RELATÓRIO sobre as demonstrações financeiras e a gestão para o exercício de 1995 da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho (Fundação de Dublim) (97/C 81/02)

(Observações nos termos do nº 4, segundo parágrafo, do artigo 188ºC do Tratado CE)

ÍNDICE

PontosPágina

DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A MELHORIA DAS CONDIÇÕES DE VIDA E DE TRABALHO RELATIVAS AO EXERCÍCIO DE 1995 . 1 - 4 19

OBSERVAÇÕES DE AUDITORIA . 5 - 27 19

Introdução . 5 - 7 19

Informações de base . 5 19

Âmbito da auditoria . 6 19

Informações financeiras . 7 19

Seguimento dado às observações anteriores . 8 - 14 19

Separação de funções . 8 19

Fundo para adiantamentos . 9 19

Transferências de dotações entre títulos . 10 20

Despesas de deslocações em serviço . 11 20

Saldos de tesouraria . 12 20

Activo circulante . 13 20

Propriedade do terreno da Fundação . 14 20

Observações relativas à execução orçamental e à conta de gestão . 15 - 23 20

Transferência de dotações . 15 - 16 20

Transição e anulação de dotações . 17 20

Receitas . 18 20

Despesas . 19 - 22 20

Conclusão . 23 - 27 20

ANEXOS 1- 3 . 22

QUADRO 1 . 24

Resposta da Fundação . 25

DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A MELHORIA DAS CONDIÇÕES DE VIDA E DE TRABALHO RELATIVAS AO EXERCÍCIO DE 1995

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho e ao Parlamento Europeu em conformidade com o artigo 16º do Regulamento (CEE) nº 1365/75 do Conselho (JO nº L 139 de 30. 5. 1975, p. 1), alterado pelo nº 4 do artigo 1º do Regulamento (CEE) nº 1947/93 do Conselho (JO nº L 181 de 23. 7. 1993, p. 13).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1995. Em conformidade com o nº 16 do artigo 1º do Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho (JO nº L 181 de 23. 7. 1993, p. 26), que altera o Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho (JO nº L 164 de 24.6. 1976, p. 16), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Conselho de Administração, responsabilidade que inclui a elaboração e apresentação das demonstrações financeiras em conformidade com as disposições financeiras previstas nos nºs 52, 54 e 55 do artigo 1º do Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho (JO nº L 181 de 23. 7. 1993, p. 26), que altera o Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho (JO nº L 164 de 24. 6. 1976, p. 16). O artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia estipula que o Tribunal de Contas examine as referidas demonstrações financeiras.

3. O Tribunal efectuou o seu controlo em conformidade com as normas de auditoria geralmente aceites, desde que sejam aplicáveis ao contexto comunitário, tendo consequentemente procedido às verificações dos registos contabilísticos e aplicado os outros procedimentos considerados necessários nas respectivas circunstâncias.

4. Na opinião do Tribunal, as demonstrações financeiras relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1995 são fiáveis e as operações a que elas se referem são, no seu conjunto, legais e regulares.

OBSERVAÇÕES DE AUDITORIA

Introdução

Informações de base

5. A Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho (Fundação de Dublim) foi criada pelo Regulamento (CEE) nº 1365/75 do Conselho (1), como organismo satélite da Comunidade Europeia, tendo por missão contribuir «para a concepção e o estabelecimento de melhores condições de vida e de trabalho, através de uma acção com vista a desenvolver e difundir os conhecimentos que contribuam para tal evolução». A Fundação de Dublim iniciou a sua actividade em 1976.

Âmbito da auditoria

6. O Tribunal de Contas analisou as contas e a gestão financeira da Fundação de Dublim para o exercício de 1995, em conformidade com as disposições dos respectivos regulamentos (2).

Informações financeiras

7. As dotações disponíveis para o exercício de 1995 elevaram-se a 12,5 Mio ECU. As autorizações concedidas deram origem a pagamentos num montante de 9,3 Mio ECU e a verbas transitadas para o exercício de 1996 no valor de 3 Mio ECU, tendo sido anulado o saldo de 0,2 Mio ECU. As dotações transitadas do exercício anterior deram origem a pagamentos no valor de 1,9 Mio ECU e a anulações no valor de 0,2 Mio ECU. O anexo 3 do presente relatório fornece uma análise por título da utilização das dotações do exercício, bem como das dotações transitadas de 1994.

Seguimento dado às observações anteriores

Separação de funções

8. O Tribunal repete a observação já apresentada em exercícios anteriores em relação à inadequada separação de funções entre o gestor orçamental e o tesoureiro. Tal facto constitui uma infracção ao nº 15 do artigo 1º do Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho, que altera o Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho, o qual estabelece o princípio fundamental da «separação entre os gestores orçamentais e os tesoureiros», especificando que «as funções de gestor orçamental, de auditor financeiro e de tesoureiro são incompatíveis entre si».

Fundo para adiantamentos

9. Uma elevada proporção de pagamentos (59 % em 1995, não incluindo os vencimentos) continua a ser efectuada antes da aposição do visto do auditor financeiro. Os casos de utilização do fundo para adiantamentos não se enquadram no espírito das disposições financeiras. Será mais aceitável limitar a sua utilização a despesas correntes ou de menor importância, que incluem um risco de irregularidades comparativamente menor. A Fundação, em consulta com o auditor financeiro, deverá criar uma definição escrita de despesas correntes e de menor importância.

Transferências de dotações entre títulos

10. A Fundação continuou a efectuar transferências de dotações entre títulos em 1995 (ver ponto 16), o que constitui uma infracção ao artigo 21º do Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho, alterado pelo Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho.

Despesas de deslocações em serviço

11. O Tribunal verifica que as observações que apresentou o ano passado não foram tomadas em consideração, apesar da resposta positiva da Fundação. Uma análise das deslocações a Bruxelas em 1995 revelou que, em alguns casos, a insuficiência da documentação apresentada ao Tribunal, ou a sua completa ausência, não permitem demonstrar a necessidade de todas as deslocações em causa nem determinar se foram considerados outros meios de comunicação.

Saldos de tesouraria

12. O Tribunal verifica que a observação apresentada no relatório do ano passado foi tomada em consideração, uma vez que os saldos de tesouraria de que a Fundação dispunha no final do exercício correspondiam às suas necessidades para o trimestre seguinte.

Activo circulante

13. A Fundação recuperou finalmente os dois montantes, correspondentes a um total de 32 216 ECU, referidos no relatório relativo ao exercício de 1994, que estavam pendentes há vários anos.

Propriedade do terreno da Fundação

14. A questão da propriedade do terreno onde se encontra instalada a Fundação ainda não está resolvida. Contudo, os juristas nomeados pela Fundação analisam neste momento uma proposta do Governo irlandês no sentido de conceder à Fundação um aluguer de longa duração.

Observações relativas à execução orçamental e à conta de gestão

Transferência de dotações

15. O valor das transferências de dotações entre as diferentes rubricas orçamentais efectuadas em 1995 foi de 1 494 000 ECU (11,9 % das dotações incluídas no orçamento), contra 756 000 (6,5 %) em 1994.

16. As transferências no montante de 500 000 ECU efectuadas do título 1 (despesas de pessoal) para o título 3 (despesas operacionais) permitiram que a Fundação transitasse dotações que de outro modo deveriam ter sido anuladas em conformidade com o nº 6 do artigo 1º do Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho, que altera o Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho. Como referido no ponto 10, o Tribunal considera que essas transferências entre títulos não estão em conformidade com o Regulamento Financeiro.

Transição e anulação de dotações

17. No que se refere à conta no seu conjunto, o anexo 3 mostra que foram utilizados 75 % das dotações de pagamento, mas apenas 54 % em relação ao título 3 (despesas operacionais). O quadro 1 apresenta as dotações transitadas do orçamento de 1995, repartidas por títulos, bem como a sua posterior utilização em 1996. As dotações transitadas no que se refere ao título 3 elevaram-se a 45 % das dotações iniciais. No final de Março de 1996, apenas tinham sido utilizados 20 % das dotações transitadas.

Receitas

18. Em 1995 a subvenção concedida à Fundação pela UE foi de 12,5 Mio ECU. Os montantes efectivamente solicitados e recebidos foram de 2,5 Mio ECU em 26. 4. 1995, 2 Mio ECU em 14. 6. 1995, 4,3 Mio ECU em 12. 10. 1995 e 1,3 Mio ECU em 31. 12. 1995, o que perfaz um total de 10,1 Mio ECU. O saldo de 2,4 Mio ECU excedia as necessidades de tesouraria e não fora reclamado à Comissão, em conformidade com a recomendação apresentada pelo Tribunal no ano passado. Tal como em anos anteriores, esta modalidade de financiamento não respeita o artigo 26º do Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho, alterado pelo Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho, que estipula que os pagamentos sejam efectuados na primeira quinzena de cada trimestre.

Despesas

19. O nº 63 do artigo 1º do Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho, de 30 de Junho de 1993, que altera o Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho, de 1 de Junho de 1976, estipula que os contratos superiores a 10 000 ECU sejam celebrados por concurso público. Foram constatadas as seguintes excepções:

- Um contrato de 533 072 ECU relativo a um estudo europeu sobre as condições de trabalho foi celebrado por ajuste directo;

- De uma amostra de 26 contratos seleccionados para controlo, seis foram celebrados por ajuste directo, em conformidade com o artigo 46º do Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho, de 1 de Junho de 1976, alterado pelo Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho, de 30 de Junho de 1993; em três casos (um relativo ao fornecimento de computadores e os outros a contratos de estudos), o artigo 46º permitiu evitar o recurso ao concurso público.

20. Em dois casos, as despesas foram facturadas antes de a autorização ser concedida. Em um dos casos, o contrato-quadro entre a Fundação e o adjudicatário apenas entrava em vigor em 1 de Janeiro de 1995, mas estavam incluídas na autorização concedida em 1995 facturas relativas aos meses de Novembro e Dezembro de 1994.

21. De uma amostra de auditoria de 10 contratos de estudos, cinco relatórios finais foram recebidos vários meses após o prazo fixado no contrato. Será conveniente que os responsáveis considerem a necessidade de rever os procedimentos da Fundação no que se refere ao seguimento a dar aos relatórios em suspenso.

22. Durante o seu controlo, o Tribunal constatou os seguintes casos em que os documentos foram alterados através da utilização de líquido corrector:

- A data de uma factura de 45 365 DM (23 817 ECU) enviada por telefax ao auditor financeiro foi apagada através da utilização de líquido corrector, tendo-se alterado à mão 17 de Janeiro de 1995 para 17 de Dezembro de 1994. O auditor financeiro concedeu o seu visto com base no referido telefax, tendo a alteração implicado a imputação da despesa às dotações transitadas de 1994 e não às dotações de 1995;

- O montante de uma ordem de cobrança foi apagado através da utilização de líquido corrector, tendo-se alterado à mão 1 680,16 ECU para 4 741,97 ECU. Não se sabe qual dos valores foi aprovado pelo auditor financeiro.

Conclusão

23. A separação de funções entre o tesoureiro e o gestor orçamental é insuficiente. Ver ponto 8.

24. Os casos de utilização do fundo para adiantamentos não são especificados nas disposições financeiras. Ver ponto 9.

25. Contrariamente ao estipulado nas disposições financeiras, a Fundação continuou a efectuar transferências de dotações entre títulos. Ver ponto 10.

26. A insuficiência da documentação apresentada ao Tribunal, ou a sua ausência, não permitem demonstrar a justificação de algumas deslocações a Bruxelas. Trata-se de um assunto ao qual se deverá prestar com urgência a maior atenção.

27. O controlo de uma amostra de pagamentos revelou a existência de problemas relativos à gestão dos contratos e alterações indevidas dos documentos-chave. Ver pontos 19 a 22.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 7 de Novembro de 1996.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

.

(1) Regulamento (CEE) nº 1365/75 do Conselho, de 26 de Maio de 1975, publicado em 30 de Maio de 1975 (JO nº L 139 de 30. 5. 1975).

(2) Regulamento (CEE) nº 1365/75 do Conselho, relativo à criação da Fundação, de 26 de Maio de 1975, publicado em 30 de Maio de 1975 (JO nº L 139 de 30. 5. 1975), alterado pelo Regulamento (CEE) nº 1947/93 do Conselho, de 30 de Junho de 1993, publicado em 23 de Julho de 1993 (JO nº L 181 de 23. 7. 1993).

Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho, que fixa disposições financeiras aplicáveis à Fundação, de 1 de Junho de 1976, publicado em 24 de Junho de 1976 (JO nº L 164 de 24. 6. 1976), alterado pelo Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho, de 30 de Junho de 1993, publicado em 23 de Julho de 1993 (JO nº L 181 de 23. 7. 1993).

ANEXO 1

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

ANEXO 2

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

ANEXO 3

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

RESPOSTA DA FUNDAÇÃO

8. A Fundação introduziu uma série de medidas para separar as funções do gestor orçamental e do tesoureiro. O Tribunal já tinha reconhecido essas iniciativas em relatórias anteriores.

O único problema que resta é a prática do gestor orçamental registar as despesas no sistema integrado de contabilidade existente. Este problema será resolvido quando a Fundação adquirir um novo sistema de contabilidade.

Na sequência de consultas realizadas em 1995, a Fundação participou em 1996, com outras agências da UE, num processo de concurso comum para a aquisição de um novo sistema contabilístico. Todavia, nenhuma das propostas recebidas satisfaziam os requisitos das agências. Depois de extensos contactos com os serviços da Comissão e após a finalização de um novo sistema contabilístico que satisfaz os requisitos técnicos e jurídicos e de informação das agências, a Fundação espera adquirir, em 1977, o sistema contrabilístico da Comissão.

9. A Fundação contactou os serviços da Comissão relativamente à solução deste problema. A Fundação foi informada que a questão será discutida entre a Comissão e o Parlamento Europeu no quadro das actuais discussões sobre os regulamentos financeiros das agências.

10. Após o último relatório do Tribunal, a Fundação solicitou aos serviços da Comissão que clarificassem o Regulamento Financeiro da Fundação relativamente às transferências em questão. A Fundação foi informada pelo director-geral da DG XIX que as transferências das dotações em questão foram efectuadas de acordo com o Regulamento Financeiro da Fundação (ver também ponto 16).

11. Todas as deslocações em serviço do pessoal da Fundação estão documentadas e foram approvadas pelo gestor orçamental após este se ter dado por satisfeito que as deslocações eram justificadas pelas necessidades do programa de trabalho das Fundação ou por razões administrativas. Além disso, a documentação relacionada com as ordens do dia, horários, listas de participantes, actas, acções de seguimento e relatórios sobre as reuniões, encontra-se à disposição. A Fundação passará em revista os seus procedimentos de registo e acesso à documentação necessária relacionada com as deslocações em serviço.

O regulamento que criou a Fundação requer que esta consulte as instituições europeias e que envolva os parceiros sociais nos seus trabalhos. Nos últimos anos foram intensificados os contactos com organismos a nível da UE em Bruxelas. Todavia, o número de deslocações em serviço a Bruxelas não aumentou comensuravelmente. Quando outros meios de comunicação podem ser utilizados não são feitas deslocações em serviço. O telefone, a internet, o e-mail e outros meios de contacto electrónico são utilizados o mais possível; um projecto-piloto de video-conferência foi lançado em Novembro de 1995 e os equipamentos serão introduzidos à medida que os meios financeiros o permitam. Também foram realizadas experiências com conferências por computador.

14. Na sequência de uma proposta das autoridades irlandesas, os juristas estão presentemente a preparar um novo contrato de locação.

16. Como mencionado no ponto 10, a Fundação foi informada pela Comissão que as tranferências em questão estão totalmente de acordo com o Regulamento Financeiro, permitindo à Fundação utilizar mais eficazmente os fundos que lhe são destinados pelas decisões das autoridades orçamentais. A Fundação, todavia, aprecia o ponto de vista do Tribunal e do Parlamento e procura evitar a necessidade de tais transferências.

17. A utilização das dotações transitadas é determinada pela natureza dos contratos. Os contratos em questão dizem, essencialmente, respeito a estudos de duração superior a 12 meses.

18. A Fundação lembra de novo aos serviços da Comissão a obrigatoriedade de efectuar os pagamentos referentes à subvenção concedida à Fundação pela UE na primeira quinzena de cada trimistre.

19. No caso do contrato para a realização de um inquérito europeu sobre as condições de trabalho, os documentos relevantes indicam que este contrato foi celebrado no quadro do contrato para o «Eurobaromètre Standard» entre a Comissão Europeia e a INRA (Europa), contrato este celebrado na sequência de um concurso público.

A celebração de contratos por ajuste directo está em conformidade com o artigo 46º do Regulamento Financeiro da Fundação, o qual estabelece os critérios pormenorizados que devem ser satisfeitos a esse respeito. Estes critérios foram seguidos.

No caso do fornecimento de computadores, o contrato está em conformidade com a alínea d) do artigo 46º, devido aos requisitos multilingues especializados e a utilização pela Fundação WordPerfect 5.1 para DOS (como recomendado pelo serviço de informática da Comissão). Apenas um fornecedor possuía os suportes lógicos e o teclado multilingue especializado necessários e fornecia apoio local.

Os outros dois contratos relacionam-se com propostas de investigação. O Conselho de Administração da Fundação, na sua reunião de 25 de Março de 1994, autorizou a introdução de novos procedimentos, que entraram em funcionamento durante 1995, para a celebração de contratos com base em convites à manifestação de interesse, publicados no Jornal Oficial, e aviso de concursos. Os dois contratos em questão foram celebrados durante o período de transição estipulado pelo Conselho de Administração.

20. A Fundação possui um sistema de encomendas descentralizado. As duas facturas em questão referem-se a uma série de encomendas feitas por uma unidade opercional para as quais a quantia total das despesas excedia as autorizações. Serão tomadas as medidas necessárias para evitar uma recorrência. O novo sistema de contabilidade deverá implementar automaticamente os controlos necessários.

21. A monitorização da implementação dos contratos de estudo é efectuada todos os meses aquando da reunião dos gestores de programa; os procedimentos de seguimento serão passados em revista.

22. A encomenda para os serviços em questão foi feita em 11 de Outubro de 1994. A alteração da data factura não tem relevância, per se, para as dotações transitadas. Todavia, o funcionário em questão foi repreendido.

No futuro, as correcções necessárias a documentos preparados manualmente serão assinadas e datadas. O novo sistema de contabilidade deverá resolver os problemas desta natureza.

23. Ver resposta do ponto 8.

24. Ver resposta do ponto 9.

25. Ver resposta do ponto 10.

26. Ver resposta do ponto 11.

27. Ver resposta dos pontos 19 a 22.