Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho

de 30 de Maio de 2001

relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão

O PARLAMENTO EUROPEU E O CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia, e, nomeadamente, o n.o 2 do seu artigo 255.o,

Tendo em conta a proposta da Comissão(1),

Deliberando nos termos do artigo 251.o do Tratado(2),

Considerando o seguinte:

(1) O Tratado da União Europeia consagra a noção de abertura no segundo parágrafo do artigo 1.o, nos termos do qual o Tratado assinala uma nova etapa no processo de criação de uma união cada vez mais estreita entre os povos da Europa, em que as decisões serão tomadas de uma forma tão aberta quanto possível e ao nível mais próximo possível dos cidadãos.

(2) Esta abertura permite assegurar uma melhor participação dos cidadãos no processo de decisão e garantir uma maior legitimidade, eficácia e responsabilidade da Administração perante os cidadãos num sistema democrático. A abertura contribui para o reforço dos princípios da democracia e do respeito dos direitos fundamentais consagrados no artigo 6.o do Tratado UE e na Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia.

(3) As conclusões das reuniões do Conselho Europeu de Birmingham, Edimburgo e Copenhaga salientaram a necessidade de assegurar uma maior transparência aos trabalhos das instituições da União. O presente regulamento consolida as iniciativas que as instituições já tomaram para aumentar a transparência do processo decisório.

(4) O presente regulamento destina-se a permitir o mais amplo efeito possível do direito de acesso do público aos documentos e a estabelecer os respectivos princípios gerais e limites, em conformidade com o disposto no n.o 2 do artigo 255.o do Tratado CE.

(5) Uma vez que a questão do acesso aos documentos não é regulada no Tratado que institui a Comunidade Europeia do Carvão e do Aço nem no Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica, o Parlamento Europeu, o Conselho e a Comissão deverão inspirar-se, em conformidade com a Declaração n.o 41 anexa à Acta Final do Tratado de Amesterdão, nas disposições do presente regulamento no que se refere aos documentos relativos às actividades abrangidas por aqueles dois Tratados.

(6) Deverá ser concedido maior acesso aos documentos nos casos em que as instituições ajam no exercício dos seus poderes legislativos, incluindo por delegação, embora simultaneamente, preservando a eficácia do processo decisório institucional. O acesso directo a estes documentos deverá ser tão amplo quanto possível.

(7) Nos termos do n.o 1 do artigo 28.o e do n.o 1 do artigo 41.o do Tratado UE, o direito de acesso é igualmente aplicável no que respeita aos documentos relativos à política externa e de segurança comum e à cooperação policial e judiciária em matéria penal. Cada uma das instituições deverá respeitar as suas regras de segurança.

(8) Para garantir a plena aplicação do presente regulamento a todas as actividades da União, todas as agências criadas pelas instituições deverão aplicar os princípios estabelecidos no presente regulamento.

(9) Em razão do seu conteúdo extremamente sensível, determinados documentos deverão receber um tratamento especial. Serão adoptadas por acordo interinstitucional modalidades de informação do Parlamento Europeu sobre o conteúdo desses documentos.

(10) A fim de melhorar a transparência dos trabalhos das instituições, o Parlamento Europeu, o Conselho e a Comissão deverão conceder acesso não só aos documentos elaborados pelas instituições mas também a documentos por elas recebidos. Neste contexto, recorda-se que a Declaração n.o 35 anexa à Acta Final do Tratado de Amesterdão prevê que qualquer Estado-Membro pode solicitar à Comissão ou ao Conselho que não faculte a terceiros um documento emanado desse Estado sem o seu prévio acordo.

(11) Em princípio, todos os documentos das instituições deverão ser acessíveis ao público. No entanto, determinados interesses públicos e privados devem ser protegidos através de excepções. É igualmente necessário que as instituições possam proteger as suas consultas e deliberações internas, se tal for necessário para salvaguardar a sua capacidade de desempenharem as suas funções. Ao avaliar as excepções, as instituições deverão ter em conta os princípios estabelecidos na legislação comunitária relativos à protecção de dados pessoais em todos os domínios de actividade da União.

(12) Todas as normas relativas ao acesso a documentos das instituições deverão ser conformes com o presente regulamento.

(13) A fim de assegurar plenamente o respeito do direito de acesso, é necessário estabelecer um procedimento administrativo em duas fases, com possibilidade adicional de recurso judicial ou de queixa ao Provedor de Justiça Europeu.

(14) Cada instituição deverá tomar as medidas necessárias para informar o público sobre as novas disposições em vigor e formar o seu pessoal para apoiar os cidadãos no exercício dos seus direitos nos termos do presente regulamento. Para facilitar o exercício por parte dos cidadãos dos direitos que lhes assistem, cada instituição deverá colocar à disposição do público um registo de documentos.

(15) Embora o presente regulamento não tenha por objecto nem por efeito alterar a legislação nacional em matéria de acesso aos documentos, é óbvio que, por força do princípio de cooperação leal que rege as relações entre as instituições e os Estados-Membros, estes últimos deverão fazer o possível por não prejudicar a boa aplicação do presente regulamento e respeitar as regras de segurança das instituições.

(16) O presente regulamento não prejudica os direitos de acesso a documentos por parte de Estados-Membros, autoridades judiciais e órgãos de investigação.

(17) Nos termos do n.o 3 do artigo 255.o do Tratado CE, cada instituição estabelecerá, no respectivo regulamento interno, disposições específicas sobre o acesso aos seus documentos. A Decisão 93/731/CE do Conselho, de 20 de Dezembro de 1993, relativa ao acesso do público aos documentos do Conselho(3), a Decisão 94/90/CECA, CE, Euratom da Comissão, de 8 de Fevereiro de 1994, relativa ao acesso do público aos documentos da Comissão(4), e a Decisão 97/632/CE, CECA, Euratom do Parlamento Europeu, de 10 de Julho de 1997, relativa ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu(5), bem como as regras relativas à confidencialidade dos documentos Schengen, devem, consequentemente e se necessário, ser alteradas ou revogadas,

ADOPTARAM O PRESENTE REGULAMENTO:

Artigo 1.o

Objectivo

O presente regulamento tem por objectivo:

a) Definir os princípios, as condições e os limites que, por razões de interesse público ou privado, regem o direito de acesso aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão (adiante designados "instituições"), previsto no artigo 255.o do Tratado CE, de modo a que o acesso aos documentos seja o mais amplo possível;

b) Estabelecer normas que garantam que o exercício deste direito seja o mais fácil possível; e

c) Promover boas práticas administrativas em matéria de acesso aos documentos.

Artigo 2.o

Beneficiários e âmbito de aplicação

1. Todos os cidadãos da União e todas as pessoas singulares ou colectivas que residam ou tenham a sua sede social num Estado-Membro têm direito de acesso aos documentos das instituições, sob reserva dos princípios, condições e limites estabelecidos no presente regulamento.

2. As instituições podem conceder acesso aos documentos, sob reserva dos mesmos princípios, condições e limites, a qualquer pessoa singular ou colectiva que não resida ou não tenha a sua sede social num Estado-Membro.

3. O presente regulamento é aplicável a todos os documentos na posse de uma instituição, ou seja, aos documentos por ela elaborados ou recebidos que se encontrem na sua posse, em todos os domínios de actividade da União Europeia.

4. Sem prejuízo do estabelecido nos artigos 4.o e 9.o, os documentos serão acessíveis ao público, quer mediante pedido por escrito, quer directamente por via electrónica ou através de um registo. Em especial, os documentos elaborados ou recebidos no âmbito de um processo legislativo serão directamente acessíveis nos termos do artigo 12.o

5. Os documentos sensíveis na acepção do n.o 1 do artigo 9.o serão sujeitos a tratamento especial.

6. O presente regulamento não prejudica os direitos de acesso público a documentos na posse das instituições que possam decorrer de instrumentos de direito internacional ou de actos das instituições que os apliquem.

Artigo 3.o

Definições

Para os efeitos do presente regulamento, entende-se por:

a) "Documento", qualquer conteúdo, seja qual for o seu suporte (documento escrito em suporte papel ou electrónico, registo sonoro, visual ou audiovisual) sobre assuntos relativos às políticas, acções e decisões da competência da instituição em causa;

b) "Terceiros", qualquer pessoa singular ou colectiva ou qualquer entidade exterior à instituição em causa, incluindo os Estados-Membros, as restantes instituições ou órgãos comunitários e não-comunitários e os Estados terceiros.

Artigo 4.o

Excepções

1. As instituições recusarão o acesso aos documentos cuja divulgação pudesse prejudicar a protecção:

a) Do interesse público, no que respeita:

- à segurança pública,

- à defesa e às questões militares,

- às relações internacionais,

- à política financeira, monetária ou económica da Comunidade ou de um Estado-Membro;

b) Da vida privada e da integridade do indivíduo, nomeadamente nos termos da legislação comunitária relativa à protecção dos dados pessoais.

2. As instituições recusarão o acesso aos documentos cuja divulgação pudesse prejudicar a protecção de:

- interesses comerciais das pessoas singulares ou colectivas, incluindo a propriedade intelectual,

- processos judiciais e consultas jurídicas,

- objectivos de actividades de inspecção, inquérito e auditoria,

excepto quando um interesse público superior imponha a divulgação.

3. O acesso a documentos, elaborados por uma instituição para uso interno ou por ela recebidos, relacionados com uma matéria sobre a qual a instituição não tenha decidido, será recusado, caso a sua divulgação pudesse prejudicar gravemente o processo decisório da instituição, excepto quando um interesse público superior imponha a divulgação.

O acesso a documentos que contenham pareceres para uso interno, como parte de deliberações e de consultas preliminares na instituição em causa, será recusado mesmo após ter sido tomada a decisão, caso a sua divulgação pudesse prejudicar gravemente o processo decisório da instituição, excepto quando um interesse público superior imponha a divulgação.

4. No que diz respeito a documentos de terceiros, a instituição consultará os terceiros em causa tendo em vista avaliar se qualquer das excepções previstas nos n.os 1 ou 2 é aplicável, a menos que seja claro se o documento deve ou não ser divulgado.

5. Qualquer Estado-Membro pode solicitar à instituição que esta não divulgue um documento emanado desse Estado-Membro sem o seu prévio acordo.

6. Quando só algumas partes do documento pedido forem abrangidas por qualquer das excepções, as restantes partes do documento serão divulgadas.

7. As excepções previstas nos n.os 1 a 3 só são aplicáveis durante o período em que a protecção se justifique com base no conteúdo do documento. As excepções podem ser aplicadas, no máximo, durante 30 anos. No que se refere aos documentos abrangidos pelas excepções relativas à vida privada ou a interesses comerciais e aos documentos sensíveis, as excepções podem, se necessário, ser aplicáveis após aquele período.

Artigo 5.o

Documentos nos Estados-Membros

Sempre que um Estado-Membro receba um pedido de acesso a um documento emanado de uma instituição que esteja na sua posse, a menos que seja claro se o documento deve ou não ser divulgado, consultará a instituição em causa, a fim de tomar uma decisão que não prejudique a realização dos objectivos do presente regulamento.

O Estado-Membro pode, em alternativa, remeter o pedido para a instituição.

Artigo 6.o

Pedidos

1. Os pedidos de acesso a documentos devem ser apresentados sob qualquer forma escrita, na qual se incluem os pedidos sob forma electrónica, numa das línguas referidas no artigo 314.o do Tratado CE e de forma suficientemente precisa para que a instituição possa identificar os documentos. O requerente não é obrigado a declarar as razões do pedido.

2. Se o pedido não for suficientemente preciso, a instituição solicitará ao requerente que o clarifique e prestar-lhe-á assistência para o efeito, por exemplo, fornecendo-lhe informações sobre a utilização dos registos públicos de documentos.

3. No caso do pedido de um documento muito extenso ou de um elevado número de documentos, a instituição em causa poderá concertar-se informalmente com o requerente tendo em vista encontrar uma solução equitativa.

4. As instituições devem prestar informações e assistência aos cidadãos sobre como e onde podem apresentar os pedidos de acesso a documentos.

Artigo 7.o

Processamento dos pedidos iniciais

1. Os pedidos de acesso a quaisquer documentos devem ser prontamente tratados. Será enviado ao requerente um aviso de recepção. No prazo de 15 dias úteis a contar da data de registo do pedido, a instituição concederá acesso ao documento solicitado e facultará, dentro do mesmo prazo, o acesso ao mesmo nos termos do artigo 10.o ou, mediante resposta por escrito, indicará os motivos pelos quais recusa total ou parcialmente o acesso e informará o requerente do seu direito de reclamar mediante pedido confirmativo ao abrigo do n.o 2 do presente artigo.

2. No caso de recusa total ou parcial, o requerente pode dirigir à instituição, no prazo de 15 dias úteis a contar da recepção da resposta da instituição, um pedido confirmativo no sentido de esta rever a sua posição.

3. A título excepcional, por exemplo no caso do pedido de um documento muito extenso ou de um elevado número de documentos, o prazo previsto no n.o 1 pode ser prorrogado por 15 dias úteis, mediante informação prévia do requerente e fundamentação circunstanciada.

4. A falta de resposta no prazo prescrito dá ao requerente o direito de reclamar mediante pedido confirmativo.

Artigo 8.o

Processamento dos pedidos confirmativos

1. Os pedidos confirmativos devem ser prontamente tratados. No prazo de 15 dias úteis a contar da data de registo do pedido, a instituição concederá acesso ao documento solicitado e facultará, dentro do mesmo prazo, o acesso ao mesmo nos termos do artigo 10.o ou, mediante resposta por escrito, indicará os motivos pelos quais recusa total ou parcialmente o acesso. No caso de a instituição recusar total ou parcialmente o acesso, deve informar o requerente das vias de recurso possíveis, ou seja, a interposição de recurso judicial contra a instituição e/ou a apresentação de queixa ao Provedor de Justiça Europeu, nos termos previstos, respectivamente, nos artigos 230.o e 195.o do Tratado CE.

2. A título excepcional, por exemplo no caso do pedido de um documento muito extenso ou de um elevado número de documentos, o prazo previsto no n.o 1 pode ser prorrogado por 15 dias úteis, mediante informação prévia do requerente e fundamentação circunstanciada.

3. A falta de resposta da instituição no prazo prescrito será considerada como uma resposta negativa e dá ao requerente o direito de interpor recurso judicial contra a instituição e/ou apresentar queixa ao Provedor de Justiça Europeu, nos termos das disposições pertinentes do Tratado CE.

Artigo 9.o

Tratamento de documentos sensíveis

1. Documentos sensíveis são os documentos emanados das instituições ou das agências por elas criadas, dos Estados-Membros, de Estados terceiros ou de organizações internacionais, classificados como "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET", ou "CONFIDENTIEL" por força das regras em vigor no seio da instituição em causa que protegem os interesses essenciais da União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros abrangidos pelo n.o 1, alínea a), do artigo 4.o, em especial a segurança pública, a defesa e as questões militares.

2. Os pedidos de acesso a documentos sensíveis no âmbito dos procedimentos previstos nos artigos 7.o e 8.o serão tratados exclusivamente por pessoas autorizadas a tomar conhecimento do conteúdo desses documentos. Sem prejuízo do disposto no n.o 2 do artigo 11.o, cabe a estas pessoas precisar as referências dos documentos sensíveis que poderão ser inscritas no registo público.

3. Os documentos sensíveis só serão registados ou divulgados mediante acordo da entidade de origem.

4. Qualquer instituição que decida recusar o acesso a um documento sensível deve fundamentar essa decisão de forma que não prejudique os interesses protegidos ao abrigo do artigo 4.o

5. Os Estados-Membros tomarão as medidas adequadas para assegurar o respeito dos princípios previstos no presente artigo e no artigo 4.o no âmbito do tratamento dos pedidos de documentos sensíveis.

6. As regras previstas nas instituições relativas aos documentos sensíveis serão tornadas públicas.

7. A Comissão e o Conselho informarão o Parlamento Europeu sobre os documentos sensíveis, em conformidade com as modalidades acordadas entre as instituições.

Artigo 10.o

Acesso na sequência de um pedido

1. O acesso aos documentos pode ser exercido, quer mediante consulta in loco, quer mediante emissão de uma cópia, incluindo, quando exista, uma cópia electrónica, segundo a preferência do requerente. O custo de produção e envio das cópias poderá ser cobrado ao requerente. O montante cobrado não poderá ser superior ao custo real de produção e envio das cópias. As consultas in loco, as cópias de menos de 20 páginas A4 e o acesso directo sob forma electrónica ou através de registo serão gratuitos.

2. Se um documento já tiver sido divulgado pela instituição em causa, e for facilmente acessível pelo requerente, aquela poderá cumprir a sua obrigação de possibilitar o acesso aos documentos informando o requerente sobre a forma de obter o documento solicitado.

3. Os documentos serão fornecidos numa versão e num formato existentes (inclusive em formato electrónico ou outro formato alternativo, tal como Braille, letras grandes ou banda magnética), tendo plenamente em conta a preferência do requerente.

Artigo 11.o

Registos

1. A fim de dar efeito aos direitos conferidos aos cidadãos pelo presente regulamento, cada instituição colocará à disposição do público um registo de documentos. O acesso ao registo deveria fazer-se por meios electrónicos. As referências aos documentos devem ser introduzidas no registo sem demora.

2. Para cada documento, o registo deve conter um número de referência (incluindo, quando aplicável, a referência interinstitucional), o assunto e/ou uma curta descrição do conteúdo do documento e a data em que este foi recebido ou elaborado e lançado no registo. As referências serão introduzidas de forma que não prejudique a protecção dos interesses a que se refere o artigo 4.o

3. As instituições devem tomar imediatamente as medidas necessárias para estabelecer um registo que deve estar operacional até 3 de Junho de 2002.

Artigo 12.o

Acesso directo sob forma electrónica ou através de um registo

1. As instituições fornecerão, tanto quanto possível, acesso público directo aos documentos sob forma electrónica ou através de um registo, nos termos das regras em vigor na instituição em causa.

2. Em especial, os documentos legislativos, ou seja os documentos elaborados ou recebidos no âmbito de procedimentos tendo em vista a aprovação de actos juridicamente vinculativos nos, ou para os, Estados-Membros, deveriam ser tornados directamente acessíveis, sem prejuízo do disposto nos artigos 4.o e 9.o

3. Sempre que possível, os outros documentos, designadamente os documentos relativos ao desenvolvimento de uma política ou estratégia, deveriam ser tornados directamente acessíveis.

4. Quando o acesso directo não for fornecido pelo registo, deverá indicar-se neste, tanto quanto possível, onde poderá ser localizado o documento.

Artigo 13.o

Publicação no Jornal Oficial

1. Sem prejuízo dos artigos 4.o e 9.o, são publicados no Jornal Oficial, para além dos actos referidos nos n.os 1 e 2 do artigo 254.o do Tratado CE e no primeiro parágrafo do artigo 163.o do Tratado Euratom, os seguintes documentos:

a) As propostas da Comissão;

b) As posições comuns aprovadas pelo Conselho de acordo com os processos referidos nos artigos 251.o e 252.o do Tratado CE e as respectivas notas justificativas, bem como as posições do Parlamento Europeu nesses processos;

c) As decisões-quadro e as decisões referidas no n.o 2 do artigo 34.o do Tratado UE;

d) As convenções elaboradas pelo Conselho nos termos do n.o 2 do artigo 34.o do Tratado UE;

e) As convenções assinadas entre os Estados-Membros com base no artigo 293.o do Tratado CE;

f) Os acordos internacionais celebrados pela Comunidade ou em conformidade com o artigo 24.o do Tratado UE;

2. Tanto quanto possível, são publicados no Jornal Oficial os seguintes documentos:

a) As iniciativas apresentadas ao Conselho por um Estado-Membro ao abrigo do n.o 1 do artigo 67.o do Tratado CE ou do n.o 2 do artigo 34.o do Tratado UE;

b) As posições comuns referidas no n.o 2 do artigo 34.o do Tratado UE;

c) As directivas que não as referidas nos n.os 1 e 2 do artigo 254.o do Tratado CE, as decisões que não as referidas n.o 1 do artigo 254.o do Tratado CE, as recomendações e os pareceres.

3. Cada instituição poderá definir livremente no respectivo regulamento interno que outros documentos devem ser publicados no Jornal Oficial.

Artigo 14.o

Informação

1. Cada instituição tomará as medidas necessárias para informar o público dos direitos de que este beneficia ao abrigo do presente regulamento.

2. Os Estados-Membros devem cooperar com as instituições no que diz respeito à informação aos cidadãos.

Artigo 15.o

Prática administrativa nas instituições

1. As instituições desenvolverão boas práticas administrativas tendo em vista facilitar o exercício do direito de acesso garantido pelo presente regulamento.

2. As instituições estabelecerão um comité interinstitucional tendo em vista estudar as melhores práticas, abordar eventuais diferendos e debater as futuras evoluções em matéria de acesso do público aos documentos.

Artigo 16.o

Reprodução dos documentos

O presente regulamento aplica-se sem prejuízo das normas em vigor em matéria de direitos de autor que possam limitar o direito de terceiros reproduzirem ou explorarem os documentos divulgados.

Artigo 17.o

Relatórios

1. Cada instituição publicará anualmente um relatório sobre o ano anterior, referindo o número de casos em que a instituição recusou a concessão de acesso a documentos, as razões por que o fez e o número de documentos sensíveis não lançados no registo.

2. A Comissão publicará até 31 de Janeiro de 2004 um relatório sobre a aplicação dos princípios do presente regulamento e fará recomendações, incluindo, se apropriado, propostas para a revisão do presente regulamento e um programa de acção com medidas a tomar pelas instituições.

Artigo 18.o

Medidas de execução

1. Cada instituição adaptará o respectivo regulamento interno às disposições do presente regulamento. As adaptações produzem efeitos a partir de 3 de Dezembro de 2001.

2. No prazo de seis meses a contar da data de entrada em vigor do presente regulamento, a Comissão examinará a conformidade do Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 do Conselho, de 1 de Fevereiro de 1983, relativo à abertura ao público dos arquivos históricos da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica(6), com o presente regulamento, a fim de assegurar tanto quanto possível a preservação e o arquivamento de documentos.

3. No prazo de seis meses a contar da data de entrada em vigor do presente regulamento, a Comissão examinará a conformidade das normas em vigor sobre o acesso aos documentos com o presente regulamento.

Artigo 19.o

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no terceiro dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

O presente regulamento é aplicável a partir de 3 de Dezembro de 2001.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável em todos os Estados-Membros.

Feito em Bruxelas, em 30 de Maio de 2001.

Pelo Parlamento Europeu

A Presidente

N. Fontaine

Pelo Conselho

O Presidente

B. Lejon

(1) JO C 177 E de 27.6.2000, p. 70.

(2) Parecer do Parlamento Europeu de 3 de Maio de 2001 (ainda não publicado no Jornal Oficial) e decisão do Conselho de 28 de Maio de 2001.

(3) JO L 340 de 31.12.1993, p. 43. Decisão com a última redacção que lhe foi dada pela Decisão 2000/527/CE (JO L 212 de 23.8.2000, p. 9).

(4) JO L 46 de 18.2.1994, p. 58. Decisão com a redacção que lhe foi dada pela Decisão 96/567/CE, CECA, Euratom (JO L 247 de 28.9.1996, p. 45).

(5) JO L 263 de 25.9.1997, p. 27.

(6) JO L 43 de 15.2.1983, p. 1.