O regulamento estabelece a forma como devem ser citados ou notificados os atos judiciais e extrajudiciais, assim como normas claras para a transmissão entre os Estados-Membros desse tipo de atos em matéria civil e comercial. Estabelece normas mínimas para proteger os direitos de defesa, bem como um regime jurídico uniforme para a citação ou notificação além-fronteiras dos atos diretamente por via postal.

Todos os anos são intentados na UE cerca de 3,4 milhões de processos judiciais cíveis e comerciais com implicações transnacionais. Quando uma das partes reside num Estado-Membro diferente daquele em que o processo corre os seus termos, os tribunais têm por vezes de aplicar o regulamento várias vezes no decurso do processo. A correta aplicação do regulamento é essencial para assegurar o acesso à justiça e a um julgamento equitativo, bem como para prevenir atrasos e o agravamento dos custos processuais. A título de exemplo, a incapacidade de citar ou notificar corretamente a petição inicial é, de longe, a justificação mais frequente para a recusa de reconhecimento ou de execução das decisões judiciais.

Hoje em dia, os contactos entre as entidades que transmitem ou recebem atos para efeitos de citação ou notificação são quase exclusivamente efetuados em suporte de papel, o que os torna onerosos e ineficazes Na prática, nos processos transnacionais, é impossível citar ou notificar um ato ao seu destinatário por via eletrónica, embora alguns Estados-Membros já tenham introduzido ou estejam em vias de introduzir essa possibilidade a nível nacional. A presente iniciativa aborda a necessidade de se modernizar e, em especial, digitalizar o processo de citação ou notificação de atos no estrangeiro. Aborda igualmente uma série de outras lacunas existentes no regulamento que foram identificadas na avaliação do seu funcionamento. Essas lacunas geram atrasos e custos para cidadãos e as empresas, assim como para os Estados-Membros, insuficiências na proteção dos direitos processuais, e ainda complexidade e incerteza jurídica. Os principais problemas identificados são os seguintes:

·as circunstâncias que estão na origem da qualidade insuficiente da documentação da citação/notificação por via postal;

·a restrição ou a impossibilidade de recorrer à citação direta num quadro transnacional em muitos Estados-Membros, mesmo quando é autorizada a nível nacional;

·a falta de clareza das normas em matéria de proteção dos direitos processuais das partes quanto às exigências de tradução, bem como quando as sentenças são proferidas à revelia, e

·a preferência por métodos nacionais de citação/notificação fictícios ou diferentes dos previstos no regulamento.

As partes interessadas afetadas são as empresas envolvidas em processos judiciais, as empresas que prestam serviços, nomeadamente de citação por via postal ou de consultoria informática, as autoridades públicas e judiciais dos Estados-Membros e os profissionais do foro (juízes e advogados).

A iniciativa está estreitamente relacionada com a iniciativa relativa à cooperação entre os tribunais dos EstadosMembros no domínio da obtenção de provas em matéria civil ou comercial, regida pelo Regulamento (CE) n.º 1206/2001. As duas iniciativas estão estreitamente interligadas com a prioridade global da Comissão em matéria de digitalização e de justiça eletrónica, inserindo-se no âmbito dos esforços envidados no domínio da justiça penal (meios de prova eletrónicos), a fim de criar condições equitativas nos domínios da justiça penal e civil. Assentam e tiram partido dos resultados da legislação da UE e das normas jurídicas em vigor (e-CODEX e Regulamento eIDAS).