COMITÉ DAS REGIÕES DECISÃO n.o 18/2020

relativa ao acesso do público aos documentos do Comité das Regiões

A MESA DO COMITÉ DAS REGIÕES,

tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia, nomeadamente o artigo 15.o, n.o 3,

tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão (1),

tendo em conta o Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2018, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados, e que revoga o Regulamento (CE) n.o 45/2001 e a Decisão n.o 1247/2002/CE (2),

tendo em conta o Regimento do Comité das Regiões, nomeadamente o artigo 78.o;

tendo em conta a Decisão n.o 64/2003 do Comité das Regiões, de 11 de fevereiro de 2003, relativa ao acesso do público aos documentos do Comité das Regiões (3),

tendo em conta a Decisão n.o 128/2003 do Comité das Regiões, de 17 de junho de 2003, relativa aos documentos do Comité das Regiões acessíveis ao público através do registo eletrónico dos documentos,

considerando que a Declaração Conjunta relativa ao Regulamento (CE) n.o 1049/2001 (4), na qual o Parlamento Europeu, o Conselho e a Comissão solicitam às outras instituições que adotem regras internas relativas ao acesso do público aos documentos tendo em conta os princípios e limites do referido regulamento

considerando que, no interesse de maior transparência para os cidadãos, é necessário reunir numa única decisão a lista dos documentos diretamente acessíveis, nos termos do artigo 78.o, n.o 2, do Regimento do Comité das Regiões, e as disposições do Comité respeitantes ao exercício do direito de acesso dos cidadãos aos documentos,

DECIDE:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 1.o Beneficiários, âmbito e tipos de acesso 1. Qualquer cidadão da União, bem como qualquer outra pessoa singular ou coletiva com residência ou sede social num Estado-Membro, tem direito de acesso aos documentos do Comité das Regiões («Comité») sob reserva dos princípios, condições e limites definidos pelo Regulamento (CE) n.o 1049/2001 e das disposições específicas previstas na presente decisão. 2. Para efeitos da presente decisão, entende-se por «documentos do Comité» qualquer conteúdo na aceção do artigo 3.o, alínea a), do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 elaborado ou recebido por um dos órgãos do Comité ou pelo Secretariado-Geral do Comité. 3. O Comité disponibiliza o acesso do público aos seus documentos através do registo previsto no Capítulo II e mediante pedido nos termos do Capítulo III.

CAPÍTULO II

REGISTO DOS DOCUMENTOS DO COMITÉ

Artigo 2.o 1. É criado um registo de documentos no Comité, em aplicação dos artigos 11.o e 12.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001. 2. Os documentos do Comité mencionados na lista anexa à presente decisão e os documentos aos quais tenha sido concedido acesso ao abrigo do Capítulo III da presente decisão são diretamente acessíveis aos cidadãos em suporte eletrónico. 3. O Comité pode decidir incluir no registo outros documentos para além dos que são mencionados no n.o 2. Nesse caso, o Comité decide, em função da natureza de cada documento, tornar o documento diretamente acessível aos cidadãos em suporte eletrónico no registo ou nele incluir apenas um número de referência do documento, o objeto e/ou uma breve descrição do seu conteúdo, bem como a data em que o documento foi recebido ou elaborado e lançado no registo.

CAPÍTULO III

PROCEDIMENTO PARA O ACESSO MEDIANTE PEDIDO

Artigo 3.o Documentos acessíveis mediante pedido Os documentos do Comité não mencionados na lista anexa à presente decisão são, na medida do possível, acessíveis aos cidadãos, mediante pedido destes, sob reserva dos limites estabelecidos nos artigos 4.o e 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001.

Artigo 4.o Pedido inicial 1. Apresentação: 1.1. O pedido de acesso a um documento é dirigido ao Secretariado-Geral do Comité por escrito, incluindo por via eletrónica, numa das línguas indicadas no artigo 1.o do Regulamento n.o 1/1958 que estabelece o regime linguístico da Comunidade Económica Europeia (5). 1.2. O pedido deve ser formulado em termos suficientemente precisos e conter, nomeadamente, os elementos que permitam identificar o ou os documentos pretendidos, bem como o nome e os contactos do requerente. 1.3. Se um pedido não for suficientemente preciso, o Comité solicita ao requerente que o clarifique e presta-lhe assistência para o efeito; neste caso, o prazo de resposta é suspenso até o Comité dispor dessas informações. 1.4. Em caso de pedidos repetitivos ou sucessivos relativos a documentos muito longos ou a um elevado número de documentos, o Comité pode concertar-se com o requerente de forma informal, a fim de obter um acordo. 1.5. O requerente não é obrigado a justificar o seu pedido. 2. Processamento: 2.1. Todos os pedidos de acesso a documentos na posse do Comité são transmitidos no próprio dia do seu registo pela equipa responsável pelo tratamento dos pedidos de acesso aos documentos, que envia ao requerente um aviso de receção, prepara a resposta e fornece o documento no prazo fixado. 2.2. Se o pedido visar um documento elaborado pelo Comité e abrangido por uma das exceções previstas no artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a equipa responsável pelo registo contacta o órgão do qual emana o documento, que proporá o seguimento a dar no prazo de cinco dias úteis. 2.3. Se a dúvida sobre a divulgação disser respeito a documentos provenientes de terceiros, o Comité consulta estes últimos, concedendo-lhes o prazo de, pelo menos, cinco dias úteis para se manifestarem a fim de determinar se aos documentos em questão é ou não aplicável uma das exceções previstas no artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001. 2.4. Se o pedido dirigido ao Comité disser respeito a um documento que emana de outra instituição e que esta ainda não tenha tornado público, o Comité concederá à instituição responsável pelo documento o prazo de, pelo menos, cinco dias úteis para se pronunciar sobre a divulgação do documento. 2.5. Na ausência de resposta por parte de terceiros ou da instituição da qual emana o documento no prazo fixado, o Comité prosseguirá o procedimento previsto. 3. Decisão: 3.1. Caso o Comité conceda acesso ao documento pretendido, fornece-o ao requerente no prazo de quinze dias úteis a contar da data de registo do pedido. O diretor da Direção A é responsável pelas respostas que dão acesso aos documentos pretendidos. 3.2. Caso o Comité recuse o acesso ao documento pretendido, comunica por escrito ao requerente, no prazo de quinze dias úteis a contar da data de registo do pedido, os motivos da recusa total ou parcial, informando o requerente de que lhe assiste o direito de apresentar um pedido confirmativo. A ausência de resposta do Comité no prazo fixado confere ao requerente o direito de apresentar um pedido confirmativo. O secretário-geral é responsável pelas respostas de recusa, total ou parcial, do acesso aos documentos pretendidos. 3.3. Excecionalmente, por exemplo, se o pedido visar um documento muito extenso ou um elevado número de documentos, o prazo previsto nos pontos 3.1 e 3.2 pode ser prorrogado por quinze dias úteis, mediante informação prévia do requerente e justificação circunstanciada. 3.4. O diretor da Direção A e o secretário-geral podem delegar os respetivos poderes referidos nos pontos 3.1 e 3.2.

Artigo 5.o Pedido confirmativo 1. Apresentação: 1.1. O pedido confirmativo é enviado ao Comité no prazo de quinze dias úteis a contar da data de receção da resposta pela qual é recusado, total ou parcialmente, o acesso ao documento pretendido, ou, na ausência de resposta ao pedido inicial, após a caducidade do prazo de resposta fixado. 1.2. O pedido confirmativo é formulado segundo os requisitos formais previstos para o pedido inicial. 2. Processamento: O disposto no artigo 4.o, n.o 2, da presente decisão é aplicável por analogia ao tratamento dos pedidos confirmativos; no entanto, o Comité não é obrigado a acusar a receção do pedido confirmativo. 3. Decisão: 3.1. Caso o Comité conceda acesso ao documento pretendido, fornecê-lo-á ao requerente no prazo de quinze dias úteis a contar da data de registo do pedido confirmativo. O presidente é responsável pelas respostas que concedem o acesso aos documentos pretendidos. 3.2. Caso o Comité recuse o acesso ao documento pretendido, comunica por escrito ao requerente, no prazo de quinze dias úteis a contar da data de registo do pedido confirmativo, os motivos da recusa total ou parcial, informando o requerente das vias de recurso à sua disposição. O presidente é responsável pelas respostas de recusa, total ou parcial, do acesso aos documentos pretendidos. 3.3. Excecionalmente, por exemplo, se o pedido confirmativo visar um documento muito extenso ou um elevado número de documentos, o prazo previsto nos pontos 3.1 e 3.2 pode ser prorrogado por quinze dias úteis, mediante informação prévia do requerente e justificação circunstanciada. 3.4. O presidente pode delegar os respetivos poderes referidos nos pontos 3.1 e 3.2.

Artigo 6.o Vias de recurso Caso o Comité recuse, total ou parcialmente, o acesso a um documento na sequência de um pedido confirmativo ou não responder no prazo fixado, o requerente pode interpor recurso judicial contra o Comité e/ou apresentar queixa ao Provedor de Justiça Europeu nas condições previstas nos artigos 263.o e 228.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia, respetivamente.

Artigo 7.o Fornecimento dos documentos e custo da resposta 1. Fornecimento dos documentos 1.1. Os documentos são fornecidos através de entrega de uma cópia em papel ou em suporte eletrónico, tendo plenamente em conta a preferência do requerente. 1.2. Se o documento já tiver sido divulgado pelo Comité ou por outra instituição e for facilmente acessível, o Comité pode conceder acesso ao documento informando o requerente sobre os meios que lhe permitem obter o documento pretendido. 2. Custo da resposta O custo da realização e do envio de cópias de 20 ou mais páginas A4 poderá ser imputado ao requerente, mas não pode exceder o custo real das referidas operações. O fornecimento em suporte eletrónico é gratuito.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 8.o Medidas de execução O secretário-geral toma as medidas necessárias para assegurar a execução da presente decisão.

Artigo 9.o Revogação da Decisão n.o 64/2003 e da Decisão n.o 128/2003 A presente decisão revoga a Decisão n.o 64/2003 do Comité das Regiões, de 11 de fevereiro de 2003, relativa ao acesso do público aos documentos do Comité das Regiões e a Decisão n.o 128/2003 do Comité das Regiões, de 17 de junho de 2003, relativa aos documentos do Comité das Regiões acessíveis ao público através do registo eletrónico dos documentos.

Artigo 10.o Entrada em vigor A presente decisão entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.

Feito em Bruxelas, em 9 de outubro de 2020. Pela Mesa do Comité das Regiões Apostolos TZITZIKOSTAS Presidente

(1) JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(2) JO L 295 de 21.11.2018, p. 39.

(3) JO L 160 de 28.6.2003, p. 96.

(4) JO L 173 de 27.6.2001, p. 5.

(5) JO P 017 de 6.10.1958, p. 385.