PT Jornal Oficial da União Europeia C 304/124

RELATÓRIO

sobre as contas anuais da Academia Europeia de Polícia relativas ao exercício de 2008, acompanhado das respostas da Academia

2009/C 304/23

ÍNDICE

Pontos Página INTRODUÇÃO… 1-2 125 DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE… 3-15 125 OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL E FINANCEIRA… 16-21 126 Quadro… 127 Respostas da Academia… 130

INTRODUÇÃO

1. A Academia Europeia de Polícia (a seguir designada por «Academia»), sedeada em Bramshill, foi criada pela Decisão do Conselho 2000/820/JAI, revogada em 2005 e substituída pela Decisão do Conselho 2005/681/JAI (1). É seu objectivo funcionar como uma rede, agrupando os institutos nacionais de formação policial nos Estados-Membros para realizar sessões de formação, com base em normas comuns, para altos funcionários dos serviços de polícia (2).

2. Em 2008, o orçamento da Academia elevou-se a 8,7 milhões de euros, comparativamente a 6,5 milhões de euros no ano anterior. O número de efectivos da Academia no final do exercício ascendia a 27, em comparação com 21 no ano anterior.

DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE

3. o do Tratado, o Tribunal auditou as contas anuais Em conformidade com o disposto no artigo 248.do Tratado, o Tribunal auditou as contas anuais ( 3 ) da Academia, que são constituídas pelas «demonstrações financeiras» ( 4 ) e pelos «mapas sobre a execução do orçamento» ( 5 ) relativos ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2008, bem como a legalidade e a regularidade das operações subjacentes a essas contas.

4. o 2 do artigo 185. o do Regulamento (CE, Euratom) n. o 1605/2002 do Conselho A presente declaração de fiabilidade é dirigida ao Parlamento Europeu e ao Conselho, em conformidade com o n.2 do artigo 185.do Regulamento (CE, Euratom) n.1605/2002 do Conselho ( 6 )

Responsabilidade do Director

5. Na sua qualidade de gestor orçamental, o Director executa as receitas e despesas do orçamento nos termos da regulamentação financeira da Academia, sob a sua própria responsabilidade e nos limites das dotações atribuídas ( 7 ) . Compete ao Director instituir ( 8 ) a estrutura organizativa e os sistemas e procedimentos de gestão e de controlo internos, relevantes para a elaboração de contas definitivas ( 9 ) isentas de distorções materiais devidas a fraudes ou erros, e garantir que as operações subjacentes são legais e regulares.

Responsabilidade do Tribunal

6. Compete ao Tribunal, com base na sua auditoria, fornecer uma declaração sobre a fiabilidade das contas anuais da Academia, bem como sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes.

7. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as normas internacionais de auditoria e os códigos deontológicos da IFAC e da ISSAI ( 10 ) . Estas normas exigem que o Tribunal cumpra os requisitos éticos e planeie e execute a auditoria de modo a obter uma garantia razoável de que as contas estão isentas de distorções materiais e de que as operações subjacentes são legais e regulares.

8. A auditoria do Tribunal implica a execução de procedimentos visando obter provas de auditoria relativas aos montantes e às informações das contas, bem como à legalidade e à regularidade das operações subjacentes. A escolha dos procedimentos depende do juízo do Tribunal em matéria de auditoria, incluindo a avaliação do risco de as contas conterem distorções materiais ou de as operações, devido a fraudes ou erros, serem ilegais ou irregulares. Ao efectuar essas avaliações do risco, examina-se o controlo interno aplicável à elaboração e à apresentação das contas por parte da entidade, a fim de conceber procedimentos de auditoria adequados às circunstâncias. A auditoria do Tribunal implica igualmente apreciar se as políticas contabilísticas adoptadas são adequadas e se as estimativas contabilísticas efectuadas pelos gestores são razoáveis, bem como avaliar a prestação de contas no seu conjunto.

9. O Tribunal considera que as provas de auditoria obtidas são suficientes e adequadas como base para as opiniões a seguir apresentadas.

Opinião sobre a fiabilidade das contas

10. Na opinião do Tribunal, as contas anuais da Academia ( 11 ) reflectem fielmente, em todos os aspectos materialmente relevantes, a sua situação financeira em 31 de Dezembro de 2008, bem como os resultados das suas operações e fluxos de tesouraria relativos ao exercício encerrado nessa data, em conformidade com as disposições do seu regulamento financeiro.

Ênfase

11. Sem colocar em questão a opinião formulada no ponto 10, o Tribunal constata que as dificuldades verificadas em 2008 no que se refere à migração do antigo sistema de contabilidade para o sistema ABAC e a execução tardia de um sistema de contabilidade adequado continuam a pôr em risco a qualidade das informações financeiras relativas às dotações transitadas do exercício anterior, à utilização das receitas afectadas e à relação com determinados montantes constantes do balanço do exercício de 2007.

Opinião com reservas sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas

12. Na opinião do Tribunal, com excepção das questões apresentadas nos pontos 13 a 15, as operações subjacentes às contas anuais da Academia relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2008 são, em todos os aspectos materialmente relevantes, legais e regulares.

Elementos em que se baseia a opinião com reservas sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas

13. A Academia celebrou, por ajuste directo, um contrato de serviços de consultoria ( 12 ) com um fornecedor com base num contrato-quadro da Comissão exclusivamente destinado a serviços de formação. Este procedimento de adjudicação é irregular. Além disso, as disposições contratuais permitem que a Academia renove ou prorrogue o contrato sem limitações.

14. As despesas relativas à organização de cursos e de seminários representam uma parte significativa ( 13 ) do orçamento da Academia. A auditoria destas despesas revelou um número elevado de casos de incumprimento das normas administrativas e financeiras aplicáveis, tais como a ausência de justificações dos custos incorridos e de comprovativos da participação nos cursos, bem como das facturas originais e dos documentos necessários para o reembolso das despesas de alojamento. Além disso, não foram solicitadas informações sobre as despesas de viagem dos peritos, etc.

15. Em relação a uma amostra de 15 autorizações, a auditoria revelou a ausência de: — compromissos jurídicos em três casos (14) — autorizações orçamentais antes do compromisso jurídico em nove casos (15).

OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL E FINANCEIRA

16. Mais de 2,7 milhões de euros das dotações de pagamento de 2008 tiveram de ser transitados. Esta situação não respeita o princípio da anualidade e revela insuficiências na programação e no controlo da execução do orçamento.

17. Em 2008 foi concedida uma autorização no montante de 175 000 euros relativa a uma ordem de cobrança emitida pela Comissão Europeia em relação a um adiantamento pago antes de 2006 ao antecessor da Academia. A autorização foi transitada para 2009.

18. A auditoria de uma amostra de autorizações (ver igualmente o ponto 15) revelou que, em três casos, não existia qualquer pista de auditoria que permitisse reconstituir a sua execução financeira, não tendo sido possível verificar os seus balanços de encerramento nas contas em 31 de Dezembro de 2008.

19. Em 23 de Maio de 2008, a Academia encerrou o seu antigo sistema de contabilidade e migrou para o sistema ABAC. A migração para o novo sistema iniciou-se efectivamente em 14 de Julho de 2008. Entretanto, foi utilizado um sistema manual. Nem todos os ajustamentos referentes ao período abrangido pelo sistema manual foram efectuados a tempo. Nomeadamente, um total de 20 000 euros de autorizações é subdeclarado no sistema ABAC apesar de estar actualmente incluído no sistema contabilístico financeiro SAP.

20. São utilizados dois sistemas de gestão de activos fixos, o que por vezes causa uma dupla contabilização dos activos. Não existem etiquetas nem números de inventário únicos.

21. No seu relatório relativo ao exercício de 2007 (16), o Tribunal assinalara casos de dotações utilizadas para financiar despesas privadas. A Academia respondeu que seria efectuado um controlo ex post por uma empresa externa. Porém, esse controlo ainda não fora iniciado até meados de 2009.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 29 de Outubro de 2009. Pelo Tribunal de Contas Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Presidente

Quadro Academia Europeia de Polícia (Bramshill) Domínio de competências comunitárias segundo o Tratado Competências da Academia (Decisão 2005/681/JAI do Conselho) Governação Meios colocados à disposição da Academia em 2008 (2007) Principais actividades e serviços fornecidos em 2008 Aproximação das disposições legislativas Tratado da União Europeia, em especial o n.o 1 do artigo 30.o e o n.o 2 do artigo 34.o. Objectivos A Academia tem por finalidade contribuir para a formação de altos funcionários dos serviços de polícia dos Estados-Membros, optimizando a cooperação entre os seus diversos componentes. Além disso, apoia e desenvolve uma abordagem europeia dos principais problemas que se colocam aos Estados-Membros nos domínios da luta contra a criminalidade, da prevenção da delinquência e da manutenção da ordem e da segurança públicas, nomeadamente na sua dimensão transfronteiriça. Atribuições — Aprofundar o conhecimento mútuo dos sistemas e estruturas nacionais de polícia dos outros Estados-Membros e da cooperação policial transfronteiriça na União Europeia, — Melhorar o conhecimento dos instrumentos internacionais e da União, em especial nos seguintes sectores: a) as instituições da União Europeia, o funcionamento e papel, bem como os procedimentos de tomada de decisão e os instrumentos jurídicos da União Europeia, em especial no que respeita às suas implicações a nível da cooperação em matéria de aplicação da lei; b) os objectivos, estrutura e funcionamento da Europol, bem como as possibilidades de maximizar a cooperação entre a Europol e os serviços responsáveis pela aplicação da lei nos Estados-Membros na luta contra a criminalidade organizada; c) os objectivos, estrutura e funcionamento da Eurojust, — Assegurar uma formação adequada quanto ao respeito das garantias democráticas, designadamente dos direitos da defesa. 1 - Conselho de Administração Composto por: — Uma delegação de cada Estado-Membro. Cada delegação dispõe de um voto. Serão convidados a assistir às reuniões, na qualidade de observadores sem direito de voto, representantes da Comissão e do Secretariado-Geral do Conselho da União Europeia e da Europol. 2 - Director Responsável pela administração da Academia, nomeado e exonerado pelo Conselho de Administração. 3 - Auditoria externa Tribunal de Contas. 4 - Auditoria interna Serviço de Auditoria Interna da Comissão. 5 - Autoridade de quitação Parlamento sob recomendação do Conselho. Recursos humanos No início de 2008, a Academia tinha um efectivo de 22 pessoas e 2 peritos nacionais destacados. Orçamento O orçamento disponível para as actividades da Academia era o seguinte: Orçamento total 8 700 000 euros Distribuídos do seguinte modo pelos títulos orçamentais: TÍTULO 1, Despesas relativas às pessoas que trabalham na Academia: 3 237 500 euros. TÍTULO 2, Imobiliário, Equipamento e Despesas Diversas: 493 500 euros. TÍTULO 3, Despesas operacionais: 4 969 000 euros. Cursos e seminários A Academia organizou 87 cursos e seminários. As actividades aumentaram em 2007 com 2 078 participantes. O Secretariado da Academia organizou nove actividades em apoio da rede. Foram organizadas duas importantes conferências em Paris sob a égide da Academia: a Conferência Anual da Academia («Crime, Polícia e Justiça no Século XXI») e a reunião dos Directores-Gerais da Polícia e dos Serviços Aduaneiros e de Segurança das regiões MEDA e dos Estados-Membros da UE, organizada no âmbito do projecto Euromed Police II, desenvolvido pela Academia. Cooperação A Academia continuou a formalizar a cooperação com instituições relevantes. Foi assinado um acordo de cooperação com a Interpol em Dezembro de 2008. A Academia continuou a trabalhar no desenvolvimento de acordos com a Frontex e a Eurojust, que serão assinados em 2009. Dimensão europeia A conferência “European Dimension - Enhancing Europe in Police Training”, organizada pela Academia, teve lugar em França em Outubro de 2008. Rede Electrónica (e-Net) Foi concluída a execução da e-Net da Academia. Curricula Comuns Foram desenvolvidos três «novos» Curricula Comuns (Gestão de Crises Civis, Tráfico de Drogas e Gestão da Diversidade). Foi finalizada a revisão dos Curricula Comuns no âmbito do Combate ao Terrorismo. Avaliação Foi desenvolvido um novo sistema de avaliação das actividades da Academia e introduzido um sistema de avaliação «pós-curso». Programa de intercâmbio O Programa de intercâmbio Academia/Agis foi concluído com sucesso com a publicação de «Exchanging Places: Sharing Police Knowledge and Practice in the European Union». Investigação e Ciência A Academia desenvolveu o conceito de um «European Police Science and Research Bulletin». A conferência sobre Investigação e Ciência na Polícia Europeia, organizada pela Academia em 2008, teve por tema principal a “Investigação policial comparativa sob uma perspectiva europeia”, em especial a criminalidade organizada. Projecto Euromed Police II Tiveram lugar nove reuniões preparatórias, oito seminários e cinco visitas de estudo destinados a altos funcionários dos serviços de polícia nas regiões MEDA. Foi organizada uma reunião dos Directores-Gerais da Polícia e dos Serviços Aduaneiros e de Segurança das regiões MEDA e dos Estados-Membros da UE. Foi desenvolvida uma secção específica restrita do sítio internet da Academia na e-Net, a qual se tornou operacional em Novembro de 2008. Fonte: Informações fornecidas pela Academia.

RESPOSTAS DA ACADEMIA 11. A Academia toma nota das observações do Tribunal. A Academia tomou todas as medidas necessárias para minimizar os riscos relacionados com a migração para o sistema ABAC. O sistema de contabilização das autorizações implementado em 2008 está a ser atentamente monitorizado e aperfeiçoado, a fim de evitar erros. A Academia tomará medidas no sentido de melhorar a qualidade das demonstrações financeiras. Os valores relativos a 2007 foram extraídos do conjunto de prestação de contas consolidadas da Comissão. As diferenças identificadas pelo Tribunal não afectam o resultado económico do exercício. 13. A Academia toma nota da observação do Tribunal e evitará tais procedimentos no futuro. Não é sua intenção renovar nem prolongar o contrato mencionado pelo Tribunal. 14. A Academia aceita as observações do Tribunal. Encontram-se já implementados sistemas de monitorização e controlo, os quais continuarão a ser aperfeiçoados e aplicados, por forma a evitar que tais situações se repitam. 15. A Academia toma nota da observação relativa ao sistema de contabilização das autorizações. Os controlos ex ante das transacções foram reforçados em 2009 para evitar que tais situações se repitam. 16. A Academia toma nota das observações do Tribunal. Foram tomadas medidas no sentido de aperfeiçoar o controlo das despesas operacionais, a fim de evitar uma autorização significativa de fundos no final do exercício e uma transição excessiva de dotações. 17. Não obstante o disposto no artigo 23.o da Decisão do Conselho que cria a Academia (17), a Comissão enviou à Academia uma nota de débito no montante de 175 000 euros e anunciou a sua intenção de deduzir esse valor do subsídio previsto para 2009. Esta autorização e a respectiva transição foram necessárias para contrabalançar o montante compensado pela Comissão. 18. A Academia reconhece a existência de incoerências no que respeita às três autorizações mencionadas pelo Tribunal. O erro totaliza 1 169 euros, valor que deve ser comparado ao valor total de 318 210 euros da amostra de 15 autorizações. 19. As autorizações no ABAC estão subavaliadas em 20 044,10 euros, devido à impossibilidade de modificar os dados inicialmente introduzidos no ABAC em Julho, os quais foram, no entanto, modificados no sistema de contabilidade SAP. 20. A Academia toma nota da observação. A fim de rectificar esta situação, a Academia implementou em 2009 o «ABAC assets» e elaborou uma política de inventário actualmente em análise, a qual, uma vez aprovada, permitirá o registo e a contabilidade adequadas do inventário. 21. A etapa final do processo de recuperação relacionado com as despesas com o pessoal em 2007 foi concluída em Junho de 2009, excepto no que respeita aos peritos nacionais destacados que abandonaram a Academia nos anos precedentes. Uma vez que a recuperação esteja totalmente concluída, será efectuado um controlo ex post na sequência de um processo de adjudicação.

(1) JO L 256 de 1.10.05, p. 63.

(2) O quadro apresenta sinteticamente as competências e actividades da Academia, sendo apresentado a título informativo.

(3) Estas contas são acompanhadas de um relatório sobre a gestão orçamental e financeira durante o exercício, o qual indica, entre outros elementos, a taxa de execução das dotações, fornecendo informações sucintas sobre as transferências de dotações entre as várias rubricas orçamentais.

(4) As demonstrações financeiras são constituídas por: balanço e conta dos resultados económicos, mapa dos fluxos de tesouraria, mapa da variação dos capitais próprios e anexo às demonstrações financeiras, que inclui a descrição das principais políticas contabilísticas e outras notas explicativas.

(5) Os mapas sobre a execução do orçamento incluem a conta de resultados da execução orçamental e o seu anexo.

(6) JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(7) Artigo 33.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, de 23 de Dezembro de 2002 (JO L 357 de 31.12.2002, p. 72).

(8) Artigo 38.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002.

(9) As regras relativas à prestação de contas e à contabilidade das Agências são estabelecidas no Capítulo 1 do Título VII do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, alterado pelo Regulamento (CE, Euratom) n.o 652/2008 da Comissão, de 9 de Julho de 2008 (JO L 181 de 10.7.2008, p. 23), sendo assim integradas no regulamento financeiro da Academia.

(10) Federação Internacional de Contabilistas (IFAC – International Federation of Accountants) e Normas Internacionais das Instituições Superiores de Controlo (ISSAI – International Standards of Supreme Audit Institutions).

(11) As contas anuais definitivas foram elaboradas em 1 de Julho de 2009 e recebidas pelo Tribunal em 15 de Outubro de 2009. As contas anuais definitivas, consolidadas com as da Comissão, serão publicadas no Jornal Oficial da União Europeia até 15 de Novembro do ano seguinte ao exercício encerrado. Estão disponíveis nos sítios internet http://eca.europa.eu ou https://www.cepol.europa.eu/index.php?id=final-accounts.

(12) Valor do contrato: 96 000 euros.

(13) 3,2 milhões de euros em 2008.

(14) Valor total de 39 500 euros.

(15) Valor total de 244 200 euros.

(16) Ponto 15 (JO C 311 de 5.12.2008, p. 136).

(17) Decisão 2005/681/JAI do Conselho, de 20 de Setembro de 2005.