Decisão da Comissão

de 29 de Novembro de 2001

que altera o seu Regulamento Interno

[notificada com o número C(2001) 3031]

(2001/844/CE, CECA, Euratom)

A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia, e, nomeadamente, o n.o 2 do seu artigo 218.o,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia do Carvão e do Aço, e, nomeadamente, o seu artigo 16.o,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica, e, nomeadamente, o seu artigo 131.o,

Tendo em conta o Tratado da União Europeia, e, nomeadamente, o n.o 1 do seu artigo 28.o e o n.o 1 do seu artigo 41.o,

DECIDE:

Artigo 1.o

As disposições da Comissão em matéria de segurança, cujo texto consta do anexo da presente decisão, são aditadas, como anexo, ao Regulamento Interno da Comissão.

Artigo 2.o

A presente decisão entra em vigor no dia da sua publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

A presente decisão é aplicável a partir de 1 de Dezembro de 2001.

Feito em Bruxelas, em 29 de Novembro de 2001.

Pela Comissão

O Presidente

Romano Prodi

ANEXO

DISPOSIÇÕES DA COMISSÃO EM MATÉRIA DE SEGURANÇA

Considerando o seguinte:

(1) A fim de desenvolver as actividades da Comissão em áreas que exigem confidencialidade, é necessário estabelecer um regime geral de segurança aplicável à Comissão, às outras instituições, instâncias, gabinetes e agências estabelecidos por força ou com base no Tratado CE, aos Estados-Membros e a qualquer outro destinatário de informações classificadas da União Europeia, a seguir denominadas "informações classificadas da UE".

(2) A fim de salvaguardar a eficácia do regime de segurança assim estabelecido, a Comissão limitará a comunicação de informações classificadas da UE exclusivamente aos organismos externos que ofereçam garantias de que tomaram todas as medidas necessárias para a aplicação de regras estritamente equivalentes às das presentes disposições.

(3) As presentes disposições são adoptadas sem prejuízo do Regulamento n.o 3, de 31 de Julho de 1958, que aplica o artigo 24.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica(1), do Regulamento (Euratom, CEE) n.o 1588/90 do Conselho, de 11 de Junho de 1990, relativo à transmissão de informações abrangidas pelo segredo estatístico ao Serviço de Estatística das Comunidades Europeias(2), e da Decisão C (95) 1510 final da Comissão, de 23 de Novembro de 1995, relativa à protecção dos sistemas de informação.

(4) Com vista a assegurar o bom funcionamento do processo de tomada de decisões a nível da União, o regime de segurança da Comissão baseia-se nos princípios enunciados na Decisão 2001/264/CE do Conselho, de 19 de Março de 2001, que aprova as regras de segurança do Conselho(3).

(5) A Comissão sublinha a importância de associar, se for caso disso, as outras instituições às regras e normas de confidencialidade necessárias para proteger os interesses da União e dos seus Estados-Membros.

(6) A Comissão reconhece a necessidade de criar o seu próprio conceito de segurança, tendo em conta todos os elementos relativos à segurança e o carácter específico da Comissão enquanto instituição.

(7) As presentes disposições são adoptadas sem prejuízo do artigo 255.o do Tratado e do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de Maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão(4);

Artigo 1.o

As regras de segurança da Comissão constam do anexo.

Artigo 2.o

1. O Membro da Comissão responsável pelas questões de segurança toma as medidas adequadas para assegurar que, no tratamento das informações classificadas da UE, as regras a que se refere o artigo 1.o sejam cumpridas pelos funcionários e outros agentes da Comissão e pelo pessoal destacado na Comissão, no interior da Comissão e em todas as suas instalações, incluindo as suas representações e gabinetes na União e as suas delegações em países terceiros, e igualmente pelos prestadores de serviços externos à Comissão.

2. Os Estados-Membros e as outras instituições, instâncias, gabinetes e agências estabelecidos por força ou com base nos Tratados podem receber informações classificadas da UE desde que velem por que, no tratamento de tais informações, sejam aplicadas, nos seus serviços e instalações, regras estritamente equivalentes às referidas no artigo 1.o, nomeadamente por:

a) Membros das representações permanentes dos Estados-Membros junto da União Europeia, bem como pelos membros das delegações nacionais que participem em reuniões da Comissão ou das suas instâncias ou que participem noutras actividades da Comissão;

b) Outros membros das administrações nacionais dos Estados-Membros que tratem informações classificadas da UE, quer exerçam a sua actividade no território dos Estados-Membros quer no estrangeiro;

c) Prestadores externos de serviços e pessoal destacado que tratem informações classificadas da UE.

Artigo 3.o

Os países terceiros, as organizações internacionais e outras instâncias podem receber informações classificadas da UE desde que velem por que, no tratamento de tais informações, sejam aplicadas regras estritamente equivalentes às referidas no artigo 1.o

Artigo 4.o

Em conformidade com os princípios básicos e normas mínimas de segurança que constam da parte I do anexo, o Membro da Comissão responsável pelas questões de segurança pode tomar medidas nos termos da parte II do anexo.

Artigo 5.o

A partir da data em que for aplicável, a presente decisão substitui:

a) A Decisão C(94) 3282 da Comissão, de 30 de Novembro de 1994, relativa às medidas de segurança aplicáveis às informações classificadas elaboradas ou trocadas no âmbito das actividades da União Europeia;

b) A Decisão C(99) 423 da Comissão, de 25 de Fevereiro de 1999, relativa às modalidades segundo as quais os funcionários e agentes da Comissão Europeia podem ser autorizados a aceder a informações classificadas na posse da Comissão.

Artigo 6.o

A partir da data de aplicação das presentes disposições, todas as informações classificadas mantidas pela Comissão até essa data, com excepção das informações classificadas da Euratom:

a) Se tiverem sido criadas pela Comissão, serão automaticamente consideradas reclassificadas "RESERVADO UE", a não ser que os seus autores decidam atribuir-lhes outra classificação até 31 de Janeiro de 2002. Neste caso, os autores informarão todos os destinatários dos documentos em causa;

b) Se tiverem sido criadas por autores exteriores à Comissão, conservarão a sua classificação original e, em consequência, serão tratadas como informações classificadas da UE de nível equivalente, a não ser que os seus autores concordem com a desclassificação ou desgraduação das informações.

(1) JO n.o 17 de 6.10.1958, p. 406/58.

(2) JO L 151 de 15.6.1990, p. 1.

(3) JO L 101 de 11.4.2001, p. 1.

(4) JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

ANEXO

REGRAS DE SEGURANÇA

Índice

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

PARTE I: PRINCÍPIOS DE BASE E NORMAS MÍNIMAS DE SEGURANÇA

1. INTRODUÇÃO

As presentes disposições estabelecem os princípios de base e as normas mínimas de segurança que deverão ser respeitadas pela Comissão em todos os seus locais de trabalho e por todos os destinatários de informações classificadas da UE, de modo que a segurança seja salvaguardada e possa ser garantida a existência de uma norma comum de protecção.

2. PRINCÍPIOS GERAIS

A política de segurança da Comissão é parte integrante da sua política geral de gestão interna e baseia-se, portanto, nos princípios que regem a sua política geral.

Esses princípios compreendem a legalidade, a transparência, a responsabilidade e a subsidiariedade (proporcionalidade).

Entende-se por legalidade a necessidade de que a execução das funções de segurança se mantenha estritamente no quadro jurídico, bem como do respeito das exigências legais. Significa, igualmente, que as responsabilidades em matéria de segurança devem assentar em disposições jurídicas apropriadas. Aplicam-se na íntegra as disposições do estatuto dos funcionários, nomeadamente o seu artigo 17.o, sobre a obrigação de discrição em relação às informações da Comissão, e o seu título VI, sobre as medidas disciplinares. Por fim, significa que as quebras de segurança nos domínios de responsabilidade da Comissão devem ser tratadas em conformidade com a política da Comissão em matéria de acções disciplinares e a sua política de cooperação com os Estados-Membros no domínio da justiça penal.

Entende-se por transparência a necessidade de clareza em todas as regras e disposições de segurança, de um equilíbrio entre os diferentes serviços e domínios (segurança física e protecção das informações) e de uma política coerente e estruturada de sensibilização para as questões de segurança. Implica, igualmente, a necessidade de dispor de directrizes escritas claras para a aplicação das medidas de segurança.

Entende-se por responsabilidade a necessidade, não apenas de uma definição clara das responsabilidades no domínio da segurança, mas também de uma verificação regular da correcta execução das mesmas.

Entende-se por subsidiariedade, ou proporcionalidade, que a segurança deve ser organizada ao nível mais baixo possível e tão próximo quanto possível das direcções-gerais e serviços da Comissão. O conceito implica, igualmente, que as actividades de segurança se devem limitar aos elementos que, de facto, se justifiquem. Finalmente, significa que as medidas de segurança devem ser proporcionais aos interesses a proteger e às ameaças reais ou potenciais a esses interesses, para que a protecção exercida cause um mínimo de perturbação.

3. BASES DA SEGURANÇA

As bases da boa segurança são:

a) No interior de cada Estado-Membro, uma organização nacional de segurança responsável:

1. pela recolha e registo de informações sobre espionagem, sabotagem, terrorismo e outras actividades subversivas e

2. por informar e aconselhar o Governo respectivo e, através dele, a Comissão, sobre a natureza das ameaças à segurança e os meios de protecção contra essas ameaças;

b) No interior de cada Estado-Membro, e no interior da Comissão, uma autoridade técnica INFOSEC, que deverá trabalhar com a autoridade de segurança pertinente a fim de informar e aconselhar sobre ameaças técnicas à segurança e os meios de protecção contra essas ameaças;

c) Uma colaboração regular entre ministérios e os serviços competentes das instituições europeias, a fim de estabelecer e recomendar, consoante o caso:

1. as pessoas, informações e recursos que deverão ser protegidos e

2. as normas comuns de protecção;

d) Uma cooperação estreita entre o Serviço de Segurança da Comissão e os serviços de segurança das outras instituições europeias e com o Serviço de Segurança da NATO (NOS).

4. PRINCÍPIOS DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

4.1. Objectivos

A segurança da informação tem os seguintes objectivos principais:

a) Salvaguardar as informações classificadas da UE dos riscos de espionagem, fuga ou divulgação não-autorizada;

b) Salvaguardar as informações da União Europeia tratadas em sistemas e redes de comunicações das ameaças à sua confidencialidade, integridade e disponibilidade;

c) Salvaguardar as instalações da Comissão onde existam informações da União Europeia dos riscos de sabotagem ou de dano intencional;

d) Em caso de falha, avaliar os danos causados, limitar as suas consequências e adoptar as medidas correctivas necessárias.

4.2. Definições

Nas presentes regras, entende-se por:

a) "Informações classificadas da UE", qualquer informação ou material cuja divulgação não-autorizada possa causar vários graus de prejuízo aos interesses da União Europeia, ou a um ou mais dos seus Estados-Membros, quer essa informação provenha da União Europeia ou de Estados-Membros, Estados terceiros ou organizações internacionais.

b) "Documento", qualquer carta, nota, minuta, relatório, memorando, sinal/mensagem, esboço, fotografia, diapositivo, filme, mapa, tabela, plano, bloco de notas, stencil, papel químico, máquina de escrever ou fita impressora, fita magnética, cassete, disco de computador, CD-ROM ou outro meio físico no qual tenha sido registada informação.

c) "Material", "documento" tal como definido na alínea b), bem como qualquer peça de equipamento, já fabricada ou em vias de o ser.

d) "Necessidade de tomar conhecimento", a necessidade de uma determinada pessoa ter acesso a informações classificadas da UE para a execução de uma função ou tarefa.

e) "Autorização", uma decisão do Presidente da Comissão de conceder acesso individual a informações classificadas da UE até um determinado nível, com base no resultado positivo de um inquérito de segurança efectuado por uma autoridade nacional de segurança em conformidade com o direito nacional.

f) "Classificação", a atribuição de um nível apropriado de segurança a informação cuja divulgação não-autorizada possa prejudicar em determinado grau os interesses da Comissão ou dos seus Estados-Membros.

g) "Desgraduação", uma redução do nível de classificação.

h) "Desclassificação", a eliminação de qualquer nível de classificação.

i) "Entidade de origem", o autor, devidamente autorizado, de um documento classificado. Na Comissão, incumbe aos chefes dos serviços autorizar os seus subordinados a produzir informações classificadas da UE.

j) "Serviços da Comissão", as unidades e outros serviços da Comissão, incluindo os Gabinetes, em todos os locais de trabalho, incluindo o Centro Comum de Investigação, as Representações e Gabinetes na União e as Delegações em países terceiros.

4.3. Classificação

a) No que respeita à confidencialidade, é necessário cuidado e experiência na selecção das informações e materiais que deverão ser protegidos e na avaliação do grau de protecção que os mesmos requerem. É fundamental que o grau de protecção corresponda à importância securitária de cada elemento de informação ou peça de material a proteger. A fim de assegurar o bom fluxo da informação, deverão ser tomadas medidas para evitar sobreclassificações e subclassificações.

b) O sistema de classificação constitui o instrumento para pôr em prática estes princípios; deve ser utilizado um sistema semelhante de classificação no planeamento e organização da luta contra a espionagem, a sabotagem, o terrorismo e outras ameaças, de forma a dar o maior grau de protecção às instalações mais importantes onde existam informações classificadas e aos pontos mais sensíveis no interior dessas instalações.

c) A responsabilidade pela classificação das informações incumbe exclusivamente à entidade de origem.

d) O nível de classificação basear-se-á apenas no conteúdo da informação em causa.

e) Quando forem reunidos vários elementos de informação, o nível de classificação a aplicar ao conjunto será pelo menos idêntico à classificação mais elevada entre os elementos em causa. A um conjunto de informações pode, porém, ser atribuída uma classificação mais elevada dos que a das suas partes constituintes.

f) As classificações serão atribuídas e mantidas apenas quando e durante o período necessário.

4.4. Objectivos das medidas de segurança

As medidas de segurança devem:

a) Abranger todas as pessoas que tenham acesso a informações classificadas, os suportes das informações classificadas, os locais onde se encontrem essas informações e as instalações importantes.

b) Ser concebidas para detectar as pessoas cuja localização possa pôr em perigo a segurança de informações classificadas e de instalações importantes onde se encontrem informações classificadas e proceder à sua exclusão ou afastamento.

c) Impedir qualquer pessoa não-autorizada de aceder a informações classificadas ou a instalações que as contenham.

d) Assegurar que as informações classificadas apenas sejam difundidas às pessoas que delas necessitem de tomar conhecimento, princípio fundamental em todos os aspectos da segurança.

e) Assegurar a integridade (ou seja, impedir a deterioração, a alteração não-autorizada ou a eliminação não-autorizada) e a disponibilidade (ou seja, assegurar que o acesso não seja negado às pessoas com necessidade e autorização de acesso) de todas as informações, tanto classificadas como não-classificadas, especialmente das informações armazenadas, tratadas ou transmitidas de forma electromagnética.

5. ORGANIZAÇÃO DA SEGURANÇA

5.1. Normas mínimas comuns

A Comissão deve assegurar que todos os destinatários de informações classificadas da UE, no interior da instituição ou sob a sua competência (por exemplo, os seus serviços e os prestadores de serviços à Comissão), cumpram normas mínimas comuns de segurança, de forma que as informações classificadas da UE possam ser transmitidas com a certeza de que serão tratadas com iguais precauções. Essas normas mínimas devem incluir critérios para a habilitação do pessoal em matéria de segurança e procedimentos para a protecção das informações classificadas da UE.

A Comissão só autorizará o acesso de entidades externas a informações classificadas da UE se as mesmas garantirem que, ao lidarem com essas informações, serão respeitadas disposições pelo menos estritamente equivalentes às referidas normas mínimas.

5.2. Organização

No interior da Comissão, a segurança encontra-se organizada a dois níveis:

a) Ao nível da Comissão no seu todo, existe o Serviço de segurança, que integra uma Autoridade de acreditação de segurança (SAA) - que também desempenha as funções de Autoridade cripto (CrA) e de Autoridade TEMPEST - e uma autoridade INFOSEC (IA) e um ou mais registos centrais de informações classificadas da UE, cada um deles com um ou mais Responsáveis do controlo do registo (RCO).

b) Ao nível dos serviços da Comissão, a segurança está entregue a um ou mais Responsáveis locais de segurança (LSO), a um ou mais Responsáveis centrais da segurança informática (CISO) e responsáveis locais da segurança informática (LISO) e a Registos locais de informações classificadas da UE, com um ou mais Responsáveis do controlo do registo.

c) Os órgãos de segurança centrais dirigem operacionalmente os órgãos de segurança locais.

6. SEGURANÇA DO PESSOAL

6.1. Habilitação do pessoal em matéria de segurança

Todas as pessoas que necessitem de ter acesso a informações com a classificação CONFIDENCIAL UE ou superior deverão ser adequadamente habilitadas a fazê-lo antes de o acesso ser autorizado. Será exigida uma habilitação de segurança semelhante no caso das pessoas cujas funções envolvam a operacionalidade ou a manutenção técnicas de sistemas de comunicações ou informáticos que contenham informações classificadas. Essa habilitação de segurança deverá ser concebida de forma a determinar se os indivíduos em questão:

a) São de lealdade inquestionável;

b) Possuam um carácter e uma discrição que não deixem dúvidas quanto à sua integridade ao lidarem com informações classificadas; ou

c) Podem ser vulneráveis a pressões de origem estrangeira ou outras.

No procedimento de habilitação será dada especial atenção às pessoas:

d) A quem for dado acesso a informações com a classificação MUITO SECRETO UE;

e) Que ocupem posições que impliquem o acesso regular a um volume considerável de informações com a classificação SECRETO UE;

f) Cujas funções lhes dêem acesso especial a sistemas de comunicações ou informáticos protegidos e, por conseguinte, a oportunidade de obter acesso não-autorizado a grandes quantidades de informações classificadas da UE ou de prejudicar seriamente a missão da mesma através de actos de sabotagem técnica.

Nas circunstâncias referidas nas alíneas d), e) e f), deverão ser utilizadas ao máximo as possibilidades práticas da técnica de investigação de antecedentes.

As pessoas sem uma necessidade válida de tomar conhecimento de informações classificadas da UE que desempenhem funções nas quais possam ter acesso a esse tipo de informações (mensageiros, agentes de segurança, pessoal de manutenção e de limpeza, etc.) deverão ser previamente objecto de uma habilitação adequada em matéria de segurança.

6.2. Registos do pessoal habilitado em matéria de segurança

Todos os serviços da Comissão que lidem com informações classificadas da UE ou nos quais existam sistemas de comunicações ou informáticos protegidos deverão manter um registo do seu pessoal ao qual tiver sido concedida uma habilitação em matéria de segurança. Todas as habilitações deverão ser oportunamente verificadas, para determinar a sua adequação às funções actuais da pessoa em questão; serão reexaminadas com carácter prioritário sempre que houver novas informações que indiquem que a continuação do trabalho, da pessoa em questão, com informações classificadas deixou de ser compatível com os interesses da segurança. O responsável local de segurança do serviço da Comissão manterá um registo das habilitações concedidas no seu domínio.

6.3. Formação do pessoal em matéria de segurança

Todo o pessoal ocupado em funções nas quais possa ter acesso a informações classificadas receberá uma formação completa ao assumir funções, e a intervalos regulares, sobre as necessidades de segurança e os meios de a conseguir. Esse pessoal atestará por escrito ter lido e compreendido totalmente as presentes disposições de segurança.

6.4. Responsabilidades dos gestores

Os gestores deverão saber quais os membros do seu pessoal que trabalham com informações classificadas ou que têm acesso a sistemas de comunicações ou informáticos protegidos e deverão registar e relatar todos os incidentes e vulnerabilidades aparentes, susceptíveis de afectar a segurança.

6.5. Estatuto de segurança do pessoal

Serão definidos procedimentos para garantir que, ao ter-se conhecimento de informações desfavoráveis relativamente a uma pessoa, se possa saber se trabalha com informações classificadas ou tem acesso a sistemas de comunicações ou informáticos protegidos, e que seja informado o Serviço de Segurança da Comissão. Se se determinar que essa pessoa constitui um risco para a segurança, deverá ser afastada ou proibida de desempenhar funções em que possa pôr em perigo a segurança.

7. SEGURANÇA FÍSICA

7.1. Necessidade de protecção

O grau das medidas de segurança física a aplicar para assegurar a protecção das informações classificadas da UE deverá ser proporcional à classificação, ao volume e às ameaças para as informações e material existentes. Todos os detentores de informações classificadas da UE deverão seguir práticas uniformes em matéria de classificação dessas informações e respeitar normas comuns de protecção em matéria de armazenagem, transmissão e eliminação de informações e material que necessitem de ser protegidos.

7.2. Controlo de instalações

Antes de abandonarem locais onde existam informações classificadas da UE, as pessoas responsáveis pela guarda das mesmas devem assegurar que essas informações se encontram guardadas em condições de segurança e que todos os dispositivos de segurança foram activados (fechaduras, alarmes, etc.). Deverão ser efectuadas acções de controlo independentes após as horas de serviço.

7.3. Segurança de edifícios

Deve ser impedido o acesso não-autorizado aos edifícios onde existam informações classificadas da UE ou sistemas de comunicações ou informáticos protegidos. A natureza da protecção concedida às informações classificadas da UE, por exemplo janelas com grades, fechaduras nas portas, guardas nas entradas, sistemas automatizados de controlo de acesso, controlo e rondas de segurança, sistemas de alarme, sistemas de detecção de intrusão e cães de guarda, dependerá:

a) Da classificação, volume e localização no interior do edifício das informações e material a proteger;

b) Da qualidade dos contentores de segurança dessas informações e material; e

c) Da natureza física e localização do edifício.

A natureza da protecção conferida a sistemas de comunicações e informáticos deverá igualmente depender de uma avaliação do que for necessário proteger e dos danos potenciais em caso de falha de segurança, da natureza física e localização do edifício em que o sistema se encontrar e da localização do sistema no interior do edifício.

7.4. Planos de emergência

Deverão existir planos pormenorizados para a protecção das informações classificadas em caso de emergências locais ou nacionais.

8. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

A segurança da informação (INFOSEC) diz respeito à identificação e aplicação de medidas de segurança destinadas a proteger as informações classificadas da UE, tratadas, armazenadas ou transmitidas através de sistemas de comunicações ou informáticos ou de outros sistemas electrónicos, contra perdas de confidencialidade, integridade ou disponibilidade, quer acidental, quer intencional. Deverão ser tomadas contramedidas adequadas para impedir o acesso a informações classificadas da UE a pessoas não-autorizadas, a recusa de acesso a pessoas autorizadas e a deterioração ou a alteração ou eliminação não-autorizadas desse tipo de informações.

9. MEDIDAS DE LUTA CONTRA A SABOTAGEM E CONTRA OUTRAS FORMAS DE DANOS INTENCIONAIS

As precauções físicas de protecção das instalações importantes onde existam informações classificadas constituem a melhor salvaguarda contra a sabotagem e outras formas de danos intencionais, não constituindo a habilitação do pessoal em matéria de segurança, por si só, uma alternativa eficaz. A instância nacional competente deverá facultar informações relativas às acções de espionagem, sabotagem e terrorismo e outras actividades subversivas.

10. DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS A PAÍSES TERCEIROS OU ORGANIZAÇÕES INTERNACIONAIS

A decisão de divulgar informações classificadas da UE provenientes da Comissão a um país terceiro ou a uma organização internacional será tomada pelo colégio dos membros da Comissão. Se a origem das informações que se pretendam divulgar não for a Comissão, esta deverá obter o consentimento prévio da entidade de origem para a divulgação das mesmas. Se não for possível identificar a entidade de origem, a Comissão assumirá a responsabilidade em seu lugar.

Se a Comissão receber informações classificadas de países terceiros, organizações internacionais ou outros terceiros, essas informações beneficiarão de protecção adequada à sua classificação, equivalente às normas definidas nas presentes disposições para as informações classificadas da UE ou a normas mais estritas eventualmente solicitadas pelo terceiro que divulgar as informações. Podem ser previstas acções de controlo mútuas.

Os princípios acima enunciados serão postos em prática em conformidade com as normas de execução constantes da secção 26 da parte II e dos apêndices 3, 4 e 5.

PARTE II: ORGANIZAÇÃO DA SEGURANÇA NA COMISSÃO

11. MEMBRO DA COMISSÃO RESPONSÁVEL PELAS QUESTÕES DE SEGURANÇA

O membro da Comissão responsável pelas questões de segurança:

a) Executa a política de segurança da Comissão;

b) Estuda os problemas de segurança que lhe forem submetidos pela Comissão ou pelas instâncias competentes desta;

c) Analisa as questões que envolvam alterações da política de segurança da Comissão, em estreita ligação com as autoridades nacionais de segurança (ou outras autoridades competentes) dos Estados-Membros (adiante designadas por "NSA").

Compete, nomeadamente, ao membro da Comissão responsável pelas questões de segurança:

a) Coordenar todos os aspectos da segurança relacionados com as actividades da Comissão;

b) Dirigir às autoridades designadas dos Estados-Membros pedidos para que as NSA procedam à habilitação em matéria de segurança do pessoal da Comissão, nos termos da secção 20;

c) Investigar ou mandar investigar qualquer fuga de informações classificadas da UE que pareça ter ocorrido na Comissão;

d) Solicitar às autoridades de segurança competentes que iniciem investigações quando se afigurar ter havido fuga, da Comissão, de informações classificadas da UE e coordenar as investigações quando se encontrar envolvida mais do que uma autoridade de segurança;

e) Examinar periodicamente as disposições de segurança para a protecção das informações classificadas da UE;

f) Manter uma ligação estreita com todas as autoridades de segurança competentes, tendo em vista uma coordenação global da segurança;

g) Manter em constante revisão a política e os procedimentos de segurança da Comissão e, se necessário, elaborar as recomendações adequadas. Nesse sentido, apresentará à Comissão o plano anual de inspecção elaborado pelo Serviço de Segurança da Comissão.

12. GRUPO CONSULTIVO DA POLÍTICA DE SEGURANÇA DA COMISSÃO

Será criado um Grupo consultivo da política de segurança da Comissão. O grupo será constituído pelo membro da Comissão responsável pelas questões de segurança, que presidirá, ou por um seu delegado, e por representantes da NSA de cada Estado-Membro. Podem ser convidados representantes de outras instituições europeias. Quando forem tratadas questões que lhes digam respeito, também podem ser convidados a participar nas reuniões representantes das entidades descentralizadas da União Europeia.

O Grupo consultivo da política de segurança da Comissão reunir-se-á a pedido do seu presidente ou de qualquer dos seus membros. Competirá ao grupo analisar e avaliar todas as questões de segurança pertinentes e, se necessário, apresentar recomendações à Comissão.

13. COMITÉ DE SEGURANÇA DA COMISSÃO

Será criado um Comité de Segurança da Comissão. O comité será constituído pelo Secretário-Geral, que presidirá, e pelos directores-gerais do Serviço Jurídico, do Pessoal e Administração, das Relações Externas, da Justiça e Assuntos Internos e do Centro Comum de Investigação e pelos responsáveis do Serviço de Auditoria Interna e do Serviço de Segurança da Comissão. Podem ser convidados outros funcionários da Comissão. Compete ao comité avaliar as medidas de segurança no interior da Comissão e fazer recomendações nesse domínio ao membro da Comissão responsável pelas questões de segurança.

14. SERVIÇO DE SEGURANÇA DA COMISSÃO

Para dar cumprimento às incumbências referidas na secção 11, o membro da Comissão responsável pelas questões de segurança terá à sua disposição o Serviço de Segurança da Comissão, para a coordenação, supervisão e implementação das medidas de segurança.

O chefe do Serviço de Segurança da Comissão será o principal conselheiro do membro da Comissão responsável pelas questões de segurança e desempenhará as funções de secretário do Grupo consultivo da política de segurança. Nesse sentido, dirigirá a actualização das regras de segurança e coordenará as medidas de segurança com as autoridades competentes dos Estados-Membros e, se necessário, com organizações internacionais ligadas à Comissão por acordos de segurança. Para o efeito, agirá como elemento de ligação.

Incumbe ao chefe do Serviço de Segurança da Comissão a acreditação das redes e sistemas informáticos da Comissão. O chefe do Serviço de Segurança da Comissão decidirá, em acordo com a NSA pertinente, da acreditação de redes e sistemas informáticos que envolvam, por um lado, a Comissão e, por outro, qualquer outro destinatário de informações classificadas da UE.

15. INSPECÇÕES DE SEGURANÇA

O Serviço de Segurança da Comissão efectuará inspecções periódicas das disposições de segurança para a protecção das informações classificadas da UE.

O Serviço de Segurança da Comissão poderá ser assistido nessa tarefa pelos serviços de segurança de outras instituições da União Europeia em que existam informações classificadas da UE ou pelas autoridades nacionais de segurança dos Estados-Membros(1).

A pedido de um Estado-Membro, a sua NSA pode inspeccionar informações classificadas da UE no interior da Comissão, conjuntamente com o Serviço de Segurança da Comissão e em acordo mútuo com este.

16. CLASSIFICAÇÕES, DESIGNADORES DE SEGURANÇA E MARCAÇÕES

16.1. Níveis de classificação(2)

As informações serão classificadas nos seguintes níveis (ver também o apêndice 2):

MUITO SECRETO UE: esta classificação apenas se aplica a informações e material cuja divulgação não-autorizada possa prejudicar de forma excepcionalmente grave os interesses essenciais da União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros.

SECRETO UE: esta classificação apenas se aplica a informações e material cuja divulgação não-autorizada possa prejudicar seriamente os interesses essenciais da União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros.

CONFIDENCIAL UE: esta classificação apenas se aplica a informações e material cuja divulgação não-autorizada possa prejudicar os interesses essenciais da União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros.

RESERVADO UE: esta classificação apenas se aplica a informações e material cuja divulgação não-autorizada possa ser desvantajosa para os interesses da União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros.

Não é permitida qualquer outra classificação.

16.2. Designadores de segurança

Para limitar no tempo a validade de uma classificação (significando a desgraduação ou desclassificação automática das informações classificadas) pode ser utilizado um designador de segurança acordado. Esse designador será "ATÉ ...(hora/data)" ou "ATÉ ...(ocorrência)".

Serão aplicados designadores de segurança adicionais, tais como CIFRADO ou qualquer outro designador de segurança reconhecido a nível da União Europeia, sempre que forem necessários uma distribuição limitada e um tratamento especial, além do indicado pela classificação de segurança.

Os designadores de segurança só podem ser utilizados associados a uma classificação.

16.3. Marcações

Poderá ser aposta uma marcação para indicar o domínio abrangido pelo documento, uma distribuição específica com base no princípio da "necessidade de tomar conhecimento" ou (no caso de informações não-classificadas) para indicar o final de uma proibição.

As marcações não constituem uma classificação e não podem ser utilizadas como alternativas a esta.

A marcação PESD será aposta nos documentos e cópias dos mesmos que digam respeito à segurança e defesa da União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros ou à gestão militar ou civil de crises.

16.4. Aposição da classificação

A classificação será aposta do seguinte modo:

a) Nos documentos com a classificação RESERVADO UE, por meios mecânicos ou electrónicos;

b) Nos documentos com a classificação CONFIDENCIAL UE, por meios mecânicos ou manualmente, ou por impressão em papel pré-carimbado, consignado num registo;

c) Nos documentos com a classificação SECRETO UE e MUITO SECRETO UE, por meios mecânicos ou manualmente.

16.5. Aposição de designadores de segurança

Os designadores de segurança serão apostos imediatamente abaixo da classificação, por meios idênticos aos utilizados na aposição desta última.

17. GESTÃO DAS CLASSIFICAÇÕES

17.1. Disposições gerais

As informações apenas serão classificadas em caso de necessidade. A classificação será indicada de forma clara e correcta e apenas será mantida enquanto as informações necessitarem de protecção.

A responsabilidade pela classificação de informações ou por qualquer desgraduação ou desclassificação subsequentes incumbe exclusivamente à entidade de origem.

Os funcionários e outros agentes da Comissão só poderão proceder à classificação, desgraduação ou desclassificação de informações mediante instruções do seu superior hierárquico, ou com o acordo deste.

A concepção dos procedimentos pormenorizados para o tratamento de documentos classificados deve garantir que estes estejam sujeitos a uma protecção adequada às informações que contenham.

O número de pessoas autorizadas a produzir documentos com a classificação MUITO SECRETO UE será o mais reduzido possível e os nomes das mesmas constarão de uma lista elaborada pelo Serviço de Segurança da Comissão.

17.2. Aplicação das classificações

A classificação de um documento será determinada pelo nível de sensibilidade do seu conteúdo, em conformidade com o definido na secção 16. É importante que a classificação seja utilizada de forma correcta e comedida. Esta última disposição aplica-se, especialmente, à classificação MUITO SECRETO UE.

A entidade de origem de um documento a classificar deverá ter em mente as regras atrás indicadas e abster-se de proceder a qualquer sobreclassificação ou subclassificação.

Consta do apêndice 2 um guia prático da classificação.

Cada uma das páginas, parágrafos, secções, anexos, apêndices, adendas e elementos juntos de um determinado documento pode exigir classificações diferentes, devendo ser classificada em conformidade. A classificação do documento no seu todo deverá ser a da sua parte com a classificação mais elevada.

A classificação de uma carta ou nota de envio de elementos juntos será a classificação mais elevada dos elementos juntos. A entidade de origem indicará claramente em que nível essa carta ou nota deverá ser classificada quando separada dos elementos juntos que acompanha.

O Regulamento (CE) n.o 1049/2001 continua a reger o acesso público.

17.3. Desgraduação e desclassificação

Os documentos classificados da União Europeia só podem ser desgraduados ou desclassificados com a autorização da entidade de origem e, se necessário, após discussão com as outras partes interessadas. A desgraduação ou desclassificação serão confirmadas por escrito. A entidade de origem terá a responsabilidade de informar os seus destinatários da alteração, sendo estes, por seu turno, responsáveis por informar dessa alteração quaisquer destinatários subsequentes a quem tenham enviado o documento ou facultado uma cópia do mesmo.

Se possível, as entidades de origem especificarão nos documentos classificados a data, período ou ocorrência após a qual ou o qual o conteúdo do mesmo pode ser objecto de uma desgraduação ou desclassificação. Caso contrário, deverão passar em revista os documentos de cinco em cinco anos, no máximo, a fim de verificar se é necessário manter a classificação original.

18. SEGURANÇA FÍSICA

18.1. Disposições gerais

Os principais objectivos das medidas de segurança física consistem em impedir o acesso de pessoas não-autorizadas a informações e/ou material classificados da União Europeia, o roubo ou degradação de equipamentos e outros bens e o assédio ou qualquer outro tipo de agressão aos funcionários, outros agentes e a visitantes.

18.2. Requisitos de segurança

Todas as instalações, áreas, edifícios, compartimentos, sistemas de comunicações e informáticos, etc. onde estiverem armazenados e/ou se lidar com informações e material classificados da União Europeia deverão ser protegidos por medidas adequadas de segurança física.

Ao decidir o grau de segurança física necessário, deverão ser tomados em consideração todos os factores pertinentes, tais como:

a) A classificação das informações e/ou do material;

b) A quantidade e a forma (por exemplo cópias em papel, suportes digitais) das informações em questão;

c) A avaliação local da ameaça constituída por serviços de espionagem que tenham como alvo a União Europeia, os Estados-Membros e/ou outras instituições ou terceiros detentores de informações classificadas da UE, em virtude de actos de sabotagem, de terrorismo ou de outras actividades subversivas e/ou criminosas.

As medidas de segurança física aplicadas deverão ser concebidas por forma a:

a) Impedir a entrada sub-reptícia ou forçada de intrusos;

b) Dissuadir, impedir e detectar acções por parte de pessoal desleal;

c) Impedir o acesso a informações classificadas da UE a pessoas que não necessitem de tomar conhecimento das mesmas.

18.3. Medidas de segurança física

18.3.1. Áreas de segurança

As áreas onde forem tratadas e armazenadas informações com a classificação CONFIDENCIAL UE ou superior serão organizadas e estruturadas de modo a corresponderem a uma das seguintes categorias:

a) Área de segurança de classe I: uma área onde as informações com a classificação CONFIDENCIAL UE ou superior são tratadas e armazenadas de tal modo que a entrada nessa área constitui, para todos os efeitos práticos, acesso a informações classificadas. Essa área deverá ter:

i) um perímetro claramente definido e protegido, com controlo de todas as entradas e saídas,

ii) um sistema de controlo de entradas que admita apenas as pessoas devidamente habilitadas e especialmente autorizadas a entrar nessa área,

iii) uma indicação da classificação das informações normalmente existentes nessa área, ou seja, às quais a entrada dá acesso.

b) Área de segurança de classe II: uma área onde as informações com a classificação CONFIDENCIAL UE ou superior são tratadas e armazenadas de tal modo que podem ser protegidas contra o acesso por pessoas não-autorizadas através de meios de controlo estabelecidos internamente, por exemplo, instalações onde se situem serviços nos quais sejam regularmente tratadas ou armazenadas informações com a classificação CONFIDENCIAL UE ou superior. Essa área deverá ter:

i) um perímetro claramente definido e protegido, com controlo de todas as entradas e saídas,

ii) um sistema de controlo de entradas que admita sem escolta apenas as pessoas devidamente habilitadas e especialmente autorizadas a entrar nessa área. Para todas as outras pessoas, deverão ser previstas escoltas ou um sistema de controlo equivalente que impeça o acesso não-autorizado a informações classificadas da UE e a entrada sem controlo nas áreas sujeitas a inspecções técnicas de segurança.

As áreas não ocupadas por pessoal em serviço 24 horas por dia deverão ser inspeccionadas imediatamente após as horas normais de serviço, para verificar se as informações classificadas da UE estão devidamente protegidas.

18.3.2. Áreas administrativas

Poderão ser estabelecidas áreas administrativas de menor segurança adjacentes ou envolventes das áreas de segurança de classe I ou II. Essas áreas administrativas deverão ter um perímetro visivelmente definido, que permita o controlo de pessoal e veículos. Nessas áreas administrativas só poderão ser tratadas e armazenadas informações com a classificação RESERVADO UE ou não-classificadas.

18.3.3. Controlo das entradas e saídas

As entradas e saídas nas e das áreas de segurança de classe I e II deverão ser controladas através de um sistema de passes ou de reconhecimento de pessoas aplicável a todo o pessoal que normalmente nelas trabalhar. Deverá também ser criado um sistema de controlo dos visitantes concebido para impedir o acesso não-autorizado a informações classificadas da UE. Os sistemas de passes poderão basear-se numa identificação automatizada, que deverá ser considerada um complemento, mas não um substituto total, do pessoal de vigilância. Qualquer alteração do nível de ameaça poderá implicar um reforço das medidas de controlo das entradas e saídas, por exemplo durante a visita de altas personalidades.

18.3.4. Rondas

Fora das horas normais de serviço, as áreas de segurança de classe I e II devem ser patrulhadas, com o objectivo de proteger os bens da União Europeia contra fugas, danos ou perdas. A frequência das rondas será determinada pelas circunstâncias locais, mas, de um modo geral, deverão ter lugar de duas em duas horas.

18.3.5. Contentores de segurança e casas-fortes

Serão utilizados três tipos de contentores para guardar as informações classificadas da UE:

- classe A: contentores acreditados a nível nacional para guardar informações com a classificação MUITO SECRETO UE nas áreas de segurança de classe I ou II;

- classe B: contentores acreditados a nível nacional para guardar informações com a classificação SECRETO UE e CONFIDENCIAL UE nas áreas de segurança de classe I ou II,

- classe C: mobiliário de escritório adequado para guardar apenas informações com a classificação RESERVADO UE.

As paredes, chãos, tectos, portas e fechaduras das casas-fortes construídas nas áreas de segurança de classe I ou II, e de todas as áreas de segurança de classe I onde forem guardadas em prateleiras abertas ou apresentadas em quadros, mapas, etc. informações com a classificação CONFIDENCIAL UE ou superior, deverão ser certificados por uma NSA como garantidoras de um grau de protecção equivalente à classe do contentor de segurança acreditado para guarda de informações com a mesma classificação.

18.3.6. Fechaduras

As fechaduras utilizadas nos contentores de segurança e nas casas-fortes em que forem guardadas informações classificadas da UE deverão cumprir as seguintes normas:

- grupo A: acreditadas a nível nacional para contentores da classe A,

- grupo B: acreditadas a nível nacional para contentores da classe B,

- grupo C: apenas adequadas para mobiliário de escritório da classe C.

18.3.7. Controlo das chaves e dos segredos das fechaduras

As chaves dos contentores de segurança não deverão ser levadas para fora dos edifícios da Comissão. As combinações dos contentores de segurança deverão ser memorizadas pelas pessoas que precisarem de as conhecer. Para utilização em casos de emergência, o responsável local de segurança do serviço da Comissão em questão deverá possuir duplicados das chaves e um registo escrito de cada combinação; estes últimos serão guardados em envelopes separados, opacos e fechados. As chaves habituais, os duplicados das chaves e as combinações deverão ser mantidos em contentores de segurança distintos. Essas chaves e combinações deverão ser objecto de uma protecção de segurança pelo menos equivalente à do material ao qual derem acesso.

As combinações dos contentores de segurança apenas deverão ser conhecidas pelo número mais restrito possível de pessoas. As combinações deverão ser mudadas:

a) Sempre que for recebido um novo contentor;

b) Sempre que houver uma mudança de pessoal;

c) Sempre que tiver ocorrido ou houver suspeita de ter ocorrido uma fuga;

d) De preferência de seis em seis meses, ou, pelo menos, uma vez em cada período de 12 meses.

18.3.8. Dispositivos de detecção de intrusão

Quando forem utilizados sistemas de alarme, circuitos fechados de televisão ou outros dispositivos eléctricos para proteger informações classificadas da UE, deverá existir uma fonte de energia eléctrica de emergência capaz de garantir o funcionamento contínuo do sistema em caso de interrupção do fornecimento de energia eléctrica principal. Outro requisito básico é o de que um mau funcionamento ou qualquer intervenção não-autorizada nesses sistemas ponha em funcionamento um alarme ou outro dispositivo de alerta fiável que advirta o pessoal de vigilância.

18.3.9. Equipamento acreditado

O Serviço de Segurança da Comissão deverá manter listas actualizadas, por tipo e modelo, do equipamento de segurança que tiver acreditado para a protecção de informações classificadas nas várias circunstâncias e condições específicas. O Serviço de Segurança da Comissão tomará por base dessas listas, nomeadamente, as informações prestadas pelas NSA.

18.3.10. Protecção física das fotocopiadoras e das telecopiadoras

As fotocopiadoras e as telecopiadoras deverão ser fisicamente protegidas de modo a garantir que só serão utilizadas com informações classificadas por pessoas autorizadas a fazê-lo e que todos os produtos classificados das mesmas estejam sujeitos a um controlo adequado.

18.4. Protecção contra visão e escuta não-autorizadas

18.4.1. Visão não-autorizada

Deverão ser tomadas todas as medidas, tanto de dia como de noite, para assegurar que as informações classificadas da UE não sejam vistas, mesmo acidentalmente, por qualquer pessoa não-autorizada.

18.4.2. Escuta não-autorizada

Sempre que o risco o justificar, os serviços e as áreas em que forem regularmente discutidas informações com a classificação SECRETO UE ou superior deverão ser protegidos contra actos passivos e activos de escuta não-autorizada. A avaliação do risco desses actos será da responsabilidade do Serviço de Segurança da Comissão, após consulta, se necessário, das NSA.

18.4.3. Introdução de equipamento electrónico e de registo

Não é permitida a introdução de telemóveis, computadores privados, equipamentos de registo, máquinas fotográficas ou de filmar ou outros equipamentos electrónicos ou de registo em áreas de segurança ou áreas tecnicamente seguras sem autorização prévia do chefe do Serviço de Segurança da Comissão.

Para definir as medidas de protecção que deverão ser tomadas nas instalações sensíveis às escutas passiva (por exemplo, isolamento de paredes, portas, chãos e tectos, medição dos níveis sonoros emitidos) e activa (por exemplo, busca de microfones), o Serviço de Segurança da Comissão poderá pedir a assistência de peritos das NSA.

Do mesmo modo, sempre que as circunstâncias o exigirem, o equipamento de telecomunicações e o equipamento de escritório eléctrico ou electrónico de qualquer tipo utilizado durante as reuniões de nível SECRETO UE ou superior poderão ser verificados por especialistas técnicos de segurança das NSA, a pedido do chefe do Serviço de Segurança da Comissão.

18.5. Áreas tecnicamente seguras

Certas áreas poderão ser designadas como áreas tecnicamente seguras. Será feito um controlo especial das entradas nessas áreas, que deverão estar fechadas por um método acreditado quando não estiverem ocupadas, devendo as chaves ser tratadas como chaves de segurança. Essas áreas deverão ser sujeitas a inspecções físicas regulares, que também serão feitas depois de qualquer entrada não-autorizada ou suspeita dessa ocorrência.

Será mantido um inventário pormenorizado do equipamento e mobiliário, a fim de controlar os movimentos dos mesmos. Não será introduzida numa área com tais características nenhuma peça de mobiliário ou de equipamento que não tenha sido objecto de uma inspecção cuidadosa por pessoal de segurança especialmente treinado, com o objectivo de detectar quaisquer dispositivos de escuta. Como regra geral, não será permitida a instalação de linhas de comunicações em áreas tecnicamente seguras sem autorização prévia da autoridade competente.

19. REGRAS GERAIS SOBRE O PRINCÍPIO DA NECESSIDADE DE TOMAR CONHECIMENTO E A HABILITAÇÃO EM MATÉRIA DE SEGURANÇA DO PESSOAL DA UNIÃO EUROPEIA

19.1. Disposições gerais

O acesso a informações classificadas da UE só será autorizado às pessoas que delas necessitem de tomar conhecimento para o desempenho das suas funções ou tarefas. O acesso a informações com a classificação MUITO SECRETO UE, SECRETO UE e CONFIDENCIAL UE só será autorizado a pessoas que tenham a habilitação adequada em matéria de segurança.

A responsabilidade por determinar a "necessidade de tomar conhecimento" incumbirá ao serviço no qual a pessoa em questão deva trabalhar.

A solicitação da habilitação do pessoal será da responsabilidade de cada serviço.

A habilitação em matéria de segurança dará lugar à emissão de um "certificado de segurança do pessoal da União Europeia", que indicará o nível de informações classificadas ao qual a pessoa habilitada poderá ter acesso e a data de expiração do mesmo.

O certificado de segurança do pessoal da União Europeia para uma dada classificação poderá conferir ao seu detentor acesso a informações com classificação inferior.

As pessoas que não sejam funcionários, nem outros agentes, por exemplo prestadores de serviços, peritos ou consultores externos, com quem seja necessário discutir ou a quem seja necessário dar conhecimento de informações classificadas da UE devem possuir uma habilitação em matéria de segurança do pessoal da União Europeia para efeitos de informações classificadas da UE e ser informados das suas responsabilidades nesse domínio.

O Regulamento (CE) n.o 1049/2001 continua a reger o acesso público.

19.2. Regras específicas de acesso a informações com a classificação MUITO SECRETO UE

Todas as pessoas que devam ter acesso a informações com a classificação MUITO SECRETO UE deverão ser previamente sujeitas a um inquérito de segurança com vista ao acesso a essas informações.

Todas as pessoas que devam ter acesso a informações com a classificação MUITO SECRETO UE deverão ser designadas pelo membro da Comissão responsável pelas questões de segurança e os seus nomes serão mantidos no registo MUITO SECRETO UE adequado. Incumbirá ao Serviço de Segurança da Comissão criar e manter esse registo.

Antes de terem acesso a informações com a classificação MUITO SECRETO UE, todas as pessoas devem assinar uma declaração de que tomaram conhecimento dos procedimentos de segurança da Comissão e reconhecem inteiramente a sua especial responsabilidade pela salvaguarda de informações classificadas MUITO SECRETO UE, conhecendo as consequências previstas na regulamentação da União Europeia e na legislação ou regulamentação administrativa nacionais no caso de informações classificadas serem facultadas a pessoas não-autorizadas, quer intencionalmente, quer por negligência.

No caso das pessoas que tiverem acesso a informações com a classificação MUITO SECRETO UE em reuniões, etc., o responsável do controlo competente do serviço ou entidade em que a pessoa trabalhar deverá notificar a instância responsável pela reunião de que as pessoas em questão estão autorizadas a fazê-lo.

Os nomes de todas as pessoas que deixarem de desempenhar tarefas que exijam acesso a informações com a classificação MUITO SECRETO UE deverão ser removidos da lista MUITO SECRETO UE. Além disso, deverá ser chamada a atenção de todas essas pessoas para a sua especial responsabilidade pela salvaguarda das informações com a classificação MUITO SECRETO UE. Devem, igualmente, assinar uma declaração de que não utilizarão, nem divulgarão, quaisquer informações com a classificação MUITO SECRETO UE que possam estar em seu poder.

19.3. Regras específicas de acesso a informações com a classificação SECRETO UE e CONFIDENCIAL UE

Todas as pessoas que devam ter acesso a informações com a classificação SECRETO UE ou CONFIDENCIAL UE deverão ser previamente sujeitas a um inquérito de segurança ao nível adequado.

Todas as pessoas que devam ter acesso a informações com a classificação SECRETO UE ou CONFIDENCIAL UE deverão ter conhecimento das disposições de segurança adequadas e estar conscientes das consequências de uma eventual negligência.

No caso das pessoas que tiverem acesso a informações com a classificação SECRETO UE ou CONFIDENCIAL UE em reuniões, etc., o responsável de segurança da entidade em que a pessoa trabalhar deverá notificar a instância responsável pela reunião de que as pessoas em questão estão autorizadas a fazê-lo.

19.4. Regras específicas de acesso a informações com a classificação RESERVADO UE

Às pessoas com acesso a informações com a classificação RESERVADO UE deve ser dado conhecimento das presentes regras de segurança e das consequências de eventuais actos de negligência.

19.5. Transferências

Quando um membro do pessoal for transferido de um lugar que envolva o tratamento de material classificado da União Europeia, o registo deverá supervisionar a transferência adequada desse material, do funcionário que partir para o funcionário que o substituir.

Quando um membro do pessoal for transferido para outro lugar que envolva o tratamento de material classificado da União Europeia, o responsável local de segurança transmitir-lhe-á as instruções adequadas.

19.6. Instruções especiais

As pessoas que tenham de lidar com informações classificadas da UE devem, ao assumir as suas funções, e posteriormente de forma periódica, ser informadas:

a) Dos perigos para a segurança decorrentes de conversas indiscretas;

b) Das precauções a tomar nas suas relações com a imprensa e com representantes de grupos de interesses;

c) Da ameaça que as actividades dos serviços de espionagem que têm por alvo a União Europeia e os Estados-Membros representam para as informações classificadas e as actividades da União Europeia;

d) Da obrigação de relatar imediatamente às autoridades de segurança competentes qualquer abordagem ou manobra que dê lugar a suspeitas de uma actividade de espionagem ou quaisquer circunstâncias pouco usuais em matéria de segurança.

Todas as pessoas que normalmente estejam expostas a contactos frequentes com representantes de países cujos serviços de espionagem visem as informações classificadas e as actividades da União Europeia e dos seus Estados-Membros devem ser informadas das técnicas habitualmente empregues pelos vários serviços de espionagem.

Não existem disposições de segurança da Comissão em matéria de viagens de carácter privado para qualquer destino por parte do pessoal habilitado a aceder a informações classificadas da UE. Todavia, o Serviço de Segurança da Comissão dará a conhecer aos funcionários e outros agentes sob a sua responsabilidade as regras de viagem a que possam estar sujeitos.

20. PROCEDIMENTO DE HABILITAÇÃO EM MATÉRIA DE SEGURANÇA DOS FUNCIONÁRIOS E OUTROS AGENTES DA COMISSÃO

a) Só terão acesso a informações classificadas na posse da Comissão os funcionários e outros agentes da Comissão, ou pessoas que trabalhem na Comissão, que, devido às suas funções e em conformidade com as necessidades do serviço, necessitarem de tomar conhecimento ou de utilizar tais informações.

b) Para terem acesso a informações com a classificação MUITO SECRETO UE, SECRETO UE e CONFIDENCIAL UE, as pessoas referidas na alínea a) devem ser autorizadas nos termos das alíneas c) e d).

c) A autorização apenas será concedida a pessoas que tiverem sido objecto de um inquérito de segurança pelas autoridades nacionais competentes dos Estados-Membros (NSA) nos termos das alíneas i) a n).

d) A concessão das autorizações referidas nas alíneas a), b) e c) competirá ao chefe do Serviço de Segurança da Comissão.

e) Esse responsável concederá a autorização após ter obtido o parecer das autoridades nacionais competentes dos Estados-Membros no âmbito do inquérito de segurança efectuado nos termos das alíneas i) a n).

f) O Serviço de Segurança da Comissão manterá uma lista actualizada de todos os lugares sensíveis, indicados pelos serviços pertinentes da Comissão, e de todas as pessoas a quem tiver sido concedida uma autorização (eventualmente temporária).

g) A autorização, que será válida por um período de cinco anos, não poderá exceder a duração das tarefas com base nas quais for concedida. Poderá ser renovada nos termos da alínea e).

h) A autorização será retirada pelo chefe do Serviço de Segurança da Comissão sempre que este considerar que existem motivos fundamentados para o fazer. Qualquer decisão de retirar uma autorização deverá ser notificada à pessoa em questão, que poderá pedir para ser ouvida pelo chefe do Serviço de Segurança da Comissão, e à autoridade nacional competente.

i) O inquérito de segurança será efectuado com a assistência da pessoa interessada e a pedido do chefe do Serviço de Segurança da Comissão. A autoridade nacional competente na matéria será a do Estado-Membro cuja nacionalidade a pessoa em questão tiver. Se a pessoa não tiver a nacionalidade de um dos Estados-Membros, o chefe do Serviço de Segurança da Comissão solicitará a realização do inquérito de segurança ao Estado-Membro da União Europeia no qual a mesma tiver o seu domicílio ou residir habitualmente.

j) No âmbito do inquérito de segurança, a pessoa em questão deverá preencher um formulário de informação pessoal.

k) O chefe do Serviço de Segurança da Comissão deverá especificar no seu pedido o tipo e o nível de informações classificadas a que a pessoa em questão terá acesso, para que as autoridades nacionais competentes possam proceder ao inquérito de segurança e dar o seu parecer quanto ao nível de autorização que será adequado conferir a essa pessoa.

l) Todo o processo de inquérito de segurança, bem como os resultados obtidos, estarão sujeitos às regras e regulamentos pertinentes em vigor no Estado-Membro em questão, incluindo em matéria de recurso.

m) Se as autoridades nacionais competentes do Estado-Membro derem parecer positivo, o chefe do Serviço de Segurança da Comissão poderá conceder a autorização à pessoa em questão.

n) O parecer negativo das autoridades nacionais competentes será notificado à pessoa, que poderá pedir para ser ouvida pelo chefe do Serviço de Segurança da Comissão. Caso o considere necessário, este poderá pedir às autoridades nacionais competentes qualquer esclarecimento adicional que as mesmas possam fornecer. Se o parecer negativo for confirmado, a autorização não será concedida.

o) Todas as pessoas a quem for concedida uma autorização na acepção das alíneas d) e e) deverão, no momento em que lhes for concedida a autorização e, posteriormente, a intervalos regulares, receber as instruções necessárias sobre a protecção de informações classificadas e os meios de assegurar essa protecção. Essas pessoas deverão assinar uma declaração de que confirmam ter recebido tais instruções e se comprometem a respeitá-las.

p) O chefe do Serviço de Segurança da Comissão deverá tomar todas as medidas necessárias para pôr em prática a presente secção, em especial no que diz respeito às regras de acesso à lista das pessoas autorizadas.

q) Excepcionalmente, e por necessidades de serviço, o chefe do Serviço de Segurança da Comissão poderá conceder uma autorização temporária por um período não superior a seis meses, sujeita aos resultados do inquérito de segurança referido na alínea i), depois de ter notificado as autoridades nacionais competentes e na condição de não ter obtido resposta destas no prazo de um mês.

r) As autorizações provisórias e temporárias assim concedidas não darão acesso a informações com a classificação MUITO SECRETO UE; esse acesso será limitado aos funcionários que tiverem sido habilitados com base num inquérito de segurança nos termos da alínea i). Na pendência dos resultados do inquérito, os funcionários para quem tiver sido pedida habilitação ao nível MUITO SECRETO UE poderão ser autorizados, de forma temporária e provisória, a ter acesso a informações classificadas até ao nível SECRETO UE, inclusive.

21. ELABORAÇÃO, DISTRIBUIÇÃO, TRANSMISSÃO, HABILITAÇÃO EM MATÉRIA DE SEGURANÇA DO PESSOAL DE TRANSPORTE, CÓPIAS, TRADUÇÕES E EXTRACTOS DE DOCUMENTOS CLASSIFICADOS DA UNIÃO EUROPEIA

21.1. Elaboração

1. As classificações UE serão aplicadas conforme o estabelecido na secção 16; no caso do nível CONFIDENCIAL UE ou superior, deverão ser apostas no topo e no fundo de cada página, centradas, devendo ainda todas as páginas ser numeradas. Todos os documentos classificados da União Europeia deverão ostentar um número de referência e uma data. No caso dos documentos com a classificação MUITO SECRETO UE e SECRETO UE, esse número de referência deverá figurar em cada página. Caso devam ser distribuídos em vários exemplares, cada um destes deverá ostentar um número de cópia, que deverá ser aposto na primeira página juntamente com a indicação do número total de páginas. Os documentos com a classificação CONFIDENCIAL UE ou superior deverão ostentar na primeira página uma enumeração de todos os anexos ou elementos juntos que os acompanharem.

2. Os documentos com a classificação CONFIDENCIAL UE ou superior só poderão ser dactilografados, traduzidos, armazenados, fotocopiados, reproduzidos magneticamente ou microfilmados por pessoas que estiverem habilitadas a ter acesso a informações classificadas da UE pelo menos até ao nível de classificação de segurança do documento em questão.

3. As disposições relativas à produção informática de documentos classificados constam da secção 25.

21.2. Distribuição

1. As informações classificadas da UE só serão distribuídas às pessoas que delas necessitarem de tomar conhecimento e que possuírem uma habilitação em matéria de segurança adequada. A entidade de origem indicará a distribuição inicial.

2. Os documentos com a classificação MUITO SECRETO UE serão distribuídos através de registos MUITO SECRETO UE (ver a secção 22.2). No caso das mensagens com a classificação MUITO SECRETO UE, o registo competente poderá autorizar o chefe do Centro de Comunicações a produzir o número de cópias indicado na lista de destinatários.

3. Os documentos com a classificação SECRETO UE ou inferior poderão ser redistribuídos pelo destinatário inicial a outros destinatários, com base no princípio da "necessidade de tomar conhecimento". As entidades de origem deverão, todavia, indicar claramente quaisquer advertências que desejem impor. Sempre que tais advertências sejam impostas, os destinatários só podem redistribuir os documentos com a autorização da entidade de origem.

4. Todos os documentos com a classificação CONFIDENCIAL UE ou superior deverão, ao entrar ou sair de uma direcção-geral ou serviço, ser averbados no registo local de informações classificadas da UE. As indicações a registar (referências, data e, se for caso disso, o número da cópia) deverão permitir identificar os documentos e ser averbadas num livro de registo ou num meio informático especialmente protegido (ver a secção 22.1).

21.3. Transmissão de documentos classificados da União Europeia

21.3.1. Embalagem e recibos

1. Os documentos com a classificação CONFIDENCIAL UE ou superior deverão ser transmitidos em envelopes duplos, resistentes e opacos. O envelope interior deverá ostentar a classificação de segurança da União Europeia adequada, bem como, se possível, indicações pormenorizadas quanto às funções e endereço do destinatário.

2. O envelope interior só poderá ser aberto por um responsável de controlo do registo (ver a secção 22.1), ou seu substituto, que deverá acusar a recepção dos documentos nele contidos, excepto se o envelope for endereçado a uma pessoa concreta. Nesse caso, a chegada do envelope deverá ser averbada no registo adequado (ver a secção 22.1) e somente a pessoa a quem for endereçado poderá abrir o envelope interior e acusar a recepção dos documentos nele contidos.

3. O envelope interior conterá um formulário de aviso de recepção. O aviso de recepção, que não será classificado, deverá ostentar o número de referência, a data e o número de cópia do documento, mas nunca o assunto do mesmo.

4. O envelope interior deverá ser inserido num envelope exterior, que ostentará um número de expedição para efeitos de recepção. A classificação de segurança nunca deverá ser aposta no envelope exterior, seja em que circunstâncias for.

5. No caso de documentos com a classificação CONFIDENCIAL UE ou superior, os mensageiros ou estafetas deverão obter recibos da entrega, dos quais deverão constar os números de expedição respectivos.

21.3.2. Transmissão no interior de um edifício ou de um grupo de edifícios

No interior de um dado edifício ou grupo de edifícios, os documentos classificados poderão ser transportados num envelope selado que ostente apenas o nome do destinatário, desde que esse envelope seja transportado por uma pessoa com habilitação em matéria de segurança do mesmo nível que os documentos.

21.3.3. Transmissão no interior de um país

1. No interior de um país, os documentos com a classificação MUITO SECRETO UE apenas deverão ser enviados através de um serviço oficial de estafetas ou transportados por pessoas habilitadas a ter acesso a informações com a classificação MUITO SECRETO UE.

2. Sempre que for utilizado um serviço de estafetas para a transmissão de um documento com a classificação MUITO SECRETO UE fora do perímetro de um edifício ou grupo de edifícios, será necessário respeitar as disposições em matéria de expedição e recepção constantes do presente capítulo. Os serviços de entrega deverão ser estruturados de molde a assegurar que as embalagens que contiverem documentos com a classificação MUITO SECRETO UE estejam permanentemente sob controlo directo de um funcionário responsável.

3. Excepcionalmente, os documentos com a classificação MUITO SECRETO UE podem ser transportados por funcionários, que não estafetas, fora do perímetro de um edifício ou grupo de edifícios para uso local em reuniões e discussões, desde que:

a) O portador esteja habilitado para o acesso a esses documentos com a classificação MUITO SECRETO UE;

b) O modo de transporte satisfaça as regras em matéria de transmissão de documentos com a classificação MUITO SECRETO UE;

c) O funcionário não deixe, em nenhuma circunstância, os documentos com a classificação MUITO SECRETO UE sem guarda;

d) Sejam tomadas disposições para que uma lista dos documentos assim transportados fique no registo MUITO SECRETO UE que tem a guarda de tais documentos e seja averbada num livro de registo, devendo o seu retorno ser verificado por tal averbamento.

4. No interior de um país, os documentos com a classificação SECRETO UE e CONFIDENCIAL UE poderão ser enviados pelo correio, se esse envio for permitido pela regulamentação nacional e conforme com as disposições da mesma, ou por um serviço de estafetas ou por pessoas habilitadas para o acesso a informações classificadas da UE.

5. O Serviço de Segurança da Comissão deverá elaborar instruções sobre o transporte pessoal de documentos classificados da União Europeia, com base nas presentes regras. O portador deverá ler e assinar essas instruções. Em especial, as instruções deverão indicar claramente que, em nenhuma circunstâncias, os documentos poderão:

a) Deixar de estar na posse do portador, salvo se forem guardados de forma segura, segundo o disposto na secção 18;

b) Ser deixados sem guarda em transportes públicos ou veículos privados ou em locais como restaurantes ou hotéis; também não poderão ser guardados em cofres de hotéis, nem deixados sem guarda em quartos de hotel;

c) Ser lidos em locais públicos, como aviões ou comboios.

21.3.4. Transmissão de um Estado para outro

1. O material com a classificação CONFIDENCIAL UE ou superior deverá ser enviado por serviços de estafetas militares ou mala diplomática da União Europeia.

2. Todavia, poderá ser autorizado o transporte pessoal de material SECRETO UE ou CONFIDENCIAL UE se as disposições em matéria de transporte forem de molde a garantir que este não poderá chegar às mãos de pessoas não-autorizadas.

3. O membro da Comissão responsável pelas questões de segurança pode autorizar o transporte pessoal quando não estiverem disponíveis mala diplomática ou serviços de estafetas militares, ou, sendo o material urgentemente necessário ao destinatário, a utilização desses tipos de transporte puder resultar num atraso susceptível de prejudicar as operações da União Europeia. O Serviço de Segurança da Comissão deverá elaborar instruções que abranjam o transporte internacional pessoal de material classificado até ao nível SECRETO UE, inclusive, por pessoas que não sejam correios diplomáticos, nem militares. Essas instruções deverão estipular que:

a) O portador tenha a habilitação de segurança adequada;

b) Todo o material assim transportado esteja averbado num registo ou serviço competente;

c) As embalagens ou sacos com material da União Europeia ostentem um selo oficial, para impedir ou desencorajar a inspecção pelos serviços aduaneiros, e rótulos com identificação e instruções para as pessoas que os possam eventualmente encontrar;

d) O portador disponha de um certificado de correio e/ou de uma ordem de missão, reconhecida por todos os Estados-Membros da União Europeia, que o autorize a transportar a embalagem identificada;

e) Não sejam atravessados territórios ou fronteiras de Estados não-membros da União Europeia, por via terrestre, a menos que o Estado de envio receba garantias específicas desses Estados;

f) As condições de viagem do portador, no tocante a destinos, rotas a seguir e meios de transporte a utilizar, sejam conformes com a regulamentação da União Europeia ou, se a regulamentação nacional na matéria for mais restritiva, conformes com essa regulamentação;

g) O material não deixe de estar na posse do portador, excepto se for guardado de forma segura segundo o disposto na secção 18;

h) O material não seja deixado sem guarda em transportes públicos ou veículos privados, nem em locais como restaurantes ou hotéis; também não deve ser guardado em cofres de hotéis, nem deixado sem guarda em quartos de hotel;

i) Se o material a transportar contiver documentos, estes não sejam lidos em locais públicos (por exemplo, aviões, comboios, etc.).

4. A pessoa designada para transportar o material classificado deve ler e assinar uma informação de segurança que contenha, no mínimo, as instruções acima enumeradas e os procedimentos a seguir em caso de emergência ou no caso de a embalagem com material classificado ser inspeccionada pelos serviços aduaneiros ou funcionários de segurança dos aeroportos.

21.3.5. Transmissão de documentos com a classificação RESERVADO UE

Não são estabelecidas disposições especiais para o transporte de documentos com a classificação RESERVADO UE, excepto que será necessário assegurar que tais documentos não cheguem às mãos de pessoas não-autorizadas.

21.4. Habilitação em matéria de segurança do pessoal de transporte

Todos os mensageiros e estafetas que transportem documentos com as classificações SECRETO UE ou CONFIDENCIAL UE deverão possuir uma habilitação em matéria de segurança adequada.

21.5. Transmissão electrónica ou por outros meios técnicos

1. As medidas de segurança das comunicações serão concebidas de modo a assegurar a transmissão segura de informações classificadas da UE. As normas de execução em matéria de transmissão de tais informações constam da secção 25.

2. Apenas poderão transmitir informações com a classificação CONFIDENCIAL UE e SECRETO UE os centros e redes e/ou os terminais e sistemas de comunicações acreditados.

21.6. Cópias, traduções e extractos de documentos classificados da União Europeia

1. Apenas a entidade de origem poderá autorizar a cópia ou a tradução de documentos com a classificação MUITO SECRETO UE.

2. Se houver pessoas sem habilitação em matéria de segurança para o nível MUITO SECRETO UE que precisem de informações que não tenham essa classificação, mas estejam contidas num documento MUITO SECRETO UE, o responsável do registo MUITO SECRETO UE (ver a secção 22.2) poderá ser autorizado a produzir o número de extractos necessário de tal documento. Simultaneamente, deverá tomar as medidas necessárias para garantir que seja atribuída a esses extractos uma classificação de segurança adequada.

3. Os documentos com a classificação SECRETO UE ou inferior poderão ser reproduzidos e traduzidos pelo destinatário, no âmbito das presentes disposições de segurança e na condição de ser respeitado estritamente o princípio da "necessidade de tomar conhecimento". As medidas de segurança aplicáveis ao documento original serão igualmente aplicáveis às reproduções e/ou às traduções do mesmo.

22. REGISTOS, INVENTÁRIOS, VERIFICAÇÕES, ARQUIVAGEM E DESTRUIÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS DA UNIÃO EUROPEIA

22.1. Registos locais de informações classificadas da UE

1. Em cada serviço da Comissão, e em função das necessidades, serão constituídos um ou mais registos locais de informações classificadas da UE, que ficarão responsáveis pelo registo, reprodução, difusão, arquivo e destruição de documentos com as classificações SECRETO UE ou CONFIDENCIAL UE.

2. Se um serviço não dispuser de registo local, será o registo local de informações classificadas da UE do Secretariado-Geral a assumir essas funções.

3. Os registos locais de informações classificadas da UE dependerão do chefe de serviço de quem receberem instruções. Esses registos serão dirigidos por um responsável do controlo do registo.

4. Os registos serão supervisionados pelo responsável local de segurança no respeitante à aplicação das disposições relativas à manipulação de documentos com informações classificadas da UE e das medidas de segurança correspondentes.

5. Os funcionários dos registos locais de informações classificadas da UE serão autorizados a ter acesso a esse tipo de informações em conformidade com a secção 20.

6. Sob a autoridade do chefe de serviço de que dependerem, os registos locais de informações classificadas da UE:

a) Gerirão as operações relativas ao registo, reprodução, tradução, transmissão, expedição e destruição dessas informações;

b) Actualizarão a lista das indicações específicas relativas às informações classificadas;

c) Analisarão periodicamente a necessidade de manter a classificação das informações.

7. Os registos locais de informações classificadas da UE manterão um registo dos seguintes elementos específicos:

a) A data de elaboração das informações classificadas;

b) O nível de classificação;

c) A data de expiração da classificação;

d) O nome e o serviço do autor;

e) O destinatário ou destinatários, com o número de série respectivo;

f) O assunto;

g) O número;

h) O número de cópias distribuídas;

i) A elaboração de inventários das informações classificadas apresentadas ao serviço;

j) O registo das desclassificações e desgraduações de informações classificadas.

8. As regras gerais previstas na secção 21 são aplicáveis aos registos locais de informações classificadas da UE da Comissão, excepto quando alteradas pelas regras específicas estabelecidas na presente secção.

22.2. Registo MUITO SECRETO UE

22.2.1. Disposições gerais

1. O registo MUITO SECRETO UE central destina-se a assegurar o arquivo, tratamento e distribuição de documentos com a classificação MUITO SECRETO UE em conformidade com as presentes disposições de segurança. O responsável do registo MUITO SECRETO UE será o responsável do controlo do registo MUITO SECRETO UE.

2. O registo MUITO SECRETO UE central constituirá a principal autoridade de recepção e expedição da Comissão, relativamente às outras instituições da União Europeia, aos Estados-Membros, às organizações internacionais e aos Estados terceiros com os quais a Comissão tiver acordos sobre procedimentos de segurança, para o intercâmbio de informações classificadas.

3. Sempre que necessário, serão criados sub-registos responsáveis pela gestão interna de documentos com a classificação MUITO SECRETO UE; esses sub-registos manterão registos actualizados da circulação de cada documento a seu cargo.

4. Os sub-registos MUITO SECRETO UE serão criados segundo o disposto na secção 22.2.3 em resposta a necessidades de longo prazo e dependerão de um registo MUITO SECRETO UE central. Se apenas for necessário consultar documentos com a classificação MUITO SECRETO UE temporária ou ocasionalmente, tais documentos poderão ser disponibilizados sem que seja necessário criar um sub-registo MUITO SECRETO UE, na condição de serem definidas regras para assegurar que os documentos permaneçam sob o controlo do registo MUITO SECRETO UE adequado e que sejam cumpridas todas as medidas de segurança física e pessoal.

5. Os sub-registos não podem enviar documentos com a classificação MUITO SECRETO UE directamente a outros sub-registos do mesmo registo MUITO SECRETO UE central sem a aprovação expressa deste último.

6. Todos os intercâmbios de documentos com a classificação MUITO SECRETO UE entre sub-registos que não dependam do mesmo registo central deverão ter lugar através dos registos MUITO SECRETO UE centrais.

22.2.2. Registo MUITO SECRETO UE central

Na sua qualidade de responsável do controlo, incumbirá ao responsável do registo MUITO SECRETO UE central providenciar:

a) A transmissão de documentos com a classificação MUITO SECRETO UE segundo as disposições da secção 21.3;

b) A manutenção de uma lista de todos os sub-registos MUITO SECRETO UE dependentes do seu registo central, juntamente com os nomes e as assinaturas dos responsáveis do controlo nomeados e dos substitutos autorizados destes últimos;

c) A conservação de recibos dos vários registos para todos os documentos com a classificação MUITO SECRETO UE distribuídos pelo registo central;

d) A manutenção de um registo dos documentos com a classificação MUITO SECRETO UE arquivados e distribuídos;

e) A manutenção de uma lista actualizada de todos os registos MUITO SECRETO UE centrais com os quais normalmente trabalhe, juntamente com os nomes e as assinaturas dos responsáveis do controlo nomeados dos mesmos e dos substitutos autorizados destes últimos;

f) A salvaguarda física de todos os documentos com a classificação MUITO SECRETO UE arquivados no registo, segundo as regras da secção 18.

22.2.3. Sub-registos MUITO SECRETO UE

Na sua qualidade de responsável do controlo, incumbirá ao responsável de um sub-registo MUITO SECRETO UE providenciar:

a) A transmissão de documentos com a classificação MUITO SECRETO UE segundo as disposições da secção 21.3;

b) A manutenção de uma lista actualizada de todas as pessoas autorizadas a ter acesso às informações com a classificação MUITO SECRETO UE sob o seu controlo;

c) A distribuição de documentos com a classificação MUITO SECRETO UE segundo as instruções da entidade de origem ou segundo o princípio de "necessidade de tomar conhecimento", devendo verificar previamente se o destinatário possui a necessária habilitação em matéria de segurança;

d) A manutenção de um registo actualizado de todos os documentos com a classificação MUITO SECRETO UE arquivados ou que circulem sob o seu controlo ou que tiverem sido enviados a outros registos MUITO SECRETO UE, e a guarda de todos os recibos correspondentes;

e) A manutenção de uma lista actualizada dos registos MUITO SECRETO UE com os quais estiver autorizado a fazer intercâmbio de documentos com a classificação MUITO SECRETO UE, juntamente com os nomes e as assinaturas dos responsáveis do controlo dos mesmos e dos substitutos autorizados destes últimos;

f) A salvaguarda física de todos os documentos com a classificação MUITO SECRETO UE arquivados no sub-registo, segundo as regras da secção 18.

22.3. Inventários e verificações de documentos classificados da União Europeia

1. Os registos MUITO SECRETO UE referidos na presente secção farão, cada um deles, todos os anos, um inventário exaustivo dos documentos com a classificação MUITO SECRETO UE. Considerar-se-á que foi dada conta de um documento se estiver fisicamente inscrito no registo, ou se este último possuir um recibo do registo MUITO SECRETO UE para o qual o documento tiver sido transferido, um certificado de destruição do documento ou uma ordem para a desgraduação ou desclassificação do mesmo. Os registos enviarão os resultados do inventário anual ao membro da Comissão responsável pelas questões de segurança, até ao dia 1 de Abril de cada ano.

2. Os sub-registos MUITO SECRETO UE enviarão os resultados do seu inventário anual ao registo central de que dependerem, numa data indicada por este.

3. Os documentos classificados da União Europeia com classificação inferior a MUITO SECRETO UE serão objecto de verificações internas de acordo com as instruções do membro da Comissão responsável pelas questões de segurança.

4. Essas operações deverão permitir que os detentores dos documentos possam dar a sua opinião sobre:

a) A possibilidade de desgraduar ou desclassificar certos documentos;

b) Documentos a destruir.

22.4. Arquivagem de informações classificadas da UE

1. As informações classificadas da UE devem ser arquivadas em conformidade com as disposições pertinentes da secção 18.

2. Para reduzir os problemas de arquivagem, os responsáveis do controlo de todos os registos serão autorizados a arquivar documentos com a classificação MUITO SECRETO UE, SECRETO UE e CONFIDENCIAL UE sob a forma de microfilmes ou de gravação magnética ou óptica, desde que:

a) O processo de microfilmagem/gravação seja realizado por pessoal com uma habilitação em matéria de segurança correspondente ao nível de classificação do material tratado;

b) O microfilme/suporte de gravação possua o mesmo grau de segurança que os documentos originais;

c) A microfilmagem/gravação de qualquer documento com a classificação MUITO SECRETO UE seja comunicada à entidade de origem;

d) Cada rolo de filme ou outro suporte contenha apenas documentos com o mesmo grau de classificação (MUITO SECRETO UE, SECRETO UE ou CONFIDENCIAL UE);

e) A microfilmagem/gravação de um documento com a classificação MUITO SECRETO UE ou SECRETO UE seja claramente indicada no registo utilizado para o inventário anual;

f) Os documentos originais passados para microfilme ou gravados noutros suportes sejam destruídos em conformidade com as regras estabelecidas na secção 22.5.

3. Estas regras também são aplicáveis a qualquer outra forma de gravação autorizada, tais como meios electromagnéticos e disco óptico.

22.5. Destruição de documentos classificados da UE

1. Para impedir a acumulação desnecessária de documentos classificados da União Europeia, os que forem considerados pelo responsável da entidade detentora como desactualizados ou excedentários deverão ser destruídos logo que possível, da seguinte maneira:

a) Os documentos com a classificação MUITO SECRETO UE só serão destruídos pelo registo central responsável pelos mesmos. Cada documento destruído será enumerado num certificado de destruição, assinado pelo responsável do controlo MUITO SECRETO UE e pelo funcionário que testemunhar a destruição, devendo este último possuir habilitação em matéria de segurança ao nível MUITO SECRETO UE. Será averbada no livro de registo uma nota nesse sentido;

b) O registo conservará durante um período de dez anos os certificados de destruição e as folhas de distribuição. Só serão enviadas cópias à entidade de origem ou ao registo central adequado se estas forem explicitamente solicitadas;

c) Os documentos com a classificação MUITO SECRETO UE, incluindo todos os resíduos classificados resultantes da preparação de documentos com a classificação MUITO SECRETO UE, tais como cópias estragadas, rascunhos, notas dactilografadas e disquetes, serão destruídos, sob a supervisão do responsável do controlo do registo MUITO SECRETO UE, através de combustão, redução a pasta, retalhamento ou outro processo que os reduza a uma forma irreconhecível e não-reconstituível.

2. Os documentos com a classificação SECRETO UE serão destruídos pelo registo responsável pelos mesmos, sob a supervisão de uma pessoa habilitada em matéria de segurança, utilizando um dos processos indicados na alínea c) do ponto 1. Os documentos com a classificação SECRETO UE destruídos serão enumerados em certificados de destruição assinados, que deverão ser conservados pelo registo, juntamente com as listas de distribuição, pelo menos durante três anos.

3. Os documentos com a classificação CONFIDENCIAL UE serão destruídos pelo registo responsável pelos mesmos, sob a supervisão de uma pessoa habilitada em matéria de segurança, utilizando um dos processos indicados na alínea c) do ponto 1. A sua destruição será registada de acordo com as instruções do membro da Comissão responsável pelas questões de segurança.

4. Os documentos com a classificação RESERVADO UE serão destruídos pelo registo responsável pelos mesmos ou pelo utilizador, de acordo com as instruções do membro da Comissão responsável pelas questões de segurança.

22.6. Destruição em casos de emergência

1. Os serviços da Comissão elaborarão, com base nas condições locais, planos para a salvaguarda do material classificado da União Europeia em situações de crise, incluindo, se necessário, a destruição de emergência e planos de evacuação; esses serviços publicarão as instruções consideradas necessárias para impedir que informações classificadas da UE possam chegar às mãos de pessoas não-autorizadas.

2. As disposições para a salvaguarda e/ou destruição de material SECRETO UE ou CONFIDENCIAL UE numa situação de crise não deverão prejudicar, em nenhum caso, a salvaguarda ou a destruição de material com a classificação MUITO SECRETO UE (incluindo o equipamento de cifragem), cujo tratamento terá prioridade sobre todas as outras tarefas.

3. As medidas a adoptar para a salvaguarda ou destruição do equipamento de cifragem em caso de emergência deverão ser objecto de instruções específicas.

4. As instruções estarão imediatamente acessíveis, em envelope selado. Existirão os meios/utensílios necessários para a destruição.

23. MEDIDAS DE SEGURANÇA A APLICAR POR OCASIÃO DE REUNIÕES ESPECÍFICAS REALIZADAS FORA DAS INSTALAÇÕES DA COMISSÃO E QUE ENVOLVAM INFORMAÇÃO CLASSIFICADA DA UE

23.1. Disposições gerais

Quando forem realizadas reuniões da Comissão ou outras reuniões importantes fora das instalações da Comissão e sempre que tal se justifique devido aos requisitos especiais de segurança relacionados com a alta sensibilidade das questões ou das informações tratadas, deverão ser tomadas as medidas de segurança seguidamente descritas. Estas medidas dizem apenas respeito à protecção das informações classificadas da UE; poderá ser necessário planear outras medidas de segurança.

23.2. Responsabilidades

23.2.1. Serviço de Segurança da Comissão

O Serviço de Segurança da Comissão cooperará com as autoridades competentes do Estado-Membro em cujo território tem lugar a reunião (o Estado-Membro de acolhimento) a fim de garantir a segurança das reuniões da Comissão ou outras reuniões importantes e a segurança dos delegados e respectivo pessoal. Em matéria de segurança, o Estado-Membro de acolhimento deverá especialmente assegurar que:

a) Sejam elaborados planos para fazer face às ameaças à segurança e aos incidentes relacionados com a segurança, os quais devem abranger em especial a guarda segura dos documentos classificados da UE em gabinetes;

b) Sejam tomadas medidas para facultar o acesso ao sistema de comunicações da Comissão para a recepção e transmissão de mensagens classificadas da UE. Será igualmente pedido ao Estado-Membro de acolhimento que faculte o acesso, se necessário, a sistemas telefónicos seguros.

O Serviço de Segurança da Comissão deverá agir como consultor em matéria de segurança para a preparação da reunião; deverá estar representado no local a fim de ajudar e aconselhar o Responsável da Segurança da Reunião (MSO) e as delegações, consoante as necessidades.

Será pedido a cada uma das delegações a uma reunião que designe um responsável de segurança, a quem competerá tratar as questões de segurança no interior da sua delegação e manter o contacto com o responsável da segurança da reunião e com o representante do Serviço de Segurança da Comissão, consoante as necessidades.

23.2.2. Responsável da Segurança da Reunião (MSO)

Será nomeado um Responsável da Segurança da Reunião, que será responsável pela preparação geral e controlo das medidas gerais de segurança interna e pela coordenação com as outras autoridades competentes em matéria de segurança. As medidas tomadas pelo MSO incidirão, em geral:

a) Em medidas de protecção no local da reunião destinadas a garantir que esta se processa sem qualquer incidente que possa comprometer a segurança de qualquer informação classificada da UE que aí seja utilizada;

b) No controlo do pessoal a quem é permitido aceder ao local da reunião, áreas das delegações e salas de conferência, e à verificação de todo o equipamento;

c) Na constante coordenação com as autoridades competentes do Estado-Membro de acolhimento e com o Serviço de Segurança da Comissão;

d) Na inclusão de instruções de segurança no dossier da reunião, tendo em conta as exigências das presentes regras de segurança e quaisquer outras instruções de segurança consideradas necessárias.

23.3. Medidas de segurança

23.3.1. Áreas de segurança

Serão criadas as seguintes áreas de segurança:

a) Uma área de segurança da classe II, constituída por uma sala de redacção, os escritórios e equipamento de reprografia da Comissão e os escritórios das delegações, conforme as necessidades;

b) Uma área de segurança da classe I, constituída pela sala de conferência e pelos gabinetes dos intérpretes e dos técnicos de som;

c) Áreas administrativas, constituídas pela área de imprensa e pelas instalações utilizadas para a administração, a restauração e o alojamento, bem como a área imediatamente adjacente ao Centro de Imprensa e ao local da reunião.

23.3.2. Passes

O MSO fornecerá cartões adequados, conforme os pedidos das delegações, e segundo as suas necessidades. Quando necessário, deverá ser feita uma distinção no que toca ao acesso às várias áreas de segurança.

As instruções de segurança para a reunião exigirão que todas as pessoas abrangidas ostentem de forma visível os seus cartões sempre que estejam dentro do local de reunião, de forma a poderem ser controladas pelo pessoal de segurança, na medida do necessário.

Além dos participantes que possuem um cartão, o número de pessoas a admitir no local de reunião será o mais reduzido possível. O MSO só permitirá que as delegações nacionais recebam visitantes durante a reunião mediante pedido dessas delegações. Deve ser dado um cartão de visitante a cada visitante. Será igualmente preenchido um passe de entrada do visitante, com o seu nome e com o nome da pessoa que este visita. Os visitantes serão acompanhados em todas as ocasiões por um guarda de segurança ou pela pessoa que visitam. O passe do visitante será transportado pela pessoa que o acompanha e devolvido ao pessoal encarregado da segurança, quando o visitante sair do local de reunião.

23.3.3. Controlo do equipamento fotográfico e de som

Não poderá dar entrada em nenhuma área de segurança da classe I qualquer equipamento audiovisual, com excepção do equipamento utilizado pelos fotógrafos e pelos técnicos de som devidamente autorizados pelo MSO.

23.3.4. Controlo das pastas, computadores portáteis e embrulhos

Os detentores de um passe com acesso autorizado a uma área de segurança podem normalmente trazer consigo as suas pastas e computadores portáteis (com a sua própria fonte de energia) sem que seja realizado um controlo. No caso dos embrulhos destinados às delegações, estas podem recebê-los, mas devem ser quer inspeccionados pelo responsável de segurança da delegação, quer visionados em equipamento especial, quer abertos pelo pessoal de segurança para inspecção. Se o MSO o considerar necessário, poderão ser estabelecidas medidas mais restritivas para a inspecção das pastas e embrulhos.

23.3.5. Segurança técnica

Uma equipa de segurança técnica deve tornar a sala de reunião tecnicamente segura, podendo igualmente efectuar uma vigilância electrónica durante a reunião.

23.3.6. Documentos das delegações

As delegações serão responsáveis por transportar consigo documentos classificados da UE tanto para dentro como para fora das reuniões. Serão igualmente responsáveis pela verificação e pela segurança desses documentos durante a sua utilização nas instalações que lhes forem atribuídas. Pode ser solicitado o auxílio do Estado-Membro de acolhimento para o transporte de documentos classificados para dentro e para fora do local da reunião.

23.3.7. Guarda segura dos documentos

Se a Comissão ou as delegações não estiverem em condições de guardar os seus documentos classificados em conformidade com as normas aprovadas, poderão introduzir esses documentos em envelopes selados e entregá-los ao MSO, mediante recibo, para que este os possa guardar segundo as normas aprovadas.

23.3.8. Inspecção dos gabinetes

O MSO providenciará para que os gabinetes da Comissão e das delegações sejam inspeccionados no fim de cada dia de trabalho, por forma a garantir que todos os documentos classificados da UE são guardados em local seguro; caso contrário, tomará as medidas necessárias.

23.3.9. Remoção de resíduos de documentos classificados da UE

Todos os resíduos serão tratados como resíduos classificados da UE, e todos os cestos ou sacos de lixo de papel devem ser entregues à Comissão ou às delegações para remoção. Antes de abandonar as instalações que lhes foram atribuídas, a Comissão e as delegações devem entregar os seus resíduos ao MSO, que providenciará para a sua destruição segundo as regras.

No fim da reunião, todos os documentos na posse da Comissão ou das delegações mas que já não sejam necessários serão tratados como resíduos. Antes de levantar as medidas de segurança tomadas para a reunião, será feita uma busca exaustiva das instalações ocupadas pela Comissão e pelas delegações. Na medida do possível, os documentos para os quais tenha sido assinado um recibo serão destruídos conforme se encontra previsto no ponto 22.5.

24. QUEBRAS DE SEGURANÇA E FUGAS DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS DA UE

24.1. Definições

Uma quebra de segurança é o resultado de um acto ou uma omissão contrários a uma disposição de segurança da Comissão, susceptível de pôr em perigo as informações classificadas da UE ou propiciar a sua fuga.

Uma fuga de informações classificadas da UE ocorre quando estas caem no todo ou em parte nas mãos de pessoas não autorizadas, ou seja, pessoas que não possuem a habilitação de segurança adequada ou que não precisam de tomar conhecimento dessas informações, ou quando há a probabilidade de tal ter acontecido.

Pode haver fuga de informações classificadas da UE como resultado de descuido, negligência ou indiscrição, bem como em resultado das actividades de serviços de espionagem que têm por alvo a UE ou os seus Estados-Membros visando as informações classificadas e as actividades da UE, ou das actividades de organizações de carácter subversivo.

24.2. Comunicação de quebras de segurança

Todas as pessoas que devam tratar informações classificadas da UE receberão uma informação completa sobre as suas responsabilidades neste domínio e comunicarão imediatamente qualquer quebra de segurança de que possam ter conhecimento.

Quando um responsável local de segurança ou um responsável da segurança da reunião descobrir ou for informado da ocorrência de uma quebra de segurança relacionada com informações classificadas da UE ou com a perda ou desaparecimento de material classificado da UE, tomará imediatamente medidas para:

a) Proteger os elementos de prova;

b) Determinar os factos ocorridos;

c) Avaliar e reduzir os danos verificados;

d) Impedir que tal volte a acontecer;

e) Notificar as autoridades adequadas dos efeitos da quebra de segurança.

Neste contexto, serão fornecidos os seguintes elementos:

i) uma descrição das informações em causa, incluindo a sua classificação, números de referência e de cópia, data, entidade de origem, assunto e âmbito,

ii) uma breve descrição das circunstâncias da quebra de segurança, incluindo a data e o período durante o qual as informações estiveram expostas à fuga,

iii) uma declaração de que a entidade de origem foi ou não informada.

Incumbe a cada autoridade de segurança, imediatamente depois de lhe ter sido notificada a ocorrência de uma quebra de segurança, comunicar o facto imediatamente ao Serviço de Segurança da Comissão.

Só será necessário comunicar os casos que envolvam informações classificadas de RESERVADO UE quando estes apresentarem características pouco usuais.

Ao ser informado da ocorrência de uma quebra de segurança, o Membro da Comissão responsável pelas questões de segurança deverá:

a) Notificar a entidade de origem das informações classificadas em questão;

b) Solicitar às autoridades de segurança competentes que procedam a um inquérito;

c) Coordenar os inquéritos, quando estiver envolvida mais do que uma autoridade de segurança;

d) Obter um relatório das circunstâncias da quebra de segurança, o período durante o qual poderá ter ocorrido e a data em que foi descoberta, juntamente com uma descrição pormenorizada do conteúdo e da classificação do material em causa. Serão, igualmente, comunicados os danos causados aos interesses da UE ou de um ou vários dos seus Estados-Membros e tomadas medidas para impedir que tal volte a acontecer.

A entidade de origem deverá informar os destinatários e deverá emitir instruções adequadas.

24.3. Acções judiciais

Qualquer indivíduo que seja responsável por uma fuga de informação classificada da UE será passível de acção disciplinar segundo as regras e regulamentos pertinentes, principalmente o Título VI do Estatuto. Essa acção disciplinar não será impeditiva de eventuais acções judiciais.

Se for caso disso, com base no relatório referido no ponto 24.2, o Membro da Comissão responsável pelas questões de segurança tomará todas as medidas necessárias para permitir às autoridades nacionais competentes intentar processos-crime.

25. PROTECÇÃO DAS INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS DA UE TRATADAS EM SISTEMAS INFORMÁTICOS E DE COMUNICAÇÃO

25.1. Introdução

25.1.1. Disposições gerais

A política e os requisitos de segurança da presente secção aplicar-se-ão a todos os sistemas e redes de comunica