RESOLUÇÃO (UE) 2020/1884 DO PARLAMENTO EUROPEU

de 14 de maio de 2020

que contém as observações que constituem parte integrante da decisão sobre a quitação pela execução do orçamento geral da União Europeia para o exercício de 2018, Secção VIII — Provedor de Justiça Europeu

O PARLAMENTO EUROPEU,

— Tendo em conta a sua decisão sobre a quitação pela execução do orçamento geral da União Europeia para o exercício de 2018, secção VIII — Provedor de Justiça Europeu,

— Tendo em conta o artigo 100.o e o anexo V do seu Regimento,

— Tendo em conta o relatório da Comissão do Controlo Orçamental (A9-0028/2020),

A. Considerando que, no contexto do processo de quitação, a autoridade de quitação deseja salientar a particular importância de um maior reforço da legitimidade democrática das instituições da União, melhorando a transparência e a prestação de contas e pondo em prática o conceito de orçamentação baseada no desempenho, bem como a boa governação dos recursos humanos;

1. Observa com satisfação que, no seu relatório sobre as contas anuais para o exercício de 2018 da Provedora de Justiça Europeia (a «Provedora de Justiça»), o Tribunal de Contas (o «Tribunal») assinalou que não foram detetadas insuficiências significativas em relação aos pontos objeto de auditoria relacionados com os recursos humanos e a adjudicação de contratos;

2. Toma nota da conclusão do Tribunal, segundo a qual, na sua globalidade, os pagamentos relativos às despesas administrativas da Provedora de Justiça referentes ao exercício findo em 31 de dezembro de 2018 estão isentos de erros materiais e os sistemas de supervisão e controlo foram eficazes;

3. Lamenta, como observação geral, que o capítulo 10 «Administração» do relatório anual do Tribunal tenha um âmbito e conclusões muito limitados, mesmo que a categoria 5 «Administração» do quadro financeiro plurianual seja considerada de baixo risco;

4. Verifica que o Tribunal selecionou uma amostra de 45 operações da categoria 5 «Administração» do quadro financeiro plurianual relativas a todas as instituições e organismos da União; observa que a amostra foi concebida para ser representativa do conjunto de todas as operações da categoria 5, que representa 6,3% do orçamento da União; assinala que, de acordo com as conclusões do Tribunal, as despesas administrativas são de baixo risco; considera, no entanto, que o número de operações selecionadas em relação às «outras instituições» não é suficiente, pelo que solicita ao Tribunal que aumente o número de operações a examinar em, pelo menos, 10%;

5. Congratula-se com o facto de a Provedora de Justiça respeitar a boa prática de fixar como prazo para a apresentação do relatório anual de atividades o dia 31 de março do ano seguinte ao exercício contabilístico; regozija-se, por conseguinte, com o facto de a Provedora de Justiça ter adotado o seu relatório anual de atividades em 28 de março, o que dá mais tempo à autoridade de quitação para analisar o relatório em profundidade e conduzir o processo de quitação mais eficazmente;

6. Salienta que o orçamento da Provedora de Justiça é meramente administrativo e ascendeu, em 2018, a 10 837 545 euros (contra 10 905 441 euros em 2017), o que resultou numa redução de 67 896 euros (0,62%); congratula-se com a gestão financeira globalmente sã e prudente da Provedora de Justiça no exercício orçamental de 2018; observa que, de entre a totalidade das dotações, 95,33% foram autorizadas (contra 93,91% em 2017) e 91,33% pagas (em relação a 86,20% em 2017);

7. Regista as melhorias relacionadas com as dotações transitadas de 2018 para 2019, que representam 433 865,17 euros (4% do orçamento de 2018), em comparação com 841 340,68 euros (7,71% do orçamento de 2017) de 2017 para 2018;

8. Observa, contudo, que houve dotações não utilizadas em várias rubricas orçamentais, nomeadamente no que se refere às «reuniões externas» (rubrica B3-030), com 13 514,61 euros não utilizados de um montante de 45 000 euros, às «publicações» (rubrica B3-210), com 47 530,48 euros não utilizados de um montante 161 100 euros, etc.; recorda a necessidade de medidas destinadas a minimizar as estimativas orçamentais excessivas;

9. Toma nota dos recursos limitados de que a Provedora de Justiça dispõe para fazer face a um volume de trabalho em constante aumento; apoia o pedido da Provedora de Justiça para que o quadro de pessoal seja adaptado às necessidades reais e ao volume de trabalho, identificando para tal as funções de caráter permanente que devem ser desempenhadas por pessoal permanente; regista que o quadro de pessoal dispunha de 82 lugares em 2018 (em comparação com 77 lugares em 2013); solicita à Provedora de Justiça que preste informações sobre potenciais ganhos de eficiência decorrentes unicamente de uma reorganização e reafetação de tarefas;

10. Incentiva a cooperação entre o Gabinete da Provedora de Justiça e outras instituições da União tendo em vista uma redução das despesas; observa que, no que se refere à tradução, a Provedora de Justiça não dispõe de tradutores internos, pelo que depende do Parlamento e do Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia; nota, contudo, que as despesas com a tradução aumentaram em 2018, já que a Provedora de Justiça gastou 343 771 euros em tradução (contra 262 631 euros em 2017);

11. Congratula-se com o exemplar equilíbrio de género alcançado nos lugares de chefia, com quatro mulheres e quatro homens; observa, contudo, que, globalmente, 65% do pessoal são mulheres e apenas 35% são homens; incentiva a criação de um ambiente de trabalho mais equitativo em termos de género no Gabinete da Provedora de Justiça;

12. Observa que, no que diz respeito ao equilíbrio geográfico em lugares de chefia, a Provedora de Justiça contava com pessoas de seis nacionalidades diferentes (alemã, grega, irlandesa, italiana, polaca e sueca) em 2018, em comparação com oito em 2013 (austríaca, alemã, dinamarquesa, grega, irlandesa, polaca, portuguesa e britânica); toma em consideração o facto de o número total de dirigentes ter sido reduzido de onze para oito entre 2013 e 2018; solicita à Provedora de Justiça que prossiga os seus esforços no sentido de alcançar um equilíbrio geográfico, reconhecendo, no entanto, a pequena dimensão do Gabinete da Provedora de Justiça e a especificidade das suas atividades principais;

13. Congratula-se com os esforços da Provedora de Justiça no que se refere à nova política de género, mas lamenta a disparidade existente a nível do número médio de dias de formação por género: 6,80 nos homens, em comparação com 5,90 nas mulheres;

14. Toma nota da implementação em curso do quadro estratégico para os recursos humanos de 2017 através da adoção de novas regras relativas ao recrutamento de agentes temporários, de uma decisão sobre o trabalho a tempo parcial e os créditos de horas, bem como de uma política de luta contra a discriminação e de igualdade de tratamento; regista outras iniciativas destinadas a melhorar os procedimentos, e ações de recrutamento, tais como visitas de estudo para o pessoal, e programas de intercâmbio de pessoal;

15. Incentiva a Provedora de Justiça a continuar a desenvolver um quadro estratégico de longo prazo em matéria de recursos humanos em que sejam contemplados o equilíbrio entre a vida profissional e a vida privada, a orientação ao longo da vida e a progressão na carreira, o equilíbrio entre homens e mulheres, a não discriminação, o teletrabalho, o equilíbrio geográfico e o recrutamento do pessoal, bem como a integração de pessoas com deficiência no seu pessoal;

16. Observa com interesse que a Provedora de Justiça, no quadro das suas atividades internas, solicitou ao Fórum Europeu das Pessoas com Deficiência que divulgasse o apelo à apresentação de candidaturas para os estágios no Gabinete da Provedora de Justiça através dos seus canais, a fim de incentivar as pessoas com deficiência a candidatar-se; constata que o formulário de candidatura foi revisto a fim de incluir uma pergunta sobre adaptações razoáveis necessárias durante os procedimentos de seleção;

17. Saúda, no quadro das normas de controlo interno da Provedora de Justiça, o facto de terem sido tomadas medidas para implementar a decisão relativa à prevenção do assédio, incluindo a designação de responsáveis por questões de ética (um em Bruxelas e outro em Estrasburgo) e de membros do comité de conciliação; regista o facto de que, em setembro de 2018, todo o pessoal participou num curso de formação obrigatória em matéria de conduta ética (incluindo a prevenção do assédio) e que, em novembro de 2018, foi realizada uma sessão específica para os chefes de unidade;

18. Congratula-se com a aplicação do guia em matéria de ética e boa conduta para o pessoal da Provedora de Justiça, adotado em 2017, que exige aos novos membros do pessoal o preenchimento de um formulário de declaração de interesses e que presta ao pessoal que deixa o serviço informações sobre as suas obrigações;

19. Lamenta que a Provedora de Justiça, no seguimento dado à resolução sobre a quitação de 2017, se tenha limitado a tomar nota das observações do Parlamento sobre a maioria dos pontos mencionados, sem entrar em pormenores; salienta que o relatório de acompanhamento é essencial para a Comissão do Controlo Orçamental do Parlamento, pelo que insta à Provedora de Justiça a incluir no seu próximo relatório de acompanhamento as respostas e explicações necessárias sobre as questões levantadas;

20. Observa que, em 2018, a Provedora de Justiça não conseguiu respeitar o indicador-chave de desempenho relativo ao cumprimento global do ambicioso objetivo de 90%; observa que a taxa alcançada foi de 81% (em comparação com 85% em 2017), enquanto a taxa de cumprimento para os inquéritos de interesse público atingiu 85% (em comparação com 79% em 2017); reconhece que esta última taxa é significativa, uma vez que os efeitos do cumprimento deverão beneficiar um público mais vasto;

21. Apoia a intenção da Provedora de Justiça de cooperar mais estreitamente com o Parlamento para assegurar que este é informado sobre os incumprimentos (em particular no que se refere aos casos de má administração detetados por investigações ou às respostas negativas das instituições às recomendações formuladas pela Provedora de Justiça); considera que esta informação, prestada em formato resumido e organizado, seria extremamente útil para a Comissão do Controlo Orçamental do Parlamento; regista, contudo, a confirmação da Provedora de Justiça de que, de um modo geral, as instituições tendem a colaborar de forma construtiva com o seu Gabinete;

22. Salienta o facto de os resultados relativos às três componentes do indicador-chave de desempenho 7 (eficiência: indicador compósito para o tratamento de queixas e inquéritos) atingirem ou superarem o objetivo; observa que a percentagem de inquéritos encerrados nos prazos de 6 meses e 18 meses é, respetivamente, de 57% e 88% (para os quais tinham sido fixados objetivos de 50% e 80%, respetivamente) e que a terceira componente, «proporção das decisões de admissibilidade» tomadas no prazo de um mês, aumentou significativamente de 69%, em 2016, para 86%, em 2017, tendo atingido o objetivo de 90% em 2018;

23. Observa que o tempo médio de tratamento de todas as categorias de queixas aumentou para 79 dias em 2018 (em comparação com 64 dias em 2017), mas que o tempo médio de tratamento dos inquéritos foi reduzido para 255 dias em 2018 (em comparação com 266 dias em 2017 e 369 em 2013); regista, contudo, um aumento de 53% no número de inquéritos encerrados com base em queixas (o que explica o aumento do tempo médio para tratar todas as categorias de queixas);

24. Nota que o número de queixas apresentadas no quadro do mandato (880, contra 751 em 2017) continuou a aumentar de forma significativa em 2018 (+17%), após um aumento de 5,5% em 2017; observa que o número de inquéritos abertos com base em queixas foi de 482, contra 433 em 2017 (+11%), e que o número de inquéritos encerrados com base em queixas foi de 534, em comparação com 348 em 2017 (+53%); constata que o aumento dos inquéritos abertos e encerrados reflete parcialmente o facto de que, devido a uma reclassificação, alguns casos em relação aos quais tinha sido considerado anteriormente «não haver motivos para um inquérito» estão agora encerrados como «inquéritos em que não foi constatada uma situação de má administração»;

25. Toma nota dos resultados dos inquéritos encerrados pela Provedora de Justiça em 2018, nomeadamente, a) «não constatação de má administração» em 254 casos (46,6%), b) «caso resolvido pela instituição em causa — sugestões aceites — soluções alcançadas» em 221 casos (40,6%), c) «não justificação da prossecução do inquérito» em 56 casos (10,3%), d) «má administração constatada» em 29 casos (5,3%) e e) «outros» em 10 casos (1,8%); reconhece que a missão fundamental da Provedora de Justiça consiste em velar por que a administração da União sirva o interesse público e em ajudar as pessoas confrontadas com problemas com as instituições da União;

26. Constata que, desde 2013, têm sido publicados no sítio Internet da Provedora de Justiça pormenores sobre as suas deslocações em serviço, nomeadamente os custos, a finalidade e a duração; constata que, em 2018, as despesas de deslocação em serviço ascenderam a 27 206,79 euros (contra 30 592 euros em 2017); recorda que, por razões de transparência, deveria ser incluída no relatório anual de atividades uma lista relativa à situação das deslocações em serviço no ano em questão;

27. Saúda a iniciativa «Prémio por Boa Administração», que, a justo título, reconhece formalmente o bom trabalho realizado, promove a partilha de boas práticas em todas as instituições e serve de inspiração para futuros projetos; congratula-se com a cooperação realizada com a Rede Europeia de Provedores de Justiça, com outros organismos dos Estados-Membros e com redes e organizações internacionais, com o objetivo de identificar e promover as normas mais elevadas;

28. Congratula-se com as medidas tomadas pela Provedora de Justiça para melhorar a cibersegurança e a proteção dos dados, nomeadamente através de ações de formação no domínio da segurança das tecnologias da informação e da comunicação, do desenvolvimento de procedimentos sobre o tratamento das violações de dados, da consulta atempada do encarregado da proteção de dados e da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados, a fim de garantir a privacidade na conceção dos projetos; solicita à Provedora de Justiça que continue a prestar informações sobre os progressos realizados na execução das linhas de ação, nomeadamente no que diz respeito à criação de um modelo para as avaliações de impacto na privacidade dos dados e de um registo central das operações de tratamento;

29. Reconhece o valor acrescentado que o software livre e de fonte aberta pode trazer à Provedora de Justiça; sublinha, em particular, o papel que desempenha no aumento da transparência e na prevenção dos efeitos de dependência em relação aos fornecedores; reconhece, além disso, o seu potencial na melhoria da segurança, na medida em que permite a identificação e correção de deficiências; recomenda vivamente que todo o software desenvolvido para a instituição seja disponibilizado ao público sob licença de software livre e de fonte aberta;

30. Sublinha a importância de dar a conhecer aos cidadãos da União a possibilidade de recorrerem à Provedora de Justiça em caso de má administração; toma nota dos esforços contínuos do Gabinete da Provedora de Justiça para aumentar a sua visibilidade servindo-se de instrumentos como o novo sítio web, lançado em 2018, que inclui uma interface revista para potenciais queixas e uma função de pesquisa de fácil utilização; saúda o novo vídeo que salienta temas como o acesso à informação, os problemas relativos ao financiamento da União e a transparência das atividades dos grupos de interesses; constata o êxito alcançado pelas plataformas em linha da Provedora de Justiça, como a conta Twitter (aumento de 17% dos seguidores), a conta LinkedIn (aumento de 13%) e a conta Instagram (aumento substancial de 61%); incentiva igualmente o recurso a plataformas de redes sociais gratuitas e de livre utilização alojadas em servidores próprios, tendo especialmente em conta a proteção de dados dos utilizadores;

31. Incentiva a Provedora de Justiça a desenvolver uma estratégia coerente para a digitalização dos seus serviços;

32. Congratula-se com o desenvolvimento de orientações para as redes sociais, em cooperação com outras instituições da União, e com o intercâmbio de boas práticas para superar as dificuldades com que as instituições da União se deparam em termos de utilização crescente das redes sociais e de exposição às mesmas;

33. Incentiva o Gabinete da Provedora de Justiça a prosseguir os seus esforços no sentido de reduzir a sua pegada ambiental, nomeadamente promovendo a digitalização a fim de reduzir a utilização de papel, limitando as deslocações em serviço do pessoal, promovendo o recurso às instalações de videoconferência e promovendo a utilização dos transportes coletivos; solicita que lhe sejam prestadas mais informações sobre a realização de tais atividades no quadro do processo de quitação de 2019;

34. Sublinha o pedido reiterado pelo Parlamento no sentido de que o estatuto da Provedora de Justiça seja revisto de molde a ter em conta as novas realidades e os novos desafios; recorda que a última revisão foi realizada em 2008 e que, em fevereiro de 2019, foi finalmente aprovada uma resolução sobre um projeto de regulamento do Parlamento que define o estatuto e as condições gerais de exercício das funções de Provedor de Justiça Europeu (Estatuto do Provedor de Justiça Europeu); recorda que compete à Provedora de Justiça adotar as disposições de execução deste regulamento; solicita ao Gabinete da Provedora de Justiça que preste informações sobre o assunto no seu próximo relatório anual de atividades;

35. Congratula-se com o facto de a Provedora de Justiça ter realizado um inquérito sobre a gestão das situações de «porta giratória» e de ter analisado o modo como 15 instituições e organismos da União (incluindo o Parlamento Europeu, o Conselho e o Tribunal) publicam informações quando os quadros superiores do seu pessoal solicitam autorização para exercer uma atividade externa (incluindo uma análise da frequência com que essas informações são publicadas e o âmbito e o conteúdo das mesmas); observa que a Provedora de Justiça constatou um elevado nível sensibilização para a importância de regras de execução sólidas neste domínio, embora tenham sido formuladas algumas sugestões de melhoria; congratula-se com a intenção da Provedora de Justiça de efetuar um inquérito de acompanhamento em 2020;

36. Felicita a Provedora de Justiça pelo novo procedimento interno acelerado para o tratamento das queixas relativas ao acesso a documentos; toma nota de que, no âmbito do novo sistema, as decisões sobre queixas são tomadas três vezes mais rapidamente do que no âmbito do procedimento normal; solicita à Provedora de Justiça que partilhe com outras instituições e organismos da União os resultados da sua avaliação sobre a eficácia deste novo procedimento;

37. Congratula-se com a cooperação da Provedora de Justiça com o Organismo Europeu de Luta Antifraude no que se refere a processos submetidos a ambas as organizações; regista o canal de contacto direto que permite evitar a duplicação de inquéritos, que deu os seus primeiros resultados positivos em 2018;