ÍNDICE

1. Introdução 3

2. A missão do SAI: independência, objectividade e responsabilidade 3

3. Ambiente de trabalho e plano de auditoria 3

3.1. O processo de auditoria interna 3

3.2. Aplicação do plano estratégico de auditoria do SAI 4

3.3. Aceitação e acompanhamento das recomendações do SAI 4

3.4. Percepção do trabalho do SAI 4

3.5. Consulta com a Instância Especializada em matéria de Irregularidades Financeiras ( Financial Irregularities Panel - FIP) da Comissão 4

4. Principais resultados e recomendações do SAI 4

4.1. Governo das instituições 4

4.2. Questões relativas às tecnologias da informação (TI) 7

4.3. Estratégias de controlo 8

4.4. Auditoria ao cumprimento dos prazos de pagamento (DG BUDG, DG ECHO, DG MOVE, DG ENER, DG AIDCO) 11

5. Conclusões 12

5.1. Procedimentos de controlo 12

5.2. Fraude 13

Introdução

O presente relatório informa a Autoridade de Quitação acerca dos trabalhos realizados pelo Serviço de Auditoria Interna (SAI), de acordo com o artigo 86.º, n.º 4, do Regulamento Financeiro (RF). Tem por base o relatório elaborado pelo SAI apresentado nos termos do artigo 86.º, n.º 3, do RF, relativo aos principais resultados das auditorias, às exposições ao risco importantes e ao controlo, bem como às questões que se prendem com o governo das instituições.

O presente relatório tem por base os relatórios de auditoria e de consultoria do SAI concluídos em 2010[1] relativamente a agências de execução e a serviços da Comissão. Não abrange os resultados das auditorias realizadas pelo SAI noutras agências ou organismos, para os quais são redigidos relatórios anuais distintos.

As reacções da Comissão às recomendações do Auditor Interno foram incluídas no relatório de síntese[2], no qual a Comissão toma posição sobre as questões transversais suscitadas pelo SAI, pelo Tribunal de Contas Europeu (TCE) e pela Autoridade de Quitação, assim como as identificadas pelo Comité de Acompanhamento da Auditoria.

A MISSÃO DO SAI: INDEPENDÊNCIA, OBJECTIVIDADE E RESPONSABILIDADE

A missão do SAI consiste em contribuir para uma boa gestão na Comissão Europeia, através da realização de auditorias dos sistemas internos de gestão e controlo, a fim de avaliar a sua eficácia e promover a sua melhoria contínua.

O SAI está sob a autoridade do Membro da Comissão responsável pela auditoria e responde perante o Comité de Acompanhamento da Auditoria (CAA). A independência do SAI está consagrada na sua Carta de Missão, aprovada pela Comissão.

O SAI realiza o seu trabalho em conformidade com o Regulamento Financeiro e com o Código de Ética e as normas internacionais de práticas profissionais do Instituto de Auditores Internos ( Institute of Internal Auditors - IIA).

AMBIENTE DE TRABALHO E PLANO DE AUDITORIA

O processo de auditoria interna

O SAI cooperou com o TCE e com as estruturas de auditoria interna ( Internal Audit Capabilities - EAI) na coordenação do planeamento das auditorias, no fornecimento regular de relatórios de auditoria, no intercâmbio de metodologias e na partilha de oportunidades de formação.

Pela primeira vez, o SAI apresentou à Comissão um parecer global, incidindo sobre a gestão financeira e baseado nas auditorias internas realizadas pelo SAI e pelas EAI durante o período 2008-2010.

Aplicação do plano estratégico de auditoria do SAI

O plano estratégico de auditoria do SAI 2008-2010 foi actualizado regularmente para ter em conta necessidades específicas (o primeiro parecer global, os resultados da avaliação anual dos riscos de gestão e outras mudanças no ambiente externo e interno).

Em 2010, o SAI completou 88 % (87% em 2009) do seu programa de trabalho, tendo realizado 100 % das missões «C1»[3] 100% em 2009) e 68 % das missões «C2»[4] (66% em 2009). No total, foram emitidos 85 relatórios (30 de auditoria, 49 de acompanhamento, 1 de consultoria, 4 cartas de recomendações e 1 relatório sobre o parecer global).

Aceitação e acompanhamento das recomendações do SAI

Em 2010, o nível de aceitação das recomendações de auditoria «essenciais» e «muito importantes» pelas entidades examinadas ascendeu a 100 % (98,8 % em 2009).

Relativamente ao período 2006 – 2010, 86 % de todas as recomendações tinham sido executadas até ao final de 2010.

O SAI concluiu que 33 % das recomendações emitidas em 2010 tinham sido executadas. Qualquer recomendação essencial ou muito importante que registe um atraso significativo é seguida pelo CAA.

Percepção do trabalho do SAI

O resultado global do inquérito de 2010 é positivo, tendo sido apurado que 92,7 % (90 % em 2009) dos inquiridos considera que o trabalho do SAI contribui para a qualidade dos sistemas de gestão e controlo e que 94,5 % (90 % em 2009) considera que o trabalho do SAI é executado com honestidade, objectividade e equidade. 86,2% dos inquiridos manifestou-se satisfeito com a qualidade dos relatórios do SAI (76,3% em 2009, 61,5% em 2008 e 48,8% em 2007).

Consulta com a Instância Especializada em matéria de Irregularidades Financeiras ( Financial Irregularities Panel - FIP) da Comissão

Em 2010, não foram indicados quaisquer problemas sistémicos pela Instância Especializada em matéria de Irregularidades Financeiras ( Financial Irregularities Panel - FIP) nos termos do artigo 66.º, n.º 4, do Regulamento Financeiro.

PRINCIPAIS RESULTADOS E RECOMENDAÇÕES DO SAI

Governo das instituições

O SAI identificou ensinamentos a retirar da divisão e da reestruturação de três das maiores direcções-gerais, bem como possíveis sinergias e recomendações em matéria de governo das instituições que podem ser tidas em conta em futuras reorganizações. O SAI realizou uma série de auditorias relativamente à estrutura de governo no seio da Comissão, à prevenção e detecção de fraudes, bem como às agências de execução.

- Fraude

Dando continuidade ao seu trabalho de auditoria antifraude realizado desde 2007, o SAI conduziu duas auditorias (OLAF e JLS) e um acompanhamento relativamente à prevenção e à detecção de fraudes. A prevenção e detecção de fraudes fizeram igualmente parte do âmbito de quatro outras auditorias.

O SAI emitiu um parecer não satisfatório, em virtude da ausência de uma estratégia antifraude actualizada da Comissão. No entender do SAI, a estratégia deve incluir os desenvolvimentos a nível das ferramentas de TI que podem ajudar a prevenir e detectar fraudes, deve promover a cooperação entre o OLAF e as partes interessadas, bem como prever uma estratégia de formação e sensibilização.

A Comissão aprovou a Comunicação sobre a estratégia antifraude da Comissão[5], em linha com as recomendações do SAI, que visa melhorar as estratégias de luta contra a fraude a nível dos serviços da Comissão, reforçar as políticas da UE e contribuir para uma melhor protecção dos interesses financeiros da União. A Comissão considera que as medidas propostas no plano de acção permitirão resolver as eventuais insuficiências identificadas e melhorar a eficácia e a eficiência dos sistemas de gestão e de controlo.

Quanto ao governo das instituições, o SAI recomendou igualmente que a DG JUST e a DG HOME devem melhorar o seu processo de avaliação dos riscos dando a devida atenção aos riscos de fraude e que, nessa base, desenvolvam e formalizem uma estratégia antifraude.

No que diz respeito à prevenção da fraude, o SAI recomendou que a DG HOME assegure que o quadro regulamentar dos fundos de solidariedade cumpre as disposições do Regulamento Financeiro e da base de dados central sobre as exclusões. Quanto à detecção de fraudes, o SAI recomendou que a DG HOME elabore, organize e aplique procedimentos e sistemas de registo, supervisão e acompanhamento das irregularidades comunicadas pelos Estados-Membros.

Já foram realizadas acções de sensibilização com o comité SOLID[6]. Em 2011, serão desenvolvidas estratégias antifraude específicas pelas duas direcções-gerais com o apoio do OLAF. As disposições do regulamento da Comissão relativo à base de dados central sobre as exclusões serão tidas em consideração na legislação específica de apoio ao próximo quadro financeiro plurianual (pós 2013).

- Divisão das DG

O SAI examinou a divisão da DG TREN, ENV e JLS que teve lugar em 2010 e resultou na criação de direcções com recursos partilhados e em estruturas de auditoria interna partilhadas. As mudanças organizativas foram levadas a cabo no quadro do compromisso da Comissão de cumprir todos os requisitos em termos de recursos humanos até 2013, sem aumentar esses recursos e reduzindo o peso do apoio administrativo.

A carta de recomendações[7] aborda uma série de questões para consideração, designadamente o acompanhamento reforçado e estruturado do processo de reorganização, e apresenta várias sugestões em matéria de orientações prévias, contratação de peritos e melhor preparação dos serviços centrais.

A Comissão tomou boa nota das questões suscitadas na carta de recomendações, mas considera que é demasiado cedo para retirar conclusões definitivas sobre as vantagens/desvantagens das direcções partilhadas. Fará o balanço da situação ulteriormente quando os serviços em questão tiverem ganho mais experiência com a nova estrutura organizativa.

- Agências de execução

O relatório geral relativo às agências de execução examinou as questões sistémicas identificadas em compromissos de auditoria do período 2006-2009. O SAI emitiu um parecer «satisfatório à excepção de» e recomendou a actualização das estratégias em matéria de recursos, a clarificação de determinados aspectos das funções e responsabilidades das agências e das DG da tutela e a adaptação da política de segurança em matéria de utilização dos programas informáticos da Comissão. Foram recomendadas medidas de correcção aos serviços centrais, sobretudo sob a forma de orientações, a fim de prevenir a recorrência de questões sistémicas.

Tal como previsto no relatório do Grupo de Trabalho TI, o grupo director da GBA + TI irá tratar da questão da governação, da arquitectura e do desenvolvimento de sistemas de TI nas agências de execução. A Comissão considera que algumas das mudanças exigidas em termos de orientação (por exemplo, funções e responsabilidades, configuração da contabilização de activos) só podem ser operadas após a aprovação da revisão trienal do regulamento financeiro. A Comissão está neste momento a preparar novas regras de segurança e irá aproveitar a oportunidade para assegurar que as agências de execução que pretendem aceder aos seus sistemas informáticos respeitam a política de segurança da Comissão e respectivas disposições de execução, normas e orientações.

No que diz respeito à Agência de Execução para a Investigação (REA) e à Agência Executiva do Conselho Europeu de Investigação (ERCEA), o SAI concluiu que os respectivos controlos internos asseguram uma «garantia razoável» relativamente à concepção e instalação do ambiente de controlo geral e aos processos de gestão de subvenções para a gestão dos programas delegados. No entanto, o SAI destacou a necessidade de dar resposta a algumas questões de grande importância: a necessidade de as agências terem as suas próprias estratégias antifraude e a melhoria de estratégias e procedimentos de auditoria, da gestão do risco, dos processos de garantia e de selecção de projectos.

Foram já realizadas melhorias ao nível do plano de auditoria (processo de planificação, avaliação do risco, âmbito e universo de auditoria) e da sua execução no âmbito da estratégia de auditoria geral do 7.º Programa-Quadro (orientação, controlo e acompanhamento). No seguimento da aprovação da estratégia antifraude da Comissão, ambas as agências irão desenvolver as suas próprias estratégias de prevenção em cooperação com a DG de tutela e o apoio do OLAF. Os planos de acção deverão estar totalmente executados durante 2011.

Questões relativas às tecnologias da informação (TI)

- Cartas de recomendações

A Carta de recomendações relativa à política de segurança da Comissão em matéria de TI sintetiza as principais questões a nível da execução da governação da segurança no domínio das TI na Comissão e das políticas relacionadas identificadas nos compromissos de auditoria às TI realizadas pelo SAI nos últimos quatro anos.

O SAI sugeriu que se atribua a um organismo adequado a responsabilidade de supervisão da estratégia de segurança da Comissão, de modo a garantir o seu alinhamento com os objectivos das instituições e a controlar a sua execução. Sugeriu igualmente a criação de um comité de alto nível para supervisionar a execução das políticas de segurança e as recomendações da Direcção da Segurança (DG HR.DS). Tal comité poderia igualmente desempenhar as funções de um organismo superior competente para resolver divergências entre os comités directores dos projectos. Outras questões para consideração constantes da carta de recomendações são a clarificação de funções e responsabilidades dos principais intervenientes, a participação da DG HR.DS nos aspectos relacionados com a segurança no quadro do desenvolvimento de grandes sistemas informáticos ou de sistemas informáticos de gestão e o reforço da posição do Responsável Local pela Segurança Informática ao nível das DG.

O SAI emitiu igualmente uma Carta de recomendações relativa à instalação de projectos de TI na Comissão com o intuito de identificar as causas subjacentes aos problemas encontrados com maior frequência.

O SAI considera que os técnicos de TI dos serviços devem estar mais envolvidos no início dos projectos de desenvolvimento de sistemas de informação e que algumas DG devem comunicar de forma sistemática aos serviços o seu plano director e as definições de projectos no domínio das TI. O SAI considera ainda que os projectos de TI devem cumprir um conjunto mínimo de requisitos em matéria de metodologia e arquitectura dos projectos.

A Comissão é da opinião de que a nova estrutura de governação das TI responde às necessidades apontadas nas duas cartas de recomendações. Em conformidade com o roteiro previsto no relatório do Grupo de Trabalho TI, aquela irá igualmente conduzir a uma redução global dos sistemas informáticos na Comissão.

A política de segurança no domínio das TI faz parte do mandato do comité de alto nível para as TI e as questões operacionais de segurança no domínio das TI fazem parte do mandato do Conselho para a Segurança da Comissão. Por conseguinte, a Comissão considera que não há necessidade de qualquer estrutura adicional dedicada exclusivamente às questões da segurança no domínio das TI.

Quanto à gestão de projectos de TI, foi criado um Conselho para a gestão de projectos de sistemas de informação no quadro da nova abordagem de governação das TI descrita na comunicação da Comissão «Getting the Best from IT in the Commission»[8]. O mandato desse conselho prevê o alinhamento de projectos com metodologias normalizadas, a eliminação de redundâncias e a criação de sinergias entre projectos aprovados.

O comité de alto nível para as TI dirige o trabalho de racionalização em curso, tendo já identificado oito domínios de actividades nos quais estão a ser conduzidos exercícios de simplificação. Para cada domínio de actividades, foram feitas recomendações sobre sistemas informáticos que poderiam ser abandonados ou assegurados por uma ferramenta TI comum/institucional.

A Comissão considera que as mudanças realizadas no domínio da governação das TI responderam às observações do SAI e representam uma melhoria significativa na forma como a estratégia para as TI é elaborada e executada.

- Auditoria às TI locais na DG EAC

No que diz respeito à gestão de projectos de TI a auditoria recomendou que a DG EAC estabelecesse um quadro formal de avaliação dos riscos associados a projectos de TI e um registo dos riscos dos projectos mais específico para cada grande projecto de TI a executar. O SAI concluiu igualmente que a DG EAC deveria finalizar o documento de visão relativo ao LLPLink[9].

A gestão dos riscos dos projectos de TI, o registo dos riscos dos projectos e o documento de visão foram finalizados durante o ano de 2010.

Quanto à segurança da informação , o SAI detectou potenciais problemas a nível da segurança num sistema de informação. Foi adoptada uma nova política relativa às senhas de acesso a fim de melhorar os mecanismos de autenticação e a execução do plano de acção completo que dará resposta a todas as observações estará concluída no decurso de 2011.

- Auditoria à gestão da continuidade das actividades (GCA) na DG DIGIT

Esta missão de auditoria faz parte da avaliação da GCA na Comissão que teve início em 2009. O SAI emitiu recomendações com vista à melhoria da gestão do planeamento da continuidade das actividades, nomeadamente que os procedimentos de gestão de incidentes fossem plenamente integrados no quadro da continuidade das actividades e testados em condições de crise simuladas. Foi igualmente recomendada a criação de uma função de direcção a fim de supervisionar a execução da GCA na DG DIGIT, bem como a melhoria das actividades gerais de planeamento e coordenação, incluindo a identificação e a coordenação de (inter)dependências.

Assim que as recomendações constantes do presente relatório tenham sido aplicadas e após um compromisso de acompanhamento, o SAI emitirá um parecer de auditoria.

Estratégias de controlo

- Fundos Estruturais – DG REGIO e DG EMPL

O SAI realizou duas auditorias às estratégias de controlo na DG REGIO e na DG EMPL. Os Estados-Membros (EM) possuem a responsabilidade principal pela aplicação de sistemas internos de controlo eficazes e a Comissão exerce uma função de supervisão dos sistemas nacionais, assumindo a responsabilidade última pela execução orçamental.

A auditoria identificou vários aspectos positivos em ambas as DG (que agora possuem serviços de auditoria maduros), embora persistam algumas deficiências nos processos de planeamento estratégico, em especial no equilíbrio entre os controlos no local e os exames documentais. O SAI recomendou o prolongamento dos planos de auditoria para além do período de um ano a fim de corresponderem à estratégia de auditoria, o reforço do processo de avaliação dos riscos, a melhoria das actividades de coordenação das áreas comuns, uma melhor ligação entre a cobertura das auditorias e as garantias planeadas e o desenvolvimento de uma garantia da qualidade mais abrangente. Estas medidas deverão dar origem a uma afirmação clara das normas de auditoria a seguir, bem como a avaliações periódicas da qualidade, tanto internas como externas.

Ambas as DG apresentaram planos de acção considerados satisfatórios e iniciaram a aplicação de um programa de garantia da qualidade em colaboração com os departamentos de auditoria das outras DG responsáveis pelos Fundos Estruturais (incluindo uma série dos principais indicadores de desempenho e as normas de auditoria internacionais a seguir).

A estratégia de auditoria para os fundos estruturais assenta agora na coordenação e supervisão regulares da estratégia de auditoria através de reuniões de coordenação dos fundos estruturais (abordagem de auditoria, planeamento, avaliação dos riscos, metodologias e modalidades da auditoria à amostra representativa) e de planos de auditoria plurianuais com vista a uma melhor repartição dos recursos. Foi aplicado um novo modelo de avaliação dos riscos que inclui os resultados de auditorias anteriores e critérios específicos relacionados com a prevenção e a detecção de fraudes. Prevê-se que todas as acções constantes dos planos de acção estejam realizadas até ao final de 2011.

- Estratégia de auditoria – DG EAC

A estratégia de auditoria da DG EAC relativamente ao regime de gestão centralizada indirecta foi avaliada através da auditoria à supervisão e controlo das agências nacionais responsáveis pelo programa Aprendizagem ao Longo da Vida, incluindo a supervisão dos controlos primários e secundários realizados pelas agências nacionais (AN) a pelas autoridades nacionais, respectivamente. Embora a DG EAC tenha realizado esforços significativos, são necessárias melhorias no apuramento dos pré-financiamentos de anos anteriores e nos mecanismos de supervisão das DG para que se possa realmente tirar partido dos contributos efectivos de vários níveis de controlo.

A partir de 2011, a DG EAC desenvolve o seu programa anual de auditorias de supervisão com base numa análise de riscos devidamente documentada relativamente à qualidade e eficácia dos controlos secundários das autoridades nacionais e dos controlos primários das agências nacionais. O programa é actualizado com base na análise do plano de auditoria anual e plurianual da autoridade nacional a fim de assegurar que a estratégia de controlo (auditoria única) está a funcionar como previsto. Além disso, a DG EAC irá desenvolver uma lista de indicadores relacionada com os controlos secundários a fim de consubstanciar a eficácia do controlo efectuado pelas autoridades nacionais. As recomendações deverão ser totalmente executadas em 2011.

- Ajuda ao desenvolvimento – DG AIDCO e DG ELARG

A auditoria de avaliação da adequação e eficácia da estratégia de controlo da DG AIDCO relativamente às rubricas orçamentais temáticas (gestão centralizada) destacou a necessidade de obter informação adequada dos chefes de delegação a fim de consubstanciar a garantia fornecida anualmente pelo gestor orçamental delegado.

O SAI recomendou uma análise à hierarquia de subdelegação e de comunicação de informações deste instrumento, bem como a definição e execução de controlos mais relevantes com indicadores de resultados, uma avaliação dos níveis de pessoal e uma redução dos erros na avaliação de convites à apresentação de propostas a nível local.

Os procedimentos de gestão de programas em regime de gestão parcialmente descentralizada foram avaliados mediante uma auditoria à gestão financeira dos orçamentos-programa financiados pelo Fundo Europeu de Desenvolvimento e pelo orçamento da UE. O SAI recomendou que a DG AIDCO reforce a sua orientação, promova a utilização de listas de verificação normalizadas e reforce a supervisão a fim de assegurar que os níveis de controlo dão garantias suficientes ao gestor orçamental delegado.

Após a criação do Serviço Europeu de Acção Externa e da fusão da DG AIDCO e da DG DEV, a hierarquia de subdelegação e de comunicação de informações foi revista e adaptada. Foram estabelecidos novos indicadores e novos requisitos de informações a fim de concretizar e quantificar melhor o efeito e a relação custo-eficácia dos controlos e de permitir retirar maiores garantias dos relatórios. A DG DEVCO introduziu novos indicadores com vista a uma melhor avaliação da adequação dos recursos humanos. A DG DEVCO está igualmente a melhorar os processos de candidatura e gestão no âmbito de convites à apresentação de propostas a nível local (simplificação, modelo de pedido de subvenção) e prevê que o seu plano de acção esteja totalmente executado até ao final do ano corrente.

Na DG ELARG, a auditoria à adjudicação de contratos no âmbito do IPA examinou os controlos no quadro dos regimes de gestão centralizada e descentralizada. O SAI recomendou que as listas de verificação se baseassem num conjunto mínimo de requisitos de controlo a ser complementado e/ou adaptado por cada gestor orçamental subdelegado com o intuito de dar resposta a riscos específicos.

Na auditoria às subvenções no âmbito do Instrumento de Pré-adesão (regime centralizado e regime de gestão conjunta), o SAI recomendou o desenvolvimento de procedimentos práticos de avaliação ex-ante , com o intuito de assegurar consistência na codificação e comunicação de informações nas ferramentas de gestão. A supervisão da gestão dos convites à apresentação de propostas deve ser reforçada e o processo actual deve ser optimizado através da melhoria de procedimentos de avaliação, da melhoria de ferramentas de TI e do recurso a convites à manifestação de interesse plurianuais.

A DG ELARG definiu listas de verificação harmonizadas que servem de apoio à verificação ex-ante dos procedimentos de contratação e reforçou a sua supervisão dos convites à apresentação de propostas de subvenção mediante relatórios mais bem definidos e maior consistência dos dados codificados.

- Regime Comum de Seguro de Doença (RCSD) – PMO

A auditoria incidiu na organização interna e no ambiente de controlo interno do PMO relativamente ao RCSD, bem como na sua estratégia de controlo. O SAI emitiu um parecer de auditoria não satisfatório.

No entender do SAI, os serviços centrais do RCSD devem desempenhar um papel mais forte e mais pró-activo no apoio que prestam aos serviços de liquidação de outras instituições e localizações geográficas, devendo desenvolver uma estratégia de controlo ex-ante e ex-post e assegurar consistência na execução e na documentação dos controlos. Outras recomendações visavam o desenvolvimento de uma estratégia de prevenção e de detecção de fraudes.

A Comissão adoptou um novo organigrama e a «antena» do RCSD do Conselho foi absorvida. Actualmente, os serviços centrais e os vários serviços dispersos têm reuniões regulares. Foi definida uma estratégia de controlo, que estabelece processos de controlo, níveis de comunicação de informações e um plano dos controlos. Para dar resposta a algumas deficiências críticas identificadas durante a auditoria, foram levadas a cabo outras acções imediatas (acompanhamento e relatórios regulares relativamente às reservas e aos défices financeiros, declarações de sigilo médico assinadas pelo pessoal, etc.). Todas as recomendações de auditoria essenciais serão executadas até ao final de 2011.

Auditoria ao cumprimento dos prazos de pagamento (DG BUDG, DG ECHO, DG MOVE, DG ENER, DG AIDCO)

O compromisso de auditoria abrangia o processamento das operações de pagamento no quadro da gestão centralizada, as actividades de acompanhamento e apresentação de relatórios desenvolvidas tanto nas DG operacionais como nas DG horizontais e a utilização de sistemas informáticos a nível central e local. O SAI considera que o sistema de controlo interno existente na Comissão para dar cumprimento aos prazos de pagamento oferece uma garantia razoável em relação à prossecução dos objectivos institucionais, à excepção de uma série de aspectos muito importantes.

As DG operacionais auditadas (salvo a DG ECHO) não controlam de forma sistemática o cumprimento dos prazos de pagamento e os relatórios apresentados à direcção nem sempre incluem todas as informações necessárias para fiscalizar o cumprimento dos prazos de pagamento.

O SAI recomendou a intensificação do controlo a nível central e local e a aplicação de sistemas eficazes de comunicação de informações de gestão. A auditoria identificou igualmente insuficiências nas directrizes e instruções/procedimento, bem como áreas de melhoria no processamento de pagamentos, em especial no que diz respeito à qualidade da introdução dos dados, às suspensões e ao registo atempado de facturas.

Nos últimos anos, a Comissão registou melhorias nesta área (tal como reconhecido pelos resultados do trabalho de investigação regular do Provedor de Justiça Europeu) em virtude de melhorias no sistema ABAC quanto à validação de sistemas informáticos locais, melhores directrizes e supervisão regular.

Foi realizada uma análise dos relatórios normalizados existentes que permitem às direcções-gerais operacionais controlar as operações de pagamento e o cumprimento dos prazos de pagamento. Foi criado um grupo de trabalho para examinar as orientações existentes e propor melhorias. Os serviços foram alertados para a necessidade de assegurar uma transferência correcta dos dados relativos aos pagamentos atrasados para o ABAC. A adaptação das funcionalidades do ABAC subjacentes à suspensão de pagamentos será considerada após a adopção da revisão trienal dos regulamentos financeiros. Os planos de acção serão totalmente executados até ao final de 2012.

CONCLUSÕES

Com o seu trabalho, o SAI contribui para uma cultura de eficiência e eficácia. Os trabalhos de auditoria do SAI ajudam a Comissão a identificar as sinergias e os riscos e, consequentemente, a reforçar a gestão da Comissão.

A Comissão salienta a cooperação positiva do SAI com as direcções-gerais auditadas e com as suas estruturas de auditoria internas. A execução dos planos de acção elaborados no ano em curso e em anos anteriores em resposta a recomendações das auditorias contribuem para a melhoria contínua do quadro de controlo interno da Comissão.

Procedimentos de controlo

O SAI sublinhou a necessidade de uma melhor informação por parte dos chefes de delegação no processo de garantia da qualidade da DG AIDCO e de a DG EAC evitar sobreposições desnecessárias entre os controlos efectuados pelos seus serviços e pelas agências nacionais. A DG ELARG deve reforçar a sua iniciativa pedindo aos chefes de delegação que apresentem uma Estratégia Anual de Garantia desenvolvendo listas de verificação aplicáveis a todas as delegações. O SAI recomendou à DG REGIO e à DG EMPL um conjunto de melhorias consideradas necessárias para a obtenção de uma garantia adequada para os programas plurianuais. Ao nível das estratégias de controlo, a Comissão aprovou um número significativo de medidas para que os seus serviços estabeleçam sistemas de controlo e de auditoria adequados. Foram elaborados e executados planos de acção nos domínios com os riscos mais elevados, a fim de possibilitar um melhor planeamento e supervisão das actividades de controlo, a eliminação de sobreposições e encargos administrativos e a melhoria da eficácia dos sistemas de controlo interno da Comissão.

Os controlos de verificação do cumprimento dos prazos legais de pagamento foram menos eficazes em algumas direcções-gerais em que os prazos mais apertados exigidos pela Comissão nem sempre foram aplicados. A direcção necessita de melhorar a sua supervisão da correcta execução dos procedimentos de controlo do processamento dos pagamentos. A Comissão adoptou várias medidas para melhorar o processo de pagamentos e os respectivos mecanismos de controlo, nomeadamente a nível do sistema informático (ABAC), da validação dos sistemas informáticos locais e das directrizes e através de uma supervisão regular e mais eficaz.

O trabalho do SAI suscitou questões para análise que visam a melhoria da eficácia e da eficiência de projectos de arranque a nível das TI para reforçar a Comissão e para que os seus objectivos sejam atingidos de forma eficiente, segura e com boa relação custo-eficácia. No seguimento das recomendações do Grupo de Trabalho das TI, a Comissão efectuou reformas à sua governação das TI: em 2010 foi criado o grupo director GBA + TI e, em 2011, seguiram-se o Conselho para a gestão de projectos de sistemas de informação e o comité de alto nível para as TI, o que representa uma melhoria significativa na forma como a estratégia das TI é concebida e executada.

As auditorias do SAI às direcções-gerais que passaram por um processo de divisão recente identificaram ensinamentos que devem ser tidos em consideração em futuras divisões de direcções-gerais a fim de atenuar o impacto da mudança ao nível das próprias direcções-gerais, dos serviços centrais e horizontais e do pessoal. A Comissão considera que é demasiado cedo para retirar conclusões definitivas sobre as vantagens/desvantagens das direcções partilhadas e fará um ponto de situação ulteriormente quando os serviços em questão tiverem adquirido mais experiência com a nova estrutura organizativa.

Fraude

Nesta área, os esforços do SAI salientaram, em especial, a ausência de clareza na responsabilidade organizacional em relação à prevenção e detecção de fraudes e a necessidade de uma estratégia antifraude actualizada a nível da Comissão.

A nova estratégia antifraude, elaborada pelo OLAF em colaboração com os serviços centrais e as direcções-gerais operacionais, foi aprovada pela Comissão e responde cabalmente às questões suscitadas pelo SAI.

[1] Alguns relatórios concluídos no início de 2010 foram incluídos no relatório de 2009, não sendo portanto novamente incluídos no relatório de 2010. Da mesma forma, alguns relatórios elaborados em 2010 mas finalizados até 1 de Fevereiro de 2011 são incluídos no relatório de 2010.

[2] COM(2011)0323 de 1.06.2011.

[3] As missões «C1» são as que devem ser completadas no prazo de um ano.

[4] As missões «C2» são as que podem transitar para o ano seguinte, em especial quando a execução de planos de acção for insuficiente para justificar uma auditoria de acompanhamento ou quando o objecto de uma auditoria sofrer atrasos.

[5] COM(2011)0376 de 24.06.2011.

[6] Os fundos SOLID são fundos da UE geridos no âmbito do programa-quadro «Solidariedade e gestão dos fluxos migratórios».

[7] As cartas de recomendações apresentam conselhos às entidades examinadas, habitualmente resultantes das constatações de várias auditorias ou de compromissos de consultoria, não implicando um acompanhamento formal dos auditores. Diferem dos relatórios sobre compromissos de auditoria (garantia), nos quais os auditores emitem um parecer e requerem um plano de acção para realizar as recomendações acordadas que serão objecto de um procedimento de acompanhamento formal.

[8] SEC(2010)1182 de 07.10.2010.

[9] O LLPLink é um dos principais sistemas de informação.