Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Observatório Europeu do Racismo e da Xenofobia relativas ao exercício de 2001, acompanhado das respostas do Observatório

(2002/C 326/10)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Observatório Europeu do Racismo e da Xenofobia (em seguida designado por "Observatório"), em conformidade com o n.o 11 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1035/97(1) do Conselho.

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Observatório relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001. De acordo com o n.o 8 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1035/97 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas adoptadas em aplicação do n.o 12 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1035/97 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. OTribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

5. Sem colocar em causa a opinião de auditoria exposta no ponto 4, o Tribunal chama porém a atenção para as situações descritas no ponto 8 e nos pontos 18 e seguintes.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES

Execução orçamental

6. No quadro 1(3) é apresentada a execução das dotações do exercício de 2001 e das dotações transitadas do exercício anterior.

7. As dotações definitivas do exercício ascenderam a 5,3 milhões de euros, dos quais foram autorizados 5,1 milhões. As dotações operacionais (Título III), num montante de 2,2 milhões de euros, foram autorizadas na sua quase totalidade. Os pagamentos efectuados a partir das dotações do exercício elevaram-se a 3,8 milhões de euros; 1,4 milhões transitaram para o exercício seguinte e 0,1 milhões tiveram de ser anulados. Cerca de 50 % dos pagamentos relativos às dotações operacionais foram efectuados no último trimestre do exercício.

8. As dotações transitadas para 2002, essencialmente dotações operacionais, ascendem a 1,2 milhões de euros, o dobro do exercício anterior. O elevado montante de dotações transitadas deve-se à aprovação tardia do programa de trabalho pelo Conselho de Administração do Observatório, bem como à lentidão de execução da rede Raxen(4), que constitui o objectivo principal da criação do Observatório. Esta situação revela a necessidade de o Observatório reforçar a qualidade e o acompanhamento da programação das suas actividades operacionais.

9. As dotações transitadas do exercício de 2000 para o exercício de 2001 elevaram-se a 0,8 milhões de euros e foram liquidadas na sua quase totalidade. Contudo, mais de 40 % dos pagamentos relativos a dotações operacionais foram efectuados no último trimestre de 2001, o que revela um acompanhamento insuficiente dos projectos financiados no exercício anterior.

Demonstrações financeiras

10. Nos quadros 2 e 3 são apresentados sinteticamente a conta de gestão e o balanço publicados pelo Observatório no seu relatório de actividade relativo ao exercício de 2001.

11. O Observatório não procedeu à amortização das suas imobilizações. Deverá aplicar as regras de avaliação e de amortização adoptadas pela Comissão(5), de modo a que os valores inscritos no balanço dêem uma imagem fiel dos bens que constituem o seu património.

Aplicação das disposições financeiras

12. O Observatório não publicou o orçamento relativo ao exercício de 2001 no Jornal Oficial, o que é contrário ao disposto no artigo 13.o do seu regulamento financeiro.

13. Nos seus relatórios anuais de 1999 e 2000 relativos ao Observatório(6), o Tribunal convidara este a transpor para o seu regulamento financeiro as alterações introduzidas no Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias em matéria de IVA. Esta alteração ainda não foi efectuada.

14. Na sequência dos acontecimentos de 11 de Setembro de 2001, o Observatório acrescentou quinze actas adicionais aos diferentes contratos que celebrou com os centros nacionais que constituem a rede Raxen, para os quais está prevista uma rubrica orçamental específica. Para financiar estas actas adicionais, foi concedida uma autorização que foi imputada a outra rubrica orçamental, em infracção do princípio da especialização. O Observatório deveria ter efectuado uma transferência segundo as normas aplicáveis para suprir a insuficiência de dotações.

15. Esta autorização provisional foi registada em 8 de Outubro de 2001 e os contratos celebrados em 21 de Outubro de 2001. A data de apresentação dos primeiros relatórios foi fixada em 19 de Outubro de 2001, isto é, antes da data de assinatura do contrato.

16. O anexo da autorização especificava que os contratos expirariam no final de 2001; no entanto, apenas 16 % dos pagamentos correspondentes tinham sido efectuados em 31 de Dezembro de 2001.

17. No final de 2001, foi suspenso um número significativo de pagamentos no montante total de 297546 euros, por força do artigo 40.o do regulamento financeiro do Observatório, devido à insuficiência de documentos justificativos relativos aos serviços realmente prestados ou ao regime de IVA dos contratantes.

18. Um dos pagamentos suspensos, no montante de 70961 euros, refere-se a uma contribuição de 100000 euros para um projecto co-financiado pelo Conselho da Europa. Esse financiamento constitui, na verdade, uma subvenção destinada na sua maior parte a reembolsar trabalhos anteriormente realizados por peritos. O gestor orçamental responsável não pôde fornecer uma descrição precisa do projecto nem documentos justificativos do pagamento solicitado; porém, a apresentação de documentos justificativos é exigida em todas as etapas de execução de uma despesa (artigos 32.o, 35.o e 39.o do regulamento financeiro do Observatório).

19. No plano da boa gestão, é pouco judicioso conceder financiamentos retroactivos que não conferem, precisamente pelo seu carácter retroactivo, qualquer valor acrescentado às acções empreendidas pelo Observatório.

20. O Director do Observatório deverá considerar a aplicação do disposto no artigo 61.o do regulamento financeiro relativamente à responsabilidade dos gestores orçamentais. Dada a suspensão do pagamento por força do artigo 40.o do regulamento financeiro do Observatório, será necessário anular a autorização em causa. Em conformidade com as disposições previstas no artigo 41.o desse mesmo regulamento, o Conselho de Administração do Observatório pode contudo solicitar, por escrito e sob a sua própria responsabilidade, que o pagamento suspenso seja efectuado.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 25 e 26 de Setembro de 2002.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) JO L 151 de 10.6.1997, p. 6.

(2) Em conformidade com o n.o 10 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1035/97 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Observatório relativas ao exercício de 2001 foram elaboradas em 6 de Fevereiro de 2002, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração do Observatório, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 8 de Fevereiro de 2002. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório têm um máximo de exactidão. Os números foram arredondados para efeitos de apresentação, o que pode provocar diferenças mínimas a nível dos totais. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(4) Rede de intercâmbio de informação sobre o racismo e a xenofobia.

(5) Regulamento (CE) n.o 2909/2000 da Comissão, de 29 de Dezembro de 2000 (JO L 336 de 30.12.2000, p. 75).

(6) JO C 373 de 27.12.2000, ponto 7 e JO C 372 de 28.12.2001, ponto 16.

Quadro 1

Execução orçamental relativa ao exercício de 2001NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Observatório - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Observatório nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2001 e de 2000

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Observatório Europeu do Racismo e da Xenofobia.

Quadro 3

Balanço a 31 de Dezembro de 2001 e a 31 de Dezembro de 2000NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Observatório Europeu do Racismo e da Xenofobia. Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Observatório nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas do Observatório

4. O Observatório regozija-se com a observação do Tribunal, segundo a qual as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001 são fiáveis.

8 e 9. O Observatório já executou uma série de procedimentos destinados a melhorar o seu sistema de programação e de controlo das actividades operacionais, por forma a assegurar uma execução correcta do orçamento. Em Abril de 2002 foi concluído o projecto de programa de trabalho 2003, tendo sido debatido na reunião de 19 de Junho de 2002 do Conselho de Administração.

11. No primeiro semestre de 2002, o Observatório adicionou o módulo "Imobilizações" ao seu actual programa de contabilidade financeira denominado EXACT. Os testes foram concluídos, estando assegurado o cumprimento do disposto no Regulamento (CE) n.o 2909/2000 da Comissão, de 29 de Dezembro de 2000(1). A partir de agora, a pessoa responsável pelos valores imobilizados do Observatório (mediante amostra) exerce o controlo físico. Foi estabelecido um procedimento interno para abordar esta questão.

12. O Observatório publicou o seu orçamento para 2002 no Jornal Oficial L 178 de 9.7.2002.

13. A partir de 4 de Julho de 2001, o Observatório elaborara uma proposta de projecto visando a actualização do seu regulamento financeiro. Contudo, o procedimento foi adiado, para evitar a adopção de disposições diferentes das que serão introduzidas em virtude da actualização do regulamento financeiro, cuja entrada em vigor está prevista para 1 de Janeiro de 2003.

No que respeita ao regime de IVA aplicável às despesas do Observatório, foi decidido antecipar para 1 de Janeiro de 2002 as novas disposições mediante aplicação do procedimento na regulamentação interna.

14. Na sequência dos acontecimentos de 11 de Setembro de 2001, o Observatório teve de desenvolver num curto espaço de tempo um sistema de resposta rápida destinado à recolha urgente de dados que satisfizessem as expectativas da Comunidade e dos Estados-Membros. O Observatório reconhece que deveria ter sido redigido um contrato específico. O único motivo pelo qual tal não sucedeu foi a rapidez com que o Observatório teve de reagir a essas circunstâncias excepcionais.

15. A urgência com que o Observatório teve de agir para colocar em prática os procedimentos não permitiu alterar a data de apresentação dos relatórios mencionada no projecto de contrato. Daí resultou a confusão gerada ao nível dos prazos.

16. O Observatório reconhece existir uma certa falta de consistência ao nível dos prazos relativos às autorizações e aos pagamentos.

18 a 20. A fim de evitar dificuldades, o Observatório decidiu seguir a recomendação do Tribunal e anular a autorização relativa ao projecto co-financiado pelo Conselho da Europa.

O Observatório deseja ainda salientar o facto de tal iniciativa estar baseada no acordo geral de cooperação entre o Observatório e o Conselho da Europa mencionado no Regulamento (CE) n.o 1035/97.

O Observatório deseja aperfeiçoar definitivamente a gestão orçamental das actividades operacionais. Na sequência da presente avaliação da situação, o Observatório almeja proceder às necessárias correcções da regulamentação interna, bem como complementar esta medida por meio de cursos de formação especiais.

(1) JO L 336 de 30.12.2000, p. 75.