Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Agência Europeia do Ambiente relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000, acompanhado das respostas da Agência

(2001/C 372/02)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração da Agência Europeia do Ambiente, em conformidade com o n.o 4 do artigo 13.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90(1) do Conselho.

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Agência Europeia do Ambiente relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000. De acordo com o n.o 1 do artigo 14.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 14.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DA AGÊNCIA EUROPEIA DO AMBIENTE (COPENHAGA) NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 2000

Execução do orçamento e contas orçamentais

5. No quadro 1(3) é apresentada a execução das dotações do exercício de 2000 e das dotações transitadas do exercício anterior.

6. As dotações definitivas do exercício ascenderam a 18,9 milhões de euros, dos quais 18,8 milhões de euros (99 %) foram autorizados. As dotações operacionais (título III) (9 milhões de euros) foram autorizadas praticamente na totalidade (8,9 milhões de euros).

7. As dotações transitadas para o exercício de 2001 ascendem a 5,4 milhões de euros (29 % das autorizações) e dizem respeito fundamentalmente às dotações operacionais, das quais foram transitados 4,4 milhões de euros (50 % das autorizações), ou seja diminuíram em relação ao exercício anterior (5,4 milhões de euros, 59 % das autorizações). No final de 2000 foram anulados aproximadamente 11 % do montante total das dotações transitadas de 1999 (6 milhões de euros). A Agência deverá prosseguir os seus esforços para minimizar a transição de dotações.

8. Em Dezembro de 2000, foi efectuada uma autorização de 105000 euros para financiar as traduções e os serviços de terminologia a efectuar durante o primeiro trimestre de 2001. Uma vez que se tratava de despesas do exercício de 2001, deveriam ter sido financiadas por dotações do orçamento de 2001. Além disso, esta autorização não é justificada por qualquer nota de encomenda.

Demonstrações financeiras e contabilidade

Contabilidade

9. Nos quadros 2 e 3 são apresentados a conta de gestão relativa ao exercício de 2000 e o balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000.

10. O sistema de contabilidade orçamental SI2 ainda não contém o módulo que permite registar os montantes por cobrar, devendo portanto ser completado.

Gestão contabilística das imobilizações e inventário

11. O regulamento financeiro da Agência não inclui disposições respeitantes à gestão contabilística das imobilizações. Não existem regras em matéria de avaliação ou de amortização. A Agência deverá integrar as disposições adoptadas pela Comissão em Dezembro de 2000(4) na sua regulamentação a fim de, entre outros, evitar problemas de avaliação dos bens que devem ser inventariados (ver ponto 12).

12. Nos termos do artigo 52.o do seu regulamento financeiro, a Agência deve dispor de um inventário permanente de todos os bens móveis e imóveis que constituem o seu património. O sistema de inventário da Agência não é satisfatório. Existem duas listas de inventário, uma para o mobiliário e os equipamentos diversos e outra para o material informático, mas a sua qualidade é muito diferente. A lista do material informático está incompleta. No que se refere a uma parte considerável do material, não são indicados o ano de aquisição, a localização e o valor. A lista do mobiliário e equipamentos diversos é mais completa mas os valores são indicados apenas em divisas.

Ordens de cobrança

13. Qualquer medida ou situação que possa dar origem a um crédito da Agência deve ser objecto de uma previsão de dívida por parte do gestor orçamental (artigo 23.o do regulamento financeiro da Agência). Essas previsões são enviadas ao tesoureiro e devem ser objecto de uma inscrição pro memoria. Quando o crédito é apurado, o gestor orçamental estabelece uma ordem de cobrança (artigo 24.o) que deverá enviar ao tesoureiro, o qual deve assegurar a entrada dos recursos (artigo 25.o).

14. A Agência emite as ordens de cobrança quando os créditos são apurados mas nunca estabelece previsões de dívidas. Este facto, dá origem a uma falta de controlo das cobranças a efectuar. Assim, em Dezembro de 1999, a Agência verificou que um montante de impostos sobre o aluguer de aproximadamente 3865000 coroas dinamarquesas (519000 euros) era recuperável. Devido à inexistência de uma previsão de dívida, não fora efectuado qualquer registo contabilístico. Em Março de 2000, foi recebido um cheque de 3000000 coroas dinamarquesas, tendo sido estabelecida uma ordem de cobrança no montante equivalente. Como não existia uma previsão de dívida em 31 de Dezembro de 2000, o montante ainda por recuperar, 865662 coroas dinamarquesas (116067 euros), não fora registado na contabilidade. Este montante foi recuperado no início de 2001.

15. Quando a Agência emite uma ordem de cobrança, não é sistematicamente enviada ao devedor uma nota de débito para garantir o recebimento do montante em dívida. Em relação a duas das seis ordens de cobrança examinadas, não tinha sido emitida a nota de débito e, por esse motivo, os devedores não tinham efectuado os respectivos pagamentos.

Seguimento dado às observações anteriores do Tribunal

16. No seu relatório anual de 1999 relativo à Agência(5), o Tribunal assinalou deficiências na gestão financeira dos contratos, em particular no que se refere ao tratamento dos pedidos de pagamento. A análise dos processos relativos aos pagamentos efectuados em 2000 permitiu constatar que os processos financeiros nem sempre incluíam documentos comprovativos dos pedidos de pagamento e que, apesar dos compromissos assumidos pela Agência, continham apenas um certificado da realidade e conformidade das prestações efectuadas.

Gestão dos recursos humanos

Política de pessoal

17. O pessoal da Agência está sujeito às regras e regulamentação aplicáveis aos funcionários e aos outros agentes das CE. De acordo com o 3.o parágrafo do artigo 17.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90, de 7 de Maio de 1990, o Conselho de Administração, adoptará, em colaboração com a Comissão, as regras de execução(6). De uma maneira geral, a Agência aplica as disposições gerais adoptadas pela Comissão, não as tendo contudo integrado formalmente na sua regulamentação interna.

18. No final de 1999, a Agência elaborou um documento de carácter geral sobre a política de pessoal, tendo proposto diversas decisões de aplicação que, em Novembro de 2000, não tinham ainda sido aprovadas pelo seu Conselho de Administração. Além disso, em Dezembro de 1999, foram introduzidas na regulamentação interna da Agência várias disposições gerais de execução.

Processos de recrutamento

19. O Conselho de Administração não aprovou nenhum documento sobre os processos de recrutamento da Agência. Para seleccionar agentes temporários, a Agência efectua geralmente um recrutamento externo através de uma vasta difusão de "avisos de concurso" no Jornal Oficial, junto das instituições europeias, dos outros organismos descentralizados e dos meios de comunicação. Em três dos 31 casos examinados, foram celebrados contratos com os agentes sem que tenha havido um processo de selecção externa. Três outros agentes tiveram um contrato de agente temporário, embora não constassem das listas de reserva para preenchimento destes lugares e estas não estivessem esgotadas.

20. A Agência aplica o regime utilizado na Comissão aos peritos nacionais destacados (PND). Em dois dos oito processos examinados, os peritos foram escolhidos sem que tenha havido um processo de selecção. A Agência concedeu a um PND um montante equivalente a 40 % do seu vencimento nacional para cobertura das despesas de escolarização dos seus filhos. As disposições regulamentares não prevêem esta prática.

Evolução dos efectivos e da actividade da Agência

21. O pessoal da Agência inclui agentes estatutários permanentes (AP) ou temporários (AT). O número de lugares a ocupar pelos agentes estatutários é autorizado anualmente pela autoridade orçamental conjuntamente com o orçamento. Além disso, o orçamento pode conceder dotações para recrutamento de agentes auxiliares (AA) por um período máximo de um ano, bem como de peritos nacionais destacados (PND). Podem igualmente ser recrutados agentes locais (AL) mas a Agência não utiliza essa possibilidade.

22. O quadro 4 apresenta a evolução do pessoal da Agência, bem como a sua repartição. Nos últimos anos o crescimento dos efectivos tende a estabilizar.

23. Desde a sua criação, a Agência contratou 133 agentes, não tendo nenhum deles sido admitido logo de início como AP. Em 54 % dos casos, os agentes foram recrutados como AT e em 46 % como AA ou PND. No final de 2000, 78 % dos agentes eram AP ou na maior parte dos casos AT, enquanto que os restantes eram AA ou PND.

24. A análise do processo de recrutamento do pessoal actualmente em vigor revela um modelo de recrutamento em que:

- na maioria dos casos, os agentes são recrutados como agentes temporários através de processos comparáveis a concursos externos, tendo posteriormente a possibilidade de obter um lugar permanente através de um concurso cuja publicidade é limitada,

- os outros agentes são inicialmente recrutados como auxiliares, tendo a possibilidade de obter um lugar de agente temporário através da participação num concurso externo.

25. Este modelo de gestão dos efectivos transparece da análise dos recrutamentos consoante a sua modalidade que revela que aproximadamente 64 % dos agentes foram recrutados através de concursos externos publicados no J. O. e 25 % através de concursos publicados junto das instituições comunitárias e dos organismos descentralizados. Em média, as despesas de recrutamento elevaram-se a aproximadamente 2330 euros por agente contratado.

26. A cessação de funções dos efectivos da Agência provoca uma taxa de rotação do pessoal (AP, AT, AA e PND) de 15 % em média anual. Esta percentagem deve-se, em três quartos dos casos, ao termo dos respectivos contratos e, nos restantes, à sua rescisão solicitada essencialmente pelos agentes em causa.

27. O exame de uma amostra de 14 agentes não revelou problemas em matéria de adequação do seu perfil.

28. Para efeitos da auditoria, os agentes foram agrupados em duas categorias:

- os agentes responsáveis pelas actividades de apoio (agentes de apoio), ou seja as actividades que garantem o funcionamento da Agência (por exemplo, serviços como a administração, contabilidade, secretariado, etc.),

- os outros agentes, designados por operacionais, que contribuem directamente para a realização dos objectivos da Agência.

29. Em média, 87 % dos agentes A, ou seja 43 % dos efectivos totais, devem ser considerados operacionais. Todos os outros agentes devem ser considerados agentes de apoio.

30. A evolução da relação agentes operacionais/agentes de apoio é desfavorável, na medida em que a proporção de agentes A operacionais tende a diminuir. Em 2000, essa percentagem era de 42 %, sendo ligeiramente inferior à média verificada no período analisado (43 %).

31. O quadro 5 descreve a evolução dos custos com o pessoal, bem como as despesas de funcionamento no período 1995-2000. A evolução das despesas salariais foi superior à dos efectivos. Esta diferença (cerca de 10 %) pode, em grande parte, ser atribuída ao aumento automático dos vencimentos.

32. No que se refere aos outros custos com o pessoal, a análise incidiu essencialmente nas despesas de formação profissional (FP) e nas de funcionamento, nomeadamente no sector da informática.

33. As despesas de FP aumentaram mais rapidamente que os efectivos. Em média, as despesas de funcionamento diminuíram ligeiramente após terem sido efectuados os investimentos iniciais.

34. Para determinar a relação entre a actividade da Agência e a evolução do seu pessoal e dos respectivos custos, esta última foi comparada à evolução do montante das dotações operacionais (título III) efectivamente despendidas (dotações do exercício e dotações transitadas) durante um exercício. Esta comparação sugere que, em média, a utilização de recursos humanos pela Agência e os respectivos custos cresceram mais rapidamente que a actividade solicitada ao Instituto. Esta constatação é confirmada pelo facto de, em média, as despesas de apoio (título I e II) crescerem mais rapidamente que as despesas operacionais. Contudo, a Agência ainda não atingiu a sua velocidade de cruzeiro e não pode, tendo em conta a sua dimensão, beneficiar de economias de escala consideráveis para a sua infra-estrutura material e administrativa. Neste contexto, a evolução da relação entre a taxa de crescimento dos seus efectivos operacionais e do seu volume de despesas é satisfatória.

Conclusão

35. De uma maneira geral, verifica-se que, embora desde a sua criação, a Agência não tenha podido contratar os efectivos previstos no quadro dos efectivos do seu orçamento, foi possível compensar este défice através do recrutamento de AA e PND.

36. No recrutamento dos seus agentes temporários, a Agência utiliza, na maioria dos casos, um modelo de recrutamento externo comparável ao preconizado pelas instituições comunitárias.

37. No caso da Agência, tendo em conta a evolução esperada das suas actividades, e consequentemente dos seus efectivos, é talvez preferível que, no que se refere aos lugares de actividades de apoio e de actividades operacionais que implicam qualificações de tipo administrativo, esta se associe às Instituições e aos outros organismos descentralizados, para que os seus recrutamentos sejam efectuados a partir de uma base o mais alargada possível. De uma maneira geral, a Agência deverá melhorar o seu sistema de gestão e de informação na área dos recursos humanos.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 10 de Outubro de 2001.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 120 de 11.5.1990, p. 4.

(2) Em conformidade com o n.o 3 do artigo 13.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e despesas da Agência no exercício de 2000 foram elaboradas em 30 de Março de 2001 e enviadas ao Conselho de Administração da Agência, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 9 de Abril de 2001. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório são o mais exactos possível. Os números foram arredondados, o que aparentemente pode sugerir a existência de erros de cálculo. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(4) Regulamento (CE) n.o 2909/2000 da Comissão, de 29 de Dezembro de 2000 (JO L 336 de 30.12.2000, p. 75).

(5) JO C 373 de 27.12.2000.

(6) Decisão n.o EEA/99/DGE/01 de 15 de Dezembro de 1999.

QUADROS 1-5

Quadro 1

Execução orçamental

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2000 e 1999

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pela Agência.

Quadro 3

Balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000 e a 31 de Dezembro de 1999

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pela Agência.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 4

Evolução do pessoal

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

AP: Agentes permanentes.

AT: Agentes temporários.

AA: Agentes auxiliares.

PND: Peritos nacionais destacados.

Quadro 5

Evolução do pessoal e dos respectivos custos

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas da agência

Execução do orçamento e contas orçamentais

8. O Tribunal refere actividades mencionadas no plano de trabalho para 2000. No entanto, devido a uma certa indefinição ao nível das exigências de tradução, que podem variar em termos de volume e prazos, a decisão final sobre a execução de tais actividades foi adiada até data posterior no exercício em causa. Refira-se que o serviço prestado pelo Centro de Tradução é encomendado por meio de folhas de trabalho, enquanto que para os fornecedores externos são utilizadas notas de encomenda.

Demonstrações financeiras e contabilidade

10. O módulo do sistema financeiro (S12) relativo às receitas encontra-se em fase de implementação e de entrada em funcionamento.

Gestão contabilística das imobilizações e inventário

11. As novas disposições a que o Tribunal faz referência (decisão 2000/716/CE) serão integradas nos procedimentos da Agência e servirão de base ao encerramento das contas de 2001, bem como à avaliação dos bens da Agência.

12. Aquando do encerramento do exercício 2001, a Agência disporá de um inventário único e totalmente integrado, que incluirá a avaliação dos bens, a data de aquisição e a localização do material.

A Agência está presentemente a implementar um sistema permanente segundo o qual a avaliação dos bens é calculada em relação ao momento da aquisição e não como operação aquando do encerramento do exercício. Refira-se, não obstante, que o impacto sobre o valor do inventário é reduzido e sem repercussões ao nível dos montantes correctos pagos aos adjudicatários.

Ordens de cobrança

13. A Agência reconhece a necessidade de integração de operações de cobrança e de crédito no sistema financeiro S12, bem como de um aperfeiçoamento da formalização do procedimento.

Trata-se de uma área prioritária para a AEA em 2001, sobretudo tendo em vista a crescente importância do financiamento das operações da AEA com base em contratos.

14. A observação relativa ao pagamento do montante de 116067 euros, respeitante à renda a pagar pelas instalações da AEA, está realmente correcta. O atraso no pagamento deve-se à necessidade de esclarecimento entre os actuais e os anteriores proprietários do edifício ocupado pela AEA. A questão foi já esclarecida e o pagamento foi registado na contabilidade.

Seguimento dado às observações anteriores do Tribunal

16. A Agência reconhece a necessidade de apresentação dos documentos comprovativos dos pedidos de pagamento, pelo que melhorou e implementou procedimentos nesse sentido em conjunto com os gestores orçamentais.

Além disso, o fornecimento de acesso aos documentos justificativos dos pedidos de pagamento, bem como a relação com os mesmos, está a ser revisto e desenvolvido no contexto do projecto de automatização presentemente realizado pela AEA, em conjunto com outras agências, com base no sistema de TI da Comissão (grupo CSS com base no SINCOM2).

Gestão dos Recursos Humanos

Política de pessoal

18. Foram formalizadas com o Conselho de Administração determinadas decisões internas, mas é do conhecimento geral que não foram ainda totalmente aplicadas. Embora o principal objectivo seja a analogia com as disposições internas da Comissão, e a harmonização com os demais organismos da UE seja considerada importante, a Agência ambiciona também permanecer em sintonia com os regulamentos comunitários em termos de pessoal e de normas de execução. A Agência reconhece que tais regulamentos e normas estão a ser revistos e desenvolvidos no contexto do processo de reforma, sobretudo no que respeita à política de pessoal.

A AEA submeterá à aprovação do Conselho de Administração a implementação das normas comunitárias, as quais serão totalmente respeitadas, bem como decisões específicas nas áreas em que as abordagens da AEA diferem das abordagens da Comissão.

Processos de recrutamento

19. A Agência pratica os processos normais de recrutamento. Tais processos serão submetidos à aprovação do Conselho de Administração, tal como referido acima no respeitante à observação n.o 18 sobre a política de pessoal.

A AEA continua a divulgar amplamente as oportunidades de recrutamento de agentes temporários.

Os três candidatos foram recrutados e nomeados directamente pela entidade competente para proceder a nomeações (ECPN), aquando do período de arranque da Agência (1996). Dois dos candidatos (presentemente antigos membros do pessoal da AEA) foram nomeados após identificação e proposta do auditor financeiro da Agência. O terceiro membro do pessoal, tal como referido pelo Tribunal, foi directamente recrutado com o objectivo de assegurar o funcionamento da AEA e, especificamente, a infra-estrutura de TI, após ter demonstrado um excelente e dedicado desempenho na qualidade de consultor da Task Force e da AEA. Os três outros empregados mencionados foram recrutados com base em listas de candidatos seleccionados estabelecidas tendo em vista o provimento de lugares com o mesmo background técnico e para os quais são exigidas as mesmas especializações/aptidões.

20. No âmbito do recrutamento de peritos nacionais destacados, A AEA aplica o mesmo "regime" que a Comissão. Refira-se que o recrutamento de peritos nacionais destacados foi inicialmente motivado pelo "lado de oferta" dos Estados-Membros e não pela "procura" da parte da AEA. Não obstante, nos últimos anos, a AEA divulgou, e continuará a divulgar, amplamente nos Estados-Membros as áreas no âmbito das quais as competências seriam pertinentes e complementariam as capacidades existentes.

Com efeito, nos casos em que os salários de base dos peritos nacionais são consideravelmente inferiores à média, a AEA tem praticado uma abordagem de discriminação positiva. Tal abordagem foi adoptada após consultados os serviços da Comissão.

Alterações ao nível dos efectivos e da actividade da Agência

23. Considera-se, como parte da nossa política de pessoal em desenvolvimento, que o número de lugares permanentes deve ser mantido a um nível mínimo. Presentemente, a possibilidade de recrutamento para um lugar permanente apenas é considerada no âmbito da mobilidade interinstitucional. Actualmente, apenas duas pessoas se encontram ao serviço da AEA na qualidade de membros permanentes do pessoal.

29. Segundo a nossa perspectiva, grande parte dos agentes de categoria B e C da Agência participa considerável e directamente nas actividades operacionais, pelo que se torna difícil quantificar uma divisão do apoio operacional.