem "subcontratadas", acompanhado de um modelo de contrato.

3.2. Alterações à política de recursos humanos

O segundo pilar da reforma visa uma modernização global da política de recursos humanos da Comissão. Primeiramente, a Comissão deu início a um conjunto de acções para explorar plenamente as potencialidades de reforma no âmbito do Estatuto do Pessoal em vigor. Foram tomadas em 2001 várias decisões sobre aspectos da nova política de pessoal. Em segundo lugar, a Comissão preparou uma proposta de regulamento para alterar alguns aspectos do Estatuto. Dada a sua natureza própria, este processo exigia um determinado período de consultas internas com o pessoal e concertações com as organizações sindicais, de modo a permitir à Comissão apresentar ao Conselho um pacote equilibrado de propostas de alteração do Estatuto. Os principais objectivos são:

- reforçar o princípio de mérito na função pública europeia, através de uma melhor ligação entre resultados e progressão de carreira;

- modernizar a política de igualdade de oportunidades, as estruturas sociais à disposição do pessoal e as condições de trabalho. Esta modernização é essencial para que a Comissão possa continuar a recrutar e a manter os melhores recursos humanos numa envolvente cada vez mais competitiva para um pessoal multilíngue altamente qualificado;

- manter o rigor orçamental na execução da reforma. Os custos previstos são modestos no contexto de uma reforma de vulto e estão em conformidade com os compromissos da Comissão relativamente ao tecto de despesas da rubrica V das Perspectivas Financeiras. Acresce que as medidas induzirão um controlo sustentado dos custos a médio prazo.

Foram registados atrasos em 2001 em relação ao calendário inicial da preparação de um vasto conjunto de documentos de orientação. Não obstante, as discussões no âmbito de uma instância de alto nível presidida pelo antigo Secretário-Geral do Conselho, Sr. Ersboell, tiveram resultados assaz positivos, traduzidos no acordo alcançado entre a Comissão e os sindicatos representativos da maioria do pessoal em termos eleitorais sobre o pacote global da reforma da política de recursos humanos. Este acordo inclui o compromisso da Comissão de retirar o conjunto de propostas feitas com base no acordo com as OSP caso o Conselho proponha por unanimidade medidas tendentes a pôr em causa quaisquer das garantias nele mencionadas. Este acordo constitui uma base sólida para a continuação do processo.

O processo de consulta do pessoal e as concertações com as organizações sindicais conduziram aos seguintes resultados:

- pacote global para a reforma da política de pessoal, adoptado em Outubro de 2001 com 15 capítulos. Os primeiros nove destinavam-se a ser objecto de decisão final da Comissão: a vertente social, que abrange medidas em matéria de licenças por motivos familiares e disposições flexíveis de trabalho; igualdade de oportunidades; política social e infra-estruturas para o pessoal; assédio moral; formação; mobilidade; comunicação de infracções; disciplina; manutenção de padrões éticos; recrutamento; chefias intermédias; remunerações e pensões. As últimas seis questões foram discutidas com vista a orientação final da Comissão: avaliação e promoção; estrutura das carreiras; pessoal não permanente; serviço de mediação; flexibilidade quanto à idade de reforma e revisão geral do Estatuto do Pessoal;

- em 20 de Dezembro, a Comissão aprovou um projecto de regulamento relativo a alterações ao Estatuto do Pessoal e a normas de aplicação de sistemas de avaliação e promoção, que será enviado para parecer ao Comité Interinstitucional do Estatuto. O projecto de regulamento incorpora todas as alterações às normas básicas que regem a função pública europeia que a Comissão reputa necessárias.

Os trabalhos realizados em 2001 permitiram à Comissão adoptar as decisões restantes durante o primeiro trimestre de 2002 (orientações em matéria de descrição de funções; directrizes para a mobilidade; condução de inquéritos administrativos e processos disciplinares; normas aplicáveis aos peritos nacionais destacados na Comissão; comunicação de infracções, política social, serviço de mediação, orientações de formação e manutenção de padrões profissionais, avaliação e promoção) e apresentar o projecto de regulamento ao Conselho para finalização do processo legislativo no decurso do primeiro semestre de 2003.

3.3. Auditoria, gestão financeira e controlo

Este capítulo da reforma foi ditado pela necessidade de modernizar a gestão financeira e restabelecer a confiança do público na gestão do orçamento e no controlo das despesas da União Europeia. A reforma visa tornar os procedimentos mais simples, rápidos e responsáveis, através da descentralização da responsabilidade de gestão para indivíduos mais próximos do processo de decisão, e melhorar a transparência. As principais características da reforma neste domínio são:

- maior responsabilização no processo de autorização de despesas: as normas deverão ser simplificadas e de fácil compreensão e, na medida do possível, os responsáveis pelo processo de gestão deverão ser também responsabilizados pela autorização das despesas. Em 2001, com base numa avaliação dos riscos inerentes, da estrutura organizacional e da relação custo-eficácia, os serviços puseram em prática novos circuitos financeiros que definem as principais fases envolvidas na autorização de transações financeiras e respeitam o princípio básico segundo o qual as funções de iniciação e verificação de uma transação deverão ser mantidas separadas. Cada serviço da Comissão nomeou também uma estrutura de auditoria interna para assistir o director-geral ou chefe de serviço na verificação da eficácia dos controlos internos;

- separação dos processos de controlo financeiro e auditoria: até 2000, tanto o controlo ex-ante das despesas como parte da sua auditoria posterior eram realizados pelo mesmo serviço central, sugerindo um potencial conflito de interesses. Em meados de 2001, o Serviço de Auditoria Interna passou a ser independente do de Controlo Financeiro. O seu papel é crucial para dar garantias à Comissão graças ao seu parecer independente sobre a qualidade dos sistemas de gestão e controlo;

- serviço financeiro central, criado em meados de 2000, centrou-se em 2001 na proposta de reformulação do Regulamento Financeiro, na definição de normas mínimas de controlo interno e de gestão de riscos para os serviços da Comissão e na emissão de orientações para a sua aplicação, bem como no reforço da gestão de contratos e de contratos públicos nesses serviços. Além disso, foi dada especial atenção ao apoio solicitado através de estruturas de help desk, à formação e à informação. Por último, a necessidade de reforçar os sistemas centrais de informação sobre gestão financeira levou a que se colocasse a tónica na qualidade global do sistema existente e no desenvolvimento de novas funcionalidades definidas no Livro Branco (base de dados dos contratos, registo central de facturas, gestão das ordens de recuperação);

- a exigência imposta a todos os directores-gerais e chefes de serviço de fornecerem uma declaração anual dando garantias da legalidade e regularidade das transações associadas e dando conta da utilização dos recursos, em conformidade com os princípios da boa gestão financeira.

Este capítulo da reforma é o mais avançado em termos de implementação, dada a elevada prioridade que lhe foi conferida com base nas recomendações assaz detalhadas do Comité de Peritos Independentes. A revisão dos procedimentos gerais de gestão e controlo financeiros exigia uma série considerável de acções a pôr em prática ao nível dos serviços. Contudo, tal como foi indicado nos relatórios anuais, e pese embora os importantes progressos nestas áreas, muito há ainda a fazer para assegurar a sustentabilidade das melhorias da gestão financeira. Nos respectivos relatórios anuais, vários serviços chamaram a atenção para os problemas encontrados para fazer face a mudanças tão fundamentais, dadas as limitações de recursos devidamente qualificados e das dificuldades em matéria de formação e de organização interna. Reconhecendo os problemas enfrentados pelos serviços, as necessidades de especialistas no domínio financeiro serão tidas em consideração em futuros planos de recrutamento (ver acção 14).

A questão do controlo interno e da gestão financeira recebeu ímpeto renovado com o novo Regulamento Financeiro, que reflecte os princípios fundamentais da reforma financeira e entra em vigor em 1 de Janeiro de 2003. A transferência da função centralizada de visto prévio significa que os serviços terão de se concentrar no respectivo estado de preparação para assumir as responsabilidades plenamente descentralizadas (ver acção 12). Acresce que os sistemas financeiro central e de informação financeira em vigor, e que ainda revelam fragilidades, necessitarão de ser melhorados em conformidade (ver acções 16 e 17).

3.4. Elementos transversais da reforma retirados dos relatórios anuais

Escassez de recursos humanos:

Um número considerável de relatórios anuais apontam para uma subestimação dos recursos humanos necessários à execução da reforma. Há que relembrar que, normalmente, a Comissão analisa todas as necessidades de recursos humanos e toma decisões neste contexto no âmbito do ciclo da estratégia política anual, que conduz à adopção do anteprojecto de orçamento e à decisão de afectação de recursos.

A Comissão empreendeu já algumas acções neste contexto. Em Julho de 2000, foram afectados 230 postos a departamentos da Comissão com o objectivo de facilitar a implementação da reforma. Em 2000, o grupo interpares de Comissários reconheceu a necessidade de 1254 efectivos, 580 dos quais se destinavam ao reforço da gestão e do controlo dos programas de ajuda externa e das acções estruturais. Recorde-se que, na sua estratégia política anual para 2003, a Comissão havia já decidido, no contexto da execução da reforma, proceder à redistribuição entre serviços de um terço dos postos que deveriam ficar disponíveis através de passagens à reforma antecipada. Contudo, reconhece-se que algumas destas acções demoram tempo a tornar-se plenamente eficazes. De um modo mais geral, é necessário um esforço mais sistemático de identificação das necessidades de recursos humanos associadas às actividades, especialmente tendo em conta os novos papéis atribuídos aos vários serviços e agentes da Comissão, na sequência do processo de reforma.

Acção 5: No que respeita à escassez de recursos humanos para a aplicação da reforma, a Comissão atenderá às necessidades expressas pelos directores-gerais nos respectivos relatórios anuais, no contexto do próximo ciclo de planeamento estratégico e programação que tem início em finais de 2002. Neste contexto, o Secretariado-Geral definirá uma nova metodologia para avaliar as necessidades de recursos humanos ligadas às actividades novas e já existentes.

Falta de orientação:

Em vários relatórios anuais, os directores-gerais lamentam a falta de orientação por parte dos serviços centrais em vários aspectos da reforma. Há que relembrar que a Comissão presta já uma atenção especial à comunicação interna, à formação e à metodologia a aplicar em aspectos essenciais da reforma. No entanto, para dar resposta às preocupações relativas ao carácter exaustivo e à adequação das orientações, a Comissão intensificará os seus esforços neste domínio, nomeadamente através da gestão baseada em actividades. Salienta-se que a preparação dos planos anuais de gestão para 2003 representa um passo crucial para que os serviços possam assegurar uma gestão mais orientada para os resultados.

Acção 6: O Secretariado-Geral, em estreita cooperação com a DG Orçamento e a DG Pessoal e Administração, procederá à revisão dos mecanismos de coordenação entre os serviços centrais, com vista a melhorar o serviço e o aconselhamento prestados aos serviços operacionais. Além disso, o Secretariado-Geral irá preparar, até Outubro de 2002, um guia detalhado da gestão baseada em actividades e assistirá os serviços na preparação dos respectivos planos anuais de gestão para 2003.

Sistemas de informação:

Outro ponto emergente de vários relatórios anuais e que exige acção concreta é a necessidade de solucionar os problemas de interoperabilidade entre os sistemas de informação. Actualmente, os utilizadores são impedidos de explorar plenamente o potencial dos sistemas existentes. Com base na iniciativa e-Comissão, a Comissão prosseguirá activamente o objectivo de instituir sistemas homogéneos que permitam a todos os serviços melhorar a respectiva eficácia e resultados.

Acção 7: Um grupo de trabalho interserviços será mandatado para coordenar a interoperabilidade dos sistemas existentes de gestão da informação. Até Novembro de 2002, este grupo irá elaborar um plano de acção e supervisionar a sua execução.

4. Aplicação das normas de controlo interno em 2001

O controlo interno abrange a globalidade das políticas e dos procedimentos concebidos e postos em prática pela administração de uma organização para assegurar a consecução em termos económicos, eficazes e eficientes dos objectivos dessa entidade; o respeito por normas externas e políticas e regulamentos de gestão; a salvaguarda de activos e informações; a prevenção e detecção de fraudes e erros, a qualidade dos registos contabilísticos e a produção atempada de informações financeiras e de gestão fiáveis.

Em 13 de Dezembro de 2000, a Comissão aprovou, juntamente com as cartas dos ordenadores delegados e subdelegados, um conjunto de normas de controlo interno destinadas a incorporar esta definição ampla de controlo interno (SEC (2000) 2203). Estas normas deverão ser consideradas como um conjunto de condições básicas a cumprir por todos os serviços internos da Comissão não apenas em matérias financeiras, mas em todos os aspectos da gestão da instituição. Neste contexto, é importante salientar que os sistemas de controlo deverão procurar um equilíbrio razoável entre os riscos a tratar e os custos da minimização desses riscos. Nenhum sistema poderá providenciar, a um nível de custos aceitável, garantias absolutas da detecção de todos os erros ou da prevenção de fraudes deliberadas.

Os directores-gerais e os chefes de serviços elaboraram, em 30 de Junho de 2001, um relatório intercalar sobre o grau de execução da reforma da gestão financeira, atendendo especialmente ao nível de aplicação das normas. Em 7 de Novembro de 2001, a Comissão aprovou um documento de síntese destes relatórios intercalares (SEC(2001)1723/6). Este documento dava conta de progressos significativos no cumprimento de um conjunto de requisitos intercalares e básicos até 30 de Junho de 2001, ao mesmo tempo que evidenciava muito haver ainda a fazer em algumas áreas essenciais a fim de assegurar a aplicação integral das normas de controlo. Além disso, a Comunicação sobre gestão baseada em actividades, que definia um conjunto de normas de controlo, afirmava claramente que algumas medidas fundamentais deveriam ser implementadas progressivamente num período que se estendia para lá de 31 de Dezembro de 2001.

Reflectindo a natureza progressiva da aplicação das normas de controlo e os horizontes temporais associados, e a fim de ajudar os serviços a planificar os seus progressos neste primeiro ano dos relatórios anuais, a Comissão especificou um outro conjunto de requisitos intercalares básicos a cumprir até 31 de Dezembro de 2001 e adoptou um calendário actualizado em conformidade (SEC(2001) 2037/4). Isto permitiu aos directores-gerais e aos chefes de serviços determinar quais as normas a aplicar até essa data, com a ressalva evidente de que certas medidas dependeriam da data de aprovação de decisões da Comissão e da disponibilidade de orientações centrais, ou exigiriam uma aplicação progressiva.

4.1. Síntese da aplicação dos principais componentes do controlo interno

A responsabilidade pelo estabelecimento e pela manutenção de um controlo interno eficaz incumbe aos directores-gerais e aos chefes de serviços. No Capítulo 3 intitulado "Questões de Gestão e de Controlo - normas de controlo interno" dos relatórios anuais, convidavam-se os directores-gerais e os chefes de serviço a dar conta dos progressos obtidos em todos os aspectos relacionados com a gestão e a fornecer pormenores sobre deficiências ou riscos importantes susceptíveis de afectar a sua declaração anual. Como forma de acompanhar os progressos efectuados, deviam comunicar o grau de cumprimento dos requisitos básicos de 31 de Dezembro no que respeita às normas de controlo interno. Os relatórios individuais foram consideravelmente variáveis em termos da profundidade da análise das questões de gestão e de controlo e do seu eventual impacto na declaração global, mas todos tentaram fornecer alguns indicadores essenciais sobre os progressos obtidos, tendo alguns incluído mesmo desenvolvimentos ocorridos no primeiro trimestre de 2002. Há que salientar que, para este primeiro exercício, as garantias fornecidas pelos directores-gerais assentavam em larga medida em avaliações da situação no final de 2001 e não abrangiam todo o ano.

Os progressos obtidos pelos serviços da Comissão são analisados em função de cada um dos cinco componentes principais nos quais estão agrupadas as normas de controlo interno utilizadas na Comissão: quadro de controlo, resultados e gestão do risco, informação e comunicação, actividades de controlo e auditoria e avaliação.

4.1.1. Quadro de controlo

O quadro de controlo diz respeito às condições básicas em que os serviços funcionam, nomeadamente a estrutura organizativa e administrativa e a gestão de recursos humanos. Mais especificamente, as normas de controlo abrangem o seguinte: deontologia e integridade; definição de missão, papel e tarefas; garanta das competências do pessoal; resultados do pessoal; delegação e gestão das funções sensíveis.

Relativamente às normas de controlo abrangidas por esta rubrica, 75% dos directores-gerais consideravam ter cumprido pelo menos os requisitos básicos de 31 de Dezembro de 2001.

Vários dos requisitos, tais como a necessidade de descrever mais frequentemente os resultados do pessoal e as funções, só podem ser implementados de forma realista se forem acompanhados da plena aplicação de um conjunto de novas iniciativas. Outras áreas fundamentais, como a identificação e a gestão das funções sensíveis, exigem esforços complementares. Cerca de metade dos serviços da Comissão têm ainda de proceder à análise circunstanciada exigida para identificar essas funções e a eventuais controlos destinados a atenuar os riscos. No caso de cargos sensíveis relativamente aos quais esses controlos forem considerados inadequados, há que recorrer à mobilidade obrigatória. Dadas as dificuldades encontradas pelos serviços na aplicação desta norma, terá de haver um esforço concertado por parte dos serviços centrais da Comissão no sentido de providenciarem assistência através de conselhos práticos e orientações.

4.1.2. Resultados e gestão do risco

Os resultados e a gestão do risco incluem os principais aspectos de gestão ligados ao planeamento, à programação e ao acompanhamento de resultados subjacentes aos princípios da gestão baseada em actividades. Mais especificamente, as normas de controlo abrangem o processo de definição de objectivos, a programação plurianual, a produção do plano anual de gestão, o acompanhamento dos resultados em função de objectivos e indicadores e a análise e a gestão do risco.

Cerca de 75% dos directores-gerais consideravam ter cumprido pelo menos os requisitos básicos de 31 de Dezembro de 2001 relativos a estas normas de controlo. Contudo, há que salientar que várias destas normas, em especial as relativas à planificação e ao acompanhamento, estão na base de iniciativas em curso no domínio da gestão baseada em actividades e a sua aplicação prevê-se progressiva ao longo de um período de tempo mais alargado.

Em matéria de avaliação e gestão do risco, em 2001, a maioria das DG e dos serviços procederam a uma revisão de alto nível das respectivas prioridades de risco, o que para a Comissão constituiu um importante primeiro passo na adopção de uma cultura de gestão dos riscos. Há que salientar que vários directores-gerais não tinham nunca avaliado os riscos numa base tão formal e que foi a primeira vez que riscos de natureza não financeira foram considerados tão explicitamente. Ainda que este tenha sido um importante passo em frente, é evidente que o processo está ainda numa fase incipiente. As informações sobre os riscos apresentadas nos relatórios anuais são de natureza variada e sugerem alguma incerteza sobre a forma de os avaliar e gerir, e ainda sobre como os considerar na declaração global. Actualmente, a gestão do risco não está enraizada nas práticas de trabalho da Comissão e será necessário um esforço acrescido da parte dos principais serviços e dos serviços centrais para assegurar a sua concretização.

4.1.3. Informação e comunicação

O ponto "informação e comunicação" abrange a instauração de processos adequados de gestão da informação e notificação internas em questões como a execução do orçamento e do plano de gestão e a utilização dos recursos. Mais especificamente, as normas de controlo incidem sobre a adequação das informações sobre gestão, o registo de correio e o sistema de arquivo, e a notificação de irregularidades.

Cerca de 70% dos directores-gerais consideravam ter cumprido pelo menos os requisitos básicos de 31 de Dezembro de 2001. Relativamente a algumas destas normas de controlo, prevê-se uma aplicação gradual, em especial em áreas como a informação de gestão adequada e o registo de correio.

4.1.4. Actividades de controlo

As actividades de controlo incidem nas funções quotidianas essenciais de controlo exercidas enquanto parte do funcionamento normal dos serviços. Mais especificamente, as normas de controlo abrangem aspectos como documentação dos procedimentos, separação de tarefas, funções de supervisão, notificação de excepções e continuidade das operações.

Cerca de 70% dos directores-gerais consideravam ter cumprido pelo menos os requisitos básicos de 31 de Dezembro de 2001. Foram obtidos progressos significativos em várias áreas, nomeadamente no que respeita à separação de tarefas e à continuidade das operações, mas a maioria dos serviços tem ainda de concentrar esforços em outros domínios-chave. Na prática, a documentação dos procedimentos é um aspecto que exige revisão e actualização contínuas. Contudo, a prioridade imediata foi a de assegurar a documentação dos procedimentos financeiros. Ainda que tenham sido envidados esforços consideráveis, 15 serviços indicaram não ter ainda concluído os respectivos trabalhos nesta área. Há que reconhecer que este pode ser um processo complexo e extremamente moroso. Além disso, os serviços terão também de garantir a documentação dos procedimentos operacionais.

A supervisão eficaz de outros serviços é fundamental para o desenvolvimento de um sólido quadro de controlo interno e a maioria dos serviços está actualmente a proceder à definição e aplicação dos aspectos que consideram adequados às respectivas circunstâncias. Foram definidas a nível central algumas orientações básicas para os ajudar nessa tarefa, mas os serviços centrais terão de assegurar um reforço dessas orientações, que terão de ser acompanhadas de apoio prático.

4.1.5. Auditoria e avaliação

A auditoria e a avaliação incidem na gestão adequada de questões de auditoria interna e externa, a função avaliação e os processos de auto-avaliação das chefias. Mais especificamente, as normas de controlo incluem a identificação e correcção de insuficiências do controlo interno; o devido acompanhamento dos relatórios de auditoria (interna e externa); a instituição de um serviço de auditoria interna; a criação ou o acesso a uma função adequada de avaliação e a revisão anual, por parte das chefias, dos seus próprios procedimentos de controlo interno.

Cerca de 75% dos directores-gerais consideravam ter cumprido pelo menos os requisitos básicos de 31 de Dezembro de 2001.

Estes progressos regulares mostram que vários dos requisitos básicos muito específicos foram plenamente cumpridos, como é o caso da criação de estruturas de auditoria interna e a revisão anual dos procedimentos de controlo interno. No entanto, há que salientar que, em virtude de dificuldades de recrutamento em 2001, muitas das estruturas de auditoria interna já estabelecidas em 2001 só encetarão actividades completas de auditoria quando for disponibilizado novo pessoal competente (a partir de 2002).

Os serviços registaram progressos na aplicação de procedimentos de identificação e correcção de insuficiências do controlo interno relativo aos procedimentos financeiros, mas em 2002 há que alargar essa aplicação a todos os procedimentos operacionais.

Alguns serviços têm ainda de criar uma função de avaliação especializada capaz de apoiar efectivamente a elaboração de políticas. Além disso, os resultados da avaliação serão usados em apoio da definição de objectivos e prioridades no quadro dos planos anuais de gestão.

4.2. Conclusões globais e acções de apoio ao desenvolvimento da implementação do controlo interno

As conclusões gerais que podem extrair-se dos relatórios são globalmente positivas e encorajadoras no que respeita à forma como os serviços avaliam os respectivos progressos em função de requisitos específicos em matéria de controlo interno. Não obstante, há que prosseguir os esforços no sentido de assegurar a plena aplicação das normas de controlo interno e garantir que os serviços da Comissão avançam para um enquadramento do controlo interno forte e desenvolvido.

2001 foi um ano de transição no qual os serviços foram confrontados com um conjunto de mudanças significativas e foram chamados a dar resposta a várias iniciativas novas e exigentes. O impacto destes factores não deve ser subestimado. O desenvolvimento de um contexto forte para os controlos internos é um processo em evolução que terá de ser mantido através do empenhamento permanente das chefias.

As informações apresentadas nos relatórios anuais sobre estas áreas reflectem uma melhor compreensão das questões de controlo interno. Contudo, convém relembrar igualmente que se trata da primeira experiência formal deste tipo para as chefias, o que em certa medida se traduz na forma variada como os serviços deram conta dos seus problemas específicos de gestão e controlo. Tal como foi já referido, na maioria dos serviços, as estruturas de auditoria interna não estiveram plenamente operacionais durante todo o ano em questão. No futuro, esperam-se referências mais explícitas aos resultados das auditorias, às implicações para a situação do controlo interno e às consequências para a declaração anual. O papel de apoio dos serviços centrais também não deve ser subestimado. Os serviços foram chamados a gerir inúmeras iniciativas e, ainda que a responsabilidade final pelo controlo interno lhe incumba exclusivamente, é necessário que sejam orientados e apoiados ao longo de todo o processo. Este será particularmente o caso da execução do novo Regulamento Financeiro.

Com base na avaliação da aplicação das normas em 2001, tal como anteriormente descrita:

Acção 8: A DG Orçamento, em colaboração com o Secretariado-Geral e a DG Pessoal e Administração, irão dar apoio reforçado e emitir, até finais de 2002, orientações práticas relativamente à aplicação das normas que abrangem as funções sensíveis e a supervisão, consideradas extremamente importantes para o eficaz funcionamento dos serviços da Comissão.

Acção 9: Em 2002, todos os serviços da Comissão prestarão atenção particular à concepção e documentação dos procedimentos de controlo interno, em especial os procedimentos financeiros destinados a prevenir erros, detectar irregularidades e notificar excepções.

5. Reservas expressas pelos ordenadores delegados

A carta de ordenadores delegados exige que cada director-geral ou chefe de serviço assine uma declaração na qual exprime garantias razoáveis de que os recursos afectados às actividades descritas no relatório anual foram utilizados para os fins previstos e de acordo com os princípios de boa gestão financeira, e de que os procedimentos de controlo postos em prática dão as garantias necessárias no que respeita à legalidade e regularidade das transações associadas. Sobre esta questão, é de salientar que as orientações formuladas relativamente às declarações não foram interpretadas rigorosamente da mesma forma por todos os serviços. Os directores-gerais e os chefes de serviços poderiam ter sido convidados a reconsiderar as declarações de modo a se chegar a uma interpretação mais homogénea, mas este processo iterativo teria sido complexo e moroso. Além disso, este problema poderia ter sido devidamente tratado no contexto deste exercício, solicitando aos serviços que considerassem as reservas e as observações, fossem estas expressas na declaração ou no relatório.

A carta de ordenadores prevê que a declaração possa conter reservas que visam evidenciar os riscos inerentes às operações e às acções geridas pela direcção-geral ou serviço. Estas reservas deverão apontar deficiências na concepção ou aplicação dos sistemas de gestão e de controlo interno. Deverão ainda mencionar medidas correctivas já adoptadas ou programadas. Saliente-se, porém, que o uso de reservas não pretende destituir a declaração de sentido, mas pelo contrário propor acções adicionais para minimizar riscos identificados.

As orientações fornecidas aos serviços antes da redacção das declarações definem critérios específicos nesta área. Em suma, previa-se que as reservas incidissem em problemas ou deficiências materiais susceptíveis de limitar a capacidade do ordenador delegado de fornecer as garantias razoáveis exigidas na declaração. No processo de preparação, foi também acordado que os directores-gerais pudessem incluir observações na secção "conclusões" do relatório para salientar questões importantes relacionadas com o bom funcionamento dos respectivos serviços ou de toda a Comissão, não sendo, no entanto, consideradas reservas no âmbito das declarações.

A presente secção da síntese:

- resume, para todos os serviços, os tipos de observações e reservas apresentadas;

- concentra-se nas áreas de gestão dos sistemas de controlo interno;

- salienta os principais temas e problemas comuns suscitados, avalia as implicações e o significado para a Comissão e conclui sobre as necessárias acções a empreender.

5.1. Tipos de reservas

As reservas contidas nas declarações variam consideravelmente em termos de âmbito e substância. Nove directores-gerais não apresentaram quaisquer reservas ou observações nas declarações. Outros incluíram "reservas" e/ou "observações" nas declarações ou não distinguiram claramente entre as duas. Tendo em conta que este é o primeiro ano deste exercício à escala da Comissão, para os efeitos da síntese não foi feita qualquer distinção entre reservas e observações. Por motivos de conveniência, o termo "considerações" será utilizado para referir simultaneamente reservas e observações.

Vinte e sete serviços apresentaram considerações nas respectivas declarações de garantia ou por referência directa a elementos que figuravam nos respectivos relatórios. No total, e tendo em conta as reservas e observações contidas nas declarações e nos relatórios, foram apresentadas 135 considerações provenientes de 31 serviços.

As orientações exigiam que, para cada reserva, os directores-gerais fornecessem uma análise do problema, uma avaliação do impacto (se possível, quantificável) e conclusões (incluindo acções necessárias e calendários). Foi também recomendado aos directores-gerais que definissem o enquadramento usado para avaliar o nível de materialidade [6]. Parte-se do pressuposto de que qualquer reserva incluída na declaração tem, por definição, um carácter material, seja em termos quantitativos ou qualitativos, ou por natureza ou contexto. Cerca de metade das considerações apresentadas por todos os directores-gerais foram efectivamente acompanhadas de planos de acção claramente definidos ou da explicação de medidas já lançadas para tratar a problemática em questão. Ainda assim, são poucos os exemplos de impacto potencial claramente identificado e quantificado e raras ou nenhumas menções à questão da materialidade. De um modo geral, foram muito raras referências específicas à materialidade, seja na formulação das declarações ou no texto do relatório.

[6] A definição exacta do conceito de materialidade pode ser encontrada no documento SEC(2002) 401, p.14.

Saliente-se, contudo, que nem todas as considerações exigiam um plano de acção específico, quer pela sua natureza ou materialidade limitada, quer pelo seu carácter temporário ou pelo facto de os custos necessários à melhoria da actual situação excederem os benefícios esperados. Em muitos destes casos, forneceu-se um plano de acção numa das acções globais previstas na presente síntese. Noutros, as considerações assumiam a forma de comentário geral sobre a envolvente política e, por conseguinte, não exigiam um plano de acção.

Há que reconhecer que esta foi a primeira vez que os directores-gerais foram chamados a redigir este tipo de declarações. Não obstante, será necessário abordar de forma mais coerente todo o processo e assegurar que as declarações reflectem, tanto quanto possível, a situação real dos serviços. O futuro dependerá muito da melhor compreensão decorrente da experiência deste exercício. Várias questões suscitaram claramente problemas específicos. Para muitos directores-gerais, a materialidade revelou-se um aspecto de difícil definição e afigura-se claramente necessário resolver esta questão atempadamente na perspectiva do exercício do próximo ano, dado tratar-se de um aspecto fundamental para assegurar a credibilidade de todo o exercício das declarações anuais: em linguagem corrente, materialidade significa importância. Não obstante, à medida que apreendem mais aprofundadamente todo o processo e, em especial, a necessidade de limitar as reservas a questões genuínas de materialidade, poderá esperar-se que os serviços sejam mais coerentes na forma de futuramente tratar esses problemas.

Dada a heterogeneidade com que foram expressas as reservas e observações, é necessário definir mais claramente, nas orientações dadas aos directores-gerais, os aspectos a incluir como reservas. Algumas problemáticas podem ter apenas um carácter transitório, como é o caso das delegações cruzadas, relativamente às quais 9 directores-gerais teceram considerações. Não obstante, estas questões terão de ser retidas para tratamento futuro. Alguns serviços conheceram alterações dos ordenadores delegados no decurso de 2001, tendo desse facto dado conta na declaração ou no relatório, sem concluir especificamente sobre o eventual impacto do mesmo na declaração. Esta questão havia sido prevista nas orientações dadas aos directores-gerais e foi ulteriormente considerada numa nova orientação concebida para clarificar as disposições a seguir em anos futuros (SEC(2002) 657).

Acção 10: Até final de 2002, o Secretariado-Geral, em colaboração com a DG Orçamento, a DG Pessoal e Administração e o Serviço de Auditoria Interna, procederão à revisão e ao aperfeiçoamento da metodologia e das orientações para a elaboração dos relatórios anuais para 2002, atendendo particularmente à questão da materialidade, à definição do âmbito eventuais das reservas a incluir nas declarações e ao tratamento das delegações cruzadas.

5.2. Principais temas/tendências

As questões comuns a vários serviços são de seguida analisadas mais circunstanciadamente, em paralelo com o seu significado potencial para toda a Comissão.

5.2.1. Sistemas financeiros e descentralização das responsabilidade financeiras

Cerca de metade dos directores-gerais que apresentaram considerações apontaram preocupações sobre os sistemas de gestão financeira e a adequação dos controlos internos (21 considerações). As questões suscitadas incluíam aspectos específicos da concepção do circuito financeiro, documentação dos procedimentos, controlos efectuados nos procedimentos de gestão dos contratos, disposições de supervisão e a problemática de os serviços virem ou não a ser devidamente equipados para assumir responsabilidades financeiras plenamente descentralizadas. Esta questão recebeu um ímpeto acrescido com a reformulação do Regulamento Financeiro, que deverá entrar em vigor em 1 de Janeiro de 2003 e que já não prevê a função ex ante centralizada do visto prévio.

Acção 11: Em antecipação do novo Regulamento Financeiro, os directores-gerais e os chefes de serviço já começaram a implementar sistemas adequados de controlo interno. Avaliarão, até Novembro de 2002, o grau de garantia de prontidão dos sistemas de controlo interno instituídos, designadamente a adequação dos circuitos financeiros, e os serviços centrais da Comissão empreenderão as medidas necessárias para os apoiar neste processo. Mais especificamente, os elementos novos ou alterados do novo Regulamento Financeiro e as respectivas normas de execução serão integrados no actual enquadramento do controlo interno até Outubro de 2002. A DG Orçamento, em colaboração com o Secretariado-Geral e a DG Pessoal e Administração, continuará a desenvolver instrumentos para assistir os serviços da Comissão na adaptação dos sistemas de controlo existentes, de modo a satisfazerem os novos requisitos, e será desenvolvido um programa extensivo de formação em apoio de todo este processo.

5.2.2. Gestão partilhada/ falta de poder de influência dos directores-gerais

Do total de considerações apresentadas, 23 diziam claramente respeito a questões entendidas como estando fora do controlo directo do director-geral. No entanto, várias das questões susceptíveis de depender significativamente da acção de organismos externos são, em parte ou mesmo completamente, da competência de gestão da Comissão ou do serviço. As disposições de gestão partilhada ou descentralizada relativamente aos Estados-Membros constituem uma preocupação clara de vários directores-gerais. Alguns citam igualmente problemas de agências descentralizadas, no caso em que, ainda que o director-geral seja o ordenador delegado, não dispõe de mandato claro para efectuar um controlo eficaz.

Acção 12: A DG Orçamento, em colaboração com a DG Pessoal e Administração e os serviços competentes, analisará este problema até Março de 2003. De seguida, apresentará uma proposta à Comissão sobre o âmbito das responsabilidades do ordenador delegado em cada domínio onde se aplica o princípio da gestão partilhada. Deste forma, os directores-gerais poderão adoptar as medidas necessárias em caso de incertezas ou de problemas identificados.

5.2.3. Auditoria e controlo

Quase metade dos directores-gerais referiram-se directa ou indirectamente a questões relacionadas com o processo de auditoria, nomeadamente dificuldades na realização de verificações no terreno exigidas no âmbito das actividades de controlo das próprias chefias, bem como o trabalho e o papel das respectivas estruturas de auditoria interna. A capacidade de realizar os níveis esperados de verificações no terreno foi por vezes condicionada por problemas de recursos ou por dificuldades na obtenção da necessária informação sobre os sistemas dos Estados-Membros. No que respeita ao funcionamento das estruturas de auditoria interna, vários directores-gerais referiram o seu carácter relativamente novo e reconheceram as limitações das garantias dadas até ao momento, em especial em apoio das declarações anuais. A questão da auditoria e controlo está em evolução e tem sido objecto de amplo debate em toda a Comissão, incluindo nos relatórios anuais do Serviço de Auditoria Interna e do Controlo Financeiro. Neste contexto, é necessário que, até finais de 2002, estejam operacionais estruturas de controlo adequadas em todos os serviços e sejam definidas disposições coerentes de acompanhamento a nível central. Será feita uma clara distinção entre auditoria e controlo, em conformidade com princípios de boa governança internacionalmente aceites.

Acção 13: Até 1 de Dezembro de 2002, a Comissão velará pela clarificação das responsabilidades dos principais agentes de auditoria e controlo, incluindo verificações no terreno, em conformidade com os princípios afirmados no Livro Branco sobre a reforma e no novo Regulamento Financeiro, as melhores práticas e princípios de boa governança internacionalmente aceites.

5.2.4. Recrutamento e formação

Cerca de metade dos directores-gerais (32 considerações) apontou questões associadas à insuficiência de recursos humanos. Foi levantado um amplo conjunto de problemas, designadamente deficiências do próprio processo de recrutamento, a falta de pessoal devidamente qualificado nas listas de reserva e a necessidade consequente de formar o pessoal inexperiente. Para dar resposta a estas exigências recorrentes, a Comissão irá empreender a seguinte acção:

Acção 14: A DG Pessoal e Administração procederá, logo que possível em 2002, à revisão dos perfis dos novos recrutamentos de que os serviços necessitam em matéria de gestão financeira e temáticas associadas, irá comparar estes perfis com o actual programa de concursos neste domínio e, sempre que tal se revelar adequado, lançará concursos adicionais. A este respeito, a DG Pessoal e Administração elaborará um plano a executar pelo novo serviço de selecção de pessoal, EPSO, a partir de 2003. Enquanto medida provisória, o recrutamento de agentes temporários para postos permanentes será alargado até que hajam listas de reserva suficientemente longas nos concursos pertinentes a explorar.

Acção 15: A DG Orçamento irá ministrar as necessárias acções de formação em gestão financeira, bem como formação especificamente orientada para a execução do novo Regulamento Financeiro. Juntamente com os serviços, a DG Pessoal e Administração e a DG Orçamento irão organizar as sessões de formação necessárias para os diferentes intervenientes no ciclo de despesas. Neste contexto, estão em curso acções que serão reforçadas.

5.2.5. Modernização dos sistemas de contabilidade e do enquadramento contabilístico da Comissão

Vários directores-gerais apresentaram considerações e a DG Orçamento expressou 2 grandes reservas neste domínio. Ao referir a modernização da área contabilística da Comissão, há três questões fundamentais a ter em conta: modernização do enquadramento contabilístico e procedimentos associados; problemas relacionados com o sistema central de informação (Sincom); e problemas relativos aos sistemas de informação locais, em particular as suas articulações com o sistema central.

* As necessidades de modernização associadas ao enquadramento contabilístico da Comissão dizem respeito ao grau de fiabilidade da informação financeira proveniente de outras fontes que não o sistema central de contabilidade e à conformidade deste enquadramento com os princípios e as normas de contabilidade internacionalmente aceites. Mantendo a prioridade actual da qualidade do sistema operacional em vigor, espera-se que uma modernização do sistema contabilístico através da aplicação da contabilização patrimonial, tal como prevista na reformulação do Regulamento Financeiro, venha resolver esta problemática.

* No Sincom, a redundância de alguns dados na arquitectura dos sistemas de informação, e especialmente o risco de falta de coerência entre as informações apresentadas pelos ordenadores e pelos serviços centrais, constitui fonte de preocupações. Já no final de 2001, a DG Orçamento lançou um projecto de "coerência" neste domínio. A coerência irá também contribuir para a descentralização das funções de controlo prevista na reformulação do Regulamento Financeiro. Acresce que a DG Orçamento empreendeu igualmente acções para reforçar os controlos de segurança e as pistas de auditoria a efectuar no sistema. A Comissão pretende abordar estas questões com urgência com base num plano coerente e exequível.

* Por último, algumas considerações referem limitações nos sistemas locais e a necessidade de melhorar a qualidade das respectivas interfaces relativamente ao sistema central de informação. Neste contexto, a Comissão aceita os diferentes planos de acção mencionados nos relatórios anuais. Convidam-se igualmente os serviços a identificar, sempre que possível, soluções comuns e a cooperar estreitamente com o Serviço Financeiro Central, a fim de optimizar o plano global anteriormente referido, nomeadamente no que respeita às funcionalidades a introduzir nos sistemas centrais e a gestão eficaz do projecto.

Acção 16: até ao final de 2002, a Comissão irá adoptar e comunicar às outras instituições um plano coerente de execução para a modernização do enquadramento contabilístico, incluindo uma evolução progressiva para uma base de contabilização patrimonial.

Acção 17: Até final de 2002, a Comissão irá adoptar uma comunicação incluindo orientações estratégicas para os futuros sistemas principais de informação financeira. Na definição do plano, será dada prioridade absoluta a três aspectos: evitar as incoerências decorrentes da redundância de dados e aplicações, melhorar os controlos de segurança e a pista de auditoria no sistema e aplicar o novo Regulamento Financeiro até 1 de Janeiro de 2003.

6. Conclusões gerais

As conclusões gerais que podem extrair-se dos relatórios e das declarações são positivas, considerando ser esta a primeira experiência do género para a Comissão.

6.1. Situação da Comissão

O exercício dos relatórios anuais e das declarações foi introduzido e concebido enquanto instrumento fundamental da reforma e da obrigação de prestação de contas em matéria de gestão estrutural. O seu carácter inovador reside na simplicidade e eficácia com que reforça o processo de prestação de contas e a transparência, em conjugação com as suas características fundamentais de auto-avaliação e de apropriação, pelas próprias chefias, das excepções constatadas. Estas características, por seu turno, incentivam as chefias a apropriarem-se das acções correctivas nas áreas sob controlo da Comissão.

A imagem global que emerge da presente síntese pode não ser muito encorajadora na medida em que apresenta um cenário da situação actual dos controlos na Comissão muito mais preciso e exigente. Mas, esta revelação constitui em si mesmo um sinal da reforma em progresso e deve ser considerada em paralelo com as acções actualmente em curso no quadro dessa mesma reforma, demonstrando a consecução de progressos na implementação de uma organização mais eficiente, pese embora a clara necessidade de prosseguir esforços para mitigar progressivamente muitos dos riscos identificados.

Este processo suscita igualmente questões estruturais que obrigarão a Comissão a esforços, se possível, ainda mais vigorosos do que os previstos na reforma, designadamente a progressão nas questões de intra-governança, fragilidades dos sistemas institucionais de contabilidade e informação, condicionalismos de recursos humanos e a problemática estrutural de como conciliar os riscos da delegação - inerentes a todas as estruturas operacionais preconizadas no princípio da subsidiariedade - mantendo em simultâneo a responsabilidade orçamental.

Ao progredir no exercício, a Comissão regista igualmente a dimensão de aprendizagem que acompanha a introdução pela primeira vez de novos instrumentos de gestão, quase sem precedentes para vários Estados-Membros, como é o caso do exercício dos relatórios anuais e das declarações. E acolhe com agrado as ilações retiradas e as recomendações formuladas com vista a melhorar o processo nos próximos anos. Pese embora estas melhorias, não é de excluir a possibilidade de, futuramente, serem feitas outras observações e colocadas outras reservas. A Comissão desconhece qualquer elemento que, no conjunto, possa afectar a imagem emergente deste primeiro ano de esforços louváveis. Esta imagem assenta claramente na informação disponível na Comissão. Elementos como a gestão partilhada podem restringir esta informação.

Também o momento escolhido para o conjunto do exercício dos relatórios anuais terá de ser objecto de revisão. Nos termos dos parágrafos 7 e 4 dos artigos 60º e 181º, respectivamente, do novo Regulamento Financeiro, a partir de 2004, a síntese terá de ser apresentada às outras instituições antes de 15 de Junho. Por conseguinte, a Comissão poderá apresentar parcialmente, já em 2003, o calendário dos relatórios anuais e da síntese. Quaisquer propostas a este respeito serão tidas em consideração na revisão das orientações prevista na acção 9.

É também necessário salientar que os problemas ou as insuficiências detectados graças à introdução da declaração de garantia na Comissão não deverão ser lidos como uma deterioração da gestão desta instituição. Todos os problemas identificados existiam anteriormente à reforma, mas o seu reconhecimento e apropriação pela Comissão garantem agora a adopção de acções eficazes, que serão fiscalizadas e acompanhadas.

6.2. Acções previstas para solucionar problemas

Neste contexto, a Comissão regista que o leque de questões suscitadas pelos directores-gerais nas respectivas reservas é tão amplo que é evidente que todos os problemas não poderão ser solucionados de imediato. Na verdade, a Comissão está confrontada com condicionalismos de recursos, quer financeiros quer humanos. Tem também de manter um equilíbrio adequado entre um investimento acrescido em recursos para melhorar a administração e a gestão e/ou o reforço das suas capacidades de desenvolver e aplicar políticas. Este facto poderá implicar a necessidade de operar escolhas entre as diferentes prioridades, o que poderá exigir alguns ajustamentos no calendário das acções definidas na síntese.

A Comissão regista todas as considerações apresentadas e eventuais planos de acção previstos pelos directores-gerais. No que respeita a quaisquer considerações não abrangidas pelas acções gerais anteriormente referidas, a Comissão insta os serviços a garantir, até Setembro de 2002, a concepção de planos de acção adequados, acompanhados de calendários de execução.

Por último, a Comissão salienta que os directores-gerais deverão apresentar os pormenores dos planos de acção ao Comissário responsável que, por seu turno, e com base no relatório anual e em outras informações pertinentes de que disponha, acordará na versão final do plano de acção circunstanciado. Os Comissários individuais serão, pois, responsáveis por fiscalizar a implementação, por parte dos directores-gerais relevantes, das medidas acordadas.

Em conformidade com o princípio da responsabilidade colectiva do Colégio, e no âmbito do acordo-quadro que rege as relações entre o Parlamento Europeu e a Comissão, os Comissários responsáveis pelo Orçamento e pela Reforma Administrativa apresentarão a síntese aos órgãos competentes do PE, em especial a Comissão do Orçamento e a Comissão do Controlo Orçamental.

Os outros Comissários apresentarão a respectiva apreciação política relativa à área da sua responsabilidade, de acordo com disposições acordadas com as Comissões Parlamentares. Poderão ainda solicitar ao director-geral que apresente o respectivo relatório anual à Comissão Parlamentar pertinente.

Acção 18: Até Setembro de 2002, os planos associados aos relatórios anuais serão incluídos nos planos anuais de gestão para 2002. Estes planos de acção serão devidamente traduzidos nos planos anuais de gestão para 2003. Os progressos serão acompanhados pelo Comissário responsável e revistos no próximo exercício de relatórios anuais.

Plano de Acção

A ordem das acções apenas reflecte a sua posição no documento e não o seu carácter prioritário.

A) Aspectos políticos transversais

Acção 1: No que respeita aos programas de investigação, a Comissão adoptará, até finais de 2002, um plano de acção circunstanciado para tratar a complexidade da gestão financeira de acções indirectas, através da simplificação e coerência reforçada entre os diferentes sistemas actualmente em vigor e da melhoria da gestão dos contratos. Para contrariar os riscos existentes, será reforçada a eficácia dos controlos exercidos pelos serviços competentes e intensificado o trabalho relativo à protecção dos interesses financeiros da Comunidade.

Acção 2: Ao mesmo tempo que confirma a substância da reforma Relex, já em várias ocasiões e com base no relatório anual do auditor interno, a Comissão chamou a atenção para a necessidade de analisar a possibilidade de sinergias entre os serviços envolvidos na área das relações externas. Os Comissários Relex, em concertação com o Presidente e o Vice-Presidente Neil Kinnock, deverão reexaminar formas de, a longo prazo, organizar melhor os recursos e as estruturas das DG Relex, Desenvolvimento e EuropeAid, de modo a assistir os Comissários Relex na condução das respectivas agendas, que permanecem inalteradas. A Comissão analisará propostas para tal até final do corrente ano. No entender da Comissão, e tendo em conta o facto de 2001 ter constituído ainda uma fase de arranque, são necessários esforços acrescidos para consolidar a reforma e torná-la plenamente eficaz. Neste contexto, a Comissão avaliará e tornará transparentes os riscos associados à ajuda externa e, em particular, a assistência orçamental directa enquanto forma de ajuda ao desenvolvimento, e comunicará eventuais conclusões importantes às outras instituições; efectuará ainda no próximo ano uma avaliação do funcionamento do exercício de delegação, visando retirar ilações sobre a eficácia e a eficiência das mudanças introduzidas após a execução da reforma em matéria de ajuda externa.

Acção 3: As reservas no domínio da segurança nuclear serão abordadas até ao final do ano através de um conjunto de propostas de criação de um enquadramento legislativo operacional para a identificação de normas de segurança à escala da UE e a salvaguarda das subvenções de desmantelamento e, por outro lado, da análise cuidadosa da forma como são partilhados entre os serviços competentes os conhecimentos especializados em matéria nuclear, com o intuito de reforçar a eficácia desses serviços.

Acção 4: A Comissão irá procurar clarificar com o Conselho a sua parte de responsabilidade no cumprimento dos objectivos estabelecidos para a gestão partilhada dos Fundos Estruturais (FISCHLER). Apresentará ainda (BARNIER) propostas para harmonizar os respectivos poderes de supervisão e controlo com as suas responsabilidades.

B) Execução da Reforma

Acção 5: No que respeita à escassez de recursos humanos para a aplicação da reforma, a Comissão atenderá às necessidades expressas pelos directores-gerais nos respectivos relatórios anuais, no contexto do próximo ciclo de planeamento estratégico e programação que tem início em finais de 2002. Neste contexto, o Secretariado-Geral definirá uma nova metodologia para avaliar as necessidades de recursos humanos ligadas às actividades novas e já existentes.

Acção 6: No que respeita à execução contínua da reforma, o Secretariado-Geral, em estreita cooperação com a DG Orçamento e a DG Pessoal e Administração, procederá à revisão dos mecanismos de coordenação entre os serviços centrais, com vista a melhorar a orientação e o aconselhamento prestados aos serviços operacionais. Além disso, o Secretariado-Geral irá preparar, até Outubro de 2002, um guia detalhado da gestão baseada em actividades e assistirá os serviços na preparação dos respectivos planos anuais de gestão para 2003.

Acção 7: Um grupo de trabalho interserviços será mandatado para coordenar a interoperabilidade dos sistemas existentes de gestão da informação. Até Novembro de 2002, este grupo irá elaborar um plano de acção e supervisionar a sua execução.

Acção 8: A DG Orçamento, em colaboração com o Secretariado-Geral, irá dar apoio reforçado e emitir, até finais de 2002, orientações práticas relativamente às normas que abrangem as funções sensíveis e a supervisão, consideradas extremamente importantes para o eficaz funcionamento dos serviços da Comissão.

Acção 9: Em 2002, todos os serviços da Comissão prestarão atenção particular à concepção e documentação dos procedimentos de controlo interno, em especial os procedimento financeiros destinados a prevenir erros, detectar irregularidades e notificar excepções.

Acção 10: Até final de 2002, o Secretariado-Geral, em colaboração com a DG Orçamento, a DG Pessoal e Administração e o Serviço de Auditoria Interna, procederá à revisão e ao aperfeiçoamento da metodologia e das orientações para a elaboração dos relatórios anuais para 2002, atendendo particularmente à questão da materialidade, à definição do âmbito das potenciais reservas a incluir nas declarações e ao tratamento das delegações cruzadas.

Acção 11: Em antecipação do novo Regulamento Financeiro, os directores-gerais e os chefes de serviço já começaram a implementar sistemas adequados de controlo interno. Avaliarão, até Novembro de 2002, o grau de garantia de prontidão dos sistemas de controlo interno instituídos, designadamente a adequação dos circuitos financeiros, e os serviços centrais da Comissão empreenderão as medidas necessárias para os apoiar neste processo. Mais especificamente, os elementos novos ou alterados do novo Regulamento Financeiro e as respectivas normas de execução serão integrados no actual enquadramento do controlo interno até Outubro de 2002. A DG Orçamento, em colaboração com o Secretariado-Geral e a DG Pessoal e Administração, continuará a desenvolver instrumentos para assistir os serviços da Comissão na adaptação dos sistemas de controlo existentes, de modo a satisfazerem os novos requisitos, e será desenvolvido um programa extensivo de formação em apoio de todo este processo.

C) Temas horizontais de gestão

Acção 12: A DG Orçamento, em colaboração com a DG Pessoal e Administração e os serviços competentes, analisará os problemas decorrentes da gestão partilhada até Março de 2003. De seguida, apresentará uma proposta à Comissão sobre o âmbito das responsabilidades do ordenador delegado em cada domínio onde se aplica o princípio da gestão partilhada. Deste forma, os directores-gerais poderão adoptar as medidas necessárias em caso de incertezas ou de problemas identificados.

Acção 13: Até 1 de Dezembro de 2002, a Comissão velará pela clarificação das responsabilidades dos principais agentes de auditoria e controlo, incluindo verificações no terreno, em conformidade com os princípios afirmados no Livro Branco sobre a reforma e no novo Regulamento Financeiro, as melhores práticas e princípios de boa governança internacionalmente aceites.

Acção 14: A DG Pessoal e Administração procederá, logo que possível em 2002, à revisão dos perfis dos novos recrutamentos de que os serviços necessitam em matéria de gestão financeira e temáticas associadas, irá comparar estes perfis com o actual programa de concursos neste domínio e, sempre que tal se revelar adequado, lançará concursos adicionais. A este respeito, a DG Pessoal e Administração elaborará um plano a executar pelo novo serviço de selecção de pessoal, EPSO, a partir de 2003. Enquanto medida provisória, o recrutamento de agentes temporários para postos permanentes será alargado até que hajam listas de reserva suficientemente longas nos concursos pertinentes a explorar.

Acção 15: A DG Orçamento irá ministrar as necessárias acções de formação em gestão financeira, bem como formação especificamente orientada para a execução do novo Regulamento Financeiro. Juntamente com os serviços, a DG Pessoal e Administração e a DG Orçamento irão organizar as sessões de formação necessárias para os diferentes intervenientes no ciclo de despesas. Neste contexto, estão em curso acções que serão reforçadas.

Acção 16: Até ao final de 2002, a Comissão irá adoptar e comunicar às outras instituições um plano coerente de execução para a modernização do enquadramento contabilístico, incluindo uma evolução progressiva para uma base de contabilização patrimonial.

Acção 17: Até final de 2002, a Comissão irá adoptar uma comunicação incluindo orientações estratégicas para os futuros sistemas principais de informação financeira. Na definição do plano, será dada prioridade absoluta a três aspectos: evitar as incoerências decorrentes da redundância de dados e aplicações, melhorar os controlos de segurança e a pista de auditoria no sistema e aplicar o novo Regulamento Financeiro até 1 de Janeiro de 2003.

Acção 18: Até Setembro de 2002, os planos de acção inexistentes ou inadequados serão incluídos nos planos anuais de gestão para 2002. Estes planos de acção, à semelhança dos outros, serão devidamente traduzidos nos planos anuais de gestão para 2003. Os progressos serão acompanhados pelo Comissário responsável e revistos no próximo exercício de relatórios anuais.