PT Jornal Oficial da União Europeia C 5/5

CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DA EUROPOL

REGULAMENTO INTERNO

2012/C 5/03

O CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO,

Tendo em conta a Decisão do Conselho de 6 de abril de 2009 (1) que cria o Serviço Europeu de Polícia (a seguir designada por «Decisão Europol») e, nomeadamente, o seu artigo 37.o, n.o 9,

Considerando o seguinte:

(1) A governação da Europol deverá ser melhorada através da aplicação de procedimentos simplificados, de uma descrição mais geral das funções do Conselho de Administração e do estabelecimento de uma regra comum segundo a qual todas as decisões devem ser tomadas por maioria de dois terços (2);

(2) O Conselho de Administração é responsável por outras funções que lhe sejam atribuídas pelo Conselho, nomeadamente no âmbito das disposições de aplicação da Decisão Europol (3);

(3) Compete ao Conselho de Administração estabelecer o seu regulamento interno (4).

APROVOU O SEGUINTE REGULAMENTO INTERNO:

Artigo 1.o

Composição do Conselho de Administração

1. O Conselho de Administração é composto por um representante de cada Estado-Membro e um representante da Comissão. Cada membro do Conselho de Administração pode ser representado por um membro suplente. O diretor participa nas reuniões do Conselho de Administração sem direito de voto.

2. Nos termos do artigo 37.o, n.o 1, da Decisão Europol, os membros efetivos e suplentes do Conselho de Administração (a seguir designados «membros») são investidos da necessária autoridade nas matérias da competência do Conselho de Administração.

3. Durante as reuniões do Conselho de Administração, os membros e o diretor podem fazer-se acompanhar por peritos, cujo número máximo pode ser fixado pelo Presidente do Conselho de Administração.

4. Os Estados-Membros e a Comissão notificam a nomeação e a cessação de funções de qualquer membro ao Secretário do Conselho de Administração. Este último é responsável por manter a lista dos membros atualizada e ao dispor do Conselho de Administração e da Europol.

Artigo 2.o

Presidente do Conselho de Administração

1. O Presidente do Conselho de Administração, ou o Vice-Presidente em caso de impedimento do primeiro, assegura a aplicação do artigo 37.o, n.o 3, da Decisão Europol.

2. Cada novo Presidente procederá a uma supervisão da documentação do Conselho de Administração, elaborando, para o efeito, um documento que será submetido à aprovação do Conselho de Administração na sua primeira reunião ordinária.

Artigo 3.o

Secretariado do Conselho de Administração

O Presidente do Conselho de Administração é assistido por um Secretariado. O Conselho de Administração é responsável pela gestão do Secretariado e do seu pessoal. A fim de garantir a sua independência, o Secretariado responde exclusivamente perante o Conselho de Administração.

Artigo 4.o

Funcionamento do Conselho de Administração

1. O Conselho de Administração reúne-se pelo menos duas vezes por ano e delibera por maioria de dois terços dos seus membros, salvo disposição em contrário da Decisão Europol.

2. Quando o Presidente considere que as circunstâncias o exigem, pode convocar uma reunião do Conselho de Administração, por iniciativa própria ou a pedido de um terço dos seus membros. Quando a convocação de uma reunião for pedida por um membro ou pelo diretor, o Presidente consultará os outros membros e, em caso de acordo de um terço destes, convoca a reunião.

Todas as reuniões a que se refere este número devem ser realizadas no prazo de trinta dias a contar da data em que foram solicitadas ao Presidente.

3. O Conselho de Administração pode convocar pessoas particularmente qualificadas nas matérias a analisar para serem ouvidas sobre determinados pontos da ordem do dia.

4. O Conselho de Administração pode criar grupos de trabalho sobre qualquer matéria da sua competência. Esses grupos são regidos pelas seguintes disposições:

a) O seu âmbito e as suas funções são claramente definidos pelo Conselho de Administração;

b) Os membros do Conselho de Administração poderão estar representados nos grupos de trabalho. Os representantes comprometer-se-ão a participar ativamente nesses grupos.

c) A Europol será convidada a participar nas reuniões dos grupos de trabalho;

d) Podem ser convidados peritos para participar nas reuniões dos grupos de trabalho;

e) A Europol cobrirá as despesas de deslocação de um representante por delegação. Cada delegação suportará as despesas de alojamento dos seus representantes e peritos.

Além disso, os grupos de trabalho do Conselho de Administração:

f) São presididos por um membro do Conselho de Administração ou por um perito de alto nível nomeado por este último;

g) Debatem e elaboram propostas a apresentar ao Conselho de Administração;

h) Exercem as suas atividades com base em informações fornecidas oralmente ou em documentos apresentados o mais tardar duas semanas antes das suas reuniões, salvo decisão em contrário dos respetivos presidentes, justificada pela urgência;

i) Realizam as suas reuniões de acordo com o regime linguístico estabelecido pela prática existente;

j) Respondem perante o Conselho de Administração, através dos seus presidentes, quando necessário;

k) São assistidos pelo Secretariado do Conselho de Administração;

l) Serão extintos uma vez concluídas as suas tarefas. Se tiverem um mandato a longo prazo, a necessidade de lhes dar continuidade será anualmente avaliada pelo Conselho de Administração.

5. Quando o Presidente do Conselho de Administração considere que as circunstâncias o exigem, pode convidar o Conselho de Administração a tomar uma decisão ou a exprimir a sua opinião sobre uma matéria específica através de procedimentos escritos. Tais procedimentos terão normalmente a duração de catorze dias, salvo decisão em contrário do Presidente, justificada pela urgência.

Artigo 5.o

Ordem do dia

1. O Presidente do Conselho de Administração fixa a ordem do dia de cada reunião. O projeto de ordem do dia é enviado pelo Secretariado do Conselho de Administração aos seus membros e ao diretor, pelo menos catorze dias antes da reunião. O projeto de ordem do dia das reuniões extraordinárias é enviado na semana anterior à data da reunião.

2. O projeto de ordem do dia incluirá os pontos cuja inclusão tenha sido pedida por qualquer membro ou pelo diretor, devendo a documentação respetiva estar ao dispor do Presidente pelo menos dezasseis dias antes da reunião.

3. O projeto de ordem do dia apenas pode incluir pontos cuja documentação tenha sido enviada aos membros e ao diretor, o mais tardar até à data em que é enviado o projeto de ordem do dia, salvo decisão em contrário do Presidente, justificada pela urgência.

4. O Conselho de Administração aprova a ordem do dia no início de cada reunião.

Artigo 6.o

Deliberações do Conselho de Administração

1. O quórum é constituído por três quartos dos membros do Conselho de Administração. Na falta de quórum, o Presidente dará por encerrada a reunião e convocará outra o mais rapidamente possível. Para esta segunda reunião, o quórum é constituído por dois terços dos membros.

2. O Presidente dirige a reunião, dando prioridade aos membros que pretendam colocar uma questão de procedimento ou uma questão preliminar.

3. O Conselho de Administração delibera e decide com base nos documentos elaborados em conformidade com o artigo 2.o da «Decisão do Conselho de Administração sobre a utilização das línguas a nível interno».

Artigo 7.o

Votação nas reuniões do Conselho de Administração

1. Cada membro dispõe de um voto. Na ausência do membro efectivo, o membro suplente terá direito de voto.

2. O Conselho de Administração vota por iniciativa do seu Presidente, que deverá, além disso, abrir uma votação sempre que qualquer dos membros o solicite, desde que uma maioria de dois terços dos membros se pronuncie nesse sentido.

3. Cada decisão adotada pelo Conselho de Administração será objeto de indicação da distribuição dos votos e, caso a minoria o solicite, acompanhada de uma nota descritiva das opiniões por esta formuladas. A votação efetua-se por braço levantado ou, em caso de contestação dos resultados dessa votação, mediante interpelação nominal.

4. A pedido de um membro, ou se o Presidente assim decidir, as decisões e nomeações serão feitas por voto secreto. Em caso de voto secreto, o Presidente procederá ao escrutínio, assistido por outros dois membros, e anunciará imediatamente os resultados. O Presidente pode autorizar qualquer membro a expor sucintamente os motivos do seu voto.

Artigo 8.o

Adoção de acordos

1. A repartição dos votos expressos constará das decisões e dos acordos aprovados pelo Conselho de Administração, excepto se tiverem sido objeto de voto secreto nos termos do artigo 7.o, n.o 4, do presente regulamento.

2. As moções que tenham por objeto a submissão de determinada questão à aprovação do Conselho de Administração são votadas antes de ser examinado o fundo da questão.

3. Uma moção que inclua várias questões deverá ser subdividida em partes, se for formulado um pedido nesse sentido.

4. No caso de várias moções dizerem respeito à mesma questão, a primeira a ser votada será a moção de âmbito mais vasto. Se se tratar de alterações, a primeira a ser submetida a votação será aquela que mais se afasta do texto inicial. No caso de uma alteração a uma alteração, a votação começará pelo alteração mais extensa. A votação final far-se-á sobre a versão do texto resultante das votações prévias.

Artigo 9.o

Atas das reuniões

1. O Secretariado lavra, sob a responsabilidade do Presidente, um projeto de ata das reuniões do Conselho de Administração, que incluirá:

— o relato dos debates,

— as decisões adotadas pelo Conselho de Administração, com indicação da distribuição dos votos em cada votação realizada,

— a lista dos membros presentes.

2. O Conselho de Administração aprovará o projecto de acta na sua reunião seguinte. O projeto de acta só será submetido a aprovação do Conselho de Administração se tiver sido enviado aos membros pelo menos quatro semanas antes da reunião seguinte. O projeto de ata será igualmente remetido ao diretor.

3. Se o projeto de ata não tiver sido enviado nos prazos indicados, a aprovação pode ser adiada para a reunião seguinte. No caso de haver um intervalo demasiado longo entre duas reuniões do Conselho de Administração, os membros podem formular observações ou dar o seu acordo por escrito.

4. As propostas de alteração dos projectos de ata devem ser apresentadas por escrito ao Secretariado, antes do início da reunião na qual devam ser aprovadas.

5. A ata aprovada é assinada pelo Presidente e pelo Secretário do Conselho de Administração.

Artigo 10.o

Correspondência

A correspondência dirigida ao Conselho de Administração é endereçada à sede da Europol e dirigida à atenção do Presidente do Conselho de Administração, cabendo a respetiva gestão ao Secretário.

Artigo 11.o

Despesas de participação nas reuniões do Conselho de Administração

1. As despesas de deslocação dos membros do Conselho de Administração que representam cada Estado-Membro e de um máximo de dois peritos por delegação ficam a cargo da Europol. Cada delegação assume as despesas de alojamento dos seus membros e peritos. As despesas dos restantes peritos ficam a cargo da respetiva delegação.

2. Nos termos do artigo 4.o, n.o 3, do presente regulamento interno, as despesas dos peritos convidados para assessorar o Conselho de Administração ficam a cargo da Europol.

Artigo 12.o

Entrada em vigor do regulamento interno

O presente regulamento interno entra em vigor na data da aplicação da Decisão Europol.

Artigo 13.o

Revisão do regulamento interno

Em caso de revisão do presente regulamento interno, o Secretário deve enviar a versão actualizada a todos os membros do Conselho de Administração e ao diretor. O novo regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua aprovação.

Feito em Bukowina Tatrzańska (Polónia), em 30 de novembro de 2011. Pelo Conselho de Administração Rafał ŁYSAKOWSKI Presidente

(1) JO L 121 de 15.5.2009, p. 56.

(2) Considerando 19 da Decisão Europol.

(3) Artigo 37.o, n.o 9, alínea h), da Decisão Europol.

(4) Artigo 37.o, n.o 9, alínea i), da Decisão Europol.