Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais (ICVV - Angers) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998, acompanhado das respostas do Instituto

(1999/C 372/10)

ÍNDICE

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Opinião do Tribunal

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais, em conformidade com o n.o 2 do artigo 111.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998. De acordo com o artigo 110.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 112.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94. Nos termos do artigo 248.o CE, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações suficientes com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

Principais observações sobre a execução orçamental do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais (Angers) no exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1998

Novos edifícios

5. O Instituto procedeu em 1998 à compra de um grande edifício, parcialmente classificado como monumento histórico, situado no centro da cidade de Angers e utilizado até recentemente como hotel-restaurante.

A configuração interior do edifício e a falta de funcionalidade de determinados locais não permitem acolher a totalidade dos cerca de 30 agentes do Instituto. Por esse motivo, foi necessário comprar escritórios complementares num edifício situado nas traseiras do primeiro. Os dois edifícios representam uma superfície total de 1150 m2, dos quais apenas uma parte poderá ser convertida em escritórios. O interior do primeiro terá de ser completamente alterado de modo a poder passar de uma utilização de hotel-restaurante à de escritórios. Um estudo preliminar avaliava as obras necessárias em 0,8 milhões de euros, verba inscrita no orçamento relativo a 1999. O projecto inicial do arquitecto escolhido eleva-se a 1,3 milhões de euros, o que representa um aumento de 61 % relativamente à estimativa aceite quando da decisão de compra.

O montante total previsional da operação reparte-se da seguinte forma:

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O montante efectivamente a cargo do orçamento do Instituto será minorado do saldo restante da subvenção de 1,524 milhões de euros concedida pelas autoridades locais para cobrir as despesas de alojamento do Instituto em Angers. Em 31 de Dezembro de 1998, já tinham sido utilizados 0,172 milhões de euros dessa subvenção para financiar a ocupação das instalações actuais do Instituto.

Dada a natureza das obras de transformação, é necessário que o Instituto actue zelosamente no sentido de fazer respeitar o orçamento previsto.

Comissão Consultiva de Compras e Contratos (CCCC)

6. A CCCC é composta por três agentes temporários do Instituto a quem se junta, a título de observador, um representante do auditor financeiro. A grande maioria dos projectos de decisão apresentados à CCCC provém do presidente do Instituto, que determina as operações a realizar e a empresa adjudicatária. Quando o gestor financeiro for o presidente do Instituto, será conveniente que este confie a um gestor a apresentação do processo à CCCC.

Cursos de línguas

7. No exercício de 1998, as despesas relativas aos cursos de línguas dispensados aos agentes e membros das suas famílias elevou-se a 48524 ecus. Os serviços foram executados e facturados por uma única empresa. Como o montante foi superior ao limite a partir do qual a CCCC tem de formular o seu parecer, esta foi consultada. O presidente do Instituto apresentou-lhe um projecto de decisão insuficientemente fundamentado por meio do qual este pretende continuar a trabalhar com a mesma empresa para a leccionação dos cursos em todas as línguas e sem indicar qualquer limite de tempo.

Política de pessoal

8. O pessoal permanente do Instituto é composto por agentes temporários, dos quais apenas dois beneficiam de contratos de duração indeterminada. O recurso a pessoal fornecido por agências de trabalho temporário é considerável, tendo as despesas relativas a este tipo de emprego aumentado para 136382 ecus, ou seja, uma subida de 67 % em relação ao exercício anterior. Apesar dos inúmeros esforços envidados, o Instituto depara-se com dificuldades para recrutar pessoal administrativo, com base em contratos temporários de curta duração e tentando respeitar um equilíbrio entre as diferentes nacionalidades.

Deslocações em serviço e reembolso de despesas aos peritos e aos membros do Conselho de Administração

9. O Instituto reembolsa uma parte das despesas de peritos ou dos membros do Conselho de Administração por meio de depósito em contas pessoais. O reembolso às administrações nacionais deveria constituir a regra para todos os peritos e membros do Conselho de Administração, tendo as excepções de ser devidamente justificadas.

10. Além disso, os títulos de transporte deverão ser sempre apresentados, mesmo no caso de viagem de comboio, e carimbados para indicar claramente que foram objecto de um reembolso. Caso a viagem seja de avião, o cartão de embarque deverá ser entregue ao Instituto.

Atraso na determinação dos custos de exame

O regulamento de base(3) prevê que, no que respeita ao processo no Instituto, "até 27 de Abril de 1997, o Conselho de Administração definirá métodos uniformes de cálculo dos custos e os elementos uniformes constitutivos desses custos, que serão aplicáveis a todos os organismos de exame encarregados de uma missão". O Conselho de Administração nem sempre tomou esse tipo de decisões. A data limite, inicialmente fixada em 27 de Abril de 1997, foi adiada várias vezes. A última decisão nesta matéria foi tomada na reunião do Conselho de Administração de 7 e 8 de Abril de 1998, que a adiou para 31 de Dezembro de 1999.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 11 de Novembro de 1999.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. KARLSSON

Presidente

(1) JO L 227 de 1.9.1994, p. 1.

(2) Em conformidade com o n.o 2 do artigo 111.o do Regulamento (CE) n.o 2100/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e despesas do Instituto no exercício de 1998 foram elaboradas em 26 de Março de 1999 e enviadas ao Conselho de Administração do Instituto, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 30 de Março de 1999. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) Regulamento (CE) n.o 1239/95 da Comissão (JO L 121 de 1.6.1995, p. 37).

Quadro 1

Balanço financeiro em 31 de Dezembro de 1998 e 1997

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Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 1998 e 1997

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Respostas do Instituto

Novos edifícios (ponto 5)

A superfície total dos dois edifícios adquiridos pelo Instituto é de 1150 m2.

A superfície útil para escritórios é de 418 m2 no primeiro edifício e de 188 m2 no segundo. A superfície restante é constituída de espaços funcionais destinados a salas de reunião, sala de espera, salas de arquivo, instalações técnicas, sanitários e corredores.

No que respeita às obras de transformação, o Instituto velará escrupulosamente no sentido do cumprimento dos critérios de boa gestão enunciados no artigo 2.o do seu Regulamento Financeiro.

Comissão Consultiva de Compras e Contratos (CCCC) (ponto 6)

Exceptuando os casos excepcionais que podem justificar uma apresentação pelo próprio presidente do Instituto dos processos à CCCC, esses processos serão apresentados à CCCC por um gestor da unidade de administração e finanças do Instituto, como acontecia no passado.

Cursos de línguas (ponto 7)

No caso evocado pelo Tribunal, o projecto de decisão apresentado à CCCC estava fundamentado na boa experiência mantida com o prestador de serviços (cursos de línguas) e no preço atraente dos mesmos.

Tendo em conta as observações formuladas pela Comissão Consultiva de Compras e Contratos, os contratos celebrados com esse fornecedor (contratos de duração limitada) foram renovados apenas na sequência de avaliação regular dos cursos por parte dos beneficiários (qualidade da empresa e dos professores, conteúdo e qualidade dos cursos). Para além disso, o nível de aquisição de conhecimentos linguísticos dos beneficiários foi comprovado, e continua a sê-lo, através de testes periódicos dos progressos realizados.

No entanto, e no sentido de limitar a duração dos cursos dispensados aos membros das famílias dos agentes, o presidente do Instituto introduzirá a noção de duração máxima de disponibilidade desses cursos.

Política de pessoal (ponto 8)

Actualmente estão representadas no Instituto 11 nacionalidades.

Através da sua nova política de pessoal, o Instituto prevê limitar progressivamente o recurso a pessoal contratado através de agências de trabalho temporário, prorrogar os contratos dos agentes temporários e organizar, em conformidade com os procedimentos previstos pelo Estatuto, concursos de titularização para determinados lugares estruturais no seio do Instituto.

Missões e reembolso das despesas aos peritos e aos membros do Conselho de Administração (pontos 9 e 10)

O Instituto compromete-se a adoptar o procedimento de reembolso prescrito pelo Tribunal de Contas.

Atrasos na determinação dos custos do exame técnico (ponto 11)

Foi publicado um convite à apresentação de manifestações de interesse com vista à contratação de uma empresa de contabilidade especializada para fins da elaboração de métodos de cálculo dos custos dos exames técnicos aplicáveis a todos os organismos de exame. Os resultados do referido convite foram infrutíferos.

Por conseguinte, o Instituto contratou, na qualidade de agente temporário, um perito contabilista (auditor interno) para levar a cabo essa tarefa. Na sua reunião de 28 e 29 de Setembro passado, o Conselho de Administração decidiu prorrogar até Janeiro de 2001 o pagamento dos exames técnicos realizados a pedido do Instituto, com base no princípio "in/out" (a taxa de exame recebida do solicitante é integralmente transferida para o organismo que tenha realizado os exames relativos à variedade em questão). A opinião do Instituto é que o nível das taxas dos exames corresponde, em média, ao montante real dos respectivos custos.