RELATÓRIO sobre as demonstrações financeiras da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho (AESS - Bilbau) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997, acompanhado da resposta da Agência (98/C 406/03)

1.1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho, em conformidade com o nº 4 do artigo 14º do Regulamento (CE) nº 2062/94 do Conselho (1).

1.2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997. De acordo com o nº 1 do artigo 14º do Regulamento (CE) nº 2062/94 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras (2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 15º do Regulamento (CE) nº 2062/94 do Conselho. Nos termos do artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

1.3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com os seus princípios e normas de auditoria, que foram adaptados das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações suficientes com base nas quais formulou as observações a seguir expostas.

1.4. A auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DA AGÊNCIA EUROPEIA PARA A SEGURANÇA E A SAÚDE NO TRABALHO NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 1997

Contabilidade orçamental e geral

1.5. Como o Tribunal referira no seu relatório sobre as demonstrações financeiras da Agência relativas ao exercício de 1996 (3), a contabilidade orçamental desta última necessitava de melhorias em alguns aspectos. Porém, a auditoria das contas do exercício de 1997 revelou que persistiam deficiências.

1.6. Durante o exercício de 1997, não foi efectuada qualquer contabilidade geral. O tesoureiro, um agente auxiliar que só foi recrutado em Novembro de 1997, teve que reconstituir toda a situação patrimonial para poder elaborar o balanço do final do exercício, que teve aliás de ser revisto na sequência das verificações do Tribunal.

1.7. A contabilidade orçamental continua a ser efectuada através de uma folha de cálculo e não de um programa informático apropriado. Não é suficientemente detalhada e limita-se a acompanhar de uma forma rudimentar as imputações orçamentais.

Fundos para adiantamentos

1.8. Cerca de 46 % dos pagamentos do exercício (ou seja 1,4 milhões de ecus de um total de 3 milhões de ecus) foram efectuados através do fundo para adiantamentos da Agência. Dado que o fundo não foi apurado com intervalos regulares, em Setembro de 1997 procedeu-se em bloco a uma regularização parcial dos pagamentos, num montante total de 1,1 milhões de ecus (apesar de o fundo estar limitado a 25 000 ecus). Além disso, as ordens de regularização só mencionavam o montante global despendido, sem indicar em detalhe as diversas imputações orçamentais efectuadas.

1.9. É necessário rever as decisões que criam os fundos para adiantamentos da Agência, fixando, designadamente, um limite máximo para cada pagamento.

Concurso público

1.10. A Agência deverá organizar um concurso público para efectuar uma nova selecção dos contratantes que, na fase de arranque, havia seleccionado por ajuste directo ou concurso limitado.

Outras observações

1.11. Contrariamente ao disposto no regulamento financeiro da Agência, o orçamento e o quadro de efectivos para o exercício de 1997 não foram publicados no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

1.12. Por outro lado, a acta da reunião de Novembro de 1996, na qual o Conselho de Administração examinou o projecto de orçamento da Agência, não menciona a aprovação deste ou o teor do documento adoptado.

1.13. Os pagamentos do exercício atingem apenas 46,1 % (1,94 milhões de ecus) das dotações correntes (4,21 milhões de ecus). Assim, as anulações (1,15 milhões de ecus, ou seja 27,3 %) e as dotações transitadas para 1998 (1,12 milhões de ecus, ou seja 26,6 %) representam uma parte significativa do orçamento da Agência relativo a 1997.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 5 de Novembro de 1998.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

Quadro 1 Balanço financeiro relativo aos exercícios de 1996 e 1997

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte: Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pela Agência.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

(1) JO L 216 de 20.8.1994, p. 5.

(2) Em conformidade com o nº 3 do artigo 14º do Regulamento (CE) nº 2062/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas da Agência relativas ao exercício de 1997 foram elaboradas em 30 de Março de 1998, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração da Agência, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 3 de Abril de 1998. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

(3) JO C 393 de 29.12.1997, p. 58.

(4) Este montante corresponde ao dos valores imobilizados e das existências.

RESPOSTA DA AGÊNCIA EUROPEIA PARA A SEGURANÇA E A SAÚDE NO TRABALHO

1. O Tribunal de Contas visitou a sede da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho, de 30 de Março a 3 de Abril de 1998, realizando o controlo relativo ao exercício de 1997.

2. Para facilitar os trabalhos do Tribunal, foram postos à sua disposição as contas e todos os documentos justificativos. Foram igualmente apresentados os ficheiros do pessoal e os contratos concluídos.

3. Na sua carta de 15 de Julho de 1998, o Tribunal de Contas levou ao conhecimento da Agência as principais observações, com vista à elaboração do relatório anual do Tribunal sobre as demonstrações financeiras da Agência (exercício de 1997).

4. A Agência está em condições de apresentar as suas observações sobre os pontos seguintes:

Contabilidade orçamental e geral

1.5 e 1.7. No que respeita à utilização do programa Excel para a contabilidade orçamental, a Agência reconhece as lacunas do sistema presentemente utilizado. Deve, no entanto, ser sublinhado que as agências levam actualmente a cabo uma acção comum com vista à implementação do programa S12 fornecido pela Comissão Europeia. Não seria, neste contexto, oportuna a instalação de um sistema específico.

1.6. Tal como sugerido pelo Tribunal de Contas, o tesoureiro foi recrutado no final do exercício, em meados de Novembro de 1997. Este atraso justifica a ausência de contabilidade geral em 1997. O tesoureiro teve de reconstituir as transacções financeiras do exercício baseando-se sobretudo nos movimentos de tesouraria. Neste contexto, a auditoria do Tribunal, que efectuou também a auditoria relativamente ao exercício de 1996, permitiu que se procedesse a alguns ajustes pertinentes.

A Agência dispõe actualmente de uma contabilidade geral actualizada.

Fundo para adiantamentos

1.8. No que respeita ao fundo para adiantamentos, o pessoal administrativo necessário foi recrutado em Maio de 1997, o que explica a regularização global do mês de Setembro, altura a que remonta a nomeação de um gestor de fundos para adiantamentos. O montante do referido fundo foi reduzido à metade e os números orçamentais que aí figuram apenas cobrem as despesas sujeitas obrigatoriamente a domiciliação bancária ou cujo pagamento é urgente e imprevisível.

Concursos

1.10. A Agência esforça-se por seguir a recomendação do Tribunal recorrendo a concursos. Nesse sentido, publicou no Jornal Oficial das Comunidades Europeias dois convites à manifestação de interesse (fornecimento de bens, serviços e assistência técnica e cooperação na execução do seu programa de trabalho), três anúncios de concurso público (vigilância, agência de viagens e serviços de recepcionista-telefonista), tendo igualmente organizado vários concursos limitados (segurança, help-desk, selecção de pessoal, formação, recepcionista, armazenagem de material, serviço médico e seguros de viagem).

Outras observações

1.11. Com o objectivo de que esta situação não se repita no orçamento de 1998 e de cumprir o regulamento financeiro, bem como de reduzir os custos muito elevados de publicação (entre 35 000 e 50 000 ecus), a Agência tomou a iniciativa de realizar uma publicação conjunta do orçamento de várias agências. Neste sentido, foi solicitada ao Serviço das Publicações Oficiais das Comunidades Europeias, a comunicação do preço e do calendário da publicação conjunta das seis agências.

A Agência preocupou-se em dar a máxima publicidade ao seu orçamento publicando-o na Internet (http://www.eu-osha.es).

1.12. É certo que nenhum documento comprova a aprovação do orçamento de 1996 pelo Conselho de Administração da Agência. Para evitar tais observações, foi acordado, na reunião da Mesa do Conselho de Administração de 5-6 de Junho de 1997, que as actas das reuniões passarão a incluir, além do relato das discussões durante as reuniões, um documento explicitando as decisões formais tomadas, por forma a facilitar a sua localização.

1.13. O gasto insuficiente das dotações, importante, no caso do título I, resulta do facto de os procedimentos do recrutamento de pessoal, iniciados em 1997, só em 1998 terem sido concluídos. Parece lógico que, do ponto de vista económico, as despesas de pessoal durante o exercício de 1997 tenham sido inferiores às previsões que figuram no orçamento. No que se refere ao título II, a diferença entre as autorizações e os pagamentos é justificada, nomeadamente, pelas encomendas de equipamento informático e de segurança efectuadas no final do exercício e que tiveram de ser pagas em 1998.

O nível de consumo do título III, despesas operacionais, é consequência directa da situação a nível do pessoal em 1997. Não obstante, o nível de autorizações foi muito elevado e a execução de contratos relativos aos estudos e a projectos-piloto sobre segurança e saúde no trabalho prosseguirá no decurso de 1998.

5. A Agência assegura que terá em consideração todas as observações do Tribunal de Contas, com o intuito de respeitar na íntegra as disposições das regulamentações financeiras, entre outras, nas quais deverão basear-se todas as suas acções.