PT Jornal Oficial da União Europeia L 11/62

RECOMENDAÇÃO DA COMISSÃO

de 11 de Janeiro de 2011

sobre a certificação de empresas europeias do sector da defesa ao abrigo do artigo 9.o da Directiva 2009/43/CE do Parlamento Europeu e do Conselho relativa à simplificação das condições das transferências de produtos relacionados com a defesa na Comunidade

(Texto relevante para efeitos do EEE)

(2011/24/UE)

A COMISSÃO EUROPEIA,

Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia, nomeadamente o artigo 292.o,

Considerando o seguinte:

(1) O artigo 9.o da Directiva 2009/43/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 6 de Maio de 2009, relativa à simplificação das condições das transferências de produtos relacionados com a defesa na Comunidade (1), determina os critérios para a certificação, pelos Estados-Membros, de empresas do sector da defesa estabelecidas nos respectivos territórios como destinatárias de produtos relacionados com a defesa transferidos ao abrigo de licenças de transferência gerais.

(2) A certificação das empresas é um elemento essencial do sistema simplificado de concessão de licenças introduzido pela Directiva 2009/43/CE.

(3) Diferentes interpretações dos critérios de certificação, por parte dos Estados-Membros, podem comprometer a implementação da Directiva 2009/43/CE e a consecução do seu objectivo de simplificação.

(4) É importante que os Estados-Membros interpretem e apliquem de modo convergente os critérios de certificação para se alcançar o reconhecimento mútuo dos certificados, tal como se refere no artigo 9.o, n.o 6, da Directiva 2009/43/CE, e propiciar a utilização mais vasta das licenças gerais.

(5) Os representantes dos Estados-Membros no Comité referido no artigo 14.o da Directiva 2009/43/CE sugeriram que a interpretação e aplicação convergentes dos critérios de certificação poderiam ser alcançadas mediante a adopção de uma recomendação da Comissão.

(6) Os representantes dos Estados-Membros no Comité referido no artigo 14.o da Directiva 2009/43/CE estabeleceram, assim, um grupo de trabalho para preparar as orientações em matéria de certificação de empresas do sector da defesa, ao abrigo do artigo 9.o da Directiva 2009/43/CE.

(7) As orientações que constam da presente recomendação baseiam-se nas melhores práticas de alguns Estados-Membros, que provaram ser eficientes e exequíveis,

ADOPTOU A PRESENTE RECOMENDAÇÃO:

1. CRITÉRIOS DE CERTIFICAÇÃO

1.1. Avaliação dos critérios enunciados nas alíneas a) e b) do artigo 9.o, n.o 2

Apenas são elegíveis para certificação as empresas destinatárias que efectivamente fabricam produtos relacionados com a defesa ou produtos relacionados com a defesa semiacabados abrangidos pela Directiva 2009/43/CE, os quais consistem em componentes e/ou sistemas e subsistemas adquiridos a terceiros, com o objectivo de serem colocados no mercado sob o seu próprio nome ou a sua própria marca.

As empresas destinatárias certificadas devem utilizar os produtos relacionados com a defesa recebidos ao abrigo das licenças de transferência gerais a que se refere o artigo 5.o, n.o 2, alínea b), da Directiva 2009/43/CE, para a sua própria produção (o que inclui incorporação de componentes noutros produtos, ou como peças sobresselentes ou de substituição) e não os devem retransferir ou exportar como tal (a não ser para efeitos de manutenção ou reparação), sempre que se requeira autorização prévia de um Estado-Membro de origem.

As autoridades competentes, sempre que adequado e antes de emitirem um certificado, devem ter a possibilidade de exigir uma declaração por parte das empresas destinatárias, na qual estas se comprometem a:

a) utilizar para a sua própria produção os produtos relacionados com a defesa recebidos ao abrigo das licenças de transferência gerais a que se refere o artigo 5.o, n.o 2, alínea b), da Directiva 2009/43/CE;

b) abster-se de retransferir ou exportar os produtos pertinentes, como tal, a não ser para efeitos de manutenção ou reparação.

1.2. Fornecimentos a empresas destinatárias que fazem aquisições para uso exclusivo das forças armadas de um Estado-Membro ao abrigo das licenças de transferência gerais a que se refere o artigo 5.o, n.o 2, alínea a), da Directiva 2009/43/CE

As empresas destinatárias, consideradas entidades adjudicantes na acepção do artigo 1.o, n.o 9, da Directiva 2004/18/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (2), que fazem aquisições para uso exclusivo das forças armadas de um Estado-Membro, devem ter direito a receber produtos relacionados com a defesa ao abrigo das licenças de transferência gerais a que se refere o artigo 5.o, n.o 2, alínea a), da Directiva 2009/43/CE, sem necessidade de certificação.

1.3. Avaliação dos critérios enunciados nas alíneas c) e f) do artigo 9.o, n.o 2

O funcionário de alto nível referido no artigo 9.o, n.o 2, alínea c), da Directiva 2009/43/CE deve ser pessoalmente responsável pelo programa interno de conformidade ou sistema de gestão das transferências e das exportações aplicado pela empresa e pelo pessoal encarregado do controlo das transferências e das exportações. Esse funcionário de alto nível deve ser membro do órgão de direcção da empresa.

Quando o certificado for pedido para uma ou várias unidades de produção, a descrição da cadeia de responsabilidades na estrutura da empresa destinatária exigida ao abrigo do artigo 9.o, n.o 2, alínea f), da Directiva 2009/43/CE deve estabelecer claramente o controlo do funcionário de alto nível sobre o pessoal responsável pelo controlo das transferências e das exportações nessas unidades.

Do anexo I constam questões e orientações sobre a descrição dos programas internos de conformidade e subsequente avaliação. Os Estados-Membros podem acrescentar outras questões. Quaisquer outras questões que os Estados-Membros acrescentem devem ser directamente pertinentes para o processo de avaliação da certificação.

1.4. Estrutura organizacional a certificar e avaliação dos critérios enunciados nas alíneas d) e e) do artigo 9.o, n.o 2

O modo de abordagem da certificação irá depender de uma estrutura organizacional da empresa destinatária e da forma como ela delega as responsabilidades dos controlos de transferência e exportação. A empresa pode ser certificada como um todo ou por unidade comercial. As empresas com unidades de produção e actividades associadas espalhadas por vários locais, a que tenham sido delegadas as responsabilidades dos controlos de transferência e exportação, devem especificar quais dessas unidades devem ser incluídas no certificado.

2. CERTIFICAÇÃO

2.1. Modelo de certificado-tipo

Recomenda-se a utilização do modelo de certificado normal que consta do anexo II.

O certificado deve ser redigido numa das línguas oficiais do Estado-Membro que emite o certificado e de preferência numa das línguas oficiais de outro Estado-Membro, como indicado pela empresa destinatária certificada. A data de entrada em vigor do certificado deve constar do mesmo.

Para efeitos do artigo 9.o, n.o 4, alínea a), o certificado deve exigir que as empresas destinatárias certificadas comuniquem à autoridade competente todos os elementos e ocorrências que se tenham verificado após a concessão do certificado susceptíveis de influenciar a validade ou o conteúdo do mesmo. A empresa destinatária certificada deve comunicar, designadamente:

a) quaisquer modificações importantes na sua actividade industrial no que se refere aos produtos relacionados com a defesa;

b) quaisquer alterações do endereço onde a autoridade competente pode consultar os registos relativos aos produtos relacionados com a defesa recebidos.

Para efeitos da alínea a), a relevância das alterações que devem ser comunicadas será, quando oportuno, avaliada à luz das informações já facultadas para o registo como empresa do sector da defesa ou para a concessão de qualquer licença referente a actividades no sector da defesa ou licença de fabrico.

2.2. Intercâmbio de informações sobre as empresas destinatárias que pretendem certificação

Para efeitos do artigo 12.o da Directiva 2009/43/CE, recomenda-se às autoridades competentes nacionais que procedam ao intercâmbio de todas as informações pertinentes referentes à emissão de certificados. Se, para a avaliação de uma empresa destinatária com vista à emissão de um certificado, for necessário recolher informações junto de outras autoridades competentes, a autoridade competente nacional deve entrar em contacto com as outras autoridades competentes nacionais antes de emitir o certificado.

3. VERIFICAÇÃO DA CONFORMIDADE

3.1. Poderes das autoridades competentes para efectuar visitas de verificação

Para efeitos das visitas de verificação da conformidade com as condições associadas ao certificado e com os critérios enunciados no artigo 9.o, n.o 2, os inspectores designados pelas autoridades competentes devem ter, pelo menos, poderes para:

a) entrar nas instalações relevantes;

b) examinar e fazer cópias de registos, dados, regulamentos internos e qualquer outro material pertinente em relação aos produtos exportados, transferidos ou recebidos ao abrigo de uma licença de transferência de outro Estado-Membro.

As inspecções devem ser efectuadas em conformidade com a legislação do Estado-Membro em que decorrem.

3.2. Casos a reavaliar

As autoridades competentes devem reavaliar a conformidade com as condições associadas ao certificado e com os critérios enunciados no artigo 9.o, n.o 2, nos seguintes casos:

a) alterações importantes na empresa destinatária certificada, incluindo alterações na organização interna da empresa ou nas suas actividades;

b) indicação de que a empresa destinatária certificada deixou de cumprir as condições e os critérios relevantes;

c) caso tenha sido recomendado à empresa destinatária certificada que proceda a acções correctivas;

d) quando a suspensão do certificado deva ser revogada.

3.3. Verificação mais rigorosa de empresas destinatárias recentemente certificadas

As autoridades competentes devem acompanhar em especial as empresas recentemente certificadas. As autoridades competentes devem efectuar a verificação da conformidade de preferência no primeiro ano após a primeira emissão do certificado.

4. MEDIDAS CORRECTIVAS, SUSPENSÃO E REVOGAÇÃO DOS CERTIFICADOS

4.1. Decisão de aplicar medidas correctivas

Quando uma empresa certificada deixa de cumprir um ou mais critérios enunciados no artigo 9.o, n.o 2, da Directiva 2009/43/CE ou as condições associadas ao certificado e a autoridade competente considera que o incumprimento é de menor importância, essa autoridade competente deve, num prazo não superior a um mês a partir da data em que tiver tomado conhecimento do incumprimento, tomar a decisão de exigir que a empresa destinatária aplique medidas correctivas.

A autoridade competente deve imediatamente notificar, por escrito, a empresa destinatária certificada dessa decisão, segundo a qual a empresa destinatária certificada deve aplicar a medida correctiva determinada, no prazo fixado na notificação escrita.

Findo esse prazo, a autoridade competente deve verificar se a medida correctiva foi implementada. A verificação deve incluir uma visita às instalações, um encontro com o funcionário de alto nível referido no artigo 9.o, n.o 2, alínea c), da Directiva 2009/43/CE ou com um administrador nomeado por esse funcionário de alto nível e/ou a avaliação da documentação escrita disponibilizada pelo mesmo funcionário de alto nível.

Num prazo não superior a três meses após a conclusão da verificação, a empresa destinatária certificada deve ser notificada por escrito da avaliação efectuada pela autoridade competente da adequação da medida correctiva aplicada.

4.2. Suspensão e revogação dos certificados

A autoridade competente deve suspender ou revogar o certificado em qualquer um dos seguintes casos:

a) a empresa destinatária certificada não aplicou a medida correctiva no prazo fixado na notificação escrita enviada pela autoridade competente, em que se exigia que a empresa destinatária certificada tomasse medidas correctivas;

b) a empresa certificada deixou de cumprir um ou mais critérios enunciados no artigo 9.o, n.o 2, da Directiva 2009/43/CE ou as condições associadas ao certificado e a autoridade competente considera que o incumprimento é grave.

As autoridades competentes devem notificar imediatamente, por escrito, a empresa destinatária certificada e a Comissão da decisão de suspender ou revogar o certificado.

A autoridade competente deve manter a suspensão até que a empresa destinatária certificada possa demonstrar que cumpre os critérios enunciados no artigo 9.o, n.o 2, da Directiva 2009/43/CE e as condições associadas ao certificado. A autoridade competente deve, no âmbito da notificação escrita da suspensão do certificado ou da correspondência escrita subsequente, fixar um prazo para a empresa destinatária certificada demonstrar que se encontra em situação de cumprimento.

4.3. Revogação da suspensão do certificado

Findo o prazo fixado na decisão de suspensão, a autoridade competente deve verificar se a empresa destinatária certificada cumpre os critérios enunciados no artigo 9.o, n.o 2, da Directiva 2009/43/CE e as condições associadas ao certificado.

A verificação deve incluir uma visita às instalações, um encontro com o funcionário de alto nível referido no artigo 9.o, n.o 2, alínea c), da Directiva 2009/43/CE ou com um administrador nomeado por esse funcionário de alto nível e/ou a avaliação da documentação escrita disponibilizada pelo mesmo funcionário de alto nível.

Num prazo não superior a um mês após a conclusão da verificação, a autoridade competente deve notificar por escrito a empresa destinatária certificada da nova decisão que tomou e da qual consta um dos seguintes casos de figura:

a) revogação da suspensão do certificado e data a partir da qual a decisão produz efeitos;

b) manutenção da suspensão até determinada data, após a qual se realizará nova verificação;

c) revogação do certificado.

5. INTERCÂMBIO DE INFORMAÇÕES REFERENTES À CERTIFICAÇÃO

As autoridades competentes devem notificar imediatamente, por escrito, a empresa destinatária certificada e a Comissão da concessão, suspensão, revogação ou revogação da suspensão de um certificado.

6. SEGUIMENTO

Convidam-se os Estados-Membros a executar a presente recomendação até 30 de Junho de 2012, o mais tardar.

Convidam-se os Estados-Membros a informar a Comissão de quaisquer medidas tomadas para dar cumprimento à presente recomendação.

7. DESTINATÁRIOS

Os Estados-Membros são os destinatários da presente recomendação.

Feito em Bruxelas, em 11 de Janeiro de 2011. Pela Comissão Antonio TAJANI Vice-Presidente

(1) JO L 146 de 10.6.2009, p. 1.

(2) JO L 134 de 30.4.2004, p. 114.

ANEXO I Questões e orientações sobre a descrição dos programas internos de conformidade e para avaliação subsequente Domínios fundamentais Questões essenciais Melhores práticas: recomendações Critérios de certificação relevantes 1. Recursos organizacionais, humanos e técnicos atribuídos à gestão das transferências e exportações Que percentagem do volume de negócios anual da empresa depende de exportações e transferências de artigos que podem ser objecto de licenças? Num ano, quantas exportações e transferências de tais artigos ocorrem? Que funções no interior da empresa (por exemplo, aquisições, engenharia, gestão de projectos ou expedição) estão envolvidas no processo de exportação e transferência, e como estão organizadas essas responsabilidades? A empresa dispõe de um sistema electrónico de gestão das exportações e transferências? Quais são as suas principais características? O objectivo destas questões é obter informação adicional sobre a organização interna da empresa, com pertinência para avaliar o impacto das actividades de exportação/transferência sobre a empresa e os procedimentos operacionais associados. Quantas pessoas lidam unicamente com a gestão das exportações e transferências ou têm responsabilidades nela para além de outras tarefas? Devem ser, pelo menos, duas pessoas, em caso de férias, doença, etc. A empresa faz circular internamente o seu compromisso escrito de conformidade com as disposições em matéria de controlo das exportações/transferências e de cumprimento de eventuais restrições pertinentes em relação a exportações e utilizações finais? A empresa faz circular internamente o seu compromisso escrito para facultar, se lhe for pedida, informação sobre utilizações/utilizadores finais? Ambos os compromissos escritos devem ser incluídos nos manuais destinados ao pessoal do controlo das exportações/transferências, devendo ainda ser do conhecimento de todos os empregados envolvidos nos controlos de exportação/transferência (por exemplo, departamento de vendas, etc.). Artigo 9.o, n.o 2, alíneas d) e e) Até à data a empresa tem cumprido as disposições em matéria de controlo das exportações/transferências? A empresa deve ter bons antecedentes no que se refere à conformidade com as disposições em matéria de controlo das exportações/transferências. Artigo 9.o, n.o 2, alínea a) O pessoal do controlo das exportações/transferências tem acesso a manuais de conformidade actualizados? Devem encontrar-se disponíveis manuais de conformidade destinados ao pessoal do controlo das exportações/transferências, pelo menos em versão electrónica (por exemplo, na intranet da empresa). Esses manuais devem incluir os procedimentos operacionais e organizacionais a seguir pelo pessoal em causa. O pessoal envolvido no controlo das exportações/transferências deve ser prontamente informado das alterações do manual que lhes dizem respeito, bem como da respectiva entrada em vigor. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) 2. Cadeia de responsabilidades Descreva a cadeia de responsabilidades no sector das exportações e transferências na sua empresa. A cadeia de responsabilidades no que se refere à conformidade do controlo das exportações/transferências deve ser estabelecida por escrito. A descrição, por escrito, da cadeia de responsabilidades (como registos ou organigramas) deve ser mantida actualizada. A descrição deve incluir pormenores sobre delegações de responsabilidade e rotinas adoptadas em situações de ausência do administrador referido no artigo 9.o, n.o 2, alínea c), da Directiva 2009/43/CE. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) A autoridade competente pode ter sempre acesso a essa descrição? A autoridade competente deve ter sempre acesso ao organigrama da cadeia de responsabilidades, não apenas na fase de aplicação mas igualmente para fins de verificação da conformidade no âmbito das visitas de verificação. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) Em que parte da empresa se situa a gestão das exportações/transferências? A organização da gestão do controlo das exportações/transferências depende das dimensões e da estrutura da empresa (em cada unidade de expedição, na sede ou como um departamento específico de controlo das exportações). Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) Qual a interacção do pessoal responsável pelo controlo das exportações/transferências com outras funções na empresa? O pessoal responsável pelo controlo das exportações/transferências deve ser protegido, na medida do possível, de conflitos de interesse. Esses funcionários devem ter poderes para interromper uma transacção. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) Qual a relação entre o pessoal responsável pelo controlo das exportações/transferências e o funcionário de alto nível, por exemplo no que se refere ao intercâmbio de informações? O pessoal responsável pelo controlo das exportações deve estar autorizado a contactar directamente o funcionário de alto nível caso necessite de autoridade para interromper uma transacção. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) Indique as outras responsabilidades do funcionário de alto nível pessoalmente responsável pelas transferências e exportações. Esse funcionário de alto nível deve fazer parte do órgão de direcção da empresa. A sua posição não deve implicar conflitos de interesse (por exemplo, não deve ser simultaneamente responsável pelo departamento de vendas, etc.) Artigo 9.o, n.o 2, alíneas c) e f) 3. Auditorias internas a) Inspecções aleatórias Com que frequência se realizam inspecções aleatórias? O programa interno de conformidade (PIC) e os procedimentos operacionais quotidianos devem ser objecto de controlos aleatórios (sem aviso prévio). Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) b) Auditorias internas Qual a frequência das auditorias internas? Idealmente, uma vez por ano e, pelo menos, de três em três anos. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) Qual a percentagem de exportações/transferências objecto de verificações? Dependendo do número de exportações/transferências, pelo menos 1 % e um máximo previsto de 20 %. O rácio pode variar a cada auditoria. Quem efectua as verificações? As respostas possíveis devem ser uma das seguintes: — um funcionário de alto nível na cadeia de responsabilidades dos controlos de exportações/transferências; — o responsável pela qualidade; — o director financeiro ou o contabilista; — alguém da chefia intermédia ou de posição mais elevada que não se encontre envolvido no trabalho quotidiano da equipa responsável pelas exportações/transferências. Quais as questões abrangidas pelas auditorias? As auditorias devem dar resposta às seguintes questões: — As restrições à exportação existentes são cumpridas? — Aplicam-se procedimentos actualizados de modo a garantir o cumprimento de todas as disposições em matéria de exportações e transferências? — O pessoal tem acesso a acções de formação e sensibilização periódicas? — Os registos são de fácil acesso? — Os registos são exaustivos? — Os registos abrangem todos os aspectos relevantes das importações, exportações e transferências, bem como dos produtos que permanecem no Estado-Membro? — Encontra-se disponível informação sobre o ciclo de vida dos produtos relevantes, da fonte ao destino? c) Planeamento, eficácia e seguimento das auditorias Como é garantida a auditoria de uma gama representativa de fornecimentos? Pelo menos um fornecimento por cliente ou destino deve ser objecto de auditoria ou pelo menos um fornecimento por cada projecto. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) A empresa tem um programa de auditoria interna? Deve estabelecer-se um programa de auditoria interna, de modo a garantir a auditoria de uma gama representativa de fornecimentos. Os incumprimentos revelados pelas auditorias internas são sistematicamente corrigidos? Mantém-se o registo dessas acções? A empresa deve manter registos claros de todas as suspeitas de ocorrências de incumprimento, identificadas pelas auditorias internas, das medidas recomendadas para corrigir tais ocorrências e de uma avaliação da eficácia dessas medidas correctivas sobre o cumprimento. 4. Sensibilização geral 4.1. Procedimentos operacionais e organizacionais De que modo os processos internos da empresa garantem a sensibilização geral e minimizam os riscos decorrentes dos controlos das exportações/transferências? Devem existir versões em suporte escrito dos procedimentos operacionais e organizacionais, que contenham instruções e orientações sobre os seguintes aspectos: — totalidade do processo de exportação/transferência, desde a recepção da nota de encomenda, à avaliação da aplicabilidade das disposições relativas às exportações/transferências, ao cumprimento das disposições pertinentes nessa matéria e ao fornecimento ou à transmissão (deve ser efectuada uma verificação de conformidade final antes do fornecimento ou da transmissão); — monitorização da conformidade com os termos e as condições da licença; — interacção com terceiros e, em determinados casos, com outros departamentos interessados da própria empresa, como os departamentos jurídico e de vendas; — coordenação de todo o pessoal de algum modo envolvido no controlo das exportações/transferências (por exemplo: o pessoal de vendas deve ter instruções para informar o pessoal do controlo das exportações/transferências de quaisquer dúvidas e deve ser informado de que uma encomenda só pode ser processada após autorização do pessoal do controlo das exportações/transferências); — coordenação e possível intercâmbio de informações com as autoridades competentes (por exemplo: eventual comunicação de encomendas suspeitas, possível existência de uma política de divulgação voluntária, etc.). Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) 4.1.1. Procedimentos operacionais e organizacionais: fase de pré-licenciamento (1) a) Embargos Como é que a empresa lida com embargos? Nos casos em que se planeia enviar um fornecimento para um destino embargado, devem existir regras para verificar as disposições pertinentes nessa matéria. Tais verificações devem incluir, pelo menos, o seguinte: — as proibições de fornecimento impostas pelas disposições em matéria de embargo; — a classificação dos produtos a fornecer em relação à lista de produtos embargados; — os requisitos adicionais de licenciamento para determinados serviços, como assistência técnica. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) b) Listas de sanções Como é que a empresa lida com listas de sanções? Os nomes e as identidades das pessoas singulares e colectivas a fornecer devem ser verificados mediante comparação com as listas de sanções relevantes. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) Na pesquisa de uma identidade nas listas de sanções, qual é o nível (ou percentagem) de certeza de que se encontrou uma correspondência que se exige para se considerar que se trata efectivamente de uma correspondência («nome encontrado»)? Quais os procedimentos a seguir quando se encontrou um nome que corresponde? Devem existir versões em suporte escrito de instruções processuais, explicando o modo de lidar com possíveis correspondências e «nomes encontrados» (por exemplo, quando se detectou uma correspondência, esse facto deve ser comunicado à autoridade competente). c) Controlo de produtos listados (produtos sujeitos a licenciamento devido à sua inclusão numa lista de controlo das exportações/transferências) Questões sobre os processos internos aplicados para garantir que um produto listado não é exportado ou transferido sem licença: Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) 1) Existe um sistema informático para registar a classificação dos produtos recebidos ou fabricados pela empresa? A classificação dos produtos deve ser registada num sistema informático (desde que tal sistema já exista). Quaisquer alterações nas listas de controlo devem ser imediatamente registadas no sistema. 2) De que modo são classificados e registados os produtos sujeitos a licença e quem é o responsável por essa tarefa? Que processos se aplicam para garantir que a classificação dos produtos se mantém actualizada e documentada? O pessoal do controlo das exportações/transferências deve ser responsável pelo registo e classificação dos produtos, se necessário em colaboração com peritos técnicos. 3) De que modo se avalia a utilização final feita pelo destinatário e a fiabilidade deste? O pessoal do controlo das exportações/transferências deve ser responsável pela verificação da fiabilidade dos destinatários, dando especial atenção à utilização final e a riscos de desvio. Se o pessoal do controlo das exportações/transferências tiver conhecimento de que o destinatário infringiu qualquer disposição em matéria de controlo das exportações/transferências, deve informar do facto a autoridade competente. A verificação da boa-fé do destinatário é particularmente importante nos casos em que o cliente não é conhecido, a sua identidade não é clara ou subsistem dúvidas quanto à utilização final declarada (por exemplo: encomenda de quantidades pouco habituais e itinerários de trânsito igualmente pouco habituais solicitados pelo destinatário, etc.) d) Transferência incorpórea de tecnologia Como assegura a empresa a conformidade dos requisitos em matéria de transferências incorpóreas de tecnologia (TIT) (por exemplo, correio electrónico e acesso a intranet a partir do exterior?) A empresa deve ter elaborado instruções claras e escritas no que se refere a TIT por correio electrónico, fax, intranet ou internet. O fornecimento ou a transferência de tecnologia não deve ter lugar antes de se ter avaliado se a mesma podia ser objecto de licença e, em caso afirmativo, antes de a licença existir para permitir a transferência. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) e) Assistência técnica Como assegura a empresa a conformidade com os requisitos de assistência técnica? Deve existir um procedimento de conformidade no que se refere à assistência técnica: — para visitantes/empregados estrangeiros; — para empregados (por exemplo, técnicos) no estrangeiro; — para conferências, seminários com participantes estrangeiros ou quando tais eventos são organizados no estrangeiro. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) 4.1.2. Procedimentos operacionais e organizacionais: fase de licenciamento Como é que a empresa assegura a elaboração de pedidos de licença completos? A empresa deve estar equipada para cumprir integralmente os processos e procedimentos em matéria de pedidos de licenças em vigor no Estado-Membro em que se encontra estabelecida. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) 4.1.3 Procedimentos operacionais e organizacionais: fase de pós-licenciamento Que procedimentos internos asseguram a conformidade com as condições da licença? Antes do envio final de um fornecimento deve efectuar-se uma última verificação dos requisitos de controlo das exportações/transferências para assegurar que as condições da licença foram respeitadas. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) 4.2. Sensibilização e formação do pessoal do controlo das exportações/transferências Que informações são facultadas a todos os empregados envolvidos nos controlos das exportações/transferências e ao pessoal responsável pelo controlo das exportações/transferências? Todos devem ter acesso aos procedimentos organizacionais e operacionais acima referidos, relacionados com os controlos das exportações/transferências. Esses procedimentos organizacionais e operacionais devem ser registados e actualizados em manuais de conformidade destinados ao pessoal do controlo das exportações/transferências. Os procedimentos organizacionais e operacionais devem incluir a descrição clara do processo de conformidade das exportações/transferências, desde a recepção da nota de encomenda e a verificação das disposições aplicáveis às exportações/transferências ao fornecimento ou transmissão finais. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) Qual a frequência da actualização dos conhecimentos do pessoal do controlo das exportações/transferências? A actualização deve ter lugar quando houver alterações da legislação e dos procedimentos nacionais e da União, mas, no mínimo, anualmente. Além de actualizações de formação geral, de periodicidade anual, recomenda-se a divulgação de comentários sobre a legislação nesta matéria, bem como de periódicos profissionais, caso existam. Como se actualizam os conhecimentos do pessoal do controlo das exportações/transferências? Formação de vários tipos, incluindo: — seminários externos; — participação em sessões de informação organizadas pelas autoridades competentes; — cursos de formação, exteriores ou em linha. 5. Segurança física e técnica A empresa dispõe de segurança reconhecida por um organismo governamental adequado? Especifique. Cada Mistério da Defesa nacional ou organismo similar é susceptível de exigir algumas medidas de segurança se a empresa estiver ao seu serviço. O simples facto de a empresa dispor de segurança de algum modo reconhecida pode bastar. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) Caso a empresa não disponha de segurança oficial reconhecida, que medidas de segurança existem para proteger os registos e os procedimentos das exportações/transferências? As instalações devem ser inteiramente protegidas por vedações. A entrada deve ser protegida e controlada. As instalações devem ser objecto de vigilância constante, mesmo fora do horário normal de funcionamento. Pode existir uma entrada separada para fornecimentos e recolhas, afastada da área de produção principal. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) Quais as medidas de segurança no que se refere a software e tecnologia? O sistema deve ser protegido por senhas pessoais e barreiras de protecção (firewall). A rede da empresa deve estar protegida contra acesso não autorizado. Deve existir um controlo de dispositivos electrónicos (computadores portáteis, assistentes pessoais digitais, etc.) levados para o exterior ou para o estrangeiro e de mensagens electrónicas enviadas no âmbito de um projecto e noutras circunstâncias. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) 6. Registos e rastreabilidade das exportações e das transferências De que modo se mantêm os registos das restrições à exportação comunicadas pelo fornecedor dos produtos? As empresas devem dispor de, pelo menos, um dos sistemas seguintes: — ficheiro electrónico ou de correspondência electrónica; — ficheiros baseados em projectos; — ficheiros baseados em fornecedores; — ficheiros separados para as restrições; — sistema baseado num sistema de encomendas. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) De que modo se relacionam as restrições à exportação com subsequentes transferências ou exportações? As respostas possíveis devem ser uma ou várias de entre as seguintes: — ficheiro electrónico ou de correspondência electrónica que contenha informações sobre as importações e os movimentos posteriores; — como parte de um sistema de gestão comercial; — ficheiros baseados em projectos ou fornecedores em que se reúna toda a informação; — um ficheiro semelhante ao sistema de ficheiros. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) Como são os registos postos à disposição das autoridades competentes? — os registos devem poder ser de acesso electrónico – alguns podem exigir a visita a sítios se for necessário acesso a intranets protegidas, mas outros podem ser transferidos para verificações à distância; — os registos também podem ser disponibilizados em forma impressa e alguns podem ser digitalizados, por exemplo para verificações à distância. Artigo 9.o, n.o 2, alínea f) (1) A finalidade da fase de pré-licenciamento é determinar se a empresa é condicionada pelos controlos das exportações/transferências, isto é, se as disposições nessa matéria são pertinentes no que se refere às actividades e transacções da empresa e se é necessária licença para essas transacções. O objectivo é identificar e analisar tão precocemente quanto possível quaisquer riscos relacionados com o controlo das exportações/transferências e aplicar qualquer medida que se revele necessária, por exemplo, solicitar uma licença ou utilizar, se adequado, uma licença geral.