RELATÓRIO sobre as demonstrações financeiras do Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia (CTOU-Luxemburgo) (Exercícios de 1995 e 1996), acompanhado das respostas do Centro (97/C 393/08)

1.1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia, em conformidade com o nº 4 do artigo 14º do Regulamento (CE) nº 2965/94 do Conselho, de 28 de Novembro de 1994 (1).

1.2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia relativas aos exercícios de 1995 e 1996. De acordo com o nº 1 do artigo 14º do Regulamento (CE) nº 2965/94 do Conselho (2), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director do Centro. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das contas (3), em conformidade com as regras financeiras internas previstas no nº 3 do artigo 14º do Regulamento (CE) nº 2965/94 do Conselho. De acordo com o artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas. O presente relatório constitui a primeira auditoria efectuada ao Centro.

1.3. O Tribunal efectuou os controlos em conformidade com as normas de auditoria geralmente aceites, desde que sejam aplicáveis no contexto comunitário. Verificou através de amostragem os livros e registos contabilísticos e efectuou outros procedimentos de auditoria considerados necessários neste contexto. As principais observações resultantes da auditoria do Tribunal são apresentadas na segunda parte do presente relatório.

1.4. As demonstrações financeiras relativas aos exercícios de 1995 e 1996 são fiáveis e a legalidade e regularidade das operações a que se referem encontram-se, no seu conjunto, asseguradas.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES RELATIVAS À EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DO CENTRO DE TRADUÇÃO DOS ORGANISMOS DA UNIÃO EUROPEIA NOS EXERCÍCIOS DE 1995 E 1996

Contabilidade orçamental

1.5. O serviço de contabilidade do Centro não dispõe de um programa informático adequado para a contabilidade orçamental. O programa utilizado para o acompanhamento da execução orçamental não constitui um verdadeiro sistema contabilístico (possibilidade de alterar os registos sem deixar vestígios, ausência de uma ligação à contabilidade geral, etc.).

Contabilidade analítica

1.6. O Centro não dispõe de um sistema de contabilidade analítica, indispensável para conhecer o custo real dos serviços prestados.

Dotações transitadas

1.7. O montante das dotações transitadas de 1995 para 1996 elevou-se a 0,79 milhões de ecus. Este montante representa 61 % das dotações do exercício de 1995 (1,3 milhões de ecus). Destas dotações transitadas, 16,5 % foram anuladas em 1996 (0,13 milhões de ecus dos 0,79 milhões de ecus). No que diz respeito ao exercício de 1996, as transições efectuadas para 1997 representam 1,54 milhões de ecus, ou seja 45,3 % do orçamento de 1996 (3,4 milhões de ecus). Estas transições são muito elevadas relativamente aos orçamentos dos exercícios de 1995 e 1996.

1.8. A maioria das dotações foi transitada para rubricas orçamentais respeitantes ao pagamento de trabalhos de tradução.

1.9. No exercício de 1996, alguns pagamentos que deveriam ter sido imputados às dotações correntes foram-no às dotações transitadas. Esta prática não está em conformidade com o disposto no nº 2 do artigo 6º do Regulamento Financeiro do Centro.

Edifício

1.10. Desde que começou a funcionar, o Centro ocupou uma série de gabinetes colocados à sua disposição gratuitamente pelo Governo luxemburguês. A partir de Abril de 1997, foram colocados à disposição do Centro novos gabinetes no edifício «Novo hemiciclo». Também neste caso, os gabinetes foram inicialmente colocados à disposição a título gratuito. No entanto, o Governo luxemburguês pretende que a partir de 1 de Janeiro de 1998 o Centro assegure os custos de arrendamento dos seus gabinetes. Falta ainda definir os termos de um acordo escrito que estabeleça as condições de utilização do edifício.

Receitas

1.11. As receitas do Centro provêm das contribuições dos organismos comunitários aos quais presta os seus serviços. Durante o período de arranque do Centro [que,de acordo com o nº 2, alínea c), do artigo 10º e o artigo 19º do regulamento que o cria, não deve exceder três exercícios orçamentais], estas contribuições têm um carácter fixo e são calculadas em função das previsões de tradução de cada organismo. Após este período, as receitas serão calculadas em função das prestações efectuadas. Actualmente, não existe qualquer decisão formal sobre a data em que terminará este período de arranque.

1.12. A execução orçamental das receitas não se encontra em conformidade com as disposições do Regulamento Financeiro do Centro. As previsões de receitas constantes do orçamento não são justificadas por uma previsão de dívida emitida pelo gestor orçamental e com o visto do auditor financeiro (nº 1 do artigo 23º do regulamento financeiro do Centro). O apuramento das receitas e a emissão das ordens de pagamento (nº 2 do artigo 23º do regulamento financeiro do Centro) deveriam ter sido efectuados no início de cada trimestre, data em que os organismos aos quais o Centro presta serviços lhe devem pagar as respectivas contribuições (artigo 26º do regulamento financeiro do Centro).

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 15 e 16 de Outubro de 1997.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) JO L 314 de 7. 12. 1994, p. 3.

(2) Em conformidade com o nº 3 do artigo 14º do Regulamento (CE) nº 2965/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e despesas do Centro relativas aos exercícios de 1995 e 1996 foram elaboradas em 25 de Março de 1996 e 6 de Junho de 1997, respectivamente, data em que foram assinadas pelo Director do Centro e apresentadas à Comissão, ao Conselho de Administração e ao Tribunal de Contas. O Tribunal recebeu estas contas em 27 de Março de 1996 e 6 de Junho de 1997, respectivamente. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

ANEXO

QUADRO 1 BALANÇO FINANCEIRO RELATIVO AOS EXERCÍCIOS DE 1995 E 1996

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte: Quadro elaborado pelo Tribunal a partir dos dados fornecidos pelo Centro.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

(1) Este montante corresponde ao dos valores imobilizados.

(2) Nas demonstrações financeiras relativas ao exercício de 1995, a contrapartida da subvenção da Comissão que faltava pagar no final do exercício foi incluída nas receitas. A partir do exercício de 1996, e em conformidade com as disposições regulamentares, esta contrapartida figura no passivo do balanço.

RESPOSTAS DO CENTRO DE TRADUÇÃO DOS ORGANISMOS DA UNIÃO EUROPEIA

Contabilidade orçamental

1.5. O Centro sempre considerou que o programa informático utilizado para a contabilidade orçamental não correspondia às suas necessidades. Por isso, o Centro espera que a Comissão, em conformidade com os compromissos assumidos para com todas as agências, desenvolva o sistema Sincom 2 e o adapte às necessidades das agências para que o mesmo seja instalado o mais rapidamente possível.

Contabilidade analítica

1.6. O Centro está consciente da importância capital de se dispor de um sistema eficaz de contabilidade dos custos. O sistema de contabilidade geral que o Centro, juntamente com as restantes agências, está a testar oferece um potente módulo de contabilidade analítica.

Dotações transitadas

1.7 e 1.8. O facto de o Centro de Tradução ter iniciado as suas actividades em 1 de Outubro de 1995, e não em 1 de Janeiro de 1995 como inicialmente previsto, teve as consequências seguintes sobre os orçamentos de 1995 e 1996:

a) Quase inexistência de execução do orçamento de 1995; este facto constitui uma razão excepcional pela qual o Conselho de Administração, em aplicação da alínea c) do nº 1 do artigo 6º do Regulamento Financeiro, decidiu a transição de um montante de 0,32 milhões de ecus. O saldo remanescente (0,47 milhões de ecus) corresponde a transições automáticas;

b) No que respeita ao orçamento para 1996, o montante de 1,54 milhões de ecus corresponde a transições automáticas referentes a autorizações concedidas antes do final do ano.

1.9. Na sequência da forma como o Centro interpretou as «circunstâncias excepcionais» referidas no nº 2 do artigo 6º, determinados pagamentos foram imputados a transições não automáticas de 1995, devido ao arranque tardio do Centro. Uma vez terminado o período de arranque, o Centro entrará numa fase de carácter menos excepcional.

Edifício

1.10. As condições financeiras de utilização das instalações do edifício «Novo hemiciclo» encontram-se ainda em fase de negociação entre o Centro e o Governo luxemburguês.

Receitas

1.11. A decisão relativa ao fim do período de arranque será tomada pelo Conselho de Administração, que deverá ter em conta, em primeiro lugar, a data de arranque efectivo do Centro e, em segundo lugar, o facto de o período de arranque necessitar da execução de três orçamentos completos.

1.12. Em conformidade com a alínea c) do nº 2 do artigo 10º do regulamento que institui o Centro, este considera que, na fase de arranque, as contribuições das agências, acordadas pelo Conselho e administração aquando da adopção do orçamento, são imediatamente exigíveis. Eis a razão por que as referidas contribuições são directamente objecto de uma ordem de cobrança assinada pelo gestor orçamental e visada pelo auditor financeiro. O pedido trimestral de pagamento de fundos é objecto de uma nota de débito. Este procedimento foi aceite pelo auditor financeiro.

O Centro não tem quaisquer objecções à modificação deste procedimento logo que esteja concluído o período de arranque.