RELATÓRIO sobre as demonstrações financeiras do Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia (CTOU - Luxemburgo) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997, acompanhado da resposta do Centro (98/C 406/06)

1.1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia, em conformidade com o nº 4 do artigo 14º do Regulamento (CE) nº 2965/94 do Conselho (1).

1.2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997. De acordo com o nº 1 do artigo 14º do Regulamento (CE) nº 2965/94 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director do Centro. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras (2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 15º do Regulamento (CE) nº 2965/94 do Conselho. Nos termos do artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

1.3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com os seus princípios e normas de auditoria, que foram adaptados das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações suficientes com base nas quais formulou as observações a seguir expostas.

1.4. A auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DO CENTRO DE TRADUÇÃO DOS ORGANISMOS DA UNIÃO EUROPEIA NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 1997

Contabilidade orçamental e geral

1.5. Embora 1997 constitua o terceiro exercício de actividade do Centro (dois deles completos), a contabilidade orçamental continua a ser efectuada através de uma folha de cálculo e não de um programa informático apropriado. O Tribunal já criticara a utilização de uma folha de cálculo no seu relatório relativo aos exercícios anteriores (3).

1.6. O Centro deverá dotar-se de um sistema de contabilidade analítica que permita conhecer o custo real dos serviços que presta aos organismos clientes.

Acordos com a Comissão

1.7. Em 1996 e 1997, o Centro celebrou acordos com a Comissão relativos a traduções que, em condições normais, deveriam ser efectuadas pelo Centro, mas que foram confiadas ao serviço de tradução da Comissão. Os custos da prestação destes serviços para o orçamento do Centro ascenderam a 0,4 milhões de ecus em 1996 e a 0,2 milhões de ecus em 1997 (incluindo 0,06 milhões de ecus relativos a outros trabalhos, tais como a harmonização terminológica e a normalização).

1.8. O facto de nos acordos celebrados a base de facturação (em dias) ser diferente da base utilizada para controlar o trabalho realizado (em páginas) não permite ao Tribunal pronunciar-se sobre a legitimidade dos montantes indicados. Além disso, não foi possível explicar as diferenças de preço de custo entre uma página traduzida em 1996 (36 ecus por página) e outra traduzida em 1997 (82 ecus por página). No que diz respeito aos 0,06 milhões de ecus relativos aos trabalhos de harmonização terminológica e de normalização, a documentação de apoio apresentada não é satisfatória.

Orçamento

1.9. Foram utilizados apenas 58 % das dotações transitadas automaticamente do exercício de 1996, ou seja 0,89 milhões de ecus. A elevada taxa de anulações daí resultante deve-se ao facto de se ter efectuado uma transição de 0,65 milhões de ecus sem lhes corresponderem autorizações específicas.

1.10. Em 1997, os pagamentos representaram apenas 57,1 % das dotações do exercício (ou seja 9,92 milhões de ecus). Destas dotações, 30,3 % transitaram automaticamente para o exercício de 1998, ao passo que 12,6 % foram anuladas.

1.11. Contrariamente ao disposto no artigo 13º do regulamento financeiro do Centro de Tradução, o orçamento não foi publicado no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

Regras de execução do regulamento financeiro

1.12. À data da auditoria do Tribunal (Março de 1998), as regras de execução do regulamento financeiro do Centro, ele próprio adoptado em Setembro de 1996, ainda não tinham sido aprovadas.

Sede

1.13. Desde Abril de 1997 que o Centro ocupa instalações colocadas à sua disposição pelo Governo luxemburguês. Contudo, ainda não foi celebrado um acordo escrito que especifique as condições de utilização destas instalações.

Saldo do exercício

1.14. Contrariamente ao disposto no artigo 32º do Regulamento Financeiro aplicável ao orçamental geral, o Centro não inscreveu nos seus orçamentos sucessivos o saldo de cada um dos exercícios anteriores.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 29 de Outubro de 1998.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

Quadro 1 Balanço financeiro relativo aos exercícios de 1996 e 1997

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte: Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pelo Centro.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

(1) JO L 314 de 7.12.1994, p. 1.

(2) Em conformidade com o nº 3 do artigo 14º do Regulamento (CE) nº 2965/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Centro relativas ao exercício de 1997 foram elaboradas em 25.2.1998, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração do Centro, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 3.3.1998. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

(3) JO C 393 de 29.12.1997, p. 47.

RESPOSTA DO CENTRO DE TRADUÇÃO

Contabilidade orçamental e geral

1.5. Tal como referido nas respostas ao relatório do Tribunal de Contas relativas aos exercícios precedentes, o Centro sempre considerou que o programa informático utilizado para sua contabilidade orçamental não correspondia às suas necessidades. O Centro, juntamente com algumas Agências, elaborou um acordo prevendo uma célula de coordenação encarregada da instalação e do apoio ao SI 2, acordo esse que recebeu parecer favorável das instâncias competentes.

No passado mês de Junho, o Centro levou a cabo um estudo sobre a implantação do SI 2 no sentido de avançar o mais rapidamente possível na matéria; prevê-se que seja possível dispor da versão teste do sistema na primeira semana do mês de Novembro.

1.6. O Centro está perfeitamante ciente da importância primordial de dispor de um sistema adequado de contabilidade dos custos. Está previsto completar o SI 2 com a integração de módulos de contabilidade geral e analítica. No ano de 1998, o Centro utilizou o programa Excel para a contabilidade analítica.

Convenções com a Comissão

1.8. O critério de facturação em dias foi uma escolha da Comissão, dado que os serviços que a mesma presta ao Centro não consistem apenas em traduções, mas também em serviços de terminologia, apoio à normalização, utilização de bases de dados, etc.

O Centro procurará encontrar um acordo com a Comissão no sentido de estabelecer, de futuro, uma documentação mais pormenorizada, apesar de os montantes correspondentes às prestações referidas estarem a diminuir (0,4 milhão de ecus para 1996, 0,2 milhão de ecus para 1997, 0,045 milhão de ecus para 1998).

Orçamento

1.9 e 1.10. Tendo em conta a grande quantidade de traduções efectuadas em freelance e as deficiências quer do sistema de contabilidade em Excel quer do sistema de acompanhamento das traduções, a determinação do montante das notas de encomenda de traduções em curso no final do exercício apresentou dificuldades de cálculo em 1997. No sentido de resolver este problema, o Centro iniciou, em 1998, o desenvolvimento de uma base de dados de acompanhamento das traduções e a implantação do SI 2 para dispor dos instrumentos que permitam um cálculo correcto do encerramento do exercício.

1.11. O custo relativamente elevado da publicação do orçamento no Jornal Oficial das Comunidades Europeias levou o Centro, juntamente com outras quatro Agências, a negociar um acordo com o Jornal Oficial no sentido da publicação conjunta dos orçamentos; está em curso a negociação para o orçamento de 1998. O Parlamento Europeu propôs a publicação dos orçamentos das Agências na Internet, com publicação prévia, no Jornal Oficial, de um aviso remetendo para o sítio Internet respectivo.

Modalidades de execução do regulamento financeiro

1.12. O projecto das modalidades de execução do regulamento financeiro encontra-se junto do auditor financeiro, para parecer. Sob reserva de um parecer favorável, o projecto está inscrito, para aprovação, na ordem do dia da reunião do Conselho de Administração de 26 de Outubro de 1998.

Sede

1.13. O Centro está a concluir a elaboração de um acordo sobre a sede e a segurança, que será submetido à aprovação das autoridades luxemburguesas.

Saldo do exercício

1.14. O regulamento financeiro do Centro não prevê a possibilidade de inscrever o saldo do exercício precedente no orçamento do exercício seguinte. O Centro debruçar-se-á sobre uma alteração do seu regulamento financeiro para ter em conta essa possibilidade.