ACTO DO CONSELHO de 3 de Novembro de 1998 que adopta a regulamentação aplicável aos ficheiros de análise da Europol (1999/C 26/01)

O CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA,

Tendo em conta a Convenção, elaborada com base no artigo K.3 do Tratado da União Europeia, que cria um Serviço Europeu de Polícia (Convenção Europol) (1), nomeadamente o n.° 1 do artigo 10.°,

Tendo em conta a Convenção Europol para a protecção das pessoas relativamente ao tratamento informatizado dos dados de carácter pessoal, aprovada pelo Conselho da Europa em 28 de Janeiro de 1981,

Tendo em conta a Recomendação R(87)15 do Comité de Ministros do Conselho da Europa, de 17 de Setembro de 1987, destinada a regulamentar a utilização de dados de carácter pessoal no sector da polícia,

Tendo em conta o projecto de regulamentação apresentado pelo Conselho de Administração,

Considerando que compete ao Conselho, deliberando por unanimidade, adoptar as regras de execução respeitantes aos ficheiros, para efeitos de análise,

ADOPTOU A PRESENTE REGULAMENTAÇÃO:

CAPÍTULO I

PRINCÍPIOS GERAIS

Artigo 1.° Definições

Para efeitos da presente regulamentação, entende-se por:

a) «Dados pessoais»: qualquer informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável («pessoa em causa»); é considerado identificável todo aquele que possa ser identificado, directa ou indirectamente, nomeadamente por referência a um número de identificação ou a um ou mais elementos específicos da sua identidade física, fisiológica, psíquica, económica, cultural ou social;

b) «Ficheiro de trabalho para fins de análise»: ficheiro criado para fins de análise, nos termos definidos no n.° 1 do artigo 10.° da Convenção Europol;

c) «Análise»: compilação, tratamento ou utilização de dados com o objectivo de apoiar investigações criminais, nos termos do n.° 2 do artigo 10.° da Convenção Europol;

d) «Tratamento de dados pessoais» («tratamento»): qualquer operação ou conjunto de operações, efectuada(s) ou não mediante processos informatizados, aplicada(s) a dados pessoais, tais como a recolha, registo, organização, conservação, adaptação ou alteração, extracção, consulta, utilização, comunicação por transmissão, divulgação ou qualquer outra forma que facilite o acesso aos mesmos, a comparação ou associação, assim como o seu bloqueio, apagamento ou destruição.

Artigo 2.° Âmbito de aplicação

A regulamentação constante do presente texto é aplicável ao tratamento de dados para fins de análise, nos termos do n.° 1 do artigo 10.° da Convenção Europol.

Artigo 3.° Dados fornecidos para efeitos de análise

1. Os dados a incluir num ficheiro de análise podem ser fornecidos sob forma estruturada ou não estruturada. O Estado-Membro que fornecer os dados deverá informar a Europol do objectivo do fornecimento dos dados, bem como de quaisquer limitações quanto à sua utilização, apagamento ou destruição, incluindo eventuais restrições de acesso, em termos gerais ou específicos. Os Estados-Membros poderão igualmente notificar a Europol destas limitações numa fase posterior.

A Europol deverá assegurar que os terceiros que forneçam tais dados notifiquem a Europol da finalidade para a qual são fornecidos e de quaisquer limitações de utilização.

Após a recepção dos dados, dever-se-á determinar o mais rapidamente possível qual o ficheiro de análise em que poderão ser incluídos e em que medida o deverão ser.

2. Nos termos do n.° 1 do artigo 15.° da Convenção Europol, os dados ficarão, até serem incluídos num ficheiro de análise, sob a responsabilidade do Estado-Membro que os tiver fornecido e sujeitos à respectiva legislação nacional, sem prejuízo das responsabilidades da Europol por esses mesmos dados, tal como definida no presente número.

Cabe à Europol a responsabilidade de assegurar que para determinar ser os dados podem ou não ser incluídos num ficheiro de análise, o seu acesso seja limitado ao Estado-Membro que os tiver fornecido ou a um analista da Europol devidamente habilitado nos termos do n.° 2, ponto 1, do artigo 10.° da Convenção Europol.

Se, depois de efectuada uma avaliação dos dados, a Europol tiver razões para presumir que estes são inexactos ou estão desactualizados, informará do facto o Estado-Membro que os tiver fornecido.

3. Os dados que, efectuada a avaliação, não tenham sido seleccionados para serem incluídos num ficheiro de análise, bem como os dossiers ou documentos com dados que tenham sido incluídos, ficarão sob a responsabilidade do Estado-Membro que os tiver fornecido, nos termos do n.° 1 do artigo 15.° da Convenção Europol, e submetidos à respectiva legislação nacional, sem prejuízo das responsabilidades da Europol por esses mesmos dados, tal como definida no presente número.

Cabe à Europol a responsabilidade de assegurar que os referidos dados, dossiers e documentos sejam arquivados em separado do ficheiro de análise e que o seu acesso fique limitado ao Estado-Membro que tiver fornecido os dados ou a um analista da Europol devidamente habilitado nos termos do n.° 2, ponto 1, do artigo 10.° da Convenção Europol, para os seguintes efeitos:

a) Incluí-los mais tarde num ficheiro de análise;

b) Determinar se os dados já incluídos no ficheiro de análise são exactos e pertinentes;

c) Verificar se foram cumpridas as condições estabelecidas na presente regulamentação ou na Convenção Europol.

O acesso aos dados poderá igualmente ser facultado na defesa dos legítimos interesses da pessoa em questão. Neste caso, os dados apenas poderão se utilizados com o acordo do interessado.

Os dados, dossiers e documentos que deixem de ser necessários para os efeitos acima enumerados deverão ser devolvidos ao Estado-Membro que os tiver fornecido, apagados ou destruídos. O apagamento ou a destruição deverão sempre ser efectuados após o encerramento do ficheiro de análise.

4. Quando os dados a que se refere o presente artigo tenham sido fornecidos por terceiros, caberá à Europol a responsabilidade de assegurar que lhes sejam aplicados os princípios constantes do presente artigo, de acordo com as regras fixadas pelo Conselho nos termos do n.° 4 do artigo 10.° da Convenção Europol.

Artigo 4.° Tratamento de dados

1. Quando for necessário para alcançar o objectivo definido no artigo 2.° da Convenção Europol, a Europol poderá proceder ao tratamento de dados pessoais, na acepção dos artigos 5.° e 6.°, na medida em que esses dados forem adequados, exactos, pertinentes e não excessivos, tendo em conta a finalidade do ficheiro de trabalho para fins de análise em que estiverem incluídos e na condição de apenas serem conservados durante o prazo necessário para esse fim. A necessidade de conservar os dados armazenados para fins do ficheiro de análise será submetida a revisão periódica, nos termos do artigo 7.° da presente regulamentação e do artigo 21.° da Convenção Europol.

2. Cada Estado-Membro que intervier num projecto de análise decidirá, de acordo com a sua legislação nacional, tal como definido no n.° 3 do artigo 10.° da Convenção Europol,em que medida poderá fornecer esses dados.

Artigo 5.° Ordens de criação de ficheiros de análise

1. Em cada ordem de criação de um ficheiro de análise, nos termos do artigo 12.° da Convenção Europol, a Europol deverá especificar quais as categorias de dados referidos no artigo 6.° que considera necessárias para o ficheiro de análise em apreço.

2. A Europol deverá especificar igualmente nessa ordem se podem ser incluídos no ficheiro de análise, no âmbito das categorias referidas no artigo 6.°, dados relativos à origem racial, convicções religiosas ou outras crenças, opiniões políticas, vida sexual ou saúde, indicando os motivos pelos quais se considera que tais informações são absolutamente necessárias para o efeito do ficheiro de análise em causa.

Sempre que os dados acima referidos digam respeito às categorias de pessoas previstas nos n.os 4 a 6 do artigo 6.°, deverá para o efeito ser dada uma justificação específica na ordem de criação do ficheiro; além disso, tais dados apenas serão tratados mediante pedido explícito de pelo menos dois dos Estados-Membros que participam no projecto de análise. Esses dados serão apagados logo que deixarem de ser necessários para os fins para que foram conservados.

3. As ordens a que se refere o presente artigo, bem como quaisquer posteriores alterações, requerem a aprovação do Conselho de Administração da Europol, que terá em conta as observações eventualmente formuladas na matéria pela Instância Comum de Controlo, nos termos dos n.os 1 e 2 do artigo 12.° da Convenção Europol.

Artigo 6.° Dados pessoais introduzidos em ficheiros de análise

1. Sempre que forem introduzidos dados pessoais nos ficheiros de análise, ser-lhes-á aditada uma nota que indique em que categoria de pessoas esses dados são introduzidos.

2. No que diz respeito às pessoas a que se refere o n.° 1, ponto 1, do artigo 10.° da Convenção Europol, poderão ser tratadas as seguintes categorias de dados pessoais, incluindo os dados de natureza administrativa:

a) Elementos pessoais:

1. Apelido (actual e anterior)

2. Nome próprio (actual e anterior)

3. Apelido de solteiro

4. Nome do pai (quando necessário para efeitos de identificação)

5. Nome da mãe (quando necessário para efeitos de identificação)

6. Sexo

7. Data de nascimento

8. Local de nascimento

9. Nacionalidade

10. Estado civil

11. Outros nomes por que é conhecido

12. Alcunha

13. Pseudónimo (ou nome falso utilizado)

14. Domicílio/residência/paradeiro (actual ou anterior)

b) Aspecto físico:

1. Descrição física

2. Sinais particulares (marcas/cicatrizes/tatuagens/etc.)

c) Meios de identificação:

1. Documentos de identidade

2. Números do bilhete de identidade/passaporte nacional

3. Números de identificação nacional, se existir

4. Imagens fotográficas e outras informações sobre o aspecto físico

5. Informações de identificação científica tais como impressões digitais, resultados de testes ADN (na medida em que sejam necessárias para efeitos de identificação, mas sem informações que caracterizem a personalidade), perfil vocal, grupo sanguíneo, informações sobre a dentição

d) Profissão e aptidões:

1. Emprego e profissão actuais

2. Emprego e profissão anteriores

3. Formação (escolar/universitária/profissional)

4. Habilitações

5. Aptidões e outros conhecimentos (línguas/outros)

e) Dados económicos e financeiros:

1. Dados financeiros (contas e códigos bancários, cartões de crédito, etc.)

2. Património em dinheiro

3. Acções e participações/outros valores

4. Dados imobiliários

5. Vínculos com sociedades e empresas

6. Contactos com bancos e instituições de crédito

7. Situação fiscal

8. Outras informações indicativas da gestão dos seus negócios financeiros

f) Dados sobre o comportamento:

1. Estilo de vida (por exemplo, viver para além das suas posses) e hábitos

2. Deslocações

3. Locais frequentados

4. Armas e outros instrumentos perigosos

5. Perigosidade

6. Riscos específicos, como probabilidade de fuga, recurso a agentes duplos, ligações com pessoas responsáveis pela aplicação da lei

7. Perfis e traços de carácter de tendência criminosa

8. Consumo de drogas

g) Contactos e acompanhantes, incluindo tipo e natureza do contacto ou associação

h) Meios de comunicação utilizados, tais como telefone (fixo ou móvel), telecópia, bip, correio electrónico, endereços postais, ligações Internet

i) Meios de transporte utilizados, tais como carros, barcos, aeronaves, incluindo informações que permitam a identificação desses meios de transporte (números de registo ou matrícula)

j) Dados relativos às actividades criminosas da competência da Europol, de acordo com o artigo 2.° da Convenção Europol:

1. Condenações anteriores

2. Presumível implicação em actividades criminosas

3. Formas de agir

4. Meios que foram ou possam ser utilizados para preparar e/ou cometer crimes

5. Associação a grupos ou organizações criminosas e lugar que ocupa dentro delas

6. Localização e função da organização criminosa

7. Área geográfica das actividades criminosas

8. Material reunido no decurso de uma investigação, tal como imagens fotográficas e de vídeo

k) Referência a outras bases de dados em que se encontrem armazenadas informações sobre a pessoa:

1. Europol

2. Autoridades policiais/aduaneiras

3. Outras autoridades

4. Organizações internacionais

5. Organismos públicos

6. Entidades privadas

l) Informação sobre pessoas colectivas relacionadas com os dados referidos nas alíneas e) e j):

1. Designação da pessoa colectiva

2. Localização

3. Data e lugar de estabelecimento

4. Número de registo administrativo

5. Forma jurídica

6. Capital

7. Sector de actividade

8. Filiais nacionais e internacionais

9. Directores

10. Ligações com bancos

3. Consideram-se «contactos e acompanhantes», na acepção do n.° 1, ponto 4, do artigo 10.° da Convenção Europol, as pessoas cujos contactos com as visadas no n.° 2 ultrapassam o carácter acidental, na medida em que haja motivos suficientes para entender que podem veicular informações pertinentes para o trabalho de análise a respeito das pessoas visadas no n.° 2 e na condição de não fazerem parte das categorias de pessoas a que se referem os n.os 2 e 4 a 6.

No que diz respeito aos contactos e acompanhantes, os dados enumerados no n.° 2 poderão ser armazenados na medida do necessário, desde que haja motivos para considerar que são pertinentes para a análise do papel dessas pessoas enquanto contacto ou acompanhante.

Neste contexto, serão tidos em consideração os seguintes aspectos:

- a relação das pessoas em causa com as pessoas a que se refere o n.° 2 deve ser clarificada o mais rapidamente possível,

- se a presunção a que se refere o primeiro parágrafo se revelar infundada, os dados serão imediatamente apagados,

- caso se suspeite de que as pessoas em causa cometeram uma infracção da competência da Europol na acepção do artigo 2.° da Convenção Europol, ou caso essas pessoas tenham sido condenadas por tais infracções ou haja motivos sérios, à luz do direito interno, para considerar que virão a cometê-las, todos os dados que se refere o n.° 2 poderão ser armazenados,

- se for impossível a clarificação enunciada nos travessões anteriores, este facto será tido em conta no momento da decisão sobre a necessidade e os limites de conservação dos dados para posteriores análises,

- os dados de contactos e acompanhantes sobre outros contactos e acompanhantes não devem ser armazenados, a não ser que digam respeito ao tipo e à natureza dos seus contactos ou ligações com as pessoas a que se refere o n.° 2.

4. No que respeita a pessoas que tenham sido vítimas de uma das infracções em causa ou relativamente às quais existem razões para crer que possam vir a ser vítimas de uma dessas infracções, na acepção do n.° 1, ponto 3, do artigo 10.° da Convenção Europol, poderão ser armazenados os dados enumerados no n.° 2, alíneas a), b) e ponto 3 da alínea c), bem como os seguintes tipos de dados:

a) Dados de identificação da vítima;

b) Motivo pelo qual foi vítima da infracção;

c) Danos e prejuízos (materiais/psicológicos/outros);

d) Necessidade de garantir o anonimato;

e) Possibilidade de ser ouvida em tribunal;

f) Informações sobre actos criminosos, facultadas por essa pessoa ou através delas, incluindo informações sobre o seu relacionamento com outras pessoas sempre que necessário para identificar as pessoas a que se refere o n.° 2.

Se necessário, poderão ser armazenados os outros dados enumerados no n.° 2, desde que haja motivo para considerar que são pertinentes para a análise do papel de uma pessoa enquanto vítima real ou potencial.

Serão apagados os dados não pertinentes para posteriores análises.

5. No que diz respeito a pessoas que possam ser chamadas a testemunhar em investigações relacionadas com as infracções em causa ou em subsequentes processos penais, na acepção do n.° 1, ponto 2, do artigo 10.° da Convenção Europol, poderão ser armazenados os dados enumerados no n.° 2, alíneas a), b) e ponto 3 da alínea c), bem os seguintes tipos de dados:

a) Informações sobre actos criminosos facultadas por essas pessoas, incluindo informações sobre o seu relacionamento com outras pessoas incluídas no ficheiro de análise;

b) Necessidade de garantir o anonimato;

c) Garantia de protecção e indicação de quem a fornece;

d) Nova identidade;

e) Possibilidade de ser ouvida em tribunal.

Se necessário, poderão ser armazenados outros dados enumerados no n.° 2, desde que haja motivo para considerar que são pertinentes para a análise do papel dessas pessoas enquanto testemunhas.

Serão apagados os dados não pertinentes para posteriores análises.

6. No que diz respeito a pessoas que possam fornecer informações sobre as infracções em causa, na acepção no n.° 1, ponto 5, do artigo 10.° da Convenção Europol, poderão ser armazenados os dados enumerados no n.° 2, alíneas a), b) e ponto 3 da alínea c), bem como os seguintes tipos de dados:

a) Dados pessoais codificados;

b) Tipo de informações fornecidas;

c) Necessidade de garantir o anonimato;

d) Garantia de protecção e quem a fornece;

e) Nova identidade;

f) Possibilidade de ser ouvida em tribunal;

g) Experiências negativas;

h) Recompensas (financeiras/favores).

Se necessário, poderão ser armazenados outros dados enumerados no n.° 2, desde que haja motivo para os considerar pertinentes para a análise do papel de informadores dessas pessoas.

Serão apagados os dados não pertinentes para posteriores análises.

7. Se em qualquer momento de uma análise se tornar evidente, com base em indicações sérias e corroboradas, que dada pessoa incluída num ficheiro de análise deveria ser incluída numa categoria de pessoas, tal como definida no presente artigo, diferente daquela em que fora inicialmente incluída, a Europol apenas pode tratar os dados sobre essa pessoa que forem autorizados para a nova categoria e deve apagar todos os outros dados.

Se, com base nessas indicações, se tornar evidente que uma dada pessoa deveria ser incluída numa ou em várias categorias diferentes, em conformidade com o presente artigo, a Europol poderá tratar todos os dados autorizados para essas categorias.

Artigo 7.° Prazos de análise e conservação de dados

1. Ao decidir se os dados pessoais deverão continuar conservados nos termos do artigo 6.°, dentro da acepção do artigo 21.° da Convenção Europol, haverá que pesar os interesses da Europol na execução das suas tarefas face aos legítimos interesses, em matéria de protecção de dados, da pessoa que é objecto dos dados conservados.

Será verificada anualmente a necessidade de prolongar o período de conservação de todos os dados pessoais incluídos num ficheiro de análise. Independentemente desta verificação anual, a necessidade de prolongar este período de conservação terá de ser revista caso surjam novas circunstâncias que indiquem que os dados devem ser apagados ou corrigidos.

Esta verificação terá em conta a necessidade de conservar os dados, à luz da conclusão da investigação de um caso específico, de uma decisão transitada em julgado, em especial uma absolvição, da reabilitação, condenações executadas, amnistias, idade da pessoa em causa e tipos específicos de dados.

A necessidade de prolongar o período de conservação de dados pessoais incluídos num ficheiro de análise será determinada pelos participantes na análise, em conformidade com o n.° 8 do artigo 10.° da Convenção Europol. Caso os participantes na análise não cheguem a um acordo quanto à necessidade de prolongar o período de conservação acima mencionado, o Conselho de Administração tomará uma decisão na matéria nos termos do disposto no n.° 1, ponto 7, do artigo 28.° da Convenção Europol.

2. Quando um procedimento criminal contra pessoas na acepção do n.° 2 do artigo 6.° for concluído sem possibilidade de recurso, quer por uma decisão judicial quer de outro modo, e esta decisão for notificada à Europol pelo Estado-Membro ou pela parte terceira em causa, a Europol deverá verificar se os dados afectados por essa decisão podem ainda ser armazenados, modificados ou utilizados. Se se puder presumir, dos fundamentos da decisão ou de outras informações, que a pessoa em causa não cometeu a infracção ou não infringiu a lei, ou se os fundamentos dessa decisão deixarem a questão em aberto, os dados afectados pela decisão deverão ser apagados, a não ser que existem fundamentos sólidos para considerar que continuam a ser pertinentes para os fins a que se destina o ficheiro de análise. Neste caso, será apensa aos dados já incluídos no ficheiro uma nota informativa sobre a decisão judicial. Além disso, estes dados só poderão ser tratados e mantidos respeitando devidamente o contexto assim como a decisão acima referida e os direitos por esta concedidos à pessoa em causa.

3. A conservação de dados pessoais não poderá ultrapassar um período máximo de três anos. Este prazo começa a contar de novo de cada vez que se registe uma ocorrência que conduza à introdução de dados sobre a pessoa em causa. Se, em virtude do decurso desse prazo, os dados referentes a pessoas na acepção dos n.os 3 a 6 do artigo 6.° ficarem conservados num ficheiro de análise durante mais de cinco anos, será disso informada a Instância Comum de Controlo.

4. Se, no âmbito da fiscalização das actividades da Europol, a Instância Comum de Controlo a que se refere o artigo 24.° da Convenção Europol constatar que estão a ser conservados dados pessoais em violação da presente regulamentação, informará deste facto o director, caso o considere necessário, nos termos do n.° 5 do artigo 24.° da Convenção Europol.

Se nos termos do n.° 5 do artigo 24.° da Convenção Europol, a Instância Comum de Controlo tiver submetido ao Conselho de Administração uma questão relativa às obrigações em matéria de apagamento, fica proibida a transmissão dos dados em causa sem prévia autorização do Conselho de Administração. Em casos excepcionais, o director poderá autorizar a transmissão dos dados antes da sua aprovação pelo Conselho de Administração, se for considerada absolutamente necessária para salvaguardar os interesses essenciais dos Estados-Membros em causa, no âmbito dos objectivos da Europol, ou a fim de evitar um perigo sério e iminente. Em tais casos a autorização do director será consignada num documento a enviar ao Conselho de Administração e à Instância Comum de Controlo.

Artigo 8.° Recolha e registo de dados

Os dados registados nos ficheiros de análise deverão ser separados segundo o grau de avaliação da fonte e o grau de exactidão ou de fiabilidade da informação, de acordo com o artigo 11.° Os dados baseados em factos serão diferenciados dos baseados em opiniões ou apreciações pessoais.

Artigo 9.° Protecção interna dos dados

O director da Europol tomará as medidas necessárias para assegurar o cumprimento da presente regulamentação e de outras disposições em matéria de protecção de dados. Para este efeito, designará um membro do pessoal com a experiência adequada, que, pelas suas funções, responderá directamente perante o director.

CAPÍTULO II

CLASSIFICAÇÃO

Artigo 10.° Classes de ficheiros de análise

Os ficheiros de trabalho para fins de análise podem ser:

a) De natureza geral ou estratégica, quando o seu objectivo for o de tratar informações pertinentes respeitantes a um dado problema, ou desenvolver ou melhorar as iniciativas dos serviços competentes definidos no n.° 4 do artigo 2.° da Convenção Europol.

b) De natureza operacional, quando a sua finalidade consistir em reunir informações respeitantes a alguma ou algumas das actividades criminosas consignadas no artigo 2.° da Convenção Europol e, partindo de um caso, pessoa ou organização, se destinam, na acepção do n.° 2 do artigo 10.° da Convenção Europol, a iniciar, melhorar ou concluir investigações bilaterais ou multilaterais de cariz internacional, sempre que entre os interessados se encontrem dois ou mais Estados-Membros.

Artigo 11.° Avaliação da fonte e da informação

1. A fonte de informação proveniente de um Estado-Membro será avaliada tanto quanto possível pelo Estado-Membro que transmitiu a informação, com base nos seguintes critérios:

A. Quando não há dúvidas quanto à autenticidade, credibilidade e competência da fonte ou quando a informação é fornecida por uma fonte que se tem mostrado fiável em todos os casos.

B. Fonte cuja informação se mostrou fiável na maior parte dos casos.

C. Fonte cuja informação não se mostrou fiável na maior parte dos casos.

D. Fonte cuja fiabilidade não pode ser avaliada.

2. A informação proveniente de um Estado-Membro será avaliada tanto quanto possível pelo Estado-Membro que transmitiu a informação, com base na sua fiabilidade atendendo aos seguintes critérios:

1) Informação cuja exactidão não levanta dúvidas.

2) Informação conhecida pessoalmente pela fonte, mas não conhecida pessoalmente pelo funcionário que a transmite.

3) Informação não conhecida pessoalmente pela fonte mas corroborada por outra informação já registada.

4) Informação não conhecida pessoalmente pela fonte e que não pode ser corroborada.

3. Se a Europol, com base na informação que já esteja na sua posse, chegar à conclusão que é necessário corrigir a avaliação, informará o Estado-Membro em causa e procurará chegar a acordo para alterar essa avaliação. A Europol não modificará a avaliação sem esse acordo.

4. Se a Europol receber dados ou informações de um Estado-Membro sem avaliação, procurará, tanto quanto possível, avaliar a fiabilidade da fonte ou da informação com base nas informações já em sua posse. A avaliação de dados e informações específicos deverá ser efectuada em concertação com o Estado-Membro que os tiver fornecido. A Europol e qualquer Estado-Membro poderão igualmente chegar a um acordo geral quanto à avaliação de determinadas fontes e tipos de dados. O Conselho de Administração será informado destes acordos gerais. Os dados fornecidos com base em tais acordos serão acompanhados de uma nota informativa desta modalidade.

Se não for possível chegar a acordo num caso específico ou se não existir nenhum acordo geral, a Europol avaliará a informação ou os dados no nível fixado nos n.os 1.D e 2.4) acima.

5. Se a Europol receber dados ou informações de terceiros, é aplicável, mutatis mutandis, o presente artigo.

6. Se a informação incluída num ficheiro de trabalho constituir o resultado de uma análise, a Europol avaliará essa informação em conformidade com o presente artigo e em acordo com os Estados-Membros que participam na análise.

CAPÍTULO III

REGRAS DE UTILIZAÇÃO DOS FICHEIROS E DADOS DE ANÁLISE

Artigo 12.° Criação de ficheiros

1. Os ficheiros de trabalho para fins de análise serão constituídos por iniciativa da Europol ou a pedido dos Estados-Membros de onde provêm os dados, em conformidade com o processo definido no artigo 12.° da Convenção Europol.

2. Nos termos do n.° 1 do artigo 12.° da Convenção Europol, a Instância Comum de Controlo pode transmitir por escrito as suas observações ao Conselho de Administração. O Conselho de Administração concederá à Instância Comum de Controlo um prazo de dois meses para tal. Uma cópia dessas observações deve ser enviada ao director da Europol.

O Conselho de Administração pode convidar representantes da Instância Comum de Controlo a participar nos debates sobre as ordens de criação de ficheiros de análise.

3. Nos termos do n.° 2 do artigo 12.° da Convenção Europol, o director da Europol deve fundamentar por escrito a urgência de criar um ficheiro.

Para isso, deve comunicar imperativamente aos membros do Conselho de Administração a denominação, o objecto e os objectivos do ficheiro, bem como todas as indicações úteis para avaliar a sua urgência.

As actividades de análise podem começar imediatamente após o início do processo previsto no n.° 1 do artigo 12.° da Convenção Europol, mas os resultados não podem ser transmitidos até que o Conselho de Administração tenha dado a sua aprovação nos termos do n.° 1 do artigo 12.° da Convenção Europol. Se o Conselho de Administração se recusar a dar a sua aprovação, os dados serão apagados imediatamente.

Em casos excepcionais, o director pode autorizar a transmissão dos resultados antes da aprovação do Conselho de Administração, se isso for considerado absolutamente necessário para salvaguardar os interesses dos Estados-Membros em questão, no âmbito dos objectivos da Europol, ou a fim de evitar um perigo sério e iminente. Em tais casos, a autorização do director será consignada num documento a enviar ao Conselho de Administração e à Instância Comum de Controlo.

4. Se vier a ser necessário, durante uma análise, alterar a ordem de criação do ficheiro de análise, serão aplicados, mutatis mutandis, os procedimentos constantes do artigo 12.° da Convenção Europol e o presente artigo.

Artigo 13.° Transmissão de dados ou informações contidas em ficheiros de análise

A transmissão de dados de carácter pessoal contidos em ficheiros de análise a qualquer terceiro ou Estado-Membro deverá ficar registada no ficheiro em questão.

A Europol, em colaboração com o Estado-Membro ou o terceiro que tiver fornecido os dados, verificará, quando necessário, se estão correctos e conformes com a Convenção Europol, o mais tardar no momento da sua transmissão. Na medida do possível, todas as comunicações deverão indicar tanto as decisões judiciais como as decisões de não instaurar uma acção penal e os dados baseados em opiniões ou apreciações pessoais deverão ser verificados em cooperação com os Estados-Membros ou os terceiros que forneceram as informações, devendo ser também indicado o seu grau de exactidão ou fiabilidade.

O Estado-Membro destinatário informará o Estado-Membro que tiver transmitido os dados, a pedido deste, da utilização que deles tiver sido feita e dos resultados dessa utilização, sempre que o permita a legislação nacional do Estado-Membro destinatário.

Caso existam limitações à sua utilização, na acepção do artigo 17.° da Convenção Europol, estas devem ficar registadas juntamente com os dados, sendo este facto comunicado ao organismo que recebe os resultados da análise.

Artigo 14.° Procedimentos de controlo

Deve ser assegurado o cumprimento das disposições relativas à segurança dos dados previstas no artigo 25.° da Convenção Europol mediante a elaboração de um plano de segurança para o tratamento de dados pela Europol e a sua constante actualização em conformidade com a avaliação de risco de segurança para a Europol. O plano de segurança terá de ser aprovado pelo Conselho de Administração.

Artigo 15.° Utilização e armazenamento dos dados e resultados das análises

1. Todos os dados de carácter pessoal e resultados de análises transmitidos a partir de um ficheiro de análise apenas poderão ser utilizados para efeitos do ficheiro ou para o combate a outras formas graves de criminalidade, e no respeito das limitações à sua utilização que possam existir num Estado-Membro, por este especificadas por um Estado-Membro com base no n.° 2 do artigo 17.° da Convenção Europol. Os dados a que se refere o n.° 2 do artigo 5.° apenas poderão ser transmitidos mediante consentimento do Estado-Membro que os tenha fornecido.

2. Encerrado o ficheiro de análise, todos os dados nele contidos serão introduzidos pela Europol num ficheiro separado, cujo acesso será restringido aos objectivos de controlo interno ou externo. Sem prejuízo do disposto no n.° 5 do artigo 21.° da Convenção Europol, os dados serão conservados por um período não superior a três anos após o encerramento do ficheiro.

3. Os resultados de um ficheiro de análise poderão ser armazenados pela Europol em suporte electrónico por um período máximo de três anos após o encerramento do ficheiro em questão, desde que estejam armazenados em ficheiro separado e não lhes sejam aditados nenhuns dados novos. Após esse período, os resultados apenas poderão ser armazenados em suporte papel.

4. A fim de controlar a legitimidade das consultas de dados pessoais nos ficheiros de trabalho para fins de análise, pelo menos uma em cada dez consultas será automaticamente registada, em conformidade com o artigo 16.° da Convenção Europol.

O registo incluirá um número de referência unívoco respeitante à identificação do utilizador, à data e hora da consulta e à identidade da pessoa a quem diziam respeito os dados consultados e visualizados, bem como ao ficheiro de análise a partir do qual foram obtidos.

A utilização e o apagamento dos registos serão efectuados de acordo com a segunda frase do artigo 16.° da Convenção Europol e com toda a regulamentação baseada na terceira frase do mesmo artigo.

5. Na ordem de criação de um ficheiro de análise poder-se-á estipular que deverá ser efectuado um número de registos superior ao estipulado no n.° 4 ou que os registos deverão incluir mais dados do que os previstos nesse mesmo número, tendo em conta a regulamentação baseada na terceira frase do artigo 16.° da Convenção Europol.

Artigo 16.° Associação de ficheiros

1. Quando se constatar que as informações contidas num ficheiro de análise podem ser igualmente pertinentes para outros ficheiros de análise, deverão ser adoptados os seguintes procedimentos:

a) Quando for proposta a completa associação da informação de dois ficheiros, será criado um novo ficheiro com toda a informação desses dois ficheiros, em conformidade com o artigo 12.° da Convenção Europol. A decisão de associar os dois ficheiros será tomada por todos os participantes nos dois ficheiros originais. Os participantes em cada um dos ficheiros originais decidirão encerrar ou não esse ficheiro.

b) Quando toda ou parte da informação de um ficheiro for relevante para outro ficheiro, os participantes no primeiro ficheiro decidirão se essa informação será ou não transferida para o segundo. Quando a transferência implicar a necessidade de alterar a ordem de criação de um ou outro desses ficheiros, será emitida uma nova ordem para esse ficheiro, em conformidade com o artigo 12.° da Convenção Europol. Os participantes em cada um dos ficheiros originais decidirão também encerrar ou não esse ficheiro.

2. Nas circunstâncias referidas no n.° 1, os prazos para a verificação dos dados transferidos de um ficheiro de análise para outro não serão afectados por esta transferência.

Artigo 17.° Novos meios técnicos

Apenas podem ser introduzidos novos meios técnicos de tratamento de dados para fins de análise se tiverem sido tomadas todas as medidas razoáveis para assegurar que a sua utilização é consentânea com as regras relativas à protecção de dados pessoais aplicáveis à Europol. O director da Europol deverá proceder a uma consulta prévia da Instância Comum de Controlo sempre que a introdução de tais meios técnicos coloque problemas em matéria de aplicação dessas regras de protecção de dados.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 18.° Entrada em vigor

A presente regulamentação entra em vigor em 1 de Janeiro de 1999.

No prazo de três anos a contar da sua entrada em vigor, será avaliada sob a supervisão do Conselho de Administração.

Artigo 19.° Revisão das regras

As propostas de alteração da presente regulamentação serão apreciadas pelo Conselho de Administração tendo em vista a sua aprovação pelo Conselho, segundo o procedimento previsto no n.° 1 do artigo 10.° da Convenção Europol.

Feito em Bruxelas, em 3 de Novembro de 1998.

Pelo Conselho

O Presidente

B. PRAMMER

(1) JO C 316 de 27.11.1995, p. 1.