ANEXO

<CABEÇALHO DA AUTORIDADE ADJUDICANTE>

MANDATO PARA UMA AVALIAÇÃO POR PILARES DE UMA ENTIDADE QUE SOLICITA PARA SER ENCARREGADA DA EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DA UE EM REGIME DE GESTÃO INDIRETA

[DENOMINAÇÃO DA ENTIDADE]

Entidade que solicita a avaliação: [Denominação da entidade e endereço completo] País: [País onde a entidade se encontra estabelecida] Referência/data do pedido de serviços: [Referência/data do pedido de serviços ou outro documento equivalente emitido pela entidade] Período sujeito a avaliação: [O ano (período de 12 meses) que termina no dia do início do trabalho no terreno (procedimentos no local) relativo à avaliação] Data de início da avaliação: [Data de início indicativa. A data contratual estimada da avaliação (data da nota de encomenda)] Data de fim da avaliação: [Data de fim indicativa. Data estimada de receção do relatório final]

ÍNDICE

1. Introdução 4

2. Objetivos 6

3. Normas e orientações 7

4. Requisitos aplicáveis ao auditor 7

5. Âmbito 9

6. Procedimentos de avaliação 11

7. Outros aspetos 13

Anexos 14

INSTRUÇÕES PARA UTILIZAR O PRESENTE MANDATO Todo o texto sombreado a cinzento em <itálico> corresponde a orientações, devendo ser eliminado. O texto indicado em [texto] deve ser preenchido pela entidade O texto predefinido e a redação do presente mandato devem ser sempre respeitados e não podem ser alterados. Esta instrução deve ser eliminada do mandato.

1. INTRODUÇÃO

Contexto

O artigo 154.o do Regulamento Financeiro (1) («RF»), aplicável ao orçamento geral da União Europeia («UE»), estabelece as modalidades da execução orçamental, nomeadamente a «gestão indireta». De acordo com a gestão indireta, a Comissão pode encarregar os países, organizações e organismos (adiante designados «entidades») indicados no artigo 62.o do RF da execução de fundos ou garantias orçamentais da União. Podem ser abrangidas as seguintes entidades:

— países terceiros ou organismos por estes designados, por exemplo, Ministério do Interior, Reino do Camboja;

— organizações internacionais e respetivas agências, por exemplo, Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD);

— organismos de direito público, por exemplo, Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW);

— organismos regidos pelo direito privado, mas com uma missão de serviço público, na medida em que prestem garantias financeiras adequadas, por exemplo, Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

Quando essas entidades gerem fundos da UE, são obrigadas a garantir um nível de proteção dos interesses financeiros da UE equivalente ao exigido nos termos do RF. Mais concretamente, devem satisfazer requisitos no atinente a nove «pilares». Esses pilares dizem respeito:

1) ao sistema de controlo interno;

2) ao sistema de contabilidade;

3) a uma auditoria externa independente;

bem como a regras e procedimentos relativos ao seguinte:

4) concessão de financiamento a partir dos fundos da UE através de subvenções;

5) contratos públicos;

6) instrumentos financeiros (2);

e ainda:

7) exclusão do acesso ao financiamento;

8) publicação de informações sobre os beneficiários;

9) proteção dos dados pessoais.

As entidades que pretendam trabalhar com fundos da UE no âmbito do regime de gestão indireta devem, por conseguinte, ser submetidas a uma avaliação por pilares abrangente. Com base nos resultados da avaliação por pilares, a Comissão decidirá se: (i) pode encarregar tarefas de execução orçamental à entidade, e; (ii) pode celebrar acordos específicos (ou seja, acordos de contribuição no âmbito da gestão indireta) com a entidade. Contudo, se exigido pela base jurídica, estas condições podem ser especificadas no acordo com a Comissão, ou por referência a documentos de orientação (por exemplo, Guia das Agências Nacionais no caso do Erasmus), a fim de assegurar a execução harmonizada e a igualdade de tratamento dos beneficiários de um programa da UE em todos os países participantes.

Segue-se o mandato em que [nome completo e endereço da autoridade adjudicante] aceita contratar o auditor para realizar uma avaliação por pilares de [nome da entidade] e apresentar um relatório sobre esta avaliação. Este mandato é anexado ao [pedido de serviços; ou documento equivalente] da entidade.

Neste mandato e nos anexos 1 a 4, que são parte integrante deste mandato, aplicam-se os seguintes termos:

— «Avaliação por pilares», «avaliação» ou «fiabilidade» referem-se a estes trabalhos de garantia de fiabilidade. Neste contexto, os pilares são os grandes domínios abrangidos por esta avaliação; os mesmos incluem o controlo interno, a contabilidade, a auditoria externa independente, a exclusão do acesso a financiamento, a publicação de informações sobre os beneficiários e a proteção dos dados pessoais. A entidade terá sempre de ser avaliada para verificar que pode cumprir os requisitos nestes domínios. Para além dos seis pilares obrigatórios listados anteriormente, existem três pilares opcionais, que abrangem procedimentos e regras para subvenções, contratos públicos e instrumentos financeiros.

— Por «auditor», entende-se a empresa de auditoria contratada para realizar estes trabalhos de garantia de fiabilidade e apresentar um relatório sobre os mesmos à Comissão. O termo «auditor» pode referir-se à pessoa ou pessoas que efetuam a avaliação, normalmente o sócio responsável pelos trabalhos de garantia de fiabilidade ou outros membros da equipa destes trabalhos. O sócio responsável pelos trabalhos de garantia de fiabilidade é o sócio ou outra pessoa na empresa que: (i) é responsável pelos trabalhos de garantia de fiabilidade e a sua execução, e pelo relatório emitido em nome da empresa; e (ii) tem a autoridade apropriada de um organismo profissional, jurídico ou regulamentar.

— Por «entidade» entende-se a entidade sujeita à avaliação por pilares. Normalmente, a entidade é (3) a autoridade adjudicante para esta avaliação.

— «Comissão» refere-se à Comissão Europeia, que pode ser representada pelo serviço ou unidade competente de uma direção-geral da Comissão ou de uma delegação da UE, consoante o caso.

2. OBJETIVOS

O auditor é contratado para avaliar os sistemas criados e os controlos, regras e procedimentos aplicados pela entidade para cada pilar relativamente aos critérios definidos pela Comissão para cada pilar. O objetivo desta avaliação por pilares é: (i) permitir ao auditor informar se a entidade cumpre os requisitos definidos no artigo 154.o, n.o 4, alíneas a) a f), do Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral da Comissão Europeia, e no artigo 29.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro aplicável ao Fundo Europeu de Desenvolvimento, relativamente a cada pilar pertinente. e (ii) expressar uma conclusão relativamente a se a entidade:

— criou e assegura o funcionamento, em todos os aspetos relevantes, de um sistema de controlo interno eficaz, eficiente e económico com base nas melhores práticas internacionais e em consonância com os critérios definidos pela Comissão Europeia;

— utiliza um sistema de contabilidade que forneça, em todos os aspetos relevantes, informações rigorosas, completas, fiáveis e atempadas, com base em normas internacionais de contabilidade e em consonância com os critérios definidos pela Comissão Europeia;

— está sujeita a uma auditoria externa independente, de realização obrigatória relativamente a todos os aspetos relevantes, em conformidade com normas de auditoria internacionalmente aceites, por um serviço de auditoria funcionalmente independente da entidade em causa e em conformidade com os critérios definidos pela Comissão Europeia;

— aplica regras e procedimentos apropriados relativamente a todos os aspetos relevantes para conceder financiamento a partir dos fundos da UE através de subvenções e em consonância com os critérios definidos pela Comissão Europeia; <eliminar no caso de este pilar não ser aplicável>.

— aplica regras e procedimentos apropriados relativamente a todos os aspetos relevantes para conceder financiamento a partir dos fundos da UE através de contratos públicos e em consonância com os critérios definidos pela Comissão Europeia; <eliminar no caso de este pilar não ser aplicável>.

— aplica regras e procedimentos apropriados relativamente a todos os aspetos relevantes para conceder financiamento a partir dos fundos da UE/garantias orçamentais através de instrumentos financeiros/garantias orçamentais e em consonância com os critérios definidos pela Comissão Europeia; <eliminar no caso de este pilar não ser aplicável>.

— aplica regras e procedimentos apropriados para excluir terceiros do acesso a financiamento através de contratos públicos, subvenções e/ou instrumentos financeiros;

— divulga informações sobre os beneficiários dos fundos de modo apropriado e atempado;

— assegura um nível de proteção dos dados pessoais equivalente ao referido no artigo 5.o do RF.

Além disso, se em acordo com a entidade em causa, e sem prejuízo da pontuação final, o auditor pode avaliar se a entidade cumpre normas equivalentes à legislação da UE aplicável e às normas internacionais e da UE acordadas relativamente aos controlos relacionados com a elisão fiscal, as jurisdições não cooperantes e a luta contra o branqueamento de capitais e o financiamento do terrorismo. Se a entidade aceitar ser avaliada relativamente a este conjunto particular de questões, o auditor será contratado para elaborar um relatório sobre esta matéria no quadro do pilar 6. A fim de executar os fundos da União através de instrumentos financeiros, sejam ou não apoiados por uma garantia orçamental, a entidade terá de cumprir os requisitos relevantes previstos no Regulamento Financeiro abrangidos pelas secções adicionais 6-B e 6-C através de acordos contratuais adequados, mesmo que opte por não se submeter à avaliação por pilares dessas secções.

3. NORMAS E ORIENTAÇÕES

O auditor que realiza esta avaliação por pilares deve ser regido:

— Pela Estrutura Conceptual Internacional dos Trabalhos de Garantia de Fiabilidade (International Framework for Assurance Engagements) da IFAC e pela Norma Internacional sobre Trabalhos de Garantia de Fiabilidade (International Standard on Assurance Engagements, ou ISAE) 3000 no respeitante a trabalhos de garantia de fiabilidade que não sejam auditorias ou exames de informações financeiras históricas, desde que as mesmas possam ser aplicadas no contexto específico desta avaliação por pilares.

— Pelo Code of Ethics for Professional Accountants [código deontológico para contabilistas profissionais] da IFAC, publicado pelo International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA) [conselho internacional para as normas deontológicas dos contabilistas] da IFAC, que estabelece os princípios deontológicos fundamentais para os auditores no que diz respeito à integridade, objetividade, independência, competência profissional e diligência devida, confidencialidade, comportamento profissional e normas técnicas.

— As International Standards on Quality Control (ISQC) [normas internacionais de controlo da qualidade] da IFAC, que estabelecem normas e fornecem orientações sobre o sistema de controlo da qualidade dos auditores.

4. REQUISITOS APLICÁVEIS AO AUDITOR

4.1. Princípios gerais

O auditor deve ser um auditor externo independente que seja um membro registado de uma instituição ou organismo nacional de contabilidade ou de auditoria que, por sua vez, seja membro da International Federation of Accountants — Federação Internacional de Contabilistas (IFAC) e que esteja certificado para realizar auditorias.

O auditor deve ser funcionalmente independente da entidade em causa. Por conseguinte, o auditor interno de uma entidade sujeita a avaliação não é elegível para realizar uma avaliação por pilares.

Ao aceitar o presente mandato, o auditor confirma que cumpre pelo menos uma das seguintes condições:

— O auditor e/ou a empresa é/são membro(s) de uma instituição ou organismo nacional de contabilidade ou de auditoria que, por sua vez, é membro da International Federation of Accountants — Federação Internacional de Contabilistas (IFAC).

— O auditor e/ou a empresa é/são membro(s) de uma instituição ou organismo nacional de contabilidade ou de auditoria. Embora esta organização não seja membro da IFAC, o auditor compromete-se a realizar estes trabalhos de garantia de fiabilidade, em conformidade com as normas e as regras deontológicas da IFAC previstas no presente mandato.

— O auditor e/ou a empresa está/estão registado(s) como revisor(es) oficial(ais) de contas no registo público de um organismo público de supervisão de um Estado-Membro da UE, em conformidade com os princípios da supervisão pública estabelecidos na Diretiva 2006/43/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (4). Tal aplica-se a auditores e empresas de auditoria sediadas num Estado-Membro da UE.

— O auditor e/ou a empresa está/estão registado(s) como revisor(es) oficial(ais) de contas no registo público de um organismo público de supervisão num país terceiro e este registo está sujeito aos princípios da supervisão pública previstos na legislação do país em causa (isto aplica-se a auditores e empresas de auditoria sediados num país terceiro). Quando permitido pela base jurídica subjacente (por exemplo, Erasmus), o auditor pode ser um organismo de auditoria independente designado nos termos do artigo 155.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro.

4.2. Qualificações, experiência e composição da equipa (5)

Qualificações e experiência

O auditor deve empregar pessoal suficiente com: (i) qualificações profissionais apropriadas e experiência adequada com as normas da IFAC, designadamente a ISAE 3000 no respeitante a trabalhos de garantia de fiabilidade que não sejam auditorias ou exames de informações financeiras históricas; e (ii) experiência na realização de avaliações institucionais ou de conformidade e/ou na realização de auditorias de sistemas ou trabalhos de garantia de fiabilidade equivalentes de entidades comparáveis em dimensão e complexidade à entidade em questão.

Além disso, a equipa dos trabalhos de garantia de fiabilidade no seu conjunto deve ter:

— Experiência em avaliações institucionais ou de conformidade e/ou auditorias de sistemas ou trabalhos de garantia de fiabilidade equivalentes de programas e projetos financiados pela UE e por doadores e instituições nacionais e/ou internacionais. É desejável que o líder da equipa de trabalho no terreno, ou seja, o gestor (categoria 2) ou o auditor sénior (categoria 3) tenha experiência em auditorias de sistemas de ações de ajuda externa financiadas pela UE e/ou outras ações financiadas pela UE e/ou avaliações institucionais ou de conformidade de organizações no setor da ajuda ao desenvolvimento e/ou de setores económicos.

— [Facultativo: fluência em [especificar língua(s)]]

Composição da equipa

A equipa de auditores necessária para esta avaliação por pilares deve ser composta por um auditor de categoria 1, que tem a responsabilidade final pela avaliação, e por uma equipa de trabalhos de garantia de fiabilidade composta por uma combinação adequada de auditores das categorias 2 a 4. Cabe ao auditor propor e utilizar uma equipa de trabalhos de garantia de fiabilidade composta por uma combinação adequada de auditores para estes trabalhos.

A Comissão distingue quatro categorias de auditores.

Categoria 1 — Sócio responsável pela auditoria

Um sócio responsável pela auditoria deve ser um perito altamente qualificado com uma qualificação profissional relevante e que assuma ou tenha assumido responsabilidades em cargos superiores e de gestão na prática da auditoria do setor público.

Essa pessoa deve ser membro de uma instituição ou organismo nacional de contabilidade ou auditoria e deve ter, pelo menos, 12 anos de experiência profissional como auditor ou contabilista profissional na prática da auditoria do setor público. Também será tida em conta experiência em trabalhar com países beneficiários de ajuda externa da UE.

Um sócio responsável pela auditoria, ou outra pessoa num cargo similar ao de um sócio, é a pessoa na empresa de auditoria responsável pela auditoria e a sua realização e pelo relatório que é publicado em nome da empresa. O sócio responsável pela auditoria goza do estatuto adequado concedido por um organismo profissional, legal ou regulador e está autorizado a certificar as contas segundo a legislação do país em que a empresa de auditoria está registada.

Categoria 2 — Gestor de auditoria

Os gestores de auditoria devem ser peritos qualificados com um diploma universitário ou qualificação profissional adequados. Devem ter pelo menos 6 anos de experiência como auditores ou contabilistas profissionais na prática da auditoria do setor público, incluindo experiência de gestão de equipas de auditoria.

Categoria 3 — Auditor sénior

Os auditores seniores devem ser peritos qualificados com um diploma universitário ou qualificações profissionais adequados e, pelo menos, 3 anos de experiência profissional na prática da auditoria do setor público.

Categoria 4 — Auditor assistente

Os auditores assistentes devem ter um diploma universitário ou qualificações profissionais adequados e, pelo menos, 6 meses de experiência profissional na prática da auditoria do setor público.

Curricula vitae (CV)

O auditor deve apresentar à autoridade adjudicante os CV do sócio ou de outra pessoa da empresa de auditoria responsável pela avaliação por pilares e pela assinatura do relatório, bem como apresentar os CV dos gestores, auditores sénior e auditores assistentes propostos como parte da equipa dos trabalhos de garantia de fiabilidade. Os CV deverão incluir pormenores apropriados dos tipos de trabalhos de garantia de fiabilidade realizados pelo pessoal, indicando a aptidão e a capacidade para realizar a avaliação e devendo incluir igualmente pormenores sobre experiência específica relevante. A autoridade adjudicante examinará os CV antes de assinar uma nota de encomenda ou outro documento contratual aplicável para estes trabalhos de garantia de fiabilidade e reserva-se o direito de os rejeitar se não forem considerados adequados para os requisitos desses trabalhos.

5. ÂMBITO

5.1. Localização e período abrangido pela avaliação

Esta avaliação por pilares será realizada em [ local(ais) ]. <É essencial indicar o(s) local(is) correto(s) onde a avaliação deve ser realizada>. O auditor deve confirmar o(s) local(is) da avaliação com a autoridade adjudicante antes de iniciar o trabalho no terreno e assegurar que os documentos comprovativos relevantes, bem como o pessoal principal, estarão disponíveis durante a avaliação. O auditor deve ter em conta que, normalmente, a entidade necessita de reuniões para preparar a avaliação e discutir o projeto de relatório e que isto poderá implicar deslocações adicionais (ver secção 7).

O período abrangido pela avaliação deve, normalmente, ser o ano (ou seja, período de 12 meses) que termina no dia de início do trabalho no terreno da avaliação, ou seja, o dia no qual o auditor efetivamente começa a efetuar no local (isto é, o local onde a entidade está estabelecida) procedimentos e testes de avaliação.

5.2. Contexto dos trabalhos de garantia de fiabilidade

Utilização do anexo 1 Contexto dos trabalhos de garantia de fiabilidade — Informações essenciais para uma avaliação por pilares

O auditor deve obter uma compreensão preliminar do contexto dos trabalhos de garantia de fiabilidade com base no anexo 1 Contexto dos trabalhos de garantia de fiabilidade — Informações essenciais para uma avaliação por pilares. A compreensão deve ser suficiente para que o auditor possa apresentar uma proposta válida à autoridade adjudicante.

Utilização do anexo 2-A Questionário de avaliação

A entidade deve fornecer um anexo 2-A preenchido ao auditor assim que possível após o auditor ter sido contratado pela autoridade adjudicante, mas antes do início dos procedimentos de avaliação do auditor.

Numa segunda fase, o anexo 2-A passará a ser uma ferramenta de apoio a utilizar pelo auditor na conceção, planeamento e realização dos procedimentos de avaliação e para ter em conta os critérios que a Comissão Europeia considera essenciais ou importantes que a entidade submetida à avaliação cumpra.

O questionário constante do anexo 2-A preenchido constitui uma fonte essencial de informações e dados de avaliação para o auditor. Contudo, não é de forma alguma a única fonte a ser utilizada pelo auditor para planear e realizar os procedimentos de avaliação e para extrair conclusões. Todas as informações preenchidas e fornecidas pela entidade são provisórias e estão sujeitas aos procedimentos de avaliação que o auditor considere necessários. O auditor não se deve apoiar nas informações antes de ter assegurado por meio de procedimentos de avaliação que as informações são suficientemente exatas e completas para efeitos da avaliação e para chegar a conclusões informadas relativamente a questões fundamentais.

Por conseguinte, o auditor pode modificar, completar e adicionar informações na coluna das constatações conforme considerar adequado. O auditor pode também adicionar perguntas suplementares se considerar que é necessário para chegar a uma conclusão informada relativamente a questões fundamentais.

O auditor deve ter em conta as circunstâncias específicas dos trabalhos de garantia de fiabilidade e aplicar uma apreciação profissional ao longo do processo de avaliação. O auditor é sempre inteira e permanentemente responsável pela conceção, planeamento e realização dos procedimentos de avaliação que considere necessários, para além das perguntas e procedimentos constantes do questionário do anexo 2-A .

O auditor utilizará as informações constantes do questionário do anexo 2-A e os resultados dos procedimentos de avaliação para preencher o anexo 2 Questionário e critérios de avaliação (ver secção 5.4 infra) e para extrair uma conclusão para cada pilar objeto de avaliação.

5.3. Natureza, grau e momento dos procedimentos e testes para cada pilar

Em relação a cada pilar, o auditor deve avaliar a conceção de sistemas, controlos, regras e procedimentos relevantes. Tal significa que o auditor deverá realizar procedimentos e testes com base nos quais deverá concluir se o sistema, controlos, regras e procedimentos estão presentes, ou seja, se existem.

Além disso, o auditor deve avaliar a eficácia operacional dos sistemas, controlos, regras e procedimentos relativamente a todos os pilares relevantes (ver secção 2 — Objetivos supra), excetuando no que toca ao pilar «auditoria externa independente», em relação ao qual o auditor apenas avalia a conceção dos procedimentos de auditoria externa.

A conceção e a eficácia operacional dos sistemas, regras e procedimentos relevantes devem ser avaliadas relativamente aos critérios definidos pela Comissão para cada pilar (ver secção 5.4 infra). Para o efeito, o auditor deve utilizar os questionários disponibilizados pela Comissão.

O auditor determina a natureza, grau e momento de todos os procedimentos e testes que considera necessários realizar a fim de chegar a uma conclusão relativamente à conceção e eficácia operacional dos sistemas, controlos, regras e procedimentos.

5.4. Critérios e materialidade

Em relação a cada pilar existem três níveis de critérios que foram definidos pela Comissão Europeia através da formulação de perguntas (fundamentais) no anexo 2 Questionário e critérios de avaliação e no anexo 2-A Questionário de avaliação.

A fim de determinar o que constitui uma insuficiência ou deficiência substancial em sistemas, controlos, regras e procedimentos, o auditor deve ter em conta os critérios e os níveis de importância (ou seja, limiares de pontuação) definidos pela Comissão Europeia, porquanto estes fatores poderão influenciar a decisão da Comissão de encarregar a entidade com tarefas de execução orçamental em regime de gestão indireta.

Nível 1 (Regulamento Financeiro)

Em relação a cada pilar existe uma pergunta de nível 1 abrangente (no anexo 2 Questionário e critérios de avaliação) definida com base no Regulamento Financeiro. Trata-se de uma pergunta fundamental. Apenas são possíveis dois tipos de conclusões:

— A resposta à pergunta de nível 1 é «sim». Isto significa que a entidade cumpre os requisitos aplicáveis ao pilar em causa. A conclusão do auditor deve ser formulada de forma positiva, o que é equivalente a um «parecer sem reservas».

— A resposta à pergunta de nível 1 é «não». Isto significa que a entidade não cumpre os requisitos aplicáveis ao pilar em causa. Neste caso, a conclusão deve ser formulada de forma negativa, o que é equivalente ao chamado «parecer desfavorável» nos termos das normas internacionais.

Nível 2 (Componentes essenciais do pilar)

As perguntas fundamentais no nível 2 dizem respeito a critérios que a Comissão considera essenciais. Para o efeito, são definidos perguntas e critérios fundamentais para as componentes essenciais de cada pilar. As componentes são essencialmente «subpilares», que por sua vez são compostos por blocos de perguntas no anexo 2-A Questionário de avaliação.

O auditor deve aplicar uma apreciação profissional para atribuir uma pontuação numa escala de 0 a 10 a cada componente do nível 2 no anexo 2 Questionário e critérios de avaliação, com base nas informações e nos dados obtidos com a aplicação do anexo 2-A .

Nível 3 (Questionário de avaliação com blocos de perguntas)

O anexo 2-A Questionário de avaliação inclui blocos de perguntas relacionadas com as componentes fundamentais do pilar no nível 2. Estes blocos de perguntas pormenorizadas não são exaustivos. Tal significa que o auditor deve utilizar, pelo menos, estes (blocos de) perguntas para determinar uma pontuação para cada componente no nível 2.

O auditor pode formular perguntas adicionais e realizar testes e procedimentos adicionais, consoante considere necessário ou apropriado. O auditor aplica inteiramente uma apreciação profissional a todas as perguntas do anexo 2-A , a fim de atribuir pontuações às componentes fundamentais do pilar no nível 2.

5.5. Restrições do âmbito

O auditor informará a autoridade adjudicante sobre quaisquer restrições do âmbito do trabalho identificadas antes ou durante a avaliação e discutirá com a autoridade adjudicante que ações podem ser necessárias e se ou de que modo a avaliação pode prosseguir.

6. PROCEDIMENTOS DE AVALIAÇÃO

O auditor deve realizar a avaliação em conformidade com o anexo 3 Procedimentos de avaliação, que abrange a documentação e provas, o planeamento, o trabalho no terreno e a apresentação de relatórios. O anexo 3 inclui procedimentos de avaliação que o auditor deve aplicar e procedimentos que o auditor pode optar por utilizar. Chama-se a atenção do auditor para os aspetos específicos definidos nas secções 6.1 a 6.3 infra. O auditor deve exercer o devido zelo e apreciação profissionais e determinar a natureza, momento e grau dos procedimentos de avaliação para que serem adequados face aos objetivos, âmbito e contexto da avaliação.

6.1. Documentação e provas

O auditor deve, em conformidade com a norma ISAE 3000, preparar documentação e obter provas adequadas suficientes para corroborar as constatações da avaliação e extrair conclusões razoáveis com base nas quais baseia a conclusão da avaliação relativamente a cada pilar. O auditor, com base na sua apreciação profissional, determina se as provas são suficientes e apropriadas (ver anexo 3.1).

6.2. Planeamento e trabalho no terreno

Início da avaliação

A data oficial de início da avaliação é a data da assinatura da nota de encomenda da autoridade adjudicante ou outro documento contratual aplicável para a avaliação. Posteriormente, o auditor deve acordar assim que uma possível data para iniciar o trabalho no terreno com a entidade.

Reunião preparatória com a entidade

A entidade agenda uma reunião preparatória com o auditor (ver anexo 3.2.1), que se realizará em [nome e endereço da entidade]. A entidade informa a Comissão sobre esta reunião, que pode ter a participação de representantes da Comissão.

Procedimentos para planeamento da avaliação e trabalho no terreno

Os procedimentos do auditor devem incluir a compreensão do contexto dos trabalhos de garantia de fiabilidade, que seja suficiente para conceber e realizar outros procedimentos de avaliação. Tal inclui:

— obter provas relativamente à conceção dos sistemas, controlos e regras e procedimentos (anexo 3.3.1);

— realizar testes à eficácia operacional dos sistemas, controlos, regras e procedimentos (anexo 3.3.2);

— amostragem e outros meios para selecionar itens para teste quando apropriado (anexo 3.3.3);

— utilizar o trabalho de auditores internos quando aplicável (anexo 3.3.4).

6.3. Elaboração de relatórios

Utilização do modelo de relatório de avaliação por pilares do anexo 4

A utilização do modelo de relatório para uma avaliação por pilares, constante do anexo 4, é obrigatória.

Língua

O relatório deve ser apresentado em [língua]. [Juntamente com o relatório, deve ser fornecido um resumo do relatório de avaliação em [inglês/francês]] (ver anexo 3.3.1). <Eliminar se não for aplicável>.

Constatações

Existem dois tipos de constatações:

— As constatações principais, que são constatações relacionadas com insuficiências ou deficiências substanciais nos sistemas, controlos, regras e procedimentos. Por «substanciais», entende-se que o auditor considera que estes fatores são de tal forma importantes para a Comissão que poderão influenciar a sua decisão de encarregar a entidade com tarefas de execução orçamental em regime de gestão indireta. Por conseguinte, caso sejam encontradas constatações substanciais para um pilar, tal deverá levar o auditor a exprimir uma conclusão desfavorável para esse pilar. As constatações principais também incluem casos em que várias constatações, analisadas isoladamente, não dizem respeito a uma insuficiência ou deficiência substancial, mas, quando analisadas em conjunto, envolvem uma constatação de insuficiência ou deficiência substancial. O impacto combinado dessas constatações é de tal modo significativo (ou seja, substancial) que tal deve levar o auditor à conclusão de que a entidade não satisfaz os requisitos do pilar em causa (isto é, a conclusão é «Não»).

— Outras constatações são constatações não substanciais que o auditor considera que devem ser submetidas à atenção da entidade. Essas constatações dizem respeito a insuficiências e deficiências em sistemas, controlos, regras ou procedimentos que, isoladamente ou em conjunto, envolvem um nível de risco menos imediato de que os objetivos do pilar em causa não sejam alcançados.

As constatações devem ser comunicadas em conformidade com os formatos (do quadro) especificados no modelo de relatório para uma avaliação por pilares no anexo 4. As principais constatações, bem como outras constatações do auditor, podem constituir a base para a adoção de medidas de supervisão pela Comissão, em conformidade com o artigo 154.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro.

Recomendações

Existem dois tipos de recomendações:

— As recomendações críticas prendem-se com insuficiências e deficiências substanciais nos sistemas, controlos, regras e procedimentos e com casos em que os critérios da Comissão e/ou as normas internacionalmente aceites aplicáveis aos pilares não são (regularmente) cumpridos.

— Outras recomendações dizem respeito a todas as demais constatações que não têm uma natureza substancial. Nestes casos, as insuficiências e deficiências nos sistemas, controlos, regras ou procedimentos não têm um impacto importante e imediato nos objetivos desses sistemas, controlos, regras ou procedimentos. Todavia, é importante que a entidade aplique as medidas sugeridas, porquanto isso lhe dará uma oportunidade de melhorar os seus sistemas, controlos, regras ou procedimentos e de alcançar uma maior eficácia e/ou eficiência.

As recomendações devem ser comunicadas em conformidade com os formatos (do quadro) especificados no modelo de relatório para uma avaliação por pilares no Anexo 4.

Conclusões

O relatório de avaliação deve incluir uma conclusão para cada pilar. Existem dois tipos de conclusões: As conclusões devem ser formuladas na forma positiva (ou seja, «criou», «utiliza», «está sujeito a» ou «aplica») ou utilizando uma formulação negativa (ou seja, «não criou», «não utiliza», «não está sujeito a» ou «não aplica»).

A utilização de uma conclusão do tipo qualificado (ou seja, utilizando a formulação «exceto no que se refere») não é possível numa avaliação por pilares.

Data do relatório de avaliação

A data dos relatórios preliminar e pré-final deve ser a data na qual esses relatórios são enviados para consulta. A data do relatório de avaliação final deve ser a data na qual o relatório final do auditor independente é assinado (anexo 3.4.2).

Procedimentos e calendário para apresentar os relatórios de avaliação preliminar e final

O auditor deve cumprir os procedimentos e o calendário para consulta e apresentação do relatório de avaliação preliminar e final, conforme estabelecido nos anexos 3.4.3 e 3.4.4.

Chama-se a atenção do auditor especificamente para o seguinte:

— O auditor deve apresentar um relatório preliminar à entidade no prazo de [21; a determinar pela autoridade adjudicante] dias de calendário a seguir ao dia da reunião de encerramento (isto é, no fim do trabalho no terreno).

— O período entre a reunião de encerramento da avaliação e a apresentação à entidade do relatório de avaliação final não deverá exceder [105; a determinar pela autoridade adjudicante] dias de calendário ou [15] semanas. O auditor deve explicar e documentar quaisquer atrasos dos relatórios nos documentos de trabalho.

7. OUTROS ASPETOS

7.1. Informações sobre práticas para cálculo e declaração de custos

Qualquer informação prestada por uma entidade para efeitos desta avaliação sobre a metodologia utilizada para o cálculo e declaração de custos não deve ser considerada aprovada pela Comissão no que toca ao orçamento de qualquer ação específica. Tal aprovação apenas é possível quando foram seguidos os procedimentos específicos estabelecidos na decisão da Comissão para a avaliação ex ante dos custos unitários e das taxas fixas (conhecidos igualmente como «opções de custos simplificadas»). Na ausência de uma avaliação ex ante das opções de custos simplificadas, a elegibilidade dos custos em relação a qualquer ação específica é determina exclusivamente por referência às disposições do(s) acordo(s) relevante(s) com a entidade.

7.2. Seguimento

A autoridade adjudicante pode solicitar que o auditor preste assistência suplementar enquanto parte do seguimento dado ao relatório de avaliação final. A autoridade adjudicante pode também solicitar que o auditor reavalie um ou mais pilares, se o relatório de avaliação final tiver concluído que a entidade não cumpria os requisitos aplicáveis ao(s) pilar(es) em causa.

O presente mandato não abrange qualquer assistência suplementar prestada pelo auditor relacionada com o seguimento dado pela autoridade adjudicante ao relatório de avaliação final; se tal assistência se afigurar necessária, a autoridade adjudicante terá de emitir uma adenda à nota de encomenda ou a qualquer outro documento contratual aplicável a esses trabalhos de garantia de fiabilidade.

7.3. Questões diversas

Anexos

Anexo 1 Contexto dos trabalhos de garantia de fiabilidade — Informações essenciais para uma avaliação por pilares Anexo 2 Questionário e critérios de avaliação Anexo 2-A Questionário de avaliação Anexo 3 Procedimentos de avaliação Anexo 4 Relatório da avaliação por pilares

IMPORTANTE: os anexos 1 a 4 são parte integrante do presente mandato.

(1) Regulamento (UE, Euratom) 2018/1046.

(2) As referências a «instrumentos financeiros» incluem igualmente as garantias orçamentais.

(3) Em casos devidamente justificados, a Comissão pode ser a autoridade adjudicante.

(4) Diretiva 2006/43/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 17 de maio de 2006, relativa à revisão legal das contas anuais e consolidadas, que altera as Diretivas 78/660/CEE e 83/349/CEE do Conselho e que revoga a Diretiva 84/253/CEE do Conselho (JO L 157 de 9.6.2006, p. 87), com a redação que lhe foi dada pela Diretiva 2014/56/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014 (JO L 158 de 27.5.2014, p. 196).

(5) No caso em que o organismo de auditoria não seja do setor privado, aplicam-se níveis equivalentes de antiguidade, qualificações e experiência.