RELATÓRIO sobre as demonstrações financeiras da Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos (AEAM-Londres) (Exercício de 1996) acompanhado das respostas da Agência (97/C 393/03)

1.1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração da Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos, em conformidade com o nº 10 do artigo 57º do Regulamento (CEE) nº 2309/93 do Conselho, de 22 de Julho de 1993 (1).

1.2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos relativas ao exercício de 1996. De acordo com o nº 7 do artigo 57º do Regulamento (CEE) nº 2309/93 do Conselho (2), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director Executivo. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das contas (3), em conformidade com as regras financeiras internas previstas no nº 11 do artigo 57º do Regulamento (CEE) nº 2309/93 do Conselho (4). De acordo com o artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

1.3. O Tribunal efectuou os controlos em conformidade com as normas de auditoria geralmente aceites, desde que sejam aplicáveis no contexto comunitário. Verificou através de amostragem os livros e registos contabilísticos e efectuou outros procedimentos de auditoria considerados necessários neste contexto. As principais observações resultantes da auditoria do Tribunal são apresentadas na segunda parte do presente relatório.

1.4. As demonstrações financeiras relativas ao exercício de 1996 são fiáveis e a legalidade e regularidade das operações a que se referem encontram-se, no seu conjunto, asseguradas.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES RELATIVAS À EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DA AGÊNCIA EUROPEIA DE AVALIAÇÃO DOS MEDICAMENTOS (AEAM-LONDRES) NO EXERCÍCIO DE 1996

Contabilidade orçamental

1.5. A contabilidade orçamental da Agência não permite assegurar o princípio da inviolabilidade dos registos contabilísticos, sendo possível e indetectável qualquer modificação a posteriori. Além disso, não permite detectar eventuais casos em que as dotações sejam excedidas.

1.6. O actual sistema não possibilita que o gestor orçamental introduza dados contabilísticos (proposta de autorização e ordem de pagamento) informaticamente. Estes dados são registados pelo tesoureiro na contabilidade pro memoria (bloqueio temporário) antes de serem aprovados e receberem o visto do auditor financeiro. Esta prática não permite dispor de informações precisas sobre as contas em tempo real. Uma vez que o sistema Sincom 2, que deverá substituir o actual sistema contabilístico, ainda não se encontra operacional, será desejável procurar rapidamente uma solução alternativa.

Contabilidade geral - Contabilidade analítica

1.7. O programa informático actualmente utilizado na contabilidade geral é insuficiente para as necessidades da Agência e não se encontra integrado no sistema de contabilidade orçamental. Além disso, a Agência não dispõe de um sistema de contabilidade analítica, indispensável para determinar se a grelha das taxas fixada pelo Conselho (5) é suficiente para cobrir as despesas de avaliação.

Utilização das dotações

1.8. As dotações transitadas de 1995 para 1996 elevam-se a 5,9 milhões de ecus. Deste montante, 1,7 milhões de ecus (29 %) foram anulados. Foram igualmente anulados 0,9 milhões de ecus correspondentes a dotações de reafectação relativas a 1995 não utilizadas em 1996.

1.9. Apenas 79,6 % das dotações correntes (22,6 milhões de ecus antes do ORS e 17,9 milhões de ecus após redução na sequência da aprovação de um orçamento rectificativo) foram executadas, tendo sido anuladas 20,7 % (4,7 milhões de ecus). Esta situação deve-se principalmente à impossibilidade de recrutar pessoal em tempo útil (apenas 65 % dos lugares previstos) e, em segundo lugar, à diminuição dos pedidos de licenças e dos estudos correspondentes.

1.10. As dotações transitadas de 1996 para 1997 elevam-se a 4,8 milhões de ecus. Deste montante, 1,7 milhões de ecus e 2,8 milhões de ecus dizem respeito ao título II (despesas administrativas) e ao título III (despesas operacionais), respectivamente. Relativamente ao título II, 1,1 milhões de ecus referem-se a aquisições de equipamento de novas tecnologias. Relativamente ao título III, 1,3 milhões de ecus referem-se aos honorários a pagar aos examinadores durante a análise dos medicamentos (iniciada em 1996 e concluída em 1997) e 0,8 milhões de ecus aos medicamentos para fins humanitários.

Fundo para adiantamentos

1.11. A perda de 0,02 milhões de ecus do exercício de 1994 foi registada nas despesas a regularizar em 1995 e 1996, contrariamente aos princípios contabilísticos.

Receitas - Subvenções - Recursos próprios

1.12. As receitas efectivamente cobradas, num total de 18,4 milhões de ecus, representam 81 % do montante inicialmente previsto no orçamento.

1.13. As taxas cobradas elevam-se a 7 milhões de ecus. Apenas foi possível cobrar e verificar 73 % do montante inicialmente previsto. Constam do balanço 0,9 milhões de ecus a título de taxas ainda não verificadas e apuradas de acordo com o nº 3 do artigo 5º do regulamento financeiro da Agência.

1.14. Em 1997, a Agência adoptou um novo sistema informático para as receitas. Este sistema será analisado no decorrer da próxima auditoria.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 15 e 16 de Outubro de 1997.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) JO L 214 de 24. 8. 1993, p. 18.

(2) Em conformidade com o nº 9 do artigo 57º do Regulamento (CEE) nº 2309/93 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e despesas da Agência relativas ao exercício de 1996 foram elaboradas em 26 de Março de 1997, data em que foram assinadas pelo Director Executivo da Agência e dirigidas à Comissão, ao Conselho de Administração e ao Tribunal de Contas. O Tribunal recebeu estas contas em 31 de Março de 1997. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

(3) JO L 35 de 15. 2. 1995.

ANEXO

QUADRO 1 BALANÇO FINANCEIRO RELATIVO AOS EXERCÍCIOS DE 1995 E 1996

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte: Quadro elaborado pelo Tribunal a partir dos dados fornecidos pela Agência.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

(1) O montante corresponde ao dos valores imobilizados.

RESPOSTAS DA AGÊNCIA EUROPEIA DE AVALIAÇÃO DOS MEDICAMENTOS

1.5. Na ausência de um sistema comercial informatizado correspondente às exigências do Regulamento Financeiro e até que o novo sistema Sincom 2, desenvolvido pela Comissão e que as agências estão a adaptar às respectivas necessidades, esteja operacional, a Agência gere a sua contabilidade orçamental com o programa informático Excel. Este programa assegura uma disponibilidade constante das informações necessárias para a boa gestão do orçamento e faculta à Direcção da Agência informações oportunas e actualizadas. O programa gere as dotações orçamentais, as autorizações, as encomendas, as dotações bloqueadas e os pagamentos. O sistema revela as ultrapassagens de dotações.

O comprovativo de cada rubrica lançada no sistema orçamental é o documento assinado pelo gestor orçamental. A rubrica recebe o visto do controlo financeiro e é tratada pela contabilidade. É verdade que o sistema da Agência não se encontra ainda completamente informatizado e que, pelo facto de não guardar em memória as alterações ao registo, permite, em princípio, alterações sem deixar vestígios na contabilidade geral. Contudo, importa assinalar que todas as autorizações, anulações, ordens de pagamento, etc. são preparadas e classificadas de acordo com as normas, sendo-lhes anexados os documentos justificativos necessários. No novo sistema, não será possível efectuar alterações a posteriori sem deixar vestígios.

1.6. A AEAM, tal como a maioria das agências, espera que os trabalhos relativos ao projecto Sincom 2 estejam concluídos em 1997 e que o sistema fique disponível. O novo sistema permitirá uma melhor integração da contabilidade geral na contabilidade orçamental. Há dois anos, a AEAM, em conjunto com as outras agências, lançou um concurso para um programa informático de contabilidade, que teve resultados decepcionantes. A AEAM conta poder dispor, em finais de 1997, do sistema Sincom 2, adaptado às suas necessidades específicas.

1.7. Em 5 de Fevereiro de 1997, o Conselho de Administração aprovou um relatório sobre o custo das actividades operacionais, relatório esse que foi transmitido à Comissão. A Agência está, neste momento, a desenvolver o seu sistema de contabilidade para nele incluir a contabilidade analítica. Para além disso, foi lançado um programa-piloto de registo electrónico das actividades.

1.8. O montante de 0,9 milhões de ecus de dotações de reafectação de 1995 não utilizadas em 1996 dizem respeito, nomeadamente, ao artigo 204º (adaptação das instalações). Dado as dotações do referido número não poderem ser transferidas e as obras de adaptação das instalações não terem sido significativas em 1996, o montante em questão foi anulado.

1.11. O artigo 5º do Regulamento Financeiro estipula que as despesas cujas ordens de pagamento tenham sido enviadas ao auditor financeiro até 31 de Dezembro e cujo pagamento tenha sido efectuado até 15 de Janeiro seguinte são contabilizadas a título do exercício findo. Na sequência de uma interpretação errónea desta disposição, em 1994, foi imputado um montante de 16 915,22 a um fundo para adiantamentos. Após discussões com os inspectores do Tribunal, o referido montante foi regularizado nas contas de 1997.

1.13. Mesmo que, com um pouco mais de experiência neste domínio, a Agência consiga melhorar as suas previsões do volume de recepção de dossiers, é óbvio que, tendo em conta o ritmo sazonal da apresentação dos mesmos, não lhe será possível, também no futuro, formular, com um ano de antecedência, previsões precisas sobre as intenções da indústria farmacêutica e, por conseguinte, sobre o montante previsível das receitas.

Estas incertezas levam a Agência a praticar uma política de prudência em matéria de despesas.