Decisão do Parlamento Europeu, do Conselho, da Comissão, do Tribunal de Justiça, do Tribunal de Contas, do Comité Económico e social e do Comité das Regiões

de 20 de Julho de 2000

relativa à organização e ao funcionamento do Serviço das Publicações Oficiais das Comunidades Europeias

(2000/459/CE, CECA, Euratom)

O PARLAMENTO EUROPEU,

O CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA,

A COMISSÃO,

O TRIBUNAL DE JUSTIÇA,

O TRIBUNAL DE CONTAS,

O COMITÉ ECONÓMICO E SOCIAL,

O COMITÉ DAS REGIÕES,

Tendo em conta o Tratado da União Europeia,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia do Carvão e do Aço,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica,

Considerando o seguinte:

(1) O artigo 8.o da decisão dos representantes dos governos dos Estados-Membros relativa à instalação provisória de certas instituições e de certos serviços das Comunidades, de 8 de Abril de 1965(1), previu a instalação no Luxemburgo de um Serviço das Publicações Oficiais das Comunidades Europeias (a seguir denominado "o Serviço"). Esta disposição foi aplicada através da Decisão 69/13/Euratom, CECA, CEE(2), alterada pela Decisão 80/443/CEE, Euratom, CECA(3).

(2) O Regulamento Financeiro de 21 de Dezembro de 1977 aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias(4), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE, CECA, Euratom) n.o 2779/98 do Conselho(5), prevê disposições especiais relativas ao funcionamento do Serviço.

(3) A fim de ter em conta a evolução das práticas em matéria de atribuições da entidade competente para proceder a nomeações, é necessário proceder a uma adaptação do quadro regulamentar do Serviço.

(4) O sector da edição conheceu uma evolução tecnológica considerável, que é preciso ter em conta no âmbito do funcionamento do Serviço.

(5) A Decisão 69/13/Euratom, CECA, CEE foi substancialmente alterada. Ao introduzir novas alterações convém, por uma questão de clareza, proceder à reformulação da referida decisão,

DECIDEM:

Artigo 1.o

O "Serviço das Publicações Oficiais das Comunidades Europeias" (a seguir denominado "o Serviço") tem por objecto assegurar, nas melhores condições técnicas e financeiras, sob a responsabilidade das instituições das Comunidades Europeias, a edição das publicações destas instituições e dos seus serviços.

Artigo 2.o

Para efeitos do disposto na presente decisão, entende-se por:

1. "Edição", a produção e a difusão das publicações, sob todas as formas e apresentações e através de todos os processos, tanto actuais como futuros.

2. "Instituições", o Parlamento Europeu, o Conselho, a Comissão, o Tribunal de Justiça, o Tribunal de Contas, o Comité Económico e Social e o Comité das Regiões.

3. "Órgãos e organismos", os órgãos e organismos instituídos pelos Tratados ou com base nestes.

Artigo 3.o

1. O Serviço assegura a execução, ele próprio ou através de outras empresas, das seguintes tarefas:

a) A edição do Jornal Oficial das Comunidades Europeias (a seguir denominado "Jornal Oficial");

b) A edição das outras publicações das instituições das Comunidades Europeias ou dos seus serviços, sem prejuízo do disposto nos n.os 2 e 3;

c) A edição das publicações provenientes dos órgãos e organismos, a pedido destes.

2. Os documentos de carácter interno podem ser produzidos e difundidos por cada instituição.

3. As instituições, órgãos e organismos podem, em casos excepcionais, proceder à edição de publicações sem intervenção do Serviço, sempre que a intervenção deste implique um aumento sensível dos encargos financeiros ou quando, por razões técnicas, o Serviço não possa responder às condições de urgência exigidas para a produção e difusão de uma publicação em prazos muito curtos. Informarão imediatamente do facto o Comité Directivo.

4. A execução das tarefas do Serviço comporta nomeadamente as seguintes operações:

a) Agrupamento dos documentos a editar;

b) Preparação e verificação dos textos e outros elementos no respeito das indicações fornecidas pelas instituições, órgãos e organismos;

c) Celebração dos contratos com os fornecedores;

d) Impressão dos trabalhos urgentes ou de pequena tiragem;

e) Fiscalização da execução dos trabalhos;

f) Controlo de qualidade;

g) Acompanhamento financeiro dos contratos com os fornecedores;

h) Recepções qualitativa e quantitativa;

i) Controlo contabilístico, incluindo o estabelecimento da ordem de pagamento e a emissão de um certificado em conformidade com o disposto no Regulamento Financeiro;

j) Catalogação e arquivo das publicações;

k) Gestão das vendas;

l) Execução da difusão.

Além disso, o Serviço fornece às instituições, órgãos e organismos todas as indicações técnicas, financeiras e comerciais necessárias para os seus projectos de edição e presta-lhes assistência na elaboração dos contratos-quadro.

5. A decisão de publicação é da competência exclusiva de cada instituição, órgão ou organismo.

Artigo 4.o

1. É instituído um Comité Directivo do Serviço. Cada instituição dispõe, no seu âmbito, de um voto.

2. O Comité Directivo reúne por iniciativa do seu presidente ou a pedido de uma instituição e pelo menos semestralmente.

3. As decisões do Comité Directivo são, salvo disposição em contrário, tomadas por maioria simples. Todavia, sem prejuízo do disposto no n.o 5 do artigo 3.o, sempre que o Comité Directivo for chamado a tomar uma decisão específica em relação à publicação de um texto de uma das instituições, esta maioria deve incluir o voto da instituição em causa.

Artigo 5.o

1. O Comité Directivo exerce, no interesse comum das instituições, órgãos e organismos, as seguintes funções:

a) Estabelece, por unanimidade, as regras de funcionamento do Serviço;

b) Estabelece, por unanimidade, as directrizes da política geral de venda e de difusão gratuita;

c) Apresenta às instituições, órgãos e organismos todas as sugestões susceptíveis de facilitar o bom funcionamento do Serviço;

d) No âmbito do procedimento orçamental, estabelece, com base num projecto elaborado pelo director do Serviço, um mapa previsional das receitas e despesas do Serviço, que transmite à Comissão com vista ao estabelecimento do mapa previsional das receitas e despesas da Comissão; no mesmo âmbito, propõe à Comissão as adaptações que considerar necessário introduzir no quadro dos efectivos do Serviço;

e) Fixa a natureza e a tarifa das prestações suplementares que o Serviço pode efectuar a título oneroso para as instituições, órgãos e organismos;

f) Fixa a natureza das prestações relativamente às quais o Serviço pode recorrer à subcontratação;

g) Estabelece, com base num projecto elaborado pelo director, um relatório anual de gestão que incide nomeadamente, à luz da contabilidade analítica, sobre todas as rubricas de receitas e despesas relativas aos trabalhos efectuados e às prestações fornecidas pelo Serviço; antes de 1 de Maio de cada ano, transmite às instituições o relatório relativo ao exercício do ano anterior;

h) Participa na nomeação de certos funcionários nas condições fixadas no artigo 6.o

2. No que diz respeito ao Jornal Oficial, o Comité Directivo exerce nomeadamente os seguintes poderes:

a) Suscita, junto das instâncias competentes de cada instituição, as decisões de princípio a aplicar em comum pelas instituições utilizadoras do Jornal Oficial e vela pela execução das decisões adoptadas;

b) Formula as propostas de melhoramento da estrutura e da apresentação do Jornal Oficial;

c) Formula propostas às instituições no que se refere à harmonização da apresentação dos textos a publicar;

d) Examina as dificuldades encontradas nas operações correntes ligadas à edição do Jornal Oficial, formula, no âmbito do Serviço, as instruções necessárias e dirige às instituições as recomendações necessárias para ultrapassar as referidas dificuldades;

e) Decide, por unanimidade, se e em que condições podem ser efectuadas no Jornal Oficial publicações que não provenham das instituições. Contudo, esta disposição não se aplica às publicações efectuadas de acordo com as normas de direito comunitário;

f) Em conformidade com o disposto no artigo 133.o do Regulamento Financeiro, pode solicitar à Comissão que abra uma conta bancária com vista a gerir um fundo de maneio destinado a financiar as operações confiadas a fornecedores necessárias à edição do Jornal Oficial.

3. O Comité Directivo adoptará, por unanimidade, o seu regulamento interno, depois de o ter apresentado às instituições. Designará de entre os seus membros um presidente.

Artigo 6.o

1. Os poderes da entidade competente para proceder a nomeações serão exercidos pela Comissão no que diz respeito aos funcionários e agentes de grau A 1, A 2, A 3 e LA 3 nas condições a seguir referidas.

A Comissão só procederá à nomeação dos funcionários de grau A 1, A 2, A 3 e LA 3 após parecer favorável do Comité Directivo. No que se refere aos graus A 1 e A 2, este parecer será dado por unanimidade.

O Comité Directivo participará directamente nos procedimentos a observar, eventualmente antes da nomeação dos funcionários e agentes de grau A 1, A 2, A 3 e LA 3, nomeadamente aquando da publicação do aviso de vaga, do exame das candidaturas e da designação dos júris de concursos.

2. Os poderes da entidade competente para proceder a nomeações são exercidos pela Comissão no que diz respeito aos funcionários e agentes não referidos no n.o 1. A Comissão pode delegar a sua competência no director do Serviço.

A Comissão ou o director do Serviço, caso neste tenha sido delegado o poder de nomeação, informarão o Comité Directivo das nomeações, da assinatura dos contratos, das promoções ou da instauração de processos disciplinares relativamente aos funcionários e agentes não referidos no n.o 1. Se a Comissão não tiver delegado no director do Serviço o poder de nomeação relativamente a estes funcionários e agentes, os procedimentos referidos serão executados pela Comissão, sob proposta do director.

3. Os procedimentos administrativos relativos aos actos referidos nos n.os 1 e 2, bem como a gestão corrente do pessoal, nomeadamente em matéria de reforma, de assistência na doença, acidentes de trabalho, vencimentos e férias, terão lugar nas mesmas condições que os relativos aos agentes da Comissão em serviço no Luxemburgo.

4. As vagas existentes no Serviço serão levadas, em tempo útil, ao conhecimento dos funcionários de todas as instituições das Comunidades.

Artigo 7.o

1. As dotações do Serviço, cujo montante total é inscrito numa rubrica orçamental específica na secção do orçamento referente à Comissão, figuram em pormenor num anexo a essa secção.

Esse anexo é apresentado sob a forma de um mapa de receitas e de despesas, subdividido do mesmo modo que as secções do orçamento.

2. Os lugares afectados ao Serviço são enumerados num anexo ao quadro dos efectivos da Comissão.

3. Cada instituição, órgão e organismo tem o poder de dispor das dotações do capítulo "despesas de publicação" do seu orçamento. As despesas ocasionadas pela difusão gratuita de publicações ficarão a cargo da instituição, órgão ou organismo em causa. O Comité Directivo definirá as modalidades de cooperação contabilística entre o Serviço e as instituições, órgãos e organismos.

4. As prestações fornecidas pelo Serviço a título oneroso serão objecto de facturação nas condições estabelecidas pelo Comité Directivo. Aquando do encerramento do exercício, o Comité Directivo informará a autoridade orçamental da repartição dos montantes assim cobrados no anexo da rubrica orçamental.

5. O serviço mantém uma contabilidade diferente relativamente à venda do Jornal Oficial e das publicações. As receitas líquidas das vendas são transferidas para as instituições, órgãos e organismos após o encerramento do exercício.

Por receitas líquidas das vendas entende-se o total dos montantes facturados, deduzidas as despesas de gestão, de cobrança e bancárias.

Artigo 8.o

Sob a autoridade do Comité Directivo e no limite da competência deste, o director do Serviço é responsável pelo bom funcionamento do Serviço. Assegura o secretariado do Comité Directivo, é responsável perante o Comité Directivo pela execução das suas funções e submete-lhe qualquer sugestão para o bom funcionamento do Serviço. É o superior hierárquico do pessoal do Serviço. Em caso de ausência ou impedimento do director e em derrogação às regras em matéria de substituição, as funções deste serão exercidas por um funcionário do Serviço designado pelo Comité Directivo.

Artigo 9.o

A Decisão 69/13/Euratom, CECA, CEE é revogada.

Considera-se as referências à decisão revogada como feitas à presente decisão.

Feito em Bruxelas e no Luxemburgo, em 20 de Julho de 2000.

Pelo Parlamento Europeu

A Presidente

N. Fontaine

Pelo Conselho

O Presidente

F. Parly

Pela Comissão

O Presidente

R. Prodi

Pelo Tribunal de Justiça

O Presidente

G. C. Rodríguez Iglesias

Pelo Tribunal de Contas

O Presidente

J. O. Karlsson

Pelo Comité Económico e Social

O Presidente

B. Rangoni Machiavelli

Pelo Comité das Regiões

O Presidente

J. Chabert

(1) JO 152 de 13.7.1967, p. 18.

(2) JO L 13 de 18.1.1969, p. 19.

(3) JO L 107 de 25.4.1980, p. 44.

(4) JO L 356 de 31.12.1977, p. 1.

(5) JO L 347 de 23.12.1998, p. 3.