DECISÃO (UE) 2016/1621 DA COMISSÃO

de 7 de setembro de 2016

respeitante à adoção de um documento de orientação sobre a notificação a enviar aos organismos de acreditação e de autorização pelos verificadores ambientais em exercício num Estado-Membro diferente daquele em que lhes foi concedida a acreditação ou a autorização, nos termos do Regulamento (CE) n.o 1221/2009 do Parlamento Europeu e do Conselho

[notificada com o número C(2016) 5648]

(Texto relevante para efeitos do EEE)

A COMISSÃO EUROPEIA,

Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 1221/2009 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de novembro de 2009, relativo à participação voluntária de organizações num sistema comunitário de ecogestão e auditoria (EMAS), que revoga o Regulamento (CE) n.o 761/2001 e as Decisões 2001/681/CE e 2006/193/CE da Comissão (1), nomeadamente o artigo 30.o, n.o 6,

Considerando o seguinte:

O artigo 30.o, n.o 3, do Regulamento (CE) n.o 1221/2009 prevê a possibilidade de o fórum dos organismos de acreditação e de autorização elaborar orientações sobre questões no âmbito da competência dos organismos de acreditação e de autorização, a fim de harmonizar os procedimentos aplicados por estes organismos à acreditação ou autorização e supervisão dos verificadores ambientais.

Os verificadores ambientais que exercem a sua atividade noutros Estados-Membros devem notificar as suas atividades aos organismos de acreditação e de autorização competentes, tal como previsto no artigo 24.o do Regulamento (CE) n.o 1221/2009.

A aplicação deste procedimento de notificação revelou a diversidade da resposta dos organismos de acreditação e de autorização aos verificadores ambientais que não cumprem as suas obrigações de notificação. Por conseguinte, são necessárias orientações suplementares para assegurar uma aplicação consistente dos procedimentos de notificação, no caso de verificadores ambientais acreditados ou autorizados num Estado-Membro que exerçam atividades de verificação e validação noutro Estado-Membro.

As medidas previstas na presente decisão estão em conformidade com o parecer do comité instituído pelo artigo 49.o do Regulamento (UE) n.o 1221/2009,

ADOTOU A PRESENTE DECISÃO:

Artigo 1.o

É adotado o documento de orientação sobre a notificação a enviar aos organismos de acreditação e de autorização pelos verificadores ambientais, nos termos do Regulamento (CE) n.o 1221/2009, conforme consta do anexo.

Artigo 2.o

Os destinatários da presente decisão são os Estados-Membros.

(1) JO L 342 de 22.12.2009, p. 1.

ANEXO

Documento de orientação sobre a notificação a enviar aos organismos de acreditação ou de autorização pelos verificadores ambientais em exercício num Estado-Membro diferente daquele em que lhes foi concedida a acreditação ou a autorização, em conformidade com o Regulamento (CE) n.o 1221/2009

INTRODUÇÃO

O presente documento de orientação harmoniza os procedimentos de notificação aplicáveis aos verificadores ambientais em exercício num Estado-Membro diferente daquele em que lhes foi concedida a acreditação ou a autorização.

1. Obrigações a ter em conta antes da notificação

1.1. Os organismos de acreditação ou de autorização devem tornar públicos e de fácil acesso os procedimentos de notificação dirigidos aos verificadores ambientais acreditados noutro Estado-Membro. A informação pública sobre estes procedimentos especifica, igualmente, quaisquer taxas (excluindo despesas de viagem) impostas pelos organismos de acreditação ou de autorização pela notificação e supervisão.

1.2. Os organismos de acreditação ou de autorização que concederam a acreditação ou a autorização devem exigir que os seus verificadores ambientais acreditados ou autorizados tenham seguido o procedimento de notificação, em conformidade com o artigo 24.o, n.o 1, antes de iniciarem atividades de verificação ou validação num Estado-Membro diferente daquele em que lhes foi concedida a acreditação ou a autorização. Os organismos de acreditação ou de autorização, na sua qualidade de supervisores dos seus verificadores ambientais acreditados ou autorizados, devem verificar também que os requisitos de notificação do Regulamento (CE) n.o 1221/2009 foram cumpridos quando o verificador ambiental exerceu as suas atividades noutro Estado-Membro.

1.3. Os organismos de acreditação ou de autorização devem recomendar aos seus verificadores ambientais acreditados ou autorizados que informem as respetivas organizações de que não podem negar a supervisão, em conformidade com o artigo 23.o, n.o 6, do Regulamento (CE) n.o 1221/2009, e que a sua recusa poderá impedir o registo das organizações.

2. Conteúdo da notificação

2.1. Os requisitos de notificação, a que se refere o artigo 24.o, n.o 1, do Regulamento (CE) n.o 1221/2009, são considerados cumpridos após apresentação da informação que se segue:

a) Dados relativos à acreditação ou autorização, com elementos de prova de que a acreditação ou a autorização ainda se encontra em vigor e não foi suspensa ou retirada e de que é adequada para as atividades específicas da organização sob verificação ou validação;

b) Composição e competências da equipa, nomeadamente conhecimento dos requisitos legais em matéria de ambiente e da língua oficial do Estado-Membro em que terá lugar a verificação ou validação;

c) Registos do pessoal, se necessário, designadamente os respeitantes às qualificações relevantes, à formação e à experiência específica no setor económico objeto da verificação;

d) Data e local da verificação e da validação, incluindo a visita dos verificadores ambientais à organização, assim como todas as fases prévias e posteriores a essa visita, em conformidade com o artigo 25.o do Regulamento (CE) n.o 1221/2009;

e) Endereço e dados de contacto da organização sujeita à verificação ou à validação, incluindo os locais de atividades e as atividades abrangidas pela verificação ou validação, e o número de empregados.

Os requisitos adicionais referidos na alínea c) devem justificar-se tendo em conta a situação específica e não podem prejudicar o direito de o verificador ambiental prestar serviços num Estado-Membro diferente daquele em que lhe foi concedida a acreditação ou a autorização.

2.2. Se a notificação cumprir os requisitos de notificação previstos no artigo 24.o, n.o 1, do Regulamento (CE) n.o 1221/2009, os organismos de acreditação ou de autorização devem informar o verificador ambiental desse facto antes de iniciarem a verificação ou validação, em conformidade com o artigo 25.o do mesmo regulamento. Se possível, esta informação deve ser prestada duas semanas antes do início das atividades de verificação ou validação. Simultaneamente, os organismos de acreditação ou de autorização devem informar o verificador ambiental do âmbito e conteúdo da supervisão a efetuar e dos respetivos custos.

2.3. Se tiverem conhecimento de que as atividades de verificação ou validação irão ser conduzidas, ou foram conduzidas, sem notificação, os organismos de acreditação ou de autorização devem recordar ao verificador ambiental os requisitos do Regulamento (CE) n.o 1221/2009 sobre a notificação no país específico (ver ponto 2.1).

Se a informação mencionada no artigo 24.o, n.o 1, do Regulamento (CE) n.o 1221/2009, não for prestada atempadamente ou se a notificação não cumprir os requisitos previstos no mesmo artigo, aplica-se o ponto 3.1. do presente documento de orientação.

2.4. Tendo em conta que o resultado da notificação pode influenciar os processos de verificação e validação, os organismos de acreditação ou de autorização devem recomendar ao verificador que comunique o resultado da notificação ao seu cliente.

3. Consequências do não-cumprimento do procedimento de notificação

3.1. Se a notificação não cumprir os requisitos enunciados no artigo 24.o, n.o 1, do Regulamento (CE) n.o 1221/2009, os organismos de acreditação ou de autorização devem seguir os procedimentos definidos nos pontos 3.1.1 a 3.1.4.

3.1.1. Se a informação sobre os dados relativos à acreditação ou à autorização, às competências, à data e ao local de verificação e validação, ao endereço e aos dados de contacto da organização, ao conhecimento dos requisitos legais em matéria de ambiente e da língua oficial do Estado-Membro em que terá lugar a verificação ou validação e, se apropriado, a composição da equipa não for prestada, ou não for prestada atempadamente, o verificador ambiental deve ser informado, o mais rapidamente possível, sobre a informação em falta e o incumprimento do prazo de notificação.

3.1.2. Se considerarem que a informação em falta não exclui uma supervisão satisfatória do verificador ambiental, os organismos de acreditação ou de autorização devem considerar a notificação satisfatória para a execução das atividades de supervisão e solicitar ao verificador ambiental que preste a informação em falta posteriormente. O verificador ambiental será informado desta decisão atempadamente e antes da verificação ou da validação.

3.1.3. Se entenderem que a informação essencial para efetuar uma supervisão satisfatória da atividade de verificação ou validação (por exemplo, a data e o local das atividades de verificação ou validação, o endereço e os dados de contacto da organização, os dados de acreditação ou autorização do verificador ambiental, a composição ou as competências da equipa, em particular o conhecimento dos requisitos legais e da língua oficial do outro Estado-Membro em que terá lugar a verificação ou validação) não foi prestada, os organismos de acreditação ou de autorização devem informar o verificador ambiental que consideram a notificação insatisfatória, pelo que não é possível proceder à supervisão, e que, se a verificação ou validação tiver lugar antes de prestada a informação em falta, recomendarão ao organismo competente que a organização não seja registada.

3.1.4. Caso os organismos de acreditação ou de autorização decidam recomendar ao organismo competente que a organização não seja registada, devem comunicá-lo ao verificador ambiental, ao organismo de acreditação ou de autorização em questão, à organização, quando possível, e ao organismo competente.