Decisão da Comissão

de 23 de Janeiro de 2002

que altera o seu regulamento interno

[notificada com o número C(2002) 99]

(2002/47/CE, CECA, Euratom)

A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia, e, designadamente, o n.o 2 do seu artigo 218.o,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia do Carvão e do Aço, e, designadamente, o seu artigo 16.o,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica, e, designadamente, o seu artigo 131.o,

Tendo em conta o Tratado da União Europeia, e, designadamente, o n.o 1 do seu artigo 28.o e o n.o 1 do seu artigo 41.o,

DECIDE:

Artigo 1.o

As disposições sobre gestão de documentos, cujo texto figura no anexo da presente decisão, são anexadas ao regulamento interno da Comissão(1).

Artigo 2.o

É revogada a Decisão da Comissão de 18 de Março de 1986 sobre gestão de documentos(2).

Artigo 3.o

A presente decisão entra em vigor no dia da sua publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

Feito em Bruxelas, em 23 de Janeiro de 2002.

Pela Comissão

O Presidente

Romano Prodi

(1) JO L 308 de 8.12.2000, p. 26.

(2) SEC(86) 388.

ANEXO

DISPOSIÇÕES SOBRE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Considerando o seguinte:

(1) As actividades e decisões da Comissão em matéria política, legislativa, técnica, financeira e administrativa concretizam-se todas, em determinado momento, pela produção de documentos.

(2) Estes documentos devem ser administrados de acordo com regras aplicáveis a todas as direcções-gerais e serviços equiparados, pois constituem um elo directo com as actividades em curso e são simultaneamente o espelho das actividades passadas da Comissão na sua dupla qualidade de instituição e de administração pública europeia.

(3) Estas regras homogéneas devem garantir que a Comissão possa prestar contas, em qualquer momento, das suas responsabilidades. Consequentemente, espera-se que os documentos e processos na posse de uma direcção-geral ou serviço equiparado preservem a memória da instituição, facilitem a troca de informações, forneçam provas sobre as operações efectuadas e respondam às obrigações jurídicas que incumbem aos serviços.

(4) A aplicação das regras mencionadas requer a criação de uma estrutura organizacional adequada e sólida ao nível das direcções-gerais ou serviços equiparados, ao nível inter-serviços e ao nível da Comissão.

(5) A elaboração e implantação de um plano de classificação com base numa nomenclatura comum para todos os serviços da Comissão que se inscreva no âmbito da gestão da instituição, por actividades, permitirá organizar os processos e facilitará o acesso aos documentos e a transparência.

(6) A gestão eficaz dos documentos é condição indispensável para uma política eficaz de acesso do público aos documentos da Comissão. O exercício deste direito de acesso dos cidadãos será facilitado pela criação de registos com a referência dos documentos elaborados ou recebidos pela Comissão,

Artigo 1.o

Definições

Para efeitos das presentes disposições, entende-se por:

- documento: qualquer conteúdo elaborado ou recebido pela Comissão seja qual for o seu suporte (documento escrito em suporte papel ou electrónico, registo sonoro, visual ou audiovisual) sobre assuntos relativos às políticas, acções e decisões da competência da instituição no âmbito das suas missões oficiais,

- processo: núcleo em torno do qual se organizam os documentos, em função das actividades da instituição, por razões de prova, justificação ou informação e para garantia da eficácia do trabalho.

Artigo 2.o

Objecto

As presentes disposições definem os princípios da gestão de documentos.

A gestão de documentos deve assegurar:

- a criação, recepção e conservação dos documentos nas devidas condições,

- a identificação de todos os documentos por meio de sinais adequados que permitam uma fácil classificação, pesquisa e consulta,

- a preservação da memória da instituição, a conservação das provas das actividades geridas e o respeito das obrigações jurídicas que incumbem aos serviços,

- a troca fácil de informações,

- o respeito das obrigações de transparência da instituição.

Artigo 3.o

Regras homogéneas

Os documentos devem ser submetidos às operações seguintes:

- registo,

- classificação,

- conservação,

- transferência dos processos para o arquivo histórico.

Estas operações devem obedecer a um quadro de regras homogéneas aplicadas uniformemente a todas as direcções-gerais e serviços equiparados da Comissão.

Artigo 4.o

Registo

No momento em que um serviço receba ou elabore formalmente um documento, este deve ser analisado, independentemente do suporte utilizado, para se determinar qual o tratamento a reservar-lhe e, consequentemente, se cabe registá-lo ou não.

Um documento elaborado ou recebido pelos serviços da Comissão deve ser registado sempre que contenha informações materiais ou não efémeras e/ou que sejam susceptíveis de implicar acções ou o acompanhamento por parte da Comissão ou de um dos seus serviços. Tratando-se de um documento elaborado, o registo cabe ao serviço que o produziu, no sistema de que dependa. Tratando-se de um documento recebido, o registo cabe ao serviço destinatário. O tratamento posterior dos documentos assim registados deve fazer referência ao registo inicial.

O registo deve permitir a identificação clara de todos os documentos elaborados ou recebidos pela Comissão ou pelos seus serviços, de uma forma que garanta a sua localização durante todo o ciclo de vida do documento.

Devem criar-se registos com as referências dos documentos.

Artigo 5.o

Classificação

Compete às direcções-gerais e serviços equiparados definirem um plano de classificação adaptado às suas necessidades específicas.

Este plano, acessível por via electrónica, baseia-se numa nomenclatura comum definida pelo Secretariado-Geral para todos os serviços da Comissão. Esta nomenclatura integra-se no quadro de gestão por actividades da Comissão.

Os documentos registados são organizados em processos. Para cada assunto da competência da direcção-geral ou serviço equiparado é constituído um único processo oficial. Todos os processos oficiais devem estar completos e corresponder às actividades do serviço sobre o assunto em questão.

A criação de um processo e a respectiva ligação ao plano de classificação de determinada direcção-geral ou serviço equiparado é da responsabilidade do serviço competente no domínio do processo, consoante modalidades práticas a definir por cada direcção-geral ou serviço equiparado.

Artigo 6.o

Conservação

Compete às direcções-gerais ou serviços equiparados garantirem a protecção material dos documentos sob a sua responsabilidade, bem como a respectiva disponibilização a curto e a médio prazo; compete-lhes ainda apresentar ou restituir os processos a que pertençam tais documentos.

As regras administrativas e as obrigações jurídicas determinam o prazo mínimo para a conservação dos documentos.

Compete às direcções-gerais ou serviços equiparados definirem a sua estrutura de organização interna no que respeita à conservação dos processos. O prazo mínimo para a conservação nos seus serviços terá em consideração a lista comum para toda a Comissão, elaborada de acordo com as modalidades de aplicação mencionadas no artigo 12.o

Artigo 7.o

Pré-selecção e transferência para o arquivo histórico

Sem prejuízo dos prazos mínimos de conservação previstos no artigo 6.o, o ou os centros de gestão de documentos mencionados no artigo 9.o procederão periodicamente, em cooperação com os serviços responsáveis pelos processos, à pré-selecção de documentos e processos susceptíveis de virem a ser transferidos para o arquivo histórico da Comissão. Após avaliação das propostas, o arquivo histórico poderá recusar a transferência de documentos ou de processos. As decisões de rejeição serão motivadas e comunicadas ao serviço interessado.

Os processos e documentos que já não seja necessário conservar nos serviços serão enviados, o mais tardar quinze anos após a sua elaboração, por intermédio do centro de gestão de documentos e sob a autoridade do director-geral, ao arquivo histórico da Comissão. Estes processos ou documentos são então submetidos a triagem efectuada de acordo com as regras estabelecidas nas modalidades de aplicação, previstas no artigo 12.o, que separa os que devem ser conservados dos desprovidos de interesse administrativo ou histórico.

O arquivo histórico dispõe de depósitos especiais para a conservação dos processos e documentos assim transferidos. Sendo-lhe solicitado, colocará os documentos e processos à disposição da direcção-geral ou serviço equiparado de onde provenham.

Artigo 8.o

Documentos classificados

Os documentos classificados serão tratados no respeito das regras em vigor em matéria de segurança.

Artigo 9.o

Centros de gestão de documentos

Consoante a respectiva estrutura e limitações, cada direcção-geral ou serviço equiparado criará ou manterá um ou mais centros de gestão de documentos.

Compete aos centros de gestão de documentos garantir que os documentos elaborados na respectiva direcção-geral ou serviço equiparado, ou aí recebidos, sejam geridos no respeito das regras estabelecidas.

Artigo 10.o

Responsável pela gestão de documentos

Cada director-geral ou chefe de serviços designará um responsável pela gestão de documentos.

No âmbito da criação de um sistema de gestão de documentos e de arquivo que se pretende moderno e eficaz, o responsável pela gestão de documentos deverá zelar pelo seguinte:

- identificação dos tipos de documentos e de processos específicos dos domínios de actividade da sua direcção-geral ou serviço equiparado,

- elaboração e respectiva actualização do inventário das bases de dados e dos sistemas específicos existentes,

- elaboração do plano de classificação da sua direcção-geral ou serviço equiparado,

- elaboração das regras e procedimentos específicos da sua direcção-geral ou serviço equiparado, que serão utilizados na gestão dos documentos e dos processos, e respectiva aplicação,

- organização, na respectiva direcção-geral ou serviço equiparado, da formação do pessoal encarregado da execução, controlo e acompanhamento das regras de gestão definidas nas presentes disposições.

Compete ao responsável pela gestão de documentos assegurar a coordenação horizontal entre os centros de gestão de documentos e os outros serviços pertinentes.

Artigo 11.o

Grupo inter-serviços

É instituído um grupo inter-serviços de responsáveis pela gestão de documentos, presidido pelo Secretariado-Geral, com a seguinte missão:

- zelar pela aplicação correcta e homogénea das presentes disposições nos diferentes serviços,

- abordar eventuais diferendos decorrentes da sua aplicação,

- contribuir para a elaboração das modalidades de aplicação previstas no artigo 12.o,

- responder às necessidades das direcções-gerais e serviços equiparados em matéria de formação e de acções de apoio.

O grupo inter-serviços é convocado pelo presidente, quer por iniciativa deste quer a pedido de uma direcção-geral ou de um serviço equiparado.

Artigo 12.o

Modalidades de aplicação

As modalidades de aplicação das presentes disposições são adoptadas e regularmente actualizadas pelo Secretário-Geral, com o acordo do director-geral do Pessoal e da Administração, por proposta do grupo inter-serviços dos responsáveis pela gestão de documentos.

A actualização terá em consideração, designadamente:

- a evolução das novas tecnologias da informação e da comunicação,

- a evolução das disciplinas documentais e dos resultados da investigação comunitária e internacional, incluindo o aparecimento de normas na matéria,

- as obrigações da Comissão em matéria de transparência e de acesso do público aos documentos e respectivo registo,

- os progressos em matéria de normalização e de apresentação dos documentos da Comissão e dos seus serviços,

- a definição das regras aplicáveis ao valor probatório dos documentos electrónicos.

Artigo 13.o

Implementação nos serviços

Compete aos directores-gerais ou chefes de serviços criar a estrutura organizacional, administrativa, material e em matéria de pessoal necessária à aplicação das presentes disposições e das respectivas modalidades de aplicação.

Artigo 14.o

Informação, formação e apoio

Compete ao Secretariado-Geral e à Direcção-Geral do Pessoal e da Administração estabelecerem as acções de informação, de formação e de apoio necessárias à execução e aplicação das presentes disposições nas direcções-gerais e serviços equiparados.

Ao determinar as acções de formação, haverá que ter em conta as necessidades das direcções-gerais e serviços equiparados em matéria de formação e de apoio de acordo com o indicado pelo grupo inter-serviços de responsáveis pela gestão de documentos.

Artigo 15.o

Aplicação das disposições

O Secretariado-Geral zelará pela aplicação das presentes disposições em coordenação com os directores-gerais e chefes de serviços.