PT Jornal Oficial da União Europeia C 304/154

RELATÓRIO

sobre as contas anuais do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais relativas ao exercício de 2008, acompanhado das respostas do Instituto

2009/C 304/28

ÍNDICE

Pontos Página INTRODUÇÃO… 1-2 155 DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE… 3-12 155 OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL E FINANCEIRA… 13-16 156 Quadro… 157 Respostas do Instituto… 158

INTRODUÇÃO

1. O Instituto Comunitário das Variedades Vegetais (a seguir designado por «Instituto»), sedeado em Angers, foi criado pelo Regulamento (CE) n.o 2100/94 do Conselho, de 27 de Julho de 1994 (1). É seu objectivo principal registar e examinar os pedidos de concessão da protecção comunitária da propriedade industrial para as variedades vegetais, bem como encarregar os organismos competentes dos Estados-Membros de realizar os exames técnicos necessários (2).

2. Em 2008, o orçamento do Instituto elevou-se a 12,5 milhões de euros, comparativamente a 13,4 milhões de euros no ano anterior. O número de efectivos do Instituto no final do exercício ascendia a 44, em comparação com 44,5 no ano anterior.

DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE

3. o do Tratado, o Tribunal auditou as contas anuais Em conformidade com o disposto no artigo 248.do Tratado, o Tribunal auditou as contas anuais ( 3 ) do Instituto, que são constituídas pelas «demonstrações financeiras» ( 4 ) e pelos «mapas sobre a execução do orçamento» ( 5 ) relativos ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2008, bem como a legalidade e regularidade das operações subjacentes a essas contas.

4. A presente declaração é dirigida ao Conselho de Administração do Instituto, em conformidade com o artigo 111 o do Regulamento (CE) n o 2100/94 do Conselho.

Responsabilidade da gestão

5. Na sua qualidade de gestor orçamental, o Presidente executa as receitas e despesas do orçamento nos termos da regulamentação financeira do Instituto, sob a sua própria responsabilidade e nos limites das dotações atribuídas ( 6 ) . Compete ao Presidente instituir ( 7 ) a estrutura organizativa e os sistemas e procedimentos de gestão e de controlo internos, relevantes para a elaboração de contas definitivas ( 8 ) isentas de distorções materiais devidas a fraudes ou erros, e garantir que as operações subjacentes são legais e regulares.

Responsabilidade do Tribunal

6. Compete ao Tribunal, com base na sua auditoria, fornecer uma declaração sobre a fiabilidade das contas anuais do Instituto, bem como sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes.

7. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as normas internacionais de auditoria e os códigos deontológicos da IFAC e da ISSAI ( 9 ) . Estas normas exigem que o Tribunal cumpra os requisitos éticos e planeie e execute a auditoria de modo a obter uma garantia razoável de que as contas estão isentas de distorções materiais e de que as operações subjacentes são legais e regulares.

8. A auditoria do Tribunal implica a execução de procedimentos visando obter provas de auditoria relativas aos montantes e às informações das contas, bem como à legalidade e à regularidade das operações subjacentes. A escolha dos procedimentos depende do juízo do Tribunal em matéria de auditoria, incluindo a avaliação do risco de as contas conterem distorções materiais ou de as operações, devido a fraudes ou erros, serem ilegais ou irregulares. Ao efectuar essas avaliações do risco, examina-se o controlo interno aplicável à elaboração e à apresentação das contas por parte da entidade, a fim de conceber procedimentos de auditoria adequados às circunstâncias. A auditoria do Tribunal implica igualmente apreciar se as políticas contabilísticas adoptadas são adequadas e se as estimativas contabilísticas efectuadas pelos gestores são razoáveis, bem como avaliar a prestação de contas no seu conjunto.

9. O Tribunal considera que as provas de auditoria obtidas são suficientes e adequadas como base para as opiniões a seguir apresentadas.

Opinião sobre a fiabilidade das contas

10. Na opinião do Tribunal, as contas anuais do Instituto ( 10 ) reflectem fielmente, em todos os aspectos materialmente relevantes, a sua situação financeira em 31 de Dezembro de 2008, bem como os resultados das suas operações e fluxos de tesouraria relativos ao exercício encerrado nessa data, em conformidade com as disposições do seu regulamento financeiro.

Opinião sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas

11. Na opinião do Tribunal, as operações subjacentes às contas anuais do Instituto relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2008 são, em todos os aspectos materialmente relevantes, legais e regulares.

12. As observações que se seguem não colocam em questão as opiniões do Tribunal.

OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL E FINANCEIRA

13. Em 2007 foram autorizadas dotações administrativas que transitaram para 2008, tendo sido anuladas e autorizadas de novo e finalmente transitadas para 2009 (11). Considerando o princípio da anualidade e a natureza não diferenciada das dotações administrativas, os montantes correspondentes deveriam ter sido repostos através de um orçamento rectificativo.

14. O contabilista do Instituto não validou o módulo orçamental do novo sistema informático de contabilidade. Durante o processo de encerramento das contas de 2008 detectaram-se insuficiências no sistema, que implicaram a realização de ajustamentos contabilísticos. Estas insuficiências devem ser corrigidas para que o módulo possa ser validado.

15. No caso de duas convenções de subvenção (12) cobrindo o montante total das despesas, os custos indirectos incorridos pelos contratantes para além do limite forfetário de 7 % foram considerados elegíveis. Nos termos dos contratos (13), o Instituto deveria ter pedido uma justificação para os montantes consideráveis envolvidos (14).

16. Em relação ao fornecimento de mobiliário (15), o Instituto adjudicou o contrato por ajuste directo a um fornecedor específico, sem poder apresentar documentação ou provas relevantes relativas aos critérios de adjudicação e sem efectuar uma avaliação das diferentes alternativas apresentadas por um consultor técnico escolhido pelo Instituto para o efeito. Esta prática afectou a transparência do procedimento.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 8 de Outubro de 2009. Pelo Tribunal de Contas Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Presidente

Quadro Instituto Comunitário das Variedades Vegetais (Angers) Domínio de competências comunitárias segundo o Tratado Competências do Instituto [Regulamento (CE) no 2100/94 do Conselho] Governação Meios colocados à disposição do Instituto em 2008 (2007) Actividades e serviços fornecidos em 2008 (2007) Livre circulação de mercadorias As proibições ou restrições justificadas por razões de protecção da propriedade industrial e comercial não devem constituir um meio de discriminação arbitrária nem qualquer restrição dissimulada ao comércio entre os Estados-Membros. (Extracto do artigo 30. o do Tratado) Objectivos — Aplicação do regime de protecção comunitária das variedades vegetais como forma única e exclusiva de protecção comunitária dos direitos de propriedade industrial relativos às variedades vegetais. Atribuições — Decisões relativas à rejeição ou concessão de uma protecção comunitária das variedades vegetais, — Decisões relativas a objecções, — Decisões relativas a recursos, — Decisões relativas à anulação ou à extinção da protecção comunitária das variedades vegetais. 1 — Presidente Dirige o Instituto. É nomeado pelo Conselho com base numa lista de candidatos apresentada pela Comissão após parecer do Conselho de Administração. 2 — Conselho de Administração Supervisiona os trabalhos do Instituto e pode estabelecer regras quanto aos métodos de trabalho. É composto por um representante de cada Estado-Membro, um representante da Comissão e pelos respectivos suplentes. 3 — As decisões no âmbito do procedimento de concessão de uma protecção comunitária são tomadas por Comités compostos por três membros do pessoal do Instituto e pela Câmara de Recurso em caso de recurso. 4 — Controlo da legalidade dos actos do Instituto A Comissão controlará a legalidade dos actos do Presidente em relação aos quais o direito comunitário não preveja o controlo de legalidade por outro órgão e dos actos do Conselho de Administração relativos ao orçamento do Instituto. 5 — Auditoria externa Tribunal de Contas. 6 — Autoridade de quitação Conselho de Administração. Orçamento 12,5 (13,4) milhões de euros Efectivos em 31 de Dezembro de 2008 Lugares previstos no quadro do pessoal: 43 (42) dos quais ocupados: 43 (42) + 1 (2,5) outros lugares (peritos nacionais destacados, agentes locais e interinos) Total dos efectivos: 44 (44,5) Desempenhando as seguintes funções: operacionais : 17 administrativas : 21 mistas : 6 Pedidos recebidos: 3 012(2 977) Títulos concedidos: 2 162(2 616) Títulos comunitários em vigor em 31 de Dezembro de 2008: 15 599(14 598) Fonte: informações fornecidas pelo Instituto.

RESPOSTAS DO INSTITUTO 13. Devido a atrasos inesperados, os trabalhos não puderam ser finalizados durante a vigência das autorizações orçamentais respectivas. Para que o Instituto cumprisse as suas obrigações contratuais sem falsear artificialmente as contas orçamentais, os montantes remanescentes foram autorizados de novo em 2008 e não no orçamento de 2009. Ao proceder desta forma, o Instituto considera que não infringiu as regras orçamentais. 14. O contabilista providenciou no sentido de garantir que as insuficiências identificadas durante o encerramento fossem corrigidas pelo fornecedor do programa informático e, com base em testes extensivos, validou completamente o módulo orçamental do novo sistema informático de contabilidade. A validação foi enviada ao Tribunal em 25 de Junho de 2009. 15. As convenções de subvenção prevêem a possibilidade de realização de auditorias até 5 anos após o pagamento do saldo e de, em caso de montantes pagos em excesso, exigir o reembolso dos mesmos. Tendo em conta as observações do Tribunal, o Instituto organizará uma auditoria nos próximos meses. 16. O Instituto teria, é claro, realizado um procedimento de apelo à concorrência se tal não tivesse sido impossibilitado pelo sistema de distribuição exclusivo do tipo de mobiliário escolhido. Por este motivo, em conformidade com a alínea b) do n.o 1 do artigo 126.o das normas de execução do regulamento financeiro, o Instituto considerou devidamente fundamentado o procedimento por negociação. Esta justificação foi devidamente documentada.

(1) JO L 227 de 1.9.1994, p. 27.

(2) O quadro apresenta sinteticamente as competências e actividades do Instituto, sendo apresentado a título informativo.

(3) Estas contas são acompanhadas de um relatório sobre a gestão orçamental e financeira durante o exercício, o qual indica, entre outros elementos, a taxa de execução das dotações, fornecendo informações sucintas sobre as transferências de dotações entre as várias rubricas orçamentais.

(4) As demonstrações financeiras são constituídas por: balanço e conta dos resultados económicos, mapa dos fluxos de tesouraria, mapa da variação dos capitais próprios e anexo às demonstrações financeiras, que inclui a descrição das principais políticas contabilísticas e outras notas explicativas.

(5) Os mapas sobre a execução do orçamento incluem a conta de resultados da execução orçamental e o seu anexo.

(6) Artigo 33.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, de 23 de Dezembro de 2002 (JO L 357 de 31.12.2002, p. 72).

(7) Artigo 38.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002.

(8) As regras relativas à prestação de contas e à contabilidade das Agências são estabelecidas no Capítulo 1 do Título VII do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, alterado pelo Regulamento (CE, Euratom) n.o 652/2008 da Comissão, de 9 de Julho de 2008 (JO L 181 de 10.7.2008, p. 23), sendo assim integradas no regulamento financeiro do Instituto.

(9) Federação Internacional de Contabilistas (IFAC – International Federation of Accountants) e Normas Internacionais das Instituições Superiores de Controlo (ISSAI – International Standards of Supreme Audit Institutions).

(10) As contas anuais definitivas foram elaboradas em 26 de Junho de 2009 e recebidas pelo Tribunal em 7 de Julho de 2009. As contas anuais definitivas, consolidadas com as da Comissão, serão publicadas no Jornal Oficial da União Europeia até 15 de Novembro do ano seguinte ao exercício encerrado. Estão disponíveis nos sítios internet http://eca.europa.eu ou http://www.cpvo.europa.eu/main/en/home/about-the-cpvo/financing

(11) Destinadas principalmente a obras de renovação de um edifício e a um novo sistema informático de contabilidade (no valor total de 248 000 euros).

(12) Num montante total de 670 000 euros (dos quais 50 % são financiados pelo Instituto).

(13) O n.o 9 do artigo 1.o das condições especiais estipula que os custos gerais são elegíveis desde que se possam apoiar em provas contabilísticas.

(14) Num dos casos, o montante global dos custos indirectos pagos que excediam o limiar era superior a 40 000 euros).

(15) Procedimento por negociação relativo ao fornecimento de mobiliário de escritório para as novas instalações do Instituto (80 000 euros).