Decisão do secretário-geral do Conselho/alto representante para a Política Externa e de Segurança Comum

de 27 de Julho de 2000

relativa às medidas de protecção das informações classificadas aplicáveis ao Secretariado-Geral do Conselho

(2000/C 239/01)

O SECRETÁRIO-GERAL DO CONSELHO/ALTO REPRESENTANTE PARA A POLÍTICA EXTERNA E DE SEGURANÇA COMUM,

Tendo em conta o n.o 2, segundo parágrafo, do artigo 23.o do regulamento interno do Conselho, de 5 de Junho de 2000, nos termos do qual compete ao secretário-geral tomar as medidas necessárias para assegurar o bom funcionamento do Secretariado-Geral,

Considerando o seguinte:

(1) O Conselho Europeu, reunido em Helsínquia em Dezembro de 1999, deu um impulso político ao desenvolvimento dos meios da União Europeia para a gestão militar e não militar de crises, no âmbito de uma política europeia reforçada em matéria de segurança e de defesa.

(2) Neste contexto, é necessário alterar a Decisão n.o 24/95 do secretário-geral relativa às medidas de protecção das informações classificadas aplicáveis ao Secretariado-Geral do Conselho no que respeita aos graus de classificação, mediante o aditamento do grau "TRÈS SECRET/TOP SECRET" (altamente secreto) e do reforço do dispositivo interno, ficando assente que esta alteração se reveste de carácter provisório, na pendência da tomada de medidas mais completas num futuro próximo.

(3) Tendo em vista a publicação no Jornal Oficial, é necessário integrar estas alterações numa versão consolidada que substitua a Decisão n.o 24/95, acima referida.

ADOPTOU A PRESENTE DECISÃO:

Artigo 1.o

A presente decisão tem por objectivo estabelecer regras relativas às modalidades de classificação das informações tratadas ou elaboradas no Secretariado-Geral do Conselho, que permitam proteger as informações assim classificadas, quaisquer que sejam a origem, o suporte ou a fase de elaboração.

Artigo 2.o

1. As informações podem ser classificadas num dos seguintes graus:

a) TRÈS SECRET/TOP SECRET (/altamente secreto): informações cuja divulgação não autorizada poderia prejudicar de forma extremamente grave os interesses essenciais da União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros;

b) SECRET (/secreto): informações cuja divulgação não autorizada poderia prejudicar gravemente os interesses essenciais da União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros;

c) CONFIDENTIEL (/confidencial): informações cuja divulgação não autorizada poderia prejudicar os interesses essenciais da União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros;

d) RESTREINT (/reservado): informações cuja divulgação não autorizada seria inoportuna ou prematura.

2. Os documentos LIMITE (/limitado) e SN (sem número) não constituem informações classificadas na acepção da presente decisão. As cotas LIMITE e SN aplicam-se aos documentos internos da instituição que não se destinam a ser tornados públicos.

O mesmo se aplica às demais informações, nomeadamente notas, documentos ou correspondência interna do Secretariado-Geral, sob reserva, se for caso disso, de um tratamento específico sempre que a sua protecção se justifique, nomeadamente em aplicação do n.o 3 do artigo 3.o.

A divulgação destes documentos e informações exige uma autorização do director-geral competente.

3. Apenas será atribuída uma classificação na medida e pelo período necessários. Se não for determinado o período de classificação de uma informação, a sua manutenção ou desclassificação será decidida no termo de um período de cinco anos, o mais tardar.

4. A atribuição de classificação a uma informação por um funcionário ou outro agente do Secretariado-Geral do Conselho é feita sob instruções ou com o acordo do seu director-geral.

Artigo 3.o

1. No caso de várias informações constituírem um conjunto, será atribuído a este pelo menos o grau de classificação da informação com a classificação mais elevada.

2. O grau de classificação atribuído a uma informação por ocasião da sua transmissão ao Secretariado-Geral por uma autoridade ou por um organismo nacional ou internacional só poderá ser alterado por essa autoridade ou organismo. Caso se trate de uma informação particularmente sensível, será objecto de um tratamento especial decidido pelo secretário-geral.

3. As informações que retomam o conteúdo de uma informação classificada terão o mesmo grau de classificação.

Artigo 4.o

1. Um documento classificado só pode ser classificado num grau inferior ou desclassificado(1) com autorização escrita da autoridade de origem e, se necessário, depois de consultadas as outras partes interessadas. Nos casos urgentes, a autorização pode ser dada oralmente, devendo no entanto ser confirmada, o mais rapidamente possível, por escrito. Incumbe à autoridade de origem informar os destinatários do documento da alteração da classificação, devendo estes últimos por seu turno avisar desse facto os destinatários sucessivos a quem enviaram o original ou uma cópia do documento.

2. Se possível, a autoridade de origem deverá indicar no documento classificado a data ou um prazo a partir do qual as informações que este contém poderão ser classificadas num grau inferior ou desclassificadas. Caso contrário, essa autoridade deverá assegurar um acompanhamento permanente do documento para garantir que continua válida a classificação inicial.

Artigo 5.o

Os directores-gerais tomarão todas as medidas úteis para a protecção das informações classificadas e velarão por que estas só circulem e sejam difundidas na medida do estritamente necessário para as necessidades de serviço.

Artigo 6.o

1. O grau de classificação atribuído a uma informação deve ser indicado pela aposição de um carimbo bem visível: no caso de um documento, no topo e no fundo de cada página; em relação aos outros suportes, pela aposição de uma menção correspondente.

As informações classificadas TRÈS SECRET/TOP SECRET ou SECRET ostentarão além disso, da mesma forma, o número de ordem de maneira a identificar o seu destinatário.

2. No caso de uma classificação temporária, a informação inclui ainda a indicação da data após a qual será considerada como desclassificada.

3. Em caso de alteração da classificação de uma informação, ser-lhe-ão apostos os carimbos que correspondem ao novo regime aplicado.

Artigo 7.o

1. O número de exemplares de uma informação classificada é rigorosamente limitado ao estritamente indispensável às necessidades do serviço.

2. Só se poderá reproduzir integral ou parcialmente uma informação classificada TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET ou CONFIDENTIEL com o acordo do director-geral competente.

A eventual reprodução de informações classificadas deve ser feita em condições que garantam a protecção dessas informações.

3. Cada destinatário de uma informação classificada apenas recebe um exemplar.

4. Sem prejuízo do n.o 1 do artigo 14.o do regulamento interno do Conselho, os documentos classificados TRÈS SECRET/TOP SECRET ou SECRET só serão traduzidos se o secretário-geral ou o director-geral competente, por delegação do secretário-geral, o decidir.

5. As traduções das informações classificadas são protegidas nas mesmas condições que os originais.

Artigo 8.o

O serviço de segurança, sob a autoridade do director-geral do pessoal e da administração, fica encarregado de:

- dar instruções ao pessoal sobre as suas obrigações em matéria de protecção das informações classificadas,

- aplicar as medidas materiais de protecção,

- velar pelo cumprimento da presente decisão,

- informar o secretário-geral de qualquer problema ou dificuldade constatado na execução da presente decisão.

Artigo 9.o

1. O gabinete das informações classificadas assegura o acompanhamento das informações classificadas TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET e CONFIDENTIEL quando forem objecto de documentos do Conselho.

Sob a autoridade do director-geral do pessoal e da administração, cabe-lhe:

- gerir as operações relativas ao seu registo, reprodução, tradução, transmissão, expedição e destruição,

- manter actualizada a lista de dados relativos às informações classificadas,

- interrogar periodicamente os emitentes sobre a necessidade de manter a classificação dessas informações,

- fixar, em concertação com o serviço de segurança, as regras práticas de classificação e desclassificação das informações.

2. O gabinete das informações classificadas mantém um registo que inclui os seguintes dados:

- a data de elaboração da informação classificada,

- o grau de classificação,

- o prazo limite da classificação,

- o nome e o serviço do emitente,

- o ou os destinatários, com indicação do número de ordem,

- o assunto,

- o número,

- o número de exemplares difundido.

Artigo 10.o

1. Em cada serviço, o director-geral designa um correspondente responsável pela segurança, a seguir denominado "correspondente de segurança", encarregado de assegurar as medidas de protecção exigidas pelas informações classificadas TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET e CONFIDENTIEL.

2. O correspondente de segurança decide, com o acordo do serviço de segurança e do gabinete das informações classificadas, as medidas de protecção dos documentos do Conselho a aplicar no seu serviço. Para o efeito, o correspondente de segurança:

- transmite ao gabinete das informações classificadas os dados referidos no n.o 2 do artigo 9.o,

- informa o serviço de segurança da realização de reuniões que tratem essas informações,

- analisa a necessidade de manter a classificação no termo do prazo de cinco anos a contar da elaboração da informação,

- assegura o arquivo das informações classificadas e, após a sua desclassificação, envia-as aos arquivos centrais.

Artigo 11.o

1. Todas as informações destinadas ao grau de classificação TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET ou CONFIDENTIEL devem ser elaboradas numa sala que permita assegurar uma protecção suficiente.

2. Na elaboração de informações classificadas TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET ou CONFIDENTIEL em tratamento de texto, devem ser utilizados equipamentos individuais fora da rede informática habitual. Essas informações não podem, em caso algum, ser conservadas na memória do equipamento.

3. As disquetes que contêm informações classificadas serão protegidas nas mesmas condições que os documentos com o mesmo grau de classificação.

Artigo 12.o

1. Quando as informações classificadas tiverem de circular no interior de um edifício ou entre edifícios, serão tomadas precauções para assegurar a sua protecção.

2. Para a expedição de informações classificadas TRÈS SECRET/TOP SECRET ou SECRET, são aplicáveis as seguintes regras:

- por mensageiro autorizado, com aviso de recepção, sendo o conteúdo metido em envelope duplo, com um envelope exterior sem qualquer sinal distintivo, e um envelope interior carimbado e com a menção TRÈS SECRET/TOP SECRET ou SECRET,

- por envio cifrado, segundo um sistema aprovado pelo serviço de segurança e, se necessário, através de verificação telefónica antes do envio,

- para cada um destes envios, o destinatário será sempre designado expressamente.

3. Para a expedição de informações classificadas CONFIDENTIEL, são aplicáveis as seguintes regras:

- por correio interno, em envelope duplo, com um envelope exterior sem qualquer sinal distintivo, e um envelope interior com a menção CONFIDENTIEL,

- por correio registado, com aviso de recepção, ou por serviço de mensagens privado; neste caso o conteúdo será metido em envelope duplo e só o envelope interior terá aposta a menção CONFIDENTIEL,

- por envio cifrado,

- para cada um destes envios o destinatário será sempre designado expressamente.

4. Para a expedição de informações classificadas RESTREINT, são aplicáveis as seguintes regras:

- por correio interno: em envelope simples sem qualquer sinal distintivo exterior,

- por via postal: num envelope sem qualquer sinal distintivo exterior,

- por correio electrónico, desde que o destinatário receba pessoalmente a informação,

- para cada um destes envios o destinatário será sempre designado expressamente.

5. A transmissão de informações classificadas CONFIDENTIEL e RESTREINT aos intérpretes é da responsabilidade do serviço "Conferências" nas seguintes condições:

- as cabinas recebem um exemplar de cada documento,

- os documentos são distribuídos imediatamente antes de o assunto em questão ser debatido na sala,

- os documentos são recuperados no final da reunião.

6. A transmissão e a recuperação das informações classificadas TRÈS SECRET/TOP SECRET ou SECRET junto dos intérpretes são asseguradas pelo correspondente de segurança.

Artigo 13.o

1. O transporte das informações classificadas durante missões ou com vista a reuniões no exterior dos edifícios em que são guardadas limita-se ao estritamente indispensável às necessidades do serviço.

2. As informações classificadas TRÈS SECRET/TOP SECRET ou SECRET só poderão circular fora do território dos Estados-Membros por mala diplomática. Excepcionalmente, tais informações poderão ser transportadas por um funcionário ou outro agente do Secretariado-Geral, sob instruções ou com o acordo do seu director-geral.

3. Durante o seu transporte no exterior do edifício do Conselho, as informações classificadas serão permanentemente mantidas em condições que ofereçam todas as garantias de segurança.

Artigo 14.o

1. As informações classificadas não poderão ser deixadas em evidência nos locais de trabalho. Em nenhum momento essas informações poderão ser abandonadas sem vigilância, mesmo por um curto espaço de tempo.

2. As informações classificadas TRÈS SECRET/TOP SECRET, SECRET e CONFIDENTIEL serão conservadas em móveis cuja resistência e dispositivo de fecho sejam considerados fiáveis pelo serviço de segurança.

As informações classificadas RESTREINT serão conservadas em móveis fechados à chave.

Artigo 15.o

1. Os exemplares caducados ou em excesso de informações classificadas serão destruídos.

2. A destruição de informações classificadas deverá ser efectuada por meio de uma trituradora de papel ou de qualquer outro processo de destruição aprovado pelo serviço de segurança.

As informações classificadas podem ser confiadas para destruição ao serviço de segurança.

3. No que respeita às informações classificadas TRÈS SECRET/TOP SECRET ou SECRET, o serviço de segurança e o correspondente de segurança deverão elaborar conjuntamente um documento que ateste a sua destruição; este documento será enviado ao gabinete das informações classificadas pelo correspondente de segurança.

Artigo 16.o

Qualquer transgressão presumida, assinalada ou constatada da presente decisão será objecto de um inquérito pelo serviço de segurança a pedido do director-geral competente ou do director-geral do pessoal e da administração. O secretário-geral será informado do desenrolar e dos resultados do inquérito.

Artigo 17.o

A presente decisão será publicada no Jornal Oficial das Comunidades Europeias. A presente decisão entra em vigor na data da sua publicação. A presente decisão aplica-se apenas às informações e documentos tratados e elaborados no Secretariado-Geral a partir dessa data.

Artigo 18.o

É revogada a Decisão n.o 24/95 do secretário-geral do Conselho, de 30 de Janeiro de 1995, relativa às medidas de protecção das informações classificadas aplicáveis ao Secretariado-Geral do Conselho.

Feita em Bruxelas, em 27 de Julho de 2000.

Javier Solana

Secretário-Geral/Alto Representante

p.o. Pierre de boissieu

Secretário-Geral Adjunto

(1) Por classificação num grau inferior "downgrading", entende-se uma redução do grau de classificação. Por desclassificação "declassification", entende-se a supressão de qualquer referência de classificação.