PT Jornal Oficial da União Europeia L 210/1

DECISÃO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DA AGÊNCIA EUROPEIA PARA A SEGURANÇA E A SAÚDE NO TRABALHO

de 4 de Março de 2004

sobre a execução do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão

(2004/508/CE)

O CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO,

Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 1654/2003 do Conselho, de 18 de Junho de 2003, que altera o Regulamento (CE) n.o 2062/94 que institui uma Agência Europeia para a Segurança e Saúde no Trabalho (1),

ADOPTOU A PRESENTE DECISÃO:

Artigo 1.o

Beneficiários

1. O direito de acesso refere-se aos documentos detidos pela Agência, ou seja, aos documentos por ela elaborados ou recebidos e que estejam na sua posse.

2. Os cidadãos da União e as pessoas singulares ou colectivas que residam ou tenham a sua sede social num Estado-Membro exercem o seu direito de acesso aos documentos da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho por força do disposto no n.o 1 do artigo 2.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão (a seguir designado «Regulamento (CE) n.o 1049/2001») segundo os procedimentos previstos nas presentes disposições.

3. Nos termos do n.o 2 do artigo 2.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, os cidadãos de países terceiros que não residam num Estado-Membro, bem como as pessoas colectivas que não tenham a sua sede social num dos Estados-Membros, beneficiam do direito de acesso aos documentos da Agência nas mesmas condições que os beneficiários mencionados no n.o 1 do artigo 2.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

Artigo 2.o

Pedidos de acesso

1. Os pedidos de acesso a documentos da Agência que não tenham sido tornados públicos devem ser apresentados por escrito e enviados à Agência por correio electrónico (docrequest@osha.eu.int), correio postal [Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho, Gran Via, 33 48 009 Bilbao, Espanha] ou fax [(34) 944 79 43 83]. A Agência responderá aos pedidos de acesso, iniciais e confirmativos, num prazo de 15 dias úteis a contar da data de registo do pedido. No caso de pedidos complexos ou volumosos, o prazo previsto no n.o 1 pode ser prorrogado por 15 dias úteis. Qualquer prorrogação do prazo deve ser fundamentada e previamente comunicada ao requerente.

2. No caso dos pedidos que não são suficientemente precisos, a que se refere o n.o 2 do artigo 6.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a Agência convidará o requerente a fornecer informações complementares que permitam identificar os documentos solicitados; o prazo de resposta apenas começa a correr a partir do momento em que a Agência dispõe destas informações.

3. Qualquer decisão de recusa, mesmo parcial, deve indicar o motivo dessa recusa com base numa das excepções enumeradas no artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 e informar o requerente das vias de recurso à sua disposição.

Artigo 3.o

Processamento dos pedidos iniciais

1. Sem prejuízo do artigo 8.o da presente decisão, após o registo do pedido é enviado ao requerente um aviso de recepção, salvo se for dada imediatamente resposta.

O aviso de recepção e a resposta são enviados por escrito, eventualmente por via electrónica.

2. O requerente é informado do seguimento dado ao seu pedido pelo chefe da Unidade interessada.

3. Qualquer resposta, mesmo parcialmente negativa, deve informar o requerente do seu direito de apresentar à Agência, no prazo de 15 dias úteis a contar da recepção da resposta, um pedido confirmativo no sentido de esta rever a sua posição.

4. A falta de uma resposta da Agência no prazo prescrito dá ao requerente o direito de reclamar mediante pedido confirmativo.

Artigo 4.o

Processamento dos pedidos confirmativos

1. O director da Agência toma as decisões de recusa de acesso relativamente aos pedidos confirmativos. O director comunicará ao Conselho de Administração essas decisões.

2. A decisão é comunicada ao requerente por escrito, eventualmente por via electrónica, informando-o do seu direito de interpor recurso para o Tribunal de Primeira Instância ou de apresentar queixa ao Provedor de Justiça Europeu.

Artigo 5.o

Consultas

1. Quando for apresentado à Agência um pedido de acesso a um documento que esteja na sua posse, mas cujo autor é um terceiro, a Agência verificará a aplicabilidade das excepções previstas no artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

2. Se, no termo desta análise, a Agência considerar que o acesso ao documento solicitado deve ser recusado, por força de qualquer das excepções previstas no artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a resposta negativa é enviada ao requerente sem consulta do autor.

3. A Agência dá seguimento favorável ao pedido sem consultar o terceiro quando:

a) O documento solicitado já tiver sido divulgado, quer pelo seu autor, quer nos termos do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 ou de disposições análogas;

b) A divulgação, eventualmente parcial, do seu conteúdo não prejudicar manifestamente qualquer dos interesses previstos no artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

4. Em todos os outros casos, o terceiro é consultado. Em especial, no caso de o pedido de acesso ter por objecto um documento que emana de um Estado-Membro, a Agência consultará a autoridade de origem quando:

a) O documento tiver sido enviado à Agência antes da data de início da aplicação do Regulamento (CE) n.o 1049/2001;

b) O Estado-Membro tiver solicitado à Agência a não divulgação do documento sem o seu acordo prévio, nos termos do disposto no n.o 5 do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

5. O terceiro consultado dispõe de um prazo de resposta que não pode ser inferior a cinco dias úteis, mas que deve permitir à Agência respeitar os seus próprios prazos de resposta. Na ausência da resposta no prazo fixado, ou quando for impossível encontrar ou identificar o terceiro, a Agência decide de acordo com o regime de excepções do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, tomando em consideração os interesses legítimos do terceiro com base nos elementos de que dispõe.

6. Se a Agência tencionar conceder acesso a um documento contra a opinião expressa do seu autor, deve informá-lo da intenção de divulgar o documento após um período de 10 dias úteis e chamar a sua atenção para as vias de recurso à sua disposição para se opor a essa divulgação.

Artigo 6.o

Exercício do direito de acesso

1. Os documentos são enviados por correio, fax ou, se disponível, por correio electrónico. No caso de grandes volumes ou de documentos de difícil manipulação, o requerente pode ser convidado a consultar os documentos in loco. Esta consulta é gratuita.

2. Se o documento tiver sido publicado, a resposta consiste em fornecer as referências de publicação e/ou o local onde o documento está disponível e, se for caso disso, o endereço do documento no website da Agência (www.agency.osha.eu.int).

3. Se o volume dos documentos solicitados ultrapassar vinte páginas, poderá ser cobrado ao requerente um montante de 0,10 euros por página, acrescido de despesas de correio. As despesas relativas a outros suportes serão decididas caso a caso, não podendo exceder um montante razoável.

Artigo 7.o

Medidas destinadas a facilitar o acesso aos documentos

1. A fim de dar efeito aos direitos conferidos aos cidadãos pelo Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a Agência colocará à disposição do público um registo de documentos. O registo será acessível por meios electrónicos.

2. O registo incluirá o título do documento (nas línguas em que se encontra disponível), bem como quaisquer referências úteis para a sua identificação.

3. Uma página de ajuda (em todas as línguas oficiais) informará o público do modo de obtenção do documento. Se o documento já estiver publicado, será criada uma ligação para o texto integral.

Artigo 8.o

Documentos directamente acessíveis ao público

1. As disposições do presente artigo só são aplicáveis aos documentos elaborados ou recebidos a partir da data de início da aplicação do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

2. Os documentos a seguir indicados são imediatamente disponibilizados na sequência de um pedido e, na medida do possível, tornados directamente acessíveis por via electrónica:

a) Os documentos emanados de terceiros que já foram divulgados pelo seu autor ou com o seu consentimento;

b) Os documentos já divulgados na sequência de um pedido anterior.

Artigo 9.o

Relatórios

A Agência publicará anualmente, no âmbito do seu relatório anual, informações relativas à implementação da presente decisão, em particular estatísticas sobre o número de pedidos de acesso a documentos da Agência, o número de pedidos recusados e as razões para tal, em conformidade com o n.o 1 do artigo 17.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

Artigo 10.o

Entrada em vigor

A presente decisão entra em vigor no dia seguinte ao da sua aprovação e será publicada no Jornal Oficial da União Europeia.

Feito em Bilbau, em 4 de Março de 2004. Pelo Conselho de Administração Christa SCHWENG Presidente

(1) JO L 245 de 29.9.2003, p. 38.

(2) JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.