DECISÃO Nº 9/97 relativa ao acesso do público aos documentos administrativos do Instituto Monetário Europeu (IME)

O CONSELHO DO INSTITUTO MONETÁRIO EUROPEU,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia e, nomeadamente, o seu artigo 109ºF;

Tendo em conta os Estatutos do IME e, nomeadamente, o seu artigo 9º;

Considerando que a declaração relativa ao direito de acesso à informação anexada à acta final do Tratado da União Europeia salienta que a transparência do processo de decisão reforça o carácter democrático das instituições e a confiança do público na administração;

Considerando que o Provedor de Justiça Europeu publicou uma decisão no âmbito de um inquérito de iniciativa própria sobre o acesso do público aos documentos das instituições comunitárias (1); que as recomendações contidas na referida decisão apenas são aplicáveis ao IME no que se refere aos documentos administrativos;

Considerando que é oportuno estabelecer os princípios que regem o acesso a documentos administrativos do IME;

Considerando que os Conselhos Europeus de Birmingham e de Edimburgo acordaram um certo número de princípios com vista a promover uma Comunidade mais próxima dos seus cidadãos;

Considerando que o Conselho Europeu de Copenhaga reafirmou o princípio do maior acesso possível dos cidadãos à informação;

Considerando que os cidadãos têm um interesse legítimo na organização e no funcionamento das instituições e dos organismos financiados por fundos públicos;

Considerando que o nº 1 do artigo 10º dos Estatutos do IME estabelece que o teor dos debates do Conselho são confidenciais e que aquele pode, deliberando por unanimidade, decidir tornar público o resultado das suas deliberações;

Considerando que o nº 1 do artigo 11º do Regulamento Interno do IME estabelece que o teor dos debates do Conselho ou de qualquer comité ou grupo instituído pelo Conselho deverão ser confidenciais, salvo se o Conselho, deliberando por unanimidade, autorizar o presidente a divulgar os resultados das suas deliberações;

Considerando que o nº 2 do artigo 11º do Regulamento Interno do IME estipula que todos os documentos elaborados pelos IME serão confidenciais, salvo decisão em contrário do Conselho;

Considerando que a presente decisão constitui um elemento adicional à política de informação e comunicação do IME; considerando que normas claras podem favorecer uma boa administração ajudando os responsáveis a dar seguimento com exactidão e rapidez aos pedidos de documentos apresentados pelo público;

Considerando que o IME, antes de conceder o acesso a qualquer documento contendo informações obtidas junto do banco central de um Estado-membro, consultará esse banco;

Considerando que, em conformidade com o nº 5 do artigo 9º dos Estatutos do IME, o Presidente do IME é responsável pela gestão corrente do IME;

Considerando que a presente decisão não constitui um precedente para a posição do Banco Central Europeu nesta questão,

DECIDE:

Artigo 1º

1. O público terá acesso aos documentos administrativos do IME em conformidade com as disposições da presente decisão.

2. Entende-se por «documento administrativo do IME» qualquer registo, seja qual for o seu suporte, que contenha dados existentes e esteja relacionado com a organização e o funcionamento do IME.

Artigo 2º

Os pedidos de acesso a um documento administrativo do IME deverão ser enviados por escrito ao IME (2). Os serviços do IME diligenciarão no sentido de dar seguimento ao pedido. Se o pedido não for formulado de forma suficientemente precisa ou não contiver os elementos que permitam identificar o documento solicitado, os serviços do IME solicitarão ao requerente que complete e seu pedido fornecendo informações adicionais.

Artigo 3º

1. O acesso a um documento administrativo do IME efectuar-se-á quer mediante consulta nas instalações do EMI, quer mediante envio de uma cópia ao requerente, a expensas suas. Para ambos os casos, o presidente pode estabelecer uma taxa, de montante razoável, que corresponda aos custos incorridos com a tramitação do pedido.

2. Os serviços do IME diligenciarão no sentido de encontrar uma solução justa para atender os pedidos formulados reiteradamente pelo mesmo requerente para o mesmo documento administrativo, bem como para os que se referem a um número elevado de documentos ou a documentos muito extensos.

3. Os requerentes a quem tiver sido concedido o acesso a um documento administrativo do IME em conformidade com o presente artigo, não está autorizado a reproduzir nem divulgar o referido documento para fins comerciais, através de venda directa, sem a autorização prévia do IME, que pode retirar essa autorização sem obrigatoriedade de fundamentação.

Artigo 4º

O acesso a um documento administrativo do IME não pode ser autorizado nos casos em que a sua divulgação possa prejudicar:

- a protecção do interesse público, em particular a segurança pública, as relações internacionais, a estabilidade monetária e cambial, os procedimentos judiciais e inspecções e inquéritos,

- a protecção do indivíduo e da sua vida privada,

- a protecção dos direitos de autor e o sigilo comercial, bancário e industrial,

- a protecção dos interesses financeiros do IME,

- a protecção da confidencialidade solicitada por uma pessoa singular ou colectiva que tenha fornecido qualquer informação contida no documento ou exigida pela legislação aplicável a essa pessoa.

Artigo 5º

1. Os serviços do IME diligenciarão no sentido de dar seguimento ao pedido num prazo razoável. O requerente será informado por escrito, no prazo de um mês, pelo Secretariado-Geral do IME, do deferimento do seu pedido ou da intenção de o indeferir. Neste último caso, o interessado será igualmente informado dos motivos dessa intenção e de que dispõe do prazo de um mês para apresentar um pedido de confirmação tendente à revisão da posição, na falta do qual se considerará que desistiu do seu pedido inicial.

2. O não atendimento de um pedido no prazo de um mês a contar da data da sua apresentação significa que o pedido foi indeferido, salvo nos casos em que o requerente apresente, no mês que se segue, o pedido de confirmação supramencionado.

3. A decisão relativa ao pedido de confirmação é tomada pelo Conselho do IME no mês que se segue à recepção do pedido.

4. A decisão de indeferimento de um pedido de confirmação será devidamente fundamentada. O requerente será notificada por escrito o mais rapidamente possível, sendo simultaneamente informado do disposto no nº 9 do artigo 109ºF e nos artigos 138ºE e 173º do Tratado que institui a Comunidade Europeia relativo, respectivamente, às condições de recurso das pessoas singulares ao Provedor de Justiça e à fiscalização da legalidade dos actos do IME pelo Tribunal de Justiça.

5. A não resposta a um pedido de confirmação no mês seguinte à sua apresentação significará que o pedido foi indeferido.

Artigo 6º

O presidente tomará todas as medidas necessárias para dar aplicação à presente decisão.

Artigo 7º

A presente decisão produz efeitos a partir de 3 de Junho de 1997.

Feito em Francoforte, em 3 de Juno de 1997.

Pelo Conselho do IME

O Presidente

Alexandre LAMFALUSSY

(1) 616/PUBAC/F/IJH de 20 de Dezembro de 1996.

(2) Dirigido ao Secretariado-Geral do Instituto Monetário Europeu, Kaiserstraße 29, D-60311 Frankfurt am Main.