RELATÓRIO RELATIVO ÀS CONTAS E À GESTÃO PARA O EXERCÍCIO DE 1994 DO CENTRO EUROPEU PARA O DESENVOLVIMENTO DA FORMAÇÃO PROFISSIONAL (CEDEFOP - BERLIM), ACOMPANHADO DA RESPOSTA DO CENTRO

(95/C 354/01)

ÍNDICE

Pontos

Página

INTRODUÇÃO

1.1 - 1.5

2

Informações de base

1.1

2

Âmbito da auditoria

1.2

2

Transferência do Centro para Salónica

1.3 - 1.5

2

OBSERVAÇÕES GERAIS E OBSERVAÇÕES RELATIVAS À EXECUÇÃO ORÇAMENTAL

2.1 - 2.8

2

Dados financeiros

2.1

2

Separação de funções

2.2

2

Fundo para adiantamentos

2.3

2

Transferências de dotações

2.4 - 2.5

2

Transição e anulação de dotações

2.6 - 2.8

3

OBSERVAÇÕES RELATIVAS À CONTA DE GESTÃO E AO BALANÇO

3.1 - 3.9

3

Receitas

3.1

3

Despesas

3.2 - 3.6

3

Balanço

3.7 - 3.9

4

CONCLUSÃO

4.1 - 4.3

4

ANEXO

5

Resposta do Conselho de administração de Centro

6

1. INTRODUÇÃO

Informações de base

1.1. O Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional (Cedefop) foi criado pelo Regulamento (CEE) nº 337/75 do Conselho (1) como organismo satélite da Comunidade Europeia, com a missão de promover a formação profissional a nível comunitário. O Cedefop, que iniciou a sua actividade em Berlim em 1976, depende, para efeitos de funcionamento e de gestão, do seu Conselho de Administração e da Comissão. Nos termos do referido regulamento, o Centro tem por missão prestar o seu contributo «à Comissão a fim de favorecer, a nível comunitário, a promoção e o desenvolvimento da formação profissional e da formação contínua», contribuir «para a execução de uma política comum de formação profissional» e, em especial, «favorecer a troca de informações e de experiências». As suas principais atribuições no domínio da formação profissional consistem em compilar documentação, contribuir para o desenvolvimento e coordenação da investigação, assegurar a difusão de toda a documentação e informação úteis, promover e apoiar as iniciativas que facilitem uma abordagem concertada (em especial em matéria de aproximação dos níveis de formação e de reconhecimento mútuo dos certificados) e constituir um ponto de encontro para as partes interessadas.

Âmbito da auditoria

1.2. Em 1994 o Tribunal efectuou uma auditoria financeira das contas do exercício de 1993 e verificou a boa gestão financeira durante o período de 1987 a 1993. Em 1995 o âmbito do trabalho do Tribunal limitou-se à auditoria financeira das contas do exercício de 1994.

Transferência do Centro para Salónica

1.3. Na reunião do Conselho Europeu de 29 de Outubro de 1993, foi decidido transferir a sede do Cedefop de Berlim para Salónica, na Grécia [Decisão do Conselho 93/C 323/01, de 29 de Outubro de 1993 (JO nº C 323 de 30. 11. 1993, p. 1)].

1.4. A transferência para Salónica está prevista para Setembro de 1995. As instalações definitivas do Cedefop ainda não foram construídas, mas as autoridades gregas disponibilizaram temporariamente um edifício, até 1997/98, por uma renda mensal de 22 000 ECU. O custo inicial da transferência para Salónica é avaliado em aproximadamente 4 000 000 ECU. Metade deste montante está incluída no orçamento de 1995.

1.5. Por ocasião da auditoria (Maio de 1995), segundo o Tribunal apurou, 28 pessoas concordavam em transferir-se para Salónica, 16 pessoas não tinham ainda tomado uma decisão e 18 já tinham decidido que não estariam dispostas a sair de Berlim. Dado que 14 agentes já deixaram o Cedefop, terão que ser recrutados muitos novos agentes em 1995/96, o que certamente terá um impacto considerável no funcionamento do Cedefop em 1995 e 1996.

2. OBSERVAÇÕES GERAIS E OBSERVAÇÕES RELATIVAS À EXECUÇÃOORÇAMENTAL

Dados financeiros

2.1. As dotações disponíveis em relação ao exercício de 1994 elevaram-se a 11,10 Mio ECU. As autorizações concedidas deram lugar a pagamentos no montante de 8,08 Mio ECU e a verbas transitadas para o exercício de 1995 no montante de 2,45 Mio ECU, tendo sido anulado o saldo de 0,57 Mio ECU. As dotações transitadas do exercício anterior deram lugar a 2,65 Mio ECU de pagamentos e a 0,37 Mio ECU de anulações. O anexo ao presente relatório apresenta uma análise da utilização das dotações do referido exercício, bem como das dotações transitadas de 1993.

Separação de funções

2.2. No início de 1994 foram recrutados um tesoureiro subordinado e um gestor de fundo para adiantamentos subordinado. As observações formuladas pelo Tribunal em relatórios anteriores (2) foram tomadas em consideração.

Fundo para adiantamentos

2.3. Os pagamentos efectuados por meio do fundo para adiantamentos, portanto sem visto prévio do auditor financeiro, representaram 57,8 % das dotações definitivas de 1994, proporção ligeiramente mais elevada que os 55,1 % registados em 1993. Cerca de metade dos pagamentos efectuados por meio do fundo para adiantamentos foi efectuada durante os quatro últimos meses do ano, tendo 16 % do total sido executados em Dezembro.

Transferências de dotações

2.4. O montante total das transferências de dotações entre as diferentes rubricas orçamentais (títulos, capítulos, artigos e números) efectuadas em 1994 elevou-se a 1 211 000 ECU, ou seja 10,9 % do orçamento inicial, contra 8,4 % em 1993. No interior do título 1 (pessoal), a percentagem das dotações transferidas atingiu 4,9 % (542 000 ECU); no interior dos títulos 2 e 3, a percentagem das dotações transferidas atingiu 1,8 % (194 000 ECU) e 4,3 % (475 000 ECU), respectivamente. Um terço das transferências totais (399 000 ECU) foi efectuado nos últimos dois meses de 1994, contra 83 % em 1993. O apreciável número de transferências indica que o programa de trabalho não foi executado como previsto.

2.5. O Regulamento do Conselho (3) não prevê transferências entre títulos. Apesar disso, o Conselho de Administração propôs e a Comissão aprovou 10 transferências no montante total de 282 000 ECU de um para outro título.

Transição e anulação de dotações

2.6. A prática de transitar elevados volumes de dotações, que já se observara nos anos anteriores, continuou em 1994. O índice de utilização das dotações definitivas de 1993 foi de cerca de 73 %, em comparação com 69 % em 1993. A percentagem de autorizações concedidas e transitadas para 1995 foi de 23 % (contra 25 % em 1993). A percentagem de anulações de dotações foi de 5 %, contra 6 % em 1993. O quadro 1 indica as verbas transitadas do orçamento inicial de 1994 por título e a sua utilização posterior.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

2.7. A percentagem de despesas de funcionamento transitadas do orçamento de 1994 para 1995 foi de 36 %, em comparação com 19 % no ano anterior. Se bem que este aumento se fique em parte a dever ao adiamento de determinadas despesas devido à iminente transferência para Salónica, também coloca em questão a realidade da planificação das despesas.

2.8. As dotações transitadas relativas a despesas operacionais representaram 40 % das dotações iniciais, contra 47 % em 1993. Dado que 3 % das dotações relativas a despesas operacionais foram anulados, tal significa que o Centro apenas despendeu 57 % do seu orçamento operacional em 1994. No final do primeiro trimestre de 1995, apenas 44 % das verbas transitadas do título 3 de 1994 tinham sido utilizadas.

3. OBSERVAÇÕES RELATIVAS À CONTA DE GESTÃO E AO BALANÇO

Receitas

3.1. A Comissão pagou o subsídio devido pelo orçamento geral das Comunidades em relação ao exercício de 1994 em três fracções: 2 500 000 ECU em 23 de Março de 1994, 2 600 000 ECU em 5 de Maio de 1994 e 5 900 000 ECU em 9 de Setembro de 1994. O Tribunal reitera a observação já formulada nos seus relatórios anteriores (4), ou seja que esta modalidade de pagamento não está em conformidade com o artigo 26º das disposições financeiras aplicáveis ao Centro, que estipulam que os pagamentos sejam efectuados na primeira quinzena de cada trimestre e em função das necessidades reais.

Despesas

3.2. Verificaram-se aumentos significativos de autorizações em várias rubricas orçamentais (ver quadro 2):

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

3.3. Verificaram-se reduções significativas de autorizações no orçamento operacional (título 3), especialmente nas cinco rubricas orçamentais apresentadas no quadro 3:

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

3.4. Nem todos estes aumentos e reduções se podem explicar pela diminuição de actividade em 1994 devido à iminente transferência para Salónica.

3.5. A determinado funcionário foi pago um subsídio de instalação, equivalente a dois meses de vencimento-base, nos termos do artigo 20º do Estatuto, sem qualquer prova da sua transferência de Salónica.

3.6. O artigo 46º do Regulamento (CEE) nº 1416/76 do Conselho, de 1 de Junho de 1976, alterado pelo Regulamento (CEE) nº 1948/93 do Conselho, de 30 de Junho de 1993, estipula que os contratos se podem celebrar por ajuste directo sempre que o montante do contrato não ultrapasse 10 000 ECU. Em várias ocasiões, foram celebrados contratos por montantes superiores a esse limite, não seguindo o processo de adjudicação pela melhor oferta descrito no artigo 45º do regulamento atrás referido.

Balanço

3.7. O activo imobilizado de 1,3 Mio ECU registado no balanço representa o valor de materiais e fornecimentos pelo seu custo histórico. É pouco provável que o valor realizável coincida com o valor apresentado no balanço, no caso de este activo ser vendido devido à transferência para Salónica.

3.8. A rubrica do balanço relativa aos montantes em dívida do exercício anterior inclui uma dívida pendente referente a uma factura emitida em 1991. A menos que o Cedefop tenha razões para esperar que essa importância venha a ser recuperada, ela deverá ser anulada. A gestão deverá considerar se os procedimentos utilizados pelo Cedefop para rever os montantes em dívida e dar solução às dívidas pendentes necessitam ser revistos.

3.9. No final do ano o saldo de tesouraria detido pelo Centro era de 3,3 Mio ECU, tendo o Centro recebido o seu último pagamento de 5,9 Mio ECU da Comissão em 9 de Setembro. O Centro assume, portanto, a responsabilidade da gestão de avultados saldos de tesouraria, responsabilidade para a qual não dispõe da experiência suficiente. Esta situação deverá ser evitada, devendo o Centro efectuar os seus levantamentos trimestrais da Comissão mais de acordo com as suas efectivas necessidades de tesouraria.

4. CONCLUSÃO

4.1. A utilização dos fundos para adiantamentos está a aumentar cada vez mais.

4.2. O Regulamento do Conselho não prevê transferências entre títulos. Apesar disso, o Conselho de Administração tem proposto e a Comissão tem aprovado tais transferências.

4.3. O Tribunal reitera a observação já formulada nos seus relatórios anteriores, ou seja que os pagamentos da Comissão ao Centro não estão em conformidade com as disposições financeiras aplicáveis. Em resultado de tal prática, o Centro detém frequentemente avultados saldos de tesouraria, situação que poderá ser evitada se os levantamentos trimestrais da Comissão reflectirem com maior precisão as suas efectivas necessidades de tesouraria.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 30 de Novembro de 1995.

Pelo Tribunal de Contas

André J. MIDDELHOEK

Presidente

(1) Regulamento (CEE) nº 337/75 do Conselho, publicado em 10 de Fevereiro de 1975 (JO nº L 39 de 13. 2. 1975, p. 1).

(2) Relatórios anuais do Tribunal relativos aos exercícios de 1991, 1992 e 1993.

(3) Regulamento (CEE) nº 1416/76 do Conselho, de 1 de Junho de 1976, alterado pelo Regulamento (CEE) nº 1948/93 do Conselho, de 30 de Junho de 1993.

(4) Relatórios anuais do Tribunal relativos aos exercícios de 1990, 1991 e 1992.

ANEXO

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

RESPOSTA DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DE CENTRO

Em 1995, o âmbito de trabalho do Tribunal foi limitado a um exame financeiro das contas de 1994. Por conseguinte, o Conselho reage de um modo sucinto e emite as seguintes respostas:

1.3. A informação deste parágrafo poderá ser completada com a decisão formal do Conselho de Ministros (15 de Maio de 1994) relativa à transferência, a partir de 1 de Setembro de 1995, da sede do Centro para Tessalónica. O Conselho encorajado pelo Parlamento Europeu e pelo Comité Económico e Social requereu medidas sociais de acompanhamento adequadas.

Tendo em conta a proposta da Comissão, o Conselho decidiu dar a oportunidade ao pessoal permanente do Cedefop de adquirir o estatuto de funcionário (CE 251/95). O Conselho de Administração do Centro aceitou o acordo-quadro com as medidas sociais, concluído entre o Director e o pessoal e, em 27 de Janeiro de 1995, decidiu que a partir de 1 de Setembro de 1995 o Cedefop estaria de facto em Tessalónica.

1.5. Na altura da transferência 35 pessoas recrutadas pelo Cedefop mudaram-se para Tessalónica, juntamente com dois tradutores do Comité Económico e Social, com o qual o Centro efectuou uma «troca prática»; foram designados três funcionários para gerir o departamento do Cedefop em Bruxelas e assegurar uma óptima cooperação com a Comissão Europeia e os outros parceiros do Centro que aí se encontram.

Em relação a cinco funcionários o «local de afectação» foi alterado para Bruxelas, em relação a quatro para o Luxemburgo de forma a permitir a sua integração nos serviços da Comissão (procura de mobilidade) e continuar a trabalhar no Programa de Trabalho do Centro. Dois outros funcionários mudaram para Turim e Paris. Dezassete pessoas ficaram em Berlim por motivos pessoais e/ou sociais e beneficiam das medidas do acordo-quadro. A Comissão elaborou um esquema de reforma antecipada para o qual são elegíveis dezassete pessoas. A aplicação destas medidas sociais será muito útil para a resolução definitiva de alguns casos difíceis.

2.1. O Conselho de Administração convidou o Director a tomar as medidas necessárias para evitar esta situação nos próximos anos.

2.3. A pedido do Controlo Financeiro foi feito um uso alargado dos fundos para adiantamento por motivos relacionados com a taxa de custos/rendimentos. O sistema anterior deu origem a despesas substanciais de porte de correio e a atrasos. Isto também significou que o Controlo Financeiro teve de intervir mais frequentemente.

A aplicação dos fundos para adiantamento a todas as despesas que possam originar autorizações provisionais limitou os custos de gestão e encurtou os prazos.

2.4. O Conselho de Administração concorda com o facto do volume de transferências de créditos ser demasiado grande. Os planos para a transferência para Tessalónica e a chegada do novo Director e do novo Director-adjunto foram as principais causas para as transferências. Decisões relativas a importantes investimentos em nova tecnologia são, em grande medida, igualmente responsáveis.

2.7. O Conselho de Administração tenciona planear as despesas de modo mais realista e executar o programa de trabalho mais de acordo com o orçamento. Em 1996, será estabelecido um controlo da execução paralela do orçamento e do programa de trabalho. Isto estará ligado a um sistema informático de gestão avançado. O Conselho de Administração reafirma mais uma vez a opinião do Tribunal e tomou as medidas necessárias para assegurar um fluxo normal de informação sobre todas as questões relacionadas com o orçamento.

3.1. A Comissão reconhece que em 1994 não estava em posição de observar a disposição relativa à transferência da concessão por adiantamentos trimestrais durante as primeiras duas semanas do trimestre. Tomou as medidas necessárias para observar esta disposição no futuro. Excepto para a transferência do primeiro adiantamento (pagamento registado pela Comissão em 30 de Janeiro), para o qual é necessário assegurar a autorização da subvenção, em 1995 a Comissão deu ordem de pagamento ao Cedefop de forma que os fundos chegaram ao Centro nas primeiras duas semanas do trimestre (registo de pagamento para o segundo trimestre em 10 de Abril, para o terceiro trimestre em 21 de Junho e para o quarto trimestre em 27 de Setembro).

3.5. Embora o Centro tenha executado pagamentos em conformidade com o estatuto dos funcionários, irá investigar a questão.

3.7. Esta questão será tida em conta em relação à transferência para Tessalónica.

3.8. O Conselho de Administração concorda com o Tribunal.

3.9. O Conselho de Administração convidou o Director a tomar as medidas necessárias no âmbito das suas competências para evitar a situação nos próximos anos.