DECISÃO Nº 18/97 que cria regras internas relativas ao tratamento dos pedidos de acesso aos documentos na posse do Tribunal (98/C 295/01)

O TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU,

Tendo em conta a declaração relativa ao direito de acesso à informação incluída como anexo na acta final do Tratado da União Europeia, que sublinha que a transparência do processo de tomada de decisão reforça o carácter democrático das instituições, bem como a confiança do público na administração;

Tendo em conta as conclusões dos Conselhos Europeus de Birmingham e de Edimburgo a favor de uma Comunidade mais próxima dos seus cidadãos;

Tendo em conta o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias e, nomeadamente, o seu artigo 88º;

Considerando aconselhável dotar-se de regras internas relativas ao tratamento dos pedidos de acesso aos documentos na posse do Tribunal;

Tendo em conta as disposições do Regulamento (CEE, Euratom) nº 354/83 do Conselho, de 1 de Fevereiro de 1983, relativo à abertura ao público dos arquivos históricos da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica (1);

Considerando que as presentes regras internas se enquadram no âmbito da política de comunicação e de informação das Comunidades Europeias;

Considerando que estas regras deverão ser aplicadas de forma a respeitar plenamente as disposições relativas à confidencialidade de determinadas informações,

DECIDE:

Artigo 1º Princípio geral

No âmbito e dentro dos limites das disposições previstas pelas presentes regras internas e das normas que regem a confidencialidade dos trabalhos de auditoria, o público tem acesso aos documentos do Tribunal de Contas, independentemente da sua forma.

Artigo 2º Tratamento dos pedidos numa primeira fase

1. O pedido de acesso a qualquer documento deverá ser efectuado por escrito e formulado de forma suficientemente precisa, devendo, em particular, incluir os elementos que permitam identificar o documento ou documentos visados.

2. Qualquer pedido recebido pelo Tribunal de Contas é enviado ao director das Relações Exteriores e do Serviço Jurídico, com cópia para o Presidente e para o Secretário Geral. Este, após consultar o Membro do Tribunal competente na matéria em questão, analisa a admissibilidade do pedido e decide acerca do seguimento a dar-lhe.

3. Se necessário, o director das Relações Exteriores e do Serviço Jurídico solicitará ao requerente que especifique melhor o seu pedido. Esta solicitação deverá ser efectuada no prazo de um mês após a data de recepção do pedido.

4. O acesso aos documentos efectuar-se-á quer através de consulta no local quer através da entrega de uma cópia às custas do requerente. A consulta dos documentos terá lugar na sede do Tribunal de Contas no Luxemburgo, devendo a data e a hora da consulta ser acordadas entre o requerente e o director das Relações Exteriores e do Serviço Jurídico. Será solicitada uma taxa de 10 ecus, mais 0,05 ecu por folha de papel, pela entrega de uma cópia de um documento em suporte papel que exceda 30 páginas, sendo os eventuais custos de expedição cobrados adicionalmente ao requerente. Os encargos relativos a outros meios de informação serão decididos pontualmente e comunicados previamente ao requerente.

5. O requerente é informado por escrito, no prazo de um mês a contar da data de recepção do seu pedido, pelo director das Relações Exteriores e do Serviço Jurídico, do seguimento dado ao seu pedido. O director das Relações Exteriores e do Serviço Jurídico, conjuntamente com os requerentes, encontrará uma solução equitativa para dar seguimento a pedidos repetitivos e/ou que digam respeito a documentos volumosos. Qualquer resposta negativa deverá ser fundamentada e informar o requerente de que dispõe de um prazo de um mês para recorrer desta decisão, sem o qual se considerará que renunciou ao seu pedido.

6. A pessoa à qual um documento seja fornecido não poderá reproduzir ou divulgar o mesmo sem autorização escrita prévia do Tribunal de Contas.

Artigo 3º Tratamento dos recursos dos pedidos recusados numa primeira fase

1. Qualquer recurso apresentado ao Tribunal de Contas é comunicado ao Presidente do Tribunal de Contas, com cópia para o Secretário Geral e para o director das Relações Exteriores e do Serviço Jurídico.

2. O Presidente do Tribunal de Contas, em consulta com o Grupo ADAR e com o Membro do Tribunal competente na matéria em questão, está habilitado a tomar decisões acerca dos recursos.

3. A resposta que comunica a decisão tomada na sequência de um recurso deve ser dada no prazo de dois meses após a apresentação do mesmo. A resposta deve ser devidamente fundamentada e indicar as vias de recurso possíveis, isto é os recursos jurisdicionais e a queixa ao Provedor de Justiça, nas condições previstas respectivamente nos artigos 173º e 138ºE do Tratado que institui a Comunidade Europeia.

Artigo 4º Casos específicos e excepções

1. Quando o pedido diz respeito a um documento que se encontre na posse do Tribunal de Contas mas do qual este não é o autor, o Tribunal de Contas acusará recepção do pedido e indicará a pessoa, instituição ou órgão ao qual o pedido deve ser dirigido.

2. Quando o documento solicitado foi publicado ou será publicado dentro de 12 meses, o requerente será convidado a dirigir-se ao Serviço das Publicações Oficiais das Comunidades Europeias no Luxemburgo.

3. O Tribunal de Contas pode recusar o acesso aos documentos com base nos seguintes critérios:

a) protecção do interesse público (por exemplo, segurança pública, relações internacionais, estabilidade monetária, procedimentos jurisdicionais, actividade de inspecção e de averiguação);

b) protecção do indivíduo e da vida privada (em particular, todos os dados pessoais relativos aos funcionários e agentes do Tribunal de Contas);

c) protecção do segredo em matéria comercial e industrial;

d) protecção dos interesses financeiros das Comunidades;

e) protecção da confidencialidade a pedido da pessoa singular ou colectiva que forneceu a informação ou da confidencialidade exigida pela legislação do Estado-membro que forneceu a informação.

4. Em conformidade com a obrigação de confidencialidade indicada no nº 1 do artigo 88º do Regulamento Financeiro, o Tribunal de Contas recusa o acesso a qualquer documento que contenha observações de controlo.

5. O Tribunal de Contas pode também recusar o acesso para garantir a protecção do interesse relativo ao segredo das suas deliberações. De uma forma geral, e salvo decisão em contrário da sua parte, o Tribunal recusa o acesso a qualquer documento relativo aos seus métodos de trabalho.

Artigo 5º Entrada em vigor

A presente decisão foi adoptada pelo Tribunal de Contas na sua 543ª reunião realizada em 20 de Fevereiro de 1997. A decisão entra em vigor no primeiro dia do mês seguinte ao da sua adopção, ou seja em 1 de Março de 1997.

Luxemburgo, 7 de Abril de 1997.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) JO L 43 de 15.2.1983, p. 1.