RELATÓRIO sobre as demonstrações financeiras do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência (OEDT - Lisboa) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997, acompanhado da resposta do Observatório (98/C 406/08)

1.1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência, em conformidade com o nº 11 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 302/93 do Conselho (1).

1.2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997. De acordo com o nº 8 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 302/93 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras (2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no nº 12 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 302/93 do Conselho, com a última redacção que lhe foi dada pelo artigo 1º do Regulamento (CE) nº 3294/94 do Conselho (3). Nos termos do artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

1.3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com os seus princípios e normas de auditoria, que foram adaptados das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações suficientes com base nas quais formulou as observações a seguir expostas.

1.4. As observações formuladas nos pontos 1.6, 1.7, 1.8 e 1.11 revelam a existência de práticas que não respeitam as disposições regulamentares.

1.5. Sem prejuízo do disposto no ponto 1.4, a auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1997 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DO OBSERVATÓRIO EUROPEU DA DROGA E DA TOXICODEPENDÊNCIA NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 1997

Contabilidade orçamental e geral

1.6. A contabilidade orçamental continua a ser efectuada através de um quadro EXCEL e não de um programa informático. A utilização de um quadro já foi criticada pelo Tribunal em exercícios anteriores, pois torna possível introduzir alterações sem deixar vestígios (pista de auditoria). Assim, a apresentação da execução orçamental em 30 de Setembro de 1997, tal como o Tribunal teve ocasião de verificar quando efectuou um controlo no local em Dezembro de 1997, sofreu alterações nas demonstrações financeiras do final do exercício. Alguns montantes foram alterados, acrescentados ou anulados directamente em vez de se efectuarem, numa data posterior, lançamentos de rectificação dos eventuais erros. Esta prática infringe o princípio fundamental da intangibilidade dos lançamentos contabilísticos. Além disso, o OEDT ainda não enviou os documentos comprovativos das alterações em questão.

1.7. O relatório do Tribunal sobre as demonstrações financeiras do Observatório relativas ao exercício de 1996 (4) continha uma reserva respeitante a obras de remodelação da sede, financiadas através de dotações extra-orçamentais, e outra reserva relativa a 0,04 milhões de ecus a cargo do orçamento e a 0,1 milhões de ecus repartidos por diversas rubricas do balanço. Dado que o Observatório ainda não apresentou documentos comprovativos satisfatórios em relação à totalidade destes saldos, o Tribunal mantém a reserva formulada sobre as demonstrações financeiras do exercício de 1996.

1.8. No final do exercício, a conta «transferências em curso» continha um montante de 1,82 milhões de ecus. Durante a auditoria do Tribunal, o Observatório não apresentou os avisos de débito emitidos pelo banco, referentes a uma parte destes pagamentos, num montante de 0,36 milhões de ecus (0,05 milhões de ecus dos quais se encontravam em suspenso desde Janeiro de 1997). As reconciliações dos saldos bancários não foram efectuadas de forma satisfatória.

Contratos e CCCC

1.9. Uma parte considerável dos contratos fiscalizados foi celebrada por ajuste directo e por concurso limitado. O OEDT deverá recorrer em maior escala à realização de concursos públicos.

Fundo para adiantamentos

1.10. Apesar dos esforços desenvolvidos em anos anteriores, o OEDT continua a efectuar grande parte das suas despesas recorrendo ao fundo para adiantamentos. Os pagamentos efectuados através deste fundo ascendem a 36 % (2,4 milhões de ecus) dos pagamentos do exercício (6,7 milhões de ecus). As regularizações dos pagamentos efectuados através do fundo deverão ser acompanhadas de uma síntese das imputações a efectuar a cada rubrica orçamental, com os vistos do gestor orçamental e do auditor financeiro.

Sede

1.11. Em 1995, o Governo português concedeu uma subvenção de 0,61 milhões de ecus ao Observatório para a instalação da sua sede. Esta subvenção, bem como os respectivos juros bancários, foram integralmente gastos fora do orçamento. Esta prática, contrária às disposições do Regulamento Financeiro, já foi criticada em anteriores relatórios do Tribunal. Por outro lado, como o montante da subvenção não foi suficiente para fazer face ao custo total das obras, o Observatório financiou parte das mesmas com fundos próprios (0,2 milhões de ecus em 1996 e 0,1 milhões de ecus em 1997), também fora do orçamento. Assim, o Observatório efectuou 0,3 milhões de ecus de despesas extra-orçamentais, as quais só foram submetidas à aprovação do auditor financeiro quando da regularização final. A CCCC apenas emitiu um parecer sobre a selecção dos contratantes em 1995, no início das obras.

Outras observações

1.12. O artigo 16º do Regulamento Financeiro estabelece o princípio da separação das funções de gestor orçamental e de tesoureiro. Porém, no Observatório, o serviço da contabilidade prepara as propostas de autorização e as ordens de pagamento. Os procedimentos de controlo interno são insuficientes e deverão ser reforçados, designadamente para evitar as duplicações de pagamentos verificadas pelo Tribunal durante a auditoria.

Contrariamente ao disposto no artigo 13º do regulamento financeiro do Observatório, o orçamento não foi publicado no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

No balanço, os saldos das contas do IVA não estão correctos. O acompanhamento contabilístico não é eficaz.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 5 de Novembro de 1998.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

Quadro 1 Balanço financeiro relativo aos exercícios de 1996 e 1997

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte: Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pelo Observatório.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

(1) JO L 36 de 12.2.1993, p. 6.

(2) Em conformidade com o nº 10 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 302/93 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Observatório relativas ao exercício de 1997 foram elaboradas em 16 de Abril de 1998, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração do Observatório, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 17 de Abril de 1998. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

(3) JO L 341 de 30.12.1994, p. 7.

(4) JO C 393 de 29.12.1997, p. 35.

(5) Este montante corresponde à soma dos valores imobilizados e das existências, excluindo as obras de remodelação efectuadas (cerca de 1 milhão de ecus).

RESPOSTA DO OBSERVATÓRIO

Pontos 1.1-1.5

O OEDT toma nota das observações do Tribunal de Contas. O OEDT tomou ou irá tomar as medidas necessárias para corrigir as anomalias pontuais assinaladas pelo Tribunal de Contas (ver respostas pormenorizadas infra para cada ponto), congratulando-se com a verificação de que as contas relativas ao exercício de 1997 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

Ponto 1.6

O recurso ao programa informático Excel, utilizado até ao momento, foi uma decisão resultante da ausência total de alternativa viável. O referido programa é um instrumento muito prático, largamente utilizado e económico. O OEDT associou-se à Comissão Europeia e às restantes agências na elaboração de um programa informático adaptado às suas necessidades e espera que essa iniciativa, de que é tributário, lhe permita obter, a prazo, os resultados desejados.

Tendo em conta a configuração do sistema Excel, é certo que em 1997 se registaram sete erros circunstanciais (num total de vários milhares de operações orçamentais) na contabilidade, erros esses que foram rectificados manualmente antes do fim do exercício. Esses erros foram identificados na fonte pelo OEDT, que fornecerá ao Tribunal de Contas todas as explicações e todos os documentos justificativos correspondentes.

Cabe, no entanto, precisar, por outro lado, que as operações de contabilidade geral são efectuadas com o programa informático específico Cubic, no qual é impossível efectuar o tipo de alterações ou correcções referidas pelo Tribunal de Contas, encontrando-se, assim garantida a intangibilidade dos lançamentos contabilísticos.

Ponto 1.7

Este ponto do relatório do Tribunal de Contas visa as operações regularizadas no fim do exercício de 1996.

Os documentos justificativos foram facultados em 1997 e 1998 ao Tribunal de Contas, que reconheceu que a análise desses documentos lhe permitiu esclarecer uma parte dos saldos em questão. O OEDT está à inteira disposição do Tribunal de Contas para um exame mais aprofundado das operações residuais relativamente às quais o Tribunal considere necessário obter mais esclarecimentos.

Ponto 1.8

Os avisos de débito não podem existir enquanto os respectivos pedidos de pagamento não tiverem sido apresentados pelos beneficiários. É facto que em 31 de Dezembro de 1997 existia um saldo de 89 transferências em curso ainda não regularizadas (das quais 69 em fundos para adiantamentos) de um montante total de 362 736 ecus. O essencial dessas operações encontrava-se saldado em 30 de Setembro de 1998, comprometendo-se o OEDT a regularizar na íntegra esses saldos até 31 de Dezembro de 1998. Os saldos bancários são reconciliados mensalmente e devidamente controlados. Os documentos justificativos serão postos à disposição do Tribunal de Contas.

Ponto 1.9

No ano de 1997, o OEDT celebrou um total de 47 contratos, 28 dos quais por concurso público (60% do total), 17 por ajuste directo (36% do total) dois 2 por nota de encomenda ao Serviço das Publicações Oficiais das Comunidades Europeias (4% do total), beneficiando do acordo-quadro deste último. Os resultados são ainda susceptíveis de aperfeiçoamento, mas cabe notar que o OEDT tomou, entretanto, várias medidas (convites à manifestação de interesse, publicidade . . .) no sentido de tentar alargar um mercado em si extremamente limitado, devido, nomeadamente, à sua alta especialização técnica, e que não pode, por conseguinte, ser assimilado a um mercado comercial clássico.

Ponto 1.10

O Tribunal de Contas observa justamente que o montante dos pagamentos efectuados através do fundo para adiantamentos atingiu 36% dos pagamentos do exercício de 1997; esta percentagem pode parecer ainda elevada, mas não deixa de constituir uma diminuição importante relativamente ao exercício precedente, já que os vencimentos, por exemplo, deixaram de ser pagos através do referido fundo a partir de 1997, embora essa possibilidade esteja prevista na regulamentação. O OEDT envidará esforços para acentuar essa tendência nos próximos anos.

Ponto 1.11

O Tribunal de Contas retoma, relativamente a este ponto, uma observação contida no seu relatório referente ao exercício de 1996. O OEDT teve já ocasião de reconhecer, nas respostas ao Tribunal de Contas do ano anterior, que teria sido mais correcto integrar essas despesas no orçamento.

O Conselho de Administração do OEDT, na sua reunião de 29 e 30 de Junho de 1995, aceitou a subvenção do Governo português e adoptou o procedimento de utilização dessas dotações.

O controlo financeiro deu o seu acordo ex ante à imputação fora do orçamento e ex post para a regularização das despesas. É certo que a CCCC emitiu um parecer favorável sobre a selecção dos contratantes encarregados da execução das obras.

O OEDT aceitou e adoptou a recomendação do Tribunal de Contas no sentido de que, a partir deste momento, todas as operações, incluindo as de carácter excepcional como as acima referidas, sejam inscritas no orçamento em rubricas específicas abertas para o efeito.

Ponto 1.12

Na sequência das observações que o Tribunal de Contas formulou sobre este ponto no seu relatório anterior, o OEDT tomou todas as medidas necessárias, a partir do início de 1997, para garantir a separação das funções, tendo sido introduzido um procedimento orçamental e financeiro interno transparente e eficaz. Este dispositivo de conjunto foi aprovado pelo Conselho de Administração e funciona plenamente; cabe salientar que a sua instalação, que tornou necessário uma duplicação de funções e de recrutamento de pessoal, foi submetida às decisões correspondentes da CC e à sua execução (prazos de recrutamento).

O Tribunal de Contas assinala um pequeno número de duplicações de pagamentos, nomeadamente a favor dos pontos focais. Esses casos, que se ficaram a dever a uma mudança de apresentação dos pedidos de pagamento de acordo com directivas do controlo financeiro, foram imediatamente identificados pelo controlo interno do OEDT e deduzidos de pagamentos ulteriores devidos aos pontos focais nacionais. Na altura da auditoria, esta situação tinha já sido totalmente apurada.

A publicação do orçamento do OEDT no Jornal Oficial das Comunidades Europeias foi objecto de trabalhos de coordenação com outras seis agências, com vista, nomeadamente, a uma solução que permitisse a redução dos custos desproporcionados dessa publicação.

O problema mencionado na observação sobre os saldos das contas do IVA deveu-se a um erro de imputação. O caso foi corrigido imediatamente após a sua detecção e, por conseguinte, deixou de ter incidência sobre a exactidão do saldo das contas do IVA no balanço do exercício de 1997.