Recomendação da Commissão

de 7 de Setembro de 2001

relativa a orientações para a aplicação do Regulamento (CE) n.o 761/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho que permite a participação voluntária das organizações num sistema comunitário de ecogestão e auditoria (EMAS)

[notificada com o número C(2001) 2503]

(Texto relevante para efeitos do EEE)

(2001/680/CE)

A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia e, nomeadamente, o segundo travessão do seu artigo 211.o,

(1) Considerando que o Regulamento (CE) n.o 761/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 19 de Março de 2001, que permite a participação voluntária das organizações num sistema comunitário de ecogestão e auditoria (EMAS)(1), define os requisitos essenciais para a participação das organizações num sistema comunitário de ecogestão e auditoria (EMAS).

(2) Considerando que o Regulamento (CE) n.o 761/2001 atribui à Comissão a responsabilidade de promover a coerência na aplicação do EMAS, nomeadamente no domínio da verificação, como previsto no n.o 7 do seu artigo 4.o

(3) Considerando que é possível garantir a coerência das verificações tornando mais claras as disposições para as organizações e orientando directamente os verificadores ambientais na execução das suas actividades.

(4) Considerando que convém fornecer orientações práticas para a aplicação do Regulamento (CE) n.o 761/2001, para proporcionar um apoio efectivo às organizações e contribuir para um desenvolvimento harmonizado do EMAS em todos os Estados-Membros. Essas orientações devem abranger, nomeadamente, a participação dos trabalhadores prevista no ponto 4 da parte B do anexo I do regulamento e a elaboração das declarações ambientais, previstas no ponto 3.1 do seu anexo III.

(5) Considerando que as orientações previstas na presente recomendação estão conformes com o parecer do comité instituído nos termos do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 761/2001,

FORMULA A SEGUINTE RECOMENDAÇÃO:

1. As declarações ambientais EMAS previstas no n.o 2, alínea c), do artigo 3.o do Regulamento (CE) n.o 761/2001 devem ser preparadas de acordo com as orientações estabelecidas no anexo I da presente recomendação.

2. As organizações que aplicam o EMAS devem ter em conta as orientações relativas à participação dos trabalhadores, constantes do anexo II.

3. As organizações e os verificadores ambientais devem ter em conta as orientações relativas à identificação dos aspectos ambientais e à avaliação da sua importância, constantes do anexo III.

4. As pequenas e médias organizações e os verificadores ambientais devem ter em conta as orientações relativas à verificação das PME, constantes do anexo IV.

5. Os Estados-Membros são os destinatários da presente recomendação.

Feito em Bruxelas, em 7 de Setembro de 2001.

Pela Comissão

Margot Wallström

Membro da Comissão

(1) JO L 114 de 24.4.2001, p. 1.

ANEXO I

ORIENTAÇÕES RELATIVAS À DECLARAÇÃO AMBIENTAL EMAS

[Salvo indicação em contrário, todas as referências a anexos são referências aos anexos do Regulamento (CE) n.o 761/2001]

1. INTRODUÇÃO

O EMAS foi concebido para ajudar as organizações a gerir e a melhorar o seu comportamento ambiental. O presente documento de orientação destina-se a ajudar as organizações na elaboração da declaração ambiental exigida pelo sistema, nos termos do Regulamento (CE) n.o 761/2001, identificando elementos a ter em conta na preparação da declaração, em conformidade com o anexo III.

Na preparação das presentes orientações, foram tidas em conta as necessidades de informação das partes interessadas e as formas de as organizações satisfazerem estas necessidades. Abertura, transparência e fornecimento regular de informações ambientais são factores fundamentais para diferenciar o EMAS de outros sistemas. Estes factores são igualmente importantes para o estabelecimento de uma base de confiança entre as organizações e as partes interessadas.

1.1. Planeamento

Uma preparação minuciosa da declaração ambiental torná-la-á mais útil e trará um valor acrescentado considerável à comunicação dos resultados e dos progressos contínuos a nível do comportamento ambiental das organizações. Constitui, nomeadamente, uma oportunidade para transmitir uma imagem positiva do desempenho das organizações aos seus clientes, fornecedores, vizinhos, contratantes e trabalhadores.

As partes interessadas exigem diferentes tipos de informações. Um olhar atento às suas necessidades numa fase precoce é importante para se decidir os elementos a incluir na declaração, a forma que devem assumir e o modo como devem ser comunicados.

O EMAS é suficientemente flexível para permitir às organizações dirigirem as informações pertinentes a públicos específicos, assegurando, simultaneamente, que todas as informações estejam disponíveis para quem as peça. Há que ponderar o melhor modo de comunicar as informações, se num relatório único, se em extractos de um conjunto de informações validadas. As informações a incluir na declaração ambiental deverão ser fáceis de obter a partir do sistema de gestão ambiental e, enquanto tal, não devem ser difíceis de produzir.

Embora o Regulamento (CE) n.o 761/2001 exija que as informações de carácter ambiental sejam facultadas em forma impressa a quem não as possa obter de outra forma (ponto 3.1 do anexo III), as organizações são incentivadas a utilizar todos os meios disponíveis para que a declaração ambiental seja colocada à disposição do público (ponto 3.6 do anexo III). Os documentos em formato electrónico, como, por exemplo, as páginas web, constituem uma forma eficaz e pouco dispendiosa de tornar as informações acessíveis a um grande número de pessoas, podendo ser facilmente impressas para as pessoas que não têm acesso a esses recursos. Desta forma, as empresas podem evitar os custos decorrentes de grandes tiragens de relatórios com apresentação sofisticada e dispendiosos. Para fornecer uma panorâmica do comportamento ambiental da organização, o Regulamento (CE) n.o 761/2001 estatui que as informações devem ser publicadas em versão consolidada aquando do registo inicial da organização e, em seguida, de três em três anos. Além disso, a organização deve actualizar essas informações todos os anos [excepto nos casos definidos nas orientações relativas à frequências das verificações, validações e auditorias constantes do anexo II da Decisão 2001/681/CE da Comissão(1)].

1.2. Estrutura e conteúdo

Dado tratar-se de um documento público, a declaração ambiental deve ser redigida de forma clara e concisa. As declarações EMAS não precisam de ser documentos longos e elaborados. Uma declaração sucinta e bem apresentada pode transmitir todas as informações adequadas ao leitor. Isto aplica-se, sobretudo, às pequenas empresas.

O Regulamento (CE) n.o 761/2001 não especifica uma estrutura para a declaração ambiental ou a ordem de apresentação dos vários pontos, competindo à organização determiná-las, cumprindo embora os requisitos do anexo III (ponto 3.2). Caso a organização elabore uma declaração ambiental geral que abranja uma série de locais geográficos, deve ponderar o modo como estruturar a declaração para assegurar que os impactos ambientais significativos de cada sítio sejam claramente identificados e incluídos na declaração geral (anexo III, ponto 3.7).

Os leitores da declaração ambiental podem desejar comparar os resultados do comportamento ambiental de uma organização ao longo do tempo, a fim de identificar as tendências mais significativas. Por este motivo, é importante incluir o mesmo tipo de informações comunicadas nos anos anteriores e repetir as declarações feitas, para tornar mais fácil para os leitores a comparação e a compreensão das informações. É aconselhável designar uma pessoa externa para examinar e dar a sua opinião sobre o documento, uma vez concluído.

2. ORIENTAÇÕES

A presente secção fornece orientações acerca dos requisitos do ponto 3.2 do anexo III.

Requisito:

"a) Uma descrição clara e inequívoca da organização que solicita o registo no EMAS e um resumo das suas actividades, produtos e serviços, bem como das suas relações com qualquer organização-mãe, caso exista"

Objectivo: Dar a conhecer a organização e as suas actividades, produtos e serviços.

Modo: Indicando a localização da organização e as suas actividades, produtos e serviços. Mapas anotados, fotografias e diagramas constituem meios eficazes para fornecer essas informações, podendo igualmente ser utilizados para ilustrar a estrutura de gestão da organização e a sua relação com outros sectores da organização.

A apresentação deve indicar claramente se toda a organização ou apenas uma parte está registada no EMAS, de modo a que não haja qualquer confusão relativamente a partes da organização estreitamente ligadas, tanto do ponto de vista geográfico como do da gestão.

Se a organização produzir uma vasta gama de produtos, estes podem ser combinados em grupos de produtos. Podem ser incluídos os bens produzidos e os serviços oferecidos, bem como o número de trabalhadores da organização e os seus principais dados económicos.

Deve ser indicado se a empresa possui participações em filiais, empresas comuns ou produções externalizadas. O mesmo se aplica em relação a aquisições, fusões ou alienações ocorridas durante o ano.

Elementos úteis a incluir:

- mapas e diagramas,

- fotografias aéreas anotadas,

- gráficos,

- classificação (ou seja, o código NACE) da organização,

- nome da pessoa de contacto (se pertinente).

Requisito:

"b) A política ambiental da organização e uma descrição sumária do seu sistema de gestão ambiental"

Objectivo: Apresentar os compromissos políticos da organização e indicar de que forma estes compromissos são levados à prática em toda a organização.

Modo: Incluindo a política ambiental na declaração ambiental. Descrever sucintamente o quadro de gestão da organização para a execução da política. Um organograma da empresa de que ressaltem as responsabilidades pelas questões ambientais pode demonstrar de que forma o sistema de gestão ambiental (EMS) é aplicado. Um simples gráfico ou diagrama pode igualmente mostrar as relações entre a política, a identificação e avaliação dos aspectos, as metas e objectivos e os resultados.

Sugestões:

- incluir a política ambiental e, eventualmente, uma carta de apresentação, assinada pelo presidente do Conselho de Administração,

- incluir um organograma da organização com os contactos do representante para o ambiente,

- incluir um diagrama com a estrutura do sistema de gestão ambiental,

- comentar eventuais alterações importantes da política ambiental ou do sistema de gestão.

Requisito:

"c) Uma descrição de todos os aspectos ambientais, directos e indirectos, que resultam em impactos ambientais significativos da organização e uma explicação da relação entre a natureza desses impactos e aqueles aspectos (anexo VI)"

Objectivo: Fornecer uma panorâmica dos aspectos ambientais significativos da organização e explicar as implicações ambientais das suas actividades, produtos e serviços. O mais importante é que os leitores compreendam a relação entre a actividade da organização e o impacto ambiental significativo que dela pode resultar.

Modo: A organização pode descrever o modo como cada um dos seus aspectos ambientais significativos tem impacto no ambiente. Em alternativa, a organização pode descrever o impacto dos seus aspectos significativos em diversos meios (por exemplo, ar, água, flora, fauna). Diagramas, matrizes e pictogramas anotados dos input / output constituem meios interessantes para apresentar essas informações de forma concisa. Ver também as orientações sobre os aspectos e impactos ambientais constantes do anexo III da presente recomendação.

Devem ser igualmente comentados os impactos resultantes de acidentes e a responsabilidade ambiental. Podem igualmente ser importantes os impactos associados a actividades passadas que possam traduzir-se em responsabilidades futuras.

Exemplo - Aspectos ambientais e impactos ambientais

É importante que a declaração EMAS descreva claramente a relação existente entre o programa de ambiente com as suas diversas actividades e a natureza potencial dos seus impactos ambientais. Uma forma de proceder a tal descrição pode consistir na utilização de uma matriz que demonstre a relação entre as actividades do programa e a natureza associada dos impactos ambientais.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Sugestões:

- incluir os critérios de identificação dos impactos ambientais significativos, para satisfazer o requisito do ponto 6.1 do anexo VI,

- utilizar quadros, diagramas e gráficos.

Requisito:

"d) Uma descrição dos objectivos e metas ambientais e a sua relação com os aspectos e impactos ambientais significativos"

Objectivo: Indicar o que a organização pretende fazer para melhorar o seu comportamento ambiental. O programa de ambiente da organização, com os seus objectivos e metas, contribuirá para que o leitor compreenda as actividades da organização destinadas a melhorar o seu comportamento ambiental. A organização deve poder demonstrar a existência de uma relação clara entre os aspectos que considera mais importantes e os seus planos de melhoria.

Modo: Relacionar os objectivos e metas com os aspectos e impactos ambientais significativos. Para isso, pode utilizar-se um quadro que inclua o prazo-limite em que as metas e objectivos devem ser alcançados. Esta informação pode ser combinada com a requerida na alínea c). Indicar as metas e objectivos actuais, que devem ser específicos, adequados, pertinentes e, sempre que possível, mensuráveis.

Exemplo - Programa de ambiente, objectivos e metas

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Sugestões:

- indicar o processo que levou à fixação dos objectivos e metas, com referência, se pertinente, a métodos de precaução,

- fornecer informações acerca das responsabilidades pela realização dos objectivos e metas,

- indicar os custos da realização dos objectivos e metas,

- estabelecer uma relação com as metas e objectivos dos períodos abrangidos por relatórios anteriores.

Requisito:

"e) Um resumo dos dados disponíveis sobre o comportamento da organização relativamente aos seus objectivos e metas ambientais, no que se relaciona com os seus impactos ambientais significativos. Esse resumo poderá incluir os valores das emissões poluentes, da produção de resíduos, do consumo de matérias-primas, energia e água, do ruído e ainda outros aspectos indicados no anexo VI. Os dados deverão permitir uma comparação anual, através da qual seja possível determinar a evolução do comportamento ambiental da organização"

Objectivo: Apresentar dados relativos ao comportamento ambiental da organização e aos seus progressos em relação aos objectivos e metas fixados. Demonstrar a evolução do comportamento ambiental da organização ao longo do tempo.

Modo: Apresentando dados sobre o comportamento ambiental da organização face aos objectivos e metas dos aspectos ambientais significativos identificados nos termos do anexo VI. O comportamento pode ser apresentado de diversas formas, como gráficos, diagramas e quadros. Os valores absolutos referentes ao desempenho podem ser combinados com indicadores de desempenho, permitindo assim relacionar o desempenho com a produção, o volume de negócios anual, etc. Na comunicação dos dados, há que ter o cuidado de utilizar as unidades de medida correctas. Quando os dados forem extraídos de diversas fontes do sistema de gestão ambiental, a organização deverá certificar-se de que estes são agregados segundo métodos precisos e susceptíveis de ser verificados e reproduzidos pelo verificador. Os dados devem ser apresentados num formato coerente, que permita a comparação de dados de anos diferentes.

Os objectivos e metas poderão não ser todos atingidos no prazo previsto, sobretudo se a organização se tiver fixado objectivos ambiciosos. Se os objectivos e metas não forem atingidos, é de boa prática incluir na declaração ambiental uma nota explicativa.

Exemplo - Emissões de CO2 em relação às metas e às disposições legislativas

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Sugestões:

- utilizar indicadores de desempenho, que contribuem para uma maior clareza, transparência e comparabilidade das informações fornecidas por uma organização,

- explicar que medidas foram tomadas para alcançar os níveis de desempenho actuais,

- estabelecer uma relação entre o desempenho e os objectivos, metas, requisitos legais e metas ambientais nacionais ou sectoriais,

- explicar a forma como os dados foram obtidos e processados,

- indicar o grau de realização dos objectivos e metas em relação a declarações ambientais anteriores, de modo a fornecer uma panorâmica do comportamento ambiental da organização,

- comentar as razões por que as metas não foram atingidas,

- explicar a eventual indisponibilidade de dados (ausência de medições, de autorizações ambientais, de valores-limite a respeitar, etc.).

Requisito:

"f) Outros factores relacionados com o comportamento ambiental, incluindo o comportamento em face das disposições legais no que se refere aos impactos ambientais significativos"

Objectivo: Sempre que a organização apresentar dados relativos ao seu comportamento ambiental no que se refere a impactos ambientais significativos que estejam regulamentados, há que apresentar a comparação entre o comportamento e o nível legal. A organização pode ainda incluir na declaração outras informações relacionadas com o seu comportamento ambiental.

Modo: Ao apresentarem os dados referidos na alínea d), as organizações podem incluir informações sobre os limites legais, de modo a demonstrar o respeito dos mesmos. As organizações podem ainda fornecer informações acerca dos investimentos realizados com vista a melhorar o seu comportamento ambiental, de eventuais apoios a grupos ambientalistas locais e de acções tendentes a promover o diálogo com as partes interessadas. As organizações podem incluir informações acerca dos seus planos de segurança.

Sugestões:

- informações sobre os produtos,

- política de aquisições,

- decisões e investimentos importantes,

- medidas cautelares/actividades de protecção do ambiente/medidas preventivas,

- queixas, preocupações da opinião pública ou da comunidade,

- acções de investigação e desenvolvimento,

- incidentes e falhas,

- orçamento.

Requisito:

"g) O nome e o número de acreditação do verificador ambiental e a data de validação"

Objectivo: Fornecer informações acerca da pessoa que verificou a declaração ambiental e de quando o fez.

Modo: Nomeadamente, através de uma declaração que explique o que fez o verificador para validar a declaração.

3. CRITÉRIOS PARA A APRESENTAÇÃO DE DADOS RELATIVOS AO COMPORTAMENTO AMBIENTAL

O recurso a indicadores de comportamento ambiental contribui para uma maior clareza, transparência e comparabilidade das informações fornecidas por uma organização. Estes indicadores devem ser criteriosamente seleccionados e satisfazer os requisitos do ponto 3.3 do anexo III. Em devido tempo, a Comissão fornecerá orientações acerca da selecção e utilização dos indicadores de desempenho ambiental.

4. INFORMAÇÕES PARA GRUPOS-ALVO ESPECÍFICOS

As organizações podem pretender publicar informações concebidas especificamente para uma ou outra parte interessada. Apresentamos em seguida algumas ideias acerca das preocupações de diferentes grupos de partes interessadas. Ver igualmente o ponto 3.6 do anexo III.

Partes interessadas e necessidades de informação

4.1. Comunidade local

É de prever interesse:

- pelos aspectos ambientais e sanitários das substâncias produzidas e emitidas,

- pelos riscos para o exterior e pelas medidas tomadas pela organização para prevenir ou remediar esses riscos,

- por informações acerca da natureza e do número de queixas, bem como pela forma como estas são tratadas e resolvidas,

- por informações acerca do incumprimento das disposições legais em matéria de emissões e das medidas tomadas para evitar a reprodução dessas situações.

4.2. Clientes

As relações entre uma organização e os seus fornecedores e clientes são, frequentemente, duradouras. Os clientes constituem um grupo-alvo particularmente influente. Podem expressar exigências ambientais específicas junto dos seus fornecedores (políticas de aquisições) no que se refere a produtos, processos, serviços ou gestão.

A melhor forma de identificar as informações específicas que interessam aos clientes e quais as melhorias ambientais que estes pretendem passa, provavelmente, por um estreito contacto e cooperação.

4.3. Trabalhadores

Muitas organizações consideram os seus trabalhadores um grupo importante de utilizadores da sua declaração ambiental. Se considerar que tal se justifica, a organização pode apresentar o relatório ambiental, para discussão, nas reuniões de trabalhadores. É de esperar particular interesse pelas seguintes questões:

- relação entre a situação ambiental e as condições de trabalho, incluindo acidentes e incidentes e a forma como estes são geridos,

- planos e possibilidades de formação, a nível interno, no domínio ambiental,

- aplicação do sistema de gestão ambiental.

4.4. Instituições financeiras/investidores

Um grupo crescente de investidores, bancos e companhias de seguros manifestam interesse pela estratégia e comportamento ambientais das organizações. É de esperar particular interesse:

- pela estratégia e comportamento ambiental da organização no seu conjunto,

- pela relação entre as informações ambientais e financeiras,

- pela observância da legislação por parte da organização e a qualidade da sua gestão ambiental,

- pela poluição do solo e a presença de substâncias de alto risco, como o amianto, nos edifícios, por eventuais riscos decorrentes de (novos) processos de produção, produtos ou serviços.

4.5. Outros parceiros sociais

Os consumidores e as respectivas organizações, bem como as organizações não governamentais (ONG) activas no domínio do ambiente, estão frequentemente interessados:

- nas políticas ambientais e no comportamento das organizações no que se relaciona com processos, produtos e serviços,

- em questões-chave em termos políticos ou de comunicação social, por exemplo, a reciclagem de produtos usados da indústria electrónica, a eliminação de substâncias tóxicas no sector das tintas e das colas, a origem da madeira utilizada no sector madeireiro e do mobiliário, etc. As organizações devem compreender que é conveniente clarificarem a sua posição, esforços e resultados em relação a estas matérias,

- na evolução do comportamento ambiental ao longo do tempo, quer em locais de actividade específicos quer a nível empresarial, sobretudo num contexto claro, de modo a que possam ser feitas comparações com os requisitos legais, as melhores tecnologias disponíveis e o comportamento de organizações comparáveis,

- em informações acerca de metas e objectivos concretos, a curto e a longo prazo, não apenas relacionadas com emissões, mas também com impactos ambientais indirectos, como as matérias-primas, produtos e serviços, produtos em fim de vida e transporte,

- na forma como o princípio de precaução foi tido em conta na tomada de decisões ambientais.

(1) Ver página 34 do presente Jornal Oficial.

ANEXO II

ORIENTAÇÕES RELATIVAS À PARTICIPAÇÃO DOS TRABALHADORES NO ÂMBITO DO EMAS

[Salvo indicação em contrário, todas as referências a anexos são referências aos anexos do Regulamento (CE) n.o 761/2001]

1. INTRODUÇÃO

As orientações para a participação do pessoal no âmbito do EMAS baseiam-se no seguinte:

N.o 2 do artigo 1.o do Regulamento (CE) n.o 761/2001, que dispõe seguinte:

"O objectivo do EMAS será a promoção de uma melhoria contínua do comportamento ambiental das organizações através da:

...

d) Participação activa do pessoal na organização, bem como na formação e no aperfeiçoamento profissionais adequados, que permitam uma participação activa nas tarefas referidas na alínea a). Sempre que o solicitarem, os representantes dos trabalhadores poderão igualmente participar."

Anexo I do Regulamento (CE) n.o 761/2001, que dispõe o seguinte: "A organização deve identificar as necessidades de formação. Deve criar condições para que todo o pessoal cujo trabalho possa ter um impacte ambiental significativo receba formação adequada.

A organização deve estabelecer e manter procedimentos que permitam aos seus empregados ou membros, em cada nível e função relevante, estarem sensibilizados para:

a) A importância da conformidade com a política ambiental, procedimentos e requisitos do sistema de gestão ambiental;

b) Os impactes ambientais significativos, reais ou potenciais, das suas actividades, e para os benefícios ambientais decorrentes de uma melhoria do seu desempenho individual;

c) As suas funções e responsabilidades para atingir a conformidade com a política e os procedimentos ambientais e com os requisitos do sistema de gestão ambiental, incluindo os requisitos de prevenção e de resposta a situações de emergência;

d) As consequências potenciais do não cumprimento dos procedimentos operacionais especificados.

O pessoal que desempenhe tarefas que possam causar impactes ambientais significativos deve adquirir competência com base numa adequada educação, formação e/ou experiência. (Anexo I-A.4.2)".

"Além dos requisitos previstos no anexo I, parte A, os trabalhadores participarão no processo de melhoria contínua do desempenho ambiental da organização. Para tal, deverão ser usadas formas de participação adequadas, tais como o sistema do livro de sugestões ou trabalhos de grupo em projectos de comités ambientais. As organizações terão em atenção as orientações da Comissão sobre as melhores práticas neste domínio. Sempre que o solicitarem, os representantes dos trabalhadores poderão igualmente participar. (Anexo I-B.4)".

A participação de todos no trabalho ambiental é positiva e constitui uma oportunidade de trabalhar de forma mais eficaz e uma condição prévia de êxito. A participação activa do pessoal no processo de melhoria contínua do desempenho ambiental da organização não deve ser considerada uma sobrecarga, muito pelo contrário, e as presentes orientações procuram demonstrá-lo.

As presentes orientações apontam formas e meios de implicar activamente o pessoal, que tornarão o trabalho mais eficaz, aliviarão tanto a administração como o pessoal e garantirão uma eficaz aplicação do EMAS.

O trabalho ligado às questões ambientais deve ser contínuo. Para tal, é necessária a implicação e a participação activas de todos os membros (administração e pessoal) da organização.

Assegurar a participação de todos os membros da organização é também a melhor forma de manter um sistema de gestão vivo e renovado. A experiência demonstra que os sistemas de gestão que não contam com a participação activa de todos tendem a tornar-se burocráticos e a funcionar mal.

É importante que o pessoal não encare o trabalho ambiental como uma ameaça, mas sim como uma oportunidade para, nomeadamente, melhorar as condições de trabalho e sentir orgulho por trabalhar numa organização de qualidade do ponto de vista ambiental.

A investigação, a auditoria de organizações registadas no EMAS e a experiência em matéria de mudança da organização do trabalho em geral demonstraram que, quando todo o pessoal participa activamente no trabalho, sobretudo quando os seus representantes o fazem, os resultados são melhores.

A experiência demonstra igualmente que a fadiga que surge após um determinado período de trabalho com sistemas como o EMAS ou o ISO 14001 pode ser evitada graças à participação activa do pessoal.

2. DISPOSIÇÕES

2.1. Considerações gerais

As organizações devem tomar consciência de que a participação do pessoal constitui uma força motriz, uma condição prévia para uma melhoria ambiental contínua e bem sucedida e um recurso fundamental para melhorar o seu desempenho ambiental. As organizações devem tomar consciência de que a participação activa do pessoal constitui a melhor forma de implantarem com êxito o sistema de gestão e auditoria ambiental.

As organizações devem tomar consciência de que a expressão "participação do pessoal" significa, simultaneamente, a participação e a informação de cada trabalhador e dos seus representantes, de acordo com os regimes nacionais. Por conseguinte, a participação dos trabalhadores deve ocorrer a todos os níveis.

Devem proporcionar-se os meios necessários para a participação activa dos trabalhadores.

Devem disponibilizar-se aos verificadores as provas de que tal participação é uma realidade. Tal participação pode ser demonstrada, por exemplo, através de:

Actas de reuniões com sindicatos, comissões de trabalhadores ou outras organizações representativas dos trabalhadores, ou de outras reuniões no interior da organização

Existência de possibilidades de educação, formação e informação adequadas

Possibilidade de o pessoal apresentar sugestões (sistema do livro de sugestões)

Existência de comités ambientais

Reuniões entre a administração e representantes dos trabalhadores sobre o desempenho ambiental

Criação de equipas ou grupos de trabalho ambientais ou de grupos de projecto

Regularidade da prestação de informações ao pessoal e aos seus representantes

Contactos entre o verificador e o pessoal e seus representantes

Envolvimento activo, informação e colaboração entre o responsável pelo ambiente/representante da administração e o pessoal e seus representantes

As organizações devem tomar consciência de que o empenhamento, a abertura e o apoio activo por parte da administração constituem uma condição indispensável para o êxito dos processos acima descritos. Neste contexto, importa sublinhar a necessidade de o pessoal obter uma boa reacção por parte da administração.

2.2. Ensino e formação

As organizações devem tomar consciência da necessidade de o pessoal dispor de informação e formação contínua em matéria ambiental. Devem ser proporcionadas a todos os membros do pessoal informações e formação básicas. A formação da administração é igualmente fundamental para gerir as mudanças.

Os trabalhadores mais directamente envolvidos na gestão ambiental da organização, através, por exemplo, da participação em grupos de trabalho comuns, devem beneficiar de uma formação mais aprofundada. Essa formação deverá incidir, sem carácter limitativo, no EMAS, nas políticas ambientais, nas melhores práticas e na comunicação.

2.3. Níveis de envolvimento

As organizações devem estar conscientes de que a participação do pessoal é importante e necessária a todos os níveis e em todos os estádios, desde o início do trabalho de gestão ambiental. Por conseguinte, as organizações devem implicar trabalhadores:

- na formulação das políticas ambientais da organização,

- no balanço ambiental inicial e na análise da situação, bem como na recolha e verificação das informações,

- na instauração e aplicação de um sistema de gestão e auditoria ambiental tendente a melhorar o desempenho ambiental,

- em comités ambientais de modo a obterem informações e a garantirem a participação do responsável pelo ambiente/representantes da administração e do pessoal e seus representantes,

- em grupos de trabalho comuns no âmbito do programa de acção ambiental e da auditoria ambiental,

- na elaboração das declarações ambientais.

2.4. Sugestões do pessoal e sistema de recompensas

As organizações devem garantir a existência de formas simples que possibilitem ao pessoal apresentar sugestões tendentes a melhorar o ambiente. Poderão, por exemplo, prever caixas que recolham as suas sugestões.

Os trabalhadores devem ser recompensados quando realizarem acções que contribuam para melhorar o desempenho económico e/ou ambiental da organização. Podem utilizar-se sistemas de recompensa financeira ou outros.

ANEXO III

ORIENTAÇÕES PARA A IDENTIFICAÇÃO DOS ASPECTOS AMBIENTAIS E A AVALIAÇÃO DA SUA IMPORTÂNCIA

[Salvo indicação em contrário, todas as referências a anexos são referências aos anexos do Regulamento (CE) n.o 761/2001]

1. OBJECTIVO DAS ORIENTAÇÕES

O objectivo do presente documento é fornecer orientações para a identificação dos aspectos ambientais significativos relacionados com actividades, produtos e serviços sobre os quais uma organização que aplica o EMAS tem controlo de gestão ou influência, na acepção do anexo VI do regulamento. No âmbito do EMAS, os aspectos ambientais significativos ocupam um lugar central no sistema de gestão ambiental das organizações, na avaliação e na melhoria do seu comportamento ambiental, mediante a fixação de objectivos e metas e do processo de exame permanente. Os aspectos e impactos ambientais significativos são igualmente importantes no âmbito da declaração ambiental, nos termos do anexo III.

2. RELAÇÃO ENTRE ASPECTOS AMBIENTAIS, ASPECTOS AMBIENTAIS SIGNIFICATIVOS E IMPACTOS AMBIENTAIS SIGNIFICATIVOS

O princípio subjacente ao EMAS é o de que os aspectos ambientais [alínea f) do artigo 2.o do Regulamento (CE) n.o 761/2001] do funcionamento das organizações resultam em impactos ambientais [alínea g) do artigo 2.o]. Se um aspecto ambiental de uma organização tiver como consequência um impacto ambiental significativo, esse aspecto deve ser considerado significativo e integrado no sistema de gestão ambiental.

3. PROCESSO, POR ETAPAS, DE IDENTIFICAÇÃO DE ASPECTOS AMBIENTAIS SIGNIFICATIVOS

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

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4. COMO IDENTIFICAR OS ASPECTOS AMBIENTAIS DIRECTOS

Os aspectos ambientais directos estão associados a actividades, produtos e serviços da organização sobre os quais esta tem controlo de gestão directo. Todas as organizações devem ter em conta os aspectos directos das suas operações. Porém, no caso das organizações não industriais, a tónica será frequentemente colocada nos aspectos ambientais indirectos das suas actividades, produtos e serviços.

O que fazer:

- Falar com os trabalhadores

- Percorrer o local e a zona circundante

- Falar com os interessados

- Examinar documentos (por exemplo, fichas de dados de segurança, licenças)

- Estudar a legislação (por exemplo, direito substantivo, requisitos técnicos, como o controlo obrigatório dos poluentes)

- Estudar os critérios de atribuição do rótulo ecológico

- Verificar as informações fornecidas pelas câmaras de comércio, etc.

- Contactar outras empresas EMAS

- Analisar os fluxos de materiais

- Analisar os actuais indicadores de desempenho

- Analisar todas as partes e a infra-estrutura da organização (por exemplo, condutas, cabos eléctricos, vias férreas)

Elementos a considerar:

- Política de aquisições

- Emissões para a água e a atmosfera

- Resíduos

- Utilização dos recursos

- Energia

- Questões locais

- Utilização e contaminação dos solos

- Questões históricas

- Transportes

5. ASPECTOS AMBIENTAIS INDIRECTOS E FORMA DE OS INFLUENCIAR (PONTO 6.3 DO ANEXO VI)

O ponto 6.3 do anexo VI equipara os aspectos ambientais indirectos aos aspectos ambientais directos definidos no ponto 6.2 do anexo VI. Os aspectos ambientais indirectos podem resultar da interacção de uma organização com terceiros e podem, em larga medida, ser influenciados pela organização que pretende obter um registo no EMAS. Para as organizações não industriais, como as autoridades locais ou instituições financeiras, é fundamental ter em conta igualmente os aspectos ambientais ligados à sua actividade principal. É insuficiente um inventário limitado aos aspectos ambientais da localização e do equipamento da organização.

O que fazer:

- Falar com os (sub)contratantes e fornecedores (por exemplo, empresas de serviços, proprietários fundiários)

- Falar com os clientes

- Analisar a utilização e a eliminação dos produtos

- Analisar as actividades dos (sub)contratantes

- Analisar os critérios de atribuição do rótulo ecológico

- Verificar as informações fornecidas pelas câmaras de comércio, etc.

- Contactar outras empresas EMAS

- Falar com ONG e outros interessados

- Analisar as informações sobre os produtos e serviços fornecidos

Elementos a considerar:

- Questões relacionadas com os produtos

- Contratos

- Transporte

- Novos mercados para os produtos existentes

- Produtos financeiros

- Gama de produtos

- Turismo

- Serviços

Os aspectos ambientais directos podem ser controlados por decisões de gestão interna. Em contrapartida, os aspectos ambientais indirectos exigem que as organizações utilizem a sua influência junto dos (sub)contratantes, fornecedores, clientes e utilizadores dos seus produtos e serviços para obterem benefícios ambientais. Para tal, as empresas têm de ser criativas na forma como utilizam a sua influência. Com base no ponto 6.3, alíneas a) a g), do anexo VI, a gestão dos aspectos ambientais indirectos pode incluir, sem carácter limitativo:

a) Questões relacionadas com produtos (concepção, desenvolvimento, embalagem, transporte, utilização e recuperação/eliminação de resíduos)

As organizações podem pretender ter em conta:

- os resultados disponíveis da análise do ciclo de vida dos seus produtos,

- os resultados do desenvolvimento e utilização de indicadores de desempenho ambiental,

- os aspectos ambientais dos produtos fornecidos e da transformação dos seus produtos,

- os efeitos de uma previsível má utilização ou de uma recuperação ou eliminação inadequada dos seus produtos,

- as necessidades de informação dos clientes/consumidores e fornecedores e a maior educação dos consumidores (por exemplo, em matéria de utilização e eliminação dos produtos),

- a durabilidade e as possibilidades de reparação dos produtos e a compatibilidade dos produtos existentes com novas séries de produtos e de peças sobresselentes.

b) Investimentos de capital, concessão de empréstimos e serviços de seguros

As organizações podem pretender ter em conta:

- a política de admissão e os prémios de seguros (por exemplo, tratamento preferencial para as empresas "verdes" e as organizações EMAS),

- a política de investimento (investimentos "verdes"),

- os processos de avaliação (redução do risco ambiental),

- a política de empréstimos (por exemplo, tratamento preferencial para as empresas "verdes" e as organizações EMAS),

- a gama de produtos (por exemplo, fundos "verdes").

c) Novos mercados

A colocação dos produtos existentes em novos mercados pode gerar novos aspectos ambientais. Neste ponto, as organizações podem considerar, por exemplo:

- as infra-estruturas existentes destinadas, por exemplo, à reciclagem e tratamento de resíduos ou substâncias perigosas, tratamento de águas residuais ou resposta a situações de emergência,

- as normas tecnológicas ou educacionais,

- o grau de sensibilização do novo mercado para as questões ambientais.

d) Escolha e composição dos serviços (por exemplo, transporte ou actividade de restauração)

As organizações podem, por exemplo, considerar a gestão ambiental de prestadores de serviços, nomeadamente:

- serviços de alojamento (hotéis, centros de conferências),

- serviços de transfer ou de transporte (modalidades de transporte compatíveis com o ambiente, organização eficiente dos transportes, normas tecnológicas e consumo de combustível dos veículos),

- gama de produtos, política de aquisições "verde", utilização de louça reutilizável e de pratos biodegradáveis, gestão dos resíduos dos serviços de fornecimento de refeições preparadas.

e) Decisões administrativas e de planeamento

As organizações podem considerar, por exemplo:

- aspectos resultantes da aplicação de decisões de planeamento no futuro,

- resultados de jogos experimentais ou da criação de modelos computorizados,

- a experiência adquirida com a execução de projectos idênticos.

f) Composição das gamas de produtos

Este aspecto é importante para organizações que vendam ou distribuam produtos fornecidos por terceiros. Estas podem, por exemplo:

- desenvolver uma política de aquisições "verde", no que respeita a contratantes e produtos,

- dar preferência a produtos vendidos no âmbito de um programa de recuperação de produtos,

- procurar produtos com rótulos ecológicos de aceitação geral dentro da sua gama de produtos.

g) Comportamento ambiental e prática de contratantes, subcontratantes e fornecedores

As organizações podem, por exemplo:

- interrogar os (sub)contratantes e fornecedores acerca do comportamento ambiental das suas actividades e produtos,

- examinar as fichas de dados de segurança, análises de linhas de produção ou excertos destes documentos fornecidos pelos contratantes,

- formar (sub)contratantes e fornecedores (por exemplo, sobre formas de reduzir os riscos ambientais),

- incluir "cláusulas verdes" nos seus contratos.

Elementos a considerar:

- Educação dos clientes (por exemplo, sobre o modo de utilizar e eliminar os produtos, conselhos para reduzir os danos ambientais)

- Política de aquisições "verde"

- Tratamento preferencial para empresas "verdes" por exemplo, empresas EMAS (empréstimos, seguros)

- Investimentos "verdes"

- Sistemas de recuperação de produtos

- Contratos com cláusulas "verdes"

6. COMO PROCEDER À AVALIAÇÃO DO CARÁCTER SIGNIFICATIVO

Para tomar uma decisão sobre o carácter significativo dos aspectos ambientais, é necessário examiná-los e avaliá-los. Os aspectos ambientais identificados como significativos devem ser integrados no sistema de gestão ambiental e no processo de exame permanente. Os identificados como não significativos devem também ser objecto de levantamento, a fim de ter em conta mudanças circunstanciais. Para avaliar da importância dos aspectos ambientais em causa, as organizações devem definir os seus próprios critérios. Nos termos do Regulamento (CE) n.o 761/2001, os critérios "serão abrangentes, passíveis de verificação independente e reproduzíveis" (ponto 6.4 do anexo VI) e deverão "ter em conta a legislação comunitária" (ponto 6.1 do anexo VI). O ponto 6.4, alíneas a) a g), do anexo VI enumera alguns dos critérios que as organizações devem ter em conta na decisão relativa à significância dos seus aspectos ambientais.

Na avaliação da significância de um aspecto ambiental, as organizações devem ter em conta, basicamente, os seguintes pontos:

- potencial para ter efeitos ambientalmente negativos,

- fragilidade do ambiente local, regional ou global,

- dimensão, número, frequência e reversibilidade do aspecto ou impacto,

- existência de legislação ambiental pertinente e seus requisitos,

- importância para as partes interessadas e o pessoal da organização.

Estes pontos e os critérios seleccionados podem ser considerados como perguntas cuja resposta é "sim" ou "não" ou podem ser utilizados de forma mais diferenciada de modo a avaliar a importância dos aspectos ambientais da organização, numa primeira fase, e a criar uma lista prioritária de acção, numa segunda fase (por exemplo, mediante uma classificação de "elevado", "médio", "baixo" ou "muito importante", "pouco importante", "sem importância").

Quando efectuarem a avaliação, as organizações devem reflectir sobre as condições de arranque e de cessação de actividades e as condições de emergência razoavelmente previsíveis. Deverão ser tidas em conta as actividades passadas, presentes e planeadas.

As autorizações, a legislação pertinente (por exemplo, em matéria de limites quantificados ou controlo de poluentes), os planos de acção nacionais, as prioridades locais, os registos de controlos ou os estudos científicos constituem fontes de informação úteis para a avaliação. Os organismos reguladores, os clientes e fornecedores, os grupos ambientalistas, as associações comerciais ou profissionais, as associações industriais, as câmaras de comércio e as instituições científicas podem igualmente fornecer informações úteis de apoio à avaliação.

Elementos a considerar:

- Poluentes acumulados

- Alterações climáticas (gases com efeito de estufa, degradação da camada de ozono)

- Acidificação da água e do solo

- Eutrofização da água e saturação do solo em azoto

- Biodiversidade, pressões sobre zonas de interesse especial de preservação, (por exemplo, fragmentação de habitats)

- Introdução e propagação de organismos estranhos

- Efeito dos metais

- Oxidantes fotoquímicos e nível de ozono no solo

- Efeitos dos produtos químicos (perigosos), incluindo poluentes orgânicos persistentes

- Utilização indevida do solo e dos recursos hídricos

- Poluição atmosférica e sonora nas zonas urbanas

- Fluxos de materiais não cícilicos, resíduos e resíduos ambientais

ANEXO IV

ORIENTAÇÕES DESTINADAS AOS VERIFICADORES RELATIVAS À VERIFICAÇÃO DAS PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS (PME) ESPECIALMENTE PEQUENAS EMPRESAS E MICROEMPRESAS

[Salvo indicação em contrário, todas as referências a anexos são referências aos anexos do Regulamento (CE) n.o 761/2001]

1. INTRODUÇÃO

A dificuldade de as PME aplicarem sistemas de gestão tais como o ISO 9001, o ISO 14001 e o EMAS (sistema comunitário de ecogestão e auditoria) constitui um problema reconhecido. Os sistemas são considerados excessivamente burocráticos e morosos. O problema não reside na compreensão dos requisitos de tais sistemas de gestão, mas sim na capacidade de afectar recursos físicos e financeiros à sua aplicação e manutenção. A confiança tradicionalmente depositada na documentação controlada como único meio de demonstrar a conformidade de um determinado sistema de gestão com os requisitos dos sistemas de gestão definidos em normas e regulamentos levanta uma dificuldade especial. A manutenção e o controlo de tais sistemas são morosos e frequentemente contrários às práticas de trabalho das pequenas empresas.

As pequenas empresas caracterizam-se por cadeias hierárquicas curtas, polivalência do pessoal, formação profissional em exercício e capacidade de adaptação rápida às mudanças. A tarefa do verificador consiste em reconhecer os trunfos e as deficiências dessas empresas e em realizar a verificação de uma forma que não imponha ónus excessivos a empresas de pequenas dimensões. As presentes orientações destinam-se a ser aplicadas a pequenas empresas e, em certos casos, aplicar-se-ão exclusivamente a microempresas. O verificador deverá utilizar a sua experiência para aferir da aplicabilidade das presentes orientações à empresa objecto da verificação, tendo em conta os recursos à disposição da mesma.

2. DOCUMENTAÇÃO

O objectivo da documentação num sistema de gestão consiste em garantir a realização coerente das actividades da empresa, de acordo com o sistema de gestão que deseja aplicar. Por conseguinte, podem ser utilizados procedimentos escritos para garantir a realização coerente de todas as operações, independentemente do seu autor. A documentação é igualmente utilizada como meio de prova da realização correcta de operações ou procedimentos específicos, nomeadamente dados da monitorização para comprovar a conformidade legal.

Na realização de verificações nas PME, os verificadores devem ter presente o seguinte:

- Nem todos os procedimentos têm de ser documentados

Os procedimentos orais e a formação em exercício são frequentemente utilizados em pequenas empresas. A tarefa do verificador consiste em encontrar provas de que o procedimento funciona.

Por exemplo: uma instalação industrial pode aplicar um procedimento para segregar diferentes tipos de resíduos. É necessário provar duas coisas:

- que o operador sabe o que está a fazer,

- que a segregação dos resíduos funciona a nível prático.

- Os procedimentos devem ser proporcionais

As dimensões e a complexidade da operação, a natureza dos impactos ambientais associados e a competência dos operadores devem ser tidas em conta na avaliação da adequação dos procedimentos. Fluxogramas, pictogramas, avisos e matrizes simples podem ser os procedimentos mais eficazes.

3. CONTROLO DOCUMENTAL

O fundamento do controlo documental consiste em garantir que os documentos adequados se encontram na posse das pessoas que deles precisam. Na sua forma mais simples, isto requer apenas uma lista dos documentos e das pessoas que os devem possuir. A verificação de que o sistema funciona consiste simplesmente em conferir se os documentos se encontram na posse de quem os deve deter.

Exemplo

Procedimento

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Para verificar que o sistema funciona, o verificador deve certificar-se, por exemplo, de que o trabalhador 3 tem em seu poder e utiliza a revisão 1 do procedimento aplicável à recolha de dados.

4. PROVA

O verificador deve sistematicamente procurar provas objectivas do funcionamento do sistema sem recorrer excessivamente a documentos escritos. Por conseguinte, em pequenas empresas é normalmente mais fácil proceder à verificação da eficácia dos procedimentos através dos respectivos resultados.

Exemplos

- Controlo da temperatura

O verificador não terá de verificar os procedimentos escritos para aferir da eficácia do controlo da temperatura, se os registos forem completos e demonstrarem que o controlo foi realizado dentro de limites de eficácia. O verificador deverá igualmente certificar-se de que o trabalhador responsável por este processo o compreende. Caso os registos revelem situações de não conformidade com os requisitos de controlo, a empresa deverá dar provas de uma acção correctiva eficaz.

- Reciclagem

Uma empresa com uma política de reciclagem de papel deverá demonstrar a existência de instalações adequadas (depósito para reciclagem, etc.), bem como a competência dos trabalhadores no que se refere à sua utilização. A eficácia de uma política de utilização exclusiva de papel reciclado pode ser demonstrada através da rotulagem da embalagem do papel utilizado.

5. RELATÓRIOS

O requisito de uma declaração pública no âmbito do EMAS não deverá ser interpretado como uma obrigação de redacção e impressão de um relatório de apresentação sofisticado. O requisito destina-se a garantir que os interessados sejam informados do desempenho da empresa. No caso de pequenas empresas, estes destinatários principais são normalmente as pessoas próximas da instalação e a empresa pode optar pelo cumprimento desta obrigação através da distribuição de informações fotocopiadas ou similares. O EMAS não deverá ser visto como um sistema que sobrecarrega desnecessariamente as pequenas empresas.

6. AUDITORIAS E ANÁLISES

Na maior parte das pequenas empresas será possível encontrar um elemento da organização suficientemente independente para realizar a auditoria. Todavia, em empresas de dimensões muito reduzidas (microempresas), isto pode não ser possível. Para evitar a contratação de uma empresa externa para a realização da auditoria, o verificador pode optar por soluções alternativas, a saber:

- realização das auditorias pelas câmaras de artesanato comércio, organizações de PME ou outras similares,

- parcerias entre duas ou mais microempresas no mesmo local, partilhando recursos e conhecimentos técnicos na realização de auditorias,

- combinação, num único exercício, de auditorias e exames à gestão, economizando tempo e recursos.