Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais relativas ao exercício de 2002, acompanhado das respostas do Instituto

(2003/C 319/12)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais (a seguir designado por Instituto), em conformidade com o n.o 2 do artigo 111.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Instituto relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2002. De acordo com o artigo 110.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94 do Conselho, o orçamento do Instituto foi executado sob a responsabilidade do seu presidente. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 112.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2002 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

OBSERVAÇÕES

Introdução

5. O Instituto foi criado pelo Regulamento (CE) n.o 2100/94, de 27 de Julho de 1994, para permitir a concessão de direitos de propriedade industrial relativos às variedades vegetais válidos em toda a União. Para proceder à concessão dos direitos, o Instituto examina, em primeiro lugar, se os pedidos que lhe são dirigidos satisfazem todas as condições previstas. Os pedidos considerados fundamentados são enviados para análise a centros nacionais de exame. Estes avaliam, contra remuneração, se as variedades para as quais é apresentado um pedido de protecção são, ou não, originais.

Execução orçamental

6. No quadro 1 é apresentada a execução das dotações do exercício de 2002 e das dotações transitadas do exercício anterior.

7. Das dotações do exercício de 2002 foram autorizados 8,9 milhões de euros, tendo sido pagos 4,3 milhões e transitados 3,9 milhões. O volume das transições continua elevado, designadamente no que respeita às dotações destinadas às actividades operacionais.

8. O acompanhamento e a cobrança das receitas não recorrentes poderão ser melhorados. Não são enviadas notas de débito aos devedores e, quando estas são emitidas, o seu acompanhamento contabilístico não é suficientemente assegurado. A título de exemplo, o Instituto não reclamou ao Serviço das Publicações Oficiais das Comunidades Europeias receitas devidas desde 1999 num montante de 0,1 milhões de euros.

Demonstrações financeiras

9. Nos quadros 2 e 3 são apresentados sinteticamente a conta de gestão e o balanço publicados pelo Instituto no seu relatório de actividade relativo ao exercício de 2002.

10. O balanço a 31 de Dezembro de 2002 menciona uma reserva de 11029000 euros. Trata-se do fundo de reserva previsto no n.o 2, alínea d), do artigo 6.o do regulamento financeiro do Instituto. Como este organismo dispõe de recursos próprios, pode constituir um fundo de reserva para manter a sua capacidade de autofinanciamento. Contudo, no espírito do regulamento de base, o Tribunal convida o Instituto a agir de forma a que esta reserva não ultrapasse inutilmente as necessidades financeiras previstas.

11. O Instituto não efectua quaisquer controlos da exactidão dos montantes das despesas e juros (615000 euros em 2002) que lhe são comunicados pelas suas instituições bancárias.

12. Quando do encerramento das contas do exercício de 2002, o Instituto teve de proceder a reajustamentos contabilísticos dos montantes relativos ao IVA, por forma a regularizar erros resultantes de alterações dos métodos contabilísticos. O Instituto deverá prosseguir os seus esforços no sentido de uma imputação correcta do IVA. Além disso, deverá ser mais diligente na apresentação dos seus pedidos de reembolso.

Legalidade e regularidade das operações subjacentes

13. Para poder beneficiar de protecção comunitária, uma nova variedade vegetal deve apresentar determinadas características técnicas. A verificação dessas características é realizada por centros de exame, nos termos de um protocolo uniformizado, a pedido do Instituto e por conta deste. Estes centros facturam ao Instituto montantes previamente definidos por contrato.

14. Em determinados casos, uma característica da variedade vegetal não pode ser verificada com base nesse protocolo, devendo o centro de exame proceder a testes complementares. O custo desses testes adicionais é facturado directamente ao autor do pedido ou ao Instituto, que o repercute, por sua vez, nesse autor.

15. Mesmo assim, os contratos celebrados entre o Instituto e os centros de exame deverão incluir disposições relativas a esses testes complementares, bem como às garantias que permitam assegurar o seu pagamento efectivo.

16. Quanto à facturação de prestações intermédias, o Instituto apenas procedeu a autorizações após a recepção de cada factura. Esta prática não está em conformidade com o disposto no n.o 1 do artigo 29.o do regulamento financeiro do Instituto.

17. O Instituto paga adiantamentos sem que seja apresentada uma factura. Este tipo de pagamento deverá ser efectuado, em conformidade com a legislação aplicável na matéria, apenas com base em facturas formais(3) que mencionem explicitamente o IVA.

18. No que respeita à abertura de concursos, foram observadas deficiências na previsão do volume de serviços a prestar, bem como nos procedimentos de avaliação das propostas. Estas deficiências permitiram que certas empresas obtivessem contratos complementares de valor superior a 50 % do contrato inicial.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 15 e 16 de Outubro de 2003.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) JO L 227 de 1.9.1994, p. 27.

(2) Em conformidade com o n.o 2 do artigo 111.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Instituto relativas ao exercício de 2002 foram elaboradas em 16 de Setembro de 2003, tendo sido posteriormente enviadas ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 25 de Setembro de 2003. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) Obrigação estabelecida pelo artigo 289.o - I do Código Geral dos Impostos francês: todo o sujeito passivo deve apresentar uma factura ou um documento justificativo dos bens entregues ou dos serviços prestados a outro sujeito passivo ou a uma pessoa colectiva não sujeito passivo, bem como dos adiantamentos recebidos por essas operações se estes derem lugar à exigibilidade do imposto.

Quadro 1

Instituto Comunitário das Variedades Vegetais - Execução orçamental relativa ao exercício de 2002NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Instituto - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Instituto nas suas próprias demonstrações financeiras.

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Quadro 2

Instituto Comunitário das Variedades Vegetais - Conta de gestão relativa aos exercícios de 2002 e de 2001

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Instituto.

Quadro 3

Instituto Comunitário das Variedades Vegetais - Balanço a 31 de Dezembro de 2002 e a 31 de Dezembro de 2001NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Instituto.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

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Respostas do Instituto

8. No tocante ao acompanhamento de operações pontuais, o Instituto irá tomar medidas com vista a melhorar o acompanhamento das receitas pontuais.

10. O regulamento relativo às taxas foi revisto no sentido de reduzir o fundo de reserva a um nível que corresponda às necessidades financeiras do Instituto.

11. O Instituto está a ponderar a hipótese de verificar os montantes das despesas e juros bancários comunicados pelos bancos.

12. O Instituto toma nota da observação do Tribunal e analisará a forma de melhorar a gestão e o acompanhamento das contas do IVA.

15. O modo de procedimento contratual relativamente a testes complementares e ao respectivo pagamento será referido de modo mais explícito durante a revisão dos contratos com os centros de exame.

16. A prática descrita pelo Tribunal foi anulada. Desde o início de 2003, as autorizações provisionais passaram a ser registadas como tal, e não como "pré-autorizações".

17. O Instituto exigirá que as facturas lhe sejam apresentadas em conformidade total com a lei aplicável.

18. De futuro, o Instituto adoptará as medidas necessárias para avaliar com a maior exactidão possível os valores previstos para o contrato.