OBSERVAÇÕES DO TRIBUNAL

DESPESAS ADMINISTRATIVAS DAS INSTITUIÇÕES E ORGANISMOS COMUNITÁRIOS

Introdução

9.1. A rubrica 5 das perspectivas financeiras, «Despesas administrativas», agrupa as dotações de funcionamento das instituições e dos organismos (parte A do orçamento no caso da Comissão). Estas dotações são geridas directamente por cada instituição ou organismo e são utilizadas para pagar os vencimentos, subsídios e pensões do seu pessoal, bem como as rendas, aquisições e despesas administrativas diversas. Em 2003, as despesas elevaram-se a 5 305 milhões de euros, como se indica em mais pormenor no quadro 9.1 . O número total de lugares atribuídos a cada instituição no orçamento inicial de 2003 é apresentado no quadro 9.2 .

Quadro 9.1 — Pagamentos por instituição Pagamentos a partir de dotações transitadas e de dotações do exercício (milhões de euros) 2002 2003 Parlamento Europeu 1 035 986 Conselho 394 410 Comissão 3 438 3 546 Tribunal de Justiça 145 148 Tribunal de Contas 76 84 Comité Económico e Social 76 81 Comité das Regiões 44 46 Provedor de Justiça Europea 4 4 Total 5 212 5 305 Fonte: Contas anuais das Comunidades Europeias.

Quadro 9.2 — Pessoal autorizado por instituição Pessoal autorizado (lugares permanentes e temporários, orçamento inicial) 2002 2003 Parlamento Europeu 4 338 4 960 Conselho 2 701 2 919 Comissão 22 453 22 534 Tribunal de Justiça 1 129 1 140 Tribunal de Contas 575 605 Comité Económico e Social 514 525 Comité das Regiões 250 252 Provador de Justiça Europeu 27 31 Total 31 987 32 966 Fonte: Orçamento geral da União Europeia.

Apreciação específica no âmbito da declaração de fiabilidade

Introdução

Objectivos da auditoria

9.2. O objectivo da auditoria efectuada no âmbito da DAS relativa ao exercício de 2003 sobre as despesas administrativas consiste em permitir que o Tribunal avalie: a) a fiabilidade das contas consolidadas relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2003 (examinadas no Capítulo 1); b) a legalidade e regularidade das operações a que elas se referem.

9.3. A auditoria do Tribunal pretende ainda avaliar a forma como as instituições aplicaram as disposições mais importantes do novo Regulamento Financeiro.

Métodos de auditoria aplicados

9.4. A auditoria permitiu apreciar a legalidade e regularidade das operações subjacentes às contas relativas às despesas administrativas das instituições, tendo constado das seguintes actividades: a) avaliação do funcionamento dos sistemas e controlos de supervisão criados pelas instituições em conformidade com o disposto no novo Regulamento Financeiro, designadamente a aplicação de estruturas e procedimentos de controlo adequados que respeitem as normas mínimas adoptadas por cada instituição e a criação de uma função de auditoria interna; b) amostragem substantiva de algumas operações, de entre a totalidade das despesas administrativas, bem como de um conjunto suplementar de operações para cada instituição mais pequena; c) análise dos relatórios anuais de actividades elaborados pelos gestores orçamentais delegados das instituições; d) seguimento dado às observações apresentadas em relatórios anuais anteriores ( quadro 9.3 ).

Quadro 9.3 — Seguimento dado às observações apresentadas em relatórios anuais anteriores Observações Medidas tomadas São necessárias novas medidas? Passagem de uma categoria para outra sem concurso Relatório anual relativo ao exercício de 2001, ponto 7.17: Com base em notas constantes dos quadros de pessoal, o Parlamento e o Tribunal de Contas pagam a alguns agentes de determinada categoria a remuneração correspondente a uma categoria superior. Esta situação não está em conformidade com o Estatuto dos funcionários, que estipula que a passagem de um funcionário de uma categoria para outra só pode ter lugar mediante concurso. No quadro de pessoal para 2003 do Parlamento, mas não do Tribunal de Contas, figurava uma disposição que previa a passagem de mais uma pessoa de uma categoria para outra sem concurso (promoção ad personam). Por conseguinte, o quadro de pessoal do Parlamento permitiu-lhe continuar, em 2003, a promover pessoas que não tinham sido aprovadas num concurso, embora tal seja contrário ao Estatuto dos funcionários. Não, já que o novo Estatuto dos funcionários alterou completamente a estrutura das categorias de pessoal. Em consequência, a questão da passagem para uma categoria mais elevada sem aprovação num concurso já não se coloca. Coeficientes correctores aplicáveis aos membros da instituição Relatório anual relativo ao exercício de 2001, ponto 7.18: Foram aplicados coeficientes correctores à parte das remunerações dos membros da instituição transferidas para um país diferente do do local de afectação Os Regulamentos n.o 1292/2004 e n.o 1293/2004 do Conselho estabelecem que as regras relativas às transferências são aplicáveis aos membros da instituição. Não, já que a nova situação jurídica resolve o problema. Tabelas relativas ao reembolso das despesas de deslocação em serviço Relatório anual relativo ao exercício de 2001, ponto 7.20: As tabelas utilizadas pelo Parlamento para reembolsar as despesas de deslocação em serviço dos funcionários das categorias C e D eram superiores às previstas pelo Estatuto dos funcionários. As práticas do Parlamento não foram alteradas em 2003. O novo Estatuto dos funcionários, em vigor desde1 de Maio de 2004, prevê que sejam aplicadas as mesmas tabelas a todos os funcionários. Não, já que a nova situação jurídica resolve o problema. Fundo de pensão complementar a favor dos Deputados do Parlamento Europeu Relatório anual relativo ao exercício de 2002, pontos 9.17 e 9.20: Se o actual regime continuar, terá que ser criada o mais rapidamente possível uma base legal suficiente. O regime deverá dispor de normas claras que permitam definir as obrigações e responsabilidades do Parlamento Europeu e dos beneficiários do regime no caso de um défice. O fundo de pensão complementar continua, não tendo sido criada uma base legal suficiente. Não foram estabelecidas essas normas. Sim, deverá ser criada uma base legal. Sim, deverão ser estabelecidas normas adequadas.

RESPOSTA DO PARLAMENTO EUROPEU Observações Medidas tomadas Fundo de pensão complementar a favor dos deputados do Parlamento Europeu Durante os últimos anos, os serviços administrativos participaram activamente na elaboração de um Estatuto único que prevê, entre outros, para os deputados europeus, um regime de pensões único e, consequentemente, a abolição do regime de pensão complementar actual. Desde que se soube que o referido Estatuto não entraria em vigor para a nova legislatura, o Parecer n.o 5/99 do Tribunal de Contas foi retomado e serão apresentadas à nova Mesa propostas para definir as competências e responsabilidades respectivas do Parlamento e da ASBL de direito luxemburguês, gerida por um Conselho de Direcção eleito. Com base nos resultados de um estudo actuarial que deverá ser realizado no início de 2005, após a expiração do prazo de adesão ao regime de pensão, será conhecido o nível de financiamento do Fundo e, consoante os resultados, poderão ser previstas medidas destinadas a fazê-lo regressar ao equilíbrio.

9.5. A conclusão geral do Tribunal no âmbito da DAS para o domínio das despesas administrativas é indicada no ponto 9.68. Os resultados das auditorias relativas a cada instituição são apresentados nas diferentes secções do presente capítulo pela ordem em que as instituições são mencionadas no orçamento geral para 2003.

Riscos

9.6. O risco global é reduzido no domínio das despesas administrativas, o que se deve à ausência, em primeiro lugar, de «riscos de delegação» (as despesas administrativas são directamente geridas pelas instituições e organismos comunitários, contrariamente à maioria das despesas relativas aos diferentes programas, que são efectuadas em nome da Comissão por organismos ou agências nacionais) e, em segundo lugar, de «riscos de subvenção» (quase todas as despesas administrativas se referem a operações que dizem mais respeito ao recrutamento de pessoal e à aquisição de obras, bens e serviços do que a subvenções ou ao financiamento de projectos). Os resultados das auditorias anteriormente efectuadas pelo Tribunal mostram que os erros detectados eram principalmente de natureza formal e não se deviam a insuficiências graves do ambiente de controlo.

Parlamento

Sistemas e controlos de supervisão

9.7. Em Dezembro de 2002, o Parlamento adoptou os documentos de base necessários à aplicação do novo Regulamento Financeiro (a seguir «Regulamento Financeiro») (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12), nomeadamente as novas disposições internas para a execução do orçamento, as cartas relativas aos serviços de auditoria interna, aos gestores orçamentais e ao contabilista, as normas mínimas de controlo interno e um código específico de normas profissionais. O sistema informático utilizado na gestão das receitas e despesas orçamentais (FINORD) foi adaptado à nova regulamentação. Contudo, os gestores orçamentais não puderam criar sistemas de controlo que estivessem plenamente operacionais à data da entrada em vigor do Regulamento Financeiro (1 de Janeiro de 2003). 9.8. A descentralização dos controlos constituiu uma tarefa difícil já que anteriormente os procedimentos de controlo interno e financeiro estavam fortemente centralizados e dependentes do trabalho efectuado pelo auditor financeiro. Em 2003, o Parlamento aplicou novos métodos de controlo, baseados em «quadros de controlo interno» descentralizados, nomeadamente «normas mínimas de controlo interno», um «serviço financeiro central» e uma função de auditoria interna. No entanto, os gestores orçamentais não puderam aplicar plenamente todas as normas mínimas de controlo interno, facto que eles próprios reconheceram numa auto-avaliação do nível de aplicação das normas mínimas de controlo interno realizada quando da elaboração dos relatórios anuais de actividades, no início de 2004. Nessa altura, nenhuma destas normas tinha sido plenamente observada por todos os gestores orçamentais. A aplicação de algumas delas, como as normas n.o 5 (funções sensíveis), 7 (definição de objectivos), 14 (comunicação de irregularidades) e 20 (identificação e correcção das insuficiências do controlo interno) estava apenas na fase inicial. A aplicação das normas n.o 9 (plano de gestão anual), 15 (documentação relativa aos procedimentos), 17 (supervisão), 11 (análise e gestão do risco) e 19 (continuidade das operações) precisava de ser reforçada. Foi adoptado um plano de acção para corrigir as insuficiências observadas (ver ponto 9.11). 9.7-9.8. RESPOSTA DO PARLAMENTO EUROPEU Em 2003, em virtude do novo Regulamento Financeiro, os processos de controlo financeiro e interno passaram do que o Tribunal descreve como «altamente centralizados» para uma situação altamente descentralizada, sem tempo suficiente entre a aprovação dos textos relevantes e a sua entrada em vigor. Em consequência, a Instituição confrontou-se com grandes dificuldades para encontrar o número necessário de pessoal adicional qualificado no domínio financeiro, para prestar a formação profissional adequada a todos os interessados e para organizar o apoio central necessário. As insuficiências identificadas pelo Tribunal são imputáveis a essas circunstâncias que reflectem a dificuldade dos «primeiros passos» inerentes a qualquer transformação de grandes dimensões empreendida com pouco tempo de antecipação. Em Março de 2004, o gestor orçamental delegado principal extraiu as conclusões da experiência de 2003 sob forma de declaração e de um plano de acção de acompanhamento. O plano de acção está concebido para tratar das questões a nível do conjunto da Instituição que o Tribunal também identificou nas suas observações. Correctamente descrito pelo Tribunal como «ambicioso» (ver o ponto 9.11 seguinte), o plano de acção foi concebido para ser implementado o mais rapidamente possível em 2004. Além disso, como salientado pelo Tribunal, o auditor interno, de comum acordo com os gestores orçamentais delegados competentes, desenvolveu planos de acção ao nível de cada serviço.

9.9. O antigo sistema de controlo normalizado sob a responsabilidade do auditor financeiro foi substituído por dez quadros de controlo interno baseados na verificação ex antede cada operação e mantendo determinados elementos do antigo sistema, como a possibilidade de recusar o visto ou de ignorar a recusa de visto. Contudo, a falta de uma definição uniforme dos erros e de métodos homogéneos em matéria de documentação e classificação dos erros, associada à diversidade das formas de comunicação dos resultados dos controlos, torna difícil chegar a conclusões gerais sobre a importância dos erros detectados no controlo ex ante. Os gestores orçamentais não instituíram quaisquer controlos ex post, embora estes sejam necessários dado não estar terminada a aplicação dos quadros de controlo interno. 9.9. RESPOSTA DO PARLAMENTO EUROPEU Está prevista, no âmbito do projecto de revisão das Disposições Internas, actualmente em exame, a supressão das expressões «recusa de visto» e «ignorar a recusa de visto». Segundo este projecto, o verificador ex ante estabelecerá a conformidade ou ausência de conformidade das operações verificadas relativamente às disposições aplicáveis. No que diz respeito às questões relativas a erros, o antigo auditor financeiro colocou à disposição, no fim de 2002, a tipologia de erros por si utilizada. Porém, os gestores orçamentais não tinham a obrigação de utilizar essa tipologia e muitos deles procuraram desenvolver as suas próprias definições. Em consequência, mais tarde vieram a colocar-se problemas, quando se tratou de comparar e agregar os dados sobre erros. Esta questão foi, consequentemente, incluída no plano de acção anteriormente referido do gestor orçamental delegado principal. Relativamente à observação sobre a ausência de controlos ex post, os gestores orçamentais centraram primeiramente a atenção sobre a instalação de uma função de verificação ex ante eficiente. Dada a natureza das operações tratadas pelo Parlamento e a ausência, tanto de delegação de competências, como de subsídios de risco, tal continuará a ser o caso durante os dois próximos anos, até que o nível de verificação ex ante seja harmonizado e estabilizado ao nível da Instituição. Entretanto, a necessidade de desenvolver plenamente a verificação ex post será examinada com base numa auto-avaliação mais desenvolvida do risco e controlo pelos gestores orçamentais respectivos. Não obstante, os gestores orçamentais cujos serviços tratam de um grande volume de operações análogas repetitivas começaram já a introduzir uma função de verificação ex post.

9.10. Além disso, a auditoria do Tribunal permitiu detectar insuficiências ao nível dos controlos ex ante relativos aos pagamentos ao pessoal. Os controlos-chave anteriormente efectuados pelo auditor financeiro no domínio da remuneração do pessoal não foram substituídos por controlos com a mesma eficácia devido a problemas na disponibilização de um novo sistema informático. 9.10. RESPOSTA DO PARLAMENTO EUROPEU A DG do Pessoal deparou-se com dificuldades técnicas na transferência dos recursos TI utilizados pelos antigos serviços do auditor financeiro para as verificações ex ante das folhas de vencimentos, o que limitou a capacidade de realizar verificações significativas durante uma boa parte do primeiro semestre de 2003. As deficiências relativas ao controlo das folhas de vencimentos resultantes dessas dificuldades foram registadas pelos verificadores ex ante e reconhecidas no relatório anual e nos relatórios intercalares apresentados pelo gestor orçamental. Porém, a verificação efectiva das folhas de remunerações terá que ser cada vez mais considerada no futuro como um esforço constante e cumulativo ao longo de muitos meses, com verificações ex post que complementem um sistema integrado de verificação ex ante operacional e susceptível de garantir a legalidade e a regularidade das ordens de pagamento mensais.

9.11. O Parlamento pôde realizar uma auto-avaliação do nível de aplicação das normas mínimas de controlo interno (ponto 9.8); os relatórios de actividades e as auditorias internas permitiram identificar as principais insuficiências dos novos sistemas, tendo sido adoptados planos de acção para as corrigir. Foram nomeadamente elaborados planos de acção ao nível de cada serviço e ao nível central para resolver as insuficiências detectadas pelo auditor interno. Na sua declaração anual, o Secretário-Geral reconheceu a existência de insuficiências e aprovou um plano de acção ambicioso para a rápida conclusão da aplicação das normas mínimas de controlo interno. 9.11. RESPOSTA DO PARLAMENTO EUROPEU Ver as respostas aos pontos 9.7 e 9.8.

9.12. Determinadas disposições previstas no artigo 81.o do Regulamento Financeiro e no artigo 104.o do regulamento da Comissão que estabelece as normas de execução do Regulamento Financeiro (a seguir «normas de execução») (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) não foram integralmente aplicadas pelos gestores orçamentais. Estas disposições referem-se à distinção a efectuar na contabilidade entre os diferentes tipos de pagamentos, à definição da natureza dos documentos comprovativos exigidos para cada tipo de pagamento e à conservação destes documentos. A contabilidade do Parlamento não permite identificar os diferentes tipos de pagamentos efectuados (pagamento da integralidade dos montantes devidos, pré-financiamento, pagamentos intermédios ou pagamento do saldo dos montantes devidos). Não foi definida a natureza dos documentos comprovativos exigidos para cada tipo de pagamento. O facto de os documentos comprovativos não serem devidamente conservados e arquivados torna especialmente difíceis as verificações internas e externas e interrompe a pista de auditoria. Na maioria dos casos, os auditores do Tribunal puderam obter os documentos comprovativos necessários para verificar a regularidade dos pagamentos, mas sem poderem garantir que esses documentos tenham sido objecto de um controlo ex ante. 9.12. RESPOSTA DO PARLAMENTO EUROPEU No que diz respeito à «distinção … entre os diferentes tipos de pagamentos», dado o carácter exclusivamente administrativo das despesas geridas pelo Parlamento, a maioria dos pagamentos são efectuados pela «integralidade dos montantes devidos» e «na altura em que são efectuados». Não obstante, será examinada a possibilidade de introduzir alterações aos sistemas contabilísticos no sentido de indicar a distinção entre os diferentes tipos de pagamentos. Relativamente aos documentos comprovativos, o secretário-geral emitiu, em 1 de Abril de 2003, orientações sobre a conservação dos documentos comprovativos originais pelos gestores orçamentais. As orientações estipulam que cada gestor orçamental delegado deverá adoptar uma decisão fundamentada de nomear «agentes de arquivo». Está previsto que mais trabalho seja desenvolvido sobre este aspecto da gestão financeira no plano de acção do gestor orçamental delegado principal e, durante os últimos meses, foram tomadas disposições no seio de diversas Direcções-Gerais no sentido de proceder aos aperfeiçoamentos necessários.

9.13. Nos termos do disposto no n.o 1, alínea f), do artigo 67.o das normas de execução, o gestor orçamental regulariza as operações de fundos para adiantamentos, até ao final do mês seguinte, por forma a assegurar a conciliação dos saldos contabilístico e bancário. Em regra geral, no que respeita aos subsídios de viagem e de estadia dos deputados, este prazo não foi respeitado ao longo de 2003. No final do exercício, ainda não tinham sido imputados à contabilidade orçamental cerca de 11 milhões de euros pagos aos deputados em Setembro, Outubro e Novembro a partir de um fundo para adiantamentos. 9.13. RESPOSTA DO PARLAMENTO EUROPEU Em 2003, os prazos de regularização das operações de fundos para adiantamentos situaram-se, até 1 de Julho, entre 8 e 10 semanas. A redução temporária do pessoal encarregado destes trabalhos conduziu a um alongamento dos prazos. O reforço em pessoal, obtido em 2004, permitiu regressar aos prazos precedentes. Estes últimos dificilmente podem ser reduzidos a menos de dois meses devido à organização interna dos trabalhos, e isto, mesmo reforçando significativamente o pessoal de controlo dos fundos. Com efeito, para reduzir os prazos, seria necessário liquidar cada operação no momento do pagamento pelos fundos, com base nos documentos recebidos, e efectuar sistematicamente recuperações de montantes pelo mínimo documento em falta. Cada dossier incompleto deveria, seguidamente, ser tratado uma segunda vez, após a recepção do documento em falta. Actualmente, os deputados são convidados a apresentar os documentos em falta antes de proceder à regularização, o que aumenta o prazo para a efectuar, mas reduz globalmente o tempo necessário para o tratamento do dossier.

9.14. O artigo 11.o das disposições internas para a execução do orçamento do Parlamento prevê a possibilidade de se efectuarem pagamentos por ordem permanente. Neste caso, as despesas são executadas sem a prévia liquidação e emissão da ordem de pagamento pelo gestor orçamental. Após o pagamento, o gestor orçamental deve apresentar uma «ordem de regularização para efeitos da imputação orçamental» (n.o 4 do artigo 11.o das disposições internas). Para estarem em conformidade com o Regulamento Financeiro, as despesas têm de ser liquidadas e emitida a respectiva ordem de pagamento antes de se proceder ao pagamento. 9.14. RESPOSTA DO PARLAMENTO EUROPEU Relativamente a certos tipos de despesas (e.g., rendas, serviços), o fornecedor insiste sobre o pagamento por ordem permanente ou débito directo. Os procedimentos internos do Parlamento permitem tais pagamentos apenas em circunstâncias em que o gestor orçamental competente não possa negociar cláusulas de pagamento alternativas. Este limite foi inserido no projecto de revisão das Disposições Internas. Além disso, a administração examinará possíveis condições de pagamento alternativas a fim de conformar mais completamente as suas Disposições Internas e procedimentos com o Regulamento Financeiro.

Observações relativas às operações

9.15. As operações auditadas são, no seu conjunto, legais e regulares. Foram detectados alguns casos de incumprimento de obrigações de natureza formal, o que não significa que foram pagos montantes errados. 9.15. RESPOSTA DO PARLAMENTO EUROPEU O Parlamento toma nota das conclusões do Tribunal.

Relatórios anuais de actividades e declarações dos gestores orçamentais delegados

9.16. Nos termos do n.o 7 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro «o gestor orçamental delegado presta contas, perante a sua instituição, do exercício das suas funções através de um relatório anual de actividades». Cada um dos dez gestores orçamentais delegados apresentou três relatórios de actividades para o exercício de 2003 (dois relativos ao primeiro e segundo trimestre do ano e um relatório anual acompanhado por uma declaração). Estes relatórios comportam um capítulo relativo a questões de gestão e controlo interno, uma síntese da auto-avaliação relativa à aplicação das normas mínimas de controlo interno, bem como observações sobre as insuficiências constatadas. Embora constituam instrumentos valiosos para reforçar a responsabilização dos gestores orçamentais pela gestão financeira dos recursos que lhes são confiados, estes relatórios são extremamente heterogéneos, devendo ser harmonizadas a sua apresentação e estrutura. É igualmente necessário melhorar os sistemas de informação e comunicação subjacentes ao teor dos relatórios garantindo a realização de uma análise de risco, bem como a conservação de registos dos contratos e a documentação dos procedimentos. Deverão ainda ser fornecidas informações mais pormenorizadas sobre os resultados dos controlos efectuados. 9.16. RESPOSTA DO PARLAMENTO EUROPEU Os anteriores relatórios anuais de actividades requeridos pelas Disposições Internas do Parlamento eram elaborados na ausência de orientações firmes em matéria de estrutura e de conteúdo. Porém, para os relatórios anuais de actividades requeridos pelo Regulamento Financeiro, os serviços centrais de finanças, em consulta com os serviços interessados, fizeram esforços no sentido de conseguir um grau de harmonização substancial. Esses esforços prosseguem, como mostrado no plano, que abrange diversos pontos referidos pelo Tribunal.

9.17. As informações apresentadas nos relatórios permitem compreender o funcionamento dos sistemas e controlos de supervisão relativos à legalidade e regularidade das operações, mas a qualidade das informações em que estes relatórios se baseiam terá de ser melhorada para que possam constituir uma fonte pertinente para a declaração de fiabilidade do Tribunal. À excepção de um, todos os gestores orçamentais delegados certificaram que «tinham uma certeza razoável de que os procedimentos de controlo estabelecidos davam as garantias exigidas para assegurar a legalidade e regularidade das operações subjacentes». Um gestor orçamental omitiu esta declaração, sem formular qualquer reserva. Embora nenhum gestor orçamental tenha emitido reservas, as declarações de três deles continham comentários sobre a falta de pessoal qualificado e a necessidade de adaptar ao novo Regulamento Financeiro as regras aplicáveis às despesas dos deputados do Parlamento e dos grupos políticos, tendo em conta as observações formuladas pelos organismos de controlo, incluindo o Tribunal de Contas. Outros gestores orçamentais referiam ainda nos seus relatórios de actividades as dificuldades com que se deparam para aplicar plenamente o novo Regulamento Financeiro e os quadros de controlo interno. 9.17. RESPOSTA DO PARLAMENTO EUROPEU No que diz respeito à provisão de lugares para elementos qualificados no domínio financeiro, a questão está incluída no plano de acção do gestor orçamental delegado principal.

Conselho

Sistemas e controlos de supervisão

9.18. O Regulamento Financeiro foi aplicado gradualmente durante o primeiro semestre de 2003. Os gestores orçamentais delegados estabeleceram procedimentos de gestão e de controlo internos que se baseiam em verificações ex antee respeitam a separação exigida das funções de início e de verificação de cada operação. Não existia uma documentação escrita destes procedimentos para todas as actividades e, em especial, para a remuneração do pessoal. 9.19. Nos termos das disposições internas para a execução do orçamento do Conselho, cada gestor orçamental delegado deve garantir que seja elaborado e colocado à disposição de todo o pessoal um documento que defina os procedimentos de gestão e de controlo aplicados sob a sua responsabilidade. Os únicos documentos deste tipo que existiam no final de 2003 referiam-se aos procedimentos aplicados pelas unidades de informática e edifícios e pelo serviço jurídico. 9.18-9.19. RESPOSTA DO CONSELHO A conclusão do Tribunal de que nem todos os procedimentos de controlo estão documentados por escrito consta também no relatório de avaliação interno sobre os relatório anuais elaborados pelos gestores orçamentais para 2003. Na sequência desta observação, os gestores orçamentais que não tenham ainda elaborado um documento que descreva os procedimentos de controlo e de gestão foram convidados a fazê-lo até 1 de Dezembro de 2004. A fim de facilitar este exercício e assegurar a coerência entre os diferentes gestores orçamentais, foi criado um modelo uniforme para esse documento.

9.20. Embora a carta do Conselho relativa aos responsáveis pela verificação das operações preveja a possibilidade da realização de verificações ex post, estas nunca foram efectuadas. As verificações ex post, tal como mencionado no n.o 4 do artigo 47.o das normas de execução, dariam aos gestores orçamentais a comprovação suplementar da correcta execução das operações financiadas pelo orçamento. 9.20. RESPOSTA DO CONSELHO Se bem que utilizado, o instrumento da verificação ex post (verificação depois do pagamento) não foi aplicado de forma sistemática em 2003. Embora o SGC considere que a verificação ex post é especialmente útil para as despesas operacionais, prevê ainda assim desenvolver uma metodologia que poderá ser usada no futuro pelos seus agentes de verificação para essa análise.

9.21. As acções exigidas pelo Regulamento Financeiro e pelas normas de execução foram realizadas em certa medida. Porém, em 31 de Dezembro de 2003, não estavam concretizadas as seguintes acções: a) adopção de normas mínimas de controlo (n.o 4 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro), b) elaboração de um código de normas profissionais para o contabilista e o gestor de fundos para adiantamentos (n.o 5 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro), c) redacção de uma carta que descreva as funções, direitos e obrigações do contabilista e do gestor de fundos para adiantamentos (artigo 44.o das normas de execução). 9.21. RESPOSTA DO CONSELHO As acções identificadas pelo tribunal serão aprovadas pelo SGC até ao final de 2004.

9.22. Em 2003, o auditor interno efectuou várias auditorias da boa gestão financeira, bem como uma auditoria das demonstrações financeiras do Conselho relativas ao exercício de 2002. Como estas auditorias não se referem à legalidade e regularidade das operações subjacentes às contas de 2003, os seus resultados não são directamente relevantes para a apreciação específica do Tribunal relativa à legalidade e regularidade das despesas administrativas.

Observações relativas às operações

9.23. Foram contratados serviços jurídicos sem a realização de qualquer concurso, embora o seu valor excedesse o limite a partir do qual é obrigatória a abertura de um concurso. 9.23. RESPOSTA DO CONSELHO O SGC aceita plenamente a observação do Tribunal relativa a uma dotação para serviços jurídicos. Deve contudo referir-se que o Serviço Jurídico do SGC abriu concurso a fim de estabelecer um contrato-quadro para o tipo de serviços jurídicos mencionado (assistência jurídica no domínio do anti-dumping).

Relatórios anuais de actividades e declarações dos gestores orçamentais delegados

9.24. Os gestores orçamentais delegados baseiam as suas declarações, entre outros elementos, nos resultados dos controlos ex post. No entanto, não existia qualquer documento que comprovasse a realização desses controlos.

Tribunal de Justiça

Sistemas e controlos de supervisão

9.25. No Tribunal de Justiça, algumas das principais obrigações impostas pelo Regulamento Financeiro ou pelas suas normas de execução não foram plenamente executadas. O incumprimento do Regulamento Financeiro dizia respeito à: a) adopção de normas mínimas de controlo e análise dos riscos associados ao enquadramento da gestão e à natureza das acções financiadas (n.o 4 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro), b) redacção de cartas que descrevam as funções, direitos e obrigações dos intervenientes financeiros (artigo 44.o das normas de execução). c) definição do âmbito das funções de auditor interno e dos objectivos e procedimentos subjacentes ao exercício da função de auditoria interna (n.o 2 do artigo 109.o das normas de execução). 9.25. RESPOSTA DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA Para pôr em prática, ao nível da Instituição, as disposições do novo Regulamento Financeiro, adoptadas pelo Conselho em 25 de Junho de 2002, e as suas normas de execução, adoptadas pela Comissão em 23 de Dezembro de 2002, o Tribunal de Justiça aprovou em 22 de Janeiro de 2003 um novo Regulamento Financeiro Interno. Este quadro jurídico de base devia ser completado pelas regras a incluir nas diferentes normas e cartas a que o Tribunal de Contas faz referência. Antes de fixar estas regras foi, contudo, considerado oportuno examinar o funcionamento prático do novo sistema, tanto mais que, tendo em conta a sua dimensão e a especificidade da sua missão, a Instituição apenas dispunha, para a aplicação das novas disposições, de um número muito limitado de pessoas com conhecimentos aprofundados em matéria de sistemas e de quadros financeiros. Todos os documentos referidos pelo Tribunal de Contas foram entretanto adoptados. Assim, as normas mínimas de controlo interno aplicáveis na Instituição foram aprovadas pelo Comité Administrativo do Tribunal de Justiça em 31 de Março de 2004. Entre estas, a norma n.o 7 faz referência à análise dos riscos mencionada no artigo 60.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro. As cartas de missão dos intervenientes financeiros, descritas no artigo 44.o das normas de execução do Regulamento Financeiro, bem como a carta de missão do auditor interno, foram também aprovadas em 31 de Março de 2004 pelo Comité Administrativo. Há que notar que esta última carta define, de acordo com o artigo 109.o, n.o 2, das normas de execução, as funções do auditor interno e os objectivos e procedimentos subjacentes ao exercício dessa função.

9.26. Foi confiada a uma «unidade de verificação» sob a responsabilidade do auditor interno a tarefa de verificar ex ante todas as operações dos gestores orçamentais. O auditor interno assumiu igualmente a tarefa que competia anteriormente ao auditor financeiro de validar cada operação do sistema contabilístico informatizado. Esta tarefa não é compatível com a independência com que o auditor interno deve desempenhar as suas funções de auditoria e é contrária ao espírito da reforma financeira. 9.26. RESPOSTA DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA No âmbito da nova unidade administrativa instituída em conformidade com as necessidades específicas do Tribunal de Justiça, há uma clara separação entre as funções de verificação ex ante das operações financeiras e as de auditoria interna. A verificação ex ante das operações financeiras é efectuada por agentes verificadores, cujas actividades se regem pelo «código das normas profissionais aplicáveis aos agentes designados para verificar as operações financeiras». Estes agentes são nomeadamente chamados a dar um parecer de conformidade ou não conformidade, materializado por um carimbo, quanto a qualquer processo que lhes seja submetido. A circunstância de, em caso de conformidade, os agentes verificadores (ou, se for caso disso, o secretariado do serviço) visarem a operação no sistema electrónico de acompanhamento das dotações tem apenas que ver com o facto de, por razões técnicas, tal sistema não ter podido ser modificado neste aspecto aquando da entrada em vigor das novas disposições do Regulamento Financeiro. O circuito-papel seguido pelas operações financeiras – no decurso do qual os documentos são visados ou assinados pelos diversos intervenientes e que é o único que permite que as operações adquiram validade jurídica — está, por seu lado, em perfeita conformidade com o novo Regulamento Financeiro, conferindo a responsabilidade final ao gestor orçamental delegado ou subdelegado. O papel e as responsabilidades do serviço de verificação não podem, pois, ser confundidos com os do antigo auditor financeiro. Os procedimentos que acabam de ser descritos, que não fazem intervir o auditor interno enquanto tal, de modo algum influenciam a independência deste, cujas obrigações e responsabilidades estão definidas na «carta de missão do auditor interno» adoptada pelo Comité Administrativo do Tribunal de Justiça, como foi assinalado na resposta ao ponto 9.25.

9.27. O auditor interno não completou o seu programa de trabalho para 2003, aparentemente por falta de recursos humanos e pelo tempo afectado ao controlo ex ante. 9.27. RESPOSTA DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA O auditor interno ocupou-se, durante o ano em questão, em implantar a nova unidade administrativa na organização do Tribunal de Justiça. Foi programada uma auditoria sobre a gestão das dotações atribuídas aos visitantes, repartidas por diversas rubricas orçamentais, mas não pôde ser finalizada em 2003.

Observações relativas às operações

9.28. Foi negociado um contrato relativo à aquisição de licenças de utilização de software por meio de um concurso limitado, sem publicação prévia de um anúncio. Por força do n.o 2 do artigo 15.o e do artigo 17.o da Directiva 92/50/CEE do Conselho, de 18 de Junho de 1992, relativa à coordenação dos processos de adjudicação de contratos públicos de serviços (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12), havia que enviar um anúncio ao Serviço das Publicações para publicação no Jornal Oficial. 9.28. RESPOSTA DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA A aquisição de licenças de programas de exploração para os servidores de burótica e de correio electrónico foi feita escolhendo a melhor proposta de entre as solicitadas a distribuidores autorizados pela sociedade principal a revender os seus produtos nos mercados belga e luxemburguês. A experiência demonstrou que os preços assim obtidos eram competitivos. Doravante, será dada atenção especial aos casos de contratos deste tipo, a saber, um produto único vendido através de uma rede de distribuidores autorizados, a fim de respeitar os procedimentos aplicáveis em função dos limiares dos mercados.

Relatórios anuais de actividades e declarações dos gestores orçamentais delegados

9.29. No início de Junho de 2004, não tinham sido apresentados os relatórios anuais de actividades exigidos pelo n.o 7 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro. 9.29. RESPOSTA DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA O relatório anual de actividades do gestor orçamental delegado foi transmitido às autoridades competentes da Instituição em 2 de Julho de 2004. Há que precisar que o Regulamento Financeiro não impõe qualquer data-limite para a apresentação do relatório anual de actividades das Instituições, excepto quanto à Comissão, dizendo a data de 15 de Junho prevista no artigo 60.o unicamente respeito à Comissão.

Tribunal de Contas

Sistemas e controlos de supervisão

9.30. O artigo 44.o das normas de execução prevê que cada instituição coloque à disposição de cada interveniente financeiro «uma carta de missão na qual serão descritas pormenorizadamente as suas funções, direitos e obrigações». As referidas cartas foram elaboradas, tendo sido aprovadas pelo Tribunal em 18 de Dezembro de 2003. O mesmo aconteceu relativamente às normas mínimas adoptadas pela instituição em conformidade com o n.o 4 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro.

9.31. O auditor interno do Tribunal examinou a constituição e funcionamento do sistema de verificação ex ante, bem como o sistema financeiro relativo à execução da política imobiliária do Tribunal. Estas auditorias efectuadas pelo auditor interno não deram origem a qualquer recomendação especial.

9.32. O Tribunal de Contas é auditado por um gabinete de auditoria externo e independente, que emitiu um «certificado sobre a regularidade e a autenticidade das demonstrações financeiras em 31 de Dezembro de 2003», acompanhado por um relatório. Neste relatório, o revisor considera que «a aplicação das normas de controlo interno em vigor garante uma boa realização dos objectivos operacionais, a elaboração de demonstrações financeiras fiáveis, bem como a conformidade com o quadro regulamentar». O certificado e o relatório serão publicados no Jornal Oficial.

Observações relativas às operações

9.33. A auditoria das operações subjacentes às contas relativas ao exercício de 2003 não suscitou quaisquer observações.

Relatórios anuais de actividades e declarações dos gestores orçamentais delegados

9.34. Em conformidade com o disposto no n.o 7 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro, o Secretário-Geral elaborou um relatório anual de actividades sobre os principais domínios orçamentais.

Comité Económico e Social e Comité das Regiões

9.35. As observações seguintes referem-se a problemas observados tanto no Comité Económico e Social como no Comité das Regiões. Para evitar repetições neste capítulo, estes problemas são apresentados nesta secção, que abrange os dois Comités.

Sistemas e controlos de supervisão

9.36. As regras referentes aos sistemas e controlos de supervisão não foram respeitadas nos seguintes aspectos: 9.36.

a) não foi redigida, em relação ao contabilista, uma carta que descreva em pormenor as suas funções, direitos e obrigações, como exigido pelo artigo 44.o das normas de execução; a) RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL A carta do contabilista foi adoptada em 2004. RESPOSTA DO COMITÉ DAS REGIÕES Em 3 de Maio de 2004, o gestor orçamental delegado aprovou uma decisão (n.o 088/04), que estabelece a Carta das missões e das responsabilidades do contabilista do CR e dos contabilistas delegados. As disposições da Carta abrangem também a questão da qualificação profissional do contabilista. O atraso na aprovação desta decisão deveu-se ao facto de algumas medidas previstas no calendário de implementação do novo Regulamento Financeiro terem sido preteridas em 2003 face a outras prioridades.

b) não foram adoptadas normas mínimas de controlo. RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL Um conjunto de normas mínimas de controlo interno foi adoptado em 2004. b) RESPOSTA DO COMITÉ DAS REGIÕES É verdade que não existe ainda um documento exaustivo que descreva o sistema de normas mínimas de controlo aplicadas no Comité das Regiões; não obstante foram adoptadas várias normas de controlo: listas de controlo, descrição de procedimentos, indicadores de desempenho, procedimentos para a designação de gestores orçamentais, acompanhamento de questões financeiras pela Comissão de Assuntos Financeiros e Administrativos, projecto de vade-mécum sobre tarefas, funções e procedimentos, regulamentação sobre o reembolso dos membros, regulamentação sobre as despesas de representação, decisões sobre as pessoas que denunciam irregularidades (whistleblowers) e sobre as relações com o OLAF, normas de serviço, programas de formação para intervenientes financeiros, descrição por escrito dos circuitos financeiros, etc. Em Dezembro de 2003, o gestor orçamental delegado solicitou ao auditor interno que realizasse uma auditoria sobre o ambiente de controlo no Comité das Regiões.

9.37. No domínio da adjudicação de contratos, não se observaram várias disposições do Regulamento Financeiro e das normas de execução. Não se enviou à autoridade orçamental qualquer relatório sobre os procedimentos por negociação (artigo 54.o das normas de execução) nem se publicou na Internet a lista dos contratantes a quem foram adjudicados contratos de valor inferior a 50 000 euros (artigo 119.o das normas de execução). No Comité das Regiões, não se criou uma base de dados dos proponentes ou candidatos excluídos da participação num contrato (artigo 95.o do Regulamento Financeiro). 9.37. RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL É verdade que não foi enviado à autoridade orçamental qualquer relatório sobre os procedimentos por negociação nem foi publicada na internet a lista dos contratantes a quem foram adjudicados contratos de valor inferior a 50 000 euros. No entanto, foram elaborados e enviados à autoridade orçamental relatórios periódicos com o ponto da situação relativamente aos imóveis. Além disso, foram respeitadas as disposições do novo Regulamento Financeiro sobre os anúncios de informação prévia respeitantes a contratos de montante elevado. Há que salientar ainda que foi iniciada em 2003 e concluída em 2004 uma auditoria interna sobre o processo de aquisição do edifício «Belliard 68». A obrigação de enviar à autoridade orçamental um relatório sobre todos os procedimentos por negociação e de publicar na internet a lista dos contratos de valor inferior a 50 000 euros foi incorporada nas disposições do CESE respeitantes ao encerramento anual do orçamento a nível interno. 9.37. RESPOSTA DO COMITÉ DAS REGIÕES Quanto ao relatório sobre os procedimentos por negociação, será enviado à autoridade orçamental até 30 de Setembro. A lista de contratantes a quem foram adjudicados contratos de valor inferior a 50 000 euros será publicada no sítio internet do CR até 15 de Outubro. No atinente à base de dados de proponentes (artigo 95.o do Regulamento Financeiro), a nova versão do SI2 só foi instalada em 18 de Setembro do corrente ano e permitirá a exclusão de terceiros (impossível até à data).

9.38. No que respeita às remunerações do pessoal, os dados relativos ao pessoal foram introduzidos manualmente e em separado na base de dados do pessoal e no sistema de pagamentos. Como não existe uma ligação informática entre estes dois sistemas, não foi possível reconciliar os dados automaticamente. Por outro lado, não se procedeu manualmente a qualquer reconciliação sistemática e periódica. A administração detectou um grande número de diferenças entre as remunerações calculadas com base no sistema utilizado em 2003 e as calculadas com base no novo sistema, introduzido em Maio de 2004. 9.38. RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL Em 2003 e nos anos anteriores não foram introduzidos dados financeiros no sistema de gestão do pessoal, que era utilizado exclusivamente com fins operacionais. Os dados financeiros relativos ao pessoal foram arquivados unicamente num sistema separado de gestão de salários. Não havia necessidade de conciliação entre estes dois sistemas. No início de 2004 foram lançados dois sistemas novos, um para a gestão do pessoal e o novo sistema de gestão de salários (NAP utilizado na Comissão). Contrariamente ao que acontecia com o antigo sistema de pagamentos, o novo sistema de gestão de salários retira dados financeiros do (novo) sistema de gestão do pessoal. Inicialmente, registaram-se bastantes discrepâncias entre o antigo e o novo sistema de gestão de salários, muitas delas devido a diferenças temporais entre o anterior e o novo sistema de pagamentos. Todas essas discrepâncias foram explicadas e solucionadas em 2004. 9.38. RESPOSTA DO COMITÉ DAS REGIÕES Relativamente aos procedimentos do sistema de gestão de salários, convém notar que os dados relativos ao pessoal foram introduzidos manualmente na nova base de dados do pessoal (Centurio, uma aplicação criada pelo serviço comum de IT do CR e do CESE, que também é utilizado no Tribunal de Justiça), em conformidade com a decisão da Administração de implementar este novo sistema. A decisão visava facilitar a transição para o novo sistema de gestão de salários (NAP). É verdade, porém, que antes do lançamento do NAP em Abril de 2004, não era possível associar o antigo sistema de gestão de salários à base de dados do pessoal devido a incompatibilidades técnicas (quase 30 anos separam os dois sistemas) e que os dados do pessoal tinham que ser introduzidos manualmente. A situação agravou-se este ano com a entrada em vigor do novo Estatuto do Pessoal, pois todo um novo conjunto de parâmetros teve que ser integrado em ambos os sistemas. Logo que o NAP esteja totalmente operacional, a Administração examinará as diferenças eventualmente ainda existentes.

Comité Económico e Social

9.39. As observações seguintes referem-se a problemas apenas do Comité Económico e Social.

Sistemas e controlos de supervisão

9.40. As regras gerais referentes aos sistemas e controlos de supervisão não foram respeitadas nos seguintes aspectos: 9.40. RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL

a) não foi redigida, em relação ao gestor de fundos para adiantamentos, uma carta que descreva em pormenor as suas funções, direitos e obrigações, como exigido pelo artigo 44.o das normas de execução; a) A carta do gestor do fundo para adiantamentos foi adoptada em 2004.

b) não foi elaborada uma descrição escrita dos procedimentos de controlo específicos aplicados aos diferentes domínios de despesas. b) O CESE adoptou, em 8 de Janeiro de 2003, as suas regras financeiras internas em conformidade com o novo Regulamento Financeiro, que incluem procedimentos formais para a nomeação dos intervenientes financeiros, procedimentos de verificação e disposições internas pormenorizadas relativas a todas as principais operações orçamentais. Assinale-se que o CESE formalizou e pôs em prática um processo de verificação seguro, mediante o qual é exigida a validação das operações por um verificador independente. Este modelo só será normalmente utilizado para operações em ambiente de alto risco. No entanto, o CESE optou por aplicar uma abordagem conservadora, tendo adoptado este modelo para todas as suas operações orçamentais (o artigo 19.o das regras internas do CESE contém uma lista extensiva dessas operações), incluindo as que implicam pouco risco. O CESE compilou os seus procedimentos de recrutamento num vade-mécum. Em Outubro de 2003 foram adoptadas informações pormenorizadas e procedimentos rigorosos sobre a gestão do inventário. Em 2004, foi aprovada uma decisão sobre o reconhecimento da assinatura electrónica no sistema de informações de gestão orçamental SI2, na qual são descritos todos os procedimentos operacionais para o efeito (registo do utilizador, manutenção, relatórios, etc.). A auditoria interna realizada no cumprimento das novas disposições financeiras recomendou a introdução ou o desenvolvimento de vários procedimentos internos de controlo. O reforço da documentação dos procedimentos internos de controlo faz parte do plano de aplicação das recomendações dos auditores internos. A elaboração de procedimentos escritos não é, por conseguinte, um requisito do Regulamento Financeiro, mas foi integrada nas regras do CESE em matéria de controlo interno (regra 15), que foram adoptadas em 1 de Julho de 2004.

9.41. O exame que o Tribunal efectuou de uma amostra de pagamentos a partir do fundo para adiantamentos revelou que, de uma forma geral, não foi respeitado o prazo para a regularização das operações do fundo pelo gestor orçamental (que é o final do mês seguinte, em conformidade com o n.o 1, alínea f), do artigo 67.o das normas de execução). 9.41 e 9.44. RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL Em 2003 houve problemas graves de pessoal na secção de verificação, pelo que tiveram que ser estabelecidas prioridades. Consequentemente, a conciliação das operações do fundo para adiantamentos teve que ser diferida. Para se poder fechar as contas no final de 2003, a verificação detalhada foi adiada para 2004. Foi realizada uma verificação ex post pormenorizada no primeiro trimestre de 2004. As correcções que se impõem estão a ser feitas em 2004. 9.41, 9.43-9.45. RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL Acatando anteriores recomendações do Tribunal de Contas, o CESE aboliu no início de 2004 o pagamento de subsídios aos membros a partir do fundo para adiantamentos.

9.42. O auditor interno efectuou uma auditoria aprofundada da aplicação do Regulamento Financeiro, tendo detectado um certo número de pontos fracos nos sistemas de controlo em relação à maioria das rubricas orçamentais. O relatório de auditoria foi apresentado em Novembro de 2003. No final desse ano, as insuficiências assinaladas pelo auditor interno estavam a ser tratadas pela administração.

Observações relativas às operações

9.43. Os pagamentos de subsídios de viagem realizados a partir do fundo para adiantamentos no final de 2002 referentes a reuniões efectuadas em 2002 foram imputados às dotações do exercício seguinte, infringindo o princípio orçamental da anualidade. De igual modo, foram imputadas ao orçamento de 2004 despesas de 2003. 9.43. RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL Nos termos do n.o 6 do artigo 6.o das normas de execução do RF de 23 de Dezembro de 2002, as dotações relativas a subsídios dos membros não podem transitar. Por isso, o CESE entendeu que deveria inscrever no orçamento de 2003 os pagamentos feitos mesmo no final de 2002 pelo gestor do fundo para adiantamentos (para reuniões realizadas em 2002) e que foram regularizados no início de 2003.

9.44. Em relação a todas as ordens de pagamento destinadas a regularizar pagamentos efectuados a partir do fundo para adiantamentos entre meados de Outubro de 2003 e o final do exercício, procedeu-se apenas a uma verificação superficial.

9.45. Em três casos, o subsídio de viagem pago a Membros do Comité Económico e Social era duas vezes superior ao montante estabelecido na regulamentação do próprio Comité. Tratava-se de voos de Berlim para Bruxelas, cuja duração prevista era inferior ou igual a uma hora e meia. A regulamentação do Comité prevê que seja pago o dobro do subsídio de viagem para viagens de avião com duração superior a uma hora e meia. A auditoria revelou que, de uma forma geral, a regulamentação não era respeitada quando o voo era proveniente de Berlim e de certas outras cidades. 9.45. RESPOSTA DO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL O voo para as cidades referidas durava habitualmente mais de uma hora e meia, tendo agora tido uma ligeira redução. Em alguns casos, estas modificações não foram tidas em consideração. Logo que o Tribunal deu a conhecer as suas observações, foi feita a correcção que se impunha: o gestor orçamental delegado instruiu formalmente todos os intervenientes financeiros para que aplicassem a regulamentação com todo o rigor. Todos os membros potencialmente envolvidos foram informados desta medida. O CESE pode, por isso, afirmar que a situação presentemente está regularizada.

Relatórios anuais de actividades e declarações dos gestores orçamentais delegados

9.46. O relatório anual de actividades exigido pelo n.o 7 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro foi apresentado no final de Julho de 2004. Deste relatório consta uma declaração relativa aos procedimentos que permitem garantir a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas.

Comité das Regiões

9.47. As observações seguintes referem-se a problemas apenas do Comité das Regiões.

Sistemas e controlos de supervisão

9.48. As regras referentes aos sistemas e controlos de supervisão não foram respeitadas nos seguintes aspectos: 9.48. RESPOSTA DO COMITÉ DAS REGIÕES

a) não se realizou qualquer análise de risco para instituir os procedimentos de controlo mais adequados (n.o 4 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro); a) Esta questão está agora a ser tratada exaustivamente. O auditor interno já fez, em 2004, duas auditorias sobre este assunto.

b) à excepção de um vade mécum relativo aos fundos para adiantamentos, não foi elaborada qualquer descrição escrita dos procedimentos de controlo específicos que regulam as despesas. b) Para além do vademecum relativo ao fundo para adiantamentos, muitas outras normas escritas tratam a questão dos procedimentos específicos de controlo das despesas, tais como o Guia das Missões, que descreve bastante pormenorizadamente este tipo de procedimentos de controlo das despesas decorrentes de missões efectuadas pelos funcionários. O mesmo se pode dizer dos procedimentos escritos sobre facturação entre os Comités das despesas geridas pelos seus serviços conjuntos (tanto do CR como do Comité Económico e Social Europeu), dos procedimentos escritos para o recrutamento de novos funcionários, etc. Os indicadores de desempenho estabelecidos em 2003 para cada rubrica orçamental e as instruções para a sua elaboração permitem um melhor acompanhamento do modo como as despesas são efectuadas. Em 2003, o Comité das Regiões estabeleceu circuitos financeiros (escritos), que reflectem os princípios do novo Regulamento Financeiro, separando, desse modo, as funções dos responsáveis pelo início das operações das dos verificadores ex ante. Para garantir o respeito pelo novo Regulamento Financeiro, foram publicadas listas de controlo da execução das despesas pelos serviços conjuntos dos dois Comités. O CR prevê completar até ao final do ano as normas mínimas de controlo adaptadas à especificidade das suas despesas.

9.49. O acompanhamento dos direitos dos funcionários e outros agentes aos diferentes subsídios e abonos previstos no Estatuto não foi suficiente. Os dados solicitados anualmente pela administração ao pessoal deveriam ter sido verificados com mais cuidado. O pagamento de subsídios, bem como a transferência para países diferentes do país de afectação de montantes que excedem o subsídio de expatriação deveriam ter sido suspensos nos casos em que o funcionário não devolveu num prazo razoável o formulário que tinha de preencher. 9.49. RESPOSTA DO COMITÉ DAS REGIÕES Relativamente ao acompanhamento dos direitos dos funcionários aos diferentes subsídios e abonos previstos no Estatuto, é enviado aos funcionários, em Setembro de cada ano, um formulário de actualização dos dados pessoais, que deverá ser preenchido por cada um deles mesmo que a sua situação familiar não se tenha alterado. É enviado um lembrete aos funcionários que não tenham respondido e, se a informação continuar a não ser remetida à Unidade de Pessoal num prazo razoável, o responsável verifica cada caso e, em especial, os que eventualmente não tenham direito a receber esses subsídios; em seguida, volta a solicitar ao funcionário que preencha os formulários em causa. No entanto, como no caso indicado pelo Tribunal de Contas, alguns funcionários não actualizaram a informação solicitada. De futuro, serão organizados controlos sistemáticos sobre o acompanhamento das condições especiais de cada funcionário – mais particularmente, no âmbito das transferências para países terceiros de montantes que excedem o subsídio de expatriação – e a suspensão de todos os subsídios ou transferências até que o funcionário forneça os documentos solicitados. As modificações necessárias para melhorar o acompanhamento dos ditos direitos serão introduzidas a partir de Setembro do corrente ano.

9.50. O auditor interno não realizou a maior parte do seu programa anual de trabalho para 2003. Em especial, não concluiu uma auditoria sobre a aplicação do novo Regulamento Financeiro, que figurava no referido programa de trabalho.

Observações relativas às operações

9.51. Os pagamentos de subsídios de viagem realizados a partir do fundo para adiantamentos no final de 2002 referentes a reuniões efectuadas em 2002 foram imputados às dotações do exercício seguinte, infringindo o princípio orçamental da anualidade. 9.51. RESPOSTA DO COMITÉ DAS REGIÕES Devido a atrasos na apresentação dos documentos justificativos da participação de três suplentes numa reunião de comissão, a respectiva ordem de pagamento não pôde ser incluída no orçamento de 2002. Os pagamentos realizados a partir do fundo para adiantamentos foram finalmente aceites em 2003, pelo que foram imputados ao orçamento de 2003. O CR tratará, de futuro, estes subsídios como despesas transferíveis.

9.52. Determinados pagamentos efectuados a partir do fundo para adiantamentos não foram regularizados pelo gestor orçamental até ao final do mês seguinte, como exigido pelo n.o 1, alínea f), do artigo 67.o das normas de execução. 9.52. RESPOSTA DO COMITÉ DAS REGIÕES À época o verificador dos serviços próprios do CR estava sozinho e sobrecarregado de trabalho, o que provocou alguns atrasos na apresentação ao gestor orçamental dos dossiers verificados. O recrutamento de um segundo verificador só pôde ser feito no final do ano, permitindo, assim, acelerar o processo de verificação ex ante dos pagamentos do fundo para adiantamentos antes da assinatura do gestor orçamental.

Relatórios anuais de actividades e declarações dos gestores orçamentais delegados

9.53. O relatório anual de actividades previsto no n.o 7 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro foi apresentado no início de Junho de 2004. Este relatório contém uma declaração relativa aos procedimentos que permitem garantir a legalidade e regularidade das operações subjacentes às contas, bem como informações sobre determinados problemas com que os responsáveis pelos controlos se depararam em 2003 e as medidas a tomar em 2004 para cumprir melhor as obrigações decorrentes do Regulamento Financeiro.

Comissão

Sistemas e controlos de supervisão para as despesas administrativas (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12)

9.54. Ao contrário das outras instituições, a Comissão não aguardou a entrada em vigor do novo Regulamento Financeiro para instituir novos sistemas e controlos de supervisão. Estes sistemas, inseridos no âmbito da reforma da Comissão, correspondiam já em grande medida às principais exigências impostas pelo novo Regulamento Financeiro. Por esse motivo, os sistemas da Comissão em vigor em 2003 estão mais em conformidade com o Regulamento Financeiro do que os das outras instituições.

9.55. As 24 normas de controlo interno adoptadas pela Comissão em 2000 foram posteriormente mais explicitadas e divididas em 74 «exigências de base». Um anexo aos relatórios de actividades dos directores e Directores-Gerais indica a forma como muitas das «exigências de base» foram aplicadas por cada serviço da Comissão. No que respeita às despesas administrativas, o Tribunal considera que, no final de 2003, tinha sido aplicada a maioria das «exigências de base» relativas às actividades de controlo, auditoria e avaliação.

9.56. O Tribunal examinou os sistemas e controlos de supervisão que permitem que os gestores orçamentais delegados e subdelegados obtenham a garantia de que a execução das despesas é efectuada em conformidade com as obrigações de legalidade e regularidade. Avaliou ainda o funcionamento dos sistemas relativos à remuneração do pessoal, à informática, às infra-estruturas e à gestão dos serviços em Bruxelas, às publicações, às delegações da Comissão e aos serviços de interpretação.

9.57. À excepção das despesas relativas ao pessoal, os gestores orçamentais decidiram que, em conformidade com a norma de controlo interno n.o 17, seriam efectuados controlos ex postde algumas operações. No entanto, não existem provas de que foram realizados controlos ex post das despesas relativas às delegações da Comissão e às publicações. Nos outros domínios de despesas, efectuaram-se controlos ex post, mas sem se basearem no exame de operações seleccionadas por meio de uma análise de risco. 9.57. RESPOSTA DA COMISSÃO O Relatório Anual de Actividade da DG RELEX chama a atenção para a ausência de um sistema eficaz de controlo ex post no que diz respeito às despesas das delegações. Tendo em conta o que precede, foi elaborado um plano de acção destinado a aplicar um tal sistema antes de finais de 2004. Por seu turno, o Serviço de Publicações (OPOCE) lançou em 2004 um controlo ex post por amostragem. O gestor orçamental delegado decidiu atribuir a prioridade aos controlos ex ante de segundo nível antes de lançar um controlo ex post em 2004. No que diz respeito a outras despesas administrativas, a DG ADMIN e o Serviço de Infra-Estruturas e Logística de Bruxelas (OIB) decidiram, logo no início de 2003, quando foram introduzidos os controlos ex post, seleccionar as transações através de uma amostragem uniforme, de modo a evitar distorções. Esses serviços têm a intenção de incluir os factores de risco após 24 meses de funcionamento do sistema, ou seja, a partir de 2005. Em 2003, a Direcção-Geral de Interpretação (SCIC) aplicou igualmente a amostragem uniforme ao pagamento dos intérpretes freelance. Todavia, desde 2004, as unidades de amostragem são baseadas no valor monetário (MUS). No decurso do exercício de 2004, tenciona-se acrescentar a amostragem orientada baseada em factores de risco. Quanto às despesas de pessoal, a resposta no ponto 9.58 fornece os pormenores necessários.

9.58. Quanto ao sistema de remuneração do pessoal, as discrepâncias detectadas entre a base que contém os dados do pessoal e o sistema informático utilizado para o cálculo mensal das remunerações foram corrigidas antes da aplicação de um novo sistema em Outubro de 2003. Contudo, não se procedeu a qualquer verificação sistemática dos novos dados introduzidos nos processos individuais contidos na base de dados até perto do final de 2003. 9.58. RESPOSTA DA COMISSÃO Tal como o Tribunal o indica, foram identificadas e corrigidas as disparidades que existiam entre os dois sistemas antes da introdução do novo sistema — NAP — com base nos dados relativos ao pessoal que tinham sido verificados por comparação entre as antigas e as novas folhas de vencimento. Contrariamente ao antigo sistema de remuneração — a VAP —, a NAP extrai os seus dados directamente do sistema de gestão do pessoal SYSPER através de uma interface informática; a dupla entrada dos dados, que oferecia uma possibilidade de controlo e, ao mesmo tempo, constituía uma fonte de erro, deixou de ser, por conseguinte, necessária. O desenvolvimento das operações de verificação teve que ser adaptado, o que foi feito antes de finais de 2003. Em 2003, foram já realizados alguns controlos ex post sobre os dados relativos à população do Luxemburgo. A população de Bruxelas será objecto de um controlo em finais de 2004 quando se encontrará operacional um programa de controlo ex post global. As comparações efectuadas no quadro da migração para a NAP e os controlos realizados no Luxemburgo mostraram que o número de erros era bastante baixo relativamente ao elevado número de dados envolvidos e que os erros não eram sistemáticos.

9.59. O Tribunal detectou insuficiências nos sistemas e controlos de supervisão aplicados pelo Serviço das Publicações. Em especial, não foram atribuídas formalmente aos responsáveis pelo início e verificação das operações financeiras competências rigorosamente definidas, não foram tomadas quaisquer medidas para prevenir o risco específico, identificado pelo Serviço das Publicações, de não se detectarem erros nas facturas e os procedimentos não estavam documentados de forma completa. 9.59. RESPOSTA DA COMISSÃO No que diz respeito à definição das responsabilidades, a Comissão partilha o ponto de vista do Tribunal de Contas. Foi lançado, a partir do mês de Novembro de 2003, um sistema de actualização regular (mensal). Quanto à documentação de apoio a fornecer no quadro dos procedimentos, o Serviço de Publicações definiu em finais de 2003 uma lista dos principais procedimentos envolvidos. Esta documentação foi completada em 2004 e até ao final do primeiro semestre de 2005 será fornecida uma documentação relativa aos procedimentos secundários.

9.60. A obrigação de elaborar um relatório estabelecida na carta dos gestores orçamentais subdelegados da Comissão não foi respeitada no Serviço das Publicações. 9.60. RESPOSTA DA COMISSÃO Apesar do procedimento não estar formalizado, é elaborado, desde há numerosos anos, um relatório operacional regular (trimestral) destinado ao Comité de Direcção. É publicado a nível central um relatório orçamental mensal e um relatório sobre os programas, acções e resultados obtidos é comunicado pelos gestores orçamentais subdelegados, o que permite nomeadamente a elaboração do Relatório Anual de Actividade (RAA) e do Relatório Anual de Gestão do Serviço de Publicações. Este último elaborará o relatório tal como previsto pela Carta dos Gestores Orçamentais subdelegados.

Observações relativas às operações

9.61. Os prazos estabelecidos contratualmente não foram cumpridos no caso do pagamento de um grande número de facturas relativas a serviços informáticos, infra-estruturas e gestão de serviços em Bruxelas, bem como a publicações. Nos termos do n.o 5 do artigo 106.o das normas de execução, o incumprimento do prazo de pagamento confere ao credor o direito de reclamar juros. 9.61. RESPOSTA DA COMISSÃO É importante salientar que após a introdução de um prazo de pagamento reduzido no novo Regulamento Financeiro, não foram alterados os prazos previstos nos contratos concluídos antes de 31 de Dezembro de 2002 no quadro do antigo Regulamento Financeiro. A maioria dos contratos utilizados em 2003 pela Direcção de Informática e pelo Serviço de Infra-Estruturas e Logística de Bruxelas (OIB) foram assinados antes desta data e prevêem, por conseguinte, um prazo de pagamento de 60 dias. Nesta base, o número de pagamentos efectuados após o prazo contratual era na realidade de 10,8 % para a Direcção Informática, de cerca de 18 % para a OIB e de 3 % para a Direcção-Geral de Interpretação (pagamentos que não os destinados aos intérpretes freelance). A fim de reduzir a proporção de pagamentos em atraso, a Comissão chamou a atenção dos serviços operacionais para a obrigação de proceder ao pagamento SWIFT.

9.62. No final de 2003, o Serviço das Publicações pagou facturas cujo montante excedia o valor dos serviços realmente prestados durante o ano. O excedente foi integralmente reconhecido pelos fornecedores, que enviaram notas de crédito ao Serviço das Publicações em 2004. Deste modo, foi evitada a anulação de dotações autorizadas em 2002 para antecipar despesas previstas para 2003. O procedimento aplicado pelo Serviço das Publicações não está contemplado nas disposições do Regulamento Financeiro e infringe o n.o 1 do artigo 97.o das normas de execução, nos termos do qual a liquidação de uma despesa deve ser feita com base na constatação de serviços efectivamente prestados. O Tribunal considera que deveriam ter sido aplicados os procedimentos correctos de pagamento. 9.62. RESPOSTA DA COMISSÄO O Serviço de Publicações reconheceu a materialidade do erro constatado.

Relatórios anuais de actividades e declarações dos gestores orçamentais delegados

9.63. De um modo geral, os relatórios anuais de actividades dos directores e directores-gerais, que exercem funções de gestor orçamental em relação à maior parte das despesas administrativas, dão uma visão clara e completa das actividades e realizações das Direcções-Gerais e dos serviços pelos quais são responsáveis.

9.64. Determinados gestores orçamentais indicam no seu relatório que nem todas as normas de controlo interno foram plenamente executadas, em especial no que se refere à documentação pormenorizada de todos os procedimentos aplicados, mas todos declaram que os procedimentos de controlo aplicados dão as garantias necessárias quanto à legalidade e regularidade das operações subjacentes. O director-geral das Relações Externas acrescenta à sua declaração uma reserva relativa à aplicação insuficiente das normas de controlo interno n.o 16 («separação de funções») e 17 («supervisão»).

Conclusão geral e recomendações

9.65. As instituições envidaram esforços consideráveis para adaptar os seus sistemas e controlos de supervisão às exigências do novo Regulamento Financeiro. Ainda assim, a maior parte não conseguiu realizar plenamente as alterações necessárias, tendo-se detectado insuficiências que colocam em risco a legalidade e regularidade das operações subjacentes (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12). 9.65. RESPOSTA DO PARLAMENTO EUROPEU Resposta do auditor financeiro: «Relativamente ao segundo período, última parte, e à respectiva nota de rodapé, o Tribunal não precisa a que instituições dizem respeito os problemas de implementação das respectivas funções de auditoria interna. Nenhuma observação neste sentido foi feita relativamente à auditoria interna do Parlamento Europeu, nem nos pontos 9.7 a 9.17 do presente relatório do Tribunal, que dizem respeito ao Parlamento, nem no extracto de constatações preliminares ao relatório anual anteriormente recebido pelo Parlamento, nem pelos agentes do Tribunal, aquando da sua apreciação». O Parlamento apoia a resposta do seu auditor interno. Salienta a importância dos seus trabalhos na auto-avaliação do nível de implementação das Normas Mínimas de Controlo Interno realizada pela Instituição e referida pelo Tribunal no seu ponto 9.11. A auto-avaliação permitiu estabelecer planos de acção destinados a corrigir as insuficiências constatadas.

9.65. RESPOSTA DA COMISSÃO A aplicação da reforma é um processo contínuo. Por conseguinte, a Comissão envida esforços importantes e procura melhorar constantemente estas práticas. Por outro lado, os serviços procedem efectivamente a uma supervisão que deve ser colocada em destaque. A Comissão organiza no decurso do segundo semestre de 2004 seminários específicos relativos a esta questão.

9.66. À excepção dos casos referidos nos pontos 9.23, 9.28, 9.45 e 9.62, a auditoria do Tribunal revela que a amostra de operações subjacentes examinada não estava, de forma significativa, afectada por erros.

9.67. Os gestores orçamentais delegados das instituições elaboraram pela primeira vez em 2003 relatórios anuais de actividades nos termos do artigo 60.o do Regulamento Financeiro (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12). Estes relatórios fornecem informações úteis sobre o funcionamento dos sistemas e controlos de supervisão. Contudo, o seu teor deverá ser melhorado para que o Tribunal os possa utilizar como fonte de informações no âmbito da sua própria declaração de fiabilidade. 9.67. RESPOSTA DA COMISSÃO A Comissão encontra-se já no seu terceiro ano de experiência neste domínio. O Tribunal reconhece igualmente as melhorias constantes introduzidas pela Comissão. Os actuais RAA constituem uma fonte de informação útil relativa aos sistemas de controlo internos das Direcções-Gerais. 9.67. RESPOSTA DO TRIBUNAL DE CONTAS Os serviços competentes do Tribunal tomaram nota da recomendação e integraram-na nos seus planos de acção para o prosseguimento da aplicação dos procedimentos relativos ao novo Regulamento Financeiro.

9.68. Apesar de, no domínio das despesas administrativas no seu conjunto, as operações que examinou não estivessem, de forma significativa, afectadas por erros, o Tribunal constata que existem riscos susceptíveis de afectar a legalidade e a regularidade das operações subjacentes. Tal deve-se ao facto de os sistemas e controlos de supervisão que substituíram em 2003 o antigo controlo financeiro ainda não corresponderem às exigências de base do novo Regulamento Financeiro em todas as instituições. O Tribunal recomenda que se preste uma atenção especial ao cumprimento de todas as exigências impostas pelo novo Regulamento Financeiro. 9.68. RESPOSTA DA COMISSÃO A Comissão lançou uma avaliação do estado de preparação em finais de 2002, que revelou que os serviços se encontravam prontos a aplicar as novas especificidades do Regulamento Financeiro tal como reconhecidas pelo Tribunal no ponto 9.54. 9.68. RESPOSTAS DO TRIBUNAL DE CONTAS Ver resposta ao ponto 9.67.

AUDITORIA DOS ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS

9.69. A auditoria anual dos organismos descentralizados da União foi objecto de relatórios anuais específicos (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12). Os principais dados relativos aos organismos descentralizados são apresentados no quadro 9.4 .

9.70. O total dos orçamentos dos organismos descentralizados elevou-se a 778,0 milhões de euros em 2003 contra 852,2 milhões de euros (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) em 2002. O efectivo do conjunto dos organismos descentralizados tal como previsto nos seus quadros do pessoal passou de 2 037 agentes em 2002 para 2 204 em 2003.

Quadro 9.4 — Orçamento e efectivos em 2002 e 2003 — Organismos descentralizados Sede Ano de criação Orçamento (milhões de euros) Lugares estatutários 2002 2003 2002 2003 Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional Salónica 1975 14,2 14,7 83 83 Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho Dublim 1975 17,4 16,8 88 88 Agência Europeia do Ambiente Copenhaga 1990 25,2 27,5 106 111 Fundação Europeia para a Formação Turim 1990 16,8 17,2 123 104 Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência Lisboa 1993 10,4 10,5 59 63 Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos Londres 1993 61,3 84,2 251 287 Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia Luxemburgo 1994 23,6 29 158 158 Instituto Comunitário das Variedades Vegetais Angers 1994 10,5 11,1 33 33 Instituto de Harmonização do Mercado Interno Alicante 1994 154,7 157,4 715 675 Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho Bilbau 1995 13,2 14,6 31 33 Observatório Europeu do Racismo e da Xenofobia Viena 1997 6,2 6,6 28 30 Agência Europeia de Reconstrução Salónica 2000 495,9 358,6 316 317 Eurojust Haia 2002 2,8 8,1 46 53 Agência Europeia para a Segurança da Aviação Bruxelas 2002 — 4,7 — 80 Agência Europeia da Segurança Marítima Bruxelas 2002 — 4,5 — 40 Autoridade Europeia para a Segurança dos Alimentos Bruxelas 2002 — 12,6 — 49 Total 852,2 778,0 2 037 2 204

9.71. O exercício de 2003 caracterizou-se pela entrada em vigor do novo regulamento financeiro quadro (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) a partir do qual os organismos descentralizados deveriam elaborar e adoptar a sua própria regulamentação financeira.

9.72. Durante o exercício, todos os organismos descentralizados, excepto três, adoptaram, após parecer da Comissão, a sua nova regulamentação financeira. Os organismos descentralizados que não puderam adoptar uma regulamentação financeira específica aplicaram a título provisório o regulamento financeiro quadro (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) ou o seu projecto de regulamento específico na pendência do parecer da Comissão (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12). Todos os organismos descentralizados reproduziram as disposições do regulamento financeiro quadro com adaptações menores impostas pelas características das suas actividades. A única excepção notória foi a Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos que, no âmbito da adjudicação de contratos, aplicou limites que se afastam das normas previstas pelo regulamento financeiro quadro. 9.72. RESPOSTA DA COMISSÃO No que diz respeito ao Regulamento Financeiro da Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos (AEAM), a Comissão exigiu que a Agência respeitasse escrupulosamente o Regulamento Financeiro quadro. Neste contexto, foi adoptado, em Junho de 2004, um novo texto com o acordo da Comissão. Desde finais de 2003, a Agência Europeia de Reconstrução (AER) obteve igualmente o acordo da Comissão e adoptou o seu Regulamento Financeiro em 4 de Junho de 2004.

9.73. A aplicação dos princípios do regulamento financeiro quadro implica uma reestruturação do sistema de controlo interno dos organismos descentralizados, designadamente na sequência da extinção do controlo financeiro e da criação de uma função de auditoria interna. Esta reestruturação exige um esforço de adaptação e de formação dos diferentes intervenientes financeiros e, mais especificamente, dos gestores orçamentais, cuja responsabilidade aumentou. Em dois terços dos organismos descentralizados, os sistemas aplicados pelos intervenientes financeiros ainda não são avaliados e controlados por uma unidade de controlo interno.

9.74. Ao nível das contas, a principal inovação consiste na introdução do princípio de contabilidade de exercício, que implica uma alteração dos métodos de trabalho e uma adaptação dos instrumentos contabilísticos. Na perspectiva da consolidação para o exercício de 2005 das contas das instituições e outros organismos da União, as regras contabilísticas dos organismos descentralizados serão adoptadas pelo contabilista da Comissão, em conformidade com o artigo 133.o do Regulamento Financeiro geral, exigência reproduzida nos artigos 85.o (contabilidade) e 90.o (inventário) do regulamento financeiro quadro. 9.74. RESPOSTA DA COMISSÃO No quadro do projecto de modernização do sistema contabilístico da Comissão, foi criado um Comité de Normas Contabilísticas incumbido de contribuir para a elaboração de futuras normas contabilísticas comunitárias. Na sequência de um processo de consulta das Agências a respeito destas normas, estas serão adoptadas pelo contabilista da Comissão antes do final de 2004 e são, por conseguinte, aplicáveis a todos os organismos abrangidos pelo artigo 185.o do Regulamento Financeiro.

9.75. Enquanto se espera que a Comissão finalize a elaboração de normas para assegurar a passagem do princípio de contabilidade de caixa para o de contabilidade de exercício, os organismos descentralizados adoptaram formas diversas de elaboração das suas contas anuais relativas ao exercício de 2003. A maioria manteve o princípio anterior, outros apresentaram as suas contas segundo o princípio de contabilidade de exercício e os restantes aplicaram o princípio de contabilidade de exercício apenas às operações para as quais dispunham das informações necessárias. Além disso, à excepção da Eurojust, os organismos descentralizados que aplicaram o princípio de contabilidade de exercício não processaram de novo os dados do exercício de 2002, o que impede a comparação entre exercícios. O quadro 9.5 resume a fase de adiantamento da aplicação do novo regulamento financeiro quadro.

Quadro 9.5 — Situação da aplicação do Regulamento Financeiro quadro em 31 de Dezembro de 2003 Agência Regulamento Financeiro em vigor Função de auditoria interna Aplicação do princípio de contabilidade de exercício Regulamento próprio Regulamento financeiro quadro integral reduzida nenhuma Agência Europeia do Ambiente X X X Agência Europeia de Reconstrução X X X Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho X X Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional X X Centro de Tradução dos Organismos da União X X Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho X X Agência Europeia dos Medicamentos X X X Fundação Europeia para a Formação X X Instituto Comunitário das Variedades Vegetais X X Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência X X Instituto de Harmonização do Mercado Interno X X X Observatório Europeu do Racismo e da Xenofobia X X X Autoridade Europeia para a Segurança dos Alimentos X X Eurojust X X Agência Europeia da Segurança Marítima X X Agência Europeia para a Segurança da Aviação X X

9.76. Para além dos problemas relacionados com a aplicação dos princípios do novo regulamento financeiro quadro, o sistema de inventário das imobilizações de uma série de organismos descentralizados apresenta lacunas que conferem uma margem de incerteza à valorização das imobilizações constantes dos seus balanços.

9.77. A Comissão deve tomar as medidas necessárias para que, em conformidade com os artigos 85.o e 90.o do regulamento financeiro quadro, os organismos descentralizados disponham das regras e métodos contabilísticos de que precisarão para elaborar as suas contas segundo os princípios estabelecidos pelos seus novos regulamentos financeiros e garantir que a consolidação das contas prevista para o exercício de 2005 se efectue em boas condições. 9.77. RESPOSTA DA COMISSÃO A responsabilidade pela preparação das contas anuais em conformidade com as futuras normas contabilísticas comunitárias incumbe ao contabilista de cada Agência, bem como a responsabilidade pela escolha dos instrumentos adequados. A Comissão tomou já medidas a fim de garantir que as Agências se encontrem preparadas para as futuras exigências em matéria de contabilidade. Organiza regularmente reuniões com os contabilistas das Agências a fim de discutir de contabilidade, nomeadamente com o objectivo de lhes fornecer informações actualizadas sobre o estado de avanço do projecto de modernização e informá-los a respeito do que é necessário fazer agora e no futuro (a última reunião teve lugar em 11 de Junho de 2004). As Agências estão igualmente representadas no Comité das Normas Contabilísticas. No início de Junho de 2004, todas as Agências foram consultadas relativamente às novas normas contabilísticas comunitárias e em Abril tinham já preenchido um questionário destinado a ajudar a identificar as divergências entre as actuais práticas contabilísticas e as futuras exigências. As Agências tiveram igualmente acesso ao primeiro projecto de manual contabilístico em linha da Comissão. No que diz respeito às questões de natureza contabilística, a Comissão dispõe de um ponto de contacto designado a fim de dar a resposta a todas as perguntas das Agências.

9.78. Em relação a dois organismos descentralizados, o Tribunal formulou opiniões com reservas sobre as contas ou sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12). Por ocasião da adopção do seu relatório anual, o Tribunal ainda não adoptara o seu relatório relativo à Agência Europeia de Reconstrução.

9.79. Por seu lado, os organismos descentralizados deverão confrontar mais as suas esperiências para identificar as melhores práticas em vigor e os instrumentos mais eficazes tendo em vista a melhoria da sua gestão e a obtenção de economias de escala. Estes esforços deverão visar instrumentos informáticos como o sistema de contabilidade orçamental ou do inventário das imobilizações por forma a reforçar a coerência entre a contabilidade orçamental e a contabilidade geral no âmbito da sua adaptação aos princípios estabelecidos pelo regulamento financeiro quadro. No que respeita às boas práticas, é de notar a coerência entre o programa de trabalho, o organigrama e o orçamento registada no Observatório Europeu do Racismo e da Xenofobia. Esta coerência reflecte no plano operacional de forma directa e transparente as competências do Observatório tal como definidas pelo seu regulamento de base. No plano dos instrumentos, a Fundação Europeia para a Formação dispõe de um bom sistema informático de gestão e de acompanhamento da adjudicação de contratos que se revela útil na prevenção dos riscos de irregularidades. 9.79. RESPOSTA DA COMISSÃO Em resposta a um pedido das Agências, a Comissão confirmou-lhes que o sistema contabilístico actual (SI2) vai continuar disponível até finais de 2005 e que o sistema que o deverá substituir (ABAC) será colocado à sua disposição em 2005, caso o desejem. Serão colocados à disposição das Agências toda a documentação e os suportes lógicos relativos às futuras aplicações informáticas (incluindo a aplicação SAP).

AUDITORIA DAS ESCOLAS EUROPEIAS

9.80. A auditoria das Escolas Europeias é objecto de um relatório anual específico, não publicado no Jornal Oficial, enviado ao Conselho Superior das Escolas Europeias. No início do ano lectivo de 2003, as Escolas contavam com 19 248 alunos. Em 31 de Dezembro de 2003, o pessoal das Escolas era composto pelo equivalente de 1 640 pessoas. O orçamento das Escolas elevou-se a 201,4 milhões de euros, financiados principalmente por uma subvenção da Comissão (114,8 milhões de euros) e por contribuições dos Estados-Membros (44,1 milhões de euros).

9.81. Em 2003, os controlos incidiram nas contas consolidadas das Escolas, elaboradas pelo Gabinete do Secretário-Geral do Conselho Superior, bem como nas contas das Escolas de Bruxelas III e do Luxemburgo. Os controlos não revelaram anomalias susceptíveis de afectar a opinião do Tribunal sobre as contas das Escolas.