DECISÃO DA COMISSÃO

de 7 de Julho de 2004

que altera o seu Regulamento Interno

(2004/563/CE, Euratom)

A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia e, nomeadamente, o n.o 2 do seu artigo 218.o,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica e, nomeadamente, o seu artigo 131.o,

Tendo em conta o Tratado da União Europeia e, nomeadamente, o n.o 1 do seu artigo 28.o e o n.o 1 do seu artigo 41.o,

DECIDE:

Artigo 1.o

As disposições da Comissão relativas aos documentos electrónicos e digitalizados, cujo texto figura em anexo à presente decisão, são acrescentadas como anexo ao Regulamento Interno da Comissão.

Artigo 2.o

A presente decisão entra em vigor na data da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.

ANEXO

Disposições da Comissão relativas aos documentos electrónicos e digitalizados

Considerando o seguinte:

(1) Devido à utilização generalizada das novas tecnologias da informação e comunicação pela Comissão, a nível do seu funcionamento interno e nos intercâmbios de documentos com o exterior, em especial com as administrações comunitárias, incluindo os organismos responsáveis pela aplicação de certas políticas comunitárias, e com as administrações nacionais, o espaço documental da Comissão contém cada vez mais documentos electrónicos e digitalizados.

(2) Na sequência do livro branco sobre a Reforma da Comissão (1), cujas acções 7, 8 e 9 se destinam a assegurar a passagem à «e-Comissão», e da comunicação «Rumo à Comissão em linha: estratégia de aplicação para o período de 2001-2005 (acções 7, 8 e 9 do livro branco sobre a Reforma)» (2), a Comissão intensificou, no âmbito do seu funcionamento interno e das relações entre os seus serviços, o desenvolvimento de sistemas informáticos que permitem gerir os documentos e os procedimentos através de meios electrónicos.

(3) Através da Decisão 2002/47/CE, CECA, Euratom (3), a Comissão anexou ao seu Regulamento Interno disposições relativas à gestão dos documentos a fim de garantir, nomeadamente, que possa prestar contas, em qualquer momento, das suas responsabilidades. Na sua comunicação relativa à simplificação e modernização da gestão dos seus documentos (4), a Comissão fixou como objectivo a médio prazo instaurar um sistema de arquivo electrónico dos documentos baseado num conjunto de regras e procedimentos comuns aplicáveis a todos os seus serviços.

(4) Os documentos devem ser geridos em conformidade com as regras de segurança aplicáveis à Comissão, nomeadamente em matéria de classificação dos documentos, nos termos da sua Decisão 2001/844/CE, CECA, Euratom (5), de protecção dos sistemas de informação, nos termos da sua Decisão C(95) 1510, bem como de protecção dos dados pessoais nos termos do Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho (6). Por conseguinte, o espaço documental da Comissão deve ser concebido de forma a que os sistemas de informação, as redes e os meios de transmissão que o alimentam sejam protegidos por medidas de segurança adequadas.

(5) É necessário adoptar disposições que estabeleçam não só as condições de validade, para a Comissão, dos documentos electrónicos e digitalizados ou transmitidos por via electrónica, quando tais condições não se encontram de outra forma previstas, mas também as condições de conservação que garantam a integridade e a legibilidade, ao longo do tempo, destes documentos e dos metadados que os acompanham, durante todo o período de conservação exigido.

DECIDE:

Artigo 1.o

Objecto

As presentes disposições estabelecem as condições de validade, para a Comissão, dos documentos electrónicos e digitalizados. Destinam-se igualmente a garantir a autenticidade, a integridade e a legibilidade, ao longo do tempo, destes documentos e dos metadados que os acompanham.

Artigo 2.o

Âmbito de aplicação

As presentes disposições aplicam-se aos documentos electrónicos e digitalizados elaborados ou recebidos e detidos pela Comissão.

As presentes disposições podem ser tornadas aplicáveis mediante convenção, aos documentos electrónicos e digitalizados detidos por outras entidades responsáveis pela aplicação de certas políticas comunitárias ou aos documentos objecto de troca no âmbito de redes telemáticas entre administrações, de que a Comissão faça parte.

Artigo 3.o

Definições

Para efeitos das presentes disposições entende-se por:

1) «Documento», o documento definido na alínea a) do artigo 3.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho (7) e no artigo 1.o das disposições sobre gestão de documentos anexas ao Regulamento Interno da Comissão, seguidamente designadas por «disposições sobre gestão de documentos».

2) «Documento electrónico», um conjunto de dados recolhidos ou armazenados em qualquer tipo de suporte, através de um sistema informático ou de um dispositivo semelhante, que podem ser lidos ou recebidos por uma pessoa ou por um sistema ou dispositivo deste tipo, bem como qualquer visualização e qualquer transmissão, impressa ou outra, destes dados.

3) «Digitalização de documentos», o processo que consiste em transformar em imagem electrónica um documento em papel ou em qualquer outro tipo de suporte tradicional. A digitalização abrange todos os tipos de documentos e pode ser efectuada a partir de diferentes suportes como papel, fax, microformas (microfichas e microfilmes), fotografias, cassetes de vídeo ou áudio e filmes.

4) «Ciclo de vida de um documento», o conjunto das etapas ou períodos de vida de um documento, desde a sua recepção ou da sua elaboração formal, na acepção do artigo 4.o das disposições sobre gestão dos documentos, até à sua transferência para os arquivos históricos da Comissão e o seu acesso ao público ou até à sua destruição na acepção do artigo 7.o das referidas disposições.

5) «Espaço documental da Comissão», o conjunto de documentos, processos e metadados elaborados, recebidos, registados, classificados e conservados pela Comissão.

6) «Integridade», o facto de as informações contidas no documento e os metadados que o acompanham serem completos (todos os dados estão presentes) e exactos (os dados não foram alterados).

7) «Legibilidade ao longo do tempo», o facto de as informações contidas nos documentos e os metadados que os acompanham permanecerem facilmente legíveis, por qualquer pessoa que deva ou possa a eles ter acesso, durante todo o ciclo de vida dos referidos documentos, desde a sua elaboração formal ou recepção até à sua transferência para os arquivos históricos da Comissão e o seu acesso ao público ou até à sua destruição autorizada em função do período de conservação exigido.

8) «Metadados», os dados que descrevem o contexto, o conteúdo e a estrutura dos documentos, bem como a sua gestão ao longo do tempo, tal como fixados nas modalidades de aplicação das disposições sobre gestão de documentos e que serão completados pelas modalidades de aplicação das presentes disposições.

9) «Assinatura electrónica», a assinatura electrónica na acepção do n.o 1 do artigo 2.o da Directiva 1999/93/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (8).

10) «Assinatura electrónica avançada», a assinatura electrónica na acepção do n.o 2 do artigo 2.o da Directiva 1999/93/CE.

Artigo 4.o

Validade dos documentos electrónicos

1. Quando uma disposição comunitária ou nacional aplicável exige o original assinado de um documento, um documento electrónico elaborado ou recebido pela Comissão satisfaz esta exigência se incluir uma assinatura electrónica avançada baseada num certificado qualificado, e criada através de um dispositivo seguro de criação de assinaturas ou uma assinatura electrónica que apresente garantias equivalentes no que se refere às funcionalidades atribuídas a uma assinatura.

2. Quando uma disposição comunitária ou nacional aplicável exige que um documento apresente forma escrita, sem contudo exigir um original assinado, um documento electrónico elaborado ou recebido pela Comissão satisfaz esta exigência se a pessoa que o emitiu estiver devidamente identificada e se o documento tiver sido elaborado em condições que garantam a integridade do seu conteúdo e dos metadados que o acompanham e for conservado nas condições fixadas no artigo 7.o

3. O disposto no presente artigo é aplicável a partir do dia subsequente à adopção das modalidades de aplicação referidas no artigo 9.o

Artigo 5.o

Validade dos procedimentos electrónicos

1. Quando um procedimento interno da Comissão exige a assinatura de uma pessoa habilitada ou o acordo de uma determinada pessoa numa ou em diversas das suas fases, tal procedimento pode ser gerido por sistemas informáticos, desde que cada pessoa seja identificada de forma segura e inequívoca e que o sistema em questão ofereça garantias de inalterabilidade do conteúdo, incluindo no que se refere às fases do procedimento.

2. Quando um procedimento envolve a Comissão e outras entidades e exige a assinatura de uma pessoa habilitada ou o acordo de uma determinada pessoa numa ou em diversas das suas fases, tal procedimento pode ser gerido através de sistemas informáticos cujas condições e garantias técnicas sejam fixadas através de convenção.

Artigo 6.o

Transmissão por via electrónica

1. A transmissão de documentos pela Comissão a um destinatário interno ou externo pode ser efectuada através do meio de comunicação mais adequado às circunstâncias.

2. A transmissão de documentos à Comissão pode ser efectuada por qualquer meio de comunicação, incluindo por via electrónica – fax, correio electrónico, formulário electrónico, sítio web.

3. O disposto nos n.os 1 e 2 não se aplica quando uma disposição comunitária ou nacional aplicável ou uma convenção ou acordo entre as partes exija meios especiais de transmissão ou formalidades especiais no que se refere à transmissão.

Artigo 7.o

Conservação

1. A conservação, pela Comissão, de documentos electrónicos e digitalizados, deve ser assegurada durante todo o período exigido, nas seguintes condições:

a) O documento deve ser conservado na forma em que foi elaborado, enviado ou recebido ou numa forma que preserve a integridade não só do conteúdo desse documento mas também dos metadados que o acompanham;

b) O conteúdo do documento e os metadados que o acompanham devem poder ser lidos durante todo o período de conservação, por todas as pessoas autorizadas a eles terem acesso;

c) Quando se trata de um documento enviado ou recebido por via electrónica, as informações que permitem determinar a sua origem e destino, bem como a data e a hora de envio ou recepção, devem fazer parte dos metadados mínimos a conservar;

d) Quando se trata de procedimentos electrónicos gerados por sistemas informáticos, as informações relativas às fases formais do procedimento devem ser conservadas em condições que permitam garantir a identificação destas fases, bem como a identificação dos autores e intervenientes.

2. Para efeitos do n.o 1, a Comissão criará um sistema de arquivo electrónico destinado a abranger todo o ciclo de vida dos documentos electrónicos e digitalizados.

As condições técnicas do sistema de arquivo electrónico serão fixadas nas modalidades de aplicação referidas no artigo 9.o

Artigo 8.o

Segurança

Os documentos electrónicos e digitalizados serão geridos em conformidade com as regras de segurança aplicáveis à Comissão. Para o efeito, os sistemas de informação, as redes e os meios de transmissão que alimentam o espaço documental da Comissão serão protegidos por medidas de segurança adequadas em matéria de classificação dos documentos, de protecção dos sistemas de informação e de protecção dos dados pessoais.

Artigo 9.o

Modalidades de aplicação

As modalidades de aplicação das presentes disposições serão elaboradas em coordenação com as direcções gerais e serviços equiparados e serão adoptadas pelo secretário geral da Comissão, com o acordo do director geral responsável pela informática a nível da Comissão.

Estas modalidades de aplicação serão actualizadas regularmente em função da evolução das tecnologias da informação e comunicação e de novas obrigações que venham a vincular a Comissão.

Artigo 10.o

Execução a nível dos serviços

Compete aos directores gerais ou chefes de serviço adoptar as medidas necessárias para que os documentos, procedimentos e sistemas electrónicos sob sua responsabilidade observem o estabelecido nas presentes disposições e nas suas modalidades de aplicação.

Artigo 11.o

Aplicação das disposições

O Secretariado-Geral da Comissão velará pela aplicação das presentes disposições em coordenação com as direcções-gerais e serviços equiparados, em especial a direcção-geral responsável pela informática a nível da Comissão.

(1) COM(2000) 200.

(2) SEC(2001) 924.

(3) JO L 21 de 24.1.2002, p. 23.

(4) C(2002) 99 final.

(5) JO L 317 de 3.12.2001, p. 1.

(6) JO L 8 de 12.1.2001, p. 1.

(7) JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(8) JO L 13 de 19.1.2000, p. 12.