Decisão n.o 64/2003 do Comité das Regiões

de 11 de Fevereiro de 2003

relativa ao acesso do público aos documentos do Comité das Regiões

A MESA DO COMITÉ DAS REGIÕES,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia e, nomeadamente, os n.os 2 e 3 do artigo 255.o,

Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de Maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão(1),

Tendo em conta o Regimento do Comité das Regiões e, nomeadamente, o seu artigo 35.o,

Considerando a Declaração Conjunta relativa ao Regulamento (CE) n.o 1049/2001, na qual o Parlamento Europeu, o Conselho e a Comissão solicitam às outras instituições que adoptem regras internas sobre o acesso do público aos documentos tendo em conta os princípios e limites do regulamento em questão(2),

DECIDE:

Artigo 1.o

Âmbito de aplicação

Qualquer cidadão da União, bem como qualquer outra pessoa singular ou colectiva com residência ou sede social num Estado-Membro tem direito de acesso aos documentos do Comité das Regiões sob reserva dos princípios, condições e limites definidos pelo Regulamento (CE) n.o 1049/2001 e das disposições específicas previstas na presente decisão.

Artigo 2.o

Registo público dos documentos do Comité das Regiões

1. É criado um registo de referências na instituição, em aplicação do artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

2. O registo contém as referências dos documentos elaborados pela instituição ou por esta recebidos a partir da data de aplicação do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

3. Sob reserva do Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho de 18 de Dezembro de 2000, relativo à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados(3), bem como do artigo 16.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, os documentos são publicados na íntegra no sítio internet do comité.

Artigo 3.o

Registo dos documentos

1. Todos os documentos elaborados pela instituição são prontamente inscritos no registo. O secretário-geral adoptará as medidas de execução internas para garantir o registo de todos os documentos elaborados pelo comité.

2. Os documentos elaborados no quadro do processo consultivo ou das outras actividades do comité são inscritos no registo, sob a responsabilidade do órgão ou do serviço de que emanam, imediatamente após terem sido entregues ou tornados públicos.

3. Os outros documentos da competência dos serviços administrativos do secretariado-geral do comité são inscritos no registo, na medida do possível, imediatamente após autorização recebida do serviço de que emanam.

4. Todos os documentos recebidos pela instituição que provenham de terceiros, na acepção do artigo 3.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, são transmitidos pelo serviço de correio oficial ao registo, que os regista, excepto no caso de documentos sensíveis, na acepção do artigo 9.o do referido regulamento, relativamente aos quais se observarão as limitações aí estabelecidas.

Artigo 4.o

Documentos directamente acessíveis

1. Todos os documentos elaborados ou recebidos pelo comité no quadro do processo consultivo devem ser acessíveis aos cidadãos em formato electrónico, sem prejuízo das limitações previstas nos artigos 4.o e 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

2. O comité tornará acessíveis todos os documentos de natureza consultiva através do registo, o que permitirá aos cidadãos terem acesso directo aos textos integrais dos documentos.

3. O comité tornará o registo acessível por via electrónica no seu sítio internet e assegurará assistência em linha aos cidadãos no que respeita à apresentação de pedidos de acesso aos documentos.

4. Os outros documentos, nomeadamente os documentos de cariz mais político ou estratégico, são, na medida do possível, tornados directamente acessíveis.

Artigo 5.o

Documentos acessíveis mediante pedido

1. Os documentos elaborados pelo comité ou por este recebidos que não se inscrevam no processo consultivo são, na medida do possível, directamente acessíveis ao cidadãos através do registo, sem prejuízo das limitações previstas nos artigos 4.o e 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

2. Se a inscrição de um documento no registo não permitir o acesso directo ao texto integral, quer porque o documento não se encontre disponível em formato electrónico, quer em aplicação das excepções previstas nos artigos 4.o e 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, o requerente pode solicitar o acesso ao documento por escrito ou utilizando o formulário electrónico disponível no sítio internet. O comité poderá, quer conceder o acesso aos documentos, quer comunicar por escrito o motivo de recusa total ou parcial.

Artigo 6.o

Pedido inicial

a) Apresentação do pedido inicial

1. O pedido de acesso a um documento é dirigido por escrito (correio postal, fax ou correio electrónico) ao secretário-geral do comité ou transmitido ao endereço aberto no sítio internet do comité numa das línguas enunciadas no artigo 314.o do Tratado CE.

2. O pedido deve ser formulado em termos suficientemente precisos e conter, nomeadamente, os elementos que permitam identificar o ou os documentos pretendidos, bem como o nome e o endereço do requerente.

3. Se um pedido não for suficientemente preciso, a instituição solicitará ao requerente que o clarifique e prestar-lhe-á assistência para o efeito; neste caso, o prazo de resposta começa a contar apenas a partir do momento em que a instituição disponha dessas informações.

4. O requerente não tem de justificar o seu pedido.

b) Processamento do pedido inicial

1. Todos os pedidos de acesso a documentos de que o comité seja detentor são transmitidos, no próprio dia do seu registo pelo serviço de correio, ao serviço responsável pelo registo de referências, que deverá enviar ao requerente um aviso de recepção, preparar a resposta e fornecer o documento no prazo previsto.

2. Se o pedido incidir num documento elaborado pelo comité e abrangido por uma das excepções previstas no artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, o serviço responsável pelo registo de referências contactará o serviço ou o órgão de que emana o documento, que proporá o seguimento a dar no prazo de cinco dias úteis.

3. Quando a dúvida sobre a divulgação disser respeito a documentos provenientes de terceiros, o comité consultará estes últimos, concedendo-lhes o prazo de cinco dias úteis para se manifestarem, a fim de determinar se aos documentos em questão é ou não aplicável uma das excepções previstas nos artigos 4.o ou 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

4. Se o pedido de acesso dirigido ao comité incidir em documento que ainda não tenha sido tornado público pela instituição de que emana, o comité concederá à instituição responsável pelo documento um prazo de cinco dias úteis para se pronunciar sobre a divulgação do documento.

5. Na ausência de resposta no prazo de cinco dias úteis, o comité prosseguirá o procedimento previsto.

c) Prazo de resposta

1. No prazo de 15 dias úteis a contar da data de registo do pedido, o serviço responsável pelo registo dos documentos dará acesso ao documento solicitado e fornecê-lo-á no mesmo prazo.

2. Caso o comité não possa conceder acesso ao documento pretendido, comunicará por escrito ao requerente os motivos da recusa, informando o requerente de que lhe assiste o direito de apresentar um pedido confirmativo.

3. Neste caso, o requerente disporá do prazo de 15 dias úteis a contar da data de recepção da resposta para apresentar o pedido confirmativo.

4. Excepcionalmente, se o pedido visar um documento muito extenso ou um elevado número de documentos, o prazo previsto no ponto 1 da presente alínea pode ser prorrogado por 15 dias úteis, mediante informação prévia do requerente e justificação circunstanciada.

5. A ausência de resposta do comité no prazo fixado confere ao requerente o direito de apresentar um pedido confirmativo.

6. O prazo de 15 dias úteis estabelecido no artigo 7.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 corre a partir da data de registo do pedido inicial.

d) Órgão competente

1. Os pedidos iniciais são tratados pelo chefe do serviço responsável pela supervisão do tratamento dispensado aos pedidos de acesso a documentos.

2. As respostas positivas aos pedidos iniciais são enviadas ao requerente pelo director do serviço responsável pela supervisão do tratamento dispensado aos pedidos de acesso a documentos.

3. A recusa de um pedido inicial, devidamente justificada, é decidida pelo secretário-geral, sob proposta do serviço ou órgão de que emana o documento.

4. O secretário-geral poderá, em qualquer momento, consultar o serviço jurídico e/ou o delegado para a protecção dos dados.

Artigo 7.o

Pedido confirmativo

a) Apresentação do pedido confirmativo

1. O pedido confirmativo é dirigido ao comité por escrito no prazo de 15 dias úteis a contar, quer da data de recepção da resposta pela qual é recusado, total ou parcialmente, o acesso ao documento pretendido, quer na ausência de resposta ao pedido inicial.

2. O pedido confirmativo deve ser formulado segundo os requisitos formais previstos para o pedido inicial.

b) Processamento e prazo de resposta

1. Os pedidos confirmativos são tratados segundo as mesmas modalidades previstas na alínea b) do artigo 6.o da presente decisão.

2. No prazo de 15 dias úteis a contar da data de registo do pedido, o comité dará acesso ao documento pretendido ou comunicará por escrito os motivos da sua recusa total ou parcial.

3. Excepcionalmente, se o pedido visar um documento muito extenso ou um elevado número de documentos, o prazo previsto no ponto anterior pode ser prorrogado por 15 dias úteis, mediante informação prévia do requerente e justificação circunstanciada.

c) Órgão competente

1. As respostas aos pedidos confirmativos são da responsabilidade do presidente do comité.

2. O presidente consultará o serviço jurídico e/ou o delegado para a protecção de dados, que deverá emitir parecer no prazo de três dias úteis.

Artigo 8.o

Recurso de pedido confirmativo

1. No caso de o comité recusar, total ou parcialmente, o acesso pretendido, a instituição informará o requerente das vias de recurso à sua disposição, as quais consistem na interposição de recurso judicial contra a instituição e/ou na apresentação de queixa ao Provedor de Justiça Europeu, nas condições previstas nos artigos 230.o e 195.o do Tratado CE.

2. A ausência de resposta da instituição no prazo fixado constitui indeferimento e confere ao requerente o direito de interpor recurso ou de apresentar queixa nos termos previstos no número anterior.

Artigo 9.o

Fornecimento dos documentos e custo da resposta

a) Fornecimento

1. Os documentos são fornecidos através de entrega de uma cópia ou em suporte electrónico, tendo plenamente em conta a preferência do requerente.

2. Se o documento já tiver sido divulgado pelo comité ou por outra instituição e for facilmente acessível, o comité pode conceder acesso ao documento informando o requerente sobre os meios que lhe permitem obter o documento pretendido.

b) Custo da resposta

1. O custo da realização e do envio das cópias pode ser imputado ao requerente. Não poderá, no entanto, exceder o custo real destas operações.

2. Em caso de consulta no local ou se o número de cópias não exceder vinte páginas A4, bem como no caso de acesso directo por via electrónica ou pelo registo, o serviço será gratuito.

c) Pedido de documentos volumosos

1. O fornecimento de documentos que excedam 20 páginas A4 está sujeito à cobrança de uma taxa de 10 euros, acrescida de 0,030 euros por página.

2. O montante desta taxa poderá ser revisto por decisão do secretário-geral.

3. Os custos inerentes a outros meios de transmissão serão decididos pelo secretário-geral, não podendo em caso algum exceder o custo real da operação.

4. Em caso de pedidos repetitivos ou sucessivos que incidam em documentos muito longos ou num grande número de documentos, a instituição pode concertar-se com o requerente de forma informal, a fim de obter um acordo.

5. Os documentos publicados não são abrangidos pela presente decisão e permanecem sujeitos ao seu próprio sistema de preços.

d) Custo adicional de tradução

Se o requerente solicitar a tradução numa língua distinta das línguas disponíveis, ser-lhe-á aplicada a tarifa em vigor na instituição para as traduções efectuadas em regime free-lance.

Artigo 10.o

Disposição final

A presente decisão revoga a Decisão n.o 165/1997 da Mesa do Comité das Regiões, de 17 de Setembro de 1997, sobre o acesso do público aos documentos do Comité das Regiões.

Artigo 11.o

Entrada em vigor

A presente decisão produz efeitos na data da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia. A decisão sobre o registo de documentos produzirá efeitos a partir de 1 de Junho de 2003.

O secretário-geral executa a presente decisão.

Feito em Bruxelas, em 11 de Fevereiro de 2003.

Pela Mesa do Comité das Regiões

O Presidente

Albert Bore

(1) JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(2) JO L 173 de 27.6.2001, p. 5.

(3) JO L 8 de 12.1.2001, p. 1.