Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000, acompanhado das respostas da Agência

(2001/C 372/01)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho, em conformidade com o n.o 4 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94(1) do Conselho.

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000. De acordo com o n.o 1 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 15.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DA AGÊNCIA EUROPEIA PARA A SEGURANÇA E A SAÚDE NO TRABALHO (BILBAU) NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 2000

Execução do orçamento e contabilidade orçamental

5. No quadro 1(3) é apresentada a execução do orçamento do exercício de 2000. A Agência teve de transitar 57 % (1,7 milhões de euros) das dotações autorizadas durante o exercício de 2000 para a execução das suas despesas operacionais (título III). Esta percentagem de transições revela que a Agência necessita de reforçar a qualidade e o controlo da programação das suas actividades.

Demonstrações financeiras e contabilidade

6. Nos quadros 2 e 3 são apresentados a conta de gestão relativa ao exercício de 2000 e o balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000.

7. Por falta de dotações nas rubricas orçamentais em questão e na ausência de transferências, a Agência teve de transitar para o exercício de 2001 encargos bancários (12155,72 euros), bem como despesas suplementares decorrentes de perdas cambiais (3624,72 euros) suportadas no exercício de 2000.

Disposições financeiras e regulamentares

8. A fim de equipar uma sala, a Agência publicou dois anúncios de concurso para instalação de material de interpretação. Se os concursos fossem efectuados conjuntamente, devido aos montantes em causa (no total de 50712 euros), a Agência teria sido obrigada a solicitar o parecer da Comissão Consultiva de Compras e Contratos, o que desta forma evitou.

9. Quatro séries de contratos plurianuais celebrados pela Agência em 1998, num montante de 354964 euros, previam dois pagamentos para cada fracção anual:

- um adiantamento de 50 % nos 60 dias seguintes à apresentação do pedido de pagamento,

- o pagamento do saldo após a aprovação do relatório final e do respectivo pedido de pagamento.

Este procedimento não respeita as condições do anúncio de concurso que prevê que o primeiro pagamento seja efectuado após o envio do primeiro relatório intercalar. Para justificar o pagamento do saldo, os beneficiários enviam os seus pedidos acompanhados de uma lista de despesas incorridas e não apresentam documentos comprovativos, o que é contrário às disposições dos contratos (artigo 5.o).

Gestão dos recursos humanos da Agência

Política de pessoal

10. Tendo sido criada pelo Regulamento (CE) n.o 2062/94 do Conselho, de 18 de Julho de 1994, a Agência foi instalada após a nomeação do director, em Setembro de 1996. Durante os primeiros meses, a Agência funcionou apenas com peritos nacionais destacados (PND) e agentes auxiliares (AA). A publicidade para recrutamento dos PND foi efectuada apenas em determinados Estados-Membros(4).

11. O pessoal da Agência está sujeito à regulamentação aplicável aos funcionários e aos outros agentes das CE. De acordo com n.o 3 do artigo 20.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94, o Conselho de Administração, em acordo com a Comissão, adopta as regras de execução.

Descrição das funções

12. Só existe uma descrição das funções, que corresponde à publicada nos avisos de vaga de lugar, para cada lugar da categoria A. Deveria ser elaborada uma descrição das funções para todos os agentes com base nos objectivos e funcões da Agência. Os agentes deverão poder aceder facilmente a esta descrição das funções, que deverá ser actualizada regularmente e inserida nos processos pessoais dos agentes.

Peritos nacionais destacados (PND)

13. No que se refere aos peritos nacionais destacados, na ausência de uma decisão formal do seu Conselho de Administração, a Agência baseia-se no regime da Comissão. De acordo com este regime, a duração provável do destacamento deve ser definida na correspondência trocada com a administração nacional. Contudo, em dois casos, essa correspondência não existia e, num outro, a duração não fora definida.

14. Embora o regulamento estipule que os PND devem encontrar-se em serviço remunerado numa administração pública internacional ou nacional durante o seu destacamento, a Agência reembolsou às administrações nacionais em questão o salário de três PND, alegando que ainda não integrara formalmente na sua regulamentação as disposições em vigor na Comissão. Por conseguinte, a regularidade destes pagamentos é contestável.

Evolução dos efectivos e da actividade da Agência

15. O quadro dos efectivos da Agência inclui apenas agentes temporários (AT). O número de lugares a ocupar é autorizado anualmente pela autoridade orçamental conjuntamente com o orçamento. Além disso, o orçamento pode conceder dotações para recrutamento de agentes auxiliares (AA), por um período máximo de um ano, bem como de agentes locais (AL) e peritos nacionais destacados (PND).

16. O quadro 4 apresenta a evolução do pessoal da Agência, bem como a sua repartição. O aumento dos efectivos tende a estabilizar. Inicialmente a Agência recorreu a agentes contratados através de empresas de trabalho temporário para compensar a sua falta de efectivos mas, em 2000, esta modalidade era muito pouco utilizada.

17. Desde a sua criação, a Agência contratou mais de 40 agentes, dos quais 27 foram admitidos como AT e os outros como AA ou PND. No final de 2000, 24 agentes tinham o estatuto de AT. Três agentes foram recrutados através de um processo externo, enquanto que os outros foram-no através de processos mais informais. Em média, as despesas de recrutamento elevaram-se a aproximadamente 3140 euros por agente contratado.

18. Para efeitos da auditoria, os agentes foram agrupados em duas categorias:

- os agentes responsáveis pelas actividades de apoio (agentes de apoio), ou seja as actividades que garantem o funcionamento da Agência (por exemplo, serviços como a administração, contabilidade, secretariado, etc.),

- os outros agentes, designados por operacionais, que contribuem directamente para a realização dos objectivos da Agência.

19. Em média, quase todos os agentes A, ou seja 40 % dos efectivos totais, devem ser considerados operacionais. Todos os outros agentes, ou seja 60 % do total dos efectivos, devem ser considerados agentes de apoio.

20. O quadro 5 descreve a evolução dos custos com o pessoal, bem como as despesas de funcionamento. A evolução das despesas salariais foi, em média, praticamente paralela à dos efectivos.

21. No que se refere aos custos com o pessoal, a análise incidiu essencialmente nas despesas de formação profissional (FP) e nas de funcionamento, nomeadamente no sector da informática.

22. As despesas de FP aumentaram mais rapidamente que os efectivos. Em média, as despesas de funcionamento diminuíram ligeiramente, já que as despesas de instalação tiveram de ser efectuadas no período de arranque da Agência.

23. Para determinar a relação entre a actividade da Agência e a evolução do seu pessoal e dos respectivos custos, esta última foi comparada à evolução do montante das dotações operacionais (título III) efectivamente despendidas (dotações do exercício e dotações transitadas) durante um exercício. Esta comparação sugere que os efectivos da Agência e os respectivos custos crescem mais rapidamente que o seu volume de actividade. Este fenómeno é confirmado pelo facto de, em média, as despesas de apoio (títulos I e II - Despesas de pessoal e de funcionamento) crescerem mais rapidamente que as despesas operacionais. Esta situação deverá levar a Agência a interrogar-se sobre os meios de melhorar a produtividade dos seus recursos humanos.

24. Estas constatações devem ser atenuadas pelo facto de a Agência ainda não ter atingido uma velocidade de cruzeiro e de não poder, tendo em conta a sua dimensão, beneficiar de economias de escala consideráveis para a sua infra-estrutura material e administrativa. Neste contexto, a relação entre a taxa de crescimento dos seus efectivos operacionais e o seu volume de despesas apresenta uma tendência satisfatória. Da mesma forma, nos últimos três anos, a taxa de crescimento das despesas de pessoal e de funcionamento tende a diminuir, nomeadamente devido ao recurso aos PND, comparativamente à taxa das despesas operacionais, passando até a ser-lhe inferior.

Conclusão

25. Embora após a sua criação a Agência não tenha podido contratar os efectivos previstos no quadro dos efectivos do seu orçamento, foi possível compensar este défice através do recrutamento de AA e de PND.

26. No recrutamento dos seus agentes a Agência baseou-se em contactos limitados. Esta abordagem tem vantagens em matéria de rapidez e de custo-eficácia e utiliza métodos informais ao nível da publicidade dos lugares e das modalidades de selecção. A qualidade dos recrutamentos efectuados não parece dever ser posta em causa.

27. No caso da Agência, tendo em conta a evolução esperada das suas actividades, e consequentemente dos seus efectivos, é talvez preferível que, no que se refere aos lugares com carácter administrativo, esta se associe às Instituições e aos outros organismos descentralizados, para que os seus recrutamentos sejam efectuados a partir de uma base o mais alargada possível.

28. A Agência deverá acompanhar com muita atenção a evolução dos seus efectivos e dos respectivos custos e prosseguir os seus esforços no sentido de melhorar a produtividade dos seus recursos humanos e materiais. De uma maneira geral, deverá melhorar o seu sistema de gestão e de informação na área dos recursos humanos.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 10 de Outubro de 2001.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 216 de 20.8.1994, p. 5.

(2) Em conformidade com o n.o 3 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e despesas da Agência no exercício de 2000 foram elaboradas em 29.3.01 e enviadas ao Conselho de Administração da Agência, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 17 de Abril de 2001. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório têm um máximo de exactidão. Os números foram arredondados, o que aparentemente pode sugerir a existência de erros de cálculo. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(4) Alemanha, Dinamarca, Irlanda, Países Baixos, Reino Unido e Suécia.

QUADROS 1-5

Quadro 1

Execução orçamental

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2000 e 1999

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

NB:Os totais podem apresentar diferenças devidas aos arredondamentos.

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pela Agência.

Quadro 3

Balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000 e a 31 de Dezembro de 1999

NB:Os totais podem apresentar diferenças devidas aos arredondamentos.

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pela Agência.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 4

Evolução do pessoal

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

AT: Agentes temporários.

AA: Agentes auxiliares.

AL: Agentes locais.

PND: Peritos nacionais destacados.

Quadro 5

Evolução do pessoal e dos respectivos custos

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas da agência

Execução do orçamento e contas orçamentais

5. Cerca de 50 % das transições automáticas referem-se a subvenções concedidas no âmbito dos acordos contratuais concluídos com os Pontos Focais e os Centros Temáticos, ambos sujeitos a uma decisão tomada pelo Conselho de Administração na sua última reunião de Novembro de 1999. Tendo em conta que se aprovaram as autorizações em Dezembro, as transições automáticas, nos termos do disposto na alínea d) do artigo 6.o do Regulamento Financeiro da Agência, são inevitáveis. Contudo, a Agência estudará a possibilidade de adaptar o processo de decisão neste domínio, por forma a poder respeitar o princípio de anuidade e a evitar, na medida do possível, o recurso a transições de crédito sistemáticas.

A percentagem restante diz respeito aos últimos pagamentos que não haviam ainda sido efectuados em 31 de Dezembro, e aos quais se aplica normalmente o artigo supracitado.

Demonstrações financeiras e contabilidade

7. No que se refere às diferenças de câmbio e aos custos de transferência, a Agência compromete-se a corrigir as rubricas orçamentais em questão, a fim de evitar uma situação idêntica em 2001.

Disposições financeiras e regulamentares

8. Relativamente aos dois concursos mencionados, convém sublinhar que se dirigiam a sectores de mercado diferentes. O primeiro, 2000/ADM/IT/1, destinava-se à instalação multimédia e ao controlo electrónico de salas de conferências, ao passo que o segundo, 2000/ADM/IT/2, se dirigia a fornecedores oficiais de equipamento de conferência Philips. Dada a urgência de acondicionar esta nova sala de reuniões, a Agência lançou um concurso limitado (2000/ADM/IT/1) convidando dois fornecedores com os quais já havia colaborado anteriormente na instalação de sistemas multimédia e de controlo electrónico de salas de conferências, e cuja qualidade de prestação havia sido comprovada de forma positiva.

Gestão dos recursos humanos da Agência

Política em matéria de pessoal

10. No período de arranque das actividades da Agência, a partir de Setembro de 1996, e até às primeiras contratações de agentes temporários para realizar tarefas operacionais, no início de 1998, o director teve de recorrer a um número muito reduzido de peritos de confiança, com estatutos bastante diferenciados, em função das disponibilidades do momento e por um período limitado. Tratava-se de destacamentos de funcionários nacionais dos Estados-Membros ou de contratos de auxiliar limitados a um ano destinados a peritos provenientes das Instituições comunitárias.

No que diz respeito à divulgação para contratação de peritos nacionais destacados, convém salientar que a Agência teve de satisfazer as suas necessidades neste âmbito de acordo com as disponibilidades verificadas através dos contactos efectuados junto dos 15 Estados-Membros. Apenas se obtiveram resultados concretos em sete países, que serviram para cobrir necessidades concretas da Agência na sua fase de arranque, ou em acções muito pontuais.

Descrição das funções

12. A observação do Tribunal será tida em conta aquando da finalização dos relatórios de notação do pessoal e da adequação dos recursos humanos aos objectivos e funções a desempenhar por cada Unidade no quadro do seu "contract agreement" com a Direcção da Agência. O facto de o pessoal participar na elaboração e na assinatura dos referidos "contract agreements" garante a comunicação e o intercâmbio de informação.

Peritos nacionais destacados

13. A regulamentação aplicável aos peritos nacionais destacados junto dos serviços da Comissão não foi formalmente aprovada pelo Conselho de Administração, sendo utilizada pela Agência apenas na qualidade de documento de referência. A não existência de documentação de apoio para certos processos de destacamento deve-se ao facto de, em alguns casos, o director ter concluído acordos verbais no início da implementação da Agência em Bilbau.

14. De acordo com a regulamentação da Comissão, quando assim exigem os seus interesses, e exclusivamente no caso de peritos nacionais não provenientes do sector privado, a Comissão poderá reembolsar à entidade patronal, em parte ou na sua totalidade, a remuneração do perito destacado durante o período do seu destacamento. Assim sendo, a Agência seguiu o espírito do regulamento. Não obstante, a Agência deseja sublinhar o carácter excepcional das referidas situações e a curta duração destes destacamentos.

Evolução do quadro de efectivos e da actividade da Agência

17. Todos os agentes temporários foram contratados segundo o procedimento aprovado pelo Conselho de Administração, que não se baseia apenas numa entrevista, mas também numa notação prévia das candidaturas baseada nas qualificações académicas e profissionais. Em alguns casos, organiza-se um exame escrito no sentido de testar os conhecimentos específicos exigidos para ocupar o lugar em questão.

Os processos de selecção são dispendiosos nomeadamente devido ao custo bastante elevado das deslocações a Bilbau.

19. A maioria dos agentes B que trabalham nas unidades "Ambiente de Trabalho" e "Informação e Comunicação" deve igualmente considerar-se de carácter operacional.