PT Jornal Oficial da União Europeia C 190/2

DECISÃO DA MESA DO PARLAMENTO EUROPEU

de 6 de Junho de 2011

sobre as regras que regem o tratamento de informações confidenciais pelo Parlamento Europeu

2011/C 190/02

A MESA DO PARLAMENTO EUROPEU,

Tendo em conta o n.o 12 do artigo 23.o do Regimento do Parlamento Europeu,

considerando o seguinte:

(1) Tendo em conta o Acordo-Quadro sobre as relações entre o Parlamento Europeu e a Comissão Europeia (1), assinado em 20 de Outubro de 2010 («Acordo-Quadro»), é necessário rever a Decisão da Mesa, de 13 de Novembro de 2006, sobre as regras que regem o tratamento administrativo de documentos confidenciais.

(2) O Tratado de Lisboa confere novas competências ao Parlamento Europeu e, para que este possa desenvolver actividades em domínios que exigem um certo grau de confidencialidade, é necessário estabelecer princípios de base, normas mínimas de segurança e procedimentos adequados para o tratamento de informações confidenciais, incluindo informações classificadas, pelo Parlamento Europeu.

(3) As regras previstas na presente decisão destinam-se a garantir normas equivalentes de protecção e a compatibilidade com as regras adoptadas por outras instituições, órgãos, organismos e agências estabelecidos por força ou com base nos Tratados ou pelos Estados-Membros, a fim de facilitar o bom funcionamento do processo decisório a nível da União Europeia.

(4) As disposições da presente decisão são adoptadas sem prejuízo do artigo 15.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (TFUE) e do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de Maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão (2).

(5) As disposições da presente decisão são adoptadas sem prejuízo do artigo 16.o do TFUE e do Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de Dezembro de 2000, relativo à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados (3),

ADOPTOU A PRESENTE DECISÃO:

Artigo 1.o

Objectivo

A presente decisão rege a produção, a recepção, a transmissão e o armazenamento de informações pelo Parlamento Europeu a fim de proteger de forma adequada a sua natureza confidencial. Dá aplicação, em particular, ao anexo 2 do Acordo-Quadro.

Artigo 2.o

Definições

Para efeitos da presente decisão, entende-se por:

a) «Informação», uma informação oral ou escrita, seja qual for o seu suporte ou o seu autor;

b) «Informações confidenciais», «informações classificadas da UE» e «outras informações confidenciais» não classificadas;

c) «Informações classificadas da UE», informações ou materiais classificados como «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET», «SECRET UE/EU SECRET», «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL» ou «RESTREINT UE/EU RESTRICTED», cuja divulgação não autorizada possa causar prejuízos de diversos níveis aos interesses da UE ou de um ou vários dos seus Estados-Membros, quer tais informações tenham origem nas instituições, órgãos, organismos e agências estabelecidos por força ou com base nos Tratados, quer provenham de Estados-Membros, de países terceiros ou de organizações internacionais. Neste contexto: — «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET» é a classificação de informações e materiais cuja divulgação não autorizada possa prejudicar de forma excepcionalmente grave os interesses essenciais da União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros, — «SECRET UE/EU SECRET» é a classificação de informações e materiais cuja divulgação não autorizada possa prejudicar gravemente os interesses essenciais da União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros, — «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL» é a classificação de informações e materiais cuja divulgação não autorizada possa prejudicar os interesses essenciais da União ou de um ou vários dos seus Estados-Membros, — «RESTREINT UE/EU RESTRICTED» é a classificação de informações e materiais cuja divulgação não autorizada possa ser desfavorável para os interesses da União ou de um ou vários dos seus Estados-Membros;

d) «Outras informações confidenciais», outras informações não classificadas, incluindo informações abrangidas por regras relativas à protecção de dados ou pela obrigação de sigilo profissional, produzidas no Parlamento Europeu ou transmitidas por outras instituições, órgãos, organismos e agências estabelecidos por força ou com base nos Tratados ou pelos Estados-Membros ao Parlamento Europeu;

e) «Documento», uma informação registada, independentemente da sua forma física ou das suas características;

f) «Material», um documento ou parte de maquinaria ou equipamento, produzido ou em processo de produção;

g) «Necessidade de tomar conhecimento», a necessidade de uma pessoa aceder a informações confidenciais para desempenhar uma função oficial ou executar uma tarefa;

h) «Autorização», uma decisão (decisão de habilitação) adoptada pelo Presidente, se disser respeito a deputados ao Parlamento Europeu, ou pelo Secretário-Geral, se disser respeito a funcionários do Parlamento Europeu e a outros agentes do Parlamento ao serviço dos grupos políticos, de conceder acesso individual a informações classificadas da UE até um determinado nível, com base no resultado positivo de um inquérito de segurança (procedimento de habilitação) efectuado por uma autoridade nacional nos termos da lei nacional e do anexo I, parte 2;

i) «Desgraduação», uma redução do nível de classificação;

j) «Desclassificação», a supressão de qualquer classificação;

k) «Entidade de origem», o autor devidamente autorizado de informações classificadas da UE ou de outras informações confidenciais;

l) «Indicações de segurança», as medidas técnicas de aplicação estabelecidas no anexo II (4).

Artigo 3.o

Princípios de base e normas mínimas

1. O tratamento de informações confidenciais pelo Parlamento Europeu obedece aos princípios de base e às normas mínimas estabelecidos no anexo I, parte 1.

2. O Parlamento Europeu cria um sistema de gestão da segurança das informações em conformidade com esses princípios de base e essas normas mínimas cujo objectivo consiste em facilitar o trabalho parlamentar e administrativo e, simultaneamente, assegurar a protecção das informações confidenciais tratadas pelo Parlamento Europeu, respeitando plenamente as regras estabelecidas pela entidade de origem das informações que figuram nas indicações de segurança.

O tratamento de informações confidenciais por meio dos sistemas de informação automatizados do Parlamento Europeu é efectuado com base no conceito de garantia da segurança da informação e estabelecido nas indicações de segurança.

3. Os deputados ao Parlamento Europeu podem consultar informações classificadas até ao nível «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL», inclusive, sem necessidade de habilitação de segurança. Caso se trate de informações classificadas como «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL», devem assinar uma declaração sob compromisso de honra de que não divulgarão o conteúdo dessas informações a terceiros. As informações com uma classificação superior a «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL» só são colocadas à disposição dos deputados que disponham do nível de habilitação de segurança adequado.

4. Os funcionários do Parlamento Europeu e outros agentes do Parlamento ao serviço dos grupos políticos podem consultar informações classificadas se tiverem uma razão válida para delas tomarem conhecimento, e podem consultar informações com uma classificação superior a «RESTREINT UE/EU RESTRICTED» se dispuserem do nível de habilitação de segurança adequado.

Artigo 4.o

Produção de informações confidenciais e tratamento administrativo pelo Parlamento Europeu

1. O Presidente do Parlamento Europeu, os presidentes das comissões parlamentares interessadas e o Secretário-Geral e/ou qualquer pessoa por este devidamente autorizada por escrito podem produzir informações confidenciais e/ou informações classificadas, tal como estabelecido nas indicações de segurança.

2. Ao produzir informações classificadas, a entidade de origem aplica o nível adequado de classificação, em conformidade com as normas e definições internacionais que figuram no anexo I. Regra geral, a entidade de origem indica igualmente os destinatários que podem ser autorizados a consultar as informações em função do nível de classificação. Esta informação é comunicada ao Serviço de Informações Confidenciais (SIC) quando os documentos forem depositados no SIC.

3. As informações confidenciais abrangidas pelo sigilo profissional são tratadas em conformidade com as instruções de tratamento definidas nas indicações de segurança.

Artigo 5.o

Recepção de informações confidenciais pelo Parlamento Europeu

1. As informações confidenciais recebidas pelo Parlamento Europeu são comunicadas do seguinte modo:

— Informações classificadas da UE do nível «RESTREINT EU/EU RESTRICTED» e outras informações confidenciais, ao secretariado da instância parlamentar ou do titular de um cargo que apresentou o pedido,

— Informações classificadas da UE do nível «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL» e superior, ao SIC.

2. O registo, o armazenamento e a rastreabilidade das informações confidenciais são assegurados pelo secretariado da instância parlamentar ou do titular de um cargo que recebeu as informações ou pelo SIC.

3. No caso de informações confidenciais transmitidas pela Comissão nos termos do Acordo-Quadro, as modalidades acordadas nos termos do anexo II, ponto 3.2, do Acordo-Quadro (estabelecidas por comum acordo e referentes aos destinatários, ao processo de consulta, ou seja, sala de leitura segura e reuniões à porta fechada, ou a outras matérias) para preservar a confidencialidade das informações são depositadas, juntamente com as informações confidenciais, no secretariado da instância parlamentar ou do titular de um cargo ou no SIC quando as informações estiverem classificadas com o nível «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL» ou superior.

4. As modalidades referidas no n.o 3 podem ser igualmente aplicadas, com as necessárias adaptações, à transmissão de informações confidenciais por outras instituições, órgãos, organismos e agências estabelecidos por força ou com base nos Tratados ou pelos Estados-Membros.

5. A transmissão de informações classificadas da UE do nível «TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET» ao Parlamento Europeu está sujeita a outras modalidades, a acordar entre a instância parlamentar ou o titular de um cargo que apresentou o pedido de informação e as instituições da UE ou os Estados-Membros que as transmitem. A Conferência dos Presidentes cria um comité de supervisão encarregado de garantir um nível de protecção adequado a esse nível de classificação.

Artigo 6.o

Transmissão de informações classificadas da UE a terceiros pelo Parlamento Europeu

O Parlamento Europeu pode transmitir, sob reserva de consentimento da entidade de origem, informações classificadas da UE a outras instituições, órgãos, organismos e agências estabelecidos por força ou com base nos Tratados ou aos Estados-Membros, desde que estes assegurem que, aquando do tratamento de informações classificadas da UE, sejam aplicadas, nos seus serviços e instalações, regras equivalentes às previstas na presente decisão.

Artigo 7.o

Armazenamento e consulta de informações confidenciais em zonas protegidas (salas de leitura segura)

1. As salas de leitura segura devem dispor de um sistema de armazenamento seguro e não podem conter fotocopiadoras, telefones, fax, scanners ou qualquer outro equipamento técnico de reprodução ou transmissão de documentos.

2. O acesso a uma sala de leitura segura rege-se pelas seguintes condições:

a) Só têm acesso à sala de leitura segura as seguintes pessoas: — os deputados ao Parlamento Europeu, os funcionários do Parlamento Europeu e outros agentes do Parlamento ao serviço dos grupos políticos, devidamente identificados, de acordo com as modalidades referidas no artigo 4.o, n.o 2, ou no artigo 5.o, n.os 3 e 4, — os funcionários do Parlamento Europeu responsáveis pela gestão do SIC, — se necessário, os funcionários do Parlamento Europeu responsáveis pela segurança e pela prevenção de incêndios. A limpeza da zona segura é efectuada apenas na presença e sob apertada vigilância de um funcionário do SIC;

b) Cada pessoa que pretenda aceder a informações confidenciais comunica com antecedência o seu nome ao SIC. O SIC verifica a identidade de cada pessoa que apresente um pedido de consulta dessas informações e, se necessário, verifica se essa pessoa dispõe do nível de habilitação de segurança exigido e se está autorizada a consultá-las de acordo com as modalidades referidas no artigo 4.o, n.o 2, ou no artigo 5.o, n.os 3 e 4;

c) O SIC tem competência para recusar o acesso à sala a qualquer pessoa não autorizada a entrar nela nos termos das alíneas a) e b). Qualquer objecção à decisão do SIC é apresentada ao Presidente, no caso dos deputados ao Parlamento Europeu, ou ao Secretário-Geral, nos restantes casos.

3. A consulta de informações confidenciais na sala de leitura segura rege-se pelas seguinte regras:

a) As pessoas autorizadas a consultar as informações e que tenham apresentado o pedido a que se refere o n.o 2, alinea b), devem comparecer pessoalmente no SIC. Salvo em circunstâncias excepcionais (por exemplo, caso tenha sido apresentado um número elevado de pedidos de consulta num curto período), a consulta de informações confidenciais na sala de leitura segura só é autorizada a uma pessoa de cada vez, na presença de um funcionário do SIC. Esse funcionário informa a pessoa assim autorizada das obrigações que lhe incumbem e, nomeadamente, requer-lhe que assine uma declaração sob compromisso de honra de que não divulgará o conteúdo das informações a terceiros;

b) Durante a consulta não é permitido o contacto com o exterior (inclusive por meio de telefones ou de outras tecnologias), a tomada de notas, nem a fotocópia ou fotografia das informações confidenciais consultadas;

c) Antes de autorizar uma pessoa a abandonar a sala de leitura segura, o funcionário do SIC referido na alínea a) certifica-se de que as informações confidenciais consultadas se mantêm presentes, intactas e completas.

4. Em caso de infracção às regras acima definidas, o funcionário responsável do SIC informa o Secretário-Geral, o qual submete o assunto ao Presidente, caso o infractor seja um deputado ao Parlamento Europeu.

Artigo 8.o

Normas mínimas aplicáveis a outras consultas de informações confidenciais

1. No que diz respeito ao tratamento administrativo de informações confidenciais numa reunião à porta fechada, o secretariado da instância parlamentar ou do titular de um cargo responsável pela reunião assegura que:

— Só sejam autorizadas a entrar na sala as pessoas designadas para participar na reunião e que disponham do nível de habilitação exigido em matéria de segurança;

— Todos os documentos sejam numerados, distribuídos no início da reunião e recolhidos no final, e que não sejam tomadas notas nem feitas fotocópias ou fotografias desses documentos;

— A acta da reunião não mencione o conteúdo do debate sobre as informações apreciadas segundo o procedimento confidencial;

— As informações confidenciais prestadas oralmente a destinatários no Parlamento Europeu sejam sujeitas ao nível equivalente de protecção aplicado às informações confidenciais escritas. Tal pode incluir uma declaração sob compromisso de honra dos destinatários das informações de que não divulgarão o seu conteúdo a terceiros.

2. O tratamento administrativo de informações confidenciais pelo secretariado da instância parlamentar ou do titular de um cargo fora da reunião à porta fechada rege-se pelas seguintes regras:

— Os documentos em papel são entregues pessoalmente ao responsável pelo secretariado, que os regista e acusa a sua recepção;

— Esses documentos são guardados em locais fechados à chave, sob a responsabilidade do secretariado, quando não estiverem a ser efectivamente utilizados;

— Sem prejuízo do tratamento administrativo de informações confidenciais numa reunião à porta fechada previsto no n.o 1, esses documentos não devem, em circunstância alguma, ser reproduzidos, gravados noutro suporte ou transmitidos a terceiros;

— O acesso a esses documentos é limitado aos seus destinatários e, em conformidade com as modalidades referidas no artigo 4.o, n.o 2, ou no artigo 5.o, n.os 3 e 4, é feito sob a supervisão do secretariado;

— O secretariado mantém um registo das pessoas que consultaram os documentos, bem como da data e da hora das consultas. Esse registo é transmitido ao SIC para efeitos da elaboração do relatório anual referido no artigo 12.o

Artigo 9.o

Arquivo de informações confidenciais

1. É assegurado um sistema de arquivo seguro nas instalações do Parlamento Europeu.

As informações confidenciais depositadas a título definitivo no SIC ou no secretariado da instância parlamentar ou do titular de um cargo são transferidas para o arquivo seguro do SIC seis meses após a última consulta e, no máximo, um ano depois de terem sido depositadas.

2. A gestão dos arquivos seguros é assegurada pelo SIC, em conformidade com as normas de arquivo habituais.

3. As informações confidenciais guardadas nos arquivos seguros podem ser consultadas nas seguintes condições:

— Só são autorizadas a consultar essas informações as pessoas identificadas, nominalmente ou por força das suas funções, na ficha de acompanhamento preenchida aquando do depósito das informações confidenciais;

— O pedido de consulta de informações confidenciais deve ser apresentado ao SIC, o qual assegura a transferência do documento em questão para a sala de leitura segura;

— Aplicam-se os procedimentos e as condições de consulta de informações confidenciais definidos no artigo 7.o

Artigo 10.o

Desgraduação e desclassificação de informações classificadas da UE

1. As informações classificadas da UE só podem ser desgraduadas ou desclassificadas com a autorização da entidade de origem e, se necessário, após discussão com as outras partes interessadas. A desgraduação ou a desclassificação são confirmadas por escrito. A entidade de origem tem a responsabilidade de informar da alteração os seus destinatários, e estes, por seu turno, são responsáveis por informar da alteração quaisquer destinatários subsequentes aos quais tenham enviado o documento ou facultado uma cópia do mesmo. Se possível, as entidades de origem especificam nos documentos classificados a data, o período ou a ocorrência após os quais os conteúdos podem ser desgraduados ou desclassificados. Caso contrário, devem rever os documentos de cinco em cinco anos, no máximo, a fim de verificar se é necessário manter a classificação original.

2. A desclassificação de documentos guardados nos arquivos seguros tem lugar, no máximo, ao fim de 30 anos, nos termos do Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 do Conselho, de 1 de Fevereiro de 1983, relativo à abertura ao público dos arquivos históricos da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica (5). A desclassificação é efectuada pela entidade de origem das informações classificadas ou pelo serviço que no momento seja competente para o efeito, em conformidade com o anexo I, parte 1, ponto 10.

Artigo 11.o

Violação da confidencialidade das informações

1. As violações da confidencialidade em geral e da presente decisão em particular implicam, no caso dos deputados ao Parlamento Europeu, a aplicação das disposições em matéria de sanções previstas no Regimento do Parlamento Europeu.

2. As violações da confidencialidade cometidas por membros do pessoal implicam a aplicação dos procedimentos e sanções previstos, respectivamente, pelo Estatuto dos Funcionários e pelo Regime Aplicável aos Outros Agentes da União Europeia, estabelecidos no Regulamento (CEE, Euratom, CECA) n.o 259/68 (6) («Estatuto dos Funcionários»).

3. O Presidente e o Secretário-Geral determinam os inquéritos necessários.

Artigo 12.o

Adaptação da presente decisão e das suas normas de execução e relatório anual sobre a aplicação da presente decisão

1. O Secretário-Geral propõe as adaptações necessárias da presente decisão e dos anexos que lhe dão execução e transmite essas propostas à Mesa para decisão.

2. O Secretário-Geral apresenta à Mesa um relatório anual sobre a aplicação da presente decisão.

Artigo 13.o

Disposições transitórias e finais

1. As informações confidenciais existentes no SIC ou nos arquivos antes da aplicação da presente decisão são automaticamente classificadas como «RESTREINT UE/EU RESTRICTED», a menos que a entidade de origem decida não as classificar ou atribuir-lhes uma classificação superior ou uma marcação no prazo de um ano a contar da data de entrada em vigor da presente decisão.

2. Se a entidade de origem das informações confidenciais decidir atribuir-lhes uma classificação superior, essas informações são classificadas no nível mais baixo possível pela entidade de origem ou pelos seus delegados, em articulação com o SIC e em conformidade com os critérios estabelecidos no anexo I.

3. É revogada a Decisão da Mesa, de 13 de Novembro de 2006, sobre as regras que regem o tratamento administrativo de documentos confidenciais.

4. É revogada a Decisão da Mesa, de 24 de Outubro de 2005, pela qual é conferido mandato ao Secretário-Geral para criar um comité de desclassificação e para tomar decisões relativas à desclassificação.

Artigo 14.o

Entrada em vigor

1. A presente decisão entra em vigor na data da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.

2. É aplicável a partir de 1 de Julho de 2011.

(1) JO L 304 de 20.11.2010, p. 47.

(2) JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(3) JO L 8 de 12.1.2001, p. 1.

(4) Anexo a adoptar.

(5) JO L 43 de 15.2.1983, p. 1.

(6) JO L 56 de 4.3.1968, p. 1.