RELATÓRIO relativo às demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Formação (FEF-Turim), acompanhado das respostas da Fundação (97/C 81/05)

(Período de 1 de Novembro de 1994 a 31 de Dezembro de 1995)

1.1. O presente relatório é dirigido ao Conselho Directivo da Fundação Europeia para a Formação, em conformidade com o nº 4 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 1360/90 do Conselho, de 7 de Maio de 1990 (1).

1.2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Formação relativas aos exercícios de 1994 e 1995. Em conformidade com o nº 1 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 1360/90 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. Esta responsabilidade inclui a elaboração e a apresentação das contas (2), em conformidade com as regras financeiras internas previstas no nº 3 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 1360/90 do Conselho. De acordo com o artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas. O presente relatório constitui a primeira auditoria efectuada à Fundação.

1.3. O Tribunal efectuou os controlos em conformidade com as normas de auditoria geralmente aceites, desde que sejam aplicáveis no contexto comunitário. Verificou através de amostragem os livros e registos contabilísticos, bem como outros procedimentos de auditoria considerados necessários neste contexto. As principais observações resultantes da auditoria do Tribunal são apresentadas na segunda parte do presente relatório.

1.4. As demonstrações financeiras relativas aos exercícios de 1994 e 1995 são fiáveis e a legalidade e regularidade das operações a que se referem encontram-se, no seu conjunto, asseguradas.

Principais observações relativas à execução orçamental da Fundação Europeia para a Formação nos exercícios de 1994 e 1995

Contabilidade orçamental

1.5. O actual sistema permite alterações dos registos a posteriori sem que apareça qualquer vestígio das mesmas. Este sistema e a utilização sistemática do fundo para adiantamentos poderão levar a exceder as dotações.

Fundo para adiantamentos

1.6. Em 1995, a Fundação utilizou um fundo para adiantamentos para todos os pagamentos. Esta utilização não está em conformidade com o artigo 43º do Regulamento Financeiro da Fundação, que prevê este procedimento apenas para alguns tipos de despesas. Além disso, a regularização destas despesas sofreu atrasos, pois os respectivos documentos tinham de ser enviados ao auditor financeiro em Bruxelas para lhes ser aposto o visto.

Adjudicação de contratos

1.7. A Fundação celebrou diversos contratos de fornecimentos, num total de 0,4 Mio ECU, de modo a poder utilizar as dotações disponíveis no final do exercício, sem todavia ter respeitado as regras relativas à adjudicação de contratos, designadamente no que diz respeito à realização do concurso (artigos 45º a 51º do Regulamento Financeiro da Fundação).

Auditor financeiro

1.8. Tendo em consideração a situação actual, a afectação no local de um auditor financeiro da Comissão poderá melhorar o sistema de controlo interno da Fundação.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 10 de Outubro de 1996.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

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(1) JO nº L 131 de 23. 5. 1990, p. 4.

(2) Como exigido pelo nº 3 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 1360/90, as contas de todas as receitas e despesas da Fundação relativas ao exercício de 1995 foram elaboradas em 31 de Março de 1996, data em que as contas foram assinadas pelo Director da Fundação e apresentadas à Comissão, ao Conselho Directivo e ao Tribunal de Contas. Estas contas foram recebidas pelo Tribunal em 9 de Abril de 1996. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

RESPOSTAS DA FUNDAÇÃO

1.5. Contabilidade financeira

A Fundação partilha da opinião do Tribunal. Ela desempenhou, aliás, um papel muito activo visando a adopção, em todos os departamentos, de um sistema único de gestão financeira e contabilística. Presentemente, estão a decorrer conversações com os serviços competentes da Comissão que deverão permitir ir ao encontro de todas as preocupações maifestadas pelo Tribunal, graças à colocação em funcionamento de um novo sistema de gestão financeira, que deverá entrar em vigor em 1 de Janeiro de 1997.

É de realçar que, durante o período em análise, não foi ultrapassado o limite de crédito.

1.6. Pagamentos antecipados

É de referir que não teve lugar qualquer pagamento antecipado para aquisição de equipamento ou custeio de encargos relativos ao imóvel, que representavam uma parte substancial do orçamento. Para além disso, é de salientar que, presentemente, o recurso geral aos pagamentos antecipados foi reduzido, em conformidade com o artigo 43º do regulamento financeiro e que todos os documentos contabilísticos de um determinado mês são enviados ao Auditor Financeiro, em Bruxelas, entre os dias 10 e 20 do mês seguinte.

1.7. Adjudicação de contratos

Por um lado, os contratos em causa, correpondentes a actividades e projectos que se inseriam no programa de tabalho da Fundação, não representaram, tanto em termos quantitativos como em termos orçamentais, senão uma pequena parcela das actividades da Fundação.

Por outro lado, confirma-se que a abertura do concurso reltivo a estes contratos foi feita de forma informal. Este procedimento foi escolhido na altura, em especial, devido à urgência. Para além disso, os contratos em causa destinavam-se à organização de conferências e seminários em nome e por conta da Fundação e sob a rigorosa supervisão desta, dividindo-se o orçamento previsto em duas partes: a parte relativa à remuneração, fixa e inferior a 12 000 ecus e a parte relativa à organização, previamente fixada pela Fundação e reembolsada com base em documentos justificativos. Foi com base nestes elementos que a Fundação verificou que o montante efectivo dos contratos não ultrapassava os 12 000 ecus.

Quando, no início do ano de 1996, se constatou que o Tribunal não partilharia desta opinião, decidiu-se abandonar este sistema.

1.8. Auditor Financeiro

A Fundação partilha da mesma opinião do Tribunal.