PT Jornal Oficial da União Europeia L 88/243

DECISÃO DO PARLAMENTO EUROPEU

de 22 de Abril de 2008

sobre a quitação pela execução do orçamento da Academia Europeia de Polícia para o exercício de 2006

(2009/233/CE)

O PARLAMENTO EUROPEU,

Atendendo às contas finais da Academia Europeia de Polícia relativas ao exercício de 2006 (1),

Tendo em conta o relatório do Tribunal de Contas sobre as contas anuais da Academia Europeia de Polícia relativas ao exercício de 2006, acompanhado das respostas da Academia (2),

Tendo em conta a recomendação do Conselho de 12 de Fevereiro de 2008 (5843/2008 — C6-0084/2008),

Tendo em conta o Tratado CE, nomeadamente o artigo 276.o,

Tendo em conta o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de Junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (3), nomeadamente o artigo 185.o,

Tendo em conta a Decisão 2005/681/JAI do Conselho, de 20 de Setembro de 2005, que cria a Academia Europeia de Polícia (AEP) e que revoga a Decisão 2000/820/JAI (4), nomeadamente o artigo 16.o,

Tendo em conta o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, de 19 de Novembro de 2002, que institui o Regulamento Financeiro Quadro dos organismos referidos no artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 (5), nomeadamente o artigo 94.o,

Tendo em conta o artigo 71.o e o anexo V do seu Regimento,

Tendo em conta o relatório da Comissão do Controlo Orçamental e o parecer da Comissão das Liberdades Cívicas, da Justiça e dos Assuntos Internos (A6-0121/2008),

1. Dá quitação ao director da Academia Europeia de Polícia pela execução do orçamento da Academia para o exercício de 2006;

2. Regista as suas observações na resolução que se segue;

3. Encarrega o seu presidente de transmitir a presente decisão e a resolução que desta constitui parte integrante ao director da Academia Europeia de Polícia, ao Conselho, à Comissão e ao Tribunal de Contas, bem como de prover à respectiva publicação no Jornal Oficial da União Europeia (série L).

O Presidente Hans-Gert PÖTTERING O Secretário-Geral Harald RØMER

(1) JO C 261 de 31.10.2007, p. 52.

(2) JO C 309 de 19.12.2007, p. 105.

(3) JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(4) JO L 256 de 1.10.2005, p. 63.

(5) JO L 357 de 31.12.2002, p. 72.

PT Jornal Oficial da União Europeia L 88/244

RESOLUÇÃO DO PARLAMENTO EUROPEU

de 22 de Abril de 2008

que contém as observações que constituem parte integrante da decisão sobre a quitação pela execução do orçamento da Academia Europeia de Polícia para o exercício de 2006

O PARLAMENTO EUROPEU,

Atendendo às contas finais da Academia Europeia de Polícia relativas ao exercício de 2006 (1),

Tendo em conta o relatório do Tribunal de Contas sobre as contas anuais da Academia Europeia de Polícia relativas ao exercício de 2006, acompanhado das respostas da Academia (2),

Tendo em conta a recomendação do Conselho de 12 de Fevereiro de 2008 (5843/2008 — C6-0084/2008),

Tendo em conta o Tratado CE, nomeadamente o artigo 276.o,

Tendo em conta o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de Junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (3), nomeadamente o artigo 185.o,

Tendo em conta a Decisão 2005/681/JAI, de 20 de Setembro de 2005, que cria a Academia Europeia de Polícia (AEP) e que revoga a Decisão 2000/820/JAI (4), nomeadamente o artigo 16.o,

Tendo em conta o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, de 19 de Novembro de 2002, que institui o Regulamento Financeiro Quadro dos organismos referidos no artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 (5), nomeadamente o artigo 94.o,

Tendo em conta o artigo 71.o e o anexo V do seu Regimento,

Tendo em conta o relatório da Comissão do Controlo Orçamental e o parecer da Comissão das Liberdades Cívicas, da Justiça e dos Assuntos Internos (A6-0121/2008),

A. Considerando que o Tribunal de Contas declarou que obteve garantias suficientes de que as contas anuais referentes ao exercício de 2006 são fiáveis e que as operações subjacentes são, com uma reserva, legais e regulares,

B. Considerando que 2006 foi o primeiro exercício em que a Academia foi responsável pela administração do seu próprio orçamento enquanto agência europeia,

Observações gerais relacionadas com questões transversais das agências da UE e, consequentemente, também relevantes para o processo de quitação individual de cada agência

1. Verifica que os orçamentos das 24 agências e outros organismos descentralizados submetidos à auditoria do Tribunal de Contas totalizavam um montante global de 1 080,5 milhões de EUR em 2006 [sendo o mais elevado o da Agência Europeia de Reconstrução, com 271 milhões de EUR, e o mais reduzido o da Academia Europeia de Polícia (CEPOL), com 5 milhões de EUR];

2. Salienta que o conjunto de organismos externos da UE actualmente sujeitos a auditoria e quitação inclui não só as agências de regulamentação tradicionais, mas também agências de execução constituídas para porem em prática programas específicos, devendo, num futuro próximo, ser alargado também a empresas conjuntas constituídas sob a forma de parcerias público-privadas (iniciativas tecnológicas comuns);

3. Observa, no que diz respeito ao Parlamento, que o número de agências sujeitas ao processo de quitação evoluiu do seguinte modo: exercício de 2000: 8; 2001: 10; 2002: 11; 2003: 14; 2004: 14; 2005: 16; 2006: 20 agências de regulamentação e 2 agências de execução (não incluindo 2 agências objecto de auditoria pelo Tribunal de Contas mas sujeitas a um processo de quitação interno);

4. Conclui, portanto, que o processo de auditoria/quitação se tornou pesado e desproporcionado comparativamente ao volume relativo dos orçamentos das agências e dos organismos descentralizados; encarrega a sua comissão competente de proceder a uma revisão global do processo de quitação no que se refere às agências e aos organismos descentralizados, a fim de desenvolver uma abordagem mais simples e racional, tendo em conta o crescente número dos organismos que irão exigir, nos próximos anos, um relatório de quitação separado para cada um;

Considerações de princípio

5. Solicita que, antes de se proceder à criação de qualquer nova agência ou à reforma de agências já existentes, a Comissão forneça explicações claras sobre os seguintes elementos: tipo de agência, objectivos da agência, estrutura de gestão interna, produtos, serviços, procedimentos-chave, grupo-alvo, clientes e partes interessadas da agência, relação formal com intervenientes externos, responsabilidade orçamental, programação financeira e política de pessoal e recursos humanos;

6. Solicita que todas as agências sejam regidas por acordos de gestão anuais, elaborados pela Agência e pela DG responsável e que devem definir os principais objectivos para o exercício seguinte e incluir um quadro financeiro e indicadores claros que permitam medir o desempenho;

7. Solicita que o desempenho das agências seja periodicamente (e numa base ad hoc) objecto de auditoria pelo Tribunal de Contas ou por outro auditor independente; considera que esta auditoria não deve limitar-se aos elementos tradicionais da gestão financeira e à utilização correcta dos fundos públicos, mas deve abranger também a eficiência e a eficácia administrativas e incluir uma avaliação da gestão financeira de cada agência;

8. Considera que, relativamente às agências que, sistematicamente, sobrestimam as suas necessidades orçamentais, deverá praticar-se uma redução técnica com base nos lugares vagos; entende que, para as agências, isto implicará, a longo prazo, uma diminuição das receitas afectadas e, consequentemente, das despesas administrativas;

9. Observa que algumas agências são criticadas por não respeitarem o Regulamento Financeiro, o Estatuto dos Funcionários, as normas relativas aos procedimentos de adjudicação de contratos, etc., o que constitui um problema grave; esta situação deve-se sobretudo ao facto de o Regulamento Financeiro e a maior parte das regulamentações terem sido concebidos para instituições de maior envergadura e de a maioria das agências não terem massa crítica que lhes permita respeitar os requisitos regulamentares; por conseguinte, solicita à Comissão que procure uma rápida solução para aumentar a eficácia mediante o agrupamento das funções administrativas de várias agências, a fim de atingir a referida massa crítica (tendo em conta a necessária alteração dos regulamentos de base que regem as agências e a sua autonomia orçamental), ou elabore quanto antes regras específicas para as agências (em particular, normas de execução) que lhes permitam um pleno cumprimento;

10. Insiste em que a Comissão deve ter em conta, na elaboração do anteprojecto de orçamento, os resultados da execução do orçamento por cada agência nos anos anteriores, em particular no ano n-1, devendo rever em função disso o orçamento apresentado por cada agência; insta a sua comissão competente a respeitar esta revisão e a, caso a Comissão o não tenha efectuado, ajustar ela própria o orçamento em questão a um nível realista proporcional à capacidade de absorção e de execução da agência em causa;

11. Recorda a sua decisão sobre a quitação relativa ao exercício de 2005, na qual convidava a Comissão a apresentar, de cinco em cinco anos, um estudo sobre o valor acrescentado de cada agência já existente; convida todas as instituições competentes, no caso de uma avaliação negativa do valor acrescentado de uma agência, a tomarem medidas no sentido da reformulação do mandato da agência em questão ou do seu encerramento; verifica que a Comissão não efectuou qualquer avaliação em 2007; insiste em que a Comissão deve apresentar, no mínimo, cinco avaliações deste tipo antes da decisão de quitação relativa ao exercício de 2007, começando pelas agências mais antigas;

12. Considera que as recomendações do Tribunal de Contas devem ser prontamente aplicadas e que o montante das subvenções pagas às agências deve corresponder às suas necessidades reais de tesouraria; considera também que as alterações ao Regulamento Financeiro geral devem ser incorporadas no Regulamento Financeiro Quadro das agências e nos diferentes regulamentos financeiros específicos;

13. Expressa preocupação pelo facto de uma parte significativa do pessoal ter contratos temporários, podendo essa condição afectar a qualidade do seu trabalho; solicita, portanto, à Comissão que melhore o seu processo de monitorização da forma como o Estatuto dos Funcionários é aplicado pelas agências;

Apresentação dos dados comunicados

14. Verifica que não existe uma abordagem normalizada entre as agências no que se refere à apresentação das suas actividades durante o exercício em causa, das suas contas e dos relatórios sobre a gestão orçamental e financeira, nem tão-pouco relativamente à questão de saber se o director da Agência deve emitir uma declaração de fiabilidade; observa que nem todas as agências estabelecem uma distinção clara entre a) a apresentação ao público do trabalho da Agência e b) a apresentação de relatórios técnicos sobre a gestão orçamental e financeira;

15. Constata que, embora as instruções permanentes da Comissão relativas à preparação de relatórios de actividades não exijam expressamente que as agências emitam declarações de fiabilidade, houve muitos directores que o fizeram em 2006, tendo num dos casos sido feita uma reserva importante;

16. Recorda a sua Resolução de 12 de Abril de 2005 (6), que convida os directores das agências a, doravante, fazerem acompanhar os seus relatórios anuais de actividades, que são apresentados conjuntamente com os dados financeiros e de gestão, de declarações de fiabilidade sobre a legalidade e regularidade das operações, análogas às assinadas pelos directores-gerais da Comissão;

17. Solicita à Comissão que altere nesse sentido as suas instruções permanentes às agências;

18. Propõe, além disso, que a Comissão trabalhe em conjunto com as agências na elaboração de um modelo harmonizado aplicável a todas as agências e organismos descentralizados, estabelecendo claramente a distinção entre: — o relatório anual, dirigido a um público alargado, sobre as actividades, o trabalho e as realizações do organismo em causa, — as demonstrações financeiras e um relatório sobre a execução do orçamento, — um relatório de actividades nos moldes dos relatórios de actividades dos directores-gerais da Comissão, — uma declaração de fiabilidade assinada pelo director do organismo, acompanhada das reservas ou observações que o mesmo considere apropriado submeter à atenção da autoridade de quitação;

Conclusões gerais do Tribunal de Contas

19. Regista a conclusão do Tribunal [Relatório Anual, ponto 10.29 (7)] de que as subvenções concedidas pela Comissão a partir do orçamento comunitário não se baseiam em estimativas suficientemente justificadas das necessidades de tesouraria das agências, o que, acrescido ao volume das transições de dotações, as leva a ter saldos de tesouraria consideráveis; regista ainda a recomendação do Tribunal no sentido de que o montante das subvenções pagas às agências corresponda às suas necessidades reais de tesouraria;

20. Constata que, no final de 2006, 14 agências não tinham ainda introduzido o sistema contabilístico ABAC (Relatório Anual, nota de rodapé relativa ao ponto 10.31);

21. Regista a observação do Tribunal (Relatório Anual, ponto 1.25) relativa a encargos acrescidos por férias não usufruídas que são contabilizados por algumas agências; salienta que o Tribunal de Contas formulou reservas na sua declaração de fiabilidade relativamente a três agências [Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional (Cedefop), Academia Europeia de Polícia (CEPOL) e Agência Ferroviária Europeia para o exercício de 2006 (em 2005: Cedefop, Autoridade Europeia para a Segurança dos Alimentos, Agência Europeia de Reconstrução];

Auditoria interna

22. Recorda que, nos termos do n.o 3 do artigo 185.o do Regulamento Financeiro, o auditor interno da Comissão é também o auditor interno das agências de regulamentação que recebem subvenções a cargo do orçamento comunitário; salienta que o auditor interno responde perante o conselho de administração e o director de cada agência;

23. Chama a atenção para a seguinte reserva, inscrita no Relatório Anual de Actividade do Auditor Interno relativo a 2006: «O auditor interno da Comissão não está em condições de desempenhar devidamente a missão que lhe é conferida pelo artigo 185.o do Regulamento Financeiro como auditor interno dos organismos comunitários por falta de recursos humanos.»;

24. Regista, todavia, a observação feita pelo auditor interno no seu relatório de actividade relativo a 2006, segundo a qual, a partir de 2007, com o reforço de pessoal concedido pela Comissão ao Serviço de Auditoria Interna (SAI), todas as agências de regulamentação em funcionamento passarão a ser objecto de uma auditoria interna anual;

25. Regista o crescente número de agências de regulamentação e execução e de empresas comuns a serem objecto de auditoria pelo SAI nos termos do artigo 185.o do Regulamento Financeiro; solicita à Comissão que informe a sua comissão competente sobre se os recursos humanos à disposição do SAI serão suficientes para realizar uma auditoria anual a todos esses organismos nos próximos anos;

26. Observa que, nos termos do disposto no n.o 5 do artigo 72.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002, cada agência deverá transmitir anualmente à autoridade de quitação e à Comissão um relatório elaborado pelo seu director, resumindo o número e tipo de auditorias internas efectuadas pelo auditor interno, as recomendações formuladas e o seguimento dado a estas recomendações; solicita que as agências indiquem se tal procedimento está a ser seguido e, em caso afirmativo, de que modo;

27. Toma nota, no que diz respeito à capacidade de auditoria interna, sobretudo em relação às agências de menor dimensão, de uma proposta apresentada pelo auditor interno à comissão competente do Parlamento Europeu, em 14 de Setembro de 2006, no sentido de as agências de menor dimensão deverem ser autorizadas a contratar serviços de auditoria interna ao sector privado;

Avaliação das agências

28. Relembra a declaração conjunta do Parlamento, do Conselho e da Comissão (8) negociada no âmbito da concertação realizada antes do Conselho ECOFIN/Orçamento de 13 de Julho de 2007, na qual se solicitava i) uma lista das agências que a Comissão tenciona avaliar e ii) uma lista das agências que já foram objecto de avaliação, acompanhada de uma síntese dos principais resultados dessa análise;

Processos disciplinares

29. Regista o facto de que, devido à sua dimensão, as diversas agências têm dificuldade em constituir conselhos de disciplina ad hoc compostos por efectivos num grau de carreira apropriado e que o Serviço de Averiguação e Disciplina da Comissão (IDOC) não é competente para intervir no caso das agências; solicita às agências que ponderem a constituição de um conselho de disciplina interagências;

Projecto de Acordo Interinstitucional

30. Recorda o projecto de acordo interinstitucional relativo ao enquadramento das agências europeias de regulamentação apresentado pela Comissão [COM(2005) 59], que tinha por objectivo estabelecer um enquadramento horizontal para a criação, a estrutura, o funcionamento, a avaliação e o controlo das agências europeias de regulamentação; constata que este projecto constitui uma iniciativa útil no esforço de racionalizar a criação e o funcionamento das agências; regista ainda a declaração contida no relatório de síntese da Comissão relativo a 2006 [ponto 3.1, COM(2007) 274] segundo a qual, apesar de as negociações terem ficado bloqueadas após a publicação do projecto, os debates de fundo foram retomados no Conselho em finais de 2006; lamenta que não tenha sido possível avançar mais no sentido da sua aprovação;

31. Congratula-se com o compromisso assumido pela Comissão no sentido de apresentar uma Comunicação sobre o futuro das agências de regulamentação no decurso de 2008;

Agências autofinanciadas

32. Recorda, no que diz respeito às duas agências autofinanciadas, que a quitação é dada ao director pelo conselho de administração; constata que ambas possuem excedentes acumulados significativos, resultantes de receitas provenientes de honorários transitadas de anos precedentes: — Instituto de Harmonização do Mercado Interno — numerário e valores equiparáveis: 281 milhões de EUR (9); — Instituto Comunitário das Variedades Vegetais — numerário e valores equiparáveis: 18 milhões de EUR (10);

Observações específicas

33. Constata que o Tribunal de Contas, no seu relatório sobre a Academia, formulou uma reserva na sua declaração de fiabilidade sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes, com o fundamento de que o sistema de adjudicação de contratos não cumpria o estipulado pelo Regulamento Financeiro, que não existiam documentos disponíveis para justificar a necessidade de adquirir determinados elementos nem para explicar o recurso a determinados fornecedores, e que surgira uma situação semelhante relativamente aos custos de mudança de residência do pessoal, que não foram tratados de acordo com as normas em matéria de procedimentos de adjudicação para a aquisição de bens e serviços;

34. Lamenta também a conclusão do Tribunal de que, em 2006, a Academia não criou os sistemas e procedimentos necessários para elaborar um relatório financeiro nos termos previstos no regulamento financeiro-quadro aplicável às Agências;

35. Exorta a Academia a aprovar normas de execução pormenorizadas, destinadas, designadamente, a garantir a transparência dos procedimentos de adjudicação de contratos, nos termos do Regulamento Financeiro;

36. Salienta a recomendação do Tribunal que aponta para a introdução de dotações de autorização para melhorar o controlo da execução orçamental da Academia e garantir que as dotações não utilizadas no encerramento do exercício poderão transitar em condições rigorosamente definidas, de acordo com o Regulamento Financeiro;

37. Manifesta a sua preocupação face à conclusão do Tribunal que menciona que, relativamente aos cursos e seminários (1 296 636 EUR em 2006), não houve apresentação e aprovação prévia formal das estimativas de custos, de modo que as dotações orçamentais não foram utilizadas de acordo com o princípio da boa gestão financeira;

38. Lembra que, embora a Academia tenha sido criada em 2001, só começou a funcionar como agência da UE em 2006;

39. Toma nota das observações incluídas no texto que acompanha as demonstrações financeiras da Academia, a saber: — não foi possível respeitar determinados requisitos do Regulamento Financeiro da Academia, na medida em que os sistemas só actualmente estão a ser instalados, — no seu primeiro ano como agência da UE, a Academia registou alguns atrasos em matéria de recrutamento, dando origem a uma situação em que ficaram por executar 600 000 EUR face a dotações no valor de 2,1 milhões de EUR (30 %);

40. Constata, com base no relatório anual da Academia, que, embora funcionando actualmente como uma agência da UE, continua a manter algumas características de um organismo intergovernamental (por exemplo, a presidência rotativa do Conselho de Administração);

41. Insta a Academia a assegurar quanto antes, (e no máximo até Junho de 2008) que a sua gestão financeira respeite integralmente as disposições do Regulamento Financeiro;

42. Exorta a Comissão a supervisionar atentamente a execução do orçamento da Academia.

(1) JO C 261 de 31.10.2007, p. 52.

(2) JO C 309 de 19.12.2007, p. 105.

(3) JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(4) JO L 256 de 1.10.2005, p. 63.

(5) JO L 357 de 31.12.2002, p. 72.

(6) Todas as resoluções relativas às Agências foram publicadas no JO L 196 de 27.7.2005.

(7) JO C 273 de 15.11.2007, p. 1.

(8) Documento do Conselho DS 605/1/07 Rev1.

(9) Fonte: Relatório sobre as contas anuais do Instituto de Harmonização do Mercado Interno relativas ao exercício de 2006, acompanhado das respostas do Instituto (JO C 309 de 19.12.2007, p. 141).

(10) Fonte: Relatório sobre as contas anuais do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais relativas ao exercício de 2006, acompanhado das respostas do Instituto (JO C 309 de 19.12.2007, p. 135).