Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Observatório Europeu do Racismo e da Xenofobia (Viena) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 acompanhado das respostas do Observatório

(2000/C 373/09)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Observatório Europeu do Racismo e da Xenofobia (em seguida designado por Observatório), em conformidade com o n.o 11 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1035/97 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Observatório relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999. De acordo com o n.o 8 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1035/97 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no n.o 12 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1035/97 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 são fiáveis. Pelo contrário, constatou-se um número significativo de erros no que respeita às operações subjacentes, devido designadamente a deficiências do sistema de controlo interno (ver ponto 8).

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DO OBSERVATÓRIO EUROPEU DO RACISMO E DA XENOFOBIA (VIENA) RELATIVAS AO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 1999

Análise da execução orçamental

5. As dotações definitivas do exercício elevaram-se a 3,9 milhões de euros, dos quais foram autorizados 2,8 milhões de euros, sendo o saldo restante anulado à excepção de 0,3 milhões de euros que foram objecto de uma transição não automática. As autorizações, no valor de 2,8 milhões de euros, deram lugar a 1,8 milhões de euros de pagamentos e 1,0 milhões de euros de transições para o exercício seguinte; estas transições registaram-se sobretudo a nível das despesas de funcionamento (mobiliário e equipamento informático) e das despesas operacionais (organização de conferências). A amplitude das transições de dotações, que representam mais de um terço das autorizações, deverá levar o Observatório a exercer um acompanhamento mais atento das suas actividades, por forma a minimizar essas transições.

Contabilidade orçamental e geral

6. O Observatório efectuou a sua contabilidade orçamental por meio de uma folha de cálculo, com todos os riscos inerentes a este tipo de instrumento. Ainda não foi instalado um sistema contabilístico informatizado para efectuar a contabilidade geral. Além disso, o Tribunal constatou a existência de inúmeros erros nas contas, que tiveram de ser corrigidos antes do encerramento destas. O Observatório deverá procurar sem demora sistemas contabilísticos fiáveis e completos. Esses sistemas deverão, na observância dos princípios de boa gestão financeira, ter em conta os desenvolvimentos esperados a nível da regulamentação, bem como o volume de operações a tratar.

Imputação do IVA

7. Até Dezembro de 1998, o Regulamento Financeiro geral previa a imputação das despesas incluindo o IVA, podendo este ser reafectado após o reembolso. Desde essa altura(3), o Regulamento Financeiro geral impõe que as despesas sejam imputadas sem IVA. O Tribunal solicita que o Observatório transponha estas novas modalidades para a sua própria regulamentação.

Contratos

8. A análise das autorizações do exercício revelou uma má aplicação das normas em vigor: no total, 25 % do montante das autorizações (ou seja, 0,7 milhões de euros) foram afectados por erros. Estas registaram-se no Título I - Despesas de pessoal - num montante de 0,2 milhões de euros (ausência de contratos na devida forma), no Título II - Despesas de funcionamento - num montante de 0,3 milhões de euros (ausência de contratos na devida forma e de consulta do mercado) e no Título III - Despesas operacionais - num montante de 0,2 milhões de euros (escolha inadequada de contratantes, notas de encomenda inexistentes ou erradas).

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 26 de Outubro de 2000.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 151 de 10.6.1997, p. 6.

(2) Em conformidade com o n.o 10 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1035/97 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Observatório relativas ao exercício de 1999 foram elaboradas em 10 de Março de 2000, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração do Observatório, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 21 de Abril de 2000. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) Ver o n.o 2A do artigo 27.o do Regulamento Financeiro aplicável ao Orçamento Geral das Comunidades Europeias, com a redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE, CECA, Euratom) n.o 2548/98 do Conselho, de 23 de Novembro de 1998 (JO L 320 de 28.11.1998, p.1).

Quadro 1

Balanços financeiros relativos aos exercícios de 1999 e de 1998(1)

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Contas de gestão relativas aos exercícios de 1999 e de 1998(1)

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas do Observatório

5. O Observatório está de acordo com o Tribunal em que os pagamentos transitados foram importantes. Tal deveu-se sobretudo às dificuldades em iniciar actividades durante o primeiro semestre de 1999, pela inexistência de instalações adequadas e a demora no recrutamento. As correcções necessárias foram implementadas a partir do início de 2000 com o novo programa de trabalho anual.

6. Devido à nomeação tardia do tesoureiro, no final de 1999, os sistemas informáticos para a contabilidade e a execução orçamental foram implementados apenas em 2000. A selecção dos sistemas tomou em consideração a experiência nos outros organismos descentralizados da União e a prevista evolução do Regulamento Financeiro.

7. Aquando da preparação de uma proposta de modificação da sua regulamentação financeira o Observatório tomou em consideração as adaptações do regime do IVA. As modificações serão submetidas à apreciação do Conselho de Administração no final de 2000, devendo o Tribunal de Contas e o Controlo Financeiro receberem uma notificação prévia.

8. - Em 1999 o Observatório dispunha de pessoal interino antes de os agentes estatutários assumirem funções, concordando com o Tribunal em que não estava preparado qualquer contrato adhoc. No que se refere ao título 2 (despesas), foi organizada uma prospecção de mercado para a aquisição de equipamento de TI e para mobilar as instalações, tendo o Observatório recebido um parecer favorável da CCCC.

- No que se refere às despesas efectuadas ao abrigo do título 3, o Observatório admite que alguns projectos foram iniciados sem concurso geral, embora tivessem sido submetidos à apreciação do Conselho de Administração para aprovação prévia. O Observatório admite ainda que a documentação fornecida relativamente a determinados projectos não era satisfatória.

- Foram já tomadas as medidas necessárias para evitar a repetição desta situação no futuro.