[pic] | COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS |

Bruxelas, 16.3.2005

COM(2005) 90 final

COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO

Relatório sobre a situação em 31 de Janeiro de 2005 relativa à modernização do sistema de contabilidade da Comissão Europeia

ÍNDICE

1. Introdução 3

2. Síntese da execução até Janeiro de 2005 3

3. Aspectos contabilísticos 4

3.1. Normas de contabilidade 4

3.2. Procedimentos contabilísticos 4

3.3. Sistema de controlo e validação dos sistemas locais 4

4. Evolução informática 5

5. Aplicação da contabilidade modernizada nos serviços da Comissão 6

5.1. Preparação dos balanços de abertura para o exercício de 2005 6

5.2. Evolução dos sistemas informáticos locais e respectivas ligações ao ABAC 7

5.3. Formação 7

6. Introdução da contabilidade de exercício por outras instituições e agências 7

7. Evolução futura 7

7.1. Orçamento geral 7

7.2. Contracção e concessão de empréstimos 8

7.3. Fundo Europeu de Desenvolvimento 8

8. Conclusão 8

ANEXO 1: ABAC PROGRAMME STATUS AT 31 JANUARY 2005 9

ANEXO 2: INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 JANUARY 2005 17

ANNEX 3 : ACCOUNTING FRAMEWORK: ACCOUNTING RULES 23

ANNEX 4 : MAIN TASKS TO BE EXECUTEDFROM JANUARY 2005 26

1. INTRODUÇÃO

Em 17 de Dezembro de 2002, a Comissão adoptou a comunicação sobre a modernização da contabilidade das Comunidades Europeia[1] que foi transmitida ao Conselho e ao Parlamento Europeu.

O projecto articula-se em três pontos principais:

- Conformidade com os princípios contabilísticos internacionalmente aceites para o sector público, em especial em termos de contabilidade de exercício (registo dos factos contabilísticos quando ocorrem e não apenas quando o dinheiro recebido ou pago, ou somente no final do ano);

- Integração dos sistemas financeiros e contabilísticos instalados em plataformas informáticas diferentes;

- Melhoria do funcionamento do sistema SINCOM2, em especial em termos de segurança e de coerência dos dados provenientes de fontes diferentes.

A Comissão apresentou relatórios semestrais do ponto da situação[2] desde 2002. A DG Orçamento elaborou notas de informação relativas aos progressos realizados nos trimestres intercalares. O presente relatório sintetiza os progressos realizados até 31 de Janeiro de 2005, e não até 31 de Dezembro de 2004, a fim abarcar a transição para o novo sistema. Tal como os anteriores, o presente relatório será transmitido aos comités competentes da autoridade de quitação e ao Tribunal do Contas. Em 1 de Fevereiro de 2005 realizou-se uma breve apresentação oral à Comissão do Controlo Orçamental.

2. Síntese da execução até Janeiro de 2005

Nos termos do novo Regulamento Financeiro que entrou em vigor em 1 de Janeiro de 2003[3], a contabilidade de exercício para o orçamento geral tinha de ser introduzida até 2005. Previa-se que a completa integração de todos os sistemas contabilísticos fosse mais demorada. Segundo o plano estabelecido, uma vez modernizado o sistema contabilístico, alargar-se-ia gradualmente o papel deste em matéria de apoio à gestão financeira das operações da Comissão.

Em 10 de Janeiro de 2005, entrou em funcionamento o novo sistema contabilístico que aplica integralmente o princípio da especialização por exercícios, dando-se assim cumprimento à obrigação legal. Por conseguinte, a Comissão cumpriu o compromisso que tinha neste domínio com a autoridade de quitação. A operação realizou-se na data planeada e sem ultrapassar o custo previsto, de 20 milhões de euros, pelas DG Orçamento e DIGIT. Além disso, foram atribuídos 5 milhões de euros a outros serviços que prestaram apoio administrativo temporário.

Agora que a Comissão realizou a sua reforma administrativa e que modernizou com sucesso o seu sistema contabilístico, estão preenchidas as condições para restaurar a confiança do contribuinte europeu no facto de o seu dinheiro ser gerido pela Comissão de acordo com regras de controlo estritas. A partir de agora, as demonstrações financeiras das Comunidades respeitarão as normas contabilísticas mais rigorosas, colocando assim a Comissão na vanguarda das administrações públicas da Europa.

No entanto, o mês de Janeiro de 2005 não assinala o fim da reforma contabilística. Existe ainda margem para melhoria dos sistemas informáticos a nível central e local, da integração dos sistemas e da informação relativa à gestão. Além disso, os novos procedimentos contabilísticos levarão um certo tempo a serem incorporados.

A execução do projecto respeitou em grande parte o calendário fixado na secção III.3 da comunicação de 17 de Dezembro de 2002 e no projecto de plano mais pormenorizado relativo a 2003 e 2004, proposto em 8 de Julho de 2003. O Anexo 1 apresenta uma comparação detalhada entre o calendário de 17 de Dezembro de 2002 e a execução efectiva. O Anexo 2 apresenta uma actualização do plano das diferentes etapas adoptado em Julho de 2003.

3. Aspectos contabilísticos

3.1. Normas de contabilidade

As quinze séries de normas de contabilidade aplicáveis às contas da Comunidade e o plano de contabilidade harmonizado foram adoptados pelo Contabilista da Comissão em 28 de Dezembro de 2004 e comunicados aos contabilistas das outras instituições e agências. O Anexo 3 inclui uma síntese destes dois documentos.

O manual contabilístico da Comissão, baseado nas normas de contabilidade e no plano de contabilidade, estava quase finalizado no final de Dezembro de 2004, após ter tido em consideração as observações dos diferentes serviços. A actual versão continuará a ser adaptada de acordo com a experiência e a evolução da informática. Resta criar um meio prático de avaliação de algumas provisões de final de ano, tais como os créditos por receber.

3.2. Procedimentos contabilísticos

Os procedimentos contabilísticos ainda por definir são os procedimentos de encerramento das contas de 2005 e de preparação das demonstrações financeiras de 2005. Para 2005 está prevista a adopção de um manual de consolidação e de procedimentos de imputação aos exercícios, assim como a introdução de uma ferramenta informática para a consolidação das contas das instituições e agências.

3.3. Sistema de controlo e validação dos sistemas locais

O sistema contabilístico modernizado dependerá do grau de exactidão e exaustividade dos dados introduzidos pelos numerosos utilizadores do sistema informático central (prevê-se que os utilizadores sejam cerca de 7000). Os menus que estão a ser desenvolvidos para os utilizadores irão fornecer assistência passo a passo para minimizar o risco de erro, mas a qualidade dos dados introduzidos também dependerá dos sistemas de controlo criados por cada gestor orçamental delegado. O documento “Accounting objectives and control framework” (Dezembro de 2003) fornece orientações nesta matéria, assinalando os riscos associados a cada tipo de transacção e os controlos propostos para a eliminação desses riscos. A DG Orçamento continuará a desenvolver orientações em matéria de contabilidade e a apoiar os serviços na sua execução.

Os critérios de validação dos procedimentos financeiros e dos sistemas informáticos dos gestores orçamentais foram divulgados em Julho de 2004. Em 1 de Setembro, foi distribuído um questionário detalhado que permite a cada serviço avaliar o seu estado de preparação com base nestes critérios e todos os serviços responderam dentro do prazo de 30 de Setembro de 2004.

Apesar das dificuldades em contratar pessoal com a experiência adequada, em 17 de Dezembro de 2004 foi completada pela DG Orçamento uma avaliação de alto nível dos procedimentos financeiros e dos sistemas informáticos associados do conjunto dos serviços, com base nas respostas ao referido questionário e numa discussão de meio dia com cada serviço. O relatório dessa avaliação, completado em 31 de Janeiro de 2005, identificou um certo número de riscos que os serviços em causa serão convidados a resolver.

A equipa de oito pessoas da DG Orçamento ficará completa em 16 de Março de 2005. Essa equipa realizará um programa de controlos mais aprofundados do funcionamento prático dos sistemas em cada serviço, começando por aqueles em que se considera que os riscos são mais elevados. Esses trabalhos constituirão a base para a validação dos sistemas definidos pelos gestores orçamentais e destinados a prestar ou a justificar informação contabilística, tal como estabelecido no nº 1, alínea e) do artigo 61.º do Regulamento Financeiro.

4. Evolução informática

A componente mais ambiciosa do projecto consiste em integrar os sistemas de gestão financeira e de contabilidade existentes, em desenvolver os sistemas por forma a estabelecer uma contabilidade de exercício e em fornecer aos utilizadores menus de fácil utilização que contribuirão para garantir que os dados introduzidos sejam de elevada qualidade. A actual situação a seguir sintetizada.

Foram desenvolvidas funcionalidades informáticas de apoio aos procedimentos contabilísticos. O novo sistema, designado ABAC, compreende o sistema contabilístico central que assenta no software SAP-Empresa e em fluxos de trabalho desenvolvidos pela Comissão para os pedidos de pagamento (ABAC-invoices), para os contratos e respectivas autorizações (ABAC-contracts) e para os activos fixos (ABAC-assets). O fluxo de trabalho dos pagamentos Si2 foi reestruturado para responder às exigências da contabilidade de exercício. Um certo número de outros serviços continua a fornecer informações contabilísticas através de interfaces com os seus sistemas informáticos locais.

Os principais trabalhos completados desde 30 de Junho de 2004 são os seguintes:

- Desenvolvimento, ensaio e divulgação do ABAC-contracts (4 de Outubro) e do ABAC-invoices (25 de Outubro), de forma a que o pessoal pudesse ser formado e se pudesse familiarizar com os fluxos de trabalho antes de Janeiro de 2005;

- Desenvolvimento, ensaio e divulgação do ABAC-assets (14 de Janeiro de 2005);

- Ensaio do funcionamento do sistema no seu conjunto realizado por equipas multidisciplinares, de modo a identificar e corrigir eventuais problemas antes de Janeiro de 2005;

- Salvaguarda do antigo sistema em 31 de Dezembro e passagem para o novo sistema, posto em funcionamento em 10 de Janeiro, estando a funcionar em pleno a partir do início do mês de Fevereiro, assim que as autorizações transitadas do exercício de 2004 foram disponibilizadas;

- Introdução dos balanços de abertura para os pré-financiamentos (30 000), dos pedidos de pagamento pendentes (7 400) e dos activos fixos (74 000).

Em 10 de Janeiro de 2005, o sistema contabilístico central foi posto em funcionamento para a aplicação da contabilidade de exercício ao orçamento geral, incluindo a maior parte dos balanços de abertura necessários ao trabalho diário dos serviços, tendo funcionado com um elevado grau de fiabilidade. Até 31 de Janeiro de 2005 tinham sido tratados sem problemas mais de 32 000 pagamentos, 10 000 pedidos e 1 300 autorizações.

A única excepção diz respeito aos fundos para adiantamentos e ao equipamento de escritório das delegações nos países terceiros e aos gabinetes de imprensa fora da sede da Comissão, aos quais foram delegados responsabilidades financeiras. A sua integração gradual no sistema central está prevista a partir de 2005.

5. Aplicação da contabilidade modernizada nos serviços da Comissão

5.1. Preparação dos balanços de abertura para o exercício de 2005

Todos os serviços são convidados a contribuir para a elaboração de um inventário dos pré-financiamentos, garantias, activos fixos e das entidades jurídicas beneficiárias de subvenções e de contratos. Tal inventário implicou o exame de cerca de 45 000 processos de autorizações pendentes e de 74 500 referências de contas bancárias antes do fim do mês de Dezembro de 2004. Os serviços apresentaram relatórios dos progressos realizados até 30 de Junho, 30 de Setembro, 31 de Outubro e 30 de Novembro de 2004.

Com base na informação dos referidos relatórios e de contactos bilaterais, presume-se que cerca de 95% do trabalho foi efectuado nos prazos fixados e que o trabalho restante diz respeito a casos em que o beneficiário não tinha transmitido os documentos necessários para o registo da entidade jurídica, completando assim a inscrição dos pré-financiamentos e das garantias em questão. Foi concedido um prazo adicional a três serviços, a fim de tratarem estes casos remanescentes.

Praticamente todos os serviços apresentaram os ficheiros a introduzir no sistema contabilístico nos prazos e com um elevado grau de qualidade. Menos de 1% dos registos foram devolvidos para correcção e apenas três serviços transmitiram ficheiros completos tardiamente ou que tiveram de ser devolvidos. Até 31 de Janeiro de 2005, tinham sido tratados 76 000 ficheiros de entidades jurídicas de peritos e contratantes externos, 56 000 ficheiros relativos ao pessoal e tinham sido introduzidos 30 000 balanços de pré-financiamento. Foi fixado o prazo de 31 de Março de 2005 para completar o trabalho relativo às 22 000 garantias. Todos os serviços envolvidos passaram para ABAC-assets a gestão dos inventários, com excepção das delegações e dos gabinetes de imprensa que tencionam efectuar essa passagem em 2005. Todos os activos fixos foram introduzidos no sistema contabilístico central, salvo os relativos a dois centros comuns de investigação, à DG TREN e aos imóveis que serão introduzidos em Março.

A DG Orçamento pedirá a cada serviço que verifique a exactidão e a correcta contabilização dos valores dos balanços de abertura, que garanta que tais valores estão completos e que efectue as eventuais correcções antes de 31 de Março de 2005. Será estabelecido um procedimento para a inscrição dos pré-financiamentos que não podem ser associados a um ficheiro de entidade jurídica. O balanço de abertura de cada serviço será transmitido para validação formal ao Director-Geral ou ao Chefe de Serviço em causa até 30 de Junho de 2005.

Além dos trabalhos acima descritos, os serviços foram convidados a associar todas as autorizações encerradas inscritas desde 1 de Janeiro de 1999 a um compromisso jurídico, de forma que a relação financeira com cada entidade jurídica a partir dessa data possa ser determinada. Está previsto limitar esta operação às autorizações de montante superior a 50 000 euros, o que implica o exame suplementar de cerca de 35 000 processos (se o limite tivesse sido fixado em 13 800 euros, seria necessário examinar mais 25 000 processos). Juntamente com os trabalhos relativos às 30 000 autorizações que ainda falta associar a uma entidade jurídica, esta actividade completará a execução da acção 74 da reforma administrativa e garantirá o respeito do compromisso que a Comissão assumiu face ao Parlamento Europeu na sequência do caso Eurostat.

5.2. Evolução dos sistemas informáticos locais e respectivas ligações ao ABAC

No final de 2004, todos os serviços, excepto um, tinham adaptado a maior parte dos seus sistemas informáticos às exigências da contabilidade de exercício. Nos casos em que a evolução não tinha sido completada a tempo, os serviços utilizavam o sistema central para evitar atrasos no processamento das autorizações e dos pedidos de pagamento.

5.3. Formação

Em 5 de Outubro de 2004, foi lançado um programa para formar futuros utilizadores do sistema ABAC, apoiado por peritos externos. Em 31 de Janeiro de 2005, tinham sido organizados cursos de formação correspondentes a 3 300 dias-participantes com uma taxa de satisfação que passou gradualmente de 60% para 86%. Todos os utilizadores-chave beneficiaram de formação prática; os outros receberam uma formação teórica de familiarização organizada em grupos maiores. Os módulos de formação dos utilizadores são concebidos para se tornarem num guia do utilizador e constituírem a base de um programa de formação contínua para os utilizadores futuros. Está previsto que cada serviço com um sistema local organize o seu próprio programa de formação para os utilizadores desse sistema. Em 2005, será lançado um programa específico para o pessoal das delegações da Comissão em países terceiros.

6. Introdução da contabilidade de exercício por outras instituições e agências

A Comissão convidou cada instituição e agência a proceder a uma avaliação do grau de preparação para a aplicação das novas regras contabilísticas e da contabilidade de exercício. Da análise das respostas e da informação trocada durante as reuniões, afigura-se que cada instituição ou agência está a realizar os passos necessários para esta transição. Em Junho e Novembro de 2004, realizaram-se reuniões de informação com os contabilistas de todas as instituições e agências.

Várias agências e instituições de menor dimensão utilizam uma versão do sistema Si2 da Comissão para a elaboração da sua contabilidade. Por carta do Secretário-Geral de 22 de Junho de 2004, a Comissão concordou em manter disponível o sistema Si2 durante 2005 e disponibilizar todos os módulos do ABAC para as entidades que desejassem utilizá-los, fornecendo igualmente as especificações técnicas necessárias para os ligar aos sistemas dessas entidades.

A Comissão sugeriu também que as agências desenvolvam uma plataforma informática comum sobre a qual fazer correr as suas cópias do programa ABAC. Esta solução, em consonância com uma recomendação do Parlamento, apresentaria uma boa relação custo-eficácia, preservando ao mesmo tempo a independência de cada agência.

7. Evolução futura

7.1. Orçamento geral

Está a ser fixado um novo plano com várias etapas para a futura evolução informática (ver Anexo 4). Tal evolução diz respeito essencialmente à melhoria da convivialidade e da função de informação financeira e ao estabelecimento das primeiras contas anuais consolidadas. Durante 2005, os diferentes fluxos de trabalho devem ser consolidados numa aplicação única baseada na Web (ABAC-workflow) e serão desenvolvidas novas funcionalidades (por exemplo, o processo de cobrança de dívidas). Estão previstos igualmente outros desenvolvimentos por forma a alcançar o objectivo de mais longo prazo que consiste em integrar melhor os sistemas locais e em fornecer novas ferramentas de assistência aos utilizadores e de gestão financeira.

7.2. Contracção e concessão de empréstimos

No que se refere às operações fora do orçamento da Comissão, está em curso o projecto para integrar as actividades de contracção e concessão de empréstimos, registadas actualmente no sistema Globus, pertencente à DG ECFIN, na contabilidade central até Julho de 2005, utilizando o módulo bancário SAP, CFM.

7.3. Fundo Europeu de Desenvolvimento

Paralelamente, a contabilidade do Fundo Europeu de Desenvolvimento, que actualmente está separada da do orçamento geral, também tem de ser modernizada.

Em colaboração com a AIDCO os fluxos de trabalho relativos à gestão dos projectos do FED serão transferidos do actual sistema contabilístico do FED (OLAS) para o sistema local da AIDCO (CRIS) e as contas do FED serão inscritas com base na contabilidade de exercício no ABAC. Esta solução apresenta a vantagem de preparar o terreno para uma eventual integração do FED no orçamento geral, permitindo ao mesmo tempo a execução de pagamentos do FED através das funções concebidas para o orçamento geral.

Os meios informáticos necessários para uma contabilidade de exercício integral entrarão em funcionamento em 2006, após a finalização do ABAC e do desenvolvimento paralelo do CRIS. A contabilidade do FED para 2005 será elaborada a partir da informação incluída no OLAS, adaptada de modo a fornecer uma base para a elaboração de uma contabilidade de exercício. A partir de 2006, o novo sistema ABAC-FED deverá responder plenamente às exigências da contabilidade de exercício.

Entretanto, os pagamentos do FED serão realizados através do sistema contabilístico do orçamento geral a partir de Fevereiro de 2005.

8. Conclusão

O projecto de modernização respeitou os prazos fixados no Regulamento Financeiro para a introdução de sistemas contabilísticos no orçamento geral que permitam que a Comissão cumpra as normas contabilísticas internacionalmente aceites. A Comissão atingiu este objectivo em dois anos, ou seja, muito menos tempo do que o utilizado por outras administrações públicas europeias, respeitando um prazo que os seus consultores e auditores externos consideravam muito ambicioso. A Comissão não teria atingido este sucesso inegável sem o empenho e a colaboração construtiva de todos os serviços.

As actividades extra-orçamentais da DG ECFIN serão integradas no sistema contabilístico central da Comissão em Julho de 2005. Durante o primeiro semestre de 2005, a contabilidade das actividades extra-orçamentais será elaborada, tal como anteriormente, segundo os princípios da contabilidade de exercício. O Fundo Europeu de Desenvolvimento utilizará o sistema ABAC para processar os seus pagamentos em 2005 e para os procedimentos contabilísticos em 2006.

O projecto prevê fornecer ao gestor de cada serviço informações mais fiáveis e mais completas sobre o activo e o passivo de que responsável, sobre as suas relações financeiras com cada fornecedor (a mais longo prazo) e, a médio prazo, sobre a execução financeira de projectos e autorizações plurianuais.

ANNEX 1: ABAC PROGRAMME STATUS AT 31 JANUARY 2005

(Referenced to the Timetable in section III.3 of the Commission's communication COM(2002)755 final)

1st to 4th quarter: 2003

5th to 8th quarter: 2004

Measure | Deadline | Result | Comment |

Accounting framework |

Definition of an accounting framework |

Provision by the Accountant of an initial analysis of accounting requirements based on the Commission’s decision | 1st quarter | completed 2nd quarter | Initial analysis of accounting requirement based on the Commission's decision was drawn up by June 2003 and used as a basis to develop the accounting rules and to determine the IT development issues. |

Setting up an accounting standard committee Establishment of accounting standards for European Communities - Draft - Final priority standards - Final others standards | 1st quarter 2nd quarter 4th quarter 6th quarter | Completed | The Accounting Standard committee was set up in March 2003, with monthly meetings, to give its advice and judgement on accounting rules. The final meeting (July 2003) examined the comments on the proposed rules. |

Adapting Chart of account Draft : Final : | 2nd quarter 4th quarter | Completed |

Defining the event giving rise - draft - final | 2nd quarter 4th quarter | Completed | The inventory of financial processes was carried out and events giving rise were described in flows and validated by services |

Extending the scope of consolidation | 9th quarter | Started, still in progress | The scope of consolidation is to be extended for 2005 accounts, the IPSAS compliant accounting rule was adopted Future steps: consolidation manual, consolidation pack, development and implementation of the chosen tool |

Financial statements | 9th quarter | Started, still in progress | They are defined as part of the accounting rules and the Chart of accounts drawn up accordingly. The accounting rules relating to financial statements have been prepared |

Integration of accounting data |

Fixing the opening balances - Provisional - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | Opening balance have been collected for prefinancing, guarantees and invoices received and not yet paid. Other opening balances will be the result of 2004 accounts closure. The amounts of provisions for cost claims not received by 31/12/2004 will be estimated in mid-2005. |

Defining the object code, - Plan - link between budget and general accounts | 4th quarter 7th quarter | Completed Completed | Following the inventory of financial processes and Chart of accounts, object codes were defined and linked to budget and general accounts |

Integrating contingent assets and liabilities (off balance-sheet items) - inventories - guarantees - integration | 4th quarter 5th quarter 9th quarter | On schedule | The complete opening balance will be established when the 2004 accounts are closed |

Management, entry in the accounts of prefinancing, interim payments and final payments | 5th quarter | Still in progress | Prefinancings for most open commitments and balances have been recorded in the accounts. The remainder should be recorded by 31.3.2005 |

Creating link between CIR and the accounts - use of CIR mandatory - link to general accounting | 4th quarter 7th quarter | One quarter delay | During the 5th quarter, CIR was deployed in most services lacking an equivalent IT tool. It was upgraded to become ABAC invoice on 25/10/2004, when its use was made obligatory where appropriate. |

Receivables and files of clients / suppliers | 5th quarter | The legal entity file was set up in March 2004. By 31/1/2005, 121 213 legal entities had been validated. The exercise will continue in 2005 in order to link all commitments since 1999 and over 50000 € with a legal entity. |

Organisation of internal control of accounting data |

Expanding internal control in DGs to include accounting aspects - draft - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | The control framework has been developed, validation criteria were communicated to all services on 02/07/04 and a questionnaire on 01/09/04 |

Supporting evidence for balance sheet balances through inventories | 7th quarter | Completed | A part of inventories of fixed assets were consolidated in ABAC assets end 2004 and loaded in SAP in January 2005; a second loading will take place in March 2005. |

Certification of local system | 9th quarter | Each high level assessment of services was completed by 17/12/2004 and the report established on 31.1.2005. A programme of in depth checks will be launched in March 2005 |

Training and awareness |

Training | 3rd to 6th quarter | Rescheduled according to services | Information sessions from the 4th quarter, accounting training in 2004, training for users from 10/2004 following releases of ABAC invoices and ABAC Contracts |

Recruitment | 3rd quarter | Completed | 17 additional resources |

Network accounting correspondents | 1st quarter | Completed | Identification of correspondents, meetings and regular information session organised |

Improvement of current system architecture |

Reconciliation SI2 / R3 (2002 data) | 2nd quarter | Completed | Reconciliation SI2/R3 completed and validated in early 2003, continued weekly thereafter |

Written security policy | 2nd quarter | Completed | Security policy for SI2 written during the second quarter of 2003 and adopted July 2003 |

Comparison of security management principles | 3rd quarter | Completed | Current security policy compared to relevant international standards in 2003 and deemed appropriate. |

Fixing of rules governing incorporation of security elements | 3rd quarter | Completed | Rules governing the incorporation of the security elements in the new functionalities have been designed in the 3rd quarter |

Developments of computerised tools to facilitate management and audit of access rights | 3rd quarter | Partially completed | Access rights have been audited and a computerised tool was implemented in 2004 to facilitate the management of access rights. This temporary tool will be replaced by a more powerful tool integrated fully within the ABAC “Web” environment during 2005. |

Development, implementation of web based version of SI2 | 4th quarter | Not completed | The development full web-based of SI2 was postponed and planned to be implemented in 2005, the other ABAC workflows are web-based. |

Elimination of redundant data | 4th quarter | Partially completed | Data management activities are included in the IT developments and include data cleansing phases (elimination of redundant data, correction of errors, completion of missing data…) An archiving policy will be developed in 2005. |

Development of the new system architecture |

Feasibility study of new architecture – integration of sectorial systems | 2nd quarter | Completed | A feasibility study was completed in May 2003, including the examination of the integration of sectorial systems (certain will be abandoned- DG Entr, JRC). The cost benefit of retaining the remaining systems will be examined progressively over 2005 and 2006. |

Detailed road map for implementation of the next IT system | 2nd quarter | Completed | A detailed road map for the implementation of the new system was developed in May 2003 and maintained on a daily basis. This roadmap has been developed into an implementation plan |

Analysis of users’ management needs | 3rd quarter | Completed | Users’ management needs have been recorded through workshops, analysed, categorised and mapped against planned system functionalities to ensure proper alignment on the system future functionalities. Final report was issued on 30/9/03 |

Design of proposed solutions - progressive functional and technical definition of the system | 4th quarter | Completed | The design was performed in two phases: first the production and validation of functional blueprint and second the technical blueprint; the functional blueprints consolidate the accounting rules, operational activities and data model, they were finalised in December 2003, the technical blueprint translated in technical terms to actual system functionalities, they were ready in March 2004. |

Migration towards SAP Enterprise | 7th quarter | Completed 3rd quarter | Problems were resolved in collaboration with SAP |

User workshops and feedback | 4th quarter | Completed | Workshops have been conducted in 2003, the users’ requirements has been analysed, categorised and incorporated in the functional blueprints. Users’ feedback is collected during the implementation and testing phases. |

Progressive implementation of new functionality | 6th quarter | Completed 7th quarter | The system implementation has been phases to allow a progressive implementation of functionalities as they became available. |

New functionalities following tests | 7th quarter | Completed 8th quarter | All new modules and functionalities were tested before release to ensure meeting accounting principles and users’ requirements. Testing of the integrated system was completed end of 2004. |

Training for key users | 8th quarter | Completed | All key users were proposed hands on training by 31.12.2004 |

Release of new system | 8th quarter | Completed | ABAC invoice, ABAC contracts, ABAC Assets have been released and are operational. The ABAC system was released on 10 January 2005 |

ANNEX 2: INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 JANUARY 2005

List of milestones

| | |At

31/12/03 |At

31/12/03 |At

31/01/05 |At

31/01/05 |At

31/01/05 | | No |Description |Work-stream |Start date |End date |Start date |End date |% of Completion | |1 |Project infrastructure is set-up |Project Man. |February |30/06/03 |February |30/06/03 |Done | |2 |Accounting Standards defined |Accounting |February |31/08/03 |February |31/08/03 |Done | |3 |Business events analysed |Accounting |May |31/01//04 |May |31/01//04 |Done | |4 |Accounting objectives and control framework updated and issued |Accounting |01/09/03 |31/10/03 |01/09/03 |31/10/03 |Done | |5 |Draft architecture strategy is defined |IT |February |15/07/03 |February |15/07/03 |Done | |6 |Draft user requirements documented |User Req. |March |30/06/03 |March |30/06/03 |Done | |7 |Chart of accounts updated and object code mapping done, functionalities defined |Accounting |15/07/03 |31/01/04 |15/07/03 |31/01/04 |Done | |8 |Functional Blueprint, Data/ process model prepared and validated |IT/Accounting |15/07/03 |15/01/04 |15/07/03 |15/01/04 |Done | |9a |Functional architecture proof of concept built and tested |IT |01/07/03 |15/10/03 |01/07/03 |15/10/03 |Done | |9b |Prototypes completed |IT |16//10/03 |31/01/04 |16//10/03 |31/01/04 |Done | |10 |Local systems and SI2 adaptation capacity analysed |IT/DG |15/09/03 |15/12/03 |15/09/03 |15/12/03 |Done | |11 |Consolidated entities identified and informed |Accounting |01/10/03 |31/10/03 |01/10/03 |31/10/03 |Done | |12 |High-level DG Budget processes defined |Accounting |01/10/03 |14/11/03 |01/10/03 |14/11/03 |Done | |13 |Data / process gap addressed |IT/Accounting |15/09/03 |31/01/04 |15/09/03 |31/01/04 |Done | |14 |User requirements finalised |User Req. |09/07/03 |30/09/03 |09/07/03 |30/09/03 |Done | |15 |Priority gaps are addressed, obsolete systems identified |DG’s |15/07/03 |15/01/04 |15/07/03 |15/01/04 |Done | |16 |Accounting Standards, chart of accounts and manual final draft issued |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 | 31/07/04 | Done | |16a |Accounting Rules |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 |30/06/04 |Done | |16b |CoA |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 |30/06/04 |Done | |16c |Accounting Manual |Accounting |15/11/03 |30/06/04 |15/11/03 |30/06/04 |Done | |17 |Final 2005 IT architecture defined |IT |20/11/03 |15/01/04 |20/11/03 |15/01/04 |Done | |18 |Implementation plan prepared |IT |15/07/03 |02/01/04 |15/07/03 |02/01/04 |Done | |19 |Detail DG plans prepared |DG’s |15/10/03 |28/02/04 |15/10/03 |28/02/04 |Done | |19a |HL DG impact assessment and plans prepared |DG's |15/10/03 |15/01/04 |15/10/03 |15/01/04 |Done | |19b |Detailed DG plans prepared |DG's |15/01/04 |28/02/04 |15/01/04 |28/02/04 |Done | |20 |Technical blueprint completed and prototype validated |IT |03/11/03 |15/02/04 |03/11/03 |15/02/04 |Done | |21 |Integrated Central system validated |IT |01/02/04 |31/05/04 |01/02/04 | 31/12/04 | Done | |22 |Sectorial systems improved, interfaces completed and tested |DG’s |15/01/04 |31/12/04 |15/01/04 |31/12/04 |Mostly done | |22a |DG's Functional requirements finalised |Accounting/User Req. |15/01/04 |15/02/04 |15/01/04 |15/02/04 |Done | |22b |Interfaces technical requirements ready |IT |01/03/04 |31/05/04 |01/03/04 |31/05/04 |Done | |22c1 |Local systems improved and tested |DG's |01/02/04 |30/10/04 |01/02/04 | 31/12/04 | Mostly done | |22c2 |Interfaces developed and tested |DG's |01/04/04 |31/12/04 |01/04/04 |31/12/04 |Mostly done | |23 |Manual processes are defined and tested |DG’s |15/01/04 |29/09/04 |15/01/04 |29/09/04 |Done | |24 |DG Budget processes validated |Accounting |04/02/04 |30/06/04 |04/02/04 |30/06/04 |Done | |25 |Consolidation |Accounting |06/01/04 |27/08/04 |06/01/04 | 31/12/05 | 60% | |26 |Integration tests performed |IT |01/06/04 |31/07/04 |01/06/04 | 31/12/04 | Done | |27 |User acceptance tests made |IT |01/09/04 |30/09/04 |01/09/04 | 31/12/04 | Done | |28 |Data migration prepared |IT |05/04/04 |10/11/04 |05/04/04 | 31/12/04 | Done | |29 |IT Systems realised |IT |01/02/04 |31/08/04 |01/02/04 | 25/10/04 | Done | |30 |User trainings completed |IT |01/10/04 |30/11/04 |01/10/04 | 31/12/04 | Key users done | |31 |Accounting Standards, chart of accounts and manual finalised |Accounting |01/12/03 |05/11/04 |01/12/03 | 31/12/05 | Done | |32 |Trainings completed |Project man. |05/11/03 |30/11/04 |05/11/03 | 28.02.05 | In progress | |33 |Closing instructions sent |Accounting |08/11/04 |01/12/04 |08/11/04 | 14/12/04 | Done | |34 |DG’s processes and systems signed off |Accounting |01/07/04 |31/12/04 |01/07/04 |31/12/04 |Done at high level | |34a |Local systems signed-off |Accounting |01/07/04 |30/11/04 |01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level | |34b |Interfaces signed-off |Accounting |30/09/04 |31/12/04 |30/09/04 |31/12/04 |Done at high level | |35 |Final preparation completed |IT |01/10/04 |31/12/04 |01/10/04 |31/12/04 |Done | |36 |First part of the programme closed |Project Man. |28/12/04 |07/01/05 |28/12/04 | 07/02/05 | Done | |

ANNEX 3 : ACCOUNTING FRAMEWORK: ACCOUNTING RULES

Financial statements: This standard follows the IPSAS 1 requirements, as adapted to the requirements of the Financial Regulation. For instance, the complete set of financial statements includes the following components:

(a) Balance Sheet

(b) Economic outturn

(c) Statement of changes in Capital

(d) Cash Flow Table

(e) Accounting Principles, Rules and Methods and Notes to the Financial Statements and

(f) Segment Reporting (included in the notes to the financial statements).

Group accounting: The scope of the consolidation is a significant issue that is addressed in this rule. This rule defines three major categories of entities that should be consolidated: controlled entities (meaning those over which the European Communities have an exclusive control), associate entities (those where the European Communities have a significant influence on the entity) and joint ventures (the European Communities have a joint control). For each category, the European Communities would have to adopt a specific accounting procedure: global consolidation, equity method or proportionate consolidation. The European Development Fund is excluded from the scope of consolidation, but will be disclosed in the notes to the accounts as funds managed by the Commission on behalf of the Member States and their ACP partners.

Foreign currency conversion: the European Communities have to deal with transactions that are denominated in a foreign currency. A transaction should be initially recorded by applying the exchange rate at the date of transaction. At each reporting date, the European Communities would have to update this valuation and calculate an exchange difference. Both realised and unrealised exchange gains or losses should be recognised in the statement of financial performance at the reporting date.

Property, plant and equipment: This rule sets the accounting requirements regarding the recognition and measurement of property, plant and equipment. It establishes that an item of property, plant and equipment should be recognised as an asset when it is probable that future economic benefits or service potential associated with the asset will flow to the entity; and the cost or fair value of the asset to the entity can be measured reliably. Buildings, land, and hardware are considered as fixed assets.

The generating event for the recognition of an item of property, plant or equipment is the transfer of property, which is generally equivalent to the date of delivery. Regarding the measurement, the rule sets out the nature of the costs to be included in the purchase price and explains how to identify assets under construction.

Depreciation expense is recognized on a systematic basis over the asset's useful life i.e. pro- rata temporis, reflecting the pattern in which the asset's benefits are consumed by the European Communities.

In addition to the depreciation, specific events can have an impact on the value of the asset (effect of time, obsolescence, falling market value, etc …). When an impairment indicator is activated, additional depreciation should be recognised. Thus, the value of property, plant and equipment is not an historical value but can vary as time goes by.

Intangible assets: Intangible assets follow almost the same rules as property, plant and equipment. Nevertheless, there is often more uncertainty about the valuation of intangible assets (for instance, when recognising a patent or when developing an own intangible asset such as computer software). This rule sets out the necessary requirements that intangible assets must fulfil to be considered as assets.

Leases: For accounting purposes, this rule divides leases into two types: finance leases and operating leases. Finance leases should be recognised as fixed assets, as this type of leasing substantially transfers all risks and rewards incident to ownership. Operating leases are considered as rents. This rule recalls that since finance leases are fixed assets, depreciation and when necessary impairment must be assessed and recorded.

Inventories: this rule explains that inventories are assets in the form of materials or supplies to be consumed in the production process or to be consumed or distributed in the rendering of services or held for sale or distribution in the ordinary course of operations, or in the process of production for sale or distribution. Consequently, the scope of inventories is not very broad and administrative supplies should not be recognised as inventories. This rule describes how to recognise and derecognise inventories and give illustrative examples. It should be mentioned that the LIFO ("Last In, First Out") method is not authorised by IPSAS. Finally, this rule includes also in appendix a compliance analysis of the inventories of the European Communities. This analysis includes the accounting requirements for the inventories of agricultural stocks.

Receivables and revenues: The transition to accrual accounting has significant consequences on the receivables generating events. First, the rule distinguishes between “exchange transactions” and “non-exchange transactions”. “Exchange transactions” include the delivery of services and goods but also revenues from royalties or interests. “Non-exchange transactions” are specific to public sector bodies, as there is no transfer of property. Those kinds of revenues include traditional own resources, VAT, GNI, fines, etc…

The rule identifies for each category of event the generating event and the accounting consequences at the reporting date. It is necessary at each reporting date to estimate the recoverability of the European Communities’ receivables. When there is a risk that the receivable may not be recovered, then a value reduction should be recognised.

Pre-financing: Pre-financing is intended to provide the beneficiary with a float. As a consequence, the rule states that a pre-financing is not an expense that should be recorded in the statement of financial performance, but should be recognised as an asset when the pre-financing is paid to the beneficiary. The pre-financing would subsequently be derecognised with the interim and final payments.

As a pre-financing is a receivable, the European Communities have at each reporting date to assess if this asset is recoverable or not. When there is a risk that it may not be recovered, a value reduction should be recognised in the accounts.

Payables and expenses: This rule details the accounting rules related to payables and expenses. First, it recalls that the generating event is the delivery of goods or the delivery of service. This position implies that at each reporting date, the European Communities would have to recognize an accrued charge for all goods/services delivered during the period but not yet recognised and a deferred charge for all goods/services recognised but not related to the period.

Moreover, the analysis of the European Communities’ business events shows that some events need very specific treatment as they are “non-exchange transactions” (e.g. grants, EAGGF, Structural funds, etc…). Consequently, this standard gives detailed accounting requirement for the recognition and measurement of those events.

Provisions, contingent assets and liabilities: International Standards are very restrictive regarding provisions as there needs to be a clearly identifiable obligating event (a past event that leads to a present obligation). Although provisions are very restrictive, this rule establishes that the European Communities would have to disclose a large amount of information regarding contingent assets and liabilities. For example, contingent assets and liabilities include guarantees received or given. Provisions and contingent assets and liabilities should be updated at each reporting date. A detailed compliance analysis of existing provisions, contingent assets and liabilities is presented in the appendix.

Basis of preparation: this document recalls the basic concepts that have to be applied when applying IPSAS.

Financial instruments: this rule deals with the accounting requirements for transactions such as participations, swaps, futures, etc. It presents the various IFRS and IPSAS requirements applicable to the European Communities. The contentious issues which have delayed the adoption of IAS 39 by the Commission do not affect the Community's accounts.

Cash and cash equivalents: this rule gives illustrative examples of cash transactions to recognise during the year and at the reporting date. Those examples deal with cheques, deposits, money transfers and internal transfers.

Employee benefits: this rule details the scope of the employee benefits to be included in the provision; refers to the actuarial methodology to implement and the accounting schemes; and explains what is the generating event.

Net result for the period, fundamental errors and changes in accounting policies: this rule is useful to assess the work to be done regarding the opening balance. It explains when and how it would be possible for the European Communities to amend its accounts once published and approved by the relevant authority.

Related party disclosure: In order to improve transparency, this rule requires the disclosure of information about related parties (e.g. agencies) and key management personnel. For example, it requires that the remuneration of this personnel should be disclosed in the notes to the financial statements.

ANNEX 4 MAIN TASKS TO BE EXECUTED FROM JANUARY 2005

Accounts and accounting procedures

- Complete the 2005 opening balances, verify their coherence and obtain the validation by each responsible AOD

- Accounting manual to be reviewed in the light of experience

- Consolidation manual, cut-off procedures, estimation of provisions for outstanding claims

- Detailed users manuals to be derived from training material prepared in 2004

- Training (2nd phase)

- Integration of external offices and delegations into the central system

- Adopt accounting rules and a procedure manual for the EDF

Validation of local systems

- Review of the operation of the systems in practice: DGs will be visited in order to validate the local systems.

- Establish service level agreements with each AOD

IT Systems

- ABAC will progressively be improved for user-friendliness and interoperability, a single web-based workflow will be introduced, and the IT architecture will be concentrated on two platforms only (SAP and JAVA).

- ABAC Contracts: further management functionality will be developed and implemented, it will be integrated with e-procurement, and non-latin scripts will be provided for

- The Early Warning System will be adapted to the new environment

- ABAC Dunning to manage recoveries and establishment of accrued interest should be implemented.

- Local budget lines will be rationalised and reduced in number.

- MUS-DICE, a sample selection tool, will be integrated with ABAC

- Security will be reviewed

- Performance will be monitored and data-handling capacity increased

- Prepare and test a new disaster recovery plan

- Archiving criteria will be developed and applied

- Implementation of the planning and monitoring of multi-annual programmes and projects. The module SAP Project system will be implemented at least for JRC and the structural funds in 2005.

- Migration by July 2005 of the financial activities managed by ECFIN in GLOBUS (current accounting system in ECFIN) to the SAP CFM (Corporate Finance Management) and FI modules. (These activities are already accrual-based and the 2005 accounts of loans and borrowings will be compliant with IAS (International accounting standards), including opening balances).

- SAP ECCS (Enterprise Controlling Consolidation System): employed by end-2005 for the consolidation of the accounts of all institutions and agencies

- Data warehouse: a single data warehouse will be developed to ensure that all Commission services access the same reporting tool. The aim is to develop a prototype for the end of 2005 and to put the single data warehouse in place during 2006.

- Implementation from January 2006 of the EDF accounting in Aidco Local system (CRIS) and in the ABAC SAP FI (financial) module (the 2005 accounts will be based on information in the present Aidco accounting system, OLAS).

- Migrate to the next generation of SAP's budget module (BCS)

Data preparation

The legal entities file will be completed to include all those benefiting from all significant contracts committed since 1999.

Financial reporting

Based on the user needs, reporting tools will be developed to support senior management needs and the needs of day-to-day users. The data dictionary will be completed, and business intelligence tools deployed. The system should present all information linked to an individual file, and provide costing and forecasting tools.

[1] COM(2002) 755.

[2] Relativos aos períodos até 30 de Junho de 2003, SEC(2003) 790; até 31 de Dezembro de 2003, SEC(2004) 118; e até 30 de Junho de 2004, COM(2004) 565 de 18 de Agosto de 2004.

[3] Artigos 133.º, 134.º e último parágrafo do n.º 2 do artigo 181.º do Regulamento (CE, Euratom) n.º 1605/2002 de 25 de Junho de 2002.