RELATÓRIO relativo às demonstrações financeiras do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência (OEDT-Lisboa), acompanhado das respostas do Observatório (97/C 81/07)

(Período de 1 de Novembro de 1994 a 31 de Dezembro de 1995)

1.1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência, em conformidade com o nº 11 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 302/93 do Conselho, de 8 de Fevereiro de 1993 (1)

1.2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência relativas aos exercícios de 1994 e 1995. Em conformidade com o nº 8 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 302/93 do Conselho (2), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. Esta responsabilidade inclui a elaboração e a apresentação das contas (3), em conformidade com o nº 10 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 302/93 do Conselho (4), com a redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE) nº 3294/94 do Conselho, de 22 de Dezembro de 1994 (5). De acordo com o artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas. O presente relatório constitui a primeira auditoria efectuada ao Observatório.

1.3. O Tribunal efectuou os controlos em conformidade com as normas de auditoria geralmente aceites, desde que sejam aplicáveis no contexto comunitário. Verificou através de amostragem os livros e registos contabilísticos, bem como outros procedimentos de auditoria considerados necessários neste contexto. As principais observações resultantes da auditoria do Tribunal são apresentadas na segunda parte do presente relatório.

1.4. As demonstrações financeiras relativas aos exercícios de 1994 e 1995 são fiáveis e a legalidade e regularidade das operações a que se referem encontram-se, no seu conjunto, asseguradas.

Principais observações relativas à execução orçamental do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência nos exercícios de 1994 e 1995

Subvenção da Comissão

1.5. Durante o exercício de 1995, o Observatório emitiu uma ordem de cobrança e recebeu apenas 57 % (3 Mio ECU) da subvenção. O Tribunal considera que o Observatório deveria ter emitido igualmente uma ordem de cobrança para os 2,3 Mio ECU incluídos no balanço (5,3 Mio ECU no total), a fim de poder fazer face às autorizações transitadas para o exercício de 1996 (2,8 Mio ECU).

Subvenção do Governo português

1.6. Um montante de 614 015 ECU (incluindo juros) colocado à disposição do Observatório pelo Governo português para a execução das obras de instalação da sede não se encontra entre as receitas incluídas no orçamento, mas apenas no balanço.

Contabilidade orçamental

1.7. O actual sistema permite alterações dos registos a posteriori sem que apareça qualquer vestígio das mesmas. O sistema poderá levar eventualmente a exceder as dotações.

Fundo para adiantamentos

1.8. No decurso de 1995, o Observatório executou grande parte (45 %) das suas despesas através de fundos para adiantamentos. A utilização de forma sistemática dos fundos para adiantamentos não está em conformidade com o artigo 43º do Regulamento Financeiro do Observatório, que prevê este procedimento apenas para alguns tipos de despesas. Além disso, a regularização destas despesas sofreu atrasos devido ao envio dos documentos comprovativos ao auditor financeiro em Bruxelas.

Dotações transitadas

1.9. Montantes importantes, da ordem dos 2,8 Mio ECU, transitaram de 1995 para 1996, o que representa 52 % do orçamento do Observatório. A maior parte diz respeito a despesas relativas à Reitox (Rede Europeia de Informação sobre a Droga e a Toxicodependência) (36,7 %), estudos, consultas e formação (30,5 %). Certas dotações transitadas de 1994 para 1995 (total: 4,607 Mio ECU) tiveram de ser anuladas (0,368 Mio ECU, ou seja 8 % das dotações transitadas).

Separação de funções

1.10. Tendo em conta que as diferentes tarefas de gestão são executadas pelas mesmas pessoas, a separação de funções não está assegurada (exemplo: gestor de fundos para adiantamentos e tesoureiro, gestão de pessoal e gestão de contratos).

Auditor financeiro

1.11. Devido à situação actual, a afectação de um auditor financeiro no local poderá melhorar o sistema de controlo interno.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 28 de Outubro de 1996.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

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(1) JO nº L 36 de 12. 12. 1993, p. 5.

(2) JO nº L 36 de 12. 2. 1993, p. 6.

(3) Como exigido pelo nº 10 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 302/93 do Conselho, as contas de todas as receitas e despesas do Observatório relativas ao exercício de 1995 foram elaboradas em 15 de Abril de 1996, data em que as contas foram assinadas pelo Director do Observatório e dirigidas à Comissão, ao Conselho de Administração e ao Tribunal de Contas. Estas contas foram recebidas pelo Tribunal em 28 de Junho de 1996. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

(4) JO nº L 341 de 30. 12. 1994, p. 7.

RESPOSTAS DO OBSERVATÓRIO

Os comentários que se seguem dizem respeito às principais observações do Tribunal de Contas relativas à execução orçamental do OEDT para os exercícios de 1994 e 1995 (pontos 1.5 a 1.11 das observações do Tribunal de Contas).

Globalmente, cabe salientar que 1995 constituiu o primeiro ano operacional de OEDT, não tendo ainda o Observatório podido dispor, durante esse ano, das infra-estruturas materiais nem dos recursos humanos necessários para a realização integral da sua missão.

a) Subvenção da Comissão (ponto 1.5 das observações do TC)

No tocante ao exercício de 1995, o OEDT emitiu uma ordem de cobrança inicial de 4 milhões de ecus, atendendo ao facto de a parte restante das dotações concedidas a título da subvenção ter sido colocada na reserva pela Autoridade Orçamental.

O OEDT está totalemente de acordo com o Tribunal de Contas quanto à conveniência de se emitir uma ordem de cobrança para todas as dotações influídas no balanço a título da subvenção em causa, tendo já assim procedido para o exercício de 1996.

b) Subvenção de Governo português (ponto 1.6 das observações do TC)

O OEDT agiu em conformidade com as instruções recebidas do Auditor Financeiro da Comissão (que é simultaneamente Auditor Financeiro do OEDT).

c) Contabilidade orçamental (ponto 1.7 das observações do TC)

Tal como a maioria das Agências descentralizadas, o OEDT, na sua fase de «arranque», seguiu as indicações que a Comissão Europeia forneceu nesta matéria, a fim de permitir que as Agências pudessem responder de imediato às urgentes necessidades verificadas neste domínio.

Todavia, o OEDT está consciente do carácter provisório do sistema em questão (baseado em ficheiros Excel) e da necessidade de se dotar com um sistema de contabilidade orçamental mais funcional.

Neste contexto, as Agências descentralizadas (incluindo o OEDT), sob a coordenação da Fundação para a Formação Profissional de Turin, lançaram em finais de Dezembro de 1995 um concurso público destinado a dotar as referidas Agências com um sistema informático integrado de contabilidade orçamental e geral.

Como este processo não produziu resultados, em virtude de não terem surgido propostas adequadas, a Comissão e as Agências descentralizadas (incluindo o OEDT) acordaram em que estas últimas utilizassem, a partir de 1 de Janeiro de 1997, o Sincom 2, sistema informático de contabilidade orçamental desenvolvido pelos serviços da Comissão.

O OEDT irá experimentar este sistema ainda durante o ano de 1996.

d) Fundos para adiantamentos (ponto 1.8 das observações do TC)

Nos termos do artigo 43º do Regulamento Financeiro do OEDT, e à luz do artigo 54º do Regulamento Financeiro aplivável ao orçamento geral das Comunidades Europeias e do artigo 82º das Modalidades de execução do mesmo (em consonância com a ratio do artigo 142º do Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias), o OEDT utilizou, numa primeira fase, o fundo para adiantamentos para as categorias de despesas previstas no artigo 54º das Modalidades de execução supramencionadas.

Quanto à percentagem (45 %) das despesas executadas em 1995 através do fundo para adiatamentos, importa considerar que, durante este exercício «de arranque», as despesas de funcionamento (entre as quais figuram as despesas susceptíveis de serem executadas através do fundo para adiantamentos) foram largamente preponderantes relativamente às despesas operacionais [ver a alínea e) infra].

O reequilíbro progressivo da incidência das despesas de funcionamento relativamente às despesas operacionais que se verificou a partir de 1996, conjugado com o desenvolvimento de um sistema de programação financeira [ver alínea e) infra], irá permitir uma redução significativa da utilização do fundo para adiantamentos.

e) Dotações transitadas (ponto 1.9 das observações do TC)

A quase totalidade das dotações em questão provém do título III do orçamento do OEDT, que cobre os aspectos relativos ao exercício da missão do Observatório.

Pelo facto de o pessoal científico do OEDT, chamado a realizar as actividades «cobertas» por este título, ter começado a assumir as suas funções apenas no decurso do mês de Outubro de 1995 e, sobretudo, atendendo a que o Programa Operacional 1995-1996, que rege a execução financeira destas actividades para 1995, foi adoptado pelo Conselho de Administração do OEDT em meados de Novembro de 1995, foi decidido que as dotações em questão transitassem para o exercício seguinte, no sentido de assegurar os recursos necessários para a execução das já referidas actividades que não foi possível, por razões óbvias, levar a cabo durante o ano de 1995.

Para os exercícios seguintes, o OEDT lança um dispositivo de programação e de acompanhamento da execução do seu orçamento e do seu programa e trabalho, no sentido de melhorar a utilização dos recursos que lhe foram atribuídos e de, nomeadamente, recorrer à transição de dotações apenas em casos excepcionais.

f) Separação de funções (ponto 1.10 das observações do TC)

O escasso número de recursos humanos de que dispunha o OEDT em 1994 e 1995 não lhe permitia respeitar integralmente a aplicação do princípio da separação de funções nos moldes indicados pelo Tribunal de Contas.

Todavia, foi plenamente respeitada a separação de funções prevista no artigo 16º do Regulamento Financeiro de OEDT relativamente às funções de gestor orçamental, de auditor financeiro e de tesoureiro.

O OEDT procura, já neste momento, assegurar a separação de funções na execução das distintas tarefas de gestão em causa.

Neste contexto, procura respeitar, na medida do possível, as exigências assinaladas neste campo pelo Tribunal de Contas para a determinação das suas necessidades imediatas em recursos humanos, a fim de poder assegurar a execução das tarefas de gestão referidas pelo Tribunal por pessoas distintas (gestor do fundo para adiantamentos, tesoureiro, gestão dos efectivos e gestão dos contratos).

Serão futuramente apresentadas propostas nesse sentido ao Conselho de Administração do OEDT.

g) Auditor financeiro (ponto 1.11 das observações do TC)

Aquando da adopção do Regulamento Financeiro do OEDT, em Junho de 1995, e seu Conselho de Administração manifestou a sua discordância quanto à delegação das funções de auditor financeiro num agente do OEDT (nomeadamente no seguimento da oposição manifestada pela Comissão).

Além disso, como o auditor financeiro da Comissão é simultanemente auditor financeiro do OEDT, incumbiria à Comissão ponderar a viabilidade da eventual existência de um auditor financeiro específico para o Obeservatório, ponderação esta que deveria ser efectuada no contexto da abordagem global que é seguida para as outras Agências descentralizadas.