RELATÓRIO sobre as demonstrações financeiras do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais (ICVV - Angers) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997, acompanhado da resposta do Instituto (98/C 406/09)

1.1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais, em conformidade com o nº 2 do artigo 111º do Regulamento (CE) nº 2100/94 do Conselho (1).

1.2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997. De acordo com o artigo 110º do Regulamento (CE) nº 2100/94 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Presidente do Instituto. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras (2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 112º do Regulamento (CE) nº 2100/94 do Conselho. Nos termos do artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

1.3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com os seus princípios e normas de auditoria, que foram adaptados das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações suficientes com base nas quais formulou as observações a seguir expostas.

1.4. A auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DO INSTITUTO COMUNITÁRIO DAS VARIEDADES VEGETAIS NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 1997

Contabilidade orçamental e geral

1.5. Os atrasos no acompanhamento contabilístico das operações, já assinalados no ano anterior, ainda não foram superados.

1.6. Durante todo o ano, a contabilidade geral registou um atraso de vários meses. Só foi possível reconciliá-la com a contabilidade orçamental muito depois do encerramento desta última.

1.7. A totalidade das receitas do exercício foram objecto de uma única ordem de cobrança no final do exercício.

Actividades técnicas

1.8. O atraso na instituição do processo de verificação da elegibilidade das denominações de variedade e, em especial, na elaboração de contratos com os institutos nacionais envolvidos, impediu a concessão de várias centenas de direitos de protecção suplementares em 1997.

1.9. O Conselho de Administração ainda não tomou uma decisão sobre os elementos constitutivos e o método de cálculo dos custos de exame, que deverão servir de base para a determinação da remuneração dos institutos responsáveis pela realização destes exames técnicos.

Outras observações

1.10. O orçamento do Instituto não foi publicado no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

1.11. As regras de execução do regulamento financeiro do Instituto ainda não foram aprovadas.

1.12. O relatório anual relativo ao exercício de 1996 ainda não foi publicado.

Separação de funções

1.13. Embora se tenham verificado melhorias, o princípio da separação das funções de gestor orçamental e de tesoureiro continua a não ser plenamente respeitado. O tesoureiro continua a colaborar na elaboração ou no controlo a priori dos documentos orçamentais (proposta de autorização, ordens de pagamento, ordens de cobrança e regularização de fundos para adiantamentos).

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 5 de Novembro de 1998.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

Quadro 1 Balanço financeiro em 31 de Dezembro de 1997

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

NB: Os montantes são arredondados aos milhares e representam sempre o arredondamento de cada valor exacto e não a soma dos arredondamentos.

Fonte: Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pelo Instituto.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

(1) JO L 227 de 1.9.1994, p. 27.

(2) Em conformidade com o nº 2 do artigo 111º do Regulamento (CE) nº 2100/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Instituto relativas ao exercício de 1997 foram elaboradas em 27 de Março de 1998, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração do Instituto, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 31 de Março de 1998. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

RESPOSTA DO INSTITUTO

1. Atrasos no seguimento contabilístico das operações

Os atrasos verificados a nível do seguimento contabilístico das operações no decorrer do ano de 1997 devem-se a diversos factores, tais como: antecedentes atribulados do Instituto a nível estrutural, mudanças de local sucessivas e subsequentes recrutamentos de pessoal, inexistência de sistemas informáticos contabilísticos (contabilidade geral e orçamental) adaptados às necessidades comunitárias (repetição dos lançamentos contabilísticos), limitação e instabilidade dos efectivos, os procedimentos comunitários resultantes da complexidade de gestão do sistema de taxas e da expansão rápida do sistema de protecção comunitária das variedades vegetais etc.

Actualmente, o seguimento contabilístico, quer no plano da contabilidade orçamental quer no plano da contabilidade geral, está assegurado. Foram desenvolvidos sistemas de automatização parcial dos lançamentos no plano da contabilidade geral e tomadas todas as medidas para que se possa implantar o sistema S12 (contabilidade orçamental) em Janeiro de 1999. Por outro lado, os trabalhos de criação de um elo informático entre a contabilidade e o programa de gestão técnica dos dossiers de protecção (PCVV), o recrutamento de um tesoureiro subordinado e implementação de um sistema de ordem de cobrança mensal das receitas estão em vias de realização, enquanto que as reconciliações contabilísticas, de futuro, se efectuarão regularmente.

2. Atrasos ligados à actividade técnica

a) Contratos com os organismos nacionais

A criação de contratos relativos aos exames de denominação foi objecto de debates efectuados com os organismos nacionais em causa. Todos concordaram com o conteúdo dos projectos enviados. A versão final dos referidos contratos foi traduzida para que os respectivos organismos pudessem assiná-los rapidamente. Seja como for, estes organismos já iniciaram a elaboração dos exames com base nas disposições previstas nos projectos de contrato. O atraso verificado inicialmente ao nível da concessão de títulos foi de momento recuperado.

b) Cálculo dos custos de exames

Com base numa proposta apresentado pelo Instituto, o Conselho de Administração, na sua reunião de Abril de 1998, aceitou seleccionar, no seguimento de um concurso público, um técnico financeiro independente que terá por função avaliar o método de cálculo dos custos com exames técnicos efectuados pelos diversos organismos em causa, método esse que já foi, em grande parte, elaborado pelos serviços do Instituto.

Por ocasião desta mesma reunião, o Conselho de Administração do Instituto reafirmou a validade do seu acordo relativo ao princípio «in-out» segundo o qual os organismos de exame são pagos pelos trabalhos efectuados com base nos montantes das taxas de exame recebidas pelo Instituto, até Dezembro de 1999.

3. Outras inexistências de publicação

a) Orçamento do Instituto

O orçamento rectificativo do Instituto para 1998, aprovado pelo Conselho de Administração na sua reunião extraordinária de 10 de Junho de 1998, será publicado no final do segundo semestre de 1998 pelo Serviço das Publicações Oficiais das Comunidades Europeias.

Com efeito, tendo em vista reduzir os custos de publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias, várias agências (Bilbau, Lisboa, Luxemburgo, Angers) acordaram em compilar, sob a coordenação do Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia, os respectivos orçamentos numa publicação conjunta.

A publicação deste orçamento rectificativo para 1998 abordará o seguinte:

- execução orçamental 1996,

- execução orçamental 1997,

- orçamento inicial 1998,

- orçamento rectificativo 1998.

b) Modalidades de execução do regulamento financeiro

O projecto de regulamento relativo às modalidades de execução do regulamento financeiro do Instituto encontra-se actualmente em preparação. Dadas as particularidades do Instituto e nomeadamente do seu regulamento financeiro, a preparação deste projecto de regulamento deverá ser levada a cabo com rigor e tendo em conta as experiências adquiridas pelas outras agências que se autofinanciam, uma vez que as suas particularidades de funcionamento (Alicante, Londres) se assemelham às do Instituto.

Este projecto deverá ser apresentado ao Conselho de Administração do Instituto aquando da sua reunião que terá lugar em Dezembro de 1998.

c) Relatório anual 1996

O projecto de relatório anual 1996 foi traduzido e enviado ao Serviço das Publicações Oficiais das Comunidades Europeias, para publicação, durante o segundo semestre de 1998. Refira-se que, contrariamente ao relatório anual de 1995, o relatório de 1996 inclui um anexo técnico considerável.

4. Insuficiente separação das funções

Actualmente e devido ao aumento progressivo dos efectivos da Unidade Administrativa e Financeira, o princípio da separação das funções tende a poder ser plenamente respeitado. As autorizações para dotações, as ordens de pagamento e as ordens de cobrança (excepto para as taxas) são geralmente preparadas pelos gestores financeiros, após serem assinadas pelo gestor orçamental.

No que se refere aos fundos para adiantamentos, o gestor de fundos para adiantamentos e o gestor de fundos para adiantamentos subordinado estabelecem os documentos relativos às regularizações.

Por fim, permito-me referir que um auxiliar de tesoureiro provisório assiste actualmente a tesoureira no exercício das suas funções.