RELATÓRIO sobre as demonstrações financeiras da Agência Europeia do Ambiente (AEA-Copenhaga) (Exercício de 1996), acompanhado das respostas da Agência (97/C 393/05)

1.1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração da Agência Europeia do Ambiente, em conformidade com o nº 4 do artigo 13º do Regulamento (CEE) nº 1210/90 do Conselho, de 7 de Maio de 1990 (1).

1.2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Agência Europeia do Ambiente relativas ao exercício de 1996. De acordo com o nº 1 do artigo 13º do Regulamento (CEE) nº 1210/90 do Conselho (2), o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director Executivo. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das contas (3), em conformidade com as regras financeiras internas previstas no artigo 14º do Regulamento (CEE) nº 1210/90 do Conselho (4). De acordo com o artigo 188º-C do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

1.3. O Tribunal efectuou os controlos em conformidade com as normas de auditoria geralmente aceites, desde que sejam aplicáveis no contexto comunitário. Verificou através de amostragem os livros e registos contabilísticos e efectuou outros procedimentos de auditoria considerados necessários neste contexto. As principais observações resultantes da auditoria do Tribunal são apresentadas na segunda parte do presente relatório.

1.4. As observações formuladas nos pontos 1.6 a 1.15 revelam a existência de práticas contabilísticas contrárias às disposições regulamentares, bem como de alguns montantes cujo fundamento não foi possível comprovar.

1.5. Sem prejuízo dos factos apresentados no ponto anterior, as demonstrações financeiras relativas ao exercício de 1996 são fiáveis e a legalidade e regularidade das operações a que se referem encontram-se, no seu conjunto, asseguradas.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES RELATIVAS À EXECUÇÃO ORÇAMENTAL DA AGÊNCIA EUROPEIA DO AMBIENTE (AEA-COPENHAGA) NO EXERCÍCIO DE 1996

Contabilidade orçamental e contabilidade geral

1.6. Continuam a ser utilizados dois sistemas contabilísticos diferentes para o registo das contas: um programa comercial para a contabilidade geral e outro sistema para a contabilidade orçamental. Este duplo sistema exige que se realizem com regularidade reconciliações (pelo menos mensais) entre as duas contabilidades. Durante o exercício de 1996, não foi efectuada qualquer reconciliação. Além disso, e em relação ao mesmo exercício, esta reconciliação é dificultada pela agregação de uma grande parte dos registos na contabilidade geral (as diversas contas orçamentais foram agrupadas em cinco grandes contas de despesas na contabilidade geral; foram igualmente agrupadas numa só conta da contabilidade geral várias imputações extra-orçamentais relativas a operações diversas, tanto ao nível do activo como do passivo, em relação ao pessoal).

1.7. Outra deficiência deste sistema contabilístico diz respeito à impossibilidade de verificar a posteriori o nível das dotações durante o exercício e, portanto, de permitir assegurar que as dotações não foram em caso algum excedidas.

1.8. Além disso, o Tribunal verificou a existência no balanço de um saldo de cerca de 0,02 milhões de ecus (credores diversos), sem que a Agência lhe tenha enviado os devidos documentos comprovativos (ver o problema de agregação referido no ponto 1.6).

1.9. A contabilidade orçamental da Agência continua em atraso e não fornece as informações necessárias aos gestores orçamentais antes de estes assumirem compromissos jurídicos com terceiros e ao auditor financeiro antes de conceder o visto às propostas de autorização apresentadas. Por esta razão, a Agência foi obrigada a criar um sistema paralelo de controlo da execução orçamental a fim de evitar, como no exercício anterior, situações de dotações excedidas (ver o relatório sobre a execução orçamental relativa ao exercício de 1995) e de permitir aos gestores orçamentais verificar em qualquer momento o nível de autorização das dotações de que são responsáveis (não cumprimento dos artigos 58º e 59º das normas de execução do regulamento financeiro da Comissão, igualmente aplicáveis à Agência Europeia do Ambiente, que não adoptou as suas próprias normas de execução).

1.10. Uma vez que o sistema SINCOM 2 não parece poder estar disponível num prazo razoável, será desejável que a Agência procure uma solução alternativa para dispor de um sistema contabilístico eficaz.

1.11. A metodologia adoptada no exercício anterior não se encontrava em conformidade com as regras contabilísticas e com a regulamentação financeira das Comunidades, acabando por resultar numa apresentação fora dos prazos das demonstrações financeiras (balancete, balanço e conta de gestão).

1.12. Além disso, o método utilizado pela direcção para a elaboração e apresentação das demonstrações financeiras não é pertinente.

1.13. Com base nas observações formuladas anteriormente, podemos concluir que a situação da contabilidade deverá ser melhorada rapidamente.

Autorizações relativas a 1995 não registadas na contabilidade

1.14. Durante o exercício de 1995, a Agência efectuou várias encomendas relativas a bens e/ou obras sem se certificar da disponibilidade dos fundos necessários mediante autorizações contabilísticas. Além disso, não se verificou qualquer transição de dotações e os pagamentos daí resultantes tiveram de ser executados a partir de dotações do exercício de 1996 (não cumprimento do princípio da anualidade orçamental).

Pagamentos relativos a 1996 registados em 1997

1.15. Vários pagamentos efectuados após 15 de Janeiro de 1997 foram imputados indevidamente às dotações correntes de 1996, embora devessem ter sido imputados às dotações transitadas de 1996 para 1997.

Auditor financeiro

1.16. Os problemas graves verificados na Agência Europeia do Ambiente reforçam mais uma vez a necessidade da presença permanente de um auditor financeiro.

1.17. Outra consequência importante diz respeito ao atraso considerável nas aprovações (vistos) das autorizações e dos pagamentos das despesas do título III (despesas operacionais), atraso este resultante da obrigação de enviar a Bruxelas a documentação correspondente.

Dotações transitadas - Contratos

1.18. A percentagem de dotações transitadas continua muito elevada (93,1 % para as dotações do título III).

1.19. Grande parte dos contratos é assinada no final do exercício.

1.20. A utilização de concursos limitados é muito frequente.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 15 e 16 de Outubro de 1997.

Pelo Tribunal de Contas

Bernhard FRIEDMANN

Presidente

(1) JO L 120 de 11. 5. 1990, p. 4.

(2) O nº 3 do artigo 13º do Regulamento (CEE) nº 1210/90 do Conselho prevê que as contas da totalidade das receitas e despesas da Agência relativas ao exercício de 1996 sejam elaboradas até 31 de Março de 1997. Estas contas foram assinadas pelo Director Executivo da Agência e dirigidas à Comissão, ao Conselho de Administração e ao Tribunal de Contas em 26 de Março de 1997. O Tribunal recebeu estas contas em 31 de Março de 1997. A versão resumida destas demonstrações financeiras é apresentada nos quadros anexos ao presente relatório.

ANEXO

QUADRO 1 BALANÇO FINANCEIRO RELATIVO AOS EXERCÍCIOS DE 1995 E 1996

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte: Quadro elaborado pelo Tribunal a partir dos dados fornecidos pela Agência.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

(1) O montante corresponde ao dos valores imobilizados.

(2) O saldo negativo do resultado e dos capitais próprios não constitui uma perda de capital. Resulta da aplicação do regulamento financeiro no que diz respeito às receitas (apenas cobranças) e às despesas (pagamentos mais dotações transitadas).

(3) Nas demonstrações financeiras relativas ao exercício de 1995, a contrapartida da subvenção da Comissão que faltava pagar no final do exercício foi incluída nas receitas. A partir do exercício de 1996, e em conformidade com as disposições regulamentares, esta contrapartida figura no passivo do balanço.

RESPOSTAS DA AGÊNCIA EUROPEIA DO AMBIENTE

Contabilidade orçamental e geral

Ponto 1.6 - Sistemas orçamental e contabilístico

A Agência não dispõe de um sistema orçamental e contabilístico integrado e automatizado. Este problema, comum a todas as novas agências, resulta do facto de os programas informáticos existentes no mercado não responderem às suas necessidades. No passado, as Agências procuraram, em conjunto, desenvolver um sistema orçamental e contabilístico integrado; no entanto, esses esforços tiveram de ser abandonados a favor do novo sistema da Comissão Sincom 2 / SI 2, cujo desenvolvimento, porém, sofreu atrasos importantes.

Por esse motivo, a Agência procurou superar a falta de um sistema integrado com uma solução temporária que consistiu em utilizar dois programas informáticos (não integrados) existentes no mercado.

Até ao momento, a Agência ressentiu-se dos atrasos registados pela Comissão no desenvolvimento do programa Sincom 2/ SI 2. Dadas as circunstâncias, a Agência foi obrigada a trabalhar em 1996 (e em 1997) sem um sistema orçamental e contabilístico integrado, facto para o qual chamou a atenção reiteradamente.

Em 1997, a Agência continuou a seguir a evolução promissora do sistema SI 2; porém, dados os repetidos atrasos verificados no passado e as recomendações do Tribunal de Contas [ponto 1.10], a Agência iniciou paralelamente uma análise aprofundada dos pacotes informáticos existentes no mercado, incluindo as alterações necessárias. Para 1998, a Agência prevê utilizar o sistema SI 2.

Ponto 1.6 - Agrupamento das contas

A Agência aplicará a recomendação do Tribunal de Contas referente a conciliações mensais; no entanto, devido aos importantes atrasos no encerramento das contas de 1996, proceder-se-á à conciliação dos primeiros seis meses de 1997 e, em seguida, dos primeiros nove meses de 1997. Para 1998, estão previstas conciliações mensais.

Desde Janeiro de 1997 que as contas orçamentais deixaram de ser agrupadas em contas de despesas na contabilidade geral; cada conta orçamental tem a sua conta de despesas correspondente na contabilidade geral. De igual modo, os encargos não orçamentais têm as suas contas correspondentes, não agrupadas.

Ponto 1.7

Os requisitos do novo sistema orçamental e contabilístico integrado e automatizado para a Agência, já referido, incluem a possibilidade de verificação a posteriori dos níveis das dotações. Por conseguinte, um sistema plenamente operacional incluirá essa possibilidade.

Ponto 1.8

Com a ajuda da Comissão, a Agência pôde esclarecer o saldo de + 0,020 milhões de ecus que figurava no balanço financeiro e para o qual a Agência não apresentou documentos justificativos aquando da auditoria. A correcção de erros de imputação verificados em 1996, bem como a imputação correcta de pagamentos efectuados depois de 15 de Janeiro de 1997, tiveram como resultado a redução desse saldo para + 0,002 milhões de ecus.

Ponto 1.9

O atraso registado na contabilidade orçamental em 1996 encontra-se regularizado. O contabilista mantém em dia a contabilidade orçamental e geral, podendo os gestores orçamentais basear-se nesta informação para tomarem decisões. O auditor financeiro ainda não tem acesso a essa informação, estando previsto, no entanto, dar-lhe acesso ao sistema integrado supramencionado. Esse acesso incluirá a possibilidade de concessão de um visto electronicamente.

Em 1996, mediante um sistema paralelo, a Agência pôde compensar a) a ausência de um sistema integrado de controle e de execução do orçamento e b) o facto de as contas não se encontrarem em dia nem estarem centralizadas. Embora esta medida de compensação tenha permitido evitar a ultrapassagem de dotações, a Agência reconhece as insuficiências da abordagem. No que respeita a 1997, as contas encontram-se centralizadas e em dia, pelo que o sistema paralelo deixou de ser necessário.

Ponto 1.10

A Agência seguiu a sugestão e efectuou uma análise aprofundada de sistemas alternativos existentes no mercado e que poderiam ser utilizados após introdução das alterações necessárias. Tendo em conta a) a evolução registada recentemente na interface de utilizador SI 2, b) a apresentação, por Turim, de um sistema automatizado especialmente concebido para as agências e que utiliza o sistema SI 2 a partir de 1998 e c) os potenciais benefícios que representaria, para as agências, uma normalização, nomeadamente em termos de eficácia, a Agência adoptará o sistema SI 2 para o seu sistema orçamental e contabilístico integrado e automatizado.

Ponto 1.11

Incumbe ao contabilista respeitar e observar estritamente as normas de contabilidade e o Regulamento Financeiro. Por conseguinte, e tendo em conta as melhorias anteriormente referidas, o contabilista deverá poder elaborar e apresentar as demonstrações financeiras nos prazos previstos.

Ponto 1.12

O Tribunal assinalou detalhadamente ao director executivo os problemas constatados e as eventuais soluções a aplicar. O director executivo continuará a garantir a implementação e execução das medidas enunciadas na presente resposta e será regularmente mantido informado pelo contabilista. Para além disso, as capacidades da Agência em matéria de contabilidade serão reforçadas. O director executivo informará formalmente o Conselho de Administração das medidas correctoras.

Ponto 1.13

Tal como anteriormente referido, a Agência já aplicou várias medidas de correcção e espera aplicar o seu sistema orçamental e contabilístico integrado e automatizado - a sua melhoria mais significativa - em 1998.

Autorizações 1995 não contabilizadas

Ponto 1.14

O problema reside na ultrapassagem das dotações verificada em 1995. Em 1996 não se registaram ultrapassagens de dotações em virtude do facto de a Agência ter utilizado sistemas paralelos para o orçamento e para a contabilidade. As melhorias acima referidas evitarão, no futuro, eventuais ultrapassagens de dotações, assegurando, desse modo, o respeito do princípio da anualidade.

Pagamentos 1996 registados em 1997

Ponto 1.15

Estes erros foram corrigidos, como pode constar-se na versão final das demonstrações financeiras da Agência de 1996. A correcção desses erros contribuiu para a redução do saldo inexplicado de + 0,020 milhões de ecus no balanço financeiro.

Auditor financeiro

Ponto 1.16

A Agência acolheria com agrado o facto de ter um auditor financeiro no local. A sua presença permitiria não só reduzir eventuais atrasos, mas também, o que é muito mais importante, daria à Agência a possibilidade de beneficiar de forma permanente de assessoria e consultas no local.

Ponto 1.17

Tal como acima referido, a Agência preferiria ter um auditor financeiro interno. No que respeita à simplificação dos procedimentos de concessão de visto, o sistema integrado permitirá ao auditor financeiro o acesso aos dados financeiros da Agência e a todas as informações conexas, bem como a concessão de visto electronicamente; esta medida, embora não elimine totalmente os envios de documentos para Bruxelas, deverá reduzir tais envios substancialmente.

Dotações transitadas - contratos

Ponto 1.18

Em 1995, 93,1 % das dotações do título III transitaram para o exercício seguinte, facto que se ficou a dever sobretudo a dificuldades relacionadas com o estabelecimento da Agência. Em 1996, os montantes transitados foram reduzidos para 79,8 % e, para 1997, prevê-se uma redução ainda mais significativa. Cabe assinalar, no entanto, que determinados pagamentos continuarão a ser executados no ano seguinte, devido ao facto de certos contratos do título III expiram no ano seguinte.

Ponto 1.19

A execução do orçamento é estreitamente controlada e são envidados esforços no sentido de reduzir o volume das transacções no final do exercício financeiro.

Ponto 1.20

A Agência envidará esforços no sentido de privilegiar concursos mais gerais.