RELATÓRIO RELATIVO À CONTAS E À GESTÃO PARA O EXERCÍCIO DE 1994 DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A MELHORIA DAS CONDIÇÕES DE VIDA E DE TRABALHO (FUNDAÇÃO DE DUBLIM), ACOMPANHADO DA RESPOSTA DA FUNDAÇÃO

(95/C 354/02)

ÍNDICE

Pontos

Página

INTRODUÇÃO

1.1 - 1.4

9

Informações de base

1.1 - 1.3

9

Âmbito da auditoria

1.4

9

SEGUIMENTO DADO ÀS OBSERVAÇÕES ANTERIORES

2.1 - 2.3

9

Separação de funções

2.1

9

Fundo para adiantamentos

2.2

9

Sistema de inventário informatizado

2.3

9

OBSERVAÇÕES RELATIVAS À EXECUÇÃO ORÇAMENTAL E À CONTA DE GESTÃO

3.1 - 3.8

9

Transferências de dotações

3.1 - 3.3

9

Transição e anulação de dotações

3.4 - 3.6

9

Receitas

3.7

10

Despesas de deslocações em serviço

3.8

10

BALANÇO

4.1 - 4.2

10

Activo realizável

4.1 - 4.2

10

CONCLUSÃO

5.1 - 5.3

10

ANEXO

11

Resposta da Fundação

12

1. INTRODUÇÃO

Informações de base

1.1. A Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho (Fundação) foi criada pelo Regulamento (CEE) nº 1365/75 do Conselho (1), como organismo satélite da Comunidade Europeia. A Fundação, que iniciou a sua actividade em Dublim em 1976, depende, para efeitos de funcionamento e de gestão, do seu Conselho de Administração e da Comissão. A Fundação tem por missão contribuir para a concepção e o estabelecimento de melhores condições de vida e de trabalho, através de uma acção com vista a desenvolver e difundir os conhecimentos que contribuam para tal evolução.

1.2. O Tribunal de Contas analisou as contas e a gestão financeira da Fundação de Dublim para o exercício de 1994, em conformidade com as disposições dos respectivos regulamentos (1).

1.3. As dotações disponíveis para o exercício de 1994 elevaram-se a 11,6 Mio ECU. As autorizações concedidas deram origem a pagamentos num montante de 8,3 Mio ECU e a verbas transitadas para o exercício de 1995 no valor de 2,1 Mio ECU, tendo sido anulado o saldo de 1,2 Mio ECU. As dotações transitadas do exercício anterior deram origem a pagamentos no valor de 2,6 Mio ECU e a anulações no valor de 0,3 Mio ECU. O anexo ao presente relatório fornece uma análise por título da utilização das dotações do exercício, bem como das dotações transitadas de 1993.

Âmbito da auditoria

1.4. Em 1995 o âmbito do trabalho do Tribunal limitou-se à auditoria financeira das contas do exercício de 1994.

2. SEGUIMENTO DADO ÀS OBSERVAÇÕES ANTERIORES

Separação de funções

2.1. Continua a verificar-se uma inadequada separação de funções entre o gestor orçamental e o tesoureiro. A Fundação espera poder utilizar em 1995 um novo sistema contabilístico informatizado que resolva este problema. Têm-se realizado debates no sentido de garantir que o novo sistema seja o mesmo a utilizar pelos novos organismos satélites. A Comissão deverá conceder prioridade ao fornecimento e instalação desse sistema em todos os organismos em questão.

Fundo para adiantamentos

2.2. Uma elevada proporção de pagamentos é efectuada antes da aprovação por um auditor financeiro. Durante o exercício, 76 % dos pagamentos (à excepção dos vencimentos) foram efectuados a partir do fundo para adiantamentos. O auditor financeiro (DG XX) decidiu que, em resultado do volume de trabalho adicional causado pela criação de oito novos organismos satélites, a Fundação terá que utilizar ainda mais o sistema do fundo para adiantamentos.

Sistema de inventário informatizado

2.3. O pessoal da Fundação actualizou os registos durante o ano de 1994, tendo eliminado numerosos lançamentos obsoletos. O total no final do exercício estava em conformidade com o apresentado nas contas. As anteriores recomendações do Tribunal foram tomadas em consideração.

3. OBSERVAÇÕES RELATIVAS À EXECUÇÃO ORÇAMENTAL E À CONTA DE GESTÃO

Transferências de dotações

3.1. O valor das transferências de dotações entre as diferentes rubricas orçamentais efectuadas em 1994 foi de 756 000 ECU (6,5 % das dotações incluídas no orçamento), contra 2 227 600 ECU (19 %) em 1993.

3.2. Em 1994 efectuaram-se transferências entre títulos com a aprovação do Conselho de Administração e da Comissão, embora essa prática seja completamente contrária às disposições do Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho, de 1 de Junho de 1976, alterado pelo Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho, de 30 de Junho de 1993, em especial do nº 3 do seu artigo 21º, que trata das transferências de dotações.

3.3. Foram efectuadas transferências líquidas de 250 000 ECU a partir do título 1 (despesas de pessoal), 46 000 ECU para o título 2 (despesas de funcionamento) e 204 000 ECU para o título 3 (despesas operacionais). Além disso, dado todas as transferências entre títulos terem sido efectuadas durante o último trimestre do ano, parece ter havido a intenção de tornar possível a transição dessas dotações, o que está excluído no que se refere às dotações do título 1 [nº 1 do artigo 6º do Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho].

Transição e anulação de dotações

3.4. Em Janeiro de 1995, o auditor financeiro recusou a aprovação de autorizações de 1994 no valor de 303 000 ECU, por se referirem a 1995, e de 538 280 ECU por se referirem a contratos de estudos para os quais não tinham sido abertos concursos públicos. Estes montantes tiveram, por consequência, de ser anulados. Foi organizado durante o ano um novo processo de concursos públicos para a celebração de contratos de estudos, que será implementado em 1995.

3.5. No que se refere à conta no seu conjunto, foram utilizados 72 % das dotações de pagamento, mas apenas 49 % em relação ao título 3, (despesas operacionais). O quadro 1 apresenta as dotações transitadas do orçamento de 1994, repartidas por títulos, bem como a sua posterior utilização em 1995. As verbas transitadas no que se refere ao título 3 elevaram-se a 34 % das dotações iniciais. No final de Março de 1995, apenas tinham sido utilizados 29 % das verbas transitadas. A rubrica orçamental «Estudos e projectos-piloto relativos às condições de vida e de trabalho» apresentava dotações iniciais no valor de 1,9 Mio ECU, dos quais apenas foram pagos 408 951 ECU. Para esta rubrica foram transferidos durante o ano 171 000 ECU; foram posteriormente transitados 1,17 Mio ECU e foram anulados 538 655 ECU.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

3.6. O orçamento destina-se primordialmente a demonstrar as necessidades de financiamento da Fundação durante o ano em questão. Em 1994, as dotações incluídas no orçamento elevaram-se a 11,6 Mio ECU e os fundos recebidos para fazer face às despesas originadas por essas dotações elevaram-se a 11,2 Mio ECU. Os pagamentos do exercício elevaram-se a 8,3 Mio ECU, tendo a Fundação ficado, no final do ano, com saldos de tesouraria superiores a 4,7 Mio ECU, o que corresponde a mais de metade dos pagamentos do exercício. O orçamento anual da Fundação pouco tem, portanto, a ver com as suas efectivas necessidades de tesouraria, verificando-se que a Fundação detém avultados saldos de tesouraria ao longo do ano, sem que deles tenha necessidade imediata. Esta situação deverá ser evitada, devendo a Fundação efectuar os seus levantamentos trimestrais da Comissão mais de acordo com as suas efectivas necessidades de tesouraria.

Receitas

3.7. Em 1994, a subvenção concedida à Fundação pela União Europeia (UE) foi de 11,2 Mio ECU. Os montantes efectivamente solicitados e recebidos foram de 1,5 Mio ECU em 6 de Abril de 1994, 2,5 Mio ECU em 7 de Julho de 1994 e 6,9 Mio ECU em 10 de Outubro de 1994, o que perfaz um total de 10,9 Mio ECU. O saldo de 0,3 Mio ECU representa o excedente transitado no final do exercício de 1993. Tal como em anos anteriores, esta modalidade de financiamento não respeita o artigo 26º do regulamento financeiro da Fundação, que estipula que os pagamentos sejam efectuados na primeira quinzena de cada trimestre e em função das necessidades reais.

Despesas de deslocações em serviço

3.8. Uma análise dos pedidos de reembolso de despesas de deslocações em serviço revelou terem sido efectuadas 170 missões a Bruxelas. A necessidade de todas estas missões a Bruxelas deverá ser reconsiderada, com vista a explorar meios de comunicação alternativos e a reduzir o montante das despesas de deslocações em serviço.

4. BALANÇO

Activo realizável

4.1. Todos os montantes apresentados nas contas sob esta designação foram apoiados por documentos justificativos.

4.2. Entre as rubricas susceptíveis de recuperação de IVA, encontram-se duas, no valor total de 32 216 ECU, que estão pendentes há mais de três anos. No final de cada exercício tem sido enviada uma advertência aos organismos implicados em cada Estado-membro, não tendo sido até à data recebida qualquer resposta. Torna-se necessária uma acção por parte da gestão, no sentido de resolver esta situação.

5. CONCLUSÃO

5.1. A utilização dos fundos para adiantamentos está a aumentar cada vez mais.

5.2. O Regulamento do Conselho não prevê transferências entre títulos. Apesar disso, o Conselho de Administração tem proposto e a Comissão tem aprovado tais transferências.

5.3. O Tribunal reitera a observação já formulada nos seus relatórios anteriores, ou seja que os pagamentos da Comissão à Fundação não estão em conformidade com as disposições financeiras aplicáveis. Em resultado de tal prática, a Fundação detém frequentemente avultados saldos de tesouraria, situação que poderá ser evitada se os levantamentos trimestrais da Comissão reflectirem com maior precisão as suas efectivas necessidades de tesouraria.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 30 de Novembro de 1995.

Pelo Tribunal de Contas

André J. MIDDELHOEK

Presidente

(1) - Regulamento (CEE) nº 1365/75 do Conselho, relativo à criação da Fundação, JO nº L 139 de 30. 5. 1975, alterado pelo Regulamento (CEE) nº 1947/93 do Conselho, JO nº L 181 de 23. 7. 1993.

- Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho, de 1 de Junho de 1976, que fixa disposições financeiras aplicáveis à Fundação, JO nº L 164 de 24. 6. 1976, alterado pelo Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho, de 30 de Junho de 1993, JO nº L 181 de 23. 7. 1993.

ANEXO

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

RESPOSTA DA FUNDAÇÃO

2.2. e 5.1. O fundo para adiantamentos foi utilizado com mais frequência a pedido do auditor financeiro, tendo em conta a relação custo/eficácia. O sistema previamente utilizado resultava em grandes despesas em serviços de estafeta e causava atrasos, além de exigir frequentes visitas por parte do auditor financeiro.

O pagamento de todas as despesas, que podem ser objecto de autorização provisória a partir do fundo para adiantamentos, permitiu reduzir tanto os custos de gestão como os atrasos. Permitiu, igualmente, que o ordenador tivesse um papel mais significativo na gestão das despesas orçamentais.

3.2. e 5.2. Antes de 1994, tendo em conta que os montantes em questão eram relativamente pequenos, as dotações eram apenas classificadas por capítulo, artigo e número, sendo as transferências entre capítulos permitidas pelo Regulamento Financeiro. Deste modo, as disposições do Regulamento Financeiro permitiam a transferência entre todos os elementos do orçamento da Fundação. O facto de que, desde 1 de Janeiro de 1994, a pedido do Tribunal de Contas, a Fundação também classifica agora as dotações por título, não torna inválido o princípio sujacente ao regulamento financeiro, isto é, a completa transferibilidade das dotações.

3.3. É de notar que, de acordo com o nº 1 do artigo 6º do Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho, alguns elementos das dotações do título 1 podem ser transitados para o exercício financeiro seguinte.

3.4. Publicações: os 303 000 ECU referem-se a autorizações a favor do Serviço das Publicações Oficais no que respeita à implementação do seu programa de publicações para o ano de 1994, as quais foram submetidas ao auditor financeiro para visto em 20 de Dezembro de 1994. Até a essa data, os documentos dessa natureza foram sempre visados pelo auditor financeiro.

Em 12 de Janeiro de 1995, o auditor financeiro comunicou que recusava aprovar essas autorizaçõe visto que «as autorizações diziam respeito a despesas para as quais as obrigações contratuais seriam em 1995, estas despesas não podiam ser incluídas no exercício de 1994, de acordo com o Regulamento Financeiro».

A Fundação mantém que as autorizações em questão preenchem os requisitos do Regulamento Financeiro visto que a Fundação desejava celebrar os contratos com o Serviço das Publicações Oficiais antes do final do exercício financeiro de 1994. Consequentemente, e de acordo com a prática anterior, as autorizações deviam ter sido visadas.

Contratos de estudo: na sua reunião de 25 de Março de 1994, o Conselho de Administração da Fundação aprovou a introdução de novos procedimentos com base em concursos-quadro para a celebração de contratos de estudos. Ao aprovar estes novos procedimentos, o Conselho de Administração reconheceu que a sua implementação levaria pelo menos um ano. Ansioso por que a implementação do programa de trabalho de 1994 não sofresse atrasos devido aos novos procedimentos, o Conselho de Administração decidiu que as práticas correntes continuariam a ser aplicadas durante um período de transição. A adopção deste novo procedimento foi discutida com o auditor financeiro.

Nessa altura, era prática utilizar o procedimento de concurso apenas para trabalhos altamente específicos. Na maioria dos casos, os contratos eram celebrados por acordos directos (artigo 46º do Regulamento Financeiro) após consulta dos membros do Conselho de Administração. Este procedimento foi sempre considerado eficiente, económico e transparente.

Em 24 de Janeiro de 1995, o auditor financeiro enviou uma nota recusando o visto a contratos, no montante de 538 280 ECU, submetidos em 20 de Dezembro de 1994, com base no argumento que «a Fundação publicou um convite à manifestação de interesse e os resultados desse convite devem ser utilizados, mesmo se o procedimento de selecção ainda não tenha sido completamente finalizado. A referência ao artigo 46º é irrelevante neste caso».

A Fundação mantém que, apesar do facto do auditor financeiro desejar alterar a base desde à muito praticada para a celebração de contratos, deveria ser permitido um período de transição, como tinha sido depreendido das discussões entre a Fundação e o Auditor Financeiro. Subsequentemente, todos os contratos que foram resubmetidos para visto no âmbito do orçamento de 1995 foram aprovados.

3.6. e 5.3. De acordo com recomendações prévias do Tribunal de Contas, a Fundação tem, em anos recentes, solicitado os pagamentos da subvenção para cobrir autorizações concedidas no exercício financeiro. Este facto tem resultado em saldos de tesouraria superiores às suas necessidades operacionais. Este procedimento será revisto para assegurar que os levantamentos da subvenção sejam efectuados mais de acordo com as necessidades de tesouraria efectivas.

3.7. No que respeita o atempamento dos pagamentos, e na sequência das medidas tomadas pela Comissão, estes são agora feitos de acordo com o Regulamento Financeiro. No que respeita o montante dos pagamentos, ver o ponto 3.6.

3.8. A Fundação mantém contactos estreitos com os serviços da Comissão, tanto no campo administrativo como operacional. A Fundação procura assegurar que todas as deslocações em serviço, incluindo as deslocações a Bruxelas, sejam apenas realizadas quando absolutamente necessário. Todavia, a Fundação está a explorar meios de comunicação alternativos com vista a identificar a possibilidade de redução do montante das despesas de deslocações em serviço.

4.2. Foram tomadas acções adequadas no que respeita às duas rubricas em questão.

5.1., 5.2. e 5.3.Ver os comentários supra.