PT Jornal Oficial da União Europeia L 273/41

DECISÃO DA AUTORIDADE EUROPEIA PARA A PROTEÇÃO DE DADOS

de 17 de dezembro de 2012

que adota o seu regulamento interno

(2013/504/UE)

A AUTORIDADE EUROPEIA PARA A PROTEÇÃO DE DADOS,

Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de dezembro de 2000, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados (1), nomeadamente o artigo 46.o, alínea k),

Considerando que:

(1) O artigo 8.o da Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia e o artigo 16.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia preveem que a observância das normas relativas à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições, órgãos e organismos da União fique sujeita ao controlo de uma autoridade independente.

(2) O Regulamento (CE) n.o 45/2001 prevê a criação de uma autoridade independente, designada Autoridade Europeia para a Proteção de Dados, encarregada de assegurar que os direitos e liberdades fundamentais das pessoas singulares, especialmente o direito à vida privada, sejam respeitados pelas instituições e órgãos da União.

(3) O Regulamento (CE) n.o 45/2001 determina igualmente as funções e as competências da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados, bem como o processo de nomeação da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados e de uma Autoridade-Adjunta.

(4) O Regulamento (CE) n.o 45/2001 prevê ainda que a Autoridade Europeia para a Proteção de Dados seja assistida por um secretariado e estabelece uma série de disposições em matéria de recursos humanos e de orçamento.

(5) A Decisão 1247/2002/CE do Parlamento, do Conselho e da Comissão, de 1 de julho de 2002, relativa ao estatuto e às condições gerais de exercício de funções da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (2), estabelece uma série de disposições adicionais sobre esta matéria.

(6) Outras disposições do direito da União preveem funções e competências adicionais para a Autoridade Europeia para a Proteção de Dados,

ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO INTERNO:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 1.o

Exercício de funções e competências

A Autoridade Europeia para a Proteção de Dados exerce as funções e competências impostas pelo Regulamento (CE) n.o 45/2001 e por outras disposições do direito da União.

Artigo 2.o

Definições

Para efeitos do presente regulamento interno, entende-se por:

a) «Regulamento», o Regulamento (CE) n.o 45/2001;

b) «Instituição», uma instituição, órgão, organismo ou agência da União abrangidos pelo Regulamento (CE) n.o 45/2001;

c) «AEPD», a Autoridade Europeia para a Proteção de Dados enquanto instituição;

d) «Autoridade», as pessoas que exercem as funções de Autoridade Europeia para a Proteção de Dados e de Autoridade-Adjunta, salvo indicação em contrário;

e) «Ato administrativo», uma decisão ou qualquer outro ato da administração da União que seja de aplicação geral relativamente ao tratamento de dados pessoais pela instituição.

CAPÍTULO II

INSTITUIÇÃO E SECRETARIADO

Artigo 3.o

Independência, boa governação e boa conduta administrativa

1. Nos termos do artigo 44.o do Regulamento, a Autoridade é totalmente independente no desempenho das suas funções.

2. A Autoridade assegura o bom funcionamento dos serviços disponíveis para a execução das tarefas referidas no artigo 1.o, tendo em conta os princípios da boa governação, da boa conduta administrativa e da boa gestão.

Artigo 4.o

Funções da Autoridade e da Autoridade-Adjunta

1. A Autoridade e a Autoridade-Adjunta são, enquanto membros da instituição, responsáveis pela adoção de estratégias, políticas e decisões, colaborando na execução das tarefas referidas no artigo 1.o. A Autoridade-Adjunta executa essas tarefas em caso de ausência ou impedimento da Autoridade e vice-versa.

2. A Autoridade e a Autoridade-Adjunta procuram chegar a consenso em relação a estratégias e políticas de caráter geral, bem como em relação a outros assuntos importantes, nomeadamente os respeitantes ao secretariado. Caso não seja possível alcançar consenso e a questão seja urgente, a decisão é tomada pela Autoridade.

3. A Autoridade, em estreita cooperação com a Autoridade-Adjunta, determina a repartição de tarefas entre ambas, nomeadamente qual das duas é a principal responsável pela preparação, adoção e acompanhamento de decisões, e, se for caso disso, a delegação de tarefas à Autoridade-Adjunta.

Artigo 5.o

Secretariado

1. Em conformidade com o artigo 43.o, n.o 4, do Regulamento, a Autoridade é assistida por um secretariado, cujas tarefas e métodos de trabalho são definidos pela Autoridade.

2. A Autoridade pode delegar determinadas tarefas em membros do pessoal, que podem ser substituídos por outros membros do pessoal.

3. A Autoridade estabelece um certo número de unidades e setores para constituir o secretariado que a assiste na preparação e na execução das tarefas referidas no artigo 1.o. Cada unidade ou setor é chefiado por um chefe de unidade ou setor.

Artigo 6.o

Diretor

1. O secretariado é chefiado por um diretor, que toma todas as medidas necessárias para assegurar o bom funcionamento do secretariado e uma utilização eficaz dos recursos, bem como a sua própria substituição em caso de ausência ou impedimento.

2. O Diretor é responsável:

a) Pela definição e execução de estratégias e políticas;

b) Por contribuir para a sua avaliação e desenvolvimento;

c) Pela coordenação e programação das atividades, pela avaliação do desempenho e, se for caso disso, pela representação da instituição nas relações com outras instituições e órgãos.

Artigo 7.o

Conselho de Administração

1. O Conselho de Administração é composto pela Autoridade, pela Autoridade-Adjunta e pelo Diretor. O Conselho de Administração reúne regularmente, em princípio uma vez por semana, para discutir estratégias e políticas de caráter geral e outros assuntos importantes, bem como para contribuir para uma boa coordenação de atividades relevantes.

2. O Diretor assegura o bom funcionamento do secretariado do Conselho de Administração.

Artigo 8.o

Reuniões de direção

O Diretor reúne regularmente, em princípio uma vez por semana, com chefes de unidade e de setor, para assegurar a coordenação e a programação das atividades, bem como a definição e a execução de estratégias e políticas. O Diretor assegura o bom funcionamento do secretariado das reuniões de direção.

Artigo 9.o

Entidade competente para proceder a nomeações

1. O Diretor exerce as atribuições cometidas à entidade competente para proceder a nomeações, na aceção do artigo 2.o do Estatuto dos Funcionários da União Europeia, bem como as atribuições cometidas à entidade habilitada a celebrar contratos de admissão, na aceção do artigo 6.o do Regime aplicável aos outros agentes da União Europeia, e quaisquer outras atribuições conexas resultantes de decisões administrativas internas da AEPD ou de caráter interinstitucional, salvo disposição em contrário em decisão da Autoridade sobre o exercício das atribuições cometidas à entidade competente para proceder a nomeações e à entidade habilitada a celebrar contratos de admissão.

2. O Diretor pode delegar o exercício das atribuições referidas no n.o 1 no funcionário responsável pela gestão dos recursos humanos.

Artigo 10.o

Gestor orçamental e tesoureiro

1. As competências do gestor orçamental são exercidas pela Autoridade. As competências de gestor orçamental delegado e de gestor orçamental subdelegado são exercidas pelas pessoas designadas na carta relativa à missão e às responsabilidades dos gestores orçamentais delegados e na carta relativa à missão e às responsabilidades dos gestores orçamentais subdelegados.

2. O tesoureiro da Comissão Europeia é o tesoureiro da AEPD.

CAPÍTULO III

DELEGAÇÃO E SUBSTITUIÇÃO

Artigo 11.o

Delegação

1. A Autoridade pode delegar no Diretor competências para adotar e assinar o texto definitivo de qualquer decisão ou parecer cujo teor já tenha sido definido.

2. Em caso de delegação de competências no Diretor em conformidade com o n.o 1, este pode subdelegar o exercício dessas competências, na sua ausência, no chefe da unidade ou do setor em causa.

3. Os n.os 1 e 2 não prejudicam as regras em matéria de delegação aplicáveis às atribuições cometidas à entidade competente para proceder a nomeações nem as regras aplicáveis a assuntos financeiros, previstas nos artigos 9.o e 10.o.

Artigo 12.o

Substituição

1. Na ausência da Autoridade ou da Autoridade-Adjunta, ou na eventualidade de estas estarem impedidas de exercer as suas funções, o Diretor atua, se for caso disso, como substituto para assuntos de caráter urgente que surjam no período de ausência ou de impedimento.

2. Se o Diretor se vir impedido de exercer as suas funções ou o lugar de Diretor estiver vago e a Autoridade não tiver designado um funcionário para exercer as funções de Diretor, estas são exercidas pelo chefe de unidade ou de setor de grau mais elevado ou, no caso de haver mais do que um com o mesmo grau, pelo chefe de unidade ou de setor com maior antiguidade no grau ou, se também neste caso houver igualdade, pelo funcionário mais velho.

3. Na ausência de qualquer chefe de unidade ou de setor e de um funcionário designado, a substituição é assegurada pelo funcionário da unidade ou setor em causa de grau mais elevado ou, no caso de haver mais do que um com o mesmo grau, pelo funcionário com maior antiguidade no grau ou, se também neste caso houver igualdade, pelo funcionário mais velho.

4. No caso de qualquer outro superior hierárquico estar impedido de exercer as suas funções ou de o lugar se encontrar vago, o Diretor designa, de acordo com a Autoridade, um funcionário para exercer as funções em causa. No caso de não ter sido designado substituto, a substituição é assegurada pelo funcionário da unidade ou setor em causa de grau mais elevado ou, no caso de haver mais do que um com o mesmo grau, pelo funcionário com maior antiguidade no grau ou, se também neste caso houver igualdade, pelo funcionário mais velho.

5. Os n.os 1 a 4 não prejudicam as regras em matéria de delegação aplicáveis às atribuições cometidas à entidade competente para proceder a nomeações nem as regras aplicáveis a assuntos financeiros, previstas nos artigos 9.o e 10.o.

CAPÍTULO IV

PROGRAMAÇÃO

Artigo 13.o

Plano de gestão anual

1. A AEPD estabelece anualmente um plano de gestão anual, no respeito dos princípios de boa administração e de boa gestão financeira. O plano traduz a estratégia a longo prazo da AEPD em objetivos gerais e específicos. Duas vezes por ano, são definidos e medidos indicadores e metas de desempenho, com vista a monitorizar e acompanhar os progressos alcançados.

2. O plano de gestão anual integra uma análise dos riscos das atividades programadas pela AEPD, que enuncia os riscos identificados e estabelece um plano de atenuação dos riscos.

Artigo 14.o

Relatório anual

1. Nos termos do artigo 48.o do Regulamento, a AEPD apresenta ao Parlamento Europeu, ao Conselho e à Comissão um relatório de atividades anual («relatório anual»), que transmite às outras instituições.

2. O relatório anual é apresentado e publicado no sítio web da AEPD, o mais tardar, em 1 de julho do ano seguinte àquele a que respeita.

3. A AEPD tem em conta as observações apresentadas pelas outras instituições referidas no n.o 1 ao abrigo do artigo 48.o, n.o 2, do Regulamento, tendo em vista um eventual exame subsequente do relatório no Parlamento Europeu.

CAPÍTULO V

PROCEDIMENTOS ESPECÍFICOS

SECÇÃO 1

Disposições gerais

Artigo 15.o

Princípios orientadores e valores fundamentais

1. A AEPD age no interesse público, enquanto órgão especializado, independente, fiável e conceituado no domínio da proteção de dados ao nível da União. As intervenções da AEPD são imparciais, íntegras, transparentes e pragmáticas.

2. A AEPD intervém de forma construtiva junto das partes interessadas, no intuito de assegurar um justo equilíbrio entre a proteção dos dados e da vida privada e outros interesses e políticas.

3. A supervisão das instituições baseia-se no princípio de que os responsáveis pelo tratamento de dados são, efetivamente, os principais responsáveis pela observância das regras.

Artigo 16.o

Estratégia em matéria de atividades

A AEPD adota documentos de estratégia em que define os principais elementos da sua estratégia em relação a atividades específicas sempre que tal seja importante para fornecer orientações sobre a posição da AEPD em relação a uma atividade específica. Os documentos de estratégia são regularmente atualizados.

Artigo 17.o

Controlo da conformidade com o Regulamento

A AEPD realiza exercícios regulares de controlo, a fim de obter uma panorâmica adequada do respeito pela proteção de dados no seio das instituições. Esses exercícios podem ser de caráter geral ou orientados com base em conhecimentos e elementos recolhidos no exercício de atividades de supervisão.

Artigo 18.o

Aplicação da legislação

A AEPD faz cumprir as obrigações em matéria de proteção de dados mediante o exercício das competências que lhe são atribuídas pelo artigo 47.o do Regulamento. Essas competências são plenamente utilizadas em caso de incumprimento grave, deliberado ou reiterado.

SECÇÃO 2

Controlos prévios

Artigo 19.o

Pedido de controlo prévio

1. Nos termos do artigo 27.o do Regulamento, as operações de tratamento que possam apresentar riscos específicos para os direitos e liberdades das pessoas em causa, devido à sua natureza, âmbito ou finalidade, são sujeitas a controlo prévio pela Autoridade Europeia para a Proteção de Dados, mediante notificação do responsável pela proteção de dados da instituição em causa.

2. Em caso de dúvida quanto à necessidade de controlo prévio, a AEPD determina, a pedido do responsável pela proteção de dados, se a operação de tratamento apresenta riscos específicos e, em caso afirmativo, convida o responsável pela proteção de dados a notificar o caso em conformidade.

3. Ainda que a operação de tratamento não apresente riscos específicos, a AEPD pode, não obstante, endereçar recomendações à instituição.

4. As notificações para a realização de controlos prévios são enviadas ao secretariado da AEPD por correio eletrónico, com recurso aos formulários normalizados da AEPD.

5. Podem ser anexadas ao formulário de notificação eventuais informações adicionais pertinentes relativas à operação de tratamento notificada.

Artigo 20.o

Pareceres com base em controlos prévios

1. A AEPD adota um parecer de que constam os motivos e as conclusões de cada controlo prévio.

2. Se o tratamento notificado implicar uma violação do disposto no Regulamento, a AEPD apresenta, se for caso disso, propostas adequadas para evitar tal violação.

Artigo 21.o

Prazos e suspensões para a adoção de pareceres com base em controlos prévios

1. Nos termos do artigo 27.o, n.o 4, do Regulamento, a AEPD emite o parecer com base no controlo prévio no prazo de dois meses a contar da receção da notificação. A AEPD pode solicitar as informações complementares que julgar necessárias. O período de dois meses supramencionado pode ser suspenso até que a AEPD obtenha as informações solicitadas. Sempre que a complexidade do assunto o exija, o período de dois meses pode ser prorrogado por mais dois meses.

2. Se, no termo do prazo de dois meses, eventualmente prorrogado, não tiver sido emitido parecer, considera-se que o parecer é favorável.

3. O prazo começa a contar no dia seguinte ao da receção do formulário de notificação.

4. Se o prazo terminar num dia feriado ou noutro dia em que os serviços da AEPD se encontrem encerrados, o dia útil seguinte é considerado a data-limite para a emissão do parecer.

Artigo 22.o

Prazos e suspensões

1. Antes da adoção de um parecer, a AEPD envia um projeto do parecer à instituição em causa, para obter as suas observações sobre aspetos práticos e eventuais imprecisões factuais. A instituição apresenta as suas observações no prazo de 10 dias a contar da receção do projeto. Este prazo pode ser prorrogado mediante pedido fundamentado apresentado pelo responsável pelo tratamento. O pedido de observações suspende a contagem do prazo referido no artigo 21.o, n.o 1. Se não forem recebidas quaisquer observações até ao termo do prazo, a AEPD adota o seu parecer.

2. A AEPD concede um prazo de três meses a contar da data de adoção do parecer para que a instituição em causa forneça informações sobre a aplicação das recomendações formuladas no parecer. As informações são objeto de acompanhamento por parte da AEPD.

Artigo 23.o

Registo de controlo prévio

1. Nos termos do artigo 27.o, n.o 5, do Regulamento, a AEPD mantém um registo de todas as operações de tratamento notificadas ao abrigo do artigo 27.o do Regulamento.

2. O registo exclui quaisquer referências a medidas de segurança e contém uma hiperligação para o parecer da AEPD, bem como informações sobre o prazo para a prestação de informações pela instituição ao abrigo do artigo 22.o, n.o 2. O registo encontra-se disponível no sítio web da AEPD.

SECÇÃO 3

Consulta administrativa

Artigo 24.o

Consulta administrativa

1. Nos termos do artigo 28.o, n.o 1, do Regulamento, a AEPD é informada pelas instituições da elaboração de atos administrativos relativos ao tratamento de dados pessoais.

2. Nos termos do artigo 46.o, alínea d), do Regulamento, a AEPD aconselha as instituições, em resposta a uma consulta, sobre o conjunto das matérias relativas ao tratamento de dados pessoais, nomeadamente antes de estas instituições elaborarem regras internas sobre a proteção dos direitos e liberdades fundamentais no âmbito do tratamento de dados pessoais.

3. Em princípio, a AEPD apenas tem em conta consultas que tenham sido previamente submetidas ao responsável pela proteção de dados da instituição em causa.

Artigo 25.o

Pareceres

1. Em princípio, a AEPD emite parecer no prazo de dois meses a contar da receção da consulta. A AEPD pode solicitar as informações complementares que julgar necessárias. O período de dois meses supramencionado pode ser suspenso até a AEPD obter as informações que tenha solicitado.

2. A AEPD concede um prazo de três meses a contar da data de adoção do parecer para que a instituição em causa forneça informações sobre a aplicação das recomendações formuladas no parecer. As informações são objeto de acompanhamento por parte da AEPD.

SECÇÃO 4

Consultas legislativas e políticas

Artigo 26.o

Âmbito da consulta

1. Em conformidade com os artigos 28.o, n.o 2, e 41.o do Regulamento, a AEPD aconselha as instituições sobre propostas legislativas baseadas nos tratados e sobre outros atos e documentos, nomeadamente:

a) Decisões no âmbito da política externa e de segurança comum;

b) Atos de execução e atos delegados;

c) Documentos relativos a acordos com países terceiros e organizações internacionais;

d) Iniciativas legislativas dos Estados-Membros no âmbito dos Tratados;

e) Iniciativas tendentes a reforçar a cooperação;

f) Atos não vinculativos, como recomendações e comunicações relativas à proteção dos direitos e liberdades individuais no âmbito do tratamento de dados pessoais.

A AEPD presta aconselhamento no seguimento de uma consulta da Comissão, ao abrigo do artigo 28.o, n.o 2, do Regulamento, de um pedido de uma instituição ou por sua própria iniciativa.

2. A AEPD está disponível para consulta pelas instituições envolvidas durante todas as etapas do processo legislativo.

Artigo 27.o

Consulta informal

1. Conforme acordado com a Comissão, a AEPD deve ser consultada antes de o Colégio de Comissários tomar uma decisão final sobre a adoção de uma medida, proposta legislativa ou documento de estratégia. Em resposta a essa consulta, a AEPD apresenta ao serviço responsável da Comissão observações informais sobre o projeto de proposta ou documento conexo.

2. As observações informais apresentadas ao abrigo do n.o 1 respeitam a confidencialidade do processo decisório interno da Comissão, sem prejuízo das regras aplicáveis nos termos dos tratados e do direito derivado. A AEPD procura respeitar os prazos propostos pelos serviços da Comissão, desde que tal seja razoável e praticável.

Artigo 28.o

Pareceres legislativos e observações formais

1. As opiniões da AEPD sobre uma proposta legislativa ou documento conexo podem assumir a forma de parecer, de observações formais ou de qualquer outro instrumento julgado adequado.

2. Os pareceres da AEPD analisam os aspetos relacionados com a proteção de dados de propostas ou documentos conexos. Em princípio, os pareceres são emitidos no prazo de três meses a contar da adoção da proposta ou documento conexo.

3. Os resumos dos pareceres são publicados na Série C do Jornal Oficial da União Europeia e as versões integrais dos mesmos são publicadas no sítio web da AEPD.

4. As observações formais da AEPD concentram-se em aspetos específicos de uma proposta ou de documentos conexos. Em princípio, as observações formais são formuladas no prazo de dois meses a contar da adoção do documento. As observações formais são publicadas no sítio web da AEPD.

Artigo 29.o

Prioridades anuais e inventário

1. A AEPD publica as suas prioridades anuais no seu sítio web.

2. A AEPD publica no seu sítio web, três vezes por ano, um inventário de propostas legislativas e documentos conexos sobre os quais tenciona emitir parecer. O inventário classifica os documentos de acordo com a sua prioridade.

3. O inventário é baseado no programa de trabalho anual da Comissão e nos seus anexos atualizados, bem como em quaisquer outras informações pertinentes disponíveis.

Artigo 30.o

Acompanhamento de pareceres legislativos e observações formais

1. A AEPD acompanha ativamente os desenvolvimentos no Parlamento Europeu, no Conselho e na Comissão subsequentes à emissão do seu parecer.

2. A Autoridade está disponível para apresentar oralmente e discutir o parecer da AEPD numa reunião com o legislador ou para prestar qualquer outro contributo que lhe seja solicitado.

3. Caso sejam introduzidas alterações substanciais numa medida legislativa em discussão, a AEPD pode considerar a possibilidade de apresentar novo parecer, novas observações ou qualquer outro instrumento que julgue adequado.

SECÇÃO 5

Reclamações

Artigo 31.o

Reclamações

1. Nos termos do artigo 46.o, alínea a), do Regulamento, a AEPD deve ouvir e investigar convenientemente as reclamações e informar as pessoas em causa, num prazo razoável, do resultado das suas diligências.

2. As reclamações apresentadas à AEPD não afetam os prazos para intentar, paralelamente, processos administrativos ou judiciais.

Artigo 32.o

Apresentação de reclamações

1. As reclamações identificam as pessoas que as apresentam.

2. As reclamações são apresentadas por escrito, em qualquer língua oficial da União, e incluem todas as informações necessárias para compreender o seu objeto.

3. Em princípio, as reclamações são apresentadas no prazo de dois anos a contar da data em que o queixoso teve conhecimento dos factos na origem da reclamação.

4. No caso de ter sido apresentada ao Provedor de Justiça Europeu uma queixa relativa aos mesmos factos, a AEPD aprecia a sua admissibilidade à luz das disposições do Memorando de acordo entre o Provedor de Justiça Europeu e a Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (3).

Artigo 33.o

Tratamento de reclamações

1. A AEPD decide da forma e dos meios mais adequados para tratar cada reclamação, tendo em conta:

a) A natureza e a gravidade da alegada violação das regras de proteção de dados;

b) A importância do prejuízo que uma ou mais pessoas em causa tenham ou possam ter sofrido em resultado da violação;

c) A potencial gravidade do caso, igualmente em relação aos demais interesses públicos e/ou privados em causa;

d) A probabilidade de estabelecer a ocorrência efetiva da violação;

e) A data exata da ocorrência dos factos, qualquer conduta que tenha deixado de produzir efeitos, a eliminação desses efeitos ou uma garantia adequada da eliminação desses efeitos.

2. As ações da AEPD podem consistir, nomeadamente, em pedidos escritos de informações, entrevistas com pessoas relevantes, inspeções no local ou exames forenses dos dispositivos em causa.

3. A AEPD apenas divulga o teor de uma reclamação e a identidade do reclamante se tal for necessário para a adequada condução do inquérito. Durante e após a realização do inquérito, a AEPD não divulga junto de terceiros quaisquer documentos relacionados com a reclamação, incluindo a decisão final, salvo se as pessoas em causa autorizarem a divulgação ou se a AEPD estiver juridicamente obrigada a fazê-lo.

4. A AEPD apenas publica informações sobre reclamações de forma que não permita a identificação do reclamante ou de outras pessoas em causa.

Artigo 34.o

Resultado de reclamações

1. A AEPD informa os reclamantes, logo que possível, do resultado das suas reclamações e das medidas tomadas.

2. Quando uma reclamação é considerada inadmissível ou a sua apreciação é concluída, a AEPD, se for caso disso, aconselha o reclamante a endereçar-se a outra autoridade.

3. Em conformidade com o artigo 32.o, n.o 2, do Regulamento, a falta de resposta da AEPD num prazo de seis meses equivale a uma decisão de indeferimento da reclamação.

Artigo 35.o

Reapreciação e recurso judicial

1. O reclamante e a instituição em causa podem solicitar à AEPD que reaprecie a sua decisão relativa a uma reclamação.

2. O pedido de reapreciação é apresentado no prazo de um mês a contar da data de receção da decisão e está subordinado à apresentação de novos elementos ou argumentos jurídicos que não tenham sido tidos em conta pela AEPD.

3. Independentemente da possibilidade de solicitar à AEPD a reapreciação da sua decisão sobre uma reclamação, a decisão pode ser objeto de recurso no Tribunal de Justiça da União Europeia, em conformidade com as condições previstas no artigo 263.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia.

SECÇÃO 6

Inspeções e visitas

Artigo 36.o

Inspeções

1. A AEPD decide realizar uma inspeção sempre que uma verificação in loco seja considerada necessária para o exercício das suas funções de supervisão ou para o cumprimento de uma obrigação jurídica.

2. A realização de uma inspeção é anunciada por escrito à instituição em causa com quatro semanas de antecedência em relação à data prevista para a inspeção. A comunicação a transmitir à instituição em causa descreve a finalidade e o âmbito da inspeção, indica a data da inspeção e estipula um prazo para a instituição solicitar a alteração da data e fornecer à AEPD as informações eventualmente solicitadas.

3. A AEPD adota, em seguida, uma decisão relativa à inspeção, que estabelece a finalidade, o âmbito, a(s) data(s) e o(s) local (locais) da inspeção e indica a base jurídica das atividades de inspeção. A decisão é acompanhada dos mandatos dos membros do pessoal que participam na inspeção.

4. Os membros do pessoal que realizam uma inspeção recolhem eventuais provas documentais de forma seletiva e proporcionada. Todas as provas documentais são devidamente protegidas.

5. As entrevistas efetuadas e as informações obtidas durante uma inspeção, bem como o procedimento observado, são lavrados em ata, que é transmitida à instituição para observações. Caso não sejam recebidas observações dentro do prazo estipulado, a ata é considerada aprovada. É anexada à ata uma lista das provas recolhidas durante a inspeção.

6. A AEPD descreve, num relatório de inspeção, os factos observados durante a inspeção. O relatório indica igualmente as eventuais medidas a tomar pela instituição inspecionada, que são acompanhadas pela AEPD.

Artigo 37.o

Visitas

1. A AEPD efetua visitas no intuito de obter, da parte dos altos funcionários da instituição em causa, o compromisso de zelar pelo respeito do disposto no Regulamento.

2. Em princípio, as visitas são desencadeadas por falta de empenhamento no cumprimento do disposto no Regulamento ou falta de comunicação, ou para fins de sensibilização.

3. Se for caso disso, as visitas são concluídas com um acordo em relação a um calendário («roteiro») que prevê prazos para a administração da instituição em causa respeitar obrigações específicas decorrentes do Regulamento. O calendário acordado é objeto de acompanhamento por parte da AEPD.

SECÇÃO 7

Acompanhamento da tecnologia

Artigo 38.o

Tecnologia e investigação

1. Nos termos do artigo 46.o, alínea e), do Regulamento, a AEPD acompanha a evolução das tecnologias da informação e das comunicações. Na execução dessa tarefa, a AEPD procura identificar tendências emergentes com potencial impacto na proteção de dados, estabelecer contactos com partes interessadas, sensibilizar para possíveis aspetos da proteção de dados e prestar aconselhamento sobre a forma de ter em conta a proteção de dados em projetos importantes, promovendo os princípios da privacidade desde a conceção (privacy by design) e da privacidade por defeito (privacy by default) e, se necessário, adaptando as metodologias de supervisão à evolução tecnológica.

2. A AEPD contribui para os programas-quadro da União, participando em comités consultivos no âmbito da investigação, assistindo a Comissão na avaliação de propostas ou de qualquer outra forma pertinente.

3. A AEPD pode decidir contribuir para atividades de investigação, desenvolvimento e demonstração concretas financiadas pela União Europeia, adotando um parecer sobre a atividade em causa, quer mediante pedido, quer por sua própria iniciativa.

SECÇÃO 8

Processos judiciais

Artigo 39.o

Ações contra instituições

Nos termos do artigo 47.o, n.o 1, alínea h), do Regulamento, a AEPD pode recorrer para o Tribunal de Justiça da União Europeia, nas condições previstas no Tratado. A AEPD exerce as suas competências, se necessário, no caso de uma instituição não respeitar o Regulamento ou não cumprir as medidas subsequentemente tomadas pela AEPD nesse sentido ao abrigo do artigo 47.o do Regulamento.

Artigo 40.o

Recursos contra decisões da AEPD

Nos termos do artigo 32.o, n.o 3, do Regulamento, cabe recurso para o Tribunal de Justiça da União Europeia das decisões da AEPD.

Artigo 41.o

Intervenções

1. Nos termos do artigo 47.o, n.o 1, alínea i), do Regulamento, a AEPD pode intervir em processos judiciais no Tribunal de Justiça da União Europeia.

2. A AEPD pede para intervir em processos relevantes para a proteção de dados em geral ou no caso de, no exercício das suas funções de supervisão, ter estado diretamente envolvida nos factos do processo.

3. Outros elementos suscetíveis de influenciar a decisão de pedir para intervir são, nomeadamente, a possibilidade de a proteção de dados constituir uma parte substancial do processo e a probabilidade de a intervenção da AEPD constituir uma mais-valia para o processo.

4. A menos que existam razões muito fortes para não intervir, a AEPD pede para intervir sempre que o Tribunal a convide formalmente a fazê-lo.

CAPÍTULO VI

RESPONSÁVEIS PELA PROTEÇÃO DE DADOS

Artigo 42.o

Cooperação com os responsáveis pela proteção de dados

1. A AEPD coopera com os responsáveis pela proteção de dados, tanto numa base bilateral como através da sua participação nas reuniões organizadas pela rede de responsáveis pela proteção de dados.

2. A AEPD faculta aos responsáveis pela proteção de dados o apoio e as orientações necessários ao exercício das suas funções.

Artigo 43.o

Registo dos responsáveis pela proteção de dados nomeados

Nos termos do artigo 24.o, n.o 5, do Regulamento, a AEPD mantém um registo das nomeações de responsáveis pela proteção de dados que lhe tenham sido notificadas. Desse registo constam, nomeadamente, informações sobre a duração do mandato de cada responsável pela proteção de dados.

CAPÍTULO VII

COOPERAÇÃO COM AS AUTORIDADES RESPONSÁVEIS PELA PROTEÇÃO DE DADOS

Artigo 44.o

Cooperação com as autoridades responsáveis pela proteção de dados

1. Nos termos do artigo 46.o, alínea f), subalínea i), a AEPD coopera com as autoridades nacionais responsáveis pela proteção de dados e com outros órgãos de supervisão, na medida do necessário ao cumprimento das suas obrigações respetivas.

2. A cooperação inclui:

a) O intercâmbio de todas as informações, nomeadamente das relativas às boas práticas, bem pedidos apresentados à autoridade pertinente no sentido de esta exercer as suas competências e respostas a pedidos dessa autoridade;

b) O estabelecimento e a manutenção de contactos com membros e funcionários das autoridades;

c) A cooperação com autoridades e órgãos de supervisão comuns instituídos nos termos do direito da União, incluindo, se for caso disso, a participação nas reuniões dessas autoridades e órgãos, com o objetivo de assegurar uma prática coerente.

Artigo 45.o

Grupo de trabalho do artigo 29.o

1. Nos termos do artigo 46.o, alínea g), do Regulamento, a AEPD participa nas atividades do grupo de trabalho instituído pelo artigo 29.o da Diretiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 24 de outubro de 1995, relativa à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados (4).

2. A AEPD contribui ativamente para as discussões e para a elaboração de documentos publicados pelo grupo de trabalho que visem estabelecer uma interpretação comum da legislação em matéria de proteção de dados e prestar aconselhamento especializado à Comissão Europeia. Nesses casos, a AEPD apresenta, se for caso disso, a perspetiva da União.

3. A AEPD participa regularmente nas reuniões plenárias e dos subgrupos do grupo de trabalho.

4. A AEPD promove discussões regulares, no mínimo anuais, se possível, com o presidente do grupo de trabalho sobre as suas prioridades respetivas, tendo em vista uma boa cooperação prática.

Artigo 46.o

Supervisão coordenada de sistemas informáticos de grande escala

1. A AEPD participa, conjuntamente com autoridades nacionais de supervisão, na supervisão coordenada de sistemas informáticos de grande escala, em conformidade com o direito da União.

2. A AEPD organiza reuniões de coordenação e assegura o secretariado dos grupos de coordenação.

3. A AEPD coopera com autoridades de supervisão nacionais individuais, na medida do necessário e de acordo com as respetivas prioridades, a fim de assegurar a supervisão coordenada das partes nacionais e centrais de sistemas informáticos de grande escala.

Artigo 47.o

Cooperação internacional

1. A AEPD participa na Conferência Anual de Primavera dos Comissários Responsáveis pela Proteção dos Dados, na Conferência Internacional anual dos Comissários para a Proteção dos Dados e da Vida Privada e no Grupo de Trabalho Internacional relativo à Proteção de Dados nas Telecomunicações.

2. A AEPD participa ainda nas redes internacionais de proteção da vida privada pertinentes.

3. A AEPD organiza workshops regulares com representantes de organizações internacionais, no intuito de partilhar boas práticas e de desenvolver uma cultura de proteção de dados no seio dessas organizações.

4. A AEPD promove a cooperação e o diálogo, a nível internacional, com outras partes interessadas de países terceiros.

CAPÍTULO VIII

ADMINISTRAÇÃO

Artigo 48.o

Segurança

1. Nos termos do artigo 45.o do Regulamento, a Autoridade e o seu pessoal ficam, durante o respetivo mandato e após a cessação deste, sujeitos à obrigação de sigilo profissional quanto às informações confidenciais a que tenham tido acesso no desempenho das suas funções.

2. A AEPD atribui a um ou vários membros do seu pessoal responsabilidades específicas em matéria de segurança nos diferentes domínios de atividade. Esses membros do pessoal são responsáveis, em particular, por questões de segurança relativas ao pessoal, pela segurança física e pela segurança informática. Sempre que considerarem necessário evitar riscos de segurança para a AEPD, os membros do pessoal responsáveis respondem diretamente perante o Diretor.

Artigo 49.o

Comité Diretor de TI

É criado um Comité Diretor de Tecnologias da Informação para aconselhar o Conselho de Administração sobre as implicações das tecnologias da informação para a segurança e o desenvolvimento interno da AEPD.

Artigo 50.o

Gestão da qualidade

A AEPD cria mecanismos adequados para assegurar uma boa gestão da qualidade, tais como normas de controlo interno, um relatório de atividades anual gestão de riscos.

Artigo 51.o

Responsável pela proteção de dados

Nos termos do artigo 24.o do Regulamento, a AEPD nomeia um responsável pela proteção de dados, que responde diretamente perante o Diretor.

Artigo 52.o

Informação do público

1. A AEPD procura sensibilizar a opinião pública para a proteção de dados e informa as pessoas acerca da existência e do teor dos seus direitos. Para o efeito, a AEPD utiliza uma série de ferramentas de comunicação (por exemplo, sítio web, boletim de informação eletrónico, meios de comunicação social e eventos de sensibilização), interage com partes interessadas (por exemplo, visitas de estudo às instalações da AEPD, respostas a pedidos de informação) e participa em eventos, reuniões e conferências públicas.

2. A AEPD informa os meios de comunicação social sobre os principais eventos relacionados com a proteção de dados, bem como sobre pareceres ou publicações importantes, através de comunicados de imprensa, entrevistas e conferências de imprensa.

Artigo 53.o

Documentação

1. São mantidos registos rigorosos e autênticos de todas as atividades da AEPD, que comprovam, de modo fiável e juridicamente verificável, as suas decisões e ações.

2. Os documentos relativos a atividades específicas são agrupados em dossiês. Os dossiês ficam acessíveis e são organizados de forma lógica, consoante o tipo de atividade, num plano de arquivamento estabelecido pela AEPD.

3. Os diferentes tipos de dossiês são conservados durante um período determinado de acordo com um calendário de conservação estabelecido pela AEPD. Após o termo do período de conservação, os dossiês são avaliados e arquivados de acordo com a política de arquivamento adotada pela AEPD.

Artigo 54.o

Divulgação ativa de documentos

1. Em princípio, todos os documentos de estratégia, orientações temáticas, pareceres legislativos, observações formais, atos processuais de processos no Tribunal e pareceres com base em controlos prévios relevantes são divulgados no sítio web da AEPD.

2. Os pareceres emitidos na sequência de uma consulta administrativa são divulgados no sítio web da AEPD se apresentarem interesse geral, contiverem uma nova interpretação ou aplicação da legislação, ou disserem respeito ao impacto das novas tecnologias nos direitos das pessoas em causa.

Artigo 55.o

Publicação no Jornal Oficial

São publicados no Jornal Oficial da União Europeia os seguintes documentos:

a) Resumos dos pareceres legislativos, conforme referido no artigo 28.o, n.o 3;

b) Decisões e pareceres da AEPD referidos no artigo 9.o, n.o 7, no artigo 10.o, n.os 2, alínea b), 4, 5 e 6, no artigo 12.o, n.o 2, no artigo 19.o e no artigo 37.o, n.o 2, do Regulamento, ou resumos dos mesmos;

c) Outros documentos que a AEPD considere importantes.

Artigo 56.o

Acesso do público aos documentos

O público tem acesso aos documentos na posse da AEPD no respeito dos princípios estabelecidos no Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão (5).

Artigo 57.o

Autenticação de decisões

1. As decisões são autenticadas pela aposição da assinatura da Autoridade na versão linguística original.

2. A assinatura pode ser manuscrita ou eletrónica.

Artigo 58.o

Línguas e línguas de trabalho

1. A língua de trabalho da AEPD é uma das línguas enumeradas no artigo 55.o, n.o 1, do Tratado da União Europeia. Em caso de reclamação, é a língua na qual a reclamação é redigida.

2. Os relatórios, pareceres e outros documentos que se destinam a ser igualmente publicados no sítio web da AEPD são redigidos, pelo menos, em inglês, francês e alemão.

Artigo 59.o

Pessoal

1. O pessoal da AEPD é recrutado em conformidade com o Estatuto do Funcionários e com o Regime aplicável aos outros agentes da União Europeia, aos quais ficam sujeitos.

2. A fim de reforçar a cooperação com as autoridades nacionais, em especial com as autoridades nacionais de proteção de dados, a AEPD institui um programa de destacamento de pessoal.

3. É ainda criado um programa de estágios, destinado a permitir que recém-licenciados adquiram experiência prática nos domínios de trabalho da AEPD e da União em geral.

4. A AEPD pode contratar pessoal provisório e outro tipo de assistência externa para cobrir necessidades temporárias.

Artigo 60.o

Comité do Pessoal

1. Um Comité do Pessoal que representa o pessoal da AEPD é consultado, em tempo útil, sobre projetos de decisões relacionadas com a aplicação do Estatuto dos Funcionários da União Europeia, podendo igualmente ser consultado sobre quaisquer outras questões de interesse geral relativas ao pessoal. O Comité do Pessoal é informado sobre todas as questões relacionadas com a execução das suas tarefas. O Comité do Pessoal emite parecer no prazo de 15 dias a contar da data da consulta.

2. O Comité do Pessoal contribui para o bom funcionamento da AEPD, apresentando propostas sobre questões organizacionais e condições de trabalho.

3. O Comité do Pessoal é composto por três membros efetivos e três suplentes, e é eleito para um mandato de dois anos pela Assembleia Geral.

Artigo 61.o

Cooperação administrativa com outras instituições

1. O Diretor, na qualidade de Chefe do Secretariado, representa a AEPD nos diferentes fóruns interinstitucionais, podendo delegar esta representação nos funcionários responsáveis pelos recursos humanos, pelo orçamento e pela administração.

2. Dada a dimensão da AEPD comparativamente com outras instituições, e por razões de boa gestão e de economia orçamental, a AEPD procura ativamente concluir acordos de cooperação, memorandos de entendimento e acordos sobre os níveis dos serviços com outras instituições.

CAPÍTULO IX

DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 62.o

Entrada em vigor

O presente regulamento interno entra em vigor no dia seguinte ao da sua assinatura e é publicado no Jornal Oficial da União Europeia.

Feito em Bruxelas, em 17 de dezembro de 2012. Peter HUSTINX Supervisor Europeu para a Proteção de Dados

(1) JO L 8 de 12.1.2001, p. 1.

(2) JO L 183 de 12.7.2002, p. 1.

(3) JO C 27 de 7.2.2007, p. 21.

(4) JO L 281 de 23.11.1995, p. 31.

(5) JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.