RELATÓRIO apresentado nos termos do nº 4, segundo parágrafo, do artigo 188º-C do Tratado CE, sobre as demonstrações financeiras e a gestão, no exercício de 1996, do Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional (Cedefop - Salónica), acompanhado das respostas do Centro (97/C 393/01)

ÍNDICE

Pontos Página

DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DO CENTRO EUROPEU PARA O DESENVOLVIMENTO DA FORMAÇÃO PROFISSIONAL (Cedefop) RELATIVAS AO EXERCÍCIO DE 1996 1 - 4 2

OBSERVAÇÕES DE AUDITORIA 5 - 29 2

Introdução 5 - 8 2

Informações de base 5 - 6 2

Âmbito da auditoria 7 2

Informações financeiras 8 2

Observações relativas à execução orçamental 9 - 13 2

Separação de funções 9 2

Fundo para adiantamentos 10 2

Transferências de dotações 11 - 12 2

Transição e anulação de dotações 13 3

Observações relativas à conta de gestão e ao balanço 14 - 21 3

Receitas 14 - 15 3

Despesas 16 - 17 3

Balanço 18 - 20 3

Auditoria às instalações do Centro e à situação do pessoal 21 - 26 3

Instalações provisórias 21 3

Instalações definitivas 22 - 23 3

Pessoal 24 - 26 4

Conclusão 27 - 29 4

ANEXO - Quadros 1 - 4 5

Respostas do Centro 8

DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DO CENTRO EUROPEU PARA O DESENVOLVIMENTO DA FORMAÇÃO PROFISSIONAL RELATIVAS AO EXERCÍCIO DE 1996

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho e ao Parlamento Europeu em conformidade com o artigo 12º do Regulamento (CEE) nº 337/75 do Conselho (1), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) nº 1946/93 do Conselho (2).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1996. Em conformidade com o nº 1 do artigo 18º do Regulamento (CEE) nº 1416/76 do Conselho (3), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) nº 1948/93 do Conselho (4), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Conselho de Administração, responsabilidade que inclui a elaboração e apresentação das demonstrações financeiras em conformidade com as disposições financeiras previstas nos artigos 65º, 67º e 68º do Regulamento (CEE) nº 1416/76 do Conselho (5), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) nº 1948/93 do Conselho (6). O artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia estipula que o Tribunal de Contas examine as referidas demonstrações financeiras.

3. O Tribunal efectuou o seu controlo em conformidade com as normas de auditoria geralmente aceites, desde que sejam aplicáveis ao contexto comunitário, tendo consequentemente procedido às verificações dos registos contabilísticos e aplicado os outros procedimentos considerados necessários nas respectivas circunstâncias.

4. Na opinião do Tribunal, as demonstrações financeiras relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1996 são fiáveis e as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

OBSERVAÇÕES DE AUDITORIA

Introdução

Informações de base

5. O Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional (Cedefop) foi criado pelo Regulamento (CEE) nº 337/75 do Conselho (7), como organismo satélite da Comunidade Europeia, com a missão de promover a formação profissional a nível comunitário. O Cedefop iniciou a sua actividade em Berlim em 1976, tendo-se transferido para Salónica em 1995.

6. Nos termos do referido regulamento, o Centro tem por missão prestar o seu contributo «à Comissão a fim de favorecer, a nível comunitário, a promoção e o desenvolvimento da formação profissional e da formação contínua», contribuir «para a execução de uma política comum de formação profissional» e, em especial, «favorecer a troca de informações e de experiências». As suas principais atribuições no domínio da formação profissional consistem em «compilar documentação, contribuir para o desenvolvimento e coordenação da investigação, assegurar a difusão de toda a documentação e informação úteis, promover e apoiar as iniciativas que facilitem uma abordagem concertada (em especial em matéria de aproximação dos níveis de formação e de reconhecimento mútuo dos certificados) e constituir um ponto de encontro para as partes interessadas».

Âmbito da auditoria

7. O Tribunal efectuou uma auditoria financeira das contas do exercício de 1996 e analisou as decisões do Centro relativas às suas instalações provisórias e definitivas e à situação do seu pessoal.

Informações financeiras

8. Os quadros 1 e 2 apresentam um resumo das demonstrações financeiras do Centro. As dotações disponíveis em relação ao exercício de 1996 elevaram-se a 14,08 milhões de ecus. As autorizações concedidas deram lugar a pagamentos no montante de 11,4 milhões de ecus e a verbas transitadas para o exercício de 1997 no montante de 2,1 milhões de ecus, tendo sido anulado o saldo de 1,3 milhões de ecus. As dotações transitadas do exercício anterior deram lugar a 4,2 milhões de ecus de pagamentos e a 0,6 milhões de ecus de anulações. O quadro 3 apresenta uma análise da utilização das dotações relativas a 1996, bem como das dotações transitadas de 1995.

Observações relativas à execução orçamental

Separação de funções

9. O Centro criou procedimentos adequados em matéria de separação das funções de gestor orçamental, tesoureiro e gestor do fundo para adiantamentos (8).

Fundo para adiantamentos

10. Uma grande parte dos pagamentos (74 % em 1996, incluindo os vencimentos) continua a ser efectuada sem visto prévio do auditor financeiro. No ano passado (9) o Tribunal recomendou que a utilização do fundo para adiantamentos se limitasse às despesas correntes ou de menor importância, que incluem um risco de irregularidades relativamente fraco. O Conselho de Administração adoptou uma decisão, que entrou em vigor em 1 de Janeiro de 1997, definindo os tipos de despesas que podem ser pagas através do fundo para adiantamentos.

Transferências de dotações

11. O valor das transferências de dotações entre diferentes rubricas orçamentais em 1996 foi de 891 600 ecus (6 % do orçamento inicial), contra 922 000 ecus em 1995.

12. Na sequência de consultas e da aprovação dos diferentes serviços da Comissão (DG IX, DG XIX e DG XX), o Centro transferiu 30 000 ecus da rubrica orçamental 1 1 7 6 (Outras prestações de serviço e trabalhos de tradução e dactilografia a efectuar no exterior) para a nova rubrica orçamental 1 1 1 0 (Auxiliares) e 40 000 ecus da rubrica orçamental 1 1 0 0 (Vencimentos-base) para a nova rubrica orçamental 1 1 1 2 (Agentes locais). Estas novas rubricas orçamentais foram criadas pelo Centro. O Tribunal regista as razões dessas transferências mas salienta que elas infringem o nº 4, alínea a), do artigo 21º do Regulamento (CEE) nº 1948/93 do Conselho, que estipula: «Só podem beneficiar de dotação por via de transferência as rubricas orçamentais para as quais o mapa das receitas e das despesas autorize uma dotação ou contenha a menção "pro memoria" (p.m.)». As mesmas rubricas orçamentais são igualmente incluídas no orçamento de 1997, com a aprovação da autoridade orçamental.

Transição e anulação de dotações

13. O volume de dotações transitadas diminuiu em 1966. O índice de utilização em 1996 das dotações definitivas de 1996 foi de cerca de 77 %, em comparação com 61 % em 1995. A percentagem de autorizações concedidas e transitadas para 1997 foi de 14 % (contra 28 % em 1995). A percentagem de anulações de dotações foi de 9 %, contra 10 % em 1995. O quadro 4 indica as dotações transitadas do orçamento inicial de 1996 por título e a sua utilização posterior.

Observações relativas à conta de gestão e ao balanço

Receitas

14. O subsídio da UE para o Centro elevou-se em 1996 a 14 625 000 ecus. O montante efectivamente solicitado e recebido pelo Centro foi de 14 410 000 ecus.

15. Em 1996, a Noruega e a Islândia pagaram pela primeira vez ao Centro 96 135 ecus como contribuição pela sua participação no programa de trabalho.

16. O artigo 46º do Regulamento (CEE) nº 1416/76 do Conselho, com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) nº 1948/93 do Conselho, estipula que os contratos se podem celebrar por ajuste directo sempre que o montante do contrato não ultrapasse 12 000 ecus. Em pelo menos 17 contratos de estudos e cinco aquisições do activo imobilizado, foram celebrados contratos por montantes superiores a esse limite, não seguindo o processo de adjudicação pela melhor oferta descrito no artigo 45º do referido regulamento, tendo, no entanto, todos os pagamentos sido aprovados pelo auditor financeiro.

17. O resultado de um estudo sobre os atrasos no trabalho apresentado pelos adjudicatários em 1996 mostrou que 55 % dos adjudicatários não respeitaram o prazo contratual. As actas das reuniões de gestão não apresentavam qualquer indicação relativa a uma análise do cumprimento dos prazos contratuais por parte dos adjudicatários.

Balanço

18. O Centro elaborou um inventário actualizado, em conformidade com as disposições do artigo 52º do Regulamento (CEE) nº 1416/76 do Conselho, com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) nº 1948/93 do Conselho (10). O activo imobilizado de 1 443 431 ecus registado no balanço de 1996 representa o custo histórico de material e mobiliário.

19. No final do ano o saldo de tesouraria na posse do Centro era de 4,1 milhões de ecus, contra 5,9 milhões de ecus em 1995. O Centro assume novamente a responsabilidade da gestão de avultados saldos de tesouraria. O Tribunal recomenda ao Centro que efectue os seus levantamentos trimestrais da Comissão na base das suas efectivas necessidades de tesouraria.

20. O balanço inclui um montante de 483 308 ecus relativo a «IVA a cobrar», dos quais 251 434 ecus se referem ao exercício de 1995 mas ainda não foram cobrados devido à mudança para Salónica. O Tribunal solicita ao Centro que envide esforços no sentido de cobrar esse montante o mais rapidamente possível. No que se refere ao «IVA a cobrar em 1996», recomenda-se ao Centro que explique às autoridades fiscais responsáveis todos os pormenores desse procedimento, de modo a evitar a anulação de fundos ou atrasos excessivos no reembolso.

Auditoria às instalações do Centro e à situação do pessoal

Instalações provisórias

21. Tal como o Tribunal observou o ano passado (11), o Centro teve que despender 120 000 ecus em equipamentos para tornar o edifício provisório funcional e «pronto a ser utilizado». Por ocasião da auditoria (Maio de 1997), o Centro explicou que «esses custos foram incorridos a fim de melhorar as condições de funcionamento eficiente do Centro», mas não explicou quem virá a suportá-los.

Instalações definitivas

22. O Centro e o Estado Helénico assinaram em 22 de Junho de 1995 um acordo básico relativo à construção do edifício definitivo. Nos termos desse acordo, o Centro pagará ao Estado Helénico um montante de 6 879 750 ecus repartido em quatro prestações iguais de 1 719 937 ecus. As duas primeiras foram pagas em 1 de Setembro de 1995 e 1 de Setembro de 1996 e a terceira deverá ser paga em 1 de Setembro de 1997. Essa terceira prestação terá de ser aprovada pela autoridade orçamental, sendo a última paga no momento da entrega do edifício.

23. Se a autoridade orçamental conceder a sua aprovação até 1 de Setembro de 1997, o Centro terá pago ao Estado Helénico um montante de 5 159 811 ecus pela construção do edifício definitivo, construção que estava planeada para se iniciar em 30 de Março de 1997. Por ocasião da auditoria (Maio de 1997), o processo de adjudicação, sob a gestão das autoridades gregas, ainda não estava finalizado nem estavam quaisquer contratos assinados. Consequentemente, não foi possível verificar quaisquer dados financeiros ou orçamento relacionado com esse investimento.

Pessoal

24. Em 1996, o quadro de efectivos incluía 81 lugares (permanentes e temporários): 25 A, 11 LA, 15 B, 27 C e 3 D. Por ocasião da auditoria (Maio de 1997), trabalhavam efectivamente em Salónica 78 pessoas: 60 funcionários e agentes temporários (25 A/LA, 10 B, 23 C e 2 D), 7 peritos nacionais, 5 agentes locais, 3 auxiliares, 2 interinos e 1 estagiário.

25. Há ainda 3 pessoas a trabalhar no gabinete do Cedefop em Bruxelas, 1 pessoa colocada no Eurostat no âmbito de um projecto de cooperação, 3 pessoas que ficaram em Berlim, 4 em licença sem vencimento e 1 pessoa com baixa por doença há vários meses. Durante o ano de 1966 foi recrutado grande número de novos efectivos.

26. O Tribunal foi informado de uma investigação levada a cabo pelas autoridades fiscais gregas acerca, entre outros pontos, dos pagamentos relativos a segurança fiscal e social para efectivos locais colocados à disposição do Cedefop por uma empresa de Salónica.

Conclusão

27. Em pelo menos 17 contratos de estudos e cinco aquisições do activo imobilizado, foram celebrados contratos por montantes superiores ao limite de 12 000 ecus, não seguindo o processo de adjudicação pela melhor oferta descrito no artigo 45º do Regulamento (CEE) nº 1416/76 do Conselho, com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) nº 1948/93 do Conselho (ver ponto 16).

28. O Centro detém novamente avultados saldos de tesouraria. Tal situação deve ser evitada efectuando levantamentos trimestrais da Comissão na base das efectivas necessidades de tesouraria (ver ponto 19).

29. Recomenda-se ao Centro que verifique se os trabalhos relativos às instalações definitivas se processa em conformidade com o contrato (ver ponto 23).

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 12/13 de Novembro de 1977.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) JO L 39 de 13. 2. 1975, p. 1.

(2) JO L 181 de 23. 7. 1993, p. 11.

(3) JO L 164 de 24. 6. 1976, p. 1.

(4) JO L 181 de 23. 7. 1993, p. 15.

(5) JO L 164 de 24. 6. 1976, p. 1.

(6) JO L 181 de 23. 7. 1993, p. 15.

(7) JO L 39 de 13. 2. 1975, p. 1.

(8) Relatório sobre as demonstrações financeiras e a gestão para o exercício de 1995 do Centro Europeu para o Desenvolvimento da Formação Profissional (Cedefop - Salónica).

ANEXO

QUADRO 1 BALANÇO EM 31 DE DEZEMBRO DE 1996

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte: elaborado pelo Tribunal com base em dados fornecidos pelo Cedefop.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

RESPOSTAS DO CEDEFOP

A natureza das observações do Tribunal de Contas permite ao Conselho de Administração do Centro responder directamente. O Conselho de Administração irá seguir a estrutura das observações e conclusões do Tribunal. A numeração dos parágrafos anotados corresponde à que foi utilizada no relatório do Tribunal.

12. O Centro agradece ao Tribunal a compreensão demonstrada relativamente às transferências indicadas, que foram necessárias para assegurar o bom funcionamento do Centro no contexto grego e sublinha o carácter excepcional destas operações, que não se irão repetir agora em circunstâncias normais.

16. No que diz respeito aos concursos, deverão ser tidos em conta os seguintes pontos:

a) Determinados contratos em curso resultam de convites à apresentação de manifestações de interesse e de concursos anteriores. No caso da rede documental, os contratos, cujo montante ultrapassa na maior parte dos casos 12 000 ecus, foram geralmente celebrados com as mesmas instituições especializadas dos anos anteriores. Estes trabalhos requerem uma grande continuidade, por conseguinte, um concurso anual com mudanças frequentes dos adjudicatários, seria muito perturbador e, dada a necessidade de uma formação e de um período de preparação, pouco eficaz. No entanto, a execução dos contratos é cuidadosamente examinada e será lançado um concurso (com base num convite à apresentação de manifestações de interesse recentemente realizado pelo Centro) nos casos em que a realização do contrato não é considerada satisfatória.

b) Os contratos relativos à preparação das novas monografias que descrevem os sistemas de ensino e de formação profissionais dos Estados-membros (ou à actualização das monografias existentes) estão sujeitos às regras usuais, ou seja, a que seja organizado um concurso limitado. No caso das monografias, a lista é elaborada após consulta dos membros do Conselho de Administração. Em 1995 e 1996 foi feita uma excepção a esta regra para as monografias sobre os novos Estados-membros e os países do EEE, quando foi considerado mais apropriado tomar a decisão directamente após consulta dos membros do Conselho de Administração.

Como previsto, o Centro lançou um convite geral à apresentação de manifestações de interesse para a participação nas redes para a realização de contratos de estudos. Este pedido foi publicado no Jornal Oficial das Comunidades Europeias (C 214/15 de 16 de Julho de 1997) e os resultados estão a ser examinados actualmente.

17. Os atrasos nas transacções ligadas aos contratos são devidos em numerosos casos ao não respeito dos procedimentos administrativos, nomeadamente, ao facto de os adjudicatários não enviarem a tempo as facturas necessárias para o pagamento. Do mesmo modo, verificaram-se certos atrasos na assinatura dos contratos, o que significa que os trabalhos foram iniciados vários meses depois da data prevista, provocando um atraso em cadeia. Noutros casos, os atrasos resultaram da necessidade de uma discussão intensa e longa entre o adjudicatário e o Cedefop com base no projecto de relatório do adjudicatário. Nos casos em que a instituição adjudicatária pode co-financiar a actividade ou obter um financiamento de uma outra fonte, o Cedefop nem sempre pode impor o calendário. É precisamente o caso quando o preço que o Cedefop paga é inferior àquele eventualmente ditado pelo mercado para o trabalho em questão.

Não obstante, o Cedefop procura evitar atrasos. No caso de atrasos injustificáveis, o Centro indica ao adjudicatário que esses atrasos implicam sérias desvantagens na perspectiva de uma cooperação futura. A nova lista de pessoas/instituições interessadas, que será estabelecida com base no recente convite à apresentação de manifestações de interesse, deveria aumentar as opções de que dispõe o Cedefop para a assinatura dos contratos futuros e, por conseguinte, colocá-lo em melhor posição para insistir junto dos adjudicatários e das suas instituições, para que estes respeitem estritamente as regras e os prazos fixados. Será mantida uma abordagem centrada na eficácia.

19. O Conselho de Administração toma em consideração as melhorias que se produziram em 1996 e considera possíveis progressos adicionais. Irá intensificar os seus esforços neste sentido. O Centro melhorou o seu procedimento adicionando a cada levantamento trimestral da Comissão uma declaração pormenorizada relativa ao saldo de tesouraria e aos pagamentos totais previstos para os quatro meses seguintes. A diferença entre estes dois montantes indica o saldo das necessidades reais, o que permite evitar um permanente saldo de tesouraria excessivo.

20. O Centro empreendeu imediatamente uma acção junto da auditoria do Tribunal de Contas e faz actualmente pressão para obter o reembolso. Os elementos justificativos necessários para a cobrança junto das autoridades fiscais alemãs do imposto sobre o valor acrescentado (IVA), pago em 1995 e 1996 pelo Centro, foram transmitidos. O Centro entrou em contacto com as autoridades fiscais gregas responsáveis e foi informado em pormenor sobre o procedimento e a preparação apropriada dos elementos justificativos, que permitem a cobrança do imposto sobre o valor acrescentado (IVA) pago nos anos anteriores. Entretanto, os elementos justificativos relativos aos exercícios de 1995 e 1996 foram preparados e transmitidos às autoridades.

21. O Centro chama a atenção para o facto de:

- os locais provisórios rapidamente renovados não representarem uma solução óptima (por exemplo, a sua superfície disponível é igual a cerca de um terço da superfície do novo edifício),

- terem surgido novas necessidades após a mudança do Centro (em especial, investimentos na infra-estrutura para o equipamento electrónico),

- nem o acordo inicial nem a legislação grega precisarem claramente quem deverá suportar tais custos. A consulta de um jurista apenas veio confirmar estas incertezas. O Centro teve que proceder a adaptações para poder executar um trabalho eficaz. O Centro reconhece que teria sido melhor estabelecer os acordos previamente a qualquer investimento suplementar. O proprietário tomou em consideração os investimentos suplementares realizados pelo Cedefop e manifestou uma atitude generosa sobre novas questões (por exemplo, colocação à disposição de salas de reunião suplementares). O Centro irá igualmente procurar obter uma compensação, aquando dos ajustamentos que deverão ocorrer no termo do presente contrato de arrendamento.

23. O Centro reconhece que o prazo de preparação foi demasiado longo, mas está convencido de que, a partir de agora, os trabalhos irão progredir rapidamente. O calendário emitido pelas autoridades gregas para o período futuro é o seguinte:

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

O Centro espera que a autoridade orçamental libere a provisão sobre o orçamento de 1997, de forma a poder respeitar as suas obrigações contratuais em relação ao Governo grego. O Centro espera que os trabalhos tenham avançado suficientemente para que a terceira prestação possa ser paga antes do final de 1997. Isto é importante visto que as previsões orçamentais para 1998 não prevêem um pedido para um novo pagamento.

24-25. Com efeito, foram recrutados muitos novos agentes e várias pessoas que trabalham no Centro com contratos diferentes figuram no quadro de efectivos. As medidas sociais ligadas à transferência expiraram (Maio de 1997) e o Conselho de Administração irá avaliar a situação do pessoal no final de 1997.

26. O Centro espera não sofrer consequências dos resultados do inquérito.

27. Como já foi explicado, foi organizado com êxito um novo convite à apresentação de manifestações de interesse em grande escala.

28. Esta situação tem vindo a melhorar nos últimos anos e espera-se que esta tendência continue em 1997.

29. O Centro envidou e continuará a envidar todos os esforços no sentido de poder dispor de um novo edifício de grande qualidade e preço razoável. As perspectivas são positivas (ver ponto 23).