Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho (AESS - Bilbau) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 acompanhado das respostas da Agência

(2000/C 373/01)

ÍNDICE

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OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho, em conformidade com o n.o 4 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94(1) do Conselho.

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999. De acordo com o n.o 1 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 15.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DA AGÊNCIA EUROPEIA PARA A SEGURANÇA E A SAÚDE NO TRABALHO (AESS - BILBAU) NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 1999

Análise da execução orçamental

5. O montante total das dotações definitivas concedidas para 1999 elevou-se a 7,6 milhões de euros, dos quais 6,7 milhões de euros a título do orçamento inicial. Deste montante:

- 0,9 milhões de euros (12 %) ficaram por utilizar,

- 0,9 milhões de euros (12 %) foram objecto de uma transição não automática,

- 2,1 milhões de euros (28 %) foram objecto de uma transição automática.

No total, em 1999, a Agência utilizou apenas metade das dotações definitivas que lhe tinham sido atribuídas para este exercício.

6. A transição não automática de 0,9 milhões de euros deve-se essencialmente à aprovação tardia, em Novembro de 1999, do orçamento rectificativo e suplementar. Dada a importância das dotações de 1999 que ficaram por utilizar, pode colocar-se em questão o fundamento da decisão de aumentar os recursos concedidos à Agência.

7. As transições automáticas elevaram-se a 2,1 milhões de euros - situação quase idêntica, em proporção, à do exercício anterior - dos quais 1,9 milhões de euros (90 %) de dotações operacionais (Título III). Quase dois terços (63 %) das dotações operacionais transitadas referiam-se aos centros temáticos, estudos e projectos no domínio da telemática.

8. O montante das autorizações que foram objecto de uma transição automática do exercício de 1998 para o exercício de 1999 elevava-se a 1,9 milhões de euros, dos quais 0,4 milhões de euros (21 %) foram anulados no final de 1999. No que respeita às dotações operacionais do orçamento (Título III), de um total de 1,7 milhões de euros de dotações transitadas, 0,3 milhões de euros (18 %) foram anulados devido sobretudo a previsões incorrectas de custos e à não realização das actividades previstas.

9. A amplitude e persistência da subutilização das dotações revelam deficiências do acompanhamento que a Agência faz do seu programa anual. A Agência deverá melhorar o seu sistema de acompanhamento por forma a minimizar as transições de dotações numa maior observância do princípio da anualidade.

Sistemas contabilísticos

10. A contabilidade orçamental continuou a ser efectuada por meio de uma folha de cálculo (EXCEL) durante o ano de 1999, ao passo que a contabilidade geral é ainda elaborada por meio de um programa informático de contabilidade disponível no mercado. O sistema Sincom 2 (SI 2) apenas começou a ser utilizado em Janeiro de 2000.

11. Em conformidade com o regulamento financeiro e suas normas de execução, deve proceder-se mensalmente às reconciliações bancárias e orçamentais. Embora a Agência se tenha comprometido, no ano passado(3), a rectificar a situação, estas regras continuam a não ser aplicadas.

Imputação do IVA

12. Até Dezembro de 1998, o Regulamento Financeiro geral previa a imputação das despesas incluindo o IVA, podendo este ser reafectado após o reembolso. Desde essa altura(4), o Regulamento Financeiro geral impõe que as despesas sejam imputadas sem IVA. O Tribunal solicita que o Instituto transponha estas novas modalidade para a sua própria regulamentação.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 27 de Setembro de 2000.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 216 de 20.8.1994, p. 5.

(2) Em conformidade com o n.o 3 do artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 2062/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e despesas da Agência no exercício de 1999 foram elaboradas em 20 de Março de 2000 e enviadas ao Conselho de Administração da Agência, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 7 de Abril de 2000. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) Ver o relatório anual relativo ao exercício de 1998 (ponto 6, p. 4).

(4) Ver o n.o 2A do artigo 27.o do Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias, com a redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE, CECA, Euratom) n.o 2548/98 do Conselho, de 23 de Novembro de 1998 (JO L 320 de 28.11.1998, p. 1).

Quadro 1

Balanço em 31 de Dezembro de 1999 e 1998

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 1999 e 1998

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Respostas da Agência

Relativamente às observações do Tribunal de Contas, a Agência gostaria de tecer os seguintes comentários sobre os seguintes números.

Contabilidade geral e orçamental

6. A verba total de 900000 euros transitada do exercício anterior destina-se a financiar a Semana Europeia que será organizada pela Agência em 2000. Até ao momento, a organização do evento tem estado a cargo da própria Comissão.

A decisão do Conselho de Administração de organizar este evento foi tomada no início de 1999, com a condição, no entanto, de existir um orçamento suplementar disponível, uma vez que o evento não estava previsto no Programa de Trabalho da Agência. O Parlamento Europeu concordou em autorizar este orçamento suplementar em Junho de 1999 e o Conselho de Administração aprovou um orçamento rectificativo para este fim em Novembro de 1999.

A transição não automática justifica-se plenamente dado que a Agência já tinha iniciado em 1999 o procedimento para selecção de projectos a ser financiados através de um convite à apresentação de propostas (modalidade de subvenção) publicado no Jornal Oficial de 26.10.1999. Os projectos já foram seleccionados e serão implementados até ao final deste ano.

Sem o acordo relativo à transição não automática das dotações, a Agência não podia fazer face às despesas relativas à Semana Europeia, uma vez que estas não estão abrangidas pelas dotações orçamentais da Agência para 2000.

8, 9 e 10. A Agência toma nota da observação do Tribunal e gostaria de tecer os seguintes comentários:

a) Cerca de 50 % são referentes a subvenções para os Pontos Focais e a contratos com os Centros Temáticos, ambos sujeitos a uma decisão tomada no Conselho de Administração na sua última reunião de Novembro de 1999. Dado que as dotações subsequentes são aprovadas em Dezembro, a transição de dotações, em conformidade com o artigo 6.o do Regulamento Financeiro da Agência, são inevitáveis.

Não obstante, a Agência irá ponderar a possibilidade de adaptar o processo de tomada de decisão nesta área ao princípio da anualidade autorizando as dotações no mesmo ano orçamental em que as subvenções são pagas e os contratos são implementados.

b) O restante refere-se aos últimos pagamentos por efectuar à data de 31 de Dezembro, relativamente aos quais é aplicável o artigo acima referido.

c) Por último, no que respeita às dotações anuladas, a Agência concorda plenamente com a observação do Tribunal. Nota, contudo, que as dotações anuladas são referentes a dotações afectadas a medidas que foram canceladas de comum acordo com as partes contratantes.

11. A Agência toma nota das observações do Tribunal de Contas. A partir de 1 de Janeiro de 2000, a Agência passará a fazer balancetes.

12. A Agência lançou os procedimentos de cobrança do IVA directamente nos fornecedores. Até à data, foram já cobrados 86144 euros.

Por outro lado, a Agência seguirá as recomendações do Tribunal de Contas no sentido da transposição para o Regulamento Financeiro da Agência das disposições sobre o IVA previstas no Regulamento Financeiro aplicável às Comunidades de 1999.