Acto do Conselho de Administração da Europol

de 27 de Setembro de 1999

que estabelece a regulamentação aplicável aos ficheiros do pessoal da Europol

(2001/C 65/01)

O CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DA EUROPOL,

Tendo em conta o Acto do Conselho, de 3 de Dezembro de 1998, que aprova o Estatuto do Pessoal da Europol(1), e, nomeadamente, o seu artigo 23.o,

Tendo em conta os princípios estabelecidos na Convenção do Conselho da Europa de 28 de Janeiro de 1981 e na Directiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 24 de Outubro de 1995, relativa à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados(2),

Deliberando sob proposta do director, apresentada após consulta do Comité do Pessoal da Europol, nos termos do artigo 23.o,

APROVOU A PRESENTE REGULAMENTAÇÃO:

Artigo 1.o

Definições

Para efeitos da presente regulamentação, entende-se por:

a) "Dados pessoais", qualquer informação relativa a um indivíduo identificado ou identificável; deverá considerar-se indivíduo identificável uma pessoa cuja identidade possa ser determinada, directa ou indirectamente, nomeadamente através da referência a um número de identificação ou a um ou mais factores específicos da sua identidade física, fisiológica, psíquica, económica, cultural ou social;

b) "Tratamento de dados pessoais" ("tratamento"), qualquer operação ou conjunto de operações efectuadas sobre dados pessoais, com ou sem meios informatizados, tais como a recolha, registo, organização, conservação, adaptação ou alteração, recuperação, consulta, utilização, comunicação por transmissão, difusão ou qualquer outra forma de colocação à disposição, com comparação ou interconexão, bem como o bloqueio, apagamento ou destruição;

c) "Ficheiro de dados pessoais" ("ficheiro"), qualquer conjunto estruturado de dados pessoais, acessível segundo critérios determinados, quer seja centralizado, descentralizado ou repartido de modo funcional ou geográfico;

d) "Responsável pelo tratamento", a pessoa singular ou colectiva, o poder público, o serviço ou qualquer outro organismo que, individualmente ou em conjunto com outrem, determine as finalidades e os meios de tratamento dos dados pessoais;

e) "Subcontratante", a pessoa que trata os dados pessoais por conta do responsável pelo tratamento;

f) "Terceiro", a pessoa singular ou colectiva, o poder público, o serviço ou qualquer outro organismo que não a pessoa em causa, o responsável pelo tratamento, o subcontratante e as pessoas que, sob a autoridade directa do responsável pelo tratamento ou do subcontratante, estão habilitadas a tratar os dados;

g) "Destinatário", a pessoa singular ou colectiva, o poder público, o serviço ou qualquer outro organismo que receba comunicações de dados, independentemente de se tratar ou não de um terceiro; no entanto, as autoridades suceptíveis de receberem comunicações de dados no âmbito de uma missão de inquérito específica não são consideradas destinatários;

h) "Consentimento da pessoa em causa", qualquer manifestação de vontade, livre, específica e informada, pela qual a pessoa em causa aceita que dados pessoais que lhe dizem respeito sejam objecto de tratamento.

Artigo 2.o

Designação e objectivo do ficheiro; utilização de dados

1. O ficheiro é designado por "sistema de gestão do pessoal da Europol".

2. O objectivo do ficheiro é a gestão do pessoal a trabalhar ou destacado na Europol, na medida do necessário ao exercício das suas funções na organização. Uma parte do ficheiro deverá ser mantida sob forma informatizada e outra sob forma impressa.

3. Os dados incluídos no ficheiro apenas podem ser usados em consonância com os fins previstos para o ficheiro ou quando tal for necessário com base em disposições legais, ou ainda quando o interessado der o seu consentimento.

Artigo 3.o

Responsabilidades

1. O director da Europol deverá ser o responsável pelo tratamento do ficheiro. Será da sua responsabilidade garantir que todas as pessoas sob a sua autoridade utilizem o ficheiro e tratem os dados nele contidos respeitando a presente regulamentação.

2. A responsabilidade operacional diária do ficheiro caberá ao chefe da unidade de recursos humanos, que será o subcontratante do ficheiro. Competir-lhe-á designar a ou as pessoas responsáveis pelo tratamento dos dados no ficheiro e garantir que os dados são completos, exactos e actuais.

Artigo 4.o

Categorias de pessoas

1. Podem ser introduzidos no ficheiro dados relativos às seguintes categorias de pessoas:

a) Pessoal da Europol, incluindo agentes locais;

b) Agentes de ligação da Europol;

c) Peritos ou outros agentes destacados para a Europol sob a responsabilidade dos Estados-Membros;

d) Pessoal contratado através de agências externas para trabalho temporário;

e) Candidatos a vagas;

f) Candidatos que apresentem candidaturas espontâneas;

g) Estagiários.

2. Podem ainda ser introduzidos dados sobre:

a) Cônjuges ou ex-cônjuges das pessoas mencionadas na alínea a) do n.o 1;

b) Filhos a cargo, em conformidade com o disposto no artigo 2.o, n.o 2, do anexo 5 do Estatuto do Pessoal, das pessoas mencionadas na alínea a) do n.o 1;

c) Outros familiares das pessoas mencionadas na alínea a) do n.o 1, desde que sejam considerados filhos a cargo, nos termos do artigo 2.o, n.o 4, do anexo 5 do Estatuto do Pessoal;

d) Outras pessoas a quem tenha sido confiada a guarda dos filhos legítimos, naturais ou adoptivos das pessoas mencionadas na alínea a) do n.o 1,

desde que os dados sobre essas pessoas sejam relevantes para o cálculo ou o direito a subsídios, ou se trate da pessoa a contactar em caso de urgência.

3. Podem ainda ser introduzidos dados sobre pessoas a contactar em caso de urgência de entre todas as outras categorias de pessoas mencionadas no n.o 1.

Artigo 5.o

Categorias de dados

1. No que se refere às categorias de pessoas mencionadas no n.o 1 do artigo 4.o, exceptuando os agentes de ligação da Europol, podem ser arquivadas as seguintes categorias de dados:

a) Dados de identificação, incluindo o apelido, apelido de solteiro, data de nascimento e naturalidade, país e local de origem, nacionalidade, estado civil, morada, número de telefone privado, "Sofinummer" (número de segurança social nos Países Baixos), número de conta bancária ou conta postal, nome, morada e número de telefone da pessoa a contactar em caso de urgência;

b) Informações referentes ao curriculum vitae prestadas pelas pessoas referidas no artigo 4.o, respeitantes por exemplo a habilitações académicas, exames, experiência profissional anterior, especializações e estágios, estágios relacionados com o trabalho, autoridade de origem competente e data de entrada ao serviço na Europol/EDU;

c) Descrição da carreira, incluindo descrição do processo de recrutamento, prova escrita e resultado, resultado do processo de selecção, contratos, promoções, formação, avaliação, processos disciplinares ou afins, descrição das funções e verificação de referências;

d) Informações sobre ausências no emprego, períodos de férias, períodos de doença ou outros períodos de licença;

e) Informações de cariz médico importantes para o lugar, desde que prestadas pela pessoa em questão;

f) Informações sobre uma visita médica prévia à contratação ou informações necessárias à preparação da readmissão da pessoa em questão nas suas funções, desde que fornecidas pelo Arbo Management Group ou qualquer outra sociedade ou pessoa a trabalhar para a Europol no que se refere à situação de saúde das pessoas referidas no n.o 1, alínea a), do artigo 4.o;

g) Informações sobre a data de registo do funcionário nos Países Baixos, bem como locais e datas da sua residência principal durante os cinco anos e meio anteriores à sua entrada para a Europol/EDU, sempre que necessário para calcular o subsídio de expatriação;

h) Informações sobre níveis de rendas e sobre as pessoas que partilhem o alojamento com o funcionário, sempre que necessário para calcular os subsídios de renda;

i) Informações sobre a custódia de qualquer/quaisquer filho(s) a cargo, em conformidade com o disposto no artigo 2.o, n.o 2, do anexo 5 do Estatuto do Pessoal, das pessoas mencionadas no n.o 1, alínea a), do artigo 4.o, incluindo informações sobre abonos para estes filhos recebidos de outras entidades, desde que sejam relevantes para o cálculo dos abonos de lar ou por filho a cargo;

j) Informações sobre vencimentos e subsídios, desde que a gestão de vencimentos das referidas pessoas seja efectuada na Europol.

2. No que se refere aos agentes de ligação da Europol, apenas serão arquivados os dados de identificação referidos na alínea a). As informações referidas nas alíneas b) e d) poderão ser arquivadas desde que sejam fornecidas pela pessoa em questão ou pelo Estado-Membro que destaque o agente de ligação.

3. No que se refere às pessoas referidas no n.o 2 do artigo 4.o, apenas poderão ser arquivados os dados referidos na alínea a), incluindo informações sobre vencimentos e quaisquer informações complementares que sejam relevantes para o cálculo de subsídios.

Artigo 6.o

Fontes dos dados

Os dados referidos no artigo 5.o serão recolhidos a partir das seguintes fontes:

a) As pessoas referidas no artigo 4.o;

b) Anteriores entidades patronais, com o acordo do interessado;

c) A própria organização;

d) As autoridades encarregadas da supervisão da segurança desde que tal envolva o resultado do processo de selecção;

e) O Arbo Management Group ou qualquer outra sociedade ou pessoa a trabalhar para a Europol no que se refere à saúde das pessoas referidas no n.o 1, alínea a), do artigo 4.o

Artigo 7.o

Prazos de verificação e conservação de dados

1. Os dados contidos no ficheiro deverão ser objecto de verificação uma vez por ano, para averiguar se ainda são necessários ao ficheiro, se são correctos e actuais.

2. Os dados contidos no ficheiro serão apagados se se considerar que deixaram de ser necessários ao objectivo que serviam. Se for decidido que os dados em causa são incorrectos e estão desactualizados, ser-lhes-ão introduzidas as necessárias modificações.

3. O período total de conservação de dados não pode exceder seis meses quando disser respeito a "candidatos espontâneos", um ano quando disser respeito a candidatos não seleccionados para vagas e cinco anos após ter cessado o pagamento de vencimentos, subsídios ou pensões por parte da Europol no que se refere a outras categorias.

Artigo 8.o

Pessoas a quem os dados podem ser fornecidos

1. Os dados contidos no ficheiro podem ser fornecidos:

a) A membros da direcção, sempre que tal seja necessário para assumirem as suas responsabilidades de gestão em relação a uma pessoa em especial;

b) A funcionários em regime de destacamento das autoridades de Estados-Membros, sempre que tal seja necessário para a planificação de carreira da pessoa em questão;

c) À unidade de finanças da Europol, sempre que tal seja necessário para a gestão de vencimentos, subsídios e pensões;

d) A sociedades que tenham um contrato com a Europol para gerirem as regalias em matéria de segurança social previstas no Estatuto do Pessoal aplicável aos trabalhadores da Europol (seguro de doença e acidente, pensão de reforma, seguro de invalidez e de vida), sempre que tal seja necessário para gerir as referidas regalias.

2. Os dados contidos no ficheiro podem ser comunicados a terceiros quando tal estiver em consonância com o objectivo do ficheiro, quando tal for solicitado com base numa disposição jurídica, ou quando houver o consentimento da pessoa em questão. Deverá ser mantido um registo de todas essas comunicações.

Artigo 9.o

Acesso directo

1. As pessoas referidas no n.o 2 do artigo 3.o têm acesso directo aos dados contidos no ficheiro.

2. Todas as entradas no sistema (log-ins) para aceder à sua parte informatizada, efectuadas pelas pessoas referidas no n.o 1, serão registadas. Estes dados serão utilizados apenas para fins de controlo e serão apagados um ano depois.

Artigo 10.o

Transferência directa de dados

1. O ficheiro permitirá a transferência directa de dados para e a partir do sistema de finanças da Europol, tendo em vista a gestão financeira da Agência. A transferência directa de dados apenas pode ser efectuada se for necessária à gestão de vencimentos, subsídios e pensões.

2. O ficheiro não permitirá a transferência directa de dados para outro sistema equivalente.

Artigo 11.o

Segurança dos dados

O subcontratante será responsável pela tomada de medidas de segurança apropriadas para a protecção dos dados pessoais conservados no sistema de administração do pessoal da Europol, evitando a destruição acidental ou ilícita, ou a perda acidental, bem como o acesso, a alteração ou a divulgação de forma ilícita.

Artigo 12.o

Informações sobre recolha de dados

As pessoas referidas no artigo 4.o serão informadas sobre as categorias de dados a tratar, os objectivos do seu tratamento, os respectivos destinatários e os direitos específicos das pessoas em causa, como referido nos artigos 13.o a 15.o

Artigo 13.o

Direito de acesso

1. Qualquer pessoa que deseje exercer o seu direito de acesso a dados que lhe dizem respeito ou pretenda verificar os referidos dados, pode apresentar um pedido por escrito nesse sentido ao subcontratante. Esse pedido deverá ter resposta no prazo de quatro semanas a contar da data de recepção.

2. O acesso aos referidos dados apenas pode ser recusado quando tal se revelar estritamente necessário à salvaguarda dos interesses da Europol ou à salvaguarda dos direitos de terceiros.

3. Se o acesso for recusado, ou não for obtida qualquer resposta no prazo especificado no n.o 1, o requerente pode apresentar a questão ao responsável pelo tratamento. O responsável pelo tratamento deverá tomar uma decisão final sobre a questão no prazo de quatro semanas após a questão lhe ter sido apresentada e deverá informar o requerente, por escrito, da sua decisão.

Artigo 14.o

Rectificação e apagamento

1. A pessoa a quem tiver sido concedida autorização de acesso a dados que lhe dizem respeito, nos termos do artigo 13.o, pode requerer ao responsável pelo tratamento, por escrito, a rectificação, aditamento ou apagamento de tais dados se forem realmente incorrectos, estiverem incompletos ou forem irrelevantes para o ficheiro ou se se tiver considerado que infringem a presente regulamentação.

2. O subcontratante deverá informar o requerente, por escrito, no prazo de quatro semanas, da recepção do pedido e, sendo caso disso, em que medida o seu pedido foi satisfeito.

3. Se a rectificação, aditamento ou apagamento solicitados não forem deferidos, ou não for recebida qualquer resposta no prazo previsto no n.o 1, o requerente poderá apresentar a questão ao responsável pelo tratamento. O responsável pelo tratamento deverá tomar uma decisão final sobre a questão no prazo de quatro semanas após a questão lhe ter sido apresentada e deverá informar o requerente, por escrito, da sua decisão.

Artigo 15.o

Direito a ser informado sobre terceiros a quem tiverem sido transmitidos dados

1. O subcontratante deverá informar o interessado sobre qualquer transmissão de dados a terceiros que lhe digam respeito, nos termos do n.o 2 do artigo 8.o Além disso, qualquer pessoa deverá ter o direito de solicitar, por escrito, ao subcontratante quais os dados que lhe dizem respeito e que foram transmitidos a terceiros, nos termos do n.o 2 do artigo 8.o Esse pedido deverá ter resposta no prazo de quatro semanas a contar da data de recepção.

2. O acesso a informações sobre transmissões a terceiros apenas pode ser recusado se for estritamente necessário à salvaguarda dos interesses da Europol ou à salvaguarda dos direitos de terceiros.

3. Se o acesso às informações solicitadas não for deferido, ou não for obtida qualquer resposta no prazo previsto no n.o 1, o requerente pode apresentar a questão ao responsável pelo tratamento. O responsável pelo tratamento deverá tomar uma decisão final sobre a questão no prazo de quatro semanas após a questão lhe ter sido apresentada e deverá informar o requerente, por escrito, da sua decisão.

Artigo 16.o

Recursos

As decisões tomadas ao abrigo da presente regulamentação podem ser objecto de uma reclamação, nos termos do artigo 92.o do Estatuto do Pessoal, dirigida ao director, e de um recurso para o Tribunal de Justiça da Comunidades Europeias nas condições fixadas no artigo 93.o do Estatuto do Pessoal.

Artigo 17.o

Legislação aplicável

Nos termos do artigo 4.o do Acordo entre o Reino dos Países Baixos e o Serviço Europeu de Polícia (Europol) sobre a sede da Europol, a legislação em matéria de protecção de dados do Estado de acolhimento não se aplicará aos dados pessoais registados pela Europol para fins administrativos.

Artigo 18.o

Publicação e entrada em vigor

1. A presente regulamentação será colocada à disposição de todas as pessoas referidas no artigo 4.o através de publicação em suporte electrónico na rede da Europol. Pode ser obtida uma versão em suporte papel na unidade de recursos humanos.

2. A presente regulamentação entra em vigor no dia seguinte ao da sua aprovação.

Feito em Haia, em 27 de Setembro de 1999.

Pelo Conselho de Administração

O Presidente

K. Rantama

(1) JO C 26 de 30.1.1999, p. 23.

(2) JO L 281 de 23.11.1995, p. 31.