Decisão do controlador das garantias processuais que adota disposições de execução para o tratamento das reclamações

(2022/C 494/07)

O CONTROLADOR,

Tendo em conta o Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de setembro de 2013, relativo aos inquéritos efetuados pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) e que revoga o Regulamento (CE) n.o 1073/1999 do Parlamento Europeu e do Conselho e o Regulamento (Euratom) n.o 1074/1999 do Conselho (1), nomeadamente os artigos 9.o-A e 9.o-B,

Tendo em conta a Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia (2),

Considerando o seguinte:

(1) O Regulamento (UE, Euratom) 2020/2223 do Parlamento Europeu e do Conselho (3), que altera o Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013, estabelece a função interna de controlador das garantias processuais («controlador») para assegurar a proteção e o respeito das garantias processuais e dos direitos fundamentais. O controlador deve analisar as reclamações apresentadas quanto ao cumprimento pelo OLAF das garantias processuais ou com fundamento na violação das regras aplicáveis aos inquéritos do OLAF, nomeadamente violações dos requisitos processuais ou dos direitos fundamentais.

(2) O artigo 9.o-B, n.o 11, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 exige que, após ter consultado o Comité de Fiscalização do OLAF (4), o controlador adote disposições de execução para o tratamento das reclamações.

(3) O Comité de Fiscalização do OLAF foi consultado em 29 de setembro de 2022.

DECIDE:

Artigo 1o Definições Para efeitos da presente decisão e sem prejuízo das definições previstas no Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 («Regulamento OLAF»), entende-se por: (1) «Inquérito do OLAF», um inquérito administrativo levado a cabo pelo OLAF nos termos dos artigos 3.o, 4.o, 12.o-E, n.o 1, alínea c), e/ou 12.o-F do Regulamento OLAF; (2) «Pessoa interessada», qualquer pessoa ou agente económico que seja objeto de um inquérito do OLAF; (3) «Testemunha», qualquer pessoa singular ou coletiva que possa fornecer ao controlador informações pertinentes para o apuramento dos factos relativos a uma reclamação apresentada.

Artigo 2o Objeto e princípios 1. A presente decisão estabelece as regras aplicáveis à apresentação, tratamento e seguimento das reclamações apresentadas ao controlador nos termos do artigo 9.o-B do Regulamento OLAF. 2. O controlador analisa as reclamações de forma independente, nomeadamente em relação ao OLAF e ao Comité de Fiscalização, sem interferir na realização dos inquéritos em curso do OLAF. 3. O controlador respeita os princípios gerais do direito da UE, nomeadamente os princípios da equidade e da boa administração. 4. O secretariado do Comité de Fiscalização («secretariado») presta ao controlador todo o apoio administrativo e jurídico necessário para efeitos do mecanismo de apresentação de reclamações. Mais concretamente, exerce as funções administrativas relacionadas com o tratamento das reclamações, nomeadamente o registo das mesmas e dos documentos conexos, a correspondência administrativa e o intercâmbio de documentos com as Partes.

Artigo 3 Apresentação de reclamações 1. A reclamação deve ser apresentada por escrito, por via eletrónica ou postal. O autor da reclamação é fortemente incentivado a utilizar o formulário de reclamação disponível no sítio Web do controlador, podendo ser representado e/ou assistido por qualquer pessoa da sua escolha. 2. O autor da reclamação pode utilizar qualquer das línguas oficiais da UE. O controlador comunica com o autor da reclamação nessa língua. Se necessário, a fim de acelerar o procedimento e enquanto se aguarda a tradução dos documentos necessários na língua da reclamação, o controlador pode acordar com o autor da reclamação que se proceda à troca de correspondência noutra das línguas oficiais da UE. 3. A reclamação deve referir claramente i) a identidade do autor, ii) o objeto da reclamação e, se possível, iii) a referência do processo do inquérito do OLAF objeto da reclamação. A reclamação deve incluir, nomeadamente: i) uma descrição clara e concisa dos factos relevantes e ii) uma descrição clara e concisa da(s) alegada(s) violação(/ões) das garantias processuais e/ou regras aplicáveis aos inquéritos do OLAF. As informações acima referidas devem ser suficientes para permitir ao controlador determinar o âmbito da reclamação. Se necessário, o autor da reclamação poderá anexar os documentos comprovativos pertinentes. 4. As reclamações apresentadas ao controlador não interrompem os prazos dos processos judiciais, nem têm qualquer efeito suspensivo sobre o desenrolar do inquérito objeto da reclamação.

Artigo 4 Registo das reclamações 1. As reclamações são registadas, o mais tardar, no dia útil seguinte à data da sua receção, sendo-lhes atribuído um número único de reclamação. 2. Após o seu registo, o controlador envia um aviso de receção ao autor da reclamação, transmitindo simultaneamente a reclamação ao diretor-geral do OLAF.

Artigo 5 Tratamento preliminar da reclamação 1. O controlador determina se a reclamação é admissível no prazo de 10 dias úteis a contar da data da sua receção. 2. O controlador deve declarar a reclamação inadmissível se: a) tiver sido apresentada por alguém que não seja uma pessoa interessada; b) não disser respeito a um inquérito do OLAF; c) não disser respeito a alegada(s) violação(/ões) das garantias processuais e/ou regras aplicáveis aos inquéritos do OLAF; d) tiver sido apresentada fora do prazo fixado no artigo 9.o-B, n.o 2, do Regulamento OLAF (5). 3. O controlador deve declarar igualmente não admissível qualquer reclamação que suscite questões da competência da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados, nomeadamente as relacionadas com a aplicação do Regulamento (UE, Euratom)2018/1725 (6) e com o respeito do direito fundamental à proteção dos dados pessoais. 4. O controlador analisa igualmente, dentro do mesmo prazo, se a reclamação é manifestamente infundada ou é apresentada de forma sucessiva ou abusiva. 5. Se o controlador considerar que a reclamação é inadmissível, manifestamente infundada ou foi apresentada de forma sucessiva ou abusiva, encerra o processo e comunica sem demora os fundamentos da sua decisão ao autor da reclamação e ao diretor-geral do OLAF.

Artigo 6 Processos judiciais Se o controlador tomar conhecimento de que os factos aduzidos na reclamação são ou foram objeto de um processo judicial, encerra o processo e informa o autor da reclamação e o OLAF em conformidade.

Artigo 7 Princípio do contraditório 1. O controlador não pode concluir a avaliação da reclamação sem antes ter ouvido o respetivo autor e o OLAF. Deve ser dada a ambas as Partes a possibilidade de exporem os seus argumentos e apresentarem documentação justificativa. Cada Parte deve ser informada das observações formuladas pela outra e ter a possibilidade de formular observações sobre as mesmas dentro do prazo fixado pelo controlador. 2. Em circunstâncias devidamente justificadas, o controlador pode decidir não comunicar a uma das Partes informações ou materiais pertinentes para a apreciação da reclamação, quando a outra Parte tenha solicitado o seu tratamento confidencial. Ao deliberar sobre essa questão, o controlador deve ponderar, entre outros aspetos, a necessidade de proteger a confidencialidade e a eficácia do inquérito do OLAF, embora respeitando sempre o princípio do contraditório. O autor da reclamação não pode obter documentos do processo do OLAF aos quais não teria acesso ao abrigo de outras disposições legais ou aos quais o OLAF já lhe tenha recusado anteriormente o acesso.

Artigo 8o Recolha de informações 1. O OLAF assegura que o controlador tem acesso atempado e adequado aos documentos relativos ao processo necessários para avaliar a reclamação. 2. O controlador convida o OLAF a apresentar o seu ponto de vista sobre a reclamação ou sobre aspetos específicos da mesma dentro de um prazo determinado, normalmente não superior a 10 dias úteis. O OLAF pode solicitar a prorrogação desse prazo. O controlador pode requerer ao OLAF informações complementares e/ou o acesso (parcial) ao processo. O controlador pode igualmente requerer ao OLAF que faculte uma tradução das suas observações na língua da reclamação. 3. O controlador convida o autor da reclamação a apresentar o seu ponto de vista sobre as observações formuladas pelo OLAF no prazo de 5 dias úteis. O autor da reclamação pode requerer a prorrogação desse prazo. O controlador pode igualmente requerer ao autor da reclamação que faculte informações ou documentos adicionais ou clarifique informações ou documentos que lhe tenha fornecido anteriormente. 4. Atendendo ao contributo que podem prestar para esclarecer factos pertinentes, o controlador pode solicitar o depoimento de testemunhas, desde que tal não afete a confidencialidade e a eficácia do inquérito em curso do OLAF ou os direitos das pessoas interessadas. O controlador deve transmitir ao autor da reclamação e ao OLAF cópia de todos os depoimentos de testemunhas pertinentes para a reclamação. 5. O controlador pode requerer as informações referidas nos n.os 2 a 4 por escrito ou mediante a realização de uma audição.

Artigo 9o Audições 1. O controlador pode organizar e realizar audições. O objetivo das audições é i) obter informações pertinentes para o tratamento da reclamação e/ou ii) procurar uma solução rápida para a reclamação. O controlador não pode realizar audições sem a presença do OLAF e do autor da reclamação. O controlador deve ouvir, contudo, as testemunhas à porta fechada, sem a presença do OLAF ou do autor da reclamação. 2. As audições podem ter lugar nas instalações do controlador ou, virtualmente, por videoconferência. As audições não são abertas ao público. 3. O controlador estabelece a data, a duração e as modalidades da audição. Deve convidar os participantes atempadamente, indicando os principais elementos que serão objeto da audição. O autor da reclamação pode ser representado e/ou assistido pelo seu representante legal. O controlador é apoiado pelo chefe do secretariado e pelo respetivo pessoal, que participam na audição. 4. O controlador elabora um registo ou uma síntese da audição, transmitindo-o ao autor da reclamação e ao OLAF. Ambos podem apresentar as suas observações no prazo de dois dias úteis. O registo é incluído no processo da reclamação.

Artigo 10o Constatação da inexistência de qualquer violação das garantias processuais ou regras aplicáveis aos inquéritos do OLAF Se, após ter avaliado todas as informações e elementos de prova recolhidos, o controlador concluir que não existem provas de que foi cometida qualquer das alegadas violações, encerra o processo, informando desse facto o autor da reclamação e o diretor-geral do OLAF.

Artigo 11o Convite ao OLAF para resolver a reclamação 1. Se o controlador constatar que o OLAF não cumpriu as regras enunciadas no artigo 9.o-B, n.o 1, do Regulamento OLAF, convida o OLAF a tomar medidas para resolver a reclamação. O controlador pode sugerir as medidas específicas a adotar. 2. No prazo de 15 dias úteis, o OLAF informa o controlador das medidas que tiver adotado ou irá adotar para esse efeito. 3. O controlador transmite ao autor da reclamação uma cópia da resposta do OLAF, solicitando-lhe que formule as suas observações no prazo de 5 dias úteis. 4. Se o controlador considerar que a solução proposta pelo OLAF é satisfatória, encerra o processo, informando desse facto o OLAF e o autor da reclamação.

Artigo 12o Recomendações 1. Se o controlador considerar insatisfatória a solução proposta pelo OLAF mas achar que é possível resolver a reclamação, formula uma recomendação sobre a forma de a resolver dentro do prazo previsto no artigo 9.o-B, n.o 5, do Regulamento OLAF. 2. Se o controlador não formular qualquer recomendação nem encerrar o processo dentro do prazo fixado no artigo 9.o-B, n.o 5, do Regulamento OLAF, considera-se que a reclamação foi indeferida sem que tenha sido formulada qualquer recomendação. 3. Antes de formular a recomendação, o controlador consulta o Comité de Fiscalização a fim de obter o respetivo parecer. Para tal, elabora um relatório com todas as informações necessárias para o Comité de Fiscalização poder emitir o seu parecer. Na medida do possível, o relatório não deve conter dados pessoais ou outras informações que permitam identificar o autor da reclamação ou comprometer a confidencialidade do inquérito do OLAF. O Comité de Fiscalização deve responder dentro do prazo fixado pelo controlador, que não pode ser inferior a 5 dias úteis. 4. O controlador recomenda ao OLAF que tome, dentro do prazo fixado, medidas concretas para resolver a reclamação, nomeadamente, mas não exclusivamente, alterar ou revogar as suas recomendações ou relatórios, repetir atividades de inquérito ou introduzir melhorias nos respetivos procedimentos em relação às questões objeto da reclamação. O controlador comunica ao autor da reclamação as recomendações que formular.

Artigo 13o Seguimento dado às recomendações e encerramento do processo 1. O diretor-geral do OLAF informa o controlador das medidas adotadas para aplicar a(s) recomendação(/ões) dentro do prazo nela(s) fixado. O diretor-geral do OLAF pode, nos casos devidamente justificados, requerer a prorrogação desse prazo. O controlador deve encerrar o processo e informar desse facto o OLAF e o autor da reclamação. 2. Se o diretor-geral do OLAF decidir não seguir a recomendação, informa o controlador desse facto, indicando os principais motivos da sua decisão. O diretor-geral do OLAF deve informar igualmente o autor da reclamação, desde que tal comunicação não prejudique o inquérito em curso. O autor da reclamação pode formular observações no prazo de 5 dias úteis. Após ter analisado a decisão do diretor-geral do OLAF e as eventuais observações do autor da reclamação, o controlador pode encerrar o processo apresentando conclusões definitivas. 3. O diretor-geral do OLAF pode decidir não seguir uma recomendação caso tenha, entretanto, tido conhecimento de circunstâncias relacionadas com: a) a pendência de um processo judicial junto do Tribunal de Justiça da União Europeia ou dos tribunais nacionais respeitante ao inquérito do OLAF objeto da reclamação; b) o quadro jurídico que rege as relações do OLAF com a Procuradoria Europeia e, nomeadamente, a obrigação de o OLAF pôr termo a qualquer inquérito sempre que a Procuradoria Europeia esteja a investigar os mesmos factos. Nesse caso, o diretor-geral do OLAF deve informar o controlador desse facto e do seu impacto na recomendação.

Artigo 14o Dever de colaboração Em conformidade com o princípio da cooperação leal, o OLAF deve cooperar com o controlador em todas as matérias da competência deste último.

Artigo 15o Pareceres consultivos O diretor-geral do OLAF pode requerer o parecer do controlador sobre qualquer questão relacionada com a interpretação ou a aplicação de garantias processuais ou direitos fundamentais que se insira no âmbito do mandato deste último, nomeadamente sobre a decisão de adiar a informação da pessoa interessada nos termos do artigo 9.o, n.o 3, do Regulamento OLAF. O diretor-geral deve indicar, no pedido, o prazo para o controlador responder.

Artigo 16o Confidencialidade e proteção de dados 1. O controlador está sujeito à obrigação de sigilo profissional no exercício das suas funções, devendo assegurar que as informações e os documentos facultados pelo OLAF são tratados de forma confidencial. O controlador assegura a confidencialidade das investigações mesmo após o seu encerramento. 2. O controlador assegura o cumprimento do Regulamento (UE) 2018/1725. Para o efeito, é assistido pelo secretariado do Comité de Fiscalização, representado pelo chefe do secretariado que intervém na qualidade de «responsável pelo tratamento» para efeitos do Regulamento (UE) 2018/1725. O controlador coopera igualmente com o encarregado da proteção de dados do OLAF.

Artigo 17.o Pedidos de acesso ao processo da reclamação O autor da reclamação pode ter acesso ao processo da reclamação, desde que sejam observados os legítimos interesses da confidencialidade e do sigilo profissional, nos termos do artigo 41.o da Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia. O autor da reclamação não pode ter acesso aos documentos do OLAF a que não teria acesso ao abrigo do quadro jurídico aplicável aos inquéritos do OLAF. O controlador deve consultar o OLAF antes de facultar acesso a quaisquer documentos relacionados com o inquérito.

Artigo 18o Pedidos de acesso do público a documentos Os pedidos de acesso do público a documentos na posse do controlador são tratados em conformidade com as condições e os limites previstos no Regulamento (CE) n.o 1049/2001 (7) e na Decisão 2001/937 da Comissão, de 5 de dezembro de 2001, que altera o seu regulamento interno (8).

Artigo 19o Comité de Fiscalização 1. Embora independente do Comité de Fiscalização, o controlador deve estabelecer com o mesmo relações de trabalho assentes na confiança mútua e na boa cooperação. 2. O controlador deve consultar o Comité de Fiscalização antes de emitir qualquer recomendação nos termos do artigo 12.o, n.o 3, da presente decisão. 3. Sem prejuízo da obrigação de garantir a confidencialidade dos inquéritos do OLAF, mesmo após o encerramento dos mesmos, o controlador deve informar o Comité: (i) de quaisquer recomendações formuladas na sequência do parecer do Comité; (ii) de todas as questões sistémicas resultantes da avaliação das reclamações; (iii) das recomendações que não tenham sido seguidas pelo diretor-geral do OLAF.

Artigo 20o Entrada em vigor A presente decisão entra em vigor no dia da sua adoção.

Feito em Bruxelas, em 16 de novembro de 2022. Julia LAFFRANQUE Controladora das garantias processuais

(1) JO L 248 de 18.9.2013, p. 1.

(2) JO C 326 de 26.10.2012, p. 391.

(3) Regulamento (UE, Euratom) 2020/2223 do Parlamento Europeu e do Conselho de 23 de dezembro de 2020 que altera o Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 no que respeita à cooperação com a Procuradoria Europeia e à eficácia dos inquéritos do Organismo Europeu de Luta Antifraude (JO L 437 de 28.12.2020, p. 49).

(4) Artigo 15.o do Regulamento OLAF.

(5) Artigo 9.°-B, n.o 2: As reclamações podem ser apresentadas no prazo de um mês após o autor da reclamação tomar conhecimento dos factos pertinentes que constituem a alegada infração das garantias processuais ou das regras a que se refere o n.o 1 do presente artigo. Em todo o caso, as reclamações podem ser apresentadas no prazo máximo de um mês após a conclusão do inquérito. As reclamações relacionadas com o prazo a que se refere o artigo 9.o, n.os 2 e 4, devem, contudo, ser apresentadas antes de expirar o prazo de 10 dias a que se referem essas disposições.

(6) Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados, e que revoga o Regulamento (CE) n.o 45/2001 e a Decisão n.o 1247/2002/CE, JO L 295 de 21.11.2018, p. 39.

(7) Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão, JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(8) JO L 345 de 29.12.2001, p. 94.