Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência (OEDT - Lisboa) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998, acompanhado das respostas do Observatório

(1999/C 372/08)

ÍNDICE

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Opinião do Tribunal

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência, em conformidade com o n.o 11 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 302/93 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998. De acordo com o n.o 8 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 302/93, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no n.o 12 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 302/93, com a última redacção que lhe foi dada pelo artigo 1.o do Regulamento (CE) n.o 3294/94 do Conselho(3). Nos termos do artigo 248.o CE, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações suficientes com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

Principais observações sobre a execução orçamental do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência (Lisboa) no exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998

Contabilidade orçamental e dotações transitadas

5. Devido a atrasos na implantação do sistema SI 2, a contabilidade orçamental continuou a ser efectuada através de uma folha de cálculo (Excel) em 1998. O novo sistema SI 2 será introduzido a partir de 1999, continuando a contabilidade geral a ser mantida por meio do programa informático Cubic.

6. As dotações transitadas de 1998 para 1999 elevam-se a 2,4 milhões de ecus, ou seja 25 % do orçamento final do Observatório. Referem-se sobretudo ao título III do orçamento, sendo 0,4 milhões de ecus relativos a consultas, estudos, inquéritos e formação, 0,2 milhões de ecus a publicações de carácter geral e 0,6 milhões de ecus ao apoio directo aos pontos focais. A principal razão para estas transições reside no desbloqueamento tardio da reserva de 2 milhões de ecus pela autoridade orçamental.

Contratos/Pontos focais nacionais da rede (Reitox)

7. Uma grande parte dos contratos foi celebrada por ajuste directo ou após concurso limitado. Devido ao atraso na abertura dos concursos, os contratos relativos a 14 acções específicas Reitox, das 20 realizadas em 1998, foram assinados nos últimos dois meses do exercício.

Fundo para adiantamentos

8. O Observatório continua a efectuar grande parte das suas despesas recorrendo a um fundo para adiantamentos. Assim, os pagamentos efectuados por meio do fundo ascendem a 22 % (1,6 milhões de ecus) dos pagamentos do exercício (7,2 milhões de ecus). O Tribunal recomenda uma vez mais que se deixe progressivamente de recorrer ao fundo.

Publicação do orçamento

9. Contrariamente à obrigação prevista no artigo 13.o do seu regulamento financeiro, o Observatório não publicou o orçamento nem o quadro do pessoal no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 22 e 23 de Setembro de 1999.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. KARLSSON

Presidente

(1) JO L 36 de 12.2.1993, p. 1.

(2) Em conformidade com o n.o 10 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 302/93 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Observatório relativas ao exercício de 1998 foram elaboradas em 26 de Maio de 1999, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração do Observatório, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 31 de Maio de 1999. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) JO L 341 de 30.12.1994, p. 7.

Quadro 1

Balanço financeiro em 31 de Dezembro de 1998 e 1997

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Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 1998 e 1997

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Respostas do Observatório

Pontos 1 a 4

O OEDT regozija-se com a verificação do Tribunal de Contas sobre as contas anuais relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998, comprovando a sua fiabilidade e, no seu conjunto, a legalidade e regularidade das operações subjacentes.

Ponto 5

O OEDT implementou o sistema Sincom 2 em Janeiro de 1999, simultaneamente com a Comissão Europeia, e logo que foi disponibilizado, após a sua adaptação às agências.

Ponto 6

Esta observação não suscita qualquer comentário.

Ponto 7

O OEDT celebrou 26 % dos contratos por ajuste directo e 55 % após concursos limitados na sequência de anúncios solicitando a manifestação de interesse, em qualquer dos casos, nos termos da regulamentação aplicável à OEDT.

A data de assinatura dos contratos relativos aos projectos específicos Reitox foi condicionada, nomeadamente, devido à libertação tardia de uma reserva de 2000 000 de ecus inscrita pelo Parlamento Europeu no orçamento de 1998 da OEDT.

Ponto 8

O OEDT concorda com a recomendação do Tribunal de Contas em reduzir progressivamente a utilização do fundo para adiantamentos.

Ponto 9

Com a finalidade de minimizar os custos de publicação, o OEDT pedira o parecer do Tribunal de Contas relativamente à possibilidade de alterar o seu Regulamento Financeiro no sentido de substituir a publicação no Jornal Oficial da Comunidades Europeias por uma publicação electrónica através do sítio do Observatório na Internet.

Na sequência do parecer negativo do Tribunal de Contas, dado em 24 de Março de 1999, o procedimento para a publicação no Jornal Oficial foi lançado, mantendo-se a publicação electrónica na Internet.