PT Jornal Oficial da União Europeia C 289/12

Normas relativas aos arquivos históricos

Adoptadas pelo Comité Executivo do Banco em 7 de Outubro de 2005

(2005/C 289/07)

Considerando que o Banco Europeu de Investimento

é uma instituição financeira cujo capital é detido pelos Estados-Membros da União Europeia;

tem por missão, nos termos do artigo 267.o do Tratado que instituiu a Comunidade Europeia, contribuir, recorrendo ao mercado de capitais e utilizando os seus próprios recursos, para o desenvolvimento equilibrado e harmonioso do mercado comum no interesse da Comunidade. Para o efeito, o Banco facilitará, mediante a concessão de empréstimos e de garantias, sem prosseguir qualquer fim lucrativo, o financiamento de projectos de investimento em todos os sectores da economia;

está empenhado em seguir uma política activa de informação e continuará a envidar os seus melhores esforços no sentido de prestar ao público informações gerais sobre as suas actividades, políticas e práticas;

reconhece que, em conformidade com os princípios de uma boa gestão aplicáveis às instituições e organismos comunitários, incluindo o Banco, os documentos devem ser tanto quanto possível divulgados ao público, e a recusa do acesso aos mesmos deve ser devidamente justificada com base em normas previamente estabelecidas;

Considerando que

em 1997 e posteriormente, em 2002, o Banco publicou normas que regem o acesso público aos seus documentos, as quais estão actualmente a ser revistas;

o Banco adoptou as seguintes normas no que respeita aos arquivos históricos:

Artigo 1.o

Âmbito de aplicação

O Banco facultará o acesso à sua colecção de arquivos históricos ao público nas condições previstas no presente documento e uma vez decorrido o prazo de trinta anos a contar da data de elaboração do documento.

Para efeitos das presentes normas, entende-se por «arquivos» o conjunto de documentos, independentemente dos respectivos tipo e suporte material, que tenham sido elaborados ou recebidos pelo Banco ou pelo seu pessoal no exercício das suas funções e que digam respeito às actividades do Banco.

Por «colecção de arquivos históricos» do BEI, entende-se a parte dos arquivos do BEI seleccionada para conservação permanente nos arquivos históricos da União Europeia, em Florença.

Artigo 2.o

Procedimento

Os documentos com mais de 30 anos constantes das colecções do BEI devem ser objecto de uma triagem inicial destinada a separar os que devem ser conservados e os que não apresentam qualquer interesse administrativo ou histórico.

Os documentos constantes da colecção de arquivos históricos são considerados confidenciais e de acesso restrito até à respectiva desclassificação.

Considera-se que os documentos que envolvam terceiros continuarão a ser abrangidos pelas excepções referidas nas normas do BEI que regem o acesso a documentos. Neste caso, as excepções poderão continuar a aplicar-se à totalidade ou a parte de um documento para além do período de trinta anos, desde que se mantenham as condições pertinentes da respectiva aplicação.

Antes de decidir colocar os documentos referidos no parágrafo precedente à disposição do público, o Banco deverá informar a pessoa ou o organismo em causa relativamente à sua intenção de divulgar esses documentos e solicitar o seu consentimento. Caso não obtenha resposta, ou caso seja impossível obter uma resposta do terceiro em causa, o Banco decidirá critOs documentos que não tenham sido desclassificados aquando de um primeiro exame serão reexaminados periodicamente, pelo menos de cinco em cinco anos.

eriosamente sobre a autorização de divulgação dos documentos.

Artigo 3.o

Acesso público

O BEI publicará anualmente informações sobre as suas actividades em matéria de arquivos históricos.

O público poderá aceder à colecção do arquivo histórico do BEI por meio dos Arquivos Históricos da União Europeia, no Instituto Universitário Europeu de Florença, na Itália (http://www.iue.it/ECArchives/).