PT Jornal Oficial da União Europeia C 123/1

Relatório de actividades do Comité de Fiscalização do OLAF

Dezembro de 2005 — Maio de 2007

(2008/C 123/01)

Membros do Comité de Fiscalização do OLAF

Rosalind WRIGHT

Presidente

Presidente do Grupo consultivo em matéria de fraude, Reino Unido

Kálmán GYÖRGYI

Conselheiro principal junto do ministro da Justiça e dos Tribunais,

Procurador-Geral da República da Hungria (reformado), Hungria

Luis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZ

Procurador-Geral no Supremo Tribunal, Espanha

Peter STRÖMBERG

Director do Conselho de Supervisão dos Revisores Oficiais de Contas, Suécia

Diemut R. THEATO

Ex-Deputada do Parlamento Europeu, Ex-Presidente da Comissão do controlo orçamental, Alemanha

ÍNDICE

PREFÁCIO AO RELATÓRIO DE ACTIVIDADES PELO PRESIDENTE DO COMITÉ DE FISCALIZAÇÃO

INTRODUÇÃO

I. CRIAÇÃO DO ACTUAL COMITÉ DE FISCALIZAÇÃO E SEUS MÉTODOS DE TRABALHO

I-1. Criação do actual Comité de Fiscalização

I-1.1. Designação do Secretariado

I-1.2. Regulamento interno

I-2. Métodos de trabalho

I-2.1. Reuniões

I-2.2. Secretariado

I-2.3. Relatores

II. CONTROLO DA FUNÇÃO DE INQUÉRITO DO OLAF

II-1. Controlo regular por iniciativa do Comité de Fiscalização (n. o 1 do artigo 11. o do Regulamento (CE) n. o 1073/1999)

II-2. Controlo regular com base nas informações transmitidas ao Comité de Fiscalização pelo Director-Geral do OLAF (n. o 7 do artigo 11. o do Regulamento (CE) n. o 1073/1999)

III. RELAÇÕES COM O OLAF, COM AS INSTITUIÇÕES E COM OS PARCEIROS E INTERLOCUTORES DO OLAF

III-1. Relações com o OLAF

III-1.1. Reorganização do OLAF

III-1.2. Manual do OLAF

III-1.3. Visita às equipas do OLAF

III-1.4. Jurisprudência dos Tribunais Europeus

III-2. Relações com as instituições comunitárias e com os parceiros e interlocutores do OLAF

IV. PARECERES DO COMITÉ DE FISCALIZAÇÃO

IV-1. Parecer relativo à reformulação do Regulamento (Euratom) n. o 1073/1999 relativo aos inquéritos efectuados pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF)

IV-2. Parecer relativo aos indicadores de desempenho do OLAF

IV-3. Parecer relativo aos relatórios do OLAF sobre os inquéritos em aberto há mais de nove meses

IV-4. Pareceres relativos ao anteprojecto de orçamento do OLAF para 2007 e 2008

CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

ANEXO 1 Calendário das reuniões do Comité de Fiscalização

ANEXO 2 Parecer 2/2006, relativo à reformulação do Regulamento (Euratom) n. o 1073/1999 relativo aos inquéritos efectuados pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF)

ANEXO 3 Parecer 3/2006, relativo aos indicadores de desempenho do OLAF

ANEXO 4 Parecer 1/2007, relativo aos relatórios do OLAF sobre os inquéritos em aberto há mais de nove meses

ANEXO 5 Parecer 1/2006, relativo ao anteprojecto de orçamento do OLAF para 2007 e Parecer 2/2007 relativo ao anteprojecto de orçamento do OLAF para 2008

PREFÁCIO AO RELATÓRIO DE ACTIVIDADES PELO PRESIDENTE DO COMITÉ DE FISCALIZAÇÃO

O recém constituído Comité de Fiscalização do OLAF assumiu funções em Dezembro de 2005 e o presente relatório que tenho o prazer de apresentar abrange os nossos primeiros 18 meses de actividade.

A missão do OLAF consiste no combate à fraude, à corrupção e aos comportamentos irregulares que prejudiquem os interesses financeiros da Comunidade Europeia. O Comité de Fiscalização apoia sem reservas os esforços do OLAF e tem por missão salvaguardar a independência deste organismo no desempenho das suas funções de inquérito mediante o acompanhamento dos seus processos, bem como aconselhando e formulando eventualmente críticas construtivas.

Para esse efeito, temos vindo a trabalhar, desde que assumimos funções, na construção de uma imagem global da forma como o OLAF aborda a suas funções de inquérito. Examinámos a sua estrutura organizativa e ponderámos se tal estrutura constitui a base ideal para levar a cabo o trabalho do OLAF com eficiência e economia. Formulámos vários pareceres contundentes sobre a proposta de reforma dos regulamentos da UE neste domínio, os orçamentos do OLAF, os processos do OLAF ainda sob inquérito há mais de nove meses após o seu início e sobre muitas outras questões.

Ainda que tenhamos constatado que o pessoal de investigação do OLAF é constituído na sus maioria por especialistas da luta contra a fraude dedicados e empenhados, alguns aspectos da política de recursos humanos do OLAF suscitaram alguma preocupação, em especial, a elevada proporção de agentes temporários. Esta questão já foi colocada em numerosas ocasiões ao próprio OLAF e à Comissão, com algum sucesso, visto que recentemente foram oferecidos a alguns membros do pessoal contratos por tempo indeterminado. Examinámos ainda a formação dos inspectores e trabalharemos em estreito contacto com o OLAF, a fim de ajudar o Director-Geral a melhorar a formação interna e externa em matéria de investigação de fraudes nos próximos meses. Gostaríamos igualmente de assistir a um aumento das capacidades de liderança e de gestão do OLAF, o que reforçaria o moral das equipas de investigação.

Esperamos realizar no futuro um trabalho construtivo que permita que o OLAF melhore o seu desempenho e a sua eficiência. O OLAF é já um organismo de investigação respeitado no mundo; com a nossa contribuição e aconselhamento na qualidade de Comité de Fiscalização independente estamos certos que este organismo poderá progredir e atingir os seus objectivos.

Gostaria de agradecer em especial o Secretariado do Comité de Fiscalização pela sua generosa colaboração durante o nosso período de actividade.

Rosalind WRIGHT

INTRODUÇÃO

O Comité de Fiscalização do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) foi criado com o objectivo de reforçar a independência do OLAF pelo controlo regular que exerce sobre a execução da função de inquérito, muito embora sem interferir no desenrolar dos inquéritos em curso.

O Comité de Fiscalização assiste igualmente o Director-Geral do OLAF no cumprimento das suas funções. Consequentemente, o objectivo do Comité consiste em apoiar o trabalho do OLAF e garantir que a sua acção de inquérito satisfaça níveis elevados de qualidade.

O Comité desempenha as suas funções essencialmente através da apresentação de relatórios às instituições comunitárias e dirigindo pareceres ao Director-Geral e, se considerar necessário e útil, colocando questões e interrogando o OLAF, bem como recomendando determinadas melhorias.

A independência do Comité constitui um factor essencial da salvaguarda da independência do próprio OLAF. O Comité de Fiscalização foi constituído de comum acordo entre o Parlamento Europeu, o Conselho e a Comissão e é composto por «cinco personalidades externas independentes que cumpram os requisitos necessários nos seus respectivos países para o exercício de altas funções relacionadas com os domínios de acção do organismo» (1). Os seus membros não devem solicitar nem aceitar instruções de qualquer Governo nem de qualquer instituição, órgão, serviço ou agência e devem ter o cuidado de evitar eventuais conflitos de interesse susceptíveis de prejudicar a sua independência e, em especial, qualquer interesse familiar ou financeiro (2).

O Comité de Fiscalização adopta um relatório de actividades por ano e envia-o às instituições. Tendo em conta o período de tempo utilizado para criar o presente Comité e o respectivo secretariado de apoio durante o ano de 2006, considerou-se que nesta ocasião um relatório alargado reflectiria mais adequadamente a gama completa das suas actividades e satisfaria melhor as necessidades das instituições comunitárias. O presente relatório de actividades pretende destacar o papel essencial que o OLAF desempenha na protecção dos interesses financeiros das Comunidades Europeias.

I. CRIAÇÃO DO ACTUAL COMITÉ DE FISCALIZAÇÃO E SEUS MÉTODOS DE TRABALHO

I-1. Criação do actual Comité de Fiscalização

O actual Comité de Fiscalização foi nomeado com efeitos a partir de 30 de Novembro de 2005. Na primeira reunião, celebrada em Dezembro de 2005 em Bruxelas, Rosalind Wright foi eleita Presidente com um mandato de um ano. Em Dezembro de 2006, foi reeleita para um segundo mandato.

Imediatamente após a sua nomeação, o Comité estabeleceu uma série de prioridades para a sua actividade; acima de tudo, era essencial que o Comité e respectivo secretariado pudessem dispor dos instrumentos adequados para desempenhar a suas funções. Uma das primeiras tarefas realizadas pelo Comité de Fiscalização consistiu na designação de um novo secretariado e na transferência do Luxemburgo para Bruxelas, bem como a revisão do seu regulamento interno.

I-1.1. Designação do Secretariado

Na sua primeira reunião de Dezembro de 2005, o Comité de Fiscalização debateu com o Director-Geral do OLAF a questão do estabelecimento de um novo secretariado, em especial, as competências e qualificações ideais dos seus membros antes da sua designação. Os primeiros membros do secretariado foram nomeados e aprovados pelo Comité de Fiscalização em Janeiro de 2006.

Quando o actual Comité de Fiscalização foi nomeado, o seu secretariado estava localizado no Luxemburgo. Tendo em conta a missão de o Comité de Fiscalização realizar controlos regulares dos inquéritos do OLAF, que requerem normas muito rigorosas em termos de protecção de dados, de instalações seguras e do acesso ao sistema de gestão de processos (Case management system — CMS), o Comité de Fiscalização decidiu transferir o seu secretariado do Luxemburgo para a zona de segurança do OLAF nas instalações de Bruxelas, no edifício do OLAF ocupado pelo Comité de Fiscalização anterior. Esta transferência permite que o secretariado desempenhe a suas funções de forma eficiente, visto que poderá examinar com o pessoal do OLAF certas questões específicas à medida que estas surgem, facilitando igualmente os seus contactos diários com outros Comités e interlocutores. A localização do secretariado evita igualmente os custos elevados ligados às deslocações regulares dos membros do Comité de Fiscalização e do secretariado entre Bruxelas e Luxemburgo.

Ao mesmo tempo, os arquivos do anterior Comité de Fiscalização foram transferidos do Luxemburgo e colocados em segurança num lugar separado, tendo sido levado a cabo um inventário dos processos.

I-1.2. Regulamento interno

Tendo em conta os pontos de vista expressos pelo Director-Geral do Serviço Jurídico da Comissão em Janeiro de 2006, assim como as conclusões e as recomendações do Relatório Especial n.o 1/2005 do Tribunal de Contas relativo à gestão do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) (3), o Comité de Fiscalização decidiu alterar o seu regulamento interno, a fim de reflectir as obrigações que lhe são impostas pelo Regulamento (CE) n.o 1073/1999 sem impor obrigações a terceiros ou conceder poderes legislativos ao Comité de Fiscalização. O regulamento interno foi alterado e adoptado pelo Comité em Agosto de 2006 (4).

O regulamento interno visa facilitar a organização do trabalho do Comité. Dele constam nomeadamente os princípios que regem as actividades do Comité de Fiscalização, o exercício das suas competências, os métodos de trabalho e a presidência, os processos de adopção dos pareceres e o papel do secretariado.

I-2. Métodos de trabalho

I-2.1. Reuniões

Durante o período abrangido pelo relatório, o Comité de Fiscalização realizou dezasseis reuniões plenárias em Bruxelas (5). As reuniões do Comité não são abertas ao público e o conjunto dos documentos sobre os quais se baseiam as suas deliberações são confidenciais; todavia, numa preocupação de transparência e a fim de informar regularmente as instituições sobre as suas actividades, o Comité de Fiscalização decidiu colocar as actas das reuniões à disposição do OLAF e dos secretariados-gerais do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão.

Desde o princípio do seu mandato, o Comité decidiu convidar o Director-Geral do OLAF, bem como outros membros do pessoal do OLAF com regularidade para as suas reuniões, a fim de se familiarizarem com as práticas de funcionamento e trabalho do OLAF e com o processo interno de tomada de decisões. Durante o período abrangido pelo relatório, o Director-Geral do OLAF, o Comité Executivo dos Inquéritos e das Operações, todos os directores, um certo número de chefes de unidade e funcionários de unidades operacionais e de apoio realizaram apresentações individuais do seu trabalho ao Comité.

De acordo com esta abordagem, o Comité de Fiscalização tem convidado regularmente parceiros do Comité e do OLAF a participarem nas suas reuniões.

I-2.2. Secretariado

O secretariado permanente do Comité de Fiscalização, que é assegurado pelo OLAF, destina-se a facilitar e contribuir para o correcto exercício das funções confiadas ao Comité de Fiscalização, a fim de reforçar a independência do OLAF. Assegura o desempenho eficiente das missões atribuídas ao Comité de Fiscalização, nomeadamente no que se refere ao controlo da função de inquérito do OLAF e ao apoio das actividades do Comité de Fiscalização (6).

O secretariado constitui um elemento essencial do desempenho da missão do Comité: «Para esse efeito, assiste o presidente na preparação e no desenrolar das reuniões, redige um projecto de ordem do dia para cada reunião, elabora os projectos de acta das reuniões, assegura a informação e a documentação dos membros do Comité em todos os domínios da sua actividade, assiste, sob a autoridade do presidente, na redacção dos textos e assiste os membros do Comité, nomeadamente no exercício das suas funções de relator. Para esse efeito e quando necessário, os membros do secretariado participam em reuniões com os relatores, a fim de realizar tais tarefas» (7).

Para que possa exercer o seu mandato legal de forma totalmente independente, é indispensável que o Comité de Fiscalização disponha de um número suficiente de funcionários com as qualificações e competências adequadas.

Desde o início das suas funções, a falta de pessoal do secretariado constituiu uma preocupação do Comité, que informou por diversas vezes o OLAF das suas necessidades sem obter resultados até ao final de Junho de 2007, quando o OLAF finalmente disponibilizou pessoal de apoio adicional. Consequentemente, o Comité de Fiscalização trabalhou durante quase dezoito meses com efectivos claramente insuficientes, o que incidiu inevitavelmente no programa de trabalho que tinha estabelecido para o seu mandato.

Este facto levou o Comité a recomendar vivamente que o OLAF preveja no orçamento de 2008 recursos para a contratação de oito funcionários do secretariado, atribuindo especificamente estes lugares ao secretariado, tal como no passado. O Comité espera que as instituições tenham em conta esta recomendação.

I-2.3. Relatores

Cada membro do Comité de Fiscalização assumiu a função de relator, a fim de preparar as suas deliberações ou trabalhos, tendo igualmente apresentado projectos de relatórios ou de pareceres adoptados pelo Comité (8). Os relatores realizaram ainda reuniões bilaterais com o Director-Geral do OLAF e com outros altos funcionários sobre questões da sua responsabilidade.

II. CONTROLO DA FUNÇÃO DE INQUÉRITO DO OLAF

II-1. Controlo regular por iniciativa do Comité de Fiscalização (n.o 1 do artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999)

O Comité de Fiscalização controla activa e regularmente a forma como o OLAF realiza os seus inquéritos, a fim de reforçar a independência deste organismo. O Comité de Fiscalização pode seleccionar de forma independente, com critérios por si pré-definidos (9), uma série de casos por cada sector e examinar processos completos e relatórios de avaliação, relatórios finais de processos ou qualquer outro documento concreto. A actividade de controlo abrange os processos do OLAF em fase de inquérito, em fase de avaliação e os processos encerrados.

O Comité de Fiscalização trata os aspectos sistémicos da prática de investigação do OLAF e examina igualmente as situações em que a independência do OLAF poderia estar em risco durante um inquérito. Tendo em conta a duração prolongada de alguns inquéritos, o Comité considerou uma prioridade examinar os antigos processos ainda pendentes.

Durante o período abrangido pelo relatório, realizaram-se várias reuniões entre o Comité de Fiscalização e o Director-Geral do OLAF, com o objectivo de definir uma prática de trabalho para o acesso aos processos, incluindo os inquéritos em curso. O OLAF manifestou a sua preocupação quanto à possibilidade de conceder ao Comité de Fiscalização um acesso completo aos processos em curso, invocando eventuais restrições decorrentes das normas de protecção de dados pessoais previstas no Regulamento (CE) n.o 45/2001. Este debate com o Director-Geral do OLAF e o responsável pela protecção de dados do OLAF ocupou muito tempo, muito embora o Comité de Fiscalização tivesse consciência das suas responsabilidades em matéria de protecção de dados, de acordo com o disposto no Regulamento (CE) n.o 1073/1999 (10).

O OLAF permitiu o acesso dos membros do secretariado ao seu sistema electrónico de gestão de processos (Case management system — CMS) em Abril de 2006, o que lhes permite aceder à maioria dos documentos dos processos nas seguintes fases: acompanhamento, acompanhamento finalizado, não acompanhamento, processos de controlo e processo encerrados. Não foi concedido o acesso electrónico aos processos em fase de inquérito. No final do período abrangido pelo relatório foi acordada uma solução de trabalho com o Director-Geral do OLAF, concedendo-se ao Comité o pleno acesso aos processos que este solicite examinar.

À luz das dificuldades acima referidas, o Comité não esteve em posição de exercer de forma plena o seu dever de controlo como desejaria. Em 2006, foram examinados numerosos processos finalizados e quatro estão em fase de avaliação. O Comité de Fiscalização tem a intenção de formular um parecer sobre tais processos.

II-2. Controlo regular com base nas informações transmitidas ao Comité de Fiscalização pelo Director-Geral do OLAF (n.o 7 do artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999)

O Comité de Fiscalização considerou que o OLAF beneficiaria de um controlo e uma reacção mais activos em relação às informações que lhe são regularmente transmitidas pelo Director-Geral do OLAF (11). Por esta razão, a função de controlo desempenhada pelo Comité é tida em especial atenção.

O Director-Geral do OLAF transmitiu ao Comité de Fiscalização resumos mensais dos processos cujo inquérito tinha sido iniciado há mais de nove meses. Tendo em conta o facto de 75 % dos inquéritos do OLAF terem sido iniciados há mais tempo, foi considerado útil examinar com atenção todos os processos actualmente em tratamento por parte do OLAF, mês por mês e sector por sector e analisar as razões de eventuais atrasos significativos nos processos de inquérito e calcular um prazo para o seu encerramento. O Comité de Fiscalização, após ter analisado os 150 inquéritos nesta situação durante o período de Janeiro a Dezembro de 2006, formulou um parecer em 25 de Abril de 2007 (12) que inclui recomendações claras e concretas. De Janeiro a Maio de 2007, o Comité de Fiscalização examinou 65 relatórios que serão objecto de um parecer separado relativo ao período de Janeiro a Dezembro de 2007.

Durante o período abrangido pelo relatório, o Director-Geral transmitiu ao Comité de Fiscalização relatórios relativos aos processos tratados pelo OLAF nos quais foram comunicadas informações às autoridades judiciais nacionais de um Estado-Membro. A maioria destes processos foi apresentada pelos magistrados da assessoria judiciária e jurídica do OLAF no decurso das reuniões do Comité de Fiscalização, de forma que os aspectos substantivos e processuais dos inquéritos pudessem ser discutidos com o Comité (13).

A este propósito, o Comité concentrou os seus esforços sobre quatro questões essenciais: a) a devida consideração dos prazos de prescrição dos inquéritos transmitidos pelo OLAF às autoridades judiciais nacionais, (ii) o aparentemente insuficiente grau de envolvimento da unidade de magistrados no desenvolvimento dos inquéritos, (iii) a necessidade de que os relatórios de inquérito tenham em conta os requisitos processuais estabelecidos na legislação nacional do Estado-Membro interessado e (iv) uma avaliação da qualidade e utilidade dos relatórios de inquérito do OLAF para as autoridades judiciais nacionais. Neste contexto, o Comité tomou a iniciativa de convidar regularmente representantes das mais altas autoridades judiciais dos Estados-Membros para futuras reuniões. Um primeiro convite foi dirigido ao Procurador-Geral de Espanha, que aceitou.

O Director-Geral tem a obrigação de informar o Comité de Fiscalização sobre os casos em que a instituição, órgão ou organismo envolvido não seguiram as suas recomendações. No período abrangido pelo presente relatório, o Comité não recebeu informação em relação a esses casos. O Comité necessita desta informação para poder adoptar rapidamente as medidas oportunas.

O Comité recebeu regularmente estatísticas mensais sobre as actividades operacionais do OLAF, que foram subsequentemente por si analisadas. A mera informação estatística contida nesses relatórios é de escassa utilidade prática para o Comité, pelo que este emitiu um parecer recomendando ao Director-Geral do OLAF que fixe indicadores claros de desempenho baseados não apenas em parâmetros quantitativos, mas também qualitativos (14).

Além disso, o Comité recebeu o plano de gestão anual do OLAF, que abrangia a sua actividade operacional durante 2006. O Comité observou que, ainda que louváveis, os objectivos estabelecidos no plano não eram suficientemente específicos e, na sua maioria não eram quantificáveis ou realizáveis nos prazos previstos.

Por sugestão do Parlamento Europeu (15), o Comité de Fiscalização analisou uma amostra representativa dos processos liminarmente improcedentes (16) de todos os diferentes sectores, muitos dos quais estão ainda a ser analisados.

III. RELAÇÕES COM O OLAF, COM AS INSTITUIÇÕES E COM OS PARCEIROS E INTERLOCUTORES DO OLAF

III-1. Relações com o OLAF

III-1.1. Reorganização do OLAF

No início do período abrangido pelo relatório, o Director-Geral comunicou ao Comité as alterações previstas na estrutura do OLAF e a futura adopção de um novo organograma, que foi adoptado em Setembro de 2006. O Comité de Fiscalização tinha recomendado que fosse efectuada uma análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats — vantagens, insuficiências, oportunidades e ameaças) antes da adopção da nova estrutura e como ponto de referência para este organismo. A referida análise por parte do OLAF só foi apresentada ao Comité, sob forma de projecto, em Março de 2007.

O Comité manifestou uma séria de preocupações sobre a forma como tinha sido efectuada a reorganização e sobre o efeito desta na eficiência do OLAF. O Comité ficou surpreendido e decepcionado pelo facto de o OLAF não ter considerado oportuno realizar a sua própria análise SWOT antes de levar a cabo as alterações organizativas, sublinhando que tal poderia comprometer a eficácia da nova estrutura e, por conseguinte, ter efeitos negativos sobre o exercício das suas funções de inquérito. O Comité considerou que a divisão da Direcção de Inquéritos e Operações era sensata, dando assim maior relevo à função principal de inquérito do OLAF. Todavia, para uma correcta aplicação da política de inquérito necessária do OLAF deve haver uma coordenação estreita e permanente entre as duas direcções.

O Comité mostrou-se particularmente preocupado pelo facto de a alteração do nome, e portanto de funções, da unidade magistrados em unidade «Assessoria judiciária e jurídica», juntamente com o facto de passar a estar desligada do Director-Geral, poder vir a prejudicar a sua capacidade de apoiar a independência do OLAF, garantindo a legalidade dos processo em curso. O facto de o OLAF dispor internamente de uma equipa completa de altos magistrados provenientes dos Estados-Membros facilita, além disso, a realização de inquéritos pelas autoridades judiciárias nacionais. O Comité observou com certa preocupação que a unidade magistrados tinha perdido vários elementos dos Estados-Membros, que não tinham sido substituídos A falta de um claro envolvimento desta unidade nas actividades de avaliação e de inquérito poderá também prejudicar a avaliação correcta dos requisitos processuais e em matéria de provas, com vista a garantir uma prossecução de processos com possibilidades de sucesso.

III-1.2. Manual do OLAF

O Comité de Fiscalização considerou que os actuais capítulos dedicados às actividades operacionais do manual do OLAF não constituíam um conjunto de regras processuais claras para os inquéritos. As regras são demasiado difusas e estão redigidas de forma demasiado densa para terem alguma utilidade prática para os inspectores do OLAF. O Comité estava convencido de que a adopção de um guia claro, prático e útil para os inquéritos, que incluísse os prazos rigorosos em que se devem completar as diferentes fases de um inquérito, reforçaria a independência do OLAF neste âmbito. O Comité recomendou que fosse elaborado um novo manual operacional.

No final do período abrangido pelo relatório, o Director-Geral enviou ao Comité uma versão breve revista do manual do OLAF que não estava à altura das expectativas do Comité, mas o Director-Geral confirmou o seu compromisso de elaborar um manual revisto em conformidade com as recomendações do Comité até final de 2007.

III-1.3. Visita às equipas do OLAF

Em Novembro de 2006, durante dois dias, a Presidente do Comité encontrou membros do pessoal das unidades operacionais e de inquérito do OLAF para ouvir a seu ponto de vista sobre a forma como se realizavam os inquéritos do OLAF e eventuais problemas com que se deparavam as equipas no seu trabalho diário.

Durante a sua visita, a Presidente reuniu-se com a maioria dos membros das equipas de oito unidades operacionais e de inquérito do OLAF, assim como com todos os chefes de unidade. Foram abordados os seguintes assuntos: (i) as limitações da base jurídica para a acção do OLAF em determinados sectores, bem como a sua restrita capacidade jurídica para representar a sua posição; (ii) a excessiva carga de trabalho administrativo dos inspectores; (iii) a excessiva carga de trabalho, a escassez de pessoal das unidades e o problema do pessoal temporário; (iv) a capacidade específica necessária no domínio do apoio financeiro à investigação; (v) a necessidade de o OLAF dispor de um manual operacional sucinto; (vi) o papel consultivo da unidade de magistrados; (vii) a questão da visibilidade do OLAF nas instituições, bem como a necessidade premente de um forte apoio em termos de gestão e de liderança. O memorando sobre a visita foi discutido com o Director-Geral em Março de 2007.

III-1.4. Jurisprudência dos Tribunais Europeus

Durante o período abrangido pelo relatório, o Comité acompanhou de perto os acórdãos proferidos pelos tribunais europeus relativos ao OLAF. Em especial, o acórdão T-309/03 foi analisado e discutido com o Director-Geral do OLAF. O Comité de Fiscalização manifestou a sua preocupação e recomendou que fossem reapreciados os procedimentos do OLAF e que fossem criados mecanismos rigorosos de controlo interno, a fim de evitar eventuais conflitos de interesse susceptíveis de prejudicar a independência dos inquéritos e a reputação futura do OLAF.

III-2. Relações com as instituições comunitárias e com os parceiros e interlocutores do OLAF

O Comité de Fiscalização identificou como prioridade a manutenção de contactos regulares com as instituições comunitárias e os parceiros e interlocutores do OLAF. Tendo em conta que o OLAF não tem qualquer poder para iniciar processos penais, administrativos ou disciplinares, una estreita colaboração entre o OLAF e as instituições e organismos competentes, bem como o adequado acompanhamento das recomendações do OLAF, continua a ser essencial para o êxito dos inquéritos do OLAF. O Comité de Fiscalização estava bem consciente da importância de melhorar o fluxo de informação entre as instituições e as autoridades dos Estados-Membros e o OLAF, através de uma aplicação mais activa das disposições relativas à obrigação de informar o OLAF (17). O papel do Comité de Fiscalização consiste igualmente em ajudar o OLAF a garantir que todas as partes obrigadas a cooperar com este organismo o façam efectivamente e que seja respeitado o espírito do Acordo interinstitucional de 25 de Maio de 1999. Tanto os Estados-Membros como as instituições e organismos competentes necessitam de sinais claros que os dissuadam de actuar de uma forma susceptível de impedir a actividade do OLAF.

A fim de prosseguir estes objectivos e obter um retorno de informação acerca do OLAF, o Comité de Fiscalização organizou duas reuniões com a Comissão do controlo orçamental do Parlamento Europeu (COCOBU) e o Tribunal de Contas; com Siim Kallas, vice-Presidente da Comissão, Catherine Day, Secretária–Geral da Comissão, Van Lier, Director do Organismo de Investigação e Disciplina da Comissão (IDOC), Wetz, Presidente do grupo de trabalho sobre a luta contra a fraude do Conselho durante a presidência alemã e Kennedy, Presidente da Eurojust.

Na sequência destas reuniões, o Comité de Fiscalização concluiu que era necessária uma maior cooperação entre as Direcções-Gerais da Comissão e o OLAF; que o OLAF e a política de comunicação das instituições sobre os inquéritos do OLAF deve basear-se nas premissas conjuntas da transparência e da lealdade interinstitucional susceptíveis de informar de forma mais coerente o público em geral; que devem estabelecer-se mecanismos adequados para excluir os processos de minimis do mandato do OLAF, que deve limitar-se às questões de maior gravidade no quadro de uma política clara de investigação (que o próprio OLAF deverá definir); que uma política de «tolerância zero» face à fraude e a corrupção não significa necessariamente que o OLAF tenha de assumir todos os processos, quando existem outros mecanismos para tratar dos assuntos menos graves. Por último, é necessária uma melhoria em termos de intercâmbio de informações entre o OLAF e a Eurojust; o Comité de Fiscalização está disposto a facilitar uma plena relação entre ambos.

IV. PARECERES DO COMITÉ DE FISCALIZAÇÃO

IV-1. Parecer relativo à reformulação do Regulamento (Euratom) n.o 1073/1999 relativo aos inquéritos efectuados pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) (18)

Desde o início do seu mandato, o Comité de Fiscalização acompanhou de perto os progressos realizados em termos de proposta de reformulação do Regulamento (CE) n.o 1073/1999. O Comité congratulou-se com a decisão da Comissão de apoiar o trabalho do OLAF e de melhorar a sua eficácia operacional. A pedido do Comissário Siim Kallas, Vice-Presidente da Comissão, o Comité indicou os motivos principais das suas preocupações em relação à proposta de reformulação e transmitiu várias observações centradas nos direitos processuais das pessoas sob inquérito; a duração dos inquéritos, os aspectos institucionais do texto e o papel do proposto consultor-revisor foram igualmente examinados.

No que se refere à independência dos inquéritos, prestou-se especial atenção ao previsto Comité Interinstitucional Antifraude, integrado por representantes políticos das instituições que substituiria o actual Comité de Fiscalização. O Comité manifestou a sua convicção de que o novo Comité proposto não estaria em melhores condições que o actual para garantir a independência do OLAF. Pelo contrário, considerou que, tendo em conta a competência do OLAF para realizar inquéritos administrativos nas instituições, poderia existir o risco de se tornar uma fonte de tensões interinstitucionais. O OLAF já está sujeito ao controlo institucional (19).

Paralelamente, o Comité pôs em dúvida a independência do consultor-revisor previsto, designado pelo Director-Geral como controlador da qualidade dos inquéritos do OLAF e conselheiro em matéria de queixas relativas aos referidos inquéritos. As suas funções sobrepõem-se às competências de controlo do Comité de Fiscalização e às funções de controlo da qualidade já atribuídas aos quadros superiores do OLAF.

Foram igualmente especialmente referidos os direitos das pessoas sob inquérito, que requerem uma protecção acrescida de lege ferenda. O Comité de Fiscalização considerou que o tempo previsto para os procedimentos de inquérito não deve ser prolongado e, por último, declarou que a duração dos inquéritos poderia ser abreviada se fossem preenchidos os lugares vagos de investigador, assim como mediante um controlo de gestão mais rigoroso.

IV-2. Parecer relativo aos indicadores de desempenho do OLAF (14)

O Comité de Fiscalização analisou os resultados dos inquéritos do OLAF e encorajou vivamente este organismo a elaborar indicadores de desempenho adequados.

O Comité recomendou ao Director-Geral do OLAF que o organismo estabeleça para os seus diferentes domínios de actividade indicadores de desempenho específicos que não sejam baseados em parâmetros apenas quantitativos, mas também qualitativos. No que se refere à carga de trabalho em termos de inquéritos, que está directamente ligada à política de inquérito, o Comité recomendou igualmente a criação e mecanismos específicos para medir os prazos dos procedimentos. Além disso, o Comité de Fiscalização recomendou ao Director-Geral a realização pelo OLAF de um estudo junto dos seus interlocutores, baseado nos relatórios dos diferentes parceiros, a fim de calcular de forma regular e contínua em que medida os objectivos e metas foram atingidos. O Director-Geral concordou em realizar tal estudo, que está previsto para Setembro de 2007.

IV-3. Parecer relativo aos relatórios do OLAF sobre os inquéritos em aberto há mais de nove meses (12)

O Comité de Fiscalização examinou 150 relatórios deste tipo, que abrangiam o período entre Janeiro e Dezembro de 2006, respeitantes a todos os sectores de actividade operacional e de inquérito. A análise visava verificar se a duração dos inquéritos era sempre proporcional às condições e complexidade do caso e quais eram as causas dos eventuais atrasos indevidos.

O Comité de Fiscalização reconheceu que os referidos relatórios continham informações pertinentes e úteis, mas não as informações essenciais que permitissem que o Comité cumprisse correctamente a sua função de controlo.

O Comité recomendou especificamente ao Director-Geral do OLAF que integrasse nos futuros relatórios informações específicas que poderiam ser úteis tanto ao Comité de Fiscalização como à gestão interna do OLAF responsável pela execução dos inquéritos. Essas informações incluiriam nomeadamente o momento em que se verificaram os factos sob inquérito; o prazo de prescrição dos actos sob inquérito; a definição jurídica da irregularidade em exame; eventuais sanções ou consequências jurídicas dos actos sob inquérito e a data prevista de encerramento dos procedimentos, acompanhado de explicações fundamentadas. O Comité de Fiscalização recomendou igualmente que se deixasse de invocar a «suspensão táctica» como motivo para não concluir um inquérito e manifestou a sua preocupação quanto à carência de uma política clara de inquérito.

As referidas recomendações foram aceites pelo Director-Geral do OLAF. No entanto, o Organismo não tomou qualquer medida para dar seguimento às recomendações do Comité de Fiscalização no sentido de procedimentos de inquéritos mais claros e de um maior controlo da forma como os processos são tratados.

IV-4. Pareceres relativos ao anteprojecto de orçamento do OLAF para 2007 e 2008 (20)

O Comité não ignora que a independência do OLAF em matéria orçamental e administrativa tem uma incidência directa sobre os inquéritos e as operações. O Comité de Fiscalização deve ser consultado pelo Director-Geral a propósito do anteprojecto de orçamento do OLAF antes de este ser transmitido ao Director-Geral do Orçamento (21).

Durante o período abrangido pelo relatório, o Comité de Fiscalização formulou dois pareceres nesta matéria. No que se refere ao anteprojecto de orçamento do OLAF para 2008, o Comité recomendou que o Organismo solicitasse lugares adicionais apenas para a função de inquérito, que deve ser reforçada de acordo com a nova estrutura organizativa. O Comité recomendou igualmente ao Director-Geral do OLAF a afectação de lugares para o secretariado, de modo a exercer o seu mandato de forma totalmente independente. Todavia, nenhuma das recomendações foi de facto incluída pelo Director-Geral no anteprojecto de orçamento do OLAF para 2008.

No que diz respeito aos agentes temporários, que representam cerca de 20 % dos efectivos do OLAF e cuja maior parte trabalham na execução e apoio dos inquéritos, o Comité recomendou que fossem propostos lugares permanentes em vez de temporários no OLAF, a fim de garantir a continuidade, a eficácia e a independência dos inquéritos. A falta de condições de trabalho estáveis neste domínio afecta a lealdade, a motivação e o empenhamento do pessoal face ao OLAF.

O Comité manifestou a sua preocupação em relação a esta matéria ao Vice-Presidente da Comissão Siim Kallas e congratulou-se com a celebração em Maio de 2007 do acordo entre o OLAF, a Direcção-Geral do Pessoal e da Administração da Comissão e os representantes do pessoal, que prevê um procedimento de exame destinado a conceder uma prorrogação dos contratos dos agentes temporários por um período de tempo indeterminado. Todavia, o Comité de Fiscalização verificou que o OLAF não é independente do ponto de vista administrativo, na medida em que a sua política de recursos humanos é executada pela Direcção-Geral do Pessoal e da Administração. Esta situação inquieta o Comité, dado que tem incidência directa sobre a função de inquérito do OLAF.

Em matéria de recursos humanos, o Comité observou igualmente a necessidade urgente de o OLAF investir mais na gestão, que constitui um elemento fundamental de apoio à função de inquérito e, consequentemente, da independência do OLAF. O Comité de Fiscalização recomenda vivamente que o OLAF adopte uma estratégia firme em matéria de recursos humanos, de modo a optimizar a utilização dos recursos existentes em matéria de inquérito, administre melhor a sua carga de trabalho e organize as equipas de inquérito em conformidade. A Presidente, que assistiu a sessões de formação do OLAF na qualidade de observador, recomendou que o Comité preste especial atenção às necessidades dos inspectores em matéria de formação adequada e contínua.

CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

I. O principal objectivo do Comité de Fiscalização consiste em reforçar a independência do OLAF através de um controlo regular da sua função de inquérito. Consequentemente, a independência do Comité constitui um elemento fundamental da salvaguarda da independência do próprio OLAF.

II. No âmbito da sua função de controlo, o Comité de Fiscalização solicitou o acesso completo aos processos do OLAF conservados no sistema electrónico de gestão de processos (CMS). Tal acesso foi-lhe negado no que se refere aos processos em aberto no período abrangido pelo relatório. Este facto constituiu um grave obstáculo à capacidade do Comité de cumprir a sua missão.

III. O Comité de Fiscalização controlou um certo número de processos e examinou 215 relatórios relativos a processos cuja actividade de inquérito durava há mais de nove meses. Em relação a esses casos, o Comité recomendou profundas alterações quanto às informações contidas nos relatórios, a fim de dar uma explicação detalhada dos atrasos significativos dos inquéritos e de chamar a atenção sobre eventuais prazos de prescrição.

IV. A falta de procedimentos de inquérito claros e de um controlo estruturado dos inquéritos contribui para os atrasos acima referidos. O Comité de Fiscalização recomenda a adopção por parte do OLAF de uma política clara de inquérito. O Comité recomendou vivamente uma reformulação completa dos capítulos operacionais do Manual de procedimentos operacionais do OLAF, de modo que os inspectores disponham de um instrumento de trabalho claro e útil que inclua prazos estritos para as diferentes fases de inquérito que é necessário respeitar.

V. O Comité de Fiscalização recomendou vivamente que o OLAF estabeleça mecanismos rigorosos de controlo, a fim de evitar quaisquer conflitos de interesse susceptíveis de pôr em risco a independência dos seus inquéritos.

VI. O moral do pessoal do OLAF tem sido afectado pela recente incerteza quanto aos contratos temporários e o Comité de Fiscalização recomendou que fosse encontrada uma solução urgente para este problema; no final do período abrangido pelo relatório esta questão foi em parte resolvida.

VII. Tendo em conta a necessidade premente identificada pelo Comité de Fiscalização de um forte apoio em termos de gestão e de liderança, o Comité recomenda vivamente a melhoria das técnicas de gestão e de direcção susceptíveis de contribuírem para a eficácia do trabalho de equipa e do desempenho a nível dos inquéritos.

VIII. O Comité de Fiscalização desenvolveu contactos com as instituições comunitárias e com os parceiros e interlocutores do OLAF e considera que seria vantajoso aumentar a cooperação entre a Comissão e o OLAF e melhorar o intercâmbio de informações entre o OLAF e a Eurojust.

IX. O Comité de Fiscalização acompanhou de perto as alterações previstas em termos de reestruturação organizativa do OLAF e as propostas de alteração radical do Regulamento (CE) n.o 1073/99, que regula a função de inquérito do OLAF. O Comité espera que as alterações de carácter organizativo não reduzam o papel da unidade dos magistrados do OLAF que, tendo em conta os seus conhecimentos especializados da legislação e dos procedimentos aplicáveis e os contactos locais, está em condições de facilitar a realização dos inquéritos pelos Estados-Membros. O Comité de Fiscalização espera igualmente que as propostas de alteração do regulamento não comprometam a independência do OLAF ou o papel desempenhado pelo próprio Comité.

X. O Comité de Fiscalização recomendou vivamente que as equipas de inquérito do OLAF sejam reforçadas através da abertura de lugares adicionais; que a formação ministrada aos inspectores seja melhorada; e, a fim de garantir o bom funcionamento do próprio Comité, que o seu secretariado disponha do número de efectivos adequado, sendo-lhe afectado um número de lugares suficiente.

(1) N.o 2 do artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999.

(2) Artigo 4.o do Regulamento interno do Comité de Fiscalização do OLAF (JO L 33 de 7.2.2007) e artigo 2.o da Decisão do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão, de 4 de Novembro de 2005, relativa à nomeação dos membros do Comité de Fiscalização do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) (JO L 312 de 29.11.2005, p. 49).

(3) JO C 202 de 18.8.2005.

(4) JO L 33 de 7.2.2007.

(5) Ver anexo 1.

(6) Artigo 12.o do Regulamento interno do Comité de Fiscalização do OLAF (JO L 33 de 7.2.2007).

(7) Ibid n.o 4 do artigo 12.o (JO L 33 de 7.2.2007).

(8) Ibid artigo 8.o (JO L 33 de 7.2.2007).

(9) IIsto é, inquéritos iniciados há mais de nove meses, gravidade da alegada irregularidade, incidência financeira, fonte da informação, etc.

(10) N.o 4 do artigo 8.o.

(11) Relatório Especial n.o 1/2005 do Tribunal de Contas (JO C 202 de 18.8.2005, p. 1).

(12) Ver anexo 4.

(13) Entre Dezembro de 2005 e Maio de 2006, foram transmitidos ao abrigo deste mecanismo um total de 34 processos, dos quais 10 eram inquéritos em curso.

(14) Ver anexo 3.

(15) 2005/2184/(INI), ponto 22.

(16) Manual do OLAF, p. 99: processos liminarmente improcedentes: quando a informação recebida está clara e inequivocamente fora da competência do OLAF.

(17) Artigo 7o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999.

(18) Ver anexo 2.

(19) N.o 3 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999.

(20) Ver anexo 5.

(21) Artigo 6.o da Decisão de 28 de Abril de 1999 (JO L 136 de 31.5.1999, p. 20).

ANEXO 1 CALENDÁRIO DAS REUNIÕES DO COMITÉ DE FISCALIZAÇÃO 2005 Mês Data da Reunião Dezembro Quarta-feira, 14 2006 Mês Data da Reunião Janeiro Quarta-feira, 25 — Quinta-feira, 26 Fevereiro Terça-feira, 21 — Quarta-feira, 22 Março Segunda-feira, 20 — Terça-feira, 21 Abril Terça-feira, 25 — Quarta-feira, 26 Maio Terça-feira, 30 Junho Terça-feira, 13 — Quarta-feira, 14 Julho Segunda-feira, 3 — Terça-feira, 4 Setembro Segunda-feira, 25 — Terça-feira, 26 Outubro Terça-feira, 17 — Quarta-feira, 18 Novembro Segunda-feira, 13 — Terça-feira, 14 Dezembro Quarta-feira, 13 — Quinta-feira, 14 2007 Mês Data da Reunião Janeiro Segunda-feira, 29 — Terça-feira, 30 Março Segunda-feira, 5 de Março Segunda-feira, 26 de Março — Terça-feira, 27 Abril Terça-feira, 24 de Abril — Quarta-feira, 25

ANEXO 2 PARECER N.o 2/2006 relativo à alteração do Regulamento (CE) n.o 1073/1999 relativo aos inquéritos efectuados pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) 1. Nas suas reuniões de 21 e 22 de Fevereiro, 20 e 21 de Março e 25 e 26 de Abril de 2006, o Comité de Fiscalização do OLAF (em seguida designado o Comité) discutiu uma proposta de Regulamento do Parlamento Europeu e do Conselho, que altera o Regulamento (CE) n.o 1073/1999 relativo aos inquéritos efectuados pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) (em seguida designado «projecto»). Foram designados relatores a Dra. D. Theato e o Professor K. Györgyi. O Comité saúda expressamente a determinação da Comissão de apoiar o trabalho do OLAF e de melhorar, na medida do possível, a respectiva eficácia e eficiência operacionais. As considerações que se seguem centram-se nas questões que o Comité considera particularmente importantes, nomeadamente: — os direitos processuais das pessoas inquiridas; — a duração dos inquéritos; — os aspectos institucionais do projecto. 2. Direitos processuais das pessoas inquiridas O projecto assinala a necessidade de definir claramente as garantias aplicáveis aos inquéritos, tanto no interesse da segurança jurídica como das pessoas inquiridas. O Comité congratula-se com a introdução de um novo artigo 7.o-A e sublinha que os inquéritos devem esclarecer tanto as circunstâncias favoráveis como as desfavoráveis à pessoa inquirida. Todos os inquéritos do OLAF que não se concluam de outra forma serão enviados no fim a um tribunal independente de um Estado-Membro, onde serão objecto de um procedimento formal nas condições previstas na lei e com as garantias processuais habituais. Contudo, o Comité considera que os direitos das pessoas em questão, de lege ferenda, devem ser mais protegidos do que o previsto no projecto. Trata-se, concretamente, do seguinte: — O procedimento deve desenrolar-se com imparcialidade e basear-se no princípio da presunção de inocência (artigo 6.o da Convenção Europeia dos Direitos do Homem). — De acordo com o projecto, só devem ser comunicadas aos inquiridos as conclusões e as recomendações do relatório final. No entanto, estas podem não ser suficientes para apresentar uma queixa perante o consultor-revisor, uma vez que a queixa porá em questão a forma como o OLAF chegou às suas conclusões. O autor da denúncia deve saber como se chegou a essa decisão e, para o efeito, deve ter acesso a todo o processo ou a todos os meios de prova para poder exercer os seus direitos de defesa. Em casos excepcionais, o Director-Geral pode excluir o acesso a informações relativas à pessoa ou pessoas em questão antes de essas informações serem enviadas às autoridades ou órgãos competentes. Nestes casos, o controlo por parte do consultor-revisor mantém-se ou é suprimido? — No que diz respeito às garantias necessárias num processo objectivo, deve ser prevista a exclusão dos inspectores sempre que haja motivos que justifiquem dúvidas sobre o exercício independente da sua função. — A pessoa inquirida deve ter direito a apresentar provas. O reforço dos direitos processuais dos inquiridos melhoraria simultaneamente a credibilidade dos inquéritos do OLAF e dos seus resultados. 3. Duração dos inquéritos O Regulamento OLAF em vigor estabelece, no seu artigo 6.o, que os inquéritos se desenrolarão ininterruptamente durante um período que deve ser proporcional às circunstâncias e à complexidade do assunto. Quando um inquérito estiver a decorrer há mais de nove meses, o director do OLAF, em conformidade com o n.o 7 do artigo 11.o, informa o Comité de Fiscalização sobre as razões que não permitiram a conclusão do mesmo. O n.o 7 do artigo 6.o do projecto de Regulamento prevê ao abrigo de um procedimento especial que, no caso de não ser possível concluir um inquérito no prazo de doze meses, o mesmo poderá ser prolongado por mais seis meses e, posteriormente, voltar a ser prolongado nas mesmas condições. O Comité considera que este é um sinal errado: o prazo de nove meses em vigor já é questionável. Apesar de haver diversas razões para alguns inquéritos demorarem mais tempo, o Comité é de opinião que o prazo concedido não deve ser alargado e que, pelo contrário, o projecto deveria incorporar o princípio de celeridade nos inquéritos. A este respeito, o Comité observa que, pelo menos em relação a alguns casos, existe a possibilidade de diminuir a duração do processo, por exemplo ocupando os postos vagos, cerca de setenta actualmente, ou reforçando o controlo hierárquico sobre a duração do processo. 4. Aspectos institucionais — O Comité de Fiscalização defende que deve ser reforçada no âmbito do projecto a independência necessária do OLAF nos seus inquéritos. Propõe incluir as seguintes prioridades fundamentais: — O OLAF decide de forma independente e segundo o seu critério quais os inquéritos que devem ser iniciados bem como a forma e os meios de os levar a cabo. — O OLAF é o único responsável pelo desenrolar do inquérito. — O OLAF desenvolve de forma independente mas em estreita colaboração com todas as autoridades europeias e nacionais competentes, a sua política operacional, incluindo a prevenção da fraude e da corrupção. — O mandato com vista a combater a fraude e a corrupção deve ser reforçado. — Em termos gerais, e tendo em conta a experiência adquirida, é preciso melhorar a colaboração entre o OLAF e os Estados-Membros de forma a garantir uma protecção efectiva dos interesses financeiros da União Europeia. Essa colaboração não pode ser só num sentido, do OLAF para os Estados-Membros, mas requer igualmente o fluxo de informações necessário entre os Estados-Membros, sobretudo entre as respectivas autoridades judiciais e o OLAF. Deverá ser dada especial atenção à participação do OLAF nos inquéritos externos realizados pelas autoridades dos Estados-Membros. — O Comité congratula-se com o facto de, como princípio geral, o projecto manter o Comité de Fiscalização como um comité independente de peritos que inclui representantes do Parlamento, do Conselho e da Comissão apenas no âmbito do diálogo estruturado com as instituições. No entanto, deveria ficar claro desde o início que os representantes das três instituições no diálogo estruturado têm um mandato relacionado com as suas instituições e que as personalidades independentes têm um mandato livre. Apesar das vantagens do diálogo estruturado, sobretudo no que diz respeito às relações interinstitucionais, é provável que o mesmo conduza a uma certa politização do trabalho do OLAF. O controlo político normal do OLAF já está garantido sem esse diálogo estruturado, nomeadamente no âmbito da quitação orçamental. No diálogo estruturado entre as instituições, onde conta com um só representante, do Conselho, do Parlamento e da Comissão, respectivamente, o Comité de Fiscalização corre o risco de perder a sua independência em aspectos importantes, incluindo na elaboração do seu relatório de actividades. Não é claro o que significa a expressão «para elaborar linhas directrizes comuns». No artigo 8.o, o projecto retira a co-responsabilidade do Comité de Fiscalização pela protecção dos dados e pelo sigilo profissional sem indicar nenhum motivo para tal. O artigo 11.o do projecto restringe o direito de informação do Comité de Fiscalização. Como consequência das propostas de alteração no n.o 1 do artigo 7.o, o Comité de Fiscalização receberá menos informações concretas do que anteriormente sobre os inquéritos realizados pelo OLAF. No artigo 12.o do projecto, coloca-se a questão do carácter interinstitucional dos poderes do Director-Geral do OLAF. Até à data, o Director-Geral era designado de acordo com o Conselho e o Parlamento, o que lhe concedia uma legitimidade especial. No futuro, a Comissão só pedirá ao Comité de Fiscalização, no âmbito de um «diálogo estruturado», um parecer não vinculativo e em seguida nomeará o Director-Geral. Na opinião do Comité, esta alteração reduz consideravelmente a legitimidade do Director-Geral. Contudo, dadas as dificuldades em renovar o mandato do actual Director-Geral do OLAF após o termo do primeiro mandato, o Comité congratula-se com a proposta de, no futuro, este cargo ser ocupado por um período de sete anos não prorrogável. Desta forma, reforça-se a independência e evitam-se os interregnos indesejados. (Os termos Director do OLAF [OLAF-Direktor] e Director-Geral do Organismo [Generaldirektor des Amtes] devem ser harmonizados no projecto.). No atinente ao Secretariado do Comité de Fiscalização, a actual proposta fica muito aquém da proposta da Comissão de Fevereiro de 2004, na qual se previa que o Secretariado deveria ser anexado administrativamente à Comissão. De acordo com o projecto, ficará subordinado ao Organismo, o que poderia afectar a independência do próprio Comité de Fiscalização. O Comité entende por que motivo o projecto prevê a introdução de um consultor-revisor mas interroga-se se este poderá trabalhar «com plena independência» enquanto for nomeado, e o seu cargo renovado, pelo Director-Geral e enquanto depender do mesmo para efeitos administrativos, sobretudo no que diz respeito a avaliações e promoções. O projecto deve deixar claro que o Comité de Fiscalização pode intervir não apenas com base em relatórios estatísticos e análises do consultor-revisor. Para poder exercer a sua função principal, nomeadamente o controlo regular da actividade do OLAF, o Comité de Fiscalização deve ter acesso aos casos e não apenas a estatísticas, análises e pareceres do consultor-revisor. As competências devem ser delimitadas com clareza, e deve ser preservada a principal atribuição do Comité de Fiscalização, designadamente assegurar a independência do Organismo. O artigo 16.o do projecto, que remete por diversas vezes para outros actos jurídicos, não constitui propriamente um modelo de regulamentação clara. Em termos gerais, as disposições do Regulamento (Euratom, CE) n.o 2185/96 deveriam ser integradas no projecto, o que permitiria reunir num só instrumento jurídico todos os poderes do OLAF em matéria de inquéritos, bem como simplificar e facilitar a aplicação do direito. 5. O presente parecer refere-se à versão do texto que foi objecto de consulta interserviços. O Comité de Fiscalização obteve entretanto mais informações orais a 30 de Maio, 14 de Junho e 4 de Julho de 2006. O Comité de Fiscalização reserva-se o direito de emitir um parecer complementar em relação à proposta escrita definitiva da Comissão. PARECER SUPLEMENTAR relativo à reforma do Regulamento (CE) n.o 1073/1999 relativo aos inquéritos efectuados pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) 1. Mediante o seu parecer n.o 2/2006, o Comité de Supervisão do OLAF regozijou-se com a determinação da Comissão em melhorar a eficiência e eficácia operacional do OLAF, tendo feito algumas observações centradas nos direitos processuais das pessoas inquiridas, na duração dos inquéritos e nos aspectos institucionais do projecto. Estas observações referiam-se ao texto que foi apresentado para a consulta interserviços da Comissão. O presente parecer complementar refere-se à proposta final que a Comissão apresentou entretanto ao Parlamento Europeu e ao Conselho (1). 2. Na sua reunião de 25/26 de Setembro de 2006, o Comité de Fiscalização examinou especialmente o papel do consultor-revisor. O Comité concluiu que a criação da referida função: — acrescentaria uma outra etapa em matéria de acompanhamento às já existentes apesar do facto de parecer não haver provas de que as já existentes sejam inadequadas; — complicaria e prolongaria os procedimentos quando tanto o Parlamento Europeu como o Conselho solicitaram que os inquéritos decorressem o mais rapidamente possível; — suscitaria a questão de saber até que ponto o mandato do consultor-revisor diluiria a responsabilidade do Director-Geral do OLAF; — sobrepor-se-ia nalguma medida ao papel do Comité de Fiscalização, criaria o risco de duplicação e enfraqueceria em geral o papel do Comité, ao passo que apenas o presente Comité foi nomeado por comum acordo entre o Parlamento Europeu, o Conselho e a Comissão; — daria ao consultor-revisor a duplo função de controlador da qualidade e de consultor em matéria de queixas em que ambos estariam na dependência e a controlar o Director-Geral do OLAF, sendo estas funções totalmente contraditórias. No organograma do OLAF, adoptado pela Comissão em 1.9.2006, a função de controlo da qualidade já é atribuída a dois consultores dependentes dos directores das duas direcções encarregadas de todos os inquéritos; — embora a proposta da Comissão não inclua qualquer análise do impacto financeiro, o Comité considera que este custo é desproporcional relativamente ao pequeníssimo número de casos apresentados até hoje e, portanto, incompatível com o princípio do custo/benefício. (1) COM (2006) 244 final

ANEXO 3 PARECER N.o 3/2006 do Comité de Fiscalização Indicadores de desempenho do OLAF 1. O Comité de Fiscalização (CF) analisou nas suas reuniões de 21/22 de Fevereiro, 20/21 de Março e 25/26 de Abril de 2006 a questão dos indicadores de desempenho e chegou a acordo com o OLAF no sentido de contribuir de forma activa para o desenvolvimento futuro destes indicadores. 2. Os indicadores de desempenho relativos aos vários domínios de actividade permitirão que o OLAF se centre mais nos resultados e, de uma forma geral, melhore a qualidade dos serviços prestados designadamente às instituições europeias, às autoridades judiciais dos Estados-Membros e ao grande público, assegurando simultaneamente a defesa dos interesses financeiros das Comunidades e prosseguindo o seu combate à fraude e a outras actividades ilícitas lesivas dos interesses financeiros das Comunidades. 3. O OLAF- tal como indicado na nota do Director-Geral à atenção do CF de 12 de Abril de 2006-já iniciou os trabalhos com vista ao desenvolvimento dos indicadores de desempenho. A maior parte dos indicadores existentes diz respeito a «actividades e produtos» operacionais do OLAF e é de carácter quantitativo/estatístico. Estes indicadores permitem que o OLAF proceda a determinações quantitativas, como o número de inquéritos ou actividades de informação. O CF reconhece a utilidade de uma base estatística sólida e de indicadores quantitativos e recomenda ao OLAF que prossiga o seu trabalho com vista à melhoria da fiabilidade dos dados estatísticos. 4. O CF observa que «foi dado início à reflexão sobre indicadores de qualidade» (nota do OLAF de 12.4.2006). Em conformidade com a metodologia internacionalmente reconhecida de medição do desempenho, o Comité de Fiscalização sublinha a necessidade de o desempenho do OLAF nos vários domínios de actividade ser futuramente medido através de parâmetros quer qualitativos quer quantitativos que permitirão aferir os resultados e não apenas as actividades ou produtos. 5. A qualidade é geralmente medida determinando até que ponto uma organização cumpriu os seus objectivos em termos de produtos e resultados, geralmente através da avaliação de aspectos quantificáveis dos serviços. Ao fixar objectivos quantitativos, a gestão decide o que é importante, como os critérios de tempo dos serviços ou o número de reclamações (ponto 6). Para o trabalho de inquérito, em que o resultado consiste na entrega de um dossier completo concluindo não ser necessária nenhuma outra acção ou, alternativamente, incluindo informações suficientes para serem tratadas por um organismo penal ou disciplinar com vista a medidas complementares, os objectivos qualitativos são menos claros e são melhor avaliados através de inquéritos de satisfação dos clientes (ponto 7). 6. O CF sublinha nomeadamente que o OLAF está «sujeito a pressões no sentido de encurtar a duração média dos processos» (nota do OLAF de 12.4.2006) e que o Tribunal de Contas Europeu recomendou o estabelecimento de uma duração máxima dos inquéritos (ponto 80 do relatório do TCE). No que respeita à duração dos processos, o CF recomenda a medição da adequação temporal dos procedimentos, comparando simultaneamente a duração de processos específicos com os prazos normalizados que a gestão deve estabelecer. A este propósito, dois indicadores geralmente aceites são os seguintes: — a rapidez de tratamento — e o indicador de actividades em atraso. Rapidez de tratamento: A rapidez de tratamento determina se uma organização é capaz de suportar a sua carga de trabalho. Mede o número de processos concluídos no período de referência dividido pelo número de processos iniciados durante esse mesmo período. Indicador de actividades em atraso: Os indicadores de actividades em atraso permitem que a organização determine, com base nas normas que a gestão fixa em relação à adequação temporal, a antiguidade dos processos tendo em conta estas normas de eficácia. Neste contexto, um bom exemplo que o OLAF poderia utilizar como modelo mutatis mutandis parece ser o do Tribunal Federal Australiano que decidiu há já algum tempo que: — não mais de 10 por cento dos processos pendentes deve ter uma antiguidade superior a 6 meses; — nenhum processo pendente deve ter uma antiguidade superior a 24 meses. 7. Considera-se de uma forma geral que os clientes devem participar na fixação de normas e influenciar a avaliação da qualidade e da prestação de serviços. No entender do CF, o OLAF deve realizar periodicamente inquéritos de satisfação das instituições europeias e das autoridades nacionais e convidar estes «clientes» a apresentarem propostas em relação às melhorias que considerem necessárias. Os inquéritos devem centrar-se nos seguintes pontos: — qualidade técnica do trabalho — importância das informações prestadas — e adequação temporal dessas mesmas informações.

ANEXO 4 PARECER N.o 1/2007 Relatórios do OLAF relativos aos inquéritos em curso há mais de nove meses Bruxelas, 25 de Abril de 2007 INTRODUÇÃO Missão do Comité de Fiscalização O Comité de Fiscalização do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) contribui para a independência do OLAF devido ao controlo regular da sua função de inquérito. No âmbito desta missão, o Comité controla igualmente a duração dos inquéritos do OLAF a fim de garantir que se desenrolem ininterruptamente durante um período proporcional às circunstâncias e à complexidade do assunto (1). Por conseguinte, se um inquérito durar mais de nove meses, o Director-Geral do OLAF deve comunicar ao Comité de Fiscalização os motivos que impediram a sua conclusão, assim como a data prevista para a sua conclusão. Desde o início do seu mandato, em Dezembro de 2005, o recentemente eleito Comité de Fiscalização recebeu recapitulativos mensais dos referidos inquéritos (a seguir denominados «relatórios de nove meses»), que foram cuidadosamente examinados, tal como previsto no seu próprio regulamento interno (2). O objectivo deste exame é apreciar a informação facultada pelo Director-Geral a fim de avaliar a duração dos inquéritos e os motivos de eventuais atrasos indevidos. No entanto, dado que 75 % dos inquéritos lançados pelo OLAF têm uma antiguidade superior a nove meses (3), este exercício deve agora envolver uma perspectiva diferente. Uma vez que a superação deste prazo não é infrequente, o carácter dos «relatórios de nove meses» enquanto sistema de alerta com vista ao controlo da duração dos inquéritos parece ter-se alterado e perdido impacto. O exame dos «relatórios de nove meses» transmitidos ao Comité envolve a avaliação de dois aspectos diferentes: — A medida em que contêm informações adequadas que permitam que o Comité de Fiscalização desempenhe a sua função de controlo, designadamente no que se refere a eventuais atrasos indevidos; — A medida em que podem ser utilizados como instrumento de gestão do OLAF para que os inquéritos sejam bem sucedidos dentro de um prazo adequado. Metodologia Ao abrigo do título «Informações ao CF do OLAF, processos lançados há mais de nove meses», o Director-Geral do OLAF transmitiu ao Comité de Fiscalização recapitulativos mensais dos inquéritos que incluem os seguintes elementos essenciais (4): — Base jurídica; — Descrição do processo; — Data de abertura do processo; — Impacto económico e financeiro; — Motivos da não conclusão do processo, utilizando um (ou mais) dos seguintes critérios: afectação de recursos significativos, embora o volume do trabalho de inquérito requeira mais tempo; paragem táctica do inquérito; carência de recursos; baixa prioridade associada à limitação de recursos; e falta de cooperação; — Medidas futuras; — Data prevista de conclusão. Com base nestas informações transmitidas pelo OLAF, o Comité de Fiscalização procurou identificar parâmetros que permitissem que o Comité determinasse se os inquéritos estão a ser efectuados ininterruptamente durante um período proporcional às circunstâncias e à complexidade do assunto: — Objecto do inquérito, que é a descrição jurídica da irregularidade; — Datas de referência: a data ou o período em que os actos objecto de inquérito ocorreram, a data de recepção da informação pelo OLAF e a duração da «fase de avaliação» do processo antes da decisão de abertura; — Possíveis sanções ou consequências jurídicas dos actos objecto de inquérito: disciplinares, administrativas, financeiras ou penais; — Prazos de prescrição dos actos objecto de inquérito, no âmbito do direito interno nacional e do direito comunitário; — Pertinência dos motivos invocados para não a conclusão do processo; — Data prevista de conclusão fundamentada. RELATÓRIOS DO OLAF Para efeitos da emissão do presente parecer, o Comité de Fiscalização examinou os «relatórios de nove meses» enviados pelo OLAF relativos ao período de Janeiro a Dezembro de 2006, respeitantes a 150 inquéritos, repartidos como se segue pelos vários sectores: inquéritos internos — instituições europeias: 19; inquéritos internos/externos — organismos da UE: 9; despesas directas e ajuda externa: 30, ajuda externa: 21; agricultura: 27; alfândegas: 19; e medidas estruturais: 25 (5). Tendo em conta o carácter específico de cada sector e as regras processuais aplicáveis a cada qual, a análise envolveu uma abordagem sectorial. No entanto, o objectivo é chegar a conclusões gerais. Inquéritos internos: instituições europeias O OLAF desempenha um papel primordial nestes tipos de inquéritos e dispõe de competências processuais claras (6). Apurou-se que o objecto da investigação, que é a descrição jurídica da irregularidade, apenas foi referido em muito poucas ocasiões (7) e, quando o foi, as descrições jurídicas utilizadas envolveram, consoante os casos, o «conflito de interesses (artigo 14.° do Estatuto do Pessoal)», a «infracção ao disposto no artigo 22.° do Estatuto do Pessoal e no n.o 2 do artigo 57.o do Regulamento Financeiro» ou a «fuga de informações confidenciais, n.o 2 do artigo 86.° do Estatuto do Pessoal», possibilitando essa descrição a avaliação da importância das medidas de inquérito adoptadas e da adequação da duração dos inquéritos. Foi prestada especial atenção à tomada em consideração dos prazos de prescrição dos actos objecto de inquérito. Contudo, nem sempre são indicadas a data de execução desses actos (8) e a duração da «fase de avaliação» no âmbito do OLAF, antes da decisão de lançamento do inquérito, embora seja por vezes referida a data de recepção da informação pelo OLAF. Nunca foi feita alusão às eventuais sanções ou às consequências jurídicas dos actos objecto de inquérito. Foi cuidadosamente analisada a pertinência dos motivos da não conclusão do processo; de uma forma geral, os motivos assinalados com uma cruz no modelo de relatório frequentemente não correspondem aos indicados em seguida nos relatórios. Foi prestada especial atenção à «paragem táctica do inquérito», um motivo frequentemente apontado, que não é claramente descrito e fundamentado; a justificação invocada para esta abordagem, que conduz frequentemente a longos períodos de inactividade (9), foram «razões de carácter operacional», a complexidade do processo ou a ausência de resposta de outros serviços. Este tipo de inactividade foi igualmente detectado no âmbito de outros inquéritos (10). Verificou-se igualmente que o prazo previsto para a conclusão do inquérito é indicado sem que, no entanto, sejam apresentados quaisquer dados específicos que permitam justificar o prazo proposto, o que não depende geralmente da forma como o OLAF leva a cabo os actos de inquérito, mas sim de factores externos. Inquéritos internos/externos: organismos da UE O OLAF desempenha um papel primordial neste tipo de inquéritos (11). Verificou-se que o objecto do inquérito, que é a descrição jurídica da irregularidade, nem sempre é mencionado. A data da recepção da informação pelo OLAF é frequentemente referida. No entanto, não existe menção nem à data de ocorrência dos actos objecto de inquérito nem à duração do período de avaliação. Por conseguinte, as eventuais sanções não são especificadas e os prazos de prescrição não são mencionados nos «relatórios de nove meses». Os motivos mais comummente invocados para a não conclusão do processo são a «baixa prioridade e a limitação de recursos» e o «volume do inquérito». Importa sublinhar que a data prevista de conclusão quase nunca é referida (12). Despesas directas e ajuda externa O OLAF desempenha um papel primordial neste domínio em que as regras de execução dos inquéritos se baseiam igualmente «nos acordos em vigor com países terceiros» (13). Verificou-se a menção sistemática e pormenorizada da base jurídica em que os inquéritos assentam. O objecto dos inquéritos é claramente especificado, embora não seja apresentada a descrição jurídica das irregularidades em causa. Neste contexto, as eventuais sanções ou consequências jurídicas das irregularidades apenas são referidas quando são de carácter penal. Nalguns casos, são indicados os prazos de prescrição (14). Quanto às datas de referência, nem sempre consta dos relatórios a indicação da data de recepção da informação pelo OLAF (15). Também não são indicadas nem a duração da «fase de avaliação» nem a data ou o período em que ocorreram os actos objecto de inquérito. Importa realçar que os motivos frequentemente invocados para a não conclusão dos inquéritos são o «volume de trabalho do inquérito», a «baixa prioridade e a limitação de recursos» e a «carência de recursos». A data prevista de conclusão é sempre mencionada e são bem explicitadas medidas adicionais a tomar no âmbito dos inquéritos. Ajuda externa Como foi referido no sector precedente, o OLAF desempenha um papel primordial neste domínio (16). Verificou-se que nem sempre existe uma referência jurídica a acordos com os países terceiros onde os inquéritos decorrem. Registaram-se «fases de avaliação» longas antes da decisão de dar início ao inquérito (17). As datas de recepção da informação pelo OLAF são correctamente referidas. Contudo, não há qualquer referência à data de ocorrência dos actos objecto de inquérito nem às eventuais sanções ou consequências jurídicas. Os relatórios não fazem qualquer alusão aos prazos de prescrição. Foi prestada especial atenção aos motivos da não conclusão dos inquéritos: motivos como a «paragem táctica do inquérito» e o «volume do trabalho de inquérito» correspondem frequentemente ao facto de o OLAF aguardar a conclusão de auditorias efectuadas por empresas externas, sem qualquer participação activa ou acompanhamento estreito por parte do OLAF. O teor dos «relatórios de nove meses» não permite determinar claramente o valor acrescentado do trabalho do OLAF neste domínio. A data prevista de conclusão é sempre indicada e são frequentemente enumeradas medidas complementares no âmbito dos inquéritos. Agricultura O OLAF tem competências jurídicas importantes e bem estabelecidas para efectuar inquéritos neste domínio (18). Contudo, este sector abrange igualmente processos aduaneiros relativos a produtos agrícolas em que o OLAF desempenha essencialmente um papel de coordenação e assistência. A maior parte dos «relatórios de nove meses» transmitidos ao Comité de Fiscalização pertence a esta última categoria. No domínio aduaneiro, a base jurídica e a descrição jurídica da irregularidade encontram-se geralmente bem especificadas. No entanto, não existe uma referência às consequências jurídicas das irregularidades nem ao termo dos prazos de prescrição para tomar medidas contra o não pagamento de direitos aduaneiros. Além disso, raramente é referida a data de recepção da informação pelo OLAF e também não é indicada a duração do período de avaliação. Verificou-se que, nestes tipos de processos, estão frequentemente envolvidos vários Estados-Membros que não respondem atempadamente ao pedido de assistência formulado pelo OLAF. Embora em relação a muitos recapitulativos o motivo indicado para a não conclusão do inquérito seja o «volume do trabalho de inquérito», regista-se frequentemente a coexistência de «grandes atrasos na recepção das respostas dos Estados-Membros». É possível que seja devido a este facto que a data de conclusão prevista nem sempre é mencionada (19) e, quando o é, não é apresentada uma fundamentação clara da data especificada. No domínio da investigação agronómica pura, verificou-se que, nos «relatórios de nove meses», por vezes não é claramente indicado o impacto financeiro no que se refere ao financiamento comunitário (20), o que, por seu turno, tem implicações na descrição jurídica da irregularidade, que não é mencionada, não havendo igualmente menção das eventuais consequências administrativas ou penais. Também não existe uma referência clara às datas ou ao período em que os actos objecto de inquérito foram executados nem ao prazo de prescrição. Alfândegas O OLAF desempenha um papel de coordenação e assistência neste domínio e a duração dos processos depende em grande medida da acção dos Estados-Membros ou dos países terceiros em causa. Este é o motivo frequentemente apontado nos «relatórios de nove meses» para a não conclusão do processo. Foi mais difícil determinar até que ponto o período de «nove meses» foi definido em processos deste tipo, dado que a responsabilidade reside, em última análise, nos Estados-Membros. Verificou-se que a base jurídica é bem descrita e o recapitulativo do processo é pormenorizado e útil. Contudo, não é feita referência às datas em que os actos objecto de inquérito ocorreram nem existe uma menção dos prazos de prescrição. Observou-se igualmente que a data prevista de conclusão referida nos «relatórios de nove meses» está também relacionada com as medidas a tomar pelos Estados-Membros. Medidas estruturais O OLAF dispõe de uma base sólida para efectuar inquéritos neste domínio (21). No entanto, em muitos dos «relatórios de nove meses» transmitidos, o OLAF não efectua um inquérito, prestando antes assistência às autoridades judiciais ou administrativas nacionais (22). É mencionado o objecto do inquérito, que é a descrição jurídica da irregularidade. No entanto, dos «relatórios de nove meses» não consta uma descrição clara do processo específico de financiamento da Comissão no âmbito do orçamento comunitário no que respeita ao processo em questão. É referida a data de recepção da informação pelo OLAF e, nalguns casos, existe uma referência à «fase de avaliação», embora a data de execução dos actos objecto de inquérito nunca seja mencionada. Não são especificamente referidas eventuais sanções ou consequências jurídicas dos actos objecto de inquérito e nunca são analisados os prazos de prescrição no âmbito dos regimes de direito comunitário ou interno apesar do facto de, em diversos inquéritos, haver referências claras a possíveis infracções penais (23). A «carência de recursos» ou o «volume do trabalho de inquérito» são os motivos frequentemente invocados para a não conclusão do processo, embora nalguns casos não correspondam plenamente aos descritos em seguida nos relatórios nem digam respeito a missões específicas dos inspectores neste domínio (24). No que respeita à prestação de assistência às autoridades judiciais nacionais, o motivo invocado é o «carácter do processo (assistência penal)» (25). A data prevista de conclusão é geralmente indicada, embora não seja acompanhada de qualquer menção mais específica. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES A informação actualmente constante dos «relatórios de nove meses» enviados ao Comité de Fiscalização é pertinente e útil. Elementos como a descrição do processo, as medidas tomadas, o impacto financeiro e as medidas futuras propostas continuam a ser essenciais para a boa compreensão dos inquéritos objecto de avaliação. Contudo, ao examinar os «relatórios de nove meses», tornou-se clara a inexistência de elementos cruciais necessários para que o Comité de Fiscalização desempenhe a sua missão de controlo da duração dos inquéritos. Além disso, o Comité de Fiscalização considera que a inclusão destes elementos nos «relatórios de nove meses» será igualmente útil para melhorar a gestão do inquérito em curso nessa fase do processo. Missão de controlo do Comité de Fiscalização — A estrutura actual dos «relatórios de nove meses» não inclui toda a informação relevante necessária para que o Comité de Fiscalização determine se os inquéritos são efectuados ininterruptamente durante um período proporcional às circunstâncias e à complexidade do assunto. O formato do recapitulativo dos «relatórios de nove meses» deve ser alterado e passar a incluir dados adicionais que permitam a avaliação eficaz da evolução dos inquéritos. São exemplo destes dados: a descrição jurídica da irregularidade, a data ou período em que os actos objecto de inquérito foram executados, a duração da «fase de avaliação» antes da tomada de decisão de lançamento do processo, as eventuais sanções ou consequências jurídicas dos actos objecto de inquérito e os prazos de prescrição dos actos objecto de inquérito. — A ausência de referência aos prazos de prescrição nos «relatórios de nove meses» não permite que o Comité de Fiscalização avalie a adequação da duração das medidas tomadas e propostas com vista à execução dos inquéritos. Os prazos de prescrição devem ser especificamente sublinhados e analisados nos recapitulativos dos «relatórios de nove meses». — A informação constante dos «relatórios de nove meses» de alguns sectores não basta para obter uma imagem clara do objectivo dos inquéritos, dos motivos dos atrasos e das suas consequências jurídicas. Mais especificamente, um motivo como a «paragem táctica do inquérito», nos casos em que o inquérito não foi concluído, não se encontra bem fundamentado nem descrito na maior parte dos casos. Além disso, o recurso frequente a um motivo como a «baixa prioridade e limitação de recursos» pode traduzir a inexistência de uma política clara de inquérito. O termo «paragem táctica do inquérito» utilizado nos «relatórios de nove meses» deve ser estritamente definido ou então omitido. A invocação deste motivo para a não conclusão de um inquérito deve ser prudente e precisa. Recomenda-se igualmente que se reflicta sobre as implicações de um motivo como a «baixa prioridade e limitação de recursos». — A data prevista de conclusão dos inquéritos não é definida de forma rigorosa nos «relatórios de nove meses». Não é mencionada em um terço dos processos e, quando o é, nunca é respeitada. É necessária a indicação e fundamentação da data prevista de conclusão. Devem ser melhor descritas as fases subsequentes dos inquéritos. Gestão dos inquéritos do OLAF — Os «relatórios de nove meses» transmitidos ao Comité de Fiscalização já não constituem um sistema de alerta em relação à duração dos inquéritos, tratando-se antes de um exercício de notificação efectuado nesta fase do processo. A maior parte dos inquéritos do OLAF demora mais tempo. Em muitos processos são detectados longos períodos de inactividade. O Comité de Fiscalização considera que o actual «relatório de nove meses» não constitui um instrumento de gestão que permita que o OLAF reexamine a estratégia de inquérito e clarifique os seus objectivos. Um indicador importante da necessidade de tomar medidas administrativas urgentes é o facto de 75 % dos inquéritos terem uma duração superior a nove meses. Recomenda-se a implementação de um sistema de controlo de gestão que impeça de forma eficaz que os inquéritos estagnem. Seria então adequado que os Chefes de Unidade procedessem à análise periódica e atenta da continuidade do inquérito. ACÇÕES FUTURAS O Comité de Fiscalização prosseguirá a análise dos «relatórios de nove meses» enviados pelo Director-Geral no que respeita ao ano de 2007. Serão analisados em mais pormenor os motivos da não conclusão dos inquéritos dentro do prazo especificado e será prestada especial atenção à cooperação dos Estados-Membros. O Comité acompanhará igualmente de perto o desenvolvimento de uma política clara de inquérito e o aperfeiçoamento do sistema de gestão dos inquéritos. Importa sublinhar que a reacção rápida do OLAF no que respeita à melhoria dos «relatórios de nove meses», no seguimento de uma reunião entre os seus representantes e o Comité de Fiscalização (26), sugere ao Comité ser previsível uma resposta igualmente rápida em relação às recomendações acima formuladas. A aplicação das alterações acima sugeridas constituiria a base de todos os exames futuros dos «relatórios de nove meses» pelo Comité de Fiscalização. (1) N.o 5 do artigo 6.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999. (2) N.o 3 do artigo 13.o do Regulamento Interno do Comité de Fiscalização do OLAF (JO L 33 de 7.2.2007). (3) Dados estatísticos extraídos do sistema de gestão de processos (CMS — Case Management System). (4) Ver Anexo 1. (5) Ver Anexo 2. Número total de inquéritos em curso repartidos por sector em Dezembro de 2006: inquéritos internos — instituições europeias: 62 inquéritos internos/externos — organismos da UE: 24; — despesas directas e ajuda externa: 69, ajuda externa: 49, agricultura: 65, alfândegas: 83; e medidas estruturais: 52. (6) Artigo 4o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999. (7) Ver Anexo 2: processos n.os 24, 25 e 125. (8) Ver Anexo 2: só no processo n.o 59 existe uma referência ao período em que os actos objecto de inquérito poderão ter ocorrido. (9) Ver Anexo 2: designadamente os processos n.os 20, 21, 22, 25, 59 e 101. (10) Ver Anexo 2: designadamente os processos n.os 1, 2 e 101. (11) Artigo 3.o do Regulamento (CE) n. 1073/1999. (12) Ver Anexo 2: apenas nos processos n.os 77 e 87. (13) Artigo 3.° do Regulamento (CE) n.o 1073/1999 e «acordos em vigor com países terceiros». (14) Ver Anexo 2: processos n.os 31 e 92. (15) Ver Anexo 2: designadamente os processos n.os 64, 92, 93 e 106. (16) Artigo 3.° do Regulamento (CE) n.o 1073/1999 e «acordos em vigor com países terceiros». (17) Ver Anexo 2. designadamente os processos n.os 9, 27, 28, 29 e 120. (18) Nomeadamente o artigo 3.° do Regulamento (CE) n.o 1073/1999, o Regulamento (CE, EURATOM) n.o 2988/95, o Regulamento (EURATOM, CE) n.o 2185/96 e o Regulamento (CE) n.o 515/97. (19) Ver Anexo 2: designadamente os processos n.os 32, 33, 34, 35 e 36. (20) Ver Anexo 2: processos n.os 12, 36 e 70. (21) Artigo 3.° do Regulamento (CE) n.o 1073/1999, Regulamento (CE, EURATOM) n.o 2988/95, Regulamento (EURATOM, CE) n.o 2185/96. (22) Ver Anexo 2: designadamente os processos n.os 41, 42, 55, 57, 75 e 112. (23) Ver Anexo 2: processo n.o 17. (24) Ver Anexo 2: processos n.os 54 e 75. (25) Ver Anexo 2: processos n.os 41, 55, 57 e 112. (26) Ver nota I/01068 de 5.2.2007.