Resolução do Parlamento Europeu

de 22 de Abril de 2008

que contém as observações que constituem parte integrante da decisão sobre a quitação pela execução do orçamento da Agência Europeia da Segurança Marítima para o exercício de 2006

O PARLAMENTO EUROPEU,

Atendendo às contas finais da Agência Europeia da Segurança Marítima relativas ao exercício de 2006 [1],

Tendo em conta o relatório do Tribunal de Contas sobre as contas anuais da Agência Europeia da Segurança Marítima relativas ao exercício de 2006, acompanhado das respostas da Agência [2],

Tendo em conta a recomendação do Conselho de 12 de Fevereiro de 2008 (5843/2008 — C6-0084/2008),

Tendo em conta o Tratado CE, nomeadamente o artigo 276.o,

Tendo em conta o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de Junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias [3], nomeadamente o artigo 185.o,

Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 1406/2002 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de Junho de 2002, que institui a Agência Europeia da Segurança Marítima [4], nomeadamente o artigo 19.o,

Tendo em conta o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, de 19 de Novembro de 2002, que institui o Regulamento Financeiro Quadro dos organismos referidos no artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 [5], nomeadamente o artigo 94.o,

Tendo em conta o artigo 71.o e o anexo V do seu Regimento,

Tendo em conta o relatório da Comissão do Controlo Orçamental e o parecer da Comissão dos Transportes e do Turismo (A6-0115/2008),

A. Considerando que o Tribunal de Contas declarou que obteve garantias suficientes de que as contas anuais referentes ao exercício de 2006 são fiáveis e que as operações subjacentes são legais e regulares,

B. Considerando que, em 24 de Abril de 2007, o Parlamento deu quitação ao director executivo da Agência Europeia da Segurança Marítima pela execução do orçamento do Centro relativo ao exercício de 2005 [6], e que, na resolução que acompanhava a decisão de quitação, o Parlamento Europeu, inter alia:

- constatava que a execução orçamental do exercício de 2005 fora afectada pelos atrasos verificados no recrutamento de pessoal e que esta situação se reflectira na taxa de utilização das dotações de funcionamento,

- constatava que a documentação das operações — condição prévia para um sistema de controlo interno válido —, apresentava algumas deficiências e que processos relativos tanto a autorizações como a pagamentos estavam muitas vezes incompletos ou confusos,

- observava, além disso, que a gestão dos procedimentos de adjudicação de contratos padecia de diversas lacunas, tendo insistido na necessidade de a Agência respeitar os requisitos regulamentares;

Observações gerais relacionadas com questões transversais das Agências da UE e, consequentemente, também relevantes para o processo de quitação individual de cada agência

1. Verifica que os orçamentos das 24 agências e outros organismos descentralizados submetidos à auditoria do Tribunal de Contas totalizavam um montante global de 1080,5 milhões de EUR em 2006 [sendo o mais elevado o da Agência Europeia de Reconstrução, com 271 milhões de EUR, e o mais reduzido o da Academia Europeia de Polícia (CEPOL), com 5 milhões de EUR];

2. Salienta que o conjunto de organismos externos da UE actualmente sujeitos a auditoria e quitação inclui não só as agências de regulamentação tradicionais, mas também agências de execução constituídas para porem em prática programas específicos, devendo, num futuro próximo, ser alargado também a empresas conjuntas constituídas sob a forma de parcerias público-privadas (iniciativas tecnológicas comuns);

3. Observa, no que diz respeito ao Parlamento, que o número de agências sujeitas ao processo de quitação evoluiu do seguinte modo: exercício de 2000: 8; 2001: 10; 2002: 11; 2003: 14; 2004: 14; 2005: 16; 2006: 20 agências de regulamentação e 2 agências de execução (não incluindo 2 agências objecto de auditoria pelo Tribunal de Contas mas sujeitas a um processo de quitação interno);

4. Conclui, portanto, que o processo de auditoria/quitação se tornou pesado e desproporcionado comparativamente ao volume relativo dos orçamentos das agências e dos organismos descentralizados; encarrega a sua comissão competente de proceder a uma revisão global do processo de quitação no que se refere às agências e aos organismos descentralizados, a fim de desenvolver uma abordagem mais simples e racional, tendo em conta o crescente número dos organismos que irão exigir, nos próximos anos, um relatório de quitação separado para cada um;

Considerações de princípio

5. Solicita que, antes de se proceder à criação de qualquer nova agência ou à reforma de agências já existentes, a Comissão forneça explicações claras sobre os seguintes elementos: tipo de agência, objectivos da agência, estrutura de gestão interna, produtos, serviços, procedimentos-chave, grupo-alvo, clientes e partes interessadas da agência, relação formal com intervenientes externos, responsabilidade orçamental, programação financeira e política de pessoal e recursos humanos;

6. Solicita que todas as agências sejam regidas por acordos de gestão anuais, elaborados pela Agência e pela DG responsável e que devem definir os principais objectivos para o exercício seguinte e incluir um quadro financeiro e indicadores claros que permitam medir o desempenho;

7. Solicita que o desempenho das agências seja periodicamente (e numa base ad hoc) objecto de auditoria pelo Tribunal de Contas ou por outro auditor independente; considera que esta auditoria não deve limitar-se aos elementos tradicionais da gestão financeira e à utilização correcta dos fundos públicos, mas deve abranger também a eficiência e a eficácia administrativas e incluir uma avaliação da gestão financeira de cada agência;

8. Considera que, relativamente às agências que, sistematicamente, sobrestimam as suas necessidades orçamentais, deverá praticar-se uma redução técnica com base nos lugares vagos; entende que, para as agências, isto implicará, a longo prazo, uma diminuição das receitas afectadas e, consequentemente, das despesas administrativas;

9. Observa que algumas agências são criticadas por não respeitarem o Regulamento Financeiro, o Estatuto dos Funcionários, as normas relativas aos procedimentos de adjudicação de contratos, etc., o que constitui um problema grave; esta situação deve-se sobretudo ao facto de o Regulamento Financeiro e a maior parte das regulamentações terem sido concebidos para instituições de maior envergadura e de a maioria das agências não terem massa crítica que lhes permita respeitar os requisitos regulamentares; por conseguinte, solicita à Comissão que procure uma rápida solução para aumentar a eficácia mediante o agrupamento das funções administrativas de várias agências, a fim de atingir a referida massa crítica (tendo em conta a necessária alteração dos regulamentos de base que regem as agências e a sua autonomia orçamental), ou elabore quanto antes regras específicas para as agências (em particular, normas de execução) que lhes permitam um pleno cumprimento;

10. Insiste em que a Comissão deve ter em conta, na elaboração do anteprojecto de orçamento, os resultados da execução do orçamento por cada agência nos anos anteriores, em particular no ano n-1, devendo rever em função disso o orçamento apresentado por cada agência; insta a sua comissão competente a respeitar esta revisão e a, caso a Comissão o não tenha efectuado, ajustar ela própria o orçamento em questão a um nível realista proporcional à capacidade de absorção e de execução da agência em causa;

11. Recorda a sua decisão sobre a quitação relativa ao exercício de 2005, na qual convidava a Comissão a apresentar, de cinco em cinco anos, um estudo sobre o valor acrescentado de cada agência já existente; convida todas as instituições competentes, no caso de uma avaliação negativa do valor acrescentado de uma agência, a tomarem medidas no sentido da reformulação do mandato da agência em questão ou do seu encerramento; verifica que a Comissão não efectuou qualquer avaliação em 2007; insiste em que a Comissão deve apresentar, no mínimo, cinco avaliações deste tipo antes da decisão de quitação relativa ao exercício de 2007, começando pelas agências mais antigas;

12. Considera que as recomendações do Tribunal de Contas devem ser prontamente aplicadas e que o montante das subvenções pagas às agências deve corresponder às suas necessidades reais de tesouraria; considera também que as alterações ao Regulamento Financeiro geral devem ser incorporadas no Regulamento Financeiro Quadro das agências e nos diferentes regulamentos financeiros específicos;

Apresentação dos dados comunicados

13. Verifica que não existe uma abordagem normalizada entre as agências no que se refere à apresentação das suas actividades durante o exercício em causa, das suas contas e dos relatórios sobre a gestão orçamental e financeira, nem tão-pouco relativamente à questão de saber se o director da Agência deve emitir uma declaração de fiabilidade; observa que nem todas as agências estabelecem uma distinção clara entre a) a apresentação ao público do trabalho da Agência e b) a apresentação de relatórios técnicos sobre a gestão orçamental e financeira;

14. Constata que, embora as instruções permanentes da Comissão relativas à preparação de relatórios de actividades não exijam expressamente que as agências emitam declarações de fiabilidade, houve muitos directores que o fizeram em 2006, tendo num dos casos sido feita uma reserva importante;

15. Recorda o n.o 26 da sua Resolução de 12 de Abril de 2005 [7], que convida os directores das agências a, doravante, fazerem acompanhar os seus relatórios anuais de actividades, que são apresentados conjuntamente com os dados financeiros e de gestão, de declarações de fiabilidade sobre a legalidade e regularidade das operações, análogas às assinadas pelos directores-gerais da Comissão;

16. Solicita à Comissão que altere nesse sentido as suas instruções permanentes às agências;

17. Propõe, além disso, que a Comissão trabalhe em conjunto com as agências na elaboração de um modelo harmonizado aplicável a todas as agências e organismos descentralizados, estabelecendo claramente a distinção entre:

- o relatório anual, dirigido a um público alargado, sobre as actividades, o trabalho e as realizações do organismo em causa,

- as demonstrações financeiras e um relatório sobre a execução do orçamento,

- um relatório de actividades nos moldes dos relatórios de actividades dos directores-gerais da Comissão,

- uma declaração de fiabilidade assinada pelo director do organismo, acompanhada das reservas ou observações que o mesmo considere apropriado submeter à atenção da autoridade de quitação;

Conclusões gerais do Tribunal de Contas

18. Regista a conclusão do Tribunal (Relatório Anual, ponto 10.29 [8] de que as subvenções concedidas pela Comissão a partir do orçamento comunitário não se baseiam em estimativas suficientemente justificadas das necessidades de tesouraria das agências, o que, acrescido ao volume das transições de dotações, as leva a ter saldos de tesouraria consideráveis; regista ainda a recomendação do Tribunal no sentido de que o montante das subvenções pagas às agências corresponda às suas necessidades reais de tesouraria;

19. Constata que, no final de 2006, 14 agências não tinham ainda introduzido o sistema contabilístico ABAC (Relatório Anual, nota de rodapé relativa ao ponto 10.31);

20. Regista a observação do Tribunal (Relatório Anual, ponto 1.25) relativa a encargos acrescidos por férias não usufruídas que são contabilizados por algumas agências; salienta que o Tribunal de Contas formulou reservas na sua declaração de fiabilidade relativamente a três agências [Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional (Cedefop), Academia Europeia de Polícia (CEPOL) e Agência Ferroviária Europeia] para o exercício de 2006 (em 2005: Cedefop, Autoridade Europeia para a Segurança dos Alimentos, Agência Europeia de Reconstrução);

Auditoria interna

21. Recorda que, nos termos do n.o 3 do artigo 185.o do Regulamento Financeiro, o auditor interno da Comissão é também o auditor interno das agências de regulamentação que recebem subvenções a cargo do orçamento comunitário; salienta que o auditor interno responde perante o conselho de administração e o director de cada agência;

22. Chama a atenção para a seguinte reserva, inscrita no Relatório Anual de Actividade do Auditor Interno relativo a 2006:

"O auditor interno da Comissão não está em condições de desempenhar devidamente a missão que lhe é conferida pelo artigo 185.o do Regulamento Financeiro como auditor interno dos organismos comunitários por falta de recursos humanos.";

23. Regista, todavia, a observação feita pelo auditor interno no seu relatório de actividade relativo a 2006, segundo a qual, a partir de 2007, com o reforço de pessoal concedido pela Comissão ao Serviço de Auditoria Interna (SAI), todas as agências de regulamentação em funcionamento passarão a ser objecto de uma auditoria interna anual;

24. Regista o crescente número de agências de regulamentação e execução e de empresas comuns a serem objecto de auditoria pelo SAI nos termos do artigo 185.o do Regulamento Financeiro; solicita à Comissão que informe a sua comissão competente sobre se os recursos humanos à disposição do SAI serão suficientes para realizar uma auditoria anual a todos esses organismos nos próximos anos;

25. Observa que, nos termos do disposto no n.o 5 do artigo 72.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002, cada agência deverá transmitir anualmente à autoridade de quitação e à Comissão um relatório elaborado pelo seu director, resumindo o número e tipo de auditorias internas efectuadas pelo auditor interno, as recomendações formuladas e o seguimento dado a estas recomendações; solicita que as agências indiquem se tal procedimento está a ser seguido e, em caso afirmativo, de que modo;

26. Toma nota, no que diz respeito à capacidade de auditoria interna, sobretudo em relação às agências de menor dimensão, de uma proposta apresentada pelo auditor interno à comissão competente do Parlamento Europeu, em 14 de Setembro de 2006, no sentido de as agências de menor dimensão deverem ser autorizadas a contratar serviços de auditoria interna ao sector privado;

Avaliação das agências

27. Relembra a declaração conjunta do Parlamento, do Conselho e da Comissão [9] negociada no âmbito da concertação realizada antes do Conselho ECOFIN/Orçamento de 13 de Julho de 2007, na qual se solicitava i) uma lista das agências que a Comissão tenciona avaliar e ii) uma lista das agências que já foram objecto de avaliação, acompanhada de uma síntese dos principais resultados dessa análise;

Processos disciplinares

28. Regista o facto de que, devido à sua dimensão, as diversas agências têm dificuldade em constituir conselhos de disciplina ad hoc compostos por efectivos num grau de carreira apropriado e que o Serviço de Averiguação e Disciplina da Comissão (IDOC) não é competente para intervir no caso das agências; solicita às agências que ponderem a constituição de um conselho de disciplina interagências;

Projecto de Acordo Interinstitucional

29. Recorda o projecto de acordo interinstitucional relativo ao enquadramento das agências europeias de regulamentação apresentado pela Comissão [COM(2005) 59], que tinha por objectivo estabelecer um enquadramento horizontal para a criação, a estrutura, o funcionamento, a avaliação e o controlo das agências europeias de regulamentação; constata que este projecto constitui uma iniciativa útil no esforço de racionalizar a criação e o funcionamento das agências; regista ainda a declaração contida no relatório de síntese da Comissão relativo a 2006 [ponto 3.1, COM(2007) 274] segundo a qual, apesar de as negociações terem ficado bloqueadas após a publicação do projecto, os debates de fundo foram retomados no Conselho em finais de 2006; lamenta que não tenha sido possível avançar mais no sentido da sua aprovação;

30. Congratula-se com o compromisso assumido pela Comissão no sentido de apresentar uma Comunicação sobre o futuro das agências de regulamentação no decurso de 2008;

Agências autofinanciadas

31. Recorda, no que diz respeito às duas agências autofinanciadas, que a quitação é dada ao director pelo conselho de administração; constata que ambas possuem excedentes acumulados significativos, resultantes de receitas provenientes de honorários transitadas de anos precedentes:

- Instituto de Harmonização do Mercado Interno — numerário e valores equiparáveis: 281 milhões de EUR [10];

- Instituto Comunitário das Variedades Vegetais — numerário e valores equiparáveis: 18 milhões de EUR [11];

Observações específicas

32. Nota que, no orçamento da UE para o exercício de 2006, estavam inscritos para a Agência 44,738 milhões de EUR em dotações para autorizações e 44,738 milhões de EUR em dotações para pagamentos;

33. Expressa preocupação perante o facto de o Tribunal de Contas, no seu relatório de 2006, ter referido que mais de 43 % das dotações para pagamentos tiveram de ser anuladas no final do exercício de 2006 e que, além disso, se registou uma concentração de operações durante o último trimestre do exercício, o que significa que o princípio da exactidão orçamental não foi rigorosamente respeitado;

34. Toma nota, além disso, de que o Tribunal considerou que os procedimentos de elaboração do orçamento e do quadro de pessoal não foram suficientemente rigorosos, o que deu origem a um elevado número de transferências orçamentais, a um planeamento inadequado do recrutamento de pessoal e a uma incorrecta apresentação do orçamento;

35. Nota uma baixa taxa de utilização das dotações para pagamentos destinadas a medidas contra a poluição marítima (67,7 %), não obstante o apoio constante do Parlamento a tais medidas no âmbito do processo conducente à aprovação do orçamento; tendo em conta a impossibilidade de dispor, em 2006 e 2007, de uma embarcação especializada na luta contra a poluição para cobrir a área do arco atlântico e do Golfo da Biscaia, insta a Comissão e a Agência a intensificarem os seus esforços para realizar este objectivo em 2008, nos termos no Regulamento (CE) n.o 2038/2006 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de Dezembro de 2006, relativo ao financiamento plurianual das actividades da Agência Europeia da Segurança Marítima no domínio do combate à poluição causada por navios [12];

36. Reconhece, contudo, tal como se refere nas respostas da Agência, que a transferência da sede da Agência de Bruxelas para Lisboa, em 2006, teve repercussões orçamentais difíceis de prever, incluindo a partida de quase 20 % do pessoal contratado;

37. Nota com preocupação a observação do Tribunal de que determinados compromissos legais foram assumidos antes das correspondentes autorizações orçamentais e que alguns contratos obtiveram um pré-financiamento de 100 %;

38. Convida a Agência a tomar medidas urgentes no sentido de corrigir a situação detectada pelo Tribunal de que o sistema de inventário é insuficiente e de que os respectivos registos não permitem verificar a existência física de todos os bens, e, em particular, de que o equipamento informático não está registado no sistema;

39. Assinala que o balanço financeiro da Agência inclui um montante de caixa e equivalentes de caixa no valor de 11,6 milhões de EUR e um excedente acumulado de 7,18 milhões de EUR;

40. Chama a atenção para a afirmação feita pelo contabilista da Agência no seu relatório sobre a gestão orçamental e financeira segundo a qual, embora a Agência tenha desenvolvido um esforço considerável para recrutar efectivos ao longo de 2006, o quadro de pessoal e a execução das dotações orçamentais conexas foram afectados pelas numerosas demissões de pessoal desencadeadas pela transferência da Agência para Lisboa;

41. Constata com interesse que o relatório sobre a gestão orçamental e financeira refere que, no contexto da supressão progressiva do SI2 em 2007, a Agência pediu para ser o projecto-piloto da nova geração de sistemas financeiros, denominados ABAC (contabilidade de exercício), e que, desde Abril de 2006, tem vindo a utilizar o mesmo conjunto de sistemas financeiros que a Comissão num projecto de subcontratação de serviços, em que todos os sistemas se encontram alojados na DG Informática, que é também responsável pela sua manutenção;

42. Considera que se deve continuar a investigar a viabilidade da utilização comum de sistemas e serviços pelas agências, o que pode ser especialmente vantajoso para as agências de menor dimensão, que carecem de massa crítica, ou para novas agências durante a fase de lançamento;

43. Toma nota da afirmação feita no relatório anual da Agência de que o reembolso das despesas de viagem do número cada vez maior de participantes nas suas reuniões é um processo que envolve grande intensidade de trabalho e de que está actualmente a melhorar os procedimentos respectivos; solicita ao Tribunal que examine a questão geral do reembolso de despesas de viagem pelas agências nos seus próximos relatórios sobre as mesmas.

[1] JO C 261 de 31.10.2007, p. 20.

[2] JO C 309 de 19.12.2007, p. 55.

[3] JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

[4] JO L 208 de 5.8.2002, p. 1.

[5] JO L 357 de 31.12.2002, p. 72.

[6] JO L 187 de 15.7.2008, p. 149.

[7] Resolução do Parlamento Europeu que contém as observações que acompanham a decisão de quitação ao director executivo da Agência Europeia da Segurança Marítima pela execução do seu orçamento para o exercício de 2003 (JO L 196 de 27.7.2005, p. 139).

[8] JO C 273 de 15.11.2007, p. 1.

[9] Documento do Conselho DS 605/1/07 Rev1.

[10] Fonte: Relatório sobre as contas anuais do Instituto de Harmonização do Mercado Interno relativas ao exercício de 2006, acompanhado das respostas do Instituto (JO C 309 de 19.12.2007, p. 141).

[11] Fonte: Relatório sobre as contas anuais do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais relativas ao exercício de 2006, acompanhado das respostas do Instituto (JO C 309 de 19.12.2007, p. 135).

[12] JO L 394 de 30.12.2006, p. 1.

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