Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Formação (FEF - Turim) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998, acompanhado das respostas da Fundação

(1999/C 372/06)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Opinião do Tribunal

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho Directivo da Fundação Europeia para a Formação, em conformidade com o n.o 4 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 1360/90 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Formação relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998. De acordo com o n.o 1 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 1360/90 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 12.o do Regulamento (CEE) n.o 1360/90 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o CE, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações suficientes com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. A auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

Principais observações sobre a execução orçamental da Fundação Europeia para a Formação no exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998

Subvenções extra-orçamentais PHARE, TACIS e MEDA

5. No âmbito dos fundos PHARE e TACIS afectados ao programa Tempus, a Fundação gere fundos colocados à sua disposição pela Comissão. Os montantes correspondentes (cerca de 395 milhões de ecus em 1998) não estão inscritos no orçamento da Fundação, mas sim numa contabilidade separada [ver relatório anual específico relativo a 1997(3)]. Além disso, o saldo total (35,8 milhões de ecus em 31 de Dezembro de 1998) de cerca de 30 contas bancárias, de que a Fundação dispõe para gerir estas operações, não consta das demonstrações financeiras da Fundação. Após trocas de impressões entre o Tribunal e a Comissão, a Fundação concordou em fazer constar essas informações num anexo ao seu orçamento a partir de 1999.

6. A Fundação não publicou o seu orçamento e quadro do pessoal no Jornal Oficial das Comunidades Europeias, como deveria ter feito em conformidade com o artigo 13.o do seu regulamento financeiro.

7. O regulamento da Fundação foi alterado em Julho de 1998 por forma a incluir o programa MEDA (acções mediterrânicas).

Contabilidade geral (SI X) e orçamental (SI 2)

8. A introdução do sistema SI 2 melhorou globalmente os procedimentos de controlo interno.

9. Na fase de avaliação do sistema SI 2, observou-se que a sua implantação se tinha realizado antes da conclusão de todos os testes ("program and system testing and data validation"). Consequentemente, vários problemas tiveram de ser resolvidos durante o ano, tendo o serviço informático de proceder a várias intervenções e correcções manuais nos programas e na base de dados.

10. Além disso, deverá ser assinado um "service level agreement" com a Comissão para apurar as responsabilidades respectivas, bem como o nível de responsabilidade dos diferentes intervenientes.

11. O sistema SI 2 irá incluir a contabilidade geral a partir do exercício de 2000.

Dotações transitadas

12. As dotações transitadas de 1998 para 1999 ascendem a 3,5 milhões de ecus, ou seja 23 % do orçamento da Fundação. Trata-se principalmente de dotações do título III do orçamento (2,6 milhões de ecus), sendo a maioria relativa aos observatórios nacionais e à formação profissional.

13. Um número significativo de transições refere-se a 28 contratos (valor global de 0,8 milhões de ecus) que entraram em vigor ou foram assinados em Novembro e Dezembro de 1998. Como em 1998 foram celebrados, no total, 67 contratos de prestação de serviços, financiados pelo orçamento da Fundação num valor global de 1,6 milhões de ecus, este fenómeno revela um certo desequilíbrio na organização e programação das actividades da Fundação.

14. Um controlo profundo destas dotações transitadas de 1998 para 1999 nas autorizações inscritas no número "Pontos focais nacionais" revela que sete autorizações, num total de 0,22 milhões de ecus (48,7 % das dotações transitadas deste número) se referem exclusivamente a despesas a expor no exercício de 1999. A mesma observação se pode formular no que respeita a uma amostra suplementar de quatro operações de transição, totalizando 0,06 milhões de ecus e afectando outros números do título III do orçamento da Fundação. Consequentemente, não foi respeitado o princípio da anualidade orçamental, contrariamente às normas da Fundação. Todos os montantes indevidamente transitados deveriam ter sido anulados em 31 de Dezembro de 1998.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 7 de Outubro de 1999.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. KARLSSON

Presidente

(1) JO L 131 de 23.5.1990, p. 1.

(2) Em conformidade com o n.o 3 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 1360/90 do Conselho, as contas pormenorizadas de todas as receitas e despesas da Fundação relativas ao exercício de 1998 foram elaboradas em 31 de Março de 1999, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho Directivo da Fundação, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 6 de Abril de 1999. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) JO C 406 de 28.12.1998, p. 38.

Quadro 1

Balanço financeiro em 31 de Dezembro de 1998 e 1997

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Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 1998 e 1997

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Respostas da Fundação

Subvenções "extra-orçamentais" - Phare, Tacis, Tempus e MEDA

No seguimento de uma troca de impressões com o Tribunal de Contas e a Comissão, confirma-se que a Fundação se compromete a incluir doravante, num anexo ao orçamento, todas as verbas recebidas através de convenções com a Comissão. Esta medida aumenta a transparência e dá uma perspectiva completa das verbas geridas pela Fundação.

A Fundação publicou na Internet a versão integral do orçamento para 1998. Além disso, publicou no Jornal Oficial das Comunidades Europeias a informação de que a versão integral do orçamento pode ser consultada na Internet. A Comissão e o Parlamento encorajaram esta medida, uma vez que mantém, e amplia mesmo, a publicidade e a igualdade de acesso ao orçamento de todos os cidadãos europeus, como pretende claramente o artigo 13.o do Regulamento Financeiro. Tal permitiu também, e simultaneamente, à Fundação efectuar economias importantes, o que é muito importante face ao aumento das restrições orçamentais.

Contabilidade geral (SI X) e orçamental (SI 2)

É reconhecido que o sistema SI 2 melhorou de uma forma geral a contabilidade e o controlo orçamental. Também é correcto afirmar que o sistema anterior, baseado no Excel, foi mantido até ao final do ano. O próprio Tribunal de Contas refere as diversas deficiências que na altura existiam no sistema SI 2. A experiência adquirida no final do ano, conjugada com os esforços contínuos dos peritos em desenvolvimento, conduzirão a um melhor resultado no corrente ano e evitarão intervenções manuais do tipo a que se refere o Tribunal de Contas. Por conseguinte, os progressos registados irão continuar.

Foi preparado e negociado um acordo ao nível dos serviços com a DG XIX (fornecedora dos sistemas). Prevê-se a sua assinatura em breve, não apenas com a Fundação mas também com as outras agências que participam no serviço de apoio comum SI 2.

Estão a ser desenvolvidos todos os esforços para alargar o SI 2 à contabilidade geral e assegurar o seu lançamento operacional em Janeiro de 2000, apesar de faltar muito pouco tempo para essa data.

Dotações transitadas

As observações do Tribunal de Contas referentes à anualidade orçamental foram bem compreendidas. Ainda que as explicações sobre as dificuldades em respeitar esse princípio sejam múltiplas (aprovação tardia do orçamento - este ano apenas em Março -, processos complexos, ciclos de aquisições de longa duração), a Fundação compromete-se firmemente a respeitar o princípio da anualidade orçamental. De qualquer modo, o processo de planificação e de execução será optimizado, de modo a reduzir o número de actividades que forem iniciadas tardiamente durante o ano. De salientar que o princípio se refere a actividades dependentes do orçamento principal da Fundação, enquanto muitas actividades dependentes de "convenções" apresentam uma perspectiva plurianual, muito mais adequada ao tipo de actividades em que estamos envolvidos.