ANEXO

ORIENTAÇÕES DA UE SOBRE O PROGRAMA DE CONFORMIDADE INTERNA (ICP) PARA OS CONTROLOS DO COMÉRCIO DE PRODUTOS DE DUPLA UTILIZAÇÃO

INTRODUÇÃO

Os controlos eficazes do comércio de produtos de dupla utilização — mercadorias, software e tecnologia — são vitais para fazer face aos riscos associados à proliferação de armas de destruição maciça (ADM) e à acumulação desestabilizadora de armas convencionais. As empresas que lidam com produtos de dupla utilização são obrigadas a cumprir os requisitos de controlo estratégico do comércio impostos por força das disposições legislativas e regulamentares da União Europeia (1) e dos seus Estados-Membros. Devem abster-se de participar em transações em que exista o receio de que os artigos possam ser utilizados para fins de proliferação.

Tendo em conta os rápidos avanços científicos e tecnológicos, a complexidade das atuais cadeias de abastecimento e a crescente importância dos intervenientes não estatais, a eficácia dos controlos do comércio depende, em grande medida, da sensibilização das «empresas» (2) e dos seus esforços ativos para cumprir as restrições comerciais. Para o efeito, as empresas desenvolvem geralmente um conjunto de políticas e procedimentos internos, também conhecidos como Programa de Conformidade Interna (ICP), para assegurar o cumprimento da legislação e da regulamentação nacionais e da UE em matéria de controlo do comércio de produtos de dupla utilização. O âmbito e a extensão dessas políticas e procedimentos são geralmente determinados pela dimensão e pelas atividades comerciais da empresa em questão.

Para ajudar as empresas a manterem o cumprimento rigoroso das disposições legislativas e regulamentares nacionais e da UE pertinentes, as presentes orientações constituem um quadro para identificar e gerir o impacto dos controlos do comércio de produtos de dupla utilização e atenuar os riscos associados. As orientações centram-se nos sete elementos fundamentais de um ICP eficaz. Cada elemento fundamental é apresentado em pormenor numa secção intitulada «O que se espera?», que descreve o(s) objetivo(s) de cada elemento fundamental, e numa secção «Quais as etapas envolvidas?», que especifica as ações e descreve possíveis soluções para o desenvolvimento ou a aplicação de procedimentos de conformidade. O presente documento termina com um conjunto de perguntas úteis relativas ao ICP de uma empresa e uma lista de indicadores de risco de desvio e sinais de «alerta» em relação a pedidos de informação ou encomendas suspeitos.

O desenvolvimento de orientações da UE sobre o ICP para os controlos do comércio de produtos de dupla utilização tem em consideração as abordagens existentes e assenta nelas para o cumprimento do controlo das exportações, em especial:

— As Orientações sobre as melhores práticas nos programas de conformidade interna para produtos e tecnologias de dupla utilização do Acordo de Wassenaar de 2011 (3);

— O «Guia de melhores práticas para a indústria» do Grupo de Fornecedores Nucleares (NSG) (4)

— Os elementos do ICP indicados na Recomendação 2011/24/UE da Comissão (5),

— Os resultados da quarta Conferência de Wiesbaden (2015) sobre «O envolvimento do setor privado nos controlos estratégicos do comércio: recomendações para abordagens eficazes na aplicação da Resolução 1540 (2004) do Conselho de Segurança das Nações Unidas»;

— O sítio Web dos Estados Unidos dedicado às orientações sobre o controlo das exportações e ICP para o programa de segurança das fronteiras (Export Control and Related Border Security Program), de 2017 (6).

As orientações contêm sete elementos fundamentais que não devem ser considerados como uma lista exaustiva, nem a ordem porque são apresentados deve ser entendida como muito importantes e menos importantes. Estes são identificados como pedras angulares de um ICP à medida de uma empresa e visam ajudar as empresas a refletir sobre os meios e procedimentos mais adequados para o cumprimento da legislação e da regulamentação nacionais e da UE em matéria de controlo do comércio de produtos de dupla utilização. Espera-se que as empresas afetadas disponham de uma série de políticas e processos existentes aplicáveis ao controlo das exportações. Para estas empresas, a estrutura dos elementos fundamentais poderá facilitar a avaliação comparativa da sua abordagem em termos de conformidade. Pode esperar-se que a abordagem da conformidade que a empresa pratica, que inclua políticas e procedimentos internos para, pelo menos, todos os elementos fundamentais, esteja em sintonia com as orientações da UE sobre o ICP para os controlos do comércio de produtos de dupla utilização. Para as empresas que estão a desenvolver uma abordagem de conformidade para o comércio de produtos de dupla utilização, a estrutura dos elementos fundamentais oferece um esqueleto de base e genérico relativamente à conformidade das empresas.

A nível geral, o aspeto mais importante do desenvolvimento de um ICP é mantê-lo pertinente para a organização e as atividades da empresa, garantindo que os processos internos são fáceis de compreender e de seguir e que capta as operações e os procedimentos quotidianos. Os requisitos e características individuais de um ICP dependerão da dimensão, estrutura e âmbito da atividade empresarial específica da empresa, mas também da natureza estratégica dos seus produtos e suas possíveis utilizações finais ou utilizadores finais, da presença geográfica dos seus clientes e da complexidade dos processos de exportação internos. Importa, pois, salientar que, durante a elaboração das presentes orientações, os potenciais desafios de aplicação para as pequenas e médias empresas (PME) foram sistematicamente considerados.

Exoneração de responsabilidade

As presentes orientações não têm caráter vinculativo e não devem ser consideradas aconselhamento jurídico. As presentes orientações não prejudicam as decisões sobre autorizações, que são da responsabilidade das autoridades competentes ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 428/2009.

Caso deseje partilhar informações sobre o conteúdo deste documento, contacte a autoridade competente (ver anexo III).

ORIENTAÇÕES DA UE SOBRE O ICP PARA OS CONTROLOS DO COMÉRCIO DE PRODUTOS DE DUPLA UTILIZAÇÃO

Os seguintes elementos fundamentais são essenciais para a eficácia de um programa de conformidade interna no que respeita ao controlo do comércio de produtos de dupla utilização:

1. Compromisso da direção em relação à conformidade

2. Estrutura, responsabilidades e recursos da organização

3. Formação e sensibilização

4. Processo e procedimentos de rastreio das transações

5. Análise do desempenho, auditorias, relatórios e medidas corretivas

6. Conservação de registos e documentação

7. Segurança física e da informação

Relativamente a cada elemento fundamental, a secção «O que se espera?» descreve o(s) objetivo(s) respeitante(s) ao ICP. A secção «Quais as etapas envolvidas?» especifica as ações e descreve possíveis soluções para o desenvolvimento ou a aplicação de procedimentos de conformidade.

Neste contexto, os elementos fundamentais devem ser entendidos como «módulos» para a preparação de ICP pelas empresas envolvidas no comércio de produtos de dupla utilização. Cada empresa deve descrever, no seu ICP específico, a forma como aplica os elementos fundamentais pertinentes tendo em conta as suas circunstâncias específicas.

Ao fazê-lo, todas as empresas envolvidas no comércio de produtos de dupla utilização devem ter em conta, em especial, as ações incluídas na secção «Quais as etapas envolvidas?», embora possam afastar-se dessas medidas se existirem razões específicas para que a empresa assim proceda.

AVALIAÇÃO DOS RISCOS

Um ICP deve ser adaptado à dimensão, à estrutura e ao âmbito de intervenção da empresa e, em especial, à sua atividade empresarial específica e aos riscos conexos. Por isso, se uma empresa pretender desenvolver ou rever o seu programa de conformidade para o controlo do comércio de produtos de dupla utilização, recomenda-se que comece por uma avaliação do risco, a fim de determinar o seu perfil de risco específico do comércio de produtos de dupla utilização. Essa avaliação ajudará a empresa a tomar consciência das partes da sua atividade que têm de ser abrangidas pelo ICP e a orientar o ICP para as circunstâncias que lhe são específicas.

A avaliação dos riscos deve avaliar cuidadosamente a gama de produtos, a base de clientes e a atividade comercial, que são ou podem ser afetados pelo controlo do comércio de produtos de dupla utilização. Deve identificar as vulnerabilidades e os riscos relevantes, de modo a que a empresa possa incorporar formas de as atenuar no contexto do ICP. Embora esta avaliação dos riscos não consiga identificar todas as vulnerabilidades e todos os riscos que a empresa possa vir a enfrentar no futuro, dar-lhe-á uma base mais sólida para elaborar ou rever o seu ICP.

Muitas vezes, as empresas já dispõem de processos de controlo interno e, por conseguinte, não precisam de delinear os ICP ab initio. A avaliação dos riscos ajuda uma empresa a avaliar as suas políticas e procedimentos empresariais em vigor em comparação com os riscos relacionados com o controlo das exportações e a adotar medidas para os adaptar, se necessário. Além disso, a promoção de sinergias entre as políticas existentes e os requisitos de controlo das exportações constitui mais um passo a considerar desde o início. Por exemplo, é boa prática inserir no código de conduta da empresa referências cruzadas a princípios e requisitos de controlo das exportações, se disponíveis.

Os resultados desta avaliação dos riscos afetarão as ações necessárias e as soluções adequadas para desenvolver ou aplicar os procedimentos de conformidade específicos da empresa.

Uma empresa pode tentar beneficiar tanto quanto possível das vantagens que as soluções globais e agrupadas de um ICP lhe possam trazer, mas deve sempre cumprir toda a legislação e regulamentação aplicáveis da UE e dos Estados-Membros.

OPERADOR ECONÓMICO AUTORIZADO (7)

Se uma empresa for titular de uma autorização válida de operador económico autorizado (AEO), a avaliação da conformidade da empresa que cobre as atividades aduaneiras pertinentes pode ser tida em conta para fins de elaboração ou revisão de um ICP.

Tendo em consideração que as autoridades aduaneiras verificaram os procedimentos e rotinas aduaneiras da empresa, o estatuto de AEO pode ser uma vantagem para estabelecer ou rever procedimentos relacionados com os elementos fundamentais do ICP, como a conservação de registos e a segurança física.

1. Compromisso da direção em relação à conformidade

Os ICP eficazes refletem um processo do topo para a base, em que a direção da empresa confere importância e legitimidade, e disponibiliza recursos organizacionais, humanos e técnicos, para a empresa cumprir os seus compromissos de conformidade e aplicar a sua cultura de conformidade.

O que se espera?

O compromisso da direção em relação à conformidade visa reforçar a liderança na matéria (liderança pelo exemplo) e a cultura de conformidade das empresas para o controlo do comércio de produtos de dupla utilização.

Uma declaração escrita de apoio aos procedimentos internos de conformidade pela direção promove a sensibilização da empresa para os objetivos dos controlos do comércio de produtos de dupla utilização e a conformidade da legislação e regulamentação aplicáveis da UE e dos Estados-Membros.

O compromisso indica o empenho claro, forte e contínuo e o apoio por parte da direção. Resulta em recursos organizacionais, humanos e técnicos suficientes para que a empresa assuma o seu compromisso de conformidade. A direção informa de forma clara e regular os trabalhadores sobre o empenho da empresa em promover uma cultura de conformidade.

Quais as etapas envolvidas?

Elaborar uma declaração de compromisso que declare que a empresa cumpre todas as disposições legislativas e regulamentares da UE e dos Estados-Membros em matéria de controlo do comércio de produtos de dupla utilização.

Definir as expectativas de conformidade específicas da direção e transmitir a importância e o valor de procedimentos de conformidade eficazes (8).

Comunicar, de forma clara e regular, a declaração de compromisso da empresa a todos os trabalhadores (também aos trabalhadores sem funções de controlo do comércio de produtos de dupla utilização), a fim de promover uma cultura de conformidade (9).

2. Estrutura, responsabilidades e recursos da organização

A existência de recursos organizacionais, humanos e técnicos suficientes é essencial para a elaboração e a aplicação eficazes dos procedimentos de conformidade. Sem uma estrutura de organização clara e sem responsabilidades bem definidas, o ICP corre o risco de carecer de superintendência e de desempenhar um papel indefinido. A existência de uma estrutura forte ajuda as organizações a resolver problemas quando estes surgem e impede a ocorrência de transações não autorizadas.

O que se espera?

A empresa tem uma estrutura organizativa interna que está estabelecida por escrito (por exemplo, num organograma) e que permite a realização de controlos internos de conformidade. A empresa identifica e nomeia a(s) pessoa(s) com a responsabilidade geral de garantir o cumprimento dos compromissos de conformidade assumidos pela empresa. Note-se que, em alguns Estados-Membros, essas(s) pessoa(s) deve(m) ser (um) membro(s) da direção.

Todas as funções, deveres e responsabilidades relacionados com a conformidade são definidos, atribuídos e ligados entre si de uma forma que assegure a gestão da conformidade geral da empresa. Sempre que adequado ou mesmo necessário, as funções e/ou os deveres relacionados com os controlos das exportações (mas não a responsabilidade geral) podem ser delegados na entidade ou partilhados entre duas ou mais entidades empresariais na UE.

A empresa afeta devidamente a todos os domínios da atividade relacionados com o comércio de produtos de dupla utilização empregados que comprovadamente possuam as competências necessárias. Pelo menos uma pessoa na empresa está (e não necessariamente em exclusivo) encarregada de uma função de controlo do comércio de produtos de dupla utilização. Essa função pode ser partilhada entre entidades empresariais na UE, desde que seja mantido um nível adequado dos controlos. Note-se, contudo, que, em alguns Estados-Membros da UE, isso poderá não ser viável, uma vez que a legislação nacional em matéria de controlo das exportações exige a designação a nível local de uma pessoa específica.

O pessoal responsável pelo controlo do comércio de produtos de dupla utilização deve ser protegido, na medida do possível, de conflitos de interesses. Este pessoal tem o direito de comunicar diretamente à(s) pessoa(s) com a responsabilidade geral pelos controlos do comércio de produtos de dupla utilização e deve, além disso, ter o poder de suspender transações.

O pessoal responsável pelo controlo do comércio de produtos de dupla utilização deve ter acesso aos textos legislativos pertinentes, incluindo as mais recentes listas de mercadorias controladas e listas de destinos e entidades objeto de embargo ou de sanção. Os processos e procedimentos operacionais e organizativos adequados aplicáveis aos controlos do comércio de produtos de dupla utilização são documentados, reunidos e distribuídos a todo o pessoal envolvido.

A empresa deve dispor de uma compilação atualizada dos processos e procedimentos documentados (por exemplo, num manual de conformidade). Em função da sua dimensão e do seu volume de negócios, a empresa deve considerar a necessidade de apoio informático para os procedimentos internos de conformidade.

Quais as etapas envolvidas?

Determinar o número de agentes de controlo do comércio de produtos de dupla utilização, tendo em conta os aspetos jurídicos e técnicos que é necessário cobrir. Confiar a pelo menos uma pessoa a conformidade do comércio de produtos de dupla utilização da empresa e garantir que um substituto igualmente qualificado pode assumir essa função em caso de ausência da primeira pessoa (por exemplo, por doença, férias, etc.). Em função do volume médio de encomendas, essa pessoa poderá ter de desempenhar apenas a tempo parcial as funções relacionadas com o controlo das exportações de produtos de dupla utilização.

Identificar, definir e atribuir claramente todas as funções, deveres e responsabilidades relacionados com a conformidade, eventualmente através de um organograma. Identificar claramente, sempre que possível, as funções de apoio de reserva.

Assegurar que a estrutura organizativa interna de controlo do comércio de produtos de dupla utilização é conhecida em toda a organização e que os registos internos dessas atribuições são regularmente atualizados e distribuídos aos trabalhadores. Dar a conhecer na empresa os dados de contacto da pessoa responsável pelas questões de controlo do comércio de produtos de dupla utilização. Se os deveres de controlo do comércio forem externalizados, é necessário organizar a interface e a comunicação com a empresa.

Definir os conhecimentos e competências necessários para o pessoal jurídico e técnico de controlo do comércio de produtos de dupla utilização. Recomenda-se a descrição das funções.

Assegurar que o pessoal responsável pelo controlo do comércio de produtos de dupla utilização está protegido, na medida do possível, de conflitos de interesses. Consoante a dimensão da empresa, a responsabilidade pela conformidade pode ser confiada a um departamento ou serviço adequado. Por exemplo: a(s) pessoa(s) que toma(m) a decisão final sobre a expedição das mercadorias não faz parte do departamento de vendas, mas sim do departamento jurídico. Permitir que este pessoal funcione como consultores especializados para orientar as decisões das empresas resultando em transações conformes.

Documentar e distribuir a todo o pessoal relevante o conjunto de políticas e procedimentos destinados a controlar o comércio de produtos de dupla utilização.

Compilar as políticas e os procedimentos documentados, eventualmente sob a forma de um manual de conformidade.

3. Formação e sensibilização

A formação e a sensibilização em matéria de controlo do comércio de produtos de dupla utilização são essenciais para que o pessoal desempenhe devidamente as suas funções e encare com seriedade os seus deveres de conformidade.

O que se espera?

A empresa assegura, através da formação, que o pessoal responsável pelo controlo do comércio de produtos de dupla utilização tem conhecimento de toda a regulamentação aplicável em matéria de controlo das exportações, bem como do ICP da empresa e de todas as suas alterações. Alguns exemplos de material de formação são os seminários externos, participação em sessões de informação organizadas pelas autoridades competentes, eventos de formação interna, etc.

Além disso, a empresa realiza ações de sensibilização destinadas aos trabalhadores a todos os níveis relevantes.

Quais as etapas envolvidas?

Ministrar formação periódica obrigatória a todo o pessoal responsável pelo controlo do comércio de produtos de dupla utilização, a fim de garantir que esses elementos possuem os conhecimentos necessários para estarem em conformidade com a regulamentação e o ICP da empresa.

Assegurar, através da formação, que todos os trabalhadores implicados têm conhecimento de todas as leis, regulamentos, políticas e listas de controlo e de todas as alterações pertinentes em matéria de controlo do comércio de produtos de dupla utilização, logo que sejam tornados públicos pelas autoridades competentes. Se possível, prever a possibilidade de formação personalizada.

Desenvolver ações de sensibilização geral para todos os trabalhadores e atividades de formação específicas, por exemplo, sobre aquisições, engenharia, gestão de projetos, expedição, serviço ao cliente e faturação.

Prever, sempre que adequado, a utilização de iniciativas de formação nacionais ou da UE para o controlo do comércio de produtos de dupla utilização.

Sempre que possível, incorporar, nos programas de formação ou sensibilização para a exportação, os ensinamentos retirados das análises de desempenho, das auditorias, dos relatórios e das medidas corretivas.

4. Processo e procedimentos de rastreio das transações

Em termos de execução operacional, o rastreio das transações é o elemento crucial de um ICP. Este elemento inclui as medidas internas da empresa para assegurar que nenhuma transação seja efetuada sem a devida licença ou em violação de qualquer restrição ou proibição comercial aplicável.

Os procedimentos de rastreio das transações recolhem e analisam informações pertinentes relativas à classificação do produto, à avaliação dos riscos da transação, à determinação e ao pedido de licença e aos controlos posteriores ao licenciamento.

As medidas de rastreio das transações permitem também que a empresa desenvolva e mantenha um certo nível de cuidado no tratamento de pedidos de informação ou encomendas suspeitos.

O que se espera?

A empresa estabelece um processo para avaliar se uma transação que envolve produtos de dupla utilização está ou não sujeita a controlos do comércio de produtos de dupla utilização a nível nacional ou da UE e determina os processos e procedimentos aplicáveis. No caso de transações recorrentes, o rastreio das transações deve ser efetuado periodicamente.

Este elemento fundamental está dividido em:

— Classificação dos produtos em mercadorias, software e tecnologia;

— Avaliação dos riscos da transação, incluindo — Verificação dos «destinos e entidades sensíveis» objeto de embargo ou de sanção relacionados com o comércio (10); — Utilização final declarada e rastreio das partes envolvidas; — Rastreio dos riscos de desvio; — Controlos de tipo universal de produtos de dupla utilização não incluídos na lista;

— Determinação dos requisitos relativos a licenças e a pedidos de licença, conforme adequado, incluindo para atividades de corretagem, transferência e trânsito; e

— Controlos pós-licenciamento, incluindo o controlo das remessas e a conformidade com as condições da autorização.

Em caso de dúvida ou de suspeita durante o processo de rastreio das transações, em especial no que se refere aos resultados da utilização final declarada e das partes envolvidas ou ao rastreio do risco de desvio, consultar a autoridade competente do Estado-Membro da UE onde a empresa está estabelecida.

O rastreio das transações pode ser feito manualmente ou com o apoio de ferramentas automáticas, dependendo das necessidades da sua empresa e dos recursos disponíveis.

Quais as etapas envolvidas?

Classificação dos produtos

A classificação dos produtos consiste em determinar se os produtos constam de uma lista. Para o efeito, comparam-se as características técnicas de um produto com as listas de controlo de produtos de dupla utilização elaboradas pela UE e a nível nacional. Se for aplicável, indicar se o artigo está sujeito a medidas restritivas (incluindo sanções) impostas pela UE ou pelo Estado-Membro da UE em que a empresa está estabelecida.

Compreender que os produtos de dupla utilização, quer se trate de um produto físico, software ou tecnologia, podem necessitar de uma licença por várias razões.

Dar especial atenção à classificação dos componentes e peças sobresselentes de dupla utilização e à classificação do software e da tecnologia de dupla utilização que possam ser transferidos por correio eletrónico ou disponibilizados, por exemplo, através de um serviço de computação «em nuvem» no estrangeiro.

Recolher informações sobre a eventual utilização abusiva dos produtos de dupla utilização no contexto da proliferação de armas convencionais ou de armas de destruição maciça. Partilhar essas informações dentro da empresa.

Recomenda-se que sejam solicitadas informações ao(s) fornecedor(es) sobre a classificação de dupla utilização dos materiais, componentes e subsistemas que são tratados ou integrados pela empresa, incluindo as máquinas utilizadas na produção. Continua a ser da responsabilidade da empresa verificar a classificação recebida do(s) fornecedor(es).

Em conformidade com o disposto no artigo 22.o, n.o 10, do Regulamento (CE) n.o 428/2009 relativo à dupla utilização, indicar — com referência à legislação aplicável —, nos documentos comerciais relativos às transferências intra-UE, que a transação envolve produtos de dupla utilização e está sujeita a controlo se for exportada da UE.

Avaliação dos riscos da transação

Verificação dos «destinos e entidades sensíveis» objeto de embargo ou de sanção

Assegurar que nenhuma das partes envolvidas (intermediários, compradores, destinatários ou utilizadores finais) está sujeita a medidas restritivas (sanções), mediante a consulta das listas de sanções atualizadas (11).

Utilização final declarada e rastreio das partes envolvidas;

Conheça os seus clientes e a utilização final que fazem dos seus produtos.

Consulte as informações fornecidas pela sua autoridade competente relativamente às regras e requisitos nacionais e da UE no que se refere às declarações de utilização final. Mesmo não havendo uma obrigação nacional de apresentar uma declaração de utilização final devidamente preenchida e assinada, a declaração de utilização final pode ser um meio útil para verificar a fiabilidade do utilizador final/destinatário e a informação pode ser utilizada para determinar se é necessária uma autorização para os produtos de dupla utilização não incluídos na lista, quando haja uma preocupação quanto à utilização final, nos termos do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 428/2009 (12).

É de prestar atenção aos indicadores de risco de desvio e aos sinais de pedidos de informação ou encomendas suspeitos, por exemplo, avaliar se a utilização final declarada é coerente com as atividades e/ou os mercados do utilizador final. O anexo II contém uma lista de perguntas para confirmar a utilização final declarada e ajudar no rastreio das partes envolvidas.

Rastreio dos riscos de desvio

Preste atenção aos indicadores do risco de desvio e aos sinais de pedidos de informação ou encomendas suspeitos. O anexo II contém uma lista de perguntas para ajudar no rastreio dos riscos de desvio.

Preste-se especial atenção aos controlos de tipo universal relativos a produtos de dupla utilização não incluídos nas listas, se a utilização final declarada e o rastreio das partes envolvidas ou o rastreio dos riscos de desvio derem informações que suscitam preocupação nos termos do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 428/2009.

Controlos de tipo universal de produtos de dupla utilização não incluídos na lista

Assegurar que a empresa dispõe de procedimentos para determinar se está «consciente» de que existe informação preocupante sobre a utilização final declarada [nos termos do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 428/2009]. Se o exportador estiver «consciente», a empresa assegura-se de que não há exportação sem notificação da autoridade competente e sem ter recebido a decisão final da autoridade competente.

Nos casos em que o exportador está a ser «informado» pelas autoridades competentes de que existe informação preocupante sobre a utilização final declarada [nos termos do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 428/2009], a empresa deve dispor de procedimentos para assegurar o rápido fluxo de informações e a suspensão imediata da exportação. Deve garantir-se que a exportação não ocorre sem que tenha sido recebida uma autorização da autoridade competente.

Determinação e pedido de licença, incluindo para atividades de corretagem, transferência e trânsito

Assegurar que a sua empresa dispõe dos dados de contacto da autoridade competente em matéria de controlo das exportações.

Reunir e divulgar informações sobre a gama de tipos de licenças (incluindo licenças individuais, globais e gerais) e de atividades controladas (incluindo exportação, corretagem, transferência e trânsito), bem como sobre os procedimentos de pedido de licença relacionados com os controlos aplicáveis nacionais e da UE em matéria de produtos de dupla utilização.

Ter conhecimento de tipos de exportação controlados menos óbvios (como a exportação através da «nuvem» ou da bagagem pessoal de uma pessoa) e das medidas de controlo do comércio de produtos de dupla utilização para atividades diferentes da exportação, como a assistência técnica ou a corretagem.

Controlos pós-licenciamento, incluindo controlo das remessas e conformidade com as condições da autorização

Antes da expedição propriamente dita, deve proceder-se a uma verificação final de que foram devidamente tomadas todas as medidas para garantir a conformidade. É o momento certo para verificar se os produtos estão corretamente classificados, se foram identificados «sinais de alerta», se o rastreio das entidades foi efetivamente realizado e se existe uma licença válida para a expedição.

É necessária uma avaliação final do risco de transação em caso de eventual alteração da legislação aplicável, por exemplo, se a mercadoria tiver passado a ser um item de dupla utilização incluído na lista ou se o utilizador final for objeto de sanção.

Aplicar um procedimento em que os produtos possam ser interrompidos ou suspensos se não estiverem preenchidos os requisitos ou se forem detetados «sinais de alerta». Os produtos só devem ser libertados por uma pessoa responsável pela conformidade.

Assegurar que os termos e condições da licença foram respeitados (incluindo a apresentação de relatórios).

Ter conhecimento de que quaisquer alterações aos dados da empresa exportadora (como sejam nome, endereço e estatuto jurídico), aos dados do utilizador final e/ou dos intermediários e aos dados dos produtos autorizados podem afetar a validade da sua licença.

5. Análise do desempenho, auditorias, relatórios e medidas corretivas

Um ICP não é um conjunto estático de medidas, devendo, por isso, ser examinado, testado e revisto se for necessário para salvaguardar o cumprimento.

As análises de desempenho e as auditorias verificam se o ICP é executado de forma a satisfazer as exigências operacionais e se é coerente com os requisitos aplicáveis a nível nacional e da UE em matéria de controlo das exportações.

Um ICP que funcione bem tem procedimentos claros de comunicação de informações sobre as ações de notificação e intervenção disciplinar junto dos trabalhadores em caso de suspeita ou de incidente de não conformidade conhecido. No contexto de uma sólida cultura de conformidade, os trabalhadores devem estar confiantes e tranquilos quando, de boa-fé, levantam questões ou comunicam preocupações que possam ter sobre a conformidade.

As análises de desempenho, as auditorias e os procedimentos de apresentação de relatórios destinam-se a detetar incoerências para clarificar e rever rotinas, caso estas resultem (ou se arrisquem a resultar) numa falta de conformidade.

O que se espera?

A empresa desenvolve procedimentos de análise do desempenho para verificar o trabalho diário de conformidade dentro da empresa e verificar se as operações de controlo das exportações são executadas de forma adequada, de acordo com o ICP. A análise do desempenho é realizada a nível interno e permite a deteção precoce de casos de não conformidade e a elaboração de medidas de acompanhamento do controlo de danos. Consequentemente, a análise do desempenho reduz os riscos para a empresa.

A empresa dispõe de procedimentos de auditoria constituídos por inspeções sistemáticas, orientadas e documentadas para confirmar que o ICP é corretamente aplicado. As auditorias podem ser realizadas a nível interno ou por profissionais externos qualificados.

A comunicação de informações é o conjunto de procedimentos aplicáveis ao pessoal responsável pelo controlo do comércio de produtos de dupla utilização e a outros trabalhadores implicados no que diz respeito às ações de notificação e de intervenção disciplinar a tomar em caso de suspeita ou de incidente de não conformidade conhecido no comércio de produtos de dupla utilização. Não diz respeito às obrigações de comunicação externa, por exemplo, caso a empresa esteja registada para a utilização de uma autorização geral de exportação da União nos termos do Regulamento (CE) n.o 428/2009.

As medidas corretivas são o conjunto de medidas para garantir a correta aplicação do ICP e a eliminação das vulnerabilidades identificadas nos procedimentos de conformidade.

Quais as etapas envolvidas?

Prever mecanismos de controlo aleatórios integrados nas operações diárias para monitorizar o fluxo de trabalho dos controlos do comércio na empresa, a fim de assegurar que quaisquer infrações sejam detetadas numa fase precoce. Outra abordagem consiste em utilizar o «princípio dos quatro olhos», em que as decisões de controlo do comércio são analisadas e duplamente controladas.

Desenvolver e realizar auditorias para verificar a conceção, a adequação e a eficiência do ICP.

Assegurar a inclusão de todos os aspetos do programa de conformidade interna na auditoria.

Garantir que os trabalhadores estão confiantes e tranquilos quando, de boa-fé, levantam questões ou comunicam preocupações que possam ter sobre a conformidade.

Estabelecer procedimentos de denúncia de irregularidades e de intervenção disciplinar para reger as ações dos trabalhadores em caso de suspeita ou de incidente de não conformidade conhecido no comércio de produtos de dupla utilização. Esta opção também pode ser dada a terceiros.

Documentar por escrito quaisquer suspeitas de violação da legislação nacional e da UE em matéria de controlo do comércio de produtos de dupla utilização, bem como as medidas corretivas que lhes estão associadas.

Tomar medidas corretivas eficazes para adaptar as operações de controlo da exportação ou o ICP de acordo com os resultados da análise do desempenho, da auditoria do sistema ICP ou da comunicação de informações. Recomenda-se a partilha destas conclusões, incluindo a revisão dos procedimentos e das medidas corretivas, com o pessoal e a gestão ligados ao controlo do comércio de produtos de dupla utilização. Uma vez implementadas as medidas corretivas, recomenda-se que os procedimentos alterados sejam comunicados a todos os trabalhadores em causa.

Um diálogo com a autoridade competente pode contribuir para controlar os danos e para formas possíveis de reforçar o controlo das exportações da empresa.

6. Conservação de registos e documentação

A conservação de registos proporcionais, precisos e rastreáveis das atividades de controlo do comércio de produtos de dupla utilização é essencial para os esforços de conformidade da empresa. Um sistema abrangente de conservação de registos ajudará a empresa a realizar análises de desempenho e auditorias, em conformidade com os requisitos da UE e/ou nacionais em matéria de conservação de documentos, e facilitará a cooperação com as autoridades competentes no caso de um inquérito sobre o controlo do comércio de produtos de dupla utilização.

O que se espera?

A conservação de registos é o conjunto de procedimentos e orientações para arquivar documentos jurídicos, para a gestão de registos e para a rastreabilidade das atividades relacionadas com o controlo do comércio de produtos de dupla utilização. A conservação de registos de alguns documentos é exigida por lei, mas pode também ser do interesse da empresa manter registos de outros documentos (por exemplo, um documento interno que descreva a decisão técnica de classificar um produto). Se todos os registos necessários forem elaborados e arquivados corretamente, é possível efetuar uma pesquisa e uma recuperação mais eficientes durante as atividades correntes de controlo do comércio de produtos de dupla utilização, bem como durante as auditorias periódicas.

Quais as etapas envolvidas?

Verificar os requisitos jurídicos para a conservação de registos (período de conservação, âmbito dos documentos, etc.) na legislação pertinente nacional e da UE do Estado-Membro da UE onde a empresa está estabelecida.

Para garantir que toda a documentação pertinente está disponível, prever a estipulação de requisitos de conservação de registos nos contratos com intermediários, incluindo transitários e distribuidores.

Criar um sistema de arquivo e recuperação adequado para o controlo do comércio de produtos de dupla utilização. Tanto para os sistemas em papel como para os eletrónicos, são essenciais funcionalidades de indexação e de pesquisa com bom desempenho.

Assegurar que os documentos relativos ao controlo das exportações são mantidos de forma coerente e podem ser prontamente disponibilizados à autoridade competente ou a outras partes externas para inspeções ou auditorias.

Recomenda-se a conservação de um registo dos contactos anteriores com a autoridade competente, também em relação com os controlos da utilização (ou do utilizador) final dos produtos de dupla utilização não incluídos na lista e em caso de aconselhamento sobre a classificação técnica.

7. Segurança física e da informação

Os controlos do comércio de produtos de dupla utilização, incluindo software e tecnologia, realizam-se por razões de segurança (inter)nacional e por objetivos de política externa. Por conseguinte, devido à sua sensibilidade, os produtos de dupla utilização devem ser «protegidos» e a existência de medidas de segurança adequadas contribui para conter os riscos de remoção não autorizada ou de acesso a produtos controlados. As medidas de segurança física são importantes, mas, devido à própria natureza eletrónica do software ou da tecnologia controlados, a garantia da conformidade com a regulamentação em matéria de comércio de produtos de dupla utilização pode ser particularmente difícil e exige medidas de segurança da informação.

O que se espera?

A segurança física e a segurança da informação dizem respeito ao conjunto de procedimentos internos destinados a evitar o acesso não autorizado a produtos de dupla utilização ou a sua remoção não autorizada por parte de trabalhadores, contratantes, fornecedores ou visitantes. Estes procedimentos fomentam uma cultura de segurança na empresa e garantem que os produtos de dupla utilização, incluindo software e tecnologia, não se percam e não sejam facilmente roubados ou exportados sem uma licença válida.

Quais as etapas envolvidas?

Segurança física

Assegurar, de acordo com a avaliação dos riscos da empresa, que os produtos de dupla utilização controlados são protegidos contra a remoção não autorizada pelos trabalhadores ou por terceiros. Entre as medidas a considerar contam-se, por exemplo, a salvaguarda física dos produtos, o estabelecimento de zonas de acesso restrito e os controlos de entrada e saída do pessoal.

Segurança da informação

Estabelecer medidas e procedimentos básicos de salvaguarda para o armazenamento e o acesso eletrónicos seguros ao software ou à tecnologia de dupla utilização controlados, incluindo controlos antivírus, cifragem dos ficheiros, pistas e registos de auditoria, controlo do acesso dos utilizadores e barreiras de segurança (firewalls). Se for aplicável à sua empresa, prever medidas de proteção para carregar o software ou a tecnologia para a «nuvem» e para o seu armazenamento ou a sua transmissão na «nuvem».

(1) Regulamento (CE) n.o 428/2009.

(2) Para efeitos do presente documento, o termo «empresas» deve ser entendido em sentido lato. Inclui entidades de investigação e académicas e outras entidades qualificadas como «exportadores» ao abrigo do Regulamento (CE) n.o 428/2009. As presentes orientações não prestam (nesta fase) aconselhamento específico aos diferentes setores e intervenientes envolvidos.

(3) Ver também https://www.wassenaar.org/app/uploads/2015/06/2-Internal-Compliance-Programmes.pdf

(4) Ver também http://www.nuclearsuppliersgroup.org/images/Files/National_Practices/NSG_Measures_for_industry_update_revised_v3.0.pdf

(5) Recomendação 2011/24/UE da Comissão, de 11 de janeiro de 2011, sobre a certificação de empresas europeias do sector da defesa ao abrigo do artigo 9.o da Directiva 2009/43/CE do Parlamento Europeu e do Conselho relativa à simplificação das condições das transferências de produtos relacionados com a defesa na Comunidade (JO L 11 de 15.1.2011, p. 62).

(6) Ver também http://icpguidelines.com

(7) Ver também https://ec.europa.eu/taxation_customs/general-information-customs/customs-security/authorised-economic-operator-aeo_en

(8) A declaração de compromisso da empresa pode, por exemplo, declarar que, em circunstância alguma, as exportações, a corretagem, o trânsito ou a transferência podem ser efetuados, por qualquer pessoa que opere em nome da empresa, em violação da legislação e da regulamentação da UE e dos Estados-Membros em matéria de controlo do comércio de produtos de dupla utilização. Para reforçar a compreensão da necessidade de controlos das exportações, a declaração pode explicar sucintamente os seus objetivos. Pode igualmente sublinhar a importância de os trabalhadores agirem em conformidade com os controlos das exportações, para que compreendam possíveis cenários de incumprimento, comunicando os riscos de transações não autorizadas e possíveis consequências (penais, reputacionais, financeiras, disciplinares, etc.) para a empresa e para os trabalhadores envolvidos. Recomenda-se que o compromisso de conformidade seja o mais simples possível.

(9) As empresas podem também prever a divulgação pública da declaração através de sítios Web para as empresas e de outros canais comerciais, a fim de informar terceiros sobre o compromisso da empresa em termos de conformidade com o controlo das exportações.

(10) Os chamados «destinos e entidades sensíveis» não são apenas os destinos objeto de embargo ou de sanção, mas também outros destinos para os quais a expedição de (determinados) produtos de dupla utilização pode ser crucial em casos específicos, por exemplo, devido à proliferação de ADM ou a preocupações em matéria de direitos humanos, tal como determinado pela autoridade competente. No que se refere às preocupações em matéria de direitos humanos, há a referir que podem ser aplicáveis outros regulamentos, por exemplo o Regulamento (UE) 2019/125 do Parlamento Europeu e do Conselho (JO L 30 de 31.1.2019, p. 1), que introduz controlos sobre a exportação de mercadorias suscetíveis de serem utilizadas para aplicar a pena de morte ou infligir tortura.

(11) A lista de sanções da UE consolidada (https://eeas.europa.eu/topics/sanctions-policy/8442/consolidated-list-sanctions_en), assim como o Mapa de Sanções da UE (https://www.sanctionsmap.eu) podem assistir no rastreio das sanções.

(12) Caso o cliente não esteja familiarizado com o pedido de declaração de utilização final, deve prever-se a redação de uma carta de acompanhamento (de uma página) explicando o essencial dos controlos do comércio de produtos de dupla utilização e indicando que o documento solicitado acelera o pedido de licença ou pode mesmo ser necessário para receber uma licença.