RELATÓRIO DA COMISSÃO AO PARLAMENTO EUROPEU E AO CONSELHO Relatório anual dirigido à Autoridade de Quitação sobre as auditorias internas realizadas em 2012 (artigo 99.º, n.º 5, do Regulamento Financeiro) /* COM/2013/0606 final */





RELATÓRIO DA COMISSÃO AO PARLAMENTO EUROPEU E AO CONSELHO Relatório anual dirigido à Autoridade de Quitação sobre as auditorias internas realizadas em 2012 (artigo 99.º, n.º 5, do Regulamento Financeiro) ÍNDICE 1........... Introdução...................................................................................................................... 5 2........... Missão do SAI: independência, objetividade e responsabilidade...................................... 5 3........... Realização de auditorias.................................................................................................. 6 3.1........ Aplicação do plano de auditoria do SAI para 2012......................................................... 6 3.2........ Novas recomendações e taxa de aceitação..................................................................... 7 3.3........ Aplicação das recomendações emitidas no período 2008-2012....................................... 8 4........... Principais conclusões e recomendações........................................................................... 8 4.1........ Auditorias horizontais...................................................................................................... 8 4.1.1..... Processo dos relatórios anuais de atividades (multi-DG).................................................. 8 4.1.2..... Gestão e acompanhamento da afetação de pessoal (multi-DG)........................................ 9 4.1.3..... Retrofaturação e sistemas de faturação interna (multi-DG)............................................. 10 4.2........ Agricultura, recursos naturais e saúde............................................................................ 11 4.2.1..... Auditorias às estratégias de controlo (DG MARE e SANCO)....................................... 11 4.2.2..... Estratégia de controlo — Direção J (DG AGRI)........................................................... 12 4.3........ Coesão........................................................................................................................ 12 4.3.1..... Encerramento do período de programação 2000-2006 (DG REGIO E EMPL)............. 12 4.3.2..... Execução dos programas de 2007-2013 (DG REGIO)................................................. 13 4.4........ Investigação, energia e transportes................................................................................ 14 4.4.1..... Auditorias às estratégias de controlo (DG ENER)......................................................... 14 4.5........ Ajuda externa, desenvolvimento e alargamento.............................................................. 14 4.5.1..... Estrutura de organização interna das delegações da UE (DG DEVCO).......................... 14 4.6........ Educação e cidadania................................................................................................... 14 4.6.1..... Programa de aprendizagem ao longo da vida (DG EAC/EACEA)................................. 14 4.6.2..... Auditorias às estratégias de controlo (DG HOME)........................................................ 15 4.6.3..... Controlo da aplicação do direito da UE (DG JUST)...................................................... 15 4.7........ Assuntos económicos e financeiros................................................................................ 16 4.7.1..... Execução pelo Fundo Europeu de Investimento do Programa-Quadro para a Competitividade e a Inovação (DG ECFIN)....................................................................................................................... 16 4.7.2..... Operações não orçamentais (DG ECFIN).................................................................... 16 4.7.3..... Auditorias às estratégias de controlo (DG ENTR)......................................................... 17 4.7.4..... Controlo da aplicação do direito da UE (DG TAXUD)................................................. 17 4.8........ Serviços gerais e RH.................................................................................................... 17 4.8.1..... Produção de dados estatísticos, desenvolvimento e divulgação (DG ESTAT)................. 17 4.9........ Auditorias informáticas.................................................................................................. 18 4.9.1..... Gestão de sistemas informáticos locais (DG DEVCO e TRADE)................................... 18 4.9.2..... Governação e desempenho informático (DG SANCO/EAHC)...................................... 18 4.9.3..... Horizonte 2020 (DG RTD, DG CNECT, ERCEA)....................................................... 19 5........... Consulta da instância da Comissão especializada em matéria de irregularidades financeiras 19 6........... Conclusões................................................................................................................... 19 1. Introdução O presente relatório informa a Autoridade de Quitação acerca dos trabalhos realizados pelo Serviço de Auditoria Interna (SAI) da Comissão, como previsto no artigo 99.º, n.º 5, do Regulamento Financeiro. Tem por base o relatório que o auditor interno da Comissão elaborou, nos termos do artigo 99.º, n.º 3, do Regulamento, sobre os relatórios de auditoria e de consultoria concluídos em 2012[1], relativos às Direções-Gerais da Comissão, serviços e agências de execução[2]. Descreve as deficiências detetadas e as medidas tomadas para as solucionar, e inclui informações sobre exposições ao risco importantes, questões relativas ao controlo e aspetos da governação das organizações[3]. A Comissão já respondeu a algumas destas recomendações no relatório de síntese[4]. 2. Missão do SAI: independência, objetividade e responsabilidade A missão do SAI consiste em contribuir para uma boa gestão na Comissão Europeia, através da realização de auditorias dos sistemas internos de gestão e controlo, a fim de avaliar a sua eficácia e promover a sua melhoria contínua. O SAI está sob a autoridade do Membro da Comissão responsável pela auditoria e responde perante o Comité de Acompanhamento da Auditoria. A independência do SAI está consagrada no Regulamento Financeiro e na sua carta de missão, aprovada pela Comissão. O SAI realiza o seu trabalho em conformidade com o Regulamento Financeiro e com o Código de Ética e as Normas Internacionais para o Exercício Profissional da Auditoria Interna do Instituto de Auditores Internos (IIA - Institute of Internal Auditors). O SAI não audita os sistemas de controlo dos Estados-Membros para os fundos da Comissão. Estas auditorias, que vão até ao nível dos beneficiários individuais, são realizadas pelos auditores internos dos Estados-Membros, autoridades nacionais de auditoria, outras direções-gerais da Comissão e pelo Tribunal de Contas Europeu (TCE). No entanto, o SAI realiza auditorias às medidas tomadas pelos serviços da Comissão para supervisionar e auditar organismos dos Estados-Membros e de outras entidades responsáveis pelo desembolso de fundos da UE, como as Nações Unidas. Conforme previsto no Regulamento Financeiro, o SAI pode exercer estes direitos no local, incluindo nos Estados-Membros. Parecer global sobre a gestão financeira da Comissão Como exigido pela sua carta de missão, o SAI emitiu o seu terceiro parecer global sobre a gestão financeira da Comissão. O parecer global de 2012 tem por base as auditorias no domínio da gestão financeira da Comissão realizadas pelo SAI e pelas estruturas de auditoria interna durante os três últimos anos, de 2010 a 2012. Tem igualmente em conta as informações de outras fontes, como os relatórios do TCE. O SAI, as estruturas de auditoria interna ou o TCE planeiam auditar, até ao termo deste período, todas as entidades passíveis de ser objeto de uma auditoria financeira que sejam consideradas de risco elevado e desempenhem um papel relevante na execução do orçamento, para garantir uma cobertura exaustiva. A conclusão de trabalhos de auditoria em 2012 contribui para assegurar uma cobertura suficiente do exercício de 2012. Contributo do SAI para atenuar os riscos da quitação e assegurar uma declaração de fiabilidade (DAS) mais positiva O processo de quitação implica riscos para a reputação da Comissão. O trabalho do SAI ajuda a Comissão a atenuar estes riscos. A conformidade com as regras continua a ser o aspeto mais importante em questão, embora o processo de quitação preste cada vez mais atenção ao desempenho. A avaliação da conformidade baseia-se nos resultados da auditoria do TCE à declaração de fiabilidade (DAS). Trata-se do parecer do TCE sobre a fiabilidade das contas da UE e a legalidade e regularidade das operações subjacentes. Para fazer face ao risco de erros nos pagamentos, a Comissão tem de garantir que são aplicadas estratégias de controlo proporcionais a esses riscos. As estratégias de controlo devem ser eficazes na prevenção e deteção dos erros, prever sanções administrativas dissuasivas e elaborar relatórios sobre a taxa residual de erro. Por este motivo, as auditorias devem assegurar que está a ser aplicada uma estratégia de controlo coerente em cada área prioritária de despesas do plano estratégico de auditoria do SAI para 2010-2012, bem como para 2013-2015. Em 2012, foram realizadas auditorias sobre as estratégias de controlo das direções-gerais AGRI, ENER, ENTR, HOME, MARE e SANCO. 3. Realização de auditorias 3.1. Aplicação do plano de auditoria do SAI para 2012 Até à data-limite de 1 de fevereiro de 2013, o SAI tinha realizado 100 % das suas missões prioritárias (88 % em 2011) e 62 % dos seus compromissos não prioritários (69 % em 2011). No total, foram concluídos 89 relatórios (incluindo de auditorias, auditorias de acompanhamento e consultoria) que podem ser discriminados do seguinte modo[5]: || 2012 || 2011 || 2010 || Compromissos || Relatórios || Compromissos || Relatórios || Compromissos || Relatórios AUDITORIA || 29 || 49 || 20 || 23 || 24 || 28 CONSULTORIA || 2 || 2 || 1 || 1 || 6 || 6 ACOMPANHAMENTO || 32 || 37 || 41 || 50 || 44 || 50 REEXAMES || 1 || 1 || 3 || 3 || 0 || 0 Total || 64 || 89 || 65 || 77 || 74 || 84 O documento de trabalho em anexo resume todos os relatórios de auditoria. Inclui os objetivos, âmbito, riscos e recomendações de cada relatório, o ponto de situação da aplicação das recomendações emitidas no período 2008-2012 e resumos das conclusões das missões de acompanhamento. 3.2. Novas recomendações e taxa de aceitação Em 2012, o SAI formulou o seguinte número de recomendações, com a respetiva taxa de aceitação: || Novas recomendações || Recomendações aceites || Recomendações não aceites Prioridade || # || # || % || # || % Essenciais || 0 || 0 || || 0 || Muito importantes || 83 || 83[6] || 100 % || 0 || Importantes || 109 || 108 || 99 % || 1 || 1 % Desejáveis || 0 || 0 || || 0 || Total || 192 || 191 || 99 % || 1 || 1 % Os auditados elaboraram planos de ação relativamente a todas as recomendações aceites (ou parcialmente aceites) que foram apresentados ao SAI e considerados satisfatórios. 3.3. Aplicação das recomendações emitidas no período 2008-2012 Os auditados informaram que 78 % das recomendações aceites emitidas entre 2008 e 2012 tinham sido aplicadas até ao início de 2013. O documento de trabalho dos serviços oferece uma panorâmica geral do nível de aplicação das recomendações (segundo as entidades auditadas). No entanto, a aplicação de 29 recomendações muito importantes[7] sofreu atrasos superiores a seis meses em relação ao prazo inicial[8]. Não se encontram pendentes quaisquer recomendações essenciais. O Comité de Acompanhamento da Auditoria foi regularmente informado das recomendações essenciais ou muito importantes com atrasos superiores a seis meses. No total, foram aceites 733 recomendações, relativamente às quais o SAI realizou auditorias de acompanhamento até ao final de 2012. O trabalho de acompanhamento do SAI confirmou que as recomendações foram aplicadas de forma satisfatória, contribuindo para a melhoria dos sistemas de controlo dos serviços auditados. O SAI encerrou 88 % das recomendações objeto de acompanhamento durante este período. 4. Principais conclusões e recomendações 4.1. Auditorias horizontais 4.1.1. Processo dos relatórios anuais de atividades (multi-DG) O objetivo da auditoria consistia em avaliar a adequação e eficácia do processo de elaboração dos relatórios anuais de atividades (RAA) em toda a Comissão e, em especial, em que medida este foi eficaz no apoio à declaração de fiabilidade dos diferentes gestores orçamentais delegados. O SAI analisou a conceção do processo, a existência de orientações claras e de um acompanhamento regular a nível da instituição, bem como a sua aplicação por cada DG/serviço. Esta auditoria foi realizada no Secretariado-Geral, na DG BUDG e em nove direções‑gerais/serviços operacionais: CNECT, EAC, REGIO, EMPL, MARE, AGRI, HOME, DEVCO e OIB. Globalmente, o SAI considera que o processo está bem concebido e cumpre o seu objetivo de ser um instrumento de fiabilidade e garantia dos gestores perante a instituição. Contudo, o estudo identificou alguns domínios muito importantes que necessitam de melhorias. Concretamente, o SAI solicitou aos serviços centrais que: (i) forneçam instruções mais pormenorizadas sobre a inclusão nos relatórios de dados relativos à economia, eficiência e eficácia das operações financeiras e não financeiras e à relação custo/eficácia dos controlos, a fim de permitir aos gestores orçamentais delegados retirar as devidas conclusões sobre a boa gestão e a declaração de fiabilidade; (ii) reforcem o processo de controlo da qualidade e se concentrem mais nos elementos substantivos do RAA, como o reforço das garantias de fiabilidade e das informações de apoio à declaração de fiabilidade, e (iii) racionalizem a estrutura dos RAA para evitar relatórios demasiado longos e complexos e apresentem os documentos mais úteis para o Colégio, o TCE e a autoridade de quitação. Os serviços centrais aceitaram as recomendações do SAI e prepararam um plano de ação para melhorar o processo de elaboração dos RAA, que o SAI considerou satisfatório. Algumas dessas recomendações já foram executadas no contexto dos RAA de 2012. Quanto ao trabalho realizado em nove DG/serviços operacionais, o SAI identificou apenas uma questão importante[9] na DG DEVCO. Uma auditoria limitada sobre a coordenação da contribuição das delegações para os RAA revelou que a DG DEVCO deve reforçar o seu sistema de controlo (denominado «pirâmide de controlo»): (i) melhorando a qualidade do RAA, em especial a informação sobre o sistema de controlo interno e os elementos de apoio à declaração de fiabilidade do gestor orçamental delegado; (ii) promovendo os relatórios dos chefes de delegação (EAMR - External Actions Management Reports) como «instrumentos de responsabilização», solicitando mais informações que sustentem a sua declaração de fiabilidade; (iii) fornecendo orientações adicionais aos chefes de delegação que lhes permitam obter informações exaustivas e coerentes em apoio da sua declaração de fiabilidade, e (iv) reforçando o papel da sede no apoio, coordenação e supervisão das obrigações de apresentação de relatórios dos chefes de delegação. O plano de ação da DG DEVCO é considerado satisfatório. 4.1.2. Gestão e acompanhamento da afetação de pessoal (multi-DG) O objetivo da auditoria era avaliar se os serviços selecionados da Comissão dispõem de procedimentos e mecanismos para gerir e controlar a afetação de pessoal, de forma eficaz e eficiente, num contexto de redução do pessoal[10]. A auditoria incidiu sobre os procedimentos aplicados em quatro direções-gerais, AGRI, RTD, COMP e DGT, selecionadas por proporcionarem uma visão representativa das diferentes atividades da Comissão. O SAI também efetuou uma análise de alto nível dos procedimentos de afetação do pessoal a nível da instituição, no Secretariado-Geral e nas DG BUDG e HR. Além disso, foi realizada uma análise global para obter uma lista completa dos procedimentos em vigor nos serviços da Comissão. O SAI recomendou que as DG AGRI e RTD prossigam os seus esforços para desenvolver mecanismos e ferramentas para recensear as tarefas, criar instrumentos/métodos para reunir informações suficientes e fiáveis sobre o volume de trabalho e desenvolvam um plano de RH. As DG aceitaram todas as recomendações. O SAI considerou os planos de ação globalmente satisfatórios. O trabalho de auditoria e os resultados do inquérito do SAI a nível da Comissão revelaram fragilidades a nível das DG operacionais, que só podem ser resolvidas, e os respetivos riscos mitigados, através de ações dos serviços centrais. O SAI recomendou que os serviços centrais continuem a desenvolver o enquadramento institucional de gestão e acompanhamento da afetação de pessoal e facilitem a divulgação de boas práticas neste domínio entre os profissionais do planeamento estratégico e programação e da área dos recursos humanos. Os serviços centrais deverão igualmente melhorar o quadro institucional de elaboração de relatórios e prestação de contas dos serviços da Comissão sobre a utilização dos postos reafetados a estes serviços, em conformidade com as decisões da Comissão sobre a afetação do pessoal. 4.1.3. Retrofaturação[11] e sistemas de faturação interna (multi-DG) O SAI examinou a conformidade dos processos de retrofaturação[12] com o Regulamento Financeiro e as orientações a nível central, e a coerência e transparência do cálculo do custo dos serviços prestados. A auditoria foi realizada na DG BUDG (serviço responsável pela gestão do quadro orçamental e regulamentar e pela promoção de uma boa gestão financeira), bem como as DG DIGIT e SCIC. Na ausência de orientações ou instruções a nível central sobre o processo de retrofaturação, a auditoria constatou que as direções-gerais auditadas estabeleceram os seus próprios critérios. Globalmente, estes foram considerados conformes com as regras orçamentais. No entanto, o SAI solicitou às entidades controladas que reforcem o processo, para permitir uma aplicação coerente em toda a Comissão: (i) instituindo um quadro de governação com uma atribuição clara de responsabilidades, a definição do processo de retrofaturação e a aprovação de modelos de custos dos principais prestadores de serviços; (ii) fornecendo instruções e orientações centrais (incluindo critérios para identificar os serviços e os custos) e (iii) assegurando uma maior clareza das rubricas orçamentais utilizadas no financiamento das despesas com tecnologias da informação. O SAI considera que o grupo diretor da gestão baseada em atividades (GBA), como órgão de governação, deve liderar o processo e, em última análise, ser o organismo responsável pela sua definição. A DG BUDG aceitou todas as recomendações e o plano de ação daí resultante é considerado satisfatório. A DG DIGIT foi convidada a: (i) identificar mais claramente os serviços e custos a retrofaturar e propor critérios para identificar os sistemas de tecnologias da informação cujas despesas de acolhimento são retrofaturadas; (ii) assegurar a aprovação pelo organismo de governação de alterações substanciais ao modelo de cálculo dos custos. O plano de ação resultante das recomendações aceites foi considerado satisfatório. 4.2. Agricultura, recursos naturais e saúde (AGRI, ENV, CLIMA, MARE, EAHC, SANCO) 4.2.1. Auditorias às estratégias de controlo (DG MARE e SANCO) A estratégia de controlo da DG MARE não prevê metas quantificáveis relativas ao processo de emissão da declaração de fiabilidade, em especial sobre a cobertura prevista pelas autoridades nacionais de auditoria e pela própria DG MARE. Os indicadores quantitativos e qualitativos para medir a eficácia da atividade de auditoria da DG MARE são insuficientes. A DG MARE deve igualmente intensificar o seu controlo das estratégias nacionais de auditoria e dos relatórios de controlo anuais, bem como melhorar os seus controlos sobre a forma como as autoridades nacionais de auditoria determinam as amostras e a taxa de erro. A auditoria da DG SANCO abrangeu os controlos ex ante e ex post. O SAI sublinhou a necessidade de a DG SANCO finalizar o seu documento de estratégia de controlo. Os planos de ação para abordar as questões suscitadas em ambas as auditorias foram considerados satisfatórios. 4.2.2. Estratégia de controlo — Direção J (DG AGRI) Esta auditoria à DG AGRI centrou-se na conceção e acompanhamento da estratégia de controlo para o período de programação 2007-2013. O SAI constatou que a estratégia de auditoria não foi suficientemente formalizada e que existiam falhas na delimitação do universo de auditoria, na definição de objetivos quantitativos e quantificáveis (por exemplo, para a cobertura de auditoria) e na correspondente análise da capacidade. Dado que o próximo período de programação está a aproximar-se, deve ser reforçado o papel de garantia da fiabilidade desempenhado pelos organismos de certificação dos Estados-Membros, de modo a intensificar os controlos e otimizar a utilização dos limitados recursos de auditoria da DG AGRI. O SAI também constatou que os planos de auditoria não foram suficientemente suportados por avaliações dos riscos e que existiam atrasos significativos nas auditorias (13 % dos compromissos de 2007-2010 ainda em aberto), não obstante os esforços envidados pela DG para os reduzir. O SAI recomendou que a DG AGRI desenvolva e formalize sua estratégia de controlo, reformule as suas avaliações dos riscos, de acordo com os objetivos estabelecidos, e assegure um acompanhamento adequado através de melhores indicadores-chave de desempenho quantitativos e qualitativos, cuja divulgação no RAA deverá ser melhorada. A DG aceitou todas as recomendações e o SAI considerou o seu plano de ação satisfatório. 4.3. Coesão (REGIO, EMPL) Em 2012 foram realizadas quatro auditorias destinadas a verificar os esforços desenvolvidos pelas DG para combater as elevadas taxas de erro, em especial na DG REGIO. Pela primeira vez, o SAI acompanhou[13] os auditores da DG em missões nos Estados-Membros. 4.3.1. Encerramento do período de programação 2000-2006 (DG REGIO E EMPL) É essencial que as DG disponham de um processo de encerramento bem preparado, para demonstrar que todos os erros e irregularidades são detetados e corrigidos. Embora as DG tenham preparado e gerido o processo de encerramento do Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional (DG REGIO) e do Fundo Social Europeu (DG EMPL), são necessárias melhorias em matéria de planificação, metodologia e orientações, em especial na preparação para o encerramento do período de programação 2007-2013, sendo igualmente necessário aperfeiçoar a documentação para comprovar os controlos dos documentos de encerramento. A auditoria ao encerramento de projetos do Fundo de Coesão na DG REGIO identificou incoerências e lacunas no processo de avaliação. Dado o elevado número de projetos e o trabalho ainda por fazer, é necessário solucioná-las para o resto do processo de encerramento. A este respeito, foram lançados, em 21 de dezembro de 2012, modelos harmonizados para a análise das declarações de encerramento. Estes modelos foram concebidos para dar resposta às lacunas identificadas pelo SAI, em especial a nível da coordenação entre unidades de auditoria e geográficas, e para assegurar a coerência da avaliação qualitativa dos documentos de encerramento. Estas auditorias também alertaram as DG para a necessidade de apresentarem atempadamente relatórios sobre a eficácia do processo de encerramento do período 2000‑2006 e demonstrarem a capacidade da estratégia de controlo para promover correções plurianuais[14]. A DG aceitou todas as recomendações e o SAI considerou os seus planos de ação satisfatórios. 4.3.2. Execução dos programas de 2007-2013 (DG REGIO) Reconhecendo as elevadas taxas de erro no domínio da coesão, o SAI realizou uma auditoria sobre a execução do Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional (FEDER) e do Fundo de Coesão no período de programação de 2007-2013, a fim de avaliar em que medida a DG REGIO tinha calculado e comunicado taxas de erro fiáveis e se tinham sido tomadas medidas suficientes e adequadas para reduzir as elevadas taxas de erro. O SAI referiu os esforços desenvolvidos pela DG REGIO para reforçar as medidas corretivas e reduzir as taxas de erro, mas salientou que existe um elevado risco inerente quando a DG está tão dependente das autoridades de auditoria dos Estados-Membros. Apesar dos esforços já desenvolvidos, este continua a ser um desafio de vulto para a DG. Estas autoridades têm interpretado as orientações de forma diferente, em especial no que respeita à amostragem estatística e à cobertura do universo de auditoria[15]. Além disso, a DG deve melhorar o seu próprio controlo dos relatórios de controlo anuais das autoridades de auditoria, a fim de garantir que os auditores estão em condições para obter conclusões sobre o impacto da fiabilidade das taxas de erro das auditorias dos Estados-Membros. O SAI detetou diferenças significativas na extensão e profundidade das verificações no local. Embora reconheça que a DG REGIO precisa de uma abordagem baseada no risco, o trabalho no local é de tal forma crucial para o seu processo de garantia da qualidade que estas incoerências têm de ser abordadas para minimizar o risco de as deficiências do sistema e/ou os erros e irregularidades não serem detetados. Os auditados aceitaram todas as recomendações e o SAI considerou o seu plano de ação satisfatório. 4.4. Investigação, energia e transportes[16] (EACI, ERCEA, CNECT, JRC, REA, RTD, TEN T-EA, MOVE, ENER) 4.4.1. Auditorias às estratégias de controlo (DG ENER) A avaliação dos controlos na DG ENER abrangeu controlos ex ante e ex post. Concluiu que têm de ser apresentados documentos de trabalho de auditoria completos e coerentes para os dossiers de pós-auditoria. Subsequentemente, o SAI recomendou que a DG ENER utilize um programa de auditoria normalizado e apresente melhores elementos comprovativos relativos à análise e à aprovação das questões de auditoria. As recomendações foram aceites e o plano de ação considerado satisfatório. 4.5. Ajuda externa, desenvolvimento e alargamento (DEVCO, ECHO, ELARG, FPI) 4.5.1. Estrutura de organização interna das delegações da UE (DG DEVCO) A criação do Serviço Europeu para a Ação Externa (SEAE) tornou necessária a criação de um conjunto de novas estruturas e processos, envolvendo tanto a sede como as delegações. O objetivo geral desta análise limitada era verificar se os procedimentos instaurados entre a Comissão e o SEAE asseguram a boa gestão financeira do orçamento da ajuda externa executado pelas delegações da UE. O SAI convidou a DG DEVCO a ponderar se a criação de uma função de gestão intermédia, em especial nas grandes delegações da UE, poderia ajudar o chefe de delegação a gerir a assistência financeira. Será realizada uma auditoria sobre a aplicação efetiva destas modalidades revistas devido às alterações em curso nos procedimentos (por exemplo, a revisão dos circuitos financeiros) e à aplicação de uma nova arquitetura de controlo interno nas delegações[17] no momento da verificação restrita. 4.6. Educação e cidadania (COMM, EAC, EACEA, HOME, JUST) 4.6.1. Programa de aprendizagem ao longo da vida (DG EAC/EACEA) O objetivo da auditoria era avaliar se a estratégia de controlo em vigor na EACEA para gestão do programa de aprendizagem ao longo da vida (PALV) lhe permitiria obter uma garantia razoável sobre a legalidade e a regularidade das operações financeiras e verificar a adequação, eficiência e eficácia do sistema de controlo interno da DG EAC para exercer a supervisão enquanto DG de tutela na execução do programa pela agência. A conceção dos processos de pagamento final[18] está bem organizada e estabelecida na EACEA. A auditoria detetou, porém, uma aplicação incoerente da estratégia de controlo em função do risco e o incumprimento da regra da não retroatividade. O sistema de controlo interno para o exercício do papel de supervisão da DG EAC como DG de tutela foi considerado adequado, eficiente e eficaz, apesar de existirem deficiências, nomeadamente a falta de uma estratégia de supervisão, lacunas em matéria de documentação dos mecanismos de supervisão e a inexistência de indicadores de desempenho, que tornam difícil avaliar o êxito da política de supervisão estratégica. O envolvimento direto da DG EAC na gestão operacional do PALV poderá não ser a forma mais eficiente de utilização dos recursos. A DG EAC e a EACEA aceitaram todas as recomendações e os seus planos de ação foram considerados satisfatórios. 4.6.2. Auditorias às estratégias de controlo (DG HOME) O SAI destacou insuficiências no acompanhamento dos procedimentos de encerramento da DG HOME, em especial a falta de instrumentos adequados para o devido acompanhamento da gestão de um grande número de procedimentos de encerramento de programas anuais. Além disso, a DG HOME não tinha registos que classificassem corretamente a apresentação tardia dos documentos de encerramento como situações de incumprimento. O SAI recomendou que a DG cumprisse os requisitos previstos nas normas de controlo interno da Comissão. A DG deve reforçar os seus sistemas de gestão e de controlo e rever os seus procedimentos através de uma lista de controlo de encerramento e de orientações sobre os documentos de encerramento que devem constar do processo. O SAI também identificou deficiências na estratégia de auditoria ex post da DG e recomendou que seja introduzida uma metodologia que inclua os resultados das auditorias ex post no modelo de declaração de fiabilidade do RAA da DG. O respetivo plano de ação é considerado satisfatório. 4.6.3. Controlo da aplicação do direito da UE (DG JUST) Como previsto no Tratado, o controlo da correta aplicação da legislação da UE pelos Estados-Membros é uma das atividades essenciais da Comissão. O «acervo comunitário» e as áreas setoriais da DG JUST, auditadas em 2012, dão origem a mais de 10 % do total de processos por infração de toda a Comissão. Os auditores reconheceram o bom nível de maturidade e os esforços desenvolvidos pela DG, mas revelaram algumas deficiências nos seus procedimentos de planeamento estratégico e programação, especialmente na atenção dada a esta questão nos planos de gestão e nos RAA. Consequentemente, os recursos afetados a esta atividade e a avaliação do seu desempenho não são os ideais, apesar da sua importância e dimensão. O respetivo plano de ação foi considerado satisfatório. 4.7. Assuntos económicos e financeiros (COMP, ECFIN, ENTR, MARKT, OLAF, TAXUD, TRADE) 4.7.1. Execução pelo Fundo Europeu de Investimento do Programa-Quadro para a Competitividade e a Inovação (DG ECFIN) No âmbito mais alargado do Programa-Quadro para a Competitividade e a Inovação e do Programa para o Espírito Empresarial e a Inovação (PEEI), o Mecanismo a favor das PME Inovadoras e de Elevado Crescimento (MIC) é o instrumento financeiro da Comunidade para as pequenas e médias empresas. O Fundo Europeu de Investimento (FEI) executa o MIC em nome da Comissão, com base num acordo fiduciário e de gestão. O objetivo da auditoria consistia em avaliar a eficácia com que o FEI executa o MIC, em especial: (i) a forma como o FEI respeita o acordo fiduciário e de gestão e (ii) a eficácia e eficiência com que a DG ECFIN supervisiona o MIC, de modo a que este atinja os seus objetivos específicos. A auditoria destacou duas questões: (i) Deficiências nos indicadores utilizados para refletir os objetivos do instrumento financeiro, e (ii) A definição dos eventos que constituem uma alteração substancial do acordo fiduciário e de gestão. A DG ECFIN aceitou todas as recomendações e os seus planos de ação foram considerados satisfatórios. 4.7.2. Operações não orçamentais (DG ECFIN) Em consequência da crise financeira e da dívida soberana, a União Europeia criou novos instrumentos financeiros para agir como mutuário e emprestar dinheiro aos Estados‑Membros em dificuldades financeiras. A Comissão Europeia gere o Mecanismo Europeu de Estabilização Financeira, um programa de assistência financeira que permite conceder empréstimos e financiá-los mediante a emissão de títulos de dívida nos mercados de capitais. A auditoria salientou duas questões na gestão do novo instrumento: (i) A DG ECFIN está confrontada com novos desafios internos e externos, para os quais as práticas de gestão dos riscos habituais não são adequadas. O desenvolvimento dos controlos nas áreas do apoio logístico, segurança informática e gestão de documentos sofreu atrasos, e (ii) Dado o contexto em que a DG ECFIN realiza as suas operações, coloca-se o problema de atrair e conservar pessoal competente, sem pôr em risco a continuidade das suas atividades. Estas fragilidades podem afetar a continuidade das atividades e a eficiência e eficácia das operações, expondo a Comissão a riscos elevados em termos de reputação. Para dar seguimento às recomendações do SAI, a DG ECFIN está a proceder a uma profunda avaliação dos riscos e da forma como esta leva a cabo as suas novas atribuições. 4.7.3. Auditorias às estratégias de controlo (DG ENTR) Esta auditoria abrangeu os controlos ex ante e ex post. O SAI recomendou que a DG ENTR reforce o papel do coordenador de controlo interno. Além disso, a gestão dos documentos e o registo das exceções devem ser melhoradas. O plano de ação da DG foi considerado satisfatório. 4.7.4. Controlo da aplicação do direito da UE (DG TAXUD) O SAI realizou uma auditoria à DG TAXUD sobre o controlo da aplicação do direito da UE. Apesar de um certo número de pontos fortes, como a experiência profissional e os antecedentes dos responsáveis pelos processos e da definição eficaz das prioridades de trabalho, a auditoria revelou algumas deficiências. A DG TAXUD é uma das três áreas de intervenção com maior ocorrência de infrações, mais de 12 % do total dos processos por infração em curso a nível da Comissão, mas esse facto não está plenamente refletido no plano de gestão nem no relatório anual de atividades. Verifica-se ainda a necessidade de melhorias na avaliação do desempenho neste domínio. O SAI recomendou igualmente que se assegure uma melhor coordenação entre as unidades, para controlar de forma mais eficaz a aplicação do direito da UE no domínio aduaneiro. O plano de ação da DG foi considerado satisfatório. 4.8. Serviços gerais e RH (HR, BUDG, DGT, DIGIT, EPSO, ESTAT, SJ, OIB, OIL, OP, PMO, SCIC, SG) 4.8.1. Produção de dados estatísticos, desenvolvimento e divulgação (DG ESTAT) A DG ESTAT (Eurostat) é responsável pela produção das estatísticas europeias em conformidade com as normas e princípios estatísticos estabelecidos[19] e respeitando o Código de Prática das Estatísticas Europeias[20]. A falta de coordenação em matéria de estatística entre as DG setoriais e o Eurostat foi incluída no registo dos riscos de 2011 da DG ESTAT enquanto risco crítico. O objetivo da presente auditoria foi avaliar a adequação, eficácia e eficiência dos processos relacionados com a produção, desenvolvimento e divulgação de estatísticas geridas pela DG ESTAT (em coordenação com outras DG e serviços da Comissão). As questões identificadas que podem conduzir a incoerências, lacunas e sobreposições, reduzir a qualidade dos dados e perturbar a continuidade das atividades foram as seguintes: (i) Falta de uma definição clara e de um entendimento comum quanto ao termo «estatísticas» no âmbito da Comissão; (ii) Não-alinhamento do programa estatístico comunitário do Eurostat com o ciclo de planeamento estratégico da Comissão; (iii) O papel e responsabilidades do Eurostat não são totalmente aceites e reconhecidos; (iv) Não existe garantia de fiabilidade sobre o grau de conformidade com o Código de Prática das Estatísticas Europeias; e (v) Falta de coordenação a nível da Comissão quanto à utilização de prestadores externos de serviços estatísticos. Na sequência da auditoria, em 17 de setembro de 2012 a Comissão adotou uma nova decisão relativa ao Eurostat (2012/504/UE) que contempla muitas das conclusões acima descritas. O plano de ação foi considerado satisfatório. 4.9. Auditorias informáticas O SAI realizou várias auditorias no domínio das tecnologias da informação, que refletem o contributo do SAI para o acompanhamento global da segurança e da viabilidade tecnológica da Comissão. 4.9.1. Gestão de sistemas informáticos locais (DG DEVCO e TRADE) As auditorias efetuadas aos sistemas informáticos locais das DG DEVCO e TRADE analisaram a gestão eficaz e eficiente das suas atividades e verificaram que existem unidades informáticas bem estabelecidas. Os relatórios de auditoria deram especial ênfase à importância de uma governação eficaz, melhor gestão dos riscos informáticos e proteção da confidencialidade da informação tratada (DG TRADE), assim como ao reforço do quadro de segurança informática, para minimizar as falhas de segurança (DG DEVCO). 4.9.2. Governação e desempenho informático (DG SANCO/EAHC) A DG SANCO tem um orçamento informático relativamente elevado e financia a maior parte das despesas a partir de dotações operacionais. Desde a auditoria precedente[21], notou-se uma melhoria significativa na maturidade dos controlos informáticos gerais. Esta auditoria centrou-se na governação, no desempenho e na qualidade. Na EAHC efetuou-se uma análise mais limitada, tendo em conta a seu orçamento informático muito menor. Os auditores constataram que: (i) a DG SANCO continua a não dispor de um plano estratégico global de longo prazo ou de uma estratégia documentada, incluindo a EAHC, que explique como pretende suportar os processos empresariais neste horizonte temporal. Embora o plano diretor para as tecnologias da informação e o plano de gestão incluam alguns indicadores-chave de desempenho de alto nível, não existe qualquer processo de gestão do desempenho, e (ii) A EAHC deve formalizar alguns dos principais procedimentos (mudança, desempenho e gestão da qualidade). O plano de ação foi considerado satisfatório. 4.9.3. Horizonte 2020 (DG RTD, DG CNECT, ERCEA) O «Horizonte 2020» é um programa emblemático de investigação e inovação que visa garantir a competitividade global da Europa e induzir o crescimento e a criação de novos empregos. Foram desenvolvidos vários projetos informáticos para apoiar a gestão deste projeto, que tem a DG RTD como proprietária da rede e as DG CNECT e ERCEA como gestores. O SAI formulou duas recomendações muito importantes: (i) A necessidade de maior integração dos sistemas informáticos, para permitir à iniciativa continuar a evoluir, incluindo a necessidade de procedimentos claros e de uma governação informática global por um comité diretor, e (ii) A necessidade de a DG RTD definir melhor o seu plano de trabalhos e recursos. Dado que o «Horizonte 2020» é uma nova iniciativa transversal, a aplicação das recomendações pode envolver a DG DIGIT e outras DG do domínio da investigação. A DG RTD desenvolveu planos de ação que foram considerados satisfatórios. 5. Consulta da instância da Comissão especializada em matéria de irregularidades financeiras Em 2012, a instância especializada em matéria de irregularidades financeiras não comunicou problemas sistémicos, em conformidade com o artigo 73.º, n.º 6[22], do Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias. 6. Conclusões A execução dos planos de ação elaborados em resposta às auditorias do SAI neste e nos anos anteriores contribui para a melhoria contínua do quadro de controlo interno da Comissão. Foi, portanto, solicitado aos serviços da Comissão que adotassem medidas para dar seguimento às recomendações resultantes das auditorias. O SAI irá realizar auditorias de acompanhamento da execução dos planos de ação que serão examinados pelo Comité de Acompanhamento da Auditoria, o qual, quando adequado, informará o Colégio. O SAI, em estreita coordenação com todas as estruturas de auditoria interna, elaborou um novo plano estratégico de auditoria para o período 2013-2015. O SAI continuará a centrar-se nas auditorias financeiras/de conformidade e informáticas, aumentando igualmente as atividades de auditoria de resultados. [1] Estão incluídos no presente relatório os relatórios de auditoria e de consultoria concluídos até 1 de fevereiro de 2013. [2] O relatório não abrange as agências europeias descentralizadas, o Serviço Europeu para a Ação Externa, ou outros organismos objeto de auditorias do SAI, que constam de relatórios anuais separados. [3] Como exigido pela norma n.º 2060 das «Normas Internacionais para o Exercício Profissional da Auditoria Interna» (a seguir designadas «normas») adotadas pelo Instituto de Auditores Internos (IIA - Institute of Internal Auditors). [4] COM(2013) 334 final. [5] Um compromisso pode ter como resultado vários relatórios de auditoria, quando abranger mais de uma Direção-Geral ou serviço como entidade auditada. [6] Quatro recomendações foram aceites apenas parcialmente. [7] Destas 29 recomendações, duas foram emitidas em 2006, uma das quais é considerada pelos gestores «aplicada» desde março de 2013. [8] A data limite das operações é 1 de fevereiro de 2013. [9] Foram detetados pequenos aspetos que careciam de melhoramento, que foram apresentados por carta aos gestores das DG. As DG em questão responderam positivamente a essa carta, comprometendo-se a ter as observações do SAI em conta, na medida do possível, a partir do atual exercício de elaboração dos RAA. [10] A Comissão tinha proposto uma redução de 5 % do pessoal de cada instituição, organismo e agência da UE durante o período de 2013-2017, através da não substituição de algum do pessoal que parte (em caso de aposentação ou termo dos contratos). Além disso, a fim de concretizar as suas prioridades, a Comissão estabeleceu um mecanismo de reafetação de lugares, com base numa percentagem de 1 % do número total de postos de base. [11] O custo dos serviços prestados pelas DG/serviços a outras DG/serviços ou instituições que são transferidos da rubrica orçamental do cliente para a do prestador (ordens de cobrança, codelegações e subdelegações cruzadas). Não existe um valor consolidado que forneça uma visão de conjunto dos montantes retrofaturados a clientes internos e externos pelos prestadores de serviços. [12] O custo dos serviços prestados pelas DG/serviços a outras DG/serviços ou instituições que são transferidos da rubrica orçamental do cliente para a do prestador (ordens de cobrança, codelegações e subdelegações cruzadas). Não existe um valor consolidado que forneça uma visão de conjunto dos montantes retrofaturados a clientes internos e externos pelos prestadores de serviços. [13] Na auditoria sobre a execução do período de programação 2007-2013 na DG REGIO [14] Foi apresentado ao COCOBU, em 12 de abril de 2013, um relatório sobre a capacidade corretiva das correções financeiras no período de 2000-2006. [15] A DG REGIO transmitiu às autoridades de auditoria orientações sobre a amostragem em 4 de abril de 2013. Também organizou seminários dirigidos a esses organismos em novembro de 2012, em Bruxelas, e realizaram-se seminários em 2013 em alguns Estados-Membros (Itália, Espanha, Alemanha, Eslováquia e República Checa). [16] Em 2011 foram realizadas auditorias aprofundadas neste domínio de intervenção, em especial no que respeita às estratégias de controlo. [17] Por exemplo, novos relatórios sobre a gestão da ajuda externa e declarações de fiabilidade dos chefes de delegação. [18] Excluindo os pagamentos finais do orçamento administrativo e a adjudicação de contratos públicos, bem como as partes do PALV executadas através das agências nacionais nos Estados‑Membros. [19] Regulamento (CE) n.º 223/2009, artigo 6.º. [20] COM(2005) 217 final. [21] Auditoria de 2006 aos «sistemas informáticos de grande escala». [22] O artigo 117.º das Normas de Execução determina o seguinte: «Este relatório anual (isto é, o relatório previsto no artigo 99.º, n.º 3) menciona igualmente os problemas sistémicos identificados pela instância especializada, criada em conformidade com o artigo 73.º , n.º 6, do Regulamento Financeiro».