Regulamento (CE) n.o 2304/2002 da Comissão

de 20 de Dezembro de 2002

respeitante à aplicação da Decisão 2001/822/CE do Conselho relativa à associação dos países e territórios ultramarinos à Comunidade Europeia "(Decisão de Associação Ultramarina")

A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,

Tendo em conta a Decisão 2001/822/CE do Conselho(1) e, nomeadamente, o seu artigo 23.o,

Tendo em conta o Acordo Interno entre os representantes dos governos dos Estados-Membros, reunidos no Conselho, relativo ao financiamento e à gestão da ajuda concedida pela Comunidade no âmbito do protocolo financeiro do Acordo de Parceria entre os Estados de África, das Caraíbas e do Pacífico e a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, assinado em Cotonu (Benim), em 23 de Junho de 2000, bem como à concessão da assistência financeira aos países e territórios ultramarinos aos quais é aplicável a parte IV do Tratado(2),

Tendo em conta o Regulamento do Conselho, relativo a um regulamento financeiro aplicável ao Fundo Europeu de Desenvolvimento(3) ("regulamento financeiro do FED"),

Considerando o seguinte:

(1) A Decisão 2001/822/CE (Decisão de Associação Ultramarina) prevê que a Comissão aprove disposições de aplicação relativamente à parte III e aos anexos IIA a D em cooperação com os países e territórios ultramarinos ("PTU") no âmbito do procedimento de parceria. Em especial, o artigo 4.o precisa que os PTU são os principais responsáveis pela elaboração dos documentos únicos de programação ("DOCUP") e dos programas de cooperação.

(2) As disposições aprovadas pela Comissão em conformidade com o disposto no artigo 23.o da Decisão de Associação Ultramarina devem ser compatíveis com os princípios de gestão financeira sã, de parceria, de complementaridade e de subsidiariedade e assegurar a apropriação do processo de desenvolvimento pelos PTU, bem como o acompanhamento e auditoria pelos próprios PTU e pela Comissão.

(3) Tendo em conta as necessidades, capacidades e limitações específicas dos PTU, estes últimos deveriam beneficiar de uma assistência financeira, quer sob a forma de apoio orçamental, sob reserva de a respectiva gestão das despesas públicas apresentar um grau suficiente de transparência, fiabilidade e eficácia e de os procedimentos nacionais em matéria de contratos públicos satisfazerem os critérios de transparência e de abertura previstos no regulamento financeiro do FED, quer sob a forma de apoio à realização de projectos ou de programas, quando se considere que esta opção garante uma execução mais eficaz e segura.

(4) Convém que sejam estabelecidas disposições em matéria de preparação, acompanhamento, auditoria, exame e aplicação dos DOCUP, bem como em matéria de apresentação de relatórios e de introdução de correcções financeiras. Essas disposições deveriam cobrir a participação da Comissão nessas actividades. Sob reserva de qualquer adaptação necessária à situação específica dos PTU, as referidas disposições devem ser compatíveis com as disposições correspondentes aplicáveis no âmbito dos fundos estruturais, a fim de facilitar a participação da Comissão e de reforçar a sua eficácia.

(5) A fim de facilitar a cooperação e a integração regionais entre os PTU e os Estados ACP, deveriam, em princípio, ser aplicáveis disposições idênticas. No entanto, tendo em conta a situação geográfica de certos PTU que, na prática, não podem estabelecer uma cooperação estreita com os Estados ACP ou com outros PTU, deveria ser igualmente possível afectar recursos provenientes dos fundos regionais a pedido de um único PTU.

(6) As medidas previstas no presente regulamento foram objecto de uma consulta com os PTU.

(7) As medidas previstas no presente regulamento estão em conformidade com o parecer do Comité FED-PTU instituído pelo artigo 24.o da Decisão de Associação Ultramarina,

ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:

PARTE 1

OBJECTO E PRINCÍPIOS

Artigo 1.o

Objecto

O presente regulamento estabelece os procedimentos relativos à programação, aplicação e controlo da assistência financeira comunitária concedida aos PTU e gerida pela Comissão no âmbito do 9.o Fundo Europeu de Desenvolvimento (FED), em conformidade com o disposto na Decisão de Associação Ultramarina e no regulamento financeiro do FED.

Artigo 2.o

Complementaridade e parceria

1. A programação, aplicação, acompanhamento e avaliação do apoio concedido no âmbito do FED serão efectuados em estreita consulta entre os PTU, os Estados-Membros em questão e a Comissão.

2. Os PTU assegurarão que todos os agentes da cooperação enumerados no n.o 1, segundo e terceiro travessões, do artigo 5.o da Decisão de Associação Ultramarina sejam adequadamente consultados durante o processo de programação.

3. Os PTU, os Estados-Membros em questão e a Comissão promoverão a coordenação e a compatibilidade entre as medidas empreendidas em conformidade com o presente regulamento, as medidas financiadas a partir do orçamento da Comunidade e as operações realizadas pelo Banco Europeu de Investimento, por outras instituições internacionais e pelos Estados-Membros em questão.

PARTE II

AJUDA PROGRAMÁVEL E NÃO PROGRAMÁVEL

CAPÍTULO 1

Ajuda programável

Artigo 3.o

Programação territorial

As acções financiadas através de subvenções no âmbito da Decisão de Associação Ultramarina serão programadas o mais rapidamente possível após a entrada em vigor do presente regulamento, através da aprovação de um documento único de programação (DOCUP), elaborado de acordo com o modelo que figura no anexo do presente regulamento.

Artigo 4.o

Preparação do DOCUP

1. As autoridades competentes do PTU elaboram um projecto de DOCUP após terem consultado um leque o mais alargado possível de actores intervenientes no processo de desenvolvimento, tirando partido da experiência adquirida e das melhores práticas.

Cada proposta de DOCUP deve ser adaptada às necessidades e responder à situação específica de cada PTU, bem como definir as acções prioritárias e reforçar a apropriação local dos programas de cooperação.

A proposta de DOCUP deve ser apresentada à Comissão, o mais tardar, 12 meses a contar da entrada em vigor do presente regulamento.

2. A proposta de projecto de DOCUP é objecto de uma troca de pontos de vista entre o PTU e o Estado-Membro em questão e a Comissão, através, se for caso disso, da delegação competente.

A fim de que a avaliação do projecto de DOCUP efectuada pela Comissão seja o mais eficaz possível, o PTU fornecerá todas as informações necessárias, incluindo os resultados de eventuais estudos de viabilidade.

3. As autoridades do PTU devem, em especial, indicar o mais rapidamente possível à Comissão se desejam que a dotação financeira do FED seja concedida a título de apoio orçamental.

As eventuais divergências entre a análise efectuada pelo próprio país e a análise da Comunidade devem ser assinaladas.

Artigo 5.o

Avaliação do DOCUP pela Comissão

A Comissão avalia a proposta de DOCUP a fim de verificar se contém todos os elementos necessários e se é compatível com os objectivos da Decisão de Associação Ultramarina, com o presente regulamento e com as políticas comunitárias pertinentes. A Comissão, dá conhecimento do projecto recebido ao Banco Europeu de Investimento.

A Comissão decide, em especial, se a assistência financeira do FED deve ser concedida sob a forma de apoio orçamental, sob reserva de uma avaliação preliminar em matéria de transparência, responsabilidade e eficácia da gestão da despesa pública, bem como de abertura e transparência dos contratos públicos, em conformidade com as normas previstas no regulamento financeiro do FED, ou de apoio à realização de programas ou de projectos.

Artigo 6.o

Programas regionais

1. O apoio financeiro para a cooperação e a integração regionais previstos no n.o 1, subalínea ii) da alínea a), do artigo 1.o do anexo II A da Decisão de Associação Ultramarina é repartido com base nas propostas de programa apresentadas por um ou mais PTU em conformidade com o artigo 16.o da Decisão de Associação Ultramarina.

2. As propostas resultam de uma troca de pontos de vista entre a Comissão e os ordenadores territoriais dos PTU, designados em conformidade com o artigo 14.o do presente regulamento, ou os seus representantes, incluindo, se for caso disso, a consulta de actores não-governamentais elegíveis.

As propostas devem ser apresentadas à Comissão até 30 de Setembro de 2003.

Ao avaliar as propostas, a Comissão deve ter especialmente em conta o impacto previsto sobre a integração do PTU beneficiário na região a que pertence. A autorização de despesas deve ser precedida de uma proposta de financiamento da Comissão relativa ao apoio à realização de projectos e de programas.

3. Sempre que, após a primeira repartição, subsista um saldo, podem ser apresentadas propostas adicionais duas vezes por ano, excepto em casos de especial urgência, e pela primeira vez até 31 de Dezembro de 2003 e até 30 de Junho de 2004, respectivamente.

4. A fim de obter uma escala adequada e de melhorar a eficácia, os fundos regionais e territoriais podem ser combinados tendo em vista o financiamento de programas regionais com uma componente territorial distinta.

5. O disposto nos artigos 8.o e 16.o a 30.o é aplicável, mutatis mutandis, aos programas regionais.

CAPÍTULO 2

Ajuda não-programável

Artigo 7.o

Utilização da reserva "C"

1. A Comissão reparte os recursos da reserva "C" para os fins referidos no n.o 3, alíneas b) ou c), do artigo 3.o da Decisão de Associação Ultramarina, com base no reexame intercalar referido no artigo 22.o do presente regulamento ou, no caso da Gronelândia, no reexame intercalar referido no n.o 2 do artigo 3.o do anexo II A da Decisão de Associação Ultramarina. A Comissão ajusta os montantes das repartições indicativas referidas no n.o 4 do artigo 3.o do anexo II A da Decisão de Associação Ultramarina nessa conformidade e comunica aos Estados-Membros e aos PTU a sua decisão relativamente às novas repartições.

2. Tendo em vista a autorização dos recursos referidos no artigo 28.o e no anexo II D da Decisão de Associação Ultramarina, caso um PTU considere que reúne as condições para beneficiar do referido apoio, deve apresentar um pedido completo utilizando os formulários facultados pela Comissão e fornecer todas as informações necessárias para a sua avaliação.

O pedido deve ser apresentado à Comissão, o mais tardar, até 30 de Abril do ano seguinte àquele relativamente ao qual o apoio adicional é solicitado.

A Comissão comunica a sua decisão ao PTU o mais rapidamente possível.

PARTE III

EXECUÇÃO

CAPÍTULO 1

Procedimentos financeiros

Artigo 8.o

Autorizações

1. As despesas respeitantes à assistência financeira aos PTU são autorizadas pela Comissão em conformidade com o regulamento financeiro do FED.

2. Relativamente às actividades abrangidas pelo DOCUP, a autorização de despesas é precedida de uma decisão de financiamento da Comissão relativa ao apoio orçamental ou ao apoio à realização de projectos e de programas.

3. Relativamente às actividades não abrangidas pelo DOCUP, as despesas relativas à reserva "C" não afectada, constituída em conformidade com o n.o 3 do artigo 3.o do anexo II A da Decisão de Associação Ultramarina, são autorizadas pela Comissão e executadas em conformidade com o disposto nos artigos 15.o e 54.o do regulamento financeiro do FED.

Artigo 9.o

Pagadores delegados

As instituições financeiras dos PTU junto das quais a Comissão abra contas em conformidade com a parte I, título III, capítulo 3, secção 4 do regulamento financeiro do FED tendo em vista a execução da cooperação com os PTU exercem as funções de "pagadores delegados".

Os fundos depositados junto dos pagadores delegados na Comunidade vencem juros.

Os pagadores delegados não são remunerados pelos serviços prestados e os fundos depositados junto de pagadores delegados nos PTU não vencem juros.

CAPÍTULO 2

Contratos

Artigo 10.o

Regulamentação geral em matéria de contratos

1. Os procedimentos que regem a adjudicação de contratos são precisados nos acordos de financiamento.

2. Sempre que seja concedida assistência financeira sob a forma de apoio orçamental, são aplicáveis os procedimentos em matéria de contratos públicos do PTU em questão.

3. Em todos os outros casos, a adjudicação do contrato é regida pelo disposto no n.o 1 do artigo 75.o do regulamento financeiro do FED.

Artigo 11.o

Regime fiscal e aduaneiro

1. Relativamente aos contratos de execução de programas ou de projectos financiados pelo FED, os PTU aplicarão um regime fiscal e aduaneiro não menos favorável do que o por eles aplicado aos Estados mais favorecidos ou às organizações internacionais de desenvolvimento com as quais mantenham relações. Para efeitos da determinação do tratamento aplicável à nação mais favorecida (NMF), não serão tidos em conta os regimes aplicados pelo PTU em questão em relação a outros PTU ou Estados ACP ou a outros países em desenvolvimento.

2. Sob reserva do disposto no n.o 1, aos contratos financiados pela Comunidade é aplicável o seguinte regime:

a) Os contratos não estão sujeitos no PTU beneficiário ao imposto de selo e de registo nem às imposições fiscais de efeito equivalente existentes ou a criar no futuro. No entanto, esses contratos devem ser registados em conformidade com a legislação em vigor no PTU, podendo esse registo implicar o pagamento de uma taxa correspondente à prestação do serviço;

b) Os lucros e/ou os rendimentos resultantes da execução dos contratos são tributáveis de acordo com o regime fiscal interno do PTU em causa, desde que as pessoas singulares ou colectivas que os tenham realizado possuam uma sede permanente nesse Estado ou que a duração da execução do contrato seja superior a seis meses;

c) As empresas que tenham de importar equipamento profissional tendo em vista a execução de contratos de obras beneficiarão, a seu pedido, do regime de importação temporária, previsto na legislação do PTU beneficiário, no que respeita ao referido equipamento;

d) O equipamento profissional necessário à execução das tarefas definidas nos contratos de prestação de serviços será temporariamente importado no PTU beneficiário em conformidade com a sua legislação nacional, com isenção de direitos aduaneiros, impostos ou encargos fiscais de efeito equivalente desde que tais direitos e encargos não constituam uma remuneração por serviços prestados;

e) As importações no âmbito de contratos de fornecimento serão efectuadas no PTU beneficiário com isenção de direitos aduaneiros, impostos ou encargos fiscais de efeito equivalente. Os contratos relativos a fornecimentos originários do PTU em questão serão celebrados com base no preço à saída da fábrica, acrescido das imposições fiscais eventualmente aplicáveis a esses fornecimentos no PTU;

f) Considera-se que as aquisições de carburantes, lubrificantes e ligantes hidrocarbonados, bem como, de uma maneira geral, de todos os produtos utilizados na execução de contratos de obras foram efectuadas no mercado local e estão sujeitas ao regime fiscal aplicável por força da legislação nacional em vigor no PTU beneficiário;

g) A importação de bens e objectos de uso pessoal e doméstico pelas pessoas singulares, que não as pessoas contratadas localmente, encarregadas da execução das tarefas definidas num contrato de prestação de serviços, bem como pelos membros das suas famílias, efectuar-se-á com isenção dos direitos aduaneiros ou de importação, de impostos e de outros encargos fiscais de efeito equivalente, em conformidade com a legislação nacional em vigor no PTU beneficiário.

3. Qualquer questão não abrangida pelo disposto nos n.os 1 e 2 no que respeita ao regime fiscal e aduaneiro será regulada pela legislação nacional do PTU em questão.

CAPÍTULO 3

Agentes responsáveis pela gestão e execução

Artigo 12.o

Processo de execução

Sem prejuízo do processo de execução do apoio orçamental referido no n.o 2 dos artigos 8.o e 10.o, os projectos e programas financiados em conformidade com o presente regulamento serão executados em conformidade com o disposto nos artigos 13.o, 14.o e 15.o

Artigo 13.o

Delegações

1. Sempre que a Comissão esteja representada por uma delegação sob a autoridade de um chefe de delegação, deve informar desse facto o PTU em questão. Nesses casos, é aplicável o disposto no n.o 2 do artigo 22.o e no artigo 67.o do regulamento financeiro do FED no que respeita aos ordenadores e aos tesoureiros subdelegados.

2. O chefe de delegação, em estreita colaboração com o ordenador territorial:

a) A pedido do PTU em questão, participa e faculta assistência no que respeita à preparação de projectos e de programas e à negociação de contratos de assistência técnica;

b) Participa na avaliação dos projectos e programas, bem como na elaboração dos processos de concurso e na busca de meios para simplificar a avaliação dos projectos e dos programas, bem como os processos de execução;

c) Prepara as propostas de financiamento;

d) Aprova o anúncio de concurso público local, antes da sua publicação pelo ordenador territorial, bem como os processos dos contratos de ajuda de urgência, no prazo de 30 dias a contar da sua transmissão pelo ordenador territorial;

e) Assiste à abertura das propostas e recebe uma cópia das mesmas, bem como dos resultados da respectiva análise;

f) Aprova, no prazo de 30 dias, as propostas do ordenador territorial relativas à adjudicação dos concursos públicos locais, dos contratos por ajuste directo, dos contratos de ajuda de urgência, dos contratos de prestação de serviços e dos contratos de execução de obras de valor inferior a 5 milhões de euros, bem como dos contratos de fornecimento de valor inferior a 1 milhão de euros;

g) Relativamente a todos os outros contratos não abrangidos pelo disposto na alínea (f), aprova, no prazo de 30 dias, as propostas do ordenador territorial relativas à adjudicação de contratos, sempre que estejam preenchidas as seguintes condições:

i) a proposta escolhida é a proposta de preço mais baixo de entre as que satisfazem as condições especificadas no processo de concurso,

ii) a proposta escolhida satisfaz todos os critérios de selecção especificados no processo de concurso.

iii) a proposta escolhida não excede o montante fixado para o contrato;

h) Sempre que as condições enunciadas na alínea g) não estejam preenchidas, envia a proposta ao ordenador principal, que delibera sobre a mesma no prazo de 60 dias a contar da sua transmissão pelo chefe de delegação. Sempre que o preço da proposta escolhida exceda o montante fixado no contrato, o ordenador principal deve, simultaneamente com a aprovação da adjudicação, efectuar a autorização financeira necessária;

i) Aprova os contratos e os orçamentos no caso dos contratos por ajuste directo, as respectivas cláusulas adicionais, bem como as autorizações de pagamento do ordenador territorial;

j) Garante que os projectos e programas financiados a partir dos recursos do fundo geridos pela Comissão são correctamente executados de um ponto de vista financeiro e técnico;

k) Coopera com as autoridades do PTU em que representa a Comissão na avaliação regular das operações;

l) Fornece aos PTU todas as informações e documentos pertinentes no que respeita ao processo de execução da cooperação para o financiamento do desenvolvimento, designadamente no que respeita aos critérios de apreciação e aos critérios de avaliação das propostas;

m) Informa regularmente as autoridades do PTU das actividades da Comunidade susceptíveis de interessar directamente a cooperação entre a Comunidade e o PTU.

3. Caso sejam delegadas outras competências administrativas e/ou financeiras no chefe de delegação, que não as descritas no presente artigo, as mesmas devem ser notificadas aos ordenadores territoriais.

Artigo 14.o

Ordenador territorial

1. O governo de cada PTU designa um ordenador territorial para o representar em todas as operações financiadas a partir dos recursos do fundo gerido pela Comissão e pelo Banco. O ordenador territorial pode delegar parte destas funções, devendo, nesse caso, informar o ordenador principal das delegações por ele efectuadas.

2. O ordenador territorial:

a) É responsável, em estreita colaboração com o chefe de delegação, pela preparação, apresentação e avaliação dos projectos e programas;

b) Em estreita colaboração com o chefe de delegação, publica os anúncios de concursos públicos locais, recebe as propostas, tanto locais como internacionais (concurso públicos e limitados), preside à análise das propostas, estabelece os resultados dessa análise, assina os contratos e as respectivas cláusulas adicionais e aprova as despesas;

c) Apresenta, antes da publicação dos anúncios de concursos públicos locais, o processo do anúncio de concurso ao chefe de delegação, que dará o seu acordo no prazo de 30 dias;

d) Conclui a avaliação das propostas dentro do prazo de manutenção das propostas, tendo em conta o período necessário para a aprovação dos contratos;

e) Comunica os resultados da análise das propostas, bem como a proposta de adjudicação do contrato ao chefe de delegação, para aprovação, dentro do prazo fixado na alínea f) do artigo 13.o;

f) Regulariza as contas e autoriza as despesas dentro dos limites dos fundos que lhe são atribuídos;

g) No decurso da execução das operações, toma as medidas de adaptação necessárias para assegurar a correcta execução, do ponto de vista económico e técnico, dos projectos e programas aprovados.

3. Durante a execução das operações e sob reserva da obrigação de informar o chefe de delegação, o ordenador territorial pode decidir sobre:

a) A introdução de ajustamentos e de alterações de natureza técnica em questões de pormenor, na medida em que não afectem a solução técnica aprovada e respeitem os limites da reserva prevista para ajustamentos;

b) Alterações nas estimativas durante a execução;

c) As transferências de verbas entre artigos dentro da estimativa;

d) As mudanças do local de realização dos projectos ou dos programas com unidades múltiplas, sempre que tal se justifique por razões de natureza técnica, económica ou social;

e) A aplicação ou remissão de penalidades por atraso;

f) Os actos que permitam o levantamento das cauções;

g) A aquisição de mercadorias no mercado local, independentemente da sua origem;

h) A utilização de equipamento e de máquinas de construção não originários dos Estados-Membros ou dos PTU, desde que não exista uma produção de equipamento e de máquinas comparáveis nos Estados-Membros ou nos PTU;

i) As subempreitadas;

j) A recepção definitiva, desde que o chefe de delegação esteja presente na recepção provisória, vise as respectivas actas e, se for caso disso, esteja presente na recepção definitiva, em especial na medida em que na recepção provisória tenham sido formuladas reservas que exijam trabalhos adicionais importantes;

k) A contratação de consultores e outros peritos em assistência técnica.

4. Além disso, o ordenador territorial:

a) Elabora e apresenta o relatório anual de execução à Comissão, após obter a aprovação do comité de acompanhamento;

b) Realiza o reexame intercalar referido no artigo 22.o;

c) Assegura que os organismos que participam na gestão e na execução dos programas do FED mantenham um sistema contabilístico distinto ou um código contabilístico adequado relativamente a todas as operações relativas à assistência;

d) Toma todas as medidas necessárias para assegurar a aplicação do disposto nos artigos 16.o, 19.o, 24.o e 30.o

5. Aquando da apresentação do relatório anual de execução referido no artigo 21.o, a Comissão e o ordenador territorial devem examinar os principais resultados do ano anterior.

Após este exame, a Comissão pode apresentar observações ao ordenador territorial, que deve comunicar à Comissão quaisquer medidas eventualmente tomadas com base nessas observações. Quando, em casos devidamente fundamentados, a Comissão considere que as medidas tomadas não são adequadas, pode formular recomendações ao PTU e ao ordenador territorial tendo em vista a introdução de ajustamentos destinados a melhorar a eficácia do acompanhamento ou das modalidades de gestão, precisando os motivos que estiveram na base da formulação de tais recomendações.

Ao receber as referidas recomendações, o ordenador territorial deve seguidamente demonstrar as medidas tomadas para melhorar o acompanhamento ou as modalidades de gestão ou explicar a razão pela qual tais medidas não foram tomadas.

Artigo 15.o

Actores regionais

1. As propostas respeitantes a um programa regional devem ser apresentadas:

a) Pelo menos, por dois ordenadores territoriais PTU; ou

b) Excepcionalmente, por um ordenador territorial PTU sempre que numa acção referida no n.o 1, alíneas b) a e), do artigo 16.o da Decisão de Associação Ultramarina, esteja envolvido somente um PTU.

2. Os programas regionais são executadas pelo ordenador territorial ou pela organização designada na proposta.

PARTE IV

ACOMPANHAMENTO, REEXAME, AUDITORIA E AVALIAÇÃO

CAPÍTULO 1

Acompanhamento

Artigo 16.o

Responsabilidade do PTU

1. Sem prejuízo da responsabilidade da Comissão no que respeita à execução do apoio financeiro comunitário, o PTU é o primeiro responsável pelo controlo financeiro desse apoio.

Para o efeito, o ordenador territorial:

a) Estabelece e aplica regras de gestão e de controlo que assegurem uma utilização eficaz e correcta dos fundos comunitários. A realização dos controlos financeiros internos e externos adequados deve ser efectuada, em conformidade com as normas de auditoria aceites internacionalmente, pela autoridade competente em matéria de controlo financeiro, que, para efeitos do exercício desta função, deve ser independente;

b) Fornece uma descrição dessas regras à Comissão;

c) Assegura que a gestão da ajuda se processe em conformidade com as regras aplicáveis e os fundos colocados à sua disposição sejam utilizados em conformidade com os princípios de uma gestão financeira sã;

d) Certifica que as declarações de despesas apresentadas à Comissão são correctas e resultam de sistemas contabilísticos baseados em documentos justificativos verificáveis;

e) Apresenta à Comissão, no final de cada período de programação, uma declaração elaborada por uma pessoa ou departamento independente da autoridade de gestão designada. Esta declaração deve sintetizar as conclusões dos controlos realizados nos anos anteriores e pronunciar-se sobre a validade do pedido de pagamento do saldo final, bem como da legalidade e a regularidade das operações abrangidas pelo certificado final de despesas. Os PTU podem anexar o seu próprio parecer a este certificado caso o considerem necessário;

f) Coopera com a Comissão por forma a assegurar uma utilização dos recursos do FED de acordo com os princípios de uma gestão financeira sã;

g) Impede, detecta e corrige as irregularidades, notifica-as à Comissão em conformidade com as regras previstas e informa a Comissão sobre o andamento dos processos administrativos ou judiciais;

h) Recupera montantes eventualmente devidos em consequência de uma irregularidade detectada e, se for caso disso, cobra juros de mora sobre os pagamentos em atraso;

i) Toma todas as medidas necessárias para assegurar o cumprimento das disposições previstas no programa indicativo, incluindo o cumprimento do calendário das autorizações e dos pagamentos acordado no momento da programação;

j) Procura informar-se sobre os eventuais motivos de atraso na execução e propõe medidas adequadas para sanar a situação.

2. Anualmente, deve ser comunicado à Comissão um plano de auditoria e um resumo das conclusões das auditorias realizadas.

Os relatórios de auditoria devem estar à disposição da Comissão.

Artigo 17.o

Coordenação

1. A Comissão e o PTU, representado pelo ordenador territorial, colaboram e coordenam os planos, métodos e execução dos controlos por forma a maximizar a utilidade dos controlos realizados. Devem comunicar-se imediatamente os resultados desses controlos.

2. Pelo menos uma vez por ano, devem ser examinados e avaliados:

a) Os resultados dos controlos realizados pelo PTU e pela Comissão;

b) Quaisquer comentários formulados por outros organismos ou instituições de controlo nacionais ou comunitários;

c) O impacto financeiro de quaisquer irregularidades detectadas, as medidas já tomadas ou que ainda sejam necessárias para as corrigir e, se for caso disso, os ajustamentos a introduzir nos sistemas de gestão e de controlo.

3. Na sequência do exame e da avaliação referidos no n.o 2, e sem prejuízo das medidas que devam ser imediatamente tomadas pelo PTU em conformidade com o artigo 16.o, a Comissão pode formular observações, especialmente no que respeita ao impacto financeiro de quaisquer irregularidades detectadas.

Estas observações devem ser transmitidas ao ordenador territorial do PTU em questão e, se for caso disso, ser acompanhadas de pedidos no sentido de serem tomadas medidas de correcção para sanar as deficiências de gestão encontradas, bem como as irregularidades detectadas que ainda não tenham sido corrigidas.

O PTU tem a possibilidade de formular os seus comentários relativamente a estas observações.

Artigo 18.o

Comités de acompanhamento

1. A execução de cada DOCUP é supervisionada por um comité de acompanhamento.

As autoridades do PTU criam o comité de acompanhamento, o mais tardar, no prazo de três meses a contar da aprovação do DOCUP.

2. O comité de acompanhamento é presidido pelo ordenador territorial ou pelo seu representante.

Nos trabalhos do comité de acompanhamento podem participar, a título consultivo, um representante da Comissão e, se for caso disso, do Banco Europeu de Investimento.

As autoridades ou organismos designados pelo PTU, a Comissão, o Estado-Membro em questão e, se for caso disso, o Banco Europeu de Investimento e/ou qualquer outra instituição que participe no financiamento estão representados no comité. Sempre que autoridades regionais e locais e empresas privadas estejam encarregadas da execução de um projecto e que estejam directamente envolvidas num projecto, devem igualmente estar representadas no comité.

3. O comité de acompanhamento estabelece o seu próprio regulamento interno no âmbito do enquadramento institucional, jurídico e financeiro do PTU em questão e aprova-o com o acordo do ordenador territorial.

4. O ordenador territorial deve apresentar, aquando das reuniões do comité de acompanhamento, relatórios sobre o estado de avanço dos trabalhos, elaborados em conformidade com o modelo fornecido pela Comissão. Os relatórios devem ser recebidos pela Comissão com uma antecedência de 15 dias úteis em relação à data prevista da reunião.

5. A fim de verificar a eficácia e a qualidade da execução da assistência o comité de acompanhamento:

a) Examina periodicamente os progressos realizados no que respeita à concretização dos objectivos específicos do DOCUP.

b) Examina o reexame intercalar referido no artigo 22.o antes do seu envio à Comissão;

c) Analisa e aprova o relatório anual de execução e o relatório final de execução antes do seu envio à Comissão;

d) Examina e aprova qualquer proposta de alteração do conteúdo do DOCUP.

Artigo 19.o

Indicadores de acompanhamento

O ordenador territorial e o comité de acompanhamento asseguram o acompanhamento através de indicadores especificados no DOCUP.

Os indicadores devem ter em conta a metodologia indicativa preconizada pela Comissão.

Esses indicadores devem respeitar ao carácter específico dos projectos e aos seus objectivos e precisar:

a) Os recursos, as realizações, os resultados e, na medida do possível, os impactos;

b) A fase da intervenção atingida em termos de realizações físicas;

c) O estado de avanço do plano de financiamento.

CAPÍTULO 2

Reexame

Artigo 20.o

Processo de reexame

1. A cooperação financeira deve ser suficientemente flexível para assegurar uma adequação permanente das operações em relação aos objectivos da Decisão de Associação Ultramarina e ter em conta as alterações eventualmente ocorridas na situação económica, nas prioridades e nos objectivos do PTU em questão, designadamente através do relatório anual de execução e do reexame intercalar ou, se for caso disso, anual do DOCUP, referido no n.o 5 do artigo 21.o

2. Nas circunstâncias excepcionais referidas nas disposições respeitantes à ajuda humanitária e à ajuda de urgência, o reexame pode ser efectuado a pedido de qualquer das partes.

Artigo 21.o

Relatório anual de execução

1. O ordenador territorial apresenta relatórios anuais de execução à Comissão no prazo de três meses a contar do termo de cada ano completo de aplicação a contar da aprovação do DOCUP.

2. O relatório anual de execução sobre o DOCUP é constituído por uma avaliação conjunta da execução do programa e tem em conta os resultados das actividades de acompanhamento e de avaliação pertinentes.

3. O relatório anual de execução é elaborado a nível local e finalizado em concertação entre o ordenador territorial, o comité de acompanhamento e, se for caso disso, o chefe de delegação em questão, num prazo de 60 dias.

4. Este relatório contém, nomeadamente, uma avaliação:

a) Dos resultados alcançados no(s) sector(es) de concentração medidos em relação aos objectivos e aos indicadores de impacto identificados, bem como aos compromissos em matéria de política sectorial;

b) Dos projectos e dos programas que não se inscrevem no(s) sector(es) de concentração e/ou no âmbito de programas plurianuais;

c) Da utilização de recursos reservados para os actores não-governamentais;

d) Da execução efectiva das operações em curso e da questão de saber em que medida o calendário de autorizações e de pagamentos foi respeitado; e

e) Do eventual prolongamento da programação por forma a cobrir os anos seguintes.

5. Se for caso disso, será efectuado um reexame anual com base no relatório por ocasião de uma reunião de parceria, em conformidade com o previsto no artigo 7.o da Decisão de Associação Ultramarina.

Artigo 22.o

Reexame intercalar

1. O reexame intercalar destina-se a analisar os resultados iniciais do DOCUP, a sua pertinência e em que medida os objectivos foram realizados.

O reexame intercalar deve igualmente avaliar a utilização dos recursos financeiros e o desenrolar do acompanhamento e da execução.

2. O reexame intercalar é efectuado sob a responsabilidade da Comissão, em colaboração com o ordenador territorial e o Estado-Membro em questão.

O reexame intercalar é geralmente efectuado por um avaliador independente 24 a 36 meses após a entrada em vigor do presente regulamento, devendo ser apresentado ao comité de acompanhamento e em seguida transmitido à Comissão. O DOCUP pode prever um prazo diferente, designadamente no que respeita aos indicadores adoptados caso se trate de um apoio orçamental.

3. A Comissão examina a pertinência e a qualidade do reexame com base em critérios definidos no DOCUP, incluindo no que respeita à dotação financeira do FED.

CAPÍTULO 3

Auditorias

Artigo 23.o

Auditorias

1. Sem prejuízo dos controlos realizados pelos países beneficiários, a Comissão e o Tribunal de Contas podem, através dos seus agentes ou de representantes devidamente autorizados, efectuar auditorias técnicas e financeiras no local, incluindo controlos por amostragem e auditorias finais no que respeita às operações financiadas pelo FED e aos sistemas de gestão e de controlo, com um pré-aviso mínimo de um dia.

A Comissão informa o PTU em questão da realização das auditorias por forma a obter toda a assistência necessária. Nesses controlos, podem participar funcionários ou agentes do PTU em questão. A Comissão pode solicitar ao PTU em questão a realização in situ do controlo para verificar a regularidade de uma ou mais operações. Nesses controlos, podem participar funcionários ou agentes da Comissão.

2. Os países beneficiários devem assistir os serviços da Comissão e o Tribunal de Contas na realização das auditorias sobre a utilização dos fundos do FED.

Artigo 24.o

Pista de auditoria

1. Os sistemas de gestão e de controlo dos PTU devem proporcionar uma pista de auditoria suficiente, em conformidade com as condições previstas em cada acordo de financiamento.

2. Considera-se que uma pista de auditoria é suficiente quando:

a) Os registos contabilísticos, conservados ao nível de gestão adequado, fornecem informações pormenorizadas sobre as despesas efectivamente realizadas no que respeita às operações financiadas pelo FED. Os registos contabilísticos mencionam a data em que os documentos foram criados, o montante de cada elemento da despesa, a natureza dos documentos comprovativos e a data e o modo de pagamento. As provas documentais necessárias (facturas, etc.) são anexadas;

b) As especificações técnicas e o plano financeiro da operação, os relatórios sobre o estado de avanço dos trabalhos, os documentos relativos ao processo de aprovação da subvenção e aos processos de concurso e de adjudicação dos contratos, bem como os relatórios sobre as inspecções dos produtos e serviços financiados, são igualmente conservados ao nível de gestão adequado;

c) No caso de transferência informática dos dados contabilísticos, todas as autoridades e organismos em questão devem receber das autoridades ou organismos do nível imediatamente inferior informações suficientes que comprovem os seus próprios registos contabilísticos e os montantes que comunicam ao nível imediatamente superior, por forma a assegurar uma pista de auditoria suficiente, desde que os montantes totais comunicados à Comissão até aos diferentes elementos das despesas e aos documentos comprovativos ao nível dos beneficiários finais e dos organismos e empresas que realizam as operações.

3. O ordenador territorial toma todas as medidas necessárias tendo em vista a aplicação do disposto no presente artigo.

CAPÍTULO 4

Avaliação

Artigo 25.o

Avaliação

1. A avaliação do DOCUP deve contemplar a utilização dos recursos, a eficácia e a eficiência da assistência e do seu impacto, bem como retirar conclusões e formular recomendações, utilizando designadamente os resultados da avaliação já disponíveis

A referida avaliação deve abranger os factores que contribuem para o êxito ou o insucesso da execução, bem como as realizações e os resultados, incluindo a sua sustentabilidade.

2. A avaliação do DOCUP incumbe à Comissão, em colaboração com o comité de acompanhamento.

3. O programa de avaliação deve ser definido no DOCUP.

Em especial, as avaliações:

a) Fornecem avaliações periódicas e independentes das operações e actividades do fundo, comparando os resultados e os objectivos esperados com as realizações efectivamente concretizadas e, por conseguinte;

b) Permitem que os PTU, os Estados-Membros e a Comissão se inspirem na experiência adquirida para conceber e executar as futuras políticas e operações.

4. Os resultados da avaliação são tornados públicos.

Artigo 26.o

Processo de avaliação

Sem prejuízo das avaliações realizadas pelo PTU ou pela Comissão, as avaliações dos projectos, dos programas ou de outras actividades de execução do DOCUP podem ser realizadas conjuntamente pelo PTU e pela Comissão, em colaboração com o Estado-Membro.

PARTE V

ADAPTAÇÕES FINANCEIRAS

Artigo 27.o

Adaptação das contribuições do FED

Com base nos resultados do acompanhamento, das auditorias e das avaliações e tendo em conta as observações do comité de acompanhamento, a Comissão pode adaptar os montantes e as condições fixados no DOCUP inicial, por sua própria iniciativa ou sob proposta do PTU em questão, em função das necessidades efectivas e do desempenho deste último.

Esta adaptação é normalmente realizada por ocasião do reexame intercalar, em conformidade com o procedimento referido no artigo 24.o da Decisão de Associação Ultramarina, 24 a 36 após a entrada em vigor do presente regulamento ou, em caso de irregularidades, no mais curto prazo.

Artigo 28.o

Suspensão dos pagamentos

1. A Comissão suspende os pagamentos e, apresentando as suas razões, solicita ao PTU que apresente as suas observações e, se for caso disso, introduza as eventuais correcções, dentro de um determinado prazo se, uma vez finalizados os necessários controlos, concluir que:

a) Um PTU não cumpriu as suas obrigações; ou

b) O conjunto ou certos elementos do DOCUP não justificam a totalidade ou uma parte da contribuição do FED; ou

c) Os sistemas de gestão ou de controlo apresentam graves lacunas susceptíveis de conduzirem sistematicamente a irregularidades.

2. O PTU em questão dispõe de um prazo de dois meses para responder a um pedido de apresentação das suas observações e, se for caso disso, para introduzir correcções, excepto em casos devidamente justificados em que a Comissão pode conceder um prazo mais alargado.

3. Se o PTU contestar as observações da Comissão, o PTU e o Estado-Membro em questão são convidados pela Comissão a participar numa reunião de parceria no decurso da qual todas as partes se esforçarão por chegar a acordo quanto às observações e às conclusões a retirar.

Sempre que o PTU conteste as observações da Comissão e se realize uma reunião de parceria ad hoc, o período de três meses previsto no n.o5 dentro do qual a Comissão pode tomar uma decisão começa a contar a partir da data da reunião de parceria.

4. Sempre que a Comissão proponha correcções financeiras, o PTU tem a possibilidade de demonstrar, através de um exame dos processos em questão, que a irregularidade cometida era na realidade inferior à estimativa da Comissão.

Excepto em casos devidamente justificados, o prazo concedido para este exame não deve ultrapassar um prazo suplementar de dois meses a contar do prazo de dois meses referido no n.o 1.

A Comissão tem em conta todos os elementos de prova fornecidos pelo PTU dentro dos prazos fixados.

5. No final do período fixado no n.o 2, caso não se chegue a acordo e o PTU não introduza as correcções necessárias, a Comissão, tendo em conta as observações eventualmente formuladas pelo PTU e pelos Estados-Membros, pode decidir, num prazo de três meses:

a) Reduzir os pagamentos; ou

b) Introduzir as correcções financeiras necessárias anulando a totalidade ou parte da contribuição do FED.

6. Sem prejuízo do disposto nos n.os 1 a 5, a Comissão pode, após proceder à devida verificação, suspender a totalidade ou parte de um pagamento provisório se verificar que a despesa em questão está ligada a uma grave irregularidade que não foi corrigida e que é necessário tomar medidas imediatas.

A Comissão comunica ao PTU em questão as medidas tomadas e as respectivas razões. Se, decorridos cinco meses, persistirem os motivos que justificaram a suspensão ou o PTU em questão não tiver notificado à Comissão as medidas tomadas para corrigir a grave irregularidade, são aplicáveis as disposições previstas no artigo 30.o

Artigo 29.o

Cobrança e reembolsos

1. Os reembolsos eventualmente devidos à Comissão devem ser efectuados até à data-limite, indicada na ordem de cobrança elaborada em conformidade com o artigo 45.o do regulamento financeiro do FED. A data-limite é o último dia do segundo mês seguinte à emissão da ordem.

2. Qualquer atraso na realização do reembolso dá origem à cobrança de juros de mora, calculados desde o termo do prazo referido no n.o 1 até à data de realização efectiva do pagamento. A taxa desse juro é um ponto e meio superior à taxa aplicada pelo Banco Central Europeu nas suas principais operações de refinanciamento no primeiro dia útil do mês em que calha a data-limite.

3. O ordenador territorial mantém uma contabilidade dos montantes a recuperar relativamente a pagamentos da ajuda comunitária já efectuados e assegura a recuperação dos montantes sem atraso injustificado.

O beneficiário reembolsa os montantes a cobrar, juntamente com os juros de mora, deduzindo os montantes em questão do seu mapa de despesas seguinte e do pedido de pagamento à Comissão ou, caso tal seja insuficiente, efectuando um reembolso à Comunidade.

O ordenador territorial envia anualmente à Comissão um mapa dos montantes ainda não cobrados naquela data, classificados por ano de início do processo de recuperação.

PARTE VI

DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 30.o

Informação e publicidade

1. Os PTU devem assegurar que os programas financiados a título do FED sejam objecto de uma publicidade adequada a fim de:

a) Sensibilizar a opinião pública para o papel desempenhado pela Comunidade no que respeita àqueles programas;

b) Sensibilizar os beneficiários potenciais e as organizações profissionais para as possibilidade oferecidas.

2. Os países beneficiários devem, designadamente, assegurar a colocação de painéis directamente visíveis indicando os resultados concretos dos programas financiados pela Comunidade, incluindo o logotipo da Comunidade, e que os representantes das instituições comunitárias participem devidamente nas actividades públicas mais importantes relacionadas com os programas financiados a título do FED.

Artigo 31.o

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor na data da sua publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável em todos os Estados-Membros.

Feito em Bruxelas, em 20 de Dezembro de 2002.

Pela Comissão

Poul Nielson

Membro da Comissão

(1) JO L 314 de 30.11.2001, p. 1.

(2) JO L 317 de 15.12.2002, p. 355.

(3) COM(2002) 290 final de 11.6.2002.