RELATÓRIO relativo às demonstrações financeiras do Instituto de Harmonização do Mercado Interno (IHMI-Alicante), acompanhado das respostas do Instituto (97/C 81/04)

(Período de 1 de Setembro de 1994 a 31 de Dezembro de 1995)

1.1. O presente relatório é dirigido ao Comité Orçamental do Instituto de Harmonização do Mercado Interno, em conformidade com o artigo 137º do Regulamento (CE) nº 40/94 do Conselho, de 20 de Dezembro de 1993 (1).

1.2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Instituto de Harmonização do Mercado Interno relativas aos exercícios de 1994 e 1995. Em conformidade com o nº 2, alínea c), do artigo 119º do Regulamento (CE) nº 40/94 do Conselho (2), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Presidente do Instituto. Esta responsabilidade inclui a elaboração e a apresentação das contas (3), em conformidade com as regras financeiras internas, como previsto no artigo 137º do Regulamento (CE) nº 40/94 do Conselho. De acordo com o artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas. O presente relatório constitui a primeira auditoria efectuada ao Instituto.

1.3. O Tribunal efectuou os controlos em conformidade com as normas de auditoria geralmente aceites, desde que sejam aplicáveis no contexto comunitário. Verificou através de amostragem os livros e registos contabilísticos, bem como outros procedimentos de auditoria considerados necessários neste contexto. As principais observações resultantes da auditoria do Tribunal são apresentadas na segunda parte do presente relatório.

1.4. As demonstrações financeiras relativas aos exercícios de 1994 e 1995 são fiáveis e a legalidade e regularidade das operações a que se referem encontram-se, no seu conjunto, asseguradas.

Principais observações relativas à execução orçamental do Instituto de Harmonização do Mercado Interno nos exercícios de 1994 e 1995

Subvenção da Comissão

1.5. Durante o exercício de 1995, o Instituto utilizou apenas 6,8 Mio ECU da subvenção concedida, ou seja 68 %. O Tribunal considera que o Instituto deveria ter emitido uma ordem de cobrança relativa à totalidade do orçamento (10,1 Mio ECU), a fim de fazer face às autorizações transitadas para o exercício de 1996 (4,6 Mio ECU).

Contabilidade orçamental

1.6. Durante o exercício de 1995, o Instituto criou um sistema de contabilidade. Este sistema permite alterar os registos a posteriori sem que apareça qualquer vestígio dessas alterações. Esta situação não está em conformidade com o disposto no nº 1 do artigo 4º e no nº 1 do artigo 29º do Regulamento Financeiro interno.

Dotações transitadas e transferências

1.7. As dotações transitadas para 1996 representam 46 % do orçamento e dizem respeito, nomeadamente, a equipamento informático (títulos II e III do orçamento). Além disso, as dotações disponíveis foram objecto de transferências do título I (pessoal) para o título II (despesas administrativas), num total de 2,529 Mio ECU (25 % do orçamento).

Inventário

1.8. O inventário faz apenas uma enumeração e não contém quaisquer valores. Desta forma, não é possível efectuar qualquer reconciliação com os montantes incluídos no balanço do Instituto.

Separação de funções

1.9. O Instituto não constituiu um sistema de gestão que assegure uma separação de funções adequada e uma correcta execução das disposições em matéria de receitas, autorizações e pagamentos (ou seja, gestor orçamental, auditor financeiro e tesoureiro).

Imobilizações

1.10. O Instituto ocupa actualmente um edifício pertencente ao Governo espanhol. Contudo, não há qualquer contrato respeitante à ocupação deste edifício. Também no que diz respeito à futura colocação à disposição da sede definitiva, o Instituto deverá determinar quais as necessidades em matéria de alojamento dos seus serviços.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 26 de Setembro de 1996.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

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(1) JO nº L 11 de 14. 1. 1994, p. 33.

(2) JO nº L 11 de 14. 1. 1994, p. 30.

(3) Como exigido pelo nº 1 do artigo 137º do Regulamento (CE) nº 40/94, as contas de todas as receitas e despesas do Instituto relativas ao exercício de 1995 foram elaboradas em 29 de Março de 1996, data em que as contas foram assinadas pelo Presidente do Instituto e dirigidas à Comissão, ao Comité Orçamental e ao Tribunal de Contas. Estas contas foram recebidas pelo Tribunal em 2 de Abril de 1996. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

RESPOSTAS DO INSTITUTO

Subvenção da Comissão

1.5. Nem a Comissão nem o Instituto de Harmonização do Mercado Interno consideraram necessário emitir uma ordem de cobrança.

O Instituto tomou nota desta observação do Tribunal de Contas, tendo tomado as disposições necessárias para que seja imediatamente emitida uma ordem de cobrança para a totalidade da subvenção, deduzida a reserva, para o exercício de 1996. O Instituto procederá do mesmo modo para os posteriores exercícios.

Contabilidade orçamental

1.6. É certo que o Instituto utiliza actualmente um sistema de contrabilidade orçamental que permite alterar os registos a posteriori. Aguardando a entrada em funcionamento do sistema Sincom 2, que está a ser criado pela Comissão, o Instituto tomou medidas de carácter organizativo para que o sistema que utiliza actualmente ofereça garantias de seguarança suplementares.

Entretanto, o Instituto não tem outra alternativa que não seja a de aguardar a implentação do sistema orçamental da Comissão que, em princípio, estará disponível antes do fim do ano; o desenvolvimento de um sistema deste tipo representa uma despesa importante que uma agência, por si só, não pode suportar.

Dotações transitadas e transferências

1.7. O orçamento do Instituto foi aprovado em 1995 mediante a inscrição na reserva, pelo Parlamento, do um montante de 2 milhões de ecus para um orçamento global de 10,1 milhões de ecus. A referida reserva doi desbloqueada em duas fases:

- 1 000 0000 de ecus em Outubro de 1995,

- o restante em Novembro de 1995.

É evidente que este bloqueio momentâneo das dotações, atendendo à incerteza quanto às possibilidades reais de desbloqueamento da reserva, teve repercussões sobre a utilização das dotações, principalmente sobre as do título I (pessoal). Com efeito, o Instituto não podia, de forma alguma, recrutar pessoal, uma vez que não tinha garantias de poder assegurar o pagamento dos salários até ao final do exercício.

Imediatamente após o desbloqueamento da reserva, foram tomadas medidas para a utilização das dotações disponibilizadas nas rubricas em que os prazos dos procedimentos de autorização de despesas o permitiam, bem com nos casos em que a sua necessidade era efectiva. Foi essa razão que levou o Instituto a solicitar uma transferência de dotaçoes do título I para o título II para, em seguida, proceder, essencialmente, à aquisição de material informático que, tendo em conta o calendário de entrada em funcionamento do Instituto, era particularmente urgente.

Importa recordar que o Instituto abriu as suas portas em 1 de Abril de 1996 e que, dessa data até hoje, o número de pedidos de marca recebidos ultrapassa os 30 000, enquanto que as previsões para todo o exercício se basearam em 15 000 pedidos.

A informatização dos procedimentos de gestão de marcas e os importantes investimentos realizados para o efeito durante o período que antecedeu a entrada em funcionamento do Instituto foram, portanto, plenamente justificados.

Inventário

1.8. Aquando da visita do Tribunal de Contas, o Instituto acabava precisamente de receber o software de gestão informatizada para a elaboração do inventário e estava a proceder à sua instalação.

Entretanto, começou a proceder-se à conciliação dos inventários físico e contabilístico.

Separação de funções

1.9. Segundo informações obtidas junto do Tribunal de Contas, este ponto refer-se à ordem das assinaturas nos procedimentos de autorizações e de pagamento de despesas. Não se trata, portanto, de um problema de confusão de responsabilidades entre as funções de ordenador, tesoureiro e auditor financeiro.

A observação refere-se ao facto de o tesoureiro visar o dossier antes do ordenador. Na fase de arranque do Instituto, em que não existia um gestor orçamental, este método permitia garantir a disponibilidade dos fundos antes da assinatura do ordenador.

Neste momento, o Instituto dispõe de um gestor orçamental, estando em condições, de agora em diante, de respeitar a seguinte ordem de assinaturas nos diversos documentos financeiros:

1. gestor orçamental,

2. ordenador,

3. auditor financeiro,

4. tesoureiro.

Isto responde às observações do Tribunal de Contas.

Imobilizações

1.10. Existe um acordo (ver cópia em anexo) entre o Ministro da Indústria do Governo espanhol e o antigo comissário responsável pelo Mercado Interno, Vanni d'Archirafi, pelo qual as autoridades espanholas põem gratuitamente à disposição do Instituto um edifíco (sede provisória); é esse edifício que o Instituto ocupa actualmente.

Com base no mesmo acordo, o Governo espanhol tomará as disposições necessárias para fornecer ao Instituto uma sede definitiva.

A decisão sobre o terreno e o caderno de encargos do edifício a construir foi tomada pelas autoridades espanholas em 3 de Julho de 1996. O caderno de encargos relativo a essa construção será publicado no Jornal Oficial das Comunidades Europeias (série S - Mercados públicos) no próximo dia 30 de Julho.

Prosseguindo a recente evolução deste processo, o Instituto adoptará com a maior celeridade as disposições que se impõem.