ACTO DO CONSELHO de 3 de Novembro de 1998 que adopta regulamentação em matéria de protecção do sigilo das informações da Europol (1999/C 26/02)

O CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA,

Tendo em conta a Convenção, elaborada com base no artigo K.3 do Tratado da União Europeia, que cria um Serviço Europeu de Polícia (Convenção Europol) (1), nomeadamente o n.° 1 do artigo 31.°,

Tendo em conta o projecto de regulamentação submetido pelo Conselho de Administração,

Considerando que o Conselho, deliberando por unanimidade, deve adoptar regulamentação adequada em matéria de protecção do sigilo das informações recolhidas pela Europol ou intercambiadas por esta,

ADOPTOU A PRESENTE REGULAMENTAÇÃO:

CAPÍTULO I

DEFINIÇÕES E ÂMBITO DE APLICAÇÃO

Artigo 1.° Definições

Para efeitos da presente regulamentação, entende-se por:

a) «Tratamento de informações»: qualquer operação ou conjunto de operações efectuadas sobre dados pessoais, com ou sem meios automatizados, tais como a recolha, organização, conservação, adaptação ou alteração, recuperação, consulta, utilização, comunicação por transmissão, difusão ou qualquer outra forma de colocação à disposição, com comparação ou interconexão, bem como o bloqueio, apagamento ou destruição;

b) «Parte terceira»: Estado ou órgão terceiro na acepção do n.° 4 do artigo 10.° da Convenção Europol;

c) «Comité de Segurança da Europol»: o comité constituído por representantes dos Estados-Membros e da Europol referido no artigo 3.°;

d) «Coordenador da Segurança da Europol»: o director-adjunto da Europol, que - nos termos do n.° 2 do artigo 29.° da Convenção Europol - o director incumbe, a par das suas restantes funções, da coordenação e controlo em questões de segurança;

e) «Agente de Segurança da Europol»: agente da Europol designado pelo director da Europol referido na alínea e) e responsável pelas questões de segurança de acordo com o artigo 5.°;

f) «Manual de Segurança»: manual de execução da presente regulamentação, a elaborar de acordo com o artigo 6.°;

g) «Nível de segurança»: menção de segurança da Europol 1, 2 ou 3 atribuída a um documento processado pela ou através da Europol, tal como referido no artigo 8.°;

h) «Pacote de segurança»: conjunto específico de medidas de segurança que deverão ser aplicadas às informações sujeitas a um nível de segurança da Europol, tal como referido no artigo 8.°;

i) «Nível básico de protecção»: o nível de protecção que será aplicado a todas as informações processadas pela ou através da Europol, excepto às informações expressamente assinaladas ou claramente identificáveis como informações públicas, tal como referido no n.° 1 do artigo 8.°

Artigo 2.° Âmbito de aplicação

1. A presente regulamentação estabelece as medidas de segurança a aplicar a toda a informação processada pela ou através da Europol no âmbito da sua organização.

2. Os Estados-Membros comprometem-se a assegurar que, no seu território, essa informação terá um nível de protecção equivalente ao garantido por estas medidas.

3. As comunicações electrónicas entre a Europol e as unidades nacionais dos Estados-Membros deverão proporcionar um nível de protecção equivalente ao garantido por estas medidas. O Comité de Segurança aprovará por unanimidade uma norma comum para estas comunicações electrónicas, após consulta das autoridades competentes dos Estados-Membros.

4. O anexo à presente regulamentação contém uma panorâmica dos níveis de segurança da Europol a que se refere o artigo 8.° e as menções equivalentes presentemente aplicadas pelos Estados-Membros às informações sujeitas a esses níveis de segurança. Sempre que um Estado-Membro informar os outros Estados-Membros e a Europol de qualquer alteração às disposições nacionais em matéria de níveis de segurança ou de menções equivalentes, a Europol elaborará uma versão revista dessa panorâmica. Pelo menos uma vez por ano, o Comité de Segurança da Europol verificará se a panorâmica se encontra actualizada.

CAPÍTULO II

RESPONSABILIDADES DE SEGURANÇA

Artigo 3.° Comité de Segurança da Europol

1. É criado um Comité de Segurança da Europol, constituído por representantes dos Estados-Membros e da Europol, que se reunirá pelo menos uma vez por ano.

2. O Comité de Segurança da Europol terá como função aconselhar o Conselho de Administração e o director da Europol sobre as questões relacionadas com a política de segurança, incluindo a aplicação do Manual de Segurança.

3. O Comité de Segurança da Europol elaborará o seu regulamento interno. As reuniões do Comité de Segurança da Europol serão presididas pelo coordenador da segurança.

Artigo 4.° Coordenador da segurança

1. O coordenador da segurança será, de uma maneira geral, responsável por todas as questões relacionadas com a segurança, incluindo as medidas de segurança previstas na presente regulamentação e no Manual de Segurança. Deverá acompanhar a aplicação das disposições de segurança e informar o director de todas as violações da segurança, o qual, por sua vez, nos casos graves, informará o Conselho de Administração. Caso haja risco de tais violações comprometerem os interesses de um Estado-Membro, este será igualmente informado.

2. O coordenador da Segurança dependerá directamente do director da Europol.

Artigo 5.° Oficial de segurança

1. A responsabilidade pela aplicação prática das medidas de segurança estabelecidas na presente regulamentação e no Manual de Segurança incumbirá ao oficial de segurança da Europol, que dependerá directamente do coordenador da segurança. São funções específicas do oficial de segurança:

a) Gerir a Unidade de Segurança da Europol;

b) Formar, assistir e aconselhar os agentes de ligação e o pessoal da Europol no exercício das suas funções nos termos da presente regulamentação e do Manual de Segurança;

c) Aplicar as disposições de segurança, investigar as violações à segurança e informar rapidamente das mesmas o coordenador da segurança;

d) Rever em permanência as medidas de segurança para verificar a sua adequação, com base na avaliação das ameaças; para o efeito, e por norma, informará o coordenador da segurança pelo menos uma vez por mês e, em casos excepcionais, sempre que necessário, e fará observações e sugestões;

e) Desempenhar as funções que lhe forem confiadas ao abrigo do presente regulamento ou do Manual de Segurança;

f) Desempenhar outras funções que lhe forem atribuídas pelo coordenador da segurança.

2. O oficial de segurança deve ser sujeito a um controlo correspondente ao mais alto nível de segurança previsto na legislação aplicável no Estado-Membro da sua nacionalidade.

Artigo 6.° Manual de Segurança: procedimento e conteúdo

1. O Manual de Segurança será adoptado pelo Conselho de Administração depois de consultado o Comité de Segurança.

2. O Manual de Segurança conterá:

a) Regras pormenorizadas sobre as medidas de segurança que prevejam um nível básico de protecção, tal como referido no n.° 1 do artigo 8.° da presente regulamentação, baseadas no artigo 25.° e no n.° 2 do artigo 32.° da Convenção Europol e que tenham em conta o n.° 3 do artigo 31.° dessa convenção, a aplicar no âmbito da organização da Europol;

b) Regras pormenorizadas sobre as medidas de segurança associadas aos diferentes níveis de segurança da Europol e aos respectivos pacotes de segurança, conforme referido nos n.os 2 e 3 do artigo 8.°;

3. As alterações ao Manual de Segurança serão adoptadas de acordo com o procedimento previsto no n.° 1.

4. Para o sistema informático Europol e quaisquer outros sistemas informáticos utilizados na Europol que sirvam para processar informações com menção de protecção, será adoptado e alterado nos termos de procedimento descrito no n.° 1 um requisito específico de segurança do sistema. Esse requisito específico de segurança do sistema terá de obedecer às disposições pertinentes do Manual de Segurança.

Artigo 7.° Cumprimento

As medidas de segurança previstas na presente regulamentação e no Manual de Segurança deverão ser observadas por todo o pessoal da Europol e pelos agentes de ligação, bem como por qualquer outra pessoa vinculada a uma obrigação especial de discrição ou confidencialidade.

CAPÍTULO III

PRINCÍPIOS GERAIS

Artigo 8.° Nível básico de protecção, níveis de segurança e pacotes de segurança

1. Toda a informação processada pela ou através da Europol, com excepção das informações expressamente assinaladas ou claramente identificáveis como informações públicas, será sujeita a um nível básico de protecção dentro da organização da Europol e nos Estados-Membros. As informações sujeitas apenas ao nível básico de protecção não necessitarão de qualquer menção específica de um nível de segurança da Europol, mas deverão ser designadas como informações da Europol.

2. Nos termos do n.° 2 do artigo 2.°, os Estados-Membros garantirão a aplicação do nível básico de protecção a que se refere o n.° 1 através de uma série de medidas conformes com a legislação e as normas nacionais, em que se inclui a obrigação de discrição e confidencialidade, limitando o acesso às informações a pessoal autorizado, o preenchimento dos requisitos de protecção dos dados pessoais e a aplicação das medidas gerais de carácter técnico e processual, a fim de preservar a segurança das informações, tendo em conta o n.° 2 do artigo 25.° da Convenção Europol.

3. As informações que exijam medidas de segurança suplementares ficarão sujeitas a um nível de segurança da Europol que será indicado através de uma menção específica. Esse nível de segurança será atribuído apenas quando se revelar absolutamente necessário e terá a duração indispensável.

4. Os níveis de segurança da Europol serão numerados «nível Europol 1 a 3»:

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Cada um dos níveis de segurança da Europol relacionar-se-á com um pacote de segurança específico a aplicar dentro da organização da Europol. Os pacotes de segurança proporcionarão diferentes níveis de protecção, consoante o teor da informação e as consequências negativas que o acesso não autorizado, a divulgação ou a utilização da informação possam ter para os interesses dos Estados-Membros ou da Europol. Relativamente às medidas de segurança a aplicar, os níveis Europol 1 a 3 corresponderão, tanto quanto possível, aos padrões internacionais existentes.

Sempre que se proceda à recolha de informações com menções de protecção de segurança de diferentes níveis, o nível de segurança a aplicar será pelo menos tão elevado quanto o da informação protegida ao nível mais elevado. De qualquer modo, a um grupo de informações pode ser atribuído um nível de protecção superior ao de cada uma das suas partes.

As traduções de documentos com menção de protecção serão sujeitas à mesma protecção que os originais.

5. Os pacotes de segurança consistirão numa série de medidas de natureza técnica, organizativa ou administrativa, conforme previsto no Manual de Segurança. Neles se incluirá qual a utilização que é permitido dar à informação sujeita ao artigo 17.° da Convenção Europol, que pode ir desde a utilização sem restrições à proibição de utilização sem autorização do emitente.

Artigo 9.° Determinação do nível de segurança

1. O Estado-Membro que fornece a informação à Europol será responsável pela determinação, nos termos do artigo 8.°, de um nível de segurança adequado para essa informação e, ao fornecê-la, assinalará, eventualmente, a informação com um nível de segurança da Europol tal como previsto no n.° 4 do artigo 8.°

2. Ao determinar um nível de segurança, os Estados-Membros terão em conta a classificação da informação ao abrigo da sua legislação nacional e a necessidade de flexibilidade operacional exigida para um adequado funcionamento da Europol.

3. Se, com base na informação que já possuir, a Europol chegar à conclusão de que a escolha do nível de segurança deve ser alterada (por exemplo, mediante a eventual supressão ou atribuição de um nível de segurança), ou a atribuição de um nível de segurança a um documento anteriormente sujeito ao nível básico de protecção, informará o Estado-Membro em causa, com o qual tentará decidir de um nível de segurança adequado. A Europol não especificará, não alterará, não atribuirá, nem suprimirá qualquer nível de segurança sem esse acordo.

4. Quando a informação concebida na Europol se basear em ou contiver informações fornecidas por um Estado-Membro, a Europol determinará, de acordo com o Estado-Membro em causa, se o nível básico de protecção é suficiente ou se será necessário aplicar um nível de segurança da Europol.

5. Quando a informação tiver origem na própria Europol e não se basear nem contiver informações fornecidas por um Estado-Membro, a Europol determinará um nível de segurança adequado para essa informação, utilizando critérios fixados pelo Comité de Segurança. Se necessário, a Europol atribuirá à informação uma menção consentânea.

6. Sempre que a informação diga igualmente respeito aos interesses essenciais de outro Estado-Membro, os Estados-Membros e a Europol deverão consultar esse Estado-Membro sobre se deverá aplicar-se um nível de segurança à informação em causa e, na afirmativa, qual o nível de segurança a aplicar.

Artigo 10.° Alteração dos níveis de segurança

1. O Estado-Membro que tenha fornecido uma informação à Europol poderá, em qualquer momento, solicitar a alteração do nível de segurança escolhido, incluindo a eventual remoção ou atribuição de um nível de segurança superior, ficando a Europol obrigada a suprimir, alterar ou atribuir um nível de segurança de acordo com o desejo manifestado pelo Estado-Membro em causa.

2. O Estado-Membro em causa deverá, assim que as circunstâncias o permitirem, solicitar que o nível de segurança em questão seja diminuído ou removido.

3. Um Estado-Membro que forneça informações à Europol poderá especificar o período de tempo durante o qual se deverá aplicar um nível de segurança e as possíveis alterações a que poderá vir a ser sujeito após esse período.

4. Quando tiver sido a Europol a determinar o nível básico de protecção ou o nível de segurança de acordo com o n.° 4 do artigo 9.°, a alteração do nível básico de protecção ou do nível de segurança só poderá ser feita pela Europol de acordo com os Estados-Membros interessados.

5. Quando tiver sido a Europol a determinar o nível de segurança de acordo com o n.° 5 do artigo 9.°, a Europol poderá alterar ou suprimir o nível de segurança sempre que o considerar necessário.

6. Quando a informação em relação à qual foi alterado o nível de segurança, em conformidade com o presente artigo, já tiver sido prestada a outros Estados-Membros, a Europol será obrigada a informar os destinatários da alteração do nível de segurança.

Artigo 11.° Processamento, acesso e controlo de segurança

1. Dentro da organização da Europol, o acesso e a detenção de informação ficará limitados às pessoas que, por razões relacionadas com os seus deveres ou obrigações, deverão conhecê-la ou geri-la. As pessoas encarregadas do processamento de informações deverão ter sido sujeitas ao necessário controlo de segurança e receber uma formação especial.

2. Todas as pessoas que possam ter acesso à informação sujeita a um nível de segurança processada pela Europol deverão ser sujeitas a um controlo de segurança nos termos do n.° 2 do artigo 31.° da Convenção Europol e do Manual de Segurança. O coordenador da segurança deverá, sob proposta do oficial de segurança e de acordo com as disposições do Manual de Segurança, conceder uma autorização às pessoas sujeitas a um controlo de segurança ao nível nacional adequado que, por força dos seus deveres ou obrigações, necessitem de conhecer a informação sujeita a um nível de segurança da Europol. Será também responsável pela aplicação do n.° 3.

3. Ninguém deverá ter acesso a informações sujeitas a um nível de segurança sem ter sido sujeito a um controlo de segurança ao nível adequado. Excepcionalmente, todavia, o coordenador da segurança poderá, após consultar o oficial de segurança, conceder a pessoas que tenham sido sujeitas a um controlo de segurança aos níveis 1 ou 2 uma autorização específica e limitada de acesso a determinada informação de nível superior se essas pessoas, por força dos seus deveres ou obrigações, necessitarem de conhecer a informação sujeita a um nível de segurança Europol mais elevado.

4. Essa autorização não será concedida quando, ao prestar a informação em causa, um Estado-Membro especificar que a faculdade de decisão atribuída ao coordenador da Segurança nos termos do n.° 3 não deverá ser exercida em relação a essa informação.

Artigo 12.° Partes terceiras

Ao celebrar acordos sobre confidencialidade com partes terceiras ao abrigo do n.° 6 do artigo 18.° da Convenção Europol, ou acordos ao abrigo do seu artigo 42.°, a Europol terá em conta os princípios estabelecidos na presente regulamentação ou no Manual de Segurança, a aplicar em conformidade com a informação trocada com essas partes terceiras.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 13.° Entrada em vigor

O presente regulamento entrará em vigor em 1 de Janeiro de 1999.

Artigo 14.° Revisão da presente regulamentação

Qualquer proposta de alteração do presente regulamento será apreciada pelo Conselho de Administração, com vista à sua adopção pelo Conselho de acordo com o procedimento previsto no n.° 1 do artigo 31.° da Convenção Europol.

Feito em Bruxelas, em 3 de Novembro de 1998.

Pelo Conselho

O Presidente

B. PRAMMER

(1) JO C 316 de 27.11.1995, p. 1.

ANEXO

Quadro de equivalência entre as classificações nacionais e as classificações Europol correspondentes

O quadro seguinte ilustra como os Estados-Membros são obrigados a proporcionar um nível de protecção equivalente ao previsto pela Europol em lugar de aporem um rótulo específico.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

NOTA

Tal como referido no n.° 4 do artigo 2.°, a Europol elaborará uma versão revista da presente panorâmica caso seja notificada de quaisquer alterações às disposições nacionais. Pelo menos uma vez por ano, o Comité de Segurança da Europol verificará se a panorâmica está actualizada. Quaisquer dificuldades na aplicação do conceito de equivalência dos níveis de protecção será debatida entre os Estados-Membros e a Europol ou colectivamente pelo Comité de Segurança. Do mesmo modo, o Comité de Segurança analisará as implicações para o quadro de equivalência de quaisquer ajustamentos aos pacotes de segurança da Europol, tal como estabelecido no Manual de Segurança.