PT

Bruxelas, 4.6.2008

COM(2008) 338 final

COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO AO PARLAMENTO EUROPEU, AO CONSELHO E AO TRIBUNAL DE CONTAS

Síntese dos resultados da gestão da Comissão em 2007

COMUNICAÇÃO DA COMISSÃO AO PARLAMENTO EUROPEU, AO CONSELHO E AO TRIBUNAL DE CONTAS

Síntese dos resultados da gestão da Comissão em 2007

1. Introdução

O orçamento da UE constitui um instrumento fundamental para a realização das políticas da União e a eficácia das despesas da UE poderá influenciar de modo determinante a forma como a UE dá resposta às expectativas dos cidadãos. A Comissão tem de poder demonstrar que os fundos públicos são bem direccionados e geridos e adoptar uma abordagem transparente relativamente aos casos em que não podem ser assegurados elevados padrões. Em conformidade com o disposto no artigo 274.° do Tratado CE, a Comissão assume inteira responsabilidade pela execução do orçamento comunitário.

· A execução operacional do orçamento é delegada aos directores-gerais, responsáveis pela boa gestão financeira dos recursos e pelo funcionamento de sistemas de controlo eficazes e eficientes. Na sua qualidade de "gestores orçamentais delegados" apresentam um balanço do exercício das suas funções sob a forma de um relatório anual de actividades [1] (RAA), que constitui a principal expressão da sua responsabilização perante o Colégio. A declaração de garantia, assinada pelos directores-gerais e incluída nos respectivos RAA, centra-se na legalidade e regularidade das operações financeiras. O RAA não se limita às questões financeiras, incluindo uma análise dos resultados das políticas, bem como uma avaliação exaustiva dos sistemas de controlo interno.

· Cabe aos directores-gerais informar o respectivo Comissário ou Comissários das dificuldades com que se depararam no exercício das suas funções durante o ano – uma obrigação que ultrapassa os aspectos meramente financeiros. O conteúdo do RAA é debatido com o Comissário ou Comissários antes da sua assinatura pelo director-geral.

· Ao adoptar a presente síntese, a Comissão assume a responsabilidade política em relação à gestão dos seus directores-gerais e chefes de serviço, com base nas garantias e reservas por eles emitidas nos respectivos RAA e adopta as medidas necessárias para resolver eventuais deficiências detectadas. Por outro lado, a Comissão está empenhada em continuar a avançar no sentido de uma "declaração de garantia" positiva por parte do Tribunal de Contas Europeu e dá instruções aos seus serviços para executarem na íntegra as medidas apresentadas no presente documento.

2. Garantir relatórios anuais de actividades de boa qualidade

2.1. Uma apresentação mais clara

Foram alcançados progressos a nível da qualidade e cobertura dos RAA desde a sua introdução em 2002. Com base na experiência obtida nos anos anteriores e graças ao incentivo proporcionado tanto pelo Tribunal de Contas Europeu como pelo Serviço de Auditoria Interna na sua auditoria relativa ao processo de garantia, foram desenvolvidos esforços adicionais em 2007 no sentido de:

· Dar seguimento às reservas emitidas no passado. O Secretariado-Geral e a DG Orçamento controlaram todos os planos de acção destinados a resolver as reservas emitidas no passado.

· Adaptar as estratégias de controlo aos contextos de controlo específicos. As estratégias de controlo devem ser adaptadas ao contexto de controlo específico de cada actividade, visto constituírem a base da declaração de garantia e de eventuais reservas. A fim de que as estratégias de controlo sejam apresentadas de forma harmonizada nos RAA, foram elaborados modelos de controlo interno, que são utilizados por praticamente todos os serviços.

· Melhorar a coerência e a clareza dos relatórios. As orientações mais precisas fornecidas aos serviços foram em larga medida seguidas, para garantir uma abordagem mais coerente a nível da Comissão e das famílias de direcções-gerais, dando assim seguimento, em grande parte, aos compromissos assumidos no Relatório de Síntese de 2006. Nomeadamente, passou a ser obrigatório que os gestores orçamentais delegados divulguem os indicadores utilizados para garantir a legalidade e regularidade das operações. Foi solicitado aos gestores orçamentais delegados que não emitiram reservas relativamente às deficiências identificadas pelo Tribunal de Contas que explicassem os motivos nos respectivos relatórios. A fim de tornar os relatórios individuais mais completos e mais coerentes a nível interno, os gestores orçamentais delegados foram convidados a descrever os "elementos de base" subjacentes às suas garantias.

2.2. Reforço do processo de análise

Embora em última análise o director-geral seja o único responsável pelos RAA e pelas eventuais reservas emitidas, foi também reforçado o processo de análise dos projectos de relatório e das reservas por parte do Secretariado-Geral e da DG Orçamento:

· Tal como aconteceu nos anos anteriores, foram realizadas reuniões de "exame pelos pares", organizadas por famílias de direcções-gerais.

· O exercício de "exame pelos pares" foi alargado a fim de abranger as reservas emitidas no passado que os directores-gerais tencionavam retirar, para garantir que todas as decisões deste tipo fossem bem fundamentadas e devidamente explicadas.

· Pela primeira vez, o "exame pelos pares" incidiu igualmente sobre todas as áreas do orçamento consideradas insatisfatórias pelo Tribunal de Contas nos seus relatórios anuais de 2005 e 2006, a fim de garantir uma resposta coerente.

· Foi verificada a coerência geral dos relatórios com as conclusões do Tribunal de Contas e das auditorias internas, principalmente nos casos em que se verificou um atraso na execução das recomendações.

2.3. Conclusões

· A Comissão verifica que foram realizados progressos a nível da apresentação dos RAA, que atingiram na generalidade um nível satisfatório, mas salienta que, em áreas específicas, a situação pode ainda ser melhorada.

· O directores-gerais emitem um parecer de gestão com base em informações que incluem, nomeadamente, os trabalhos de auditoria da própria Comissão, relatórios e observações do Tribunal de Contas e, quando adequado, os resultados dos controlos efectuados pelos Estados-Membros. Enquanto o Tribunal emite um parecer de auditoria anual sobre as contas e a legalidade e regularidade das operações financeiras subjacentes, os pareceres dos directores-gerais centram-se em determinar se os recursos foram utilizados para o fim a que destinavam, tendo em conta a natureza plurianual dos controlos.

· Apesar de o exercício de "exame pelos pares" se ter revelado útil, é necessário envidar esforços suplementares para melhorar o processo de elaboração dos RAA em determinadas áreas, nomeadamente para garantir a coerência entre serviços. A prática do Tribunal de Contas de classificar os relatórios em função da medida em que podem constituir um elemento de prova para efeitos de auditoria proporcionou um incentivo para a melhoria do processo.

· Com o objectivo de introduzir novas melhorias, principalmente no que se refere à coerência e clareza dos relatórios, o Secretariado-Geral e a DG Orçamento estabelecem todos os anos contactos com os serviços, numa fase precoce do processo, para debater o estado da situação relativamente às reservas emitidas em anteriores RAA. Além disso, o processo de "exame pelos pares", actualmente organizado, será enriquecido com reuniões bilaterais com serviços seleccionados com base nas posições apresentadas nos projectos de RAA.

· O Secretariado-Geral e a DG Orçamento fornecerão igualmente orientações suplementares, a fim de reforçar a coerência no tratamento dos riscos de reputação e de abordar mais claramente a relação entre taxas de erro, importância relativa e reservas.

3. Garantia de legalidade e regularidade das transacções e reservas emitidas pelos directores-gerais

Após ter examinado os relatórios anuais de actividades, nomeadamente as declarações assinadas por cada director-geral e chefe de serviço, a Comissão observa que todos os directores-gerais forneceram uma garantia razoável de que os recursos afectados às suas actividades foram utilizados para o fim a que se destinavam, em conformidade com os princípios da boa gestão financeira e quanto ao facto de os procedimentos de controlo aplicados oferecerem as garantias necessárias no que diz respeito à legalidade e à regularidade das operações subjacentes. Apesar disso, diversas declarações foram acompanhadas de reservas. As direcções-gerais em causa expressaram o seu empenhamento em abordar estas deficiências através de planos de acção claramente definidos. Apesar das deficiências, nenhum dos serviços concluiu que estas os impediam de fornecer, em termos gerais, uma "garantia razoável".

O número de reservas relativas a 2007 foi ligeiramente superior ao de 2006 (17 comparativamente a 20), prosseguindo a tendência no sentido da descida dos anos anteriores. No total, 13 directores-gerais emitiram reservas relativamente a 2007 (15 relativamente a 2006) e quatro deles apresentaram duas reservas. O âmbito das reservas individuais foi nalguns casos alargado, abrangendo um maior número de Estados-Membros ou de programas. Foram retiradas nove reservas emitidas relativamente a 2006, mas o número de reservas recorrentes elevou-se a onze. A maioria das reservas emitidas relativamente a 2007 diziam respeito quer à qualidade dos sistemas de controlo dos Estados-Membros quer a erros detectados a nível dos beneficiários. No Anexo 2 é apresentada uma panorâmica das reservas emitidas relativamente a 2007.

3.1. Fundos estruturais

As medidas estruturais constituem uma das políticas fundamentais da União, sendo aplicadas com os Estados-Membros através de um sistema de "gestão partilhada". Os RAA apresentaram uma avaliação aprofundada dos sistemas de controlo dos Estados-Membros, especificando o grau de fiabilidade que lhes podia ser atribuído. Em 2007, os directores-gerais responsáveis pelos Fundos Estruturais acordaram que, sempre que fossem detectadas deficiências significativas nos programas ou nos Estados-Membros, as tomariam sistematicamente em consideração para calcular se o total dos "montantes em risco" atingia o limiar da importância relativa – excepto se existissem elementos de prova de auditoria fiáveis de que o plano de acção destinado a resolver as deficiências estava a ser aplicado pelas autoridades nacionais e que tinham sido obtidos os primeiros resultados. Esta abordagem, que vem na sequência do relatório de 2006 do Tribunal de Contas, reforça a base da garantia destes directores-gerais. Levou igualmente, em 2007, a um maior número de programas dos Estados-Membros objecto de reserva, comparativamente com 2006.

· No que se refere ao Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional, o Director-Geral da Política Regional emitiu uma reserva relativamente a dez Estados-Membros (República Checa, Finlândia, Alemanha, Grécia, Irlanda, Itália, Luxemburgo, Polónia, Eslováquia e Espanha) e a 51 programas INTERREG. Emitiu igualmente uma reserva no que se refere à gestão do Fundo de Coesão em cinco Estados-Membros (Bulgária, República Checa, Eslováquia, Hungria e Polónia).

· Quanto ao Fundo Social Europeu, o Director-Geral do Emprego, Assuntos Sociais e Igualdade de Oportunidades emitiu uma reserva no que se refere a oito Estados-Membros (Espanha, Reino Unido, França, Itália, Eslováquia, Portugal, Bélgica e Luxemburgo).

Em 2007 e início de 2008 foram adoptadas diversas medidas destinadas a clarificar e reforçar as funções respectivas dos Estados-Membros e da Comissão no âmbito da gestão partilhada.

· A Comissão emitiu orientações destinadas aos Estados-Membros, relativas ao nível exacto de correcções a aplicar em caso de irregularidades em matéria de contratos públicos no âmbito de projectos co-financiados e também, para o período compreendido entre 2007 e 2013, orientações exaustivas sobre o procedimento de avaliação da conformidade, a fixação de uma estratégia nacional de auditoria e a auditoria por amostragem, a fim de promover a coerência dos testes efectuados pelas autoridades de auditoria dos Estados-Membros.

· A Comissão adoptou uma política de início imediato de um procedimento formal de suspensão dos pagamentos e de correcção financeira sempre que as auditorias detectarem deficiências graves dos sistemas. Por exemplo, em Abril de 2007, foram suspensos os pagamentos relativos a 12 programas em Inglaterra. Estão actualmente a decorrer procedimentos formais relativos a 54 programas e 60 projectos do Fundo de Coesão, que visam a suspensão dos pagamentos e a correcção financeira. Em Outubro de 2007, a Comissão forneceu pela primeira vez dados agregados relativos às correcções financeiras efectuadas a nível nacional, através de retiradas de financiamentos e recuperações de montantes pagos pelos Estados-Membros [2].

· Pela primeira vez, os Estados-Membros tiveram de apresentar resumos anuais das auditorias e declarações disponíveis, no domínio da gestão partilhada, em conformidade com o disposto no Regulamento Financeiro revisto. No que se refere ao domínio das acções estruturais, todos os Estados-Membros, à excepção da Alemanha, apresentaram, até ao final de Abril de 2008, resumos anuais em conformidade, ou em larga medida em conformidade, com os requisitos mínimos do regulamento. Contudo, a falta de uma análise global ou de conclusões num elevado número de casos significou que o valor acrescentado foi limitado devido, pelo menos em parte, ao facto de se tratar de um novo requisito. A Comissão controla rigorosamente o processo de apresentação de resumos anuais a fim de garantir que todos os Estados-Membros apresentam um resumo e cumprem os requisitos mínimos. Foram enviadas cartas em caso de não apresentação do resumo ou de não cumprimento, tendo a Comissão dado início a uma acção judicial contra a Alemanha.

A Comissão concorda com o facto de as conclusões do Tribunal de Contas relativas ao Fundos Estruturais revelarem uma elevada taxa de erro, o que é inaceitável. O seu empenhamento nas acções que estão a decorrer e em novas acções foi formalizado através da adopção da "Comunicação - Um plano de acção para reforçar o papel de supervisão da Comissão no âmbito da gestão partilhada de acções estruturais" [3]. A Comissão apresentará ao Parlamento Europeu relatórios trimestrais sobre a execução do plano de acção, incluindo informações relativas às correcções e recuperações impostas pela Comissão. Além disso, a Comissão apresentará um relatório intercalar sobre o plano de acção em Outubro de 2008 e um relatório final em Janeiro de 2009.

A Comissão deu provas do seu forte empenhamento político para reduzir o nível de erro e aplicar medidas de suspensão de pagamentos e correcções financeiras, demonstrando que o orçamento relativo às acções estruturais está a ser gerido de forma rigorosaA Comissão está convicta de que a exigência de apresentação de resumos anuais levará a uma maior responsabilização dos Estados-Membros relativamente à utilização dos Fundos Estruturais, desde que sigam as recomendações no sentido de melhorar a qualidade. Este processo contribuirá para a garantia da própria Comissão. |

3.2. Agricultura

O apoio à agricultura e ao desenvolvimento rural é executado através de gestão partilhada com os Estados-Membros, recorrendo a um sistema de gestão e de controlo abrangente, com quatro níveis. Constitui a base de uma garantia razoável do Director-Geral da Agricultura e do Desenvolvimento Rural relativamente à legalidade e regularidade das operações subjacentes neste domínio. Foram consolidadas e simplificadas as regras substantivas que regem a concessão de apoio à agricultura, tanto no âmbito do FEAGA como do FEADER. Os pagamentos directos representam actualmente cerca de 84,5% do total das despesas do FEAGA e são geridos e controlados pelo Sistema Integrado de Gestão e de Controlo (SIGC). Tal como o Tribunal de Contas reconheceu, trata-se de um sistema eficaz para limitar os riscos de erro ou de despesas irregulares, desde que seja correctamente aplicado. As informações estatísticas fornecidas pelos Estados-Membros em 2007, que cobrem cerca de 90% das despesas do FEAGA e do FEADER, indicam uma taxa global de erro para as despesas agrícolas inferior ao limiar da materialidade.

Além disso, em 2007, diversos novos instrumentos puderam ser aplicados integralmente pela primeira vez. Trata-se, nomeadamente, da declaração de garantia que os organismos pagadores dos Estados-Membros têm de fornecer, o resumo anual (relatório de síntese) que deve ser apresentado pelos organismos nacionais de coordenação e a obrigatoriedade, para os organismos de certificação, de verificarem e validarem as estatísticas de inspecção e as verificações posteriores aos pagamentos. Na generalidade, os Estados-Membros cumpriram as suas novas obrigações jurídicas.

A reserva relativa ao SIGC na Grécia tem sido mantida desde 2002. O plano de acção da Grécia teve resultados, mas não foi ainda concretizada a aplicação de um sistema de identificação das parcelas agrícolas plenamente operacional, prevista para o final de 2008. O montante em risco não é significativo mas, na globalidade, a questão continua a ser relevante devido ao risco de reputação para a Comissão.

A segunda reserva emitida pelo Director-Geral da Agricultura e do Desenvolvimento Rural diz respeito ao desenvolvimento rural. Os dados preliminares dos Estados-Membros indicam que a taxa de erro relativa ao desenvolvimento rural (particularmente as medidas agro-ambientais) é superior à registada noutros tipos de despesas agrícolas. Esta taxa mais elevada parece dever-se à complexidade destas medidas e não tanto às deficiências dos sistemas de controlo. Por estes motivos, a Comissão considera que a taxa de risco de erro tolerável deveria ser fixada em mais de 2%. Devido à natureza preliminar destes dados, não é contudo possível estabelecer uma taxa de erro exacta. Por conseguinte, é impossível concluir se a taxa de erro para o desenvolvimento rural se situa ou não abaixo do limiar da materialidade, tendo por esta razão o Director-Geral emitido uma reserva sobre esta questão.

A Comissão continuará a controlar rigorosamente se as Autoridades gregas adoptam todas as medidas necessárias à aplicação do plano de acção relativo ao SIGC. A Comissão tomou já medidas destinadas a reduzir a taxa de erro a nível do desenvolvimento rural para o período de programação 2007-2013. A Comissão analisará igualmente a relação custo-benefício dos controlos nesta área, em especial no domínio das medidas agro-ambientais, a fim de abordar a questão do risco residual |

3.3. Acções externas

O relatório do Tribunal de Contas relativo a 2006 afirmava que os organismos responsáveis pela execução dos projectos não estavam a funcionar de forma satisfatória e considerava que seriam necessárias medidas suplementares no que se refere à aplicação efectiva dos sistemas e à supervisão.

O Director-Geral responsável pelo Serviço de Cooperação EuropeAid, encarregue da assistência externa, tomou diversas medidas para reforçar a sua estratégia de controlo. O número de auditorias aumentou significativamente, em especial no que se refere às verificações da ajuda concedida pelas organizações internacionais, que passaram de 7 em 2006 para 50 em 2007. Até ao final do ano tinha sido lançado um total de 650 auditorias. Foram publicados novos mandatos para a verificação das despesas das convenções de subvenção, bem como para as auditorias financeiras e de sistemas lançadas pela Comissão. Estas medidas vêm reforçar e sistematizar ainda mais os controlos nas principais áreas de risco identificadas pelo Tribunal. O Director-Geral manifestou-se confiante de que o sistema de controlo reduzia os riscos de forma adequada, não tendo emitido qualquer reserva.

A fim de reforçar a rastreabilidade e visibilidade dos fundos da UE canalizados através das Nações Unidas e de outros fundos internacionais de doadores multilaterais, a Comissão adoptou diversas medidas nos últimos anos, incluindo a emissão de orientações para melhorar a visibilidade, o aumento do número de missões de verificação, requisitos mais rigorosos em matéria de comunicação de informações e a melhoria da avaliação da conformidade das normas de controlo financeiro das Nações Unidas.

A Comissão continuará a reforçar a sua estratégia de controlo no domínio da assistência externa e a aprofundar tanto a sua reflexão sobre o custo dos controlos como o seu diálogo com o Tribunal de Contas. A Comissão prosseguirá igualmente os seus esforços no sentido de uma maior transparência dos beneficiários finais, desde que sejam cumpridas as regras em matéria de dados pessoais e as exigências de segurança. Continuarão as acções destinadas a utilizar melhor e a partilhar os resultados das auditorias no âmbito da família RELEX. A Comissão continuará a controlar e a melhorar a aplicação dos acordos-quadro relativos aos procedimentos financeiros e contratuais concluídos, nomeadamente, com diversas agências das Nações Unidas [4] e com o Banco Mundial [5]. |

3.4. Pré-adesão

PHARE

Nos termos do Sistema de Execução Descentralizada Alargada (EDIS), a Comissão confere poderes de gestão às agências de execução do país beneficiário. Os controlos revelaram que duas agências de execução do programa PHARE na Bulgária podem ter concluído contratos e efectuado pagamentos irregulares. Os pagamentos foram suspensos e foi emitida uma reserva relativamente a esta situação, que constitui um risco para uma gestão financeira sólida e afecta a reputação da Comissão.

A Comissão indicou 25 medidas de correcção que as Autoridades búlgaras devem adoptar a fim de resolver as deficiências dos sistemas de controlo. Em 2008, serão efectuados controlos no local específicos. Serão adoptadas medidas firmes para prevenir deficiências semelhantes noutros países no futuro. |

SAPARD

O Tribunal de Contas concluiu que em 2006 a situação do SAPARD não era satisfatória. A Direcção-Geral da Agricultura, responsável pelo SAPARD, está a controlar de perto as conclusões do Tribunal. Contudo, considerou que não se encontravam preenchidos os critérios da materialidade que justificariam a emissão de uma reserva relativamente a 2007.

3.5. Políticas internas

Investigação

· A Direcção-Geral da Investigação emitiu uma reserva relativamente a 2006 no que se refere ao Quinto Programa-Quadro, devido a erros detectados nas declarações de custos dos beneficiários. No entanto, não foi emitida qualquer reserva para 2007, visto que o programa está a chegar gradualmente ao seu termo, o que torna menos significativa a importância relativa dos pagamentos efectuados. Por outro lado, em conformidade com o plano de acção relativo ao Quinto Programa-Quadro, prosseguiram activamente as acções de seguimento dos resultados da auditoria, através de ordens de recuperação.

· No que se refere ao Sexto Programa-Quadro, as direcções-gerais definiram uma estratégia comum de auditoria para 2007-2010. Esta estratégia destina-se a avaliar a legalidade e regularidade das operações, através de resultados de auditoria representativos (amostragem aleatória) e a reduzir o nível de erro nas declarações de custos dos maiores beneficiários e será complementada por uma amostragem baseada no risco. A estratégia foi integralmente lançada em 2007, tendo sido realizadas 377 auditorias ex-post. Em 2007 foi pela primeira vez aplicada a estratégia plurianual, tendo sido instituído o processo de extrapolação dos resultados das auditorias para contratos não sujeitos a auditoria concluídos com o mesmo beneficiário. Neste contexto, e tendo em conta o facto de as taxas de erro serem superiores a 2%, os serviços decidiram emitir uma reserva relativamente à declaração de garantia do corrente ano no que se refere exactidão das declarações de custos no âmbito do Sexto Programa-Quadro.

· Relativamente ao Sétimo Programa-Quadro foram lançados convites à apresentação de propostas e, até ao momento, foram apenas efectuados pagamentos de pré-financiamento. Foram introduzidas importantes medidas destinadas a reduzir o risco de erro: foram desenvolvidos "procedimentos acordados", que implicam que os auditores certificados levem a cabo um conjunto obrigatório de procedimentos e apresentem relatórios segundo um formato imposto. Os controlos ex-ante estão a ser reforçados, através da introdução da possibilidade de emissão de certificados de auditoria ex-ante relativos à metodologia contabilística do beneficiário. Não foi emitida qualquer reserva.

A Comissão envidou esforços consideráveis para melhorar a sua gestão dos fundos destinados à investigação no âmbito do quadro jurídico e financeiro aplicável. Embora os directores-gerais tenham emitido reservas relativamente ao Sexto Programa-Quadro, um dos principais objectivos da estratégia de auditoria comum plurianual consiste em reduzir o nível global de risco para valores inferiores ao limiar da materialidade.Por outro lado, os serviços prosseguirão a aplicação do Sétimo Programa-Quadro, para que possa tirar plenamente partido da simplificação do novo quadro regulamentar. |

Justiça, Liberdade e Segurança

Foram emitidas duas reservas relativamente a 2007 no que se refere à execução, sob gestão partilhada, do Fundo Europeu para os Refugiados. Uma delas constitui uma extensão da reserva emitida relativamente a 2006 que dizia respeito às deficiências nos sistemas de controlo da gestão deste fundo em Itália. A resolução desta questão é sobretudo da responsabilidade das Autoridades italianas e a Direcção-Geral está a acompanhar de perto a situação. Deve realçar-se que, apesar do montante em risco representar uma parte significativa do orçamento relativo à Itália, o seu impacto é limitado em termos do orçamento geral da JLS para 2007.

Por outro lado, a Direcção-Geral informou que a sua legislação sectorial relativa ao Fundo Europeu para os Refugiados II apenas proporcionava uma base limitada para as acções de controlo e supervisão e que os controlos dependiam em larga medida da estratégia de controlo da própria Comissão (missões de controlo e avaliação dos sistemas de controlo). Visto que em 2007 não tinham sido efectuados controlos no local em 14 Estados-Membros, o Director-Geral decidiu emitir uma reserva devido às reduzidas garantias de que dispunha relativamente ao Fundo Europeu para os Refugiados II nestes Estados-Membros.

Em 2008, a Comissão tomará medidas para reforçar a sua garantia relativamente à gestão, por parte dos Estados-Membros, do Fundo Europeu para os Refugiados II. Uma análise de risco servirá de base à realização de visitas suplementares e serão reforçadas as orientações destinadas aos Estados-Membros. Relativamente ao período 2008-2013, o Fundo Europeu para os Refugiados III será regido por um novo acto de base que abordará as questões suscitadas pelo anterior fundo. |

Outros domínios de intervenção

A Direcção-Geral do Ambiente deparou-se com dificuldades relacionadas com as declarações de custos, tendo emitido uma reserva devido à crescente percentagem de erros detectados através de controlos ex-post.

Foram mantidas para 2007 duas outras reservas já emitidas relativamente a 2006:

· O Director-Geral das Empresas e da Indústria emitiu uma reserva devido ao facto de dois beneficiários de subvenções, envolvidos na normalização europeia, não disporem de sistemas de declaração de custos adequados.

· O Director-Geral dos Assuntos Económicos e Financeiros emitiu uma reserva devido a uma possível deficiência no sistema de controlo interno de um organismo externo a quem fora confiada a gestão centralizada indirecta.

Em 2007, foram adoptadas medidas em todas estas áreas. As acções prosseguirão vigorosamente em 2008 e incluirão uma melhor informação dos beneficiários, a simplificação das regras nos novos quadros regulamentares ou contratos e um controlo mais rigoroso por parte da Comissão.

A Comissão deu instruções aos seus serviços para adoptar todas as medidas necessárias para levantar estas reservas logo que os problemas subjacentes se encontrem resolvidos. |

Comunicação

A Direcção-Geral da Comunicação emitiu uma reserva no seu relatório anual de actividades de 2006, devido a deficiências no sistema de controlo interno. O problema foi abordado através da criação de um controlo ex-post centralizado. No entanto, uma vez que a unidade só se tornou operacional nos dois últimos meses de 2007, o Director-Geral decidiu manter a reserva relativamente a 2007.

Educação e cultura

O Director-Geral da Educação e Cultura levantou a anterior reserva relativa às agências nacionais, antecipando os resultados de um sistema de controlo revisto, aplicado em 2007 na sequência de nova legislação. Este sistema baseia-se em declarações de garantia ex-ante apresentadas pelas autoridades nacionais. No corrente ano, a Direcção-Geral comunicou uma taxa de erro superior a 3% para os projectos objecto de auditoria, mas referiu que esta percentagem não podia ser extrapolada visto que a auditoria por amostragem se baseara em larga medida na análise do risco. Por conseguinte, não foi consagrada grande importância a esta questão. A Direcção-Geral prosseguiu também os seus esforços no sentido de obter a validação do Contabilista relativamente ao seu sistema de contabilidade local.

A Comissão deu instruções à DG Educação e Cultura para garantir uma aplicação efectiva da estratégia de controlo e para solucionar todos os problemas que ainda obstam à validação do seu sistema de contabilidade local. |

Estatísticas

A reserva emitida pelo Eurostat em 2006, devido à ausência de garantia relativamente à regularidade dos pagamentos efectuados a alguns institutos nacionais de estatísticas, foi levantada, visto que em 2007 foram adoptadas medidas de correcção como, por exemplo, verificações ex-ante reforçadas, o que permitiu ao Director-Geral ter garantias razoáveis quanto à regularidade dos pagamentos durante esse ano. Os serviços debruçam-se agora sobre questões relativas a anos anteriores.

3.6. Despesas administrativas

É fundamental dispor de sistemas de tecnologia de informação adequados e fiáveis para alcançar os resultados necessários em praticamente todos os domínios de actividade da Comissão. Contudo, apesar do arrendamento de novas instalações para os centros de dados, o Director-Geral da DIGIT considerou ser necessário manter a anterior reserva relativa às instalações, devido ao facto de uma parte das infra-estruturas, que actualmente acolhem tanto os serviços principais como os serviços de back-up no Luxemburgo, não ser adequada. Embora em 2007 tenham sido realizados certos melhoramentos no edifício e apesar de este risco ter sido gerido de forma eficaz durante esse ano, a Comissão considera necessário reduzir ainda mais o risco em termos de continuidade da actividade e de integridade dos dados.

A Comissão prosseguirá, em 2008 e 2009, a aplicação da sua estratégia plurianual em matéria de TI, garantindo infra-estruturas seguras e adequadas do ponto de vista funcional para a instalação dos centros de dados e de telecomunicações da Comissão. |

3.7. Conclusões

· A Comissão dá instruções aos seus serviços para adoptarem medidas firmes destinadas a resolver as causas das reservas emitidas nos RAA relativos a 2007 e controlará de perto os progressos realizados, consagrando especial atenção às reservas recorrentes.

· Um diálogo regular entre os Comissários e os Directores-Gerais sobre questões de gestão constitui um elemento fundamental da cadeia de responsabilidades. É particularmente importante no caso de reservas recorrentes e nas áreas em que o Tribunal de Contas identificou deficiências. Nestas situações, a Comissão dá instruções aos directores-gerais para que informem regularmente o respectivo Comissário ou Comissários sobre os desenvolvimentos mais recentes ou sobre os progressos alcançados.

· A aplicação do plano de acção destinado a reforçar o papel de supervisão da Comissão no âmbito da gestão partilhada das acções estruturais, apresentado em Fevereiro de 2008, constitui uma importante prioridade da Comissão, devendo ser executado dentro dos prazos.

· A Comissão insta os Estados-Membros a apresentarem, a título voluntário, declarações nacionais anuais, que poderão constituir um "elemento de base" adicional para a garantia formulada pelos Directores-Gerais.

· É essencial abordar as causas dos erros e os serviços da Comissão emitirão orientações e adoptarão outras medidas necessárias para reduzir o risco de erro.

· A Comissão envidará igualmente os esforços necessários para demonstrar a eficácia dos seus controlos. O seu sistema de contabilidade está a ser reestruturado a fim de permitir apresentar, a partir de 2008, informações completas sobre a correcção dos erros por parte da Comissão, incluindo os relativos a pagamentos efectuados em anos anteriores.

· Por último, a Comissão prosseguirá os seus trabalhos relativos à relação custo-benefício dos controlos e aos riscos residuais. No Outono de 2008 será publicada uma comunicação sobre esta matéria, que irá proporcionar uma base sólida para levar mais longe o conceito de risco tolerável enquanto instrumento destinado a determinar a eficácia da gestão do risco nos programas comunitários.

4. Outras questões salientadas nos relatórios na

4.1. Aplicação do direito da UE

A legislação só cumpre plenamente o seu objectivo se for adequadamente aplicada. Em 2007, a Comissão apresentou uma comunicação ambiciosa destinada a minimizar estes riscos e que incluía medidas para melhorar a aplicação do direito comunitário [6]. Tal implicará uma maior cooperação entre os Estados-Membros e a Comissão para evitar a ocorrência de problemas, para os abordar de forma mais eficaz e para resolver as infracções mais rapidamente. Será igualmente necessária uma maior integração dos diferentes aspectos relacionados com a execução e aplicação - desde a fase de concepção da legislação até à fase de avaliação dos resultados, passando pelo próprio processo de adopção. É essencial clarificar os desafios em matéria de execução, a fim de melhorar a legislação e realizar os objectivos do programa "Legislar melhor", tais como a simplificação e a redução dos encargos administrativos, no interesse dos cidadãos e das empresas.

4.2. Conservação dos recursos haliêuticos

O Tribunal de Contas afirmou num relatório especial [7] que os actuais sistemas de controlo, inspecção e de imposição de sanções relativos às regras em matéria de conservação dos recursos haliêuticos da Comunidade deviam ser reforçados consideravelmente, a fim de atingir o objectivo de exploração sustentável destes recursos. A Comissão subscreve a análise do Tribunal. Em primeiro lugar, a Comissão insta os Estados-Membros a aplicarem, a título voluntário, as medidas intercalares que foram propostas. A Comissão preparará, paralelamente, propostas ambiciosas destinadas a reformar a política de controlo europeia: a actual situação das unidades populacionais de peixes demonstra como é fundamental um reforço e harmonização da eficácia dos sistemas de controlo, inspecção e imposição de sanções.

A Comissão está empenhada em assegurar a sustentabilidade dos recursos haliêuticos, o que apenas pode ser feito através de uma acção a nível europeu. Irá propor, em Outubro de 2008, um regulamento do Conselho para reformular e modernizar o sistema de controlo da Política Comum das Pescas. Para alcançar os seus objectivos necessita do pleno empenhamento dos Estados-Membros. |

4.3. Segurança

As auditorias realizadas nas delegações da CE revelaram deficiências a nível da segurança da informação e dos respectivos sistemas de transmissão, bem como em matéria de segurança física. A aplicação dos planos de acção progride satisfatoriamente.

Para além das medidas de segurança correntes centradas nas pessoas, edifícios e tecnologias da informação nas suas principais instalações, a Comissão consagrará uma maior importância à segurança das suas delegações. |

5. Conclusão geral

A Comissão considera que os sistemas de controlo interno existentes, com as limitações descritas nos RAA relativos a 2007, proporcionam uma garantia razoável de que os recursos afectados às suas actividades foram utilizados para os fins a que se destinavam, em conformidade com os princípios da boa gestão financeira. A Comissão considera igualmente que os procedimentos de controlo instituídos fornecem as garantias necessárias no que se refere à legalidade e regularidade das operações financeiras subjacentes, relativamente às quais a Comissão assume inteira responsabilidade, em conformidade com o artigo 274.º do Tratado CE.

No entanto, a Comissão reconhece que são necessários esforços suplementares para resolver diversas deficiências, em especial as salientadas nas reservas emitidas pelos gestores orçamentais delegados, mas também as relativas a áreas orçamentais que o Tribunal de Contas não considerou satisfatórias.

Annexes:

Annex 1: Human Resources management and other management issues

Annex 2: Reservations 2003-2007

Annex 3: 2007 Synthesis multi-annual objectives

Annex 4: Executive and regulatory agencies

Annex 5: Report on negotiated procedures

Annex 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2007

Annex 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

Annex 1:

Human Resources Management and other management issues

1. Human Resources Management

· Ethics

In a global context where ethical behaviour and ethics in general are becoming increasingly important, the need for a clearer and simpler framework of standards and guidelines arose. These issues have now been addressed in a communication on 'Enhancing the Environment for Professional Ethics in the Commission' dated 5 March 2008 [8]. The main goal of this initiative is to refresh awareness and provide better guidance on professional ethics in the Commission.

Furthermore, as part of the European Transparency Initiative, a study on ethics for public office-holders [9] was commissioned to compare ethical rules for Commissioners and for leaders of other EU institutions and their counterparts in all the Member States, the USA and Canada. The results of this study show that the Commission standards compare favourably.

The Commission is conscious that continued effort is nonetheless needed in the years to come to foster the ethics culture that it has developed and ensure that the rules are applied on the ground. In order to benefit from external views, the Commission intends to broaden the mandate of its ad hoc Ethical Committee and request it to give an opinion on the advisability of revising the Code of Conduct of Commissioners.

· Screening of Human Resources of April 2007

In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overheads. It was welcomed by the Parliament, and an update was provided by end April 2008.

The Commission's willingness to explore all rationalisation scenarios that could improve performance and trigger efficiency gains was expressed in the report, especially in the field of communication, crisis management and external relations. These areas have been subject to a more in-depth analysis.

– In the area of external relations, it has been decided to reallocate internally 100 posts of officials to the new priority countries and policy fields.

– As regards crisis management, the Commission presented at the beginning of 2008 a communication entitled "Reinforcing the Union's Disaster Response Capacity" [10]. It puts forward specific measures to be implemented by the end of 2008 to meet the growing challenges posed by natural and man-made disasters.

– In the area of communication, the Commission is considering freeing up a fraction of the posts currently devoted to communication activities and to redeploy them to the Representation Offices, to corporate communication activities and to the general Commission redeployment pool. To deliver on this objective, the Commission intends to take several measures which could be based on the following: link communication strategy more closely to political priorities; reduce the number of general communication priorities to make them more focused; develop partnerships with the Member States; organise secondment of staff to Representations; develop communication skills of staff and align human resources in communication activities to real needs.

· Integrated human resources strategy

The Commission continued its efforts to put in place a strategically aligned human resource management aimed at a shift from focusing on rights, obligations, rules and compliance to a more strategic approach with a focus on results, added-value and benefits for the Commission. This will enable the human resources function to gradually become a key player in the Commission, actively contributing to formulating organisational strategy and ensuring its implementation.

· IT tools

The administration has worked on the development of new integrated IT tools for more efficient management of human resources and of the related individual financial entitlements.

· Recruiting and retaining permanent staff

The administration has instituted various measures to improve staff management and recruitment, in particular by devising a professionalisation programme and by increased cooperation with EPSO.

· Recruitment of citizens from enlargement countries

Several services pointed to difficulties in recruiting certain EUR10 profiles as permanent staff, notably IT and financial staff and translators for certain languages. Certain competitions completed by EPSO in 2007 indeed failed to yield the expected number of successful candidates. Priority also had to be given to more generalist competitions, in order to achieve optimum use of EPSO recruitment capacity. Although the list of successful candidates covered 70 % of the Commission's recruitment needs, there were major variations between competitions, nationalities and profiles (ranging from 7 to 100%). As in 2006, the Commission attained the overall recruitment targets for nationals from EU-10 and EU-2 Member States in 2007. From 2004 to 2007 well above 3 000 posts have been filled by nationals from the enlargement countries. The monitoring mechanism which the Commission had put in place during 2006 for EU-10 recruitment was maintained and improved in 2007 and contributed largely to this achievement. The Commission is on a very good path to meet the various recruitment targets set in the context of EU-10 and EU-2 enlargements.

2. Other management issues

· The internal control framework in the Commission

An effective and efficient internal control system requires management to address the question of risk and to focus control resources on areas where risk is greatest, while ensuring adequate control of all activities. The Commission adopted in October 2007 a communication on the revision of the Internal Control Standards and Underlying Framework [11], which set out 16 revised internal control standards for effective management to replace the set of 24 standards put in place in 2000. The aim of the revised standards is to strengthen the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General by analysing how effective the control system is in practice.

The Commission also reported on its Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework [12] and concluded that most of the "gaps" have been filled. Work will be completed in 2008 and the first impact report will be issued in early 2009.

· Financial management

In 2007, DG Budget complemented and consolidated its accounting modernisation. The Accounting Officer’s report on the verification of local systems at the end of 2007 noted improvements compared to 2006, mainly in the development of the knowledge of accrual accounting and ABAC systems. However, two services' systems were not validated, although the risk to the accuracy of the Commission's accounts as a whole is not considered material.

The modernisation of the European Development Fund (EDF) accounts, which are separate from the accounts of the General Budget, aims to transfer the management functionality for EDF projects to DG AIDCO's local system while keeping the EDF accounts on an accrual basis in ABAC. While the developments of the central ABAC component were largely completed and tested according to plans in 2007 the project has experienced a succession of postponements, due in particular to the need for DG AIDCO to complete the developments necessary for CRIS to comply with the accrual accounting rules for the General Budget. The accounting officer validated the local system in early 2008. The implementation of the new system is now planned for January 2009.

Although measurable improvements were made in 2007 as regards payments times, the overall situation remained unsatisfactory. In the light of the implementing rules (Article 106.5), by which creditors are automatically entitled to interest if payments are made late, services need to take action, and closely monitor payment time compliance in the future. Suspensions in the procedure (for example, because additional information is required from the beneficiary) must be recorded in ABAC so that payment times are calculated correctly.

A new, dynamic approach to fraud proofing was introduced [13]. Based on the lessons learned from OLAF’s operational experience, the new arrangements are intended to allow services to react swiftly to new fraud patterns and to share information for prevention purposes.

· Internal audit

The number of critical recommendations issued by the Internal Audit Service has decreased significantly (12 in 2006, 6 in 2007), and there has been a reduction in the number of audits generating adverse opinions. The acceptance rate of recommendations has increased from 89% for audits on Commission services finalised in 2006, to 99% for audits finalised in 2007.

While the number of critical and very important recommendations overdue by more than six months at the end of 2007 remained almost the same as at the end of 2006 (7 critical and 37 very important recommendations), the total number of outstanding critical and very important recommendations grew from 78 to 175 due to the increased number of audit reports issued. Significant differences were noted between the Internal Auditor's view on the state of progress on recommendations and that of the auditee. The Commission needs the reasons for the increase in outstanding recommendations to be examined and addressed including the extent to which differences of view between the auditor and auditees have led to this situation.

A number of developments were observed with regard to the internal audit architecture:

– Coordination between the Internal Audit Service and the Internal Audit Capabilities was deepened in 2007, leading to coordinated strategic and annual audit plans aimed at providing better audit coverage of the key risks. These efforts towards a greater consolidation of the audit universe are essential having regard to the objective of the IAS, supported by the Commission in last year's Synthesis report, of providing an annual overall opinion on internal controls in the Commission starting with 2009, the final year of the current audit planning.

– The Commission updated the mission charter of the Internal Audit Service [14] and introduced a model charter for the Internal Audit Capabilities of the Directorates-General, in order to reflect these evolutions and to make more efficient and effective use of the internal audit resources.

– Commission participation in the Audit Progress Committee was extended by the appointment in July 2007 of two additional Members among the Commissioners, so that it is now composed of seven Commissioners and two external members.

· Transparency initiative

Subsequent to a public consultation, the Commission adopted a Communication, "Follow-up to the Green Paper 'European Transparency Initiative'" [15], which announced measures to enhance transparency in different respects. Regarding the relations between interest representatives (lobbyists) and the Commission, it was decided to create and launch, in spring 2008, a voluntary register of interest representatives, linked to a code of conduct. Discussions with stakeholders and an open, public consultation [16] were organised on the text of the code of conduct.

In order to enhance financial transparency [17], the Financial Regulation requires the publication of beneficiaries of EU funds across all management modes. Work on the practical arrangements started in 2007. The first full publication exercise is scheduled for 2008, with the exception of the first pillar of the Common Agricultural Policy (the European Agricultural Guarantee Fund - EAGF), for which publication must take place in 2009.

The Commission adopted a Green Paper [18] on the revision of Regulation (EC) No 1049/2001 on access to documents, thereby launching an open consultation.

· Business continuity management

All Directorates-General developed Business Impact Analyses and Business Continuity Plans in spring 2007. A communication test took place in July 2007, which examined both internal and external communication channels. A Commission-wide business continuity exercise followed in December 2007, which tested corporate business continuity communication flow and operational arrangements for crisis management teams. The outcome of both tests was positive and a further exercise is planned in 2008.

· Building policy

In a Communication on the accommodation of Commission services in Brussels and Luxemburg [19], adopted in 2007, the Commission further clarified its policy in this field and launched a revision of the buildings procurement methodology – aimed at ensuring both maximum value for money and transparency towards the market.

Annex 2:

Reservations 2003-2007

DG | | Reservations 2007 | | Reservations 2006 | | Reservations 2005 | | Reservations 2004 | | Reservations 2003 |

AGRI | 2 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece2. Expenditure under rural development | 1 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition; 2. Insufficient implementation of IACS in Greece | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef |

REGIO | 2 | 1. Management and control systems for identified ERDF programmes (period 2000-2006) in:1. the CZECH REPUBLIC – 4 programmes2. FINLAND – 4 programmes (Operational Programmes East, North, South and West)3. GERMANY – 4 programmes (for OP Saarland (objective 2), OP Mecklenburg-Vorpommern (objective 1), OP Hamburg (objective 2) and URBAN IINeubrandenburg in Mecklenburg-Vorpommern)4. GREECE – 15 programmes (13 regional OPs, OP Competitivity and OP Information Society)5. IRELAND – 4 programmes6. ITALY – 17 programmes (Puglia, Lazio, Sardinia, Bolzano, Liguria, Piemonte, Friuli Venezia Giulia, Calabria, Campania, Molise, Sicilia, Transport, Research, Technical Assistance, and Urban II- Taranto, Mola di Bari, and Pescara)7. LUXEMBOURG – 1 programme8. POLAND – 3 programmes (Regional Operational Programme (IROP), SOP Improvement of Competitiveness of Enterprises and SOP Transport)9. SLOVAKIA – 2 programmes (OP Basic Infrastructure and OP Industry and Services)10. SPAIN (14 Intermediate Bodies (with an impact on 20 OPs), OP "Sociedad de la Informacion" and the 10 URBAN programmes)11. INTERREG - 51 programmes 2. Management and control systems for identified COHESION FUND systems (period 2000-2006) in: - Bulgaria (National Roads Infrastructure Fund), - the Czech Republic, - Slovakia, - Hungary (environmental sector) and - Poland. | 2 | 1. Management and control systems for identified ERDF programmes in United Kingdom - England (West Midlands; London; North West; North East; Yorkshire and the Humber and East (URBAN II programme only)) and Scotland (West and East Scotland) 2. Management and control systems for ERDF programmes in the INTERREG programmes (except IIIB North West Europe and Azores, Canaries, Madeira) | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England; 2. Management and control systems for ERDF in Spain; 3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA |

EMPL | 1 | Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in Spain, United Kingdom, France, Italy, Slovakia, Portugal, Belgium and Luxembourg. | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôles de programmes opérationnels du FSE en Espagne, en Ecosse (objectifs 2 et 3, UK), en Suède (objectif 3 en partie), en Slovaquie, en Slovénie, en Lettonie et dans les régions Calabre et Lazio (IT) | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en England (UK) | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Status and correctness of the closing balance | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities |

RTD | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Research Framework Programme (FP6). | 2 | 1. Accuracy of the cost claims and their conformity with the provisions of FP5 research contracts. 2. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in FP6 contracts. | 1 | 1. Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. | 3 | 1. Allocation of research personnel 2. Errors relating to the accuracy of cost claims and their compliance with the provisions of the research contracts, FP5 3. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of research contracts under FP5; 2. Allocation of research personnel | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1.Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation2. Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Research Framework Programme (FP6). | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP 5 2. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme |

TREN | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Framework Programme (FP6) contracts. | 1 | 1. Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5éme Programme Cadre; 2. Sûreté nucléaire | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN LUX; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty |

EAC | 0 | | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle constatées dans certaines Agences Nationales | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales 2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules |

ENV | 1 | Eligibility of expenditures declared by beneficiaries of action grants | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL; 2. Grants- Eligible costs |

SANCO | 0 | | 1 | 1. Insufficient assurance of business continuity of a critical activity | 1 | 1. Health crisis management | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour les périodes de programmation 2000-2004, et 2005-20072. Garantie limitée sur les opérations mises en oeuvre par 14 EM dans le cadre du FER II (2005-2007) | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour la période de programmation 2000-2004 | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005; 2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004 | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg; 2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place | 0 | 0 |

ESTAT | 0 | | 1 | 1. Absence de garantie sur la régularité des paiements effectués en 2006 dans le cadre des conventions de subvention signées avec trois Instituts nationaux de statistiques pour lesquels des manquements ont été constatés en 2006 | 0 | 0 | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 |

ECFIN | 1 | Possibility that additionality requirements were insufficiently achieved. | 1 | 1. Possibility that additionality requirements are not sufficiently met | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TRADE | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGOs association |

ELARG | 1 | Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by the following Bulgarian Implementing Agencies:- Central Finance and Contract Unit (CFCU)- Ministry for Regional Development and Public Works (MRDPW). | 0 | 0 | 1 | 1. Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | 1. Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 |

DEV | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

RELEX | 0 | | 0 | 0 | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion; 2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

TAXUD | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Trans-European networks for customs and tax : availability and continuity | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of the preferential treatments |

MARKT | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMP | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMM | 1 | Supervision | 1 | 1. Ex-post control system | 1 | 1. Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres; 2. Functioning of Representations EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts |

ADMIN | 0 | | 0 | 0 | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 |

DIGIT | 1 | Inadequacy of the Data Centre building infrastructure in Luxembourg. | 1 | 1.Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. | 1 | 1. Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure | 0 | 0 | | - |

PMO | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 2 | 1. Council's antenna for sickness insurance; 2. Paul Finet Foundation |

OIB | 0 | | 0 | | 1 | 1. Deficiency in OIB's contracts & procurement management | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long term planning of the buildings policy. |

OIL | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

EPSO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

OPOCE | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BUDG | 0 | | 0 | 0 | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund; 2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Syncom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund |

SG | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BEPA | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Weak general internal control environment | 0 | 0 | 0 | 0. |

SJ | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DGT | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 0 | | 1 | 1. Audit of community bodies (regulatory agencies) | 1 | 1. Audit of community bodies (traditional agencies) | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies |

OLAF | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 17 | | 20 | | 31 | | 32 | | 49 | |

Annex 3:

Synthesis 2007 multi-annual objectives

This Annex reports on the progress realised in 2007 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 and 2006 Synthesis reports containing the Commission’s multiannual objectives and related actions to address the major crosscutting management issues.

New actions introduced as a follow up to the 2007 Synthesis report are indicated in bold italics.

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | CompletedIt is now a well established practice that services review at least once a year the effectiveness of internal control. This requirement is now enshrined in the Internal Control Standards for Effective Management adopted in October 2007- SEC(2007) 1341.Furthermore, services inform their Commissioner at least twice yearly on management and control issues. Members of staff are involved in self-assessment exercises on the effectiveness of the internal control system. |

| | Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | CompletedAn internal communication revising the internal control standards for effective management was adopted in October 2007- SEC (2007) 1341. |

| | Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | CompletedWorking groups have been set up to develop indicators for legality and regularity of transactions by families of DGs. The guidelines for the Annual Activity Report for the year 2007 refer to different sets of indicators for:- the Research family- direct centralised management (grants and procurement)- joint management - shared management.For the Structural Funds family, legality and regularity indicators were developed and provided as from the AAR 2006. For the AAR 2007, particular attention has been paid to improving the content and clarity of the report by implementing the recommendations of the Court of Auditors and the IAS. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | CompletedThe guidelines for Annual Activity Reports for the year 2007 emphasize the need to include more streamlined, precise and coherent explanations of DGs' internal control systems. - the use of an internal control template ensures that control systems of the different DGs are presented in a more coherent way within the Commission and, more specifically, within families of DGs. - Precise guidance was also given to DGs to explain how the various components of the assurance process link together ("building blocks"). - More precise guidance was given on when and how to make a reservation. - Assurance had to be supported by legality and regularity indicators.The DGs have generally followed the guidelines and an improvement can be observed in their AARs. |

| | With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | | CompletedUnder the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework, "internal control templates" were developed to promote consistency between services in the presentation of control strategies. In 2007 such templates were developed for each management mode, describing the internal control system on a consistent and concise basis and presenting a logical build-up to the Director General's assurance statement. The format was used by almost all services in 2007 AAR and has improved awareness of control structures and sources of assurance. It furthermore helps pinpoint weaknesses and define improvements. |

| | The central services will provide further guidance to promote consistency in the treatment of reputational risks and the link between error rates, materiality and reservations. | BUDG and SGBy end 2008 | New action |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | CompletedThe revised Internal Control Standards, decided by the Commission in October 2007, specifically provide a Standard for risk management processes (standard 6).Risk management was formally integrated into the 2006 programming and planning exercise and services’ critical risks are since then disclosed in the Annual Management Plans. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | Commission will continue its work on the cost-benefit of control and on residual risk per policy area. A Communication on this subject will be issued in autumn 2008. | DG BUDG together with concerned servicesBy October 2008 | New action |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Internal audit recommenda-tions | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | CompletedFollow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system) and regularly reviewed by senior management. Further efforts were made to ensure a timely implementation of the audit recommendations: - The Audit Progress Committee alerted the Cabinets responsible for departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services.- New provisions were introduced to the standing instructions to the Annual Activity Reports and to the "peer review" process to ensure that Directors-General concerned explain in their reports the reasons why recommendations had not been implemented in time. |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | OngoingIn a Communication of March 2008 [20], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. |

Inter-service arrangements | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous actionRegarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices), DG REGIO and the IAS. Furthermore, DG EAC signed a "protocole d'accord" to take over its IT-support.The Service Level Agreement (SLA) which was established in 2006 between BEPA and SG for management of human and financial resources, logistics and strategic planning was renewed in 2007.The SLA signed in 2006 between DG ADMIN and the IAS for management of the latter's human and financial resources was renewed in 2007.OIB cooperates with other Services on the basis of clearly defined arrangements & Service Level Agreements. In 2007, the following SLAs regarding buildings were signed: - with EAC executive agency (on the supplementary office space)- with ERC and RTD Commission Agency(signature for Covent Garden building is ongoing) - with CoR/EESC (VM-2 building)- with CFCA Executive Agency |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2008. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | DGs concerned | Continuous actionDGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for 2007 AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2008 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible . The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Integrated internal control framework | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | OngoingCommission adopted on 27/2/2008 a report on the action plan towards an integrated internal control framework (COM(2008) 110 final). Most actions have been implemented and the remaining ones will be completed during 2008. The Commission can show that it has made concrete progress. The impact of the actions will form the basis of the evaluation of the progressive success of the action plan through decreasing error rates and improved ratings of systems by the Court. Early in 2009 the Commission will prepare a further impact assessment as at 31 December 2008. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex-post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex-ante and ex-post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | CompletedIn 2007, "internal control templates" were developed for each management mode, describing the internal control system on a consistent and concise basis and presenting a logical build-up to the Director General's assurance statement. These templates are built on a common format which leaves some flexibility for adaptation to the needs of the DGs. The format was used by almost all services in 2007 AAR and has improved awareness of control structures and sources of assurance. It helps pinpoint weaknesses and define improvements. |

| | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Services concerned with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | OngoingExtensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities [21]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results [22]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission will issue guidance to its services on sampling strategies by July 2008. |

| | DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | CompletedA centralised ex-post control unit was set up in this Directorate-General on 1 November 2007. |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous actionIn 2007, DG Budget complemented and consolidated the accounting modernisation. The single datawarehouse was also made available to all services and is expected to lead to an improvement in financial management information. The Accounting Officer’s report on the verification of local systems at the end of 2007 noted improvements compared to 2006, mainly in the development of the knowledge of accrual accounting and ABAC systems. However, two systems were not validated. |

Financial simplification | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | CompletedDuring 2007 the Commission clarified the rules through guidelines, notably the guidelines on FP7, on the implementing rules for Structural Funds 2007-13, for Education Policy 2007-13, and will continue to provide support and further guidance where necessary. The Commission will also ensure that future legislative proposals include clear and straightforward rules. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Simplification | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | CompletedDG ADMIN, based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing. |

| | In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | CompletedNew rules have been presented in March 2008 after an intense consultation process with Commission services and staff representatives throughout 2007 and the first quarter of 2008.The new rules should be implemented in 2009 and should allow for a better differentiation of career speeds according to merit. The assessment and promotion exercises will also be significantly shortened. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | OngoingAmong the measures already started:- the development of the HR Community;- the dissemination of best practices;- the HR Professionalisation Programme;- the development of HR Metrics;- the HR scorecard prototype;- the specification of the HR reporting facility in Sysper2. |

| | The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | OngoingOn 13.11.2007, Vice-President Kallas submitted to the College a Communication (SEC(2007) 1412) describing how EPSO had served the Commission's needs in the last few years and spelling out ways of improving the situation. |

| | The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | OngoingThe e-CV project was delayed because of rearranged priorities.There are now approximately 3 000 CVs in the system, but full deployment and use will only take place in 2008, once the matching tool is tested and validated. |

| | The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | CompletedThe revision of the Commission's Internal Control Standards, was concluded in October 2007 and guidelines on sensitive functions (January 2008) were subsequently adopted. It should result in a more harmonised approach of the Commission's services in regards to the definition of sensitivity and an improved monitoring of the most critical sensitive posts, thus significantly reducing the issues related to compulsory mobility. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | CompletedAll Directorates-General developed Business Impact Analyses and Business Continuity Plans in spring 2007. A communication test took place in July 2007, which examined both internal and external communication channels. A Commission-wide business continuity exercise followed in December 2007 with satisfactory results. |

| | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | OngoingA multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room.Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007.OIL planned a second room in Luxembourg which should have been available by July 2007 and initiated the required procedures. These premises are however currently still not available. |

Annex 4:

Executive and regulatory agencies

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base [23]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies have been created:

· the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (EACI – former Intelligent Energy Executive Agency)

· the Public Health Executive Agency (PHEA)

· the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA)

· the Trans-European Transport Network Executive Agency (TEN-TEA)

· the European Research Council Executive Agency (ERC)

· the Research Executive Agency (REA).

Three of these were operational in 2007. Their annual activity reports did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows:

| Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total |

EACI | 22 | 47 | | 69 |

PHEA | 8 | 20 | | 28 |

EACEA | 69 | 232 | 10 | 311 |

Total | 99 | 299 | 10 | 408 |

The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency [24]. If new needs appear, the Commission's starting point will be to explore the option of extending the scope of an existing agency to cover a new programme. Under the current circumstances, it is unlikely that new executive agencies will be needed during the period of the current financial framework to 2013.

The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 "EU agencies: the way forward" [25] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies [26] and a review of its internal systems governing agencies. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for documents of shared interest.

Annex 5:

Rapport sur les procédures négociées

1. Base légale

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

2. Méthodologie

Une distinction a été faite entre les 40 directions générales, services, offices et agences exécutives qui, en principe, n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 directions générales (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: chapitre 3 du titre IV de la deuxième partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'Union européenne.

En effet, ces 3 directions générales présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services…), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour le recensement des procédures négociées (10 000 €), ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces Directions générales nécessitent une approche statistique distincte.

3. Résultats globaux du recensement final

3.1. Les 40 directions générales, services ou offices sans les 3 directions générales "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 148 marchés négociés pour une valeur totale de 156 513 441 € ont été attribués sur un ensemble de 1 085 marchés, toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 383 010 782 €.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 13,64 %. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 11,32 %.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 20,46 %.

Ainsi, 9 directions générales ou services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2007. Toutefois, il faut signaler qu'une des directions générales n'a passé qu'une procédure négociée mais son faible nombre de marchés au total fait que sa moyenne est élevée. Par ailleurs, pour deux des directions générales, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l'Institution en valeur totale des marchés passés.

Par ailleurs, l'évolution par rapport à 2006 pour l'ensemble des directions générales a été limitée: augmentation de 1,33 % en nombre de procédures et de 4,01 % en valeur. Ainsi 5 directions générales présentent une augmentation interannuelle qui peut être considérée comme sensible par rapport aux années précédentes (supérieure à 10 %).

3.2. Les trois directions générales "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 196 marchés négociés pour une valeur totale de 116 182 314 € ont été attribués sur un ensemble de 1 696 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 324 647 489 €.

La proportion moyenne pour les 3 directions générales "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,56 % et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 8,77 %. Le seuil de référence (moyenne plus 50 %) étant donc de 17,33 %, aucune des ces 3 directions générales ne dépasse ce seuil.

La comparaison interannuelle pour ces directions générales, par rapport à l'année 2006, montre une certaine stabilité: pas de changement dans le pourcentage du nombre des procédures négociées et diminution significative de 3,85 % de leur valeur.

4. Analyse des justifications et mesures correctives

Trois catégories de justifications sont évoquées par les directions générales ayant dépassé les seuils:

· Des déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation de contrats cadres. Ceci, en intégrant dans un seul contrat «cadre» un nombre élevé de contrats «spécifiques», réduit le nombre total de marchés passés par les Directions générales concernées et donc la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues).

· Des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole (pour des raisons de propriété intellectuelle, expertise spécifique…). Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

· Des marchés complémentaires, lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires, conformes au projet de base.

Plusieurs mesures correctives ont déjà été proposées ou mises en place par les directions générales:

· L'établissement de documents types et documents d'orientation. La publication en avril 2008 du nouveau Vade-mecum des marchés de la Commission, substantiellement amélioré, s'intègre dans cette ligne d'action.

· L'amélioration de la formation et une meilleure communication interservices. À ce titre, le Service financier central a mis en place pour 2008 une série d'ateliers qui ont pour objectif, d'une part, d'améliorer le niveau des procédures des marchés et, d'autre part, d'offrir un forum d'échange d'expériences entre différents DG/services, afin de promouvoir les meilleurs pratiques.

· L'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services et une bonne programmation.

· Le renforcement de la structure interne et l'application des standards de contrôle. Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

Annex 6:

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2007

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2007.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 1.565.692,31 | 9 |

EAC | 651.065,59 | 5 |

EACEA | 466.000,00 | 2 |

ECHO | 507.960,89 | 1 |

ENTR | 627.441,60 | 4 |

INFSO | 1.089.676,12 | 7 |

RTD | 1.312.047,13 | 5 |

TREN | 1.283.040,18 | 5 |

| 7.502.923,82 | 38 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 465.540,96 | 2 |

Annex 7

Compliance with payment time-limits

and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation [27] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved [28]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months [29].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports [30]. Overall, the Commission has improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average delay has not significantly decreased. The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC:

| 2005 | 2007 |

Late payments in number | 42,74% | 22,57% |

Late payments in value | 17,48% | 11,52% |

Delays on average [31] | 49,13 days | 47,98 days |

The cause of delays include inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

The Commission has taken many steps to avoid late payments. Internal monitoring systems, with regular reporting on late payments and/or requested payments have been put in place. Simplification initiatives have been taken to speed up the process of examining requests for payments, such as wider use of audit certificates, better definition of deliverables or types of costs to facilitate the checks to be carried out. Awareness actions and exchanges of best practices also take place on a regular basis. These measures have already impacted positively, as the above statistics indicate. Moreover, in order to meet the new requirements of the revised IR, further developments had also to be made to ABAC in 2008.

As far as the payment of interest for late-payments is concerned, the Commission has had to deal with limited requests over 2005-2007.

| 2005 | 2007 |

Requests for interest for late