ANEXO

Especificações técnicas adicionais relativas ao título de viagem provisório da UE

Parte I:

Pré-requisitos, instruções e normas aplicáveis à produção (1)

1. ÍNDICE 50

2. INSTRUÇÕES DIRIGIDAS AOS PRODUTORES 50

3. SEGURANÇA FÍSICA 50

3.1 I NSTALAÇÕES DE PRODUÇÃO 50

3.2 PESSOAL DE SEGURANÇA 50

3.3 SALA DE CONTROLO DE SEGURANÇA 51

3.4 ACESSO DE VISITANTES OU DE TERCEIROS 51

3.5 ACESSO DO PESSOAL 51

3.6 CONTROLO DAS ZONAS DE PRODUÇÃO 51

3.7 GESTÃO DAS ENTRADAS E SAÍDAS DE MATERIAIS 51

3.8 ASPETOS RELATIVOS À ENTREGA 51

4. SEGURANÇA DOS MÉTODOS E DOS MATERIAIS DE PRODUÇÃO 52

4.1 CHAPAS 52

4.2 PAPEL 52

4.3 ELEMENTO ÓTICO DIFRATIVO VARIÁVEL 52

4.4 TINTAS DE SEGURANÇA 53

4.5 ARMAZENAMENTO 53

5. CONTROLO DE QUALIDADE 53

6. REFERÊNCIAS 53

1. ÍNDICE

A presente parte do anexo estabelece as regras a seguir na produção de títulos de viagem provisórios da UE (a seguir designados «TVP da UE»).

A presente parte do anexo pode ser disponibilizada aos potenciais responsáveis pela impressão, por exemplo no quadro de um processo de concurso.

2. INSTRUÇÕES DIRIGIDAS AOS PRODUTORES

A produção de TVP da UE só pode ser efetuada por tipografias ou entidades de segurança públicas ou privadas mandatadas pelos Estados-Membros e capazes de produzir documentos de elevada segurança.

Essas empresas ou entidades devem estar em condições de comprovar a sua competência para exercer a atividade de produção em apreço. A sede do produtor deve estar situada na União e os TVP da UE devem igualmente ser produzidos na União.

A produção de TVP da UE não pode ser externalizada a um terceiro (esta proibição não se aplica às matérias-primas nem aos componentes, como as fibras e o papel de segurança), exceto se o Estado-Membro que emite o contrato de produção de TVP da UE o autorizar e notificar este facto à Comissão. As empresas terceiras que realizam uma parte da produção de TVP da UE devem respeitar igualmente as normas e práticas de segurança enumeradas no presente documento.

O produtor deverá estar certificado, em conformidade com a norma «ISO 9001 — Sistema de gestão da qualidade» e a norma «ISO/IEC 27001 — Sistemas de gestão de segurança da informação».

Além disso, o produtor deve possuir a atual certificação ISO 14298, de gestão da produção gráfica de segurança (anteriormente CWA 14641), válida com, no mínimo, o nível «governamental», ou que seja conforme com regulamentações nacionais equivalentes.

Os produtores devem comunicar os dados pormenorizados dos certificados de auditoria de segurança a pedido do Estado-Membro.

Os Estados-Membros têm de assegurar que os produtores respeitam as referidas normas e comunicar à Comissão o nome da empresa selecionada para realizar a produção.

O produtor tem de informar o Estado-Membro de qualquer falha de segurança no que respeita aos TVP da UE, às matérias-primas ou à segurança física das instalações durante o período de produção. O Estado-Membro deve informar a Comissão sem demora.

3. SEGURANÇA FÍSICA

Os requisitos estabelecidos na presente secção complementam a norma ISO 14298 e são obrigatórios durante a produção de TVP da UE. São igualmente aplicáveis aos materiais, a produtos semiacabados e ao armazenamento de TVP da UE.

A segurança física dos locais e instalações de produção deve ser preservada, em conformidade com a norma ISO 14298 e com os requisitos em matéria de certificação Intergraf (especialmente a categoria de riscos E «Intrusão física e riscos associados ao acesso»), ou com regulamentações nacionais equivalentes.

Todas as pessoas (funcionários, pessoal de segurança, visitantes, terceiros, etc.) presentes nos locais ou instalações de produção do produtor serão controladas em conformidade com a norma ISO 14298 relativa aos requisitos em matéria de certificação Intergraf, ou com regulamentações nacionais equivalentes.

3.1 INSTALAÇÕES DE PRODUÇÃO

Todas as instalações nas quais matérias-primas, produtos semiacabados e produtos acabados são armazenados e processados devem ser certificadas pelo menos com o nível «governamental», em conformidade com a norma ISO 14298, ou com regulamentações nacionais equivalentes.

3.2 PESSOAL DE SEGURANÇA

O produtor deve utilizar um departamento especial e distinto ou uma empresa de segurança de renome e certificada, bem como pessoal de segurança bem treinado para assegurar a segurança dos locais e das zonas de produção. Recomenda-se que uma empresa de segurança externa seja certificada no respeitante aos aspetos de qualidade (por exemplo, ISO 9001, DIN 77200).

3.3 SALA DE CONTROLO DE SEGURANÇA

O produtor deve possuir uma sala de controlo de segurança nas suas instalações de produção. As medidas de segurança física têm de respeitar os requisitos da norma EN 50518 (a certificação não é exigida) ou as regulamentações/normas nacionais. Em derrogação da frase anterior, são possíveis desvios em relação à norma EN 50518, desde que se baseiem numa avaliação dos riscos. A porta de acesso à sala de controlo de segurança tem de estar equipada, à entrada e à saída, com um leitor de cartões ou um sistema biométrico de controlo do acesso que registe todas as entradas e saídas, e incluir uma função para impedir a saída na falta de registo da entrada e vice-versa.

Recomenda-se a presença de dois operadores (guardas), no mínimo, de forma permanente. Recomenda-se que esses operadores (guardas) sejam empregados do produtor.

3.4 ACESSO DE VISITANTES OU DE TERCEIROS

Qualquer acesso de terceiros ou de visitantes às zonas de produção deve ser rigorosamente controlado, tendo em atenção a norma ISO 14298. Essas pessoas devem ser permanentemente acompanhadas e têm de usar sempre o cartão de identificação de forma visível.

3.5 ACESSO DO PESSOAL

O acesso às zonas de produção tem de ser limitado aos funcionários autorizados através de um sistema de controlo que apenas permite o acesso a uma pessoa de cada vez. Deve existir um procedimento de controlo do acesso. Recomenda-se que o acesso só seja concedido com base na «necessidade de conhecer».

3.6 CONTROLO DAS ZONAS DE PRODUÇÃO

As zonas de produção devem ser permanentemente controladas. Quando as zonas de produção não são utilizadas, devem ser fisicamente trancadas e monitorizadas.

Se for necessário aceder a essas zonas em período de não produção, o serviço de segurança deve ser informado e estar presente por ocasião desse acesso. Em tais casos, não deve ser possível entrar nas zonas de produção sem a presença física do serviço de segurança [ou de uma pessoa distinta na posse da(s) chave(s)].

3.7 GESTÃO DAS ENTRADAS E SAÍDAS DE MATERIAIS

O produtor deve dispor de zonas específicas de expedição e receção para gerir a entrada e saída de materiais e produtos. Todas as portas da zona de expedição e receção (incluindo o portão de acesso ao perímetro vedado, a porta intermédia e a porta interna de expedição e receção) têm de funcionar segundo o princípio do bloqueio eletrónico interno, ou seja, quando é aberta uma porta, a(s) outra(s) porta(s) é/são trancada(s) eletronicamente.

Devem existir procedimentos para o controlo dos visitantes e motoristas dos veículos utilizados para o transporte desses materiais. Deve ser conservado um registo de cada entrega de material.

3.8 ASPETOS RELATIVOS À ENTREGA

A entrega de TVP da UE deve ser regulamentada pelo Estado-Membro que emitiu o contrato, em conjunto com o produtor. Tendo em conta que os TVP da UE acabados, mas ainda não personalizados, são considerados bens de risco elevado para a segurança, o seu transporte deve ser o mais seguro possível.

Para cada tipo de transporte, será realizada e documentada uma avaliação genérica dos riscos, devendo ser implementadas todas as medidas de segurança adicionais consideradas necessárias (por exemplo, veículo blindado, veículo de escolta). Essas avaliações devem ser reexaminadas cada vez que se verifique uma alteração das circunstâncias correspondentes.

Todas as atividades de carga e descarga, incluindo a entrega à parte destinatária, devem ser monitorizadas segundo o princípio do duplo controlo, ou seja, com a intervenção de duas ou mais pessoas.

Os números de série dos TVP da UE transportados devem ser indicados nos documentos de transporte.

Recomenda-se que as condições e a posição dos veículos que transportam produtos de impressão de segurança sejam verificadas a intervalos regulares durante o transporte. Devem existir pelo menos dois sistemas independentes que garantam uma comunicação eficaz com parceiros externos em caso de perturbações do transporte.

Qualquer irregularidade (p. ex., o incumprimento, por qualquer das partes envolvidas, desses requisitos relativos ao transporte, um ataque dirigido contra a operação de transporte ou uma perda por qualquer razão durante o transporte) deve ser imediatamente comunicada à empresa produtora.

É proibido o acesso aos produtos sob medidas de segurança desde o interior da cabina de condução; o compartimento em que os produtos são transportados tem de ser metálico e totalmente fechado (proibidos os veículos com janelas laterais); as operações de carga e descarga só serão possíveis depois da abertura de uma porta trancada. As chaves das fechaduras não podem ser transportadas no interior do veículo.

4. SEGURANÇA DOS MÉTODOS E DOS MATERIAIS DE PRODUÇÃO

A presente secção define as informações de segurança necessárias relativas aos elementos utilizados na produção dos TVP da UE. O produtor deve manter uma pista de auditoria integral que acompanhe todo o processo, da chegada dos materiais de segurança até à entrega dos TVP da UE, incluindo a destruição de materiais indesejáveis, alterados ou semiacabados.

Além disso, a escolha e a responsabilidade relativamente aos fornecedores de matérias-primas incumbe ao produtor e, se necessário, deve ser igualmente aprovada pelo Estado-Membro em causa. Recomenda-se que os fornecedores de matérias-primas de segurança possuam o mesmo nível de certificação que os produtores, nomeadamente no que diz respeito à norma ISO 14298. Se um fornecedor for considerado pelo produtor como idóneo e fiável (e por conseguinte, tenha sido sujeito a uma verificação pelo produtor), mas não estiver certificado, é necessário obter a aprovação do Estado-Membro em causa que emitiu o contrato, o qual tem de notificar a Comissão em conformidade.

4.1 CHAPAS

Recomenda-se que todas as chapas de impressão de TVP da UE sejam produzidas nas instalações do produtor autorizado onde são produzidos os TVP da UE. Se as chapas de impressão deixarem de ser necessárias (por exemplo, em razão do uso, desgaste, defeitos, etc.), têm de ser inutilizadas e destruídas de forma segura e adequada.

As eventuais chapas que possam ser necessárias para ciclos de produção ulteriores devem ser armazenadas numa zona segura nas instalações da empresa.

Se o produtor não puder produzir as chapas nas suas próprias instalações, as chapas de impressão necessárias só podem ser encomendadas a um produtor de chapas reputado, que tenha, por exemplo, produzido previamente chapas para a vinheta de visto da UE. Contudo, esse produtor de chapas tem de ser certificado em conformidade com a norma ISO 14298. Essas chapas só podem ser entregues a produtores certificados depois da prévia autorização do Estado-Membro. A Comissão tem de ser igualmente informada.

4.2 PAPEL

O papel produzido para o TVP da UE tem de ser rigorosamente controlado, tanto no que respeita ao fabrico de papel, como às outras fases necessárias (adição do suporte adesivo num dos lados). Todos os rolos e folhas devem ser submetidos a um controlo de segurança para garantir a responsabilização da cadeia de abastecimento.

Todo o papel entregue ao produtor do TVP da UE deve ser contado antes da entrega. As folhas entregues ao produtor e utilizadas durante a produção devem ser verificadas e contadas/contabilizadas.

Deve recorrer-se a um transporte seguro para a entrega do papel aos produtores. Para o transporte, deve ser realizada e documentada uma avaliação genérica dos riscos, devendo ser implementadas todas as medidas de segurança adicionais consideradas necessárias (por exemplo, veículo blindado, veículo de escolta). Essas avaliações devem ser reexaminadas cada vez que se verifique uma alteração das circunstâncias correspondentes.

4.3 ELEMENTO ÓTICO DIFRATIVO VARIÁVEL

Será controlada e registada a produção e a utilização dos elementos óticos difrativos variáveis (EODV) para o TVP da UE, num processo que inclui não só a totalidade dos EODV, mas também os produtos semiacabados e os produtos deteriorados ou os resíduos de produção.

Os EODV devem ser entregues aos produtores autorizados mediante um transporte seguro. É necessário registar o número dos EODV objeto da entrega.

Os EODV a utilizar nas instalações dos produtores devem ser igualmente controlados e contados/contabilizados. Eventuais desperdícios de materiais devem ser armazenados e, se for caso disso, podem ser destruídos de forma segura numa data posterior. OS EODV devem ser contados/contabilizados, de modo a que uma pista completa de auditoria possa ser disponibilizada, se solicitado.

A Comissão ou um Estado-Membro pode encomendar o EODV anualmente sob a forma de uma encomenda agrupada, a fim de reduzir o preço para cada Estado-Membro. Os Estados-Membros são responsáveis pelas disposições contratuais e financeiras da encomenda agrupada. Só os produtores notificados podem participar na encomenda agrupada do EOVD.

4.4 TINTAS DE SEGURANÇA

Os TVP da UE são produzidos com tintas de segurança, cuja utilização é limitada. As tintas podem ser encomendadas a fornecedores reconhecidos, a outros produtores de TVP da UE, ou produzidas nas instalações do produtor. Um produtor só pode entregar essas tintas a outro produtor autorizado após ter recebido prova da autorização deste último para produzir TVP da UE.

As tintas de segurança devem ser armazenadas numa zona segura. É necessário um procedimento de auditoria para conservar um registo das tintas de segurança utilizadas no processo de produção.

4.5 ARMAZENAMENTO

Os materiais utilizados na produção de TVP da UE podem ser descritos da seguinte forma:

— Matérias-primas básicas (por exemplo, tintas, papel de segurança)

— Recursos de base (por exemplo, chapas de impressão)

— Produtos semiacabados (formulários incompletos e/ou vinhetas que ainda não passaram por todas as fases de produção)

— TVP da UE completo - Formulário e vinheta

O armazenamento e o manuseamento do produto exigem a adequada segurança, contabilização e controlo em cada fase. Recomenda-se que as zonas de armazenamento cumpram os requisitos aplicáveis aos cofres-fortes (ver norma ISO 14298).

5. CONTROLO DE QUALIDADE

Cada produtor do TVP da UE pode determinar, em concertação com o Estado-Membro que autoriza a produção, a natureza dos controlos de qualidade recomendados a realizar em cada fase da produção. Esses controlos de qualidade devem assegurar que os TVP da UE produzidos estão em conformidade com as especificações técnicas estabelecidas na Diretiva (UE) 2019/997 do Conselho e nos atos de execução adotados com base na mesma, de modo a que a qualidade dos TVP da UE varie o menos possível entre lotes de produção.

Caso tenham sido produzidos e colocados em circulação TVP da UE que não respeitem as especificações técnicas, o Estado-Membro em causa notificará imediatamente os demais Estados-Membros, bem como a Comissão.

6. REFERÊNCIAS

ISO 14298 Gestão da produção gráfica de segurança (ex-CWA 14641) EN 50518 Central de receção e monitorização de alarmes ISO 9001 Sistemas de gestão da qualidade ISO/IEC 27001 Sistemas de gestão da segurança da informação

(1) SECRET UE/EU SECRET; não classificado quando apresentado separadamente da parte II do anexo.