Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Agência Europeia de Reconstrução relativas ao exercício de 2002, acompanhado das respostas da Agência

(2003/C 319/01)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Parlamento Europeu e ao Conselho, em conformidade com o n.o 2 do artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Agência Europeia de Reconstrução (a seguir designada por Agência) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2002. De acordo com o artigo 8.o do Regulamento (CE) n.o 2667/2000 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas elaboradas com base no artigo 9.o do mesmo regulamento. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2002 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

5. Sem colocar em causa a opinião formulada, o Tribunal insiste contudo em chamar a atenção da autoridade de quitação para as situações descritas nos pontos 13 a 15.

OBSERVAÇÕES

Introdução

6. A Agência Europeia de Reconstrução foi criada pelo Regulamento (CE) n.o 2454/99 do Conselho, de 15 de Novembro de 1999(3). Gere os programas de ajuda da União no Kosovo e na Sérvia e Montenegro, bem como na antiga República jugoslava da Macedónia. A sede da Agência está estabelecida em Salónica, dispondo de centros operacionais em Pristina, Belgrado, Podgorica e Skopje. São objectivos dos programas geridos pela Agência promover o reforço das instituições e a sua boa administração, apoiar o desenvolvimento da economia de mercado e das infra-estruturas vitais, assim como reforçar a sociedade civil.

Execução orçamental

7. No quadro 1 é apresentada a execução das dotações do exercício de 2002 e das dotações transitadas do exercício anterior.

8. No final de 2002, a Agência constatou que efectuara pagamentos no valor de 2,7 milhões de euros que não estavam cobertos por autorizações orçamentais. Esses pagamentos referiam-se à realização de projectos transferidos durante o ano da Comissão para a Agência.

9. As previsões orçamentais para o título II (despesas de funcionamento) deverão ser objecto de atenção específica, a fim de evitar que as anulações e transições representem uma parte excessiva da dotação orçamental (50 % no exercício de 2002).

Demonstrações financeiras

10. Nos quadros 2 e 3 são apresentados sinteticamente a conta de gestão e o balanço publicados pela Agência no seu relatório de actividade relativo ao exercício de 2002. Saliente-se que em 2002, o sistema de controlo interno da Agência foi reforçado devido à introdução do sistema de contabilidade orçamental SI2.

11. Em 2002, a contabilidade geral da Agência continuou a ser efectuada com uma folha de cálculo, apesar das anteriores observações do Tribunal(4). Deverá providenciar-se especialmente no sentido de dotar todos os centros de um instrumento fiável de contabilidade geral.

12. A Agência coloca à disposição de organismos especializados fundos para o financiamento de programas de concessão de empréstimos em domínios específicos (criação de PME, de empresas agro-industriais, etc.). Esses fundos ou continuam a ser propriedade da Agência, sendo depositados em contas bancárias abertas em seu nome, ou, nos casos em que a Agência tem a intenção de transferir os fundos para as autoridades competentes após a execução do programa, são pagos a título de subvenção e registados como despesas da Agência.

13. No caso de uma conta aberta em nome da Agência, o contabilista não fora informado da sua existência, sendo o respectivo saldo no final do exercício de 205000 euros. Desde a criação da Agência, foram atribuídos a este tipo de projectos fundos no montante de 13,3 milhões de euros; em 31 de Dezembro de 2002, o total dos saldos das contas bancárias a tal referentes (incluindo o saldo de 205000 euros não comunicado ao contabilista) elevava-se a 3,7 milhões de euros, estando incluído na rubrica "Depósitos bancários" do balanço.

14. Num caso de fundos a favor da criação de PME na Sérvia, a pagar a título de subvenção (5 milhões de euros) a um banco público, as disposições contratuais estipulam que os fundos pagos continuam a ser propriedade da Agência. O Tribunal considera que a Agência deve procurar uma fórmula adequada para incluir no seu balanço ou nos anexos deste uma informação sobre estes fundos(5).

Legalidade e regularidade das operações subjacentes

15. No final do exercício de 2002, o director concedera um total de 67 delegações para a execução do orçamento(6). Mesmo tendo em conta a dispersão dos centros da Agência, o número de delegações afigura-se susceptível de enfraquecer o sistema de controlo interno. Constataram-se por exemplo vários casos de autorizações e de pagamentos assinados por agentes não devidamente autorizados.

16. Cada centro dispõe de um fundo de caixa/fundo para adiantamentos, cujos montantes são por vezes elevados(7). As modalidades de funcionamento destes fundos deverão ser objecto de uma decisão do director, em conformidade com as disposições do Regulamento Financeiro.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 15 e 16 de Outubro de 2003.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(2) Em conformidade com o artigo 8.o do Regulamento (CE) n.o 2667/2000 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas da Agência relativas ao exercício de 2002 foram elaboradas em 29 de Setembro de 2003, tendo sido posteriormente enviadas ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 29 de Setembro de 2003. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) JO L 299 de 20.11.1999.

(4) Ver o ponto 12 do relatório relativo ao exercício de 2001 (JO C 326 de 27.12.2002, p. 3).

(5) Desde a criação da Agência, o montante total identificado dos fundos autorizados para tais subvenções eleva-se a 17,1 milhões de euros, dos quais 12,5 milhões foram efectivamente pagos e registados como despesas.

(6) As delegações incidiram em 45 agentes, ou seja cerca de metade dos agentes da categoria A.

(7) 50000 euros.

Quadro 1

Agência Europeia de Reconstrução - Execução orçamental relativa ao exercício de 2002NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Agência - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Agência nas suas próprias demonstrações financeiras.

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Quadro 2

Agência Europeia de Reconstrução - Conta de gestão relativa aos exercícios de 2002 e de 2001

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NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Agência.

Quadro 3

Agência Europeia de Reconstrução - Balanço a 31 de Dezembro de 2002 e a 31 de Dezembro de 2001NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Agência.

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Respostas da Agência

Execução orçamental

8. Os pagamentos foram efectuados com base em valores constantes numa decisão formal da Comissão. Verificou-se um atraso no registo das autorizações orçamentais desses fundos nas contas da Comissão, prevendo-se que a situação seja regularizada em 2003.

9. As razões da não utilização de determinados fundos do título II em 2002 prendem-se sobretudo com o arranque da Agência na antiga República jugoslava da Macedónia e com as dificuldades de fazer uma estimativa correcta dos custos deste tipo de exercício.

Contabilidade geral

11. A Agência espera encerrar as contas de 2003 já com um programa profissional de contabilidade geral.

13. O caso ficou a dever-se a um erro de comunicação entre o contabilista da sede e o contabilista delegado de um centro operacional.

Legalidade e regularidade das operações subjacentes

15. A Agência está dispersa por cinco localidades e gere um orçamento dividido em três títulos distintos. Cada programa de assistência tem seis a oito sectores de actividade diferentes nos quatro diferentes centros operacionais. Por conseguinte, em cada centro, o número de agentes com delegação de assinatura para cada sector pertinente está reduzido ao mínimo. A Agência deu início a um trabalho de racionalização dos seus processos tendo em vista evitar quaisquer omissões em matéria de delegações de assinatura no futuro.

16. Na sequência da missão do Tribunal, a AER reduziu de 50000 euros para 20000 euros a liquidez em caixa do centro de Belgrado para pagamentos em espécie. Os restantes pagamentos são feitos por cheque ou transferência bancária. A Agência estabelecerá as modalidades de funcionamento dos pagamentos em espécie, em conformidade com a recomendação do Tribunal.