Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais relativas ao exercício de 2001, acompanhado das respostas da Comissão

(2002/C 326/11)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais (em seguida designado por Instituto), em conformidade com o n.o 2 do artigo 111.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94(1) do Conselho.

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Instituto relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001. De acordo com o artigo 110.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94 do Conselho, o orçamento do Instituto foi executado sob a responsabilidade do seu Presidente. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 112.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES

Execução orçamental

5. No quadro 1(3) é apresentada a execução das dotações do exercício de 2001 e das dotações transitadas do exercício anterior.

6. As dotações definitivas do exercício ascenderam a 8,6 milhões de euros, dos quais foram autorizados 8 milhões. As dotações operacionais (Título III) elevaram-se a 4,1 milhões de euros, tendo sido autorizados 3,8 milhões. Os pagamentos efectuados a partir das dotações do exercício ascenderam a 4,4 milhões de euros; 3 milhões transitaram para o exercício seguinte e 1,1 milhão teve de ser anulado. Apenas 26 % das dotações operacionais autorizadas foram pagas durante o exercício.

7. As dotações transitadas para 2002 elevam-se a 3 milhões de euros. Trata-se essencialmente de dotações operacionais (2,9 milhões), cujo nível de transições aumenta de ano para ano(4). O Tribunal reitera a recomendação que fez no seu relatório anual relativo ao exercício de 2000(5) sobre a adequação entre o regulamento financeiro aplicável e as especificidades do Instituto.

Demonstrações financeiras

8. Nos quadros 2 e 3 são apresentados sinteticamente a conta de gestão e o balanço publicados pelo Instituto no seu relatório de actividade relativo ao exercício de 2001. O balanço a 31 de Dezembro de 2001 indica como resultado do exercício o montante de 11028828 euros. Trata-se do fundo de reserva previsto no n.o 2, alínea d) do artigo 6.o do regulamento financeiro do Instituto. Na contabilidade geral do Instituto, os montantes do fundo de reserva foram devidamente registados na conta "Reserva legal" e deveriam figurar na mesma conta do balanço.

9. O sistema de contabilidade geral utilizado pelo Instituto até ao final de 2001 apresentava insuficiências e já não correspondia às necessidades de gestão. No início de 2002 foi implantado um novo sistema. A abertura das contas no novo sistema contabilístico foi efectuada unicamente a partir dos saldos de contas gerais devido à impossibilidade de utilizar as contas auxiliares; deste modo, os saldos auxiliares das contas "Clientes" e "Fornecedores" não discriminam os saldos que figuram no balanço. Deverá ser prestada uma atenção especial à identificação dos saldos dos clientes e fornecedores relativamente aos quais o antigo sistema apresentava lacunas importantes.

10. No seu relatório anual sobre as demonstrações financeiras do Instituto(6) relativas ao exercício de 2000, o Tribunal salientara determinadas deficiências do sistema de inventário. A coordenação entre o serviço responsável pela realização do inventário e o serviço da contabilidade deverá ser melhorada, por forma a evitar diferenças entre os valores que figuram no balanço e os das listas de inventário. Em 2001, o Instituto aplicou as regras de amortização adoptadas pela Comissão em Dezembro de 2000(7).

11. É utilizada uma conta bancária para a grande maioria das operações do Instituto (recebimento das taxas e pagamento das despesas). Os montantes colocados em reserva encontram-se igualmente nesta conta corrente, remunerada à taxa de refinanciamento do Banco Central Europeu deduzida de 0,25 %. Porém, os saldos médios mensais desta conta foram, em 2001, superiores a 11 milhões de euros. O Instituto deverá reapreciar a sua gestão de tesouraria tendo em vista uma maior rentabilidade dos seus fundos. Nesta mesma óptica, deverá considerar o fecho de outra conta bancária, que praticamente não é utilizada(8).

12. O Instituto dispõe de um fundo para adiantamentos, previsto no artigo 45.o do seu regulamento financeiro e no artigo 71.o das normas de execução. Um controlo do fundo(9) revelou que o montante ultrapassava o tecto de 75000 euros estipulado pela decisão de 10 de Maio de 2001 relativa à sua criação. Além disso, as despesas nem sempre eram acompanhadas por documentos comprovativos. Como previsto no artigo 79.o das normas de execução do regulamento financeiro do Instituto, o contabilista deverá sistematicamente efectuar controlos inopinados do fundo.

Aplicação das disposições financeiras

13. Na sede do Instituto foram realizadas obras de reabilitação e de beneficiação. Estas obras tiveram início em 1999 e terminaram fisicamente em Setembro de 2000. Uma parte das obras relativas à instalação eléctrica não estava coberta por uma autorização(10) eas dotações disponíveis na rubrica orçamental em questão(11) eram insuficientes para cumprir a obrigação contraída pelo Instituto.

14. O Conselho de Administração do Instituto reuniu-se em Lisboa em 20 e 21 de Setembro de 2001. A autorização(12) relativa ao reembolso das despesas de deslocação em serviço e de estadia dos membros do Conselho de Administração foi emitida em 23 de Outubro de 2001, isto é, um mês após a reunião, com base em despesas já efectuadas. Esta prática é contrária às disposições do regulamento financeiro e poderá revelar-se particularmente crítica no final do exercício.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 25 e 26 de Setembro de 2002.

Pelo Tribunal de Contas

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) JO L 227 de 1.9.1994, p. 75.

(2) Em conformidade com o n.o 2 do artigo 111.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Instituto relativas ao exercício de 2001 foram elaboradas em 5 de Abril de 2002, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração do Instituto, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 10 de Abril de 2002. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório têm um máximo de exactidão. Os números foram arredondados para efeitos de apresentação, o que pode provocar diferenças mínimas a nível dos totais. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(4) 1,7 milhão de euros em 2000 e 1,5 milhão de euros em 1999.

(5) JO C 372 de 28.12.2001, ponto 8.

(6) JO C 372 de 28.12.2001, ponto 10.

(7) Regulamento (CE) n.o 2909/2000 da Comissão, de 29 de Dezembro de 2000 (JO L 336 de 30.12.2000, p. 75).

(8) A conta apresenta um saldo médio de 970000 euros e apenas registou uma dúzia de operações em 2001.

(9) Controlo efectuado em Outubro de 2001.

(10) Montante não coberto: 11933 euros.

(11) Rubrica orçamental 2040.

(12) Autorização n.o CPV 3157.

Quadro 1

Execução orçamental relativa ao exercício de 2001NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Instituto - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Instituto nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2001 e de 2000

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Instituto - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Instituto nas suas próprias demonstrações financeiras.

Quadro 3

Balanço a 31 de Dezembro de 2001 e a 31 de Dezembro de 2000NB:

Os totais podem apresentar diferenças devido aos arredondamentos.

Fonte:

Dados do Instituto - Estes quadros apresentam sinteticamente os dados fornecidos pelo Instituto nas suas próprias demonstrações financeiras.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas do Instituto

5 e 6. Nada a observar.

7. O regulamento financeiro do Instituto deverá ser alterado de modo a reflectir as alterações efectuadas ao novo regulamento da Comissão recentemente aprovado pelo Conselho. O Instituto beneficiará da introdução da possibilidade de utilização de dotações diferenciadas, com vista a uma melhor gestão das dotações operacionais transitadas.

8. O Instituto toma nota desta observação. Este aspecto será levado em conta a partir da próxima publicação de contas anuais.

9. O antigo sistema de contabilidade geral foi substituído logo no início do novo exercício de 2002 por um produto muito mais fiável, ou seja, o software Exact, igualmente utilizado por outros organismos descentralizados. Foi efectuada uma análise aprofundada das contas "Clientes" e "Fornecedores" em relação aos movimentos realizados nos últimos três anos. Os resultados serão comunicados posteriormente ao Tribunal.

10. O Instituto toma nota da observação formulada pelo Tribunal, na sequência da qual adaptará os seus métodos de trabalho.

11. O Instituto tenciona voltar a utilizar a conta bancária cujo eventual encerramento é sugerido pelo Tribunal, já que as condições actualmente proporcionadas pela referida conta são mais favoráveis do que as condições proporcionadas pela outra conta mencionada pelo Tribunal.

12. Na sequência da decisão de 10 de Maio de 2001, que altera o tecto do fundo para adiantamentos, foram necessários alguns meses para regularizar o montante, em consequência dos atrasos verificados ao nível dos procedimentos administrativos.

13. O Instituto concorda com as observações formuladas pelo Tribunal no ponto 13.

14. No que respeita aos peritos ou aos membros do Conselho de Administração, é muito difícil de precisar, antes da reunião, o número de participantes e o montante das respectivas despesas de deslocação. O Instituto criará, a partir de agora e com base nos dados anteriormente recolhidos (estimativa do número de participantes, dos subsídios diários e do custo da viagem), um sistema de autorização de despesas em montante fixo ou provisório, com uma margem de segurança de 5 % a 10 %. Os ajustamentos necessários serão efectuados após as reuniões, aquando da elaboração das despesas finais.