Proposta de REGULAMENTO DO CONSELHO que altera o Regulamento (CEE, Euratom) n.° 354/83 no que respeita ao depósito dos arquivos históricos das instituições no Instituto Universitário Europeu em Florença /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */





EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS 1. CONTEXTO DA PROPOSTA 1.1. Contexto geral Um regulamento do Conselho[1] adotado em fevereiro de 1983 exige que as instituições, definidas no artigo 1.° do referido regulamento, criem arquivos históricos e procedam à sua abertura ao público uma vez decorridos 30 anos. Este regulamento permite que cada instituição guarde os seus arquivos históricos no lugar que considerar mais apropriado. Em 1984, o Parlamento Europeu, o Conselho e a Comissão concordaram em depositar os seus arquivos históricos no Instituto Universitário Europeu (IUE) em Florença, onde são colocados à disposição do público. Desde então, o Tribunal de Contas Europeu, o Comité Económico e Social Europeu e o Banco Europeu de Investimento também decidiram depositar os seus arquivos no IUE. Os termos do depósito são regidos por um contrato celebrado em 17 de dezembro de 1984 entre as Comunidades Europeias, representadas pela Comissão, e o IUE. O Governo italiano coloca à disposição do IUE, de modo permanente e gratuito, instalações adequadas para alojar os arquivos. Tal facto garante que os arquivos depositados são conservados e protegidos de acordo com os padrões internacionalmente aceites. O depósito dos arquivos históricos das instituições no IUE visa possibilitar o acesso aos arquivos numa única localização, promover a sua consulta e incentivar a investigação sobre a história da integração europeia e das instituições europeias. 1.2 Objetivo da proposta A proposta visa confirmar o papel do IUE na gestão dos arquivos históricos das instituições, criando uma sólida base jurídica e financeira para a parceria entre a UE e o IUE. 1.3 Principais elementos da proposta A proposta prevê o depósito dos arquivos históricos das instituições no IUE. No futuro, todas as instituições, com exceção do Tribunal de Justiça da União Europeia e do Banco Central Europeu, vão depositar os seus arquivos históricos no IUE a partir do momento em que estes tenham sido abertos ao público nos termos do regulamento atual. A proposta não afeta a propriedade dos arquivos históricos, que continua a pertencer às instituições, nem altera as regras existentes que permitem às instituições decidir quais os documentos a tornar públicos após 30 anos. Os custos operacionais e de pessoal suportados pelo IUE para gerir os arquivos históricos serão financiados a partir do orçamento geral da União Europeia, com exceção das despesas relacionadas com a disponibilidade e o equipamento do(s) edifício(s) que abriga(m) os arquivos e o respetivo pessoal. O IUE faculta ao público o acesso aos arquivos históricos da UE. No entanto, tal não exclui a possibilidade de as instituições facultarem igualmente ao público o acesso aos seus próprios arquivos históricos. A proposta estabelece uma distinção entre o depósito de arquivos em formato de papel e digital. Os arquivos em papel continuam a ser fisicamente depositados e conservados no IUE. Contudo, o IUE não tem de conservar os arquivos digitais para efeitos de proporcionar o acesso a estes arquivos, continuando a sua conservação a longo prazo a ser da responsabilidade das instituições originárias. A proposta clarifica as responsabilidades do IUE na proteção dos dados pessoais contidos nos arquivos históricos das instituições. Prevê igualmente que cada instituição deve adotar normas de execução para a aplicação do Regulamento n.º 354/83, incluindo regras sobre a conservação, abertura ao público e proteção dos dados pessoais dos arquivos históricos. 2. RESULTADOS DAS CONSULTAS DAS PARTES INTERESSADAS A presente proposta não exige uma avaliação de impacto. Foram consultadas as partes interessadas. O IUE e a Itália, enquanto instituição e Governo de acolhimento, manifestaram o seu apoio à proposta. Os serviços administrativos das instituições da UE e a rede das agências da UE também apoiaram o objetivo da proposta. O Tribunal de Justiça da União Europeia e o Banco Central Europeu pediram para ser isentos da obrigação de depositar os seus arquivos históricos no IUE. No entanto, não excluem a possibilidade de o virem a fazer no futuro, numa base voluntária. Isso deve-se à natureza das suas atividades e reflete a prática atual em muitos Estados‑Membros relativamente aos arquivos históricos de organismos semelhantes. 3. ELEMENTOS JURÍDICOS DA PROPOSTA 3.1 Principais disposições da proposta A proposta prevê o depósito dos arquivos históricos das instituições junto do Instituto Universitário Europeu, em Florença, Itália, que os colocará à disposição do público. 3.2 Base jurídica A base jurídica da proposta é o artigo 352.º do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia. O Regulamento n.º 354/83 do Conselho e a respetiva alteração de 2003 foram adotados ao abrigo do artigo 308.° do Tratado CE, antecessor do artigo 352.º do TFUE. A atual proposta não afeta o objetivo do Regulamento n.º 354/83, ou seja, a abertura dos arquivos das instituições após 30 anos, limitando-se a determinar que estes serão depositados junto do IUE, logo que as instituições em causa os tenham aberto ao público em conformidade com o regulamento em vigor. Trata-se do reconhecimento formal da situação existente, pois a maioria das instituições que abriram os seus arquivos já os depositaram no IUE. O artigo 3.º, n.º 3, do TUE prevê, nomeadamente, que a União Europeia deve respeitar a sua rica diversidade cultural e assegurar que o património cultural da Europa é protegido e valorizado. Os arquivos históricos das instituições fazem parte do património cultural europeu e a sua abertura ao público destina-se essencialmente a finalidades académicas, educativas e culturais. A União dispõe de poderes para adotar medidas destinadas a apoiar, coordenar ou completar a ação dos Estados-Membros nestes domínios, mas os Tratados não preveem as competências necessárias no que respeita aos arquivos históricos das instituições. A utilização de outra base jurídica implicaria que fosse proposto um novo regulamento e, consequentemente, as disposições do Regulamento n.º 354/83 do Conselho seriam objeto de debate, incluindo os seus princípios fundamentais, o que iria muito além do objetivo da proposta acima descrito. A possibilidade de basear a proposta no artigo 15.°, n.º 3, do TFUE foi examinada, mas foi rejeitada pelas seguintes razões: O principal objetivo da criação dos arquivos históricos é selecionar os documentos com base no seu valor administrativo, histórico ou probatório duradouro para a preservação e divulgação da herança histórica das instituições. Cada instituição deve abrir espontaneamente os seus arquivos históricos ao público após 30 anos e fornecer informações suplementares que ajudem a colocar estes arquivos no contexto da sua organização e funcionamento. Tal obrigação vai muito além do direito de acesso do público aos documentos nos termos do artigo 15.°, n.º 3, do TFUE, cujo objetivo essencial é promover a boa governação e assegurar a participação do público no processo de tomada de decisões das instituições. A utilização do artigo 15. °, n.º 3, do TFUE limitaria o âmbito de aplicação das regras que regem a abertura dos arquivos históricos, dado que um regulamento adotado nesta base só se aplicaria às tarefas administrativas do Banco Central Europeu, do Banco Europeu de Investimento e do Tribunal de Justiça da União Europeia, que estão atualmente abrangidos pelo Regulamento (CE) n.° 354/83. 3.3 Princípio da proporcionalidade A proposta limita-se ao depósito dos arquivos históricos das instituições no IUE e às modalidades desse depósito. 3.4 Escolha dos instrumentos Um regulamento é o único instrumento adequado para a criação de uma sólida base jurídica e financeira para a parceria entre a UE e o IUE. A proposta diz respeito à alteração parcial de um regulamento existente. 4. INCIDÊNCIA ORÇAMENTAL A proposta destinada a tornar obrigatório o depósito dos arquivos históricos no IUE não terá qualquer incidência orçamental a curto e médio prazo. A longo prazo, a incidência orçamental não deverá ser significativa. As três maiores instituições, o Parlamento Europeu, o Conselho e a Comissão, bem como o Comité Económico e Social Europeu, o Tribunal de Contas Europeu e o Banco Europeu de Investimento, já depositam os seus arquivos históricos no IUE. A gestão destes arquivos em Florença tem sido financiada a partir do orçamento da UE, uma vez que os arquivos foram depositados no IUE pela primeira vez há mais de um quarto de século. A ficha financeira legislativa prevê a continuação deste financiamento, devendo os custos ser partilhados pelas instituições depositantes em função do trabalho realizado pelo IUE nos respetivos arquivos. As instalações necessárias ao alojamento dos arquivos e do pessoal que os gere no IUE são fornecidas pelo Governo italiano. O número das instituições depositantes vai aumentar em consequência da presente alteração. Contudo, como o depósito abrange os arquivos históricos abertos ao público após 30 anos, decorrerá um tempo considerável até que as instituições que ainda não depositam os seus arquivos no IUE sejam afetadas pela presente proposta. Além disso, os arquivos tendem a tornar-se cada vez mais digitais, o que permitirá realizar economias de escala no seu tratamento e difusão pelo IUE. 2012/0221 (APP) Proposta de REGULAMENTO DO CONSELHO que altera o Regulamento (CEE, Euratom) n.° 354/83 no que respeita ao depósito dos arquivos históricos das instituições no Instituto Universitário Europeu em Florença O CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA, Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia, nomeadamente o artigo 352.º, Tendo em conta a proposta da Comissão Europeia, Após transmissão do projeto de ato legislativo aos parlamentos nacionais, Tendo em conta a aprovação do Parlamento Europeu, Após consulta da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados, Deliberando de acordo com um processo legislativo especial, Considerando o seguinte: (1) Em conformidade com o Regulamento (CEE, Euratom) n.º 354/83 do Conselho, de 1 de fevereiro de 1983, relativo à abertura ao público dos arquivos históricos da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica[2], os arquivos históricos das instituições e organismos devem ser conservados e, sempre que possível, tornados acessíveis ao público após um período de 30 anos. (2) A obrigação de criar os seus arquivos históricos e torná-los públicos sempre que possível é aplicável às instituições referidas no artigo 1.° do Regulamento n.º 354/83. (3) O Regulamento n.º 354/83 determina que cada instituição pode depositar os seus arquivos históricos no lugar que considerar mais apropriado. (4) Em 1984, o Parlamento Europeu, o Conselho e a Comissão concordaram em depositar os seus arquivos históricos em Florença, no Instituto Universitário Europeu (IUE), onde são colocados à disposição do público. Para o efeito, em 17 de dezembro de 1984, foi celebrado um contrato entre a Comunidade Europeia, representada pela Comissão, e o Instituto Universitário Europeu em Florença. (5) O Comité Económico e Social e o Tribunal de Contas Europeu já concordaram em aderir aos termos do contrato de depósito de 17 de dezembro de 1984. O Banco Europeu de Investimento deposita os seus arquivos históricos no IUE ao abrigo de uma convenção distinta, celebrada com o IUE em 1 de julho de 2005, e das «Regras aplicáveis aos arquivos históricos» adotadas pelo Comité Executivo do BEI em 7 de outubro de 2005[3]. (6) O Governo italiano coloca à disposição do IUE, de modo permanente e gratuito, instalações adequadas para garantir que os arquivos depositados são conservados e protegidos de acordo com os padrões internacionalmente aceites e possibilitar a sua consulta no local. (7) O depósito dos arquivos históricos das instituições no IUE visa possibilitar o acesso aos arquivos numa única localização, promover a sua consulta e incentivar a investigação sobre a história da integração e das instituições europeias. O IUE é um centro de investigação e ensino académico de grande reputação, cujos trabalhos são orientados para a Europa e a integração europeia. Beneficia de quase 30 anos de experiência na gestão dos arquivos históricos das instituições, dispõe de instalações modernas de depósito e investigação construídas expressamente para a sua conservação e consulta e ganhou reputação internacional enquanto depositário destes arquivos. (8) A continuação do depósito dos arquivos históricos das instituições no IUE requer uma base jurídica sólida que reflita o papel do IUE como parceiro das instituições na gestão dos seus arquivos históricos. (9) A natureza específica das atividades do Tribunal de Justiça da União Europeia e do Banco Central Europeu justifica a sua isenção da obrigação de depositar os seus arquivos históricos no IUE em conformidade com o presente regulamento. O Tribunal de Justiça da União Europeia e o Banco Central Europeu podem depositar os seus arquivos históricos no IUE, numa base voluntária. (10) O presente regulamento aplica-se a todas as restantes instituições. Não altera a responsabilidade de cada instituição pela abertura dos seus arquivos históricos ao público nem a respetiva propriedade, que continua a pertencer às instituições. (11) Os dados pessoais contidos nos arquivos históricos depositados no IUE devem ser tratados em conformidade com o Regulamento n.º 45/2001[4]. (12) Podem ser concedidas subvenções para apoiar a gestão dos arquivos das instituições pelo IUE. (13) Por conseguinte, o Regulamento n.º 354/83 deve ser alterado em conformidade. ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO: Artigo 1.º O Regulamento (CEE, Euratom) n.° 354/83 é alterado do seguinte modo: 1. No artigo 8.º, o n.º 1 passa a ter a seguinte redação: «1. Cada instituição, com exceção do Tribunal de Justiça da União Europeia e do Banco Central Europeu, deve depositar no Instituto Universitário Europeu (IUE), em Florença, os documentos que fazem parte dos seus arquivos históricos e que sejam abertos ao público em conformidade com o presente regulamento. O depósito deve ser efetuado de acordo com o previsto no anexo.» 2. São aditados ao artigo 8.º os seguintes números: «3. O Tribunal de Justiça da União Europeia e o Banco Central Europeu podem depositar os seus arquivos históricos no IUE, numa base voluntária. 4. O depósito dos arquivos históricos das instituições no IUE não afeta a propriedade ou a proteção dos arquivos, como previsto no artigo 2.° do Protocolo relativo aos Privilégios e Imunidades da União Europeia anexo ao Tratado. 5. O IUE deve assegurar a conservação e proteção dos arquivos depositados. Esta conservação e proteção devem estar de acordo com os padrões internacionalmente aceites para a proteção física dos arquivos e devem, no mínimo, respeitar normas técnicas e de segurança correspondentes às aplicadas na conservação e gestão dos arquivos públicos em Itália. Os documentos depositados devem ser conservados num repositório criado especificamente para o efeito. 6. Cada instituição depositante tem o direito de solicitar informações sobre a gestão dos seus arquivos pelo IUE, bem como de realizar inspeções aos arquivos que tenha depositado. 7. O IUE deve facultar ao público o acesso aos arquivos históricos que recebe ao abrigo dos n.os 1 e 3. As instituições podem facultar ao público o acesso a uma versão dos mesmos arquivos históricos. 8. Podem ser concedidas subvenções ao IUE para apoiar a gestão dos arquivos históricos em conformidade com o presente regulamento, respeitando o disposto no Regulamento n.º 1605/2002 do Conselho e desde que a autoridade orçamental inscreva as dotações necessárias na rubrica orçamental em questão. Os custos de gestão dos arquivos devem ser partilhados entre as instituições depositantes numa base proporcional. Os custos ligados com a disponibilidade e o equipamento do(s) edifício(s) que abriga(m) os arquivos e o respetivo pessoal não são elegíveis. 9. O IUE deve tratar os dados pessoais contidos nos arquivos históricos das instituições em conformidade com o Regulamento n.º 45/2001. O IUE deve agir como responsável pelo tratamento em conformidade com o artigo 2.° do referido regulamento, segundo as instruções das instituições depositantes. 10. A Autoridade Europeia para a Proteção de Dados dispõe de poderes de supervisão do IUE no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais contidos nos arquivos históricos depositados pelas instituições.» 3. No artigo 9.º, o n.º 1 passa a ter a seguinte redação: «Cada instituição adota normas internas de execução do presente regulamento. Estas devem incluir regras sobre a conservação, a abertura ao público e a proteção dos dados pessoais contidos nos arquivos históricos. Sempre que possível, as instituições devem facultar o acesso aos seus arquivos através de meios eletrónicos. Devem igualmente conservar os documentos disponíveis em formas adaptadas a necessidades especiais (Braille, carateres grandes ou registos audiovisuais).» 4. É aditado um anexo correspondente ao anexo do presente regulamento. Artigo 2.º O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia. O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros. Feito em Bruxelas, em Pelo Conselho O Presidente ANEXO É aditado o seguinte anexo: «Anexo Disposições relativas ao depósito dos arquivos históricos das instituições no Instituto Universitário Europeu em Florença 1. No caso de arquivos em formato não digital, os documentos originais são depositados no IUE para conservação permanente, juntamente com uma cópia microfilmada e/ou digitalizada. No caso de arquivos digitais, o IUE deve ter acesso permanente aos documentos, de forma a poder cumprir a sua obrigação de facultar o acesso do público aos arquivos históricos a partir de um único local e a promover a sua consulta. As instituições de origem continuam a ser responsáveis pela conservação permanente dos seus arquivos digitais. 2. O depósito deve ter lugar numa base anual e, na medida do possível, respeitar os procedimentos normais de arquivamento das instituições. 3. As instituições depositantes podem, por motivos jurídicos ou administrativos, excluir o depósito de certos documentos originais no IUE. Nesse caso, devem depositar uma cópia microfilmada ou digitalizada. 4. As instituições depositantes mantêm a propriedade dos seus arquivos, bem como a responsabilidade exclusiva pela composição dos documentos e ficheiros depositados ou disponibilizados por qualquer outra forma no IUE. O IUE não pode modificar a classificação do arquivo estabelecida pelas instituições depositantes, nem eliminar ou alterar quaisquer documentos ou ficheiros. 5. O IUE deve devolver às instituições depositantes os originais de todos os documentos e ficheiros depositados, se tal for solicitado por estas instituições. As instituições depositantes devem devolver os originais ao IUE logo que estes deixem de ser necessários. 6. O IUE deve informar imediatamente as instituições depositantes de quaisquer circunstâncias que possam pôr em risco a inviolabilidade dos arquivos que tenham depositado. FICHA FINANCEIRA LEGISLATIVA 1. CONTEXTO DA PROPOSTA/INICIATIVA 1.1. Denominação da proposta/iniciativa 1.2. Domínio(s) de intervenção abrangido(s) segundo a estrutura ABM/ABB 1.3. Natureza da proposta/iniciativa 1.4. Objetivo(s) 1.5. Justificação da proposta/iniciativa 1.6. Duração da ação e do seu impacto financeiro 1.7. Modalidade(s) de gestão prevista(s) 2. MEDIDAS DE GESTÃO 2.1. Disposições em matéria de acompanhamento e prestação de informações 2.2. Sistema de gestão e controlo 2.3. Medidas de prevenção de fraudes e irregularidades 3. IMPACTO FINANCEIRO ESTIMADO DA PROPOSTA/INICIATIVA 3.1. Rubrica(s) do quadro financeiro plurianual e rubrica(s) orçamental(is) das despesas envolvida(s) 3.2. Impacto estimado nas despesas 3.2.1. Síntese do impacto estimado nas despesas 3.2.2. Impacto estimado nas dotações operacionais 3.2.3. Impacto estimado nas dotações de natureza administrativa 3.2.4. Compatibilidade com o atual quadro financeiro plurianual 3.2.5. Participação de terceiros no financiamento 3.3. Impacto estimado nas receitas FICHA FINANCEIRA LEGISLATIVA 1. CONTEXTO DA PROPOSTA/INICIATIVA 1.1. Denominação da proposta /iniciativa Regulamento do Conselho que altera o Regulamento (CEE, Euratom) n.° 354/83 no que respeita ao depósito dos arquivos históricos das instituições no Instituto Universitário Europeu em Florença. 1.2. Domínio(s) de intervenção abrangido(s) segundo a estrutura ABM/ABB[5] Relações com a sociedade civil, transparência e informação. 1.3. Natureza da proposta/iniciativa A proposta refere-se à prorrogação de uma ação existente. 1.4. Objetivo(s) 1.4.1. Objetivo(s) estratégico(s) plurianual(is) da Comissão visado(s) pela proposta/iniciativa O objetivo da proposta consiste na regularização e estabelecimento de uma base sólida para a atual parceria com o IUE para a gestão e a divulgação dos arquivos históricos das instituições. O objetivo do depósito no IUE é facultar o acesso aos arquivos a partir de um único local, promover a sua consulta e incentivar a investigação sobre a história da integração e das instituições europeias. 1.4.2. Objetivo(s) específico(s) e atividade(s) ABM/ABB em causa Objetivo específico n.º 25.02.01.01 Atividade(s) ABM/ABB em causa: Relações com a sociedade civil, transparência e informação. Instituições de interesse europeu / Arquivos históricos da União Europeia 1.4.3. Resultado(s) e impacto esperados A parceria com o IUE tem valor acrescentado para os arquivos históricos das instituições e serve para promover a sua divulgação e consulta pública. 1.4.4. Indicadores de resultados e de impacto (1) Arquivos depositados pelas instituições no IUE em Florença; (2) Recolha e repertoriação pelo IUE de arquivos privados e documentos pessoais de indivíduos e organizações públicas e privadas que tenham contribuído para a construção da Europa; (3) Produção e publicação de catálogos, inventários, publicações de fontes e outros instrumentos de investigação; (4) Colocação à disposição, pelo IUE, de uma sala de leitura equipada; (5) Inventários e arquivos disponibilizados em linha; (6) Sala de leitura para os visitantes; (7) Ações para promover a consulta dos arquivos históricos das instituições. 1.5. Justificação da proposta/iniciativa 1.5.1. Necessidade(s) a satisfazer a curto ou a longo prazo Gerir e facultar ao público o acesso aos arquivos históricos depositados pelas instituições no Instituto Universitário Europeu em Florença. 1.5.2. Valor acrescentado da participação da UE A parceria com o IUE serve para promover a divulgação e a consulta pública, dos arquivos históricos das instituições. Reunir os arquivos das instituições numa única localização aumenta o seu valor. Permite igualmente ao IUE gerar valor acrescentado, mediante a criação de ligações cruzadas entre os diferentes arquivos, se necessário, criando motores de pesquisa e outras ferramentas de investigação e proporcionar ao público o acesso aos arquivos no local e em linha. 1.5.3. Principais ensinamentos retirados de experiências análogas Seis instituições já depositam os seus arquivos históricos no Instituto Universitário Europeu (IUE) em Florença ao abrigo de um contrato celebrado 17 de dezembro de 1984 entre as Comunidades Europeias e o IUE. No entanto, o contrato de depósito de 1984 tornou-se obsoleto e deve ser substituído por uma base jurídica e financeira mais sólida para a parceria com o IUE. 1.5.4. Coerência e eventual sinergia com outros instrumentos relevantes n.d. 1.6. Duração da ação e do seu impacto financeiro Proposta de duração ilimitada. 1.7. Modalidade(s) de gestão prevista(s)[6] Gestão centralizada direta por parte da Comissão 2. MEDIDAS DE GESTÃO 2.1. Disposições em matéria de acompanhamento e prestação de informações O IUE apresenta um projeto de programa de trabalho para cada ano civil que será debatido com a Comissão, incluindo um quadro de pessoal afetado em 31 de dezembro do ano em causa, no ano anterior e no ano seguinte. Este projeto deve ser apresentado em fevereiro do ano anterior. Após consulta com as outras instituições depositantes, o programa de trabalho será objeto de acordo entre a Comissão e o IUE, sendo anexado à convenção de subvenção anual. A Comissão acompanha a execução do programa de trabalho. O IUE deve apresentar um relatório anual de atividades do arquivo histórico após o final de cada ano civil. 2.2. Sistema de gestão e controlo 2.2.1. Riscos identificados Os riscos potenciais para a conservação dos arquivos em papel depositados pelas instituições são mínimos. O Governo italiano disponibilizou um repositório criado especificamente para o efeito de acordo com os mais exigentes padrões internacionalmente aceites para a conservação de arquivos a longo prazo. 2.2.2. Métodos de controlo previstos Os acordos de parceria com o IUE proporcionam um quadro para o debate, análise e avaliação do orçamento e do programa de trabalho. Cada instituição depositante tem o direito de solicitar informações sobre a gestão dos seus arquivos pelo IUE, bem como de realizar inspeções aos arquivos que tenha depositado. 2.3. Medidas de prevenção de fraudes e irregularidades O artigo 287.º, n.º 3, do TFUE prevê que o Tribunal de Contas tem competência para controlar qualquer pessoa singular ou coletiva que receba um pagamento a partir do orçamento da UE. Os poderes da Comissão e do OLAF para a luta contra a fraude lesiva dos interesses financeiros da UE são regidos por disposições específicas relativas a esta questão (a saber, o Regulamento do Conselho n.º 2185/96 e o Regulamento (CE) n.º 1073/1999 do Parlamento Europeu e do Conselho, bem como o Regulamento n.º 1605/2002 do Conselho, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias). Nos termos do artigo 120.º, n.º 3, deste último, cada convenção ou decisão de subvenção deve prever expressamente que a Comissão e o Tribunal de Contas podem proceder a controlos, documentais e no local, de todos os contratantes e subcontratantes que tenham beneficiado de fundos da UE. 3. IMPACTO FINANCEIRO ESTIMADO DA PROPOSTA/INICIATIVA 3.1. Rubrica(s) do quadro financeiro plurianual e rubrica(s) orçamental(is) das despesas envolvida(s) · Atuais rubricas orçamentais de despesas Segundo a ordem das rubricas do quadro financeiro plurianual e das respetivas rubricas orçamentais: Rubrica do quadro financeiro plurianual || Rubrica orçamental || Natureza das dotações || Participação Arquivos históricos da União Europeia || DD/DND ([7]) || dos países EFTA[8] || dos países candidatos[9] || de países terceiros || na aceção do artigo 18.º, n.º 1, alínea a), do Regulamento Financeiro 5 Administração || 25.02.01.01 || Difer. || NÃO || NÃO || NÃO || NÃO 3.2. Impacto estimado nas despesas 3.2.1. Síntese do impacto estimado nas despesas Em milhões de EUR (3 casas decimais) Rubrica do quadro financeiro plurianual: || 5 || «Despesas administrativas» || || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || TOTAL 2013-2019 DG: SG ||  Recursos humanos || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.266 Missões || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.028  25.020101 Arquivos históricos || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 15.876 TOTAL SG || || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 16.170 TOTAL das dotações no âmbito da RUBRICA 5 do quadro financeiro plurianual || (Total das autorizações = Total dos pagamentos) || || || || || || || || TOTAL das dotações no âmbito das RUBRICAS 1 a 5 do quadro financeiro plurianual || Autorizações || || || || || || || || Pagamentos || || || || || || || || 3.2.2. Impacto estimado nas dotações operacionais A proposta não acarreta a utilização de dotações operacionais. 3.2.3. Impacto estimado nas dotações de natureza administrativa 3.2.3.1. Síntese A proposta acarreta a utilização de dotações de natureza administrativa, tal como explicitado seguidamente: Em milhões de EUR (3 casas decimais) || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || TOTAL RUBRICA 5 do quadro financeiro plurianual || || || || || || || || Recursos humanos || || || || || || || || Outras despesas administrativas || || || || || || || || Subtotal RUBRICA 5 do quadro financeiro plurianual || || || || || || || || Com exclusão da RUBRICA 5[11] do quadro financeiro plurianual || || || || || || || || Recursos humanos || || || || || || || || Outras despesas de natureza administrativa || || || || || || || || Subtotal com exclusão da RUBRICA 5 mdo quadro financeiro plurianual || || || || || || || || TOTAL || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 16.170 As necessidades de recursos humanos e administrativos serão cobertas pela dotação que pode ser atribuída à DG responsável pela gestão, no quadro do procedimento anual de afetação de dotações em função das limitações orçamentais. 3.2.3.2. Necessidades estimadas de recursos humanos A proposta/iniciativa acarreta a utilização de recursos humanos, tal como explicitado seguidamente: As estimativas devem ser expressas em números inteiros (ou, no máximo, com uma casa decimal) || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018  Lugares do quadro do pessoal (funcionários e agentes temporários) 25 01 01 01 (na sede e nos gabinetes de representação da Comissão) || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 XX 01 01 02 (nas delegações) || || || || || || || XX 01 05 01 (investigação indireta) || || || || || || || 10 01 05 01 (investigação direta) || || || || || || ||  Pessoal externo (em equivalente a tempo completo: ETC)[12] XX 01 02 01 (AC, TT, PND da dotação global) || || || || || || || XX 01 02 02 (AC, TT, JPD, AL e PND nas delegações) || || || || || || || XX 01 04 yy[13] || - na sede[14] || || || || || || || - nas delegações || || || || || || || XX 01 05 02 (AC, TT e PND - relativamente à investigação indireta) || || || || || || || 10 01 05 02 (AC, TT e PND - relativamente à investigação direta) || || || || || || || Outras rubricas orçamentais (especificar) || || || || || || || TOTAL || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 XX constitui o domínio de intervenção ou título orçamental em causa. As necessidades de recursos humanos serão cobertas pelos efetivos da DG já afetados à gestão da ação e/ou reafetados internamente a nível da DG, complementados, caso necessário, por eventuais dotações adicionais que sejam atribuídas à DG gestora no quadro do processo anual de atribuição e no limite das disponibilidades orçamentais. Descrição das tarefas a executar: Funcionários e agentes temporários || Preparação dos acordos de parceria e das convenções de subvenção. Elaboração do pedido orçamental. Acompanhamento do programa de trabalho e das despesas. Eventuais avaliações ex post. Pessoal externo || ------ 3.2.4. Compatibilidade com o atual quadro financeiro plurianual A proposta é compatível com o atual quadro financeiro plurianual. 3.2.5. Participação de terceiros no financiamento A proposta não prevê o cofinanciamento por terceiros. 3.3. Impacto estimado nas receitas A proposta não tem incidência financeira nas receitas. [1] Regulamento (CEE, Euratom) n.º 354/83 do Conselho, com a redação que lhe foi dada pelo Regulamento (CE, Euratom) n.º 1700/2003 do Conselho, de 22 de setembro de 2003. Ver: JO L 43 de 15.2.1983, p. 1; JO L 243 de 27.9.2003, p. 1. [2] JO L 43 de 15.2.1983, p. 1. [3] JO C 289 de 22.11.2005, p. 12 e 13. [4] JO L 8 de 12.1.2001, p. 1. [5] ABM: Activity-Based Management (gestão por atividades); ABB: Activity Based Budgeting (orçamentação por atividades). [6] As explicações sobre as modalidades de gestão e as referências ao Regulamento Financeiro estão disponíveis no sítio BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html. [7] DD = Dotações diferenciadas / DND = Dotações não diferenciadas. [8] EFTA: Associação Europeia de Comércio Livre. [9] Países candidatos e, se for caso disso, países candidatos potenciais dos Balcãs Ocidentais. [10] Prevê-se que a incidência nas despesas continue a evoluir à mesma taxa após 2019. [11] Assistência técnica e/ou administrativa e despesas de apoio à execução de programas e/ou ações da UE (antigas rubricas «BA»), bem como investigação direta e indireta. [12] AC = agente contratual; TT = trabalhador temporário; JPD = jovem perito nas delegações; AL = agente local; PND = perito nacional destacado. [13] Dentro do limite previsto para o pessoal externo nas dotações operacionais (antigas rubricas «BA»). [14] Essencialmente os fundos estruturais, o Fundo Europeu Agrícola de Desenvolvimento Rural (FEADER) e o Fundo Europeu das Pescas (FEP).