Relatório do tribunal

em matéria de controlo da eficácia operacional da gestão do Instituto Monetário Europeu relativo ao exercício de 1997, acompanhado das respostas do Instituto

(1999/C 164/01)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

INTRODUÇÃO

1. O Tribunal apresenta pelo quarto ano consecutivo(1) um relatório contendo os resultados da auditoria efectuada no âmbito da análise da eficácia operacional da gestão do Instituto Monetário Europeu (IME)(2). As contas do IME relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997 foram aprovadas pelo Conselho do IME em 24 de Março de 1998 e publicadas em Maio de 1998, após verificação e certificação sem reservas por um gabinete de auditoria privado(3).

2. O Conselho do IME, composto, nos termos do artigo 109 oF do Tratado que institui a Comunidade Europeia, por um presidente e pelos governadores dos bancos centrais nacionais, um dos quais nomeado vice-presidente, é a autoridade orçamental do Instituto(4). Este rege-se pela regulamentação financeira contida nos estatutos e detalhada nas decisões do respectivo Conselho.

GESTÃO DO INSTITUTO EM 1997

Gestão administrativa

3. O número de empregados efectivos do IME passou de 217 pessoas em 31 de Dezembro de 1996 para 334 em 31 de Dezembro de 1997. Nesta mesma data, possuía sete lugares de direcção, 39 lugares de chefia, 161 lugares de responsabilidade operacional e 127 lugares afectados a funções de carácter administrativo e técnico. Em 1997, foram admitidas 135 pessoas e 18 saíram do Instituto. O número médio de empregados efectivos fixou-se em 281 pessoas, contra 202 em 1996.

Gestão orçamental

4. Em 1997, as despesas totalizaram 74,5 milhões de ecus em relação a um orçamento revisto de 89,4 milhões de ecus. Ficou, portanto, por utilizar um montante de 14,9 milhões de ecus, ou seja 16,6 % do orçamento. Em 1996, estes montantes fixaram-se, respectivamente, em 38,6 milhões de ecus, no que diz respeito às despesas efectuadas, e em 42,1 milhões de ecus, no que diz respeito às previsões, tendo ficado por utilizar um montante de 3,5 milhões de ecus (8,3 %).

5. A análise da subutilização revela que a diferença entre as previsões e as realizações é, em parte, imputável ao atraso registado no recrutamento (subutilização de 17,9 % das despesas de pessoal, que se repercute, em seguida, nas despesas afins). Esta diferença deve-se ainda ao método utilizado pelo IME para elaborar os seus orçamentos anuais: as margens que possam existir nos diferentes orçamentos sectoriais são acumuladas no orçamento global do Banco Central Europeu (BCE) de modo que a sua soma excede a margem total necessária a este. Consequentemente, o método de consolidação dos orçamentos sectoriais no orçamento geral deverá permitir a eliminação do excedente.

ACTIVIDADE DO INSTITUTO EM 1997

6. Em 1997, o IME prosseguiu os trabalhos de preparação da terceira fase da União Económica e Monetária (UEM) e de introdução do euro, designadamente nos domínios da política monetária, política cambial, estatísticas, sistemas de pagamentos, emissão das notas de banco e das moedas em euros, normas e padrões contabilísticos, sistemas de informação e comunicação e questões jurídicas. Todas estas actividades foram desenvolvidas conjuntamente pelo pessoal do IME e dos bancos centrais nacionais no seio dos grupos de trabalho e subcomités.

7. No relatório anual de 1997, o Instituto apresentou de forma detalhada as suas actividades. Além disso, em 1997, publicou 18 relatórios sobre matérias específicas. Alguns destes relatórios revestem-se de uma importância especial, como os que se prendem com a política monetária única durante a terceira fase da UEM (cinco relatórios), o relatório sobre a evolução do projecto TARGET(5) (Trans-european Automated Real-time Gross settlement Express Transfer system) e o relatório sobre a convergência nos Estados-Membros da União Europeia (UE).

8. Além disso, o Instituto respondeu em 1997 a 31 pedidos de consulta, cinco dos quais provenientes do Conselho da UE, dois da Comissão Europeia e 24 das autoridades dos Estados-Membros da UE.

EFICÁCIA OPERACIONAL DA GESTÃO DO INSTITUTO EM 1997

9. Os resultados dos controlos são satisfatórios na sua globalidade. No entanto, o Tribunal considera necessário formular as observações que se encontram a seguir.

10. Durante a sua auditoria, o Tribunal prestou uma atenção especial à análise dos projectos em curso, designadamente no âmbito do funcionamento do Sistema Europeu de Bancos Centrais (SEBC).

11. A tendência já anteriormente observada(6) de recorrer a consultores externos em vez de recrutar pessoal especializado acentuou-se em 1997. Nem sempre as funções foram confiadas a consultores porque exigissem conhecimentos técnicos especializados ou competências específicas mas sobretudo para superar, em situações de emergência, a falta de recursos humanos e cumprir com as obrigações imperativas impostas pela iminência da terceira fase.

12. No caso do projecto FCRS(7) (Foreign Currency Reserves Subledger), foi confiada ao consultor a responsabilidade de chefe de projecto sem que este fosse objecto de uma análise especial pelos superiores hierárquicos e sem que fossem activados os mecanismos específicos de controlo justificados por esta situação excepcional.

13. O recurso crescente a consultores tornou mais difíceis a coordenação, acompanhamento e controlo dos projectos. Este facto resultou, especialmente no que respeita ao projecto FCRS e, em menor medida, ao projecto ECB Accounting System(8), numa definição deficiente das necessidades, no atraso do planeamento dos projectos e na falta de controlo das despesas.

14. O Instituto continuou a recorrer regularmente a intérpretes externos (3,7 % das despesas administrativas, excluindo as despesas de pessoal) para um grande número de reuniões. Desde a criação do Instituto, estes intérpretes foram sempre fornecidos pelo mesmo intermediário, sem que se realizasse qualquer concurso ou celebrasse qualquer contrato escrito.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 6 de Maio de 1999.

Pelo Tribunal de Contas

na ausência de Jan O. KARLSSON

Presidente do Tribunal

Bernhard FRIEDMANN

Presidente em exercício

(1) Os relatórios relativos aos exercícios anteriores foram publicados no Jornal Oficial (JO C 394 de 31.12.1996 relativamente a 1994 e 1995; JO C 42 de 9.2.1998 relativamente a 1996).

(2) Relatório elaborado nos termos do n.° 4 do artigo 17.o do Protocolo n.° 4 anexo ao Tratado que institui a Comunidade Europeia (estatutos do IME).

(3) Contas elaboradas e publicadas nos termos dos artigos 11.o e 17.o do Protocolo n.° 4 anexo ao Tratado que institui a Comunidade Europeia (estatutos do IME).

(4) O Banco Central Europeu substituiu o Instituto Monetário Europeu em 1 de Junho de 1998.

(5) Sistema de transferências automáticas transeuropeias de liquidações pelos valores brutos em tempo real.

(6) Ver ponto 4.1 do relatório do Tribunal em matéria de controlo da eficácia operacional da gestão do IME relativo ao exercício de 1996 (JO C 42 de 9.2.1998, p. 3).

(7) Livro auxiliar das reservas de câmbio.

(8) Sistema contabilístico do Banco Central Europeu.

ANEXO 1

Balanço em 31 de Dezembro de 1997

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ANEXO 2

Conta de resultados do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

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RESPOSTAS DO INSTITUTO

11. Foi necessário recorrer, quase sem excepção, a consultores externos devido às dificuldades encontradas pelo IME em recrutar e conservar pessoal devidamente qualificado. Este facto também teve incidências significativas nos problemas referidos nos pontos 12 e 13.

12 - 13. Em 1997, o chefe do projecto responsável pelo projecto FCRS e a maioria dos membros da equipa eram consultores. Esta situação não era aceitável pelo que envidámos todos os esforços para a remediar logo que possível.

Em meados de 1998, foi criada uma estrutura organizativa adequada; foi nomeado um membro do pessoal do BCE para o lugar de chefe do projecto com poderes para tomar decisões de gestão. Agora só são recrutados consultores a um nível inferior.

Desde então, um grupo director permanente que se reúne periodicamente ficou encarregado do projecto FCRS, o que melhorou o processo de planeamento e de definição das necessidades.

Note-se, no entanto, que a deficiente definição das necessidades do presente projecto e do projecto Central Accounting System, se deveu principalmente ao facto de não terem sido ultimadas, até ao Outono de 1998, as complexas regras contabilísticas especialmente harmonizadas do SEBC, que eram cruciais para ambos os projectos, pois até então a definição dessas regras era provisória. Esta incerteza, que diversas vezes em 1997 o director do projecto apontou como sendo um importante risco para o projecto, acabou por se reflectir no processo de planeamento e, por conseguinte, nos orçamentos envolvidos.

14. A situação foi rectificada dando-se início a um processo de concurso em Dezembro de 1998 que ficará concluído no primeiro semestre de 1999.