RELATÓRIO DO TRIBUNAL em matéria de controlo da eficácia operacional da gestão do Instituto Monetário Europeu relativo ao exercício de 1996, acompanhado das respostas do Instituto (98/C 42/01)

ÍNDICE

Pontos Página

1. INTRODUÇÃO 1.1-1.2 2

2. GESTÃO DO INSTITUTO EM 1996 2.1-2.6 2

Gestão administrativa 2.1-2.2 2

Gestão orçamental e contas 2.3-2.6 2

3. ACTIVIDADE DO INSTITUTO EM 1996 3.1-3.3 3

4. EFICÁCIA OPERACIONAL DA GESTÃO DO INSTITUTO EM 1996 4.1-4.7 3

Evolução das condições de funcionamento 4.1-4.3 3

Sistemas e procedimentos de gestão: seguimento dado às observações anteriores 4.4-4.6 3

Controlo das despesas 4.7 4

5. CONCLUSÃO 5.1 4

ANEXOS 5

Respostas do Instituto 7

1. INTRODUÇÃO

1.1. O Tribunal apresenta pelo terceiro ano consecutivo (1) um relatório contendo os resultados da auditoria efectuada no âmbito da análise da eficácia operacional da gestão do Instituto Monetário Europeu (IME) (2). As contas do IME relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1996 foram aprovadas pelo Conselho do IME em 4 de Março de 1997, tendo sido objecto de verificação e certificação sem reservas por um gabinete de auditoria privado em 12 de Fevereiro de 1997 e publicadas em Abril de 1997 (3).

1.2. O Conselho do IME, composto, nos termos do artigo 109ºF do Tratado que institui a Comunidade Europeia, por um presidente e pelos governadores dos bancos centrais nacionais, um dos quais nomeado vice-presidente, é a autoridade orçamental do Instituto. Este rege-se pela regulamentação financeira contida nos estatutos e detalhada nas decisões do respectivo Conselho.

2. GESTÃO DO INSTITUTO EM 1996

Gestão administrativa

2.1. Os serviços do Instituto continuaram a efectuar os trabalhos preparatórios da terceira fase da União Económica e Monetária (UEM), tendo a organização administrativa sido suficiente para realizar tal actividade. Por outro lado, à medida que se aproximam os prazos relativos à passagem à terceira fase, torna-se cada vez mais urgente preparar as estruturas do futuro Banco Central Europeu (BCE), devendo este ser instituído e preparar-se para o seu pleno funcionamento durante o ano de 1998 (4). Com efeito, em 1996, os trabalhos de carácter logístico voltaram a não conhecer grande dinamismo devido à incerteza que rodeou o debate político acerca do grau de descentralização e da participação dos Estados-membros no sistema europeu dos bancos centrais (SEBC).

2.2. O número de funcionários efectivos do IME passou de 193 pessoas em 31 de Dezembro de 1995 para 217 em 31 de Dezembro de 1996. Nesta mesma data, possuía seis lugares de direcção, 36 lugares de chefia, 90 lugares de responsabilidade operacional e 85 lugares afectados a funções de carácter administrativo e técnico. Em 1996, foram recrutadas 33 pessoas e nove pediram a demissão. O número médio de funcionários efectivos fixou-se em 202 pessoas, contra 166 em 1995.

Gestão orçamental e contas

2.3. Em 1996, as despesas totalizaram 38,6 milhões de ecus, tendo as previsões apontado para 42,1 milhões de ecus. Ficou, portanto, por utilizar um montante de 3,5 milhões de ecus, ou seja 8,3 %. Em 1995, estes montantes fixaram-se, respectivamente, em 32,6 milhões de ecus, no que diz respeito às despesas, e em 42,4 milhões de ecus, no que diz respeito às previsões, tendo ficado por utilizar um montante de 9,8 milhões de ecus (23,1 %).

2.4. O balanço do IME em 31 de Dezembro de 1996 (quadro no anexo 1) apresenta em primeiro lugar o activo e o passivo respeitantes à actividade do Instituto no âmbito do Sistema Monetário Europeu (SME), ou seja um montante total de reservas em ouro e em dólares de 59 527 milhões de ecus, em contrapartida de um mesmo montante emitido em ecus a favor dos bancos centrais dos Estados-membros da União Europeia (UE). Em seguida, o balanço mostra os activos e os passivos respeitantes ao funcionamento do IME, num total de 648 milhões de ecus, contra 639 milhões de ecus em 31 de Dezembro de 1995.

2.5. O activo de exploração inclui, como elementos principais, depósitos a prazo (628,0 milhões de ecus), que geram o rendimento necessário para cobrir as despesas administrativas do IME, a tesouraria, com 11,9 milhões de ecus, e as imobilizações, com 7,8 milhões de ecus. Para além das contribuições dos bancos centrais da UE (615,6 milhões de ecus), as responsabilidades respeitantes ao funcionamento incluem fundamentalmente dívidas num total de 4,2 milhões de ecus, provisões num total de 10,8 milhões de ecus, um fundo de reserva geral que ascende a 12,5 milhões de ecus (correspondente à afectação do resultado do exercício de 1995) e o resultado do exercício de 1996 no valor de 4,6 milhões de ecus.

2.6. No que diz respeito à conta de resultados (quadro no anexo 2 com uma apresentação adaptada pelo Tribunal às necessidades do presente relatório), as aplicações geraram receitas de juros no valor de 44,5 milhões de ecus. As despesas correntes do exercício atingem um total de 39,2 milhões de ecus, dos quais 21,3 milhões de ecus são imputáveis às despesas com pessoal, 15,8 milhões de ecus às outras despesas administrativas e 2,1 milhões de ecus à amortização de imobilizações. Se contabilizarmos uma despesa extraordinária de 0,8 milhões de ecus, constituída pelo diferencial de reavaliação resultante da variação do câmbio do ecu em relação ao marco alemão, e uma receita extraordinária de 0,1 milhões de ecus proveniente da desmobilização de provisões no final de 1995, a diferença entre receitas e despesas fixa-se em 4,6 milhões de ecus, montante que o Conselho do IME, na sua reunião de 4 de Março de 1997, decidiu colocar integralmente em fundo de reserva geral.

3. ACTIVIDADE DO INSTITUTO EM 1996

3.1. Em 1996, o IME prosseguiu os trabalhos preparatórios para que o SEBC possa começar a funcionar desde o início da terceira fase da UEM. Os trabalhos incidiram, designadamente, nos domínios da política monetária, política cambial, estatísticas, sistemas de pagamentos, emissão das notas de banco, normas e padrões contabilísticos, sistemas de informação e comunicação e questões jurídicas. Além disso, o IME prosseguiu as suas actividades no domínio da introdução do euro, após a adopção pelo Conselho Europeu de Madrid, em Dezembro de 1995, das modalidades de transição para a moeda única. Todas estas actividades foram desenvolvidas conjuntamente pelo pessoal do IME e dos bancos centrais nacionais no seio dos grupos de trabalho e subcomités.

3.2. No relatório anual de 1996, publicado em Abril de 1997, o Instituto apresenta de forma detalhada as suas actividades. Além disso, publicou em 1996 relatórios sobre matérias específicas. Destes relatórios, três revestem uma importância especial no que respeita ao objectivo fundamental do IME: um relatório sobre os requisitos estatísticos para a União Monetária, publicado em Julho de 1996; um sobre a evolução do sistema de pagamentos transfronteiriços (TARGET), publicado em Agosto de 1996; e um sobre os progressos realizados no sentido da convergência, publicado em Novembro de 1996, em conformidade com o artigo 7º dos estatutos. Este último relatório apresenta a situação actual dos progressos realizados pelos Estados-membros com vista ao cumprimento das condições de passagem à moeda única.

3.3. Na acepção do nº 6, segundo parágrafo, do artigo 109ºF do Tratado e do nº 3 do artigo 5º dos estatutos, o Instituto respondeu no âmbito das suas atribuições aos pedidos de consulta do Conselho, no caso de propostas de regulamentação comunitária, ou das autoridades dos Estados-membros da UE, no caso de projectos de diplomas de carácter legislativo ou regulamentar interno. Em 1996, registaram-se 16 pedidos de consulta de ambos os tipos (seis provenientes do Conselho de Ministros da UE, três da Comissão Europeia e sete das autoridades dos Estados-membros da UE). Por outro lado, os funcionários do IME participaram em conferências, seminários e palestras relativos ao início da terceira fase da UEM.

4. EFICÁCIA OPERACIONAL DA GESTÃO DO INSTITUTO EM 1996

Evolução das condições de funcionamento

4.1. Devido às incertezas que continuaram a fazer-se sentir em 1996 sobre a natureza (centralizada ou descentralizada) e a extensão (países participantes) das operações do futuro BCE, a preparação da sua estrutura concreta é particularmente laboriosa e torna o calendário cada vez mais apertado. Nestas condições, a principal preocupação é encontrar soluções que garantam o cumprimento do prazo previsto para o início da terceira fase. Devido à urgência, o critério da economia das soluções adoptadas é relegado para segundo plano, como provam as excepções frequentes aos procedimentos de concurso para o equipamento do edifício e para a informática, bem como o recurso a consultores externos para o desempenho de funções que competem normalmente aos funcionários.

4.2. Questões sensíveis como a instalação física do Instituto e a estrutura do Banco Central apenas tiveram uma resposta provisória, designadamente no que diz respeito ao edifício e aos sistemas de informação e de comunicação.

4.3. O Tribunal efectuou fiscalizações dos sistemas e procedimentos, por um lado, e procedeu a verificações das operações por amostragem, por outro, tendo alcançado resultados globalmente satisfatórios. Contudo, alguns aspectos poderão ser melhorados, pelo que o Tribunal dirigiu algumas observações e recomendações a este respeito à direcção do IME. Convirá referir algumas delas no âmbito do presente relatório.

Sistemas e procedimentos de gestão: seguimento dado às observações anteriores

4.4. No que diz respeito à gestão das imobilizações (5), o Instituto continua a não dispor de um procedimento operacional de inventário físico. Será conveniente o IME dispor rapidamente desse procedimento, tanto mais que o seu imobilizado será eventualmente apropriado, no todo ou em parte, pelo futuro BCE.

4.5. Ainda não foi colmatada a lacuna verificada no exercício anterior (6) no que diz respeito ao processo de pagamento dos salários, caracterizado pela ausência de separação de funções entre o cálculo das remunerações, por um lado, e a autorização do respectivo pagamento, por outro.

4.6. O sistema de reembolso das despesas de deslocações em serviço (7) foi alterado, passando os reembolsos a ser efectuados, a partir de 1 de Janeiro de 1997, não com base em montantes fixos, mas sim nas despesas efectuadas.

Controlo das despesas

4.7. Durante o exercício de 1996, as alterações introduzidas no orçamento não foram objecto de um orçamento rectificativo formal e, na apresentação das realizações, as despesas definitivas foram comparadas ao orçamento inicial sem ter em consideração os montantes orçamentais revistos. Relativamente ao mesmo exercício, os montantes das despesas suplementares autorizadas foram relativamente modestos. No entanto, no interesse de uma gestão orçamental eficaz e transparente, o Instituto deverá no futuro elaborar um documento que rectifique o orçamento inicial, no caso de ocorrerem alterações durante o exercício, e incluir os montantes revistos na análise da execução orçamental.

5. CONCLUSÃO

5.1. Em 1996, o IME continuou a dedicar-se à preparação da terceira fase da UEM. A organização administrativa que serve de apoio a estas actividades revelou-se globalmente satisfatória (ver ponto 4.3), embora alguns aspectos continuem a necessitar de melhorias no domínio dos procedimentos de gestão (ver pontos 4.4, 4.5 e 4.7). Os preparativos da logística do futuro BCE foram dificultados devido à falta de clareza relativa à natureza e ao âmbito das tarefas concretas que irá realizar. Existe o risco de esta situação prejudicar, a curto e a médio prazo, a relação custo/eficácia global das estruturas a implantar no muito curto prazo fixado (ver pontos 4.1 e 4.2).

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 10 e 11 de Dezembro de 1997.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) Os relatórios relativos aos exercícios de 1994 e 1995 foram publicados no Jornal Oficial (JO C 394 de 31.12.1996).

(2) Relatório elaborado nos termos do nº 4, segundo parágrafo, do artigo 17º do quarto protocolo anexo ao Tratado da União Europeia (estatutos do IME).

(3) Contas elaboradas e publicadas nos termos dos artigos 11º e 17º do quarto protocolo anexo ao Tratado da União Europeia (estatutos do IME)

(4) Nº 1, segundo parágrafo, do artigo 109ºL do Tratado da União Europeia.

(5) Ver ponto 4.4 do relatório do Tribunal em matéria de controlo da eficácia da gestão do Instituto Monetário Europeu relativo ao exercício de 1995, página 9 (JO C 394 de 31.12.1996).

(6) Ver ponto 4.5 do relatório do Tribunal em matéria de controlo da eficácia da gestão do Instituto Monetário Europeu relativo ao exercício de 1995, página 9 (JO C 394 de 31.12.1996).

(7) Ver ponto 4.8 do relatório do Tribunal em matéria de controlo da eficácia da gestão do Instituto Monetário Europeu relativo ao exercício de 1995, página 9 (JO C 394 de 31.12.1996).

ANEXO 1

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

ANEXO 2

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

RESPOSTAS DO INSTITUTO

O Instituto Monetário Europeu toma nota de que a auditoria da eficácia operacional do exercício financeiro de 1996 apresentou resultados satisfatórios em geral. No decurso de 1997, e em conformidade com o calendário previsto, o Conselho do IME aprovou decisões sobre vários aspectos fundamentais das futuras organização e funções do Banco Central Europeu. As referidas decisões estabeleceram um enquadramento claro para os preparativos logísticos que prosseguem actualmente em ritmo acelerado e que reduzirão o risco de uma utilização ineficaz dos recursos. Entretanto, o Instituto continua a reforçar os seus procedimentos administrativos, em conformidade com as observações do Tribunal.