Decisão da Mesa relativa ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu

(2001/C 374/01)

A MESA:

Tendo em conta os n.os 2 e 3 do artigo 255.o do Tratado CE,

Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de Maio de 2001, relativo ao acesso do público do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão, e, nomeadamente, os seus artigos 11.o, 12.o e 18.o,

Tendo em conta o n.o 2 do artigo 22.o, o n.o 1 do artigo 171.o, o artigo 172.o e o anexo VII do Regimento do Parlamento Europeu,

Considerando que, em obediência ao preceituado no n.o 2 do artigo 255.o do Tratado CE, os princípios gerais que regem o acesso aos documentos foram consignados no Regulamento (CE) n.o 1049/2001,

Considerando que, em conformidade com o disposto no n.o 3 do artigo 255.o do Tratado CE e no n.o 1 do artigo 18.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, o Parlamento Europeu, por Decisão de 13 de Novembro de 2001, procedeu à adaptação do seu Regimento,

Considerando que os n.os 2, 3 e 4 do artigo 172.o do Regimento do Parlamento Europeu incumbem a Mesa de estabelecer as regras destinadas a criar o registo de referências dos documentos, de determinar as modalidades de acesso e de designar as autoridades responsáveis pelo processamento desses documentos,

Considerando que as decisões da Mesa, de 10 de Julho de 1997, sobre o acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, e de 17 de Abril de 1998, sobre o regime que institui uma taxa para o fornecimento de documentos volumosos, foram revogadas pela decisão do Parlamento Europeu de 13 de Novembro de 2001 supracitada,

Considerando que as medidas relativas ao regime que institui uma taxa para o fornecimento de documentos devem ser adaptadas às disposições constantes do artigo 10.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, por forma a precisar o custo adicional a pagar pelos requerentes em caso de fornecimento de documentos volumosos,

Considerando que se afigura oportuno reunir numa única decisão as medidas relativas ao funcionamento do registo dos documentos do Parlamento Europeu, a fim de lograr uma maior transparência para os cidadãos,

DECIDE:

TÍTULO I

REGISTO DE REFERÊNCIAS

Artigo 1.o

Criação

1. É criado um registo de referências no interior da instituição, em aplicação do n.o 2 do artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 e do n.o 3 do artigo 172.o do Regimento do Parlamento Europeu

2. O registo de referências contém as referências dos documentos elaborados pela instituição ou por esta recebidos a partir da data de aplicação do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 (3 de Dezembro de 2001).

3. Estas referências constituem o "cartão de identidade documental", que contém não só os dados exigidos no n.o 2 do artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, como também, na medida do possível, os dados que permitem identificar a entidade de que emana cada documento, as línguas disponíveis, o estatuto e a categoria do documento, assim como o local em que se encontra armazenado.

Artigo 2.o

Objectivos

A estrutura do registo de referências está organizada de forma a permitir:

- utilizar um sistema de referências uniforme,

- aceder directamente aos documentos, nomeadamente de natureza legislativa, por via electrónica,

- identificar os documentos a que não é possível aceder por via electrónica,

- pesquisar documentos que os requerentes identifiquem de forma insuficiente,

- identificar documentos cuja acessibilidade ao público esteja subordinada às limitações previstas nos artigos 4.o e 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001,

- registar os documentos confidenciais, desde que respeitadas as limitações previstas no artigo 9.o do Regulamento supracitado.

Artigo 3.o

Funcionamento

O serviço a que é cometida a gestão do registo de referências é responsável pelas seguintes funções:

- controlo do registo dos documentos elaborados pelo Parlamento Europeu ou por este recebidos,

- recepção dos pedidos de acesso apresentados por escrito ou em formato electrónico e observância de um calendário, tendo em vista o respeito do prazo de resposta de quinze dias úteis,

- envio de um aviso de recepção,

- assistência aos requerentes com vista a precisar o conteúdo dos seus pedidos,

- facilitar o acesso dos requerentes aos documentos já publicados,

- transmissão dos pedidos aos serviços responsáveis ou às pessoas habilitadas, se os pedidos visarem documentos que não constem do registo ou documentos subordinados às limitações previstas nos artigos 4.o e 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001,

- concertação com os requerentes, no caso de pedidos de documentos muito extensos ou complexos.

Artigo 4.o

Registo dos documentos

1. Todos os documentos elaborados pela instituição são prontamente inscritos no registo de referências. O secretário-geral adoptará as medidas de execução internas que se imponham para garantir o registo de todos os documentos elaborados pelo Parlamento Europeu.

2. Os documentos do Parlamento Europeu, tal como descritos no n.o 2 do artigo 172.o do seu Regimento, são inscritos no registo de referências sob a responsabilidade do órgão ou do serviço de que emanam.

3. Os documentos elaborados no quadro do processo legislativo ou da actividade parlamentar são inscritos no registo imediatamente após terem sido entregues ou tornados públicos.

4. Os outros documentos que relevam da competência dos serviços administrativos do Secretariado-Geral do Parlamento Europeu são inscritos no registo de referências, na medida do possível, imediatamente após autorização recebida do serviço de que emanam.

5. Todos os documentos recebidos pela instituição que provenham de terceiros, na acepção do artigo 3.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, são transmitidos por correio oficial ao registo de referências, que os regista, excepto no caso de documentos sensíveis, na acepção do artigo 9.o do Regulamento supracitado, relativamente aos quais se impõe o respeito pelas limitações estabelecidas neste artigo.

Artigo 5.o

Documentos directamente acessíveis

1. Todos os documentos elaborados ou recebidos pelo Parlamento Europeu no quadro do processo legislativo devem ser acessíveis aos cidadãos em formato electrónico, sem prejuízo das limitações previstas nos artigos 4.o e 9.o Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

2. O Parlamento Europeu tornará acessíveis todos os documentos de natureza legislativa através do registo, o que permitirá aos cidadãos terem acesso aos textos integrais dos documentos.

3. O Parlamento Europeu tornará o registo acessível por via electrónica no sítio internet Europarl e assegurará assistência "on line" aos cidadãos no que respeita às modalidades de apresentação de pedidos de acesso aos documentos.

4. Os outros documentos, nomeadamente os documentos relativos ao desenvolvimento de uma política ou estratégia, são, na medida do possível, tornados directamente acessíveis.

5. As categorias de documentos directamente acessíveis são enunciadas numa lista aprovada pelo Parlamento Europeu e que figurará em anexo ao seu Regimento. Os documentos que não constem desta lista serão acessíveis mediante pedido apresentado por escrito.

Artigo 6.o

Documentos acessíveis mediante pedido

1. Os documentos elaborados pelo Parlamento Europeu ou por este recebidos que não se inscrevam no âmbito do processo legislativo são, na medida do possível, directamente acessíveis ao cidadãos através do registo, sem prejuízo das limitações previstas nos artigos 4.o e 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

2. Se a inscrição de um documento no registo de referências não permitir o acesso directo ao texto integral, quer porque o documento não se encontre disponível em formato electrónico, quer em aplicação das excepções previstas nos artigos 4.o e 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, o requerente pode solicitar o acesso ao documento por escrito ou utilizando o formulário electrónico disponível no sítio Europarl. O Parlamento Europeu poderá, quer conceder o acesso ao documento, quer comunicar por escrito o motivo de recusa total ou parcial.

3. Os documentos elaborados pelo Parlamento Europeu ou por este recebidos antes da entrada em vigor do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 e que, por conseguinte, não se encontram disponíveis no registo de referências, são acessíveis mediante pedido apresentado por escrito, sem prejuízo das limitações previstas nos artigos 4.o e 9.o do referido Regulamento.

Artigo 7.o

Armazenagem dos documentos

1. Todos os documentos são salvos nos arquivos da base de dados do registo de referências. Esta base de dados, que contém todos os documentos elaborados pelo Parlamento Europeu, transmitirá uma cópia desses dados e documentos aos arquivos históricos do Parlamento Europeu (ARCDOC).

2. Enquanto a base de dados encarregada do arquivo dos documentos a inscrever no registo não se encontrar operacional, o serviço responsável pelo registo utilizará os sistemas e as bases de dados já existentes no Parlamento Europeu e limitar-se-á a estabelecer ligações com as mesmas, a fim de extrair os dados necessários e tornar acessíveis os textos integrais dos documentos.

TÍTULO II

PEDIDO INICIAL

Artigo 8.o

Apresentação do pedido inicial

1. O pedido de acesso a um documento do Parlamento Europeu pode ser apresentado por escrito ou por via electrónica numa das línguas enunciadas no artigo 314.o do Tratado CE.

2. O pedido deve ser formulado em termos suficientemente precisos e conter, nomeadamente, os elementos que permitam identificar o ou os documentos pretendidos, bem como o nome e o endereço do requerente.

3. Se um pedido não for suficientemente preciso, a instituição solicitará ao requerente que o clarifique e prestar-lhe-á assistência para o efeito.

4. O requerente não é obrigado a justificar o seu pedido.

Artigo 9.o

Processamento de pedidos apresentados por escrito

1. Todos os pedidos de acesso a documentos de que o Parlamento Europeu seja detentor são transmitidos, no próprio dia do seu registo pelo serviço de correio, ao serviço responsável pelo registo de referências, que deverá enviar ao requerente um aviso de recepção, preparar a resposta e fornecer o documento no prazo previsto.

2. Se o pedido incidir num documento elaborado pelo Parlamento Europeu e abrangido por uma das excepções previstas no artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, o serviço responsável pelo registo de referências contactará o serviço ou o órgão de que emana o documento, que proporá o seguimento a dar no prazo de cinco dias úteis.

3. Quando a dúvida sobre a divulgação disser respeito a documentos provenientes de "terceiros", o Parlamento Europeu consultará estes últimos, concedendo-lhes o prazo de cinco dias úteis para se manifestarem, a fim de determinar se aos documentos em questão é ou não aplicável uma das excepções previstas nos artigos 4.o ou 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

4. Se o pedido de acesso dirigido ao Parlamento Europeu incidir num documento que ainda não tenha sido tornado público pela instituição de que emana, o Parlamento Europeu concederá à instituição responsável pelo documento um prazo de cinco dias úteis para manifestar eventuais reservas à divulgação do documento.

5. Na ausência de resposta no prazo de cinco dias úteis, o Parlamento Europeu prosseguirá o procedimento previsto.

Artigo 10.o

Processamento de pedidos apresentados em formato electrónico

1. Os pedidos apresentados em formato electrónico são transmitidos ao endereço aberto no sítio internet do Parlamento Europeu, utilizando, sempre que possível, o formulário electrónico previsto e o sistema de ajuda "on line" criado para facilitar a apresentação de pedidos.

2. Os pedidos em formato electrónico enviados ao sítio internet (Europarl) do Parlamento Europeu são automaticamente transmitidos ao serviço responsável pelo registo de referências para que este proceda ao seu registo e lhes dê seguimento.

3. Os pedidos recebidos em formato electrónico que contenham todos os elementos necessários previstos no artigo 8.o da presente decisão accionam automaticamente o envio de um aviso de recepção aos respectivos requerentes.

4. Os procedimentos previstos nos n.os 2 e seguintes do artigo 9.o da presente decisão relativos ao processamento de um pedido inicial apresentado por escrito são igualmente aplicáveis aos pedidos apresentados em formato electrónico.

Artigo 11.o

Prazo de resposta

1. No prazo de quinze dias úteis a contar da data de registo do pedido, o serviço responsável pelo registo dos documentos dará acesso ao documento solicitado e fornecêlo-á no mesmo prazo.

2. Caso o Parlamento Europeu não esteja em condições de conceder acesso ao documento pretendido, comunicará por escrito ao requerente os motivos pelos quais recusa, total ou parcialmente, o acesso, informando o requerente de que lhe assiste o direito de apresentar um pedido confirmativo.

3. Neste caso, o requerente disporá do prazo de quinze dias úteis a contar da data de recepção da resposta para apresentar o pedido confirmativo.

4. Excepcionalmente, se o pedido visar um documento muito extenso ou um elevado número de documentos, o prazo previsto no n.o 1 do presente artigo pode ser prorrogado por quinze dias úteis, mediante informação prévia do requerente e justificação circunstanciada.

5. A ausência de resposta da instituição no prazo prescrito confere ao requerente o direito de apresentar um pedido confirmativo.

6. O prazo de quinze dias úteis estabelecido no artigo 7.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 começará a contar a partir da data registo do pedido inicial.

Artigo 12.o

Autoridade habilitada

1. Os pedidos iniciais dirigidos ao Parlamento Europeu são tratados pelo secretário-geral, na dependência do presidente e do vice-presidente responsável pela supervisão do tratamento dispensado aos pedidos de acesso a documentos, em conformidade com o disposto no n.o 6 do artigo 172.o do Regimento.

2. As respostas positivas aos pedidos iniciais são enviadas ao requerente pelo próprio secretário-geral ou pelo seu delegado.

3. A recusa a um pedido inicial, devidamente justificada, é decidida pelo secretário-geral, sob proposta do serviço ou órgão de que emana o documento. Todas as decisões de recusa são transmitidas, a título informativo, à Mesa do Parlamento Europeu.

4. O secretário-geral poderá, em qualquer momento, consultar o serviço jurídico e/ou o delegado para a protecção dos dados.

TÍTULO III

PEDIDO CONFIRMATIVO

Artigo 13.o

Apresentação

1. O pedido confirmativo pode ser dirigido ao Parlamento Europeu por escrito ou por via electrónica no prazo de quinze dias úteis a contar, quer da data de recepção da resposta pela qual é recusado, total ou parcialmente, o acesso ao documento pretendido, quer na ausência de resposta ao pedido inicial.

2. O pedido confirmativo deve ser formulado segundo os requisitos formais previstos no artigo 8.o da presente decisão.

Artigo 14.o

Processamento

1. Os pedidos confirmativos são registados segundo as modalidades previstas no n.o 1 do artigo 9.o e no n.o 2 do artigo 10.o da presente decisão para os pedidos apresentados por escrito ou em formato electrónico.

2. O registo de referências envia ao requerente um aviso de recepção e acciona os mecanismos descritos nos artigos 9.o e 10.o da presente decisão com vista a preparar a resposta da instituição.

3. No prazo de quinze dias úteis a contar da data de registo do pedido, o Parlamento Europeu dará acesso ao documento pretendido ou comunicará por escrito os motivos da sua recusa total ou parcial.

4. Excepcionalmente, se o pedido visar um documento muito extenso ou um elevado número de documentos, o prazo previsto no número anterior pode ser prorrogado por quinze dias úteis, mediante informação prévia do requerente e justificação circunstanciada.

Artigo 15.o

Autoridade habilitada

1. As respostas aos pedidos confirmativos são da responsabilidade da Mesa do Parlamento Europeu.

2. Sob proposta do secretário-geral, o vice-presidente responsável pela supervisão do tratamento dispensado aos pedidos de acesso a documentos submeterá à Mesa quaisquer propostas de decisão.

3. O secretário-geral consultará o serviço jurídico e/ou o delegado para a protecção de dados, que deverá emitir parecer no prazo de três dias úteis.

4. Para respeitar o prazo obrigatório de resposta de quinze dias úteis estabelecido no artigo 8.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a Mesa poderá delegar a decisões relativas aos pedidos confirmativos no vice-presidente responsável pela supervisão do tratamento dispensado aos pedidos de acesso a documentos.

Artigo 16.o

Recurso

1. No caso de o Parlamento Europeu recusar, total ou parcialmente, o acesso pretendido, a instituição informará o requerente das vias de recurso à sua disposição, as quais consistem na interposição de recurso judicial contra a instituição e/ou na apresentação de queixa ao Provedor de Justiça Europeu, nas condições previstas nos artigos 230.o e 195.o do Tratado CE.

2. A ausência de resposta da instituição no prazo prescrito será considerada uma resposta negativa e confere ao requerente o direito de interpor recurso ou de apresentar queixa nos termos previstos no número anterior.

TÍTULO IV

REGISTO DE DOCUMENTOS SENSÍVEIS E ACESSO AOS MESMOS

Artigo 17.o

Registo de documentos sensíveis

1. O registo de documentos classificados como sensíveis, nos termos do artigo 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, que emanem das instituições, das agências, dos Estados-Membros, de Estados terceiros ou de organizações internacionais ficará sujeito ao acordo prévio da entidade de origem.

2. A entidade de que emana o documento classificado como sensível transmitirá o documento directamente ao presidente do Parlamento Europeu, pelo meio mais adequado, a fim de garantir a confidencialidade do seu conteúdo.

3. A transmissão de documentos sensíveis deverá ser acompanhada da posição da entidade de origem sobre a autorização de registo e a divulgação do documento.

4. Se a entidade de origem der o seu acordo para que o documento seja inscrito no registo de referências do Parlamento Europeu, cabe ao presidente precisar as referências que podem figurar no registo de referências. O presidente será aconselhado pelo vice-presidente responsável pela supervisão do tratamento dispensado aos pedidos de acesso a documentos, pelo secretário-geral ou, se for o caso, pelo presidente da comissão interessada.

5. Os documentos elaborados pelo Parlamento Europeu relativos a um documento considerado sensível nos termos do artigo 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 só serão registados e fornecidos mediante autorização do presidente. As referências atribuídas a esses documentos serão estabelecidas nas mesmas condições previstas no número precedente.

6. Em caso de dúvida manifestada por uma das instituições quanto ao carácter confidencial dos documentos recebidos pelo Parlamento Europeu, a questão será submetida ao Comité Interinstitucional criado por força do n.o 2 do artigo 15.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

Artigo 18.o

Processamento dos pedidos de acesso

1. Os pedidos de acesso a documentos classificados como sensíveis nos termos do artigo 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 apresentados por escrito ou em formato electrónico são registados segundo as modalidades estabelecidas no n.o 1 do artigo 9.o ou no n.o 2 do artigo 10.o da presente decisão.

2. O secretário-geral transmite os pedidos de acesso a documentos sensíveis ao presidente. A resposta aos pedidos, quer na fase de pedido inicial, quer na fase de pedido confirmativo, é da responsabilidade da Mesa, a qual, ao abrigo do disposto no n.o 10 do artigo 22.o do Regimento do Parlamento Europeu, pode delegar essa responsabilidade no presidente, caso em que este último será aconselhado pelo vice-presidente responsável pela supervisão do tratamento dispensado aos pedidos de acesso a documentos, pelo secretário-geral ou, se for o caso, pelo presidente da comissão interessada.

3. O prazo de quinze dias úteis estabelecido nos artigos 7.o e 8.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 começará a contar a partir da data de registo do pedido inicial ou do pedido confirmativo.

Artigo 19.o

Pessoas habilitadas

As pessoas habilitadas a tomar conhecimento dos documentos sensíveis são: o presidente do Parlamento Europeu, o vice-presidente responsável pela supervisão do tratamento dispensado aos pedidos de acesso a documentos, o presidente da comissão directamente interessada e o secretário-geral, a menos que acordos estabelecidos com as demais instituições prevejam uma habilitação especial.

Artigo 20.o

Protecção dos documentos sensíveis

1. Os documentos sensíveis, nos termos do artigo 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, estão sujeitos a estritas normas de segurança, a fim de garantir o tratamento confidencial no interior da instituição.

2. Neste contexto, o secretário-geral submeterá à Mesa um projecto de regulamentação que terá em conta os contactos e acordos estabelecidos com a Comissão e o Conselho.

3. A proposta adoptada pela Mesa será submetida à Assembleia Plenária para aprovação e o texto aprovado figurará em anexo ao Regimento do Parlamento Europeu.

TÍTULO V

FORNECIMENTO DE DOCUMENTOS

Artigo 21.o

Fornecimento

1. Os documentos são fornedicos através de entrega de uma cópia ou em suporte electrónico, tendo plenamente em conta a preferência do requerente.

2. Se o documento já tiver sido divulgado pelo Parlamento Europeu e for facilmente acessível, o Parlamento Europeu pode conceder acesso ao documento informando o requerente sobre os meios que lhe permitem obter o documento pretendido.

Artigo 22.o

Custo da resposta

1. O custo da realização e do envio das cópias pode ser imputado ao requerente. Não poderá, no entanto, exceder o custo real destas operações.

2. Em caso de consulta no local ou se o número de cópias não exceder vinte páginas A4, bem como no caso de acesso directo por via electrónica ou pelo registo, o serviço será gratuito.

Artigo 23.o

Pedido de documentos volumosos

1. O fornecimento de documentos que excedam 20 páginas A4 está sujeito à cobrança de uma taxa de 10 euros, acrescida de 0,030 euros por página.

2. O montante desta taxa poderá ser revisto por decisão da Mesa do Parlamento Europeu, mediante proposta do secretário-geral.

3. Os custos inerentes a outros meios de transmissão serão decididos pelo secretário-geral, não podendo em caso algum exceder o custo real da operação.

4. Em caso de pedidos repetitivos ou sucessivos que incidam em documentos muito longos ou num grande número de documentos, a instituição pode concertar-se com o requerente de forma informal, a fim de obter um acordo.

5. Os documentos publicados não são abrangidos pela presente decisão e permanecem sujeitos ao seu próprio sistema de preços.

Artigo 24.o

Custo adicional de tradução

Se o requerente solicitar a tradução numa língua distinta das línguas disponíveis, ser-lhe-á aplicada a tarifa em vigor na instituição para as traduções efectuadas em regime "free-lance".

TÍTULO VI

APLICAÇÃO

Artigo 25

Aplicação

A presente decisão é aplicável no respeito e sem prejuízo do disposto no Regulamento (CE) n.o 1049/2001 e no Regimento do Parlamento Europeu.

Artigo 26.o

Revisão

A presente decisão será objecto de reapreciação dois anos após a sua entrada em vigor. O secretário-geral do Parlamento Europeu apresentará, para o efeito, um relatório sobre a execução da presente decisão.

Artigo 27.o

Entrada em vigor

A presente decisão entra em vigor à data da sua publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias. O registo de referências criado pela presente decisão vigorará a partir de 3 de Junho de 2002.

Feito em Bruxelas, em 28 de Novembro de 2001.

Pela Mesa

A Presidente

Nicole Fontaine