RELATÓRIO DA COMISSÃO AO PARLAMENTO EUROPEU E AO CONSELHO

ao abrigo do artigo 213.º do Regulamento (UE, Euratom) n. ° 966/2012 que diz respeito ao contabilista e ao auditor interno do Serviço Europeu para a Ação Externa (SEAE)

A. Introdução

O Serviço Europeu para a Ação Externa (SEAE) foi criado em 2010 pela Decisão 2010/427 do Conselho em conformidade com o artigo 27.º, n.º 3, do Tratado da União Europeia. A Decisão 2010/427 prevê no considerando 15 que «deverá evitar-se a duplicação desnecessária de tarefas, funções e recursos em relação a outras estruturas». Neste contexto, o contabilista e o auditor interno da Comissão agiram, respetivamente, como contabilista e como auditor interno do SEAE. As bases jurídicas deste regime são os artigos 68.º, n.º 1, e 98.º, n.º 2, do Regulamento Financeiro (RF).

O Regulamento Financeiro, no seu artigo 213.º, prevê a revisão destes dois artigos em 2013, tomando «devidamente em conta as especificidades do SEAE e, em especial, das delegações da União e, se for caso disso, a capacidade de gestão financeira adequada do SEAE.»

A Comissão avaliou o funcionamento do sistema, com base no qual, o contabilista e o auditor interno da Comissão agem, respetivamente, como contabilista e como auditor interno do SEAE. O presente relatório, sobre o qual o SEAE foi consultado, apresenta os resultados dessa avaliação que conclui pela prossecução do regime atual.

A revisão a que se refere o artigo 213.º do Regulamento Financeiro é independente da avaliação da decisão que estabelece o SEAE[1]: esta última avaliação é prevista no artigo 13.º, n.º 3, da Decisão que estabelece o SEAE e diz respeito à organização e ao funcionamento do SEAE; é realizada sob a autoridade da Alta Representante/Vice-Presidente, em 2013 e, se for caso disso, será acompanhada de propostas adequadas de revisão da decisão que estabelece o SEAE.

B. Resultado da revisão nos termos do artigo 213.º do RF

I. Contabilista

Tal como previsto no artigo 68, n.º 1, do RF, o contabilista da Comissão realizou uma série de serviços de contabilidade para o SEAE. Tais serviços incluem:

– tesouraria (tesouraria central e processamento dos pagamentos, conciliação de contas junto dos bancos centrais, gestão administrativa dos serviços relativos aos fundos para adiantamentos, validação dos dados relativos a terceiros e das contas bancárias, gestão do sistema de alerta rápido),

– quadro e sistema contabilísticos,

– relatórios contabilísticos e comunicação de informações jurídicas em virtude de disposições legais,

– cobrança das dívidas e gestão do processo de compensação,

– controlos de qualidade de todos os sistemas contabilísticos locais.

A cooperação entre a Comissão e o SEAE é muito boa. Tanto o SEAE como os serviços competentes da DG BUDG estão muito satisfeitos com o regime atual.

As economias de escala são particularmente significativas no domínio da gestão da tesouraria, da contabilidade e da apresentação de relatórios. Os serviços do contabilista da Comissão têm uma competência única que abrange todos estes aspetos, em especial a função de tesouraria, designadamente:

· A gestão administrativa dos fundos para adiantamentos;

· A arquitetura bancária global necessária para o processamento das operações de pagamento das instituições, bem como as competências correspondentes, que permitem igualmente responder às necessidades locais em matéria de pagamentos e de gestão bancária das 140 delegações da UE no mundo; e

· Uma gestão otimizada da tesouraria e dos riscos e de sólidos procedimentos de continuidade das atividades.

Graças às modalidades em vigor, o SEAE não precisa de contratar pessoal suplementar. No quadro da DG Orçamento da Comissão, 3 lugares são diretamente consagrados à execução das novas funções em matéria de contabilidade e de tesouraria ligadas ao SEAE, ao passo que uma estimativa prudente do número de pessoas necessárias se o SEAE elaborasse a sua própria função de contabilidade e tesouraria seria, pelo menos, de 15 pessoas.

Além disso, para além das funções diretas de tesouraria e contabilidade, outras atividades horizontais no domínio do apoio financeiro e orçamental (como o desenvolvimento e o apoio dos sistemas informáticos financeiros, os serviços de cobrança, o serviço financeiro central, etc.), cujos recursos não foram divididos, aquando da criação do SEAE, são atualmente prestados pelos serviços da Comissão com base num acordo a nível dos serviços celebrado com o SEAE.

Este apoio suplementar é considerado de elevada qualidade e permite economias de escala adicionais em relação aos recursos potencialmente necessários em caso de internalização completa no SEAE.

Além disso, o contabilista da Comissão elabora as contas anuais e trata com o Tribunal de Contas em relação a várias outras instituições. Os serviços de contabilidade da Comissão criaram procedimentos eficazes e boas relações de trabalho com o Tribunal de Contas de que beneficia o SEAE.

Em resumo, o estabelecimento de um serviço de contabilidade autónomo no SEAE aumentaria inutilmente o número de membros do pessoal empregados nas duas entidades, uma vez que cada uma das funções essenciais acima descritas implicaria inúmeros novos lugares no SEAE, enquanto essas funções já foram absorvidas pela Comissão com um mínimo de recursos suplementares.

Do ponto de vista da Comissão, a cooperação deve, por conseguinte, continuar. Não são consideradas necessárias alterações ao sistema em vigor.

II. Auditor interno

Tal como previsto no artigo 68.º, n.º 2, do RF, o auditor interno da Comissão tem vindo a agir como auditor interno do SEAE.

Os seguintes argumentos fundamentam a continuação do sistema em vigor.

As delegações da UE gerem as dotações administrativas do SEAE e as dotações operacionais do orçamento da Comissão. Em princípio, o pessoal do SEAE só gere as dotações administrativas do SEAE, enquanto o pessoal da Comissão só gere as dotações operacionais.

Contudo, existem exceções a este princípio: o chefe da delegação, que pertence ao SEAE, age na qualidade de gestor orçamental subdelegado no que respeita às dotações operacionais do orçamento da Comissão (artigo 65.º, n.º 6, do RF). O pessoal da Comissão apoia o SEAE na gestão do seu orçamento administrativo, principalmente, agindo na qualidade de agentes iniciadores. A consequência das referidas exceções traduz-se no facto de os dois circuitos financeiros geralmente utilizados pelos serviços da Comissão e do SEAE estarem estreitamente interligados.

Em razão desta situação, existe o risco de auditorias separadas dos dois circuitos financeiros e dos sistemas de controlo interno, realizadas por diferentes auditores internos, poderem conduzir a uma sobreposição de conclusões ou a recomendações contraditórias. Esta última situação poderia prejudicar a credibilidade dos trabalhos de auditoria e colocaria os gestores orçamentais e o chefe de delegação perante a dificuldade de dever escolher entre dois pareceres sobre a mesma matéria, o que limitaria o valor dos trabalhos de auditoria.

A integração das auditorias internas permitiria igualmente uma compreensão mais profunda dos problemas identificados em ambos os circuitos financeiros. Tal contribuiria igualmente para transferir os conhecimentos adquiridos na auditoria de um circuito para o outro e explorar e obter sinergias entre eles.

Pode haver argumentos a favor da existência de um auditor interno separado para o SEAE, como o facto de, se o auditor interno agir simultaneamente em nome da Comissão e em nome do SEAE, poderem surgir situações em que as expectativas legítimas de uma ou de outra instituição, na qualidade de destinatário do serviço, poderem não ser cumpridas. Tendo em conta as garantias e regras em vigor, em especial a independência do auditor interno, este risco é, no entanto, suficientemente atenuado.

Do ponto de vista da Comissão, a cooperação deve, por conseguinte, prosseguir sem alterar o atual regime.

C. Conclusão

O presente relatório mostra que o sistema segundo o qual o contabilista e o auditor interno da Comissão agiram, respetivamente, na qualidade de contabilista e de auditor interno do SEAE, tem funcionado de forma eficaz, permitindo economias de escala significativas. Deve, por conseguinte, ser mantido no futuro.

A Comissão manterá o Parlamento Europeu e o Conselho informados sobre qualquer evolução significativa relativamente ao funcionamento deste sistema no relatório de síntese.

[1] Decisão do Conselho de 26 de julho de 2010 que estabelece a organização e o funcionamento do Serviço Europeu para a Ação Externa.