Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000, acompanhado das respostas do Instituto

(2001/C 372/10)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais, em conformidade com o n.o 2 do artigo 111.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000. De acordo com o artigo 110.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do presidente do Instituto. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 112.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94 do Conselho(3). Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DO INSTITUTO COMUNITÁRIO DAS VARIEDADES VEGETAIS (ANGERS) NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 2000

Execução do orçamento e contas orçamentais

5. No quadro 1(4) é apresentada a execução do orçamento do exercício de 2000.

6. O aspecto mais significativo é a importância das anulações relativas às dotações transitadas de 1999 (36 %), em particular no que diz respeito às dotações operacionais (título III), das quais 0,9 milhões de euros, ou seja 63 %, tiveram de ser anulados em 2000. Este fenómeno agrava-se de exercício para exercício (0,5 e 0,2 milhões de euros em 1999 e 1998, respectivamente) e tem como consequência, entre outras, que os compromissos jurídicos que se repartem por mais de dois anos não estão totalmente reflectidos nas contas.

7. Para efectuar a transição das dotações de um exercício para outro, o Instituto calcula as dotações a transitar não com base nos montantes efectivamente por liquidar, mas com base no saldo não utilizado das autorizações provisionais.

8. O Tribunal(5) recomenda ao Instituto que inicie uma reflexão com a Comissão visando verificar a adequação do Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral às suas especificidades, nomeadamente tendo em conta a proposta de reformulação apresentada pela Comissão(6) e o correspondente parecer do Tribunal de Contas(7).

Demonstrações financeiras e contabilidade

9. Nos quadros 2 e 3 são apresentados a conta de gestão relativa ao exercício de 2000 e o balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000.

10. Até à data, o Instituto não tomou em conta no seu balanço as amortizações. Estas serão integradas no balanço a partir do exercício de 2001. No que diz respeito ao inventário, deveria existir um processo de desclassificação do material obsoleto, nomeadamente burótico, e os bens de reduzido valor [inferior a 400 euros(8)] já não deveriam ser indicados.

11. Os cheques emitidos pelo Instituto não são contabilizados e não existe um sistema que permita conhecer o valor total dos cheques emitidos mas ainda não cobrados. O Instituto estimava o montante dos pagamentos por efectuar no início de Março de 2001 em 12000 euros. O Instituto deveria alterar o seu sistema contabilístico, a fim de ter em conta os cheques emitidos e avaliar os pagamentos em curso. Além disso, a segurança dos livros de cheques do Instituto deveria ser reforçada (segurança física e lista dos números dos cheques não utilizados).

12. Todos os pedidos de protecção das variedades vegetais, bem como os pagamentos correspondentes, constam de um registo informático, que inclui as taxas de pedido e de exame e as taxas anuais. Quando os pagamentos são inexactos ou se exigem sobretaxas, os reembolsos a efectuar ou os pagamentos complementares a solicitar são inscritos em contas separadas. O registo deveria ser adaptado para permitir a inscrição de todas as operações relativas a um processo.

Gestão

13. A regulamentação do Instituto prevê a constituição de uma reserva (alínea d) do artigo 6.o do regulamento financeiro do Instituto), cujo objectivo é preservar a autonomia financeira do Instituto em relação à Comissão. Por uma questão de prudência, foi constituída nestes últimos anos uma reserva muito importante, que em 2000 ascendeu a 8,6 milhões de euros, ou seja mais do que o orçamento previsto para 2001 (8,2 milhões de euros).

14. As primeiras conclusões de um estudo, ainda em curso, sobre o custo real dos exames levaram o Instituto a aumentar provisoriamente de 20 % para 50 % as remunerações pagas aos centros de exame. Por razões comerciais, e tendo em conta a importância da sua reserva, o Instituto decidiu todavia não alterar as tarifas dos exames e diminuiu a taxa para os pedidos de registo. Foi adoptada uma metodologia de análise dos custos e, logo que os dados necessários estejam recolhidos, as remunerações dos centros de exame serão reavaliadas. O Instituto deve concluir a sua análise do custo real dos exames realizados pelos centros nacionais e repetir este exercício regularmente a fim de adaptar as suas tarifas.

Gestão dos recursos humanos

Política de pessoal

15. No que diz respeito à gestão do pessoal, é importante dispor de documentos sobre a política geral de pessoal nas suas diversas facetas (notação, promoção, formação profissional). A política de pessoal deverá articular-se em torno de descrições das funções com base nos objectivos e funções do Instituto, a fim de estabelecer um sistema racional de gestão. No final de 2000, apenas existiam documentos relativos a aspectos pontuais ou documentos preparatórios.

16. No que diz respeito à descrição das funções, para a unidade administrativa e financeira existe um projecto baseado numa descrição das actividades dos agentes e nas adaptações a introduzir em função das necessidades destes serviços. Para as outras unidades, está em curso um processo de reflexão mas ainda não foi elaborado qualquer documento. Em relação às previsões de lugares a criar, não existe actualmente qualquer documento.

Conservação dos processos do pessoal

17. Os direitos financeiros do pessoal evoluem em função da sua carreira e de outros elementos, como a situação familiar. Os direitos financeiros dos agentes são determinados com base em documentos comprovativos apresentados quando do recrutamento e em declarações que estes são obrigados a fazer em caso de acontecimentos susceptíveis de os alterar. O Instituto não dispõe de um sistema de controlo dos direitos financeiros do pessoal e deverá providenciar no sentido de esses direitos serem periodicamente verificados.

Evolução dos efectivos e da actividade do Instituto

18. Até 2000, o quadro dos efectivos do Instituto apenas previa lugares de agentes temporários (AT). Em 2000, previu a criação de 14 lugares de agentes permanentes (AP), oito dos quais foram providos no início de 2001. A estes juntam-se agentes auxiliares (AA), cujo contrato tem a duração máxima de um ano. O quadro 4 apresenta a evolução do pessoal do Instituto e a sua repartição. O quadro mostra que o recurso a agentes auxiliares e a agentes contratados através de empresas de trabalho temporário apenas permite cobrir parcialmente os lugares vagos (AP e AT). As despesas com os agentes contratados através de empresas de trabalho temporário mais do que triplicaram entre 1996 e 2000, atingindo no último exercício 0,23 milhões de euros.

19. Parece portanto existir um modelo específico de recrutamento do pessoal do Instituto. Das 35 pessoas recrutadas desde a sua criação, 18 foram admitidas como AT e 17 como AA. No final de 2000, e tendo em conta os agentes que cessaram funções, dos 28 agentes em actividade, 26 eram AT e dois eram AA. As alterações na repartição entre agentes temporários e agentes auxiliares foram efectuadas através de processos internos.

20. Os agentes inicialmente recrutados com o estatuto de auxiliares (no que diz respeito às categorias mais baixas, muitas vezes após um contrato celebrado através de uma empresa de trabalho temporário), passam a agentes temporários, na sequência de processos de publicação dos lugares limitados essencialmente às instituições.

21. O carácter fundamentalmente interno deste modelo de gestão dos efectivos traduz-se no facto de não ter sido efectuado qualquer recrutamento (ver quadro 5) através de um processo de concurso externo do tipo preconizado pelas instituições comunitárias. No final de 2000, o Instituto organizou concursos internos que conduziram à titularização de oito agentes a partir de 1 de Janeiro de 2001. Em média, as despesas de recrutamento ascenderam a cerca de 2160 euros por agente recrutado.

22. Para efeitos da auditoria, os agentes foram agrupados em duas categorias:

- os agentes responsáveis pelas actividades de apoio (agentes de apoio), ou seja as actividades que garantem o funcionamento do Instituto (por exemplo, serviços como a administração, contabilidade, secretariado, etc.),

- os outros agentes, designados por operacionais, que contribuem directamente para a realização dos objectivos do Instituto.

23. Em média, 80 % dos agentes A devem ser considerados operacionais. Para determinar o carácter operacional ou não das funções dos outros agentes, que, independentemente da categoria a que pertencem, efectuam tarefas que não são apenas executivas e de apoio, foi analisada uma amostra que incluía todas as categorias. Esta análise revelou que 33 % dos agentes do Instituto poderiam ser considerados operacionais.

24. O quadro 6 mostra a evolução dos custos com o pessoal, bem como as despesas de funcionamento durante o período 1995-2000. A evolução das despesas salariais acompanhou a dos efectivos, devido ao aumento automático dos salários.

25. No que se refere aos outros custos com o pessoal, a análise incidiu essencialmente sobre as despesas de formação profissional (FP) e de funcionamento, nomeadamente no sector da informática. As despesas de FP aumentaram um pouco mais depressa que os efectivos. As despesas de funcionamento aumentaram rapidamente devido às despesas efectuadas com o novo edifício e revestem, portanto, um carácter excepcional.

26. Para determinar a relação entre a actividade do Instituto e a evolução do seu pessoal e dos respectivos custos, esta última foi comparada à evolução do montante das suas receitas. Com efeito, as receitas têm em conta o número de pedidos dirigidos ao Instituto e as respectivas dificuldades de processamento, que se reflectem nas diferenças entre as taxas aplicadas.

27. Esta comparação indica que o Instituto deverá estar atento ao crescimento dos seus efectivos, cuja evolução é praticamente paralela à da sua actividade no período 1997-2000. A comparação das taxas de crescimento das despesas do título III, que inclui as despesas com a realização dos objectivos do Instituto e as dos títulos I e II, pessoal e funcionamento, confirma esta tendência: se, globalmente, o crescimento das despesas de funcionamento é inferior ao das despesas operacionais, tende a aumentar nos últimos exercícios.

Conclusão

28. De uma maneira geral, verifica-se que, embora desde a sua criação o Instituto não tenha podido contratar os efectivos que solicitou no processo orçamental, esse facto não teve uma influência considerável no desenrolar das suas actividades, nomeadamente graças ao recrutamento de agentes auxiliares.

29. No recrutamento dos seus agentes, o Instituto recorreu a processos no âmbito dos quais foi efectuada uma publicidade dos lugares limitada às instituições. Os agentes auxiliares, muitas vezes já contratados através de empresas de trabalho temporário, tornam-se frequentemente agentes temporários mediante processos internos e, em certos casos, agentes permanentes após a realização de um concurso interno. Esta abordagem reduz os prazos e as despesas de recrutamento e permite avaliar os agentes recrutados durante um período mais longo (ver ponto 21).

30. Tendo em conta o desenvolvimento esperado das suas actividades e dos seus efectivos, será talvez desejável que, no que se refere aos lugares que correspondem a actividades de apoio e a actividades operacionais que impliquem qualificações de tipo administrativo, o Instituto se associe às instituições e aos outros organismos descentralizados para efectuar os seus recrutamentos numa base tão alargada quanto possível. Por outro lado, de uma maneira geral, o Instituto deverá melhorar o seu sistema de gestão e de informação na área dos recursos humanos.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 10 de Outubro de 2001.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 227 de 1.9.1994, p. 27.

(2) Em conformidade com o n.o 2 do artigo 111.o do Regulamento (CE) n° 2100/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e despesas do Instituto no exercício de 2000 foram elaboradas em 16 de Março de 2001 e enviadas ao Conselho de Administração do Instituto, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 26 de Março de 2001. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida do balanço a 31 de Dezembro de 1999 e 31 de Dezembro de 2000, bem como da conta de gestão relativa aos exercícios de 1999 e 2000.

(3) JO L 227 de 1.9.1994, p. 28.

(4) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório são o mais exactos possível. Os números foram arredondados, o que aparentemente pode sugerir a existência de erros de cálculo. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(5) Parecer n.o 2/2000 relativo a uma proposta de alteração do regulamento financeiro do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais (ICVV Angers), adoptado pelo Tribunal de Contas em 5 de Outubro de 2000.

(6) COM(2000) 461 final de 17 de Outubro de 2000.

(7) Parecer n.o 2/2001 do Tribunal de Contas, de 8 de Março de 2001, sobre uma proposta de regulamento do Conselho que reformula o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias.

(8) Artigo 119.o das modalidades de execução, de acordo com o artigo 54.o do regulamento financeiro do Instituto, de 7 de Abril de 1998.

QUADROS 1-6

Quadro 1

Execução orçamental

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2000 e 1999

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

NB:Os totais podem apresentar diferenças devidas aos arredondamentos.

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pelo Instituto.

Quadro 3

Balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000 e a 31 de Dezembro de 1999

NB:Os totais podem apresentar diferenças devidas aos arredondamentos.

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pelo Instituto.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 4

Evolução do pessoal

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

AP: Agentes permanentes.

AT: Agentes temporários.

AA: Agentes auxiliares.

Quadro 5

Análise da variação dos efectivos

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 6

Evolução do pessoal e dos respectivos custos

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas do instituto

6, 7 e 8. O ICVV vai adoptar a recomendação feita pelo Tribunal no ponto 8.

10. O instituto desenvolveu um processo de desclassificação do material obsoleto e visa implementar uma política de amortizações adequada que será aplicada a partir do exercício de 2001.

11. O ICVV vai adoptar a recomendação feita pelo tribunal no ponto 11.

12. O Instituto concorda com a observação formulada pelo Tribunal neste número. O Instituto já começou a adaptar o seu sistema informático PVR para permitir o acompanhamento de todas as operações financeiras relativas a um processo.

16. Existe uma descrição das funções para todos os lugares, excepto para um ou dois lugares da unidade técnica. As descrições para estes lugares estão a ser elaboradas.

17. Foi criado um sistema de verificação dos direitos concedidos aos membros do pessoal.

20 e 29. O ICVV publica todos os seus lugares vagos de agentes temporários na internet e nos avisos de concurso das instituições. Os agentes são titularizados na sequência de um concurso interno.