Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Instituto de Harmonização do Mercado Interno (IHMI - Alicante) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 acompanhado das respostas do Instituto

(2000/C 373/11)

ÍNDICE

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OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Comité Orçamental do Instituto de Harmonização do Mercado Interno, em conformidade com o n.o 2 do artigo 137.o do Regulamento (CE) n.o 40/94(1) do Conselho.

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Instituto de Harmonização do Mercado Interno relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999. De acordo com o n.o 2, alínea c), do artigo 119.o do Regulamento (CE) n.o 40/94(2) do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Presidente do Instituto. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(3), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 138.o do Regulamento (CE) n.o 40/94 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DO INSTITUTO DE HARMONIZAÇÃO DO MERCADO INTERNO NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 1999

Regulamento financeiro

5. Até Dezembro de 1998, o Regulamento Financeiro geral previa a imputação das despesas incluindo o IVA, podendo este ser reafectado após o reembolso. Desde essa altura(4), o Regulamento Financeiro geral impõe que as despesas sejam imputadas sem IVA. O Tribunal solicita que o Instituto transponha estas novas modalidades para a sua própria regulamentação.

Contabilidade analítica

6. No seu relatório anterior, o Tribunal salientara a ausência de um sistema de contabilidade analítica. O Instituto está a elaborar esse sistema, que deverá ainda ser informatizado antes de se tornar operacional.

Balanço financeiro

Inventário

7. No final do exercício, procedeu-se a uma reconciliação dos movimentos entre a contabilidade e o registo de inventário. Contudo, durante o exercício, as responsabilidades pelo inventário geral e pelo inventário informático estiveram separadas. Devido a essa separação, e na sequência de uma comparação, alguns bens foram reclassificados do inventário geral para o inventário informático. Ainda durante o exercício, foi utilizado um novo sistema para elaborar o inventário geral.

8. Estas alterações de gestão dos inventários geraram diferenças, nos totais dos inventários, entre a contabilidade e o registo de inventário. Quando da visita de auditoria, estas diferenças não puderam ser quantificadas com rigor, mas a sua ordem de grandeza não é susceptível de afectar a fiabilidade das contas.

9. Deverão efectuar-se periodicamente reconciliações entre a contabilidade e o registo de inventário, por forma a garantir a equivalência dos movimentos registados.

Imobilizações incorpóreas

10. As imobilizações incorpóreas não figuram no registo de inventário. Segundo o Instituto, estes bens correspondem a diferentes programas informáticos cobertos por licenças. O Instituto deverá rectificar o livro de inventário no que respeita às imobilizações incorpóreas, avaliar a validade destes bens e determinar se correspondem às regras aplicáveis ao inventário.

Recursos humanos

11. Como se pode verificar no quadro seguidamente apresentado, os efectivos têm aumentado regular e significativamente (ver igualmente ponto 15), se bem que esse aumento seja menos rápido do que o registado em indicadores representativos da actividade do Instituto(5). No entanto, o Instituto deverá permanecer vigilante e continuar a envidar esforços no sentido de aumentar a sua produtividade.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

12. Durante o exercício, o Instituto procedeu a 196 contratações, das quais 60 correspondem à transformação de contratos celebrados por intermédio de agências de trabalho temporário em contratos de agente auxiliar e 53 de contratos de agente auxiliar em contratos de agente temporário. Apenas 17 pessoas foram contratadas na sequência da publicação de um anúncio de vaga de lugar.

13. Continua por prover o lugar de chefe do "Serviço dos Recursos Humanos". Como os efectivos se elevam a 523 pessoas (no final de 1999), será necessário proceder ao provimento deste lugar vago com a maior brevidade.

Edifício

14. Nos termos das disposições contratuais, as obras deveriam ter estado concluídas em Junho de 1999. A inauguração oficial realizou-se nessa data mas a mudança apenas se verificou em Junho de 2000.

15. O novo edifício, que representa um custo global de 23,6 milhões de euros, tem capacidade para 400 pessoas e é já insuficiente para as necessidades. Com efeito, devido ao aumento muito satisfatório de pedidos de registo, prevê-se que o Instituto necessitará, no final do 2001, de escritórios correspondentes a 800 pessoas. Consequentemente, metade do pessoal irá ocupar escritórios dispersos por outros três ou quatro edifícios, que representarão no seu conjunto uma renda mensal superior a 90000 euros.

Comissão Consultiva de Compras e Contratos (CCCC)

16. Durante o exercício, 73 processos ultrapassaram o limite de 46000 euros, a partir do qual se tem de solicitar o parecer da CCCC: 26 após ajustes directos (montante total: 12,3 milhões de euros), oito após concursos limitados (montante total: 1,6 milhões de euros), sete após processos por negociação (montante total: 1,4 milhões de euros) e 32 após concursos públicos (montante total: 32,2 milhões de euros). O Instituto deverá aplicar com maior rigor as regras relativas à celebração de contratos, por forma a garantir uma concorrência o mais alargada possível.

Procedimentos escritos

17. Em 1999, a CCCC formulou alguns pareceres respeitantes a projectos importantes por meio de procedimentos escritos. Deste modo, a Comissão não pôde desempenhar a sua função de debater os projectos. Assim, no que respeita ao contrato para a manutenção das instalações técnicas do novo edifício, o Instituto publicou um convite à manifestação de interesse no Jornal Oficial no final de Março de 1999, tendo procedido à abertura das propostas recebidas em 6 de Maio de 1999. Em 8 de Outubro de 1999, o Presidente da CCCC solicitou que os membros da Comissão apresentassem até 14 de Outubro o seu parecer por escrito sobre um relatório volumoso, relativo a um contrato de 1,6 milhões de euros. Porém, este processo não correspondia aos critérios dos casos de emergência, para os quais está previsto um procedimento escrito.

Aquisição de impressoras

18. No final do exercício, a CCCC formulou um parecer favorável relativamente à aquisição de impressoras num montante total de 190000 euros a uma única empresa, devido a um "contrato de fornecimento de material que tecnicamente não pode ser separado do contrato principal". No entanto, a aquisição de impressoras de tipo corrente poderia ter sido separada do contrato principal.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 27 de Setembro de 2000.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 11 de 14.1.1994, p. 33.

(2) JO L 11 de 14.1.1994, p. 30.

(3) Em conformidade com o n.o 1 do artigo 137.o do Regulamento (CE) n.o 40/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Instituto relativas a 1999 foram elaboradas em 28 de Março de 2000, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração do Instituto, ao Parlamento Europeu, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 31 de Março de 2000. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

(4) Ver o n.o 2A do artigo 27.o do Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias, com a redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE, CECA, Euratom) n.o 2548/98 do Conselho, de 23 de Novembro de 1998 (JO L 320 de 28.11.1998, p. 1).

(5) Ver, a este respeito, o relatório anual relativo ao exercício de 1998 (JO C 372 de 22.12.1999, ponto 12, p. 62).

Quadro 1

Balanço financeiro relativo aos exercícios de 1999 e 1998

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 1999 e 1998

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas do Instituto

5. Será proposta ao Comité Orçamental do IHMI, numa das suas próximas sessões, uma alteração do Regulamento Financeiro do Instituto, de modo a adaptá-lo ao orçamento geral das ComunidadeEuropeias.

6. O Instituto confirma a implementação do sistema de contabilidade analítica, sendo os primeiros resultados aguardados no segundo semestre de 2000.

8. O erro detectado pelo Tribunal é de natureza contabilística, não faltando qualquer bem no inventário físico. Com efeito, uma série de telemóveis (GSM) e de inversores, não tinham sido incluídos no inventário físico. O Instituto já adaptou o seu método de reajustamento das listas de inventário físico e contabilístico.

9. O Instituto tomou disposições para que os reajustamentos periódicos entre as listas de inventário físico e as listas de inventário contabilístico digam doravante respeito ao conjunto dos valores imobilizados e não apenas às novas entradas no inventário.

10. O Instituto está actualmente a estudar as melhorias a aplicar ao método de inventário do imobilizado incorpóreo.

11. Em 1999 o número de pedidos de marcas aumentou mais de 35 % em relação a 1998.O Instituto é obrigado a adaptar as suas necessidades de pessoal a esta evolução. Tem-se esforçado por:

- restringir a contratação ao pessoal directamente implicado na actividade produtiva (cerca de 80 % do total) e em

- aumentar a produtividade (em cerca de 13 %).

12. No que se refere ao número de avisos de abertura de vaga publicados pelo Instituto em 1999 é de referir que:

- as 24 vagas foram publicadas no âmbito de processos de selecção de agentes temporários (principalmente através de anúncios em jornais ou publicações de natureza diversa);

- 98 vagas foram publicadas no âmbito da organização de concursos pelo IHMI (4 em 1999);

- 14 vagas foram publicadas junto das diferentes instituições comunitárias nos termos do n.o 1 da alínea c) do artigo 29.o do Estatuto de Pessoal (transferência).

Por último, o Instituto tomou disposições com vista a que, no futuro, os avisos de abertura de vaga sejam publicados no seu site Internet.

13. Foi recrutado um Chefe do Serviço de "Recursos Humanos e Administração Social".

14. Aquando da inauguração oficial do edifício da sede definitiva pelo Governo espanhol, em Junho de 1999 (data estipulada no contrato de construção concluído entre o promotor e o construtor), numerosos trabalhos continuavam por efectuar. O Instituto não teve acesso ao edifício antes de 2000 e apenas o ocupa efectivamente desde 1 de Julho do corrente ano.

15. O Comité Orçamental examinou, em Setembro de 2000, o projecto relativo à Fase II que fará passar a capacidade de acolhimento da sede para 800 pessoas. Os trabalhos poderão começar (no início de 2002), depois de o respectivo concurso ter sido concluído.

16. Desde a sua criação que o Instituto se viu confrontado, no que respeita à celebração de numerosos contratos, com a necessidade de utilizar fórmulas de ajuste directo, uma vez que os avisos de concurso correspondentes se revelaram infrutíferos.

Com efeito, por um lado, a região onde está sediado o Instituto dispõe de um tecido económico muitas vezes desprovido de empresas susceptíveis de responderem às necessidades do Instituto; por outro lado, as empresas que operam na região mostram-se pouco interessadas em investir aí só para responder às necessidades do Instituto.

17. Em 1999, dos cinco procedimentos escritos apresentados à CCCC (apenas 7,6 % do conjunto dos processos tratados por este organismo), três foram motivados pela urgência em concluir a sede definitiva.

18. O contrato de manutenção das instalações técnicas diz respeito aos equipamentos da nova sede (Fase I). Para que o edifício pudesse ser entregue era necessário, a priori, poder dispor de abastecimento eléctrico. Para isso, o Instituto era obrigado a dispor de um contrato de manutenção. Foi neste contexto que o Instituto se viu obrigado a tratar deste processo o mais depressa possível uma vez que cada dia de atraso imputável ao Instituto tinha uma repercussão sobre as despesas de locação dos edifícios.

19. A compra de impressoras de tipo corrente não é, por si, um contrato dependente, do ponto de vista técnico, de outro contrato. Todavia, o Instituto julgou conveniente considerar este contrato como o complemento do contrato celebrado pela Comissão, de forma a poder beneficiar das condições vantajosas que esta instituição tinha obtido por parte do seu fornecedor, sabendo que as especificações técnicas do material procurado pelo Instituto eram idênticas às do material da Comissão. Esta foi a prática que o Instituto adoptou desde a sua instalação em Alicante em relação aos contratos de compra de material informático. Por outro lado, o Instituto solicitou já à Comissão que tome em consideração as suas necessidades no âmbito do novo aviso de concurso que esta instituição prevê publicar em 2000.