Normas de execução para assegurar a confidencialidade de determinados trabalhos [n.o 3 do artigo 17.o do Regulamento (CE) n.o 2965/94 do Conselho, de 28 de Novembro de 1994, que cria um Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia]

(1999/C 295/04)

A. Antecedentes

1. O artigo 17.o do regulamento que cria um Centro de Tradução tem a seguinte redacção:

"1. O pessoal do Centro será sujeito à regulamentação aplicável aos funcionários e outros agentes das Comunidades Europeias.

2. O Centro exercerá em relação ao seu pessoal os poderes atribuídos à autoridade investida do poder de nomeação.

3. O Conselho de Administração adoptará, de acordo com a Comissão, as normas de execução adequadas, nomeadamente para assegurar a confidencialidade de determfinados trabalhos."

2. Na reunião do Conselho de Administração do Centro de Tradução, realizada no Luxemburgo em 20 de Março de 1996, o presidente do Conselho de Administração solicitou ao representante da Comissão que preparasse uma proposta para adopção pelo Conselho de Administração em conformidade com o n.o 3 do artigo 17.o

3. Em 30 de Novembro de 1994, a Comissão adoptou uma decisão relativa às medidas de segurança aplicáveis às informações classificadas elaboradas ou trocadas no âmbito das actividades da União Europeia [documento C(94) 3282].

B. Proposta

Tendo em conta o artigo 17.o do regulamento que cria um Centro de Tradução e, nomeadamente, o seu n.o 3,

Considerando que, em 30 de Novembro de 1994, a Comissão das Comunidades Europeias adoptou uma decisão relativa às medidas de segurança aplicáveis às informações classificadas elaboradas ou trocadas no âmbito das actividades da União Europeia [documento C(94) 3282];

Considerando que o n.o 1 do artigo 1.o dessa decisão estabelece que "a presente decisão fixa as categorias de classificação e as medidas de segurança aplicáveis às informações classificadas que relevam das actividades comunitárias, bem como dos títulos V e VI do Tratado da União Europeia, independentemente do facto de provirem do interior da instituição, de outra instituição, de um dos Estados-Membros ou de uma organização internacional";

Considerando, todavia, que a decisão da Comissão abrange determinados aspectos sem relevância no contexto do Centro de Tradução, ou que necessitam de ser alterados por forma a ter em conta as características especiais do Centro e dos organismos por ele servidos;

Considerando que as características especiais do Centro de Tradução exigem determinadas normas de execução suplementares;

Considerando que a Comissão deu a sua aprovação,

SOLICITA-SE AO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DO CENTRO DE TRADUÇÃO QUE ADOPTE a seguinte decisão:

Decisão do conselho de Administração do Centro de Tradução da União Europeia relativa às normas de execução necessárias para assegurar, nomeadamente, a confidencialidade de determinados trabalhos

O CENTRO DE TRADUÇÃO DOS ORGANISMOS DA UNIÃO EUROPEIA,

Considerando que o n.o 3 do artigo 17.o do regulamento que cria um Centro de Tradução prevê a adopção pelo Conselho de Administração do Centro de normas de execução, nomeadamente para assegurar a confidencialidade de determinados trabalhos;

Considerando que a não observância das obrigações que decorrem da presente decisão ou das disposições complementares adoptadas pela Comissão e ratificadas pelo Centro de Tradução pode conduzir à aplicação de medidas disciplinares e que as faltas graves podem conduzir, se for caso disso, à aplicação de sanções penais;

Considerando que as disposições da presente decisão não afectam a obrigação geral de reserva que incumbe aos funcionários e outros agentes do Centro de Tradução no que diz respeito às informações que não se destinam expressamente ao público,

ADOPTOU A PRESENTE DECISÃO:

TÍTULO I - PRINCÍPIOS E REGRAS GERAIS DE PROTECÇÃO

Artigo 1.o

Âmbito de aplicação: considerações práticas

1. Uma vez que, em conformidade com o n.o 1 do artigo 17.o do regulamento que cria o Centro de Tradução, o pessoal do Centro está sujeito à regulamentação aplicável aos funcionários e outros agentes das Comunidades Europeias, são aplicáveis ao referido pessoal as regras da decisão da Comissão de 30 de Novembro de 1994 relativa às medidas de segurança aplicáveis às informações classificadas elaboradas ou trocadas no âmbito das actividades da União Europeia [documento C(94) 3282], excepto se estas regras forem alteradas ou aditadas pela presente decisão.

2. O director do Centro de Tradução deverá assegurar a aplicação destas regras em todos os locais de trabalho do Centro de Tradução.

Artigo 2.o

Disposições complementares

As medidas de segurança adoptadas na presente decisão não prejudicam as regras específicas que possam ser decididas pela Comissão ou pelo Centro de Tradução.

Artigo 3.o

Informações classificadas

1. Para efeitos da presente decisão, entende-se por "informações classificadas" qualquer forma de informação cuja divulgação não autorizada possa prejudicar os interesses essenciais da União Europeia, de um ou vários dos seus Estados-Membros, de uma organização internacional ou dos organismos e agências servidos pelo Centro de Tradução e que, por esse facto, deva ser protegida por medidas de segurança adequadas.

2. Por "informação" entende-se qualquer informação seja qual for a sua forma de expressão, nomeadamente escrita, oral ou óptica e independentemente do tipo de suporte: papel, banda magnética ou magnetoscópica, rede de transmissão, processo técnico ou material. Na acepção da presente decisão a noção de informação classificada deve ser avaliada apenas em função do seu conteúdo.

3. A protecção de uma informação classificada pode exigir regras específicas que tenham em consideração a natureza do suporte, desde que não se trate de um documento escrito, mas sim de, nomeadamente, gravações visuais ou sonoras, de microfilmes, de bandas cinematográficas ou magnetoscópicas ou de suportes informáticos. O director do Centro proporá ao Conselho de Administração a aprovação de medidas de protecção suplementares com esta finalidade.

4. As informações referidas nos n.os 1 e 2 mantêm o seu estatuto de informações classificadas mesmo quando se encontram numa fase preparatória ou se destinam a ser apenas provisórias.

Artigo 4.o

Categorias de classificação

As categorias de classificação das informações classificadas usadas pelo Centro de Tradução são as seguintes:

a) ULTRA-SECRETA: Informação cuja divulgação não autorizada poderia ter consequências extremamente graves para os interesses essenciais da União Europeia, de um ou vários Estados-Membros ou de outro organismo, em especial, dos organismos e agências servidos pelo Centro de Tradução;

b) SECRETA: Informação cuja divulgação não autorizada poderia ter consequências graves para os interesses essenciais da União Europeia, de um ou vários Estados-Membros ou de outro organismo, em especial, dos organismos e agências servidos pelo Centro de Tradução;

c) CONFIDENCIAL: Informação cuja divulgação não autorizada poderia ter consequências prejudicais para os interesses essenciais da União Europeia, de um ou vários Estados-Membros ou de outro organismo, em especial, dos organismos e agências servidos pelo Centro de Tradução;

d) RESTRITA: Informação cuja divulgação não autorizada poderia ter consequências desfavoráveis para os interesses essenciais da União Europeia, de um ou vários Estados-Membros ou de outro organismo, em especial, dos organismos e agências servidos pelo Centro de Tradução.

TÍTULO II - DISPOSIÇÕES DE PROCEDIMENTO

Artigo 5.o

Atribuição das classificações

1. A autoridade que classifica, ou que está na origem da classificação das informações transmitidas ao Centro de Tradução pelos organismos e agências servidos pelo Centro será confinada ao organismo ou à agência que transmite essas informações.

2. O Centro de Tradução atribuirá a mesma classificação que a atribuída às informações originais pelo organismo ou pela agência a todas as versões linguísticas produzidas com base nas informações originais.

3. O Centro de Tradução respeitará a classificação atribuída pelo organismo ou agência que transmite as informações e cumprirá as medidas previstas na presente decisão relativamente ao respeito das várias classificações.

Artigo 6.o

Âmbito de apalicação: considerações pessoais

1. Os funcionários e outros agentes do Centro de Tradução que por qualquer razão tenham acesso a informações classificadas elaboradas no Centro ou que lhe tenham sido comunicadas são obrigados a respeitar as medidas de segurança determinadas pela presente decisão.

2. As sociedades ou empresas, incluindo as que se encontrem sob um regime de subcontratação, que prestem serviços ao Centro de Tradução e cujo pessoal tenha a possibilidade, durante a prestação do serviço, de tomar conhecimento de informações classificadas, são obrigadas a respeitar as obrigações decorrentes da presente decisão e a transmiti-las a cada um dos membros do seu pessoal. Estas obrigações constarão dos contratos entre essas sociedades ou empresas e o Centro de Tradução.

Artigo 7.o

Acesso às informações classificadas

1. Apenas estão autorizadas a aceder a informações classificadas ou a tê-las na sua posse as pessoas referidas no artigo 6.o que tenham necessidade de delas tomar conhecimento ou com elas tratar, por força das suas funções ou por necessidade de serviço.

2. Apenas estão autorizadas a aceder a informações classificadas como ULTRA-SECRETAS, SECRETAS e CONFIDENCIAS as pessoas referidas no n.o 1 especialmente habilitadas para o efeito, em conformidade com o disposto no artigo 8.o

3. Os pedidos de acesso de terceiros às informações transmitidas ao Centro de Tradução pelos organismos e agências servidos pelo Centro deverão ser enviados ao organismo ou à agência que apresenta as informações originais, que é o seu detentor. Este requisito aplica-se igualmente a todas as versões linguísticas efectuadas pelo Centro de Tradução com base nas informações originais que lhe forem transmitidas.

Artigo 8.o

Autorização

1. O Conselho de Administração do Centro de Tradução habilita o director do Centro a conceder e retirar as autorizações necessárias para ter acesso a informações classificadas às pessoas que tiverem sido objecto de um controlo de segurança pelas autoridades nacionais competentes.

2. A autorização termina automaticamente com a cessação das funções ou das prestações de serviços ao Centro de Tradução das pessoas em causa.

Artigo 9.o

Controlo de segurança

1. O controlo de segurança é efectuado com o acordo da pessoa em causa e a pedido do Centro de Tradução pelo Estado-Membro de que é nacional a pessoa a habilitar. Se a pessoa a habilitar não possuir a nacionalidade de um Estado-Membro, é ao Estado-Membro no qual a pessoa tem o seu domicílio ou a sua residência habitual que cabe a realização do controlo.

2. São aplicáveis ao processo de controlo de segurança as disposições e a regulamentação que na matéria estão em vigor nos Estados-Membros.

TÍTULO III - ESTRUTURAS

Artigo 10.o

Agentes de segurança

1. A aplicação da presente decisão será assegurada por um agente de segurança. O director do Centro de Tradução poderá designar-se a si próprio, ou um funcionário ou outro agente de grau adequado para exercer estas funções.

2. O agente de segurança tem como funções, nomeadamente:

a) Manter actualizada a lista de todas as pessoas do Centro que têm autorização para aceder às informações classificadas como ULTRA-SECRETAS, SECRETAS e CONFIDENCIAIS;

b) Assegurar o registo, a reprodução, a difusão e a manutenção de existências, quando necessário, e a destruição de informações classificadas como ULTRA-SECRETAS, SECRETAS e CONFIDENCIAIS. Será disponibilizada uma área protegida adequada para esta finalidade;

c) Assegurar a aplicação das medidas materias de protecção;

d) Coordenar as medidas adoptadas para a aplicação da presente decisão;

e) Proceder às verificações necessárias e ao controlo da aplicação dos procedimentos e medidas de segurança;

f) Inquirir sobre a não observância das prescrições de segurança e informar, o mais rapidamente possível, o director do Centro de Tradução e, em caso de falta grave, o presidente do Conselho de Administração;

g) Estudar os meios adequados para melhorar as condições de segurança;

h) Instruir o pessoal sobre os seus deveres em matéria de protecção do segredo e de aplicação das medidas de segurança;

i) Coordenar o inquérito de segurança referido no artigo 9.o

3. O agente de segurança será autorizado a ter acesso às informações classificadas nas condições definidas nos artigos 7.o e 8.o da presente decisão.

TÍTULO IV - TRATAMENTO DAS INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS

Artigo 11.o

Indicações distintivas das informações classificadas

1. A classificação atribuída a uma informação classificada deve ser indicada do seguinte modo:

- ULTRA-SECRETA e SECRETA: por aposição de um carimbo bem visível nas margens superior e inferior de cada página ou por uma indicação equivalente, tal como uma faixa em diagonal sobre toda a superfície da folha;

- CONFIDENCIAL: por aposição de um carimbo bem visível em cada página ou por uma indicação equivalente, tal como uma faixa diagonal sobre toda a superfície da folha;

- RESTRITA: por aposição da menção "RESTRITA" na página de rosto e na primeira página.

2. Se a informação for classificada temporariamente, a data a partir da qual pode ser considerada como desclassificada ou, do mesmo modo, a fórmula de desclassificação equivalente deverá ser indicada em local adequado.

3. Cada exemplar de uma informação classificada como ULTRA-SECRETA ou SECRETA deve conter um número de ordem por forma a identificar a sua origem e o seu destinatário. Esse número de ordem deverá constar da página de rosto.

4. Em caso de alteração de uma classificação atribuída a uma informação classificada, devem ser apostas na referida informação as marcas correspondentes à nova classificação que lhe for atribuída.

5. As referências feitas às informações classificadas como ULTRA-SECRETAS, SECRETAS ou CONFIDENCIAIS, incluindo as referências informáticas, devem reduzir-se ao mínimo indispensável e não podem, em circunstância alguma, revelar nem o seu conteúdo, nem o seu destino.

Artigo 12.o

Registo, expedição e tratamento das informações classificadas como ULTRA-SECRETAS, SECRETAS ou CONFIDENCIAIS

1. Qualquer informação classificada como ULTRA-SECRETA, SECRETA ou CONFIDENCIAL deve ser objecto de registo central pelo agente de segurança referido no artigo 10.o Tal registo permitirá:

- constituir imediatamente a lista de pessoas que consultaram ou detiveram tais informações,

- verificar a qualquer momento a identidade do detentor de cada um dos exemplares.

2. O agente de segurança torna-se responsável pela informação classificada ao receber um formulário assinado por uma pessoa autorizada pelo organismo ou agência que apresenta a informação.

3. Cada operação de expedição de uma informação classificada como ULTRA-SECRETA, SECRETA ou CONFIDENCIAL deve ser objecto de inscrição prévia no registo criado para o efeito.

4. Nenhum funcionário ou outra pessoa referida no artigo 6.o pode deter uma informação classificada como ULTRA-SECRETA, SECRETA ou CONFIDENCIAL que não tenha sido registada pelo agente de segurança, em conformidade com o artigo 10.o

Artigo 13.o

Expedição

A expedição e a transmissão de uma informação ULTRA-SECRETA, SECRETA ou CONFIDENCIAL devem efectuar-se obrigatoriamente por intermédio do agente de segurança do Centro de Tradução referido no artigo 10.o Para a expedição de informações classificadas, convém proceder do seguinte modo:

- ULTRA-SECRETA: por mala diplomática; neste caso, o documento deve ser colocado dentro de dois sobrescritos, contendo apenas o sobrescrito interior a menção da categoria de classificação;

- SECRETA/CONFIDENCIAL: por correio registado, com aviso de recepção; neste caso, a informação deve ser colocada dentro de dois sobrescritos, contendo apenas o sobrescrito interior a menção da categoria de classificação.

- RESTRITA: por correio normal dentro de um sobrescrito fechado.

Artigo 14.o

Transmissão de informações classificadas através das telecomunicações

O director do Centro proporá ao Conselho de Administração a aprovação, num período de seis meses a contar da presente decisão, de medidas de protecção suplementares relativamente à transmissão de informações classificadas através das telecomunicações, tomando em consideração a recomendação do Conselho sobre os critérios comuns de avaliação do nível de segurança das tecnologias da informação.

Artigo 15.o

Disposições específicas de protecção das informações

Sempre que circunstâncias especiais impeçam a aplicação de qualquer disposição da presente decisão, o agente de segurança do Centro de Tradução tomará ou providenciará para que sejam tomadas as medidas adequadas para assegurar uma protecção que ofereça garantias equivalentes às previstas na presente decisão.

TÍTULO V - DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 16.o

Procedimento em caso de infracção à presente decisão

1. O director do Centro ou o agente de segurança deve informar todas as pessoas ao serviço do Centro de Tradução e que, no decurso das suas funções, tenham acesso a informações classificadas de que qualquer falta às obrigações decorrentes da presente decisão pode conduzir à aplicação do disposto no regime disciplinar, sem prejuízo de instauração eventual de processo penal perante os órgãos jurisdicionais nacionais.

2. Qualquer pessoa que verifique ou suspeite do extravio ou comprometimento de uma informação classificada ou de uma infracção à presente decisão ou de uma transgressão às medidas de segurança é obrigada a avisar imediatamente o agente de segurança, o qual informará de imediato o director do Centro de Tradução.

3. Quando o relatório levar a crer que uma pessoa não autorizada tomou conhecimento de uma informação classificada como ULTRA-SECRETA, SECRETA ou CONFIDENCIAL, o director do Centro deve ser imediatamente alertado para tal facto, a fim de poder avaliar a situação.

4. Se, nos termos dos n.os 2 e 3, se confirmar a presunção de transgressão, o director do Centro ou o agente de segurança por ele designado tomará, junto dos agentes competentes em causa, as medidas adequadas para reduzir ao mínimo os prejuízos causados e evitar que a ocorrência se repita.

5. Se uma infracção grave disser respeito a informações provenientes de um Estado-Membro, de outra instituição ou de uma organização internacional e, em especial, de um organismo ou agência servido pelo Centro de Tradução, estes últimos serão informados desse facto.

6. A não observância das obrigações a que o funcionário ou o agente, mesmo após cessação de funções no Centro de Tradução, está sujeito por força da presente decisão, cometida voluntariamente ou por negligência, expõe-no à aplicação das disposições do estatuto, nomeadamente as de ordem disciplinar, sem prejuízo de instauração eventual de processo penal perante os órgãos jurisdicionais nacionais.

Artigo 17.o

Medidas adicionais

Se uma agência, gabinete ou organismo adoptar regulamentos próprios em matéria de confidencialidade, o Centro de Tradução e a agência, gabinete ou organismo em questão tomarão as medidas necessárias para assegurar a concordância entre os dois conjuntos de disposições. Quaisquer medidas adicionais necessárias à aplicação deste artigo serão submetidas à aprovação do Conselho de Administração do Centro de Tradução e colocadas em anexo a estas normas de execução.

Artigo 18.o

Aplicabilidade

A presente decisão é aplicável a partir de 22 de Março de 1999.

Feito no Luxemburgo, em 22 de Março de 1999.

Pelo Conselho de Administração

Colette FLESCH