RELATÓRIO ESPECIAL Nº 23/98 sobre as acções de informação e de comunicação conduzidas pela Comissão, acompanhado das respostas da Comissão (Apresentado nos termos do nº 4, segundo parágrafo, do artigo 188ºC do Tratado CE) (98/C 393/03)

INTRODUÇÃO

1. A auditoria teve por objecto as actividades de informação e de comunicação permanentes (B3-3 0 0 «Acções gerais de informação e de comunicação sobre a União Europeia», B3-3 0 1 «Antenas de informação» e B3-3 0 2 «Programas de informação para os países terceiros»), assim como acções específicas de informação (B3-3 0 6: «Programa Prince - Acções de informação para políticas específicas»). Nas actividades de informação e de comunicação permanentes está incluída a informação sobre as actividades da União Europeia, a fim de proporcionar ao cidadão europeu informações sobre assuntos gerais relacionados com a Europa. As acções de informação específicas ou prioritárias ocupam-se de políticas comunitárias concretas de interesse actual («Citizens First», «Euro», «Construir a Europa juntos»). Estes programas e acções são conduzidos pela DG X. A esta Direcção-Geral está igualmente cometida a responsabilidade global pela coordenação interna das actividades de informação e de comunicação.

2. As actividades permanentes de informação e de comunicação estão divididas em:

a) Acções gerais de informação e de comunicação sobre a União Europeia (B3-3 0 0)

Estas acções abrangem actividades de informação e operações à escala europeia, empreendidas pela Comissão em associação com outras instituições europeias e destinadas a proporcionar informações aos cidadãos europeus sobre a Europa. As unidades de gestão envolvidas no desenvolvimento dos projectos pertencem à DG X, sendo a implementação descentralizada dos mesmos parcialmente assegurada pelos Gabinetes da Comissão nos Estados-Membros;

b) Antenas de informação (B3-3 0 1)

Esta acção cobre principalmente o financiamento de acções de informação permanente através de acordos específicos com quatro tipos de antenas:

i) Info-Points (IP) (1);

ii) Antenas rurais de informação (ARI) (2);

iii) Fóruns urbanos (FU) (3);

iv) Centros de informação sobre a Europa (CIE) (4)

c) Programas de informação para os países terceiros (B3-3 0 2)

Esta acção cobre o financiamento de projectos destinados a promover a imagem da Comunidade junto de determinados públicos-alvo e multiplicadores estratégicos (universidades e escolas, câmaras de comércio e indústria, sindicatos, associações profissionais e de artesanato) nos Estados exteriores à União Europeia. A DG X desenvolveu uma gama de estratégias de informação regionais adaptadas às condições características dos principais blocos mundiais, definindo objectivos específicos e mensagens-chave para cada região e respectivos públicos-alvo principais. Uma parte do total dos fundos afectados à rubrica orçamental B3-3 0 2 é gasta pelas delegações no exterior da Comunidade e a outra despendida directamente pelos serviços centrais da DG X.

3. As actividades específicas enquadram-se no âmbito do programa Prince (B3-3 0 6). Esta acção inclui três campanhas («Citizens First», «Euro» e «Construir a Europa juntos»), lançadas conjuntamente pelo Parlamento Europeu e pela Comissão, em Outubro de 1995, com o objectivo de estimular o debate sobre assuntos relevantes. A gestão destas acções foi entregue a um grupo de trabalho específico, criado para o efeito, no âmbito da DG X. O grupo de trabalho Prince trabalha em estreita colaboração com a DG XV (para a acção «Citizens First») e a DG II (para a acção «Euro»), mas assume toda a responsabilidade pela terceira acção («Construir a Europa juntos»). Os fundos para estas campanhas foram atribuídos sob a supervisão de um grupo de gestão, encarregado da coordenação das três acções, constituído por representantes do Parlamento Europeu e da Comissão. A implementação descentralizada do programa Prince é assegurada através de um sistema de acordos com os Estados-Membros pela participação dos Gabinetes da Comissão nos Estados-Membros e através de um conjunto de antenas de informação apoiadas pela DG X/B/3. O grupo de trabalho Prince elaborou um plano de comunicação para cada uma das três acções, seguidamente aprovado pelo grupo de gestão. Com base nestes planos de comunicação foram realizados em 1996 e 1997, respectivamente, 235 e 662 projectos, no total.

4. A auditoria abrange o período de 1995-1997, ou seja, quase 300 milhões de ecus em dotações para autorização para o triénio. As fiscalizações foram levadas a cabo nos serviços da Comissão, na DG X, e em cinco Gabinetes da Comissão (Bélgica, Alemanha, Espanha, França e Reino Unido).

EVOLUÇÃO DO ORÇAMENTO E EXECUÇÃO ORÇAMENTAL

5. Antes de 1995, não existia uma política orçamental global em relação às actividades de informação. Em 1995, foi pela primeira vez realizado, pela DG XIX, um inventário dos recursos orçamentais afectados às actividades de informação em todos os departamentos da Comissão, na sequência de um pedido apresentado pela Inspecção-Geral dos Serviços. Desde então, tem-se procedido anualmente de modo semelhante e os resultados são comunicados ao comité de gestão para a política de informação e de comunicação. A base para este cálculo é o conjunto de pagamentos feitos através do SINCOM, mediante a identificação das despesas relacionadas com as acções de informação, graças à aplicação de códigos analíticos específicos em todos os departamentos da Comissão. A informação consolidada fornecida pela DG XIX mostra a seguinte evolução para as actividades de informação:

a) 1995: 137 040 143 ecus;

b) 1996: 158 116 392 ecus;

c) 1997: 189 926 270 ecus.

Na Comissão foi impossível determinar, para o período auditado, qual o total das dotações para autorizações disponível a ser afectado às acções de informação. Não há em todo o orçamento uma planificação clara das dotações de autorização a afectar às actividades de informação da Comissão. No domínio da política de informação, gerido directamente pela DG X, as quatro acções visadas pela auditoria do Tribunal seguiram a evolução orçamental indicada nos quadros 1 a 3.

6. No tocante às rubricas orçamentais B3-3 0 0 0 e B3-3 0 6 0, parte dos fundos previstos foi colocada em reserva (Capítulo B0-4 0) e requer procedimentos específicos antes de ser libertada pela autoridade orçamental. Normalmente, tal apenas se verifica na segunda metade do exercício, circunstância que afecta negativamente o funcionamento da Unidade «Orçamento e Finanças» da DG X e origina um reduzido índice de execução dos pagamentos. Foi isso que aconteceu, nomeadamente, na execução do programa Prince em 1996.

7. Nem todas as antenas de informação sobre as acções de informação permanentes são financiadas ao abrigo da rubrica orçamental B3-3 0 1; algumas são co-financiadas pela rubrica orçamental B3-3 0 0. No interesse da observância dos princípios orçamentais básicos e para assegurar uma administração global coerente e eficiente, as antenas de informação deveriam ser financiadas na sua totalidade ao abrigo de uma única rubrica orçamental.

QUADRO REGULAMENTAR

8. A implementação das acções no âmbito da política de informação e de comunicação é caracterizada por um quadro regulamentar pouco rigoroso. A base jurídica mencionada no próprio orçamento é o Tratado CE, nomeadamente os seus artigos 126º e 127º, que não se referem à política de informação e de comunicação, mas à educação, formação profissional e juventude. A Comissão não definiu suficientemente os objectivos globais da política de informação, os sistemas de gestão e as regras a aplicar neste sector, os fundos disponíveis a título indicativo, nem a distribuição desses fundos por objectivos. A DG X definiu linhas gerais de orientação no âmbito das comunicações SEC(93) 916/9 («A política de comunicação e de informação da Comissão») e SEC(93) 1248/3 («Mecanismo do plano de informação»). Estas comunicações sugerem que a Comissão carecia de uma estratégia global coordenada em matéria de política da comunicação e que, para responder aos desafios neste sector, foi necessário criar um mecanismo apropriado - os planos de informação - para assegurar a integração da dimensão de informação e de comunicação em todas as políticas da Comissão com implicações externas. Além disso, foi previsto que a nova organização da DG X se baseie numa clara distinção entre as tarefas de concepção e as de execução, através de um reforço dos Gabinetes da Comissão na Comunidade, que teriam de exercer um papel preponderante no que se refere às antenas de informação que operam nos respectivos países.

9. Foram apresentadas novas propostas sobre a aplicação de novas normas e estruturas, nomeadamente as seguintes comunicações:

a) SEC(94) 80/4 que determina as funções e os deveres dos Gabinetes da Comissão nos Estados-Membros;

b) SEC(94) 82/4 que define os objectivos gerais da informação externa e das actividades de comunicação em relação a países terceiros;

c) SEC(94) 488 que estabelece o quadro operacional das antenas de informação.

10. A avaliação efectuada pelo Tribunal do funcionamento destas novas normas e estruturas identificou os seguintes obstáculos à sua aplicação eficiente e eficaz:

a) os planos de informação são concebidos como documentos internos, exclusivamente destinados à orientação operacional, sem ligação directa com a execução orçamental das dotações inscritas na rubrica orçamental B3-3 0 0;

b) é necessário assegurar que os Gabinetes da Comissão nos Estados-Membros desempenhem um papel adequado na difusão da informação produzida em Bruxelas e, neste contexto, a autoridade da DG X precisa de ser intensificada em relação aos Gabinetes da Comissão;

c) o Manual Operacional dos Intermediários de Informação, previsto na comunicação SEC(94) 488, ainda não foi elaborado pela DG X.

11. Em 11 de Outubro de 1995, a Comissão adoptou a comunicação SEC(95) 1672 relativa às actividades de informação ao abrigo do programa Prince. Contudo, não foi criado qualquer instrumento legal para organizar o funcionamento destas acções de informação específicas.

RESULTADOS DA AUDITORIA

Objectivos pouco claros

12. Há uma definição insuficiente dos objectivos a atingir através do financiamento das acções/projectos a partir da rubrica orçamental B3-3 0 0. Na prática, foram financiados alguns projectos que não tinham demonstrado ligação com as acções políticas de informação. A criação do «mecanismo do plano de informação» [SEC(93) 1248/3] devia ter sido usada como enquadramento de referência para a definição de um conjunto de acções/projectos a financiar a partir da rubrica orçamental B3-3 0 0.

O funcionamento das antenas de informação

Descrição geral do sistema

13. O quadro 4 apresenta as antenas de informação subsidiadas pela DG X por Estado-Membro e tipo de antena. As antenas são um instrumento essencial da política de informação da Comissão mas, apesar disso, ainda subsistem áreas não cobertas, principalmente no Reino Unido e na Alemanha, onde a presença das antenas precisa de ser reforçada. Ao mesmo tempo, há que fazer um esforço para assegurar um equilíbrio regional na distribuição geográfica dos quatro tipos de antenas. É verdade que existiam outras estruturas de informação nos Estados-Membros tais como bibliotecas públicas no Reino Unido mas, não estando abrangidas pela antena europeia, não são, por conseguinte, obrigadas a satisfazerem os requisitos estabelecidos pela Comissão em acordos específicos.

14. A modernização da política de informação da Comissão deve basear-se num eficiente sistema de antenas de informação, e neste contexto a experiência adquirida nos Centros de Informação sobre a Europa em Paris, Lisboa e Berlim deve ser tida em conta aquando da futura implementação em toda a Comunidade. No entanto, deverá ser introduzido um montante máximo para os subsídios anuais. O quadro 5 mostra o apoio comunitário dado aos CIE no período de 1992-1997.

15. O apoio comunitário ao CIE de Paris é concedido por vários departamentos da Comissão, com uma comparticipação total da Comunidade que oscila entre 44 % e 51 % das receitas orçamentais no período de 1992-1997. A Comissão pretendia que este centro, que desenvolve duas actividades prioritárias - apoio à rede de intermediários de informação em França, bem como produção e difusão de documentos informativos dirigidos ao público em geral -, sirva de modelo para projectos semelhantes nos outros Estados-Membros.

16. O Tribunal faz uma avaliação global positiva das actividades de documentação e de informação levadas a cabo pelo Centro. Todavia, a perspectiva do Tribunal sobre a base de financiamento do Centro é menos favorável. Em Dezembro de 1991, as autoridades nacionais francesas e a Comissão acordaram dividir os encargos de arrendamento segundo a qual as autoridades nacionais suportariam e o orçamento comunitário dos mesmos, enquanto as outras despesas de funcionamento seriam equitativamente divididas entre as duas partes. Este acordo alterou-se em 1994, quando a contribuição da Comunidade para a renda aumentou para 50 %, porque as autoridades nacionais foram incapazes de satisfazer a sua parte do acordo inicial. Ao mesmo tempo, o montante da renda foi reexaminado e, por consequência, reduzido. Esta foi então renegociada uma segunda vez em 1997 e reduzida ainda mais. Apesar destas reduções do montante da renda o Tribunal considera que a Comissão não devia ter aceite esta alteração da percentagem de co-financiamento (5), nem a responsabilidade de suportar unilateralmente o défice do Centro acumulado até 31 de Dezembro de 1997 (6).

17. O Centro também enfrenta, de tempos a tempos, problemas de liquidez devido a atrasos na disponibilização das contribuições nacionais com vencimento em Abril e Outubro. Sendo o princípio do co-financiamento bem aceite, não há razão para que as contribuições nacionais tivessem sido pagas meses depois da data de pagamento acordada com a Comissão.

Convenções relativas às antenas de informação

18. Há três tipos de convenções escritas acordadas entre a Comissão e os Estados-Membros, dependendo da natureza da antena. Todas elas prevêem uma nítida descrição das funções das antenas, um sistema de relatórios semestrais e anuais e os termos da ajuda financeira a ser concedida. No entanto, o sistema de convenções ainda não foi aplicado à totalidade das antenas; em finais de 1997, 34 Info-Points, uma antena rural de informação e dois fóruns urbanos ainda aguardavam a assinatura da respectiva convenção. As convenções com os FU foram todas assinadas quase no final de Dezembro de 1997, o que atrasou manifestamente a transferência de fundos da DG X, pondo assim em perigo o funcionamento das actividades de informação a realizar pelos fóruns urbanos. Verifica-se a inexistência de harmonização entre os três tipos de convenções no tocante ao nível de apoio financeiro (subsídio de arranque ou subsídio de funcionamento).

19. Na Alemanha, o Gabinete da Comissão ignora em grande medida as linhas directrizes elaboradas pela DG X/B/3. Os Info-Points instalados em Bona e Erfurt não só não assinaram o acordo-modelo como também receberam subsídios duas ou três vezes superiores ao normal. No que se refere ao Info-Point de Bona, a contribuição financeira a partir do orçamento da Comunidade cobre 100 % dos custos e os procedimentos obrigatórios do Comité Consultivo de Compras e Contratos (CCCC) não foram respeitados.

20. Em Espanha, a instalação de Info-Points foi orientada na criação de uma rede informatizada baseada a nível das «Diputationes». No período 1995-1997, cinco «Diputationes» foram seleccionadas para implementar a primeira fase da rede com uma dotação global de 145 000 ecus. Decorridos dois anos, estes fundos disponibilizados ainda não tinham sido utilizados. Está a ser adoptada uma nova abordagem baseada no nível regional.

21. No Reino Unido, o Gabinete da Comissão em Londres adjudicou dois contratos a uma empresa que presta apoio administrativo ao Gabinete de Londres na manutenção da rede nacional de informação e lhe dá assistência num programa de actividades de acompanhamento. O primeiro contrato, assinado em 15 de Dezembro de 1993, conduziu a um pagamento total de 1 045 752 ecus, apesar de o parecer nº 818/93 do CCCC, com a redacção que lhe foi dada pelos pareceres nºs 877/95 e 700/96, respeitante ao contrato, ter fixado um limite de 909 500 ecus para as despesas. Subsequentemente, foi publicado um convite restrito à apresentação de propostas em 30 de Outubro de 1996 e, desta vez, o limite para as despesas foi aumentado para 3 242 925 ecus, para um período de cinco anos. Nesta base, foi adjudicado um segundo contrato à mesma empresa, em 11 de Abril de 1997. As despesas resultantes dos dois contratos elevam-se a pelo menos 4 milhões de ecus em oito anos.

22. As cláusulas contratuais (serviços normais e adicionais) delegam no contratante tarefas permanentes que deveriam ser asseguradas pelo próprio Gabinete de Londres. Os pagamentos ao contratante são efectuados unicamente com base em facturas de prestação de serviços e relatórios trimestrais muito vagos. As suas contas não fornecem uma pista de auditoria relativamente às despesas efectuadas no âmbito do contrato. A Comissão deveria analisar se não ficaria mais económico ser o próprio Gabinete de Londres a executar o trabalho.

23. No passado, a DG X não incorporava sistematicamente nos seus acordos as condições contratuais genéricas tal como figuram nos contratos-modelo formulados pela Comissão. Em alguns casos, os pagamentos foram efectuados automaticamente, sem requisitos específicos para a sua justificação. Além disso, alguns contratos não conferiam nem aos serviços da Comissão nem ao Tribunal de Contas direitos de realizarem auditorias, contrariamente às disposições do Regulamento Financeiro.

Convenções Prince

24. Em relação ao programa Prince, o sistema de convenções com alguns Estados-Membros foi aplicado nas duas vertentes em que se optou por uma abordagem de gestão descentralizada: as acções «Euro» e «Construir a Europa juntos» (ver quadro 6).

25. As principais vantagens da celebração de convenções com os Estados-Membros para a implementação das actividades ao abrigo do programa Prince advêm da restrição de operações dispersas que caracterizam a execução de actividades de informação permanente, especialmente no tocante à rubrica orçamental B3-3 0 0, e da aplicação sistemática do princípio do co-financiamento, embora o objectivo de subsidiar 50 % dos custos totais não seja uma norma imperativa para o resto dos projectos no âmbito do programa Prince.

26. No período de 1995-1997, o sistema de convenções abrangia um total de 15 projectos no valor total de 29,3 milhões de ecus, ou 25 % do total dos fundos afectados ao programa Prince. O recurso cada vez mais frequente a este mecanismo seria aconselhável em termos de optimização dos recursos e simplificaria a gestão administrativa a nível da Comissão através de uma aplicação correcta dos princípios da subsidiariedade e do co-financiamento.

Actividades de avaliação e fiscalização

27. No período auditado (1995-1997) existiam poucas avaliações da DG X no domínio de Política de Informação e estas eram apenas para acções inscritas na rubricas orçamentais B3-3 0 1 e B3-3 0 2. É prestada pouca atenção à execução no local dos projectos de informação e ao acompanhamento das actividades dos Gabinetes da Comissão. As visitas de controlo aos Gabinetes da Comissão por parte dos departamentos centrais são organizadas no âmbito da nota nº 187, de 13 de Março de 1995, emitida pelo Director-Geral da DG X, de acordo com o Serviço de Inspecção-Geral. No período de 1995-1997, apenas foram visitados quatro Gabinetes da Comissão (1996: Espanha, Reino Unido; 1997: França, Portugal).

Sistema de controlo dos apoios comunitários

28. No período de 1995-1997, a concessão de comparticipações financeiras foi caracterizada por um fraco quadro contratual, exclusivamente baseado em duas circulares da DG X, emitidas em 1993 e 1995. A unidade DG X/1 elaborou recentemente um guia em matéria de subsídios a ser aplicado a partir de 1998. Baseado numa amostragem de projectos fiscalizados a dois níveis - unidades centrais e Gabinetes da Comissão - o Tribunal identificou várias questões que terão de ser tomadas em consideração na aplicação do novo guia sobre subsídios.

29. Com poucas excepções (projectos para a juventude e algumas acções do programa Prince), no período de 1995-1997 foram concedidas comparticipações financeiras sem ter sido garantida uma transparência através da aplicação de um sistema de convites à apresentação de propostas.

30. A circular nº 6268 da DG X, de 13 de Outubro de 1993, desencorajava a criação de uma dependência directa dos beneficiários finais em relação à Comissão. Porém, a auditoria do Tribunal revelou que nalguns casos tinha sido dado apoio aos mesmos beneficiários durante anos a fio.

31. A circular nº 6268 da DG X, de 13 de Outubro de 1993, fixou um limite de 50 % de comparticipação no custo dos projectos. A circular nº 2074, de 17 de Março de 1995, da mesma Direcção-Geral, indica uma hierarquização das comparticipações financeiras em três níveis:

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Estas circulares não são suficientemente precisas porque a base de cálculo para determinar a comparticipação financeira não está claramente definida. Para garantir um tratamento uniforme e equitativo de todos os candidatos, a definição de uma base de cálculo única é indispensável. Os pedidos e as autorizações de financiamento para os projectos fiscalizados baseavam-se umas vezes na contabilização dos custos totais e outras vezes nos custos directos (custos adicionais causados pelo projecto). Este facto resulta numa taxa de comparticipação mais elevada no segundo caso (por exemplo, 80 % para os projectos de algumas fundações alemãs), comparando com um cálculo baseado nos custos totais.

32. A natureza do sistema pode dar origem a uma variação considerável na amplitude das comparticipações financeiras. A auditoria do Tribunal identificou as seguintes flutuações no período de 1995-1997:

a) na Alemanha, as comparticipações variaram entre 25 % e 100 % do custo total dos projectos;

b) em Espanha, as comparticipações variaram entre 13 % e 84 % do custo dos projectos;

c) na Bélgica, as comparticipações variaram entre 9 % e 100 % do custo dos projectos;

d) no Reino Unido, as comparticipações variaram entre 11 % e 75 % do custo dos projectos.

Além do mais, em nenhum dos casos auditados, em que a taxa de comparticipação financeira excedeu o limite de 50 % dos custos totais, as pastas de arquivo continham uma justificação satisfatória.

CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES

33. A política de informação da UE nos Estados-Membros é fundamentalmente implementada pelos Gabinetes da Comissão. Existe uma definição insuficiente dos objectivos a realizar através do financiamento de acções/projectos a partir das rubricas orçamentais B3-3 0 0 e, em termos práticos, alguns projectos que não tinham demonstrado ligação com as acções políticas de informação beneficiaram de apoio financeiro. A criação do «mecanismo do plano de informação» [SEC(93) 1248/3] deveria ter sido usada como quadro de referência básico para a definição de um conjunto de acções/projectos a serem financiados pela rubrica orçamental B3-3 0 0 (ver pontos 8-11).

34. Revela-se necessário um sistema de avaliação melhorado para averiguar a eficácia dos gastos da Comunidade, tendo em conta a concretização dos objectivos em relação aos diversos grupos-alvo. O provável aumento futuro do financiamento de acções ligadas às políticas de informação torna um tal sistema ainda mais necessário. Existe uma necessidade de melhorar os métodos de avaliação e os sistemas de acompanhamento a nível dos serviços centrais da DG X. O sistema de avaliação e de inspecção deve ser reforçado através de um:

a) novo desenvolvimento do plano de avaliação anual que abranja as acções de informação permanentes (B3-3 0 0, B3-3 0 1, B3-3 0 2) e para políticas específicas (B3-3 0 6);

b) aumento da fiscalização à utilização dos fundos da DG X através de uma visita de controlo regular a cada um dos Gabinetes da Comissão (ver ponto 27).

35. As acções de informação da Comissão, tal como se encontram especificadas nos programas de trabalho anuais da DG X, não uniformizaram:

a) os procedimentos de candidatura;

b) o procedimento de selecção dos projectos;

c) a amplitude da comparticipação da Comunidade;

d) a rubrica orçamental em que se devem inscrever os encargos;

e) a elegibilidade das despesas efectuadas (ver pontos 28-32).

36. A fim de simplificar os procedimentos administrativos e garantir uma transparência e igualdade de tratamento dos beneficiários finais, a Comissão deverá:

a) aumentar o recurso aos convites à apresentação de propostas para a selecção dos beneficiários finais;

b) estabelecer um modelo para a elaboração dos relatórios financeiros, incluindo as categorias de despesas elegíveis, a ser utilizado pelos beneficiários aquando da redacção do relatório final;

c) fixar taxas de comparticipação financeira para todos os projectos, a partir de uma base de cálculo unificada, com a única excepção das antenas de informação financiadas por um subsídio fixo;

d) limitar a percentagem dos adiantamentos a um nível prudente do montante da comparticipação financeira aprovada;

e) fixar um nível máximo aceitável de despesas gerais a serem tidas em consideração (ver pontos 28-32).

37. Sem contar com a excepção parcial das antenas de informação, faz-se sentir a falta generalizada de um conjunto de regras adequadas e sistemáticas aplicáveis aos contratos celebrados com os beneficiários. Os futuros contratos devem conter cláusulas financeiras mais claras e rígidas, especialmente no que toca às duas principais áreas de risco, designadamente:

a) o nível de despesas gerais permitidas;

b) o uso dos valores reais, e não dos valores orçamentais, no relatório final (ver pontos 28 e 31-32).

38. A execução financeira das convenções celebradas no âmbito do programa Prince deve ser regida por normas severas, em especial no que se refere ao nível das despesas resultantes do pagamento de adiantamentos, aos períodos de elegibilidade e às despesas gerais (ver pontos 24-26).

39. Os Gabinetes da Comissão devem desempenhar um papel preponderante tanto no financiamento das antenas permanentes como nas acções de informação prosseguidas no âmbito do programa Prince. Para isso, a Comissão deve estabelecer uma estrutura de planeamento financeira e política a fim de definir os objectivos globais da política de informação, os sistemas de gestão e os fundos disponíveis a título indicativo, incluindo uma distribuição desses fundos por objectivos. Neste contexto, a DG X terá de reforçar a sua função de coordenação interna de modo a assegurar uma melhoria das actividades de informação e comunicação da Comissão.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 14 e 15 de Outubro de 1998.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

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(1) Os Info-Points fornecem informação básica sobre a União Europeia e respectivas políticas ao público em geral, distribuindo publicações da Comissão sobre assuntos gerais.

(2) O objectivo das antenas rurais de informação é informar todos os sectores da sociedade rural sobre a União Europeia e, em particular, os diferentes programas e políticas comunitários que lhes possam dizer directamente respeito.

(3) Estes fóruns têm por objectivo mobilizar os activistas dos direitos cívicos e o cidadão comum para a concretização da estratégia da União Europeia direccionada para um tipo de desenvolvimento que respeite o ambiente e os recursos naturais. Os fóruns estão instalados em organismos locais com experiência em matéria de desenvolvimento local e na informação do público.

(4) Os Centros foram conjuntamente criados pela Comissão e pelas autoridades dos países onde estão instalados. Estão localizados nas capitais nacionais e a sua função é informar o público em geral, responder a pedidos de informação de grupos de interesse e proporcionar um local para reuniões, cursos e outras actividades relacionadas com a Europa. Até à data, foram abertos três centros, em Paris, Lisboa e Berlim.

(5) Como consequência, a percentagem da renda paga pela Comissão aumentou de 33 % para 50 %.

(6) O défice foi de 150 000 ecus.

(7) O desbloqueamento da reserva inscrita no capítulo B0-4 0 foi realizado em duas fases:

- 23 milhões de ecus em 15 de Maio de 1996,

- 12 milhões de ecus em 8 de Outubro de 1996.

(8) O desbloqueamento da reserva inscrita no capítulo B0-4 0 foi realizado em duas fases:

- 5 milhões de ecus em 21 de Maio de 1997,

- 6 milhões de ecus em 22 de Julho de 1997.

(9) O desbloqueamento da reserva inscrita no capítulo B0-4 0 foi realizado numa única prestação:

- 15 milhões de ecus em 10 de Setembro de 1997.

(10) Incluindo 150 000 ecus destinados a cobrir um subsídio excepcional de equilíbrio orçamental disponibilizado das dotações previstas para 1998.

(11) Incluindo um subsídio excepcional de equilíbrio orçamental destinado a cobrir o défice de 1996, disponibilizado em Março de 1998.

RESPOSTAS DA COMISSÃO

INTRODUÇÃO

1. A Comissão Europeia adoptou em 1993 uma nova estratégia para a sua política de informação e de comunicação. As Direcções-Gerais têm a seu cargo a informação relativa às políticas da sua responsabilidade. A DG X é responsável pela informação geral e pela coordenação da política de informação e de comunicação.

Foi criado um quadro, definido em várias comunicações (seis entre 1993 e 1997 e uma em 1998), que abrange os diferentes aspectos dessa política (estratégia geral, planos de informação, funções das Representações da União nos Estados-membros, informação dos países terceiros, centros e redes de informação, acções prioritárias de informação, estratégia de informação sobre o euro). Este quadro fixa os objectivos gerais, os sistemas de gestão e as regras a aplicar.

Na condução dessa política, a Comissão associa, em todos os domínios onde tal seja possível, as demais instituições. Foi instaurada uma cooperação estreita com os serviços do Parlamento, a qual é objecto de relatórios regulares apresentados pela Comissão ao Parlamento. São organizadas reuniões conjuntas com o Conselho e os responsáveis pelas políticas de informação e de comunicação nos Estados-membros, tendo em vista harmonizar e coordenar as acções de informação. Uma coordenação externa é, assim, assegurada a nível europeu.

A coordenação interna a nível da Comissão, por outro lado, foi consideravelmente reforçada nos últimos anos. Um comité director reúne-se regularmente. Planos de informação acompanham as novas iniciativas comunitárias. Um programa integrado para o conjunto da política de informação é anualmente elaborado e há grupos que trabalham na coordenação das acções de informação em função dos tipos de políticas comunitárias.

Os objectivos gerais (descentralização, coordenação, utilização dos novos meios de informação, etc.) são definidos no âmbito do quadro regulamentar já mencionado. Anualmente, a Comissão estabelece ainda objectivos específicos respeitantes à sua política de informação geral. Assim, para 1998, foi dada prioridade às acções televisivas, às acções directas dirigidas ao cidadão («call center»), às acções dirigidas às mulheres e à coordenação das redes de Centros de informação através de toda a Europa.

A descentralização é um dos principais objectivos da política de informação, sendo realizada progressivamente através da responsabilização das Representações da União Europeia nos Estados-membros, do desenvolvimento coordenado de mais de 800 Centros no território europeu, de acordos com os Estados-membros relativos a acções comuns e da associação da sociedade civil às acções de informação da União.

As novas tecnologias, nomeadamente a Internet, abrem possibilidades que permitem alcançar um número significativo de cidadãos, designadamente os jovens, a um custo reduzido. A Comissão decidiu seguir esta via desde 1995. O site Internet multilingue EUROPA é reconhecido pela sua qualidade.

Acções prioritárias de informação foram definidas em concertação com o Parlamento Europeu no âmbito do programa Prince, permitindo orientar a informação e os recursos para temas importantes da actualidade (direitos do cidadão, Tratado de Amesterdão, euro), bem como reforçar ainda a cooperação com o Parlamento e, nomeadamente em relação ao euro, desenvolver campanhas de informação comuns com os Estados-membros.

Quanto à gestão, o seu enquadramento foi reforçado designadamente através da elaboração em 1997 de um Vade-mécum das subvenções no domínio da informação e da comunicação. Todas as observações do Tribunal de Contas em matéria de gestão já são aplicadas desde a entrada em vigor deste Vade-mécum em 1 de Janeiro de 1998.

Num contexto fortemente evolutivo, a Comissão adoptou e continua a adoptar a sua política de informação e de comunicação, tanto em termos de estratégia, de organização e de objectivos, como em termos de gestão.

2. a) Desde a reorganização da DG X em 1 de Agosto de 1997, os Gabinetes da União Europeia nos Estados-membros passaram a ser designados por «Representação».

b) Para além da lista elaborada pelo Tribunal de Contas, há três outros tipos de Centros financiados através da rubrica orçamental B3-3 0 1:

- as Casas da Europa («Maisons d'Europe»), geridas pela Federação Internacional das Casas da Europa (FICE),

- as secções nacionais do Movimento Europeu,

- os Centros de Documentação Europeus (CDE).

EVOLUÇÃO DO ORÇAMENTO E EXECUÇÃO ORÇAMENTAL

5. Em 1993, a Comissão adoptou uma nova abordagem [SEC(93) 916/9 e SEC(93) 1248/3] para a política de informação e de comunicação, confiando às Direcções-Gerais a informação sectorial e à DG X a informação geral e a coordenação. Esta medida implicou a descentralização da utilização de recursos orçamentais para as actividades de informação da Comissão, para além da informação geral.

Neste contexto, foi realizado, a partir de 1995, um inventário dos recursos consagrados à informação e à comunicação. O crescimento registado entre 1995 e 1997 deve-se principalmente à criação do programa Prince.

Em complemento a esse inventário, a Comissão adoptou em 1998 um programa integrado de acções de informação, elaborado com base num inquérito junto de todos os seus serviços e que fornece uma abordagem integrada da sua política de informação.

A partir do próximo exercício orçamental, as dotações previstas para cada uma dessas acções serão igualmente incluídas neste programa integrado. Será assim possível conhecer no início do ano as dotações de autorização concedidas ao conjunto das actividades de informação da Comissão.

6. A sistemática colocação em reserva das dotações respeitantes à informação desde 1996 por parte da Autoridade Orçamental penalizou, de facto, a execução do orçamento e a gestão das acções, tanto mais que as dotações não ficam imediatamente disponíveis após a decisão de levantamento das reservas.

7. A Comissão reconhece que o conjunto das acções de informação geral dos Centros deverá ser financiado através de uma única rubrica orçamental. É esta a situação a partir de 1998. Tal não foi inteiramente possível no passado devido a imprecisões nas observações orçamentais.

QUADRO REGULAMENTAR

8. A comunicação da Comissão à Autoridade Orçamental sobre as bases legais e os montantes máximos [SEC(94) 1106] define o quadro regulamentar geral da política de informação e de comunicação: «Certas acções são realizadas pela Comissão nos termos das atribuições que o Tratado lhe confere de forma inerente quando age enquanto órgão de execução das políticas comunitárias. É o caso, designadamente, das acções realizadas no âmbito da política de informação tendentes à apresentação e à promoção das diferentes realizações comunitárias. Essas actividades enquadram-se numa zona de acção autónoma da Comissão, relativamente à qual a própria Comissão considera não ser necessário prever a adopção de uma base legal específica.».

Desde 1993 que a Comissão tem, com esta base, aprovado várias comunicações (seis entre 1993 e 1997 e uma em 1998) que definem uma nova abordagem para a política da informação, os seus objectivos gerais, os sistemas de gestão e as regras que posteriormente aplicou na execução das actividades decorrentes das rubricas orçamentais para a informação e a comunicação.

A Comissão, constatando que antes de 1993 havia um défice de coordenação, decidiu a partir desse ano reforçar o referido aspecto. Foram sendo criados progressivamente os correspondentes mecanismos. Os planos de informação associados às iniciativas da Comissão foram executados, tendo sido reformados em 1996. O comité director reuniu-se regularmente desde a sua criação. Este dispositivo foi reforçado através da definição de um programa anual integrado de acções de informação (ver ponto 5) e através da criação de grupos de trabalho do comité-director da informação que coordenam as acções de informação por tipos de políticas.

A nova organização da DG X está em vigor desde 1 de Agosto de 1997. Uma direcção é responsável pela concepção da informação e pela coordenação interserviços. As atribuições das Representações foram reforçadas, nomeadamente quanto à coordenação no terreno das redes de Centros.

9. Em 1998, a DG X fixou os seus objectivos para as suas próprias actividades de informação e de comunicação.

10. a) Os planos de informação são documentos apresentados pelas Direcções-Gerais à DG X para acordo. São elaborados sempre que determinada Direcção-Geral propõe uma iniciativa à Comissão. Tratando-se de iniciativas sectoriais, os planos não são abrangidos, em geral, pela rubrica B3-3 0 0 (acções gerais de informação). Esta orientação é conforme com a comunicação SEC(93) 916/9.

Esses planos de informação, incluindo o da DG X, são integrados num programa anual (ver ponto 8) que fará a ligação entre estas actividades e a rubrica orçamental B3-3 0 0.

b) A divulgação da informação sempre fez parte das funções essenciais atribuídas às Representações, designadas anteriormente por «Gabinetes de Imprensa e de Informação». A Representação deve adaptar esta informação às sensibilidades próprias do país onde funciona. As Representações contribuem, por conseguinte, com um valor acrescentado para a divulgação da informação (por exemplo: a elaboração de brochuras regionais, coordenação das redes de informação, etc.).

Neste contexto, o vínculo hierárquico foi reforçado no âmbito da reorganização introduzida em 1 de Agosto de 1997. As Representações dependem da DG X e mais especialmente da Direcção X/B «Redes de Informação». O papel das Representações é definido na comunicação SEC(94) 80/4.

No que diz respeito ao manual operacional dos Centros:

- na prática, e em grande parte, já está a ser desenvolvida uma abordagem sistemática e coerente,

- o manual estará completado no final de 1998.

11. O programa Prince é abrangido pela política de informação e de comunicação que não necessita de base legal (ver ponto 8). Para além da comunicação referida pelo Tribunal de Contas, a Comissão aprovou igualmente em 1998 uma comunicação sobre a estratégia da informação sobre o euro [Com(98) 39].

RESULTADOS DA AUDITORIA

Objectivos pouco claros

12. Os objectivos foram definidos pela própria Comissão nas suas comunicações aprovadas durante o período em análise (ver pontos 8 e 9).

A Direcção-Geral X fixa os objectivos anuais para as suas próprias actividades. As dotações são aprovadas com base no projecto de programa anual apresentado pelas Unidades e pelas Representações, e acompanham de muito perto as prioridades da Comissão.

Para 1998, foi dada prioridade às acções televisivas, às acções directas dirigidas ao cidadão, às acções destinadas às mulheres e à coordenação dos Centros no que diz respeito a publicações, colóquios, seminários, feiras ou exposições.

A Comissão concorda em especificar melhor a definição dos objectivos anuais. Os critérios de elegibilidade dos projectos já foram concretizados no seu Vade-mécum das subvenções em vigor a partir de 1 de Janeiro de 1998.

Tal como explicado nos pontos 8 e 10 a), os planos de informação, incluindo o plano de informação da DG X, são integrados no programa anual que fará a ligação entre as actividades de informação e a rubrica orçamental B3-3 0 0.

Funcionamento das antenas de informação

Descrição geral do sistema

13. A realização de um equilíbrio geográfico entre os Estados-membros e as diferentes regiões na implantação dos Centros é uma preocupação constante da DG X. Assim, esta Direcção-Geral tem ainda de ocupar-se dos Centros Eurodesks, dos Centros transfronteiras de informação e de aconselhamento dos consumidores, dos Euro-Info-Centros, etc., que dependem de outras Direcções-Gerais da Comissão (DG XIII, XVI, XXII, XXIII, XXIV).

Em conformidade com a política de descentralização, é indispensável ter em conta as especificidades nacionais. Por esta razão:

- No Reino Unido, onde o público se orienta sobretudo para as public libraries, o sistema de informação europeu tem por base as bibliotecas, que são em número de 180. Estas beneficiam de ajuda técnica, documentação e formação prestada pela Representação.

- Na Alemanha, a informação foi nomeadamente difundida através das 33 Casas da Europa (um terço das Casas da Europa da FICE situa-se na Alemanha). Cinco Centros de Informação Europeia (IPE) e três Centros de Informação e Animação Rural (CIR) estão em fase de criação. A consolidação das redes será completada no final de 1999. No total, a rede alemã incluirá mais de doze IPE e quinze a dezasseis CIR. Acresce ainda o facto de várias candidaturas apresentadas por este país terem sido consideradas demasiado frágeis para poderem actuar eficazmente como CIR.

A Comissão considera que, assim, está assegurado o equilíbrio geográfico (ver igualmente ponto 2.b).

14. A Comissão não considera conveniente fixar um limite máximo para este tipo de subvenção, cujo montante depende do orçamento aprovado pelas assembleias gerais em que participa anualmente.

15. O Centro de Paris constitui um modelo, entre outros. O desenvolvimento de uma rede de Centros de informação num Estado-membro depende de vários parâmetros e, nomeadamente, das especificidades nacionais. Em função destes parâmetros, estão previstos vários modelos.

16. A Comissão considerou que o peso do arrendamento na estrutura financeira do Centro «Sources d'Europe» era demasiado importante. Foi por esta razão que, numa primeira fase, a Comissão apenas aceitou responsabilizar-se por um terço do arrendamento. Em 1994, o arrendamento foi pela primeira vez revisto e, na sequência da sua diminuição, a Comissão decidiu voltar à regra da paridade para o seu financiamento.

Uma segunda renegociação do arrendamento ocorreu em 1997, tendo-se traduzido por uma nova diminuição. Esta renegociação inscrevia-se no plano global de relançamento do Centro, a saber:

- renegociação do arrendamento,

- apuramento da dívida relativa aos juros de mora de 1994 (a cargo do Estado francês através da Caisse des dépôts et de consignation),

- apuramento do défice cumulado no final de 1997 (a cargo da Comissão),

- decisão de uma subvenção complementar a partir de 1998 a favor da Caisse de dépôts et de consignation e, portanto, do Estado francês,

- redefinição dos objectivos do Centro,

- avaliação das medidas após um ano.

A Comissão considera este plano equilibrado do ponto de vista das obrigações dos seus membros fundadores, o Governo francês e a Comissão, e que esta deveria, nestas condições, financiar o défice cumulado no final de 1997.

17. As subvenções são pagas em duas prestações por cada entidade de tutela. A Comissão paga a sua subvenção em Janeiro e Julho, enquanto o Governo francês deve efectuar o seu pagamento em Abril e Outubro.

Convenções relativas aos Centros de informação

18. A avaliação do conjunto da política dos Centros, por um lado, e de cada Centro em particular, é a razão principal que levou a atrasar a assinatura de algumas convenções. Outra razão é a necessidade de aprofundar adequadamente a questão do multifinanciamento dos Centros.

A assinatura das convenções é actualmente efectiva para todos os CIR e Centros locais de iniciativas urbanas. Continuam a decorrer contactos com os IPE existentes, a fim de obter uma situação homogénea no final de 1998. Qualquer nova abertura de Euro-Info-Centros está obrigatoriamente condicionada pela assinatura da convenção.

A Comissão partilha a análise do Tribunal de Contas no sentido de ser conveniente uma harmonização dos contratos dos Centros e do seu nível de financiamento.

19. A Representação na Alemanha não ignorou as recomendações gerais efectuadas pelos serviços em Bruxelas. Na Alemanha, o conceito prevê uma abordagem adaptada à estrutura política alemã. Alguns Centros a nível dos Länder servem como Centros regionais de informação sobre a UE. Isto implica acções diferentes para este tipo de Centros e, por acordo entre os Chefes de Representação e os serviços em Bruxelas, levou a adoptar modalidades diferentes das aplicadas aos Centros locais. O nível de financiamento deve ser superior nestes casos e a regulamentação será adaptada em conformidade.

O Euro-Info-Centro de Bona é essencial para a cobertura da capital federal da Alemanha, que passou entretanto para Berlim. Actualmente, ainda não é possível identificar o parceiro para este centro. Por conseguinte, tendo em conta a sua importância, a Comissão teve de o gerir directamente e celebrar contratos com prestadores de serviços, o que explica o financiamento a 100 %.

20. Após algumas tentativas a nível local, a Comissão definiu uma estratégia para Espanha, baseada em acordos de cooperação com as regiões autónomas. Os novos IPE/CIR inscrevem-se nesta estratégia. As dotações destinadas nessa época às subvenções a nível das «Diputaciones» foram disponibilizadas.

O desenvolvimento do Centro local de iniciativa urbana de Gand-Antuérpia falhou devido ao afastamento do organismo de acolhimento, facto pelo qual a Comissão não é responsável. Está em curso uma ordem de cobrança.

21. A empresa seleccionada para a animação dos Centros no Reino Unido foi incumbida, para o período de 1993-1997, da criação de um «Mobile Information Unit» que não fazia parte integrante do contrato de base, o que explica a ultrapassagem do limite máximo fixado pela Comissão Conjunta de Compras e Contratos (CCCC). A situação está agora corrigida e, desde 1997, esta rubrica foi integrada no contrato aprovado pela CCCC.

Em relação ao contrato de 1993, as prestações solicitadas no novo convite para a apresentação de propostas foram alargadas, nomeadamente para cobrir um número de Centros claramente mais importante, o que justifica o custo mais elevado. No que diz respeito à selecção do contratante em 1997, a única proposta que respeitava o conjunto dos serviços estipulados e que estava conforme com os critérios exigidos emanava do contratante escolhido.

A Comissão considera que, tendo em vista a amplitude das atribuições confiadas ao contratante, se justifica o montante deste contrato, resultante de um convite para apresentação de propostas realizado segundo os requisitos exigidos.

22. Os serviços prestados pelo contratante abrangem, no essencial, a logística e a realização de uma acção de informação. O facto de estas serem permanentes, tendo em conta que resultam da própria continuidade da rede de Centros, não significa que as mesmas devam ser executadas pela Representação. O contratante fornece conhecimentos e experiência. As tarefas que realiza, designadamente a identificação e o aluguer de salas de conferência, o envio de convites, a organização de stands de exposição, a logística do «Mobile Information Centre», etc., poderão ser confiadas a uma entidade externa.

A Representação reforçou a gestão deste contrato através de uma série de medidas, incluindo um relatório mensal pormenorizado.

Na fase actual, a Comissão é de opinião que este contrato é pertinente e justificado em termos de custo-eficácia. Contudo, está disposta a realizar um exame mais pormenorizado.

23. Desde há vários exercícios orçamentais que qualquer novo contrato tem por base as disposições do Vade-mécum da CCCC e o contrato-tipo da Comissão. É conferida especial atenção à questão das condições necessárias à efectivação dos pagamentos.

Actividades de avaliação e de fiscalização

27. Desde 1993 que a DG X possui meios para verificar o impacto das suas acções de informação. Um procedimento de convite para a apresentação de propostas permitiu a assinatura de dez contratos-quadro com empresas externas especializadas em avaliações.

A avaliação da política de informação inscreve-se no plano de avaliação global da DG X. As rubricas orçamentais abrangidas por estas avaliações são as rubricas B3-3 0 0, B3-3 0 1, B3-3 0 3 e B3-3 0 6. No período abrangido pela auditoria do Tribunal de Contas, houve uma avaliação nos seguintes domínios:

- material de promoção,

- Centros,

- Contacto Magazine,

- Informação em quatro regiões do mundo.

Por outro lado, foi transmitido ao Parlamento Europeu um inventário das actividades de informação das Representações em 1994, 1995 e 1996.

Estão previstos a partir de 1998:

- Europe by Satellite;

- Rede de conferencistas;

- Criação de um sistema permanente de avaliação dos Centros;

- Acções prioritárias de informação.

A Comissão (DG X) está a redefinir a sua política em matéria de controlo dos beneficiários e dos projectos, orientando-se para controlos a três níveis:

1. O controlo normal sobre o dossier com balanço financeiro comprovado;

2. Em relação aos dossiers «de risco» ou cujo montante é importante, controlo de uma parte dos documentos; no respeitante aos demais dossiers esse controlo far-se-á por amostragem;

3. No caso de irregularidades, controlo no local.

As inspecções das Representações são actualmente objecto de uma actualização metodológica em 1998, elaborada conjuntamente pela IGS e pela DGX. Doravante, as inspecções serão realizadas nesta base. A Comissão estuda a possibilidade de aumentar o número de auditorias financeiras.

Sistema de controlo dos apoios comunitários

28. Desde há anos que qualquer contribuição financeira é objecto de uma declaração (assinada pelo beneficiário em sinal de concordância) em que são enumeradas todas as obrigações em relação à Comissão (incluindo o direito de o Tribunal de Contas realizar um controlo). Esta declaração constituiu o quadro contratual de 1995 a 1997.

A DG X preparou em 1997 um Vade-mécum das subvenções. Desde a aplicação desse Vade-mécum a partir de 1 de Janeiro de 1998, as contribuições financeiras são objecto de uma convenção de financiamento assinada por ambas as partes.

29. A Comissão foi fazendo progressivamente convites para a apresentação de propostas relativos às contribuições financeiras em domínios abrangidos pela sua competência (cultura, audiovisual, informação). A circular nº 2074 (da DG X) de 17 de Março de 1995 fixa como objectivo alargar os convites para a apresentação de propostas ao domínio da informação. Neste âmbito, o Vade-mécum em vigor prevê a generalização dos convites para a apresentação de propostas, com excepção de algumas situações específicas claramente identificadas e devidamente justificadas.

30. A Comissão partilha a opinião do Tribunal de Contas de que as acções de informação e comunicação não devem conduzir a subvenções repetidas ao mesmo beneficiário. Contudo, este princípio não é aplicável aos Centros de informação. Neste caso, pelo contrário, a Comissão procura organismos susceptíveis de divulgar, durante vários anos, a informação sobre a União Europeia.

31. A circular nº 2074 de 17 de Março 1995 não tinha por objecto alargar a margem de flutuação dos limites máximos de participação das contribuições financeiras, mas especificar a sua aplicação (em função do montante e da taxa de financiamento, da definição dos critérios de custo-eficácia e das delegações de assinatura).

Até à data do início da aplicação do Vade-mécum, em 1 de Janeiro de 1998, a base de cálculo relativa ao limite máximo esteve, com efeito, sujeita a variações. Por esta razão, é agora objecto de uma definição precisa no actual Vade-mécum.

32. Além disso, como mencionado supra, o sistema de repartição foi especificado no Vade-mécum em vigor desde 1 de Janeiro de 1998. Contudo, uma relativa flutuação nas taxas de financiamento, superior a 50 %, pode ser, na opinião da Comissão, justificável.

A regra geral de 50 % como limite máximo de financiamento do custo do projecto é largamente aplicada. Em 1997, mais de 90 % das subvenções da rubrica B3-3 0 0 respeitaram esse princípio.

No que diz nomeadamente respeito às acções no âmbito do programa Prince, e em especial as ligadas ao euro, o carácter prioritário deste programa e o carácter incentivador da acção da União, pelo menos numa primeira fase, conduziram as instâncias de selecção a autorizar, em certos casos, uma taxa de financiamento superior a 50 %.

CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES

33. Os objectivos gerais da política de informação foram definidos pela Comissão em várias comunicações (seis entre 1993 e 1997 e uma em 1998).

A Direcção-Geral X fixa os objectivos anuais para as suas próprias actividades. As dotações são aprovadas com base num projecto de programa anual apresentado pelas Unidades e pelas Representações e acompanham de muito perto as prioridades da Comissão.

A Comissão concorda em especificar melhor a definição dos objectivos anuais.

Os critérios de elegibilidade dos projectos são definidos no seu Vade-mécum das subvenções, em vigor a partir de 1 de Janeiro de 1998.

Os planos de informação, incluindo o da DG X, são já integrados num programa anual que será completado de forma a fazer a ligação entre as actividades de informação e a rubrica orçamental B3-3 0 0.

34. a) A Comissão reforçará o plano de avaliação existente, tendo para este efeito criado um sector «Avaliação» a nível da DG X, aquando da sua reorganização em 1 de Agosto de 1997.

b) As inspecções das Representações já realizadas pela DG X e pela IGS irão prosseguir. São actualmente objecto de uma actualização metodológica. A DG X estuda a possibilidade de aumentar o número de auditorias financeiras.

35. A DG X decidiu proceder à normalização dos pontos a), b), c) e e), elaborando em 1997 um Vade-mécum das subvenções que entrou em vigor em 1 de Janeiro de 1998. A escolha da rubrica orçamental [alínea d)] é feita em função do orçamento votado e das correspondentes observações.

36. Todas as observações do Tribunal de Contas sobre a transparência e os procedimentos são aplicáveis na Comissão desde a entrada em vigor, em 1 de Janeiro de 1998, do Vade-mécum da DG X sobre as subvenções.

37. Todas as observações do Tribunal de Contas sobre os contratos com os beneficiários são aplicáveis na Comissão desde a entrada em vigor, em 1 de Janeiro de 1998, do Vade-mécum da DG X sobre as subvenções.

38. Todas as observações do Tribunal de Contas estão cobertas pelo Vade-mécum das subvenções entrado em vigor em 1 de Janeiro de 1998, que se aplica igualmente ao programa Prince.

39. As Representações desempenham já um papel essencial no incremento das redes de Centros de informação e do programa Prince (coordenação das actividades no terreno, gestão da informação destinada aos Centros, acompanhamento das convenções Prince com os Estados-membros). No que diz respeito a questões de eficácia e de gestão, nomeadamente num período de arranque destas duas acções, a Comissão preferiu, nesta fase, conservar a gestão das dotações a nível central.

O quadro regulamentar para as acções de informação e de comunicação existe. Foi objecto de várias comunicações (seis entre 1993 e 1997 e uma em 1998). A Comissão tem a intenção de reforçar a aplicação das medidas previstas e, se necessário, definir novas medidas. A DG X fixou nomeadamente objectivos anuais, incluindo objectivos financeiros, e já reforçou significativamente a coordenação entre as Direcções-Gerais, tal como recomendado pelo Tribunal de Contas, instaurando um programa anual integrado de acções de informação da Comissão.