RELATÓRIO sobre as demonstrações financeiras do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência (OEDT-Lisboa) (Exercício de 1996), acompanhado das respostas do Observatório (97/C 393/06)

1.1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência, em conformidade com o nº 11 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 302/93 do Conselho, de 8 de Fevereiro de 1993 (1).

1.2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência relativas ao exercício de 1996. De acordo com o nº 8 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 302/93 do Conselho (2), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das contas (3), em conformidade com o nº 10 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 302/93 do Conselho(2), com a redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE) nº 3294/94 do Conselho, de 22 de Dezembro de 1994 (4). De acordo com o artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

1.3. O Tribunal efectuou os controlos em conformidade com as normas de auditoria geralmente aceites, desde que sejam aplicáveis no contexto comunitário. Verificou através de amostragem os livros e registos contabilísticos e efectuou outros procedimentos de auditoria considerados necessários neste contexto. As principais observações resultantes da auditoria do Tribunal são apresentadas na segunda parte do presente relatório.

1.4. As observações formuladas nos pontos 1.14, 1.15, 1.17 e 1.18 revelam a existência de práticas contrárias às disposições regulamentares, bem como de alguns montantes cujo fundamento não foi possível verificar durante os controlos efectuados.

1.5. Sem prejuízo dos factos apresentados no ponto anterior, as demonstrações financeiras relativas ao exercício de 1996 são fiáveis e a legalidade e regularidade das operações a que se referem encontram-se, no seu conjunto, asseguradas.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES RELATIVAS À EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DO OBSERVATÓRIO EUROPEU DA DROGA E DA TOXICODEPENDÊNCIA NO EXERCÍCIO DE 1996

Contabilidade orçamental

1.6. Embora 1996 seja o terceiro exercício de actividade do Observatório, o seu serviço de contabilidade continua a não dispor de um verdadeiro programa informático para a contabilidade orçamental. O acompanhamento da execução orçamental é efectuado com o auxílio de um programa que não constitui um verdadeiro sistema contabilístico (possibilidade de alterar os registos sem deixar vestígios, ausência de uma ligação à contabilidade geral, etc.).

Contabilidade geral

1.7. Os controlos efectuados revelaram atrasos consideráveis no registo dos dados na contabilidade geral. Além disso, não foi efectuada uma comparação mensal entre a contabilidade geral e a contabilidade orçamental, prevista no nº 4, segundo parágrafo, do artigo 136º das normas de execução do Regulamento Financeiro geral.

1.8. O montante do IVA cujo reembolso foi solicitado não foi objecto de um acompanhamento contabilístico. O saldo que figura no balanço de final de exercício (0,21 milhões de ecus) só foi contabilizado na altura do encerramento das contas.

1.9. No OEDT, apenas o tesoureiro conhece o procedimento contabilístico utilizado (mecanismo contabilístico aplicado, funcionamento das aplicações informáticas utilizadas, localização dos documentos contabilísticos, etc.). Esta situação poderá ocasionar problemas a nível administrativo no caso de o tesoureiro se encontrar ausente.

1.10. O tesoureiro desempenha igualmente as funções de gestor orçamental e de gestor dos fundos para adiantamentos, assinando ainda as facturas a pagar (violação do primeiro parágrafo do artigo 15º das normas de execução do Regulamento Financeiro geral).

1.11. Tendo em consideração as observações formuladas no presente relatório, é necessário melhorar a situação da contabilidade o mais rapidamente possível.

Contratos e CCCC

1.12. Dado que a CCCC do Observatório não inclui um representante do serviço jurídico, a sua composição não se encontra em conformidade com o disposto no Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (primeiro parágrafo do artigo 64º).

1.13. Grande parte dos contratos fiscalizados foi celebrada por ajuste directo ou na sequência de um concurso limitado (por vezes sem um prévio convite à manifestação de interesse). Além disso, na maioria dos contratos fiscalizados, o prazo para a apresentação de propostas era demasiado curto (cerca de 14 dias).

Subvenção do Governo português

1.14. Em 1996, o custo das obras de instalação ultrapassava o montante da subvenção concedida pelo Governo português em 1995. Contrariamente à regulamentação financeira aplicável, este défice foi financiado pelo Observatório através de dotações extra-orçamentais e de fundos próprios.

1.15. O crédito líquido que surge no balanço relativamente ao Governo português não tem fundamento e corresponde, na verdade, às despesas decorrentes dos trabalhos de instalação, que deveriam ter sido imputadas ao orçamento.

Demonstrações financeiras relativas ao exercício de 1996 (balanço e conta de gestão)

1.16. Os controlos referentes às demonstrações financeiras do exercício de 1996 revelaram a existência de vários erros, a maioria dos quais foi corrigida na sequência das recomendações dos auditores do Tribunal (com excepção das observações formuladas nos pontos 1.14 e 1.15).

1.17. O serviço contabilístico do Observatório registou pagamentos na contabilidade orçamental num montante total de 0,04 milhões de ecus, que anularam as diferenças existentes entre a contabilidade orçamental e a contabilidade geral. Os documentos comprovativos apresentados quando das fiscalizações não permitiram verificar a legitimidade destes registos.

1.18. Além disso, o Observatório não apresentou qualquer justificação sobre a legitimidade de um montante de cerca de 0,1 milhões de ecus repartido por diversas rubricas do balanço (passivo e activo).

Dotações transitadas

1.19. As dotações transitadas para 1997 representam 2,56 milhões de ecus (2,43 milhões de ecus de dotações transitadas automaticamente e 0,13 milhões de ecus de dotações transitadas não automaticamente), ou seja 42,6 % do orçamento relativo ao exercício de 1996 (6,01 milhões de ecus).

1.20. A maioria das dotações foi transitada para rubricas orçamentais que dizem respeito ao pagamento das despesas operacionais do Observatório.

Bancos

1.21. O Observatório utiliza a conta intermédia «transferências em curso» para a contabilização dos movimentos de tesouraria. Deverá ser efectuada mensalmente uma reconciliação do saldo desta conta, em conformidade com as disposições regulamentares. À data dos controlos, esta reconciliação não havia sido efectuada. As informações fornecidas posteriormente sobre os movimentos que compõem o saldo de fim de exercício desta conta e o respectivo resultado revelaram que alguns deles, num montante total de 0,06 milhões de ecus, encontravam-se ainda em suspenso no final de Maio de 1997 (este montante faz parte do saldo indicado no ponto 1.18).

Observações sobre as demonstrações financeiras de final de exercício

1.22. O montante da subvenção da Comissão não cobrado no final do exercício, e que consta do activo do balanço de final de exercício, ou seja 0,16 milhões de ecus, não deveria fazer parte das receitas do exercício, pois o regulamento financeiro do Observatório dispõe, no segundo parágrafo do artigo 5º, que as receitas de um exercício são contabilizadas no exercício em que são cobradas. O saldo destas contas deverá figurar no passivo do balanço numa conta de regularização.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 15 e 16 de Outubro de 1997.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) JO L 36 de 12. 2. 1993, p. 6.

(2) Em conformidade com o nº 10 do artigo 11º do Regulamento (CEE) nº 302/93 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e despesas do Observatório relativas ao exercício de 1996 foram elaboradas em 26 de Março de 1997, data em que foram assinadas pelo Director do Observatório e dirigidas à Comissão, ao Conselho de Administração e ao Tribunal de Contas. O Tribunal recebeu estas contas em 31 de Março de 1997. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

(3) JO L 341 de 30. 12. 1994, p. 7.

ANEXO

QUADRO 1 BALANÇO FINANCEIRO RELATIVO AOS EXERCÍCOS DE 1995 E 1996

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte: Quadro elaborado pelo Tribunal a partir dos dados fornecidos pelo Observatório.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

(1) O montante corresponde à soma dos valores imobilizados e dos valores de exploração

RESPOSTAS DO OBSERVATÓRIO EUROPEU DA DROGA E DA TOXICODEPENDÊNCIA

1.4 e 1.5. O Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência (OEDT) toma nota da observação geral do Tribunal de Contas que constata a fiabilidade das demonstrações financeiras e a legalidade e regularidade das operações e envidará esforços no sentido de colmatar os defeitos pontuais referidos no ponto 1.4.

1.6. O OEDT concorda plenamente com a observação do Tribunal de Contas relativa à inexistência de um verdadeiro instrumento de contabilidade orçamental. Desde inícios de 1995 que o OEDT, em conjunto com as outras agências, procura uma solução para obter um verdadeiro software de contabilidade orçamental. Um concurso lançado para o efeito pelo conjunto das agências em 1995 não teve, infelizmente, qualquer resultado prático.

Neste contexto, as agências previram adaptar o sistema Syncom 2, cuja utilização está actualmente a ser analisada pela Comissão Europeia. Dado o sistema ter sido considerado demasiado pesado para as dimensões das agências, o Cedefop decidiu adaptá-lo às necessidades das mesmas, iniciativa em que tem o apoio do OEDT.

Graças a este novo processo em curso, o OEDT considera que poderá dispor de um verdadeiro sistema de contabilidade orçamental em 1998.

1.7 a 1.11. O OEDT concorda com as observações do Tribunal de Contas relativas à contabilidade geral. Com efeito, em 1996, a capacidade operacional dos serviços administrativos do Observatório foi muito limitada. Durante todo o primeiro semestre desse ano, as tarefas administrativas, nomeadamente, gestão de pessoal, gestão dos contratos, execução orçamental, pagamentos e contabilidade, foram asseguradas por apenas dois agentes. Esta situação provocou necessariamente atrasos no registo dos dados na contabilidade geral, não tendo permitido a conciliação das contas nem o registo mensal do IVA. Os recursos humanos disponíveis tão pouco permitiram evitar a acumulação de funções pelo tesoureiro.

Ao longo de 1996, o OEDT tomou as iniciativas que se impunham no sentido de melhorar esta situação e de se dotar dos recursos humanos adequados para assegurar uma boa gestão financeira. Assim, foi criado o departamento de administração, finanças e logística, que foi progressivamente dotado do pessoal necessário para a realização das diferentes tarefas no respeito do princípio da separação de funções.

Considerando os procedimentos de recrutamento e a recuperação dos atrasos verificados, tais progressos serão susceptíveis de produzir resultados visíveis apenas em 1997.

1.12. O OEDT não está submetido às disposições do Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias, mas sim às disposições do seu próprio regulamento financeiro, adoptadas após parecer do Tribunal de Contas, em conformidade com o artigo 11º do regulamento que o institui.

As referidas disposições (ver artigo 88º das normas de execução do regulamento financeiro do OEDT) regem a composição da CCCC do OEDT, prevendo, para além disso, que entre os membros que compõem a CCCC deve figurar o chefe da administração do Observatório. O chefe da administração, enquanto responsável (hierarquicamente) pelas questões jurídicas no interior do OEDT, é considerado o «representante do serviço encarregado das questões jurídicas», cuja presença na CCCC é recomendada no artigo 64º do Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias. No entanto, o OEDT está disposto a estudar a possibilidade de integrar na CCCC o agente directamente responsável pelas questões jurídicas relativas às compras e contratos.

1.13. O OEDT concorda com as observações do Tribunal de Contas. Efectivamente, na fase de arranque, o OEDT foi obrigado a responder a necessidades urgentes (serviços de segurança, limpeza, seguros, etc.), relativamente aos quais celebrou contratos por ajuste directo com as empresas que já prestavam serviços no gabinete da Comissão em Lisboa (no seguimento de concursos regularmente lançados pela Comissão).

No que respeita ao prazo de entrega das candidaturas, em conformidade com as observações do Tribunal, o OEDT modificou os prazos, aumentando-os para quatro semanas em 1997.

1.14 e 1.15. O OEDT concorda com as observações do Tribunal. O problema levantado fica a dever-se ao facto de a subvenção do Governo português ter sido contabilizada fora do orçamento de 1995. O OEDT reconhece que teria sido mais correcto inserir a referida subvenção no orçamento. Em contrapartida, os custos das obras suplementares que excedam o montante da referida subvenção serão imputados ao orçamento para 1997.

1.16. As observações do OEDT relativas aos pontos 1.7 a 1.11, referentes à contabilidade geral, aplicam-se igualmente às observações relativas às demonstrações financeiras.

1.17. As diferenças entre a contabilidade orçamental e a contabilidade geral mencionadas pelo Tribunal de Contas foram regularizadas aquando do estabelecimento das demonstrações financeiras definitivas. O OEDT dispõe de todos os documentos justificativos desses registos, cuja conformidade poderá ser verificada pelo Tribunal de Contas na próxima auditoria.

1.18. O OEDT dispõe neste momento de todos os documentos justificativos dos montantes imputados tanto na contabilidade orçamental como na contabilidade geral. O OEDT considera que, na próxima auditoria, o Tribunal de Contas estará em condições de estabelecer a conformidade dos registos efectuados.

1.19 e 1.20. O ano de 1996, primeiro ano de funcionamento efectivo do OEDT, caracterizou-se por importantes atrasos devidos, em especial, à aprovação tardia pelo Conselho de Administração dos programas de trabalho correspondentes. Mais particularmente, o programa de trabalho operacional 1995-1996 foi aprovado pelo Conselho de Administração apenas na sua reunião de Novembro de 1995, o que obrigou o OEDT a executar prioritariamente, em 1996, os montantes transitados de 1995. Este efeito de «bola de neve» prolongou-se até 1997, apesar da progressiva correcção desta deficiência inicial.

Assim, só foi possível iniciar a execução do programa operacional 1996 no último trimestre de 1996. As transições em questão dizem respeito, na sua maioria, a dotações para pagamentos (transições automáticas) e, em menor número, a dotações para autorizações (transições não automáticas). Apesar disso, o OEDT conseguiu autorizar dotações num montante de 5,826 milhões de ecus em 1996, ou seja, 97 % do orçamento disponível.

1.21. A ausência de conciliação mensal da conta «transferências em curso» fica a dever-se aos atrasos verificados na contabilidade geral, e que foram examinados no ponto 1.7.

Quanto aos movimentos «em suspenso» referidos pelo Tribunal de Contas, o OEDT dispõe já de todos os documentos justificativos e considera que a próxima auditoria do Tribunal de Contas permitirá estabelecer a conformidade dos registos efectuados.

1.22. O OEDT concorda com as observações do Tribunal. Tais observações serão tidas em conta na apresentação do balanço de 1997.