RELATÓRIO sobre as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Formação (FEF-Turim) (Exercício de 1996), acompanhado das respostas da Fundação (97/C 393/07)

1.1. O presente relatório é dirigido ao Conselho Directivo da Fundação Europeia para a Formação, em conformidade com o nº 4 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 1360/90 do Conselho, de 7 de Maio de 1990 (1).

1.2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Formação relativas ao exercício de 1996. De acordo com o nº 1 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 1360/90 do Conselho (2), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das contas (3), em conformidade com as regras financeiras internas previstas no nº 3 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 1360/90 do Conselho (4). De acordo com o artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

1.3. O Tribunal efectuou os controlos em conformidade com as normas de auditoria geralmente aceites, desde que sejam aplicáveis no contexto comunitário. Verificou através de amostragem os livros e registos contabilísticos e efectuou outros procedimentos de auditoria considerados necessários neste contexto. As principais observações resultantes da auditoria do Tribunal são apresentadas na segunda parte do presente relatório.

1.4. As demonstrações financeiras relativas ao exercício de 1996 são fiáveis e a legalidade e regularidade das operações a que se referem encontram-se, no seu conjunto, asseguradas.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES RELATIVAS À EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A FORMAÇÃO (FEF-TURIM) NO EXERCÍCIO DE 1996

Contabilidade orçamental

1.5. O actual sistema permite alterações dos registos a posteriori sem que apareça qualquer vestígio das mesmas. Este sistema e a utilização sistemática do fundo para adiantamentos poderão levar a eventuais casos em que as dotações sejam excedidas.

Fundo para adiantamentos

1.6. A Fundação continua a utilizar o fundo para adiantamentos (títulos I e II) para pagar a maioria das suas despesas (52 %). Ainda não se verificou qualquer diminuição significativa desta prática. Além disso, dada a obrigatoriedade de enviar todos os documentos ao auditor financeiro em Bruxelas, a regularização das despesas efectuou-se com atraso (dois a três meses). Por outro lado, o fundo recebeu um adiantamento suplementar de 0,5 milhões de ecus sem qualquer autorização prévia.

Dotações transitadas

1.7. As dotações transitadas de 1995 para 1996 ascenderam a 2,1 milhões de ecus. Não foram utilizados 0,4 milhões de ecus (17 %) devido a uma deficiente avaliação do respectivo montante (despesas de deslocações em serviço, despesas de recrutamento, etc.).

Dotações do exercício

1.8. No que diz respeito às dotações correntes, o índice de pagamentos executados varia de um título para outro, sendo de 85 % para o título I (pessoal), 71 % para o título II (despesas administrativas) e 35 % para o título III (despesas operacionais). As dotações transitadas para 1997 dizem respeito ao título II (0,7 milhões de ecus), ao título III (2,7 milhões de ecus) e, especialmente, às aquisições de equipamento informático, acções específicas (Tempus), formação profissional e seminários e reuniões de estudo (54 %).

Diferenças cambiais

1.9. A perda cambial de 1,1 milhões de ecus deve-se principalmente à reavaliação da lira italiana.

Auditoria financeira

1.10. Dada a importância dos montantes a registar e a fiscalizar, será útil contratar um auditor financeiro para resolver alguns problemas a seguir referidos (e, em particular, as subvenções não inscritas nas contas, ver o ponto 1.11).

Subvenções extra-orçamentais (PHARE, TACIS e TEMPUS)

1.11. A Fundação gere, no âmbito dos programas Phare, Tacis e Tempus, e em nome da Comissão, fundos colocados à disposição por esta última. Um montante muito significativo (cerca de 200 milhões de ecus para o exercício de 1996), relativo a algumas dessas despesas, não foi registado nas contas da Fundação (mas sim numa contabilidade separada). O Tribunal solicita à Fundação que inscreva na sua própria contabilidade as operações relativas à gestão destes fundos. O Tribunal reserva-se o direito de examinar, no decorrer das próximas auditorias, a gestão desses fundos e, designadamente, as contas bancárias correspondentes.

Adjudicação de contratos

1.12. O procedimento adoptado pela Fundação para a celebração de todos os contratos é bastante complexo. Será útil simplificar este procedimento. Saliente-se que os contratos (de carácter não operacional) da Fundação são celebrados frequentemente por ajuste directo, o que nem sempre se justifica.

1.13. Os pagamentos dos contratos no âmbito dos programas Phare, Tacis e Tempus são efectuados sem visto do auditor financeiro (ver ponto 1.10), pois este considera que tais despesas são efectuadas pela Comissão (ver ponto 1.11). Além disso, saliente-se que em 1996 a Fundação só fiscalizou a execução de uma parte desses contratos. A partir do exercício de 1997, a Fundação recorre igualmente ao auxílio de auditores externos. Todavia, as fiscalizações efectuadas não parecem ainda poder cobrir a totalidade dos programas geridos pela Fundação.

CCCC

1.14. A Fundação ainda não criou uma Comissão Consultiva de Compras e Contratos (CCCC). Está em vias de ser aprovada uma proposta de criação desta comissão.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 15 e 16 de Outubro de 1997.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) JO L 131 de 23. 5. 1990, p. 4.

(2) Em conformidade com o nº 3 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 1360/90 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e despesas da Fundação relativas ao exercício de 1996 foram elaboradas em 30 de Março de 1997, data em que foram assinadas pelo Director da Fundação e apresentadas à Comissão, ao Conselho Directivo e ao Tribunal de Contas. O Tribunal recebeu estas contas em 30 de Março de 1997. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

ANEXO

QUADRO 1 BALANÇO FINANCEIRO RELATIVO AOS EXERCÍCIOS DE 1995 E 1996

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Nota: Note-se que a Fundação gere fundos (cerca de 200 milhões de ecus) para os programas Phare, Tacis e Tempus através de 21 contas bancárias, que não se encontram registadas nem nas contas orçamentais nem nas contas do balanço e contas de resultados.

Fonte: Quadro elaborado pelo Tribunal a partir dos dados fornecidos pela Fundação.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

(1) Este montante corresponde ao dos valores imobilizados.

(2) Nas demonstrações financeiras relativas ao exercício de 1995, a contrapartida da subvenção da Comissão que faltava pagar no final do exercício foi incluída nos resultados. A partir do exercício de 1996, e em conformidade com as disposições regulamentares, esta contrapartida figura no passivo do balanço.

RESPOSTAS DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A FORMAÇÃO

1.5. Contabilidade orçamental

A Fundação concorda com a opinião do Tribunal de Contas. Desde princípios de 1996 que a Fundação, juntamente com outras agências da UE, tem estado activamente envolvida num trabalho de concepção de um novo sistema orçamental e de contabilidade informatizado. Os trabalhos nesse sentido, nomeadamente configuração, ensaio do sistema e formação dos utilizadores, encontram-se bem encaminhados. O sistema começará a ser aplicado em Janeiro de 1998, prevendo-se que o projecto esteja concluído em Junho do mesmo ano.

Importa salientar que são enviados relatórios financeiros mensais aos serviços competentes da Comissão, em conformidade com os artigos pertinentes do Regulamento Financeiro. Não se registaram casos de ultrapassagem das dotações no período em análise.

1.6. Fundo para adiantamentos

A partir de Junho de 1997, o recurso ao fundo para adiantamentos registou uma redução considerável, uma vez que deixou de ser utilizado para o pagamento de salários.

O fundo para adiantamentos não recebeu qualquer montante suplementar sem autorização. A Fundação lamenta o facto de um montante de 0,5 milhões de ecus destinado a regularização de despesas ter sido registado, por engano, no fundo para adiantamentos. O erro de registo foi corrigido nos meses que se seguiram.

1.8. Dotações do exercício

Em 1996, pela segunda vez consecutiva, a autoridade orçamental inscreveu na reserva uma parte do orçamento da Fundação. Foram mantidos na reserva 2,5 milhões de ecus do orçamento da Fundação, tendo sido desbloqueados apenas em Setembro de 1996, o que deixou pouco tempo para operações de autorização e, por conseguinte, para a execução dos pagamentos antes do final do ano orçamental.

Uma análise das autorizações efectuada em finais de 1996 revela um nível de autorizações de 89 % para título I, 99 % para o título II e 95 % para o título III. As autorizações do título I eram proporcionais à percentagem do pessoal ao serviço em 1996 (avaliado em homem/ano). Para além disso, alterações verificadas nas taxas de câmbio estiveram na origem de certas economias orçamentais.

1.10. Controlo financeiro

A Fundação concorda com as observações do Tribunal de Contas. Cabe assinalar que a partir de Junho de 1997 o controlo financeiro da Fundação foi transferido para o Centro Comum de Investigação, em Ispra.

1.11. Subvenções extra orçamento (Phare, Tacis e Tempus)

A Fundação chama a atenção do Tribunal de Contas para o facto de todas as transacções efectuadas no âmbito dos referidos fundos terem sido registadas em contas separadas e de terem sido enviados relatórios regulares ao serviços da Comissão, em conformidade com as convenções celebradas entre a Comissão e a Fundação.

1.12. Celebração de contratos

A Fundação lida com três tipos de financiamento (o seu próprio orçamento, o do programa Phare e o do programa Tacis), cada um dos quais está submetido a diferentes processos de aquisições. Sempre que possível, a Fundação procurou, e continua a procurar, harmonizar as normas que regem as referidas aquisições. No entanto, não é possível harmonizar totalmente esses processos.

A Fundação envidará esforços no sentido de celebrar contratos por ajuste directo unicamente quando tal se revelar estritamente necessário e nas circunstâncias excepcionais previstas no artigo 46º (pontos a,b,c,d,e,) do regulamento financeiro da Fundação. Contudo, a Fundação gostaria de chamar a atenção do Tribunal de Contas para o facto de que determinadas actividades desenvolvidas pela Fundação, em virtude da sua natureza, exigem procedimentos ad hoc. Essas actividades estão intrinsecamente ligadas ao trabalho da Fundação referente a uma rede de parceiros-chave nos países parceiros. É impossível atribuir as tarefas a partes externas.

1.13. Pagamentos dos contratos para os programas Phare, Tacis e Tempus

No que respeita às recomendações do Tribunal de Contas no sentido de que os fundos para administração dos programas Phare e Tacis sejam integrados nas contas da Fundação, esta procurará uma solução em colaboração com a Comissão.

Em 1996, a verificação da execução dos contratos foi efectuada em conformidade com as convenções celebradas com a Comissão Europeia. Todos os contratos foram submetidos a fiscalização documental pelos serviços competentes da Fundação, com recolha e análise de documentos justificativos. A partir de 1997, serão efectuados controlos relativamente aos projectos Tempus (Phare e Tacis) e aos programas de formação profissional no âmbito do programa Phare. Ainda não foram previstos controlos para os programas de formação profissional no âmbito do programa Tacis.

1.14. CCCC

A criação de uma Comissão Consultiva de Compras e Contratos (CCCC) estava pendente da adopção pelo Conselho Directivo do regulamento financeiro da Fundação que estabelece as condições gerais de criação de uma CCCC (título XVI das normas de execução, artigo 88º). Dado o regulamento ter sido aprovado em Setembro de 1996 e as respectivas normas de execução em Fevereiro de 1997, não foi possível instituir uma CCCC em 1996. No entanto, o Conselho Directivo aprovou o regulamento da CCCC em 31 Julho de 1997, tendo a primeira reunião da CCCC tido lugar em 11 de Setembro de 1997.