PT Jornal Oficial da União Europeia C 313/1

Relatório anual sobre a auditoria da eficácia operacional da gestão do Banco Central Europeu relativo ao exercício de 2005, acompanhado das respostas do Banco Central Europeu

(2007/C 313/01)

INTRODUÇÃO

1. A auditoria da eficácia operacional do Banco Central Europeu (BCE) efectuada pelo Tribunal é uma exigência no âmbito do n.o 2 do artigo 27.o do Protocolo relativo aos estatutos do Sistema Europeu de Bancos Centrais (SEBC) e do Banco Central Europeu (1). O domínio de auditoria seleccionado para a auditoria do exercício de 2005 foi a gestão do projecto da nova sede do BCE. O Tribunal realizou igualmente uma auditoria de acompanhamento da eficácia da política de recursos humanos do BCE.

NOVA SEDE DO BCE

2. O BCE vai construir a sua nova sede em Frankfurt, no local do «Grossmarkthalle» (antigo mercado grossista). A nova sede do BCE, com cerca de 186 000 metros quadrados, irá combinar os edifícios históricos com uma torre de escritórios com cerca de 185 metros de altura. O orçamento actual ascende a cerca de 850 milhões de euros, incluindo cerca de 500 milhões de euros relativos a custos de construção (2).

3. O objectivo da auditoria do Tribunal foi avaliar a eficácia operacional da gestão do projecto da nova sede e o respectivo cumprimento da legislação aplicável. O Tribunal avaliou se o BCE tinha: — definido um planeamento e uma estrutura organizativa eficientes, — criado um quadro adequado para a gestão dos riscos, o acompanhamento, o controlo e a comunicação, tendo em conta a complexidade deste projecto, — aplicado os procedimentos adequados de adjudicação de contratos no âmbito do projecto da nova sede, nos termos da regulamentação geral aplicável na matéria.

4. A auditoria incidiu sobre o período decorrido entre Setembro de 2001 e Agosto de 2006, mas não incluiu o concurso para selecção do projecto do edifício nem os aspectos técnicos das especificações definidas pelo BCE. A auditoria levou igualmente em conta os desenvolvimentos subsequentes do projecto da nova sede.

Planeamento e estrutura organizativa

5. A estrutura organizativa definida para o projecto da nova sede permitiu ao BCE responder às suas necessidades actuais. Esta estrutura foi criada antes de ser tomada a decisão final de construção, incluindo as especificações pormenorizadas de construção, em Dezembro de 2005.

6. Em 2001, a conclusão do projecto estava inicialmente programada para o terceiro trimestre de 2008. Desde então, a conclusão foi adiada para o final de 2011 (3). Esta situação deve-se principalmente à introdução de duas fases que não estavam previstas inicialmente: uma fase de revisão e uma fase de optimização. A fase de revisão durou 10 meses, seguida por uma fase de optimização de 13 meses, durante a qual se conseguiu uma redução dos custos de 30 %. No entanto, o atraso na conclusão do projecto deu origem a custos de arrendamento adicionais.

Gestão dos riscos, acompanhamento, controlo e comunicação

7. O BCE desenvolveu e executou uma estratégia adequada e coerente de acompanhamento, controlo e comunicação.

8. Relativamente à gestão dos riscos, embora tenha sido criado um quadro de gestão dos riscos, constataram-se algumas insuficiências no seu registo. Em Agosto de 2006, o Tribunal tinha examinado o registo dos riscos criado para o projecto da nova sede, que especificava para cada elemento a descrição, o impacto potencial, a acção, o proprietário e o estatuto. O BCE tinha classificado mais de 100 riscos potenciais no registo, com níveis compreendidos entre 1 (fraco impacto e pouca probabilidade) e 25 (impacto e probabilidade elevados).

9. Este registo nem sempre proporcionava uma imagem clara dos elementos de risco mais elevado, a probabilidade da sua ocorrência ou o prazo: os riscos nem sempre estavam formulados de uma forma coerente e, por vezes, encontravam-se misturados com sub-riscos (4). Além disso, os vários riscos respeitantes à reputação do BCE estavam dispersos pelo registo dos riscos, por vezes com uma classificação relativamente baixa (5) e, em vários casos, apenas se indicava um sub-risco no registo ou o risco principal era omitido.

Adjudicação de contratos

10. As regras e procedimentos gerais do BCE em matéria de adjudicação de contratos aplicados a este tipo de actividades relativas ao projecto da nova sede eram adequados. No entanto, estas regras não previam um procedimento formal de recurso nem definiam critérios para excluir propostas anormalmente baixas. Embora o BCE se esforce por cumprir as disposições da Directiva da UE (6), os limiares não foram sistematicamente revistos em conformidade com as mesmas.

11. De uma forma geral, a adjudicação dos contratos do projecto da nova sede cumpriu as regras e procedimentos do BCE, mas a pontuação nem sempre foi clara e baseou-se em subcritérios que não estavam explicitamente previstos como critérios de avaliação. Além disso, embora a maioria das derrogações estejam devidamente autorizadas e justificadas, em determinados casos a justificação era questionável ou não estava formalmente documentada.

12. Relativamente a vários concursos, não existem provas disponíveis de se ter sempre efectuado a opção economicamente mais vantajosa. Em alguns destes concursos, o âmbito exacto dos serviços propostos não estava suficientemente claro, as propostas apresentavam grandes diferenças e os proponentes seleccionados para participar nas negociações puderam posteriormente alterar de forma significativa as suas propostas.

13. O Tribunal detectou insuficiências nos controlos efectuados pelo BCE aos procedimentos de adjudicação de contratos relativos aos trabalhos de consultores externos. Num caso, os controlos realizados pelo BCE relativos à pontuação das propostas não podiam ser verificados. Noutro caso, o processo de adjudicação de contratos foi principalmente conduzido pelo gestor externo do projecto, não havendo provas claras da participação do BCE.

Conclusões e recomendações

14. Embora o calendário inicial para a conclusão do projecto fosse demasiado optimista, no geral o BCE definiu uma estrutura organizativa adequada que lhe permite responder às suas necessidades actuais, tendo conseguido diminuir de forma significativa os custos globais estimados. O BCE criou um quadro adequado de acompanhamento, controlo e informação relativamente ao projecto da nova sede. Embora tenha sido criado um quadro de gestão dos riscos para este projecto, constataram-se algumas insuficiências relativas ao registo dos riscos. As principais insuficiências verificaram-se na aplicação dos procedimentos de adjudicação de contratos do projecto, pois em alguns casos as regras e procedimentos do BCE em matéria de adjudicação de contratos não foram respeitadas na totalidade.

15. O Tribunal recomenda que o BCE: — continue a melhorar a sua gestão dos riscos no âmbito do projecto da nova sede, — melhore os seus controlos dentro do processo de adjudicação de contratos e garanta que as regras e procedimentos nessa matéria são respeitados na totalidade.

ACOMPANHAMENTO DA AUDITORIA RELATIVA AOS RECURSOS HUMANOS

16. O Tribunal realizou uma auditoria de acompanhamento da sua auditoria de 2004 relativa à eficácia da política de recursos humanos do BCE.

17. Registaram-se progressos significativos no domínio dos recursos humanos em geral, nomeadamente com a definição de uma estratégia de comunicação na matéria. Outras questões encontravam-se ainda em fase de execução, tais como a definição de indicadores-chave de desempenho para todos os serviços. Além disso, a nova versão do sistema informático para melhorar a fiabilidade e exaustividade dos dados relativos às férias e ausências de pessoal foi adiada para 2008. Algumas orientações e procedimentos específicos ainda não foram definidos, como as orientações em matéria de trabalho a tempo parcial e as regras relativas aos procedimentos disciplinares.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 8 de Novembro de 2007. Pelo Tribunal de Contas Hubert WEBER Presidente

(1) O n.o 2 do artigo 27.o prevê que «o disposto no artigo 248.o do presente Tratado é exclusivamente aplicável à análise da eficácia operacional da gestão do BCE». As disposições institucionais relativas ao Banco Central Europeu figuram no artigo 110.o do Tratado CE.

(2) Baseado em preços de 2005.

(3) Apresenta-se em anexo o calendário que mostra a evolução do projecto.

(4) Por exemplo, o risco classificado como número 4 «Uma mudança em bloco em Dezembro de 2011 não é possível devido à actividade principal» é menos crítico e constitui um sub-risco do risco classificado como número 13 «A mudança para o novo edifício é adiada (por qualquer razão) — os contratos de arrendamento existentes têm de ser prolongados — Prolongamento do tempo/custo».

(5) Por exemplo, o risco de «Contratação ilegal de contratantes/subcontratantes» que estava classificado com o número 43.

(6) A Directiva Europeia relativa à Adjudicação de Contratos Públicos (Directiva 2004/18/CE do Parlamento Europeu e do Conselho relativa à coordenação dos processos de adjudicação dos contratos de empreitada de obras públicas, dos contratos públicos de fornecimento e dos contratos públicos de serviços que deveria ter sido aplicada até 31 de Janeiro de 2006, o mais tardar) não se aplica directamente, uma vez que as directivas são dirigidas aos Estados-Membros.

ANEXO EVOLUÇÃO DO PROJECTO DA NOVA SEDE DO BCE Fase de competição Fase de optimização Fase de planeamento Fase de construção Ocupação das instalações Nov 2002 — Dez 2004 Jan 2005 — Fev 2006 Mar 2006 — Nov 2008 Jan 2008 — Dez 2011 Fim 2011 Fase de competição (1.a parte) Fase de competição (2.a parte) Fase de revisão (3.a parte) Fase de optimização Planeamento preliminar Planeamento detalhado Planeamento para a licença de construção Planeamento para concursos Trabalhos preliminares de construção Principais trabalhos de construção Concurso internacional com 80 participantes Concurso internacional com 12 participantes Atribuição do 1.o Prémio Com 3 participantes Optimizar o projecto reduzindo os custos de forma significativa Planeamento da concepção com diferentes níveis de pormenor, preparação e candidatura à licença de construção, preparação dos concursos para a construção Trabalhos preparatórios de construção Construção dos novos edifícios Mudança de instalações Altura 150 m Altura 150 m Altura elevada para 180 m Altura 180 m Altura 185 m (Fonte: BCE)