Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional (Cedefop - Salónica) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998, acompanhado das respostas do Centro

(1999/C 372/05)

ÍNDICE

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Opinião do Tribunal

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho e ao Parlamento Europeu, em conformidade com o artigo 12.o do Regulamento (CEE) n.o 337/75 do Conselho(1), alterado pelo Regulamento (CEE) n.o 1946/93 do Conselho(2).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998. De acordo com o n.o 1 do artigo 18.o do Regulamento (CEE) n.o1416/76 do Conselho(3), pelo Regulamento (CEE) n.o 1948/93 do Conselho(4), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Conselho de Administração. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(5), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas nos artigos 65.o, 67.o e 68.o do Regulamento (CEE) n.o 1948/93 do Conselho, que altera o Regulamento (CEE) n.o 1416/76 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o CE, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações suficientes com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

Principais observações sobre a execução orçamental do Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional no exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998

Contabilidade geral e orçamental

5. Actualmente, o Centro elabora o seu orçamento e balanço utilizando um sistema antigo e complicado. Apesar dos seus esforços, o Centro ainda não desenvolveu completamente nem implantou o sistema Fibus (sistema adaptado às suas necessidades). Para além dos atrasos de execução e da inexistência de validação, esse sistema é afectado por uma falta de documentação e pelo facto de apenas a pessoa que o criou o conhecer. Os montantes afectados ao desenvolvimento deste sistema nos últimos dois anos elevaram-se a cerca de 0,2 milhões de ecus.

Fundo para adiantamentos

6. O Centro continua a efectuar pagamentos (especialmente referentes ao título I) por meio do fundo para adiantamentos (6 milhões de ecus). É conveniente que se reduza a utilização do fundo.

Edifício

7. Segundo as últimas informações do Centro, a propriedade do terreno em que se situa a sua sede ser-lhe-á transferida a título gracioso pelo Governo grego quando estiverem terminadas as obras do edifício.

Ordens de cobrança

8. No futuro, o Centro deverá emitir todas as ordens de cobrança das receitas no momento em que a dívida se torna exigível.

Pessoal

9. A fixação dos direitos financeiros dos agentes não foi sistematicamente objecto de decisões ad hoc da entidade competente para proceder a nomeações.

10. Além disso, devido ao facto de a administração não ter sistematicamente procedido à revisão dos direitos adquiridos, o Tribunal observou que:

a) Nem sempre constam dos processos individuais determinadas informações indispensáveis para o cálculo dos direitos;

b) Determinadas prestações de serviços podem ser pagas sem apresentação de documentos comprovativos ou quando já terminou o prazo para a sua concessão.

IVA

11. À data da auditoria (Maio de 1999), ainda não tinham sido elaborados os pedidos de reembolso do IVA relativos ao exercício de 1998.

Contratos

12. No que respeita aos concursos públicos e à gestão dos contratos, será necessária uma reorganização. Determinados concursos registaram atrasos na sua abertura.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 11 de Novembro de 1999.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. KARLSSON

Presidente

(1) JO L 39 de 13.2.1975, p. 1.

(2) JO L 181 de 23.7.1993, p. 11.

(3) JO L 164 de 24.6.1976, p. 1.

(4) JO L 181 de 23.7.1993, p. 15.

(5) Em conformidade com o artigo 1.o do Regulamento (CEE) n.o 1948/93 do Conselho, que altera o Regulamento (CEE) n.o 1416/76 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Centro relativas ao exercício de 1998 foram elaboradas em 29 de Março de 1999, tendo sido posteriormente enviadas à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 30 de Março de 1999. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

Quadro 1

Balanço financeiro em 31 de Dezembro de 1998 e 1997

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Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 1998 e 1997

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RESPOSTAS DO CEDEFOP

O Cedefop considera que este relatório preliminar tem um carácter geral positivo e deseja agradecer ao Tribunal de Contas.

A natureza das observações do Tribunal permite ao Conselho de Administração do Centro responder directamente. O Conselho de Administração seguirá a estrutura das observações e conclusões do Tribunal. A numeração dos parágrafos anotados corresponde àquela utilizada no relatório do Tribunal.

Contabilidade geral e orçamental

5. O Centro acelerou e acentuou significativamente os seus esforços para concluir este projecto desde o ano passado. Todos os meios necessários, inclusive em matéria de pessoal implicado, foram empregados para poder colocar em funcionamento experimental o novo sistema até ao final de 1999. A fase de ensaio com vista ao seu aperfeiçoamento está actualmente em curso. A aplicação paralela com o sistema actual deverá abranger o primeiro semestre do ano 2000. Deste modo, Fibus entrará em funcionamento completo e exclusivo a partir do Verão de 2000. Ao longo de todo este processo, foi assegurada a constante colaboração com os serviços competentes da Comissão (nomeadamente o controlo financeiro).

Fundo para adiantamentos

6. O Centro já tomou as medidas necessárias para reduzir os pagamentos realizados por meio do fundo para adiantamentos. Com efeito, desde Fevereiro de 1999, os salários são pagos pela contabilidade, o que permite reduzir para metade o volume das transacções que passam pelo fundo para adiantamentos.

Ordens de cobrança

8. O Centro tomou em consideração as observações do Tribunal e já tomou as medidas necessárias nesse sentido. Com efeito, no futuro, as fichas Excel serão estabelecidas para todos os casos até à altura em que o sistema Fibus tenha coberto igualmente este aspecto e se tenha tornado completamente operacional.

Pessoal

9. De modo a assegurar que a recomendação do Tribunal seja sistematicamente seguida, o director decidiu que, no futuro, a administração ficará encarregada de estabelecer as fichas Excel relativas à fixação dos direitos financeiros do pessoal, que posteriormente deverão ser transmitidas, sob a responsabilidade do chefe da administração, à AIPN (Director) para assinatura. As fichas serão classificadas numa secção especial do processo individual, de forma a melhorar o acesso e a transparência.

10. As informações e elementos justificativos mencionados pelo Tribunal encontram-se de facto à disposição da administração, que assegurará mais regularmente o acompanhamento e a actualização. A gestão do pessoal será actualizada mais frequentemente, através da verificação da exactidão dos dados relativos a todo o pessoal. Como abaixo indicado, os direitos individuais (incluindo os direitos financeiros) serão objecto de decisões formais, que serão revistas anualmente.

IVA

11. A maioria dos pedidos de reembolso do IVA relativos ao exercício de 1998 (± 90 % do total) foram introduzidos durante o mês de Junho de 1999. Devido aos procedimentos especiais que foram adoptados, subsiste um pequeno atraso em relação à Bélgica, aos Países Baixos e à Espanha, que será corrigido durante o Verão de 1999.

Contratos

12. Esta necessidade de mudança já foi anteriormente reconhecida pelo Centro tendo, nomeadamente, procedido no final de 1998, ao recrutamento de um especialista com uma longa carreira comunitária nesta matéria. A reorganização começou com o objectivo de criar uma unidade "gestão de contratos" no seio da administração. Presentemente, está a ser desenvolvido um sistema electrónico eficaz, com vista a melhorar a gestão e o acompanhamento dos contratos de estudo, encontrando-se numa fase já bem avançada a sua integração no sistema Fibus.

Desde a criação da nova unidade "gestão de contratos" (início de 1999), receberam prioridade todos os concursos relativos à ocupação exclusiva do novo edifício a partir de Setembro de 1999 (dos quais dois se referem ao equipamento - equipamento audiovisual para conferências e sistemas de segurança -, dois sobre prestações de serviços a longo prazo - limpeza e segurança - e um sobre a realização da mudança) de forma a compensar o atraso assinalado pelo Tribunal. Outros, relativos a uma nova exploração do mercado para serviços fornecidos desde a instalação do Cedefop em Tessalónica (banco, agência de viagens, correio expresso, etc.) serão lançados nos próximos meses.

Finalmente, a responsabilidade administrativa de supervisão e de manutenção duma abordagem coerente na execução de todos os contratos de funcionamento e de prestação de serviços de natureza horizontal, incluindo aqueles referentes à documentação, publicações, informática, etc., voltará progressivamente a esta nova unidade, que irá cobrir todo este aspecto das operações.