RELATÓRIO

sobre as contas anuais da Empresa Comum Europeia para o ITER e o Desenvolvimento da Energia de Fusão relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2008, acompanhado das respostas da Empresa Comum

2009/C 310/01

ÍNDICE

INTRODUÇÃO

Os membros da Empresa Comum são a Comunidade Europeia da Energia Atómica (Euratom), representada pela Comissão, os Estados-Membros da Euratom e países terceiros que tenham celebrado com a Euratom acordos de cooperação no domínio da fusão nuclear controlada e que tenham exprimido o desejo de se tornar membros (em Dezembro de 2008: Suíça).

Fornecer a contribuição da Euratom para as «Actividades da Abordagem mais Ampla» (actividades de investigação complementares no domínio da energia de fusão) com o Japão para fins de uma concretização rápida da energia de fusão;

As funções da Empresa Comum são as seguintes (ver quadro):

DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE

Em conformidade com o disposto no artigo 248.do Tratado, o Tribunal auditou as contas anuais ( 4 ) da Empresa Comum para o ITER e o Desenvolvimento da Energia de Fusão, que são constituídas pelas «demonstrações financeiras» ( 5 ) e pelos «mapas sobre a execução do orçamento» ( 6 ) relativos ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2008, bem como a legalidade e a regularidade das operações subjacentes a essas contas.

A presente declaração de fiabilidade é dirigida ao Parlamento Europeu e ao Conselho, em conformidade com o n.2 do artigo 185.do Regulamento (CE, Euratom) n.1605/2002 do Conselho ( 7 )

Responsabilidade do Director

Na sua qualidade de gestor orçamental, o Director executa as receitas e despesas do orçamento nos termos da regulamentação financeira da Empresa Comum ( 8 ) , sob a sua própria responsabilidade e nos limites das dotações atribuídas ( 9 ) . Compete ao Director instituir a estrutura organizativa e os sistemas e procedimentos de gestão e de controlo internos, relevantes para a elaboração de contas definitivas ( 10 ) isentas de distorções materiais devidas a fraudes ou erros, e garantir que as operações subjacentes são legais e regulares.

Responsabilidade do Tribunal

O Tribunal efectuou a sua auditoria em conformidade com as normas internacionais de auditoria e os códigos deontológicos da IFAC e da ISSAI ( 11 ) . Estas normas exigem que o Tribunal cumpra os requisitos éticos e planeie e execute a auditoria de modo a obter uma garantia razoável de que as contas estão isentas de distorções materiais e de que as operações subjacentes são legais e regulares.

A auditoria do Tribunal implica a execução de procedimentos visando obter provas de auditoria relativas aos montantes e às informações das contas, bem como à legalidade e regularidade das operações subjacentes. A escolha dos procedimentos depende do juízo do Tribunal em matéria de auditoria, incluindo a avaliação do risco de as contas conterem distorções materiais ou de as operações, devido a fraudes ou erros, serem ilegais ou irregulares. Ao efectuar essas avaliações do risco, examina-se o controlo interno aplicável à elaboração e apresentação das contas por parte da entidade, a fim de conceber procedimentos de auditoria adequados às circunstâncias. A auditoria do Tribunal implica igualmente apreciar se as políticas contabilísticas adoptadas são adequadas e se as estimativas contabilísticas efectuadas pelos gestores são razoáveis, bem como avaliar a prestação de contas no seu conjunto.

O Tribunal considera que as provas de auditoria obtidas são suficientes e adequadas como base para as opiniões a seguir apresentadas.

Opinião sobre a fiabilidade das contas

Na opinião do Tribunal, as contas anuais da Empresa Comum Europeia para o ITER e o Desenvolvimento da Energia de Fusão reflectem fielmente, em todos os aspectos materialmente relevantes, a sua situação financeira em 31 de Dezembro de 2008, bem como os resultados das suas operações e fluxos de tesouraria relativos ao exercício encerrado nessa data, em conformidade com as disposições do seu regulamento financeiro.

Opinião sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes às contas

Na opinião do Tribunal, as operações subjacentes às contas anuais da Empresa Comum Europeia para o ITER e o Desenvolvimento da Energia de Fusão relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2008 são, em todos os aspectos materialmente relevantes, legais e regulares.

As observações que se seguem não colocam em questão as opiniões do Tribunal.

OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL E FINANCEIRA

Execução do orçamento

A conta de resultados da execução orçamental para o exercício de 2008, incluía um excedente de 57,6 milhões de euros, o que representa 38 % dos 149,7 milhões de euros de receitas acrescidas. Uma parte deste excedente, ou seja 32,2 milhões de euros, foi transitada para o exercício de 2009 e os 25,4 milhões de euros restantes tiveram que ser reembolsados à Comissão, em conformidade com o artigo 16.o do regulamento financeiro da Empresa Comum. Esta subutilização das dotações está essencialmente relacionada com os atrasos no desenvolvimento do Programa de Fusão da Euratom.

OUTRAS QUESTÕES

Sistemas de controlo interno

A Empresa Comum encontra-se numa fase de arranque e não implementou completamente os seus controlos internos e o seu sistema de informação financeira durante 2008. No final desse ano, os processos operacionais subjacentes ainda não tinham sido formalizados nem validados pelo contabilista, o que contraria as disposições do regulamento financeiro da Empresa Comum.

Nos termos do artigo 75.o do regulamento financeiro da Empresa Comum, esta deverá dispor de um serviço de auditoria interna que tem que respeitar as normas internacionais aplicáveis nesta matéria. Contudo, no final de 2008, este elemento importante do sistema de controlo interno não tinha sido criado.

Regulamento financeiro da Empresa Comum

O regulamento financeiro da Empresa Comum foi adoptado por Decisão do seu Conselho de Administração em 22 de Outubro de 2007. Em 28 de Fevereiro de 2008, o Director da Empresa Comum dirigiu ao Tribunal um pedido de parecer sobre este regulamento financeiro. O Tribunal adoptou o seu Parecer n.o 4/2008 em Outubro de 2008.

No seu Parecer, o Tribunal observou que o regulamento financeiro da Empresa Comum se baseia essencialmente nos princípios do Regulamento Financeiro Quadro dos organismos comunitários e do Regulamento Financeiro geral.

Contudo, o Tribunal identificou um determinado número de questões em relação às quais considera serem necessárias alterações destinadas a reforçar o quadro financeiro da Empresa Comum. Em particular, este regulamento financeiro deverá incluir regras mais estritas em matéria de concessão de subvenções no sector da investigação e prever a auditoria da Empresa Comum pelo Serviço de Auditoria Interna da Comissão, em conformidade com as disposições em vigor para os outros organismos comunitários.

Pagamento tardio das contribuições dos membros

Num prazo de três meses após a adopção do orçamento, a Empresa Comum deverá solicitar aos seus membros o pagamento das suas quotas anuais. Embora o orçamento tenha sido adoptado em Dezembro de 2007, a Empresa Comum só solicitou o pagamento no final de Maio de 2008.

Os membros foram solicitados a pagar as suas quotas até Julho de 2008. Porém, apenas 5 dos 23 membros procederam ao pagamento dentro deste prazo. A Empresa Comum teve que enviar três avisos e, no final de 2008, um dos membros ainda não tinha pago.

Relatório Anual de Actividades

Nos termos do artigo 14.o dos Estatutos e do artigo 43.o do regulamento financeiro da Empresa Comum, o Director deve elaborar um relatório anual de actividades. O relatório deverá conter informações financeiras e de gestão relevantes, indicando os resultados das operações da Empresa Comum de acordo com os objectivos e o calendário estabelecidos, os riscos associados às operações, o modo como os recursos são utilizados, bem como a eficiência e a eficácia do sistema de controlo interno. Após aprovação do Conselho de Administração, o relatório deverá ser enviado ao Parlamento Europeu e ao Tribunal de Contas até ao dia 15 de Junho subsequente ao encerramento do exercício.

O Tribunal apenas recebeu o relatório anual de actividades em Setembro de 2009, três meses após o prazo indicado. Apesar de o relatório fornecer informações financeiras e operacionais, não cumpre todos os requisitos da regulamentação em vigor. A explicação da execução do programa de trabalho não inclui uma avaliação pormenorizada dos resultados em relação aos objectivos e ao calendário estabelecidos. O relatório não inclui uma avaliação da eficiência e da eficácia do sistema de controlo interno, conforme previsto no regulamento financeiro.

Programa tokamak JT 60SA: foi efectuada uma redefinição do design de referência, que permite diminuir o custo mantendo o desempenho do dispositivo.

Foi terminada a qualificação do alvo vertical do diversor.

Foi testado com êxito um protótipo de supercondutor para as bobinas de campo poloidal ITER, constituídas por uma liga de nióbio titânio.

145 lugares previstos no quadro do pessoal, dos quais 101 ocupados em 31.12.2008.

O Conselho de Programa Científico aconselha o Conselho de Administração e o Director, consoante necessário, sobre a adopção e execução do plano do projecto e dos programas de trabalho.

Estabelecer a ligação com a Organização ITER e realizar quaisquer outras actividades para a prossecução do acordo ITER.

Supervisionar a preparação do local de implantação do projecto ITER;

Fornecer a contribuição da Euratom para as actividades da abordagem mais ampla com o Japão com vista à concretização rápida da energia de fusão;

«As Empresas Comuns são constituídas por decisão do Conselho. As Empresas Comuns têm personalidade jurídica.»

«As empresas que sejam de importância fundamental para o desenvolvimento da indústria nuclear da Comunidade podem ser constituídas como Empresas Comuns, na acepção do presente Tratado, em conformidade com o disposto nos artigos seguintes.»

Capítulo 5 sobre as «Empresas Comuns», do Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica, e em particular

RESPOSTAS DA EMPRESA COMUM

Execução do orçamento

Ponto 16

A F4E considera que a subutilização de dotações a que o Tribunal faz referência é inerente ao primeiro ano de autonomia da F4E em relação à Comissão, bem como aos atrasos no arranque da Organização Internacional ITER e do conjunto do Programa de Fusão da Euratom. Estão a ser criados mecanismos de elaboração periódica de relatórios. No âmbito do plano de acção para a aplicação das normas de controlo interno, serão identificadas novas formas de acompanhamento e de elaboração de relatórios, a fim reforçar os controlos da execução orçamental.

Sistemas de controlo interno

Pontos 17-19

A F4E concorda com os comentários do Tribunal relativos à maturidade do ambiente de controlo interno durante o seu primeiro ano de funcionamento. Entretanto, a F4E está em condições de confirmar que o auditor interno entrou em funções em 1 de Julho de 2009. Foi elaborado um plano de acção para a aplicação das normas de controlo interno que dá igualmente resposta aos problemas identificados no domínio das tecnologias da informação e está a ser criado um grupo de trabalho para coordenar, acompanhar e elaborar relatórios sobre a sua aplicação. Foi ainda nomeado um responsável pela protecção dos dados e foram tomadas as medidas necessárias para desenvolver mais o Plano de Continuidade das Actividades e de Recuperação de Dados.

Neste contexto, a F4E estabeleceu um sistema de garantia da qualidade em 2008. Está em curso um exercício de levantamento de todos os processos empresariais subjacentes.

Ponto 20

A F4E toma nota da observação do Tribunal relativa à ausência de autorizações orçamentais prévias à assunção de compromissos jurídicos em seis casos concretos decorrentes das obrigações da Euratom no âmbito do acordo internacional ITER e do acordo com o Japão.

Estes seis casos são acordos internacionais plurianuais entre a F4E e a Organização Internacional ITER ou a Agência nacional japonesa, que implementam as supramencionadas obrigações internacionais da Euratom.

A fim de dar resposta às observações do Tribunal sobre esta matéria, a F4E procurará obter os pareceres dos membros do seu Conselho de Administração, em especial o parecer da Euratom. No caso concreto destes acordos, a adopção de uma autorização orçamental antes da conclusão destes acordos teria um forte impacto na capacidade de a F4E cumprir as obrigações internacionais da Euratom, porquanto o montante que seria necessário autorizar poderia ser superior ao orçamento disponível no âmbito do programa-quadro actual.

A F4E concorda com a observação do Tribunal relativa ao caso – único – em que um procedimento por negociação foi iniciado sem publicação de anúncio de concurso. Importa, contudo, notar que se tratou de uma medida tomada em circunstâncias excepcionais. A F4E documentou convenientemente a sua decisão de se afastar do procedimento normal e, simultaneamente, definiu um plano de atenuação destinado a minimizar um eventual impacto negativo. O plano de atenuação foi aplicado com êxito e a situação foi entretanto corrigida.

Regulamento Financeiro da F4E

Pontos 21-23

Foi criado um grupo de trabalho interno na F4E para analisar regularmente a necessidade de alterar o Regulamento Financeiro da F4E e as respectivas normas de execução, no intuito de reforçar o enquadramento financeiro, tendo em conta o contexto industrial e institucional específico da F4E. O grupo de trabalho irá analisar as observações do Tribunal, tendo em vista propor alterações à Comissão e ao Conselho de Administração.

Pagamento tardio das contribuições dos membros

Ponto 24

A F4E concorda com as observações do Tribunal. No entanto, o atraso no pedido de pagamento das contribuições anuais relativas a 2008 é atribuível ao período de transição que precedeu a autonomia financeira da F4E em relação à Comissão, em 18 de Março de 2008.

Ponto 25

A F4E concorda com as observações do Tribunal. No entanto, tendo em conta que 2008 foi o primeiro ano em relação ao qual foi solicitado aos membros da F4E o pagamento da sua quota anual, a maior parte dos membros necessitou de algum tempo para estabelecer os procedimentos internos necessários à autorização do pagamento desta contribuição específica.

Entretanto, todos os membros da F4E pagaram as suas quotas relativas a 2008.

Na sua nona reunião, em Março de 2009, o Conselho de Administração da F4E recordou a todos os membros a necessidade de pagar atempadamente as quotas anuais.

Relatório anual de actividades

Pontos 26-27

A F4E concorda com as conclusões preliminares do Tribunal sobre o atraso do relatório anual de actividades e sobre a ausência de uma avaliação da eficácia e da eficiência do sistema de controlo interno, bem como de uma ausência de avaliação aprofundada dos resultados face aos objectivos e aos calendários estabelecidos.

O atraso é devido, essencialmente, ao facto de não se ter realizado qualquer reunião do Conselho de Administração da F4E antes da data-limite fixada no Regulamento Financeiro da F4E. Acresce que o Conselho de Administração não aprovou o relatório anual de actividades na sua reunião de 9 de Julho, mas apenas na de 14 de Setembro.

Para garantir que, futuramente, o relatório anual de actividades seja aprovado em tempo útil, a F4E irá requerer uma reunião do Conselho de Administração no início de Junho e definir, com o Conselho de Administração e os seus órgãos subsidiários, um procedimento tendente a preparar com bastante antecedência a decisão de aprovação do relatório anual de actividades e a análise e avaliação conexas.

Devido ao facto de, durante o período abrangido pelo relatório, a F4E se debater com falta de pessoal e não se encontrar plenamente operacional, apenas se encontravam disponíveis indicadores de gestão rudimentares no que respeita à aplicação do programa de trabalho e ainda não tinha sido levada a cabo qualquer avaliação de riscos. Estas fragilidades serão corrigidas pela F4E no próximo relatório anual de actividades, tendo em conta que estão a ser desenvolvidos processos de elaboração de relatórios a nível interno e que estão a ser preparadas avaliações de risco para todos os domínios importantes das actividades operacionais da F4E.

Foi definido um plano de acção para a aplicação de normas de controlo interno que implica, nomeadamente, o lançamento de um exercício de avaliação de riscos, bem como uma avaliação anual da eficácia e da eficiência do ambiente de controlo interno. Entretanto, o auditor interno já foi recrutado e os seus serviços de auditoria e de consultoria contribuirão para aumentar a segurança do gestor orçamental em relação à eficácia do sistema de controlo interno e à sua adequada aplicação nos diferentes departamentos.