Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Instituto de Harmonização do Mercado Interno (IHMI - Alicante) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998, acompanhado das respostas do Instituto

(1999/C 372/11)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Opinião do Tribunal

1. O presente relatório é dirigido ao Comité Orçamental do Instituto de Harmonização do Mercado Interno, em conformidade com o n.o 2 do artigo 137.o do Regulamento (CE) n.o 40/94 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Instituto de Harmonização do Mercado Interno relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998. De acordo com o n.o 2, alínea c), do artigo 119.o do Regulamento (CE) n.o 40/94, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do presidente do Instituto. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 138.o do Regulamento (CE) n.o 40/94. Nos termos do artigo 248.o CE, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações suficientes com base nas quais formulou as observações a seguir expostas.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

Principais observações sobre a execução orçamental do Instituto de Harmonização do Mercado Interno (Alicante) no exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998

Programas informáticos de contabilidade

5. O Instituto continua a efectuar a sua contabilidade orçamental através de uma folha de cálculo e não de um programa informático de contabilidade. Desde 1 de Janeiro de 1999, o Instituto utiliza um programa informático de contabilidade apropriado.

6. O Instituto ainda não se dotou de um sistema de contabilidade analítica [ver relatório anual específico relativo ao exercício de 1997, ponto 1.5(3)], sem o qual não poderá avaliar, nem eventualmente adaptar, os montantes dos direitos.

Outras observações

7. Os pagamentos (42,1 milhões de ecus) ascendem a apenas 61 % das dotações definitivas do exercício (68,5 milhões de ecus após a adopção do segundo orçamento rectificativo e suplementar) e 78 % das autorizações; 15 % (10,5 milhões de ecus) destas dotações transitaram automaticamente para o exercício de 1999 e 23 % (15,9 milhões de ecus) foram anuladas.

8. O Instituto teve de adoptar dois orçamentos rectificativos, em primeiro lugar por o prazo do procedimento de registo de marcas ter sido subavaliado, em segundo para adaptar os procedimentos contabilísticos no sentido das observações apresentadas no relatório anual específico do Tribunal relativo ao exercício de 1997 (ponto 1.7) e em terceiro por terem surgido dificuldades no recrutamento de pessoal (título I).

9. O volume mais importante de dotações transitadas regista-se nos títulos II e III do orçamento, especialmente nas rubricas relativas às aquisições de bens imóveis (3 milhões de ecus transitados devido ao atraso de dois meses na realização das obras e ao atraso na facturação de determinadas obras), aos projectos especiais confiados a terceiros [1,3 milhões de ecus transitados devido à repartição da sua execução por dois exercícios orçamentais (projectos informáticos)], bem como aos relatórios de investigação [3,2 milhões de ecus transitados devido ao prazo de realização dos trabalhos de investigação (três meses), aos quais se juntam os prazos de pagamento (um mês)].

10. Em relação às dotações transitadas do exercício de 1997 (26,2 milhões de ecus), foi necessário anular 5 % (1,4 milhões de ecus). Grande parte das anulações (62 %) diz respeito a despesas de publicação e a relatórios de investigação cujo custo foi extremamente sobreavaliado ou cujas prestações previstas não se realizaram.

11. Em conformidade com o n.o 2 da decisão administrativa 98, o Instituto deveria ter amortizado determinados bens (instalações e mobiliário, material circulante e material informático) em 1998.

Actividades do Instituto

12. O Instituto recebeu, desde 1996, cerca de 100000 pedidos de registo de marcas individuais, dos quais 93 % passaram a primeira fase do processo, mas apenas 59 % foram enviados para publicação. Dos referidos 100000 pedidos, 11 % resultaram em recusas e 24 % em registos. Como os pedidos de registo de marcas comunitárias excederam significativamente as previsões e os atrasos se foram acumulando em cada uma das fases do processo, foi necessário proceder a determinadas alterações na organização interna do Instituto. É importante que o Instituto envide mais esforços no sentido de reduzir os prazos de todo o processo. As estatísticas disponíveis revelam que os prazos extremos entre a data de entrega do pedido e a data de registo se situam respectivamente em 383 e 821 dias, sendo o prazo médio de 600 dias.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 22 e 23 de Setembro de 1999.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. KARLSSON

Presidente

(1) JO L 11 de 14.1.1994, p. 1.

(2) Em conformidade com o n.o 1 do artigo 137.o do Regulamento (CE) n.o 40/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Instituto relativas a 1998 foram elaboradas em 3 de Março de 1999, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração do Instituto, ao Parlamento Europeu, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 30 de Março de 1999. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

(3) JO C 406 de 28.12.1998, p. 55.

Quadro 1

Balanço financeiro relativo aos exercícios de 1998 e 1997

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 1998 e 1997

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas do Instituto

6. Contabilidade analítica

A partir de 1997 (primeiro exercício orçamental completo do ponto de vista da actividade de gestão da marca comunitária), o IHMI deu início ao processo de introdução de uma contabilidade analítica. Em 1998, após a elaboração do modelo a seguir e a introdução no mesmo dos dados estatísticos disponíveis, foram realizados testes. Em 1999, serão previstos os recursos humanos necessários à exploração do sistema.

Há que ter em mente que a actividade do IHMI ainda não se encontra estabilizada em todas as fases da gestão da marca comunitária. Se bem que o tratamento do depósito de novos pedidos de marcas se encontre estabilizado, o mesmo não se pode dizer relativamente a outros sectores, tais como a oposição, a anulação ou as câmaras de recurso, que ainda não atingiram a sua "velocidade de cruzeiro". Um mínimo de estabilidade do ponto de vista da actividade, bem como do ponto de vista da organização, é necessária para a obtenção de resultados significativos no quadro de uma contabilidade analítica. Por conseguinte, será necessário esperar até ao ano 2000 para obter do sistema de contabilidade analítica resultados exploráveis. Concluindo, antes de 2000, afigura-se prematuro avaliar e, ainda mais, adaptar, o montante das taxas.

Por outro lado, cabe referir que enquanto o IHMI não atingir a sua fase estável de autofinanciamento (a partir de 2006, ano em que começará a renovação das marcas comunitárias), qualquer tentativa de adaptação dos montantes das taxas será prematura. Com efeito, os montantes das taxas não foram fixados independentemente uns dos outros, mas sim como elementos de um todo. O montante da taxa de oposição, por exemplo, foi fixado a um nível suficientemente baixo para permitir ao maior número possível de titulares de direitos de anterioridade fazer valer esses direitos, embora esse montante não permita cobrir, com toda a probabilidade, todas as despesas incorridas pelo Instituto no âmbito desse procedimento.

7. As dotações definitivas do exercício repartem-se do seguinte modo:

Dotações definitivas: 68,5 milhões de ecus(1)

Dotações utilizadas: 52,6 milhões de ecus

Das quais anuladas: 15,9 milhões de ecus

Das quais transitadas: 10,5 milhões de ecus

As dotações transitadas ascenderam a 10,5 milhões de ecus (20 %) pelas razões expostas no ponto 9 infra. Um montante de 15,9 milhões de ecus foi anulado no final do exercício. As razões da anulação são as seguintes:

- atrasos verificados na construção da sede definitiva (montante: 6,2 milhões de ecus),

- consequências do importante aumento imprevisto do depósito de pedidos de marcas, facto que causou, inevitavelmente, uma congestão dos serviços e, por conseguinte, atrasos nas actividades do Instituto; determinadas operações de recrutamento também tiveram de ser atrasadas (montante: 1,9 milhões de ecus),

- as dotações para despesas futuras não utilizadas do título 10(2) (6,6 milhões de ecus) correspondem ao excedente que é inscrito como receita a título do exercício orçamental seguinte.

9. Em 1997, o ritmo anual dos depósitos de novos pedidos de marcas passou de 22000 para 30000. O primeiro ORS foi aprovado em 10 de Março de 1998, e continha as adaptações necessárias à evolução da actividade do Instituto desde a votação do orçamento para 1998, em Fevereiro de 1997.

10. As dotações transitadas do exercício de 1997 e anuladas no final do exercício de 1998 ascendem a 1,4 milhões de ecus, dos quais principalmente:

- despesas de publicação e de envio do boletim das marcas (0,5 eul 0,3 milhões de ecus, respectivamente). Estas despesas foram sobrestimadas em termos de volume devido a atrasos nos procedimentos, e em termos de preços devido ao facto de as tarifas aplicadas pelos parceiros do Instituto terem sido inferiores às previsões,

- despesas com relatórios de investigação, cuja elaboração está a cargo dos institutos nacionais, e uma parte dos quais não foi fornecida ao Instituto até ao final do exercício, por um montante de 0,3 milhões de ecus.

11. A amortização dos bens imobiliários foi objecto de decisão administrativa aprovada pelo Instituto em Novembro de 1998, pelo que não houve tempo para proceder a essa amortização antes do fim do exercício. O dispositivo de amortização funciona desde o princípio do exercício de 1999.

(1) O orçamento do Instituto foi estabelecido e executado em ecus até 1 de Janeiro de 1999, data da passagem para o euro.

(2) Neste título estão inscritas no seu capítulo único - 100 - as dotações destinadas a financiar as "despesas ulteriores de funcionamento ou de investimento".