DECISÃO No 14-64 de 8 de Julho de 1964 relativa aos documentos comerciais e contabilísticos que devem ser submetidos pelas empresas aos agentes ou mandatários da Alta Autoridade incumbidos de missões de verificação ou de controlo em matéria de preços

A ALTA AUTORIDADE,

Tendo em conta o disposto nos artigos 8o, 47o, 60o a) 64o, 80o e 86o do Tratado que institui a Comunidade Europeia do Carvão e do Aço;

Considerando que a Alta Autoridade tem por missão assegurar a realização dos objectivos fixados pelo Tratado e, em especial, fazer respeitar pelas empresas as obrigações para elas decorrentes das disposições do Tratado e das decisões tomadas em sua execução;

Considerando que o cumprimento desta missão, nomeadamente em matéria de preços, implica fazer junto das empresas, verificações e controlos com base em documentos;

Considerando que tais controlos e verificações apenas podem ser eficazes se os factos e operações susceptíveis de constituir, para a Alta Autoridade, as necessárias fontes de informação, puderem ser comprovados por documentos comerciais e contabilísticos;

Considerando que, por isso, as empresas devem estar em condições de apresentar aos agentes ou mandatários da Alta Autoridade os documentos comerciais e contabilísticos que contenham as indicações indispensáveis a um controlo eficaz da observância das regras de preços;

Considerando que estas verificações e controlos devem permitir aos agentes ou mandatários de Alta Autoridade estabelecer o valor das vendas irregulares nos termos do artigo 64o, assim como, na medida em que tal seja necessário, o volume de negócios da empresa, na acepção do artigo 82o do Tratado;

Considerando que os Estados-membros tomaram as disposições legais e regulamentares relativas à obrigação de as empresas manterem uma contabilidade regular, mas que estas disposições não prevêem a aplicação de sanções que correspondam às exigências da Alta Autoridade;

Considerando que, sem prejuízo da obrigação de as empresas manterem à disposição da Alta Autoridade, para fins de verificação ou de controlo, o conjunto dos seus livros e documentos contabilísticos ou comerciais, na medida em que tal seja necessário ao cumprimentos das tarefas que incumben à Alta Autoridade, convém particularmente impedir que as empresas possam subtrair-se a uma verificação eficaz, alegando inexistência de contabilidade ou de documentação comercial;

Considerando que, para o efeito, é necessário obrigar as empresas, tendo em conta o artigo 47o do Tratado, a manterem, para que possam pô-la à disposição das pessoas incumbidas pela Alta Autoridade de missões de verificação ou de controlo, uma documentação contabilística e comercial, incluindo todos os documentos comprovativos;

Considerando pois que, não obstante as obrigações impostas às empresas pela respectiva legislação nacional em matéria de contabilidade, é conveniente que sejam fixados, em decisão obrigatória para todas as empresas, certos elementos que devem figurar na contabilidade;

Considerando que é igualmente necessário que em relação a cada venda as empresas emitam uma factura ou qualquer outro documento que contenha as indicações indispensáveis ao exercício de um controlo eficaz;

Considerando que é conveniente limitar no tempo a obrigação, imposta às empresas, de conservação dos documentos contabilísticos e comerciais, tendo em conta as tarefas da Alta Autoridade que podem tornar necessárias medidas de investigação em matéria de preços;

DECIDE:

Artigo 1o

As empresas são obrigadas a manter e a pôr à disposição dos agentes ou mandatários da Alta Autoridade, aquando de controlos ou verificações em matéria de preços, uma documentação contabilística e comercial que inclua, no mínimo:

a) Os registos de encomendas, com a respectiva correspondência, classificados de maneira a permitir o controlo;

b) Em relação a todas as vendas, o duplicado da factura, ou qualquer outro documento contabilístico, do qual constem, pelo menos, as indicações seguintes:

- nome e endereço do comprador

- natureza, qualidade e quantidade do produto vendido

- datas da factura e da entrega

- preços e quaisquer outras condições de venda praticadas;

Estes documentos devem estar classificados de maneira a permitir o controlo dos registos contabilísticos;

c) Um livro de vendas ou qualquer outro documento contabilístico de que constem, por ordem cronológica, todas as vendas com indicação, no mínimo, da data do documento de venda, do nome do cliente ou do número da factura e das omportâncias a pagar;

d) Um livro de caixa de que constem, por ordem cronológica, todos os recebimentos e pagamentos efectuados por caixa, com indicação da data, nome do comprador e importância, mantido de maneira a permitir, em qualquer momento, a verificação dos valores em caixa;

e) Extractos ou outros documentos relativos às contas bancárias e às contas de cheques postais, separados por cada estabelecimento financeiro e por ordem cronológica, classificados de maneira a permitir, em qualquer momento, a verificação do saldo;

f) Notas de despesa, recibos, notas e extractos de conta relativos aos pagamentos e recebimentos, classificados de maneira a permitir a verificação do livro de caixa referido na alínea d);

g) Contas de clientes abertas individualmente e nas quais são lançadas, com a respectiva data, todas as importâncias devidas e pagas pelos clientes; as contas de clientes não são obrigatórias desde que as respectivas importâncias estejam inscritas, com menção da data respectiva, no livro de vendas ou outro documento referido na alínea c).

Artigo 2o

As empresas devem estar em condições de apresentar aos agentes ou mandatários da Alta Autoridade incumbidos de missões de controlo ou de verificação, os seus documentos contabilísticos e comerciais do ano civil corrente e, pelo menos, dos cinco anos civis anteriores.

Artigo 3o

São aplicáveis às empresas que se subtraiam às obrigações para elas resultantes da presente decisão as sanções previstas no no 3 do artigo 47o do Tratado.

Artigo 4o

A presente decisão será publicada no Jornal Oficial das Comunidades Europeias. Entra em vigor em 1 de Novembro de 1964.

A presente decisão foi deliberada e adoptada pela Alta Autoridade, na sua reunião de 8 de Julho de 1964.

Pela Alta Autoridade

O Presidente

Dino DEL BO