ACTO N.o 1/99 DA INSTÂNCIA COMUM DE CONTROLO DA EUROPOL

de 22 de Abril de 1999

que aprova o seu regulamento interno

(1999/C 149/01)

A INSTÂNCIA COMUM DE CONTROLO,

Tendo em conta a Convenção, elaborada com base no artigo K.3 do Tratado da União Europeia, que cria um Serviço Europeu de Polícia (Convenção Europol)(1), nomeadamente o n.o 7 do artigo 24.o,

Considerando que a Instância Comum de Controlo deve aprovar, por unanimidade, o seu regulamento interno,

ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO INTERNO:

REGULAMENTO INTERNO

DA INSTÂNCIA COMUM DE CONTROLO DA EUROPOL

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

TÍTULO I

FUNÇÕES E PODERES DA INSTÂNCIA COMUM DE CONTROLO

Artigo 1.o

Funções

1. A Instância Comum de Controlo tem por funções fiscalizar a actividade da Europol, nos termos da respectiva Convenção, por forma a garantir que a introdução, tratamento e utilização dos dados ao dispor dos serviços da Europol não constituam violação dos direitos das pessoas. Além disso, deve controlar a legitimidade da transmissão dos dados provenientes da Europol (n.o 1 do artigo 24.o da Convenção).

2. Para o efeito, a Instância Comum de Controlo é nomeadamente competente para:

a) Examinar as ordens de criação de ficheiros (n.o 1 e n.o 2 do artigo 12.o da Convenção);

b) Examinar as disposições relativas ao registo das consultas de dados pessoais (artigo 16.o da Convenção);

c) Examinar as regras gerais para a transmissão de dados pessoais pela Europol a instâncias e Estados terceiros (n.o 2 do artigo 18.o da Convenção);

d) Examinar as questões relativas:

- à aplicação ou interpretação da Convenção decorrentes da actividade da Europol em matéria de tratamento e utilização de dados pessoais (n.o 3 do artigo 24.o da Convenção),

- ao exercício do controlo independente efectuado pelas instâncias nacionais de controlo dos Estados-Membros (n.o 3 do artigo 24.o da Convenção),

- ao exercício do direito de informação (n.o 3 do artigo 24.o da Convenção),

- à elaboração de propostas harmonizadas com o objectivo de chegar a soluções comuns para os problemas existentes (n.o 3 do artigo 24.o da Convenção);

e) Verificar a legitimidade e exactidão de uma eventual introdução, recolha, tratamento e utilização de dados pessoais pela Europol, a pedido do indivíduo a quem digam respeito (n.o4 do artigo 24.o da Convenção);

f) Elaborar regularmente um relatório de actividades (n.o 6 do artigo 24.o da Convenção).

Artigo 2.o

Poderes

1. Para o desempenho das suas funções, a Instância Comum de Controlo tem os poderes que lhe são cometidos pela Convenção.

2. Em especial, a Instância Comum de Controlo é autorizada a obter informações da Europol, ter acesso a todos os documentos, dossiers e quaisquer dados arquivados, bem como ter acesso a todas as instalações da Europol em qualquer momento (n.o 2 do artigo 24.o da Convenção). Esta autorização inclui, na medida do necessário para o desempenho das suas funções, a obtenção de informações sobre os equipamentos e logiciais informáticos e o acesso a estes. A Instância Comum de Controlo e o Conselho de Administração da Europol poderão definir, de comum acordo, as modalidades concretas para este efeito.

Artigo 3.o

Comités

1. A Instância Comum de Controlo instituirá o comité previsto no n.o 7 do artigo 24.o da Convenção.

2. A Instância Comum de Controlo pode criar uma ou mais comissões internas e estabelecer a sua composição e mandato (n.o 8 do artigo 24.o da Convenção).

TÍTULO II

REGULAMENTO INTERNO DA INSTÂNCIA COMUM DE CONTROLO

Artigo 4.o

Composição

1. A Instância Comum de Controlo é constituída por um máximo de dois membros ou representantes de cada instância nacional de controlo, que comporão uma delegação. Cada membro pode ter um suplente. Os membros da Instância Comum de Controlo, bem como os respectivos suplentes, são nomeados pelo respectivo Estado-Membro por um período de cinco anos (n.o 1 do artigo 24.o da Convenção), que será renovável.

2. Os membros da Instância Comum de Controlo e os respectivos suplentes são independentes, não recebem instruções sobre o exercício das suas funções e ficam exclusivamente vinculados à lei. Em especial, não podem acumular funções noutros organismos criados pela Convenção nem ser membros do pessoal da Europol.

Se houver conflito de interesses, a pessoa em questão deve assinalar esse facto e retira-se da discussão e da decisão sobre a matéria. Se necessário, pode ser excluída por maioria dos votos, expressos em escrutínio secreto pelas delegações presentes na reunião. A pessoa em questão é ouvida antes de ser decidida a exclusão, mas não toma parte na decisão. Se uma pessoa se retira da discussão ou é excluída, pode ser substituída pelo respectivo suplente.

3. Só podem ser nomeadas membros ou suplentes da Instância Comum de Controlo pessoas com as habilitações adequadas às suas funções (n.o 1 do artigo 24.o da Convenção). Será dada particular atenção aos requisitos de nomeação para o Comité de Recursos.

4. Se um membro da Instância Comum de Controlo estiver impossibilitado de assistir a uma reunião, pode ser representado pelo respectivo suplente.

5. Os membros da Instância Comum de Controlo deixam de o ser quando renunciam ao seu mandato. De igual modo, deixam de o ser quando cessam funções como membros ou representantes da instância nacional de controlo, a não ser que o mandato seja renovado pelo Estado-Membro respectivo. A nomeação como membro só pode ser revogada de acordo com a legislação nacional. O mesmo se aplica, mutatis mutandis, aos suplentes.

Artigo 5.o

Presidência

1. A Instância Comum de Controlo elege um presidente e um vice-presidente de entre os seus membros, por maioria de dois terços dos votos expressos em escrutínio secreto pelas delegações presentes na reunião. O vice-presidente não pode ser da mesma delegação que o presidente. Se nenhum dos candidatos obtiver a necessária maioria na primeira volta, haverá uma segunda volta entre os dois candidatos com maior número de votos. O presidente e o vice-presidente são eleitos por um período de dois anos. É possível a eleição para um segundo período de um ano.

2. O presidente representa da Instância Comum de Controlo e preside às reuniões desta. O presidente acompanha o funcionamento regular dos respectivos trabalhos. Convoca as reuniões da Instância Comum de Controlo, marcando o local, a data e a hora a que se realizam. Abre e encerra as reuniões. Prepara a ordem do dia provisória e assegura a execução das decisões da Instância Comum de Controlo.

3. O vice-presidente substitui o presidente, no caso de este se encontrar impossibilitado de assistir. Na falta do vice-presidente, o membro mais velho exerce as funções de vice-presidente. A primeira reunião da Instância Comum de Controlo será convocada e presidida pelo membro mais velho, até que seja eleito o presidente.

4. A fim de preparar os seus trabalhos em torno de determinada questão, a Instância Comum de Controlo pode designar, sob proposta do presidente, um ou mais relatores de entre os seus membros. Se a questão for urgente, essa designação pode ser feita pelo presidente, por inerência do seu cargo. Nesse caso, informa sem demora os membros da Instância Comum de Controlo.

5. O presidente ou uma maioria de delegações podem solicitar a presença do director em reuniões e convidar membros do pessoal da Europol, peritos nacionais, agentes de ligação e outras pessoas a participar.

Artigo 6.o

Métodos de trabalho

1. A Instância Comum de Controlo reúne-se pelo menos quatro vezes por ano. Além disso, reunir-se-á por iniciativa do presidente e sempre que pelo menos três delegações apresentarem para o efeito uma proposta escrita fundamentada ou o proponham oralmente numa reunião anterior. O presidente do Conselho de Administração e o director da Europol terão direito a propor assuntos para inclusão na ordem do dia e a propor que seja reunida a Instância Comum de Controlo.

2. À excepção dos casos que o presidente considere urgentes, as convocatórias são enviadas a tempo de chegarem pelo menos duas semanas antes da reunião. A convocatória inclui a ordem do dia provisória e os documentos necessários para a reunião, a menos que a natureza destes não o permita. A ordem do dia definitiva é aprovada no início de cada reunião.

3. As reuniões da Instância Comum de Controlo apenas são efectivas se participarem pelo menos dois terços do número de delegação. As decisões são tomadas por maioria simples do número de delegaçaões presentes, a menos que o presente regulamento disponha em contrário. Cada delegação dispõe de um voto deliberativo. Em caso de empate na votação, o presidente tem voto de qualidade.

4. As reuniões da Instância Comum de Controlo não são abertas ao público. Os documentos de sessão serão confidenciais, a menos que a própria Instância decida em contrário. No entanto, os documentos apresentados pela Europol serão abrangidos pelas normas em matéria de protecção do sigilo, a que se refere o n.o 1 do artigo 31.o da Convenção.

5. A Instância Comum de Controlo delibera com base em documentos e projectos de documento redigidos em todas as línguas oficiais das Instituições da União Europeia. Apenas são admissíveis excepções a esta regra em casos de urgência. Todavia, cada delegação terá o direito de pedir uma tradução na sua própria língua.

6. As decisões da Instância Comum de Controlo podem ser tomadas por procedimento escrito, na medida em que todas as delegações tenham aprovado esse procedimento numa reunião. Em casos urgentes, o presidente pode iniciar o procedimento escrito. Em ambos os casos, o presidente envia um projecto de decisão aos membros da Instância Comum de Controlo. Se as delegações não exprimirem objecções a esse projecto de decisão, traduzido nas respectivas línguas oficiais, num prazo especificado pelo presidente ou pelo menos 14 dias a contar da recepção, a proposta será considerada adoptada. Se uma delegação solicitar, no prazo de cinco dias úteis a contar da recepção do projecto de decisão, que a proposta seja discutida oralmente pela Instância Comum de Controlo, será interrompido o procedimento escrito.

Artigo 7.o

Verificações in loco e peritos

1. No exercício das funções que lhe são atribuídas por força do artigo 24.o da Convenção, a Instância Comum de Controlo pode proceder a verificações da protecção de dados na Europol.

2. A Instância Comum de Controlo pode encarregar um ou vários dos seus membros de proceder a essas verificações. Esses membros podem ser assistidos por peritos considerados adequados pela Instância Comum de Controlo, que são escolhidos unicamente de uma lista de peritos estabelecida previamente pela Instância Comum de Controlo e comunicada à Europol. Os peritos constantes dessa lista serão oriundos das instâncias nacionais de controlo serviços governamentais, a não ser que não se encontrem disponíveis. Todos os peritos deverão cumprir os requisitos de segurança que lhes são aplicáveis segundo a respectiva legislação nacional.

3. Se o presidente considerar que há urgência, pode designar esses membros e peritos por força do seu cargo. Nesse caso, informa sem demora os membros da Instância Comum de Controlo.

4. Os membros da Instância Comum de Controlo encarregados de proceder a uma verificação apresentarão relatório dos resultados dos seus trabalhos à própria Instância.

Artigo 8.o

Procedimento em caso de violação da Convenção

Se a Instância Comum de Controlo constatar violações da Convenção nas operações de introdução, tratamento, e utilização de dados pessoais, dará conhecimento disso ao director da Europol, solicitando por escrito que a resposta seja dada num determinado prazo. Se considerar que a resposta é insuficiente oufoi dada fora do prazo, ou se surgirem quaisquer outras dificuldades, a Instância Comum de Controlo submeterá a questão por escrito à apreciação do Conselho de Administração (n.o 5 do artigo 24.o da Convenção). O não cumprimento de uma decisão final do Comité de Recursos é considerado uma violação da Convenção.

Artigo 9.o

Actas

Serão elaboradas actas de todas as reuniões da Instância Comum de Controlo. Os projectos de acta serão preparados pelo secretariado, sob a direcção do presidente, e apresentados à reunião seguinte da Instância Comum de Controlo para aprovação. Cada um dos membros terá o direito de obter a alteração das actas, de modo a que estas reflictam as observações por eles feitas nas reuniões.

Artigo 10.o

Relatório de actividades

1. A Instância Comum de Controlo elabora um relatório de actividades pelo menos de dois em dois anos. Pelo menos um mês antes de o relatório de actividades ser enviado ao Conselho, o Conselho de Administração deve ter a oportunidade de emitir um parecer, que segue anexo ao relatório (n.o 6 do artigo 24.o da Convenção).

2. A Instância Comum de Controlo decide se torna público o seu relatório de actividades e, se necessário, determina como será feita essa publicação.

TÍTULO III

REGULAMENTO INTERNO DO COMITÉ DE RECURSOS

Artigo 11.o

Funções do Comité de Recursos

1. O Comité de Recursos (doravante denominado "comité") examina os recursos previstos nos n.os 6 a 8 do artigo 19.o, no n.o 4 do artigo 20.o e no n.o 3 do artigo 22.o da Convenção.

2. São definitivas as decisões tomadas pelo comité para as matérias referidas acima no n.o 1.

3. Além dos poderes referidos no n.o 2 do artigo 2.o, o comité terá os poderes que lhe são conferidos pelo presente capítulo.

Artigo 12.o

Composição

1. O comité é constituído por um membro de cada delegação na Instância Comum de Controlo. Cada membro terá um suplente. Os membros do comité e seus suplentes serão nomeados pela Instância Comum de Controlo, sob proposta da delegação respectiva, por um período de cinco anos, que será renovável.

2. Os membros do comité e os seus suplentes terão as habilitações necessárias para examinar e decidir os recursos referidos acima no n.o 1 do artigo 11.o, incluindo nomeadamente competência jurídica, experiência em resolução de conflitos e esperiência em questões de protecção de dados.

3. Se um membro do comité estiver impossibilitado de assistir a uma reunião, pode ser representado pelo respectivo suplente.

4. Os membros do comité deixam de o ser quando a pessoa em causa renuncia ao mandato ou deixa de ser membro da Instância Comum de Controlo. O mesmo se aplica aos suplentes.

Artigo 13.o

Independência e imparcialidade

1. Os membros do comité são independentes e imparciais, não recebem instruções da InstânciaComum de Controlo, ou de qualquer outra fonte, sobre o exercício das suas funções e estão exclusivamente vinculados às leis. Não podem exercer, durante o seu mandato, qualquer actividade incompatível com a sua independência e imparcialidade enquanto membros do comité ou com a disponibilidade necessária para nele exercerem funções. As actividades desenvolvidas em nome da Instância Comum de Controlo não serão consideradas incompatíveis com os trabalhos no comité. O disposto no presente número é igualmente aplicável aos suplentes.

2. Se um membro do comité ou um suplente tiver um envolvimento no caso em apreço que suscite sérias dúvidas quanto à sua imparcialidade, ou se surgirem quaisquer outras circunstâncias que possam prejudicar a adequada decisão num recurso, deverá declará-lo e retirar-se do caso.

3. Se um membro ou um suplente for contestado por uma das partes com base em circunstâncias enunciadas nos n.os 1 e 2, o comité ouve a pessoa em questão e as outras partes e decide seguidamente dessa contestação, na ausência da pessoa em causa e por escrutínio secreto.

4. Se a pessoa em questão se retirar do caso ou dele for excluída por força do disposto no n.o 3, será substituída pelo seu suplente.

Artigo 14.o

Presidência

1. O comité elege um presidente e um vice-presidente de entre os seus membros, por maioria de dois terços dos votos expressos em escrutínio secreto pelos membros presentes na reunião. Se nenhum dos candidatos obtiver a necessária maioria na primeira volta, haverá uma segunda volta entre os dois candidatos que recolheram mais votos. O presidente e o vice-presidente da Instância Comum de Controlo não podem ser eleitos presidente nem vice-presidente do comité, nem ser membros da mesma delegação. O presidente e o vice-presidente são eleitos por um período de dois anos. É possível a eleição por um segundo período de um ano.

2. O presidente presidirá às reuniões do comité e será responsável pelo bom andamento dos trabalhos. Convocará igualmente as reuniões do comité e decidirá o local, data e hora das mesmas, ficando também encarregado da ordem do dia provisória.

3. O vice-presidente substitui o presidente, no caso de este estar impossibilitado de estar presente. Na ausência do vice-presidente, o membro mais velho exerce as funções de vice-presidente. A primeira reunião será convocada e presidida pelo membro mais velho até que seja eleito o presidente.

4. A fim de preparar as suas deliberações, o comité pode designar, de entre os seus membros, sob proposta do presidente, um ou mais relatores. Em princípio, nesses casos, o relator deve pertencer à delegação do Estado-Membro do requerente ou, se o requerente for proveniente de um país terceiro, do Estado-Membro mais estreitamente relacionado com o caso. Se a questão for urgente, essa designação pode ser feita pelo presidente no exercício das suas funções. Nesse caso, informa sem demora os membros do comité. O relator analisa o recurso e apresenta ao comité um relatório sobre a sua admissibilidade e uma proposta para a sequência a dar ao processo, nomeadamente no que respeita ao tipo de medidas preparatórias necessárias.

Artigo 15.o

Representação

O requerente pode ser assistido ou representado por um advogado ou outro consultor. O comité pode excluir do processo um advogado ou consultor por comportamento indigno. Caso haja exclusão do advogado ou consultor, o presidente fixa um prazo para a designação de outro advogado consultor pela parte em questão; o processo fica suspenso até que expire este prazo. O advogado ou consultor deverá apresentar a devida autorização do requerente, se tal for solicitado pelo comité.

Artigo 16.o

Línguas

1. Os trâmites processuais serão conduzidos numa das línguas oficiais das Instituições da União Europeia. O requerente escolhe a língua oficial de processo. Esta língua é utilizada nas declarações orais e na documentação escrita das partes, bem como nas actas e decisões do comité.

2. Os documentos redigidos numa língua diferente da do processo são acompanhados de uma traduçãonesta língua. Caso sejam extensos, a tradução pode limitar-se a excertos ou resumos. O comité pode, por sua iniciativa ou a pedido de uma das partes, solicitar uma tradução integral em qualquer momento.

3. Sempre que necessário, são facultados gratuitamente a cada membro do comité e às partes no caso serviços de interpretação e tradução. As decisões do comité são traduzidas para todas as línguas oficiais das Instituições da União Europeia.

4. Nos casos em que nenhuma das línguas oficiais das instituições da União Europeia é acessível ao requerente, a queixa pode ser apresentada noutra língua. O requerente é obrigado a apresentar um resumo numa das línguas oficias. O presidente ou o relator dá instruções para que a queixa seja traduzida para a língua escolhida.

Artigo 17.o

Instrução

1. O recurso é apresentado mediante queixa por excrito, no secretariado da Instância Comum de Controlo, no prazo de três meses após a recepção da decisão da Europol pelo requerente. Na falta de decisão, o recurso é apresentado no prazo de três meses a contar do termo dos prazos pertinentes a que se referem o n.o 6 do artigo 19.o, o n.o 4 do artigo 20.o e o n.o 3 do artigo 22.o da Convenção. Qualquer dúvida sobre o cumprimento dos prazos é resolvida a favor do requerente.

2. O requerente expõe os factos que estão na base da sua queixa. Deve ficar claro quem faz a queixa, do que se queixa e quais as razões. A queixa será acompanhada da documentação comprovativa disponível. O requerente pode retirar a queixa em qualquer momento.

3. O secretariado acusa a recepção da queixa no prazo de quatro semanas e dá uma indicação geral sobre a forma como serão conduzidos os trâmites.

4. Se a queixa não cumprir os requisitos referidos nos n.os 2 e 4 do artigo 16.o, o secretariado convida o requerente a rectificar as eventuais omissões no prazo de quatro semanas.

5. Os recursos que não preencham os requisitos são recusados pelo comité sob proposta do presidente ou do relator. Um recurso que não cumpra os prazos referidos no n.o 1 poderá ser aceite se houver circunstâncias especiais que possam justificar o atraso.

Artigo 18.o

Análise preliminar

1. Se a quexa estiver conforme às condições estabelecidas, será analisada pelo comité com base nas disposições abaixo enunciadas e tendo em conta a Convenção, em especial os artigos 19.o, 20.o e 22.o

2. É transmitida uma cópia da queixa à Europol, a fim de esta fazer as suas observações, que deverão ser apresentadas no prazo de quatro semanas, prorrogável por mais duas semanas.

3. O comité pode decidir, caso a caso, que uma ou várias unidades nacionais participem nos trâmites do recurso. Esta decisão é comunicada ao requerente e à Europol. As unidades nacionais envolvidas recebem uma cópia das observações da Europol e do requerente para ficarem habilitadas a fazer as suas próprias observações, que apresentarão no prazo de quatro semanas, prorrogável por mais duas semanas.

4. Depois de recebidas as observações ou expirados os prazos, a queixa será tratada pelo comité no prazo de três meses.

Artigo 19.o

Informação adicional

1. O comité pode solicitar ao requerente, à Europol, às unidades nacionais, às Instâncias Nacionais de Controlo ou a qualquer outro organismo mais informações, provas ou comentários. As partes poderão fazer sugestões ao comité no que respeita à obtenção de provas ou solicitar a admissão de provas. O comité dá seguimento a essas sugestões e pede a sua aceitação na medida do necessário para a análise do caso.

2. O comité pode ainda decidir investigar in loco na Europol. É aplicável igualmente o artigo 7.o Nesse caso, o requerente ou o seu consultor serão informados do resultado da investigação.

Artigo 20.o

Acesso ao processo

1. Se o desejarem, todas as partes terão acesso ao processo, e poderão receber do secretariado da Instância Comum de Controlo excertos ou fotocópias contra pagamento das despesas. O acesso será recusado se isso for necessário para:

- permitir que a Europol desempenhe correctamente as suas tarefas,

- proteger a segurança e a ordem pública nos Estados-Membros ou prevenir o crime,

- proteger os direitos e liberdades de terceiros, devendo

ser preteridos os interesses da pessoa em causa.

2. A Europol, as unidades nacionais e as instâncias nacionais de controlo podem indicar em que medida as informações que fornecem não deverão ser postas à disposição do requerente, e o motivo dessa restrição. O comité pode pedir que lhe sejam dadas outras justificações. Se o comité considerar que esses motivos são aceitáveis, as informações em causa são retidas. O comité pode solicitar que um resumo seja comunicado ao requerente ou exigir que certas informações sejam comunicadas ao requerente.

Artigo 21.o

Audição

1. As partes serão ouvidas pelo comité se assim o requererem. O comité informará devidamente as partes do direito destas a serem ouvidas. Esse direito será exercido por escrito. O comité decidirá proceder a uma audição de viva voz a pedido de uma das partes envolvidas no processo, na medida considerada necessária para examinar o caso em apreço. O comité informará devidamente as partes do direito destas a requererem um depoimento oral. Todas as partes são notificadas do depoimento oral em devido tempo e têm o direito de estar presentes.

2. O depoimento oral será público a não ser que o comité decida, por sua iniciativa ou a pedido de uma das partes, excluir o público, total ou parcialmente, por imperativos de segurança pública, em especial com os fundamentos referidos no n.o 3 do artigo 19.o da Convenção, ou de protecção da vida privada de alguém, ou na medida do que seja necessário em circunstâncias especiais, na opinião do comité, se a sua abertura ao público prejudicar a decisão do recurso. Se um dos Estados-Membros que é parte no processo, ou a Europol, solicitarem que seja excluído o público o comité apenas pode decidir em contrário se não prevalecerem os imperativos referidos na primeira frase, e deliberando por unanimidade.

3. O comité pode deicidir, a pedido de uma das partes ou por sua própria iniciativa, ouvir uma parte sem estarem presentes outras partes, se isso for necessário para assegurar o devido funcionamento da Europol, garantir a segurança de um Estado-Membro ou proteger os interesses do queixoso ou de terceiros. As partes ausentes são informadas dos depoimentos prestados na sua ausência.

Artigo 22.o

Audição de testemunhas e peritos

1. O comité pode decidir ouvir testemunhas, a pedido de uma das partes ou por sua própria iniciativa. Todas as partes e testemunhas em questão são notificadas da audição em devido tempo. São igualmente aplicáveis os n.os 2 e 3 do artigo 21.o

2. As testemunhas citadas pelo comité têm direito ao reembolso das despesas de viagem e alojamento e a compensação pela perda de rendimentos, na medida que o comité considerar equitativo. Podem receber os necessários pagamentos adiantados. Todos esses pagamentos são a cargo do orçamento da Instância Comum de Controlo.

3. As testemunhas são ouvidas pelo comité. Os membros do comité podem fazer perguntas às testemunhas. As partes podem fazer perguntas às testemunhas, com autorização do presidente. Antes do início da audição, o presidente recorda às testemunhas que devem dizer a verdade.

4. O comité pode nomear um perito e definir o seu mandato. O perito tem direito à remuneração do seu trabalho. O comité pode decidir ouvir o perito. São igualmente aplicáveis as disposições relativas à audição das testemunhas.

Artigo 23.o

Observações finais

Antes de tomar a sua decisão final, o comité convida todas as partes a fazer as suas observações finais.

Artigo 24.o

Actas

1. O comité elabora actas dos seus trabalhos, as quais deverão reflectir o desenrolar de cada depoimento e as declarações que nele forem feitas. As partes podem solicitar que certos documentos ou declarações constem total ou parcialmente nas actas. As actas são assinadas pelo presidente, enviadas às partes e apensas ao processo. O comité impõe restrições nos casos referidos no n.o 2 do artigo 21.o ou no n.o 1 do artigo 22.o

2. O artigo 9.o é igualmente aplicável a todas as reuniões do comité a que não assistam as partes.

Artigo 25.o

Decisões e confidencialidade

1. As reuniões do comité só são efectivas se nelas participarem pelo menos quatro quintos dos membros ou seus suplentes.

2. As decisões são tomadas por maioria simples dos membros ou suplentes presentes na reunião, a menos que o presente regulamento ou a Convenção disponham em contrário. Em caso de empate na votação, o presidente tem voto de qualidade. Todas as pessoas que participam na decisão final devem ter estado presentes num depoimento oral.

3. As deliberações do comité permanecem confidenciais.

4. A decisão final do comité conterá os nomes das partes e dos seus representantes, os nomes dos membros do comité que participaram na decisão, a data em que esta é anunciada, a parte executória da decisão, uma breve exposição dos factos em apreço, bem como a motivação da decisão. Esta é anunciada numa sessão pública e comunicada às partes. Uma cópia da decisão será enviada à Instância Comum de Controlo.

Artigo 26.o

Citações

As citações e outras comunicações às partes, testemunhas e peritos são feitas por meios que garantam de modo razoável que estes são devidamente informados e que possam ser verificados se necessário.

Artigo 27.o

Custas

1. O comité decide sobre as despesas do processo na sua deliberação final. A acção de recurso perante o comité é gratuita. Se o recurso for considerado procedente, no todo ou em parte, as despesas necessárias feitas pelo requerente com a introdução e tramitação do seu recurso são suportadas pela Europol, na medida em que o comité o considerar equitativo.

2. Se o requerente não puder suportar total ou parcialmente as despesas do processo, poder-lhe-á em qualquer momento, a seu pedido, ser concedida assistência para as despesas. Juntamente com esse pedido, deverá apresentar documentação que justifique a sua necessidade. O comité poderá retirar essas assistência a qualquer momento se as condições em que foi concedida se modificarem no decorrer do processo. Se a assistência for aprovada, as despesas serão reembolsadas a cargo do orçamento da Instância Comum de Controlo. A decisão final pode impor que uma parte reembolse ao orçamento da Instância Comum de Controlo os pagamentos adiantados já executados, se tal for considerado equitativo. Ao apresentar o seu pedido, o requerente declara que aceita reembolsar as despesas se isso for imposto pela decisão final.

Artigo 28.o

Legalidade

Nos casos não previstos pelo presente regulamento, o comité conduzirá os seus trabalhos de acordo com os princípios gerais do direito comunitário previstos no n.o 2 do artigo F do Tratado da União Europeia.

TÍTULO IV

DIPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 29.o

Secretariado

1. A Instância Comum de Controlo terá um secretariado, instalado na sua sede, para o assistir no exercício das suas funções. O secretariado será uma estrutura permanente e o seu pessoal será recrutado exclusivamente por critérios de competência. Os membros do secretariado agirão apenas no interesse da Instância Comum de Controlo, serão completamente independentes da Europol e não aceitarão instruções de qualquer outra autoridade. O recrutamento ou o destacamento para o secretariado é feito sob proposta da Instância Comum de Controlo. O pessoal do Secretariado não exercerá outras funções sem a autorização do presidente da Instância Comum de Controlo.

2. O secretariado funciona sob a direcção do presidente da Instância Comum de Controlo, de acordo com as normas definidas pela Instância Comum de Controlo. O secretariado presta também serviço ao Comité de Recursos. Para o cumprimento dessas funções, funciona sob a direcção do presidente do comité. O secretariado mantém um registo dos recursos e de todos os restantes documentos.

3. O secretariado assegura que as obrigações previstas no artigo 32.o da Convenção são igualmente cumpridas no trabalho da Instância Comum de Controlo.

Artigo 30.o

Confidencialidade

1. Os membros da Instância Comum de Controlo, os suplentes, os peritos e os membros do secretariado ficam obrigados a tratar de modo confidencial os elementos circunstanciais de que tomem conhecimento no âmbito da sua actividade, a não ser que o devido cumprimento das suas funções exija o contrário. Esta obrigação continua a ser aplicável quando cessam a sua actividade nestas funções.

2. Ao serem nomeados, os membros da Instância Comum de Controlo, os suplentes, os peritos e os membros do secretariado declaram que aceitam esta obrigação.

3. Em caso de quebra do sigilo, os membros da Instância Comum de Controlo ou os seus suplentes podem ser suspensos por maioria de dois terços expressa em escrutínio secreto pelas delegações presentes a uma reunião da Instância Comum de Controlo. A pessoa em causa será ouvida previamente, mas não participará na tomada de decisão. Esta disposição aplica-se igualmente ao Comité de Recursos, se a quebra do sigilo for relacionada com os trabalhos do comité. Nesse caso, é imediatamente informada a Instância Comum de Controlo.

Em caso de suspensão, as funções do membro suspenso serão exercidas pelo seu suplente. A suspensão será comunicada à instância nacional de controlo responsável pela nomeação do membro suspenso.

Artigo 31.o

Orçamento e despesas

1. O secretariado prepara as propostas no orçamento anual da Instância Comum de Controlo, as quais depois de aprovadas são enviadas ao Conselho de Administração em antecipação da consulta prevista no n.o 9 do artigo 24.o da Convenção.

2. A Instância Comum de Controlo decide do desembolso das verbas orçamentais que lhe são atribuídas, cuja administração cabe ao secretariado.

3. As despesas da Instância Comum de Controlo e do Comité de Recursos, incluindo as despesas com os membros do Comité de Recursos e seus suplentes necessárias ao devido exercício das suas funções, ficam a cargo do orçamento da Instância Comum de Controlo, de acordo com as normas por ela estabelecidas.

Artigo 32.o

Alteração do regulamento interno

As alterações ao presente regulamento serão adoptadas por unanimidade pela Instância Comum de Controlo e serão submetidas à aprovação unânime do Conselho (n.o 7 do artigo 24.o da Convenção).

Artigo 33.o

Avaliação

O presente regulamento será avaliado pela Instância Comum de Controlo, entre um e três anos depois da sua entrada em vigor.

Artigo 34.o

Entrada em vigor do regulamento interno

O presente regulamento interno entra em vigor no dia seguinte à sua aprovação pelo Conselho, nos termos do n.o 7 do artigo 24.o da Convenção(2).

Feito em Bruxelas, em 22 de Abril de 1999.

Pela Instância Comum de Controlo

O Presidente

Fergus GLAVEY

(1) JO C 316 de 27.11.1995, p. 1.

(2) O regulamento interno foi aprovado pelo Conselho em 29 de Abril de 1999.

DECLARAÇÃO DO CONSELHO

sobre o n.o 5 da artigo 4.o e o n.o 4 do artigo 12.o, adoptada nos termos do Regulamento Interno da Instância Comum do Conselho de Controlo da Europol

Os Estados-Membros acordam em que a participação como membro da Instância Comum de Controlo (ou como suplentes) não pode cessar antes do termo do mandato por motivos relacionados com o exercício de funções no Comité de Recursos.