DECISÃO No 359/83/CECA DA COMISSÃO de 8 de Fevereiro de 1983 relativa à abertura ao público dos arquivos históricos da Comunidade Europeia do Carvão e do Aço

A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia do Carvão e do Aço e, nomeadamente, o primeiro parágrafo do seu artigo 95o,

Tendo em conta o parecer do Comité Consultivo,

Tendo em conta o parecer do Parlamento Europeu (1),

Tendo em conta o parecer favorável do Conselho, deliberando por unanimidade,

Considerando que, no cumprimento da sua missão, a Comunidade Europeia do Carvão e do Aço acumulou uma vasta colecção de arquivos junto das suas instituições; que estes arquivos são propriedade da Comunidade, que tem personalidade jurídica;

Considerando que uma parte dos documentos e registos da Comunidade se encontra, materialmente, nos arquivos dos Estados-membros; que estes aplicam regras diferentes quanto ao prazo e condições em que os seus arquivos são acessíveis ao público;

Considerando que é prática corrente, tanto nos Estados-membros como em organizações internacionais, tornar os arquivos acessíveis ao público após o decurso de um certo número de anos;

Considerando que a exploração e a análise crítica dos arquivos da Comunidade serviriam não somente a investigação histórica em geral, mas poderiam ao mesmo tempo esclarecer e facilitar as acções dos interessados, contribuindo assim para a melhor realização dos objectivos da Comunidade; revela-se, por conseguinte, necessário o estabelecimento de regras comuns relativas à abertura dos arquivos históricos da Comunidade ao público;

Considerando que convém evitar que documentos e registos classificados das instituições comunitárias se tornem acessíveis ao público através dos arquivos nacionais em condições menos estritas que as previstas na presente decisão;

Considerando que só é necessário fixar certos princípios essenciais, deixando a cada instituição o cuidado de adoptar as regras que se venham a tornar necessárias para a aplicação, no plano interno, desses princípios,

ADOPTOU A PRESENTE DECISÃO:

Artigo 1o

1. As instituições da Comunidade Europeia do Carvão e do Aço estabelecerão arquivos históricos e tornálos-ao acessíveis ao público nas condições fixadas e após o termo do prazo de trinta anos a contar da data de produção dos documentos e registos. Para efeitos de aplicação da presente decisão, o Comité Consultivo e o Tribunal de Contas são equiparados às instituições referidas no artigo 7o do Tratado.

2. Para efeitos da aplicação da presente decisão:

a) O termo «arquivos da Comunidade» designa o conjunto de documentos e registos de qualquer natureza, seja qual for a sua forma e suporte material, que tenham sido produzidos ou recebidos por uma das instituições ou pelos seus representantes ou agentes no exercício das suas funções, e que respeitem às actividades da Comunidade Europeia do Carvão e do Aço;

b) O termo «arquivos históricos» designa a parte dos arquivos da Comunidade que tenha sido seleccionada, nas condições previstas no artigo 7o da presente decisão, para conservação permanente.

3. Os documentos e registos livremente acessíveis antes do termo do prazo previsto no no 1 continuarão acessíveis ao público sem qualquer restrição.

4. Após o termo do prazo previsto no no 1, o acesso aos arquivos históricos será concedido a qualquer pessoa que o requeira e que aceite respeitar as regras internas adoptadas, para o efeito, por cada instituição.

5. Os arquivos históricos serão acessíveis sob forma de cópias. Todavia as instituições podem tornar acessíveis os originais de documentos ou de registos, se o utilizador demonstrar um interesse especial e devidamente comprovado.

Artigo 2o

A presente decisão não se aplica à documentação relativa ao pessoal da Comunidade nem aos documentos e registos que contenham informações relativas à vida privada ou profissional de determinada pessoa.

Artigo 3o

1. O público não terá acesso aos documentos e registos dos processos submetidos ao Tribunal de Justiça das Comunidades Europeias enquanto instância jurisdicional.

2. O público também não terá acesso aos documentos e registos considerados, de acordo com as regras e práticas adoptadas para o efeito por cada instituição, confidenciais ou pertencentes a uma categoria mais rigorosamente protegida, desde que não tenham sido desclassificados nos termos do artigo 5o.

Artigo 4o

1. Os documentos e registos que, no momento em que foram levados ao conhecimento de uma instituição, estivessem abrangidos pelo segredo profissional ou comercial, só serão acessíveis ao público no termo do prazo de trinta anos se a instituição que tem conhecimento de tais documentos ou registos tiver anteriormente informado a pessoa ou empresa em causa da sua intenção de os tornar acessíveis ao público e essa pessoa ou empresa não tiver levantado objecções em prazo a fixar nas regras de aplicação referidas no artigo 9o.

2. O no 1 aplica-se igualmente aos documentos e registos elaborados por uma instituição e que contenham informações abrangidas pelo segredo profissional ou comercial.

Artigo 5o

1. A fim de garantir que o prazo de trinta anos previsto no no 1 do artigo 1o seja respeitado, cada instituição procederá atempadamente, o mais tardar no vigésimo quinto ano subsequente à data da sua produção, ao exame dos documentos e registos ainda considerados confidenciais ou pertencentes a uma categoria mais rigorosamente protegida, a fim de decidir da sua eventual desclassificação. Os documentos e registos que não tenham sido desclassificados aquando de um primeiro exame serão reexaminados periodicamente, pelo menos cada cinco anos.

2. No que respeita aos documentos e registos emanados de um Estado-membro ou de outra instituição, as instituições respeitarão a classificação estabelecida por aquele ou aquela. Todavia, a fim de assegurar um acesso tão amplo quanto possível aos arquivos da Comunidade, as instituições e os Estados-membros podem prever processos de desclassificação, segundo critérios fixados de comum acordo, de tais documentos e registos.

Artigo 6o

1. Os Estados-membros abster-se-ao de tornar acessíveis ao público em condições menos estritas que as previstas nos artigos 1o a 5o os documentos e registos emanados das instituições e que se encontrem materialmente nos seus arquivos públicos, que tenham sido classificados e não tenham sido objecto de desclassificação.

2. O no 1 aplica-se igualmente aos documentos e registos dos Estados-membros que reproduzam total ou parcialmente o conteúdo dos documentos referidos naquele número.

Artigo 7o

Cada instituição transferirá para os arquivos históricos todos os documentos e registos contidos nos seus arquivos correntes quinze anos, no máximo, após a sua produção. Segundo critérios a elaborar por cada instituição nos termos do artigo 9o, esses documentos e registos serão em seguida objecto de triagem com o propósito de separar os que devam ser conservados dos desprovidos de interesse administrativo ou histórico.

Artigo 8o

1. Cada instituição pode depositar os seus arquivos históricos no local que considerar mais adequado.

2. Cada instituição porá à disposição dos Estados-membros e das outras instituições, a pedido, desde que o Estado-membro em causa não seja aquele em que se situa a instituição e que não se trate de instituições situadas no mesmo Estado-membro, um jogo de cópias microformes dos seus arquivos históricos, na medida em que estes sejam acessíveis ao público por força da presente decisão.

Artigo 9o

Cada instituição pode adoptar regras pormenorizadas para a aplicação da presente decisão no plano interno.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável em todos os Estados-membros.

Feito em Estrasburgo em 8 de Fevereiro de 1983.

Pela Comissão

O Presidente

Gaston THORN

(1) JO no C 327 de 14. 12. 1981, p. 45.