PT COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS Bruxelas, 22.5.2003 COM(2003) 287 final COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO AO

PARLAMENTO EUROPEU, AO CONSELHO E AO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL EUROPEU Fundação Europeia para a Formação COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO AO

PARLAMENTO EUROPEU, AO CONSELHO E AO COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL EUROPEU Fundação Europeia para a Formação 1.Introdução O presente relatório é apresentado ao abrigo do artigo 17º do Regulamento do Conselho que institui uma Fundação Europeia para a Formação (a seguir designada Fundação), o qual prevê que a Comissão determinará o processo de controlo e avaliação da Fundação e apresentará os resultados desse processo num relatório. Tal foi o caso após a última avaliação externa, concluída em 1997, que resultou numa Comunicação da Comissão ao Parlamento Europeu, ao Conselho e ao Comité Económico e Social Europeu. O objectivo deste relatório consiste em fornecer uma ideia geral da experiência adquirida com o trabalho da Fundação desde 1997, incluindo a evolução da missão, da cobertura geográfica, do contexto das relações externas da Comunidade e das actividades da Fundação, cujas consequências se reflectiram nas decisões tomadas na reunião do Conselho Directivo de 27 de Novembro de 2000 (ver ponto 2). O relatório tem como base os resultados, as conclusões e as recomendações do relatório do avaliador independente do ITAD, a empresa externa contratada (ver ponto 3). A experiência da Comissão nas actividades e na cooperação com a Fundação é igualmente considerada, bem como as recomendações formuladas pela Comissão na sua Comunicação de 1997. Deve sublinhar-se que o relatório foi elaborado conjuntamente por todos os serviços da Comissão que trabalham com a Fundação, nomeadamente as Direcções-Gerais da Educação e Cultura (DG responsável), das Relações Externas e do Alargamento e o EuropeAid. O presente relatório aborda os seguintes tópicos: 2 Evolução da Fundação no período 1997-2002 3 Panorâmica do processo de avaliação externa 4 Principais recomendações do relatório de avaliação externa, com as reacções e recomendações da Comissão, agrupadas sob 6 temas: *O apoio da Fundação às politicas externas da Comunidade *Comunicação e transparência

*Consequências do alargamento *Eficácia interna e comunicação *Órgãos estatutários *Assistência técnica ao programa Tempus 5 Conclusão. 2.Evolução da Fundação no período 1997-2002 2.1.Base jurídica A Fundação é uma agência comunitária legalmente constituída pelo Regulamento (CEE) nº 1360/90 do Conselho, de 7 de Maio de 1990, que institui uma Fundação Europeia para a Formação. O Regulamento entrou em vigor em Outubro de 1993, e o Conselho Europeu decidiu, na mesma altura, que a Fundação teria a sua sede em Turim. O objectivo geral da agência, exposto nos artigos 1º e 2º do regulamento, é contribuir para o desenvolvimento dos sistemas de formação profissional dos países elegíveis. A formação profissional é descrita no regulamento como abrangendo a formação profissional inicial e contínua, bem como a reciclagem de jovens e adultos, incluindo a formação no domínio da gestão. A Fundação iniciou as suas actividades na Europa Central e Oriental, incluindo os actuais países candidatos e vários dos actuais países dos Balcãs Ocidentais. O regulamento do Conselho que institui a Fundação foi alterado em 1994 (Regulamento 2063/94 do Conselho, de 27 Julho de 1994), a fim de incluir os países Tacis da Europa Oriental e da Ásia Central no seu âmbito geográfico, e novamente em 1998, para incluir os países do programa Meda (pelo Regulamento 1572/98 do Conselho, de 17 de Julho de 1998). Só com a adopção do regulamento que estabeleceu o programa de assistência CARDS, em 2000, as actividades da Fundação foram tornadas extensivas a todos os países dos Balcãs Ocidentais. 2.2.Centro de proficiência Durante o período compreendido entre 1997 e 2000, a principal actividade da Fundação consistiu em assegurar a gestão, o apoio técnico e o acompanhamento de projectos e programas no âmbito dos programas Phare e Tacis. Neste contexto, prestou igualmente assistência técnica ao programa Tempus. Em 2000, decorreu um diálogo estruturado e aprofundado entre os serviços da Comissão (DG Educação e Cultura, Relações Externas e Alargamento) e a Fundação. Este diálogo teve origem na necessidade de definir prioridades mais específicas para a Fundação, com vista a uma profunda revisão dos programas de assistência a países terceiros no âmbito das relações externas da Comunidade, numa situação de contenção orçamental. Também se verificou a necessidade de identificar mais claramente o valor acrescentado das actividades da Fundação, de acordo com as disposições organizativas da nova Comissão, que passaram a contar com um novo interveniente, o Serviço de Cooperação EuropeAid. Por último, o papel desempenhado pela Fundação nos países candidatos teve de ser revisto à luz da necessidade de proceder a uma significativa reorientação do programa Phare, incluindo a descentralização da responsabilidade pela gestão de fundos para os próprios países. Neste contexto, o objectivo operacional do diálogo estruturado consistiu em estabelecer um enquadramento a médio prazo para os recursos financeiros e humanos da Fundação, com base numa missão redefinida, concentrada em actividades e recursos claramente delineados para cada uma das quatro regiões. Este objectivo foi alcançado quando, em Novembro de 2002, o Conselho Directivo da Fundação adoptou as Perspectivas a médio prazo para os recursos humanos e financeiros. De acordo com estas perspectivas, a Fundação deveria alterar o seu perfil e concentrar-se no seu desenvolvimento enquanto centro de proficiência com a missão de apoiar a política externa da Comunidade, e não enquanto prestador de serviços de gestão de programas, com excepção do programa Tempus. O subsídio destinado à Fundação e o número de funcionários por departamento regional foram igualmente programados. Em consequência, o número de efectivos foi reduzido em cerca de 25% durante o período de quatro anos, de um total de 125 para 99, e o perfil desses efectivos foi ajustado de acordo com a nova missão. Verificou-se igualmente um desvio de recursos humanos e orçamentais dos serviços administrativos, dos serviços centrais e da gestão de programas tradicional para os serviços operacionais ligados à proficiência regional e temática. Relativamente às regiões, houve uma transferência de recursos do serviço responsável pelos países candidatos para os serviços responsáveis pelas outras regiões, especialmente a região Meda (inserida no âmbito geográfico apenas em 1998). Neste contexto, a assistência técnica ao programa Tempus, prestada pela Fundação à Comissão, manteve-se, embora com menos recursos humanos, dado o fim das actividades na região Phare estar previsto para 2002. 2.3.Prioridades e actividades e actuais Após esta importante decisão, a Fundação aprofundou a sua missão enquanto centro de proficiência, adaptando-se às alterações nas prioridades da política externa da Comunidade e concentrando-se, sobretudo, na reforma do ensino e formação profissional, uma alavanca para o crescimento económico, o emprego e a coesão social nos países parceiros de cada uma das quatro regiões: *nos países candidatos, a preparação para a provável adesão ocupou um lugar central nas políticas da Comunidade. O desenvolvimento dos recursos humanos constitui uma prioridade importante no âmbito dos preparativos e do reforço das capacidades com vista à gestão dos Fundos estruturais. Para o mesmo fim contribui a análise dos progressos, lacunas e necessidades de investimento na formação profissional, das políticas activas do mercado de trabalho e dos serviços de emprego. Através da estratégia de Lisboa, a Comunidade promoveu a importância do investimento em capital humano para a realização do seu objectivo de se tornar a economia baseada no conhecimento mais competitiva do mundo, o que também se reflecte nas actividades da Comunidade; *os principais objectivos da assistência da Comunidade aos países dos Balcãs Ocidentais, expressos no programa CARDS, são a reconstrução e a estabilização democrática, o desenvolvimento institucional e legislativo, o desenvolvimento económico e social sustentável e a promoção da cooperação regional. As reformas dos sistemas de ensino e formação profissional, baseadas nos princípios da aprendizagem ao longo da vida e do reforço da capacidade de resposta às necessidades socioeconómicas locais e globais, bem como aos valores democráticos, contribuem para a estabilização democrática e para o desenvolvimento económico e social sustentável. Nomeadamente, para desenvolver o potencial de emprego da região, apoiar a reestruturação económica e promover a coesão social, é conferida prioridade, por exemplo, à reforma da formação profissional inicial, à promoção dos princípios democráticos, às oportunidades de ensino e formação profissional de qualidade para todos, bem como à reciclagem da força de trabalho, por forma a aumentar os níveis de qualificação, de flexibilidade e de iniciativa empresarial; *o principal objectivo das políticas e da intervenção da Comunidade na região mediterrânica consiste no desenvolvimento de uma zona comum de paz e de prosperidade, através do diálogo e da parceria. Este processo de integração, apoiado pela activação gradual de acordos de parceria com cada um dos países, apenas pode ser concretizado mediante o aumento da competitividade dos sectores produtivos e a melhoria da empregabilidade da mão-de-obra de uma forma que preserve, simultaneamente, o frágil equilíbrio social. Neste contexto, o ensino e formação profissional, enquanto instrumento activo do mercado de trabalho, devem ser adaptados de modo a corresponder aos requisitos de rentabilidade, eficácia e relevância para assegurar as aptidões necessárias nos sectores produtivos e contribuir para a manutenção da inclusão social. Estes objectivos contam-se também entre os identificados no “Relatório de Desenvolvimento Humano Árabe”, recentemente publicado e patrocinado pelo PNUD; *a política da Comunidade para as regiões da Europa Oriental e Ásia Central, que enforma os acordos de parcerias e cooperação e o programa Tacis 2000-2006, estabelece três grandes prioridades de intervenção, a saber, o apoio à reforma institucional e administrativa nos países parceiros da região, o apoio ao sector privado e o apoio para fazer face às consequências sociais da transição (incluindo medidas de redução da pobreza). O ensino e a formação são considerados fundamentais para apoiar estas prioridades, e sobretudo a formação, enquanto parte da política activa do mercado de trabalho, é considerada um factor importante para o desenvolvimento e a reestruturação económicos, em especial a formação em gestão e a formação na área das PME. As políticas de desenvolvimento de aptidões são também consideradas ferramentas importantes para a criação de postos de trabalho, geração de rendimentos e desenvolvimento local num contexto de redução da pobreza. De acordo com estas prioridades, a Fundação presta serviços a cinco Direcções-Gerais da Comissão (Educação e Cultura, Relações Externas, EuropeAid, Alargamento, Emprego e Assuntos Sociais), contribuindo para o ciclo de programação dos programas Phare, CARDS, Tacis e MEDA através de:

*apoio à identificação, planificação, concepção e execução de projectos, a pedido da Comissão, o que difere substancialmente da actividade de gestão de programas desenvolvida antes de 2000; *condução de actividades em áreas temáticas chave ligadas à definição de políticas de reforma do ensino e formação profissional em países em transição seleccionados, incluindo aspectos relacionados com o mercado de trabalho e com a formação em gestão, como a análise de sistemas e seminários de especialistas; *divulgação, nos países parceiros, de informação sobre definição de políticas, melhores práticas e inovação nos Estados-Membros e a nível europeu e, em especial, antes da adesão, avaliação dos sistemas dos países candidatos e da sua familiarização com as políticas, prioridades e marcos da Comunidade em matéria de formação profissional e aprendizagem ao longo da vida; *facilitação de contactos entre os principais intervenientes. 2.4.Subsídio Uma parte importante da evolução da Fundação desde 1997 até ao presente foi o nível e a natureza do subsídio que lhe é atribuído, proveniente do capítulo do orçamento da União Europeia consagrado às relações externas, e, desde 2000, dividido em duas rubricas orçamentais – uma da DG Relações Externas (B7-664) e outra da DG Alargamento (B7-033). A subvenção proveniente da rubrica B7-664 provém, por seu turno, das dotações orçamentais afectadas aos 3 programas de relações externas relacionados com as regiões geográficas do âmbito da Fundação, a saber, os Balcãs Ocidentais, a Europa Oriental e Ásia Central e a região mediterrânica. O nível de subvencionamento para cada ano do período 2000-2004 foi definido em Novembro de 2000, em consonância com a aprovação das perspectivas a médio prazo pelo Conselho Directivo (ver 2.2. supra), e é submetido ao processo orçamental anual. A subvenção, que representa a quase totalidade das receitas da Fundação, destina-se a financiar as remunerações do pessoal (Título 1), a infra-estrutura e as despesas de funcionamento, bem como as despesas inerentes à execução das tarefas que lhe foram cometidas (Título 2) e as despesas operacionais relacionadas com as suas missões específicas (Título 3). O quadro abaixo mostra a evolução do subsídio atribuído de 1998 a 2003, incluindo a alteração da fonte de subvencionamento, que se deslocou do programa Phare para as outras regiões no âmbito das relações externas. Os anexos 2 e 3 apresentam a evolução global do orçamento (incluindo dotações autorizadas, transitadas e não utilizadas) e os orçamentos baseados nas actividades 2000‑2004, ilustrando de forma mais representativa a afectação das dotações. Ano Subsídio comunitário Pessoal (exclusivamente agentes temporários) 1998 15,4 milhões 119 1999 16,2 milhões 124 2000 16,2 milhões 119 2001 16,8 milhões B7-664: 9,24 milhões B7-033: 7,56 milhões 115 2002 16,8 milhões B7-664: 12,8 milhões B7-033: 4,0 milhões 105 2003 17,2 milhões B7-664: 13,7 milhões B7-033: 3,5 milhões 104 3.Panorâmica do exercício de avaliação externa Nos termos do disposto no artigo 17º do regulamento que institui a Fundação, com a redacção que lhe foi dada pelo regulamento do Conselho de 1998, o processo de controlo e avaliação da Fundação, por parte da Comissão, deverá ser realizado com a assistência de peritos externos, devendo os primeiros resultados desse processo ser apresentados num relatório a submeter à apreciação do Parlamento Europeu, do Conselho e do Comité Económico e Social Europeu até 31 de Dezembro de 2000, e posteriormente de três em três anos. A apresentação do presente relatório foi adiada devido à reorientação estratégica da missão e da orientação da Fundação, levada a cabo em 1999-2000, conforme expresso nas decisões de fundo sobre as perspectivas a médio prazo tomadas pelo Conselho Directivo em Novembro de 2000. Nessa altura, a Comissão considerou importante conceder à Fundação um período de tempo para consolidar a sua nova missão. Deste modo, poderia ser adquirida experiência que constituísse a base para o processo de avaliação seguinte. Em Dezembro de 2001, após um ano de funcionamento no âmbito da nova missão, a DG Educação e Cultura contratou o ITAD Ltd para proceder a uma avaliação externa independente da Fundação. Esta avaliação foi efectuada com base no caderno de encargos acordado entre os serviços da Comissão e o Conselho Directivo. Foi instituído um Comité Director, presidido pela DG Educação e Cultura e composto por representantes das DG Relações Externas e Alargamento e do EuropeAid, de dois Estados-Membros (membros do Conselho Directivo) e da Fundação. O contexto deste contrato era a reorientação da Fundação enquanto centro de proficiência em matéria de formação profissional/recursos humanos em países parceiros, tendo em conta as alterações dos programas e do contexto das relações externas da Comunidade. Nestas circunstâncias, os principais aspectos da avaliação incluídos no caderno de encargos prendiam-se com a eficácia das actividades da Fundação e com a eficiência da sua organização interna. Relativamente à eficácia, os avaliadores apreciaram os objectivos atingidos nas várias funções da Fundação, a percepção dos resultados obtidos por parte dos interessados e o seu valor acrescentado, especialmente em termos do apoio à Comissão, cooperação com o CEDEFOP (no sentido de evitar a duplicação e assegurar sinergias e complementaridade) e com outros organismos e parceiros, e a estratégia de informação, comunicação e publicações. A prestação de assistência técnica ao programa Tempus por parte da Fundação foi apreciada na avaliação, especificamente em termos de utilização de recursos humanos e de impacto na organização da Fundação. Relativamente à eficiência, foram apreciados os principais aspectos relacionados com a preparação e a qualidade do programa de trabalho, o controlo e a avaliação, o processo de decisão interno, a gestão e a afectação dos recursos e o desenvolvimento dos recursos humanos e, por último, a coordenação e a comunicação com os órgãos estatutários, o Conselho Directivo e a Junta Consultiva. O avaliador externo utilizou várias ferramentas metodológicas. Foi elaborada uma matriz de avaliação detalhada, que discriminava os principais aspectos da avaliação acima referidos, permitindo ao Comité Director compreender exactamente como se deveria responder a cada pergunta. Os avaliadores analisaram um número significativo de documentos relacionados com as actividades da Fundação, bem como as auto-avaliações respeitantes a um período de 5 anos. Foram efectuadas entrevistas com pessoal da Comissão, com deputados do Parlamento Europeu e com a maior parte do pessoal da Fundação. Esta informação qualitativa foi completada por dois inquéritos: um dirigido aos interessados da Comissão, do Parlamento Europeu, dos Estados-Membros, dos países parceiros e de outros organismos, e outro, distinto, dirigido ao pessoal da Fundação. Para além disso, foram seleccionados quatro estudos de casos, representativos das várias regiões, tipos de actividade, áreas temáticas e períodos de execução, tendo sido efectuadas visitas a três países parceiros para explorar estes casos em profundidade. O avaliador externo apresentou três relatórios à Comissão: o relatório inicial foi aceite em 8 de Maio de 2002, o relatório intercalar em 25 de Junho de 2002 e o relatório final em 18 de Novembro de 2002. O Conselho Directivo discutiu o relatório final, com base, essencialmente, na respectiva síntese, na sua reunião de 26 de Novembro de 2002. O presente relatório tem por objectivo apresentar a reacção da Comissão ao relatório final e às recomendações do avaliador, organizada em seis temas-chave, no ponto 4. 4.principais Recomendações do relatório de avaliação externa, com as reacções e recomendações da comissão A Comissão convida a Fundação a analisar e a agir em conformidade com as recomendações do avaliador. Para simplificar a tarefa, a Comissão, ao longo dos seis temas a seguir apresentados, resume e analisa os resultados, as conclusões e as recomendações do avaliador, que, na sua perspectiva, merecem ser realçados. Para além disso, a Comissão apresenta, quando apropriado, pormenores ou propostas com vista à aplicação das recomendações. 4.1.Apoio da Fundação às politicas de relações externas da Comunidade O avaliador considerou a Fundação um centro de proficiência da UE reconhecido pelos implicados na formação profissional institucional em vários países parceiros e um parceiro importante para a Comunidade no domínio da reforma do ensino e formação profissional e do mercado de trabalho. A Comissão considera, com base na sua própria experiência, que a Fundação conseguiu efectivamente granjear uma sólida reputação no que respeita à sua capacidade de prestar serviços de proficiência. No entanto, há áreas em que a eficácia e o apoio à Comissão por parte da Fundação podem ser melhorados. 4.1.1.Coerência com as prioridades e políticas da Comunidade

O avaliador considerou que a Fundação, enquanto agência comunitária, deve assegurar a coerência sistemática das suas actividades com as estratégias da Comunidade e com os requisitos da Comissão, por região e país. A Comissão concorda e considera que isto deve constituir uma prioridade para a Fundação, a fim de assegurar que o nível dos esforços envidados em países parceiros reflicta plenamente a programação da Comissão. Para tal, é necessária uma maior concentração na proficiência estabelecida da Fundação, nomeadamente em matéria de ensino e formação profissional e de mercados de trabalho, bem como em certos países prioritários. É, em larga medida, através da elaboração dos programas de trabalho anuais da Fundação e dos três enquadramentos regionais actuais (Balcãs Ocidentais, Europa Oriental e Ásia Central e regiões mediterrânicas) que a oferta de proficiência da Fundação e as actividades pretendidas podem ser acordadas com a Comissão. A Comissão recomenda, nomeadamente, que estes programas de trabalho e enquadramentos regionais - racionalizem as iniciativas sectoriais e geográficas com base nas prioridades políticas e operacionais da Comunidade e na evolução das abordagens conexas. Todas as actividades, incluindo as actividades de desenvolvimento da Fundação, devem ser definidas no seguimento de uma mais estreita coordenação e cooperação ex ante com os serviços da Comissão, de modo a estabelecer uma maior sinergia entre o ciclo de planeamento da Fundação e o da Comissão. Importa igualmente assegurar que nenhuma actividade seja fonte de ambiguidade ou confusão nos países parceiros, que podem não identificar claramente a diferença entre o trabalho e a missão da agência e os da Comissão; - sejam mais claros e consistentes de ano para ano, de forma a facilitar a compreensão, uma vez que contêm informação vital. Devem especificar claramente os objectivos e actividades ao nível de agência, de país e de classificação temática, de forma a fomentar uma maior responsabilização pelas actividades e recursos. A Comissão sugere a elaboração mais sistemática e periódica de relatórios, destinados, principalmente, aos seus próprios serviços, sobre a execução das actividades previstas no programa de trabalho ao longo do ano, bem como a partilha de informações sobre outras actividades introduzidas ou solicitadas. Por seu lado, a Comissão compromete-se a apoiar, sempre que possível, a contribuição da Fundação para a reforma do ensino e formação profissional em países parceiros e a especificar regularmente, através dos enquadramentos regionais, as suas expectativas em termos de prioridades comunitárias a observar, bem como a orientação a conferir aos esforços da Fundação e ao aprofundamento dos conhecimentos em cada região. Os enquadramentos regionais devem ser utilizados mais sistematicamente para clarificar, junto da Comissão, quais os níveis de actividade mais apropriados e os tipos de conhecimentos necessários em cada uma das regiões incluídas no âmbito da Fundação. A Comissão espera que esta abordagem permita aumentar a eficácia das intervenções e do apoio nesses países, bem como o nível de previsibilidade e planificação. 4.1.2.Ligação entre o programa de trabalho e o orçamento O avaliador concluiu que os programas de trabalho anuais deveriam estar mais estreitamente ligados ao orçamento, aprovado pelo Conselho Directivo. A Comissão gostaria que cada actividade estivesse mais explicitamente ligada a uma dotação orçamental, de modo a assegurar uma “abordagem de concretização visível das dotações orçamentais inscritas no Título 3”, em conformidade com as prioridades políticas da Comunidade. A Fundação tem uma sólida relação com os países parceiros, mas, no que respeita às actividades, deve evitar a utilização de uma parte importante dos recursos em iniciativas sem continuidade, como seminários e conferências, organizadas a pedido destes países. Essas realizações devem assumir um carácter planificado e incidir unicamente, em estreita consulta com a Comissão, sobre temas específicos compatíveis com a política e as estratégias operacionais da Comunidade em matéria de ensino e formação profissional e de processos de valorização do mercado de trabalho nos países parceiros. 4.1.3.Valor acrescentado e proficiência A Comissão congratula-se com a conclusão do avaliador que considera que a Fundação prestou um serviço inestimável e que as suas vantagens comparativas enquanto agência comunitária são complementares às necessidades e às capacidades dos serviços da Comissão. O avaliador observou que a Fundação realizou os seus objectivos operacionais, designadamente através de actividades como o reforço das capacidades dos países parceiros, a concepção e a execução de projectos inovadores e a definição das necessidades em matéria de formação. Deste modo, ao analisar a despesa da Fundação, o avaliador considerou que esta procedeu a uma correcta afectação dos seus recursos operacionais, que possibilitou a prestação desses serviços. O avaliador constatou, entre os serviços da Comissão, percepções divergentes quanto à natureza e valor do apoio da Fundação, quer do ponto de vista do tipo de prestação à Comissão, quer do ponto de vista das actividades, gestão e grau de comunicação da Fundação com serviços individuais da Comissão (ver igualmente ponto 4.2.1, relativo ao reforço da comunicação e da transparência). Regra geral, os serviços da Comissão incluem nas vantagens comparativas da Fundação a capacidade de funcionamento em rede, o conhecimento do contexto nacional da reforma do ensino e formação profissional e dos mercados de trabalho dos países parceiros e a continuidade da experiência nos países parceiros e com a Comissão. Contudo, na óptica da Fundação, as suas vantagens comparativas são mais numerosas e incluem outros elementos, que se inscrevem no âmbito do regulamento que institui a Fundação, como o seu papel de validação de boas práticas, a vantagem de uma abordagem pragmática a longo prazo em termos de compreensão das necessidades dos países parceiros, bem como a experiência, o facto de constituir um agente de mudança e o de possuir uma vasta memória empresarial. Assim, para melhorar o acesso à proficiência, a Comissão subscreve a perspectiva do avaliador segundo a qual a Fundação deve investigar, documentar e aprovar a gama de serviços e conhecimentos oferecida, de modo a que a mesma seja coerente com as prioridades e expectativas reconhecidas a nível comunitário. A Comissão encoraja a Fundação a concentrar-se no papel que melhor pode desempenhar na identificação de projectos, a fim de apoiar a execução de programas, e enquanto catalisador e consultor político na reforma dos sistemas dos países parceiros das quatro regiões do seu âmbito de actuação, em especial daqueles em que o ensino e a formação profissional foram seleccionados como domínio prioritário. Nas três regiões das relações externas, a inclusão do ensino e formação profissional nas estratégias de país e regionais tem vindo a aumentar. Em conformidade com as estratégias comunitárias e os pedidos da Comissão por região e por país, a Fundação deve desenvolver a sua proficiência e os seus conhecimentos em matéria de estratégias e melhores práticas para o desenvolvimento dos recursos humanos, no âmbito das políticas activas do mercado de trabalho e de emprego no contexto mais geral da reforma económica. Este facto assume especial importância, nomeadamente, para a região MEDA, em que o estabelecimento, a médio prazo, de uma zona de comércio livre EURO‑MED pressiona os países parceiros no sentido de realizarem alguns importantes ajustamentos estruturais com impacto em termos de inclusão social e no mercado de trabalho. A Comissão gostaria que a Fundação desenvolvesse uma maior capacidade analítica e aprofundasse a informação relativa à protecção social e às políticas activas do mercado de trabalho, em especial ao ensino e formação profissional neste contexto, enquanto contributo para a execução dos documentos de estratégia regionais e por país e também, por exemplo, para documentos sobre o processo de estabilização e associação nos Balcãs Ocidentais. Estes devem sempre ter em conta a necessidade de sustentabilidade, viabilidade e impacto, por exemplo, nos países abrangidos pelo programa Tacis, em que a estrutura do sector requer uma reforma profunda e a longo prazo. 4.1.4.Observatórios Nacionais Os observatórios nacionais, estabelecidos ou reforçados com a contribuição da Fundação, constituem instrumentos essenciais para a recolha e intercâmbio de informações nos países parceiros. As sua principais funções consistem em identificar prioridades e em fornecer orientação sobre as políticas com vista ao desenvolvimento do ensino e formação profissional, o que implica a recolha e a divulgação de dados, principalmente destinados aos relatórios anuais, e a cooperação entre parceiros. A Comissão regista a conclusão do avaliador de que os observatórios nacionais são bem considerados pelos países parceiros, o que é importante na medida em que são co-financiados, e de que os seus relatórios são considerados um contributo eficaz para o processo de reforma/desenvolvimento dos sistemas de ensino e formação profissional. Esta apreciação coloca os observatórios nacionais numa posição importante em termos de prestação de informações e de análise. A Comissão saúde a abordagem flexível da Fundação, que permitiu definir missões individualizadas para os observatórios nacionais dos países parceiros, por exemplo, da região MEDA, cuja função é cumprida através de uma rede de organismos existentes, não tendo sido necessário criar novas estruturas, ao contrário do que se verificou noutras regiões. A Comissão irá examinar com a Fundação as implicações da recomendação do avaliador no sentido do estabelecimento de uma estratégia de sustentabilidade comum para os observatórios nacionais das regiões da Europa Oriental e Ásia Central e dos Balcãs Ocidentais. 4.2.Comunicação e transparência A questão da comunicação e transparência da Fundação para o exterior está intrinsecamente associada aos aspectos acima mencionados e relacionados com o aumento da eficácia do apoio à Comissão. O reforço da comunicação estratégica e com o exterior contribuirá para assegurar a coerência das actividades da Fundação com as prioridades e estratégias regionais e por país da Comunidade. Contribuirá ainda para conferir maior clareza à posição e à missão da Fundação, enquanto centro de proficiência, nomeadamente à luz da crescente descentralização de poderes para as delegações.

4.2.1.Reforçar a comunicação e a transparência A Comissão sublinha a conclusão do avaliador segundo a qual, embora seja uma organização eficiente, a Fundação “foi ineficaz na forma como se relacionou com os seus clientes e na forma como respondeu às mudanças no seu campo de intervenção”. Sem deixar de saudar os recentes esforços da Fundação para se promover e para aumentar a eficácia do compromisso com a Comissão, a Comissão considera que a Fundação deve tomar medidas concretas para consolidar esta abordagem, tanto ao nível da direcção como ao de todo o pessoal. Estas medidas devem concentrar-se numa estratégia de comunicação com o exterior revista e mais dinâmica, com um reforço da comunicação pessoal. A estratégia deve ser cuidadosamente definida, de modo a evitar mal-entendidos em relação à natureza do trabalho da Fundação enquanto agência comunitária em prol das políticas externas executadas pela Comissão. Uma nova estratégia de comunicação deve incluir: ‑ uma formulação nova e mais clara do que é a missão da Fundação. A Comissão regista a observação do avaliador de que, por vezes, os serviços da Comissão encaram a proficiência na Fundação como individual e não colectiva. Este facto vem ilustrar a necessidade de rever a declaração de missão, a par do reforço da transparência no que respeita ao saber-fazer e aos serviços que a Fundação pode oferecer, por exemplo, a sua experiência nos países parceiros, abordagens da reforma ensaiadas, funcionamento em rede e facilitação, continuidade de proficiência, conhecimento local e boas capacidades administrativas; ‑ gestão de contactos sistemática e orientada. A fim de tirar partido do reconhecimento da sua vantagem comparativa enquanto centro de proficiência, a Fundação deve adoptar uma orientação clara ao nível de agência, no sentido de estabelecer, quando necessário, e de manter contactos importantes em todas as Direcções-Gerais, principalmente na DG Relações Externas e no EuropeAid e nas delegações. Para tal, são necessárias reuniões e correspondência regulares a todos os níveis, incluindo ao nível dos quadros superiores da Comissão em todos os serviços pertinentes. Além disso, esta orientação deve ser aplicável a todo o pessoal da Fundação, que deve ser mobilizado pela direcção para transmitir a mesma declaração de missão da agência a todos os interessados. A Comissão considera que esta abordagem deve ter por objectivo reduzir a disparidade entre expectativas e prestações observada pelo avaliador e reforçar a credibilidade da Fundação em todas as regiões em que desenvolve as suas actividades. A Comissão desempenha o seu papel, definindo o enquadramento para um diálogo estruturado entre todos os serviços pertinentes da Comissão e a Fundação. Esta rede de pessoas de contacto deve ser sistematicamente utilizada por ambas as partes. 4.2.2.Produtos de informação A Comissão subscreve a afirmação do avaliador de que tanto a recolha eficiente de informações como a divulgação dos produtos de informação são essenciais para a partilha das melhores práticas e para o apoio prestado à Comissão e aos beneficiários dos países terceiros. A Comissão saúda as iniciativas já tomadas para este fim, como os documentos que destacam actividades concretas já empreendidas e o relançamento do sítio Web: deve ser igualmente considerada a possibilidade de criar uma newsletter electrónica pouco densa e regular. A Comissão recomenda que a Fundação, com base na boa infra-estrutura de divulgação de que dispõe, reveja a qualidade e o número de relatórios e de produtos de informação. A Comissão concorda com o avaliador quanto ao facto de estes relatórios e produtos deverem estar claramente associados aos objectivos da Fundação e ser compatíveis com as prioridades da Comunidade e os requisitos e necessidades da Comissão, para além de fornecerem conclusões operacionais. Os produtos de informação devem ser menos numerosos, mas mais analíticos e fazer parte de uma estratégia de divulgação orientada para os principais interessados. 4.2.3.Organismos internacionais A Comissão apoia a recomendação do avaliador no sentido de a Fundação explorar as oportunidades de cooperação e de contacto com outros organismos, de modo a manter uma base de conhecimentos actualizada no domínio da reforma do ensino e formação profissional e do mercado de trabalho em países terceiros. Em caso de colaboração concreta num país terceiro com uma organização internacional, como o Banco Mundial, a Comissão convida a Fundação a mantê-la informada. Esta comunicação e diálogo contribuirão para manter claros os papéis respectivos da Fundação, enquanto centro de proficiência em apoio da Comissão, e da Comissão, enquanto principal negociador dos domínios para a cooperação entre doadores. 4.3.Consequências do alargamento 4.3.1.Apoio à Comissão durante o processo de alargamento Nos países candidatos, a Fundação assistiu, durante muito tempo, a Comissão na preparação dos países candidatos para a aplicação do acervo comunitário na área do ensino e formação profissional e do mercado de trabalho. As actividades da Fundação incluem a colaboração na definição do programa Phare, bem como, até certo ponto, na sua execução, controlo e avaliação: uma parte substancial do apoio da Fundação foi prestada directamente às delegações nos países candidatos. Os relatórios da Fundação constituíram uma valiosa fonte de informações para a elaboração dos relatórios periódicos da Comissão sobre os progressos dos países candidatos no sentido da adesão. Não obstante, a Comissão gostaria de receber recomendações operacionais mais específicas da Fundação, no âmbito do processo de programação dos instrumentos de pré-adesão. Tendo em conta a provável adesão de dez países em 2004, as actividades da Fundação nestes países candidatos têm vindo a diminuir, do que resulta uma gradual concentração nos países prioritários – Bulgária, Roménia e Turquia. A assistência financeira de pré-adesão a estes países prioritários será substancialmente aumentada a partir de 2004. Neste contexto, a Comissão espera que a Fundação continue a apoiar a concepção e a execução dos programas de ensino e formação profissional, de desenvolvimento dos recursos humanos e do mercado de trabalho, no âmbito do capítulo da coesão económica e social dos programas de pré-adesão e no quadro do reforço das instituições, com vista à gestão de medidas do tipo das do Fundo Social Europeu. A Comissão recomenda que a Fundação estabeleça um plano de trabalho específico para identificar os principais desafios e áreas de intervenção. Dada a possibilidade de, futuramente, outros países iniciarem processos de adesão à União Europeia, é extremamente importante que a Fundação esteja em condições de utilizar a experiência adquirida no âmbito do actual processo de adesão. Por conseguinte, deve ser assegurada a possibilidade de uma eficaz transferência de conhecimentos para estes potenciais países candidatos. O avaliador confirma que as excelentes monografias sobre os países elaboradas pela Fundação foram bem acolhidas pela Direcção-Geral do Emprego e Assuntos Sociais, que pôde utilizar os contactos estabelecidos pela Fundação nos países candidatos, em especial nos observatórios nacionais. As monografias são estudos aprofundados dos serviços de formação profissional e de emprego dos países candidatos e têm por objectivo apoiar o controlo dos documentos conjuntos de avaliação. A Comissão convida a Fundação a prosseguir esta colaboração, em especial no que respeita às estratégias de desenvolvimento dos recursos humanos, já que a própria elaboração da monografia conduz naturalmente a Fundação a novas actividades que lhe permitem prestar assistência à preparação dos países candidatos para o Fundo Social Europeu. 4.3.2.Evolução da política no domínio do ensino e formação profissional e da formação ao longo da vida A Fundação tem mantido uma boa cooperação com a Direcção-Geral da Educação e Cultura, por exemplo, com o seu valioso contributo para o processo de consulta da Comissão sobre o memorando relativo à aprendizagem ao longo da vida, em 2000. No âmbito do desenvolvimento da proficiência durante o processo de adesão, a Fundação deve conferir prioridade à familiarização dos países candidatos com a actual política comunitária em matéria de aprendizagem ao longo da vida, em especial no que respeita ao ensino e formação profissional, como o processo de Copenhaga no domínio do ensino e da formação profissional. Pela sua parte, a Comissão irá concluir um protocolo de cooperação com a Fundação, vigente durante o período de adesão, com o objectivo de clarificar o momento e a forma como a Fundação apoiará concretamente a Comissão na aplicação destas prioridades.

4.3.3.Cooperação entre a Fundação e o CEDEFOP Tanto o CEDEFOP como a Fundação se ocupam da formação profissional, mas com diferentes âmbitos geográficos, missões e tarefas. Nestas circunstâncias, a Fundação recorre ao CEDEFOP enquanto fonte para as melhores práticas dos Estados-Membros em matéria de ensino e formação profissional e de mercado de trabalho aplicáveis no contexto da reforma económica de países terceiros, enquanto o CEDEFOP, activo na definição de políticas nos Estados-Membros, pode beneficiar da experiência adquirida pela Fundação tanto nos países candidatos como nos países parceiros. A Comissão sempre salientou que não existe qualquer sobreposição ou duplicação entre o trabalho das duas agências, tendo-se certificado da disponibilização dos meios necessários para a obtenção da máxima sinergia e complementaridade. Antes da fixação de uma data para a adesão, a primeira fase da cooperação teve início em 1997, com o objectivo de assegurar que a Fundação recorresse ao CEDEFOP enquanto fonte, por exemplo, das melhores práticas dos Estados-Membros. Em 2001, quando a Comissão e ambos os Conselhos Directivos aprovaram, tendo em vista o processo de adesão, um enquadramento para a cooperação entre as duas agências, iniciou-se uma nova fase. O enquadramento aprovado define o âmbito, os princípios, as prioridades e as modalidades da cooperação, com vista a preparar os países candidatos para a adesão, ao mesmo tempo que clarifica o papel que em relação a eles desempenhará cada agência. O enquadramento para a cooperação tem ainda em vista evitar qualquer possibilidade de duplicação e garantir a máxima sinergia e complementaridade entre as agências. A Comissão convidou ambas as agências a recorrer a diversos instrumentos para facilitar a cooperação, nomeadamente o enquadramento para a cooperação, o anexo comum a ambos os programas de trabalho anuais, os relatórios conjuntos bianuais e o grupo de trabalho. A Comissão congratula-se com o facto de o avaliador ter considerado que estes instrumentos reforçam a cooperação e têm constituído uma base eficaz e mais sólida para a cooperação. A Comissão saúda a conclusão do avaliador segundo a qual, em consequência do que precede, a cooperação entre as duas agências é bastante adequada, embora possa ainda ser melhorada. Deveria ser envidado um esforço conjunto para intensificar e acelerar a cooperação e a comunicação durante o período que precede a provável adesão de dez países, de modo a levar à prática o enquadramento e as actividades conjuntas e a preparar devidamente estes países para a adesão. Além disso, a Comissão sugere que a comunicação seja melhorada através do grupo de trabalho, que deve supervisionar a cooperação, mas também numa base quotidiana, em relação a questões pontuais e temáticas. Para o efeito, a Comissão recomenda que as duas agências definam, de imediato e em conjunto, uma estratégia de saída-entrada para cada país candidato cuja adesão está prevista para 2004, uma vez que estes países deixarão de ser países parceiros para a Fundação, e passarão a ser, após a adesão, membros do CEDEFOP. Esta estratégia deve incluir um calendário firme e basear-se nos seguintes princípios/orientações: *cada agência deve tirar partido do investimento da outra, nomeadamente no que respeita aos observatórios nacionais estabelecidos pela Fundação nos países candidatos, que já dispõem de uma importante experiência enquanto estruturas de cooperação transnacional. Os observatórios representam um investimento a longo prazo da Comunidade e devem, antes das prováveis adesões de 2004, ser preparados e adaptados pela Fundação, de modo a facilitar, se for caso disso, a sua integração pós-adesão na ReferNet do CEDEFOP, enquanto pontos nacionais. Em relação aos demais países candidatos, a Fundação deve utilizar a experiência adquirida com a eventual integração da primeira vaga de países na ReferNet e preparar adequadamente e familiarizar os observatórios destes países com as funções e actividades da ReferNet, a fim de maximizar as possibilidades de os mesmos serem seleccionados pelo CEDEFOP após a adesão; *a cooperação temática deve ser reforçada. Embora o CEDEFOP e a Fundação não tenham a mesma estrutura (que é, respectivamente, temática e geográfica), seria benéfico, sobretudo para a Fundação, utilizar a proficiência do CEDEFOP nas suas actividades, não apenas nos países candidatos, mas em todos os países parceiros. As redes temáticas deveriam, sempre que possível, ser tornadas extensíveis aos países candidatos, ou a sua proficiência ser tornada acessível. Tal é o caso, por exemplo, da rede de formação de formadores do CEDEFOP; *a Fundação deve facultar ao CEDEFOP as suas informações, o seu saber‑fazer e os seus recursos de informação sobre os países candidatos que deverão aderir em 2004 (bases de dados sobre organizações relacionadas com o ensino e a formação profissional dos países candidatos, listas de parceiros sociais, etc.). Para além do relatório semestral, e com base no que precede, as agências devem apresentar à Comissão a sua estratégia de saída-entrada em meados de 2003. 4.4.Eficiência interna 4.4.1.Comunicação e motivação A Comissão subscreve a conclusão do avaliador segundo a qual a missão da Fundação enquanto centro de proficiência de apoio à Comissão deve ser claramente estabelecida pela Direcção e comunicada a todo o pessoal. Este princípio deve reflectir-se no plano da actividade externa, como se viu nos pontos relativos ao apoio à Comissão e à comunicação e transparência, e ser veiculado no plano interno, através de medidas concretas. A Comissão considera que uma das principais consequências da redução do pessoal a partir de 2000 foi a criação de uma atitude algo introspectiva em relação à mudança, levando a que aspectos políticos ou de orientação estratégica importantes fossem tratados e discutidos sem ter em devida conta as necessidades ou expectativas dos interessados. Por este motivo, é necessário melhorar a comunicação interna, com vista ao desenvolvimento conjunto de um centro de proficiência cujo pessoal detenha as competências necessárias e esteja motivado para contribuir para actividades e produtos resultantes dessas competências. Embora, nos últimos meses, se tenham registado progressos neste sentido, nomeadamente com a mudança no processo de gestão introduzida pela Fundação, a Comissão recomenda que a Direcção da Fundação intensifique os esforços com vista a estabelecer uma identidade e uma missão que implique todo o pessoal. A Comissão está persuadida de que, com uma abordagem deste tipo e com o inequívoco apoio da Direcção, o pessoal acolherá positivamente a mudança. 4.4.2.Recursos humanos A Comissão aprecia os esforços envidados pela Fundação durante o difícil período que se seguiu ao acordo relativo às perspectivas financeiras e de recursos humanos a médio prazo, para o período 2000-2004, que impôs uma redução do pessoal em 25% e alterações significativas no perfil dos 99 membros do pessoal estatutário que permaneceram a tempo inteiro. O actual organigrama da Fundação está adequado às suas tarefas e actividades enquanto centro de proficiência para apoio às políticas externas da Comissão nos domínios do ensino e formação profissional e dos mercados de trabalho (ver anexo 1). A racionalização dos serviços centrais da Fundação (jurídico e financeiro), na sequência do acordo de Novembro de 2000, garantiu sistemas de gestão interna tão leves e eficientes quanto possível. A Fundação adoptou uma estrutura de serviços geográfica, mas, simultaneamente, procurou assegurar uma proficiência temática entre esses serviços, de que são exemplo os grupos de trabalho temáticos e os tandens que constituem a matriz da Fundação enquanto centro de proficiência. É, contudo, fundamental que a proficiência temática seja desenvolvida de acordo com as necessidades do apoio às estratégias regionais e por país e que, complementarmente, a competência especializada do CEDEFOP seja utilizada de forma sistemática (ver ponto 4.3), sobretudo pelos grupos temáticos da Fundação. A Comissão registou a recomendação do avaliador no sentido de a recém-concluída avaliação de competências dever ser utilizada, com transparência, para ilustrar a forma como a Fundação irá satisfazer as necessidades de desenvolvimento do pessoal e dos recursos do novo centro de proficiência. Se necessário, a Fundação poderá rever a sua estratégia global de formação e a utilização das avaliações de competências. 4.4.3.Acompanhamento e avaliação No que respeita ao reforço da eficácia das actividades, o avaliador conclui ser indispensável um acompanhamento e uma avaliação de qualidade, ainda que nem sempre seja fácil detectar a influência ou a contribuição da Fundação, na medida em que os resultados são, por vezes, intangíveis. Para o efeito, a Comissão considera que devem ser tomadas medidas em conformidade com a recomendação do avaliador, dirigida ao pessoal: a Comissão recomenda que a Fundação reveja a sua política de acompanhamento e avaliação, integrando-a na abordagem mais geral da agência que consiste em certificar-se da satisfação dos interessados.

A nova estratégia de acompanhamento e avaliação deve ter em conta os requisitos do novo Regulamento Financeiro e: ‑ incluir medidas específicas destinadas a avaliar as actividades temáticas e por país. A Comissão subscreve a recomendação do avaliador no sentido de a Fundação proceder a consultas sobre esta matéria com o Serviço de Cooperação EuropeAid, de modo a assegurar a coerência com as estratégias e abordagens da Comissão; ‑ integrar uma avaliação do desempenho colectivo, que poderá contribuir significativamente para a visibilidade das actividades da Fundação e do apoio por esta prestado à Comissão; ‑ conter orientações gerais comuns a todas as avaliações efectuadas pela Fundação, de modo a contribuir para a comparabilidade dos resultados; ‑ ser apoiada por todo o pessoal e supervisionada pela Unidade de Planeamento, Acompanhamento e Avaliação, a fim de assegurar a qualidade e a pertinência dos objectivos gerais. 4.4.4.Gestão interna e afectação dos recursos A Comissão congratula-se com o facto de o avaliador considerar que a Fundação dispõe de bons sistemas de gestão e de informação, que lhe conferem solidez financeira e transparência. A Comissão congratula-se ainda com o facto de a Fundação ter boas técnicas de elaboração de relatórios temáticos e financeiros, que contribuem de forma decisiva para uma adequada afectação e planificação dos recursos. A planificação interna da Fundação, em especial o recurso à inscrição no orçamento com base nas actividades (ABB), foi bem sucedida, apesar da complexa matriz de regiões e rubricas orçamentais que a Fundação deve cobrir (ver anexo 3). 4.5.Órgãos estatutários 4.5.1.Conselho Directivo A Comissão congratula-se com a conclusão do avaliador segundo a qual o Conselho Directivo considera que foi bem servido pela Fundação em termos de informação necessária para desempenhar a sua missão estatutária e tomar as decisões necessárias – principalmente a adopção do programa de trabalho e orçamento anuais da Fundação. Os membros do Conselho Directivo consideram que os programas de trabalhos anuais reflectem adequadamente as suas preocupações e recomendações e que as actividades e resultados da Fundação correspondem às suas expectativas e constituem uma boa utilização dos recursos. No entanto, a Comissão nota, com inquietação, que o avaliador concluiu que o Conselho Directivo é um órgão essencialmente passivo, que ainda não foi capaz de se atribuir uma missão para além dos requisitos estatutários mínimos. A Comissão convida a Direcção da Fundação a apresentar propostas concretas no sentido de reforçar a participação do Conselho Directivo nas suas actividades. Para tal, podem ser tomadas medidas como a criação de grupos de trabalho ad hoc sobre temas, regiões ou questões administrativas escolhidas e a revisão do calendário das reuniões, de modo a possibilitar discussões mais aprofundadas sobre o conteúdo dos programas de trabalho e sobre questões estratégicas. Contudo, a melhoria do dinamismo do Conselho Directivo deverá resultar igualmente de outras recomendações, nomeadamente, a de uma melhor definição da missão e da estratégia de comunicação da agência e de programas de trabalho e orçamentos mais claros e acessíveis (com uma relação clara entre ambos), que definam objectivos para as actividades. No que se refere à composição do Conselho Directivo, estabelecida no artigo 5º do regulamento de base, a Comissão admite que, actualmente, esta não reflecte plenamente os interesses, as responsabilidades e a separação das competências no seio da Comissão em relação à Fundação. A Comissão irá examinar de que forma se poderá incluir um representante do EuropeAid como membro de pleno direito do Conselho Directivo, abandonando o actual estatuto de observador. A Fundação tem tido uma atitude dinâmica em relação ao Conselho Directivo, nomeadamente ao assegurar a presença de representantes dos países candidatos, que, com o estatuto de observadores, se familiarizam com o Conselho Directivo e a própria Fundação, antes mesmo da adesão dos dez primeiros países, prevista para 2004. A Comissão apoia esta iniciativa, bem como a iniciativa da Fundação de aproveitar este vínculo adicional com os países candidatos para utilizar a experiência adquirida por estes países enquanto países parceiros. Esta experiência poderá contribuir para aumentar a eficácia das actividades da Fundação noutras regiões, sobretudo nos Balcãs Ocidentais. 4.5.2.Junta Consultiva A Comissão observa que o avaliador considerou que a Junta Consultiva cumpriu a sua função estatutária de aconselhar a Fundação na preparação do programa de trabalho anual. O avaliador notou ainda que a Junta Consultiva, que actualmente se reúne quer em grupos regionais, quer em plenário, com todos os membros, de três em três anos, constitui um bom mecanismo para intercâmbio de informações sobre as prioridades regionais e as necessidades dos sistemas de ensino e formação profissional e dos mercados de trabalho. Não obstante, a Comissão sugere que a Fundação introduza algumas melhorias na Junta Consultiva, a fim de salvaguardar o empenhamento dos membros na Fundação e de os manter perfeitamente informados acerca das suas actividades. A Comissão recomenda que a Fundação ‑ inclua os serviços responsáveis da Comissão nas reuniões da Junta Consultiva, em conformidade com o disposto no artigo 6º do regulamento de base. A participação activa da Comissão aumentará a familiarização dos membros da Junta Consultiva com o ciclo de programação da Comissão e com as actividades da Fundação neste âmbito e contribuirá para assegurar a compreensão do programa de trabalho da Fundação no contexto das prioridades políticas e operacionais da Comissão; ‑ reveja o processo de nomeação dos membros da Junta Consultiva, concretamente, no quadro da preparação do seu próximo mandato de três anos (final de 2003). Embora não possa seleccionar directamente os membros, a Fundação deve incentivar fortemente o equilíbrio entre representantes dos interessados, incluindo funcionários, peritos e parceiros sociais. A Fundação está bem colocada para contribuir para a identificação de candidatos capazes de incluir a proficiência em matéria de ensino e formação profissional nos trabalhos da Junta e de funcionar como canal de acesso da Fundação às mais elevadas instâncias políticas de decisão; ‑ prossiga a iniciativa que visa combinar as reuniões da Junta Consultiva com outras reuniões ou conferências ligadas às actividades e projectos da Fundação nos países em causa. Deste modo, pode desenvolver-se uma cooperação temática, e os membros da Junta Consultiva têm a oportunidade de se informar acerca de actividades concretas da Fundação e de interagir com beneficiários de países parceiros; ‑ avalie da melhor forma de responder à preocupação manifestada por alguns membros da Junta Consultiva, segundo os quais a actual configuração regional não faculta uma perspectiva de conjunto das actividades da Fundação nem permite um funcionamento em rede e um intercâmbio suficiente com outros grupos regionais. A Comissão propõe que a Fundação verifique se os membros da Junta Consultiva estão satisfeitos com as actuais disposições e conteúdos temáticos.

4.6.Assistência técnica Tempus A Comissão observa que a avaliação externa identificou uma série de problemas, a maior parte dos quais relacionada com a comunicação e a planificação entre a Comissão, responsável pela gestão do programa, e a Fundação, que lhe presta assistência técnica. A Comissão confirma que as questões levantadas nas recomendações do avaliador estão já a ser tratadas através da definição de uma abordagem conjunta tendente a regular o desempenho da Fundação na assistência técnica prestada ao programa Tempus. Nomeadamente, a Comissão e a Fundação estão a ultimar novas disposições aplicáveis à realização das tarefas inerentes ao programa Tempus pelo serviço responsável da Fundação e ao acompanhamento do desempenho da Fundação, bem como um ciclo sistemático de contactos e reuniões destinado a analisar os progressos alcançados e as questões que suscitam preocupação, antes de surgirem problemas. 5.Conclusão A Comissão considera que, no âmbito do novo enquadramento comunitário em matéria de relações externas, que prevê a descentralização para as delegações, a Fundação é chamada a prestar um importante contributo, nas quatro regiões do seu mandato, enquanto centro de proficiência. A Comissão concorda com a apreciação globalmente positiva do avaliador acerca da eficácia do trabalho da Fundação e considera que esta prestou um valioso contributo para as actividades da Comunidade no domínio da reforma do ensino e formação profissional e dos mercados de trabalho nas quatro regiões parceiras. Contudo, a Fundação deve acelerar o ritmo da sua adaptação ao novo contexto das relações externas, consolidando sistematicamente, nos países parceiros, actividades coerentes com as prioridades da Comunidade e as estratégias da Comissão. Para a Fundação, isto implica uma melhor preparação dos programas de trabalho e dos enquadramentos regionais, que deve envolver consultas mais aprofundadas e permanentes com os interessados e o reforço dos vínculos com o ciclo de programação e planificação da Comissão. A Fundação deve concentrar os recursos disponíveis, de modo a rentabilizar a sua proficiência e a consolidar a sua reputação perante os interessados, nomeadamente as instituições europeias. Tanto a Comissão como a Fundação terão de estar mais conscientes do tipo de serviços que oferecem e que procuram e de reforçar o acompanhamento desses serviços, a fim de assegurar que as actividades da agência continuarão a ser úteis e pertinentes. Para tal, os serviços da Comissão devem manter a Fundação plenamente informada sobre as suas prioridades e estratégias, quer novas, quer revistas. Tal requer ainda um renovado empenhamento de ambas as partes no sentido de melhorar significativamente a comunicação, no âmbito do diálogo estruturado ao nível da gestão e ao nível operacional. A nova estratégia de comunicação com o exterior da Fundação deve facilitar esta tarefa, nomeadamente graças a uma melhor gestão dos contactos. Neste contexto, é da maior importância que o pessoal responsável pela gestão da Fundação defina claramente a sua posição e a sua missão enquanto centro comunitário de proficiência, num novo cenário institucional. Esta definição será parcialmente assegurada pela revisão da declaração de missão da agência, em diálogo com a Comissão e após deliberação do Conselho Directivo, mas também por um maior empenhamento no sentido de assegurar que a totalidade do pessoal compreende esta perspectiva e está mobilizada para a incluir em todas as actividades e serviços prestados à Comissão. De um modo geral, a Comissão considera que o relatório de avaliação externa faculta ensinamentos e recomendações para o desenvolvimento da Fundação enquanto centro de proficiência. A Comissão convida a Fundação a apresentar ao Conselho Directivo um projecto de plano de acção, que inclua a sua análise e a acção proposta relativamente a todas as recomendações apresentadas pelo avaliador e pela Comissão no presente relatório. A Comissão acolherá muito favoravelmente uma discussão alargada, nomeadamente ao Conselho Directivo, sobre as futuras orientações da Fundação. Anexo 1 ORGANIGRAMA (1 de Abril de 2003)

Anexo 2 EVOLUÇÃO DO ORÇAMENTO 1998-2003 Ano Subsídio comunitário (milhões de euros) % Títulos 1/2/3 Agentes temporários Dotações autorizadas Dotações transitadas para o exercício seguinte Dotações não utilizadas 1998 15,4 T1 67,3% T2 10,0% T3 22,7% 119 15 170 491 3 512 871 229 509 1999 16,2 T1 61,5% T2 10,0% T3 28,5% 124 16 145 680 2 880 925 54 320 2000 16,2 T1 63,0% T2 8,0% T3 29,0% 119 16 105 289 2 650 716 94 711 2001 B7-664: 9,24 B7-033: 7,56 Total: 16,8 T1 64,0% T2 8,0% T3 28,0% 115 16 671 786 3 492 434 128 214 2002 B7-664: 12,8 B7-033: 4,0 Total: 16,8 T1 63,0% T2 8,0% T3 29,0% 105 16 795 986 3 365 833 4 014 2003 B7-664: 13,7 B7-033: 3,5 Total: 17,2 T1 65,0% T2 8,0% T3 27,0% 104 - - - Anexo 3 RECURSOS DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A FORMAÇÃO – INSCRIÇÃO NO ORÇAMENTO BASEADA NAS ACTIVIDADES 2000-2004 2000 RECURSOS ORÇAMENTAIS RECURSOS NÃO ORÇAMENTAIS ACTIVIDADE Número de efectivos Custos com pessoal Administração e infra-estrutura Custos de funcionamento (incluindo missões) ORÇAMENTO TOTAL (fonte FEF) Convenções (anualizado) Tempus (anualizado) Cooperação dos doadores TOTAL dos recursos não orçamentais (Título 1) (Título 2) (Título 3) (Título 1+2+3) Apoio administrativo 22,3 1 689 981 1 368 750 22 650 3 081 381 Apoio organizativo 13,7 1 004 078 452 650 1 456 728 Países candidatos 15,9 1 297 277 1 330 400 2 627 677 3 270 807 336 112 3 606 919 Balcãs Ocidentais 15,5 1 272 401 830 400 2 102 801 13 195 143 13 195 143 Rússia, Moldávia, Bielorrúsia, Ucrânia 9,9 806 410 755 900 1 562 310 2 000 000 600 000 2 600 000 Cáucaso, Ásia Central, Mongólia 6,6 511 298 670 900 1 182 198 1 175 000 50 000 1 225 000 MEDA 8,2 687 441 495 000 1 182 441 850 000 850 000 Tempus 27,7 2 200 064 75 000 2 275 064 75 263 111 75 263 111 Actividades horizontais 4,7 339 000 390 400 729 400 TOTAL 124,4 9 807 950 1 368 750 5 023 300 16 200 000 19 640 950 75 263 111 1 836 112 96 740 173







2001 RECURSOS ORÇAMENTAIS (em euros) RECURSOS NÃO ORÇAMENTAIS (em euros) ACTIVIDADE Quadro de base do pessoal Pessoal estatutário e ABB Custos com pessoal Administração e infra-estrutura Custos de funcionamento (incluindo missões) ORÇAMENTO TOTAL Convenções Tempus Cooperação dos doadores TOTAL dos recursos não orçamentais (Título 1) (Título 2) (Título 3) (Título 1+2+3) Apoio administrativo 35 20,0 1 945 091 1 407 750 25 050 3 377 891 Apoio organizativo 10 10,5 894 336 250 846 1 145 182 Países candidatos 13 16,0 1 336 150 1 287 250 2 623 400 12 723 360 410 000 13 133 360 Balcãs Ocidentais 8 10,5 940 450 857 500 1 797 950 650 000 8 084 246 900 000 9 634 246 Tacis 10 13,0 1 169 950 1 198 154 2 368 104 4 450 000 30 682 792 701 200 35 833 992 MEDA 8 10,0 925 750 1 034 450 1 960 200 0 Actividades horizontais 6 7,0 621 800 487 000 1 108 800 Tempus 25 28,0 2 358 473 60 000 2 418 473 0 TOTAL 115 115,0 10 192 000 1 407 750 5 200 250 16 800 000 5 100 000 51 490 398 2 011 200 58 601 598 Despesa orçamental. Título 3 euros 10 742 000 4 650 250 Excluindo missões Junta Consultiva * 220 000 Documentação * 51 000 Missões 550 000 Publicações * 195 000 Traduções * 451 846 Programa de Trabalho (Cap. 31) 3 732 404 dos quais cerca de 90 000 para avaliação As dotações para as despesas assinaladas com * são igualmente distribuídas nas colunas ABB pelas quatro actividades geográficas