DECISÃO DO CONSELHO

de 3 de Maio de 1999

que estabelece um regulamento financeiro relativo aos aspectos orçamentais da gestão, por parte do secretário-geral do Conselho, dos contratos por ele celebrados enquanto representante de certos Estados-Membros, referentes à instalação e ao funcionamento do "Help Desk Server" da Unidade de Gestão e da fase II da rede Sirene

(1999/323/CE)

O CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA,

Tendo em conta o n.o 1, segundo parágrafo, primeiro período, do artigo 2.o do protocolo anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado que institui a Comunidade Europeia, que integra o acervo de Schengen no âmbito da União Europeia,

(1) Considerando que o secretário-geral do Conselho foi autorizado, pela Decisão 1999/322/CE do Conselho de 3 de Maio de 1999(1), no contexto da integração do acervo de Schengen no âmbito da União Europeia, a actuar como representante de determinados Estados-Membros para fins de celebração de contratos relativos à instalação e ao funcionamento do "Help Deks Server" da Unidade de Gestão e da fase II da rede Sirene e a gerir esses contratos;

(2) Considerando que as obrigações financeiras decorrentes desses contratos não estão a cargo do orçamento geral das Comunidades Europeias e que, por conseguinte, as disposições do Regulamento Financeiro, de 21 de Dezembro de 1977, aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias(2) não se lhes aplicam;

(3) Considerando que, sendo assim, é por conseguinte necessário fixar regras específicas que definam as modalidades da elaboração e execução do orçamento necessário para satisfazer as obrigações decorrentes desses contratos, da cobrança das contribuições a cargo dos Estados a que dizem respeito, bem como da apresentação e verificação das contas,

DECIDE:

CAPÍTULO I

Princípios gerais

Artigo 1.o

Para efeitos do presente regulamento financeiro, o "orçamento" é o acto que prevê e autoriza previamente, para cada ano, as receitas e as despesas necessárias para satisfazer as obrigações decorrentes dos contratos a que se refere a decisão do Conselho de 3 de Maio de 1999.

Artigo 2.o

O presente regulamento financeiro fixa as modalidades da elaboração e execução do orçamento.

Artigo 3.o

1. O orçamento é subdividido em títulos, em função dos contratos a gerir. O título relativo ao contrato previsto no n.o 1 do artigo 1.o da decisão do Conselho de 3 de Maio de 1999, é subdividido em capítulos, referentes, respectivamente, ao orçamento de instalação e ao orçamento de funcionamento da fase II da rede Sirene. Se necessário, cada capítulo será dividido em artigos.

2. As dotações atribuídas a cada título não podem ser destinadas a outros títulos de despesa.

Artigo 4.o

1. As receitas e as despesas são inscritas pelo seu montante integral no orçamento e nas contas, sem qualquer compensação entre si. O conjunto das receitas cobre o conjunto das despesas.

2. O exercício orçamental começa em 1 de Janeiro e termina em 31 de Dezembro.

3. As contribuições para o orçamento pagas pelos Estados referidos no artigo 21.o, que são pagas antes do início do exercício a que dizem respeito, são imputadas ao orçamento desse exercício.

4. As despesas de um exercício são contabilizadas por conta desse exercício, com base nas despesas cuja ordem de pagamento tenha chegado ao auditor financeiro o mais tardar até 31 de Dezembro e cujo pagamento tenha sido efectuado pelo tesoureiro até 15 de Janeiro seguinte.

CAPÍTULO II

Elaboração do orçamento

Artigo 5.o

1. O orçamento é estabelecido em euros.

2. O secretário-geral do Conselho apresenta ao Grupo "Sistema de Informação Schengen" (SIS), até 30 de Setembro, o anteprojecto de orçamento, acompanhado de uma nota explicativa.

3. O Grupo SIS emite o seu parecer sobre o anteprojecto.

4. O secretário-geral elabora o projecto de orçamento e transmite-o o mais tardar até 31 de Outubro aos Estados a que se refere o artigo 21.o

5. Os Estados-Membros a que se refere o artigo 21.o, reunidos no Conselho, aprovam o orçamento antes do final do ano.

6. A decisão de aprovação do orçamento, devidamente notificada pelo secretário-geral aos Estados a que se refere o artigo 21.o, implica a exigibilidade das contribuições desses Estados.

Artigo 6.o

1. Se o orçamento não estiver definitivamente aprovado no início do exercício:

- podem ser efectuadas operações de pagamento até ao limite mensal do duodécimo da totalidade das dotações autorizadas para cada título do orçamento no exercício anterior,

- será possível mobilizar as contribuições dos Estados a que se refere o artigo 21.o, até ao limite mensal de um duodécimo das contribuições pagas a título do último orçamento regularmente aprovado.

2. A decisão de utilizar cada duodécimo nas despesas e nas receitas, dentro do limite de três duodécimos dos montantes inscritos no último orçamento regularmente aprovado, é tomada pelo Secretariado-Geral, que a comunica por carta aos Estados a que se refere o artigo 21.o

3. Para além do limite de três duodécimos dos montantes inscritos no último orçamento regularmente aprovado, a decisão de autorizar pagamentos e de mobilizar contribuições é tomada pelos Estados-Membros a que se refere o artigo 21.o, reunidos no Conselho.

4. A aprovação definitiva do orçamento põe imediatamente termo à aplicação das disposições eventualmente tomadas por força dos números anteriores.

Artigo 7.o

1. Os eventuais projectos de orçamentos suplementares ou rectificativos são apresentados, analisados e aprovados do mesmo modo e seguindo o mesmo procedimento que o orçamento cujas previsões modificam.

2. É apresentado anualmente um orçamento rectificativo no mês seguinte ao encerramento das contas previsto no n.o 1 do artigo 25.o com o objectivo de inscrever o saldo de execução do orçamento anterior nas receitas, se for positivo, e nas despesas, se for negativo.

Artigo 8.o

O orçamento é acessível ao público.

CAPÍTULO III

Execução do orçamento e contabilidade

Artigo 9.o

A execução do orçamento é efectuada segundo o princípio de separação entre o gestor orçamental e o tesoureiro. As funções de gestor orçamental, de tesoureiro e de auditor financeiro são incompatíveis entre si.

Artigo 10.o

1. A função de gestor orçamental das receitas e das despesas é exercida por um director-geral do Secretariado-Geral do Conselho. O gestor orçamental executa o orçamento em nome do secretário-geral e dentro dos limites das dotações atribuídas. Pode delegar os seus poderes num director.

2. O gestor orçamental pode decidir transferências de artigo para artigo no interior de cada capítulo. Pode, com o acordo do Grupo SIS, decidir transferências de capítulo para capítulo no interior do mesmo título. O Grupo SIS dará o seu acordo nas mesmas condições em que adopta o seu parecer sobre o orçamento.

Artigo 11.o

A função de auditor financeiro é exercida pelo auditor financeiro do Conselho, de acordo com as regras aplicáveis à sua função.

Artigo 12.o

O depósito das receitas e o pagamento das despesas são efectuados por um tesoureiro afecto à Direcção-Geral A do Secretariado-Geral do Conselho.

Artigo 13.o

1. O gestor orçamental deve emitir uma ordem de cobrança para a cobrança de qualquer montante devido por força do artigo 21.o As ordens de cobrança são transmitidas ao tesoureiro, que as apresenta ao auditor financeiro para aposição de visto.

2. O visto tem por fim atestar:

- a exactidão da imputação orçamental,

- a regularidade e conformidade da ordem em relação às disposições aplicáveis,

- a regularidade dos documentos comprovativos,

- a extactidão da designação da autoridade competente do Estado devedor,

- a data de vencimento,

- a exactidão do montante e da divisa.

3. O tesoureiro é responsável pelas ordens de cobrança devidamente emitidas.

Artigo 14.o

1. Quaisquer medidas susceptíveis de dar origem a uma despesa a cargo do orçamento devem ser previamente objecto de uma proposta de autorização pelo gestor orçamental, mencionando o objectivo, o montante, a imputação orçamental da despesa e o credor. Essa proposta será apresentada pelo tesoureiro ao auditor financeiro para aposição de visto.

2. O visto destina-se a atestar:

- a conformidade da apresentação da proposta de autorização com o disposto no n.o 1,

- a exactidão da imputação orçamental,

- a disponibilidade das dotações no orçamento,

- a regularidade e conformidade da despesa com as disposições aplicáveis.

Artigo 15.o

1. A liquidação das despesas pelo gestor orçamental destina-se a:

- verificar a existência dos direitos do credor,

- determinar ou verificar a veracidade e o montante do crédito,

- verificar as condições de exigibilidade do crédito,

- verificar que os serviços foram prestados ou a compra efectuada de acordo com a respectiva ordem de prestação ou de aquisição.

2. O gestor orçamental pode mandar efectuar as verificações, sob sua responsabilidade.

Artigo 16.o

1. O gestor orçamental dá ao tesoureiro a ordem de pagar uma despesa cuja liquidação tenha efectuado mediante a emissão de uma ordem de pagamento.

2. A ordem de pagamento deve mencionar:

- o exercício da imputação,

- o título, o capítulo e o artigo do orçamento,

- o montante a pagar, em algarismos e por extenso, com indicação da divisa em que é expresso,

- o nome e a morada do credor,

- o objectivo da despesa,

- o modo de pagamento,

- os números e datas dos vistos de autorização correspondentes.

3. A ordem de pagamento é datada e assinada pelo gestor orçamental.

4. O tesoureiro apresenta ao auditor financeiro, para aposição do visto, a ordem de pagamento acompanhada dos documentos comprovativos originais.

5. O visto destina-se a atestar:

- a regularidade da emissão da ordem de pagamento,

- a concordância da ordem de pagamento com a autorização da despesa e a exactidão do seu montante,

- a extactidão da imputação orçamental,

- a disponibilidade das dotações no título ou no artigo pertinentes do orçamento,

- a regularidade dos documentos comprovativos, e

- a exactidão da designação do credor.

6. Todas as despesas devem estar previamente cobertas pelas contribuições dos Estados a que se refere o artigo 21.o ou, na falta destas, por um crédito bancário. Em caso de não pagamento, os custos de pré-financiamento bancário são repartidos entre os Estados em falta, na proporção das contribuições que não pagaram e tendo em conta a duração dos atrasos.

Artigo 17.o

Os pagamentos são efectuados por meio de uma conta bancária especialmente aberta para o efeito em nome do secretário-geral do Conselho. As ordens de transferência bancária exigem a assinatura conjunta de dois funcionários designados pelo secretário-geral, um dos quais será o tesoureiro.

Artigo 18.o

No caso de o auditor financeiro recusar um visto previsto nos artigos 13.o, 14.o ou 16.o, e de o gestor orçamental manter a sua proposta, o asusnto é apresentado ao secretário-geral. Salvo se a disponibilidade dos créditos estiver em causa, o secretário-geral pode ignorar a recusa do visto e confirmar a ordem de cobrança, a autorização de despesa ou a ordem de pagamento através de uma decisão fundamentada. O secretário-geral informa o Tribunal de Contas dessa decisão, no prazo de um mês. Essa decisão é executória com efeitos a contar da data da recusa do visto.

Artigo 19.o

A responsabilidade disciplinar do gestor orçamental, do auditor financeiro e do tesoureiro em caso de inobservância do dispsoto no presente regulamento financeiro é a prevista pelo Estatuto dos Funcionários das Comunidades Europeias.

Artigo 20.o

A contabilidade é elaborada por ano civil, segundo o método das "partidas dobradas". Deve registar a totalidade das receitas e das despesas verificadas durante o exercício orçamental.

CAPÍTULO IV

Contribuições dos Estados

Artigo 21.o

1. As receitas do orçamento são constituídas pelas contribuições financeiras devidas pelos Estados-Membros seguintes: Áustria, Bélgica, Alemanha, Dinamarca, Espanha, Finlândia, França, Grécia, Itália, Luxemburgo, Países Baixos, Portugal e Suécia, e ainda Islândia e Noruega.

2. As contribuições financeiras destes Estados, fixadas pelo orçamento, são expressas em euros.

Artigo 22.o

Os Estados a que se refere o artigo 21.o colocam à disposição do secretário-geral do Conselho as suas contribuições, segundo a chave de repartição seguinte.

A repartição das contribuições entre os Estados-Membros a que se refere o artigo 21.o, por um lado, e a Islândia e a Noruega, por outro (os "outros Estados") é determinada, anualmente, com base na quota-parte de cada um dos Estados-Membros em questão e dos outros Estados no total dos produtos internos brutos PIB) do ano anterior de todos os Estados mencionados no artigo 21.o A repartição das contribuições entre os Estados-Membros em questão é determinada, anualmente, após dedução das contribuições dos outros Estados, em função da quota-parte do recurso IVA de cada um desses Estados-Membros no total do recurso IVA das Comunidades Europeias, tal como tiver sido aprovada da última rectificação do orçamento das Comunidades, efectuada no decurso do exercício anterior.

Artigo 23.o

1. O secretário-geral do Conselho envia por carta os pedidos de contribuição a cada um dos Estados referidos no artigo 21.o, através das administrações nacionais cujas coordenadas lhe foram previamente comunicadas.

2. Essa carta recordará:

- a decisão de adopção do orçamento ou, em caso de recurso ao artigo 6.o, a decisão de mobilizar as contribuições por duodécimos provisórios,

- o montante a pagar por cada Estado, calculado em euros e segundo a chave de repartição referida no artigo 22.o,

- os dados necessários ao pagamento da contribuição.

3. As contribuições são depositadas na conta bancária prevista no artigo 17.o

4. As contribuições são pagas em euros.

Artigo 24.o

1. Os Estados a que se refere o artigo 21.o devem pagar 25 % da sua contribuição, o mais tardar até 15 de Fevereiro, 1 de Abril, 1 de Julho e 1 de Outubro, respectivamente.

2. Se um dos Estados não tiver dado cumprimento às suas obrigações financeiras, são-lhe aplicáveis, por analogia, as regras comunitárias em vigor sobre os juros de mora no pagamento de participações no orçamento das Comunidades.

CAPÍTULO V

Apresentação e verificação das contas

Artigo 25.o

1. O secretário-geral elabora, num prazo de dois meses a contar do termo do período de execução do orçamento, uma conta de gestão e um balanço financeiro, e transmite-os ao Grupo SIS.

2. A conta de gestão incluirá a totalidade das operações de receitas e despesas referentes ao exercício findo. Será apresentada sob a mesma forma e com as mesmas subdivisões que o orçamento.

3. Será anexado a esta conta:

- um mapa da situação de cada um dos Estados a que se refere o artigo 21.o no que diz respeito à contribuição financeira, e

- um mapa das transferências de dotações.

4. O balanço financeiro descreverá o activo e o passivo do orçamento em 31 de Dezembro do exercício findo.

Artigo 26.o

1. O Tribunal de Contas é convidado a assegurar a verificação das contas.

2. O secretário-geral comunica ao Tribunal de Contas a conta de gestão e o balanço no prazo de 15 dias após o prazo previsto no n.o 1 do artigo 25.o

3. A verificação a efectuar pelo Tribunal de Contas tem por finalidade apreciar a legalidade e a regularidade das receitas e das despesas face aos contratos a gerir, ao orçamento, e ao presente regulamento financeiro.

4. O secretário-geral concederá ao Tribunal de Contas todas as facilidades que este considerar necessárias para o exercício da sua função.

Artigo 27.o

São apresentados antes de 1 de Julho aos Estados a que se refere o artigo 21.o a conta de gestão, o balanço financeiro e o relatório do Tribunal de Contas, ao qual serão anexadas as eventuais observações do secretário-geral. Os Estados-Membros a que se refere o artigo 21.o, reunidos no Conselho, dão quitação ao secretário-geral quanto à execução do orçamento.

CAPÍTULO VI

Disposições finais

Artigo 28.o

A aplicação das disposições do acervo de Schengen relativas ao Sistema de Informação de Schengen num Estado que não conste do artigo 21.o, a seguir designado por "outro Estado", implicará:

- um reajustamente das quotas-partes dos Estados a que se refere o artigo 21.o nas condições previstas no artigo 22.o,

- um ajustamento das contribuições dos Estados a que se refere o artigo 21.o, a fim de imputar ao outro Estado a sua contribuição para o funcionamento da fase II da rede Sirene, para a totalidade do exercício em curso,

- um ajustamento das contribuições dos Estados a que se refere o artigo 21.o, a fim de imputar ao outro Estado uma fracção dos custos anteriormente suportados para a instalação da fase II da rede Sirene. Esta fracção será calculada com base na quota-parte dos recursos IVA do outro Estado no total dos recursos IVA das Comunidades Europeias nos exercícios orçamentais anteriores que tenham gerado despesas necessárias à instalação do Sirene, fase II. A contribuição desta fracção será objecto de uma "nota de crédito" a favor dos Estados a que se refere o artigo 21.o, na proporção da sua quota-parte, calculada nos termos do artigo 22.o Estes podem escolher entre afectar o montante à sua quota-parte para o orçamento de funcionamento ou solicitar o respectivo reembolso.

Artigo 29.o

O presente regulamento financeiro aplica-se, mutatis mutandis, à execução das receitas e das despesas necessárias para o cumprimento das obrigações decorrentes dos contratos previstos no artigo 1.o da decisão do Conselho de 3 de Maio de 1999 pelo período remanescente do exercício em que entrar em vigor.

Artigo 30.o

1. A presente decisão será publicada no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

2. A presente decisão produz efeitos no dia da sua adopção.

Feito em Bruxelas, em 3 de Maio de 1999.

Pelo Conselho

O Presidente

J. FISCHER

(1) Ver página 49 do presente Jornal Oficial.

(2) JO L 356 de 31.12.1977, p. 1.