RELATÓRIO DA COMISSÃO AO CONSELHO

RESUMO GRUPO DOS ARQUIVOS EUROPEUS ARQUIVOS NA EUROPA RESPONDER AOS DESAFIOS DA ERA DIGITAL Segundo relatório intercalar ao Conselho

Contexto

Em novembro de 2005, o Conselho de Ministros adotou uma recomendação tendo em vista uma cooperação reforçada no domínio dos arquivos na Europa[1]. A Recomendação solicitava a criação de um grupo dos arquivos europeus (GAE), compreendendo peritos designados pelos Estados-Membros e pelas instituições da UE, a fim de assegurar a cooperação e a coordenação sobre questões de ordem geral relacionadas com os arquivos. Além disso, o Conselho recomendava a adoção de uma série de medidas prioritárias a serem objeto de acompanhamento por parte do GAE.

Em 2008, o GAE apresentou ao Conselho um relatório intercalar sobre a aplicação da Recomendação de 2005[2]. Nesse relatório, o GAE referia que a preservação digital de registos tem vindo a alterar as relações entre os serviços de arquivo e os criadores de registos, bem como o papel desempenhado pelos arquivos e pelos arquivistas na administração pública e na sociedade. O relatório concluiu que os serviços de arquivo deverão examinar o seu papel de forma mais aprofundada e avaliar o significado dos conceitos, procedimentos e processos arquivísticos existentes.

Decorridos quatro anos após o seu primeiro relatório intercalar, o GAE apresenta o presente relatório de acompanhamento, o qual foi adotado pelo grupo dos arquivos europeus na sua reunião realizada em Copenhaga em 30 de maio de 2012.

Cooperação no domínio dos arquivos na Europa

O grupo dos arquivos europeus, criado no início de 2006, tem continuado a promover e a coordenar a cooperação entre os arquivos a nível europeu, nomeadamente sempre que tais esforços possam traduzir-se num valor acrescentado efetivo. O GAE reúne-se duas vezes por ano. Desde o segundo semestre de 2009, as reuniões são organizadas em conjunto com as reuniões do Conselho Europeu dos Arquivistas Nacionais (CEAN), sob a égide da Presidência da UE.

O GAE tem vindo a fornecer orientações gerais e conselhos sobre a execução das ações prioritárias prevista na Recomendação, nomeadamente no que respeita ao seguinte:

Preservação e prevenção de danos

Cooperação interdisciplinar a nível europeu em matéria de documentos e arquivos eletrónicos

Criação e manutenção de um portal na Internet consagrado aos arquivos na Europa

Além disso, o GAE examinou os desafios enfrentados pelos arquivos na era digital e identificados no relatório de 2008. As suas conclusões e recomendações são apresentadas no relatório em anexo e a seguir resumidas.

Os arquivos na era digital

A utilização generalizada das TIC tem vindo a alterar o papel que os arquivos desempenham na sociedade. O grupo dos arquivos europeus examinou os desafios que estas alterações suscitam para os arquivos, nomeadamente nos domínios a seguir referidos.

· Papel dos arquivos em mutação

Os arquivos nacionais estão a analisar ativamente as suas responsabilidades atuais e futuras no mundo digital e envidarão esforços no sentido de conciliar o seu mandato e as suas responsabilidades com outros interesses. Para o efeito, procurarão cooperar mais estreitamente com outras redes e organismos de gestão da informação, nomeadamente as entidades da administração pública em linha.

· Acesso aos arquivos in situ ou em linha

O acesso aos arquivos em toda a Europa tem vindo a evoluir à medida que as tecnologias da Internet se generalizam e os arquivos disponibilizam um volume cada vez maior de material em linha. A questão consiste em saber qual a prioridade que os arquivos nacionais devem atribuir aos diferentes tipos de acesso. Os arquivos devem identificar as necessidades dos respetivos utilizadores, a fim de definir o equilíbrio a estabelecer entre o acesso in situ e os serviços em linha e decidir quais os serviços a desenvolver.

· Arquivos e Diretiva relativa à reutilização de informações do setor público[3]

Promover a utilização pelo público das informações contidas nos arquivos faz parte das funções das instituições arquivísticas nacionais. Todavia, a reutilização dos arquivos[4] pelo setor privado levanta diversas questões, como a autenticidade dos documentos, os direitos de propriedade intelectual, a proteção dos dados, a política de tarifação e o equilíbrio entre os serviços públicos e privados.

· Digitalização

A digitalização e a publicação em linha permitem aos arquivos disponibilizar um maior volume de documentação, tanto ao mundo académico como ao público em geral. Facilitam igualmente a reutilização das informações provenientes dos arquivos. No entanto, a disponibilização de informações em linha é uma atividade onerosa e a capacidade dos arquivos nacionais para digitalizar as suas coleções pode depender, em parte, das possibilidades de financiamento.

· Custo e financiamento

Para facultar o acesso em linha ao património arquivístico da Europa, revela-se crucial encontrar formas adequadas de financiar a digitalização. As instituições arquivísticas consideram, portanto, que é importante desenvolver uma agenda europeia comum em matéria de financiamento, para além de um programa europeu de digitalização.

Conclusões

O papel dos arquivos tem vindo a evoluir devido à sua participação na sociedade da informação moderna e na cadeia de informação digital. Trata-se de uma questão não só técnica, como também estreitamente ligada à participação dos arquivos na administração pública eletrónica. Simultaneamente, os arquivos conservam muitas das suas responsabilidades tradicionais enquanto depositários, fornecedores de informação e garantes da sua autenticidade.

O recurso aos arquivos enquanto fontes autênticas e fidedignas destina-se a assegurar a responsabilização a posteriori das administrações. Para cumprirem as suas obrigações, os arquivos nacionais devem ser associados à elaboração das regras de gestão dos registos digitais numa fase precoce do ciclo de vida dos documentos. Os arquivos devem envidar maiores esforços no sentido de participarem na escolha dos métodos de trabalho da administração, não só do ponto de vista tecnológico, mas também introduzindo uma nova visão das próprias instituições arquivísticas e da sua ligação com a administração pública.

A preservação digital dos documentos e o acesso à documentação criada em formato digital constituem responsabilidades cruciais dos arquivos nacionais. A transferência de um crescente volume de registos criados em formato digital aumenta a necessidade de criar uma infraestrutura técnica, organizacional e de conhecimentos sustentável para facultar o acesso permanente à documentação digital e garantir a sua fiabilidade. Para o efeito, impõe-se um esforço significativo por parte dos arquivos, para o qual será essencial a partilha de experiências e a elaboração de estratégias comuns.

Os arquivos nacionais reconhecem a importância de garantir aos cidadãos da UE o acesso em linha ao rico património arquivístico europeu. A Declaração de Bruxelas sobre o acesso aos arquivos digitais de 2010[5] sublinha a sua intenção de explorar ao máximo as tecnologias digitais a fim de promover o livre acesso ao fundo arquivístico europeu. É de referir, contudo, que este acesso comporta exigências qualitativas específicas relativas às informações descritivas e à capacidade dos arquivos para garantir a autenticidade dos registos digitais.

Os arquivos na Europa estão a colaborar entre si para responder aos desafios da sociedade da informação moderna, continuando simultaneamente a cumprir as suas responsabilidades tradicionais perante as administrações e os cidadãos. Há já duas décadas que os arquivos têm vindo a cooperar entre si na Europa. Continuarão a retirar ensinamentos das experiências individuais e cooperarão, sempre que possível, na elaboração de novas normas, práticas e soluções a fim de estarem em condições de avançar no sentido de se tornarem um parceiro de pleno direito na sociedade da informação moderna.

Os arquivos nacionais examinarão a forma de colaborar mais estreitamente entre si com vista a responder aos desafios futuros e desenvolver um novo conceito de cooperação para os próximos anos. Coordenarão os esforços envidados, entre si e com as instituições da UE, através do Conselho Europeu dos Arquivistas Nacionais e o grupo dos arquivos europeus. Além disso, os arquivos nacionais procurarão colaborar de forma mais estreita com outros organismos associados à gestão da informação e à administração pública em linha. Os arquivos nacionais pretendem participar plenamente na elaboração das políticas da UE em matéria de dados abertos e de acesso em linha à informação.

Decisões e recomendações

Decisões

(1) Os arquivos nacionais colaborarão entre si para criar uma agenda digital comum para os arquivos que associe os objetivos europeus às ambições e aos esforços nacionais. Refletirão sobre a forma como os arquivos podem contribuir para a criação, a partir 2015, de uma fundação para um portal europeu de arquivos sustentável. O GAE procurará promover uma política comum para os arquivos no crescente espaço europeu da informação e analisará de que forma os valores arquivísticos fundamentais se podem enquadrar na nova evolução digital. Será atribuída especial atenção à interoperabilidade, à acessibilidade a longo prazo dos dados, aos identificadores permanentes, aos dados abertos e à avaliação.

(2) Os arquivos nacionais cooperarão para pôr em linha até 2015:

– As principais fontes que ajudam os cidadãos a compreender melhor as relações entre os países e as administrações ao longo da história e da construção da Europa, bem como a diversidade das culturas, das tradições e das identidades nacionais;

– Os elementos arquivísticos «fundamentais» de cada Estado-Membro;

– As coleções relativas a grandes efemérides e acontecimentos históricos.

(3) Os arquivos nacionais irão cooperar mais estreitamente com outros organismos a fim de assegurar que certos interesses arquivísticos tais como a preservação e o acesso aos documentos sejam conciliados com outros interesses, como a proteção de dados. Por exemplo, comprometem-se a elaborar um código de conduta para os arquivos no quadro da proposta de regulamento da UE relativo à proteção de dados, a ser debatido com as outras partes interessadas.

Recomendações

(4) Os arquivos nacionais devem atuar a título de parceiros das administrações públicas na definição das normas aplicáveis à gestão dos registos eletrónicos. Continuarão a colaborar com outras entidades dos setores público e privado no Fórum DLM, com vista a promover a elaboração de novas orientações e normas, tais como MoReq2010 (Modular Requirements for Record Systems).

(5) Impõe-se a partilha das normas comuns aplicáveis aos serviços em linha. Deve ser examinado o papel crescente das redes sociais e a sua influência potencial sobre a prestação de serviços de arquivo.

(6) Os serviços de arquivo devem colaborar entre si, a fim de superar os obstáculos e incentivar uma maior reutilização das informações provenientes dos arquivos. É necessário desenvolver um modelo comum a partir das boas práticas existentes na Europa, que possa servir de enquadramento para os arquivos que ainda não dispõem de uma política de reutilização. Este modelo deve incluir, nomeadamente, as modalidades de concessão de licenças relativas aos conteúdos para efeitos de reutilização e a forma de garantir a sua autenticidade, bem como as possibilidades em matéria de cobrança ou de acesso gratuito. Os arquivos devem partilhar as suas experiências com as bibliotecas e os museus e analisar de forma mais aprofundada as expectativas dos clientes existentes e potenciais. O GAE deve promover as melhores práticas neste domínio e defender os interesses do setor, chamando a atenção para a riqueza do conteúdo dos arquivos e o seu potencial de reutilização.

(7) Os arquivos nacionais devem partilhar os seus conhecimentos e experiências e proceder ao intercâmbio de informações sobre as suas abordagens no domínio da digitalização da documentação dos arquivos. O desenvolvimento de uma estratégia à escala europeia, incluindo modelos e normas comuns em matéria de digitalização, ajudaria os diversos arquivos individuais a lançar programas de digitalização e contribuiria para uma maior interoperabilidade entre os países. É igualmente necessário examinar o financiamento dos programas de digitalização. Os serviços de arquivo devem faturar os serviços suplementares tais como o acesso em linha e, em caso afirmativo, em que tipo de casos? O GAE deve emitir recomendações sobre a digitalização destinada a facultar o acesso em linha e incentivar o desenvolvimento de estratégias adequadas.

(8) A transferência e a preservação de um volume cada vez maior de registos criados em formato digital apelam a uma maior cooperação e intercâmbio das melhores práticas e soluções entre os arquivos nacionais. Estes devem, sempre que possível, desenvolver conceitos e soluções comuns, tendo em conta os projetos existentes neste domínio[6]. É necessário quantificar melhor os recursos financeiros necessários para a documentação arquivística criada em formato digital, para que os arquivos tenham uma ideia mais clara dos respetivos custos e da forma como os seus orçamentos limitados devem ser repartidos entre os meios de comunicação tradicionais e digitais. O custo da preservação dos registos criados em formato digital deve ser avaliado de forma mais precisa, por exemplo, através de modelos de custos melhorados, no intuito de facultar aos arquivos nacionais instrumentos mais eficazes para prever o financiamento necessário ao longo do tempo.

[1] JO L 312 de 29.11.2005, p. 55.

[2] Relatório intercalar ao Conselho SEC(2008) 2364; COM(2008) 500.

[3] JO L 345 de 31.12.2003, p. 90.

[4] Em dezembro de 2011, a Comissão Europeia apresentou uma proposta de revisão da diretiva relativa às informações do setor público (ISP), que se aplicará aos arquivos, aos museus e às bibliotecas, muito embora as obrigações que lhes serão aplicáveis não sejam tão alargadas como as que recaem sobre outros organismos do setor público.

[5] A Declaração de Bruxelas foi adotada pelo Conselho Europeu dos Arquivistas Nacionais em Bruxelas, em 19 de novembro de 2010.

[6] Por exemplo, projetos como PLANETS, PRESTOSPACE e Digital Preservation Europe.