DECISÃO DO CONSELHO de 27 de Abril de 1998 relativa às modalidades segundo as quais os funcionários e agentes do Secretariado-Geral do Conselho podem ser autorizados a aceder a informações classificadas na posse do Conselho (98/319/CE)

O CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia e, nomeadamente, o nº 3 do seu artigo 151º,

Tendo em conta o Regulamento Interno do Conselho (1) e, nomeadamente, o seu artigo 23º,

Considerando a declaração anexa à Acta Final do Tratado de Amesterdão relativa ao reforço da cooperação entre a União Europeia e a União da Europa Ocidental, em que «tendo em vista o reforço da cooperação entre a União Europeia e a União da Europa Ocidental, a Conferência convida o Conselho a procurar adoptar rapidamente as modalidades adequadas dos inquéritos de segurança relativos ao pessoal do Secretariado-Geral do Conselho»;

Considerando que, pela Decisão nº 24 de 30 de Janeiro de 1995, o secretário-geral do Conselho adoptou medidas de protecção das informações classificadas, aplicáveis ao Secretariado-Geral do Conselho;

Considerando que as regras de segurança devem abranger não só a protecção física das informações classificadas na posse do Conselho, mas também a autorização de acesso de membros do pessoal a essas informações;

Considerando que, sendo assim, é conveniente criar um processo para autorizar o pessoal do Secretariado-Geral do Conselho que, por força das suas actividades profissionais, possa ter de aceder a tais informações, restringindo esse acesso exclusivamente às pessoas autorizadas;

Considerando que, no tocante ao pessoal do Secretariado-Geral do Conselho, compete à entidade competente para proceder a nomeações, na acepção do artigo 2º do Estatuto dos funcionários e outros agentes, a seguir designada por «ECPN», tomar a decisão de autorização, após ter sido efectudo um inquérito de segurança pelas autoridades nacionais competentes dos Estados-membros;

Considerando que a presente decisão não tem qualquer incidência sobre as regras estabelecidas pelo Conselho em matéria de transparência e, nomeadamente, sobre a decisão do Conselho de 20 de Dezembro de 1993 relativa ao acesso aos documentos,

DECIDE:

Artigo 1º

1. Só estão autorizados a aceder às informações classificadas na posse do Conselho os funcionários e outros agentes do Secretariado-Geral do Conselho ou as pessoas que exerçam actividades no Secretariado-Geral que, por força das suas funções e por necessidade de serviço, tenham de tomar conhecimento destas ou de as tratar.

2. Para poderem aceder às informações classificadas com as menções «secret» e «confidentiel», as pessoas a que se refere o nº 1 deverão ter sido autorizadas para o efeito nos termos do artigo 2º

3. A autorização só é concedida às pessoas que tenham sido sujeitas a um inquérito de segurança efectuado pelas autoridades nacionais competentes dos Estados-membros, segundo as modalidades previstas no artigo 3º

Artigo 2º

1. A ECPN fica encarregada da concessão das autorizações a que se refere o artigo 1º

A ECPN concederá a autorização após ter obtido parecer das autoridades nacionais competentes dos Estados-membros, com base no inquérito de segurança, nos termos dos artigos 3º e 4º

2. A autorização, que é válida por cinco anos, não poderá exceder o período de duração das funções que justificaram a sua atribuição. A autorização pode ser renovada pela ECPN nos termos do nº 1.

A autorização será retirada pela ECPN quando considerar que existam motivos que o justifiquem. A decisão de revogação será notificada à pessoa em causa, que pode pedir para ser ouvida pela ECPN, bem como à autoridade nacional competente.

Artigo 3º

1. O inquérito de segurança visa verificar se existem objecções a que a pessoa em causa aceda às informações classificadas na posse do Conselho.

2. O inquérito de segurança é efectudo, com a colaboração da pessoa em causa e a pedido da ECPN, pelas autoridades nacionais competentes do Estado-membro de que a pessoa a autorizar é nacional. No caso de a pessoa em causa residir no território de outro Estado-membro, as autoridades nacionais competentes poderão solicitar a cooperação das autoridades do Estado de residência.

3. Para efeitos do inquérito, a pessoa em causa terá de preencher uma ficha de informação individual.

4. No seu pedido, a ECPN especificará o tipo e o nível de classificação das informações de que a pessoa em causa terá de tomar conhecimento, por forma a que as autoridades nacionais competentes conduzam o inquérito e dêem parecer em função do nível de autorização adequado.

5. À tramitação e aos resultados do processo de inquérito de segurança aplicam-se as normas e regulamentações vigentes na matéria no Estado-membro em causa, incluindo as relativas aos eventuais meios de recurso.

Artigo 4º

1. Quando as autoridades nacionais competentes dos Estados-membros emitirem parecer positivo, a ECPN pode conceder a autorização à pessoa em causa.

2. Quando as autoridades nacionais competentes emitirem parecer negativo, a pessoa em causa será informada do teor desse parecer e pode pedir para ser ouvida pela ECPN. Se o considerar necessário, a ECPN pode dirigir-se às autoridades nacionais competentes, solicitando-lhes os esclarecimentos complementares que estas possam prestar. Em caso de confirmação do parecer negativo, a autorização não pode ser concedida.

Artigo 5º

Qualquer pessoa autorizada na acepção do artigo 2º receberá, no momento da autorização e, subsequentemente, a intervalos regulares, as instruções que se impõem sobre a protecção das informações classificadas e sobre a maneira de a garantir. Assinará uma declaração em que confirmará que recebeu tais instruções e que se compromete a cumpri-las.

Artigo 6º

1. A ECPN tomará todas as medidas necessárias para pôr em prática a presente decisão, nomeadamente as relativas à regulamentação do acesso à lista das pessoas autorizadas.

2. A título excepcional e por motivos de serviço, a ECPN pode, após ter previamente informado do facto as autoridades nacionais competentes e na ausência de reacção por parte destas no prazo de um mês, conceder uma autorização temporária, por um período que não poderá exceder três meses, na pendência do resultado do inquérito a que se refere o artigo 3º

Artigo 7º

A presente decisão será reexaminada, dois anos após a data do início da sua aplicação, com base num relatório do secretário-geral.

Artigo 8º

A presente decisão produz efeitos na data da sua publicação.

É aplicável nove meses após o início da produção de efeitos, à excepção dos seus artigos 2º, 3º e 4º, que são aplicáveis à data de adopção da presente decisão.

Feito no Luxemburgo, em 27 de Abril de 1998.

Pelo Conselho

O Presidente

R. COOK

(1) JO L 304 de 10. 12. 1993, p. 1.