Decisão de 21 de Março de 1997 sobre o acesso público aos documentos da Agência Europeia do Ambiente (97/C 282/04)

Exposição de motivos

1. Nos termos do Regulamento (CEE) nº 1210/90 do Conselho, de 7 de Maio de 1990, que institui a Agência Europeia do Ambiente e a Rede Europeia de Informação e de Observação do Ambiente (1), uma das tarefas da Agência é «assegurar a correcta informação do público quanto ao estado do ambiente» (nº 2 do artigo 1º). Em conformidade com esta incumbência geral, a Agência é responsável por assegurar «uma ampla divulgação de informações ambientais fiáveis» [artigo 2º, alínea vi)].

2. Tendo em conta que o livre acesso às informações sobre o ambiente detidas pelas autoridades públicas dos Estados-membros contribuirá para a melhoria da protecção ambiental, o accesso aos documentos em poder dos Estados-membros foi garantido pela Directiva 90/313/CEE do Conselho, de 7 de Junho de 1990, sobre a liberdade de acesso às informações sobre o ambiente (2).

3. Em 6 de Dezembro de 1993, o Conselho Europeu e a Commissão Europeia aprovaram um código de conduta relativo ao acesso público aos documentos do Conselho e da Comissão (3). Pouco tempo depois, em aplicação desse código de conduta, ambas as instituições aprovaram decisões sobre o acesso público aos seus documentos (4).

4. Até à data, a Agência Europeia do Ambiente tem decisão da Comissão por analogia. Contudo, uma vez que lhe foi concedida personalidade e autonomia jurídicas, não se encontra vinculada pelas decisões supramencionadas, tomando-se, por conseguinte, necessário que adopte as suas próprias normas em matéria de acesso público aos documentos da Agência.

Parece fortemente recomendável que estas regras sigam de perto as que foram adoptadas pela conselho e pela Comissão. Em conformidade com o princípio da autonomia jurídica, a decisão não remete para o código de conduta atrás referido, devendo aplicar-se de forma independente.

5. Quanto à substância da decisão, o ponto de partida deverá ser - e este aspecto tem de ficar perfeitamente esclarecido - que a Agência está decidida a conceder o mais amplo acesso possível aos documentos existentes. O objectivo da decisão é estabelecer as normas que deverão reger o direito do público a solicitar os documentos existentes sem ter de provar motivo de interesse. Deve ficar entendido que os requerentes só poderão receber ou consultar documentos existentes. A Agência não terá qualquer obrigação de realizar trabalho de investigação ou produzir documentos novos a pedido do público.

6. O acesso aos documentos (independentemente do seu formato) estará normalemente restrito aos documentos emanados pela Agência. Relativamente a todos os outros documentos solicitados, os requerentes deverão ser instados a fazer o seu pedido à autoridade donde os documentos forem originários.

7. Embora a consulta de documentos da Agência Europeia do Ambiente nas instalações da Agência Europeia do Ambiente seja normalmente gratuita, a Agência deverá ter a possibilidade de cobrar uma pequena tarifa pelas fotocópias de documentos com mais de trinta páginas.

8. O accesso aos documentos da Agência poderá ser recusado em determinadas condições, especialmente nos casos em que o interesse público, a protecção do individuo e da privacidade, ou a protecção do siglio comercial e industrial assim o exijam. Por razões de coerência, considerou-se aconselhável dar a estas excepções (artigo 5º) exactamente a mesma redacção do código de conduta adoptado pelo Conselho e a Comissão.

9. O procedimento estabelecido pala decisão é o seguinte:

- todos os pedidos deverão ser dirigidos ao Gabinete do director executivo, uma vez que estes serão tramitados sob sua responsabilidade directa,

- se a Agência recusar o acesso a documentos, o requerente deverá ser informado por escrito dos motivos que justificam tal decisão. O requerente poderá apresentar um recurso ao presidente do conselho de administração contra esta decisão. Prevê-se que uma tal ocorrência apenas se verifique em ocasiões muito excepcionais,

- caso o presidente do conselho de administração decida rejeitar o recurso, a sua decisão deverá ser fundamentada e deverá ainda informar o requerente da possibilidade de apresentar a questão ao Provedor de Justiça, nos termos do artigo 138ºE do Tratado que institui a Comunidade Europeia.

10. A decisão do conselho de administração da agência Europeia do Ambiente foi adoptada e deverá ser reexaminada dois anos depois pelo mesmo órgão. Deverá ser publicada no Jornal Oficial das Comunidades Europeias (série C - Comunicações e informações) e disponibilizada ao público.

Texto da decisão

I. O público terá o acesso mais emplo possível aos documentos da Agência, nas condições definidas na presente decisão.

Por «documento da Agência» entende-se todo o documento escrito, independentemente do seu formato, que contenha dados existentes e seja emanado pela Agência Europeia do Ambiente. Esta decisão não é aplicável a documentos já publicados.

II. Qualquer pedido de acesso a um documento da Agência deverá ser enviado por escrito ao director executivo da Agência Europeia do Ambiente (5). Os requerentes não têm de provar motivo de interesse.

Os pedidos deverão ser feitos de modo suficientemente preciso e conter informações que permitam identificar o documento pretendido. Em caso de necessidade, solicitar-se-ão mais pormenores ao requerente.

III. O requerente terá acesso aos documentos da Agência quer mediante consulta nas instalações da Agência Europeia do Ambiente, quer solicitando o envio de uma cópia, a expensas próprias. Relativamente às fotocópias cujo número exceda as trinta folhas de papel, a Agência poderá cobrar uma tarifa de 10 ecus, mais 0,036 ecus por folha. O custo das informações noutros formatos será definido individualmente, mas não deverá exceder os limites do razoável.

Os documentos serão fornecidos numa das línguas em que se encontram disponíveis, tendo em conta a preferência do requerente.

Quem obtiver acesso a um documento da Agência não poderá vendê-lo nem distribui-lo para fins comerciais sem autorização prévia. A reprodução dos documentos publicados está autorizada desde que a origem seja mencionada.

IV. Os pedidos serão tratados o mais rapidamente possível, sob a responsabilidade do director executivo.

O requerente será informado por escrito, no prazo de um mês, da aceitação ou não do seu pedido. Neste último caso, o requerente será informado das razões que motivaram essa decisão. O requerente será igualmente informado de que dispõe de um mês para requerer ao presidente do conselho de administração a reapreciação da decisão de recusa da acesso. Findo este prazo, considerar-se-á que retirou o seu pedido.

A ausência de resposta a um pedido até um mês depois da sua apresentação será equivalente a uma recusa. Neste caso, o requerente poderá apresentar recurso ao presidente do conselho de administração, no prazo de um mês, findo o qual se considerará que retirou o seu pedido.

A decisão sobre o pedido de reapreciação será tomada com a máxima rapidez possível e no prazo de dois meses, o mais tardar, a contar da apresentação do pedido. Caso este seja rejeitado, a decisão deverá declarar os fundamentos dessa rejeição. Simultaneamente, o requerente será informado da possibilidade de apresentar a questão ao Provedor de Justiça, nos termos do artigo 138º E do Tratado que institui a Comunidade Europeia.

V. O acesso a um documento da Agência não será concedido nos casos em que a sua divulgação possa prejudicar:

- a protecção do interesse público (segurança pública, relações internacionais, estabilidade monetária, acções judiciais, inspecções e investigações),

- a protecção do indívíduo e da privacidade.

- a protecção do sigilo comercial e industrial,

- a protecção dos interesses financeiros da Comunidade,

- a protecção da confidencialidade, a pedido da pessoa física ou jurídica que tenha fornecido quaisquer das informações contidas no documento, ou por exigência da legislação do Estado-membro que tenha fornecido quaisquer dessas informações.

O acesso a um documento da Agência Europeia do Ambiente poderá ser recusado com o fim de proteger a confidencialidade dos procedimentos da Agência.

VI. A presente decisão será reexaminada dois anos após a sua aplicação. A fim de preparar essa análise, o director executivo apresentará oportunamente um relatório ao conselho de administração sobre a execução da decisão.

VII. A presente decisão entra em vigor no dia 1 de Junho de 1997. Será publicada no Jornal Oficial das Comunidades Europeias e disponibilizada ao público.

(1) JO L 120 de 11. 5. 1990, p. 1.

(2) JO L 158 de 23. 6. 1990, p. 56.

(3) JO L 340 de 31. 12. 1993, p. 41.

(4) Decisão do Conselho sobre o acesso público aos documentos do Conselho de 20 de Dezembro de 1993 (JO L 340 de 31. 12. 1993, p. 43), decisão da Comissão sobre o acesso público aos documentos da Comissão de 8 de Fevereiro de 1994 (JO L 46 de 18. 2. 1994, p. 58) alterada pela decisão de 19 de Setembro de 1996 (JO L 247 de 28. 9. 1996, p. 45).

(5) Agência Europeia do Ambiente, Kongens Nytorv 6, DK-1050 Copenhaga [telefax: (45) 33 36 71 99].