RELATÓRIO DO TRIBUNAL em matéria de controlo da eficácia da gestão do Instituto Monetário Europeu relativo ao exercício de 1995, acompanhado da resposta do Instituto (96/C 394/02)

ÍNDICE

Número Página

1. INTRODUÇÃO . 1.1-1.2 7

2. GESTÃO DO INSTITUTO EM 1995 . 2.1-2.13 7

Gestão administrativa . 2.1-2.2 7

Gestão orçamental e contas . 2.3-2.13 8

3. ACTIVIDADE DO INSTITUTO EM 1995 . 3.1-3.3 8

4. EFICÁCIA DA GESTÃO DO INSTITUTO EM 1995 . 4.1-4.8 9

Evolução das condições de funcionamento . 4.1-4.2 9

Sistemas e procedimentos de gestão . 4.3-4.5 9

Sistemas e procedimentos de controlo interno . 4.6 9

Controlo das despesas . 4.7-4.8 9

5. CONCLUSÃO . 5 9

ANEXOS . 11

Resposta do Instituto Monetário Europeu . 12

1. INTRODUÇÃO

1.1. As contas do Instituto Monetário Europeu (IME) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1995 foram aprovadas pelo Conselho do IME em 6 de Fevereiro de 1996, tendo sido objecto de verificação e certificação sem reservas por um gabinete de auditoria privado em 14 de Fevereiro de 1996 e publicadas em Abril de 1996. O presente relatório contém as constatações das auditorias efectuadas pelo Tribunal no âmbito da análise da eficácia da gestão do IME durante o exercício de 1995, segundo ano de existência do Instituto.

1.2. O Conselho do IME, composto, nos termos do artigo 9º dos Estatutos, por um Presidente e pelos Governadores dos bancos centrais nacionais, um dos quais nomeado Vice-Presidente, é a autoridade orçamental do Instituto. Este rege-se pela regulamentação financeira contida nos Estatutos e detalhada nas decisões do respectivo Conselho.

2. GESTÃO DO INSTITUTO EM 1995

Gestão administrativa

2.1. Enquanto 1994 fora um ano de constituição, o IME conheceu em 1995 uma fase de consolidação, na medida em que a maior parte da organização já se encontrava a funcionar. Assim, no decurso de 1995, as estruturas foram reforçadas e os procedimentos assumiram uma forma mais definitiva e elaborada.

2.2. O número de efectivos permanentes do IME passou de 127 pessoas (o Presidente e 126 agentes) em 31 de Dezembro de 1994, para 193 pessoas em 31 de Dezembro de 1995. Nesta mesma data, possuía seis lugares de direcção (entre os quais o do Presidente), 26 quadros, 81 lugares de responsabilidade operacional e 80 lugares afectados a funções de carácter técnico. Em 1995 foram recrutadas 73 pessoas e sete pediram a demissão, fixando-se o número médio de efectivos em 166 pessoas.

Gestão orçamental e contas

2.3. Em 1995, as despesas totalizaram 32,6 Mio ECU, quando a previsão apontava para 42,4 Mio ECU. Assim, ficou por utilizar um montante líquido de 9,8 Mio ECU, ou seja 23 %. Esta diferença deve-se fundamentalmente a um nível de despesas inferior ao previsto nas seguintes rubricas: despesas com o pessoal (2,9 Mio ECU, ou seja 15,7 %), investimentos (2,8 Mio ECU, ou seja 48 %), despesas de deslocações em serviço e de instalação (2,3 Mio ECU, ou seja 55,7 %) e despesas de biblioteca, reuniões e conferências (1,9 Mio ECU, ou seja 51,1 %).

2.4. Relativamente às despesas com o pessoal, a diferença resulta principalmente de um ritmo de recrutamento no primeiro trimestre mais fraco que o esperado e de um montante de subsídios de expatriação e de instalação inferior ao previsto.

2.5. Tendo em conta as previsões, verificou-se uma diminuição das aquisições de computadores e de software, devido ao adiamento de projectos internos, sendo esta a principal causa da quebra dos investimentos em 1,3 Mio ECU em relação a essas mesmas previsões. Os custos incorridos com a instalação e equipamento técnico do edifício foram inferiores em 0,9 Mio ECU às previsões.

2.6. Apesar de o orçamento ter registado um índice de utilização global de 77 %, as dotações foram ligeiramente excedidas nas rubricas orçamentais relativas às comunicações (devido a investimentos adicionais), aos honorários (na sequência da decisão de registar certos encargos nas despesas e não nas imobilizações) e às despesas administrativas diversas (na sequência de uma decisão das autoridades fiscais alemãs restringindo o reembolso do IVA).

2.7. O balanço do IME em 31 de Dezembro de 1995 (quadro no anexo 1) apresenta em primeiro lugar o activo e o passivo respeitantes à actividade do Instituto no âmbito do Sistema Monetário Europeu (SME), ou seja um montante total de reservas em ouro e em dólares de 54 220 Mio ECU, em contrapartida de um mesmo montante emitido em ecus a favor dos bancos centrais dos Estados-membros da UE. Em seguida, o balanço mostra os activos e os passivos respeitantes ao funcionamento do IME, num total de 639 Mio ECU, contra 20,7 Mio ECU em 31 de Dezembro de 1994.

2.8. Este aumento explica-se quase exclusivamente pelas contribuições pagas pelos bancos centrais nacionais em Janeiro de 1995, num total de 605,4 Mio ECU, por força do nº 2 do artigo 16º dos Estatutos. Destes 605,4 Mio ECU, 597,2 Mio ECU foram colocados em depósitos a prazo a três anos, por forma a que os juros vencidos proporcionem as verbas consideradas necessárias para permitir ao IME cobrir as suas despesas de funcionamento.

2.9. O activo de exploração inclui outros elementos importantes, como a tesouraria, com 31,8 Mio ECU, e as imobilizações, com 8,8 Mio ECU. Para além das contribuições dos bancos centrais da UE, as responsabilidades respeitantes ao funcionamento incluem fundamentalmente dívidas num total de 3,5 Mio ECU, provisões num total de 7,2 Mio ECU e resultado do exercício no valor de 12,5 Mio ECU.

2.10. No que diz respeito à conta de resultados (quadro no anexo 2 com uma apresentação adaptada pelo Tribunal às necessidades do presente relatório), os juros atingiram 45,4 Mio ECU. As despesas do exercício atingem um total de 33,3 Mio ECU, dos quais 18,4 Mio ECU são imputáveis às despesas com o pessoal, 12,4 Mio ECU às outras despesas administrativas e 2,5 Mio ECU à amortização de imobilizações. Se contabilizarmos um rendimento extraordinário de 0,4 Mio ECU resultante da inscrição do excedente de provisões relativo ao exercício de 1994, a diferença entre receitas e despesas fixa-se em 12,5 Mio ECU, montante que o Conselho, na sua reunião de 5 de Março de 1996, decidiu colocar integralmente em fundo de reserva geral.

2.11. A evolução registada na rubrica «Despesas directas com o pessoal» relativamente ao ano anterior tem a sua explicação no aumento da massa salarial, tanto no que se refere aos vencimentos e subsídios de carácter geral pagos ao pessoal do IME (12,9 Mio ECU em 1995, contra 2,8 Mio ECU em 1994), como às quotizações do empregador para os regimes de pensões e de seguro de doença e de acidentes (2,1 Mio ECU, contra 0,4 Mio ECU).

2.12. Em 1995, a rubrica «Outras despesas com o pessoal» registou uma diminuição em relação ao ano anterior, uma vez que em 1994 incluíra despesas com os agentes do Banco de Pagamentos Internacionais (BPI) que este facturou ao IME.

2.13. No que diz respeito à rubrica «Outras despesas administrativas» (12,4 Mio ECU em 1995 contra 9,0 Mio ECU em 1994), as despesas de exploração do edifício (renda, equipamentos e instalações,. . .) passaram de 3,2 Mio ECU para 8,0 Mio ECU, devendo-se este aumento principalmente ao facto de em 1995 a renda do imóvel ter abrangido o ano inteiro.

3. ACTIVIDADE DO INSTITUTO EM 1995

3.1. Além do relatório anual relativo a 1995, publicado em Abril de 1996, o IME elaborou relatórios e preparou um grande número de documentos no seio dos grupos de trabalho e subcomités previstos no âmbito da estrutura de cooperação com os bancos centrais nacionais para preparar a terceira fase da União Económica e Monetária. Estes grupos de trabalho e subcomités recorrem a estudos preparatórios e documentos de informação analíticos elaborados por membros do pessoal do Instituto, que redigem igualmente os respectivos relatórios finais.

3.2. Dos relatórios publicados em 1995, dois revestem uma importância especial no que respeita ao objectivo fundamental do IME: o relatório sobre os progressos realizados no sentido da convergência, publicado em Novembro de 1995, em conformidade com o artigo 7º dos Estatutos, e o relatório relativo à transição para a moeda única, publicado igualmente em Novembro de 1995, na sequência do pedido apresentado pelo Conselho Europeu reunido em Cannes em Junho de 1995. A Comissão subscreveu em larga medida os elementos deste relatório e o Conselho Europeu reunido em Madrid, em Dezembro de 1995, adoptou um cenário de transição para a moeda única que vai no sentido das propostas feitas pelo Instituto.

3.3. Na acepção do nº 6, segundo parágrafo, do artigo 109ºF do Tratado e do nº 3 do artigo 5º dos Estatutos, o Instituto respondeu no âmbito das suas atribuições aos pedidos de consulta do Conselho, no caso de propostas de regulamentação comunitária, ou das autoridades dos Estados-membros da UE, no caso de projectos de diplomas de carácter legislativo ou regulamentar interno. Em 1995, registaram-se 18 pedidos de consulta de ambos os tipos. Por outro lado, o Instituto organizou em 1995 uma dezena de conferências e seminários. Por fim, é de salientar que os membros do pessoal do IME efectuam um número crescente de palestras sobre a União Económica e Monetária e a moeda única em estabelecimentos de ensino e associações de carácter político e profissional.

4. EFICÁCIA DA GESTÃO DO INSTITUTO EM 1995

Evolução das condições de funcionamento

4.1. Durante o exercício de 1995, o número de efectivos do IME atingiu o nível previsto, o que lhe permitiu dedicar-se totalmente às tarefas operacionais à medida que terminava a instalação das suas estruturas e procedimentos. Assim, em relação ao exercício anterior, as condições de funcionamento melhoraram substancialmente. Por sua vez, as despesas atingiram um nível idêntico ao que se registaria num ano de funcionamento com um quadro de efectivos completo.

4.2. Nestas circunstâncias, o Tribunal, por um lado, efectuou auditorias aos sistemas e procedimentos e, por outro, procedeu a verificações das operações por amostragem, tendo alcançado resultados globalmente satisfatórios. Contudo, alguns aspectos dos sistemas e dos procedimentos poderão ser melhorados, pelo que o Tribunal dirigiu algumas observações e recomendações a esse respeito aos responsáveis do IME. Convirá referir algumas delas no âmbito do presente relatório.

Sistemas e procedimentos de gestão

4.3. No final do exercício de 1995, os procedimentos relativos às aquisições e à segurança dos sistemas de informação ainda não se encontravam estabelecidos oficialmente. Uma vez que se trata de procedimentos importantes, será conveniente acelerar a sua instituição.

4.4. No que diz respeito ao acompanhamento das imobilizações, o Instituto não dispõe de um procedimento mínimo de inventário físico. Será conveniente o IME dispor rapidamente desse procedimento, tanto mais que o seu imobilizado será eventualmente apropriado, no todo ou em parte, pelo futuro Banco Central Europeu.

4.5. O processo de pagamento dos salários apresenta uma lacuna, na medida em que a separação de funções entre o cálculo das remunerações, por um lado, e a autorização do respectivo pagamento, por outro, é insuficiente. Será portanto necessário colmatar esta lacuna.

Sistemas e procedimentos de controlo interno

4.6. Verifica-se uma falta de coordenação das intervenções dos diversos serviços que exercem funções de controlo interno, ou seja o serviço da auditoria financeira, o serviço jurídico e a auditoria interna. O IME deverá definir e programar estas intervenções de forma precisa e elucidativa, designadamente na óptica da sua complementaridade. Será igualmente necessário fazer acompanhar os controlos ex ante de controlos ex post independentes.

Controlo das despesas

4.7. A execução do orçamento relativo ao exercício de 1995 revelou um índice de utilização de 77 %, deixando 9,8 Mio ECU por utilizar. Nestas circunstâncias, o gestor do orçamento de um departamento pode facilmente recorrer a verbas que ficaram por utilizar em certas rubricas orçamentais para compensar dotações excedidas em outra rubrica. Por conseguinte, a necessária disciplina orçamental deverá resultar de um conjunto de regras bem definidas em matéria de autorização de transferências entre rubricas orçamentais e de transição de recursos entre exercícios. Porém, actualmente, o Instituto ainda não instituiu tais regras.

4.8. Na sequência da verificação do reembolso das despesas de deslocações em serviço numa base fixa, o Tribunal constatou que o actual sistema é demasiado oneroso para o Instituto devido ao nível excessivamente elevado dos montantes fixos, considerando que estes deverão ser revistos.

5. CONCLUSÃO

Em relação ao exercício anterior, a actividade gestora do IME beneficiou em 1995 de uma melhoria da organização, que permitiu assegurar um funcionamento globalmente satisfatório. Alguns aspectos necessitam, todavia, de ser melhorados, designadamente no domínio dos procedimentos administrativos, do controlo interno, da gestão orçamental e das despesas de deslocações em serviço.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 21 de Novembro de 1996.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

ANEXO 1

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

ANEXO 2

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

RESPOSTA DO INSTITUTO MONETÁRIO EUROPEU

O Instituto Monetário Europeu salienta que os resultados do controlo da eficácia da gestão por si efectuada durante o exercício de 1995 são de um modo geral satisfatórios. Entretanto, tem continuado a empenhar-se na melhoria e consolidação dos respectivos sistemas e procedimentos. O Instituto congratula-se com as observações e recomendações que o Tribunal formulou a este respeito, as quais foram integralmente tomadas em consideração ao longo deste processo.

RELATÓRIO DO TRIBUNAL em matéria de controlo da eficácia da gestão do Instituto Monetário Europeu relativo ao exercício de 1995, acompanhado da resposta do Instituto (96/C 394/02)

ÍNDICE

Número Página

1. INTRODUÇÃO . 1.1-1.2 7

2. GESTÃO DO INSTITUTO EM 1995 . 2.1-2.13 7

Gestão administrativa . 2.1-2.2 7

Gestão orçamental e contas . 2.3-2.13 8

3. ACTIVIDADE DO INSTITUTO EM 1995 . 3.1-3.3 8

4. EFICÁCIA DA GESTÃO DO INSTITUTO EM 1995 . 4.1-4.8 9

Evolução das condições de funcionamento . 4.1-4.2 9

Sistemas e procedimentos de gestão . 4.3-4.5 9

Sistemas e procedimentos de controlo interno . 4.6 9

Controlo das despesas . 4.7-4.8 9

5. CONCLUSÃO . 5 9

ANEXOS . 11

Resposta do Instituto Monetário Europeu . 12

1. INTRODUÇÃO

1.1. As contas do Instituto Monetário Europeu (IME) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1995 foram aprovadas pelo Conselho do IME em 6 de Fevereiro de 1996, tendo sido objecto de verificação e certificação sem reservas por um gabinete de auditoria privado em 14 de Fevereiro de 1996 e publicadas em Abril de 1996. O presente relatório contém as constatações das auditorias efectuadas pelo Tribunal no âmbito da análise da eficácia da gestão do IME durante o exercício de 1995, segundo ano de existência do Instituto.

1.2. O Conselho do IME, composto, nos termos do artigo 9º dos Estatutos, por um Presidente e pelos Governadores dos bancos centrais nacionais, um dos quais nomeado Vice-Presidente, é a autoridade orçamental do Instituto. Este rege-se pela regulamentação financeira contida nos Estatutos e detalhada nas decisões do respectivo Conselho.

2. GESTÃO DO INSTITUTO EM 1995

Gestão administrativa

2.1. Enquanto 1994 fora um ano de constituição, o IME conheceu em 1995 uma fase de consolidação, na medida em que a maior parte da organização já se encontrava a funcionar. Assim, no decurso de 1995, as estruturas foram reforçadas e os procedimentos assumiram uma forma mais definitiva e elaborada.

2.2. O número de efectivos permanentes do IME passou de 127 pessoas (o Presidente e 126 agentes) em 31 de Dezembro de 1994, para 193 pessoas em 31 de Dezembro de 1995. Nesta mesma data, possuía seis lugares de direcção (entre os quais o do Presidente), 26 quadros, 81 lugares de responsabilidade operacional e 80 lugares afectados a funções de carácter técnico. Em 1995 foram recrutadas 73 pessoas e sete pediram a demissão, fixando-se o número médio de efectivos em 166 pessoas.

Gestão orçamental e contas

2.3. Em 1995, as despesas totalizaram 32,6 Mio ECU, quando a previsão apontava para 42,4 Mio ECU. Assim, ficou por utilizar um montante líquido de 9,8 Mio ECU, ou seja 23 %. Esta diferença deve-se fundamentalmente a um nível de despesas inferior ao previsto nas seguintes rubricas: despesas com o pessoal (2,9 Mio ECU, ou seja 15,7 %), investimentos (2,8 Mio ECU, ou seja 48 %), despesas de deslocações em serviço e de instalação (2,3 Mio ECU, ou seja 55,7 %) e despesas de biblioteca, reuniões e conferências (1,9 Mio ECU, ou seja 51,1 %).

2.4. Relativamente às despesas com o pessoal, a diferença resulta principalmente de um ritmo de recrutamento no primeiro trimestre mais fraco que o esperado e de um montante de subsídios de expatriação e de instalação inferior ao previsto.

2.5. Tendo em conta as previsões, verificou-se uma diminuição das aquisições de computadores e de software, devido ao adiamento de projectos internos, sendo esta a principal causa da quebra dos investimentos em 1,3 Mio ECU em relação a essas mesmas previsões. Os custos incorridos com a instalação e equipamento técnico do edifício foram inferiores em 0,9 Mio ECU às previsões.

2.6. Apesar de o orçamento ter registado um índice de utilização global de 77 %, as dotações foram ligeiramente excedidas nas rubricas orçamentais relativas às comunicações (devido a investimentos adicionais), aos honorários (na sequência da decisão de registar certos encargos nas despesas e não nas imobilizações) e às despesas administrativas diversas (na sequência de uma decisão das autoridades fiscais alemãs restringindo o reembolso do IVA).

2.7. O balanço do IME em 31 de Dezembro de 1995 (quadro no anexo 1) apresenta em primeiro lugar o activo e o passivo respeitantes à actividade do Instituto no âmbito do Sistema Monetário Europeu (SME), ou seja um montante total de reservas em ouro e em dólares de 54 220 Mio ECU, em contrapartida de um mesmo montante emitido em ecus a favor dos bancos centrais dos Estados-membros da UE. Em seguida, o balanço mostra os activos e os passivos respeitantes ao funcionamento do IME, num total de 639 Mio ECU, contra 20,7 Mio ECU em 31 de Dezembro de 1994.

2.8. Este aumento explica-se quase exclusivamente pelas contribuições pagas pelos bancos centrais nacionais em Janeiro de 1995, num total de 605,4 Mio ECU, por força do nº 2 do artigo 16º dos Estatutos. Destes 605,4 Mio ECU, 597,2 Mio ECU foram colocados em depósitos a prazo a três anos, por forma a que os juros vencidos proporcionem as verbas consideradas necessárias para permitir ao IME cobrir as suas despesas de funcionamento.

2.9. O activo de exploração inclui outros elementos importantes, como a tesouraria, com 31,8 Mio ECU, e as imobilizações, com 8,8 Mio ECU. Para além das contribuições dos bancos centrais da UE, as responsabilidades respeitantes ao funcionamento incluem fundamentalmente dívidas num total de 3,5 Mio ECU, provisões num total de 7,2 Mio ECU e resultado do exercício no valor de 12,5 Mio ECU.

2.10. No que diz respeito à conta de resultados (quadro no anexo 2 com uma apresentação adaptada pelo Tribunal às necessidades do presente relatório), os juros atingiram 45,4 Mio ECU. As despesas do exercício atingem um total de 33,3 Mio ECU, dos quais 18,4 Mio ECU são imputáveis às despesas com o pessoal, 12,4 Mio ECU às outras despesas administrativas e 2,5 Mio ECU à amortização de imobilizações. Se contabilizarmos um rendimento extraordinário de 0,4 Mio ECU resultante da inscrição do excedente de provisões relativo ao exercício de 1994, a diferença entre receitas e despesas fixa-se em 12,5 Mio ECU, montante que o Conselho, na sua reunião de 5 de Março de 1996, decidiu colocar integralmente em fundo de reserva geral.

2.11. A evolução registada na rubrica «Despesas directas com o pessoal» relativamente ao ano anterior tem a sua explicação no aumento da massa salarial, tanto no que se refere aos vencimentos e subsídios de carácter geral pagos ao pessoal do IME (12,9 Mio ECU em 1995, contra 2,8 Mio ECU em 1994), como às quotizações do empregador para os regimes de pensões e de seguro de doença e de acidentes (2,1 Mio ECU, contra 0,4 Mio ECU).

2.12. Em 1995, a rubrica «Outras despesas com o pessoal» registou uma diminuição em relação ao ano anterior, uma vez que em 1994 incluíra despesas com os agentes do Banco de Pagamentos Internacionais (BPI) que este facturou ao IME.

2.13. No que diz respeito à rubrica «Outras despesas administrativas» (12,4 Mio ECU em 1995 contra 9,0 Mio ECU em 1994), as despesas de exploração do edifício (renda, equipamentos e instalações,. . .) passaram de 3,2 Mio ECU para 8,0 Mio ECU, devendo-se este aumento principalmente ao facto de em 1995 a renda do imóvel ter abrangido o ano inteiro.

3. ACTIVIDADE DO INSTITUTO EM 1995

3.1. Além do relatório anual relativo a 1995, publicado em Abril de 1996, o IME elaborou relatórios e preparou um grande número de documentos no seio dos grupos de trabalho e subcomités previstos no âmbito da estrutura de cooperação com os bancos centrais nacionais para preparar a terceira fase da União Económica e Monetária. Estes grupos de trabalho e subcomités recorrem a estudos preparatórios e documentos de informação analíticos elaborados por membros do pessoal do Instituto, que redigem igualmente os respectivos relatórios finais.

3.2. Dos relatórios publicados em 1995, dois revestem uma importância especial no que respeita ao objectivo fundamental do IME: o relatório sobre os progressos realizados no sentido da convergência, publicado em Novembro de 1995, em conformidade com o artigo 7º dos Estatutos, e o relatório relativo à transição para a moeda única, publicado igualmente em Novembro de 1995, na sequência do pedido apresentado pelo Conselho Europeu reunido em Cannes em Junho de 1995. A Comissão subscreveu em larga medida os elementos deste relatório e o Conselho Europeu reunido em Madrid, em Dezembro de 1995, adoptou um cenário de transição para a moeda única que vai no sentido das propostas feitas pelo Instituto.

3.3. Na acepção do nº 6, segundo parágrafo, do artigo 109ºF do Tratado e do nº 3 do artigo 5º dos Estatutos, o Instituto respondeu no âmbito das suas atribuições aos pedidos de consulta do Conselho, no caso de propostas de regulamentação comunitária, ou das autoridades dos Estados-membros da UE, no caso de projectos de diplomas de carácter legislativo ou regulamentar interno. Em 1995, registaram-se 18 pedidos de consulta de ambos os tipos. Por outro lado, o Instituto organizou em 1995 uma dezena de conferências e seminários. Por fim, é de salientar que os membros do pessoal do IME efectuam um número crescente de palestras sobre a União Económica e Monetária e a moeda única em estabelecimentos de ensino e associações de carácter político e profissional.

4. EFICÁCIA DA GESTÃO DO INSTITUTO EM 1995

Evolução das condições de funcionamento

4.1. Durante o exercício de 1995, o número de efectivos do IME atingiu o nível previsto, o que lhe permitiu dedicar-se totalmente às tarefas operacionais à medida que terminava a instalação das suas estruturas e procedimentos. Assim, em relação ao exercício anterior, as condições de funcionamento melhoraram substancialmente. Por sua vez, as despesas atingiram um nível idêntico ao que se registaria num ano de funcionamento com um quadro de efectivos completo.

4.2. Nestas circunstâncias, o Tribunal, por um lado, efectuou auditorias aos sistemas e procedimentos e, por outro, procedeu a verificações das operações por amostragem, tendo alcançado resultados globalmente satisfatórios. Contudo, alguns aspectos dos sistemas e dos procedimentos poderão ser melhorados, pelo que o Tribunal dirigiu algumas observações e recomendações a esse respeito aos responsáveis do IME. Convirá referir algumas delas no âmbito do presente relatório.

Sistemas e procedimentos de gestão

4.3. No final do exercício de 1995, os procedimentos relativos às aquisições e à segurança dos sistemas de informação ainda não se encontravam estabelecidos oficialmente. Uma vez que se trata de procedimentos importantes, será conveniente acelerar a sua instituição.

4.4. No que diz respeito ao acompanhamento das imobilizações, o Instituto não dispõe de um procedimento mínimo de inventário físico. Será conveniente o IME dispor rapidamente desse procedimento, tanto mais que o seu imobilizado será eventualmente apropriado, no todo ou em parte, pelo futuro Banco Central Europeu.

4.5. O processo de pagamento dos salários apresenta uma lacuna, na medida em que a separação de funções entre o cálculo das remunerações, por um lado, e a autorização do respectivo pagamento, por outro, é insuficiente. Será portanto necessário colmatar esta lacuna.

Sistemas e procedimentos de controlo interno

4.6. Verifica-se uma falta de coordenação das intervenções dos diversos serviços que exercem funções de controlo interno, ou seja o serviço da auditoria financeira, o serviço jurídico e a auditoria interna. O IME deverá definir e programar estas intervenções de forma precisa e elucidativa, designadamente na óptica da sua complementaridade. Será igualmente necessário fazer acompanhar os controlos ex ante de controlos ex post independentes.

Controlo das despesas

4.7. A execução do orçamento relativo ao exercício de 1995 revelou um índice de utilização de 77 %, deixando 9,8 Mio ECU por utilizar. Nestas circunstâncias, o gestor do orçamento de um departamento pode facilmente recorrer a verbas que ficaram por utilizar em certas rubricas orçamentais para compensar dotações excedidas em outra rubrica. Por conseguinte, a necessária disciplina orçamental deverá resultar de um conjunto de regras bem definidas em matéria de autorização de transferências entre rubricas orçamentais e de transição de recursos entre exercícios. Porém, actualmente, o Instituto ainda não instituiu tais regras.

4.8. Na sequência da verificação do reembolso das despesas de deslocações em serviço numa base fixa, o Tribunal constatou que o actual sistema é demasiado oneroso para o Instituto devido ao nível excessivamente elevado dos montantes fixos, considerando que estes deverão ser revistos.

5. CONCLUSÃO

Em relação ao exercício anterior, a actividade gestora do IME beneficiou em 1995 de uma melhoria da organização, que permitiu assegurar um funcionamento globalmente satisfatório. Alguns aspectos necessitam, todavia, de ser melhorados, designadamente no domínio dos procedimentos administrativos, do controlo interno, da gestão orçamental e das despesas de deslocações em serviço.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 21 de Novembro de 1996.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

ANEXO 1

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

ANEXO 2

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

RESPOSTA DO INSTITUTO MONETÁRIO EUROPEU

O Instituto Monetário Europeu salienta que os resultados do controlo da eficácia da gestão por si efectuada durante o exercício de 1995 são de um modo geral satisfatórios. Entretanto, tem continuado a empenhar-se na melhoria e consolidação dos respectivos sistemas e procedimentos. O Instituto congratula-se com as observações e recomendações que o Tribunal formulou a este respeito, as quais foram integralmente tomadas em consideração ao longo deste processo.