PT Jornal Oficial da União Europeia C 37/19

CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DA EUROPOL

Regulamento interno

(2018/C 37/06)

O CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO,

Tendo em conta o Regulamento (UE) 2016/794 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de maio de 2016, que cria a Agência da União Europeia para a Cooperação Policial (Europol) e que substitui e revoga as Decisões 2009/371/JAI, 2009/934/JAI, 2009/935/JAI, 2009/936/JAI e 2009/968/JAI do Conselho (1) (em seguida designado «Regulamento Europol»), nomeadamente o seu artigo 11.o, n.o 1, alínea t),

Considerando o seguinte:

(1) A governação da Europol deve ser melhorada procurando ganhos de eficiência e uma racionalização dos procedimentos.

(2) A Comissão e os Estados-Membros devem estar representados no Conselho de Administração da Europol para exercer um controlo efetivo sobre o seu funcionamento.

(3) O Conselho de Administração aprova o seu regulamento interno, incluindo disposições relativas às tarefas e ao funcionamento do respetivo secretariado,

ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO INTERNO:

Artigo 1.o

Composição do Conselho de Administração

1. O Conselho de Administração é composto por um representante de cada Estado-Membro e um representante da Comissão. Cada representante tem direito a um voto.

2. Cada membro do Conselho de Administração tem um membro suplente. O membro suplente representa o membro efetivo na sua ausência. O membro efetivo e o membro suplente podem participar numa reunião do Conselho de Administração.

3. Os membros efetivos e os membros suplentes do Conselho de Administração são nomeados tendo em conta os seus conhecimentos sobre cooperação em matéria policial, bem como as suas competências pertinentes do ponto de vista administrativo, orçamental e de gestão.

4. O princípio da representação equilibrada entre homens e mulheres no Conselho de Administração deve igualmente ser tido em conta.

5. Sem prejuízo do direito dos Estados-Membros e da Comissão de exonerarem os respetivos membros efetivos e membros suplentes, a duração do mandato no Conselho de Administração é de quatro anos, renovável.

6. Todas as partes representadas no Conselho de Administração deverão envidar esforços para limitar a rotação dos seus representantes, a fim de assegurar a continuidade dos trabalhos deste órgão.

7. Os Estados-Membros e a Comissão deverão notificar o secretariado do Conselho de Administração sobre a nomeação e a cessação de funções dos seus respetivos membro efetivo e membro suplente. O secretariado mantém atualizada a lista de membros do Conselho de Administração.

Artigo 2.o

Presidente e vice-presidente

1. O Conselho de Administração elege um presidente e um vice-presidente de entre o grupo de três Estados-Membros que elaboraram em conjunto o programa de 18 meses do Conselho. Estes exercem funções durante o período de 18 meses correspondente a esse programa do Conselho. Durante esse período, o presidente não deverá agir na qualidade de representante do respetivo Estado-Membro no Conselho de Administração e não terá direito de voto. No entanto, os mandatos do presidente e do vice-presidente cessam automaticamente e na mesma data em que cessarem os seus mandatos na qualidade de membros do Conselho de Administração.

2. O presidente é responsável, nomeadamente, pelo funcionamento eficiente do Conselho de Administração no exercício das suas tarefas definidas no Regulamento Europol.

3. O vice-presidente substitui o presidente caso este se encontre impedido de exercer as suas funções.

4. O presidente e o vice-presidente são eleitos por maioria de dois terços dos membros do Conselho de Administração. A eleição do presidente e do vice-presidente tem lugar, o mais tardar, durante a última reunião antes do próximo programa de 18 meses do Conselho, referido no artigo 2.o, n.o 1, do presente regulamento.

5. As nomeações para presidente e vice-presidente são apresentadas ao secretariado o mais tardar vinte dias de calendário antes do início da reunião na qual terá lugar a eleição. O secretariado envia as nomeações recebidas para o Conselho de Administração no prazo máximo de catorze dias de calendário antes da reunião do Conselho de Administração na qual ocorrerá a eleição.

Artigo 3.o

Reuniões do Conselho de Administração

1. O presidente convoca as reuniões do Conselho de Administração. O Conselho de Administração é informado da data de uma sessão ordinária o mais tardar na sua reunião anterior.

2. O Conselho de Administração reúne-se pelo menos duas vezes por ano, em sessão ordinária. Além disso, reúne-se por iniciativa do seu presidente, ou a pedido da Comissão, ou ainda a pedido de, pelo menos, um terço dos seus membros. Nesses casos, o presidente convoca a reunião no prazo de trinta dias de calendário a contar da receção do pedido ou no prazo de catorze dias de calendário em caso de urgência.

3. As reuniões são realizadas na sede da Europol, salvo decisão em contrário do presidente do Conselho de Administração.

Artigo 4.o

Ordem do dia das reuniões

1. O presidente do Conselho de Administração fixa a ordem do dia de cada reunião. O projeto de ordem do dia é enviado pelo secretariado do Conselho de Administração aos membros e ao diretor-executivo, pelo menos catorze dias de calendário antes da reunião. O projeto de ordem do dia das reuniões extraordinárias é enviado na semana anterior à data da reunião.

2. No projeto de ordem do dia serão inscritos os pontos cuja inclusão tenha sido pedida por qualquer membro ou pelo diretor-executivo, devendo a documentação respetiva estar ao dispor do presidente pelo menos dezasseis dias de calendários antes da reunião.

3. O projeto de ordem do dia apenas pode incluir pontos cuja documentação tenha sido enviada aos membros e ao diretor-executivo, o mais tardar até à data em que é emitido o projeto de ordem do dia, salvo decisão em contrário do presidente.

4. O Conselho de Administração aprova a ordem do dia no início de cada reunião.

Artigo 5.o

Participação e deliberações

1. O quórum é constituído por três quartos dos membros do Conselho de Administração. Na falta de quórum, o presidente dará por encerrada a reunião e convocará outra o mais rapidamente possível. Para esta segunda reunião, o quórum é constituído por dois terços dos membros. Os membros que deleguem o seu voto não são contabilizados no quórum.

2. O diretor-executivo participa nas deliberações do Conselho de Administração.

3. O Conselho de Administração poderá convidar qualquer pessoa cujo parecer seja relevante para a discussão, incluindo, quando adequado, um representante do grupo especializado de controlo parlamentar conjunto («GCPC»), para participar nas suas reuniões como membro sem direito de voto.

4. Os membros efetivos e os membros suplentes do Conselho de Administração poderão ser assistidos por consultores ou peritos nas reuniões.

5. O presidente dirige a reunião, dando prioridade aos membros que pretendam colocar uma questão de procedimento ou uma questão preliminar.

6. Mediante uma proposta do presidente ou a pedido de um membro, o Conselho de Administração pode decidir reunir-se à porta fechada, determinando quem participa na reunião.

7. As reuniões realizam-se em conformidade com as disposições linguísticas internas da Europol, conforme decididas pelo Conselho de Administração nos termos do artigo 64.o, n.o 2, do Regulamento Europol.

Artigo 6.o

Regras de voto

1. O Conselho de Administração toma as decisões por maioria dos seus membros, salvo disposição em contrário no Regulamento Europol.

2. É necessária uma maioria de dois terços do Conselho de Administração para:

a) a aprovação do documento de programação plurianual da Europol e do programa de trabalho anual para o ano seguinte;

b) a aprovação do orçamento anual da Europol;

c) a eleição do presidente e do vice-presidente;

d) a deliberação sobre litígios entre a Europol e os Estados-Membros relativamente à obrigação pelo pagamento da indemnização a uma pessoa singular que tenha sofrido danos em resultado de uma operação ilícita de tratamento de dados pessoais;

e) a deliberação acerca das propostas a apresentar ao Conselho sobre a nomeação, a prorrogação do mandato ou a demissão do diretor-executivo e dos diretores-executivos adjuntos;

f) a deliberação sobre as disposições linguísticas internas da Europol.

3. Cada membro dispõe de um voto. Em caso de ausência de um membro com direito de voto, o suplente pode exercer o seu direito de voto.

4. Cada membro pode delegar o seu voto noutro membro do Conselho de Administração. Cada membro apenas pode receber um voto por procuração de outro membro. O membro que delegue o voto comunica por escrito ao presidente o nome do membro autorizado a votar por ele, bem como qualquer restrição aplicável ao voto.

5. O diretor-executivo não participa na votação.

6. O Conselho de Administração vota por iniciativa do seu presidente, que deverá, além disso, abrir uma votação sempre que qualquer dos membros o solicite, desde que uma maioria dos membros se pronuncie nesse sentido.

7. Cada decisão adotada pelo Conselho de Administração será objeto de indicação da distribuição dos votos. Caso a minoria o solicite, a decisão é acompanhada de uma nota descritiva dos pareceres por esta formulados. A votação efetua-se por braço levantado ou, em caso de contestação dos resultados dessa votação, por votação nominal por interpelação pessoal.

8. A pedido de um membro, ou se o presidente assim decidir, as votações sobre decisões e nomeações serão feitas por escrutínio secreto. Em caso de escrutínio secreto, o presidente procederá à contagem dos votos, assistido por outros dois membros, e anunciará imediatamente os resultados. O presidente pode autorizar qualquer membro a expor sucintamente os motivos do seu voto.

9. O Conselho de Administração pode igualmente adotar decisões por meio de procedimento escrito, nos termos do artigo 7.o do presente regulamento.

Artigo 7.o

Procedimento escrito

1. Quando o presidente considere que as circunstâncias o exigem, pode convidar o Conselho de Administração a adotar uma decisão ou a formular um parecer sobre uma questão particular por procedimento escrito. Se a proposta de recurso ao procedimento escrito não tiver sido adotada numa reunião, os membros podem apresentar objeções por escrito ao presidente.

2. Os procedimentos escritos são adotados por procedimento de assentimento tácito.

3. Os procedimentos escritos terão normalmente a duração de catorze dias de calendário, salvo decisão em contrário do presidente, justificada pela urgência. O parecer formulado por um membro do Conselho de Administração é disponibilizado aos restantes membros.

4. O resultado de um procedimento escrito é imediatamente comunicado pelo secretariado ao Conselho de Administração.

5. As decisões adotadas por procedimento escrito são exaradas em ata na reunião seguinte do Conselho de Administração.

Artigo 8.o

Atas das reuniões

1. O secretariado lavra, sob a responsabilidade do presidente, um projeto de ata das reuniões do Conselho de Administração, que incluirá:

a) o relato dos debates;

b) as decisões adotadas pelo Conselho de Administração com uma indicação da distribuição dos votos, incluindo uma lista de votos por procuração, quando é realizada uma votação formal;

c) os documentos apresentados ao Conselho de Administração;

d) a lista dos membros presentes.

2. O Conselho de Administração aprovará o projeto de ata por procedimento escrito ou na sua próxima reunião. O projeto de ata só será submetido a aprovação do Conselho de Administração se tiver sido enviado aos membros pelo menos duas semanas antes da reunião seguinte. O projeto de ata será igualmente enviado ao diretor-executivo.

3. As propostas de alterações ao projeto de ata são enviadas por escrito ao secretariado quando adotadas por procedimento escrito ou são apresentadas no início da reunião na qual devem ser aprovadas.

4. A ata aprovada é assinada pelo presidente e pelo secretariado do Conselho de Administração.

Artigo 9.o

Grupos de Trabalho do Conselho de Administração

1. O Conselho de Administração pode criar grupos de trabalho sobre qualquer matéria da sua competência, definindo o respetivo âmbito e funções.

2. Os membros do Conselho de Administração devem estar representados nos grupos de trabalho, que são presididos por um membro do Conselho de Administração ou por um por um perito de alto nível nomeado por este último. O procedimento para a nomeação do presidente de um grupo de trabalho é o indicado no artigo 2.o do presente regulamento. Os representantes do Conselho de Administração comprometem-se a participar ativamente nesses grupos de trabalho.

3. A Europol será convidada a participar nas reuniões dos grupos de trabalho. Os peritos também podem ser convidados a participar nas reuniões do grupo de trabalho.

4. Os grupos de trabalho:

a) debatem e elaboram propostas a apresentar ao Conselho de Administração;

b) exercem as suas atividades com base em informações fornecidas oralmente ou em documentos apresentados o mais tardar duas semanas antes das suas reuniões, salvo decisão em contrário do respetivo presidente;

c) respondem perante o Conselho de Administração, através do seu presidente, quando necessário;

d) são coadjuvados pelo secretariado do Conselho de Administração;

e) serão extintos uma vez concluídas as suas tarefas. Se tiverem um mandato a longo prazo, a necessidade de lhes dar continuidade será regularmente avaliada pelo Conselho de Administração.

Artigo 10.o

Confidencialidade

Sem prejuízo do artigo 11.o do presente regulamento, os trabalhos e as deliberações do Conselho de Administração são abrangidos pela obrigação do segredo profissional conforme estipulado no artigo 339.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia, salvo decisão em contrário do Conselho de Administração. Os membros e outras pessoas presentes nas reuniões ficam sujeitas esta obrigação mesmo após a cessão das suas funções.

Artigo 11.o

Transparência

1. A Europol publica no seu sítio Web uma lista dos membros do Conselho de Administração.

2. Os membros do Conselho de Administração devem apresentar ao secretariado uma declaração de interesses, que deverá ser tornada pública no sítio Web da Europol em consonância com as regras internas para a prevenção e gestão de conflitos de interesses dos membros do Conselho de Administração.

3. O secretariado publica no sítio Web da Europol resumos dos resultados das reuniões do Conselho de Administração após a autorização do presidente e em consulta com o Conselho de Administração, em conformidade com o artigo 65.o, n.o 4, do Regulamento Europol. A publicação desses resumos é restringida ou omitida, a título temporário ou permanente, caso exista o risco de tal publicação vir a comprometer o exercício das funções da Europol, tendo em conta as obrigações de discrição e de confidencialidade, assim como o caráter operacional da Europol.

4. O acesso aos documentos do Conselho de Administração está sujeito às disposições de execução do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho (2) no que diz respeito aos documentos da Europol.

Artigo 12.o

Documentação do Conselho de Administração

1. O secretariado conserva arquivos no formato eletrónico e impresso dos documentos do Conselho de Administração.

2. Cada novo presidente procederá a uma supervisão da documentação do Conselho de Administração, elaborando, para o efeito, um documento que será submetido à aprovação do Conselho de Administração na sua primeira reunião ordinária.

Artigo 13.o

Secretariado do Conselho de Administração

1. O Conselho de Administração é assistido por um secretariado prestado pela Europol.

2. O Conselho de Administração nomeia um secretariado, o qual está sujeito ao Estatuto dos Funcionários e ao Regime Aplicável aos Outros Agentes, que responde exclusivamente perante o Conselho de Administração no exercício das suas funções.

3. O secretariado exerce as funções conforme instruído pelo presidente e é responsável perante este pelas suas funções. Ao secretariado cabe, nomeadamente:

a) estar estreita e continuamente envolvido na organização, coordenação e em assegurar a coerência do trabalho do Conselho de Administração, nomeadamente o dos seus grupos de trabalho, sob a responsabilidade e orientação do presidente;

b) apoiar o presidente no exercício das suas funções;

c) prestar ao Conselho de Administração o apoio necessário ao desempenho das suas funções;

d) ser responsável pelo desempenho de outras funções que lhe sejam atribuídas pelo Conselho de Administração ou o presidente no interesse da Europol.

Artigo 14.o

Correspondência

A correspondência dirigida ao Conselho de Administração é endereçada à atenção do presidente do Conselho de Administração, cabendo a respetiva gestão ao secretariado.

Artigo 15.o

Reembolso de despesas

1. A Europol cobrirá as despesas de deslocação e alojamento do presidente do Conselho de Administração e de qualquer grupo de trabalho criado por este último.

2. A Europol cobrirá as despesas de deslocação e alojamento dos membros efetivos e membros suplentes do Conselho de Administração e de até dois peritos por delegação. Cada delegação cobrirá as despesas de alojamento dos seus membros e peritos. As despesas dos restantes peritos ficam a cargo da respetiva delegação.

3. A Europol cobrirá as despesas de deslocação e alojamento dos peritos convidados para prestarem aconselhamento ao Conselho de Administração nos termos do artigo 5.o, n.os 3 e 4, e do artigo 9.o n.o 3, do presente regulamento interno. A Europol não assume os custos de participação do representante designado pelo grupo especializado de controlo parlamentar conjunto.

4. Em relação às reuniões dos grupos de trabalho do Conselho de Administração, a Europol cobrirá as despesas de deslocação de um representante por delegação. Cada delegação suportará as despesas de alojamento dos seus representantes e peritos.

Artigo 16.o

Disposições finais

1. O presente regulamento interno entra em vigor na data da aplicação do Regulamento Europol.

2. A Decisão do Conselho de Administração da Europol, de 30 de novembro de 2011, que estabelece o regulamento interno do Conselho de Administração revogada e substituída pelo presente regulamento interno.

3. Todas as propostas de alteração ao presente regulamento interno são consideradas pelo Conselho de Administração nos termos do artigo 11.o, n.o 1, alínea t), do Regulamento Europol.

Feito em Haia, em 13 de dezembro de 2016. Pelo Conselho de Administração Arie IJZERMAN O Presidente

(1) JO L 135 de 24.5.2016, p. 53.

(2) JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.