PT Jornal Oficial da União Europeia C 321/1

Decisão do Provedor de Justiça Europeu que adota disposições de execução

(2016/C 321/01)

Artigo 1.o

Definições

Para efeitos das presentes disposições de execução, entende-se por:

a) «instituição», uma instituição, um órgão ou um organismo da União Europeia;

b) «o Estatuto», a Decisão do Parlamento Europeu relativa ao estatuto e às condições gerais de exercício das funções de Provedor de Justiça Europeu (1);

c) «Provedor de Justiça», a pessoa eleita pelo Parlamento Europeu nos termos do artigo 228.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia;

d) «o Secretariado», os funcionários e outros agentes que prestam assistência ao Provedor de Justiça;

e) «documento», qualquer conteúdo, independentemente do seu suporte (escrito em papel; guardado em formato eletrónico; ou sob a forma de registo áudio, visual ou audiovisual).

Artigo 2.o

Receção das queixas

2.1. O Provedor de Justiça aceita as queixas apresentadas por escrito, em formato papel ou eletrónico. Tomará as medidas necessárias para ajudar pessoas com deficiência no exercício do seu direito de apresentação de uma queixa junto do Provedor de Justiça.

2.2. O queixoso identificará no texto da queixa as informações que considera confidenciais. A identificação dessas informações como confidenciais não impede o Provedor de Justiça de, para efeitos da realização de um inquérito, as comunicar à instituição em causa.

2.3. O Provedor de Justiça trata as petições transmitidas pelo Parlamento Europeu, com o consentimento do peticionário, como queixas.

2.4. Em casos adequados e com a autorização do queixoso, o Provedor de Justiça pode transmitir uma queixa a uma outra autoridade competente.

Artigo 3.o

Tratamento inicial das queixas

3.1. O Provedor de Justiça determina se uma queixa se enquadra no âmbito do mandato e, em caso afirmativo, se é admissível nos termos do artigo 2.o do Estatuto. O Secretariado pode solicitar ao queixoso a apresentação de informações ou documentos adicionais que habilitem o Provedor de Justiça a efetuar essa determinação.

3.2. Quando uma queixa não se enquadre no âmbito do mandato do Provedor de Justiça, ou seja considerada não admissível, o Provedor de Justiça arquiva o processo da queixa.

3.3. Cabe ao Provedor de Justiça decidir se há fundamento para realizar um inquérito sobre uma queixa admissível. Caso considere não haver fundamento para realizar um inquérito, o Provedor de Justiça arquiva o processo da queixa.

Artigo 4.o

Ações de recolha de informação durante os inquéritos

4.1. Caso considere não haver fundamento para abrir a realização de um inquérito, o Provedor de Justiça identifica as alegações do queixoso que se enquadram no âmbito do inquérito.

4.2. O Provedor de Justiça pode solicitar à instituição em causa uma resposta a essas alegações. O Provedor de Justiça também pode solicitar à instituição em causa que explique nessa resposta a sua posição relativamente a aspetos específicos das alegações e a aspetos específicos decorrentes da queixa ou com ela relacionados.

4.3. O Provedor de Justiça pode solicitar a uma instituição o envio de informações ou documentos. Após consulta da instituição em causa, o Provedor de Justiça também pode efetuar diligências com vista a examinar documentos relevantes.

4.4. As respostas da instituição relativamente às matérias referidas no artigo 4.o, números 2 e 3, são formalizadas no prazo definido pelo Provedor de Justiça, que, normalmente, não deve exceder três meses. O prazo preciso definido para uma resposta deve ser razoável e ter em consideração a complexidade e a urgência do inquérito. Se o Provedor de Justiça considerar que o inquérito é de interesse público, o prazo de resposta será tão curto quanto for razoavelmente possível. Se a instituição em causa não puder dar uma resposta ao Provedor de Justiça dentro do prazo definido, deve apresentar um pedido de prorrogação fundamentado.

4.5. O Provedor de Justiça pode solicitar à instituição em causa que organize uma reunião a fim de esclarecer questões do âmbito do inquérito.

4.6. O Provedor de Justiça pode solicitar a funcionários ou outros agentes de uma instituição para testemunhar em conformidade com as regras estabelecidas no Estatuto. O Provedor de Justiça pode decidir que o testemunho seja prestado a título confidencial.

4.7. O Provedor de Justiça pode, para efeitos da realização de um inquérito, solicitar a um Estado-Membro, através da sua Representação Permanente, informações ou documentos relacionados com a alegada má administração por parte de uma instituição, em conformidade com as regras estabelecidas no Estatuto.

4.8. Caso forneçam informações ou documentos ao Provedor de Justiça nos termos do artigo 4.o, números 2, 3, 5 ou 7, a instituição ou o Estado-Membro devem identificar claramente as informações consideradas confidenciais. O Provedor de Justiça não divulgará essas informações confidenciais ao queixoso nem ao público sem o consentimento prévio da instituição ou do Estado-Membro em causa.

4.9. Se uma instituição ou um Estado-Membro não lhe prestarem a assistência descrita no artigo 4.o, números 2, 3, 5 ou 7, o Provedor de Justiça recordar-lhes-á por que razão essa assistência é necessária. Se após debate com a instituição ou o Estado-Membro em causa, o assunto não puder ser resolvido a seu contento, o Provedor de Justiça informará e solicitará ao Parlamento Europeu que tome as medidas consideradas necessárias.

4.10. O Provedor de Justiça pode, para efeitos da realização de um inquérito, solicitar informações ou documentos ao queixoso ou a terceiros, ou pedir-lhes esclarecimentos sobre informações ou documentos já fornecidos anteriormente. O Provedor de Justiça também pode solicitar uma reunião com o queixoso a fim de esclarecer questões do âmbito do inquérito.

4.11. O Provedor de Justiça pode solicitar a realização dos estudos ou relatórios de peritos que considere relevantes para o inquérito.

Artigo 5.o

Propostas de soluções

5.1. Se o Provedor de Justiça entender que uma queixa pode ser resolvida, procurará encontrar uma solução junto da instituição em causa.

5.2. A instituição em causa responderá à proposta de solução do Provedor de Justiça num prazo especificado, que, normalmente, não deve exceder três meses. O prazo preciso definido para uma resposta deve ser razoável e ter em consideração a complexidade e a urgência do inquérito. Se o Provedor de Justiça considerar que o inquérito é de interesse público, o prazo de resposta será tão curto quanto for razoavelmente possível. Se a instituição em causa não puder dar uma resposta ao Provedor de Justiça dentro do prazo definido, deve apresentar um pedido de prorrogação fundamentado.

5.3. Após receber a resposta da instituição em causa, o Provedor de Justiça enviará ao queixoso uma cópia dessa resposta e da proposta de solução. O queixoso tem um mês para apresentar observações ao Provedor de Justiça, se o desejar.

Artigo 6.o

Conclusões e recomendações

6.1. O Provedor de Justiça pode apresentar sugestões de melhorias referentes a questões relacionadas com o inquérito, enquanto este estiver em curso.

6.2. Se o Provedor de Justiça considerar que não houve má administração, que foi encontrada uma solução ou que se justificam novos inquéritos, encerra o inquérito com uma decisão em que são expostas as conclusões. O Provedor de Justiça remeterá a decisão ao queixoso e à instituição em causa.

6.3. Se considerar que houve má administração, o Provedor de Justiça apresenta uma ou mais recomendações que considere adequadas à instituição em causa, em conformidade com o artigo 3.o, número 6, do Estatuto, a quem solicitará que apresente um parecer sobre essas recomendações no prazo de três meses. O parecer deve indicar se — e em caso afirmativo, de que modo — a instituição aplicou ou tenciona aplicar essas recomendações. O Provedor de Justiça reencaminhará o parecer para o queixoso, que tem um mês para apresentar observações ao Provedor de Justiça, se o desejar.

6.4. Se tiver conhecimento de que a matéria sob sua investigação foi alvo de um processo judicial, o Provedor de Justiça encerra o inquérito e informa o queixoso e a instituição.

Artigo 7.o

Encerramento do inquérito com identificação de má administração e relatórios ao Parlamento Europeu

7.1. Após analisar o parecer da instituição em causa e as observações eventualmente apresentadas pelo queixoso em conformidade com o artigo 6.o, número 3, da presente Decisão, o Provedor de Justiça pode encerrar o inquérito com a apresentação de conclusões definitivas.

7.2. O Provedor de Justiça apresenta regularmente ao Parlamento Europeu um relatório sobre os seus inquéritos, designadamente através de um relatório anual.

7.3. O Provedor de Justiça pode apresentar um Relatório Especial ao Parlamento Europeu sobre um inquérito em que foi identificada uma situação de má administração e que considera ter um interesse público significativo.

Artigo 8.o

Inquéritos de iniciativa própria

8.1. O Provedor de Justiça realiza inquéritos de iniciativa própria sobre matérias em que considera existir fundamento.

8.2. Os inquéritos de iniciativa própria regem-se pelos procedimentos relevantes aplicáveis a inquéritos abertos na sequência de uma queixa.

Artigo 9.o

Aspetos processuais

9.1. Sempre que considerar adequado, o Provedor de Justiça pode dar passos no sentido de assegurar o tratamento prioritário de uma queixa, tomando em consideração objetivos estratégicos.

9.2. Na medida do necessário, o Provedor de Justiça manterá o queixoso informado sobre o progresso de um inquérito. Se considerar ser necessário esclarecer com o queixoso aspetos relacionados com a resposta de uma instituição, o Provedor de Justiça pode decidir transmitir ao queixoso a resposta que recebeu da instituição em causa. Se decidir nesse sentido, o Provedor de Justiça também pode enviar ao queixoso uma cópia da carta que enviou à instituição a solicitar uma resposta.

9.3. O Provedor de Justiça pode divulgar informação não confidencial sobre o progresso de um inquérito. Em particular em inquéritos de interesse público, o Provedor de Justiça pode publicar as cartas que envia às instituições ou aos Estados-Membros e as respetivas respostas.

9.4. O Provedor de Justiça ficará na posse dos documentos enviados por uma instituição ou por um Estado-Membro durante um inquérito e por eles identificados como sendo confidenciais, apenas enquanto o inquérito estiver em curso e não tiver expirado o prazo de tramitação de pedidos de reexame. Na sequência da comunicação a uma instituição ou a um Estado-Membro de que deixou de estar na posse desses documentos, o Provedor de Justiça pode solicitar a essa instituição ou a esse Estado-Membro que conservem os documentos em seu poder por um período mínimo de cinco anos.

9.5. O queixoso tem o direito de aceder ao processo aberto pelo Provedor de Justiça, se apresentar um pedido de reexame nos termos do artigo 10.o da presente Decisão, com exceção dos documentos declarados confidenciais por uma instituição, por um Estado-Membro ou pelo Provedor de Justiça, e de outras informações confidenciais constantes do processo.

9.6. O Provedor de Justiça adotará normas sobre o acesso do público aos documentos com base no Regulamento (CE) n.o 1049/2001 (2).

9.7. Para proteção dos interesses legítimos de um queixoso ou de um terceiro, o Provedor de Justiça pode, por sua própria iniciativa, classificar como confidencial a informação constante de uma queixa ou de outros documentos.

9.8. O Provedor de Justiça tratará as comunicações abusivas e as queixas que incorrem num desvio de processo em conformidade com orientações por si adotadas para este efeito.

9.9. O Provedor de Justiça pode decidir encerrar um inquérito a pedido do queixoso. Essa decisão não impede o Provedor de Justiça de abrir um inquérito de iniciativa própria sobre a matéria da queixa.

9.10. O Provedor de Justiça pode encerrar um inquérito se o queixoso não apresentar as informações ou observações solicitadas.

Artigo 10.o

Pedidos de reexame

10.1. Os queixosos podem solicitar o reexame de uma decisão adotada nos termos do artigo 3.o, números 2 e 3, da presente Decisão, e de qualquer conclusão relativa a uma decisão de encerramento de um inquérito, à exceção de uma conclusão identificando uma situação de má administração.

10.2. As regras circunstanciadas para o tratamento de pedidos de reexame serão definidas numa Decisão do Provedor de Justiça.

Artigo 11.o

Delegação do tratamento de queixas

O Provedor de Justiça pode delegar no Secretariado partes do processo de tratamento de queixas. O Secretariado informará o queixoso de que lhe assiste o direito de solicitar ao Provedor de Justiça o reexame de qualquer decisão adotada pelo Secretariado.

Artigo 12.o

Cooperação com provedores de justiça e órgãos homólogos dos Estados-Membros

O Provedor de Justiça pode cooperar com provedores de justiça e órgãos homólogos dos Estados-Membros, incluindo através da Rede Europeia de Provedores de Justiça.

Artigo 13.o

Línguas

13.1. Qualquer pessoa pode escrever ao Provedor de Justiça, numa das línguas oficiais referidas no Tratado, sobre qualquer matéria que recaia na competência do Provedor de Justiça. O Provedor de Justiça elaborará a resposta nessa língua oficial referida no Tratado.

13.2. As queixas podem ser dirigidas ao Provedor de Justiça em qualquer língua oficial referida no Tratado. O Provedor de Justiça comunicará com o queixoso nessa língua.

13.3. Em circunstâncias excecionais, o Provedor de Justiça pode solicitar às instituições que enviem cópias dos documentos relevantes na língua do queixoso. Na formulação do pedido, o Provedor de Justiça atuará proporcionalmente às necessidades do queixoso e com razoabilidade face aos recursos das instituições.

Artigo 14.o

Entrada em vigor

14.1. O Provedor de Justiça revoga as disposições de execução adotadas em 8 de julho de 2002, na redação que lhes foi dada pelas alterações de 5 de abril de 2004 e de 3 de dezembro de 2008.

14.2. A presente Decisão entra em vigor em 1 de setembro de 2016. Será aplicável a todos os inquéritos em curso nessa data, a todos os inquéritos abertos nessa data e às queixas relativamente às quais o Provedor de Justiça ainda não tenha tomado uma posição.

14.3. O Provedor de Justiça informará o Presidente do Parlamento Europeu da presente Decisão.

14.4. O Provedor de Justiça publicará a presente Decisão no Jornal Oficial e no sítio web do Provedor de Justiça.

Feito em Estrasburgo, em 20 de julho de 2016. Emily O'REILLY Provedora de Justiça Europeia

(1) Adotada pelo Parlamento Europeu em 9 de março de 1994 (JO L 113 de 4.5.1994, p. 15) e alterada pelas suas decisões de 14 de março de 2002 (JO L 92 de 9.4.2002, p. 13) e de 18 de junho de 2008 (JO L 189 de 17.7.2008, p. 25).

(2) Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão (JO L 145 de 31.5.2001, p. 43).