ANEXO

a REGRAS FINANCEIRAS E PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA APLICÁVEIS À COMUNIDADE DOS TRANSPORTES

1. PREÂMBULO

O presente anexo é aplicável ao Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes (o Secretariado) ao adquirir bens, obras ou serviços por sua conta própria abaixo do limiar estabelecido na Diretiva 2014/24/UE do Parlamento Europeu e do Conselho. Não abrange operações como o recrutamento de pessoal, às quais se aplicam regras diferentes.

2. SECÇÃO 1

2.1. Âmbito de aplicação e princípios aplicáveis aos contratos

Os procedimentos de adjudicação de contratos concluídos pelo Secretariado por sua própria conta devem respeitar os princípios orçamentais da transparência, da proporcionalidade, da igualdade de tratamento e da não discriminação, bem como da boa gestão financeira. Deverá ser assegurada uma concorrência leal entre os operadores económicos.

Os contratos devem ser planeados com base em objetivos claramente definidos, que contribuirão para a realização dos objetivos do Tratado que institui uma Comunidade dos Transportes (“o Tratado”) e dos organismos estabelecidos ao abrigo do mesmo, bem como para permitir que o Secretariado cumpra o seu mandato nos termos do artigo 28.o do Tratado.

O valor estimado de um contrato não pode ser calculado com o intuito de o eximir das regras aplicáveis. Os contratos não podem ser cindidos para esse efeito.

O Secretariado subdividirá um contrato em lotes, sempre que adequado, tendo devidamente em conta a ampla concorrência.

O Secretariado não pode recorrer a contratos-quadro de forma abusiva nem de forma que tenha por objeto ou efeito impedir, restringir ou falsear a concorrência.

Em geral, a participação nos procedimentos de adjudicação de contratos está aberta a todas as pessoas singulares nacionais e a todas as pessoas coletivas que estejam efetivamente estabelecidas num Estado-Membro da União Europeia, num Estado-Membro do Espaço Económico Europeu ou numa Parte do Sudeste Europeu signatária do Tratado. As pessoas singulares nacionais de um país terceiro e as pessoas coletivas estabelecidas num país terceiro que tenha celebrado um acordo especial com a União em matéria de contratos públicos são livres de participar num procedimento de adjudicação de contratos nas condições estabelecidas nesse acordo. A participação está igualmente aberta a organizações internacionais.

As diferentes fases de cada procedimento de contratação devem ser devidamente documentadas e comunicadas por escrito em relação a cada processo de contratação, a fim de garantir a transparência e a auditabilidade.

O Secretariado não está legalmente vinculado perante um operador económico até à assinatura do contrato, o que deverá ser explicitado em todos os contactos celebrados com os operadores económicos. Até ao momento da assinatura, o Secretariado pode anular o procedimento sem que os proponentes tenham direito a qualquer indemnização. A decisão deve ser fundamentada e os proponentes devem ser notificados por escrito no prazo de 15 dias a contar da data em que foi tomada a decisão.

As tarefas confiadas aos contratantes não podem implicar o exercício de poderes públicos nem tarefas de execução orçamental.

Os procedimentos de adjudicação de contratos de valor inferior ao limiar fixado na Diretiva 2014/24/UE podem ser utilizados para os seguintes tipos de aquisições:

— «serviços», que abrangem todas as prestações intelectuais e não intelectuais, que não sejam contratos de fornecimento, de obras ou contratos relativos a imóveis;

— «fornecimentos», que abrangem a compra, a locação financeira, a locação ou a locação-venda, com ou sem opção de compra, de bens (pode igualmente estar incluída a localização, a instalação e a manutenção); e

— «obras», que abrangem quer a construção, quer a conceção e a construção, de obras que correspondam aos requisitos especificados pelo Secretariado. Entende-se por «obra» o resultado de um conjunto de trabalhos de construção ou de engenharia civil destinado a desempenhar, por si só, uma função económica ou técnica;

3. SECÇÃO 2

3.1. Contratos-quadro e publicidade

3.1.1. Contratos-quadro e contratos específicos

É celebrado um contrato-quadro (CQ) entre a entidade adjudicante e um ou mais operadores económicos para estabelecer as condições de base de uma série de contratos específicos a celebrar durante um determinado período, nomeadamente a duração, o objeto, o preço, as condições de execução e as quantidades previstas. A assinatura de um CQ não vincula o gestor orçamental à aquisição.

3.1.2. Publicidade dos procedimentos relativos a contratos de valor inferior aos limiares referidos no artigo 49.o do Regulamento Financeiro do Tratado e formas de publicidade

Os contratos de valor superior a 20 000 EUR e inferior aos limiares referidos na Diretiva 2014/24/UE são considerados de valor médio. O Secretariado aplica um procedimento de concurso simplificado, devendo ser convidados pelo menos cinco candidatos/proponentes. O convite à manifestação de interesse deve ser publicado no sítio Web do Secretariado, pelo menos um mês antes do lançamento do procedimento de adjudicação previsto.

Um contrato de valor igual ou inferior a 20 000 EUR é considerado de baixo valor. Será aplicado um procedimento simplificado de concurso, e o Secretariado deve convidar, pelo menos, três candidatos/proponentes selecionados. A publicidade ex ante referida no ponto 3.1.2 não é obrigatória.

Os pagamentos efetuados relativamente a despesas de montante não superior a 2 500 EUR podem ter lugar mediante simples reembolso de fatura, sem que seja necessária a aceitação prévia de uma proposta.

Até 31 de março de cada ano, o Secretariado publicará no seu sítio Web um plano de contratação incluindo a lista dos contratos previstos para o exercício em curso de valor superior a 20 000 EUR, mencionando o objeto, o valor estimado e a hora prevista de lançamento.

4. SECÇÃO 3

4.1. Procedimentos de adjudicação de contratos de valor médio e de valor baixo

4.1.1. Consulta preliminar do mercado

A entidade adjudicante pode proceder a uma análise preliminar do mercado com vista à preparação do procedimento de contratação.

4.1.2. Documentos do concurso

Os documentos do concurso consistem, no mínimo:

a) Se for caso disso, na publicidade ex ante;

b) no convite à apresentação de propostas;

c) no caderno de encargos, incluindo as especificações técnicas e os critérios pertinentes;

d) no projeto de contrato.

Nos documentos do concurso, o Secretariado deverá identificar o objeto do procedimento de contratação, fornecendo uma descrição das suas necessidades e das características das obras, dos fornecimentos ou serviços a adquirir. Estes documentos devem conter todas as disposições e informações de que os candidatos necessitam para apresentar uma proposta: o procedimento a seguir, os documentos a apresentar, os critérios de exclusão, seleção e adjudicação, bem como a duração e o valor estimado do contrato. O Secretariado indicará igualmente quais os elementos que definem os requisitos mínimos a cumprir por todas as propostas. Os requisitos mínimos incluem o respeito das obrigações legais aplicáveis em matéria ambiental, social e laboral estabelecidas pela legislação da União, pela legislação nacional, por acordos coletivos ou pelas convenções internacionais aplicáveis nos domínios social e ambiental enumeradas no anexo X da Diretiva 2014/24/UE.

Os três tipos de documentos referidos nas alíneas supra (alíneas b) a d)) poderão ser enviados por correio eletrónico aos potenciais candidatos/proponentes.

4.1.3. Convite à apresentação de propostas

O anúncio de concurso deve:

a) Precisar as regras que regem a apresentação de propostas, incluindo, nomeadamente, as condições para assegurar a respetiva confidencialidade até à abertura, a data e hora limites e o endereço para o qual devem ser enviadas ou entregues ou o endereço na Internet, no caso de propostas apresentadas por via eletrónica;

b) Indicar que a apresentação de uma proposta pressupõe a aceitação dos termos e condições estabelecidos nos documentos do concurso e que tal proposta vincula o proponente durante a execução do contrato, caso o mesmo lhe venha a ser adjudicado;

c) Precisar o prazo de validade das propostas durante o qual o proponente está vinculado a todas as condições da sua proposta;

d) Precisar que são proibidos quaisquer contactos entre a entidade adjudicante e o candidato durante o procedimento, salvo a título excecional, nas condições previstas nos documentos de concurso, bem como as condições de visita exatas, sempre que esteja prevista a visita in loco;

e) Precisar os meios de prova de observância do prazo fixado para a receção das propostas;

f) Indicar que a apresentação de uma proposta pressupõe a aceitação da receção da notificação do resultado do concurso por via eletrónica.

4.1.4. Caderno de encargos

O caderno de encargos deve conter os seguintes elementos:

a) os critérios de exclusão e de seleção;

b) os critérios de adjudicação e a respetiva ponderação relativa ou, se a ponderação não for possível por razões objetivas, a ordem decrescente de importância destes critérios, que é igualmente aplicável às variantes, caso sejam autorizadas no anúncio de concurso;

c) As especificações técnicas referidas no ponto 4.1.6

d) O requisito de indicar o país em que estão estabelecidos os proponentes e de apresentar os elementos de prova normalmente aceitáveis ao abrigo da legislação desse país;

4.1.5. Proposta de contrato

O projeto de contrato deve conter obrigatoriamente:

a) os dados sobre as partes contratantes,

b) o objeto do contrato,

c) a duração,

d) as condições de pagamento,

e) os requisitos em matéria de garantias (se aplicável),

f) a proteção de dados,

g) os direitos de propriedade intelectual,

h) a lei aplicável ao contrato e o tribunal competente para a resolução de litígios.

4.1.6. Especificações técnicas

As especificações técnicas devem ser exaustivas, claras e precisas e não devem ter por efeito criar obstáculos injustificados à concorrência. Definirão (lote por lote, se for caso disso) as características exigidas dos fornecimentos, serviços ou obras, tendo em conta a finalidade a que se destinam tal como definida pelo Secretariado. Devem ser proporcionais ao objetivo e/ou ao orçamento dos serviços, dos fornecimentos e obras necessários.

As especificações técnicas não devem referir ou descrever produtos de determinadas marcas ou origens e não devem ter por efeito criar obstáculos injustificados à concorrência.

As especificações técnicas devem incluir, no mínimo:

a) os critérios de exclusão e de seleção;

b) Os critérios de adjudicação;

c) As modalidades de prova de acesso aos contratos públicos;

d) O objeto do contrato;

e) Informações de base;

f) O tipo de tarefas;

g) O âmbito dos trabalhos;

h) A duração e os resultados esperados;

i) A assunção de riscos;

j) Logística e calendário;

k) Requisitos; e

l) Relatórios e acompanhamento do contrato;

As especificações técnicas servirão de mandato do contratante durante a execução do contrato. Devem constar de anexo ao contrato resultante.

4.1.7. Critérios de exclusão

Estes critérios são aplicáveis em todos os procedimentos de adjudicação de contratos e devem ser anunciados. Não é permitida qualquer alteração dos critérios durante o procedimento.

O objetivo dos critérios de exclusão é determinar se um operador está autorizado a participar no procedimento de contratação pública ou se o contrato lhe pode ser adjudicado. Os potenciais proponentes são obrigados a declarar que não se encontram em nenhuma das situações de exclusão por meio de uma declaração sob compromisso de honra, assinada e datada. Para o efeito, o Secretariado deve fornecer um modelo para a declaração sob compromisso de honra.

São aplicáveis o artigo 136.o, n.o 1, e o artigo 137.o, n.os 1 a 4, do Regulamento (UE, Euratom) 2018/1046, sobre os critérios de exclusão e a decisão sobre exclusões, bem como a declaração e prova de inexistência de uma situação de exclusão.

Os critérios de exclusão são verificados com base na aprovação/reprovação, em função dos elementos de prova adequados exigidos.

4.1.8. Critérios de seleção

4.1.8.1 Os critérios de seleção destinam-se a permitir avaliar se o concorrente possui as capacidades requeridas para o contrato. Para o efeito, os critérios de seleção devem ser claros, não discriminatórios, adequados e proporcionais ao objeto e ao valor do contrato. O Secretariado deverá igualmente certificar-se de que os critérios que impõe podem ser facilmente verificados.

4.1.8.2 A entidade adjudicante indica nos documentos do concurso os critérios de seleção, os níveis mínimos de capacidade e os elementos de prova exigidos para comprovar essa capacidade. Todos os requisitos devem estar relacionados e ser proporcionais ao objeto do contrato.

4.1.8.3 A entidade adjudicante especifica, nos documentos do concurso, a forma como os agrupamentos de operadores económicos devem satisfazer os critérios de seleção.

4.1.8.4 Caso sejam adjudicados vários lotes ao mesmo contratante, pode fixar níveis mínimos de capacidade adicionais. Na eventualidade de serem adjudicados vários lotes ao mesmo contratante, podem ser fixos níveis mínimos de capacidade adicionais.

4.1.8.5 No que se refere à capacidade de exercício da atividade profissional, a entidade adjudicante pode exigir que o operador económico cumpra, pelo menos, uma das seguintes condições: a) Estar inscrito num registo profissional ou comercial pertinente, salvo se o operador económico for uma organização internacional; b) no caso de contratos de serviços, ser titular de uma autorização especial que comprove que se encontra autorizado a executar o contrato no respetivo país de estabelecimento, ou ser membro de uma organização profissional específica.

4.1.8.6 Aquando da receção de pedidos de participação ou propostas, a entidade adjudicante deve aceitar uma declaração solene que declare que o candidato ou proponente cumpre os critérios de seleção.

4.1.8.7 A entidade adjudicante pode solicitar aos proponentes e candidatos, a qualquer momento do procedimento, a apresentação de uma declaração atualizada ou da totalidade ou de parte dos documentos comprovativos, se entender que tal é necessário para assegurar a correta tramitação do procedimento.

4.1.8.8 A entidade adjudicante deve exigir aos candidatos ou ao adjudicatário que apresentem documentos comprovativos atualizados, salvo se já os tiver recebido para efeitos de um outro procedimento e desde que os documentos ainda se encontrem atualizados ou que possa aceder aos mesmos numa base de dados nacional e gratuita.

4.1.8.9 A entidade adjudicante pode, em função da sua avaliação dos riscos, decidir não exigir provas da capacidade jurídica, regulamentar, financeira, económica, técnica e profissional dos operadores económicos nos processos de adjudicação de contratos de valor não superior aos limiares referidos no ponto 3.1.2.

4.1.8.10 Caso a entidade adjudicante decida não exigir elementos comprovativos da capacidade legal, reguladora, financeira, económica, técnica e profissional dos operadores económicos, não pode ser efetuado qualquer pré-financiamento, exceto em casos devidamente justificados.

4.1.8.11 Um operador económico pode, se necessário e para um contrato determinado, recorrer às capacidades de outras entidades, independentemente da natureza jurídica do vínculo que tenha com elas. Neste caso, deve provar à entidade adjudicante que irá dispor dos recursos necessários para a execução do contrato, através da apresentação de uma declaração de compromisso dessas entidades para o efeito.

4.1.8.12 No que se refere aos critérios técnicos e profissionais, um operador económico só pode recorrer às capacidades de outras entidades quando estas últimas assegurem a execução da empreitada de obras ou o fornecimento dos serviços para os quais são exigidas essas capacidades.

4.1.8.13 Quando um operador económico recorre às capacidades de outras entidades no que respeita aos critérios relativos à capacidade económica e financeira, a entidade adjudicante pode exigir que o operador económico e essas entidades sejam solidariamente responsáveis pela execução do contrato.

4.1.8.14 A entidade adjudicante podem exigir ao proponente informações sobre qualquer parte do contrato que este tenciona subcontratar, bem como sobre a identidade dos subcontratantes.

4.1.8.15 No que se refere a empreitadas de obras ou fornecimentos de serviços numa instalação sob a supervisão direta da entidade adjudicante, esta exige ao contratante que indique os nomes, os contactos e os representantes autorizados de todos os subcontratantes envolvidos na execução do contrato.

4.1.8.16 A entidade adjudicante verifica se as entidades a que o operador económico pretende recorrer e os subcontratantes previstos, quando a subcontratação representar uma parte significativa do contrato, cumprem os critérios de seleção aplicáveis. A entidade adjudicante exigirá que o operador económico substitua uma entidade ou um subcontratante que não cumpra um critério de seleção aplicável.

4.1.8.17 No caso dos contratos de empreitada de obras, dos contratos de serviços ou de operações de montagem ou instalação no quadro de um contrato de fornecimento, a entidade adjudicante pode exigir que determinadas tarefas críticas sejam executadas diretamente pelo próprio proponente ou, se a proposta for apresentada por um agrupamento de operadores económicos, por um participante no agrupamento.

4.1.8.18 Para efeitos de apresentação da proposta ou do pedido de participação, a entidade adjudicante não pode exigir que um agrupamento de operadores económicos adote uma determinada forma jurídica, mas o agrupamento selecionado pode ser obrigado a adotar uma forma jurídica determinada uma vez que lhe seja adjudicado o contrato, na medida em que tal seja necessário para a boa execução do mesmo.

4.1.8.19 Os critérios de seleção são verificados com base na aprovação/reprovação.

4.1.8.20 Os critérios de seleção continuam a ser aplicáveis durante toda a execução do contrato, ou seja, o contratante deve cumprir esses critérios a todo o momento.

4.1.9. Capacidade económica e financeira

A fim de assegurar que os operadores económicos dispõem da capacidade económica e financeira necessárias para executar o contrato, a entidade adjudicante pode exigir, nomeadamente, que:

a) os operadores económicos tenham um determinado volume de negócios anual mínimo, designadamente no domínio abrangido pelo contrato;

b) os operadores económicos forneçam informações sobre as suas contas anuais que apresentem o rácio entre ativos e passivos; e

c) os operadores apresentem um nível adequado de seguro contra riscos profissionais.

Para efeitos da alínea a) do primeiro parágrafo, o volume de negócios anual mínimo não pode exceder o dobro do valor estimado do contrato, salvo em casos devidamente justificados associados à natureza da aquisição, a explicar pela entidade adjudicante nos documentos do concurso.

Para efeitos da subalínea b) do primeiro parágrafo, a entidade adjudicante explica os métodos e critérios relativos a estes rácios nos documentos do concurso.

A entidade adjudicante define, nos documentos do concurso, os elementos de prova que um operador económico deve apresentar para demonstrar a sua capacidade económica e financeira. Pode solicitar, nomeadamente, um ou mais dos seguintes documentos:

a) Declarações bancárias adequadas ou, se necessário, prova de que se encontra seguro contra riscos profissionais;

b) Demonstrações financeiras ou extratos das mesmas respeitantes a um período igual ou inferior aos últimos três exercícios encerrados;

c) Uma declaração relativa ao volume de negócios global do operador económico e, eventualmente, ao volume de negócios no domínio de atividades objeto do contrato, respeitante, no máximo, aos últimos três exercícios disponíveis.

Se, por motivo fundamentado, o operador económico não puder apresentar as referências solicitadas pela entidade adjudicante, poderá provar a sua capacidade económica e financeira através de qualquer outro documento que a entidade adjudicante considere adequado.

4.1.10. Capacidade técnica e profissional

A entidade adjudicante verifica se os candidatos ou proponentes cumprem os critérios de seleção mínimos relativos à capacidade técnica e profissional nos termos dos seguintes números.

A entidade adjudicante define, nos documentos do concurso, os elementos de prova que um operador económico deve apresentar para demonstrar a sua capacidade técnica e profissional. Pode solicitar um ou mais dos seguintes documentos:

a) No caso de obras: i) de fornecimentos que impliquem operações de montagem ou instalação ou a prestação de serviços, os certificados de habilitações literárias e qualificações profissionais, competências, experiência e conhecimentos das pessoas responsáveis pela execução, uma lista dos seguintes elementos: 1. dos principais serviços prestados e fornecimentos de bens efetuados nos últimos três anos, com indicação do montante, da data e dos clientes, públicos ou privados, acompanhada, mediante pedido, de declarações emitidas pelos clientes, 2. das obras executadas nos últimos cinco anos, acompanhada de certificados de boa execução relativos às obras mais importantes; 3. Uma declaração do equipamento técnico, ferramentas ou instalações à disposição do operador económico para a execução de um contrato de serviços ou de empreitada de obras; 4. Uma descrição do equipamento técnico e dos meios à disposição do operador económico para garantir a qualidade, e uma descrição dos meios de estudo e de investigação disponíveis; 5. Uma referência dos técnicos ou dos serviços técnicos de que o operador técnico disporá, integrados ou não no operador económico, nomeadamente dos responsáveis pelo controlo da qualidade;

b) no que diz respeito aos fornecimentos: i) as amostras, descrições ou fotografias autênticas ou os certificados emitidos por institutos ou serviços oficiais responsáveis pelo controlo de qualidade, de competência reconhecida, que atestem a conformidade dos produtos, claramente identificados por referência a especificações ou normas técnicas;

c) relativamente a obras ou serviços: i) uma declaração em que se indique o efetivo médio anual, bem como a parte do efetivo constituída por quadros do operador económico durante os últimos três anos; ii) Indicação dos sistemas de gestão da cadeia de abastecimento e de seguimento que o operador económico poderá aplicar aquando da execução do contrato; iii) Indicação das medidas de gestão ambiental que o operador económico poderá aplicar aquando da execução do contrato.

Para efeitos das alíneas a) e b), quando necessário para assegurar um nível adequado de concorrência, a entidade adjudicante pode indicar que serão tidas em conta provas de fornecimentos ou de serviços pertinentes entregues ou prestados há mais de três anos.

Para efeitos da alínea c), quando necessário para assegurar um nível adequado de concorrência, a entidade adjudicante pode indicar que serão tidos em conta os elementos de prova de obras pertinentes realizadas há mais de cinco anos.

Uma entidade adjudicante pode concluir que um operador económico não possui a capacidade profissional exigida para assegurar um nível de qualidade adequado de execução do contrato caso tenha determinado que o operador económico em questão se encontra numa situação de conflito de interesses suscetível de afetar negativamente a sua execução.

4.1.11. Critérios de adjudicação

O objetivo dos critérios de adjudicação é avaliar a proposta técnica e financeira com vista a escolher a proposta economicamente mais vantajosa, que consiste no preço mais baixo ou na melhor relação qualidade/preço, após verificação da conformidade da proposta com os requisitos mínimos dos documentos do concurso.

O Secretariado anuncia no documento do concurso cada um dos critérios que serão avaliados, a importância relativa atribuída a cada um dos critérios de adjudicação no que se refere à qualidade e ao preço (se for aplicada uma fórmula de ponderação entre a qualidade e o preço).

Os critérios de qualidade podem incluir elementos como o valor técnico, as características estéticas e funcionais, a acessibilidade, a conceção para todos os utilizadores, as características sociais, ambientais e inovadoras, o processo de produção, prestação e negociação e qualquer outro processo específico em qualquer fase do ciclo de vida da obra, do fornecimento ou do serviço, a organização do pessoal encarregado da execução do contrato, o serviço pós-venda, a assistência técnica ou as condições de entrega, como a data de entrega, o processo de entrega e o prazo de entrega ou de execução.

A entidade adjudicante especifica nos documentos do concurso a ponderação relativa que atribui a cada um dos critérios escolhidos para determinar a proposta economicamente mais vantajosa, exceto quando utilizar o método do preço mais baixo. Essas ponderações podem ser expressas na forma de um intervalo, com uma variação máxima adequada.

A ponderação relativa do critério do preço ou custo relativamente aos restantes critérios não pode neutralizar o critério do preço ou custo.

Se a ponderação não for possível por razões objetivas, a entidade adjudicante indica os critérios por ordem decrescente de importância.

A entidade adjudicante pode fixar níveis mínimos de qualidade. As propostas cujos níveis de qualidade sejam inferiores a esses níveis mínimos são excluídas.

4.1.12. Prazos

Prazo de receção das propostas

O prazo mínimo de receção das propostas para os contratos de baixo valor é de 10 dias de calendário a contar do dia seguinte ao do envio do convite à apresentação de propostas aos potenciais proponentes.

O prazo mínimo de receção das propostas para os contratos de valor médio é de 15 dias de calendário a contar do dia seguinte ao envio do convite à apresentação de propostas aos potenciais proponentes.

Prazos em caso de urgência

Em caso de urgência, se devidamente justificado e documentado, o prazo mínimo pode ser reduzido.

4.1.13. Abertura das propostas

O gestor orçamental decide da organização adequada da sessão de abertura pela comissão de avaliação. As pessoas responsáveis pela abertura das propostas devem verificar se as mesmas foram recebidas dentro do prazo.

O procedimento continua a ser válido se nem todos os candidatos convidados apresentarem uma proposta, desde que pelo menos uma proposta satisfaça todos os critérios.

Excecionalmente, se não tiverem sido apresentadas propostas ou propostas adequadas após a conclusão do procedimento inicial, desde que os documentos originais do concurso não sejam substancialmente alterados, o procedimento pode ser repetido com um candidato convidado.

4.1.14. Avaliação das propostas

A abertura e a avaliação das propostas são efetuadas por uma comissão de avaliação nomeada formal e prontamente pelo gestor orçamental.

Deve ser nomeada uma comissão de avaliação para os contratos de valor médio. No caso dos contratos de baixo valor, pode ser criada uma comissão de avaliação se for recebida mais do que uma proposta. Essa comissão de avaliação deve ser composta, no mínimo, de três avaliadores.

O conteúdo da avaliação deve ser registado num relatório de avaliação, que deve ser assinado por todos os membros da comissão de avaliação e deve ser um documento separado da decisão de adjudicação (constitui a base para a apresentação de observações ao proponente). O relatório de avaliação deve incluir uma conclusão sobre a adjudicação do contrato.

A avaliação das propostas deve ser concluída em tempo oportuno para permitir que o procedimento seja completado dentro do período de validade das propostas. Uma vez concluída a avaliação, o gestor orçamental pode tomar a decisão de adjudicação.

4.1.15. Contacto com os proponentes

Deve ser disponibilizada uma caixa de correio funcional para que os operadores económicos possam manifestar o seu interesse ou solicitar informações sobre os procedimentos de adjudicação de contratos que sejam lançados.

Os contactos entre o Secretariado e os potenciais proponentes estão proibidos ao longo de todo o procedimento, exceto em circunstâncias excecionais, ou seja, durante a fase de apresentação de propostas.

Os contactos com os proponentes estão autorizados durante a fase de apresentação de propostas, a título excecional, nas seguintes circunstâncias: a pedido dos operadores económicos, o Secretariado pode fornecer informações adicionais exclusivamente para efeitos de clarificação dos documentos do concurso; por sua própria iniciativa, o Secretariado pode informar as partes interessadas se detetar qualquer erro, imprecisão, omissão ou outro erro material nos documentos do concurso. Se o Secretariado tiver de corrigir os documentos do concurso para proceder a uma alteração significativa, deverá prorrogar o prazo de receção das propostas ou dos pedidos de participação para que os proponentes possam ter devidamente em conta essas alterações.

Os contactos devem ser sempre efetuados por escrito (de preferência por meios eletrónicos, a fim de garantir uma reação rápida e evitar o risco de atrasos devidos a problemas com os serviços postais).

Qualquer informação adicional fornecida a pedido de um proponente e qualquer informação fornecida pelo Secretariado por sua própria iniciativa deve estar acessível simultaneamente a todos os proponentes pelos mesmos meios que os documentos do concurso.

Os proponentes podem solicitar informações complementares o mais tardar 4 dias de calendário antes do termo do prazo para a apresentação das propostas. O Secretariado deve fornecer as informações solicitadas o mais rapidamente possível e, o mais tardar, 3 dias de calendário antes do termo do prazo para a apresentação das propostas.

Se as informações forem prestadas menos de 3 dias de calendário antes do termo do prazo, o Secretariado prorrogará o prazo para a receção das propostas.

O Secretariado não é obrigado a responder aos pedidos de informações complementares apresentados num prazo inferior a 4 dias úteis antes da data-limite para a receção das propostas, mas poderá fazê-lo se tal for exequível. Se o prazo para a receção dos pedidos de informações complementares coincidir com um feriado, domingo ou sábado, o prazo terminará no final da última hora do dia útil seguinte.

Em conformidade com uma boa administração, é obrigatório contactar os proponentes para solicitar informações ou documentos em falta relativamente aos critérios de exclusão ou de seleção ou assinaturas em falta. A ausência de contacto nestes casos deve ser devidamente justificada e documentada por uma nota que será apensa ao dossiê do concurso. No entanto, o pedido de esclarecimento não deve conduzir a uma alteração do conteúdo ou do preço da proposta já apresentada.

4.1.16. Resultados da avaliação e decisão de adjudicação

Na sequência da avaliação, o gestor orçamental decide a quem deve ser adjudicado o contrato, em conformidade com os critérios de seleção e de adjudicação especificados nos documentos do concurso, e assina uma decisão de adjudicação.

O Secretariado informa o adjudicatário, bem como os proponentes preteridos, dos motivos pelos quais a decisão foi tomada, bem como da duração dos períodos de reflexão referidos no ponto 4.1.18 das presentes regras. Subsequentemente, o gestor orçamental pode assinar o contrato com o adjudicatário. O adjudicatário selecionado assina o contrato em primeiro lugar.

4.1.17. Informação dos candidatos e dos proponentes

Os contratos entre 20 001 EUR e o limiar referido na Diretiva 2014/24/EU adjudicados num determinado exercício financeiro devem ser publicados no sítio Web do Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes antes de 30 de junho do exercício seguinte.

4.1.18. Período de reflexão anterior à assinatura do contrato

Aos procedimentos que abranjam mais de um proponente aplicar-se-á um prazo suspensivo de, pelo menos, 7 dias de calendário. O prazo suspensivo começa a contar a partir do dia seguinte ao envio simultâneo, por via eletrónica, da notificação do resultado do processo de seleção a todos os proponentes (selecionados e rejeitados). O gestor orçamental não assinará o contrato antes do termo do prazo suspensivo.

Se for caso disso, o Secretariado pode suspender a assinatura do contrato para exame complementar, se tal for justificado pelos pedidos ou comentários formulados por proponentes preteridos durante o período suspensivo ou por outras informações pertinentes entretanto recebidas durante esse período.

4.1.19. Anulação dos procedimentos de adjudicação

Até ao momento da assinatura, o Secretariado pode anular o procedimento sem que os candidatos ou os proponentes tenham direito a qualquer indemnização.

A anulação é decidida quando o contrato não é adjudicado (por exemplo, porque nenhuma proposta era aceitável, nenhuma proposta cumpria os critérios de seleção ou as especificações técnicas, nenhuma proposta atingiu os limiares mínimos de qualidade, etc.), as necessidades que desencadearam o procedimento de contratação se tornaram obsoletas (por exemplo, devido a uma alteração das prioridades políticas) ou caso o financiamento do contrato previsto não esteja garantido.

A decisão de anulação será assinada pelo gestor orçamental competente.

O mais tardar 15 dias após a assinatura da decisão de anulação, o Secretariado notificará por escrito todos os proponentes (por correio eletrónico ou correio eletrónico) dos motivos da anulação.