relativa à posição a adotar, em nome da União Europeia, no Comité Misto de Execução instituído nos termos do artigo 18.º do Acordo de Parceria Voluntária entre a União Europeia e a República Socialista do Vietname relativo à Aplicação da Legislação, à Governação e ao Comércio no Setor Florestal no que diz respeito à adoção do Regulamento Interno do Comité Misto de Execução

As Partes no CME podem, de comum acordo, criar grupos de trabalho ou outros organismos subsidiários, incluindo:

Os Presidentes do CME, com o acordo das Partes, podem convidar peritos e observadores para assistirem às suas reuniões, a fim de facultarem informações sobre questões específicas e conforme for útil para fins da aplicação do Acordo.

As Partes informam-se mutuamente da composição prevista das suas delegações antes de todas as reuniões do CME.

2. O CME é presidido conjuntamente pelo Chefe da Delegação da União Europeia junto da República Socialista do Vietname, em nome da União Europeia, e pelo Vice-Ministro do Ministério da Agricultura e do Desenvolvimento Rural, em nome da República Socialista do Vietname («as Partes»).

1. A composição do Comité Misto de Execução (CME) está prevista no artigo 18.º do Acordo.

ao abrigo do Acordo de Parceria Voluntário entre a União Europeia e a República Socialista do Vietname relativo à Aplicação da Legislação, à Governação e ao Comércio no Setor Florestal («o Acordo»)

Artigo 5.º

Secretariado

Um funcionário da Delegação da União Europeia junto da República Socialista do Vietname e um funcionário da Administração das Florestas, sob a tutela do Ministério da Agricultura e do Desenvolvimento Rural da República Socialista do Vietname, asseguram conjuntamente o Secretariado do CME, com vista a prestar assistência administrativa ao CME e aos organismos que este decida estabelecer.

Artigo 6.º

Correspondência

1. Os representantes das Partes responsáveis pelas comunicações oficiais relativas à aplicação do Acordo são o Chefe da Delegação da União Europeia junto da República Socialista do Vietname e o Vice-Ministro do Ministério da Agricultura e do Desenvolvimento Rural da República Socialista do Vietname, conforme estabelecido no artigo 20.º do Acordo.

2. Toda a correspondência endereçada ao CME deve ser dirigida ao seu Secretariado.

3. O Secretariado assegura que a correspondência endereçada ao CME seja enviada aos dois Presidentes do CME e, quando adequado, distribuída como documentos, conforme referido no artigo 9.º do presente Regulamento Interno, a todos os outros membros do CME.

4. A correspondência de ambos os Presidentes do CME é enviada aos destinatários pelo Secretariado e, quando adequado, distribuída como documentos, conforme referido no artigo 9.º do presente Regulamento Interno, a todos os outros membros do CME.

Artigo 7.º

Reuniões

1. O CME reúne-se, pelo menos, duas vezes por ano nos dois primeiros anos e, posteriormente, uma vez por ano, numa data e com uma ordem de trabalhos previamente acordadas pelas Partes.

2. Cada uma das Partes pode solicitar a realização de reuniões suplementares sempre que as circunstâncias o exijam, se as Partes assim o acordarem. Essas reuniões suplementares podem ser presenciais ou por videoconferência, de comum acordo entre as Partes.

3. As reuniões do CME são convocadas pelo seu Secretariado.

Artigo 8.º

Ordem de trabalhos das reuniões

1. O Secretariado do CME elabora uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião do CME com base em propostas apresentadas pelas Partes. A ordem de trabalhos é enviada aos Presidentes e aos membros do CME o mais tardar quinze (15) dias úteis antes do início da reunião.

2. Os aditamentos ou alterações à ordem de trabalhos devem dar entrada no Secretariado o mais tardar dez (10) dias úteis antes do início da reunião, não sendo esses pontos incluídos na ordem de trabalhos provisória a menos que os documentos comprovativos relevantes tenham sido recebidos pelo Secretariado o mais tardar dez (10) dias úteis antes da reunião.

3. A ordem de trabalhos é adotada pelo CME no início de cada reunião. Para além dos pontos constantes da ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos, sob reserva de um acordo mútuo das Partes.

4. Com o acordo das Partes, o Secretariado pode reduzir os prazos indicados no n.º 1, a fim de ter em conta as circunstâncias de um caso particular.