Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional (CEDEFOP - Salónica) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 acompanhado das respostas do Centro

(2000/C 373/05)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho e ao Parlamento Europeu, em conformidade com o artigo 12.o do Regulamento (CEE) n.o 337/75 do Conselho(1), com a redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) n.o 1946/93 do Conselho(2).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999. De acordo com o n.o 1 do artigo 18.o do Regulamento (CEE) n.o 1416/76 do Conselho(3), com a redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) n.o 1948/93 do Conselho(4), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Conselho de Administração. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(5), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas nos artigos 65.o, 67.o e 68.o do Regulamento (CEE) n.o 1948/93 do Conselho, que altera o Regulamento (CEE) n.o 1416/76 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DO CENTRO EUROPEU PARA O DESENVOLVIMENTO DA FORMAÇÃO PROFISSIONAL (CEDEFOP - SALÓNICA) NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 1999

Análise da execução orçamental

5. As dotações definitivas do exercício, após adopção de um orçamento rectificativo e suplementar de 0,3 milhões de euros em Setembro de 1999, elevam-se a 15,2 milhões de euros - dos quais 14,5 milhões de euros (95 %) foram autorizados e 0,7 milhões de euros (5 %) foram anulados em 31 de Dezembro de 1999(6).

6. As transições de dotações ascendem a 3,7 milhões de euros (26 % das autorizações) e referem-se sobretudo ao Título III (2,2 milhões de euros) e ao Título II (1 milhão de euros - financiamento da última parcela do novo edifício do CEDEFOP). A título de comparação, as dotações transitadas do exercício de 1998 para o exercício de 1999 elevam-se a 3,9 milhões de euros. Deste montante, 0,6 milhões de euros (15 %) tiveram de ser anulados, especialmente no Título III.

Contabilidade orçamental e contabilidade geral

7. O Centro previra(7) introduzir um novo sistema de contabilidade, FIBUS, até ao final de 1999, por forma a este poder ser utilizado após o primeiro semestre de 2000. Na sequência de um controlo específico relativo a este projecto e enquanto não se pode proceder a uma avaliação completa, chama-se a atenção do Centro para a necessidade de testar profundamente o desempenho desse sistema antes da sua introdução efectiva.

Fundos para adiantamentos

8. Embora o recurso aos fundos para adiantamentos esteja em nítida regressão relativamente ao exercício anterior(8), o Centro continuou em 1999 a efectuar por este meio uma parte significativa dos seus pagamentos, ou seja 2,6 milhões de euros (23 %). Solicita-se ao Centro que prossiga os seus esforços para reduzir ainda mais a utilização deste modo de pagamento, limitando assim os riscos que lhe estão associados.

Imputação do IVA

9. Até Dezembro de 1998, o Regulamento Financeiro geral previa a imputação das despesas incluindo o IVA, podendo este ser reafectado após o reembolso. Desde essa altura(9), o Regulamento Financeiro geral impõe que as despesas sejam imputadas sem IVA. O Tribunal solicita que o Centro transponha estas novas modalidades para a sua própria regulamentação.

10. O Centro não efectuou uma reconciliação exaustiva entre os seus pedidos de recuperação de IVA e os seus registos contabilísticos. Além disso, deviam ter sido emitidas ordens de cobrança simultaneamente aos pedidos de recuperação.

11. As operações relativas à recuperação do IVA pago em 1999 começaram em Maio de 2000. Numa preocupação de boa gestão, será conveniente que a elaboração dos pedidos de recuperação seja organizada por forma a permitir uma recuperação tão rápida quanto possível.

Edifício

12. No que respeita à construção do seu edifício, o Centro pagou, graças a circunstâncias favoráveis (taxa de câmbio, condições contratuais), um montante inferior em 1,2 milhões de euros ao inicialmente previsto. Este montante foi afectado pelo Centro à realização de equipamentos complementares não explicitamente previstos na convenção celebrada com as autoridades gregas. Dada a importância desta economia em relação à despesa prevista inicialmente para o edifício (6,8 milhões de euros), numa preocupação de boa gestão e de transparência para com a autoridade orçamental o Centro deveria ter comunicado as suas intenções não apenas ao Parlamento, mas igualmente ao Conselho.

Contratos

13. Dos equipamentos complementares mencionados no ponto 12, dois - de um valor da ordem de 195000 euros e de 136000 euros - foram objecto de contratos celebrados por ajuste directo com a autorização do gabinete executivo do Conselho de Administração. A natureza dos trabalhos (equipamentos de cozinha e trabalhos complementares de segurança) não justifica o recurso a um procedimento de ajuste directo, não devendo ter sido aceite a justificação apresentada (carácter urgente) já que a inexistência desses equipamentos não afecta a utilização principal do edifício. Contudo, o valor de cada um destes contratos é superior ao limite a partir do qual o Regulamento Financeiro obriga à consulta de uma Comissão Consultiva de Compras e Contratos (46000 euros), independentemente do procedimento de aquisição previsto.

14. O exame dos contratos relativos a projectos informáticos salientou deficiências: não consulta do serviço informático, imprecisão dos objectivos a alcançar e inobservância dos procedimentos administrativos e financeiros, bem como dos procedimentos de abertura de concursos. Por outro lado, a auditoria relativa à execução dos projectos com base na Internet revelou que as hipóteses em que assentavam as decisões não eram bem fundamentadas ou já não se adaptavam. Solicita-se ao Centro que prossiga os seus esforços no sentido de gerir os seus projectos informáticos em conformidade com as regras e de os adaptar em função das alterações introduzidas depois da sua concepção.

Pessoal

15. O Tribunal notara em 1998(10) a ausência de decisões formais da entidade competente para proceder a nomeações relativas à fixação dos direitos financeiros do pessoal. Em 1999, não puderam ser plenamente aplicadas as medidas anunciadas pelo Centro. Além disso, não foram respeitadas em determinados casos as disposições do estatuto que prevêem que o pessoal seja objecto de um relatório de notação pelo menos uma vez de dois em dois anos.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 26 de Outubro de 2000.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 39 de 13.2.1975, p. 1.

(2) JO L 181 de 23.7.1993, p. 11.

(3) JO L 164 de 24.6.1976, p. 1.

(4) JO L 181 de 23.7.1993, p. 15.

(5) Em conformidade com o artigo 1.o do Regulamento (CEE) n.o 1948/93 do Conselho, que altera o Regulamento (CEE) n.o 1416/76 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Centro relativas ao exercício de 1999 foram elaboradas em 29 de Março de 2000, tendo sido posteriormente enviadas à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 5 de Abril de 2000. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(6) Contudo, em Abril de 2000, foi autorizada uma transição não automática de 0,55 milhões de euros, reduzindo a apenas 0,15 milhões de euros o montante de dotações de 1999 efectivamente anuladas.

(7) Ver resposta ao ponto 5 do relatório relativo ao exercício de 1998 (JO C 372 de 22.12.1999), p. 27.

(8) JO C 372 de 22.12.1999, ponto 6, p. 27.

(9) Ver o n.o 2A do artigo 27.o do Regulamento Financeiro aplicável ao Orçamento Geral das Comunidades Europeias, com a redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE, CECA, Euratom) n.o 2548/98 do Conselho, de 23 de Novembro de 1998 (JO L 320 de 28.11.1998, p.1).

(10) JO C 372 de 22.12.1999, pontos 9 - 10, p. 27.

Quadro 1

Balanço financeiro em 31 de Dezembro de 1999 e de 1998

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>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 1999 e de 1998

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas do Centro

Ponto 8

No seguimento das recomendações do Tribunal de Contas, o Cedefop prosseguiu os seus esforços para reduzir ainda mais os pagamentos por fundos para adiantamentos: durante os três primeiros trimestres de 2000 estes pagamentos não excederam os 20000 euros por mês.

Ponto 9

O Centro elaborará um memorando sobre as actualizações e melhorias a introduzir no Regulamento Financeiro geral revisto. O memorando será transmitido à Comissão para que esta apresente à autoridade legislativa as propostas que considere úteis.

Pontos 10 e 11

Em 1999, o excesso de trabalho imposto à unidade financeira do Cedefop pela conclusão do novo edifício e a finalização do sistema FIBUS atrasaram o tratamento completo de determinados processos. Em 2000, as medidas necessárias foram tomadas para compensar os atrasos e evitar que se voltem a verificar.

Ponto 12

Graças aos esforços conjugados de diversas partes interessadas (Governo grego, Comissão e Cedefop), puderam ser realizadas economias substanciais aquando da construção do edifício tal como projectado inicialmente. Decidiu-se, por comum acordo, afectar estes montantes à realização de obras complementares, contribuindo para reforçar e optimizar a funcionalidade e a segurança do edifício.

A autoridade orçamental foi informada dos novos desenvolvimentos. O Cedefop salienta que, na ausência de uma comunicação formal, o Conselho recebeu dos representantes do Centro todas as informações relativas a essas obras complementares e à sua necessidade para os debates perante a Comissão dos Orçamentos.

Ponto 13

As obras em questão dizem respeito a equipamentos cuja necessidade decorre de informações indisponíveis inicialmente. Por motivos de economia e para dar ao novo edifício uma funcionalidade óptima o mais rapidamente possível pareceu, em determinadas circunstâncias, preferível ao Cedefop agir por ajuste directo. A Mesa deu um parecer favorável a estes dois processos, considerando que, tecnicamente, estas obras suplementares não podiam ser separadas da adjudicação principal.

Além disso, o Cedefop relembra que o Regulamento Financeiro conferiu ao seu Conselho de Administração e à Mesa do Cedefop os poderes normalmente atribuídos às CCCC. O Cedefop apresentará os problemas que esta situação acarreta no memorando que tenciona apresentar à Comissão sobre a revisão do seu Regulamento Financeiro (v. resposta no ponto 9).

Ponto 14

É inevitável que para os projectos informáticos de grande dimensão e da complexidade dos projectos empreendidos pelo Cedefop que se estendem por vários anos, se coloquem problemas nas fases iniciais e que as evoluções bastante aceleradas no domínio informático tornem as hipóteses de partida rapidamente obsoletas, o que em alguns casos conduziu a erros de gestão. Durante os últimos anos, com base na grande experiência adquirida e no seguimento das observações do Tribunal de Contas, o Cedefop reforçou os processos de gestão, de desenvolvimento dos seus projectos informáticos e prosseguirá os seus esforços na matéria com vista a optimizar os resultados já obtidos. O Cedefop sublinha que a criação em 1999 de uma unidade de gestão de contratos, que desde 1 de Janeiro de 2000 examina sistematicamente todos os contratos, contribuirá certamente para esta melhoria.

Ponto 15

Em 1999, o Cedefop começou a reexaminar os dados relativos aos direitos financeiros do pessoal. Uma vez que os dados tenham sido validados serão incorporados nos processos individuais e no módulo "Gestão do pessoal" do sistema FIBUS. Além disso, desde o início de 2000, os procedimentos foram instituídos para verificar anualmente os dados e para a sua eventual actualização. No que se refere aos relatórios de notação, o Cedefop tomou em 2000 as medidas necessárias para regularizar os processos dos agentes em questão e para que, a partir de 2000, sejam sistematicamente efectuados relatórios de notação cada dois anos.