Decisão da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho

de 11 de Fevereiro de 2000

que estabelece o código de boa conduta administrativa

(2000/791/CE)

A FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A MELHORIA DAS CONDIÇÕES DE VIDA E DE TRABALHO,

Tendo em conta o Regulamento (CEE) n.o 1365/75 do Conselho, de 26 de Maio de 1975, relativo à criação de uma Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho, com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) n.o 1947/93,

Tendo em conta o Regulamento (CEE) n.o 1860/76 do Conselho, de 29 de Junho de 1976 que define o regime aplicável ao pessoal da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho, alterado pelos Regulamentos (CEE) n.o 680/87, (CEE) n.o 1238/80 e (CEE) n.o 510/82,

Tendo em conta as disposições do Tratado de Amesterdão relativas à transparência, nomeadamente o artigo 1.o do Tratado da União Europeia e o artigo 21.o do Tratado CE,

Tendo em conta o relatório da Comissão das Petições do Parlamento Europeu sobre as suas actividades em 1996-1997(1), que antecipa a elaboração de um código de boa conduta administrativa,

Tendo em conta a resolução do Parlamento Europeu de 16 de Julho de 1998 sobre o relatório anual 1997 do Provedor de Justiça Europeu (C4-0270/98)(2),

Tendo em conta o inquérito de iniciativa própria do Provedor de Justiça Europeu sobre a existência e acessibilidade ao público, nas diferentes instituições e organismos comunitários, de um código de boa conduta administrativa destinado aos agentes nas suas relações com o público,

Tendo em conta a resolução do Parlamento Europeu de 15 de Abril de 1999 sobre o relatório anual 1998 do Provedor de Justiça Europeu (C4-0138/99),

Tendo em conta a existência de um código de conduta relativo ao acesso do público aos documentos da Fundação, nos termos da decisão do Conselho de Administração de 21 de Novembro de 1997(3),

Considerando que o Tratado de Amesterdão introduziu de forma explícita o conceito de transparência no Tratado da União Europeia, por nele se afirmar que "assinala uma nova etapa no processo de criação de uma União cada vez mais estreita" na qual "as decisões serão tomadas de uma forma tão aberta quanto possível e ao nível mais próximo possível dos cidadãos";

Considerando que, a fim de efectuar a aproximação da administração aos cidadãos e garantir uma melhor qualidade dessa mesma administração, deve ser adoptado um código que inclua os princípios básicos de boa conduta administrativa a observar pelos agentes nas suas relações com o público;

Considerando que o referido código terá utilidade não só para os agentes, visto que os informará de forma detalhada sobre as normas a observar quando em contacto com o público, mas também para os cidadãos, visto que os habilitará com uma informação sobre os padrões de conduta que têm direito a esperar nas suas relações com as administrações comunitárias;

Considerando que o referido código só pode ser eficaz se for um documento publicamente acessível aos cidadãos e, por conseguinte, publicado sob forma de decisão, tal como a decisão supramencionada sobre o acesso do público aos documentos da Fundação;

Considerando que nas suas resoluções C4-0270/98 e C4-0138/99, o Parlamento Europeu se congratulava com a iniciativa de um código de boa conduta administrativa destinado às instituições e aos organismos comunitários, e salientava a necessidade urgente de elaborar tal código o mais rapidamente possível;

Considerando que o Parlamento Europeu salientava igualmente a importância de o referido código ser tanto quanto possível idêntico para todas as instituições e organismos comunitários e acessível a todos os cidadãos europeus, e que seria publicado no Jornal Oficial das Comunidades Europeias;

Considerando, por isso, desejável elaborar um código que reja os princípios da boa conduta administrativa que os agentes devem observar nas suas relações com o público e tornar o referido código publicamente acessível,

DECIDE:

Artigo 1.o

Disposições gerais

Nas suas relações com o público, o pessoal da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho deve observar os princípios estabelecidos na presente decisão, princípios que constituem o código de boa conduta administrativa, a seguir designado "o código".

Artigo 2.o

Âmbito pessoal de aplicação

1. O código é aplicável a todos os agentes abrangidos pelo Estatuto do pessoal nas suas relações com o público.

2. A Fundação adopta as medidas necessárias para garantir que as disposições previstas no presente código são também aplicáveis a outras pessoas que nela trabalhem, tais como pessoas com um contrato de trabalho de direito privado, peritos destacados pelas administrações públicas nacionais e estagiários.

3. O termo "público" refere-se a pessoas singulares ou colectivas, quer tenham ou não a sua residência ou sede estatutária num Estado-Membro.

Artigo 3.o

Âmbito material de aplicação

1. O presente código contém os princípios gerais de boa conduta administrativa que se aplicam a todas as relações dos agentes da Fundação com o público, a menos que se rejam por disposições específicas.

2. Os princípios estabelecidos no presente código não são aplicáveis às relações entre a Fundação e os seus agentes. Tais relações regem-se pelo Estatuto do pessoal.

Artigo 4.o

Legalidade

O agente actua de acordo com a lei e aplica as normas e procedimentos estabelecidos na legislação comunitária. O agente deve, nomeadamente, velar por que as decisões que afectem os direitos ou interesses de pessoas singulares tenham um fundamento legal e que o seu conteúdo seja conforme com a lei.

Artigo 5.o

Ausência de discriminação

1. No tratamento de pedidos do público e na tomada de decisões, o agente deve garantir o respeito pelo princípio da igualdade de tratamento. Os membros do público que se encontrem na mesma situação são tratados de forma idêntica.

2. Se se verificar qualquer diferença no tratamento, o agente deve garantir que a mesma é justificada pelos dados objectivos e relevantes do caso em questão.

3. O agente deve, nomeadamente, evitar qualquer discriminação injustificada entre membros do público, com base na nacionalidade, no sexo, na raça ou origem étnica, religião ou crença, incapacidade, idade ou orientação sexual.

Artigo 6.o

Proporcionalidade

1. Quando tomar decisões, o agente deve garantir que as medidas adoptadas são proporcionais ao objectivo em vista. O agente deve, nomeadamente, evitar restrições aos direitos dos cidadãos ou impor-lhes encargos, sempre que não existir uma proporção razoável entre tais encargos ou restrições e a finalidade da acção em vista.

2. Quando tomar decisões, o agente deve procurar obter um equilíbrio equitativo entre o interesse privado e o interesse público em geral.

Artigo 7.o

Ausência de abuso de poder

As competências são exercidas unicamente para os fins com que foram conferidas pelas disposições pertinentes. O agente deve, nomeadamente, abster-se de utilizar essas competências para fins que não tenham um fundamento legal ou que não sejam motivados pelo interesse público.

Artigo 8.o

Imparcialidade e independência

1. O agente deve ser imparcial e independente. O agente deve abster-se de qualquer acção arbitrária que prejudique membros do público, bem como de qualquer tratamento preferencial, quaisquer que sejam os motivos.

2. O agente não deve guiar-se por quaisquer influências externas ou de qualquer outra espécie, inclusive por influências de carácter político ou por interesses pessoais.

3. O agente deve abster-se de participar na tomada de decisões sobre assuntos que digam respeito aos seus interesses ou aos da sua família, de parentes, amigos e conhecidos.

Artigo 9.o

Objectividade

Quando tomar decisões, o agente deve ter em consideração os factores pertinentes e atribuir a cada um deles o peso devido para os fins da decisão, excluindo da apreciação qualquer elemento irrelevante.

Artigo 10.o

Expectativas legítimas e coerência

1. O agente deve ser coerente com o seu comportamento administrativo, bem como com a acção administrativa da Fundação. O agente deve seguir as práticas administrativas usuais da Fundação, a não ser que existam motivos legítimos para se afastar de tais práticas num caso específico.

2. O agente deve respeitar as expectativas legítimas e razoáveis que os membros do público possam ter, com base em actuações anteriores da Fundação.

Artigo 11.o

Equidade

O agente deve actuar de forma equitativa e razoável.

Artigo 12.o

Cortesia

1. O agente deve ser consciencioso, correcto, cortês e acessível nas suas relações com o público. Nas respostas a cartas, chamadas telefónicas e e-mails, o agente deve tentar o mais possível ser útil e responder às perguntas que lhe sejam feitas.

2. Se o agente não for responsável pelo assunto em questão, dirigirá o cidadão para o agente adequado.

3. Se ocorrer um erro que prejudique os direitos ou interesses de um membro do público, o agente deve pedir desculpa por esse facto.

Artigo 13.o

Resposta a cartas na língua do cidadão

O agente deve reconhecer o direito de qualquer cidadão da União, ou qualquer membro do público, que escreva à Fundação numa das línguas do Tratado, de receber uma resposta na mesma língua.

Artigo 14.o

Aviso de recepção e indicação do agente competente

1. Deve acusar-se a recepção de qualquer carta ou queixa endereçada à Fundação no prazo de duas semanas, excepto se uma resposta quanto à matéria de fundo puder ser enviada naquele prazo.

2. Na resposta ou no aviso de recepção deve indicar-se o nome e o número de telefone do agente que está a tratar do assunto, bem como o serviço ao qual pertence.

3. Não é necessário acusar a recepção ou dar qualquer resposta no caso de cartas ou queixas que se tornem abusivas em virtude do seu excessivo número ou do seu carácter repetitivo ou despropositado.

Artigo 15.o

Obrigação de transmição ao serviço competente da Fundação

1. Se uma carta ou queixa endereçada à Fundação for enviada ou transmitida a um serviço que não tenha competência para lhe dar seguimento, os serviços respectivos garantirão que o dossier será transmitido sem demora ao serviço competente da Fundação.

2. O serviço que inicialmente recebeu a carta ou queixa notificará o seu autor da respectiva transmissão e indicará o nome e número de telefone do agente ao qual o dossier foi entregue.

Artigo 16.o

Direito a ser ouvido e a prestar declarações

1. Nos casos em que estejam envolvidos os direitos ou interesses de pessoas singulares, o agente deve garantir que, em cada fase do processo de tomada de decisões, os direitos de defesa serão respeitados.

2. Qualquer membro do público tem direito, nos casos em que uma decisão que afecte os seus direitos ou interesses tiver que ser tomada, a apresentar comentários por escrito e, quando necessário, a apresentar observações oralmente antes de a decisão ser adoptada.

Artigo 17.o

Prazo razoável para a adopção de decisões

1. O agente deve garantir que uma decisão sobre cada um dos pedidos ou queixas endereçados à Fundação será tomada num prazo razoável, sem demoras, e em qualquer dos casos não superior a dois meses após a data da recepção. A mesma norma será aplicável às cartas de resposta enviadas por membros do público.

2. Se qualquer pedido ou queixa endereçado à Fundação não puder, em virtude da sua complexidade ou das questões que levanta, ser objecto de decisão no prazo supramencionado, o agente deve disso informar o autor o mais cedo possível. Nesse caso, deve ser comunicada ao autor uma decisão definitiva com a maior brevidade.

Artigo 18.o

Dever de indicar os motivos das decisões

1. Qualquer decisão da Fundação que possa prejudicar os direitos ou interesses de uma pessoa singular deve referir os motivos em que se baseia, indicando claramente os factos pertinentes e a base jurídica da decisão.

2. O agente deve evitar tomar decisões que se baseiem em motivos sumários ou vagos ou que não contenham um argumento pessoal.

3. Se não for possível, devido ao elevado número de pessoas a que decisões idênticas dizem respeito, comunicar em pormenor os motivos da decisão e sejam, como tal, dadas respostas-padrão, o agente deve garantir que subsequentemente fornecerá ao cidadão que expressamente o solicite um argumento pessoal.

Artigo 19.o

Indicação das possibilidades de recurso

1. Uma decisão da Fundação que prejudique os direitos ou interesses de uma pessoa singular deve indicar as possibilidades de recurso que podem ser utilizadas para impugnar a decisão. Deve, nomeadamente, indicar a natureza dos meios de recurso, os organismos junto dos quais se pode recorrer e os prazos para a execução do recurso.

2. As decisões devem, nomeadamente, fazer referência à possibilidade de recorrer judicialmente e apresentar queixas ao Provedor de Justiça Europeu nos termos do disposto, respectivamente, nos artigos 230.o e 195.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia.

Artigo 20.o

Notificação da decisão

1. O agente deve garantir que as decisões que afectem direitos ou interesses privados sejam notificadas por escrito, logo que tomadas, à pessoa ou pessoas interessadas.

2. O agente deve abster-se de comunicar a decisão a outras fontes até a pessoa ou pessoas interessadas estarem informadas.

Artigo 21.o

Protecção de dados

1. O agente que trabalha com dados pessoais relativos a um cidadão deve respeitar os princípios estabelecidos na Directiva 95/46/CE sobre a protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados.

2. O agente deve, nomeadamente, evitar o tratamento de dados pessoais para fins ilícitos ou transmitir esses dados a pessoas não autorizadas.

Artigo 22.o

Pedidos de informação

1. O agente deve, quando for responsável pelo assunto em questão, fornecer aos membros do público a informação que estes solicitarem. O agente deve providenciar para que a informação comunicada seja clara e compreensível.

2. Se o tratamento de um pedido de informação verbal for demasiado complicado ou extenso, o agente deve aconselhar a pessoa em questão a formular o seu pedido por escrito.

3. Se, em virtude da sua confidencialidade, um agente não puder divulgar a informação solicitada, deve, nos termos do artigo 18.o do presente código, indicar à pessoa em questão as razões pelas quais não pode transmitir-lhe a informação.

4. Para os pedidos de informação sobre assuntos que não sejam da sua competência, o agente deve encaminhar o requerente para a pessoa responsável e indicar-lhe o seu nome e número de telefone. Para os pedidos de informação relativos a outra instituição ou organismo comunitário, o agente deve encaminhar o requerente para tal instituição ou organismo.

5. Sempre que adequado, o agente deve, consoante o objecto do pedido de informação, encaminhar o requerente para o serviço ou instituição responsável pelo fornecimento de informações ao público.

Artigo 23.o

Pedidos de acesso do público a documentos

1. Para os pedidos de acesso aos documentos da instituição, o agente deve permitir o referido acesso a esses documentos de acordo com a decisão da Fundação relativa ao acesso do público aos documentos(4).

2. Se o agente não puder dar cumprimento a um pedido verbal de acesso a documentos, o cidadão será aconselhado a formular o pedido por escrito.

Artigo 24.o

Conservação de registos adequados

Os departamentos da Fundação devem manter registos adequados da entrada e saída da correspondência, dos documentos que recebem e das medidas que tomaram.

Artigo 25.o

Acesso do público ao código

1. A Fundação adopta as medidas necessárias para garantir que ao presente código seja dada a mais vasta publicidade possível junto dos cidadãos.

2. A Fundação deve fornecer uma cópia do presente código a qualquer cidadão que o requeira.

Artigo 26.o

Direito de apresentar queixas ao Provedor de Justiça Europeu

Qualquer falta de um agente na observância dos princípios estabelecidos no presente código pode ser objecto de queixa ao Provedor de Justiça Europeu, nos termos do artigo 195.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia e do Estatuto do Provedor de Justiça Europeu(5).

Artigo 27.o

Revisão

Esta decisão será revista dois anos após a sua entrada em vigor. Em 2002, o director da Fundação deve apresentar, ao Conselho de Administração, antes dessa revisão, um relatório sobre a aplicação da presente decisão no período compreendido entre 12 de Fevereiro de 2000 e 11 de Fevereiro de 2002.

Artigo 28.o

Entrada em vigor

Esta decisão entrará em vigor a partir de 12 de Fevereiro de 2000 e será publicada no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

Feito em Bruxelas, em 11 de Fevereiro de 2000.

Pela Mesa

Marc Boisnel

Vice-presidente

(1) A4-0190/97.

(2) JO C 292 de 21.9.1998, p. 168.

(3) JO L 296 de 17.11.1999, p. 25.

(4) JO L 296 de 17.11.1999, p. 25.

(5) Decisão 94/262/CECA, CE, Euratom do Parlamento Europeu, de 9 de Março de 1994, relativa ao estatuto e às condições gerais de exercício das funções de Provedor de Justiça Europeu (JO L 113 de 4.5.1994, p. 15).