ANEXO

Manual SIRENE e outras medidas de execução para o sistema de informação de schengen de segunda geração (SIS II)

ÍNDICE

INTRODUÇÃO 13

1. OS GABINETES SIRENE E AS INFORMAÇÕES SUPLEMENTARES 15

1.1. Gabinete SIRENE 15

1.2. Manual SIRENE 15

1.3. Apêndices do Manual SIRENE 15

1.4. Inventário de recomendações e melhores práticas para a correta aplicação do acervo de Schengen (Sistema de Informação Schengen) 16

1.5. Papel dos gabinetes SIRENE na cooperação policial na União Europeia 16

1.5.1. Transferência dos dados do SIS II e informações suplementares para países terceiros ou organizações internacionais 16

1.6. Relações entre os gabinetes SIRENE e a Europol 16

1.7. Relações entre os gabinetes SIRENE e a Eurojust 16

1.8. Relações entre os gabinetes SIRENE e a Interpol 16

1.8.1. Prioridade das indicações SIS II sobre as indicações Interpol 17

1.8.2. Escolha do canal de comunicação 17

1.8.3. Utilização e difusão das indicações Interpol nos Estados Schengen 17

1.8.4. Resposta positiva e supressão de uma indicação 17

1.8.5. Melhoria da cooperação entre os gabinetes SIRENE e os gabinetes centrais nacionais da Interpol 17

1.9. Princípios 17

1.9.1. Disponibilidade 17

1.9.2. Continuidade 17

1.9.3. Confidencialidade 17

1.9.4. Acessibilidade 17

1.10. Comunicações 18

1.10.1. Língua de comunicação 18

1.10.2. Intercâmbio de dados entre os gabinetes SIRENE 18

1.10.3. Rede, mensagens e caixas de correio eletrónico 18

1.10.4. Comunicação em circunstâncias excecionais 18

1.11. Livro de endereços SIRENE (SAB — SIRENE Address Book) 19

1.12. Sistema de gestão do fluxo de trabalho SIRENE 19

1.13. Prazos de resposta 19

1.13.1. A indicação de urgência nos formulários SIRENE incluindo a comunicação urgente de uma resposta positiva 19

1.14. Regras de transliteração/transcrição 19

1.15. Qualidade dos dados 19

1.16. Arquivo 20

1.17. Pessoal 20

1.17.1. Responsáveis dos gabinetes SIRENE 20

1.17.2. Pessoa de contacto SIRENE (SIRCoP — SIRENE Contact Person) 20

1.17.3. Competências 21

1.17.4. Formação 21

1.17.5. Intercâmbio de pessoal 21

2. PROCEDIMENTOS GERAIS 22

2.1. Definições 22

2.2. Indicações múltiplas (artigo 34. o , n. o 6, do Regulamento SIS II e artigo 49. o , n. o 6, da Decisão SIS II) 22

2.2.1. Compatibilidade entre indicações 22

2.2.2. Ordem de prioridade das indicações 24

2.2.3. Verificação da incompatibilidade e inserção de indicações múltiplas 24

2.2.4. Situação especial do Reino Unido e da Irlanda 26

2.3. Intercâmbio de informações em caso de resposta positiva 27

2.4. Impossibilidade de aplicar o procedimento habitual em caso de resposta positiva (artigo 48. o da Decisão SIS II e artigo 33. o do Regulamento SIS II) 27

2.5. Procedimento de comunicação em caso de concordância dactiloscópica aquando do carregamento inicial de impressões digitais ou aquando de pesquisas dactiloscópicas 28

2.6. Tratamento dos dados para finalidades diferentes daquelas para que foram inseridos no SIS II (artigo 46. o , n. o 5, da Decisão SIS II) 28

2.7. Aposição de uma referência (flagging) 29

2.7.1. Introdução 29

2.7.2. Consulta dos Estados-Membros com vista à aposição de uma referência 29

2.7.3. Pedido de supressão de uma referência 29

2.8. Dados viciados por um erro de direito ou de facto (artigo 34. o do Regulamento SIS II e artigo 49. o da Decisão SIS II) 30

2.9. Direito de acesso e de retificação de dados (artigo 41. o do Regulamento SIS II e artigo 58. o da Decisão SIS II) 30

2.9.1. Pedido de acesso ou de retificação de dados 30

2.9.2. Intercâmbio de informações sobre pedidos de acesso a indicações inseridas por outros Estados-Membros 30

2.9.3. Intercâmbio de informações sobre pedidos de retificação ou de supressão de dados inseridos por outros Estados-Membros 31

2.10. Supressão da indicação quando deixam de estar reunidas as condições para a manter 31

2.11. Introdução de nomes próprios 31

2.12. Diferentes categorias de identidade 31

2.12.1. Usurpação de identidade (artigo 36. o do Regulamento SIS II e artigo 51. o da Decisão SIS II) 32

2.12.2. Inserção de uma alcunha 32

2.12.3. Outras informações utilizadas para determinar a identidade de uma pessoa 33

2.13. Intercâmbio de informações em caso de indicações interligadas 33

2.13.1. Regras operacionais 33

2.14. Formato e qualidade dos dados biométricos no SIS II 33

2.14.1. Utilização ulterior dos dados objeto de intercâmbio, incluindo o arquivamento 34

2.14.2. Intercâmbio de impressões digitais e fotografias 34

2.14.3. Requisitos técnicos 34

2.14.4. Formato e qualidade dos dados biométricos 34

2.15. Tipos especiais de investigação 34

2.15.1. Investigações com um alvo geográfico preciso 34

2.15.2. Participação de unidades especiais da polícia em investigações com um alvo preciso (FAST) 35

3. INDICAÇÕES PARA EFEITOS DE DETENÇÃO, ENTREGA OU EXTRADIÇÃO (ARTIGO 26. o DA DECISÃO SIS II) 35

3.1. Inserção de uma indicação 35

3.2. Indicações múltiplas 36

3.3. Usurpação de identidade 36

3.4. Inserção de uma alcunha 36

3.5. Informações suplementares a enviar aos Estados-Membros 36

3.5.1. Informações suplementares a enviar a propósito da detenção provisória 36

3.6. Aposição de uma referência 37

3.6.1. Pedido de aposição sistemática de uma referência às indicações relativas a pessoas procuradas para detenção para efeitos de extradição quando não se aplica a Decisão-Quadro 2002/584/JAI ( 1 ) 37

3.7. Atuação dos gabinetes SIRENE ao receberem uma indicação para detenção 37

3.8. Intercâmbio de informações em caso de resposta positiva 37

3.9. Intercâmbio de informações suplementares sobre a entrega ou extradição 38

3.10. Intercâmbio de informações suplementares sobre o trânsito através de outro Estado-Membro 38

3.11. Supressão de indicações em caso de entrega ou de extradição 38

4. INDICAÇÕES PARA EFEITOS DE NÃO ADMISSÃO OU DE INTERDIÇÃO DE PERMANÊNCIA (ARTIGO 24. o DO REGULAMENTO SIS II) 38

4.1. Inserção de uma indicação 39

4.2. Indicações múltiplas 39

4.3. Usurpação de identidade 39

4.4. Inserção de uma alcunha 39

4.5. Intercâmbio de informações em caso de emissão de títulos de residência ou de vistos 39

4.5.1. Procedimentos especiais previstos no artigo 25. o da Convenção de Schengen 40

4.5.2. Procedimentos especiais previstos no artigo 5. o , n. o 4, alíneas a) e c), do Código das Fronteiras Schengen 40

4.6. Regras comuns relativas aos procedimentos referidos no ponto 4.5 41

4.7. Intercâmbio de informações em caso de resposta positiva e em caso de não admissão ou de expulsão do território Schengen 41

4.8. Intercâmbio de informações em caso de resposta positiva sobre um nacional de país terceiro que beneficia do direito de livre circulação 42

4.9. Intercâmbio de informações se, na ausência de uma resposta positiva, um Estado-Membro detetar que existe uma indicação para efeitos de não admissão relativa a um nacional de país terceiro que beneficia do direito de livre circulação 43

4.10. Indicações para efeitos de não admissão ou de interdição de permanência 43

5. INDICAÇÕES RELATIVAS A PESSOAS DESAPARECIDAS (ARTIGO 32. o DA DECISÃO SIS II) 43

5.1. Indicações múltiplas 43

5.2. Usurpação de identidade 43

5.3. Inserção de uma alcunha 43

5.4. Aposição de uma referência 44

5.5. Comunicação da descrição pormenorizada de menores desaparecidos e de outras pessoas em situação de risco 44

5.6. Intercâmbio de informações em caso de resposta positiva 45

5.7. Supressão de indicações relativas a pessoas desaparecidas 45

5.7.1. Menores 45

5.7.2. Adultos que não necessitam de medidas de proteção 45

5.7.3. Adultos que necessitam de medidas de proteção 45

6. INDICAÇÕES DE PESSOAS PROCURADAS NO ÂMBITO DE UM PROCESSO JUDICIAL (ARTIGO 34. o DA DECISÃO SIS II) 46

6.1. Indicações múltiplas 46

6.2. Usurpação de identidade 46

6.3. Inserção de uma alcunha 46

6.4. Intercâmbio de informações em caso de resposta positiva 46

6.5. Supressão de indicações relativas a pessoas procuradas no âmbito de um processo judicial 46

7. INDICAÇÕES PARA EFEITOS DE VIGILÂNCIA DISCRETA E DE CONTROLO ESPECÍFICO (ARTIGO 36. o DA DECISÃO SIS II) 46

7.1. Indicações múltiplas 46

7.2. Usurpação de identidade 47

7.3. Inserção de uma alcunha 47

7.4. Informação aos outros Estados-Membros quando se insere uma indicação 47

7.5. Preenchimento do campo “tipo de infração” aquando da inserção de uma indicação 47

7.6. Aposição de uma referência 47

7.7. Intercâmbio de informações em caso de resposta positiva 47

7.8. Supressão de indicações para efeitos de vigilância discreta ou de controlo específico 48

7.9. Sistemas de reconhecimento automático de matrículas (ANPR) 48

8. INDICAÇÕES DE OBJETOS PARA EFEITOS DE APREENSÃO OU DE UTILIZAÇÃO COMO PROVA (ARTIGO 38. o DA DECISÃO SIS II) 48

8.1. Indicações múltiplas 48

8.2. Indicações sobre veículos 48

8.2.1. Verificação da existência de indicações múltiplas relativas a um veículo 48

8.2.2. Números gémeos VIN 49

8.3. Intercâmbio de informações em caso de resposta positiva 49

8.4. Supressão de indicações sobre objetos para efeitos de apreensão ou de utilização como prova em processos penais. 50

9. SISTEMAS DE RECONHECIMENTO AUTOMÁTICO DE MATRÍCULAS (ANPR) 50

10. ESTATÍSTICAS 51

INTRODUÇÃO

O espaço Schengen

Em 14 de junho de 1985, os Governos do Reino da Bélgica, da República Federal da Alemanha, da República Francesa, do Grão-Ducado do Luxemburgo e do Reino dos Países Baixos assinaram em Schengen, uma pequena localidade luxemburguesa, um acordo tendo em vista “[…] a livre passagem das fronteiras internas por todos os nacionais dos Estados-Membros […]” e “a livre circulação das mercadorias e dos serviços”.

A Convenção de aplicação do Acordo de Schengen foi assinada em 19 de junho de 1990 pelos cinco países fundadores (2), aos quais se associaram a República Italiana em 27 de novembro de 1990, o Reino de Espanha e a República Portuguesa em 25 de junho de 1991, a República Helénica em 6 de novembro de 1992, a República da Áustria em 28 de abril de 1995, o Reino da Dinamarca, o Reino da Suécia e a República da Finlândia em 19 de dezembro de 1996.

A partir de 26 de março de 1995, o acervo de Schengen começou a ser plenamente aplicável na Bélgica, na Alemanha, em França, no Luxemburgo, nos Países Baixos, em Espanha e em Portugal (3). A partir de 31 de março de 1998, tornou-se plenamente aplicável na Áustria e em Itália (4), a partir de 26 de março de 2000 na Grécia (5) e, por último, a partir de 25 de março de 2001, o acervo de Schengen passou a ser plenamente aplicável na Noruega, na Islândia, na Suécia, na Dinamarca e na Finlândia (6).

O Reino Unido e a Irlanda participam apenas em algumas disposições do acervo de Schengen, em conformidade, respetivamente, com a Decisão 2000/365/CE e a Decisão 2002/192/CE.

No caso do Reino Unido, as disposições em que este país quis participar (com exceção do SIS) aplicam-se desde 1 de janeiro de 2005 (7).

Em 1999, o acervo de Schengen foi integrado no quadro jurídico da União Europeia através de protocolos anexos ao Tratado de Amesterdão (8). Em 12 de maio de 1999 foi adotada uma decisão do Conselho que determina, nos termos das disposições pertinentes do Tratado que institui a Comunidade Europeia e do Tratado da União Europeia, a base jurídica de cada uma das disposições ou decisões que constituem o acervo de Schengen.

A partir de 1 de maio de 2004, o acervo de Schengen integrado na União Europeia pelo Protocolo anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado que institui a Comunidade Europeia (a seguir designado por “Protocolo de Schengen”) e os atos nele baseados ou de algum modo com ele relacionados passaram a vincular a República Checa, a República da Estónia, a República da Letónia, a República da Lituânia, a Hungria, a República de Malta, a República da Polónia, a República da Eslovénia e a República Eslovaca. Estes Estados-Membros tornaram-se membros de pleno direito do espaço Schengen em 21 de dezembro de 2007.

Chipre é signatário da Convenção de aplicação do Acordo de Schengen, mas beneficia de uma derrogação nos termos do respetivo Ato de Adesão de 2003.

A República da Bulgária e a Roménia aderiram à União Europeia em 1 de janeiro de 2007; desde esta data, o acervo de Schengen e os atos baseados nestas disposições ou com elas relacionados são vinculativos para estes países, com a derrogação prevista no respetivo Ato de Adesão de 2005.

A Croácia aderiu à União Europeia em 1 de julho de 2013 e aplica o acervo de Schengen com a derrogação prevista no respetivo Ato de Adesão de 2011.

Algumas disposições do acervo de Schengen aplicam-se desde a adesão de novos Estados-Membros à União Europeia. Outras apenas se aplicam nestes Estados-Membros na sequência de uma decisão do Conselho para esse efeito. Por último, o Conselho adota uma decisão sobre a supressão dos controlos nas fronteiras após ter verificado que estão preenchidas as condições necessárias à aplicação de todas as partes do acervo em causa no Estado-Membro em questão, em conformidade com os procedimentos de avaliação Schengen aplicáveis e após consulta do Parlamento Europeu.

Outros países europeus aderiram ao espaço Schengen. O Reino da Noruega e a República da Islândia celebraram um acordo de associação com os Estados-Membros, em 18 de maio de 1999 (9), a fim de se associarem à Convenção de Schengen.

Em 2004, a Confederação Suíça assinou um acordo com a União Europeia e a Comunidade Europeia relativo à sua associação à execução, à aplicação e ao desenvolvimento do acervo de Schengen (10), com base no qual se tornou membro do espaço Schengen em 12 de dezembro de 2008.

Com base no Protocolo entre a União Europeia, a Comunidade Europeia, a Confederação Suíça e o Principado do Liechtenstein relativo à adesão do Principado do Liechtenstein ao Acordo entre a União Europeia, a Comunidade Europeia e a Confederação Suíça relativo à associação da Confederação Suíça à execução, à aplicação e ao desenvolvimento do acervo de Schengen (11), assinado em 2008, o Principado do Liechtenstein tornou-se membro do Espaço Schengen em 19 de dezembro de 2011.

O Sistema de Informação de Schengen de segunda geração (SIS II)

O SIS II, estabelecido pelo Regulamento (CE) n.o 1987/2006 (Regulamento SIS II) e pela Decisão 2007/533/JAI (Decisão SIS II) (designados conjuntamente por “instrumentos jurídicos SIS II”), bem como pelo Regulamento (CE) n.o 1986/2006 do Parlamento Europeu e do Conselho (12), constitui um sistema comum de informações que permite que as autoridades competentes dos Estados-Membros cooperem através do intercâmbio de informações, sendo uma ferramenta essencial para a aplicação das disposições do acervo de Schengen integrado no âmbito da União Europeia. Estes instrumentos passaram a ser aplicados em 9 de abril de 2013, tendo revogado o título IV da Convenção de aplicação do Acordo de Schengen. O SIS II substituiu o Sistema de Informação de Schengen de primeira geração, que começou a funcionar em 1995 e foi prolongado em 2005 e em 2007.

Nos termos do artigo 1.o dos instrumentos jurídicos SIS II, o seu objetivo consiste em “[…] assegurar um elevado nível de segurança no espaço de liberdade, segurança e justiça da União Europeia, incluindo a manutenção da segurança pública e da ordem pública e a salvaguarda da segurança no território dos Estados-Membros, bem como aplicar as disposições do título IV da parte III do Tratado CE [atualmente título V da parte III do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia] relativas à circulação das pessoas nos seus territórios, com base nas informações transmitidas por este sistema”.

Em conformidade com os instrumentos jurídicos SIS II e graças a um procedimento de consulta automatizado, o SIS II permite o acesso a indicações sobre pessoas e objetos às seguintes autoridades:

a) Autoridades competentes para efeitos de controlo de fronteiras, nos termos do Regulamento (UE) 2016/399 do Parlamento Europeu e do Conselho (13);

b) Autoridades que efetuam e coordenam outras verificações policiais e aduaneiras no interior do país;

c) Autoridades judiciais nacionais, bem como as respetivas autoridades de coordenação;

d) Autoridades competentes para a emissão de vistos, entidades centrais competentes para a análise de pedidos de visto e autoridades competentes para a emissão de autorizações de residência e para a aplicação da legislação referente aos nacionais de países terceiros no âmbito da aplicação do direito da União em matéria de circulação de pessoas;

e) Autoridades competentes para a emissão dos certificados de matrícula dos veículos [em conformidade com o Regulamento (CE) n.o 1986/2006].

Em conformidade com a Decisão SIS II, a Europol e a Eurojust têm igualmente acesso a determinadas categorias de indicações.

O SIS II é composto por:

1. Um sistema central (“SIS II Central”) que inclui: a) Uma função de apoio técnico (“CS-SIS”) que contém uma base de dados (“base de dados SIS II”); b) Uma interface nacional uniforme (“NI-SIS”);

2. Um sistema nacional (“N.SIS II”) em cada Estado-Membro, constituído pelos sistemas de dados nacionais que comunicam com o SIS II Central; cada N.SIS II pode conter um ficheiro de dados (“cópia nacional”) com a cópia integral ou parcial da base de dados do SIS II;

3. Uma infraestrutura de comunicação entre o CS-SIS e os NI-SIS que proporciona uma rede virtual cifrada dedicada aos dados do SIS II e ao intercâmbio de dados entre os gabinetes SIRENE, definidos em seguida.

1. OS GABINETES SIRENE E AS INFORMAÇÕES SUPLEMENTARES

1.1. Gabinete SIRENE

O SIS II apenas inclui as informações indispensáveis (ou seja, os dados sobre as indicações) para identificar uma pessoa ou um objeto e adotar as medidas necessárias. Além disso, em conformidade com os instrumentos jurídicos SIS II, os Estados-Membros devem proceder ao intercâmbio de informações suplementares relacionadas com uma indicação que sejam necessárias à execução de determinadas disposições previstas nos instrumentos jurídicos SIS II e necessárias ao seu bom funcionamento, tanto numa base bilateral como multilateral.

A estrutura criada para proceder ao intercâmbio de informações suplementares foi denominada “SIRENE”, que é um acrónimo da definição em língua inglesa: Supplementary Information Request at the National Entries.

Cada Estado-Membro designa um “gabinete SIRENE” nacional, em conformidade com o artigo 7.o, n.o 2, dos instrumentos jurídicos SIS II. Este gabinete, plenamente operacional 24 horas por dia e 7 dias por semana, constitui o ponto de contacto único para os Estados-Membros quando procedem ao intercâmbio de informações suplementares relacionadas com a introdução de indicações e para permitir tomar as medidas adequadas nos casos em que pessoas e objetos constantes do SIS II sejam detetados na sequência de uma resposta positiva. As principais tarefas dos gabinetes SIRENE (14) incluem assegurar o intercâmbio de todas as informações suplementares, em conformidade com as disposições do presente Manual SIRENE, como previsto no artigo 8.o comum dos instrumentos jurídicos SIS II, nos casos a seguir indicados:

a) Permitir que os Estados-Membros se consultem ou informem mutuamente quando introduzem uma indicação (por exemplo, introdução de uma indicação para efeitos de detenção);

b) Na sequência de uma resposta positiva, tendo em vista tomar as medidas adequadas (por exemplo, descoberta de uma indicação);

c) Quando não for possível adotar a conduta adequada (por exemplo, a aposição de uma referência);

d) Para efeitos da qualidade dos dados do SIS II (por exemplo, quando os dados foram inseridos ilegalmente ou são factualmente inexatos), incluindo a validação das indicações enviadas e a verificação das indicações recebidas, se tal estiver previsto no direito nacional;

e) Para efeitos da compatibilidade e ordem de prioridade das indicações (por exemplo, quando se verificam indicações múltiplas);

f) Para efeitos do exercício dos direitos das pessoas em causa, nomeadamente o direito de acesso aos dados. Os Estados-Membros são incentivados a organizar todos os organismos nacionais responsáveis pela cooperação policial internacional, incluindo os gabinetes SIRENE, de forma estruturada, a fim de evitar eventuais conflitos de competências e a duplicação do trabalho.

1.2. Manual SIRENE

O Manual SIRENE é constituído por um conjunto de instruções que descrevem pormenorizadamente as regras e os procedimentos que regem o intercâmbio bilateral ou multilateral de informações suplementares.

1.3. Apêndices do Manual SIRENE

Uma vez que determinadas regras de natureza técnica têm um impacto direto no trabalho dos utilizadores nos Estados-Membros, incluindo os gabinetes SIRENE, é oportuno incluí-las no Manual SIRENE. Assim, os apêndices do presente Manual estabelecem, nomeadamente, as regras de transliteração, os quadros relativos aos códigos, os formulários para comunicação de informações suplementares e outras medidas técnicas de aplicação relativas ao tratamento dos dados.

1.4. Inventário de recomendações e melhores práticas para a correta aplicação do acervo de Schengen (Sistema de Informação Schengen)

O inventário serve para divulgar, junto dos Estados-Membros, recomendações juridicamente não vinculativas e melhores práticas retiradas da experiência adquirida. É igualmente um instrumento de referência para avaliar a correta aplicação dos instrumentos jurídicos SIS II. Por conseguinte, na medida do possível, deve ser respeitado.

1.5. Papel dos gabinetes SIRENE na cooperação policial na União Europeia

O intercâmbio de informações suplementares não prejudica as tarefas confiadas aos gabinetes SIRENE no domínio da cooperação policial a nível internacional pela legislação nacional que dá execução a outros instrumentos jurídicos da União Europeia.

Podem ser confiadas tarefas adicionais aos gabinetes SIRENE, em especial pela legislação nacional que dá execução à Decisão-Quadro 2006/960/JAI, aos artigos 39.o e 46.o da Convenção de Schengen, na medida em que não sejam substituídos pela Decisão-Quadro 2006/960/JAI, e aos artigos 40.o e 41.o da Convenção de Schengen ou se tais informações são abrangidas pelo âmbito do auxílio judiciário mútuo.

Se um gabinete SIRENE receber de outro gabinete SIRENE um pedido que não se enquadra no âmbito da sua competência ao abrigo do direito nacional, deve transmiti-lo imediatamente à autoridade competente e informar o gabinete requerente desse facto. Se necessário, deve prestar apoio ao gabinete SIRENE requerente a fim de facilitar a comunicação.

1.5.1. Transferência dos dados do SIS II e informações suplementares para países terceiros ou organizações internacionais

Em conformidade com o artigo 39.o do Regulamento SIS II e com o artigo 54.o da Decisão SIS II, os dados tratados no SIS II nos termos destes dois instrumentos jurídicos não devem ser transferidos para países terceiros ou para organizações internacionais, nem colocados à sua disposição. Esta proibição aplica-se à transferência de informações suplementares para países terceiros ou organizações internacionais. O artigo 55.o da Decisão SIS II prevê uma derrogação a esta regra geral no que respeita ao intercâmbio de dados com a Interpol sobre passaportes roubados, desviados, extraviados ou invalidados, derrogação essa sujeita às condições estabelecidas no referido artigo.

1.6. Relações entre os gabinetes SIRENE e a Europol

A Europol tem o direito de aceder e consultar diretamente os dados inseridos no SIS II, nos termos dos artigos 26.o, 36.o e 38.o da Decisão SIS II. A Europol pode solicitar mais informações aos Estados-Membros em causa, em conformidade com as disposições da Decisão Europol (15). Em conformidade com o direito nacional, é fortemente recomendado que seja instaurada uma cooperação com a unidade nacional da Europol para garantir que o gabinete SIRENE seja informado de qualquer intercâmbio de informações suplementares entre a Europol e a referida unidade relativo a indicações introduzidas no SIS II. Em casos excecionais, quando a comunicação a nível nacional relativa a indicações do SIS II seja realizada pela unidade nacional Europol, convém que todas as partes envolvidas nessa comunicação, em especial o gabinete SIRENE, sejam informadas desse facto para evitar qualquer confusão.

1.7. Relações entre os gabinetes SIRENE e a Eurojust

Os membros nacionais da Eurojust e os seus assistentes têm o direito de aceder e consultar diretamente os dados inseridos no SIS II, nos termos dos artigos 26.o, 32.o, 34.o, 38.o e da Decisão SIS II. Em conformidade com o direito nacional, deve ser estabelecida uma cooperação mútua para assegurar o intercâmbio de informações eficaz em caso de resposta positiva. Em especial, o gabinete SIRENE servirá de ponto de contacto aos membros nacionais da Eurojust e seus assistentes no que diz respeito a informações suplementares sobre indicações no SIS II.

1.8. Relações entre os gabinetes SIRENE e a Interpol (16)

O SIS II não se destina a substituir ou a replicar o papel da Interpol. Embora certas missões se sobreponham, os princípios orientadores da atuação e da cooperação entre os Estados-Membros no âmbito de Schengen diferem sensivelmente dos da Interpol. É portanto necessário estabelecer regras de cooperação entre os gabinetes SIRENE e os gabinetes centrais nacionais da Interpol a nível nacional.

Aplicam-se os seguintes princípios:

1.8.1. Prioridade das indicações SIS II sobre as indicações Interpol

Em caso de indicações inseridas pelos Estados-Membros, as indicações SIS II e o intercâmbio de todas as informações que lhes digam respeito têm sempre prioridade sobre as indicações e o intercâmbio de informações através da Interpol. Este aspeto é especialmente importante em caso de indicações contraditórias.

1.8.2 Escolha do canal de comunicação

O princípio da prioridade das indicações Schengen sobre as indicações efetuadas junto da Interpol pelos Estados-Membros deve ser respeitado, devendo ser assegurado que o mesmo é válido para os gabinetes centrais nacionais da Interpol nos Estados-Membros. Uma vez criada a indicação no SIS II, todas as comunicações relacionadas com a mesma indicação, a sua finalidade e a conduta a adotar, são asseguradas pelos gabinetes SIRENE. Caso um Estado-Membro tencione mudar o canal de comunicação, deve consultar previamente os restantes. A mudança de canal só é possível em casos especiais.

1.8.3. Utilização e difusão das indicações Interpol nos Estados Schengen

Tendo em conta que as indicações do SIS II têm prioridade sobre as indicações da Interpol, a utilização destas últimas limitar-se-á a casos excecionais (ou seja, quando não esteja previsto nos instrumentos jurídicos SIS II, ou não seja possível do ponto de vista técnico inserir uma indicação no SIS II, ou quando não se disponha de todas as informações necessárias para criar uma indicação no SIS II). Convém evitar as indicações paralelas no SIS II e via Interpol no espaço Schengen. As indicações difundidas via Interpol e que cobrem igualmente o espaço Schengen ou partes do mesmo devem mencionar o seguinte texto: “com exceção dos Estados Schengen”.

1.8.4. Resposta positiva e supressão de uma indicação

A fim de permitir a cada gabinete SIRENE desempenhar a sua função de coordenador da verificação do controlo da qualidade das informações inseridas no SIS II, os Estados-Membros devem assegurar que os gabinetes SIRENE e os gabinetes centrais nacionais da Interpol se informem mutuamente das respostas positivas e da supressão de indicações.

1.8.5. Melhoria da cooperação entre os gabinetes SIRENE e os gabinetes centrais nacionais da Interpol

Em conformidade com o direito nacional, compete a cada Estado-Membro tomar todas as medidas adequadas para garantir um intercâmbio eficaz das informações a nível nacional entre o gabinete SIRENE e os gabinetes centrais nacionais da Interpol.

1.9. Princípios

A cooperação através dos gabinetes SIRENE baseia-se nos seguintes princípios:

1.9.1. Disponibilidade

Cada gabinete SIRENE deve estar totalmente operacional 24 horas por dia e sete dias por semana, a fim de poder reagir dentro do prazo, tal como exigido no ponto 1.13. Deve também disponibilizar análises técnicas e jurídicas, assistência e soluções durante 24 horas por dia e sete dias por semana.

1.9.2. Continuidade

Cada gabinete SIRENE deve criar uma estrutura interna que garanta a continuidade da gestão, do pessoal e das infraestruturas técnicas.

1.9.3. Confidencialidade

Nos termos do artigo 11.o dos instrumentos jurídicos SIS II, as regras nacionais referentes ao sigilo profissional ou outras obrigações de confidencialidade equivalentes aplicam-se a todo o pessoal SIRENE. Esta obrigação mantém-se depois de essas pessoas cessarem funções ou deixarem o emprego.

1.9.4. Acessibilidade

A fim de cumprir a obrigação de fornecer informações suplementares, o pessoal SIRENE deve dispor de um acesso direto ou indireto a todas as informações nacionais pertinentes e a pareceres de peritos.

1.10. Comunicações

1.10.1. Língua de comunicação

Para que a comunicação bilateral entre os gabinetes SIRENE se processe com a máxima eficácia, deve ser utilizada uma língua conhecida de ambas as partes.

1.10.2. Intercâmbio de dados entre os gabinetes SIRENE

As especificações técnicas relativas ao intercâmbio de informações entre os gabinetes SIRENE são estabelecidas no documento intitulado “Intercâmbio de dados entre os gabinetes SIRENE”. Essas instruções devem ser respeitadas.

1.10.3. Rede, mensagens e caixas de correio eletrónico

Os gabinetes SIRENE comunicam através de uma rede virtual cifrada exclusivamente dedicada aos dados SIS II e ao intercâmbio de informações suplementares entre os gabinetes SIRENE, como indicado no artigo 4.o, n.o 1, alínea c), e no artigo 8.o, n.o 1, comum aos instrumentos jurídicos SIS II. Só no caso de esse canal não estar disponível se pode utilizar outro meio de comunicação, suficientemente seguro e adequado. A faculdade de escolher o meio de comunicação mais adequado deve ser determinada caso a caso, em função das disponibilidades técnicas e das exigências em termos de segurança e de qualidade a que as comunicações devem obedecer.

As mensagens escritas dividem-se em duas categorias: texto livre e formulários normalizados. O apêndice 3 descreve os formulários a trocar entre os gabinetes SIRENE e fornece orientações sobre o conteúdo dos campos, incluindo se são ou não obrigatórios.

Existem quatro caixas de correio eletrónicas diferentes na referida rede, para intercâmbio de mensagens de texto livre e de formulários SIRENE.

Caixa de correio eletrónico Endereço eletrónico Objetivo Caixa de correio operacional oper@xx.sirenemail2.eu Utilizada para o intercâmbio de formulários e de anexos entre os gabinetes SIRENE. Caixa de correio técnica tech@xx.sirenemail2.eu Utilizada para o intercâmbio de mensagens entre o pessoal de apoio técnico dos gabinetes SIRENE Caixa de correio do responsável do gabinete SIRENE director@xx.sirenemail2.eu Utilizada para o intercâmbio de mensagens entre os responsáveis dos gabinetes SIRENE Correio eletrónico message@xx.sirenemail2.eu Utilizada para o intercâmbio de mensagens de texto livre entre os gabinetes SIRENE

Existe um segundo domínio para a realização de testes (17) (testxx.sirenemail2.eu), onde qualquer das referidas caixas de correio pode ser copiada, com vista à realização de testes sem interferir com a troca de mensagens em tempo real e o ambiente de trabalho.

Devem ser aplicadas as regras pormenorizadas sobre a utilização das caixas de correio eletrónico de transmissão de formulários SIRENE previstas no documento “Intercâmbio de dados entre os gabinetes SIRENE”.

O sistema de gestão do fluxo de trabalho SIRENE (ver ponto 1.12) deve controlar as caixas de correio eletrónico operacionais e de correio eletrónico (“oper”, “message”) para detetar a chegada de formulários, mensagens conexas e anexos. As mensagens urgentes devem ser enviadas exclusivamente para a caixa de correio operacional.

1.10.4. Comunicação em circunstâncias excecionais

Quando os canais de comunicação normais não estejam disponíveis e, por exemplo, seja necessário enviar os formulários por fax, aplica-se o procedimento descrito no documento “Intercâmbio de dados entre os gabinetes SIRENE”.

1.11. Livro de endereços SIRENE (SAB — SIRENE Address Book)

Os dados de contacto dos gabinetes SIRENE e as informações para a comunicação e cooperação mútuas são recolhidos e disponibilizados no livro de endereços SIRENE (SAB). A Comissão mantém o SAB atualizado e publica novas versões atualizadas pelo menos duas vezes por ano. Cada gabinete SIRENE deve assegurar que:

a) As informações constantes do SAB não são divulgadas a terceiros;

b) O pessoal SIRENE conhece e utiliza o SAB;

c) Qualquer atualização das informações constantes do SAB é comunicada sem demora à Comissão.

1.12. Sistema de gestão do fluxo de trabalho SIRENE

A eficácia da gestão da carga de trabalho dos gabinetes SIRENE pode ser melhorada através de um sistema de gestão informatizada de cada gabinete SIRENE (sistema de gestão do fluxo de trabalho) para permitir um tratamento automatizado de grande parte do trabalho quotidiano.

Cada gabinete SIRENE deve dispor de um computador e de uma base de dados de reserva, instalados noutro local, em caso de emergência grave no gabinete SIRENE, devendo estar previstos sistemas de emergência para assegurar a energia elétrica e as telecomunicações.

O sistema de gestão do fluxo de trabalho SIRENE deve dispor da assistência informática adequada para assegurar a melhor disponibilidade possível do sistema.

1.13. Prazos de resposta

O gabinete SIRENE deve responder, o mais rapidamente possível, a todos os pedidos de informação sobre indicações, concordâncias e respostas positivas provenientes dos gabinetes SIRENE dos outros Estados-Membros. O prazo máximo de resposta não pode ultrapassar 12 horas. (Ver também o ponto 1.13.1 sobre a indicação de urgência nos formulários SIRENE).

A ordem de prioridades no trabalho quotidiano é determinada em função do tipo de indicação e da importância do dossiê.

1.13.1. A indicação de urgência nos formulários SIRENE incluindo a comunicação urgente de uma resposta positiva

Os formulários SIRENE que devem ser tratados pelo gabinete SIRENE requerido com a máxima prioridade podem conter a observação “URGENTE” no campo 311 (“Nota importante”), seguida pela justificação dessa urgência. O motivo da urgência deve ser explicado nos campos adequados dos formulários SIRENE. A comunicação ou notificação telefónica pode igualmente ser utilizada nos casos em que seja necessária uma resposta urgente.

Quando as circunstâncias de uma resposta positiva relativa a uma indicação o exijam, como nos casos de verdadeira urgência ou de importância significativa, o gabinete SIRENE do Estado-Membro que a detetou deve, se for caso disso, informar por telefone o gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação sobre essa resposta positiva, após ter enviado um formulário G.

1.14. Regras de transliteração/transcrição

As definições e regras de transliteração e transcrição constam do apêndice 1 e devem ser respeitadas na comunicação entre gabinetes SIRENE (ver também o ponto 2.11 sobre a introdução de nomes próprios).

1.15. Qualidade dos dados

Nos termos do artigo 7.o, n.o 2, dos instrumentos jurídicos SIS II, os gabinetes SIRENE coordenam igualmente a verificação da qualidade das informações introduzidas no SIS II, devendo dispor das competências a nível nacional para desempenhar este papel. Por conseguinte, é necessário prever um meio adequado de controlo nacional da qualidade dos dados, incluindo uma verificação da relação entre indicações/respostas positivas e do conteúdo dos dados.

Para que cada gabinete SIRENE possa desempenhar as suas funções de coordenador da verificação da qualidade dos dados, deve ser disponibilizada a assistência informática necessária e atribuídos os direitos de acesso aos sistemas.

Devem ser definidas normas nacionais para a formação dos utilizadores no domínio dos princípios e das práticas aplicáveis à qualidade dos dados em cooperação com o gabinete nacional SIRENE.

Os Estados-Membros podem solicitar ao pessoal dos gabinetes SIRENE que participe na formação de todas as autoridades responsáveis pela inserção de indicações, com ênfase especial na qualidade dos dados e na otimização da utilização do SIS II.

Os serviços de dactiloscopia competentes a nível nacional são os principais responsáveis pela qualidade dos dados dactiloscópicos carregados no SIS II. Na qualidade de coordenadores da verificação da qualidade dos dados, os gabinetes SIRENE devem assegurar a ligação com os serviços de dactiloscopia, especialmente no que se refere a questões já identificadas, relacionadas com a qualidade das impressões digitais carregadas no sistema.

Para assegurar a atualização dos dados no SIS II, em consonância com os resultados das concordâncias SIS-AFIS, o gabinete SIRENE deve tomar as medidas necessárias a fim de garantir a célere atualização dos dados alfanuméricos das indicações: quer através do próprio gabinete SIRENE ou em colaboração com a autoridade competente que criou a indicação. As atualizações abrangem atividades como a inclusão de pseudónimos e alcunhas ou a correção dos dados de identificação.

1.16. Arquivo

a) Cada Estado-Membro estabelece as suas próprias disposições em matéria de armazenamento das informações.

b) O gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação deve conservar e manter à disposição dos outros Estados-Membros todas as informações relativas às suas próprias indicações, incluindo uma referência à decisão que está na origem da indicação.

c) Os arquivos de cada gabinete SIRENE devem permitir um acesso rápido às informações pertinentes a fim de respeitar os prazos muito curtos de transmissão das informações.

d) Em conformidade com o artigo 12.o, n.o 4, dos instrumentos jurídicos SIS II, os dados pessoais guardados em ficheiros pelo gabinete SIRENE na sequência do intercâmbio de informações, devem ser conservados apenas durante o tempo necessário aos fins para que foram fornecidos. Em regra, tais informações devem ser imediatamente apagadas depois de a respetiva indicação ter sido suprimida do SIS II e, em qualquer caso, o mais tardar um ano após essa supressão. Contudo, os dados relativos a uma indicação específica emitida por um Estado-Membro ou que esteve na base da adoção de medidas no seu território podem ser conservados mais tempo, em conformidade com o direito nacional.

e) As informações suplementares enviadas pelos outros Estados-Membros são conservadas em conformidade com a legislação em matéria de proteção dos dados do Estado-Membro destinatário. Aplicam-se igualmente o artigo 12.o dos instrumentos jurídicos SIS II, a Diretiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (18) e a Decisão-Quadro 2008/977/JAI do Conselho (19).

f) As informações relativas à usurpação de identidade devem ser suprimidas após ter sido apagada a indicação correspondente.

g) O acesso aos arquivos deve ser registado, controlado e limitado ao pessoal devidamente autorizado.

1.17. Pessoal

O pessoal com um elevado nível de experiência pode funcionar autonomamente e gerir com eficácia qualquer tipo de casos. Por conseguinte, é aconselhável que a rotação do pessoal seja mínima, o que exige o apoio inequívoco da hierarquia para criar as condições necessárias à delegação de responsabilidades. Os Estados-Membros são aconselhados a tomar as medidas adequadas para evitar a perda de qualificações e experiência causadas pela rotação de pessoal.

1.17.1. Responsáveis dos gabinetes SIRENE

Os responsáveis dos gabinetes SIRENE devem reunir-se pelo menos duas vezes por ano para avaliar a qualidade da cooperação entre os seus serviços, examinar as medidas técnicas ou organizativas necessárias em caso de dificuldade e, se necessário, clarificar os procedimentos. As reuniões dos responsáveis dos gabinetes SIRENE são organizadas pelo Estado-Membro que exerce a Presidência do Conselho da União Europeia.

1.17.2. Pessoa de contacto SIRENE (SIRCoP — SIRENE Contact Person)

Para resolver os casos em que os procedimentos normais são insuficientes, a pessoa de contacto SIRENE pode ser encarregada de tratar de dossiês complexos, problemáticos ou sensíveis, em que seja necessário um certo grau de garantia de qualidade e/ou contactos a longo prazo com outro gabinete SIRENE. A pessoa de contacto SIRENE não tem por missão resolver os casos urgentes para os quais, em princípio, devem ser utilizados os serviços que funcionam 24 horas por dia e sete dias por semana.

A pessoa de contacto SIRENE pode apresentar propostas para melhorar a qualidade e delinear opções que permitam resolver essas questões a longo prazo.

Regra geral, a pessoa de contacto SIRENE só pode ser contactada por outra sua homóloga durante as horas de expediente.

Deve ser realizada uma avaliação anual no quadro dos relatórios estatísticos anuais, como é indicado no apêndice 5, com base nos seguintes indicadores:

a) Número de intervenções das SIRCoP por Estado-Membro;

b) Motivo do contacto;

c) Resultados das intervenções com base nas informações disponíveis no período de referência.

1.17.3. Competências

O pessoal do gabinete SIRENE deve possuir competências linguísticas que abranjam o maior número possível de línguas e o pessoal de serviço deve ter capacidade para comunicar com todos os gabinetes SIRENE.

O pessoal deve possuir os conhecimentos necessários sobre:

— aspetos jurídicos nacionais, europeus e internacionais,

— as autoridades com poderes coercivos nacionais, e

— os sistemas judiciários e de gestão da imigração nacionais e europeus.

O pessoal deve ter a autoridade necessária para tratar com autonomia de qualquer assunto.

Os operadores de serviço fora das horas de expediente devem dispor das mesmas competências, dos mesmos conhecimentos e poderes, bem como terem a possibilidade de recorrer a especialistas em qualquer momento.

O gabinete SIRENE deve dispor de consultoria jurídica tanto para os casos normais como para os casos excecionais. Em função dos casos concretos, a consultoria pode ser prestada por membros do pessoal com as competências jurídicas necessárias ou por especialistas das autoridades judiciárias.

1.17.4. Formação

A nível nacional

A nível nacional, uma formação adequada deve garantir que o pessoal possui as qualificações exigidas no presente Manual. Antes de ser autorizado a proceder ao tratamento dos dados armazenados no SIS II, o pessoal deve receber formação adequada, designadamente em matéria de regras aplicáveis à segurança e à proteção dos dados, bem como ser informado de todas as infrações e sanções penais na matéria.

A nível europeu

Pelo menos uma vez por ano serão organizados cursos comuns de formação, a fim de reforçar a cooperação entre os gabinetes SIRENE, permitindo que o pessoal se encontre com os colegas dos outros gabinetes SIRENE, partilhe informações sobre os métodos de trabalho nacionais e crie um nível de conhecimentos homogéneo e equivalente. Estes cursos permitirão, além disso, que o pessoal tome consciência da importância do seu trabalho e da importância da solidariedade para a segurança comum dos Estados-Membros.

As formações dispensadas devem ser conformes com o manual dirigido aos formadores SIRENE.

O artigo 3.o do Regulamento (UE) n.o 1077/2011 do Parlamento Europeu e do Conselho (20) estabelece que a Agência europeia para a gestão operacional de sistemas informáticos de grande escala no espaço de liberdade, segurança e justiça (a seguir designada “Agência”) desempenha tarefas relacionadas com a formação sobre a utilização técnica do SIS II, sobretudo do pessoal SIRENE.

1.17.5. Intercâmbio de pessoal

Na medida do possível, os gabinetes SIRENE devem igualmente prever a organização de intercâmbios de pessoal com outros gabinetes SIRENE pelo menos uma vez por ano. Estes intercâmbios visam aprofundar os conhecimentos do pessoal sobre os métodos de trabalho e a organização de outros gabinetes SIRENE e fomentar os contactos pessoais com colegas de outros Estados-Membros.

2. PROCEDIMENTOS GERAIS

Os procedimentos descritos em seguida aplicam-se a todas as categorias de indicações. Os procedimentos específicos para cada categoria de indicação figuram nas partes correspondentes do presente Manual.

2.1. Definições

— “Estado-Membro autor da indicação”: o Estado-Membro que inseriu a indicação no SIS II;

— “Estado-Membro de execução”: o Estado-Membro que adota as medidas adequadas em caso de resposta positiva;

— “Gabinete SIRENE transmissor da indicação”: o gabinete SIRENE do Estado-Membro que tem na sua posse as impressões digitais ou as fotografias da pessoa indicada por outro Estado-Membro;

— “Resposta positiva” (hit): uma resposta positiva ocorre no SIS II quando:

a) É efetuada uma pesquisa por um utilizador,

b) A pesquisa deteta uma indicação no SIS II com origem no estrangeiro,

c) Os dados relativos à indicação no SIS II correspondem aos dados procurados, e

d) Devem ser tomadas outras medidas em resultado da resposta positiva;

— “Concordância”: uma concordância ocorre no SIS II quando:

a) É efetuada uma pesquisa dactiloscópica por meio de interrogação dos dados SIS-AFIS;

b) O SIS II envia uma notificação que indica uma possível concordância; e

c) Confirma-se a concordância em conformidade com os processos nacionais de verificação das impressões digitais.

Quando se verifica uma concordância, podem ser tomadas medidas suplementares a fim de verificar a identidade da pessoa e apurar eventuais pseudónimos e alcunhas.

Uma “concordância” pode ser seguida de uma “resposta positiva” quando um utilizador final tiver efetuado uma pesquisa no SIS-AFIS no âmbito de uma verificação e a concordância for confirmada.

— “Aposição de uma referência na indicação” (flag): a suspensão de validade a nível nacional que pode ser aditada às indicações para efeitos de detenção, às indicações sobre pessoas desaparecidas e às indicações para efeitos de controlo, quando um Estado-Membro considera que a execução dessa indicação não é compatível com o direito nacional, com as suas obrigações internacionais ou com interesses nacionais essenciais. Em caso de aposição de uma referência numa indicação, a conduta a adotar com base nessa indicação não pode ser executada no território deste Estado-Membro.

2.2. Indicações múltiplas (artigo 34.o, n.o 6, do Regulamento SIS II e artigo 49.o, n.o 6, da Decisão SIS II)

Cada Estado-Membro só pode inserir no SIS II uma única indicação por pessoa ou objeto.

Por conseguinte, tanto quanto possível e necessário, todas as indicações posteriores sobre a mesma pessoa ou objeto devem ser conservadas a nível nacional para que possam ser inseridas após a cessação ou supressão da primeira indicação.

Diferentes Estados-Membros podem inserir várias indicações sobre o mesmo indivíduo. É essencial que esta situação não crie confusão nos utilizadores e que estes tenham um conhecimento claro das medidas a tomar para inserir uma indicação, bem como do procedimento a seguir em caso de resposta positiva. Por conseguinte, devem ser estabelecidos procedimentos para detetar as indicações múltiplas, bem como regras de prioridade para a sua inserção no SIS II.

Isto pressupõe:

— uma verificação antes da inserção de uma indicação, para detetar se o mesmo indivíduo já figura no SIS II,

— a consulta dos outros Estados-Membros quando a inserção de uma indicação tem por consequência indicações múltiplas incompatíveis.

2.2.1. Compatibilidade entre indicações

Vários Estados-Membros podem inserir uma indicação sobre a mesma pessoa ou objeto se tais indicações forem compatíveis.

Ao inserir uma indicação para fins de vigilância discreta ou de controlo específico, os Estados-Membros podem derrogar as regras de compatibilidade, em especial no caso das indicações inseridas para efeitos de segurança nacional. A presente derrogação não prejudica a ordem de prioridade das indicações nem o processo de consulta previsto no ponto 2.2.2.

Quadro de compatibilidade das indicações relativas a pessoas

Ordem de importância Indicação para detenção Indicação de não admissão Indicação de pessoa desaparecida (proteção) Indicação para efeitos de controlo específico — ação imediata Indicação para efeitos de controlo específico Indicação para efeitos de vigilância discreta — ação imediata Indicação para efeitos de vigilância discreta Indicação de pessoa desaparecida (paradeiro) Indicação no âmbito de um processo judicial Indicação para detenção sim sim sim não não não não sim sim Indicação de não admissão sim sim não não não não não não não Indicação de pessoa desaparecida (proteção) sim não sim não não não não sim sim Indicação para efeitos de controlo específico — ação imediata não não não sim sim não não não não Indicação para efeitos de controlo específico não não não sim sim não não não não Indicação para efeitos de vigilância discreta — ação imediata não não não não não sim sim não não Indicação para efeitos de vigilância discreta não não não não não sim sim não não Indicação de pessoa desaparecida (paradeiro) sim não sim não não não não sim sim Indicação no âmbito de um processo judicial sim não sim não não não não sim sim





Quadro de compatibilidade das indicações relativas a objetos

Ordem de importância Indicação para efeitos de prova Documento de viagem invalidado Indicação para efeitos de apreensão Indicação para efeitos de controlo específico — ação imediata Indicação para efeitos de controlo específico Indicação para efeitos de vigilância discreta — ação imediata Indicação para efeitos de vigilância discreta Indicação para efeitos de prova sim sim sim não não não não Documento de viagem invalidado sim sim sim não não não não Indicação para efeitos de apreensão sim sim sim não não não não Indicação para efeitos de controlo específico — ação imediata não não não sim sim não não Indicação para efeitos de controlo específico não não não sim sim não não Indicação para efeitos de vigilância discreta — ação imediata não não não não não sim sim Indicação para efeitos de vigilância discreta não não não não não sim sim

2.2.2. Ordem de prioridade das indicações

Em caso de indicações incompatíveis, a ordem de prioridade das indicações relativas a pessoas é a seguinte:

— detenção para efeitos de entrega ou extradição (artigo 26.o da Decisão),

— não admissão ou interdição de permanência no território Schengen (artigo 24.o do Regulamento),

— colocação de pessoas sob proteção (artigo 32.o da Decisão),

— controlo específico — ação imediata (artigo 36.o da Decisão),

— controlo específico (artigo 36.o da Decisão),

— vigilância discreta — ação imediata (artigo 36.o da Decisão),

— vigilância discreta (artigo 36.o da Decisão),

— comunicação do paradeiro (artigos 32.o e 34.o da Decisão).

A ordem de prioridade das indicações relativas a objetos é a seguinte:

— utilização como prova (artigo 38.o da Decisão),

— apreensão de documento invalidado para efeitos de viagem (artigo 38.o da Decisão),

— apreensão (artigo 38.o da Decisão),

— controlo específico — ação imediata (artigo 36.o da Decisão),

— controlo específico (artigo 36.o da Decisão),

— vigilância discreta — ação imediata (artigo 36.o da Decisão),

— vigilância discreta (artigo 36.o da Decisão).

Pode derrogar-se a ordem de prioridade acima indicada, após consulta entre os Estados-Membros, se estiverem em causa interesses nacionais essenciais.

2.2.3. Verificação da incompatibilidade e inserção de indicações múltiplas

A fim de evitar indicações múltiplas incompatíveis, é importante identificar com rigor as pessoas ou objetos com características semelhantes. Para o efeito, é essencial que os gabinetes SIRENE se consultem e cooperem entre si e que cada Estado-Membro estabeleça procedimentos técnicos adequados para detetar tais casos antes de ser inserida uma indicação.

A introdução, no SIS II, da funcionalidade que permite identificar uma pessoa com base nos dados dactiloscópicos aumenta a probabilidade de se detetarem indicações existentes sobre uma mesma pessoa com identidades diferentes (ver também o ponto 1.15). Por conseguinte, a consulta e cooperação afiguram-se também necessárias nos casos em que se verifica uma concordância aquando do carregamento de um registo de impressões digitais. Nesses casos, aplica-se o procedimento a seguir descrito. Além disso, quando é detetada uma alcunha, aplica-se o procedimento descrito no ponto 2.12.2.

O gabinete SIRENE deve assegurar que apenas existe no SIS II uma indicação, em conformidade com o procedimento nacional, nos casos em que um Estado-Membro pretende emitir uma nova indicação e essa nova indicação é incompatível com uma indicação já inserida pelo mesmo Estado-Membro.

Aplica-se o seguinte procedimento para verificar se existem indicações múltiplas sobre a mesma pessoa ou objeto:

a) Os elementos obrigatórios descritivos da identidade devem ser comparados aquando da verificação da existência de indicações múltiplas: i) sobre uma pessoa: — apelido, — nome próprio, — data de nascimento, — sexo, — dados dactiloscópicos (quando disponíveis); ii) sobre um veículo: — número de identificação do veículo (VIN), — número e país de matrícula, — marca, — modelo; iii) sobre uma aeronave: — categoria de aeronave, — número de registo OACI; iv) sobre uma embarcação: — categoria de embarcação, — número de cascos, — número de identificação externa da embarcação (não obrigatório mas pode ser utilizado); v) sobre um contentor: — número BIC (21).

b) Para inserir uma nova indicação sobre um veículo ou outro objeto com um VIN ou número de registo, ver procedimentos descritos no ponto 8.2.1.

c) Para outros objetos, os campos mais adequados para verificar indicações múltiplas são os campos obrigatórios, que devem ser todos utilizados para permitir ao sistema efetuar a comparação automática.

Os procedimentos descritos no ponto 8.2.1 (verificação da existência de indicações múltiplas relativas a um veículo) devem ser utilizados para fazer a distinção entre outras categorias de objetos no SIS II quando se perceber que dois objetos semelhantes têm o mesmo número de série.

Se a verificação revelar que se trata de duas pessoas ou objetos distintos, o gabinete SIRENE deve validar o pedido de inserção da nova indicação (22).

Se a verificação de indicações múltiplas revelar que os dados descritivos são idênticos e que se trata da mesma pessoa ou objeto, o gabinete SIRENE do Estado-Membro que pretenda inserir a nova indicação deve consultar o gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação se as indicações forem incompatíveis.

Para verificar a compatibilidade entre indicações, aplica-se o seguinte procedimento:

a) Antes de inserir uma indicação ou após receção de uma notificação SIS-AFIS de possível concordância aquando do primeiro carregamento dactiloscópico associado a uma indicação, é obrigatório proceder a uma verificação para garantir que não existem indicações incompatíveis;

b) Se existir outra indicação compatível mas não se verificar nenhuma concordância dactiloscópica, os gabinetes SIRENE não têm de se consultar mutuamente;

c) Se existir outra indicação compatível e esse facto for confirmado pela concordância das impressões digitais, os gabinetes SIRENE só se consultam para verificar a identidade e determinar alcunhas previamente desconhecidas. Porém, se for necessário esclarecer se a indicação diz respeito à mesma pessoa, o gabinete SIRENE deve consultar o gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação, utilizando o formulário L. Os procedimentos de comunicação e consulta em caso de concordância dactiloscópica são descritos no ponto 2.5. Os procedimentos descritos no ponto 2.5 abrangem as concordâncias detetadas aquando do carregamento inicial de impressões digitais e as concordâncias obtidas por meio de pesquisas dactiloscópicas realizadas, por exemplo, numa esquadra de polícia;

d) Se as indicações forem incompatíveis, os gabinetes SIRENE devem consultar-se mutuamente utilizando o formulário E para que seja inserida uma única indicação;

e) As indicações para detenção são inseridas imediatamente, sem aguardar o resultado de eventuais consultas entre Estados-Membros;

f) Se uma indicação incompatível com indicações existentes passou a ser prioritária em resultado de uma consulta, no momento da sua inserção as outras indicações são suprimidas pelos Estados-Membros que as tinham inserido. Os eventuais conflitos devem ser sanados pelos Estados-Membros por intermédio dos gabinetes SIRENE;

g) Os Estados-Membros que não conseguiram inserir uma indicação podem inscrever-se para serem notificados pelo CS-SIS da supressão da indicação existente;

h) O gabinete SIRENE do Estado-Membro que não conseguiu inserir a indicação pode solicitar que o gabinete SIRENE do Estado-Membro que a inseriu o informe em caso de resposta positiva a essa indicação.

2.2.4. Situação especial do Reino Unido e da Irlanda

O Reino Unido e a Irlanda não participam no SIS II, não podendo portanto ter acesso às indicações de não admissão ou de interdição de permanência (artigos 24.o e 26.o do Regulamento SIS II). Devem, no entanto, estar vinculados pelas regras sobre a compatibilidade entre as indicações constantes do ponto 2.2 e, em especial, devem aplicar o procedimento referido no ponto 2.2.3.

Aplica-se o seguinte procedimento:

a) No caso de o Reino Unido ou a Irlanda inserirem uma indicação que é potencialmente incompatível com uma indicação de não admissão ou de interdição de permanência existente em conformidade com o ponto 2.2.1, o SIS II Central comunica a estes dois Estados-Membros a eventual incompatibilidade, transmitindo apenas o número de identificação Schengen da indicação existente.

b) Se for comunicada uma potencial incompatibilidade entre uma indicação inserida pelo Reino Unido ou pela Irlanda e uma indicação de não admissão ou de interdição de permanência inserida por outro Estado-Membro, o gabinete SIRENE do Reino Unido ou da Irlanda deve iniciar uma consulta com o Estado-Membro autor da indicação através de mensagens de texto livre e suprimir a indicação potencialmente incompatível durante a consulta.

c) Em função do resultado da consulta, o Reino Unido ou a Irlanda podem voltar a inserir a indicação que tenha sido considerada compatível.

2.3. Intercâmbio de informações em caso de resposta positiva

Se, após uma resposta positiva, o utilizador necessitar de informações suplementares, o gabinete SIRENE deve contactar sem demora o gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação, para lhe solicitar as referidas informações. Se for caso disso, os gabinetes SIRENE atuam como intermediários entre as autoridades nacionais, e fornecem e trocam as informações suplementares relacionadas com a indicação em causa.

Salvo menção em contrário, o Estado-Membro autor da indicação deve ser informado da resposta positiva e do seu resultado (ver também o ponto 1.13.1 sobre a indicação de urgência)

Aplica-se o seguinte procedimento:

a) Sem prejuízo do ponto 2.4 do presente Manual, o gabinete SIRENE do Estado-Membro autor de uma indicação deve, em princípio, ser informado através do formulário G de qualquer resposta positiva relativa a uma pessoa ou um objeto por si indicado.

b) Quando for comunicada uma resposta positiva ao Estado-Membro autor da indicação, o artigo aplicável do instrumento jurídico SIS II deve ser mencionado no campo 090 do formulário G, incluindo informações suplementares se necessário (por exemplo, “MENOR”). O formulário G deve incluir o maior número possível de informações sobre a resposta positiva, nomeadamente sobre a conduta adotada no campo 088. Podem ser solicitadas informações suplementares ao Estado-Membro autor da indicação no campo 089.

c) Se tencionar prestar informações suplementares após o envio do formulário G, o gabinete SIRENE do Estado-Membro de execução deve utilizar o formulário M.

d) Se necessário, o gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação comunica então ao gabinete SIRENE do Estado-Membro de execução qualquer informação pertinente e específica e indica as medidas especiais que solicita a este último. Para mais esclarecimentos sobre o procedimento de comunicação em caso de concordância dactiloscópica, ver o ponto 2.5 e, em especial, a alínea f) sobre as respostas positivas coincidentes com concordâncias. Para mais esclarecimentos sobre o procedimento de comunicação em caso de respostas positivas obtidas através dos sistemas de reconhecimento automático de matrículas (ANPR), ver ponto 9.

2.4. Impossibilidade de aplicar o procedimento habitual em caso de resposta positiva (artigo 48.o da Decisão SIS II e artigo 33.o do Regulamento SIS II)

Em conformidade com o artigo 48.o da Decisão SIS II e com o artigo 33.o do Regulamento SIS II, aplica-se o seguinte procedimento:

a) O Estado-Membro que está na base de toda a informação disponível e definitivamente impossibilitado de aplicar o procedimento deve informar imediatamente o Estado-Membro autor da indicação, através do seu gabinete SIRENE, da impossibilidade de adotar a conduta solicitada, especificando os motivos no campo 083 do formulário H;

b) Os Estados-Membros em causa podem definir de comum acordo a conduta a adotar em conformidade com as suas legislações nacionais e os instrumentos jurídicos SIS II. Para mais esclarecimentos sobre o procedimento de comunicação em caso de concordância dactiloscópica, ver o ponto 2.5 e, em especial, a alínea f) sobre as respostas positivas coincidentes com concordâncias.

2.5. Procedimento de comunicação em caso de concordância dactiloscópica aquando do carregamento inicial de impressões digitais ou aquando de pesquisas dactiloscópicas

Aplica-se o seguinte procedimento às concordâncias SIS-AFIS [antes do apuramento de uma resposta positiva (hit)) (para as respostas positivas ver a alínea f)]:

a) Quando é obtida uma possível concordância no SIS II a partir de uma pesquisa de impressões digitais nos dados dactiloscópicos armazenados no SIS II, aplicam-se a legislação e os procedimentos nacionais para a verificação da concordância;

b) Após verificação da concordância, o gabinete SIRENE do Estado-Membro que detetou a concordância deve informar todos os outros gabinetes SIRENE interessados, por meio de um formulário L, sobre a concordância e a eventual necessidade de atualizar os dados alfanuméricos no SIS II;

c) Quando for comunicada uma concordância ao Estado-Membro autor da indicação, o artigo aplicável do instrumento jurídico SIS II deve ser mencionado no campo 083 do formulário L, acompanhado de uma menção que indique a existência de uma “concordância SIS-AFIS”. Se o Estado-Membro que detetou a concordância considerar o caso “urgente”, este facto deve ser assinalado, por meio deste termo, no campo 311 (“Aviso importante”), explicando a natureza da urgência. O formulário L deve prestar todas as informações disponíveis, incluindo o local, a data e o motivo da recolha das impressões digitais. Se disponível, deve ser anexada uma fotografia da pessoa em causa. Se tencionar prestar informações suplementares após o envio do formulário L inicial, o gabinete SIRENE do Estado-Membro de execução deve utilizar o formulário M. Em caso de concordância relativamente a mais de uma indicação, devem ser inscritos no campo 083 do formulário L os números de identificação Schengen de todas as indicações relativamente às quais foi obtida uma concordância;

d) Os gabinetes SIRENE que recebem essas informações devem verificar os dados que são da sua responsabilidade e tomar as medidas necessárias para garantir a atualização dos dados alfanuméricos, como descrito no ponto 1.15;

e) Se necessário, o gabinete SIRENE que é notificado de uma concordância por meio de um formulário L comunica ao gabinete SIRENE do Estado-Membro de execução qualquer informação pertinente e específica e indica as medidas especiais que solicita a este último;

f) Os procedimentos referidos no ponto 2.3 (ação pode ser executada) e no ponto 2.4 (ação não pode ser executada) são aplicáveis em caso de respostas positivas resultantes de concordâncias dactiloscópicas. Quando seja claro que o envio do formulário L no âmbito do procedimento descrito nas alíneas a) a e) supra irá coincidir com o envio de um formulário G ou H em resultado de uma resposta positiva, serão apenas enviados os formulários G ou H. Os formulários G ou H incluem uma menção que indique a existência de uma “resposta positiva obtida por meio de SIS-AFIS” no campo 086 (formulário G) ou 083 (formulário H), bem como qualquer informação suplementar relativa a identidades ou alcunhas e pseudónimos anteriormente desconhecidos no campo 090 (formulário G) ou 083 (formulário H).

2.6. Tratamento dos dados para finalidades diferentes daquelas para que foram inseridos no SIS II (artigo 46.o, n.o 5, da Decisão SIS II)

Os dados inseridos no SIS II só podem ser tratados para os efeitos previstos para cada categoria de indicações.

Contudo, se o Estado-Membro autor da indicação tiver dado autorização prévia, os dados podem ser tratados para finalidades diferentes daquelas para que foram inseridos tendo em vista prevenir uma ameaça grave iminente para a ordem e a segurança públicas, por motivos graves de segurança nacional ou para prevenir uma infração penal grave.

Se um Estado-Membro pretender tratar dados do SIS II para finalidades diferentes daquelas para que foram inseridos no sistema, o intercâmbio de informações é efetuado de acordo com as seguintes regras:

a) O Estado-Membro que pretende utilizar os dados para uma finalidade diferente explica ao Estado-Membro autor da indicação, através do seu gabinete SIRENE, os motivos de tal pedido utilizando o formulário I;

b) O Estado-Membro autor da indicação examina o mais rapidamente possível se o pedido pode ser aceite e, através do seu gabinete SIRENE, informa da sua decisão o outro Estado-Membro através de um formulário M;

c) Se necessário, o Estado-Membro autor da indicação pode condicionar a sua autorização ao cumprimento de certas condições em matéria de utilização de dados. A autorização deve ser enviada utilizando um formulário M. Uma vez obtido o acordo do Estado-Membro autor da indicação, o outro Estado-Membro deve utilizar os dados unicamente para a finalidade para a qual obteve autorização. Terá em consideração as condições que possam ter sido estabelecidas pelo Estado-Membro autor da indicação.

2.7. Aposição de uma referência (flagging)

2.7.1. Introdução

a) O artigo 24.o da Decisão SIS II prevê as seguintes casos em que um Estado-Membro pode apor uma referência: i) Se considerar que dar execução a uma indicação inserida nos termos dos artigos 26.o, 32.o ou 36.o da Decisão SIS II não é compatível com o direito nacional, com as suas obrigações internacionais ou com interesses nacionais essenciais, um Estado-Membro pode solicitar a posteriori que seja aposta nesta indicação uma referência que assinale que a medida a tomar com base nesta indicação não será executada no seu território. Essa referência será aposta pelo gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação. ii) Para permitir aos Estados-Membros solicitar a aposição de uma referência numa indicação emitida de acordo com o artigo 26.o, todos os Estados-Membros são informados automaticamente, por meio do intercâmbio de informações suplementares, da inserção de qualquer nova indicação dessa categoria. iii) Se, em casos especialmente urgentes e graves, o Estado-Membro que inseriu a indicação solicitar a execução da medida, o Estado-Membro de execução deve decidir se pode autorizar a retirada da referência que foi aposta a seu pedido. Se puder retirá-la, o Estado-Membro de execução deve fazer o necessário para que a medida a tomar seja imediatamente executada.

b) Existe um procedimento alternativo unicamente para as indicações para efeitos de detenção (ver ponto 3.6).

c) Quando se apõe uma referência às indicações relativas a pessoas desaparecidas e às indicações para efeitos de vigilância discreta ou controlo específico, estas não aparecem no ecrã quando o utilizador consulta o sistema.

d) Sem prejuízo do disposto no ponto 3.6.1, um Estado-Membro não pode solicitar a aposição de uma referência apenas com base no facto de determinado Estado-Membro ser o autor da indicação. A aposição de uma referência só pode ser requerida numa base casuística.

2.7.2. Consulta dos Estados-Membros com vista à aposição de uma referência

A aposição de uma referência só pode ocorrer a pedido ou com o acordo de outro Estado-Membro.

Aplica-se o seguinte procedimento:

a) Se pretender apor uma referência, o Estado-Membro apresenta o pedido ao Estado-Membro autor da indicação através do formulário F, expondo os motivos para a aposição. Para este efeito deve utilizar-se o campo 071, sendo os respetivos motivos expostos no campo 080. Para outras informações suplementares relativas à indicação, deve ser utilizado o campo 083.

b) O Estado-Membro autor da indicação deve apor imediatamente a referência solicitada.

c) Concluído o intercâmbio de informações, com base nas informações fornecidas durante o processo de consulta pelo Estado-Membro que solicita a aposição da referência, a indicação pode eventualmente ser alterada ou suprimida, ou o pedido pode ser retirado, mantendo-se a indicação inalterada.

2.7.3. Pedido de supressão de uma referência

Os Estados-Membros devem solicitar a supressão da referência que tinham pedido anteriormente logo que o motivo para a sua aposição deixe de ser válido. Pode ser este o caso, em especial, se a legislação nacional tiver sido alterada ou se um intercâmbio de informações adicional revelar que deixaram de se verificar as circunstâncias mencionadas no artigo 24.o, n.o 1, ou no artigo 25.o da Decisão SIS II.

Aplica-se o seguinte procedimento:

a) O gabinete SIRENE que solicitou anteriormente a aposição da referência deve solicitar a sua supressão ao gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação através do formulário F, utilizando o campo 075 para este fim (23). Para informações suplementares sobre o direito nacional, deve utilizar-se o campo 080 e, se for caso disso, para outras informações que expliquem o motivo da supressão da referência ou sobre a indicação, deve ser utilizado o campo 083;

b) O gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação deve suprimir imediatamente a referência.

2.8. Dados viciados por um erro de direito ou de facto (artigo 34.o do Regulamento SIS II e artigo 49.o da Decisão SIS II)

Caso se verifique a existência de dados viciados por um erro de facto ou que foram introduzidos ilicitamente no SIS II, o intercâmbio de informações suplementares é efetuado de acordo com o artigo 34.o, n.o 2, do Regulamento SIS II e o artigo 49.o, n.o 2, da Decisão SIS II, que estabelecem que apenas o Estado-Membro autor da indicação está autorizado a alterar, completar, corrigir, atualizar ou suprimir os dados que introduziu.

O Estado-Membro que detetou os dados errados ou armazenados ilegalmente informa o Estado-Membro autor da indicação, através do seu gabinete SIRENE, com a maior brevidade e no prazo máximo de dez dias de calendário após ter tido conhecimento desses indícios de eventual erro. No âmbito deste intercâmbio de informações é utilizado o formulário J.

a) No termo das consultas, o Estado-Membro autor da indicação pode ter de suprimir ou retificar dados, em conformidade com os seus procedimentos nacionais de retificação aplicáveis à informação em causa;

b) Se não houver acordo no prazo de dois meses, o gabinete SIRENE do Estado-Membro que detetou o erro ou a introdução ilegal dos dados adverte a autoridade competente do seu país para que o caso seja submetido à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados, que atua como mediadora juntamente com as autoridades de controlo nacionais em causa.

2.9. Direito de acesso e de retificação de dados (artigo 41.o do Regulamento SIS II e artigo 58.o da Decisão SIS II)

2.9.1. Pedido de acesso ou de retificação de dados

Sem prejuízo do disposto no direito nacional, quando é necessário informar as autoridades nacionais de um pedido de acesso ou de retificação de dados, o intercâmbio de informações deve ser efetuado de acordo com as seguintes regras:

a) Cada gabinete SIRENE aplica o respetivo direito nacional em matéria de acesso aos dados pessoais. Consoante os casos, e em conformidade com a legislação aplicável, os gabinetes SIRENE transmitem às autoridades nacionais competentes os pedidos de acesso ou de retificação de dados, ou decidem sobre tais pedidos na medida em que estejam habilitados para o efeito;

b) Se as autoridades nacionais competentes o solicitarem, os gabinetes SIRENE dos Estados-Membros em causa transmitem, em conformidade com o respetivo direito nacional, informações relativas ao exercício do direito de acesso aos dados.

2.9.2. Intercâmbio de informações sobre pedidos de acesso a indicações inseridas por outros Estados-Membros

O intercâmbio de informações sobre pedidos de acesso a indicações inseridas no SIS II por outro Estado-Membro efetua-se através dos gabinetes nacionais SIRENE, utilizando o formulário K relativamente a pessoas e o formulário M relativamente a objetos.

Aplica-se o seguinte procedimento:

a) O pedido de acesso é transmitido o mais rapidamente possível ao gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação, para que este possa tomar posição sobre a questão;

b) O gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação comunica a sua posição ao gabinete SIRENE do Estado-Membro que recebeu o pedido de acesso;

c) A resposta ao gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação deve ter em conta os prazos de tratamento do pedido eventualmente fixados pelo gabinete SIRENE do Estado-Membro que recebeu o pedido de acesso;

d) O gabinete SIRENE do Estado-Membro destinatário de um pedido individual de acesso, retificação ou supressão de dados deve tomar todas as medidas necessárias para garantir uma resposta rápida.

Se o gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação comunicar a sua posição ao gabinete SIRENE do Estado-Membro que recebeu o pedido de acesso, este último, de acordo com o direito nacional e dentro dos limites das suas competências, deve decidir sobre o pedido ou assegurar que a posição é comunicada o mais rapidamente possível à autoridade competente para o efeito.

2.9.3. Intercâmbio de informações sobre pedidos de retificação ou de supressão de dados inseridos por outros Estados-Membros

Quando uma pessoa solicitar a retificação ou a supressão de dados que lhe digam respeito, esta operação só pode ser efetuada pelo Estado-Membro autor da indicação. Se a pessoa se dirigir a outro Estado-Membro, o gabinete SIRENE desse Estado-Membro informa o gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação através do formulário K, aplicando-se o procedimento descrito no ponto 2.9.2.

2.10. Supressão da indicação quando deixam de estar reunidas as condições para a manter

As indicações inseridas no SIS II só devem ser conservadas durante o período de tempo necessário à realização das respetivas finalidades.

Logo que as condições de conservação da indicação deixarem de estar preenchidas, o Estado-Membro autor da indicação deve suprimi-la sem demora. Se a indicação tiver um prazo de validade, é suprimida automaticamente pelo CS-SIS. Em caso de resposta positiva, aplicam-se os procedimentos descritos nos pontos 3.11, 4.10, 5.7, 6.5, 7.8 e 8.4.

A mensagem de supressão do CS-SIS é tratada automaticamente a nível dos N.SIS II.

Os Estados-Membros podem inscrever-se para receber uma notificação automática da supressão de uma indicação.

2.11. Introdução de nomes próprios

No respeito das restrições impostas pelos sistemas nacionais à introdução e disponibilidade dos dados, os nomes (nomes próprios e apelidos) são inseridos no SIS II num formato (carateres e ortografia) utilizado nos documentos de viagem oficiais em conformidade com as normas OACI aplicáveis, que se aplicam igualmente às funcionalidades de transliteração e de transcrição do SIS II Central. No intercâmbio de informações suplementares, os gabinetes SIRENE devem utilizar os nomes próprios tal como figuram no SIS II. Regra geral, tanto os utilizadores como os gabinetes SIRENE dos Estados-Membros autores das indicações devem utilizar os carateres latinos para inserir dados no SIS II, sem prejuízo das regras de transliteração e de transcrição constantes do apêndice 1.

Sempre que é necessário proceder ao intercâmbio de informações suplementares sobre uma pessoa que não seja objeto de uma indicação, mas possa estar com esta relacionada (por exemplo, uma pessoa que eventualmente acompanhe um menor), a apresentação e a ortografia do nome devem respeitar as regras definidas no apêndice 1 e utilizar os carateres latinos e o formato original, caso o Estado-Membro que forneceu as informações tenha capacidade para introduzir igualmente os carateres especiais no formato original.

2.12. Diferentes categorias de identidade

Identidade confirmada

Entende-se por identidade confirmada, a identidade que tem por base documentos de identidade autênticos, um passaporte ou uma declaração das autoridades competentes.

Identidade não confirmada

Entende-se por identidade não confirmada, a identidade que não está suficientemente provada.

Usurpação de identidade

Verifica-se a usurpação de identidade (apelido, nome próprio, data de nascimento) quando uma pessoa assinalada no SIS II utiliza a identidade de outra pessoa real. É o caso, por exemplo, de um documento utilizado em prejuízo do seu verdadeiro titular.

Alcunhas

A alcunha consiste numa identidade fictícia utilizada por uma pessoa conhecida sob outras identidades.

2.12.1. Usurpação de identidade (artigo 36.o do Regulamento SIS II e artigo 51.o da Decisão SIS II)

Dada a complexidade dos casos de usurpação de identidade, quando o Estado-Membro autor da indicação tenha conhecimento de que uma pessoa objeto de uma indicação no SIS II está a usurpar a identidade de outrem, deve verificar se é necessário manter a identidade usurpada na indicação do SIS II.

Dependendo do consentimento explícito da pessoa, e assim que se conclua que a sua identidade foi usurpada, devem ser inseridos dados adicionais na indicação no SIS II, a fim de evitar as consequências negativas dos erros de identificação. A pessoa cuja identidade foi usurpada pode, em conformidade com os procedimentos nacionais, fornecer à autoridade competente as informações indicadas no artigo 36.o, n.o 3, do Regulamento SIS II e no artigo 51.o, n.o 3, da Decisão SIS II. Qualquer pessoa cuja identidade foi usurpada tem o direito de retirar o seu consentimento em relação às informações a tratar.

O Estado-Membro autor da indicação é responsável pela inserção da menção “Usurpação de identidade” na indicação, bem como dos dados adicionais da vítima da usurpação de identidade, tais como fotografias, impressões digitais e informações sobre qualquer documento de identidade válido.

Sempre que um Estado-Membro detete que a indicação de uma pessoa inscrita por outro Estado-Membro está relacionada com um caso de usurpação de identidade e tenha conhecimento de que a identidade da pessoa foi usurpada, deve informar o gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação utilizando o formulário Q, para que os dados sobre a usurpação de identidade possam ser utilizados na indicação no SIS II.

Tendo em conta a finalidade da introdução de dados desta natureza, sempre que as fotografias e as impressões digitais da pessoa cuja identidade foi usurpada estiverem disponíveis, devem ser acrescentadas à indicação. Para haver usurpação de identidade, é necessário que os dados de uma pessoa inocente coincidam com uma identidade existente mencionada numa indicação. O formulário Q deve conter os dados de identificação, incluindo o número de alcunhas, para que o Estado-Membro autor da indicação possa verificar a identidade à qual a indicação faz referência. Os campos de preenchimento obrigatório do formulário Q nestes casos estão indicados no apêndice 3.

Os dados, incluindo os dados de impressões digitais, relativos à pessoa cuja identidade foi usurpada são fornecidos exclusivamente para efeitos de determinação da identidade da pessoa objeto de um controlo, não podendo, em caso algum, ser utilizados para outros fins. As informações relativas à identidade usurpada, incluindo eventuais impressões digitais e fotografias, são suprimidas ao mesmo tempo que a indicação, ou antes se a pessoa em causa o solicitar.

2.12.2. Inserção de uma alcunha

A fim de evitar indicações incompatíveis em qualquer categoria, devido à inserção de uma alcunha, evitar problemas a vítimas inocentes e assegurar a qualidade dos dados, os Estados-Membros devem, na medida do possível, manter-se mutuamente informados sobre as alcunhas e transmitir todas as informações pertinentes sobre a verdadeira identidade da pessoa procurada. É este especialmente o caso quando uma pesquisa efetuada por meio de impressões digitais assinalar que já existe uma indicação no SIS II, mas os dados de identificação constantes da indicação existente parecerem indicar que foi utilizada uma alcunha pela pessoa objeto da indicação inicial ou da nova indicação.

O Estado-Membro autor da indicação é responsável pela inserção de eventuais alcunhas. Se for outro Estado-Membro a descobrir uma alcunha, este deve informar o Estado-Membro autor da indicação através do formulário L.

2.12.3. Outras informações utilizadas para determinar a identidade de uma pessoa

Se os dados no SIS II forem insuficientes, o gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação pode igualmente fornecer outras informações após consulta, por sua iniciativa ou a pedido de outro Estado-Membro, para ajudar a esclarecer a identidade de uma pessoa. Para esse efeito é utilizado o formulário L (e respetivos anexos). Trata-se, nomeadamente, das informações seguintes:

— a origem do passaporte ou do documento de identidade na posse da pessoa procurada,

— o número, data e local de emissão e entidade que emitiu o passaporte ou o documento de identidade, bem como a data de validade,

— a descrição da pessoa procurada,

— o apelido e o nome próprio do pai e da mãe da pessoa procurada,

— as outras grafias possíveis do apelido e do nome próprio da pessoa procurada,

— as fotografias e impressões digitais, caso estejam disponíveis,

— a última morada conhecida.

Na medida do possível, estas informações devem estar disponíveis nos gabinetes SIRENE ou serem imediata e permanentemente acessíveis para a sua rápida transmissão.

O objetivo comum consiste em minimizar o risco de detenção indevida de uma pessoa cujos dados de identificação sejam idênticos aos da pessoa assinalada com uma indicação.

2.13. Intercâmbio de informações em caso de indicações interligadas

Cada ligação permite estabelecer uma relação entre duas ou mais indicações.

Um Estado-Membro pode criar uma ligação entre indicações que insere no SIS II e apenas este Estado-Membro está autorizado a alterar e a suprimir a ligação. As ligações só serão visíveis se os utilizadores dispuserem dos direitos de acesso adequados que permitam visualizar pelo menos duas indicações relacionadas com a ligação. Os Estados-Membros devem assegurar que só é possível um acesso autorizado às ligações.

2.13.1. Regras operacionais

A ligação entre indicações não exige procedimentos especiais para o intercâmbio de informações suplementares. Não obstante, devem ser respeitados os seguintes princípios:

Em caso de resposta positiva relativa a duas ou mais indicações interligadas, o gabinete SIRENE do Estado-Membro de execução envia um formulário G para cada uma delas, indicando no campo 086 que serão transmitidos outros formulários G relativos às indicações interligadas.

Não é enviado qualquer formulário para as indicações que, embora ligadas a uma indicação que recebeu uma resposta positiva, não sejam elas mesmas objeto dessa resposta positiva. No entanto, se houver uma indicação interligada relativa a uma entrega/extradição ou relativa a uma pessoa desaparecida (para sua própria proteção ou por motivos de prevenção de ameaças) a comunicação desta descoberta será efetuada utilizando o formulário M, quando seja necessário e se a informação estiver disponível.

2.14. Formato e qualidade dos dados biométricos no SIS II

Em conformidade com o artigo 23.o, n.o 2, da Decisão SIS II, as fotografias e impressões digitais da pessoa em causa são integradas na indicação, quando estiverem disponíveis.

Os gabinetes SIRENE devem ter capacidade para trocar impressões digitais e fotografias para completar uma indicação e/ou para apoiar a execução da conduta a adotar. Sempre que um Estado-Membro disponha de uma fotografia ou das impressões digitais de uma pessoa indicada por outro Estado-Membro, pode enviá-las num anexo para que o Estado-Membro autor da indicação a possa completar.

Este intercâmbio é efetuado sem prejuízo dos intercâmbios no quadro da cooperação policial nos termos da Decisão-Quadro 2006/960/JAI.

2.14.1. Utilização ulterior dos dados objeto de intercâmbio, incluindo o arquivamento

As restrições à utilização de dados fornecidos para a criação de indicações no SIS II são estabelecidas nos instrumentos jurídicos SIS II. Qualquer utilização posterior de fotografias e impressões digitais trocadas, incluindo o arquivamento, deve respeitar as disposições pertinentes dos instrumentos jurídicos SIS II, as disposições nacionais aplicáveis em matéria de proteção de dados, em conformidade com a Diretiva 95/46/CE e a Decisão-Quadro 2008/977/JAI.

O armazenamento de impressões digitais a nível nacional deve respeitar plenamente as regras em matéria de proteção de dados do SIS II. Os Estados-Membros devem conservar os dados dactiloscópicos descarregados a partir do CS-SIS separados das bases de dados nacionais e esses dados devem ser apagados ao mesmo tempo que as indicações e informações suplementares correspondentes.

2.14.2. Intercâmbio de impressões digitais e fotografias

Aplica-se o seguinte procedimento:

a) O gabinete SIRENE transmissor envia um formulário L pela via eletrónica habitual e indica, no campo 083 do formulário, que envia impressões digitais e fotografias para completar a indicação no SIS II;

b) O gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação integra as impressões digitais ou as fotografias na indicação do SIS II ou envia-as à autoridade competente para que esta complete a indicação.

2.14.3. Requisitos técnicos

As impressões digitais e as fotografias são recolhidas e transmitidas em conformidade com as normas definidas nas regras de execução para a introdução de dados biométricos no SIS II.

Todos os gabinetes SIRENE devem respeitar estas normas.

2.14.4. Formato e qualidade dos dados biométricos

Todos os dados biométricos introduzidos no sistema devem ser sujeitos a um controlo de qualidade específico visando garantir o respeito de normas mínimas de qualidade comuns a todos os utilizadores do SIS II.

Antes da introdução, são efetuados controlos a nível nacional para assegurar que:

a) Os dados dactiloscópicos e o respetivo ficheiro NIST são compatíveis, em todos os aspetos, com as disposições da Decisão de Execução (UE) 2016/1345 da Comissão (24) relativa a normas mínimas de qualidade dos dados relativos aos registos de impressões digitais no âmbito do Sistema de Informação Schengen de segunda geração (SIS II), incluindo o respetivo anexo, e com as normas técnicas adotadas pelo Comité a que se refere o artigo 51.o do Regulamento SIS II e o artigo 67.o da Decisão SIS II;

b) As fotografias, que só devem ser utilizadas para confirmar a identidade de uma pessoa localizada através de uma pesquisa alfanumérica no SIS II, são conformes com os seguintes requisitos: a relação comprimento/largura das fotografias do rosto tiradas de frente será, na medida do possível, 3:4 ou 4:5. Se possível, deve ser utilizada uma resolução de, pelo menos, 480 × 600 píxeis com 24 bits de intensidade de cor. Se a imagem tiver de ser captada com um digitalizador (scanner), a sua dimensão será, se possível, inferior a cerca de 200 kbytes.

2.15. Tipos especiais de investigação

2.15.1. Investigações com um alvo geográfico preciso

Entende-se por investigação com um alvo geográfico preciso aquela em que um Estado-Membro dispõe de provas concretas sobre o paradeiro da pessoa ou do objeto, assinalados por uma indicação, numa zona geograficamente limitada.

As investigações com um alvo geográfico preciso no espaço Schengen efetuam-se com base numa indicação no SIS II. Quando o paradeiro da pessoa ou do objeto são conhecidos, pode preencher-se o campo 311 (“Aviso importante”), indicando uma pesquisa geográfica e selecionando os países adequados. Se o paradeiro for conhecido aquando da introdução de uma indicação para detenção, o campo 061 do formulário A deve incluir as informações sobre o paradeiro da pessoa procurada. Em todos os outros casos, incluindo para comunicar o local onde se encontram objetos, deve ser utilizado o formulário M (campo 083). A indicação relativa à pessoa procurada será inserida no SIS II a fim de garantir o caráter imediatamente executório de qualquer pedido de intervenção (artigo 9.o, n.o 3, da Decisão-Quadro 2002/584/JAI).

Quando a pessoa ou o objeto de uma investigação geográfica se encontra num local diferente do indicado nessa pesquisa, o gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação deve informar, através do formulário M, o(s) Estado(s)-Membro(s) envolvido(s) para que as eventuais atividades relativas à investigação geográfica sejam suspensas.

2.15.2. Participação de unidades especiais da polícia em investigações com um alvo preciso (FAST)

Em certos casos, os gabinetes SIRENE dos Estados-Membros requeridos devem igualmente recorrer aos serviços das unidades especiais de polícia (FAST — Fugitive, Active Search Teams) que conduzem investigações com um alvo preciso. As indicações no SIS II não devem, porém, ser substituídas pela cooperação internacional com as referidas unidades especiais de polícia. Este tipo de cooperação não pode sobrepor-se ao papel dos gabinetes SIRENE como ponto central das investigações efetuadas através do SIS II.

Se for caso disso, deve ser estabelecida uma cooperação para garantir que o gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação é informado pela FAST nacional respetiva sobre qualquer operação em curso relacionada com uma indicação inserida no SIS II. Nesse caso, este gabinete SIRENE deve disponibilizar essas informações aos outros gabinetes SIRENE. Qualquer operação coordenada ENFAST (rede europeia de equipas de busca ativa fugitivas — European Network of Fugitive Active Search Teams) que implique a cooperação do gabinete SIRENE deve ser-lhe comunicada previamente.

Os gabinetes SIRENE devem assegurar que as informações suplementares, incluindo as informações sobre uma resposta positiva, são rapidamente transmitidas à FAST nacional se esta estiver envolvida na investigação.

3. INDICAÇÕES PARA EFEITOS DE DETENÇÃO, ENTREGA OU EXTRADIÇÃO (ARTIGO 26.o DA DECISÃO SIS II)

3.1. Inserção de uma indicação

A maioria das indicações para efeitos de detenção é acompanhada de um mandado de detenção europeu (MDE). No entanto, este tipo de indicação pode igualmente dar lugar a uma detenção provisória antes da obtenção de um pedido de extradição, em conformidade com o artigo 16.o da Convenção Europeia de Extradição.

O mandado de detenção europeu/pedido de extradição deve ser emitido por uma autoridade judicial competente para o efeito no Estado-Membro autor da indicação.

Ao inserir uma indicação para detenção para efeitos de entrega, deve ser inserida no SIS II uma cópia do mandado de detenção europeu original. Pode ser também inserida uma cópia do mandado de detenção europeu traduzida numa ou mais línguas oficiais das instituições da União.

Além disso, devem ser acrescentadas à indicação fotografias e impressões digitais da pessoa procurada, se estiverem disponíveis.

As informações pertinentes, incluindo o mandado de detenção europeu ou o pedido de extradição, relativas às pessoas procuradas para detenção para efeitos de entrega ou extradição, são disponibilizadas ao gabinete SIRENE quando a indicação é inserida. É necessário verificar se as informações estão completas e corretamente apresentadas.

Os Estados-Membros podem inserir mais de um mandado de detenção europeu por cada indicação para detenção. Incumbe ao Estado-Membro autor da indicação suprimir um mandado de detenção europeu que deixe de ser válido, bem como verificar se existem outros mandados de detenção europeus ligados à indicação e, se necessário, prorrogar a indicação.

Além do mandado de detenção europeu que tiver anexado a uma indicação para detenção, o Estado-Membro deve também poder anexar traduções do mandado, se necessário utilizando ficheiros binários separados.

Na medida do possível, os documentos digitalizados a anexar às indicações devem ter uma resolução mínima de 150 DPI.

3.2. Indicações múltiplas

Os procedimentos gerais são descritos no ponto 2.2.

Além disso, aplicam-se as seguintes regras:

Vários Estados-Membros podem inserir uma indicação para detenção sobre a mesma pessoa. Se um ou mais Estados-Membros emitirem uma indicação relativa à mesma pessoa, a decisão sobre qual dos mandados deve ser executado em caso de detenção compete à autoridade judicial de execução do Estado-Membro em que ocorre a detenção. O gabinete SIRENE do Estado-Membro de execução envia um formulário G a cada Estado-Membro em causa.

3.3. Usurpação de identidade

Ver o procedimento geral no ponto 2.12.1.

3.4. Inserção de uma alcunha

Ver o procedimento geral no ponto 2.12.2.

No caso de indicações para detenção, o gabinete SIRENE utiliza o campo 011 do formulário A (25) (no momento da inserção da indicação) ou ulteriormente o formulário M, quando informa os outros Estados-Membros sobre as alcunhas relativas a uma indicação para detenção, se dispuser dessas informações.

3.5. Informações suplementares a enviar aos Estados-Membros

Quando se insere uma indicação, são enviadas informações suplementares a seu respeito a todos os Estados-Membros.

As informações referidas no ponto 3.5.1 são enviadas aos outros gabinetes SIRENE através do formulário A, ao mesmo tempo que se insere a indicação. Outras informações suplementares necessárias para determinar a identidade são transmitidas após consulta e/ou a pedido de outro Estado-Membro.

Se existirem vários mandados de detenção europeus ou pedidos de extradição para a mesma pessoa, são preenchidos formulários A separados para cada um deles.

O mandado de detenção europeu/pedido de extradição e o formulário A devem ser suficientemente pormenorizados [em especial o ponto e) do mandado de detenção europeu “Descrição das circunstâncias em que a(s) infração(ões) foram cometidas, incluindo a data e o local”, os campos 042, 043, 044 e 045 “Descrição das circunstâncias”] para permitir aos outros gabinetes SIRENE verificar a indicação. O apêndice 3 apresenta as informações necessárias e a sua relação com os campos do mandado de detenção europeu.

Quando um mandado de detenção europeu seja substituído ou revogado tal deve ser indicado no campo 267 (artigo 26.o da Decisão SIS II) ou no campo 044 do formulário A (Pedido de extradição/Migrado), utilizando o texto seguinte: “O presente formulário substitui o formulário (número de referência) relativo ao mandado de detenção europeu (número de referência) emitido em (data)”.

3.5.1. Informações suplementares a enviar a propósito da detenção provisória

3.5.1.1. Em caso de indicação com base num mandado de detenção europeu e num pedido de extradição

Aquando da inserção de uma indicação para detenção para efeitos de extradição, são enviadas informações suplementares a todos os Estados-Membros através do formulário A. Se os dados incluídos na indicação e as informações suplementares enviadas aos Estados-Membros a propósito de um mandado de detenção europeu não forem suficientes para efeitos de extradição, são fornecidas informações adicionais.

Será indicado no campo 239 que o formulário diz simultaneamente respeito a um mandado de detenção europeu e a um pedido de extradição.

3.5.1.2. Em caso de indicação baseada apenas num pedido de extradição

Aquando da inserção de uma indicação para detenção para efeitos de extradição, são enviadas informações suplementares a todos os Estados-Membros através do formulário A.

Será indicado no campo 239 que o formulário diz respeito a um pedido de extradição.

3.6. Aposição de uma referência

Os procedimentos gerais são descritos no ponto 2.7.

Se pelo menos um dos mandados de detenção europeus anexados à indicação puder ser executado, não é aposta qualquer referência na indicação.

Se um mandado de detenção europeu disser respeito a mais de uma infração e se a entrega puder ser efetuada relativamente a pelo menos uma dessas infrações, não é aposta qualquer referência na indicação.

Como sublinhado no ponto 2.7, a aposição de uma referência numa indicação ao abrigo do artigo 26.o da Decisão SIS II é considerada, durante a duração dessa referência, como tendo sido inserida para comunicar o paradeiro da pessoa assinalada.

3.6.1. Pedido de aposição sistemática de uma referência às indicações relativas a pessoas procuradas para detenção para efeitos de extradição quando não se aplica a Decisão-Quadro 2002/584/JAI

Aplica-se o seguinte procedimento:

a) No caso de indicações relativas a pessoas procuradas para detenção para efeitos de extradição, quando a Decisão-Quadro 2002/584/JAI não se aplica, um gabinete SIRENE pode solicitar a outros gabinetes SIRENE a aposição sistemática de uma referência nas indicações relativas aos seus nacionais inseridas ao abrigo do artigo 26.o da Decisão SIS II;

b) Qualquer gabinete SIRENE que deseje proceder deste modo deve enviar um pedido escrito aos outros gabinetes SIRENE;

c) Qualquer gabinete SIRENE destinatário desse pedido deve apor uma referência para o Estado-Membro em causa imediatamente após a inserção da indicação;

d) A indicação mantém-se até que o gabinete SIRENE requerente solicite a sua supressão.

3.7. Atuação dos gabinetes SIRENE ao receberem uma indicação para detenção

Quando um gabinete SIRENE recebe um formulário A, deve consultar o mais rapidamente possível todas as fontes disponíveis para procurar localizar a pessoa procurada. O facto de as informações prestadas pelo Estado-Membro autor da indicação serem insuficientes para poderem ser aceites pelo Estado-Membro destinatário não deve impedir que este último leve a cabo as investigações necessárias. Os Estados-Membros destinatários devem proceder a buscas na medida em que tal seja permitido nos termos do direito nacional.

Se a indicação para detenção for confirmada e a pessoa for localizada ou detida num Estado-Membro, as informações constantes do formulário A podem ser transmitidas pelo gabinete SIRENE destinatário à autoridade competente do Estado-Membro que executa o mandado de detenção europeu ou o pedido de extradição. Se for solicitado o original do mandado de detenção europeu ou do pedido de extradição, a autoridade judiciária que o emitiu pode transmiti-lo diretamente à autoridade judiciária que o executa (salvo se outros mecanismos tiverem sido adotados pelo Estado autor da indicação e/ou o Estado de execução).

3.8. Intercâmbio de informações em caso de resposta positiva

Ver o procedimento geral no ponto 2.3.

Além disso, aplica-se o seguinte procedimento:

a) O gabinete SIRENE do Estado-Membro autor de uma indicação deve ser sempre imediatamente informado de qualquer resposta positiva sobre uma pessoa assinalada para detenção. Além disso, após o envio do formulário G, o gabinete SIRENE do Estado-Membro de execução comunica igualmente a resposta positiva ao gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação, se for caso disso, por telefone;

b) Se necessário, o gabinete SIRENE do Estado-Membro autor da indicação comunica então ao gabinete SIRENE do Estado-Membro de execução qualquer informação