PT Jornal Oficial da União Europeia C 45/2

ACTO N.o 29/2009 DA INSTÂNCIA COMUM DE CONTROLO DA EUROPOL,

de 22 de Junho de 2009,

que estabelece o seu regulamento interno

(Texto relevante para efeitos do EEE)

2010/C 45/02

A INSTÂNCIA COMUM DE CONTROLO,

Tendo em conta a Decisão do Conselho que cria o Serviço Europeu de Polícia (Europol) (a seguir designada «Decisão Europol») (1) e, nomeadamente, o n.o 7 do artigo 34.o,

Considerando que incumbe à Instância Comum de Controlo aprovar, por maioria de dois terços, o seu regulamento interno,

ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO INTERNO:

ÍNDICE

TÍTULO I Funções e competências da Instância Comum de Controlo

Artigo 1.o Funções

Artigo 2.o Competências

Artigo 3.o Comités

TÍTULO II Regulamento interno da Instância Comum de Controlo

Artigo 4.o Composição

Artigo 5.o Presidência

Artigo 6.o Métodos de trabalho

Artigo 7.o Acesso do público aos documentos da Europol

Artigo 8.o Controlos no local e peritos

Artigo 9.o Procedimento em caso de infracção

Artigo 10.o Actas

Artigo 11.o Relatório de actividades

TÍTULO III Regulamento interno do Comité de Recursos

Artigo 12.o Funções do Comité de Recursos

Artigo 13.o Composição

Artigo 14.o Independência e imparcialidade

Artigo 15.o Presidência

Artigo 16.o Representação

Artigo 17.o Línguas

Artigo 18.o Instituição do procedimento

Artigo 19.o Considerações preliminares

Artigo 20.o Informações adicionais

Artigo 21.o Acesso ao processo

Artigo 22.o Audição

Artigo 23.o Audição de testemunhas e de peritos

Artigo 24.o Alegações finais

Artigo 25.o Actas

Artigo 26.o Decisões e confidencialidade

Artigo 27.o Notificações

Artigo 28.o Custos

Artigo 29.o Procedimento

TÍTULO IV Disposições finais

Artigo 30.o Secretariado

Artigo 31.o Confidencialidade

Artigo 32.o Orçamento e custos

Artigo 33.o Alteração do regulamento interno

Artigo 34.o Avaliação

Artigo 35.o Entrada em vigor do regulamento interno

TÍTULO I

FUNÇÕES E COMPETÊNCIAS DA INSTÂNCIA COMUM DE CONTROLO

Artigo 1.o

Funções

1. A Instância Comum de Controlo fiscaliza e inspecciona a actividade da Europol, em conformidade com a Decisão Europol, para garantir que a conservação, o tratamento e a utilização dos dados na posse da Europol não são lesivos dos direitos das pessoas em causa. Além disso, controla a legitimidade da transmissão dos dados provenientes da Europol (n.o 1, primeira e segunda frases, do artigo 34.o da Decisão Europol).

2. Para o efeito, a Instância Comum de Controlo tem, nomeadamente, as seguintes funções:

a) Exame de questões relacionadas com: — a aplicação e a interpretação decorrentes da actividade da Europol em matéria de tratamento e utilização de dados pessoais (n.o 3 do artigo 34.o da Decisão Europol), — o controlo independente efectuado pelas autoridades nacionais de controlo dos Estados-Membros (n.o 3 do artigo 34.o da Decisão Europol), — o exercício do direito de acesso (n.o 3 do artigo 34.o da Decisão Europol), — a elaboração de propostas harmonizadas tendo em vista obter soluções comuns para os problemas existentes (n.o 3 do artigo 34.o da Decisão Europol);

b) Exame de ordens de criação de um ficheiro de análise (artigo 16.o, n.o 2, da Decisão Europol) e de decisões de conservação de um ficheiro de análise (n.o 3 do artigo 16.o da Decisão Europol);

c) Exame de disposições relativas a mecanismos de controlo das consultas dos ficheiros informatizados de dados da Europol utilizados para tratar dados pessoais (artigo 18.o da Decisão Europol);

d) Exame, a pedido de qualquer pessoa, da legalidade e da exactidão de uma eventual recolha, conservação, tratamento e utilização de dados pessoais pela Europol (n.o 7 do artigo 30.o da Decisão Europol);

e) Aconselhamento sobre: — a criação de um novo sistema de tratamento de dados pessoais (n.o 2 do artigo 10.o da Decisão Europol), — as medidas necessárias para uma boa aplicação do artigo 25.o da Decisão Europol (n.o 7 do artigo 25.o da Decisão Europol), — as condições de tratamento de dados com a finalidade referida no n.o 4 do artigo 10.o da Decisão Europol (n.o 4 do artigo 10.o da Decisão Europol), — os procedimentos de concepção da função de indexação referida no n.o 4 do artigo 15.o da Decisão Europol, incluindo as condições de acesso a essa função (n.o 4 do artigo 15.o da Decisão Europol), — as regras de execução aplicáveis aos ficheiros de análise referidos no n.o 1 do artigo 14.o da Decisão Europol (n.o 1 do artigo 14.o da Decisão Europol), — as regras de execução que regulam as relações da Europol com as entidades referidas no n.o 1 do artigo 22.o e no n.o 1 do artigo 23.o da Decisão Europol [n.o 1, alínea b), do artigo 26.o da Decisão Europol], — as regras que regem o conteúdo e o procedimento para a celebração dos memorandos de acordo referidos no n.o 3, alínea c), subalínea ii), do artigo 25.o da Decisão Europol (n.o 2 do artigo 26.o da Decisão Europol), — os acordos ou convénios de ordem prática com instituições, órgãos e organismos da União ou da Comunidade referidos no n.o 1 do artigo 22.o da Decisão Europol, no que diz respeito ao intercâmbio de dados pessoais (n.o 2 do artigo 22.o da Decisão Europol), — as condições de tratamento de dados com a finalidade referida no n.o 2 do artigo 23.o da Decisão Europol (n.o 2 do artigo 23.o da Decisão Europol), — os memorandos de acordo referidos no artigo 25.o, n.o 3, alínea c), subalínea ii) da Decisão Europol [n.o 3, alínea c), subalínea ii), do artigo 25.o da Decisão Europol];

f) Elaboração de relatórios de actividades regulares (n.o 6 do artigo 34.o da Decisão Europol);

g) Cooperação na medida necessária com outras autoridades de controlo, tendo em vista o exercício das suas funções e a fim de contribuir para uma melhor coerência na aplicação das regras e dos procedimentos em matéria de tratamento dos dados (n.o 5 do artigo 34.o da Decisão Europol).

Artigo 2.o

Competências

1. Para o exercício das suas funções, a Instância Comum de Controlo tem as competências previstas na Decisão Europol.

2. Nomeadamente, a Instância Comum de Controlo é autorizada a obter informações da Europol, a aceder a todos os documentos e dossiês, bem como aos dados armazenados pela Europol, e a aceder livremente, a qualquer momento, a todas as instalações da Europol (n.o 2 do artigo 34.o da Decisão Europol). Isto inclui informação sobre hardware e software, bem como o acesso aos mesmos, sempre que tal seja necessário para o exercício das funções da Instância Comum de Controlo. Poderão ser adoptadas regras específicas em acordos entre a Instância Comum de Controlo e o Conselho de Administração da Europol.

Artigo 3.o

Comités

1. A Instância Comum de Controlo cria o comité previsto no n.o 8 do artigo 34.o da Decisão Europol.

2. A Instância Comum de Controlo pode criar um ou vários comités internos e determinar a sua composição e o seu mandato (n.o 9 do artigo 34.o da Decisão Europol).

TÍTULO II

REGULAMENTO INTERNO DA INSTÂNCIA COMUM DE CONTROLO

Artigo 4.o

Composição

1. A Instância Comum de Controlo é constituída por um máximo de dois membros ou representantes de cada uma das autoridades nacionais de controlo independentes, que constituem uma delegação. Cada membro pode ter um suplente. Os membros da Instância Comum de Controlo e os seus suplentes são designados pelo Estado-Membro respectivo para um mandato de cinco anos, renovável (n.o 1 do artigo 34.o da Decisão Europol).

2. Os membros da Instância Comum de Controlo e os respectivos suplentes são independentes e não recebem instruções de nenhuma autoridade, estando subordinados unicamente à legislação. Nomeadamente, não devem ser simultaneamente membros de outro órgão criado ao abrigo da Decisão Europol ou membros do pessoal da Europol.

Em caso de conflito de interesses, a pessoa em causa deve declarar os seus interesses e não participar na discussão e na decisão sobre esse assunto. Essa pessoa pode, se necessário, ser excluída por maioria dos votos expressos num escrutínio secreto pelas delegações participantes na reunião. A pessoa em causa é ouvida antes de uma eventual exclusão, mas não participa na decisão. A pessoa que se retirar ou for excluída pode ser substituída pelo seu suplente.

3. Apenas podem ser designados membros da Instância Comum de Controlo ou seus suplentes pessoas que possuam as capacidades necessárias (n.o 1 do artigo 34.o da Decisão Europol). Devem ser tidos em devida conta os requisitos aplicáveis ao Comité de Recursos.

4. Um membro da Instância Comum de Controlo que não possa comparecer a uma reunião pode ser representado pelo seu suplente.

5. A pessoa que se demita perde a qualidade de membro da Instância Comum de Controlo. Perde igualmente a qualidade de membro se deixar de ser membro ou representante da autoridade nacional de controlo, excepto se o seu mandato for reconfirmado pelo Estado-Membro em causa. A designação de um membro só pode ser revogada nos termos na legislação nacional. Estas disposições são igualmente aplicáveis aos membros suplentes.

Artigo 5.o

Presidência

1. A Instância Comum de Controlo elege um presidente e um vice-presidente de entre os seus membros por maioria de dois terços dos votos expressos num escrutínio secreto pelas delegações participantes na reunião. O Vice-Presidente não pode ser membro da delegação a que pertence o Presidente. Se nenhum dos candidatos obtiver a maioria necessária na primeira volta, será realizada uma segunda volta entre os dois candidatos mais votados. O Presidente e o Vice-Presidente são eleitos para um mandato de dois anos. É possível a eleição para um segundo mandato de um ano.

2. O Presidente representa a Instância Comum de Controlo e preside às suas reuniões. O Presidente controla o bom andamento dos seus trabalhos. Convoca as reuniões da Instância Comum de Controlo e determina o local, a data e a hora dessas reuniões. Abre e encerra as reuniões. Elabora o projecto de ordem do dia e assegura a execução das decisões da Instância Comum de Controlo.

3. O Vice-Presidente substitui o Presidente sempre que este não possa comparecer. Na ausência do Vice-Presidente, o membro mais velho actua como Vice-Presidente. A primeira reunião da Instância Comum de Controlo é convocada e presidida pelo membro mais velho, até à eleição do Presidente.

4. Para preparar o seu trabalho relativamente a um assunto específico, a Instância Comum de Controlo pode designar de entre os seus membros, sob proposta do Presidente, um ou vários relatores. Se o assunto for urgente, essa designação pode ser feita pelo Presidente, no âmbito do seu mandato. Nesse caso, informará sem demora os membros da Instância Comum de Controlo.

5. O Presidente ou a maioria das delegações pode solicitar a presença do Director da Europol nas reuniões e convidar membros do pessoal da Europol, peritos nacionais, agentes de ligação e outras pessoas a participar em reuniões.

Artigo 6.o

Métodos de trabalho

1. A Instância Comum de Controlo reúne pelo menos quatro vezes por ano. Além disso, reúne por iniciativa do Presidente e sempre que pelo menos três delegações apresentem uma proposta escrita devidamente fundamentada ou apresentem uma proposta oral numa reunião anterior. O Presidente do Conselho de Administração e o Director da Europol podem propor assuntos para inclusão na ordem do dia, bem como a convocação da Instância Comum de Controlo.

2. Com excepção dos casos que o Presidente considerar urgentes, a convocatória da reunião é transmitida de modo a ser recebida, pelo menos, duas semanas antes da reunião. A convocatória inclui o projecto de ordem do dia e a documentação necessária para a reunião, a menos que a natureza dessa documentação o não permita. A ordem do dia definitiva é aprovada no início de cada reunião.

3. Apenas são válidas as reuniões da Instância Comum de Controlo a que compareçam, no mínimo, dois terços das delegações. As decisões são tomadas por maioria simples das delegações presentes, salvo disposição em contrário do presente regulamento interno. Cada delegação tem direito a um voto. Em caso de empate, o Presidente tem voto de qualidade.

4. As reuniões da Instância Comum de Controlo não são públicas. No entanto, os seus documentos são acessíveis ao público em conformidade com o artigo 7.o

5. A Instância Comum de Controlo reúne com base em documentos e projectos de documentos disponíveis em todas as línguas oficiais das instituições da União Europeia. Apenas são admissíveis excepções a esta regra em casos de urgência. Não obstante, cada delegação tem direito a requerer uma tradução para a sua língua.

6. As decisões da Instância Comum de Controlo podem ser tomadas por procedimento escrito, desde que todas as delegações tenham aprovado este procedimento numa reunião. Em casos urgentes, o Presidente pode dar início ao procedimento escrito. Em qualquer dos casos, o Presidente transmite um projecto de decisão aos membros da Instância Comum de Controlo. Se as delegações não levantarem objecções ao projecto de decisão, traduzido nas línguas oficiais respectivas, num prazo fixado pelo Presidente e de, no mínimo, 14 dias a contar da sua recepção, a proposta é considerada aprovada. Se, no prazo de cinco dias úteis a contar da recepção do projecto de decisão, uma delegação solicitar a sua discussão oral pela Instância Comum de Controlo, o procedimento escrito é interrompido.

Artigo 7.o

Acesso do público aos documentos

1. Todas as pessoas singulares ou colectivas têm direito de acesso aos documentos da Instância Comum de Controlo, sob reserva dos princípios, condições e limites estabelecidos no presente artigo.

2. O presente artigo não é aplicável aos documentos referentes aos recursos junto do Comité constituído em conformidade com o n.o 8 do artigo 34.o da Decisão Europol.

3. Sem prejuízo dos n.os 4 e 5, os documentos são acessíveis ao público, quer mediante pedido por escrito, quer directamente por via electrónica.

4. A Instância Comum de Controlo recusa o acesso a um documento quando tal for necessário para:

a) Proteger a segurança e a ordem pública nos Estados-Membros ou prevenir a criminalidade;

b) Proteger os direitos e liberdades de terceiros;

c) Permitir o correcto cumprimento das funções atribuídas à Europol;

d) Permitir o correcto cumprimento das funções atribuídas à Instância Comum de Controlo.

A estas considerações não podem ser sobrepostos os interesses do requerente.

5. No que diz respeito a documentos de terceiros, ou que contenham informações sobre terceiros, a Instância Comum de Controlo consulta os terceiros em causa tendo em vista avaliar se qualquer das excepções previstas no n.o 4 é aplicável, a menos que seja claro se o documento deve ou não ser divulgado. O acesso a documentos recebidos da Europol á igualmente abrangido pelas normas de protecção do sigilo a que se refere o n.o 1 do artigo 40.o da Decisão Europol.

6. Quando só algumas partes do documento pedido forem abrangidas por qualquer das excepções, as partes restantes do documento são divulgadas.

7. Os pedidos de acesso a documentos devem ser apresentados sob qualquer forma escrita, na qual se incluem os pedidos sob forma electrónica, numa das línguas oficiais das instituições da União Europeia e de forma suficientemente precisa para que a Instância Comum de Controlo possa identificar os documentos. O requerente não é obrigado a declarar as razões do seu pedido.

8. Se o pedido não for suficientemente preciso, a Instância Comum de Controlo solicita ao requerente que o clarifique e presta-lhe assistência para o efeito.

9. Em caso de pedido referente a um documento muito extenso ou de um elevado número de documentos, a Instância Comum de Controlo pode concertar-se informalmente com o requerente, tendo em vista encontrar uma solução equitativa.

10. A Instância Comum de Controlo fornece informação e assistência aos cidadãos sobre como e onde podem apresentar os pedidos de acesso a documentos.

11. A Instância Comum de Controlo regista prontamente quaisquer pedidos de acesso a documentos e envia ao requerente um aviso de recepção. No prazo de 20 dias úteis a contar da data de registo do pedido, o presidente da Instância Comum de Controlo concede acesso ao documento solicitado e faculta, dentro do mesmo período, o acesso ao mesmo nos termos do n.o 14 do presente artigo ou, mediante resposta por escrito, indica os motivos pelos quais recusa total ou parcialmente o acesso e informa o requerente do seu direito de reclamar mediante um pedido confirmativo ao abrigo do n.o 13 do presente artigo.

12. Excepcionalmente, se o pedido visar um documento muito extenso ou um elevado número de documentos, ou caso se deva consultar um terceiro, o prazo previsto no n.o 11 do presente artigo pode ser prorrogado por 20 dias úteis, mediante informação prévia do requerente e justificação circunstanciada.

13. No caso de recusa total ou parcial, o requerente pode dirigir à Instância Comum de Controlo, no prazo de 20 dias úteis a contar da recepção da resposta da Instância Comum de Controlo, um pedido confirmativo no sentido de esta rever a sua posição.

14. O acesso aos documentos pode ser exercido, quer mediante consulta in loco, quer mediante emissão de uma cópia, incluindo, quando exista, uma cópia electrónica, segundo a preferência do requerente. O custo da produção e do envio das cópias de 20 ou mais páginas A4 pode ser cobrado ao requerente. O montante cobrado não pode ser superior ao custo real da produção e envio das cópias. As consultas in loco, as cópias de menos de 20 páginas A4 e o acesso directo sob forma eléctrica são gratuitos.

15. Se um documento já tiver sido divulgado pela Instância Comum de Controlo ou por outras instituições, e for facilmente acessível ao requerente, aquela pode cumprir a sua obrigação informando o requerente sobre a forma de obter o documento solicitado.

Artigo 8.o

Controlos no local e peritos

1. No âmbito das competências que lhe são conferidas pelo artigo 34.o da Decisão Europol, a Instância Comum de Controlo pode proceder a controlos de protecção de dados na Europol.

2. A Instância Comum de Controlo pode designar um ou mais membros para realizar estes controlos. Se a Instância Comum de Controlo o considerar pertinente, esses membros podem ser assistidos por peritos constantes de uma lista de peritos previamente estabelecida pela Instância Comum de Controlo e comunicada à Europol. Os peritos constantes desta lista devem pertencer a instâncias nacionais de controlo e a agências governamentais, excepto se estes peritos não estiverem disponíveis. Todos os peritos devem satisfazer os requisitos de segurança aplicáveis nos termos da respectiva legislação nacional.

3. Sempre que considere que um caso é urgente, o Presidente pode designar esses membros e peritos no âmbito do seu mandato. Nesse caso, informará sem demora os membros da Instância Comum de Controlo.

4. Os membros da Instância Comum de Controlo incumbidos da realização de um controlo apresentam à Instância Comum de Controlo um relatório com os resultados do seu trabalho.

Artigo 9.o

Procedimento em caso de violação

Se a Instância Comum de Controlo identificar qualquer violação do disposto na Decisão Europol a nível da conservação, tratamento ou utilização de dados pessoais, informa do facto o Director da Europol e solicita-lhe, por escrito, uma resposta num prazo determinado. Se a Instância Comum de Controlo considerar que a resposta é insuficiente ou não foi transmitida tempestivamente, ou se surgir qualquer outra dificuldade, a Instância Comum de Controlo submete o assunto, por escrito, ao Conselho de Administração (n.o 4 do artigo 34.o da Decisão Europol). O incumprimento de uma decisão final do Comité de Recursos é considerado uma violação da Decisão Europol.

Artigo 10.o

Actas

De todas as reuniões da Instância Comum de Controlo é exarada uma acta. O projecto de acta é preparado pelo Secretariado, sob a orientação do Presidente, e apresentado à Instância Comum de Controlo para adopção na reunião seguinte. Todos os membros têm o direito de requerer a alteração do projecto de acta de modo a que este reflicta os comentários por si tecidos na reunião.

Artigo 11.o

Relatório de actividades

1. A Instância Comum de Controlo elabora um relatório de actividades, no mínimo, de dois em dois anos. Pelo menos um mês antes de o relatório de actividades ser transmitido ao Parlamento Europeu e ao Conselho, o Conselho de Administração pode formular observações, que são apresentadas em anexo ao relatório (n.o 6 do artigo 34.o da Decisão Europol).

2. O relatório de actividades da Instância Comum de Controlo é submetido à apreciação das comissões pertinentes do Parlamento Europeu ao mesmo tempo que é submetido à apreciação do Conselho.

3. A Instância Comum de Controlo torna público o seu relatório de actividades.

TÍTULO III

REGULAMENTO INTERNO DO COMITÉ DE RECURSOS

Artigo 12.o

Funções do Comité de Recursos

1. O Comité de Recursos (a seguir denominado «o Comité») é responsável por examinar os recursos previstos no artigo 32.o da Decisão Europol.

2. O Comité toma decisões definitivas em relação aos assuntos referidos no n.o 1.

3. Para além das competências referidas no n.o 2 do artigo 2.o o Comité possui as competências previstas no presente título.

Artigo 13.o

Composição

1. O Comité é composto por um membro qualificado de cada delegação da Instância Comum de Controlo. Cada membro pode ter um suplente. Os membros do Comité e os seus suplentes são designados pela delegação pertinente e nomeados pela Instância Comum de Controlo para um mandato de cinco anos, renovável.

2. Os membros do Comité e os seus suplentes devem possuir as qualificações necessárias para examinar e decidir os recursos referidos no n.o 1 do artigo 12.o incluindo, nomeadamente, competência jurídica, experiência em resolução de conflitos e experiência em questões relacionadas com a protecção de dados.

3. Um membro do Comité que não possa comparecer a uma reunião pode ser representado pelo seu suplente.

4. Perde a qualidade de membro do Comité a pessoa que se demita ou que deixe de ser membro da Instância Comum de Controlo. Estas disposições são igualmente aplicáveis aos membros suplentes.

Artigo 14.o

Independência e imparcialidade

1. No exercício das suas funções, os membros do Comité são independentes e imparciais, e não recebem orientações da Instância Comum de Controlo ou de qualquer outra entidade, estando subordinados unicamente à legislação. Durante o seu mandato, não podem exercer quaisquer outras funções que sejam incompatíveis com a independência e a imparcialidade inerentes à qualidade de membro do Comité ou com a necessária disponibilidade para os trabalhos do Comité. Não são consideradas incompatíveis com os trabalhos do Comité as actividades que sejam ou tenham sido desenvolvidas em nome da autoridade nacional de controlo. O disposto no presente número é igualmente aplicável aos membros suplentes.

2. No caso de um membro do Comité ou um suplente ter estado envolvido no processo de uma forma que justifique sérias dúvidas quanto à sua imparcialidade, ou de surgir qualquer outra circunstância susceptível de prejudicar a adequada decisão de um recurso, esse membro ou suplente deve declará-lo e retirar-se do caso.

3. Se um membro ou suplente for questionado por uma parte por razões relacionadas com os n.os 1 e 2, o Comité ouve a pessoa em causa e as outras partes, tomando em seguida, sem a presença da pessoa em causa, uma decisão sobre a questão por escrutínio secreto.

4. Se se retirar ou for excluída em conformidade com o n.o 3, a pessoa em causa é substituída pelo seu suplente.

Artigo 15.o

Presidência

1. O Comité elege um Presidente e um Vice-Presidente de entre os seus membros por maioria de dois terços dos votos expressos num escrutínio secreto pelos membros participantes na reunião. Se nenhum dos candidatos obtiver a maioria necessária na primeira volta, será realizada uma segunda volta entre os dois candidatos mais votados. O Presidente ou Vice-Presidente da Instância Comum de Controlo não podem ser eleitos Presidente ou Vice-Presidente do Comité, nem ser membros da mesma delegação. O Presidente e o Vice-Presidente são eleitos para um mandato de dois anos. É possível a eleição para um segundo mandato de um ano.

2. O Presidente preside às reuniões do Comité. O Presidente controla o bom andamento dos seus trabalhos. Convoca as reuniões do Comité e determina o local, a data e a hora dessas reuniões. Elabora o projecto de ordem do dia.

3. O Vice-Presidente substitui o Presidente sempre que este não possa comparecer. Na ausência do Vice-Presidente, o membro mais velho exerce as funções de Vice-Presidente. A primeira reunião do Comité é convocada e presidida pelo membro mais velho, até à eleição do Presidente.

4. Para preparar as suas deliberações, o Comité pode designar de entre os seus membros, sob proposta do Presidente, um ou vários relatores. Nesse caso, em princípio, o membro designado relator deve ser do Estado-Membro do recorrente ou, se o recorrente não for cidadão de um Estado-Membro, do Estado-Membro a que o processo está mais estreitamente ligado. Se o assunto for urgente, essa designação pode ser feita pelo Presidente, no âmbito do seu mandato. Nesse caso, informará sem demora os membros do Comité. O relator examina o recurso e apresenta ao Comité um relatório sobre a sua admissibilidade e uma proposta sobre o procedimento a seguir, nomeadamente sobre as medidas preparatórias necessárias.

Artigo 16.o

Representação

O recorrente pode ser assistido ou representado por um advogado ou por outro consultor. Em caso de falta grave, o advogado ou consultor pode ser excluído do processo. Em caso de exclusão de um advogado ou consultor, o Presidente fixa um prazo para a parte em causa designar outro advogado ou consultor; o processo é suspenso até ao final desse prazo. Se lhe for pedida pelo Comité, o advogado ou consultor deve apresentar a devida procuração do recorrente.

Artigo 17.o

Línguas

1. O processo é conduzido numa das línguas oficiais das instituições da União Europeia. O recorrente escolhe a língua oficial do processo. A língua do processo é utilizada nas declarações orais e na documentação escrita das partes, bem como nas actas e decisões do Comité.

2. Os documentos numa língua diferente da língua do processo são acompanhados de uma tradução para a língua do processo. Se os documentos forem muito extensos, podem ser traduzidos apenas excertos ou resumos. No entanto, o Comité pode, a qualquer momento, no âmbito do seu mandato, requerer a tradução de todo o documento.

3. Se necessário, serão disponibilizados gratuitamente serviços de interpretação e traduções para os membros do Comité e para as partes. As decisões do Comité são traduzidas para todas as línguas oficiais das instituições da União Europeia.

4. No caso de nenhuma das línguas oficiais das instituições da União Europeia ser acessível ao recorrente, o recurso pode ser interposto noutra língua. O recorrente é, contudo, obrigado a apresentar um resumo numa língua oficial. O Presidente ou o relator mandará traduzir o recurso para a língua escolhida.

Artigo 18.o

Instituição do procedimento

1. O recurso é interposto mediante a apresentação de uma queixa escrita ao Secretariado da Instância Comum de Controlo no prazo de três meses a contar da recepção da decisão da Europol pelo recorrente. Se não for tomada qualquer decisão, o recurso deve ser interposto no prazo de três meses a contar do termo do prazo pertinente referido no n.o 3 do artigo 30.o e no n.o 5 do artigo 31.o da Decisão Europol. Qualquer dúvida relativa ao cumprimento dos prazos será decidida a favor do recorrente.

2. O recorrente deve descrever o fundamento do recurso. Deve ficar estabelecido quem apresenta o recurso, a matéria de que recorre e qual a fundamentação do recurso. O recurso é acompanhado da documentação de apoio eventualmente disponível. O recorrente pode retirar o recurso a qualquer momento.

3. O Secretariado acusa a recepção do recurso no prazo de quatro semanas e fornece informações gerais sobre o decurso do processo.

4. Se o recurso não satisfizer os requisitos previstos no n.o 2 do artigo 17.o primeira e segunda frases, e n.o 4, segunda frase, o Secretariado convida o recorrente a rectificar as omissões no prazo de quatro semanas.

5. Os recursos que não satisfaçam os requisitos são recusados pelo Comité, sob proposta do Presidente ou do relator. Os recursos que não cumpram os prazos referidos no n.o 1 podem ser aceites, em caso de circunstâncias especiais susceptíveis de justificar o atraso.

Artigo 19.o

Apreciação preliminar

1. Se satisfizer os requisitos, o recurso é apreciado pelo Comité, à luz das disposições seguintes, tendo em conta a Decisão Europol, nomeadamente os seus artigos 30.o, 31.o e 32.o

2. Uma cópia do recurso é transmitida à Europol, que deve apresentar as suas observações num prazo de quatro semanas, susceptível de ser prorrogado por duas semanas.

3. Caso o recurso incida numa decisão a que se referem os artigos 30.o ou 31.o da Decisão Europol, o Comité consulta as instâncias nacionais de controlo ou o órgão jurisdicional competente do Estado-Membro que esteve na origem dos dados ou o Estado-Membro directamente afectado.

4. O Comité pode decidir, numa base casuística, envolver igualmente no processo de recurso uma ou mais unidades nacionais. O recorrente e a Europol são informados desta decisão. Às unidades nacionais em causa é enviada uma cópia das observações da Europol e do recorrente, de modo a que estas possam apresentar as suas próprias observações num prazo de quatro semanas, susceptível de ser prorrogado por duas semanas.

5. Após a recepção das observações ou o termo dos prazos, e após recepção das informações referidas nos artigos 20.o, 22.o, 23.o e 24.o, o recurso é apreciado pelo Comité no prazo de três meses.

Artigo 20.o

Informações adicionais

1. O Comité pode requerer ao recorrente, à Europol, às unidades nacionais, às autoridades nacionais de controlo ou a qualquer outra instância que lhe forneçam informações, provas ou comentários. As partes têm o direito de apresentar ao Comité sugestões relativas à recolha de provas ou requerer a admissão de elementos de prova. O Comité segue estas sugestões e requer a sua admissão, na medida do necessário à apreciação do caso.

2. O Comité pode igualmente decidir investigar no local, na Europol. O artigo 8.o é aplicável por analogia.

Artigo 21.o

Acesso ao processo

1. Todas as partes, se o pretenderem, têm acesso ao processo, devendo solicitar ao Secretariado da Instância Comum de Controlo que lhes forneça excertos ou fotocópias, a expensas suas. É recusado o acesso, se a recusa for necessária para:

— permitir que a Europol exerça correctamente as suas funções,

— proteger a segurança dos Estados-Membros e a ordem pública, ou prevenir a criminalidade,

— impedir que seja prejudicada qualquer investigação nacional,

— proteger os direitos e liberdades de terceiros.

Devem ser tidos em conta os interesses da pessoa em causa.

2. A Europol, as unidades nacionais e as autoridades nacionais de controlo podem indicar que parte das informações que fornecem não deve ser facultada ao recorrente, justificando esta restrição. O Comité pode requerer mais justificações. Se o Comité considerar essas razões aceitáveis, as informações em causa serão retidas. O Comité apenas pode tomar uma decisão diferente na ausência de razões aceitáveis e por unanimidade. Nesse caso, o Comité pode requerer que seja facultado ao recorrente um resumo ou ainda requerer que lhe sejam fornecidas certas informações.

Artigo 22.o

Audição

1. Se o solicitarem, as partes serão ouvidas pelo Comité. O Comité informa as partes do seu direito de serem ouvidas. Este direito é exercido por escrito. Na medida do necessário à apreciação do caso, o Comité pode decidir realizar uma audição oral a pedido de uma das partes envolvidas no processo. O Comité informa as partes do seu direito de requerer uma audição oral. Todas as partes são notificadas tempestivamente da audição oral e têm o direito de estar presentes.

2. As audições orais são públicas, excepto se o Comité decidir, no âmbito do seu mandato ou mediante pedido de uma das partes, excluir total ou parcialmente o público, se a segurança pública, especialmente nos aspectos enumerados no n.o 5 do artigo 30.o da Decisão Europol, ou a protecção da privacidade de um indivíduo o exigirem, ou na medida estritamente necessária na opinião do Comité, em circunstâncias especiais em que a publicidade possa prejudicar a justa decisão do recurso. Se um Estado-Membro que seja parte no processo, ou a Europol, pedir a exclusão do público do processo, o Comité apenas pode tomar uma decisão diferente se não forem pertinentes as razões referidas na primeira frase e por unanimidade.

3. O Comité pode decidir, a pedido de uma parte ou por sua própria iniciativa, ouvir uma parte sem a presença das demais, se tal for necessário para garantir o bom funcionamento da Europol, para salvaguardar a segurança de um Estado-Membro ou para proteger os interesses do recorrente ou de um terceiro. As partes ausentes são informadas dos procedimentos realizados na sua ausência.

Artigo 23.o

Audição de testemunhas e de peritos

1. O Comité pode decidir, a pedido de uma parte ou por sua própria iniciativa, ouvir testemunhas. Todas as partes e as testemunhas são tempestivamente notificadas da audição. São igualmente aplicáveis os n.os 2 e 3 do artigo 22.o

2. As testemunhas notificadas pelo Comité têm direito ao reembolso das despesas de viagem e de alojamento e a compensação pela perda de rendimentos, na medida considerada equitativa pelo Comité. Podem receber os adiantamentos necessários. Todos os pagamentos são efectuados a partir do orçamento da Instância Comum de Controlo.

3. As testemunhas são ouvidas pelo Comité. Os membros do Comité podem interrogar as testemunhas. Com autorização do Presidente, as partes podem interrogar as testemunhas. Antes do início da audição, o Presidente lembra as testemunhas de que devem dizer a verdade.

4. O Comité pode designar um perito e definir o seu mandato. O perito tem direito a remuneração pelo seu trabalho. O Comité pode decidir ouvir o perito. São aplicáveis por analogia as regras aplicáveis à audição de testemunhas.

Artigo 24.o

Alegações finais

Antes de tomar uma decisão final, o Comité convida todas as partes a apresentar as suas alegações finais.

Artigo 25.o

Actas

1. Dos seus procedimentos o Comité exara uma acta que reflecte o decurso de cada audição e as declarações nela prestadas. As partes podem requerer que determinados documentos ou declarações sejam incluídos, total ou parcialmente, na acta. A acta é assinada pelo Presidente, transmitida às partes e incluída no processo em causa. Nos casos referidos no n.o 2 do artigo 22.o ou no n.o 1 do artigo 23.o o Comité impõe restrições.

2. O artigo 9.o é igualmente aplicável a todas as reuniões do Comité sem a presença das partes.

Artigo 26.o

Decisões e confidencialidade

1. O comité só pode reunir validamente se estiverem presentes quatro quintos dos seus membros ou suplentes.

2. As decisões são tomadas por maioria simples dos membros ou suplentes presentes na reunião, salvo disposição em contrário do presente regulamento interno ou da Decisão Europol. Em caso de empate, o Presidente tem voto de qualidade. Todas as pessoas que participam na decisão final devem ter assistido a uma audição oral.

3. As deliberações do Comité são confidenciais.

4. A decisão final do Comité deve conter os nomes das partes e dos seus representantes, os nomes dos membros do Comité que participam na decisão, a data em que a decisão é anunciada, a parte operacional da decisão, uma breve apresentação dos factos do processo e a fundamentação da decisão. A decisão é anunciada numa reunião pública e transmitida às partes. Uma cópia da decisão é transmitida à Instância Comum de Controlo.

Artigo 27.o

Notificações

As notificações e demais comunicações às partes, às testemunhas e aos peritos são efectuadas por meios que ofereçam garantias razoáveis de que estes são devidamente informados e que tal pode, sempre que necessário, ser verificado.

Artigo 28.o

Custos

1. Na sua decisão final, o Comité decide dos custos do processo. O processo no Comité é gratuito. Se o recurso for total ou parcialmente retirado, os custos incorridos pelo recorrente com a apresentação e o tratamento do recurso são suportados pela Europol, desde que o Comité o considere equitativo.

2. Se um recorrente não tiver condições para suportar a totalidade ou parte dos custos do processo, pode, a qualquer momento e mediante pedido, obter apoio para os custos. O pedido deve ser acompanhado de documentos que comprovem a necessidade do recorrente. O Comité pode retirar o apoio a qualquer momento, se as condições que conduziram à concessão do apoio sofrerem alteração no decurso do processo. Se o apoio for aprovado, os custos serão suportados pelo orçamento da Instância Comum de Controlo. Se for justo, a decisão final pode requerer que uma parte reembolse ao orçamento da Instância Comum de Controlo os adiantamentos concedidos. Quando apresentar o pedido, o requerente declara estar de acordo em reembolsar os custos se a decisão final assim o exigir.

Artigo 29.o

Procedimento

Nos casos não previstos no presente regulamento interno, o Comité conduz os seus trabalhos em conformidade com os princípios gerais do direito comunitário enunciados no n.o 2 do artigo 6.o do Tratado da União Europeia.

TÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 30.o

Secretariado

1. No exercício das suas funções, a Instância Comum de Controlo é assistida por um Secretariado instalado na sua sede. O Secretariado é um órgão permanente cujos membros são recrutados exclusivamente com base na sua competência. Os membros do Secretariado actuam exclusivamente no interesse da Instância Comum de Controlo, são independentes da Europol e não aceitam instruções de qualquer outra autoridade. O recrutamento ou o destacamento para o Secretariado realizam-se sob proposta da Instância Comum de Controlo. Os membros do Secretariado não aceitam outras tarefas sem autorização do Presidente da Instância Comum de Controlo.

2. O Secretariado funciona sob a direcção do Presidente da Instância Comum de Controlo e em conformidade com as regras estabelecidas pela Instância Comum de Controlo. O Secretariado presta igualmente serviço ao Comité de Recursos. No exercício destas funções, funciona sob a direcção do Presidente desse Comité. O Secretariado mantém um registo dos recursos e de todos os outros documentos.

3. O Secretariado assegura o respeito das obrigações previstas no artigo 41.o da Decisão Europol nos trabalhos da Instância Comum de Controlo.

Artigo 31.o

Confidencialidade

1. Os membros da Instância Comum de Controlo, os suplentes, os peritos e os membros do Secretariado são obrigados a tratar confidencialmente todas as informações de que tenham conhecimento no âmbito das suas actividades, salvo se tal for incompatível com o bom desempenho das suas funções. Esta obrigação mantém-se após a cessação dessas funções.

2. Quando são nomeados, os membros da Instância Comum de Controlo, os suplentes, os peritos e os membros do Secretariado declaram aceitar esta obrigação.

3. Em caso de violação do dever de confidencialidade, pode ser decidido suspender um membro da Instância Comum de Controlo, ou o seu suplente, por uma maioria de dois terços dos votos expressos por escrutínio secreto pelas delegações presentes numa reunião da Instância Comum de Controlo. A pessoa em causa é ouvida antes da eventual suspensão, mas não participa na decisão. Esta disposição é igualmente aplicável ao Comité de Recursos, no caso de a violação do dever de confidencialidade dizer respeito aos trabalhos do Comité. Nesse caso, a Instância Comum de Controlo é imediatamente informada.

Em caso de suspensão, o lugar do membro suspenso é assumido pelo seu suplente. A suspensão é comunicada à autoridade nacional de controlo responsável pela designação do membro suspenso.

Artigo 32.o

Orçamento e custos

1. O Secretariado prepara propostas de orçamento anual para a Instância Comum de Controlo, que, depois de aprovadas, são transmitidas ao Conselho de Administração antes da consulta prevista no n.o 10 do artigo 34.o da Decisão Europol.

2. A Instância Comum de Controlo decide da utilização do orçamento que lhe é atribuído, que é gerido pelo Secretariado.

3. Os custos da Instância Comum de Controlo e do Comité de Recursos, incluindo as despesas dos membros do Comité de Recursos e dos seus suplentes necessárias ao bom exercício das suas funções, são suportados pelo orçamento da Instância Comum de Controlo, em conformidade com as regras por esta estabelecidas.

Artigo 33.o

Alteração do regulamento interno

Quaisquer alterações ao presente regulamento interno são adoptadas pela Instância Comum de Controlo, por maioria de dois terços dos seus membros, e submetidas ao Conselho para aprovação por maioria qualificada (n.o 7 do artigo 34.o da Decisão Europol).

Artigo 34.o

Avaliação

O presente regulamento é avaliado pela Instância Comum de Controlo entre um e três anos após a sua entrada em vigor.

Artigo 35.o

Entrada em vigor do regulamento interno

O presente regulamento interno entra em vigor no dia seguinte ao da sua aprovação pelo Conselho em conformidade com o n.o 7 do artigo 34.o da Decisão Europol.

Feito em Bruxelas, em 22 de Junho de 2009. Pela Instância Comum de Controlo O Presidente David SMITH Os Estados-Membros acordam em que a participação como membro da Instância Comum de Controlo (ou como suplentes) não pode cessar antes do termo do mandato por motivos relacionados com o exercício de funções no Comité de Recursos.

(1) JO L 121 de 15.5.2009, p. 37.