Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Agência Europeia do Ambiente (AEA - Copenhaga) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 acompanhado das respostas da Agência

(2000/C 373/02)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração da Agência Europeia do Ambiente, em conformidade com o n.o 4 do artigo 13.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90(1) do Conselho.

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Agência Europeia do Ambiente relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999. De acordo com o n.o 1 do artigo 14.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 14.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DA AGÊNCIA EUROPEIA DO AMBIENTE NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 1999

Análise da execução orçamental

5. As dotações definitivas do exercício elevaram-se a 18,5 milhões de euros, dos quais foram autorizados 18,3 milhões de euros, sendo 9,2 milhões de euros destinados às despesas operacionais (Título III).

6. As dotações transitadas ascendem a 6 milhões de euros (33 % das autorizações) e referem-se sobretudo às despesas operacionais, num montante de 5,4 milhões de euros. A título de comparação, as dotações transitadas do exercício de 1998 para o exercício de 1999 elevaram-se a 5,8 milhões de euros, dos quais 4,6 milhões de euros relativos às despesas operacionais. Destas transições, foram anulados 0,7 milhões de euros (12 %).

Imputação do IVA

7. Até Dezembro de 1998, o Regulamento Financeiro geral previa a imputação das despesas incluindo o IVA, podendo este ser reafectado após o reembolso. Desde essa altura(3), o Regulamento Financeiro geral impõe que as despesas sejam imputadas sem IVA. O Tribunal solicita que a Agência transponha estas novas modalidades para a sua própria regulamentação.

Inventário

8. A Agência deverá procurar que o inventário seja verificado pelo menos uma vez por ano, por forma a se assegurar da sua exaustividade e eliminar os equipamentos informáticos que se tornaram obsoletos.

Gestão do pessoal

9. Os controlos efectuados revelaram deficiências na manutenção dos processos do pessoal, que levaram designadamente a estabelecer de forma incorrecta o vencimento de dois agentes recentemente recrutados. A Agência deverá verificar regularmente o conjunto dos processos do pessoal para se assegurar da exaustividade e validade dos dados.

Gestão dos contratos com os centros temáticos

10. Para alcançar os seus objectivos, a Agência celebrou contratos com diversos centros temáticos seleccionados nos Estados-Membros. Estes contratos consistem num texto de base normalizado, completado por anexos de carácter mais técnico. Observou-se que, especialmente no que se refere à natureza e duração das prestações, existiam incoerências entre o texto de base e os anexos técnicos.

11. Estes contratos são financiados por dotações inscritas no Título III do orçamento da Agência, que cobre as despesas operacionais. Como já se referiu, estas dotações foram objecto de transições muito consideráveis (ver pontos 5 e 6). A gestão destas transições, que é prioritária devido aos riscos de anulação, explica em parte o motivo da celebração de determinados contratos numa fase já muito adiantada do ano. Assim, foram decididas após 15 de Novembro de 1999 autorizações no montante de, pelo menos, 1,9 milhões de euros a título das despesas operacionais.

12. A amplitude e a recorrência desta situação deverão incentivar a Agência a melhorar o sistema de acompanhamento do seu programa anual, por forma a minimizar as transições de dotações numa maior observância do princípio da anualidade.

13. Registam-se igualmente deficiências na gestão financeira dos contratos. Os processos de tratamento dos pedidos de pagamento ficariam a ganhar se fossem objecto de uma maior formalização e aplicação. Será necessário que os processos financeiros contenham documentos justificativos dos pedidos de pagamento, e não apenas um certificado da realidade e conformidade das prestações efectuadas.

14. Os contratos são financiados a partir de autorizações disponíveis em diversas rubricas orçamentais correspondentes aos diferentes temas que abordam. Os pagamentos efectuados são imputados por forma a esgotar sequencialmente as autorizações em causa, de tal modo que é impossível reconciliar a execução das autorizações com a fase de adiantamento das prestações correspondentes.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 27 de Setembro de 2000.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 120 de 11.5.1990, p. 4.

(2) Em conformidade com o n.o 3 do artigo 13.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e despesas da Agência no exercício de 1999 foram elaboradas em 20 de Março de 2000 e enviadas ao Conselho de Administração da Agência, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 5 de Abril de 2000. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) Ver o n.o 2A do artigo 27.o do Regulamento Financeiro aplicável ao Orçamento Geral das Comunidades Europeias, com a redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE, CECA, Euratom) n.o 2548/98 do Conselho, de 23 de Novembro de 1998 (JO L 320 de 28.11.1998, p. 1).

Quadro 1

Balanço em 31 de Dezembro de 1999 e de 1998

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 1999 e de 1998

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Respostas da Agência

IVA - Pagamentos e restituições

O Tribunal afirma:

"7. Até Dezembro de 1998, o Regulamento Financeiro geral previa a imputação das despesas incluindo o IVA, podendo este ser reafectado após o reembolso Desde essa altura, o Regulamento Financeiro geral impõe que as despesas sejam imputadas sem IVA. O Tribunal solicita que a Agência transponha estas novas modalidades para a sua própria regulamentação".

Os comentários da Agência são os seguintes:

A Agência entrará em contacto com os serviços da Comissão Europeia, bem como das outras Agências igualmente envolvidas, por forma a determinar as condições de revisão do seu Regulamento Financeiro e para que as disposições adequadamente alteradas sejam adoptadas em 2001.

Inventário

O Tribunal afirma:

"8. A Agência deverá procurar que o inventário seja verificado pelo menos uma vez por ano, por forma a se assegurar da sua exaustividade e eliminar os equipamentos informáticos que se tornaram obsoletos".

Os comentários da Agência são os seguintes:

O inventário é permanentemente actualizado e regularmente verificado. Contudo, tal como correctamente referido pelo Tribunal, o equipamento obsoleto permanece nas instalações. A Agência tem actualmente instituído um mecanismo de remoção do equipamento obsoleto segundo o qual o signatário do contrato-quadro se compromete a retirar um computador obsoleto por cada computador novo fornecido.

Gestão do pessoal

O Tribunal afirma:

"9. Os controlos efectuados revelaram deficiências na manutenção dos processos do pessoal, que levaram designadamente a estabelecer de forma incorrecta o vencimento de dois agentes recentemente recrutados. A Agência deverá verificar regularmente o conjunto dos processos do pessoal para se assegurar da exaustividade e validade dos dados".

Os comentários da Agência são os seguintes:

Foi determinado um controlo sistemático dos dossiersdo pessoal, estabelecidos com o auxílio da DG Pessoal e Administração da Comissão Europeia. Uma primeira revisão permitiu a rectificação de erros detectados pelo Tribunal.

Centros temáticos. Gestão dos contratos

O Tribunal afirma:

"10. Para alcançar os seus objectivos, a Agência celebrou contratos com diversos centros temáticos seleccionados nos Estados-Membros. Estes contratos consistem num texto de base normalizado, completado por anexos de carácter mais técnico. Observou-se que, especialmente no que se refere à natureza e duração das prestações, existiam incoerências entre o texto de base e os anexos técnicos".

Os comentários da Agência são os seguintes:

Está em curso a verificação da consistência entre os textos de base e os anexos de carácter técnico. Correcções serão introduzidas sempre que necessário. Está em curso a determinação de rotinas de controlo, paralelamente à definição e contratação de futuros CTE que funcionarão em 2001.

O Tribunal afirma:

"11. Estes contratos são financiados por dotações inscritas no Título III do orçamento da Agência, que cobre as despesas operacionais. Como já se referiu, estas dotações foram objecto de transições muito consideráveis (ver pontos 5 e 6). A gestão destas transições, que é prioritária devido aos riscos de anulação, explica em parte o motivo da celebração de determinados contratos numa fase já muito adiantada do ano. Assim, foram decididas após 15 de Novembro de 1999 autorizações no montante de, pelo menos, 1,9 milhões de euros a título das despesas operacionais".

Os comentários da Agência são os seguintes:

As autorizações são decididas no início do ano, por forma a assegurar o melhor aproveitamento do tempo disponível no desenvolvimento e na execução das actividades exigidas. Contudo, a possibilidade de autorizar recursos adicionais no final do ano permite utilizar eficazmente os limitados recursos disponíveis, já que pode ser necessário levar a cabo alguns ajustes no âmbito das actividades e que fundos suplementares de funcionamento podem ser concedidos às actividades dos CTE, que contribuem para o desenvolvimento das capacidades dos Estados-Membros.

O Tribunal afirma:

"12. A amplitude e a recorrência desta situação deverão incentivar a Agência a melhorar o sistema de acompanhamento do seu programa anual, por forma a minimizar as transições de dotações numa maior observância do princípio da anualidade".

Os comentários da Agência são os seguintes:

A Agência tem a intenção de minimizar as transições de dotações. No entanto, tal como acima indicado, uma parte dos trabalhos só no final do ano pode ser entregue a contratantes, por motivos relacionados com a eficácia. Além disso, os CTE funcionam durante os 12 meses do ano, embora os novos fundos, inscritos no orçamento do novo ano, apenas sejam disponibilizados em Fevereiro, na melhor das hipóteses, o que obriga à transição de determinados pagamentos para o ano seguinte.

O Tribunal afirma:

"13. Registam-se igualmente deficiências na gestão financeira dos contratos. Os processos de tratamento dos pedidos de pagamento ficariam a ganhar se fossem objecto de uma maior formalização e aplicação. Será necessário que os processos financeiros contenham documentos justificativos dos pedidos de pagamento, e não apenas um certificado da realidade e conformidade das prestações efectuadas".

Os comentários da Agência são os seguintes:

A AEA desenvolveu processos de tratamento dos pedidos de pagamento e o termo de cada subvenção. Não obstante, reconhecemos o valor da proposta do Tribunal, encontrando-se já em curso o processamento da adaptação de tais procedimentos com o objectivo de passarem a incluir documentação de apoio, como por exemplo relatórios de progresso ou excertos de relatórios técnicos, assim como os mapas das contas dos dossiers financeiros.

O Tribunal afirma:

"14. Os contratos são financiados a partir de autorizações disponíveis em diversas rubricas orçamentais correspondentes aos diferentes temas que abordam. Os pagamentos efectuados são imputados por forma a esgotar sequencialmente as autorizações em causa, de tal modo que é impossível reconciliar a execução das autorizações com a fase de adiantamento das prestações correspondentes".

Os comentários da Agência são os seguintes:

A AEA envidará os maiores esforços possíveis no sentido de planear os pagamentos em conformidade com as rubricas orçamentais correspondentes aos trabalhos efectivamente realizados, solicitando aos CTE, logo desde o início, informações adicionais sobre os recursos atribuídos a cada tarefa. Contudo, os CTE realizam normalmente actividades inter-relacionadas segundo calendários diferentes, pelo que são limitadas as possibilidades de existência de um paralelismo entre as dotações orçamentais e a progressão das actividades enquanto estas decorrem.