PT Jornal Oficial da União Europeia C 402/13

Regulamento Interno do Comité de Direção do Serviço das Publicações da União Europeia

2012/C 402/05

O COMITÉ DE DIREÇÃO DO SERVIÇO DAS PUBLICAÇÕES DA UNIÃO EUROPEIA (a seguir designado «Comité de Direção»),

Tendo em conta o artigo 6.o, n.o 4, da Decisão 2009/496/CE, Euratom, de 26 de junho de 2009, relativa à organização e ao funcionamento do Serviço das Publicações da União Europeia (1) (a seguir designado «Serviço»), com a redação que lhe foi dada pela Decisão 2012/368/UE, Euratom (2),

ESTABELECE O SEU REGULAMENTO INTERNO DO SEGUINTE MODO:

Artigo 1.o

Composição

1. O Comité de Direção é composto por membros efetivos; cada uma das instituições definidas no artigo 2.o, n.o 7, da Decisão 2009/496/CE, signatárias da decisão relativa à organização e ao funcionamento do Serviço das Publicações (a seguir designadas «instituições»), nomeia um membro efetivo.

2. Cada membro efetivo poderá designar um ou mais representantes, cujo nome comunicará por escrito ao Serviço das Publicações, que assegura o secretariado do Comité de Direção.

3. O Banco Central Europeu participa nos trabalhos do Comité de Direção na qualidade de observador. O BCE comunica o(s) nome(s) do(s) representante(s) por escrito ao Serviço das Publicações.

Artigo 2.o

Presidência

1. A presidência do Comité de Direção é assegurada por um representante das instituições seguintes:

— Parlamento Europeu,

— Conselho Europeu,

— Conselho da União Europeia,

— Comissão Europeia,

— Tribunal de Justiça da União Europeia,

— Tribunal de Contas Europeu,

— Comité Económico e Social Europeu,

— Comité das Regiões.

2. As instituições representadas no Comité de Direção designam o membro efetivo que assegurará as funções de presidente do Comité de Direção por um período de dois anos. O presidente assumirá as suas funções a partir de 1 de agosto.

Artigo 3.o

Convocação

1. O Comité de Direção reúne-se por iniciativa do seu presidente ou a pedido de uma instituição ou do diretor do Serviço, pelo menos, quatro vezes por ano.

2. As reuniões decorrem na sede do Serviço, salvo decisão em contrário do Comité de Direção.

3. As reuniões do Comité de Direção realizam-se à porta fechada.

Artigo 4.o

Ordem de trabalhos

1. O presidente fixa o projeto de ordem de trabalhos com base na proposta do Diretor do Serviço. Todas as questões que os membros do Comité de Direção pedirem para ser inscritas devem constar da ordem de trabalhos.

2. A ordem de trabalhos deve distinguir entre os projetos de medidas cuja aprovação carece do parecer/acordo do Comité de Direção e outras questões sujeitas ao exame do comité para informação ou simples troca de impressões.

3. A ordem de trabalhos é aprovada pelo Comité de Direção no início da reunião, por maioria simples dos votos dos membros.

4. Qualquer questão pode ser inscrita na ordem de trabalhos durante a reunião com o acordo de todos os membros presentes.

Artigo 5.o

Transmissão dos documentos

1. O diretor do Serviço velará pela transmissão da convocatória, do projeto de ordem de trabalhos e dos respetivos documentos de trabalho aos membros do Comité de Direção.

2. Os documentos mencionados no número anterior devem, regra geral, chegar aos membros do Comité de Direção duas semanas antes da data da reunião.

3. Em casos urgentes e quando as medidas a adotar devam ser aplicadas o mais brevemente possível, o presidente pode, a pedido de um membro do Comité, do Diretor do Serviço ou por sua própria iniciativa, abreviar o prazo de transmissão referido no número anterior até três dias antes da data da reunião.

4. Em caso de extrema urgência, o presidente pode alterar os prazos fixados nos n.os 2 e 3.

Artigo 6.o

Representação e quórum

1. Para que o Comité de Direção possa tomar decisões, cada instituição deve fazer-se representar pelo membro efetivo ou, em caso de impossibilidade, pelo(s) seu(s) representante(s) devidamente designado(s), conforme fixado no artigo 1.o, n.o 2.

2. Todavia, mediante acordo prévio dos seus membros, o Comité de Direção pode reunir excecionalmente na ausência dos membros efetivos ou dos seus representantes, de duas instituições, no máximo. Nesse caso, os ausentes devem comunicar ao presidente, antecipadamente e por escrito, qual o membro do Comité de Direção que os representa. Cada membro presente não pode representar mais de um membro ausente.

3. É obtida a maioria se cinco membros do Comité de Direção aprovarem a decisão apresentada ao Comité.

4. A abstenção não constitui obstáculo para a adoção de decisões que requerem unanimidade.

Artigo 7.o

Grupos de trabalho

1. Para examinar questões específicas, o Comité de Direção pode criar grupos de trabalho, nos quais participará o diretor do Serviço ou o seu representante, salvo decisão em contrário do Comité.

2. Os grupos de trabalho devem apresentar um relatório ao Comité de Direção. Para esse efeito, podem designar um relator.

Artigo 8.o

Admissão de terceiros

1. O diretor do Serviço assiste às reuniões, salvo decisão em contrário do Comité de Direção.

2. O presidente do Comité de Direção pode convidar um representante da Direção-Geral dos Recursos Humanos e da Segurança da Comissão para assistir às reuniões do Comité de Direção que versem sobre as questões da sua competência.

3. O Comité de Direção pode decidir consultar peritos sobre pontos específicos, a pedido de um membro ou do diretor do Serviço ou, ainda, por iniciativa do presidente.

4. Os peritos não participam nas deliberações do Comité de Direção.

Artigo 9.o

Procedimento escrito

1. O Comité de Direção decide, regra geral, em reunião. Todavia, o acordo dos membros do Comité de Direção sobre qualquer proposta apresentada por um deles ou pelo diretor do Serviço pode ser obtido através de procedimento escrito.

2. Para tal, e uma vez obtido o acordo do presidente, o diretor do Serviço comunica a proposta aos membros do Comité de Direção. Os membros que não tenham comunicado eventuais reservas ou alterações à proposta dentro do prazo fixado na comunicação assinalam desse modo o seu acordo. O referido prazo é de 10 dias úteis, podendo ser prorrogado uma vez a pedido de um membro do Comité de Direção, por uma duração máxima de 10 dias úteis. Quando se trate de questões urgentes, este prazo é reduzido para 5 dias úteis.

3. Contudo, se um membro do Comité de Direção solicitar que a proposta seja examinada em reunião, o procedimento escrito será encerrado sem resultados, cabendo ao presidente convocar o Comité o mais depressa possível.

4. Se não suscitarem observações ou reservas por parte dos membros do Comité de Direção até ao termo do prazo inicial ou prorrogado, as propostas serão consideradas aprovadas pelo Comité.

Artigo 10.o

Secretariado

O secretariado do Comité de Direção e, se for caso disso, dos grupos de trabalho criados nos termos do artigo 7.o do presente regulamento é assegurado pela direção do Serviço.

Artigo 11.o

Atas das reuniões

1. Cada reunião é objeto de um projeto de ata, redigido sob a responsabilidade do presidente, que inclui, nomeadamente, os pareceres sobre as propostas e as decisões do Comité de Direção. As atas de deliberações relativas ao pessoal ou outras questões confidenciais são objeto de um anexo em separado.

2. O projeto de ata é submetido à aprovação dos membros do Comité de Direção em reunião posterior ou através de procedimento escrito, nos termos referidos no artigo 9.o do presente regulamento. Os membros comunicam por escrito ao presidente as suas eventuais observações sobre a ata. O Comité é informado em conformidade; em caso de desacordo, a alteração proposta é objeto de discussão no Comité. Se o desacordo subsistir, a alteração é anexada à ata.

Artigo 12.o

Política de transparência

1. Os princípios e as condições relativos ao acesso do público aos documentos são os que se aplicam aos documentos da Comissão.

2. Os membros do Comité de Direção serão informados dos pedidos relativos aos documentos do Comité de Direção.

Artigo 13.o

Execução das deliberações do Comité de Direção

1. As decisões tomadas pelo Comité de Direção são comunicadas quer pelo presidente quer pelo diretor do Serviço, agindo em nome do Comité, às instituições ou pessoas interessadas.

2. O Comité de Direção decide, por unanimidade, da delegação de competências no diretor do Serviço. Se necessário, o diretor do Serviço solicitará o parecer dos funcionários competentes das instituições e prestará contas sobre as decisões tomadas ao Comité de Direção.

Artigo 14.o

Relatório anual de gestão

1. O diretor do Serviço apresenta ao Comité de Direção, o mais tardar em 31 de março de cada ano, o projeto de relatório anual de gestão nas condições previstas no artigo 7.o, n.o 1, alínea c), da decisão relativa à organização e ao funcionamento do Serviço das Publicações.

2. O projeto de relatório anual de gestão deve conter informações pormenorizadas sobre os seguintes pontos:

— trabalhos do Comité de Direção,

— relações com as instituições e outras organizações,

— atividades do Serviço,

— gestão do pessoal,

— gestão orçamental e financeira,

— infraestruturas,

— análise dos riscos,

— síntese dos trabalhos da auditoria interna,

— síntese dos trabalhos de avaliação.

No início do relatório anual de gestão figuram um prefácio do Presidente, um resumo executivo e uma síntese dos principais indicadores.

Artigo 15.o

O presente regulamento interno entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.

(1) JO L 168 de 30.6.2009, p. 41.

(2) JO L 179 de 11.7.2012, p. 15.