Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Agência Europeia do Ambiente (AEA - Copenhaga) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998, acompanhado das respostas da Agência

(1999/C 372/02)

ÍNDICE

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Opinião do Tribunal

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração da Agência Europeia do Ambiente, em conformidade com o n.o 4 do artigo 13.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Agência Europeia do Ambiente relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998. De acordo com o n.o 1 do artigo 14.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 14.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90. Nos termos do artigo 248.o CE, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações suficientes com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

Principais observações sobre a execução orçamental da Agência Europeia do Ambiente no exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998

Contabilidade geral (SI X) e orçamental (SI 2)

5. Durante as diferentes fases do SI 2 (nova versão), a Agência esteve não só demasiado dependente de peritos externos, mas despendeu ainda na aplicação de novos mecanismos somas da ordem de 110000 ecus, que poderiam eventualmente ter sido partilhadas por várias agências, caso o "common support agreement" tivesse sido aplicado antes de Janeiro de 1999.

6. Na fase de avaliação, observou-se que o sistema foi implantado antes da conclusão de todos os testes preliminares exigidos. Uma explicação parcial reside nas insuficiências do programa da Comissão. Foram efectuadas várias intervenções e correcções manuais. É indispensável a assinatura de um "service level agreement" com a Comissão.

Comissão Consultiva de Compras e Contratos (CCCC)

7. Quanto aos procedimentos da CCCC para a introdução do SI 2, registou-se um atraso inexplicável de cinco meses após a avaliação do concurso limitado. Além disso, o tempo necessário à realização do trabalho foi mal estimado. Acrescenta-se o facto de os procedimentos adoptados para a selecção do adjudicatário não serem completamente justificados.

Contratos com os centros temáticos

8. No que respeita aos documentos comprovativos das "analytical expenses" dos contratos, o Tribunal observou que, nos casos analisados, não tinha sido efectuado qualquer controlo interno em aplicação do artigo 8.o das cláusulas dos contratos relativos às subvenções para os centros temáticos.

Publicação

9. A Agência não publicou o seu orçamento nem o quadro do pessoal no Jornal Oficial das Comunidades Europeias, como deveria ter sido o caso em conformidade com o artigo 13.o do seu regulamento financeiro.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 24 e 25 de Novembro de 1999.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. KARLSSON

Presidente

(1) JO L 120 de 11.5.1990, p. 1.

(2) Em conformidade com o n.o 3 do artigo 13.o do Regulamento (CEE) n.o 1210/90 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e despesas da Agência no exercício de 1998 foram elaboradas em 20 de Abril de 1999 e enviadas ao Conselho de Administração da Agência, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 26 de Abril de 1999. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

Quadro 1

Balanço em 31 de Dezembro de 1998 e 1997

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Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 1998 e 1997

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RESPOSTAS DA AGÊNCIA

Contabilidade geral (SI X) e orçamental (SI 2)

Comentários ao ponto 5

Embora seja correcto afirmar que o "common support agreement" (acordo de assistência comum) se tornou operacional apenas no início de 1999 (envolvendo sete agências), deve tomar-se em linha de conta que:

- o desenvolvimento conjunto nesta área a nível das agências iniciou-se em 1995 através de um convite à apresentação de propostas publicado conjuntamente, no qual participaram os serviços da Comissão Europeia (DG XX), tendo vindo desde então a evoluir,

- a Agência tentou participar activamente neste desenvolvimento conjunto e fê-lo, como aliás é do conhecimento da equipa do Tribunal de Contas que visitou a Agência, tendo reduzido ao mínimo possível não só o volume de peritagens adicionais ou específicas como também os respectivos recursos financeiros.

Comentários ao ponto 6

Não obstante estas observações serem correctas, subentende-se uma crítica àquilo que até à data nos pareceu ter sido um procedimento operacional correcto (e talvez a única via possível dadas as circunstâncias actuais), uma vez que:

- incluiu um teste paralelo do SI 2, levado a cabo no decorrer de 1998, antes de ter sido implantado como sistema orçamental da AEA em Janeiro de 1999 (tendo funcionado perfeitamente e de modo estável). As intervenções manuais (ou correcções) foram necessárias devido a limitações e erros do software, embora não se tenham alterado ou introduzido novas autorizações ou pagamentos,

- em breve assinar-se-á um "service level agreement" (acordo de assistência técnica) entre a Comissão e a Fundação Europeia para a Formação em Turim, em nome das sete agências, incluindo a AEA, que subscreveram o "common support agreement".

Comissão Consultiva de Compras e Contratos (CCCC)

Comentários ao ponto 7

Consideramos que todo o processo decorreu em conformidade com os procedimentos da CCCC e segundo as melhores práticas.

- as estimativas do trabalho necessário foram feitas em 1997 com base nas informações limitadas disponíveis e com o apoio dos serviços da Comissão Europeia. Devido a imprevistos, verificou-se um atraso na apresentação à CCCC de uma estimativa actualizada e consolidada,

- um convite à manifestação de interesse foi publicado no Jornal Oficial das Comunidades Europeias. O concurso limitado abrangeu 38 empresas e a selecção baseou-se nos critérios de adjudicação publicados. A Agência tentará melhorar os procedimentos de avaliação respeitantes à selecção final dos candidatos, tendo entretanto introduzido níveis de avaliação mais diferenciados.

Contratos com os centros temáticos

Comentários ao ponto 8

Foi efectuado um controlo, embora tal não tenha sido mencionado nos dossiers. Os documentos justificativos das despesas inerentes aos contratos com os centros temáticos europeus foram revistos e controlados continuamente durante o ano (alguns pagamentos não foram efectuados devido ao facto de os serviços não terem sido prestados convenientemente), embora não haja registo nos dossiers. Os gestores dos projectos receberam agora instruções para definirem as várias fases do procedimento de controlo interno.

Publicação do orçamento da AEA

Comentários ao ponto 9

- A Agência publicou o seu orçamento para o exercício de 1998 apenas na sua página da Internet (cerca de 5 milhões de ocorrências para pesquisas efectuadas anualmente e 360000 utilizadores por ano). A Agência seguiu os pontos de vista expressos em 1998 pela Comissão dos Orçamentos do Parlamento Europeu numa reunião efectuada com os directores das agências, segundo a qual o orçamento da segunda geração de agências não deveria necessariamente ser publicado no Jornal Oficial das Comunidades Europeias; a publicação na Internet seria mais eficiente (menos dispendiosa e permitindo uma maior divulgação).

- Em 1999, a AEA voltou a publicar o seu orçamento na Internet. Na sequência da declaração do Tribunal de Contas e seguindo à letra as disposições contidas no seu regulamento financeiro, a AEA publicará também o seu orçamento para o exercício de 1999 no Jornal Oficial das Comunidades Europeias juntamente com as outras 6 agências (com vista a reduzir os custos). No entanto, considerando os pontos de vista do Parlamento Europeu e as experiências da Agência, há que avaliar o seguinte:

- a alternativa mais eficiente em termos de custos que permita tornar acessível e divulgar a informação relativa ao orçamento, também junto do público em geral. Tal poderia incluir a publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias de uma versão resumida remetendo para a página da AEA na Internet, na qual se encontra disponível a versão completa do orçamento e o quadro de pessoal,

- o modo correcto de integrar este procedimento nas cláusulas do regulamento financeiro, adaptando as respectivas disposições às possibilidades da tecnologia da informação, tendo em conta uma relação custo/eficácia satisfatória.