PT Jornal Oficial da União Europeia L 362/1

REGULAMENTO DELEGADO (UE) N.o 1268/2012 DA COMISSÃO

de 29 de outubro de 2012

sobre as normas de execução do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União

A COMISSÃO EUROPEIA,

Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

Tendo em conta o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho de, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União (1), nomeadamente os artigos 8.o, 11.o, 13.o, 19.o, 21.o, 22.o, 23.o, 25.o, 26.o, 29.o, 30.o, 31.o, 34.o, 35.o, 38.o, 41.o, 44.o, 49.o, 53.o, 54.o, 57.o, 58.o, 59.o, 60.o, 61.o, 62.o, 63.o, 64.o, 65.o, 66.o, 68.o, 69.o, 70.o, 72.o, 73.o, 74.o, 75.o, 76.o, 77.o, 78.o, 79.o, 80.o, 81.o, 83.o, 84.o, 85.o, 86.o, 87.o, 88.o, 89.o, 90.o, 92.o, 93.o, 98.o, 99.o, 100.o, 101.o, 103.o, 104.o, 105.o, 106.o, 107.o, 108.o, 109.o, 110.o, 111.o, 112.o, 113.o, 114.o, 115.o, 116.o, 117.o, 118.o, 119.o, 121.o, 122.o, 123.o, 124.o, 125.o, 126.o, 128.o, 129.o, 130.o, 131.o, 132.o, 133.o, 134.o, 135.o, 137.o, 138.o, 139.o, 140.o, 142.o, 144.o, 145.o, 146.o, 148.o, 151.o, 154.o, 156.o, 157.o, 181.o, 183.o, 184.o, 186.o, 187.o, 188.o, 190.o, 191.o, 192.o, 195.o, 196.o, 199.o, 201.o, 203.o, 204.o, 205.o, 208.o e 209.o,

Considerando o seguinte:

(1) O Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (2), foi substancialmente alterado e substituído pelo Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 (a seguir designado «Regulamento Financeiro»). Torna-se assim necessário alinhar o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002 da Comissão, de 23 de dezembro de 2002, que estabelece as normas de execução do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (3), com o disposto no Regulamento Financeiro. Por razões de clareza, é necessário substituir o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002.

(2) Nos termos do artigo 290.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (a seguir designado «TFUE»), um ato legislativo pode delegar na Comissão o poder de adotar atos não legislativos unicamente para completar ou alterar certos elementos não essenciais desse ato legislativo. Por conseguinte, certas disposições do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002 foram integradas no Regulamento Financeiro, não devendo assim ser incluídas no presente regulamento.

(3) Durante os trabalhos preparatórios, a Comissão procedeu às consultas adequadas, nomeadamente a nível dos peritos, e assegurou a transmissão simultânea, atempada e adequada dos documentos pertinentes ao Parlamento Europeu e ao Conselho.

(4) Quanto aos princípios orçamentais, nomeadamente o princípio da unicidade, a simplificação das regras que regem os juros gerados pelos pagamentos de pré-financiamentos e a sua cobrança e, em especial, o facto de os beneficiários de subvenções serem eximidos da obrigação de gerarem tais juros, é de referir que estes princípios tornam obsoletas as disposições relativas ao âmbito e às condições aplicáveis à cobrança dos juros. No caso de essa obrigação continuar a ser imposta às entidades encarregadas da execução orçamental, as regras que regem a identificação, a utilização e a contabilização dos juros gerados devem constar dos acordos de delegação com essas entidades. Quando os juros gerados pelos pagamentos de pré-financiamentos forem devidos à União com base nesses acordos, tais juros devem ser inscritos no orçamento a título de receitas afetadas.

(5) Em relação ao princípio da anualidade, é importante clarificar o significado das dotações anuais, bem como das etapas preparatórias do procedimento de autorização que, caso sejam concluídas até 31 de dezembro, podem permitir a transição das dotações de autorização.

(6) Relativamente ao princípio da unidade de conta, convém precisar as taxas e cotações a utilizar na conversão entre o euro e as outras moedas, no âmbito das necessidades da tesouraria e da contabilidade. Além disso, impõe-se reforçar em maior grau a transparência da contabilidade relativa aos resultados dessas operações de conversão de divisas. Na sequência da introdução do euro, a obrigação da Comissão de prestar informações aos Estados-Membros sobre as transferências monetárias efetuadas entre as diferentes moedas deve ser suprimida.

(7) No que se refere às derrogações ao princípio da universalidade, importa precisar, por um lado, o tratamento orçamental reservado às receitas afetadas e, em especial, às contribuições dos Estados-Membros ou de países terceiros para certos programas da União e, por outro, os limites existentes em matéria de compensação entre despesas e receitas. Em especial, à luz da prática atual, e por razões de segurança jurídica, é necessário esclarecer que, regra geral, as receitas afetadas devem automaticamente gerar dotações de autorização e dotações de pagamento, a partir do momento em que as receitas tenham sido recebidas pela instituição. É também necessário especificar os casos em que as receitas afetadas possam, a título excecional, ser disponibilizadas antes de as receitas terem sido efetivamente recebidas pela instituição.

(8) Em relação ao princípio da especificação, deve ser estabelecida uma definição precisa do cálculo da percentagem de dotações que as instituições estão autorizadas a transferir, por força da sua autonomia. O Parlamento Europeu e o Conselho devem receber informações completas mediante uma explicação pormenorizada dos pedidos de transferências que lhes devem ser apresentados.

(9) Em relação ao princípio da boa gestão financeira, é necessário identificar os objetivos e a periodicidade mínima das avaliações ex ante, intercalares e ex post dos programas e atividades, bem como as informações que devem ser incluídas na ficha financeira legislativa.

(10) Quanto ao princípio da transparência, a publicação de dados respeitantes aos beneficiários em causa e aos montantes exatos por eles recebidos reforça a transparência no que respeita à utilização desses fundos. A disponibilização de tais informações aos cidadãos reforça o controlo público sobre a utilização dos montantes em causa e contribui para uma otimização da utilização dos fundos públicos. Simultaneamente, no caso de os beneficiários serem pessoas singulares, esta publicação está sujeita às regras em matéria de proteção de dados pessoais. Por conseguinte, os dados pessoais apenas serão publicados se forem necessários e proporcionados em relação ao objetivo legítimo visado.

(11) A informação sobre a utilização dos fundos da União deve ser publicada num sítio Internet das instituições e incluir pelo menos o nome do beneficiário, a sua localização, o montante e a finalidade dos fundos. Esta informação deve ter em conta os critérios estabelecidos no artigo 35.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro, nomeadamente o tipo e a importância dos fundos.

(12) O nome e o local dos beneficiários de fundos da União devem ser publicados no que se refere aos prémios e às subvenções atribuídos, bem como aos contratos adjudicados na sequência do lançamento de um concurso público, como sucede nomeadamente no caso dos concursos para a conceção de trabalhos, dos convites à apresentação de propostas e dos concursos públicos, no respeito dos princípios consignados no TFUE e, em especial, dos princípios da transparência, da proporcionalidade, da igualdade de tratamento e da não-discriminação. Além disso, essa publicação deve contribuir para o controlo dos procedimentos de concurso público pelos candidatos cujas propostas são rejeitadas no âmbito de tais concursos.

(13) A publicação de dados pessoais relativos a pessoas singulares não deve exceder o prazo de utilização dos fundos pelo beneficiário, devendo assim ser suprimidos decorridos dois anos. O mesmo é válido no que se refere aos dados pessoais relativos a pessoas coletivas cuja designação oficial identifica uma ou mais pessoas singulares.

(14) Na maioria dos casos abrangidos pelo presente regulamento, a publicação incide sobre pessoas coletivas.

(15) Sempre que sejam visadas pessoas singulares, essa publicação só deve ser prevista no respeito do princípio da proporcionalidade entre a importância do montante concedido e a necessidade de controlar a otimização dos fundos utilizados. No que respeita a pessoas singulares, a publicação do nome da região de nível NUTS 2 coaduna-se com o objetivo de publicação da identidade dos beneficiários e garante a igualdade de tratamento entre os Estados-Membros de dimensões diferentes, respeitando simultaneamente o direito dos beneficiários à vida privada e, nomeadamente, a proteção dos seus dados pessoais.

(16) A informação relativa a bolsas de estudo e a qualquer outro tipo de apoio direto pago às pessoas mais necessitadas deve continuar a ser isenta da obrigação de publicação.

(17) A fim de assegurar o respeito do princípio da igualdade de tratamento entre os beneficiários, a publicação das informações relativas às pessoas singulares deve ser igualmente assegurada em consonância com a obrigação de os Estados-Membros garantirem uma grande transparência dos contratos que excedam o montante previsto na Diretiva 2004/18/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 31 de março de 2004, relativa à coordenação dos processos de adjudicação dos contratos de empreitada de obras públicas, dos contratos públicos de fornecimento e dos contratos públicos de serviços (4).

(18) O nome e o local do beneficiário, bem como o montante e o fim a que se destinam os fundos não devem ser publicados se tal puder comprometer a integridade do beneficiário, cujos direitos são protegidos pela Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia, ou se tal for prejudicial aos seus interesses comerciais legítimos.

(19) A nomenclatura orçamental deve garantir a clareza e a transparência necessárias ao processo orçamental.

(20) Os atos suscetíveis de serem fonte de conflitos de interesses devem igualmente ser definidos.

(21) Em matéria de gestão indireta, é necessário definir o quadro da referida delegação de poderes e o conteúdo do acordo de delegação. Qualquer entidade ou pessoa à qual sejam confiadas tarefas de execução orçamental deve garantir um nível de proteção dos interesses financeiros da União equivalente à exigida nos termos do Regulamento Financeiro. Devem ser definidas as condições em que a Comissão pode reconhecer a equivalência dos sistemas, regras e procedimentos dessas entidades ou pessoas, a fim de assegurar uma boa gestão financeira dos fundos da União pelas referidas entidades.

(22) Deve ser reconhecido às agências de execução, que se mantêm sob o controlo da Comissão, o estatuto de gestor orçamental delegado desta instituição para efeitos da execução do orçamento da União.

(23) Em caso de gestão indireta com organizações internacionais, devem ser identificadas as organizações elegíveis para este tipo de gestão.

(24) Quando as tarefas de execução orçamental são confiadas a organismos de direito público ou a organismos de direito privado investidos de uma missão de serviço público, as condições da sua designação devem ser definidas.

(25) No que respeita à gestão indireta, é necessário definir as regras pormenorizadas aplicáveis aos procedimentos para a fiscalização e aceitação das contas e à exclusão do financiamento da União das despesas relativamente às quais foram efetuados desembolsos em violação das regras aplicáveis.

(26) No que se refere às entidades privadas que efetuam trabalhos preparatórios ou acessórios por conta da Comissão, estas devem ser selecionadas em conformidade com os procedimentos em matéria de contratos públicos.

(27) No que se refere ao papel dos intervenientes financeiros, a reforma da gestão financeira, conjugada com a supressão dos controlos ex ante centralizados, reforça as responsabilidades dos gestores orçamentais a nível de todas as operações associadas às receitas e despesas, nomeadamente em termos de sistemas de controlo interno. O Parlamento Europeu e o Conselho passarão doravante a ser informados da nomeação ou cessação de funções dos gestores orçamentais delegados. Consequentemente, as funções, as responsabilidades e os princípios processuais a respeitar devem igualmente ser definidos. A internalização dos controlos ex ante exige, em especial, que seja estabelecida uma distinção clara entre atividades de início e atividades de verificação das operações de execução orçamental. Além disso, cada instituição deve adotar um código de normas profissionais aplicável aos agentes responsáveis pelas verificações ex ante e ex post. É igualmente necessário prever que sejam prestadas contas das responsabilidades assumidas, mediante um relatório anual à instituição incumbida, entre outros, das verificações ex post. Os documentos comprovativos relacionados com as operações realizadas devem ser conservados. Por último, dado o seu caráter derrogatório, todos os tipos de procedimentos por negociação em matéria de adjudicação de contratos públicos devem ser objeto de um relatório específico dirigido à instituição e transmitido ao Parlamento Europeu e ao Conselho.

(28) O Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002 deve ser adaptado, por forma a ter em conta o duplo papel dos chefes das delegações que atuam na qualidade de gestores orçamentais subdelegados por conta do Serviço Europeu para a Ação Externa (a seguir designado «SEAE») e, em relação às dotações operacionais, por conta da Comissão.

(29) No intuito de clarificar as responsabilidades, importa ainda definir de forma precisa as funções e responsabilidades do contabilista relativamente aos sistemas contabilísticos, gestão de tesouraria e de contas bancárias e ainda ficheiros de terceiros. As modalidades de cessação de funções do contabilista devem também ser definidas.

(30) As condições de recurso a fundos para adiantamentos, um sistema de gestão derrogatório face aos procedimentos orçamentais normais, devem igualmente ser estabelecidas e as funções e responsabilidades dos gestores de fundos para adiantamentos, dos gestores orçamentais e dos contabilistas no que se refere ao controlo desses fundos, devem ser precisadas. O Parlamento Europeu e o Conselho devem ser informados de qualquer nomeação ou cessação de funções. Por razões de eficiência, só deve ser criado um único fundo para adiantamentos nas delegações, tanto para as dotações da Comissão, como para as dotações da secção orçamental do SEAE. Revelou-se necessário introduzir a possibilidade de utilizar cartões de débito ligados a fundos para adiantamentos, a fim de facilitar os pagamentos, em especial nas representações e delegações da União, e evitar os riscos associados à manipulação de numerário.

(31) Uma vez definidas as funções e as responsabilidades de cada interveniente financeiro, a sua responsabilização só pode ocorrer nas condições previstas no Estatuto aplicável aos funcionários da União Europeia e no regime aplicável aos outros agentes da União Europeia. A instância especializada em matéria de irregularidades financeiras, instituída em cada instituição, revelou-se um mecanismo eficaz para identificar a ocorrência de irregularidades de caráter financeiro, devendo assim ser mantida. É necessário estabelecer as modalidades segundo as quais o gestor orçamental pode solicitar a confirmação de uma instrução que considere irregular ou contrária ao princípio da boa gestão financeira, por forma a ser eximido de qualquer responsabilidade.

(32) Em matéria de receitas, salvo no caso concreto dos recursos próprios previstos na Decisão 2007/436/CE, Euratom do Conselho, de 7 de junho de 2007, relativa ao sistema de recursos próprios das Comunidades (5), convém precisar as tarefas e os controlos da responsabilidade dos gestores orçamentais nas diferentes etapas do procedimento: elaboração das previsões de crédito, emissão da ordem de cobrança, envio da nota de débito informando o devedor do apuramento dos créditos, cálculo de eventuais juros de mora e decisão de renúncia ao crédito, se for caso disso, no respeito dos critérios que garantem a observância do princípio da boa gestão financeira, a fim de garantir uma cobrança eficiente das receitas.

(33) É necessário especificar o papel do contabilista na cobrança das receitas e na eventual prorrogação dos prazos de pagamento de despesas. O contabilista deve igualmente dispor de flexibilidade na cobrança de pagamentos, tal como a possibilidade de compensação direta das dívidas ou, em circunstâncias excecionais, de renunciar à obrigação de constituição de uma garantia relativa ao reembolso de uma dívida, quando o devedor está disposto e em condições de proceder ao pagamento no prazo prorrogado, mas não pode prestar essa garantia, tomando em devida consideração o princípio da proporcionalidade.

(34) A fim de garantir a gestão de ativos, ao mesmo tempo que é auferida uma remuneração financeira, é necessário que os montantes recebidos provisoriamente, tais como as coimas no domínio da concorrência objeto de recurso, sejam investidos em ativos financeiros e ainda determinada a afetação dos juros gerados por esses investimentos.

(35) No intuito de assegurar que a Comissão disponha de todas as informações necessárias para a adoção das decisões de financiamento, cabe estabelecer os requisitos mínimos quanto ao teor das decisões de financiamento sobre subvenções, adjudicação de contratos, fundos fiduciários, prémios e instrumentos financeiros.

(36) Em matéria de despesas, importa definir a articulação entre decisões de financiamento, autorizações globais e autorizações individuais, bem como as características destas diferentes etapas, a fim estabelecer um enquadramento claro para as diferentes fases da execução orçamental.

(37) É necessário clarificar a articulação entre as operações de liquidação, de emissão de ordens de pagamento e de pagamento e os controlos a efetuar pelo gestor orçamental aquando da liquidação de despesas, mediante a inscrição da menção «Visto; a pagar». Cabe indicar os documentos comprovativos a apresentar em apoio dos pagamentos e definir as regras de apuramento de pré-financiamentos e de pagamentos intercalares.

(38) Devem ser definidas regras pormenorizadas quanto à aplicação dos prazos relativos às operações de liquidação e de pagamento, à luz do disposto na Diretiva 2011/7/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de fevereiro de 2011, que estabelece medidas de luta contra os atrasos de pagamento nas transações comerciais (6), no intuito de garantir a ausência de qualquer demora desnecessária nos pagamentos aos beneficiários.

(39) Em matéria de auditoria interna, convém definir as modalidades de nomeação do auditor e garantir a sua independência dentro da instituição que o nomeou e à qual deve prestar contas do seu trabalho. O Parlamento Europeu e o Conselho devem ser informados de qualquer nomeação ou cessação de funções, a fim a garantir a transparência perante o Parlamento Europeu e o Conselho.

(40) As regras em matéria de contratos públicos devem basear-se no disposto na Diretiva 2004/18/CE. Tal pressupõe a definição dos diferentes tipos de procedimentos de adjudicação de contratos, das medidas de publicidade aplicáveis, das condições de aplicação de um determinado tipo de procedimento e das principais características dos procedimentos existentes, a especificação dos critérios de seleção e de adjudicação, das regras de acesso à documentação do concurso e de comunicação com os proponentes ou candidatos, bem como, nos casos em que a Comissão adjudica contratos por sua própria conta, dos diferentes limiares aplicáveis e das regras de estimativa do valor dos contratos a adjudicar.

(41) Os procedimentos em matéria de adjudicação de contratos têm por finalidade satisfazer nas melhores condições possíveis as necessidades das instituições, no respeito da igualdade de acesso aos contratos públicos, bem como dos princípios da transparência e da não-discriminação. A fim de garantir a transparência e a igualdade de tratamento dos candidatos e proponentes, bem como a plena responsabilidade dos gestores orçamentais na escolha final, é necessário estabelecer o procedimento para a abertura e, em seguida, a avaliação dos pedidos de participação e das propostas, desde a nomeação de uma comissão até à adoção de uma decisão de adjudicação, fundamentada e documentada, que incumbirá, em última análise, à entidade adjudicante.

(42) Com base na experiência adquirida, impõe-se estabelecer um novo procedimento de adjudicação dos contratos de valor intermédio. É necessário permitir a utilização da «lista de fornecedores» nas mesmas condições que o atual «convite à manifestação de interesse», uma vez que essa lista estabelece menos encargos administrativos para os proponentes potenciais.

(43) A fim de proteger os interesses financeiros da União durante a execução do contrato, importa prever a possibilidade de exigir às entidades que demonstrem capacidade financeira em matéria de contratos públicos que sejam solidariamente responsáveis pela execução do contrato em causa.

(44) No intuito de proteger os interesses financeiros da União e garantir o controlo sobre a execução do contrato, importa prever a possibilidade de exigir que determinadas tarefas críticas sejam diretamente executadas pelo próprio contratante.

(45) Para garantir a execução de um contrato em conformidade com as mais elevadas normas profissionais, importa prever a possibilidade de rejeitar os proponentes que denotem potenciais conflitos de interesses.

(46) Uma vez que o pedido de constituição de garantias financeiras deixou de ser automaticamente aplicável, é necessário definir os critérios segundo os quais estas garantias podem ser exigidas.

(47) É necessário clarificar o âmbito de aplicação do Título relativo às subvenções, nomeadamente no que se refere ao tipo de ação ou organismo de interesse geral europeu suscetível de beneficiar de uma subvenção, bem como no que respeita aos tipos de compromissos jurídicos que podem ser utilizados para abranger as subvenções. Em relação a esses compromissos jurídicos, importa especificar os critérios quanto à escolha entre acordos e decisões, ao seu conteúdo mínimo e à possibilidade de celebrar acordos ou decisões de subvenção específicos no âmbito de parcerias, por forma a assegurar a igualdade de tratamento e evitar limitar o acesso ao financiamento da União.

(48) O âmbito de aplicação do Título relativo às subvenções deve igualmente tomar em consideração a introdução no Regulamento Financeiro de títulos específicos sobre prémios e instrumentos financeiros, por um lado, e de regras fundamentais aplicáveis às subvenções, aos custos elegíveis, à supressão do princípio da degressividade, à utilização de formas simplificadas de subvenção (montantes fixos, custos unitários e taxas fixas) e eliminação da obrigatoriedade de apresentação de garantias de pré-financiamento, por outro.

(49) Os progressos em direção ao intercâmbio eletrónico de informações e da apresentação de documentos por via eletrónica, que constituem uma importante medida de simplificação, devem ser acompanhados de condições claras quanto à aceitação dos sistemas a utilizar, de modo a criar um quadro juridicamente sólido.

(50) Os princípios da ausência de fins lucrativos e de cofinanciamento devem ser revistos em consonância com as clarificações e as medidas de simplificação introduzidas no Regulamento Financeiro. Em especial, por motivos de clareza, é necessário estabelecer regras pormenorizadas sobre os tipos de receitas a reconhecer para efeitos do princípio de ausência de fins lucrativos, bem como as formas de cofinanciamento externo e as contribuições em espécie.

(51) No que respeita ao princípio da transparência, a adoção e a publicação de programas de trabalho plurianuais devem ser autorizadas, desde que representem um valor acrescentado para os candidatos, que passarão a estar em condições de antecipar mais facilmente e de preparar-se melhor para os convites à apresentação de propostas. Neste contexto, devem ser especificadas as condições em que os programas de trabalho podem ser considerados como decisões de financiamento. A fim de assegurar a transparência, é igualmente necessário publicar convites à apresentação de propostas, salvo em casos de urgência ou se a ação apenas puder ser executada por uma única entidade. Cabe especificar o conteúdo mínimo dessa publicação.

(52) Dado que as condições de elegibilidade para efeitos do imposto sobre o valor acrescentado (IVA) pago pelos beneficiários são particularmente propensas a erros e discrepâncias, é necessário garantir que os conceitos de IVA não recuperável e de pessoas que não sejam consideradas sujeitos passivos, na aceção do artigo 13.o, n.o 1, da Diretiva 2006/112/CE, de 28 de novembro de 2006, relativa ao sistema comum do imposto sobre o valor acrescentado (7) sejam compreendidos e aplicados de forma coerente, mediante referência às atividades abrangidas por esses conceitos.

(53) A fim de assegurar a transparência, a igualdade de tratamento entre os requerentes e uma maior responsabilização dos gestores orçamentais, cabe definir o procedimento de adjudicação de contratos, desde o pedido de subvenção, em relação ao qual a Comissão deve ter prestado informações mínimas aos requerentes, até à sua avaliação à luz de critérios de elegibilidade, seleção e adjudicação anteriormente especificados, antes de o gestor orçamental competente tomar a sua decisão final, devidamente documentada. É necessário estabelecer regras pormenorizadas sobre a composição e as funções da comissão responsável pela avaliação das propostas com base nos critérios de seleção e adjudicação, bem como a possibilidade de contactar os requerentes durante o procedimento de adjudicação de contratos ou de convidá-los a ajustar as suas propostas. Tais possibilidades devem refletir de forma adequada os requisitos em termos de boa administração, introduzidos no Regulamento Financeiro, e incluir as condições sob as quais as propostas podem ser ajustadas antes da assinatura das convenções de subvenção ou da notificação das decisões de concessão da subvenção, garantindo simultaneamente a igualdade de tratamento dos requerentes e o respeito do princípio segundo o qual a iniciativa em matéria de ações incumbe unicamente a estes últimos.

(54) Uma vez que a utilização de montantes fixos, custos unitários e taxas fixas é facilitada e alargada ao abrigo do Regulamento Financeiro, as definições dessas formas simplificadas de subvenções devem ser clarificadas. É nomeadamente necessário esclarecer que estas se destinam, tal como qualquer forma de subvenção, a abranger as categorias de custos elegíveis e indicar que os seus montantes não devem ser forçosamente fixados ex ante, o que é particularmente pertinente quando são calculadas com base nas práticas habituais de contabilidade analítica do beneficiário. Importa igualmente assegurar a estabilidade das regras de financiamento ao abrigo de um programa específico. Para o efeito, deve ser autorizada a utilização de formas simplificadas de subvenções ao longo de toda a sua duração. Para fins estatísticos, metodológicos ou de prevenção e deteção de fraude, é necessário ter acesso a informações gerais de contabilidade junto dos beneficiários, mesmo quando estes são financiados através de montantes fixos, custos unitários ou taxas fixas. Tais verificações não devem ser utilizadas, contudo, para questionar os valores unitários dos montantes fixos, custos unitários ou taxas fixas já acordados.

(55) O princípio da boa gestão financeira exige que a Comissão disponha de garantias. Na fase dos pedidos de subvenção, mediante a realização de auditorias financeiras relativamente aos pedidos de montante mais avultado, aquando do pagamento de pré-financiamentos, e quando os riscos tal como avaliados pelo gestor orçamental assim o justificarem, mediante a exigência de garantias financeiras prévias e na fase de pagamento intercalar ou de pagamento do saldo, mediante a apresentação de certificados emitidos pelos auditores para os pedidos de pagamento dos montantes mais avultados e que denotam um maior grau de risco.

(56) As condições e os procedimentos para a suspensão e a redução das subvenções devem ser clarificados, de modo a definir melhor as razões que justificam essa suspensão ou redução, prestar informações adequadas aos beneficiários e garantir que estes últimos disponham da possibilidade de exercer o seu direito de defesa a qualquer momento.

(57) A boa gestão dos fundos da União pressupõe também que os próprios beneficiários das subvenções da União as utilizem de modo rentável e eficiente. Em especial, devem ser elegíveis os custos dos contratos adjudicados pelos beneficiários para a execução da ação, desde que tais contratos sejam adjudicados à proposta economicamente mais vantajosa.

(58) Uma vez que as restrições quanto à concessão de apoio financeiro a favor de terceiros são atenuadas no Regulamento Financeiro, é necessário estabelecer as disposições mínimas a acordar a nível do acordo de subvenção ou a inserir na decisão de subvenção para diferenciar claramente a concessão por um beneficiário de apoio financeiro a terceiros da execução de funções orçamentais por um organismo delegado no âmbito da gestão indireta.

(59) As competências em matéria de imposição de sanções aos beneficiários de subvenções devem ser alinhadas com as previstas no domínio dos contratos públicos, dado assumirem uma natureza idêntica e estarem sujeitos às mesmas regras, em termos de eficácia e proporcionalidade.

(60) Os prémios devem estar subordinados aos princípios da transparência e da igualdade de tratamento da mesma forma que as subvenções. Nesse contexto, as características mínimas dos programas de trabalho e dos concursos para trabalhos de conceção devem igualmente ser definidas, tendo em conta os requisitos correspondentes aplicáveis às subvenções. Em especial, devem ser especificadas as condições em que os programas de trabalho podem ser equiparados a decisões de financiamento, bem como o teor mínimo das regras do concurso para trabalhos de conceção, nomeadamente as condições relativas ao pagamento de prémios aos vencedores em caso de adjudicação e os meios de publicação adequados.

(61) A conformidade com os princípios da transparência e da igualdade de tratamento exige igualmente o estabelecimento de um procedimento de adjudicação de contratos claramente definido, desde a apresentação de realizações até à informação dos candidatos e notificação do participante vencedor. Esse procedimento deve incluir a avaliação das realizações por um painel de peritos nomeados pelo gestor orçamental competente, com base nos critérios de adjudicação divulgados nas regras do concurso para trabalhos de conceção, a fim de garantir a sua competência e neutralidade na avaliação dessas realizações. Com base nas suas recomendações, o gestor orçamental competente deve tomar a decisão final sobre a atribuição do prémio, uma vez que a responsabilidade pela execução do orçamento incumbe sempre à Comissão.

(62) A fim de assegurar a aplicação harmonizada dos diversos instrumentos financeiros no âmbito da Comissão, o enquadramento geral previsto no Título VIII do Regulamento Financeiro deve ser complementado por regras pormenorizadas relativas à gestão dos instrumentos financeiros, incluindo disposições sobre a seleção das entidades mandatadas, o conteúdo dos acordos de delegação, os custos e as comissões de gestão e as contas fiduciárias.

(63) Devem ser definidas, em especial, regras relativas à seleção dos intermediários financeiros e dos beneficiários finais, sempre que os instrumentos financeiros sejam geridos diretamente em casos excecionais, através de estruturas de investimento especializadas ou outros mecanismos de execução, garantindo assim o desembolso eficiente dos fundos da União.

(64) Cabe determinar as condições de utilização dos instrumentos financeiros, incluindo o efeito de alavanca, bem como o enquadramento de controlo. É igualmente necessário garantir que os instrumentos financeiros sejam aplicados com base numa sólida avaliação ex ante, que permita à Comissão concebê-los especificamente para dar resposta às deficiências do mercado e a situações de investimento insuficiente.

(65) Em matéria de contabilidade e prestação de contas, os princípios contabilísticos geralmente aceites, com base nos quais devem ser elaboradas as demonstrações financeiras, são definidos nas regras contabilísticas da União. Estas regras contabilísticas especificam igualmente as condições necessárias para que uma transação seja contabilizada, bem como as regras de avaliação dos elementos do ativo e do passivo e de constituição de provisões, no intuito de assegurar que tais informações sejam apresentadas de forma correta, completa e exata.

(66) Em matéria de contabilidade, convém precisar que o contabilista de cada instituição deve documentar a organização e os procedimentos contabilísticos dessa instituição e definir as condições que os sistemas informáticos de escrituração da contabilidade devem respeitar, nomeadamente para garantir a segurança de acesso e a pista de auditoria em relação às alterações introduzidas nos sistemas.

(67) A nível da contabilidade, importa precisar os princípios aplicáveis em matéria de livros contabilísticos, do balancete das contas, da conciliação periódica dos saldos desse balancete e do inventário, bem como definir os elementos do plano de contabilidade estabelecido pelo contabilista da Comissão. As regras em matéria de registo das operações, em especial, o método das partidas dobradas, as regras de conversão das operações não efetuadas em euros e dos documentos comprovativos dos registos contabilísticos devem ser estabelecidas. O teor dos registos da contabilidade orçamental deve também ser precisado.

(68) É necessário definir as regras relativas ao inventário do imobilizado e clarificar as responsabilidades respetivas dos contabilistas e gestores orçamentais neste domínio, tal como as disposições aplicáveis à venda de imóveis inscritos no inventário, com vista a uma gestão eficiente dos ativos.

(69) No que respeita às ações externas, o presente regulamento, em conformidade com o Regulamento Financeiro, deve prever derrogações que tomem em consideração as especificidades operacionais desse setor, sobretudo em matéria de adjudicação de contratos e de concessão de subvenções, devido nomeadamente ao facto desses procedimentos serem realizados pelas autoridades de países terceiros que beneficiam de apoio financeiro da União. No que se refere à adjudicação de contratos, essas medidas derrogatórias devem essencialmente prender-se com os tipos de procedimentos e os limiares a partir dos quais são aplicáveis. Quanto às subvenções, o financiamento integral deve ser autorizado em determinados casos, sobretudo a fim de ter em conta a diminuta capacidade de cofinanciamento dos beneficiários.

(70) Importa estabelecer disposições pormenorizadas no que se refere ao recurso ao apoio orçamental, que especifiquem as condições em que o apoio orçamental pode ser utilizado, bem como a obrigação de o parceiro fornecer à Comissão informações atempadas e fiáveis destinadas a o cumprimento dessas condições.

(71) No que respeita aos fundos fiduciários da União, importa precisar os princípios aplicáveis à contribuição da União para os fundos fiduciários da União, bem como às contribuições dos outros doadores, definir as regras do fundo fiduciário da União em matéria de contabilidade e de apresentação de informações, nomeadamente no que se refere aos juros vencidos na conta bancária do fundo fiduciário, clarificar as responsabilidades respetivas dos intervenientes financeiros e do conselho de administração do fundo fiduciário, bem como definir as obrigações da auditoria externa. É igualmente necessário garantir uma representação equitativa dos doadores participantes no conselho de administração do fundo fiduciário e assegurar um mecanismo obrigatório de voto positivo por parte da Comissão relativamente à utilização dos fundos.

(72) A fim de simplificar os procedimentos de adjudicação dos contratos no âmbito das ações externas, alguns limiares foram alterados, tendo outros limiares e modalidades de gestão resultantes das disposições comuns sido aditados e adaptados.

(73) No domínio das subvenções, as condições de derrogação ao princípio de cofinanciamento devem ser simplificadas em conformidade com o Regulamento Financeiro.

(74) Para garantir a boa gestão das dotações da União, importa ainda precisar as condições prévias e as regras a inserir nos acordos sempre que a gestão das dotações seja descentralizada ou utilizados fundos para adiantamentos.

(75) Cabe definir os serviços e organismos europeus e estabelecer regras específicas para o Serviço das Publicações, bem como disposições que autorizem o contabilista da Comissão a delegar algumas das suas funções nos agentes destes serviços e organismos. Convém também precisar as modalidades de movimentação das contas bancárias que os serviços e organismos europeus podem ser autorizados a abrir em nome da Comissão.

(76) Por analogia com a publicação de informações sobre os beneficiários de fundos da União, a lista de peritos indicada no artigo 204.o do Regulamento Financeiro, os quais são selecionados através de um convite à apresentação de manifestações de interesse, bem como o objetivo das suas funções, devem ser publicados. A sua remuneração deve igualmente ser publicada quando for igual ou superior a 15 000 EUR.

(77) O novo procedimento introduzido no artigo 203.o do Regulamento Financeiro deve ser completado, nomeadamente no que se refere ao tipo de custos a serem incluídos nos limiares nele estabelecidos. É necessário definir regras pormenorizadas sobre os projetos de construção nas delegações da União, atendendo às suas especificidades, nomeadamente em casos de urgência. Importa providenciar para que os imóveis destinados a fins residenciais, designadamente nas delegações, a ser objeto de locação ou aquisição a curto prazo, sejam excluídos do procedimento previsto no artigo 203.o do Regulamento Financeiro. A aquisição de terrenos a título gratuito ou por um montante simbólico não deve ser abrangida pelo procedimento previsto no artigo 203.o do Regulamento Financeiro, uma vez que não impõe, em si, um encargo adicional ao orçamento.

(78) A fim de garantir a coerência com as disposições do Regulamento Financeiro, importa estabelecer disposições transitórias. Além disso, a fim de garantir a sua coerência com a base jurídica setorial, convém adiar a aplicação das disposições sobre as modalidades de gestão e os instrumentos financeiros até 1 de janeiro de 2014,

ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:

PARTE I

DISPOSIÇÕES COMUNS

TÍTULO I

OBJETO

Artigo 1.o

Objeto

O presente regulamento estabelece as normas de execução do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 (a seguir designado «Regulamento Financeiro»).

TÍTULO II

PRINCÍPIOS ORÇAMENTAIS

CAPÍTULO 1

Princípios da unicidade e verdade orçamental

Artigo 2.o

Contabilização dos juros gerados por pagamentos de pré-financiamentos

(Artigo 8.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro)

Quando são devidos juros ao orçamento, o acordo celebrado com as entidades ou pessoas enumeradas no artigo 58.o, n.o 1, alínea c), subalíneas ii) a viii), do Regulamento Financeiro deve prever que o pré-financiamento seja transferido para contas ou subcontas bancárias, por forma a permitir que os fundos e respetivos juros sejam identificados. Caso contrário, os sistemas de contabilidade dos beneficiários ou intermediários devem possibilitar a identificação dos fundos pagos pela União e dos juros ou outros benefícios gerados por esses fundos.

As disposições do presente regulamento relativas aos juros sobre pré-financiamentos não prejudicam a inscrição do pré-financiamento no ativo das demonstrações financeiras, em conformidade com as regras contabilísticas a que se refere o artigo 143.o do Regulamento Financeiro.

CAPÍTULO 2

Princípio da anualidade

Artigo 3.o

Dotações do exercício

(Artigo 11.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro)

As dotações de autorização e de pagamento autorizadas para o exercício são constituídas pelo seguinte:

a) As dotações inscritas no orçamento, incluindo as inscritas através de orçamento retificativo;

b) As dotações transitadas;

c) As dotações reconstituídas em conformidade com o disposto nos artigos 178.o e 182.o do Regulamento Financeiro;

d) As dotações a título de reembolsos de pagamentos de pré-financiamento, em conformidade com o artigo 177.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro;

e) As dotações disponibilizadas na sequência da cobrança de receitas afetadas durante o exercício ou durante os exercícios anteriores e que não tenham sido utilizadas.

Artigo 4.o

Anulação e transição de dotações

(Artigo 13.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)

1. As dotações de autorização e as dotações não diferenciadas relativas a projetos imobiliários referidas no artigo 13.o, n.o 2, alínea a), do Regulamento Financeiro só podem transitar para o exercício seguinte se não tiver sido possível conceder a autorização até 31 de dezembro do exercício, por razões alheias ao gestor orçamental e desde que as etapas preparatórias estejam suficientemente avançadas para que seja razoável estimar que a autorização pode ser concedida até 31 de março do ano seguinte ou até 31 de dezembro no que se refere a projetos imobiliários.

2. As etapas preparatórias referidas no artigo 13.o, n.o 2, alínea a), do Regulamento Financeiro, que devem ser concluídas até 31 de dezembro do exercício para que seja possível a transição para o ano seguinte, são nomeadamente as seguintes:

a) No que diz respeito às autorizações globais na aceção do artigo 85.o do Regulamento Financeiro, a adoção de uma decisão de financiamento ou, antes desta data, o encerramento da consulta aos serviços interessados de cada instituição com vista à adoção desta decisão;

b) No que diz respeito às autorizações individuais na aceção do artigo 85.o do Regulamento Financeiro, a conclusão do processo de seleção dos potenciais contratantes, beneficiários, vencedores de prémios ou delegados.

3. As dotações transitadas em conformidade com o artigo 13.o, n.o 2, alínea a), do Regulamento Financeiro, que não tenham sido objeto de autorização até 31 de março do exercício seguinte, ou até 31 de dezembro do ano seguinte, relativamente a montantes associados a projetos imobiliários, serão automaticamente anuladas.

A Comissão informará o Parlamento Europeu e o Conselho das dotações assim anuladas, no prazo de um mês a contar da respetiva data de anulação, em conformidade com o primeiro parágrafo.

4. As dotações transitadas nos termos do artigo 13.o, n.o 2, alínea b), do Regulamento Financeiro podem ser utilizadas até 31 de dezembro do exercício seguinte.

5. A contabilidade deve permitir distinguir as dotações transitadas em conformidade com os n.os 1 a 4.

CAPÍTULO 3

Princípio da unidade de conta

Artigo 5.o

Taxa de conversão entre o euro e as outras moedas

(Artigo 19.o do Regulamento Financeiro)

1. Sem prejuízo das disposições específicas que decorrem da aplicação de regulamentações de âmbito setorial, a conversão será efetuada pelo gestor orçamental competente com recurso à taxa de câmbio diária do euro publicada na série C do Jornal Oficial da União Europeia.

Quando a conversão entre o euro e outra moeda for feita pelos contratantes ou beneficiários, aplicam-se as disposições específicas relativas à conversão, constantes dos contratos, das convenções de subvenção ou dos acordos de financiamento.

2. Para evitar que as conversões de moeda tenham um impacto significativo a nível do cofinanciamento da União ou um impacto negativo no orçamento da União, as disposições específicas sobre a conversão referidas no n.o 1 devem prever, quando se afigure adequado, uma taxa de conversão entre o euro e as outras moedas, que será calculada utilizando a média da taxa de câmbio diária de um dado período.

3. Na falta de publicação no Jornal Oficial da União Europeia da taxa de câmbio diária do euro relativamente à moeda em causa, o gestor orçamental competente utilizará a taxa contabilística referida no n.o 4.

4. Para efeitos da contabilidade prevista nos artigos 151.o a 156.o do Regulamento Financeiro e sob reserva do disposto no artigo 240.o do presente regulamento, a conversão entre o euro e qualquer outra moeda será efetuada com recurso à taxa de conversão contabilística mensal do euro. Esta taxa será fixada pelo contabilista da Comissão com base em qualquer fonte de informação que considere fiável e partindo da taxa de câmbio do penúltimo dia útil do mês que precede aquele relativamente ao qual a taxa é fixada.

5. Os resultados das operações de divisas a que se refere o n.o 4 do presente artigo devem ser indicados numa rubrica separada nas contas da instituição respetiva.

O disposto no primeiro parágrafo do presente número aplica-se mutatis mutandis aos organismos referidos no artigo 208.o do Regulamento Financeiro.

Artigo 6.o

Taxa a utilizar para efeitos de conversão entre o euro e outras moedas

(Artigo 19.o do Regulamento Financeiro)

1. Sem prejuízo das disposições específicas decorrentes da aplicação de regulamentações de âmbito setorial ou de contratos públicos específicos, convenções ou decisões de subvenção e convenções de financiamento, a taxa a utilizar para efeitos de conversão entre o euro e outras moedas é, nos casos em que a conversão for efetuada pelo gestor orçamental competente, a aplicável no dia da emissão, pelo serviço emitente, da ordem de pagamento ou de cobrança.

2. No caso dos fundos para adiantamentos em euros, a data de pagamento pelo banco determina a taxa de câmbio a utilizar para a conversão entre o euro e as outras moedas.

3. Para efeitos de regularização de fundos para adiantamentos em moedas nacionais, a que se refere o artigo 19.o do Regulamento Financeiro, a taxa de câmbio a utilizar para a conversão entre o euro e as outras moedas será a do mês da despesa efetuada pelo fundo para adiantamentos em questão.

4. Para o reembolso de despesas com uma base fixa, ou de despesas que decorrem do Estatuto dos funcionários e do regime aplicável aos outros agentes da União Europeia (a seguir designado «Estatuto dos funcionários»), cujo montante está sujeito a um limite máximo e pagas numa moeda que não o euro, a taxa a utilizar é aquela que estiver em vigor no momento em que o direito nascer.

CAPÍTULO 4

Princípio da universalidade

Artigo 7.o

Estrutura de acolhimento das receitas afetadas e abertura das dotações correspondentes

(Artigo 21.o do Regulamento Financeiro)

1. Sem prejuízo do disposto nos artigos 9.o e 10.o, a estrutura de acolhimento orçamental das receitas afetadas inclui:

a) No mapa das receitas da secção de cada instituição, uma rubrica orçamental destinada a acolher o montante destas receitas;

b) No mapa das despesas, as observações orçamentais, incluindo as observações gerais, indicam quais as rubricas suscetíveis de acolher as dotações correspondentes às receitas afetadas disponibilizadas.

No caso referido na alínea a) do primeiro parágrafo, é criada uma rubrica dotada de uma menção «pro memoria» e as receitas estimadas são mencionadas nas observações a título informativo.

2. As dotações correspondentes a receitas afetadas são disponibilizadas automaticamente a título de dotações de pagamento e de dotações de autorização, sempre que a receita tenha sido recebida pela instituição, salvo nos casos a seguir referidos:

a) Nos casos previstos no artigo 181.o, n.o 2, e no artigo 183.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro;

b) No caso previsto no artigo 21.o, n.o 2, alínea b), do Regulamento Financeiro no que respeita aos Estados-Membros, sempre que o acordo de contribuição seja expresso em euros.

No caso referido no primeiro parágrafo, alínea b), as dotações de autorização podem ser disponibilizadas mediante assinatura pelo Estado-Membro do acordo de contribuição.

Artigo 8.o

Contribuições dos Estados-Membros para programas de investigação

(Artigo 21.o, n.o 2, alínea a), do Regulamento Financeiro)

1. As contribuições dos Estados-Membros para o financiamento de certos programas complementares de investigação, previstas no artigo 5.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1150/2000 do Conselho (8), são pagas:

a) Até um máximo de sete duodécimos do montante inscrito no orçamento, impreterivelmente até 31 de janeiro do exercício em curso;

b) Até ao máximo dos cinco duodécimos restantes, impreterivelmente até 15 de julho do exercício em curso.

2. Se o orçamento não for adotado definitivamente antes do início do exercício, as contribuições previstas no n.o 1 têm lugar com base no montante inscrito no orçamento do exercício precedente.

3. Qualquer contribuição ou pagamento suplementar devido pelos Estados-Membros a título do orçamento deve ser inscrito na conta ou contas da Comissão, no prazo de trinta dias de calendário subsequentes à mobilização de fundos.

4. Os pagamentos efetuados são inscritos na conta prevista no Regulamento (CE, Euratom) n.o 1150/2000, encontrando-se sujeitos às condições enunciadas por esse mesmo regulamento.

Artigo 9.o

Receitas afetadas que resultam da participação dos países da EFTA em certos programas da União

(Artigo 21.o, n.o 2, alínea e), do Regulamento Financeiro)

1. A estrutura de acolhimento orçamental das participações dos Estados-Membros da Associação Europeia de Comércio Livre (a seguir designados «Estados da EFTA») em determinados programas da União é a seguinte:

a) É aberta, no mapa das receitas, uma rubrica «pro memoria» destinada à inscrição do montante global, para o exercício em causa, da contribuição dos Estados da EFTA;

b) No mapa das despesas: i) nas observações sobre cada rubrica relativa às atividades da União em que participam os Estados da EFTA, o montante previsto da participação será acompanhado da indicação «para informação», ii) um anexo, que constitui parte integrante do orçamento, integra todas as rubricas relativas às atividades da União em que participam os Estados da EFTA.

Para efeitos do primeiro parágrafo, alínea a), o montante previsto será indicado nas observações orçamentais.

O anexo referido no primeiro parágrafo, alínea b), subalínea ii), reflete e integra a estrutura de acolhimento das dotações correspondentes a estas participações, nos termos do n.o 2, bem como da execução das despesas.

2. Por força do artigo 82.o do Acordo sobre o Espaço Económico Europeu (a seguir designado «Acordo EEE»), os montantes relativos à participação anual dos Estados da EFTA, como confirmados à Comissão pelo Comité Misto do Espaço Económico Europeu nos termos do artigo 1.o, n.o 5, do Protocolo 32 anexo ao acordo EEE, dão lugar à abertura integral, desde o início do exercício, tanto das dotações de autorização, como das dotações de pagamento correspondentes.

3. Se, durante o exercício, as dotações orçamentais de rubricas em que participam os Estados da EFTA forem reforçadas sem que os Estados da EFTA possam, durante o exercício em questão, adaptar, em consequência, a sua contribuição a fim de respeitar o «fator de proporcionalidade» previsto no artigo 82.o do Acordo EEE, a Comissão pode assegurar, provisória e excecionalmente, com base em fundos da sua tesouraria, o pré-financiamento da quota-parte dos Estados da EFTA. Na sequência de tal reforço, a Comissão mobilizará, o mais rapidamente possível, as contribuições correspondentes dos Estados da EFTA. A Comissão informará o Parlamento Europeu e o Conselho anualmente das decisões adotadas neste contexto.

O pré-financiamento será regularizado o mais rapidamente possível no âmbito do orçamento do exercício seguinte.

4. Nos termos do artigo 21.o, n.o 2, alínea e), do Regulamento Financeiro, as contribuições financeiras dos Estados da EFTA constituem receitas afetadas externas. O contabilista adota as medidas adequadas, a fim de assegurar o acompanhamento separado da utilização, tanto das receitas provenientes destas contribuições, como das dotações correspondentes.

A Comissão, no âmbito do relatório previsto no artigo 150.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, apresenta especificamente a execução correspondente à participação dos Estados da EFTA, tanto no que se refere às receitas, como às despesas.

Artigo 10.o

Produto das sanções aplicadas aos Estados-Membros declarados em situação de défice excessivo

(Artigo 21.o, n.o 2, alínea c), do Regulamento Financeiro)

A estrutura de acolhimento orçamental para o produto das sanções referidas na secção 4 do Regulamento (CE) n.o 1467/97 do Conselho (9) é a seguinte:

a) É aberta, no mapa de receitas, uma rubrica orçamental «pro memoria» destinada à inscrição dos juros referentes a estes montantes;

b) Paralelamente, e sem prejuízo do disposto no artigo 77.o do Regulamento Financeiro, a inscrição desses montantes no mapa de receitas dá lugar à abertura, no mapa de despesas, de dotações de autorização e de pagamento.

As dotações referidas no primeiro parágrafo, alínea b), são executadas em conformidade com o artigo 20.o do Regulamento Financeiro.

Artigo 11.o

Encargos resultantes da aceitação de liberalidades em benefício da União

(Artigo 22.o do Regulamento Financeiro)

Para efeitos da autorização do Parlamento Europeu e do Conselho a que se refere o artigo 22.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, a Comissão calcula e explica devidamente os encargos financeiros decorrentes da aceitação de liberalidades em benefício da União, incluindo os custos de acompanhamento.

Artigo 12.o

Contas «Encargos fiscais a recuperar»

(Artigo 23.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro)

Os encargos fiscais eventualmente suportados pela União, em aplicação do artigo 23.o, n.o 2, e do artigo 23.o, n.o 3, alínea a), do Regulamento Financeiro, são inscritos numa conta provisória até ao seu reembolso pelos Estados em causa.

CAPÍTULO 5

Princípio da especificação

Artigo 13.o

Regras relativas ao cálculo das percentagens de transferências das instituições, com exceção da Comissão

(Artigo 25.o do Regulamento Financeiro)

1. O cálculo das percentagens referidas no artigo 25.o do Regulamento Financeiro é efetuado no momento do pedido de transferência e tem em conta as dotações inscritas no orçamento, incluindo os orçamentos retificativos.

2. É tido em consideração o montante total das transferências a efetuar na rubrica a partir da qual têm lugar as transferências, corrigido das transferências anteriores.

Não é tomado em consideração o montante correspondente às transferências que podem ser efetuadas de forma autónoma pela Comissão sem uma decisão do Parlamento Europeu e do Conselho.

Artigo 14.o

Regras relativas ao cálculo das percentagens de transferências da Comissão

(Artigo 26.o do Regulamento Financeiro)

1. O cálculo das percentagens referidas no artigo 26.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro é efetuado no momento do pedido de transferência e tem em conta as dotações inscritas no orçamento, incluindo os orçamentos retificativos.

2. É tido em consideração o montante total das transferências a efetuar na rubrica a partir da qual têm lugar as transferências, corrigido das transferências anteriores.

Não é tomado em consideração o montante correspondente às transferências que podem ser efetuadas de forma autónoma pela Comissão sem uma decisão do Parlamento Europeu e do Conselho.

Artigo 15.o

Despesas administrativas

(Artigo 26.o do Regulamento Financeiro)

As despesas referidas no artigo 26.o, n.o 1, alínea b), primeiro parágrafo, do Regulamento Financeiro incluem, relativamente a cada domínio de intervenção, as rubricas referidas no artigo 44.o, n.o 3.

Artigo 16.o

Justificação dos pedidos de transferências de dotações

(Artigos 25.o e 26.o Regulamento Financeiro)

As propostas de transferências e quaisquer informações destinadas ao Parlamento Europeu e ao Conselho, relativas às transferências efetuadas em conformidade com os artigos 25.o e 26.o do Regulamento Financeiro, devem ser acompanhadas de justificações adequadas e pormenorizadas, que evidenciem a execução das dotações, bem como as previsões das necessidades até ao final do exercício, tanto para as rubricas a reforçar, como para as rubricas das quais serão retiradas dotações.

Artigo 17.o

Justificação dos pedidos de transferências a partir da Reserva para Ajudas de Emergência

(Artigo 29.o do Regulamento Financeiro)

As propostas de transferências destinadas a permitir a utilização da Reserva para Ajudas de Emergência, a que se refere o artigo 29.o do Regulamento Financeiro, são acompanhadas das justificações adequadas e pormenorizadas, das quais constam:

a) Em relação à rubrica a beneficiar da transferência, informações o mais atualizadas possível sobre a execução das dotações, bem como as previsões em relação às necessidades até ao final do exercício;

b) Em relação ao conjunto das rubricas relativas a ações externas, a execução das dotações até ao fim do mês precedente ao pedido de transferência, bem como as previsões das necessidades até ao fim do exercício, acompanhadas de uma comparação com as previsões iniciais;

c) A análise das possibilidades de reafetação de dotações.

CAPÍTULO 6

Princípio da boa gestão financeira

Artigo 18.o

Avaliação

(Artigo 30.o do Regulamento Financeiro)

1. Qualquer proposta de programa ou de atividade da qual decorram despesas orçamentais será objeto de uma avaliação ex ante que abordará:

a) As necessidades a satisfazer a curto ou longo prazo;

b) O valor acrescentado da intervenção da União;

c) Os objetivos políticos e de gestão a alcançar, que incluem medidas necessárias para proteger os interesses financeiros da União no domínio da prevenção da fraude, deteção, investigação, reparação e sanções;

d) As opções políticas disponíveis, incluindo os riscos que lhes estão associados;

e) Os resultados e impactos previstos, em especial económicos, sociais e ambientais, bem como os indicadores e as modalidades de avaliação necessários para os medir;

f) O método mais adequado de execução da opção ou opções escolhidas;

g) A coerência interna do programa ou atividade propostos e as suas relações com outros instrumentos pertinentes;

h) O montante das dotações, recursos humanos e outras despesas administrativas a afetar em função do princípio da relação custo/eficácia;

i) Os ensinamentos retirados da experiência com ações similares já realizadas.

2. A proposta estabelece os mecanismos de acompanhamento, elaboração de relatórios e avaliação, tendo em devida conta as respetivas responsabilidades de todos os níveis de gestão que estejam envolvidos na execução do programa ou atividade propostos.

3. Todos os programas ou atividades, incluindo os projetos-piloto e as ações preparatórias que movimentem recursos superiores a 5 000 000 EUR são objeto de uma avaliação intercalar e/ou ex post em termos dos recursos humanos e financeiros afetados e dos resultados obtidos, a fim de verificar a sua conformidade com os objetivos fixados, que se pautará pelas seguintes condições:

a) Procede-se a uma avaliação periódica dos resultados obtidos a nível da execução de um programa plurianual, segundo um calendário que permita ter em conta as conclusões dessas avaliações para qualquer decisão relativa à prorrogação, alteração ou suspensão do programa;

b) As atividades financiadas anualmente são objeto de uma avaliação dos resultados obtidos, pelo menos de seis em seis anos.

As obrigações previstas no n.o 1, alíneas a) e b), não são aplicáveis aos diferentes projetos ou ações realizados no quadro dessas atividades, relativamente aos quais estas obrigações podem ser cumpridas mediante relatórios finais transmitidos pelos organismos que executaram a ação.

4. As avaliações referidas nos n.os 1 e 3 serão proporcionais aos recursos mobilizados e ao impacto do programa e da atividade em questão.

Artigo 19.o

Ficha financeira

(Artigo 31.o do Regulamento Financeiro)

A ficha financeira inclui os elementos financeiros e económicos, com o propósito de permitir ao legislador apreciar a necessidade de uma intervenção da União. A ficha financeira deve incluir informações úteis relativas à coerência e à eventual sinergia com outras atividades da União.

No caso de ações plurianuais, a ficha financeira inclui o calendário previsível das necessidades anuais, em dotações e efetivos, inclusivamente para o pessoal externo, assim como uma avaliação da sua incidência financeira a médio prazo.

CAPÍTULO 7

Princípio da transparência

Artigo 20.o

Publicação provisória do orçamento

(Artigo 34.o do Regulamento Financeiro)

Logo que possível e, o mais tardar, no prazo de quatro semanas após a adoção definitiva do orçamento, são publicados por iniciativa da Comissão em todas as línguas no sítio Internet das instituições, os dados pormenorizados e definitivos do orçamento, enquanto se aguarda a sua publicação oficial no Jornal Oficial da União Europeia.

Artigo 21.o

Publicação de informações relativas aos montantes e aos beneficiários dos fundos da União concedidos

(Artigo 35.o do Regulamento Financeiro)

1. As informações sobre os beneficiários dos fundos da União concedidos no âmbito da gestão direta são publicadas num sítio Internet das instituições da União, até 30 de junho do ano seguinte ao exercício no qual os fundos foram atribuídos.

Além da publicação a que se refere o primeiro parágrafo, estas informações podem igualmente ser publicadas, segundo uma apresentação normalizada, em qualquer outro suporte adequado.

2. São publicadas as seguintes informações, salvo disposição em contrário prevista no presente regulamento e nas regras setoriais específicas, à luz dos critérios estabelecidos no artigo 35.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro:

a) O nome do beneficiário;

b) A localização do beneficiário;

c) O montante concedido;

d) A natureza e a finalidade da medida.

Para efeitos da alínea b), pelo termo «localização» deve entender-se:

i) o endereço do destinatário, quando este último for uma pessoa coletiva,

ii) a região de nível NUTS 2, quando o beneficiário for uma pessoa singular.

No que diz respeito aos dados pessoais relativos a pessoas singulares, as informações publicadas devem ser suprimidas decorridos dois anos após o final do exercício em que os fundos foram atribuídos. O mesmo é válido no que se refere aos dados pessoais relativos a pessoas coletivas cuja designação oficial identifica uma ou mais pessoas singulares.

3. As informações referidas no n.o 2 só devem ser publicadas no que respeita a prémios e subvenções concedidos, bem como contratos adjudicados na sequência de concursos para conceção de trabalhos ou procedimentos de concessão de subvenções ou contratos públicos. Não devem ser publicadas informações relativas a:

a) Bolsas de estudo concedidas a pessoas singulares e outros tipos de apoio direto concedidos às pessoas singulares mais necessitadas, referidas no artigo 125.o, n.o 4, alínea c), do Regulamento Financeiro;

b) Contratos de valor inferior aos montantes referidos no artigo 137.o, n.o 2, do presente regulamento.

4. A publicação não é exigida se essa divulgação ameaçar comprometer os direitos e as liberdades das pessoas em causa, conforme consagrados na Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia, ou prejudicar os interesses comerciais dos beneficiários.

Artigo 22.o

Articulação com a publicação de informações sobre os beneficiários de fundos da União concedidos no âmbito da gestão indireta

(Artigo 35.o do Regulamento Financeiro)

Sempre que a gestão dos fundos da União seja delegada nas autoridades e organismos referidos no artigo 58.o, n.o 1, alínea c), do Regulamento Financeiro, os acordos de delegação devem exigir que as informações referidas no artigo 21.o, n.os 2 e 3, sejam publicadas, segundo uma apresentação normalizada, por essas autoridades e organismos no seu sítio web.

O sítio Internet das instituições da União deve conter, pelo menos, uma referência relativa ao endereço do sítio web onde essas informações podem ser obtidas, se não forem diretamente publicadas num local específico do sítio Internet das instituições da União.

Além da publicação a que se refere o primeiro parágrafo, estas informações podem igualmente ser publicadas, segundo uma apresentação normalizada, em qualquer outro suporte adequado.

O disposto no artigo 21°, n.os 2 a 4, é aplicável à publicação a que se refere o primeiro parágrafo do presente artigo.

TÍTULO III

ELABORAÇÃO E ESTRUTURA DO ORÇAMENTO

Artigo 23.o

Programação financeira

(Artigo 38.o do Regulamento Financeiro)

A programação financeira a que se refere o artigo 38.o do Regulamento Financeiro é estruturada por categoria de despesas, domínio de intervenção e rubrica orçamental. A programação financeira completa abrange todas as categorias de despesas, com exceção da agricultura, da política de coesão e da administração, para as quais só se apresentam dados sintéticos.

Artigo 24.o

Projetos de orçamento retificativo

(Artigo 41.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)

Os projetos de orçamentos retificativos são acompanhados das justificações e informações relativas à execução orçamental do exercício precedente e do exercício em curso, que estejam disponíveis aquando da sua elaboração.

Artigo 25.o

Nomenclatura orçamental

(Artigo 44.o do Regulamento Financeiro)

A nomenclatura orçamental deve respeitar os princípios da especificação, transparência e boa gestão financeira. Deve garantir a clareza e a transparência necessárias para o processo orçamental, facilitando a identificação dos principais objetivos, tal como refletidos nas bases jurídicas pertinentes, tornando possível efetuar escolhas quanto às prioridades políticas, para além de permitir uma execução eficiente e eficaz.

Artigo 26.o

Despesas efetivas do último exercício encerrado

(Artigo 49.o, n.o 1, alínea a), subalínea v), do Regulamento Financeiro)

Para efeitos da elaboração do orçamento, as despesas efetivas do último exercício encerrado são determinadas da seguinte forma:

a) Em autorizações: autorizações contabilizadas durante o exercício, com base nas dotações do exercício como definidas no artigo 3.o;

b) Em pagamentos: pagamentos efetuados durante o exercício, isto é, cuja ordem de pagamento foi transmitida ao banco, com base nas dotações do exercício, como definidas no artigo 3.o.

Artigo 27.o

Observações orçamentais

(Artigo 49.o, n.o 1, alínea a), subalínea vi), do Regulamento Financeiro)

As observações orçamentais incluem, nomeadamente, os seguintes elementos:

a) As referências do ato de base, quando existente;

b) Todas as explicações adequadas sobre a natureza e o destino das dotações.

Artigo 28.o

Quadro do pessoal

(Artigo 49.o, n.o 1, alínea c), subalínea i), do Regulamento Financeiro)

O pessoal da Agência de Aprovisionamento constará de forma distinta do quadro de pessoal da Comissão.

TÍTULO IV

EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO

CAPÍTULO 1

Disposições gerais

Artigo 29.o

Informações sobre a transferência de dados pessoais para fins de auditoria

(Artigo 53.o do Regulamento Financeiro)

Em qualquer convite realizado no âmbito de procedimentos relativos a subvenções, contratos públicos ou prémios executados em gestão direta, os beneficiários, candidatos, proponentes ou participantes potenciais são informados, nos termos do Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho (10), de que, para efeitos de salvaguardar os interesses financeiros da União, os seus dados pessoais podem ser transferidos para os serviços de auditoria interna, para o Tribunal de Contas Europeu, para a instância especializada em matéria de irregularidades financeiras ou para o Organismo Europeu de Luta Antifraude (a seguir designado «OLAF») e entre os gestores orçamentais da Comissão e as agências de execução.

Artigo 30.o

Medidas preparatórias no domínio da Política Externa e de Segurança Comum

(Artigo 54.o, n.o 2, alínea c), do Regulamento Financeiro)

O financiamento de medidas aprovadas pelo Conselho para preparação de operações de gestão de crises da União ao abrigo do título V do Tratado da União Europeia abrange os custos adicionais diretamente decorrentes do lançamento efetivo no local de uma missão ou da deslocação de uma equipa que envolva, nomeadamente, pessoal das instituições (incluindo despesas com seguros de alto risco, viagens e alojamento ou ajudas de custo).

Artigo 31.o

Competências específicas da Comissão em conformidade com os Tratados

(Artigo 54.o, n.o 2, alínea d), do Regulamento Financeiro)

1. Os artigos do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (a seguir designado «TFUE»), que conferem diretamente à Comissão competências específicas são os seguintes:

a) Artigo 154.o (diálogo social);

b) Artigo 156.o (estudos, pareceres e consultas no domínio social);

c) Artigos 159.o e 161.o (relatórios especiais no domínio social);

d) Artigo 168.o, n.o 2 (iniciativas com vista a promover a coordenação em matéria de proteção da saúde);

e) Artigo 171.o, n.o 2 (iniciativas destinadas a promover a coordenação em matéria de redes transeuropeias);

f) Artigo 173.o, n.o 2 (iniciativas destinadas a promover a coordenação no domínio industrial);

g) Artigo 175.o, segundo parágrafo (relatório sobre os progressos alcançados na realização da coesão económica e social);

h) Artigo 181.o, n.o 2 (iniciativas destinadas a promover a coordenação em matéria de investigação e desenvolvimento tecnológico);

i) Artigo 190.o (relatório em matéria de investigação e desenvolvimento tecnológico);

j) Artigo 210.o, n.o 2 (iniciativas destinadas a promover a coordenação das políticas em matéria de cooperação para o desenvolvimento);

k) Artigo 214.o, n.o 6 (iniciativas para promover a coordenação em matéria de mecanismos de ajuda humanitária).

2. Os artigos do Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica (a seguir designado «Tratado Euratom»), que conferem diretamente à Comissão competências específicas são os seguintes:

a) Artigo 70.o (intervenções financeiras, dentro dos limites previstos no orçamento, no quadro das campanhas de prospeção nos territórios dos Estados-Membros);

b) Artigos 77.o a 85.o.

3. As listas dos n.os 1 e 2 podem eventualmente ser completadas aquando da apresentação do projeto de orçamento, com indicação dos artigos em causa e dos montantes respetivos.

Artigo 32.o

Atos suscetíveis de constituir um conflito de interesses e procedimento a seguir

(Artigo 57.o do Regulamento Financeiro)

1. Os atos suscetíveis de serem afetados por um conflito de interesses, na aceção do artigo 57.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, podem nomeadamente assumir uma das seguintes formas, sem prejuízo da sua classificação enquanto atividades ilegais nos termos do artigo 141.o:

a) Concessão a si próprio ou a outrem de vantagens diretas ou indiretas indevidas;

b) Recusa em conceder a um beneficiário os direitos ou vantagens a que tem direito;

c) Exercício de atos indevidos ou abusivos, ou a omissão de realizar os atos necessários.

Outros atos suscetíveis de serem afetados por um conflito de interesses são aqueles que podem comprometer o exercício imparcial e objetivo das funções de uma pessoa como, por exemplo, a participação numa comissão de avaliação no âmbito de um procedimento de adjudicação de contratos públicos ou de concessão de subvenções, se essa pessoa puder, direta ou indiretamente, beneficiar em termos financeiros do resultado desses procedimentos.

2. Presume-se que existe um conflito de interesses quando o requerente, candidato ou proponente for um elemento do pessoal abrangido pelo Estatuto, a menos que a sua participação no procedimento tenha sido previamente autorizada pelo seu superior hierárquico.

3. Na eventualidade de um conflito de interesses, o gestor orçamental delegado tomará as medidas adequadas a fim de evitar que a pessoa em causa exerça qualquer influência indevida no processo ou procedimento em questão.

CAPÍTULO 2

Modalidades de execução

Secção 1

Disposições gerais

Artigo 33.o

Modalidades de gestão

(Artigo 58.o do Regulamento Financeiro)

O sistema contabilístico da Comissão identifica as modalidades de gestão e, no âmbito de cada uma delas, o tipo de entidade ou pessoas referidos no artigo 58.o, n.o 1, alínea c), do Regulamento Financeiro, a quem são confiadas tarefas de execução orçamental.

No que diz respeito à gestão direta pela Comissão nos termos do artigo 58.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento Financeiro, o sistema de contabilidade distingue a gestão exercida com base no seguinte:

a) Serviços da Comissão;

b) Agências de execução;

c) Chefes das delegações da União;

d) Fundos fiduciários previstos no artigo 187.o do Regulamento Financeiro.

Secção 2

Gestão direta

Artigo 34.o

Gestão direta

(Artigo 58.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento Financeiro)

A Comissão, quando executa o orçamento diretamente nos seus serviços, confia as tarefas de execução aos intervenientes financeiros na aceção dos artigos 64.o a 75.o do Regulamento Financeiro e nas condições previstas no presente regulamento.

Artigo 35.o

Exercício da delegação a favor de agências de execução

(Artigo 58.o, n.o 1, alínea a), e artigo 62.o do Regulamento Financeiro)

1. As decisões de delegação a favor de agências de execução autorizam-nas, na qualidade de gestor orçamental delegado, a executar dotações associadas ao programa da União cuja gestão lhes foi confiada.

2. O ato de delegação da Comissão inclui, pelo menos, as disposições previstas no artigo 40.o, alíneas a) a d) e h). Este ato é objeto de uma aceitação formal por escrito por parte do diretor, em nome da agência de execução.

Artigo 36.o

Respeito das regras em matéria de adjudicação de contratos

(Artigo 63.o do Regulamento Financeiro)

Quando a Comissão confia tarefas a organismos privados na aceção do artigo 63.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, deve celebrar um contrato em conformidade com as disposições da Parte I, Título V, e da Parte II, Título IV, capítulo III do Regulamento Financeiro.

Secção 3

Gestão partilhada com os Estados-Membros

Artigo 37.o

Disposições específicas em matéria de gestão partilhada com os Estados-Membros – medidas para promover as melhores práticas

(artigo 59.o do Regulamento Financeiro)

A Comissão elabora um registo dos organismos responsáveis por atividades de gestão, certificação e auditoria no âmbito da regulamentação setorial específica.

A fim de promover as melhores práticas na execução dos fundos estruturais, do Fundo de Coesão, do Fundo Europeu Agrícola de Desenvolvimento Rural, do Fundo Europeu de Garantia Agrícola e do Fundo Europeu das Pescas, a Comissão pode, para efeitos de informação, disponibilizar aos organismos responsáveis pelas atividades de gestão e controlo um guia metodológico, em que define a sua própria estratégia e abordagem em matéria de controlo, incluindo listas de verificação, e exemplos das melhores práticas. Este guia é necessário consoante necessário.

Secção 4

Gestão Indireta

Artigo 38.o

Equivalência de sistemas, regras e procedimentos no âmbito da gestão indireta

(Artigo 60.o do Regulamento Financeiro)

1. A Comissão pode aceitar que as regras e os procedimentos em matéria de contratos públicos sejam equivalentes aos seus, se estiverem preenchidas as seguintes condições:

a) Respeito do princípio de uma ampla concorrência de proponentes, a fim de obter a melhor relação qualidade-preço, estando os procedimentos por negociação limitados a montantes razoáveis ou devidamente justificados;

b) Garantia da transparência com a publicação adequada ex ante, em especial dos convites à apresentação de propostas, e publicação ex post adequada dos contratantes;

c) Garantia da igualdade de tratamento, da proporcionalidade e da não-discriminação;

d) Prevenção de conflitos de interesses ao longo de todo o procedimento de adjudicação de contratos.

As disposições do direito nacional dos Estados-Membros ou de países terceiros em matéria de transposição da Diretiva 2004/18/CE devem ser consideradas equivalentes às regras aplicadas pelas instituições em conformidade com o Regulamento Financeiro.

2. A Comissão pode aceitar que as regras e os procedimentos em matéria de subvenções sejam equivalentes aos seus, se estiverem preenchidas as seguintes condições:

a) Respeito dos princípios da proporcionalidade, da boa gestão financeira, da igualdade de tratamento e da não-discriminação;

b) Garantia da transparência com a publicação adequada dos convites à apresentação de propostas, estando os processos por ajuste direto limitados a montantes razoáveis ou devidamente justificados, e a publicação ex post adequada dos beneficiários, tendo em conta o princípio da proporcionalidade;

c) Prevenção de conflitos de interesses ao longo de todo o procedimento de adjudicação de contratos;

d) As subvenções não podem ser cumulativas nem concedidas retroativamente, devendo, em princípio, prever o cofinanciamento e não podendo ter por objetivo ou efeito a geração de um lucro para o beneficiário.

3. A Comissão pode aceitar que os sistemas contabilísticos e os sistemas de controlo interno utilizados pelas entidades e pessoas às quais são confiadas tarefas de execução orçamental em nome da Comissão asseguram um nível equivalente de proteção dos interesses financeiros da União e uma segurança razoável quanto à realização dos objetivos de gestão, se estiverem em conformidade com os princípios enunciados no artigo 32.o do Regulamento Financeiro.

Artigo 39.o

Avaliação ex ante das regras e procedimentos das entidades e pessoas no âmbito da gestão indireta

(Artigo 61.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)

Para efeitos da avaliação ex ante, nos termos do artigo 61.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro, o gestor orçamental competente pode basear-se numa avaliação ex ante efetuada por outro gestor orçamental, desde que as suas conclusões sejam pertinentes para os riscos específicos das tarefas a confiar, nomeadamente a sua natureza e os montantes envolvidos.

O gestor orçamental competente pode basear-se numa avaliação ex ante efetuada por outros doadores, na medida em que esta avaliação tenha sido elaborada à luz de condições equivalentes às aplicáveis à gestão indireta previstas no artigo 60.o do Regulamento Financeiro.

Artigo 40.o

Conteúdo do acordo que confia tarefas de execução orçamental a entidades e pessoas

(Artigo 61.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro)

Os acordos de delegação devem incluir disposições pormenorizadas que garantam a proteção dos interesses financeiros da União e a transparência das operações efetuadas. Devem conter, pelo menos, o seguinte:

a) Uma definição clara das tarefas confiadas e os respetivos limites, nomeadamente no que se refere à modificação das tarefas confiadas, à remissão de dívidas e à utilização dos fundos reembolsados ou não utilizados;

b) As condições e as modalidades de execução das tarefas, as responsabilidades e a organização dos controlos a efetuar, incluindo a avaliação dos programas;

c) As condições aplicáveis ao pagamento da contribuição da União, incluindo o reembolso dos custos incorridos no âmbito da execução e da remuneração da entidade responsável, bem como as regras segundo as quais os documentos comprovativos devem justificar os pagamentos;

d) As disposições em matéria de prestação de contas à Comissão sobre a execução das tarefas, os resultados esperados, as irregularidades ocorridas e as medidas tomadas, as condições em que os pagamentos podem ser suspensos ou interrompidos, bem como as condições em que cessa a execução das tarefas;

e) A data até à qual devem ser assinados os diferentes contratos e acordos de delegação, que deve ser compatível com a natureza das tarefas confiadas;

f) As regras de exclusão que permitem à entidade ou pessoa excluir as entidades que se encontram numa das situações referidas no artigo 106.o, n.o 1, alíneas a), b) e e), e no artigo 107.o, alíneas a) e b), do Regulamento Financeiro, de participar em procedimentos de adjudicação de contratos, de concessão de subvenções ou prémios ou de beneficiar da adjudicação de contratos ou da concessão de subvenções ou prémios;

g) As modalidades dos controlos por parte da Comissão, bem como as disposições que conferem à Comissão, ao OLAF e ao Tribunal de Contas o acesso às informações necessárias para o exercício das suas funções, bem como competências para realizar auditorias e inquéritos, incluindo controlos no local;

h) Disposições que prevejam: i) o compromisso de a entidade responsável pela execução informar de imediato a Comissão de qualquer caso de fraude registado na gestão dos fundos da União e as medidas tomadas, ii) a designação de um ponto de contacto com as competências necessárias para cooperar diretamente com o OLAF, a fim de facilitar as atividades operacionais deste;

i) As condições de utilização de contas bancárias e dos juros gerados, conforme previsto no artigo 8.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro;

j) As disposições que garantam a visibilidade da ação da União, em particular face às demais atividades do organismo.

Artigo 41.o

Declaração de gestão e declaração de conformidade

(Artigo 60.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro)

No caso de ações que cessam antes do final do exercício financeiro em causa, o relatório final da entidade ou pessoa responsável por essa ação pode substituir a declaração de gestão referida no artigo 60.o, n.o 5, alínea b) do Regulamento Financeiro, desde que seja apresentado até 15 de fevereiro do ano seguinte ao exercício financeiro em causa.

Quando as organizações internacionais e países terceiros executam ações não plurianuais limitadas a 18 meses, a declaração de conformidade referida no artigo 60.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro pode ser incluída no relatório final.

Artigo 42.o

Procedimentos para a fiscalização e aceitação das contas e a exclusão do financiamento da União dos desembolsos efetuados em infração do direito aplicável no âmbito da gestão indireta

(Artigo 60.o, n.o 6, alíneas b) e c), do Regulamento Financeiro)

1. Sem prejuízo das disposições específicas consagradas em regulamentos setoriais, os procedimentos referidos no artigo 60.o, n.o 6, alíneas b) e c), do Regulamento Financeiro devem incluir:

a) Controlos documentais e, se for caso disso, controlos no local efetuados pela Comissão;

b) Determinação pela Comissão do montante das despesas reconhecidas, se for caso disso, na sequência de um procedimento contraditório com as autoridades e os organismos, uma vez informados estes últimos;

c) Caso necessário, cálculo pela Comissão das correções financeiras;

d) Cobrança ou pagamento pela Comissão do saldo resultante da diferença entre despesas reconhecidas e os montantes já pagos às autoridades ou organismos.

Para efeitos do n.o 1, alínea d), a Comissão cobra os montantes devidos, preferencialmente mediante compensação nas condições fixadas no artigo 87.°.

2. Quando as tarefas de execução orçamental são confiadas a uma entidade, que executa uma ação com vários doadores, os procedimentos referidos no artigo 60.o, n.o 6, alíneas b) e c), do Regulamento Financeiro consistem em verificar se a entidade utilizou, a favor da ação, um montante equivalente ao pago pela Comissão relativamente à ação em causa e se as despesas foram efetuadas em conformidade com as obrigações decorrentes do acordo celebrado com a entidade.

Para efeitos do presente regulamento, deve entender-se por ação com vários doadores, qualquer ação em que os fundos da União são conjugados com pelo menos outro doador.

Artigo 43.o

Disposições específicas aplicáveis à gestão indireta com organizações internacionais

(Artigo 58.o, n.o 1, alínea c), subalínea ii), e artigo 188.o do Regulamento Financeiro)

1. As organizações internacionais a que se refere o artigo 58.o, n.o 1, alínea c), subalínea ii), do Regulamento Financeiro, são as seguintes:

a) As organizações de direito internacional público instituídas por acordos intergovernamentais e agências especializadas criadas por essas organizações;

b) O Comité Internacional da Cruz Vermelha;

c) A Federação Internacional das Sociedades Nacionais da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho;

d) Outras organizações sem fins lucrativos equiparadas a organizações internacionais, com base numa decisão da Comissão.

2. Sempre que a Comissão executa o orçamento no âmbito da gestão indireta com organizações internacionais, aplicam-se os acordos de verificação concluídos com as mesmas.

Artigo 44.o

Organismos de direito público ou organismos de direito privado investidos de uma missão de serviço público

(Artigo 58.o, n.o 1, alínea c), subalíneas v) e vi), do Regulamento Financeiro)

1. Os organismos de direito público ou os organismos de direito privado investidos de uma missão de serviço público estão sujeitos à legislação do Estado-Membro ou do país em que tiverem sido constituídos.

2. No caso de uma gestão através de uma rede que implique a designação de, pelo menos, um organismo ou entidade por Estado-Membro ou país interessado, esta designação será da competência do Estado-Membro ou país interessado, em conformidade com os atos de base.

Nos restantes casos, a Comissão designa estes organismos ou entidades com o acordo dos Estados-Membros ou países interessados.

CAPÍTULO 3

Intervenientes financeiros

Secção 1

Direitos e obrigações dos intervenientes financeiros

Artigo 45.o

Direitos e obrigações dos intervenientes financeiros

(Artigo 64.o do Regulamento Financeiro)

1. Cada instituição coloca à disposição de cada interveniente financeiro os recursos necessários ao cumprimento da sua missão, bem como uma carta de missão na qual são descritas pormenorizadamente as suas funções, direitos e obrigações.

2. Os chefes das delegações da União que atuam na qualidade de gestores orçamentais subdelegados, em conformidade com o artigo 56.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, estão sujeitos ao disposto na carta estabelecida pela Comissão para a execução das tarefas de gestão financeira que lhes foram subdelegadas.

Secção 2

Gestor orçamental

Artigo 46.o

Assistência aos gestores orçamentais delegados e subdelegados

(Artigo 65.o do Regulamento Financeiro)

O gestor orçamental competente pode ser coadjuvado nas suas tarefas pelos agentes incumbidos de efetuar, sob a sua responsabilidade, certas tarefas necessárias à execução do orçamento e à apresentação de informações financeiras e de gestão. Por forma a prevenir potenciais conflitos de interesses, os agentes que assistem os gestores orçamentais delegados ou subdelegados estão sujeitos às obrigações referidas no artigo 57.o do Regulamento Financeiro.

Os chefes das delegações da União que atuam na qualidade de gestores orçamentais subdelegados, em conformidade com o artigo 56.o, n.o 2, segundo parágrafo, do Regulamento Financeiro podem ser coadjuvados nas suas funções por funcionários ou agentes da Comissão.

Artigo 47.o

Disposições internas em termos de delegações

(Artigo 65.o do Regulamento Financeiro)

Em conformidade com o disposto no Regulamento Financeiro e no presente regulamento, as instituições adotam no seu regulamento interno as medidas de gestão das dotações que se lhes afiguram necessárias para a boa execução da sua secção do orçamento.

Os chefes das delegações da União que atuam na qualidade de gestores orçamentais subdelegados, em conformidade com o artigo 56.o, n.o 2, segundo parágrafo, do Regulamento Financeiro, estão sujeitos ao disposto na Carta estabelecida pela Comissão para a execução das tarefas de gestão financeira que lhes foram subdelegadas.

Artigo 48.o

Conservação dos documentos comprovativos pelos gestores orçamentais

(Artigo 66.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)

O gestor orçamental cria sistemas em suporte de papel ou eletrónicos para a conservação dos documentos comprovativos originais relativos e decorrentes da execução orçamental ou das medidas de execução orçamental. Estes sistemas devem prever o seguinte:

a) A sua numeração;

b) A aposição de datas;

c) A manutenção de registos, eventualmente informatizados, que permitam determinar a sua localização precisa;

d) A conservação destes documentos, pelo menos durante os cinco anos subsequentes à data da quitação do Parlamento Europeu para o exercício orçamental a que se referem;

e) A conservação dos documentos relativos às garantias associadas aos pré-financiamentos das instituições e de um calendário que permita o acompanhamento adequado das referidas garantias.

Os documentos relativos a operações não definitivamente encerradas serão conservados para além do período previsto no primeiro parágrafo, alínea d), ou seja, até ao final do ano seguinte ao do encerramento das referidas operações.

Os dados pessoais contidos em documentos justificativos devem ser suprimidos sempre que possível, quando esses dados não sejam necessários para efeitos de quitação orçamental, controlo e auditoria. Aplica-se o artigo 37.o, n.o 2, do Regulamento (CE) n.o 45/2001 no que se refere à conservação dos dados relativos ao tráfego.

Artigo 49.o

Controlos ex ante e ex post

(Artigo 66.o, n.os 5 e 6, do Regulamento Financeiro)

1. Por início de uma operação, deve entender-se o conjunto das operações que são normalmente efetuadas pelos agentes referidos no artigo 46.o e que assumem uma natureza preparatória para a adoção dos atos de execução orçamental por parte dos gestores orçamentais competentes.

2. Por verificação ex ante de uma operação, deve entender-se o conjunto dos controlos ex ante, instituídos pelo gestor orçamental competente, destinados a verificar os aspetos operacionais e financeiros dessa operação.

3. Os controlos ex ante permitem verificar a coerência entre os documentos comprovativos requeridos e quaisquer outras informações disponíveis.

A dimensão, em termos da frequência e da intensidade dos controlos ex ante, é definida pelo gestor orçamental competente, em função dos riscos e atendendo a considerações de custo-eficácia. Em caso de dúvida, o gestor orçamental responsável pela liquidação do pagamento correspondente solicita informações complementares ou procede a um controlo no local, a fim de obter uma garantia razoável no âmbito de um controlo ex ante.

O objetivo dos controlos ex ante consiste em verificar o seguinte:

a) A regularidade e conformidade das despesas e das receitas à luz das disposições aplicáveis, nomeadamente do orçamento e de outras regulamentações pertinentes, bem como de qualquer ato adotado em execução dos Tratados e regulamentos e, se necessário, das condições contratuais;

b) A aplicação do princípio da boa gestão financeira referido na Primeira Parte, Título II, Capítulo 7 do Regulamento Financeiro.

Para efeitos de controlos, o gestor orçamental competente pode considerar como constituindo uma única operação toda uma série de transações individuais semelhantes relativas a despesas recorrentes em matéria de salários, pensões, reembolso de deslocações em serviço e despesas médicas.

4. Os controlos ex post podem ser realizados com base em documentos e, se necessário, no local.

Tais controlos permitem verificar se as operações financiadas pelo orçamento são executadas corretamente e, em especial, se os critérios referidos no n.o 3 são respeitados.

Os resultados dos controlos ex post são revistos pelo gestor orçamental delegado pelo menos uma vez por ano, a fim de identificar eventuais questões sistémicas. O gestor orçamental delegado deve tomar medidas para suprir essas questões.

A análise de risco referida no artigo 66.o, n.o 6, do Regulamento Financeiro é revista, tendo em conta os resultados dos controlos realizados e outras informações pertinentes.

Em caso de programas plurianuais, o gestor orçamental delegado estabelece uma estratégia plurianual de controlo, que especifica a natureza e a extensão dos controlos a realizar durante o período e o modo como os resultados devem ser aferidos numa base anual no quadro do processo de declaração de fiabilidade anual.

Artigo 50.o

Código de normas profissionais

(Artigo 66.o, n.o 7, e artigo 73.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro)

1. Os agentes designados pelo gestor orçamental competente com vista a verificar as operações financeiras devem ser escolhidos em função dos seus conhecimentos, aptidões e competências específicos, sancionados por títulos ou por uma experiência profissional adequada ou na sequência de um programa de formação apropriado.

2. Cada instituição adota um código de normas profissionais que determina, nomeadamente em matéria de controlo interno:

a) O nível de competência técnica e financeira exigida da parte dos agentes referidos no n.o 1;

b) A obrigação de seguirem cursos de formação contínua;

c) As missões, funções e tarefas que lhes são confiadas;

d) As regras de conduta e, em especial, de deontologia e de integridade, que devem respeitar, assim como os direitos que lhes assistem.

3. Os chefes das delegações da União que atuarem na qualidade de gestores orçamentais subdelegados, em conformidade com o artigo 56.o, n.o 2, segundo parágrafo, do Regulamento Financeiro, estão sujeitos ao disposto no código de normas profissionais da Comissão a que se refere o n.o 2 do presente artigo para a execução das tarefas de gestão financeira que lhes foram subdelegadas.

4. Cada instituição cria estruturas adequadas para divulgar aos serviços dos gestores orçamentais e atualizar periodicamente as informações adequadas relativas às normas de controlo, bem como os métodos e técnicas disponíveis para o efeito.

Artigo 51.o

Não atuação por parte do gestor orçamental delegado

(Artigo 66.o, n.o 8, do Regulamento Financeiro)

Por não atuação do gestor orçamental delegado, a que se refere o artigo 66.o, n.o 8, do Regulamento Financeiro, entende-se a ausência de qualquer resposta num prazo razoável em função das circunstâncias concretas e, em todo o caso, num prazo superior a um mês.

Artigo 52.o

Transmissão ao contabilista de informações financeiras e de gestão

(Artigo 66.o do Regulamento Financeiro)

O gestor orçamental delegado transmite ao contabilista, no respeito das regras adotadas por este último, as informações financeiras e de gestão necessárias ao cumprimento das suas funções.

O contabilista é informado regularmente pelo gestor orçamental, pelo menos aquando do encerramento das contas, acerca dos dados financeiros relevantes das contas bancárias fiduciárias, para que a utilização dos fundos da União possa ser refletida nas suas contas.

Artigo 53.o

Relatórios sobre procedimentos por negociação

(Artigo 66.o do Regulamento Financeiro)

Os gestores orçamentais delegados farão, para cada exercício, um inventário dos contratos objeto de procedimentos por negociação na aceção do artigo 134.o, n.o 1, alíneas a) a g), do artigo 135.o, n.o 1, alíneas a) a d), e dos artigos 266.o, 268.o e 270.o do presente regulamento. Se a proporção de procedimentos por negociação face ao número de contratos adjudicados pelo mesmo gestor orçamental delegado aumentar sensivelmente face aos exercícios anteriores, ou se esta proporção for consideravelmente superior à média registada a nível da sua instituição, o gestor orçamental competente apresenta à referida instituição um relatório, expondo as eventuais medidas tomadas para inverter esta tendência. Cada instituição transmitirá um relatório sobre os procedimentos por negociação ao Parlamento Europeu e ao Conselho. No caso da Comissão, este relatório é anexado ao resumo dos relatórios anuais de atividades referido no artigo 66.o, n.o 9, do Regulamento Financeiro.

Secção 3

Contabilista

Artigo 54.o

Nomeação do contabilista

(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)

1. O contabilista é nomeado por cada instituição de entre os funcionários sujeitos ao Estatuto dos Funcionários da União Europeia.

O contabilista é escolhido pela instituição, em virtude da sua competência específica, sancionada por diplomas ou por uma experiência profissional equivalente.

2. Duas ou mais instituições ou organismos podem designar o mesmo contabilista.

Nesse caso, tomam as medidas necessárias para evitar quaisquer conflitos de interesses.

Artigo 55.o

Cessação de funções do contabilista

(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)

1. No caso de cessação das funções do contabilista, é elaborado um balancete das contas, com a maior brevidade possível.

2. O balancete das contas, acompanhado de um relatório de passagem de funções será transmitido pelo contabilista cessante ou, em caso de impossibilidade, por um funcionário dos seus serviços, ao novo contabilista.

O novo contabilista assinará o balancete das contas para aceitação, no prazo máximo de um mês a contar desta transmissão, podendo emitir reservas.

O relatório de passagem de funções conterá igualmente o resultado do balancete e as reservas eventualmente emitidas.

3. Cada instituição ou organismo referido no artigo 208.o do Regulamento Financeiro informa o Parlamento Europeu, o Conselho e o contabilista da Comissão no prazo de duas semanas a contar da nomeação ou cessação de funções do seu contabilista.

Artigo 56.o

Validação dos sistemas contabilísticos e de inventários

(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)

O gestor orçamental competente informa o contabilista de todas as evoluções ou alterações importantes dos sistemas de gestão financeira, dos sistemas de inventário ou dos sistemas de avaliação dos elementos do ativo e do passivo, na condição de tais sistemas fornecerem dados à contabilidade da instituição ou quando tiver de justificar os dados desta, de modo que o contabilista possa verificar a conformidade com os critérios de validação.

O contabilista pode reexaminar, em qualquer momento, um sistema de gestão financeira já validado. No caso de um sistema de gestão financeira criado pelo gestor orçamental não ser ou deixar de ser validado pelo contabilista, o gestor orçamental competente elabora um plano de ação para corrigir atempadamente as deficiências subjacentes à recusa da validação.

O gestor orçamental competente é responsável pelo caráter exaustivo das informações transmitidas ao contabilista.

Artigo 57.o

Gestão da tesouraria

(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)

1. O contabilista vela por que a sua instituição disponha de fundos suficientes para cobrir as necessidades de tesouraria decorrentes da execução orçamental.

2. Para efeitos do n.o 1, o contabilista institui sistemas de gestão das disponibilidades que lhe permita efetuar previsões de tesouraria.

3. O contabilista da Comissão afetará os fundos disponíveis em conformidade com as disposições do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1150/2000.

Artigo 58.o

Gestão das contas bancárias

(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)

1. O contabilista pode, para as necessidades da gestão de tesouraria, abrir ou fazer abrir contas em nome da instituição junto dos organismos financeiros ou bancos centrais nacionais. Em casos devidamente justificados, pode abrir contas em outras divisas que não o euro.

2. O contabilista é responsável pelo encerramento das contas referidas no n.o 1 ou por garantir que essas contas sejam encerradas.

3. O contabilista estabelece as condições aplicáveis às contas referidas no n.o 1 abertas junto das instituições financeiras, em conformidade com o princípio da boa gestão financeira, da eficiência e da concorrência.

4. Pelo menos quinquenalmente, o contabilista lança concursos públicos destinados a promover a concorrência entre as instituições financeiras junto das quais podem ser abertas contas, em conformidade com o disposto no n.o 1.

Nos casos em que as condições bancárias locais o permitam, as contas bancárias relativas a fundos para adiantamentos abertas junto de instituições financeiras estabelecidas fora da União são regularmente objeto de um estudo no domínio da concorrência. Tal estudo é realizado, pelo menos, de cinco em cinco anos, por ini