[pic] | COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS |

Bruxelas, 21.12.2005

COM(2005) 668 final

COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO AO PARLAMENTO EUROPEU E AO CONSELHO

RELATÓRIO DE ACOMPANHAMENTO DA REFORMA DA COMISSÃO UMA VEZ TERMINADO O MANDATO DA REFORMA

COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO AO PARLAMENTO EUROPEU E AO CONSELHO

RELATÓRIO DE ACOMPANHAMENTO DA REFORMA DA COMISSÃO UMA VEZ TERMINADO O MANDATO DA REFORMA

1. INTRODUÇÃO

Em 2000, a Comissão iniciou um projecto de reforma administrativa sem precedentes, partindo de iniciativas de modernização anteriores. Durante o mandato que lhe foi conferido, preparou o terreno para a transformação administrativa mais radical desde a criação das instituições, com o objectivo de rever os métodos de trabalho, os sistemas de gestão financeira e a política de pessoal. Adoptaram-se medidas em quatro domínios, que constituem os “pilares” da reforma: criação de uma cultura baseada no espírito de serviço e na eficácia, planeamento estratégico e programação, política de pessoal e, por último, auditoria, gestão e controlo financeiros. Estas medidas assentavam em cinco princípios fundamentais: independência, responsabilidade, responsabilização, eficiência e transparência.

O mandato da reforma foi concebido para equipar a Comissão com novos instrumentos de administração e gestão que lhe permitissem dar resposta ao seu maior papel e às suas competências alargadas na União Europeia e adaptar-se a um ambiente internacional em mutação. Esse mandato incidiu sobre muitos dos problemas e deficiências de longa data da Comissão, documentados em relatórios e estudos internos e externos. A credibilidade da Comissão junto dos agentes externos e do público em geral fora seriamente questionada. Tornara-se imperioso que a Comissão redefinisse as suas actividades fulcrais e os seus objectivos políticos. Impunha-se um novo sistema rigoroso de gestão financeira, controlo e auditoria para resolver as deficiências detectadas. A plena utilização das competências do pessoal exigia uma política de pessoal moderna que, para dar resposta às necessidades dos agentes externos e do pessoal, implicava uma cultura mais orientada para o espírito de serviço.

Estes eram os principais domínios da reforma, que conduziram a uma alteração fundamental do funcionamento da Comissão, afastando-a de um tipo de burocracia centralizada mais tradicional, implantada para dar resposta a problemas e responsabilidades do passado, para uma organização de gestão mais centrada no desempenho, orientada para enfrentar os desafios do presente e do futuro. Equipada com os instrumentos da reforma, a Comissão irá agora avançar para a respectiva consolidação e aperfeiçoamento e prosseguirá a sua simplificação numa perspectiva de espírito de serviço e com flexibilidade necessária para melhorar a eficácia e eficiência que deverão caracterizar esses instrumentos.

O presente relatório, que abrange o período desde Fevereiro de 2004 até à data, responde ao pedido específico do Parlamento Europeu, formulado na Resolução sobre o programa legislativo e de trabalho da Comissão para 2005[1], no sentido de lhe ser apresentada uma exposição sobre o andamento da implementação da reforma. A Comissão aproveita o ensejo para fazer um balanço dos progressos alcançados e apresentar perspectivas de evolução nos domínios do planeamento estratégico, da gestão financeira e dos recursos humanos, bem como dos métodos de trabalho ao longo do seu mandato.

2. ANÁLISE DOS PROGRESSOS REALIZADOS

No período abrangido pelo relatório concretizaram-se todas as medidas relacionadas com a reforma, delineadas no Livro Branco da Comissão sobre a Reforma. O objectivo subjacente à reforma era introduzir uma nova cultura orientada para o espírito de serviço, que permitisse à Comissão centrar-se nas suas actividades e objectivos políticos fulcrais, aumentando assim a eficácia e eficiência da sua acção.

Para reforçar a transparência e eficácia das actividades da Comissão, concebeu-se um ciclo de Planeamento Estratégico e Programação (PEP) que contempla os processos de planeamento e orçamental. Este ciclo baseia-se na gestão por actividades (ABM), pedra de toque do sistema integrado da Comissão em matéria de gestão de desempenho.

A gestão dos recursos humanos avançou com a adopção do novo Estatuto do pessoal que estabelece, designadamente, um sistema de carreira linear, concebido para aumentar a motivação do pessoal e melhor recompensar o mérito. A Comissão assegurou simultaneamente a estabilidade durante a fase de alargamento e uma transição suave para o novo Estatuto, que entrou em vigor em 1 de Maio de 2004.

O sistema de gestão financeira foi modernizado, aumentando as responsabilidades dos gestores orçamentais e a sua obrigação de prestar contas. A introdução da contabilidade de exercício a partir de Janeiro de 2005 constituiu uma parte importante do processo de modernização. Acresce o desenvolvimento de controlos e auditorias internos a fim de aumentar a eficácia e eficiência da utilização dos recursos comunitários. Estes instrumentos foram integrados na gestão diária dos serviços da Comissão, que entra agora numa fase de maior consolidação.

Criação de uma cultura baseada no espírito de serviço e na eficácia

Transparência e resposta às necessidades do público

A reforma melhorou significativamente a transparência e a eficácia da Comissão nas suas relações com o público. O Código de boa conduta administrativa estabelece regras destinadas a garantir a prestação de um serviço público de alta qualidade. Essas regras prevêem que todas as pessoas têm direito a que os seus assuntos sejam tratados de forma imparcial, equitativa e num prazo razoável. A transparência das actividades da Comissão foi reforçada através de diversas medidas, incluindo a criação de um sítio Web que disponibiliza informações sobre o planeamento estratégico da Comissão, as suas actividades diárias e os resultados alcançados[2].

O número de pedidos de acesso aos documentos da Comissão continuou a aumentar drasticamente (70% de aumento de 2003 para 2004), enquanto a taxa de respostas favoráveis se manteve estável, situando-se em cerca de dois terços. O número de consultas do sítio Web “ Openness and Access to Documents ” (“Transparência e acesso aos documentos”) triplicou em 2004 relativamente ao ano anterior. Em 30 de Janeiro de 2004, a Comissão adoptou um relatório sobre a aplicação dos princípios consagrados no regulamento relativo ao acesso do público aos documentos[3]. Esse relatório concluiu-se que os objectivos do regulamento tinham sido alcançados.

Governança e melhor regulamentação

A reforma administrativa contribuiu para o objectivo de melhorar a governança europeia. Em especial, as alterações previstas no plano de acção para a melhoria da regulamentação apresentado pela Comissão em Junho de 2002, nomeadamente a definição de princípios e de normas mínimas aplicáveis à consulta do público, bem como de directrizes em matéria de obtenção e de utilização de pareceres de peritos, foram aperfeiçoadas e têm vindo a ser gradualmente integradas nos métodos de trabalho da Comissão[4]. Através do sítio Web “A sua voz na Europa”, [5] ” por exemplo, o público pode participar na elaboração interactiva das políticas da UE, contribuindo para o debate sobre questões emergentes relacionadas com essas políticas e participando em consultas públicas. A Comissão Prodi introduziu, além disso, medidas para melhorar a gestão dos processos por infracção em virtude do incumprimento do direito comunitário. Estas medidas contribuirão, por seu turno, para que a Comissão honre os compromissos assumidos ao abrigo do acordo interinstitucional “Legislar melhor”, assinado em Dezembro de 2003.

Para se certificar de que as suas propostas correspondem aos mais elevados níveis de qualidade e sido elaboradas com base numa análise cuidadosa dos seus efeitos potenciais, a Comissão Barroso reiterou a importância da avaliação do impacto das principais propostas legislativas e de definição de políticas que figuram no Programa de trabalho anual da Comissão, especialmente no que respeita à avaliação de impactos económicos fundamentais. As avaliações de impacto e as consultas públicas permitirão reforçar a qualidade das propostas (e, consequentemente, a celeridade com que estas poderão ser adoptadas pelo Conselho e pelo Parlamento Europeu)[6]. A execução dos pontos do Programa de Trabalho melhorou substancialmente, passando de menos de 50% no início da Comissão anterior, para 70% em 2004. Em 2005, a Comissão pretende implementar 90% do seu Programa de Trabalho.

No documento de trabalho dos serviços da Comissão intitulado Avaliação de impacto: Etapas seguintes – em prol da Competitividade e do Desenvolvimento Sustentável[7], definiu-se uma nova abordagem deste tipo de avaliação. O documento, apresentado em Outubro de 2004, foi consolidado na Comunicação Legislar melhor para o crescimento e o emprego na União Europeia [8], de Março de 2005. A Comissão procedeu igualmente, em Junho de 2005, à revisão e adopção das suas directrizes internas em matéria de avaliação de impacto[9], fornecendo indicações mais claras sobre a forma de contemplar os princípios de subsidiariedade e de proporcionalidade, por exemplo e de avaliar os impactos na economia e na competitividade. Nessas directrizes salienta-se igualmente a necessidade de analisar uma série de opções políticas, tendo em vista melhorar as condições quer para as empresas, quer para os particulares.

Tal como anunciado na comunicação de Março, Legislar melhor para o crescimento e o emprego , a Comissão apresentou em Setembro os resultados de um exercício de análise das propostas legislativas pendentes, anunciando a sua intenção de retirar 68 dessas propostas. Em Outubro de 2005, foi apresentada uma nova fase do seu programa de simplificação legislativa, baseado nos resultados da consulta das partes interessadas e numa abordagem mais sectorial. Em 1 de Junho de 2005, lançou-se uma consulta pública através da Internet. Foram igualmente enviados convites específicos aos Estados-Membros e às principais partes interessadas no sentido de contribuírem para o exercício com sugestões de simplificação destinadas a melhorar o enquadramento e a competitividade das empresas.

Na sequência da apresentação, em Março de 2005, de um documento de trabalho dos serviços da Comissão sobre os custos administrativos e de uma fase-piloto que decorreu de Abril a Setembro de 2005, a Comissão apresentou a sua posição sobre uma metodologia comum de estimativa dos encargos administrativos a aplicar pelas instituições da UE e os Estados-Membros aquando da avaliação do impacto das iniciativas legislativas da UE.

Simplificação dos procedimentos e dos métodos de trabalho

A simplificação dos procedimentos e métodos de trabalho é uma componente constante da reforma, desenvolvida muito além do previsto no Livro Branco. Concluiu-se com êxito um plano de acção intercalar[10] que incluía acções de simplificação do processo de decisão. Em 2003, procedeu-se a uma profunda revisão do manual de procedimentos operacionais da Comissão. Toda a documentação pertinente relativa à simplificação é disponibilizada aos membros do pessoal da Comissão através de um sítio Web interno, que funciona também como veículo de transmissão das reacções e sugestões do pessoal.

No âmbito do plano de acção “Europa electrónica” ( e -Europe) da União, o plano de acção “Comissão electrónica” ( e- Comissão), foi lançado em 2001 com o objectivo de modernizar os procedimentos administrativos internos da Comissão, melhorar a comunicação entre a Comissão e os parceiros externos e desenvolver os serviços prestados pela Comissão ao público e às empresas. Encetaram-se já diversas iniciativas de implementação de soluções Web avançadas, nos domínios dos recursos humanos e do controlo financeiro. A política da Comissão em matéria de gestão de documentos está a ser reformulada no âmbito de uma grande iniciativa designada por e -DOMEC[11] . As tecnologias digitais permitem um intercâmbio mais eficaz de informações, transformando radicalmente a forma como a Comissão comunica com os diversos grupos da sociedade civil e com instituições parceiras. Em Outubro de 2004, a Comissão complementou o plano de acção e -Comissão com memorandos sobre a nova governança e a interoperabilidade em matéria de TI.

Métodos de trabalho dos Membros da Comissão

Em Dezembro de 2004, os Membros da Comissão adoptaram um certo número de novos métodos de trabalho internos com o objectivo de melhorar a coordenação e a preparação dos trabalhos da instituição[12]. Entre os instrumentos adoptados inclui-se um maior recurso a grupos de comissários para efeitos de coordenação interna. Os novos métodos de trabalho reflectiram-se na revisão do Regulamento Interno da Comissão.

Externalização e Serviços Administrativos da Comissão

No contexto do Livro Branco sobre a reforma, a Comissão desenvolveu uma política de externalização das funções de execução de determinados programas, que foram delegados em agências executivas. Pretende-se assim concentrar os recursos humanos da Comissão nas tarefas fulcrais da instituição e atingir mais eficazmente os objectivos dos programas comunitários. Foram criadas três agências executivas que deverão estar plenamente operacionais até ao final de 2005/início de 2006[13]. Os preparativos para a criação de duas outras agências[14] estão em fase avançada.

Em 2004, os três serviços administrativos PMO, OIB e OIL completaram o segundo ano de funcionamento, passando de uma fase de transição para uma fase de consolidação. Os respectivos conselhos de administração entendem que os motivos subjacentes à sua criação se mantêm substancialmente válidos. Os serviços executaram com êxito os respectivos planos de gestão. A utilização de indicadores de desempenho em 2005 permitirá uma avaliação mais circunstanciada do seu funcionamento. Em determinados domínios, é necessário esclarecer melhor a partilha de competências entre estes serviços e a DG ADMIN.

Planeamento Estratégico e Programação (PEP)

Tal como acontece com outros sistemas de gestão de desempenho, o ciclo de planeamento estratégico e programação (PEP) da Comissão inicia-se com a definição da estratégia e dois grandes objectivos, que determinam a afectação dos recursos e o planeamento operacional, seguindo-se uma fase de execução e acompanhamento, relatórios ex-post e um círculo de aperfeiçoamento contínuo baseado, nomeadamente, em avaliações e auditoria. O ciclo PEP colocou as prioridades políticas no centro do processo de tomada de decisões, incluindo a afectação de recursos. Se, por um lado, a estratégia política anual (EPA) define as prioridades de actuação e as necessidades correspondentes em recursos, o anteprojecto de orçamento apresenta um pedido de recursos mais pormenorizado com base nas informações de desempenho por actividade.

Os instrumentos de gestão por actividades (ABM) estão integrados nos métodos de trabalho da Comissão e são utilizados na comunicação com as outras instituições. Os gestores devem concentrar-se na realização dos objectivos prioritários, definir as acções conexas e assegurar o acompanhamento e a comunicação dos resultados. No entanto, ainda há progressos a realizar para aumentar a influência dos instrumentos nas políticas de intervenção, incluindo uma utilização mais sistemática das informações sobre o desempenho (objectivos medidos através de indicadores) com vista a melhorar a gestão quotidiana das actividades. Um maior envolvimento político neste domínio permitiria à Comissão tirar maior partido do seu sistema de gestão do desempenho.

No início do Outono de 2004, a Autoridade Orçamental comunicou à Comissão as reacções às informações de desempenho utilizadas para justificar o anteprojecto de orçamento num relatório da Presidência do Conselho[15] e num documento de trabalho do Parlamento Europeu[16]. Apesar dos esforços da Comissão para que essas recomendações fossem tidas em consideração, a utilização das informações de desempenho pela Autoridade Orçamental mantém-se escassa, motivo pelo qual o impacto da reforma no processo orçamental propriamente dito foi limitado.

O Relatório de Síntese de 2004 ,[17] adoptado em Junho de 2005, permitiu à Comissão fazer um balanço da gestão interna dos seus serviços. Embora, em princípio, as informações pertinentes figurem nos relatórios anuais de actividade, nas avaliações ex-post e em outros relatórios obrigatórios, a comunicação externa dos resultados das políticas de intervenção será melhorada para que os leitores possam ter uma visão geral dos resultados obtidos em matéria de iniciativas prioritárias.

Objectivos estratégicos 2005-2009

Em Janeiro de 2005, a Comissão apresentou os seus objectivos estratégicos para 2005-2009 [18] e o programa de trabalho para 2005 [19]. Em síntese, os objectivos estratégicos incidiam na prosperidade – elementos de especial importância, dada a sua relação com os objectivos de “crescimento e emprego da Estratégia de Lisboa –, na solidariedade no âmbito de uma União alargada e na segurança, bem como na projecção destes objectivos fora da União.

Ao apresentar os objectivos estratégicos plurianuais e o programa de trabalho, o Presidente Barroso exprimiu a ambição da actual Comissão de trabalhar ainda mais estreitamente com o Parlamento e o Conselho para atingir objectivos comuns. Esta ambição viria a pautar a revisão do Acordo-Quadro entre a Comissão e o Parlamento, intensificando o diálogo bilateral regular ao mais alto nível. O Presidente Barroso realçou igualmente a importância da comunicação, da atenção a dedicar aos cidadãos e do trabalho desenvolvido para eles e com eles.

Política de pessoal

O novo Estatuto do pessoal, última grande componente legislativa da reforma, foi formalmente adoptado em 22 de Março de 2004 e entrou em vigor em 1 de Maio do mesmo ano, pondo assim um ponto final na longa e árdua “fase de reorganização” durante a qual foi introduzido o quadro regulamentar necessário à reforma interna. O Estatuto foi complementado com a adopção de normas de aplicação relativas à responsabilidade individual dos membros do pessoal, de incompetência profissional e de pessoal contratual e temporário. A supressão gradual do pessoal auxiliar teve início em 2004 e, em Junho de 2005, o EPSO abriu um concurso para agentes contratuais para criar a sua base de dados. Além disso, na sequência da conclusão de um regime ad hoc de cessação antecipada de funções (dégagement) e da conclusão dos preparativos para o alargamento, realizou-se um exercício de reorganização do pessoal, destinado a afectar recursos humanos aos serviços mais necessitados.

O ano de 2005 assinalou a conclusão do terceiro exercício completo do novo sistema de avaliação do pessoal. No entanto, uma vez que a questão continua a ser sensível para o pessoal, foi lançada uma avaliação externa aprofundada do sistema em Março de 2004, com o objectivo de melhorar, em especial, a correlação entre mérito e promoção e a diferenciação da evolução das carreiras, bem como de analisar a questão da transparência.

As directrizes sobre mobilidade permitiram melhorar a gestão da mobilidade na Comissão, estando a ser divulgadas boas práticas com vista a instaurar um sistema de gestão da carreira que permita à Comissão assegurar que “a pessoa certa ocupa o lugar certo no momento certo”, alcançando assim eficiência e eficácia. Embora a experiência da mobilidade tenha sido globalmente positiva, a mobilidade obrigatória em lugares sensíveis produziu alguns efeitos negativos, que é necessário corrigir (como, por exemplo, a perda de competências específicas e conhecimentos de natureza institucional).

A formação continuou a desempenhar um papel central na política de recursos humanos da Comissão. Globalmente, a média de dias de formação por funcionário, foi de 9,1 em 2004, valor que representa um aumento significativo relativamente ao valor de 6,9, registado em 2001. O orçamento geral da formação, que, após um aumento significativo de 63,6% em 2001, progrediu de forma constante em 2002 e 2003, voltou a registar um aumento de 37% em 2004. A criação da Escola Europeia de Administração em Janeiro de 2005 deverá reforçar ainda o papel da formação nas instituições.

Na sequência de uma avaliação da formação e aperfeiçoamento em matéria de gestão na Comissão, concluiu-se que a formação neste domínio oferecida pela Unidade Central de Formação da Comissão é bastante completa e muito apreciada pelos formandos. Até ao final de 2004, cerca de 800 membros do pessoal de enquadramento tinham concluído o Programa de Formação para quadros intermédios. Desenvolveu-se um programa subsequente centrado na aprendizagem activa, que foi introduzido em finais de 2004. Ainda em 2004, começou a ser desenvolvido um programa de formação para quadros superiores (Senior Management Programme) e um programa sobre liderança (Leadership Programme) igualmente destinado a quadros superiores.

Em 2004 e 2005, a Comissão adoptou três comunicações sobre o recrutamento, a todos os níveis, do pessoal proveniente dos novos Estados-Membros[20], nas quais se especificava a metodologia e os procedimentos a aplicar ao recrutamento de quadros superiores e se estabeleciam os princípios gerais a aplicar durante o período de transição. Além disso, definiam-se os objectivos globais e os objectivos de recrutamento dos quadros intermédios no que respeita a cada serviço da Comissão, para 2004 e 2005. Embora os objectivos de recrutamento tenham sido em geral alcançados, registaram-se atrasos no recrutamento do pessoal de enquadramento, em especial dos quadros intermédios, pelo que esse recrutamento está a ser acompanhado de perto.

A Comissão aprovou o Quarto programa de acção sobre igualdade de oportunidades entre mulheres e homens na Comissão que tem por objectivo apoiar a política da Comissão em matéria de igualdade entre mulheres e homens, propondo igualmente uma série de medidas baseadas nos principais resultados de uma avaliação externa concluída no final de 2003. Estas acções contribuíram para atingir os objectivos da Comissão em matéria de recrutamento e de nomeação de mulheres, previstos para 2005.

Auditoria, gestão e controlo financeiros

Principais iniciativas em matéria de controlo interno

Em 2004, os relatórios anuais de actividade (RAA) dos serviços da Comissão estabeleceram um quadro globalmente satisfatório da situação em matéria de gestão e de controlo. As “reservas”[21] mencionadas nos relatórios de actividade indicam que a maioria dos problemas subjacentes são recorrentes e estão a ser resolvidos a médio prazo. O Relatório de Síntese de 2004,[22] adoptado pela Comissão em Junho de 2005, registava esta situação e definia acções destinadas a reforçar a responsabilidade da Comissão, bem como a sua capacidade de controlo e de responsabilização, tais como o “Roteiro para um quadro integrado de controlo interno” ou a metodologia de gestão dos riscos a nível da Comissão (ver abaixo).

Na sequência dos acontecimentos que envolveram o Eurostat, foi introduzida no Código de Conduta dos Comissários[23] de 2004 uma disposição que está ainda em vigor, segundo a qual os comissários têm de ser informados, com uma frequência mínima de seis meses, das dificuldades e riscos relacionados com a gestão financeira, da eficácia do controlo e auditoria internos e das questões levantadas por organismos de controlo ou pela autoridade de quitação.

A partir de 2004, passou a atribuir-se mais importância à análise da eficácia do controlo interno[24] do que à avaliação da conformidade com os regulamentação e procedimentos no que respeita aos principais objectivos de controlo. Organizaram-se igualmente cursos de formação para melhorar a assimilação de conhecimentos nos domínios do controlo interno e da gestão de riscos.

No que respeita à gestão de riscos, em 2004 assistiu-se aos primeiros passos no sentido de uma abordagem comum a toda a Comissão: foi proposto um projecto de quadro-piloto para sete serviços da Comissão, como base de avaliação dos seus principais riscos e de definição de planos de acção conexas aquando da elaboração dos respectivos planos anuais de gestão para 2005. Desde então, um comité director interserviços acompanhou o aprofundamento da referida abordagem comum, adoptada pela Comissão em Outubro de 2005.

Na sequência da síntese dos RAA de 2002, criou-se uma nova rede de controlo ex post para definir directrizes e divulgar as melhores práticas nos serviços da Comissão[25]. Um dos objectivos dessa rede é estabelecer um consenso quanto a uma terminologia comum e a uma tipologia de erros.

Tal como referido na avaliação globalmente positiva do quadro de avaliação da Comissão, efectuada pelo Tribunal de Contas em Setembro de 2005, os serviços da Comissão continuaram a estender e a melhorar as suas actividades de avaliação, contemplando cada vez mais actividades exteriores à área tradicional dos programas de despesas (por exemplo, as políticas e os temas horizontais). Registou-se uma evolução significativa em matéria de avaliação ex ante , especialmente nas áreas onde as avaliações deste tipo foram conjugadas com uma avaliação de impacto. Ao nível central, deu-se uma importância crescente à produção de documentos extremamente sintéticos sobre os pontos essenciais da avaliação, de modo a reforçar uma maior utilização dos dados de avaliação.

O ano de 2005 registou a adopção, pela Comissão, do “Roteiro para um quadro integrado de controlo interno”[26] e a redacção do relatório conexo sobre a avaliação das disparidades[27] entre o quadro de controlo interno da Comissão e os princípios de controlo definidos na proposta do Tribunal de Contas sobre um quadro de controlo interno comunitário (parecer Nº 2/2004). Estes documentos têm por objectivo, em primeiro lugar, preparar o terreno para disposições mais claras em matéria de responsabilização e uma maior garantia de execução do orçamento comunitário; em segundo lugar, demonstrar com maior clareza o bom funcionamento destes processos à autoridade de quitação e ao Tribunal de Contas Europeu, no contexto da sua declaração anual de fiabilidade (DAS), relativamente à legalidade e à regularidade das operações subjacentes. Esta gestão partilhada exigirá a participação activa dos Estados-Membros.

Principais iniciativas em matéria de gestão financeira e contabilidade

Em 2004, iniciaram-se preparativos com vista à transição, em 1 de Janeiro de 2005, para a contabilidade de exercício. O novo sistema contabilístico respeita as normas internacionais de contabilidade para o sector público estabelecidas pelas Federação Internacional de Contabilistas (IFAC) e poderá contribuir para que a Comissão venha a assumir um papel de liderança neste domínio. Foram necessários esforços importantes em toda a Comissão, designadamente em termos de sistemas de informação, de formação de registo de entidades com personalidade jurídica, facturas, imobilizações, pré-financiamento e garantias em matéria de contratos actuais e passados. Apesar das diversas dificuldades práticas ainda por resolver, esperam-se muitos benefícios da modernização do sistema de contabilidade e desenvolvimentos afins. Entre esses benefícios, conta-se a capacidade de controlar a concentração de fundos comunitários em determinados contratantes, detectar a exposição a riscos relacionados com garantias, controlar o pré-financiamento, melhorar o acompanhamento dos prazos de pagamento e elaborar demonstrações financeiras mais fiáveis. A segurança dos dados e as regras de acesso constituíam também uma das principais preocupações durante o desenvolvimento do projecto. Um dos principais benefícios será a disponibilidade, a partir de 2005, de dados contabilísticos sobre um sistema integrado, designadamente no que respeita a activos e passivos. No seu conjunto, estas acções representam um passo significativo para dar resposta às preocupações expressas ao longo dos anos pelo Tribunal de Contas Europeu.

Em 3 de Maio de 2005, a Comissão adoptou uma proposta de revisão do Regulamento Financeiro cujo objectivo é, em especial, contribuir para uma maior clarificação de formas de gestão e para o equilíbrio entre os custos e benefícios dos controlos. A referida proposta salienta a responsabilidade dos gestores orçamentais na introdução de controlos internos adequados que reflictam os riscos relacionados, em especial, com os contratos públicos ou subvenções. Prevê ainda que o gestor orçamental vise as contas definitivas, declarando terem sido elaboradas em conformidade com as disposições sobre apresentação de contas e com os princípios, regras e métodos contabilísticos.

Em Julho de 2005, a Comissão adoptou[28] uma primeira alteração das normas de execução do Regulamento Financeiro. Essa alteração, determina, essencialmente, a transposição da nova directiva sobre contratos públicos e a elaboração de uma primeira resposta às questões de gestão levantadas pelas unidades financeiras relativamente a contratos e subvenções de baixo valor. Aborda igualmente as conclusões sobre montantes fixos extraídas na sequência da síntese dos RAA de 2002. Procura-se, deste modo, obter um melhor equilíbrio entre os custos e os benefícios dos controlos.

Principais iniciativas em matéria de auditoria interna

Em 2004, o Serviço de Auditoria Interna (SAI) concluiu um conjunto de auditorias pormenorizadas, avaliações de risco e análises documentais nos serviços da Comissão, em resposta a uma acção específica preconizada no Livro Branco sobre a Reforma. Para além do objectivo imediato de facultar aos serviços da Comissão em causa avaliações independentes em matéria de auditoria, bem como de fornecer à própria Comissão um primeiro retorno de informação exaustivo desde o início da reforma, estas auditorias forneceram ao SAI a base necessária para o desenvolvimento do seu próprio programa de auditoria centrado na avaliação dos riscos, de acordo com as normas e práticas profissionais.

O Serviço de Auditoria Interna (SAI) constatou melhorias na aplicação das normas de controlo interno, na fiabilidade dos circuitos financeiros em resultado da aplicação do novo Regulamento Financeiro, nos instrumentos de planeamento e controlo de desempenho (ABM), bem como a introdução de um sistema moderno de contabilidade e de apresentação de informações financeiras baseadas nas Normas Internacionais de Contabilidade. O SAI referiu igualmente a necessidade de se consagrar maior atenção à eficácia da aplicação das Normas de Controlo Interno e dos Planos Anuais de Gestão (PAG), de introduzir a gestão de riscos em toda a Comissão e de melhorar os controlos, a supervisão e o acompanhamento da aplicação dos procedimentos internos e da gestão financeira.

O novo Comité de Acompanhamento das Auditorias, presidido pelo Vice-Presidente Kallas, iniciou os seus trabalhos no final de 2004. O âmbito de acção foi alargado de forma a examinar o trabalho das unidades de auditoria interna (Estrutura de Auditoria Interna - EAI). O Comité de Acompanhamento das Auditorias ocupar-se-á igualmente de questões relativas ao processo de quitação.

No relatório intercalar sobre a reforma, de Janeiro de 2004, a Comissão solicitava ao SAI a apresentação de relatórios bianuais sobre as principais conclusões das auditorias EAI. Por Até à data, foram elaborados dois relatórios que assinalavam à Comissão áreas de risco importantes nos seus serviços considerados quer isoladamente, quer transversalmente.

As relações de trabalho entre o SAI e as unidades de auditoria interna nos diversos serviços da Comissão desenvolveu-se consideravelmente. O Auditor Interno preside a uma rede de auditores internos da Comissão que facilita o intercâmbio de informações, incluindo a programação das auditorias, e procura harmonizar metodologias e os modelos de apresentação das informações. Foram simplificadas as disposições relativas às avaliações de qualidade das unidades de auditoria interna e as respectivas exigências em matéria de apresentação de informações ao SAI. Este último e as EAI aplicam agora normas mínimas comuns no que respeita à apresentação de relatórios de auditoria e, em especial, à apreciação das observações/recomendações resultantes de auditorias.

3. EVOLUÇÃO FUTURA DAS POLÍTICAS DE INTERVENÇÃO

A simplificação dos procedimentos e métodos de trabalho é um objectivo transversal da actual Comissão. É o reflexo de uma percepção comum, dentro da organização, de que as reformas eram necessárias e que se impunha maior rigor em domínios como a gestão financeira, mas que algumas das medidas introduzidas poderiam agora, à luz da experiência, ser racionalizadas de forma a gerar ganhos de produtividade susceptíveis de serem utilizados em tarefas fulcrais, como o desenvolvimento e a implementação de políticas que estão ao serviço do cidadão europeu.

A Comissão apresentou uma comunicação sobre os seus objectivos estratégicos. Em Julho de 2005, adoptou um “Plano de acção da Comissão Europeia para melhorar a comunicação sobre a Europa” com vista a concentrar esforços para transmitir ao público informações claras, exaustivas e oportunas. O recente “Plano D: Democracia, Diálogo e Debate” , que estabelece as bases para um profundo debate sobre o futuro da Europa, é um exemplo do empenhamento da Comissão para melhorar a comunicação.

Identificaram-se diversos domínios para aprofundar o processo de planeamento estratégico na Comissão de forma a realizar progressos mais eficazes em termos de transparência, desempenho e atribuição de recursos, bem como a assegurar a concretização das prioridades políticas.

No tocante à gestão dos recursos humanos, o objectivo consiste em continuar a fixar, consolidar e aperfeiçoar o Estatuto e outras medidas da reforma, bem como em assegurar o desenvolvimento de uma cultura administrativa baseada no espírito de serviço. A simplificação tem por objectivo aumentar a eficiência e a satisfação do pessoal, concentrando mais esforços e dando uma maior respostas às necessidades do cliente, adoptando simultaneamente, sempre que possível, uma abordagem mais flexível. Além disso, tomar-se-ão medidas para aumentar a transparência e melhorar a comunicação e o diálogo entre o pessoal e a administração, assegurando a plena compreensão das políticas de recursos humanos e da lógica que lhe está subjacente.

A Comissão pretende apresentar resultados relativamente aos seus objectivos e prioridades estratégicas, dando simultaneamente mais garantias quanto a uma boa gestão financeira e à legalidade e regularidade das operações subjacentes. Para tal, é necessária uma gestão adequada dos riscos inerentes a qualquer organização política, e o desenvolvimento em colaboração com os Estados-Membros, que gerem cerca de 80% do orçamento comunitário de um quadro de controlo interno integrado. O impacto das políticas adoptadas pela Comissão deveria ser também devidamente avaliado e a comunicação de informações sobre as suas actividades e dados financeiros deve ser transparente e rigorosa. A introdução de regras simplificadas e mais claras, mormente com base no Regulamento Financeiro, bem como um maior equilíbrio entre os custos e os benefícios dos controlos, tornará essa tarefa mais fácil.

Criação de uma cultura baseada no espírito de serviço e na eficácia

Transparência e resposta às necessidades do público

De acordo com o compromisso assumido na sua comunicação sobre os objectivos estratégicos para 2005-2009 e como complemento lógico do Plano D: Democracia, Diálogo e Debate , a Comissão decidiu, em Novembro de 2005, lançar a Iniciativa Europeia em matéria de Transparência. O objectivo fundamental da proposta é aumentar o reconhecimento e a confiança do público nas instituições europeias, tornando-as mais responsáveis e abertas ao escrutínio público. A proposta prevê a publicação de um Livro Verde no início de 2006 para lançar um debate público sobre a forma de melhorar a transparência na utilização dos fundos comunitários, a consulta da sociedade civil e o papel dos grupos de pressão no processo de decisão. A Comissão vai continuar a tomar medidas para aumentar o seu grau de transparência face aos cidadãos europeus, incluindo medidas que facilitem o acesso à informação através de instrumentos modernos de informação e comunicação. Neste quadro, será igualmente revisto o regulamento relativo ao acesso do público aos documentos.

Governança e melhor regulamentação

Os trabalhos da Comissão em benefício de uma melhor regulamentação e da simplificação legislativa vão prosseguir e intensificar-se. No domínio da avaliação de impacto, a Comissão prosseguirá o acompanhamento e o desenvolvimento da abordagem adoptada, tendo em consideração o parecer dos utilizadores e de outras partes interessadas. No início de 2006, dar-se-á início a uma avaliação externa exaustiva sobre o sistema de avaliação de impacto da Comissão, mediante a qual se identificarão melhor as qualidades e defeitos da abordagem global. Está igualmente a ser criada uma rede de técnicos externos que contribuirá para a análise da metodologia utilizada em matéria de avaliação de impacto.

A Comissão continua a solicitar ao Conselho e ao Parlamento Europeu (ao abrigo do actual acordo interinstitucional “Legislar melhor”), bem como aos Estados-Membros, que avancem substancial e rapidamente a nível da simplificação e melhoria do quadro regulamentar. Na sua nova abordagem sobre a simplificação legislativa, a Comissão propõe um programa contínuo para os próximos três anos o que prevê uma avaliação específica da legislação da UE em determinados sectores. A Comissão completará assim o seguimento dado às quinze prioridades do Conselho em matéria de simplificação, aprovadas pelo Conselho “Competitividade”, em Novembro de 2004.

Simplificação dos procedimentos e dos métodos de trabalho

Está em curso a simplificação da gestão financeira e dos procedimentos administrativos, que incide numa análise das questões na óptica do utilizador. A auditoria e o controlo são igualmente domínios onde poderá ser necessário prosseguir a simplificação. Os serviços centrais e de apoio deverão integrar a simplificação nas suas actividades normais (“ mainstreaming ”) e dar mais atenção aos efeitos e aos encargos administrativos decorrentes da introdução ou da alteração dos procedimentos e métodos de trabalho nos serviços da Comissão, por analogia com a forma como a instituição põe em prática o programa sobre a melhoria da regulamentação. Para tal, poderão desenvolver-se métodos adequados de avaliação de impacto relativamente aos procedimentos internos. Os inquéritos efectuados junto do pessoal e as consultas electrónicas serão fontes de informação importantes com base nas quais poderão ser tomadas eventuais medidas de correcção.

A Comissão adoptou recentemente uma comunicação[29] sobre a forma como a Comissão electrónica ( e -Comissão) contribuirá para a modernização dos métodos de trabalho da Comissão e para melhorar os serviços destinados ao pessoal, às administrações nacionais, aos parceiros, às empresas e aos cidadãos, renovando assim o seu compromisso relativamente ao projecto e -Comissão e a intenção de utilizar a tecnologia para promover a eficiência e a transparência. A Comissão contribui desta forma para a administração pública electrónica ( e -Government), no âmbito dos objectivos mais vastos de criação de uma sociedade baseada no conhecimento, que estimule o crescimento e o emprego. Com as futuras actividades no âmbito da e -Comissão procurar-se-á, designadamente, reforçar o nível dos serviços administrativos e das medidas de acção acessíveis em linha aos utilizadores dentro e fora da Comissão, implementar sistemas de informação interoperáveis que melhorem a eficácia e reduzam as duplicações e aumentar o nível de segurança das TI.

Externalização e Serviços Administrativos da Comissão

Na sua primeira comunicação sobre as perspectivas financeiras para 2007-2013, a Comissão sublinhou a necessidade de centrar as suas actividades no desenvolvimento e acompanhamento das políticas desenvolvidas ao abrigo do Tratado. Nela se identificavam “princípios de governança administrativa” (menos gestão directa, melhor controlo da execução e maior rentabilidade) e os domínios onde poderia considerar-se a atribuição da gestão de programas a agências de execução. Alguns serviços da Comissão estão actualmente a considerar a possibilidade de confiar algumas actividades a este tipo de agências. No entanto, como nenhuma dessas agências está ainda totalmente operacional, desconhece-se se esta é a opção mais rentável. A Comissão efectuará uma primeira avaliação da situação no seu relatório de síntese de 2005. Após três anos de funcionamento, as agências de execução serão objecto de uma avaliação externa. A externalização só será ponderada se ficar claramente demonstrada a rentabilidade dessa opção e se as questões de governança e de controlo puderem ser devidamente tratadas nesse quadro.

Além disso, utilizar-se-ão os resultados de uma avaliação do funcionamento dos serviços, iniciada em Outubro de 2005, para tomar medidas destinadas a melhorar o funcionamento desses serviços, definir as respectivas competências quando pertinente e considerar opções para reforçar a sua dimensão interinstitucional.

Planeamento Estratégico e Programação (PEP)

No que respeita ao ciclo PEP, os principais pontos podem resumir-se do seguinte modo:

Desenvolver a perspectiva plurianual do planeamento estratégico

Importa salientar a dimensão plurianual do ciclo de planeamento estratégico. A estratégia política anual (EPA) será inserida numa perspectiva plurianual e para a preparar, confrontar-se-ão os resultados anteriores com os objectivos plurianuais. Reforçar-se-á o debate de orientação dos membros da Comissão relativo à EPA (pedra de toque da liderança política do ciclo), aumentando a coordenação entre os serviços da Comissão e as suas contribuições anteriores ao debate e centrando este último nas principais opções políticas.

Fomentar uma cultura de definição de objectivos

A Comissão vai intensificar esforços para melhorar a qualidade, a pertinência e a definição dos objectivos e indicadores e para promover a fixação de objectivos plurianuais. A necessidade de concretizar os objectivos prioritários e de prestar contas sobre o desempenho será mais integrada na cultura administrativa. Consagrar-se-á especial atenção às dificuldades com que se deparam os serviços da Comissão aquando da definição de indicadores compreensíveis para o público em geral e ao reforço da sua assimilação pelos quadro superiores e pela própria Comissão.

Melhorar o processo de atribuição de recursos

A base de informações e o processo de decisão relativamente à dotação de recursos melhoraram substancialmente nos últimos anos, estando em curso a sua ligação com o ciclo orçamental. No entanto, a recente orientação no sentido da revisão dos critérios e indicadores objectivos para determinação das necessidades em recursos, carga de trabalho e desempenho contribuirão para melhorar o processo. Além disso, poderão atribuir-se temporariamente determinados postos a alguns serviços, de modo a melhor reflectir as prioridades da Comissão, antes de os redistribuir a outras áreas prioritárias, quando tiverem sido alcançados os objectivos pretendidos. Consequentemente, as informações sobre desempenho deverão passar a ser um elemento importante na preparação do anteprojecto de orçamento e consequente processo orçamental.

Promover a difusão e a comunicação dos resultados das políticas

Comunicar aos cidadãos e outras partes interessadas os benefícios da acção da UE constitui uma prioridade para a Comissão, que pretende utilizar mais sistematicamente a informação quantitativa e qualitativa sobre desempenho como forma de reforçar a sua capacidade de comunicar com eficácia. Trata-se, em especial, de definir objectivos e indicadores pertinentes e compreensíveis. No contexto do ciclo PPS, os serviços da Comissão terão de definir os principais objectivos de cada domínio de actuação numa linguagem política clara, explicando os desafios e as principais realizações de forma compreensível pelo público.

Para garantir um maior equilíbrio entre a difusão dos resultados políticos e das informações relativas ao controlo e à gestão, serão apresentados anualmente ao Parlamento Europeu, ao Conselho e a outras partes interessadas relatórios sobre a evolução registada em matéria de concretização de objectivos políticos estratégicos. Os actuais relatórios de síntese continuarão a incidir sobre questões de gestão e de controlo.

Política de pessoal

O pessoal da Comissão, responsável pela elaboração e execução da sua política, constitui inegavelmente o principal trunfo da instituição. O êxito da Comissão na concretização dos objectivos estratégicos está portanto, intrinsecamente ligado à qualidade e inovação da gestão dos recursos humanos (GRH). Embora a GRH na Comissão tenha evoluído significativamente ao longo dos anos, o pessoal em geral, e, em especial, o pessoal implicado na GRH ao nível local, continua a considerar tais actividades como uma função de controlo e verificação da conformidade.

A médio prazo, a Comissão procurará desenvolver a GRH como parte da estratégia para assegurar uma gestão dos recursos humanos que lhe permita cumprir a sua agenda e objectivos. Neste contexto, o recurso generalizado às ferramentas informáticas (por exemplo, introdução do eCV , base de dados com o perfil profissional do pessoal da Comissão) deverá desempenhar um papel importante.

A Comissão vai tentar aumentar a especialização do pessoal da GRH, no sentido de profissionalizar as funções e processos de GRH nos serviços e em toda a instituição. Dever-se-á sobretudo reforçar a orientação para o serviço, integrar a simplificação nas actividades, desenvolver uma cultura centrada no desempenho e reconhecer as prestações individuais. O trabalho de formulação de um plano de acção para a profissionalização da GRH a médio prazo progrediu satisfatoriamente.

O objectivo seguinte é a transformação da GRH num verdadeiro parceiro estratégico para fins de alinhamento estratégico dos recursos humanos. A GRH será ulteriormente desenvolvida, a fim de incluir procedimentos estratégicos de GRH, tais como a gestão de competências, o desenvolvimento organizacional, a gestão das substituições, o planeamento dos recursos estratégicos, etc.

O plano de acção apresentado em Julho de 2004, que tinha por objectivo o recrutamento de técnicos e o desenvolvimento da oferta de formação especializada ao pessoal em funções, continuará a ser aplicado. A Comissão contribuirá igualmente para o programa de trabalho do Serviço de Selecção do Pessoal das Comunidades Europeias, no sentido de assegurar que os concursos continuem a fornecer o número suficiente de candidatos para o provimento de vagas existentes.

A Comissão procurará igualmente conciliar a descentralização das funções de GRH e a aplicação uniforme do Estatuto do pessoal e das políticas em matéria de recursos humanos. Para tal, a DG ADMIN deverá desempenhar um papel activo na promoção, apoio e disponibilização de práticas comuns em matéria de GRH, permitindo simultaneamente um maior grau de flexibilidade ao nível local, nos casos em que este tipo de flexibilidade possa aumentar o desempenho.

Registaram-se progressos no sentido do desenvolvimento de uma política de bem-estar no local de trabalho, que deverá ser ultimada em breve. No domínio da igualdade de oportunidades, definir-se-ão objectivos realistas e tomar-se-ão medidas para assegurar um maior equilíbrio entre os géneros. Continuarão a desenvolver-se soluções viáveis para os regimes de flexibilidade de horário e teletrabalho, com o objectivo de aumentar a conciliação entre a vida profissional e a vida privada. Além disso, a Comissão estuda formas de melhorar e, eventualmente, simplificar o actual sistema de desempenho, avaliação e promoção do pessoal.

Auditoria, gestão e controlo financeiros

Principais iniciativas em matéria de controlo interno

O primeiro objectivo plurianual da Síntese de 2004 consistia em conseguir um funcionamento eficaz dos sistemas de controlo interno e a integração dos conceitos e processos respectivos em todos os serviços da Comissão, designadamente através de inspecções internas regulares efectuadas pelos coordenadores do controlo interno (CCI). As orientações neste âmbito serão posteriormente elaboradas pelos serviços centrais e discutidas pela rede de CCI.

Em matéria de gestão dos riscos, os objectivos para 2005-2006 prevêem o reforço das estruturas e dos processos ao nível de cada DG. A gestão dos riscos será integrada no processo do PGA para 2006 e, a partir dessa data, desenvolver-se-ão progressivamente orientações e instrumentos a nível central para os diferentes tipos de actividades, projectos e processos geridos pela Comissão. Prevê-se, para 2007, uma metodologia de abordagem dos riscos ao nível de “famílias de DG”, bem como o envolvimento dos principais parceiros externos.

Com o roteiro para um quadro integrado de controlo interno, a Comissão pretende iniciar o melhoramento do actual quadro de controlo interno, para poder apresentar ao Tribunal de Contas garantias razoáveis quanto à legalidade e regularidade das transacções subjacentes. Durante as discussões com os Estados-Membros, o Parlamento e o Tribunal de Contas, a Comissão procede a consultas internas destinadas a contribuir para um plano de acção que lançará, no início de 2006, as bases de um quadro integrado. Essas acções terão depois de ser implementadas ao longo dos meses e anos seguintes.

A importância dos controlos ex-post foi reiterada na Síntese de 2004. Pretende-se melhorar a eficiência e reforçar a responsabilização, procedendo a uma maior harmonização e focalizando os controlos ex-post através de estratégias definidas ao nível de “famílias de DG”. De uma forma geral, as reflexões em torno de avaliação de lacunas e o roteiro para um quadro integrado de controlo interno deveriam procurar oferecer aos serviços estratégias de controlo que contemplassem a relação custo-benefícios dos controlos ex-ante e ex-post .

A Comissão está actualmente a preparar uma nova comunicação sobre avaliação, cujo principal objectivo é promover a geração de dados sobre avaliação que possam ser utilizados na tomada de decisões orçamentais e estratégicas. Esta iniciativa pretende igualmente consolidar, clarificar e simplificar as práticas de avaliação e as disposições existentes, dilatando assim ao máximo o valor acrescentado da avaliação à luz das necessidades prioritárias da Comissão em matéria de informação.

Principais iniciativas em matéria de gestão financeira e de contabilidade

Espera-se que o Regulamento Financeiro alterado, actualmente em discussão com as outras instituições, bem como as respectivas normas de aplicação, entrem em vigor até 1 de Janeiro de 2007, juntamente com uma nova geração de actos de base para o período de programação 2007-2013.

Em Outubro de 2005, a Comissão adoptou uma proposta relativa a uma nova fase de simplificação das normas de aplicação. Pretende-se assim que os serviços da Comissão, os operadores económicos e os beneficiários de subvenções vejam simplificados os procedimentos financeiros, sobretudo no que respeita a acções externas e a acordos e contratos de baixo valor.

Se as adaptações necessárias à passagem para o novo tipo de contabilidade estavam terminadas antes do final de 2004, o encerramento da primeira contabilidade de exercício está em curso e é necessário proceder a aperfeiçoamentos que permitam tirar partido das alterações e permitir que os benefícios do sistema não se limitem à contabilidade da Comissão. Em 2005, nomeadamente, procurou-se incorporar no sistema contabilístico as actividades financeiras (crédito), o Fundo Europeu de Desenvolvimento e as dotações de funcionamento geridas pelas delegações; foram iniciadas negociações sobre a possibilidade de abertura do sistema da Comissão às agências e a outras instituições. Entretanto, a utilização da base de dados de contratos da Comissão passou a ser obrigatória para os contratos assinados em 2005 e a abertura de balanços da contabilidade de exercício está a ser validada pelas DG. Paralelamente, estão a tomar-se medidas para melhorar o desempenho operacional e a segurança dos sistemas de TI.

Principais iniciativas de auditoria interna

O grupo de auditoria interna da Comissão pretende intensificar os esforços no sentido de tirar maior partido de possíveis sinergias entre as diferentes partes interessadas, melhorar a coordenação dos programas de trabalho, prosseguir o desenvolvimento e harmonização de metodologias em matéria de auditoria interna e expandir a utilização do sistema de gestão informática das auditorias.

O ciclo de avaliação da qualidade das unidades de auditoria interna dos serviços da Comissão a cargo do SAI, recentemente lançado, será finalizado em 2006. Este exercício geral sobre a qualidade, pautado por normas profissionais, procurará assegurar que os serviços da Comissão disponham de serviços de auditoria interna de qualidade e definir uma base objectiva que ofereça aos auditores garantias quanto aos resultados de outras auditorias internas.

O Comité de Acompanhamento das Auditorias está a ampliar a sua acção e a consolidar a sua capacidade para controlar com eficácia a execução das recomendações no sector das auditorias.

Relativamente ao âmbito e à natureza das suas actividades de auditoria, o SAI vai continuar a abranger domínios que excedem a gestão financeira e a contabilidade. Trata-se, nomeadamente, do planeamento e da tomada de decisões, da concretização de acções e do acompanhamento de actividades, em conformidade com práticas profissionais em termos de processos de avaliação e gestão do risco, controlo e governança[30]. Consagrar-se-á igualmente especial atenção à simplificação e à proporcionalidade, apostando na qualidade dos controlos e não na quantidade, e passando da conformidade formal com as normas de controlo internas para a sua aplicação efectiva.

Principais iniciativas relativamente ao OLAF

Em Fevereiro de 2004, a Comissão adoptou uma primeira série de propostas de alteração dos Regulamentos 1073/1999 e 1074/1999[31]. Na sequência do relatório especial (No 1/2005) do Tribunal de Contas[32] sobre a gestão do OLAF e de uma audição pública sobre o reforço do OLAF, em Julho de 2005, no Parlamento Europeu (Comissão do Controlo Orçamental), a Comissão está a preparar a apresentação de uma nova proposta legislativa, com base nos progressos alcançados e visando essencialmente a governança e o controlo.

Ao longo dos últimos anos, o OLAF tem vindo a reforçar substancialmente as suas actividades de prestação de serviços, incluindo aos serviços da Comissão, acautelando, numa fase preliminar, as propostas legislativas contra a fraude.

4. CONCLUSÕES

As reformas internas levadas a cabo pela Comissão em 2000 traduziram-se por um importante exercício de modernização que implicou a transformação dos métodos de trabalho, dos procedimentos e da regulamentação. Estes resultados foram possíveis graças aos esforços combinados das partes interessadas quer a nível interno (pessoal e administração) quer externo (restantes instituições). A Comissão Barroso entende que os princípios fundamentais subjacentes às medidas da reforma se mantêm inalterados. Agora que a reforma enquanto tal está concluída, a Comissão declara-se determinada a consolidar os resultados alcançados, garantindo que os seus recursos financeiros e humanos sejam utilizados de forma eficiente e eficaz, de modo aberto e transparente, facilitando assim o controlo e reforçando a confiança dos cidadãos da Europa. A Comissão está empenhada em realizar os seus objectivos estratégicos em matéria de prosperidade, solidariedade, justiça social e segurança, dando peso à voz da Europa na cena internacional, concentrando a sua atenção na formulação e na concretização eficaz das políticas.

Para facilitar a realização destes objectivos durante o seu mandato, a Comissão pretende:

- prosseguir a consolidação, racionalização e simplificação dos procedimentos internos e dos métodos de trabalho, no interesse da eficiência e eficácia, e melhorar o equilíbrio entre o nível do risco e os custos do controlo;

- garantir que este processo seja integrado no processo normal de aprendizagem contínua e de melhoramento em termos de organização ;

- melhorar a transparência, a responsabilização e a comunicação com os cidadãos europeus, as outras instituições da UE e os outros parceiros;

- aumentar a adesão (quer ao nível político, quer a nível do pessoal) à nova cultura de gestão da Comissão, que se baseia na responsabilidade, na responsabilização, na participação nas tomadas de decisão e na melhoria da comunicação e do diálogo.

[1] (P6_TA(2005)0053).

[2] Ver http://europa.eu.int/comm/atwork/ index_en.htm.

[3] COM(2004) 45.

[4] COM(2002) 275 e COM(2002) 278.

[5] Ver http://europa.eu.int/yourvoice/index_en.htm

[6] A Comissão procedeu já a mais de cem avaliações de impacto, desde a sua introdução, em 2003.

[7] SEC(2004) 1377.

[8] COM(2005) 97.

[9] SEC(2005) 791.

[10] SEC(2000) 1757/6.

[11] e- DOMEC é o acrónimo de “Electronic Archiving and Document Management in the European Commission" (arquivo electrónico e gestão de documentos na Comissão Europeia).

[12] SEC(2004) 1617/4.

[13] Agência de Execução de Energia Inteligente, Agência de Execução do Programa de Saúde Pública e Agência de Execução relativa à Educação, ao Audiovisual e à Cultura.

[14] Incluindo as estruturas mencionadas no documento COM(2005) 119, ou sejam a Agência de Execução da Rede Transeuropeia de Transportes e a Agência de Execução do 7º Programa-Quadro de Investigação.

[15] COMBUD 140/04 de Setembro de 2004.

[16] DT/539456 de Agosto de 2004.

[17] COM(2005) 256.

[18] COM(2005) 12 de 26.1.2005.

[19] COM(2005) 15 de 26.1.2005.

[20] SEC(2005) 811, SEC(2004) 253, SEC(2004) 1602.

[21] Deficiências graves no que respeita boa gestão financeira, à legalidade ou à regularidade das operações subjacentes, relativamente às quais foram lançadas acções correctivas.

[22] COM(2005) 256.

[23] COM(2004) 93, Anexo 4.

[24] As normas de controlo interno implementadas na Comissão baseiam-se substancialmente no quadro COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).

[25] SEC(2004) 986, 12.7.2004, acção relacionada com o co-financiamento.

[26] COM(2005) 252 de 15.6.2005.

[27] Documento de trabalho dos serviços da Comissão, 2.8.2005.

[28] Regulamento (CE) nº 1261/2005, 20.7.2005 (JO L 201 de 2/8/2005).

[29] “ e-Commission 2006-2010: enabling efficiency and transparency ” (promover a eficiência e a transparência), C(2005) 4473.

[30] Norma 2100 do Institute of Internal Auditors (IIA) (Instituto de Auditores Internos), http://www.theiia.org/?doc_id=1499.

[31] (COM(2004) 103 e 104.

[32] JO C 202 de 18.8.2005, p. 1.