REGULAMENTO (EURATOM, CECA, CE) Nº 3418/93 DA COMISSÃO de 9 de Dezembro de 1993 que estabelece normas de execução de algumas disposições do Regulamento Financeiro de 21 de Dezembro de 1977

A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia do Carvão e do Aço,

Tenso em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica,

Tendo em conta o Regulamento Financeiro do Conselho, de 21 de Dezembro de 1977, aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (1), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (Euratom, CECA, CEE) nº 610/90 (2) e, nomeadamente, o seu artigo 126º,

Após consulta ao Parlamento Europeu e ao Conselho,

Tendo em conta os pareceres do Tribunal de Justiça, do Tribunal de Contas e do Comité Económico e Social,

Considerando que certas disposições dos artigos 11º, 22º, 23º, 24º, 25º, 28º, 29º, 36º, 37º, 38º, 41º, 45º, 46º, 49º, 53º, 54º, 57º, 58º, 60º, 62º, 63º, 64º, 65º, 66º, 70º, 75º, 94º, 97º, 123º e 128º do Regulamento Financeiro prevêem expressamente a estatuição de normas de execução;

Considerando que o Regulamento 86/610/CEE, Euratom, CECA da Comissão (3) necessita de uma série de adaptações nomeadamente na sequência da revisão do Regulamento Financeiro;

Considerando que é oportuno prever normas de execução a fim de clarificar o tratamento de certas contribuições de terceiros para actividades comunitárias;

Considerando que tendo por objectivo a clareza e a racionalidade é conveniente agrupar num único texto as normas de execução em vigor e revogar o Regulamento 86/610/CEE, Euratom, CECA;

Considerando que a estatuição das presentes normas não constitui obstáculo à estatuição posterior de outras normas de execução que não estejam formalmente previstas nas disposições do Regulamento Financeiro, mas cuja oportunidade possa surgir posteriormente,

ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:

TÍTULO I CONDIÇÕES DE APLICAÇÃO DO ECU ÀS RECEITAS E ÀS DESPESAS (Nº 4º do artigo 11º do Regulamento Financeiro)

Artigo 1º

As conversões entre o ecu e as moedas nacionais são efectuadas, em princípio, com recurso à taxa diária do ecu publicada no Jornal Oficial das Comunidades Europeias. Todavia, nos termos do disposto no nº 4 do artigo 11º do Regulamento Financeiro, para a contabilização prevista nos artigos 69º a 72º do Regulamento Financeiro, a conversão entre ecu e moedas nacionais efectua-se com recurso às taxas mensais do ecu calculadas com base nas cotações do penúltimo dia útil do mês que precede aquele em que as taxas são estabelecidas.

Artigo 2º

Quando as propostas de autorização e os apuramentos de créditos são estabelecidos em moedas nacionais, a conversão em ecus faz-se de acordo com a regra definida no artigo 1º

A ordem de pagamento correspondente e a ordem de cobrança têm de ser estabelecidas na mesma moeda.

O montante, expresso em ecus, do saldo das autorizações e dos créditos apurados estabelecidos em moeda nacional é reavaliado no momento de cada encerramento mensal da contabilidade orçamental. A última reavaliação do exercício é feita à taxa de Dezembro no que se refere ao saldo das autorizações; o saldo dos créditos apurados é reavaliado à taxa de 31 de Dezembro para a elaboração do balanço.

Pode proceder-se à reavaliação destes saldos durante o mês, caso ocorra um reajustamento monetário.

Artigo 3º

Em derrogação ao disposto no artigo 1º, a taxa a utilizar para o mês «n», a cujo título foram declaradas as despesas financiadas pelo FEOGA, secção «Garantia», em conformidade com o disposto no nº 5 do artigo 3º do Regulamento (CEE) nº 2776/88 da Comissão (4) é a do dia 10 do mês «n+1» ou do primeiro dia precedente para o qual se dispõe de uma cotação geral.

Essa taxa é igualmente utilizada para os adiantamentos correspondentes previstos nos artigos 4º e 5º do Regulamento (CEE) nº 2776/88.

As diferenças em moeda nacional entre os meios financeiros postos à disposição dos Estados-membros para o mês «n» e as despesas registadas a título do mesmo mês são reconvertidas em ecus à taxa do dia 10 do mês «n+2».

Artigo 4º

As taxas de Dezembro do ecu são utilizadas para o cálculo do saldo das autorizações por pagar no encerramento do exercício e, no que se refere à dotações não diferenciadas, para a determinação das dotações a transitar.

Os pagamentos executados a título de um exercício, entre 1 e 15 de Janeiro do exercício seguinte, são contabilizados orçamentalmente às taxas do ecu de Dezembro.

Artigo 5º

As autorizações por pagar, no que se refere às dotações não diferenciadas, são liquidadas, até ao limite dos montantes transitados, em moedas nacionais ou em ecus; os pagamentos são contabilizados às taxas em vigor à data do pagamento. A eventual ultrapassagem do montante das dotações transitadas, por número orçamental, é tomada em consideração aquando do cálculo do saldo do exercício, nos termos do disposto no artigo 15º do Regulamento (CEE, Euratom) nº 1552/89 do Conselho (5).

Os ajustamentos das autorizações por pagar dos exercícios anteriores, no que se refere às dotações diferenciadas, calculados por ocasião das reavaliações são apurados na contabilidade orçamental e figuram no quadro que apresenta a liquidação das autorizações dos exercícios anteriores da conta de gestão.

TÍTULO II DELEGAÇÃO DE PODERES (Artigo 22º do Regulamento Financeiro)

Artigo 6º

Os actos pelos quais são delegados poderes, nos termos do disposto no nº 4 do artigo 22º do Regulamento Financeiro, designarão os agentes da instituição habilitados a assinar em vez do delegante.

Nesses actos será feita referência às disposições do regulamento interno referido no nº 4 do artigo 22º do Regulamento Financeiro que determinam as condições segundo as quais ocorrerá a delegação de poderes.

Artigo 7º

Os actos referidos no artigo 6º acompanhados da assinatura do agente a quem foram delegados poderes serão comunicados:

- ao delegatário,

- ao tesoureiro, que não pode efectuar qualquer pagamento autorizado por agentes não habilitados,

- ao auditor financeiro da instituição ao qual incumbirá, nomeadamente, a verificação da legalidade e da regularidade das receitas e das despesas,

- aos ordenadores, apenas nos casos de delegação de poderes pelo auditor financeiro ou pelo tesoureiro, ou de subdelegação de poderes pelos ordenadores delegados nos limites dos poderes que lhes foram delegados,

- ao Tribunal de Contas.

Os actos pelos quais é posto termo à delegação de poderes serão comunicados nas mesmas condições.

Artigo 8º

O acto de delegação precisará sempre os limites nos quais os delegados estão autorizados a proceder ao estabelecimento de propostas de apuramento de créditos e de ordens de cobrança, de propostas de autorização de despesas e de ordens de pagamento, os números dos artigos objecto da delegação de poderes e, se for caso disso, a duração da delegação.

Artigo 9º

Em conformidade com as disposições do Regulamento Financeiro e do presente regulamento, cada instituição adoptará as medidas de gestão de dotações que lhes pareçam necessárias para a boa execução da sua secção do orçamento.

Cada instituição estabelecerá um documento que reúna as disposições internas adoptadas para o efeito. Esse documento conterá as regras essenciais relativas à repartição da competência dos ordenadores e gestores em matéria de execução do mapa de despesas e do mapa de receitas da secção de cada instituição.

A documentação referida no segundo parágrafo e todas as outras instruções internas de alcance geral adoptadas em matéria de execução orçamental e contabilística são transmitidas a todos os serviços que intervêm na gestão orçamental, bem como ao Tribunal de Contas.

TÍTULO III GESTÃO POR SISTEMAS INFORMÁTICOS INTEGRADOS (Artigo 23º do Regulamento Financeiro)

Artigo 10º

1. Entende-se por sistemas integrados de gestão, na acepção do artigo 23º do Regulamento Financeiro, programas informáticos de gestão e de contabilidade em que intervêm os ordenadores, o auditor financeiro e o tesoureiro e criados de comum acordo entre os serviços.

2. A utilização de sistemas desta natureza está sujeita às seguintes regras:

a) O sistema deve assegurar o controlo da disponibilidade das dotações para a operação proposta e recusar todas as operações para as quais as dotações não estejam disponíveis;

b) O sistema deve assegurar o tratamento de cada operação exclusivamente pelos funcionários habilitados nos serviços do ordenador, do auditor financeiro e do tesoureiro, em conformidade com as disposições adoptadas por cada instituição nos termos do artigo 9º do presente regulamento;

c) O sistema deve assegurar uma separação efectiva das funções do ordenador, do auditor financeiro e do tesoureiro;

d) A instituição velará por que os seus procedimentos internos e externos garantam a segurança dos dados e da exploração do sistema;

e) A instituição velará por que seja assegurada a segurança física do sistema;

f) Sem prejuízo do disposto nos artigos 84º, 87º e 89º do Regulamento Financeiro, cada instituição pode decidir, sempre que o ordenador, o auditor financeiro e o tesoureiro considerarem de comum acordo que o sistema oferece garantias suficientes relativamente às exigências de segurança, substituir pelo suporte informático os formulários anteriormente utilizados sob a forma de documentos em suportes de papel, a saber, as propostas de autorização, as ordens de pagamento e as ordens de cobrança.

TÍTULO IV REGRAS APLICÁVEIS AO TESOUREIRO, AOS TESOUREIROS SUBORDINADOS E AOS GESTORES DE FUNDOS PARA ADIANTAMENTOS (Artigos 25º e 75º do Regulamento Financeiro)

Secção I Disposições gerais

Artigo 11º

Cada instituição nomeará, por decisão fundamentada, um tesoureiro encarregado:

- por um lado, da cobrança dos créditos, do recebimento das receitas e do pagamento das despesas e também da gestão da tesouraria

- e, por outro, da manutenação da contabilidade, bem como da preparação dos mapas financeiros previstos nos artigos 69º a 72º e 78º a 81º do Regulamento Financeiro.

Artigo 12º

A instituição pode nomear, sob parecer fundamentado do tesoureiro, um ou mais tesoureiros subordinados colocados sob a responsabilidade hierárquica do tesoureiro, que define as responsabilidades que estes devem assumir.

Artigo 13º

O tesoureiro será nomeado por cada instituição de entre os funcionários das categorias A ou B, nacionais dos Estados-membros.

Os tesoureiros subordinados serão nomeados por cada instituição, de entre os funcionários das categorias A e B e, excepcionalmente, C, nacionais dos Estados-membros.

Os gestores de fundos para adiantamentos designados ao abrigo do artigo 83º serão escolhidos de entre os funcionários das categorias A, B ou C, ou, em caso de necessidade, de entre os «outros agentes» de nível correspondente àquelas categorias.

Artigo 14º

O tesoureiro e os tesoureiros subordinados serão obrigatoriamente escolhidos pela instituição, em função da sua competência específica, sancionada por títulos ou por uma experiência profissional.

Artigo 15º

As funções desempenhadas pelo tesoureiro e pelos tesoureiros subordinados são incompatíveis com as dos ordenadores, dos gestores de fundos para adiantamentos e do auditor financeiro.

As funções desempenhadas pelos gestores de fundos para adiantamentos são imcompatíveis com as do auditor financeiro.

Artigo 16º

O tesoureiro exerce as suas responsabilidades específicas em conformidade com as disposições do Regulamento Financeiro.

O tesoureiro é, em especial, o garante da objectividade na manutenção da contabilidade e na apresentação dos mapas financeiros previstos nos artigos 69º a 72º e 78º a 81º do Regulamento Financeiro.

A instituição porá à disposição do tesoureiro o pessoal e o equipamento necessários para o bom desempenho das funções de que se encontra incumbido.

Antes da execução das despesas, o tesoureiro deve garantir o cumprimento das formalidades estatuídas no Regulamento Financeiro e no presente regulamento e assegurar-se da validade da quitação e da ausência de erros materiais.

Sempre que os controlos efectuados revelarem o incumprimento de um dos preceitos dos primeiro e quarto parágrafos, o tesoureiro suspenderá a execução dos pagamentos e apresentará os motivos dessa suspensão.

Os pagamentos efectuados sem que sejam respeitadas as prescrições do terceiro parágrafo do artigo 51º do Regulamento Financeiro implicam a responsabilidade disciplinar e, eventualmente, pecuniária dos tesoureiros, dos tesoureiros subordinados e dos gestores de fundos para adiantamentos, nas condições previstas nos artigos 22º e 86º a 89º do Estatuto dos Funcionários das Comunidades Europeias e do regime aplicável aos outros agentes das Comunidades (Estatuto dos Funcionários).

Artigo 17º

O tesoureiro será obrigatoriamente consultado, aquando da elaboração do anteprojecto de orçamento, sobre qualquer problema eventual de apresentação orçamental, susceptível de ter uma incidência sobre as condições de execução contabilística do orçamento.

Secção II Exercício das funções de manutenção da contabilidade e de preparação dos mapas financeiros

Artigo 18º

1. Nos termos do disposto no quarto parágrafo do artigo 25º do Regulamento Financeiro, o tesoureiro prepara os mapas periódicos, a conta de gestão e o balanço financeiro da instituição a que pertence. Para tal efeito, assegura a contabilização de todas as operações do exercício e procede às operações de encerramento.

2. Os mapas financeiros são submetidos, em virtude dos artigos 79º e 81º do Regulamento Financeiro, ao auditor financeiro que lhes apõe o visto, sendo em seguida adoptados definitivamente pela instituição.

3. No caso de cessação de funções do tesoureiro, é adoptada uma situação contabilística transitória correspondente à data do final do mês em que se verificou a cessação.

Essa situação é assinada, a título de aceitação, pelo tesoureiro que cessa as suas funções e pelo novo tesoureiro.

Artigo 19º

As outras instituições apresentam à Comissão, o mais tardar em 1 de Março, a conta de gestão e o balanço financeiro que elaboraram e qualquer documento ou informações úteis para a consolidação das contas.

Artigo 20º

O tesoureiro da Comissão centraliza todos os dados de que necessita e prepara a conta de gestão e o balanço financeiro consolidados das Comunidades Europeias, por forma a permitir que a Comissão os adopte e os apresente ao Parlamento, ao Conselho e ao Tribunal de Contas, o mais tardar em 1 de Maio.

Artigo 21º

A Comissão, depois de o seu próprio tesoureiro ter consultado os tesoureiros das outras instituições:

- adopta os métodos contabilísticos comuns a todas as instituições,

- adopta e actualiza a estrutura do plano contabilístico das instituições,

- harmoniza a apresentação dos balanços financeiros.

A Comissão justifica e explica nas notas anexas aos balanços financeiros qualquer mudança de método contabilístico.

Secção III Exercício da função de gestão da tesouraria

Artigo 22º

Nos termos do disposto no primeiro parágrafo do artigo 25º do Regulamento Financeiro, o tesoureiro, que é responsável pelo recebimento das receitas e pelo pagamento das despesas, tem a seu cargo a gestão da tesouraria correspondente.

A instituição abre ou manda abrir as contas necessárias junto de organismos financeiros, após ter negociado as respectivas condições de funcionamento, em conformidade com os princípios de boa gestão financeira. As condições de funcionamento das contas são objecto de uma reanálise periódica e, se necessário, de uma renegociação; as contas são verificadas pelo auditor financeiro.

O tesoureiro da Comissão tem a seu cargo, após consulta dos tesoureiros das outras instituições, a harmonização das condições de funcionamento das contas abertas pelas diferentes instituições.

Artigo 23º

O tesoureiro está encarregado de gerir o capital disponível da instituição a que pertence, proceder às transfêrencias entre contas abertas em organismos financeiros e efectuar as operações de conversão de divisas, agindo sembre de forma a impedir que qualquer saldo destas contas seja devedor.

As transferências entre contas abertas em organismos financeiros devem ser efectuadas dentro do limite dos fundos disponíveis.

Artigo 24º

O tesoureiro da Comissão reparte entre os Estados-membros os fundos disponíveis junto dos tesouros nacionais e bancos centrais dos Estados-membros, nos termos do artigo 12º do Regulamento (CEE, Euratom) nº 1552/89.

Artigo 25º

O tesoureiro deve conciliar regularmente as contas abertas em organismos financeiros com a contabilidade e controlar a correcta aplicação das condições de funcionamento negociadas.

Artigo 26º

O tesoureiro alimenta os fundos para adiantamentos, assegurando o respectivo acompanhamento financeiro.

Artigo 27º

O tesoureiro da Comissão determina, nos termos do disposto no artigo 1º, a cotação do ecu relativamente a cada uma das divisas que as instituições devem utilizar na execução do orçamento.

Secção IV Seguro

Artigo 28º

O tesoureiro, os tesoureiros subordinados e os gestores de fundos para adiantamentos serão cobertos por um seguro, por intermédio da instituição, contra os riscos financeiros inerentes às funções.

Artigo 29º

Os prémios desses seguros serão pagos directamente ao segurador pela instituição.

Artigo 30º

Sem prejuízo

- dos artigos 86º a 89º do Estatuto dos Funcionários,

- do artigo 75º do Regulamento Financeiro,

- e dos direitos de reembolso em relação a terceiros,

a instituição, nos termos do segundo parágrafo do artigo 215º do Tratado CEE, tomará a seu cargo os riscos e os montantes dos défices não cobertos pelos seguradores, desde que os montantes registados a crédito da conta de garantia, em nome do funcionário cuja responsabilidade esteja em causa, não sejam suficientes para cobrir o défice.

Secção V Abono especial e conta de garantia

Artigo 31º

O montante mensal do abono especial referido no nº 4 do artigo 75º do Regulamento Financeiro é de:

- 120 ecus para o tesoureiro,

- 80 ecus para os tesoureiros subordinados,

- 40 ecus para os gestores de fundos para adiantamentos, quando o montante dos fundos a gerir for pelo menos igual ou superior a 3 300 ecus e o período de gestão igual ou superior a 30 dias consecutivos.

Este abono é expresso em ecus e o montante correspondente é creditado em ecus na conta de garantia prevista no artigo 32º do presente regulamento.

Artigo 32º

É aberta uma conta de garantia na contabilidade geral da instituição em nome de cada agente em causa. A pedido de cada instituição interessada, esta conta pode ser centralizada na contabilidade geral da Comissão. Esta conta é creditada periodicamente pelo abono mensal referido no artigo 31º e por um juro anual correspondente à média anual das taxas mensais aplicadas pelo Fundo Europeu de Cooperação Monetária nas suas operações em ecus (6).

É debitada pelo montante do défice de que o interessado seja declarado responsável pela instituição que o nomeou, desde que esses défices não sejam cobertos pelos reembolsos das companhias de seguros.

Artigo 33º

1. O saldo credor da conta de garantia será pago ao interessado ou aos seus sucessores após o tesoureiro ou o tesoureiro subordinado terem cessado as suas funções e após decisão das autoridades definidas no artigo 22º do Regulamento Financeiro, e a obtenção da quitação referida no artigo 77º do Regulamento Financeiro, após parecer favorável do tesoureiro, com excepção das matérias que lhe dizem directamente respeito, e do auditor financeiro.

2. No que se refere aos gestores de fundos para adiantamentos, o saldo credor da conta de garantia será pago ao interessado ou aos seus sucessores, após a cessação das suas funções, após acordo e verificação por parte do tesoureiro e do ordenador em causa, e após parecer favorável do auditor financeiro.

3. Os pagamentos referidos nos nºs 1 e 2 efectuam-se exclusivamente por instrução escrita do chefe da direcção-geral ou unidade administrativa a que está afectado o tesoureiro.

TÍTULO V REGRAS APLICÁVEIS AO AUDITOR FINANCEIRO E AOS AUDITORES FINANCEIROS SUBORDINADOS (Artigo 24º do Regulamento Financeiro)

Artigo 34º

Cada instituição nomeará, por decisão fundamentada, um auditor financeiro, funcionário encarregado do controlo das autorizações e das ordens de pagamento de todas as despesas, bem como do controlo de todas as receitas imputáveis ao orçamento das Comunidades, de que a instituição seja ordenadora.

Artigo 35º

A instituição pode nomear um ou vários auditores financeiros subordinados, os quais serão colocados sob a responsabilidade hierárquica do auditor financeiro que decidirá dos poderes que lhes serão delegados. Assumirão no âmbito dessas delegações a responsabilidade dos vistos que emitirem.

Artigo 36º

O auditor financeiro e os auditores financeiros subordinados serão obrigatoriamente escolhidos pela instituição, em função da sua competência específica, de entre os nacionais dos Estados-membros.

Artigo 37º

A instituição colocará à disposição do auditor financeiro o pessoal e o equipamento necessários para o bem desempenho da sua função de controlo.

Artigo 38º

Qualquer decisão relativa à delegação e à subdelegação de poderes pelo auditor financeiro ou pelos auditores financeiros subordinados obedecerá às disposições dos artigos 6º a 8º

Artigo 39º

No exercício das suas funções de controlo, o auditor financeiro goza de uma completa independência e apenas é responsável perante a instituição. Não pode receber qualquer instrução nem lhe pode ser imposto qualquer limite no que diz respeito ao exercício das suas funções que, pela sua nomeação, lhe são fixadas por força das disposições do Regulamento Financeiro.

Estas disposições são igualmente aplicáveis aos auditores financeiros subordinados, nos limites dos poderes que lhes foram delegados pelo respectivo superior hierárquico, ou seja, o auditor financeiro.

Artigo 40º

O auditor financeiro pode apresentar, em qualquer momento e sobre qualquer assunto com implicações financeiras, relatórios à instituição, nomeadamente no que respeita à aplicação do disposto no artigo 2º do Regulamento Financeiro.

A instituição transmite esses relatórios ao Parlamento Europeu e ao Tribunal de Contas, a pedido dessas instituições, excepto se os considerar confidenciais.

Artigo 41º

O auditor financeiro e os auditores financeiros subordinados têm acesso a todos os documentos comprovativos e a quaisquer outros documentos relativos às despesas e receitas a controlar. Poderão efectuar controlos no local.

Artigo 42º

A responsabilidade disciplinar, e eventualmente pecuniária, na acepção do artigo 74º do Regulamento Financeiro, do auditor financeiro e dos auditores financeiros subordinados só pode ser posta em causa pela própria instituição nas condições a seguir definidas.

A instituição tomará uma decisão fundamentada de abertura de um inquérito. Esta decisão será comunicada ao interessado e, caso se trate de um auditor financeiro subordinado, ao auditor financeiro. A instituição pode encarregar do inquérito, sob a sua responsabilidade directa, um ou vários funcionários de grau igual ou superior ao grau do agente em causa e que não exerçam as funções de auditor financeiro, de ordenador nem de tesoureiro. No decurso do inquérito, o interessado e, caso este seja um auditor financeiro subordinado, o auditor financeiro serão obrigatoriamente ouvidos.

O relatório do inquérito será comunicado ao interessado e, caso este seja um auditor financeiro subordinado, ao auditor financeiro. O interessado será seguidamente ouvido pela instituição a respeito do relatório.

Com base no relatório e na audição prevista, a instituição tomará um decisão fundamentada de ilibação relativamente ao interessado ou uma decisão fundamentada nos termos do disposto nos artigos 22º e 86º a 89º do Estatuto. As decisões de sanções disciplinares ou pecuniárias serão comunicadas ao interessado e comunicadas, para informação, às outras instituições, ao Tribunal de Contas e, caso o agente em causa seja um auditor financeiro subordinado, ao auditor financeiro.

Estas decisões podem ser objecto de um recurso do interessado perante o Tribunal de Justiça nas condições previstas no Estatuto dos Funcionários.

Artigo 43º

Sem prejuízo das vias de recurso previstas no Estatuto dos Funcionários, é proporcionada ao auditor financeiro e aos auditores financeiros subordinados a possibilidade de recurso perante o Tribunal de Justiça relativo a qualquer acto respeitante ao exercício da sua função de controlo. Este recurso deve ser interposto no prazo de três meses a partir da data da comunicação do acto em causa.

As disposições do parágrafo anterior aplicam-se igualmente ao recurso interposto pela instituição contra o seu auditor financeiro ou auditores financeiros subordinados.

O recurso será instruído e julgado nas condições previstas no nº 5 do artigo 91º do Estatuto.

TÍTULO VI COBRANÇA DE RECEITAS (Artigos 28º e 29º do Regulamento Financeiro)

Artigo 44º

Nos termos do disposto no nº 1 do artigo 28º do Regulamento Financeiro, o ordenador competente deve estabelecer uma previsão de crédito para todas as medidas susceptíveis de criar ou alterar um crédito das Comunidades. Quando o acto ou a decisão, gerador de um crédito futuro, ainda não permitir determinar o montante ou a data de vencimento de tal crédito, a previsão de crédito deve ser igualmente estabelecida e indicar, na medida do possível, uma estimativa do montante e a data de vencimento previsível.

A previsão é transmitida ao auditor financeiro para visto e ao tesoureiro para registo pro memoria do crédito.

Artigo 45º

1. Nos termos do disposto no nº 2 do artigo 28º do Regulamento Financeiro, qualquer crédito apurado dá origem ao estabelecimento de uma ordem de cobrança pelo ordenador competente, no mais curto prazo.

Esta ordem é submetida ao visto do auditor financeiro e transmitida ao tesoureiro para registo; contém, nomeadamente, a data de vencimento.

2. O tesoureiro procede à cobrança, convidando o devedor a pagar a soma devida na data fixada.

3. A cobrança efectiva dá origem ao estabelecimento pelo tesoureiro de um título de receita que será objecto de registo de contabilidade. O ordenador e o auditor financeiro são informados da cobrança pelo tesoureiro.

4. Se um crédito não tiver sido cobrado após o termo do prazo previsto para o pagamento, o tesoureiro diligenciará no sentido de iniciar o processo de cobrança, se for caso disso pelas vias judiciais.

5. Os créditos cuja cobrança está prevista em fracções sucessivas, ao longo de um só exercício ou de vários exercícios orçamentais, são registados na contabilidade na totalidade quando forem apurados, por meio de uma ordem de cobrança.

Artigo 46º

Os apuramentos previsionais, nos termos do nº 1 do artigo 28º do Regulamento Financeiro, limitam-se estritamente às receitas correntes.

As cobranças individuais cobertas por esses apuramentos previsionais não devem, portanto, ser submetidas individualmente a visto do auditor financeiro.

Antes do encerramento do exercício, o ordenador deve submeter ao visto do auditor financeiro as alterações aos apuramentos previsionais de modo a que estas sejam iguais aos créditos realmente apurados.

Artigo 47º

Em conformidade com o disposto no nº 3 do artigo 45º qualquer recebimento deve ser objecto de uma comunicação, no mais curto prazo, ao ordenador e ao auditor financeiro. Quando um recebimento não resultar de uma ordem de cobrança estabelecida em conformidade com o artigo 45º, o montante correspondente é imediatamente registado a crédito de uma conta provisória na contabilidade geral e o ordenador competente é convidado a iniciar o procedimento do apuramento de crédito e a emitir a ordem de cobrança em falta, com vista à imputação ao orçamento. Se se verificar que uma das contas acima referidas foi creditada de uma quantia cobrada indevidamente, essa quantia deve ser reembolsada no mais curto prazo.

Artigo 48º

As previsões e as ordens de cobrança são objecto de uma contabilização distinta, segundo uma numeração cronológica que permita, para todos os créditos da instituição, verificar nomeadamente:

- as medidas tomadas susceptíveis de gerar um crédito,

- os montantes dos créditos a cobrar,

- a data de vencimento desses créditos,

- os créditos cobrados,

- os créditos ainda por cobrar, acompanhados das diligências efectuadas para conseguir a respectiva cobrança.

Artigo 49º

A contabilidade deve ser organizada de forma a garantir que o auditor financeiro possa verificar, em qualquer momento, a exactidão do registo das previsões de créditos e das ordens de cobrança e cumprir as tarefas que lhe incumbem por força do nº 3 do artigo 29º do Regulamento Financeiro.

Artigo 50º

Em virtude do nº 2 do artigo 29º do Regulamento Financeiro, toda e qualquer proposta do ordenador para renunciar à cobrança de um crédito apurado deve nomeadamente mencionar o devedor, a natureza, a estimativa, a imputação orçamental da receita, as diligências desenvolvidas para a cobrança assim como os motivos da anulação proposta.

Se a autoridade superior da instituição tiver ignorado uma recusa de visto do auditor financeiro, a decisão é transmitida ao ordenador que volta a enviar a proposta de renúncia, acompanhada desta decisão, ao auditor financeiro. A proposta de renúncia, acompanhada de decisão de ignorar a recusa de visto, é registada em conformidade com o disposto no nº 2, primeiro parágrafo, do artigo 28º do Regulamento Financeiro.

TÍTULO VII AUTORIZAÇÃO DE DESPESAS (Artigo 36º do Regulamento Financeiro)

Artigo 51º

Antes de tomar uma medida susceptível de provocar uma despesa, o ordenador competente deve submeter à apreciação do auditor financeiro uma proposta de autorização de despesas. Previamente, o ordenador deverá assegurar-se de que essa medida se coaduna com os princípios de boa gestão financeira e, nomeadamente, de economia e de relação custo/eficácia, previstos no artigo 2º do Regulamento Financeiro. Em princípio, esta proposta é estabelecida segundo um formulário a adoptar de comum acordo pelo ordenador, pelo tesoureiro e pelo auditor financeiro. Esta proposta de autorização de despesa deve conter as informações previstas no artigo 37º do Regulamento Financeiro.

Artigo 52º

São equivalentes a medidas susceptíveis de provocar despesas - sem que seja necessária uma nova decisão - os projectos de decisão de ordem geral da instituição que contenham uma obrigação para com terceiros.

Artigo 53º

No caso de uma despesa dever ser, antes da respectiva autorização, objecto de uma decisão de princípio da instituição, o projecto dessa decisão de princípio será submetido ao visto prévio do auditor financeiro, acompanhado de uma proposta de autorização correspondente.

Quando a instituição tiver aprovado o projecto de decisão, a proposta de autorização correspondente será submetida ao visto prévio do autidor financeiro.

Sempre que a instituição não aprovar o projecto de decisão ou reduzir o montante das despesas proposto, a proposta de autorização é anulada e, se for caso disso, substituída por uma proposta de autorização adequada, que será submetida ao visto prévio do auditor financeiro.

Artigo 54º

As autorizações provisionais, nos termos do nº 1 do artigo 36º do Regulamento Financeiro, são estritamente limitadas às despesas correntes. As autorizações individuais cobertas por essas autorizações provisionais não devem ser submetidas individualmente a visto do auditor financeiro.

Nos casos de autorizações provisionais competirá ao ordenador verificar, sob a sua responsabilidade, se as autorizações individuais não ultrapassam a autorização provisional que lhes dá cobertura.

As autorizações provisionais só podem dar lugar a transição automática de dotações, nas condições previstas no artigo 7º do Regulamento Financeiro, se corresponderem, no final do exercício, a obrigações financeiras efectivamente contraídas antes das datas limite fixadas pelo Regulamento Financeiro.

São consideradas despesas correntes as despesas administrativas de carácter repetitivo no decurso do mesmo exercício orçamental, tais como:

- despesas de pessoal (vencimentos e subsídios diversos, despesas de recrutamento, etc.),

- despesas com deslocação em serviço,

- despesas de representação,

- despesas com reuniões,

- intérpretes free-lance,

- intercâmbio de funcionários,

- alugueres,

- seguros diversos,

- limpeza e manutenção,

- locações,

- telecomunicações,

- água, gás, electricidade,

- publicações periódicas (boletins mensais, etc),

- assinaturas.

Artigo 55º

Se, em relação a certas medidas susceptíveis de provocarem uma despesa, a despesa não puder ser quantificada de forma exacta no momento em que a respectiva proposta de autorização de despesa é apresentada ao auditor financeiro e comunicada ao tesoureiro, o ordenador deve fazer uma estimativa da despesa prevista e especificar, na sua proposta de autorização de despesa, quais os elementos em que se baseou para tal estimativa.

Artigo 56º

As propostas de autorização de despesas devem ser submetidas ao auditor financeiro com uma antecedência suficiente para que este possa tomar uma posição e formular as observações eventuais que considere necessárias e para que estas possam ser tidas em conta.

Artigo 57º

As propostas de autorização de despesas devem ser acompanhadas, sem prejuízo da aplicação do disposto no artigo 23º do Regulamento Financeiro, de todos os documentos comprovativos e, se for caso disso, de quaisquer outros documentos e informações necessários para permitir ao auditor financeiro proceder às verificações exigidas nos termos das alíneas a) a d) do artigo 38º do Regulamento Financeiro.

TÍTULO VIII REGISTO DAS PROPOSTAS DE AUTORIZAÇÃO DE DESPESAS APÓS O VISTO DO AUDITOR FINANCEIRO (Artigo 37º do Regulamento Financeiro)

Artigo 58º

O registo das propostas de autorização de despesas será efectuado pela contabilidade da instituição. Deve permitir verificar, em qualquer momento, quais, são, a título do exercício, por número orçamental:

1. as dotações disponíveis;

2. os montantes de despesas autorizadas;

3. os respectivos pagamentos já efectuados;

4. o saldo das autorizações por pagar.

O registo deve igualmente permitir, em qualquer momento, verificar quais são:

1. o montante da autorização inicial, eventualmente acrescido das autorizações complementares;

2. os respectivos pagamentos efectuados a título de exercícios anteriores;

3. o montante da autorização por pagar no início do exercício;

4. os pagamentos do exercício;

5. o saldo por pagar.

Deve igualmente ser registado o montante das autorizações provisionais globais, ao abrigo do disposto no artigo 99º do Regulamento Financeiro.

Artigo 59º

A contabilidade deve ser organizada de modo a garantir que o auditor financeiro esteja em condições de poder verificar a exactidão do registo das autorizações e dos pagamentos.

TÍTULO IX VISTO DAS PROPOSTAS DE AUTORIZAÇÃO DE DESPESAS (Artigo 38º do Regulamento Financeiro)

Artigo 60º

Sem prejuízo do disposto no artigo 10º e no artigo 61º, o visto consubstancia-se na proposta de autorização pela assinatura do auditor financeiro - ou de um auditor financeiro subordinado ou de um agente que tenha recebido delegação ou subdelegação como previsto no artigo 38º -, pela aposição de um carimbo e pela indicação da data.

Artigo 61º

Em caso de urgência, o visto pode ser concedido por ofício, telex ou qualquer outro meio que demonstre inequivocamente que a proposta de autorização de despesas em causa foi visada.

Artigo 62º

Se, nos termos do artigo 39º do Regulamento Financeiro, a autoridade superior da instituição ignorar a recusa de concessão do visto do auditor financeiro, a decisão será transmitida ao ordenador que devolverá a proposta de autorização de despesa, acompanhada dessa decisão, ao auditor financeiro. A proposta de autorização de despesa, acompanhada de decisão de ignorar a recusa do visto, será registada em conformidade com o disposto no artigo 37º do Regulamento Financeiro.

Artigo 63º

Os artigos 60º, 61º e 62º são aplicáveis às propostas de autorizações provisionais globais nos termos do artigo 99º do Regulamento Financeiro.

Artigo 64º

Caso o auditor financeiro julgue insuficientes ou incompletos os documentos comprovativos previstos no nº 2 do artigo 28º e nos artigos 37º, 41º e 45º do Regulamento Financeiro, e especificados pelos artigos 65º a 73º do presente regulamento, protelará a concessão do visto e devolverá a proposta ao ordenador, especificando a natureza dos documentos comprovativos solicitados.

TÍTULO X DOCUMENTOS COMPROVATIVOS (Nº 2 do artigo 28º e artigos 37º, 41º e 45º do Regulamento Financeiro)

Secção I Cobrança dos créditos

Artigo 65º

São considerados como documentos comprovativos, que confirmam as ordens de cobrança: a decisão ou acto gerador do crédito, acompanhado de qualquer documento que permita verificar a natureza do crédito, o cálculo do montante, a data de vencimento, a identidade do devedor, tais como:

a) No que se refere aos recursos próprios (7):

- para os direitos aduaneiros, direitos niveladores agrícolas e cotizações açúcar: os extractos da contabilidade dos Estados-membros, em conformidade com os regulamentos de aplicação (8),

- para os recursos IVA e PNB: o orçamento do exercício (exercício n) que determina o respectivo montante, bem como, para os saldos correspondentes (exercício n+1 e seguintes), os diversos apuramentos, documentos recapitulativos e extractos das contas previstos pelos regulamentos de aplicação (9);

b) No que se refere às outras receitas diversas: o acto de base, decisão, contrato ou acordo gerador do crédito, bem como os documentos justificativos de todos os elementos de cálculo.

Secção II Autorização das despesas

Artigo 66º

No que se refere às propostas de autorização das despesas, são considerados como documentos comprovativos os projectos de actos que vinculam a instituição, tais como:

a) No domínio da execução das despesas por via contratual:

o projecto de convenção, de contrato, a nota de encomenda, ou outros documentos semelhantes, acompanhados eventualmente, no que se refere aos contratos, das ofertas recebidas, da justificação do ajuste directo e, se for caso disso, do parecer da Comissão consultiva para compras e contratos («CCAM»);

b) Nos domínios da atribuição de ajudas de forma autónoma:

- para concessão de um apoio financeiro a título dos diversos fundos ou acções análogas: os documentos previstos, se for caso disso, nos regulamentos de base correspondentes, bem como os projectos de decisões de concessão,

- para as subvenções em geral:

- o pedido do beneficiário, eventualmente acompanhado do relatório de execução relativo às subvenções anteriormente concedidas,

- a justificação do montante concedido,

- o projecto da carta-convenção ou outros documentos semelhantes,

- o orçamento previsional para a acção, a título da qual a subvenção é pedida, ou qualquer outro documento da mesma índole.

Secção III Liquidação e pagmento das despesas

Artigo 67º

No que respeita aos fornecimentos em geral, será nomeadamente considerado como documento comprovativo a factura estabelecida pelo fornecedor, acompanhada, se for caso disso, de um exemplar do documento de que resulta a obrigação da Comunidade (exemplo: nota de encomenda ou contrato).

Em qualquer caso, o documento estabelecido pelo fornecedor deve indicar:

- a natureza e a quantidade dos fornecimentos ou, eventualmente, a descrição dos serviços prestados,

- o preço unitário e o preço total,

- qualquer isenção de encargos e impostos e, se for caso disso, o montante de quaisquer encargos, impostos e direitos aduaneiros relativos ao fornecimento, incluídos no preço.

Deste documento ou de documento anexo devem constar ainda as menções apostas pelo ordenador ou pelo agente por ele habilitado, declarando:

- a recepção em boa e devida forma do fornecimento, assim como a data e o local desta,

- a inclusão no inventário sempre que seja obrigatória a inscrição do fornecimento no inventário,

- a verificação de todos os elementos da factura,

- o parecer da CCAM, se esse parecer for exigido.

Artigo 68º

No que respeita à prestação de serviços será, nomeadamente, considerado documento comprovativo a factura (ou outra nota de débito) estabelecida pelo prestador de serviços, acompanhada, se for caso disso, do contrato.

Essa factura (ou outra nota de débito) deve:

- mencionar a natureza do serviço, eventualmente o seu preço unitário, o preço total, a insenção de encargos e impostos ou, na medida do possível, o montante dos encargos e impostos relativos à prestação e incluídos no preço,

- conter o atestado «pague-se», assinado pelo ordenador ou pelo agente por ele habilitado, certificando a boa execução do serviço e a verificação de todos os elementos da factura (ou outra nota de débito).

Artigo 69º

1. No que respeita a contratos de estudos e de investigação serão considerados como documentos comprovativos:

a) Um exemplar do contrato e de eventuais cláusulas adicionais a juntar à primeira ordem de pagamento;

b) Qualquer documento que, segundo as disposições financeiras incluídas nos contratos, justifique os pagamentos correspondentes (encomenda do contratante, facturas, actas dos comités de gestão em caso de contratos de associação e qualquer outro documento comprovativo das despesas). O último pagamento deve ser acompanhado de um documento que inclua a atestação de «serviço efectuado» estabelecida pelo ordenador.

2. No que respeita a decisões de concessão de apoio financeiro a título dos diferentes fundos ou de acções análogas, serão considerados como documentos comprovativos:

a) Um exemplar da decisão a juntar à primeira ordem de pagamento;

b) Qualquer documento que, segundo as disposições de ordem financeira constantes dos regulamentos de base, bem como das decisões de concessão de apoio financeiro, justifique os pagamentos correspondentes (pedido de pagamento, atestado do início dos trabalhos, relatórios sobre o avanço dos trabalhos e outros). O último pagamento deve ser acompanhado de um documento que ateste a conclusão do programa ou do projecto e que inclua um mapa das despesas efectuadas realmente a título do referido programa ou projecto.

3. No que respeita às subvenções referidas no segundo travessão da alínea b) do artigo 66º, serão considerados como documentos comprovativos:

a) Um exemplar da decisão de concessão da subvenção;

b) A confirmação, pelo beneficiário, da aceitação dos controlos comunitários previstos no artigo 87º do Regulamento Financeiro, bem como, nos casos em que a importância da subvenção o justifique, um relatório sobre a execução do projecto e a utilização dos fundos recebidos.

Artigo 70º

No que respeita a despesas com o pessoal, serão considerados como documentos comprovativos:

a) Para o vencimento mensal:

- a lista completa do pessoal, especificando todos os elementos da remuneração. Esta lista será junto à ordem de pagamento,

- um formulário (ficha individual) que introduzirá, sempre que seja necessário, todas as modificações a qualquer elemento da remuneração. Este formulário será estabelecido a partir de decisões tomadas para cada caso particular,

- nos casos de recrutamentos ou de nomeações, uma cópia autenticada da decisão de recrutamento ou de nomeação, que acompanha a liquidação do primeiro vencimento;

b) Para as outras remunerações (pessoal remunerado à hora ou ao dia):

um mapa elaborado pelo ordenador indicando os dias e as horas de presença;

c) Para as horas extraordinárias:

um mapa, assinado pelo funcionário habilitado, certificando as prestações suplementares efectuadas pelo agente;

d) Para as despesas de deslocação em serviço:

- a ordem de deslocação em serviço devidamente assinada pela autoridade competente,

- a «relação pormenorizada das despesas de deslocação em serviço», indicando nomeadamente o local da deslocação em serviço, a data e a hora das partidas e das chegadas ao local de deslocação em serviço, as despesas de transporte, as despesas de estadia e outras despesas devidamente autorizadas, mediante apresentação de documentos comprovativos; esta relação pormenorizada das despesas será asinada pelo encarregado da deslocação em serviço e pela autoridade hierárquica que tenha recebido delegação;

e) Para as outras despesas com o pessoal:

os documentos comprovativos que façam referência à decisão em que se fundamenta a despesa e contenham todos os elementos de cálculo.

Artigo 71º

Em relação às autorizações que ocasionem pagamentos fraccionados deve ser junta à primeira ordem de pagamento uma cópia autenticada do contrato ou da decisão de concessão do apoio financeiro. Sobre as outras ordens de pagamento será feita referência a este documento e ao(s) pagamento(s) anterior(es).

Quando for estabelecida a última ordem de pagamento, o ordenador deve certificar o fim da acção em causa, a fim de que se possam tirar as respectivas consequências no plano contabilístico, implicando, se for caso disso, a anulação da autorização concedida e não executada.

Sempre que, nos termos do nº 7 do artigo 1º do Regulamento Financeiro, for fixada uma data limite, a contabilidade permitirá identificar e extrair as autorizações não definitivamente executadas um mês antes da data em causa. Nessa altura, os ordenadores devem preparar a proposta de anulação da autorização não executada ou, se as condições do nº 7 do artigo 1º estiverem reunidas, apresentar uma proposta de alteração da autorização inicial acompanhada das justificações adequadas.

Artigo 72º

Sempre que diversos pagamentos se apoiam num único documento comprovativo, todas as ordens de pagamento conterão uma referência ao documento original e o número da ordem de pagamento a que é anexado.

Artigo 73º

Com excepção dos casos previstos nos artigos 65º a 72º, sempre que o original de um documento comprovativo não possa ser apresentado, o ordenador pode substituí-lo por uma cópia autenticada, devendo expor as razões pelas quais o original não pôde ser apresentado e certificar que o pagamento não se efectuou.

TÍTULO XI CONCESSÃO DE ADIANTAMENTOS (Artigo 46º do Regulamento Financeiro)

Artigo 74º

Além dos adiantamentos previstos pelo Estatuto des Funcionários ou por uma disposição regulamentar, o ordenador pode conceder adiantamentos destinados a fazer face a despesas a efectuar por um funcionáriou ou agente por conta da instituição onde trabalha. Essas despesas, que são geralmente imputadas às despesas de pessoal e de funcionamento, podem ser ocasionadas por uma deslocação em serviço específica ou relacionadas com despesas prováveis mas indeterminadas quanto à sua natureza ou montante.

Artigo 75º

A concessão dos adiantamentos e a designação do funcionário ou agente são objeto, sob proposta do ordenador e após visto do auditor financeiro e parecer favorável do tesoureiro, de uma decisão das autoridades referidas no artigo 22º do Regulamento Financeiro, que especificará o montante do adiantamento e o período da sua utilização.

O pagamento de qualquer adiantamento, desde que a natureza da despesa seja suficientemente conhecida, deve ter sido objecto de uma proposta de autorização.

Artigo 76º

O funcionário ou agente designado é responsável pelos fundos postos à sua disposição e toma as medidas necessárias para garantir a sua conservação.

No prazo de dez dias a seguir à realização do objecto para que os fundos foram concedidos, envia ao tesoureiro um relatório pormenorizado sobre a utilização do adiantamento e devolve o saldo eventual.

No prazo de seis semanas a partir da mesma data, o ordenador procede à liquidação do adiantamento a fim de permitir o fecho da conta provisória que tinha sido aberta aquando da concessão.

TÍTULO XII CONTAS BANCÁRIAS E CONTAS CORRENTES POSTAIS (Artigo 53º do Regulamento Financeiro)

Artigo 77º

Com vista a efectuar operações financeiras, a instituição pode abrir contas bancárias e/ou contas correntes postais nos países da Comunidade e, eventualmente, em países terceiros.

Artigo 78º

A instituição pode igualmente ser titular de contas junto do banco emissor de cada Estado-membro ou da instituição financeira autorizada para o efeito.

Artigo 79º

A instituição fará comunicar a todos os organismos financeiros junto dos quais tenha aberto contas os nomes e as assinaturas dos agentes por ela designados e habilitados a abrir e a movimentar as referidas contas, bem como o limite eventual dos levantamentos autorizados por cada agente habilitado.

Artigo 80º

Para movimentar as referidas contas são necessárias as assinaturas conjuntas de dois agentes devidamente habilitados, dos quais um será necessariamente o tesoureiro, um tesoureiro subordinado ou um gestor de fundos para adiantamentos.

Nos termos do artigo 53º do Regulamento Financeiro, a instituição designará os agentes habilitados a assinar cheques e transferências postais ou bancárias.

Antes de assinar, os agentes verificam a concordância entre as ordens de pagamento e os cheques e transferências postais ou bancárias.

Artigo 81º

Regra geral, devem ser efectuados por cheque ou por transferência postal ou bancária os pagamentos:

- das remunerações mensais dos funcionários e outros agentes,

- das despesas relativas a fornecimentos ou serviços prestados, superiores a 350 ecus.

TÍTULO XIII FUNDOS PARA ADIANTAMENTOS (Artigo 54º do Regulamento Financeiro)

Artigo 82º

Podem ser criados fundos para adiantamento sempre que, devido à sua natureza ou urgência especial, o pagamento de determinadas despesas não puder ser efectuado com base numa ordem de pagamento assinada pelo ordenador e visada pelo auditor financeiro. Em derrogação dos artigos 40º e 51º do Regulamento Financeiro, o gestor de fundos para adiantamentos será autorizado a efectuar a liquidação provisória e o pagamento das despesas, sem prejuízo da aplicação posterior dos artigos 40º, 41º, 44º, 45º, 47º e 50º do Regulamento Financeiro.

A criação de fundos para adiantamentos, a sua alteração ou adaptação substancial das condições de funcionamento serão objecto de uma decisão das autoridades referidas no artigo 22º do Regulamento Financeiro, sob proposta devidamente fundamentada do ordenador, após parecer favorável do tesoureiro e do auditor financeiro.

Artigo 83º

A designação de um gestor de fundos para adiantamentos será objecto de uma decisão das autoridades referidas no artigo 22º do Regulamento Financeiro, sob proposta do ordenador, após parecer favorável do tesoureiro.

Esta decisão indicará as responsabilidades do gestor de fundos para adiantamentos.

Artigo 84º

As decisões referidas nos artigos 82º e 83º serão comunicadas aos ordenadores, ao auditor financeiro, ao tesoureiro e ao Tribunal de Contas.

Artigo 85º

1. A decisão relativa à criação de fundos para adiantamentos determinará nomeadamente:

a) O objecto e o montante máximo do adiantamento que pode ser consentido;

b) A abertura, se for caso disso, de uma conta bancária e/ou de uma conta corrente postal em nome da instituição interessada;

c) A natureza e o montante máximo de cada despesa que pode ser paga sem autorização prévia;

d) A periodicidade e as modalidades de apresentação dos documentos comprovativos;

e) As modalidades da eventual reconstituição de um adiantamento;

f) O prazo em que as operações relativas aos fundos para adiantamentos devem ser regularizadas.

2. Os pagamentos só podem ser efectuados com base nas autorizações prévias e até ao limite das mesmas, assinadas pelo ordenador e visadas pelo auditor financeiro.

Artigo 86º

Nos termos do disposto no segundo parágrafo do artigo 54º do Regulamento Financeiro, apenas o tesoureiro pode alimentar os fundos para adiantamentos.

Todavia, as receitas locais diversas, tais como, nomeadamente, as que resultem de:

- vendas de materiais,

- publicações,

- reembolsos diversos,

- produtos de juros, etc.,

podem ser directamente contabilizadas nos respectivos fundos para adiantamentos, realizando-se a sua regularização em conformidade com as disposições aplicáveis ao Regulamento Financeiro e ao presente regulamento.

Os montantes em questão são deduzidos pelo tesoureiro aquando da posterior realimentação dos mesmos fundos para adiantamentos.

Artigo 87º

O gestor de fundos para adiantamentos é responsável perante o ordenador pela colocação para pagamento das dívidas em relação a terceiros e, perante o tesoureiro, pela execução dos pagamentos.

Artigo 88º

O gestor dos fundos para adiantamentos deve manter a contabilidade dos fundos de que dispõe, das despesas efectuadas e das receitas recebidas, segundo as instruções do tesoureiro.

Artigo 89º

O gestor de fundos para adiantamentos tomará todas as disposições necessárias para garantir os fundos colocados à sua disposição.

Artigo 90º

Sem prejuízo do controlo exercido pelo auditor financeiro, o tesoureiro deve, tanto quanto possível com uma periodicidade curta, ele mesmo proceder ou mandar proceder a um tesoureiro subordinado ou a um funcionário especialmente mandatado para o efeito, regra geral no local e de modo inesperado, à verificação da existência dos fundos confiados aos gestores de fundos para adiantamentos e à verificação da manutenção da contabilidade.

Artigo 91º

O tesoureiro e o auditor financeiro informar-se-ão reciprocamente do resultado das suas verificações e comunicá-los-ão ao ordenador.

TÍTULO XIV CONDIÇÕES DE PAGAMENTO DE JUROS EM CASO DE REPETIÇÃO DO INDEVIDO (Artigo 49º do Regulamento Financeiro)

Artigo 92º

As disposições do presente título aplicam-se em caso de repetição do indevido a favor da Comunidade, sem prejuízo das disposições eventualmente previstas nos actos de base sectoriais relativos às políticas comunitárias.

Artigo 93º

1. A ordem de cobrança referida no nº 2 do artigo 28º do Regulamento Financeiro inclui, relativamente a qualquer crédito apurado referente à reposição de um montante indevidamente pago, a fixação de uma data de vencimento.

2. O tesoureiro, em colaboração com o ordenador em causa, apenas poderá conceder prazos suplementares para o pagamento após pedido escrito devidamente fundamentado pelo devedor, contanto que esse devedor se comprometa a pagar juros à taxa prevista no artigo 94º, durante todo o período do prazo concedido, a contar a data de vencimento inicial.

3. Em caso de concessão de prazos suplementares, o tesoureiro pode, para uma melhor salvaguarda dos direitos da Comunidade, solicitar ao devedor a constituição de uma garantia que cubra a dívida tanto no que se refere ao capital como aos juros.

Artigo 94º

1. Qualquer crédito não reembolsado na respectiva data de vencimento vence juros segundo as seguintes disposições:

- no que se refere aos créditos expressos em ecus: à taxa de juro aplicada pelo Fundo Europeu de Cooperação Monetária para as suas operações em ecus (10), acrescida de um ponto e meio,

- no que se refere aos créditos expressos em moeda nacional: à taxa de juro interbancária (IBOR) vendedora a três meses no mercado em causa, acrescida de um ponto e meio.

2. A taxa de juro aplicável é a vigente durante o mês correspondente ao da data de vencimento.

3. O montante dos juros é calculado a partir da data do vencimento, fixada na ordem de cobrança, até ao dia do reembolso integral da dívida.

Artigo 95º

O tesoureiro pode, de acordo como auditor financeiro, renunciar à cobrança dos juros quando a incidência financeira em jogo - quer devido ao montante quer devido ao período em atraso - for mínima relativamente ao custo administrativo da operação.

Artigo 96º

Qualquer pagamento parcial é primeiramente imputado aos juros de mora determinados segundo o disposto no artigo 94º e seguidamente ao capital.

TÍTULO XV PROCEDIMENTOS DE ANÚNCIOS DE CONCURSOS (Artigo 57º do Regulamento Financeiro)

Artigo 97º

Os procedimentos previstos no presente título aplicam-se sem prejuízo das disposições previstas no título XIX (artigos 126º a 129º).

Artigo 98º

Os anúncios de concurso assumirão a forma, na medida do possível, de um formulário-tipo ou de um texto-tipo.

Artigo 99º

Os anúncios de concurso conterão nomeadamente indicações respeitantes:

a) Às modalidades de entrega e da apresentação das propostas, nomeadamente, a eventual exigência de preencher um formulário-tipo de resposta;

b) À aplicação do protocolo relativo aos privilégios e imunidades, assim como as referências ao caderno das condições gerais aplicáveis ao contrato em questão (fornecimentos, empreitadas, prestações de serviços ou publicações) e, eventualmente, ao documento relativo às condições específicas do contrato;

c) A uma cláusula segundo a qual a apresentação de uma proposta implica a aceitação do respectivo caderno de condições;

d) Às condições de inspecção, que devem ser especificadas com exactidão sempre que se preveja uma inspecção ao local;

e) Ao período de eficácia das propostas durante o qual o proponente é obrigado a manter todas as condições da sua proposta;

f) Às penalidades previstas a título de sanção pelo não cumprimento das cláusulas do contrato;

g) Aos elementos que devem constar das facturas (ou dos documentos comprovativos que as apoiam) nos termos das disposições do título X (artigos 65º a 73º);

h) À proibição de qualquer contacto entre a instituição e o proponente, salvo, a título excepcional, nas seguintes condições:

1. Antes da data limite para a entrega das propostas:

- por iniciativa dos proponentes:

podem ser-lhes comunicadas informações suplementares tendo estritamente por objectivo explicitar a natureza do concurso,

- por iniciativa da instituição:

quando os serviços da instituição detectarem um erro, uma imprecisão, uma omissão ou qualquer outra insuficiência material na redacção do anúncio do concurso, podem desse facto informar os interessados, em condições estritamente idênticas às do anúncio do concurso.

2. Após a abertura das propostas e por iniciativa dos serviços da instituição:

- no caso de serem necessários alguns esclarecimentos em relação a uma proposta ou se se tratar de corrigir erros materiais evidentes contidos na redacção da proposta, a instituição pode tomar a iniciativa de contactar o proponente.

Artigo 100º

Nos casos em que tenham sido estabelecidos contactos nas condições previstas na alínea h) do artigo 99º, será elaborada uma «nota para o processo» e feita menção do ou dos contactos no relatório a apresentar posteriormente à CCAM.

Artigo 101º

O caderno das condições gerais aplicáveis ao contrato em causa deve ser junto ao anúncio do concurso. Se for caso disso deve ser igualmente junto um documento com as condições específicas do contrato.

Artigo 102º

O prazo para a entrega das propostas será fixado de acordo com a natureza do contrato, em função do período de tempo necessário para a preparação da resposta ao concurso.

Artigo 103º

Os proponentes podem entregar as propostas:

- por correio:

o anúncio do concurso especificará que a data considerada para a recepção será a do carimbo dos correios. As propostas enviadas por correio devem obrigatoriamente ser registadas,

- ou nos serviços da instituição, directamente ou por qualquer mandatário do proponente, incluindo os serviços de correio privados:

o anúncio do concurso indicará nesse caso o dia e a hora limites para a entrega das propostas e especificará o serviço no qual devem ser entregues, na instituição, contra recibo datado e assinado.

Nestes dois casos a data será a mesma.

Tendo em vista manter o segredo e evitar quaisquer dificuldades, o anúncio do concurso deve conter a seguinte menção:

«As proposats devem ser entregues num sobrescrito fechado, metido noutro sobrescrito igualmente fechado. O sobrescrito interior deve mencionar, além do serviço destinatário indicado no anúncio do concurso, a expressão "Concurso - não abrir no serviço de correspondência". No caso de serem utilizados sobrescritos autocolantes serão fechados por meio de fita adesiva sobre a qual será aposta a assinatura do expedidor.».

Artigo 104º

Todas as propostas devem ser abertas.

As propostas são abertas por uma comissão designada para o efeito. O auditor financeiro deve ser informado da abertura das propostas. O auditor financeiro ou o seu representante pode assistir a título de observador se o considerar oportuno.

As propostas que não correspondam às exigências especificadas no anúncio do concurso serão eliminadas.

Os membros da comissão devem rubricar todas as páginas de cada uma das propostas e estabelecer a acta de abertura das propostas recebidas, identificando nomeadamente as propostas conformes e as não conformes e justificando as recusas por não conformidade.

Artigo 105º

Todos os proponentes serão informados do seguimento dado às respectivas propostas.

TÍTULO XVI DETERMINAÇÃO DOS DIVERSOS LIMIARES EM MATÉRIA DE CONTRATOS (Artigo 128º do Regulamento Financeiro)

Artigo 106º

O limiar abaixo do qual se pode celebrar contratos por ajuste directo, com base na alínea a) do artigo 58º do Regulamento Financeiro, é fixado em 12 000 ecus.

Artigo 107º

O limiar a partir do qual se inicia a competência da CCAM, prevista no artigo 60º do Regulamento Financeiro, é fixado em 42 000 ecus.

Artigo 108º

O limiar acima do qual a caução prevista no artigo 62º do Regulamento Financeiro se torna obrigatória é fixado em 300 000 ecus.

Artigo 109º

Os limiares abaixo dos quais se pode celebrar contratos mediante simples factura ou nota de débito, com base no artigo 63º do Regulamento Financeiro, são fixados em:

- 900 ecus para as despesas efectuadas nos locais de trabalho provisórios da instituição,

- 2 400 ecus para as despesas efectuadas fora dos locais de trabalho provisórios da instituição.

Artigo 110º

Nos termos do artigo 97º do Regulamento Financeiro, relativo à adjudicação de contratos no domínio das dotações para investigação e desenvolvimento tecnológico, são fixados os seguintes limiares:

- o limiar abaixo do qual se pode celebrar contratos por ajuste directo é fixado em 90 000 ecus, para os equipamentos científicos e técnicos, bem como para obras,

- o limiar a partir do qual se inicia a competência da CCAM é fixado em:

a) 420 000 ecus para os contratos científicos e técnicos,

b) 90 000 ecus para os contratos de fornecimentos e de equipamento sem carácter científico e técnico,

c) 30 000 ecus para os contratos de fornecimento e de equipamento sem carácter científico e técnico a que se aplicam as alíneas c), d) e e) do artigo 58º do Regulamento Financeiro.

TÍTULO XVII CONDIÇÕES DE FUNCIONAMENTO DAS COMISSÕES CONSULTIVAS PARA COMPRAS E CONTRATOS (CCAM) (Artigos 60º e 97º do Regulamento Financeiro)

Secção I Disposições gerais

Artigo 111º

A CCAM será chamada, a título consultivo, nas condições fixadas nos artigos 60º, 61º e 97º do Regulamento Financeiro, a emitir pareceres sobre:

a) Todos os projectos de contratos de empreitadas, fornecimentos ou prestações de serviços, incluindo os estudos, de um montante superior aos indicados nos artigos 107º e 110º do presente regulamento, assim como sobre os projectos de aquisições imobiliárias, qualquer que seja o montante;

b) Os projectos de cláusulas adicionais aos contratos referidos na alínea anterior, sempre que houver alterações substanciais, nomeadamente quando essas cláusulas adicionais tenham por efeito alterar o montante do contrato inicial;

c) Os projectos de cláusulas adicionais que tenham por efeito aumentar, para um valor superior aos limites referidos na alínea a), o montante global de um contrato já celebrado que inicialmente era inferior a esses limites;

d) Os formulários e os textos-tipo relativos a apelos à concorrência, assim como as projectos que prevejam um afastamento significativo desses textos-tipo;

e) Os projectos de apelo à concorrência que apresentem uma importância ou uma natureza especial;

f) As questões levantadas por ocasião da celebração ou da execução dos contratos (anulação de encomendas, pedidos de remissão de penalidades por mora, derrogações às disposições dos cadernos de encargos ou de condições gerais . . .) sempre que a questão seja suficientemente grave para justificar um pedido de parecer;

g) Os projectos de contrato de um montante inferior ao fixado na alínea a), a pedido do ordenador competente ou de um membro da CCAM, sempre que considere que esses contratos colocam questões de princípio ou apresentam uma natureza especial.

Artigo 112º

A CCAM formulará:

a) Recomendações sobre a política geral de aprovisionamento dentro e fora da Comunidade e procederá ou mandará proceder, eventualmente, aos inquéritos e estudos correspondentes;

b) Recomendações sobre a definição das condições gerais para compras e contratos.

Artigo 113º

Os processos submetidos a parecer da CCAM serão acompanhados de um relatório elaborado e apresentado pelo funcionário responsável ou por um suplente designado pelo ordenador.

Este relatório deve indicar nomeadamente:

a) A avaliação técnica e financeira de cada uma das propostas incluindo um quadro comparativo dos preços unitários;

b) A justificação da recomendação da escolha do proponente.

Artigo 114º

Para cada caso, a CCAM emite uma parecer que deve ser assinado pelo presidente. Este parecer será comunicado aos serviços interessados.

Artigo 115º

Cada CCAM adoptará o seu regulamento interno. O texto será comunicado à instituição interessada, às comissões consultivas para compras e contratos das outras instituições e ao Tribunal de Contas.

Cada CCAM velará, no que lhe disser respeito, pela boa aplicação das directivas do Conselho referidas no artigo 126º

Secção II Disposições específicas para o Centro Comum de Investigação

Artigo 116º

A Comissão, devido às exigências específicas do domínio em causa, pode adoptar disposições internas adequadas no que se refere à composição e ao funcionamento da CCAM em relação às actividades do Centro Comum de Investigação.

Essas disposições internas são estabelecidas após consulta do auditor financeiro e enviadas, para informação, ao Parlamento Europeu e ao Tribunal de Contas.

Secção III Comissão consultiva para compras e contratos comum às instituições (11) (CCAMI)

Artigo 117º

O colégio dos chefes de administração das instituições da Comunidade pode adoptar as medidas necessárias para criar uma Comissão consultiva para compras e contratos (CCAMI) que tem por objectivo intensificar, em conformidade com as exigências de boa gestão financeira, a colaboração entre as instituições em matéria de celebração de determinados contratos de fornecimentos, bem como de outros contratos no âmbito da gestão das dotações relativas ao financiamento de acções de carácter interinstitucional.

Artigo 118º

A CCAMI exerce, nomeadamente, as seguintes competências:

a) É consultada para emitir o seu parecer quando todas ou várias instituições decidem proceder conjuntamente à celebração de conjuntos de contratos de fornecimentos nos domínios referidos no artigo 117º, dadas as vantagens que um procedimento deste tipo pode revelar no plano financeiro.

O parecer refere-se à regularidade do processo seguido, à escolha do proponenete e, em geral, às condições utilizadas para a celebração do contrato, tendo em conta os interesses de todas as instituições.

Neste caso, o assunto não deverá ser submetido à apreciação das comissões consultivas para compras e contratos de cada instituição, mas estas serão informadas do parecer emitido;

b) Poderá ser chamada, nomeadamente a pedido de um ou mais chefes de administração, ou de uma ou mais CCAM, a examinar e a emitir recomendações sobre qualquer questão susceptível de se revestir de interesse ou ter implicações no plano interinstitucional nos domínos da celebração de contratos de fornecimentos, referidos no Artigo 117º

A este respeito, a CCAMI, examina a questão colocada e formula as sugestões que considerar adequadas.

Artigo 119º

A CCAMI compreende dois representantes por instituição, designados, se possível, entre os membros da CCAM da instituição, partindo-se do princípio de que, por acordo entre as instituições, a sua composição deve incluir, para além dos representantes dos serviços das administrações respectivas:

- um representante dos serviços encarregados das questões jurídicas,

- um representante dos serviços que têm a seu cargo as finanças,

- um representante do auditor financeiro, na qualidade de observador.

No que se refere aos representantes destes três serviços, poderá ser acordado entre as instituições um sistema de rotação.

A presidência da CCAM é assegurada, em regime de rotação, por cada uma das instituições por um período de dois anos.

A Comissão assegura o secratariado da CCAMI é assegurada, em regime de rotação por cada uma das instituições por um período de dois anos.

A Comissão assegura o secretariado da CCAMI.

Artigo 120º

No que se refere às regras processuais, aplica-se o disposto nos artigos 113º e 114º

Artigo 121º

A CCAMI adoptará o seu regulamento interno. O texto será comunicado a cada instituição.

TÍTULO XVIII CAUÇÕES E CONSTITUIÇÃO DE UMA CAUÇÃO PRÉVIA COMO GARANTIA DA EXECUÇÃ DOS CONTRATOS (Artigo 62º do Regulamento Financeiro

Artigo 122º

Sempre que, como garantia de execução do contrato, seja exigida dos fornecedores, empreiteiros ou prestadores de serviços a constituição de uma caução prévia, esta deve cobrir não apenas todo o período da garantia, mas ainda um período suficiente para permitir accionar a garantia. Essa caução deve, em princípio, consistir num pagamento feito à instituição na mesma moeda que a indicada para o pagamento dos fornecimentos ou das empreitadas.

Artigo 123º

Esta caução pode ser substituída pela garantia pessoal e solidária de um terceiro aceite pelo tesoureiro da instituição. Esta garantia é expressa na moeda de pagamento prevista no contrato e deve obedecer às mesmas regras da caução a que se refere o artigo 122º

Artigo 124º

Em apoio da primeiro ordem de pagamento estabelecida em execução de um contrato que exija a constituição de uma caução, os documentos comprovativos habituais serão completados por uma cópia, autenticada pelo tesoureiro, do recibo emitido por ocasião do pagamento da caução ou por uma cópia, autenticada pelo tesoureiro, da declaração recebida do estabelecimento ou do terceiro que presta a sua garantia.

Artigo 125º

As cauções serão restituídas, ou as garantias referidos no artigo 123º que as substituem liberadas, nas condições fixadas pelas disposições relativas aos contratos, salvo nos casos de não cumprimento ou de atrasos previstos no último parágrafo do artigo 62º do Regulamento Financeiro.

TÍTULO XIX DISPOSIÇÕES RELATIVA À APLICAÇÃO, PELAS INSTITUIÇÕES COMUNITÁRIAS, DAS DIRECTIVAS DO CONSELHO EM MATÉRIA DE OBRAS PÚBLICAS, DE FORNECIMENTO E DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS (Artigo 64º do Regulamento Financeiro)

Artigo 126º

Aquando da celebração dos contratos pelas instituições, são aplicáveis as directivas do Conselho em matéria de obra públicas, de fornecimento e de prestação de serviços, desde que o montante dos contratos em questão atinja ou uitrapasse os limiares previstos por essas directivas.

Artigo 127º

As expressões «contrato de obras», «contrato de fornecimento» e «contrato de prestação de serviços» são interpretadas em conformidade com as definições que constam das directivas referidas no artigo 126º

Artigo 128º

As instituições da Comunidade - cada uma na medida em que os contratos sejam financiados a partir de dotações inscritas na sua própria secção do orçamento geral - são consideradas como «entidades adjudicantes» nos termos das referidas directivas.

Artigo 129º

Na celebração de contratos de obras, de fornecimento e de serviços, as instituições devem respeitar as disposições previstas pelas directivas em questão, nomeadamente no que se refere:

- às regras de publicidade,

- às regras comuns no domínio das especificações técnicas,

- à regras comuns de participação,

- aos critérios de selecção qualitativa,

- aos critérios de adjudicação dos contratos.

TÍTULO XX FIXAÇÃO DO VALOR DOS BENS MÓVEIS A PARTIR DO QUAL A SUA INSCRIÇÃO NO INVENTÁRIO É OBRIGATÓRIA (Artigo 65º do Regulamento Financeiro)

Artigo 130º

Serão objecto de uma inscrição no inventário todos os bens móveis:

- que tenham um valor de compra igual ou superior a 350 ecus,

- cujo período de utilização seja superior a um ano (dois anos para os bens móveis de carácter científico ou técnico (12)),

e

- que não tenham um carácter de bens de consumo.

Para cada bem adquirido, as entradas no inventário, de que fazem parte integrante os avisos de recepção, devem conter uma descrição adequada do bem e especificar, a sua localização, a data de aquisição e o custo unitário.

Os avisos de recepção equivalem à descrição adequada.

Artigo 131º

Os controlos de inventário empreendidos pelas instituições devem ser executados de modo a certificar a existência física de cada um dos bens e a sua conformidade com a inscrição no inventário. Esse controlo deve ser efectuado no âmbito de um programa trienal de verificação.

TÍTULO XXI PUBLICIDADE DAS VENDAS DE BENS MÓVEIS (Artigo 66º do Regulamento Financeiro

Artigo 132º

1. As vendas de bens móveis serão objecto:

a) De uma publicidade local adequada sempre que o valor unitário de compra seja igual ou superior a 7 000 ecus. O período entre a data de publicação do último anúncio e a celebração do contrato de venda deve ser de pelo menos 14 dias;

b) De um aviso de venda publicado no Jornal Oficial das Comunidades Europeias sempre que o valor unitário de compra seja igual ou superior a 340 000 ecus. Uma publicidade adequada pode, além disso, ser efectuada na imprensa dos Estados-membros. O período entre a data de publicação do aviso no Jornal Oficial e a celebração do contrato de venda deve ser de pelo menos um mês.

2. Sempre que, devido ao custo da publicidade, a operação não apresente vantagens especiais, pode-se renunciar à publicidade.

3. As instituições devem tentar obter sempre o melhor preço no que se refere às vendas de bens imóveis.

TÍTULO XXII CONDIÇÕES DE ESTABELECIMENTO E DE FUNCIONAMENTO DO PLANO DE CONTABILIDADE (Artigo 70º do Regulamento Financeiro

Artigo 133º

Establecimento do plano de contabilidade

O plano de contabilidade é composto por duas partes distintas, mas coordenadas, que assegurem:

- a contabilidade orçamental,

- a contabilidade geral.

Artigo 134º

Contabilidade orçamental

1. A contabilidade orçamental registará para cada subdivisão do orçamento:

a) No que se refere às despesas:

- as dotações autorizadas pelo orçamento inicial, as dotações inscritas nos orçamentos suplementares e/ou rectificativos, as dotações criadas na sequência de participações de terceiros, as dotações resultantes de transfêrencias e o montante total das dotações assim disponíveis. As dotações para autorizações e as dotações para pagamentos são registadas e controladas em separado,

- as autorizações e os pagamentos do exercício;

b) No que se refere às receitas«

- as previsões inscritas no orçamento inicial, as previsões inscritas nos orçamentos suplementares e/ou rectificativos, as receitas provenientes de participações de terceiros e o montante total das previsões assim avaliadas,

- os direitos apurados e as cobranças do exercício;

c) A reinscrição das autorizações que ficam por pagar e das receitas dos exercícios anteriores que ficam por cobrar.

São igualmente registadas na contabilidade orçamental as autorizações provisionais globais relativas ao FEOGA, secção «Garantia» e os pagamentos - constituídos pelos adiantamentos - correspondentes.

Estas autorizações são apresentadas relativamente à totalidade das dotações do FEOGA-Garantia.

2. Serão abertas contas diferentes para seguir separadamente:

- a utilização das dotações transitadas,

- a utilização das dotações reconstituídas,

- a liquidação das autorizações por liquidar.

No que se refere às receitas, serão abertas contas diferentes para seguir separadamente os créditos por cobrar dos exercícios anteriores.

3. As contas podem ser decompostas com o objectivo de determinar resultados analíticos.

4. As contas são mantidas em livros, ou em fichas, ou através de qualquer meio informático.

Artigo 135º

Contabilidade geral

1. A contabilidade geral permite determinar o activo e o passivo da instituição.

2. O plano de contabilidade da contabilidade geral é elaborado segundo um sistema de classificação decimal.

3. O quadro de contas incluirá, pelo menos, as seguintes clases:

- classe 1: contas de capitais permanentes,

- classe 2: contas de valores imobilizados,

- classe 3: contas de existências,

- classe 4: contas de terceiros,

- classe 5: contas financeiras,

- classe 6: contas de despesas,

- classe 7: contas de receitas,

- classe 8: contas especiais.

4. Cada classe compreende grupos (códigos com dois dígitos), os quais são divididos em subgrupos (códigos com três dígitos). Em função das necessidades da instituição, as contas que subdividem estes subgrupos são criadas com cinco ou seis dígitos.

5. A classe 4 «contas de terceiros» regista todas as operações respeitantes às relações com terceiros e os movimentos de regularização.

Inclui, nomeadamente, as contas de ordem que permitem inscrever as receitas provenientes da devolução de pagamentos por conta previstas no punto 7 do artigo 7º do Regulamento Financeiro e as que permitem seguir as operações de reafectação previstas no nº 2 do artigo 27º do Regulamento Financeiro.

6. A classe 5 «contas financeiras» regista os movimentos dos valores, as operações de caixa, bancos e serviços de cheques postais, as operações efectuadas pelos tesoureiros subordinados e pelos gestores de fundos para adiantamentos. É aberta uma conta diferente para cada conta bancária, conta corrente postal, caixa e fundo para adiantamentos.

7. A classe 6 «conta de despesas» regista o montante bruto das despesas inscritas na contabilidade orçamental.

Serão abertas contas separadas para as despesas relativas a:

- dotações do exercício corrente,

- dotações transitadas por força do ponto 1, alínea b), do artigo 7º do Regulamento Financeiro,

- dotações transitadas por força do ponto 1, alínea a), do artigo 7º do Regulamento Financeiro.

- dotações transitadas por força do ponto 2 do artigo 7º do Regulamento Financeiro.

- dotações relativas a participações de terceiros por força do nº 2 do artigo 4º do Regulamento Financeiro.

8. A classe 7 «contas de receitas» regista o montante das cobranças inscritas na contabilidade orçamental.

Serão abertas contas separadas para as cobranças:

- dos direitos apurados do exercício corrente,

- dos direitos apurados ainda por cobrar, dos exercícios anteriores.

9. A classe 8 «contas especiais» regista as operações de encerramento das contas, no final do exercício.

10. Sem prejuízo do disposto no artigo 21º, o tesoureiro de cada instituição estabelecerá um plano de contabilidade pormenorizado em função do quadro de contas indicado no nº 3. Abrirá grupos, subgrupos e contas segundo as necessidades específicas da sua gestão, especificando sempre o objecto e as condições de funcionamento das referidas contas.

Artigo 136º

Funcionamento da contabilidade geral

1. A contabilidade geral é mantida por ano civil segundo o método dito «por partidas dobradas».

2. As contas serão mantidas em livros ou em fichas ou através de qualquer meio informático.

3. A contabilidade permite a elaboração de um balanço geral de contas, ou seja, o resumo de todas as contas do activo e do passivo da instituição, incluindo as contas saldadas, compreendendo para cada uma:

- o número da conta,

- a designação,

- o total dos débitos,

- o total dos créditos,

- o saldo.

4. As contas são mantidas de modo a permitir uma análise pormenorizada das operações e dos saldos. Os mapas financeiros são estabelecidos de modo a evidenciar correctamente, segundo uma repartição adequada, os elementos representativos do activo e do passivo da instituição. As receitas a cobrar figuram no passivo em conta de regularização e os créditos correspondentes são inscritos no activo na rubrica «devedores diversos» ou noutras rubricas adequadas. As despesas do exercício aindo não imputadas à conta de gestão figuram no activo em conta de regularização na rubrica «despesas a imputar». A conta de gestão deve comportar todos os elementos que permitam estabelecer a concordância com a balanço financeiro.

Os saldos de cada uma das contas devem ser comparados periodicamente com os documentos comprovativos ou outros elementos de prova, nomeadamente:

- com as contas de valores imobilizados - como previsto no artigo 130º,

- com os activos nos bancos e em contas correntes postais - por comparação mensal com os extractos de conta comunicados pelas instituições fiannceiras,

- com os fundos em caixa - por comparação com o livro de caixa,

- com os fundos para adiantamentos e outros adiantamentos nos termos do artigo 74º - por verificação do respeito pelas condições de funcionamento dos fundos para adiantamentos e de concessão de adiantamentos, bem como pelas regras de contabilização,

- com as contas de despesas e de receitas das classes 6 e 7 - a comparar mensalmente com os totais correspondentes da contabilidade orçamental.

5. As contas de ligação interinstitucionais são acertadas mensalmente e apuradas periodicamente.

6. As contas provisórias são periodicamente objecto do seguinte exame:

- as cobranças por efectuar - por informação do tesoureiro ao ordenador das receitas não cobradas e das diligências efectuadas,

- os pagamentos por efectuar - por comunicação do tesoureiro ao ordenador dos motivos da não execução e dos montantes em causa;

- os fundos a transferir - por referência aos mapas colectivos dos vencimentos do pessoal ou de outros mapas semelhantes,

- as outras contas provisórias - por meio de uma análise dos saldos contabilísticos e por comunicação ao ordenador de quaisquer operações que não tenham sido apuradas nos prazos a definir anualmente.

As contas provisórias são apurdas o mais cedo possível e, o mais tardar, nos prazos previstos no artigo 71º do Regulamento Financeiro.

7. As contas de ordem para reafectação permitem seguir as operações de reafectação das receitas previstas no nº 2 do artigo 27º do Regulamento Financeiro e elaborar o mapa previsto nos nºs 1 e 3, do artigo 78º do Regulamento Financeiro.

8. As contas financeiras (bancárias e postais) serão mantidas em divisas e ecus.

A conversão em ecus dos montantes expressos em moedas nacionais efectua-se com base nas taxas estabelecidas em conformidade com o artigo 1º Os saldos em ecus das contas mantidas em divisas e em ecus são objecto de uma reapreciação mensal.

9. A contabilidade do Centro Comum de Investigação é integrada na contabilidade geral da Comissão.

10. Salvo disposição em contrário por parte de outro regulamento, todos os mapas financeiros são apresentados segundo os princípios contabilísticos que incluem nomeadamente os princípios enunciados pelas directivas do Conselho. As modalidades práticas de aplicação destes princípios, que serão objecto de actualizações periódicas, são adoptados em conformidade com o disposto no artigo 21º

TÍTULO XXIII DISPOSIÇÕES RELATIVAS ÀS DOTAÇÕES DE INVESTIGAÇÃO E DESENVOLVIMENTO TECNOLÓGICO (IDT) (Artigos 94º e 96º do Regulamento Financeiro

Artigo 137º

Para o domínio de actividades dependentes do Centro Comum de Investigação é criada, como apoio do orçamento, uma tabela indicativa de correspondência entre o destino das despesas - objectivos de investigação e outras actividades - e a natureza dos meios de execução empregues:

- pessoal estatutário e não estatutário,

- infra-estruturas administrativas e técnicas,

- apoios científicos e técnicos,

- dotações operacionais directas.

O Centro Comum de Investigação, para fazer face às necessidades de gestão de cada uma das actividades da sua competência, incluindo os trabalhos relativos às prestações para terceiros e o apoio aos serviços da Comissão, mantém uma contabilidade adequada que permite assegurar o seguimento dos custos efectivos com base nas componentes que figuram na tabela de corerspondência.

Artigo 138º

Para o domínio das actividades dependentes da acção indirecta é criada, como apoio do orçamento, uma tabela de correspondência entre o destino - objectivos de investigação e outras actividades - e a natureza das despesas, segundo a seguinte repartição:

- intervenções,

- pessoal não estatutário (13),

- funcionamento,

- infra-estrutura,

- informação e publicações,

- pessoal estatutário (14).

Serão adoptadas as medidas adequadas, a nível da manutenção da contabilidade, a fim de assegurar o seguimento da execução orçamental por objectivo de investigação, tendo em conta as componentes que figuram na tabela de correspondência.

Artigo 139º

1. A Comissão receberá adiantamentos a título das actividades que executa por conta de terceiros. Estes adiantamentos destinam-se a fianciar, por um lado, as despesas de pessoal, despesas gerais e meios de execução decorrentes dessas actividades, e, por outro, os investimentos específicos que essas actividades exigem. Esses adiantamentos são incluídos nas dotações orçamentais correspondentes.

2. Os adiantamentos não utilizados são reembolsados por anulação das dotações correspondentes, através da conta de gestão. Os adiantamentos utilizados são reembolsados por intermédio de uma fracção das receitas realizadas pela cobrança do preço das prestações a terceiros. A fracção das receitas que serve para o reembolso dos adiantamentos é a que corresponde às despesas de pessoal, de utilização dos serviços gerais e dos meios de execução da Comissão, bem como aos investimentos específicos. O restante das receitas, ou seja, as que correspondem a despesas correntes resultantes especificamente dos contratos, é conservado pela Comissão por inscrição de dotações suplementares nas rubricas relativas a estas despesas específicas.

3. A fracção das receitas que dão lugar a reembolso é fixada aquando da elaboração de cada contrato de prestação a terceiros, em conformidade com as regras internas.

As receitas destinadas ao reembolso dos adiantamentos e as que dão lugar à abertura de dotações suplementares são imputadas a rubricas distintas do mapa de receitas da Comissão.

TÍTULO XXIV DISPOSIÇÕES RELATIVAS À GESTÃO DAS DOTAÇÕES PARA FUNCIONAMENTO FORA DA COMUNIDADE (Artigos 121º a 123º do Regulamento Financeiro)

Secção I Fundos para adiantamentos

Artigo 140º

Para efeitos do disposto no artigo 54º do Regulamento Financeiro, tendo em vista o pagamento de certas categorias de despesas, é criado um fundo para adiantamentos relativamente a cada unidade local fora da Comunidade.

A decisão relativa à criação destes fundos para adiantamentos determinará as respectivas condições de funcionamento com base nas necessidades específicas de cada unidade local.

Secção II Autorizações e pagamentos

Artigo 141º

São criadas, para o conjunto das unidades locais, propostas de autorizações provisionais globais.

Estas propostas, acompanhadas de um mapa previsional das despesas de cada unidade local, são apresentadas para visto do auditor financeiro e seguidamente registadas pela contabilidade; as autorizações globais podem ser revistas em função da evolução das necessidades.

Artigo 142º

1. Nas delegações que apenas dispõem de um número limitado de funcionários ou de agentes susceptíveis de serem habilitados na qualidade de signatários dos cheques ou transferências postais ou bancárias, as autoridades definidas no artigo 22º do Regulamento Financeiro podem, mediante proposta do ordenador, após parecer favorável do tesoureiro e do auditor financeiro, autorizar uma única assinatura.

2. A Comissão fixará as condições em que os agentes por ela designados e habilitados a dispor das contas abertas nas delegações são autorizados a comunicar os nomes e os espécimes das assinaturas aos organismos financeiros no local.

Secção III Condições especiais de recurso à CCAM

Artigo 143º

1. Para efeitos do artigo 60º do Regulamento Financeiro e do artigo 111º do presente regulamento, os contratos relativos ao arrendamento de imóveis fora da Comunidade podem ser celebrados directamente pelo ordenador, a título excepcional, desde que tenha sido previamente submetida à CCAM - relativamente aos países ou cidades em causa - uma informação adequadas sobre a situação do mercado em questão e a CCAM tenha aceite os critérios de base a observar, respeitantes nomeadamente:

- ao tipo de imóvel a arrendar, consoante a utilização pretendida (habitação, escritórios, etc.),

- aos parâmetros de área e de preço, acompanhados de eventuais grelhas de variação a respeitar,

- às cláusulas contratuais.

2. Sempre que o ordenador se vir confrontado com situações que se afastam dos critérios acordados nos termos do nº 1 e previamente aceites pela CCAM, o(s) caso(s) específico(s) em causa deve(m) ser novamente submetido(s) à CCAM.

3. O ordenador apresentará periodicamente à CCAM um relatório sobre a aplicação do nº 1.

Secção IV Inventários

Artigo 144º

1. No que se refere às delegações, os inventários permanentes dos bens móveis que constituem os patrimónios das Comunidades são mantidos no local. São regularmente comunicados aos serviços centrais de acordo com as regras adoptadas pela Comissão.

Os bens móveis em trânsito para as delegações são objecto de uma inscrição numa lista provisória na pendência da sua inclusão nos inventários permanentes.

2. A publicidade relativa às vendas de bens móveis das delegações é adaptada às condições de direito ou de facto locais.

TÍTULO XXV DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 145º

Os montantes forfetários previstos no presente regulamento serão actualizadas em função das variações do índice de preços no consumo na Comunidade, de forma proporcional e de acordo com os seguintes prazos:

- de três em três anos, salvo evolução excepcional do citado índice, no caso dos montantes referidos nos artigos 31º (montante do fundo), 81º, 130º e 132º e no título XVI (artigos 106º a 110º). Procede-se ao arredondamento adequado destes montantes,

- anualmente, nos casos dos montantes referidos no artigo 31º (montante do abono). Estes montantes são arredondados para o valor do ecu imediatamente inferior ou superior.

A Comissão apurará estes novos montantes de acordo com os prazos e critérios acima definidos e comunicá-los-á às outras instituições.

Artigo 146º

As disposições do presente regulamento não prejudicam a aplicação das disposições especiais do Regulamento Financeiro adoptadas para as dotações de investigação e de desenvolvimento tecnológico (título VII do Regulamento Financeiro), o Fundo Europeu de Orientação e Garantia Agrícola, secção «Garantia» (título VIII do Regulamento Financeiro), as ajudas externas (título IX do Regulamento Financeiro), a gestão das dotações relativas ao pessoal fora da Comunidade e ao funcionamento administrativo correspondente (título X do Regulamento Financeiro), e o Serviço das Publicações Oficiais das Comunidades Europeias (título XI do Regulamento Financeiro).

Artigo 147º

As instituições informarão o Tribunal de Contas, no prazo de seis meses a contar da data de entrada em vigor do presente regulamento, das disposições que tenham adoptado para a sua aplicação.

Artigo 148º

O Regulamento 86/610/CEE, Euratom, CECA é revogado.

Artigo 149º

O presente regulamento entra em vigor em 1 de Janeiro de 1994.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável em todos os Estados-membros.

Feito em Bruxelas, em 9 de Dezembro de 1993.

Pela Comissão

Peter SCHMIDHUBER

Membro da Comissão

(1) JO nº L 356 de 31. 12. 1977, p. 1.

(2) JO nº L 70 de 16. 3. 1990, p. 1.

(3) JO nº L 360 de 19. 12. 1986, p. 1.

(4) JO nº L 249 de 8. 9. 1988, p. 9.

(5) JO nº L 155 de 7. 6. 1989, p. 1.

(6) Taxa publicada mensalmente no Jornal Oficial das Comunidades Europeias, série C.

(7) Decisão 88/376/CEE, Euratom do Conselho (JO nº L 185 de 15. 7. 1988, p. 24).

(8) - Regulamento (CEE, Euratom) nº 1552/89;

- Regulamento (CEE, Euratom) nº 1553/89 do Conselho (JO nº L 155 de 7. 6. 1989, p. 9).

(9) Taxa publicada mensalmente no Jornal Oficial das Comunidades Europeias, série C.

(10) O termo «instituição» deve entender-se em conformidade com o disposto no nº 5 do artigo 22º do Regulamento Financeiro.

(11) Definidos no quadro do Centro Comum de Investigação no Recueil des Instructions relatives aux inventaires (doc. 13.131/XX/86-F) e na Nomenclature des matériels-canevas général (doc. 2168/IX/1972-F e actualizações).

(12) A rubrica «pessoal estatutário» corresponde aos funcionários que ocupam um lugar que figura nos quadros de efectivos, bem como aos agentes dependentes do RAA. A rubrica «pessoal não estatutário» corresponde - cf. regulamentação da Comissão relativa aos mini-orçamentos de 22 de Maio de 1990 - a todos os outros agentes (interinos, funcionários nacionais destacados, prestadores de serviços, contratos de empresas, etc.).