DECISÃO DO COMITÉ DAS REGIÕES de 17 de Setembro de 1997 relativa ao acesso do público aos documentos do Comité das Regiões

A MESA DO COMITÉ DAS REGIÕES,

Tendo em conta o Tratado da União Europeia, designadamente a Declaração nº 17 anexa à Acta Final a ele referente,

Considerando que há que adoptar disposições que rejam o acesso do público aos documentos do Comité das Regiões (a seguir designado «o Comité»);

Considerando que as medidas a tomar devem estar de harmonia com o código de conduta acordado entre a Comissão e o Conselho e adoptado por estas instituições em 6 de Dezembro de 1993 para garantir a coerência e a continuidade das actividades das instituições, de acordo com o artigo C do Tratado da União Europeia;

Considerando que aquelas disposições se aplicam a qualquer documento na posse do Comité, seja qual for o suporte, com excepção dos documentos redigidos por pessoa, órgão, organismo ou instituição exteriores ao Comité;

Considerando que o principio da permissão do amplo acesso do público aos documentos do Comité para uma maior transparência do trabalho do Comité tem de admitir excepções, especialmente no que diz respeito à protecção do interesse público, do indivíduo e da privacidade;

Considerando que esta decisão se tem de aplicar tendo na devida conta o disposto quanto à protecção da informação classificada,

DECIDE:

Artigo 1º

1. O público tem acesso aos documentos do Comité nas condições previstas na presente decisão.

2. «Documento do Comité» é todo o texto escrito na posse do Comité, qualquer que seja o suporte, e que contenha informação, ressalvado o previsto no nº 2 do artigo 2º

Artigo 2º

1. O pedido de acesso a um documento do Comité é dirigido, por escrito, ao secretário-geral (1). Deve ser suficientemente preciso e conter a informação necessária para a identificação do(s) documento(s). Se necessário, serão pedidos mais pormenores ao interessado.

2. Se o documento em causa tiver sido redigido por pessoa singular ou colectiva, por um Estado-membro, por outra instituição, órgão ou organismo comunitário ou por qualquer outra entidade nacional ou internacional, o pedido deve ser-lhes directamente dirigido e não ao Comité.

Artigo 3º

1. O interessado tem acesso ao documento por consulta no local ou através de fotocópia enviada a suas expensas. O Secretariado-Geral do Comité pode exigir o pagamento da quantia de 10 ecus mais 0,036 ecus por folha de papel quando as fotocópias de documentos impressos excedam 30 páginas. Para outros formatos, serão estabelecidas, caso a caso e dentro do razoável, as quantias a pagar.

2. Os serviços pertinentes do Secretariado-Geral procurarão encontrar uma solução justa para os pedidos repetidos e ou respeitantes a documentos muito extensos.

3. As pessoas que tenham tido acesso a documentos do Comité não podem reproduzi-los nem pô-los em circulação para fins comerciais por venda directa sem prévia autorização do secretário-geral.

Artigo 4º

1. O acesso aos documentos do Comité não é permitido quando ponha em risco.

- o interesse público (segurança pública, relações internacionais, estabilidade monetária, trâmites judiciais, inspecções e investigações),

- a protecção do indivíduo e da privacidade,

- o segredo comercial e industrial,

- os interesses financeiros da Comunidade,

- a confidencialidade quer solicitada por pessoas singulares ou colectivas quer requerida pela legislação de um Estado-membro, que tenham prestado informação contida no documento.

2. O acesso aos documentos do Comité pode ser recusado para preservar a confidencialidade processual.

Artigo 5º

Os pedidos de acesso a documentos do Comité são examinados pelos serviços pertinentes do Secretariado-Geral, que sugerem a actuação a ter.

Artigo 6º

1. O director ou chefe de unidade ou serviço, ou um funcionário em seu nome, informa o interessado por escrito, no prazo de um mês, da resposta favorável ou desfavorável ao pedido. No caso de recusa, o interessado é informado das razões e de que dispõe de um mês para um pedido de confirmação ao secretário-geral, para que a posição tomada pelos serviços do Comité seja reconsiderada, sem o que se presume que o pedido inicial foi retirado.

2. A ausência de resposta no prazo de um mês a um pedido de acesso a documentos do Comité significa intenção de recusa.

3. Ao presidente do Comité cabe decidir sobre os pedidos de confirmação. Pode delegar no secretário-geral.

4. A decisão de resposta desfavorável a pedido de confirmação, que deve ser tomada no prazo de um mês, enuncia os motivos que a fundamentam. O interessado é notificado com a maior brevidade da decisão, por escrito, e, ao mesmo tempo, informado do conteúdo dos artigos 138º E e 173º do Tratado que institui a Comunidade Europeia, os quais tratam, respectivamente, das condições de apresentação de queixas ao Provedor de Justiça por pessoas singulares e da fiscalização da legalidade dos actos do Comité pelo Tribunal de Justiça.

5. A ausência de resposta no prazo de um mês a um pedido de confirmação constitui recusa.

6. Excepcionalmente e mediante notificação prévia do interessado, o secretário-geral pode prorrogar por um mês o prazo estabelecido no primeiro periodo do nº 1 e no nº 4

Artigo 7º

A presente decisão não prejudica o disposto relativamente à protecção de informação classificada.

Artigo 8º

O secretário-geral apresenta, de dois em dois anos, à Mesa um relatório sobre a execução da presente decisão.

Artigo 9º

Esta decisão produz efeitos a partir da data de assinatura.

Feito em Bruxelas, em 17 de Setembro de 1997.

Pala Mesa

O Presidente

Pasqual MARAGALL i MIRA

(1) Secrétario-geral do Comité das Regiões da União Europeia, rue Beilliard, 79, 1040 Bruxelas, Bélgica.