Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho relativas ao exercício de 2002, acompanhado das respostas da Agência

(2003/C 319/02)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Parlamento Europeu e ao Conselho, em conformidade com o n.o 2 do artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Agência relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2002. De acordo com o n.o 1 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 15.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2002 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

OBSERVAÇÕES

Introdução

5. A Agência foi criada pelo Regulamento (CE) n.o 2062/94 do Conselho, de 18 de Julho de 1994(3), para reunir e facultar às instâncias comunitárias, aos Estados-Membros e aos meios interessados as informações técnicas, científicas e económicas necessárias para promover a segurança e a saúde no trabalho. A sua acção é extensiva aos países da Associação Europeia de Comércio Livre e aos 13 países candidatos à adesão. Para concretizar os seus objectivos, a Agência constituiu uma rede que reúne centros nacionais em diversos Estados participantes, bem como centros temáticos. Colabora com inúmeros serviços comunitários e nacionais, designadamente os principais organismos no âmbito da saúde e da segurança dos Estados-Membros.

Execução orçamental

6. No quadro 1 é apresentada a execução das dotações do exercício de 2002 e das dotações transitadas do exercício anterior.

7. As dotações disponíveis para o exercício elevam-se a 20 milhões de euros, dos quais 13,2 milhões a título do exercício e 6,8 milhões transitados do exercício anterior. Das dotações do exercício de 2002 foram autorizados 12,5 milhões de euros, tendo sido pagos 6,2 milhões. As restantes dotações foram transitadas (6 milhões) ou anuladas. As transições referem-se essencialmente ao Título III do orçamento e representam mais de 70 % das autorizações concedidas. O Tribunal chama novamente(4) a atenção da Agência para a necessidade de programar as suas actividades observando mais o princípio da anualidade e de acompanhar melhor as suas actividades.

8. O regulamento financeiro da Agência prevê, no n.o 4 do seu artigo 6.o, que o montante de dotações a transitar seja determinado antes do final do exercício. No entanto, em Março de 2003, um montante de 202500 euros foi transitado do exercício de 2002 para o exercício de 2003.

9. De modo geral, o controlo das contas orçamentais revelou lacunas na coordenação entre o gestor orçamental das despesas e o serviço responsável pelo acompanhamento financeiro. Além disso, não existe um procedimento formal de reconciliação dos montantes das dotações a transitar, tal como previstos pelo gestor orçamental das despesas, com os montantes calculados com base nas contas do serviço financeiro. A Agência deverá tomar as medidas necessárias para reforçar a eficácia do seu sistema de controlo interno.

Demonstrações financeiras

10. Nos quadros 2 e 3 são apresentados sinteticamente a conta de gestão e o balanço publicados pela Agência no seu relatório de actividade relativo ao exercício de 2002.

11. Não foi realizado qualquer inventário físico desde 1997. As listas de inventário não são fiáveis, pois contêm incorrecções, não são exaustivas e não têm em conta saídas de inventários que deveriam ter sido efectuadas. Além disso, apesar das anteriores recomendações do Tribunal(5) solicitando que a Agência aplique as regras adoptadas pela Comissão(6), esta continua a não proceder à amortização das suas imobilizações.

Legalidade e regularidade das operações subjacentes

12. A Agência financiou 51 projectos no âmbito de um programa a favor das pequenas e médias empresas, num valor de 4 milhões de euros. As verificações efectuadas com base numa amostra de sete projectos revelaram diversas lacunas. Não foi aplicado qualquer procedimento formal para controlar, ao nível dos beneficiários, a veracidade das despesas declaradas. Em quatro casos(7), o relatório final de avaliação elaborado pela Agência salientou diferenças significativas entre o produto prometido pelos beneficiários e o produto final mas, apesar disso, a ajuda foi paga na íntegra ou quase na íntegra. O Tribunal chama a atenção para a responsabilidade dos serviços competentes e recomenda a aplicação de medidas adequadas.

13. A Agência celebrou vários contratos para a prestação de diversos serviços técnicos e administrativos. O acompanhamento desses contratos não está devidamente assegurado. Em cinco casos, foram prorrogados de facto, sem que existisse um fundamento jurídico para o efeito.

14. A decisão que cria o fundo para adiantamentos deverá ser alterada e o respectivo tecto (60000 euros) revisto em baixa, tendo em conta a sua utilização real, bem como as suas normas de funcionamento.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 15 e 16 de Outubro de 2003.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(2) Em conformidade com o n.o 3 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas da Agência relativas ao exercício de 2002 foram elaboradas em 27 de Junho de 2003, tendo sido posteriormente enviadas ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 12 de Setembro de 2003. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) JO L 216 de 20.7.1994.

(4) Ver o ponto 7 do relatório sobre as demonstrações financeiras da Agência relativas ao exercício de 2001 (JO C 326 de 27.12.2002).

(5) Ver o ponto 10 do relatório sobre as demonstrações financeiras da Agência relativas ao exercício de 2001 (JO C 326 de 27.12.2002).

(6) Regulamento (CE) n.o 2909/2000 da Comissão, de 29 de Dezembro de 2000 (JO L 336 de 30.12.2002).

(7) Montante global de 353000 euros.

Quadro 1

Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho - Execução orçamental relativa ao exercício de 2002NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados da Agência - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pela Agência nas suas próprias demonstrações financeiras.

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Quadro 2

Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho - Conta de gestão relativa aos exercícios de 2002 e de 2001

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NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho.

Quadro 3

Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho - Balanço a 31 de Dezembro de 2002 e a 31 de Dezembro de 2001NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho.

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Respostas da Agência

7. A Agência toma nota da observação do Tribunal. A Agência deseja salientar o facto de 60 % do total das transições se referirem ao programa de financiamento das PME, caracterizado por um rigoroso ciclo de execução de dois anos.

No âmbito do novo Regulamento Financeiro, a Agência está a analisar opções que lhe permitam realizar correctamente os programas e, simultaneamente, respeitar o princípio da anualidade orçamental.

8. A Agência toma nota da observação do Tribunal de Contas e criará mecanismos que permitam evitar ocorrências deste tipo.

10. A Agência toma nota da observação. Em finais de 2002, a Agência criou uma nova função de controlador, a fim de melhorar os seus sistemas de controlo interno. Estão previstos outros melhoramentos substanciais, uma vez concluída a reestruturação interna actualmente em curso no âmbito da Agência.

12. Em inícios de 2003, a Agência contratou uma empresa de contabilidade para levar a cabo uma actualização completa de todos os aspectos da gestão das suas imobilizações, em conformidade com a regulamentação financeira da UE. A conclusão dos trabalhos está prevista para este ano, por forma a que o novo valor das imobilizações da Agência possa figurar nas contas de 2003.

13. A Agência gostaria de chamar a atenção do Tribunal para o facto de todos os recursos disponíveis terem sido utilizados para a realização de uma avaliação aprofundada dos relatórios de actividades finais e dos relatórios financeiros finais apresentados pelos 51 titulares de projectos.

Na sequência das referidas avaliações, a Agência não pagou a ajuda na íntegra a metade dos titulares de projectos. Nos quatro casos específicos mencionados pelo Tribunal, a Agência considerou que, apesar das lacunas existentes ao nível dos produtos finais, os objectivos do projecto foram satisfatoriamente atingidos, pelo que os titulares dos projectos mereceram receber a ajuda na íntegra. A Agência analisará a possibilidade de proceder a verificações ao nível dos titulares dos projectos durante a execução do programa em 2003.

14. Por forma a eliminar o tipo de problemas mencionado pelo Tribunal, a Agência desenvolveu uma base de dados para a gestão de contratos estando presentemente a proceder ao recrutamento de um "responsável pelos serviços gerais", que terá a seu cargo a gestão dos contratos de prestação de serviços.

15. O fundo para adiantamentos foi substituído por outro a um nível consideravelmente inferior e mais adequado às necessidades actuais da Agência.