PT Jornal Oficial da União Europeia C 263/3

DECISÃO N.o H8

de 17 de dezembro de 2015 (atualizada com pequenas clarificações técnicas em 9 de março de 2016)

relativa aos métodos de funcionamento e à composição da Comissão Técnica para o Tratamento da Informação da Comissão Administrativa para a Coordenação dos Sistemas de Segurança Social

(2016/C 263/04)

A COMISSÃO ADMINISTRATIVA PARA A COORDENAÇÃO DOS SISTEMAS DE SEGURANÇA SOCIAL,

Tendo em conta que, nos termos do artigo 72.o do Regulamento (CE) n.o 883/2004 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 29 de abril de 2004, relativo à coordenação dos sistemas de segurança social (1), cabe à Comissão Administrativa promover e desenvolver a colaboração entre os Estados-Membros mediante a modernização dos procedimentos necessários ao intercâmbio de informações, nomeadamente através da adaptação do fluxo de informações entre as instituições para efeitos de intercâmbios por meios eletrónicos que contemplem a evolução do tratamento da informação em cada Estado-Membro; e aprovar as regras de arquitetura comuns relativas aos serviços de tratamento da informação, nomeadamente em matéria de segurança e de utilização de normas, e estabelecer disposições relativas ao funcionamento da parte comum desses serviços,

Tendo em conta que, nos termos do artigo 73.o do Regulamento (CE) n.o 883/2004, compete à Comissão Administrativa instituir e determinar o modo de funcionamento e a composição de uma Comissão Técnica para o Tratamento da Informação, à qual cabe elaborar relatórios e pareceres fundamentados previamente à tomada de decisões pela Comissão Administrativa nos termos do artigo 72.o, alínea d),

DECIDIU O SEGUINTE:

Artigo 1.o

1. A Comissão Administrativa institui a Comissão Técnica para o Tratamento da Informação prevista no artigo 73.o, n.o 1, do Regulamento (CE) n.o 883/2004, que é designada por «Comissão Técnica».

2. A Comissão Técnica desempenha as funções previstas no artigo 73.o, n.o 2, do Regulamento (CE) n.o 883/2004.

3. O mandato para as tarefas específicas da Comissão Técnica é definido pela Comissão Administrativa, que as pode alterar sempre que necessário.

Artigo 2.o

1. A Comissão Técnica é composta por dois membros de cada Estado-Membro, um dos quais é designado como membro titular e o outro como suplente.

2. As nomeações dos Estados-Membros devem ser transmitidas ao Secretariado da Comissão Administrativa pelo representante do Governo do Estado-Membro na Comissão Administrativa.

3. Se a natureza dos temas a tratar assim o exigir, os membros podem fazer-se acompanhar nas reuniões da Comissão Técnica por um ou mais peritos.

4. Regra geral, as delegações não podem ser constituídas por mais de quatro pessoas.

5. O representante da Comissão Europeia na Comissão Administrativa, ou uma pessoa por este designada, participa na Comissão Técnica a título de consultor.

6. O representante da Comissão Europeia, o seu suplente ou a pessoa designada pelo Secretariado da Comissão Administrativa pode assistir a qualquer reunião da Comissão Técnica ou de qualquer dos seus grupos de trabalho ad hoc. A estas reuniões também podem assistir, na medida em que o tema a tratar o justifique, representantes dos serviços pertinentes da Comissão Europeia.

7. Um membro do Secretariado da Comissão Administrativa pode assistir a qualquer reunião da Comissão Técnica e dos seus grupos de trabalho ad hoc.

Artigo 3.o

1. A presidência da Comissão Técnica é exercida em cada semestre pelo membro titular, ou por outro representante designado para o efeito, do Estado cujo representante na Comissão Administrativa exerce a presidência desta Comissão para o mesmo período.

2. Em caso de impedimento do presidente em exercício, a reunião da Comissão Técnica é presidida pelo seu suplente.

3. O presidente da Comissão Técnica pode dar ao Secretariado instruções para a realização das reuniões e para a execução dos trabalhos no âmbito das atribuições da Comissão Técnica.

Artigo 4.o

A Comissão Técnica reúne-se mediante convocatória enviada aos membros e ao representante da Comissão Europeia, pelo Secretariado, com o acordo do presidente da Comissão Técnica, pelo menos 10 dias úteis antes da data da reunião.

Artigo 5.o

A Comissão Técnica adota os seus relatórios e pareceres fundamentados, sempre que necessário, com base em documentos técnicos e estudos. Pode, para este efeito, solicitar às administrações nacionais quaisquer informações necessárias ao cumprimento das suas funções.

Artigo 6.o

1. A Comissão Técnica pode constituir grupos de trabalho ad hoc compostos por um número limitado de pessoas para examinar questões específicas e apresentar propostas à Comissão Técnica.

A Comissão Técnica deve descrever por escrito no mandato as tarefas a executar pelos referidos grupos de trabalho e o calendário para a sua execução.

2. Os grupos de trabalho ad hoc são presididos por uma pessoa designada pelo Presidente da Comissão Técnica com o acordo do representante da Comissão Europeia ou, na sua ausência, por um perito do Estado cujo representante na Comissão Administrativa exerce a presidência desta Comissão.

3. O Presidente do grupo de trabalho ad hoc é convocado para a reunião da Comissão Técnica na qual se discute o relatório desse grupo de trabalho ad hoc.

Artigo 7.o

Um membro designado do Secretariado da Comissão Administrativa prepara e organiza as reuniões da Comissão Técnica.

Artigo 8.o

1. Os relatórios e pareceres fundamentados são aprovados por maioria simples dos membros da Comissão Técnica, dispondo cada Estado-Membro apenas de um voto que será exercido pelo membro titular ou, na sua ausência, pelo seu suplente. Os relatórios e os pareceres fundamentados da Comissão Técnica devem indicar se foram aprovados por unanimidade ou por maioria simples. Em caso de existência de uma minoria, devem expor as suas conclusões ou reservas.

2. Quando um membro titular da Comissão Técnica exerce as funções de presidente, o seu suplente vota no seu lugar.

3. Qualquer membro, que esteja presente quando uma proposta for posta à votação e se abstiver, é convidado pelo presidente a dar a conhecer os motivos da abstenção.

4. Quando a maioria dos membros presentes se abstiver, considera-se que a proposta submetida à votação não foi tida em consideração.

5. A Comissão Técnica pode decidir adotar relatórios e pareceres fundamentados através de procedimento escrito se tal procedimento tiver sido aprovado em reunião anterior da Comissão Técnica.

Para o efeito, o presidente deve comunicar o texto a adotar aos membros da Comissão Técnica. É dado aos membros um prazo mínimo de 10 dias úteis para que tenham a possibilidade de declarar se rejeitam o texto proposto ou se se abstêm de votar. A ausência de resposta dentro do prazo concedido é considerada um voto favorável.

O presidente pode igualmente decidir lançar um procedimento escrito se não tiver sido alcançado qualquer acordo prévio numa reunião da Comissão Técnica. Nesse caso, apenas as declarações escritas favoráveis ao texto proposto são contadas como votos favoráveis e deve ser concedido um prazo mínimo de 15 dias úteis.

Expirado o prazo, o presidente informa os membros do resultado da votação. Presume-se que uma decisão que receba o número necessário de votos favoráveis é adotada no último dia do prazo concedido para os membros responderem.

6. Se, no decurso do procedimento escrito, um membro da Comissão Técnica propuser que o texto seja alterado, o presidente pode optar por:

a) reiniciar o procedimento escrito, comunicando aos membros a alteração proposta, em conformidade com o procedimento previsto no n.o 5; ou

b) anular o procedimento escrito para que o assunto seja debatido na reunião seguinte,

consoante o procedimento que o presidente considere apropriado para a matéria em causa.

7. Se, antes do termo do prazo estabelecido para a resposta, um membro da Comissão Técnica requerer que o texto proposto seja examinado numa reunião da Comissão Técnica, o procedimento escrito é anulado.

A questão deve, então, ser analisada na reunião seguinte da Comissão Técnica.

Artigo 9.o

1. A ordem de trabalhos provisória de cada reunião da Comissão Técnica é estabelecida pelo Secretariado, com o acordo do presidente da Comissão Técnica.

Sempre que o considere necessário, o Secretariado, antes de propor a inscrição de um ponto na ordem de trabalhos, pode pedir às delegações interessadas que lhe transmitam, por escrito, o seu parecer sobre a questão.

A ordem de trabalhos provisória compreende, em princípio, os pontos cuja inscrição tenha sido solicitada por um membro ou pelo representante da Comissão Europeia.

2. A ordem de trabalhos provisória é comunicada aos membros da Comissão Técnica e às pessoas mencionadas no artigo 2.o, n.o 6, com 15 dias úteis de antecedência mínima em relação à data do início da reunião. Uma versão revista da ordem de trabalhos pode ser transmitida cinco dias úteis antes da data da reunião.

Os documentos relativos aos pontos da ordem de trabalhos, que exijam decisões ou pareceres na respetiva reunião, devem ser disponibilizados, em princípio, o mais tardar 10 dias úteis antes da data da reunião. Este requisito não se aplica aos documentos que fornecem informação geral, que não precisam de ser aprovados, a circunstâncias excecionais e a outros casos que podem ser acordados pela Comissão Técnica nos termos indicados no artigo 14.o

3. A ordem de trabalhos é aprovada pela Comissão Técnica no início de cada reunião.

A unanimidade da Comissão Técnica é exigida para a inscrição na ordem de trabalhos de qualquer ponto que não figure na ordem de trabalhos provisória.

Artigo 10.o

1. O Secretariado da Comissão Administrativa elabora as atas das reuniões da Comissão Técnica. As atas são aprovadas pela Comissão Técnica.

2. A versão inglesa das atas será enviada às delegações para revisão o mais tardar 1 mês antes da reunião seguinte da Comissão Técnica.

As versões linguísticas das atas serão disponibilizadas assim que possível, depois de a versão inglesa ter incorporado todas as alterações acordadas.

3. Os membros que não tenham recebido as atas na sua língua podem reservar a aprovação definitiva até à receção das atas nessa língua.

Artigo 11.o

1. A Comissão Técnica deve apresentar um relatório por escrito à Comissão Administrativa sobre as atividades e resultados após cada uma das suas reuniões.

2. O presidente da Comissão Técnica deve dar conta das atividades da Comissão Técnica nas reuniões da Comissão Administrativa, quando for solicitado pelo presidente da Comissão Administrativa.

Artigo 12.o

Qualquer proposta da Comissão Técnica que envolva despesas a suportar pela Comissão Europeia está sujeita à aprovação desta instituição.

Artigo 13.o

Os relatórios, pareceres fundamentados, ordem de trabalhos e todos os outros documentos de apoio à atividade da Comissão Técnica são redigidos em inglês.

Artigo 14.o

Na medida em que tal seja necessário, a Comissão Técnica pode acordar, por unanimidade, continuar a especificar e aprofundar o atual regulamento interno.

Artigo 15.o

A presente decisão é publicada no Jornal Oficial da União Europeia. É aplicável a partir da data da sua publicação.

Artigo 16.o

A presente decisão substitui a Decisão n.o H2, de 12 de junho de 2009.

O Presidente da Comissão Administrativa Claude EWEN

(1) JO L 166 de 30.4.2004, p. 1.