DECISÃO DO FUNDO EUROPEU DE INVESTIMENTO

de 4 de junho de 2020

relativo às regras internas em matéria de limitações de determinados direitos dos titulares dos dados no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais no âmbito das atividades realizadas pelo Fundo Europeu de Investimento

O FUNDO EUROPEU DE INVESTIMENTO (FEI),

Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

Tendo em conta o Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados, e que revoga o Regulamento (CE) n.o 45/2001 e a Decisão n.o 1247/2002/CE (1) (a seguir designado «o regulamento»), nomeadamente o seu artigo 25.o,

Tendo em conta o parecer (2) da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD),

Considerando o seguinte:

O Departamento de Conformidade do FEI pode, no contexto do seu funcionamento, conduzir inquéritos administrativos com base no Código de Conduta do Pessoal do Grupo BEI, o que implica o tratamento de informações que incluem dados pessoais.

O Encarregado da Proteção de Dados (EPD) do FEI pode, por iniciativa própria ou a pedido do responsável pelo tratamento ou de qualquer pessoa, investigar questões e factos diretamente relacionados com as suas funções de que tenha tido conhecimento e, se necessário, informar a pessoa que solicitou a investigação ou o responsável pelo tratamento, em conformidade com o artigo 45.o, n.o 2, do regulamento.

O Departamento de Gestão de Recursos Humanos do FEI pode, no contexto do seu funcionamento, conduzir processos disciplinares, com base na secção 6 do Regulamento de Pessoal do FEI, no título IV da política em matéria de dignidade no trabalho e nos códigos de conduta do FEI aplicáveis.

Os membros do Conselho de Administração do FEI, o Diretor-Geral, o Diretor-Geral Adjunto e os membros do pessoal, bem como as partes envolvidas em operações/transações têm a obrigação de comunicar à Divisão de Investigação de Fraudes do BEI (IG/IN) eventuais condutas proibidas (por exemplo, fraude e corrupção) lesivas dos interesses do FEI ou da União, e de comunicar a outros serviços competentes quaisquer condutas relacionadas com o exercício de atividades profissionais que possam constituir um incumprimento grave de quaisquer obrigações aplicáveis. Além disso, qualquer membro do público, indivíduo ou entidade pode comunicar uma alegada conduta proibida à IG/IN.

As investigações de condutas proibidas, tal como definidas na Política Antifraude do FEI, são conduzidas pela IG/IN, na qualidade de subcontratante, com base no acordo-quadro de prestação de serviços celebrado entre o FEI e o BEI.

O FEI realiza auditorias às suas atividades. Atualmente, estas auditorias são realizadas através da Direção de Auditoria Interna do BEI, com base no acordo-quadro de prestação de serviços celebrado entre o FEI e o BEI.

No contexto das atividades supramencionadas, o FEI, agindo na qualidade de responsável pelo tratamento de dados, ou qualquer um dos seus parceiros comerciais referidos no considerando 4, incluindo a Divisão de Investigação de Fraudes do BEI, agindo na qualidade de subcontratante, ou qualquer outro serviço competente, pode recolher e tratar informações e dados pessoais, incluindo dados de identificação de uma pessoa singular, dados de contacto, funções e tarefas profissionais, informações sobre conduta e desempenho privados e profissionais e dados financeiros.

Existem garantias adequadas para proteger os dados pessoais e evitar o acesso e a transferência acidentais ou ilícitos, se forem conservados num ambiente físico ou eletrónico. Após o tratamento, os dados são conservados em conformidade com as regras de conservação aplicáveis do FEI, tal como definidas nos registos de proteção de dados com base no artigo 31.o do regulamento. No final do prazo de conservação, as informações relacionadas com os processos, incluindo os dados pessoais, são apagadas, totalmente anonimizadas ou transferidas para os arquivos históricos, em conformidade com os princípios da regulamentação europeia em matéria de proteção de dados e os atos regulamentares conexos ou as políticas do FEI.

Neste contexto, o FEI está empenhado em cumprir a sua obrigação de informar os titulares dos dados sobre as atividades de tratamento supramencionadas e de respeitar os seus direitos, tal como previsto no regulamento.

Pode ser necessário conciliar os direitos dos titulares dos dados nos termos do regulamento com as necessidades das atividades acima referidas, no pleno respeito pelos direitos e liberdades fundamentais de outros titulares de dados. Para o efeito, o artigo 25.o do regulamento prevê, sob condições estritas, a possibilidade de limitar a aplicação dos artigos 14.o a 22.o, dos artigos 35.o e 36.o, bem como do artigo 4.o, na medida em que as disposições deste artigo correspondam aos direitos e às obrigações previstos nos artigos 14.o a 20.°. Neste caso, é necessário adotar regras internas com base nas quais o FEI possa limitar os direitos acima referidos dos titulares dos dados em conformidade com o mesmo artigo do regulamento.

Tal poderá ser o caso, em especial, no contexto da prestação de informações sobre o tratamento de dados pessoais ao titular dos dados durante a fase de avaliação preliminar de um inquérito administrativo ou durante o próprio inquérito, antes de um eventual arquivamento do processo ou de uma fase pré-disciplinar. Em determinadas circunstâncias, a prestação dessas informações pode afetar seriamente a capacidade do FEI para conduzir o inquérito de forma eficaz, sempre que, por exemplo, exista o risco de a pessoa em causa destruir provas ou interferir com potenciais testemunhas antes de estas serem inquiridas. Além disso, o FEI poderá ter de proteger os direitos e as liberdades de outras pessoas envolvidas. Poderá ser necessário, nomeadamente, proteger a privacidade de uma testemunha ou de um denunciante que tenha pedido para não ser identificado. Nesse caso, o FEI pode decidir limitar o acesso à identidade, às declarações e a outros dados pessoais do denunciante e/ou de outras pessoas envolvidas, a fim de proteger os seus direitos e liberdades.

Ao prestar assistência e cooperação a outras instituições, órgãos e organismos da União, autoridades públicas dos Estados-Membros da UE, autoridades nacionais de países terceiros e organizações internacionais ou ao receber assistência e cooperação prestadas por estas no contexto das atividades acima referidas, o FEI poderá, em determinadas circunstâncias, e sob reserva da manutenção do nível mínimo de proteção de dados exigido pela AEPD, ter de preservar a eficácia dos seus inquéritos ou dos inquéritos realizados pela entidade com quem coopera e proteger, se necessário, as pessoas envolvidas e os seus direitos e liberdades.

Com base no princípio da responsabilização, o FEI deve manter um registo da aplicação das limitações.

Ao proceder ao tratamento de dados pessoais trocados com outras organizações no âmbito das suas funções, o FEI deve consultar e ser consultado por essas organizações sobre os eventuais motivos relevantes para a imposição de limitações e a necessidade e proporcionalidade das mesmas, a menos que tal ponha em perigo as atividades do FEI.

O artigo 25.o, n.o 6, do regulamento obriga o responsável pelo tratamento a informar os titulares dos dados dos principais motivos de aplicação da limitação e do seu direito de apresentar uma reclamação à AEPD.

Nos termos do artigo 25.o, n.o 8, do regulamento, o FEI pode adiar, omitir ou recusar a comunicação das informações sobre os motivos para a aplicação de uma limitação ao titular dos dados, caso tal seja suscetível de anular o efeito da limitação imposta. O FEI deve avaliar caso a caso se a comunicação da limitação anularia o seu efeito.

ADOTOU A PRESENTE DECISÃO:

A presente decisão estabelece regras relativas às condições em que o FEI pode limitar a aplicação dos artigos 14.o a 22.o, dos artigos 35.o e 36.o, bem como do artigo 4.o, com base no artigo 25.o do regulamento.

Artigo 2.o

Limitações

1. Em conformidade com o artigo 25.o, n.o 1, do regulamento, o FEI pode, exclusivamente caso a caso, limitar a aplicação dos artigos 14.o a 20.o, dos artigos 35.o e 36.o, bem como do artigo 4.o, na medida em que as disposições deste artigo correspondam aos direitos e às obrigações previstos nos artigos 14.o a 20.o, quando: a) conduzir inquéritos administrativos, com base no Código de Conduta do Pessoal do Grupo BEI e noutros códigos de conduta aplicáveis. b) conduzir investigações sobre questões e factos diretamente relacionados com as funções do EPD, nos termos do artigo 45.o, n.o 2, do regulamento. c) conduzir processos disciplinares, com base na secção 6 do Regulamento de Pessoal do FEI, no título IV da política em matéria de dignidade no trabalho, no Código de Conduta do Pessoal do Grupo BEI e noutros códigos de conduta do FEI aplicáveis. d) assegurar que os membros do pessoal do FEI possam comunicar de forma confidencial factos quando considerem que existem irregularidades graves, tal como previsto na Política de Deteção e Denúncia de Fraudes do Grupo BEI. e) assegurar que os membros do pessoal do FEI possam comunicar de forma confidencial factos quando considerem que existem suspeitas de condutas proibidas, nomeadamente fraude e corrupção, lesivas dos interesses da União, ou de condutas relacionadas com o exercício de atividades profissionais que possam constituir um incumprimento grave das obrigações dos membros do pessoal do FEI, conforme previsto na Política de Deteção e Denúncia de Fraudes do Grupo BEI, na Política Antifraude do FEI e nos códigos de conduta do FEI aplicáveis. f) realizar investigações de condutas proibidas, em conformidade com a Política Antifraude do FEI. g) realizar auditorias internas em relação a todas as atividades e departamentos do FEI. h) prestar assistência e cooperação a outras instituições, órgãos e organismos da União ou receber assistência e cooperação prestadas por estes, no contexto das atividades supramencionadas, tal como estabelecido em acordos de serviço, memorandos de entendimento e acordos de cooperação relevantes. i) prestar assistência e cooperação a autoridades públicas dos Estados-Membros da UE e receber assistência e cooperação prestadas por estas, a pedido das mesmas ou por sua própria iniciativa. j) prestar assistência e cooperação a autoridades nacionais de países terceiros e a organizações internacionais e receber assistência e cooperação prestadas por estas, a pedido das mesmas ou por sua própria iniciativa.

2. As categorias de dados podem incluir os dados de identificação de uma pessoa singular, dados de contacto, funções e tarefas profissionais, informações sobre conduta e desempenho privados e profissionais, dados respeitantes ao envolvimento no processo e dados financeiros.

3. A aplicação das limitações acima referidas não prejudica a eventual aplicação do disposto no artigo 16.o, n.o 5, e no artigo 17.o, n.o 4, do regulamento, relativos, respetivamente, ao direito de informação quando os dados não tenham sido obtidos junto do titular dos dados e ao direito de acesso do titular dos dados.

4. Qualquer limitação deve respeitar a essência dos direitos e das liberdades fundamentais e constituir uma medida necessária e proporcionada numa sociedade democrática, conforme referido no regulamento, nos correspondentes atos regulamentares ou nas políticas internas do FEI ou do Grupo BEI.

5. Todas as limitações devem ter por base uma autorização expressa prevista numa política ou procedimento interno do FEI em vigor e só devem afetar os direitos do(s) titular(es) dos dados na medida estritamente necessária, de acordo com as indicações do EPD.

6. Antes da aplicação das limitações, deve ser realizada, caso a caso, uma avaliação da sua necessidade e proporcionalidade a contento do EPD. As limitações devem restringir-se ao estritamente necessário para alcançar os objetivos estabelecidos. As limitações só devem ser mantidas durante o tempo exigido pelo motivo previsto no n.o 1 indicado para a sua imposição, conforme demonstrado a contento do EPD.

7. Se a IG/IN limitar, no todo ou em parte, a comunicação da informação aos titulares dos dados relevantes para uma investigação (pessoa em causa, testemunha ou informador), deve documentar os motivos da limitação, incluindo uma avaliação da necessidade e da proporcionalidade dessa limitação. Para o efeito, a documentação deve indicar de que forma a comunicação da informação comprometeria a finalidade das atividades de investigação da IG/IN ou das limitações aplicadas nos termos do artigo 2.o, n.o 1, alíneas f), g) e h), da presente decisão, ou prejudicaria os direitos e as liberdades de outros titulares de dados. A documentação e, se for caso disso, os documentos que contenham elementos factuais e jurídicos subjacentes devem ser registados. Devem ser disponibilizados à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (AEPD), a pedido desta.

8. O FEI deve apresentar, para efeitos de responsabilização, um documento que descreva as razões para as limitações aplicadas, quais os motivos enumerados no n.o 1 que se aplicam e os resultados da avaliação da necessidade e da proporcionalidade. Esse documento deve ser incluído num registo ad hoc, que será facultado à AEPD, a pedido desta.