PT Jornal Oficial da União Europeia C 304/33

RELATÓRIO

sobre as contas anuais da Agência Europeia dos Produtos Químicos relativas ao exercício de 2008, acompanhado das respostas da Agência

2009/C 304/07

ÍNDICE

Pontos Página INTRODUÇÃO … 1 - 2 34 DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE … 3 - 12 34 OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL E FINANCEIRA … 13 - 14 35 OUTRAS QUESTÕES … 15 35 Quadro … 36 Respostas da Agência… 37

INTRODUÇÃO

1. A Agência Europeia dos Produtos Químicos (a seguir designada por «Agência»), sedeada em Helsínquia, foi criada pelo Regulamento (CE) n.o 1907/2006 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de Dezembro de 2006 (1). São seus objectivos principais assegurar um elevado nível de protecção da saúde humana e do ambiente e garantir a livre circulação das substâncias — estremes ou contidas em preparações ou em artigos — reforçando simultaneamente a competitividade e a inovação. O regulamento em questão deverá também promover o desenvolvimento de métodos alternativos de avaliação dos perigos das substâncias (2). A Agência tornou-se financeiramente independente da Comissão em 1 de Janeiro de 2008.

2. Em 2008, o orçamento da Agência elevou-se a 66,4 milhões de euros. O número de efectivos da Agência no final do exercício ascendia a 244.

DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE

3. o do Tratado, o Tribunal auditou as contas anuais Em conformidade com o disposto no artigo 248.do Tratado, o Tribunal auditou as contas anuais ( 3 ) da Agência, que são constituídas pelas «demonstrações financeiras» ( 4 ) e pelos «mapas sobre a execução do orçamento» ( 5 ) relativos ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2008, bem como a legalidade e regularidade das operações subjacentes a essas contas.

4. o 2 do artigo 185. o do Regulamento (CE, Euratom) n. o 1605/2002 do Conselho A presente declaração é dirigida ao Parlamento Europeu e ao Conselho, em conformidade com o n.2 do artigo 185.do Regulamento (CE, Euratom) n.1605/2002 do Conselho ( 6 )

Responsabilidade do Director

5. Na sua qualidade de gestor orçamental, o Director executa as receitas e despesas do orçamento nos termos da regulamentação financeira da Agência, sob a sua própria responsabilidade e nos limites das dotações atribuídas ( 7 ) . Compete ao Director instituir ( 8 ) a estrutura organizativa e os sistemas e procedimentos de gestão e de controlo internos, relevantes para a elaboração de contas definitivas ( 9 ) isentas de distorções materiais devidas a fraudes ou erros, e garantir que as operações subjacentes são legais e regulares.

Responsabilidade do Tribunal

6. Compete ao Tribunal, com base na sua auditoria, fornecer uma declaração sobre a fiabilidade das contas anuais da Agência, bem como sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes.

7. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as normas internacionais de auditoria e os códigos deontológicos da IFAC e da ISSAI ( 10 ) . Estas normas exigem que o Tribunal cumpra os requisitos éticos e planeie e execute a auditoria de modo a obter uma garantia razoável de que as contas estão isentas de distorções materiais e de que as operações subjacentes são legais e regulares.

8. A auditoria do Tribunal implica a execução de procedimentos visando obter provas de auditoria relativas aos montantes e às informações das contas, bem como à legalidade e regularidade das operações subjacentes. A escolha dos procedimentos depende do juízo do Tribunal em matéria de auditoria, incluindo a avaliação do risco de as contas conterem distorções materiais ou de as operações, devido a fraudes ou erros, serem ilegais ou irregulares. Ao efectuar essas avaliações do risco, examina-se o controlo interno aplicável à elaboração e apresentação das contas por parte da entidade, a fim de conceber procedimentos de auditoria adequados às circunstâncias. A auditoria do Tribunal implica igualmente apreciar se as políticas contabilísticas adoptadas são adequadas e se as estimativas contabilísticas efectuadas pelos gestores são razoáveis, bem como avaliar a prestação de contas no seu conjunto.

9. O Tribunal considera que as provas de auditoria obtidas são suficientes e adequadas como base para as opiniões a seguir apresentadas.

Opinião sobre a fiabilidade das contas

10. Na opinião do Tribunal, as contas anuais da Agência ( 11 ) reflectem fielmente, em todos os aspectos materialmente relevantes, a sua situação financeira em 31 de Dezembro de 2008, bem como os resultados das suas operações e fluxos de tesouraria relativos ao exercício encerrado nessa data, em conformidade com as disposições do seu regulamento financeiro.

Opinião sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas

11. Na opinião do Tribunal, as operações subjacentes às contas anuais da Agência relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2008 são, em todos os aspectos materialmente relevantes, legais e regulares.

12. As observações que se seguem não colocam em questão as opiniões do Tribunal.

OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL E FINANCEIRA

13. Os pagamentos orçamentais ascenderam a 36,4 milhões de euros, correspondentes a 54 % do montante autorizado. Especialmente as actividades operacionais registaram atrasos devido a dificuldades na implementação do sistema informático e à falta de efectivos qualificados. Estavam previstas dotações de autorização no montante de 20 milhões de euros para actividades operacionais, mas 8,2 milhões de euros foram transitados e 7,5 milhões de euros anulados. Esta situação não respeita o princípio da anualidade, apontando para insuficiências no planeamento das actividades da Agência.

14. Em relação a um número significativo de operações, num montante superior a 0,4 milhões de euros, as despesas não estavam cobertas por uma autorização orçamental, sendo portanto irregulares. Foram indevidamente transitadas dotações de pagamento para 2009, na maior parte dos casos relativas a actividades a executar em 2009 (12) e num caso devido a um erro na avaliação de uma autorização (13). Esta situação aponta para a necessidade de a Agência melhorar os procedimentos de acompanhamento da utilização das suas autorizações.

OUTRAS QUESTÕES

15. O Director da Agência nomeou-se a si próprio presidente do comité de selecção em 14 procedimentos de recrutamento. Dada a sua qualidade de entidade competente para proceder a nomeações, a independência (14) dos outros membros desses comités de selecção, que são agentes temporários subordinados ao Director, não era garantida. A auditoria de três procedimentos revelou insuficiências na documentação que descrevia sucintamente o trabalho dos comités de selecção, tendo-se constatado especialmente que as decisões tomadas nas várias fases do processo de selecção não eram justificadas.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 8 de Outubro de 2009. Pelo Tribunal de Contas Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Presidente

Quadro Agência Europeia dos Produtos Químicos (Helsínquia) Domínio de competências comunitárias segundo o Tratado Competências da Agência [Regulamento (CE) n.o 1907/2006 (Regulamento REACH) e Regulamento (CE) n.o 1272/2008 (classificação, rotulagem e embalagem de substâncias e misturas)] Governação Meios colocados à disposição da Agência em 2008 Actividades e serviços fornecidos em 2008 A base legal do regulamento que cria a ECHA, Regulamento (CE) n.o 1907/2006 (REACH) é o artigo 95. o do Tratado CE. Objectivos O regulamento REACH tem por objectivo assegurar um elevado nível de protecção da saúde humana e do ambiente, incluindo a promoção de métodos alternativos de avaliação dos perigos das substâncias, bem como a livre circulação das substâncias no mercado interno, reforçando simultaneamente a competitividade e a inovação. A Agência deverá ter um papel central assegurando a credibilidade, junto de todos os interessados e do público, dos processos legislativo e de tomada de decisões no domínio das substâncias químicas e da respectiva base científica. A Agência deverá também desempenhar um papel fundamental na coordenação da comunicação de informações no âmbito do presente regulamento e na sua aplicação. Por isso, é essencial que as instituições comunitárias, os Estados-Membros, o grande público e as partes interessadas confiem na Agência. Por essa razão, é vital garantir a sua independência e elevadas capacidades científicas, técnicas e regulamentares, assim como a transparência e a eficácia. Atribuições A ECHA foi criada para assegurar a gestão, e em alguns casos a execução, dos aspectos técnicos, científicos e administrativos do regulamento REACH e para assegurar a harmonização de todos esses aspectos a nível comunitário. A Agência deve também facultar aos Estados-Membros e às instituições da Comunidade o melhor aconselhamento possível de ordem científica e técnica sobre questões que se prendam com as substâncias químicas, que se enquadrem nas suas competências e que lhe sejam submetidas de acordo com as disposições do regulamento REACH. A ECHA tem igualmente tarefas relacionadas com a classificação e rotulagem dos produtos químicos. A Agência deve facultar especialmente aos Estados-Membros e às instituições da Comunidade o melhor aconselhamento possível de ordem científica e facultar à indústria e às autoridades dos Estados-Membros orientações técnicas e científicas. 1 - Conselho de Administração Composição Um representante de cada Estado-Membro nomeado pelo Conselho e, no máximo, seis representantes designados pela Comissão, incluindo três elementos, sem direito de voto, representando as partes interessadas, bem como duas pessoas independentes designadas pelo Parlamento Europeu. Atribuição Principalmente adopção do programa de trabalho anual e plurianual, do orçamento final, de um relatório geral, bem como das regras e procedimentos internos, e exercício de poder disciplinar sobre o Director Executivo. Além disso, nomeação da Câmara de Recurso e dos membros dos Comités. 2 - Director Gestão diária da Agência. 3 - Outros órgãos: vários Comités, Fórum para o intercâmbio de informações sobre o controlo do cumprimento da legislação, Secretariado e Câmara de Recurso 4 - Auditoria externa Tribunal de Contas. 5 - Autoridade de quitação Parlamento sob recomendação do Conselho. Orçamento 66,4 milhões de euros dos quais subvenção comunitária: 62,6 milhões de euros. Receitas das taxas: 3,8 milhões de euros. Total dos efectivos em 31 de Dezembro de 2008 220 lugares previstos no quadro do pessoal dos quais ocupados: 210 outros agentes: 34 Agentes contratuais, peritos nacionais destacados e pessoal interino Total dos efectivos: 244 Desempenhando as seguintes funções: — funções operacionais: 164 — funções administrativas e de apoio: 80 Trabalhos preparatórios à criação da nova Agência e formação de competências nos domínios do registo, da avaliação, da autorização, da restrição, da classificação, da rotulagem e da constituição dos Comités. Criação do sistema informático REACH e de outros sistemas informáticos. Criação dos sistemas de administração e de gestão. Número de substâncias pré-registadas: 150 000, subscritas por 65 000 empresas. Número de processos registados: 1 460. Número de perguntas respondidas pelo helpdesk: 12 325. Número de novos documentos de orientação publicados: 6. Número de documentos de orientação actualizados: 10. Lista de candidatos: 15 substâncias incluídas. Fonte: Informações fornecidas pela Agência.

RESPOSTAS DA AGÊNCIA Ref. ponto 13: À semelhança de outras agências em início de actividade, a ECHA teve dificuldades a nível da planificação de despesas, pelo que a execução orçamental do exercício de 2008 foi subóptima. Para o primeiro ano de independência financeira, o Conselho de Administração concordou em retomar as estimativas da Comissão para o orçamento de 2008. Essas estimativas, elaboradas em circunstâncias de muita incerteza, caracterizaram-se pela prudência. A rápida entrada em funções (1/6/2008) e o número extremamente elevado de pré-registos (2,7 milhões em vez dos 132 000 esperados) tornaram necessária uma concentração de recursos numa mesma actividade, afectando as despesas noutras rubricas. Em 2009, será colocada a tónica na melhoria da planificação e no acompanhamento das actividades. Ref. ponto 14: A Agência está de acordo com a observação do Tribunal de Contas. As operações do final do exercício de 2008 foram particularmente difíceis devido à falta de responsáveis financeiros nas unidades operacionais e técnicas, a qual, em certos casos, esteve na origem de insuficiências documentais e na impossibilidade de encerrar completamente todas as operações no fim do ano. Neste momento, dispomos do pessoal adequado e os procedimentos financeiros, bem como os controlos internos, encontram-se revistos e consolidados. As operações de final de exercício de 2009 serão alvo de uma atenção reforçada. Ref. ponto 15: Nos três primeiros trimestres de 2008, o Director presidiu a 14 comités de selecção para lugares-chave ou de gestão porque, nessa altura, a equipa dirigente estava em funções numa base provisória. A participação do Director nos comités de selecção era contrabalançada por uma avaliação externa dos candidatos efectuada por uma empresa de consultoria independente e a inclusão de um observador do Conselho de Administração e, ainda, pelo facto de vários membros dos comités de selecção serem funcionários da Comissão destacados. A Agência decidiu que, no futuro, o Director deixa de participar nos trabalhos dos comités de selecção. Além do mais, estão já disponíveis orientações para ajudar nos trabalhos dos comités de selecção, em particular no que respeita à fundamentação das decisões tomadas.

(1) JO L 396 de 30.12.2006, p. 1.

(2) O quadro indica sucintamente as competências e actividades da Agência, sendo apresentado a título informativo.

(3) Estas contas são acompanhadas de um relatório sobre a gestão orçamental e financeira durante o exercício, o qual indica, entre outros elementos, a taxa de execução das dotações, fornecendo informações sucintas sobre as transferências de dotações entre as várias rubricas orçamentais.

(4) As demonstrações financeiras são constituídas por: balanço e conta dos resultados económicos, mapa dos fluxos de tesouraria, mapa da variação dos capitais próprios e anexo às demonstrações financeiras, que inclui a descrição das principais políticas contabilísticas e outras notas explicativas.

(5) Os mapas sobre a execução do orçamento incluem a conta de resultados da execução orçamental e o seu anexo.

(6) JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(7) Artigo 33.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, de 23 de Dezembro de 2002 (JO L 357 de 31.12.2002, p. 72).

(8) Artigo 38.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão.

(9) As regras relativas à prestação de contas e à contabilidade das Agências são estabelecidas no capítulo 1 do título VII do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE, Euratom) n.o 652/2008 da Comissão, de 9 de Julho de 2008 (JO L 181 de 10.7.2008, p. 23), sendo assim integradas no regulamento financeiro da Agência.

(10) Federação Internacional de Contabilistas (IFAC - International Federation of Accountants) e Normas Internacionais das Instituições Superiores de Controlo (ISSAI - International Standards of Supreme Audit Institutions).

(11) As contas anuais definitivas foram elaboradas em 15 de Junho de 2009 e recebidas pelo Tribunal em 29 de Junho de 2009. As contas anuais definitivas, consolidadas com as da Comissão, serão publicadas no Jornal Oficial da União Europeia até 15 de Novembro do ano seguinte ao exercício encerrado. Estão disponíveis nos sítios internet http://eca.europa.eu ou http://echa.europa.eu/publications/annual_accounts_en.asp

(12) Quatro casos no valor total de cerca de 576 000 euros.

(13) No valor de 100 000 euros.

(14) Artigo 11o-A do Estatuto dos Funcionários.