Regulamento (CE, Euratom) n.o 1700/2003 do Conselho

de 22 de Setembro de 2003

que altera o Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 relativo à abertura ao público dos arquivos históricos da Comunidade Económica Europeia e d Comunidade Europeia da Energia Atómica

O CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia e, nomeadamente, o seu artigo 308.o,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica, e, nomeadamente, o seu artigo 203.o,

Tendo em conta a proposta da Comissão,

Tendo em conta o parecer do Parlamento Europeu,

Considerando o seguinte:

(1) O artigo 255.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia confere a todos os cidadãos da União e a todas as pessoas singulares ou colectivas que, respectivamente, residam ou tenham a sua sede num Estado-Membro o direito de acesso aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão.

(2) Os princípios gerais e os limites que regulam o direito de acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão foram fixados pelo Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho(1).

(3) As excepções ao direito de acesso previstas no Regulamento (CE) n.o 1049/2001 só se aplicam, no máximo, durante 30 anos, independentemente do local onde os documentos são mantidos. Porém, as excepções relativas à protecção da vida privada ou de interesses comerciais, bem como as disposições específicas aos documentos sensíveis, podem, se necessário, ser aplicáveis após aquele período.

(4) O Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 do Conselho(2) prevê que o público não terá acesso a certas categorias de documentos 30 anos após a sua elaboração. Nos termos do n.o 2 do artigo 18.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, é conveniente alinhar estas excepções pelas excepções ao direito de acesso nele previstas.

(5) Para efeitos do disposto no Regulamento (CEE, Euratom) n.o 345/83, o Comité Económico e Social Europeu, o Comité das Regiões e as agências e organismos similares criados pelo legislador comunitário passarão a ser objecto de tratamento idêntico ao concedido às instituições referidas no n.o 1 do artigo 7.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia.

(6) O Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 deve ser alterado nesse sentido,

ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:

Artigo 1.o

O Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 é alterado do seguinte modo:

1. No artigo 1.o, os n.os 1, 2 e 3 passam a ter a seguinte redacção:

"Artigo 1.o

1. O presente regulamento destina-se a assegurar que, sempre que possível, os documentos com um valor histórico ou administrativo sejam preservados e tornados acessíveis ao público.

Para esse efeito, as instituições da Comunidade Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica, bem como o Comité Económico e Social Europeu, o Comité das Regiões e as agências e organismos similares criados pelo legislador (adiante designados por 'instituições'), devem organizar os seus arquivos históricos e torná-los acessíveis ao público, nas condições previstas no presente regulamento e após o termo de um prazo de 30 anos a contar da data da elaboração dos documentos.

2. Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:

a) 'Arquivos das instituições das Comunidades Europeias', o conjunto de todos os tipos de documentos, independentemente da sua forma e suporte material, que tenham sido elaborados ou recebidos por uma das instituições, por um dos seus representantes ou agentes no exercício das suas funções e que digam respeito às actividades da Comunidade Europeia e/ou da Comunidade Europeia da Energia Atómica, adiante designadas 'Comunidades Europeias';

b) 'Arquivos históricos das instituições das Comunidades Europeias', a parte dos arquivos das instituições das Comunidades Europeias que tenha sido seleccionada para conservação permanente, nos termos do artigo 7.o

3. Todos os documentos tornados acessíveis antes do termo do prazo previsto no n.o 1 devem permanecer acessíveis ao público, sem quaisquer restrições.".

2. O artigo 2.o passa a ter a seguinte redacção:

"Artigo 2.o

1. No caso de documentos abrangidos pela excepção relativa à vida privada e à integridade do indivíduo, definida na alínea b) do n.o 1 do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de Maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão(3), bem como aos interesses comerciais de uma determinada pessoa singular ou colectiva, incluindo a propriedade intelectual, definida no primeiro travessão do n.o 2 do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, estas excepções podem continuar a ser aplicadas à totalidade ou a parte do documento para além do período de 30 anos, se continuarem reunidas as respectivas condições de aplicação.

2. Os documentos abrangidos pela excepção relativa à vida privada e à integridade do indivíduo, definida na alínea b) do n.o 1 do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, incluindo processos dos funcionários das Comunidades Europeias, podem ser tornados acessíveis nos termos do Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de Dezembro de 2000, relativo à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados(4), nomeadamente dos seus artigos 4.o e 5.o

3. Antes de decidir tornar acessíveis ao público os documentos cuja divulgação possa afectar os interesses comerciais de uma determinada pessoa singular ou colectiva, incluindo os relacionados com a propriedade intelectual, tal como definido no primeiro travessão do n.o 2 do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a instituição deve, de acordo com as regras a definir por cada instituição, informar a pessoa em causa da sua intenção de tornar acessíveis ao público os documentos em questão. Estes documentos não serão tornados públicos se, tendo em conta as observações apresentadas pela pessoa interessada, a instituição considerar que a sua divulgação comprometeria estes interesses comerciais, a não ser que um interesse público superior o justifique.

4. Os documentos sensíveis na acepção do artigo 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 são acessíveis nos limites fixados por essa disposição.".

3. O artigo 3.o passa a ter a seguinte redacção:

"Artigo 3.o

O público não tem acesso aos documentos classificados com base no artigo 10.o do Regulamento n.o 3 do Conselho, de 31 de Julho de 1958, que dá aplicação ao artigo 24.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica(5), e que não tenham sido desclassificados.".

4. É revogado o artigo 4.o.

5. O artigo 5.o passa a ter a seguinte redacção:

"Artigo 5.o

A fim de garantir o respeito do prazo de 30 anos previsto no n.o 1 do artigo 1.o, cada instituição procederá atempadamente, e o mais tardar no vigésimo quinto ano subsequente à data da elaboração de um documento, ao exame de todos os documentos classificados de acordo com as regras da instituição visada, a fim de decidir da sua eventual desclassificação. Os documentos que não tenham sido desclassificados aquando de um primeiro exame serão reexaminados periodicamente, pelo menos de cinco em cinco anos.".

6. O artigo 6.o passa a ter a seguinte redacção:

"Artigo 6.o

Sempre que, decorrido o prazo de 30 anos previsto no n.o 1 do artigo 1.o, um Estado-Membro tencione tornar acessíveis ao público documentos elaborados pelas instituições e abrangidos pelos artigos 2.o ou 3.o, consultará a instituição em causa a fim de tomar uma decisão que não comprometa o cumprimento dos objectivos do presente regulamento.".

7. O artigo 7.o passa a ter a seguinte redacção:

"Artigo 7.o

Cada instituição deve transferir para os arquivos históricos os documentos contidos nos seus arquivos correntes, o mais tardar 15 anos após a sua elaboração. Segundo critérios a estabelecer por cada instituição nos termos do artigo 9.o, estes documentos devem ser em seguida objecto de uma triagem destinada a separar os que devem ser conservados e os desprovidos de qualquer interesse administrativo ou histórico.".

8. O artigo 9.o passa a ter a seguinte redacção:

"Artigo 9.o

1. Cada instituição pode adoptar regras internas de aplicação do presente regulamento. Na medida do possível, as instituições devem tornar os seus arquivos acessíveis através de meios electrónicos, devendo igualmente conservar os documentos existentes sob formas adaptadas a necessidades específicas (escrita em Braille, grandes caracteres ou registos áudio).

2. Cada instituição publica anualmente um relatório sobre as suas actividades de arquivagem histórica.".

Artigo 2.o

O presente regulamento entra em vigor no vigésimo dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável em todos os Estados-Membros.

Feito em Bruxelas, em 22 de Setembro de 2003.

Pelo Conselho

O Presidente

F. Frattini

(1) JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(2) JO L 43 de 15.2.1983, p. 1.

(3) JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(4) JO L 8 de 12.1.2002, p. 1.

(5) JO 17 de 6.10.1958, p. 406/58.

ANEXO

DECLARAÇÃO DO CONSELHO

O Conselho reafirma que o presente regulamento em nada afecta o contrato celebrado em 17 de Dezembro de 1984 entre as Comunidades Europeias e o Instituto Universitário Europeu.