RELATÓRIO apresentado nos termos do nº 4, segundo parágrafo, do artigo 188º-C do Tratado CE, sobre as demonstrações financeiras e a gestão, no exercício de 1996, da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho (Fundação de Dublim), acompanhado das respostas da Fundação (97/C 393/02)

ÍNDICE

Pontos Página

DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A MELHORIA DAS CONDIÇÕES DE VIDA E DE TRABALHO RELATIVAS AO EXERCÍCIO DE 1996 1 - 4 11

OBSERVAÇÕES DE AUDITORIA 5 - 22 11

Introdução 5 - 7 11

Informações de base 5 11

Âmbito da auditoria 6 11

Informações financeiras 7 11

Seguimento dado às observações anteriores 8 - 12 11

Separação de funções 8 11

Fundo para adiantamentos 9 11

Transferências de dotações entre títulos 10 11

Despesas de deslocações em serviço 11 11

Contratos de estudo 12 12

Observações relativas à execução orçamental e à conta de gestão 13 - 15 12

Transferência de dotações 13 12

Transição e anulação de dotações 14 12

Receitas 15 12

Gestão no domínio da saúde e da segurança 16 - 18 12

Coordenação com a agência de Bilbau 16 - 17 12

Cooperação da Fundação com a DG-V 18 12

Conclusão 19 - 22 12

ANEXO - Quadros 1 - 4 14

Respostas da Fundação 17

DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A MELHORIA DAS CONDIÇÕES DE VIDA E DE TRABALHO RELATIVAS AO EXERCÍCIO DE 1996

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho e ao Parlamento Europeu, em conformidade com o artigo 16º do Regulamento (CEE) nº 1365/75 do Conselho (1), alterado pelo nº 4 do artigo 1º do Regulamento (CEE) nº 1947/93 do Conselho (2).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1996. Em conformidade com o nº 16 do artigo 1º do Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho (3), que altera o Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho (4), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Conselho de Administração, responsabilidade que inclui a elaboração e apresentação das demonstrações financeiras em conformidade com as disposições financeiras previstas nos nºs 52, 54 e 55 do artigo 1º do Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho (5) que altera o Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho (6). O artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia estipula que o Tribunal de Contas examine as referidas demonstrações financeiras.

3. O Tribunal efectuou o seu controlo em conformidade com as normas de auditoria geralmente aceites, desde que sejam aplicáveis ao contexto comunitário, tendo consequentemente procedido às verificações dos registos contabilísticos e aplicado os outros procedimentos considerados necessários nas respectivas circunstâncias.

4. Na opinião do Tribunal, as demonstrações financeiras relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1996 são fiáveis e as operações a que elas se referem são, no seu conjunto, legais e regulares.

OBSERVAÇÕES DE AUDITORIA

Introdução

Informações de base

5. A Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho (Fundação de Dublim) foi criada pelo Regulamento (CEE) nº 1365/75 do Conselho (7), como organismo satélite da Comunidade Europeia, tendo por missão contribuir «para a concepção e o estabelecimento de melhores condições de vida e de trabalho, através de uma acção com vista a desenvolver e difundir os conhecimentos que contribuam para tal evolução». A Fundação de Dublim iniciou a sua actividade em 1976.

Âmbito da auditoria

6. O Tribunal de Contas analisou as contas e a gestão financeira da Fundação de Dublim para o exercício de 1996, em conformidade com as disposições dos respectivos regulamentos (8). Foi igualmente efectuada uma análise da cooperação com a Agência Europeia para a Saúde e a Segurança no Trabalho, com sede em Bilbau, e com a Direcção-Geral V da Comissão, no domínio da saúde e da segurança.

Informações financeiras

7. Os quadros 1 e 2 apresentam um resumo das demonstrações financeiras da Fundação. As dotações disponíveis para o exercício de 1996 elevaram-se a 13,8 milhões de ecus. As autorizações concedidas deram origem a pagamentos num montante de 10,5 milhões de ecus e a verbas transitadas para o exercício de 1997 no valor de 3,1 milhões de ecus, tendo sido anulado o saldo de 0,2 milhões de ecus. As dotações transitadas do exercício anterior deram origem a pagamentos no valor de 2,9 milhões de ecus e a anulações no valor de 0,1 milhões de ecus. O quadro 3 fornece uma análise por título da utilização das dotações do exercício, bem como das dotações transitadas de 1995.

Seguimento dado às observações anteriores

Separação de funções

8. Continua a verificar-se uma insuficiente separação de funções entre o gestor orçamental e o tesoureiro (9) o que constitui uma infracção ao nº 15 do artigo 1º do Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho, que altera o Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho.

Fundo para adiantamentos

9. No ano passado, o Tribunal recomendou que a utilização do fundo para adiantamentos se limitasse a despesas correntes ou de menor importância, que incluem um risco de irregularidades comparativamente menor. A Fundação ainda não criou, em consulta com o auditor financeiro, uma definição escrita de despesas correntes e de menor importância.

Transferências de dotações entre títulos

10. O Tribunal regozija-se com o facto de não se terem efectuado transferências de dotações entre títulos em 1996, pois criticara essas transferências nos anos anteriores (10).

Despesas de deslocações em serviço

11. Verificaram-se algumas melhorias no sentido de reforçar os controlos e o acompanhamento dos resultados das deslocações em serviço. A Fundação deverá continuar a envidar esforços no sentido de serem cumpridas as seguintes normas:

- para todas as missões deverá ser elaborado um relatório que inclua as horas das reuniões, os nomes das pessoas que nelas participaram e os seus resultados. O relatório deverá ser revisto por um funcionário superior e constar dos arquivos centrais;

- sempre que possível, deverá ser planeada mais que uma reunião durante uma deslocação a Bruxelas, evitando assim que o mesmo funcionário aí se desloque em semanas sucessivas;

- deverão considerar-se seriamente outros meios de comunicação, incluindo a teleconferência, especialmente ao comunicar com pessoas em Bruxelas que já sejam bem conhecidas.

Contratos de estudos

12. A equipa de auditoria do Tribunal verificou o seguimento dado às observações tecidas no ano passado sobre os atrasos no trabalho apresentado pelos adjudicatários. As actas das reuniões de gestão dos programas não apresentavam qualquer indicação relativa a uma análise do cumprimento dos prazos contratuais por parte dos adjudicatários. O quadro 4 apresenta um resumo das informações fornecidas pela Fundação durante a auditoria, demonstrando a necessidade de uma formalização dos procedimentos de acompanhamento.

Observações relativas à execução orçamental e à conta de gestão

Transferência de dotações

13. O valor das transferências de dotações entre rubricas orçamentais diferentes efectuadas em 1996 foi de 1 366 000 ecus (9,9 % das dotações incluídas no orçamento), contra 1 494 000 (11,9 %) em 1995.

Transição e anulação de dotações

14. No que se refere à conta no seu conjunto, o quadro 3 mostra que foram utilizados 75 % das dotações de pagamento, mas apenas 55 % em relação ao título 3 (despesas operacionais). Tais valores são comparáveis aos dos anos anteriores e devem-se ao facto de os estudos serem geralmente pagos em três prestações ao longo do período indicado nos seus contratos.

Receitas

15. Em 1996 a subvenção concedida à Fundação pela UE foi de 13,4 milhões de ecus. Os montantes efectivamente solicitados e recebidos foram de 12 895 632 ecus. Os fundos foram solicitados como se estipula nos regulamentos do Conselho e de acordo com as previsões de cobranças e de pagamentos, como fora previamente recomendado pelo Tribunal.

Gestão no domínio da saúde e da segurança

Coordenação com a agência de Bilbau

16. A Agência Europeia para a Saúde e a Segurança no Trabalho, com sede em Bilbau, iniciou as suas actividades em Setembro de 1996. A rubrica «Saúde e Segurança» constava do programa de trabalho da Fundação para 1996, mas no programa de trabalho para 1997 foi substituída por «Saúde e Bem-Estar». Sente-se uma necessidade urgente de que os dois organismos satélites assinem um «memorando de acordo» claro e exaustivo (actualmente em negociação), o qual optimizará a cooperação e eliminará qualquer sobreposição de actividades.

17. Já existem contactos formais a nível administrativo, nomeadamente o facto de o Director de uma das agências participar nas reuniões do Conselho de Administração da outra agência na qualidade de observador. Com vista a assegurar uma completa coordenação, deverão estabelecer-se igualmente contactos a nível da gestão da investigação.

Cooperação da Fundação com a DG V/F

18. A Direcção F da DG V («Saúde Pública e Segurança no Trabalho») utiliza uma parte da investigação levada a cabo pela Fundação neste domínio especializado. Embora mantendo a actual independência do Conselho de Administração da Fundação, é necessário envidar maiores esforços de modo a garantir que as suas informações sejam da maior utilidade possível para a DG V/F em termos de conteúdo e de oportunidade. A DG V/F não pode participar em todas as reuniões relativas a contratos de estudos. Será, portanto, útil que se realizem reuniões periódicas nas quais se possa discutir toda a gama de estudos que eventualmente digam respeito à DG V/F.

Conclusão

19. A separação de funções entre o tesoureiro e o gestor orçamental é insuficiente (ver ponto 8).

20. A utilização do fundo para adiantamentos deverá ser regularizada (ver ponto 9).

21. O controlo das despesas relativas a deslocações em serviço e o acompanhamento dos contratos de estudos deverão ser intensificados (ver pontos 11 e 12).

22. A cooperação e a comunicação com a agência de Bilbau e com a DG V/F nos domínios da «Saúde e Segurança no Trabalho» e da «Saúde e Bem-Estar» deverão ser igualmente intensificadas (ver pontos 16 a 18).

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 12/13 de Novembro de 1997.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) JO L 139 de 30. 5. 1975, p. 1.

(2) JO L 181 de 23. 7. 1993, p. 13.

(3) JO L 181 de 23. 7. 1993, p. 26.

(4) JO L 164 de 24. 6. 1976, p. 16.

(5) JO L 181 de 23. 7. 1993, p. 26.

(6) JO L 164 de 24. 6. 1976, p. 16.

(7) Regulamento (CEE) nº 1365/75 do Conselho, de 26 de Maio de 1975, publicado em 30 de Maio de 1975 (JO L 139 de 30. 5. 1975).

(8) Regulamento (CEE) nº 1365/75 do Conselho, relativo à criação da Fundação, de 26 de Maio de 1975, publicado em 30 de Maio de 1975 (JO L 139 de 30. 5. 1975), alterado pelo Regulamento (CEE) nº 1947/93 do Conselho, de 30 de Junho de 1993, publicado em 23 de Julho de 1993 (JO L 181 de 23. 7. 1993).

Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho, que fixa disposições financeiras aplicáveis à Fundação, de 1 de Junho de 1976, publicado em 24 de Junho de 1976 (JO L 164 de 24. 6. 1976), alterado pelo Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho, de 30 de Junho de 1993, publicado em 23 de Julho de 1993 (JO L 181 de 23. 7. 1993).

(9) Relatório anual da Fundação de Dublim relativo ao exercício de 1995, ponto 8.

(10) Relatório anual da Fundação de Dublim relativo ao exercício de 1995, ponto 10, e relatório anual da Fundação de Dublim relativo ao exercício de 1994, ponto 3.2.

ANEXO

QUADRO 1 BALANÇO EM 31 DE DEZEMBRO DE 1996

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte: elaborado pelo Tribunal com base em dados fornecidos pela Fundação de Dublim.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

RESPOSTAS DA FUNDAÇÂO

Separação de funções

8. A Fundação solicita ao Tribunal que note que as funções de gestor orçamental e de tesoureiro são desempenhadas separadamente por pessoas diferentes. Existe, contudo, um problema residual de separação de funções no que respeita à alimentação dos dados no sistema contabilístico, o qual será resolvido aquando da entrega de um novo sistema à Fundação. A Fundação entrou em contacto com os serviços da Comissão para estudar a viabilidade de adaptar o sistema Sincom 2 da Comissão aos requisitos contabilísticos da Fundação.

Fundo para adiantamentos

9. A utilização do Fundo para adiantamentos pela Fundação em 1996 seguiu, na prática, as recomendações do Tribunal, limitando-se a despesas correntes e de menor importância. A Fundação, estabeleceu em Junho de 1997, em consulta com o auditor financeiro, uma definição escrita destas despesas.

Despesas de deslocações em serviço

11. Em 1996, a Fundação continuou a aperfeiçoar os procedimentos existentes relativos aos relatórios de missão. Este processo prosseguirá tendo em conta as sugestões do Tribunal. A Fundação procura planear o maior número possível de reuniões durante uma determinada missão. Todavia, as observações do Tribunal relativamente às deslocações a Bruxelas são notadas.

Na sequência da finalização de um projecto-piloto realizado durante 1996, a Fundação instalou os equipamentos necessários para a realização de teleconferências. A utilização da teleconferência será passada em revista no fim de um período experimental. Nessa altura, e com base na análise dos custos, será tomada uma decisão relativa às vantagens de adquirir equipamentos de teleconferência em maior número e mais sofisticados.

Contratos de estudo

12. Embora as actas das reuniões de gestão dos programas não dêem qualquer indicação relativa ao cumprimento dos prazos contractuais, cada contrato é discutido em todas as reuniões e tomadas as medidas adequadas. No que respeita à inclusão dessas discussões nas actas, a Fundação está agora a estabelecer um novo sistema para a formalização dos prodecimentos de acompanhamento, de modo a apresentar um panorama mais realístico da situação.

Coordenação com a Agência de Bilbau

16. O «memorando de acordo» actualmente em negociação é considerado pela Fundação como prioritário. Os contactos a nível de directores de investigação também já foram estabelecidos. Estes contactos serão intensificados à medida que as actividades da Agência de Bilbau se desenvolvam.

Cooperação da Fundação com a DG V/F

18. A Fundação está consciente da necessidade dos seus trabalhos serem relevantes ao trabalho da DG V. A Comissão encontra-se representada no Conselho de Administração da Fundação pelo director-geral adjunto da DG V. Foram estabelecidas várias formas de relações de trabalho com as várias direcções da DG V, nomeadamente a participação mútua nos grupos de trabalho, sempre que necessário. Mais especificamente, através dos serviços do director da DG V/F, a Fundação mantém contactos regulares com o pessoal das várias unidades da DG V/F. São feitas apresentações de diferentes aspectos do trabalho da Fundação a funcionários da DG V no âmbito das actividades operacionais da Fundação. O Comité Consultivo da Saúde e Segurança no Trabalho, no Luxemburgo, é também informado sobre o programa de trabalho da Fundação e dos seus resultados. Existe, igualmente, uma corrente de documentação relevante da Fundação para a DG V no que respeita aos resultados dos programas de trabalho. A observação do Tribunal de que a DG V/F nem sempre pode participar em todas as reuniões relativas a contratos de estudos específicos é notada. A Fundação está pronta a discutir propostas alternativas da parte da DG V/F no que respeita à utilização dos seus trabalhos.