Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho (AESS - Bilbau) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998, acompanhado das respostas da Agência

(1999/C 372/01)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Opinião do Tribunal

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho, em conformidade com o n.o 4 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998. De acordo com o n.o 1 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 15.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94. Nos termos do artigo 248.o CE, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações suficientes com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

Principais observações sobre a execução orçamental da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho (AEES - Bilbau) no exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998

Demonstrações financeiras e contabilidade

5. A Agência não forneceu documentos comprovativos relativamente a um saldo de 5000 ecus inscrito no passivo, na rubrica "Credores diversos".

6. O serviço de contabilidade da Agência deverá proceder a encerramentos contabilísticos periódicos e efectuar, para os diferentes saldos, as reconciliações e análises previstas pelas modalidades de execução do seu regulamento financeiro.

Execução orçamental/Princípio da anualidade

7. De um total de 1,05 milhões de ecus de dotações transitadas automaticamente do exercício de 1997, apenas 0,65 milhões de ecus foram efectivamente utilizados, ou seja 62 %. Os restantes 38 % (0,4 milhões de ecus) foram anulados. O montante total das anulações não respeita a natureza das transições automáticas, que deverão corresponder a obrigações para com terceiros não cumpridas no final do exercício.

8. A análise das autorizações transitadas automaticamente para o exercício de 1999 (1,9 milhões de ecus) não permitiu verificar se algumas destas transições tinham fundamento. A prática adoptada pela Agência em matéria de transição de dotações não está em conformidade com o princípio da anualidade consagrado no seu regulamento financeiro.

IVA

9. A Agência nem sempre foi reembolsada do IVA pago nos exercícios de 1996 e 1997 (145000 ecus).

Concursos públicos/Comissão Consultiva de Compras e Contratos (CCCC)

10. Para se poderem receber mais propostas, o prazo de apresentação destas deverá ser de, pelo menos, 40 dias. Os critérios estipulados nos concursos terão de ser claramente definidos e servir de base às avaliações da CCCC.

Sede

11. O proprietário negociou uma garantia bancária para assegurar as obrigações da Agência decorrentes do seu contrato de arrendamento. Geralmente, não é necessário este tipo de garantia para um organismo da União Europeia. Por forma a evitar uma prorrogação da garantia, será conveniente encetar negociações antes de esta chegar ao seu termo.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 7 de Outubro de 1999.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. KARLSSON

Presidente

(1) JO L 216 de 20.8.1994, p. 1.

(2) Em conformidade com o n.o 3 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e despesas da Agência no exercício de 1998 foram elaboradas em 25 de Março de 1999 e enviadas ao Conselho de Administração da Agência, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 9 de Abril de 1999. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

Quadro 1

Balanço em 31 de Dezembro de 1998 e 1997

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 1998 e 1997

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

RESPOSTAS DA AGÊNCIA

1. O Tribunal de Contas visitou a sede da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho, de 14 a 18 de Dezembro de 1998 e de 3 a 7 de Maio de 1999, realizando o controlo relativo ao exercício de 1998.

2. Para facilitar os trabalhos do Tribunal, foram postos à sua disposição as contas e todos os documentos justificativos. Foram igualmente apresentados os ficheiros do pessoal e os contratos concluídos.

3. Na sua carta de 24 de Junho de 1999, o Tribunal de Contas levou ao conhecimento da Agência as observações que, na sua opinião, devem constar do relatório sobre as demonstrações financeiras da Agência para o exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998. O Tribunal convidou a Agência a apresentar-lhe os seus comentários a estas observações.

4. Para este fim, a Agência está em condições de apresentar as suas observações sobre os pontos seguintes:

Demonstrações financeiras e contabilidade

5. Observações relativas a credores diversos.

O saldo da conta "Fornecedores" indicado pelo Tribunal de Contas, no valor de 5000 ecus (3 % do total da conta "Fornecedores"), inclui alguns montantes incobráveis, cuja identificação se torna difícil dado o número significativo de movimentos contabilizados na conta "Fornecedores". A Agência compromete-se a apresentar, à data do encerramento do exercício de 1999, a situação, por "Fornecedores", da conta "Credores diversos" constante do balanço, inscrevendo-se esta medida na perspectiva dos progressos realizados no decorrer dos exercícios de 1998/1999.

6. Observação relativa aos encerramentos contabilísticos mensais:

No que se refere aos encerramentos contabilísticos mensais, a Agência concorda plenamente com a observação do Tribunal de Contas e procederá à sua concretização recorrendo a procedimentos e meios adequados durante o exercício de 1999.

Execução orçamental/princípio da anualidade

7. As anulações referem-se a dotações para autorizações destinadas a acções que foram anuladas de comum acordo com os contratantes terceiros, motivo pelo qual estes consideram que nenhuma obrigação ficou por cumprir. Outras anulações dizem respeito a dotações para autorizações destinadas a cobrir os últimos pagamentos dos contratos celebrados com os pontos focais e que não foram efectuados devido ao atraso verificado na execução dos projectos. Estes últimos pagamentos serão cobertos por dotações para autorizações inscritas no exercício de 1999.

8. De futuro, a Agência fará esforços para que a transição de dotações não se efectue nas condições assinaladas pelo Tribunal.

IVA

9. A Agência, na sequência do parecer da administração fiscal espanhola, solicita actualmente o reembolso directamente aos fornecedores. Prevê-se que os primeiros reembolsos sejam efectuados antes do final do ano em curso.

Concursos públicos/Comissão Consultiva de Compras e Contratos (CCCC)

10. Relativamente a este assunto, a Agência seguirá as recomendações do Tribunal prevendo prazos de apresentação de propostas de, pelo menos, 40 dias para todos os concursos públicos a serem submetidos à apreciação da CCCC.

Sede

11. O contrato de arrendamento está sujeito à legislação espanhola e às práticas locais que prevêem a constituição de uma garantia bancária. De modo a seguir a recomendação do Tribunal, a Agência eliminará esta condição imposta ao arrendamento aquando da eventual negociação referente à renovação do arrendamento nos finais do ano 2000.