PT Jornal Oficial da União Europeia L 297/6

REGULAMENTO (CE) N.o 1653/2004 DA COMISSÃO

de 21 de Setembro de 2004

que institui o regulamento financeiro-tipo das agências de execução, em aplicação do Regulamento (CE) n.o 58/2003 do Conselho que define o estatuto das agências de execução encarregadas de determinadas funções de gestão de programas comunitários

A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,

Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 58/2003 do Conselho, de 19 de Dezembro de 2002, que define o estatuto das agências de execução encarregadas de determinadas funções de gestão de programas comunitários (1), nomeadamente o artigo 15.o,

Tendo em conta o parecer do Parlamento Europeu,

Tendo em conta o parecer do Conselho,

Tendo em conta o parecer do Tribunal de Contas,

Considerando o seguinte:

(1) O Regulamento (CE) n.o 58/2003 definiu o estatuto das agências de execução encarregadas de determinadas tarefas da gestão dos programas comunitários, cuja criação foi confiada à Comissão.

(2) Estas agências de execução (em seguida designadas «as agências») serão dotadas de personalidade jurídica e de um orçamento de funcionamento próprio, cuja execução se rege pelo presente regulamento financeiro-tipo, em conformidade com o artigo 15.o do Regulamento (CE) n.o 58/2003. Em contrapartida, sempre que a Comissão delegar às agências tarefas de execução orçamental de dotações operacionais relativas a programas comunitários, as mesmas permanecerão inscritas no orçamento geral e reger-se-ão pelo Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de Junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (2) (em seguida designado «Regulamento Financeiro Geral»).

(3) Em conformidade com o artigo 15.o do Regulamento (CE) n.o 58/2003, o orçamento de funcionamento das agências de execução cobre as despesas de funcionamento da agência de execução para o exercício orçamental.

(4) Em conformidade com o Regulamento (CE) n.o 58/2003, justifica-se adoptar um regulamento financeiro-tipo que as agências devem aplicar no âmbito da execução das suas dotações de funcionamento, e cujo conteúdo deve ser o mais próximo possível do Regulamento Financeiro Geral. Na ausência de disposições explícitas neste regulamento financeiro-tipo, aplicar-se-ão as disposições do Regulamento Financeiro Geral e do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002 da Comissão, de 23 de Dezembro de 2002, que estabelece as normas de execução do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (3).

(5) É conveniente reafirmar a necessidade de assegurar o respeito pelos princípios fundamentais do direito orçamental (unicidade, universalidade, especificação e anualidade), bem como pelos princípios da verdade orçamental, do equilíbrio, da unidade de conta, da boa gestão financeira e da transparência.

(6) No que se refere ao seu pessoal, as agências devem estabelecer uma distinção entre postos temporários, objecto de um quadro de pessoal sujeito à aprovação da autoridade orçamental, e as dotações que permitem a remuneração de outras categorias de agentes, recrutados através de contratos renováveis.

(7) Tratando-se dos intervenientes financeiros, é necessário definir as competências e responsabilidades do contabilista e do gestor orçamental da agência, que devem ser funcionários sujeitos ao Estatuto dos funcionários das Comunidades Europeias, bem como as condições em que este último poderá delegar os seus poderes de execução orçamental.

(8) Justifica-se dotar o gestor orçamental da agência de uma ampla autonomia de gestão. No que se refere ao regime das transferências, deve ser-lhe reconhecida plena liberdade, sob reserva de informação do comité de direcção, que deve poder opor se no prazo de um mês.

(9) Em conformidade com o n.o 2 do artigo 20.o do Regulamento (CE) n.o 58/2003, o auditor interno da Comissão exerce as funções de auditor interno das agências de execução. Neste contexto, o auditor interno da Comissão deve exercer, relativamente às agências de execução, funções idênticas às que lhe estão atribuídas relativamente aos serviços da Comissão pelo Regulamento Financeiro Geral. Além disso, tal como se verifica no caso dos gestores orçamentais na Comissão, o gestor orçamental da agência deve poder ser aconselhado a nível do controlo dos riscos por uma função de auditoria interna própria.

(10) O calendário referente à elaboração do orçamento de funcionamento, à prestação de contas e à concessão da quitação de cada agência de execução deverá observar as disposições do Regulamento (CE) n.o 58/2003 e do Regulamento Financeiro Geral. A autoridade de quitação, no caso do orçamento de funcionamento das agências de execução, deve ser a autoridade de quitação do orçamento geral.

(11) As regras contabilísticas aplicadas pelas agências devem permitir uma consolidação das suas contas com as da Comissão. Essas regras devem ser adoptadas pelo Contabilista da Comissão, por analogia com o artigo 133.o do Regulamento Financeiro Geral. O Tribunal de Contas assegurará o controlo das contas da agência.

(12) É oportuno que a instância referida no n.o 4 do artigo 66.o do Regulamento Financeiro Geral, criada pela Comissão para apreciar as irregularidades, possa também ser a instância à qual cada agência pode recorrer, por forma a assegurar que a comportamentos idênticos seja reservada a mesma avaliação.

(13) No que se refere ao seu orçamento de funcionamento, as agências devem respeitar os mesmos critérios que a Comissão em matéria de contratos públicos celebrados por sua conta. A este respeito, é suficiente uma remissão para as disposições do Regulamento Financeiro Geral.

(14) Não se justifica prever qualquer disposição relativa à concessão de subvenções, na medida em que as agências não podem conceder subvenções a partir do seu orçamento de funcionamento, que se limitará exclusivamente a cobrir as despesas de funcionamento administrativo,

ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:

TÍTULO I

OBJECTO

Artigo 1.o

O presente regulamento especifica as regras essenciais aplicáveis à elaboração e execução do orçamento de funcionamento (em seguida designado «orçamento») das agências referidas no Regulamento (CE) n.o 58/2003 (em seguida designadas «agências»).

Artigo 2.o

Relativamente a qualquer aspecto respeitante ao funcionamento das agências de execução não definido expressamente pelo presente regulamento, aplicar-se-ão, mutatis mutandis, as disposições do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 (em seguida designado «Regulamento Financeiro Geral») e do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002.

TÍTULO II

PRINCÍPIOS ORÇAMENTAIS

Artigo 3.o

Nas condições previstas no presente regulamento, a elaboração e a execução do orçamento pautar-se-ão pelos princípios da unicidade, da verdade orçamental, da anualidade, do equilíbrio, da unidade de conta, da universalidade, da especificação, da boa gestão financeira e da transparência.

CAPÍTULO 1

Princípio da unicidade e da verdade orçamental

Artigo 4.o

O orçamento é o acto que prevê e autoriza, para cada exercício, o conjunto das receitas e despesas da agência consideradas necessárias.

Artigo 5.o

As receitas da agência incluem uma subvenção concedida pelas Comunidades e outras receitas eventuais, incluindo as receitas afectadas na acepção do artigo 15.o

As despesas incluem as despesas de funcionamento da agência, bem como, se for caso disso, as despesas financiadas por receitas afectadas em conformidade com o primeiro parágrafo.

Artigo 6.o

Nenhuma receita pode ser cobrada, nem nenhuma despesa efectuada, sem ser por imputação a uma rubrica do orçamento.

Nenhuma dotação pode ser inscrita no orçamento se não corresponder a uma despesa considerada necessária.

Nenhuma despesa pode ser objecto de autorização, nem de ordem de pagamento, se o montante das dotações inscritas no orçamento for ultrapassado.

CAPÍTULO 2

Princípio da anualidade

Artigo 7.o

As dotações inscritas no orçamento serão aprovadas para um exercício orçamental, que começa em 1 de Janeiro e termina em 31 de Dezembro.

As dotações inscritas no orçamento são dotações não diferenciadas.

As despesas de funcionamento resultantes de contratos que abrangem períodos superiores à duração do exercício, quer em conformidade com os usos locais, quer relativas ao fornecimento de equipamento, serão imputadas ao orçamento do exercício durante o qual são efectuadas.

Artigo 8.o

As receitas da agência serão imputadas a um exercício com base nos montantes recebidos no decurso desse exercício. As receitas da agência darão lugar à inscrição de dotações do mesmo montante.

As dotações atribuídas ao orçamento a título de um exercício só podem ser utilizadas para cobrir as despesas autorizadas e pagas no decurso desse exercício e para cobrir os montantes devidos por força de autorizações concedidas no exercício anterior.

Artigo 9.o

As dotações não utilizadas no final do exercício no qual foram inscritas serão anuladas.

As dotações que correspondam a obrigações contraídas regularmente à data de encerramento do exercício serão objecto de transição automática, exclusivamente para o exercício seguinte. As dotações transitadas e que, em 31 de Março do exercício n + 1, não tenham sido utilizadas, serão automaticamente anuladas. A contabilidade deve permitir distinguir as dotações assim transitadas.

As dotações relativas às despesas com o pessoal não podem transitar para o exercício seguinte.

As dotações disponíveis em 31 de Dezembro a título de receitas afectadas, a que se refere o artigo 15.o, serão objecto de transição automática. As dotações disponíveis, que correspondam a receitas afectadas transitadas, devem ser utilizadas prioritariamente.

Artigo 10.o

As dotações inscritas no orçamento podem ser autorizadas, com efeitos reportados a 1 de Janeiro, a partir do momento em que o orçamento se torne definitivo.

Não obstante, as despesas de gestão corrente podem, a partir de 15 de Novembro de cada ano, ser objecto de autorizações antecipadas, imputáveis às dotações previstas para o exercício seguinte. Estas autorizações não podem exceder um quarto das dotações da rubrica orçamental correspondente do exercício em curso. Não podem incidir sobre despesas novas cujo princípio não tenha ainda sido aceite no último orçamento regularmente adoptado.

Além disso, as despesas que devem ser efectuadas antecipadamente, tais como as rendas, podem ser objecto de pagamento a partir de 1 de Dezembro, a imputar às dotações previstas para o exercício seguinte.

Sempre que o orçamento não tenha sido adoptado no início do exercício, aplicar-se-á, mutatis mutandis, o regime dos duodécimos provisórios estabelecido no Regulamento Financeiro Geral.

CAPÍTULO 3

Princípio do equilíbrio

Artigo 11.o

As receitas e despesas previstas no orçamento devem estar equilibradas. A agência não pode contrair empréstimos.

As dotações não podem ultrapassar o montante da subvenção referida no artigo 5.o, majorado das receitas afectadas e de outras receitas eventuais referidas no artigo 5.o

Artigo 12.o

Caso o saldo da conta de resultados, na acepção do artigo 56.o, seja positivo, será reembolsado à Comissão até ao montante da subvenção paga no decurso do exercício.

A diferença entre a subvenção referida no artigo 5.o e a efectivamente paga à agência será anulada.

CAPÍTULO 4

Princípio da unidade de conta

Artigo 13.o

O orçamento será elaborado, executado e objecto de prestação de contas em euros.

Não obstante, o contabilista da agência de execução pode, em casos devidamente justificados e para acorrer às necessidades da tesouraria, efectuar operações nas moedas nacionais e, se necessário, em moedas de países terceiros.

CAPÍTULO 5

Princípio da universalidade

Artigo 14.o

A totalidade das receitas cobrirá a totalidade das despesas, à excepção das receitas afectadas com vista ao financiamento das despesas específicas. Sem prejuízo do disposto no artigo 16.o, as receitas e as despesas serão inscritas sem qualquer compensação entre si.

Artigo 15.o

As receitas destinadas a um fim específico, como os rendimentos de fundações, subvenções, doações e legados, bem como as receitas provenientes de Estados-Membros, de países terceiros ou de organismos diversos para a execução de programas financiados por outras fontes, que não o orçamento geral das Comunidades Europeias (em seguida designado «orçamento geral»), constituem receitas afectadas com vista ao financiamento de despesas específicas.

Qualquer receita afectada deve cobrir a totalidade das despesas directas ou indirectas da acção ou destino em causa. O orçamento deve prever a estrutura de acolhimento das categorias de receitas afectadas, bem como, na medida do possível, o seu montante.

O Comité de Direcção decide, após obtenção do acordo da Comissão, da aceitação de todos os donativos, legados e subvenções provenientes de outras fontes que não a Comunidade.

Artigo 16.o

Os preços dos produtos ou serviços fornecidos às agências serão imputados ao orçamento pelo seu valor total líquido de impostos, sempre que incorporarem encargos fiscais que sejam objecto de reembolso pelos Estados-Membros, por força do protocolo sobre os privilégios e imunidades das Comunidades Europeias, ou por um Estado-Membro ou por um país terceiro, com base noutras convenções relevantes.

Os encargos fiscais nacionais eventualmente suportados pela agência a título temporário, em aplicação do primeiro parágrafo, serão inscritos numa conta provisória até ao seu reembolso pelos Estados em causa. Eventuais saldos negativos serão inscritos no orçamento a título de despesa.

CAPÍTULO 6

Princípio da especificação

Artigo 17.o

As dotações serão discriminadas, na sua totalidade, por título e capítulo. Os capítulos subdividem-se em artigos e números.

Artigo 18.o

O director decidirá acerca das transferências de dotações no âmbito do orçamento de funcionamento. Informará previamente a Comissão e o Comité de Direcção acerca destas transferências, o qual dispõe de um prazo de um mês para se opor. Uma vez transcorrido este prazo, as mesmas serão consideradas adoptadas.

As dotações correspondentes às receitas afectadas só podem ser objecto de transferência desde que se mantenha a sua afectação.

CAPÍTULO 7

Princípio da boa gestão financeira

Artigo 19.o

1. As dotações orçamentais serão utilizadas em conformidade com o princípio da boa gestão financeira, ou seja, em conformidade com os princípios da economia, da eficiência e da eficácia.

2. O princípio da economia determina que os meios utilizados pela agência com vista ao exercício das suas actividades devem ser disponibilizados em tempo útil, nas quantidades e qualidades adequadas e ao melhor preço.

O princípio da eficiência visa a melhor relação entre os meios utilizados e os resultados obtidos.

O princípio da eficácia visa a consecução dos objectivos específicos fixados, bem como dos resultados esperados. Estes resultados devem ser objecto de uma avaliação.

3. O programa de trabalho anual da agência de execução adoptado pelo Comité de Direcção incluirá objectivos circunstanciados e indicadores de desempenho.

CAPÍTULO 8

Princípio da transparência

Artigo 20.o

O orçamento será elaborado, executado e objecto de prestação de contas no respeito do princípio da transparência.

O orçamento e os orçamentos rectificativos, tal como definitivamente aprovados, serão publicados no Jornal Oficial da União Europeia no prazo de dois meses após a sua adopção.

TÍTULO III

ELABORAÇÃO E ESTRUTURA DO ORÇAMENTO

Artigo 21.o

As agências de execução transmitirão anualmente à Comissão, até 31 de Março, um mapa previsional das suas despesas e receitas, elaborado pelo seu director e adoptado pelo seu Comité de Direcção, bem como as orientações gerais que a ele presidiram, e o seu programa de actividades.

O mapa previsional das receitas e despesas da agência incluirá:

a) Um quadro de pessoal que fixará o número de lugares temporários, por grau e por categoria, autorizados no limite das dotações orçamentais;

b) No caso de alteração dos efectivos, um documento justificativo dos pedidos de novos postos;

c) Uma previsão trimestral dos fluxos de tesouraria em termos de pagamentos e recebimentos.

Artigo 22.o

A Comissão, no âmbito do procedimento de aprovação do orçamento geral, transmitirá à autoridade orçamental o respectivo mapa previsional da agência e proporá o respectivo montante da subvenção a essa agência, bem como os efectivos que entender necessários para a mesma.

O orçamento de funcionamento da agência só pode ser aprovado definitivamente após a aprovação definitiva do orçamento geral da União Europeia, em conformidade com o procedimento estabelecido no artigo 13.o do Regulamento (CE) n.o 58/2003.

A autoridade orçamental adoptará o quadro de pessoal de todas as agências, bem como qualquer alteração posterior ao mesmo, no respeito do disposto no artigo 24.o

Qualquer alteração do orçamento, incluindo as do quadro de pessoal, será objecto de um orçamento rectificativo adoptado segundo o mesmo procedimento que o orçamento inicial, sob reserva dos artigos 18.o e 24.o

Artigo 23.o

O orçamento incluirá um mapa das receitas e um mapa das despesas. Assim, deve apresentar:

1) No mapa das receitas: a) As previsões das receitas da agência para o exercício em causa; b) As receitas do exercício precedente e as receitas do exercício n–2; c) As observações adequadas para cada rubrica de receitas.

2) No mapa das despesas: a) As dotações para o exercício em causa; b) As dotações do exercício precedente e as dotações do exercício n–2; c) As observações adequadas a cada subdivisão.

Artigo 24.o

1. O quadro do pessoal contemplado no artigo 21.o incluirá, face ao número de lugares autorizados para o exercício, o número de postos autorizados no exercício precedente, bem como o número de postos efectivamente ocupados. O quadro do pessoal constitui, para a agência, um limite imperativo; não pode ser efectuada qualquer nomeação para além desse limite.

Não obstante, o Comité de Direcção pode alterar o quadro de pessoal em relação a, no máximo, 10 % dos lugares autorizados de graus inferiores ao grau A 3, na medida em que tal alteração não afecte o montante das dotações para as despesas de pessoal correspondente a um exercício completo e não ultrapasse o número total de lugares autorizados pelo quadro de pessoal.

2. Em derrogação do disposto no n.o 1, os casos de exercício de actividade a tempo parcial, autorizados pela entidade competente para proceder a nomeações em conformidade com as disposições do Estatuto dos funcionários e com o regime aplicável aos outros agentes das Comunidades Europeias (em seguida designado «o Estatuto»), podem ser compensados.

TÍTULO IV

EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO

CAPÍTULO 1

Disposições gerais

Artigo 25.o

O director exercerá as funções de gestor orçamental. O director será um funcionário submetido ao Estatuto. Executará o orçamento, em relação às receitas e às despesas, em conformidade com o presente regulamento, sob a sua própria responsabilidade e no limite das dotações atribuídas.

Artigo 26.o

O director pode delegar as suas competências de execução do orçamento em agentes da agência sujeitos ao Estatuto. Estes agentes só podem agir no limite dos poderes que lhes forem expressamente conferidos.

Artigo 27.o

Os intervenientes financeiros, na acepção do capítulo 2 do presente título, ficam vedados de realizar qualquer acto de execução do orçamento no âmbito do qual possam estar em conflito os seus próprios interesses, os da agência ou os das Comunidades. Caso tal se verifique, o interveniente em causa tem a obrigação de se abster de realizar esses actos e de informar a autoridade competente de tal facto. O director deve informar o Comité de Direcção de tal facto.

Existe um conflito de interesses quando o exercício imparcial e objectivo das funções de um interveniente financeiro na execução do orçamento ou de um auditor interno for comprometido por motivos familiares, afectivos, de afinidade política ou nacional, de interesse económico ou por qualquer outro motivo de comunhão de interesses com o beneficiário.

CAPÍTULO 2

Intervenientes financeiros

Artigo 28.o

As funções de gestor orçamental e de contabilista serão separadas e mutuamente incompatíveis.

Artigo 29.o

O gestor orçamental estará encarregado de executar as operações relativas às receitas e às despesas em conformidade com o princípio da boa gestão financeira e de assegurar a respectiva legalidade e regularidade. O gestor orçamental conservará os documentos justificativos das operações realizadas durante os cinco anos subsequentes à data da decisão de quitação da execução do orçamento.

O gestor orçamental instituirá, em conformidade com as normas mínimas pertinentes adoptadas pela Comissão para os seus próprio serviços e tendo em conta os riscos específicos associados ao enquadramento da sua gestão, a estrutura organizativa, bem como os sistemas e procedimentos de gestão e de controlo internos adaptados à execução das suas tarefas, incluindo, se pertinente, verificações ex post.

O gestor orçamental pode criar nos seus serviços, em função da natureza e âmbito das suas competências, funções de peritagem e consultoria, com vista a proporcionar um apoio no que se refere ao controlo dos riscos subjacentes às suas actividades.

Antes de uma operação ser autorizada, os aspectos operacionais e financeiros da mesma serão verificados por agentes que não o agente que iniciou a operação. A verificação ex ante e ex post e o início de uma operação constituirão funções separadas.

O gestor orçamental prestará ao Comité de Direcção contas do exercício das suas funções, sob a forma de um relatório anual de actividades, até 15 de Março do exercício, em conformidade com o n.o 7 do artigo 9.o do Regulamento (CE) n.o 58/2003.

Artigo 30.o

O Comité de Direcção nomeará um contabilista, que será um funcionário sujeito ao estatuto, responsável:

a) Pela boa execução dos pagamentos, pela cobrança das receitas e pela cobrança dos créditos apurados;

b) Pela elaboração das contas da agência em conformidade com o título VI;

c) Pelos registos contabilísticos em conformidade com o disposto no título VI;

d) Pela aplicação das normas e métodos contabilísticos, bem como do plano de contabilidade, em conformidade com as disposições aprovadas pelo contabilista da Comissão;

e) Pela gestão da tesouraria.

O contabilista receberá do gestor orçamental, que garantirá a respectiva fiabilidade, todas as informações necessárias à elaboração de contas que apresentem uma imagem fiel do património da agência e da execução orçamental.

O contabilista é a única pessoa habilitada a proceder à movimentação de fundos e valores, sendo responsável pela sua guarda.

CAPÍTULO 3

Responsabilidade dos intervenientes financeiros

Artigo 31.o

Qualquer agente que participe na gestão financeira e no controlo das operações e que considere que uma decisão, que o seu superior hierárquico o obrigue a aplicar ou aceitar, é irregular ou contrária aos princípios da boa gestão financeira ou às normas profissionais que tem a obrigação de respeitar, deve informar por escrito o director de tal facto e, em caso de não actuação deste último num prazo razoável, a instância referida no artigo 35.o, bem como o Comité de Direcção. No caso de uma actividade ilegal, de fraude ou de corrupção susceptíveis de prejudicar os interesses da Comunidade, informará as autoridades e instâncias designadas pela legislação em vigor.

Artigo 32.o

Sem prejuízo de eventuais medidas disciplinares, a delegação conferida aos gestores orçamentais delegados pode, em qualquer momento, ser temporária ou definitivamente revogada pela autoridade que os nomeou, mediante decisão fundamentada e após tê-los ouvido. O director pode, em qualquer momento, retirar o seu acordo relativamente a uma delegação específica.

Sem prejuízo de eventuais medidas disciplinares, o contabilista pode em qualquer momento ser temporária ou definitivamente suspenso das suas funções pelo Comité de Direcção, mediante decisão fundamentada e após tê-lo ouvido. Este nomeará um contabilista provisório.

Artigo 33.o

As disposições do presente capítulo não prejudicam a eventual responsabilidade penal do gestor orçamental e dos seus delegados, nas condições previstas pelo direito nacional aplicável, bem como pelas disposições em vigor relativas à protecção dos interesses financeiros das Comunidades e à luta contra a corrupção que implique funcionários das Comunidades Europeias ou dos Estados-Membros.

Os gestores orçamentais e os contabilistas são responsáveis disciplinar e pecuniariamente, nas condições previstas no Estatuto. No caso de uma actividade ilegal, de fraude ou de corrupção, susceptíveis de prejudicar os interesses da Comunidade, as autoridades e instâncias designadas pela legislação em vigor serão chamadas a pronunciar-se.

Artigo 34.o

1. O gestor orçamental é pecuniariamente responsável nas condições previstas no Estatuto. A este título, pode ser obrigado a reparar na totalidade o prejuízo sofrido pelas Comunidades em razão de faltas pessoais graves que tenha cometido no exercício ou por ocasião das suas funções, em especial quando apura direitos a cobrar ou emite ordens de cobrança, autoriza uma despesa ou assina uma ordem de pagamento, sem se conformar com o presente regulamento.

O mesmo se verifica quando, por falta pessoal grave, deixa de elaborar um acto gerador de um crédito ou não emite ou atrasa a emissão, sem justificação, de ordens de cobrança, ou não emite ou atrasa a emissão, sem justificação, de uma ordem de pagamento, susceptível de implicar a responsabilidade civil da agência perante terceiros.

2. Sempre que um gestor orçamental delegado considere que uma decisão que lhe incumbe está ferida de irregularidade ou infringe os princípios da boa gestão financeira, deve assinalar tal facto à autoridade delegante por escrito. Se a autoridade delegante der uma instrução fundamentada por escrito ao gestor orçamental delegado, no sentido de este executar a decisão acima referida, este último deve executá-la, ficando eximido da sua responsabilidade.

Artigo 35.o

1. A instância criada pela Comissão nos termos do n.o 4 do artigo 66.o do Regulamento Financeiro Geral, a fim de determinar a existência de uma irregularidade financeira e suas eventuais consequências, exercerá em relação à agência as mesmas competências que as que lhe foram conferidas relativamente aos serviços da Comissão.

Com base no parecer desta instância, o director decidirá sobre o eventual início de um processo disciplinar ou de um processo de reparação pecuniária. Se a instância tiver detectado problemas sistémicos, transmitirá ao gestor orçamental e ao auditor interno da Comissão um relatório acompanhado de recomendações. Se o referido parecer puser o director em causa, a instância transmiti-lo-á ao Comité de Direcção e ao auditor interno da Comissão.

2. Os agentes podem ser obrigados a reparar, na totalidade ou em parte, o prejuízo sofrido pela agência em razão de faltas pessoais graves que tenham cometido no exercício das suas funções ou no âmbito deste exercício. A entidade competente para proceder a nomeações tomará uma decisão fundamentada, uma vez cumpridas as formalidades prescritas pelo Estatuto em matéria disciplinar.

Artigo 36.o

Constitui designadamente uma falta de um contabilista, susceptível de implicar a sua responsabilidade disciplinar ou pecuniária, nas condições previstas pelo Estatuto, o facto de:

a) Perder ou deteriorar fundos, valores ou documentos à sua guarda, ou provocar, por negligência, essa perda ou deterioração;

b) Alterar contas bancárias ou contas postais à ordem sem notificação prévia do gestor orçamental;

c) Efectuar cobranças ou pagamentos que não estejam em conformidade com as ordens de cobrança ou de pagamento correspondentes;

d) Não cobrar receitas devidas.

CAPÍTULO 4

Operações associadas às receitas

Artigo 37.o

Qualquer medida ou situação que possa dar origem ou alterar uma dívida para com a agência deve ser previamente objecto de uma previsão de crédito por parte do gestor orçamental competente.

Artigo 38.o

O apuramento de um crédito é o acto pelo qual o gestor orçamental:

a) Verifica a existência das dívidas do devedor;

b) Determina ou verifica a veracidade e o montante da dívida;

c) Verifica as condições de exigibilidade da dívida.

Qualquer crédito apurado como certo, líquido e exigível deve ser objecto de uma ordem de cobrança emitida ao contabilista, acompanhada de uma nota de débito enviada ao devedor. Estes dois actos serão elaborados e enviados pelo gestor orçamental competente.

Sem prejuízo das disposições regulamentares, contratuais ou convencionais aplicáveis, qualquer crédito não reembolsado na data de vencimento fixada na nota de débito produzirá juros nos termos do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002.

Artigo 39.o

A ordem de cobrança é o acto pelo qual o gestor orçamental competente dá ao contabilista, mediante a emissão de uma ordem de cobrança, a instrução para cobrar um crédito por si apurado.

O contabilista registará as ordens de cobrança dos créditos devidamente emitidas pelo gestor orçamental competente. Deve diligenciar no sentido de assegurar a cobrança das receitas da agência e velar pela conservação dos respectivos direitos.

Os montantes pagos indevidamente serão objecto de recuperação.

Artigo 40.o

Sempre que o gestor orçamental competente tenciona renunciar à cobrança de um crédito apurado, certificar-se-á de que a renúncia é regular e conforme com o princípio da boa gestão financeira. Informa o Comité de Direcção da sua intenção de renunciar a um crédito apurado. A renúncia à cobrança de um crédito apurado traduzir-se-á numa decisão, que deve ser fundamentada, do gestor orçamental. O gestor orçamental só pode delegar esta decisão relativamente a créditos de um montante inferior a 5 000 euros. A decisão de renúncia deve referir as diligências efectuadas para a cobrança e os elementos de direito e de facto em que se baseia.

O gestor orçamental competente procederá à anulação de um crédito apurado sempre que a detecção de um erro de direito ou de facto revelar que esse crédito não tinha sido correctamente apurado. O gestor orçamental só pode delegar esta decisão relativamente a créditos inferiores a 5 000 euros. Esta anulação traduzir-se-á numa decisão, que deve ser devidamente fundamentada, do gestor orçamental competente.

O gestor orçamental competente procederá ao ajustamento, por defeito ou excesso, do montante de um crédito apurado, sempre que a detecção de um erro factual acarretar a alteração do montante do crédito, na medida em que essa correcção não implicar a renúncia ao direito apurado a favor da agência. Este ajustamento efectuar-se-á mediante decisão, que deve ser devidamente fundamentada, do gestor orçamental competente.

Artigo 41.o

A cobrança efectiva pelo contabilista implica um registo, por ele próprio, na contabilidade e a informação desse facto ao gestor orçamental competente. Deve ser emitido um recibo por cada pagamento em numerário à caixa do contabilista.

Se, na data de vencimento prevista na nota de débito, a cobrança efectiva não tiver tido lugar, o contabilista informará deste facto o gestor orçamental competente e iniciará de imediato o processo de recuperação, por qualquer via de direito, incluindo, se for caso disso, através de compensação ou, se esta não for possível, de execução forçada.

O contabilista procederá à cobrança por compensação junto de qualquer devedor que seja simultaneamente titular de um crédito certo, líquido e exigível perante a agência, até ao limite das dívidas desse devedor à agência.

Artigo 42.o

O contabilista, em articulação com o gestor orçamental competente, só pode conceder prazos suplementares de pagamento mediante pedido por escrito devidamente fundamentado do devedor e na medida em que este se comprometa ao pagamento de juros relativamente a todo o período do prazo concedido, a contar da data de vencimento inicial, e constitua, no intuito de proteger os direitos da agência, uma garantia financeira que cubra o montante em dívida, tanto de capital como dos respectivos juros.

CAPÍTULO 5

Operações associadas às despesas

Artigo 43.o

Qualquer despesa será objecto de uma autorização, de uma liquidação, da emissão de uma ordem de pagamento e de um pagamento.

Artigo 44.o

Relativamente às medidas que possam dar origem a uma despesa a cargo do orçamento, o gestor orçamental competente deve proceder previamente a uma autorização orçamental, antes de assumir um compromisso jurídico perante terceiros.

Os compromissos jurídicos individuais respeitantes às autorizações orçamentais individuais ou provisionais devem ser assumidos antes de 31 de Dezembro do ano n. O saldo destas autorizações orçamentais não coberto por um compromisso jurídico será objecto de anulação pelo gestor orçamental competente.

Artigo 45.o

Aquando da adopção de uma autorização orçamental, o gestor orçamental competente verificará a exactidão da imputação orçamental, a disponibilidade das dotações e a conformidade da despesa à luz das disposições aplicáveis, incluindo a observância do princípio da boa gestão financeira.

Artigo 46.o

A liquidação de uma despesa é o acto pelo qual o gestor orçamental competente verifica a existência dos direitos do credor e as condições de exigibilidade do crédito e determina ou verifica a veracidade e o montante do crédito. Qualquer liquidação de uma despesa deve basear-se em documentos comprovativos que atestem os direitos do credor.

A decisão de liquidação traduz-se na assinatura, após uma menção de «visto; a pagar», aposta pelo gestor orçamental competente. Num sistema não informatizado, a menção «visto; a pagar» traduz-se por um carimbo com a assinatura do gestor orçamental competente. Num sistema informatizado, a menção «visto; a pagar» traduz-se por uma validação através da senha pessoal do gestor orçamental competente.

Artigo 47.o

A emissão de uma ordem de pagamento de uma despesa é o acto pelo qual o gestor orçamental competente dá ao contabilista, mediante emissão de uma ordem de pagamento, a instrução para pagar uma despesa, cuja liquidação tenha sido efectuada por si. A ordem de pagamento será datada e assinada pelo gestor orçamental competente e, se for caso disso, acompanhada de um certificado confirmando a inscrição dos bens nos inventários referidos no artigo 64.o

O pagamento das despesas será assegurado pelo contabilista no limite dos fundos disponíveis.

Artigo 48.o

As operações de liquidação, de emissão de ordens de pagamento e de pagamento das despesas devem ser executadas nos prazos fixados e em conformidade com o disposto no Regulamento Financeiro Geral e respectivas normas de execução.

CAPÍTULO 6

O auditor interno

Artigo 49.o

Nas agências de execução, as funções de auditor interno são exercidas pelo auditor interno da Comissão.

O auditor interno da Comissão exercerá, relativamente às agências de execução, as mesmas competências que as que lhe são atribuídas em relação aos serviços da Comissão, em conformidade com o disposto nos artigos 85.o e 86.o do Regulamento Financeiro Geral. Informará o Comité de Direcção e o director dos factos apurados e recomendações. Estes assegurarão o seguimento das recomendações das auditorias e manterão a Comissão informada sobre este assunto. O auditor interno apresentará à agência, que dele dará conhecimento à Comissão, um relatório anual indicando o número e tipo de auditorias efectuadas, as recomendações formuladas e o seguimento reservado a estas recomendações.

A responsabilidade do auditor interno no exercício das suas funções será determinada em conformidade com o artigo 87.o do Regulamento Financeiro Geral.

A agência transmitirá anualmente à autoridade de quitação e à Comissão um relatório elaborado pelo director da agência em que resume o número e o tipo de auditorias internas efectuadas pelo auditor interno, as recomendações formuladas e o seguimento dado a essas recomendações.

TÍTULO V

ADJUDICAÇÃO DE CONTRATOS PÚBLICOS

Artigo 50.o

1. Em matéria de adjudicação de contratos públicos, no âmbito do funcionamento da agência, aplicar-se-ão as disposições pertinentes do Regulamento Financeiro Geral e do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002.

2. As agências de execução podem solicitar ser associadas, na qualidade de entidade adjudicatante, ao processo de adjudicação de contratos da Comissão ou de contratos interinstitucionais.

3. Em derrogação ao disposto no n.o 1, para o fornecimento de bens, a prestação de serviços ou a realização de obras que a Comissão ou serviços ou organismos interinstitucionais possam assegurar, as agências de execução devem a eles recorrer a título prioritário, antes de recorrerem à via contratual.

TÍTULO VI

PRESTAÇÃO DE CONTAS E CONTABILIDADE

CAPÍTULO 1

Prestação de contas

Artigo 51.o

As contas da agência incluem as demonstrações financeiras e os mapas sobre a execução do orçamento. As contas da agência serão acompanhadas de um relatório sobre a gestão orçamental e financeira do exercício.

Artigo 52.o

As contas devem ser regulares, sinceras e completas e apresentar uma imagem fiel:

a) No que diz respeito às demonstrações financeiras, dos elementos do activo e do passivo, dos encargos e proveitos, dos direitos e obrigações não incluídos no activo e no passivo, bem como dos fluxos de tesouraria;

b) No que diz respeito aos mapas sobre a execução orçamental, dos elementos de execução do orçamento em matéria de receitas e despesas.

Artigo 53.o

As demonstrações financeiras serão elaboradas com base nos princípios contabilísticos geralmente aceites, tal como precisados no Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002, designadamente os princípios da continuidade das actividades, da prudência, da consistência, da comparabilidade das informações, da importância relativa, da não compensação, da prevalência da realidade sobre a aparência e da especialização dos exercícios.

Artigo 54.o

Segundo o princípio da especialização dos exercícios, as demonstrações financeiras terão em consideração os encargos e proveitos imputáveis ao exercício, independentemente da data de pagamento ou de recebimento.

O valor dos elementos do activo e do passivo será determinado em função de regras de avaliação fixadas pelos métodos contabilísticos previstos no artigo 59.o

Artigo 55.o

As demonstrações financeiras serão apresentadas em euros e incluirão:

a) O balanço e a conta dos resultados económicos, que apresentam a situação patrimonial e financeira, bem como o resultado económico, reportados a 31 de Dezembro do exercício findo. Estas demonstrações serão apresentadas de acordo com a estrutura estabelecida pela directiva do Conselho relativa às contas anuais de certas formas de sociedades, tendo todavia em conta a natureza específica das actividades da agência;

b) O mapa dos fluxos de tesouraria, que permite identificar os recebimentos e pagamentos do exercício, bem como a situação final de tesouraria;

c) O mapa da variação dos capitais próprios, que apresenta de forma pormenorizada os aumentos e diminuições ocorridos no exercício em relação a cada um dos elementos das contas de capital.

O anexo às demonstrações financeiras completará e comentará as informações apresentadas e proporcionará todas as informações complementares prescritas pela prática contabilística aceite a nível internacional, sempre que essas informações sejam pertinentes para as actividades da agência.

Artigo 56.o

Os mapas sobre a execução orçamental serão apresentados em euros e incluirão:

a) A conta de resultados da execução orçamental, na qual é recapitulada a totalidade das operações orçamentais do exercício em termos de receitas e despesas. O mapa será apresentado de acordo com a mesma estrutura que o próprio orçamento;

b) O anexo à conta de resultados da execução orçamental, que completa e comenta as informações fornecidas por aquele mapa.

Artigo 57.o

As contas da agência serão consolidadas com as da Comissão, segundo o procedimento previsto no artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 58/2003 e em conformidade com as seguintes disposições:

a) O Comité de Direcção comunicará ao contabilista da Comissão e ao Tribunal de Contas, até 1 de Março seguinte ao exercício encerrado, as suas contas provisórias, acompanhadas do relatório sobre a gestão orçamental e financeira do exercício;

b) O Comité de Direcção aprovará, com base no projecto elaborado pelo director, as contas definitivas da agência e transmiti-las-á, até 1 de Julho seguinte ao exercício encerrado, ao contabilista da Comissão e ao Tribunal de Contas, bem como ao Parlamento Europeu e ao Conselho;

c) As contas definitivas da agência, consolidadas com as da Comissão, serão publicadas no Jornal Oficial da União Europeia até 31 de Outubro seguinte ao exercício encerrado;

d) No âmbito do relatório referido no n.o 3 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 58/2003, o director enviará ao Tribunal de Contas, até 30 de Setembro, uma resposta às eventuais observações por este formuladas.

CAPÍTULO 2

Contabilidade

Artigo 58.o

1. A contabilidade da agência, que constitui um sistema de organização da informação orçamental e financeira, permitirá identificar, classificar e registar dados quantificados.

A contabilidade será constituída por uma contabilidade geral e por uma contabilidade orçamental. As referidas contabilidades serão mantidas em euros, por ano civil.

Os dados da contabilidade geral e orçamental serão reportados ao encerramento do exercício orçamental, com vista à elaboração das contas referidas no capítulo 1.

2. O n.o 1 em nada obsta à manutenção, por parte do gestor orçamental, de uma contabilidade analítica.

Artigo 59.o

Compete ao contabilista da Comissão adoptar, por analogia com o artigo 133.o do Regulamento Financeiro Geral, as normas e métodos contabilísticos e o plano de contabilidade harmonizado a aplicar pela agência.

Artigo 60.o

A contabilidade geral permitirá registar de forma cronológica, segundo o método das partidas dobradas, os acontecimentos e operações que afectaram a situação económica, financeira e patrimonial da agência.

Artigo 61.o

Os diferentes movimentos das contas, bem como os seus saldos, serão inscritos em livros contabilísticos.

Os lançamentos contabilísticos, incluindo as correcções contabilísticas, devem apoiar-se em documentos comprovativos, aos quais farão referência. O sistema contabilístico deve permitir espelhar todos os lançamentos contabilísticos.

Artigo 62.o

O contabilista da agência procederá, após o encerramento do exercício orçamental e até à data da prestação das contas definitivas, às correcções que, sem provocar uma entrada ou uma saída de tesouraria imputável ao referido exercício, sejam necessárias para uma apresentação regular, fiel e sincera das contas.

Artigo 63.o

A contabilidade orçamental permitirá acompanhar pormenorizadamente a execução do orçamento. A contabilidade orçamental registará todos os actos da execução orçamental em matéria de receitas e despesas, previstos no título IV.

Artigo 64.o

O contabilista da agência elaborará inventários, com a indicação de quantidades e valores, de todas as imobilizações corpóreas, incorpóreas e financeiras que façam parte do património da agência, em conformidade com o modelo adoptado pelo contabilista da Comissão. O contabilista da agência verificará a concordância entre o conteúdo do inventário e a realidade.

As vendas de bens móveis serão objecto de publicidade adequada.

TÍTULO VII

CONTROLO EXTERNO E QUITAÇÃO

Artigo 65.o

O Tribunal de Contas assegurará o controlo das contas da agência em conformidade com o artigo 248.o do Tratado.

O controlo efectuado pelo Tribunal de Contas reger-se-á pelo disposto nos artigos 139.o a 144.o do Regulamento Financeiro Geral.

O Comité de Direcção comunicará ao Tribunal de Contas o orçamento definitivamente adoptado. Informará ainda o Tribunal de Contas, com a maior brevidade possível, de todas as suas decisões e actos adoptados em execução dos artigos 15.o, 18.o, 26.o e 31.o

Artigo 66.o

O Parlamento Europeu, sob recomendação do Conselho, deliberando por maioria qualificada, dará ao director quitação sobre a execução do orçamento de funcionamento do exercício n, até 29 de Abril do ano n + 2.

A decisão de quitação incidirá sobre as contas respeitantes à totalidade das receitas e despesas da agência, bem como sobre o saldo delas resultante e sobre o activo e passivo da agência apresentados no balanço financeiro. Esta quitação será dada em concomitância com a quitação relativa à execução do orçamento geral da União Europeia.

Para efeitos de concessão da quitação, o Parlamento Europeu examinará, depois do Conselho, as contas, demonstrações financeiras e mapas relativos à execução orçamental da agência. Examinará igualmente o relatório do Tribunal de Contas referido no n.o 3 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 58/2003, acompanhado das respostas do director.

O director apresentará ao Parlamento Europeu, a pedido deste último e segundo as modalidades previstas no n.o 3 do artigo 146.o do Regulamento Financeiro Geral, qualquer informação necessária para o bom desenrolar do procedimento de quitação do exercício em causa.

Artigo 67.o

O director e a Comissão tomarão todas as medidas no sentido de dar seguimento às observações que acompanham a decisão de quitação do Parlamento Europeu, bem como às observações que acompanham a recomendação de quitação adoptada pelo Conselho.

A pedido do Parlamento Europeu ou do Conselho, o director apresentará um relatório sobre as medidas adoptadas na sequência destas observações e comentários. Após o seu envio prévio à Comissão, transmitirá ao Tribunal de Contas uma cópia do mesmo.

TÍTULO VIII

DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS

Artigo 68.o

Os prazos referidos no artigo 57.o aplicar-se-ão pela primeira vez no exercício de 2005.

Para os exercícios anteriores, estes prazos são fixados respectivamente em:

a) 15 de Setembro, para a alínea b) do artigo 57.o;

b) 30 de Novembro, para a alínea c) do artigo 57.o;

c) 31 de Outubro, para a alínea d) do artigo 57.o

As disposições do título VI serão aplicadas progressivamente em função das possibilidades técnicas, por forma a serem plenamente eficazes no exercício de 2005.

Artigo 69.o

O Parlamento Europeu, o Conselho e a Comissão podem requerer qualquer informação ou justificação pertinente, relativamente a questões orçamentais que sejam da sua competência.

Artigo 70.o

O presente regulamento entra em vigor no vigésimo dia subsequente ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável em todos os Estados-Membros. Feito em Bruxelas, em 21 de Setembro de 2004. Pela Comissão Michaele SCHREYER Membro da Comissão

(1) JO L 11 de 16.1.2003, p. 1.

(2) JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(3) JO L 357 de 31.12.2002, p. 1.