PT Jornal Oficial da União Europeia L 36/1

REGULAMENTO DE EXECUÇÃO (UE) 2015/212 DA COMISSÃO

de 11 de fevereiro de 2015

que estabelece as regras de execução do Regulamento (UE) n.o 223/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho no que se refere às especificações técnicas do sistema de registo e arquivo eletrónico dos dados sobre cada operação que sejam necessários para acompanhamento, avaliação, gestão financeira, verificação e auditoria, incluindo os dados sobre cada participante nas operações cofinanciadas por PO II

A COMISSÃO EUROPEIA,

Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

Tendo em conta o Regulamento (UE) n.o 223/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de março de 2014, relativo ao Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas mais Carenciadas (1), nomeadamente o artigo 32.o, n.o 8,

Considerando o seguinte:

(1) O Regulamento de Execução (UE) n.o 463/2014 da Comissão (2) estabelece as disposições necessárias para a preparação dos programas. A fim de assegurar a execução dos programas financiados pelo Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas mais Carenciadas (FEAD), é necessário instituir disposições adicionais para a aplicação do Regulamento (UE) n.o 223/2014.

(2) Para efeitos do artigo 32.o, n.o 2, alínea d), do Regulamento (UE) n.o 223/2014, é necessário criar especificações técnicas para um sistema de registo e arquivo eletrónico dos dados sobre cada operação que sejam necessários para acompanhamento, avaliação, gestão financeira, verificação e auditoria.

(3) As especificações técnicas pormenorizadas do sistema de registo e arquivo dos dados devem ser suficientemente documentadas para assegurarem uma pista de auditoria sobre o cumprimento dos requisitos jurídicos.

(4) O sistema de registo e arquivo de dados deve também incluir ferramentas de pesquisa adequadas e funções destinadas à comunicação de informações, a fim de permitir obter e agregar facilmente a informação nele armazenada para efeitos de monitorização, avaliação, gestão financeira, verificação e auditoria.

(5) As medidas previstas no presente regulamento estão em conformidade com o parecer do Comité do Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas mais Carenciadas,

ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:

Artigo 1.o

Disposições gerais

O sistema para registar e arquivar dados sobre as operações a que se refere o artigo 32.o, n.o 2, alínea d), do Regulamento (UE) n.o 223/2014, deve ser conforme com as especificações técnicas estabelecidas nos artigos 2.o a 5.o

Artigo 2.o

Proteção e preservação dos dados e documentos e sua integridade

1. O acesso ao sistema deve ser baseado em direitos predefinidos para diferentes tipos de utilizadores e deve ser suprimido quando deixar de ser necessário.

2. O sistema deve preservar um historial de qualquer registo, alteração e supressão de documentos e de dados.

3. O sistema não deve permitir a alteração do conteúdo dos documentos com uma assinatura eletrónica. Deve ser gerado um carimbo eletrónico da hora que certifique o depósito de um documento com uma assinatura eletrónica e não deve poder ser alterado. A supressão de tais documentos deve ser registada em conformidade com o disposto no n.o 2.

4. Os dados devem ser periodicamente objeto de cópias de segurança. A cópia de segurança, com a réplica de todo o conteúdo do repositório do ficheiro eletrónico, deve estar pronta a utilizar em caso de emergência.

5. A unidade de arquivo eletrónico deve estar protegida contra qualquer risco de perda ou alteração da sua integridade. Essa proteção deve incluir a proteção física contra temperaturas e níveis de humidade inadequados, sistemas de deteção de incêndio e antifurto, sistemas de proteção adequados contra os ataques de vírus, piratas informáticos ou qualquer outro acesso não autorizado.

6. O sistema deve prever a migração de dados, a alteração de formato e do ambiente informático com uma periodicidade suficiente para garantir a legibilidade e a acessibilidade dos documentos e dados até ao final do período referido no artigo 51.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 223/2014.

Artigo 3.o

Funções de pesquisa e de comunicação de informações

O sistema deve incluir:

a) Ferramentas de pesquisa adequadas que permitam recuperar facilmente documentos, dados e os respetivos metadados;

b) Uma função de comunicação de informações que permita elaborar relatórios com base em critérios previamente definidos, em especial relativamente aos dados mencionados no Regulamento Delegado (UE) n.o 532/2014 da Comissão (3);

c) A possibilidade de salvaguardar, exportar ou imprimir os relatórios mencionados na alínea b), ou uma ligação a uma aplicação externa que preveja essa possibilidade.

Artigo 4.o

Documentação do sistema

A autoridade de gestão deve fornecer documentação pormenorizada e atualizada, de caráter funcional e técnico, sobre o funcionamento e as características do sistema, que esteja acessível, mediante pedido nesse sentido, às entidades competentes responsáveis pela gestão do programa, à Comissão e ao Tribunal de Contas Europeu.

A documentação referida no primeiro parágrafo deve apresentar elementos de prova da execução do Regulamento (UE) n.o 223/2014 no Estado-Membro em causa.

Artigo 5.o

Segurança do intercâmbio de dados

O sistema utilizado deve ser protegido por medidas de segurança adequadas em matéria de classificação dos documentos, proteção dos sistemas de informação e proteção dos dados pessoais. Estas medidas deverão ser conformes com as normas internacionais e as normas legais nacionais.

As medidas de segurança a que se refere o primeiro parágrafo devem proteger as redes e os meios de transmissão quando o sistema utilizado interaja com outros módulos e sistemas.

Artigo 6.o

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no vigésimo dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros. Feito em Bruxelas, em 11 de fevereiro de 2015. Pela Comissão O Presidente Jean-Claude JUNCKER

(1) JO L 72 de 12.3.2014, p. 1.

(2) Regulamento de Execução (UE) n.o 463/2014 da Comissão, de 5 de maio de 2014, que define, na sequência do Regulamento (UE) n.o 223/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho relativo ao Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas mais Carenciadas, os termos e as condições aplicáveis ao sistema de intercâmbio eletrónico de dados entre os Estados-Membros e a Comissão (JO L 134 de 7.5.2014, p. 32).

(3) Regulamento Delegado (UE) n.o 532/2014 da Comissão, de 13 de março de 2014, que completa o Regulamento (UE) n.o 223/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho sobre o Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas (JO L 148 de 20.5.2014, p. 54).