Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000, acompanhado das respostas do Centro

(2001/C 372/05)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho e ao Parlamento Europeu, em conformidade com o artigo 12.o do Regulamento (CEE) n.o 337/75 do Conselho(1), alterado pelo Regulamento (CEE) n.o 1946/93 do Conselho(2).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000. De acordo com o n.o 1 do artigo 18.o do Regulamento (CEE) n.o 1416/76 do Conselho(3), alterado pelo Regulamento (CEE) n.o 1948/93 do Conselho(4), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Conselho de Administração. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(5), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas nos artigos 65.o, 67.o e 68.o do Regulamento (CEE) n.o 1948/93 do Conselho, que altera o Regulamento (CEE) n.o 1416/76 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DO CENTRO EUROPEU PARA O DESENVOLVIMENTO DA FORMAÇÃO PROFISSIONAL (SALÓNICA) NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 2000

Execução do orçamento e contas orçamentais

5. No quadro 1(6) é apresentada a execução das dotações do exercício de 2000 e das dotações transitadas do exercício anterior.

6. As dotações definitivas do exercício elevaram-se a 13,3 milhões de euros, tendo sido autorizadas praticamente na totalidade. Estas dotações foram liquidadas até ao limite de 10,5 milhões de euros (80 %).

7. As dotações transitadas para o exercício de 2001 ascendem a 2,7 milhões de euros (20,5 %) e dizem respeito às dotações operacionais do título III num montante de 2,2 milhões de euros (78 %). As transições de dotações do título III referem-se sobretudo às rubricas "Divulgação da informação" e "Estudos e projectos-piloto". As dotações transitadas de 1999 para 2000 ascendem a 3,7 milhões de euros. Deste montante, 3,1 milhões de euros (83 %) foram liquidados e 0,6 milhões de euros (17 %) foram anulados.

8. Aplicando as regras em vigor, no final de Maio de 2000, o Centro foi autorizado a efectuar uma transição não automática de dotações de 1999 num montante de 0,5 milhões de euros. Destas dotações, foram anulados 0,2 milhões de euros. Este montante não consta do balanço financeiro nem da conta de gestão, uma vez que a anulação foi efectuada após o encerramento das contas. O montante considerável das anulações efectuadas em algumas das rubricas em questão revela que essas transições não eram justificadas. O Centro deverá ponderar uma eventual alteração dos prazos previstos no seu regulamento financeiro, para que todas as transições sejam efectuadas antes do encerramento definitivo das suas contas, e garantir que essas transições se justificam.

Demonstrações financeiras e contabilidade

9. Nos quadros 2 e 3 são apresentados a conta de gestão relativa ao exercício de 2000 e o balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000.

10. A decisão de transferência da propriedade do edifício e do terreno para o Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional (Cedefop) foi tomada pelas autoridades gregas em 16 de Maio de 2001.

Seguimento dado às observações anteriores

11. O Cedefop não teve totalmente em conta as observações efectuadas pelo Tribunal no seu relatório relativo ao exercício de 1999 nem os compromissos assumidos(7) no que se refere aos procedimentos que decidiu aplicar para celebração de contratos, em particular no sector da informática.

Gestão dos recursos humanos

Política de pessoal

12. De acordo com o Regulamento (CE) n.o 1131/94 do Conselho, de 16 de Maio de 1994, a sede do Centro foi transferida de Berlim para Salónica. O Regulamento (CE) n.o 251/95, adoptado no âmbito da transferência do Centro, que altera o Regulamento (CEE) n.o 337/75 do Conselho(8), estipula que "o pessoal do Centro está sujeito à regulamentação aplicável aos funcionários e outros agentes das Comunidades Europeias. O Conselho de Administração adopta, em concertação com a Comissão, as modalidades de aplicação adequadas".

13. A nova política de pessoal do Centro foi definida formalmente num documento único, adoptado pelo Conselho de Administração em 1998. As decisões sobre os direitos individuais e financeiros dos agentes, incluindo os que dizem respeito à classificação inicial, são submetidas ao parecer ou ao visto dos serviços competentes da Comissão.

14. Com excepção de um processo ad hoc de titularização do pessoal em funções em Berlim, efectuado em 1995 quando da transferência, o Centro não organizou concursos para titularização ou mudança de categoria do seu pessoal. No que se refere aos recrutamentos posteriores, foram tidos em conta os resultados de concursos organizados pelas instituições comunitárias nos quais participaram membros do seu pessoal ou candidatos a lugares do Centro.

15. A conservação dos processos pessoais dos agentes deverá ser melhorada, em particular para garantir a exaustividade e a actualização regular dos dados respeitantes aos agentes e dos seus direitos.

Evolução do pessoal e da actividade do Centro

16. O pessoal do Centro inclui agentes estatutários, permanentes (AP) ou temporários (AT). O número de lugares a ocupar pelos agentes estatutários é autorizado anualmente pela autoridade orçamental conjuntamente com o orçamento. Além disso, o orçamento pode conceder dotações para recrutamento de agentes auxiliares (AA), por um período máximo de um ano, bem como de agentes locais (AL) e peritos nacionais destacados (PND).

17. Foram transferidos 66 agentes de Berlim para Salónica. Segundo os acordos estabelecidos, foi-lhes concedido o estatuto de agentes permanentes. Em 1 de Janeiro de 2000, 24 desses agentes tinham obtido transferência para uma instituição ou outra agência, seis tinham cessado funções (demissão ou licença sem vencimento), 11 beneficiavam de uma pensão de invalidez e um da pensão de reforma. No total, 42 dos 66 agentes transferidos deixaram o Centro.

18. Para fazer face a esta situação, o Centro foi forçado a efectuar recrutamentos urgentes, num contexto pouco favorável ao cumprimento das regras em vigor. Além disso, os acordos assumidos com o pessoal autorizavam os agentes a permanecer em Berlim na proporção de um mês por ano de serviço antes da sua instalação em Salónica. Este facto levou a que fossem recrutados agentes auxiliares e locais que, progressivamente, foram igualmente integrados no pessoal permanente ou temporário do Centro, com base nos princípios que tinham já sido aplicados quando da transferência de Berlim para Salónica.

19. Um exame dos processos de recrutamento de uma amostra de 36 agentes, relativa ao período seguinte à transferência de Berlim para Salónica, ou seja o período 1995-1998, revela diversas lacunas: ausência de notificação adequada dos lugares vagos (14 casos), ausência de definição prévia dos critérios de selecção (14 casos), decisões de selecção que não foram suficientemente justificadas (28 casos), etc.

20. Em conclusão, a abordagem utilizada para resolver os problemas colocados pela transferência de Berlim para Salónica, embora tenha permitido resolver determinados aspectos sociais, resultou numa renovação considerável do pessoal do Centro efectuada em condições pouco satisfatórias.

21. O quadro 4 apresenta a evolução do pessoal do Centro, bem como a sua repartição. O número total de efectivos (AP, AT e outros) é, desde 1997, constantemente superior ao número previsto no quadro dos efectivos orçamentais.

22. A análise de uma amostra aleatória de 30 agentes, que pode ser considerada representativa dos efectivos que constituíam o Centro em 2000, revelou que um deles fora recrutado como agente permanente, 20 como agentes temporários, quatro como agentes auxiliares, três como agentes locais e dois como peritos nacionais destacados. Em 31 de Dezembro de 2000, desses 30 agentes, dois continuavam a ser agentes locais, sete agentes temporários tinham passado a agentes permanentes e sete outros agentes tinham passado a agentes temporários (um AL, dois PND e quatro AA).

23. As indicações fornecidas pela amostra são confirmadas por uma análise dos movimentos internos do conjunto do pessoal. Em média anual ponderada, quase 20 % dos efectivos do Centro mudaram de estatuto todos os anos (passagem de auxiliar a temporário ou de temporário a permanente).

24. Desde 1995, o Centro contratou 118 agentes. Estes agentes foram contratados com o estatuto de AP (2 %), de AT (45 %) e como AA, AL ou PND (55 %). Em 31 de Dezembro de 2000, 30 % dos agentes eram agentes permanentes e 46 % agentes temporários. O quadro 5, que analisa a evolução dos recrutamentos consoante a modalidade, revela que, em 47 % dos casos, estes foram efectuados através de processos equiparados aos concursos externos nos termos do Estatuto, os quais nem sempre foram realizados de forma rigorosa (ver ponto 18). Em média, as despesas de recrutamento elevaram-se a aproximadamente 1420 euros por agente recrutado.

25. A cessação de funções dos agentes provocou uma taxa de rotação do pessoal (AP, AT, AA, AL e PND) de 14 % em média anual. Esta percentagem deve-se, num terço, ao termo dos respectivos contratos e nos restantes dois terços à sua rescisão solicitada essencialmente pelos agentes em causa.

26. Para efeitos da auditoria, os agentes foram agrupados em duas categorias:

- os agentes responsáveis pelas actividades de apoio (agentes de apoio), ou seja as actividades que garantem o funcionamento do Centro (por exemplo, serviços como a administração, contabilidade, secretariado, etc.),

- os outros agentes, designados por operacionais, que contribuem directamente para a realização dos objectivos do Centro.

27. Em média, 63 % dos agentes da categoria A devem ser considerados operacionais. No conjunto de todas as categorias, 30 % dos agentes do Centro poderiam ser considerados directamente operacionais.

28. O quadro 6, que descreve a evolução dos custos com o pessoal e as despesas de funcionamento durante o período 1995-2000, revela que as despesas salariais cresceram paralelamente aos efectivos. No que se refere aos outros custos com o pessoal, a análise incidiu mais particularmente sobre as despesas de funcionamento, cuja evolução foi ligeiramente superior à dos efectivos, ou seja tiveram um aumento anual de 1,6 % por agente.

29. Para determinar a relação entre a actividade do Centro e a evolução do seu pessoal e dos respectivos custos, esta última foi comparada à evolução do montante das dotações operacionais (título III) efectivamente despendidas (dotações do exercício e dotações transitadas) durante um exercício. Esta comparação sugere que a gestão de pessoal do Centro é eficiente, na medida em que, em média, a actividade solicitada ao Centro cresce mais rapidamente que o volume dos recursos humanos.

30. Uma comparação das taxas de crescimento das despesas relativas ao título III, que inclui as despesas ligadas à realização dos objectivos do Centro, com as taxas das despesas dos títulos I e II, pessoal e funcionamento, que suportam a execução das despesas operacionais, revela que, de uma maneira geral, estas despesas evoluem paralelamente. No entanto, o Centro deverá prosseguir os seus esforços no sentido de melhorar a sua produtividade geral.

Conclusão

31. De uma maneira geral, verifica-se que, desde 1996, o Centro pôde contratar os efectivos que solicitou no processo orçamental. Foram contratados como reforço vários agentes auxiliares, agentes locais e peritos nacionais destacados, pelo que o efectivo real total tende a ultrapassar o efectivo autorizado.

32. No recrutamento dos seus agentes, o Centro utilizou um modelo de recrutamento essencialmente interno, mesmo se por vezes recorreu a processos externos.

33. No caso do Centro, tendo em conta a tendência para um aumento do número de lugares permanentes, é talvez preferível que, no que se refere aos lugares de actividades de apoio e de actividades operacionais que implicam qualificações de tipo administrativo, este se associe às instituições e aos outros organismos descentralizados, para que os seus recrutamentos sejam efectuados a partir de uma base o mais alargada possível. De uma maneira geral, o Centro deverá melhorar o seu sistema de gestão e de informação na área dos recursos humanos.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 10 de Outubro de 2001.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 39 de 13.2.1975, p. 1.

(2) JO L 181 de 23.7.1993, p. 11.

(3) JO L 164 de 24.6.1976, p. 1.

(4) JO L 181 de 23.7.1993, p. 15.

(5) Em conformidade com o artigo 1.o do Regulamento (CEE) n.o 1948/93 do Conselho, que altera o Regulamento (CEE) n.o 1416/76 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Centro relativas ao exercício de 2000 foram elaboradas em 30 de Março de 2001, tendo sido posteriormente enviadas à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 18 de Junho de 2001. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(6) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório são o mais exactos possível. Os números foram arredondados, o que aparentemente pode sugerir a existência de erros de cálculo. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(7) JO C 373 de 27.12.2000, pontos 13 e 14 e respectivas respostas, p. 29. O Tribunal assinalou diversas deficiências respeitantes à celebração dos contratos e, na sua resposta, o Cedefop prometera continuar a melhorar os seus procedimentos, em particular, tomar disposições para que todos os contratos fossem sistematicamente examinados por uma unidade de gestão dos contratos.

(8) JO L 39 de 13.12.1975, p. 1.

QUADROS 1-6

Quadro 1

Execução orçamental

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2000 e 1999

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pelo Centro.

Quadro 3

Balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000 e a 31 de Dezembro de 1999

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pelo Centro.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 4

Evolução do pessoal

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

AA: Agentes auxiliares.

AL: Agentes locais.

AP: Agentes permanentes.

AT: Agentes temporários.

PND: Peritos nacionais destacados.

Quadro 5

Análise da variação dos efectivos

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 6

Evolução do pessoal e dos respectivos custos

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas do Centro

8. O Centro compreende as críticas apresentadas pelo Tribunal de Contas e assegura que, de futuro, esses pedidos serão introduzidos, bem fundamentados, apenas dentro do mesmo exercício. Além disso, toma nota de que o Tribunal de Contas pretende que o Centro altere o seu regulamento financeiro nesse sentido.

11. Foi criada no Centro uma secção "Gestão de contratos e serviços técnicos", cujos trabalhos se iniciaram em 1 de Janeiro de 2000. Cabe a esta secção a responsabilidade formal pela administração de todos os contratos, à excepção dos que se referem ao pessoal do Cedefop sujeito à regulamentação aplicável aos funcionários e outros agentes das Comunidades Europeias. Actualmente, esta secção ocupa-se igualmente dos contratos no domínio da TI. Devido às alterações daí resultantes para os procedimentos internos, a secção necessitou, no início de 2000, de alguns meses para adquirir um ritmo normal de trabalho.

15. No seguimento da introdução de uma componente "Informações sobre o pessoal" no nosso sistema orçamental e contabilístico Fibus, a partir de Junho de 2000, todos os dados relacionados com o pessoal são sistematicamente armazenados e actualizados. Ao requererem subsídios e outros direitos previstos pela regulamentação aplicável aos funcionários e outros agentes das Comunidades Europeias, os membros do pessoal devem apresentar os documentos de apoio exigidos. No entanto, proceder-se-á a um aperfeiçoamento dos procedimentos a fim de facilitar uma actualização periódica.

16. A duração máxima dos contratos dos agentes auxiliares é limitada pelas disposições contidas na regulamentação aplicável aos funcionários e outros agentes das Comunidades Europeias. No entanto, a prática administrativa permite, em certas condições, uma dada flexibilidade na aplicação dessas disposições, tendo o Centro tirado partido do facto.

18. O Cedefop cumpriu a regulamentação aplicável aos funcionários e outros agentes das Comunidades Europeias em todos os recrutamentos que efectuou. É compreensível e normal que pessoas competentes e com as qualificações exigidas, que contribuíram, regidas por vários tipos de contratos, para a fase de arranque do Cedefop em Salónica, tenham sido por vezes (mas nem sempre) recrutadas para lugares previstos na regulamentação aplicável aos funcionários e outros agentes das Comunidades Europeias de acordo com as regras aplicáveis.

19-25. O Centro considera que a análise dos resultados não pode ser efectuada isoladamente e sem ter em conta a realidade da situação ou o facto de o Centro ter disposto de uma estrutura administrativa reduzida na fase subsequente à transferência de Berlim para Salónica.

A estabilidade foi-se instalando gradualmente após a transferência para Salónica e a mudança de instalações no Verão de 1999. A política de pessoal decidida em 1998 também contribuiu para reforçar esta estabilidade.

26-27. O Centro não aplica os mesmos critérios usados no agrupamento do pessoal nas categorias referidas, e considera que as percentagens resultantes não correspondem à situação real no Cedefop. Por exemplo, no nosso caso não é adequado incluir todos os lugares de secretariado na parte "não operacional" do nosso trabalho. A nossa análise revela que 66,5 % do pessoal (35,7 % encarregados da investigação, elaboração de relatórios e análise de dados, etc., e 30,8 % responsáveis por actividades relacionadas com divulgação, informação, comunicação e relações com intervenientes e clientes) trabalham no campo directamente operacional.

30. Cada vez mais produtos e serviços são desenvolvidos internamente e a sua qualidade tem vindo a melhorar (ver os resultados da nossa avaliação externa recentemente efectuada); a simples comparação entre o título I e o título III - sem analisar os resultados do trabalho realizado - pode conduzir a conclusões erróneas.

No entanto, o Centro redobrará esforços no sentido de melhorar a sua produtividade e eficácia. A organização do trabalho e o fluxo de trabalho serão também submetidos a uma análise a fim de adaptá-los às novas necessidades dos intervenientes e clientes do Centro, visando também conseguir uma utilização óptima da TIC. Mercê do reforço dos investimentos em TIC avançada, a nossa eficiência tem vindo a aumentar, permitindo-nos fazer face ao número cada vez maior de pedidos apresentados ao Cedefop na sua qualidade de centro europeu de referência para a educação e formação profissionais.

31. O quadro de efectivos inclui na totalidade pessoal regido pela regulamentação aplicável aos funcionários e outros agentes das Comunidades Europeias, tendo esses recrutamentos sido efectuados de acordo com os procedimentos (inter)institucionais correctos. A existência de outro pessoal respeita as regras pertinentes aprovadas. Todos os membros do pessoal foram recrutados por forma a que o Cedefop possa cumprir as suas missões da forma menos onerosa.