Relatório Especial Gestão, pelo Serviço 
Europeu para a Ação 
Externa, dos seus edifícios 
em todo o mundoPT 2016  n.º 07
TRIBUNAL
DE CONTAS
EUROPEU

TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU  
12, rue Alcide De Gasperi  
1615 Luxembourg  
LUXEMBOURG
Tel. +352 4398-1
Informações:  eca.europa.eu/pt/Pages/ContactForm.aspx
Sítio Internet:  eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditorsECA
Encontram-se mais informações sobre a União Europeia na Internet, via servidor Europa ( http://europa.eu )
Luxemburgo: Serviço das Publicações da União Europeia, 2016
Print ISBN 978-92-872-4552-6 ISSN 1831-0982 doi:10.2865/262963 QJ-AB-16-007-PT-C
PDF ISBN 978-92-872-4551-9 ISSN 1977-5822 doi:10.2865/969738 QJ-AB-16-007-PT-N
EPUB ISBN 978-92-872-4526-7 ISSN 1977-5822 doi:10.2865/85413 QJ-AB-16-007-PT-E
© União Europeia, 2016
Reprodução autorizada mediante indicação da fonte
Gestão, pelo Serviço 
Europeu para a Ação 
Externa, dos seus edifícios 
em todo o mundo
(apresentado nos termos do n.º 4, segundo parágrafo, 
do artigo 287.º do TFUE)Relatório EspecialPT 2016  n.º 07
02
 Equipa de auditoria
Os relatórios especiais do Tribunal de Contas Europeu (TCE) apresentam os resultados das auditorias de resultados e de 
conformidade sobre domínios orçamentais ou temas de gestão específicos. O TCE seleciona e concebe estas tarefas de 
auditoria de forma a obter o máximo impacto, tendo em consideração os riscos relativos aos resultados ou à conformida -
de, o nível de receita ou de despesa envolvido, os desenvolvimentos futuros e o interesse político e público.
A presente auditoria de resultados foi realizada pela Câmara de Auditoria IV — presidida pelo membro do TCE Milan Mar -
tin Cvikl — especializada na auditoria das receitas, da investigação e políticas internas, da governação financeira e econó -
mica e das instituições e organismos da União Europeia. A auditoria foi efetuada sob a responsabilidade do membro do 
TCE Pietro Russo, com a colaboração de François Gautier, assessor de gabinete; Mark Crisp, diretor; Paul Stafford, respon -
sável principal; Mark Marshall, responsável de tarefa e Pascale Pucheux-Lallemand, auditora.
Da esquerda para a direita:  M. Marshall, P . Russo, F. Gautier, P . Pucheux-Lallemand 
e P . Stafford.

03
 Índice
Pontos
 Glossário
I - VIII Síntese
01 - 04 Introdução
05 - 06 Âmbito e método da auditoria
05 Âmbito da auditoria
06 Método da auditoria
07 - 66 Observações
07 - 27 Secção I — Os edifícios satisfazem em geral as necessidades das delegações, mas, em alguns 
casos, não proporcionam a melhor relação custo-benefício devido ao excesso de espaço, a imóveis 
próprios não utilizados e a encargos cobrados aos locatários que não permitem recuperar 
os custos totais
08 - 19 Os edifícios, em geral, satisfazem as necessidades das delegações
20 - 22 A área na maioria dos edifícios de escritórios, e em algumas residências, excede os limites máximos 
da política imobiliária
23 - 25 O SEAE é proprietário de edifícios que já não utiliza
26 - 27 Alguns encargos de colocalização nos edifícios de escritórios não permitem recuperar a totalidade 
dos custos
28 - 47 Secção II — Existe um procedimento estruturado para selecionar os edifícios das delegações, mas 
registam-se algumas insuficiências em todas as fases principais quando é aplicado na prática
30 - 31 O procedimento do processo imobiliário fornece uma base estruturada para selecionar os edifícios 
das delegações
32 - 35 As delegações não têm conhecimentos especializados suficientes para identificar os edifícios apropriados 
e não recebem apoio suficiente da sede
36 - 43 Existem algumas insuficiências na forma como as delegações apresentam as opções à sede
44 - 47 Alguns pareceres do Comité Imobiliário da sede não são oportunos nem convincentes
04 Índice 
48 - 66 Secção III — As informações sobre a adequação dos edifícios não são fiáveis e não são utilizadas 
para o planeamento, que é a demasiado curto prazo e especialmente fraco relativamente 
aos imóveis próprios
49 - 59 Os sistemas centrais de acompanhamento não fornecem informações de base fiáveis sobre a adequação 
de todos os edifícios das delegações
60 - 62 O planeamento não utiliza suficientemente as informações disponíveis e é efetuado a curto prazo
63 - 66 Os sistemas de planeamento dos imóveis próprios são especialmente fracos
67 - 72 Conclusões e recomendações
 Anexo I — Colocalização com Estados -Membros da UE nas delegações da UE
 Anexo II  — Informações pormenorizadas da análise de 30 processos imobiliários
 Anexo III —  Razões pelas quais os edifícios das delegações não proporcionam a melhor relação 
custo-benefício
 Resposta do SEAE
05
 Glossário
Chefe da Administração : presta apoio ao chefe de delegação no funcionamento quotidiano da delegação. 
Coordena os trabalhos dos serviços administrativos e é responsável pelos recursos humanos e pela gestão 
da segurança, pela gestão financeira e pela execução do orçamento da delegação, bem como pela gestão 
da logística, aquisições e instalações.
Chefe de delegação : os chefes de delegação apoiam o alto-representante e a Comissão no exercício das respetivas 
funções no domínio das relações externas. O chefe de delegação é responsável pela gestão de todo o pessoal 
da delegação e dos recursos financeiros.
Comité Imobiliário : presidido pelo chefe da Divisão de Infraestruturas da sede do SEAE e composto, pelo menos, 
por quatro outros membros desta divisão e um membro da Divisão da Segurança no Terreno. Adota pareceres sobre 
os processos imobiliários que examina.
Colocalização : partilha da área de escritórios da delegação com Estados -Membros da UE ou com outras instituições 
ou organismos da UE (por exemplo, o Banco Europeu de Investimento).
Delegação : cerca de 140 delegações da UE operam em todo o mundo para promover os interesses e valores da 
UE e proporcionar o comércio e a cooperação para o desenvolvimento. A maioria das delegações é responsável 
pelas relações da UE com um determinado país. Outras dedicam-se à manutenção das relações com organizações 
multilaterais ou internacionais, como a União Africana ou as Nações Unidas. Um terço do pessoal das delegações 
trabalha para o SEAE; o restante trabalha para as direções-gerais da Comissão Europeia, nomeadamente 
a DG Cooperação Internacional e Desenvolvimento, a DG Política de Vizinhança e Negociações de Alargamento 
e a DG Comércio.
Estado dos edifícios de escritórios e das residências : a sede do SEAE acompanha o estado dos edifícios de 
escritórios e das residências dos chefes de delegação através de visitas no local. A avaliação do estado dos edifícios 
reúne três critérios classificados de «0» (inutilizável) a «5» (excelente): saúde e segurança, proteção e situação geral 
(funcionalidade/imagem/localização).
Política imobiliária : orientações definidas pela sede do SEAE destinadas às delegações, a fim de garantir que 
a gestão dos edifícios é eficaz e se mantém dentro dos limites financeiros. A política imobiliária destina-se também 
a ajudar a uniformizar os recursos disponibilizados às delegações e assegurar a transparência.
Processo imobiliário : as delegações são obrigadas a elaborar um processo imobiliário antes do arrendamento 
(incluindo quando renovam o contrato), compra, renovação ou construção de escritórios ou de uma residência 
do chefe de delegação. Esses processos imobiliários têm de ser apresentados à sede (ao Comité Imobiliário) para 
aprovação se o seu valor total for igual ou superior a 60 000 euros. As delegações não são obrigadas a apresentar 
um processo imobiliário para arrendamento do alojamento do pessoal, salvo se o valor da renda for superior ao 
limite máximo de arrendamento definido para esse país.
Serviço Europeu para a Ação Externa (SEAE) : constitui o serviço diplomático da União Europeia. Tem por 
função coordenar a política externa e de segurança da UE. O chefe do SEAE é o alto-representante da União para 
os Negócios Estrangeiros e a Política de Segurança, que desempenha igualmente as funções de vice-presidente 
da Comissão Europeia. Lançado oficialmente em 1 de janeiro de 2011, o SEAE foi criado pelo Tratado de Lisboa. 
Reúne efetivos provenientes dos serviços competentes do Secretariado-Geral do Conselho e da Comissão Europeia, 
bem como pessoal diplomático dos Estados -Membros da UE. O SEAE tem sede em Bruxelas e é responsável pelo 
funcionamento de cerca de 140 delegações da UE em todo o mundo.
06
 Síntese
I
Quando da sua criação, em janeiro de 2011, o Serviço Europeu para a Ação Externa (SEAE) assumiu a responsabili -
dade pelo funcionamento das delegações da UE em todo o mundo, anteriormente da competência da Comissão 
Europeia. O SEAE disponibiliza área de escritórios para 5 300 efetivos em cerca de 140 delegações. É igualmente 
responsável pelas residências dos chefes de delegação e por disponibilizar alojamento, ou reembolsar os respetivos 
custos, a 2 400 efetivos. A gestão eficaz dos edifícios das delegações da UE contribui para a realização dos objetivos 
da UE em matéria de política externa, comércio e cooperação para o desenvolvimento. As despesas do SEAE com 
edifícios das delegações em 2014 elevaram-se a 165 milhões de euros (ver pontos 1-4).
II
O Tribunal de Contas Europeu examinou se os edifícios das delegações satisfazem as necessidades do SEAE e pro -
porcionam uma boa relação custo-benefício. O Tribunal examinou se o SEAE dispõe de procedimentos eficazes 
para selecionar os edifícios apropriados, verificar se permanecem adequados e planear as modificações necessárias 
(ver pontos 5-6).
III
A auditoria constatou que os edifícios das delegações, sejam edifícios de escritórios, residências de chefes 
de delegação ou alojamentos do pessoal, em geral, satisfazem as necessidades das delegações (ver pontos 8-19). 
No entanto, em alguns casos, os edifícios não proporcionam a melhor relação custo-benefício, uma vez que:
a) na maioria dos edifícios de escritórios e de algumas residências, a área excede os limites máximos da política 
imobiliária (ver pontos 20-22);
b) o SEAE é proprietário de edifícios que já não utiliza (ver pontos 23-25);
c) nos casos em que as delegações partilham as suas instalações de escritórios com Estados -Membros da UE ou 
com instituições ou organismos da UE, alguns encargos cobrados às organizações acolhidas não permitem recu -
perar a totalidade dos custos (ver pontos 26-27).
IV
A adequação dos edifícios das delegações depende, em primeiro lugar, da sua seleção inicial e, em seguida, da 
forma como o SEAE assegura que continuam a satisfazer as necessidades e a oferecer uma boa relação custo-be -
nefício. A seleção inicial dos edifícios para arrendamento ou aquisição tem por base o procedimento do processo 
imobiliário. Antes de arrendar (ou de renovar um contrato de arrendamento) ou adquirir, a delegação em questão 
apresenta um processo imobiliário à sede para exame e aprovação. Ao fornecer uma fundamentação estruturada 
e documentada para a tomada de decisões, este procedimento constitui um exemplo de boas práticas (ver pon -
tos 30-31). No entanto, existe o risco de o SEAE não selecionar os edifícios apropriados, devido a algumas insuficiên -
cias na aplicação prática de cada uma das principais fases do processo de seleção:
a) quando algumas delegações fazem prospeções do mercado local, não têm conhecimentos especializa -
dos suficientes para identificar as opções adequadas e não recebem apoio suficiente por parte da sede 
(ver pontos 32-35);
b) quando as delegações apresentam opções à sede, por vezes a solução proposta não assenta numa análise técni -
ca e financeira sólida (ver pontos 36-43);
c) quando o Comité Imobiliário da sede toma a sua decisão final é, por vezes, demasiado tarde para assi -
nar um contrato e este nem sempre demonstra que a decisão representa a melhor relação custo-benefício 
(ver pontos 44-47).
Síntese 07
V
Depois de o SEAE selecionar os edifícios, avalia regularmente se continuam a satisfazer as necessidades das dele -
gações através de visitas ao local, mas não identifica todas as insuficiências (ver pontos 49-50). O SEAE não tem em 
conta todos os fatores pertinentes quando verifica a área por pessoa nos edifícios de escritórios (ver pontos 51-52), 
nem verifica se as rendas dos edifícios de escritórios e das residências permanecem em consonância com os preços 
de mercado e se os encargos cobrados às organizações em colocalização permitem recuperar os custos totais (ver 
ponto 53). Além disso, o SEAE não regista com fiabilidade os resultados do acompanhamento nos seus sistemas 
informáticos (ver pontos 54-59).
VI
A falta de informações de base fiáveis sobre os edifícios das delegações constitui um obstáculo a um planeamento 
eficaz. Acresce que a sede não utiliza de forma eficaz as informações disponíveis para elaborar planos no sentido 
de aplicar medidas corretivas (ver ponto 60). O planeamento incide na resolução das necessidades a curto prazo 
(ver pontos 61-62).
VII
O objetivo a longo prazo do SEAE consiste na aquisição de mais instalações para escritórios das delegações. 
Em 2015, no âmbito das novas disposições do Regulamento Financeiro, o SEAE fixou as condições de contração de 
empréstimos até ao montante de 200 milhões de euros para a aquisição de bens imóveis. No entanto, o SEAE tem 
pouca experiência enquanto proprietário de edifícios e não tem conhecimentos especializados de gestão imo -
biliária. Por conseguinte, não criou sistemas eficazes para gerir os imóveis próprios, por exemplo, para os manter 
em bom estado ou para vender os edifícios que já não utiliza (ver pontos 63-66).
VIII
Com base nas observações do presente relatório, o Tribunal recomenda que o SEAE:
a) inclua os fatores ambientais, o acesso para as pessoas com deficiência e a flexibilidade como objetivos na políti -
ca imobiliária relativamente aos edifícios de escritórios;
b) assegure que os encargos pagos pelos Estados -Membros da UE ou por outras instituições ou organismos da UE 
acolhidos nos edifícios das delegações são coerentes e permitem recuperar a totalidade dos custos;
c) reforce a aplicação do procedimento do processo imobiliário para a seleção dos edifícios;
d) utilize uma fonte central de informações para verificar os preços de mercado aplicáveis aos edifícios de escritó -
rios e acompanhe regularmente a coerência das rendas dos escritórios com esses preços;
e) melhore o seu sistema informático de gestão imobiliária, de forma a que este preste informações mais fiáveis 
e pertinentes para sustentar o processo de planeamento;
f) reforce os conhecimentos especializados em matéria de gestão imobiliária na sede para desenvolver uma abor -
dagem mais estratégica, melhorar o planeamento e reforçar o apoio às delegações;
g) estabeleça prioridades para os arrendamentos, aquisições, vendas, modificações e manutenção em planos evo -
lutivos de médio prazo, utilizando as informações disponíveis em matéria de área de escritórios e de estado dos 
edifícios, de forma a respeitar a política imobiliária;
h) introduza sistemas que permitam uma gestão eficaz dos imóveis próprios.
08
 Introdução
01 
O Serviço Europeu para a Ação Externa (SEAE) coordena a política externa e de 
segurança da UE. Tem sede em Bruxelas e é responsável pelo funcionamento das 
delegações da UE em todo o mundo. O SEAE é estrutural e financeiramente inde -
pendente da Comissão Europeia, mas coopera com ela em muitas questões.
02 
Quando da sua criação, em janeiro de 2011, o SEAE assumiu a responsabilidade 
por todas as delegações da UE, anteriormente da competência da Comissão Euro -
peia. Em consequência, os edifícios das delegações atualmente ocupados são, em 
grande medida, o resultado de anteriores decisões da Comissão Europeia. O SEAE 
disponibiliza área de escritórios para 5 300 efetivos em cerca de 140 delegações. 
É igualmente responsável pelas residências dos chefes de delegação e por dispo -
nibilizar alojamento, ou reembolsar os respetivos custos, a 2 400 efetivos.
03 
A gestão eficaz dos edifícios das delegações da UE contribui para a realização 
dos objetivos da UE em matéria de política externa, comércio e cooperação para 
o desenvolvimento. Os escritórios das delegações visam proporcionar um am -
biente de trabalho e de reunião estável, visível, funcional e seguro para o pessoal 
e os visitantes. Os edifícios devem proporcionar uma boa relação custo-benefício 
e promove-se ativamente a partilha das instalações com Estados -Membros ou 
outras instituições e organismos da UE.
04 
Cerca de 80% dos edifícios de escritórios das delegações e das residências dos 
chefes de delegação são arrendados, os restantes são imóveis próprios. As despe -
sas do SEAE com edifícios das delegações em 2014 elevaram-se a 165 milhões de 
euros (ver figura 1 ).
09 Introdução 
Despesas com edifícios das delegações em 2014, 165 milhões de euros
Fonte:  SEAE.Figura 1
Custos com segurança 26 milhões de euros - 16%
Água, gás, eletricidade, seguros - 3%
Limpeza e manutenção - 2%
Reparações importantes/remodelações - 2%
Aquisição/construção de edifícios - 1%
Escritórios
53 milhões de euros
Residências
11 milhões de euros
Alojamento do pessoal
62 milhões de eurosRendas ou reembolsos 
derendas
126 milhões de euros - 
76%
10
 Âmbito e método 
da auditoria
Âmbito da auditoria
05 
O objetivo global da auditoria foi examinar se o SEAE gere bem os edifícios 
das delegações, tendo analisado as seguintes subquestões:
a) Os edifícios das delegações satisfazem as necessidades do SEAE e proporcio -
nam uma boa relação custo-benefício?
b) O SEAE dispõe de procedimentos eficazes para selecionar 
os edifícios apropriados?
c) O SEAE dispõe de sistemas eficazes para verificar se os edifícios permanecem 
adequados e planear as modificações necessárias?
Método da auditoria
06 
O Tribunal baseou as observações de auditoria em quatro principais fontes 
de provas de auditoria (ver figura 2 ):
a) foi enviado um inquérito aos chefes da Administração de 133 delegações1. 
Destes, 112 responderam ao inquérito, o que representa uma taxa de respos -
ta de 84%;
b) o Tribunal analisou uma amostra de 30 processos imobiliários apresentados 
à sede em 2013 e 20142. A decisão de arrendar ou adquirir um edifício espe -
cífico, ou de renovar ou não um contrato de arrendamento, é adotada com 
base num processo imobiliário que a delegação em causa apresenta à sede;
c) o Tribunal efetuou visitas a quatro delegações (Nepal, Tanzânia, Turquia 
e EUA — Washington), a fim de examinar as práticas de gestão imobiliária em 
delegações de diferentes dimensões, continentes, áreas por pessoa, pro -
priedade (três edifícios de escritórios eram arrendados), estado dos edifícios, 
composição do pessoal e experiência de colocalização. Durante as visitas 
a estas delegações, debateram-se também as práticas de gestão imobiliária 
com os chefes da Administração das embaixadas dos Estados -Membros. No 
decurso das visitas, os auditores reuniram-se com as embaixadas da Bélgica, 
da Dinamarca, da Finlândia, da Alemanha, dos Países Baixos, da Suécia e do 
Reino Unido. Visitaram igualmente o Ministério dos Negócios Estrangeiros 
dos Países Baixos para obter mais informações sobre as suas políticas e proce -
dimentos inovadores de gestão dos edifícios das embaixadas;
d) examinou-se documentação relativa às políticas, aos procedimentos e aos 
instrumentos, realizaram-se entrevistas na sede e analisaram-se informações 
quantitativas relativas aos edifícios das delegações.1 O inquérito foi enviado a todas 
as delegações, exceto as 
situadas na UE (por exemplo, 
Delegação da União Europeia 
junto da OCDE e da UNESCO, 
em Paris) e as que dependem 
de outra delegação.
2 A amostra de 30 processos 
imobiliários foi selecionada 
através do método de 
amostragem por unidades 
monetárias a partir dos 
148 processos apresentados 
entre janeiro de 2013 
e setembro de 2014.
11 Âmbito e método da auditoria 
Fontes das provas de auditoriaFigura 2
Fonte:  Tribunal de Contas Europeu.Análise das 
estatísticas e 
procedimentosAnálise de 30 
processos 
imobiliáriosVisitas de 
auditoria a quatro 
delegações: 
Nepal, Tanzânia, 
Turquia e EUA
Inquérito de 
auditoriaObservações de 
auditoria
12
 Observações
Secção I — Os edifícios satisfazem em geral 
as necessidades das delegações, mas, em alguns casos, 
não proporcionam a melhor relação custo-benefício 
devido ao excesso de espaço, a imóveis próprios não 
utilizados e a encargos cobrados aos locatários que não 
permitem recuperar os custos totais
07 
A auditoria examinou se os edifícios satisfazem as necessidades das delegações 
e proporcionam uma boa relação custo-benefício.
Os edifícios, em geral, satisfazem as necessidades 
das  delegações
Edifícios de escritórios
08 
A política imobiliária do SEAE define os seguintes objetivos para os escritórios 
das delegações: estabilidade, visibilidade, funcionalidade, segurança e a melhor 
relação custo-benefício. O inquérito de auditoria realizado aos chefes da Ad -
ministração das delegações confirmou a pertinência de todos estes objetivos, 
indicados em carateres a negrito na figura 3 .
Importância dos objetivos para os escritórios das delegações
Fonte:  Inquérito de auditoria aos chefes da Administração das delegações da UE.Figura 3 Segurança - 22%
Funcionalidade - 18%
Estabilidade - 14% Visibilidade - 12%Boa relação
custo-benefício - 12%Flexibilidade - 9%Impacto ambiental - 7%Acessibilidade para pessoas
com deﬁciência - 6%
13 Observações 
09 
Os inquiridos atribuíram a ponderação mais elevada à segurança e à funcionali -
dade, mas reconheceram também a importância de outros fatores que atualmen -
te não são objetivos da política imobiliária:
a) flexibilidade: o documento de trabalho de 2014 sobre a política imobiliária do 
SEAE afirmava que o arrendamento tem a vantagem da flexibilidade caso as 
necessidades mudem. As necessidades em termos de edifícios podem mudar, 
por exemplo, em resultado de um aumento ou diminuição do número de 
efetivos. Além disso, o número de efetivos pode estar fora do controlo direto 
do SEAE, uma vez que este disponibiliza área de escritórios para pessoal da 
Comissão Europeia e de outras organizações;
b) impacto ambiental: embora o SEAE esteja determinado a criar um local de 
trabalho respeitador do ambiente, tanto na sede como nas delegações3, a sua 
política imobiliária não reflete esta preocupação. A título de exemplo, ainda 
não se comprometeu a adotar o EMAS (Sistema Comunitário de Ecogestão 
e Auditoria)4. A promoção ativa do EMAS poderia constituir uma oportuni -
dade de as delegações darem o exemplo e de demonstrar que este pode 
ser igualmente útil para as pequenas organizações5. No entanto, as delega -
ções de Washington e da Tanzânia apresentaram exemplos de boas práticas 
(ver  caixa 1 );
c) acessibilidade para pessoas com deficiência: por vezes, é necessário cumprir 
as exigências locais. Foi o caso das obras de renovação dos escritórios na 
Turquia e em Washington. Além disso, as inspeções de saúde e de segurança 
realizadas pelo SEAE (ver alínea b) do ponto 49) verificam a acessibilidade dos 
edifícios para as pessoas com deficiência.Caixa 1Melhoria do impacto ambiental em Washington e na Tanzânia
Em 2012, a delegação de Washington associou-se a outras missões diplomáticas dessa cidade num compro -
misso de prosseguir políticas destinadas a melhorar a qualidade ambiental. A delegação tinha já um papel 
de liderança ao obter a certificação gold  do Leadership in Energy and Environmental Design  (LEED) para as suas 
novas instalações de escritórios arrendadas em Washington, um exemplo que o proprietário do edifício poste -
riormente seguiu, tendo obtido a mesma certificação para o resto do edifício em 2013.
Na Tanzânia, o SEAE é proprietário de parte de um edifício de escritórios, juntamente com a Alemanha, os Paí -
ses Baixos e o Reino Unido. O edifício é gerido por um comité misto de gestão que elabora um relatório anual 
de gestão. Esse relatório contém uma análise comparando o consumo mensal de eletricidade, combustível 
e água nos três últimos anos, de forma a identificar domínios de possíveis economias futuras.3 Quitação de 2013 do 
SEAE — respostas do SEAE às 
questões escritas.
4 Relatório Especial n.º 14/2014 
do Tribunal de Contas 
Europeu, «De que forma as 
instituições e organismos da 
UE calculam, reduzem 
e compensam as suas 
emissões de gases com efeito 
de estufa?» ( http://eca.europa.
eu).
5 A Comissão Europeia publicou 
uma «caixa de ferramentas 
EMAS para as PME» e promove 
uma metodologia 
normalizada, designada por 
«EMAS Easy».
14 Observações 
10 
A Divisão de Infraestruturas da sede acompanha a saúde e segurança, proteção 
e situação geral dos edifícios de escritórios de cada delegação6. O estado médio 
dos edifícios de escritórios em 2014 era satisfatório (classificado com 3,7 em 5), 
mas existiam deficiências em algumas delegações7 (ver figura 4 ).
Estado dos edifícios de escritórios das delegações (5 = excelente)
Fonte:  Tribunal de Contas Europeu, com base em dados do SEAE.Figura 4
00,51,01,52,02,53,03,54,04,5Estado dos edifícios de escritóriosArrendados
Edifícios de escritórios das delegaçõesAdquiridos antes de 2000 Adquiridos depois de 2000
5,06 A avaliação do estado de um 
edifício de escritórios combina 
três critérios classificados de 
0 (inutilizável) a 5 (excelente): 
saúde e segurança (incluindo 
estrutura, equipamento 
técnico, etc.), proteção 
e situação geral 
(funcionalidade/imagem/
localização).
7 As quatro delegações 
avaliadas como estando em 
pior estado em 2014 foram as 
da Índia, do Egito, do Senegal 
e do Sri Lanca.
15 Observações 
11 
A avaliação realizada pela sede foi corroborada pelas conclusões do inquérito 
do Tribunal. A maior parte dos inquiridos que responderam considerou que os 
escritórios das delegações satisfazem as suas necessidades em termos de locali -
zação, facilitação das relações de trabalho com os parceiros, condições de traba -
lho, imagem, segurança e espaço (ver figura 5 ). Mais de 90% consideraram que 
a localização é adequada. No entanto, um quarto considerou que a segurança, 
a imagem e as condições de trabalho não são adequadas. Um terço considerou 
que os escritórios das delegações não proporcionam espaço suficiente.
Adequação dos edifícios de escritórios das delegações
Fonte:  Inquérito de auditoria aos chefes da Administração das delegações da UE.Figura 5
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%Respostas
Localização Imagem SegurançaInsatisfatório
Satisfatório
Espaço 
suﬁcienteCondições
de trabalhoFacilita as 
relações
16 Observações 
Residências
12 
A residência do chefe de delegação é fornecida pelo SEAE. Tem uma dupla fun -
ção: é o domicílio privado bem como o local para receções oficiais. Por norma, 
a residência não deve mudar quando o chefe de delegação é substituído. A políti -
ca imobiliária estipula que deve ter uma imagem representativa, não ser exces -
sivamente faustosa e apresentar a melhor relação custo-benefício. A localização 
da residência e as medidas tomadas para garantir a sua segurança devem ter em 
conta a situação da segurança no país de acolhimento.
13 
A maioria dos inquiridos que responderam ao inquérito considerou que as 
residências dos chefes de delegação satisfazem as necessidades em termos de 
segurança, localização, imagem, facilitação das relações com os parceiros, estado 
e espaço (ver figura 6 ). No entanto, um quarto considerou que a residência do 
chefe de delegação não proporciona espaço suficiente e que o estado da resi -
dência não é satisfatório.
Adequação das residências dos chefes de delegação
Fonte:  Inquérito de auditoria aos chefes da Administração das delegações da UE.Figura 6
RespostasInsatisfatório
Satisfatório100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Localização Imagem Segurança Espaço 
suﬁcienteEstado dos 
edifíciosFacilita as 
relações
17 Observações 
14 
A área da residência deve ter uma dimensão máxima de 600 m² (ver ponto 22) 
e essa área juntamente com os terrenos adjacentes devem situar-se dentro da 
gama da dimensão das residências dos embaixadores dos Estados -Membros no 
mesmo país8. Mais de 40% dos inquiridos que responderam ao inquérito consi -
deraram que a residência do chefe de delegação dispõe de menos espaço do que 
a maioria das residências dos embaixadores. A área média das residências das 
delegações da UE em 2014 era de 488 m² (ver figura 7 ). Havia cerca de 40 resi -
dências (30%) com menos de 400 m².
Área (m²) das residências
Fonte:  Tribunal de Contas Europeu, com base em dados do SEAE.Figura 7
02004006008001 0001 2001 400
Residências das delegaçõesm²
Média (488 m²)Máximo recomendado (600 m²)8 Política imobiliária do SEAE: 
Residências — Política 
e seleção.
18 Observações 
15 
A Divisão de Infraestruturas da sede acompanha o estado9 das residências das 
delegações (ver figura 8 ). Em média, o estado médio das residências foi classi -
ficado em 2014 com 4,6 em 5. Esta classificação é superior ao estado médio dos 
escritórios, classificado com 3,7 em 5 (ver ponto 10).
Estado das residências (5 = excelente)
Fonte:  Tribunal de Contas Europeu, com base em dados do SEAE.Figura 8
0,00,51,01,52,02,53,03,54,55,0Arrendadas Adquiridas antes de 2000 Adquiridas depois de 2000
4,0
Residências das delegaçõesEstado das residências9 A avaliação do estado da 
residência de um chefe de 
delegação combina três 
critérios classificados de 
0 (inutilizável) a 5 (excelente): 
saúde e segurança (incluindo 
a estrutura, o equipamento 
técnico, etc.), proteção 
e situação geral 
(funcionalidade/imagem/
localização). O SEAE não 
dispõe de dados sobre 
o estado de 53 residências (ver 
alínea b) do ponto 57).
19 Observações 
Alojamento do pessoal
16 
O SEAE gere o alojamento de cerca de 2 400 efetivos nas delegações10 através de 
dois métodos previstos no Estatuto dos Funcionários:
a) as delegações da UE disponibilizam alojamento gratuito para cerca de 
1 400 efetivos. Com algumas exceções, o alojamento é arrendado e não 
adquirido. Desde janeiro de 2014, as delegações da UE podem disponibilizar 
alojamento nesta base sobretudo em países de alto risco ou em países em 
que as condições do mercado de arrendamento tornem difícil encontrar um 
alojamento adequado11;
b) as delegações da UE reembolsam as despesas de alojamento arrendado por 
cerca de 1 000 efetivos.
17 
Em ambos os casos, as rendas pagas ou reembolsadas pela delegação têm um 
limite máximo de arrendamento estabelecido para cada local de trabalho fora 
da UE. Este limite máximo tem por base a composição do agregado familiar do 
agente e tem em conta o mercado de arrendamento local.
18 
A política imobiliária do SEAE estipula que o alojamento do pessoal expatriado 
deve cumprir as normas de segurança do SEAE, por exemplo, deve estar localiza -
do apenas em zonas autorizadas. Deve igualmente refletir uma imagem adequa -
da da UE12.
19 
Os inquiridos que responderam ao inquérito do Tribunal expressaram um eleva -
do nível de satisfação com o alojamento do pessoal. Cerca de 90% consideraram 
que a segurança, o espaço, a localização desse alojamento, bem como as condi -
ções de vida que proporciona, são adequados (ver figura 9 ).10 Todo o pessoal das 
delegações, com exceção dos 
agentes locais.
11 Decisão da alta-representante 
da União para os Negócios 
Estrangeiros e a Política de 
Segurança, de 17 de 
dezembro de 2013, sobre as 
regras para a execução das 
políticas de alojamento nas 
delegações da UE (AR DEC 
(2013) 011).
12 Política imobiliária do SEAE: 
Política de alojamento para os 
funcionários afetados em 
países terceiros.
20 Observações 
Adequação do alojamento do pessoal das delegações
Fonte:  Inquérito de auditoria aos chefes da Administração das delegações da UE.Figura 9
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%Respostas
Localização Condições de vida Segurança EspaçoInsatisfatório
Satisfatório
21 Observações 
A área na maioria dos edifícios de escritórios, e em algumas 
residências, excede os limites máximos da política imobiliária
A área média por pessoa nos escritórios das delegações excede 
o limite máximo da política imobiliária
20 
A política imobiliária do SEAE recomenda que os escritórios das delegações 
devem ter uma dimensão máxima de 35 m² por pessoa (antes de 2013, o máxi -
mo previsto na política imobiliária era de 42 m2)13. O cálculo baseia-se em todos 
os espaços (não apenas os escritórios, mas também as áreas comuns) divididos 
pelo número de todos os lugares permanentes, com exceção dos lugares que 
não necessitam de um escritório (por exemplo, motoristas). A política imobiliária 
prevê a exclusão de certas áreas do cálculo, como uma sala de conferências su -
plementar para satisfazer as necessidades da função da Presidência no âmbito do 
Tratado de Lisboa. Os novos escritórios das delegações devem ser compostos por 
uma mistura de escritórios individuais, gabinetes partilhados por 2 a 4 pessoas 
e áreas abertas. Os escritórios individuais devem ser reservados para um peque -
no número de efetivos cujas funções o exijam.
21 
Em 2014, cerca de 85 delegações excediam a área máxima de 35 m2 por pes -
soa14: a área média por pessoa era de 41 m² (ver figura 10 )15. Reduzir a área 
média por pessoa permitiria realizar poupanças com as rendas16 e os custos 
de funcionamento.
Algumas residências excedem o limite máximo 
da política  imobiliária
22 
A política imobiliária do SEAE estipula que a área máxima total de todas as 
divisões da residência do chefe de delegação deve ser de 600 m². Embora a área 
média das residências das delegações da UE em 2014 fosse inferior a esse li -
mite máximo (ver ponto 14), 34 residências (24%) excediam o limite máximo 
(ver  figura 7 )17.13 Os edifícios adquiridos 
recentemente devem ter uma 
dimensão suficiente para 
acomodar um aumento 
de 10% do número 
de efetivos.
14 As delegações com a maior 
área de escritórios por pessoa 
eram a delegação junto das 
Nações Unidas em Nova 
Iorque (90 m² por pessoa) e a 
delegação junto das Nações 
Unidas em Genebra (104 m² 
por pessoa).
15 Esta análise deduz as áreas de 
escritórios arrendadas a outras 
organizações. Exclui as 
delegações com menos de 
10 efetivos, pois todas 
dispõem de mais de 35 m² por 
pessoa. A análise baseia-se em 
lugares permanentes. 
A inclusão de cerca de 
200 estagiários temporários 
e peritos nacionais reduziria 
a área média por pessoa para 
40 m².
16 O montante total anual da 
renda dos escritórios das 
delegações em 2014 foi de 
53 milhões de euros (ver 
figura 1 ), o que significa que 
cada m² da área média por 
pessoa custou 1,3 milhões 
de euros.
17 A residência na Indonésia, 
com 1 200 m², era uma das 
maiores. Foi celebrado um 
contrato de arrendamento de 
uma nova residência com 
580 m² a partir de setembro 
de 2015.
22 Observações 
Área de escritórios por pessoa nas delegações
Nota:  Exclui as delegações com menos de 10 efetivos.
Fonte:  Tribunal de Contas Europeu, com base em dados do SEAE.Figura 10
020406080100120
Edifícios de escritórios das delegaçõesm² por pessoa
Máximo recomendado (35 m²)Média (41 m²)
23 Observações 
O SEAE é proprietário de edifícios que já não utiliza
23 
Os edifícios de escritórios das delegações da UE adquiridos antes de 2000 e que 
continuam a ser utilizados pelo SEAE estão entre os edifícios de escritórios em 
pior estado (ver figura 4 ). O pessoal da delegação do Gabão foi deslocado para 
pequenos escritórios temporários, uma vez que o edifício adquirido em 1996 se 
encontra agora com graves problemas estruturais.
24 
As residências próprias são mais pequenas e mais fáceis de manter. O estado 
médio das residências próprias adquiridas antes de 2000 e que continuam a ser 
utilizadas pelo SEAE foi classificado com 4,6 em 5 (ver figura 8 ). Esta classificação 
é consideravelmente melhor do que o estado médio dos escritórios próprios das 
delegações adquiridos antes de 2000, classificados com 3,4.
25 
Embora o SEAE já não utilize 20% dos edifícios das delegações de que é pro -
prietário (7 de 33 edifícios de escritórios e 6 de 30 residências), manteve-os. Os 
edifícios de escritórios não utilizados no Chade, na República Centro-Africana 
e no Ruanda são arrendados a outras organizações, como a DG Ajuda Humani -
tária e Proteção Civil, ou à embaixada de um Estado-Membro. Outros edifícios, 
contudo, são conservados desocupados. Por exemplo:
a) os imóveis próprios de escritórios no Botsuana e na Gâmbia estão desocupa -
dos desde 2004;
b) as residências na África do Sul e em Cabo Verde estão desocupadas 
desde 2012;
c) na Tanzânia, a anterior residência do chefe de delegação (ver figura 11 ) 
e uma casa do pessoal estão desocupadas desde 2009, com um custo de 
25 000 euros por ano para a segurança, serviços de utilidade pública e jar -
dinagem. Estão localizadas fora da zona recomendada pelo responsável 
regional de segurança. Outra casa propriedade da delegação, situada dentro 
da zona de segurança recomendada, está desocupada desde abril de 2014.
24 Observações 
Alguns encargos de colocalização nos edifícios de escritórios 
não permitem recuperar a totalidade dos custos
26 
O SEAE incentiva soluções que envolvem a partilha de instalações de escritórios 
com Estados -Membros ou com outras instituições e organismos da UE, incluindo 
a DG Ajuda Humanitária e Proteção Civil. A colocalização tem por objetivo asse -
gurar uma melhor visibilidade da UE, facilitar a cooperação com os Estados -Mem -
bros e também reduzir os custos18. Em 2015, 45 delegações partilhavam as suas 
instalações de escritórios com Estados -Membros da UE ou com instituições e or -
ganismos da UE. O número de delegações que acolhe ou está situada em embai -
xadas de Estados -Membros aumentou de 14 para 17 entre maio de 2014 e maio 
de 201519. O anexo I  mostra as 17 delegações em que se praticava a colocalização 
com um ou mais Estados -Membros em 2015.Anterior residência na Tanzânia, desocupada desde 2009, mas mantida pelo SEAE
Fonte:  Tribunal de Contas Europeu.Figura 11
18 Política imobiliária do SEAE: 
Escritórios das delegações — 
política e seleção.  
Política imobiliária do SEAE: 
Partilha de escritórios das 
delegações ou colocalização 
com terceiros.
19 Documentos de trabalho 
de 2014 e 2015 sobre a política 
imobiliária do SEAE.
25 Observações 
27 
Os Estados -Membros e as instituições e organismos da UE devem pagar a sua 
quota-parte dos custos decorrentes da colocalização20. Na prática, existem 
métodos diferentes de cálculo dos encargos a cobrar às organizações em colo -
calização, alguns dos quais não permitem recuperar a totalidade dos custos. Por 
exemplo:
a) em Washington, a delegação tem acordos de colocalização com cinco organi -
zações diferentes. No entanto, só os dois acordos mais recentes (com a Euro -
pol e o Banco Europeu de Investimento) incluem uma contribuição para as 
despesas administrativas gerais;
b) no Nepal, a DG Ajuda Humanitária e Proteção Civil contribui para as despesas 
de limpeza, manutenção, serviços de utilidade pública e agentes de segu -
rança. No entanto, não contribui para o arrendamento dos escritórios, o que 
representaria um montante de mais 8 000 euros por ano. Do mesmo modo, 
na Tanzânia, nos casos em que é proprietária do edifício, a delegação imputa 
à EUCAP NESTOR21 apenas os custos de funcionamento (manutenção, servi -
ços de utilidade pública, segurança e limpeza);
c) as orientações de 2013 destinadas às delegações sobre o cálculo da renda 
cobrada a outras organizações exigiam que todos os novos acordos, e os 
acordos em vigor, em caso de renovação, cobrassem os custos das áreas 
comuns. Os encargos fixados antes de 2013 apenas têm em conta a área de 
escritórios líquida do arrendatário. Consequentemente, este utiliza as áreas 
comuns gratuitamente e paga menos do que a sua quota-parte das rendas 
e despesas de funcionamento.
Secção II — Existe um procedimento estruturado para 
selecionar os edifícios das delegações, mas 
registam-se algumas insuficiências em todas as fases 
principais quando é aplicado na prática
28 
Na secção I analisou-se a adequação dos edifícios das delegações: se satisfazem 
as necessidades das delegações e proporcionam uma boa relação custo-bene -
fício. A adequação ou não dos edifícios das delegações depende, em primeiro 
lugar, do modo como são selecionados. Assim, a auditoria examinou se o SEAE 
dispõe de procedimentos eficazes para selecionar os edifícios apropriados.20 Decisão do Parlamento 
Europeu, de 3 de abril de 2014, 
sobre a quitação relativa 
a 2012.
21 A EUCAP NESTOR é uma 
missão civil da UE, com 
algumas competências 
militares. Apoia 
o desenvolvimento de 
sistemas de segurança 
marítima nos Estados do 
Corno de África e do oceano 
Índico Ocidental, a fim de lhes 
permitir lutar contra a pirataria 
e outros tipos de 
criminalidade marítima de 
forma mais eficaz.
26 Observações 
29 
O procedimento do processo imobiliário fornece uma base estruturada para se -
lecionar os edifícios das delegações. No entanto, existem algumas insuficiências 
quando esse procedimento é aplicado na prática. Por conseguinte, existe o risco 
de o SEAE não selecionar o edifício correto. As insuficiências ocorrem em cada 
uma das principais fases do procedimento do processo imobiliário:
a) quando a delegação procura edifícios adequados;
b) quando a delegação compara as opções e as apresenta ao Comité Imobiliário 
da sede;
c) quando o Comité Imobiliário toma uma decisão e a justifica.
O procedimento do processo imobiliário fornece uma base 
estruturada para selecionar os edifícios das delegações
30 
A seleção dos edifícios para arrendamento ou aquisição tem por base o procedi -
mento do processo imobiliário do SEAE:
a) para os escritórios e as residências, as delegações têm de elaborar um pro -
cesso imobiliário antes de arrendar, adquirir ou construir um novo edifício, 
ou quando da renovação de um contrato de arrendamento. As delegações 
devem apresentar esses processos imobiliários ao Comité Imobiliário da sede 
para exame e aprovação se o valor total for igual ou superior a 60 000 euros;
b) as delegações têm também de apresentar um processo imobiliário ao Comité 
Imobiliário antes de qualquer aquisição de terrenos;
c) para arrendar alojamento do pessoal, as delegações devem apresentar um 
processo imobiliário se a renda for superior ao limite máximo fixado pelo 
SEAE para o país em causa e nos casos em que não foram definidos esses 
limites máximos.
31 
Ao fornecer uma fundamentação estruturada e documentada para a tomada de 
decisões com base em orientações da sede, o procedimento do processo imobi -
liário constitui um exemplo de boas práticas. Os processos imobiliários utilizam 
os objetivos estabelecidos na política imobiliária do SEAE como base para os cri -
térios de seleção. O processo deve conter uma lista restrita de opções adequadas 
decorrentes da prospeção do mercado imobiliário local efetuada pela delegação, 
um debate relativo ao arrendamento ou à aquisição, a avaliação realizada pela 
delegação às opções adequadas, bem como a sua proposta ao Comité Imobi -
liário. O procedimento do processo imobiliário contribui para assegurar que os 
edifícios selecionados satisfazem as necessidades das delegações, assegurando 
ao mesmo tempo uma boa relação custo-benefício.
27 Observações 
As delegações não têm conhecimentos especializados 
suficientes para identificar os edifícios apropriados e não 
recebem apoio suficiente da sede
32 
A análise de 30 processos imobiliários realizada no âmbito da auditoria do Tribu -
nal (ver anexo II ) revelou que, na maior parte dos casos (26 de 30), a delegação 
tinha explorado o mercado local. No entanto, só 15 dos 30 processos incluíam 
uma lista restrita de opções adequadas e realistas (ver figura 12 ).
Síntese dos resultados da análise de 30 processos imobiliários no âmbito da auditoria
Fonte:  Tribunal de Contas Europeu, com base numa análise de 30 processos imobiliários.Figura 12
26
51522 234
25158 7Número de processos imobiliáriosSimNão
5. Razão convincente 
para decisão do 
Comité Imobiliário
da sede4. Solução proposta 
pela delegação 
assenta numa 
análise técnica e 
ﬁnanceira sólida3. Lista restrita de 
mais de uma opção 
adequada e realista2. Debate sobre 
arrendamento
ou aquisição1. Prospeção do 
mercado local
28 Observações 
33 
No inquérito de auditoria, quase metade dos chefes da Administração considerou 
que a sua delegação não dispõe de um número suficiente de efetivos e conhe -
cimentos especializados para gerir os seus edifícios. Os chefes da Administração 
não são especialistas em gestão imobiliária e não recebem formação específica 
neste domínio. A fim de gerir projetos imobiliários (por exemplo, mudança para 
um novo edifício de escritórios ou realização de obras) podem, portanto, neces -
sitar de aprovação para recorrer aos necessários conhecimentos especializados 
(por exemplo, para analisar o mercado, realizar uma comparação entre o arren -
damento e a aquisição, negociar com os proprietários e acompanhar as obras no 
edifício). É de referir que, em Washington, a delegação contrata um corretor, a ní -
vel local, para realizar a prospeção do mercado e negociar com os proprietários 
em seu nome. Nos países em que não é possível contratar esses conhecimentos, 
as delegações necessitam de um maior envolvimento e apoio da sede.
34 
O inquérito de auditoria revelou que 85% dos chefes da Administração estavam 
satisfeitos com o apoio recebido da sede quando da renovação do contrato de 
arrendamento dos escritórios. O nível de satisfação era inferior para o apoio rece -
bido na escolha de novos escritórios (76%) (ver figura 13 ).
Apoio às delegações para atividades de gestão imobiliária
Fonte:  Inquérito de auditoria aos chefes da Administração das delegações da UE.Figura 13
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%
Apoio inadequado
por parte da sede
Apoio adequadopor parte da sedeRespostas
Manutenção e 
renovaçãoEscolha de novos 
escritóriosRenovação do 
arrendamento dos 
escritórios
29 Observações 
35 
Várias respostas ao inquérito de auditoria salientaram a necessidade de um apoio 
mais intensivo por parte da sede, especialmente nos casos em que se verifica 
uma falta de edifícios adequados no mercado local22. Algumas delegações visita -
das, por exemplo, a do Nepal (ver caixa 2 ), salientaram igualmente a necessidade 
de visitas ao local, em especial quando procuram novas instalações. Em 2014, 
a Divisão de Infraestruturas da sede visitou 36 delegações para prestar apoio no 
local. Como exemplo de boas práticas, quando as embaixadas alemãs procuram 
novas instalações, depois de o chefe da Administração ter identificado possíveis 
locais, funcionários da sede deslocam-se ao local para verificar a sua adequação 
e ajudar nas negociações. Caixa 2Necessidade de apoio da sede na procura de um edifício de escritórios no Nepal
No Nepal, por falta de espaço no edifício principal, desde 2007 um terço dos efetivos trabalha em garagens 
adaptadas. Desde 2009, outro terço trabalha em cabinas pré-fabricadas em segunda mão instaladas no jardim, 
apresentando uma má imagem da delegação (ver figura 14 ). A avaliação de junho de 2011 da delegação do 
Nepal recomendou que se planeasse uma mudança para escritórios mais adequados e modernos até à data 
de termo do contrato de arrendamento, em 2014.
A delegação não teve tempo nem os conhecimentos especializados necessários para elaborar um processo 
imobiliário de elevada qualidade. Considerou que uma visita de uma equipa de peritos em gestão imobiliária 
da sede (por exemplo, um negociador, um arquiteto e um agente de segurança) poderia ajudar a procurar no -
vas instalações, negociar as melhores condições e identificar e comparar as soluções adequadas. No entanto, 
a sede não conseguiu efetuar uma visita desse tipo, apesar dos pedidos, por escrito, da delegação, em 2011 
e 2012. A sede escreveu à delegação, incentivando-a a desenvolver a sua proposta para aquisição de terrenos 
da embaixada de França e a construção de escritórios e de uma residência, mas rejeitou posteriormente a pro -
posta por falta de fundos. A delegação não conseguiu identificar uma alternativa adequada e, assim, apresen -
tou um processo imobiliário para renovar o contrato de arrendamento existente até 2024, que foi aprovado 
pela sede em novembro de 2013.22 Esta questão foi identificada 
pelos inquiridos como um dos 
principais obstáculos quando 
se trata de encontrar melhores 
instalações.
30 Observações 
Existem algumas insuficiências na forma como as delegações 
apresentam as opções à sede
36 
A política imobiliária exige que as delegações apresentem à sede, através de pro -
cessos imobiliários, os resultados da sua prospeção do mercado imobiliário local. 
Esses processos devem incluir um debate relativo ao arrendamento ou à aquisi -
ção, a avaliação realizada pela delegação às opções adequadas, bem como a sua 
proposta ao Comité Imobiliário. Contudo:
a) as delegações não elaboram processos imobiliários para todos 
os novos contratos;
b) os processos imobiliários são desnecessariamente pormenorizados quando 
as delegações não têm intenção de mudar de instalações;
c) os processos imobiliários raramente debatem a possibilidade de aquisição 
e não a comparam com o custo do arrendamento;
d) em alguns processos imobiliários, as delegações não apresentam as opções 
de forma comparável;
e) as orientações para a elaboração dos processos imobiliários não têm 
em conta a área arrendada a outras organizações e as receitas geradas 
pela colocalização.Cabinas pré-fabricadas utilizadas como escritórios no Nepal
Fonte:  Tribunal de Contas Europeu.Figura 14

31 Observações 
As delegações não elaboram processos imobiliários para todos 
os novos contratos
37 
Por vezes, as delegações celebram um contrato imobiliário sem elaborarem e apre -
sentarem um processo imobiliário ao Comité Imobiliário, como exigido. Por exemplo, 
não existia qualquer processo imobiliário para o contrato no valor de 230 000 euros 
relativo aos escritórios na Venezuela, celebrado em 2013, ou para o contrato no valor 
de 240 000 euros relativo à residência no Nepal, celebrado em 2011.
Os processos imobiliários são desnecessariamente 
pormenorizados quando as delegações não têm intenção 
de mudar de instalações
38 
A estabilidade é um objetivo da política imobiliária, pelo que há boas razões para 
preferir dar continuidade ao arrendamento de um edifício existente, caso satisfa -
ça as necessidades da delegação e proporcione uma boa relação custo-benefício, 
evitando também o custo e a perturbação que uma mudança de instalações 
representa23. Em todo o caso, o contrato-tipo de arrendamento contém uma cláu -
sula que permite à delegação rescindir o contrato em qualquer momento, com 
um pré-aviso de três meses.
39 
No entanto, atualmente não existe qualquer diferença entre as orientações para 
a elaboração dos processos imobiliários que pretendam dar continuidade a um 
contrato de arrendamento existente e as orientações para a elaboração dos 
processos imobiliários que pretendam selecionar o melhor edifício entre várias 
opções, quando é necessária uma mudança. No primeiro caso, uma comparação 
com opções alternativas é artificial e menos significativa do que demonstrar que 
o edifício ainda satisfaz as necessidades da delegação em conformidade com 
a política imobiliária e em consonância com os preços de mercado (ver caixa 3 ). 
No segundo caso, as delegações podem necessitar de um maior apoio da sede 
para realizar uma avaliação mais exaustiva, incluindo uma comparação de opções 
pré-selecionadas adequadas e realistas. Caixa 3Quando as delegações tencionam manter as instalações existentes, a análise 
de alternativas pode ser artificial e de valor limitado
O objetivo do processo imobiliário de 2013 para os escritórios do Ruanda (ver anexo II ) foi justificar dar conti -
nuidade ao contrato de arrendamento existente. Este aspeto era evidente num relatório de missão elaborado 
pela sede em anexo ao processo imobiliário que dava instruções à delegação para negociar uma prorrogação 
do contrato de arrendamento dos edifícios de escritórios rapidamente após estudar o mercado, conforme 
exigido para efeitos de um relatório ao Comité Imobiliário. Por conseguinte, embora o processo imobiliário 
incluísse uma análise de uma lista restrita de opções adequadas e realistas, tinha um valor limitado, pois não 
havia intenção de mudar de instalações.23 Para as embaixadas alemãs, 
por exemplo, existe um 
pressuposto de que 
permanecerão nas instalações 
onde se encontram, a menos 
que exista um motivo 
particularmente importante 
para se mudarem.
32 Observações 
Os processos imobiliários raramente debatem a possibilidade 
de aquisição e não a comparam com o custo do arrendamento
40 
Dos 30 processos imobiliários examinados, apenas 5 debatiam a possibilidade 
de aquisição (ver figura 12 ) e, em todos os casos, essa possibilidade foi rejeitada. 
Nenhum dos processos imobiliários examinados apresentava uma comparação 
entre o arrendamento e a aquisição que incluísse uma comparação dos custos 
futuros estimados. Em março de 2015, a sede informou os chefes de delegação de 
que, no futuro, a Divisão de Infraestruturas da sede efetuaria os cálculos destina -
dos a comparar a aquisição com o arrendamento24. Contudo, o método utilizado 
não é divulgado na política imobiliária do SEAE. A anterior política imobiliária ex -
plicava a forma de calcular a rentabilidade financeira de um investimento como 
base para estabelecer uma comparação entre a aquisição e o arrendamento ao 
longo de um período sugerido de 20 anos25. Na prática, os debates relativos ao 
arrendamento ou à aquisição não demonstram que a solução proposta represen -
ta uma melhor relação custo-benefício (ver caixa 4 ).
Em alguns processos imobiliários, as delegações não apresentam 
as opções de forma comparável
41 
Uma boa prática observada em alguns processos imobiliários foi a comparação 
de opções pré-selecionadas em função dos critérios de seleção, sob a forma de 
um quadro. A  figura 15  apresenta um exemplo composto com base nos quadros 
que constam dos processos imobiliários dos escritórios do Ruanda, da Guatemala 
e do Laos. A atribuição de pontos e as observações servem apenas para ilustrar 
a situação. Um quadro deste tipo facilita a comparação das diferentes opções, 
a fim de obter uma avaliação global equilibrada. O quadro pode também ser 
alargado, por exemplo, para incluir os custos extraordinários associados à mu -
dança de instalações (por exemplo, trabalhos de remodelação e de segurança), os 
custos de funcionamento ou as receitas geradas pela colocalização. Caixa 4As delegações não demonstram que a aquisição representa uma melhor relação 
custo-benefício do que o arrendamento
Em 2010-2011, quando a delegação do Nepal propôs adquirir uma parcela de terreno da embaixada de França 
e construir escritórios e uma residência, a sede não lhe exigiu que demonstrasse que a aquisição e a constru -
ção representavam uma melhor relação custo-benefício do que o arrendamento.
O mesmo aconteceu em Washington, quando a delegação teve a oportunidade de adquirir o edifício de 
escritórios em 2010. A aquisição foi excluída sem estudar opções de financiamento e benefícios fiscais, ainda 
que um edifício próprio pudesse melhorar a presença da delegação e o espaço suplementar pudesse ter sido 
utilizado para colocalização com outra embaixada.24 Nota do diretor-executivo da 
Administração e Finanças aos 
chefes de delegação, de 30 de 
março de 2015.
25 O valor residual dos imóveis 
próprios é um fator 
importante para este cálculo, 
sendo difícil de estimar com 
exatidão. Por exemplo, o valor 
da residência em Washington, 
adquirida em 1971 por um 
valor equivalente 
a 2,4 milhões de euros, 
triplicou, ao passo que o valor 
do edifício de escritórios na 
Argentina, adquirido em 1992 
por um valor equivalente 
a 1,5 milhões de euros, foi 
estimado em 1,6 milhões 
de euros.
33 Observações 
42 
Este método contrasta com outros processos imobiliários que examinavam as 
opções de uma forma menos fácil de comparar, por exemplo, apresentando alea -
toriamente vantagens e desvantagens específicas. As delegações omitem, por 
vezes, informações essenciais dos processos imobiliários, como o custo por m², 
a área por pessoa para edifícios de escritórios ou a superação do limite máximo 
do espaço. Em 8 dos 30 processos imobiliários analisados, a solução proposta 
ao Comité Imobiliário não assentava numa análise sólida efetuada pela delega -
ção (ver figura 12 ). Além disso, embora os processos imobiliários apresentem 
frequentemente o custo da solução proposta após as negociações, estabele -
cem uma comparação entre esse custo e o custo de edifícios alternativos antes 
das  negociações.Exemplo ilustrativo de boa prática de um quadro comparativo das opções
EdifícioCritérios de qualidade Critérios de preço Critérios de dimensão
Segurança 
e proteção  
(máx. 50)Funcionalidade  
(máx. 30)Localização 
e imagem  
(máx. 20)Total dos 
pontos de 
qualidade  
(máx. 100)Renda anual 
total  
eurosPreço por 
m2 eurosTotal m2m2 por pessoa  
(para 
escritórios)
Opção 1Algumas preo -
cupações  
20Edifício moderno  
24Boa imagem  
1660 25 000 16,67 1 500 38
Opção 2Excelente  
38Novo edifício  
28Em zona diplomá -
tica 
1884 22 000 15,71 1 400 35
Opção 3Pode ser 
adaptado  
25Algumas preocu -
pações  
14Fora de zona 
diplomática  
1049 20 000 12,5 1 600 40
Fonte:  Tribunal de Contas Europeu, com base nos processos imobiliários dos escritórios do Ruanda, da Guatemala e do Laos.Figura 15
34 Observações 
As orientações para a elaboração dos processos imobiliários não 
têm em conta a área arrendada a outras organizações e as receitas 
geradas pela colocalização
43 
O relatório de 2014 sobre a colocalização26 explica que o SEAE não dispõe dos 
recursos humanos necessários para desenvolver normas comuns e elaborar 
documentos de referência para a colocalização. Por conseguinte, as orientações 
para a elaboração dos processos imobiliários (ver ponto 31) não explicam de que 
modo a área de escritórios arrendada às embaixadas dos Estados -Membros e a 
outras instituições e organismos da UE deve ser tida em conta no cálculo da área 
por pessoa. As orientações também não explicam de que forma as respetivas 
receitas devem ser refletidas no cálculo do custo por metro2.
Alguns pareceres do Comité Imobiliário da sede não são 
oportunos nem convincentes
44 
Na fase final do procedimento do processo imobiliário, o Comité Imobiliário da 
sede examina a proposta da delegação e emite o seu parecer. A aprovação do 
Comité é necessária antes da celebração de um contrato27. Contudo:
a) os procedimentos morosos impedem a celebração de alguns contratos;
b) algumas decisões não demonstram de forma convincente que a solução 
escolhida está em consonância com os preços de mercado;
c) algumas decisões não tomam suficientemente em consideração a área.
Os procedimentos morosos impedem a celebração 
de  alguns  contratos
45 
O Comité Imobiliário adota pareceres sobre os processos imobiliários que exa -
mina. Algumas observações nos processos imobiliários explicam que, em vez de 
esperarem a conclusão dos procedimentos morosos do SEAE, os proprietários 
preferem arrendar os edifícios a outros arrendatários. Este ponto de vista foi 
reiterado por comentários no inquérito de auditoria. Um inquirido escreveu que 
o tempo que decorre entre encontrar um edifício e receber a aprovação da sede 
é demasiado longo, pelo que, entretanto, os proprietários arrendam a outras or -
ganizações. Por conseguinte, a aprovação de um processo imobiliário não conduz 
necessariamente à celebração de um contrato. Por exemplo, embora os pro -
cessos imobiliários relativos às residências de Israel e do Sri Lanca tenham sido 
aprovados, os contratos não foram posteriormente celebrados (ver anexo II ).26 Relatório sobre 
a colocalização, 2014, 11 de 
julho de 2014, SEAE.
27 Relativamente a cada projeto 
imobiliário suscetível de ter 
uma incidência financeira 
significativa no orçamento da 
UE (por exemplo, aquisições 
de terrenos e a aquisição de 
edifícios de valor superior 
a 3 milhões de euros ou os 
novos contratos imobiliários 
que impliquem um encargo 
anual de, pelo menos, 
750 000 euros) é igualmente 
exigida a aprovação da 
autoridade orçamental 
(Conselho e Parlamento 
Europeu) (n.º 7 do artigo 203.º 
do Regulamento Financeiro). 
Um projeto de aquisição de 
um imóvel financiado 
mediante a contração de um 
empréstimo é igualmente 
sujeito a aprovação prévia da 
autoridade orçamental (n.º 8 
do artigo 203.º do 
Regulamento Financeiro).
35 Observações 
Algumas decisões não demonstram de forma convincente 
que  a solução escolhida está em consonância com os preços 
de  mercado
46 
Dos 30 processos imobiliários analisados, 7 não continham uma razão convin -
cente para a decisão do Comité Imobiliário (ver figura 12 ). Em 4 destes casos, 
porque não demonstravam que a solução escolhida estava em consonância com 
os preços de mercado. O Comité Imobiliário não comparou o custo por m² da 
solução proposta pela delegação com uma fonte independente de preços de 
mercado em nenhum dos 30 processos imobiliários examinados durante a audi -
toria. Consequentemente, nos casos em que a delegação não tinha demonstrado 
que a sua solução proposta estava em consonância com os preços de mercado, 
o Comité Imobiliário não corrigiu esta insuficiência. Foi o caso dos escritórios no 
Togo, das residências na Mauritânia e no Sri Lanca e do alojamento no Quénia 
(ver anexo II ).
Algumas decisões não tomam suficientemente em consideração 
a área
47 
Dos sete processos imobiliários que não continham uma razão convincente para 
a decisão do Comité Imobiliário, três não tinham suficientemente em conside -
ração a área de escritórios por pessoa e os limites máximos recomendados na 
política imobiliária (ver anexo II ):
a) em 2013, o Comité Imobiliário aprovou a solução proposta no processo 
imobiliário da delegação da Jordânia para arrendamento de escritórios com 
43 m² por pessoa (23% superior ao limite máximo recomendado). Foi rejeita -
da uma solução alternativa por ser considerada demasiado pequena, apesar 
de ter 35 m² por pessoa, exatamente em conformidade com o limite máximo, 
e de ter um custo mais de 20% inferior (uma diferença de 110 000 euros por 
ano) do que a solução proposta;
b) em 2014, o Comité Imobiliário aprovou a solução proposta no processo imo -
biliário da delegação de Washington para a expansão da área de escritórios. 
A sede calculou a área por pessoa em 40 m² (14% superior ao limite máximo). 
No entanto, chegou a este valor acrescentando 20 efetivos, sem qualquer 
justificação clara. À data da auditoria, em maio de 2015, este aumento não 
tinha ocorrido. Excluía igualmente do cálculo a sala de imprensa do piso 
térreo, embora a política imobiliária não preveja qualquer motivo para 
o fazer28. A área por pessoa era de facto de 56 m², ou seja, 60% superior ao 
limite máximo. A delegação de Washington considerou que a política imobi -
liária não dá o devido reconhecimento ao acrescido papel de coordenação 
do SEAE em determinados países, como os EUA. No entanto, nem a delega -
ção nem o Comité Imobiliário referiram que era necessária uma derrogação 
ao limite  máximo;28 Excluía igualmente do cálculo 
uma sala de conferências 
adicional, o que estava 
previsto na política imobiliária 
(ver ponto 20).
36 Observações 
c) os critérios de seleção no processo imobiliário de 2014 para uma nova 
residência no Sri Lanca especificavam um edifício com uma área mínima 
de 600 m², o que não é coerente com a política imobiliária em que 600 m² 
é a dimensão máxima e não a mínima. A solução proposta pela delegação, 
e aprovada pelo Comité Imobiliário, foi um edifício de 930 m². A sede não 
mencionou que este ultrapassava o limite máximo de 600 m² em 55% e que 
era necessária uma derrogação.
Secção III — As informações sobre a adequação 
dos  edifícios não são fiáveis e não são utilizadas para 
o planeamento, que é a demasiado curto prazo 
e especialmente fraco relativamente 
aos  imóveis  próprios
48 
A adequação dos edifícios das delegações depende não só da seleção inicial, mas 
também da forma como o SEAE assegura que continuam a satisfazer as neces -
sidades e a proporcionar uma boa relação custo-benefício. Assim, a auditoria 
examinou se o SEAE acompanha a adequação dos edifícios, depois de terem sido 
selecionados, e planeia as alterações e a manutenção necessárias para garantir 
que continuam a satisfazer as necessidades e a proporcionar uma boa relação 
custo-benefício.
Os sistemas centrais de acompanhamento não fornecem 
informações de base fiáveis sobre a adequação de todos 
os  edifícios das delegações
As visitas ao local permitem avaliar se os edifícios satisfazem 
as necessidades das delegações, mas não identificam todas 
as insuficiências
49 
A sede avalia os edifícios das delegações através dos seguintes mecanismos para 
garantir que continuam a satisfazer as necessidades das delegações:
a) o serviço de apoio e avaliação da delegação efetua avaliações  das delega -
ções, em média, de quatro em quatro anos, que incluem uma avaliação dos 
escritórios e residências;
b) em nome do SEAE, um contratante externo efetuou inspeções de saúde 
e de segurança  a quase todos os escritórios e residências das delegações 
entre 2010 e 2015;
c) o responsável regional de segurança procede a  avaliações da segurança  
dos edifícios das delegações, pelo menos, uma vez por ano.
37 Observações 
50 
Estas avaliações dos edifícios recomendam medidas corretivas (por exemplo, 
a criação de sistemas de segurança, a realização de obras ou a mudança de insta -
lações), a fim de corrigir as insuficiências detetadas. No entanto, estas avaliações 
não identificam todas as insuficiências. Por exemplo, o relatório de novembro 
de 2013 do responsável regional de segurança no Nepal não abordava a questão 
fundamental de saber como proporcionar às garagens e cabinas pré-fabricadas 
um nível de segurança equivalente ao do edifício principal (ver caixa 2 ).
O acompanhamento da área por pessoa nos edifícios de escritórios 
não tem em conta todos os fatores pertinentes
51 
A política imobiliária do SEAE recomenda que os escritórios das delegações 
devem ter uma dimensão máxima de 35 m² por pessoa (ver ponto 20). A política 
imobiliária prevê que certas áreas sejam excluídas do cálculo. No entanto, a sede 
não consegue identificar com exatidão todos os edifícios de escritórios nos quais 
a área é excessiva ou insuficiente, por não identificar separadamente as seguintes 
áreas quando verifica a área por pessoa:
a) área de escritórios arrendada a outra organização;
b) uma sala de conferências adicional quando necessária para satisfazer as ne -
cessidades da função da Presidência no âmbito do Tratado de Lisboa;
c) área utilizada por estagiários temporários e peritos nacionais destacados, 
quando uma delegação emprega esses agentes regularmente.
52 
O sistema de acompanhamento não mantém um registo dos edifícios a que 
foram concedidas derrogações relativas aos limites máximos da área. Por conse -
guinte, não acompanha se essas derrogações continuam a justificar-se.
38 Observações 
O SEAE não verifica se as rendas dos edifícios de escritórios e das 
residências se mantêm em consonância com os preços de mercado
53 
A sede dispõe das informações necessárias para calcular o custo por m² para cada 
edifício de escritórios e residência. No entanto, não compara regularmente estes 
custos por m² com os preços de mercado para detetar diferenças significativas. 
Foi realizado um exercício desse tipo para o alojamento do pessoal em 2014, 
tendo constatado diferenças significativas entre alguns limites máximos de 
arrendamento e os preços de mercado. Do mesmo modo, a sede não acompanha 
os encargos cobrados às organizações em colocalização para assegurar a recupe -
ração total dos custos.
O SEAE não regista com fiabilidade os resultados 
do  acompanhamento nos seus sistemas de informação
54 
Antes da criação do SEAE, a Comissão Europeia desenvolveu um sistema de in -
formação para a gestão dos bens imóveis das delegações, designado por Immo -
Gest. Este sistema de informação do imobiliário, em utilização desde 2008, tem 
potencial para fornecer informações para sustentar o processo de planeamento, 
em conformidade com as melhores práticas. No entanto, mais de metade dos in -
quiridos que responderam ao inquérito de auditoria considerou que o ImmoGest 
não é útil para a gestão de edifícios (ver figura 16 ).
Opiniões sobre o ImmoGest
Fonte:  Inquérito de auditoria aos chefes da Administração das delegações da UE.Figura 16
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%Respostas
Fácil de utilizar Completo FiávelDiscorda
Concorda
Útil para a gestão
dos edifícios
39 Observações 
55 
Cada delegação é responsável por introduzir informações sobre os seus edifí -
cios de escritórios, residência e alojamento do pessoal no ImmoGest. Contudo, 
cerca de 35% dos edifícios de escritórios e residências não estavam registados no 
ImmoGest em 2014. Mais de metade dos inquiridos que responderam ao inqué -
rito de auditoria considerou que o sistema não é fácil de utilizar e mais de 30% 
consideraram que os dados não são completos nem fiáveis (ver figura 16 ).
56 
As seguintes constatações decorrentes das visitas de auditoria às delegações 
reforçam os resultados do inquérito:
a) o sistema ImmoGest não é fácil de utilizar. Tem problemas que não foram 
corrigidos e no Nepal, por exemplo, o sistema funciona lentamente e está, 
por vezes, inacessível;
b) as informações não estão ligadas aos processos operacionais e o sistema 
ImmoGest não fornece, por exemplo, alertas práticos quando são devidos 
os pagamentos das rendas ou quando se aproximam as datas de termo do 
contrato de arrendamento;
c) a sede não utiliza de forma eficaz as informações introduzidas pelas dele -
gações. Por exemplo, embora o ImmoGest contenha informações sobre as 
rendas dos edifícios, a sede não utiliza essas informações para a elaboração 
do orçamento;
d) a maioria das informações que descrevem o alojamento do pessoal nos casos 
em que os custos são reembolsados não tem qualquer utilidade;
e) uma vez que o sistema não é utilizado para executar funções de ordem prá -
tica, as delegações não atualizam regularmente os dados no sistema. Além 
disso, existem vários erros nos dados. Por exemplo, alguns edifícios estão 
registados no ImmoGest como sendo imóveis próprios, quando na verdade 
são arrendados.
40 Observações 
57 
Em vez de utilizar o ImmoGest, a Divisão de Infraestruturas do SEAE mantém uma 
folha de cálculo Excel central que contém informações sobre todos os escritórios 
e residências das delegações, incluindo informações obtidas através de visitas ao 
local. No entanto, algumas das informações constantes da folha de cálculo são 
igualmente incompletas ou inexatas. Por exemplo:
a) o estado dos edifícios desocupados não está registado;
b) não existem dados sobre o estado de 53 residências (38%);
c) a área de alguns edifícios de escritórios é inexata. Por exemplo, a área do 
edifício de escritórios no Nepal foi registada na folha de cálculo como sendo 
de 1 225 m², mas a delegação confirmou que era de 947 m²;
d) o estado de alguns edifícios de escritórios e residências não é coerente com 
a avaliação. Por exemplo, o relatório de saúde e segurança avaliou o edifício 
de escritórios no Nepal, tendo-lhe atribuído uma classificação de 4 em 5, mas 
a folha de cálculo registava 3 em 5. O estado da residência em Washington 
foi avaliado com uma classificação de 5 em 5, apesar de serem necessários 
importantes trabalhos de manutenção.
58 
A Divisão de Infraestruturas do SEAE mantém um inventário separado dos 
imóveis próprios. Algumas das informações constantes desse inventário são 
igualmente incompletas ou inexatas. Por exemplo, em 2014, a residência própria 
no Zimbabué foi registada como escritórios, a anterior residência na Tanzânia 
não estava incluída e o inventário não indicava quais os edifícios que ainda 
eram  utilizados.
59 
Por conseguinte, a sede do SEAE não dispõe de informações de base fiáveis sobre 
todos os edifícios de escritórios e residências, embora essas informações sejam 
essenciais para sustentar o processo de planeamento, identificando as modifica -
ções que sejam necessárias. No final de 2015, o SEAE estava a tomar medidas para 
tornar o ImmoGest mais pertinente e fácil de utilizar.
41 Observações 
O planeamento não utiliza suficientemente as informações 
disponíveis e é efetuado a curto prazo
As informações pertinentes disponíveis não são utilizadas para 
elaborar planos
60 
A falta de informações de base fiáveis sobre os edifícios das delegações e as insu -
ficiências nos sistemas centrais de acompanhamento (ver pontos 50-59) consti -
tuem obstáculos a um planeamento eficaz por parte da sede. Além disso, a sede 
não utiliza de forma eficaz as informações disponíveis para elaborar planos para 
manter ou mudar de instalações. Por exemplo:
a) a sede não define prioridades, não prevê orçamento nem integra nos planos 
de manutenção as recomendações decorrentes das avaliações efetuadas 
no local, que as delegações não têm recursos para aplicar29. As delegações 
aplicam algumas recomendações resultantes de avaliações sobre os seus edi -
fícios para corrigir insuficiências30, mas não outras. Os inquiridos que respon -
deram ao inquérito de auditoria explicaram que as delegações não aplicam 
muitas recomendações resultantes de avaliações devido à falta de recursos 
humanos e financeiros e aos condicionalismos locais. As recomendações de 
saúde e segurança, por exemplo, baseiam-se na legislação europeia, inde -
pendentemente das condições locais. Um inquirido resumiu as dificuldades, 
afirmando que a falta de recursos humanos, a falta de orçamento, as condi -
ções locais gerais e questões relativas à contratação pública comprometem 
significativamente a execução planeada. A delegação do Nepal não possuía 
os recursos necessários para corrigir determinadas questões repetidamente 
salientadas nos relatórios do responsável regional de segurança;
b) embora a sede disponha de informações sobre os edifícios em mau estado ou 
com uma área excessiva ou insuficiente, não as utiliza plenamente para dar 
prioridade aos casos em que as alterações são mais necessárias e para pla -
near os respetivos trabalhos de manutenção, a colocalização ou a mudança. 
Esta situação dá origem, por exemplo, à deterioração do estado dos edifí -
cios de escritórios, especialmente os adquiridos antes de 2000 (ver figura 4  
e ponto 23). O inquérito de auditoria revelou que 42% dos inquiridos que 
responderam constataram que a sua área de escritórios por pessoa excedia 
o máximo recomendado. No entanto, 47% desses não estava a tomar medi -
das para reduzir essa área e harmonizá-la com o limite máximo. Na Turquia, 
apesar de a área de escritórios por pessoa exceder o máximo recomendado, 
não havia espaço suficiente, devido à configuração pouco prática do edifício 
(ver caixa 5 );29 Por exemplo, a sede não 
definiu prioridades nem 
estimou o custo das 
recomendações na sequência 
da inspeção de saúde 
e segurança no Nepal de 
novembro de 2012. A sede não 
deu qualquer tipo de 
seguimento às 
recomendações relativas 
à residência (que a delegação 
não executou).
30 Por exemplo, a avaliação 
de 2012 da delegação da 
Tanzânia constatou que as 
instalações de escritórios eram 
demasiado pequenas 
e tinham atingido a sua 
capacidade máxima. 
Posteriormente, a delegação 
arrendou parte do quarto 
andar da embaixada dos 
Países Baixos a partir de abril 
de 2013.
42 Observações 
O planeamento incide na resolução das necessidades a curto prazo
61 
A Divisão de Infraestruturas do SEAE elabora documentos de planeamento 
que incorporam elementos de boas práticas. No entanto, estes documentos de 
planeamento concentram-se nas necessidades a curto prazo (cerca de dois anos) 
e nos projetos imobiliários que estão atualmente a ser elaborados ou examina -
dos. Por exemplo:
a) os documentos de trabalho anuais de 2014 e 2015 sobre a política imobiliária 
do SEAE, que descrevem os projetos em elaboração e exame, não apresentam 
alterações previstas da área de escritórios após 2015. Afirmam que as altera -
ções das áreas ou localizações seguirão as decisões políticas e a disponibili -
dade de recursos;c) a sede não planeia a forma de alienar os imóveis próprios que deixam de 
ser ocupados pelas delegações. Não existem planos para a maioria dos 20% 
de imóveis próprios que não são utilizados pelas delegações (ver ponto 25). 
Como exemplo de boas práticas, quando as embaixadas alemãs se deslocam 
para um novo edifício, são obrigadas a planificar a forma de alienar o antigo 
edifício, se for um imóvel próprio, antes da aquisição ou do arrendamento 
de qualquer outro;
d) a sede não planeia a revisão das contribuições pagas pelas organizações em 
colocalização. Em 2013, o SEAE exigiu que as delegações cobrassem encar -
gos relativos às áreas comuns (ver alínea c) do ponto 27). O SEAE reconheceu 
também que as organizações acolhidas devem contribuir para os encargos 
administrativos. No entanto, não planeou quais os acordos em vigor que 
devem ser revistos prioritariamente.Caixa 5Gestão da área dos escritórios da delegação da Turquia
A área dos escritórios da delegação da Turquia era de 5 500 m² para 150 efetivos, o que equivale a 37 m² por 
pessoa. Embora este valor exceda o limite máximo de 35 m² por pessoa, o relatório de avaliação de outubro 
de 2008 concluiu que a configuração pouco prática do edifício resultava numa área de escritórios insuficiente 
para o pessoal.
Em 2015, o projeto de reorganização da área de escritórios no edifício atual e de aumento da partilha de gabi -
netes libertou algum espaço, tendo reduzido a área por pessoa para 34 m².
43 Observações 
b) uma nota de 2014 aos chefes de delegação sobre o desenvolvimento da 
política imobiliária para 2015 e 2016 identificava projetos imobiliários pre -
vistos para os dois anos seguintes e solicitava aos chefes de delegação que 
estivessem atentos às oportunidades de aquisição, no caso de o SEAE termi -
nar o exercício com um excedente orçamental que tenha de ser autorizado 
rapidamente;
c) existe um plano de médio prazo no qual constam as aquisições, obras e re -
novações de contratos de arrendamento para o período de 2014 a 2020. No 
entanto, apresenta apenas as aquisições de edifícios e os projetos de cons -
trução previstos que dão resposta às necessidades prementes. O SEAE não 
estabelece suficientemente as prioridades para a mudança de instalações, 
o encerramento de delegações, a fusão de delegações, a abertura de novas 
delegações ou a alteração da dimensão das delegações até 202031. Esta situa -
ção explica-se em parte pelo facto de o SEAE não utilizar de forma suficiente 
as informações disponíveis (ver ponto 60), mas também porque a Comissão 
Europeia apenas forneceu ao SEAE a sua proposta de pessoal32 para as dele -
gações para os próximos dois anos33.
62 
Uma vez que o processo de planeamento do SEAE é reativo e incide em projetos 
que dão resposta às necessidades atuais, existe o risco de projetos importantes 
não serem incluídos nos planos até se tornarem urgentes. Um plano de médio 
prazo (cerca de sete anos) para os edifícios das delegações refletiria as melhores 
práticas de outros Estados -Membros e permitiria que a Divisão de Infraestrutu -
ras do SEAE desempenhasse um papel mais estratégico. Os desenvolvimentos 
políticos imprevistos podem dar origem a alterações do nível da presença da 
UE em determinados países e exigem um método reativo para o planeamento 
de certos projetos imobiliários. No entanto, a existência de um plano de médio 
prazo permitiria à Divisão de Infraestruturas do SEAE demonstrar claramente aos 
responsáveis políticos estratégicos o impacto destas alterações imprevistas em 
termos de ajustamentos ao plano.31 O relatório de 2014 do SEAE 
sobre a colocalização 
reconhece que os planos de 
médio prazo devem incluir 
estas informações.
32 Desde a criação do SEAE, as 
delegações da UE são 
compostas por dois tipos de 
efetivos: 1 900 efetivos do 
SEAE e 3 400 efetivos da 
Comissão Europeia. Para ter 
em conta os planos da 
Comissão Europeia relativos 
ao número dos seus efetivos 
que trabalham nas 
delegações, o SEAE consulta 
a Comissão sobre as decisões 
em matéria de afetação de 
recursos nas delegações 
através do «mecanismo 
EUDEL».
33 Um «método de 
regionalização», atualmente 
em apreciação na 
DG Cooperação Internacional 
e Desenvolvimento, pode 
provocar, a médio prazo, 
a necessidade de obter espaço 
adicional nas delegações que 
desempenham uma função 
de centros regionais, bem 
como de reduzir os níveis de 
pessoal de outras delegações.
44 Observações 
Os sistemas de planeamento dos imóveis próprios são 
especialmente fracos
O SEAE tem um objetivo a longo prazo de adquirir mais instalações 
para escritórios das delegações e fixou as condições de contração 
de empréstimos até ao montante de 200 milhões de euros…
63 
Atualmente, menos de 20% dos edifícios de escritórios e residências das de -
legações são imóveis próprios. No entanto, documentos de trabalho de 2014 
e 2015 sobre a política imobiliária do SEAE afirmavam que seria muitas vezes 
mais económico adquirir do que arrendar edifícios. Mais de 80% dos inquiridos 
que responderam ao inquérito de auditoria consideraram que a aquisição dos 
edifícios das delegações oferece uma melhor relação custo-benefício do que 
o arrendamento.
64 
O objetivo a longo prazo do SEAE consiste na aquisição de mais instalações para 
escritórios das delegações. Um obstáculo a este objetivo foi o orçamento limita -
do de que o SEAE dispunha para a aquisição ou construção de novos edifícios das 
delegações (na ordem de 5 milhões de euros por ano34). O inquérito de auditoria 
permitiu constatar que, em metade dos casos em que a delegação pretendia 
adquirir os escritórios ou a residência, tinha sido impedida de o fazer por falta de 
fundos. No entanto, em 2015, no âmbito das novas disposições do Regulamen -
to Financeiro35, o SEAE fixou as condições de contração de empréstimos até ao 
montante de 200 milhões de euros ao longo de quatro anos para a aquisição de 
bens imóveis.
… mas não criou sistemas para gerir eficazmente os imóveis próprios
65 
As orientações e os procedimentos de 2015 para a aquisição de bens imóveis em 
países terceiros estipulam que deve ser dada prioridade à aquisição de edifícios 
de escritórios em vez de residências. No entanto, a aquisição oferece menos fle -
xibilidade do que o arrendamento (ver alínea a) do ponto 9). Essa flexibilidade re -
duzida é menos problemática no caso das residências do que no dos escritórios, 
porque não têm de dar resposta a mudanças no número de efetivos. Além disso, 
devido à sua menor dimensão, são mais fáceis de adquirir, manter (ver pontos 15 
e 24) e vender do que os escritórios.34 Documento de trabalho 
de 2014 sobre a política 
imobiliária do SEAE.
35 As revisões de 2012 do 
Regulamento Financeiro (n.º 8 
do artigo 203.º) permitem que 
as instituições contraiam 
empréstimos para a aquisição 
de imóveis.
45 Observações 
66 
No arrendamento de edifícios, o SEAE recorre a peritos externos em gestão imo -
biliária. Embora a falta de fundos já não seja um condicionalismo para o seu ob -
jetivo a longo prazo de mais aquisições, o SEAE tem pouca experiência enquanto 
proprietário de edifícios, não dispõe de conhecimentos especializados em gestão 
imobiliária e não instituiu sistemas eficazes para a aquisição, manutenção e ven -
da de edifícios. Por exemplo:
a) o sistema para decidir se seria preferível adquirir ou arrendar deve ser melho -
rado (ver ponto 40);
b) não existe qualquer estratégia de manutenção de propriedades ou sistemas 
eficazes para manter os imóveis próprios, o que resulta na deterioração do 
estado dos edifícios (ver ponto 23). Mais de um terço dos inquiridos que 
responderam ao inquérito de auditoria considerou que o apoio da sede 
à manutenção dos edifícios é inadequado (ver figura 13 ). As embaixadas dos 
Estados -Membros (por exemplo, da Dinamarca, da Alemanha, dos Países Bai -
xos, da Suécia e do Reino Unido) sublinharam a importância do planeamento 
e investimento na manutenção dos imóveis próprios. O edifício de escritórios 
da delegação da Tanzânia, por exemplo, que foi adquirido juntamente com 
a Alemanha, os Países Baixos e o Reino Unido, é mantido em bom estado;
c) a falta de um mecanismo para gerir as flutuações das taxas de câmbio pode 
impedir as delegações de realizarem projetos de obras previstas36. A embai -
xada dos Países Baixos explicou, em contrapartida, que a sua taxa de câmbio 
do ano é fixada a nível central a fim de proteger as operações, como os traba -
lhos de manutenção planeados, relativamente às flutuações da taxa de câm -
bio. Qualquer ganho ou perda cambial é suportado pelos serviços centrais;
d) existem desincentivos e obstáculos à alienação dos imóveis próprios exce -
dentários, o que dá origem à conservação de edifícios que já não são utili -
zados (ver ponto 25 e alínea c) do ponto 60). Por exemplo, as receitas prove -
nientes da venda de imóveis próprios não estão disponíveis para a Divisão 
de Infraestruturas do SEAE adquirir um edifício de substituição. Além disso, 
o SEAE não é proprietário de determinadas instalações, mas apenas lhe foi 
concedido o direito de utilização pelas autoridades nacionais;
e) as orientações do SEAE relativas à cobrança de encargos aos arrendatários 
pela colocalização não abrangem os imóveis próprios. Por conseguinte, 
alguns encargos não permitem recuperar a totalidade dos custos, na medida 
em que não refletem o valor de arrendamento do edifício (ver alínea b) do 
ponto 27).36 Nota da sede do SEAE para os 
chefes de delegação, 20 de 
janeiro de 2015: Orçamento 
de 2015 — Impacto da quebra 
do valor do euro nas despesas 
das delegações
46
 Conclusões 
e recomendações
67 
Para que possam contribuir de forma eficaz para a realização dos objetivos da UE 
em matéria de política externa, comércio e cooperação para o desenvolvimento, 
os edifícios disponibilizados pelo SEAE têm de satisfazer as necessidades das de -
legações. Devem igualmente proporcionar uma boa relação custo-benefício. Os 
pontos seguintes apresentam as principais conclusões da auditoria realizada pelo 
Tribunal, bem como recomendações pertinentes. A execução das recomendações 
deve iniciar-se de imediato, devendo estar concluída até ao final de 2017.
68 
Os edifícios das delegações, quer se trate de edifícios de escritórios, residências 
de chefes de delegação ou alojamento do pessoal satisfazem, em geral, as ne -
cessidades das delegações, embora a política imobiliária omita alguns objetivos 
relativos aos edifícios de escritórios (ver pontos 8-19). No entanto, os edifícios não 
proporcionam a melhor relação custo-benefício, uma vez que:
a) na maioria dos edifícios de escritórios e de algumas residências, a área exce -
de os limites máximos da política imobiliária (ver pontos 20-22);
b) o SEAE mantém imóveis próprios que já não utiliza (ver pontos 23-25);
c) nos casos em que as delegações partilham as suas instalações de escritórios 
com os Estados -Membros da UE ou com instituições ou organismos da UE, 
alguns encargos cobrados às organizações acolhidas não permitem recuperar 
a totalidade dos custos (ver pontos 26-27).
Recomendação 1 — Completar os objetivos para os edifícios 
de escritórios
O SEAE deve incluir os fatores ambientais, o acesso para as pessoas com defi -
ciência e a flexibilidade como objetivos na política imobiliária relativamente aos 
edifícios de escritórios.
Recomendação 2  — Assegurar que os encargos cobrados 
às organizações em colocalização permitem recuperar 
a totalidade dos custos
O SEAE deve assegurar que os encargos pagos pelos Estados -Membros da UE ou 
por outras instituições ou organismos da UE acolhidos nos edifícios de escritórios 
das delegações são coerentes e permitem recuperar a totalidade dos custos. Por 
exemplo, deve cobrar a todos os locatários os custos relativos à utilização das 
áreas comuns e ao apoio administrativo. Se os escritórios forem imóveis próprios, 
deve incluir um encargo para refletir o valor de arrendamento do edifício.
O método de cálculo destes encargos deve igualmente ser aplicado aos imóveis 
próprios do SEAE, mas que deixaram de estar ocupados por uma delegação e fo -
ram arrendados a outras organizações.
47 Conclusões e recomendações 
69 
A adequação dos edifícios das delegações depende da forma como foram sele -
cionados. Depende igualmente dos sistemas utilizados pelo SEAE para assegurar 
que os edifícios continuam a satisfazer as necessidades e para tomar medidas 
corretivas, quando necessário. O  anexo III  sintetiza as insuficiências dos sistemas 
de seleção dos edifícios, de acompanhamento da sua adequação e de planea -
mento de modificações futuras.
70 
Antes de arrendar (ou de renovar um contrato de arrendamento) ou adquirir, 
a delegação em questão apresenta um processo imobiliário à sede para exame 
e aprovação. Este constitui um exemplo de boas práticas (ver pontos 30-31). No 
entanto, existe o risco de o SEAE não selecionar os edifícios apropriados, devi -
do a algumas insuficiências na aplicação prática do procedimento do processo 
imobiliário:
a) as delegações não têm conhecimentos especializados suficientes para identi -
ficar as soluções adequadas (ver pontos 32-35);
b) existem insuficiências na análise técnica e financeira realizada pelas delega -
ções para a comparação das opções (ver pontos 36-43);
c) as decisões finais tomadas pelo Comité Imobiliário da sede não são, por ve -
zes, oportunas ou convincentes (ver pontos 44-47).
Recomendação 3 — Reforçar a aplicação do procedimento de 
seleção de edifícios
O SEAE deve reforçar a aplicação do procedimento do processo imobiliário para 
a seleção dos edifícios:
 ο elaborar um processo imobiliário para todos os novos contratos;
 ο introduzir um processo imobiliário simplificado para as renovações de con -
tratos de arrendamento. Esses processos poderiam limitar-se a demonstrar 
que a solução proposta continua a satisfazer as necessidades em conformida -
de com a política imobiliária e em consonância com os preços de mercado;
 ο comparar opções sob a forma de um quadro, a fim de chegar a uma avaliação 
técnica e financeira global sólida e equilibrada que demonstre que a solução 
escolhida está em consonância com os preços de mercado e tem suficiente -
mente em conta a área;
 ο elaborar orientações sobre a forma de ter em conta a área arrendada a outras 
organizações e as receitas geradas pela colocalização;
 ο tomar decisões rapidamente para minimizar o risco de os edifícios já não 
estarem disponíveis.
48 Conclusões e recomendações 
71 
Depois de o SEAE selecionar os edifícios, avalia regularmente se continuam a sa -
tisfazer as necessidades das delegações através de visitas ao local, mas não iden -
tifica todas as insuficiências (ver pontos 49-50). O SEAE não verifica a área por 
pessoa nos edifícios de escritórios em função dos critérios da política imobiliária 
(ver pontos 51-52), nem verifica se as rendas dos edifícios de escritórios e das 
residências permanecem em consonância com os preços de mercado ou se os en -
cargos cobrados às organizações em colocalização permitem recuperar os custos 
totais (ver ponto 53). Além disso, o SEAE não regista com fiabilidade os resultados 
do acompanhamento nos seus sistemas de informação (ver pontos 54-59).
Recomendação 4 — Verificar os preços de mercado
A sede do SEAE deve utilizar uma fonte independente de informações para 
verificar os preços de mercado aplicáveis aos edifícios de escritórios e residências 
e acompanhar regularmente a consonância das rendas com esses preços. Este 
acompanhamento poderia desencadear a renegociação de um contrato de arren -
damento ou a procura de um novo edifício para arrendamento ou aquisição.
Recomendação 5 — Melhorar o sistema de informação 
de gestão imobiliária
O SEAE deve melhorar o seu sistema informático de gestão imobiliária, de forma 
a que este disponha de informações mais fiáveis e pertinentes para sustentar 
o processo de planeamento. Estas informações devem incidir nos edifícios de 
escritórios, residências, alojamento do pessoal fornecido pelas delegações e nos 
imóveis próprios que deixaram de estar ocupados por estas. As informações 
sobre a área de escritórios por pessoa devem ser aperfeiçoadas através de uma 
identificação separada da área de escritórios arrendada a outras organizações, 
das salas de conferência necessárias para satisfazer as necessidades da função da 
Presidência e da área utilizada por estagiários e peritos nacionais destacados.
72 
A falta de informações de base fiáveis sobre os edifícios das delegações constitui 
um obstáculo a um planeamento eficaz das modificações necessárias por parte 
da sede. Além disso:
a) a sede não utiliza de forma eficaz as informações disponíveis para elaborar 
planos no sentido de aplicar medidas corretivas (ver ponto 60);
b) o planeamento incide na resolução das necessidades a curto prazo (ver 
pontos 61-62);
c) embora o SEAE tenha um objetivo a longo prazo de adquirir mais instalações 
para escritórios das delegações e tenha fixado as condições de contração de 
empréstimos até ao montante de 200 milhões de euros, não criou sistemas 
para gerir eficazmente os imóveis próprios (ver pontos 63-66).
49 Conclusões e recomendações 
Recomendação 6  — Reforçar os conhecimentos 
especializados em matéria de gestão imobiliária
O SEAE deve reforçar os conhecimentos especializados em matéria de gestão 
imobiliária na sede (por exemplo, através de formação ou do recrutamento de 
pessoal com as competências adequadas), para desenvolver uma abordagem 
mais estratégica, melhorar o planeamento, reforçar o apoio às delegações e reali -
zar economias significativas decorrentes de uma melhor gestão do espaço.
Recomendação 7 — Estabelecer planos de médio prazo
O SEAE deve estabelecer planos evolutivos de médio prazo para os edifícios das 
delegações, abrangendo cerca de sete anos. Esses planos devem incluir priori -
dades para os arrendamentos, aquisições, vendas, modificações e manutenção. 
Devem utilizar as informações disponíveis sobre a área e o estado dos edifícios 
para planear a médio prazo a forma de cumprir os critérios da política imobiliá -
ria. Por exemplo, devem planear uma maior harmonização da área de escritórios 
com o número de efetivos e utilizar a área excedentária para a colocalização, 
quando adequado.
Recomendação 8 — Identificar os casos em que a aquisição 
oferece uma melhor relação custo-benefício e gerir de forma 
eficaz os imóveis próprios
O SEAE deve reforçar os sistemas para identificar os casos em que as ofertas de 
aquisição proporcionam uma melhor relação custo-benefício e para gerir de 
forma eficaz os imóveis próprios:
 ο aplicar um instrumento (por exemplo, para utilizar na análise da comparação 
entre o arrendamento e a aquisição nos processos imobiliários) e apenas 
recorrer à aquisição de edifícios nos casos em que esta represente uma me -
lhor relação custo-benefício do que o arrendamento. O SEAE deve estimar os 
custos e receitas para todo o ciclo de vida do edifício, incluindo os custos de 
financiamento e de manutenção. Nesta comparação entre o arrendamento 
e a aquisição, o SEAE deve também ter em consideração o valor residual dos 
edifícios, a taxa de desconto e fatores de risco, como a instabilidade política 
ou económica do país, bem como a instabilidade dos níveis de efetivos no 
que diz respeito aos edifícios de escritórios;
 ο planear aquisições importantes, dando prioridade aos edifícios (escritórios ou 
residências) em que a aquisição ofereça a melhor relação custo-benefício;
 ο desenvolver uma estratégia para a manutenção dos imóveis próprios, 
associada às recomendações formuladas pelas inspeções de saúde 
e de segurança;
 ο proteger o orçamento destinado à manutenção dos edifícios das flutuações 
da taxa de câmbio;
 ο planear a alienação dos imóveis próprios excedentários antes da aquisição ou 
do arrendamento de outros edifícios.
50 Conclusões e recomendações 
O presente relatório foi adotado pela Câmara IV, presidida por Milan Martin CVIKL, 
membro do Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 16 de fevereiro 
de 2016.
 Pelo Tribunal de Contas
 Vítor Manuel da Silva Caldeira
 Presidente

51
 Anexos
Colocalização com Estados -Membros da UE nas delegações da UE
Delegação Estados‑Membros da UE
Afeganistão Lituânia
Azerbaijão Espanha, Croácia
Bielorrússia Áustria
Colômbia Finlândia, República Checa
Timor-Leste França
Etiópia Luxemburgo
Geórgia Eslováquia
Honduras França
Iraque Reino  Unido
Mauritânia Reino  Unido
Mianmar/Birmânia Espanha
Nigéria Itália, Países Baixos, Grécia, França, Alemanha, Áustria, Eslováquia
Sudão do Sul Dinamarca, França, Alemanha, Itália, Países Baixos, Espanha, Reino Unido
Tanzânia Finlândia, Alemanha, Países Baixos, Reino Unido (copropriedade)
Turquia (Gaziantep) França, Dinamarca, Alemanha
Vietname Finlândia
Iémen Espanha
Fonte:  Documento de trabalho de 2015 sobre a política imobiliária do SEAE.Anexo I
52 Anexo II 
Informações pormenorizadas da análise de 30 processos imobiliários
Referência 
do 
processoDelegação Edifício Solução 
proposta 
implica uma 
mudança de 
instalações1. Prospeção 
do mercado2. Debate 
sobre arren ‑
damento ou 
aquisição3. Lista 
restrita de 
mais de 
uma opção 
adequada 
e realista4. Solução 
proposta pela 
delegação 
assenta numa 
análise técnica 
e financeira sólida5. Razão 
convincente 
para decisão 
do Comité 
imobiliário 
da sede
2013.01 Paquistão Residência Não Sim Não Não Sim Sim
2013.11 Angola Escritórios Sim Sim Não Não Sim Sim
2013.18 Índia Residência Sim Sim Não Sim Não Sim
2013.19 Uganda Escritórios Não Sim Não Sim Sim Sim
2013.20 Ruanda Escritórios Não Sim Não Sim Sim Sim
2013.27 Jordânia Escritórios Não Sim Não Sim Não Não
2013.36 Hong Kong Escritórios Não Sim Não Sim Sim Sim
2013.42 Guatemala Escritórios Não Sim Não Sim Sim Sim
2013.46 Mauritânia Residência Não Sim Não Não Não Não
2013.48 Líbia Escritórios Sim Sim Não Sim Sim Sim
2013.52 Quénia Escritórios Não Não Não Não Sim Sim
2013.56 Quénia Alojamento Sim Sim Não Sim Não Não
2013.70Mianmar/
BirmâniaEscritórios Sim Sim Não Sim Sim Sim
2013.73 Peru Residência Sim Sim Não Não Sim Sim
2013.75 Angola Residência Sim Sim Não Sim Sim Sim
2013.90 China Escritórios Não Sim Sim Não Sim Sim
2013.93 Gabão Escritórios Sim Sim Não Não Sim Sim
2014.01 Paquistão Escritórios Não Sim Sim Não Não Sim
2014.07 Laos Escritórios Sim Sim Sim Sim Sim Sim
2014.10Costa do 
MarfimAlojamento Sim Sim Não Sim Sim Sim
2014.15 Colômbia Escritórios Não Não Sim Não Sim Sim
2014.16 Fiji Escritórios Sim Sim Sim Não Sim Sim
2014.26 Índia Escritórios Sim Sim Não Não Sim Sim
2014.27 Israel Residência Sim Sim Não Sim Sim Sim
2014.31 Vietname Escritórios Sim Sim Não Sim Sim Sim
2014.35 EUA Escritórios Não Não Não Não Não Não
2014.45 Togo Escritórios Não Sim Não Não Não Não
2014.48 Sri Lanca Escritórios Sim Sim Não Sim Sim Sim
2014.55 Sri Lanca Residência Sim Sim Não Não Não Não
2014.61 Timor-Leste Alojamento Sim Não Não Não Sim Não
Fonte:  Tribunal de Contas Europeu, com base numa análise de 30 processos imobiliários.Anexo II
53 Anexo III 
Razões pelas quais os edifícios das delegações não proporcionam a melhor 
relação  custo-benefício
Fonte:  Tribunal de Contas Europeu.Anexo III
 
 Procedimento de seleção
Não existe uma estratégia de manutenção dos imóveis próprios
Acompanhamento da adequação Planeamento das modiﬁcações necessáriasCausas Efeito
Acompanhamento da adequaçãoProcedimento de seleção
Planeamento das modiﬁcações necessárias 
 Falta de edifícios adequados no mercado local
Falta de conhecimentos especializados nas delegações
 Procedimento de seleção
Acompanhamento da adequação Planeamento das modiﬁcações necessáriasAté 2013, o limite máximo para a área de escritórios era superior
Os processos imobiliários e as decisões não têm suﬁcientemente 
em consideração a área de escritório
São concedidas derrogações aos limites 
máximos sem uma justiﬁcação explícita
Não existem planos de recursos humanos a médio 
prazo para as delegaçõesFalta de veriﬁcação das derrogações aos 
limites máximos (Ainda se justiﬁcam?)Algumas áreas não foram excluídas 
dos cálculos, como exigidorFalta de opções adequadas ao procurar novos edifícios
Não foram utilizadas todas as informações 
disponíveis sobre a área excessiva para planear as 
medidas corretivas (colocalização, mudanças…)Informações sobre a área são incompletas 
e pouco ﬁáveis
Identiﬁcação inexata dos edifícios de 
escritórios com área excessiva ou insuﬁcienteA área excede frequentemente 
o limite máximo
O estado dos edifícios desocupados 
não é acompanhado
Falta de acompanhamento 
do estado das residências20% dos imóveis próprios 
não são utilizados pelo SEAE
Não existem planos para a alienação da maioria dos imóveis 
próprios já não utilizadosNenhum incentivo/exigência para a venda de edifícios inadequadosFalta de planos de manutenção a médio prazo
Alguns edifícios são adquiridos em condições especiais que diﬁcultam a sua alienaçãoInventário dos imóveis próprios incompleto e pouco ﬁávelO sistema para decidir se é preferível adquirir ou arrendar é fraco.
As ﬂutuações das taxas de câmbio impedem a
realização de projetos de obras previstas
Não existem orientações sobre a forma de 
calcular a contribuição ﬁnanceira caso a
delegação seja proprietária do edifício
Falta de acompanhamento dos acordos 
com as organizações em colocalizaçãoAlgumas organizações 
acolhidas em edifícios das 
delegações não pagam a sua 
quota-parte dos custos
Não existem orientações sobre a forma de calcular 
a contribuição para os custos administrativosNão existem orientações sobre a forma de ter em 
conta a área arrendada a outras organizações e as 
receitas geradas pela colocalização
Não existem planos sobre quais os acordos em 
vigor que devem ser revistos prioritariamente
54 Resposta do SEAE
Síntese
I
O SEAE concorda que existem algumas insuficiências na gestão das infraestruturas nas delegações da UE e está 
a trabalhar em vários domínios para resolver estas questões. No entanto, tem de ser salientada a complexidade e a 
sensibilidade política da gestão dos 180 edifícios de escritórios e 140 residências oficiais em 138 países em todo 
o mundo, cada um com o seu próprio sistema jurídico e mercado imobiliário.
Tendo em conta os graves condicionalismos orçamentais bem conhecidos e o compromisso de redução de pessoal, 
este imenso parque imobiliário é gerido por uma equipa de apenas 13 pessoas do pessoal da sede, apoiada por 
pessoal de apoio administrativo local a nível das delegações. Infelizmente, não foi possível acompanhar a grande 
expansão da rede de delegações, nos últimos anos, com um aumento proporcional do número de efetivos afetados 
a esta tarefa, o que tem constituído um desafio em matéria de gestão.
Também concordamos que o atual instrumento de gestão do inventário dos bens imóveis precisa de ser substituído. 
Até ao final de 2016 será integralmente instalado um novo sistema, que permitirá ao SEAE desenvolver um sistema 
mais eficaz de planeamento e programação das despesas.
III
No que se refere ao espaço nos edifícios das delegações, é de notar que, em 2013, as orientações para o espaço 
máximo de escritório por pessoa indicavam uma redução de 42 m² para 35 m², como regra geral, com a possibi -
lidade de espaço suplementar para necessidades específicas, tais como salas de reunião para as reuniões com os 
Estados -Membros. Estas novas orientações são aplicáveis a todas as novas aquisições, mas levará algum tempo 
a alcançar os novos objetivos em relação à média das situações. Nos casos em que as delegações dispõem de capa -
cidades não utilizadas, procuramos ativamente possibilidades de partilhar as instalações com as embaixadas dos 
Estados -Membros e outros organismos da UE.
Também é verdade que algumas residências para chefes de delegação da UE excedem o limite máximo normal de 
600 m², embora a dimensão média seja de 461 m² de espaço útil. Em 5 destes casos, as residências são propriedade 
da UE, mas nos outros solicitaremos às delegações que estudem alternativas quando os atuais contratos de arrenda -
mento chegarem ao seu termo.
No que diz respeito aos imóveis propriedade da UE, existem efetivamente um certo número de imóveis que são 
propriedade do SEAE que deixaram de ser utilizados, quer devido ao ambiente de segurança ou a outras condições 
locais. As delegações foram convidadas a vender essas propriedades, mas é um processo que pode ser longo e poli -
ticamente sensível, por diversas razões, explicadas na resposta do SEAE.
Resposta do SEAE 55
Observações
09 b) Impacto ambiental
O SEAE incentiva e apoia projetos respeitadores do ambiente principalmente para as instalações de sua proprie -
dade. No caso de instalações arrendadas, o investimento necessário deve ser amortizado durante a, normalmente, 
curta duração do contrato de arrendamento.
Por exemplo, em 2014, o SEAE aprovou a instalação de painéis solares nos seus novos edifícios de escritórios em 
Cabo Verde. Da mesma forma, o projeto de renovação de 2016 dos nossos escritórios no México incluirá característi -
cas respeitadoras do ambiente.
Tendo em conta o volume de trabalho que tal implica o sistema EMAS ainda não foi adotado. No entanto, serão 
envidados esforços para aumentar a sensibilização para o impacto ambiental dos edifícios das delegações.
09 c) Acessibilidade para pessoas com deficiência
O SEAE reconhece que apenas um pequeno número de delegações da UE são plenamente acessíveis às pessoas 
com deficiência. De acordo com um inquérito realizado em setembro de 2014 em matéria de saúde e de segurança, 
apenas 7 delegações cumpriam plenamente os requisitos e outras 16 delegações podiam tornar-se acessíveis às 
pessoas com mobilidade reduzida mediante pequenas adaptações.
Além disso, sempre que tal seja técnica e economicamente possível e, quando exigido pela legislação local, as adap -
tações de gabinetes para melhorar a acessibilidade para as pessoas com deficiência são sistematicamente tomadas 
em consideração. Por último, o acesso para as pessoas com deficiência será sistematicamente avaliado para novos 
edifícios.
10
As delegações da Índia e do Egito mudaram em 2014/15 e a delegação do Sri Lanca mudou em janeiro de 2016. 
Já foram analisadas alternativas possíveis para o Senegal, mas ainda não foi possível identificar uma adequada.
11
O inquérito fornece informações qualitativas interessantes dos pontos de vista dos inquiridos sobre o ambiente 
de trabalho nos escritórios da delegação. No entanto, os resultados podem refletir as diferentes circunstâncias de 
cada inquirido.
14
Como observação geral:
— O guia das delegações prevê que a tradição de «edificação local» pode significar que este limite de 600 m² nem 
sempre pode ser respeitado.
— O SEAE permite alguma flexibilidade sobre o método de cálculo da superfície das edificações, tendo em conta 
os usos locais.
— Dispor de menos espaço do que a maioria das residências das embaixada é um ponto positivo. Além disso, esta 
diferença pode ser explicada por razões históricas.
A média da área útil das residências é atualmente de 461 m².
Resposta do SEAE 56
20
1. O SEAE permitiu alguma flexibilidade quanto ao modo de cálculo da superfície dos imóveis arrendados ou pro -
priedade do SEAE, tendo em conta os usos locais. Esta situação pode, por conseguinte, conduzir a dificuldades de 
interpretação dos dados agregados.
2. As delegações foram instruídas a dar a devida consideração ao espaço de escritório atribuído a cada membro do 
pessoal. Qualquer desvio em relação à política imobiliária tem de ser justificada. Levará algum tempo para que 
a média da ocupação se adapte aos novos critérios.
 Em caso de excesso de espaço, procura-se ativamente a partilha de instalações com as embaixadas dos Esta -
dos-Membros ou outros organismos da UE. No entanto, a partilha de instalações nem sempre pode ser implemen -
tada de um dia para o outro.
3. Em caso de redução de pessoal, nem sempre é possível ou rentável mudar imediatamente para um edifício mais 
pequeno. As despesas da mudança e o custo da obtenção dos novos edifícios pode ser superior à poupança pre -
vista com a redução do espaço.
4. Nalguns casos, não é possível arrendar apenas parte de um andar.
5. Não é rentável rescindir um contrato de arrendamento de um escritório com excessivo espaço, quando a renda, 
a preços de mercado correntes, de um escritório mais pequeno seria igual ou superior.
6. Nalguns casos, o número ou a dimensão das salas de reunião e das salas de conferência necessárias para o desem -
penho do papel e das responsabilidades das delegações da UE ao abrigo do Tratado de Lisboa está a aumentar 
significativamente o rácio de espaço por pessoa. Tal é, por exemplo, o caso em:
— EUA (Washington): 5 458 m² de área utilizável; 89 efetivos; 55 m²/efetivos (deduzida a partilha de instalações)
— EUA (Nova Iorque): 4 217 m² de área utilizável; 57 efetivos; 74 m²/efetivos
— Suíça (Genebra-delegação junto da ONU): 2 500 m² de área utilizável; 25 efetivos; 100 m²/efetivos
21
Embora matematicamente correta, o valor do preço do excesso de metros quadrados na nota de rodapé n.º 16 pode 
variar em função do local onde ocorrem as reduções no espaço uma vez que estes preços variam significativamente 
consoante os países.
Além disso, os investimentos (obras de segurança e infraestruturas) em edifícios de escritórios devem ser deduzidos 
das potenciais poupanças acima referidas.
22
É certo que algumas residências excedem o limite máximo de 600 m². No início de 2016, 26 residências (18%) exce -
diam o limite máximo de 600 m². Em 5 destes casos, as residências são propriedade da UE. As outras delegações 
serão convidadas a estudar alternativas quando o contrato de arrendamento chegar ao seu termo.
Resposta do SEAE 57
25
Existem efetivamente um certo número de imóveis que são propriedade do SEAE que deixaram de ser utilizados, 
quer devido ao ambiente de segurança ou a outras condições locais. As delegações foram convidadas a vender 
essas propriedades, mas é um processo que pode ser longo e politicamente sensível.
Em especial:
— Gâmbia: a UE tinha de abandonar os escritórios no final de 2003, após 18 anos de ocupação, devido à presença 
de amianto. Estes escritórios eram objeto de um contrato de arrendamento a longo prazo de 99 anos com o Go -
verno da Gâmbia com uma disposição que previa que os escritórios deviam ser entregues renovados. Nessas cir -
cunstâncias, era financeiramente mais vantajoso manter os escritórios. Em maio de 2014 foi decidido reabrir as 
negociações com as autoridades locais para o abandono dos escritórios dadas as circunstâncias antes do termo 
do contrato de arrendamento. Esta negociação será retomada com a chegada de um novo chefe de delegação.
— Botsuana: o edifício de escritórios foi adquirido em 1987. Em 2003, o edifício tornou-se demasiado pequeno e a 
delegação teve de se mudar para outro local. Contudo, nessa altura, foi decidido manter as instalações uma vez 
que o terreno tem uma localização privilegiada, e estudar a viabilidade de projetos como a construção de novos 
escritórios ou instalações no local. Até à data nenhum dos projetos se concretizou principalmente por questões 
de ordem financeira. Recentemente, a delegação foi novamente convidada a lançar um estudo de viabilidade 
sobre a construção de novos escritórios no local.
— África do Sul: a residência foi apresentada em hasta pública mas o preço proposto era demasiado baixo. Foram 
dadas instruções à delegação para que reconsidere a venda.
— Tanzânia: A delegação não tem qualquer título de propriedade das edificações, entre os quais a residência ante -
rior, e estão localizadas fora das zonas recomendadas pelo responsável regional de segurança. Na sequência de 
instruções da sede do SEAE de 2013, a delegação está a estudar opções com as autoridades locais para devolver 
estas edificações. As edificações foram avaliadas em cerca de 1,8 milhões de euros pela Tanzânia Building Agen -
cy. O Ministério dos Negócios Estrangeiros confirmou o princípio da compensação.
27
Está em discussão uma revisão dos acordos de partilha de instalações com o ECHO e com o BEI. A intenção é har -
monizar a forma como são calculadas todas as partilhas de instalações com o ECHO e o BEI. O novo memorando de 
entendimento-quadro deve ser assinado em 2016.
Os anteriores memorandos de entendimento também devem ser completamente revistos e adaptados à política de 
recuperação integral de custos.
32
A discussão sobre se arrendar ou comprar não era útil na altura em que era difícil comprar, sendo as dotações orça -
mentais limitadas até 2015.
A capacidade de elaborar uma lista restrita depende do mercado local. Nem sempre é possível ter mais do que uma 
opção realista.
Resposta do SEAE 58
33
O SEAE reconhece que nem todas as delegações dispõem de conhecimentos suficientes para gerir o projeto de 
construção.
O SEAE concorda igualmente que, idealmente, deveria haver maior capacidade na sede na respetiva divisão de 
apoio às delegações, em relação aos projetos de infraestruturas incluindo visitas no terreno adicionais.
Tendo em conta os graves condicionalismos orçamentais bem conhecidos e as reduções de pessoal inevitáveis, este 
imenso parque imobiliário é gerido por uma equipa de apenas 13 efetivos da sede, apoiada por pessoal de apoio 
administrativo local a nível das delegações. Infelizmente, não foi possível acompanhar a grande expansão da rede 
de delegações, nos últimos anos, com um aumento proporcional do número de efetivos afetados a esta tarefa.
A regionalização da Administração da delegação constitui também uma resposta a este problema, na medida 
em que o pessoal especializado do centro regional será capaz de lidar simultaneamente com vários imóveis 
das delegações.
35
Desde então o Nepal foi visitado 3 vezes; em abril de 2014 e em maio e novembro de 2015. Infelizmente o SEAE não 
pode igualar todos os Estados -Membros em termos dos recursos disponíveis na sede, a fim de apoiar as delegações 
nos projetos imobiliários.
36
Ver observações 39 e 40
37
Estes casos são totalmente excecionais e são, principalmente, devidos a uma má interpretação das regras a aplicar 
pelo chefe da administração ou pelo chefe de delegação. O novo guia das delegações proporciona agora orienta -
ções mais claras e conviviais.
39
Para demonstrar que o edifício ainda satisfaz as necessidades da delegação em conformidade com a política imobi -
liária e em consonância com os preços de mercado aplicados, é imprescindível um estudo de mercado.
Com o resultado do estudo de mercado, as delegações também podem ter bons argumentos para negociar um 
melhor contrato com o proprietário do edifício ocupado pela delegação.
Os procedimentos relativos aos contratos imobiliários são regulados pelo regulamento financeiro aplicável ao orça -
mento geral da União.
Qualquer transação imobiliária, que inclua a renovação do contrato de arrendamento, deve ser decididas após uma 
prospeção do mercado imobiliário.
O SEAE está disposto a estudar a possibilidade de um processo simplificado para a renovação de rendas, sob reserva 
das limitações impostas pelo regulamento financeiro.
Resposta do SEAE 59
40
Até muito recentemente, a utilização dos recursos limitados para as infraestruturas das delegações tem sido um obstá -
culo significativo para a aquisição de imóveis. Atualmente, o SEAE concorda que com o mecanismo de 200 milhões de 
euros a aquisição de edifícios se tornou uma alternativa realista ao arrendamento. A relação custos/benefícios da aqui -
sição e do arrendamento será a partir de agora um elemento de base nos processos imobiliários. Para o efeito, foram 
distribuídas orientações às delegações.
A sede calculará o benefício financeiro da aquisição em relação ao arrendamento de acordo com as teorias corren -
tes de gestão financeira ou de financiamento de empresas (por exemplo, metodologia VAL), o que não é incluído no 
guia das delegações, uma vez que este cálculo será feito pela sede.
Em caso de aquisição financiada por um empréstimo deve igualmente ser fornecida à autoridade orçamental a justi -
ficação financeira adequada.
No caso do Nepal, nessa altura, não havia orçamento disponível.
No caso de Washington, o edifício a adquirir era demasiado grande para as necessidades da delegação. Além 
disso, estava ocupado por outros inquilinos. Se o SEAE tivesse comprado este edifício, a delegação teria de gerir 
contratos de arrendamento com outros ocupantes do edifício. O prazo para a aquisição do edifício era também 
demasiado breve para consultar a autoridade orçamental. Por último, a partilha de instalações não era necessa -
riamente uma opção, uma vez que todos os Estados -Membros presentes em Washington já dispunham das suas 
próprias instalações.
42
O guia das delegações foi recentemente atualizado e inclui instruções sobre a forma de apresentar propostas de 
forma comparável com base num exemplo de boas práticas.
43
O SEAE reconhece a necessidade de melhorar as presentes orientações a fim de incluir informações mais pormenorizadas 
sobre, nomeadamente, a forma de o espaço de escritório arrendado às embaixadas dos Estados -Membros e outras insti -
tuições e organismos da UE ser tido em conta no cálculo do espaço por pessoa e no cálculo dos custos por m².
44
Ver também a resposta do SEAE aos pontos 45 e 47.
Em caso de decisões relativas a processos que dependem da aprovação da autoridade orçamental, este processo 
pode durar entre 6 a 8 semanas.
Resposta do SEAE 60
45
Os procedimentos relativos aos contratos imobiliários são regulados pelo regulamento financeiro aplicável ao orça -
mento geral da União. O SEAE concorda que sempre que possível deve ser utilizado o processo acelerado. Infeliz -
mente, o âmbito de aplicação é bastante limitado. 
O SEAE não pode obrigar os proprietários a esperar pela conclusão dos procedimentos jurídicos e administrativos 
obrigatórios.
Os procedimentos demorados devem-se, por vezes, à complexidade do projeto.
O contrato para o Sri Lanca não foi assinado devido a um procedimento demorado, mas porque o proprietário 
mudou de opinião.
46
A comparação com uma fonte independente é, no entanto, mais difícil do que para a habitação dado que o valor 
de um edifício depende da sua qualidade e localização, bem como das condições gerais do mercado imobiliário em 
determinado momento.
No caso da Mauritânia, não havia outra solução senão a proposta.
Para o Togo, não havia qualquer oferta comparável com os atuais escritórios em que tinha sido feito um investi -
mento de 200 000 euros.
47
Em 2015, as delegações receberam instruções para dar a devida consideração à área de escritórios por pessoa e, 
a partir de agora, qualquer desvio em relação à política de edifícios deve ser justificado, aprovado e registado.
Além disso, este elemento ainda é discutido no decurso de cada Comité imobiliário.
Em geral, a isenção ao limite máximo em termos de m² é automaticamente concedida se o Comité imobiliário emitir 
um parecer favorável (ver também razões de isenção enumeradas no ponto 20).
Jordânia: A solução proposta foi a de renovar o atual contrato de arrendamento com uma renda reduzida. Tendo 
em conta os investimentos já efetuados nos edifícios, a boa localização, as normas de segurança e a renda reduzida, 
o Comité imobiliário emitiu um parecer favorável, apesar da área excessiva dos escritórios. No entanto, o Comité 
imobiliário indicou igualmente que, se o número de efetivos sofrer uma redução adicional, a delegação seria convi -
dada a estudar outras alternativas.
O SEAE reconhece que a residência no Sri Lanca é demasiado grande. No entanto, considera muito difícil encontrar 
uma residência inferior a 600 m² no Sri Lanca.
Washington: A principal razão para aumentar o espaço foi a necessidade de criar uma sala de reuniões segura, para 
as reuniões com os Estados -Membros e para negociações transatlânticas no contexto das fugas Snowden. É impos -
sível tornar segura a presente sala de reuniões no rés do chão com janelas que dão para a rua.
Resposta do SEAE 61
Além disso, era necessário espaço para 20 efetivos suplementares com base num aumento previsto do pessoal da 
delegação e nas derrogações previstas no Guia da delegação para pessoal temporário (por exemplo, políticos nacio -
nais destacados, estagiários, etc.).
No início de 2016, o número total de efetivos na delegação da UE foi aumentado com três funcionários permanen -
tes e, de acordo com as informações mais recentes, deverá continuar a aumentar em 2016 e 2017 com seis ou sete 
efetivos permanentes.
Acima de tudo, não havia outra solução senão arrendar a totalidade de um piso, maior do que o necessário, para 
criar o espaço adicional necessário para essas necessidades.
49
A equipa de avaliação não dispõe de capacidades técnicas para avaliar os edifícios. No entanto, devem incluir nos 
seus relatórios quaisquer questões específicas relativas à qualidade dos edifícios.
51
O novo ImmoGest aperfeiçoará o cálculo dos diferentes tipos de superfície (partilha de instalações, salas de reu -
niões, etc.), a fim de permitir ao SEAE calcular com maior exatidão a superfície média por pessoa nas delegações 
e facilitar o seu acompanhamento.
52
As delegações receberam instruções para dar a devida consideração à área de escritórios por pessoa e, a partir de 
agora, qualquer desvio em relação à política de edifícios deve ser justificado, aprovado e registado.
53
O SEAE está disposto a considerar a criação de uma metodologia para acompanhar os preços de mercado para escri -
tórios e habitação. No entanto, até agora, com as conhecidas limitações de recursos e o compromisso de redução de 
pessoal (ver comentário 31.1 para mais pormenores), o desenvolvimento e a execução de uma metodologia desse 
tipo não é possível.
A comparação com uma fonte independente é, efetivamente, mais difícil do que para a habitação dado que o valor 
de um edifício depende muito da sua qualidade e localização, bem como da fluidez do mercado imobiliário em 
cada país.
O exercício realizado em 2014 comparou os dados recolhidos por uma empresa privada utilizando mais ou menos 
o mesmo sistema utilizado pelas delegações para calcular as normas de habitação. Os dados recolhidos por esta 
empresa privada podem diferir das normas da habitação, principalmente porque utiliza dados provenientes de 
locais que não são autorizados pelo responsável regional de segurança.
Resposta do SEAE 62
54
As observações do Tribunal relativas à ImmoGest são bem conhecidas e integradas no programa de trabalho do SEAE.
O SEAE concorda que o atual instrumento informático de gestão do inventário dos bens imóveis (ImmoGest) está 
desatualizado e deve ser substituído.
Este facto, juntamente com os recursos limitados para o desenvolvimento das infraestruturas das delegações, tem 
sido um obstáculo significativo para uma programação eficaz que ultrapasse um período de 2-3 anos.
Está a ser desenvolvido um novo sistema que será integralmente posto em prática até ao final de 2016. Em primeiro 
lugar, o novo ImmoGest será mais fácil de utilizar. Apoiará também a comunicação, a análise, a orçamentação e, 
num sentido mais lato, a programação de projetos. O novo ImmoGest permitirá um melhor seguimento/acompa -
nhamento da adequação dos edifícios das delegações.
59
A sede do SEAE considera que dispõe de um número suficiente de informações de base fiáveis sobre todos os edifí -
cios de escritórios e residências para elaborar documentos de planeamento centrados num período de 2-3 anos de 
prazo, o que considera adequado.
60
Ver também a resposta do SEAE aos pontos 59 e 61.
A sede elabora, numa base anual:
— desde 2015, um plano de 5 anos com o objetivo de identificar os principais projetos potenciais para os escritó -
rios e as residências, como seja a aquisição, a construção, mudanças e renovação de arrendamentos;
— um programa de trabalho para escritórios e residências para os próximos dois anos. Este programa é enviado 
a todas as delegações e é desenvolvida com base nas informações disponíveis nos sistemas centrais de acompa -
nhamento. Apresenta, para cada delegação, as principais medidas a tomar de acordo com as prioridades estabe -
lecidas pela sede, decorrentes também de diferentes relatórios (por exemplo, relatórios de missão, relatórios de 
avaliação) e a disponibilidade orçamental.
Além disso, a sede informa a hierarquia do SEAE sobre dossiês sensíveis e/ou de alta prioridade numa base trimestral.
No que se refere mais especificamente à aplicação das recomendações decorrentes das avaliações no local, é impor -
tante estabelecer uma distinção entre as recomendações, tais como, por exemplo, a mudança para novas instala -
ções e planos de partilha de instalações decorrentes de recomendações relativas a obras de segurança menores, 
pequenas obras de renovação e de manutenção, que devem ser tratados a nível local, sob a responsabilidade da 
delegação, e que não estão necessariamente refletidas no programa de trabalho de dois anos. 
O SEAE concorda que, sob reserva da disponibilidade de recursos, o acompanhamento das recomendações atrás 
referidas, bem como do planeamento, em geral, pode ser melhorado.
A sede tomou as medidas necessárias, quer para corrigir a situação no Chade, no Egito, no Sri Lanca e na Índia. 
Ainda não foi encontrada solução para o Senegal.
Resposta do SEAE 63
61
À imagem da experiência dos ministérios dos Negócios Estrangeiros dos Estados -Membros, é extremamente difícil 
desenvolver planos significativos a longo e médio prazo para os edifícios das delegações.
Tal situação deve-se a várias causas. Em primeiro lugar, as considerações de ordem política desempenham frequen -
temente um papel decisivo. A abertura de delegações na Líbia, Mianmar, Irão, Sudão do Sul são exemplos recentes 
de que a necessidade/oportunidade para uma nova delegação responde a desenvolvimentos políticos e não podia, 
por conseguinte, ter sido prevista com muitos anos de antecedência.
Em segundo lugar, graves restrições orçamentais impediram igualmente um planeamento a longo prazo uma vez 
que, frequentemente, teve de ser dada prioridade, a necessidades mais prementes de curto prazo. A criação de uma 
Facilidade de Investimento (a partir de 2015) irá introduzir um elemento de estabilidade no financiamento de proje -
tos de imobiliários a médio prazo. No entanto, é importante sublinhar a imprevisibilidade e dinamismo do contexto 
político e de segurança.
No entanto, o SEAE está atualmente a estudar as possibilidades de melhorar o planeamento da gestão dos edifícios 
e a programação das despesas. Tendo em conta as incertezas políticas e práticas, um horizonte de planeamento de 
2-3 anos é mais realista do que um plano a longo prazo de 6-7 anos, exceto no caso da construção.
Assim, o SEAE considera que faz uma utilização suficiente da informação disponível. Esta situação melhorará 
quando a ImmoGest estiver plenamente operacional.
O melhor exemplo são as práticas dos Estados -Membros. Durante as reuniões de partilha de instalações, os Esta -
dos-Membros foram convidados a intercambiar as informações relativas à programação a 5 anos, mas essas infor -
mações não estavam disponíveis.
A divisão de infraestruturas do SEAE reúne-se todos os anos, em setembro, a fim de debater os programas de tra -
balho para os 2 anos seguintes. Durante o debate, é também discutido um melhor planeamento a longo prazo que 
não é incluído no programa de trabalho que é transmitido à delegação.
62
O SEAE concorda que há margem para melhorar o planeamento a médio prazo. Será esse o caso quando ImmoGest 
e o sistema de gestão dos escritórios adquiridos estiver plenamente operacional, uma vez que então haverá mais 
informações disponíveis.
Ver igualmente resposta ao ponto 61.
63
O SEAE concorda que, a longo prazo e em princípio, a aquisição é, geralmente, melhor do que o arrendamento. 
No passado, tal não era uma opção devido a restrições financeiras. Agora que o SEAE dispõe de um mecanismo de 
empréstimo, o debate sobre a aquisição/arrendamento será mais fácil, uma vez que a possibilidade de comprar se 
tornou uma realidade. No entanto, a aquisição pode não ser sempre a melhor opção (sobretudo por razões financei -
ras) ou pode não ser sempre possível por razões de ordem jurídica.
Resposta do SEAE 64
65
A aquisição de residências só é considerada quando existe uma boa oportunidade financeira e, mais importante 
ainda, se a sua dimensão for suficiente para cobrir as necessidades do maior número possível de casos.
66 a)
A relação custos/benefícios da aquisição e do arrendamento será a partir de agora um elemento de base nos pro -
cessos imobiliários. Para o efeito, foram distribuídas orientações às delegações.
A nota de março de 2015 destinada aos chefes de delegação sobre a linha de crédito de 200 milhões de euros pre -
cisa que a unidade MDRA4 efetuará os cálculos destinados a comparar a aquisição com o arrendamento.
66 b)
O SEAE concorda com a necessidade de uma melhor estratégia de gestão imobiliária. Para fazer avançar estes traba -
lhos, foram tomadas as seguintes medidas em 2015 e 2016:
1. Foi enviado um questionário a todas as delegações que possuem bens imóveis. O questionário inclui questões 
sobre a qualidade das infraestruturas, instalações técnicas, obras de caráter histórico, manutenção, reações e ob -
servações sobre o estado operacional geral do edifício.
2. Um «plano de manutenção» incluirá um calendário das grandes renovações projetadas. Trata-se de um plano 
plurianual sujeito a atualizações anuais. O plano constituirá a base para o planeamento orçamental.
3. Em paralelo com a definição de «plano de manutenção», o SEAE emitirá orientações que prevejam normas de 
manutenção claras dos imóveis próprios.
O novo contrato-quadro relativo às inspeções de saúde e de higiene permitirá recorrer a peritos externos na execu -
ção da presente estratégia de gestão imobiliária.
66 c)
O SEAE concorda que as flutuações das taxas de câmbio constituem um obstáculo importante para a programação 
de projetos de infraestruturas. Na medida do possível, os contratos são estabelecidos em euros, mas tal nem sempre 
é possível. O SEAE está disponível para debater com a autoridade orçamental soluções nesta domínio (não apenas 
relativas às despesas de infraestrutura).
Resposta do SEAE 65
Recomendação n.º 1 — Completar os objetivos para os edifícios de escritórios
O SEAE aceita a recomendação.
O SEAE dará maior destaque à importância da flexibilidade, aos fatores ambientais e à questão do acesso das pessoas 
com deficiência na sua política imobiliária. No entanto, tal nem sempre é possível devido aos condicionalismos locais.
Recomendação 2 — Assegurar que os encargos cobrados às organizações em partilha 
de instalações permitem recuperar a totalidade dos custos
O SEAE aceita a recomendação.
Recomendação 3 — Reforçar a aplicação do procedimento de seleção de edifícios
O SEAE aceita a recomendação sujeita aos limites do Regulamento Financeiro.
O SEAE realizou progressos em todas estas questões e já adotou uma série de medidas para reforçar o procedi -
mento relativo aos processos imobiliários.
Recomendação 4 — Verificar os preços de mercado
O SEAE aceita a recomendação.
O SEAE está disposto a analisar a eficiência e a viabilidade de uma metodologia melhorada para verificar e monitori -
zar as taxas de mercado para escritórios e residências se os recursos o permitirem.
Até agora, com as conhecidas limitações de recursos e o compromisso de redução de pessoal, o desenvolvimento 
e a execução de uma metodologia desse tipo não foi possível.
Recomendação 5 — Melhorar o sistema informático de gestão imobiliária
O SEAE aceita a recomendação.
O SEAE concorda que o atual instrumento informático de gestão do inventário dos bens imóveis (ImmoGest) está desa -
tualizado e deve ser substituído. Até ao final de 2016 deve ser integralmente posto em prática um novo sistema.
Recomendação 6 — Reforçar os conhecimentos especializados em matéria 
de gestão  imobiliária
O SEAE aceita a recomendação.
A política de recursos humanos do SEAE promove a mobilidade do pessoal, exceto para os postos que exijam conhe -
cimentos específicos. Será estudada a possibilidade de estabelecer critérios mais flexíveis de mobilidade para alguns 
postos de peritos. A regionalização da gestão das delegações também permitirá constituir e manter as competências.
Resposta do SEAE 66
Recomendação 7 — Estabelecer planos de médio prazo
O SEAE aceita em parte a recomendação.
O SEAE considera que um horizonte de planeamento de mais de 2 a 3 anos só pode ser indicativo, dado que as 
informações necessárias para o desenvolvimento desses planos está sujeito a incertezas políticas e práticas (por 
exemplo, a evolução do pessoal, o contexto de segurança, os planos dos Estados -Membros) que são difíceis de pre -
ver, para além desse prazo. Além disso, no que diz respeito em especial às alterações e à manutenção, esse planea -
mento prospetivo só pode ser pertinente para grandes projetos.
Recomendação 8 — Identificar os casos em que a aquisição oferece uma melhor 
otimização dos recursos e gerir de forma eficaz os imóveis próprios
O SEAE aceita a recomendação sujeita à disponibilidade de recursos.
A nova ferramenta informática para a gestão do inventário de bens imobiliários, que está a ser desenvolvido irá 
também apoiar a análise, a orçamentação e, de forma mais geral, a programação de projetos.
Contudo, com uma equipa de apenas 13 pessoas, existem limitações às possibilidades de o SEAE gerir eficazmente 
um parque imobiliário tão imenso.
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Publicações gratuitas:
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O Serviço Europeu para a Ação Externa (SEAE) 
disponibiliza edifícios de escritórios para pessoal da 
União Europeia e residências para os chefes de delegação 
em cerca de 140 delegações da União em todo o mundo. 
No presente relatório, o Tribunal de Contas examina se os 
edifícios satisfazem as necessidades do SEAE 
e proporcionam uma boa relação custo-benefício. 
Conclui que, em geral, os edifícios satisfazem as 
necessidades do SEAE, mas em alguns casos não 
proporcionam a referida relação: a maioria dos escritórios 
tem excesso de espaço, o SEAE é proprietário de edifícios 
que já não utiliza e os  encargos cobrados a algumas 
organizações que arrendam espaço nas delegações não 
permitem recuperar os custos totais. A auditoria examina 
os motivos destas insuficiências e efetua recomendações 
no sentido de reforçar os sistemas, em especial tendo em 
conta os planos do SEAE de investir na aquisição, em vez 
do arrendamento, de edifícios.
TRIBUNAL
DE CONTAS
EUROPEU