Acto da Instância Comum de Controlo da Eurojust

de 2 de Março de 2004

que aprova o seu Regulamento

(2004/C 86/01)

A INSTÂNCIA COMUM DE CONTROLO,

Tendo em conta a Decisão do Conselho, de 28 de Fevereiro de 2002, relativa à criação da Eurojust a fim de reforçar a luta contra as formas graves de criminalidade (a seguir designada por "Decisão Eurojust")(1), alterada pela última vez em 18 de Junho de 2003(2), e nomeadamente o n.o 9 do Artigo 23.o,

Considerando que as pessoas nomeadas pelos Estados-Membros, nos termos do n.o 1 do Artigo 23.o da Decisão Eurojust, devem aprovar o Regulamento da Instância Comum de Controlo,

APROVOU O PRESENTE REGULAMENTO:

TÍTULO I

FUNÇÕES E PODERES DA INSTÂNCIA COMUM DE CONTROLO

Artigo 1.o

Funções

A Instância Comum de Controlo desempenha as funções estabelecidas na alínea b) do n.o 4 do Artigo 17.o, no n.o 8 do Artigo 19.o e nos n.os 1 e 7 do Artigo 23.o da Decisão Eurojust.

Artigo 2.o

Poderes

1. Para o desempenho das suas funções, a Instância Comum de Controlo tem os poderes que lhe são conferidos pela Decisão Eurojust.

2. Em especial, a Instância Comum de Controlo é autorizada a obter informações da Eurojust, ter pleno acesso a todos os documentos da Eurojust, quer em papel, quer em formato electrónico, bem como ter acesso a todas as instalações da Eurojust em qualquer momento. Esta autorização inclui a obtenção de informações sobre os equipamentos e logiciais informáticos e o acesso a estes, na medida do necessário para o desempenho das funções da Instância Comum de Controlo. As modalidades concretas para este efeito poderão ser definidas em acordos entre a Instância Comum de Controlo e o Colégio da Eurojust.

TÍTULO II

REGULAMENTO DA INSTÂNCIA COMUM DE CONTROLO

Artigo 3.o

Composição

1. A Instância Comum de Controlo é constituída segundo o disposto nos n.os 1, 2, 3, 4 e 5 do Artigo 23.o da Decisão Eurojust.

2. Os membros da Instância Comum de Controlo são independentes, não recebem instruções sobre o exercício das suas funções e ficam exclusivamente vinculados à lei. Em especial, não podem acumular funções noutros organismos criados pela Decisão Eurojust, nem ser membros do pessoal da Eurojust.

3. Os membros da Instância Comum de Controlo que, em circunstâncias excepcionais, não possam estar presentes numa reunião podem designar os respectivos suplentes que preencham os requisitos do n.o 1 do Artigo 23.o da Decisão Eurojust. Os direitos e obrigações atribuídos aos membros pelo presente Regulamento são plenamente aplicáveis aos seus suplentes.

4. Se houver conflito de interesses, a pessoa em questão deve assinalar esse facto e retirar-se da discussão e da decisão sobre a matéria. Se necessário, pode ser excluída por unanimidade, expressa em escrutínio secreto pelos membros presentes na reunião. A pessoa em questão é ouvida antes de ser decidida a exclusão, mas não toma parte na decisão. Se uma pessoa se retira da discussão ou é excluída, é substituída pelo seu suplente.

Artigo 4.o

Presidência

1. A Instância Comum de Controlo é presidida segundo o disposto no n.o 3 do Artigo 23.o da Decisão Eurojust.

2. O Presidente representa a Instância Comum de Controlo e preside às reuniões desta. O Presidente acompanha o funcionamento regular dos respectivos trabalhos. Convoca as reuniões da Instância Comum de Controlo, marcando o local, a data e a hora a que se realizam. Abre e encerra as reuniões. Prepara a ordem do dia provisória e assegura a execução das decisões da Instância Comum de Controlo.

3. Na falta do Presidente, exerce as suas funções, segundo o disposto no n.o 3 o Artigo 23.o da Decisão Eurojust, o membro nomeado pelo Estado-Membro que será o seguinte a exercer a Presidência do Conselho.

4. A fim de preparar os seus trabalhos sobre determinada questão, a Instância Comum de Controlo pode designar, sob proposta do Presidente, um relator de entre os seus membros. Se a questão for urgente, essa designação pode ser feita pelo Presidente, por inerência do seu cargo. Nesse caso, informa sem demora os membros da Instância Comum de Controlo.

5. Podem ser convidados a assistir a reuniões da Instância Comum de Controlo o Colégio da Eurojust, os membros do pessoal da Eurojust ou outras pessoas.

Artigo 5.o

Métodos de trabalho

1. A Instância Comum de Controlo reúne-se nas condições previstas no n.o 1, segundo parágrafo, do Artigo 23.o da Decisão Eurojust. O Presidente da Eurojust, o Colégio, o Director Administrativo ou o Responsável pela Protecção de Dados terão direito a propor assuntos para inclusão na ordem do dia.

2. À excepção dos casos que o Presidente considere urgentes, as convocatórias são enviadas a tempo de chegarem, pelo menos, duas semanas antes da reunião. A convocatória inclui a ordem do dia provisória e os documentos necessários para a reunião, a menos que a natureza destes não o permita. A ordem do dia definitiva é aprovada no início de cada reunião.

3. As reuniões da Instância Comum de Controlo apenas são efectivas se nelas participarem pelo menos dois dos membros efectivos. As decisões são tomadas nos termos do n.o 6 do Artigo 23.o da Decisão Eurojust.

4. Em conformidade com o n.o 11 do Artigo 23.o da Decisão Eurojust, as reuniões da Instância Comum de Controlo não são abertas ao público.

5. A Instância Comum de Controlo delibera com base em documentos e projectos de documento redigidos numa das línguas oficiais dos seus membros. No entanto, os membros terão o direito de requerer a tradução para as suas línguas.

6. A Instância Comum de Controlo fará a ligação com o Responsável pela Protecção de Dados da Eurojust, nos casos apropriados.

7. As decisões da Instância Comum de Controlo podem ser tomadas por procedimento escrito, na medida em que todos os membros tenham aprovado esse procedimento. Em casos urgentes, o Presidente pode iniciar o procedimento escrito. Em ambos os casos, o Presidente envia um projecto de Decisão aos membros da Instância Comum de Controlo. Se os membros não exprimirem objecções a esse projecto de Decisão, num prazo especificado pelo Presidente ou pelo menos 14 dias a contar da recepção, a proposta será considerada adoptada. Se um membro solicitar, no prazo de cinco dias úteis a contar da recepção do projecto de Decisão, que a proposta seja discutida oralmente pela Instância Comum de Controlo, será interrompido o procedimento escrito.

Artigo 6.o

Verificações in loco e peritos

1. No exercício das funções que lhe são atribuídas por força do n.o 1 do Artigo 23.o da Decisão Eurojust, a Instância Comum de Controlo pode proceder a verificações da protecção de dados na Eurojust.

2. A Instância Comum de Controlo pode encarregar um ou vários dos seus membros de proceder a essas verificações. Esses membros podem ser assistidos por peritos se a Instância Comum de Controlo o considerar adequado. Os peritos poderão ser oriundos das instâncias nacionais de controlo e de serviços governamentais, a não ser que não se encontrem disponíveis. Todos os peritos deverão cumprir os requisitos de segurança que lhes são aplicáveis segundo a respectiva legislação nacional e as regras pertinentes da Eurojust.

3. Se o Presidente considerar que há urgência, pode designar esses membros e peritos, por inerência do seu cargo. Nesse caso, informa sem demora os membros da Instância Comum de Controlo.

4. Os membros da Instância Comum de Controlo encarregados de proceder a uma verificação apresentarão relatório dos resultados dos seus trabalhos à própria Instância.

Artigo 7.o

Procedimento em caso de violação da Convenção

Se a Instância Comum de Controlo constatar violações das disposições da Decisão Eurojust nas operações de introdução, tratamento, e utilização de dados pessoais, dará conhecimento disso à Eurojust, solicitando que a resposta seja dada num determinado prazo. O não cumprimento de uma Decisão da Instância Comum de Controlo, tomada em conformidade com o presente regulamento interno, é considerado uma violação da Decisão Eurojust. As decisões da Instância Comum de Controlo na matéria são definitivas e vinculam a Eurojust.

Artigo 8.o

Actas

Serão elaboradas actas de todas as reuniões da Instância Comum de Controlo. Os projectos de acta serão preparados pelo secretariado, sob a direcção do Presidente, e apresentados à reunião seguinte da Instância Comum de Controlo para aprovação. Cada participante terá o direito de propor alterações dos projectos de acta.

Artigo 9.o

Relatório de actividades

1. A Instância Comum de Controlo apresenta anualmente ao Conselho um relatório de actividades nos termos do n.o 12 do Artigo 23.o da Decisão Eurojust. Este relatório é elaborado durante o primeiro semestre de cada ano e incidirá sobre o ano anterior.

Pelo menos um mês antes de o relatório de actividades ser enviado ao Conselho, a Eurojust deve ter a oportunidade de emitir um parecer, que será anexado ao relatório.

2. A Instância Comum de Controlo decide se torna público o seu relatório de actividades e, se necessário, determina como será feita essa publicação.

TÍTULO III

REGRAS PROCESSUAIS SUPLEMENTARES PARA OS RECURSOS

Artigo 10.o

Funções da Instância Comum de Controlo

1. A Instância Comum de Controlo examinará os recursos, nos termos do n.o 7 do Artigo 23.o da Decisão Eurojust.

2. A Instância Comum de Controlo toma decisões sobre as matérias referidas no n.o 1.

Artigo 11.o

Membros ad hoc

1. Se não estiver representado na Instância Comum de Controlo um membro do Estado-Membro de onde são originários os dados de natureza pessoal que são objecto do recurso, a pessoa nomeada por esse Estado-Membro, nos termos do n.o 1 do Artigo 23.o da Decisão Eurojust, agirá como juiz ad hoc na Instância Comum de Controlo durante o período de apreciação do recurso.

2. Os direitos e obrigações conferidos aos membros por força do presente Regulamento são aplicáveis na íntegra aos membros ad hoc.

Artigo 12.o

Representação

O requerente pode ser assistido ou representado por um advogado ou outro consultor. A Instância Comum de Controlo pode excluir do processo um advogado ou consultor, em caso de falta grave. Se houver exclusão do advogado ou consultor, o Presidente fixa um prazo para a designação de outro advogado ou consultor pela parte interessada; o processo fica suspenso até que expire este prazo. O advogado ou consultor deverá apresentar a devida autorização do requerente, se tal for solicitado pela Instância Comum de Controlo.

Artigo 13.o

Línguas

1. Os trâmites processuais serão conduzidos numa das línguas oficiais das Instituições da União Europeia. O requerente escolhe a língua oficial do processo. Esta língua é utilizada nas declarações orais e na documentação escrita das partes, bem como nas actas e decisões da Instância Comum de Controlo.

2. Os documentos redigidos numa língua diferente da do processo são acompanhados de uma tradução nesta língua. Caso sejam extensos, a tradução pode limitar-se a excertos ou resumos. A Instância Comum de Controlo pode, por inerência do seu cargo ou a pedido de uma das partes, solicitar uma tradução integral em qualquer momento.

3. Sempre que necessário, são facultados serviços de interpretação e tradução a cada membro da Instância Comum de Controlo e às partes no caso. As decisões da Instância Comum de Controlo são traduzidas para todas as línguas oficiais das Instituições da União Europeia.

4. Nos casos em que nenhuma das línguas oficiais das Instituições da União Europeia é acessível ao requerente, a queixa pode ser apresentada noutra língua. O requerente é obrigado a apresentar um resumo numa das línguas oficiais. O Presidente ou o relator dá instruções para que a queixa seja traduzida para a língua escolhida.

Artigo 14.o

Instrução

1. O recurso é apresentado mediante queixa por escrito, no secretariado da Instância Comum de Controlo, no prazo de trinta dias após recepção da decisão da Eurojust, nos casos de correcção ou supressão de dados pessoais, e de três meses após recepção da decisão da Eurojust, nos casos de pedido de acesso a dados pessoais.

2. O requerente expõe os factos que estão na base da sua queixa. Deve ficar claro quem faz a queixa, do que se queixa e quais as razões. A queixa será acompanhada da documentação comprovativa disponível. O requerente pode retirar a queixa em qualquer momento.

3. O secretariado acusa a recepção da queixa no prazo de quatro semanas e dá uma indicação geral sobre a forma como serão conduzidos os trâmites.

4. Se a queixa não cumprir os requisitos, o secretariado convida o requerente a rectificar as eventuais omissões, no prazo de quatro semanas.

5. Os recursos que não preencham os requisitos são recusados pela Instância Comum de Controlo, sob proposta do Presidente ou do relator.

Artigo 15.o

Análise preliminar

1. Se a queixa cumprir os requisitos, será analisada pela Instância Comum de Controlo.

2. É transmitida uma cópia da queixa à Eurojust, a fim de esta fazer as suas observações, que deverão ser apresentadas no prazo de quatro semanas, prorrogável por mais duas semanas.

3. A Instância Comum de Controlo pode solicitar ao Colégio da Eurojust que nomeie um representante para o recurso. Esta decisão é comunicada ao requerente. Os membros nacionais envolvidos recebem uma cópia das observações do requerente para ficarem habilitados a fazer as suas próprias observações, que apresentarão no prazo de quatro semanas, prorrogável por mais duas semanas.

4. Depois de recebidas as observações ou expirados os prazos, a queixa será tratada pela Instância Comum de Controlo, no prazo de três meses.

Artigo 16.o

Informação adicional

1. A Instância Comum de Controlo pode solicitar ao requerente, à Eurojust ou a qualquer outro organismo mais informações, provas ou comentários. As partes poderão fazer sugestões à Instância Comum de Controlo no que respeita à obtenção de provas ou solicitar a admissão de provas. A Instância Comum de Controlo dá seguimento a essas sugestões e decida a sua admissão na medida do necessário para a análise do caso.

2. A Instância Comum de Controlo pode ainda decidir investigar in loco na Eurojust. É aplicável igualmente o Artigo 6.o. Nesse caso, o requerente ou o seu consultor serão informados do resultado da investigação.

Artigo 17.o

Acesso ao processo

1. Se o desejarem, todas as partes terão acesso ao processo, e poderão receber do secretariado da Instância Comum de Controlo excertos ou fotocópias contra pagamento das despesas. O acesso será recusado se for aplicável um dos motivos referidos no n.o 4 do Artigo 19.o da Decisão Eurojust, ou a fim de proteger os direitos e liberdades de terceiros.

2. A Eurojust pode indicar em que medida as informações que fornecem não deverão ser postas à disposição do requerente, justificando essa restrição. A Instância Comum de Controlo pode pedir que lhe sejam dadas outras justificações. Se a Instância Comum de Controlo considerar que esses motivos são aceitáveis, as informações em causa são retidas. A Instância Comum de Controlo só pode decidir em contrário na falta de motivos aceitáveis. Nesse caso, a Instância Comum de Controlo pode exigir que um resumo seja comunicado ao requerente ou exigir que certas informações sejam comunicadas ao requerente.

Artigo 18.o

Audição

1. As partes são ouvidas pela Instância Comum de Controlo, se assim o requererem. Esta informará devidamente as partes do seu direito a serem ouvidas. Esse direito será exercido por escrito. A Instância Comum de Controlo pode decidir proceder a uma audição de viva voz, a pedido de uma das partes envolvidas no processo, na medida considerada necessária para examinar o caso em apreço. A Instância Comum de Controlo informa devidamente as partes do seu direito a requererem umo audição de viva voz. Todas as partes são notificadas dessa audição em devido tempo e têm o direito de estar presentes.

2. A audição de viva voz será pública a menos que o Comité decida, por sua iniciativa ou a pedido de uma das partes, excluir o público, total ou parcialmente, por imperativos de segurança pública, em especial pelos motivos referidos no n.o 4 do Artigo 19.o da Decisão Eurojust, ou de protecção da vida privada de alguém, ou na medida do que seja necessário em circunstâncias especiais, na opinião da Instância Comum de Controlo, se a sua abertura ao público prejudicar a Decisão do recurso. Se a Eurojust solicitar que o público seja excluído, a Instância Comum de Controlo apenas poderá decidir em contrário se não prevalecerem os imperativos referidos na primeira frase.

3. A Instância Comum de Controlo pode decidir, a pedido de uma das partes ou por sua própria iniciativa, ouvir uma parte sem estarem presentes outras partes, se isso for necessário para assegurar o devido funcionamento da Eurojust, garantir a segurança de um Estado-Membro ou proteger os interesses do queixoso ou de terceiros. As partes ausentes são informadas dos depoimentos prestados na sua ausência.

Artigo 19.o

Audição de testemunhas e peritos

1. A Instância Comum de Controlo pode decidir ouvir testemunhas, a pedido de uma das partes ou por sua própria iniciativa. Todas as partes e testemunhas em questão são notificadas da audição em devido tempo. São igualmente aplicáveis os n.os 2 e 3 do Artigo 18.o

2. As testemunhas citadas pela Instância Comum de Controlo têm direito ao reembolso das despesas de viagem e alojamento, em conformidade com as regras correspondentes aplicáveis ao pessoal da Eurojust, e a compensação pela perda de rendimentos, na medida que a Instância Comum de Controlo o considerar equitativo. Podem receber os necessários pagamentos adiantados.

3. As testemunhas são ouvidas pela Instância Comum de Controlo. Os membros da Instância Comum de Controlo podem fazer perguntas às testemunhas. As partes podem fazer perguntas às testemunhas, com autorização do Presidente. Antes do início da audição, o Presidente recorda às testemunhas que devem dizer a verdade. As testemunhas têm o direito de recusar responder às perguntas.

4. A Instância Comum de Controlo pode nomear um perito e definir o seu mandato e direito a remuneração. A Instância Comum de Controlo pode decidir ouvir o perito, sendo igualmente aplicáveis as disposições relativas à audição das testemunhas.

Artigo 20.o

Alegações finais

Antes de tomar a sua decisão final, a Instância Comum de Controlo convida todas as partes a apresentar as suas observações finais.

Artigo 21.o

Actas do processo de recurso

1. A Instância Comum de Controlo elabora actas do processo de recurso, as quais deverão reflectir o desenrolar de cada audição e as declarações que nela forem feitas. As partes podem solicitar que certos documentos ou declarações constem total ou parcialmente nas actas. As actas são assinadas pelo Presidente, enviadas às partes e apensas ao processo. A Instância Comum de Controlo impõe restrições nos casos referidos no n.o 2 do Artigo 18.o ou no n.o 1 do Artigo 19.o

2. O Artigo 8.o é igualmente aplicável a todas as reuniões da Instância Comum de Controlo a que não assistam as partes.

Artigo 22.o

Decisões e confidencialidade

1. As decisões são tomadas por maioria simples dos membros presentes na reunião, salvo disposição em contrário do presente regulamento. Em caso de empate na votação, o Presidente tem voto de qualidade. Todas as pessoas que participam na decisão final devem ter estado presentes numa audição de viva voz, caso esta se tenha realizado.

2. As deliberações da Instância Comum de Controlo são confidenciais.

3. A decisão final da Instância Comum de Controlo poderá conter os nomes das partes e dos seus representantes, os nomes dos membros da Instância Comum de Controlo que participaram na decisão, a data em que esta é anunciada, a parte executória da decisão, uma breve exposição dos factos em apreço, bem como a motivação da decisão. Esta é comunicada às partes e tornada pública.

Artigo 23.o

Citações e notificações

As citações, notificações e outras comunicações às partes, testemunhas e peritos são feitas por meios que garantam de modo razoável que estes são devidamente informados e que possam ser verificados se necessário.

Artigo 24.o

Custas

1. A Instância Comum de Controlo decide sobre as despesas do processo na sua deliberação final. A acção de recurso perante a Instância Comum de Controlo é gratuita. Se o recurso for considerado procedente, no todo ou em parte, as despesas necessárias feitas pelo requerente com a introdução e tramitação do seu recurso são suportadas pela Eurojust, na medida em que a Instância Comum de Controlo o considerar equitativo.

2. Se o requerente não puder suportar total ou parcialmente as despesas do processo, poderá ser-lhe concedida em qualquer momento assistência para as despesas, a seu pedido. Juntamente com esse pedido, o requerente deverá apresentar documentação que justifique a sua necessidade. A Instância Comum de Controlo poderá retirar essa assistência a qualquer momento se as condições em que foi concedida se modificarem no decorrer do processo. Se a assistência for aprovada, as despesas serão reembolsadas a cargo da rubrica orçamental da Instância Comum de Controlo. A decisão final pode impor que uma parte reembolse ao orçamento da Eurojust os pagamentos adiantados já executados, se tal for considerado equitativo. Ao apresentar o seu pedido, o requerente declara que aceita reembolsar as despesas, se isso for imposto pela decisão final.

Artigo 25.o

Equidade do processo

Nos casos não previstos pelo presente regulamento, a Instância Comum de Controlo conduzirá os seus trabalhos de acordo com os princípios gerais da equidade do processo.

TÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 26.o

Secretariado

1. A Instância Comum de Controlo terá um secretariado, instalado na sede da Eurojust, para o assistir no exercício das suas funções. O secretariado será uma estrutura permanente e o seu pessoal será recrutado exclusivamente por critérios de competência. Os membros do secretariado agirão apenas no interesse da Instância Comum de Controlo, serão completamente independentes da Eurojust e não aceitarão instruções de qualquer outra autoridade enquanto ao serviço da Instância Comum de Controlo. O destacamento para o secretariado é feito sob proposta da Instância Comum de Controlo. O pessoal do secretariado não exercerá outras funções sem a autorização do Presidente da Instância Comum de Controlo.

2. O secretariado funciona sob a direcção do Presidente da Instância Comum de Controlo, segundo as regras definidas pela Instância Comum de Controlo. O secretariado mantém um registo dos recursos e de todos os restantes documentos.

3. O secretariado assegura que as obrigações previstas no artigo 25.o da Decisão Eurojust sejam igualmente cumpridas no trabalho da Instância Comum de Controlo.

Artigo 27.o

Confidencialidade

1. Os membros da Instância Comum de Controlo, os peritos e os membros do secretariado ficam obrigados a tratar de modo confidencial os elementos circunstanciais de que tomem conhecimento no âmbito da sua actividade, a não ser que o cumprimento adequado das suas funções exija o contrário. Esta obrigação continua a ser aplicável quando cessar a sua actividade nestas funções.

2. Ao serem nomeados, os membros da Instância Comum de Controlo, os peritos e os membros do Secretariado declaram que aceitam esta obrigação.

3. Em caso de quebra do sigilo, os membros da Instância Comum de Controlo podem ser suspensos, mediante votação por unanimidade, expressa em escrutínio secreto pelos membros presentes a uma reunião da Instância Comum de Controlo. A pessoa em causa é ouvida previamente, mas não participa na tomada de decisão.

Artigo 28.o

Orçamento e despesas

1. O secretariado prepara as propostas do orçamento anual para o secretariado da Instância Comum de Controlo, as quais, depois de aprovadas, são enviadas ao Colégio.

2. A Instância Comum de Controlo decide do desembolso das verbas orçamentais que lhe são atribuídas, cuja administração cabe ao secretariado, nos termos do regulamento financeiro da Eurojust.

3. As despesas da Instância Comum de Controlo, incluindo as despesas com os membros, que são necessárias para o cabal exercício das suas funções, são suportadas pela rubrica orçamental da Instância Comum de Controlo.

Artigo 29.o

Alteração do Regulamento

As alterações ao presente regulamento serão adoptadas segundo o procedimento estabelecido no n.o 9 do artigo 23.o da Decisão Eurojust.

Artigo 30.o

Acesso do público a documentos

1. Quaisquer pessoas singulares ou colectivas têm direito de acesso aos documentos da Instância Comum de Controlo, sob reserva dos princípios, condições e limites definidos no presente artigo.

2. O presente artigo é aplicável a todos os documentos na posse da Instância Comum de Controlo, ou seja, aos documentos por ela elaborados ou recebidos que se encontrem na sua posse.

3. Sem prejuízo dos n.os 4 e 5 do presente artigo, os documentos serão acessíveis ao público, quer mediante pedido por escrito, quer directamente por via electrónica.

4. A Instância Comum de Controlo recusará o acesso aos documentos cuja divulgação possa prejudicar a protecção:

a) do interesse público, no que respeita:

- à segurança pública e investigação criminal,

- à defesa e às questões militares,

- às relações internacionais,

- à política financeira, monetária ou económica da Comunidade ou de um Estado-Membro,

- ao cumprimento da missão da Eurojust para reforço do combate à criminalidade grave,

- às investigações nacionais assistidas pela Eurojust.

b) da vida privada e da integridade do indivíduo, nomeadamente nos termos das regras sobre protecção dos dados pessoais.

5. A Instância Comum de Controlo recusará o acesso aos documentos cuja divulgação possa prejudicar a protecção de:

- interesses comerciais de pessoas singulares ou colectivas, incluindo a propriedade intelectual,

- processos judiciais e consultas jurídicas,

- objectivos de actividades de inspecção, investigação e auditoria, excepto quando um interesse público superior imponha essa divulgação.

6. Será recusado o acesso a documentos elaborados pela Instância Comum de Controlo para uso interno ou por ela recebidos, relacionados com uma matéria sobre a qual a Instância Comum de Controlo não tenha tomado uma decisão, caso a sua divulgação possa prejudicar gravemente o processo decisório da Instância Comum de Controlo, excepto quando um interesse público superior imponha essa divulgação.

Será recusado o acesso a documentos que contenham pareceres para uso interno, como parte de deliberações e de consultas preliminares na Instância Comum de Controlo, mesmo após ter sido tomada a decisão, caso a sua divulgação possa prejudicar gravemente o processo decisório da Instância Comum de Controlo, excepto quando um interesse público superior imponha essa divulgação.

7. No que diz respeito a documentos de terceiros, a Instância Comum de Controlo consultará os terceiros em causa, tendo em vista avaliar se qualquer das excepções previstas nos n.os 4 ou 5 é aplicável, a menos que seja evidente se o documento deve ou não ser divulgado. Um Estado-Membro pode solicitar à Instância Comum de Controlo que não divulgue um documento seu sem acordo prévio.

8. Quando só algumas partes do documento pedido forem abrangidas por uma das excepções, as restantes partes dos documentos serão divulgadas.

9. Os pedidos de acesso a documentos devem ser apresentados sob qualquer forma escrita, incluindo sob a forma electrónica, numa das línguas oficiais e de forma suficientemente precisa para que a Instância Comum de Controlo possa identificar os documentos. O requerente não é obrigado a declarar as razões do pedido.

10. Se o pedido não for suficientemente preciso, a Instância Comum de Controlo solicitará ao requerente que o clarifique e prestar-lhe-á assistência para o efeito.

11. No caso de pedido de um documento muito extenso ou de um elevado número de documentos, a Instância Comum de Controlo poderá concertar-se informalmente com o requerente, tendo em vista encontrar uma solução justa.

12. A Instância Comum de Controlo deve prestar informação e assistência aos cidadãos sobre como e onde podem apresentar os pedidos de acesso a documentos.

13. Os pedidos de acesso a quaisquer documentos devem ser prontamente tratados. Será enviado ao requerente um aviso de recepção. No prazo de 30 dias úteis a contar do registo do pedido, o Presidente da Instância Comum de Controlo concederá acesso ao documento solicitado e facultará, dentro do mesmo prazo o acesso ao mesmo, nos termos do n.o 15 do presente artigo ou, em resposta por escrito, indicará os motivos pelos quais recusa total ou parcialmente o acesso e informará o requerente do seu direito de introduzir um pedido confirmativo, ao abrigo do n.o 14 do presente artigo.

14. No caso de recusa total ou parcial, o requerente pode fazer, no prazo de trinta dias a contar da recepção da resposta da Instância Comum de Controlo, um pedido confirmativo, solicitando a esta que reveja a sua posição.

15. O requerente terá acesso aos documentos, quer mediante consulta in loco, quer mediante recepção de uma cópia, incluindo, quando exista, uma cópia electrónica, segundo a preferência do requerente. O custo de produção e envio de cópias pode ser cobrado ao requerente. O montante cobrado não poderá ser superior ao custo real de produção e envio das cópias. As consultas in loco, as cópias de menos de 20 páginas A4 e o acesso directo sob a forma electrónica serão gratuitos.

16. Se um documento já tiver sido divulgado pela Instância Comum de Controlo, pela Eurojust ou por outras instituições, e for facilmente acessível pelo requerente, a Instância Comum de Controlo poderá cumprir a sua obrigação de possibilitar o acesso aos documentos informando o requerente sobre a forma de obter o documento solicitado.

17. Os documentos serão fornecidos numa versão e num formato existentes, tendo plenamente em conta a preferência do requerente.

Artigo 31.o

Avaliação

O presente regulamento será avaliado pela Instância Comum de Controlo, entre um e três anos depois da sua entrada em vigor e em função da experiência adquirida.

Artigo 32.o

Entrada em vigor do regulamento interno

O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua adopção, nos termos do n.o 9 do artigo 23.o da Decisão Eurojust.

Feito na Haia, em 2 de Março de 2004.

Pela Instância Comum de Controlo

O Presidente

Joe Meade

(1) JO L 63 de 6.3.2002, p. 1.

(2) JO L 245 de 29.9.2003, p. 1.