PT Jornal Oficial da União Europeia C 285/3

DECISÃO SOBRE O CÓDIGO DE BOA CONDUTA ADMINISTRATIVA

2011/C 285/03

Introdução

Em 6 de Setembro de 2001, o Parlamento Europeu aprovou uma resolução sobre um código de boa conduta administrativa que as instituições e os órgãos da União Europeia, assim como as suas administrações e respectivos funcionários, deverão respeitar nas suas relações com o público.

O código tem em consideração os princípios do Direito Administrativo consagrado na jurisprudência do Tribunal de Justiça da União Europeia e inspira-se também no direito dos Estados-Membros.

O estatuto do código

A Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia foi proclamada na Cimeira de Nice em Dezembro de 2000 e passou a integrar a Parte II do Tratado que estabelece uma Constituição para a Europa.

A Carta prevê como direitos fundamentais dos cidadãos da União o direito a uma boa administração (artigo 41.o) e o direito de apresentar petições ao Provedor de Justiça da União, respeitantes a casos de má administração na actuação das instituições ou órgãos comunitários (artigo 43.o).

Este código tem como intenção explicar com mais detalhe o que significa na prática o direito a uma boa administração previsto na Carta.

O código de boa conduta administrativa do pessoal do Cedefop

a) Serviço de qualidade

O Cedefop e o seu pessoal têm o dever de servir o interesse da Comunidade e, dessa forma, o interesse dos cidadãos.

O público tem expectativas legítimas quanto à obtenção de um serviço de qualidade e de uma administração aberta, acessível e bem gerida.

A prestação de um serviço de qualidade implica, por parte do Centro e do seu pessoal, cortesia, objectividade e imparcialidade.

b) Finalidade

Para poder cumprir as suas obrigações de boa conduta administrativa, especialmente nas suas relações com o público, o Centro compromete-se a observar as normas de boa conduta administrativa enunciadas no presente código e a orientar-se por elas no seu trabalho quotidiano, com o objectivo de melhorar o serviço prestado aos cidadãos europeus.

c) Âmbito

O código é vinculativo para todo o pessoal abrangido pelo Estatuto dos Funcionários das Comunidades Europeias e pelo Regime aplicável aos outros agentes dessas Comunidades. Contudo, as pessoas que trabalham ao abrigo de um contrato de trabalho de direito privado, os peritos destacados pelas administrações públicas nacionais, os estagiários, etc., ao serviço do Cedefop devem igualmente reger-se pelo código no seu trabalho quotidiano.

As relações entre o Cedefop e o seu pessoal são regidas exclusivamente pelo Estatuto dos Funcionários das Comunidades Europeias e pelo Regime aplicável aos outros agentes dessas Comunidades.

Artigo 1.o

Disposições gerais

Nas suas relações com o público, o pessoal do Cedefop deve observar os princípios estabelecidos na presente decisão e que constituem o código de boa conduta administrativa, a seguir designado «o código».

Artigo 2.o

Âmbito pessoal de aplicação

1. O código é aplicável a todos os funcionários e outros agentes abrangidos pelo Estatuto dos Funcionários e pelo Regime aplicável aos outros agentes nas suas relações com o público. O termo funcionário será, a seguir, utilizado referindo-se quer aos funcionários, quer aos outros agentes.

2. O Cedefop adopta as medidas necessárias para garantir que as disposições previstas no presente código são também aplicáveis a outras pessoas que nele trabalhem, tais como pessoas com um contrato de trabalho de direito privado, peritos destacados pelas administrações públicas nacionais e estagiários.

3. O público refere-se a pessoas singulares ou colectivas, quer tenham ou não a sua residência ou sede estatutária num Estado-Membro.

Artigo 3.o

Âmbito material de aplicação

1. O presente código contém os princípios gerais de boa conduta administrativa que se aplicam a todas as relações dos funcionários com o público, a menos que se rejam por disposições específicas.

2. Os princípios estabelecidos no presente código não são aplicáveis às relações entre a instituição e os seus funcionários. Tais relações regem-se pelo Estatuto dos Funcionários e o Regime aplicável aos outros agentes das Comunidades Europeias.

Artigo 4.o

Legalidade

O funcionário actua de acordo com a lei e aplica as normas e procedimentos estabelecidos na legislação comunitária. O funcionário deve, nomeadamente, velar por que as decisões que afectem os direitos ou interesses de pessoas singulares tenham um fundamento legal e o seu conteúdo seja conforme com a lei.

Artigo 5.o

Ausência de discriminação

1. No tratamento de pedidos do público e na tomada de decisões, o funcionário deve garantir o respeito do princípio da igualdade de tratamento. Os membros do público que se encontrem na mesma situação são tratados de forma idêntica.

2. Se se verificar qualquer diferença no tratamento, o funcionário deve assegurar-se de que essa diferença é justificada pelos dados objectivos pertinentes do caso em questão.

3. O funcionário deve, nomeadamente, evitar qualquer discriminação injustificada entre membros do público, com base na nacionalidade, no sexo, na origem étnica ou racial, na religião ou crença, numa deficiência, na idade ou orientação sexual.

Artigo 6.o

Proporcionalidade

1. Quando tomar decisões, o funcionário deve velar por que as medidas adoptadas sejam proporcionais ao objectivo em vista.

O funcionário deve, nomeadamente, evitar restrições aos direitos dos cidadãos ou impor-lhes encargos, sempre que não existir uma proporção razoável entre tais encargos ou restrições e a finalidade da acção em vista.

2. Quando tomar decisões, o funcionário deve procurar obter um equilíbrio equitativo entre o interesse privado e o interesse público em geral.

Artigo 7.o

Ausência de abuso de poder

As competências são exercidas unicamente para os fins com que foram conferidas pelas disposições pertinentes. O funcionário deve, nomeadamente, abster-se de utilizar essas competências para fins que não tenham um fundamento legal ou que não sejam motivados pelo interesse público.

Artigo 8.o

Imparcialidade e independência

1. O funcionário deve ser imparcial e independente. O funcionário deve abster-se de qualquer acção arbitrária que prejudique membros do público, bem como de qualquer tratamento preferencial, quaisquer que sejam os motivos.

2. O funcionário não deve guiar-se por quaisquer influências externas ou de qualquer outra espécie, inclusive por influências de carácter político ou por interesses pessoais.

3. O funcionário deve abster-se de participar na tomada de decisões sobre assuntos que digam respeito aos seus interesses ou aos da sua família, de parentes, amigos e conhecidos.

Artigo 9.o

Objectividade

Quando tomar decisões, o funcionário deve ter em consideração os factores pertinentes e atribuir a cada um deles o peso devido para os fins da decisão, excluindo da apreciação qualquer elemento irrelevante.

Artigo 10.o

Expectativas legítimas e coerência

1. O funcionário deve ser coerente com o seu comportamento administrativo, bem como com a acção administrativa do Cedefop. O funcionário deve seguir as práticas administrativas usuais do Cedefop, a não ser que existam motivos legítimos para se afastar de tais práticas num caso específico.

2. O funcionário deve respeitar as expectativas legítimas e razoáveis que os membros do público possam ter, com base em actuações anteriores do Cedefop.

Artigo 11.o

Equidade

O funcionário deve actuar de forma equitativa e razoável.

Artigo 12.o

Cortesia

1. O funcionário deve ser consciencioso, correcto, cortês e acessível nas suas relações com o público. Nas respostas a cartas, chamadas telefónicas e correio electrónico, o funcionário deve tentar o mais possível ser útil e responder às perguntas que lhe sejam feitas, de acordo com as obrigações profissionais de membro do pessoal.

2. Se o funcionário não for responsável pelo assunto em questão, dirigirá o cidadão para o funcionário adequado.

3. Se ocorrer um erro que prejudique os direitos ou interesses de um membro do público, o funcionário deve pedir desculpa por esse facto.

Artigo 13.o

Resposta a cartas na língua do cidadão

O funcionário deve garantir que qualquer cidadão da União ou qualquer membro do público que escreva à instituição numa das línguas do Tratado receba uma resposta na mesma língua.

Artigo 14.o

Aviso de recepção e indicação do funcionário competente

1. Deve acusar-se a recepção de qualquer carta ou queixa endereçada ao Centro no prazo de 15 dias úteis, excepto se uma resposta quanto à matéria de fundo puder ser enviada naquele prazo.

2. Na resposta ou no aviso de recepção deve indicar-se o nome e o número de telefone do funcionário que está a tratar do assunto, bem como o serviço ao qual pertence.

3. Não é necessário acusar a recepção ou dar qualquer resposta no caso de cartas ou queixas que se tornem abusivas em virtude do seu excessivo número ou do seu carácter repetitivo ou despropositado.

Artigo 15.o

Obrigação de transmitir ao serviço competente da instituição

1. Se uma carta ou queixa endereçada ao Centro for enviada ou transmitida a um departamento ou unidade que não tenha competência para lhe dar seguimento, os serviços respectivos garantirão que o dossiê será transmitido sem demora ao serviço competente do Cedefop.

2. O serviço que inicialmente recebeu a carta ou queixa notificará o seu autor da respectiva transmissão e indicará o nome e número de telefone do funcionário ao qual o dossiê foi entregue.

Artigo 16.o

Direito a ser ouvido e a prestar declarações

1. Nos casos em que estejam envolvidos os direitos ou interesses de pessoas singulares, o funcionário deve garantir que, em cada fase do processo de tomada de decisões, os direitos de defesa serão respeitados.

2. Qualquer membro do público tem direito, nos casos em que uma decisão que afecte os seus direitos ou interesses tiver que ser tomada, a apresentar comentários por escrito e, quando necessário, a apresentar observações oralmente antes de a decisão ser adoptada.

Artigo 17.o

Prazo razoável para a adopção de decisões

1. O funcionário deve garantir que uma decisão sobre cada um dos pedidos ou queixas endereçados ao Cedefop será tomada num prazo razoável, sem demoras, e em qualquer dos casos não superior a dois meses após a data da recepção. A mesma norma será aplicável às cartas de resposta enviadas por membros do público.

2. Se qualquer pedido ou queixa endereçado ao Centro não puder, em virtude da sua complexidade ou das questões que levanta, ser objecto de decisão no prazo supramencionado, o funcionário deve disso informar o autor o mais cedo possível. Nesse caso, deve ser comunicada ao autor uma decisão definitiva com a maior brevidade.

Artigo 18.o

Dever de indicar os motivos das decisões

1. Qualquer decisão do Centro que possa prejudicar os direitos ou interesses de uma pessoa singular deve referir os motivos em que se baseia, indicando claramente os factos pertinentes e a base jurídica da decisão.

2. O funcionário deve evitar tomar decisões que se baseiem em motivos sumários ou vagos ou que não contenham um argumento pessoal.

3. Se não for possível, devido ao elevado número de pessoas a que decisões idênticas dizem respeito, comunicar em pormenor os motivos da decisão e se forem, como tal, dadas respostas-padrão, o funcionário deve garantir que subsequentemente fornecerá ao cidadão que expressamente o solicite um argumento pessoal.

Artigo 19.o

Indicação das possibilidades

1. Uma decisão do Cedefop que prejudique os direitos ou interesses de uma pessoa singular deve indicar as possibilidades de recurso que podem ser utilizadas para impugnar a decisão. Deve, nomeadamente, indicar a natureza dos meios de recurso, os organismos junto dos quais se pode recorrer e os prazos para a execução do recurso.

2. As decisões devem, nomeadamente, fazer referência à possibilidade de recorrer judicialmente e apresentar queixas ao Provedor de Justiça Europeu nos termos do disposto, respectivamente, nos artigos 263.o e 228.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia.

Artigo 20.o

Notificação da decisão

1. O funcionário deve garantir que as decisões que afectem direitos ou interesses privados sejam notificadas por escrito, logo que tomadas, à pessoa ou pessoas interessadas.

2. O funcionário deve abster-se de comunicar a decisão a outras fontes até a pessoa ou pessoas interessadas estarem informadas.

Artigo 21.o

Protecção de dados

1. O funcionário que trabalha com dados pessoais relativos a um cidadão deve respeitar os princípios estabelecidos no Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho relativo à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados (1).

2. O funcionário deve, nomeadamente, evitar o tratamento de dados pessoais para fins ilícitos ou transmitir esses dados a pessoas não autorizadas.

Artigo 22.o

Pedidos de informação

1. O funcionário deve, quando for responsável pelo assunto em questão, fornecer aos membros do público a informação que estes solicitarem. O funcionário deve providenciar para que a informação comunicada seja clara e compreensível.

2. Se o tratamento de um pedido de informação verbal for demasiado complicado ou extenso, o funcionário deve aconselhar a pessoa em questão a formular o seu pedido por escrito.

3. Se, em virtude da sua confidencialidade, um funcionário não puder divulgar a informação solicitada, deve, nos termos do artigo 18.o do presente código, indicar à pessoa em questão as razões pelas quais não pode transmitir-lhe a informação.

4. Para os pedidos de informação sobre assuntos que não sejam da sua competência, o funcionário deve encaminhar o requerente para a pessoa responsável e indicar-lhe o seu nome e número de telefone. Para os pedidos de informação relativos a outra instituição ou organismo comunitário, o funcionário deve encaminhar o requerente para tal instituição ou organismo.

5. Sempre que adequado, o funcionário deve, consoante o objecto do pedido de informação, encaminhar o requerente para o serviço do Cedefop responsável pelo fornecimento de informações ao público.

Artigo 23.o

Pedidos de acesso do público a documentos

1. No seguimento de pedidos de acesso aos documentos, o funcionário deve facultar o acesso aos documentos em conformidade com os princípios e limites gerais enunciados no Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho (2).

2. Se o funcionário não puder dar cumprimento a um pedido verbal de acesso a documentos, o cidadão será aconselhado a formular o pedido por escrito.

Artigo 24.o

Conservação de registos adequados

Os serviços do Cedefop devem manter registos adequados da correspondência entrada e saída, dos documentos que recebem e das medidas que tomaram.

Artigo 25.o

Acesso do público ao código

1. O Cedefop adopta as medidas necessárias para garantir que ao presente código seja dada a mais vasta publicidade possível junto dos cidadãos. Assegurará, nomeadamente, a divulgação de um folheto de apresentação do presente código que inclua, em anexo, a sua versão integral.

2. O Cedefop deve fornecer uma cópia do presente código a qualquer cidadão que o requeira.

Artigo 26.o

Direito de apresentar queixas ao Provedor de Justiça Europeu

Qualquer falta de um funcionário na observância dos princípios estabelecidos no presente código pode ser objecto de queixa ao Provedor de Justiça Europeu, nos termos do artigo 228.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia e do Estatuto do Provedor de Justiça Europeu (3).

Artigo 27.o

Entrada em vigor

A presente decisão produz efeitos a partir de 1 de Julho de 2011 e substitui as decisões anteriores e o código de boa conduta administrativa publicado em 2005. A presente decisão será publicada no Jornal Oficial da União Europeia.

Salónica, 22 de Junho de 2011. Pelo Cedefop Christian F. LETTMAYR Director em exercício Tarja RIIHIMÄKI Presidente do Conselho de Administração

(1) JO L 8 de 12.1.2001, p. 1.

(2) JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(3) Decisão 94/262/CECA, CE, Euratom do Parlamento Europeu, de 9 de Março de 1994, relativa ao estatuto e às condições gerais de exercício das funções de Provedor de Justiça Europeu (JO L 113 de 4.5.1994, p. 15).