Decisão da Agência Europeia do Ambiente

de 20 de Março de 2000

que estabelece o Código de boa conduta administrativa da Agência

(2000/529/CE)

A AGÊNCIA EUROPEIA DO AMBIENTE,

Tendo em conta as disposições do Tratado de Amesterdão relativas à transparência e, nomeadamente, o artigo 1.o do Tratado da União Europeia e o artigo 21.o do Tratado CE,

Tendo em conta a iniciativa do deputado Roy Perry, autor do relatório sobre as actividades da Comissão das Petições em 1996-1997(1), ao antecipar a elaboração de um código de boa conduta administrativa,

Tendo em conta a resolução do Parlamento Europeu, de 16 de Julho de 1998, sobre o Relatório Anual 1997 do Provedor de Justiça Europeu (C4-0270/98)(2),

Tendo em conta o inquérito de iniciativa própria do Provedor de Justiça Europeu sobre a existência e acessibilidade ao público, nas diferentes instituições e organismos comunitários, de um código de boa conduta administrativa destinado aos funcionários nas suas relações com o público,

Tendo em conta a resolução do Parlamento Europeu, de 15 de Abril de 1999, sobre o Relatório Anual 1998 do Provedor de Justiça Europeu (C4-0138/99),

Tendo em conta o Código de conduta existente sobre o acesso do público aos documentos da Comissão, referidos na Decisão 94/90/CECA, CE, Euratom(3),

Considerando que o Tratado de Amesterdão introduziu de forma explícita o conceito de transparência no Tratado da União Europeia, por nele se afirmar que assinala uma nova etapa no processo de criação de uma União cada vez mais estreita na qual as decisões serão tomadas de uma forma tão aberta quanto possível e ao nível mais próximo possível dos cidadãos;

Considerando que a Comissão Europeia pretende igualmente reformar os procedimentos de gestão comunitária para implementar na íntegra este conceito;

Considerando que, a fim de efectuar a aproximação da administração aos cidadãos e garantir uma melhor qualidade dessa mesma administração, deve ser adoptado um código que inclua os princípios básicos de boa conduta administrativa a observar pelos funcionários nas suas relações com o público;

Considerando que o referido código terá utilidade não só para os funcionários, visto que os informará de forma detalhada sobre as normas a observar quando em contacto com o público, mas também para os cidadãos, visto que os habilitará com uma informação sobre os padrões de conduta que têm direito a esperar nas suas relações com as administrações comunitárias;

Considerando que o referido código só pode ser eficaz se for um documento publicamente acessível aos cidadãos e, por conseguinte, publicado sob forma de decisão, tal como a decisão supramencionada sobre o acesso do público aos documentos da Comissão;

Considerando que nas suas resoluções C4-0270/98 e C4-0138/99, o Parlamento Europeu se congratulava com a iniciativa de um código de boa conduta administrativa destinado às instituições e aos organismos comunitários e salientava a necessidade urgente de elaborar tal código o mais rapidamente possível;

Considerando que o Parlamento Europeu salientava igualmente a importância de o referido código ser, tanto quanto possível, idêntico para todas as instituições e organismos comunitários e acessível a todos os cidadãos europeus, e que seria publicado no Jornal Oficial;

Considerando também como base jurídica específica do referido código de conduta o Regulamento (CEE) n.o 1210/90 do Conselho, de 7 de Maio de 1990, que institui a Agência Europeia do Ambiente e a Rede Europeia de Informação e de Observação do Ambiente, com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE) n.o 933/1999, em especial o seu artigo 17.o: "O pessoal da Agência está sujeito às regras e regulamentações aplicáveis aos funcionários e outros agentes das Comunidades Europeias", ao "Estatuto dos Funcionários e o Regime aplicável aos outros agentes das Comunidades Europeias" e à decisão do Conselho de Administração da Agência Europeia do Ambiente sobre o acesso do público aos documentos da AEA de 21 de Março de 1997(4);

Considerando, por isso, desejável elaborar um código que reja os princípios da boa conduta administrativa que os membros do pessoal da AEA devem observar nas suas relações com o público e tornar o referido código publicamente acessível,

DECIDE:

Artigo 1.o

Disposições gerais

Nas suas relações com o público, o pessoal da Agência Europeia do Ambiente deve observar os princípios estabelecidos na presente decisão, princípios que constituem o código de boa conduta administrativa, a seguir designado "o código".

Artigo 2.o

Âmbito pessoal de aplicação

1. O código é aplicável a todos os funcionários e outros agentes abrangidos pelo Estatuto dos Funcionários e pelo Regime aplicável aos outros agentes nas suas relações com o público. O termo funcionário referir-se-á doravante quer aos funcionários quer aos outros agentes.

2. A Agência Europeia do Ambiente adopta as medidas necessárias para garantir que as disposições previstas no presente código são também aplicáveis a outras pessoas que nela trabalhem, tais como pessoas com um contrato de trabalho de direito privado, peritos destacados pelas administrações públicas nacionais e estagiários.

3. O público refere-se a pessoas singulares ou colectivas, quer tenham ou não a sua residência ou sede estatutária num Estado-Membro.

Artigo 3.o

Âmbito material de aplicação

1. O presente código contém os princípios gerais de boa conduta administrativa que se aplicam a todas as relações dos funcionários da Agência Europeia do Ambiente com o público, a menos que se rejam por disposições específicas.

2. Os princípios estabelecidos no presente código não são aplicáveis às relações entre a Agência Europeia do Ambiente e os seus funcionários. Tais relações regem-se pelo Estatuto do Pessoal.

Artigo 4.o

Legalidade

O funcionário actua de acordo com a lei e aplica as normas e procedimentos estabelecidos na legislação comunitária. O funcionário deve, nomeadamente, velar por que as decisões que afectem os direitos ou interesses de pessoas singulares tenham um fundamento legal e que o seu conteúdo seja conforme com a lei.

Artigo 5.o

Ausência de discriminação

1. No tratamento de pedidos do público e na tomada de decisões, o funcionário deve garantir o respeito pelo princípio da igualdade de tratamento. Os membros do público que se encontrem na mesma situação são tratados de forma idêntica.

2. Se se verificar qualquer diferença no tratamento, o funcionário deve garantir que a mesma é justificada pelos dados objectivos e relevantes do caso em questão.

3. O funcionário deve, nomeadamente, evitar qualquer discriminação injustificada entre membros do público, com base na nacionalidade, no sexo, na raça ou origem étnica, religião ou crença, incapacidade, idade ou orientação sexual.

Artigo 6.o

Proporcionalidade

1. Quando tomar decisões, o funcionário deve garantir que as medidas adoptadas são proporcionais ao objectivo em vista. O funcionário deve, nomeadamente, evitar restrições aos direitos dos cidadãos ou impor-lhes encargos, sempre que não existir uma proporção razoável entre tais encargos ou restrições e a finalidade da acção em vista.

2. Quando tomar decisões, o funcionário deve procurar obter um equilíbrio equitativo entre o interesse privado e o interesse público em geral.

Artigo 7.o

Ausência de abuso de poder

As competências são exercidas unicamente para os fins com que foram conferidas pelas disposições pertinentes. O funcionário deve, nomeadamente, abster-se de utilizar essas competências para fins que não tenham um fundamento legal ou que não sejam motivados pelo interesse público.

Artigo 8.o

Imparcialidade e independência

1. O funcionário deve ser imparcial e independente. O funcionário deve abster-se de qualquer acção arbitrária que prejudique membros do público, bem como de qualquer tratamento preferencial, quaisquer que sejam os motivos.

2. O funcionário não deve guiar-se por quaisquer influências externas ou de qualquer outra espécie, inclusive por influências de carácter político ou por interesses pessoais.

3. O funcionário deve abster-se de participar na tomada de decisões sobre assuntos que digam respeito aos seus interesses ou aos da sua família, de parentes, amigos e conhecidos.

Artigo 9.o

Objectividade

Quando tomar decisões, o funcionário deve ter em consideração os factores pertinentes e atribuir a cada um deles o peso devido para os fins da decisão, excluindo da apreciação qualquer elemento irrelevante.

Artigo 10.o

Expectativas legítimas e coerência

1. O funcionário deve ser coerente com o seu comportamento administrativo, bem como com a acção administrativa da Agência Europeia do Ambiente. O funcionário deve seguir as práticas administrativas usuais da instituição, a não ser que existam motivos legítimos para se afastar de tais práticas num caso específico.

2. O funcionário deve respeitar as expectativas legítimas e razoáveis que os membros do público possam ter, com base em actuações anteriores da Agência Europeia do Ambiente.

Artigo 11.o

Equidade

O funcionário deve actuar de forma equitativa e razoável.

Artigo 12.o

Cortesia

1. O funcionário deve ser consciencioso, correcto, cortês e acessível nas suas relações com o público. Nas respostas a cartas, chamadas telefónicas e e-mails, o funcionário deve tentar o mais possível ser útil e responder às perguntas que lhe sejam feitas.

2. Se o funcionário não for responsável pelo assunto em questão, dirigirá o cidadão para o funcionário adequado.

3. Se ocorrer um erro que prejudique os direitos ou interesses de um membro do público, o funcionário deve pedir desculpa por esse facto.

Artigo 13.o

Resposta a cartas na língua do cidadão

O funcionário deve garantir que qualquer cidadão da União ou qualquer membro do público que escreva à Agência Europeia do Ambiente numa das línguas do Tratado receba uma resposta na mesma língua.

Artigo 14.o

Aviso de recepção e indicação do funcionário competente

1. Deve acusar-se a recepção de qualquer carta ou queixa endereçada à instituição no prazo de duas semanas, excepto se uma resposta quanto à matéria de fundo puder ser enviada naquele prazo.

2. Na resposta ou no aviso de recepção deve indicar-se o nome e o número de telefone do funcionário que está a tratar do assunto, bem como o serviço ao qual pertence.

3. Não é necessário acusar a recepção ou dar qualquer resposta no caso de cartas ou queixas que se tornem abusivas em virtude do seu excessivo número ou do seu carácter repetitivo ou despropositado.

Artigo 15.o

Obrigação de transmitir ao serviço competente da instituição

1. Se uma carta ou queixa endereçada à Agência Europeia do Ambiente for enviada ou transmitida a um programa ou unidade que não tenha competência para lhe dar seguimento, os serviços respectivos garantirão que o dossier será transmitido sem demora ao serviço competente da Agência.

2. O serviço que inicialmente recebeu a carta ou queixa notificará o seu autor da respectiva transmissão e indicará o nome e número de telefone do funcionário ao qual o dossier foi entregue.

3. Se uma carta ou queixa for enviada à Agência Europeia do Ambiente e esta verificar não ter competência para lhe dar seguimento, os serviços respectivos garantirão que a carta será transmitida ao organismo europeu competente e indicará ao remetente qual o organismo a quem foi transmitido o dossier.

Artigo 16.o

Direito a ser ouvido e a prestar declarações

1. Nos casos em que estejam envolvidos os direitos ou interesses de pessoas singulares, o funcionário deve garantir que, em cada fase do processo de tomada de decisões, os direitos de defesa serão respeitados.

2. Qualquer membro do público tem direito, nos casos em que uma decisão que afecte os seus direitos ou interesses tiver que ser tomada, a apresentar comentários por escrito e, quando necessário, a apresentar observações oralmente antes de a decisão ser adoptada.

Artigo 17.o

Prazo razoável para a adopção de decisões

1. O funcionário deve garantir que uma decisão sobre cada um dos pedidos ou queixas endereçados à instituição será tomada num prazo razoável, sem demoras, e em qualquer dos casos não superior a dois meses após a data da recepção. A mesma norma será aplicável às cartas de resposta enviadas por membros do público.

2. Se qualquer pedido ou queixa endereçado à Agência Europeia do Ambiente não puder, em virtude da sua complexidade ou das questões que levanta, ser objecto de decisão no prazo supramencionado, o funcionário deve disso informar o autor o mais cedo possível. Nesse caso, deve ser comunicada ao autor uma decisão definitiva com a maior brevidade.

Artigo 18.o

Dever de indicar os motivos das decisões

1. Qualquer decisão da Agência Europeia do Ambiente que possa prejudicar os direitos ou interesses de uma pessoa singular deve referir os motivos em que se baseia, indicando claramente os factos pertinentes e a base jurídica da decisão.

2. O funcionário deve evitar tomar decisões que se baseiem em motivos sumários ou vagos ou que não contenham um argumento pessoal.

3. Se não for possível, devido ao elevado número de pessoas a que decisões idênticas dizem respeito, comunicar em pormenor os motivos da decisão e sejam, como tal, dadas respostas-padrão, o funcionário deve garantir que subsequentemente fornecerá ao cidadão que expressamente o solicite um argumento pessoal.

Artigo 19.o

Indicação das possibilidades de recurso

1. Uma decisão da Agência Europeia do Ambiente que prejudique os direitos ou interesses de uma pessoa singular deve indicar as possibilidades de recurso que podem ser utilizadas para impugnar a decisão. Deve, nomeadamente, indicar a natureza dos meios de recurso, os organismos junto dos quais se pode recorrer e os prazos para a execução do recurso.

2. As decisões devem, nomeadamente, fazer referência à possibilidade de recorrer judicialmente e apresentar queixas ao Provedor de Justiça nos termos do disposto, respectivamente, nos artigos 230.o e 195.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia.

Artigo 20.o

Notificação da decisão

1. O funcionário deve garantir que as decisões que afectem direitos ou interesses privados sejam notificadas por escrito, logo que tomadas, à pessoa ou pessoas interessadas.

2. O funcionário deve abster-se de comunicar a decisão a outras fontes até a pessoa ou pessoas interessadas estarem informadas.

Artigo 21.o

Protecção de dados

1. O funcionário que trabalha com dados pessoais relativos a um cidadão deve respeitar os princípios estabelecidos na Directiva 95/46/CE sobre a protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados.

2. O funcionário deve, nomeadamente, evitar o tratamento de dados pessoais para fins ilícitos ou transmitir esses dados a pessoas não autorizadas.

Artigo 22.o

Pedidos de informação

1. O funcionário deve, quando for responsável pelo assunto em questão, fornecer aos membros do público a informação que estes solicitarem. O funcionário deve providenciar para que a informação comunicada seja clara e compreensível.

2. Se o tratamento de um pedido de informação verbal for demasiado complicado ou extenso, o funcionário deve aconselhar a pessoa em questão a formular o seu pedido por escrito.

3. Se, em virtude da sua confidencialidade, um funcionário não puder divulgar a informação solicitada, deve, nos termos do artigo 18.o do presente código, indicar à pessoa em questão as razões pelas quais não pode transmitir-lhe a informação.

4. Para os pedidos de informação sobre assuntos que não sejam da sua competência, o funcionário deve encaminhar o requerente para a pessoa responsável e indicar-lhe o seu nome e número de telefone. Para os pedidos de informação relativos a outra instituição ou organismo comunitário, o funcionário deve encaminhar o requerente para tal instituição ou organismo.

5. Sempre que adequado, o funcionário deve, consoante o objecto do pedido de informação, encaminhar o requerente para o serviço ou instituição responsável pelo fornecimento de informações ao público.

Artigo 23.o

Pedidos de acesso do público a documentos

1. Para os pedidos de acesso aos documentos da Agência Europeia do Ambiente, o funcionário deve permitir o referido acesso a esses documentos de acordo com a decisão do Conselho de Administração da Agência Europeia do Ambiente relativa ao acesso do público aos documentos da AEA de 21 de Março de 1997(5).

2. Se o funcionário não puder dar cumprimento a um pedido verbal de acesso a documentos, o cidadão será aconselhado a formular o pedido por escrito.

Artigo 24.o

Conservação de registos adequados

Os departamentos da Agência Europeia do Ambiente devem manter registos adequados da correspondência entrada e saída, dos documentos que recebem e das medidas que tomaram.

Artigo 25.o

Acesso do público ao código

1. A Agência Europeia do Ambiente adopta as medidas necessárias para garantir que ao presente código seja dada a mais vasta publicidade possível junto dos cidadãos. Deve, nomeadamente, garantir a distribuição de um folheto intitulado "Código de boa conduta administrativa da Agência Europeia do Ambiente", que incluirá a apresentação do presente código e do seu texto integral, que figura em anexo.

2. A Agência Europeia do Ambiente deve fornecer uma cópia do presente código a qualquer cidadão que o requeira.

Artigo 26.o

Direito de apresentar queixas ao Provedor de Justiça Europeu

Qualquer falta de um funcionário na observância dos princípios estabelecidos no presente código pode ser objecto de queixa ao Provedor de Justiça Europeu, nos termos do artigo 195.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia e do Estatuto do Provedor de Justiça Europeu(6).

Artigo 27.o

Revisão

Esta decisão será revista dois anos após a sua entrada em vigor. Em 2002, o director executivo deve apresentar ao Provedor de Justiça Europeu um relatório sobre a aplicação da presente decisão no período 2000-2002, como preparação dessa revisão.

Artigo 28.o

Entrada em vigor

A presente decisão será adoptada pelo Conselho de Administração da Agência Europeia do Ambiente em 20 de Março de 2000 e entrará em vigor em 20 de Junho de 2000, após publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

Feito em Copenhaga, em 20 de Março de 2000.

Pelo Conselho de Administração da AEA

Kees Zoeteman

Presidente

Pela Agência Europeia do Ambiente

Domingo Jiménez-Beltrán

Director Executivo

(1) A4-O 190/97.

(2) JO C 292 de 21.9.1998, p. 168.

(3) JO L 46 de 18.2.1994, p. 58.

(4) JO C 282 de 18.9.1997, p. 5.

(5) Ver nota de pé-de-página 4.

(6) Decisão 94/262/CECA, CE, Euratom do Parlamento Europeu, de 9 de Março de 1994, relativa ao estatuto e às condições gerais de exercício das funções de Provedor de Justiça Europeu (JO L 113 de 4.5.1994, p. 15).