PT Jornal Oficial da União Europeia C 304/95

RELATÓRIO

sobre as contas anuais da Autoridade Europeia para a Segurança dos Alimentos relativas ao exercício de 2008, acompanhado das respostas da Autoridade

2009/C 304/18

ÍNDICE

Pontos Página INTRODUÇÃO… 1-2 96 DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE… 3-12 96 OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL E FINANCEIRA… 13-15 97 OUTRAS QUESTÕES… 16 97 Quadro… 98 Respostas da Autoridade… 99

INTRODUÇÃO

1. A Autoridade Europeia para a Segurança dos Alimentos (a seguir designada por «Autoridade»), sedeada em Parma, foi criada pelo Regulamento (CE) n.o 178/2002 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 28 de Janeiro de 2002 (1). São seus principais objectivos fornecer as informações científicas necessárias à elaboração da legislação comunitária e recolher e analisar os dados que permitam a caracterização e o controlo dos riscos, bem como fornecer informações independentes sobre estes (2).

2. Em 2008, o orçamento da Autoridade elevou-se a 66,4 milhões de euros, comparativamente a 52,2 milhões de euros no ano anterior. O número de efectivos da Autoridade no final do exercício ascendia a 395, em comparação com 310 no ano anterior.

DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE

3. o do Tratado, o Tribunal auditou as contas anuais Em conformidade com o disposto no artigo 248.do Tratado, o Tribunal auditou as contas anuais ( 3 ) da Autoridade, que são constituídas pelas «demonstrações financeiras» ( 4 ) e pelos «mapas sobre a execução do orçamento» ( 5 ) relativos ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2008, bem como a legalidade e a regularidade das operações subjacentes a essas contas.

4. o 2 do artigo 185. o do Regulamento (CE, Euratom) n. o 1605/2002 do Conselho A presente declaração de fiabilidade é dirigida ao Parlamento Europeu e ao Conselho, em conformidade com o n.2 do artigo 185.do Regulamento (CE, Euratom) n.1605/2002 do Conselho ( 6 )

Responsabilidade do Director

5. Na sua qualidade de gestor orçamental, o Director executa as receitas e despesas do orçamento nos termos da regulamentação financeira da Autoridade, sob a sua própria responsabilidade e nos limites das dotações atribuídas ( 7 ) . Compete ao Director instituir ( 8 ) a estrutura organizativa e os sistemas e procedimentos de gestão e de controlo internos, relevantes para a elaboração de contas definitivas ( 9 ) isentas de distorções materiais devidas a fraudes ou erros, e garantir que as operações subjacentes são legais e regulares.

Responsabilidade do Tribunal

6. Compete ao Tribunal, com base na sua auditoria, fornecer uma declaração sobre a fiabilidade das contas anuais da Autoridade, bem como sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes.

7. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as normas internacionais de auditoria e os códigos deontológicos da IFAC e da ISSAI ( 10 ) . Estas normas exigem que o Tribunal cumpra os requisitos éticos e planeie e execute a auditoria de modo a obter uma garantia razoável de que as contas estão isentas de distorções materiais e de que as operações subjacentes são legais e regulares.

8. A auditoria do Tribunal implica a execução de procedimentos visando obter provas de auditoria relativas aos montantes e às informações das contas, bem como à legalidade e à regularidade das operações subjacentes. A escolha dos procedimentos depende do juízo do Tribunal em matéria de auditoria, incluindo a avaliação do risco de as contas conterem distorções materiais ou de as operações, devido a fraudes ou erros, serem ilegais ou irregulares. Ao efectuar essas avaliações do risco, examina-se o controlo interno aplicável à elaboração e à apresentação das contas por parte da entidade, a fim de conceber procedimentos de auditoria adequados às circunstâncias. A auditoria do Tribunal implica igualmente apreciar se as políticas contabilísticas adoptadas são adequadas e se as estimativas contabilísticas efectuadas pelos gestores são razoáveis, bem como avaliar a prestação de contas no seu conjunto.

9. O Tribunal considera que as provas de auditoria obtidas são suficientes e adequadas como base para as opiniões a seguir apresentadas.

Opinião sobre a fiabilidade das contas

10. Na opinião do Tribunal, as contas anuais da Autoridade ( 11 ) reflectem fielmente, em todos os aspectos materialmente relevantes, a sua situação financeira em 31 de Dezembro de 2008, bem como os resultados das suas operações e fluxos de tesouraria relativos ao exercício encerrado nessa data, em conformidade com as disposições do seu regulamento financeiro.

Opinião sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas

11. Na opinião do Tribunal, as operações subjacentes às contas anuais da Autoridade relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2008 são, em todos os aspectos materialmente relevantes, legais e regulares.

12. As observações que se seguem não colocam em questão as opiniões do Tribunal.

OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL E FINANCEIRA

13. Transitaram para 2009 autorizações de 2008 num montante superior a 15,5 milhões de euros (23 % do orçamento de 2008), comparativamente com os 8,5 milhões de euros no exercício anterior (16 % do orçamento de 2007). O elevado nível das autorizações transitadas deveu-se principalmente a atrasos na execução ou no lançamento das acções nas seguintes áreas: desenvolvimento de software, cooperação científica com peritos externos, subvenções para estudos, projectos de recolha de dados e de exposição. Esta situação não respeita o princípio da anualidade.

14. No final do exercício, cerca de 2,1 milhões de euros (37 %) de autorizações relativas a actividades operacionais transitados de 2007 tiveram de ser anulados. A elevada taxa de anulação deveu-se principalmente a atrasos significativos na execução em 2008 das convenções de subvenção de 2007. Esta situação revela que é necessário controlar melhor os prazos contratuais nelas indicados. A Autoridade deverá definir indicadores de desempenho adequados para as suas convenções de subvenção e proceder ao respectivo acompanhamento.

15. Para obter o fornecimento de um software muito complexo, em Julho de 2008, a Autoridade lançou um concurso público (12) com um prazo bastante curto para apresentação das propostas (67 dias). A Autoridade recebeu apenas uma proposta, da empresa com a qual tinha anteriormente celebrado um contrato para a prestação de serviços idênticos.

OUTRAS QUESTÕES

16. O programa de trabalho da Autoridade para 2008 indica acções, objectivos prioritários e indicadores de desempenho para cada uma das principais actividades previstas. No entanto, não é estabelecida uma relação clara entre os objectivos e os indicadores. Estes não são orientados para os resultados nem mensuráveis, o que torna difícil detectar as insuficiências e avaliar as realizações. Uma verdadeira gestão por actividades permitiria uma melhoria constante da afectação dos recursos e do acompanhamento do desempenho. Para o efeito, a Autoridade deverá definir objectivos precisos e mensuráveis, bem como indicadores de desempenho pertinentes, e promover a obtenção de resultados.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 8 de Outubro de 2009. Pelo Tribunal de Contas Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Presidente

Quadro Autoridade Europeia para a Segurança dos Alimentos (Parma) Domínio de competências comunitárias segundo o Tratado Competências da Autoridade [Regulamento (CE) n.o 178/2002 do Parlamento Europeu e do Conselho] Governação Meios colocados à disposição da Autoridade em 2008 (2007) Actividades e serviços em 2008 (2007) Livre circulação de mercadorias (Artigo 37.o do Tratado) Contribuição para um nível de protecção elevado em matéria de saúde, de segurança, de protecção do ambiente e de defesa dos consumidores, tendo em conta qualquer nova evolução baseada em factos científicos. (Artigo 95.o do Tratado) Política comercial comum (Artigo 174.o do Tratado) Objectivos — Fornecer pareceres científicos e apoio técnico e científico à legislação e políticas comunitárias em todos os domínios que tenham impacto directo ou indirecto na segurança dos géneros alimentícios ou dos alimentos para animais. — Fornecer informações independentes sobre os riscos em matéria de segurança alimentar. — Contribuir para assegurar um elevado nível de protecção da saúde e da vida humanas. — Recolher e analisar dados que permitam a caracterização e o controlo dos riscos. Atribuições — Elaboração de pareceres e estudos científicos. — Promoção de metodologias uniformes de avaliação dos riscos. — Apoio à Comissão. — Procura, análise e síntese dos dados científicos e técnicos necessários. — Identificação e caracterização dos riscos emergentes. — Estabelecimento de um sistema de redes de organismos que trabalhem nos domínios da sua competência. — Assistência científica e técnica para a gestão de crises. — Melhoria da cooperação internacional. — Fornecimento de informações fiáveis, objectivas e compreensíveis ao público e às partes interessadas. — Participação no sistema de alerta rápido da Comissão. 1 — Conselho de Administração Composição 14 membros designados pelo Conselho (em cooperação com o Parlamento Europeu e a Comissão) e um representante da Comissão. Atribuições Adoptar o programa de trabalho e o orçamento e assegurar a sua execução. 2 — Director Executivo Nomeado pelo Conselho de Administração com base numa lista de candidatos proposta pela Comissão e após uma audição pelo Parlamento Europeu. 3 — Fórum consultivo Composição Um representante por Estado-Membro Atribuições Aconselhar o Director Executivo. 4 — Comité Científico e Painéis Científicos: Formular os pareceres científicos da Autoridade. 5 — Auditoria externa Tribunal de Contas. 6 — Autoridade de quitação Parlamento sob recomendação do Conselho. Orçamento 66,4 (52,2) milhões de euros, dos quais subvenção comunitária 100 % (100 %) Efectivos em 31 de Dezembro de 2008 335 (300) lugares previstos no quadro do pessoal, dos quais ocupados: 318 (273) + 77 (37) outros agentes (auxiliares, contratuais, peritos nacionais destacados) Total dos efectivos: 395 (310), dos quais desempenhando — funções operacionais: 298 (218) — funções administrativas: 97 (92) Avaliação do risco e aconselhamento científico — Pareceres: 311 — Declarações: 12 — Outros relatórios técnicos e científicos: 37 Total dos pareceres e declarações científicos: 360 (229) Reforço das metodologias de avaliação do risco e coordenação das redes científicas — Documentos de orientação: 29 (1) — Relatórios sobre recolha de dados: 21 (1) — Outros relatórios técnicos e científicos: 79 (55) Comunicação do aconselhamento científico e promoção do diálogo com as partes interessadas — Pareceres científicos acompanhados de actividades de comunicação: 20 % — Consultas públicas: 38 (63) — Visitas do sítio internet: 2,1 milhões (1,5) — Assinaturas de EFSA Highlights: 21 140(17 500) — Cobertura dada pelos meios de comunicação através de artigos e reportagens audiovisuais: 11 652(7 194) — Perguntas dos meios de comunicação: 676 (425) — Comunicados de imprensa: 30 (24) — Notícias na internet: 39 (39) — Entrevistas: 123 (44) Fonte: informações fornecidas pela Autoridade.

RESPOSTAS DA AGÊNCIA 13. Embora a Autoridade tenha respeitado os aspectos da legalidade e da regularidade inscritos no princípio da anualidade, o seu compromisso passa por continuar a melhorar a gestão do seu orçamento, reduzindo nomeadamente a transição das autorizações e implementando as dotações diferenciadas para as subvenções no seu orçamento de 2009. 14. Desde Janeiro de 2009, a Autoridade integrou os indicadores de progresso específicos aplicados às subvenções nos seus relatórios mensais por forma a melhorar a monitorização da sua implementação. Para além disso, a introdução de dotações diferenciadas para as subvenções no orçamento de 2009 reflectirá melhor o aspecto da multianualidade dos acordos de financiamento e evitará as anulações. 15. Embora a Autoridade tenha respeitado rigorosamente as disposições relevantes do seu regulamento financeiro, atribuirá no futuro mais importância à complexidade do serviço no momento de definir o prazo para a elaboração de propostas. 16. A gestão baseada em actividades foi introduzida pela primeira vez no plano de gestão em 2008. Desde Janeiro de 2009, a introdução do workflow de avaliação dos riscos (RAW) reforça e permite um controlo rigoroso das actividades científicas e administrativas da Autoridade.

(1) JO L 31 de 1.2.2002, p. 1.

(2) O quadro indica sucintamente as competências e actividades da Autoridade, sendo apresentado a título informativo.

(3) Estas contas são acompanhadas de um relatório sobre a gestão orçamental e financeira durante o exercício, o qual indica, entre outros elementos, a taxa de execução das dotações, fornecendo informações sucintas sobre as transferências de dotações entre as várias rubricas orçamentais.

(4) As demonstrações financeiras são constituídas por: balanço e conta dos resultados económicos, mapa dos fluxos de tesouraria, mapa da variação dos capitais próprios e anexo às demonstrações financeiras, que inclui a descrição das principais políticas contabilísticas e outras notas explicativas.

(5) Os mapas sobre a execução do orçamento incluem a conta de resultados da execução orçamental e o seu anexo.

(6) JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(7) Artigo 33.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, de 23 de Dezembro de 2002 (JO L 357 de 31.12.2002, p. 72).

(8) Artigo 38.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002.

(9) As regras relativas à prestação de contas e à contabilidade das Agências são estabelecidas no Capítulo 1 do Título VII do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, alterado pelo Regulamento (CE, Euratom) n.o 652/2008 da Comissão, de 9 de Julho de 2008 (JO L 181 de 10.7.2008, p. 23), sendo assim integradas no regulamento financeiro da Autoridade.

(10) Federação Internacional de Contabilistas (IFAC – International Federation of Accountants) e Normas Internacionais das Instituições Superiores de Controlo (ISSAI – International Standards of Supreme Audit Institutions).

(11) As contas anuais definitivas foram elaboradas em 18 de Junho de 2009 e recebidas pelo Tribunal em 29 de Junho de 2009. As contas anuais definitivas, consolidadas com as da Comissão, serão publicadas no Jornal Oficial da União Europeia até 15 de Novembro do ano seguinte ao exercício encerrado. Estão disponíveis nos sítios internet http://eca.europa.eu ou http://www.efsa.europa.eu/EFSA/AboutEfsa/HowWeWork/Funding/efsa_locale-1178620753812_Accounts.htm

(12) Valor estimado: 4,4 milhões de euros.