ANEXO

REGRAS RELATIVAS À APRESENTAÇÃO DE PROPOSTAS E AOS RESPECTIVOS PROCEDIMENTOS DE AVALIAÇÃO, SELECÇÃO E ATRIBUIÇÃO

(Versão 4)

ÍNDICE

Contexto e âmbito

1. Introdução

2. Apresentação de propostas

2.1. Convites à apresentação de propostas

2.2. Verificação prévia das propostas

2.3. Apresentação de propostas

2.4. Recepção pela Comissão

2.5. Verificação da elegibilidade

2.6. Comité de exame da elegibilidade

3. Avaliação das propostas

3.1. Papel dos peritos

3.2. Nomeação de peritos

3.3. Condições da nomeação, código de conduta e conflito de interesses

3.4. Observadores independentes

3.5. Critérios de avaliação

3.6. Pontuação das propostas

3.7. Limiares e ponderações

3.8. Descrição pormenorizada da avaliação da proposta

3.9. Informação dos proponentes

4. Finalização dos resultados da avaliação

4.1. Lista de classificação da Comissão

4.2. Lista de reserva da Comissão

4.3. Decisões de recusa da Comissão

5. Negociação e atribuição

5.1. Negociação de propostas

5.2. Concessão de subvenções

5.3. Assistência, pedido de informação e recurso

5.4. Informação sobre o resultado dos convites à apresentação de propostas

Anexo A — Procedimentos de exame ético

Anexo B — Tratamento de acções de IDT sensíveis do ponto da segurança

Anexo C — Procedimentos de apresentação e avaliação de propostas em duas fases

Anexo D — Regime de convites abertos em permanência

Anexo E — Procedimentos para a apresentação de propostas em papel

Anexo F — Carta de nomeação de peritos independentes

Anexo G — Avaliação das propostas apresentadas no âmbito do Programa Específico “Pessoas”

CONTEXTO E ÂMBITO

O presente documento define as regras da Comissão (1) relativas à apresentação de propostas e aos respectivos procedimentos de avaliação, selecção e atribuição (seguidamente denominadas “Regras”) aplicáveis ao Sétimo Programa-Quadro da Comunidade Europeia de actividades em matéria de investigação, desenvolvimento tecnológico e demonstração (2) e ao Sétimo Programa-Quadro da Comunidade Europeia da Energia Atómica (Euratom) de actividades de investigação e formação em matéria nuclear (3) (a seguir designados “7.o PQ”), conforme exigido pelas respectivas regras de participação de empresas, centros de investigação e universidades em acções no âmbito do Sétimo Programa-Quadro e regras de difusão dos resultados da investigação (4) (a seguir designadas “Regras de Participação CE” e “Regras de Participação Euratom”). Nele se descrevem os procedimentos básicos que a Comissão seguirá de acordo com as Regras de Participação, o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (5) (a seguir designado “Regulamento Financeiro”) e o seu Regulamento Interno (6).

As presentes Regras não são aplicáveis a: a) procedimentos de contratação pública (7), b) empresas comuns ou qualquer outra estrutura estabelecida ao abrigo do artigo 187.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (TFUE) ou nos termos do artigo 185.o do TFUE ou do artigo 45.o do Tratado Euratom, c) acções directas realizadas pelo Centro Comum de Investigação da Comissão Europeia e d) Programa Específico “Ideias”.

1. INTRODUÇÃO

As candidaturas a apoio financeiro no âmbito do Sétimo Programa-Quadro (7.o PQ) são geralmente apresentadas sob a forma de propostas dirigidas à Comissão. As propostas apresentam em pormenor os trabalhos previstos, quem os executará e quais serão os seus custos.

A Comissão avalia as propostas a fim de determinar as que têm uma qualidade suficientemente elevada para possível financiamento. A Comissão nomeará peritos independentes (seguidamente designados “peritos”) para a assistir na avaliação das propostas.

A Comissão estabelece negociações com os coordenadores das propostas que passem na fase de avaliação e para as quais haja orçamento disponível.

Se as negociações forem concluídas com êxito, o projecto é seleccionado e é celebrada com os proponentes uma convenção de subvenção para uma contribuição financeira da União Europeia ou da Euratom.

Estas regras baseiam-se numa série de princípios bem estabelecidos:

i) Excelência: Os projectos seleccionados para financiamento devem demonstrar uma elevada qualidade no contexto dos tópicos e critérios definidos nos convites (8).

ii) Transparência: As decisões de financiamento devem basear-se em regras e procedimentos claramente estabelecidos e os proponentes devem receber informações adequadas sobre o resultado da avaliação das suas propostas.

iii) Equidade e imparcialidade: Todas as propostas apresentadas no âmbito de um convite são tratadas de forma equitativa. As propostas são avaliadas de forma imparcial em função dos seus méritos, independentemente da sua origem ou da identidade dos proponentes.

iv) Confidencialidade: Todas as propostas e respectivos dados, conhecimentos e documentos que tenham sido fornecidos à Comissão são tratados confidencialmente (9).

v) Eficiência e rapidez: A avaliação, a atribuição e a preparação das subvenções devem ser tão rápidas quanto possível, sem prejuízo da manutenção da qualidade da avaliação e do respeito do quadro jurídico.

vi) Considerações éticas e de segurança: As propostas que contrariem princípios éticos fundamentais (10) ou que não cumpram os procedimentos de segurança relevantes (11) podem ser excluídas em qualquer momento do processo de avaliação, selecção e atribuição (ver anexos A e B).

Os programas de trabalho de execução dos Programas Específicos podem definir critérios de avaliação específicos ou facultar mais pormenores sobre a aplicação dos critérios de avaliação, que serão transpostos para o convite à apresentação de propostas.

O convite e o respectivo Guia dos Proponentes podem explicitar mais pormenorizadamente a forma como as regras e procedimentos serão aplicados e, se for caso disso, quais as opções a seguir.

As várias etapas dos procedimentos de apresentação, avaliação e selecção de propostas estão resumidas no diagrama seguinte:

2. APRESENTAÇÃO DE PROPOSTAS

2.1. Convites à apresentação de propostas

As propostas são apresentadas em resposta a convites à apresentação de propostas (“convites”) (12). O conteúdo e o calendário dos convites são estabelecidos nos programas de trabalho. Os anúncios dos convites à apresentação de propostas são publicados no Jornal Oficial da União Europeia. O “texto dos convites” é publicado no(s) sítio(s) Web da Comissão e inclui referências aos tópicos dos programas de trabalho relativamente aos quais é solicitada a apresentação de propostas, aos orçamentos indicativos para o convite, aos regimes de financiamento disponíveis, aos prazos para a apresentação de propostas e às ligações para o Serviço Electrónico de Apresentação de Propostas (Electronic Proposal Submission Service - EPSS) (ver ponto 2.3). O referido sítio Web dá acesso a todas as informações necessárias para os que pretendem apresentar propostas em resposta aos convites. Para cada convite são, em especial, elaborados um ou vários guias dos proponentes. Estes guias explicam o processo de apresentação de propostas e o modo como os proponentes podem solicitar assistência ou informações sobre quaisquer questões relacionadas com o convite. São fornecidos elementos de contacto para os Pontos de Contacto Nacionais e o Serviço de Informações do 7.o PQ da Comissão. Está disponível um serviço de assistência específica (helpdesk) para as questões relacionadas com o EPSS.

Os convites são considerados “abertos” até ao prazo indicado.

Consoante os objectivos do convite, o programa de trabalho e o convite podem fazer uma distinção entre diferentes tipos de projectos em colaboração, diferentes formas do regime “Investigação em benefício de grupos específicos” e entre tipos de acções de coordenação e apoio.

O convite indicará também se é seguido um procedimento de apresentação e avaliação de propostas numa única fase ou em duas fases. Neste último caso, os proponentes devem apresentar primeiro propostas reduzidas ou sucintas. Apenas os proponentes cujas propostas sejam avaliadas positivamente numa primeira fase serão convidados a apresentar propostas completas na segunda fase (13) (consultar o anexo C para mais pormenores sobre este processo).

O gestor orçamental por subdelegação designa um “coordenador do convite” para cada convite. Essa pessoa actua como ponto de contacto para as questões práticas relacionadas com o convite e garante a planificação e organização gerais da recepção de proposta e do processo de avaliação.

Além disso, serão nomeados um ou mais funcionários da Comissão, que serão responsáveis pela formulação de orientações sobre a forma de resolver quaisquer questões sensíveis que possam surgir no decurso do processo de apresentação e avaliação de propostas, incluindo as relacionadas com possíveis conflitos de interesses (ver ponto 3.3).

2.2. Verificação prévia das propostas

Quando tal se justifique pela natureza de um determinado convite, a Comissão pode disponibilizar um serviço consultivo de verificação prévia informal de propostas. O objectivo é aconselhar os proponentes potenciais quanto à aparente elegibilidade das propostas e à sua inserção no âmbito do convite. Se aplicável, serão dadas informações pormenorizadas sobre este procedimento de verificação prévia das propostas nos Guias dos Proponentes relevantes.

2.3. Apresentação de propostas

As propostas são apresentadas por via electrónica (14) através do Serviço Electrónico de Apresentação de Propostas (Electronic Proposal Submission System - EPSS) pela Internet.

Entre os proponentes de um consórcio, apenas o coordenador da proposta (identificado pelo nome de utilizador e senha) está autorizado a apresentar a proposta.

A preparação e a transferência de todos os dados relativos à proposta e o acordo dos proponentes quanto às condições de utilização do sistema e da avaliação devem ter lugar antes de se tentar apresentar uma proposta.

O EPSS efectuará um determinado número de controlos básicos de verificação, nomeadamente quanto à exaustividade da proposta, a coerência interna dos dados, a ausência de vírus e a conformidade no que diz respeito aos tipos de ficheiros e às limitações em termos de tamanho que sejam especificadas. Apenas após a conclusão destas verificações, que não substituem as verificações formais de elegibilidade descritas no ponto 2.5, é que o EPSS permitirá ao proponente apresentar a sua proposta. A apresentação é considerada como ocorrendo no momento em que o coordenador da proposta inicia o processo final de apresentação de uma proposta, conforme indicado pelo EPSS, e não em qualquer outro momento anterior.

As propostas apresentadas via EPSS são registadas nas bases de dados após o encerramento do convite. A Comissão só tem acesso às propostas depois do termo do prazo do convite (ou após a data intermédia, no caso de regimes de convites abertos em permanência, tal como descrito no anexo D).

As versões das propostas enviadas em papel (excepto de acordo com o procedimento e nos casos descritos no anexo E), em suportes móveis de armazenamento de dados electrónicos (por exemplo, CD-ROM e disquete), por correio electrónico ou por fax não serão consideradas recebidas pela Comissão.

O processo de retirada de uma proposta pelo seu coordenador é descrito no Guia dos Proponentes. Uma proposta retirada não pode ser subsequentemente tida em conta pela Comissão.

Se for recebida mais de uma cópia da mesma proposta antes do termo do prazo do convite, apenas a versão mais recente é considerada para verificação da elegibilidade e possível avaliação.

As propostas estão permanentemente arquivadas em condições de segurança. Depois de concluída a avaliação e eventual negociação subsequente, serão destruídas todas as cópias em papel, com excepção das necessárias para fins de arquivo e/ou auditoria.

2.4. Recepção pela Comissão

São registadas a data e a hora de recepção da última versão das propostas apresentadas. Após o encerramento do convite (ou da data intermédia no caso de regimes de convite aberto em permanência), é enviado um aviso de recepção ao coordenador da proposta, por correio electrónico, contendo:

— O título, acrónimo e identificador único (número) da proposta;

— O nome do programa e/ou actividade/domínio de investigação e o identificador do convite no âmbito do qual é apresentada a proposta;

— A data e a hora da recepção (estabelecidas em função do prazo do convite, para as propostas apresentadas por via electrónica).

Não existe normalmente mais nenhum contacto entre a Comissão e os proponentes relativamente à respectiva proposta até à conclusão da avaliação, com excepção das propostas sujeitas a audições (ver ponto 3.8). Todavia, a Comissão pode contactar o proponente (normalmente através do coordenador) a fim de clarificar questões como as relativas à elegibilidade (ver ponto 2.5).

2.5. Verificação da elegibilidade

As propostas devem satisfazer todos os critérios de elegibilidade para serem aceites para avaliação. Esses critérios são rigorosamente aplicados. No caso do procedimento de apresentação de propostas em duas fases, é efectuada uma verificação da elegibilidade em cada uma das fases. Os critérios de elegibilidade a seguir indicados são aplicáveis a todas as propostas apresentadas no âmbito de um convite (15).

— Recepção da proposta pela Comissão dentro da data e hora estabelecida no convite, se aplicável;

— Condições mínimas (como número de participantes), conforme indicado no convite à apresentação de propostas;

— Exaustividade da proposta, ou seja, apresentação de todos os formulários administrativos solicitados e da descrição da proposta (Nota: compete aos peritos julgar da exaustividade da informação contida na proposta. As verificações da elegibilidade apenas se aplicam à apresentação das partes adequadas da proposta);

— Âmbito do convite: o conteúdo da proposta deve estar relacionado com o(s) tópico(s) e regime(s) de financiamento estabelecido(s) na componente do programa de trabalho a que se refere o convite. Só em casos óbvios é que uma proposta será considerada não-elegível por questões de “âmbito”.

Caso se torne claro antes, durante ou após a fase de avaliação que uma ou mais propostas não satisfazem um ou vários dos critérios de elegibilidade, estas são declaradas não-elegíveis pela Comissão e excluídas do processo de avaliação. Caso se verifiquem dúvidas quanto à elegibilidade de uma proposta, a Comissão reserva-se o direito de prosseguir a avaliação, enquanto se aguarda a decisão final sobre a respectiva elegibilidade. O facto de uma proposta ser avaliada nessas circunstâncias não constitui prova da sua elegibilidade.

2.6. Comité de exame da elegibilidade

Se a questão da elegibilidade não for óbvia e se for considerado necessário um exame mais aprofundado do caso, o coordenador do convite pode convocar um comité interno de exame da elegibilidade.

O comité tem como função garantir uma interpretação jurídica coerente desses casos e um tratamento equitativo dos proponentes.

Este comité, composto por funcionários da Comissão com os devidos conhecimentos em matéria jurídica, de conteúdo científico e tecnológico e/ou de sistemas de informação, é presidido pelo coordenador do convite. O comité examina a proposta e, se for caso disso, as circunstâncias próprias da sua apresentação e presta aconselhamento especializado de apoio à decisão de permitir a avaliação da proposta ou de a recusar por questões de elegibilidade. O comité pode decidir entrar em contacto com o proponente com vista a clarificar uma questão específica.

3. AVALIAÇÃO DAS PROPOSTAS

3.1. Papel dos peritos

A Comissão avalia as propostas com a assistência de peritos independentes (16), a fim de garantir que apenas sejam seleccionadas para financiamento as propostas de qualidade mais elevada. Devido à amplitude e diversidade dos domínios de investigação abrangidos pelos Programas-Quadro, estes peritos são peritos externos em relação à Comissão.

Os peritos podem ser convidados para efectuar a avaliação, total ou parcialmente, na sua residência ou local de trabalho (“avaliação à distância”) ou nas instalações da Comissão.

Ocasionalmente, sempre que existam competências internas relevantes, o pessoal da Comissão pode participar na qualidade de perito juntamente com os peritos externos. Esses peritos internos participarão em complemento do número mínimo exigido para o convite (ver ponto 3.8, alínea b)) (17).

A única excepção à utilização de peritos é o caso das acções de coordenação e apoio referidas no artigo 14.o das Regras de Participação CE e no artigo 13.o das Regras de Participação Euratom equivalentes, em que apenas são nomeados peritos independentes caso a Comissão considere adequado (18).

3.2. Nomeação de peritos

Os peritos devem possuir as competências e conhecimentos adequados nos domínios de actividade em que é solicitada a sua colaboração. Devem também possuir um elevado nível de experiência profissional no sector público ou privado, num ou mais dos seguintes domínios ou actividades: investigação nos domínios científicos e tecnológicos relevantes; administração, gestão ou avaliação de projectos; utilização dos resultados de projectos de investigação e de desenvolvimento tecnológico; transferência de tecnologias e inovação; cooperação internacional em ciência e tecnologia e desenvolvimento de recursos humanos. Os peritos podem ser cidadãos de países que não sejam Estados-Membros ou Estados associados aos Programas-Quadro.

A Comissão estabelece uma base de dados de peritos que contém os dados de candidatos adequados, com base em convites à apresentação de candidaturas publicados no Jornal Oficial da União Europeia. Será dirigido um convite a pessoas singulares e outro a organizações relevantes, como agências nacionais de investigação, instituições de investigação e empresas.

Se adequado, a Comissão pode em qualquer momento seleccionar um indivíduo com as competências adequadas que não conste das listas elaboradas com base nos convites supramencionados. Os peritos inscritos na base de dados podem ser convidados a assistir a Comissão no que diz respeito a outras actividades para além da avaliação de propostas de investigação, caso tenham expresso a sua disponibilidade para serem considerados para tais tarefas. A base de dados pode ser disponibilizada, mediante pedido, a organismos de financiamento da investigação investidas de uma missão de serviço público nos Estados-Membros e Estados associados aos Programas-Quadro, bem como a outras estruturas que executem actividades de investigação da UE, criadas em conformidade com as disposições do Tratado. As decisões relativas à concessão desse acesso serão tomadas pelo Director-Geral da Direcção-Geral Investigação ou pelo(s) seu(s) representante(s). A base de dados também pode ser utilizada pelo Centro Comum de Investigação da Comissão para a selecção de peritos para fins de apoio a actividades de investigação realizadas sob a forma de acções directas (19).

Para a avaliação das propostas apresentadas em resposta a um convite, a Comissão elabora uma lista de peritos independentes adequados (incluindo uma lista de reserva, se necessário). As listas são elaboradas principalmente com base nos seguintes critérios de selecção:

— Um nível elevado de especialização;

— Uma gama adequada de competências;

A partir do momento em que possam ser satisfeitas as condições supramencionadas, podem ser tidos em consideração outros critérios:

— Um equilíbrio adequado entre especialistas do meio académico e empresarial e utilizadores;

— Um equilíbrio razoável entre géneros (20);

— Uma distribuição razoável de origens geográficas (21);

— Uma rotação regular de peritos (22).

Ao constituir as listas de peritos, a Comissão tem também em conta, na medida do necessário, as suas capacidades para apreciar a dimensão industrial e/ou societal, bem como a relevância política, dos tópicos abrangidos pelo convite. Os peritos devem também possuir as competências linguísticas necessárias para as propostas a avaliar.

Nos casos em que os peritos tenham de tratar informações classificadas, são requeridas credenciais de segurança adequadas para a sua nomeação (23).

A lista de peritos a utilizar nas sessões de avaliação é decidida pelo gestor orçamental responsável por subdelegação ou por delegados devidamente habilitados. O nome dos peritos designados para a avaliação de propostas individuais não é tornado público. Contudo, uma vez por ano, a Comissão publica na Internet a lista dos peritos utilizados nos Programas-Quadro e em cada Programa Específico.

3.3. Condições da nomeação, código de conduta e conflito de interesses

A Comissão assina uma “carta de nomeação” com cada perito, com base no modelo constante do anexo F.

A carta de nomeação vincula os peritos a um código de conduta, estabelece as disposições essenciais em matéria de confidencialidade e contém, em especial, a descrição do trabalho e as condições de pagamento e de reembolso das despesas (ver anexo F).

Ao nomear os peritos, a Comissão (24) deve tomar todas as medidas necessárias para garantir que estes não sejam confrontados com uma situação de conflito de interesses em relação às propostas sobre as quais devem emitir parecer. Com esse fim em vista, é solicitado aos peritos que assinem uma declaração em como não existe nenhum conflito de interesses (ver anexo F) à data da sua nomeação e em como se comprometem a informar a Comissão quer quanto à existência quer quanto à sua natureza, caso surja uma situação desse tipo durante o desempenho das suas funções. Quando informada de uma situação desse tipo, a Comissão toma todas as medidas necessárias para eliminar o conflito de interesses. Além disso, todos os peritos deverão confirmar, no momento da avaliação, que não existe nenhum conflito de interesses relativamente a cada proposta que sejam chamados a analisar.

A declaração faz uma distinção entre conflitos de interesses “inadmissíveis” e “potenciais”.

Quando um conflito de interesses inadmissível é comunicado pelo perito ou verificado pela Comissão com base em todas as fontes de informação disponíveis, o perito não avaliará a proposta em causa (grupo de consenso), nem tomará parte em qualquer revisão por painéis (incluindo eventuais audiências) quando a proposta está a ser considerada (25).

Os peritos que estão contratados por um dos organismos proponentes de uma proposta são normalmente considerados como tendo um conflito de interesses “inadmissível”. Todavia, quando justificado pelo requisito de nomeação dos melhores peritos disponíveis e pela reduzida dimensão da reserva de peritos qualificados, a Comissão pode decidir convidar tais peritos a participarem na sessão da revisão por painel, desde que o perito trabalhe num departamento/laboratório/instituto diferente daquele em que os trabalhos serão realizados e que os órgãos constitutivos funcionem com um elevado grau de autonomia. Nesse caso, o perito abster-se-á de participar no debate (ou fórum electrónico) se o painel analisar pormenorizadamente a proposta que envolve a organização em causa. Esses peritos não participam em eventuais audições se a proposta em questão atingir essa fase.

Em casos excepcionais devidamente justificados, os peritos que se encontrem nas circunstâncias descritas supra podem também participar no grupo de consenso relativo à proposta em questão. A Comissão informará os outros peritos do grupo da afiliação do perito em causa.

Quando um potencial conflito de interesses é comunicado pelo perito ou levado ao conhecimento da Comissão por qualquer meio, a Comissão considerará as circunstâncias do caso e decidirá, com base nos elementos de informação objectivos ao seu dispor, sobre a existência de um real conflito de interesses (26). Caso seja estabelecida a existência de um real conflito, o perito será excluído da mesma forma que um perito com um conflito de interesses inadmissível. Noutras situações, consoante as circunstâncias específicas do caso e tendo em devida conta os riscos associados, a Comissão pode decidir autorizar o perito a proceder à avaliação. O perito deve assinar uma declaração confirmando que actuará de forma imparcial.

A Comissão pode tomar todas as medidas apropriadas para evitar um conflito de interesses. O papel do perito pode ser restringido à revisão por painel. Nesse caso, o perito deve sair da sala (ou fórum electrónico) quando o painel trata o caso individual da proposta em que exista esse conflito de interesses.

Caso no decurso da avaliação surja um conflito até então não detectado, o perito deve anunciar o facto imediatamente a um funcionário da Comissão. Caso se venha a determinar que o conflito de interesses é inadmissível, o perito deve abster-se de participar na avaliação ulterior relativa à proposta em causa. Serão anulados quaisquer pontuações e comentários apresentados anteriormente por esse perito relativamente à proposta em causa. Se necessário, o perito será substituído.

Se um perito dissimular conscientemente um conflito de interesses inadmissível ou potencial, e se tal for detectado durante a avaliação, o perito será imediatamente excluído e serão aplicáveis as sanções previstas na carta de nomeação e/ou no Regulamento Financeiro e suas Normas de Execução. Os resultados de qualquer grupo de consenso em que o perito tenha participado serão declarados nulos e sem efeito, sendo a(s) proposta(s) em causa avaliada(s) novamente.

Por analogia com o estabelecido no artigo 265.o, n.o 3, das Normas de Execução do Regulamento Financeiro, uma violação do código de conduta ou outra falta grave cometida pelo perito pode ser qualificada como falta grave em matéria profissional e levar à exclusão desse perito da lista elaborada na sequência do convite à manifestações de interesse prevista no artigo 179.o-A do Regulamento Financeiro. Na sequência dessa exclusão, o perito será eliminado da base de dados e impedido de se voltar a registar durante o período de vigência da exclusão.

3.4. Observadores independentes

Com vista a assegurar um elevado nível de transparência, a Comissão pode nomear peritos independentes na qualidade de observadores (seguidamente designados “observadores”) do processo de avaliação do ponto de vista do seu funcionamento e execução. O seu papel consiste em dar um parecer independente à Comissão sobre o funcionamento e a equidade de todas as fases das sessões de avaliação, sobre a forma como os peritos avaliadores aplicam os critérios de avaliação e sobre formas de melhorar os procedimentos. Nessa qualidade, devem verificar que os procedimentos estabelecidos ou referidos nas presentes Regras são respeitados e comunicar as suas constatações e recomendações à Comissão. São também incentivados a estabelecer contactos informais com os funcionários da Comissão envolvidos nas sessões de avaliação e sugerir à Comissão possíveis melhorias que possam ser imediatamente postas em prática. Todavia, no âmbito do seu trabalho, não exprimirão opiniões sobre as propostas em análise nem sobre os pareceres dos peritos relativamente às mesmas.

Com esse fim em vista, não é necessário que os observadores sejam especializados nos domínios das propostas em avaliação. Na realidade, poderá ser considerado vantajoso evitar a escolha de observadores com um conhecimento demasiado profundo do domínio científico e tecnológico relevante, a fim de evitar conflitos entre as suas opiniões sobre o resultado das avaliações e o funcionamento das sessões. De qualquer modo, não exprimirão as suas opiniões sobre as propostas em análise nem sobre os pareceres dos peritos sobre as mesmas.

Os observadores são convidados a estar presentes desde o início das sessões de avaliação quando os peritos são informados dos procedimentos pela Comissão. Sempre que uma parte da avaliação seja efectuada fora de instalações da Comissão (“avaliação à distância”), o observador pode avaliar essa fase posteriormente com base no debate com os peritos após estes se terem reunido em Bruxelas (ou noutro local de avaliação central).

A Comissão informará os comités de programa da escolha de peritos na qualidade de observadores, e do respectivo mandato, bem como das constatações dos observadores e poderá disponibilizar ao público um resumo dos seus relatórios.

Os observadores devem cumprir as mesmas obrigações que os peritos em matéria de confidencialidade e de ausência de conflitos de interesse e assinam a mesma declaração para esse efeito (ver anexo F). Não lhes é permitido divulgarem informações sobre as propostas, sobre os peritos designados para a análise das propostas ou sobre os debates realizados no âmbito dos painéis de avaliação. Os observadores têm a obrigação de respeitar o código de conduta apenso à sua carta de nomeação.

3.5. Critérios de avaliação

Todas as propostas elegíveis são avaliadas pela Comissão, se previsto assistida por peritos, a fim de avaliar o seu mérito em função dos critérios de avaliação relevantes para o convite à apresentação de propostas.

Os critérios e subcritérios de avaliação pormenorizados (27), bem como ponderações e limiares associados, são definidos nos programa de trabalho com base nos princípios estabelecidos nos Programas Específicos e nos critérios definidos nas Regras de Participação. Os critérios consistem em critérios de selecção e de atribuição, na acepção do Regulamento Financeiro (artigo 115.o) e das suas Normas de Execução (28) (artigos 176.o e 177.o).

A forma como serão aplicados será explicada mais pormenorizadamente no convite à apresentação de propostas e no respectivo Guia dos Proponentes.

3.6. Pontuação das propostas

Os peritos examinam as questões a considerar em função de cada um dos critérios de avaliação e classificam-nas numa escala de 0 a 5. Podem ser atribuídos meios pontos.

Para cada critério em análise, os valores das pontuações indicam as seguintes avaliações:

0 — A proposta não satisfaz o critério em questão ou não pode ser avaliada devido à ausência de informação ou a informações incompletas;

1 — Medíocre. O critério é tratado de uma forma inadequada ou há graves deficiências inerentes;

2 — Satisfatório. Embora a proposta satisfaça o critério em termos gerais, verificam-se deficiências significativas;

3 — Bom. A proposta satisfaz bem o critério, embora fossem necessárias melhorias;

4 — Muito Bom. A proposta satisfaz muito bem o critério, embora sejam ainda possíveis algumas melhorias;

5 — Excelente. A proposta aborda adequadamente todos os aspectos relevantes do critério em causa. As eventuais deficiências são insignificantes.

3.7. Limiares e ponderações

Limiares

São definidos limiares para alguns ou todos os critérios, pelo que as propostas que não atinjam os limiares de pontuação serão recusadas. Para além disso, pode também ser definido um limiar global. Os limiares a aplicar a cada um dos critérios, bem como um eventual limiar global, são estabelecidos no programa de trabalho e no convite à apresentação de propostas.

Caso não atinja o limiar fixado para um critério, pode ser encerrada a avaliação da proposta.

Pode ser decidido dividir a avaliação em várias etapas com a possibilidade de diferentes peritos examinarem diferentes critérios. Se a avaliação for efectuada em várias etapas sucessivas, as propostas que não atinjam um limiar de pontuação não passarão à fase seguinte. Essas propostas podem ser imediatamente classificadas como recusadas.

Ponderação

Segundo a natureza específica do regime de financiamento e do convite, pode ser decidido atribuir uma ponderação ao critério. As ponderações a aplicar a cada critério são estabelecidas no programa de trabalho e no convite.

3.8. Descrição pormenorizada da avaliação da proposta (29)

a) Informação prestada aos peritos

A Comissão é responsável por informar os peritos dos procedimentos antes das sessões de avaliação. A informação prestada aos peritos abrange os processos e procedimentos de avaliação, bem como os critérios de avaliação a aplicar e o conteúdo e os impactos esperados dos tópicos de investigação em análise. Serão incluídas advertências específicas sobre questões de confidencialidade, imparcialidade e dissimulação de conflitos de interesses.

Será dada especial atenção à informação prestada aos peritos que farão trabalho à distância, caso em que poderá ser necessário material especificamente adaptado (por exemplo, CD-ROM, apresentações em linha). É mantido um estreito contacto com cada um dos peritos a fim de os ajudar em quaisquer questões que surjam.

b) Avaliação individual das propostas

As propostas são avaliadas, no mínimo, por três peritos. É aplicável um número mínimo de cinco peritos às propostas para Redes de Excelência e a outros casos quando previsto no respectivo Guia dos Proponentes.

Na fase inicial de avaliação, cada perito trabalha individualmente e atribui pontuações e apresenta comentários relativamente a cada um dos critérios, conforme descrito no programa de trabalho e no convite.

Indicam igualmente se a proposta:

— Está totalmente fora do âmbito do convite à apresentação de propostas;

— Trata de questões éticas sensíveis;

— Exige uma análise mais aprofundada das questões relativas à segurança (ver anexo B).

Quando é utilizada a avaliação à distância, a Comissão envia a cada um dos peritos uma cópia das propostas a examinar. Tal poderá ser feito mediante o envio de cópias em papel por correio ou serviços de correio acelerado ou a disponibilização da proposta por via electrónica.

Justificação da pontuação

Os peritos devem elaborar comentários para acompanhar cada uma das suas pontuações. Esses comentários devem ser consistentes com as pontuações atribuídas e contribuir para um eventual debate de consenso e respectivo relatório de consenso.

Resultado da avaliação individual

Após a avaliação individual de uma proposta, o perito elabora um relatório de avaliação individual confirmando a sua leitura e avaliação individuais. No caso da avaliação à distância, os resultados são enviados à Comissão por correio ou por via electrónica. O relatório de avaliação individual do perito não pode ser alterado posteriormente. Ao assinar (ou aprovar, por via electrónica) o relatório de avaliação individual, cada perito confirma que não se encontra em situação de conflito de interesses no que respeita à avaliação dessa proposta.

Em alguns casos, poderá ser solicitado aos peritos que efectuem apenas a avaliação individual. Nesse caso, os seus relatórios de avaliação individuais são enviados aos peritos envolvidos na fase de consenso (ver infra), a fim de serem tidos em consideração na preparação do relatório de consenso.

Caso seja considerada fora do âmbito do convite por todos os peritos individuais, uma proposta pode ser considerada não-elegível, pelo que não pode passar à fase de consenso.

c) Consenso

Logo que todos os peritos aos quais foi distribuída uma proposta tenham terminado as suas avaliações individuais, a avaliação continua com uma avaliação de consenso, que representará os seus pontos de vista comuns.

Tal implica normalmente uma reunião de consenso (ou fórum electrónico) para debater as pontuações atribuídas e preparar os comentários.

O debate de consenso é moderado por um representante da Comissão (“o moderador”). O papel do moderador é procurar chegar a um consenso entre os diversos pontos de vista dos peritos, sem favorecer nem prejudicar quaisquer propostas ou organizações envolvidas, e garantir uma avaliação justa e equitativa de cada proposta em função dos respectivos critérios de avaliação.

O moderador do grupo pode designar um perito como responsável pela redacção do relatório de consenso (“relator”).

Os peritos tentam chegar a uma pontuação consensual relativamente a cada um dos critérios avaliados e a comentários adequados de justificação das pontuações. Os comentários devem ser adequados para transmissão ao coordenador da proposta. As pontuações e comentários são registados num relatório de consenso.

Se aplicável, devem também chegar a uma visão comum sobre as questões de âmbito, ética e segurança, conforme indicado na etapa b) supra.

Se durante o debate de consenso se verificar que é impossível que todos os peritos cheguem a um ponto de vista comum quanto a um determinado aspecto da proposta, o funcionário da Comissão responsável pela avaliação pode solicitar a avaliação da proposta por um máximo de três peritos adicionais.

Resultado do consenso

O resultado da fase de consenso é o relatório de consenso, assinado (ou aprovado por meios electrónicos) pelo moderador e todos os peritos ou, no mínimo, pelo moderador e pelo “relator”. O moderador é responsável por garantir que o relatório de consenso reflicta o consenso obtido, expresso em pontuações e comentários. Caso seja impossível chegar a um consenso, o relatório conterá a opinião maioritária dos peritos, mas registará também, possivelmente num anexo, as opiniões divergentes de um ou vários peritos.

A Comissão tomará as medidas necessárias para garantir a qualidade dos relatórios de consenso, dando especial atenção à clareza, coerência e nível de pormenor adequado. Se forem necessárias alterações importantes, os relatórios serão reenviados aos peritos em causa.

A assinatura (ou aprovação electrónica) do relatório de consenso completa a fase de consenso.

Avaliação de uma proposta reapresentada

No caso de propostas que já foram anteriormente apresentadas à Comissão no âmbito do 7.o PQ, o moderador faculta aos peritos o relatório de síntese da avaliação anterior (ver infra), na fase de consenso, se a avaliação anterior tiver sido efectuada em condições comparáveis (por exemplo, tópicos e critérios do programa de trabalho largamente semelhantes). Se necessário, será solicitado aos peritos que apresentem uma justificação clara das suas pontuações e comentários, caso estes sejam substancialmente diferentes dos atribuídos à proposta anterior.

d) Revisão por painel

Trata-se da etapa final com a participação de peritos. Permite-lhes apresentar as suas recomendações à Comissão depois de disporem de uma panorâmica dos resultados da fase de consenso. As modalidades práticas são determinadas em função da natureza do convite e do número de propostas apresentadas.

Para um determinado convite, ou parte de um convite, poderá haver a possibilidade de todos os peritos analisarem todas as propostas e efectuarem a sua avaliação final ao mesmo tempo que preparam os relatórios de consenso. Estes peritos são, por conseguinte, considerados como constituindo o painel.

Noutros casos, é criado um novo painel que pode incluir peritos envolvidos na fase de consenso, novos peritos ou uma combinação destes. Pode haver um painel que abranja a totalidade do convite ou vários painéis que abranjam diferentes actividades, tópicos ou regimes de financiamento.

Funções do painel

A principal missão do painel é analisar e comparar os relatórios de consenso num determinado domínio, a fim de verificar a coerência das pontuações aplicadas e dos comentários apresentados durante os debates de consenso e, quando necessário, propor um novo conjunto de pontuações ou uma revisão dos comentários.

As tarefas do painel podem incluir igualmente:

— Audições com os proponentes das propostas que tenham atingido os limiares (ver infra);

— Resolução de casos em que foi registado um ponto de vista minoritário no relatório de consenso;

— Recomendação de uma ordem de prioridades para as propostas com a mesma pontuação (apenas se necessário, tendo em conta o orçamento disponível ou outras condições do convite estabelecidas no programa de trabalho);

— Apresentação de recomendações sobre a possível agregação ou combinação de propostas.

O painel é presidido pela Comissão ou por um perito nomeado pela Comissão. Em qualquer caso, a Comissão deve garantir um tratamento justo e equitativo das propostas nos debates realizados no âmbito do painel. Pode ser nomeado um “relator” do painel (que poderá também ser o respectivo presidente) para redigir o parecer do painel.

Audições com os proponentes

Podem ser organizadas audições com os proponentes como parte das deliberações do painel. As audições podem ser particularmente úteis em convites, ou partes de convites, que atraiam projectos em colaboração e/ou redes de excelência com integração em larga escala.

Quando são realizadas audições, são enviados convites aos coordenadores das propostas que tenham pontuações de consenso superiores aos limiares individuais e globais. Em alguns convites poder-se-á decidir alargar o convite a representantes das propostas que atingiram os limiares individuais, mas que não atingiram o limiar global.

Em qualquer dos casos, a condição para o envio de convites deve ser aplicada de forma consistente em relação a todas as propostas apresentadas no âmbito do convite, ou de parte do convite, ao abrigo de uma determinada rubrica orçamental indicativa do programa de trabalho.

As audições proporcionam informações que permitem clarificar melhor as propostas e ajudar o painel a atribuir as respectivas pontuações e classificação finais. Estas têm como objectivo permitir aos peritos compreender melhor a proposta, mas não alterar ou de algum modo melhorar a proposta em si mesma. Por conseguinte, não será solicitado aos proponentes que apresentem as suas propostas, mas apenas que expliquem e clarifiquem questões que lhes serão colocadas com antecedência.

Quaisquer questões especiais decorrentes de propostas individuais que exijam competências específicas poderão ser resolvidas convidando peritos adicionais competentes para estarem presentes nas audições relativas a essas propostas. Nesse caso, os peritos adicionais são convidados a apresentar comentários apenas sobre a questão específica relativamente à qual possuem competências especializadas e não sobre a proposta no seu conjunto.

Se um consórcio proponente não estiver presente na audição, mas responder por escrito às questões colocadas, as suas respostas escritas serão tidas em consideração. Se um consórcio não responder às questões colocadas e também não estiver presente na audição, o painel chegará a acordo quanto a uma classificação final e formulará comentários relativamente a essa proposta apenas com base na documentação inicialmente apresentada.

Em algumas circunstâncias, poderá ser realizada uma audição inteiramente mediante procedimento escrito.

Em alternativa, podem ser organizadas audições por telefone ou por videoconferência.

As modalidades específicas das audições serão descritas no Guia dos Proponentes.

Resultado da revisão por painel

O resultado da revisão por painel é um relatório do qual consta principalmente:

— Um relatório de síntese da avaliação relativo a cada proposta, incluindo comentários e pontuações, tendo em conta eventuais audições. Quando relevante, são comunicadas questões éticas ou considerações de segurança;

— Uma lista das propostas que atingiram todos os limiares fixados, juntamente com uma pontuação final de cada proposta que tenha atingido os limiares e as recomendações do painel em termos de ordem de prioridade;

— Uma lista das propostas avaliadas que não atingiram um ou mais limiares;

— Uma lista das propostas que tenham sido consideradas não-elegíveis durante a avaliação;

— Um registo das audições (se aplicável);

— Uma síntese de quaisquer outras recomendações do painel.

Se o mesmo painel tiver considerado as propostas apresentadas em resposta a várias partes de um convite (por exemplo, diferentes regimes de financiamento ou diferentes tópicos aos quais tenham sido atribuídos orçamentos indicativos distintos no programa de trabalho), o relatório pode conter múltiplas listas.

Os relatórios de síntese da avaliação acordados pelo painel de peritos podem incluir recomendações para melhorar uma proposta que já tenha uma pontuação elevada.

Essas recomendações visarão uma execução mais eficiente dos trabalhos propostos, por exemplo modificando certos aspectos da metodologia ou eliminando pacotes de trabalho supérfluos. Os peritos devem indicar o impacto previsível em termos de esforços e de equipamentos e podem indicar o impacto de tais alterações no orçamento. Os peritos podem igualmente propor uma redução dos esforços e/ou do orçamento, sem alteração do conteúdo, se os motivos para tal redução forem bem fundamentados.

Em casos devidamente justificados, o painel pode recomendar uma fusão das propostas ou o financiamento até um determinado nível, com a possibilidade de concessão de financiamento suplementar após um subsequente convite à apresentação de propostas.

Se aplicável, os peritos formularão uma recomendação para o financiamento de projectos, solicitando um nível mais elevado de reembolso para actividades de investigação e de desenvolvimento tecnológico relacionadas com a segurança, sempre que tal se justifique pelo desenvolvimento de capacidades em domínios com uma dimensão de mercado muito limitada e com um risco de “deficiência do mercado”, bem como para o desenvolvimento acelerado de equipamentos em resposta a novas ameaças (30).

O relatório do painel é assinado, no mínimo, por três peritos do painel, incluindo o “relator” do painel (caso tenha sido designado um perito para o efeito), bem como pelo presidente.

3.9. Informação dos proponentes

A Comissão envia, por via electrónica, uma carta (“carta de informação inicial”) ao coordenador de cada proposta avaliada. A carta é acompanhada de um relatório de síntese da avaliação, excepto no caso de proponentes que passaram na primeira fase de um procedimento em duas fases, conforme descrito no anexo C. A carta e o relatório de síntese da avaliação podem também ser enviados em formato papel. O objectivo é dar aos proponentes uma indicação rápida dos resultados obtidos pelas suas propostas na avaliação pelos peritos. Contudo, nesta fase, a Comissão não pode assumir um compromisso quanto à possibilidade de selecção e financiamento.

O Guia dos Proponentes indicará a data prevista para o envio dessas cartas (31).

A Comissão não alterará os relatórios de síntese da avaliação que fazem parte do relatório do painel, excepto se tal for necessário para melhorar a legibilidade do texto ou, excepcionalmente, para eliminar eventuais erros factuais ou comentários inadequados que possam ter escapado anteriormente na revisão das provas do relatório. As pontuações nunca serão alteradas. O relatório de síntese da avaliação reflecte o consenso obtido pelos peritos, incluindo a revisão final do painel. Contém comentários e pontuações relativas a cada critério e uma pontuação global, bem como comentários de carácter geral quando adequado. Os comentários registados devem apresentar razões claras e suficientes para as pontuações atribuídas e, se adequado, recomendações de alteração da proposta caso esta seja aceite para negociação. Em casos excepcionais, podem ser indicadas as possibilidades de agregação ou combinação com outras propostas.

Relativamente às propostas recusadas por não atingirem um determinado limiar de avaliação, os comentários constantes do relatório de síntese da avaliação apenas poderão incidir nos critérios analisados até ao momento em que o limiar não foi atingido.

Os coordenadores cujas propostas sejam consideradas não-elegíveis serão informados dos motivos de tal decisão.

Os coordenadores cujas propostas sejam consideradas não-elegíveis por questões de segurança serão informados dos motivos de tal decisão.

4. FINALIZAÇÃO DOS RESULTADOS DA AVALIAÇÃO

Nesta fase, os serviços da Comissão examinam os resultados da avaliação efectuada pelos peritos e procedem à sua própria avaliação das propostas, nomeadamente à revisão da contribuição financeira da União ou da Euratom, com base no parecer desses peritos.

4.1. Lista de classificação da Comissão

As propostas são classificadas de acordo com os resultados da avaliação. As decisões relativas ao financiamento são tomadas com base nessa classificação (32).

O serviço competente elabora a lista final de propostas seleccionadas para possível financiamento entre as que tenham atingido os limiares de avaliação, com base nos resultados da avaliação dos peritos. Serão tidas em devida consideração as pontuações obtidas e quaisquer conselhos dos peritos. Ter-se-á igualmente em conta o orçamento disponível, os objectivos estratégicos do programa, as políticas da União ou da Euratom, bem como o equilíbrio geral das propostas a financiar.

O número de propostas na lista depende do orçamento disponível. As propostas são ordenadas por ordem de prioridade, a menos que exista orçamento suficiente para financiar todas as propostas que tenham atingido os limiares necessários.

Regra geral, a Comissão segue a ordem de prioridade das propostas sugerida pelos peritos. Em casos excepcionais, devidamente justificados e autorizados a um nível adequado, uma proposta pode ser colocada numa ordem de prioridade diferente da sugerida pelos peritos. As razões que conduziram a essa ordenação são apresentadas.

É apresentada uma sugestão de contribuição financeira da União ou da Euratom para cada uma destas propostas, com base nos comentários dos peritos, bem como nas análises dos próprios serviços. São possíveis cortes orçamentais, mas estes não serão efectuados com vista a apoiar outros projectos que de outra forma não seriam financiados.

O serviço responsável consulta então os outros serviços e Direcções-Gerais interessados sobre a lista de propostas que tenciona seleccionar para financiamento, incluindo a sugestão de contribuição financeira da União ou da Euratom relativamente a cada proposta. Pode ser indicada uma lista de reserva (ver infra).

A consulta interna incide igualmente em aspectos que possam ter de ser alterados durante o processo de negociação, com base no parecer dos peritos. Tal pode incluir condições especiais relativas à fusão de propostas ou um financiamento condicional sugerido pelos peritos (ver ponto 3.8).

Na sequência desta consulta interna, é elaborada a lista final de classificação da Comissão, bem como os mandatos de negociação. Se a consulta revelar que trabalhos muito semelhantes já são financiados de outra forma, ou caso uma proposta tivesse resultados manifestamente contrários às políticas estabelecidas da União ou da Euratom, um projecto que tenha sido originalmente apresentado para financiamento pelo serviço competente pode não constar da lista final de classificação da Comissão.

4.2. Lista de reserva da Comissão

A lista das propostas aceites para negociação toma em consideração o orçamento disponível (conforme indicado no convite à apresentação de propostas). Algumas propostas podem ser mantidas em reserva para responder a eventualidades como o fracasso na negociação de projectos, a retirada de propostas, poupanças orçamentais acordadas durante a negociação ou a disponibilidade de orçamento adicional de outras fontes.

Os coordenadores de propostas mantidas em reserva recebem a confirmação de que lhe poderão ser propostas negociações para fins de preparação de uma convenção de subvenção, mas apenas no caso de serem disponibilizados financiamentos adicionais. Esta confirmação pode também indicar a data após a qual não é provável que sejam enviadas propostas de negociação.

Quando se esgotar o orçamento para o convite em causa, os coordenadores das propostas não financiadas que ainda constem da “reserva” serão informados do facto e as propostas serão recusadas (ver infra).

4.3. Decisões de recusa da Comissão

A Comissão decide formalmente recusar as propostas consideradas não-elegíveis (quer antes, quer no decurso da avaliação) que não atingiram qualquer um dos limiares estabelecidos para os critérios de avaliação e as que, por não atingirem uma determinada classificação, não podem ser financiadas pelo facto de o orçamento disponível ser insuficiente. A Comissão pode recusar todas as propostas com uma classificação inferior a um determinado nível, independentemente da disponibilidade de orçamento e dos comentários dos peritos, se considerar que o nível de qualidade é insuficiente para merecer apoio. A Comissão pode igualmente recusar propostas por razões éticas na sequência de um exame ético (ver anexo A) ou por razões de segurança de acordo com o procedimento descrito no anexo B.

Após uma decisão de recusa, os coordenadores das propostas recusadas são informados por escrito da decisão da Comissão. A carta que lhes será endereçada inclui também uma explicação das razões da recusa.

A Comissão não recusará as propostas que estão a ser objecto de um procedimento de recurso (ver ponto 5.3).

5. NEGOCIAÇÃO E ATRIBUIÇÃO

5.1. Negociação de propostas

Os coordenadores das propostas que não foram recusadas e para as quais está disponível financiamento são convidados para a fase de negociação. Se esta tiver lugar antes da finalização da lista de classificação da Comissão e dos mandatos de negociação, o convite indicará claramente que as negociações podem ter de ser encerradas, ou o mandato de negociação alterado, se tal se revelar necessário na sequência dos resultados da consulta aos outros serviços.

A Comissão pode ser assistida por peritos durante o processo de negociação, incluindo eventualmente os envolvidos na fase de avaliação.

Para além de quaisquer questões colocadas no relatório de síntese da avaliação, os proponentes podem receber pedidos para a apresentação de outras informações administrativas, jurídicas, técnicas e financeiras necessárias para a preparação da convenção de subvenção (33). A Comissão pode solicitar alterações, possivelmente incluindo alterações ao orçamento, em consonância com o mandato de negociação supramencionado (ponto 4.1). A Comissão justificará todas as alterações solicitadas.

As alterações dos aspectos de gestão e dos aspectos científicos abrangerão, em especial, revisões dos trabalhos propostos conforme estabelecido no mandato de negociação descrito no ponto 4.1. Os aspectos jurídicos abrangerão, em particular, a verificação da existência e estatuto jurídico dos participantes, a revisão de eventuais cláusulas especiais da convenção de subvenção, ou condições exigidas pelo projecto, e outros aspectos relacionados com a elaboração da convenção de subvenção final (incluindo a data de início do projecto, os prazos para a apresentação de relatórios e outros requisitos jurídicos). Os aspectos financeiros abrangerão o estabelecimento da contribuição da CE, até um máximo fixado, o montante do pré-financiamento, a estimativa da repartição do orçamento e a contribuição financeira da União ou da Euratom por actividade e por participante, bem como a avaliação da capacidade financeira do coordenador e de quaisquer outros participantes, se necessário.

As subvenções não podem ser atribuídas a potenciais participantes que, durante o procedimento de concessão de uma subvenção, se encontrem numa das situações referidas nos artigos 93.o e 94.o do Regulamento Financeiro (referentes, por exemplo, a falência, condenação, falta grave em matéria profissional, não respeito das obrigações em matéria de segurança social, outras actividades ilegais, anterior quebra de contrato, conflito de interesses ou declarações falsas).

Um potencial participante que tenha cometido uma irregularidade na execução de qualquer outra acção no âmbito de um programa da União ou da Euratom pode, em qualquer momento, ser excluído do processo de selecção, tendo-se em devida consideração o princípio da proporcionalidade. Não serão seleccionadas as propostas que contrariem princípios éticos fundamentais ou que não satisfaçam as condições estabelecidas no programa de trabalho ou no convite à apresentação de propostas (34).

Em conformidade com o estabelecido no artigo 54.o, n.o 5, do Regulamento (CE) n.o 1083/2006, uma despesa co-financiada pelo 7.o PQ não pode beneficiar de apoio dos fundos estruturais.

As eventuais modalidades de fusão de projectos são também tratadas nesta fase e as questões éticas (ver anexo A) ou considerações de segurança (ver anexo B) são também clarificadas e tratadas, se necessário.

Caso se verifique ser impossível chegar a acordo com um coordenador, actuando em nome do consórcio, dentro de um prazo razoável que a Comissão pode impor relativamente a qualquer questão tratada durante a fase de negociação, as negociações podem ser encerradas e a proposta recusada por decisão da Comissão.

A Comissão pode encerrar as negociações se o coordenador propuser alterações ao projecto em termos dos seus objectivos, conteúdo C & T, composição do consórcio ou outros aspectos, numa medida que o torne significativamente diferente da proposta que foi avaliada, ou de uma forma que não esteja em sintonia com o mandato de negociação.

As negociações de propostas da lista de reserva podem ter início logo que seja claro que foi disponibilizado orçamento suficiente para financiar um ou mais desses projectos. Sujeitas a disponibilidade orçamental, as negociações devem começar pelas propostas mais bem classificadas na lista de reserva e continuar por ordem da classificação final.

5.2. Concessão de subvenções

Caso as negociações sejam bem sucedidas (ou seja, uma vez que tenham sido finalizados com os proponentes os pormenores da convenção de subvenção e que tenham sido efectuadas todas as verificações necessárias), a Comissão conclui os seus procedimentos financeiros e jurídicos internos, o procedimento de consulta do comité do programa previsto no Programa Específico e adopta a respectiva decisão de selecção. Uma vez adoptada a decisão de selecção, é atribuída uma subvenção de financiamento mediante uma convenção de subvenção formal celebrada entre a Comissão, o coordenador e os outros participantes.

5.3. Assistência, pedido de informação e recurso

O Guia dos Proponentes explicará o modo como os proponentes podem solicitar assistência ou informações sobre quaisquer questões relacionadas com o convite à apresentação de propostas e os procedimentos subsequentes. Serão fornecidos dados de contacto tanto para os Pontos de Contacto Nacionais como para o serviço de assistência (Helpdesk) da Comissão. Será proporcionado um serviço de assistência específica para as questões relacionadas com o EPSS.

Além disso, a “carta de informação inicial” referida no ponto 3.9 indicará um endereço para quaisquer outras questões referentes aos resultados de uma determinada avaliação.

A carta deve também conter um endereço a utilizar se o coordenador considerar que houve deficiências no tratamento da sua proposta e que estas deficiências prejudicaram o resultado do processo de avaliação. A carta indicará um prazo para a recepção de tais reclamações, que será de um mês a contar da data de envio da carta da Comissão. O coordenador deve indicar o nome e o identificador do convite, o número (caso aplicável), o título e o acrónimo da proposta e uma descrição completa das alegadas deficiências. O método para apresentação de reclamações será descrito na carta (por exemplo, através de um sítio Web específico).

Será então reunido um comité interno de revisão da avaliação (“comité de recurso”) para examinar os casos apresentados pelos coordenadores, antes do prazo supramencionado, utilizando o método descrito na carta de informação inicial. Não serão consideradas as reclamações que não respeitem estas condições ou que não estejam relacionadas com a avaliação ou a verificação da elegibilidade de uma proposta específica.

O comité pode reunir-se em diferentes formações, em função dos convites em causa. O seu papel consiste em garantir uma interpretação jurídica coerente desses pedidos e um tratamento equitativo dos proponentes. Faculta pareceres especializados sobre a aplicação do processo de avaliação com base em todas as informações disponíveis relacionadas com a proposta e a respectiva avaliação. O comité funciona de forma independente. Não avalia ele mesmo a proposta. Se o comité considerar que houve uma falha no processo de verificação da elegibilidade ou no processo de avaliação que possa ter prejudicado a decisão de financiar ou não a proposta, pode sugerir uma nova avaliação da totalidade ou de parte da proposta por peritos independentes. O comité não porá em causa a apreciação de grupos adequadamente qualificados de peritos.

O comité é composto por pessoal da Comissão com os devidos conhecimentos em matéria jurídica, processual e relativa ao conteúdo C & T e/ou aos sistemas de informação, variando consoante os casos que é solicitado a analisar. É presidido por um funcionário de outro serviço que não o responsável pelo convite. O coordenador do convite (ou outra pessoa designada pelo serviço responsável pelo convite) é membro do comité.

Se for solicitada ao comité a análise de questões de elegibilidade, este pode pedir o parecer (ou designar para o efeito, por cooptação, membros) do comité de exame da elegibilidade mencionado no ponto 2.6.

Em função do seu exame, o comité recomendará uma linha de actuação ao funcionário responsável pelo convite.

Será enviada uma resposta inicial aos queixosos o mais tardar três semanas após o termo do prazo para a apresentação de recursos referido supra. Esta resposta inicial indicará quando será enviada uma resposta definitiva.

O procedimento de recurso não substitui as vias de recurso aplicáveis a acções da Comissão, nomeadamente: o Secretariado-Geral da Comissão no que diz respeito a violações ao código de boa administração (relações com o público), o Provedor de Justiça Europeu por questões de “má administração” e o Tribunal de Justiça Europeu no que diz respeito a uma decisão aplicável a uma pessoa ou entidade jurídica. Estas vias de recurso estão também ao dispor dos proponentes que pretendam apresentar uma reclamação após o termo do prazo supramencionado.

5.4. Informação sobre o resultado dos convites à apresentação de propostas

A Comissão facultará ao comité do programa informações estatísticas sobre o resultado dos convites à apresentação de propostas, em conformidade com o estabelecido no anexo V dos Programas Específicos “Cooperação” e “Capacidades” e no anexo II do Programa Específico “Pessoas”.