PT Jornal Oficial da União Europeia L 162/20

DECISÃO DA COMISSÃO

de 20 de Janeiro de 2006

que estabelece normas de execução da Decisão 2004/904/CE do Conselho no que se refere aos sistemas de gestão e de controlo dos Estados-Membros e às regras de gestão administrativa e financeira de projectos co-financiados pelo Fundo Europeu para os Refugiados

[notificada com o número C(2006) 51/3]

(apenas fazem fé os textos nas línguas checa, neerlandesa, inglesa, estónia, finlandesa, francesa, alemã, grega, húngara, italiana, sueca, letã, lituana, polaca, portuguesa, eslovaca, eslovena e espanhola)

(2006/401/CE)

A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,

Tendo em conta a Decisão 2004/904/CE do Conselho, de 2 de Dezembro de 2004, que cria o Fundo Europeu para os Refugiados para o período de 2005 a 2010 (1), nomeadamente o n.o 5 do artigo 13.o,

Considerando o seguinte:

(1) Para garantir a boa gestão financeira das contribuições concedidas a título do Fundo Europeu para os Refugiados (a seguir designado «Fundo»), é necessário adoptar orientações comuns sobre a organização das funções das autoridades responsáveis pela execução das acções co-financiadas.

(2) A fim de garantir uma utilização dos fundos comunitários conforme com os princípios da boa gestão financeira, é conveniente introduzir sistemas de gestão e de controlo para proporcionar uma pista de auditoria suficiente e fornecer à Comissão todo o apoio necessário à realização dos controlos, especialmente por amostragem.

(3) Por forma a assegurar uma utilização eficaz e adequada dos fundos comunitários, devem ser estabelecidos critérios uniformes para os controlos efectuados pelos Estados-Membros em conformidade com o artigo 25.o da Decisão 2004/904/CE.

(4) Para garantir um tratamento uniforme das declarações de despesas relativamente às quais é solicitada a contribuição do Fundo nos termos do artigo 24.o da Decisão 2004/904/CE, deve ser definido um modelo de declaração de despesas.

(5) Nos termos do artigo 3.o do Protocolo relativo à posição do Reino Unido e da Irlanda, anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado que institui a Comunidade Europeia, o Reino Unido participa na aprovação da Decisão 2004/904/CE e, por conseguinte, na aprovação da presente decisão.

(6) Nos termos do artigo 3.o do Protocolo relativo à posição do Reino Unido e da Irlanda, anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado que institui a Comunidade Europeia, a Irlanda participa na aprovação da Decisão 2004/904/CE e, por conseguinte, na aprovação da presente decisão.

(7) Nos termos dos artigos 1.o e 2.o do Protocolo relativo à posição da Dinamarca, anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado que institui a Comunidade Europeia, a Dinamarca não participa na aprovação da Decisão 2004/904/CE, não ficando a ela vinculada nem vinculada à presente decisão.

(8) As medidas previstas na presente decisão são conformes com o parecer do Comité instituído pelo artigo 11.o da Decisão 2004/904/CE.

ADOPTOU A PRESENTE DECISÃO:

CAPÍTULO I

ÂMBITO DE APLICAÇÃO E DEFINIÇÕES

Artigo 1.o

A presente decisão estabelece as normas de execução da Decisão 2004/904/CE no que se refere aos sistemas de gestão e de controlo e às regras de gestão administrativa e financeira das contribuições concedidas a título do Fundo Europeu para os Refugiados («Fundo») e geridas pelos Estados-Membros.

Artigo 2.o

Para efeitos da aplicação da presente decisão, entende-se por:

1) «Autoridade responsável»: o organismo funcional do Estado-Membro ou o organismo público nacional designado por um Estado-Membro nos termos do n.o 1 do artigo 13.o da Decisão 2004/904/CE.

2) «Autoridade delegada»: um organismo da administração pública ou uma entidade de direito privado regulada pelo direito do Estado-Membro e investida de uma missão de serviço público a quem a autoridade responsável delega alguma ou todas as suas funções de execução, nos termos do n.o 1 do artigo 13.o da Decisão 2004/904/CE.

3) «Autoridade de certificação»: uma pessoa ou um serviço funcionalmente independente de qualquer serviço de autorização da autoridade responsável e de qualquer autoridade delegada designado pelo Estado-Membro para efeitos de certificação das declarações de despesa, nos termos do n.o 2 do artigo 24.o da Decisão 2004/904/CE.

4) «Autoridade de controlo»: uma pessoa ou um serviço funcionalmente independente de qualquer serviço de autorização da autoridade responsável e de qualquer autoridade delegada designado pelo Estado-Membro para efeitos de controlos e auditorias das acções, nos termos do n.o 1, alínea a), do artigo 25.o da Decisão 2004/904/CE.

CAPÍTULO II

SISTEMAS DE GESTÃO E CONTROLO

Artigo 3.o

Princípios gerais

Os sistemas de gestão e controlo criados pelos Estados-Membros devem incluir:

1) Uma definição clara das funções dos organismos e/ou pessoas intervenientes na gestão e no controlo e uma clara atribuição de funções dentro de cada organismo;

2) Uma separação clara das funções entre os organismos e serviços e/ou pessoas que participam na gestão, no controlo e na certificação das despesas;

3) Recursos adequados para permitir a cada organismo ou serviço exercer as funções que lhe foram confiadas durante todo o período de execução das acções financiadas pelo Fundo;

4) Regras eficazes de controlo interno a nível da autoridade responsável e de qualquer autoridade delegada;

5) Sistemas informáticos fiáveis de contabilidade, acompanhamento e informação financeira;

6) Um sistema eficaz de informação e acompanhamento, quando a realização das funções é delegada;

7) Existência de manuais pormenorizados de procedimentos para as funções a desempenhar;

8) Um dispositivo eficaz para avaliar o bom funcionamento do sistema;

9) Sistemas e procedimentos que permitam garantir uma pista de auditoria adequada;

10) Procedimentos de informação e acompanhamento relativamente a irregularidades e ao reembolso de montantes pagos indevidamente.

Artigo 4.o

Designação das autoridades

1) Cada Estado-Membro designará:

— a autoridade responsável;

— a autoridade de certificação;

— a autoridade de controlo.

2) O Estado-Membro fixará todas as regras que regem as suas relações com as referidas autoridades. Sem prejuízo do disposto na presente decisão, o Estado-Membro fixará igualmente todas as regras que regem as relações entre as referidas autoridades, as quais desempenharão as suas funções no pleno respeito pelos sistemas institucional, jurídico e financeiro do Estado-Membro em causa.

3) Sem prejuízo do disposto no n.o 2 do artigo 3.o, algumas ou todas as funções de gestão, certificação e controlo podem ser desempenhadas pelo mesmo organismo.

Artigo 5.o

Autoridade responsável

1) A autoridade responsável assegura de forma eficiente, eficaz e correcta a gestão e a execução dos programas plurianuais e anuais financiados pelo Fundo e em especial:

a) Apresenta à Comissão o programa plurianual em conformidade com o modelo que consta do Anexo 1;

b) Apresenta à Comissão o programa anual em conformidade com o modelo que consta do Anexo 2;

c) Garante a conformidade dos projectos seleccionados para financiamento com as condições e critérios estabelecidos nos artigos 14.o e 20.o da Decisão 2004/904/CE e com os procedimentos normais previstos no artigo 10.o da presente decisão, sem prejuízo de critérios adicionais definidos pela regulamentação comunitária e nacional aplicável;

d) Garante uma gestão administrativa, contratual e financeira eficaz das acções, em conformidade com os procedimentos normais estabelecidos no artigo 11.o da presente decisão;

e) Garante a legalidade e a regularidade das transacções.

2) A autoridade responsável estabelecerá procedimentos para garantir que todos os documentos relativos a despesas e controlos necessários para garantir uma pista de auditoria adequada sejam conservados em conformidade com o disposto no artigo 9.o

3) A autoridade responsável assegura que a autoridade de controlo receba, para efeitos da realização dos controlos descritos no n.o 1, alínea a), do artigo 25.o da Decisão 2004/904/CE, todas as informações necessárias sobre os procedimentos de gestão aplicados e os projectos co-financiados pelo Fundo.

4) A autoridade responsável garante que a autoridade de certificação receba, para efeitos do cumprimento das suas funções, todas as informações necessárias sobre os procedimentos de gestão aplicados, os projectos co-financiados pelo Fundo e os resultados dos controlos realizados pela autoridade de controlo.

5) A autoridade responsável recebe os pagamentos efectuados pela Comissão e assegura os pagamentos aos beneficiários. Apresenta à Comissão os pedidos de pagamento elaborados em conformidade com o Anexo 5, acompanhados, se necessário, do relatório intercalar ou final, cujos modelos constam dos Anexos 3 e 4, bem como da declaração de despesas elaborada em conformidade com o Anexo 6, devidamente certificada pela autoridade de certificação.

6) A autoridade responsável assegura que os relatórios sobre a execução e avaliação das acções co-financiadas pelo Fundo sejam elaborados em conformidade com o calendário fixado no artigo 28.o da Decisão 2004/904/CE.

Artigo 6.o

Delegação de funções pela autoridade responsável

Se a autoridade responsável delegar todas ou algumas das suas funções numa autoridade delegada, deve definir com rigor o âmbito das funções delegadas e estabelecer procedimentos de execução pormenorizados dessas funções, que devem respeitar as condições previstas no artigo 3.o

Estes procedimentos devem incluir a comunicação regular de informações à autoridade responsável sobre o desempenho efectivo das funções delegadas e uma descrição dos meios utilizados.

As funções delegadas pela autoridade responsável são comunicadas à autoridade delegada, que delas toma conhecimento.

Artigo 7.o

Autoridade de controlo

1) A autoridade de controlo é responsável por organizar os controlos referidos no n.o 1, alínea a), do artigo 25.o da Decisão 2004/904/CE, em conformidade com as normas internacionais.

2) Os controlos referidos no n.o 1 incidirão sobre amostras adequadas dos projectos co-financiados, seleccionadas com base numa análise de risco e que representarão pelo menos 10 % das despesas elegíveis totais para cada programa anual. O método de amostragem terá em conta os seguintes requisitos:

a) Incluir projectos de natureza e de dimensão suficientemente variadas;

b) Ter em conta os factores de risco identificados pelos controlos nacionais ou comunitários e os aspectos custos-benefícios, tendo em consideração controlos anteriormente realizados;

c) Garantir que o método de amostragem utilizado nos controlos referidos no artigo 25.o seleccione projectos representativos do grupo destinatário em causa em cada programa anual.

3) Através dos controlos, a autoridade de controlo verificará:

a) A aplicação eficaz dos sistemas de gestão e controlo e as eventuais lacunas e respectiva gravidade;

b) A existência de uma pista de controlo suficiente;

c) Para um número adequado de registos contabilísticos, a sua correspondência com os respectivos documentos comprovativos conservados pela autoridade responsável ou por qualquer organismo delegado, pelos beneficiários das subvenções e, se for caso disso, por outras entidades ou empresas privadas envolvidas na execução do projecto;

d) Se as rubricas de despesas correspondem às exigências de elegibilidade, tal como estabelecidas na Decisão da Comissão C(2006)51 final/1, às exigências especificadas no procedimento nacional de selecção, às disposições da convenção de subvenção ou de outro instrumento jurídico de concessão da subvenção e às acções efectivamente realizadas;

e) Se a finalidade efectiva ou prevista do projecto corresponde aos objectivos estabelecidos nos artigos 4.o a 7.o da Decisão 2004/904/CE e beneficia o grupo destinatário referido no artigo 3.o da mesma decisão;

f) Se as contribuições financeiras da Comunidade respeitam as condições fixadas no artigo 20.o da Decisão 2004/904/CE ou outras disposições comunitárias aplicáveis e se são efectivamente pagas aos beneficiários sem reduções ou atrasos;

g) Se o co-financiamento em causa foi, de facto, disponibilizado.

4) O relatório final relativo à execução do programa anual, previsto no n.o 2 do artigo 28.o da Decisão 2004/904/CE, incluirá os resultados de todos os controlos realizados pela autoridade de controlo e uma descrição das medidas tomadas pela autoridade responsável em relação às anomalias ou irregularidades detectadas.

Artigo 8.o

Autoridade de certificação

A autoridade de certificação é responsável por certificar as declarações de despesas elaboradas pela autoridade responsável, em conformidade com o artigo 24.o da Decisão 2004/904/CE, segundo o modelo constante do Anexo 6.

A certificação deve garantir que:

1) A declaração de despesas é exacta, resulta de sistemas de contabilidade fiáveis e baseia-se em documentos comprovativos verificáveis.

2) As despesas declaradas são conformes com as regras comunitárias e nacionais aplicáveis e foram efectuadas a título de projectos seleccionados para financiamento em conformidade com os critérios aplicáveis ao programa anual e no respeito das regras comunitárias e nacionais aplicáveis.

3) Para efeitos de certificação, a autoridade de certificação recebeu informações adequadas por parte da autoridade responsável sobre os procedimentos de gestão aplicados, os projectos co-financiados pelo Fundo e os controlos levados a cabo em relação às despesas incluídas nas declarações de despesas.

4) Os resultados do conjunto das auditorias realizadas pela autoridade de controlo foram devidamente tidos em conta.

5) O reembolso de montantes relativos a fundos comunitários que foram indevidamente pagos em resultado de irregularidades detectadas, acrescidos de juros se for caso disso, foi devidamente deduzido da declaração de despesas.

Artigo 9.o

Pista de auditoria

1) Os sistemas de gestão e controlo dos Estados-Membros assegurarão uma pista de auditoria adequada.

2) Uma pista de auditoria será considerada adequada quando permita:

a) Conciliar as declarações de despesas certificadas apresentadas à Comissão com os registos contabilísticos individuais e os documentos comprovativos mantidos aos vários níveis da administração da autoridade responsável e de qualquer autoridade delegada, bem como dos beneficiários finais; e

b) Verificar a atribuição e as transferências do financiamento comunitário a título do Fundo, bem como de fontes de co-financiamento do projecto.

3) A autoridade responsável estabelecerá procedimentos que garantam o registo da localização de todos os documentos relativos a pagamentos específicos efectuados a título do Fundo Europeu para os Refugiados e a disponibilização dos documentos para efeitos de inspecção a pedido:

a) da autoridade de controlo,

b) da autoridade de certificação,

c) dos funcionários e representantes autorizados da Comissão, incluindo do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) e do Tribunal de Contas.

4) A autoridade responsável deve conservar à disposição da Comissão, do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) e do Tribunal de Contas, durante um período de cinco anos subsequente ao pagamento pela Comissão do saldo relativo a cada programa anual, todos os documentos comprovativos relativos às despesas e aos controlos referentes ao projecto em causa, sob a forma de documentos originais ou de cópias autenticadas, em suportes de dados geralmente aceites. Esse prazo será suspenso em caso de acções judiciais ou mediante pedido fundamentado da Comissão.

CAPÍTULO III

REGRAS DE GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA DE PROJECTOS PELA AUTORIDADE RESPONSÁVEL

Artigo 10.o

Procedimentos de selecção e adjudicação

A autoridade responsável estabelecerá procedimentos pormenorizados para a selecção das acções que serão a co-financiadas pelo Fundo, nomeadamente:

a) Organização dos procedimentos de selecção e de adjudicação no respeito dos princípios de transparência, de igualdade de tratamento e, se for caso disso, das regras aplicáveis aos contratos públicos, tomando todas as medidas necessárias para evitar possíveis conflitos de interesses;

b) Publicação dos convites à apresentação de propostas e os concursos através dos canais apropriados a nível nacional e regional;

c) Recepção dos pedidos, aviso de recepção, registo e arquivamento dos pedidos para co-financiamento;

d) Análise e avaliação formal, qualitativa e orçamental, dos pedidos através dos critérios definidos nos convites à apresentação de propostas e nos concursos;

e) Organização de reuniões e ligação com os painéis de selecção ou de avaliação;

f) Consulta dos organismos competentes no que diz respeito à complementaridade das acções propostas com outros instrumentos financeiros regionais, nacionais e comunitários;

g) Adopção da decisão sobre a selecção dos projectos ao nível adequado da autoridade responsável;

h) Publicação dos resultados do procedimento de selecção e de adjudicação;

i) Informação escrita a cada candidato sobre os resultados do procedimento de selecção de que conste a explicação relativa às decisões tomadas.

Artigo 11.o

Procedimentos de gestão administrativa, contratual e financeira das acções

1) A autoridade responsável estabelecerá procedimentos pormenorizados relativos à gestão das acções, nomeadamente:

a) A assinatura de contratos, de convenções de subvenção ou de outro instrumento jurídico equivalente com os beneficiários seleccionados;

b) O acompanhamento das convenções e suas eventuais alterações, estabelecendo um sistema para o acompanhamento administrativo dos projectos (troca de correspondência, aprovação e acompanhamento de alterações, avisos, recepção e tratamento de relatórios, etc.);

c) Análise dos relatórios intercalares e dos relatórios financeiros sobre os projectos e verificação do fornecimento dos produtos e serviços prestados objecto do co-financiamento, incluindo, se necessário, verificações no local;

d) Verificação da veracidade das despesas declaradas para os projectos e da elegibilidade dessas despesas em conformidade com as condições estabelecidas na Decisão C(2006)51 final/1 e nas disposições nacionais;

e) As condições de recepção, verificação e validação dos pedidos de pagamento, bem como de autorização e de pagamento das despesas e sua contabilização;

f) Reembolso de fundos não utilizados ou de fundos utilizados pelos beneficiários relativamente a despesas não elegíveis.

2) Os contratos ou convenções de subvenção referidos na alínea a) do n.o 1 devem definir, nomeadamente:

a) O montante da subvenção e a percentagem máxima em relação à totalidade do custo elegível do projecto;

b) A descrição pormenorizada e o calendário do projecto objecto de apoio;

c) O projecto de orçamento acordado e o plano de financiamento para o projecto;

d) O calendário e as disposições de execução da convenção (comunicação de relatórios, alterações, termo, etc.);

e) A determinação dos custos elegíveis;

f) As condições respeitantes ao pagamento da subvenção e as obrigações em matéria de contabilidade.

3) A autoridade responsável deve criar um sistema informático para registar e conservar registos contabilísticos pormenorizados sobre cada projecto a título dos programas anuais, bem como criar sistemas adequados para a recolha de dados sobre a execução dos projectos para efeitos de gestão financeira, acompanhamento, controlo e avaliação.

CAPÍTULO IV

CONTROLOS

Artigo 12.o

Responsabilidades dos Estados-Membros

1) Cabe aos Estados-Membros assegurar uma boa gestão financeira das acções financiadas pelo Fundo, bem como a legalidade e a regularidade das operações subjacentes. Os Estados-Membros asseguram que as autoridades responsáveis e qualquer autoridade delegada, as autoridades de certificação, as autoridades de auditoria, bem como outros organismos interessados recebam todas as orientações necessárias ao estabelecimento dos sistemas de gestão e controlo, a fim de garantir uma utilização eficaz e correcta dos fundos comunitários.

2) Os Estados-Membros asseguram que os sistemas de gestão e controlo foram criados em conformidade com os requisitos previstos nos artigos 3.o a 11.o. Os Estados-Membros são responsáveis pelo funcionamento eficaz dos sistemas durante todo o período de execução das acções financiadas pelo Fundo.

3) No momento da apresentação à Comissão da proposta de programa anual de 2005, os Estados-Membros devem juntar uma descrição dos sistemas relativos à organização e aos procedimentos da autoridade responsável e da autoridade delegada, bem como das autoridades de certificação e de controlo, em conformidade com os requisitos previstos nos artigos 3.o a 11.o

4) Os Estados-Membros devem fornecer uma descrição actualizada dos sistemas de gestão e controlo sempre que sejam introduzidas alterações significativas aos sistemas e procedimentos.

Artigo 13.o

Responsabilidades da Comissão

1) No prazo de doze meses após receber a descrição prevista no n.o 3 do artigo 12.o, a Comissão realiza uma análise documental dos sistemas de gestão e controlo criados pelo Estado-Membro, bem como uma verificação no local dos procedimentos de execução, dos sistemas de controlo, dos procedimentos contabilísticos, dos procedimentos de contratos públicos e dos procedimentos de atribuição das subvenções aplicados pela autoridade responsável e pela autoridade delegada. A Comissão informará o Estado-Membro sobre eventuais lacunas ou deficiências detectadas a nível dos sistemas e as medidas correctivas consideradas necessárias.

2) Sem prejuízo do disposto no artigo 26.o da Decisão 2004/904/CE do Conselho, a Comissão reapreciará os procedimentos ou sistemas criados pelos Estados-Membros sempre que sejam introduzidas alterações significativas.

Artigo 14.o

Cooperação com as autoridades de controlo dos Estados-Membros

1) A Comissão cooperará com as autoridades de controlo designadas pelos Estados-Membros para coordenar os respectivos planos de controlo e metodologias de auditoria e procederá ao intercâmbio imediato dos resultados das auditorias realizadas aos sistemas de gestão e controlo, tendo em vista utilizar o melhor possível os recursos em matéria de controlo e evitar duplicações desnecessárias do trabalho.

2) A Comissão e as autoridades de controlo reunir-se-ão regularmente, pelo menos uma vez por ano, a fim de examinar em conjunto os resultados dos controlos incluídos nos relatórios anuais apresentados nos termos do n.o 2 do artigo 28.o da Decisão 2004/904/CE, bem como trocar opiniões sobre outras questões relacionadas com o aperfeiçoamento dos sistemas de gestão e controlo.

CAPÍTULO V

DISPOSIÇÕES SOBRE A UTILIZAÇÃO DO EURO

Artigo 15.o

Programas plurianuais e anuais

1) A proposta de programa plurianual ou de programa anual referida no artigo 16.o da Decisão 2004/904/CE é apresentada à Comissão expressa em euros.

2) Os Estados-Membros cuja moeda não seja o euro na data de apresentação da proposta de programa plurianual ou de programa anual devem comunicar a informação financeira constante dos Anexos 1 e 2 da presente decisão em euros e na moeda nacional. A taxa de câmbio para a conversão da moeda nacional em euros corresponderá à taxa diária publicada na série C do Jornal Oficial da União Europeia no último dia útil do mês que precede aquele em que a proposta de programa plurianual ou de programa anual foi apresentada à Comissão.

Artigo 16.o

Relatórios, declarações de despesas e pedidos de pagamento

1) Os relatórios intercalares, os relatórios finais de execução, as declarações de despesas e os pedidos de pagamento referidos na Decisão 2004/904/CE devem ser apresentados à Comissão expressos em euros.

2) Os Estados-Membros cuja moeda não seja o euro na data de apresentação dos relatórios podem comunicar a informação financeira constante dos Anexos 3, 4 e 6 em euros e na moeda nacional. Neste caso, a taxa de câmbio para a conversão da moeda nacional em euros em relação à despesa efectuada em moeda nacional corresponderá à taxa diária publicada no Jornal Oficial da União Europeia no último dia útil do mês que precede aquele em que a despesa foi registada na contabilidade da autoridade responsável.

3) Quando o euro passar a ser a moeda do Estado-Membro que aplicou a operação de conversão definida no número anterior, continuará a ser aplicável o mesmo procedimento de conversão a todas as despesas contabilizadas pela autoridade responsável antes da data de entrada em vigor da taxa de conversão fixa da moeda nacional em relação ao euro.

CAPÍTULO VI

APURAMENTO DE CONTAS

Artigo 17.o

Apuramento de contas

1) No prazo de nove meses a partir do termo da data de elegibilidade dos custos definidos na decisão anual de co-financiamento pelo Fundo, a autoridade responsável apresenta à Comissão os seguintes documentos:

a) O relatório final relativo à execução do programa anual, elaborado em conformidade com o modelo constante do Anexo 4;

b) A declaração final de despesas elaborada em conformidade com o modelo constante do Anexo 6, certificada pela autoridade de certificação;

c) O relatório elaborado pela autoridade de controlo sobre os controlos realizados;

d) O pedido de pagamento ou a declaração de reembolso devido elaborada em conformidade com o modelo constante do Anexo 5.

2) O período de nove meses previsto no n.o 1 será interrompido se a Comissão adoptar uma decisão de suspensão dos pagamentos de co-financiamento relativo ao programa anual correspondente, em conformidade com o disposto no n.o 2 do artigo 26.o da Decisão 2004/904/CE. O referido período começa a contar de novo a partir da data em que a decisão da Comissão prevista no n.o 3 do artigo 26.o da Decisão 2004/904/CE tenha sido notificada ao Estado-Membro.

3) Sem prejuízo do disposto no artigo 26.o da Decisão 2004/904/CE, a Comissão deve, no prazo de seis meses após a recepção dos documentos previstos no n.o 1, informar o Estado-Membro do montante das despesas reconhecido como imputável ao Fundo, bem como qualquer correcção financeira decorrente da diferença entre despesas declaradas e despesas reconhecidas como imputáveis ao orçamento. O Estado-Membro dispõe de três meses para apresentar as suas observações.

4) No prazo de três meses após a recepção das observações do Estado-Membro, a Comissão decide sobre o montante das despesas reconhecidas como imputáveis ao Fundo e recupera o saldo resultante da diferença entre as despesas finais reconhecidas e as verbas já pagas aos Estados-Membros.

5) Se a autoridade responsável não apresentar os documentos exigidos no n.o 1 na data fixada e num formato adequado, a Comissão procederá à anulação automática do co-financiamento do Fundo correspondente ao período coberto pela decisão de co-financiamento, emitirá uma ordem de cobrança de todos os montantes já pagos como pré-financiamento ao abrigo da decisão de co-financiamento e anulará todos os montantes pendentes.

6) O procedimento de anulação automática referido no n.o 5 será suspenso, no que diz respeito ao montante correspondente aos projectos em causa, se estiver a decorrer a nível do Estado-Membro um processo judicial ou um recurso administrativo com efeitos suspensivos no momento da apresentação dos documentos referidos no n.o 1. O Estado-Membro deve fornecer informações pormenorizadas sobre tais projectos no relatório final parcial que apresentar e enviar semestralmente relatórios intercalares sobre esses projectos. No prazo de três meses subsequentes à conclusão do processo judicial ou do recurso administrativo, o Estado-Membro deve apresentar os documentos referidos no n.o 1 em relação aos projectos em causa.

CAPÍTULO VII

DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 18.o

Disposições finais

Os Estados-Membros podem aplicar regras nacionais de controlo mais estritas do que as previstas na presente decisão.

Artigo 19.o

Os destinatários da presente decisão são o Reino da Bélgica, a República Checa, a República Federal da Alemanha, a República da Estónia, a República Helénica, o Reino de Espanha, a República Francesa, a Irlanda, a República Italiana, a República de Chipre, a República da Letónia, a República da Lituânia, o Grão-Ducado do Luxemburgo, a República da Hungria, a República de Malta, o Reino dos Países Baixos, a República da Áustria, a República da Polónia, a República Portuguesa, a República da Eslovénia, a República Eslovaca, a República da Finlândia, o Reino da Suécia e o Reino Unido da Grã-Bretanha e Irlanda do Norte.

Feito em Bruxelas, 20 de Janeiro de 2006. Pela Comissão Franco FRATTINI Vice-Presidente da Comissão

(1) JO L 381 de 28.12.2004, p. 52.

ANEXO 1 FUNDO EUROPEU PARA OS REFUGIADOS PROPOSTA DE PROGRAMA PLURIANUAL (2005-2007) 1. ESTADO-MEMBRO … 2. AUTORIDADE RESPONSÁVEL NOS TERMOS DO ARTIGO 13.o DA DECISÃO FER (ORGANISMO FUNCIONAL DO ESTADO-MEMBRO OU ORGANISMO PÚBLICO NACIONAL) Autoridade responsável na acepção do artigo 13.o da Decisão 2004/904/CE Nome: … Endereço: … Nome da pessoa responsável: … Pessoa de contacto: … Cargo da pessoa de contacto: … Telefone.: … Fax: … Correio electrónico: … Autoridade delegada na acepção do n.o 1 do artigo 13.o da Decisão 2004/904/CE (se aplicável) (Anexar o acto oficial através do qual a autoridade responsável delegou as responsabilidades de execução das acções do FER no organismo delegado) Nome: … Endereço: … Nome da pessoa responsável … Pessoa de contacto: … Cargo da pessoa de contacto: … Telefone.: … Fax: … Correio electrónico: … 3. SITUAÇÃO NO ESTADO-MEMBRO Descrever a situação actual no Estado-Membro em causa no que diz respeito às condições de acolhimento, aos procedimentos de asilo, à integração e ao regresso voluntário das pessoas referidas no artigo 3.o da Decisão 2004/904/CE. Esta descrição deve incluir os seguintes elementos: 1) Uma perspectiva global e tendencial relativa às pessoas referidas no artigo 3.o a partir de 2003, incluindo uma descrição resumida das condições sociais dos requerentes de asilo, refugiados e pessoas deslocadas (reinstalação, se aplicável); 2) Indicação dos recursos públicos efectivamente utilizados para medidas de acolhimento, procedimentos de asilo, integração e regresso voluntário a partir do início de 2003; 3) Principais resultados das acções/projectos financiados com recursos nacionais (sem contar o FER) desde 2003 no que diz respeito às condições de acolhimento, aos procedimentos de asilo, à integração e ao regresso voluntário. Apresentar uma avaliação global do impacto destas acções/projectos; 4) Principais resultados das acções/projectos co-financiados no Estado-Membro em causa pelo Fundo Europeu para os Refugiados no(s) ano(s) anterior(es) no que diz respeito ao acolhimento, procedimentos de asilo, integração e regresso voluntário. Apresentar uma avaliação global do impacto destes projectos; 5) Uma análise das lacunas no Estado-Membro em causa no que diz respeito ao acolhimento, procedimentos de asilo, integração e regresso voluntário. … … … … … … … … … … … … … … … … 4. ANÁLISE DAS NECESSIDADES NO ESTADO-MEMBRO Apresentar uma análise das necessidades no Estado-Membro em causa em matéria de acolhimento, procedimentos de asilo, integração e regresso voluntário e uma indicação dos objectivos operacionais destinados a dar resposta a estas necessidades durante o período abrangido pelo programa (2005-2007), tendo em conta as directrizes da programação plurianual da Comissão relativas às prioridades, tal como a seguir descrito em pormenor: Prioridade 1 Execução de acções consideradas fundamentais, incluindo as que se relacionam com a integração, tal como previsto nos seguintes instrumentos: a) Regulamento (CE) n.o 343/2003 do Conselho (1), de 18 de Fevereiro de 2003, que estabelece os critérios e mecanismos de determinação do Estado-Membro responsável pela análise de um pedido de asilo apresentado num dos Estados-Membros por um nacional de um país terceiro; b) Regulamento (CE) n.o 2725/2000 do Conselho (2), de 11 de Dezembro de 2000, relativo à criação do sistema «Eurodac» de comparação de impressões digitais para efeitos da aplicação efectiva da Convenção de Dublim; c) Regulamento (CE) n.o 407/2002 do Conselho (3), de 28 de Fevereiro de 2002, que fixa determinadas regras de execução do Regulamento (CE) n.o 2725/2000 relativo à criação do sistema «Eurodac» de comparação de impressões digitais para efeitos da aplicação efectiva da Convenção de Dublim; d) Directiva 2001/55/CE do Conselho (4), de 20 de Julho de 2001, relativa a normas mínimas em matéria de concessão de protecção temporária no caso de afluxo maciço de pessoas deslocadas e a medidas tendentes a assegurar uma repartição equilibrada do esforço assumido pelos Estados-Membros ao acolherem estas pessoas e suportarem as consequências decorrentes desse acolhimento; e) Directiva 2003/9/CE do Conselho (5), de 27 de Janeiro de 2003, que estabelece normas mínimas em matéria de acolhimento dos requerentes de asilo nos Estados-Membros; f) Directiva 2003/86/CE do Conselho (6), de 22 de Setembro de 2003, relativa ao direito ao reagrupamento familiar; na medida em que estejam em causa disposições aplicáveis aos refugiados; g) Directiva 2004/83/CE do Conselho (7), de 29 de Abril de 2004, que estabelece normas mínimas relativas às condições a preencher por nacionais de países terceiros ou apátridas para poderem beneficiar do estatuto de refugiado ou de pessoa que, por outros motivos, necessite de protecção internacional, bem como relativas ao respectivo estatuto e ao conteúdo da protecção concedida. … … … Prioridade 2 A preparação da execução dos princípios e das medidas previstos na Directiva do Conselho que estabelece normas mínimas relativas aos procedimentos dos Estados-Membros de concessão e de retirada do estatuto de refugiado, que será adoptada em 2005. … … … … … … … … … … … … … … … … Prioridade 3 A execução de acções destinadas a melhorar a qualidade dos procedimentos de análise dos pedidos de protecção internacional nos Estados-Membros através, por exemplo: — do estabelecimento de um procedimento único de avaliação dos pedidos de protecção internacional; — da melhoria da recolha, avaliação e utilização eficaz de informações sobre os países ou regiões de origem; — de estratégias destinadas a fazer face a pressões específicas sobre os sistemas de asilo e capacidades de acolhimento dos Estados-Membros decorrentes nomeadamente da sua situação geográfica; — de reapreciações qualitativas e independentes relativas aos sistemas de asilo dos Estados-Membros, realizadas em cooperação com as autoridades competentes neste domínio; — da melhoria da qualidade da tomada de decisão na primeira fase do procedimento de asilo, de modo a acelerar todo o procedimento e garantir decisões finais sólidas; — de acções para reforçar a integridade dos sistemas de asilo dos Estados-Membros, em especial através do regresso voluntário de pessoas elegíveis; — de estratégias que permitam identificar e resolver casos específicos em que pode ser apropriado prever um procedimento simplificado ou acelerado ou modalidades de acolhimento específicas. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Prioridade 4 A aplicação de medidas relativas aos requerentes de asilo, refugiados ou beneficiários de protecção temporária ou subsidiária e aos menores, respeitando o princípio do interesse superior da criança. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Prioridade 5 (facultativa) Para os Estados-Membros que estabeleceram ou tencionem estabelecer programas de reinstalação, acções que visem, nomeadamente, o acolhimento e a orientação das pessoas admitidas nos Estados-Membros ao abrigo de tais programas, bem como a gestão dos mesmos. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 5. ESTRATÉGIA PARA ALCANÇAR ESTES OBJECTIVOS a) Apresentação de uma estratégia adequada para alcançar os objectivos mencionados no ponto 4 e a prioridade atribuída à sua realização; descrever resumidamente os tipos de acções previstas para realizar estas prioridades; de que modo estas disposições respondem às prioridades acima identificadas. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … b) Descrever o procedimento de consulta com os parceiros adequados previsto no n.o 3, alínea a), do artigo 13.o da Decisão 2004/904/CE. … … … … … … 6. COMPATIBILIDADE COM OUTROS INSTRUMENTOS Indicar se e de que forma esta estratégia é compatível com outros instrumentos regionais, nacionais e comunitários. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 7. PLANO DE FINANCIAMENTO INDICATIVO Elaborar, relativamente a cada ano e acção prevista, um plano de financiamento indicativo da contribuição do Fundo, bem como o montante global solicitado de co-financiamento público e/ou privado. Plano de financiamento indicativo (período de 3 anos de programação plurianual) Dotações públicas Privadas Total Comunidade (FER) Estado Regiões Autoridades locais Acolhimento e procedimentos de asilo Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Integração Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Regresso voluntário Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Assistência técnica Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 TOTAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2006 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2007 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Consultar o artigo 15.o da presente decisão. 8. VISIBILIDADE DO CO-FINANCIAMENTO DO FER O apoio financeiro do FER deve ser claramente visível em relação a qualquer actividade ligada às acções financiadas pelo programa. A visibilidade pode ser garantida de diversas formas: — Colocação do logotipo da UE e indicação do co-financiamento do FER em todo o material produzido pela autoridade nacional responsável pela execução do programa nacional (convites à apresentação de propostas de projectos, orientações, formulários de candidatura, cartas aos proponentes, etc.) — Informação a todos os beneficiários do projecto sobre o co-financiamento do FER — Colocação do logotipo da UE em todo o equipamento adquirido para o projecto — Colocação do logotipo da UE e indicação do co-financiamento do FER em todo o material publicitário pertinente, prospectos, papel timbrado, actividades de relações públicas, etc. — Colocação do logotipo da UE e indicação do co-financiamento do FER nas instalações dos beneficiários das subvenções (por exemplo, paredes dos escritórios, entradas, etc.) — Informação ao público do co-financiamento do FER quando os projectos forem mencionados no âmbito de seminários ou conferências Para indicar o co-financiamento do FER, deve ser utilizada a seguinte menção: «Projecto co-financiado pelo Fundo Europeu para os Refugiados». O logotipo da UE pode ser descarregado a partir de: http://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/index_en.htm As publicações que mencionem o co-financiamento do FER devem especificar que reflectem unicamente o ponto de vista do autor e que a Comissão declina qualquer responsabilidade pelo uso que possa ser feito da informação. (1) JO L 50 de 25.2.2003, p. 1. (2) JO L 316 de 15.12.2000, p. 1. (3) JO L 62 de 5.3.2002, p. 1. (4) JO L 212 de 7.8.2001, p. 12. (5) JO L 31 de 6.2.2003, p. 18. (6) JO L 251 de 3.10.2003, p. 12. (7) JO L 304 de 30.9.2004, p. 12. Anexo i) do Projecto de Programa Anual Descrição do sistema de gestão e controlo criado pelo Estado-Membro para execução do FER II Tendo em conta as responsabilidades do Estado-Membro a nível da gestão de projectos apoiados pelo FER, em conformidade com o n.o 2, alínea c), do artigo 12.o da Decisão 2004/904/CE, descrever o sistema de execução criado para assegurar a) a coordenação e a coerência entre as acções, b) a selecção de projectos e a transparência do procedimento de selecção e c) a gestão, acompanhamento, controlo, avaliação e auditoria dos projectos. O referido sistema respeitará as regras de execução adoptadas pela Comissão em conformidade com o n.o 5 do artigo 13.o da Decisão 2004/904/CE. Na descrição do sistema de execução deve ser utilizado o questionário que consta do Anexo i). Apresentar o referido questionário juntamente com a proposta de programa anual de 2005. Ter em atenção que deve ser comunicada à Comissão uma descrição actualizada dos sistemas de gestão e controlo sempre que sejam introduzidas alterações substanciais aos sistemas e procedimentos. Data: 1. QUADRO DE INTERVENÇÃO 1.1. Quadro regulamentar (Indicar a legislação e a regulamentação nacional aplicáveis aos procedimentos de gestão e de controlo das acções no âmbito do Fundo Europeu para os Refugiados — FER) Legislação nacional aplicável à gestão do FER … … … … … … Regulamentação nacional específica adoptada para a gestão do FER … … … … … 1.2. Autoridade responsável e organismo delegado Autoridade responsável na acepção do artigo 13.o da Decisão 2004/904/CE (Anexar o acto oficial que designa o organismo da administração pública em causa como «autoridade responsável» pela gestão do FER) Nome: … Endereço: … Nome da pessoa responsável: … Pessoa de contacto: … Cargo da pessoa de contacto: … Telefone: … Fax: … Correio electrónico: … Organismo delegado na acepção do artigo 13.o da Decisão 2004/904/CE (se aplicável) (Anexar o acto oficial através do qual a autoridade responsável delegou as responsabilidades de execução das acções do FER ao organismo intermediário) Nome: … Endereço: … Nome da pessoa responsável: … Pessoa de contacto: … Cargo da pessoa de contacto: … Telefone: … Fax: … Correio electrónico: … 2. ESTRUTURA E MEIOS DA AUTORIDADE RESPONSÁVEL/ORGANISMO DELEGADO Anexar um organograma pormenorizado que contenha um resumo das funções. Se a execução do FER tiver sido delegada, juntar um organograma do mesmo que inclua um resumo das funções do organismo delegado. 2.1. Estatuto da autoridade responsável/organismo delegado Qual é o estatuto jurídico da autoridade responsável?  Organismo da administração pública  Organismo ou agência de direito público Qual é o estatuto jurídico do organismo delegado?  Organismo da Administração pública  Organismo ou agência de direito público  Organismo de direito privado  Outro (especificar) … 2.2. Lista do pessoal Autoridade responsável (principais membros do pessoal que participam na gestão dos fundos do FER) Função Nome Estatuto

Organismo delegado (se aplicável) Função Nome Estatuto 2.3. Recurso a entidades externas (Especificar se a autoridade responsável/organismo intermediário recorre a entidades externas para a realização de uma ou mais tarefas que lhe são atribuídas e, se for caso disso, descrever as regras que regem o recurso a essas entidades) … … … … 3. DESCRIÇÃO DAS FUNÇÕES INERENTES AOS SISTEMAS DE GESTÃO E DE CONTROLO 3.1. Repartição das tarefas Tarefas Entidades/Serviços/Pessoas responsáveis Preparação dos programas plurianual e anual nacionais Publicação dos convites à apresentação de propostas (subvenções) Recepção e registo das propostas Análise administrativa das propostas (eligibilidade) Análise financeira das propostas Avaliação das propostas Análise técnica das propostas Selecção das propostas (decisão) Notificação das decisões de subvenção aos proponentes Preparação das convenções de subvenção Assinatura das convenções de subvenção Acompanhamento da execução dos projectos Recepção dos pedidos de pagamento/facturas Análise dos pedidos de pagamento/facturas dos beneficiários Autorização dos pagamentos Controlo dos projectos (1) Função de pagamento Preparação e publicação de concursos Recepção e registo de propostas Análise administrativa das propostas Análise financeira das propostas Análise técnica das propostas Procedimento de adjudicação Assinatura dos contratos Elaboração do projecto de relatório de execução anual Elaboração das declarações de despesas do Estado-Membro enviadas à Comissão Europeia Elaboração dos pedidos de pagamento do Estado-Membro enviados à Comissão Europeia Envio dos pedidos de pagamento do Estado-Membro à Comissão Europeia Auditoria dos sistemas de gestão (2) Avaliação (1) 3.2. Separação de funções [Se as funções de gestão, de pagamento e de controlo forem desempenhadas pela mesma entidade (serviço), especificar se existe uma separação clara no exercício dessas funções] … … … … … … … Entrada das receitas e despesas do FER na contabilidade 3.2.1. Regras contabilísticas Qual o instrumento contabilístico utilizado para registar as dotações do FER?  Rubrica orçamental específica no orçamento nacional  Rubrica não orçamental  Conta bancária específica  Outro (especificar) … 3.2.2. Descrição do circuito de colocação à disposição e de transferência dos fundos desde a conta de chegada no Estado-Membro até à conta específica do beneficiário final Níveis Designação da conta Pessoa responsável Chegada dos fundos pagos pela CE Beneficiário final Este circuito de autorização de pagamentos do FER é conforme com o aplicado ao abrigo do orçamento nacional?  Sim  Não Em caso negativo, indique e justifique as diferenças … … … … … … 3.2.3. Descrever as regras (se aplicáveis) para transferir as dotações do FER e as dotações nacionais de co-financiamento quando estão em causa fundos públicos … … … … … … … … 4. ANÁLISE DO PROCESSO DE GESTÃO — DESCRIÇÃO DOS CIRCUITOS E DOS PROCEDIMENTOS 4.1. Elaboração dos programas plurianual e anual Quem prepara o programa plurianual e o programa anual a apresentar à Comissão? … … … … Em especial, como são incluídos os planos financeiros nestes programas? … … … … … … Esta actividade de preparação implica contactos prévios com os parceiros adequados para elaborar o programa de trabalho plurianual ou com potenciais beneficiários tendo em vista a elaboração do programa anual (convites para manifestações de interesse, convites à apresentação de propostas, concursos)? … … … … 4.2. Convites à apresentação de propostas e selecção de propostas/concursos A autoridade responsável/organismo delegado adoptou documentos (manuais, circulares, guias de procedimentos) que formalizem os procedimentos descritos infra? Sim  Não  4.2.1. Elaboração de convites à apresentação de propostas/concursos — Preparação e validação do convite à apresentação de propostas/concursos Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação, etc.) Documentos a anexar Convite à apresentação de propostas 2005 (incluindo formulários de candidatura); Concursos — Quem é consultado antes da publicação dos convites à apresentação de propostas/concursos? Outros serviços  Outras autoridades nacionais  Comissão Europeia  Outros  (especificar) … 4.2.2. Publicação dos convites à apresentação de propostas/concursos Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação, etc.)

— Modos de publicação: — Jornal oficial nacional e Jornal Oficial da UE (se exigido pelo procedimento de concurso)  — Sítios Internet específicos  — Imprensa em geral  — Imprensa especializada  — Brochuras e folhetos  — Outros  (especificar) … 4.2.3. Assistência prestada aos proponentes no âmbito da preparação das suas propostas/concursos (ou seja, documentação ou serviços para a explicação dos convites à apresentação de propostas/concursos, tais como guias do candidato, etc.) Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação, etc.) Documentos a anexar Documentos existentes ou projectos 4.2.4. Recepção e registo das propostas/candidaturas Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação, etc.) — A recepção da proposta/candidatura é confirmada por: — Aviso de recepção  — Carta/fax/correio electrónico  — Outro meio  (especificar) … — Não há confirmação  — Verificação do respeito das datas de envio/recepção e do preenchimento correcto das propostas/candidaturas recebidas: Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação, etc.) 4.2.5. Análise das propostas/candidaturas a) Análise administrativa (Informações sobre os proponentes, verificação dos critérios de elegibilidade, etc.) Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação, etc.) b) Análise técnica (Análise na perspectiva dos critérios de selecção e de adjudicação definidos nas especificações dos convites à apresentação de propostas/concursos) Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação, etc.) Foram definidos critérios de selecção e de adjudicação rigorosos? Sim  Não  Em caso afirmativo, são formalizados num documento (grelha de análise, etc.)? Sim  Não  c) Análise financeira Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação, etc.) Foram definidos critérios rigorosos (valores de referência/limites máximos por tipos de despesa)? Sim  Não  Em caso afirmativo, são formalizados num documento (grelha de análise, etc.)? Sim  Não  4.2.6. Relação com outros programas ou iniciativas comunitárias São realizados controlos para evitar eventuais sobreposições com acções/projectos financiados no Estado-Membro em causa no quadro de outros programas ou iniciativas comunitárias, por exemplo a Iniciativa EQUAL? Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação, etc.) 4.2.7. Avaliação e selecção das propostas/procedimentos de adjudicação das candidaturas Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação, etc.) (Descrever os intervenientes (avaliação interna, avaliadores externos, comités de avaliação) na avaliação das propostas/candidaturas) … … … … … 4.2.8. Decisão de selecção/rejeição no âmbito de propostas/candidaturas Quem toma formalmente a decisão de selecção ou de rejeição das propostas? Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação, etc.) 4.2.9. Notificação das decisões de rejeição das propostas/candidaturas Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação, etc.) É enviada ao proponente/candidato uma carta que indique as razões da rejeição da sua proposta? Sim  Não  A carta indica as razões da rejeição? Sim  Não  4.2.10. Aceitação do projecto/decisão de financiamento/adjudicação Regras contabilísticas relativas aos projectos seleccionados Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação, etc.) Quem assina a convenção de subvenção/decisão de adjudicação em nome da autoridade responsável/organismo delegado? (Anexar um exemplar da convenção-tipo, bem como modelos de relatórios enviados aos beneficiários) Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação, etc.) Documentos a anexar Modelo(s) de acordo(s) de subvenção(ões) 4.3. Gestão e pagamento da subvenção 4.3.1. Modalidades de pagamento da subvenção definidas na ou nas convenções de subvenção com o beneficiário Pagamento Montante (% do total) Condições de pagamento (relatórios a apresentar pelos beneficiários) Data prevista (relativamente à realização do projecto) Primeiro pré-financiamento Segundo pré-financiamento Saldo Foram definidos modelos de relatórios intercalares e de avaliação final a utilizar pelos beneficiários? (Anexar os modelos de relatórios intercalares e de relatórios de avaliação) Sim  Não  Foram definidos modelos de relatórios financeiros/pedidos de pagamento a utilizar pelos beneficiários?(Anexar os modelos de relatórios financeiros e de pedidos de pagamento) Sim  Não  4.3.2. Acompanhamento da execução dos projectos Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação etc.) Este acompanhamento inclui visitas de controlo dos projectos no local? Sim  Não  Em caso afirmativo, segundo que modalidades (periodicidade, controlo das actividades do projecto/dos aspectos financeiros, etc.)? … … … … 4.3.3. Recepção e análise dos pedidos de pagamento apresentados por projecto Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação etc.) A análise dos pedidos de pagamento inclui as seguintes verificações: Primeiro pré-financiamento (S/N) Segundo pré-financiamento (S/N) Final (S/N) O montante solicitado é conforme com o montante previsto no acordo de subvenção Conformidade do requerente e validade dos dados da conta bancária para a qual a subvenção deve ser paga Realização do projecto em conformidade com as disposições aprovadas na convenção de subvenção Lista exaustiva e pormenorizada das despesas do projecto Verificação dos cálculos da declaração de despesas do beneficiário Conformidade das despesas declaradas com o orçamento previsional Documentos justificativos das despesas declaradas Percentagem das despesas declaradas comprovada por documentos justificativos: … % Certificação das despesas por um organismo externo (técnico de contas, revisor de contas, etc.) Conformidade das despesas declaradas com as regras definidas na Decisão da Comissão … 4.3.4. Desencadeamento do pagamento/cobrança dos beneficiários Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação etc.) 4.3.5. Ordem de pagamento/cobrança Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação etc.) 4.3.6. Execução do pagamento/cobrança Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação etc.) A execução dos pagamentos/cobranças inclui as seguintes verificações: Adiantamento do primeiro pré-financiamento (S/N) Interim do segundo pré-financiamento (S/N) Final (S/N) Existência de uma autorização financeira válida relativamente ao projecto (acordo de subvenção) Autorização de pagamento/cobrança conforme (lista de verificação) Ordem de pagamento/cobrança devidamente assinada pelo gestor orçamental Natureza jurídica e dados bancários do beneficiário exactos Imputação contabilística correcta do pedido de pagamento/cobrança 4.3.7. Meio de pagamento De que modo são pagos os beneficiários? Transferência bancária  Cheque  Outro  4.3.8. Acompanhamento das cobranças (Que disposições estão previstas para acompanhar e assegurar o reembolso efectivo das ordens de cobrança emitidas relativamente aos projectos?) … … … … … … … … 4.3.9. Procedimentos de reafectação dos fundos reembolsados no âmbito do FER (se for caso disso) … … … … … … … … 4.4. Declarações de despesas e pedidos de pagamento do Estado-Membro 4.4.1. Declaração de despesas Que serviço/entidade estabelece as declarações de despesas enviadas à Comissão Europeia Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação etc.) Que autoridade certifica as declarações de despesas enviadas à Comissão Europeia Está previsto? Sim/Não/ND Pessoa/Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação etc.) 4.4.2. Pedido de pagamento Que serviço estabelece os pedidos de pagamento enviados à Comissão Europeia (artigo …) Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação etc.) 5. VERIFICAÇÕES, CONTROLO E AUDITORIA 5.1. Serviços encarregados do controlo dos projectos [tal como definido na alínea a) do artigo 25.o] Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável (3) Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação etc.) 5.2. Características do controlo dos projectos Indicadores Sim Não Estrutura do controlo: — centralizado — descentralizado — externo Número de pessoas afectadas ao controlo Tipos de controlos: Controlos baseados em análise de risco — prévio — durante a execução do projecto — posterior Um plano de controlo anual definido tendo em conta os métodos de amostragem definidos no artigo 7.o As actividades de controlo incluem: Sim Não Verificação do respeito dos procedimentos de selecção dos projectos Verificação da finalidade do projecto, tendo em conta os objectivos descritos no programa nacional de execução do FER Verificação da correspondência entre as despesas realizadas pelos beneficiários das subvenções e os documentos justificativos Verificação da conformidade das despesas com as exigências comunitárias, com as regras fixadas aquando do procedimento nacional de selecção, com as disposições do contrato ou instrumento de concessão da subvenção e com as acções realmente realizadas Verificação da efectividade do co-financiamento nacional Verificação do respeito dos procedimentos e circuitos definidos pela autoridade responsável/organismo intermediário para a análise, autorização e execução dos pagamentos aos beneficiários Verificação do montante das subvenções à luz dos limites fixados no artigo 23.o da Decisão 2004/904/CE Verificação do pagamento efectivo das subvenções aos beneficiários Verificação da pista de auditoria Verificação da correspondência entre as despesas e receitas aceites a título dos projectos e os montantes de despesas e receitas declarados pela autoridade responsável nas suas declarações de despesas à Comissão Europeia 5.3. Acompanhamento do processo de controlo a) A quem são transmitidos os relatórios relativos aos controlos?  beneficiários dos projectos controlados  direcção da autoridade responsável  serviço de auditoria interna da autoridade responsável  autoridades nacionais de auditoria  Outro (especificar) … b) Qual é o acompanhamento reservado aos relatórios de controlo: — no que se refere aos projectos em causa (correcções financeiras, controlos de outros projectos dos mesmos beneficiários, etc.) … … … — no que se refere aos serviços da autoridade responsável/do organismo intermediário (alteração e correcções dos procedimentos/guias de procedimentos, listas de verificação, etc.) … … … … … 5.4. Auditoria da autoridade responsável/do organismo intermediário A autoridade responsável/o organismo intermediário são submetidos a auditorias? Sim  Não  Que serviços ou autoridades estão habilitados para proceder a essas auditorias?  serviço de auditoria interna da autoridade responsável/do organismo intermediário  Serviço de auditoria de outra administração  Instituição nacional de auditoria (Tribunal de Contas) Foi efectuada uma auditoria deste género desde a entrada em vigor da Decisão 2004/904/CE do Conselho? Sim  Não  Em caso afirmativo: Em que data: … Por que autoridade? … Os relatórios estão disponíveis? … Que seguimento foi dado a esse(s) relatório(s)? … … … … … … … 6. PISTA DE AUDITORIA A que nível são conservados os seguintes documentos? Documentos Entidade/Serviço responsável Durante quanto tempo? Programa plurianual e programa anual nacional Decisão da Comissão Europeia sobre o programa plurianual e anual Convite à apresentação de propostas/concursos Dossiês de candidatura/do contrato Relatórios da análise administrativa, técnica e financeira das propostas recebidas (grelhas de avaliação) e dos comités de avaliação das propostas Decisão de subvenção ou de recusa Convenção de subvenção do projecto Decisões de autorização financeira correspondentes aos projectos Relatórios intercalares e finais apresentados pelos beneficiários das subvenções Relatórios financeiros e pedidos de pagamento apresentados pelos responsáveis pelos projectos que beneficiam de uma subvenção Documentos justificativos das despesas e receitas dos projectos que beneficiam de uma subvenção Autorizações de pagamento/cobrança de subvenções (listas de verificação) Ordens de pagamento/cobrança das subvenções Provas de pagamento/cobrança de subvenções efectuadas Relatórios sobre os controlos efectuados relativamente aos projectos Relatórios sobre os controlos efectuados a nível nacional relativamente aos sistemas de gestão e de controlo Declarações de despesas enviadas à Comissão Europeia Pedidos de pagamento enviados à Comissão Europeia Relatórios de execução finais enviados à Comissão Europeia Prova dos pagamentos recebidos da Comissão Europeia 7. AVALIAÇÃO 7.1. Serviços encarregados da avaliação Está previsto? Sim/Não/ND Entidade/Serviço responsável (4) Forma de procedimento (manual, circular, guia de procedimentos, listas de verificação etc.) 7.2. Calendário de avaliação Com que frequência é efectuada a avaliação das acções a título do FER?  Avaliação intercalar  Avaliação final 7.3. Indicadores Foram definidos indicadores para efeitos do acompanhamento e da avaliação dos projectos e dos programas nacionais e, em caso afirmativo, são recolhidos na fase de gestão dos projectos? Sim  Não  Foram definidos indicadores pormenorizados para cada tipo de acção definido nos artigos 4.o, 5.o, 6.o e 7.o da Decisão 2004/904/CE? Indicadores de meios e de realização dos projectos (assinalar com X, se aplicável) Indicadores de realização das acções (assinalar com X, se aplicável) Indicadores de resultado das acções (assinalar com X, se aplicável) Indicadores de impacto (assinalar com X, se aplicável) 1. Condições de acolhimento e procedimentos de asilo — apoio às pessoas — assistência às estruturas 2. Integração — apoio às pessoas — assistência às estruturas 3. Regresso voluntário — apoio às pessoas — assistência às estruturas (1) Indicar, se for caso disso, o recurso a consultores externos. (2) Nota: Verificações a cargo da autoridade responsável ou efectuadas sob a sua responsabilidade (auditores externos ou organismos públicos), com o objectivo de controlo [alínea a) do artigo 25.o], ou seja, não directamente ligadas às actividades de verificação da gestão corrente dos projectos (análise e decisão, pedidos de pagamento), etc. (3) Se for caso disso, indicar também os consultores externos que efectuaram controlos. (4) Se for caso disso, indicar igualmente os consultores externos.

ANEXO 2 FUNDO EUROPEU PARA OS REFUGIADOS PROJECTO DE PROGRAMA ANUAL DE 2005 1. ESTADO-MEMBRO … 2. REGRAS GERAIS DE SELECÇÃO DOS PROJECTOS A FINANCIAR NO ÂMBITO DO PROGRAMA ANUAL As regras gerais de selecção dos projectos a financiar no âmbito do programa anual são conformes com as previstas no programa plurianual? Em caso negativo, indicar as diferenças. … … … … … … … … … … … … … … … 3. ACÇÕES 3.1. Acção A): Condições de acolhimento e procedimentos de asilo i. Necessidades que justificam a execução da acção … … ii. Objectivo da acção … … iii. Plano financeiro (1) Dotação do Fundo Europeu para os Refugiados A 0,00 € 0,00 % Dotações do Estado B 0,00 € 0,00 % Dotações das regiões C 0,00 € 0,00 % Dotações das autoridades locais D 0,00 € 0,00 % Dotações nacionais E = B+C+D 0,00 € 0,00 % Total das dotações públicas F = A+E 0,00 € 0,00 % Dotações privadas G 0,00 € 0,00 % Custo total H = F+G 0,00 € 0,00 % iv. Calendário (As datas de início dos projectos devem estar compreendidas entre 1 de Janeiro e 31 de Dezembro do ano do programa. Como regra excepcional, as datas de início dos projectos relativos ao programa de 2005 devem estar compreendidas entre 1.1.2005 e 30.6.2006. No que diz respeito ao projecto de programa anual de 2005, as despesas podem ser elegíveis a partir de 1 de Janeiro de 2005) Data de início: … Data do termo: … v. Acções a executar (esquema operacional) No que diz respeito às acções previstas no artigo 5.o da Decisão 2004/904/CE vi. Grupos destinatários Pessoas definidas no artigo 3.o da Decisão 2004/904/CE (especificar o estatuto jurídico) vii. Beneficiários das subvenções (ONG, autoridades federais, nacionais, regionais ou locais, outras organizações sem fins lucrativos, etc.) viii. Autoridades nacionais implicadas Especificar se estão implicadas outras autoridades para além da autoridade responsável indicada no artigo 13.o da Decisão que cria o FER. ix. Resultados quantificados previstos A lista exemplificativa seguidamente indicada não é exaustiva: — Melhoramento das infra-estruturas ou serviços de alojamento (quantificar); — Prestação de ajuda material e de cuidados médicos ou psicológicos; — Assistência social, informação ou ajuda no âmbito das formalidades administrativas; — Prestação de serviços de apoio, como tradução e formação, a fim de melhorar as condições de acolhimento e a eficácia e qualidade dos procedimentos de asilo; — Informação mais aprofundada das comunidades locais que interajam com as pessoas recebidas no país de acolhimento; — Tipo e montante da assistência especial concedida aos grupos vulneráveis; — Duração dos contactos (por parte de consultores jurídicos especializados ou outros) com os beneficiários do grupo destinatário; — Número de utilizadores dos produtos fornecidos no âmbito dos projectos (informações, tradução de documentos, etc.); — Progressos concretos a nível do tratamento dos pedidos de asilo; — Progressos na representação dos requerentes de asilo (por exemplo, assistência jurídica); — Outro (especificar). x. Visibilidade do co-financiamento do FER Descrever os mecanismos para assegurar a visibilidade do FER em relação a qualquer actividade ligada aos projectos financiados a título desta medida. … … xi. Complementaridade com acções similares financiadas por outros instrumentos e adicionalidade em relação às medidas nacionais Demonstrar que as acções propostas estão plenamente integradas e coordenadas com acções similares financiadas por outros instrumentos nacionais ou comunitários e igualmente que tais acções são complementares de acções nacionais e não as substituem. … … 3.2. Acção B): Integração das pessoas referidas no artigo 3.o da Decisão 2004/904/CE cuja permanência no Estado-Membro em causa tenha um carácter duradouro e estável i. Necessidades que justificam a execução da acção … … ii. Objectivo da acção … … iii. Plano financeiro (2) Dotação do Fundo Europeu para os Refugiados A 0,00 € 0,00 % Dotações do Estado B 0,00 € 0,00 % Dotações das regiões C 0,00 € 0,00 % Dotações das autoridades locais D 0,00 € 0,00 % Dotações nacionais E = B+C+D 0,00 € 0,00 % Total das dotações públicas F = A+E 0,00 € 0,00 % Dotações privadas G 0,00 € 0,00 % Custo total H = F+G 0,00 € 0,00 % iv. Calendário (As datas de início dos projectos devem estar compreendidas entre 1 de Janeiro e 31 de Dezembro do ano do programa. Como regra excepcional, as datas de início dos projectos relativos ao programa de 2005 devem estar compreendidas entre 1.1.2005 e 30.6.2006. No que diz respeito ao projecto de programa anual de 2005, as despesas podem ser elegíveis a partir de 1 de Janeiro de 2005) Data de início: … Data do termo: … v. Acções a executar (esquema operacional) No que diz respeito às acções previstas no artigo 6.o da Decisão 2004/904/CE … … … … … vi. Grupos destinatários Pessoas definidas no artigo 3.o da Decisão que cria o FER, cuja estada no Estado-Membro em causa tenha carácter duradouro e/ou estável (atenção: não são abrangidos os requerentes de asilo, nem os migrantes ilegais ou legais) vii. Beneficiários das subvenções (ONG, autoridades federais, nacionais, regionais ou locais, outras organizações sem fins lucrativos, etc.) viii. Autoridades nacionais implicadas Especificar se estão implicadas outras autoridades para além da autoridade responsável referida no artigo 13.o da Decisão 2004/904/CE que cria o FER. ix. Resultados quantificados previstos A lista exemplificativa seguidamente indicada não é exaustiva: — Aconselhamento e assistência nos domínios designadamente do alojamento, dos meios de subsistência, da integração no mercado de trabalho, dos cuidados médicos, psicológicos e sociais, bem como fornecimento de material e serviços; — Número de acções que facilitem a adaptação dos beneficiários à sociedade do Estado-Membro, inclusivamente no plano sócio-cultural, bem como a partilha dos valores consagrados na Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia; — Acções de incentivo à participação duradoura e sustentável dos beneficiários na vida cívica e cultural; — Valor monetário da ajuda directa (alimentação, vestuário, alojamento, etc.); — Número de serviços de cuidados de saúde disponibilizados; — Número de horas de ensino ou de formação ministradas (por exemplo, formação linguística ou profissional); — Duração dos contactos dos conselheiros sociais com os beneficiários dos grupos de destinatários; — Número de utilizadores dos produtos fornecidos no âmbito dos projectos (informações, tradução de documentos, etc.); — Progressos concretos em matéria de integração dos refugiados; — Acções que promovam a igualdade de acesso e de oportunidades no âmbito da relação dessas pessoas com as instituições públicas; — Outro (especificar). x. Visibilidade do co-financiamento do FER Descrever os mecanismos para assegurar a visibilidade do FER em relação a qualquer actividade ligada aos projectos financiados a título desta medida. … … … … … xi. Complementaridade com medidas similares financiadas por outros instrumentos e adicionalidade em relação às medidas nacionais O Estado-Membro deve demonstrar que as medidas propostas estão plenamente integradas e coordenadas com acções similares financiadas por outros instrumentos nacionais ou comunitários e igualmente que tais acções são complementares de acções nacionais e não as substituem. … … … … … 3.3. Acção C): Regresso voluntário das pessoas referidas no artigo 3.o da Decisão 2004/904/CE desde que não tenha adquirido uma nova nacionalidade nem saído do território do Estado-Membro i. Necessidades que justificam a execução da acção … … ii. Objectivo da acção … … iii. Plano financeiro (3) Dotação do Fundo Europeu para os Refugiados A 0,00 € 0,00 % Dotações do Estado B 0,00 € 0,00 % Dotações das regiões C 0,00 € 0,00 % Dotações das autoridades locais D 0,00 € 0,00 % Dotações nacionais E = B+C+D 0,00 € 0,00 % Total das dotações públicas F = A+E 0,00 € 0,00 % Dotações privadas G 0,00 € 0,00 % Custo total H = F+G 0,00 € 0,00 % iv. Calendário (As datas de início dos projectos devem estar compreendidas entre 1 de Janeiro e 31 de Dezembro do ano do programa. Como regra excepcional, as datas de início dos projectos relativos ao programa de 2005 devem estar compreendidas entre 1.1.2005 e 30.6.2006. No que diz respeito ao projecto de programa anual de 2005, as despesas podem ser elegíveis a partir de 1 de Janeiro de 2005) Data de início: … Data do termo: … v. Acções a executar (esquema operacional) No que diz respeito às acções previstas no artigo 7.o da Decisão 2004/904/CE … … … … … vi. Acompanhamento após o regresso Descrever o sistema criado para o controlo e acompanhamento após o regresso voluntário. vii. Grupos destinatários As pessoas referidas no artigo 3.o da Decisão que cria o FER, desde que não tenham adquirido uma nova nacionalidade nem saído do território do Estado-Membro (especificar). viii. Beneficiários das subvenções (ONG, autoridades federais, nacionais, regionais ou locais, outras organizações sem fins lucrativos, etc.) ix. Autoridades nacionais implicadas Especificar se estão implicadas outras autoridades para além da autoridade responsável referida no artigo 13.o da Decisão 2004/904/CE que cria o FER. x. Resultados quantificados previstos A lista exemplificativa seguidamente indicada não é exaustiva: — Número de utilizadores da informação e dos serviços de aconselhamento relativos a iniciativas ou programas em matéria de regresso voluntário; — Número de pessoas (profissionais, chefes de família, membros da família) que regressam ao seu país de origem; — Número de pessoas que permaneceram, mas que receberam ajuda ligada ao regresso; — Vantagens económicas adicionais para o país de origem (por exemplo, número de postos de trabalho ou de empresas criados, etc.); — Prestação de informações sobre aspectos importantes para o regresso, incluindo a situação económica, administrativa e política no país de origem, as possibilidades de emprego, os direitos patrimoniais e outras questões jurídicas; — Montante da assistência financeira concedida às pessoas que regressam ao seu país de origem; — Cooperação com projectos similares noutros Estados-Membros; — Duração dos contactos dos conselheiros com os beneficiários dos grupos destinatários; — Número de utilizadores dos produtos realizados no âmbito dos projectos (informações sobre a situação no país ou região de origem ou de anterior residência habitual); — Impacto quantificado da acção das comunidades de origem residentes na União Europeia que se destinem a facilitar o regresso voluntário das pessoas referidas na Decisão 2004/904/CE do Conselho; — Acções que facilitem a organização e a execução de iniciativas ou programas nacionais em matéria de regresso voluntário; — Outro (especificar). xi. Visibilidade do co-financiamento do FER Descrever os mecanismos para assegurar a visibilidade do FER em relação a qualquer actividade ligada aos projectos financiados a título desta medida. … … … … … xii. Complementaridade com acções similares financiadas por outros instrumentos e adicionalidade em relação às acções nacionais O Estado-Membro deve demonstrar que as acções propostas estão plenamente integradas e coordenadas com acções similares financiadas por outros instrumentos nacionais (incluindo instrumentos regionais e locais) ou comunitários e igualmente que tais acções são complementares de acções nacionais e não as substituem. 4. ASSISTÊNCIA TÉCNICA i. Necessidades que justificam a utilização da assistência técnica Descrição pormenorizada dos recursos disponíveis e das necessidades adicionais exigidas para aplicar o programa FER. … … ii. Objectivo da assistência técnica (artigo 18.o da Decisão 2004/904/CE) … … iii. Plano financeiro (4) Dotação do Fundo Europeu para os Refugiados A 0,00 € 0,00 % Dotações do Estado B 0,00 € 0,00 % Dotações das regiões C 0,00 € 0,00 % Dotações das autoridades locais D 0,00 € 0,00 % Dotações nacionais E = B+C+D 0,00 € 0,00 % Total das dotações públicas F = A+E 0,00 € 0,00 % Dotações privadas G 0,00 € 0,00 % Custo total H = F+G 0,00 € 0,00 % iv. Calendário (As datas de início das medidas de assistência técnica devem estar compreendidas entre 1 de Janeiro e 31 de Dezembro do ano do programa. Como regra excepcional, as datas de início dos projectos relativos ao programa de 2005 devem estar compreendidas entre 1.1.2005 e 30.6.2006. No que diz respeito ao programa anual de 2005, as despesas podem ser elegíveis a partir de 1 de Janeiro de 2005 até 31 de Dezembro de 2006) Data de início: … Data do termo: … v. Acções a executar (esquema operacional) Acções para assistência técnica e administrativa relacionadas com a preparação, controlo e avaliação de acções do programa, por exemplo: a) Custos relacionados com a preparação, selecção, avaliação e acompanhamento das operações co-financiadas pelo FER. Pode incluir-se a locação financeira (leasing) ou a compra de sistemas informatizados, cuja necessidade seja devidamente justificada pela autoridade responsável e proporcional à dimensão do programa. O equipamento alugado em locação financeira ou adquirido só poderá ser utilizado para a execução do programa. Aplicam-se as regras de elegibilidade relativas à locação financeira. b) Acções de informação e custos ligados à visibilidade do co-financiamento pelo FER. c) Custos relacionados com auditorias, com controlos no local e com a verificação dos projectos. d) As despesas ligadas às remunerações, incluindo as contribuições para a segurança social, só são elegíveis nos seguintes casos: e) Funcionários permanentes, temporariamente destacados por decisão formal da autoridade responsável, encarregados da execução das tarefas enumeradas nos pontos 2 a 4 supra. f) Agentes temporários ou pessoal do sector privado contratado exclusivamente para executar as tarefas enumeradas nos pontos 2 a 4 supra. vi. Procedimento de adjudicação de contratos Entidade pública que executa o programa do FER (e, se for caso disso, outros organismos que participam na sua execução). Especificar, em especial, com base em que procedimentos de adjudicação de contratos a despesa com a assistência técnica será gerida. vii. Autoridades nacionais implicadas Especificar se estão implicadas outras autoridades para além da autoridade responsável referida no artigo 13.o da Decisão que cria o FER. viii. Resultados quantificados previstos Por exemplo: — Progressos quantificados da execução do FER — Progressos na elaboração dos convites à apresentação de propostas e do programa (especificar número de homens/dias): — Avaliação das propostas de projectos (especificar o número): — Selecção dos projectos (número previsto): — Acompanhamento de projectos e gestão de programas (especificar número de homens/dias): — Auditorias e controlos no local (especificar número de auditorias/visitas): — Relatórios de avaliação (especificar número de homens/dias): — Iniciativas em matéria de publicidade (especificar): — Equipamento objecto de locação financeira ou de aquisição (especificar): — Outro (especificar): ix. Visibilidade do co-financiamento do FER O financiamento do FER deve ser claramente visível para qualquer actividade ligada aos projectos financiados ao abrigo desta medida. x. Complementaridade com medidas similares financiadas por outros instrumentos e adicionalidade em relação às medidas nacionais O Estado-Membro deve demonstrar que as medidas propostas estão plenamente integradas e coordenadas com medidas similares financiadas por outros instrumentos nacionais, comunitários ou internacionais e igualmente que tais medidas são complementares de medidas nacionais e não as substituem. 5. PLANO DE FINANCIAMENTO INDICATIVO TOTAL PARA CADA ANO (5) Dotação do Fundo Europeu para os Refugiados A 0,00 € 0,00 % Dotações do Estado B 0,00 € 0,00 % Dotações das regiões C 0,00 € 0,00 % Dotações das autoridades locais D 0,00 € 0,00 % Dotações nacionais E = B+C+D 0,00 € 0,00 % Total das dotações públicas F = A+E 0,00 € 0,00 % Dotações privadas G 0,00 € 0,00 % Custo total H = F+G 0,00 € 0,00 % (1) Consultar o artigo 15.o da presente decisão. (2) Consultar o artigo 15.o da presente decisão. (3) Consultar o artigo 15.o da presente decisão. (4) Máx. 7 % da dotação anual do EM, mais 30 000 euros. Não há obrigação de co-financiamento. Consultar o artigo 15.o da presente decisão. (5) Consultar o artigo 15.o da presente decisão.

ANEXO 3 MODELO DE RELATÓRIO INTERCALAR (n.o 3 do artigo 23.o da Decisão 2004/904/CE) A enviar para: Comissão Europeia Direcção-Geral da Justiça, da Liberdade e da Segurança Unidade B/4 Fundo Europeu para os Refugiados B-1049 Bruxelas Estado-Membro: …Ano do programa anual: …Autoridade responsável: …(nome da pessoa de contacto, serviço ou organismo, endereço, fax, telefone, correio electrónico)Data de apresentação: no momento em que 70 % do montante do pagamento inicial foi dispendido pelo beneficiário final. A. ADMINISTRAÇÃO E GESTÃO DO PROGRAMA 1) Descrição das estruturas de gestão do programa anual, circuitos financeiros, metodologia e critérios para a selecção de projectos, sistema de controlo (se idêntica às informações constantes do pedido de co-financiamento, fazer apenas referência ao pedido de co-financiamento): 2) Selecção de projectos: medidas tomadas e resultados obtidos (por exemplo, data de publicação dos convites à apresentação de propostas, número de pedidos seleccionados, custo médio dos projectos seleccionados). Descrição das actividades de assistência técnica realizadas para a execução do programa: 3) Informação e publicidade: actividades realizadas. Descrição pormenorizada do modo como foi dada visibilidade ao co-financiamento comunitário. Toda a documentação e publicações relativas ao projecto devem mencionar o co-financiamento da UE, «Projecto co-financiado pelo Fundo Europeu para os Refugiados»: 4) Informações sobre os controlos realizados em conformidade com o disposto no n.o 1 do artigo 25.o da Decisão 2004/904/CE: 5) Informações sobre os riscos associados às actividades (por risco entende-se a possibilidade de se verificar um evento que tenha impacto sobre a realização dos objectivos). B. EXECUÇÃO DO PROGRAMA 1) Calendário — Data de início da execução do programa anual nacional: — Data do termo do programa anual nacional (data final de execução das despesas como previsto na decisão de co-financiamento): 2) Aspectos financeiros Quadro financeiro (especificar a data – nunca antes de decorrido um mês até à transmissão do relatório de síntese) RELATÓRIO FINANCEIRO (Relatório intercalar, n.o 3 do artigo 23.o) PROGRAMAS NACIONAIS FER PAÍS Situação em Ano do programa

Programado (1) Autorizações (2) Pagamentos (3) % pagamentos (4=3/2) Custo total (a) Financiamento FER (b) Custo total (a) Custo total elegível (b) Financiamento FER (c) Custo total (a) Custo total elegível (b) Financiamento FER final devido (c) Financiamento FER pago (d) Custo total (a) Financiamento FER final devido (b) Financiamento FER pago (c) FER ainda por pagar/recuperar pela autoridade resp. (5) Actividade A — Acolhimento e procedimentos de asilo Acção 1 Acção 2 Acção 3 Total da actividade A 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Actividade B — Integração Acção 1 Acção 2 Total da actividade B 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Actividade C — Regresso voluntário Acção 1 Acção 2 Total da actividade C 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Actividade D — Projectos que cobrem mais de uma actividade Acção 1 Acção 2 Total da actividade D 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTAL DAS ACÇÕES 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Total E — Assistência técnica TOTAL GERAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (1) Programado = tal como programado no programa anual aprovado (em alguns casos faltam nesta fase os pormenores do projecto). (1a) Custo total = custo total das acções previsto no programa anual aprovado. (1b) Financiamento FER = montante do financiamento FER por acção previsto no programa anual aprovado. (2) Autorizações = tal como aprovado na convenção de co-financiamento/decisão de financiamento entre a autoridade responsável e a organização beneficiária. (2a) Custo total = custo total da acção aprovada pela convenção de subvenção/decisão de financiamento. (2b) Custo total elegível = custo total elegível da acção aprovada pela convenção de subvenção/decisão de financiamento (= Custo total — Contribuições em espécie). (2c) Financiamento FER = montante máximo do financiamento FER aprovado na convenção de subvenção/decisão de financiamento entre a autoridade responsável e o beneficiário. (3) Pago = efectivamente dispendido e pago até à data. (3a) Custo total = custo total da acção dispendido pelo beneficiário e aprovado pela autoridade responsável. (3b) Total dos custos elegíveis = custos elegíveis da acção dispendidos pelo beneficiário e aprovados pela autoridade responsável (= Custo total — Contribuições em espécie). (3c) Financiamento FER final devido = montante final do financiamento FER devido ao beneficiário em conformidade com as disposições da convenção de subvenção/decisão de financiamento e despesa aprovada pela autoridade responsável. (3d) Financiamento FER pago = montante do financiamento FER pago até à data pela autoridade responsável (incluindo montantes recuperados). (4) Variação entre autorizado e pago até à data. (4a) Custo total = custo total da acção dispendido pelo beneficiário e aprovado pela autoridade responsável (3a)/custo total da acção aprovado pela convenção de subvenção ou pela decisão de financiamento (2a). (4b) Financiamento FER final devido = montante do financiamento FER final devido (3c)/ montante do financiamento FER concedido à acção (2b). (4c) Financiamento FER pago = montante do financiamento FER pago até à data ao beneficiário em conformidade com as disposições da convenção de subvenção ou da decisão de financiamento (3d) montante do financiamento FER concedido à acção (2b). (5) FER ainda por pagar/recuperar = diferença entre o montante final do financiamento FER devido ao beneficiário em conformidade com as disposições da convenção de subvenção/decisão de financiamento e o montante do financiamento FER pago até à data pela autoridade responsável ao beneficiário (incluindo montantes recuperados) — (5) = 3(c) - 3(d). DECLARAÇÃO DE DESPESAS DO PROGRAMA ANUAL DO FER (n.o 3 do artigo 23.o e artigo 24.o da Decisão 2004/904/CE do Conselho) Número de referência da Comissão: País: Data: (em euros) Actividades Despesa total Despesas elegíveis Contribuições em espécie Despesa total Custos elegíveis directos Custos elegíveis indirectos Despesa elegível total Acolhimento e procedimentos de asilo — Acção 1 Acolhimento e procedimentos de asilo — Acção 2 Acolhimento e procedimentos de asilo — Acção 3 (A) Total do acolhimento e procedimentos de asilo Integração — Acção 1 Integração — Acção 2 (B) Total da integração Regresso voluntário — Acção 1 Regresso voluntário — Acção 2 (C) Total do regresso voluntário Acção mista 1 Acção mista 2 (D) Total dos projectos que cobrem mais de uma actividade (E) Assistência técnica TOTAL GERAL b) Pagamentos recebidos da Comissão com as datas correspondentes: 3) Execução das acções do programa a) Principais objectivos dos projectos seleccionados por actividade (utilizar os indicadores adequados que constam do pedido de co-financiamento: apresentar exemplos de projectos seleccionados): b) Resultados quantificados previstos (actualizar a quantificação dos indicadores através da medida constante do pedido de co-financiamento): c) Problemas verificados aquando da execução do programa anual nacional: d) Eventuais observações sobre a execução:

ANEXO 4 MODELO DE RELATÓRIO FINAL (n.o 4 do artigo 23.o da Decisão 2004/904/CE) A enviar para: Comissão Europeia Direcção-Geral da Justiça, da Liberdade e da Segurança Unidade B/4 Fundo Europeu para os Refugiados B-1049 Bruxelas Estado-Membro: …Ano do programa anual: …Autoridade responsável: …(nome da pessoa de contacto, serviço ou organismo, endereço, fax, telefone, correio electrónico)Data de apresentação: não superior a nove meses depois do termo do programa anual. A. CONTEXTO OPERACIONAL 1) Descrição de eventuais alterações significativas da situação no Estado-Membro em comparação com a situação descrita no programa anual: 2) Consequências das alterações acima referidas relativamente à execução do programa: 3) Medidas tomadas para garantir a complementaridade com outras políticas neste domínio a nível nacional e europeu (incluindo em matéria de concorrência, de contratos públicos, de igualdade de oportunidades e de políticas do ambiente): B. ADMINISTRAÇÃO E GESTÃO DO PROGRAMA 1) Descrição das estruturas de gestão do programa, circuitos financeiros, metodologia e critérios para a selecção de projectos, sistema de acompanhamento e controlo (se idêntica às informações constantes do pedido de co-financiamento, fazer apenas referência ao pedido de co-financiamento): 2) Pormenores sobre eventuais modificações dos sistemas de gestão e acompanhamento do programa: 3) Descrição das actividades de assistência técnica realizadas para a execução do programa: resultados obtidos: 4) Informação e publicidade: actividades realizadas. Descrição pormenorizada do modo como foi dada visibilidade ao co-financiamento comunitário. Toda a documentação e publicações relativas ao projecto devem mencionar o co-financiamento da UE. «Projecto co-financiado pelo Fundo Europeu para os Refugiados». (Juntar uma cópia de todas as publicações relacionadas com o projecto, artigos de imprensa, etc.): 5) As informações sobre os controlos realizados em conformidade com o disposto no n.o 1 do artigo 24.o da Decisão 2004/904/CE, incluindo os aspectos custos-benefícios do método de amostragem em conformidade com o n.o 2 do artigo 7.o da presente decisão: 6) Informações sobre os riscos associados às actividades: (por risco entende-se a possibilidade de se verificar um evento que tenha impacto sobre a realização dos objectivos). C. EXECUÇÃO DO PROGRAMA 1) Calendário — Data de início da execução do programa anual nacional: — Data do termo do programa anual nacional (data final de execução das despesas como previsto na decisão de co-financiamento): 2) Aspectos financeiros Quadro financeiro (especificar a data — nunca antes de decorrido um mês até à transmissão do relatório de síntese). RELATÓRIO FINANCEIRO (Relatório final — n.o 4 do artigo 23.o, n.o 3 do artigo 24.o e n.o 2 do artigo 28.o) PROGRAMAS NACIONAIS FER PAÍS Situação em Ano do programa

Programado (1) Autorizações (2) Pagamentos (3) % pagamentos (4=3/2) Custo total (a) Financiamento FER (b) Custo total (a) Custo total elegível (b) Financiamento FER (c) Custo total (a) Custo total elegível (b) Financiamento FER final devido (c) Financiamento FER pago (d) Custo total (a) Financiamento FER final devido (b) Financiamento FER pago (c) FER ainda por pagar/recuperar pela autoridade resp. (5) Actividade A — Acolhimento e procedimentos de asilo Acção 1 Acção 2 Acção 3 Total da actividade A 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Actividade B — Integração Acção 1 Acção 2 Total da actividade B 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Actividade C — Regresso voluntário Acção 1 Acção 2 Total da actividade C 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Actividade D — Projectos que cobrem mais de uma actividade Acção 1 Acção 2 Total da actividade D 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTAL DAS ACÇÕES 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Total E – Assistência técnica TOTAL GERAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (1) Programado = tal como programado no programa anual aprovado (em alguns casos faltam nesta fase os pormenores do projecto). (1a) Custo total = custo total das acções previsto no programa anual aprovado. (1b) Financiamento FER = montante do financiamento do FER por acção previsto no programa anual aprovado. (2) Autorizações = tal como aprovado no acordo de co-financiamento/decisão de financiamento entre a autoridade responsável e a organização beneficiária. (2a) Custo total = custo total da acção aprovada pelo acordo de subvenção/decisão de financiamento. (2b) Custo total elegível = custo total elegível da acção aprovada pelo acordo de subvenção/decisão de financiamento (= Custo total — Contribuições em espécie). (2c) Financiamento FER = montante máximo do financiamento FER aprovado no acordo de subvenção/decisão de financiamento entre a autoridade responsável e o beneficiário. (3) Pago = efectivamente dispendido e pago nesta data. (3a) Custo total = custo total da acção dispendido pelo beneficiário e aprovado pela autoridade responsável. (3b) Total dos custos elegíveis = custos elegíveis da acção dispendidos pelo beneficiário e aprovados pela autoridade responsável (= Custo total — Contribuições em espécie). (3c) Financiamento FER final devido = montante final do financiamento FER devido ao beneficiário em conformidade com as disposições do acordo de subvenção/decisão de financiamento e despesa aprovada pela autoridade responsável. (3d) Financiamento FER pago = montante do financiamento FER pago até à data pela autoridade responsável (incluindo montantes recuperados). (4) Variação entre autorizado e pago até à data. (4a) Custo total = custo total da acção dispendido pelo beneficiário e aprovado pela autoridade responsável (3a)/custo total da acção aprovado pelo acordo de subvenção ou pela decisão de financiamento (2a). (4b) Financiamento FER final devido = montante do financiamento FER final devido (3c)/ montante do financiamento FER concedido à acção (2b). (4c) Financiamento FER pago = montante do financiamento FER pago até à data ao beneficiário em conformidade com as disposições do acordo de subvenção ou da decisão de financiamento (3d) montante do financiamento FER concedido à acção (2b). (5) FER ainda por pagar/recuperar = diferença entre o montante final do financiamento FER devido ao beneficiário em conformidade com as disposições do acordo de subvenção/decisão de financiamento e o montante do financiamento FER pago até à data pela autoridade responsável ao beneficiário (incluindo montantes recuperados) — (5) = 3(c) - 3(d). DECLARAÇÃO FINAL DE DESPESAS DO PROGRAMA ANUAL DO FER (n.o 3 do artigo 23.o e n.o 3 do artigo 24.o da Decisão do Conselho 2004/904/CE) Número de referência da Comissão: País: Data: (em euros) Actividades Despesa total Despesas elegíveis Contribuições em espécie Despesa total Custos elegíveis directos Custos elegíveis indirectos Despesa total elegível Acolhimento e procedimentos de asilo — Acção 1 Acolhimento e procedimentos de asilo — Acção 2 Acolhimento e procedimentos de asilo — Acção 3 (A) Total do acolhimento e procedimentos de asilo Integração — Acção 1 Integração — Acção 2 (B) Total da integração Regresso voluntário — Acção 1 Regresso voluntário — Acção 2 (C) Total do regresso voluntário Acção mista 1 Acção mista 2 (D) Total dos projectos que cobrem mais de uma actividade (E) Assistência técnica TOTAL GERAL

Actividades Origem das receitas Públicas Privadas Contribuições em espécie Total Comunidade (FER) (Financiamento máximo do FER) Estado Regiões Autoridades locais Acolhimento e procedimentos de asilo — Acção 1 0,00 Acolhimento e procedimentos de asilo — Acção 2 0,00 Acolhimento e procedimentos de asilo — Acção 3 0,00 (A) Total do acolhimento e procedimentos de asilo 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Integração — Acção 1 0,00 Integração — Acção 2 0,00 (B) Total da integração 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Regresso voluntário — Acção 1 0,00 Regresso voluntário — Acção 2 0,00 (C) Total do regresso voluntário 0,00 Acção mista 1 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Acção mista 2 0,00 (D) Total dos projectos que cobrem mais de uma actividade 0,00 (E) Assistência técnica 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Total geral 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Apêndice à declaração de despesas Montantes recuperados incluídos na presente declaração de despesas Projecto de acolhimento e procedimentos de asilo — Acção 2 Montante a restituir Devedor Data de emissão do título de cobrança Autoridade que emitiu o título de cobrança Data do reembolso efectivo Montante do reembolso

Projecto de acolhimento — Acção 3 Montante a restituir Devedor Data de emissão do título de cobrança Autoridade que emitiu o título de cobrança Data do reembolso efectivo Montante do reembolso b) Pagamentos recebidos da Comissão com as datas correspondentes: 3) Medidas de execução e programa a) Descrição dos meios utilizados na prática e em termos concretos para executar as acções previstas no programa anual nacional: Exemplo: Acção Projecto tal como descrito no programa nacional de execução Execução A — Acolhimento Projecto 1 — Criação de infra-estruturas de acolhimento para 1 000 pessoas — Criação de um centro de acolhimento para 450 pessoas situado em … — Aumento da capacidade para 500 pessoas dos centros existentes situados em … b) Resultados e efeitos alcançados (descrição qualitativa e quantitativa através dos indicadores relevantes previstos no pedido de co-financiamento), avaliação da eficácia (comparação com as previsões) e relação custo-eficácia: c) Eventuais observações sobre a execução: 4) Se for caso disso, descrição de quaisquer actividades e/ou impacto transnacionais do programa: 5) Descrição pormenorizada dos problemas verificados aquando da execução do programa anual nacional: E. RELATÓRIO DA AUTORIDADE DE CONTROLO 1) Pormenores de eventuais modificações do sistema de controlo: 2) Resultados destas actividades, irregularidades detectadas e comunicadas, acções tomadas pela autoridade responsável: 3) Acção adequada tomada pela autoridade responsável na sequência das observações resultantes das missões de controlo da União Europeia (Tribunal de Contas, Comissão Europeia): 4) Informações pormenorizadas sobre casos de irregularidades detectadas quando existe a suspeita de fraude e acção adequada a considerar: ANEXOS AO RELATÓRIO FINAL A. Lista dos projectos aprovados por actividade B. Descrição resumida dos projectos individuais (meia página cada um) e dos indicadores financeiros, orçamento atribuído por projecto sob a forma de tabela, despesa final por projecto. C. Avaliação independente

ANEXO 5 COMISSÃO EUROPEIA FUNDO EUROPEU PARA OS REFUGIADOS PEDIDO DE PAGAMENTO (a enviar, por via oficial, àUnidade B4 da DG Justiça, Liberdade e Segurança, LX 46, B-1049 Bruxelas) Designação do programa: … Decisão da Comissão n.o … de … Nos termos do artigo 13.o da Decisão 2004/904/CE, o abaixo assinado (nome em maiúsculas, carimbo, qualidade e assinatura da autoridade competente), representante da autoridade responsável pela execução do Fundo Europeu para os Refugiados, solicita o pagamento do montante de EUR … a título de segundo pagamento de pré-financiamento/pagamento final. As condições de admissibilidade do presente pedido de pagamento encontram-se reunidas, uma vez que: Riscar o que não interessa a) o relatório intercalar relativo à execução do programa de trabalho anual, bem como uma declaração de despesas correspondente a, pelo menos, 70 % do montante do pagamento inicial, previstos no n.o 3 do artigo 23.o da Decisão 2004/904/CE — foi transmitido — figura em anexo b) o relatório final relativo à execução do programa anual, bem como a declaração final de despesas, previstos no n.o 4 do artigo 24.o e no n.o 2 do artigo 28.o da Decisão 2004/904/CE — foi transmitido — figura em anexo c) as decisões da autoridade responsável respeitam o montante total da contribuição do Fundo para as prioridades em causa d) as recomendações com vista a melhorar os sistemas de acompanhamento e de gestão eventualmente formuladas pela Comissão nos termos do artigo 27.o da Decisão 2004/904/CE — foram observadas — foram fornecidas explicações — não houve recomendações e) eventuais pedidos de correcções financeiras nos termos do artigo 26.o da Decisão 2004/904/CE — foram observadas — foram objecto de observações — não incluíam despesas — não foram requeridas quaisquer medidas O pagamento deve ser efectuado a: Beneficiário Instituição bancária Número da conta bancária Titular da conta (sendo diferente do beneficiário)

Data Nome em maiúsculas, carimbo, qualidade e assinatura da autoridade competente