RELATÓRIO sobre as demonstrações financeiras e a gestão da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho (Fundação de Dublim) relativo ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997, acompanhado da resposta da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho (98/C 406/02)

DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A MELHORIA DAS CONDIÇÕES DE VIDA E DE TRABALHO RELATIVAS AO EXERCÍCIO DE 1997

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho e ao Parlamento Europeu, em conformidade com o artigo 16º do Regulamento (CEE) nº 1365/75 do Conselho (1), com a redacção que lhe foi dada pelo nº 4 do artigo 1º do Regulamento (CEE) nº 1947/93 do Conselho (2).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997. Em conformidade com o nº 16 do artigo 1º do Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho (3), que altera o Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho (4), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Conselho de Administração, responsabilidade que inclui a elaboração e apresentação das demonstrações financeiras (5) em conformidade com as disposições financeiras internas previstas nos nºs 52, 54 e 55 do artigo 1º do Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho, que altera o Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho. O artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia estipula que o Tribunal de Contas examine as referidas contas.

3. O Tribunal efectuou o seu controlo em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, as quais foram adaptadas das normas de auditoria internacionais geralmente aceites de modo a reflectirem as características específicas do contexto comunitário, tendo consequentemente procedido às verificações dos registos contabilísticos e aplicado outros procedimentos que considerou necessários nas respectivas circunstâncias. Através do seu controlo, o Tribunal adquiriu bases suficientes para a elaboração do parecer a seguir emitido.

4. O referido exame permitiu ao Tribunal obter uma garantia razoável de que as contas relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997 são fiáveis e as operações a que elas se referem são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES QUE ACOMPANHAM O PARECER DE AUDITORIA

Introdução

Informações de base

5. A Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho (Fundação de Dublim) foi criada pelo Regulamento (CEE) nº 1365/75 do Conselho (6), como organismo satélite da Comunidade Europeia, tendo por missão contribuir «para a concepção e o estabelecimento de melhores condições de vida e de trabalho, através de uma acção com vista a desenvolver e difundir os conhecimentos que contribuam para tal evolução». A Fundação de Dublim iniciou a sua actividade em 1976.

Âmbito da auditoria

6. O Tribunal de Contas analisou as contas e a gestão financeira da Fundação de Dublim relativas ao exercício de 1997, em conformidade com as disposições dos respectivos regulamentos (7).

Informações financeiras

7. Os quadros 1 e 2 apresentam um resumo das demonstrações financeiras da Fundação. As dotações disponíveis para o exercício de 1997 elevaram-se a 14 milhões de ecus. As autorizações concedidas deram origem a pagamentos num montante de 10,5 milhões de ecus e a verbas transitadas para o exercício de 1998 no valor de 3,4 milhões de ecus, tendo sido anulado o saldo de 0,1 milhões de ecus. As dotações transitadas do exercício anterior deram origem a pagamentos no valor de 2,9 milhões de ecus e a anulações no valor de 2,1 milhões de ecus. O quadro 3 fornece uma análise por título da utilização das dotações do exercício, bem como das dotações transitadas de 1996.

Seguimento dado às observações anteriores

Separação de funções

8. Está iminente a introdução do SINCOM 2 na Fundação. Uma das vantagens deste sistema é o de separar automaticamente as funções do gestor orçamental e do tesoureiro, o que eliminará na Fundação esta infracção ao nº 15 do artigo 1º do Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho, que altera o Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho (ver ponto 16).

Fundo para adiantamentos

9. Nos anos de 1995 e 1996 o Tribunal recomendou que a utilização do fundo para adiantamentos se limitasse à cobertura de despesas correntes ou menores, que incluem um risco de irregularidades comparativamente menor. Por ocasião da auditoria em Abril de 1998, embora a Fundação possuísse um documento nesse sentido, ainda não criara, em consulta com o auditor financeiro, uma definição oficial escrita de despesas correntes e menores. Observou-se igualmente em muitos casos que os pagamentos através do fundo para adianfamentos foram efectuados dois a três meses após a recepção das facturas. Atrasos tão significativos indicam que teria sido possível obter o acordo prévio do auditor financeiro e, consequentemente, efectuar os pagamentos através da conta bancária principal (ver ponto 17).

Execução orçamental e conta de gestão

Transferência de dotações

10. O valor das transferências de dotações efectuadas entre rubricas orçamentais diferentes em 1997 foi de 979 000 ecus (7,0 % das dotações incluídas no orçamento), contra 1 366 000 (9,9 %) em 1996.

Transição e anulação de dotações

11. No que se refere à conta no seu conjunto, o quadro 3 mostra que foram utilizados 75 % das dotações de pagamento, mas apenas 47 % em relação ao título 3 (Despesas operacionais). Tais valores são comparáveis aos dos anos anteriores e devem-se ao facto de os estudos serem geralmente pagos em três prestações ao longo do período indicado nos contratos a eles relativos.

Receitas

12. Em 1997 a subvenção reservada à Fundação pela União Europeia foi de 1,4 milhões de ecus. O montante efectivamente solicitado e recebido foi de 13 451 540 ecus. Os fundos foram solicitados nos termos dos regulamentos do Conselho, estando de acordo com as previsões de cobranças e de pagamentos.

Despesas de deslocações em serviço

Procedimentos

13. Foram detectadas deficiências na gestão dos procedimentos relativos a despesas de deslocações em serviço. Em vários casos não foram cumpridas as directrizes relativas a missões, tendo alguns agentes recebido pagamentos relativos a despesas não elegíveis ou não justificadas (ver ponto 18).

Custo-eficácia

14. Foram controladas 130 missões efectuadas em 1997, representando um custo de aproximadamente 92 000 ecus. A utilização de métodos com uma melhor relação custo-eficácia poderia ter levado a economizar até 39 000 ecus (43 %) (ver ponto 8).

Contratos de estudos

15. O quadro 3 mostra que 51 % das dotações de 1997 disponíveis no título 3 (Despesas operacionais) foram transitadas para 1998. 21 % das dotações totais, correspondentes a 1 313 378 ecus, diziam respeito a autorizações concedidas em Dezembro de 1997 para a realização de contratos de estudos. O primeiro destes contratos apenas foi assinado em Fevereiro de 1998 (ver ponto 19).

Conclusão

16. O sistema SINCOM 2 deve ser introduzido na Fundação. Se tal não se verificar até ao final de 1998, terá de ser criado um lugar suplementar no departamento administrativo, de modo a garantir a adequada separação de funções (ver ponto 8).

17. Deverá introduzir-se um procedimento escrito claro para a utilização do fundo para adiantamentos. Os montantes em suspenso deverão ser prontamente pagos a partir do fundo para adiantamentos ou, se o período de crédito for mais extenso, a partir da conta bancária principal (ver ponto 9).

18. Deverão ser tomadas medidas no sentido de economizar no domínio das despesas relativas a deslocações em serviço, não se podendo tolerar mais excessos (ver pontos 13 e 14).

19. Recomenda-se que se evitem situações de autorização num determinado ano de montantes consideráveis relativos a contratos que apenas são assinados vários meses após o final desse ano, o que se poderá conseguir aperfeiçoando os procedimentos de elaboração do orçamento anual da Fundação (ver ponto 15).

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 26 de Novembro de 1998.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

Quadro 1 Balanço em 31 de Dezembro de 1997

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

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Fonte: Contas anuais da Fundação relativas ao exercício de 1997.

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(1) JO L 139 de 30.5.1975, p. 1.

(2) JO L 181 de 23.7.1993, p. 13.

(3) JO L 181 de 23.7.1993, p. 26.

(4) JO L 164 de 24.6.1976, p. 16.

(5) Nos termos do artigo 16º do Regulamento (CEE) nº 1365/75 do Conselho, com a redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) nº 1947/93 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e despesas da Fundação relativas ao exercício de 1997 foram elaboradas e aprovadas pelo Conselho de Administração em 31 de Março de 1998 e comunicadas à Comissão, ao Conselho de Administração da Fundação e ao Tribunal de Contas. O Tribunal recebeu as referidas contas em 31 de Março de 1998. Os quadros anexos ao presente relatório apresentam uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(6) Regulamento (CEE) nº 1365/75 do Conselho, de 26 de Maio de 1975, publicado em 30 de Maio de 1975 (JO L 139 de 30.5.1975).

(7) Regulamento (CEE) nº 1365/75 do Conselho, de 26 de Maio de 1975, publicado em 30 de Maio de 1975, relativo à criação da Fundação (JO L 139 de 30.5.1975), com a redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) nº 1947/93 do Conselho, de 30 de Junho de 1993, publicado em 23 de Julho de 1993 (JO L 181 de 23.7.1993). Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho, de 1 de Junho de 1976, publicado em 24 de Junho de 1976, que fixa disposições financeiras aplicáveis à Fundação (JO L 164 de 24.6.1976), com a redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho, de 30 de Junho de 1993, publicado em 23 de Julho de 1993 (JO L 181 de 23.7.1993).

RESPOSTA DA FUNDAÇÃO

A Fundação acusa a recepção do relatório do Tribunal e solicita que as seguintes observações sejam tomadas em consideração:

Fundo para adiantamentos

9. Informa-se o Tribunal que, na altura da auditoria realizada em 27 de Junho de 1997, já se tinha estabelecido, em colaboração com o controlo financeiro, a definição oficial por escrito das despesas correntes e menores. Esta definição limita a utilização do fundo para adiantamentos às despesas correntes e menores (recorrentes e não relacionadas com capital) e a pagamentos urgentes.

O Regulamento Financeiro da Fundação não impõe restrições de tempo à utilização do fundo para adiantamentos. Apenas estipula que «para o pagamento de determinadas categorias de despesas podem ser criados fundos para adiantamentos».

O Tribunal refere atrasos em relação ao pagamento de facturas. Estes atrasos devem-se ao tempo necessário para a tramitação das facturas em conformidade com as disposições financeiras, o que pode levar até dois meses. Se as facturas tivessem sido submetidas ao visa do controlo financeiro em Bruxelas os atrasos seriam maiores.

Despesas de deslocações em serviço

13. Os procedimentos da Fundação foram estabelecidos de modo a assegurar: a) o cumprimento das regras relativas às deslocações em serviço e b) a redução máxima dos custos incorridos, tendo em conta as exigências da missão. O Tribunal chamou a atenção para alguns casos em que considerava que as regras não tinham sido aplicadas correctamente. A Fundação examinou esses casos e, sendo caso disso, aplicou as medidas correctivas necessárias.

Relação custo-eficácia das missões

14. A Fundação está agora a avaliar a relação custo-eficácia das medidas relacionadas com as missões e a possibilidade de alcançar as economias mencionadas, tendo em conta as novas rotas e tarifas em operação desde o último ano.

Contratos de estudo

15. A percentagem das dotações transitadas no âmbito do título 3 é consequência lógica da relação existente entre o ciclo orçamental anual da Fundação e o seu ciclo operacional (que envolve a elaboração de programas, a formulação preliminar de projectos, concursos, elaboração final de projectos e a sua implementação). As dotações tinham sido autorizadas no final do exercício financeiro e cada projecto concluído e pago na sua totalidade no final do exercício financeiro seguinte.

Alguns contratos celebrados no final do ano só foram assinados em Fevereiro devido ao tempo necessário para os contratos visados por Bruxelas serem devolvidos à Fundação pelo auditor, enviados aos contratantes e devolvidos devidamente assinados por estes à Fundação.

Conclusão

16. Os comentários do Tribunal são tidos em consideração.

17. Ver resposta ao ponto 9.

18. Ver respostas aos pontos 13 e 14.

19. A Fundação veria com agrado qualquer discussão sobre o procedimento de elaboração do orçamento anual da Fundação, tendo em conta o ciclo de planeamento do programa da Fundação (ver punto 15).