Relatório

sobre as demonstrações financeiras e a gestão da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho (Fundação de Dublim) no exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 acompanhado das respostas da Fundação

(2000/C 373/07)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho e ao Parlamento Europeu, em conformidade com o artigo 16.o do Regulamento (CEE) n.o 1365/75 do Conselho(1), com a redacção que lhe foi dada pelo n.o 4 do artigo 1.o do Regulamento (CEE) n.o 1947/93 do Conselho(2).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999. De acordo com o n.o 16 do artigo 1.o do Regulamento (CEE) n.o 1949/93 do Conselho(3), que altera o Regulamento (CEE) n.o 1417/76 do Conselho(4), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Conselho de Administração da Fundação. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(5), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas nos n.os 52, 54 e 55 do artigo 1.o do Regulamento (CEE) n.o 1949/93 do Conselho, que altera o Regulamento (CEE) n.o 1417/76 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações suficientes com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Sob reserva dos factos referidos no ponto 6, esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A MELHORIA DAS CONDIÇÕES DE VIDA E DE TRABALHO (FUNDAÇÃO DE DUBLIM) NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 1999

Execução orçamental

5. O orçamento para 1999 eleva-se a 14,8 milhões de euros contra 14 milhões de euros em 1998, ou seja um aumento de 6 %. Desse montante, foram autorizados 14,5 milhões de euros, dos quais 3,6 milhões de euros transitaram para o ano 2000 e 0,3 milhões de euros foram anulados.

6. A quase totalidade das autorizações transitadas, 3,4 milhões de euros, ou seja 94 % das transições, refere-se ao Título III que agrupa as actividades operacionais da Fundação. No entanto, em três autorizações, o montante total a transitar, correspondente a 0,5 milhões de euros, foi determinado em função das dotações disponíveis e não em função dos montantes reais das notas de encomenda efectivamente emitidas em 31 de Dezembro de 1999. Este procedimento traduz uma prática não conforme com o Regulamento Financeiro.

7. A aplicação tardia dos procedimentos de celebração dos contratos e as dificuldades de encerramento em tempo útil das actividades correspondentes não permitiram que a Fundação gerisse com o rigor pretendido as dotações disponíveis. Assim, os montantes transitados aumentaram em mais de 12 % em relação ao ano anterior. No que se refere às despesas operacionais, as dotações transitadas ultrapassam amplamente os pagamentos do exercício.

8. A amplitude e a persistência da subutilização das dotações do exercício revela deficiências no acompanhamento pela Fundação do seu programa anual. A fundação deverá melhorar o sistema de acompanhamento das suas actividades, a fim de minimizar as transições de dotações, respeitando assim melhor o princípio da anualidade.

Sistemas de contabilidades orçamental e geral

9. No final do primeiro trimestre de 2000, a Fundação ainda não tomara as medidas necessárias para tornar operacional o sistema de contabilidade orçamental SI2.

10. O sistema de contabilidade geral utilizado até então pela Fundação foi retirado de serviço em Fevereiro de 2000. Desde essa ocasião, a contabilidade é efectuada manualmente com todas as complexidades e riscos que tal procedimento comporta. No mês de Março de 2000, a Fundação ainda não tomara qualquer medida para remediar esta situação.

Fundo para adiantamentos

11. Os montantes pagos pelo fundo para adiantamentos representam 20 % dos montantes pagos em 1999, sendo 1,2 milhões de euros relativos às despesas de pessoal, 0,6 milhões de euros relativos a despesas administrativas e 1,1 milhões de euros relativos a despesas operacionais. O Tribunal lembra que o recurso a esta modalidade de pagamento deve revestir-se, nos termos do Regulamento Financeiro, de carácter excepcional devido a riscos inerentes à sua gestão. O Tribunal renova o seu desejo de que a Fundação reduza ao mínimo o recurso ao fundo para adiantamentos, adoptando os procedimentos normais de pagamento.

Imputação do IVA

12. Até Dezembro de 1998, o Regulamento Financeiro geral previa a imputação das despesas incluindo o IVA, podendo este ser reafectado após o reembolso. Desde essa altura(6), o Regulamento Financeiro geral impõe que as despesas sejam imputadas sem IVA. O Tribunal solicita que a Fundação transponha estas novas modalidades para a sua própria regulamentação.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 27 de Setembro de 2000.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 139 de 30.5.1975, p. 1.

(2) JO L 181 de 23.7.1993, p. 13.

(3) JO L 181 de 23.7.1993, p. 26.

(4) JO L 164 de 24.6.1976, p. 16.

(5) Em conformidade com o artigo 16.o do Regulamento (CEE) n.o 1365/75 do Conselho, com a redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) n.o 1947/93 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas da Fundação relativas ao exercício de 1999 foram elaboradas em 28 de Março de 2000, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração da Fundação, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 3 de Abril de 2000. Nos quadros anexos ao presente relatório é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(6) Ver n.o 2A do artigo 27.o do Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias, com a redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE, CECA, Euratom) n.o 2548/98 do Conselho, de 23 de Novembro de 1998 (JO L 320 de 28.11.1998, p. 1).

Quadro 1

Balanço em 31 de Dezembro de 1999 e 31 de Dezembro de 1998

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 1999 e 1998

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas da Fundação

6. Após exame dos documentos relevantes, tornou-se evidente que as autorizações transitadas em questão diziam respeito a notas de encomenda enviadas pela Fundação antes do final do exercício financeiro, em função das suas necessidades específicas de bens e serviços para a execução do seu programa de trabalho. No que respeita às três autorizações mencionadas, as ordens transitadas eram provisórias. A Fundação examinará o problema e procurará evitar a sua recorrência.

7. Como mencionado pelo Tribunal, apenas 6 % das transições se relacionam com o Título 1 (Pessoal) e o Título 2 (Administração), ou seja 236000 euros. O montante de dotações transitadas no que respeita o Título 3 (3404000 euros) é uma consequência natural da relação existente entre o ciclo orçamental anual da Fundação e o seu ciclo operacional (que envolve a concepção e a iniciação do programa, a concepção das grandes linhas dos projectos, concursos, concepção pormenorizada de projectos e implementação). Em geral, no final do ano, a totalidade das dotações já foram autorizadas e o projecto relevante completado e imputado no final do exercício financeiro seguinte.

8. Após a finalização de um programa de reorganização e do exame dos procedimentos de planeamento e de controlo, a Fundação espera melhorar os prazos de utilização das dotações disponíveis e reduzir o nível das dotações transitadas.

9. A Fundação informa que, após ter recorrido aos serviços técnicos da Comissão, o sistema de contabilidade orçamental S12 entrou em funcionamento no ano 2000. Até à data, o sistema tem funcionado de modo satisfatório.

10. O sistema provisório de contabilidade geral utilizado pela Fundação em 1999 e na altura da auditoria do Tribunal, baseava-se no programa informático Excel. A Fundação está correntemente a examinar a viabilidade da instalação de um sistema de contabilidade geral totalmente informatizado ("Sage"). Prevê-se a adaptação de este sistema de modo a satisfazer os requisitos necessários às transferencias electrónicas de fundos da Irlanda.

11. Nos últimos anos, a Fundação procurou melhorar as suas práticas administrativas de modo a reduzir ao mínimo o recurso ao fundo para adiantamentos. De acordo com os registos da Fundação, a utilização do fundo para adiantamentos foi reduzida como segue:

- 1997: o fundo de adiantamentos representava 40 % das despesas totais, não incluindo os salários

- 1998: o fundo de adiantamentos representava 37 % das despesas totais, não incluindo os salários

- 1999: o fundo de adiantamentos representava 21 % das despesas totais, não incluindo os salários.

De acordo com a sugestão do Tribunal, a Fundação procurará reduzir ao mínimo o seu recurso ao fundo para adiantamentos.

12. A Fundação levará esta questão à atenção dos serviços relevantes da Comissão para que, se for caso disso, o Regulamento Financeiro da Fundação possa ser alterado.