DECISÃO DA COMISSÃO de 8 de Fevereiro de 1994 relativa do acesso do público aos documentos da Comissão (94/90/CECA, CE, Euratom)

A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta os Tratados que instituem as Comunidades Europeias e, nomeadamente, o artigo 162º do Tratado que institui a Comunidade Europeia,

Considerando que, em conformidade com a declaração relativa ao direito de acesso à informação anexada à acta final do Tratado da União Europeia e com as conclusões dos Conselhos Europeus de Birmingham e de Edimburgo com vista a promover uma Comunidade mais próxima dos seus cidadãos, deve ser acordado com o Conselho um código de conduta que estabeleça os princípios que regulam o acesso aos documentos da Comissão e do Conselho;

Considerando que estes princípios se baseiam nas comunicações da Comissão em matéria de acesso do público aos documentos das instituições e em matéria de transparência na Comunidade, respectivamente de 5 de Maio e de 2 de Junho de 1993;

Considerando que é conveniente adoptar disposições específicas para que a Comissão possa aplicar o referido código,

DECIDE:

Artigo 1º

É adoptado o código de conduta em matéria de acesso do público aos documentos da Comissão que consta do anexo.

Artigo 2º

Para que seja possível aplicar o código referido no artigo 1º, são adoptadas as seguintes medidas:

1. Os pedidos de acesso aos documentos devem ser apresentados por escrito junto dos serviços competentes da Comissão na respectiva sede, dos gabinetes de representação da Comissão nos Estados-membros ou das delegações da Comissão das Comunidades Europeias nos países terceiros.

2. O director-geral, o chefe de serviço, o director designado para o efeito no secretariado-geral ou, em seu nome, o funcionário delegado informará por escrito o requerente, no prazo de um mês, quer da sua decisão de deferir o pedido quer da sua intenção de indeferir o pedido. Neste último caso, o requerente será igualmente informado de que dispõe de um mês para formular um pedido de confirmação tendente à revisão dessa decisão, na falta do qual se considerará que o requerente renunciou ao seu pedido inicial.

3. O presidente, de acordo com o membro da Comissão competente na matéria em causa, está habilitado a tomar decisões quanto aos pedidos de confirmação. Pode subdelegar o exercício dessa habilitação no secretário geral.

4. Se um dos funcionários referidos no nº 2 não tiver respondido a um pedido de acesso a um documento no prazo de um mês a contar da data de recepção do pedido, tal equivale a uma notificação de recusa de acesso.

Se no prazo de um mês a contar da data de recepção de um pedido de confirmação, não for dada qualquer resposta, tal equivale a uma notificação de recusa de acesso.

5. Será cobrada uma taxa de 10 ecus acrescida de 0,036 ecu por página relativamente ao fornecimento de uma cópia de um documento em papel com mais de 30 páginas. As taxas cobradas relativamente à consulta de informação contida noutros suportes serão fixadas numa base casuística e não deverão exceder um montante razoável.

6. No que se refere à consulta in loco dos documentos, os serviços devem ter em conta as preferências expressas pelos requerentes. Nos casos em que a direcção-geral ou o serviço não dispõe de meios físicos para permitir a consulta in loco, esta será feita numa das bibliotecas centrais da Comissão em Bruxelas ou no Luxemburgo, num dos gabinetes de representação da Comissão nos Estados-membros ou numa das delegações da Comissão nos países terceiros.

Artigo 3º

A presente decisão entra em vigor em 15 de Fevereiro de 1994. A presente decisão será publicada no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

Feito em Bruxelas, em 8 de Fevereiro de 1994.

Pela Comissão

João PINHEIRO

Membro da Comissão

ANEXO

Código de conduta em matéria de acesso do público aos documentos da Comissão e do Conselho A COMISSÃO E O CONSELHO,

TENDO EM CONTA a declaração relativa ao direito de acesso à informação, constante do anexo à acta final do Tratado da União Europeia, que sublinha que a transparência do processo decisório reforça o carácter democrático das instituições e a confiança do público na administração.

TENDO EM CONTA as conclusões em que os conselhos europeus de Birmingham e de Edimburgo adoptaram um certo número de princípios com vista a promover uma Comunidade mais próxima dos seus cidadãos,

TENDO EM CONTA as conclusões do Conselho Europeu de Copenhaga que reiteram o princípio de um acesso tão amplo quanto possível dos cidadãos à informação e que convidam a Comissão e o Conselho a adoptar rapidamente as medidas necessárias para tornar este princípio una realidade,

CONSIDERANDO que é desejável adoptar de comum acordo princípios que rejam o acesso aos documentos da Comissão e do Conselho, ficando assente que caberá a cada uma das duas instituições pôr esses princípios em prática através de disposições regulamentares específicas,

CONSIDERANDO que os referidos princípios não prejudicam as disposições aplicáveis em matéria de acesso aos dossiers directamente relacionados com pessoas que por eles tenham um interesse específico,

CONSIDERANDO que esses princípios deverão ser postos em prática no pleno respeito pelas disposições relativas às informações classificadas,

CONSIDERANDO que o presente código de conduta constitui mais um elemento a integrar na sua política de informação e de comunicação,

ACORDAM NO SEGUINTE:

Princípio geral O público terá o acesso mais amplo possível aos documentos da Comissão e do Conselho.

Entende-se por documento todo o documento escrito, seja qual for o suporte, que contenha dados na posse da Comissão e do Conselho.

Tratamento dos pedidos iniciais O pedido de acesso a um documento deverá ser formulado por escrito e de modo suficientemente preciso; deverá conter nomeadamente os elementos que permitam identificar o ou os documentos pretendidos.

Se for caso disso, a instituição em causa convidará o requerente a especificar melhor o seu pedido.

Sempre que o documento na posse de uma instituição tenha como autor uma pessoa singular ou colectiva, um Estado-membro, outra instituição ou órgão comunitário ou qualquer outra organização nacional ou internacional, o pedido deve ser dirigido directamente ao autor do documento.

Em consulta com os requerentes, a instituição em causa procurará uma solução equitativa a fim de dar seguimento a pedidos respectivos e/ou que indidam sobre documentos volumosos.

O accesso aos documentos efectuar-se-a quer mediante consulta in loco quer mediante emissão de uma cópia a expensas do requerente, não devendo a taxa exceder um montante razoável.

A instituição em causa poderá prever que a pessoa a quem o documento seja enviado não a possa reproduzir ou divulgar para fins comerciais, através de venda directa, sem a sua autorização prévia.

Os serviços competentes da instituição em causa informarão por escrito o requerente, no prazo de um mês, se o pedido é deferido ou se têm intenção de propor à instituição o seu indeferimento.

Tratamento dos pedidos de confirmação Caso os serviços competentes da instituição em causa tencionem propor a essa instituição que indefira o pedido do interessado, informá-lo-ao da sua intenção comunicando-lhe que dispõe do prazo de um mês para solicitar um pedido de confirmação à instituição, tendo em vista a revisão dessa posição, sem o que se considerará que o interessado renunciou ao seu pedido inicial.

Se for apresentado tal pedido de confirmação, e no caso de a instituição em causa decidir recusar a facultação do documento, esta decisão, que deverá ser tomada no mês seguinte à apresentação do pedido de confirmação, será comunicada o mais rapidamente possível e por escrito ao requerente. A decisão deverá ser devidamente fundamentada e indicar as vias de recurso possíveis, ou seja, o recurso judicial e a queixa ao provedor de Justiça, nas condições previstas respectivamente nos artigos 173º e 138ºE do Tratado que institui a Comunidade Europeia.

Regime de excepções As instituições recusam o acesso a qualquer documento cuja divulgação possa prejudicar:

- a protecção do interesse público (segurança pública, relações internacionais, estabilidade monetária, processos judiciais, inspecções e inquéritos),

- a protecção do indivíduo e da vida privada,

- a protecção do sigilo comercial e industrial,

- a protecção dos intereses financeiros da Comunidade,

- a protecção da confidencialidade solicitada pela pessoa singular ou colectiva que forneceu a informação ou exigida pela legislação do Estado-membro que forneceu a informação.

As instituições podem igualmente recusar o acesso a um documento para salvaguardar o interesse da instituição na que respeita ao sigilo das suas deliberações.

Aplicação A Comissão e o Conselho tomarão, cada um pelo que lhe diga respeito, as medidas necessárias para aplicar estes princípios antes do dia 1 de Janeiro de 1994.

Reexame O Conselho e a Comissão acordam em que o presente código de conduta será objecto de um reexame após dois anos de experîencia, com base em relatórios preparados pelos secretários-gerais do Conselho e da Comissão.