Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Observatório Europeu do Racismo e da Xenofobia (Viena) (de 1 de Maio a 31 de Dezembro de 1998), acompanhado das respostas do Observatório

(1999/C 372/09)

ÍNDICE

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Opinião do Tribunal

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Observatório Europeu do Racismo e da Xenofobia (Observatório), em conformidade com o n.o 11 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1035/97 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Observatório relativas ao seu primeiro exercício, de 1 de Maio a 31 de Dezembro de 1998. De acordo com o n.o 8 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1035/97, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no n.o 12 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1035/97. Nos termos do artigo 248.o CE, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações suficientes com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

Principais observações sobre a execução orçamental do Observatório Europeu do Racismo e da Xenofobia (Viena) no exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998

Contabilidade orçamental e geral

5. O Observatório ainda não se dotou de um sistema contabilístico adequado, em conformidade com a regulamentação em vigor. Deverá fazê-lo sem mais demoras para que possa dispor de um sistema contabilístico rigoroso que inclua a contabilidade orçamental e a contabilidade geral.

Dotações transitadas

6. A documentação justificativa das dotações transitadas é insuficiente já que a maioria das transições se refere a autorizações provisionais.

Comissão Consultiva de Compras e Contratos (CCCC)

7. O Observatório ocupou instalações provisórias em 1998, tendo agora sido encontradas instalações definitivas. Por forma a poderem ser tomadas decisões de investimento adequadas no que respeita às instalações definitivas, deverá ser criada uma CCCC no Observatório.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 13 e 14 de Outubro de 1999.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. KARLSSON

Presidente

(1) JO L 151 de 10.6.1997, p. 1.

(2) Em conformidade com o n.o 10 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1035/97 do Conselho, as contas das receitas e despesas do Observatório relativas ao exercício de 1998 foram elaboradas em 18 de Março de 1999 e enviadas ao Conselho de Administração do Observatório, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 19 de Março de 1999. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

Quadro 1

Balanço em 31 de Dezembro de 1998

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Quadro 2

Conta de gestão relativa ao exercício de 1998

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Respostas do Observatório

5. Contabilidade orçamental e contabilidade geral

Até 1 de Julho de 1999, o número de agentes estatutários não era superior a quatro (2 A, 1 B, 1 C), incluindo o director, devido à duração do procedimento de recrutamento do pessoal do Observatório. Em Março de 1999, o Conselho de Administração nomeou um contabilista (o agente B) a título provisório até ao provimento da vaga de contabilista. O procedimento de recrutamento encontra-se, neste momento, na sua fase final, estando a entrada em funções do contabilista prevista para as próximas semanas.

Para além disso, em Junho, o Conselho de Administração decidiu dar início ao debate técnico com vista à introdução no Observatório do sistema de contabilidade financeira e contabilística SI 2. Na pendência da introdução do referido sistema, o Observatório utilizará um programa informático especializado para a contabilidade.

6. Dotações transitadas

De meados de Julho até finais de Setembro de 1998, o director era o único agente nomeado para o Observatório. A transferência do conjunto das contas financeiras, anteriormente sob a responsabilidade da Comissão Europeia, levou várias semanas, pelo que o Observatório se viu na necessidade de recorrer a autorizações provisórias para cobrir a fase de arranque. A regularização teve lugar nos princípios de 1999.

7. Comissão Consultiva de Compras e Contratos

Tendo em conta o número limitado de agentes no Observatório e a necessidade de separação das funções, não foi possível criar uma CCCC antes de Julho de 1999. O Conselho de Administração deverá decidir, na sua reunião de Setembro de 1999, a constituição oficial da CCCC. Para o período de transição, o Observatório criou uma CCCC ad hoc para preparar as decisões a tomar relativamente às instalações permanentes.