Relatório

sobre as demonstrações financeiras e a gestão da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho no exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000, acompanhado das respostas da Fundação

(2001/C 372/07)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. presente relatório é dirigido ao Conselho e ao Parlamento Europeu, em conformidade com o artigo 16.o do Regulamento (CEE) n.o 1365/75 do Conselho(1), alterado pelo n.o 4 do artigo 1.o do Regulamento (CEE) n.o 1947/93 do Conselho(2).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000. De acordo com o n.o 16 do artigo 1.o do Regulamento (CEE) n.o 1949/93 do Conselho(3), que altera o Regulamento (CEE) n.o 1417/76 do Conselho(4), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Conselho de Administração da Fundação. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(5), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas nos pontos 52, 54 e 55 do artigo 1.o do Regulamento (CEE) n.o 1949/93 do Conselho, que altera o Regulamento (CEE) n.o 1417/76 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A MELHORIA DAS CONDIÇÕES DE VIDA E DE TRABALHO (DUBLIM) NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 2000

Execução do orçamento

5. O orçamento relativo ao exercício de 2000 elevou-se a 15 milhões de euros contra 14,8 milhões de euros em 1999, o que representa um aumento de 1,4 %. Deste montante, foram autorizados 14,4 milhões de euros, dos quais 3,6 milhões de euros transitaram para o exercício de 2001 e 0,5 milhões de euros foram anulados. No quadro 1 é apresentada a execução do orçamento para o exercício de 2000.

6. Em 2000, a Fundação efectuou de novo várias transições de dotações. A maior parte das transições [3,2 milhões de euros (89 %)] registou-se no título III. Como sucedeu o ano passado em relação ao título III, as dotações transitadas excederam os pagamentos do exercício.

7. No caso de determinadas rubricas orçamentais (por exemplo, rubrica 1 4 0 0 "Restaurantes" e 2 2 0 0 "Aquisição de material técnico"), as anulações de dotações efectuadas no final do exercício excederam os montantes das transferências que tinham sido efectuadas para essas rubricas. A Fundação deverá procurar reduzir ao mínimo a anulação de dotações, especialmente nestas circunstâncias.

8. A amplitude e a persistência da subutilização das dotações do exercício, bem como o recurso à transição de dotações, revela deficiências no controlo do seu programa anual por parte da Fundação. Comparativamente ao exercício anterior, não se verificaram grandes melhorias neste domínio.

Demonstrações financeiras e contabilidade

9. Nos quadros 2 e 3 são apresentados a conta de gestão relativa ao exercício de 2000 e o balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000.

Seguimento dado às observações anteriores

Sistemas de contabilidade orçamental e geral

10. No seu relatório anual de 1999(6) relativo à Fundação, o Tribunal assinalara deficiências dos sistemas contabilísticos da Fundação. Em 2000, estas lacunas subsistem: o sistema de contabilidade orçamental SI2 apenas foi parcialmente testado.

11. A contabilidade geral continuou a ser efectuada por meio de uma folha de cálculo, com os riscos que esse procedimento implica. A introdução, em 2000, do sistema de contabilidade geral SAGE foi abandonada, uma vez que o sistema não garantia a gestão electrónica dos pagamentos bancários. Em Abril de 2001, o sistema de substituição escolhido ainda não estava operacional.

12. O controlo da execução do programa de actividades da Fundação, bem como da execução financeira dos projectos, foi afectado durante todo o exercício pelo facto de a contabilidade não poder fornecer dados financeiros discriminados por projecto.

Fundo para adiantamentos

13. Em 2000, a Fundação continuou a utilizar excessivamente o fundo para adiantamentos. Os pagamentos correspondentes representaram 18 % da totalidade dos pagamentos relativos a 2000 (contra 20 % em 1999). Dos pagamentos efectuados através do fundo para adiantamentos, 1 milhão de euros destinou-se às despesas com o pessoal, 0,7 milhões de euros às despesas administrativas e 0,9 milhões de euros às despesas operacionais. A grande utilização do fundo para adiantamentos parece dever-se à lentidão dos processos normais de pagamento. Contudo, a Fundação deverá tomar medidas para corrigir esta situação, em vez de recorrer ao fundo para adiantamentos, que deverá ser utilizado a título excepcional.

Gestão dos recursos humanos

Política de pessoal

14. A Fundação foi criada pelo Regulamento (CEE) n° 1365/75 do Conselho, de 26 de Maio de 1975, e dispõe do seu próprio estatuto do pessoal. O director é a autoridade investida do poder de nomeação (AIPN) em relação a todo o pessoal da Fundação.

15. Embora os efectivos da Fundação não tenham o estatuto de funcionários, as disposições do seu estatuto do pessoal prevêem a realização de contratos com duração indeterminada, dos quais beneficia a maior parte do pessoal da Fundação (88 %).

Processos de recrutamento

16. O artigo 3.o do estatuto do pessoal da Fundação estipula que o preenchimento dos lugares vagos deve ser objecto de uma divulgação adequada. Na prática, a Fundação pratica o recrutamento externo através de uma larga divulgação de avisos de concurso (publicação no Jornal Oficial).

17. Para cada processo de recrutamento, a AIPN designa um comité de selecção que estabelece a lista dos candidatos aprovados. Anteriormente, essas listas não eram estabelecidas pela ordem de mérito dos candidatos. Nessas condições, é difícil apreciar os critérios de recrutamento adoptados. Para garantir uma maior transparência, a lista dos candidatos aprovados deverá ser estabelecida sistematicamente por ordem de mérito e, se essa ordem não for respeitada quando do recrutamento, deverá ser efectuada uma nota justificativa.

Apreciação do desempenho do pessoal

18. Desde 1997 que a Fundação não efectua um exercício de notação do pessoal, que deveria ser realizado pelo menos de dois em dois anos e ainda não elaborou um "Guia de notação". A análise de seis processos do pessoal revela que nos anos anteriores muitas vezes não existem relatórios de notação. Nestas condições, as promoções de 1999 e 2000 foram efectuadas sem que fosse tido em conta este elemento essencial para comparar o mérito dos agentes.

Descrição das funções

19. De acordo com o artigo 43.oA do regulamento financeiro da Fundação(7), foi elaborado um ficheiro de identificação dos lugares com uma descrição das funções apenas para os lugares da categoria A. A última versão do ficheiro não foi actualizada e retomava a descrição das funções publicada nos avisos de vaga.

Conservação dos processos do pessoal

20. A organização e a documentação dos processos pessoais dos agentes apresentam grandes disparidades, embora os processos dos agentes recrutados mais recentemente sejam mais completos e estejam melhor organizados. Nenhum dos oito processos examinados estava completo. Na maior parte dos casos, os processos não incluem documentos comprovativos da carreira do agente.

Evolução dos efectivos e da actividade da Fundação

21. O quadro dos efectivos da Fundação inclui apenas agentes com contratos de duração indeterminada (AT). O número de lugares a ocupar é autorizado anualmente pela autoridade orçamental conjuntamente com o orçamento. Além disso, o orçamento pode incluir dotações para recrutamento de peritos nacionais destacados (PND).

22. O quadro 4 apresenta a evolução do pessoal da Fundação, bem como a sua repartição desde 1996 e revela que o número de agentes tem permanecido praticamente inalterado. As necessidades de pessoal têm sido parcialmente compensadas pelo recurso a agentes contratados a empresas de trabalho temporário, mediante um orçamento de aproximadamente 1 milhão de euros desde 1998. Assim, em 2000, embora no seu orçamento estivessem previstos 85 agentes, a Fundação dispunha de apenas 72, sendo o défice parcialmente compensado por 12 agentes contratados através de uma empresa de trabalho temporário.

23. Desde 1996, a Fundação contratou 36 agentes, dos quais 30 como AT e os outros como PND. No final de 2000, 72 agentes tinham o estatuto de AT. Em média, as despesas de recrutamento elevaram-se a 9810 euros por agente contratado.

24. A cessação de funções dos agentes provoca uma taxa de rotação do pessoal (AT e PND) de 8 % em média anual. Esta taxa deve-se essencialmente à cessação de funções de vários tradutores, bem como à supressão do serviço de tradução da Fundação.

25. Para efeitos da auditoria, os agentes foram agrupados em duas categorias:

- os agentes responsáveis pelas actividades de apoio (agentes de apoio), ou seja as actividades que garantem o funcionamento da Fundação (por exemplo, serviços como a administração, contabilidade, secretariado, etc.),

- os outros agentes, designados por operacionais, que contribuem directamente para a realização dos objectivos da Fundação.

26. Em média, 64 % dos agentes da categoria A, ou seja 23 % dos efectivos totais, devem ser considerados operacionais. Todos os outros agentes, ou seja 77 % do total dos efectivos, devem ser considerados agentes de apoio.

27. O quadro 5 descreve a evolução dos custos com o pessoal, bem como das despesas de funcionamento. A evolução das despesas salariais no período 1996-2000 foi mais rápida que a dos efectivos.

28. No que se refere aos outros custos com o pessoal, a análise incidiu essencialmente nas despesas de formação profissional (FP) e nas de funcionamento. As despesas de FP e de funcionamento também cresceram mais rapidamente que os efectivos.

29. Para determinar a relação entre a actividade da Fundação e a evolução do seu pessoal e dos respectivos custos, esta última foi comparada à evolução do montante das dotações operacionais (título III) efectivamente despendidas (dotações do exercício e dotações transitadas) durante um exercício.

30. Em média, a actividade solicitada à Fundação aumentou mais rapidamente que os efectivos. No entanto, a Fundação deverá controlar o aumento dos custos salariais e das despesas de funcionamento que, no período 1995-2000, é superior ao aumento da sua actividade. Esta constatação é confirmada pelo facto de a taxa de crescimento das despesas dos títulos I e II, pessoal e funcionamento, ser superior à taxa das despesas relativas ao título III, que inclui as despesas ligadas à realização dos objectivos da Fundação.

Conclusão

31. Embora desde a sua criação a Fundação não tenha podido contratar os efectivos previstos no quadro dos efectivos do seu orçamento, foi possível compensar este défice através do recrutamento de PND e do recurso a agentes contratados a empresas de trabalho temporário.

32. No recrutamento dos seus agentes permanentes, na maioria dos casos, a Fundação segue o modelo de recrutamento externo que prevê o seu próprio estatuto.

33. A Fundação deverá observar atentamente a evolução dos seus custos salariais e das suas despesas de funcionamento. É talvez preferível que, no que se refere aos lugares de actividades de apoio e de actividades operacionais que implicam qualificações de tipo administrativo, a Fundação se associe às instituições e aos outros organismos descentralizados, para que os seus recrutamentos sejam efectuados a partir de uma base o mais alargada possível. De uma maneira geral, a Fundação deverá melhorar o seu sistema de gestão e de informação na área dos recursos humanos.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 10 de Outubro de 2001.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 139 de 30.5.1975, p. 1.

(2) JO L 181 de 23.7.1993, p. 13.

(3) JO L 181 de 23.7.1993, p. 26.

(4) JO L 164 de 24.6.1976, p. 16.

(5) Em conformidade com o artigo 16.o do Regulamento (CEE) n.o 1365/75 do Conselho, alterado pelo Regulamento (CEE) n.o 1947/93 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas da Fundação relativas ao exercício de 2000 foram elaboradas em 30 de Março de 2001, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração da Fundação, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 18 de Maio de 2001. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(6) JO C 373 de 27.12.2000, pontos 9 e 10, p. 40.

(7) Regulamento (CEE) n.o 1417/76, de 1 de Junho de 1976, alterado pelo Regulamento (CEE) n.o 1949/93 do Conselho, de 30 de Junho de 1993.

QUADROS 1-5

Quadro 1

Execução orçamental

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2000 e 1999

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pela Fundação.

Quadro 3

Balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000 e a 31 de Dezembro de 1999

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pela Fundação.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 4

Evolução do pessoal

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

AT: Agentes temporários.

PND: Peritos nacionais destacados.

Quadro 5

Evolução do pessoal e dos respectivos custos

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas da fundação

Execução do orçamento

7. É tomada nota da observação do Tribunal. No entanto, deve ter-se em consideração que a Fundação costuma transferir os montantes remanescentes do final do exercício para rubricas orçamentais onde existe um potencial de utilização, não obstante o facto de a utilização destas verbas nem sempre ser possível em todas as ocasiões. A Fundação procura minimizar quaisquer anulações decorrentes deste exercício.

8. De um modo geral, o controlo é efectuado de uma forma global e eficaz.

No que respeita ao nível de dotações transitadas, deve salientar-se que:

- a natureza das actividades operacionais da Fundação é essencialmente inovadora/exploratória e não repetitiva. Tal requer a adopção de procedimentos relativamente complexos e morosos com vista a uma profunda preparação antes da iniciação da pesquisa numa base contratual. Tais procedimentos são um factor importante para a duração dos projectos, que, em geral, abarcam dois anos,

- o nível de dotações transitadas no título III é afectado pela relação do ciclo orçamental anual da Fundação com o seu ciclo operacional (que envolve a concepção e iniciação do programa, a apresentação das linhas gerais do projecto, o processo de concurso, a concepção detalhada do projecto e a implementação).

Contudo, sobretudo nos casos em que os contratos são repetitivos, foram tomadas medidas para antecipar o calendário dos processos de concurso.

Sistemas contabilísticos do "razão" orçamental e "razão" geral

10. No seu relatório de 1999 o Tribunal assinalou a existência de deficiências no sistema contabilístico do "razão" geral pelo facto de as contas serem feitas manualmente. Contudo, na sua resposta, a Fundação afirmou manter o "razão" geral através de um programa informático, o Excel, o que constituía uma solução provisória, tendo a Fundação instalado actualmente o sistema contabilístico Exact para a manutenção do referido "razão".

11. Em 2000, e uma vez que o sistema é utilizado por outras agências, foi efectuado um exercício completo de exequibilidade no que se refere à utilização do sistema SAGE. O sistema foi considerado satisfatório no geral, não dispondo, no entanto, da possibilidade EFT (transferência electrónica de verbas). Passou a ser possível uma abordagem alternativa em relação aos progressos referentes ao sistema Exact, tendo a possibilidade EFT surgido no mercado irlandês no segundo semestre de 2000. Este sistema encontra-se agora instalado.

12. Não foi possível apresentar despesas de projecto até à entrega do sistema SI2. Esta questão está a ser tratada no âmbito do orçamento para 2001 e com a utilização do equipamento fornecido pelo SI2.

Fundo para adiantamentos

13. Após a entrega do sistema SI2, a Fundação estará em ligação com o controlo financeiro no que respeita ao pleno aproveitamento do equipamento on-line para vistos, o que deverá reduzir futuramente o nível de utilização do fundo de adiantamentos (1997: 40 % dos pagamentos totais; 2000: 18 %).

Gestão dos recursos humanos

18. Nos casos em que, aquando do exercício de promoções de 2000, não se dispunha de relatórios de notação, a autoridade investida do poder de nomeação deliberou com os gestores sobre o desempenho dos membros elegíveis do pessoal. Com base nas referidas consultas, foi decidido não promover alguns membros do pessoal. As medidas implementadas para garantir a elaboração de relatórios de notação, juntamente com um esquema de avaliação de desempenho contínuo e a consulta dos chefes hierárquicos, deverão assegurar no futuro a realização de exercícios de promoção baseados em informações completas.

19. Foi tomada nota da observação.

20. É reconhecido que, em determinados casos, a documentação necessária não se encontra toda disponível num único processo. Nessa medida, a situação será revista. No caso de processos antigos não será possível fornecer a documentação em falta. Estão a ser tomadas medidas no sentido de garantir que a lista de recrutamento especifique toda a documentação necessária para os processos.

23. Devido à sua localização geográfica, a Fundação tende a incorrer em despesas de viagem e de instalação mais elevadas, uma vez que, em grande parte, recruta pessoas oriundas do continente. As despesas de deslocação à Irlanda são elevadas mas são necessárias, de forma a garantir que a Fundação continue a dispor de uma força de trabalho multinacional representativa de todos os Estados-Membros da União.

25-26. Foi tomada nota da observação. Do total de 14 agentes pertencentes à categoria B, seis (43 %) estão envolvidos em actividades operacionais, incluindo quatro agentes de ligação para a informação, um editor de língua inglesa e um agente dos sistemas de informação. Para efeitos do referido exercício, todos os agentes da categoria C foram tratados como se estivessem envolvidos apenas em actividades de apoio. No entanto, na prática, muitos agentes da categoria C estão envolvidos em actividades operacionais e contribuem directamente para a mais-valia dos resultados da actividade da Fundação.

27. Quando excluídos os aumentos de escalão, as taxas de câmbio e os coeficientes de correcção relativos aos anos 1996-2000, verifica-se que houve um aumento dos custos salariais de apenas 0,4 % em comparação com um aumento do pessoal de 4 %. Os actuais aumentos das despesas salariais devem-se em grande parte ao aumento do coeficiente de correcção aplicável à Irlanda, que passou de 93,6 em 1996 para 116,5 em 2000. Com efeito, tal levou a um aumento de 24,5 % nas despesas salariais.

30-32. Durante o período em análise verificou-se uma mudança no papel do gestor de investigação, que passou não só a recolher informações como também a desempenhar um papel-chave na divulgação das referidas informações. Os factores referidos no ponto 27 deviam igualmente ser tomados em consideração relativamente ao aumento das despesas no título I.

A repartição apresentada no orçamento baseado nas actividades da Fundação fornece uma indicação mais racional da relação entre os recursos atribuídos para apoio e os recursos atribuídos para actividades operacionais.

33. Ver resposta no ponto 30.

Sempre que possível, a Fundação procura minimizar as despesas de recrutamento em relação a rubricas genéricas. Os candidatos ao actual concurso de secretário, por exemplo, faziam parte das listas de reserva da Comissão. A proposta é preencher quatro lugares deste concurso e elaborar uma lista de reserva, à qual se recorrerá no futuro para preencher os lugares vagos. Tendo em conta que a Fundação dispõe do seu próprio estatuto de pessoal, segue estreitamente os procedimentos de recrutamento da Comissão Europeia e nomeia agentes com contratos de duração indeterminada, a cooperação com outras agências poderá ser problemática. A maioria dos concursos realizados recentemente destinaram-se a preencher lugares específicos da Fundação, que requeriam conhecimentos específicos e experiência, e a colaboração com outras agências não teria sido adequada.

A Fundação está a ponderar seriamente a hipótese de implementar o sistema de pessoal SIC, de forma a melhorar a qualidade das suas informações de carácter administrativo. Já foram trocadas impressões com a DG Administração e em breve será tomada uma decisão sobre a criação de uma equipa do projecto.