Decisão da Comissão

de 5 de Dezembro de 2001

que altera o seu regulamento interno

[notificada com o número C(2001) 3714]

(2001/937/CE, CECA, Euratom)

A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia, e, nomeadamente, o n.o 2 do seu artigo 218.o,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia do Carvão e do Aço e, nomeadamente, o seu artigo 16.o,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica e, nomeadamente, o seu artigo 131.o,

Tendo em conta o Tratado da União Europeia, e, nomeadamente, o n.o 1 do seu artigo 28.o e o n.o 1 do seu artigo 41.o,

DECIDE:

Artigo 1.o

As disposições relativas à aplicação do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de Maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão(1), cujo texto figura em anexo à presente decisão, são introduzidas em anexo ao regulamento interno da Comissão.

Artigo 2.o

É revogada a Decisão 94/90/CECA, CE, Euratom da Comissão(2).

Artigo 3.o

A presente decisão entra em vigor no dia da sua publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

Feito em Bruxelas, em 5 de Dezembro de 2001.

Pela Comissão

O Presidente

Romano Prodi

(1) JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(2) JO L 46 de 18.2.1994, p. 58.

ANEXO

Disposições relativas à aplicação do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão

Considerando o seguinte:

(1) Nos termos do n.o 2 do artigo 255.o do Tratado CE, o Parlamento Europeu e o Conselho adoptaram o Regulamento (CE) n.o 1049/2001(1) relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão.

(2) Em aplicação do n.o 3 do artigo 255.o do Tratado, este regulamento, que fixa os princípios gerais e os limites que regem o exercício do direito de acesso aos documentos, prevê no seu artigo 18.o que cada instituição adapte o seu regulamento interno às disposições do referido regulamento,

Artigo 1.o

Beneficiários

Os cidadãos da União e as pessoas singulares ou colectivas que residam ou tenham a sua sede social num Estado-Membro exercem o seu direito de acesso aos documentos da Comissão por força do disposto no n.o 1 do artigo 255.o do Tratado e do n.o 1 do artigo 2.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 segundo os procedimentos previstos nas presentes disposições. Este direito de acesso refere-se aos documentos detidos pela Comissão, ou seja, aos documentos por ela elaborados ou recebidos e que estejam na sua posse.

Nos termos do n.o 2 do artigo 2.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, os cidadãos de países terceiros que não residam num Estado-Membro, bem como as pessoas colectivas que não tenham a sua sede social num dos Estados-Membros, beneficiam do direito de acesso aos documentos da Comissão nas mesmas condições que os beneficiários mencionados no n.o 1 do artigo 255.o do Tratado.

Todavia, por força do n.o 1 do artigo 195.o do Tratado, estas pessoas não gozam da faculdade de apresentar queixas ao Provedor de Justiça Europeu. Em contrapartida, caso a Comissão lhes recuse, total ou parcialmente, o acesso a um documento após um pedido confirmativo, podem interpor recurso para o Tribunal de Primeira Instância das Comunidades Europeias, ao abrigo do quarto parágrafo do artigo 230.o do Tratado.

Artigo 2.o

Pedidos de acesso

Os pedidos de acesso a documentos devem ser enviados por correio, fax ou correio electrónico ao Secretariado-Geral da Comissão, à Direcção-Geral ou ao serviço competente. Os endereços para envio dos pedidos são publicados no guia prático previsto no artigo 8.o das presentes disposições.

A Comissão responderá aos pedidos de acesso, iniciais e confirmativos, num prazo de quinze dias úteis a partir da data de registo do pedido. No caso de pedidos complexos ou volumosos, este prazo pode ser prorrogado por mais quinze dias úteis. Qualquer prorrogação do prazo deve ser fundamentada e previamente comunicada ao requerente.

No caso dos pedidos que não são suficientemente precisos, a que se refere o n.o 2 do artigo 6.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a Comissão convidará o requerente a fornecer informações complementares que permitam identificar os documentos solicitados; o prazo de resposta apenas começa a correr a partir do momento em que a instituição dispõe destas informações.

Qualquer decisão de recusa, mesmo parcial, deve indicar o motivo dessa recusa com base numa das excepções enumeradas no artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 e informar o requerente das vias de recurso à sua disposição.

Artigo 3.o

Processamento dos pedidos iniciais

Sem prejuízo do artigo 9.o das presentes disposições, após o registo do pedido é enviado ao requerente um aviso de recepção, salvo se for dada imediatamente resposta.

O aviso de recepção e a resposta são enviados por escrito, eventualmente por via electrónica.

O requerente é informado do seguimento dado ao seu pedido quer pelo director-geral ou pelo chefe de serviço a que se destina o pedido, quer por um director designado para o efeito no âmbito do Secretariado-Geral ou por um director designado no âmbito do OLAF, no caso de pedidos que incidam sobre documentos relativos às actividades do OLAF previstas nos n.os 1 e 2 do artigo 2.o da Decisão 1999/352/CE, CECA, Euratom da Comissão(2), que institui o OLAF, ou ainda pelo funcionário que for designado para esse efeito.

Qualquer resposta, mesmo parcialmente negativa, deve informar o requerente do seu direito de apresentar, no prazo de quinze dias úteis após a recepção da resposta, um pedido confirmativo ao secretário-geral da Comissão ou ao director do OLAF, quando o pedido confirmativo disser respeito a documentos relativos às actividades do OLAF previstas nos n.os 1 e 2 do artigo 2.o da Decisão 1999/352/CE, CECA, Euratom.

Artigo 4.o

Processamento dos pedidos confirmativos

Nos termos do artigo 14.o do regulamento interno da Comissão, o poder de decisão relativamente aos pedidos confirmativos é delegado no secretário-geral. No entanto, quando o pedido confirmativo disser respeito a documentos relativos às actividades do OLAF previstas nos n.os 1 e 2 do artigo 2.o da Decisão 1999/352/CE, CECA, Euratom, o poder de decisão é delegado no director do OLAF.

A direcção-geral ou o serviço assiste o Secretariado-Geral na preparação da decisão.

A decisão é tomada pelo secretário-geral ou pelo director do OLAF após acordo do Serviço Jurídico.

A decisão é comunicada ao requerente por escrito, eventualmente por via electrónica, informando-o do seu direito de interpor recurso para o Tribunal de Primeira Instância ou de apresentar queixa ao Provedor de Justiça Europeu.

Artigo 5.o

Consultas

1. Quando for apresentado à Comissão um pedido de acesso a um documento que esteja na sua posse, mas cujo autor é um terceiro, a direcção-geral ou o serviço depositário do documento verificará a aplicabilidade das excepções previstas no artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001. Se o documento solicitado for classificado por força das regras de segurança da Comissão, é aplicável o artigo 6.o das presentes disposições.

2. Se, no termo desta análise, a direcção-geral ou o serviço depositário considerar que o acesso ao documento solicitado deve ser recusado, por força de qualquer das excepções previstas no artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a resposta negativa é enviada ao requerente sem consulta do autor.

3. A Direcção-Geral ou o serviço depositário dá seguimento favorável ao pedido sem consultar o terceiro quando:

a) O documento solicitado já tiver sido divulgado, quer pelo seu autor, quer nos termos do regulamento ou de disposições análogas;

b) A divulgação, eventualmente parcial, do seu conteúdo não prejudicar manifestamente qualquer dos interesses previstos no artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

4. Em todos os outros casos, o terceiro é consultado. Em especial, no caso de o pedido de acesso ter por objecto um documento que emana de um Estado-Membro, a Direcção-Geral ou o serviço depositário consultará a autoridade de origem quando:

a) O documento tiver sido enviado à Comissão antes da data de início da aplicação do Regulamento (CE) n.o 1049/2001;

b) O Estado-Membro tiver solicitado à Comissão a não divulgação do documento sem o seu acordo prévio, nos termos do disposto no n.o 5 do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

5. O terceiro consultado dispõe de um prazo de resposta que não pode ser inferior a cinco dias úteis, mas que deve permitir à Comissão respeitar os seus próprios prazos de resposta. Na ausência da resposta no prazo fixado, ou quando for impossível encontrar ou identificar o terceiro, a Comissão decide de acordo com o regime de excepções do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, tomando em consideração os interesses legítimos do terceiro com base nos elementos de que dispõe.

6. Se a Comissão tencionar conceder acesso a um documento contra a opinião expressa do seu autor, deve informá-lo da intenção de divulgar o documento após um período de 10 dias úteis e chamar a sua atenção para as vias de recurso à sua disposição para se opor a essa divulgação.

7. Quando for apresentado a um Estado-Membro um pedido de acesso a um documento emanado da Comissão, o Estado-Membro pode dirigir-se, para efeitos de consulta, ao Secretariado-Geral, que se encarregará de determinar a Direcção-Geral ou o serviço responsável pelo documento no âmbito da Comissão. A Direcção-Geral ou o serviço autor do documento responderá a este pedido após consulta do Secretariado-Geral.

Artigo 6.o

Processamento dos pedidos de acesso aos documentos classificados

Quando um pedido de acesso disser respeito a um documento sensível, tal como definido no n.o 1 do artigo 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, ou a qualquer outro documento classificado por força das regras de segurança da Comissão, o pedido será instruído por funcionários autorizados a tomar conhecimento desse documento.

Qualquer decisão de recusa de acesso, total ou parcial, a um documento classificado será fundamentada com base nas excepções enumeradas no artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001. Se o acesso ao documento solicitado não puder ser recusado com base nessas excepções, o funcionário que procede à instrução do pedido deve assegurar a desclassificação do documento antes de o enviar ao requerente.

Contudo, será necessário o acordo da autoridade de origem para conceder acesso a um documento sensível.

Artigo 7.o

Exercício do direito de acesso

Os documentos são enviados por correio, fax ou, se disponível, por correio electrónico, consoante o pedido. No caso de grandes volumes ou de documentos de difícil manipulação, o requerente pode ser convidado a consultar os documentos in loco. Esta consulta é gratuita.

Se o documento tiver sido publicado, a resposta consiste em fornecer as referências de publicação e/ou o local onde o documento está disponível e, se for caso disso, o endereço do documento no sítio Europa.

Se o volume dos documentos solicitados ultrapassar vinte páginas, poderá ser cobrado ao requerente um montante de 0,10 euro por página, acrescido de despesas de correio. As despesas relativas a outros suportes serão decididas caso a caso, não podendo exceder um montante razoável.

Artigo 8.o

Medidas destinadas a facilitar o acesso aos documentos

1. A cobertura do registo previsto no artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 será gradualmente alargada. Será indicada na página inicial do sítio Europa.

O registo incluirá o título do documento (nas línguas em que se encontra disponível), o número de referência e outras referências úteis, uma indicação relativa ao seu autor e a data da sua criação ou adopção.

Uma página de ajuda (em todas as línguas oficiais) informará o público do modo de obtenção do documento. Se o documento já estiver publicado, será criada uma ligação para o texto integral.

2. A Comissão elaborará um guia prático destinado a informar o público dos direitos de que beneficia ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 1049/2001. Este guia será divulgado em todas as línguas oficiais no sítio Europa, bem como sob a forma de uma brochura.

Artigo 9.o

Documentos directamente acessíveis ao público

1. As disposições do presente artigo só são aplicáveis aos documentos elaborados ou recebidos a partir da data de início da aplicação do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

2. Os documentos a seguir indicados são imediatamente disponibilizados na sequência de um pedido e, na medida do possível, tornados directamente acessíveis por via electrónica:

a) As ordens de trabalho das reuniões da Comissão;

b) As actas normais das reuniões da Comissão, após a sua aprovação;

c) Os textos adoptados pela Comissão destinados a serem publicados no Jornal Oficial das Comunidades Europeias;

d) Os documentos emanados de terceiros que já foram divulgados pelo seu autor ou com o seu consentimento;

e) Os documentos já divulgados na sequência de um pedido anterior.

3. Logo que seja evidente que não lhes é aplicável qualquer das excepções previstas no artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, os documentos a seguir indicados podem ser divulgados, na medida do possível por via electrónica, desde que não reflictam opiniões ou tomadas de posição individuais:

a) Após adopção de uma proposta de acto do Conselho ou do Parlamento Europeu e do Conselho, os documentos preparatórios dessas propostas submetidos ao Colégio durante o processo de adopção;

b) Após a adopção de um acto pela Comissão ao abrigo dos poderes de execução que lhe são conferidos, os documentos preparatórios desses actos submetidos ao Colégio durante o processo de adopção;

c) Após a adopção de um acto pela Comissão ao abrigo das competências que lhe são próprias, bem como de qualquer comunicação, relatório ou documento de trabalho, os documentos preparatórios desses documentos submetidos ao Colégio durante o processo de adopção.

Artigo 10.o

Organização interna

Os directores-gerais e chefes de serviço têm competência para decidir do seguimento a dar aos pedidos iniciais. Para o efeito, designam um funcionário responsável pela instrução dos pedidos de acesso e pela coordenação da tomada de posição da sua Direcção-Geral ou do seu serviço.

As respostas aos pedidos iniciais são comunicadas para informação ao Secretariado-Geral.

Os pedidos confirmativos são comunicados para informação à Direcção-Geral ou ao serviço que respondeu ao pedido inicial.

O Secretariado-Geral assegura a correcta coordenação e a aplicação uniforme destas regras pelas direcções-gerais e serviços da Comissão. Para esse efeito fornecerá as orientações e directivas necessárias.

(1) JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(2) JO L 136 de 31.5.1999, p. 20.