DECISÃO DA COMISSÃO

de 30 de Novembro de 2009

relativa à adopção de medidas de execução técnica para introduzir dados e ligar pedidos, ter acesso a dados, alterar, apagar e apagar antecipadamente dados, conservar e ter acesso aos registos das operações de tratamento de dados no Sistema de Informação sobre Vistos

[notificada com o número C(2009) 9402]

(Apenas fazem fé os textos nas línguas alemã, búlgara, checa, eslovaca, eslovena, espanhola, estónia, finlandesa, francesa, grega, húngara, italiana, letã, lituana, maltesa, neerlandesa, polaca, portuguesa, romena e sueca)

(2009/876/CE)

A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,

Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 767/2008 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 9 de Julho de 2008, relativo ao Sistema de Informação sobre Vistos (VIS) e ao intercâmbio de dados entre os Estados-Membros sobre os vistos de curta duração (Regulamento VIS) (1), nomeadamente o artigo 45.o, n.o 2, alíneas a) a d),

Considerando o seguinte:

O Regulamento (CE) n.o 767/2008 define o objectivo e as funcionalidades do sistema, bem como as responsabilidades a ele aferentes, e estabelece as condições e os procedimentos para o intercâmbio de dados em matéria de vistos entre Estados-Membros a fim de facilitar o exame dos pedidos de vistos e as decisões relativas aos mesmos.

O artigo 45.o, n.o 2, do Regulamento (CE) n.o 767/2008, prevê que as medidas necessárias à execução técnica do VIS Central, da interface nacional de cada Estado-Membro e da infra-estrutura de comunicação entre o Sistema Central e as interfaces nacionais são aprovadas nos termos do procedimento referido no artigo 49.o, n.o 2.

A Decisão 2009/377/CE da Comissão (3) estabelece medidas para dar execução ao mecanismo de consulta e aos procedimentos referidos no artigo 16.o do Regulamento (CE) n.o 767/2008. A Decisão 2009/756/CE da Comissão (4) estabelece especificações relativas à resolução e utilização das impressões digitais para efeitos de identificação e de verificação biométricas no VIS.

Nos termos do artigo 45.o, n.o 2, do Regulamento (CE) n.o 767/2008, devem ser adoptadas as medidas necessárias à execução técnica do VIS, em relação aos procedimentos para introduzir dados e ligar pedidos, ter acesso a dados, alterar, apagar e apagar antecipadamente dados e conservar e ter acesso aos registos das operações de tratamento de dados.

É conveniente adoptar um conceito técnico de propriedade a fim de que a conservação dos dados do VIS possa ser assegurada exclusivamente pelas autoridades competentes em matéria de vistos dos Estados-Membros responsáveis pela introdução de dados no VIS.

As medidas estabelecidas na presente decisão para efeitos de execução técnica do VIS devem ser completadas pelas Especificações Técnicas Pormenorizadas e pelo Documento de Controlo das Interfaces do VIS.

Nos termos do artigo 2.o do Protocolo relativo à posição da Dinamarca, anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado que institui a Comunidade Europeia, a Dinamarca não participou na adopção do Regulamento (CE) n.o 767/2008, não estando por ele vinculada nem sujeita à sua aplicação. Contudo, uma vez que o Regulamento (CE) n.o 767/2008 se baseia no acervo de Schengen, nos termos do disposto no título IV da Parte III do Tratado que institui a Comunidade Europeia, a Dinamarca notificou por carta de 13 Outubro de 2008, nos termos do artigo 5.o do Protocolo atrás referido, a transposição deste acervo para o direito interno. Por conseguinte, a Dinamarca fica vinculada, por força do direito internacional, a executar a presente decisão.

Nos termos da Decisão 2000/365/CE do Conselho, de 29 de Maio de 2000, sobre o pedido do Reino Unido da Grã-Bretanha e da Irlanda do Norte para participar em algumas das disposições do acervo de Schengen (5) , o Reino Unido não participou na adopção do Regulamento (CE) n.o 767/2008 e não está por ele vinculado nem sujeito à sua aplicação, pois constitui um desenvolvimento das disposições do acervo de Schengen. O Reino Unido não é, por conseguinte, destinatário da presente decisão.

Nos termos da Decisão 2002/192/CE do Conselho, de 28 de Fevereiro de 2002, sobre o pedido da Irlanda para participar em algumas das disposições do acervo de Schengen (6) , a Irlanda não participou na adopção do Regulamento (CE) n.o 767/2008 e não está por ele vinculada nem sujeita à sua aplicação, pois constitui um desenvolvimento das disposições do acervo de Schengen. A Irlanda não é, por conseguinte, destinatária da presente decisão.

A presente decisão constitui um acto baseado no acervo de Schengen ou de algum modo com ele relacionado, na acepção do artigo 3.o, n.o 2, do Acto de Adesão de 2003 e do artigo 4.o, n.o 2, do Acto de Adesão de 2005.

No que diz respeito à Islândia e à Noruega, a presente decisão constitui um desenvolvimento das disposições do acervo de Schengen na acepção do Acordo celebrado pelo Conselho da União Europeia e a República da Islândia e o Reino da Noruega relativo à associação destes Estados à execução, à aplicação e ao desenvolvimento do acervo de Schengen (7) , que faz parte do domínio referido no artigo 1.o, ponto B, da Decisão 1999/437/CE do Conselho, de 17 de Maio de 1999, relativa a determinadas regras de aplicação do Acordo celebrado pelo Conselho da União Europeia com a República da Islândia e o Reino da Noruega relativo à associação dos dois Estados à execução, à aplicação e ao desenvolvimento do acervo de Schengen (8) .

No que diz respeito à Suíça, a presente decisão constitui um desenvolvimento das disposições do acervo de Schengen na acepção do Acordo respeitante à celebração, em nome da Comunidade Europeia, do Acordo entre a União Europeia, a Comunidade Europeia e a Confederação Suíça relativo à associação da Confederação Suíça à execução, à aplicação e ao desenvolvimento do acervo de Schengen, que faz parte do domínio referido no artigo 1.o, ponto B, da Decisão 1999/437/CE, em conjugação com o artigo 3.o da Decisão 2008/146/CE do Conselho (9) , respeitante à celebração desse Acordo em nome da Comunidade Europeia.

No que diz respeito ao Liechtenstein, a presente decisão constitui um desenvolvimento das disposições do acervo de Schengen na acepção do Protocolo entre a União Europeia, a Comunidade Europeia, a Confederação Suíça e o Principado do Liechtenstein relativo à adesão do Principado do Liechtenstein ao Acordo entre a União Europeia, a Comunidade Europeia e a Confederação Suíça relativo à associação da Confederação Suíça à execução, à aplicação e ao desenvolvimento do acervo de Schengen, que faz parte do domínio referido no artigo 1.o, ponto B, da Decisão 1999/437/CE do Conselho, em conjugação com o artigo 3.o da Decisão 2008/261/CE do Conselho (10) , respeitante à assinatura, em nome da Comunidade Europeia, e à aplicação provisória de certas disposições desse Protocolo.

As medidas previstas na presente decisão estão em conformidade com o parecer do Comité criado pelo artigo 51.o, n.o 1, do Regulamento (CE) n.o 1987/2006 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 20 de Dezembro de 2006, relativo ao estabelecimento, ao funcionamento e à utilização do Sistema de Informação de Schengen de segunda geração (SIS II) (11) ,

ADOPTOU A PRESENTE DECISÃO:

Artigo 1.o

As medidas necessárias para a execução técnica do VIS, em relação aos procedimentos para introduzir os dados dos requerentes de visto e ligar os pedidos em conformidade com o artigo 8.o do Regulamento VIS, para ter acesso aos dados em conformidade com o artigo 15.o e os artigos 17.o a 22.o do Regulamento VIS, para alterar, apagar e apagar antecipadamente os dados em conformidade com os artigos 23.o a 25.o do Regulamento VIS e para conservar e ter acesso aos registos de dados em conformidade com o artigo 34.o do Regulamento VIS, são as estabelecidas no anexo.

Artigo 2.o

São destinatários da presente decisão o Reino da Bélgica, a República da Bulgária, a República Checa, a República Federal da Alemanha, a República da Estónia, a República Helénica, o Reino de Espanha, a República Francesa, a República Italiana, a República de Chipre, a República da Letónia, a República da Lituânia, o Grão-Ducado do Luxemburgo, a República da Hungria, a República de Malta, o Reino dos Países Baixos, a República da Áustria, a República da Polónia, a República Portuguesa, a Roménia, a República da Eslovénia, a República Eslovaca, a República da Finlândia e o Reino da Suécia.

(1) JO L 218 de 13.8.2008, p. 60.

(2) JO L 213 de 15.6.2004, p. 5.

(3) JO L 117 de 12.5.2009, p. 3.

(4) JO L 270 de 15.10.2009, p. 14.

(5) JO L 131 de 1.6.2000, p. 43.

(6) JO L 64 de 7.3.2002, p. 20.

(7) JO L 176 de 10.7.1999, p. 36.

(8) JO L 176 de 10.7.1999, p. 31.

(9) JO L 53 de 27.2.2008, p. 1.

(10) JO L 83 de 26.3.2008, p. 3.

(11) JO L 381 de 28.12.2006, p. 4.

ANEXO

1. CONCEITO TÉCNICO DE PROPRIEDADE

Aplica-se um conceito técnico de propriedade à relação entre o Estado-Membro responsável pela introdução de dados no VIS e os próprios dados.

A relação de propriedade é estabelecida vinculando a identificação do Estado-Membro responsável aos dados introduzidos no dossiê de pedido de visto.

A propriedade de um pedido de visto e das decisões que lhe digam respeito tomadas pelas autoridades responsáveis pelos vistos deve ser registada no VIS aquando da criação do dossiê de pedido ou da introdução no VIS da decisão a ele aferente e não pode ser modificada posteriormente.

2. INTRODUÇÃO DE DADOS E LIGAÇÃO DOS PEDIDOS

2.1. Introdução de dados aquando da apresentação do pedido

Sempre que um pedido for apresentado às autoridades de um Estado-Membro que representa outro Estado-Membro, a introdução de dados no VIS e qualquer comunicação subsequente relativa a esse dossiê de pedido deve mencionar a identificação do Estado-Membro representado, que será conservada com o atributo «represented User», segundo o mesmo quadro de códigos que se aplica ao Estado-Membro que procede à introdução dos dados no VIS.

Todos os dossiês de pedido de visto que estejam ligados nos termos do artigo 8.o, n.o 4, do Regulamento VIS, são propriedade do mesmo Estado-Membro.

Sempre que um Estado-Membro proceder à cópia de impressões digitais constantes de um dossiê de pedido registado no VIS, torna-se proprietário do novo dossiê de pedido em que essas impressões digitais são copiadas.

2.2. Introdução de dados subsequente à apresentação do pedido

Sempre que um Estado-Membro que representa outro decidir emitir um visto, interromper a análise do pedido, recusar o visto, anular ou revogar o visto, reduzir ou prorrogar o seu período de validade, em conformidade com os artigos 10.o a 14.o do Regulamento VIS, a comunicação tendo em vista a introdução dos dados no VIS deve mencionar a identificação do Estado-Membro representado, segundo o mesmo quadro de códigos que se aplica ao Estado-Membro que procede a introdução dos dados no VIS.

As decisões de emissão de um visto, de prorrogação de um visto sob a forma de uma nova vinheta de visto, bem como de redução do período de validade de um visto sob a forma de uma nova vinheta de visto, devem ser introduzidas no VIS acompanhadas dos dados da vinheta de visto e mantêm o mesmo proprietário.

O número da vinheta de visto introduzido no VIS, nos termos do artigo 10.o, n.o 1, alínea e), do Regulamento VIS, deve ser conforme com o disposto no Regulamento (CE) n.o 856/2008 do Conselho (1), ou seja, uma combinação do número nacional com 9 dígitos da vinheta de visto e do código de identificação de 3 letras que indica o Estado-Membro de emissão (2), devendo incluir os eventuais zeros que fazem parte do número nacional de nove dígitos da vinheta de visto.

2.3. Ligação dos pedidos

2.3.1. Ligação de pedidos se tiver sido registado um pedido anterior

Apenas o Estado-Membro proprietário de um dossiê de pedido está autorizado a ligá-lo a um ou mais dossiês do mesmo requerente ou, para efeitos de correcção, a apagar as ligações criadas, em conformidade com o artigo 8.o, n.o 3, do Regulamento VIS.

A cópia das impressões digitais de um requerente só é efectuada, no prazo máximo de 59 meses, a partir dos ficheiros ligados do interessado. Se os dados dactiloscópicos forem copiados a partir de um dossiê de pedido anterior que não exceda 59 meses, a ligação entre os dossiês de pedido não deve ser apagada.

2.3.2. Ligação dos pedidos de pessoas que viajam juntas

Para ligar os dossiês de pedido das pessoas que viajam juntas, em conformidade com o artigo 8.o, n.o 4, do Regulamento VIS, os números dos pedidos são transmitidos ao VIS, bem como o valor correspondente ao tipo de grupo, quer seja «família» ou «viajantes». A criação de um grupo ou, para efeitos de correcção, o apagamento das ligações criadas entre os diferentes membros do grupo, só pode ser efectuada pelo Estado-Membro proprietário do ou dos dossiês de pedido dos diferentes requerentes que compõem o grupo.

2.4. Procedimentos aplicáveis se a comunicação de determinados dados não for obrigatória por motivos jurídicos ou não for factualmente possível

Em conformidade com o artigo 8.o, n.o 5, do Regulamento VIS, a menção «não aplicável» é introduzida manualmente nos campos textuais ou, se for caso disso, mediante a selecção do valor num quadro de códigos. Se o campo textual compreender vários elementos, essa menção deve ser utilizada para cada um deles.

Se a comunicação das impressões digitais não for obrigatória ou não for possível, em conformidade com o artigo 8.o, n.o 5.o, do Regulamento VIS, devem ser preenchidos dois campos booleanos no VIS:

— «fingerprintsNotRequired»,

— «fingerprintsNotApplicable».

Estes campos devem ser preenchidos de acordo com o quadro seguinte que indica três situações possíveis:

— comunicação obrigatória das impressões digitais,

— comunicação não obrigatória das impressões digitais por motivos jurídicos,

— comunicação factualmente impossível das impressões digitais.

Campo do VIS Comunicação obrigatória das impressões digitais Comunicação não obrigatória das impressões digitais por motivos jurídicos Comunicação factualmente impossível das impressões digitais «fingerprintsNotRequired» FALSE TRUE FALSE «fingerprintsNotApplicable» FALSE TRUE TRUE

Além disso, o campo de texto livre correspondente a «ReasonForFingerprintNotApplicable» deve mencionar o verdadeiro motivo.

Quando um Estado-Membro só transmite os dados referidos no artigo 5.o, n.o 1, alíneas a) e b), do Regulamento VIS, nos termos do artigo 48.o, n.o 3, do mesmo regulamento, a falta dos dados referidos no artigo 5.o, n. 1, alínea c), deve ser assinalada pela menção «not applicable», completada pela remissão para o referido artigo 48.o, n.o 3, no campo de texto livre indicando que não é obrigatória a comunicação dos dados por motivos jurídicos. As menções «FingerprintsNotRequired» TRUE e «FingerprintsNotApplicable» TRUE são indicadas nos campos respectivos.

3. ACESSO AOS DADOS

A data de um pedido de asilo deve ser utilizada na consulta e extracção de dados para os fins referidos no artigo 21.o, n.o 2, do Regulamento VIS. Além disso, a extracção de pedidos que estiveram ligados, em conformidade com o artigo 8.o, n.o 4, do Regulamento VIS, só é possível para os grupos de tipo família (cônjuge e/ou filhos) referidos no ponto 2.3.2.

4. ALTERAÇÃO, APAGAMENTO E APAGAMENTO ANTECIPADO DE DADOS NOS TERMOS DO ARTIGO 24.o DO REGULAMENTO VIS

Os dados seguintes registados no VIS não podem ser alterados:

— o número do pedido,

— o número da vinheta de visto,

— o tipo de decisão,

— o Estado-Membro representado (se aplicável),

— o Estado-Membro responsável pela introdução dos dados no VIS.

Se os dados acima referidos tiverem de ser corrigidos, o dossiê de pedido ou os dados relativos às decisões tomadas pelas autoridades responsáveis pelos vistos devem ser apagados e é criado um novo dossiê. Apenas o Estado-Membro proprietário dos dados constantes do dossiê de pedido os pode apagar.

5. CONSERVAÇÃO DOS REGISTOS DAS OPERAÇÕES DE TRATAMENTO DE DADOS E ACESSO A ESTES REGISTOS

5.1. Conservação dos registos das operações de tratamento de dados

Cada operação de tratamento de dados no VIS é objecto de um registo de entrada no campo «TypeOfAction», no qual se especifica o objectivo do acesso em conformidade com o artigo 34.o, n.o 1, do Regulamento VIS.

Esse registo deve indicar a data e a hora da sua recepção. Esta indicação será utilizada ulteriormente para identificar os registos de entradas a apagar.

Em relação a todas as operações de tratamento de dados, a identificação da autoridade que procede à introdução ou extracção de dados deve figurar no registo correspondente. O utilizador e o VIS central devem ser definidos no registo enquanto remetente ou destinatário.

Para além da identificação da autoridade que procede à introdução ou extracção de dados e do número do pedido de visto, nenhum outro dado operacional deve figurar no registo. O tipo de dados transmitidos ou utilizados para efeitos da interrogação referida no artigo 34.o, n.o 1, do Regulamento VIS deve ser conservado.

Quando os registos referidos no artigo 34.o, n.o 2, do Regulamento VIS, cujo campo «TypeOfAction» indique «Delete Application» ou «Automatic Deletion», são encontrados pelo VIS, este último calcula se passou um ano desde o termo do período de conservação referido no artigo 23.o, n.o 1, do Regulamento VIS e, se for este o caso, procede ao seu apagamento. Todos os registos das operações de tratamento de dados que têm o mesmo número de pedido devem ser apagados simultaneamente, caso não sejam necessários para fins de controlo em matéria de protecção de dados, em conformidade com o artigo 34.o, n.o 2, do Regulamento VIS.

Os registos das operações de tratamento de dados não podem ser alterados nem apagados antes de um ano após o termo do período de conservação referido no artigo 23.o, n.o 1, do Regulamento VIS.

5.2. Acesso aos registos das operações de tratamento de dados

O acesso aos registos (entradas) conservados pela autoridade de gestão em conformidade com o artigo 34.o, n.o 1, do Regulamento VIS, está reservado aos administradores do VIS devidamente autorizados e à Autoridade Europeia para a Protecção de Dados. Esta disposição aplica-se mutatis mutandis aos registos de acesso aos registos.

(1) JO L 235 de 2.9.2008, p. 1.

(2) Excepção para a Alemanha: o seu código de país é «D».