[pic] | COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS |

Bruxelas, 30.7.2008

COM(2008) 499 final

Comunicação da Comissão ao Parlamento Europeu e ao Conselho

RELATÓRIO ANUAL DIRIGIDO À AUTORIDADE DE QUITAÇÃO SOBRE AS AUDITORIAS INTERNAS REALIZADAS EM 2007

{SEC(2008) 2361 final}

ÍNDICE

1. Introdução 4

2. Ambiente de trabalho e plano de auditoria 4

2.1. Ambiente de trabalho 4

2.2. Evolução do processo de auditoria interna 5

2.3. Aplicação do plano de auditoria do SAI 6

2.4. Aceitação das recomendações e pontos de vista das entidades auditadas e dos intervenientes 9

3. Principais conclusões e recomendações 10

4. Conclusões 14

Relatório anual

DIRIGIDO À AUTORIDADE DE QUITAÇÃO SOBRE AS AUDITORIAS INTERNAS REALIZADAS EM 2007

INTRODUÇÃO

O presente relatório informa a autoridade de quitação dos trabalhos realizados pelo Serviço de Auditoria Interna (SAI) da Comissão, de acordo com o n.º 4 do artigo 86.º do Regulamento Financeiro (RF). Baseia-se no relatório do Serviço de Auditoria Interna (SAI), de acordo com o n.º 3 do artigo 86.º do RF, relativo aos principais resultados das auditorias e, em conformidade com as normas profissionais, nas questões de exposição a riscos e de controlo significativas, bem como nas questões de governação das organizações.

O presente relatório baseia-se nos relatórios de auditoria e de consultoria do SAI realizados em 2007. Diz respeito aos trabalhos de auditoria e de consultoria relacionados apenas com as Direcções-Gerais, os serviços e as agências de execução da Comissão Não abrange os trabalhos do SAI respeitantes a outras agências ou organismos.

As reacções da Comissão às constatações e conclusões do auditor interno foram incluídas no relatório de síntese sobre os relatórios anuais de actividades dos Directores-Gerais. No presente relatório de síntese, adoptado em simultâneo, a Comissão assume uma posição sobre as questões transversais suscitadas pelo auditor interno, pelo Tribunal de Contas Europeu e pela autoridade de quitação ou identificadas pelo Comité de Acompanhamento das Auditorias e pelo Director-Geral do Orçamento no seu relatório geral. Tal significa que certos pareceres constantes do presente relatório não são necessariamente subscritos pela Comissão na sua totalidade. Esta diferença de pontos de vista reflecte o processo normal de diálogo entre a instituição e o seu auditor interno.

AMBIENTE DE TRABALHO E PLANO DE AUDITORIA

Ambiente de trabalho

Em 2000, foram introduzidas 24 normas de controlo interno, e os respectivos "requisitos mínimos", como parte integrante da reforma da Comissão. Estas normas foram revistas em 2007 com vista a passar de uma óptica baseada no respeito formal para uma aplicação eficaz, a simplificar a linguagem e a sensibilizar o pessoal para as normas, bem como para certas questões não financeiras. As normas revistas entraram em vigor em 1 de Janeiro de 2008 e as DG e Serviços são agora convidados a seleccionarem, com base num processo de avaliação dos riscos, as normas que pretendem considerar prioritariamente, a fim de demonstrar eficácia.

O segundo relatório intercalar sobre o Plano de acção da Comissão para um quadro integrado de controlo interno assinalou os progressos alcançados em matéria de avaliação dos sistemas de gestão e de controlo no domínio dos fundos estruturais, da definição e da atribuição das responsabilidades em matéria de controlo no domínio da gestão partilhada e da apresentação da declaração de fiabilidade nos relatórios anuais de actividade dos DG.

O ano de 2007 constituiu o primeiro ano de aplicação do quadro financeiro para 2007-2013, com uma nova abordagem em matéria de controlo no domínio da investigação e um novo processo de programação para os fundos estruturais assente em normas comuns em matéria de gestão financeira, de controlo e de avaliação (por exemplo, os Estados-Membros devem apresentar resumos das auditorias e declarações disponíveis).

Em 2007, as contas foram assinadas pela primeira vez pelo contabilista da Comissão, em conformidade com o RF alterado[1]. Foram realizados progressos consideráveis a nível do desenvolvimento do sistema informático ABAC. Os fundos para adiantamentos das delegações foram integrados completamente no sistema ABAC em Janeiro de 2007, foi elaborado um projecto actualizado de plano para a migração das contas dos Fundos Europeus de Desenvolvimento para o ABAC e os serviços da Comissão estão a trabalhar na sua concretização.

A Comissão prosseguiu a execução das disposições em matéria de continuidade da actividade. Todas as DG da Comissão apresentaram planos de continuidade da actividade validados. Algumas DG começaram já a ensaiar os seus planos individuais. Em 2007, foi efectuado um exercício de comunicação sobre a continuidade da actividade e um ensaio. Actualmente, os esforços concentram-se na sensibilização, na formação e na realização de outros exercícios de partilha da experiência adquirida.

Foi introduzida uma abordagem nova e dinâmica da imunidade à fraude[2]. O anterior processo de consulta a montante sobre os projectos de actos legislativos, introduzido em 2001, continuará em vigor, mas além disso o OLAF passará a fornecer à Comissão mais dados decorrentes das suas actividades de investigação. Este organismo efectuará uma análise estruturada e pluridisciplinar das suas actividades de investigação, mas baseará igualmente a sua nova actividade de imunidade à fraude num leque mais amplo de fontes de informação, incluindo as conclusões das auditorias do SAI e das estruturas de auditoria interna (EAI).

O SAI continuou a beneficiar do apoio total do Vice-Presidente Kallas e do Comité de Acompanhamento das Auditorias, o que lhe permitiu manter a sua independência e a sua objectividade na prossecução das suas funções. Em Junho de 2007 foi adoptada uma revisão da carta do Comité de Acompanhamento das Auditorias.

Na sequência da recomendação formulada no Relatório de 2006 do auditor interno, a Comissão emitiu uma declaração respeitante à governação em 22 de línguas.

Evolução do processo de auditoria interna

A Comissão actualizou a missão do SAI e introduziu uma carta-tipo para as EAI. Os seus principais pontos incluem a obrigatoriedade de prestar contas, a independência, a objectividade e as responsabilidades. Esta medida está em conformidade com uma conclusão do Relatório de 2006 do auditor interno, que preconiza um reforço da eficácia e da solidez da arquitectura da auditoria interna. O SAI formulará igualmente um parecer global anual sobre a situação dos controlos internos na Comissão a partir de 2009, último exercício coberto pelo plano de auditoria em curso.

Na sequência do relatório do SAI sobre a análise da qualidade das EAI, o ano de 2007 foi o primeiro exercício do ciclo de planeamento estratégico das auditorias (2007-2009), caracterizado por um planeamento e uma avaliação dos riscos comuns entre o SAI e as EAI, a favor de uma abordagem de auditoria única. Este facto consolida firmemente o universo da auditoria e reforça a independência das estruturas de auditoria interna, bem como a cooperação entre estas e o SAI. Esta cooperação tem sido reforçada ainda mais através da Auditnet (carta-tipo das EAI, pareceres de auditoria e parecer anual das EAI).

Foi lançada a segunda avaliação externa da qualidade do SAI, que será completada em 2008 com um parecer independente sobre a sua conformidade com as normas internacionalmente reconhecidas do Instituto de Auditores Internos (Institute of Internal Auditors - IIA). Segundo uma avaliação preliminar, o SAI cumpre em geral as normas do IIA, salvo no que se refere à gestão dos recursos (taxa elevada de rotação do pessoal, problema da separação das funções de auditoria e outras) e à qualidade da comunicação (diferencial de tempo entre o termo do trabalho no terreno e a finalização do relatório; discussão dos resultados com a entidade auditada), dois domínios nos quais a conformidade é apenas parcial.

O auditor interno e o pessoal do SAI desempenharam um papel activo na cooperação entre a CE e as Nações Unidas em matéria de administração e de gestão financeira. Participaram igualmente nas reuniões dos profissionais do sector a nível internacional, isto é: conferência mundial do IIA, conferência dos representantes dos serviços de auditoria interna das organizações das Nações Unidas e das instituições financeiras multilaterais, bem como a segunda conferência especializada dos auditores internos da Europa Central. O SAI esteve igualmente representado na reunião das "organizações coordenadas".

A conferência anual do SAI forneceu matéria de reflexão no que se refere ao parecer da auditoria global. O SAI incluiu no seu plano de gestão anual para 2008 um esquema, com base no qual prevê formular o seu primeiro parecer global no termo do período de execução do plano estratégico de auditoria 2007-2009.

Aplicação do plano de auditoria do SAI

O plano estratégico de auditoria do SAI 2007-2009, elaborado em estreita colaboração com as estruturas de auditoria interna, foi aprovado pelo Comité de Acompanhamento das Auditorias em 2 de Fevereiro de 2007.

O programa de trabalho de 2007 foi executado a 95%: em 2007 foram concluídos 68 relatórios (41 relatórios de auditoria, 25 relatórios de acompanhamento e 2 cartas de recomendações). São incluídos em anexo resumos dos referidos relatórios.

DG/Serviço | Missão | Data de publicação |

Sistemas de apoio administrativo e outros |

SG/BUDG/REGIO/ EMPL/RTD/ ADMIN/DIGIT/INFSO/ JLS/AIDCO | Processo de fiabilidade do RAA | 21 de Janeiro de2008[3] |

ADMIN | Acompanhamento da gestão dos recursos humanos – fase I | 13 de Dezembro |

BUDG | ABAC – implementação da contabilidade de exercício | 3 de Maio |

BUDG | Análise comparativa dos sistemas de contabilidade de exercício e de informação financeira aplicados pela Comissão Europeia e certos Estados-Membros | 26 de Abril |

COMM | Exame das aquisições de imóveis em Chipre | 14 de Setembro |

COMM | Relatório especial sobre os procedimentos dos concursos públicos relativos aos serviços de transmissão na DG COMM | 14 de Dezembro |

DGT | Gestão da procura de traduções | 13 de Junho |

DGT | Acompanhamento da validação pelo SAI da auto-avaliação da estrutura de auditoria interna da DGT | 14 de Dezembro |

DIGIT | Aquisição e prestação de serviços informáticos na DG DIGIT | 5 de Dezembro |

EPSO | Acompanhamento da análise parcial do processo de selecção gerido pelo EPSO | 18 de Dezembro |

ESTAT | Segunda auditoria de acompanhamento da auditoria aprofundada do Eurostat | 9 de Março |

ESTAT | Aquisição e prestação de serviços informáticos | 20 de Novembro |

OIB | Gestão dos contratos de aquisições na OIB | 3 de Abril |

OIB | Gestão dos contratos de aquisição de imóveis pela OIB | 3 de Abril |

OIB | Acompanhamento da gestão das infra-estruturas imobiliárias na Comissão Europeia | 8 de Fevereiro |

OIB | Acompanhamento dos testes relativos às transacções | 20 de Abril |

OIB | Avaliação de certas normas de controlo interno | 4 de Outubro |

OIL | Gestão dos contratos de aquisição | 3 de Abril |

PMO | Controlos em matéria de pagamentos de pensões | 7 de Setembro |

SCIC | Acompanhamento da validação da auto-avaliação da estrutura de auditoria interna do SCIC | 29 de Novembro |

Políticas internas |

COMP | Relatório de acompanhamento da auditoria dos controlos informáticos | 16 de Maio |

EAC | ABAC - implementação da contabilidade de exercício na DG EAC/encerramento 2006 | 18 de Julho |

EAC | Relatório de acompanhamento sobre a implementação do ABAC | 18 de Julho |

AEEAC | Implementação dos circuitos financeiros para o orçamento operacional da agência de execução da EAC | 19 de Março |

ENTR | Carta de recomendações – controlos ex-post | 20 de Abril |

ENTR | Relatório de acompanhamento relativo à gestão financeira da rede dos centros de apoio à inovação | 23 de Outubro |

ENTR | Acompanhamento da validação da auto-avaliação da estrutura de auditoria interna da ENTR | 18 de Dezembro |

ENV | Controlo da aplicação do direito comunitário | 22 de Janeiro |

ENV | Segunda auditoria de acompanhamento da auditoria aprofundada de 2004 da DG ENV | 29 de Março |

ENV | Gestão das subvenções no quadro dos programas que não o LIFE | 18 de Setembro |

INFSO | Controlos ex-post | 20 de Fevereiro |

CCI | Segunda auditoria de acompanhamento da auditoria aprofundada de 2004 do CCI | 21 de Setembro |

MARKT | Relatório de acompanhamento relativo à gestão financeira e aos circuitos financeiros na DG MARKT | 18 de Janeiro |

RTD | Relatório de acompanhamento sobre a auditoria aprofundada da DG RTD (2003) e sobre a auditoria respeitante aos circuitos financeiros e à gestão financeira na DG RTD (2005) | 16 de Março |

RTD | Aquisição e prestação de serviços informáticos | 30 de Novembro |

TAXUD | Aquisição e prestação de serviços informáticos | 18 de Outubro |

TREN | Relatório de acompanhamento sobre a auditoria respeitante à gestão financeira e aos circuitos financeiros na DG TREN | 20 de Março |

TREN | Relatório de acompanhamento respeitante à auditoria do processo de gestão da informática local | 7 de Setembro |

TREN-AEEI | Agência de execução da DG TREN | 30 de Janeiro |

TREN | Acompanhamento da validação da auto-avaliação da estrutura de auditoria interna da DG TREN | 20 de Dezembro |

Medidas estruturais e Política Agrícola Comum |

AGRI | Sistemas informáticos locais da DG AGRI que alimentam o ABAC | 25 de Maio |

AGRI | Intervenções nos mercados agrícolas | 23 de Novembro |

AGRI | Relatório de acompanhamento respeitante aos fundos estruturais – FEOGA ORIENTAÇÃO | 22 de Novembro |

EMPL | Prevenção e detecção de fraudes no domínio dos fundos estruturais | 19 de Dezembro |

EMPL | Implementação dos programas nos novos Estados-Membros | 12 de Dezembro |

FISH | Relatório da auditoria de acompanhamento respeitante aos fundos estruturais - Instrumento Financeiro de Orientação da Pesca | 20 de Julho |

REGIO | Implementação dos programas nos novos Estados-Membros | 13 de Novembro |

REGIO | Acompanhamento do FEDER – auditoria sobre a implementação do artigo 38.º do Regulamento (CE) n.° 1260/1999 do Conselho | 14 de Dezembro |

REGIO | Prevenção e detecção de fraudes no domínio dos fundos estruturais | 19 de Dezembro |

Políticas externas |

AIDCO | Elegibilidade das despesas ao abrigo do Acordo-quadro financeiro e administrativo entre a Comunidade Europeia e as Nações Unidas – actividades da DG | 19 de Junho |

AIDCO | Actividades de controlo ex-post | 18 de Julho |

AIDCO | Auditoria de acompanhamento respeitante ao financiamento de ONG | 31 de Julho |

AIDCO | Gestão financeira dos principais programas da Direcção D | 20 de Dezembro |

ECHO | Auditoria de acompanhamento respeitante ao financiamento de ONG | 6 de Junho |

ECHO | Ferramentas de controlo e de supervisão | 23 de Novembro |

ECHO, ADMIN | Carta de recomendações relativa a questões de segurança na DG ECHO | 29 de Novembro |

ELARG | Relatório da auditoria de acompanhamento sobre a auditoria aprofundada da DG ELARG | 15 de Março |

RELEX | Auditoria de acompanhamento respeitante à auditoria do tratamento da informação classificada e da comunicação entre as delegações e a DG RELEX | 4 de Julho |

TRADE | Implementação de determinadas normas de controlo interno | 13 de Junho |

Aceitação das recomendações e pontos de vista das entidades auditadas e dos intervenientes

Em 2007, o nível de aceitação das recomendações de auditoria pelas entidades examinadas ascendeu a 99%, tendo 1% das recomendações apresentadas sido rejeitadas.

Auditorias realizadas na comissão e nas agências de execução |

Recomendações | Aceites | Rejeitadas | % | Total |

Essenciais | 5 | 1 | 2 | 6 |

Muito Importantes | 111 | 0 | 41 | 111 |

Importantes | 129 | 3 | 49 | 132 |

Desejáveis | 20 | 0 | 8 | 20 |

A reacção das entidades auditadas sobre a extensão e a condução da auditoria revelou um resultado médio de 1,86 (anos anteriores: 1,95 em 2006 e 1,82 em 2005) numa escala de 1 (mais elevado) a 4 (menos elevado). Segundo um novo inquérito efectuado junto das entidades auditadas, 80,5% (contra 75% previamente) consideram que o SAI tem uma estratégia de auditoria clara, 82,9% (contra 85,7% em 2006) consideram que as auditorias foram executadas de maneira correcta, objectiva e equitativa e 48,8% (contra 60,7% previamente) são da opinião que as recomendações do SAI têm utilidade. Globalmente, no entanto, 80,5% (contra 55,4% previamente) consideraram que a actividade do SAI contribui para a melhoria da qualidade dos sistemas de gestão e de controlo da Comissão.

PRINCIPAIS CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

Processo de fiabilidade do RAA

As missões avaliaram a eficácia do processo de fiabilidade do Relatório de actividade anual (RAA), que constitui um elemento essencial da estrutura de governação da Comissão e é reconhecido como uma boa prática num mundo inteiro. Abrangeram seis DG operacionais e quatro serviços horizontais. O processo do RAA tem vindo a ser melhorado continuamente (por exemplo: avaliação pelos pares e revisão das instruções). Na sequência da auditoria, as instruções permanentes publicadas pelo Secretariado-Geral já foram revistas segundo as orientações propostas pelo SAI: indicações mais explícitas sobre a forma como as diferentes componentes alimentam a fiabilidade, nomeadamente sobre a contribuição do parecer formulado pela estrutura de auditoria interna; definição precisa da estratégia de controlo; utilização sistemática e obrigatória de indicadores de base sobre o funcionamento dos sistemas de controlo; conciliação com as conclusões do Tribunal de Contas Europeu (TCE) e justificação dos atrasos na execução das recomendações "essenciais" e "muito importantes" da auditoria interna. Está prevista uma avaliação pelos pares mais aprofundada, com vista a produzir um relatório de síntese mais completo e mais coerente. Muito embora as DG possam assinalar lacunas importantes de natureza não financeira no seu RAA, o SAI chamou a atenção para os limites das declarações de fiabilidade da gestão, dado que não abrangem qualquer responsabilidade não financeira ou sistémica.

Tratamento de informações sensíveis/classificadas e segurança física

Os riscos relacionados com a segurança dos dados devem merecer maior atenção. O SAI emitiu recomendações relativas a uma política formalizada em matéria de habilitação de segurança e à necessidade de reforçar o controlo da segurança das bases de dados, a fim de evitar fugas de informações sensíveis ou o acesso de pessoas não habilitadas. Por vezes, as instruções internas não encorajam a aplicação das regras de classificação da Comissão e tal aplicação nem sempre é proporcional aos riscos de segurança específicos. Os serviços aceitaram o princípio de que as regras internas das DG relativas ao tratamento das informações sensíveis (cuja divulgação não autorizada seria susceptível de prejudicar a UE) ou a outras questões de segurança sejam coordenadas com os serviços de segurança centrais, por forma a aplicar uma abordagem coerente em matéria de segurança. As questões relacionadas com a segurança física dizem respeito em especial ao pessoal que, pela natureza da sua actividade, está exposto a um risco elevado no domínio da ajuda externa. No que diz respeito ao tratamento de informações classificadas nas delegações, estavam a ser implementadas três recomendações "essenciais" formuladas no quadro de uma auditoria anterior, com o objectivo de permitir às delegações trocar informações classificadas por via electrónica, no pleno respeito das regras de segurança.

Controlo da aplicação do direito comunitário

A comunicação da Comissão sobre o controlo da aplicação do direito comunitário[4], que descreve as medidas a adoptar pela Comissão para melhorar a aplicação do direito comunitário, tem em conta a maior parte das principais recomendações formuladas pelo SAI no seu relatório consolidado de Dezembro de 2006.

A última desta série de auditorias dizia respeito à legislação em matéria de protecção do ambiente. Foram detectadas lacunas no controlo proactivo da aplicação do direito comunitário. Em especial, não foi possível obter a garantia de que todas as directivas seriam transpostas correctamente e no prazo devido em todos os Estados-Membros. As principais recomendações do SAI foram tidas em conta num projecto de comunicação da Comissão sobre a aplicação do direito comunitário em matéria de protecção do ambiente e o plano de acção por DG previa a execução de todas as recomendações até Dezembro de 2007, salvo duas, a última das quais deverá ser posta em execução até Dezembro de 2009.

Controlos ex-post (CEP)

A série de auditorias de controlos ex-post na família "investigação" foi completada com uma auditoria na DG INFSO. Na sequência das recomendações formuladas pelo SAI, as DG da família "investigação" decidiram executar planos de acção pormenorizados, objecto de um acompanhamento regular por parte do CAA.

Foram efectuadas outras auditorias de controlo ex-post em duas DG, com vista a avaliar a conformidade, a eficácia e a eficiência destes controlos, que são essenciais para a obtenção de uma declaração de fiabilidade positiva. As recomendações que preconizam um alargamento do âmbito das auditorias ex-post, a integração dos controlos ex-post na cadeia de controlos e um aumento do recurso a indicadores principais de desempenho foram aceites e estão a ser implementados.

Prevenção de fraudes no domínio dos fundos estruturais

Na sequência das auditorias ao Fundo Social Europeu e ao Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional será posta em prática uma estratégia comum de prevenção de fraudes no domínio dos fundos estruturais com a cooperação do OLAF, sendo depois avaliada numa base anual. A qualidade e a precisão das informações sobre os casos de fraude, bem como a avaliação e a supervisão dos controlos exercidos pelos Estados-Membros em matéria de fraude serão igualmente melhoradas, por exemplo através da criação de linhas telefónicas directas a nível nacional. Todas as recomendações foram aceites e a sua execução deverá verificar-se até ao final de 2008.

Contratos de aquisição

Como parte do trabalho mais vasto de auditoria no domínio da aquisição e prestação de serviços informáticos à Comissão, quatro DG foram objecto de uma auditoria relativa aos respeito das regras da Comissão, à eficácia e à eficiência. Foram detectados riscos residuais limitados em três DG, relacionados com uma descrição insuficientemente precisa dos serviços a prestar, com o registo dos horários dos prestadores externos, com o lançamento tardio do procedimento de renovação dos contratos e com um insuficiente registo de excepções.

Na sequência da auditoria efectuada pelo SAI, foi elaborado um novo procedimento de aquisição de imóveis que, entre outras coisas, melhorará a documentação do processo de decisão, garantirá uma difusão oportuna das informações mais importantes, introduzirá um sistema de gestão de riscos para todos os projectos de aquisição de imóveis e integrará uma gestão estratégica de longo prazo, com processos de definição e de execução de políticas bem distintos mas interligados. Relativamente aos contratos de aquisição em domínios diferentes do imobiliário, as DG em causa decidiram desenvolver um módulo que garantirá um acompanhamento eficaz de todas as fases do processo de aquisição, criar um registo que contenha toda a correspondência relativa às queixas e produzir, no que se refere aos concursos públicos importantes, um documento de estratégia que incluirá a análise custos-benefícios e a cobertura das necessidades.

Controlos em matéria de pagamentos de pensões

Esta auditoria avaliou a adequação e a aplicação efectiva do sistema d controlo interno e de gestão dos riscos no que respeita ao cálculo e aos pagamentos das pensões de reforma do pessoal. A obsolescência do sistema informático obriga a efectuar controlos manuais. Para além dos controlos ex ante – de boa qualidade - já em vigor, serão efectuados no futuro controlos ex-post centrados e baseados no risco, de modo a reduzir riscos como pagamentos incorrectos, perdas de ficheiros em papel e ajustamentos manuais incorrectos.

Implementação do ABAC

Dado que a fase de introdução do ABAC, acompanhada de perto pelo Tribunal de Contas Europeu (TCE) chegou ao seu termo, o SAI reduz actualmente a sua actividade de auditoria neste domínio. Na sequência de um parecer desfavorável sobre o encerramento das contas de 2005 da DG EAC, foi efectuada uma auditoria ao encerramento das contas de 2006 desta DG da sua agência de execução (em cooperação com o TCE), tendo sido emitida uma declaração de fiabilidade com reservas, muito embora se tenha verificado que a aproximação entre os sistemas contabilísticos locais e o central se revelou limitada e que a documentação estava incompleta. A implementação do ABAC foi igualmente objecto de auditoria por parte das EAI.

Agências de execução

O SAI procedeu a uma auditoria de duas agências de execução, tendo emitido uma declaração de fiabilidade razoável quanto aos objectivos operacionais fixados nos dois casos.

Algumas das questões postas em evidência dizem respeito à conformidade com a decisão da Comissão relativa à segurança dos sistemas de informação e com a regulamentação em matéria de protecção dos dados de carácter pessoal, aos procedimentos relativos às operações de final de exercício, à harmonização e simplificação das listas de controlo e dos fluxos de trabalho e a uma abordagem exaustiva em matéria de controlos ex-post.

Outras agências de execução recentemente criadas (a agência de execução do Conselho Europeu de Investigação) poderão beneficiar da experiência adquirida pelas agências existentes quanto à melhor forma de executar todas as etapas necessárias da fase de arranque.

AQFA (Acordo-quadro financeiro e administrativo com as Nações Unidas)

Na sequência da auditoria do ano passado à conformidade com o AQFA e à capacidade de obter uma declaração de fiabilidade no que se refere à utilização dos fundos da UE, o CAA convidou o SAI a avaliar a importância dos riscos residuais no que diz respeito em especial aos custos indirectos, no contexto do controlo global dos financiamentos CE/ONU no quadro do ADFA e do sistema de controlo financeiro das Nações Unidas. A actividade de auditoria complementar confirmou que a concepção do AQFA é adequada, mas também que os mecanismos de controlo devem ainda ser aplicados plena e eficazmente. As DG em causa aceitaram todas as recomendações e já tomaram diversas medidas destinadas a intensificar a utilização das ferramentas de controlo do AQFA, tanto no que respeita ao custos directos, como aos custos indirectos.

Gestão financeira e das subvenções

Foram efectuadas auditorias nos sectores das delegações na Ásia e dos programas de protecção do ambiente.

A auditoria da gestão dos principais programas financeiros nas delegações asiáticas identificou um certo número de domínios onde são desejáveis melhorias e que a administração prevê introduzir até ao final de 2008: os circuitos de responsabilidade entre as delegações e as DG de tutela deverão ser definidos mais claramente; a sede deverá fornecer mais apoio e orientação às delegações, com vista a garantir um funcionamento de conjunto coerente e eficaz; será conveniente reforçar o controlo dos projectos e da carteira, bem como melhorar a estratégia de formação.

Uma auditoria ao funcionamento da gestão das subvenções aos projectos ambientais revelou a necessidade de melhorar a documentação para efeitos do controlo dos custos reais dos beneficiários, de afinar a estratégia de controlo ex-post, por forma a incluir os pequenos beneficiários, de garantir atempadamente a aprovação dos relatórios técnicos e de formular orientações específicas para os controlos ex-post subcontratados a empresas de auditoria externas.

As EAI também efectuaram um número significativo de auditorias à gestão financeira e à gestão das subvenções.

Acompanhamento

O acompanhamento oportuno das recomendações das auditorias é essencial para a eficácia da auditoria interna e para a melhoria constante do controlo interno. Realizaram-se alguns progressos e pode observar-se uma diminuição do número total de recomendações pendentes formuladas antes de 2006. Segundo o SAI, foi dada execução a mais de 80% das recomendações. Todavia, registam-se ainda atrasos significativos na execução de recomendações classificadas como "essenciais" e "muito importantes", o que revela algumas lacunas na execução dos planos de acção das DG, em especial em relação às recomendações mais antigas. Mais de 25% das recomendações "essenciais" e "muito importantes" estão sujeitas a um atraso na sua aplicação superior a seis meses (contra mais de 50% há um ano, o que representa, mesmo assim, uma melhoria considerável). Para remediar esta situação, o SAI propôs que às DG ou serviços que não tivessem tomado medidas para executar as recomendações com a classificação acima referida fosse recordada a importância da adopção das medidas necessárias e, se fosse caso disso, que indicassem os motivos que justificassem tal atraso nos relatórios de actividade anuais. O CAA, que presta uma atenção especial ao acompanhamento das recomendações, decidiu, a fim de encorajar a sua execução, enviar aos comissários em causa uma carta do Presidente do comité chamando a sua atenção para as recomendações "essenciais" e "muito importantes" pendentes há mais de seis meses.

CONCLUSÕES

Com base nas auditorias e análises da Comissão completadas em 2007, bem como nos trabalhos com estas relacionado, o Auditor Interno da Comissão tira as seguintes conclusões (a posição da Comissão figura no relatório de síntese relativo aos relatórios de actividade anuais dos Directores-Gerais).

Conclusão 1 do SAI: Globalmente realizaram-se progressos, mas são necessárias mais melhorias

No decurso da sua actividade de auditoria, o SAI verificou novas melhorias a nível dos sistemas de controlo interno da Comissão. O número de recomendações "essenciais" formuladas pelo SAI passou de doze, em 2006, para seis, em 2007, e o número de pareceres desfavoráveis reduziu-se de nove, em 2006, para seis, em 2007. No entanto, subsistem margens de melhoria, por exemplo nos domínios da gestão das subvenções, dos controlos ex-post, dos contratos de aquisição e da aplicação das regras relativas à protecção dos dados.

Conclusão 2 do SAI: Segurança das informações

É primordial para a eficácia e a reputação da Comissão proteger as informações sensíveis na sua posse (tanto na sede, como nas delegações) contra a divulgação ou o acesso não autorizados. Todas as DG e serviços em causa deviam conferir uma atenção especial à segurança das informações e coordenar e validar todas as medidas de segurança com e pelo serviço de segurança da Comissão.

Conclusão 3 do SAI: As Direcções-Gerais operacionais assumem a principal responsabilidade no domínio da prevenção de fraudes

A Comissão adoptou recentemente uma nova abordagem em matéria de imunidade à fraude. O OLAF desempenha um papel fundamental na investigação dos casos de fraude e contribui para o desenvolvimento de métodos de luta contra a fraude com base na sua experiência. Contudo, na Comissão os Directores-Gerais assumem, enquanto gestores delegados, a principal responsabilidade (com o apoio do OLAF) no que se refere à prevenção da fraude no seu domínio de competência, bem como ao acompanhamento dos inquéritos do OLAF (recuperação, etc.).

Conclusão 4 do SAI: O processo de fiabilidade do RAA está a ser melhorado de forma contínua

O processo de fiabilidade dos RAA e o relatório de síntese têm por objectivo principal assistir os Comissários no exercício da sua responsabilidade política na gestão da Comissão. O fundamento das declarações de fiabilidade emitidas será reforçado através de uma melhor definição das estratégias de controlo subjacentes, as quais são reforçadas por meio de indicadores para certos controlos principais e por uma maior aproximação entre as declarações de fiabilidade e as conclusões do Tribunal de Contas Europeu.

Conclusão 5 do SAI: Em matéria de acompanhamento registam-se alguns progressos, mas também alguns atrasos

O acompanhamento das recomendações das auditorias melhorou recentemente, mas os atrasos de execução permanecem demasiado longos em certos domínios. do mesmo modo, determinadas questões suscitadas nos relatórios anuais anteriores continuam a exigir uma atenção permanente, como por exemplo a definição de uma estratégia dos recursos humanos totalmente em consonância com o processo de planificação estratégica, o desenvolvimento de serviços partilhados e uma governação no domínio informático de maior qualidade.

[1] Regulamento (CE, Euratom) n.º 1995/2006 do Conselho, de 13 de Dezembro de 2006, que altera o Regulamento (CE, Euratom) n.º 1605/2002 que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias, JO L 390 de 30.12.2006, p. 1.

[2] Ver COM(2007) 806 de 17 Dezembro 2007.

[3] Um relatório por DG. Ainda que estes relatórios só tenham sido concluídos em Janeiro de 2008, a maior parte dos trabalhos de auditoria foi efectuada em 2007 e o SAI considera as conclusões destes trabalhos como sendo suficientemente importantes para serem referidas no Relatório anual de 2007.

[4] COM(2007)502 de 5 de Setembro de 2007.