Regulamento (CE) n.o 1386/2002 da Comissão

de 29 de Julho de 2002

que estabelece as regras de execução do Regulamento (CE) n.o 1164/94 do Conselho no que respeita aos sistemas de gestão e de controlo e ao procedimento para a realização das correcções financeiras aplicáveis às intervenções no quadro do Fundo de Coesão

A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,

Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 1164/94 do Conselho, de 16 de Maio de 1994, que institui o Fundo de Coesão(1), alterado pelos Regulamentos (CE) n.o 1264/1999 e (CE) n.o 1265/1999(2), e, nomeadamente, o n.o 4 do seu artigo 12.o e o n.o 4 do artigo H do seu anexo II,

Considerando o seguinte:

(1) O n.o 1 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1164/94 exige que os Estados-Membros tomem um certo número de medidas para garantir que o Fundo de Coesão seja utilizado eficaz e correctamente, segundo o princípio de boa gestão financeira.

(2) Para o efeito, é necessário que os Estados-Membros forneçam uma orientação adequada relativa à organização das funções pertinentes dos organismos responsáveis pela execução dos projectos, pela certificação de despesas e pela gestão e coordenação, em geral, das operações do Fundo de Coesão, no Estado-Membro em questão.

(3) O Regulamento (CE) n.o 1164/94 prevê que os Estados-Membros cooperem com a Comissão para que esta se assegure de que dispõem de sistemas de gestão e de controlo que funcionam adequadamente e que lhe forneçam toda a assistência necessária para a realização de controlos, incluindo os controlos por amostragem.

(4) Para harmonizar as normas relativas à certificação das despesas relativamente às quais são apresentados pedidos de pagamentos do fundo, o conteúdo de tais certificados devia ser definido e a natureza e a qualidade das informações em que se baseiam especificada.

(5) Para que a Comissão possa realizar os controlos exigidos pelo n.o 2 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1164/94, os Estados-Membros devem fornecer-lhe, a seu pedido, os dados de que os organismos responsáveis pela execução dos projectos e pela gestão e coordenação, em geral, das operações do Fundo de Coesão necessitam para cumprir os requisitos de gestão, acompanhamento e avaliação previstos no mesmo regulamento. É necessário definir o conteúdo desses dados, bem como o formato e meios para a transmissão dos ficheiros informáticos, sempre que os dados sejam transmitidos sob forma informática. A Comissão deve garantir a confidencialidade e a segurança dos dados, tanto informatizados como de outro tipo.

(6) O presente regulamento deve aplicar-se sem prejuízo das disposições do Regulamento (Euratom, CE) n.o 2185/96 do Conselho, de 11 de Novembro de 1996, relativo às inspecções e verificações no local efectuadas pela Comissão para proteger os interesses financeiros das Comunidades Europeias contra a fraude e outras irregularidades(3).

(7) O presente regulamento deve aplicar-se sem prejuízo das disposições do Regulamento (CE) n.o 1831/94 da Comissão, de 26 de Julho de 1994, relativo às irregularidades e à recuperação dos montantes pagos indevidamente no âmbito do financiamento do Fundo de Coesão, assim como à organização de um sistema de informação nesse domínio(4).

(8) É conveniente adoptar as regras do procedimento previsto no artigo H do anexo II do Regulamento (CE) n.o 1164/94, incluindo as relativas à repetição do indevido, à devolução à Comissão e aos juros de mora,

ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:

CAPÍTULO I

Âmbito de aplicação

Artigo 1.o

O presente regulamento estabelece as regras de execução do Regulamento (CE) n.o 1164/94 no que respeita aos sistemas de gestão e de controlo e ao procedimento para a realização das correcções financeiras relativas às intervenções no quadro do Fundo de Coesão (a seguir denominado o "fundo") para as acções elegíveis nos termos do artigo 3.o do referido regulamento e aprovadas pela primeira vez após 1 de Janeiro de 2000.

CAPÍTULO II

Sistemas de gestão e de controlo

Artigo 2.o

1. Cada Estado-Membro garantirá que seja fornecida aos organismos e autoridades a seguir indicados uma orientação adequada relativamente à organização dos sistemas de gestão e de controlo necessários para assegurar a boa gestão do fundo em conformidade com os princípios e normas geralmente aceites:

a) Os organismos responsáveis pela execução dos projectos com base no n.o 4 do artigo 10.o do Regulamento (CE) n.o 1164/94 (a seguir denominados de "organismos executores");

b) As autoridades ou organismos responsáveis pela certificação das declarações de despesas relativas às quais são apresentados pedidos de pagamentos ao fundo com base na alínea d) do n.o 1 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1164/94 e no n.o 4 do artigo D do anexo II do referido regulamento, incluindo, quando forem diferentes, as autoridades ou os organismos referidos no n.o 1 do artigo D do anexo II do mesmo regulamento (a seguir denominadas "autoridades de pagamento");

c) As autoridades responsáveis pela gestão e coordenação, em geral, das operações do Fundo no Estado-Membro (a seguir denominadas "autoridades de gestão");

d) Os organismos e serviços, públicos ou privados, que actuem sob a responsabilidade da autoridade de gestão ou de pagamento ou realizem tarefas por conta destas últimas na relação com os organismos executores (a seguir denominados de "organismos intermédios").

Essa orientação deve, em especial, ajudar estes organismos ou autoridades a estabelecerem os sistemas necessários para que seja adequadamente garantida a correcção, regularidade e elegibilidade dos pedidos de apoio comunitário e também para que seja assegurada uma execução dos projectos em conformidade com as condições estabelecidas na decisão correspondente e com os objectivos fixados.

2. Para efeitos do presente regulamento, "organismos executores" incluem, quando o organismo de execução não for o destinatário último dos fundos, os organismos e empresas envolvidos na execução do projecto, como concessionários, delegados ou a qualquer outro título.

3. Para efeitos do presente regulamento, e salvo se algo diferente for dito, o termo "projecto" designa qualquer projecto individual, fase de projecto ou grupo de projectos referido no n.o 3 do artigo 1.o do Regulamento (CE) n.o 1164/94 ou qualquer medida referida no n.o 2 do artigo 3.o do mesmo regulamento, que seja objecto de uma decisão a título do n.o 6 do artigo 10.o do referido regulamento (a seguir denominada "decisão de concessão de apoio").

Artigo 3.o

Os sistemas de gestão e de controlo das autoridades de gestão e de pagamento, dos organismos intermédios e dos organismos executores, tendo em conta a proporcionalidade em relação ao volume de apoio administrado, proporcionarão:

a) Uma definição e uma atribuição claras e, sempre que necessário para garantir uma boa gestão, uma separação adequada das funções no âmbito do organismo em causa;

b) Sistemas eficazes que garantam que as funções sejam desempenhadas de um modo satisfatório;

c) No caso de organismos intermédios, a comunicação de informações à autoridade responsável sobre o desempenho das suas tarefas e os meios utilizados.

Artigo 4.o

1. Os sistemas de gestão e de controlo referidos no artigo 3.o incluirão procedimentos para verificar a veracidade das despesas declaradas e a execução do projecto desde a fase de instrução até à entrada em funcionamento do investimento financiado, em conformidade com as condições estabelecidas na correspondente decisão de concessão de apoio, com os objectivos fixados para o projecto e com as regras nacionais e comunitárias aplicáveis relativas, nomeadamente, à elegibilidade das despesas para o apoio do fundo, à protecção do ambiente, aos transportes, às redes transeuropeias, à concorrência e aos contratos públicos.

As verificações cobrem todos os aspectos dos quais depende a utilização eficaz dos fundos autorizados, quer sejam de natureza financeira, técnica ou administrativa.

2. Os procedimentos deverão prever a conservação da documentação relativa às verificações dos projectos no local. Dos registos constará o trabalho efectuado, os resultados das verificações e as medidas tomadas relativamente às discrepâncias. No caso de verificações físicas ou administrativas não exaustivas, baseadas numa amostra de trabalhos ou transacções, os registos identificarão os trabalhos e transacções seleccionados e descreverão o método de amostragem adoptado.

Artigo 5.o

1. Os Estados-Membros, relativamente aos projectos aprovados pela primeira vez após 1 de Janeiro de 2000, comunicarão à Comissão, nos três meses seguintes à entrada em vigor do presente regulamento, a organização das autoridades de gestão, de pagamento e dos organismos intermédios responsáveis pelas operações do fundo nos respectivos países, os sistemas de gestão e de controlo aplicados por essas autoridades e organismos e as melhorias previstas de acordo com a orientação referida no n.o 1 do artigo 2.o

2. A comunicação conterá, relativamente a cada autoridade de gestão e de pagamento e a cada organismo intermédio, as seguintes informações:

a) As funções que lhes foram atribuídas;

b) A repartição de funções entre os seus serviços ou no interior dos mesmos, incluindo entre a autoridade de gestão e a autoridade de pagamento, quando se tratar do mesmo órgão;

c) Os procedimentos relativos à verificação e recepção dos trabalhos, à recepção, verificação e validação dos pedidos de pagamento de despesas e à autorização, efectivação e contabilização de pagamentos aos beneficiários;

d) As disposições com vista à auditoria dos sistemas de gestão e de controlo.

3. A Comissão, em cooperação com o Estado-Membro, assegurar-se-á de que os sistemas de gestão e de controlo a que se referem os n.os 1 e 2 satisfazem as regras previstas pelo Regulamento (CE) n.o 1164/94 e pelo presente regulamento, e indicará os eventuais obstáculos que se apresentem no que se refere à transparência dos controlos do funcionamento do fundo e ao cumprimento das responsabilidades da Comissão a título do artigo 274.o do Tratado. A operacionalidade dos sistemas será examinada regularmente.

Artigo 6.o

1. Os sistemas de gestão e de controlo assegurarão uma pista de controlo suficiente.

2. Uma pista de controlo será considerada suficiente quando permita:

a) Reconciliar os montantes totais certificados e comunicados à Comissão pelos organismos executores com os registos de despesas e documentos comprovativos aos diferentes níveis da administração,

b) Verificar a atribuição e as transferências dos fundos comunitários e nacionais disponíveis;

c) Controlar a exactidão das informações comunicadas relativamente à realização do projecto em conformidade com as condições estabelecidas na decisão de concessão de apoio e com os objectivos fixados para o projecto.

3. Uma descrição indicativa das informações necessárias para uma pista de controlo suficiente figura no anexo I.

4. A autoridade de gestão assegurar-se-á de que:

a) Existem procedimentos para garantir que todos os documentos pertinentes para determinadas despesas e pagamentos, bem como a trabalhos e verificações efectuados a título do projecto em causa, e exigidos para proporcionar uma pista de controlo suficiente são mantidos em conformidade com as exigências do n.o 3 do artigo G do anexo II do Regulamento (CE) n.o 1164/94 e do anexo I do presente regulamento;

b) Existe um registo sobre o órgão que os detém e a sua localização;

c) Esses documentos se encontram disponíveis para efeitos de inspecção por pessoas ou organismos normalmente habilitados para tal.

5. As pessoas ou organismos referidos na alínea c) do n.o 4 serão:

a) O pessoal da autoridade de gestão, da autoridade de pagamento, dos organismos intermédios e do organismo executor, que processa os pedidos de pagamento;

b) Os serviços que realizam auditorias dos sistemas de gestão e de controlo;

c) A pessoa ou o serviço da autoridade de pagamento responsável pela certificação dos pedidos de pagamento intermédios e finais a título do n.o 1, alínea d), do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1164/94 e do n.o 2, alínea d), do artigo D do anexo II desse regulamento, e a pessoa ou serviço que emite a declaração prevista no n.o 1, alínea f), do artigo 12.o do mesmo regulamento;

d) Os agentes mandatados das instituições nacionais de auditoria e da Comunidade.

Essas pessoas e organismos podem pedir que lhes sejam fornecidos extractos ou cópias dos documentos ou registos contabilísticos referidos no n.o 4.

Artigo 7.o

A autoridade de pagamento manterá uma contabilidade dos montantes a recuperar relativamente a pagamentos do apoio comunitário já efectuados e garantirá que esses montantes sejam recuperados sem demora injustificada. Depois da recuperação, a autoridade de pagamento reembolsará o pagamento irregular recuperado, juntamente com os juros de mora cobrados, deduzindo os montantes em causa da declaração de despesas e do pedido de pagamento seguintes a enviar à Comissão relativamente ao projecto em causa. Caso o montante seja insuficiente, a Comissão poderá solicitar o reembolso da diferença.

A autoridade de pagamento enviará anualmente à Comissão, em anexo ao quarto relatório trimestral sobre as recuperações fornecido a título do Regulamento (CE) n.o 1831/94, uma declaração com os montantes cuja recuperação se encontra pendente nessa data, classificados de acordo com o ano de início do procedimento de recuperação.

CAPÍTULO III

Certificação das despesas

Artigo 8.o

1. Os certificados das declarações intermédias e finais de despesas, referidos no n.o 1, alínea d), do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1164/94 e no n.o 2, quarto travessão da alínea d), do artigo D do anexo II do mesmo regulamento, serão estabelecidos, de acordo com o modelo constante do anexo II do presente regulamento, por uma pessoa ou serviço da autoridade de pagamento que seja funcionalmente independente dos serviços que autorizam os pagamentos.

2. Antes da certificação de uma declaração de despesas, a autoridade de pagamento assegurar-se-á de que estão reunidas as seguintes condições:

a) A autoridade de gestão, os organismos intermédios e o organismo executor respeitaram o disposto no Regulamento (CE) n.o 1164/94, nomeadamente no n.o 1, alíneas c) e e), do seu artigo 12.o e no n.o 2, alíneas b) e d), do artigo D do seu anexo II, bem como as condições da decisão de concessão de apoio;

b) A declaração de despesas inclui exclusivamente despesas:

i) que ocorreram efectivamente dentro do período de elegibilidade estabelecido na decisão de concessão de apoio e possam ser justificadas por facturas e respectivos recibos ou outros documentos contabilísticos de valor probatório equivalente,

ii) que são relativas a trabalhos que não estavam materialmente concluídos no momento da apresentação do pedido de contribuição,

iii) que são justificadas pelo estado de adiantamento ou pela conclusão do projecto, em conformidade com as condições da decisão de concessão de apoio e com os objectivos fixados para o projecto.

3. De modo que a suficiência do sistema de controlo e da pista de controlo possa ser sempre tida em conta, antes da apresentação de uma declaração de despesas à Comissão, a autoridade de gestão garantirá que a autoridade de pagamento seja mantida informada dos procedimentos que ela, os organismos intermédios e o organismo executor aplicam para:

a) A verificação da veracidade das despesas declaradas com a execução do projecto, em conformidade com as condições estabelecidas na correspondente decisão de concessão de apoio e com os objectivos fixados;

b) A garantia do respeito das regras em vigor;

c) A manutenção da pista de controlo.

4. Nos casos em que a autoridade de gestão e a autoridade de pagamento seja o mesmo organismo ou a ele pertença, este garantirá que sejam aplicados procedimentos que facultem regras de controlo equivalentes às previstas nos n.os 2 e 3.

CAPÍTULO IV

Controlos por amostragem

Artigo 9.o

1. Com base numa amostragem adequada, os Estados-membros realizarão controlos dos projectos, com vista nomeadamente a:

a) Verificar a eficácia dos sistemas de gestão e de controlo instituídos;

b) Verificar de um modo selectivo, com base numa análise de risco, as declarações de despesas estabelecidas aos vários níveis em causa.

2. Os controlos realizados para o período 2000-2006 abrangerão pelo menos 15 % das despesas elegíveis totais incorridas nos projectos aprovados pela primeira vez durante esse período. Esta percentagem poderá ser reduzida, proporcionalmente às despesas incorridas antes da entrada em vigor do presente regulamento. Os controlos basear-se-ão numa amostra representativa de transacções, tendo em conta as exigências previstas no n.o 3.

Os Estados-Membros esforçar-se-ão por que a realização dos controlos se distribua de um modo uniforme ao longo do período em causa. Assegurarão uma adequada separação de tarefas entre esses controlos e os procedimentos de execução e de pagamento respeitantes aos projectos.

3. A selecção da amostra das transacções a submeter a controlo terá em conta:

a) A necessidade de controlar uma variedade adequada de tipos e dimensões de projectos;

b) Eventuais factores de risco que tenham sido identificados pelos controlos nacionais ou comunitários;

c) A necessidade de velar para que os diferentes tipos de organismos implicados na gestão e na execução dos projectos bem como os dois domínios de intervenção (transportes e ambiente) sejam adequadamente controlados.

Artigo 10.o

Através dos controlos, os Estados-Membros esforçar-se-ão por que seja verificado o seguinte:

a) A aplicação prática e a eficácia dos sistemas de gestão e de controlo;

b) A execução do projecto em conformidade com as condições estabelecidas na decisão de concessão de apoio e com os objectivos fixados para o projecto;

c) Para um número adequado de registos contabilísticos, a correspondência dos mesmos com os documentos comprovativos mantidos pelos organismos intermédios e pelo organismo executor;

d) A existência de uma pista de controlo suficiente;

e) Para um número adequado de elementos de despesa, que a natureza e o período de realização da despesa em causa respeitam as disposições comunitárias e correspondem às especificações técnicas aprovadas para o projecto e aos trabalhos realmente executados;

f) Que o co-financiamento nacional adequado foi, de facto, disponibilizado; e

g) Que os projectos co-financiados foram realizados em conformidade com as regras e políticas comunitárias, conforme exigido pelo artigo 8.o do Regulamento (CE) n.o 1164/94.

Artigo 11.o

Os controlos estabelecerão se os problemas eventualmente encontrados são de natureza sistémica e se acarretam riscos para outros ou todos os projectos realizados pelo mesmo organismo executor ou no Estado-Membro em causa. Os controlos identificarão igualmente as causas de tais situações, os exames complementares que possam ser necessários e as medidas correctoras e preventivas exigidas.

Artigo 12.o

Até 30 de Junho de cada ano e pela primeira vez até 30 de Junho de 2003, os Estados-Membros, com base no n.o 1 do artigo G do anexo II do Regulamento (CE) n.o 1164/94, informarão a Comissão sobre o modo como aplicaram os artigos 9.o a 11.o do presente regulamento durante o ano civil anterior e, além disso, fornecerão quaisquer informações complementares ou actualizações da descrição dos seus sistemas de gestão e de controlo comunicada nos termos do n.o 1 do artigo 5.o

CAPÍTULO V

Declaração aquando do encerramento de um projecto

Artigo 13.o

A pessoa ou serviço designado para emitir as declarações aquando do encerramento de projectos a título do n.o 1, alínea f), do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1164/94 será funcionalmente independente:

a) Da autoridade de gestão, do organismo executor e dos organismos intermédios;

b) Da pessoa ou serviço da autoridade de pagamento responsável pelo estabelecimento dos certificados referidos no n.o 1 do artigo 8.o

A pessoa ou serviço designado realizará o seu exame em conformidade com as normas de auditoria internacionalmente aceites. O organismo executor, a autoridade de gestão, a autoridade de pagamento e os organismos intermédios fornecer-lhe-ão todas as informações necessárias e dar-lhe-ão acesso aos registos e documentos comprovativos necessários para o estabelecimento da declaração.

Artigo 14.o

As declarações basear-se-ão num exame dos sistemas de gestão e de controlo, das constatações dos controlos já efectuados e, se necessário, de um controlo complementar por amostragem de transacções, bem como do relatório final elaborado em conformidade com o n.o 4 do artigo F do anexo II do Regulamento (CE) n.o 1164/94. A pessoa ou serviço que emite a declaração efectuará as verificações necessárias para obter uma garantia suficiente de que a declaração certificada de despesas é correcta, de que as transacções correspondentes são legais e regulares e de que o projecto foi realizado em conformidade com as condições da decisão de concessão de apoio e os objectivos fixados para o projecto.

As declarações serão estabelecidas com base num modelo indicativo constante do anexo III e serão acompanhadas de um relatório que conterá todas as informações pertinentes para justificar a declaração, incluindo um resumo das conclusões de todos os controlos realizados pelos organismos nacionais e comunitários de que o declarante tenha tido conhecimento.

Artigo 15.o

Em caso de existência de importantes deficiências de gestão ou de controlo, ou se a elevada frequência de irregularidades detectadas ou de dúvidas quanto à execução correcta do projecto não permitir obter uma garantia global positiva relativamente à validade do pedido de pagamento do saldo e do certificado final de despesas, a declaração referirá essas circunstâncias e estabelecerá uma estimativa da importância do problema e do seu impacto financeiro.

Nesse caso, a Comissão pode solicitar a realização de um controlo complementar, com vista à identificação e rectificação das irregularidades num prazo especificado.

CAPÍTULO VI

Forma e conteúdo das informações contabilísticas a manter e a comunicar à Comissão se solicitadas

Artigo 16.o

1. Os registos contabilísticos a que se refere o anexo I, respeitantes aos projectos, deverão, sempre que possível, existir sob a forma de registos informáticos. Essas informações serão colocadas à disposição da Comissão, mediante pedido desta, para efeitos de realização de controlos documentais e no local, sem prejuízo da exigência de envio de relatórios anuais prevista no n.o 4 do artigo F do anexo II do Regulamento (CE) n.o 1164/94.

2. A Comissão acordará com cada Estado-Membro o conteúdo dos dados informáticos a pôr à sua disposição a título do n.o 1, os meios para a sua transmissão e a duração do período necessário para desenvolver os sistemas informáticos necessários. O alcance das informações que podem ser solicitadas e as especificações técnicas preferidas para a transmissão de ficheiros informáticos à Comissão são indicadas nos anexos IV e V.

3. Mediante pedido escrito da Comissão, os Estados-Membros transmitir-lhe-ão os registos referidos no n.o 1 no prazo de 10 dias úteis seguintes à recepção do pedido. Um prazo diferente pode ser acordado entre a Comissão e o Estado-Membro, nomeadamente em caso de não disponibilidade dos registos sob a forma de ficheiros informáticos.

4. A Comissão garantirá a confidencialidade e a segurança das informações enviadas pelos Estados-Membros ou por ela recolhidas no decurso das inspecções no local, em conformidade com o artigo 287.o do Tratado.

5. Em conformidade com o direito nacional competente, os agentes da Comissão terão acesso a todos os documentos preparados com vista à realização dos controlos a título do presente regulamento, ou na sequência destes controlos, bem como aos dados armazenados, incluindo os dos sistemas informáticos.

CAPÍTULO VII

Correcções financeiras

Artigo 17.o

1. O montante das correcções financeiras efectuadas pela Comissão a título do n.o 2 do artigo H do anexo II do Regulamento (CE) n.o 1164/94 relativamente às irregularidades individuais ou sistémicas será avaliado, quando possível e praticável, com base em processos individuais e será igual ao montante da despesa erradamente considerada para o fundo, tendo em conta o princípio da proporcionalidade.

2. Quando não for possível ou praticável quantificar com precisão o montante da despesa irregular ou quando for desproporcionado suprimir integralmente a despesa em questão e, por conseguinte, a Comissão fixar correcções financeiras com base na extrapolação ou numa base forfetária, o procedimento será o seguinte:

a) No caso de extrapolação, usará uma amostra representativa de transacções com características idênticas;

b) No caso de uma base forfetária, apreciará a importância da infracção às regras, bem como a amplitude e as consequências financeiras das eventuais deficiências dos sistemas de gestão e de controlo de que tenha resultado a irregularidade detectada.

3. Quando a Comissão basear a sua posição em factos verificados por auditores que não os dos seus próprios serviços, estabelecerá as suas próprias conclusões quanto às correspondentes consequências financeiras, após examinar as medidas tomadas pelo Estado-Membro em causa no âmbito dos n.os 1 e 2 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1164/94 e do n.o 1 do artigo G do anexo II do mesmo regulamento, os relatórios fornecidos a título do Regulamento (CE) n.o 1831/94 e as eventuais respostas do Estado-Membro.

Artigo 18.o

1. O período em que o Estado-Membro em causa pode responder a um pedido a título do n.o 1, primeiro parágrafo, do artigo H do anexo II do Regulamento (CE) n.o 1164/94 para apresentar as suas observações é fixado em dois meses, salvo em casos devidamente justificados, em que a Comissão pode autorizar um período maior.

2. Sempre que a Comissão proponha correcções financeiras com base numa extrapolação ou numa base forfetária, o Estado-Membro terá a possibilidade de demonstrar, através do exame dos processos em causa, que a dimensão real da irregularidade é inferior ao resultante da avaliação da Comissão. Com o acordo da Comissão, o Estado-Membro pode limitar o alcance desse exame a uma parte ou a uma amostra adequada dos processos em causa.

Com excepção de casos devidamente justificados, o período suplementar concedido para esse exame não excederá dois meses após o período de dois meses referido no n.o 1. Os resultados de tal exame serão avaliados de acordo com o procedimento previsto no n.o 1, segundo parágrafo, do artigo H do anexo II do Regulamento (CE) n.o 1164/94. A Comissão terá em conta quaisquer provas apresentadas pelo Estado-Membro durante os períodos atrás mencionados.

3. No caso de o Estado-Membro contestar as observações da Comissão e de ter lugar uma reunião prevista no n.o 1, segundo parágrafo, do artigo H do anexo II do Regulamento (CE) n.o 1164/94, o período de três meses durante o qual a Comissão pode tomar uma decisão, nos termos do n.o 2 do artigo H do anexo II do mesmo regulamento, começará a contar a partir da data da referida reunião.

Artigo 19.o

Nos casos em que a Comissão suspenda pagamentos, nos termos do n.o 2 do artigo G do anexo II do Regulamento (CE) n.o 1164/94, a Comissão e o Estado-Membro esforçar-se-ão por chegar a acordo, em conformidade com o procedimento e os períodos previstos nos n.os 1 e 2 do artigo 18.o do presente regulamento. Se não se chegar a acordo, será aplicado o n.o 3 do artigo 18.o

Artigo 20.o

1. Qualquer pagamento devido à Comissão nos termos do n.o 3 do artigo H do anexo II do Regulamento (CE) n.o 1164/94 será efectuado até à data-limite fixada na ordem de recuperação elaborada de acordo com o disposto no Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias. Essa data-limite será o último dia do segundo mês seguinte ao da emissão da ordem de recuperação.

2. Qualquer atraso no pagamento dará lugar a juros de mora, começando a contar da data-limite referida no n.o 1 até ao dia do pagamento efectivo. A taxa dos referidos juros de mora será um ponto e meio percentual acima da taxa aplicada pelo Banco Central Europeu nas suas principais operações de financiamento no primeiro dia útil do mês correspondente à data-limite para o pagamento.

3. Uma correcção financeira nos termos do n.o 2 do artigo H do anexo II do Regulamento (CE) n.o 1164/94 não prejudica a obrigação do Estado-Membro de realizar recuperações de acordo com o n.o 1, alínea h), do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1164/94.

4. Quando se trate da recuperação de montantes na sequência de uma irregularidade, o serviço ou organismo competente do Estado-Membro iniciará o processo de recuperação e notificará o organismo executor, bem como as autoridades de gestão e de pagamento.

CAPÍTULO VIII

Disposições gerais e finais

Artigo 21.o

As disposições do presente regulamento não impedem os Estados-Membros de aplicar regras nacionais mais estritas que as do presente regulamento.

Artigo 22.o

O presente regulamento não prejudica a obrigação dos Estados-Membros, relativamente aos projectos aprovados pela primeira vez antes de 1 de Janeiro de 2000, de se certificarem de que os projectos foram correctamente executados, de prevenir as irregularidades e encetar os procedimentos adequados e de recuperar montantes perdidos na sequência de uma irregularidade ou negligência.

Artigo 23.o

O presente regulamento entra em vigor no sétimo dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável em todos os Estados-Membros.

Feito em Bruxelas, em 29 de Julho de 2002.

Pela Comissão

Michel Barnier

Membro da Comissão

(1) JO L 130 de 25.5.1994, p. 1.

(2) JO L 161 de 26.6.1999, p. 57 e 62.

(3) JO L 292 de 15.11.1996, p. 2.

(4) JO L 191 de 27.7.1994, p. 9.

ANEXO I

DESCRIÇÃO INDICATIVA DAS INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS PARA UMA PISTA DE CONTROLO SUFICIENTE

(artigo 6.o)

Existe uma pista de controlo suficiente, conforme referido no n.o 2 do artigo 6.o, quando, para um dado projecto (incluindo projectos individuais inseridos em um grupo de projectos):

1. Os registos contabilísticos, mantidos ao nível administrativo adequado, fornecem informações pormenorizadas sobre as despesas efectivamente suportadas, no projecto co-financiado, pelo organismo executor, incluindo, quando este não for o último destinatário dos fundos, os organismos ou empresas envolvidos, como concessionários, delegados ou a qualquer outro título, na execução do projecto. Os registos contabilísticos mencionam a data em que foram criados, o montante de cada elemento de despesa, a natureza dos documentos comprovativos e a data e modo de pagamento. São anexadas as provas documentais necessárias (exemplo: facturas).

2. No caso de elementos de despesas que apenas parcialmente se referem ao projecto co-financiado, é demonstrada a exactidão da repartição da despesa entre o projecto co-financiado e as outras operações. O mesmo se aplica aos tipos de despesas consideradas elegíveis apenas dentro de determinados limites ou proporcionalmente a outros custos.

3. As especificações técnicas e o plano financeiro do projecto, os relatórios sobre o andamento do projecto, os documentos relativos aos procedimentos de concurso e de contratação, e os relatórios sobre as verificações da realização do projecto em conformidade com o artigo 4.o do presente regulamento, também são conservados ao nível de gestão adequado.

4. Nas declarações das despesas efectivamente suportadas no âmbito do projecto co-financiado a apresentar à autoridade de pagamento, as informações referidas no ponto 1 estão agregadas numa declaração pormenorizada de despesas, discriminada, por rubrica de despesa. Estas declarações pormenorizadas de despesas constituem documentos de apoio dos registos contabilísticos da autoridade de pagamento e a base para a preparação das declarações de despesa destinadas à Comissão.

5. Caso existam vários organismos intermédios entre o organismo executor ou os organismos ou empresas envolvidos na execução do projecto e a autoridade de pagamento, cada organismo intermédio exige, em relação à sua área de responsabilidade, que o organismo ao nível imediatamente inferior lhe forneça declarações pormenorizadas de despesas a título de documentação de apoio dos seus próprios registos contabilísticos, a partir dos quais apresenta, ao organismo que lhe é imediatamente superior, pelo menos uma síntese das despesas do projecto.

6. No caso de transferência informática de dados contabilísticos, todas as autoridades e organismos em causa devem obter informações suficientes a partir do nível inferior que comprovam os seus registos contabilísticos e as importâncias comunicadas para os níveis superiores, de forma a assegurar uma pista de controlo suficiente, a partir dos montantes totais certificados e apresentados à Comissão até aos diferentes elementos de despesas e aos documentos comprovativos ao nível do organismo executor e dos outros organismos ou empresas envolvidas na execução do projecto.

ANEXO II

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Apêndice à declaração de despesas: recuperações efectuadas desde a anterior declaração de despesas e incluídas na presente declaração de despesas

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ANEXO III

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ANEXO IV

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ANEXO V

ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS PREFERIDAS PARA A TRANSMISSÃO DE FICHEIROS INFORMÁTICOS À COMISSÃO

1. MEIOS DE TRANSMISSÃO

A maioria dos meios em uso pode ser empregue após acordo da Comissão. A lista seguinte é uma lista não exaustiva de meios preferidos.

1.1. SUPORTES MAGNÉTICOS

- Disquete: 3,5 polegadas 1,4 MB (Dos/Windows)

compressão facultativa em formato ZIP

- Cartucho DAT

4 mm DDS-1 (90 m)

- CD-ROM (WORM)

1.2. TRANSMISSÃO ELECTRÓNICA DOS FICHEIROS

- Comunicação directa por e-mail

para ficheiros com até 5 Mb

compressão facultativa em formato ZIP

- Transferência por FTP

compressão facultativa em formato ZIP

2. NORMA PREFERIDA PARA OS FICHEIROS INFORMÁTICOS DOS ESTADOS-MEMBROS

Os ficheiros normalizados têm as seguintes características:

1. Cada registo começa com um código de três caracteres que identifica as informações contidas nesse registo. Existem dois tipos de registos:

1.a) Registos sobre o projecto, identificados pelo código "PRJ", que contêm informações gerais sobre o projecto. Os elementos do registo (campos 1 a 30) são os descritos no ponto 1.A do anexo IV.

1.b) Registos sobre as despesas, identificados pelo código "PAY", que contêm informações pormenorizadas sobre as despesas declaradas relativamente ao projecto. Os campos de registo (campos 31 a 64) são os descritos no ponto 1.B do anexo IV.

2. Os registos "PRJ", que contêm informações relativas a um projecto, são imediatamente seguidos por vários registos "PAY", que contêm informações sobre as despesas declaradas relativamente ao projecto, ou então os registos "PRJ" e "PAY" podem ser transmitidos em ficheiros separados.

3. Os campos serão separados por um ponto e vírgula (";"). Dois pontos e vírgulas seguidos significam que não há dados nesse campo ("campo vazio").

4. Os registos têm dimensão variável. Cada registo termina com o código "CR LF" ou "Carnage Return - Line Feed" (em hexadecimal: "0D 0A").

5. O ficheiro tem o formato ASCII.

6. Campos numéricos:

a) Separador decimal: ".";

b) O símbolo "+" ou "-" aparece à esquerda e é imediatamente seguido pelos algarismos;

c) Número fixo de casas decimais;

d) Inexistência de espaços entre os algarismos; inexistência de espaços para indicar milhares.

7. Campo da data: "DDMMYYYY" (dia em dois algarismos, mês em dois algarismos, ano em quatro algarismos).

8. Os dados em formato texto não devem ser colocados entre aspas (" "). O ponto e vírgula ";" também não deve ser utilizado nos dados em formato texto.

9. Todos os campos: não devem existir espaços no início nem no fim dos campos.

10. Os ficheiros que observam estas regras apresentarão a seguinte estrutura (exemplo):

PRJ; 2001E16COE001; Dublin Region Waste Water Treatment Scheme - Stage V; 29122000; Department of Finance; Dublin Corporation;...

PAY; 2001E16COE001; Dublin Region Waste Water Treatment Scheme - Stage V; 1234; 10000000; 8000000; 80 %;...

11. No que respeita aos ficheiros provenientes da Grécia, solicita-se que seja utilizada a codificação ELOT-928 ou ISO 8859-7.

3. DOCUMENTAÇÃO

Todos os ficheiros devem ser acompanhados pelos totais de controlo dos seguintes elementos:

1. Número de registos.

2. Montante total.

3. Soma dos subtotais relativos ao projecto.

No que respeita aos campos expressos através de um código, deve ser anexado ao ficheiro o significado de tais códigos.

A soma dos registos constantes do ficheiro informático por projecto deve corresponder aos pedidos de pagamento apresentados à Comissão para o período especificado no pedido de informações. Qualquer discrepância deve ser justificada numa nota anexada ao ficheiro.