Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência relativas ao exercício de 2002, acompanhado das respostas do Observatório

(2003/C 319/10)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Parlamento Europeu e ao Conselho, em conformidade com o n.o 2 do artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Observatório relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2002. De acordo com o n.o 8 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 302/93 do Conselho(2), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(3), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no n.o 12 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 302/93 do Conselho, com a última redacção que lhe foi dada pelo artigo 1.o do Regulamento (CE) n.o 3294/94 do Conselho(4). Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2002 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

5. Sem colocar em causa a opinião que acaba de formular, o Tribunal insiste contudo em chamar a atenção da autoridade de quitação para as situações descritas nos pontos 8, 9, 12 e, em especial, no ponto 13.

OBSERVAÇÕES

Introdução

6. O Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência foi criado pelo Regulamento (CEE) n.o 302/93 do Conselho, de 8 de Fevereiro de 1993. A sua missão principal consiste na recolha e divulgação de "informações objectivas, fiáveis e comparáveis" sobre o fenómeno da droga e da toxicodependência na Europa. Para o efeito, o Observatório constituiu uma rede de centros nacionais. Além disso, colabora com diversas organizações internacionais que operam no mesmo domínio.

Execução orçamental

7. No quadro 1(5) é apresentada a execução das dotações do exercício de 2002 e das dotações transitadas do exercício anterior.

8. O Observatório não teve em conta as disposições do seu regulamento financeiro aplicáveis às transições de dotações(6). Em Dezembro de 2001, foram emitidas propostas de autorização num montante de 308300 euros, que foram justificadas apenas no decurso do ano seguinte.

9. No que respeita às transições não automáticas de 212400 euros, a decisão tomada pelo Conselho de Administração no final do exercício é irregular(7). Estas transições tinham por objecto as dotações não autorizadas dos Títulos I e II, que foram indevidamente transferidas para o Título III tendo em vista a transição para o exercício seguinte(8).

Demonstrações financeiras

10. Nos quadros 2 e 3 são apresentados sinteticamente a conta de gestão e o balanço publicados pelo Observatório para o exercício de 2002.

11. O inventário deverá ser realizado com maior rigor. Nos últimos anos, não se efectuou qualquer inventário físico. Os bens que figuram nas listas de inventário, que não são exaustivas, não são identificados nem localizados. Além disso, não se procedeu a qualquer saída de inventário dos bens obsoletos.

Legalidade e regularidade das operações subjacentes

12. Por decisão de 18 de Abril de 2002, o Director autorizou três gestores orçamentais responsáveis pelo projecto PHARE a assinarem os cheques e as transferências bancárias. Este tipo de autorização, que confere poderes de contabilista ao gestor orçamental, não está em conformidade com o princípio da separação de funções(9).

Gestão do pessoal

13. O Tribunal teve já a ocasião de chamar a atenção do Observatório para a necessidade de conferir maior rigor ao seu sistema de gestão do pessoal(10). Os controlos realizados em 2002 salientaram a persistência de anomalias como a falta de documentos essenciais nos processos, que impede a avaliação do fundamento dos direitos financeiros concedidos aos agentes em questão. Impõe-se uma constatação da mesma natureza quanto aos procedimentos de selecção: anúncio impreciso, actas dos comités de selecção incompletas, falta de estabelecimento prévio dos critérios de avaliação dos candidatos, etc. Deste modo, a organização e a realização de um concurso interno para conceder o estatuto de funcionário permanente a diversos agentes do Observatório foram afectadas por diversas irregularidades relativas designadamente à admissibilidade de determinados candidatos ou ainda à composição do júri. A importância das anomalias constatadas conduziu a Comissão a formular ao Observatório objecções sobre diversos aspectos dos procedimentos aplicados.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 15 e 16 de Outubro de 2003.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(2) JO L 36 de 12.2.1993.

(3) Em conformidade com o artigo 82.o do Regulamento (CE) n.o 2343/2002 da Comissão, as contas definitivas da totalidade das receitas e das despesas do Observatório relativas ao exercício de 2002 foram elaboradas em 15 de Setembro de 2003, tendo sido posteriormente enviadas ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 19 de Setembro de 2003. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(4) JO L 341 de 30.12.1994, p. 7.

(5) Os números foram arredondados, o que pode provocar diferenças mínimas a nível dos totais.

(6) N.o 1, alínea a), do artigo 6.o do regulamento financeiro do Observatório.

(7) N.o 2 do artigo 6.o do regulamento financeiro do Observatório.

(8) O regulamento financeiro do Observatório (artigo 21.o) autoriza apenas as transferências entre capítulos.

(9) Artigo 16.o do regulamento financeiro do Observatório.

(10) Ver pontos 16 a 34 do relatório anual relativo ao exercício de 2000 (JO C 372 de 28.12.2001, p. 64).

Quadro 1

Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência - Execução orçamental relativa ao exercício de 2002NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Observatório - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Observatório nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência - Conta de gestão relativa aos exercícios de 2002 e de 2001((Nas suas contas, o Observatório incluiu nas receitas e despesas a utilização das receitas afectadas não empregues em 2001.))

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Observatório.

Quadro 3

Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência - Balanço a 31 de Dezembro de 2002 e a 31 de Dezembro de 2001NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Observatório - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Observatório nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas do Observatório

8. O Observatório reconhece a necessidade de minimizar os reportados automáticos, a fim de melhor observar o princípio de anualidade orçamental. Os esforços realizados neste sentido conduziram o Observatório, no final de 2002, a uma redução das transições automáticas em relação ao exercício precedente.

9. A decisão tomada pelo Conselho de Administração visava responder à necessidade, surgida em fim de exercício, de assegurar o financiamento de uma solução imobiliária temporária, enquanto se aguardava a aprovação de uma solução definitiva.

11. Foram já envidados esforços importantes visando a melhoria do sistema de inventário. Desde 2003, o sistema ELS corresponde ao valor das imobilizações apresentado no activo do balanço do Observatório. De futuro, prosseguirão as diligências para aperfeiçoar o sistema. Até ao final de 2003, realizar-se-á um inventário físico.

Em 12 de Maio de 2003, o Observatório decidiu a desclassificação dos bens informáticos obsoletos, num valor total (valor de aquisição) de 226959 euros.

12. O sistema em causa foi aprovado, a título excepcional, para este projecto específico. Foram tomadas medidas para rectificar a situação.

13. Os problemas pontuais identificados pelo Tribunal constituirão objecto de uma análise pormenorizada por parte do Observatório e, sempre que necessário, serão tomadas medidas adequadas para garantir que se completem os processos. No que se refere ao recrutamento de agentes temporários, os procedimentos de selecção do Observatório observam as disposições do anexo III do Estatuto ("Processo de concurso"). Quanto aos concursos de titularização, dada a complexidade dos procedimentos aplicáveis a tais concursos e a insuficiência de pessoal especializado nestas matérias num organismo com a dimensão do Observatório, surgiram imperfeições apesar das precauções tomadas, nomeadamente graças à participação de representantes da Comissão na definição e na implementação do procedimento. O Observatório sublinha que, em última análise, e na sequência das verificações exaustivas entretanto efectuadas, designadamente pelos serviços especializados da Comissão, a natureza das imperfeições identificadas não é de ordem a recolocar em causa a regularidade do procedimento e dos seus resultados. O Observatório prosseguirá os seus esforços no sentido de tornar ainda mais rigorosos os seus procedimentos de recrutamento, recorrendo, em simultâneo, e tão sistematicamente quanto possível, ao Serviço de Selecção do Pessoal das Comunidades Europeias (EPSO).