ÍNDICE "" ID="1">Introdução> ID="2">1.1 - 1.3 "> ID="1">Observações gerais> ID="2">2.1 - 2.3 "> ID="1"> Separação das funções> ID="2">2.1 "> ID="1"> Fundo para adiantamentos> ID="2">2.2 - 2.3 "> ID="1">Observações relativas à execução orçamental e à conta de gestão> ID="2">3.1 - 3.13"> ID="1"> Transferências de dotações> ID="2">3.1 - 3.4 "> ID="1"> Despesas> ID="2">3.5 - 3.8 "> ID="1"> Receitas> ID="2">3.9 - 3.11"> ID="1"> Subvenção afectada> ID="2">3.12 - 3.13"> ID="1">Observações relativas à contabilidade geral e ao balanço> ID="2">4.1 - 4.3 "> ID="1"> Valores imobilizados> ID="2">4.1 - 4.2 "> ID="1"> Diferenças de conversão e saldo do exercício> ID="2">4.3 "> ID="1">Conclusão> ID="2">5.1 - 5.2 " ID="2">Páginas" ID="1">Anexo: Exercício de 1992 - Utilização das dotações disponíveis> ID="2">5"> ID="1">Respostas do Centro> ID="2">6">

RELATÓRIO relativo às contas e à gestão para o exercício de 1992 do Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional (Cedefop - Berlim) acompanhado das respostas do Centro (94/C 28/01)

1. INTRODUÇÃO

1.1. O Tribunal analisou as contas e a gestão financeira do Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional (Cedefop-Berlim) para o exercício de 1992 em conformidade com a regulamentação aplicável na matéria(1) ().

1.2. O procedimento de revisão das disposições financeiras, essencialmente baseadas no Regulamento Financeiro de 25 de Abril de 1973 aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias(2) (), foi iniciado pela Comissão em Dezembro de 1990(3) (). Na sequência dos pareceres do Tribunal(4) () e do Parlamento Europeu(5) (), foram apresentadas propostas alteradas da Comissão(6) () em 27 de Março de 1992. O Conselho adoptou os regulamentos que estabelecem as alterações em 30 de Junho de 1993(7) ().

1.3. As dotações disponíveis para o exercício de 1992 elevaram-se a 10,84 Mio ECU. As autorizações concedidas deram lugar a 8,95 Mio ECU de pagamentos e 1,67 Mio ECU de verbas transitadas para o exercício de 1993, tendo sido anulado o saldo de 0,21 Mio ECU. As dotações transitadas do exercício anterior deram lugar a 1,82 Mio ECU de pagamentos e 0,25 Mio ECU de anulações. O quadro anexo ao presente relatório fornece uma análise por capítulo da utilização das dotações do exercício, bem como das dotações transitadas de 1991.

2. OBSERVAÇÕES GERAIS

Separação das funções

2.1. A separação das funções de gestor orçamental e de tesoureiro prescrita pelo regulamento financeiro continua a ser insuficiente, dado o facto de os tesoureiros do Centro serem igualmente gestores de fundos para adiantamentos. Esta situação, que o Tribunal assinalou no seu relatório relativo ao exercício de 1991(8) (), prolongou-se durante o exercício de 1992.

Fundo para adiantamentos

2.2. Os pagamentos efectuados sem visto prévio do auditor financeiro através do procedimento de derrogação do fundo para adiantamentos atingiram ainda 30,9% do total em 1992, e 49,7% não incluindo os vencimentos, contra respectivamente 35,2% e 54,6% em 1991.

2.3. Contrariamente às disposições do regulamento financeiro e apesar das observações do Tribunal(9) (), as imputações orçamentais resultantes dos pagamentos efectuados pelo fundo continuaram em 1992 a ser registadas na contabilidade do Centro antes da concessão do visto pelo auditor financeiro.

3. OBSERVAÇÕES RELATIVAS À EXECUÇÃO ORÇAMENTAL E À CONTA DE GESTAO

Transferências de dotações

3.1. No seu relatório relativo ao exercício de 1990, o Tribunal constatava que a subdivisão da previsão das receitas e despesas do Centro em títulos e capítulos, prescrita pelo artigo 15º do regulamento financeiro, não era aplicada, substituindo-se a noção de «título» pela de «capítulo». Resulta dessa anomalia, que apenas desaparecerá em 1994, uma autonomia em matéria de transferência de dotações mais ampla que a prevista, não sendo exigido o acordo da Comissão para as transferências ditas «no interior de um capítulo».

3.2. O volume das transferências efectuadas em 1992 elevou-se a 718 000 ECU, ou seja 6,7% do orçamento inicial, contra 8,2% em 1991. As transferências entre artigos no interior do capítulo 1 elevaram-se a 2,6% das dotações iniciais. No interior dos capítulos 2 e 3, a proporção das dotações que mudaram de afectação foi de 11,4% e 9,9% respectivamente.

3.3. Segundo a decisão do Conselho de Administração de 4 de Dezembro de 1987, o director do Centro pode aprovar transferências de dotações até um limite de 6 000 ECU. Contudo, o director aprovou, na Decisão 12/92, uma transferência de 9 000 ECU na rubrica orçamental 214.

3.4. Nos capítulos 2 e 3, foram aprovadas numerosas transferências, que no final do ano foram consideradas sem efeito por decisões posteriores. Quase metade dos 385 000 ECU que o Conselho de Administração aprovara para transferência foram de novo aprovados no sentido oposto passados alguns meses. Estes movimentos não aparecem na conta de gestão, dado que as transferências de dotações são contabilizadas líquidas.

Despesas

3.5. Em 1992 o índice de pagamentos foi mais elevado que em 1991 (83% contra 76%) e os índices de dotações transitadas e anuladas foram mais baixos (15% contra 20% e 2% contra 4% respectivamente). As dotações transitadas relativamente às despesas operacionais elevaram-se a 30% das dotações iniciais, contra 35,5% em 1991. Contudo, de 467 000 ECU transferidos para os artigos 301 e 302 relativos à difusão dos conhecimentos e às acções de desenvolvimento e coordenação da investigação, foram transitados ou anulados 399 765 ECU, ou seja 86%.

3.6. Das duas rubricas orçamentais acima referidas, 301 e 302, foram concedidas autorizações no valor de 349 000 ECU e 361 000 ECU respectivamente, no último dia do exercício, o que representa 36% e 28% das dotações iniciais. Esta prática de autorização no final do ano pode afectar os princípios da boa gestão financeira.

3.7. A análise de uma amostra de despesas permitiu constatar que o Centro assinou, em Dezembro de 1992, um contrato de cerca de 20 400 ECU, para a criação de um sistema de investigação textual multilingue bem como a sua adaptação às necessidades do Centro em geral e às necessidades de dois projectos específicos. A autorização foi concedida em relação a despesas operacionais, quando se trata de despesas de funcionamento administrativo.

3.8. O Centro decidiu em 1990 destacar um dos seus agentes para a Task Force Recursos Humanos (TFRH) da Comissão, a fim de trabalhar no programa PHARE nos países de Leste e nomeadamente na Polónia. O agente assinou um contrato com a Comissão e recebeu a esse título os primeiros pagamentos de vencimento sem que o Centro interrompesse o seu vencimento anterior. Tendo-se verificado em seguida que esse destacamento do Cedefop para a TFRH não era juridicamente possível, o agente reembolsou a Comissão e o destacamento foi anulado. Contudo, o agente continuou a trabalhar para o programa PHARE até ao último trimestre de 1992. O custo do projecto para o Centro, incluindo o vencimento do agente, eleva-se a mais de 350 000 ECU durante todo o período, dos quais 40% em 1992. Esta actividade dificilmente se insere no âmbito das funções do Centro, que consistem em dar a sua contribuição à Comissão com vista a estimular, a nível comunitário, a promoção e o desenvolvimento da formação e em contribuir para a realização de uma política comum de formação profissional.

Receitas

3.9. A subvenção relativa ao exercício de 1992 a cargo do orçamento geral das Comunidades foi paga pela Comissão em quatro parcelas de 2 700 000 ECU em Março, Junho, Setembro e Dezembro, em datas aproximadamente correspondentes aos pedidos do Centro. O Tribunal considera dever recordar a observação incluída nos seus relatórios anteriores(10) (), segundo a qual este modo de pagamento constitui uma infracção ao artigo 26º do regulamento financeiro, que determina que o pagamento se efectue na primeira quinzena de cada trimestre e se adeque às necessidades reais.

3.10. Por outro lado, como o Tribunal assinalou nos seus relatórios anteriores(11) (), o apuramento e cobrança das receitas do Centro são efectuados sem emissão de propostas e de ordens de cobrança e, portanto, sem visto prévio do auditor financeiro, não sendo objecto de uma contabilidade dos direitos apurados. Consequentemente, os montantes indicados no quadro das receitas em «direitos apurados do exercício» não representam a totalidade dos direitos: uma parte dos créditos apresentados no activo do balanço e no passivo em «receitas a recuperar» deverá ser registada de modo a que apareçam os «restos a cobrar», em especial os juros vencidos por depósitos bancários, que em 31 de Dezembro de 1992 se elevavam a 15 000 ECU.

3.11. O montante dos direitos apurados indicado no quadro das receitas da conta de gestão do Centro a título de subvenção das Comunidades Europeias foi calculado a partir do total das autorizações de despesas, de maneira a fazer aparecer em «montantes a reembolsar em 1993» o resultado do exercício, ou seja 308 278 ECU. Na realidade, o montante a reembolsar corresponde ao saldo do exercício, ou seja 556 815 ECU (sob reserva do ponto 4.3), tal como aparece no balanço.

Subvenção afectada

3.12. Em Março de 1992, o Conselho de Administração do Centro decidiu aceitar uma subvenção de 370 000 FF (cerca de 53 200 ECU) do «Conseil Régional du Nord-Pas de Calais» (França) como contribuição para a organização em Lille de um seminário internacional sobre «Conselhos aos criadores de empresas e dirigentes de pequenas e médias empresas». No âmbito das convenções celebradas, o Centro recebeu um adiantamento de 50% (27 500 ECU), que pagou ao organizador do seminário em Setembro de 1992.

3.13. A receita e o pagamento desse montante pelo Centro foram registados na sua contabilidade geral, numa conta aberta especificamente para o efeito, mas não nas contas orçamentais, de modo que não aparecem na conta de gestão, nem em receitas nem em despesas. Se bem que visadas pelo auditor financeiro, estas operações não se encontram em conformidade com o artigo 4º do regulamento financeiro, que estipula: «Nenhuma receita ou despesa pode ser efectuada sem imputação a um artigo da previsão das receitas e despesas». É desejável que o Centro estabeleça um procedimento que permita o respeito pelo regulamento sem acrescentar demasiadas dificuldades administrativas.

4. OBSERVAÇÕES RELATIVAS À CONTABILIDADE GERAL E AO BALANÇO

Valores imobilizados

4.1. A contabilidade das imobilizações baseia-se em dados globais provenientes do sistema informatizado do inventário e não no registo sistemático do valor das aquisições e retiradas. Este procedimento não garante que o valor contabilístico corresponda à existência real. Assim, no final de 1992 o montante das imobilizações (bem como dos capitais próprios no passivo do balanço) foi subavaliado em pelo menos 21 500 ECU.

4.2. O Tribunal recorda a necessidade de um inventário contabilístico permanente(12) (), que permita reconciliar anualmente o inventário físico e a contabilidade.

Diferenças de conversão e saldo do exercício

4.3. O Centro abriu em 1992 uma conta bancária em ECU. Sendo a contabilidade mantida em DM, a baixa do ECU durante o ano provocou uma considerável diferença no final do exercício entre os activos reais em ECU e o seu contravalor contabilístico em DM. Essa diferença foi inscrita no activo do balanço em «diferenças de conversão», elevando-se a um total de 99 640 ECU. O Centro deveria ter ajustado os saldos contabilísticos em DM às taxas de conversão de 31 de Dezembro de 1992, contabilizando a referida diferença como diferença de câmbio. Essa operação teria tido por efeito reduzir o saldo do exercício, que figura na conta de gestão e no balanço no valor de 556 815 ECU, a 457 175 ECU.

5. CONCLUSÃO

5.1. A adopção pelo Cedefop de procedimentos administrativos em conformidade com o regulamento financeiro deve prosseguir, nomeadamente no que se refere à separação das funções de gestor orçamental e de tesoureiro. O Tribunal solicita mais uma vez que o Centro organize a contabilidade dos direitos apurados estipulada pelo regulamento financeiro, como o Centro se comprometera nas suas respostas ao relatório do Tribunal relativo ao exercício de 1991.

5.2. As autorizações tardias, bem como o nível relativamente elevado das dotações transitadas e das anulações de dotações transitadas indicam que o aumento do orçamento (16% em 1991 e 4% em 1992) não é facilmente absorvido pelo Centro.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 4 de Novembro de 1993.

Pelo Tribunal de Contas André J. MIDDELHOEK Presidente

(1)() - Nº 2 do artigo 12º do Regulamento (CEE) nº 337/75 do Conselho, de 10 de Fevereiro de 1975, que cria um Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional, JO L 39 de 13.02.1975.

- Artigo 69º do Regulamento (CEE) nº 1416/76 do Conselho, de 1 de Junho de 1976, que fixa disposições aplicáveis ao Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional, JO L 164 de 24.06.1976.

(2)() Revogado em 1977 e substituído pelo Regulamento Financeiro de 21 de Dezembro de 1977, JO L 356 de 31.12.1977, com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (Euratom, CECA, CEE) nº 610/90 do Conselho, de 13 de Março de 1990, JO L 70 de 16.03.1990.

(3)() Propostas de regulamentos do Conselho apresentadas em 17.12.1990, JO C 23 de 31.01.1991.

(4)() Pareceres do Tribunal nºs 3/91 e 4/91, de 11 de Abril de 1991, JO C 152 de 10.06.1991.

(5)() Parecer do Parlamento, de 13 de Dezembro de 1991, JO C 13 de 20.01.1992.

(6)() JO C 130 de 21.05.1992.

(7)() - Regulamento (CEE) nº 1946/93 do Conselho, de 30 de Junho de 1993, que altera o Regulamento (CEE) nº 337/75, que cria um Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional, JO L 181 de 23.07.1993.

- Regulamento (CEE) nº 1948/93 do Conselho, de 30 de Junho de 1993, que altera o Regulamento (CEE) nº 1416/76, que fixa disposições aplicáveis ao Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional, JO L 181 de 23.07.1993.

(8)() Relatório anual relativo a 1991 (pontos 2.1 e 2.2).

(9)() Relatórios anuais relativos a 1989 (ponto 2.5) e 1991 (ponto 2.6).

(10)() Relatórios anuais relativos a 1989 (pontos 4.1 e 4.2), 1990 (ponto 3.8) e 1991 (ponto 3.7).

(11)() Relatórios anuais relativos a 1990 (ponto 3.7) e 1991 (ponto 2.3).

(12)() Relatórios anuais relativos a 1990 (ponto 4.3) e 1991 (ponto 4.2).

ANEXO

Cedefop - Exercício de 1992 - Utilização das dotações disponíveis "(1 000 ECU)">Capítulo"> ID="1">5 098> ID="2">4 937 > ID="3">87 > ID="4">74 > ID="5">178> ID="6">153 > ID="7">25 "> ID="2">(96,8 %)> ID="3">(1,7 %)> ID="4">(1,5 %)> ID="6">(86 %)> ID="7">(14 %)"> ID="1">1 030> ID="2">798 > ID="3">169 > ID="4">63 > ID="5">201> ID="6">189 > ID="7">12"> ID="2">(77,5 %)> ID="3">(16,4 %)> ID="4">(6,1 %)> ID="6">(94 %)> ID="7">(6 %)"> ID="1">4 700> ID="2">3 211 > ID="3">1 414 > ID="4">75 > ID="5">1 692> ID="6">1 475 > ID="7">217"> ID="2">(68,3 %)> ID="3">(30,1 %)> ID="4">(1,6 %)> ID="6">(87,2 %)> ID="7">(12,8 %)"> ID="1">10> ID="2">7 > ID="3">-> ID="4">3 > ID="5">-> ID="6">-> ID="7">-"> ID="2">(70 %)> ID="4">(30 %)"> ID="1">10 838> ID="2">8 953 > ID="3">1 670 > ID="4">215 > ID="5">2 071> ID="6">1 817 > ID="7">254 "> ID="2">(82,6 %)> ID="3">(15,4 %)> ID="4">(2 %)> ID="6">(87,7 %)> ID="7">(12,3 %)">

RESPOSTAS DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DO CENTRO ÀS OBSERVAÇÕES DO TRIBUNAL DE CONTAS SOBRE AS CONTAS E A GESTAO DO EXERCÍCIO 1992

2.1. Como o Centro já precisou nas suas respostas aos relatórios do Tribunal 1989 (ponto 2.3), 1990 (ponto 2.1) e 1991 (ponto 2.2), a separação das funções de tesoureiro e de gestor de fundos para adiantamentos exige um reforço do pessoal afecto à contabilidade. Uma vez que já foi obtido um novo lugar em 1993, a separação está prevista para o fim do exercício.

3.2. As transferências de dotações no interior dos capítulos baixaram de 15,4 % em 1991 para 11,41 % em 1992 no capítulo 2, tendo aumentado de 6,1 % para 9,94 % no capítulo 3.

3.3. A tranferência de um montante de 9 000 ECU de duas linhas diferentes deveu-se a uma interpretação errónea das disposições em vigor. Já foram tomadas as disposições necessárias para evitar uma repetição do erro.

3.6. No Programa de trabalho 1992 figurava também uma nova edição do «Guia dos sistemas de formação profissional na CE». Uma vez que os trabalhos preparatórios foram terminados no final do exercício, só nessa altura é que foi possível autorizar as dotações para a impressão dos documentos.

3.7. O capítulo 2 do Mapa das despesas e receitas do Centro não inclui nehuma linha orçamental onde poderia ser imputada a despesa em questão. Este aspecto será regulado no quadro da revisão da nomenclatura orçamental em 1994, desejada pelo Tribunal.

3.8. A pedido da Comissão, o Centro pôs um dos seus agentes à disposição da Comissão durante o último trimestre de 1989. Constatou-se, a seguir, que o destacamento previsto não era compatível com o regime aplicável ao pessoal do Centro, e o destacamento foi revogado. Todavia, dada a importância das tarefas a cumprir na Polónia, o Conselho de Administração decidiu, sempre a pedido da Comissão, enviar esse mesmo agente para a Polónia em missão de longa duração. No parecer do Conselho de Administração e da Comissão, essa actividade corresponderia à missão do Centro de «prestar o seu contributo à Comissão».

3.9. Em conformidade com as observações do Tribunal, o Centro pediu à Comissão para lhe transferir as parcelas da subvenção 1993 em função das necessidades reais e de maneira que os pagamentos pudessem ser efectuados no prazo previsto no artigo 26º das disposições financeiras aplicáveis ao Centro.

3.10. Como o Centro já precisou nas suas respostas aos relatórios do Tribunal 1990 (ponto 3.7) e 1991 (ponto 2.3), a emissão de propostas e de ordens de cobrança estava dependente do modificação do «software» da contabilidade, prevista para 1992. Terminada esta modificação, a emissão de propostas e de ordens de cobrança tem vindo a ser efectuada desde o início de 1993.

3.11. Este ponto está estreitamente ligado ao ponto precedente.

3.12 - 3.13. A cobrança e o pagamento da subvenção do Conselho regional Norte-Pas de Calais foram registados na contabilidade geral e não nas contas orçamentais, a fim de evitar uma redução correspondente da subvenção da CE. Com efeito, a autoridade orçamental havia recomendado várias vezes ao Centro que se esforçasse por aumentar as suas receitas de outras fontes que não a CE. Todavia, dada a fundamentação da observação do Tribunal, o Centro, no futuro, irá imputar qualquer receita do tipo em questão numa linha orçamental.

4.1 - 4.2. A modificação da «software» da contabilidade, introduzida no decurso do primeiro trimestre de 1993, corresponde aos desejos do Tribunal.

4.3. A correcção da imputação de 99 640 ECU será feita no balanço 1993.

5.1. O Centro reitera a sua posição de 1989, 1990 e 1991 e informa que, tendo sidas preenchidas as condições prévias, a separação de funções desejada pelo Tribunal será efectuada no final do exercício 1993.

5.2. A criação de um posto de assistente administrativo da direcção para a execução orçamental do Programa de trabalho visa, em particular, garantir uma repartição mais equilibrada das despesas operacionais no decurso do exercício.