RELATÓRIO sobre as demonstrações financeiras do Instituto de Harmonização do Mercado Interno (IHMI - Alicante) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997, acompanhado da resposta do Instituto (98/C 406/10)

1.1. O presente relatório é dirigido ao Comité Orçamental do Instituto de Harmonização do Mercado Interno, em conformidade com o nº 2 do artigo 137º do Regulamento (CE) nº 40/94 do Conselho (1).

1.2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Instituto de Harmonização do Mercado Interno relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997. De acordo com o nº 2, alínea c), do artigo 119º do Regulamento (CE) nº 40/94 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do presidente do Instituto. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras (2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 138º do Regulamento (CE) nº 40/94 do Conselho. Nos termos do artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

1.3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com os seus princípios e normas de auditoria, que foram adaptados das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações suficientes com base nas quais formulou as observações a seguir expostas.

1.4. Sem prejuízo do facto referido no ponto 1.11, a auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DO INSTITUTO DE HARMONIZAÇÃO DO MERCADO INTERNO NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 1997

Programas informáticos de contabilidade

1.5. Embora 1997 constitua o quarto exercício de actividade do Instituto (três deles completos), a contabilidade orçamental continua a ser efectuada através de uma folha de cálculo e não de um programa informático apropriado. O Tribunal já criticara a utilização de uma folha de cálculo no seu relatório relativo aos exercícios anteriores (3). Além disso, o Instituto deverá dotar-se de um sistema de contabilidade analítica que permita conhecer o custo real dos serviços prestados.

Outras observações

1.6. Os pagamentos (26,0 milhões de ecus) ascendem a apenas 48 % das dotações do exercício (54,0 milhões de ecus após a adopção do terceiro orçamento rectificativo e suplementar). 48,5 % (26,2 milhões de ecus) destas dotações transitaram automaticamente para o exercício de 1998 e 3,5 % (1,8 milhões de ecus) foram anuladas.

1.7. O volume das dotações transitadas fica a dever-se principalmente à prática contabilística do Instituto, que consiste em autorizar a totalidade das despesas inerentes a cada pedido de registo de marca que recebe no momento do apuramento das receitas correspondentes. De acordo com esta abordagem, o saldo dessas autorizações no final do exercício transita automaticamente para o exercício seguinte, independentemente da data em que os trabalhos são efectivamente pedidos ao Instituto (investigação, tradução, publicação, etc.), ou seja quer o pedido tenha lugar antes do final do exercício, quer ocorra apenas no exercício seguinte. Esta prática traduz-se numa interpretação do regulamento que não respeita escrupulosamente os princípios orçamentais de anualidade e de universalidade.

1.8. Em relação às dotações transitadas do exercício de 1996 (14,5 milhões de ecus), foi necessário anular 27,6 % (4,0 milhões de ecus). Grande parte das anulações (88,0 %) diz respeito a despesas de tradução, franquia e publicação. Se as dotações transitadas tivessem correspondido a autorizações mais precisas, não teria sido necessário efectuar estas anulações.

1.9. O artigo 13º do regulamento financeiro do Instituto prevê a publicação do orçamento no Jornal Oficial das Comunidades Europeias. Apenas foi publicado o orçamento rectificativo e suplementar nº 3.

1.10. Parte dos saldos de tesouraria (0,35 milhões de ecus de um total de 42,50 milhões de ecus) só foi registada na contabilidade geral no momento do encerramento das contas. Com efeito, numa primeira fase, as cobranças são anotadas no programa informático de gestão das marcas (Euromarc), sendo registadas na contabilidade geral apenas quando o pagador é identificado.

Sede

1.11. Em 1997, o Instituto assinou um contrato com o Cosoami, o organismo intermediário do Governo espanhol, com vista à construção da sua futura sede. Se o Instituto não receber um número suficiente de pedidos de depósito de marca, a construção do edifício só poderá ser concretizada graças a uma subvenção do orçamento geral. Independentemente do acordo do Comité Orçamental para lançar a operação, teria sido conveniente o Instituto obter o acordo da Comissão antes de celebrar o contrato com o Cosoami.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 29 de Outubro de 1998.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

Quadro 1 Balanço financeiro relativo aos exercícios de 1996 e 1997

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte: Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pelo Instituto.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte: Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pelo Instituto.

(1) JO L 11 de 14.1.1994, p. 33.

(2) Em conformidade com o nº 1 do artigo 137º do Regulamento (CE) nº 40/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Instituto relativas ao exercício de 1997 foram elaboradas em 21 de Janeiro de 1998, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração do Instituto, ao Parlamento Europeu, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 27 de Janeiro de 1998. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

(3) JO C 393 de 29.12.1997, p. 47.

(4) Este montante corresponde ao dos valores imobilizados.

RESPOSTA DO INSTITUTO

1.5. Programas informáticos de contabilidade

No que respeita à contabilidade orçamental, a Comissão, ao contrário do que se havia proposto, não esteve em condições de pôr à disposição das Agências os diferentes módulos do programa informático SINCOM II. Por conseguinte, o Instituto deverá pôr em funcionamento, a partir de 1 Janeiro de 1999, o módulo de contabilidade orçamental ISPS, desenvolvido pela sociedade ASP, por conta da Comissão. Tendo em conta os investimentos já realizados no âmbito da contabilidade geral, esta acção deverá ter um custo relativamente baixo.

No que respeita à contabilidade analítica, os trabalhos de instalação prosseguiram em 1998. A contabilidade analítica estará operacional em finais de 1998.

1.6. Ver as explicações apresentadas no ponto 1.7 infra.

1.7. Dotações transitadas

As despesas do procedimento de registo de uma marca constituem despesas certas a partir da data do depósito do pedido de marca, em virtude das obrigações impostas ao Instituto pelo regulamento sobre a marca comunitária.

Uma parte dessas prestações, tais como as traduções, os relatórios de investigações nacionais e as publicações, é efectuada por organismos externos cuja escolha não é determinada pelo Instituto. Por essa razão, o Instituto considerou oportuno, imediatamente após o apuramento das receitas das taxas de depósito, autorizar as despesas correspondentes.

O Instituto considerou que esta prática, baseada na transição automática de dotações correspondia:

- ao princípio de anualidade, com as suas excepções previstas no Regulamento Financeiro que permitem a transição de dotações, e

- ao princípio da universalidade, no sentido de que nenhuma receita é afectada a uma despesa específica.

O Instituto considerou ainda que tal prática está em conformidade com a especificidade do Instituto - um organismo da propriedade industrial, que apenas cobra taxas em contrapartida dos serviços prestados aos utilizadores.

Devido ao afluxo inesperado, em 1996, de 43 000 pedidos de registo de marcas em vez dos 15 000 previstos pelos meios profissionais autorizados e pela Comissão, o Instituto viu-se obrigado a fazer o que era mais urgente e a tratar essa massa de pedidos de marcas de forma sequencial. Inevitavelmente, os prazos de realização das diferentes etapas de tratamento dos pedidos alargaram-se, fazendo com que, no final de 1997, transitasse um número de dotações importante, transição essa efectuada com base no nº 2 do artigo 6º do Regulamento Financeiro.

Conclusão: Tendo em conta as observações do Tribunal de Contas, o IHMI tomará as medidas necessárias para que, de futuro, o prazo entre as autorizações de despesas inerentes a cada fase do tratamento das marcas e a realização dessas despesas seja o mais curto possível.

1.8. Anulação de dotações

O importante volume de anulações, em 1997, das dotações transitadas do exercício de 1996 (4 milhões de ecus) corresponde principalmente à baixa dos custos com traduções e publicação, custos esses que não são controlados pelo Instituto. A diminuição destas despesas prende-se especialmente com número médio de páginas traduzidas e publicadas para cada pedido de marca, que foi estabelecido em 3 e 1, respectivamente, em vez de 4,5 e 3 como inicialmente previsto.

Para além disso, as anulações de dotações constatadas ficam a dever-se às circunstâncias excepcionais do lançamento das actividades do Instituto em 1996. A evolução da situação invocada no ponto 1.7 supra levou a que uma parte das dotações transitadas do exercício de 1996 não pudesse ser esgotada no exercício de 1997.

1.9. Publicação do orçamento

Devido ao calendário imposto pelo regulamento sobre a marca comunitária nesta matéria, o orçamento do Instituto para 1997 foi preparado em 1995, com base em estimativas do nível de actividades do Instituto que se revelaram completamente ultrapassadas a partir de 1996. No início do exercício de 1997, o IHMI decidiu apresentar um ORS para 1997, que se revelaria uma verdadeira remodelação do orçamento na sua globalidade. Esse orçamento, mais consentâneo com a realidade e tomando em conta o impacto do número de pedidos efectivamente recebidos em 1996, foi publicado no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

O orçamento para 1998 foi efectivamente publicado no Jornal Oficial das Comunidades Europeias (JO L 64 de 5 de Março de 1998). A publicação do primeiro ORS para 1998 encontra-se em preparação e terá igualmente lugar no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

1.10. Registo na contabilidade dos pagamentos individuais

Para que os prazos de registo na contabilidade dos pagamentos recebidos sejam o mais curtos possível, o Instituto dá prioridade à identificação das contas clientes e envida esforços para reduzir ao máximo os prazos (três a quatro dias) de registo na contabilidade das receitas cobradas no sistema de contabilidade R-3 da SAP.

1.11. Sede do Instituto

1) Processo que conduziu à assinatura da convenção entre o IHMI e a Cosoami

A convenção referida liga o IHMI ao consórcio designado Cosoami, criado pelas autoridades espanholas (Ministério da Indústria, Generalitat de Valencia, Diputación da Província de Alicante e cidade de Alicante) no âmbito do seguimento dado ao acordo celebrado em 1994 entre o Governo espanhol e a Comissão relativo à colocação à disposição, pelo Governo espanhol, gratuitamente, de uma sede provisória para o Instituto e a aquisição, por parte deste, da sede definitiva.

2) Aquisição da sede

No que respeita ao financiamento da construção, as receitas do Instituto permitirão fazer face ao mesmo, com base num número normal de depósito de pedidos de marca compreendido entre 27 000 e 30 000, e através do recurso eventual à contracção de um empréstimo para o efeito em 1998.

Em caso de queda do número dos depósitos anuais para 25 000 durante vários exercícios orçamentais consecutivos, o Instituto deverá, após esgotar o empréstimo, solicitar a concessão de uma subvenção comunitária, eventualmente a partir de finais de 2003 ou em princípios de 2004.

3) Consulta da Comissão

O Comité Orçamental, tendo tomado nota das observações da Comissão relativamente ao contrato celebrado entre o IHMI e a Cosoami, decidiu dar o seu acordo sobre a aquisição do imóvel.