PT Jornal Oficial da União Europeia C 304/38

RELATÓRIO

sobre as contas anuais da Agência Europeia de Gestão da Cooperação Operacional nas Fronteiras Externas dos Estados-Membros relativas ao exercício de 2008, acompanhado das respostas da Agência

2009/C 304/08

ÍNDICE

Pontos Página INTRODUÇÃO … 1-2 39 DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE … 3-12 39 OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL E FINANCEIRA … 13-17 40 OUTRAS QUESTÕES … 18 40 Quadro. … 41 Respostas da Agência … 42

INTRODUÇÃO

1. A Agência Europeia de Gestão da Cooperação Operacional nas Fronteiras Externas dos Estados-Membros (a seguir designada por «Agência»), sedeada em Varsóvia, foi criada pelo Regulamento (CE) n.o 2007/2004 do Conselho, de 26 de Outubro de 2004 (1). É sua função principal coordenar as actividades dos Estados-Membros no âmbito da gestão das fronteiras externas (apoio à cooperação operacional, assistência operacional e técnica, análise de risco) (2).

2. Em 2008, o orçamento da Agência elevou-se a 71,2 milhões de euros, comparativamente a 42,2 milhões de euros no ano anterior. O número de efectivos da Agência no final do exercício ascendia a 185, em comparação com 132 no ano anterior.

DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE

3. o do Tratado, o Tribunal auditou as contas anuais Em conformidade com o disposto no artigo 248.do Tratado, o Tribunal auditou as contas anuais ( 3 ) da Agência, que são constituídas pelas «demonstrações financeiras» ( 4 ) e pelos «mapas sobre a execução do orçamento» ( 5 ) relativos ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2008, bem como a legalidade e regularidade das operações subjacentes a essas contas.

4. o 2 do artigo 185. o do Regulamento (CE, Euratom) n. o 1605/2002 do Conselho A presente declaração de fiabilidade é dirigida ao Parlamento Europeu e ao Conselho, em conformidade com o n.2 do artigo 185.do Regulamento (CE, Euratom) n.1605/2002 do Conselho ( 6 )

Responsabilidade do Director

5. Na sua qualidade de gestor orçamental, o Director executa as receitas e despesas do orçamento nos termos da regulamentação financeira da Agência, sob a sua própria responsabilidade e nos limites das dotações atribuídas ( 7 ) . Compete ao Director instituir ( 8 ) a estrutura organizativa e os sistemas e procedimentos de gestão e de controlo internos, relevantes para a elaboração de contas definitivas ( 9 ) isentas de distorções materiais devidas a fraudes ou erros, e garantir que as operações subjacentes são legais e regulares.

Responsabilidade do Tribunal

6. Compete ao Tribunal, com base na sua auditoria, fornecer uma declaração sobre a fiabilidade das contas anuais da Agência, bem como sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes.

7. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as normas internacionais de auditoria e os códigos deontológicos da IFAC e da ISSAI ( 10 ) . Estas normas exigem que o Tribunal cumpra os requisitos éticos e planeie e execute a auditoria de modo a obter uma garantia razoável de que as contas estão isentas de distorções materiais e de que as operações subjacentes são legais e regulares.

8. A auditoria do Tribunal implica a execução de procedimentos visando obter provas de auditoria relativas aos montantes e às informações das contas, bem como à legalidade e regularidade das operações subjacentes. A escolha dos procedimentos depende do juízo do Tribunal em matéria de auditoria, incluindo a avaliação do risco de as contas conterem distorções materiais ou de as operações, devido a fraudes ou erros, serem ilegais ou irregulares. Ao efectuar essas avaliações do risco, examina-se o controlo interno aplicável à elaboração e apresentação das contas por parte da entidade, a fim de conceber procedimentos de auditoria adequados às circunstâncias. A auditoria do Tribunal implica igualmente apreciar se as políticas contabilísticas adoptadas são adequadas e se as estimativas contabilísticas efectuadas pelos gestores são razoáveis, bem como avaliar a prestação de contas no seu conjunto.

9. O Tribunal considera que as provas de auditoria obtidas são suficientes e adequadas como base para as opiniões a seguir apresentadas.

Opinião sobre a fiabilidade das contas

10. Na opinião do Tribunal, as contas anuais da Agência ( 11 ) reflectem fielmente, em todos os aspectos materialmente relevantes, a sua situação financeira em 31 de Dezembro de 2008, bem como os resultados das suas operações e fluxos de tesouraria relativos ao exercício encerrado nessa data, em conformidade com as disposições do seu regulamento financeiro.

Opinião sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas

11. Na opinião do Tribunal, as operações subjacentes às contas anuais da Agência relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2008 são, em todos os aspectos materialmente relevantes, legais e regulares.

12. As observações que se seguem não colocam em questão as opiniões do Tribunal.

OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL E FINANCEIRA

13. Em 2008, registou-se um aumento do orçamento de 29 milhões de euros, cerca de 69 % comparativamente ao ano anterior. Considerando que algumas dotações num montante equivalente (30,3 milhões de euros) tiveram que ser transitadas e que 13 milhões de euros de dotações tiveram que ser anulados, há o risco de a Agência não ter a capacidade suficiente para gerir um aumento tão significativo do seu orçamento.

14. No que se refere às despesas operacionais (título III), dos 26,8 milhões de euros de dotações transitadas, um montante de 0,85 milhões de euros referia-se a operações encerradas que deveriam ter sido anuladas.

15. Em 2008, foram pagos mais de 17 milhões de euros com base em decisões unilaterais de concessão de subvenção, assinadas unicamente pela Agência. As regras em vigor para as Agências não prevêem este tipo de instrumento. Nos termos do n.o 2 do artigo 75.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 652/2008 da Comissão, de 9 de Julho de 2008 (12), as subvenções devem ser cobertas por convenções escritas entre a Agência e o beneficiário. Além disso, a Agência adoptou frequentemente estas decisões depois de as actividades terem começado ou mesmo terminado.

16. Assumiram-se compromissos jurídicos antes das correspondentes autorizações orçamentais. No final do exercício, foram inscritas no registo das excepções 49 autorizações ex post (13). O elevado número de excepções revela um problema recorrente no sistema de autorizações da Agência.

17. As disposições de execução do estatuto do pessoal ainda não foram adoptadas. No caso dos procedimentos de recrutamento auditados, os critérios de selecção e as notas mínimas que permitiriam aos candidatos passar à fase seguinte do procedimento de selecção não foram decididos antes do início do procedimento de avaliação e os processos de recrutamento nem sempre estavam completos. Esta situação não garantiu que os procedimentos fossem transparentes e não discriminatórios.

OUTRAS QUESTÕES

18. A Agência não preparou um programa de trabalho plurianual e o seu programa de trabalho anual não correspondia ao orçamento. As alterações ao orçamento foram efectuadas sem uma revisão do programa de trabalho mesmo quando o seu impacto foi significativo. A introdução de um sistema de elaboração do orçamento com base em actividades facilitaria o estabelecimento de uma ligação clara entre o programa de trabalho e as previsões financeiras.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 8 de Outubro de 2009. Pelo Tribunal de Contas Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Presidente

Quadro Agência Europeia de Gestão da Cooperação Operacional nas Fronteiras Externas dos Estados-Membros (Varsóvia) Domínio de competências comunitárias segundo o Tratado Competências da Agência [Regulamento (CE) n.o 2007/2004 do Conselho] Governação Meios colocados à disposição da Agência 2008 (2007) Actividades e serviços fornecidos em 2008 A política comunitária neste domínio tem o objectivo de desenvolver normas e processos comuns para a realização de controlos de pessoas na passagem das fronteiras externas dos Estados-Membros; além disso, serão adoptadas medidas destinadas a assegurar uma cooperação entre os serviços competentes das administrações dos Estados-Membros nos domínios abrangidos pelo presente título, bem como entre esses serviços e a Comissão. (n.o 2, alínea a), do artigo 62.o e artigo 66.o do Tratado) Objectivos A Frontex foi criada tendo em vista melhorar a gestão integrada das fronteiras externas dos Estados-Membros da UE. A Frontex: a) Facilitará e tornará mais eficaz a aplicação das disposições comunitárias actuais e futuras em matéria de gestão das fronteiras externas; b) Assegurará a coordenação das acções dos Estados-Membros na aplicação dessas disposições, contribuindo, assim, para a eficácia, a qualidade e a uniformização do controlo de pessoas e da vigilância das fronteiras externas da União Europeia; c) Colocará à disposição da Comissão e dos Estados-Membros a assistência técnica e os conhecimentos específicos necessários em matéria de gestão das fronteiras externas e promoverá a solidariedade entre Estados-Membros. Principais atribuições 1. Coordenar a cooperação operacional entre os Estados-Membros no âmbito da gestão das fronteiras externas; 2. Apoiar os Estados-Membros na formação dos guardas de fronteiras nacionais, e inclusive na definição de normas de formação comuns; 3. Efectuar análises de risco; 4. Acompanhar a evolução da pesquisa em matéria de controlo e vigilância; 5. Apoiar os Estados-Membros confrontados com circunstâncias que exijam uma assistência operacional e técnica reforçada; 6. Facultar aos Estados-Membros o apoio necessário no âmbito da organização de operações conjuntas de regresso. 1 — Conselho de Administração Composto por: — um representante por Estado-Membro; — dois representantes da Comissão; — um representante de cada país associado a Schengen (Noruega, Islândia) com direito de voto limitado. 2 — Director Executivo Nomeado pelo Conselho de Administração sob proposta da Comissão. 3 — Auditoria externa Tribunal de Contas Europeu. 4 — Autoridade de quitação Parlamento sob recomendação do Conselho. Orçamento 71,2 milhões de euros (42,2 milhões de euros), — Contribuição comunitária 68,0 milhões de euros – (41 milhões de euros) Efectivos em 31 de Dezembro de 2008: — lugares previstos no quadro do pessoal: 94 (49) — lugares ocupados: 75 (48) Outros: lugares previstos de agentes contratuais: 50 (20) lugares ocupados de agentes contratuais: 44 (18) lugares previstos de peritos nacionais destacados: 70 (67) lugares ocupados de peritos nacionais destacados: 66 (61) Total dos efectivos: 185 (132) Desempenhando funções: — operacionais: 112 (103) — administrativas: 73 (29) A análise de risco deu lugar a apreciações, relatórios semestrais, avaliações semanais, comunicações, notas e outros documentos de informação. No caso da cooperação operacional, foram organizadas 30 operações conjuntas e 10 operações de regresso. Foram lançados 7 projectos-piloto. A formação prosseguiu com 192 acções em que participaram 3 200 guardas de fronteiras. As actividades de investigação e desenvolvimento deram lugar a relatórios, boletins, estudos e 48 conferências e foram lançados 6 projectos. A cooperação com os países terceiros incluiu a conclusão de modalidades de trabalho com a Albânia, a Sérvia e Montenegro, a Bósnia e Herzegovina, os Estados Unidos da América, o Brasil, a Croácia, a Moldávia, a Geórgia e a antiga República jugoslava da Macedónia. Foi assinado um plano de cooperação com a Federação da Rússia. A cooperação com a EUROPOL e outras organizações relevantes, bem como com a Comissão Europeia, foi prosseguida e reforçada. Fonte: Informações fornecidas pela Agência.

RESPOSTAS DA AGÊNCIA 13. O aumento de 29 milhões de euros deixou pouco tempo à implementação das outras actividades. Estão previstos progressos substanciais no nível de utilização das dotações em 2009 e nos anos seguintes. 14. A Agência toma nota dos comentários do Tribunal. Foram feitas correcções às declarações financeiras anuais finais. A Agência adoptará, igualmente, medidas suplementares com vista a reforçar o controlo sobre os compromissos assumidos. 15. Foi elaborado um novo acordo-quadro de parceria em cooperação com as autoridades de controlo de fronteiras dos Estados-Membros. Estão a ser assinados novos acordos-quadro de pareceria com todas as autoridades de controlo de fronteiras que tomarão parte nas operações conjuntas coordenadas pela Frontex. Prevê-se que o novo sistema esteja em vigor a partir da segunda metade de 2009. Se, em circunstâncias excepcionais, uma subvenção for assinada após o início das actividades, a mesma será inscrita no registo das excepções (ver ponto 16). 16. A adopção de medidas para reduzir o número de excepções em 2008 traduziu-se numa descida significativa do número de excepções registadas. Entre Janeiro e o fim de Maio de 2009, verificou-se uma redução de 50 % no número de excepções, por comparação com igual período do ano transacto. 17. A adopção das Disposições de Execução do Estatuto do Pessoal em falta foi definida como uma prioridade em 2009. No final deste ano, a Frontex prevê ter adoptado as Disposições de Execução do Estatuto do Pessoal mais importantes. No que se refere ao recrutamento, foram adoptadas medidas correctivas em 2009. 18. O Regulamento Frontex não prevê um programa de trabalho plurianual. Não obstante, em Junho de 2009, o Conselho de Administração da Frontex adoptou um plano plurianual para o período 2010-2013. Adicionalmente, a Frontex e o Conselho de Administração elaboraram uma proposta destinada à CE, com vista a introduzir no regulamento fundador da Agência uma disposição relativa à implementação de uma estratégia/plano plurianual. Foram, igualmente, envidados esforços suplementares no sentido de assegurar a consistência entre os programas de trabalho anuais, as dotações orçamentais e o quadro de efectivos.

(1) JO L 349 de 25.11.2004, p. 1.

(2) O quadro indica sucintamente as competências e actividades da Agência, sendo apresentado a título informativo.

(3) Estas contas são acompanhadas de um relatório sobre a gestão orçamental e financeira durante o exercício, o qual indica, entre outros elementos, a taxa de execução das dotações, fornecendo informações sucintas sobre as transferências de dotações entre as várias rubricas orçamentais.

(4) As demonstrações financeiras são constituídas por: balanço e conta dos resultados económicos, mapa dos fluxos de tesouraria, mapa da variação dos capitais próprios e anexo às demonstrações financeiras, que inclui a descrição das principais políticas contabilísticas e outras notas explicativas.

(5) Os mapas sobre a execução do orçamento incluem a conta de resultados da execução orçamental e o seu anexo.

(6) JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(7) Artigo 33.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, de 23 de Dezembro de 2002 (JO L 357 de 31.12.2002, p. 72).

(8) Artigo 38.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão.

(9) As regras relativas à prestação de contas e à contabilidade das Agências são estabelecidas no capítulo 1 do título VII do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE, Euratom) n.o 652/2008 da Comissão, de 9 de Julho de 2008 (JO L 181 de 10.7.2008, p. 23), sendo assim integradas no regulamento financeiro da Agência.

(10) Federação Internacional de Contabilistas (IFAC - International Federation of Accountants) e Normas Internacionais das Instituições Superiores de Controlo (ISSAI - International Standards of Supreme Audit Institutions).

(11) As contas anuais definitivas foram elaboradas em 25 de Junho de 2009 e recebidas pelo Tribunal em 2 de Julho de 2009. As contas anuais definitivas, consolidadas com as da Comissão, serão publicadas no Jornal Oficial da União Europeia até 15 de Novembro do ano seguinte ao exercício encerrado. Estão disponíveis nos sítios internet http://eca.europa.eu ou http://www.frontex.europa.eu/finance/

(12) JO L 181 de 10.7.2008, p. 23.

(13) Num montante total superior a 1 milhão de euros.