Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais (ICVV - Angers) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 acompanhado das respostas do Instituto

(2000/C 373/10)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais, em conformidade com o n.o 2 do artigo 111.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94(1) do Conselho.

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999. De acordo com o artigo 110.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Presidente do Instituto. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 112.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94(3) do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DO INSTITUTO COMUNITÁRIO DAS VARIEDADES VEGETAIS (ICVV - ANGERS) NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 1999

Análise da execução orçamental

5. Das dotações definitivas do Instituto para o exercício de 1999, ou seja 8,2 milhões de euros, foram utilizados 3,7 milhões de euros (45 %) durante o exercício, 3,1 milhões de euros (38 %) transitaram automaticamente para o exercício de 2000 e 1,4 milhões de euros (17 %) foram anulados em 31 de Dezembro de 1999.

6. A grande maioria das despesas do exercício é constituída por despesas com o pessoal (2,5 milhões de euros) e despesas de funcionamento (0,5 milhões de euros), ao passo que as dotações transitadas dizem principalmente respeito às obras na futura sede do Instituto (1,4 milhões de euros), bem como aos exames técnicos ainda por efectuar nas variedades que serão protegidas (1,3 milhões de euros).

7. As dotações transitadas automaticamente do exercício de 1998 para o exercício de 1999, ou seja 1,6 milhões de euros, foram utilizadas na sua quase totalidade no que respeita aos Títulos I e II do orçamento (despesas com o pessoal e despesas de funcionamento), ao passo que, devido a uma regulamentação financeira inadaptada (ver pontos 11 - 12), uma quantidade significativa de dotações operacionais transitadas (0,6 milhões de euros de um total de 1,3 milhões de euros) teve de ser anulada em 31 de Dezembro de 1999.

Sistemas contabilísticos

8. Como a aplicação Sincom 2 (SI 2), comum a vários organismos descentralizados, só começou a ser utilizada em 1 de Janeiro de 2000, a contabilidade orçamental e a contabilidade geral do Instituto continuaram a ser elaboradas até 31 de Dezembro de 1999 por meio, respectivamente, de uma folha de cálculo e de um programa informático de contabilidade disponível no mercado. Perante o risco da ocorrência de erros e incoerências devido à utilização destes diferentes instrumentos, o Tribunal reitera as observações que formulara anteriormente sobre esta matéria(4), tanto mais que, contrariamente às disposições previstas no n.o 4 do artigo 123.o das normas de execução do seu regulamento financeiro, o Instituto ainda não efectua a reconciliação mensal dos seus lançamentos contabilísticos.

Regulamentação financeira

Regulamentação relativa às taxas

9. A regulamentação relativa às taxas(5) apenas torna exigível o pagamento da taxa de exame referente ao primeiro período vegetativo um mês após o início dos exames, não permitindo, por conseguinte, que o Instituto disponha de uma garantia quanto ao recebimento efectivo da taxa correspondente aos serviços solicitados aos organismos de exame. Para racionalizar o processamento dos pedidos, o regulamento do Instituto deverá ser alterado por forma a permitir o recebimento prévio da taxa de exame.

Imputação do IVA

10. Até Dezembro de 1998, o Regulamento Financeiro geral previa a imputação das despesas incluindo o IVA, podendo este ser reafectado após o reembolso. Desde essa altura(6), o Regulamento Financeiro geral impõe que as despesas sejam imputadas sem IVA. O Tribunal solicita que o Instituto transponha estas novas modalidades para a sua própria regulamentação.

Compromissos financeiros que abrangem vários exercícios

11. Tendo em conta a duração do ciclo de determinados exames técnicos (que podem prolongar-se por um período de quatro anos), os exames ou os relatórios solicitados pelo Instituto num dado exercício, e que foram objecto de uma autorização de despesa a título desse mesmo exercício, não estão terminados, nem facturados, em 31 de Dezembro do exercício n+ 1, data em que as dotações transitadas para o efeito são obrigatoriamente anuladas. Para satisfazer os compromissos jurídicos anteriormente assumidos pelo Instituto, tem então de se proceder a uma nova autorização financeira, imputada à dotação do orçamento do exercício n+ 2.

12. Esta situação, de resto descrita no relatório de gestão do Instituto, tem vindo a acentuar-se de ano para ano. Uma das suas consequências consiste em, nas demonstrações financeiras, as autorizações contabilísticas do Instituto em 31 de Dezembro de 1999 estarem subavaliadas em 0,5 milhões de euros (contra 0,2 milhões de euros em 31 de Dezembro de 1998). Para ter em conta, da melhor forma, os condicionalismos que pesam sobre as suas actividades e aumentar a transparência das suas contas, o Instituto deverá adaptar o seu regulamento financeiro.

Obras de transformação da nova sede do Instituto

13. Embora as previsões iniciais indicassem que o Instituto poderia ocupar a sua nova sede no final do primeiro semestre de 1999, este só pôde efectivamente usufruir dela em Outubro de 2000. O adiamento da data da mudança provoca o pagamento de rendas suplementares num montante superior a 100000 euros.

Prestações familiares francesas

14. Em França, a legislação prevê que sejam pagas prestações familiares a todo o residente no território nacional que tenha, pelo menos, dois filhos a seu cargo. As autoridades nacionais confirmaram ao Instituto que consideravam necessário "pagar prioritariamente o conjunto das prestações familiares francesas aos funcionários europeus". O Instituto deverá continuar a envidar esforços no sentido de tornar efectiva esta disposição, reduzindo assim as despesas da mesma natureza suportadas pelo seu orçamento.

Atraso na determinação dos custos de exame

15. O n.o 1 do artigo 93.o das normas de execução relativas ao processo no Instituto(7) estabelece que, "até 27 de Abril de 1997, o Conselho de Administração definirá métodos uniformes de cálculo dos custos e os elementos uniformes constitutivos desses custos, que serão aplicáveis a todos os organismos de exame encarregados de uma missão". O Instituto apenas iniciou esses trabalhos no último trimestre de 1999 e, segundo a decisão do Conselho de Administração de 28 e 29 de Setembro de 1999, deverão estar concluídos em 31 de Dezembro de 2000, ou seja, três anos após a data-limite fixada pelo regulamento(8).

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 27 de Setembro de 2000.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 227 de 1.9.1994, p. 27.

(2) Em conformidade com o n.o 2 do artigo 111.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e despesas do Instituto no exercício de 1999 foram elaboradas em 14 de Abril de 2000 e enviadas ao Conselho de Administração do Instituto, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 25 de Abril de 2000. Nos quadros 1 e 2 anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida do balanço em 31 de Dezembro de 1998 e 31 de Dezembro de 1999, bem como da conta de gestão relativa aos exercícios de 1998 e 1999.

(3) JO L 227 de 1.9.1994, p. 28.

(4) Relatórios sobre as demonstrações financeiras do ICVV relativas aos exercícios de 1995, 1996 e 1997 (JO C 393 de 29.12.1997, pontos 1.5 - 1.6, p. 52 e JO C 406 de 28.12.1998, ponto 1.6, p. 49).

(5) Ver o n.o 2 do artigo 8.o do Regulamento (CE) n.o 1238/95 do Conselho, de 31 de Maio de 1995 (JO L 121 de 1.6.1995, p. 31).

(6) Ver o n.o 2A do artigo 27.o do Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias, com a redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE, CECA, Euratom) n.o 2548/98 do Conselho, de 23 de Novembro de 1998 (JO L 320 de 28.11.1998, p. 1).

(7) Regulamento (CE) n.o 1239/95 da Comissão (JO L 121 de 1.6.1995, p. 37).

(8) Ver o ponto 11 do relatório relativo ao exercício de 1998 (JO C 372 de 22.12.1999, p. 57).

Quadro 1

Balanço financeiro em 31 de Dezembro de 1999 e 31 de Dezembro de 1998

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 1999 e 1998

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas do Instituto

8. Sistemas contabilísticos

Em Dezembro de 1998 o Instituto instalou o sistema SI2, cópia do sistema SINCOM utilizado pela Comissão. No que respeita ao exercício para 1999, as contas foram efectuadas em folha de cálculo (Excel), bem como em SI2 no que se refere à contabilidade orçamental e em Expert M no que respeita à contabilidade geral.

No que diz respeito aos reajustamentos mensais, o Instituto desenvolveu e implementou um procedimento nesse sentido, passando estes a ser doravante efectuados.

9. Regulamentação relativa às taxas

A alteração proposta foi já efectuada com a entrada em vigor do Regulamento (CE) n.o 329/2000 da Comissão de 11 de Fevereiro de 2000.

10. Imputação do IVA

O Instituto tomou as medidas necessárias para transpor as novas disposições comunitárias em matéria de imputações de despesas e de reembolsos do IVA para o seu próprio regulamento financeiro. O Conselho de Administração do Instituto poderá adoptar este projecto de alteração depois de receber as observações do Tribunal de Contas.

11 e 12. Regulamento financeiro e taxas de exame

O Instituto tomou as medidas necessárias para elaborar um projecto de alteração do seu regulamento financeiro com vista a poder melhorar a gestão das despesas de exames técnicos. O referido projecto visa permitir ao Instituto que dotações juridicamente autorizadas possam transitar vários anos, de forma a assegurar as despesas relativas às indemnizações a pagar aos organismos de exame para a realização de exames técnicos.

13. Obras de transformação da nova sede do instituto

As obras de transformação da nova e definitiva sede do Instituto sofreram um atraso significativo pelas seguintes razões:

- lentidão dos procedimentos dos contratos públicos impostos pelas regulamentações comunitárias;

- lentidão dos procedimentos franceses em matéria de obtenção de autorização para construir;

- resultados infrutíferos de determinados avisos de concurso;

- dificuldades encontradas no terreno com a qualidade dos prestadores.

14. Prestações familiares francesas

O Instituto toma nota das observações do Tribunal e, respeitando rigorosamente o Protocolo relativo aos Privilégios e Imunidades das Comunidades Europeias e o Estatuto, bem como a jurisprudência do Tribunal de Justiça na matéria (Decreto n.o 186/85), vai continuar a diligenciar no sentido de adoptar a abordagem sugerida pelas autoridades francesas.

15. Atraso na determinação dos métodos de custos de exame técnico

Com base num mandato específico conferido pelo Conselho de Administração, o Presidente do ICVV criou, em 1996, um grupo de peritos com a missão de preparar um projecto de método uniforme para o cálculo dos custos. Em 26 de Dezembro de 1996 teve lugar uma primeira reunião deste grupo. Após várias reuniões, o grupo concluiu que, para poder finalizar o projecto, se impunha o recurso a uma peritagem externa. Esta conclusão foi também subscrita pelo Conselho de Administração.

Tendo em conta que o aviso de concurso lançado para poder proceder à selecção de um revisor oficial de contas foi infrutífero, o Presidente recrutou um contabilista como membro do pessoal temporário do Instituto e cuja função principal é coordenar e apoiar as actividades do referido grupo de trabalho. Na reunião de Outubro de 2000 deveria ser apresentada ao Conselho de Administração uma proposta de método uniforme para o cálculo dos custos. Nessa mesma reunião deverá ser apresentada ao Conselho de Administração uma proposta elaborada por iniciativa do Instituto para alteração dos custos de exames DHS.

Segundo o que pudemos apurar nos cálculos recentes, o nível de remuneração estipulado com base no princípio " in-out ", até agora aplicado pelo Instituto, situa-se, na maior parte dos casos, abaixo do nível dos custos reais. O prazo fixado para a aprovação dos métodos de cálculo dos custos não teve, por esse motivo, qualquer repercussão negativa nas finanças do Instituto.