REGULAMENTO INTERNO DO COMITÉ DE FISCALIZAÇÃO DA OLAF

ÍNDICE

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O COMITÉ DE FISCALIZAÇÃO,

Tendo em conta o n.o 6 do artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1073/99 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de Maio de 1999, relativo aos inquéritos efectuados pela Organização Europeia de Luta Antifraude (OLAF)(1),

ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO INTERNO:

TÍTULO I

FUNÇÕES E COMPETÊNCIAS DO COMITÉ DE FISCALIZAÇÃO DA OLAF

Artigo 1.o

Atribuições

1. O Comité de Fiscalização da Organização Europeia de Luta Antifraude, a seguir designada "OLAF", está incumbido de reforçar a independência da organização relativamente a qualquer governo, instituição, órgão e organismo.

2. Para este fim, o Comité de Fiscalização exerce um controlo regular das funções de inquérito e reforça a independência do director no exercício das competências que lhe são confiadas pelo Regulamento (CE) n.o 1073/1999.

Artigo 2.o

Respeito pela legalidade

O Comité vela por que as actividades da OLAF sejam exercidas no pleno respeito dos direitos humanos e das liberdades fundamentais, e em conformidade com o disposto nos Tratados e no direito derivado, nomeadamente no protocolo relativo aos privilégios e imunidades e no estatuto dos funcionários.

Artigo 3.o

Modalidades

1. O controlo da actividade de inquérito processa-se segundo as seguintes modalidades:

a) Análise das informações regularmente prestadas pelo director da OLAF sobre as actividades de inquérito;

b) Acesso a todos os documentos e dossiers, bem como aos dados armazenados pela OLAF;

c) Recurso a verificações, auditorias ou estudos;

d) Possibilidade de auscultar representantes de instituições, órgãos e organismos relativamente à aplicação do artigo 7.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999.

O Comité não interfere no desenrolar dos inquéritos em curso.

2. A pedido do director, ou por sua própria iniciativa, o Comité dirige pareceres ao director. Estes pareceres são emitidos nas condições previstas nos artigos 21.o a 24.o do presente regulamento interno, sem prejuízo de outras disposições eventualmente aplicáveis.

3. O Comité assegura o controlo da aplicação das disposições do artigo 8.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999 e dos artigos 286.o e 287.o do Tratado CE relativos à confidencialidade da protecção dos dados, nomeadamente, através de um exame regular dos procedimentos, para o efeito, aplicados pela Organização e inclui a aplicação das presentes disposições entre os critérios que presidem ao controlo das actividades de inquérito.

Artigo 4.o

Meios de acção

1. Para fins de exercício das suas funções, o Comité de Fiscalização dispõe das competências previstas no Regulamento (CE) n.o 1073/1999.

2. O Comité pode apresentar relatórios ao Parlamento Europeu, ao Conselho, à Comissão e ao Tribunal de Contas, dentro do limite das suas atribuições, sobre os resultados e o seguimento dado aos inquéritos efectuados pela Organização. Sempre que repute útil, o Comité pode igualmente endereçar observações a estas instituições sobre o funcionamento da Organização.

3. O Comité dirige às instituições, pelo menos, um relatório de actividades por ano.

4. O Comité efectua as consultas e emite os pareceres previstos no Regulamento (CE) n.o 1073/1999 com base num pedido da autoridade competente.

5. O Comité dispõe de meios orçamentais próprios imputados ao orçamento da OLAF.

TÍTULO II

COMPOSIÇÃO E FUNCIONAMENTO DO COMITÉ DE FISCALIZAÇÃO

Artigo 5.o

Estatuto do Comité de Fiscalização

1. O Comité de Fiscalização é composto por cinco personalidades externas independentes nomeadas de comum acordo pelo Parlamento Europeu, pelo Conselho e pela Comissão, em função das suas competências e que ofereçam todas as garantias de independência.

2. Os membros do Comité de Fiscalização exercem as suas funções com total independência. Não solicitarão nem aceitarão instruções de qualquer governo, nem de qualquer instituição, órgão ou organismo.

Artigo 6.o

Duração do mandato dos membros do Comité de Fiscalização

1. A duração do mandato dos membros é de três anos. O mandato é renovável uma vez.

2. No fim do mandato, os membros do Comité permanecem em funções até que se proceda à renovação do seu mandato ou à sua substituição.

3. Caso um membro do Comité se encontre impedido de exercer o seu mandato por qualquer razão, é obrigado a informar o presidente do Comité.

4. Em caso de renúncia ao seu mandato, o membro é obrigado a informar o Comité da sua decisão.

Artigo 7.o

Deontologia

1. Os membros informam o Comité de toda e qualquer circunstância susceptível de atentar contra o princípio da independência das suas funções, enunciado no artigo 5.o supra.

2. Os membros abstêm-se de solicitar ou de aceitar qualquer mandato, nomeadamente nas instituições europeias, susceptíveis de criar um conflito de interesses.

3. Os membros fazem declarações públicas sobre as actividades do Comité e da OLAF, oralmente ou por escrito, num espírito de colegialidade.

4. Os membros são obrigados, mesmo após cessação das suas funções, a observar o sigilo previsto no artigo 287.o do Tratado CE e tratam confidencialmente as informações que cheguem ao seu conhecimento no âmbito do exercício das suas actividades.

Artigo 8.o

Regime disciplinar dos membros do Comité de Fiscalização

Em caso de violação de uma das obrigações prevista no artigo 7.o supra, todo e qualquer membro do Comité de Fiscalização pode ser suspenso após votação por maioria, realizada por escrutínio secreto. O membro em causa é ouvido antes de a decisão ser pronunciada, mas não participa na deliberação. O Parlamento Europeu, o Conselho e a Comissão são informados desta decisão pelo presidente do Comité.

Artigo 9.o

Protecção jurídica

No exercício das suas actividades, os membros do Comité de Fiscalização gozam da protecção jurídica da Comunidade, prevista no artigo 288.o do Tratado CE.

Artigo 10.o

Presidência

1. Por maioria dos votos, o Comité elege, de entre os seus membros, o respectivo presidente.

2. O presidente é eleito para o período de um ano. Este mandato é renovável. A eleição do presidente tem lugar na última reunião presidida pelo seu antecessor.

3. Caso o presidente se encontre impedido de exercer as suas funções durante um longo período, informa os membros da sua situação. Nesse caso, é eleito um novo presidente, de acordo com as modalidades enunciadas no n.o 1 supra.

Artigo 11.o

Atribuições do presidente

1. O presidente representa o Comité e preside às suas reuniões. Vela pelo bom desenrolar dos seus trabalhos. Convoca as reuniões do Comité e decide do local, da data e da hora dessas reuniões. Elabora o projecto de ordem do dia e assegura a execução das decisões do Comité de Fiscalização da OLAF.

2. Em caso de impedimento temporário, o presidente pode convidar um dos membros do Comité a substitui-lo.

3. Na ausência do presidente e caso não tenha sido feito recurso do procedimento previsto no n.o 2 do presente artigo, a função de presidente é exercida pelo decano.

4. O presidente é responsável pelo secretariado adstrito ao Comité de Fiscalização.

5. O presidente tem plena competência para enviar ou responder a toda a correspondência relacionada com as actividades do Comité de Fiscalização. O presidente informa os membros do Comité da correspondência recebida e expedida. Decide ainda das questões a submeter aos membros do Comité, para deliberação.

6. O presidente ou uma maioria dos membros pode solicitar a presença numa reunião do director da OLAF ou do seu representante. Todo e qualquer representante das instituições, órgãos ou organismos das Comunidades, de Estados-Membros ou de Estados associados pode ser convidado a participar nos trabalhos do Comité relativamente a um ponto específico da ordem de trabalhos da reunião.

Artigo 12.o

Reuniões

1. O Comité de Fiscalização da OLAF exerce as suas competências em reuniões colegiais. Reúne-se, pelo menos, dez vezes por ano. O Comité de Fiscalização só atingirá quórum se a maioria dos seus membros, ou seja três, estiver presente. Reunirá igualmente por iniciativa do presidente e sempre que a maioria dos membros tenha apresentado um pedido fundamentado por escrito ou tenha apresentado oralmente um pedido numa reunião anterior. O director da OLAF está habilitado a propor ao presidente do Comité a inscrição de pontos na ordem de trabalhos e a convocação do Comité de Fiscalização. As suas propostas serão acompanhadas de toda a documentação considerada apropriada.

2. À excepção dos casos considerados urgentes pelo presidente, as convocações são comunicadas em tempo útil, ou seja, pelo menos, uma semana antes da reunião. A convocação abrange o projecto de ordem do dia e os documentos necessários à reunião, a menos que a natureza desses documentos não o permita. A ordem do dia definitiva é aprovada no início de cada reunião.

3. Todo e qualquer membro está habilitado a solicitar ao presidente a inscrição ou o aditamento de pontos ou de questões específicas ao projecto de ordem do dia.

Artigo 13.o

Processo de votação

1. As decisões são adoptadas por maioria simples, por proposta do presidente. Em caso de ausência de um membro e de empate de votos, ou ainda se não for dado alcançar uma maioria, o presidente dispõe de voto de qualidade.

2. Por proposta de um membro, a votação pode ser realizada por escrutínio secreto.

Artigo 14.o

Métodos de trabalho

1. As reuniões do Comité de Fiscalização realizam-se à porta fechada. As suas deliberações, bem como todos e quaisquer documentos que estejam na base dessas deliberações são confidenciais, a menos que o Comité de Fiscalização decida em contrário.

2. Os documentos e informações apresentados pelo director da OLAF encontram-se sujeitos às disposições do artigo 287.o do Tratado CE relativas à protecção da confidencialidade.

3. O Comité de Fiscalização delibera na base de documentos e de projectos de parecer, de relatório ou de decisão.

4. Os documentos, projectos de parecer, de relatório, de decisão são elaborados, pelo menos, em duas das três línguas de trabalho adoptadas pelo Comité. Sempre que necessário, um membro pode solicitar a tradução de qualquer documento para a sua própria língua.

5. Os pareceres, relatórios, decisões do Comité de Fiscalização são adoptados nas reuniões plenárias.

6. Todavia, e em derrogação a este princípio, algumas decisões podem ser adoptadas mediante processo escrito, caso o Comité tenha aprovado o recurso a um tal processo durante uma reunião precedente. Em caso de urgência, o presidente está habilitado a dar início a um processo escrito de consulta dos membros. Em ambos os casos, o presidente transmite um projecto de decisão aos membros do Comité. Caso os membros não se oponham ao projecto de decisão num prazo, especificado pelo presidente, de cinco dias úteis a contar da recepção da proposta, esta é considerada aprovada. Se um membro, num prazo de cinco dias úteis, a contar da recepção do projecto de decisão, solicitar a sua discussão no seio do Comité de Fiscalização, o processo de consulta escrito é suspenso.

Artigo 15.o

Actas

1. É exarada acta de todas as reuniões do Comité de Fiscalização.

2. O projecto de acta é elaborado pelo secretariado, sob a direcção do presidente, e submetido aos membros do Comité de Fiscalização, para aprovação na sua próxima reunião.

3. Qualquer membro pode propor modificações ao projecto de acta aquando da sua aprovação. Os membros podem igualmente aditar à acta toda e qualquer declaração escrita ou documento que considerem útil.

Artigo 16.o

Relatório de actividades

1. Em conformidade com o n.o 3 do artigo 4.o, o Comité de Fiscalização aprova, pelo menos, um relatório de actividades por ano, destinado às instituições. Este relatório de actividades abrange as actividades desenvolvidas no exercício das competências do Comité e apresenta uma avaliação das actividades da OLAF.

2. O relatório de actividades é apresentado ao Comité por um ou mais relatores.

3. Este relatório pode incluir em anexo uma lista dos pareceres emitidos pelo Comité de Fiscalização.

4. O Comité de Fiscalização publica o seu relatório de actividades no Jornal Oficial das Comunidades Europeias depois de ter sido comunicado ao Parlamento Europeu, ao Conselho e à Comissão.

Artigo 17.o

Relatores

1. A fim de preparar as suas deliberações ou trabalhos, o Comité pode designar, de entre os seus membros, sob proposta do presidente, um ou mais relatores.

2. Caso se trate de uma questão urgente, o presidente pode proceder à designação por sua própria iniciativa. Neste caso, informará no mais breve trecho os membros do Comité.

3. O relator examina a questão que lhe é confiada e apresenta um projecto de relatório ao Comité. Sempre que necessário, o relator é assistido pelo secretariado do Comité de Fiscalização.

Artigo 18.o

Verificações, estudos e auditorias

1. No quadro das suas competências, o Comité de Fiscalização pode efectuar todas e quaisquer verificações ou efectuar todo e qualquer estudo, investigação ou auditoria.

2. O Comité de Fiscalização pode incumbir um ou vários membros de efectuarem estas verificações, estudos ou investigações. Sempre que o Comité (ou o membro do Comité designado) o considere apropriado, este pode ser assistido por funcionários ou agentes da OLAF, das instituições, órgãos ou organismos das Comunidades.

3. Sempre que o presidente considere que uma questão se reveste de urgência, pode designar os membros e os peritos para o efeito necessários, por sua própria iniciativa. Nesse caso, informará sem demora os membros do Comité de Fiscalização.

4. Os membros do Comité de Fiscalização incumbidos das verificações, estudos ou investigações comunicam ao Comité os resultados dos seus trabalhos.

Artigo 19.o

Secretariado

1. O Comité de Fiscalização dispõe de um secretariado que o assiste no cumprimento das funções que lhe foram cometidas. O secretariado é um órgão permanente cujo pessoal é nomeado pelo director da OLAF, sob proposta do presidente do Comité de Fiscalização.

2. Os membros do pessoal do secretariado encontram-se sob a tutela do presidente do Comité de Fiscalização e não aceitam instruções de nenhuma autoridade. Os membros do pessoal do secretariado não desenvolvem qualquer outra actividade sem autorização do presidente do Comité de Fiscalização.

3. O pessoal do secretariado é obrigado a tratar confidencialmente as informações de que tenha conhecimento. Esta obrigação é válida mesmo após a cessação das suas funções. Em caso de violação da obrigação de sigilo cometida por um membro do secretariado, o presidente do Comité de Fiscalização convida o director da OLAF a iniciar um processo disciplinar nas condições previstas no estatuto dos funcionários.

4. A sede do secretariado é fixada por decisão do presidente do Comité de Fiscalização.

5. O secretariado contribui para que as funções confiadas ao Comité de Fiscalização sejam efectivamente satisfeitas. Para o efeito, assiste o presidente na preparação e no desenrolar das reuniões, redige um projecto de acta das reuniões, assegura a informação e a documentação dos membros do Comité em todos os domínios da sua actividade, assiste os membros, nomeadamente no exercício das suas funções de relator, e participa, sob a autoridade do presidente, na redacção dos textos.

6. A repartição das actividades no seio do secretariado e a assinatura das ordens de missão do pessoal do secretariado são confiadas ao responsável por este serviço

7. As despesas incorridas pelo Comité são autorizadas pelo responsável do secretariado, que dispõe, para o efeito, de uma subdelegação.

TÍTULO III

RELAÇÕES ENTRE O COMITÉ E O DIRECTOR DA OLAF

Artigo 20.o

Processo de emissão de parecer relativo à nomeação do director

1. Todos os processos de candidaturas transmitidos à Comissão na sequência de um convite à apresentação de candidaturas previsto no n.o 2 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999 são comunicados de imediato ao presidente do Comité de Fiscalização.

2. Os processos recebidos são colocados à disposição dos cinco membros do Comité.

3. O Comité de Fiscalização adopta um projecto de lista de candidatos que reúnam as qualificações necessárias e que possam merecer parecer favorável.

4. O parecer inclui uma exposição de motivos que pode especificar os critérios utilizados pelo Comité para avaliar as qualificações necessárias. Este projecto de lista é submetido a votação.

5. Após conclusão do processo, o presidente elabora a lista dos candidatos que reúnem as qualificações requeridas e que tenham merecido o parecer favorável do Comité de Fiscalização.

6. Se nenhum candidato tiver merecido parecer favorável ou se, por proposta de um membro, o Comité de Fiscalização assim decidir, o presidente informa a Comissão que o Comité rejeitou, por votação, a lista apresentada.

7. O parecer assim elaborado é endereçado à Comissão, para transmissão ao Parlamento e ao Conselho.

Artigo 21.o

Participação do director da OLAF nos trabalhos do Comité

1. Sem prejuízo das disposições constantes do n.o 1 do artigo 11.o supra, o director da OLAF pode ser convidado a participar nos trabalhos que digam respeito à sua actividade. Os pontos que lhe digam especificamente respeito são assinalados nos projectos de ordem do dia das reuniões do Comité de Fiscalização, os quais lhe devem ser obrigatoriamente transmitidos.

2. Em caso de impedimento, o director da OLAF pode ser autorizado, a seu pedido, a fazer-se representar por um dos seus colaboradores que designa para o efeito.

Artigo 22.o

Seguimento das informações prestadas pelo director da OLAF

1. No seu relatório de actividades, o Comité avalia a execução do programa de trabalho da OLAF.

2. Em cada uma das suas reuniões, o Comité debruça-se sobre os relatórios e as informações do director da OLAF. Procede a toda e qualquer verificação que julgue necessária ao exercício do seu controlo com base em informações adequadas do director.

3. O Comité de Fiscalização aprecia as razões que obstam à conclusão de todo e qualquer inquérito iniciado há mais de nove meses e o prazo previsivelmente necessário ao seu termo.

4. O Comité examina os casos no âmbito dos quais uma instituição, um órgão ou um organismo não tenha dado seguimento às recomendações apresentadas pelo director da Organização, com base na cópia das suas observações. Nessa ocasião, o Comité aprecia as situações de obstrução, de entrave ou de impedimento de que a missão dos investigadores da OLAF tenha sido alvo. O Comité de Fiscalização transmite, se necessário, um parecer fundamentado ao director da OLAF ou à instituição, órgão ou organismo visado.

5. Os casos que necessitem de ser transmitidos às autoridades judiciais de um Estado-Membro devem ser apreciados à luz das informações transmitidas pelo director da OLAF antes da respectiva comunicação àquelas autoridades. O seguimento é igualmente assegurado com base nas informações comunicadas pelo director.

6. Sempre que um funcionário ou um agente das Comunidades apresente uma reclamação ao director da OLAF relativamente ao controlo da legalidade dos actos da Organização a que se refere o artigo 14.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999, o director da OLAF informa o Comité.

7. O Comité examina as propostas do director da OLAF que tenham por objectivo a preparação das iniciativas legislativas e regulamentares da Comissão destinadas a melhorar a luta contra a fraude ou a contribuir para uma melhor protecção dos interesses financeiros das Comunidades.

Artigo 23.o

Independência e processo disciplinar contra o director da OLAF

1. O director da OLAF informa o Comité de toda e qualquer medida, instrução, ameaça ou promessa susceptível de pôr em causa a sua independência. Por sua própria iniciativa ou por iniciativa do director, o Comité de Fiscalização emite um parecer sobre a questão sobre a qual foi chamado a pronunciar-se.

2. Caso o director da OLAF seja alvo de uma acção ou se encontre ameaçado de qualquer forma de medida disciplinar instruída pela Comissão, fornece todas as informações úteis ao Comité de Fiscalização.

3. O Comité de Fiscalização emite um parecer quando consultado pela Comissão, nos termos do n.o 4 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999.

Artigo 24.o

Confidencialidade e tratamento de dados de natureza pessoal

1. O Comité de Fiscalização vela pela aplicação das disposições constantes do artigo 8.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999.

2. Por sua iniciativa ou por iniciativa do director, o Comité de Fiscalização pode decidir emitir um parecer.

TÍTULO IV

DISPOSIÇÕES DE ORDEM ORÇAMENTAL

Artigo 25.o

Orçamento

1. O Comité emite um parecer sobre o anteprojecto de orçamento apresentado pelo director da OLAF, destinado à Direcção-Geral do Orçamento da Comissão.

2. O director da OLAF apresenta ao Comité um relatório periódico sobre a execução do orçamento.

3. O secretariado prepara as propostas do orçamento anual para o funcionamento do Comité de Fiscalização. As propostas são transmitidas ao director da OLAF, após aprovação pelo Comité de Fiscalização. O orçamento do Comité de Fiscalização constitui uma secção autónoma inscrita no orçamento da OLAF.

4. As despesas relativas ao Comité de Fiscalização, necessárias ao bom exercício das suas funções, são imputadas ao orçamento do Comité, em conformidade com as normas que o Comité adoptará. As despesas são efectuadas no quadro da subdelegação prevista no n.o 7 do artigo 19.o e segundo as disposições do Regulamento Financeiro.

TÍTULO V

DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS

Artigo 26.o

Avaliação e modificação do regulamento interno

1. O presente regulamento interno é avaliado pelo Comité de Fiscalização num prazo de dois anos após a sua entrada em vigor.

2. Qualquer membro do Comité pode apresentar alterações em qualquer momento e submetê-las por escrito ao presidente do Comité. As alterações são submetidas a votação na primeira reunião subsequente à sua apresentação, em conformidade com o processo de votação enunciado no artigo 13.o supra.

Artigo 27.o

Entrada em vigor do regulamento interno, relatório de avaliação e publicação

1. O regulamento interno entra em vigor no dia seguinte ao da sua aprovação pelo Comité de Fiscalização.

2. O parecer do Comité relativo à avaliação das actividades da Organização, enunciado no artigo 15.o do Regulamento (CE) n.o 1073/1999 será inscrito na ordem do dia da primeira reunião do mês de Janeiro de 2002.

3. Após aprovação, o regulamento interno é publicado no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

Feito em Bruxelas, em 17 de Novembro de 1999.

Pelo Comité de Fiscalização da OLAF

A Presidente

Mireille DELMAS-MARTY

(1) JO L 136 de 31.5.1999, p. 1.