RELATÓRIO sobre as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Formação (FEF - Turim) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997, acompanhado da resposta da Agência (98/C 406/07)

1.1. O presente relatório é dirigido ao Conselho Directivo da Fundação Europeia para a Formação, em conformidade com o nº 4 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 1360/90 do Conselho (1).

1.2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Formação relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997. De acordo com o nº 1 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 1360/90 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras (2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 12º do Regulamento (CEE) nº 1360/90 do Conselho. Nos termos do artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

1.3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com os seus princípios e normas de auditoria, que foram adaptados das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações suficientes com base nas quais formulou as observações a seguir expostas.

1.4. A auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A FORMAÇÃO NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 1997

Subvenções extra-orçamentais PHARE, TACIS e TEMPUS

1.5. No âmbito dos programas PHARE, TACIS e TEMPUS, a Fundação gere fundos colocados à sua disposição pela Comissão. Estas subvenções, de montante significativo (cerca de 380 milhões de ecus em 1997), não estão inscritas no orçamento da Fundação, mas sim numa contabilidade separada. Além disso, o saldo total (56,6 milhões de ecus em 31 de Dezembro de 1997) de cerca de 30 contas bancárias, de que a Fundação dispõe para gerir estas operações, não consta das demonstrações financeiras da Fundação.

O Tribunal reitera o pedido feito à Fundação (3) de inscrever na sua própria contabilidade as operações relativas à gestão destes fundos.

Novo procedimento para as modalidades de execução dos pagamentos

1.6. Graças ao novo sistema informático SI2, os registos das autorizações e das ordens de pagamento são efectuados com mais rapidez e eficácia.

1.7. Todavia, será conveniente que o SI2 inclua não apenas a gestão orçamental, mas também a contabilidade geral o mais rapidamente possível.

Inventário

1.8. Ao verificar a existência física dos bens incluídos no inventário, o Tribunal encontrou material informático obsoleto (computadores, impressoras e outro) armazenado nas instalações da Fundação, num valor de inventário de cerca de 0,3 milhões de ecus. A Agência deverá vender o material obsoleto ou então desfazer-se dele.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 5 de Novembro de 1998.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

Quadro 1 Balanço financeiro relativo ao exercício de 1997

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte: Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pela Fundação.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

(1) JO L 131 de 23.5.1990, p. 4.

(2) Em conformidade com o nº 3 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 1360/90 do Conselho, as contas detalhadas da totalidade das receitas e das despesas da Fundação, relativas ao exercício de 1997, foram elaboradas em 31 de Março de 1998, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho Directivo da Fundação, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 17 de Abril de 1998. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

(3) JO C 393 de 29.12.1997, p. 41.

RESPOSTA DA FUNDAÇÃO

Subvenções extra orçamento - PHARE, TACIS, TEMPUS

O Tribunal, tal como no relatório sobre as demonstrações financeiras relativo ao exercício de 1996, apelou no sentido de que os fundos transferidos pela Comissão para a Fundação fossem inscritos na contabilidade da Fundação.

Em 27 de Outubro de 1998, teve lugar uma reunião entre o Tribunal de Contas, a Comissão (DG XX e DG XXII) e a Fundação, na qual se chegou a um acordo sobre a inscrição na contabilidade da Fundação de todas as verbas geridas pela mesma, verbas essas que deverão igualmente constar do relatório anual. Foi igualmente acordado que todos os montantes figurassem no orçamento. A subvenção destinada à Fundação está sujeita à aprovação do Conselho Directivo, enquanto que todos os restantes montantes, nomeadamente os montantes no contexto da assistência técnica e das convenções celebradas com a Comissão, constam, para informação, num anexo ao orçamento, aumentando, por conseguinte, a visibilidade e transparência para todos os encarregados da gestão, controlo e auditoria da Fundação.

Novo procedimento para as alterações da execução dos pagamentos

O Tribunal faz referência às melhorias que o novo sistema de contabilidade orçamental, o SI 2, possibilitou, recomendando que o mesmo seja alargado a todos os registos contabilísticos em geral. A Fundação congratula-se com esta opinião positiva do Tribunal e assinala que concorda com a sua recomendação. O pessoal da Fundação está a trabalhar nesse sentido. Um projecto e respectivas especificações foram já traçados, estando em curso o trabalho de desenvolvimento informático. Os valores transferidos das contas do razão estarão acessíveis, prevendo-se que o novo sistema esteja operacional em princípios de 1999.

Inventário

O Tribunal levantou a questão da vetustez dos computadores e outro equipamento. A Fundação e o controlo financeiro chegaram a um acordo com base no qual uma organização sem fins lucrativos foi seleccionada para reutilizar o equipamento. Este será entregue à referida organização na primeira semana de Novembro, pelo que se procederá à actualização do inventário nessa altura.