B.

Medidas no domínio dos arquivos: 1) Conservação dos arquivos na Europa e prevenção dos danos que lhe são causados: — elaboração, pelo grupo dos arquivos europeus, de um plano de acção-tipo destinado a prevenir e reparar os danos causados pelas catástrofes naturais e outros incidentes prejudiciais aos documentos e aos arquivos, — promoção, pelo grupo dos arquivos europeus, a nível comunitário de acções de conservação e de restauro dos documentos e dos arquivos danificados, — elaboração e promoção, pelos serviços de arquivos nacionais dos Estados-Membros e pelos serviços de arquivos das instituições da União, de normas e de especificações aplicáveis à construção de novos edifícios para arquivos. 2) Reforço da cooperação interdisciplinar a nível europeu em matéria de documentos e de arquivos electrónicos, que deverá continuar a ser desenvolvida inclusivamente no âmbito do plano de trabalho do Conselho no domínio da cultura, especialmente no que diz respeito à coordenação da digitalização (6): — intensificação da cooperação, a fim de assegurar a autenticidade, a conservação a longo prazo e a disponibilidade dos documentos e dos arquivos electrónicos, em especial através da actualização e da extensão das actuais exigências para a criação de sistemas de gestão de documentos e arquivos electrónicos, tais como o MoReq (especificações-tipo para sistemas de gestão dos documentos e dos arquivos electrónicos), o que promoverá uma melhor gestão do sector público, bem como através da organização de novos fóruns DLM (7) consagrados aos documentos e arquivos electrónicos. 3) Criação e manutenção prioritárias de um portal internet de acesso a documentos e arquivos na Europa: — criação, através dos serviços de arquivos nacionais dos Estados-Membros e dos serviços de arquivo das instituições da União, de um portal internet que permita um acesso mais facilitado e transfronteiras aos documentos e arquivos dos Estados-Membros e das instituições da União. Este portal poderia ser acolhido num dos servidores informáticos da União Europeia ou pelo serviço de arquivos nacional de um Estado-Membro. 4) Promoção das melhores práticas no que diz respeito à legislação nacional e comunitária relativa à gestão dos documentos e dos arquivos, bem como ao respectivo acesso; os serviços de arquivos nacionais dos Estados-Membros e os serviços de arquivos das instituições da União devem: — acompanhar os novos projectos legislativos neste domínio a adoptar pelos diferentes Estados-Membros, com o objectivo de identificar as melhores práticas, em especial no que diz respeito aos requisitos a observar em matéria de gestão e de acesso aos documentos e aos arquivos, — ligar entre si os dados relativos às legislações em matéria de arquivos e outras legislações conexas, tanto a nível nacional como comunitário, bem como facilitar a sua consulta através da criação de uma base de dados, para incentivar a divulgação desses actos legislativos. Esta base de dados pode ser acolhida num dos servidores informáticos da União Europeia ou pelo serviço de arquivos nacional de um Estado-Membro. É aconselhável ter em conta o trabalho empreendido no âmbito do projecto relativo a dados jurídicos europeus promovido pela secção europeia do Conselho Internacional dos Arquivos (EURBICA), tal como referido no «Relatório sobre os arquivos na União Europeia alargada» (acção prioritária 4.2). 5) Adopção de medidas de prevenção contra o roubo de documentos de arquivos: — elaboração pelos serviços de arquivos nacionais dos Estados-Membros de um plano de acção e de orientações comuns que permitam o intercâmbio de informações e das melhores práticas, a fim de lutar contra o roubo dos documentos de arquivos e de facilitar a recuperação dos documentos roubados.