Resolução do Parlamento Europeu

de 5 de Maio de 2010

que contém as observações que constituem parte integrante da decisão relativa à quitação pela execução do orçamento da Academia Europeia de Polícia para o exercício de 2008

O PARLAMENTO EUROPEU,

Atendendo às contas anuais definitivas da Academia Europeia de Polícia relativas ao exercício de 2008,

Tendo em conta o relatório do Tribunal de Contas sobre as contas anuais da Academia Europeia de Polícia relativas ao exercício de 2008, acompanhado das respostas da Academia [1],

Tendo em conta a recomendação do Conselho de 16 de Fevereiro de 2010 (5827/2010 — C7-0061/2010),

Tendo em conta o artigo 276.o do Tratado CE e o artigo 319.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

Tendo em conta o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de Junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias [2], nomeadamente o artigo 185.o,

Tendo em conta a Decisão 2005/681/JAI do Conselho, de 20 de Setembro de 2005, que cria a Academia Europeia de Polícia (AEP) [3], nomeadamente o artigo 16.o,

Tendo em conta o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, de 19 de Novembro de 2002, que institui o Regulamento Financeiro Quadro dos organismos referidos no artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 [4], nomeadamente o artigo 94.o,

Tendo em conta o artigo 77.o e o anexo VI do seu regimento,

Tendo em conta o relatório da Comissão do Controlo Orçamental e o parecer da Comissão das Liberdades Cívicas, da Justiça e dos Assuntos Internos (A7-0075/2010),

A. Considerando que a Academia foi criada em 2001 e equiparada, a partir de 1 de Janeiro de 2006, a um organismo comunitário na acepção do artigo 185.o do Regulamento Financeiro geral, a que se aplica o Regulamento Financeiro Quadro das agências,

B. Considerando que o Tribunal de Contas, no seu relatório sobre as contas anuais da Academia relativas ao exercício de 2006, formulou no seu parecer uma reserva sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes, com o fundamento de que o sistema de adjudicação de contratos não cumpria o previsto no Regulamento Financeiro,

C. Considerando que o Tribunal de Contas, no seu relatório sobre as contas anuais da Academia relativas ao exercício de 2007, formulou uma reserva na sua declaração sobre a fiabilidade das contas e sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes,

D. Considerando que, em 23 de Abril de 2009, o Parlamento deu quitação ao director da Academia pela execução do orçamento desta última para o exercício de 2007 [5], e que, na resolução que acompanha a decisão de quitação, nomeadamente:

- se mostrou profundamente preocupado com o facto de o Tribunal de Contas ter identificado casos de dotações utilizadas para financiar despesas privadas de funcionários da Academia,

- exortou a Academia a aprovar normas de execução pormenorizadas, destinadas, designadamente, a garantir a transparência dos seus procedimentos de adjudicação de contratos, nos termos do Regulamento Financeiro,

- exortou a Comissão a supervisionar atentamente a execução do orçamento da Academia,

- constatou que o Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) havia aberto um inquérito interno sobre a Academia,

E. Considerando que o Tribunal de Contas, no seu relatório sobre as contas anuais da Academia relativas ao exercício de 2008, fundamentou o seu parecer sem, todavia, emitir reservas em relação à fiabilidade das contas e elaborou um parecer com reservas sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes,

1. Considera que, regra geral, as respostas da Academia às observações do Tribunal de Contas são, mais uma vez, insuficientes e as suas medidas correctivas demasiado genéricas e aleatórias para que a autoridade de quitação possa avaliar se a Academia é efectivamente capaz de efectuar melhorias no futuro;

Problemas estruturais

2. Considera que a pequena dimensão da Academia põe em causa a sua capacidade para fazer efectivamente face à complexidade dos regulamentos financeiros e de pessoal da UE;

3. Constata que a localização do secretariado da Academia em Bramshill, a cerca de 70 km de Londres, acarreta desvantagens, nomeadamente em termos de recrutamento e de transportes públicos;

4. Interroga-se sobre se o novo director da Academia estará em condições de fazer face a estes problemas estruturais;

5. Coloca a questão de saber se não deveria equacionar-se a possibilidade de uma ligação da Academia à Europol;

Governação da Academia e transparência

6. Considera que o custo fixo da governação da Academia não pode ser considerado insignificante, dado que o Conselho de Administração é composto por 27 membros e a Academia emprega apenas 24 pessoas (dados do início do exercício de 2008);

7. Observa que a Academia não publica informações sobre os seus órgãos de gestão no seu sítio web; recomenda portanto que, a bem da transparência, seja colocada no sítio web da Academia uma lista dos membros do Conselho de Administração, com os contactos pormenorizados de todos eles;

Fiabilidade das contas

8. Manifesta a sua profunda apreensão pelo facto de os ajustamentos relativos ao período coberto pelo sistema contabilístico manual aplicado no período entre o encerramento do seu antigo sistema contabilístico ( 23 de Maio de 2008) e a introdução do novo sistema ABAC ( 14 de Julho de 2008) não terem sido todos efectuados em tempo útil e de a qualidade da informação financeira relativa às transições de dotações do exercício precedente, a utilização das receitas afectadas e a ligação a determinados montantes do balanço do exercício de 2007 carecerem de clareza;

9. Manifesta a sua preocupação com o facto de, em função da coexistência em 2008 de dois sistemas de gestão das imobilizações, a Academia ter por vezes lançado duas vezes os seus activos e de não terem sido atribuídos nem etiquetas nem números de inventário;

10. Lamenta o facto de, como o Tribunal de Contas realça nas suas observações, até meados de 2009 ainda não haver sido realizado um controlo ex post por uma empresa externa (após os casos de utilização de dotações para o financiamento de despesas privadas que foram descobertos pelo Tribunal de Contas no seu relatório relativo ao exercício de 2007); solicita à Academia que tome todas as medidas necessárias para realizar este controlo o mais rapidamente possível, para que esta lacuna já não conste do relatório sobre as contas anuais da Academia relativas ao exercício de 2009;

Insuficiências nos procedimentos relativos aos concursos públicos

11. Constata irregularidades no procedimento relativo à adjudicação de um contrato de fornecimento num montante de aproximadamente 2 % das despesas de funcionamento; constata, em particular, que este contrato de funcionamento se baseava num tipo de contrato-quadro previsto exclusivamente para serviços de formação; além disso, constata que as cláusulas deste contrato não impunham à Academia qualquer limitação em matéria de renovação ou prorrogação;

12. Salienta, tal como em anos anteriores, a necessidade de a Academia cumprir rigorosamente o Regulamento Financeiro e a legislação da União sobre contratos públicos e de melhorar a sua gestão financeira;

Incumprimento das regras aplicáveis às despesas para a organização de cursos

13. Considera preocupante que o Tribunal de Contas tenha detectado um número elevado de casos de incumprimento das normas administrativas e financeiras aplicáveis às despesas para a organização de cursos e seminários, que representam uma parte importante (64 %) das despesas de funcionamento da Academia; toma nota do facto de estas irregularidades dizerem sobretudo respeito às seguintes questões: a inexistência de documentação justificativa de custos incorridos, a inexistência de certificados de participação nos cursos, bem como de facturas originais e outros documentos necessários para obter o reembolso das despesas de alojamento, e a inexistência de pedidos de informação relativos às despesas de viagem de peritos; considera que as respostas da Academia às observações do Tribunal de Contas e às perguntas do relator sobre esta questão são demasiado vagas e, consequentemente, inaceitáveis para a autoridade de quitação; solicita à Academia que tome medidas para melhorar esta situação;

Transição de dotações

14. Toma nota do facto de o Tribunal de Contas ter constatado que um montante de mais de 2700000 EUR (correspondente a 31 % do orçamento total da Academia) teve de ser transitado; está, por isso, apreensivo com o facto de esta situação ser contrária ao princípio da anualidade e revelar que a programação e subsequente execução do orçamento da Academia apresentam insuficiências;

15. Solicita à Academia que introduza um sistema de dotações diferenciadas nos orçamentos futuros afectados às subvenções, a fim de evitar possíveis anulações;

Outras irregularidades

16. Toma nota do facto de o Tribunal de Contas ter constatado a falta:

- de compromisso jurídico em três casos, num montante total de 39500 EUR,

- de autorização orçamental antes do compromisso jurídico em nove casos, num montante total de 244200 EUR;

solicita, por conseguinte, à Academia que tome medidas para melhorar esta situação e para informar subsequentemente a autoridade de quitação;

17. Observa que, nos anos futuros, a quitação pela execução do orçamento da Academia deverá basear-se mais no desempenho da Academia ao longo do ano;

Inquérito do OLAF em curso

18. Verifica que, em 2008, o OLAF abriu um inquérito interno sobre a Academia depois de o Tribunal de Contas e o Serviço de Auditoria Interna (SAI) terem detectado um desvio de fundos públicos para uso privado por funcionários da Academia; verifica que as informações fornecidas pela Academia a pedido do Parlamento em 2009 diziam respeito à utilização de telemóveis, ao fornecimento de mobiliário para alojamento dos funcionários e de serviços gratuitos de transporte dos funcionários de e para aeroportos e estações de caminhos-de-ferro; verifica que, de acordo com a Academia, os montantes em questão e a situação actual de recuperação eram os seguintes:

- telemóveis utilizados pelo pessoal: 3405 libras esterlinas (GBP) entre Abril e Dezembro de 2007, todos os custos foram recuperados,

- viaturas de serviço utilizadas pelos funcionários: 1157 GBP entre Julho e Dezembro de 2007, todos os custos foram recuperados, tendo as viaturas sido entretanto vendidas,

- mobiliário: 6625 GBP de mobiliário comprado em 2007, tendo os móveis sido entretanto vendidos;

- serviços gratuitos de transporte de funcionários de e para aeroportos e estações de caminhos-de-ferro: foram identificados custos no montante de 9508 GBP relativos a 2007; foi iniciado o procedimento de recuperação;

19. Exorta a Academia e a Comissão a informarem, quanto antes, a autoridade de quitação dos resultados do inquérito do OLAF;

Recursos humanos

20. Manifesta a sua apreensão pelo facto de, até à data, ter sido recrutado pessoal temporário para a execução de tarefas financeiras; verifica que só em 2009 é que a Academia publicou um aviso de abertura de vaga para o recrutamento de um coordenador de normas de controlo interno e que as entrevistas para esse lugar foram então agendadas para o início de 2010;

Auditoria interna

21. Reconhece que o SAI fez, no seu relatório de auditoria, 13 recomendações (2 das quais foram consideradas "críticas" e 9 "muito importantes"); verifica que estas se reportam às seguintes questões: cumprimento da regulamentação financeira em matéria de concursos públicos; garantia da gestão; activos imobilizados (sistema de inventário); gestão de delegações (as delegações devem ser cabalmente documentadas e regularmente revistas); gestão orçamental; cumprimento das normas e princípios contabilísticos; e as listas de controlo que asseguram a coerência e a documentação dos controlos financeiros;

Plano de acção a aprovar pelo Conselho de Administração e a pôr em prática pelo director da Academia até 30 de Junho de 2010

22. Espera, num primeiro tempo, que o Conselho de Administração aprove rapidamente um plano de acção visando responder aos objectivos fixados no anexo à presente resolução; solicita que o director da Academia, em cooperação com o SAI e a Direcção-Geral (DG) da tutela, elabore e faça aprovar pelo Conselho de Administração medidas concretas e um calendário para a aplicação deste plano; solicita, por conseguinte, ao SAI e à DG da tutela que prestem a assistência necessária para identificar os indicadores que permitam medir, a intervalos regulares, os progressos na aplicação das medidas tomadas pela Academia; espera que a Academia informe a autoridade de quitação, até 30 de Junho de 2010, das medidas concretas e dos indicadores aprovados;

23. Convida o Tribunal de Contas a submeter, com a brevidade possível, o seu parecer à autoridade de quitação, sob a forma de carta, sobre a execução do plano de acção da Academia;

24. Para outras observações, de natureza horizontal, que acompanham a decisão de quitação, remete para a sua Resolução de 5 de Maio de 2010 [6] sobre o desempenho, a gestão financeira e o controlo das agências.

[1] JO C 304 de 15.12.2009, p. 124.

[2] JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

[3] JO L 256 de 1.10.2005, p. 63.

[4] JO L 357 de 31.12.2002, p. 72.

[5] JO L 255 de 26.9.2009, p. 157.

[6] Textos aprovados, P7_TA(2010)0139 (ver página 241 do presente Jornal Oficial).

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ANEXO

Plano de acção a aprovar pelo Conselho de Administração e a pôr em prática pelo director da Academia até 30 de Junho de 2010

PROGRAMAÇÃO ORÇAMENTAL

1. Objectivo:

Melhorar a programação e a supervisão orçamental e operacional da Academia.

Acções a empreender:

Estabelecimento pelo director de um plano plurianual que cubra, durante o seu mandato, os seguintes domínios:

- medidas previstas (resultados e impacto),

- necessidades financeiras e previsões orçamentais anuais correspondentes,

- recursos humanos necessários para aplicar as medidas previstas,

- recursos materiais necessários para aplicar as medidas previstas.

SISTEMAS DE CONTROLO INTERNO

2. Objectivo:

Melhorar a gestão financeira das actividades da Academia, incluindo as dos programas financiados por receitas afectadas (AGIS, ISEC e MEDA).

Acções a empreender:

Revisão do sistema de gestão financeira (modificação dos circuitos financeiros actuais), a fim de padronizar a gestão financeira das diferentes actividades da Academia e torná-la mais eficaz. Esta revisão deve também ter por objectivo assegurar a prestação de informações financeiras de melhor qualidade por parte dos diferentes gestores de programas.

3. Objectivo:

Validar formalmente todos os procedimentos financeiros e o novo sistema contabilístico, nos termos do artigo 43.o do Regulamento Financeiro.

Acções a empreender:

O gestor orçamental e os seus delegados devem documentar formalmente os sistemas que criaram para fornecer ao contabilista as informações financeiras necessárias. O contabilista deve validar estas descrições de sistemas para assegurar a qualidade da informação financeira que lhe é fornecida para a elaboração das contas anuais.

4. Objectivo:

Melhorar o ambiente de controlo de despesas (ponto 14 do relatório do Tribunal de Contas relativo ao exercício de 2008).

Acções a empreender:

Aprovar formalmente e aplicar procedimentos e/ou listas de controlo eficazes, para assegurar que os pedidos de pagamento apresentados pelas entidades que organizam cursos em nome da Academia sejam conformes às normas administrativas e financeiras aplicáveis.

PESSOAL

5. Objectivo:

Prover os lugares vagos tendo em vista atingir um nível "normal" de lugares por prover (por exemplo 5 %).

Acções a empreender:

- Aprovar e aplicar planos anuais de recrutamento durante os anos cobertos pelo plano plurianual mencionado no ponto 1.

- Aprovar e aplicar linhas orientadoras em matéria de recrutamento.

6. Objectivo:

Melhorar a situação no que respeita ao pessoal.

Acções a empreender:

Ocupar durante o exercício todos os lugares actualmente vagos (ou ocupados por pessoal local) por agentes temporários.

CONTRATOS PÚBLICOS

7. Objectivo:

Melhorar o ambiente de controlo em matéria de concursos públicos.

Acções a empreender:

- Aprovar e aplicar um manual de procedimentos para os concursos públicos e listas de controlo para assegurar a escolha dos procedimentos apropriados e a respectiva correcta aplicação.

- Aprovar e aplicar um plano anual de aquisição de bens e serviços.

DIVERSOS

8. Objectivo:

Encerramento definitivo da questão das dotações utilizadas para financiar despesas privadas.

Acções a empreender:

Fornecer um relatório final de um auditor externo que apresente as seguintes informações:

- quantidade global de dotações utilizadas para financiar despesas privadas,

- montantes efectivamente recuperados até à data,

- para os montantes em dívida, probabilidade de recuperação e respectivo calendário.

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