PT Jornal Oficial da União Europeia L 344/12

REGULAMENTO (CE, EURATOM) N.o 1302/2008 DA COMISSÃO

de 17 de Dezembro de 2008

relativo à base de dados central sobre as exclusões

A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica,

Tendo em conta o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de Junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (1), nomeadamente o artigo 95.o,

Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 215/2008 do Conselho, de 18 de Fevereiro de 2008, relativo ao Regulamento Financeiro aplicável ao 10.o Fundo Europeu de Desenvolvimento (2), nomeadamente o artigo 98.o,

Considerando o seguinte:

(1) A Comissão é responsável pela execução do orçamento geral da União Europeia e pelos restantes fundos geridos pelas Comunidades, tendo a obrigação de criar e pôr em funcionamento uma base de dados central, no respeito das regras comunitárias de protecção dos dados pessoais, com o objectivo de garantir a eficiência do mecanismo de exclusão previsto no Regulamento Financeiro e de proteger os interesses financeiros das Comunidades. Esta base de dados deve, em especial, abranger a execução de todos os fundos comunitários, independentemente do modo de gestão aplicável.

(2) O Regulamento Financeiro contém um conjunto de obrigações para as instituições, relativamente à adjudicação de contratos e à atribuição de subvenções a terceiros no contexto da gestão centralizada dos fundos comunitários. Em especial, o artigo 93.o e o n.o 3 do artigo 114.o prevêem a obrigação de excluir da participação em procedimentos de adjudicação de contratos e de atribuição de subvenções os terceiros que se encontrem numa das situações previstas no n.o 1 do artigo 93.o. O artigo 94.o e o n.o 3 do artigo 114.o proíbem a adjudicação de contratos ou a atribuição de subvenções a terceiros que, no decurso de um destes procedimentos específicos, se encontrem numa situação de conflito de interesses ou prestem falsas declarações na apresentação das informações exigidas pela instituição enquanto condição para a participação nesses. Além disso, o artigo 96.o e o n.o 4 do artigo 114.o estabelecem a possibilidade de a entidade adjudicante impor sanções administrativas e financeiras a terceiros, em especial sob a forma de exclusão da possibilidade de beneficiar de quaisquer fundos comunitários durante um período a determinar pela instituição em causa nos termos do artigo 133.o-A do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002 da Comissão, de 23 de Dezembro de 2002, que estabelece as normas de execução do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (3).

(3) Os artigos 74.o e 75.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, de 23 de Dezembro de 2002, que institui o Regulamento Financeiro-Quadro dos organismos referidos no artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (4), obrigam estes organismos a aplicar as disposições anteriormente citadas.

(4) O artigo 50.o do Regulamento (CE) n.o 1653/2004 da Comissão, de 21 de Setembro de 2004, que institui o regulamento financeiro-tipo das agências de execução, em aplicação do Regulamento (CE) n.o 58/2003 do Conselho, que define o estatuto das agências de execução encarregadas de determinadas funções de gestão de programas comunitários (5), exige que, na execução do seu orçamento de funcionamento, as agências de execução apliquem as disposições do Regulamento Financeiro anteriormente citadas.

(5) Dado que as agências de execução têm o estatuto de gestor orçamental delegado da Comissão para a execução de dotações operacionais, às quais aplicam o Regulamento Financeiro, devem ter acesso à base de dados sobre as exclusões, da mesma forma que os serviços da Comissão.

(6) Há que definir os objectivos e a finalidade da base de dados sobre as exclusões, por forma a determinar a utilização a dar aos dados.

(7) O Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) deve ter acesso à base de dados sobre as exclusões, para levar a cabo as suas tarefas de investigação e as suas actividades de informação e prevenção da fraude, exercidas nos termos do n.o 2 do artigo 1.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de Maio de 1999, relativo aos inquéritos efectuados pela Organização Europeia de Luta Antifraude (OLAF) (6) e do Regulamento (Euratom) n.o 1074/1999 do Conselho, de 25 de Maio de 1999, relativo aos inquéritos efectuados pela Organização Europeia de Luta Antifraude (OLAF) (7).

(8) O contabilista da Comissão deve assegurar a administração da base de dados sobre as exclusões e ter o direito de alterar os respectivos dados. O serviço relevante da Comissão, ou as outras instituições, devem ser responsáveis por requerer a inscrição dos avisos de exclusão na base de dados.

(9) As regras de acesso à base de dados sobre as exclusões devem diferenciar, por um lado, os serviços da Comissão, agências de execução e todas as instituições e órgãos comunitários utilizadores de um sistema contabilístico fornecido pela Comissão (a seguir designado «ABAC») que permite o acesso directo aos avisos e, por outro lado, as outras instituições, autoridades e organismos de execução que não dispõem de tal acesso. Por conseguinte, estas instituições devem ter acesso através de pontos de contacto designados, devendo as autoridades ou organismos de execução ter acesso através de pontos de ligação.

(10) Deve ser possível limitar o acesso à base de dados sobre as exclusões quando as autoridades ou organismos de execução gerem fundos com um nível de descentralização muito limitado, o que torna inadequado o acesso à base de dados sobre as exclusões, ou quando, por motivos de protecção dos dados, tal acesso deva ser negado.

(11) A fim de definir claramente as suas responsabilidades, há que determinar as tarefas dos pontos de contacto e dos pontos de ligação.

(12) Para reflectir o facto de a base de dados ser comum às instituições, o fluxo de dados deve ser canalizado directamente para o contabilista da Comissão.

(13) Por forma a proteger os interesses financeiros das Comunidades, entre o momento em que a exclusão é decidida nos termos do n.o 1 do artigo 93.o do Regulamento Financeiro relativamente a um procedimento de adjudicação de contrato ou de atribuição de subvenção e o momento em que a duração da exclusão é determinada pela instituição, esta última deve poder requerer a inscrição provisória de um aviso de exclusão.

(14) A fim de evitar avisos caducados, em particular os referentes a entidades que já foram objecto de liquidação, os avisos que indicam uma exclusão nos termos do n.o 1, alíneas a) e d), do artigo 93.o do Regulamento Financeiro devem ser automaticamente suprimidos após cinco anos.

(15) Dado que as exclusões nos termos do artigo 94.o do Regulamento Financeiro se referem a procedimentos específicos de adjudicação de contratos ou de atribuição de subvenções e não, como nos termos do n.o 1 do artigo 93.o, a uma situação de exclusão geral, o período de registo deve ser limitado e os avisos suprimidos automaticamente.

(16) O procedimento aplicável aos pedidos baseados em informações das autoridades ou organismos de execução, aplicáveis a todas as modalidades de gestão, com excepção da gestão directa centralizada, deve ser claramente definido.

(17) Há que definir claramente a responsabilidade das autoridades ou organismos de execução relativamente aos dados comunicados ao serviço da Comissão responsável, quer através do ponto de ligação, quer através do contabilista, incluindo a rectificação, actualização ou supressão dos dados.

(18) A fim de estabelecer um conjunto claro de regras em todos os casos em que a autoridade ou organismo de execução não determina a duração da exclusão nos termos do n.o 1 do artigo 133.o-A das normas de execução, deve indicar-se que a decisão relativa à duração da exclusão deve ser redigida pelo serviço da Comissão responsável e adoptada pela Comissão.

(19) Os fluxos de informação entre utilizadores autorizados da base de dados sobre as exclusões devem ser estabelecidos de forma pormenorizada; devem ser nomeadas pessoas de contacto para cada aviso, que devem fornecer informações sobre o referido aviso aos utilizadores autorizados da base de dados sobre as exclusões.

(20) Deve prever-se uma disposição específica relativa aos casos em que as provas apresentadas por terceiros estão em contradição com os dados constantes da base de dados sobre as exclusões, a fim de assegurar que estes são correctos e estão actualizados.

(21) Deve ser definido um quadro adequado que permita o intercâmbio das boas práticas entre as instituições e a abordagem das questões relacionadas com a utilização da base de dados sobre as exclusões.

(22) O tratamento dos dados pessoais inerentes ao funcionamento da base de dados sobre as exclusões deve respeitar o disposto na Directiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 24 de Outubro de 1995, relativa à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados, que é aplicável aos Estados-Membros (8), e no Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de Dezembro de 2000, relativo à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados (9), que são inteiramente aplicáveis.

(23) O presente regulamento foi elaborado tendo em devida consideração o parecer da Autoridade Europeia para a Protecção de Dados. Além disso, o Regulamento (CE) n.o 45/2001 determina que esse processamento está sujeito a controlo prévio por parte da Autoridade Europeia para a Protecção de Dados no seguimento da notificação pelo responsável pela protecção de dados da Comissão.

(24) Por motivos de clareza, as disposições relativas à protecção dos dados devem especificar os direitos das pessoas cujos dados constam ou poderão vir a ser introduzidos na base de dados sobre as exclusões. As pessoas singulares e colectivas devem ser informadas da introdução de dados que lhes digam respeito na base de dados sobre as exclusões.

ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:

Artigo 1.o

Objecto

1. O presente regulamento cria uma base de dados central sobre as exclusões (a seguir designada «base de dados») nos termos do artigo 95.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 (a seguir designado «Regulamento Financeiro»).

2. Os dados contidos na base de dados sobre as exclusões só podem ser utilizados para efeitos da aplicação dos artigos 93.o a 96.o e 114.o do Regulamento Financeiro e dos artigos 133.o a 134.o-B do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002, bem como dos artigos 96.o a 99.o e 110.o do Regulamento (CE) n.o 215/2008.

3. O OLAF pode utilizar os dados para as suas investigações nos termos do Regulamento (CE) n.o 1073/1999 e do Regulamento (Euratom) n.o 1074/1999 do Conselho, bem como para as suas actividades de informação e prevenção da fraude, incluindo análises de risco.

Artigo 2.o

Definições

Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:

1. «Instituições» — o Parlamento Europeu, o Conselho, a Comissão, o Tribunal de Justiça, o Tribunal de Contas, o Comité Económico e Social Europeu, o Comité das Regiões, o Provedor de Justiça, o Autoridade Europeia para a Protecção de Dados e as agências e organismos de execução referidos no n.o 1 do artigo 185.o do Regulamento Financeiro.

2. «Autoridade ou organismo de execução» — as autoridades dos Estados-Membros e países terceiros, organizações internacionais e outras entidades que participam na execução do orçamento em conformidade com os artigos 53.o e 54.o do Regulamento Financeiro, com excepção das agências e organismos de execução referidos no n.o 1 do seu artigo 185.o. Os Estados-Membros podem atribuir as tarefas previstas no presente regulamento a outras autoridades públicas nacionais, que para o efeito são equiparadas a autoridades ou organismos de execução.

3. «Terceiros» — os candidatos, proponentes, contratantes, fornecedores, prestadores dos serviços e os respectivos subcontratantes, bem como os candidatos a subvenções, beneficiários de subvenções, incluindo os beneficiários de ajudas directas, respectivos contratantes e entidades que recebem apoio financeiro de um beneficiário de uma subvenção comunitária nos termos do artigo 120.o do Regulamento Financeiro.

Artigo 3.o

Aviso de exclusão

Os avisos de exclusão incluem os seguintes dados:

a) Informação que permite identificar os terceiros que se encontram numa das situações referidas no n.o 1 do artigo 93.o, no artigo 94.o, no n.o 1, alínea b) do artigo 96.o e no n.o 2, alínea a), do artigo 96.o do Regulamento Financeiro;

b) Informação referente às pessoas com poderes de representação, tomada de decisões ou controlo sobre entidades jurídicas, quando essas pessoas se encontram numa das situações referidas no n.o 1 do artigo 93.o, no artigo 94.o, no n.o 1, alínea b) do artigo 96.o e no n.o 2, alínea a), do artigo 96.o do Regulamento Financeiro;

c) Os motivos da exclusão dos terceiros referidos na alínea a) ou das pessoas referidas na alínea b) e, sendo o caso, o tipo de condenação e a duração do período de exclusão.

Artigo 4.o

Gestão da base de dados sobre as exclusões

1. O contabilista da Comissão ou o seu pessoal subordinado a quem são delegadas certas tarefas ao abrigo do artigo 62.o do Regulamento Financeiro (a seguir designado «contabilista da Comissão») asseguram a gestão da base de dados sobre as exclusões e tomam as decisões técnicas adequadas.

O contabilista da Comissão inscreve, altera ou suprime os avisos de exclusão, segundo os pedidos das instituições.

2. O contabilista da Comissão adopta medidas de execução relativas aos aspectos técnicos e define os procedimentos de apoio necessários, incluindo os relativos ao domínio da segurança.

O contabilista da Comissão procede à notificação dessas medidas aos serviços da Comissão e às agências de execução e, quando adequado, aos pontos de contacto das outras instituições designados em conformidade com o n.o 1 do artigo 6.o ou aos pontos de ligação designados em conformidade com o n.o 2 do artigo 7.o

Artigo 5.o

Acesso à base de dados sobre as exclusões

1. As instituições, com excepção da Comissão e das agências de execução, dispõem de acesso directo aos dados contidos na base de dados sobre as exclusões através do sistema contabilístico fornecido pela Comissão (ABAC) ou através de pontos de contacto.

2. As autoridades ou organismos de execução que gerem fundos no âmbito da gestão partilhada e os organismos públicos nacionais dos Estados-Membros que gerem fundos no âmbito da gestão indirecta centralizada dispõem de acesso aos dados contidos na base de dados sobre as exclusões através de pontos de ligação.

3. As autoridades ou organismos de execução que gerem fundos no âmbito da gestão indirecta centralizada ou da gestão descentralizada ou conjunta dispõem de acesso aos dados contidos na base de dados sobre as exclusões através de pontos de ligação, desde que certifiquem junto do serviço responsável da Comissão que aplicam as medidas adequadas de protecção dos dados previstas nos acordos celebrados nos termos do n.o 4, segundo parágrafo, do artigo 134.o-A do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002.

Contudo, as autoridades ou organismos de execução não dispõem de acesso à base de dados sobre as exclusões em qualquer um dos seguintes casos:

a) O serviço responsável da Comissão não recebeu o certificado referido no primeiro parágrafo;

b) O serviço responsável da Comissão está na posse de elementos que permitem comprovar que as autoridades ou organismos de execução não aplicam medidas adequadas de protecção dos dados;

c) O serviço responsável da Comissão considera que o acesso seria inadequado, nos casos com um nível de descentralização limitado que incluam o controlo ex ante por parte da Comissão.

Quando for negado o acesso aos dados contidos na base de dados sobre as exclusões, o serviço responsável da Comissão toma as medidas adequadas para assegurar, pelo menos, o mesmo nível de protecção dos interesses financeiros das Comunidades. No âmbito dessas medidas, o serviço responsável da Comissão verifica, antes da atribuição de uma subvenção ou da adjudicação de um contrato, se os terceiros em causa não são objecto de um aviso de exclusão.

4. O acesso aos dados contidos na base de dados sobre as exclusões por parte dos serviços da Comissão e das agências de execução é regido pela Decisão 2008/969/CE, Euratom da Comissão (10).

Artigo 6.o

Pontos de contacto e utilizadores autorizados nas instituições

1. Cada instituição, com excepção da Comissão e das agências de execução, designa um ponto de contacto responsável por todas as questões relacionadas com a base de dados sobre as exclusões e comunica os nomes das pessoas responsáveis ao contabilista da Comissão.

2. Os pontos de contacto podem facultar o acesso à informação contida na base de dados sobre as exclusões a utilizadores autorizados, que farão parte do pessoal das instituições, para quem o acesso a esta base de dados seja indispensável para o correcto exercício das suas funções. Cada ponto de contacto mantém um registo dos utilizadores autorizados, cujo acesso faculta à Comissão, mediante pedido desta.

Os utilizadores autorizados podem eles próprios consultar em linha a base de dados sobre as exclusões.

3. A instituição toma as medidas de segurança adequadas para impedir que a informação seja lida ou copiada por pessoas não autorizadas.

Artigo 7.o

Pontos de ligação e utilizadores autorizados no âmbito das autoridades e organismos de execução

1. Os pontos de ligação são responsáveis pelas relações com a Comissão quanto a todas as questões relacionadas com a base de dados sobre as exclusões.

2. Cada Estado-Membro designa um ponto de ligação para os fundos que gere no âmbito da gestão partilhada, nos termos da alínea b) do artigo 53.o, e para os fundos geridos pelos organismos públicos nacionais no âmbito da gestão centralizada indirecta, nos termos do n.o 2, alínea c), do artigo 54.o do Regulamento Financeiro. A título excepcional e por motivos devidamente justificados, a Comissão pode aprovar mais de um ponto de ligação por Estado-Membro.

3. Cada país terceiro que gere fundos no âmbito da gestão descentralizada, nos termos da alínea b) do artigo 53.o do Regulamento Financeiro, designa um ponto de ligação a pedido do serviço responsável da Comissão.

Cada organismo de execução que gere fundos no âmbito da gestão conjunta, nos termos da alínea c) do artigo 53.o, ou da gestão indirecta centralizada, nos termos do n.o 2, alíneas b), c) ou d) do artigo 54.o do Regulamento Financeiro, com excepção dos organismos públicos nacionais, designa um ponto de ligação, a pedido do serviço responsável da Comissão.

Contudo, quando já existir um ponto de ligação, o serviço responsável da Comissão não solicita a sua designação.

Quando o serviço responsável da Comissão retirar a um ponto de ligação o acesso à base de dados sobre as exclusões, informa desse facto o contabilista da Comissão.

4. Cada Estado-Membro e cada autoridade ou organismo referido no n.o 3 comunica ao contabilista da Comissão os nomes das pessoas responsáveis pelos respectivos pontos de ligação. O contabilista da Comissão publica no sítio web interno da Comissão a lista de países terceiros e de organismos de execução que dispõem de pontos de ligação

5. Os pontos de ligação facultam às autoridades ou organismos de execução o acesso à informação contida na base de dados sobre as exclusões.

As autoridades e organismos de execução podem designar utilizadores autorizados entre os seus membros do seu pessoal. O número de utilizadores autorizados está limitado às pessoas para quem o acesso a esta base de dados seja indispensável para o correcto exercício das suas funções. Cada autoridade ou organismo de execução mantém um registo dos utilizadores autorizados, cujo acesso faculta à Comissão, mediante pedido desta.

Para efeitos da adjudicação de contratos relacionados com a execução do orçamento ou com o Fundo Europeu de Desenvolvimento, os utilizadores autorizados podem eles próprios consultar em linha a base de dados sobre as exclusões. Quando a consulta em linha não for possível, o utilizador autorizado pode receber os dados através de descarregamento. Neste último caso, os dados são actualizados pelo menos mensalmente.

6. A autoridade ou organismo que designou o ponto de ligação ou os utilizadores autorizados tomam as medidas de segurança adequadas para impedir que a informação seja lida ou copiada por pessoas não autorizadas.

Artigo 8.o

Pedidos das instituições

1. Todos os pedidos de registo, rectificação, actualização ou supressão de avisos de exclusão são dirigidos ao contabilista da Comissão.

Só as instituições podem apresentar tais pedidos. Para tanto, os serviços da Comissão e as agências de execução em questão utilizam os modelos previstos no anexo da Decisão 2008/969/CE, Euratom e os pontos de contacto das outras instituições utilizam os modelos previstos no Anexo I do presente regulamento.

2. Em cada pedido de registo de um aviso de exclusão, o serviço da Comissão ou a agência de execução em questão certifica que a informação comunicada foi obtida e transmitida em conformidade com o Regulamento (CE) n.o 45/2001 e indica uma pessoa de contacto para esse aviso, que assume as responsabilidades previstas no artigo 12.o do presente regulamento.

Ao solicitar o registo de um aviso de exclusão, os pontos de contacto certificam que a informação comunicada foi obtida e transmitida em conformidade com o Regulamento (CE) n.o 45/2001. Os pontos de contacto assumem as responsabilidades das pessoas de contacto dos avisos.

3. As instituições devem pedir o registo provisório dos avisos exclusão pendentes de decisão relativa à duração da exclusão.

4. O serviço responsável da Comissão ou outra instituição que peça o registo de um aviso de exclusão fica responsável por requerer a rectificação, actualização ou supressão desse aviso.

Artigo 9.o

Pedidos baseados em informações das autoridades ou organismos de execução

1. Os pontos de ligação comunicam as informações recebidas das autoridades ou organismos de execução, relativas às situações de exclusão referidas no n.o 1 do artigo 93.o do Regulamento Financeiro, ao contabilista da Comissão, que transmite estas informações ao serviço da Comissão responsável pelo programa, acção ou legislação e identificado pelas autoridades ou organismos. Transmitem igualmente a certificação da autoridade ou organismo de execução de que a informação por eles comunicada foi obtida e transmitida em conformidade com os princípios previstos na Directiva 95/46/CE.

Para tanto, os pontos de ligação utilizam o modelo previsto no Anexo II do presente regulamento.

2. Após recepção da informação referida no n.o 1, o serviço responsável da Comissão pede ao contabilista da Comissão que registe um aviso de exclusão na base de dados sobre as exclusões, com a duração determinada pela autoridade ou organismo de execução, até à duração máxima prevista no n.o 3 do artigo 93.o do Regulamento Financeiro.

Quando a duração não tenha sido fixada, o serviço responsável da Comissão solicita o registo provisório, nos termos do n.o 2 do artigo 10.o, enquanto estiver pendente de decisão da Comissão. O serviço responsável da Comissão remete o mais rapidamente possível o caso à Comissão para decisão.

3. A autoridade ou organismo de execução é responsável pelos dados comunicados, devendo informar imediatamente o serviço responsável da Comissão, através do ponto de ligação, sempre que a informação transmitida deva ser rectificada, actualizada ou suprimida.

Para tanto, as autoridades ou organismos de execução e os pontos de ligação utilizam o modelo previsto no Anexo II.

Após a recepção de informação actualizada, o serviço responsável da Comissão pede ao contabilista da Comissão que rectifique, actualize ou suprima o aviso de exclusão em causa.

Artigo 10.o

Duração do registo na base de dados sobre as exclusões

1. Os avisos relativos às exclusões nos termos das alíneas b), c), e) e f) do n.o 1 do artigo 93.o do Regulamento Financeiro ficam registados durante o período determinado pela instituição que apresenta o pedido, devendo a sua duração ser especificada no pedido.

2. Os avisos de exclusão pedidos com base no n.o 3 do artigo 8.o são registados provisoriamente por um período de três meses. O registo provisório pode ser renovado uma vez, mediante pedido nesse sentido.

Contudo, o registo provisório de um aviso de exclusão com base nos pedidos referidos no segundo parágrafo do n.o 2 do artigo 9.o, pode, em casos excepcionais, ser renovado por um período adicional de três meses.

3. Os avisos relativos a exclusões nos termos das alíneas a) ou d) do n.o 1 do artigo 93.o do Regulamento Financeiro são registados por um período de cinco anos.

4. Os avisos relativos a exclusões da adjudicação de contratos ou da atribuição de subvenções no âmbito de um dado procedimento nos termos das alíneas a) e b) do artigo 94.o do Regulamento Financeiro são registados por um período de seis meses.

Artigo 11.o

Supressão de avisos de exclusão

Os avisos de exclusão são automaticamente suprimidos uma vez decorrido o prazo de duração previsto no artigo 10.o

Quando os terceiros já não se encontrem numa situação de exclusão, em especial nos casos mencionados no n.o 3 do artigo 10.o ou de erro manifesto detectado após o registo da exclusão, a instituição que pediu o registo solicita a supressão do aviso de exclusão antes de ter decorrido o seu prazo de duração.

Artigo 12.o

Cooperação

1. A pessoa de contacto do aviso, referida no n.o 2 do artigo 8.o do presente regulamento, faculta toda a informação pertinente disponível, por escrito ou por meios electrónicos, por forma a permitir à instituição que efectuou o pedido tomar as decisões de exclusão nos termos do n.o 1 do artigo 93.o do Regulamento Financeiro, ou permitir à autoridade ou organismo de execução ter essa informação em consideração na adjudicação dos contratos relacionados com a execução do orçamento.

2. Quando uma instituição obtenha certificados ou documentos comprovativos que estejam em contradição com os avisos de exclusão registados, a instituição em causa informa imediatamente a pessoa de contacto do aviso. A pessoa de contacto do aviso e, quando necessário, o ponto de ligação em causa, tomam as medidas adequadas.

3. Quando os certificados ou documentos comprovativos obtidos por uma autoridade ou organismo de execução estejam em contradição com os avisos de exclusão registados, a autoridade ou organismo transmitem essa informação, através do seu ponto de ligação, à pessoa de contacto do aviso. A pessoa de contacto do aviso e, quando necessário, o ponto de ligação em causa, tomam as medidas adequadas.

4. O contabilista da Comissão e os pontos de contacto das outras instituições procedem regularmente ao intercâmbio das boas práticas.

As questões relacionadas com a base de dados sobre as exclusões são debatidas no âmbito de reuniões entre a autoridade ou organismo de execução e o serviço responsável da Comissão.

Artigo 13.o

Protecção de dados

1. Nos avisos de concurso e convites à apresentação de propostas ou, na sua ausência, antes da adjudicação de contratos ou da atribuição de subvenções, as instituições e as autoridades ou organismos de execução informam os terceiros relativamente aos dados a eles referentes que podem ser incluídos na base de dados sobre as exclusões, bem como das entidades a quem esses dados podem ser comunicados. Quando os terceiros forem entidades com personalidade jurídica, as instituições e as autoridades ou organismos de execução informam igualmente as pessoas com poderes de representação, tomada de decisões ou controlo sobre estas entidades.

2. A instituição que solicita o registo de um aviso de exclusão é responsável pelas relações com a pessoa singular ou colectiva cujos dados são introduzidos na base de dados sobre as exclusões (a seguir designada «a pessoa em causa»).

A instituição informa a pessoa em causa do pedido de activação, actualização ou supressão de qualquer aviso de exclusão que lhe diga directamente respeito, indicando os motivos.

A instituição deve igualmente responder aos pedidos de rectificação dos dados pessoais inexactos ou incompletos apresentados pelas pessoas em causa e a quaisquer outros pedidos ou questões sobre estes assuntos.

Os pedidos ou questões apresentados pelas pessoas causa relativamente à informação facultada pelas autoridades ou organismos de execução são tratados por essas mesmas autoridades ou organismos. O serviço responsável da Comissão remete tais pedidos e questões ao ponto de ligação em questão, informando desse facto a pessoa em causa.

3. Sem prejuízo dos requisitos de informação previstos em n.o 2, qualquer pessoa singular devidamente identificada pode solicitar informações sobre a existência de dados que lhe digam respeito na base de dados sobre as exclusões.

O contabilista da Comissão informa-o, por escrito ou por meios electrónicos, do seu eventual registo na base de dados sobre as exclusões. No caso de a pessoa em questão estar registada, o contabilista da Comissão envia igualmente os dados relativos a essa pessoa existentes na base de dados sobre as exclusões, informando desse facto a instituição que pediu o registo do aviso.

4. Sem prejuízo dos requisitos de informação previstos no n.o 2, qualquer representante devidamente habilitado pode solicitar informações sobre a existência de um registo respeitante a essa pessoa colectiva na base de dados sobre as exclusões.

O contabilista da Comissão informa-o, por escrito ou por meios electrónicos, do eventual registo da pessoa colectiva em questão na base de dados sobre as exclusões. No caso de a pessoa em questão estar registada, o contabilista da Comissão envia igualmente os dados relativos a essa pessoa existentes na base de dados sobre as exclusões, informando desse facto a instituição que pediu o registo do aviso.

5. Os avisos suprimidos só são acessíveis para fins de auditoria e investigação e não são visíveis para os utilizadores da base de dados.

Contudo, os dados pessoais contidos em avisos de exclusão referentes a pessoas singulares só continuam acessíveis para tal finalidade durante cinco anos após a supressão do aviso.

Artigo 14.o

Disposições transitórias

1. As informações provenientes de autoridades ou organismos de execução referem-se exclusivamente a sentenças proferidas após 1 de Janeiro de 2009.

2. Os avisos registados nos termos do artigo 95.o do Regulamento Financeiro antes da data de início da aplicação do presente regulamento que ainda estejam activos nessa data constituem avisos de exclusão e são registados directamente na base de dados sobre as exclusões.

3. Quando os terceiros em causa não tiverem sido informados do registo de um aviso de exclusão referido no n.o 2, o serviço da Comissão ou a instituição que pediu o registo informa esses terceiros de que os seus dados foram introduzidos na base de dados sobre as exclusões, no prazo de um mês a contar da data de início da aplicação do presente regulamento.

4. O serviço responsável da Comissão ou outra instituição que tenha pedido o registo de um aviso de exclusão referido no n.o 2 continua a ser responsável por requerer a alteração ou supressão desse aviso, em conformidade com o presente regulamento.

5. No caso das exclusões decididas antes de 1 de Maio de 2007 por um serviço da Comissão ou por uma agência de execução nos termos das alíneas b) e e) do n.o 1 do artigo 93.o do Regulamento Financeiro, a duração do período de exclusão tem em conta a duração dos registos criminais ao abrigo da legislação nacional.

Essa exclusão terá uma duração máxima de quatro anos a contar da data de notificação da sentença. Decorrido esse período, o serviço responsável da Comissão ou a agência de execução pedem a supressão do aviso.

Artigo 15.o

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor na data da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.

É aplicável a partir de 1 de Janeiro de 2009.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável em todos os Estados-Membros. Feito em Bruxelas, em 17 de Dezembro de 2008. Pela Comissão Dalia GRYBAUSKAITĖ Membro da Comissão

(1) JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(2) JO L 78 de 19.3.2008, p. 1.

(3) JO L 357 de 31.12.2002, p. 1.

(4) JO L 357 de 31.12.2002, p. 72.

(5) JO L 297 de 22.9.2004, p. 6.

(6) JO L 136 de 31.5.1999, p. 1.

(7) JO L 136 de 31.5.1999, p. 8.

(8) JO L 281 de 23.11.1995, p. 31.

(9) JO L 8 de 12.1.2001, p. 1.

(10) Ver a página 125 do presente Jornal Oficial.

ANEXO I Pedido de registo, modificação ou supressão de dados na base de dados sobre as exclusões pelas instituições, com excepção da Comissão e das agências de execução O pedido tem de ser enviado em conformidade com o procedimento aplicável à informação classificada, nos termos das regras fixadas pela instituição. Tem de ser enviado num único envelope fechado. Comissão Europeia Direcção-Geral do Orçamento Contabilista da Comissão BRE2 13/505 B-1049 BRUXELAS