RELATÓRIO DA COMISSÃO AO PARLAMENTO EUROPEU E AO CONSELHO Relatório anual dirigido à Autoridade de Quitação sobre as auditorias internas realizadas em 2013 (artigo 99.º, n.º 5, do Regulamento Financeiro) /* COM/2014/0615 final */





1. Introdução. 3 2. Missão do IAS: Independência, objetividade e responsabilidade - objetivos e âmbito do relatório 3 3. Panorâmica da produção de auditoria. 4 3.1. Aplicação do plano de auditoria do IAS para 2013. 4 3.2. Dados estatísticos sobre as recomendações do IAS. 4 4. Principais conclusões e recomendações. 5 4.1. Auditorias horizontais. 5 4.1.1. Carta de recomendações relativa à delegação de novas tarefas às agências de execução (multi-DG) 5 4.1.2. Auditoria de resultados sobre a eficácia da gestão dos recursos humanos para apoiar a crise financeira na DG ECFIN, DG COMP e DG MARKT (multi-DG) 5 4.2. Agricultura, recursos naturais e saúde. 6 4.2.1. Exame limitado dos cálculos da taxa de erro residual (pilar 1 e 2) (DG AGRI) 6 4.2.2. Auditoria sobre a estratégia de controlo — aplicação na DG AGRI (DG AGRI) 7 4.3. Coesão. 8 4.3.1. Auditoria de resultados sobre os sistemas de medição do desempenho da DG REGIO (DG REGIO) 8 4.3.2. Auditoria de resultados sobre os sistemas de medição do desempenho da DG EMPL (DG EMPL) 9 4.4. Investigação, energia e transportes. 10 4.4.1. Exame limitado do cálculo e da metodologia subjacente utilizada pela DG RTD para calcular a taxa de erro residual no exercício de 2012 (DG RTD) 10 4.4.2. Auditoria conjunta do IAS-IAC à gestão de subvenções na TEN-T EA (convite à apresentação de propostas - gestão de projetos) (TEN-T EA) 10 4.4.3. Auditoria à estratégia de controlo da EACI (EACI) 10 4.4.4. Execução do Sétimo Programa-Quadro (7.º PQ) - Sistemas de controlo na REA (REA) 11 4.5. Ajuda externa, desenvolvimento e alargamento. 12 4.5.1. Exame limitado da metodologia e do cálculo da taxa de erro residual (DG DEVCO) 12 4.5.2. Estado de preparação da DG DEVCO para a aplicação da metodologia revista da DAS do TCE (DG DEVCO) (auditoria de desempenho) 12 4.5.3. Contratos públicos — gestão descentralizada (DG DEVCO) 13 4.6. Educação e cidadania. 13 4.6.1. Auditoria de desempenho das agências nacionais (EAC) 13 4.7. Assuntos económicos e financeiros. 14 4.7.1. Auditoria de desempenho do programa GMES/Copernicus (DG ENTR) 14 4.8. Serviços gerais e RH.. 14 4.8.1. Preparação da DG ESTAT para desempenhar o seu papel no quadro da governação económica (DG ESTAT) (auditoria de desempenho) 14 4.9. Auditorias informáticas. 15 4.9.1. Auditoria de resultados sobre a gestão da segurança do sistema informático do Regime de Comércio de Licenças de Emissão (RCLE) da UE (DG CLIMA, DG DIGIT e Direção de Segurança da DG RH) 15 4.9.2. SYGMA - Fase 1 – Auditoria de resultados ao processo de desenvolvimento (DG CNECT, DG RTD) 16 5. Consulta da instância da Comissão especializada em matéria de irregularidades financeiras 17 6. Conclusões. 17 1. Introdução O presente relatório visa informar a Autoridade de Quitação acerca dos trabalhos realizados pelo Serviço de Auditoria Interna (IAS), como previsto no artigo 99.º, n.º 5, do Regulamento Financeiro (RF). Tem por base o relatório elaborado pelo auditor interno da Comissão nos termos do artigo 99.º, n.º 3, do RF, sobre os relatórios de auditoria e de consultoria concluídos em 2013[1], relativos às Direções-Gerais da Comissão (DG), serviços e agências de execução[2]. Em conformidade com a sua base jurídica, contém um resumo do número e do tipo de auditorias internas efetuadas, das recomendações formuladas e do seguimento dado a essas recomendações[3]. 2. Missão do IAS: Independência, objetividade e responsabilidade - objetivos e âmbito do relatório A missão do IAS consiste em contribuir para uma boa gestão na Comissão Europeia, através da realização de auditorias dos sistemas internos de gestão e controlo, a fim de avaliar a sua eficácia e promover a sua melhoria contínua. A independência do IAS está consagrada no Regulamento Financeiro[4] e na sua carta de missão, aprovada pela Comissão. O IAS apresenta os relatórios de todas as suas auditorias ao Comité de Acompanhamento da Auditoria (CAA)[5]. O IAS realiza o seu trabalho em conformidade com o Regulamento Financeiro e com o Código de Ética e as Normas Internacionais para o Exercício Profissional da Auditoria Interna do Instituto de Auditores Internos. O IAS não audita os sistemas de controlo dos Estados-Membros para os fundos da Comissão. Estas auditorias, que vão até ao nível dos beneficiários individuais, são realizadas pelos auditores internos dos Estados-Membros, autoridades nacionais de auditoria, outras direções-gerais da Comissão e pelo Tribunal de Contas Europeu (TCE). No entanto, o IAS realiza auditorias às medidas tomadas pelos serviços da Comissão para supervisionar e auditar organismos dos Estados-Membros e de outras entidades responsáveis pelo desembolso de fundos da UE, como as Nações Unidas. Conforme previsto no Regulamento Financeiro, o IAS pode exercer estes direitos no local, incluindo nos Estados-Membros. 3. Panorâmica da produção de auditoria 3.1. Aplicação do plano de auditoria do IAS para 2013 Até à data-limite de 31 de janeiro de 2014, o IAS tinha realizado[6] 100 % das suas missões planeadas (objetivo de 100 %). O IAS concluiu 87 relatórios (em comparação com 89 em 2012 e 77 em 2011), incluindo 23 de auditoria, 59 de acompanhamento, 4 análises limitadas e uma carta de recomendações. O documento de trabalho em anexo apresenta um quadro com dados comparativos das missões e relatórios elaborados no período 2011-2013. 3.2. Dados estatísticos sobre as recomendações do IAS Em 2013, o IAS formulou 134 novas recomendações (das quais 2 «críticas», 59 «muito importantes», 67 «importantes» e 6 «desejáveis»). Os planos de ação relativos a estas recomendações foram considerados satisfatórios pelo IAS. Os auditados informaram que 79 % das recomendações aceites, emitidas entre 2009 e 2013, tinham sido aplicadas até ao início de 2014. De todas as recomendações classificadas como «muito importantes» ou «críticas» formuladas durante o período 2009-2013, dez recomendações muito importantes (2,3 %) conheceram atrasos superiores a seis meses. Outras três recomendações muito importantes em atraso foram emitidas antes de 2009[7]. Não se encontram pendentes quaisquer recomendações críticas. O Comité de Acompanhamento da Auditoria foi regularmente informado das recomendações críticas ou muito importantes com atrasos superiores a seis meses e, quando necessário, recordou aos serviços que são responsáveis pela sua aplicação. O número total de recomendações aceites pelos serviços auditados em 2009-2013, para as quais o IAS realizou auditorias de acompanhamento até ao final de 2013, é de 686. O trabalho de acompanhamento do IAS confirmou que as recomendações foram aplicadas de forma satisfatória, contribuindo para a melhoria dos sistemas de controlo dos serviços auditados. O IAS encerrou 96 % das recomendações objeto de acompanhamento durante este período. O documento de trabalho dos serviços da Comissão fornece informações mais pormenorizadas sobre as taxas de aceitação das novas recomendações e a aplicação das recomendações relativas ao período 2009-2013. 4. Principais conclusões e recomendações 4.1. Auditorias horizontais 4.1.1. Carta de recomendações relativa à delegação de novas tarefas às agências de execução (multi-DG) Esta carta de recomendações incidia sobre os principais problemas de natureza horizontal suscitados no relatório de síntese de 2010 do IAS relativo às agências de execução e nas auditorias subsequentes realizadas neste domínio. Tinha como objetivo apoiar a delegação de tarefas de gestão nas agências de execução e atenuar os riscos correspondentes. Não foi concebido para fornecer uma avaliação da situação ou emitir um parecer. Uma primeira questão suscitada foi que a análise custo-benefício utilizada para avaliar as várias opções deve ter por base uma metodologia bem definida e coerente, incluindo a utilização de metodologias e instrumentos adequados para apoiar o processo de afetação do pessoal. Além disso, a opção selecionada deve ser regularmente confirmada durante toda a vigência do projeto. Dado que as agências de execução aumentaram em termos de efetivos e atingiram uma massa crítica de programas a gerir, devem ter-se em consideração cenários alternativos para a obtenção de economias de custos e ganhos de eficiência através da agregação dos serviços horizontais de várias agências, como a informática, recursos humanos ou comunicação. Além disso, deve prestar-se mais atenção à melhoria do seu desempenho, de modo a dar resposta às expectativas crescentes das partes interessadas. O IAS também constatou que, tendo em conta a dimensão da delegação da gestão de programas, devem ser tomadas as medidas adequadas para garantir a disponibilidade de um número de efetivos suficiente e com o perfil necessário a longo prazo, em conjunto com uma política de retenção do pessoal das agências. Para mais pormenores, ver o ponto 2.1 do anexo. 4.1.2. Auditoria de resultados sobre a eficácia da gestão dos recursos humanos para apoiar a crise financeira na DG ECFIN, DG COMP e DG MARKT (multi-DG) Para enfrentar os novos desafios e responsabilidades resultantes da crise financeira, a Comissão atribuiu à DG ECFIN, DG COMP e DG MARKT um aumento substancial de recursos humanos O objetivo da auditoria era avaliar se a gestão dos recursos humanos (a seguir designada GRH) das respetivas Direções-Gerais tem sido eficaz para enfrentar os desafios resultantes das respostas políticas à crise financeira. O IAS considerou que as três Direções-Gerais demonstraram um forte empenho na resposta dada aos desafios relacionados com a GRH, o que lhes permitiu prosseguir os seus objetivos políticos e operacionais, incluindo os resultantes da crise. No entanto, em diferentes graus, as DG ainda precisam de melhorar as suas ferramentas de GRH para tornar o processo de decisão mais eficiente. No que respeita à estratégia de GRH, as DG devem continuar a desenvolver a sua estratégia plurianual de recursos humanos. Em especial, têm de efetuar uma análise qualitativa e quantitativa das necessidades de pessoal e colmatar as lacunas entre as necessidades e a situação atual. A aplicação da estratégia de recursos humanos deve ser apoiada por instrumentos para aferir, acompanhar e divulgar a sua eficácia. Quanto ao planeamento dos recursos humanos, devem criar instrumentos para avaliar regularmente o volume de trabalho atribuído ao pessoal e estabelecer as prioridades das suas tarefas. A afetação do pessoal deve ser decidida nesta base. As DG devem melhorar o seu processo de acompanhamento e elaboração de relatórios sobre as atividades relacionadas com a GRH mediante a conceção de um relatório abrangente em matéria de recursos humanos que inclua os seus diferentes aspetos, incluindo os respetivos indicadores essenciais de desempenho (IED). Desta forma, as DG poderão medir o desempenho da sua GRH e facilitar as decisões nesta matéria. As três DG estabeleceram planos de ação que o IAS considerou adequados para resolver os problemas identificados. Para mais detalhes sobre as conclusões relacionadas com as DG em causa, ver o ponto 2.3 do anexo. 4.2. Agricultura, recursos naturais e saúde (AGRI, ENV, CLIMA, MARE, EAHC, SANCO) 4.2.1. Exame limitado dos cálculos da taxa de erro residual (pilar 1 e 2) (DG AGRI) Pela primeira vez, o IAS efetuou exames limitados aos cálculos das taxas de erro residual (TER) comunicadas pela DG AGRI (ver presente secção), DG RTD (ver secção 4.4.1) e DG DEVCO (ver secção 4.5) nos seus projetos de relatórios anuais de atividades (RAA), para o ano de referência de 2012. No cálculo das TER, a DG AGRI depende em grande medida das estatísticas de controlo comunicadas pelos Estados-Membros, que não são consideradas fiáveis pelo Tribunal de Contas Europeu. Por conseguinte, existe um risco de a TER da DG AGRI ser incorreta. Para além do RAA de 2012, a fiabilidade das estatísticas dos Estados-Membros deve ser melhorada[8]. Além disso, a DG AGRI deve assegurar que as TER são calculadas com base em dados corretos e representativos. Deve abordar as incoerências detetadas e assegurar que os erros de condicionalidade são incluídos no cálculo. Se estes forem excluídos, o respetivo impacto deve ser explicado. Além disso, a DG AGRI deve estudar a possibilidade de adaptar o procedimento de emissão de reservas, sempre que sejam justificadas por estatísticas de controlo fiáveis dos Estados-Membros. Tal seria mais coerente com os critérios de materialidade utilizados por outras DG que efetuam operações de gestão partilhada. A DG AGRI concordou e aceitou todas as conclusões e recomendações do exame limitado. Reconheceu a urgência das recomendações e comprometeu-se a aplicá-las. A DG AGRI elaborou um plano de ação que o IAS considerou adequado para resolver os problemas identificados. Este plano foi acompanhado no contexto do RAA para o exercício de 2013, que revelou que já se tinham registado progressos significativos no RAA de 2012 e, sobretudo, no RAA de 2013. Para mais pormenores, ver o ponto 3.1 do anexo. 4.2.2. Auditoria sobre a estratégia de controlo — aplicação na DG AGRI (DG AGRI) Estas auditorias foram uma continuação da auditoria do IAS realizada em 2012 sobre a conceção da estratégia de controlo em vigor na Direção de Auditoria da DG AGRI. O objetivo era avaliar a aplicação da estratégia de auditoria e controlo, em particular a realização efetiva dos trabalhos de auditoria, a sua supervisão, bem como as medidas corretivas para resolver as deficiências dos sistemas de gestão e controlo dos Estados-Membros. Os auditores reconheceram os esforços a serem atualmente desenvolvidos pela DG AGRI para reduzir as taxas de erro e proteger o orçamento através de uma série de medidas de deteção e correção. No entanto, há margem para melhorar o processo de auditoria, que é essencial para proporcionar uma base sólida para o processo de fiabilidade sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes: os documentos preparatórios deve ser obtidos em tempo útil e, sempre que necessário, traduzidos e analisados; a coordenação com as unidades operacionais deve ser otimizada, a fim de tirar partido dos seus conhecimentos e competências e para identificar e abordar adequadamente as questões essenciais; as repetições dos controlos devem ser realizadas no local; e deve ser assegurado um registo documental adequado das principais etapas. É igualmente essencial que a DG AGRI disponha de um sistema de monitorização das melhorias reais e sustentáveis dos sistemas de controlo dos Estados-Membros. A DG AGRI deve concluir – incluindo os controlos de validação de dados – e utilizar o seu sistema informático existente para rastrear e dar melhor seguimento às suas recomendações de auditoria. Além disso, a DG AGRI deve utilizar este sistema para controlar o progresso das suas próprias auditorias, a cobertura de auditoria e os resultados obtidos. A DG AGRI elaborou um plano de ação que o IAS considerou adequado para resolver os problemas identificados. Para mais pormenores, ver o ponto 3.2 do anexo. 4.3. Coesão (REGIO, EMPL) 4.3.1. Auditoria de resultados sobre os sistemas de medição do desempenho da DG REGIO (DG REGIO) O principal objetivo da auditoria era avaliar em que medida a DG REGIO aplica sistemas de medição de desempenho adequados para a monitorização, a apresentação de relatórios e a avaliação do desempenho das atividades, tanto em termos das suas atividades operacionais e administrativas (internas) como da concretização dos objetivos políticos (externos). A DG REGIO deve integrar melhor as suas prioridades no plano de gestão e explicar de que modo contribuem para os objetivos específicos. Além disso, as metas devem ser bem definidas, acompanhadas de etapas adequadas e indicadores «RACER»[9]. Para a execução das políticas no período 2014-2020, devem ser desenvolvidos indicadores com base numa avaliação global do desempenho de cada programa operacional (PO). Deve assegurar-se que a estratégia de avaliação para o período 2014-2020 tem em conta os ensinamentos retirados do período em curso, em especial quanto ao modo de obter os dados de avaliação ao longo do tempo e a forma como tal pode contribuir para o RAA e o relatório do artigo 318.º. Além disso, a DG REGIO deve, em conjunto com a DG EMPL (ver em seguida), desenvolver uma estratégia para melhorar a fiabilidade das informações de desempenho fornecidas pelos Estados-Membros e, simultaneamente, estudar uma abordagem multidisciplinar. A DG REGIO deve igualmente continuar a melhorar a qualidade dos dados comunicados para período de programação 2007-2013. Além disso, a DG REGIO deve reforçar o papel das unidades geográficas no acompanhamento do desempenho dos PO e assegurar que os resultados são corretamente refletidos no parecer de gestão do gestor orçamental subdelegado da Comissão (GOSD). Deve desenvolver uma abordagem clara para consolidar a garantia da fiabilidade do desempenho da política de coesão e o modo como essa garantia pode ser prestada, designadamente através de ações de acompanhamento, avaliação e auditoria. A DG REGIO elaborou um plano de ação que o IAS considera adequado para resolver os problemas identificados. Para mais pormenores, ver o ponto 4.2 do anexo. 4.3.2. Auditoria de resultados sobre os sistemas de medição do desempenho da DG EMPL (DG EMPL) O principal objetivo da auditoria foi avaliar a adequação dos sistemas de medição do desempenho em vigor. A DG EMPL deve integrar melhor no seu plano de gestão os objetivos e resultados esperados das atividades operacionais da DG que contribuam para o Fundo Social Europeu (FSE), os objetivos específicos e os objetivos das principais atividades horizontais e administrativas. Deve continuar a melhorar os seus indicadores para respeitar os critérios RACER e assegurar que os seus objetivos são bem definidos. Para a execução das políticas do FSE no período 2014-2020, devem ser desenvolvidos indicadores com base na avaliação global da DG EMPL do desempenho de cada PO. Por outro lado, deve melhorar a elaboração de relatórios sobre as realizações do FSE, mediante a inclusão de uma maior análise qualitativa e mais informações sobre o contexto. Além disso, com base no trabalho realizado até à data, deverá continuar a desenvolver a sua metodologia para avaliar o volume de trabalho de forma cobrir toda a gama de atividades, com vista a melhorar a afetação dos recursos. Deve garantir que dispõe de informações atualizadas para desenvolver o seu plano de recursos humanos em conformidade. A DG EMPL deve igualmente, em conjunto com a DG REGIO, desenvolver uma estratégia para melhorar a fiabilidade das informações sobre o desempenho. Embora dando atenção ao próximo período de programação, é necessário continuar a melhorar os dados comunicados relativamente ao período 2007-2013. Além disso, a DG EMPL deve reforçar o papel das unidades geográficas no acompanhamento do desempenho dos PO e assegurar que os resultados são corretamente refletidos no parecer de gestão do GOSD. Deve desenvolver uma abordagem clara para consolidar a garantia da fiabilidade do desempenho do FSE, incluindo a necessidade de auditorias de desempenho por equipas multidisciplinares. A DG EMPL elaborou um plano de ação que o IAS considera adequado para resolver os problemas identificados. Para mais pormenores, ver o ponto 4.3 do anexo. 4.4. Investigação, energia e transportes (EACI, ERCEA, CNECT, JRC, REA, RTD, TEN-T EA, MOVE, ENER) 4.4.1. Exame limitado do cálculo e da metodologia subjacente utilizada pela DG RTD para calcular a taxa de erro residual no exercício de 2012 (DG RTD) O objetivo era rever o cálculo e a metodologia subjacente da TER constante do projeto de RAA de 2012. A exatidão do cálculo da taxa de erro residual é afetada pelas auditorias incompletas da Amostra Representativa Comum de Auditoria (ARCA) (84 %). Embora alguns dos motivos dos atrasos nas auditorias estejam fora do seu controlo, a DG RTD deve, no entanto, continuar a melhorar o seu planeamento das auditorias à ARCA, a fim de aumentar a taxa de conclusão da amostra de auditoria no momento da apresentação do relatório. Além disso, a DG RTD deve adotar uma abordagem mais conservadora em matéria de extrapolação ex post dos resultados, para ter em conta a possibilidade de que alguns dos erros sistemáticos extrapolados não se verificarem. A DG RTD aceitou a recomendação e corrigiu o RAA de 2013. Para mais pormenores, ver o ponto 5.1 do anexo. 4.4.2. Auditoria conjunta do IAS-IAC à gestão de subvenções na TEN-T EA (convite à apresentação de propostas - gestão de projetos) (TEN-T EA) O objetivo da auditoria consistia em avaliar a adequação e a aplicação eficaz do sistema de controlo interno relativo às subvenções em regime de gestão direta pela Agência de Execução da Rede Transeuropeia de Transportes (TEN-T EA). Esta missão conjunta centrou-se no processo de avaliação das propostas de subvenção. Não foram identificados riscos significativos no processo de avaliação que possam afetar negativamente a realização dos objetivos. Para mais pormenores, ver o ponto 5.2 do anexo. 4.4.3. Auditoria à estratégia de controlo da EACI (EACI) A auditoria abrangeu os principais elementos para obter garantias quanto aos fundos geridos, aos controlos ex ante e ex post e à declaração da fiabilidade no RAA. O IAS recomendou que a EACI elabore uma descrição pormenorizada da sua estratégia de controlo e reavalie o sistema de controlo interno, incluindo a relação entre os controlos e os resultados e os objetivos específicos de fiabilidade no que diz respeito à legalidade e regularidade. A Agência deve atualizar os seus procedimentos de elaboração de relatórios pelos GOSD, incluindo indicadores-chave de desempenho e deve estudar a possibilidade de reequilibrar o peso dos controlos ex ante e ex post segundo a fiabilidade pretendida. A Agência deve também reforçar os seus controlos ex ante, desenvolvendo uma abordagem baseada no risco, com base em indicadores sólidos e coerentes, reforçando a verificação da elegibilidade dos custos e adotando decisões formais para atribuir ao pessoal tecnicamente competente o poder para apor as menções «Visto; a pagar». No que se refere à estratégia de auditoria ex post, a EACI deve definir melhor e justificar os objetivos globais e específicos, bem como melhorar o seu processo de seleção de projetos baseado no risco. O setor de controlo ex post da Agência deve ser reorganizado. Por último, a Agência deve desenvolver uma estratégia antifraude para garantir uma adequada sensibilização para a fraude na sua estratégia de controlo global. A EACI elaborou um plano de ação que o IAS considerou adequado para resolver os problemas identificados. Para mais pormenores, ver o ponto 5.4 do anexo. 4.4.4. Execução do Sétimo Programa-Quadro (7.º PQ) - Sistemas de controlo na REA (REA) A auditoria avaliou se a estratégia de controlo da REA no contexto do 7.º PQ produziu os resultados esperados. As auditorias ex post realizadas no período 2010-2012 detetaram que os regimes relativos às PME geridos pela Agência estavam afetados por erros significativos. O IAS recomendou que a REA avaliasse o risco de irregularidades e fraude potencial nesses regimes e o incluísse no seu RAA de 2013, que aplicasse plenamente as medidas corretivas previstas e lançasse um exercício reforçado de auditorias específicas. Para decidir sobre as reservas no RAA de 2012, a REA não utilizou a taxa de erro representativa comum em todas as operações do 7.º PQ, ao contrário das DG do domínio da investigação. Em vez disso, optou por uma abordagem alternativa. Acresce que a REA substituiu a taxa de erro relativa à legalidade e regularidade por um indicador do impacto financeiro dos erros no orçamento. A REA deve, por conseguinte, melhorar a divulgação das taxas de erro e a fiabilidade dos seus RAA. Além disso, a REA deve formalizar uma estratégia específica de controlo ex post que defina os objetivos, as prioridades, os indicadores-chave de desempenho e uma melhor abordagem de avaliação dos riscos, a fim de aumentar o número de controlos baseados nos riscos. A abordagem baseada nos riscos deve igualmente ser desenvolvida para os controlos ex ante. Por último, a REA deve realizar as ações incluídas no seu documento de estratégia antifraude, iniciar uma reflexão no domínio da investigação sobre o modo de avaliar adequadamente os riscos de duplo financiamento e coordenar esforços com outros serviços do domínio da investigação sobre a luta contra o plágio. A REA elaborou um plano de ação que o IAS considerou adequado para resolver os problemas identificados. Para mais pormenores, ver o ponto 5.5 do anexo. 4.5. Ajuda externa, desenvolvimento e alargamento (DEVCO, ECHO, ELARG, FPI) 4.5.1. Exame limitado da metodologia e do cálculo da taxa de erro residual (DG DEVCO) O objetivo era rever o cálculo e a metodologia subjacente da TER constante do projeto de RAA de 2012. Em 2011, a DG DEVCO lançou um estudo sobre o cálculo da TER, que foi um passo importante no sentido de melhorar o seu processo de reforço da fiabilidade. No entanto, o exame efetuado pelo IAS revelou deficiências na fiabilidade do cálculo da parte estimada da taxa de erro, tais como a ausência de uma metodologia que seja aplicada de forma coerente para estimar os erros na ausência de documentação subjacente e na incorporação da TER e outros elementos de fiabilidade no projeto de RAA. Além disso, o IAS concluiu que o projeto de RAA de 2012 não continha elementos suficientes para permitir uma avaliação da relação custo/eficácia dos controlos globais em vigor (incluindo o estudo sobre a TER). Essa avaliação pode permitir à DG DEVCO identificar as oportunidades em termos de eficiência em matéria de custos e/ou áreas onde os controlos podem ser adaptados. O IAS recomendou que, no próximo ano, a DG DEVCO tome as medidas adequadas para garantir a utilização de uma base de dados de transações extraídas do Sistema Comum de Informação RELEX (CRIS), que já tenha sido objeto de controlos de coerência. A DG DEVCO elaborou um plano de ação que o IAS considerou adequado para resolver os problemas identificados. Subsequentemente, o IAS constatou que a DG DEVCO tomou medidas adequadas para melhorar a parte descritiva do RAA final de 2012 a nível da taxa de erro residual. Para mais pormenores, ver o ponto 6.1 do anexo. 4.5.2. Estado de preparação da DG DEVCO para a aplicação da metodologia revista da DAS do TCE (DG DEVCO) (auditoria de desempenho) A nova abordagem do TCE para a sua declaração de fiabilidade é suscetível de conduzir a um aumento das taxas de erro comunicadas devido à exclusão das operações de pré-financiamento menos propensas a erros da amostra e da quantificação em 100 % das irregularidades graves nos concursos públicos em todas as modalidades de gestão. Tendo em conta o que precede, o IAS realizou uma auditoria sobre o estado de preparação da DG DEVCO para a metodologia revista da DAS do TCE. A auditoria revelou que a DG DEVCO efetuou os preparativos adequados para atenuar os riscos da quitação associados à revisão da metodologia da DAS do TCE. A DG DEVCO preparou um plano de ação global para fazer face a eventuais problemas relacionados com a metodologia revista da DAS e com outras questões identificadas pelos seus auditores externos ou nas auditorias realizadas pela IAC da DG DEVCO ou pelo IAS. Para mais pormenores, ver o ponto 6.2 do anexo. 4.5.3. Contratos públicos — gestão descentralizada (DG DEVCO) O objetivo da auditoria consistia em avaliar a adequação e a aplicação eficaz do sistema de controlo interno, da gestão dos riscos e dos processos de governação relacionados com os processos de adjudicação e de celebração de contratos do Fundo Europeu de Desenvolvimento (FED) e do orçamento da UE realizados na modalidade de gestão descentralizada. A auditoria salientou dois casos específicos relacionados com a identificação e a aplicação dos princípios deontológicos e prevenção de conflitos de interesses. Por conseguinte, o IAS recomendou que a DG DEVCO clarificasse estes princípios no seu guia prático. A DG DEVCO elaborou um plano de ação que o IAS considerou adequado para resolver os problemas identificados. Para mais pormenores, ver o ponto 6.4 do anexo. 4.6. Educação e cidadania (COMM, EAC, EACEA, HOME, JUST) 4.6.1. Auditoria de desempenho das agências nacionais (EAC) As agências nacionais (AN) foram designadas pelas autoridades dos países participantes para aplicar os programas de Aprendizagem ao Longo da Vida (PALV) e Juventude em Ação. A externalização, como forma de gestão, implica riscos adicionais na conceção do sistema de supervisão de uma DG para a prossecução dos seus objetivos políticos. O principal objetivo da auditoria era avaliar se a DG EAC criou um sistema de medição do desempenho eficaz para monitorizar, comunicar e avaliar o desempenho das agências nacionais. A auditoria revelou que, embora estejam atualmente em curso um conjunto de ações para definir um sistema de medição do desempenho na DG EAC para o período de 2014-2020, a DG EAC deve reforçar a sua eficácia, nomeadamente quanto aos indicadores que medem explicitamente a eficiência e rentabilidade da utilização da subvenção de funcionamento pelas agências nacionais. Além disso, deve ser estabelecida uma ligação clara entre os objetivos das agências nacionais e os da Comissão. A DG EAC elaborou um plano de ação que o IAS considerou adequado para resolver os problemas identificados. Para mais pormenores, ver o ponto 7.1 do anexo. 4.7. Assuntos económicos e financeiros (COMP, ECFIN, ENTR, MARKT, OLAF, TAXUD, TRADE) 4.7.1. Auditoria de desempenho do programa GMES/Copernicus (DG ENTR) O objetivo da auditoria à Monitorização Global do Ambiente e Segurança (GMES) era avaliar a eficácia dos mecanismos de governação, da gestão dos riscos e dos sistemas de controlo interno para apoiar a gestão da iniciativa. A auditoria teve lugar no período de transição entre as operações iniciais do GMES, executadas em 2011-2013, e a fase operacional do programa, rebatizado Copernicus, que vai mais do que triplicar a contribuição total do orçamento da UE. O IAS recomenda a melhoria do quadro de governação para a componente espacial, reforçando os sistemas e dispositivos de monitorização e a realização de análises exaustivas, a fim de apoiar eficazmente a transição para a fase operacional do programa Copernicus. A DG ENTR elaborou um plano de ação que o IAS considerou adequado para resolver os problemas identificados. Para mais pormenores, ver o ponto 8.1 do anexo. 4.8. Serviços gerais e RH (HR, BUDG, DGT, DIGIT, EPSO, ESTAT, SJ, OIB, OIL, OP, PMO, SCIC, SG) 4.8.1. Preparação da DG ESTAT para desempenhar o seu papel no quadro da governação económica (DG ESTAT) (auditoria de desempenho) A crise económica e financeira revelou uma série de importantes deficiências estruturais na governação económica da União Económica e Monetária da UE. Como parte da resposta, as responsabilidades da DG ESTAT foram alargadas e reforçadas. Para além de garantir a elevada qualidade dos dados sobre o défice e a dívida pública, a DG ESTAT é responsável por definir regras e procedimentos para investigar a manipulação das estatísticas. Este foi o tema da auditoria que analisou o estado de preparação da DG. O SAI recomendou que a DG ESTAT tome imediatamente medidas para formalizar os seus procedimentos operacionais e orientações técnicas, incluindo o aconselhamento jurídico recebido. A DG ESTAT deve igualmente avaliar as suas necessidades em termos de recursos humanos e competências, a fim de desempenhar as suas novas tarefas de investigação. Consequentemente, deve refletir estas necessidades no seu plano de gestão. Além disso, a DG ESTAT deve assegurar que o seu modelo de risco utilizado no planeamento das suas visitas de diálogo a montante[10] é compatível com um sistema de gestão de qualidade (SGQ) reconhecido. Além disso, importa garantir o valor acrescentado através da divulgação em tempo útil das suas conclusões ao Comité Económico e Financeiro (CEF). Além disso, o IAS recomenda que a DG ESTAT prepare uma justificação clara para cada visita ad hoc[11] e apresente um resumo das suas visitas ad hoc às principais partes interessadas. A DG ESTAT elaborou um plano de ação que o IAS considera adequado para resolver os problemas identificados. No quadro de uma auditoria de acompanhamento recente, o IAS salientou os progressos realizados. Para mais pormenores, ver o ponto 9.1 do anexo. 4.9. Auditorias informáticas 4.9.1. Auditoria de resultados sobre a gestão da segurança do sistema informático do Regime de Comércio de Licenças de Emissão (RCLE) da UE (DG CLIMA, DG DIGIT e Direção de Segurança da DG RH) Como responsável pela gestão do sistema informático do Regime de Comércio de Licenças de Emissão (RCLE) da UE, a Comissão tem de garantir que as vulnerabilidades de segurança do sistema informático não sejam ilegalmente exploradas, o que poderá resultar no mau funcionamento e distorção do mercado do carbono, com consequências financeiras e em termos de reputação da instituição. O objetivo global da auditoria consistiu em avaliar se o sistema de controlo existente garante a identificação das medidas de segurança adequadas e a sua aplicação eficaz ao sistema informático do RCLE da UE. A auditoria abrangeu a DG CLIMA, a DG DIGIT e a Direção de Segurança da DG RH, segundo as respetivas funções e responsabilidades de gestão. A auditoria do IAS mostrou que as medidas de segurança identificadas pela DG CLIMA são razoáveis, tendo em conta a complexidade e os desafios com que o sistema se confronta. No entanto, os controlos de segurança subsequentes não foram integralmente aplicados. Tal resulta, nomeadamente, das dificuldades da atual estrutura de governação do projeto do RCLE[12] para tomar decisões vinculativas e garantir a sua aplicação e para concertar as posições antagónicas e as grandes divergências entre os participantes, de modo a facilitar a cooperação entre os principais intervenientes e o fluxo de informações necessárias para se tomarem as decisões adequadas relativamente às medidas de segurança exigidas pelo sistema informático do RCLE. As três DG elaboraram planos de ação que o IAS considerou adequados para resolver os problemas identificados. Para mais pormenores, ver o ponto 10.3 do anexo. 4.9.2. SYGMA - Fase 1 – Auditoria de resultados ao processo de desenvolvimento (DG CNECT, DG RTD) A DG CNECT (como proprietária da rede) e a DG RTD (como fornecedora do sistema) são as principais entidades envolvidas no desenvolvimento do SYGMA, que é atualmente gerido no âmbito de um projeto comum a todas as direções-gerais do domínio da investigação, e se destina a fornecer um sistema informático de apoio ao processo de gestão das subvenções do 7.º PQ/PCI, Horizonte 2020 e de outras subvenções não destinadas à investigação geridas pelo setor da investigação. O SYGMA deverá tornar-se o sistema de gestão das subvenções da instituição, encontrando-se no centro do exercício de racionalização da gestão das subvenções[13]. O objetivo da auditoria era avaliar a eficácia e eficiência da gestão do SYGMA, com especial ênfase na governação dos projetos informáticos e na gestão e prontidão das operações informáticas. Em geral, até à data a componente de desenvolvimento do projeto SYGMA tem sido adequadamente gerida, sem grandes desvios relativamente ao plano original. No entanto, como a aprovação da base jurídica setorial e a definição de processos empresariais harmonizados se encontram pendentes de aprovação, o desenvolvimento informático não se baseou em processos e necessidades empresariais estáveis, mas antes em pressupostos razoáveis. Ambas as DG elaboraram planos de ação para as recomendações aceites que o IAS considerou adequados para resolver os problemas identificados. Para mais pormenores, ver o ponto 10.4 do anexo. 5. Consulta da instância da Comissão especializada em matéria de irregularidades financeiras Em 2013, a instância especializada em matéria de irregularidades financeiras não comunicou problemas sistémicos, em conformidade com o artigo 73.º, n.º 6[14], do Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias. 6. Conclusões A execução dos planos de ação elaborados em resposta às auditorias do IAS deste ano e dos anos anteriores contribui para a melhoria contínua do quadro de controlo interno da Comissão. O IAS irá realizar auditorias de acompanhamento da execução dos planos de ação que serão examinados pelo Comité de Acompanhamento da Auditoria, o qual, quando adequado, informará o Colégio. O SAI continuará a centrar-se nas auditorias financeiras/de conformidade e informáticas, aumentando igualmente as atividades de auditoria de resultados. [1] São incluídos no presente relatório os relatórios de auditoria e de consultoria finalizados até 1 de fevereiro de 2014. [2] O relatório não abrange as agências europeias descentralizadas, o Serviço Europeu para a Ação Externa, ou outros organismos objeto de auditorias do IAS, que constam de relatórios anuais separados. [3] Como exigido pela norma n.º 2060 das «Normas Internacionais para o Exercício Profissional da Auditoria Interna» (a seguir designadas «normas») adotadas pelo Instituto de Auditores Internos (IIA - Institute of Internal Auditors). [4] Artigo 100.º do RF. [5] O Comité de Acompanhamento da Auditoria assiste o Colégio de Comissários, assegurando que o trabalho do IAS, das estruturas de auditoria interna (EAI) e do TCE é devidamente tido em conta pelos serviços da Comissão e recebe o seguimento adequado. [6] O documento de trabalho dos serviços da Comissão em anexo apresenta uma panorâmica de todas as missões de auditoria e de acompanhamento. [7] IAS - 2006, DIGIT - 001 Centro de Dados - Operações e segurança, IAS - 2007 - DIGIT - 001 - Rede de dados das empresas de serviços e infraestruturas e IAS.B - 2008 - ADMIN - 004 auditoria de segurança. [8] Espera-se que a nova legislação para o período de 2014-2020 e o seu quadro de controlo reforçado permitam melhorar a situação no futuro. [9] «RACER»: relevantes, aceites, plausíveis, simples e sólidos (relevant, accepted, credible, easy, robust - norma de controlo interno n.º 5) [10] As visitas de diálogo a montante são concebidas para detetar riscos ou potenciais problemas decorrentes das fontes de dados a montante no contexto de um procedimento relativo aos défices excessivos. [11] As visitas ad hoc são organizadas quando uma questão importante levantada com um Estado-Membro não possa ser resolvida sem uma reunião física no local. Embora estas visitas não sejam expressamente mencionadas no Regulamento n.º 479/2009 revisto, a DG ESTAT considera ter os mesmos direitos de acesso do que no âmbito da visita metodológica. [12] A estrutura de governação inclui o Comité Diretor do Projeto RCLE a nível de Diretor-Geral, o grupo preparatório a nível de Diretor e o grupo de trabalho da segurança (GTP) que representa o nível técnico. [13] O exercício de racionalização da gestão das subvenções foi lançado em março de 2011, na sequência da Comunicação «Getting the Best from IT in the Commission» do Vice-Presidente Sefčovič. O objetivo é atingir uma utilização eficiente dos recursos e investimentos da Comissão e assegurar que as necessidades reais da instituição sejam satisfeitas com ferramentas informáticas eficazes. [14] O artigo 117.º das normas de execução (NE) determina: «Este relatório anual (ou seja, o relatório previsto no artigo 99.º, n.º 3) menciona igualmente os problemas sistémicos identificados pela instância especializada, criada em conformidade com o artigo 73.º, n.º 6, do Regulamento Financeiro».