RELATÓRIO sobre as demonstrações financeiras do Instituto de Harmonização do Mercado Interno (IHMI-Alicante) (Exercício de 1996), acompanhado das respostas do Instituto (97/C 393/04)

1.1. O presente relatório é dirigido ao Comité Orçamental do Instituto de Harmonização do Mercado Interno, em conformidade com o artigo 137º do Regulamento (CE) nº 40/94 do Conselho, de 20 de Dezembro de 1993 (1).

1.2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Instituto de Harmonização do Mercado Interno relativas ao exercício de 1996. De acordo com o nº 2, alínea c), do artigo 119º do Regulamento (CE) nº 40/94 do Conselho (2), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Presidente do Instituto. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das contas (3), em conformidade com as regras financeiras internas previstas no artigo 137º do Regulamento (CE) nº 40/94 do Conselho. De acordo com o artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

1.3. O Tribunal efectuou os controlos em conformidade com as normas de auditoria geralmente aceites, desde que sejam aplicáveis no contexto comunitário. Verificou através de amostragem os livros e registos contabilísticos e efectuou outros procedimentos de auditoria considerados necessários neste contexto. As principais observações resultantes da auditoria do Tribunal são apresentadas na segunda parte do presente relatório.

1.4. As observações formuladas nos pontos 1.8 a 1.11 (receitas próprias) não permitem que o Tribunal se pronuncie sobre a fiabilidade das contas respeitantes às receitas que constam das demonstrações financeiras.

1.5. Sem prejuízo dos factos apresentados no ponto anterior, as demonstrações financeiras relativas ao exercício de 1996 são fiáveis e a legalidade e regularidade das operações a que se referem encontram-se, no seu conjunto, asseguradas.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES RELATIVAS À EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DO INSTITUTO DE HARMONIZAÇÃO DO MERCADO INTERNO NO EXERCÍCIO DE 1996

Contabilidade orçamental

1.6. Embora 1996 seja o terceiro exercício de actividade do Instituto, o seu serviço de contabilidade continua a não dispor de um verdadeiro programa informático para a contabilidade orçamental. O acompanhamento da execução orçamental é efectuado com o auxílio de um programa que não constitui um verdadeiro sistema contabilístico (possibilidade de alterar os registos sem deixar vestígios, ausência de uma ligação à contabilidade geral, etc.).

1.7. O Instituto não dispõe de um sistema de contabilidade analítica, indispensável para conhecer o custo real dos serviços prestados.

Receitas próprias

1.8. Antes da entrada em funcionamento, em Maio de 1996, do sistema destinado ao acompanhamento das taxas pagas quando do depósito das marcas (Euromarc), foram temporariamente utilizados dois sistemas alternativos para o acompanhamento dos pedidos de registo de marca. O risco inerente à transferência dos dados destes sistemas provisórios para o Euromarc é elevado e não permite, portanto, que o Tribunal se pronuncie sobre o carácter exaustivo dessas transferências.

1.9. O Instituto não foi capaz de demonstrar se o sistema Euromarc funcionava da forma como havia descrito. O Tribunal não está, portanto, em condições de se pronunciar com rigor sobre a fiabilidade do sistema.

1.10. A nova descrição efectuada pelo Instituto foi enviada demasiado tarde, impossibilitando o Tribunal de efectuar os trabalhos complementares necessários à eliminação das incertezas.

1.11. Devido fundamentalmente à complexidade do sistema Euromarc e do regulamento, verificaram-se atrasos consideráveis no processamento dos pedidos. Alguns clientes enviaram queixas ao Instituto a este respeito. Além disso, devido aos sucessivos atrasos, só foi possível contabilizar 12,4 milhões de ecus de receitas de um total de 45,9 milhões de ecus de cobranças. A diferença, ou seja 33,5 milhões de ecus, foi inscrita no passivo do balanço como «adiantamentos de clientes». Deste montante, 4,7 milhões de ecus dizem respeito a pagamentos não identificados relativamente ao pedido de registo de marca correspondente. Uma vez que chegam diariamente novos pagamentos, é urgente proceder o mais depressa possível a uma identificação das antigas transacções.

CCCC

1.12. A CCCC do Instituto só foi criada em 1 de Abril de 1996. Anteriormente, haviam sido celebrados vários contratos, para os quais teria sido necessário obter o parecer da CCCC, com base num «relatório de exploração», acompanhado em alguns casos de uma nota do serviço jurídico sobre a regularidade do procedimento adoptado. Esta nota não substitui em caso algum o parecer da CCCC.

Dotações transitadas - anulações - Transferências

1.13. O montante das dotações Transitadas para 1997 eleva-se a 14,5 milhões de ecus (transições automáticas na sua totalidade), ou seja 44,8 % das dotações do exercício, que representam 32,4 milhões de ecus.

1.14. Estas dotações transitadas têm origem no importante volume de pedidos de registo de marcas que não haviam sido processados no final do exercício.

1.15. O montante das dotações correntes anuladas elevou-se a 5,6 milhões de ecus, ou seja 17,3 % das dotações do exercício. No que diz respeito às dotações transitadas do exercício de 1995, ou seja 4,65 milhões de ecus, 14,6 % foram anuladas (0,68 milhões de ecus). As transferências de dotações elevaram-se a 7,6 milhões de ecus. Os montantes indicados, assim como as dotações transitadas para o exercício de 1997 e o volume das cobranças, ilustram a imprecisão das previsões orçamentais para o exercício de 1996. As previsões orçamentais iniciais deveriam ter sido revistas no decurso do exercício.

Edifícios

1.16. O Instituto continua a ocupar um edifício pertencente às autoridades espanholas e colocado à sua disposição gratuitamente. Todavia, não existe qualquer contrato a este respeito. No que diz respeito à sede definitiva, o Instituto iniciou negociações com base numa proposta de aquisição e inscreveu no orçamento um primeiro montante para trabalhos de supervisão.

1.17. É de salientar que o Instituto deverá certificar-se, antes de assumir qualquer compromisso jurídico, da disponibilidade das dotações necessárias.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 15 e 16 de Outubro de 1997.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) JO L 11 de 14. 1. 1994, p. 33.

(2) JO L 11 de 14. 1. 1994, p. 30.

(3) Em conformidade com o nº 1 do artigo 137º do Regulamento (CE) nº 40/94 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e despesas do Instituto relativas ao exercício de 1996 foram elaboradas em 21 de Fevereiro de 1997. O Tribunal recebeu estas contas em 25 de Fevereiro de 1997. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

ANEXO

QUADRO 1 BALANÇO FINANCEIRO RELATIVO AOS EXERCÍCIOS DE 1995 E 1996

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte: Quadro elaborado pelo Tribunal a partir dos dados fornecidos pelo Instituto.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

(1) O montante corresponde ao dos valores imobilizados.

(2) O saldo negativo do resultado e dos capitais próprios não constitui uma perda de capital. Resulta da aplicação do regulamento financeiro no que diz respeito às receitas (apenas cobranças) e às despesas (pagamentos mais dotações transitadas).

(3) Nas demonstrações financeiras relativas ao exercício de 1995, a contrapartida da subvenção da Comissão que faltava pagar no final do exercício foi incluída nas receitas. A partir do exercício de 1996, e em conformidade com as disposições regulamentares, esta contrapartida figura no passivo do balanço.

RESPOSTAS DO INSTITUTO DE HARMONIZAÇÃO DO MERCADO INTERNO

1.4. Receitas próprias

A cobrança das taxas aplicáveis ao depósito e registo de uma marca comunitária é a fase final de um longo processo definido no Regulamento (CE) nº 40/94 do Conselho de 20 de Dezembro de 1993.

Entre o momento do depósito de um pedido de registo de uma marca e a contabilização da taxa de depósito correspondente, decorrem, geralmente, dois meses, durante os quais o dossier passa, no mínimo, por três tipos de intervenientes.

Todo o processo está informatizado e cada categoria de interveniente recebe um direito de acesso ao sistema informático correspondente às tarefas que está habilitado a executar.

Para poder cobrir, num espaço de tempo limitado (dois a três dias), todas as etapas que vão da recepção do pedido de registo até à contabilização da taxa correspondente, é absolutamente indispensável que os dossiers seleccionados à entrada gozem de uma prioridade de tratamento.

Tal é possível, com duas condições:

1. Que a título provisório e excepcional, um utilizador disponha de todos os acessos que permitem chegar até à contabilização;

2. Que a demonstração do processo acelerado se faça num ambiente de teste para que tenha toda a flexibilidade de utilização necessária sem, no entanto, corromper a base de produção.

Aquando da visita dos auditores em Fevereiro de 1997, tal demonstração não pôde ser realizada no prazo disponível por falta de meios técnicos.

Foram já tomadas as disposições necessárias para que seja realizada uma demonstração completa do sistema de cobrança das receitas por ocasião da visita dos auditores prevista para Outubro de 1997.

1.6. Contabilidade orçamental

Tal como as restantes agências, o IHMI aguarda a versão final do programa de contabilidade orçamental Sincom 2. Prevê-se que o programa esteja disponível em finais de 1997. O IHMI procederá à sua aplicação nos meses seguintes à sua recepção.

1.7. Contabilidade analítica

O Instituto começará a estabelecer a contabilidade analítica de certos domínios de actividade em princípios de 1998. Nessa altura, disporá, em determinados sectores, de uma base de produção suficientemente ampla e estabilizada para fixar padrões realistas.

1.8. Receitas próprias - Alteração do sistema

Aquando da passagem para o sistema final de acompanhamento dos depósitos e das taxas, o Instituto procedeu a uma verificação aprofundada da coerência dos dados transferidos.

Para além disso, as conciliações das contas bancárias confirmaram os resultados da transferência.

O Instituto considera, portanto, que a transferência foi realizada correctamente.

1.9 e 1.10. Sistema de cobrança das taxas

Ver ponto 1.4.

1.12. Atraso na identificação/contabilização dos pagamentos

Devido ao grande número de pedidos de registo recebidos em 1996 (43 000, em vez dos 15 000 previstos), nesse ano o Instituto registou um certo atraso na contabilização das taxas correspondentes.

Neste momento, o atraso está a ser regularizado.

No que respeita aos 4,7 milhões de ecus de pagamentos não identificados, a situação encontra-se regularizada desde o mês de Março de 1997, tal como tinha sido previsto e assinalado aos auditores do Tribunal.

Actualmente, o desfasamento entre a recepção de um cheque no IHMI e a sua identificação e transferência para o banco é de seis dias.

1.13. CCCC

Imediatamente após a entrada em vigor do Regulamento Financeiro do Instituto e das modalidades de execução aplicáveis ao regulamento que estabelecem a composição da CCCC, esta última entrou em funcionamento. Antes da criação da CCCC, o IHMI não tinha outra alternativa senão seguir o procedimento por si adoptado, a saber, consultar o departamento jurídico para os contratos que ultrapassassem o limiar de 42 000 ecus, no sentido de garantir que os processos de aquisição eram conformes com as normas aplicáveis à celebração de contratos públicos.

Para os contratos importantes, o IHMI esforçou-se, durante o período transitório, por recorrer aos contratos das outras instituições, nomeadamente da Comissão, a fim de beneficiar da garantia jurídica ligada a estes contratos e da economia de escala daí decorrente.

1.14. Dotações transitadas

O montante das dotações transitadas em 1996 é relativamente importante.

As transições em questão referem-se, em 80 %, a despesas de processo (investigação/tradução/publicação, etc.).

Em conformidade com o artigo 29º do Regulamento Financeiro, após a contabilização das taxas de depósito, o Instituto autoriza as despesas de processo decorrente do Regulamento (CE) nº 40/94 sobre a marca comunitária.

Trata-se, efectivamente, de despesas inevitáveis cuja execução está directamente ligada à cobrança das taxas de depósito.

Nesta fase de arranque, tendo em conta o número de depósitos muito mais elevado do que o previsto (+ 280 %), é evidente que o desfasamento entre a autorização de despesas para os processos e a realização desses processos, é muito mais importante do que seria em regime de funcionamento normal.

Esta situação será regularizada progressivamente; em 1997, o montante das transições relativas a despesas de processo será nitidamente menor.

1.16. Dotações anuladas/transferências de dotações

O orçamento para 1996 foi preparado em finais de Junho de 1994 e apresentado à autoridade orçamental em Fevereiro de 1995. Nessa altura, nada fazia prever que o IHMI seria confrontado com um tão elevado número de pedidos de registo de marcas.

Em Junho e Setembro de 1996, o IHMI informou o seu comité orçamental da evolução da situação, tendo, ao mesmo tempo, chamado à atenção para as incidências orçamentais.

Cabe assinalar que uma parte das dotações anuladas pertencem ao capítulo 11 e dizem respeito, em particular o montante de 1 031 000 de ecus, ao número 1 1 3 3 (constituição ou manutenção dos direitos de pensão para os agentes temporários).

Essas dotações tinham sido inscritas no orçamento a pedido da Comissão, para suportar a quota-parte patronal das pensões devidas aos agentes (revelou-se que esta inscrição era anti-estatutária). Entretanto, a Comissão assinalou que não existe qualquer fundo de pensão e que não é devido qualquer montante a título de quota-parte patronal.

As restantes dotações anuladas são, no essencial, dotações referentes às despesas de processo cujas autorizações, por falta de tempo, não puderam ser efectuadas em 1996.

1.17. Edifício

Não existe contrato de arrendamento entre as autoridades espanholas e o IHMI para a ocupação da sede provisória situada na Avenida de Aguilera, nº 20.

No entanto, existe um documento intitulado «Acto de entrega das chaves da sede provisória», assinado em 25 de Fevereiro de 1994 entre o COSOAMI e o IHMI que prevê que o Instituto ocupa a sede provisória até à ocupação da sede definitiva.

1.18. Sede definitiva

O IHMI tomou nota da observação relativa à disponibilidade das dotações para aquisição da sede definitiva.

O seu comité orçamental aprovou, aliás, a aquisição da primeira fase da sede definitiva através de um financiamento por empréstimo bancário.