Regulamento (CE) n.o 2355/2002 da Comissão

de 27 de Dezembro de 2002

que altera o Regulamento (CE) n.o 438/2001 que estabelece as regras de execução do Regulamento (CE) n.o 1260/1999 do Conselho no que respeita aos sistemas de gestão e de controlo das intervenções no quadro dos Fundos estruturais

A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,

Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 1260/1999 do Conselho, de 21 de Junho de 1999, que estabelece disposições gerais sobre os Fundos estruturais(1), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE) n.o 1447/2001(2) e, nomeadamente, o n.o 2 do seu artigo 53.o,

Após consulta do comité previsto no artigo 147.o do Tratado,

Após consulta do Comité das Estruturas Agrícolas e do Desenvolvimento Rural,

Após consulta do Comité do Sector da Pesca e da Aquicultura,

Considerando o seguinte:

(1) O n.o 6 do artigo 38.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999 prevê que as autoridades responsáveis dos Estados-Membros mantenham à disposição da Comissão, durante o período de três anos subsequente ao pagamento do saldo pela Comissão, todos os documentos comprovativos relativos às despesas e aos controlos referentes a todas as intervenções, salvo disposição em contrário dos acordos administrativos bilaterais.

(2) É conveniente especificar as categorias de documentos comprovativos abrangidos por esta obrigação, a forma por que os mesmos podem ser conservados e a obrigação de determinar os organismos que os devem conservar.

(3) Dado que os documentos em causa fazem parte da pista de auditoria referida no artigo 7.o do Regulamento (CE) n.o 438/2001 da Comissão(3), é conveniente inserir neste artigo as disposições necessárias relativas à manutenção de documentos.

(4) As disposições relativas à manutenção de documentos não prejudicam outras regras comunitárias ou nacionais específicas.

(5) As medidas previstas no presente regulamento estão em conformidade com o parecer do Comité para o Desenvolvimento e a Reconversão das Regiões,

ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:

Artigo 1.o

O artigo 7.o do Regulamento (CE) n.o 438/2001 é alterado do seguinte modo:

a) Após o n.o 2, é inserido um novo número, com a seguinte redacção:

"2a. a) Os elementos comprovativos relativos às despesas e aos controlos referidos no n.o 6 do artigo 38.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999 incluem:

- documentos relativos a determinadas despesas efectuadas e declaradas e pagamentos efectuados a título da intervenção em causa e exigidos para proporcionar uma pista de controlo suficiente, incluindo documentos que constituam prova da entrega efectiva dos produtos ou da prestação dos serviços co-financiados,

- relatórios e documentos relativos a controlos efectuados nos termos dos artigos 4.o, 9.o, 10.o e 15.o do presente regulamento.

As autoridades nacionais competentes devem determinar por que organismo os documentos devem ser conservados durante o período estipulado para a sua conservação.

b) Devem ser conservados os documentos originais, que podem igualmente ser conservados num suporte de dados comumente aceite.

Os suportes de dados comumente aceites devem incluir, especialmente:

- fotocópias de documentos originais,

- microficha de documentos originais,

- versões electrónicas de documentos originais em suportes de dados ópticas (tais como CD-rom, disco duro ou disco magnético),

- documentos existentes apenas em versão electrónica.

O procedimento de certificação da conformidade dos documentos conservados num suporte de dados comumente aceite com o documento original deve ser definido pelas autoridades nacionais e assegurar que as versões conservadas satisfazem os requisitos legais nacionais e são válidas para efeitos de auditoria. Quando os documentos existam apenas em versão electrónica, o sistema informático em que as versões electrónicas são conservadas deve ser conforme às normas de segurança aceites, que asseguram que os documentos conservados satisfazem os requisitos legais nacionais e são válidos para efeitos de auditoria.";

b) A alínea a) do n.o 3 passa a ter a seguinte redacção:

"a) Existem procedimentos para garantir que os documentos referidos no n.o 2 são conservados em conformidade com as exigências do n.o 6 do artigo 38.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999 e com o anexo I do presente regulamento;".

Artigo 2.o

O presente regulamento entra em vigor no vigésimo dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável em todos os Estados-Membros.

Feito em Bruxelas, em 27 de Dezembro de 2002.

Pela Comissão

Michel Barnier

Membro da Comissão

(1) JO L 161 de 26.6.1999, p. 1.

(2) JO L 139 de 29.7.2001, p. 1.

(3) JO L 63 de 3.3.2001, p. 21.