RELATÓRIO relativo às demonstrações financeiras da Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos (AEAM-Londres), acompanhado das respostas da Agência (97/C 81/03)

(Período de 1 de Setembro de 1994 a 31 de Dezembro de 1995)

1.1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Gestão da Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos, em conformidade com o nº 10 do artigo 57º do Regulamento (CEE) nº 2309/93 do Conselho, de 22 de Julho de 1993 (1).

1.2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos relativas aos exercícios de 1994 e 1995. Em conformidade com o nº 7 do artigo 57º do Regulamento (CEE) nº 2309/93 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. Esta responsabilidade inclui a elaboração e a apresentação das contas (2), em conformidade com as regras financeiras internas previstas no nº 11 do artigo 57º do Regulamento (CEE) nº 2309/93 do Conselho. De acordo com o artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas. O presente relatório constitui a primeira auditoria efectuada à Agência.

1.3. O Tribunal efectuou os controlos em conformidade com as normas de auditoria geralmente aceites, desde que sejam aplicáveis no contexto comunitário. Verificou através de amostragem os livros e registos contabilísticos, bem como outros procedimentos de auditoria considerados necessários neste contexto. As principais observações resultantes da auditoria do Tribunal são apresentadas na segunda parte do presente relatório.

1.4. As demonstrações financeiras relativas aos exercícios de 1994 e 1995 são fiáveis e a legalidade e regularidade das operações a que se referem encontram-se, no seu conjunto, asseguradas.

Principais observações relativas à execução orçamental da Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos nos exercícios de 1994 e 1995

Subvenção da Comissão

1.5. Durante o exercício de 1995, a Agência recebeu o montante da subvenção da Comissão (10,1 Mio ECU) sem emitir as ordens de cobrança correspondentes.

Contabilidade orçamental

1.6. Durante o exercício, até Agosto de 1995, não havia livro diário referente às autorizações e aos pagamentos. No final do ano, a Agência constituiu um sistema de contabilidade. O Tribunal verificou que este sistema permite alterações dos registos a posteriori sem que apareça qualquer indicação das mesmas. O facto de as autorizações não se encontrarem ordenadas cronologicamente levou a que as dotações disponíveis fossem excedidas (violação dos artigos 29º, 35º e 36º do Regulamento Financeiro da Agência), apesar de o Director ter apresentado um orçamento rectificativo, posteriormente aprovado pelo Conselho de Gestão (transferências entre capítulos).

Fundo para adiantamentos

1.7. Até Agosto de 1995, a Agência utilizou um fundo para adiantamentos para todos os pagamentos. Esta utilização suplementar dos fundos para adiantamentos não está em conformidade com o artigo 45º do Regulamento Financeiro da Agência, que prevê este procedimento apenas para alguns tipos de despesas.

1.8. Além disso, a Agência só começou a regularizar estas despesas a partir de Setembro de 1995. Em 31 de Dezembro de 1995, data de encerramento do exercício, faltava ainda regularizar um montante de 937 000 ECU.

Contabilidade geral

1.9. Devido à utilização do fundo para adiantamentos, os registos contabilísticos e orçamentais só foram efectuados em Setembro e Dezembro de 1995. Este procedimento não está em conformidade com as práticas contabilísticas.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 26 de Setembro de 1996.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

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(1) JO L 214 de 24. 8. 1993, p. 18.

(2) Como exigido pelo nº 9 do artigo 57º do Regulamento (CEE) nº 2309/93 do Conselho, as contas de todas as receitas e despesas da Agência relativas ao exercício de 1995 foram elaboradas em 31 de Março de 1996, data em que as contas foram assinadas pelo Director da Agência e dirigidas à Comissão, ao Conselho de Gestão e ao Tribunal de Contas. Estas contas foram recebidas pelo Tribunal em 9 de Abril de 1996. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

RESPOSTAS DA AGÊNCIA

1.6 Os sistemas de contabilidade comercial disponíveis no mercado não têm em conta as características específicas das normas financeiras da Comunidade. Por essa razão, em 1995, as Agências lançaram um concurso público para um sistema adaptado às suas necessidades. Na pendência da instalação do novo sistema, a Agência trabalha com um sistema de folha de cálculo (spreadsheet).

É certo que este sistema permite fazer alterações de registo a posteriori sem deixar marcas na contabilidade orçamental. Essas alterações figuram, no entanto, na contabilidade geral. Para além disso, todas as autorizações, anulações de autorizações, ordens de pagamento, etc., são classificadas em conformidade com as normas, sendo-lhes anexados os documentos justificativos necessários. No fundo, todas as operações orçamentais são documentadas.

No que respeita à ultrapassagem das dotações disponíveis, na pendência da instalação do novo sistema de contabilidade, foram tomadas as medidas adequadas para evitar esse tipo de erro.

1.7. Durante o período inicial e enquanto se aguardava a nomeação do auditor financeiro para a Agência, era essencial, para o bom funcionamento da mesma, dispor de um fundo para adiantamentos. Esse procedimento permitiu dar seguimento à decisão dos Estados-membros de desenvolver a Agência com celeridade. A partir da entrada em serviço do auditor financeiro, o recurso ao fundo para adiantamentos perdeu importância, tendo deixado de ser utilizado em finais de Julho de 1995.

1.8. Em 31 de Dezembro de 1995, 75 % do fundo para adiantamentos tinha sido regularizado. Embora o montante dos adiantamentos por regularizar tranferidos para 1996 seja elevado, a Agência registou resultados satisfatórios e fez o melhor que podia em circunstâncias difíceis.