COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO - Relatório à autoridade de quitação resumindo o número e o tipo de auditorias internas efectuadas em 2002, as principais recomendações formuladas e o seguimento dado a essas recomendações. (Artigo 86º, nº 4, do Regulamento 1605/2002 do Conselho)

ÍNDICE

1. Introdução

2. Síntese das auditorias internas e acções de acompanhamento

3. Síntese de cada auditoria

3.1. Análise dos relatórios anuais de actividades e declarações dos ordenadores delegados referentes a 2001

3.2. Auditoria à formação na Comissão

3.3. Auditoria ao acompanhamento do procedimento de quitação

3.4. Auditoria aprofundada à DG REGIO

3.5. Auditoria à recuperação de fundos pagos em excesso

3.6. Implementação dos Fundos Estruturais nos Países Candidatos (Carta de Recomendação)

3.7. Acompanhamento das auditorias anteriores

3.8. Exame dos progressos na reforma

3.9. Gestão das infra-estruturas imobiliárias

3.10. Adjudicação de estudos e de serviços

3.11. Análise da governança da gestão dos programas na área das relações externas

3.12. Fundos de contrapartida e apoio orçamental FED

3.13. Renovação do Berlaymont

4. Conclusões

1. INTRODUÇÃO

O presente relatório de síntese destina-se à autoridade de quitação, nos termos do nº 4 do artigo 86º do Regulamento (CE, Euratom) nº 1605/2002 do Conselho de 25 de Junho de 2002 que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias.

Visa apresentar o número e o tipo de auditorias internas efectuadas, as principais recomendações formuladas e o seguimento dado a essas recomendações.

2. SÍNTESE DAS AUDITORIAS INTERNAS E ACÇÕES DE ACOMPANHAMENTO

Em 2002, de acordo com o seu programa de trabalho, o Auditor Interno realizou as seguintes auditorias:

- Análise dos relatórios anuais de actividades e declarações dos ordenadores delegados referentes a 2001

- Auditoria à formação na Comissão

- Auditoria ao acompanhamento do procedimento de quitação

- Auditoria à DG REGIO (auditoria aprofundada)

- Auditoria à recuperação de fundos pagos em excesso

- Implementação dos Fundos Estruturais nos Países Candidatos (Carta de Recomendação)

2.1. Acompanhamento das auditorias anteriores

- Exame dos progressos na reforma

- Gestão das infra-estruturas imobiliárias

- Adjudicação de estudos e de serviços

- Análise da governança da gestão dos programas na área das relações externas

- Fundos de contrapartida e apoio orçamental FED

- Renovação do Berlaymont

3. SÍNTESE DE CADA AUDITORIA

3.1. Análise dos relatórios anuais de actividades e declarações dos ordenadores delegados referentes a 2001

Esta auditoria decorreu em simultâneo com a preparação da síntese dos relatórios anuais de actividades relativos a 2001, tendo as suas recomendações sido consideradas nessa Síntese. O objectivo era dar conta dos pontos fortes e dos pontos fracos dos relatórios e das declarações, retirando as ilações pertinentes.

Recomendações

No essencial, as recomendações instam os serviços a dar conta com maior rigor dos resultados, a fornecer uma descrição mais circunstanciada dos sistemas de controlo interno existentes e a clarificar a metodologia e o papel dos agentes envolvidos.

Medidas tomadas

A metodologia e as orientações foram melhoradas, em especial por via de duas decisões da Comissão de 21 de Janeiro, (COM(2003)28 e SEC(2003)59).

3.2. Auditoria à formação na Comissão

A auditoria à formação analisou a organização e a oferta de formação em Bruxelas e no Luxemburgo, dando especial atenção às melhores práticas fora da Comissão.

Recomendações

O SAI recomendou a melhoria da gestão global da formação e da estratégia subjacente, a fim de melhor responder às necessidades e às prioridades das instituições e reforçar o controlo da oferta de formação externalizada através da criação de registos financeiros centralizados e da obrigatoriedade de prestação de contas por parte dos fornecedores.

Medidas tomadas

A Comissão adoptou uma estratégia de formação pós-reforma que tem em conta as necessidades prioritárias definidas com base numa abordagem de gestão baseada em actividades.

3.3. Auditoria ao acompanhamento do procedimento de quitação

A auditoria tinha por objectivo recomendar uma melhoria do acompanhamento do procedimento de quitação pela Comissão.

Recomendações

O relatório de auditoria recomenda a definição de uma estratégia interinstitucional para o procedimento de quitação, um método para medir a eficácia dos controlos, o reconhecimento de que é a imagem da União que está em risco, um sistema para dar conta das medidas tomadas, visando uma melhor apropriação do processo por parte da Comissão.

Medidas tomadas

As questões técnicas foram aperfeiçoadas e a responsabilidade dos agentes envolvidos ao nível da Comissão foi clarificada numa Decisão da Comissão de Janeiro de 2003.

3.4. Auditoria aprofundada à DG REGIO

A auditoria pretendia melhor identificar o perfil de risco e de controlo da DG no contexto de toda a Comissão. Concentrou-se nos seguintes três domínios: cumprimento das disposições relativas ao controlo financeiro no que diz respeito ao Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional, processo de interpretação da regulamentação e sistemas de prestação de contas da actividade desenvolvida.

Recomendações

O SAI recomendou que a tónica fosse colocada nos controlos preventivos, na instauração de declarações sobre a situação nos Estados-Membros e no reforço da cooperação com estes últimos em matéria de controlo. Propõe-se ainda a consolidação do quadro regulamentar melhorado em termos de gestão e controlo e por fim o reforço do papel consultivo do gestor operacional.

Medidas tomadas

A DG REGIO já definiu uma estratégia de auditoria, reorganizou as unidades de auditoria e de controlo e preparou propostas para melhorar a cooperação com os Estados-Membros numa perspectiva de auditoria única («contrato de confiança»).

3.5. Auditoria à recuperação de fundos pagos em excesso

Esta auditoria destinou-se a melhor compreender os mecanismos específicos dos processos interserviços e apoiar a reforma em curso no sector. Concentrou-se na recuperação de fundos indevidamente pagos no âmbito da gestão directa e do FED.

Recomendações

O SIA recomenda a definição de um papel de supervisão e liderança para os sistemas de recuperação de verbas, uma abordagem harmonizada para o tratamento de ordens de cobrança, centralização do acompanhamento e da orientação e a melhoria dos instrumentos TI envolvidos.

Medidas tomadas

O enquadramento regulamentar foi profundamente remodelado e a Comissão empreendeu medidas de correcção ao nível da gestão.

3.6. Implementação dos Fundos Estruturais nos Países Candidatos (Carta de Recomendação)

Com base num estudo sobre gestão dos auxílios estruturais lançado no início de 2002, o SAI elaborou uma carta de recomendação para chamar a atenção para a questão da capacidade administrativa dos países candidatos e para as suas necessidades em termos de recursos humanos para levar a bom termos as tarefas antes e após o alargamento.

Recomendação e medidas tomadas

As DG em questão já tomaram iniciativas para revolver os problemas já identificados e atenuar os riscos, designadamente no que se refere à planificação rigorosa do processo de programação para os novos Estados-Membros, ao controlo dos compromissos, ao exercício EDIS e à simplificação da gestão dos Fundos Estruturais. Decidiu-se canalizar um auxílio suplementar para reforçar a capacidade administrativa dos futuros Estados-Membros (Facilidade de Transição).

3.7. Acompanhamento das auditorias anteriores

Resumo

O relatório de auditoria interna do SAI realça a necessidade de continuar a desenvolver o processo acompanhamento e sublinha que o controlo do cumprimento das recomendações emanadas da auditoria e das medidas de correcção é da responsabilidade das estruturas de gestão.

Medidas tomadas

Os serviços enviaram a partir de finais de Janeiro de 2003 os respectivos planos de acção, em resposta às auditorias realizadas até à data pelo SIA. A Comissão aprovou em Janeiro de 2003 uma decisão sobre a responsabilidade dos agentes em matéria de controlo e auditoria.

O SIA irá programar um trabalho de acompanhamento em áreas seleccionadas, em função dos recursos disponíveis.

3.8. Exame dos progressos na reforma

Esta auditoria incidiu na forma como as DG estavam a avançar com as respectivas acções de reforma.

Recomendações

O SIA sublinhou a necessidade de um impulso constante por parte de um grupo de direcção e de recursos adequados.

Medidas tomadas

O mandato do grupo de direcção da GBA foi alargado para integrar a totalidade do âmbito da reforma administrativa e as vagas provenientes do regime de reforma antecipada foram canalizadas prioritariamente para responder às necessidades associadas à reforma.

3.9. Gestão das infra-estruturas imobiliárias

Resumo

A auditoria visava fazer um balanço da gestão das infra-estruturas imobiliárias.

A proposta da Comissão de reformulação do Regulamento Financeiro deveria prever medidas de correcção, mas a autoridade orçamental rejeitou a proposta para autorizar o recurso ao empréstimo directo.

Numa Comunicação prevista para 2003, a Comissão irá introduzir a ideia de examinar os edifícios e as consequências logísticas antes de se pronunciar sobre a reestruturação dos serviços.

Foram criados dois novos serviços para as infra-estruturas, o que permitirá clarificar e racionalizar as actividades e as responsabilidades.

3.10. Adjudicação de estudos e de serviços

Resumo

Está em curso o acompanhamento desta auditoria e todas as DG comunicam actualmente ao SAI as medidas que prevêem para melhorar e optimizar a utilização dos estudos e dos serviços já fornecidos, bem como para coordenar com maior eficácia a programação, a fim de evitar duplicações.

3.11. Análise da governança da gestão dos programas na área das relações externas

Resumo

O SAI propôs no seu relatório a revisão da estrutura do serviço Relex e a utilização das declarações sobre a situação dos países para a ajuda externa.

Medidas tomadas

Foi constituído um grupo interserviços, o qual elaborou um relatório no âmbito do acompanhamento de uma iniciativa recomendada neste domínio na Síntese dos Relatórios Anuais de Actividades relativos a 2001. O relatório foi enviado em Abril ao Comité de Acompanhamento da Auditoria para ulterior desenvolvimento.

3.12. Fundos de contrapartida e apoio orçamental FED

Resumo

Com base no relatório do SAI, a DG AIDCO tomou várias medidas concretas, designadamente a definição de linhas de orientação, de sistemas de arquivos e instrumentos de controlo, bem como o reforço da colaboração com outros doadores. As recomendações do SAI serão reexaminadas em simultâneo com a auditoria aprofundada à DG AIDCO.

3.13. Renovação do Berlaymont

Resumo

Com base nas recomendações do SAI apresentadas no relatório sobre a renovação e a potencial aquisição do Berlaymont, foram empreendidas várias acções, designadamente a elaboração de cenários circunstanciados dos custos de projectos comparáveis e o reforço da estrutura de gestão para o período remanescente do projecto actual.

O novo serviço das infra-estruturas em Bruxelas é agora responsável pelo acompanhamento das recomendações. Foi celebrada uma convenção entre a Comissão e o Estado Belga, a qual estabelece um preço para o Berlaymont que tem em conta a boa gestão da renovação, fixa a data em que o edifício estará disponível e define o produto final.

4. CONCLUSÕES

O presente relatório foi elaborado para submeter à autoridade de quitação uma síntese do número e tipo de auditorias internas efectuadas em 2002, as principais recomendações formuladas e o seguimento dado a essas recomendações.