Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia (CTOU - Luxemburgo) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 acompanhado das respostas do Centro

(2000/C 373/04)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia, em conformidade com o n.o 4 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2965/94 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999. De acordo com o n.o 1 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2965/94 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 15.o do Regulamento (CE) n.o 2965/94 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DO CENTRO DE TRADUÇÃO DOS ORGANISMOS DA UNIÃO EUROPEIA (CTOU - LUXEMBURGO) NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 1999

Análise da execução orçamental

5. O aumento da procura de tradução durante o exercício permitiu um incremento considerável das receitas inscritas no orçamento, que passaram de uma previsão inicial de 13,6 milhões de euros para 17,3 milhões de euros, ou seja, uma subida de 27 %. As receitas previstas foram apuradas e recebidas na sua quase totalidade (14 milhões de euros).

6. Em conformidade com o princípio de equilíbrio do orçamento do Centro, as receitas do exercício permitiam autorizações até 17,3 milhões de euros, dos quais 14,1 milhões de euros (82 %) foram efectivamente autorizados, sendo o resto anulado. Dos compromissos assumidos em 1999 relativamente às dotações de 1999, 3, 1 milhões de euros (22 %) tiveram de transitar para o exercício seguinte.

7. O grande aumento das receitas e a importância relativa das transições e anulações de dotações revelam a necessidade de o Centro melhorar as suas previsões em matéria de provimento de lugares, bem como de adoptar custos de facturação mais realistas (ver ponto 9) e desenvolver ainda mais a concertação com as instituições e organismos comunitários seus clientes.

8. Das autorizações transitadas do exercício anterior (2,5 milhões de euros) foram utilizados 76 % (1,9 milhões de euros), tendo o saldo sido anulado.

Contabilidade analítica

9. No seu relatório anual relativo ao exercício de 1998(3), o Tribunal observara que existia uma diferença significativa entre o custo previsional de uma página traduzida e o custo real. Daí resulta que se tenha de proceder a reembolsos consideráveis. Esta situação repetiu-se em 1999, ano em que as páginas traduzidas foram facturadas a 74 euros por página, montante 15,5 % mais elevado do que a última estimativa disponível do custo, que é de 64 euros por página.

10. Estimativas mais apuradas e realistas permitirão diminuir os reembolsos aos organismos comunitários clientes do Centro e facilitarão a gestão da sua tesouraria. Por conseguinte, o Tribunal reitera os seus votos anteriores(4) de ver o Centro dotar-se de uma contabilidade analítica por forma a saber, por organismo e tipo de prestação, o custo real dos serviços que fornece.

Inventário

11. O inventário apresenta anomalias de numeração dos artigos. Além disso, o valor de determinados equipamentos repertoriados no livro de inventário não é reflectido no balanço. Por outro lado, o Centro não reconciliou o balanço com o livro de inventário quando do encerramento do exercício. Embora estas anomalias não sejam susceptíveis de afectar a fiabilidade das contas, o Centro deverá efectuar o seu inventário com maior rigor e proceder, pelo menos uma vez por ano, a uma reconciliação exaustiva entre a contabilidade e o livro de inventário.

Celebração de contratos

12. No âmbito da avaliação de uma proposta de tradução, segundo a documentação contida nos processos da CCCC, o relatório apresentado a esta considerava que tinha sido concedida igual importância ao factor preço e ao factor qualidade. O exame do método de cálculo utilizado para classificar as diferentes propostas revela que, na realidade, o factor qualidade foi largamente preponderante.

13. Neste mesmo concurso, que suscitou 38 respostas, os preços indicados na ficha de avaliação relativamente a três proponentes eram diferentes dos mencionados nas respectivas propostas, daí resultando erros de classificação. Deverá prestar-se uma atenção muito especial aos procedimentos de avaliação por forma a evitar que esta seja afectada por erros.

14. No início de 1998 e após consulta da CCCC, o Centro celebrara um primeiro contrato de 68245 euros para um projecto informático de gestão dos tradutores independentes. Para prolongar o projecto, o Centro celebrou um contrato adicional de 146375 euros em Dezembro de 1998, a executar essencialmente em 1999. Como no caso do primeiro contrato, o Centro baseou-se num contrato-quadro celebrado pela Comissão para definir as condições do segundo contrato. Além disso, este segundo contrato foi celebrado por ajuste directo, sem que fosse solicitado o parecer da CCCC. Por outro lado, como o prolongamento do projecto não foi examinado na CCCC, não é possível garantir o fundamento dos seus custos suplementares relativamente aos objectivos.

Instalações

15. A situação observada pelo Tribunal em 1997(5) e 1998(6) não registou qualquer evolução em 1999. O Centro continua a ocupar instalações disponibilizadas pelas autoridades luxemburguesas, sem que as condições de ocupação destas (renda eventual, espaços e equipamentos alugados, duração do contrato de arrendamento, etc.) tenham sido objecto de um acordo entre as partes. Será conveniente celebrar um acordo na devida forma para clarificar a situação, designadamente a nível das demonstrações financeiras do Centro.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 11 e 12 de Outubro de 2000.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 314 de 7.12.1994, p. 1.

(2) Em conformidade com o n.o 3 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2965/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Centro relativas ao exercício de 1999 foram elaboradas em 2 de Março de 2000, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração do Centro, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 3 de Março de 2000. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) JO C 372 de 22.12.1999, ponto 7, p. 20.

(4) JO C 393 de 29.12.1997, ponto 1.6, p. 47 e JO C 406 de 28.12.1998, ponto 1.6, p. 33.

(5) JO C 406 de 28.12.1998, ponto 1.13, p. 33.

(6) JO C 372 de 22.12.1999, ponto 18, p. 20.

Quadro 1

Balanço financeiro em 31 de Dezembro de 1999 e de 1998

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Contas de gestão relativas aos exercícios de 1999 e de 1998

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas do Centro

Análise da execução orçamental

Pontos 5, 6, 7 e 8

Desde 1997 que o Centro estabelece, no decurso de cada exercício, orçamentos rectificativos e suplementares (ORS) com vista a adaptar o seu orçamento ao volume crescente das actividades.

Em 1999, o ORS permitiu não só adaptar o orçamento ao aumento inesperado da procura de serviços, mas também, tal como pormenorizado na introdução geral, diminuir o preço previsional por página, que passou de 79 para 74, o que representa uma diminuição de 6,5 %.

Tal como referido na resposta do Centro às observações do Tribunal de Contas relativas ao exercício de 1998, o Centro instituiu um sistema de consulta com as instituições e órgãos seus clientes para estabelecer previsões tão próximas da realidade quanto possível. Posto isto, é necessário ter em conta o facto de que uma parte importante dos trabalhos de tradução do Centro está ligada à evolução da actividade económica no sector privado, difícil de prever mesmo para os clientes do Centro.

Por esta razão, o Director, no quadro de um eventual reexame das modalidades de funcionamento do Centro, propôs a adopção de instrumentos mais flexíveis que permitam uma gestão orçamental susceptível de reagir eficazmente às variações do volume de trabalho.

Contabilidade analítica

Ponto 9

O Centro calcula o preço previsional do seu orçamento por um lado com base no volume de trabalho previsto pelos seus clientes e, por outro lado, com base em despesas previsíveis que permitem fazer face a esse volume de trabalho.

Aquando da adopção do orçamento rectificativo e suplementar de 1999, procedeu-se a uma revisão dos preços, pelo que as páginas traduzidas foram facturadas a 74 em vez de 79, com efeitos retroactivos a partir de 1 de Janeiro de 1999.

Na sequência da recomendação formulada pelo Tribunal de Contas no seu relatório sobre o exercício de 1997, o Centro decidiu alterar o seu Regulamento Financeiro, tendo-lhe inserido um artigo 26.o segundo o qual é possível transitar o saldo do exercício findo para o orçamento do ano seguinte. Esta reforma permitiu evitar os reembolsos resultantes da diferença entre o preço de facturação e o custo real registados após o encerramento do exercício.

Ponto 10

Desde 1 de Janeiro de 2000 que o Centro adoptou um sistema de códigos analíticos para todas as operações orçamentais contabilizadas no programa SI2 estando, actualmente, a preparar relatórios analíticos que permitirão explorar esta informação da melhor forma possível. No final do exercício 2000, o Centro disporá de dados e estatísticas analíticas que possibilitarão a realização de previsões mais precisas.

Inventário

Ponto 11

Até ao exercício de 1999, o Centro mantinha o seu inventário em folhas de cálculo. Este sistema manifestou os seus limites e revelou-se ineficaz. O Centro instalou o sistema ELS ("SIC - Inventaire") utilizado e desenvolvido pela Comissão. Esta base de dados utiliza um sistema de código de barras.

A migração para o novo sistema teve início no mês de Janeiro de 2000 e encontra-se na sua fase final.

Aquando da visita do Tribunal de Contas Europeu, o sistema estava em curso de instalação e o programa informático de apresentação de contas ainda não estava operacional. Foi por esta razão que se constataram determinadas incoerências. Graças a este novo sistema, o Centro estará em condições de efectuar o seu inventário de forma muito mais rigorosa.

Celebração de contratos

Ponto 12

Os contratos em questão foram atribuídos com base na oferta economicamente mais vantajosa, em conformidade com os critérios de atribuição enunciados no caderno de encargos.

A CCCC do Centro, na sua 12.ª reunião, de 12 de Agosto de 1999, examinou o dossier e emitiu um parecer favorável tendo, ao mesmo tempo, recomendado que "a avaliação das propostas assentasse num sistema mais transparente com base na comparação qualidade/preço. Deve ser estabelecido um quadro comparativo das propostas mais detalhado".

Ponto 13

Aquando da preparação dos contratos em questão, a secção competente constatou que os preços das propostas de dois proponentes seleccionados para a realização de traduções de inglês para grego, utilizados para calcular a classificação dos contratantes tinham sido invertidos entre si na ficha de avaliação. Este erro foi corrigido antes da assinatura do contrato.

O Centro está presentemente a estudar as possibilidades de reorganização destes serviços com o objectivo de, entre outros, melhorar a gestão dos concursos.

Ponto 14

Este dossier foi tratado pela CCCC na sua reunião de 29 de Janeiro de 1998, na qual foi emitido um parecer favorável sobre a utilização do contrato-quadro DI/0041700 da Comissão e sobre a primeira convenção específica.

O segundo contrato foi baseado no mesmo contrato-quadro da Comissão cuja utilização foi aprovada pela CCCC do Centro. Por conseguinte, não se trata verdadeiramente de um ajuste directo, dado que o contrato-quadro foi estabelecido na sequência de um concurso interinstitucional.

Desde 1998, data de origem do referido dossier, tanto os serviços do Centro como a sua CCCC têm vindo a melhorar as suas modalidades de funcionamento, sendo o acompanhamento dos dossiers mais estrito. Para evitar a utilização excessiva dos contratos-quadro das outras instituições, o Centro e, nomeadamente, o Departamento de Informática, publicou, no segundo semestre de 1998, vários convites à manifestação de interesse, no sentido de elaborar listas de fornecedores.

Instalações

Ponto 15

O dossier foi debatido em todas as reuniões do Conselho de Administração realizadas em 1999 e 2000, tendo o Director do Centro e o Presidente do Conselho de Administração participado várias vezes, por escrito e oralmente, às autoridades do Grão-Ducado do Luxemburgo, a preocupação crescente dos clientes do Centro e do seu Conselho de Administração face ao não andamento do processo. Entretanto, as autoridades luxemburguesas não apresentaram qualquer proposta concreta.

Tal como referido na resposta às observações do Tribunal de Contas de 1997 e 1998, o Centro enviou às autoridades luxemburguesas propostas de contrato de arrendamento, bem como projectos de acordo sobre a sede e a segurança, não tendo, apesar dos numerosos apelos, recebido qualquer resposta da parte das referidas autoridades.