COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO - Procedimento de informação dos candidatos e dos proponentes, na sequência da adjudicação de um contrato e antes da assinatura do contrato, relativamente aos contratos públicos celebrados pela Comissão ao abrigo do artigo 105º do Regulamento financeiro

1. Contexto

Na sequência de um pedido do Provedor de Justiça, a Comissão aceitou criar, no âmbito dos procedimentos relativos aos contratos públicos abrangidos pelo artigo 105º do Regulamento Financeiro, um procedimento de informação dos proponentes ou dos candidatos (consoante o procedimento for um concurso público ou limitado), antes da assinatura de um contrato, tendo respondido ao Provedor de Justiça em 7 de Novembro de 2002 nos seguintes termos:

Remedies available to bidders in tender procedures organised by the Commission

In the light of the judgement of the Court of Justice mentioned in the Ombudsman's letter, the Commission agrees that, prior to contract signature, authorising officers will have to inform without delay all bidders or candidates of the award decision in the public procurement procedures covered by Article 56 of the current Financial Regulation and by Article 105 of the new Financial Regulation, and should provide for a reasonable delay before contract signature in order to enable bidders and candidates to request the reasons for the award decision and, the case being, file a judicial recourse against such a decision.

The Commission will pay particular attention to the practical and organisational aspects of this procedure, in order to ensure a timely management of its activities, taking account of the high number of the Commission's public purchases every year (several hundreds) and the duration of the public procurement procedures. In the light of this, the Commission intends to work out the practical arrangements so that the above-described procedure could be in place from the beginning of 2003 and is taken into account in the planning of the new public procurement procedures to be launched by then.

Em resposta à carta da Comissão, o Provedor de Justiça enviou uma nova carta em 10 de Dezembro na qual solicitava à Comissão que precisasse o procedimento e as disposições que ia criar. Instava igualmente a Comissão a que lhe indicasse se previa criar um procedimento de recurso não judicial a que os proponentes pudessem recorrer, se o desejassem, em vez do recurso judicial.

O procedimento de informação previsto na presente decisão não prejudica eventuais recursos judiciais à disposição dos candidatos e dos proponentes.

Os eventuais pedidos de informação e as respostas não têm, por conseguinte, por objectivo nem por efeito suspender o prazo para a introdução de eventuais recursos contra as decisões de adjudição notificadas aos candidatos e aos proponentes. Segundo o disposto no artigo 230º CE, os recursos devem ser apresentados no prazo de dois meses a contar da notificação aos candidatos e aos proponentes das decisões de adjudicação.

2. Base jurídica

Os procedimentos de informação dos candidatos ou dos proponentes, após adjudicação de um contrato, são definidos no Regulamento Financeiro e respectivas normas de execução.

O nº 2 do artigo 100º do Regulamento Financeiro prevê que:

"A entidade adjudicante comunicará a qualquer candidato ou proponente que seja afastado os motivos da rejeição da sua candidatura ou da sua proposta e a qualquer proponente que tenha apresentado uma proposta admissível e o solicite por escrito, as características e as vantagens relativas da proposta seleccionada, bem como o nome do adjudicatário.

Todavia, a comunicação de certos elementos pode ser omitida nos casos em que constitua um obstáculo à aplicação da lei, seja contrária ao interesse público ou prejudicial aos interesses comerciais legítimos de empresas públicas ou privadas ou possa prejudicar a concorrência leal entre aquelas empresas."

Para além disso, o artigo 101º do Regulamento Financeiro prevê que "A entidade adjudicante pode, até à assinatura do contrato, renunciar à celebração do contrato ou anular o processo da sua adjudicação, sem que os candidatos ou proponentes possam exigir qualquer indemnização. A referida decisão deve ser fundamentada e levada ao conhecimento dos candidatos ou proponentes. »

Estas disposições estão especificadas no artigo 149º das normas de execução:

"1. As entidades adjudicantes informarão o mais rapidamente possível os candidatos e proponentes das decisões tomadas relativamente à adjudicação do contrato, incluindo os motivos pelos quais tenham decidido renunciar à celebração de um contrato para o qual fora lançado um convite a concorrer, ou os motivos pelos quais tenham decidido recomeçar o processo.

2. No prazo máximo de 15 dias de calendário a contar da data de recepção de um pedido escrito, a entidade adjudicante comunicará as informações referidas no nº 2 do artigo 100º do Regulamento Financeiro."

3. Procedimento proposto

Abordagem

Em conformidade com a resposta da Comissão ao Provedor de Justiça, de 7 de Novembro de 2002, o procedimento proposto prevê um prazo razoável, após a adjudicação de um contrato público e antes da assinatura do contrato, a fim de permitir a candidatos ou proponentes excluídos solicitarem à entidade adjudicante informações complementares sobre os motivos de rejeição da sua proposta ou da sua candidatura e, se for caso disso, apresentarem um recurso judicial contra a decisão de adjudicação. Será aplicável aos contratos públicos celebrados pela Comissão ao abrigo do artigo 105º do Regulamento Financeiro.

O interesse do procedimento proposto não se limita à informação dos candidatos ou dos proponentes. Proporciona, com efeito, à entidade adjudicante a possibilidade de ser rapidamente informada, após a decisão de adjudicação, sobre qualquer elemento pertinente, que poderia tomar utilmente em consideração para o seguimento do procedimento, antes de se vincular através de um contrato. Desenvolvimento

Nos termos do disposto no nº 3 do artigo 147º das normas de execução, a entidade adjudicante, na sequência do procedimento de avaliação e segundo o procedimento interno em vigor em cada serviço, tomará a sua decisão de adjudicação, cujo conteúdo incluirá pelo menos uma série de informações enumeradas nesse artigo.

Após ter tomado a sua decisão, a entidade adjudicante em causa procederá da seguinte forma:

- Em caso de não adjudicação, de renúncia ao contrato ou de anulação do procedimento, a entidade adjudicante deve comunicar a sua decisão o mais rapidamente possível aos candidatos ou proponentes com as necessárias motivações. A resposta a pedidos de informações complementares por parte dos candidatos ou proponentes, na sequência desta notificação, não é regida pelas disposições relativas aos procedimentos de contratos públicos no Regulamento Financeiro. É, por conseguinte, abrangida pelas regras gerais relativas à comunicação das informações de que a Comissão dispõe e pelo código de boa conduta. O mesmo procedimento é aplicável, além disso, no caso de a entidade adjudicante decidir, durante o desenrolar de um procedimento de contrato, anulá-lo ou renunciar ao contrato.

- Em caso de adjudicação, e antes da assinatura do contrato É conveniente em primeiro lugar recordar que a regulamentação (ver ponto 2) obriga a entidade adjudicante a comunicar de livre vontade aos candidatos ou proponentes excluídos os motivos da rejeição da sua candidatura ou da sua proposta, sem que estes tenham de o solicitar. Foi tendo em conta esta disposição que foram fixados o procedimento proposto e a sua duração.

- Notificação aos candidatos ou proponentes excluídos [1] O mais cedo possível após a sua decisão de adjudicação e o mais tardar na semana que se segue, a entidade adjudicante notificará, simultaneamente, a todos os proponentes ou candidatos excluídos, por carta e por fax ou correio electrónico (deve ser privilegiado o meio de comunicação mais rápido), que a sua proposta ou candidatura não foi aceite. A notificação é dirigida a cada proponente ou candidato; especifica em cada caso os motivos de rejeição da proposta ou da candidatura, retomando por exemplo sob uma forma concisa mas substanciada, elementos provenientes da decisão de adjudicação supramencionada. Nessa notificação, a entidade adjudicante informará os proponentes ou candidatos excluídos que só tenciona proceder à assinatura do contrato com o adjudicatário do contrato no termo de um período de duas semanas de calendário, a contar do dia seguinte à data do envio simultâneo das notificações. Indicará igualmente que é possível obter informações complementares sobre os motivos da rejeição, mediante pedido escrito, por carta, por fax ou por correio electrónico. Em relação aos proponentes que tenham apresentado uma proposta credível, estas informações podem incidir para além disso nas características e vantagens relativas da proposta aceite bem como sobre o nome do adjudicatário. Essas menções serão acompanhadas das reservas constantes do nº 2, segundo parágrafo, do artigo 100º do Regulamento Financeiro. Finalmente, essas notificações especificarão que, no caso de o contrato não poder ser celebrado com o adjudicatário ou se este último desistir, a entidade adjudicante reserva-se a possibilidade de rever a sua decisão de adjudicação e poderá então adjudicar o contrato a um outro proponente, encerrar o procedimento ou renunciar à celebração do contrato. Se for caso disso, todos os candidatos ou proponentes serão do facto informados com as motivações necessárias.

[1] Será elaborado um modelo de carta-tipo.

- Notificação ao adjudicatário do contrato [2] A entidade adjudicante notificará a decisão de adjudicação ao adjudicatário [3], simultaneamente com as notificações dirigidas aos proponentes ou candidatos excluídos, especificando expressamente que esta notificação da adjudicação não constitui um compromisso da Comissão. Nessa notificação, a entidade adjudicante informará igualmente o adjudicatário que foram enviadas notificações aos candidatos ou proponentes excluídos, com os motivos da rejeição da sua proposta ou candidatura e que lhes é possível obter informações complementares junto da entidade adjudicante relativamente a esta questão e, no caso dos proponentes excluídos que tenham apresentado uma proposta credível, obter as características e vantagens relativas da proposta aceite, bem como o nome do adjudicatário. As respostas dadas, na sequência dos pedidos de informações complementares dos candidatos ou proponentes excluídos, sê-lo-ão no respeito das disposições previstas no nº 2 do artigo 100º do Regulamento financeiro. A notificação ao adjudicatário especificará que a assinatura do contrato não pode ser efectuada antes do termo de um prazo de duas semanas de calendário, a contar do dia seguinte à data de envio da notificação. Recorda igualmente que a entidade adjudicante pode, até à assinatura do contrato, quer renunciar ao contrato, quer anular o procedimento de adjudicação do contrato, sem que os candidatos ou proponentes possam reclamar uma indemnização; esta decisão será fundamentada e comunicada aos candidatos ou proponentes. Indicará finalmente que a entidade adjudicante se reservará a possibilidade de suspender a assinatura do contrato para exame complementar, se os pedidos ou comentários formulados por proponentes excluídos durante o período de duas semanas de calendário, anteriormente referido, ou qualquer outra informação pertinente recebida durante este período, o justificarem; todos os candidatos ou proponentes serão informados do facto no prazo de três dias úteis.

[2] Será elaborado um modelo de carta-tipo.

[3] Em certos serviços que aplicam já um procedimento semelhante, a notificação ao adjudicatário convida-o eventualmente a confirmar que determinados aspectos, como a sua capacidade operacional, permaneceram inalterados desde a apresentação da sua proposta. Por outro lado, esta notificação pode incluir o projecto de contrato.

- Autorização orçamental O gestor orçamental competente pode proceder à autorização orçamental paralelamente às notificações. A autorização orçamental não é exigida antes da notificação ao adjudicatário, uma vez que esta inclui a menção de que não constitui um compromisso por parte da Comissão. Se, seguidamente, se verificar que o contrato não pode ou não deve ser celebrado com o adjudicatário, o gestor orçamental procederá à correspondente anulação da autorização.