Código de boa conduta administrativa no Instituto Comunitário das Variedades Vegetais

(2000/C 371/08)

O CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DO INSTITUTO COMUNITÁRIO DAS VARIEDADES VEGETAIS,

No uso dos poderes que lhe são conferidos pelo n.o 1, alínea d), do artigo 36.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94 do Conselho relativo ao regime comunitário de protecção das variedades vegetais,

Tendo em conta o inquérito de iniciativa própria do Provedor de Justiça Europeu sobre a existência e a acessibilidade ao público, nas diferentes instituições e organismos comunitários, de um código de boa conduta administrativa destinado aos funcionários nas suas relações com o público,

Considerando que o Tratado de Amesterdão inroduziu de forma explícita o conceito de transparência no Tratado da União Europeia, por nele se afirmar que "assinala uma nova etapa no processo de criação de uma União cada vez mais estreita" na qual "as decisões serão tomadas de uma forma tão aberta quanto possível e ao nível mais próximo possível dos cidadãos";

Considerando que o referido código terá utilidade não só para os funcionários, visto que os informará de forma detalhada sobre as normas a observar quando em contacto com o público, mas também para o público, visto que facultará aos cidadãos uma informação sobre os padrões de conduta que têm direito a esperar nas suas relações com o Instituto;

Considerando, por isso, desejável elaborar um código que reja os princípios da boa conduta administrativa que os funcionários devem observar nas suas relações com o público e torná-lo amplamente acessível ao público,

ESTABELECE AS SEGUINTES REGRAS SOBRE OS MÉTODOS DE TRABALHO DO INSTITUTO:

Artigo 1.o

Disposições gerais

Nas suas relações com o público, o pessoal do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais, a seguir designado "o Instituto", deve observar os princípios estabelecidos nas presentes regras, princípios esses que constitutem o código de boa conduta administrativa, a seguir designado "o código".

Artigo 2.o

Âmbito pessoal de aplicação

1. O código é aplicável a todos os funcionários e outros agentes abrangidos pelo Estatuto dos Funcionários e pelo Regime Aplicável aos Outros Agentes nas suas relações com o público. O termo "funcionário" refere-se, adiante, quer aos funcionários quer aos outros agentes.

2. O Instituto adopta as medidas necessárias para garantir que as disposições previstas no presente código são também aplicáveis a outras pessoas que nele trabalhem, tais como pessoas em regime de contrato de trabalho de direito privado, peritos destacados pelas administrações públicas nacionais e estagiários.

3. O termo "público" refere-se a pessoas singulares ou colectivas, quer tenham ou não a sua residência ou sede estatutária na União Europeia.

Artigo 3.o

Âmbito material de aplicação

1. O presente código contém os princípios gerais de boa conduta administrativa que se aplicam a todas as relações dos funcionários do Instituto com o público, a menos que se rejam por disposições específicas.

2. Os princípios estabelecidos no presente código não são aplicáveis às relações entre o Instituto e os seus funcionários, que se regem pelo Estatuto do Pessoal.

Artigo 4.o

Legalidade

Qualquer funcionário deve actuar de acordo com a lei e aplicar as normas e os procedimentos estabelecidos na legislação comunitária. Os funcionários devem, nomeadamente, velar por que as decisões que afectem os direitos ou interesses de pessoas singulares tenham um fundamento legal e que o seu conteúdo seja conforma à lei.

Artigo 5.o

Ausência de discriminação

1. No tratamento de pedidos do público e na tomada de decisões, o funcionário deve garantir o respeito pelo princípio da igualdade de tratamento. Os membros do público que se encontrem na mesma situação são tratados de forma idêntica.

2. Se se verificar qualquer diferença no tratamento, dever-se-á garantir que a mesma é justificada pelos dados objectivos e relevantes do caso em apreço.

3. Qualquer funcionário deve, nomeadamente, evitar qualquer discriminação injustificada entre membros do público, com base na nacionalidade, no sexo, na raça ou origem étnica, religião ou crença, incapacidade, idade ou orientação sexual.

Artigo 6.o

Proporcionalidade

1. Sempre que tomar decisões, qualquer funcionário deve garantir que as medidas adoptadas são proporcionais ao objectivo em vista. Os funcionários devem, nomeadamente, evitar restrições aos direitos dos cidadãos ou impor-lhes encargos, sempre que não existir uma proporção razoável entre tais encargos ou restrições e a finalidade da acção em vista.

2. Sempre que tomar decisães, qualquer funcionário deve procurar obter um equilíbrio equitativo entre o interesse privado e o interesse público em geral.

Artigo 7.o

Ausência e abuso de poder

As competências são exercidas unicamente para os fins com que foram conferidas pelas disposições pertinentes. Qualquer funcionário deve, nomeadamente, abster-se de utilizar competências para fins que não tenham um fundamento legal ou que não sejam motivados pelo interesse público.

Artigo 8.o

Imparcialidade e independência

1. Qualquer funcionário deve ser imparcial e independente. Os funcionários devem abster-se de qualquer acção arbitrária que prejudique membros do público, bem como de qualquer tratamento preferencial, quaisquer que sejam os motivos.

2. Nenhum funcionário deve guiar-se por quaisquer influências externas ou de qualquer outra espécie, inclusive por influências de carácter político ou por interesses pessoais.

3. Qualquer funcionário deve abster-se de participar na tomadade decisões sobre assuntos que digam respeito aos seus interesses ou aos da sua família, de parentes, amigos e conhecidos.

Artigo 9.o

Objectividade

Sempre que tomar decisões, qualquer funcionário deve ter em consideração todos os factores pertinentes e atribuir a cada um deles o peso devido para os fins da decisão, excluindo da apreciação qualquer elemento irrelevante.

Artigo 10.o

Expectativas legítimas e coerência

1. Qualquer funcionário deve respeitar as expectativas legítimas e razoáveis que os membros do público possam ter, com base em actuações anteriores do Instituto.

2. Os funcionários devem ser coerentes com o seu comportamento administrativo, bem como com a acção administrativa do Instituto. Qualquer funcionário deve seguir as práticas administrativas usuais do Instituto, a não ser que existam motivos legítimos para se afastar de tais práticas num caso específico.

Artigo 11.o

Equidade

Qualquer funcionário deve actuar de forma equitativa e razoável.

Artigo 12.o

Cortesia

1. Qualquer funcionário deve ser consciencioso, correcto, cortês e acessível nas suas relações com o público.

2. Se um funcionário não for responsável por um determinado assunto, remeterá o membro do público interessado para o funcionário adequado.

3. Se ocorrer um erro que prejudique os direitos ou interesses de um membro do público, o funcionário deve pedir desculpa por esse facto.

Artigo 13.o

Resposta a cartas na língua do correspondente

Qualquer funcionário deve esforçar-se por garantir que um membro do público que se dirija por escrito ao Instituto numa das línguas oficiais da União Europeia receba uma resposta na mesma língua.

Artigo 14.o

Aviso de recepção e indicação do funcionário competente

1. Deve acusar-se a recepção de qualquer carta ou queixa endereçada ao Instituto no prazo de duas semanas a contar da data de recepção, ou, na medida do possível, enviar-se uma resposta quanto à matéria de fundo naquele prazo. De qualquer forma, deve enviar-se uma resposta quanto à matéria de fundo no prazo de dois meses a contar da data de recepção.

2. No aviso de recepção ou na resposta deve indicar-se o nome e o número de telefone do funcionário que está a tratar do assunto, bem como o serviço ao qual pertence.

3. Não é necessário acusar a recepção ou dar qualquer resposta no caso de cartas ou queixas que sejam banais ou vexatórias em virtude de seu excessivo número ou do seu carácter repetitivo ou despropositado.

Artigo 15.o

Obrigação de remeter para o serviço competente

Se uma carta ou queixa endereçada ao Instituto for enviada ou transmitida a uma Unidade ou a um funcionário que não tenha competência para lhe dar seguimento, o dossier será transmitido ao serviço competente do Instituto, que procederá nos termos do disposto no artigo 14.o do presente código.

Artigo 16.o

Direito a ser ouvido e a prestar declarações

1. Nos casos em que estejam envolvidos os direitos ou interesses de um membro do público, um funcionário deve garantir que, em cada fase do processo de tomada de decisões, os direitos de defesa serão respeitados.

2. No caso em que uma decisão que afecte os seus direitos ou interesses tiver que ser tomada, qualquer membro do público tem direito a apresentar comentários por escrito e, quando necessário, a apresentar observações oralmente antes de a decisão ser adoptada.

Artigo 17.o

Prazo razoável para a adopção de decisões

1. Qualquer funcionário deve garantir que uma decisão sobre cada um dos pedidos ou queixas endereçados ao Instituto será tomada num prazo razoável, sem demoras, o qual em qualquer dos casos não deverá exceder dois meses a contar da data de recepção.

2. Se qualquer pedido ou queixa endereçado ao Instituto não puder, em virtude da sua complexidade ou das questões que levanta, ser objecto de decisão no prazo supramencionado, o seu autor deve ser informado disso o mais cedo possível devendo ser tomada uma decisãodefinitiva logo que possível.

Artigo 18.o

Dever de indicar os motivos das decisões

1. Qualquer decisão do Instituto que possa prejudicar os direitos ou interesses de uma pessoa singular deve referir os motivos em que se baseia, indicando claramente os factos pertinentes e a base jurídica da decisão.

2. Qualquer funcionário deve evitar tomar uma decisão que se baseie em motivos sumários ou vagos ou que não contenha um argumento pessoal.

3. Se, devido ao elevado número de pessoas a que decisões idênticas dizem respeito, não for possível comunicar em pormenor os motivos da decisão e forem, como tal, dadas respostas-padrão, um funcionário deve subsequentemente fornecer à pessoa que o solicite um argumento pessoal.

Artigo 19.o

Indicação das possibilidades de recurso

1. Qualquer decisão do Instituto que prejudique os direitos ou interesses de uma pessoa singular deve conter uma indicação dos seus direitos de recurso da decisão. Deve, nomeadamente, indicar a natureza das vias de recurso, os organismos junto dos quais se pode recorrer e os prazos para interpor recurso.

2. As decisões devem, também, fazer referência à possibilidade de recorrer judicialmente e apresentar queixas ao Provedor de Justiça nos termos do disposto, respectivamente, nos artigos 230.o e 195.o do Tratado que institui a Comunidade Euopeia.

Artigo 20.o

Notificação da decisão

1. Qualquer funcionário deve garantir que uma decisão que afecte direitos ou interesses de uma pessoa singular seja notificada por escrito, logo que tomada, a essa pessoa.

2. Qualquer funcionário deve abster-se de comunicar a decisão a terceiros até a pessoa interessada ter sido notificada.

Artigo 21.o

Protecção de dados

1. Qualquer funcionário que trabalha com dados pessoais relativos a um membro do público deve respeitar os princípios estabelecidos na Directiva 95/46/CE sobre a protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados.

2. Os funcionários devem, nomeadamente, evitar o tratamento de dados pessoais para fins ilícitos ou a transmissão desses dados a pessoas não autorizadas.

Artigo 22.o

Pedidos de informação

1. Qualquer funcionário deve, quando for responsável pelo assunto em questão, fornecer aos membros do público a informação que estes solicitarem.

2. Se um pedido de informação verbal for demasiado complicado ou extenso, um funcionário poderá solicitar à pessoa em questão que formule o seu pedido por escrito.

3. Se, em virtudeda sua confidencialida de, um funcionário não puder divulgar a informação solicitada, deve, nos termos do artigo 18.o do presente código, indicar as razões.

4. Para os pedidos de informação sobre assuntos que não sejam da sua competência, um funcionáriodeve encaminhar o requerente para a pessoa responsável e comunicar-lhe o seu nome e número de telefone. Para os pedidos de informação relativos a outra instituição ou organismo comunitário, os funcionários devem encaminhar o requerente para tal instituição ou organismo.

Artigo 23.o

Pedidos de acesso do público a documentos

1. Para os pedidos de acesso aos documentos do Instituto, um funcionário deve permitir o referido acesso a esses documentos de acordo com a legislação que rege o Instituto e a decisão do Conselho de Administração do Instituto relativa ao acesso do público aos documentos.

2. Se um funcionário não puder dar cumprimento a um pedido verbal de acesso a documentos, o membro do público poderá ser solicitado a formular o pedido por escrito.

Artigo 24.o

Conservaçãode registos adequados

O Instituto deve manter registos adequados da correspondência entrada e saída, dos documentos que recebe e das medidas que tomou.

Artigo 25.o

Acesso do público ao código

1. O Instituto deve adoptar as medidas necessárias para garantir que ao presente código seja dada a mais vasta publicidade possível junto dos membros do público. O Instituto deve, nomeadamente, assegurar a disponibilidade de um folheto intitulado "Boa conduta administrativa no Instituto Comunitário das Variedades Vegetais" que incluirá o presente código.

2. O Instituto deve fornecer uma cópia do código a qualquer membro do público que o requeira.

Artigo 26.o

Direito de apresentar queixas ao Provedor de Justiça Europeu

Qualquer falta de um funcionário na observância dos princípios estabelecidos no presente código pode ser objecto de queixa ao Provedor de Justiça Europeu, nos termos do artigo 195.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia e do Estatuto do Provedor de Justiça Europeu(1).

Artigo 27.o

Revisão

As presentes regras serão revistas dois anos após a sua entrada em vigor. Tendo em vista a revisão, no final de 2001, o presidente do Instituto deverá apresentar ao Conselho de Administração um relatório sobre a implementação das presentes regras até essa data.

Artigo 28.o

Entrada em vigor

As presentes regras entram em vigor em 13 de Abril de 2000 e serão publicadas no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

Data: 12 de Abril de 2000.

Presidente do Conselho de Administração

Louis Van Eylen

(1) Decisão do Parlamento Europeu de 9 de Marçode 1994 relativa ao estatuto e às condições gerais de exercício das funções de Provedor de Justiça Europeu (JO L 113 de 4.5.1994, p. 15).