PT Jornal Oficial da União Europeia L 328/42

REGULAMENTO DELEGADO (UE) N.o 1271/2013 DA COMISSÃO

de 30 de setembro de 2013

que institui o regulamento financeiro quadro dos organismos referidos no artigo 208.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho

A COMISSÃO EUROPEIA,

Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

Tendo em conta o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União e que revoga o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 (1), nomeadamente o artigo 208.o,

Considerando o seguinte:

(1) O Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão (2), que institui o Regulamento Financeiro Quadro dos organismos criados pelas Comunidades, teve por base o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho (3). O Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 foi substituído pelo Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012. Por conseguinte, é necessário rever o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão. Por razões de clareza, é necessário substituir o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002.

(2) É necessário ter em conta a declaração conjunta do Parlamento Europeu, do Conselho da UE e da Comissão Europeia sobre as agências descentralizadas, de 19 de julho de 2012.

(3) Certas disposições do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 devem ser revistas, a fim de ter em conta a experiência adquirida na sua aplicação.

(4) O presente regulamento deve estabelecer os grandes princípios e regras de base aplicáveis aos organismos criados ao abrigo do TFUE e do Tratado Euratom (a seguir denominados «organismos da União») que recebam contribuições a cargo do orçamento, sem prejuízo do respetivo ato constitutivo. Os organismos da União adotarão as suas próprias regras financeiras com base no presente regulamento, não podendo afastar-se do aí previsto, exceto se as suas necessidades específicas o impuserem e se obtiverem o acordo prévio da Comissão.

(5) No entanto, por uma questão de coerência, embora o presente regulamento não se lhes aplique, os organismos da União integralmente autofinanciados devem adotar regras semelhantes, sempre que seja adequado. De acordo com a declaração conjunta do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão de 19 de julho de 2012, estes organismos devem apresentar a estas três instituições um relatório anual sobre a execução do seu orçamento e ter devidamente em conta os seus pedidos e recomendações.

(6) Os organismos da União devem estabelecer e executar o seu orçamento em conformidade com os cinco princípios fundamentais do direito orçamental (unicidade, verdade, universalidade, especificação e anualidade), bem como os princípios do equilíbrio, unidade de conta, boa gestão financeira e transparência.

(7) Deve sublinhar-se que a contribuição da União se reveste de uma natureza de «contribuição de equilíbrio». A parte do resultado orçamental positivo do organismo da União que exceda o montante da contribuição da União paga durante esse exercício deve ser devolvida ao orçamento da União.

(8) Quando o ato constitutivo preveja que, para além da contribuição da União, as receitas incluem taxas e imposições e que estas receitas são afetadas a determinadas rubricas de despesa, os organismos da União devem poder fazer transitar o saldo para o exercício seguinte sob a forma de receitas afetadas.

(9) É necessário garantir que as taxas são fixadas a um nível adequado, destinado a cobrir os custos do fornecimento dos serviços, evitando excedentes significativos.

(10) A delegação de tarefas de execução orçamental em organismos da União deve continuar a ser devidamente justificada pelas características dessas tarefas e as competências específicas do organismo da União, assegurando simultaneamente uma boa gestão financeira e uma relação custo/eficácia. As tarefas delegadas devem ser compatíveis com o ato constitutivo.

(11) Os organismos da União devem ser autorizados a beneficiar de subvenções ad hoc apenas se tal for expressamente previsto nos atos de base relevantes e permitido pelo ato constitutivo.

(12) Nos termos do artigo 50.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o organismo da União tem de participar numa aferição comparativa em relação a outros organismos ou instituições da União.

(13) É necessário estabelecer regras sobre o plano de ação para dar seguimento às conclusões das avaliações globais periódicas, a fim de assegurar a sua aplicação eficaz.

(14) A fim de assegurar a coerência da programação, o organismo da União deve elaborar um documento de programação anual e plurianual, tendo em conta as orientações da Comissão.

(15) O organismo da União deve alinhar o seu calendário de programação anual e plurianual com o processo orçamental, para garantir a sua eficiência e a coerência entre todos os documentos de programação.

(16) É necessário clarificar a atual arquitetura das funções de auditoria interna e de controlo interno, racionalizando os requisitos de apresentação de relatórios. A função de auditoria interna do organismo da União deve ser assegurada pelo Auditor Interno da Comissão, que deve realizar auditorias quando tal se justifique em função dos riscos envolvidos. É necessário prever regras em matéria de estabelecimento e funcionamento das estruturas de auditoria interna.

(17) As obrigações de apresentação de relatórios devem ser racionalizadas. Os organismos da União devem apresentar um relatório anual de atividades consolidado que inclua informações exaustivas sobre a execução do seu programa de trabalho, o orçamento, a política de recursos humanos e os sistemas de gestão e de controlo interno.

(18) A fim de melhorar a relação custo/eficácia dos organismos da União, é necessário prever a possibilidade de partilhar serviços ou de os transferir para outro organismo da União ou para a Comissão. Em especial, a relação custo-eficácia pode ser melhorada se for confiada ao contabilista da Comissão a totalidade ou parte das funções do contabilista do organismo da União.

(19) Em conformidade com o previsto no Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, as autorizações orçamentais que se estendem por vários exercícios só podem ser fracionadas em parcelas anuais se o ato constitutivo ou ato de base assim o previrem, ou caso se refiram a despesas administrativas.

(20) A fim de alinhar as regras sobre as receitas afetadas com o disposto no Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, é necessário prever normas relativas à diferenciação das receitas afetadas (internas e externas) e à sua transição.

(21) A fim de alinhar as regras sobre o tratamento dos juros gerados pela contribuição da União a favor do organismo da União com as do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, é necessário prever que não são devidos juros ao orçamento.

(22) O Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 prevê a possibilidade de, em casos específicos, ser assumido um compromisso jurídico antes da autorização orçamental. Os organismos da União também devem beneficiar desta possibilidade.

(23) A fim de garantir a coerência entre o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 e o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, não devem ser permitidas disposições específicas relativas aos contratos públicos e às subvenções. A aplicação de um conjunto de regras único garante a simplificação do trabalho do organismo da União e permite a utilização das orientações e modelos elaborados pela Comissão.

(24) Deve ser introduzida a possibilidade de atribuição de prémios pelo organismo da União, a fim de alinhar as disposições do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.

(25) Para identificar e gerir adequadamente o risco de conflitos de interesses reais ou potenciais, os organismos da União devem adotar regras sobre a prevenção e a gestão dos conflitos de interesses. Essas regras devem ter em conta as orientações elaboradas pela Comissão na sequência da declaração conjunta do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão, de 19 de julho de 2012.

(26) As disposições em matéria de política imobiliária, incluindo a possibilidade de os organismos da União contraírem empréstimos e as respetivas condições, devem ser alinhadas com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, para assegurar uma aplicação coerente das regras recentemente introduzidas por todos os organismos e instituições da União.

(27) É necessário prever disposições transitórias para a programação e a apresentação de relatórios, dado que a Comissão deve dispor de tempo para elaborar as orientações adequadas em cooperação com os organismos competentes da União Europeia.

(28) O presente regulamento deve entrar em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia, a fim de permitir a adoção atempada das regras financeiras revistas dos organismos da União a partir de 1 de janeiro de 2014, assegurando a sua coerência no âmbito do próximo quadro financeiro plurianual,

ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:

TÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 1.o

Objeto

O presente regulamento estabelece as regras financeiras essenciais em que os organismos da União se devem basear para adotar as suas próprias regras financeiras. As regras financeiras dos organismos da União não podem divergir do disposto no presente regulamento, exceto se as suas necessidades específicas o impuserem e desde que a Comissão dê o seu consentimento prévio.

Artigo 2.o

Definições

Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:

— «ato constitutivo»: o ato jurídico da União que rege os aspetos essenciais da criação e funcionamento do organismo da União,

— «orçamento do organismo da União»: o instrumento que, para cada exercício financeiro, prevê e autoriza o conjunto das receitas e despesas consideradas necessárias para o organismo da União,

— «organismo da União»: qualquer dos organismos referidos no artigo 208.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012,

— «conselho de administração»: o principal órgão interno do organismo da União com competência para tomar decisões em matéria financeira e orçamental, independentemente da sua designação no ato constitutivo,

— «diretor»: a pessoa responsável pela execução das decisões do conselho de administração e que exerce funções de gestor orçamental relativamente ao orçamento do organismo da União, independentemente da sua designação no ato constitutivo,

— «comissão executiva»: o órgão interno do organismo da União que assiste o conselho de administração e cujas responsabilidades e regras de procedimento estão previstas no ato constitutivo.

Artigo 3.o

Prazos, datas e termos

Salvo disposição em contrário, o Regulamento (CEE, Euratom) n.o 1182/71 do Conselho (4) é aplicável ao cálculo dos prazos previstos no presente regulamento.

Artigo 4.o

Proteção de dados pessoais

O presente regulamento aplica-se sem prejuízo da Diretiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (5) e do Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho (6).

Artigo 5.o

Respeito dos princípios orçamentais

A elaboração e a execução do orçamento do organismo da União devem respeitar os princípios da unicidade, da verdade orçamental, da anualidade, do equilíbrio, da unidade de conta, da universalidade, da especificação, da boa gestão financeira, que requer um controlo interno eficaz e eficiente, e da transparência, nas condições definidas no presente regulamento.

TÍTULO II

PRINCÍPIOS ORÇAMENTAIS

CAPÍTULO 1

Princípio da unicidade e da verdade orçamental

Artigo 6.o

Âmbito do orçamento do organismo da União

1. O orçamento do organismo da União inclui:

a) Receitas próprias, que abrangem todas as taxas ou imposições que o organismo da União esteja autorizado a cobrar em virtude das missões que lhe são confiadas, bem como outras receitas eventuais;

b) Receitas, que incluem as eventuais contribuições financeiras dos Estados-Membros que acolhem o organismo;

c) Uma contribuição atribuída pela União;

d) Receitas afetadas com vista a financiar determinadas rubricas de despesas nos termos do artigo 23.o, n.o 1;

e) As despesas do organismo da União, incluindo as despesas administrativas.

2. A afetação das receitas das taxas e imposições só terá lugar em casos excecionais e devidamente justificados que estejam previstos no ato constitutivo.

3. Quando um ou vários atos constitutivos previrem que certas tarefas claramente definidas são financiadas separadamente, ou quando o organismo da União executar tarefas que lhe sejam confiadas por um acordo de delegação, devem ser criadas contas separadas, quer para as operações de receitas como de despesas. O organismo da União deve identificar claramente cada grupo de funções na sua programação de recursos humanos incluída no documento de programação anual e plurianual a que se refere o artigo 32.o.

Artigo 7.o

Subvenções ad hoc

1. Os organismos da União não podem receber subvenções ad hoc a partir do orçamento, a menos que sejam autorizadas no ato constitutivo e estejam expressamente previstas no ato de base.

2. Sempre que o organismo da União tenha sido autorizado a receber subvenções ad hoc, as tarefas financiadas por estas subvenções devem ser incluídas no programa de trabalho anual referido no artigo 32.o, n.o 3.

Artigo 8.o

Acordos de delegação

1. A Comissão não delega tarefas de execução orçamental no organismo da União, exceto se tal for devidamente justificado pela natureza especial da ação e pelas competências específicas do organismo da União.

2. A escolha do organismo da União deve ter em conta:

a) A relação custo/eficácia da delegação dessas tarefas;

b) O impacto na estrutura de governação do organismo e nos seus recursos humanos e financeiros.

3. Sempre que, excecionalmente, a Comissão delegar tarefas no organismo da União:

a) O artigo 60.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 é aplicável ao organismo da União no que respeita aos fundos afetados a essas tarefas, não sendo aplicáveis os artigos 108.o e 109.o do presente regulamento;

b) As tarefas delegadas devem ser referidas no programa de trabalho anual do organismo da União a que se refere o artigo 32.o, n.o 3, apenas para efeitos de informação.

4. Sem prejuízo do disposto no n.o 2, o gestor orçamental deve consultar o conselho de administração antes da assinatura do acordo de delegação.

Artigo 9.o

Regras específicas sobre os princípios da unicidade e da verdade orçamental

1. As receitas só podem ser cobradas e as despesas só podem ser efetuadas por imputação a uma rubrica do orçamento do organismo da União.

2. Nenhuma despesa pode ser objeto de autorização, nem de ordem de pagamento, se o montante das dotações aprovadas no orçamento do organismo da União for ultrapassado.

3. Uma dotação só pode ser inscrita no orçamento do organismo da União se corresponder a uma despesa considerada necessária.

4. Os juros gerados pelos pagamentos de pré-financiamentos a partir do orçamento do organismo da União não são devidos ao organismo da União.

CAPÍTULO 2

Princípio da anualidade

Artigo 10.o

Definição

As dotações inscritas no orçamento do organismo da União são aprovadas para um exercício orçamental, que começa em 1 de janeiro e termina em 31 de dezembro.

Artigo 11.o

Tipos de dotações

1. O orçamento do organismo da União contém dotações não diferenciadas e, sempre que justificado por necessidades operacionais, dotações diferenciadas. As dotações diferenciadas consistem em dotações de autorização e dotações de pagamento.

2. As dotações de autorização cobrem o custo total dos compromissos jurídicos assumidos durante o exercício.

3. As dotações de pagamento cobrem os pagamentos decorrentes da execução dos compromissos jurídicos assumidos durante o exercício ou durante os exercícios precedentes.

Artigo 12.o

Regras contabilísticas aplicáveis às receitas e às dotações

1. As receitas do organismo da União referidas no artigo 6.o são inscritas nas contas do exercício financeiro com base nos montantes recebidos no decurso desse exercício.

2. As receitas do organismo da União dão origem a dotações de pagamento do mesmo montante.

3. As dotações autorizadas para um exercício só podem ser utilizadas para cobrir as despesas autorizadas e pagas no decurso desse exercício e para cobrir os montantes devidos por força de autorizações concedidas em exercícios anteriores.

4. As autorizações são contabilizadas com base nos compromissos jurídicos assumidos até 31 de dezembro.

5. Os pagamentos são imputados a um exercício com base nos pagamentos efetuados pelo contabilista até 31 de dezembro desse ano.

Artigo 13.o

Autorização de dotações

As dotações inscritas no orçamento de um organismo da União podem ser autorizadas, com efeitos a partir de 1 de janeiro, a partir do momento em que o respetivo orçamento esteja definitivamente aprovado.

Artigo 14.o

Anulação e transição de dotações

1. As dotações não utilizadas até ao final do exercício para o qual foram inscritas são anuladas. Todavia, podem ser objeto de transição, mas exclusivamente para o exercício seguinte, por decisão tomada até 15 de fevereiro pelo conselho de administração ou, quando o ato constitutivo o permita, pela comissão executiva, nos termos dos n.os 3 e 4, ou ser objeto de transição automática nos termos do n.o 5.

2. As dotações relativas às despesas com o pessoal não podem transitar para o exercício seguinte.

3. No que se refere às dotações de autorização diferenciadas e às dotações não diferenciadas que, à data do encerramento do exercício, não tenham sido autorizadas, a transição pode incidir sobre:

a) Os montantes correspondentes às dotações de autorização;

b) Os montantes correspondentes às dotações não diferenciadas referentes a projetos imobiliários relativamente aos quais se encontre concluída em 31 de dezembro a maior parte das etapas preparatórias do procedimento de autorização. A fase preparatória do procedimento de autorização deve ser especificada nas normas de execução do regulamento financeiro de cada organismo da União.

Tais montantes podem ser objeto de autorização até 31 de março do ano seguinte, ou até 31 de dezembro do ano seguinte no caso de montantes relativos a projetos imobiliários.

4. No que se refere às dotações de pagamento, a transição pode incidir sobre os montantes necessários para cobrir autorizações existentes ou ligadas a dotações de autorização transitadas, caso as dotações de pagamento previstas nas rubricas orçamentais relevantes do exercício seguinte não sejam suficientes para cobrir as necessidades.

O organismo da União em causa utiliza prioritariamente as dotações aprovadas para o exercício em curso e só recorre às dotações transitadas após esgotamento das primeiras.

5. As dotações não diferenciadas que correspondam a obrigações contraídas regularmente à data de encerramento do exercício são objeto de transição automática, exclusivamente para o exercício seguinte.

6. As dotações transitadas e que, em 31 de março do exercício N+1, não tenham sido objeto de autorização, são automaticamente anuladas e identificadas nas contas.

Artigo 15.o

Regras de transição das receitas afetadas

A transição das receitas afetadas referidas no artigo 23.o e das dotações não utilizadas e disponíveis em 31 de dezembro a título dessas receitas é efetuada de acordo com as seguintes regras:

a) As receitas afetadas externas transitam automaticamente e são integralmente utilizadas até ao momento em que estiverem realizadas todas as operações relacionadas com o programa ou a ação a que foram afetadas; as receitas afetadas externas recebidas durante o último ano de execução do programa ou da ação podem ser utilizadas no primeiro ano do programa ou ação subsequente;

b) As receitas afetadas internas transitam apenas por um ano, com exceção das receitas afetadas internas definidas no artigo 23.o, n.o 3, alínea f), que transitam automaticamente.

Até 1 de junho do ano N+1, o mais tardar, o organismo da União informa a Comissão acerca da execução das receitas afetadas transitadas.

Artigo 16.o

Anulação de dotações

As anulações de autorizações em exercícios posteriores ao exercício em que essas dotações foram inscritas no orçamento do organismo da União, na sequência da não execução total ou parcial das ações às quais as dotações foram afetadas, acarretam a anulação das dotações correspondentes.

Artigo 17.o

Autorizações

1. A partir de 15 de outubro de cada ano, as despesas de gestão corrente podem ser objeto de autorizações antecipadas, imputáveis às dotações previstas para o exercício seguinte. No entanto, estas autorizações não podem exceder um quarto das dotações da rubrica orçamental correspondente do exercício em curso aprovadas pelo conselho de administração. Não podem incidir sobre novas despesas cujo tipo ainda não tenha sido aprovado em princípio no último orçamento do organismo da União devidamente aprovado.

2. As despesas que, por força de disposições legais ou contratuais, são pagas antecipadamente, tais como as rendas, podem ser objeto de pagamento a partir de 1 de dezembro, a imputar às dotações previstas para o exercício seguinte. Nesse caso, o limite referido no n.o 1 não é aplicável.

Artigo 18.o

Regras aplicáveis em caso de atraso na aprovação do orçamento do organismo da União

1. Se o orçamento do organismo da União não tiver sido aprovado definitivamente no início do exercício, aplica-se o disposto nos n.os 2 a 6.

2. Podem ser efetuadas operações de autorização e de pagamento dentro dos limites previstos no n.o 3.

3. As operações de autorização podem ser efetuadas por capítulo, dentro do limite de um quarto do conjunto das dotações aprovadas no capítulo em questão para o exercício anterior, acrescido de um duodécimo por cada mês decorrido.

O limite das dotações previstas no mapa previsional das receitas e despesas não pode ser ultrapassado.

As operações de pagamento podem ser efetuadas mensalmente, por capítulo, dentro do limite de um duodécimo das dotações aprovadas no capítulo em questão para o exercício anterior. No entanto, não podem exceder o duodécimo das dotações previstas no mesmo capítulo do mapa previsional das receitas e despesas.

4. Por dotações aprovadas no capítulo em questão para o exercício anterior, como especificado nos n.os 2 e 3, entendem-se as dotações votadas no orçamento do organismo da União, inclusive através de orçamentos retificativos, após ajustamento efetuado para ter em conta as transferências realizadas durante esse exercício.

5. Se a continuidade da ação do organismo da União e as necessidades de gestão o exigirem, mediante pedido do diretor, o conselho de administração pode autorizar despesas superiores ao duodécimo provisório mas que não excedam o total de quatro duodécimos provisórios, exceto em casos devidamente justificados, tanto para as operações de autorização como para as operações de pagamento, para além dos que ficam automaticamente disponíveis nos termos dos n.os 2 e 3.

Os duodécimos adicionais serão autorizados por inteiro e não podem ser fracionados.

6. Se, para um determinado capítulo, a aprovação de quatro duodécimos provisórios concedida nos termos do n.o 5 não permitir cobrir as despesas necessárias para evitar uma rutura da continuidade da ação do organismo da União no domínio abrangido pelo capítulo em causa, pode ser autorizado, a título excecional, que o montante das dotações inscritas no capítulo correspondente do orçamento do organismo da União do exercício anterior seja excedido. O conselho de administração delibera segundo os procedimentos previstos no n.o 5. Contudo, o montante global das dotações inscritas no orçamento do exercício anterior do organismo da União ou no projeto de orçamento do organismo da União proposto não pode ser excedido em caso algum.

CAPÍTULO 3

Princípio do equilíbrio

Artigo 19.o

Definição e âmbito de aplicação

1. O orçamento respeita o equilíbrio entre as receitas e as dotações de pagamento.

2. As dotações de autorização não podem ultrapassar o montante da contribuição da União, majorado das receitas próprias e de outras eventuais receitas referidas no artigo 6.o.

3. Nos organismos cujas receitas são constituídas por taxas e imposições, para além da contribuição da União, as taxas devem ser fixadas a um nível que permita evitar a criação de excedentes significativos. Quando seja recorrente a existência de resultados orçamentais significativamente positivos ou negativos, na aceção do artigo 97.o, o nível das taxas e imposições deve ser revisto.

4. O organismo da União não pode contrair empréstimos no quadro do respetivo orçamento.

5. A contribuição da União para o organismo da União consiste numa contribuição de equilíbrio para o orçamento do organismo da União e pode ser fracionada em vários pagamentos.

6. O organismo da União aplicará uma rigorosa gestão de tesouraria, tendo devidamente em conta as receitas afetadas, a fim de assegurar que os seus saldos de caixa se limitam às necessidades devidamente justificadas. Nos seus pedidos de pagamento, o organismo da União apresenta previsões pormenorizadas e atualizadas das suas necessidades efetivas de tesouraria ao longo do exercício, incluindo informações sobre as receitas afetadas.

Artigo 20.o

Resultado orçamental do exercício

1. Se o resultado da execução orçamental, na aceção do artigo 97.o, for positivo, este é reembolsado à Comissão até ao montante da contribuição paga no decurso do exercício. A parte do resultado orçamental que exceder o montante da contribuição da União nesse exercício será inscrita como receita no orçamento do organismo da União do exercício seguinte.

O primeiro parágrafo é igualmente aplicável quando as receitas do organismo da União forem constituídas por taxas e imposições, para além da contribuição da União.

A diferença entre a contribuição inscrita no orçamento e a efetivamente paga ao organismo da União é anulada.

O organismo da União deve apresentar, o mais tardar até 31 de janeiro do ano N, uma estimativa do resultado orçamental do ano N-1, que será posteriormente devolvido ao orçamento no decurso do ano N, a fim de completar as informações já disponíveis relativas ao resultado orçamental do ano N-2. Estas informações devem ser devidamente tidas em conta pela Comissão na avaliação das necessidades financeiras do organismo da União para o ano N+1.

2. Em casos excecionais, quando o ato constitutivo preveja que as receitas provenientes de taxas e imposições são afetadas a determinadas despesas, o organismo da União pode fazer transitar o saldo das taxas e imposições como receitas afetadas às atividades relacionadas com a prestação dos serviços pelos quais as taxas são devidas.

3. Se o resultado orçamental, na aceção do artigo 97.o, for negativo, será inscrito como dotações de pagamento no orçamento do organismo da União do exercício seguinte ou, quando adequado, será objeto de compensação em relação aos resultados orçamentais positivos do organismo da União nos exercícios financeiros seguintes.

4. As receitas ou dotações para pagamentos são inscritas no orçamento do organismo da União durante o processo orçamental através do procedimento de carta retificativa previsto no artigo 39.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 ou, estando em curso a execução do orçamento do organismo da União, mediante um orçamento retificativo.

CAPÍTULO 4

Princípio da unidade de conta

Artigo 21.o

Utilização do euro

O orçamento do organismo da União é elaborado, executado e objeto de prestação de contas em euros. No entanto, para as necessidades de tesouraria, o contabilista e, no caso de fundos para adiantamentos, os respetivos gestores, são autorizados a efetuar operações noutras moedas, nas condições especificadas na regulamentação financeira de cada organismo da União.

CAPÍTULO 5

Princípio da universalidade

Artigo 22.o

Definição e âmbito de aplicação

Sem prejuízo do artigo 23.o, a totalidade das receitas deve cobrir a totalidade das dotações de pagamento. Sem prejuízo do artigo 25.o, as receitas e as despesas são inscritas sem qualquer compensação entre si.

Artigo 23.o

Receitas afetadas

1. As receitas afetadas externas e internas são utilizadas para financiar despesas específicas.

2. Constituem receitas afetadas externas:

a) As contribuições financeiras dos Estados-Membros e de países terceiros, incluindo, em ambos os casos, as suas agências públicas, entidades jurídicas e pessoas singulares, destinadas a certas atividades dos organismos da União, na medida em que tal esteja previsto no acordo celebrado entre o organismo da União e os Estados-Membros, países terceiros ou agências públicas, entidades jurídicas e pessoas singulares em causa;

b) As receitas afetadas a um fim específico, como os rendimentos de fundações, as subvenções, as doações e os legados;

c) As contribuições financeiras não abrangidas pela alínea a) para atividades dos organismos da União provenientes de países terceiros ou outros organismos não pertencentes à União; — receitas provenientes das subvenções ad hoc referidas no artigo 7.o, — receitas provenientes dos acordos de delegação referidos no artigo 8.o;

d) As receitas internas afetadas referidas no n.o 3, na medida em que sejam subsidiárias de outras receitas referidas nas alíneas a) a c) do presente número;

e) As receitas provenientes de taxas e imposições referidas no artigo 6.o, n.o 2.

3. Constituem receitas afetadas internas:

a) As receitas provenientes de terceiros em contrapartida de fornecimentos, serviços prestados ou trabalhos efetuados a seu pedido, com exceção das taxas e imposições referidas no artigo 6.o, n.o 1, alínea a);

b) O produto da venda de veículos, equipamentos, instalações, materiais e aparelhos para fins científicos e técnicos cedidos por ocasião da sua substituição ou abate ao ativo, quando o valor contabilístico estiver inteiramente amortizado;

c) As receitas provenientes da restituição, nos termos do artigo 62.o, de montantes pagos indevidamente;

d) As receitas decorrentes do fornecimento de bens, prestação de serviços e trabalhos efetuados para instituições da União ou outros organismos da União;

e) O montante das indemnizações de seguros recebidas;

f) As receitas provenientes de indemnizações locativas;

g) As receitas provenientes da venda de publicações e filmes, inclusive em suporte eletrónico;

h) As receitas provenientes do reembolso ulterior dos impostos nos termos do artigo 25.o, n.o 3, alínea b).

4. Sem prejuízo do disposto no artigo 23.o, n.o 2, alínea e), o ato constitutivo em questão pode igualmente afetar as receitas nele previstas a despesas específicas. Salvo disposição em contrário no ato constitutivo em questão, essas receitas constituem receitas afetadas internas.

5. Qualquer receita na aceção das alíneas a) a c) do n.o 2 e das alíneas a) e d) do n.o 3, deve cobrir a totalidade das despesas diretas ou indiretas da ação ou do objetivo em causa.

6. O orçamento do organismo da União deve prever rubricas orçamentais para inscrever as receitas afetadas externas e internas e indicar, na medida do possível, o seu montante.

As receitas afetadas podem ser incluídas no mapa previsional das receitas e despesas apenas quanto aos montantes que são certos na data da elaboração dos mapas.

Artigo 24.o

Liberalidades

1. O diretor pode aceitar todas as liberalidades em benefício do organismo da União, tais como as provenientes de fundações, subvenções, doações e legados.

2. A aceitação de liberalidades suscetíveis de implicar encargos financeiros fica sujeita a autorização prévia do conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, da comissão executiva, que decidem no prazo de dois meses a contar da data da apresentação do pedido. Caso o conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva, não deliberarem neste prazo, considera-se que a liberalidade foi aceite.

Artigo 25.o

Regras das deduções e dos ajustamentos das taxas de câmbio

1. Podem ser efetuadas as seguintes deduções dos pedidos de pagamento que são, neste caso, objeto de uma ordem de pagamento pelo seu valor líquido:

a) Sanções aplicadas às partes em contratos públicos ou aos beneficiários;

b) Descontos, bónus e abatimentos efetuados sobre o valor das faturas e declarações de custos;

c) Regularizações de montantes indevidamente pagos.

As regularizações referidas no primeiro parágrafo, alínea c), podem ser efetuadas por meio de dedução direta relativamente a um novo pagamento intermédio ou pagamento do saldo a favor do mesmo beneficiário, no âmbito do capítulo, do artigo e do exercício financeiro que tenham suportado o montante pago em excesso.

As regras contabilísticas da União aplicam-se às deduções referidas no primeiro parágrafo, alínea c).

2. Os preços dos produtos fornecidos ou dos serviços prestados ao organismo da União, que incorporem impostos objeto de reembolso pelos Estados-Membros por força do Protocolo relativo aos Privilégios e Imunidades da União Europeia são imputados ao orçamento do organismo da União pelo seu valor líquido de impostos, caso o Protocolo lhe seja aplicável.

3. Os preços dos produtos fornecidos ou dos serviços prestados ao organismo da União, que incorporem impostos objeto de reembolso por países terceiros com base nas convenções relevantes, podem ser imputados ao orçamento do organismo da União:

a) Pelo seu valor líquido de impostos; ou

b) Pelo seu valor incluindo impostos. Neste caso, os impostos reembolsados ulteriormente são tratados como receitas afetadas internas.

4. Os impostos nacionais eventualmente suportados pelo organismo da União nos termos dos n.os 2 e 3 são inscritos numa conta provisória até ao seu reembolso pelo Estado em causa.

5. Os resultados orçamentais negativos são inscritos no orçamento do organismo da União como despesas.

6. As diferenças cambiais registadas durante a execução orçamental do organismo da União podem ser compensadas. O resultado final, positivo ou negativo, é incluído no saldo do exercício.

CAPÍTULO 6

Princípio da especificação

Artigo 26.o

Disposições gerais

As dotações são especificadas por títulos e capítulos. Os capítulos subdividem-se em artigos e números.

Artigo 27.o

Transferências

1. O diretor pode transferir dotações:

a) Entre títulos, até 10 % no máximo das dotações do exercício inscritas na rubrica a partir da qual se procede à transferência;

b) Entre capítulos e entre artigos, sem limite.

2. Para além do limite referido no n.o 1, o diretor pode propor ao conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, à comissão executiva, a realização de transferências de dotações entre títulos. O conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva, dispõem de um prazo de três semanas para se opor a estas transferências. Decorrido esse prazo, consideram-se aprovadas.

3. As propostas de transferência e as transferências efetuadas em conformidade com os n.os 1 e 2 serão acompanhadas das justificações adequadas e pormenorizadas que demonstrem a execução das dotações, bem como das previsões das necessidades até ao termo do exercício, quer no que diz respeito às rubricas a reforçar, quer às rubricas a partir das quais são transferidas as dotações.

4. O diretor informa o conselho de administração logo que possível das transferências efetuadas. O diretor informa o Parlamento Europeu e o Conselho de todas as transferências realizadas ao abrigo do n.o 2.

Artigo 28.o

Regras específicas relativas às transferências

1. Só podem ser transferidas dotações para as rubricas do orçamento do organismo da União em que estejam inscritas dotações ou que contenham a menção «pro memoria».

2. As dotações correspondentes a receitas afetadas só podem ser transferidas se essas receitas mantiverem a sua afetação.

CAPÍTULO 7

Princípio da boa gestão financeira

Artigo 29.o

Princípios da economia, da eficiência e da eficácia/Princípio da boa gestão financeira

1. As dotações devem ser utilizadas em conformidade com o princípio da boa gestão financeira, nomeadamente em conformidade com os princípios da economia, da eficiência e da eficácia.

2. O princípio da economia determina que os meios utilizados pelo organismo da União no exercício das suas atividades devem ser disponibilizados em tempo útil, nas quantidades e qualidades adequadas e ao melhor preço.

O princípio da eficiência visa a melhor relação entre os meios utilizados e os resultados obtidos.

O princípio da eficácia visa a consecução dos objetivos específicos fixados e a obtenção dos resultados esperados.

3. O organismo da União deve realizar um exercício de aferição comparativa a que se refere o artigo 50.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.

O exercício de aferição comparativa deve incluir:

— uma avaliação da eficiência dos serviços horizontais do organismo da União,

— uma análise de custos/benefícios da partilha de serviços ou da sua transferência integral para outro organismo da União ou para a Comissão.

Na realização do exercício de aferição comparativa referido no primeiro e segundo parágrafos, o organismo da União deve tomar as medidas necessárias para evitar eventuais conflitos de interesses.

4. Devem ser fixados objetivos específicos, mensuráveis, realizáveis, relevantes e calendarizados para todos os setores de atividade abrangidos pelo orçamento do organismo da União. A realização destes objetivos será controlada por indicadores de desempenho estabelecidos por atividade, devendo o diretor informar o conselho de administração. Essas informações são fornecidas anualmente e constam, o mais tardar, dos documentos que acompanham o projeto de orçamento do organismo da União.

5. A fim de melhorar a tomada de decisões, o organismo da União procede a avaliações ex ante e ex post, em conformidade com as orientações definidas pela Comissão. Estas avaliações incidem sobre todos os programas e atividades que originem despesas significativas, sendo os seus resultados comunicados ao conselho de administração.

6. O diretor deve preparar um plano de ação para dar sequência às conclusões das avaliações referidas no n.o 5 e apresentar, duas vezes por ano, relatórios sobre os progressos obtidos à Comissão e regularmente ao conselho de administração.

7. O conselho de administração examina a execução do plano de ação referido no n.o 6.

Artigo 30.o

Controlo interno da execução do orçamento

1. O orçamento do organismo da União deve ser executado com base num controlo interno eficaz e eficiente.

2. Para efeitos da execução do orçamento do organismo da União, o controlo interno é definido como um processo aplicável a todos os níveis da cadeia de gestão, concebido para proporcionar uma garantia razoável quanto à realização dos seguintes objetivos:

a) Eficácia, eficiência e economia das operações;

b) Fiabilidade das informações financeiras;

c) Preservação dos ativos e da informação;

d) Prevenção, deteção, correção e seguimento de fraudes e irregularidades;

e) Gestão adequada dos riscos relativos à legalidade e regularidade das operações subjacentes, tendo em conta o caráter plurianual dos programas e a natureza dos pagamentos em causa.

3. A eficácia do controlo interno baseia-se nas melhores práticas internacionais e inclui, em especial:

a) A separação de funções;

b) Uma estratégia adequada de gestão e controlo dos riscos, incluindo controlos a nível dos destinatários;

c) A prevenção dos conflitos de interesses;

d) Pistas de auditoria adequadas e integridade da informação nos sistemas de dados;

e) Procedimentos de controlo do desempenho e de acompanhamento das deficiências e exceções identificadas pelo controlo interno;

f) A avaliação periódica do bom funcionamento do sistema de controlo interno.

4. A eficiência do controlo interno baseia-se nos seguintes elementos:

a) A aplicação de uma estratégia adequada de gestão e controlo do risco, coordenada entre os intervenientes implicados na cadeia de controlo;

b) O acesso de todos os intervenientes competentes na cadeia de controlo aos resultados dos controlos;

c) A confiança depositada nos pareceres de auditoria independentes, sendo o caso, desde que a qualidade dos trabalhos subjacentes seja adequada e aceitável e que esses trabalhos tenham sido realizados em conformidade com as normas acordadas;

d) A aplicação atempada de medidas corretivas, incluindo, se for caso disso, sanções dissuasivas;

e) A eliminação de controlos múltiplos;

f) A melhoria da relação custo/benefício dos controlos.

CAPÍTULO 8

Princípio da transparência

Artigo 31.o

Publicação das contas, orçamentos e relatórios

1. O orçamento do organismo da União é elaborado e executado e as contas são apresentadas em conformidade com o princípio da transparência.

2. Um resumo do orçamento do organismo da União e dos eventuais orçamentos retificativos, tal como definitivamente aprovados, são publicados no Jornal Oficial da União Europeia no prazo de três meses após a sua adoção.

O resumo apresenta as cinco principais rubricas orçamentais de receitas, as cinco principais rubricas orçamentais de despesas do orçamento administrativo e operacional do organismo da União, o quadro do pessoal e uma estimativa do número de agentes contratuais expressa em equivalentes a tempo inteiro para a qual estão orçamentadas dotações, bem como dos peritos nacionais destacados. Deve igualmente indicar os dados do exercício anterior.

3. O orçamento do organismo da União, incluindo o quadro do pessoal e os orçamentos retificativos, tal como definitivamente aprovados, bem como uma indicação do número de agentes contratuais expresso em equivalentes a tempo inteiro para os quais estão inscritas dotações, bem como dos peritos nacionais destacados, são transmitidos para informação ao Parlamento Europeu e ao Conselho, ao Tribunal de Contas e à Comissão, sendo publicados no sítio web do organismo da União em questão no prazo de quatro semanas a contar da sua adoção.

4. O organismo da União disponibiliza no seu sítio web, o mais tardar em 30 de junho do exercício seguinte, informações sobre os beneficiários de fundos provenientes do orçamento do organismo da União, incluindo os peritos contratados nos termos do artigo 89.o, em conformidade com os n.os 2, 3 e 4 do artigo 21.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012 da Comissão (7), segundo uma apresentação normalizada. As informações publicadas são facilmente acessíveis, transparentes e exaustivas. Essas informações são disponibilizadas no respeito dos requisitos de confidencialidade e segurança, nomeadamente da proteção dos dados pessoais nos termos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.

TÍTULO III

ELABORAÇÃO E ESTRUTURA DO ORÇAMENTO

CAPÍTULO 1

Elaboração do orçamento do organismo da União

Artigo 32.o

Programação anual e plurianual

1. O organismo da União deve elaborar um documento de programação, que inclua a programação plurianual e anual, tendo em conta as orientações estabelecidas pela Comissão.

2. O programa plurianual deve definir:

— a programação estratégica global incluindo os objetivos, os resultados previstos e os indicadores de desempenho,

— a programação plurianual dos recursos orçamentais e do pessoal.

A programação dos recursos deve incluir informação qualitativa e quantitativa sobre os recursos humanos e questões orçamentais para efeitos de informação, em especial:

— relativamente aos anos N-1 e N, informações sobre o número de funcionários, agentes temporários e agentes contratuais tal como definidos no Estatuto dos Funcionários, bem como de peritos nacionais destacados,

— relativamente ao ano N-1 uma estimativa das operações orçamentais, na aceção do artigo 97.o, e informações sobre as contribuições em espécie concedidas pelo Estado-Membro de acolhimento ao organismo da União,

— relativamente ao ano N+1, uma estimativa do número de funcionários, agentes temporários e agentes contratuais, tal como definidos no Estatuto dos Funcionários,

— relativamente aos anos seguintes, a programação indicativa dos recursos orçamentais e do pessoal.

A Comissão transmite ao organismo da União o parecer dos seus serviços sobre o projeto de programação dos recursos humanos.

Se o organismo da União não tiver plenamente em conta a posição dos serviços da Comissão, deve fornecer à Comissão as explicações adequadas.

A programação dos recursos deve ser atualizada anualmente. A programação estratégica será atualizada sempre que necessário, nomeadamente para ter em conta os resultados das avaliações globais previstas no ato constitutivo.

3. O programa de trabalho anual do organismo da União deve conter os objetivos pormenorizados e os resultados esperados, incluindo os indicadores de desempenho. Deve conter igualmente uma descrição das ações a financiar e o montante indicativo dos recursos financeiros e humanos afetados a cada ação. O programa de trabalho anual deve ser coerente com o programa plurianual referido no n.o 1.

Deve indicar claramente as tarefas do organismo da União que tenham sido acrescentadas, modificadas ou suprimidas em comparação com o exercício anterior.

4. Qualquer alteração substancial do programa de trabalho anual deve ser adotada segundo o mesmo procedimento do programa de trabalho inicial, em conformidade com o ato constitutivo e o artigo 33.o do presente regulamento.

O conselho de administração pode delegar no gestor orçamental os poderes para adotar alterações não substanciais ao programa de trabalho anual do organismo da União.

Artigo 33.o

Elaboração do orçamento

1. O orçamento será elaborado em conformidade com as disposições do ato constitutivo.

2. O organismo da União transmite anualmente à Comissão, até 31 de janeiro, um projeto de mapa previsional das suas despesas e receitas, bem como as orientações gerais subjacentes a esse mapa.

3. Em conformidade com o artigo 37.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o organismo da União envia anualmente à Comissão, ao Parlamento Europeu e ao Conselho um mapa previsional das suas despesas e receitas, tal como especificado no ato constitutivo.

4. O mapa previsional das receitas e despesas do organismo da União deve incluir:

a) Um quadro de pessoal que estabelece o número de lugares permanentes e temporários, por grau e por categoria, autorizados dentro do limite das dotações orçamentais;

b) Em caso de alteração do número de lugares, um documento justificativo dos pedidos de novos lugares;

c) Uma previsão trimestral dos fluxos de tesouraria em termos de pagamentos e recebimentos;

d) Informações sobre a realização de todos os objetivos fixados anteriormente para as diferentes atividades. Os resultados das avaliações serão analisados e utilizados para demonstrar as vantagens de um eventual reforço ou diminuição do orçamento proposto pelo organismo da União em comparação com o seu orçamento do ano N.

5. O organismo da União transmite anualmente à Comissão, ao Parlamento Europeu e ao Conselho, até 31 de janeiro, o projeto de documento de programação referido no artigo 32.o, bem como as eventuais versões atualizadas posteriores desse documento.

6. No âmbito do procedimento de adoção do orçamento, a Comissão transmite o mapa previsional do organismo da União ao Parlamento Europeu e ao Conselho, e propõe o montante da contribuição para o organismo da União, bem como o número de efetivos que considera necessário para o mesmo. A Comissão apresenta o projeto de quadro do pessoal dos organismos da União e uma estimativa do número de agentes contratuais e de peritos nacionais destacados, expresso em equivalentes a tempo inteiro, para que são propostas dotações, assim que a Comissão tenha elaborado o projeto de orçamento.

7. O Parlamento Europeu e o Conselho adotam o quadro do pessoal do organismo da União, bem como qualquer alteração posterior, de acordo com o disposto no artigo 38.o, n.o 1. O quadro do pessoal será publicado em anexo à Secção III — Comissão — do orçamento.

8. O orçamento do organismo da União e o quadro do pessoal, juntamente com o documento de programação referido no artigo 32.o, são adotados pelo conselho de administração. Tornam-se definitivos após a aprovação final do orçamento que estabelece o montante da contribuição e o quadro do pessoal, devendo, se necessário, o orçamento do organismo da União e o quadro do pessoal ser adaptados em conformidade.

9. Quando confiar novas tarefas a um organismo da União, sem prejuízo dos processos legislativos para a alteração do ato constitutivo, a Comissão deve apresentar ao Parlamento Europeu e ao Conselho as informações necessárias para avaliar o impacto das novas funções nos recursos do organismo da União, tendo em vista a eventual revisão do seu financiamento, se necessário.

Artigo 34.o

Orçamentos retificativos

Qualquer alteração do orçamento do organismo da União, incluindo do quadro do pessoal, será objeto de um orçamento retificativo adotado segundo o mesmo procedimento do orçamento inicial do organismo da União, em conformidade com o disposto no ato constitutivo e no artigo 33.o do presente regulamento.

CAPÍTULO 2

Estrutura e apresentação do orçamento do organismo da União

Artigo 35.o

Estrutura do orçamento do organismo da União

O orçamento do organismo da União é constituído por um mapa das receitas e um mapa das despesas.

Artigo 36.o

Nomenclatura orçamental

Na medida em que a natureza das atividades do organismo da União o justifique, o mapa das despesas deve ser apresentado segundo uma nomenclatura com uma classificação por destino. Esta nomenclatura será definida pelo organismo da União e deve permitir distinguir claramente as dotações administrativas e operacionais.

Artigo 37.o

Apresentação do orçamento do organismo da União

O orçamento do organismo da União inclui:

1) No mapa das receitas: a) As previsões de receitas do organismo da União para o exercício em causa («exercício N»); b) A previsão das receitas do exercício anterior e as receitas do exercício N-2, c) As observações adequadas para cada rubrica de receitas.

2) No mapa das despesas: a) As dotações de autorização e de pagamento para o exercício N; b) As dotações de autorização e de pagamento do exercício precedente, bem como as despesas autorizadas e as despesas pagas no exercício N-2, sendo estas últimas igualmente expressas em percentagem do orçamento do organismo da União do exercício N; c) Um mapa recapitulativo dos calendários de pagamentos a efetuar no decurso de exercícios posteriores, por força de autorizações orçamentais concedidas em exercícios anteriores; d) As observações adequadas para cada subdivisão.

Artigo 38.o

Regras relativas aos quadros do pessoal

1. O quadro do pessoal referido no artigo 33.o inclui, junto ao número de lugares autorizados para o exercício, o número de lugares autorizados no exercício precedente, bem como o número de lugares efetivamente ocupados. O quadro do pessoal constitui um limite imperativo para o organismo da União, não podendo ser efetuadas quaisquer nomeações para além desse limite.

No entanto, o conselho de administração poderá alterar o quadro de pessoal até, no máximo, 10 % dos lugares autorizados, exceto no que se refere aos graus AD 16, AD 15, AD 14 e AD 13, e na dupla condição de essa alteração respeitar as seguintes condições:

a) Não afetar o volume das dotações de pessoal correspondente a um exercício completo;

b) Não exceder o número total de lugares autorizados pelo quadro do pessoal;

c) O organismo da União ter realizado uma aferição comparativa em relação a outros organismos da União, a exemplo do estudo analítico do pessoal da Comissão.

2. Em derrogação do disposto no segundo parágrafo do n.o 1, os casos de atividade a tempo parcial autorizados pela autoridade investida do poder de nomeação nos termos do Estatuto podem ser compensados com outras nomeações. Sempre que um agente solicite a retirada da autorização antes do fim do período acordado, o organismo da União tomará as medidas adequadas para respeitar, logo que possível, o limite previsto no n.o 1, alínea b), segundo parágrafo.

TÍTULO IV

EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DO ORGANISMO DA UNIÃO

CAPÍTULO 1

Disposições gerais

Artigo 39.o

Execução do orçamento de acordo com o princípio da boa gestão financeira

1. O diretor exerce as funções de gestor orçamental. Deve executar as receitas e despesas do orçamento em conformidade com as regras financeiras do organismo da União e com o princípio da boa gestão financeira, sob a sua própria responsabilidade e no limite das dotações autorizadas.

2. Sem prejuízo das responsabilidades do gestor orçamental em matéria de prevenção e deteção da fraude e irregularidades, o organismo da União participa nas atividades de prevenção da fraude do Organismo Europeu de Luta Antifraude.

Artigo 40.o

Delegação dos poderes de execução do orçamento

1. O diretor pode delegar os poderes de execução do orçamento no pessoal do organismo da União abrangido pelo Estatuto, em conformidade com as condições definidas nas regras financeiras do organismo da União adotadas pelo conselho de administração. Os agentes delegados só podem agir dentro do limite dos poderes que lhes sejam expressamente conferidos.

2. O agente delegado pode subdelegar as competências que lhe tenham sido conferidas, de acordo com as normas de execução do presente regulamento mencionadas no artigo 114.o. Cada ato de subdelegação exige o acordo expresso do diretor.

Artigo 41.o

Conflito de interesses

1. Os intervenientes financeiros, na aceção do capítulo 2 do presente título, e as outras pessoas envolvidas na execução e gestão do orçamento, incluindo os respetivos atos preparatórios, ou na auditoria e controlo do orçamento, não podem realizar qualquer ato em que os seus próprios interesses possam estar em conflito com os do organismo da União.

Se tal risco existir, a pessoa em causa deve abster-se de realizar esse ato e informar de tal facto a autoridade competente, que deve confirmar por escrito a existência ou não de um conflito de interesses. Caso se verifique a existência de um conflito de interesses, a pessoa em causa deve cessar todas as suas atividades nesse âmbito. A autoridade competente deve tomar as medidas eventualmente adequadas.

2. Para efeitos do n.o 1, existe conflito de interesses sempre que o exercício imparcial e objetivo das funções de um interveniente financeiro, ou de outra pessoa referida no n.o 1, se encontre comprometido por motivos familiares, afetivos, de afinidade política ou nacional, de interesse económico, ou por qualquer outro motivo de comunhão de interesses com o destinatário.

3. A autoridade competente a que se refere o n.o 1 é o superior hierárquico do agente em causa. Tratando-se do diretor, a autoridade competente é o conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva.

4. O organismo da União deve adotar regras sobre a prevenção e gestão dos conflitos de interesses.

Artigo 42.o

Modalidade de execução do orçamento do organismo da União

1. O orçamento do organismo da União é executado pelo diretor através dos serviços sob a sua autoridade.

2. Na medida em que tal se revelar indispensável, podem ser contratualmente confiadas, a entidades ou organismos externos de direito privado, tarefas de peritagem técnica e administrativas, preparatórias ou acessórias que não impliquem nem uma missão de poder público nem o exercício de um poder discricionário de apreciação.

CAPÍTULO 2

Intervenientes financeiros

Secção 1

Princípio da separação de funções

Artigo 43.o

Separação de funções

As funções de gestor orçamental e de contabilista são separadas e incompatíveis entre si.

Secção 2

Gestor orçamental

Artigo 44.o

Poderes e funções do gestor orçamental

1. O gestor orçamental é responsável pela execução das operações relativas às receitas e despesas em conformidade com o princípio da boa gestão financeira, bem como por assegurar a respetiva legalidade e regularidade.

2. Para efeitos do n.o 1, em conformidade com as normas mínimas adotadas pelo conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, pela comissão executiva, com base em regras equivalentes às estabelecidas pela Comissão para os seus próprios serviços e tendo em conta os riscos associados ao contexto de gestão e à natureza das ações financiadas, o gestor orçamental deve estabelecer a estrutura organizativa e os sistemas de controlo interno necessários à execução das funções de gestor orçamental.

A criação dessa estrutura e desses sistemas baseia-se numa análise de risco exaustiva, que deve ter em conta a sua relação custo-eficácia.

O gestor orçamental pode criar nos seus serviços uma base de conhecimentos especializados e de aconselhamento para o assistir no controlo dos riscos associados às suas atividades.

3. A fim de executar as operações associadas às despesas, o gestor orçamental procede a autorizações orçamentais, assume compromissos jurídicos, liquida as despesas, emite ordens de pagamento e toma as medidas preliminares necessárias para a execução das dotações.

4. A execução das operações associadas às receitas inclui a elaboração de previsões de créditos, o apuramento dos direitos a cobrar e a emissão das ordens de cobrança. Inclui ainda, se for caso disso, a renúncia a créditos apurados.

5. O gestor orçamental conserva os documentos justificativos das operações realizadas durante os cinco anos subsequentes à data da decisão de quitação da execução do orçamento do organismo da União. Os dados pessoais contidos em documentos justificativos devem ser suprimidos sempre que possível, quando esses dados não sejam necessários para efeitos de quitação orçamental, controlo e auditoria. Em qualquer caso, o artigo 37.o, n.o 2, do Regulamento (CE) n.o 45/2001 aplica-se à conservação dos dados relativos ao tráfego.

Artigo 45.o

Controlos ex ante

1. Cada operação referida no artigo 44.o deve ser objeto de pelo menos um controlo ex ante baseado numa análise documental e nos resultados disponíveis dos controlos já efetuados, relativo aos aspetos operacionais e financeiros da operação.

Os controlos ex ante incluem o lançamento e a verificação das operações.

2. Por «lançamento» de uma operação deve entender-se o conjunto das operações preparatórias para a adoção dos atos de execução do orçamento do organismo da União pelos gestores orçamentais, referidos nos artigos 33.o e 34.o.

3. Por «verificação ex ante» de uma operação deve entender-se o conjunto dos controlos ex ante instituídos pelo gestor orçamental, destinados a verificar os aspetos operacionais e financeiros dessa operação.

4. Os controlos ex ante devem verificar a coerência entre os documentos comprovativos necessários e quaisquer outras informações disponíveis. A frequência e intensidade dos controlos ex ante é definida pelo gestor orçamental competente, em função dos riscos e tendo em conta a sua relação custo-eficácia. Em caso de dúvida, o gestor orçamental competente para a liquidação do pagamento correspondente solicita informações complementares ou procede a um controlo no local, a fim de obter uma garantia razoável no âmbito do controlo ex ante.

O objetivo dos controlos ex ante consiste em verificar o seguinte:

a) A regularidade e conformidade das despesas à luz das disposições aplicáveis;

b) A aplicação do princípio de boa gestão financeira previsto no artigo 29.o.

Para efeitos de controlo, o gestor orçamental pode considerar uma série de operações individuais semelhantes relativas a despesas recorrentes com salários, pensões, reembolso de deslocações em serviço e despesas médicas como constituindo uma única operação.

5. Numa dada operação, a verificação deve ser efetuada por agentes diferentes dos que procederam ao seu lançamento. Os agentes que efetuam a verificação não podem estar subordinados aos que iniciaram a operação.

Artigo 46.o

Controlos ex post

1. O gestor orçamental pode instituir controlos ex post para verificar operações já aprovadas na sequência de controlos ex ante. Esses controlos podem ser efetuados por amostragem em função do risco.

2. Os controlos ex post podem ser realizados com base em documentos e, se necessário, no local.

Os controlos ex post devem verificar se as operações financiadas pelo orçamento do organismo da União foram executadas corretamente e, em especial, se respeitam os critérios referidos no artigo 45.o, n.o 4.

Os resultados dos controlos ex post são analisados pelo gestor orçamental pelo menos uma vez por ano, a fim de identificar eventuais questões sistémicas. O gestor orçamental deve tomar medidas para solucionar essas questões.

A análise dos riscos referida no n.o 1 deve ser efetuada tendo em conta os resultados dos controlos realizados e outras informações relevantes.

No caso dos programas plurianuais, o gestor orçamental estabelece uma estratégia plurianual de controlo, que especifica a natureza e a extensão dos controlos a realizar durante o período e o modo como os resultados devem ser aferidos numa base anual no quadro do processo de declaração de fiabilidade anual.

3. Os controlos ex ante e os controlos ex post não podem ser realizados pelos mesmos agentes. Os agentes responsáveis pelos controlos ex post não podem estar subordinados aos que realizaram os controlos ex ante.

Caso o gestor orçamental realize auditorias financeiras a beneficiários a título de controlos ex post, as regras de auditoria associadas devem ser claras, coerentes e transparentes e devem respeitar os direitos do organismo da União e das entidades auditadas.

4. Os agentes responsáveis pelo controlo da gestão das operações financeiras a que se refere o n.o 3 devem ter as competências profissionais necessárias para o efeito. Devem respeitar um código específico de normas profissionais aprovado pelo organismo da União e baseado nas normas aprovadas pela Comissão para os seus próprios serviços.

Artigo 47.o

Relatório anual de atividades consolidado

1. O gestor orçamental presta contas do exercício das suas funções ao conselho de administração, sob a forma de um relatório anual de atividades consolidado, que deve incluir:

a) Informações sobre: — a execução pelo organismo do programa de trabalho anual, do orçamento e do quadro de pessoal a que se refere o artigo 38.o, — os sistemas de gestão e de controlo interno, incluindo um resumo com o número e tipo de auditorias internas efetuadas pelo auditor interno, as estruturas de auditoria interna, as recomendações formuladas e o seguimento que lhes foi dado, bem como às recomendações dos anos anteriores, a que se referem os artigos 82.o e 83.o, — as observações do Tribunal de Contas e as ações empreendidas com base nessas observações, — as contas e o relatório sobre a gestão orçamental e financeira, sem prejuízo do disposto nos artigos 92.o, 96.o e 97.o;

b) Uma declaração do gestor orçamental indicando se, salvo especificação em contrário em eventuais reservas relativas a áreas específicas de receitas e despesas, tem uma garantia razoável relativamente aos seguintes aspetos: — as informações contidas no relatório apresentam uma imagem verdadeira e fiel da situação, — os recursos afetados às atividades descritas no relatório foram utilizados para os fins previstos e de acordo com o princípio da boa gestão financeira, — os procedimentos de controlo aplicados oferecem as garantias necessárias quanto à legalidade e à regularidade das operações subjacentes.

O relatório anual de atividades consolidado descreve os resultados das operações relativamente aos objetivos fixados, os riscos associados a essas operações, a utilização dos recursos disponíveis e a eficiência e eficácia dos sistemas de controlo interno, incluindo uma avaliação global dos custos e benefícios dos controlos.

O relatório anual consolidado é apresentado ao conselho de administração para avaliação.

2. O mais tardar até 1 de julho de cada ano, o relatório anual de atividades consolidado, juntamente com a respetiva avaliação, são transmitidos pelo conselho de administração ao Tribunal de Contas, à Comissão, ao Parlamento Europeu e ao Conselho.

3. O ato constitutivo pode prever requisitos adicionais de comunicação de informações em casos devidamente justificados, em especial quando tal seja exigido pela natureza do domínio de ação do organismo.

Artigo 48.o

Proteção dos interesses financeiros da União

1. Se um agente que participe na gestão financeira e no controlo das operações considerar que uma decisão que o seu superior hierárquico o obrigue a aplicar ou a aceitar é irregular ou contrária ao princípio da boa gestão financeira ou às regras profissionais que está obrigado a respeitar, informa por escrito desse facto o diretor, que deve responder por escrito. Se o diretor não tomar medidas ou confirmar a decisão ou as instruções iniciais, e o agente considerar que essa confirmação não constitui uma resposta razoável à sua questão, o agente informa por escrito a instância competente referida no artigo 54.o, n.o 5, e o conselho de administração.

2. No caso de atividades ilegais, de fraude ou corrupção suscetíveis de prejudicar os interesses da União, o agente informa as autoridades e os organismos designados pela legislação aplicável. Os contratos com auditores externos que efetuem auditorias da gestão financeira do organismo da União devem prever a obrigação de o auditor externo informar o gestor orçamental de qualquer suspeita de atividades ilegais, de fraude de ou corrupção suscetíveis de prejudicar os interesses da União.

Artigo 49.o

Delegação dos poderes de execução do orçamento

Caso as competências de execução do orçamento venham a ser delegadas ou subdelegadas nos termos do artigo 40.o, aplica-se mutatis mutandis aos gestores orçamentais delegados ou subdelegados o artigo 44.o, n.os 1, 2 e 3.

Secção 3

Contabilista

Artigo 50.o

Poderes e funções do contabilista

1. O conselho de administração nomeia um contabilista, sujeito ao Estatuto, que será totalmente independente no exercício das suas funções. O contabilista será responsável, no organismo da União:

a) Pela boa execução dos pagamentos, pelo recebimento das receitas e pela cobrança dos créditos apurados;

b) Pela elaboração e apresentação das contas em conformidade com o disposto no título IX;

c) Pelos registos contabilísticos em conformidade com o disposto no título IX;

d) Pela aplicação, em conformidade com o disposto no título IX, das regras contabilísticas e do plano de contabilidade em conformidade com as disposições aprovadas pelo contabilista da Comissão;

e) Pela definição e validação dos sistemas contabilísticos, bem como, se for caso disso, pela validação dos sistemas definidos pelo gestor orçamental e destinados a fornecer ou justificar as informações contabilísticas; a este respeito, o contabilista está habilitado a verificar em qualquer momento o cumprimento dos critérios de validação;

f) Pela gestão da tesouraria.

2. Dois ou mais organismos da União podem designar o mesmo contabilista.

Os organismos da União podem igualmente acordar com a Comissão que o contabilista da Comissão atue igualmente como contabilista do organismo da União.

Os organismos da União podem igualmente confiar ao contabilista da Comissão parte das funções de contabilista do organismo da União, tendo em conta a análise dos custos-benefícios referida no artigo 29.o.

Nos casos referidos no presente parágrafo, devem ser tomadas as medidas necessárias para evitar quaisquer conflitos de interesses.

3. O contabilista recebe do gestor orçamental todas as informações necessárias à elaboração de contas que apresentem uma imagem verdadeira e fiel da situação financeira do organismo da União e da execução orçamental. O gestor orçamental deve garantir a fiabilidade dessa informação.

4. Antes da sua aprovação pelo diretor, o contabilista assina as contas, certificando assim que o contabilista tem uma garantia razoável de que as contas apresentam uma imagem verdadeira e fiel da situação financeira do organismo da União.

Para efeitos de aplicação do primeiro parágrafo, o contabilista verifica se as contas foram elaboradas em conformidade com as regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e se a integralidade das receitas e despesas foram inscritas nas contas.

O gestor orçamental transmite toda a informação de que o contabilista necessita para o exercício das suas funções.

Os gestores orçamentais continuam a ser plenamente responsáveis pela correta utilização dos fundos que gerem, pela legalidade e regularidade das despesas sob o seu controlo e pelo caráter exaustivo e rigoroso das informações transmitidas ao contabilista.

5. O contabilista está habilitado a verificar as informações recebidas e a realizar as verificações suplementares que considere necessárias para assinar as contas.

Se necessário, o contabilista formula reservas, precisando a sua natureza e o seu âmbito.

6. Sem prejuízo do n.o 7 do presente artigo e do artigo 51.o, só o contabilista está habilitado para efetuar a gestão da tesouraria e dos equivalentes de tesouraria. O contabilista é responsável pela sua conservação e segurança.

7. O contabilista pode, no exercício das suas funções, delegar algumas das suas tarefas em agentes do pessoal sujeitos ao Estatuto, se tal se revelar indispensável para o exercício das suas tarefas.

8. O ato de delegação define as tarefas, direitos e obrigações dos agentes delegados.

Secção 4

Gestor de fundos para adiantamentos

Artigo 51.o

Fundos para adiantamentos

Se tal se revelar indispensável para o pagamento de pequenos montantes e para a cobrança de outras receitas referidas no artigo 6.o, podem ser criados fundos para adiantamentos. Os fundos para adiantamentos são provisionados pelo contabilista e ficam sob a responsabilidade de gestores de fundos para adiantamentos por si designados.

O montante máximo de cada despesa ou receita que gestor de fundos para adiantamentos pode liquidar a terceiros não pode ultrapassar 60 000 EUR e deve ser especificado por cada organismo da União relativamente a cada rubrica de despesas ou receitas. Os pagamentos de fundos para adiantamentos podem ser efetuados por transferência bancária, incluindo o sistema de débito direto referido no artigo 74.o, n.o 1, por cheque ou por outro meio de pagamento, em conformidade com as instruções estabelecidas pelo contabilista.

CAPÍTULO 3

Responsabilidade dos intervenientes financeiros

Secção 1

Regras gerais

Artigo 52.o

Revogação da delegação e suspensão das funções dos intervenientes financeiros

1. A delegação ou subdelegação conferida aos gestores orçamentais delegados ou subdelegados pode ser revogada em qualquer momento, temporária ou definitivamente, pela autoridade que os nomeou. O gestor orçamental pode, em qualquer altura, retirar o seu acordo relativamente a uma subdelegação específica.

2. O contabilista ou os gestores de fundos para adiantamentos, ou ambos, podem ser suspensos das suas funções em qualquer momento, temporária ou definitivamente, pelo conselho de administração. Nesse caso, o conselho de administração nomeia um contabilista provisório.

3. Os n.os 1 e 2 não prejudicam a eventual aplicação de medidas disciplinares aos intervenientes financeiros referidos nesses números.

Artigo 53.o

Responsabilidade dos intervenientes financeiros por atividades ilegais, fraude ou corrupção

1. Os artigos 52.o a 56.o não prejudicam a eventual responsabilidade penal em que podem incorrer os intervenientes financeiros referidos no artigo 52.o, nas condições previstas no direito nacional aplicável e nas disposições em vigor em matéria de proteção dos interesses financeiros da União e de luta contra a corrupção que envolva funcionários da União ou dos Estados-Membros.

2. Sem prejuízo do disposto nos artigos 54.o, 55.o e 56.o, os gestores orçamentais, os contabilistas e os gestores de fundos para adiantamentos são responsáveis disciplinar e pecuniariamente nas condições previstas pelo Estatuto. Em caso de atividades ilegais, de fraude ou de corrupção suscetíveis de prejudicar os interesses da União, a questão é submetida às autoridades e organismos designados pela legislação em vigor, nomeadamente ao Organismo Europeu de Luta Antifraude.

Secção 2

Regras aplicáveis aos gestores orçamentais

Artigo 54.o

Regras aplicáveis aos gestores orçamentais

1. O gestor orçamental é responsável pecuniariamente nas condições previstas no Estatuto.

2. A responsabilidade pecuniária do gestor orçamental é aplicável, em especial, quando o gestor orçamental, intencionalmente ou por negligência grave:

a) Apurar direitos de cobrança ou emitir ordens de cobrança, autorizar uma despesa ou assinar uma ordem de pagamento, sem se conformar com o presente regulamento e, se for caso disso, com as normas de execução do regulamento financeiro do organismo da União;

b) Omitir a elaboração de um título de crédito, omitir ou retardar a emissão de uma ordem de cobrança ou retardar a emissão de uma ordem de pagamento, implicando assim a responsabilidade civil do organismo da União perante terceiros.

3. Caso um gestor orçamental delegado ou subdelegado considere que uma decisão que lhe incumbe está ferida de irregularidade ou infringe o princípio da boa gestão financeira, assinala o facto por escrito à autoridade delegante. Se a autoridade delegante der por escrito uma instrução fundamentada ao gestor orçamental delegado ou subdelegado para que tome essa decisão, este último fica exonerado da sua responsabilidade.

4. Em caso de delegação, o gestor orçamental continua a ser responsável pela eficiência e eficácia dos sistemas de gestão e controlo interno estabelecidos e pela escolha do gestor orçamental delegado.

5. A instância especializada em matéria de irregularidades financeiras criada pela Comissão ou em que a Comissão participa em conformidade com o artigo 73.o, n.o 6, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, exerce relativamente ao organismo da União os mesmos poderes que lhe são atribuídos em relação aos serviços da Comissão, exceto se o conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva, decidirem constituir uma instância funcionalmente independente, ou participar numa instância comum estabelecida por vários organismos. Nos casos apresentados pelos organismos da União, a instância especializada em matéria de irregularidades financeiras, que foi criada pela Comissão ou conta com a participação da Comissão, inclui um agente de um organismo da União.

Com base no parecer da instância a que se refere o primeiro parágrafo, o diretor decide sobre a eventual instauração de um processo para apurar a responsabilidade disciplinar ou pecuniária. Se a instância detetar problemas sistémicos, envia ao gestor orçamental e ao auditor interno da Comissão um relatório acompanhado de recomendações. Se o referido parecer puser o diretor em causa, a instância envia-o ao conselho de administração e ao auditor interno da Comissão. O diretor deve referir, sob forma anónima, os pareceres da instância no seu relatório anual de atividades e indicar as medidas de seguimento tomadas.

6. Qualquer elemento do pessoal pode ser obrigado a reparar, na totalidade ou em parte, o prejuízo sofrido pelo organismo da União em consequência de faltas pessoais graves em que tenha incorrido durante ou em relação com o exercício das suas funções. A autoridade investida do poder de nomeação toma uma decisão fundamentada, uma vez cumpridas as formalidades prescritas pelo Estatuto em matéria disciplinar.

Secção 3

Regras aplicáveis aos contabilistas e aos gestores de fundos para adiantamentos

Artigo 55.o

Regras aplicáveis aos contabilistas

O contabilista é responsável, disciplinar e pecuniariamente, nas condições e segundo os procedimentos previstos no Estatuto. Constituem, em especial, faltas suscetíveis de implicar a sua responsabilidade, os seguintes factos:

a) Perder ou deteriorar fundos, valores ou documentos à sua guarda, ou provocar essa perda ou deterioração pela sua negligência;

b) Alterar indevidamente contas bancárias ou contas postais à ordem;

c) Efetuar cobranças ou pagamentos não conformes com as ordens de cobrança ou de pagamento correspondentes;

d) Não cobrar receitas devidas.

Artigo 56.o

Regras aplicáveis aos gestores de fundos para adiantamentos

O gestor de fundos para adiantamentos é responsável disciplinar e pecuniariamente nas condições e segundo os procedimentos previstos no Estatuto. Constituem, em especial, faltas suscetíveis de implicar a sua responsabilidade, os seguintes factos:

a) Perder ou deteriorar fundos, valores ou documentos à sua guarda, ou provocar essa perda ou deterioração pela sua negligência;

b) Não conseguir justificar, por meio de documentos adequados, os pagamentos por si efetuados;

c) Efetuar pagamentos a pessoas que a eles não têm direito;

d) Não cobrar receitas devidas.

CAPÍTULO 4

Operações relativas às receitas

Artigo 57.o

Pedido de pagamento

O organismo da União deve apresentar à Comissão, nas condições e com a periodicidade com ela acordadas, os pedidos de pagamento da totalidade ou parte da contribuição da União, em conformidade com o artigo 19.o, n.o 6.

Artigo 58.o

Tratamento dos juros

Os juros gerados pelos fundos pagos ao organismo da União pela Comissão a título da contribuição não são devidos ao orçamento.

Artigo 59.o

Previsão de créditos

1. Quando o gestor orçamental tiver informações suficientes e fiáveis relativamente a qualquer medida ou situação que possa dar origem a um crédito a favor do organismo da União, deve efetuar uma previsão desse crédito.

2. A previsão do crédito é ajustada pelo gestor orçamental a partir do momento em que tenha conhecimento de um acontecimento que altera a medida ou a situação que esteve na origem da previsão.

Ao estabelecer a ordem de cobrança relativa a uma medida ou situação que tenha dado origem a uma previsão de crédito, essa previsão é ajustada em conformidade pelo gestor orçamental.

Se a ordem de cobrança for emitida pelo mesmo montante que a previsão original de crédito, essa previsão é reduzida a zero.

Artigo 60.o

Apuramento de créditos

1. O apuramento de um crédito é o ato pelo qual o gestor orçamental:

a) Verifica a existência da dívida;

b) Determina ou verifica a veracidade e o montante da dívida;

c) Verifica as condições de exigibilidade da dívida.

2. Qualquer crédito apurado como certo, líquido e exigível, deve ser objeto de uma ordem de cobrança emitida ao contabilista, seguida de uma nota de débito dirigida ao devedor, ambas elaboradas pelo gestor orçamental.

3. Os montantes pagos indevidamente são objeto de recuperação.

4. Qualquer crédito não reembolsado na data de vencimento fixada na nota de débito produz juros nos termos do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.

5. Em casos devidamente justificados, algumas receitas correntes podem ser objeto de apuramentos provisórios. O apuramento provisório inclui várias cobranças individuais que, por conseguinte, não devem ser objeto de apuramento individual. Antes do encerramento do exercício, o gestor orçamental deve proceder à alteração dos apuramentos provisórios, para que os mesmos coincidam com os créditos realmente apurados.

Artigo 61.o

Emissão de ordens de cobrança

A emissão de ordens de cobrança é o ato pelo qual o gestor orçamental dá ao contabilista, mediante a emissão de uma ordem de cobrança, a instrução para cobrar um crédito apurado pelo gestor orçamental.

Artigo 62.o

Regras relativas à cobrança

1. O contabilista regista as ordens de cobrança dos créditos devidamente apurados pelo gestor orçamental. O contabilista diligencia para assegurar a cobrança das receitas do organismo da União e vela pela salvaguarda dos respetivos direitos.

2. Se a cobrança não tiver sido efetuada à data de vencimento mencionada na nota de débito, o contabilista deve informar o gestor orçamental e iniciar imediatamente o processo de cobrança por qualquer via de direito, incluindo, se necessário, através de compensação e, se tal não for possível, por cobrança coerciva.

3. O contabilista procede à cobrança por compensação junto de qualquer devedor que seja simultaneamente titular de um crédito equivalente perante o organismo da União. Esse crédito deve ser certo, líquido e exigível.

4. Caso o gestor orçamental pretenda renunciar total ou parcialmente à cobrança de um crédito apurado, deve certificar-se de que a renúncia é regular e conforme com os princípios da boa gestão financeira e da proporcionalidade. A decisão de renúncia deve ser fundamentada. O gestor orçamental pode delegar a decisão de renúncia apenas relativamente a créditos inferiores a 5 000 EUR.

A decisão de renúncia deve referir as diligências efetuadas para a cobrança e os elementos de direito e de facto em que se baseia.

5. O gestor orçamental deve anular um crédito apurado, no todo ou em parte, sempre que a deteção de um erro revelar que esse crédito não foi corretamente apurado. Esta anulação assume a forma de uma decisão do gestor orçamental e deve ser devidamente fundamentada.

Artigo 63.o

Formalidades da cobrança

1. A cobrança dos créditos implica o registo, pelo contabilista, na contabilidade e a informação desse facto ao gestor orçamental.

2. Qualquer pagamento em numerário realizado à caixa do contabilista ou do gestor de fundos para adiantamentos dá lugar à emissão de um recibo.

3. O reembolso parcial pelo devedor sujeito a várias ordens de cobrança é primeiramente imputado ao crédito mais antigo, salvo especificação em contrário por parte do devedor.

Qualquer pagamento parcial cobre em primeiro lugar os juros.

Artigo 64.o

Prorrogação do prazo de pagamento

1. O contabilista, em articulação com o gestor orçamental, só pode conceder prazos suplementares de pagamento mediante pedido por escrito devidamente fundamentado do devedor e na dupla condição de:

a) O devedor se comprometer ao pagamento de juros à taxa prevista no artigo 83.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, relativamente à totalidade do prazo adicional concedido e a contar do final do prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b), do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012;

b) O devedor constituir, no intuito de proteger os direitos do organismo da União, uma garantia financeira aceite pelo contabilista do organismo da União, que cubra o montante ainda em dívida, tanto em termos de capital como dos respetivos juros.

A garantia referida na alínea b) do primeiro parágrafo pode ser substituída por um aval pessoal e solidário de um terceiro aprovado pelo contabilista do organismo da União.

2. Em circunstâncias excecionais, na sequência de um pedido apresentado pelo devedor, o contabilista pode não exigir a garantia referida no n.o 1, primeiro parágrafo, alínea b), se, em função da sua análise, o devedor estiver disposto e em condições de proceder ao pagamento num prazo suplementar, mas não puder prestar essa garantia e se encontrar em dificuldades.

Artigo 65.o

Lista dos créditos

1. O contabilista elabora uma lista dos créditos a cobrar. Os créditos do organismo da União devem ser agrupados na lista segundo a data de emissão da ordem de cobrança. O contabilista indica igualmente as decisões de renúncia total ou parcial à cobrança de créditos apurados. Esta lista é incluída no relatório do organismo da União sobre a gestão orçamental e financeira.

2. O organismo da União elabora uma lista dos créditos com a indicação dos nomes dos devedores e do montante em dívida, sempre que o devedor tenha sido condenado a reembolsar por decisão judicial com força de caso julgado e não tenha sido efetuado qualquer reembolso significativo no prazo de um ano a contar da data em que essa decisão tiver sido proferida A lista é publicada, tomando em devida consideração a proteção dos dados pessoais, em conformidade com os requisitos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.

No que respeita aos dados pessoais relativos a pessoas singulares, as informações publicadas devem ser suprimidas, uma vez integralmente reembolsado o montante em dívida. O mesmo é válido no que se refere aos dados pessoais relativos a pessoas coletivas cuja designação oficial identifica uma ou mais pessoas singulares.

A decisão de incluir o devedor na lista dos créditos do organismo da União é tomada em conformidade com o princípio da proporcionalidade e tem em conta, em especial, a importância do montante.

Artigo 66.o

Prazo de prescrição

Os créditos do organismo da União sobre terceiros, bem como os créditos de terceiros sobre o organismo da União são sujeitos a um prazo de prescrição de cinco anos.

Artigo 67.o

Disposições específicas aplicáveis às taxas e imposições

Quando o organismo da União proceder à cobrança de taxas e imposições referidas no artigo 6.o, n.o 1, alínea a), deve elaborar uma estimativa global provisória dessas taxas e imposições no início de cada exercício financeiro.

Quando as taxas e imposições forem inteiramente determinadas pela legislação ou pelas decisões do conselho de administração, o gestor orçamental pode abster-se de emitir ordens de cobrança e estabelecer diretamente notas de débito após ter apurado a quantia a receber. Neste caso, serão registadas todas as informações relativas ao crédito do organismo da União. O contabilista mantém uma lista de todas as notas de débito e inclui o respetivo número e montante global no relatório do organismo da União sobre a gestão orçamental e financeira.

Quando o organismo da União utilizar um sistema de faturação distinto, o contabilista regista periodicamente nas contas, e no mínimo numa base mensal, o valor acumulado das taxas e imposições recebidas.

O organismo da União só prestará serviços, por força das funções que lhe foram confiadas, após o pagamento total das taxas ou imposições correspondentes. Contudo, em circunstâncias excecionais, pode ser prestado um serviço sem o pagamento prévio das taxas ou imposições correspondentes. Nos casos em que a prestação de serviços tiver lugar sem o pagamento prévio das taxas ou imposições correspondentes, aplicam-se os artigos 60.o a 66.o.

CAPÍTULO 5

Operações relativas às despesas

Artigo 68.o

Decisões de financiamento

1. As despesas são objeto de uma autorização, de uma liquidação, da emissão de uma ordem de pagamento e de um pagamento.

2. A autorização das despesas é precedida de uma decisão de financiamento.

3. O programa de trabalho anual do organismo da União é equiparado a uma decisão de financiamento relativamente às atividades abrangidas, na medida em que os elementos previstos no artigo 32.o, n.o 3, estejam claramente identificados.

4. As dotações administrativas podem ser executadas sem necessidade de uma decisão de financiamento prévia.

Artigo 69.o

Tipos de autorizações

1. A autorização orçamental é a operação pela qual são reservadas as dotações necessárias para a execução de pagamentos posteriores, com vista ao cumprimento de compromissos jurídicos.

2. O compromisso jurídico é o ato pelo qual o gestor orçamental gera ou apura uma obrigação da qual resulta um encargo.

3. As autorizações orçamentais inserem-se numa das seguintes categorias:

a) Individual: a autorização orçamental é individual sempre que o destinatário e o montante da despesa estejam determinados;

b) Global: a autorização orçamental é global sempre que pelo menos um dos elementos necessários para a identificação da autorização individual não esteja determinado;

c) Provisional: a autorização orçamental é provisional sempre que se destine a cobrir despesas correntes de natureza administrativa, cujos montantes ou destinatários finais não estejam determinados de forma definitiva.

A autorização orçamental provisional é executada quer pela assunção de um ou vários compromissos jurídicos individuais que conferem direito a pagamentos ulteriores quer, em casos excecionais associados às despesas de gestão do pessoal, diretamente por pagamentos.

4. As autorizações orçamentais para ações cuja realização se estenda por mais de um exercício só podem ser fracionadas por diversos exercícios em parcelas anuais caso o ato constitutivo ou o ato de base assim o prevejam ou caso se refiram a despesas administrativas.

Artigo 70.o

Regras aplicáveis às autorizações

1. Relativamente às medidas que possam dar origem a uma despesa a cargo do orçamento do organismo da União, o gestor orçamental procede a uma autorização orçamental antes de assumir um compromisso jurídico perante terceiros.

2. A obrigação de proceder a uma autorização orçamental, antes de assumir um compromisso jurídico, prevista no n.o 1, não se aplica aos compromissos jurídicos assumidos na sequência de uma declaração de situação de crise no quadro do plano de continuidade das atividades, em conformidade com os procedimentos adotados pelo organismo da União.

3. As autorizações orçamentais globais abrangem o custo total dos compromissos jurídicos individuais conexos assumidos até 31 de dezembro do exercício N+1.

Sob reserva do disposto no artigo 69.o, n.o 4, e no artigo 87.o, n.o 2, os compromissos jurídicos individuais respeitantes a autorizações individuais ou provisionais devem ser assumidos até 31 de dezembro do exercício N.

No termo dos prazos referidos no primeiro e segundo parágrafos, o saldo não executado dessas autorizações orçamentais é objeto de anulação pelo gestor orçamental.

O montante de cada compromisso jurídico individual assumido na sequência de uma autorização orçamental global é registado na contabilidade orçamental pelo gestor orçamental previamente à sua assinatura, e imputado à autorização orçamental global.

4. Os compromissos jurídicos e as autorizações orçamentais relativos a ações cuja realização se estenda por mais de um exercício têm, exceto no caso de despesas com pessoal, um prazo de execução fixado de acordo com o princípio da boa gestão financeira.

As parcelas destes compromissos e autorizações não executadas seis meses após o termo desse prazo são objeto de anulação nos termos do artigo 16.o.

O montante de uma autorização orçamental correspondente a um compromisso jurídico que não tenha dado lugar a um pagamento nos termos do artigo 75.o no prazo de dois anos após a assinatura do referido compromisso jurídico é objeto de anulação, salvo se esse montante estiver relacionado com um caso de contencioso perante os tribunais ou instâncias arbitrais ou caso existam disposições específicas previstas nos atos de base.

Artigo 71.o

Verificações aplicáveis às autorizações

1. Ao adotar uma autorização orçamental, o gestor orçamental verifica:

a) A exatidão da imputação orçamental no orçamento do organismo da União;

b) A disponibilidade das dotações;

c) A conformidade da despesa com as disposições aplicáveis na matéria, em especial as do ato constitutivo, da regulamentação financeira de cada organismo da União e de todos os atos adotados em execução dos mesmos;

d) O respeito do princípio da boa gestão financeira.

2. Ao registar um compromisso jurídico por assinatura física ou eletrónica, o gestor orçamental verifica:

a) A cobertura do compromisso pela autorização orçamental correspondente;

b) A regularidade e a conformidade da despesa com as disposições aplicáveis na matéria, em especial as do ato constitutivo, da regulamentação financeira de cada organismo da União e de todos os atos adotados em execução dos mesmos;

c) O respeito do princípio da boa gestão financeira.

Artigo 72.o

Liquidação das despesas

A liquidação de uma despesa é o ato pelo qual o gestor orçamental:

a) Verifica a existência dos direitos do credor;

b) Determina ou verifica a veracidade e o montante do crédito;

c) Verifica as condições de exigibilidade do crédito.

Artigo 73.o

Validação e materialização da menção «Visto; a pagar»

1. Qualquer liquidação de uma despesa deve assentar em documentos comprovativos que atestem os direitos do credor, com base na constatação de serviços efetivamente prestados, de fornecimentos efetivamente entregues ou de obras efetivamente realizadas, ou com base noutros documentos que justifiquem o pagamento, incluindo os pagamentos repetitivos de assinaturas ou de cursos de formação.

2. O gestor orçamental procede pessoalmente ao exame dos documentos comprovativos ou verifica, sob a sua responsabilidade, se este exame foi efetuado, antes de tomar a decisão de liquidar a despesa.

3. A decisão de liquidação traduz-se na menção «Visto, a pagar», aposta pelo gestor orçamental.

4. Num sistema não informatizado, a menção «Visto; a pagar» traduz-se num carimbo com a assinatura do gestor orçamental.

Num sistema informatizado, a menção «Visto, a pagar» traduz-se numa validação através de senha pessoal do gestor orçamental.

Artigo 74.o

Emissão de ordens de pagamento

1. A emissão de uma ordem de pagamento de uma despesa é o ato pelo qual o gestor orçamental, depois de verificar a disponibilidade das dotações, dá ao contabilista, mediante emissão de uma ordem de pagamento, a instrução para pagar o montante da despesa cuja liquidação foi efetuada pelo gestor orçamental.

Caso sejam efetuados pagamentos periódicos relativamente à prestação de serviços, incluindo serviços de locação, ou à entrega de bens, sem prejuízo da análise de risco do gestor orçamental, este pode ordenar a aplicação de um sistema de débito direto.

2. A ordem de pagamento é datada e assinada pelo gestor orçamental e seguidamente transmitida ao contabilista. Os documentos comprovativos são conservados pelo gestor orçamental, em conformidade com o artigo 44.o, n.o 5.

3. Se for caso disso, a ordem de pagamento transmitida ao contabilista é acompanhada de um certificado confirmando a inscrição dos bens nos inventários referidos no artigo 106.o, n.o 1.

Artigo 75.o

Tipos de pagamentos

1. O pagamento deve apoiar-se na prova de que a ação correspondente foi realizada em conformidade com as disposições do ato de base ou do contrato ou da convenção de subvenção, e abrange uma das seguintes operações:

a) Pagamento da integralidade dos montantes devidos;

b) Pagamento dos montantes devidos de acordo com as seguintes modalidades: (1) Um pré-financiamento, eventualmente fracionado em vários pagamentos, após a assinatura do contrato ou da convenção de subvenção, ou após a notificação da decisão de subvenção; (2) Um ou vários pagamentos intermédios como contrapartida de uma execução parcial da ação; (3) Um pagamento do saldo dos montantes devidos quando a ação tiver sido integralmente executada.

O pré-financiamento constitui um fundo de tesouraria. Pode ser fracionado em vários pagamentos, em conformidade com o princípio da boa gestão financeira.

O pagamento intermédio, que pode ser renovado, pode englobar as despesas incorridas com a execução da decisão ou convenção ou o pagamento de serviços, fornecimentos ou obras que tenham sido concluídos e/ou entregues em fases intermédias de execução do contrato. Poderá ainda compensar, no todo ou em parte, o pré-financiamento, sem prejuízo das disposições previstas no ato de base.

O encerramento da despesa assume a forma de um pagamento do saldo, pagamento esse que pode não ser múltiplo e que compensa todas as despesas anteriores, ou de uma ordem de cobrança.

2. É feita uma distinção, na contabilidade orçamental na entre os diferentes tipos de pagamento referidos no n.o 1 no momento da realização de cada pagamento.

Artigo 76.o

Pagamento limitado aos fundos disponíveis

O pagamento das despesas será executado pelo contabilista, dentro do limite dos fundos disponíveis.

Artigo 77.o

Prazos

O pagamento das despesas deve ser efetuado nos prazos fixados e em conformidade com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e o Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.

CAPÍTULO 6

Sistemas informáticos

Artigo 78.o

Gestão eletrónica das operações

Caso a gestão das receitas e das despesas seja efetuada através de sistemas informáticos, os documentos podem ser assinados por via informática ou eletrónica.

Artigo 79.o

Administração em linha

O organismo da União estabelece e aplica normas uniformes para o intercâmbio eletrónico de informações com terceiros que participem em procedimentos para a formação de contratos públicos e de concessão de subvenções. Em particular, e na medida do possível, devem conceber e aplicar soluções para a apresentação, o armazenamento e o tratamento dos dados apresentados durante os procedimentos para a formação de contratos públicos e de concessão de subvenções, e, para esse efeito, estabelecem um espaço de intercâmbio de dados informatizados único para requerentes, candidatos e proponentes.

Artigo 80.o

Boa administração

1. O gestor orçamental dá a conhecer com a maior brevidade possível a necessidade de fornecer provas e/ou documentação, a sua forma e o seu conteúdo obrigatório e, se for caso disso, o calendário indicativo para a conclusão dos processos de adjudicação.

2. Caso, em consequência de erro material manifesto da sua parte, o requerente ou proponente não apresente provas ou declarações, o comité de avaliação ou, se for caso disso, o gestor orçamental solicita ao requerente ou proponente, exceto em casos devidamente justificados, que apresente as informações em falta ou que esclareça os documentos justificativos. Essas informações ou esclarecimentos não podem alterar substancialmente a proposta nem os termos do convite.

Artigo 81.o

Indicação das vias de recurso

Caso um ato processual de um gestor orçamental afete negativamente os direitos de um requerente ou proponente, de um beneficiário ou de um contratante, tal ato deve indicar as vias de recurso administrativo e/ou judicial disponíveis para a sua impugnação.

Em particular, devem ser indicados a natureza do recurso, o organismo ou organismos competentes para o recurso e os prazos aplicáveis ao seu exercício.

CAPÍTULO 7

Auditor interno

Artigo 82.o

Nomeação, poderes e funções do auditor interno

1. O organismo da União deve dispor de uma função de auditoria interna, que é exercida de acordo com as normas internacionais relevantes.

2. As funções de auditoria interna são asseguradas pelo auditor interno da Comissão. O auditor interno não pode ser gestor orçamental nem contabilista, quer do organismo da União, quer da Comissão.

3. O auditor interno aconselha o organismo da União sobre o controlo dos riscos, formulando pareceres independentes sobre a qualidade dos sistemas de gestão e de controlo e emitindo recomendações para melhorar as condições de execução das operações e promover a boa gestão financeira.

O auditor interno é responsável, nomeadamente:

a) Pela apreciação da adequação e da eficácia dos sistemas de gestão interna e pelo desempenho dos serviços na execução dos programas e ações tendo em conta os riscos que lhes estão associados;

b) Pela apreciação da eficiência e eficácia dos sistemas de controlo interno e de auditoria aplicáveis a cada operação de execução do orçamento do organismo da União.

4. O auditor interno exerce as suas funções relativamente a todas as atividades e departamentos do organismo da União. O auditor interno tem acesso completo e ilimitado a todas as informações necessárias ao exercício das suas funções.

5. O auditor interno toma conhecimento do relatório anual de atividades consolidado do gestor orçamental, bem como de quaisquer outros elementos de informação identificados.

6. O auditor interno apresenta ao conselho de administração e ao diretor as suas conclusões e recomendações.

Além disso, o auditor interno deve igualmente apresentar um relatório em qualquer dos seguintes casos:

— riscos críticos e recomendações que não tiveram seguimento,

— atrasos significativos na aplicação das recomendações formuladas nos anos anteriores.

O conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva, bem como o diretor, devem garantir o acompanhamento regular da execução das recomendações de auditoria. O conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva, examinam as informações a que se refere o artigo 47.o, n.o 1, alínea a), e se as recomendações foram plena e atempadamente aplicadas.

7. O organismo da União disponibiliza os contactos do auditor interno a tod