Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000, acompanhado das respostas do Centro

(2001/C 372/04)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia, em conformidade com o n.o 4 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2965/94 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000. De acordo com o n.o 1 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2965/94 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 15.o do Regulamento (CE) n.o 2965/94 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DO CENTRO DE TRADUÇÃO DOS ORGANISMOS DA UNIÃO EUROPEIA (LUXEMBURGO) NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 2000

Execução do orçamento e contas orçamentais

5. No quadro 1(3) é apresentada a execução do orçamento do exercício de 2000. É de salientar que foi necessário transitar para o exercício seguinte cerca de dois terços das dotações autorizadas em 2000 para as despesas de funcionamento (título II). O Centro deverá procurar melhorar as suas previsões de despesas a fim de diminuir as transições de dotações.

Demonstrações financeiras e contabilidade

6. Nos quadros 2 e 3 são apresentados a conta de gestão relativa ao exercício de 2000 e o balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000.

7. O Centro não calcula as amortizações referentes aos bens indicados no seu inventário. Para garantir que o balanço dá uma imagem mais exacta da realidade económica do Centro, e também para permitir que as tarifas aplicadas pelo Centro reflictam melhor os seus custos de produção, o Centro deverá calcular o montante das suas amortizações, à semelhança do que fazem a Comissão ou outros organismos descentralizados.

8. Em 2000, o Centro desenvolveu esforços significativos para melhorar e actualizar o seu sistema de inventário. Contudo, continuam a verificar-se as seguintes lacunas:

- a identificação dos software e dos materiais que entram na composição de unidades informáticas não está prevista actualmente e o Centro deverá estudar possíveis soluções para este problema,

- o número de equipamentos identificados varia consoante os exercícios sem qualquer justificação.

Disposições financeiras e regulamentares

9. O Centro deverá definir de forma precisa as responsabilidades internas no que diz respeito ao controlo dos projectos informáticos a realizar pelos contratantes. Assim, em relação a um projecto avaliado em 1,6 milhões de euros, dos quais 1 milhão de euros foram autorizados em 1999 e transitaram para 2000, as modalidades de gestão e de controlo deste importante projecto não foram previamente definidas.

10. Uma compra de software, autorizada em Fevereiro de 1999 com base num contrato-quadro da Comissão celebrado em 1996 e transitado para 2000, num montante de 56945 euros, não foi submetida ao parecer da Comissão Consultiva de Compras e Contratos (CCCC), conforme prevê o artigo 48.o do regulamento financeiro do Centro. Fora já efectuada uma observação semelhante em relação ao exercício de 1999(4). Além disso, a ordem de pagamento foi efectuada em 2000, com base num contrato-quadro anterior relativo a novos produtos e a preços diferentes.

11. Em 2000, foi celebrado um contrato para a renovação da manutenção de produtos informáticos sem o visto prévio do auditor financeiro, que finalmente aprovou a autorização a posteriori. Foi assinalado um caso semelhante relativo a uma autorização efectuada a partir de dotações de 1999 transitadas para 2000.

Gestão

12. Em Fevereiro de 2000, o Centro lançou um concurso em conjunto com uma outra instituição(5). Finalmente, e segundo o parecer da sua Comissão Consultiva de Compras e Contratos, o Centro não escolheu nenhum dos proponentes, devido a divergências com a outra instituição relativamente às exigências em matéria de qualidade de tradução. Esta situação demonstra que é necessário que o Centro defina previamente com os seus parceiros não só os critérios mas também níveis mínimos de aceitação dos proponentes.

13. O Centro não dispõe de um contrato específico que estipule as condições de gestão (taxas de juros, despesas bancárias) das suas contas bancárias.

Seguimento dado às observações anteriores

14. O Tribunal reitera os seus votos anteriores(6) de ver o Centro dotar-se de uma contabilidade analítica por forma a saber, por organismo e tipo de prestação, o custo real dos serviços que fornece.

15. A situação observada pelo Tribunal em 1997(7), 1998(8) e 1999(9) não registou qualquer evolução em 2000: o Centro continua a ocupar instalações disponibilizadas pelas autoridades luxemburguesas, sem que as condições de ocupação destas tenham sido objecto de um acordo entre as partes.

Gestão dos recursos humanos

Política de pessoal

16. O pessoal do Centro está sujeito à regulamentação aplicável aos funcionários e outros agentes das Comunidades Europeias. Como prevê o n.o 3 do artigo 17.o do Regulamento (CE) n.o 2965/94, o Conselho de Administração adopta, de acordo com a Comissão, as normas de execução. A política de pessoal do Centro não foi definida formalmente num documento único. O Conselho de Administração adoptou disposições gerais de execução do Estatuto e do regime aplicável aos outros agentes relativamente a determinados aspectos desta política (notação, promoção, formação profissional).

Processos de recrutamento

17. A selecção é geralmente efectuada em duas fases: avaliação dos dossiers e entrevistas. Desde a criação do Centro, foram realizados 37 processos de selecção. Em 1998 foi efectuado um único processo de selecção, com provas escritas, que permitiu recrutar 22 agentes.

18. O comité de selecção deverá definir previamente os critérios de selecção e as respectivas ponderações. Porém, verificou-se que, por exemplo:

- num determinado processo, o número total de pontos necessário para passar à fase seguinte não foi previamente estabelecido pelo comité de selecção,

- num outro processo, o número mínimo de pontos necessário para inscrição na lista de reserva só constava da acta final do comité de selecção, que foi elaborada na mesma altura em que foi constituída a lista de reserva.

19. Foram examinados 13 processos de selecção efectuados entre 1996 e 2000, que visavam especificamente recrutar técnicos de informática. Os comités de selecção não definiram previamente o número mínimo de pontos necessários para passar à fase seguinte de selecção. O Centro recrutou 20 pessoas que constavam das listas de reserva resultantes dessas selecções. Verificou-se que, em cinco casos, os candidatos recrutados obtiveram as notas mais baixas.

Descrição das funções

20. Nos termos do n.o 1 do artigo 44.o do regulamento financeiro do Centro, deverá ser efectuada uma descrição das funções para cada lugar das categorias A e LA. Porém, com excepção de seis agentes B e C, não há ainda qualquer descrição de funções para os outros agentes.

Evolução do pessoal e da actividade do Centro

21. Os agentes estatutários do Centro são constituídos apenas por agentes temporários (AT), cujo número de lugares é autorizado anualmente pela autoridade orçamental conjuntamente com o orçamento. Além disso, o orçamento pode conceder dotações para recrutamento de agentes auxiliares (AA), por um período máximo de um ano.

22. O quadro 4 apresenta a evolução do pessoal do Centro, bem como a sua repartição no período compreendido entre 1995 e 2000. O crescimento do pessoal tende a diminuir progressivamente à medida que o Centro se aproxima da sua velocidade de cruzeiro. Paralelamente, a proporção de agentes auxiliares tende a diminuir.

23. Dos 185 agentes recrutados pelo Centro desde a sua criação, 106 foram admitidos como AT e 79 como AA. No final de 2000, tendo em conta os agentes que cessaram funções, dos 130 agentes em actividade, 125 eram AT e 5 AA. A maior parte dos agentes temporários foram admitidos na sequência de acções de recrutamento divulgadas junto das instituições e dos outros organismos descentralizados, na imprensa ou no sítio Internet do Centro. Dos 79 agentes auxiliares recrutados pelo Centro, 40 passaram a agentes temporários. No caso de 19 desses agentes, essa reclassificação foi efectuada através de um processo interno.

24. O quadro 5 analisa a evolução dos recrutamentos segundo as suas modalidades e revela que nenhum foi efectuado através de um processo do tipo do concurso externo preconizado para as instituições comunitárias, que dá as melhores garantias quanto à qualidade e à transparência dos processos. Em média, as despesas de recrutamento elevaram-se a aproximadamente 470 euros por agente contratado.

25. A cessação de funções dos agentes conduz a uma taxa de rotação do pessoal (AT e AA) de 13 % em média anual (ver quadro 5), devendo-se essa taxa, em 40 % dos casos, à rescisão dos contratos por parte dos agentes em questão e, nos outros, ao termo dos contratos.

26. O exame de uma amostra de 14 agentes não revelou que, em termos de perfil, se colocassem problemas em relação às funções a desempenhar.

27. Para efeitos da auditoria, os agentes foram agrupados em duas categorias:

- os agentes responsáveis pelas actividades de apoio (agentes de apoio), ou seja as actividades que garantem o funcionamento do Centro (por exemplo, serviços como a administração, contabilidade, secretariado, etc.),

- os outros agentes, designados por operacionais, que contribuem directamente para a realização dos objectivos do Centro.

28. Verificou-se que praticamente todos os agentes A devem ser considerados operacionais e que, no conjunto de todas as categorias, 60 % do pessoal corresponde a esta definição.

29. O quadro 6 descreve a evolução dos custos com o pessoal, bem como as despesas de funcionamento. A evolução das despesas salariais no período 1997-2000 foi mais rápida que a dos efectivos. Esta diferença pode ser atribuída, em parte, à passagem do estatuto de auxiliar ao de agente temporário.

30. No que se refere aos outros custos com o pessoal, a análise incidiu essencialmente nas despesas de formação profissional (FP) e nas de funcionamento, nomeadamente no sector da informática. As despesas de FP cresceram mais rapidamente que os efectivos devido às orientações decididas pelo Centro na matéria. As despesas reais de funcionamento também cresceram devido aos grandes investimentos efectuados pelo Centro no domínio informático. Em 2000, 24 pessoas, incluindo consultores externos, isto é, uma relação de 1 para 5 do total dos efectivos, trabalhavam exclusivamente no sector da informática.

31. Para determinar a relação entre a actividade do Centro e a evolução do seu pessoal e dos respectivos custos, esta última foi comparada à evolução do montante das receitas recebidas pelo Centro ao longo de um ano. Uma vez que as receitas reflectem igualmente a evolução das tarifas aplicadas pelo Centro, o número de páginas traduzidas pelo Centro foi igualmente considerado como indicador de actividade. Com efeito, o volume das traduções é relativamente homogéneo e, por conseguinte, pode ser considerado representativo da actividade.

32. A comparação entre a evolução das receitas do Centro e a evolução do seu pessoal e dos respectivos custossugere que a gestão do Centro conseguiu aumentar estas receitas a um ritmo superior ao do seu pessoal e dos respectivos custos. A comparação das variações do volume da actividade do Centro e dos seus efectivos, bem como dos respectivos custos, proporciona uma imagem mais diversificada. De uma maneira geral, há um paralelismo entre a evolução do volume de trabalho e a dos efectivos. Pelo contrário, o custo salarial tende a aumentar um pouco mais rapidamente devido ao aumento automático dos vencimentos. O Centro deverá prosseguir os seus esforços para melhorar a sua produtividade geral.

33. Uma comparação do número de páginas traduzidas ou revistas em 2000 e dos efectivos das diferentes secções linguísticas revelou variações a nível da produção das secções. Em particular, quatro secções(10) apresentaram uma produção nitidamente inferior ao nível médio de produção em termos quantitativos. O Centro deverá controlar esta situação e, caso ela persista, efectuar os ajustamentos necessários.

Conclusão

34. De uma maneira geral, verifica-se que, embora desde a sua criação, o Centro não tenha podido contratar os efectivos solicitados no processo orçamental, esse facto não teve uma influência considerável na realização das suas actividades. Esta situação pode justificar-se por diversas razões:

- por uma certa inexactidão nas previsões das necessidades,

- por uma questão de prudência, em caso de uma eventual diminuição dos pedidos de tradução.

35. Para recrutar os seus agentes, o Centro baseou-se em métodos de recrutamento baseados numa publicidade dos lugares vagos limitada, na maioria dos casos, às instituições e aos outros organismos descentralizados, bem como ao seu sítio Internet e à imprensa. Actualmente, a grande maioria dos agentes tem o estatuto de agente temporário

36. Tendo em conta a evolução esperada das suas actividades e dos seus efectivos, é talvez preferível, nomeadamente no que se refere aos lugares de actividades de apoio e às actividades que implicam qualificações de tipo administrativo, que o Centro se associe às instituições e aos outros organismos descentralizados, para que os seus recrutamentos sejam efectuados a partir de uma base o mais alargada e rigorosa possível. Esta coordenação ao nível dos recrutamentos torna-se ainda mais necessária, dado que o Centro pretende tornar permanente uma parte do seu pessoal.

37. O Centro deverá procurar melhorar a sua produtividade global. Em particular, deverá esforçar-se por avaliar melhor a produtividade dos agentes e procurar que as despesas de formação profissional e no sector da informática contribuam para um aumento da produtividade. De uma maneira geral, o Centro deverá melhorar o seu sistema de gestão e de informação na área dos recursos humanos.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 10 de Outubro de 2001.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 314 de 7.12.1994, p. 1.

(2) Em conformidade com o n.o 3 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2965/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Centro relativas ao exercício de 2000 foram elaboradas em 30 de Março de 2001, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração do Centro, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 24 de Abril de 2001. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório são o mais exactos possível. Os números foram arredondados, o que aparentemente pode sugerir a existência de erros de cálculo. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(4) JO C 373 de 27.12.2000, ponto 14.

(5) Parlamento Europeu.

(6) JO C 373 de 27.12.2000, p. 21, ponto 10, JO C 393 de 29.12.1997, p. 47, ponto 1.6, e JO C 406 de 28.12.1998, p. 33, ponto 1.6.

(7) JO C 406 de 28.12.1998, p. 33, ponto 1.13.

(8) JO C 372 de 22.12.1999, p. 20, ponto 18.

(9) JO C 373 de 27.12.2000, p. 22, ponto 15.

(10) As secções alemã, inglesa, espanhola e neerlandesa tiveram percentagens inferiores em 18 %, 13 %, 9 % e 8 %, respectivamente, à média das 11 secções.

QUADROS 1-6

Quadro 1

Execução orçamental

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2000 e 1999

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Nota:Os totais podem apresentar diferenças devidas aos arredondamentos.

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pelo Centro.

Quadro 3

Balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000 e a 31 de Dezembro de 1999

Nota:Os totais podem apresentar diferenças devidas aos arredondamentos.

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pelo Centro.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 4

Evolução do pessoal

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

AT: Agentes temporários.

AA: Agentes auxiliares.

Quadro 5

Análise da variação dos efectivos

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 6

Evolução do pessoal e dos respectivos custos

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas do Centro

Execução do orçamento e contas orçamentais

5. O montante das dotações de pagamentos transitadas para o título II, corresponde principalmente aos contratos que se referem ao desenvolvimento dos sistemas informáticos em curso de execução no final do ano. O Centro tenciona prosseguir com os seus esforços com vista a melhorar as suas previsões orçamentais, bem como a respectiva execução.

Demonstrações financeiras e contabilidade

7. O Centro partilha a opinião do Tribunal relativa à contabilização das dotações do fundo de amortização. Com efeito, em conformidade com o seu regulamento de base, o Centro deve autofinanciar-se, repercutindo todos os custos sobre os seus clientes em contrapartida das prestações efectuadas.

O Centro apresentará, juntamente com as contas de 2001, o cálculo das amortizações, bem como as propostas relativas à sua tomada em consideração no cálculo dos preços.

8. O Centro continua a melhorar o seu sistema de inventário, nomeadamente, através da definição dos critérios de valorização das aplicações informáticas desenvolvidas pelo Centro. Algumas das incoerências detectadas pelo Tribunal de Contas relativamente aos exercícios anteriores deviam-se a erros de codificação inicial e foram corrigidos na actualização posterior.

Disposições financeiras e regulamentares

9. O Centro toma em devida conta as observações do Tribunal e formalizará a definição das responsabilidades no que se refere ao seguimento dos projectos informáticos quando se referirem a vários departamentos.

10. Com base nas observações do Tribunal de Contas, no seu relatório sobre a execução orçamental do exercício de 1999 (JO C 373 de 27.12.2000), todos os recursos a contratos-quadro das restantes instituições são agora submetidas para parecer à CCCC do Centro, contrariamente ao que sucedeu em Fevereiro de 1999.

11. No caso referido pelo Tribunal de Contas, o controlo financeiro do Centro tinha conhecimento das razões da formalização tardia do compromisso e havia aceite as mesmas, apesar de o visto ter sido dado a posteriori, especialmente com a intenção de obter preços mais favoráveis, o que se veio a confirmar mais tarde.

Gestão

13. Desde a sua criação, e por razões de eficácia, o Centro subscreveu as condições de contrato da Comissão para os serviços bancários. No seu programa de trabalho para 2001, o Centro lançará um concurso para os serviços financeiros (bancos).

Seguimento dado às observações anteriores

14. Em 2000, o Centro começou a aplicar um sistema de contabilidade analítica integrada com o sistema de contabilidade orçamental SI2. Os resultados obtidos permitirão identificar os custos das actividades, tal como foi solicitado pela nossa instituição de tutela em coordenação com as restantes agências.

15. Em 27 de Abril de 2001, as autoridades luxemburguesas manifestaram a intenção de tratar este dossier, bem como o acordo sobre a sede e a segurança, condicionado pela elaboração do projecto de financiamento do edifício definitivo do Centro.

Gestão dos recursos humanos

Processos de recrutamento

18. O Centro prefere manter a correspondência entre o perfil procurado e as condições dos candidatos, em vez de estabelecer de antemão um mínimo de pontos para passar à seguinte fase do processo, já que o facto de estabelecer uma regra deste tipo poderá ter como consequência o não recrutamento de candidatos que válidos e obrigar a repetir os processos de selecção várias vezes, o que vai contra o princípio de uma boa gestão financeira.

19. Nos cinco casos apresentados pelo Tribunal de Contas, os candidatos demonstraram ao longo de todo o processo de selecção, e segundo o parecer do comité de selecção, conhecimentos adequados para ocuparem o lugar proposto.

Evolução do pessoal e da actividade do Centro

23. O único processo de selecção publicado a nível interno estava igualmente aberto aos candidatos externos. A decisão excepcional de o publicar de forma mais restritiva baseou-se no pressuposto de que uma das condições de selecção era o conhecimento do programa de tradução assistida por computador Translator's Workbench.

24. A contratação de agentes temporários difere da contratação dos funcionários na medida em que o Estatuto não prevê nenhuma disposição específica que rega o processo de recrutamento dos agentes temporários.

Para além disso, tendo em conta a declaração conjunta do Conselho e da Comissão (n.o 3), anexada ao Regulamento (CE) n.o 2965/94 do Conselho, de 28 de Novembro de 1994, que cria um Centro de Tradução dos organismos da União Europeia, o Conselho e a Comissão confirmam que "atendendo às suas atribuições e à estrutura do seu orçamento, o Centro de Tradução deverá recorrer a normas de gestão de pessoal o mais flexíveis possível, sem comprometer o cumprimento da sua missão".

26. O Centro congratula-se com a constatação expressa pelo Tribunal de Contas que confirma que os agentes recrutados dispunham de um perfil adequado no que tocava às funções propostas.

30. O Centro presta especial atenção à formação dos seus colaboradores, visto que a formação profissional contínua representa hoje o modo de desenvolvimento das competências mais válido, tal como consagrado no n.o 3 do artigo 24.o do Estatuto.

A percentagem da massa salarial afectada à formação profissional representa 0,74 % para o ano 2001. Se compararmos este valor com os montantes das outras agências descentralizadas, constata-se que o Centro se encontra abaixo dos índices das outras agências, bem como dos 1,4 % preconizados pela Comissão. O Centro dispensou um total de 216 euros por agente para a formação. Estes custos representam 0,10 euros por cada página traduzida.

A repartição das funções e dos recursos entre os departamentos de Informática e de Tradução respondem às necessidades do Centro relativamente aos pedidos de tradução dos seus clientes, à sua estratégia de racionalização do trabalho e à investigação contínua das mais avançadas ferramentas de ajuda à tradução. Os recursos humanos empregues pelo Centro no domínio informático satisfazem estas necessidades.

32-33. O Centro entende que o desempenho individual deve ser analisado com algumas reservas, pois está dependente de factores dificilmente previsíveis (tais como doenças, tipos de documentos, dificuldades terminológicas, etc.). Esta é a razão pela qual este critério não é válido para a gestão global do Departamento de Tradução, mas deve antes servir exclusivamente para o desenvolvimento da carreira profissional dos agentes.

Em contrapartida, para fins de gestão de desempenho, o Centro produziu e publicou, desde a sua criação em 1995, estatísticas de produtividade global nos seus relatórios anuais.

Igualmente, nos estudos de benchmarking sobre os serviços de tradução da União Europeia conhecidos pelo Centro (exemplo: "Statistiques sur la traduction - Comité interinstitutionnel de la traduction" e "Report on compared productivity of translations services- PriceWaterhouseCoopers 2000"), a análise assenta na comparabilidade das produtividades globais e médias de cada instituição ou organismo. Nestes estudos, apesar de os métodos de cálculo variarem, o resultado é sempre o mesmo: a produtividade do Centro compara-se favoravelmente à dos outros serviços de tradução analisados, ou seja, aos de todas as outras instituições europeias.

Conclusão

35. O Centro efectua a contratação dos agentes temporários com base nas mais latas e mais rigorosas possibilidades, a fim de recrutar as pessoas com as mais altas qualidades de competência, de rendimento e de integridade, respeitando estritamente as disposições dos artigos 8.o a 15.o do regime aplicável aos outros agentes das Comunidades Europeias.

37. Desde a sua criação, o Centro velou sempre por melhorar a sua produtividade global, com resultados satisfatórios para o Conselho de Administração e os seus clientes (ver resposta do Centro no ponto 33).