RELATÓRIO sobre as demonstrações financeiras da agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho (AESS-Bilbau) (Exercício de 1996), acompanhado das respostas da Agência (97/C 393/10)

1.1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho, em conformidade com o nº 4 do artigo 14º do Regulamento (CE) nº 2062/94 do Conselho, de 18 de Julho de 1994 (1).

1.2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho relativas ao exercício de 1996. De acordo com o nº 1 do artigo 14º do Regulamento (CE) nº 2062/94 do Conselho (2), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das contas (3), em conformidade com as regras financeiras internas previstas no nº 3 do artigo 14º do Regulamento (CE) nº 2062/94 do Conselho (4). De acordo com o artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas. O presente relatório constitui a primeira auditoria efectuada à Agência.

1.3. O Tribunal efectuou os controlos em conformidade com as normas de auditoria geralmente aceites, desde que sejam aplicáveis no contexto comunitário. Verificou através de amostragem os livros e registos contabilísticos e efectuou outros procedimentos de auditoria considerados necessários neste contexto. As principais observações resultantes da auditoria do Tribunal são apresentadas na segunda parte do presente relatório.

1.4. As demonstrações financeiras relativas ao exercício de 1996 são fiáveis e a legalidade e regularidade das operações a que se referem encontram-se, no seu conjunto, asseguradas.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES RELATIVAS À EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DA AGÊNCIA EUROPEIA PARA A SEGURANÇA E A SAÚDE NO TRABALHO (AESS-BILBAU) NO EXERCÍCIO DE 1996

Contabilidade orçamental

1.5. O orçamento inicial da Agência relativo ao exercício de 1996 não se encontrava em conformidade com as disposições regulamentares, que estabelecem que as dotações devem ser classificadas por título, capítulo e artigo. Este facto, bem como a não regularização durante o exercício dos pagamentos efectuados mediante fundo para adiantamentos (a quase totalidade dos pagamentos da Agência relativos ao exercício de 1996), estão na origem dos problemas verificados quando da regularização dos referidos pagamentos.

1.6. No encerramento das contas, a fim de efectuar as imputações orçamentais das despesas do exercício, o orçamento inicial foi modificado. Não há qualquer documento que comprove a aprovação pela autoridade orçamental da Agência das alterações efectuadas.

1.7. Além disso, a Agência não dispõe de um programa informático adequado para a contabilidade orçamental. A Agência deverá dar prioridade à criação deste sistema contabilístico e ao cumprimento das regras aplicáveis à execução orçamental.

Contabilidade geral

1.8. Durante o exercício de 1996, e ainda durante o de 1997, a Agência não dispunha de um sistema informático para a contabilidade geral. É fundamental adoptar um sistema contabilístico para poder dispor de informações financeiras fiáveis em tempo oportuno.

Dotações transitadas - Anulações - Atrasos

1.9. A Agência transitou dotações no valor de 1,2 milhões de ecus para o exercício de 1997. Este montante representa 39,5 % do orçamento do exercício de 1996, que se eleva a 3,04 milhões de ecus após alterações. O montante das dotações anuladas ascende a 0,83 milhões de ecus, ou seja 27,3 % do orçamento. Na sequência dos sucessivos atrasos na criação da Agência, a Comissão, em acordo com esta, só pagou 3 milhões de ecus da subvenção inicial de 4 milhões de ecus. Estes atrasos devem-se à nomeação tardia do Director, ela própria resultante de alterações na composição do Conselho de Administração. Verificaram-se igualmente atrasos no recrutamento dos agentes que formam a infra-estrutura de base da Agência. Todos estes atrasos causaram perturbações na execução do orçamento relativo ao exercício de 1996.

Edifício

1.10. Em Dezembro de 1996, a Agência arrendou alguns gabinetes, que ocupa desde Abril de 1997 (renda anual de cerca de 0,3 milhões de ecus). Segundo a Agência, as autoridades locais deveriam suportar o pagamento de 75 % da renda. Não foi apresentado qualquer acordo a este respeito. À data dos controlos, a Agência não havia recebido qualquer pagamento.

Contratos e CCCC

1.11. Os contratos de aquisição de bens e serviços celebrados pela Agência no final do exercício, e que constituem a grande parte das dotações transitadas automaticamente, foram adjudicados na sequência de concursos limitados ou por ajuste directo. Embora o recurso a estas práticas possa justificar-se em alguns casos, o Tribunal detectou algumas operações em que as regras não foram respeitadas. A Agência deverá zelar pelo cumprimento rigoroso das regras aplicáveis em matéria de adjudicação de contratos. Além disso, a Agência não dispõe de uma CCCC conforme com as disposições regulamentares relevantes. Actualmente, compete à Mesa do Conselho de Administração exercer esta função.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 15 e 16 de Outubro de 1997.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) JO L 216 de 20. 8. 1994, p. 5.

(2) Em conformidade com o nº 3 do artigo 14º do Regulamento (CE) nº 2062/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e despesas da Agência relativas ao exercício de 1996 foram elaboradas em 18 de Abril de 1997, data em que foram assinadas pelo Director da Agência e dirigidas à Comissão, ao Conselho de Administração e ao Tribunal de Contas. O Tribunal recebeu estas contas em 20 de Abril de 1997. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

ANEXO

QUADRO 1 BALANÇO FINANCEIRO RELATIVO AO EXERCÍCIO DE 1996

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>

POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte: Quadro elaborado pelo Tribunal a partir dos dados fornecidos pela Agência.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

(1) Este montante corresponde ao dos valores imobilizados.

RESPOSTAS DA AGÊNCIA EUROPEIA PARA A SEGURANÇA E A SAÚDE NO TRABALHO

O Tribunal de Contas visitou a Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho de 12 a 16 de Maio de 1997, realizando a auditoria para o exercício de 1996.

O Director apresentou os objectivos, programa e actividades realizadas, em curso ou planeadas. Com vista a facilitar o trabalho do Tribunal, foram postas à sua disposição as contas e todos os documentos de apoio pertinentes. Foram-lhe também apresentados os ficheiros do pessoal e os contratos celebrados.

O Tribunal enviou os seus comentários preliminares com vista à elaboração do relatório sobre as demonstrações financeiras da Agência (exercício de 1996) na sua carta nº 001594, de 15 de Julho de 1997.

A Agência, saudando as conclusões referidas no ponto 1.4 do projecto de relatório do Tribunal de Contas, no qual o Tribunal afirma que as demonstrações financeiras para o exercício de 1996 são fiáveis e que, no conjunto, estão garantidas a legalidade e a regularidade das transacções subjacentes, gostaria de comentar os pontos seguintes:

Ponto 1.5

A discriminação é incompleta devido ao facto de, quando o orçamento estava em elaboração, em 1995, não ser possível planificar em pormenor as necessidades orçamentais para o exercício de 1996 e incluir montantes específicos, em virtude de a Agência estar na sua fase de arranque. Em resultado disso, na maioria dos capítulos deu-se entrada de «valores simbólicos».

Ponto 1.6

É verdade que não existe qualquer elemento documental a comprovar que o Conselho de Administração da Agência aprovou as alterações ao orçamento inicial para 1996. Para evitar uma situação semelhante no futuro, foi acordado, na reunião do Secretariado do Conselho de Administração de 5-6 de Junho de 1997, que as actas das reuniões passariam a incluir, além do relato das discussões durante as reuniões, um documento explicitando as decisões formais tomadas, de forma a facilitar a sua procura.

Ponto 1.7

A Agência não possui, de facto, software adequado para as suas contas orçamentais e está, provisoriamente, a recorrer a Excel. Para ultrapassar esta situação, a Agência juntou forças com as outras agências para analisar a viabilidade de um pacote informático integrado, como o protótipo da versão beta de SI 2 fornecido pela Comissão Europeia. Além disso, a Agência está a seguir atentamente os avanços do software em desenvolvimento pelo Cedefop, em Salónica, que parece satisfazer as nossas necessidades, uma vez que inclui um módulo de gestão orçamental e contabilística, assim como módulos de gestão dos recursos humanos. A Agência de Bilbau tomará, antes do final do ano, uma decisão relativamente à instalação de um ou outro sistema, em função dos resultados de testes em que se vão usar ambos e do parecer das entidades de supervisão (Controlador Financeiro e Tribunal de Contas). A Agência está a fazer tudo o que lhe é possível para melhorar a gestão da sua conta de adiantamentos e, em Setembro de 1997, instalou o software RAI, com a assistência do OEDT de Lisboa.

Ponto 1.8

Com vista a corrigir a deficiência descrita pelo Tribunal de Contas, a Agência adquiriu, em Junho de 1997, o software Cubic, que, após a conclusão da formação do pessoal respectivo, está já a ser usado na contabilidade geral.

Ponto 1.9

É verdade que a execução do orçamento de 1996 foi negativamente afectada pelo atraso no recrutamento do Director e de pessoal para a unidade administrativa da Agência. O referido pessoal apenas foi recrutado em Maio de 1997, quando o chefe da unidade e dois assistentes (um perito informático e um técnico financeiro) ocuparam os seus postos de trabalho. Isto significa que a introdução gradual de todos os sistemas necessários para garantir uma correcta gestão financeira (gestão do pessoal, gestão orçamental e contabilística, celebração de contratos e serviços gerais) apenas começou depois da data referida.

Ponto 1.10

Na altura das negociações relativas à localização da Agência, o Governo basco e a região da Biscaia comprometeram-se a pagar 75 % do custo da renda do edifício administrativo ocupado pela Agência. Apesar da inexistência de um acordo assinado entre a Agência e as autoridades bascas a este respeito, o Governo basco tem pago à Agência, desde Setembro de 1997, um subsídio de 20 milhões de pesetas e a região da Biscaia iniciou já os procedimentos necessários para o pagamento do seu subsídio de 10 milhões de pesetas.

Ponto 1.11

De acordo com as disposições do seu Regulamento Financeiro, a Agência está a fazer todo o possível no sentido de corrigir as deficiências apontadas pelo Tribunal de Contas no que respeita aos contratos de direito público e submeteu recentemente um projecto de regulamento para a criação de um CCCC ao parecer do Controlador Financeiro da Comissão e ao Tribunal de Contas, para informação; o regulamento baseia-se, tanto quanto possível, nos modelos adoptados pelas outras Agências. No que respeita aos contratos de fornecimento de bens e serviços celebrados pela Agência, nomeadamente desde a auditoria realizada pelo Tribunal em Maio de 1997, deve referir-se que foram sempre publicados convites à apresentação de propostas, mesmo nos casos em que o valor da despesa prevista teria permitido um ajuste directo.

A Agência gostaria de garantir ao Tribunal que está a fazer todo o possível por obter, tão rapidamente quanto possível, todos os meios necessários para realizar as melhorias indicadas pelo Tribunal de Contas. A Agência gostaria de solicitar ao Tribunal que leve em conta as dificuldades que teve na sua fase de arranque no que respeita ao pleno respeito das regras decorrentes dos regulamentos financeiros e outros aos quais as suas actividades estejam sujeitas.