PLANO DE ACÇÃO - Plano de acção da Comissão na sequência das recomendações do Tribunal de Contas no seu relatório anual relativo ao exercício de 2002

INTRODUÇÃO

O Livro Branco sobre a Reforma [1] evidenciou a necessidade de conceder mais atenção à obrigação de prestação de contas e de responsabilização dos intervenientes financeiros com vista a uma maior eficácia das actividades da Comissão.

[1] COM(2000)200, 1 de Março de 2000.

A Comissão anunciou a apresentação de um plano de acção no quadro do exercício da quitação de 2001. O objectivo do referido documento consiste em indicar as medidas correctivas a tomar para dar seguimento às recomendações do Tribunal de Contas, bem como o impacto esperado dessas medidas.

O presente plano de acção apoia-se nas respostas da Comissão ao relatório anual do Tribunal de Contas relativo ao exercício 2002 enriquecidas pelas actualizações e especificações suplementares introduzidas pelos diferentes serviços da Comissão. Analisa as medidas a aplicar sector por sector a fim de melhorar a gestão financeira da Comissão e obter desta forma uma declaração de fiabilidade (DAS) satisfatória.

O relatório anual constitui uma primeira etapa no processo de quitação. As respostas da Comissão às observações do Tribunal revestem-se, por conseguinte, de uma importância especial para o processo de quitação. Agrupados por sectores de despesas no presente plano de acção, todos os compromissos assumidos ou anunciados dizem respeito à melhoria da gestão financeira.

No que diz respeito ao melhoramento da fiabilidade das contas, a Comissão criou um comité de normalização contabilística que está a examinar, entre outras, as questões relativas à definição do facto gerador dos lançamentos contabilísticos por forma a manter o controlo do processo e as questões como a definição sem ambiguidades de uma base referencial dos registos contabilísticos que permaneça comparável ao longo dos anos. A Comissão também está a melhorar o mecanismo para a identificação e cobrança das dívidas, tendo iniciado uma revisão de todos os saldos das autorizações que permaneceram em aberto durante um largo período a fim de identificar os pagamentos em atraso. A Comissão assegurará controlos contabilísticos relativos aos pré-financiamentos o que ajudará os gestores orçamentais a identificar as rubricas relativamente às quais a justificação está em atraso. Foi instituído um sistema de relatórios regulares para os serviços dos gestores orçamentais em matéria de previsões de receitas e de ordens de cobrança que se encontram em atraso. Este mecanismo de relatórios será ainda melhorado. Quanto aos créditos no domínio das relações externas, está a ser preparada uma norma contabilística para pagamentos de pré-financiamento. A Comissão segue de muito perto a execução das reformas que leva a cabo, nomeadamente no que diz respeito à introdução das normas de controlo interno.

No que se refere à execução orçamental, a Comissão pretende uma orçamentação realista das dotações de pagamento. Continuando a dar uma grande importância ao plano de execução orçamental no que diz respeito ao exercício em curso, incluindo as acções de acompanhamento, relatórios e revisões integrados no processo de decisão orçamental, a Comissão pretende igualmente melhorar de forma gradual as previsões orçamentais do AO. Tal inclui também uma avaliação sobre se um nível inferior de despesas no passado implica uma orçamentação inferior (ou vice-versa).

Partilhando totalmente as preocupações do Tribunal sobre a importância de melhorar a qualidade das previsões dos Estados-Membros, a Comissão elabora todos os anos um relatório amplamente divulgado sobre a qualidade das previsões. A Comissão prosseguirá a sua cooperação com os Estados-Membros no sentido de melhorar a qualidade das previsões.

No domínio dos recursos próprios, a Comissão compromete-se a abordar qualquer irregularidade identificada pelo Tribunal. A passagem para a transmissão electrónica das declarações, assim como dos dados e documentação que as acompanham, desde 2001, e as discussões regulares sobre o método no seio do CCRP, incentivaram uma maior normalização e transparência. A Comissão continuará a estudar como avançar na via da normalização e da transparência.

No respeitante ao PNB, os controlos efectuados pela Comissão baseiam-se numa análise global dos procedimentos aplicados pelos Estados-Membros para estabelecerem o seu PNB, com base em inventários de fontes e métodos, que são analisados em profundidade pela Comissão e discutidos no âmbito de missões aos países em causa. Futuramente, a Comissão está disposta a analisar a possibilidade de proceder a verificações mais directas.

No que diz respeito à Política Agrícola Comum, a proposta 2003 de reforma da PAC responde a muitas recomendações do Tribunal. No respeitante às restituições à exportação, a Comissão já tomou várias medidas. Foram adoptados cinco regulamentos para resolver as principais deficiências do regime de pré-financiamento. No respeitante à forma de fixação das restituições à exportação, a Comissão introduziu um plano de acção global que abrange questões horizontais. Os melhoramentos dizem respeito aos procedimentos de tomada de decisão da Comissão. Além disso, a Comissão realizará uma avaliação da OCM carne de bovino em 2004/2005 e analisará o impacto dos diferentes instrumentos previstos neste sector.

Relativamente às acções estruturais, os sistemas de importância fundamental para assegurar a supervisão e o controlo da execução do orçamento comunitário em matéria de acções estruturais são os que regem os domínios da gestão partilhada com os Estados-Membros. Para o encerramento das intervenções de 1994-99, a Comissão está a certificar-se da regularidade das despesas, com base nas auditorias já concluídas e nos controlos documentais em curso sobre declarações de encerramento. A Comissão verificará a fiabilidade do procedimento de encerramento nos Estados-Membros mediante auditorias a uma amostra de programas e tirará as necessárias consequências financeiras procedendo, se for caso disso, a recuperações junto dos Estados-Membros. Relativamente ao período de 2000-2006, com base no trabalho realizado pela Comissão, esta pôde concluir que os Estados-Membros realizaram, em geral, progressos significativos no que respeita ao melhoramento dos respectivos sistemas. Contudo, são necessários novos melhoramentos e há que verificar regularmente o funcionamento efectivo dos sistemas. A Comissão prosseguirá o seu trabalho de auditoria para alcançar este objectivo. Para ambos os períodos de programação, a Comissão continua a acompanhar as constatações do Tribunal apresentadas em anteriores exercícios DAS à luz das respostas dos Estados-Membros e de mais auditorias nalguns casos, tomando medidas correctivas se necessário. Será dado um seguimento semelhante às constatações do Tribunal relativas ao exercício DAS 2002. A Comissão continua a efectuar melhoramentos na gestão do Fundo de Coesão, tendo aperfeiçoado a sua própria actividade de auditoria neste domínio. Tomará em conta os pontos de vista do Tribunal no âmbito do quadro regulamentar para o período posterior a 2006.

No sector das políticas internas em geral e, mais especialmente, no da investigação, a Comissão acolhe favoravelmente as recomendações do Tribunal. Aliás, estas são objecto de planos de acção definidos na sequência das suas próprias observações. É especialmente seguida a introdução dos sistemas de controlo interno definidos no âmbito da Reforma; são intensificados os controlos junto dos beneficiários no âmbito de um plano de acção coordenado para a Investigação, na sequência da acção 1 do relatório de síntese 2001 dos relatórios anuais de actividade.

No respeitante às acções externas, será prosseguida em 2004 a criação de um quadro metodológico e de uma estratégia de auditoria, no âmbito do plano de auditoria anual de 2004. Será dada prioridade ao aperfeiçoamento de um modelo de avaliação do risco, ao estabelecimento de um quadro organizacional claro para tarefas de auditoria na sede e nas delegações, à conclusão do sistema de informação relativo à auditoria, bem como à formação. Além disso, estão a ser preparadas instruções a fim de melhorar a qualidade e o conteúdo dos relatórios elaborados pelas delegações e pelas direcções em matéria de gestão da assistência externa. No que diz respeito ao alargamento, a auditoria das acções externas efectuada pelo Tribunal em 2002 incidiu essencialmente sobre a avaliação dos sistemas e controlos de vigilância introduzidos pela Comissão. A Comissão já tomou medidas em 2003 com vista a satisfazer as preocupações do Tribunal. Estão em curso outros melhoramentos recomendados pelo Tribunal.

No que se refere às despesas administrativas, após ter efectuado o respectivo controlo interno e a auto-avaliação do risco, a Comissão analisou os riscos e deficiências ao nível do sistema de controlo interno, tendo adoptado um plano de acção para o respectivo melhoramento. Durante o ano 2003, a actual aplicação informática (VAP) será gradualmente substituída por um novo sistema (NAP) directamente ligado a Sysper. As recomendações do Tribunal relativas aos sistemas de vigilância são acolhidas favoravelmente. Um relatório de avaliação sobre a gestão das férias e faltas já elaborado será discutido pela administração para identificar as medidas necessárias a tomar. No respeitante aos instrumentos financeiros, no domínio das actividades bancárias, a Comissão criou um sistema de controlo interno e de gestão concebido para lhe permitir fazer face às questões específicas deste domínio. Os dados relativos aos empréstimos BEI cobertos por uma garantia comunitária são comunicados à Comissão pelo serviço de contabilidade do BEI que, por sua vez, é objecto de auditoria. No entanto, a Comissão examinará com o BEI se, e como, podem ser dadas mais garantias sobre a fiabilidade dos dados. Relativamente a terceiros como o BERD e o Banco de Desenvolvimento do Conselho da Europa, a Comissão considera que o risco respeitante à qualidade e exaustividade da informação por eles fornecida é relativamente baixo.

A próxima auditoria interna das operações bancárias sob a responsabilidade directa da Comissão tratará da necessidade de quaisquer alterações ao enquadramento do controlo, incluindo controlos ex post. Em cooperação com o BEI, a Comissão procurará responder às observações do Tribunal no respeitante ao mecanismo financeiro EEE.

Relativamente ao FED, a Comissão prossegue os seus esforços para satisfazer as recomendações relativas ao reforço dos controlos internos, aos vários aspectos da gestão financeira do FED assinalados no relatório anual do Tribunal, tais como o ritmo de encerramento das autorizações latentes, a melhor identificação de medidas de apoio orçamental nas contas do FED, bem como a inclusão do FED na modernização do sistema contabilístico da Comissão. A comunicação relativa à inclusão do FED no orçamento da UE foi apresentada em Outubro de 2003.

No respeitante à CECA, a Comissão estudará a possibilidade de introduzir no domínio das receitas provenientes da investigação um sistema de recenseamento das patentes que tenham sido registadas pelas empresas e institutos de investigação que receberam fundos.

ÍNDICE

ACÇÕES DECORRENTES DA DAS 2001 (19 Recomendações)

EXECUÇÃO ORÇAMENTAL (6 Recomendações)

RECURSOS PRÓPRIOS (6 Recomendações)

POLÍTICA AGRÍCOLA COMUM (15 Recomendações)

ACÇÕES ESTRUTURAIS (23 Recomendações)

POLÍTICAS INTERNAS (13 Recomendações)

ACÇÕES EXTERNAS (16 Recomendações)

ALARGAMENTO (21 Recomendações)

DESPESAS ADMINISTRATIVAS (6 Recomendações)

INSTRUMENTOS FINANCEIROS (11 Recomendações)

FUNDO EUROPEU DE DESENVOLVIMENTO (FED) (8 Recomendações)

COMUNIDADE EUROPEIA DO CARVÃO E DO AÇO (CECA) (2 Recomendações)

TOTAL 146 Recomendações

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