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O anexo XI passa a ter a seguinte redacção: «ANEXO XI REGRAS EM MATÉRIA DE ELEGIBILIDADE DE DESPESAS FUNDO PARA AS FRONTEIRAS EXTERNAS I. Princípios gerais I.1. Princípios básicos 1. Nos termos do acto de base, para serem elegíveis as despesas devem ser: a) Efectuadas no âmbito do Fundo e respectivos objectivos, descritos nos artigos 1.o e 3.o do acto de base; b) Efectuadas no âmbito das acções elegíveis enumeradas nos artigos 4.o e 6.o do acto de base; c) Necessárias para realizar as actividades abrangidas pelo projecto, que fazem parte dos programas plurianuais e anuais aprovados pela Comissão; d) Razoáveis e respeitar os princípios de boa gestão financeira, em especial a optimização dos recursos e a rentabilidade; e) Efectuadas pelo beneficiário final e/ou pelos parceiros do projecto, que devem estar estabelecidos e registados num Estado-Membro, excepto no caso de organizações governamentais internacionais criadas por acordos intergovernamentais, e agências especializadas criadas por tais organizações, o Comité Internacional da Cruz Vermelha (CICV) e a Federação Internacional das Sociedades Nacionais da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho. No que se refere ao artigo 39.o da presente decisão, as regras aplicáveis ao beneficiário final devem aplicar-se mutatis mutandis aos parceiros do projecto; f) Efectuadas em conformidade com as disposições específicas do acordo de subvenção. 2. No caso de acções plurianuais na acepção do artigo 16.o, n.o 6, do acto de base, só a parte de uma acção co-financiada por um programa anual é considerada um projecto para efeitos de aplicação destas regras de elegibilidade. 3. Os projectos apoiados pelo Fundo não devem ser financiados por outras fontes abrangidas pelo orçamento comunitário. Os projectos apoiados pelo Fundo devem ser co-financiados por entidades públicas ou privadas. I.2. Orçamento de um projecto O orçamento de um projecto deve ser apresentado da seguinte forma: Despesas Receitas + Custos directos (CD) + custos indirectos (percentagem fixa de CD, definida no acordo de subvenção) + contribuição da CE (definida como o mais baixo dos três montantes indicados no artigo 12.o da presente decisão) + contribuição do beneficiário final e dos parceiros no projecto + Contribuição de terceiros + Receitas geradas pelo projecto = Custo total elegível (CTE) = Total das receitas (TR) O orçamento deve estar em equilíbrio: O custo total elegível deve ser igual ao total das receitas. I.3. Receitas e princípio do não-lucro 1. Os projectos financiados pelo Fundo não devem ter fins lucrativos. Se, no final do projecto, as fontes de rendimento, incluindo as receitas, excederem as despesas, a contribuição do Fundo para o projecto deve ser reduzida em conformidade. Todas as fontes de rendimento para o projecto devem ser registadas na contabilidade ou na documentação fiscal do beneficiário final e ser identificáveis e controláveis. 2. As receitas do projecto são compostas por todas as contribuições financeiras atribuídas ao projecto pelo Fundo, por fontes públicas ou privadas, incluindo a contribuição do próprio beneficiário final, bem como por eventuais receitas geradas pelo projecto. Para efeitos desta regra, o conceito de “receitas” inclui os rendimentos obtidos por um projecto durante o período de elegibilidade, referido no ponto I.4, por meio de vendas, alugueres, serviços, inscrições/taxas ou outras receitas equivalentes. 3. A contribuição comunitária resultante da aplicação do princípio do não-lucro, referido no artigo 12.o, alínea c), da presente decisão, corresponde ao “custo total elegível” menos a “contribuição de terceiros” e as “receitas geradas pelo projecto”. I.4. Período de elegibilidade 1. Os custos relativos a um projecto devem ser incorridos e os respectivos pagamentos efectuados (excepto a depreciação) depois de 1 de Janeiro do ano referido na decisão financeira que aprova os programas anuais dos Estados-Membros. O período de elegibilidade é até 30 de Junho do ano N (2) +2, o que significa que os custos relativos a um projecto devem ser incorridos antes desta data. 2. Prevê-se uma excepção ao período de elegibilidade referido no n.o 1 no caso de assistência técnica para Estados-Membros (referência para o ponto IV.3). I.5. Registo das despesas 1. As despesas devem corresponder a pagamentos executados pelo beneficiário final sob a forma de transacções financeiras (numerário), com excepção da depreciação. 2. Em regra, as despesas devem ser comprovadas por recibos oficiais. Se não for possível, devem ser fornecidos documentos contabilísticos ou documentos comprovativos de idêntico valor probatório. 3. A despesa tem de ser identificável e verificável. Designadamente: a) Deve ser inscrita nos registos contabilísticos do beneficiário final; b) Deve ser determinada segundo as normas de contabilidade aplicáveis no país em que o beneficiário final se encontrar estabelecido, utilizando as práticas habituais de contabilidade do beneficiário final; e c) Deve ser declarada segundo os requisitos da legislação fiscal e social aplicável. 4. Na medida do necessário, os beneficiários finais são obrigados a conservar cópias autenticadas dos documentos contabilísticos que comprovam a receita e a despesa realizada pelos parceiros relativamente ao projecto em causa. 5. A conservação e o tratamento dos registos previstos nos n.os 2 a 4 devem observar a legislação nacional de protecção de dados. I.6. Âmbito territorial 1. As despesas relativas às acções descritas nos artigos 4.o e 6.o do acto de base devem ser realizadas no território dos Estados-Membros pelos beneficiários finais definidos na alínea e) do ponto I.1.1, com excepção das: — despesas de execução de acções relativas ao objectivo geral fixado no artigo 3.o, n.o 1, alínea d), do acto de base; as despesas relativas a essas acções podem ser feitas no território dos Estados-Membros e em países terceiros, — acções relativas à vigilância das fronteiras externas; essas acções podem decorrer tanto no território dos Estados-Membros como fora dele. 2. Os parceiros do projecto registados e estabelecidos em países terceiros podem participar em projectos apenas numa base de não-lucro, excepto no caso de organizações governamentais internacionais criadas por acordos intergovernamentais e agências especializadas criadas por tais organizações, o Comité Internacional da Cruz Vermelha (CICV) e a Federação Internacional das Sociedades Nacionais da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho. II. Categorias de custos elegíveis (a nível do projecto) II.1. Custos directos elegíveis Os custos directos elegíveis do projecto são custos que, atendendo às condições gerais de elegibilidade estabelecidas na parte I, podem ser identificados como custos específicos directamente ligados à execução do projecto. Os custos directos devem ser incluídos no orçamento geral estimado do projecto. São elegíveis os seguintes custos directos: II.1.1. Custos de pessoal 1. Os custos ligados ao pessoal que trabalha no projecto, isto é, salários, contribuições para a segurança social e outros encargos obrigatórios, são elegíveis, desde que correspondam à política habitual do beneficiário final em matéria de remunerações. 2. Em relação às organizações internacionais, os custos de pessoal elegíveis podem incluir provisões para cobrir obrigações legais e direitos relacionados com as remunerações. 3. Os custos salariais correspondentes do pessoal dos organismos públicos são elegíveis na medida em que se refiram ao custo de actividades que o organismo público em causa não realizaria se o projecto em causa não fosse empreendido; este pessoal será destacado ou afectado à execução do projecto através de uma decisão escrita do beneficiário final. 4. Os custos de pessoal devem ser especificados no orçamento previsional, indicando as funções e o número de pessoas. II.1.2. Despesas de viagens e ajudas de custo 1. As despesas de viagem e ajudas de custo são elegíveis como custos directos para o pessoal e outras pessoas que participam nas actividades do projecto e cuja viagem seja necessária para efeitos da execução do projecto. 2. As despesas de deslocação são elegíveis com base nos custos efectivamente incorridos. As taxas de reembolso devem basear-se no custo dos transportes públicos mais económicos e o transporte aéreo só deve ser autorizado, em regra, tratando-se de viagens superiores a 800 km (ida e volta) ou quando a localização geográfica do destino justifique o transporte aéreo. Nos casos em que seja utilizado veículo particular, o reembolso faz-se normalmente com base quer no custo dos transportes públicos, quer no custo do número de quilómetros, em conformidade com as regras oficiais publicadas no Estado-Membro em causa ou utilizadas pelo beneficiário final. 3. As ajudas de custo são elegíveis com base nos custos reais ou per diem. Se as organizações tiverem tabelas próprias (per diem), as despesas diárias devem aplicar-se de acordo com os limites estabelecidos pelo Estado-Membro em conformidade com a legislação nacional e as práticas em vigor. Entende-se que as ajudas per diem cobrem os transportes locais (incluindo táxi), alojamento, refeições, chamadas telefónicas locais e despesas diversas. II.1.3. Equipamento II.1.3.1. Regras gerais Os custos relativos à aquisição de equipamento (com base em qualquer uma das seguintes situações: aluguer, locação financeira, compra baseada no custo total ou parcial ou depreciação de activos adquiridos) só são elegíveis se forem essenciais para a execução do projecto. O equipamento deve ter as características técnicas necessárias ao projecto e observar as normas e regras aplicáveis. II.1.3.2. Aluguer e locação financeira As despesas ligadas a operações de aluguer ou locação financeira são elegíveis para co-financiamento, respeitando as regras instituídas no Estado-Membro, na legislação e nas práticas nacionais e a duração do aluguer ou locação financeira para efeitos do projecto. II.1.3.3. Compra 1. Os custos relativos à aquisição de equipamento (sistemas, equipamento operacional e meios de transporte, entre outros, indicados no artigo 5.o, n.o 1, alíneas c) a f), do acto de base) são elegíveis nos termos das normas nacionais. Estes custos são elegíveis para co-financiamento com base no custo total ou parcial da compra se: a) Estiverem directamente ligados à realização do projecto; b) Forem efectuados nos termos das normas nacionais em matéria de aquisições públicas vigentes no Estado-Membro; c) O equipamento tiver as características técnicas necessárias ao projecto e observar as normas e regras aplicáveis; d) O equipamento continuar a ser utilizado para objectivos idênticos aos do projecto, depois do dia da compra e por um período mínimo de: — três anos ou mais, para equipamento de tecnologia da informação e comunicação (TIC), — cinco anos ou mais, para outro tipo de equipamentos, como o equipamento operacional e os meios de transporte, excepto os abaixo indicados, — dez anos, para helicópteros, navios e aviões. 2. Alternativamente, os custos do equipamento atrás referido podem ser elegíveis com base na depreciação nos termos das normas nacionais. Neste caso, são aplicáveis as condições previstas no n.o 1, alíneas a), b) e c). Além disso, devem ser também observadas as seguintes condições: a) Se o equipamento for comprado antes ou durante o decurso do projecto, só é elegível a parte da depreciação do equipamento correspondente à duração da utilização para o projecto e a taxa de utilização efectiva. b) O equipamento comprado antes da execução do projecto mas utilizado para esse efeito é elegível com base na depreciação. No entanto, estes custos não são elegíveis se o equipamento tiver sido originalmente comprado através de subvenção comunitária. c) Os custos de aquisição de equipamento devem corresponder aos valores normais de mercado e o valor dos bens em causa é amortizado nos termos das regras fiscais e contabilísticas aplicáveis ao beneficiário final. II.1.4. Imobiliário II.1.4.1. Regras gerais No caso de aquisição, construção, renovação ou arrendamento de um imóvel, este deve ter as características técnicas necessárias ao projecto e respeitar as normas e regras aplicáveis. II.1.4.2. Compra, construção ou renovação 1. Se a aquisição de bens imóveis for essencial para a execução do projecto e claramente ligada aos seus objectivos, a compra de imóveis, isto é, edifícios já construídos, ou a construção de imóveis são elegíveis para co-financiamento, com base no custo total ou parcial ou com base na depreciação, nas condições abaixo indicadas, sem prejuízo da aplicação de normas nacionais mais rigorosas: a) É obtido um certificado de um avaliador qualificado independente ou de um organismo oficial devidamente autorizado que ateste que o preço não excede o valor de mercado, que comprove que o imóvel está em conformidade com a regulamentação nacional ou que especifique os pontos não conformes que o beneficiário final tenciona corrigir no âmbito do projecto; b) O bem imóvel não pode ter sido comprado através de subvenção comunitária previamente à execução do projecto; c) O imóvel deve ser usado apenas para os fins declarados no projecto durante um período mínimo de dez anos após a data de conclusão do projecto, excepto autorização específica da Comissão em contrário, no caso de co-financiamento dos custos totais ou parciais. Em caso de co-financiamento com base na depreciação, este período é reduzido para cinco anos; d) A compra de imóveis respeita os princípios da optimização dos recursos e da rendibilidade e for considerada proporcional ao objectivo a atingir mediante a execução do projecto; e) Em caso de co-financiamento com base na depreciação, apenas é elegível a parte de depreciação destes activos que corresponda à duração da utilização para o projecto e a taxa de utilização efectiva para o projecto. A depreciação deve ser calculada segundo as normas nacionais de contabilidade. 2. As despesas de renovação de imóveis são elegíveis para co-financiamento com base no custo total ou parcial ou com base na depreciação. Em caso de custos de renovação, aplicam-se apenas as condições do n.o 1, alíneas c) e e). II.1.4.3. Arrendamento O arrendamento de imóveis é elegível para co-financiamento nos casos em que haja uma ligação clara entre o arrendamento e os objectivos do projecto em causa, nas condições a seguir indicadas e sem prejuízo da aplicação de regras nacionais mais rigorosas: a) O bem imóvel não pode ter sido comprado através de subvenção comunitária; b) O imóvel é utilizado apenas para a execução do projecto. Caso contrário, é elegível apenas a parte dos custos correspondente à utilização para o projecto. II.1.5. Bens consumíveis, material e serviços gerais Os custos de bens consumíveis, material e serviços gerais são elegíveis desde que sejam identificáveis e directamente necessários para a execução do projecto. II.1.6. Subcontratação 1. Em regra, os beneficiários finais devem ter capacidade para gerir autonomamente os projectos. O montante correspondente às tarefas a subcontratar no âmbito do projecto deve ser claramente indicado no acordo de subvenção. 2. As despesas relativas aos seguintes subcontratos não são elegíveis para co-financiamento pelo Fundo: a) Subcontratação de tarefas relativas à gestão geral do projecto; b) Subcontratação que aumenta o custo do projecto sem lhe trazer valor adicional proporcional; c) Subcontratação de intermediários ou consultores se o pagamento for definido como percentagem do custo total do projecto, a menos que este pagamento seja justificado pelo beneficiário final com base no valor efectivo do trabalho ou dos serviços fornecidos. 3. Todos os subcontratantes devem fornecer a todos os organismos de auditoria e controlo todas as informações necessárias relativas às actividades subcontratadas. II.1.7. Custos directamente resultantes dos requisitos ligados ao co-financiamento da União Os custos necessários para cumprir os requisitos ligados ao co-financiamento da União, como a publicidade, transparência, avaliação do projecto, auditoria externa, garantias bancárias, tradução, etc., são elegíveis enquanto custos directos. II.1.8. Honorários dos peritos Os honorários da consultoria jurídica, dos notários e dos especialistas técnicos e financeiros são elegíveis. II.2. Custos indirectos elegíveis 1. Os custos indirectos elegíveis da acção são os custos que, à luz das condições de elegibilidade descritas no ponto I.1.1, não podem ser considerados custos específicos directamente ligados à execução do projecto. 2. Em derrogação ao ponto I.1.1(e) e ao ponto I.5, os custos indirectos para a realização da acção podem ser elegíveis com base numa percentagem fixa máxima de 2,5 % do montante total dos custos directos elegíveis. 3. As organizações que já recebam uma subvenção ao funcionamento a partir do orçamento da União não podem incluir as despesas indirectas no seu orçamento previsional. III. Despesas não elegíveis Os seguintes custos não são elegíveis: a) IVA, excepto se o beneficiário final comprovar que não consegue reavê-lo; b) Remunerações do capital, dívidas e encargos da dívida, juros devedores, comissões e perdas cambiais, provisões para perdas ou eventuais dívidas futuras, juros devidos, dívidas de cobrança duvidosa, multas, sanções financeiras, despesas com processos judiciais e despesas excessivas ou mal programadas; c) Despesas de representação para uso exclusivo do pessoal do projecto; são autorizadas as despesas razoáveis de participação em eventos sociais justificados pelo projecto, tais como a celebração do termo do projecto ou as reuniões do grupo de acompanhamento do projecto; d) Custos declarados pelo beneficiário final e abrangidos por outro projecto ou programa de trabalho que receba uma subvenção comunitária; e) Compra de terrenos; f) Contribuições em espécie. IV. Assistência técnica por iniciativa dos Estados-Membros 1. Todos os custos necessários para a aplicação do Fundo pela autoridade responsável, autoridade delegada, autoridade de auditoria, autoridade de certificação ou outros organismos que participem nas tarefas enumeradas no ponto 2 são elegíveis a título de assistência técnica, ressalvados os limites previstos no artigo 18.o do acto de base. 2. Isto inclui as seguintes medidas: a) Despesas relativas à preparação, selecção, avaliação, gestão e acompanhamento das acções; b) Despesas relacionadas com auditorias e controlos das acções ou projectos no terreno; c) Despesas relativas à avaliação de acções ou projectos; d) Despesas relativas à informação, divulgação e transparência relativamente às acções; e) Despesas de aquisição, instalação e manutenção de sistemas informáticos para a gestão, controlo e avaliação dos fundos; f) Despesas com reuniões de comités e subcomités de acompanhamento relacionados com a execução das acções; estas despesas podem igualmente incluir as despesas com peritos e outros participantes nos comités, incluindo participantes de países terceiros, se a sua presença for indispensável para a execução efectiva das acções; g) Despesas para o reforço da capacidade administrativa para aplicação dos fundos. 3. As actividades ligadas à assistência técnica e os pagamentos correspondentes devem ser realizados depois de 1 de Janeiro do ano referido na decisão financeira que aprova os programas anuais dos Estados-Membros. O período de elegibilidade dura até ao termo do prazo de apresentação do relatório final sobre a execução do programa anual. 4. Todos os contratos devem ser celebrados em conformidade com as regras nacionais aplicáveis neste domínio no Estado-Membro em causa. 5. Os Estados-Membros podem aplicar medidas de assistência técnica para este fundo juntamente com medidas de assistência técnica para alguns dos fundos ou para os quatro. Todavia, neste caso só a parte dos custos utilizada para executar a medida comum correspondente a este fundo é elegível para financiamento no seu âmbito e os Estados-Membros devem garantir que: a) A parte dos custos das medidas comuns é atribuída ao fundo correspondente de forma razoável e verificável; e b) Não há financiamento duplo de custos. V. Regime de trânsito facilitado Nos termos do artigo 40.o, n.o 1, as regras constantes do acto de base e da presente decisão em matéria de execução dos programas anuais aplicam-se mutatis mutandis ao apoio à aplicação do regime de trânsito facilitado. No entanto, no que diz respeito às regras de elegibilidade incluídas no presente anexo, ao regime de trânsito facilitado são aplicadas as seguintes regras específicas: a) O período de elegibilidade das despesas deve respeitar o disposto no artigo 40.o, n.o 3, da presente decisão; b) Por força do artigo 6.o, n.o 2, alínea c), do acto de base, os custos do pessoal de organismos públicos são despesas elegíveis, desde que se baseiem em custos suplementares reais relacionados com a aplicação do regime de trânsito facilitado (RTF) e sejam afectados ao funcionamento segundo um método devidamente justificado e equitativo; as despesas devem ser certificadas com base em documentos que permitam a identificação dos custos reais pagos pelo organismo público em causa em relação ao RTF, ocorridos para além das suas responsabilidades legais ou tarefas correntes.»