Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos (AEAM - Londres) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 acompanhado das respostas da Agência

(2000/C 373/03)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Gestão da Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos, em conformidade com o n.o 10 do artigo 57.o do Regulamento (CEE) n.o 2309/93 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999. De acordo com o n.o 7 do artigo 57.o do Regulamento (CEE) n.o 2309/93 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no n.o 11 do artigo 57.o do Regulamento (CEE) n.o 2309/93 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações suficientes com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DA AGÊNCIA EUROPEIA DE AVALIAÇÃO DOS MEDICAMENTOS (AEAM - LONDRES) NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 1999

Contabilidade de custos

5. Como indicado no ano passado, uma revisão do regulamento relativo às taxas deverá basear-se nos custos do serviço prestado(3). O Conselho de Gestão criou um Grupo de Trabalho em matéria de custos. Partindo de uma determinação dos custos baseada em actividades, a Agência instaurou um sistema para a repartição do tempo de trabalho pelas diferentes actividades. Nesta base, as despesas de pessoal foram afectadas a actividades. Foram imputadas outras rubricas orçamentais (em vez de pagamentos) na sequência de decisões mais ou menos arbitrárias e sem qualquer avaliação da depreciação dos equipamentos técnicos e das instalações.

6. Para dispor de um instrumento de gestão moderno que constitua igualmente uma base sólida para as decisões que o Conselho tomará em matéria de taxas, a integração da contabilidade de custos num sistema contabilístico financeiro ou orçamental será preferível ao método actualmente utilizado. Este procedimento seria ainda um bom ponto de partida para promover a aplicação de um sistema semelhante nos Estados-Membros no que respeita à estimativa precisa dos custos de avaliação. Actualmente, o Conselho de Gestão considera suficiente que os Estados-Membros indiquem apenas uma estimativa dos seus custos.

Sistema contabilístico financeiro

7. Para evitar problemas provocados pela passagem ao ano 2000 a nível do sistema contabilístico, já antigo, estava previsto instaurar um sistema comercial no início do ano 2000. Devido a atrasos e procedimentos inutilmente complicados, o novo sistema ainda não foi instalado.

Abertura de concursos

8. O gestor orçamental autorizou contratos com base em concursos abertos pela Comissão com o parecer favorável da Comissão Consultiva de Compras e Contratos (CCCC) da Agência. Porém, nem a documentação relativa a estas aquisições nem os contratos assinados pela Comissão prevêem que esta prática seja extensiva às agências. O Tribunal considera que a autorização concedida pela Agência não está em conformidade com os regulamentos aplicáveis.

9. O gestor orçamental celebrou contratos com base num parecer favorável da CCCC, quando tinham sido rejeitadas propostas infundadamente devido a problemas de redacção do anúncio de concurso e do caderno de encargos. Igualmente nestes casos, a Agência não deveria ter assumido um compromisso. Para evitar uma repetição deste caso, a CCCC deverá ser consultada sobre a redacção dos anúncios de concurso, antes da sua publicação no Jornal Oficial, bem como dos cadernos de encargos, antes do seu envio.

Regulamento Financeiro

10. No que respeita ao IVA, as disposições do Regulamento Financeiro geral aplicáveis na época impunham a imputação das despesas pelo seu montante integral, incluindo o IVA. Quando do seu recebimento, e em conformidade com o artigo 27.o do Regulamento Financeiro geral, o IVA reembolsado poderia então ser reafectado. Esta prática era aplicável em todas as instituições e organismos da União até à alteração do Regulamento Financeiro geral, com a última redacção que lhe foi dada no final de 1998(4), que prevê que as despesas passem a ser imputadas pelo seu montante líquido de impostos. Contudo, em relação às agências que ainda não alteraram o seu próprio regulamento financeiro, continuam a ser aplicadas as antigas disposições. Neste sentido, o Tribunal solicita à Agência que adapte o seu regulamento financeiro ao Regulamento Financeiro geral.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 18 de Maio de 2000.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. KARLSSON

Presidente

(1) JO L 214 de 24.8.1993, p. 18.

(2) Em conformidade com o n.o 9 do artigo 57.o do Regulamento (CEE) n.o 2309/93 do Conselho, as contas relativas a todas as receitas e despesas da Agência no exercício de 1999 foram elaboradas em 20 de Março de 2000 e enviadas ao Conselho de Gestão da Agência, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 22 de Março de 2000. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) JO C 372 de 22.12.1999, p. 15.

(4) Regulamento (CE) n.o 2548/98 do Conselho, de 23 de Novembro de 1998 (JO L 320 de 28.11.1998, p. 1).

Quadro 1

Balanço em 31 de Dezembro de 1999 e 1998

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>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 1999 e 1998

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Respostas da Agência

A EMEA toma nota do parecer do Tribunal, segundo o qual as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 são fiáveis e as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares. A EMEA gostaria, seguidamente, de responder às observações do Tribunal (n.os 5 a 10).

Contabilidade de custos

5. A Agência concorda que uma revisão do regulamento relativo às taxas se deve basear nos custos do serviço prestado. Nesta medida, a EMEA criou um sistema de contabilização de custos, através do qual, e de acordo com o seu programa de trabalho, as suas actividades foram agrupadas em 10 capítulos, que por sua vez se subdividem segundo as diversas actividades reunidas em cada capítulo geral. Estes grupos estão ligados, por sua vez, à fonte de receitas que os financia. O Conselho de Administração aprovou o sistema de contabilização de custos utilizado pela EMEA, agora implementado na íntegra.

O pessoal da EMEA regista diariamente o tempo gasto, no âmbito desta estrutura de actividades, em períodos de 15 minutos. Deste modo se elabora um quadro pormenorizado do tempo despendido em cada actividade. Assim, e com base no tempo total calculado pela Agência, as despesas reais do trabalho relacionado com actividades ligadas a taxas e outras actividades suportadas pelo subsídio inscrito no orçamento geral das Comunidades Europeias são registadas com exactidão.

As despesas operacionais e com o pessoal são responsáveis por 82 % do orçamento e são directamente imputadas à actividade a que destinam. As despesas com imóveis e equipamento representam 18 % do orçamento, sendo sobretudo constituídas por encargos com rendas e serviços. 60 % destas despesas são autorizadas como despesas gerais com o pessoal, ao passo que 40 % se destinam aos delegados e peritos. Esta proporção foi analisada e aprovada pelo Conselho de Gestão.

O impacto da desvalorização do equipamento e instalações técnicos é limitado. A actual regulamentação financeira da União Europeia (UE) não prevê a desvalorização por períodos que ultrapassem um ano. No entanto, a EMEA examinará, para fins de avaliação de despesas, a viabilidade da desvalorização do equipamento e instalações técnicos para além do período estimado de vida útil dos bens.

6. O Conselho de Gestão da EMEA criou em 1999 um Grupo de Trabalho sobre Avaliação dos Custos. O referido grupo desenvolveu um método para recolher informações de forma a determinar os custos do trabalho que as Autoridades Nacionais Competentes desenvolvem para a EMEA.

O Grupo sobre Avaliação dos Custos chegou a um consenso sobre a natureza e o formato das informações necessárias. As Autoridades Nacionais Competentes iniciaram a recolha dos dados solicitados, com base nas despesas reais e sempre que esses dados estejam disponíveis. Em alguns Estados-Membros estão a ser desenvolvidos sistemas de avaliação dos custos idênticos aos da EMEA. O grupo "Avaliação dos Custos" irá rever as informações fornecidas em 2000 e 2001.

Sistema contabilístico financeiro

7. A principal razão para adquirir um novo programa informático de "razão" geral é permitir uma ligação entre o sistema contabilístico orçamental SI2 e as aplicações informáticas do sector bancário do Reino Unido. A proposta de aquisição do programa informático foi apresentada em 1999 e o atraso ficou a dever-se à necessidade de especificar devidamente os dados de saída no SI2. O contrato para um novo programa informático de "razão" geral (Sistema Automático de Gestão Electrónica) foi assinado em Março de 2000 e a sua instalação ocorreu em Abril de 2000.

Procedimentos de anúncios de concursos

8. Em muitas agências tem sido corrente, com o consentimento dos serviços da Comissão, recorrer aos resultados dos concursos efectuados pela Comissão e seus acordos-quadro. A EMEA não foi previamente informada de que o referido procedimento não estava em conformidade com os regulamentos aplicáveis.

Uma boa gestão financeira devia levar a que as pequenas agências da UE beneficiassem, nos resultados dos concursos, do poder negocial da Comissão em matéria de aquisições, que proporciona vantagens valiosas relacionadas com os custos de bens e serviços. Em reuniões regulares entre a Comissão e as Agências da UE solicitou-se à Comissão que incluísse as agências nos cadernos de encargos dos concursos da Comissão e espera-se que esta solução resolva formalmente a questão.

9. A EMEA reconhece que seria um bom princípio consultar a CCCC sobre avisos de concursos antes da sua publicação, razão pela qual decidiu implementar de imediato esta política.

Imposto sobre o Valor Acrescentado

10. A EMEA está ciente da mudança de tratamento do IVA no Regulamento Financeiro da Comissão Europeia. Ao contrário do que se verifica em muitos países da UE, a EMEA tem de pagar o IVA, que lhe é posteriormente devolvido pelo Governo do Reino Unido. A Agência irá reapreciar a situação e apresentar modificações adequadas do seu Regulamento Financeiro, bem como outras modificações que possam ser requeridas na sequência da reforma geral dos procedimentos financeiros e orçamentais na UE. O Tribunal será, obviamente, consultado sobre todas as modificações, segundos os procedimentos habituais.