ACTA DO CONSELHO de 18 de Janeiro de 1999 que adopta o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento da Europol (1999/C 25/01)

O CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA,

Tendo em conta a Convenção, elaborada com base no artigo K.3 do Tratado da União Europeia, que cria um Serviço Europeu de Polícia (Convenção Europol) (1), e, nomeadamente, o n.° 9 do seu artigo 35.° e o n.° 6 do seu artigo 36.°,

Tendo em conta o parecer do Conselho de Administração,

Tendo em conta o parecer do Comité de Controlo Comum,

Considerando que os princípios da boa gestão financeira e, nomeadamente, da economia e da relação custo-eficácia, se devem aplicar ao orçamento da Europol, que os orçamentos anuais e os planos de actividade devem conter objectivos claros para as actividades planificadas e que deve proceder-se ao acompanhamento da sua realização e, se necessário, a outras acções de concretização,

ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:

SUMÁRIO

Página

PREÂMBULO

TÍTULO I Princípios gerais (artigos 1.° a 12.°) .......... 3

TÍTULO II Elaboração e estrutura do orçamento .......... 5

Secção I Elaboração do orçamento (artigos 13.° e 14.°) .......... 5

Secção II Estrutura do orçamento (artigo 15.°) .......... 6

Secção III Alterações ao orçamento (artigos 16.° e 17.°) .......... 6

TÍTULO III Execução do orçamento .......... 6

Secção I Disposições gerais (artigos 18.° a 24.°) .......... 6

Secção II Gestão das receitas e despesas (artigos 25.° a 36.°) .......... 8

Secção III Contribuições dos Estados-membros (artigos 37.° a 40.°) .......... 11

Secção IV Celebração de contratos e inventário (artigos 41.° a 46.°) .......... 11

Secção V Contabilidade (artigos 47.° e 48.°) .......... 13

Secção VI Responsabilidade dos gestores orçamentais, dos tesoureiros, dos gestores de fundos para adiantamentos e do auditor financeiro (artigo 49.°) .......... 13

TÍTULO IV Apresentação e verificação das contas .......... 14

Secção I Apresentação das contas (artigos 50.° e 51.°) .......... 14

Secção II Verificação das contas (artigos 52.° a 55.°) .......... 15

TÍTULO V Disposições finais (artigos 56.° a 59.°) .......... 16

TÍTULO I PRINCÍPIOS GERAIS

Artigo 1.°

1. O orçamento da Europol (adiante designado por «orçamento») é o acto pelo qual são previstas as receitas e despesas estimadas da Europol para cada exercício orçamental.

O plano financeiro quinquenal da Europol (adiante designado por «plano financeiro») especifica as receitas e despesas da Europol para o exercício financeiro a que se refere o projecto de orçamento e para os quatro exercícios orçamentais subsequentes.

2. As dotações inscritas no orçamento são autorizadas para o período correspondente a um exercício orçamental.

Não podem ser autorizadas despesas para um período superior ao de exercício.

3. As despesas resultantes:

- quer de contratos celebrados em conformidade com os usos locais,

- quer de disposições contratuais relativas, nomeadamente, ao fornecimento de equipamento,

relativamente a períodos que excedam a duração do exercício são imputadas ao orçamento do exercício no decurso do qual são efectuadas.

Artigo 2.°

As dotações orçamentais devem ser utilizadas de acordo com os princípios da boa gestão financeira e, nomeadamente, da economia e da relação custo-eficácia.

Artigo 3.°

1. Sob reserva do disposto no artigo 22.°, as receitas e despesas são inscritas pelo seu montante integral no orçamento e nas contas, sem qualquer compensação entre si.

2. O conjunto das receitas cobre o conjunto das despesas.

Artigo 4.°

1. Nenhuma receita pode ser cobrada nem nenhuma despesa efectuada sem ser imputada a um artigo do orçamento.

Nenhuma despesa pode ser autorizada nem objecto de ordem de pagamento para além das dotações aprovadas, sem prejuízo do disposto no artigo 22.°

2. O quadro de pessoal aprovado nos termos do artigo 15.° constitui para a Europol um limite imperativo; não pode ser efectuada qualquer nomeação para além desse limite.

Os casos de exercício de actividade a tempo parcial podem ser compensados pela admissão de outros membros do pessoal dentro dos limites estabelecidos.

3. Não podem ser recebidos doações, legados, subvenções ou receitas afins sem autorização prévia do Conselho de Administração, que deliberará por unanimidade.

Artigo 5.°

1. O exercício orçamental começa em 1 de Janeiro e termina em 31 de Dezembro.

2. As receitas serão contabilizadas no exercício em que forem cobradas.

Sem prejuízo do disposto no parágrafo anterior, as contribuições dos Estados-membros para o orçamento recebidas antes do início do exercício a que dizem respeito serão lançadas no orçamento desse exercício.

3. As dotações atribuídas só podem ser utilizadas para cobrir as despesas regularmente autorizadas e pagas ao abrigo do exercício para o qual tenham sido concedidas, salvo derrogações previstas no artigo 6.°, e para a cobertura de dívidas relativas a exercícios anteriores para as quais não tenha transitado qualquer dotação.

As despesas de um exercício são contabilizadas por conta desse exercício com base nas despesas autorizadas até 31 de Dezembro e cujo pagamento tenha sido efectuado até ao dia 1 de Março seguinte.

Artigo 6.°

1. A utilização das dotações está sujeita às seguintes regras:

a) As dotações não autorizadas no final do exercício orçamental para o qual foram inscritas são geralmente anuladas;

b) As dotações relativas às remunerações e subsídios dos membros do pessoal não podem transitar para o exercício seguinte;

c) As dotações correspondentes a pagamentos por realizar em 31 de Dezembro por força das autorizações regularmente concedidas entre 1 de Janeiro e 31 de Dezembro transitam automaticamente, mas apenas para o exercício seguinte.

2. Sem prejuízo do disposto no número anterior, o director poderá apresentar ao Conselho de Administração, até 31 de Janeiro, pedidos devidamente justificados de transição para o exercício seguinte de dotações não autorizadas em 31 de Dezembro.

A transição de tais dotações só pode ser proposta com base em motivos excepcionais.

Até 1 de Março, o mais tardar, o Conselho de Administração deliberará por unanimidade sobre esses pedidos de transição.

3. As dotações transitadas de um exercício para o exercício seguinte serão anuladas caso não tenham sido autorizadas no final do exercício para o qual transitaram.

4. Até 1 de Abril, será enviada ao Conselho de Administração, para informação, uma lista das dotações a serem automaticamente transitadas.

5. Na execução do orçamento, a utilização das dotações transitadas será evidenciada separadamente, por número orçamental, nas contas do exercício em curso.

Artigo 7.°

As despesas de gestão corrente imputáveis ao exercício seguinte e que, pela sua natureza, devam ser efectuadas no início desse exercício, podem, a partir de 15 de Novembro de cada ano, ser objecto de autorizações antecipadas por conta das dotações previstas para o exercício seguinte; essas autorizações não podem exceder um quarto do total das dotações correspondentes do exercício em curso. Tais autorizações podem aplicar-se unicamente a novas despesas cujo princípio não tenha sido admitido no orçamento do exercício em curso, caso o orçamento para o exercício seguinte já tenha sido aprovado.

As despesas relativas a contratos de arrendamento ou certas despesas conexas que, em consequência de disposições legais ou contratuais, devem ser efectuadas por antecipação, podem dar lugar a pagamentos a partir de 20 de Dezembro por conta das dotações previstas para o exercício seguinte.

Artigo 8.°

1. Se no início do exercício, o orçamento ainda não tiver sido definitivamente aprovado, as despesas cujo princípio tenha sido admitido no último orçamento regularmente aprovado poderão ser efectuadas nas condições estabelecidas no presente artigo.

2. As operações de pagamento podem ser efectuadas mensalmente por capítulo até ao limite do duodécimo do conjunto das dotações aprovadas no capítulo em questão para o exercício anterior, na medida do necessário para o cumprimento das obrigações jurídicas da Europol.

3. A pedido do director, o Conselho de Administração pode, deliberando por unanimidade, e de acordo com as necessidades de gestão, autorizar simultaneamente dois ou mais duodécimos provisórios, ou em casos excepcionais, pagamentos não necessários para o cumprimento das obrigações legais da Europol.

4. Nas circunstâncias mencionadas no n.° 1, poderão ser pedidas aos Estados-membros contribuições correspondentes a três duodécimos das contribuições solicitadas em conformidade com o último orçamento regularmente aprovado.

5. A pedido do director, e obtido o parecer do Conselho de Administração, o Conselho pode, deliberando por unanimidade, e de acordo com as necessidades financeiras, autorizar que sejam solicitadas novas contribuições dos Estados-membros.

Artigo 9.°

O orçamento e os orçamentos suplementares ou rectificativos definitivamente aprovados serão publicados no Jornal Oficial das Comunidades Europeias, por iniciativa do Presidente do Conselho.

Essa publicação efectua-se em princípio no prazo de um mês após a data de aprovação.

Artigo 10.°

1. O orçamento e o plano financeiro são estabelecidos em ecus, tal como prevê o artigo 1.° do Regulamento (CE) n.° 3320/94 (2).

Qualquer posterior alteração desse regulamento será aplicável à presente disposição.

2. Todas as operações que impliquem conversão entre ecus e as moedas nacionais são, em princípio, efectuadas à cotação do dia; em casos excepcionais, podem aceitar-se derrogações a este princípio, de acordo com as regras de execução previstas no n.° 2 do artigo 57.°

Artigo 11.°

1. Com base numa revisão do plano de actividades existente, o director elaborará anualmente um projecto de plano definindo as actividades e a evolução previstas para a Europol nos cinco anos seguintes. Como parte integrante deste plano, o plano financeiro descreverá os recursos humanos e financeiros considerados necessários para as actividades anuais propostas.

2. O projecto de plano de actividades será apresentado ao Conselho de Administração que, obtido o parecer da Comissão Orçamental, tomará uma decisão sobre o mesmo. A decisão do Conselho de Administração será tomada por unanimidade.

Artigo 12.°

1. É instituída uma Comissão Orçamental.

2. A composição da Comissão Orçamental está prevista no n.° 8 do artigo 35.° da Convenção Europol. A comissão é presidida por um representante do Estado-membro que assegura a Presidência do Conselho.

3. A Comissão Orçamental exercerá as funções definidas no artigo 35.° da Convenção e no presente regulamento.

A comissão desempenhará, além disso, as funções em matéria orçamental e financeira que lhe forem cometidas pelo Conselho de Administração ou pelo Conselho.

No desempenho das suas actividades, a Comissão Orçamental verificará, em especial, o bom cumprimento dos princípios e requisitos definidos no artigo 2.°

4. A comissão pode solicitar ao director que lhe forneça todas as informações e documentos comprovativos que considere necessários nos domínios orçamentais e financeiros cuja supervisão lhe incumbe.

TÍTULO II ELABORAÇÃO E ESTRUTURA DO ORÇAMENTO

SECÇÃO I Elaboração do orçamento

Artigo 13.°

O orçamento será aprovado e o plano financeiro elaborado em conformidade com o artigo 35.° da Convenção Europol.

Artigo 14.°

O projecto de orçamento e o projecto de plano financeiro virão acompanhados por notas explicativas contendo em particular:

a) Uma declaração de política geral sobre os objectivos a atingir com o orçamento;

b) Uma descrição das actividades para as quais são solicitadas dotações, tendo em conta os princípios constantes do artigo 2.° e o plano de actividades previsto no artigo 11.°;

c) Uma descrição dos pressupostos e da taxa de conversão NLG/ECU em que se baseiam os projectos;

d) A explicação das variações das dotações de um exercício para outro.

No que se refere ao pessoal, o projecto de orçamento virá, além disso, acompanhado por um documento de trabalho com as seguintes informações:

a) Para cada categoria de pessoal, um organigrama pormenorizado dos lugares orçamentados e do número de trabalhadores em serviço na data de apresentação do projecto de orçamento, indicando a sua distribuição por grau e por unidade administrativa;

b) No caso de alteração do número de trabalhadores, um documento justificativo dessas alterações.

SECÇÃO II Estrutura do orçamento

Artigo 15.°

O orçamento será subdividido em títulos, capítulos, artigos e números em função da natureza das receitas e despesas ou do objectivo pretendido, segundo um sistema de classificação decimal.

SECÇÃO III Alterações ao orçamento

Artigo 16.°

1. Caso ocorram circunstâncias inevitáveis, excepcionais ou imprevistas, o director pode apresentar projectos de orçamentos suplementares e/ou rectificativos.

2. Entende-se por projecto de orçamento suplementar qualquer proposta destinada a aumentar o montante total das dotações ou a financiar uma ou mais actividades novas sem aumentar o montante total das dotações.

Entende-se por projecto de orçamento rectificativo qualquer proposta que implique alterações de natureza financeira ou técnica ao orçamento, sem que se produza um aumento no montante total das dotações ou se contemplem novas actividades.

3. Os projectos de orçamento suplementar e/ou rectificativo serão apresentados, analisados e aprovados do mesmo modo e segundo o mesmo procedimento que o orçamento cujas previsões esses projectos alteram.

4. Os orçamentos suplementares e/ou rectificativos serão aprovados nos termos do procedimento previsto no artigo 35.° da Convenção Europol.

Artigo 17.°

1. Durante os últimos quatro meses do exercício orçamental, o director poderá transferir:

- um máximo de 25 por cento do total de dotações dentro de cada capítulo,

- dotações entre capítulos dentro do mesmo título, por forma a aumentar, em 25 %, no máximo, o montante total das dotações dentro de um capítulo.

O director informará o Conselho de Administração três semanas antes de proceder a tais transferências.

2. O director pode propor transferências de dotações que não as previstas no n.° 1.

O Conselho de Administração tomará uma decisão sobre essas propostas de transferências. A decisão será tomada por unanimidade.

3. Não obstante o disposto no número anterior, não poderão ser transferidas quaisquer dotações para o título relativo às despesas com pessoal ou a partir deste.

TÍTULO III EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO

SECÇÃO I Disposições gerais

Artigo 18.°

A execução do orçamento é efectuada segundo o princípio de separação entre os gestores orçamentais, os tesoureiros e o auditor financeiro.

As funções de gestor orçamental, de tesoureiro e de auditor financeiro são incompatíveis entre si.

Artigo 19.°

1. Nos termos do n.° 3 do artigo 29.° da Convenção Europol, o director, responsável perante o Conselho de Administração, executa o orçamento sob a sua responsabilidade, de acordo com o presente regulamento e dentro dos limites das dotações atribuídas.

O director pode delegar os seus poderes em condições por ele mesmo definidas e dentro dos limites estabelecidos pelo acto de delegação, que será comunicado à pessoa competente, ao tesoureiro, ao auditor financeiro, ao Conselho de Administração e à Comissão Mista de Revisão.

2. De três em meses, o director informará o Conselho de Administração e a Comissão Orçamental sobre a execução do orçamento.

Artigo 20.°

1. Será nomeado um auditor financeiro nos termos do n.° 7 do artigo 35.° da Convenção Europol.

O auditor financeiro pode ser assistido no desempenho das suas funções ou substituído temporariamente por um ou vários auditores financeiros subordinados, a nomear também nos termos do n.° 7 do artigo 35.° da Convenção Europol.

2. No desempenho das suas funções, o auditor financeiro é responsável apenas perante o Conselho de Administração.

3. O auditor financeiro é responsável pela verificação:

- da autorização de todas as despesas,

- do pagamento de todas as despesas,

- de todas as receitas.

Em derrogação do n.° 2 do artigo 25.°, dos n.os 2 e 4 do artigo 26.°, do n.° 2 do artigo 27.°, do n.° 3 do artigo 29.° e do n.° 2 do artigo 34.° do presente regulamento e nos termos do n.° 7 do artigo 35.° da Convenção Europol, as modalidades de execução previstas no n.° 2 do artigo 57.° do presente regulamento poderão prever que, em relação a receitas ou despesas de menor importância, o auditor financeiro proceda a um controlo a posteriori.

4. Além disso, o auditor financeiro procede à análise e avaliação da validade, adequação e aplicação de sistemas, procedimentos e controlos internos conexos, e elabora um relatório sobre o assunto.

Serão apresentados ao director e ao Conselho de Administração relatórios sobre cada inspecção, avaliação e inquérito efectuados. O director notifica o Conselho de Administração das medidas a tomar na sequência de cada relatório.

5. Em relação a cada exercício orçamental, o auditor financeiro apresenta ao Conselho de Administração um relatório sobre as actividades de supervisão interna realizadas durante o exercício.

Artigo 21.°

O recebimento das receitas e o pagamento das despesas são feitos por um tesoureiro nomeado pelo director e responsável perante este. Sem prejuízo do disposto no n.° 2 do artigo 32.°, o tesoureiro é a única pessoa habilitada a movimentar fundos e valores e é responsável pela sua conservação.

Pode ser assistido no desempenho das suas funções por um ou mais tesoureiros subordinados, nomeados nas mesmas condições que o tesoureiro.

Artigo 22.°

Em derrogação do n.° 1 do artigo 3.° e do n.° 1 do artigo 4.°:

a) Podem ser efectuadas do montante das contas, facturas ou notas de despesa, que nesse caso devem ser objecto de ordens de pagamento pelo seu valor líquido, as deduções a seguir indicadas:

- regularizações de somas indevidamente pagas, que podem ser efectuadas por dedução por ocasião de uma nova liquidação da mesma natureza efectuada a título do capítulo, do artigo e do exercício que tenham suportado o montante pago em excesso,

- valor de veículos, aparelhos, materiais e instalações aceites em troca, de acordo com os usos comerciais, por ocasião da aquisição de novos aparelhos, veículos, materiais e instalações de natureza idêntica.

Não devem ser contabilizados como receitas os descontos, reembolsos ou abatimentos efectuados sobre o valor das facturas ou contas.

b) Podem ser reafectados à rubrica que suportou a despesa inicial:

- as receitas provenientes da restituição de somas pagas indevidamente sobre dotações orçamentais,

- o produto de fornecimentos de bens e prestações de serviços efectuadas a favor de outras instituições ou organismos,

- o montante de indemnizações de seguros recebidas,

- o montante de reembolsos efectuados no que respeita aos ónus fiscais incorporados no preço dos produtos ou dos serviços prestados à Europol;

- o produto da venda de veículos, aparelhos, materiais e instalações, cedidos por ocasião da sua substituição ou abate ao activo.

As operações de reafectação devem verificar-se antes do fim do exercício seguinte àquele em que a receita deu entrada.

O plano contabilístico previsto no artigo 48.° incluirá contas de ordem que permitam acompanhar as operações de reafectação quer das receitas quer das despesas;

c) Podem ser compensadas as diferenças cambiais registadas no decurso da execução do orçamento, bem como os juros credores e devedores relativos a operações de tesouraria. Só o resultado final, positivo ou negativo, é incluído no saldo do exercício.

Artigo 23.°

O saldo de cada exercício será inscrito no orçamento do segundo exercício seguinte àquele em que foi apurado, de acordo com o disposto no n.° 2 do artigo 40.°.

Artigo 24.°

Em caso de gestão das receitas e despesas por sistemas informáticos integrados, aplica-se o disposto na secção II do presente título e no título IV, tendo em conta as possibilidades e necessidades de uma gestão informatizada. Para esse efeito:

- os documentos comprovativos podem permanecer junto do gestor orçamental ou do tesoureiro para fins de verificação,

- as assinaturas e vistos ser apostos através de um processo informático adequado.

As condições de execução do presente artigo serão determinadas pelas regras de execução previstas no n.° 2 do artigo 57.°.

SECÇÃO II Gestão de receitas e despesas

Artigo 25.°

1. Qualquer medida ou situação que possa ocasionar ou alterar uma dívida para com a Europol deve ser objecto de uma proposta prévia do gestor orçamental competente. Essas propostas devem mencionar, nomeadamente, a natureza e a imputação orçamental da receita, assim como, na medida do possível, o montante estimado e a designação do devedor.

2. As propostas prévias são enviadas ao tesoureiro que as apresenta ao auditor financeiro para obtenção de visto.

O visto do auditor financeiro tem por fim atestar:

a) A exactidão da imputação orçamental;

b) A regularidade e a conformidade da proposta em relação às disposições aplicáveis.

3. As propostas prévias aprovadas serão provisoriamente registadas pelo tesoureiro.

Artigo 26.°

1. Para cobrança de quaisquer montantes devidos à Europol será exigida uma ordem de cobrança emitida pelo gestor orçamental.

2. As ordens de cobrança são enviadas ao tesoureiro que as apresenta ao auditor financeiro para aposição do visto.

O visto destina-se a atestar:

a) A exactidão da imputação orçamental;

b) A regularidade e a conformidade da ordem em relação às disposições aplicáveis;

c) A regularidade dos documentos justificativos;

d) A exactidão da designação do devedor;

e) A data de vencimento;

f) A concordância com os princípios da boa gestão financeira referidos no artigo 2.°;

g) A exactidão do montante e da divisa de cobrança.

3. O tesoureiro é responsável pelas ordens de cobrança devidamente emitidas.

Deve diligenciar no sentido de assegurar a entrada dos recursos da Europol nas datas previstas nas ordens de cobrança e a defesa dos direitos da Europol.

4. Sempre que o gestor orçamental renuncie à cobrança de uma dívida apurada, deve transmitir previamente uma proposta de anulação ao tesoureiro, que a apresenta ao auditor financeiro para aposição do visto.

O visto do auditor financeiro destina-se a atestar a regularidade da renúncia e a sua concordância com os princípios da boa gestão financeira referidos no artigo 2.°.

Artigo 27.°

1. Quaisquer medidas que possam dar origem a uma despesa a cargo do orçamento em curso ou de qualquer orçamento subsequente devem ser previamente objecto de uma proposta de autorização feita pelo gestor orçamental. Essa proposta deve mencionar nomeadamente o objecto, o montante estimado, a imputação orçamental da despesa e a designação do credor.

As despesas correntes podem ser objecto de autorizações provisórias.

2. As propostas de autorização são enviadas ao tesoureiro que as apresenta ao auditor financeiro para aposição do visto.

O visto destina-se a atestar:

a) A conformidade da apresentação da proposta de autorização com o disposto no n.° 1;

b) A exactidão da imputação orçamental;

c) A disponibilidade das dotações;

d) A regularidade e a conformidade da despesa com as disposições aplicáveis;

e) A aplicação dos princípios da boa gestão financeira referidos no artigo 2.°.

3. O visto não pode ser condicional.

4. O tesoureiro regista a proposta de autorização aprovada.

Artigo 28.°

1. A liquidação das despesas pelo gestor orçamental destina-se a:

a) Verificar o direito do credor;

b) Determinar ou verificar a veracidade e o montante da dívida;

c) Verificar as condições de exigibilidade da dívida;

d) Verificar que os bens foram fornecidos ou os serviços prestados como devido.

2. A liquidação das despesas depende da apresentação dos documentos justificativos que confirmem os direitos do credor.

A verificação referida na alínea d) do n.° 1 deve ser efectuada e assinada pelo gestor orçamental e por outro membro do pessoal.

As verificações podem ser realizadas sob a responsabilidade do gestor orçamental.

3. Os salários, vencimentos, emolumentos e abonos serão liquidados em conformidade com as tabelas colectivas elaboradas pelo serviço de pessoal, salvo quando seja necessária uma liquidação individual.

Artigo 29.°

1. O gestor orçamental dá ao tesoureiro a ordem de pagar uma despesa cuja liquidação tenha efectuado, mediante a emissão de uma ordem de pagamento.

2. As ordens de pagamento devem mencionar:

- o exercício da imputação,

- o artigo do orçamento e eventualmente qualquer outra subdivisão necessária,

- o montante a pagar e a divisa,

- o nome e a morada do beneficiário,

- o objecto da despesa,

- o modo de pagamento, na medida do possível,

- os valores e as datas das autorizações relevantes.

As ordens de pagamento devem ser acompanhadas pelos originais dos documentos comprovativos ou, em casos excepcionais, por cópias autenticadas.

3. As ordens de pagamento são enviadas ao tesoureiro que as submeterá à apreciação do auditor financeiro para aposição do visto.

O visto destina-se a atestar:

a) A regularidade da emissão da ordem de pagamento;

b) A concordância da ordem de pagamento com a autorização da despesa e a exactidão do seu montante, tendo em conta os princípios da boa gestão financeira referidos no artigo 2.°;

c) A exactidão da imputação orçamental;

d) A disponibilidade das dotações;

e) A regularidade dos documentos justificativos;

f) A exactidão da designação do beneficiário.

4. Após a aposição do visto, o original da ordem de pagamento é enviado ao tesoureiro, acompanhado dos documentos justificativos.

Artigo 30.°

No caso de pagamentos por conta, a primeira ordem de pagamento será acompanhada dos documentos que estabelecem o direito do credor ao pagamento por conta. As ordens de pagamento posteriores mencionarão os documentos justificativos já apresentados.

Artigo 31.°

1. O pagamento é o acto final que exonera a Europol das suas obrigações perante os seus credores.

O pagamento das despesas é assegurado pelo tesoureiro dentro do limite dos fundos disponíveis.

Em caso de erro material, de contestação da validade da quitação ou de inobservância das formalidades estipuladas no presente regulamento, o tesoureiro deverá suspender os pagamentos.

2. Em caso de suspensão de um pagamento, o tesoureiro deve indicar os motivos que a fundamentaram em declaração escrita a enviar ao gestor orçamental e, a título informativo, ao auditor financeiro.

Artigo 32.°

1. Os pagamentos serão efectuados, em princípio, por intermédio de uma conta bancária ou de uma conta corrente postal.

Essas contas bancárias e contas postais correntes serão abertas em nome da Europol pelo director. Os procedimentos de abertura, gestão e utilização dessas contas serão estabelecidos pelas regras de execução previstas no n.° 2 do artigo 57.°.

2. Os cheques e as ordens de transferências postais ou bancárias serão obrigatoriamente assinados por dois agentes habilitados pelo director, um dos quais será necessariamente o tesoureiro.

Artigo 33.°

Podem ser criados fundos para adiantamentos, destinados ao pagamento de certas categorias de despesas, de acordo com as regras de execução previstas no n.° 2 do artigo 57.°.

Apenas o tesoureiro pode alimentar os fundos para adiantamentos, salvo em circunstâncias especiais previstas nas regras de execução previstas no n.° 2 do artigo 57.°.

Artigo 34.°

1. O tesoureiro pode conceder adiantamentos ao pessoal se uma disposição do regulamento ou das regras de execução previstas no n.° 2 do artigo 57.° o previr expressamente.

O tesoureiro pode conceder adiantamentos para cobrir os gastos a efectuar por um agente por conta da Europol.

2. À excepção dos fundos para adiantamentos referidos no artigo 33.°, nenhum adiantamento pode ser pago sem ter sido previamente visado pelo auditor financeiro.

Artigo 35.°

1. No caso de o auditor financeiro recusar o visto previsto no n.° 2 do artigo 25.°, no n.° 2 e n.° 4 do artigo 26.°, no n.° 2 do artigo 27.°, no n.° 3 do artigo 29.° ou no n.° 2 do artigo 34.°, deverá expor os seus motivos numa declaração escrita a enviar ao tesoureiro, que informará da recusa o gestor orçamental.

2. Em caso de recusa do visto, e salvo se a disponibilidade dos créditos estiver em dúvida, o director pode confirmar a previsão de dívida, a ordem de cobrança, a proposta de anulação, a autorização de despesa, a ordem de pagamento ou o adiantamento através de uma decisão fundamentada.

A previsão de dívida, a ordem de cobrança, a proposta de anulação, a autorização de despesa, a ordem de pagamento ou o adiantamento serão então considerados como tendo sido validamente efectuados.

O Conselho de Administração e a Comissão Mista de Revisão deverão ser imediatamente informados da aplicação da presente disposição.

Artigo 36.°

Nos termos do n.° 9 do artigo 5.° da Convenção Europol, as despesas relativas às actividades dos agentes de ligação serão, regra geral, suportadas pelos Estados-membros de origem.

Contudo, as despesas relativas às actividades empreendidas pelos agentes de ligação em nome da Europol e com o acordo dos Estados-membros de origem, ou a pedido da Europol, ou que sejam da competência geral da Europol, serão suportadas pelo orçamento da Europol. As despesas não imputáveis a um Estado particular serão também suportadas pelo orçamento da Europol.

SECÇÃO III Contribuições dos Estados-membros

Artigo 37.°

1. A contribuição de cada Estado-membro para o orçamento do exercício «t» será calculada, nos termos do n.° 2 do artigo 35.° da convenção, com base no produto nacional bruto desse Estado-membro (adiante designado por «PNB») do ano «t -2».

A contribuição será expressa em ecus.

2. O cálculo das contribuições utilizado por ocasião da elaboração do orçamento basear-se-á nas previsões do PNB, expresso na moeda nacional, utilizadas para a elaboração do anteprojecto de orçamento das Comunidades Europeias do exercício «t -2». Essas previsões serão convertidas em ecus, aplicando-se a taxa de câmbio média do ano «t -2».

Artigo 38.°

1. Até 1 de Dezembro do ano «t -1» ou o mais tardar um mês após a adopção do orçamento, se esta data for posterior, o director procederá ao pedido de contribuições para o exercício orçamental «t».

2. Sob reserva do artigo 8.°, o pagamento das contribuições dos Estados-membros será feito na totalidade até 31 de Março do ano «t» ou o mais tardar um mês depois de se ter procedido ao pedido de contribuições, se esta data for posterior.

O pagamento será efectuado em ecus ou em moeda nacional.

3. Serão cobrados juros, a uma taxa normal que será especificada nas modalidades de execução prevista no n.° 2 do artigo 57.°, sobre a parte da contribuição dos Estados-membros que não tiver sido paga dentro do prazo de um mês a contar da data referida no n.° 2.

O Conselho de Administração será sempre informado da aplicação desta disposição.

Artigo 39.°

Os artigos 37.° e 38.° serão igualmente aplicáveis no caso de orçamentos suplementares.

Artigo 40.°

1. Com base na conta de gestão do exercício «t», elaboradas nos termos do artigo 53.°, e aplicando os valores reais do PNB do exercício «t -2», estabelecidos pela Comissão Europeia nas moedas nacionais, e a taxa de câmbio média no mesmo ano, o director efectuará um novo cálculo das contribuições dos Estados-membros necessárias para o exercício «t», de forma a financiar as despesas reais do exercício em curso e as que transitarem para o exercício seguinte.

2. Para atender aos excedentes do exercício «t» e às diferenças entre os valores do PNB previstos e reais do exercício «t -2», é aplicável o seguinte procedimento:

a) Em relação aos Estados-membros cujas contribuições efectivamente pagas no exercício «t» tenham excedido as contribuições necessárias nos termos do n.° 1, o montante pago em excesso será deduzido das contribuições a pagar no exercício «t +2»;

b) Em relação aos Estados-membros cujas contribuições efectivamente pagas no exercício «t» tenham sido inferiores às contribuições necessárias nos termos do n.° 1, o montante em falta deverá ser pago juntamente com as contribuições a pagar no exercício «t +2».

SECÇÃO IV Adjudicação de contratos e inventário

Artigo 41.°

1. Os contratos de compra e venda e de locação de imóveis, de fornecimento de material, mobiliário e equipamentos, de prestação de serviços ou de execução de obras devem ser celebrados por escrito.

2. Excepto no caso dos contratos relativos à compra de imóveis já construídos ou ao arrendamento de imóveis, os contratos serão celebrados após abertura de um concurso.

Todavia, podem celebrar-se contratos por ajuste directo nos seguintes casos:

a) Dentro do limite fixado pelas regras de execução previstas no n.° 2 do artigo 57.°;

b) Sempre que as compras e locações de material, mobiliário e equipamentos, as prestações de serviços ou a execução de obras não possam, por razões de urgência imperiosas, sofrer os atrasos inerentes a um processo de concurso;

c) Sempre que os concursos não tenham produzido qualquer resultado ou tenham conduzido a preços inaceitáveis;

d) Sempre que, por necessidades técnicas ou devido a situações de facto ou de direito, a execução da prestação só possa ser assegurada por um determinado fornecedor ou empreiteiro;

e) Para os contratos de fornecimento de bens, de prestação de serviços ou de execução de obras suplementares que tecnicamente não possam ser separados do contrato principal.

Nos casos referidos nas alíneas a), b) e c) a Europol deverá, contudo, permitir, na medida do possível e por todos os meios adequados, que os fornecedores aptos a fornecer os bens e serviços apresentem ofertas concorrentes.

3. Os anúncios de concurso são, em princípio, publicados em todos os Estados-membros e, se for caso disso, em países terceiros, desde que tal seja compatível com o desenvolvimento da indústria na União Europeia. No entanto, a sua publicação pode ser limitada sempre que certas prestações não possam, devido ao seu montante ou à sua natureza, ser objecto de um concurso geral.

4. Os processos de concurso, os critérios de adjudicação e os processos de ajuste de preço posteriores à adjudicação serão determinados e regulados pelas regras de execução previstas no n.° 2 do artigo 57.° e os critérios de adjudicação serão definidos por analogia com as disposições das directivas referidas no artigo 44.°.

5. Os contratos que excederem os limites fixados nas regras de execução previstas no n.° 2 do artigo 57.° serão sujeitos a autorização do Conselho de Administração.

Artigo 42.°

Nos contratos celebrados pela Europol, não pode ser exercida nenhuma discriminação entre nacionais dos Estados-membros em virtude da sua nacionalidade.

Artigo 43.°

1. O contrato pode ser formalizado mediante uma simples factura ou nota de débito, quando o valor previsível do fornecimento, serviço ou obra não exceder os limites fixados nas regras de execução previstas no n.° 2 do artigo 57.°.

2. Como garantia da execução dos contratos, pode ser exigida aos fornecedores ou empreiteiros, entre as cláusulas de garantia, a constituição prévia de uma caução.

O montante da caução será fixado de acordo com as condições comerciais habituais.

Em caso de não cumprimento de um contrato ou de atraso na sua execução, a Europol indemniza-se de todos os seus danos, juros e encargos de modo a obter uma reparação adequada do prejuízo, deduzindo da caução o montante respectivo, quer esta tenha sido constituída directamente pelo fornecedor ou empreiteiro quer tenha sido prestada por um terceiro.

Artigo 44.°

Em caso de adjudicação de contratos cujo montante seja igual ou superior aos limites previstos nas directivas do Conselho que coordenam os processos de adjudicação dos contratos de empreitada de obras públicas, de fornecimentos e de serviços, a Europol sujeitar-se-á às obrigações impostas aos contraentes dos Estados-membros por força dessas directivas.

Artigo 45.°

1. Deve ser efectuado um inventário permanente de quantidades e valores, de todos os bens móveis e imóveis que constituem o património da Europol. Apenas devem ser inscritos nesse inventário os bens móveis cujo valor ultrapasse um montante fixado nas regras de execução previstas no n.° 2 do artigo 57.°.

2. Qualquer aquisição de bens móveis ou imóveis dará lugar, antes do pagamento, à inscrição no inventário permanente.

A inscrição deve ser mencionada na factura ou no documento anexo elaborado com vista ao pagamento da despesa.

3. A Europol verificará, através dos seus próprios serviços, a concordância entre o inventário e a realidade.

Artigo 46.°

1. As vendas de bens móveis serão objecto de publicidade adequada.

2. A cessão, a título oneroso ou gratuito, o abandono, a locação e o desaparecimento por perda, furto ou roubo ou por qualquer outra causa dos bens inventariados serão objecto de uma declaração ou de um relatório do gestor orçamental. A declaração ou o relatório serão enviados ao tesoureiro, que os submeterá ao auditor financeiro para serem visados.

A declaração ou relatório deve referir, em especial, a eventual obrigação de reposição do bem em questão por parte de um membro do pessoal da Europol ou de qualquer outra pessoa.

3. Com excepção dos casos de venda em hasta pública, os membros do pessoal não podem adquirir bens móveis vendidos pela Europol.

4. A cessão, a título gratuito, de bens imóveis ou de grandes instalações dará lugar à elaboração de contratos aprovados pelo auditor financeiro.

5. O n.° 3 do artigo 4.° é igualmente aplicável.

SECÇÃO V Contabilidade

Artigo 47.°

1. A contabilidade será elaborada em ecus, por exercício orçamental, segundo o método das «partidas dobradas». Deve registar a totalidade das receitas e despesas do exercício, apoiadas em documentos justificativos.

A contabilidade será encerrada no final do exercício orçamental, com vista à elaboração do balanço financeiro e da conta de gestão referidos no artigo 53.°. A conta de gestão será submetida à apreciação do auditor financeiro.

2. A conta de gestão e o balanço financeiro serão elaborados em ecus.

Artigo 48.°

1. O plano contabilístico estabelecerá uma clara distinção entre contas orçamentais e contas de balanço.

O plano conterá duas partes:

a) As contas de proveitos e encargos orçamentais, que permitem acompanhar pormenorizadamente a execução do orçamento;

b) As contas de balanço, que permitem estabelecer a situação patrimonial da Europol.

Estas contas evidenciarão a incidência previsional das obrigações legais da Europol.

2. Exceptuando os adiantamentos de carácter permanente, que são reexaminados periodicamente, todos os adiantamentos devem ser registados numa conta provisória e regularizados o mais tardar durante o exercício seguinte ao do seu pagamento.

Contudo, os adiantamentos referidos no artigo 34.° serão liquidados, regra geral, nas seis semanas seguintes à realização da despesa para a qual foram concedidos.

3. Os pormenores da elaboração e do funcionamento do plano contabilístico, quer para as operações patrimoniais, quer para as operações orçamentais, incluindo as normas contabilísticas, são determinados pelas regras de execução previstas no n.° 2 do artigo 57.°.

4. Os documentos justificativos respeitantes à contabilidade e à elaboração das contas de gestão e do balanço financeiro serão conservados durante um período de cinco anos a contar da data da decisão prevista no n.° 2 do artigo 55.°, relativa à quitação quanto à execução do orçamento.

No entanto, os documentos relativos a operações não definitivamente encerradas serão conservados para além desse período e até ao final do ano seguinte ao do encerramento das referidas operações.

SECÇÃO VI Responsabilidade dos gestores orçamentais, do tesoureiro, dos gestores de fundos para adiantamentos e do auditor financeiro

Artigo 49.°

1. Os gestores orçamentais serão responsáveis disciplinar e eventualmente, pecuniariamente, sempre que autorizarem uma despesa ou assinarem uma ordem de pagamento sem cumprirem o disposto no presente regulamento.

O mesmo se aplica em caso de negligenciar na elaboração de um documento que estabeleça um crédito, ou de negligência ou atraso injustificado na emissão de ordens de cobrança.

2. O tesoureiro e os tesoureiros subordinados serão responsáveis disciplinar e, eventualmente, pecuniariamente sempre que:

a) Não cumpram o disposto no n.° 1 do artigo 31.°;

b) Os pagamentos por eles efectuados não correspondam aos montantes e moedas inscritos nas ordens de pagamento;

c) Paguem a terceiros que não os de direito.

3. O tesoureiro e os tesoureiros subordinados devem estar cobertos por um seguro contra os riscos em que incorrem nos termos do n.° 2.

A Europol cobrirá os encargos com seguros decorrentes da presente disposição.

4. Os gestores de fundos para adiantamentos serão responsáveis disciplinar e, eventualmente, pecuniariamente, sempre que:

a) Não possam justificar, por meio de documentos regulares, os pagamentos por si efectuados;

b) Paguem a terceiros que não os de direito.

5. O auditor financeiro e os auditores financeiros subordinados serão responsáveis disciplinar e, eventualmente, pecuniariamente, caso não respeitem os limites das dotações orçamentais ou cometam um acto de negligência grave no exercício das suas funções.

6. A responsabilidade pecuniária e disciplinar dos gestores orçamentais, do tesoureiro, dos tesoureiros subordinados e dos gestores de fundos para adiantamentos será determinada de acordo com as disposições pertinentes do Estatuto dos Funcionários da Europol.

As mesmas disposições são aplicáveis, mutatis mutandis, à responsabilidade pecuniária e disciplinar do auditor financeiro e dos auditores financeiros subordinados.

TÍTULO IV APRESENTAÇÃO E VERIFICAÇÃO DAS CONTAS

SECÇÃO I Apresentação das contas

Artigo 50.°

O Director elaborará e apresentará anualmente uma conta de gestão e um balanço financeiro que evidencie o activo e o passivo em 31 de Dezembro do exercício findo, conforme previsto no artigo 36.° da Convenção Europol.

A conta de gestão incluirá a totalidade das operações de receitas e despesas referentes ao exercício findo. Será apresentado segundo a mesma forma e com as mesmas subdivisões que o orçamento.

O balanço financeiro incluirá, no activo, o montante das receitas a cobrar e, no passivo, o montante das despesas imputáveis ao exercício ainda não contabilizadas.

Será anexado ao balanço financeiro um mapa das contas com os respectivos movimentos e saldos referente a 31 de Dezembro do exercício findo.

Artigo 51.°

1. Nos termos do n.° 1 do artigo 36.° da Convenção Europol, o director enviará ao Conselho e à Comissão Mista de Revisão e, para informação, ao Conselho de Administração e à Comissão Orçamental, o mais tardar até 31 de Maio do ano seguinte, a conta de gestão, o balanço financeiro e o relatório anual de contas.

2. O relatório anual incluirá, nomeadamente:

a) As autorizações concedidas e os pagamentos efectuados imputáveis ao exercício;

b) As receitas e despesas totais inscritas em cada artigo do orçamento;

c) As dotações não utilizadas no final do exercício orçamental e não transitadas para o exercício seguinte;

d) As dotações transitadas para o exercício seguinte por força do artigo 6.°;

e) A utilização de dotações transitadas do exercício anterior;

f) Uma explicação, sempre que as receitas ou despesas tiverem sido superiores ou inferiores ao previsto no orçamento;

g) O activo e o passivo da Europol;

h) As operações de capital efectuadas durante o exercício orçamental;

i) As explicações suplementares que possam ser necessárias para uma compreensão adequada das contas anuais, incluindo uma avaliação da futura situação financeira da Europol.

SECÇÃO II Verificação das contas

Artigo 52.°

A fiscalização, efectuada pela Comissão Mista de Revisão segundo as práticas reconhecidas com base em documentos e, se necessário, realizada in situ, terá por objectivo verificar a legalidade e a regularidade das receitas e das despesas relativamente às disposições da Convenção Europol, do orçamento e do presente regulamento, nomeadamente do seu artigo 2.°, bem como apreciar se foram observadas as regras de boa gestão financeira.

Artigo 53.°

1. O director prestará aos membros da Comissão Mista de Revisão toda a assistência e facultar-lhe-á todas as informações necessárias ao desempenho das suas funções.

O director colocará, em especial, à disposição dos membros da referida Comissão todas as contas relativas a movimentos de caixa e de existências e todos os certificados, documentos justificativos e inventários que os mesmos considerem necessários à verificação da conta de gestão.

Os membros da Comissão Mista de Revisão terão pessoalmente acesso às instalações da Europol e terão o direito de ouvir o director, os directores-adjuntos e quaisquer outros agentes da Europol responsáveis pela realização de operações ligadas às receitas ou às despesas.

2. Não obstante o disposto no número anterior, o director pode, em casos excepcionais, recusar aos membros da Comissão Mista de Revisão o acesso à informação, seja sob que forma for, abrangidas pelas disposições da Convenção Europol ou por actos adoptados por força desta em matéria de confidencialidade.

Sempre que esta disposição seja aplicada, o director deverá imediatamente informar o Conselho de Administração, o qual, por decisão unânime, poderá conceder aos membros da Comissão Mista de Revisão o direito de acesso às informações em causa.

3. Os membros da Comissão Mista de Revisão e todos aqueles que os assistam no exercício das suas funções deverão tratar como confidenciais, todas as informações obtidas acerca da Europol e das suas actividades.

4. O relatório de revisão de contas previsto no n.° 3 do artigo 36.° da Convenção Europol só poderá ser publicado, no todo ou em parte, depois de previamente aprovado por unanimidade pelo Conselho de Administração.

Artigo 54.°

1. Para além da responsabilidade de verificação de contas que lhe incumbe, a Comissão Mista de Revisão formulará todas as observações adequadas sobre os métodos contabilísticos utilizados e, de um modo geral, sobre as implicações financeiras das práticas administrativas seguidas.

2. Todas as observações que a Comissão Mista de Revisão entenda deverem constar do relatório de revisão de contas previsto no n.° 3 do artigo 36.° da Convenção Europol serão apresentadas ao director e ao auditor financeiro, que endereçarão à Comissão Mista de Revisão as respectivas respostas.

Artigo 55.°

1. O mais tardar até 31 de Outubro, a Comissão Mista de Revisão apresentará o relatório de contas do exercício anterior.

No seu relatório, a Comissão indicará o alcance e a natureza da verificação efectuada, formulará observações sobre as contas e o balanço financeiro e fará uma breve avaliação da gestão financeira da Europol.

O relatório de revisão de contas, juntamente com as respostas do director e do auditor financeiro, serão submetidos à consideração do Conselho de Administração o mais tardar até 31 de Dezembro.

2. Com base em parecer da Comissão Orçamental, o Conselho de Administração elaborará uma recomendação ao Conselho sobre a quitação a dar ao director quanto à execução do orçamento. Até 30 de Abril do ano seguinte e em conformidade com o n.° 5 do artigo 36.° da Convenção Europol, o Conselho tomará uma decisão sobre a quitação.

3. O director tomará todas as medidas necessárias para agir em conformidade com as observações constantes da decisão de quitação.

4. O auditor financeiro terá em conta as observações constantes da decisão de quitação.

TÍTULO V DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 56.°

O Conselho de Administração informará, o mais rapidamente possível, a Comissão Mista de Revisão de todas as decisões e medidas adoptadas em aplicação dos artigos 6.°, 8.°, 17.° e 20.°.

A Comissão Mista de Revisão e o auditor financeiro serão informados da nomeação dos gestores orçamentais, do tesoureiro, dos tesoureiros subordinados e dos gestores de fundos para adiantamentos, bem como dos actos de nomeação e delegação de poderes adoptados nos termos do n.° 1 do artigo 19.° e do artigo 21.°.

O Conselho de Administração transmitirá à Comissão Mista de Revisão as regras processuais que adoptar no domínio financeiro.

Artigo 57.°

1. As alterações ao presente regulamento serão adoptadas em conformidade com o n.° 9 do artigo 35.° da Convenção e após consulta da Comissão Mista de Revisão.

2. Por proposta do director e após consulta do auditor financeiro e da Comissão Orçamental, o Conselho de Administração adoptará as regras necessárias à execução do presente regulamento. As suas decisões serão adoptadas por unanimidade.

Artigo 58.°

1. Quando a Europol iniciar as suas actividades, todos os direitos e obrigações financeiras constantes dos registos contabilísticos da Unidade «Droga» da Europol transitarão automaticamente para a Europol.

2. Em conformidade com o n.° 5 do artigo 45.° da Convenção, a Europol receberá como propriedade sua todos os equipamentos financiados pelo orçamento comum da Unidade «Droga» da Europol, ou por esta desenvolvidos ou produzidos, ou que lhe tenham sido graciosamente postos à disposição pelo Governo dos Países Baixos para utilização permanente.

3. Quando a Europol iniciar as suas actividades, o coordenador da Unidade «Droga» da Europol apresentará ao Conselho um relatório sobre a situação financeira da unidade, bem como um inventário de todos os equipamentos que, em conformidade com o número anterior, passam a ser propriedade da Europol.

Tal relatório será igualmente enviado ao revisor de contas da Unidade «Droga» da Europol e à Comissão Mista de Revisão.

Artigo 59.°

O presente regulamento entra em vigor em 1 de Fevereiro de 1999.

Feito em Bruxelas, em 18 de Janeiro de 1999.

Pelo Conselho

O. LAFONTAINE

O Presidente

(1) JO C 316 de 27.11.1995, p. 1.

(2) JO L 350 de 31.12.1994, p. 27.