PT Jornal Oficial da União Europeia L 342/57

DECISÃO (UE) 2015/2463 DA COMISSÃO

de 18 de dezembro de 2015

relativa ao regulamento interno da instância referida no artigo 108.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho

A COMISSÃO EUROPEIA,

Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

Tendo em conta o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União e que revoga o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho (1),

Tendo em conta o Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012 da Comissão, de 29 de outubro de 2012, sobre as normas de execução do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União (2), nomeadamente o artigo 144.o,

Considerando o seguinte:

(1) O Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 institui uma instância encarregada de avaliar de forma centralizada as situações referidas no artigo 106.o, n.o 1, e de adotar as recomendações adequadas (a seguir designada «a instância»).

(2) O artigo 108.o, n.o 7, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 estabelece a composição da instância e prevê que esta seja assistida por um serviço de secretariado permanente assegurado pela Comissão.

(3) O artigo 144.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012 regula a organização e a composição da instância, o procedimento de nomeação do seu presidente e a gestão dos conflitos de interesses. O artigo 144.o, n.o 5, prevê que o regulamento interno da instância seja adotado pela Comissão.

(4) É necessário especificar o procedimento de nomeação e de destituição do presidente e prever disposições para a sua substituição em caso de ausência ou impedimento de exercício de funções.

(5) É necessário estabelecer regras pormenorizadas sobre a composição da instância, em qualquer circunstância, nomeadamente sobre a designação dos dois membros permanentes, dos seus adjuntos e do membro adicional que representa o gestor orçamental.

(6) No interesse de uma boa administração da instância, é conveniente especificar as funções de apoio que serão prestadas pelo secretariado no âmbito dos seus trabalhos.

(7) É necessário clarificar o procedimento para interpor uma ação junto da instância, em especial no que se refere ao conteúdo mínimo do pedido do gestor orçamental.

(8) No interesse dos operadores económicos, é necessário clarificar as modalidades práticas que permitem garantir o respeito do direito a ser ouvido.

(9) É conveniente especificar as modalidades práticas por que se deve reger uma estreita cooperação entre a instância e o Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF), à luz do Acordo administrativo sobre cooperação e o intercâmbio atempado de informações entre a Comissão Europeia e o OLAF.

(10) É conveniente clarificar as regras que regem a adoção de recomendações pela instância.

(11) O tratamento de dados pessoais pela instância e pelo seu secretariado deve ser efetuado em conformidade com o Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho (3).

(12) O Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho (4) é aplicável às recomendações adotadas pela instância,

ADOTOU A PRESENTE DECISÃO:

Artigo 1.o

Objeto

A presente decisão estabelece o regulamento interno da instância referida no artigo 108.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 («a instância»).

Artigo 2.o

Nomeação e destituição do presidente

1. O presidente da instância deve ser nomeado pela Comissão, em conformidade com o artigo 144.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.

2. Se deixar de preencher as condições exigidas para o desempenho das suas funções, o presidente pode ser destituído pela Comissão.

Artigo 3.o

Substituição do presidente

1. O presidente tem um adjunto, que o substitui caso esteja ausente ou impedido de exercer as suas funções. O adjunto do presidente é nomeado em conformidade com o disposto no artigo 144.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.

2. Em caso de ausência ou impedimento quer do presidente, quer do seu adjunto, o membro permanente com mais antiguidade (5), designado em conformidade com o artigo 4.o, desempenhará essas funções. Nesse caso, o membro permanente adjunto do presidente é substituído pelo seu adjunto, designado em conformidade com o artigo 4.o.

Artigo 4.o

Designação dos membros da instância e dos seus adjuntos

1. O diretor do Serviço Financeiro Central da Direção-Geral do Orçamento é um dos dois membros permanentes da instância referida no artigo 144.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 1268/2012. O diretor-geral do Orçamento designa como seu adjunto um funcionário de grau AD 11, no mínimo.

O diretor-geral do Orçamento designa como segundo membro permanente e respetivo adjunto ad personam dois funcionários, respetivamente, no mínimo de grau AD 14 e grau AD 11.

2. O membro adicional que representa o gestor orçamental requerente, a que se refere o artigo 144.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 1268/2012, é designado em conformidade com o regulamento interno e as regras administrativas internas da instituição, agência ou organismo em causa, referido no artigo 65.o, n.o 3, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.

Artigo 5.o

Designação de observadores e cooperação com o OLAF

1. Os observadores não participarão na adoção das recomendações da instância em conformidade com o artigo 13.o.

2. Têm estatuto de observador os representantes das seguintes entidades:

a) o serviço jurídico da Comissão;

b) o Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF), no caso de o pedido do gestor orçamental se basear, entre outros, em informações transmitidas por esse organismo;

c) os gestores orçamentais (exceto o gestor orçamental requerente) da Comissão, de um serviço ou organismo europeu criado pela Comissão, de uma agência de execução, de outra instituição ou outro organismo, agência ou órgão europeu interessado no caso apresentado à instância;

d) qualquer outra entidade convidada pelo presidente.

3. Um representante do serviço jurídico assistirá a todas as reuniões da instância. O serviço jurídico será informado de todos os procedimentos escritos referidos no artigo 10.o, podendo apresentar observações oralmente ou por escrito. Deve fazê-lo se assim solicitado pelo presidente.

4. Sempre que tiver o estatuto de observador nos termos da alínea b) do n.o 2, o OLAF colabora estreitamente com a instância, em conformidade com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho (6), no pleno respeito dos direitos processuais e fundamentais e da proteção dos autores de denúncias. Nesses casos, os representantes do OLAF podem assistir a todas as reuniões da instância e participar em todos os procedimentos escritos e orais referidos nos artigos 9.o e 10.o, mediante a apresentação de observações oralmente e/ou por escrito, sempre que convidados a tal pelo presidente.

Noutros casos, o OLAF pode ser convidado a facultar informações ou conselhos relevantes sempre que o presidente considere apropriado para efeitos da proteção dos interesses financeiros da União.

5. Os gestores orçamentais com estatuto de observador nos termos da alínea c) do n.o 2 devem assistir a todas as reuniões da instância. Serão informados de todos os procedimentos escritos referidos no artigo 10.o, podendo apresentar observações oralmente ou por escrito.

6. Sempre que convidados pelo presidente, podem assistir às reuniões da instância outros observadores, que podem apresentar observações, oralmente ou por escrito, a convite do presidente.

Artigo 6.o

Prevenção e gestão de conflitos de interesses

1. Qualquer membro ou observador cuja participação nas deliberações da instância possa gerar um conflito de interesses relativamente a um ponto específico da ordem de trabalhos deve informar o presidente e o secretariado sem demora e, em qualquer caso, antes do início das deliberações.

2. Na eventualidade de um conflito de interesses, o membro ou observador em questão deve renunciar a participar e abster-se de debater o ponto da ordem de trabalhos em causa, bem como de participar nas deliberações, no consenso ou na votação, consoante o caso.

3. Os membros e os observadores devem assinar uma declaração de ausência de conflito de interesses antes do início das deliberações da instância sobre cada caso.

4. Se o próprio presidente se encontrar numa situação de conflito de interesses em relação a um ponto específico da ordem de trabalhos, deve informar o secretariado e abster-se de participar. Nessa eventualidade, o presidente é substituído pelo seu adjunto.

5. Os n.os 1, 2 e 3 aplicam-se, mutatis mutandis, ao presidente adjunto, aos adjuntos e aos membros do secretariado da instância.

Artigo 7.o

Secretariado permanente

1. O serviço de secretariado da instância é assegurado pela Direção-Geral do Orçamento, à qual está administrativamente ligado.

2. As funções do secretariado são descritas no artigo 144.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012. Cabe ao secretariado, em especial:

a) verificar se os requerimentos de reenvio de um processo à instância estão completos antes da sua transmissão ao presidente e aos membros;

b) identificar quaisquer outros gestores orçamentais em causa no caso em apreço que possam ser propostos como eventuais observadores;

c) identificar os casos em que o OLAF deve ser convidado a prestar informações ou conselhos relevantes, tal como previsto no segundo parágrafo do artigo 5.o, n.o 4.

d) elaborar a ordem de trabalhos das reuniões da instância sob a responsabilidade do presidente e enviá-la aos membros e observadores;

e) assistir às deliberações da instância e elaborar as atas das reuniões;

f) notificar os operadores económicos e outros gestores orçamentais em causa, em conformidade com o artigo 108.o, n.o 8, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012;

g) notificar o gestor orçamental requerente da recomendação adotada pela instância;

h) tratar os pedidos de acesso aos documentos da instância, em especial às suas recomendações, em conformidade com o Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

Artigo 8.o

Reenvio de processos à instância

1. A instância será convocada a pedido de qualquer gestor orçamental da Comissão, de outra instituição, de um serviço ou organismo europeu criado pela Comissão, de uma agência de execução ou de outro organismo, agência ou órgão europeu.

2. O pedido deve ser transmitido ao secretariado por correio eletrónico cifrado para Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu, em conformidade com as regras em matéria de cifragem em vigor na Comissão.

3. Sempre que o gestor orçamental tiver conhecimento de informações referidas nos artigos 106.o, n.o 2, e 108.o, n.o 3, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, deve remeter o caso à instância para apreciação, o mais tardar, dois meses após ter tomado conhecimento dessas informações, exceto em casos devidamente justificados.

4. O pedido do gestor orçamental que submete o caso à apreciação da instância deve conter as informações exigidas no artigo 108.o, n.o 8, alínea a), do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012. O gestor orçamental deve também transmitir todas as informações relevantes, nomeadamente relatórios do OLAF, no caso de tais informações serem transmitidas pelo OLAF nos termos dos artigos 7.o, n.o 6, e 11.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013.

5. Só um pedido acompanhado das informações referidas no n.o 4 pode determinar o início do prazo referido no artigo 108.o, n.o 8, alínea f), do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.

6. O pedido não deve exceder dez páginas, excluindo anexos, exceto em casos especialmente complexos do ponto de vista jurídico ou factual.

Artigo 9.o

Convocatória de uma reunião

O presidente convocará uma reunião com a finalidade de:

a) estabelecer a qualificação jurídica preliminar, tal como referido no artigo 108.o, n.o 8, alínea b), do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012;

b) adotar uma recomendação referida no artigo 108.o, n.o 9, do referido regulamento.

Artigo 10.o

Procedimento escrito

1. Por iniciativa do presidente ou a pedido de um membro da instância, pode ser constatada a qualificação jurídica preliminar, podendo a recomendação ser adotada por procedimento escrito. Qualquer membro da instância, incluindo o presidente, pode opor-se à utilização do procedimento escrito. Nesse caso, o presidente convoca uma reunião num prazo razoável.

2. O presidente estabelece o prazo para o procedimento escrito de acordo com a urgência da questão, tendo devidamente em conta os prazos referidos no artigo 12.o

Artigo 11.o

Direito a apresentar observações por escrito

1. A instância deve garantir o direito a apresentar observações do operador económico em causa, em conformidade com o artigo 108.o, n.o 8, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.

2. A divulgação de informações decorrentes ou relacionadas com inquéritos efetuados ou coordenados pelo OLAF exigem o acordo deste último, que deve ser transmitido no âmbito da fase oral e da fase escrita do processo a que se refere o artigo 5.o, n.o 4.

3. No caso de o pedido do gestor orçamental se basear em informações transmitidas pelo OLAF, e a fim de não comprometer a confidencialidade dos inquéritos efetuados ou coordenados pelo OLAF e dos inquéritos ou processos judiciais nacionais eventualmente do conhecimento do OLAF, a instância deve consultar o OLAF antes de emitir a notificação dirigida ao operador económico a que se refere o artigo 108.o, n.o 8, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.

4. O operador económico deve transmitir ao secretariado observações escritas em formato eletrónico por correio eletrónico para Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu, sob a forma de simples ficheiro eletrónico elaborado num programa de tratamento de texto.

5. Em princípio, as observações por escrito não devem exceder dez páginas, excluindo anexos, exceto em casos especialmente complexos do ponto de vista jurídico ou factual.

Artigo 12.o

Prazos aplicáveis

1. Os prazos aplicáveis para a adoção pela instância das suas recomendações são os previstos no artigo 108.o, n.o 8, alínea f), do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.

2. Em especial, a eventual necessidade de traduzir as observações apresentadas pelo operador económico pode dar origem, a título excecional e devidamente justificado, à prorrogação do prazo para aprovação da recomendação do painel.

Artigo 13.o

Adoção da recomendação

A instância deve procurar chegar a um consenso.

Na ausência de um consenso, a instância deve proceder a uma votação, na qual:

a) o presidente dispõe de um voto;

b) os dois membros permanentes dispõem, em conjunto, de um voto;

c) o membro adicional que representa o gestor orçamental dispõe de um voto.

A posição da instância será aprovada por maioria absoluta.

Artigo 14.o

Notificação da recomendação

1. A instância deve notificar sem demora o gestor orçamental requerente da sua recomendação.

2. A instância deve notificar simultaneamente a sua recomendação aos eventuais observadores e ao OLAF, no caso de o pedido se basear em informações transmitidas por este organismo.

Artigo 15.o

Confidencialidade das deliberações

As deliberações da instância são e devem permanecer secretas.

Artigo 16.o

Proteção dos dados pessoais

O tratamento de dados pessoais pela instância e pelo seu secretariado deve respeitar o disposto no Regulamento (CE) n.o 45/2001.

Artigo 17.o

Disposições transitórias

Na pendência da nomeação do presidente e do seu adjunto, o membro permanente com mais antiguidade exerce as funções de presidente da instância.

Artigo 18.o

A presente decisão entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.

Feito em Bruxelas, em 18 de dezembro de 2015. Pela Comissão O Presidente Jean-Claude JUNCKER

(1) JO L 298 de 26.10.2012, p. 1.

(2) JO L 362 de 31.12.2012, p. 1.

(3) Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de dezembro de 2000, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados (JO L 8 de 12.1.2001, p. 1).

(4) Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão (JO L 145 de 31.5.2001, p. 43).

(5) São aplicáveis as regras da Comissão em matéria de antiguidade.

(6) Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de setembro de 2013, relativo aos inquéritos efetuados pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) e que revoga o Regulamento (CE) n.o 1073/1999 do Parlamento Europeu e do Conselho e o Regulamento (Euratom) n.o 1074/1999 do Conselho (JO L 248 de 18.9.2013, p. 1).