Decisão do Conselho de Administração da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho

de 26 de Março de 2004

que adopta as normas de execução do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 relativo ao acesso do público aos documentos

(2004/321/CE)

O CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO,

Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 1649/2003 do Conselho, que altera o Regulamento (CEE) n.o 1365/75 relativo à criação de uma Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho e revoga o Regulamento (CEE) n.o 1417/76(1),

Considerando o seguinte:

(1) Os limites e os princípios gerais que governam o direito de acesso aos documentos, tal como previsto no artigo 255.o do Tratado, foram definidos no Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de Maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão(2).

(2) Quando o Regulamento (CE) n.o 1049/2001 foi adoptado, as três instituições, numa declaração conjunta, acordaram que as Agências e os organismos análogos deveriam implementar normas em conformidade com as normas constantes do referido regulamento.

(3) O Regulamento (CE) n.o 1649/2003 estipula que o Regulamento (CE) n.o 1049/2001 é aplicável aos documentos detidos pela Fundação.

(4) O Regulamento (CE) n.o 1649/2003 afirma também que o Conselho de Administração aprovará as regras de execução do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 no prazo de seis meses a contar de 29 de Setembro de 2003, data de entrada em vigor do Regulamento (CE) n.o 1649/2003.

(5) O estabelecimento de regras contribuirá para uma gestão harmoniosa ao permitir aos responsáveis o tratamento correcto e célere dos pedidos de acesso apresentados pelo público,

ADOPTA A PRESENTE DECISÃO:

Artigo 1.o

Âmbito de aplicação

1. O direito de acesso refere-se aos documentos detidos pela Fundação, ou seja, aos documentos por ela elaborados ou recebidos e que estejam na sua posse.

2. Os cidadãos da União Europeia e as pessoas singulares ou colectivas que residam ou tenham a sua sede social num Estado-Membro exercem o seu direito de acesso aos documentos da Fundação por força do disposto no n.o 1 do artigo 2.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

3. Nos termos do n.o 2 do artigo 2.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, os cidadãos de países terceiros que não residam num Estado-Membro, bem como as pessoas colectivas que não tenham a sua sede social num dos Estados-Membros, beneficiam do direito de acesso aos documentos da Fundação nas mesmas condições que os beneficiários mencionados no n.o 1 do artigo 2.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

Artigo 2.o

Pedidos de acesso

1. Os pedidos de acesso a documentos da Fundação não publicamente acessíveis serão apresentados por escrito, incluindo o formulário electrónico, e de forma suficientemente precisa para permitir à Fundação identificar os documentos.

2. A Fundação responderá aos pedidos de acesso, iniciais e confirmativos, num prazo de 15 dias úteis a partir da data de registo do pedido.

3. No caso de pedidos complexos ou volumoso, o prazo previsto no n.o 1 pode ser prorrogado por 15 dias úteis. Qualquer prorrogação do prazo deve ser fundamentada e previamente comunicada ao requerente.

4. No caso dos pedidos que não são suficientemente precisos, a que se refere o n.o 2 do artigo 6.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a Fundação solicitará ao requerente o fornecimento de informações complementares que permitam identificar os documentos solicitados; o prazo de resposta apenas começa a correr a partir do momento em que a Fundação dispõe destas informações.

5. Qualquer decisão de recusa, mesmo parcial, deve indicar o motivo dessa recusa com base numa das excepções enumeradas no artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

Artigo 3.o

Processamento dos pedidos iniciais

1. Após o registo do pedido é enviado ao requerente um aviso de recepção, salvo se for dada imediatamente resposta. O aviso de recepção e a resposta são enviados por escrito, eventualmente por via electrónica.

2. O requerente é informado do seguimento dado ao seu pedido pelo chefe dos serviços administrativos.

3. Em caso de recusa total ou parcial, o requerente dispõe de 15 dias úteis, a contar da data de recepção da resposta da Fundação, para apresentar um pedido confirmativo solicitando à Fundação que reconsidere a posição tomada.

4. A falta de uma resposta da Fundação no prazo prescrito dá ao requerente o direito de reclamar mediante pedido confirmativo.

Artigo 4.o

Processamento dos pedidos confirmativos

1. O director toma as decisões de recusa de acesso relativamente aos pedidos confirmativos. O director comunicará ao Conselho de Administração essas decisões.

2. A decisão é comunicada ao requerente por escrito, eventualmente por via electrónica, e especifica em qual das excepções previstas no artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 se fundamenta e por que motivos. A decisão informa ainda o requerente do seu direito de interpor recurso para o Tribunal de Primeira Instância ou de apresentar queixa ao Provedor de Justiça Europeu.

Artigo 5.o

Consultas

1. Quando for apresentado à Fundação um pedido de acesso a um documento na sua posse, mas cujo autor é um terceiro, a Fundação verificará a aplicabilidade das excepções previstas no artigo 4.o do regulamento.

2. Se, no termo desta análise, a Fundação considerar que o acesso ao documento solicitado deve ser recusado, por força de qualquer das excepções previstas no artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a resposta negativa é enviada ao requerente sem consulta do autor.

3. A Fundação dá seguimento favorável ao pedido sem consultar o terceiro quando:

a) O documento solicitado já tiver sido divulgado, quer pelo seu autor, quer nos termos do regulamento ou de disposições análogas;

b) A divulgação, eventualmente parcial, do seu conteúdo não prejudica qualquer dos interesses previstos no artigo 4.o do regulamento.

Artigo 6.o

Exercício do direito de acesso

1. Os documentos são enviados por correio, por fax ou, se disponível, por correio electrónico. No caso de grandes volumes ou de documentos de difícil manipulação, o requerente pode ser convidado a consultar os documentos in loco. Esta consulta é gratuita.

2. Se o documento tiver sido publicado, a resposta consiste em fornecer as referências de publicação e/ou o local onde o documento está disponível e, se for caso disso, o endereço do documento no sítio web da Fundação.

3. Se o volume dos documentos solicitados ultrapassar vinte páginas, poderá ser cobrado ao requerente um montante de 0,40 euros por página, acrescido de despesas de correio. As despesas relativas a outros suportes serão decididas caso a caso, não podendo exceder um montante razoável.

Artigo 7.o

Registo de documentos

1. A fim de dar efeito aos direitos conferidos aos cidadãos pelo Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a Fundação colocará à disposição do público um registo de documentos acessível através do sítio web da Fundação.

2. O registo incluirá o título do documento, uma única referência, o assunto e/ou uma descrição concisa do documento e a data em que foi recebido ou elaborado e introduzido no registo.

Artigo 8.o

Documentos directamente acessíveis ao público

1. As disposições do presente artigo só são aplicáveis aos documentos elaborados ou recebidos a partir da data de início da aplicação do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

2. Os documentos a seguir indicados são imediatamente disponibilizados na sequência de um pedido e, na medida do possível, tornados directamente acessíveis:

a) Ordens de trabalhos e versões definitivas das actas das reuniões do Conselho de Administração e da Mesa;

b) Decisões adoptadas pelo Conselho de Administração e pela Mesa;

c) Documentos emanados de terceiros que já foram divulgados pelo seu autor ou com o seu consentimento;

d) Documentos já divulgados na sequência de um pedido anterior.

Artigo 9.o

Relatório

A Fundação publicará anualmente, no âmbito do seu relatório anual, informações relativas à implementação da presente decisão, em particular estatísticas sobre o número de pedidos de acesso a documentos da Fundação, o número de pedidos recusados e as razões para tal.

Artigo 10.o

Entrada em vigor

A presente decisão é publicada no Jornal Oficial da União Europeia e entra em vigor na data da sua publicação.

Feito em Dublim, em 26 de Março de 2004.

Pelo Conselho de Administração

Marjaana Valkonen

(1) JO L 245 de 29.9.2003, p. 25.

(2) JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.