Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000, acompanhado das respostas do Observatório

(2001/C 372/08)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência, em conformidade com o n.o 11 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 302/93 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000. De acordo com o n.o 8 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 302/93 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no n.o 12 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 302/93 do Conselho, com a última redacção que lhe foi dada pelo artigo 1.o do Regulamento (CE) n.o 3294/94 do Conselho(3). Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DO OBSERVATÓRIO EUROPEU DA DROGA E DA TOXICODEPENDÊNCIA (LISBOA) NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 2000

Execução do orçamento e contas orçamentais

5. No quadro 1(4) é apresentada a execução das dotações do exercício de 2000 e das dotações transitadas do exercício anterior.

6. As dotações definitivas do exercício ascenderam a 8,3 milhões de euros, dos quais 8 milhões de euros (97 %) foram autorizados.

7. A importante subutilização das dotações de pagamento do título III (menos de 50 %) diz respeito à execução dos contratos celebrados com os centros nacionais que colaboram com o Observatório (os pontos focais), cuja duração ultrapassa o exercício em que o contrato foi celebrado. A análise dos pagamentos do título III revela que 44 % dos pagamentos foram efectuados durante o último trimestre. A celebração dos contratos no início do exercício permitiria uma gestão mais racional dos recursos.

8. As dotações transitadas para o exercício de 2001 ascendem a 2,2 milhões de euros (27 % das autorizações) e dizem respeito fundamentalmente às dotações operacionais, das quais foram transitados 1,6 milhões de euros (54 % das autorizações). Do montante total das dotações transitadas de 1999, foram anulados no final de 2000 0,2 milhões de euros, ou seja cerca de 9 %.

9. O sistema de contabilidade orçamental SI2 ainda não contém o módulo que permite registar os montantes a cobrar, devendo portanto ser completado.

Demonstrações financeiras e contabilidade

Contabilidade

10. Nos quadros 2 e 3 são apresentados a conta de gestão relativa ao exercício de 2000 e o balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000.

Sistema contabilístico

11. O Observatório não dispõe de um instrumento que lhe permita conhecer o custo real global das acções que desenvolve. Este instrumento é, no entanto, fundamental para melhorar a gestão.

Gestão contabilística das imobilizações e inventário

12. Os bens são inscritos no balanço pelo seu valor de aquisição e a sua depreciação não é tida em consideração. Desde Dezembro de 2000, um regulamento da Comissão(5) fixa as disposições contabilísticas relativas às imobilizações corpóreas e incorpóreas. O Observatório deverá integrar estas disposições na sua regulamentação, nomeadamente para evitar problemas de avaliação dos bens que devem ser inventariados.

13. Nos termos do seu regulamento financeiro (artigo 52.o), o Observatório deve dispor de um inventário permanente de todos os bens móveis e imóveis que constituem o seu património. Durante o exercício de 2000, na sequência de uma reorganização interna, a atribuição de responsabilidades relativas à realização do inventário não foi definida e portanto nada foi feito.

Seguimento dado às observações anteriores do Tribunal

14. No relatório relativo ao exercício de 1999(6), o Tribunal referiu que o co-financiamento pelos Estados-Membros das actividades permanentes executadas pelos pontos focais era comprovado por declarações emitidas pelos próprios, não estando o Observatório em condições de verificar a sua validade. Não se registou qualquer evolução em relação a este ponto.

15. Em matéria de IVA, contrariamente a outros organismos descentralizados, o Observatório ainda não alterou o seu regulamento financeiro em conformidade com as disposições do Regulamento Financeiro aplicável ao Orçamento Geral.

Gestão dos recursos humanos

Política de pessoal

16. O pessoal do Observatório está sujeito às regras aplicáveis aos funcionários e aos outros agentes das CE. De acordo com o terceiro parágrafo do artigo 15.o do Regulamento (CEE) n.o 302/93 de 8 de Fevereiro de 1993, o Conselho de Administração, em acordo com a Comissão, adopta as regras de execução. Até 2000, a gestão do pessoal baseava-se nas disposições gerais de execução da Comissão ou, em relação a determinados domínios, em decisões específicas. Na sequência de uma avaliação global, o Observatório definiu um plano de reforma interna. Neste contexto, foi elaborado em 2000 um documento de carácter geral sobre a política de pessoal.

Processos de recrutamento e classificação

17. Em 1995, o Conselho de Administração aprovou um documento com as linhas gerais dos processos de recrutamento. Para os agentes temporários, o Observatório organiza geralmente um recrutamento externo na sequência de uma vasta divulgação de "anúncios de concurso" junto dos outros organismos descentralizados, das instituições, no Jornal Oficial e no seu sítio internet.

Apreciação do rendimento do pessoal

18. O Observatório só efectuou um exercício geral de notação em 2000 apesar de, nos termos do artigo 43.o do Estatuto, a competência, o rendimento e a conduta no serviço de cada funcionário devam ser objecto de um relatório periódico elaborado, pelo menos, de dois em dois anos.

Descrição das funções

19. De acordo com o artigo 44.o do regulamento financeiro do Observatório(7), foi elaborado um ficheiro de identificação dos lugares com uma descrição das funções que lhes correspondem. Este ficheiro será actualizado em 2001 no âmbito da reforma interna do Observatório.

20. Esta descrição deverá ser facilmente acessível ao pessoal e constar dos respectivos processos pessoais. Dos 12 processos de pessoal analisados, nenhum continha uma descrição das funções.

Conservação dos processos do pessoal

21. A análise dos 12 processos permitiu verificar que alguns deles não estavam completos e que a ficha relativa à carreira não era regularmente actualizada. Todos os processos deverão ser revistos para que se possa ter a certeza de que contêm todos os elementos essenciais.

Evolução dos efectivos e da actividade do Observatório

22. O pessoal do Observatório inclui agentes estatutários permanentes (AP) ou temporários (AT). O número de lugares a ocupar por estes agentes é autorizado anualmente pela autoridade orçamental conjuntamente com o orçamento. Além disso, o orçamento pode conceder dotações para recrutamento de agentes auxiliares (AA), por um período máximo de um ano, bem como de agentes locais (AL) e peritos nacionais destacados (PND).

23. O quadro 4 apresenta a evolução do pessoal do Observatório, bem como a sua repartição. Nos últimos anos verificou-se uma tendência para a estabilização do crescimento dos efectivos. O número de efectivos total (AP, AT e outros) é constantemente superior ao número previsto no quadro dos efectivos orçamentais.

24. O quadro 5, que analisa a evolução dos recrutamentos de acordo com a sua modalidade, mostra que 57 % destes foram efectuados através de um processo do tipo do concurso externo nos termos do Estatuto. Em média, as despesas de recrutamento ascenderam a aproximadamente 2780 euros por agente contratado.

25. A cessação de funções dos agentes conduz a uma taxa de rotação do pessoal (AP, AT, AA e AL) anual de 7 % em média, devendo-se esta taxa fundamentalmente ao termo dos seus contratos.

26. Para efeitos da auditoria, os agentes foram agrupados em duas categorias:

- os agentes responsáveis pelas actividades de apoio (agentes de apoio), ou seja as actividades que garantem o funcionamento do Observatório (por exemplo, serviços como a administração, contabilidade, secretariado, etc.),

- os outros agentes, designados por operacionais, que contribuem directamente para a realização dos objectivos do Observatório.

27. Em média, 83 % dos agentes A, ou seja 35 % dos efectivos totais, devem ser considerados operacionais. Todos os outros agentes devem ser considerados agentes de apoio.

28. O quadro 6 descreve a evolução dos custos com o pessoal, bem como as despesas de funcionamento. A evolução das despesas salariais foi nitidamente mais rápida que a dos efectivos. Esta diferença deve-se à passagem do estatuto de auxiliar ao de agente temporário.

29. No que se refere aos outros custos com o pessoal, a análise incidiu essencialmente sobre as despesas de formação profissional (FP) e de funcionamento, nomeadamente no sector da informática. As despesas de FP aumentaram mais rapidamente que os efectivos. As despesas de funcionamento, nas quais estão incluídas as despesas com a informática, aumentaram ligeiramente e de maneira nitidamente inferior aos efectivos depois de terem sido realizados os investimentos iniciais.

30. Para determinar a relação entre a actividade do Observatório e a evolução do seu pessoal e dos respectivos custos, esta última foi comparada à evolução do montante das dotações operacionais (título III) efectivamente despendidas (dotações do exercício e dotações transitadas) durante um exercício. Esta comparação sugere que os efectivos do Observatório e os respectivos custos crescem mais rapidamente que o seu volume de actividade. Este fenómeno é confirmado pelo facto de, em média, as despesas de apoio (título I e II) crescerem mais rapidamente que as despesas operacionais (título III). Esta situação deverá levar o Observatório a interrogar-se sobre os meios de melhorar a produtividade dos seus recursos humanos e materiais.

31. Estas constatações devem ser atenuadas pelo facto de o Observatório ainda não ter atingido uma velocidade de cruzeiro e de não poder, tendo em conta a sua dimensão, beneficiar de economias de escala consideráveis para a sua infra-estrutura material e administrativa. Neste contexto, a tendência recente da relação entre a taxa de crescimento dos seus efectivos e do seu volume de despesas é satisfatória.

Conclusão

32. Embora após a sua criação o Observatório não tenha podido contratar os efectivos previstos no quadro dos efectivos do seu orçamento, foi possível compensar este défice e até ultrapassá-lo através do recrutamento de AA e, sobretudo, de AL.

33. No recrutamento dos seus agentes, o Observatório utiliza cada vez mais um modelo de recrutamento externo comparável ao utilizado pelas instituições. Tendo em conta a evolução esperada das suas actividades, e por consequência dos seus efectivos, é talvez preferível que o Observatório se associe aos outros organismos descentralizados para, no que diz respeito aos lugares com carácter administrativo, efectuar os recrutamentos numa base tão alargada quanto possível.

34. O Observatório deverá acompanhar com muita atenção a evolução dos seus efectivos e dos respectivos custos e prosseguir os seus esforços no sentido de melhorar a produtividade dos seus recursos humanos e materiais. De uma maneira geral, deverá melhorar o seu sistema de gestão e de informação na área dos recursos humanos.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 10 de Outubro de 2001.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 36 de 12.2.1993, p. 6.

(2) Em conformidade com o n.o 10 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 302/93 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Observatório relativas ao exercício de 2000 foram elaboradas em 30 de Março de 2001, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração do Observatório, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 9 de Abril de 2001. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) JO L 341 de 30.12.1994, p. 7.

(4) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório são o mais exactos possível. Os números foram arredondados, o que aparentemente pode sugerir a existência de erros de cálculo. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(5) Regulamento (CE) n.o 2909/2000 da Comissão, de 29 de Dezembro de 2000 (JO L 336 de 30.12.2000, p. 75).

(6) JO C 373 de 27.12.2000 (ponto 18).

(7) Regulamento aprovado pelo Conselho de Administração do Observatório em 29 de Junho de 1995.

QUADROS 1-6

Quadro 1

Execução orçamental

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2000 e 1999

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pelo Observatório.

Quadro 3

Balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000 e a 31 de Dezembro de 1999

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pelo Observatório.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 4

Evolução do pessoal

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

AA: Agentes auxiliares.

AL: Agentes locais.

AP: Agentes permanentes.

AT: Agentes temporários.

PND: Peritos nacionais destacados.

Quadro 5

Análise da variação dos efectivos

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 6

Evolução do pessoal e dos respectivos custos

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas do observatório

1 a 4. O OEDT regozija-se com o facto de o Tribunal de Contas ter constatado que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000 são fiáveis e que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

7. O OEDT desenvolverá todos os esforços ao seu alcance para que a duração dos contratos Reitox coincida com o ano civil, a fim de respeitar melhor o princípio da anualidade orçamental, tendo em conta os imperativos impostos pelo calendário para aprovação do orçamento e do programa de trabalho anuais, bem como os procedimentos nacionais que visam garantir o co-financiamento dos Pontos Focais.

9. O módulo específico que permite o acompanhamento das receitas encontra-se ainda em fase de desenvolvimento na Comissão, devendo, brevemente, ser instalado em todas as agências descentralizadas.

A emissão de ordens de cobrança são objecto de um registo electrónico no SI2 e os montantes a cobrar são imputados às contas de ordem da contabilidade geral (Cubic) para o acompanhamento dos montantes cobrados e a cobrar.

11. O OEDT está plenamente ciente de que o referido instrumento se tornou um elemento indispensável para aperfeiçoar a gestão analítica do Observatório. Neste sentido, o Observatório procedeu, para o exercício de 2001, a uma codificação dos projectos no âmbito do sistema SI2, que permite conhecer o custo real de cada acção no quadro da nova abordagem em termos de orçamento baseada nas actividades.

12. O OEDT leva em linha de conta a observação do Tribunal e propõe-se adoptar e integrar na sua regulamentação as disposições contabilísticas contidas no novo regulamento da Comissão relativo aos procedimentos de inventário.

13. O OEDT havia decidido instalar, em 2000, o software de gestão do inventário ELS que deveria substituir o antigo sistema RAI. Devido a atrasos na sua entrega e instalação por parte do fornecedor, o sistema ELS não ficou operacional durante o exercício de 2000. Após encerrado o exercício, o OEDT procedeu à reconciliação de todos os bens adquiridos durante o ano de 2000 no antigo sistema RAI.

14. O comprovativo do co-financiamento por parte de cada Estado-Membro (anexo 2 do contrato Reitox) é assinado por um seu representante habilitado a fazê-lo. Na maior parte dos casos, trata-se do representante do Estado-Membro com assento no Conselho de Administração do OEDT.

15. De um modo geral, o OEDT partilha as preocupações do Tribunal no que diz respeito à transposição para o seu Regulamento Financeiro das disposições do Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral da União Europeia, incluindo as alterações recentes em matéria de contabilização do IVA.

Entretanto, tendo em conta os constrangimentos derivados dos procedimentos de reembolso do IVA impostos pela administração fiscal do país onde se encontra sediado, o OEDT procede à análise as vantagens e dos inconvenientes de uma tal transposição antes de assumir uma posição definitiva.

16 e 17. O OEDT confirma as constatações do Tribunal.

18. Todos os agentes recrutados pelo OEDT são sistematicamente objecto de uma avaliação após concluído o período de estágio. O Observatório estabeleceu um procedimento destinado à elaboração de um relatório de notação periódica, tendo em vista efectuar uma avaliação contínua de cada agente que trabalha no Observatório. Esse sistema de notação periódica foi aplicado à totalidade do pessoal no decorrer de 2000.

19 e 20. O OEDT tomou nota dos comentários do Tribunal e passará a incluir a descrição das funções inerentes ao cargo no processo pessoal do agente que ocupa o respectivo lugar.

21. O OEDT tomou nota das observações do Tribunal relativas a determinados processos incompletos, tendo tomado as medidas necessárias para que sejam completados.

22 a 31. O OEDT tomou nota da análise dos efectivos tal como efectuada pelo Tribunal de Contas, embora gostasse de salientar que a situação descrita já não corresponde à realidade devido a uma reforma interna do Observatório, decidida em Março de 2001. Esta reforma permitiu uma redefinição da gestão dos recursos humanos e uma reafectação para funções operacionais de recursos humanos anteriormente afectos a funções administrativas. Contribuiu, além disso, e de acordo com a opção de realizar as actividades cada vez mais a nível interno, para uma redistribuição para os títulos 1 e 2 (pessoal e funcionamento) de recursos financeiros anteriormente afectados, no âmbito do título 3, ao financiamento de actividades externas (estudos).

32 a 35. O OEDT tomou nota dos comentários do Tribunal.