Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia relativas ao exercício de 2001, acompanhado das respostas do Centro

(2002/C 326/05)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia, em conformidade com o n.o 4 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2965/94 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001. De acordo com o n.o 1 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2965/94 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 15.o do Regulamento (CE) n.o 2965/94 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES

Execução orçamental

5. No quadro 1(3) é apresentada a execução das dotações do exercício de 2001 e das dotações transitadas do exercício anterior. É de notar que as despesas de pessoal (Título I) incluem simultaneamente as despesas relativas aos agentes e as relativas aos tradutores externos. As dotações disponíveis elevam-se a 27,2 milhões de euros, dos quais 24,8 milhões a título do exercício e 2,4 milhões transitados do exercício anterior. Das dotações do exercício propriamente dito foram autorizados 16,8 milhões de euros, tendo sido pagos 15,0 milhões. As restantes dotações foram transitadas (1,8 milhões) ou anuladas. O elevado montante de anulações (8,1 milhões de euros) deve-se à não utilização da reserva (3,9 milhões de euros). As dotações transitadas do exercício anterior ascendiam a 2,4 milhões de euros, dos quais foram pagos 2,2 milhões, tendo os restantes sido anulados.

Demonstrações financeiras

6. Nos quadros 2 e 3 são apresentados sinteticamente a conta de gestão e o balanço publicados pelo Centro no seu relatório de actividade relativo ao exercício de 2001.

7. O Centro ocupa desde Abril de 1997 instalações disponibilizadas pelas autoridades luxemburguesas, sem que as condições de ocupação destas tenham sido objecto de um acordo formal(4). O Conselho de Administração do Centro decidiu, na sua reunião de 14 de Março de 2002, constituir a partir de 2002 uma reserva para responder a eventuais exigências das autoridades luxemburguesas no que se refere ao custo destas instalações.

Aquisições de bens e serviços

Previsão das necessidades

8. De modo geral, o Centro deverá melhorar o seu sistema de previsão das necessidades e de programação para o conjunto destas aquisições e ultrapassar o seu quadro actual, que é essencialmente anual. Poderá proceder-se a uma maior formalização e documentação deste sistema, o que permitirá efectuar comparações entre as previsões e a realidade.

Colaboração com as instituições e outros organismos comunitários

9. O Centro participa no Grupo Interinstitucional para a Harmonização dos Processos de Aquisição e nos concursos interinstitucionais, bem como nos intercâmbios de informações sobre as aquisições de bens e serviços correntes. No plano da organização dos concursos em matéria de tradução, a coordenação entre os organismos comunitários poderá ser melhorada. As diferenças existentes ao nível da abordagem entre as instituições e o Centro de Tradução em matéria de apreciação e de utilização dos critérios de qualidade das traduções deverão ser resolvidas de forma a permitir o lançamento de concursos conjuntos, que permitirão obter melhores condições.

Avaliação das propostas

10. Com muita frequência, designadamente no que respeita aos serviços de tradução externa e sistemas informáticos, o Centro utiliza um rácio qualidade/preço para a selecção dos proponentes. O Centro justifica este procedimento por motivos de precaução e de economia: quanto maior for a qualidade do produto, maior será a probabilidade de as despesas de utilização ou de manutenção do produto serem reduzidas (por exemplo, custo de revisão das traduções ou de manutenção dos sistemas informáticos).

11. No que se refere à aquisição de bens e serviços que não a tradução externa, as modalidades de apreciação da qualidade variam de um contrato para outro, ainda que estes se refiram a aquisições da mesma natureza. De modo geral, a avaliação é efectuada por um comité constituído por três membros, que emitem a sua opinião sobre os diferentes aspectos da qualidade do produto com base nos documentos apresentados. Em certos casos, são citadas as opiniões individuais; noutros, é dado o resultado agregado das diversas opiniões.

12. Os critérios qualitativos adoptados deverão, em maior grau:

- ser uniformizados para aquisições da mesma natureza;

- basear-se em indicadores objectivos tão quantificáveis quanto possível;

- ser aplicados no âmbito de um procedimento definido tendo em mente a independência e imparcialidade dos membros do comité de avaliação.

13. Para facilitar o trabalho dos avaliadores, o formato das respostas a fornecer pelos proponentes deverá ser desenvolvido e precisado de modo a que o seu conteúdo seja o mais completo e o mais comparável possível.

Avaliação dos serviços de tradução externa

14. As disposições constantes nos contratos celebrados com os gabinetes de tradução têm evoluído ao longo do tempo no sentido de maior precisão e rigor, designadamente em matéria de controlo da qualidade.

15. Todos os documentos traduzidos pelos tradutores externos são examinados por um revisor do Centro para controlar a sua qualidade. Os clientes do Centros são igualmente solicitados a manifestar-se sobre a qualidade dos textos. Contudo, a complexidade dos documentos a traduzir difere de um gabinete de tradução para outro, o que coloca um problema de comparação da relação qualidade/preço dos seus trabalhos. O Centro deverá pôr-se de acordo com os organismos comunitários que recorrem a serviços externos de tradução para definir critérios comuns de qualidade das traduções.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 25 e 26 de Setembro de 2002.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) JO L 314 de 7.12.1994, p. 1.

(2) Em conformidade com o n.o 3 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2965/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Centro relativas ao exercício de 2001 foram elaboradas em 14 de Março de 2002, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração do Centro, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 21 de Junho de 2002. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório têm um máximo de exactidão. Os números foram arredondados para efeitos de apresentação, o que pode provocar diferenças mínimas a nível dos totais. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(4) Ver o ponto 13 do relatório relativo ao exercício de 2000 (JO C 372 de 28.12.2001, p. 29).

Quadro 1

Execução orçamental relativa ao exercício de 2001NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Centro - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Centro nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

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Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2001 e de 2000

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Centro - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Centro nas suas próprias demonstrações financeiras.

Quadro 3

Balanço a 31 de Dezembro de 2001 e a 31 de Dezembro de 2000NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Centro - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Centro nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas do Centro

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES

Demonstrações financeiras

7. As autoridades luxemburguesas manifestaram várias vezes a intenção de tratar este dossier, bem como o acordo sobre a sede e a segurança, uma vez elaborado o projecto de financiamento da sede definitiva do Centro. Na sua reunião de 14 de Março de 2002, o Conselho de Administração criou, no anteprojecto de orçamento para 2003, a rubrica 10 0 0 3 "Reserva para obrigações potenciais relacionadas com rendas dos edifícios" a fim de ter em conta as incertezas quanto às eventuais obrigações relativas às instalações disponibilizadas ao Centro. Na sua próxima reunião que terá lugar em 24 de Outubro de 2002, o Conselho de Administração examinará o estado de adiantamento deste dossier.

Aquisição de bens e serviços

Previsão das necessidades

8. O Centro de Tradução toma nota das observações do Tribunal.

Colaboração com as instituições e outros organismos comunitários

9. O Centro de Tradução concorda inteiramente com o Tribunal. Em matéria de organização de concursos, o Centro prossegue, desde já, na medida do possível, uma política de cooperação interinstitucional intensificada, tendo sido envidado um esforço especial de harmonização dos documentos relativos aos concursos, o que permite realizar economias consideráveis.

Todavia, há que ter em mente que subsistem determinadas limitações de natureza regulamentar, orçamental ou política (regras aplicáveis, diferenças de interpretação das regras em virtude da existência de controlos financeiros e CCCC diferentes, margem de manobra própria a cada instituição para garantir a missão que lhe incumbe).

Avaliação das propostas

10. No que respeita à prestação de serviços de tradução externa, a adjudicação dos contratos é feita com base em diferentes critérios que permitem determinar a oferta economicamente mais vantajosa. Embora aplicando um rácio qualidade/preço, o Centro de Tradução está convencido, pela experiência adquirida na aquisição de serviços de tradução externa, da importância do elemento qualitativo que lhe permitirá, entre outros, uma redução dos custos com a revisão. Por este motivo, nos últimos concursos nesta área o critério da qualidade foi revisto em alta (necessidade de totalização de um mínimo de 60 % em qualidade para que a proposta fosse considerada de qualidade suficiente e passasse para a fase seguinte do procedimento).

Para outros serviços que não a tradução, pode acontecer que o gestor orçamental se baseie unicamente no critério do preço mais baixo para adjudicar os contratos.

11 a 13. O Centro de Tradução reconhece a importância de uma absoluta clareza nos procedimentos de funcionamento dos comités de avaliação, pelo que envida constantemente esforços nesse sentido.

Para outros serviços que não a tradução, os procedimentos encontram-se claramente definidos. Os comités são compostos, no mínimo, por três membros, dos quais um, pelo menos, não faz parte do departamento interessado. A composição dos comités é feita em função da especialidade, pelo que, embora a decisão dos comités seja colectiva, o parecer do perito assume particular importância.

Avaliação dos serviços de tradução externa

15. No tocante à concertação dos serviços externos de tradução no domínio da qualidade, está em vias de desenvolvimento um sistema de avaliação interinstitucional. A dificuldade dos textos a traduzir, entre outros, é um dos elementos a ponderar no âmbito deste projecto. A concertação recomendada pelo Tribunal está já a ser aplicada no quadro do Comité Interinstitucional para a avaliação da qualidade das traduções externas ao qual, em caso de problemas de qualidade, são enviados os documentos para emissão de parecer.