ÍNDICE "" ID="1">Introdução> ID="2">1.1 - 1.3"> ID="1">Observações gerais> ID="2">2.1 - 2.3"> ID="1"> Separação das funções> ID="2">2.1 "> ID="1"> Fundo para adiantamentos> ID="2">2.2 - 2.3"> ID="1">Observações relativas à execução orçamental e à conta de gestão> ID="2">3.1 - 3.9"> ID="1"> Transferências de dotações> ID="2">3.1 - 3.3"> ID="1"> Despesas> ID="2">3.4 - 3.5"> ID="1"> Receitas> ID="2">3.6 - 3.7"> ID="1"> Subvenção afectada> ID="2">3.8 - 3.9"> ID="1">Observações relativas à contabilidade geral e ao balanço> ID="2">4.1 - 4.3"> ID="1"> Valores imobilizados> ID="2">4.1 - 4.2"> ID="1"> Créditos> ID="2">4.3 "> ID="1">Conclusão> ID="2">5.1 " ID="2">Páginas" ID="1">Anexo: Exercício de 1992 - Utilização das dotações disponíveis> ID="2">11"> ID="1">Respostas da Fundação> ID="2">12">

RELATÓRIO relativo às contas e à gestão para o exercício de 1992 da Fundação Europeia para a Melhoria das condições de Vida e de Trabalho (Fundação de Dublim) acompanhado das respostas da Fundação (94/C 28/02)

1. INTRODUÇÃO

1.1. O Tribunal analisou as contas e a gestão financeira da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho (Fundação de Dublim) para o exercício de 1992 em conformidade com a regulamentação aplicável na matéria(1) ().

1.2. O procedimento de revisão das disposições financeiras, essencialmente baseadas no Regulamento Financeiro de 25 de Abril de 1973 aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias(2) (), foi iniciado pela Comissão em Dezembro de 1990(3) (). Na sequência dos pareceres do Tribunal(4) () e do Parlamento Europeu(5) (), foram apresentadas propostas alteradas da Comissão(6) () em 27 de Março de 1992. O Conselho adoptou os regulamentos que estabelecem as alterações em 30 de Junho de 1993(7) ().

1.3. As dotações disponíveis para o exercício de 1992 elevaram-se a 10,79 Mio ECU. As autorizações concedidas deram lugar a 8,65 Mio ECU de pagamentos e 1,90 Mio ECU de verbas transitadas para o exercício de 1993, tendo sido anulado o saldo de 0,24 Mio ECU. As dotações transitadas do exercício anterior deram lugar a 1,96 Mio ECU de pagamentos e 0,10 Mio ECU de anulações. O quadro anexo ao presente relatório fornece uma análise por capítulo da utilização das dotações do exercício, bem como das dotações transitadas de 1991.

2. OBSERVAÇÕES GERAIS

Separação das funções

2.1. O Tribunal prosseguiu a reforma dos seus procedimentos administrativos. Contudo, a separação das funções de gestor orçamental e de tesoureiro prescrita pelo regulamento financeiro continua a ser insuficiente, dado o facto de o gestor do fundo para adiantamentos proceder ao registo dos pagamentos na contabilidade da Fundação. Esta situação, que o Tribunal assinalou no seu relatório relativo ao exercício de 1991(8) (), prolongou-se durante o exercício de 1992.

Fundo para adiantamentos

2.2. Os pagamentos efectuados sem visto prévio do auditor financeiro através do procedimento de derrogação do fundo para adiantamentos representaram 24% do total em 1992, não incluindo os vencimentos, contra 29,5% em 1991.

2.3. Contrariamente às disposições do regulamento financeiro e apesar das observações do Tribunal(9) (), as imputações orçamentais resultantes dos pagamentos efectuados pelo fundo continuaram em 1992 a ser registadas na contabilidade da Fundação antes da concessão do visto pelo auditor financeiro.

3. OBSERVAÇÕES RELATIVAS À EXECUÇÃO ORÇAMENTAL E À CONTA DE GESTAO

Transferências de dotações

3.1. No seu relatório relativo ao exercício de 1990, o Tribunal constatava que a subdivisão da previsão das receitas e despesas da Fundação em títulos e capítulos, prescrita pelo artigo 15º do regulamento financeiro, não era aplicada, substituindo-se a noção de «título» pela de «capítulo». Resulta dessa anomalia, que apenas desaparecerá em 1994, uma autonomia em matéria de transferência de dotações mais ampla que a prevista, não sendo exigido o acordo da Comissão para as transferências ditas «no interior de um capítulo».

3.2. O volume das transferências diminuiu ligeiramente em 1992. O montante das dotações que mudaram de afectação elevou-se a 1 216 500 ECU, dos quais 1 032 000 transferidos entre artigos, ou seja 9,6% do orçamento inicial, contra 10,6% em 1991.

3.3. Em função do artigo 15º do regulamento financeiro, as transferências que deveriam ter sido consideradas como entre capítulos elevam-se respectivamente a 138 000 ECU no «capítulo» 1, «Despesas de pessoal», e a 61 800 ECU no «capítulo» 2, «Despesas de funcionamento administrativo», ou seja no seu conjunto 46,9% do total das transferências ditas «no interior de um capítulo».

Despesas

3.4. A análise de uma amostra de despesas permitiu constatar que a aquisição de um computador individual e dos seus programas por um montante de 12 814 ECU foi imputada ao artigo 300, «Constituição de uma documentação operacional (condições de vida)», devido à sua utilização nesse domínio. Essa despesa deveria ter sido imputada ao artigo 220, «Instalações técnicas e material burótico».

3.5. Por outro lado, foi imputado mobiliário (secretárias, classificadores e cadeiras) num montante de 31 514 ECU ao artigo 204, «Apetrechamento das instalações», devido ao facto de a sua instalação fazer parte dos contratos relativos à construção e ao apetrechamento do novo edifício. Esta despesa deveria ter sido imputada ao número 2210, «Primeiro equipamento de mobiliário».

Receitas

3.6. A subvenção relativa ao exercício de 1992 a cargo do orçamento geral das Comunidades foi paga pela Comissão, na sequência dos pedidos da Fundação, em três parcelas de 2 000 000 ECU, 2 091 000 ECU e 6 494 000 ECU respectivamente, em Março, Junho e Outubro de 1992. O Tribunal toma a liberdade de lembrar a observação expressa nos seus relatórios anteriores(10) (), segundo a qual este modo de pagamento constitui uma infracção ao artigo 26º do regulamento financeiro, que determina que o pagamento se efectue na primeira quinzena de cada trimestre e se adeque às necessidades reais. Além disso, as ordens de cobrança foram elaboradas posteriormente à recepção dos fundos, contrariamente às disposições do Regulamento Financeiro.

3.7. A última parcela da subvenção paga pela Comissão em relação ao exercício de 1991, ou seja 3 385 000 ECU, recebida pela Fundação em Janeiro de 1992, não fora justificadamente incluída nas receitas de 1991. Em 1992, a Fundação compensou directamente esse montante com o défice do exercício de 1991, ou seja 3 095 896,65 ECU, sendo apenas a diferença, ou seja 289 103,35 ECU, considerada como receita do exercício de 1992. Será conveniente aplicar à letra o artigo 5º do regulamento financeiro, que estipula que «as receitas de um exercício são consideradas em relação ao exercício durante o qual foram recebidas», e revelar o défice transitado a nível do cálculo do saldo do exercício.

Subvenção afectada

3.8. A segunda parcela de 100 000 IRL (ou seja 130 401,22 ECU) de subvenção do Governo irlandês destinada ao financiamento do novo edifício foi paga à Fundação em Abril de 1992. Tal como a primeira parcela paga em 1991, esta receita não foi inscrita na conta de gestão, mas numa conta específica apresentada no passivo do balanço(11) (). Durante o ano de 1992, foram igualmente registadas nessa conta despesas no montante líquido de 118 420 ECU. Se bem que visadas pelo auditor financeiro, estas operações não se encontram em conformidade com o artigo 4º do regulamento financeiro, que estipula: «Nenhuma receita ou despesa pode ser efectuada sem imputação a um artigo da previsão das receitas e despesas».

3.9. A fim de regularizar esta situação no que se refere às três parcelas da subvenção (1991, 1992 e 1993), o director da Fundação propôs ao Conselho de Administração, em Março de 1993, que solicitasse à Comissão a aprovação pela autoridade orçamental de um orçamento rectificativo e suplementar de 268 000 ECU de receitas e despesas, proposta que o Conselho de Administração não adoptou. É desejável que a Fundação estabeleça um procedimento que permita o respeito pelo regulamento financeiro sem que sejam criadas demasiadas dificuldades administrativas.

4. OBSERVAÇÕES RELATIVAS À CONTABILIDADE GERAL E AO BALANÇO

Valores imobilizados

4.1. Os montantes das imobilizações inscritas no activo do balanço em 31 de Dezembro de 1992 apresentam as seguintes anomalias:

a)o valor do mobiliário adquirido no âmbito do apetrechamento do novo edifício (ver ponto 3.5) foi incluído simultaneamente no inventário dos edifícios e no inventário do mobiliário; o número «Edifícios» encontra-se portanto sobreavaliado em 31 514 ECU;

b) a aquisição de um computador, imputada às despesas operacionais (ver ponto 3.4), não foi incluída no inventário; o número «Mobiliário e material» encontra-se portanto subavaliado em 12 814 ECU.

Consequentemente, o montante dos capitais próprios do passivo do balanço encontra-se sobreavaliado em 18 700 ECU.

4.2. Durante o exercício de 1992, foram registadas 10 retiradas do inventário num valor total de 50 486 ECU. Em sete casos, que totalizaram 16 576 ECU, as retiradas foram efectuadas na ausência de uma decisão do gestor orçamental visada pelo auditor financeiro, tal como estipula o artigo 54º do regulamento financeiro.

Créditos

4.3. Os três números relativos a créditos, «Estados-membros», «Devedores diversos» e «Juros vencidos», no activo do balanço em 31 de Dezembro de 1992 apresentam anomalias resultantes da utilização de taxas de conversão inadequadas e de erros de contabilização. Consequentemente o número «Receitas a recuperar» no passivo do balanço encontra-se subavaliado em 4 700 ECU. Se bem que estes erros não coloquem em causa a veracidade dos balanços financeiros, acentuam as deficiências da contabilidade dos direitos apurados. O Tribunal recomenda, portanto, de novo a integração da contabilidade manual das receitas no sistema contabilístico informatizado.

5. CONCLUSÃO

5.1. A adopção pela Fundação de procedimentos administrativos em conformidade com o regulamento financeiro deve prosseguir, nomeadamente no que se refere à separação das funções de gestor orçamental e de tesoureiro e à contabilização das receitas. O Tribunal recomenda igualmente uma revisão dos procedimentos de actualização do inventário.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 4 de Novembro de 1993.

Pelo Tribunal de Contas André J. MIDDELHOEK Presidente

(1)() - Nº 2 do artigo 16º do Regulamento (CEE) nº 1365/75 do Conselho, de 26 de Maio de 1975, relativo à criação de uma Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho, JO L 139 de 30.5.1975.

- Artigo 69º do Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho, de 1 de Junho de 1976, que fixa disposições financeiras aplicáveis à Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho, JO L 164 de 24.6.1976.

(2)() Revogado em 1977 e substituído pelo Regulamento Financeiro de 21 de Dezembro de 1977, JO L 356 de 31.12.1977, com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (Euratom, CECA, CEE) nº 610/90 do Conselho, de 13 de Março de 1990, JO L 70 de 16.3.1990.

(3)() Propostas de regulamentos do Conselho apresentadas em 17.12.1990, JO C 23 de 31.1.1991.

(4)() Pareceres do Tribunal nºs 3/91 e 4/91, de 11 de Abril de 1991, JO C 152 de 10.6.1991.

(5)() Parecer do Parlamento de 13 de Dezembro de 1991, JO C 13 de 20.1.1992.

(6)() JO C 130 de 21.5.1992.

(7)() - Regulamento (CEE) nº 1947/93 do Conselho, de 30 de Junho de 1993, que altera o Regulamento (CEE) nº 1365/75, relativo à criação de uma Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho, JO L 181 de 23.7.1993.

- Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho, de 30 de Junho de 1993, que altera o Regulamento (CEE) nº 1417/76, que fixa disposições financeiras aplicáveis à Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho, JO L 181 de 23.7.1993.

(8)() Relatório anual relativo a 1991 (ponto 2.1).

(9)() Relatórios anuais relativos a 1989 (ponto 2.5) e 1991 (ponto 2.6).

(10)() Relatórios anuais relativos a 1989 (pontos 4.1 e 4.2), 1990 (ponto 3.8) e 1991 (ponto 3.6).

(11)() «Grant for new building».

ANEXO

Fundação de Dublim - Exercício de 1992 - Utilização das dotações disponíveis "(1 000 ECU)">Capítulo"> ID="1">4 150> ID="2">3 877> ID="3">68 > ID="4">205> ID="5">63> ID="6">57> ID="7">6"> ID="2">(93,4 %)> ID="3">(1,6 %)> ID="4">(5 %)> ID="6">(90,5 %)> ID="7">(9,5 %)"> ID="1">2 525> ID="2">2 184> ID="3">331> ID="4">10> ID="5">693> ID="6">692> ID="7">1"> ID="2">(86,5 %)> ID="3">(13,1 %)> ID="4">(0,4 %)> ID="6">(99,9 %)> ID="7">(0,1 %)"> ID="1">1 645> ID="2">943> ID="3">689> ID="4">13 > ID="5">641> ID="6">610 > ID="7">31"> ID="2">(57,3 %)> ID="3">(41,9 %)> ID="4">(0,8 %)> ID="6">(95,2 %)> ID="7">(4,8 %)"> ID="1">2 465> ID="2">1 643> ID="3">813> ID="4">9 > ID="5">667> ID="6">601> ID="7">66"> ID="2">(66,7 %)> ID="3">(33 %)> ID="4">(0,3 %)> ID="6">(90,1 %)> ID="7">(9,9 %)"> ID="1">10 785> ID="2">8 647> ID="3">1 901 > ID="4">237> ID="5">2 064> ID="6">1 960> ID="7">104"> ID="2">(80,2 %)> ID="3">(17,6 %)> ID="4">(2,2 %)> ID="6">(95 %)> ID="7">(5 %)">

RESPOSTA DA FUNDAÇÃO AO RELATÓRIO DO TRIBUNAL DE CONTAS RELATIVO ÀS CONTAS E À GESTAO PARA O EXERCÍCIO DE 1992 DA FUNDAÇÃO

2.1 e 2.3. Como indicado na resposta da Fundação ao relatório do Tribunal de Contas relativo ao exercício de 1991, a informatização do sistema contabilístico da Fundação está em progresso. Quando completada, a Fundação estará em posição de pôr em prática as recomendações do Tribunal relativas às funções do gestor do fundo para adiantamentos e ao requisito de apenas registar as imputações orçamentais resultantes dos pagamentos efectuados pelo fundo após a concessão do visto pelo auditor financeiro.

3.1. O orçamento da Fundação para 1994 foi estabelecido com base em «títulos». A implementação da recomendação do Tribunal não poderia ter sido realizada mais cedo.

3.4 e 3.5. A Fundação contactará a Comissão no que respeita os procedimentos relacionados com o registo das aquisições que, devido à sua natureza, podem ser imputadas a mais do que um número em determinadas rubricas.

Deve-se notar que o mobiliário em questão é de tipo engastado e como tal foi incluído na estrutura do edifício. Tendo isso em conta, foi considerado apropriado imputar o mobiliário ao número 2040 «Apetrechamento das instalações».

3.6. A questão do atempamento dos pagamentos será de novo levada à atenção da Comissão.

3.7. A conta de gestão da Fundação foi estabelecida de acordo com a da Comissão. Foi preparada tendo em conta as receitas e despesas orçamentais do exercício em questão. O défice registado no exercício anterior não foi reconhecido porque, em qualquer caso, seria cancelado pelo lançamento a crédito do balanço da conta de gestão do ano anterior. Todavia, a recomendação do Tribunal de Contas relativa ao artigo 5º do Regulamento Financeiro será aplicada.

3.8. Como indicado na resposta ao Relatório do Tribunal de Contas para 1991, a Fundação contactou os serviços da Comissão logo que teve conhecimento da decisão do Governo irlandês de conceder uma subvenção destinada ao novo edifício. Notou-se, nessa altura, que as circunstâncias em que a subvenção foi concedida não eram claramente abrangidas pelos termos do artigo 4º do Regulamento Financeiro, pelo facto dessa subvenção ser especificamente destinada a um novo edifício e não a reduzir a subvenção que a Fundação recebe através do Orçamento Geral.

4.1. Tendo em conta os comentários do Tribunal de Contas, serão introduzidas alterações nos respectivos inventários.