Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Formação (FEF - Turim) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 acompanhado das respostas da Fundação

(2000/C 373/06)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho Directivo da Fundação Europeia para a Formação, em conformidade com o n.o 4 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 1360/90(1) do Conselho.

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Formação relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999. De acordo com o n.o 1 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 1360/90 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 12.o do Regulamento (CEE) n.o 1360/90 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A FORMAÇÃO (FEF - TURIM) NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 1999

Análise da execução orçamental

5. Das dotações definitivas da Fundação para o exercício de 1999, 16,2 milhões de euros, foram utilizados durante o exercício 13,3 milhões de euros (ou seja, 82 %), 2,9 milhões de euros (18 %) transitaram automaticamente para o exercício de 2000 e 0,06 milhões de euros (0,4 %) foram anulados em 31 de Dezembro de 1999.

6. O essencial das despesas do exercício é constituído por despesas de pessoal (10,2 milhões de euros) e de funcionamento (0,9 milhões de euros). As transições para o exercício seguinte referem-se principalmente às dotações operacionais da Fundação e elevam-se a 2,3 milhões de euros, ou seja, cerca de 50 % da dotação do título correspondente (ver igualmente ponto 8).

7. As dotações transitadas automaticamente do exercício de 1998 para o exercício de 1999, ou seja 3,5 milhões de euros, foram utilizadas na sua quase totalidade no que respeita aos Títulos 1 e 2 do orçamento (despesas de pessoal e de funcionamento) e, em menor medida, às dotações operacionais, em que um montante de 0,3 milhões de euros de um total de 2,2 milhões de euros de dotações transitadas foi anulado em 31 de Dezembro de 1999.

Regulamentação financeira

Processo orçamental

8. O n.o 4 do artigo 10.o do regulamento de base da Fundação(3) prevê que "o Conselho Directivo (...) adoptará o orçamento da Fundação no início de cada exercício financeiro, adaptando-o às diversas contribuições feitas à Fundação e aos outros recursos de que dispõe". A aplicação prática desta disposição resulta em que o orçamento de cada exercício não seja formalmente adoptado, na melhor das hipóteses, antes de meados do primeiro trimestre do exercício considerado. Tendo em conta a obrigação de adoptar, ao mesmo tempo, o programa de trabalho, o arranque dos projectos financiados a partir de dotações operacionais é adiado e, dado o tempo necessário para a celebração dos contratos (procura de parceiros, estudos preliminares, parecer da Comissão Consultiva de Compras e Contratos, etc.), muitos deles são apenas assinados nas últimas semanas, ou mesmo dias do exercício, com a única finalidade de poder utilizar dotações que, de contrário, seriam anuladas em 31 de Dezembro.

9. A natureza persistente desta situação, que foi já objecto de uma observação do Tribunal no seu relatório anterior relativo à Fundação(4), deverá rapidamente encontrar uma solução de ordem processual ou regulamentar, por forma a que esta possa começar a executar o seu programa de trabalho logo desde o dia 1 de Janeiro de cada exercício.

Apresentação das demonstrações financeiras

10. Em 1999, tal como em 1998(5), a Fundação não publicou o seu orçamento nem o quadro do pessoal no Jornal Oficial das Comunidades Europeias, tendo, por sua própria iniciativa, substituído essa publicação pela colocação de determinadas informações de carácter orçamental no seu sítio Internet. O Tribunal considera que esta fórmula não corresponde às disposições do artigo 13.o do regulamento financeiro da Fundação.

11. Nos seus relatórios anuais de 1996(6), 1997(7) e 1998(8) relativos à Fundação, o Tribunal chamara a atenção para a gestão, que a Fundação efectua extra-orçamento, das subvenções PHARE, TACIS e Tempus (cerca de 330 milhões de euros no exercício de 1999). O saldo de cerca de sessenta depósitos bancários (80,5 milhões de euros em 31 de Dezembro de 1999) de que a Fundação dispõe para gerir estas subvenções não é reflectido nas suas demonstrações financeiras.

Gestão do pessoal

12. Os direitos financeiros do pessoal raramente são estabelecidos por decisões formais e devidamente justificadas da entidade competente para proceder a contratações.

13. Os processos individuais nem sempre contêm as informações indispensáveis para determinar ou calcular os direitos concedidos. Por outro lado, os serviços administrativos não procedem sistematicamente a uma nova análise destes. Assim, determinadas prestações podem ser pagas injustificadamente.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 27 de Setembro de 2000.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) Regulamento (CE) n.o 1572/98 do Conselho, que altera o Regulamento (CEE) n.o 1360/90 (JO L 206 de 23.7.1998, p. 1).

(2) Em conformidade com o n.o 3 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 1360/90 do Conselho, as contas pormenorizadas de todas as receitas e despesas da Fundação relativas ao exercício de 1999 foram elaboradas em 19 de Maio de 2000, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho Directivo da Fundação, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 29 de Maio de 2000. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) JO L 131 de 23.5.1990, p. 4.

(4) JO C 372 de 22.12.1999, pontos 13 - 14, pp. 33 - 34.

(5) JO C 372 de 22.12.1999, ponto 6, p. 33.

(6) JO C 393 de 29.12.1997, ponto 1.11, pp. 41 - 42.

(7) JO C 406 de 28.12.1998, ponto 1.5, p. 38.

(8) JO C 372 de 22.12.1999, ponto 5, p. 33.

Quadro 1

Balanço financeiro em 31 de Dezembro de 1999 e de 1998

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Contas de gestão relativas aos exercícios de 1999 e de 1998

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas da Fundação

Aprovação do programa de trabalho e do orçamento pelo Conselho Directivo no primeiro trimestre (pontos 8 e 9)

Concordamos que a adopção do programa de trabalho da Fundação e do respectivo orçamento em meados do primeiro trimestre do exercício considerado resulta em que muitos contratos apenas sejam assinados no final do exercício. A Fundação concorda que esta situação deva ser rapidamente solucionada. Desta forma, a Fundação e a Comissão Europeia (a qual preside ao Conselho Directivo) já acordaram em como, futuramente, o programa de trabalho anual e respectivo orçamento deverão ser apresentados para adopção durante a reunião de Outono do Conselho Directivo, que precede o ano em questão. O orçamento e o programa de trabalho para 2001 serão apresentados ao Conselho Directivo, para adopção, em Novembro de 2000.

Publicação do orçamento na Internet e não no Jornal Oficial (ponto 10)

Desde 1998, com o inteiro apoio da Comissão Europeia e do Parlamento Europeu, a Fundação publica na Internet a versão integral do seu orçamento. A Fundação acredita que, em comparação com a publicação no Jornal Oficial, a publicação na Internet amplia a publicidade e o acesso dos cidadãos europeus, aumentando simultaneamente a transparência. Tal enquadra-se perfeitamente no espírito do artigo 13.o do regulamento financeiro. Tendo em conta as restrições orçamentais, a publicação da versão integral do orçamento na Internet permite também à Fundação efectuar economias importantes.

Subvenções Phare, Tacis e Tempus (ponto 11)

No que respeita ao saldo de 80,5 milhões de euros, a Fundação tem de manter separadas dos subsídios gerais as verbas geridas em nome da Comissão. São mantidas, para todas as convenções, demonstrações financeiras individuais com os respectivos saldos bancários.

Gestão do pessoal (pontos 12 e 13)

Embora os direitos financeiros do pessoal da FEF sejam correctamente calculados e certificados por documentos justificativos, a unidade de Pessoal tem verificado tais direitos. A Fundação concorda que deverá ser implementado um procedimento mais formal. Doravante, tal será realizado por meio de um Formulário de Determinação dos Direitos Financeiros, o qual será assinado pela entidade competente para proceder a contratações (o Director, neste caso).

Os processos individuais contêm toda a informação necessária à determinação ou ao cálculo dos direitos concedidos, excepto o contrato de trabalho e quaisquer cláusulas rectificativas, sendo as últimas arquivadas separadamente. Está presentemente a proceder-se à transferência dos contratos para os processos individuais, a qual será concluída até ao final de Julho de 2000. Além disso, o Formulário de Determinação dos Direitos Financeiros supramencionado será sistematicamente utilizado na revisão anual da manutenção das justificações dos direitos financeiros concedidos.