RELATÓRIO sobre as demonstrações financeiras do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais (ICVV-Angers) (Exercícios de 1995 e 1996), acompanhado das respostas do Instituto (97/C 393/09)

1.1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais, em conformidade com o nº 2 do artigo 111º do Regulamento (CE) nº 2100/94 do Conselho, de 27 de Julho de 1994 (1).

1.2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais relativas aos exercícios de 1995 e 1996. De acordo com o artigo 110º do Regulamento (CE) nº 2100/94 do Conselho (2), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Presidente do Instituto. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das contas (3), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 112º do Regulamento (CE) nº 2100/94 do Conselho. De acordo com o artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas. O presente relatório constitui a primeira auditoria efectuada ao Instituto.

1.3. O Tribunal efectuou os controlos em conformidade com as normas de auditoria geralmente aceites, desde que sejam aplicáveis no contexto comunitário. Verificou através de amostragem os livros e registos contabilísticos e efectuou outros procedimentos de auditoria considerados necessários neste contexto. As principais observações resultantes da auditoria do Tribunal são apresentadas na segunda parte do presente relatório.

1.4. As demonstrações financeiras relativas aos exercícios de 1995 e 1996 são fiáveis e a legalidade e regularidade das operações a que se referem encontram-se, no seu conjunto, asseguradas.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES RELATIVAS À EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DO INSTITUTO COMUNITÁRIO DAS VARIEDADES VEGETAIS NOS EXERCÍCIOS DE 1995 E 1996

Ausência de um programa informático eficaz

1.5. A aquisição das diversas aplicações informáticas utilizadas na gestão foi efectuada sem uma estratégia global em relação às necessidades actuais e futuras do Instituto. Além disso, não existe qualquer ligação entre os diferentes programas utilizados, inclusive entre o da contabilidade geral e o da contabilidade orçamental. Esta situação obriga a repetidas extracções de dados, que tornam a gestão do Instituto menos eficaz.

1.6. O sistema da contabilidade orçamental não permite assegurar o princípio da inviolabilidade dos registos contabilísticos, sendo possível qualquer alteração a posteriori.

Auditor financeiro

1.7. De acordo com o artigo 111º do seu regulamento de base, o Instituto deve designar o seu auditor financeiro. Actualmente, a auditoria financeira é exercida pela DG XX da Comissão, embora esta não tenha sido formalmente designada.

Ausência de CCCC

1.8. O artigo 63º do Regulamento Financeiro aplicável ao Orçamento Geral das Comunidades Europeias dispõe que: «Os contratos superiores a um montante determinado (. . .) são sujeitos (. . .) ao parecer de uma Comissão Consultiva de Compras e Contratos». O Instituto ainda não criou esta comissão.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 15 e 16 de Outubro de 1997.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) JO L 227 de 1. 9. 1994, p. 27.

(2) Em conformidade com o nº 2 do artigo 111º do Regulamento (CE) nº 2100/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e despesas do Instituto relativas ao exercício de 1996 foram elaboradas em 20 de Março de 1997, data em que foram assinadas pelo Presidente do Instituto e dirigidas à Comissão, ao Conselho de Administração e ao Tribunal de Contas. O Tribunal recebeu estas contas em 4 de Abril de 1997. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

ANEXO

QUADRO 1 BALANÇO FINANCEIRO RELATIVO AOS EXERCÍCIOS DE 1995 E 1996

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Observação: Não foi possível contabilizar a título do exercício encerrado uma ordem de cobrança no valor de 300 000 ecus, emitida pela Comissão no final de 1996, e correspondente à subvenção paga ao Instituto quando do início da sua actividade em 1995. A respectiva dívida à Comissão não aparece, portanto, no balanço.

Fonte: Quadro elaborado pelo Tribunal a partir dos dados fornecidos pelo Instituto.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

(1) Este montante corresponde ao dos valores imobilizados.

RESPOSTAS DO INSTITUTO COMUNITÁRIO DAS VARIEDADES VEGETAIS

As principais observações formuladas pelo Tribunal no seu documento relativamente à execução orçamental dos referidos exercícios são:

1. A inexistência de um instrumento informático eficaz para a contabilidade geral e a contabilidade orçamental;

2. A inexistência de um auditor financeiro formalmente nomeado;

3. A não constituição de uma CCCC própria do Instituto.

Face às referidas observações, os comentários do Instituto são os seguintes:

1. Inexistência de um instrumento informático eficaz

Desde a fase de arranque do Instituto, a sua contabilidade geral foi processada através do programa «Expert M» (Cobol) e a contabilidade orçamental através de um programa elaborado pela equipa de informática da Fundação Europeia para a Formação, de Turim (Excel). Não tinha sido desenvolvida qualquer interface entre estes dois sistemas, em razão da vontade comum das agências comunitárias de desenvolverem um sistema orçamental e contabilístico integrado e harmonizado.

Com efeito, no intuito de melhorar a qualidade e a segurança do seu sistema orçamental e contabilístico, bem como de facilitar as modalidades de comunicação com as autoridades financeiras pertinentes (auditor financeiro e Tribunal de Contas), o Instituto, tal como a maioria das restantes agências comunitárias, participou directamente, em 1995, 1996 e 1997, na procura conjunta de um sistema de contabilidade integrado e harmonizado [acompanhamento em comum do concurso publicado no JO C 342 de 1995 (página 16), abertura e análise em comum das propostas, constatação da ausência de resultados do concurso, acompanhamento conjunto das novas investigações relativas aos sistemas Syncom 2, Oracle, SAP, etc., acompanhamento dos progressos recentes, etc.]. Esta procura conjunta mantém-se.

A nível interno, o Instituto obteve soluções práticas para fazer face a esta situação: análise das necessidades reais em matéria de informática efectuada por um consultor independente, contratação provisória de um técnico de informática para melhorar a qualidade do sistema transitório (rede, segurança, desenvolvimento de uma interligação entre os sistemas contabilístico e técnico do Instituto, melhoria do sistema de lançamento contabilístico), criação de um «grupo de informática» no seio do Instituto e publicação de um aviso de provimento de uma vaga de técnico informático junto do Instituto.

2. Auditor Financeiro

O Regulamento (CE) nº 2100/94 do Conselho, de 27 de Julho de 1994, estipula, no seu artigo 111º, que o Conselho de Administração do Instituto deve nomear um auditor financeiro.

Nos orçamentos aprovados pelo Conselho de Administração do Instituto para os anos de 1995, 1996 e 1997 foi sempre previsto um lugar de auditor financeiro no quadro dos efectivos do Instituto. Até ao momento, tendo em conta a dimensão do Instituto e as discussões que o assunto suscitou na Comissão e no Parlamento Europeu, não foi formalmente nomeado pelo Conselho de Administração qualquer auditor financeiro interno. Todavia, durante o período em questão, o controlo financeiro do Instituto foi assumido e assegurado, na sequência de um acordo informal, pela DG XX da Comissão.

3. Inexistência de uma CCCC interna

3.1. Em 1996, não tinha ainda sido instituída uma Comissão Consultiva de Compras e Contratos (CCCC) do Instituto.

A criação de uma CCCC interna está prevista no projecto de regulamento financeiro do Instituto, actualmente em apreciação no Tribunal de Contas, ao abrigo do artigo 112º do Regulamento (CE) nº 2100/94 de 24 de Julho de 1994.

Cabe assinalar, no entanto, que acaba de ser instituída (1997) no Instituto uma CCCC provisória.

3.2. Importa referir, relativamente ao ano de 1995, que:

a) O presidente do Instituto não tinha ainda então sido nomeado pelo Conselho de Administração, tendo, por isso, sido conferido mandato ao presidente do Conselho de Administração para desempenhar as funções de presidente do Instituto;

b) Nenhuma compra ou contrato excedeu os limiares de intervenção previstos no Regulamento Financeiro das instituições comunitárias.

3.3. Importa referir, relativamente a 1996, que:

a) O presidente do Instituto só assumiu as suas funções em 1 de Agosto de 1996, tendo o mandatário do Instituto exercido o seu mandato até 31 de Julho de 1996;

b) Nenhuma compra ou contrato relevante excedeu os limiares de intervenção previstos no Regulamento Financeiro das instituições comunitárias.

Concluindo, o facto de não existir uma CCCC do Instituto não teve quaisquer efeitos negativos sobre a boa gestão financeira do Instituto. Para além disso, foi sempre solicitada a autorização prévia e conjunta do presidente do Instituto e do presidente do Conselho de Administração para quaisquer despesas importantes.