Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional relativas ao exercício de 2001, acompanhado das respostas do Centro

(2002/C 326/06)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho e ao Parlamento Europeu, em conformidade com o artigo 12.o do Regulamento (CEE) n.o 337/75 do Conselho(1), com a redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) n.o 1946/93 do Conselho(2).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001. De acordo com o n.o 1 do artigo 18.o do Regulamento (CEE) n.o 1416/76 do Conselho(3), com a redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) n.o 1948/93 do Conselho(4), o orçamento do Centro foi executado sob a responsabilidade do seu Conselho de Administração. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(5), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas nos artigos 65.o, 67.o e 68.o do Regulamento (CEE) n.o 1948/93 do Conselho, que altera o Regulamento (CEE) n.o 1416/76 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES

Execução orçamental

5. No quadro 1(6) é apresentada a execução das dotações do exercício de 2001 e das dotações transitadas do exercício anterior.

6. As dotações definitivas do exercício ascenderam a 13,5 milhões de euros, que foram autorizados na sua quase totalidade. Os pagamentos imputados às dotações do exercício elevaram-se a 10,6 milhões de euros. Um montante de 2,8 milhões de euros transitou para o exercício seguinte. As dotações transitadas para 2002 são essencialmente dotações operacionais (Título III), num montante de 2,2 milhões de euros, o que representa mais de 40 % das dotações autorizadas. O Centro deverá prosseguir os seus esforços no sentido de reforçar a qualidade e o acompanhamento da programação das suas actividades.

7. As dotações transitadas do exercício de 2000 para o exercício de 2001 ascenderam a 2,5 milhões de euros, tendo sido utilizados 2,3 milhões.

8. As possibilidades do sistema contabilístico em matéria de assinatura electrónica deverão ser plenamente utilizadas (a aposição dos vistos electrónicos deverá ser efectuada não só pelo contabilista e por pessoal administrativo, mas também pelos gestores orçamentais), por forma a preservar o princípio da separação de funções.

Demonstrações financeiras

9. Nos quadros 2 e 3 são apresentados sinteticamente a conta de gestão e o balanço publicados pelo Centro no seu relatório de actividade relativo ao exercício de 2001.

10. O Centro não procedeu à amortização das suas imobilizações. Deverá aplicar as regras de avaliação e de amortização adoptadas pela Comissão(7), de modo a que os valores inscritos no balanço dêem uma imagem fiel dos bens que constituem o seu património.

Aplicação das disposições financeiras

11. O Centro dispõe de um fundo para adiantamentos cujo tecto, 2000000 euros, é ainda demasiado elevado. Além disso, não está fixado qualquer limite para o montante dos pagamentos individuais que podem ser efectuados.

12. O Centro deverá prosseguir os seus esforços para aplicar com maior rigor os procedimentos relativos à aquisição de bens, como já foi salientado várias vezes nos relatórios anteriores(8). Foram celebrados directamente dois contratos(9), de um montante global de 64600 euros, com prestadores de serviços sem respeitar as regras na matéria.

Missões e recursos do Centro

13. Efectuou-se uma análise da coerência entre as atribuições do Centro e a organização dos seus recursos financeiros e humanos, bem como das suas actividades, tal como resulta do seu orçamento, do seu programa de actividades e do organigrama do seu pessoal, com o objectivo de verificar se era suficientemente adequada e transparente. Nos termos do artigo 2.o do Regulamento (CEE) n.o 337/75, são cinco as atribuições do Centro: compilar a documentação que se relacione com os sistemas e os desenvolvimentos em matéria de formação profissional, contribuir para o desenvolvimento e a coordenação da investigação nestes domínios, assegurar a divulgação de toda a informação útil na matéria, promover uma aproximação concertada dos problemas de formação profissional a fim de, nomeadamente, obter o reconhecimento mútuo dos certificados e outro títulos que comprovem a conclusão da formação profissional e constituir um ponto de encontro para as partes interessadas. No quadro 4 apresenta-se um resumo dos resultados dessa análise.

14. Para desempenhar as suas atribuições, o Centro recebe uma subvenção da Comissão, que constitui o essencial das suas receitas orçamentais para cobrir as despesas de funcionamento e as despesas operacionais que correspondem ao seu programa de actividades. Contudo, a designação das rubricas orçamentais relativas às despesas operacionais não corresponde à das atribuições do Centro. Além disso, o relatório de actividade não demonstra claramente a relação entre as actividades operacionais descritas e as atribuições do Centro. Esta ausência de ligação com as atribuições observa-se igualmente no organigrama do pessoal afectado a actividades operacionais.

15. Estas incoerências entre, por um lado, as atribuições estipuladas pelo regulamento do Centro e, por outro, a repartição dos recursos financeiros, a organização das actividades e a afectação dos recursos humanos deste fazem com que o sistema FIBUS não esteja em condições de estabelecer uma ligação entre as atribuições do Centro e a realização do seu programa de actividades, tal como resulta da execução do seu orçamento.

16. O Centro deverá procurar assegurar uma maior coerência entre as atribuições que lhe são conferidas pela regulamentação de base e a repartição dos recursos financeiros e humanos que lhe são concedidos. A organização concreta das suas actividades deverá igualmente reflectir melhor os objectivos do Centro. Para tornar a sua actividade mais transparente e poder controlar a eficácia da sua gestão, será necessário estabelecer uma ligação imediatamente reconhecível entre os objectivos do Centro e a organização da execução das suas actividades.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 10 de Outubro de 2002.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) JO L 39 de 13.2.1975, p. 1.

(2) JO L 181 de 23.7.1993, p. 11.

(3) JO L 164 de 24.6.1976, p. 1.

(4) JO L 181 de 23.7.1993, p. 15.

(5) Em conformidade com o artigo 1.o do Regulamento (CEE) n.o 1948/93 do Conselho, que altera o Regulamento (CEE) n.o 1416/76 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Centro relativas ao exercício de 2001 foram elaboradas em 29 de Março de 2002, tendo sido posteriormente enviadas à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 4 de Abril de 2002. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(6) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório têm um máximo de exactidão. Os números foram arredondados para efeitos de apresentação, o que pode provocar diferenças mínimas a nível dos totais. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(7) Regulamento (CE) n.o 2909/2000 da Comissão, de 29 de Dezembro de 2000 (JO L 336 de 30.12.2000, p. 75).

(8) Ver o ponto 11 do relatório relativo ao exercício de 2000 (JO C 372 de 28.12.2001).

(9) Contratos 2001/055 (43000 euros) e 2000/300 (21600 euros).

Quadro 1

Execução orçamental relativa ao exercício de 2001NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Centro - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Centro nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2001 e de 2000

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional.

Quadro 3

Balanço a 31 de Dezembro de 2001 e a 31 de Dezembro de 2000NB:

Os totais podem conter diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Centro - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Centro nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 4

Objectivos

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas do Centro

4. O Centro toma nota de que a auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

6. O Centro seguirá as recomendações do Tribunal de reforço da qualidade e do acompanhamento da programação das suas actividades.

8. No tocante à possibilidade de assinatura electrónica oferecida pelo sistema informático, a secção de TI do Cedefop está actualmente a proceder a formação para o efeito do seu pessoal interessado.

A separação das funções encontra-se neste momento garantida, uma vez que, presentemente, é o documento em suporte de papel que tem a validade última. É certo que, em 2001, nem todos os ordenadores assinavam no sistema FIBUS, mas a situação encontra-se actualmente regularizada.

10. O Centro procederá à adaptação das suas próprias disposições aquando da aprovação do novo Regulamento Financeiro elaborado no quadro da nova regulamentação, em vias de adopção, aplicável aos organismos descentralizados.

11. Na reunião do Conselho de Administração de 14 e 15 de Novembro de 2002, o Centro apresentará um projecto de decisão relativo à criação de um fundo para adiantamentos, limitando o seu tecto a 100000 euros, montante correspondente às despesas de 2001.

12. O contrato 2001/0055 (43000 euros) foi, na realidade, objecto de um concurso limitado, embora através de meios electrónicos (correio electrónico). Dos cinco potenciais contratantes contactados, apenas um apresentou uma proposta, a qual foi aceite.

A secção de gestão de contratos do Cedefop já informou a unidade horizontal interessada de que estas práticas (consulta de mercado apenas através de correio electrónico) são contrários às normas em vigor e que não devem ser repetidas. O Centro estudará oportunidades de utilização de ferramentas electrónicas para consulta de mercado no pleno respeito das disposições financeiras aplicáveis na matéria.

No caso do contrato 2001/0063 (21600 euros), é certo que não foi feita qualquer consulta de mercado.

Este facto, bem como a sua justificação, foram explicitamente mencionados na nota ad hoc inicial enviada ao controlo financeiro para pedido do visto e aprovação do projecto de contrato. Subsequentemente foram pedidos e prestados esclarecimentos. O Cedefop chegou à conclusão de que uma melhor programação das actividades contribuiria para evitar situações de urgência e para o respeito das disposições.

13 a 16. A análise do Tribunal demonstra uma ampla convergência com as actividades descritas no relatório anual do Cedefop.

Em conformidade com o plano de acção aprovado pelo Conselho de Administração do Centro na sequência da avaliação externa, em princípios de 2002 o Cedefop dotou-se de uma nova estrutura organizativa baseada nas suas actividades principais. O Cedefop criou igualmente um grupo de trabalho sobre a elaboração do orçamento com base nas actividades, que melhorará a sua abordagem em matéria de orçamento baseado nas actividades para 2003.

O programa de trabalho para 2003 será o primeiro no âmbito das novas prioridades a médio prazo 2003-2006. O referido programa fornecerá indicações claras das actividades e dos resultados para cada uma das áreas de actividades desenvolvidas com base nas atribuições do Centro.

Em 2003, graças a um sistema de seguimento, o Centro poderá garantir a máxima transparência no que respeita ao tempo dedicado a cada actividade específica.

O Cedefop deseja exprimir os seus agradecimentos pelo apoio pró-activo do Tribunal neste âmbito.