RELATÓRIO relativo às contas e à gestão para o exercício de 1993 da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho (Fundação de Dublim) acompanhado das respostas da Fundação (94/C 387/01)

1. INTRODUÇÃO 1.1. O Tribunal de Contas analisou as contas e a gestão financeira da Fundação de Dublim para o exercício de 1993, em conformidade com a regulamentação aplicável na matéria (1).

1.2. As dotações disponíveis para o exercício de 1993 elevaram-se a 11,5 Mio ECU. As autorizações concedidas deram origem a pagamentos num montante de 8,3 Mio ECU e a verbas transitadas para o exercício de 1994 no valor de 2,9 Mio ECU, tendo sido anulado o saldo de 0,3 Mio ECU. As dotações transitadas do exercício anterior deram origem a pagamentos no valor de 1,7 Mio ECU e a anulações no valor de 0,2 Mio ECU. O anexo ao presente relatório fornece uma análise por capítulo da utilização das dotações do exercício, bem como das dotações transitadas de 1992.

2. SEGUIMENTO DADO ÀS OBSERVAÇÕES ANTERIORES Separação de funções

2.1. Continua a verificar-se uma inadequada separação de funções entre o gestor orçamental e o tesoureiro, já referida no relatório do Tribunal relativo ao exercício de 1992 (2). A Fundação espera que, de futuro, um novo sistema contabilístico informatizado garanta que os pagamentos dos fundos para adiantamentos sejam autorizados pelo auditor financeiro antes de serem registados no sistema contabilístico e que se verifique uma correcta separação de funções. Contudo, é pouco provável que o novo sistema esteja operacional antes do final de 1994.

Fundo para adiantamentos

2.2. Os pagamentos efectuados através do fundo para adiantamentos aumentaram de 29,5 % em 1992 para 40 % (não incluindo os vencimentos) em 1993. Apesar de o Tribunal ter já criticado anteriormente uma utilização tão intensa do sistema de adiantamentos [ver ponto 2.2 do relatório do Tribunal relativo ao exercício de 1992 (3)], o auditor financeiro da Comissão (que é responsável pela Fundação) decidiu que a Fundação (e o Centro de Berlim) deveriam utilizá-lo ainda mais, tendo aumentado o limite por transacção de 2 000 ECU para 10 000 ECU.

Subvenção do Governo irlandês

2.3. A terceira e última parcela de 100 000 IRL (124 719,23 ECU) relativa ao financiamento do novo edifício foi paga em Maio de 1993, tendo tido um tratamento idêntico às duas anteriores, ou seja sendo inscrita no balanço sem as despesas associadas [ver pontos 3.8 e 3.9 do relatório do Tribunal relativo ao exercício de 1992 (4)]. Este procedimento continua a infringir o artigo 4º do regulamento financeiro que estipula que não pode ser cobrada qualquer receita sem ser imputada a um artigo do mapa de receitas e despesas.

3. OBSERVAÇÕES RELATIVAS À EXECUÇÃO ORÇAMENTAL E À CONTA DE GESTAO Transferências de dotações

3.1. O valor das transferências de dotações (valores líquidos) entre as diferentes rubricas orçamentais (artigos e números) efectuadas em 1993 elevava-se a 2 227 600 ECU, ou seja 19 % do orçamento. Mais de 1 Mio ECU (46 %) destas transferências foram efectuadas no último trimestre de 1993. No que se refere a 14 rubricas orçamentais que apresentam transferências negativas no montante de 182 000 ECU no final do exercício, os valores são líquidos, sendo compostos de transferências negativas (804 500 ECU) e positivas (622 500 ECU). O mesmo sucede no que se refere às rubricas orçamentais com um montante líquido positivo de 408 800 ECU (992 300 ECU positivos e 583 500 ECU negativos).

Transição e anulação de dotações

3.2. No que se refere à globalidade do orçamento, foram utilizados 73 % das dotações de pagamento, mas apenas 54 % em relação ao título 3, «Despesas operacionais». O anexo apresenta as dotações transitadas do orçamento de 1993, repartidas por títulos. As verbas transitadas no que se refere ao título 3 elevaram-se a 43 % das dotações iniciais. No que se refere à rubrica do orçamento «Estudos e projectos-piloto relativos às condições de vida e de trabalho», foram transitados 71 % das dotações iniciais. Durante o último trimestre de 1993 foram transferidos e autorizados cerca de 400 000 ECU para a rubrica orçamental «Publicação de resultados de estudos» e o total das verbas transitadas para esta rubrica do orçamento elevava-se a 460 908 ECU.

3.3. Embora apenas tenham sido anulados 2,6 % (299 056 ECU) das dotações de 1993, o elevado nível de verbas transitadas [um aumento de 1,9 Mio ECU (17,6 %) em 1992 para 2,8 Mio ECU (25 %) em 1993], juntamente com o elevado volume de transferências (ver 3.1), suscita dúvidas acerca do princípio da anualidade.

Receitas

3.4. Em 1993, a subvenção concedida à Fundação pela União Europeia (UE) foi de 11 240 000 ECU. Os montantes efectivamente solicitados e recebidos foram de 2 Mio ECU em 19 de Março de 1993, 2 Mio ECU em 5 de Julho de 1993 e 6 563 971 ECU em 24 de Setembro de 1993, o que perfaz um total de 10 563 971 ECU. O saldo de 676 029 ECU representa o excedente no final do exercício de 1992. Tal como em anos anteriores, esta modalidade de financiamento não respeita o artigo 26º do regulamento financeiro da Fundação, que estipula que os pagamentos sejam efectuados «na primeira quinzena de cada trimestre . . . e em função das necessidades reais». Na opinião da Fundação, esta modalidade reflecte as suas necessidades efectivas em termos de liquidez, pelo que, nesse caso, o regulamento financeiro deverá ser alterado em conformidade.

4. BALANÇO Activo imobilizado

4.1. A inscrição do balanço relativa ao mobiliário (1 140 884,14 ECU) baseia-se na listagem produzida pelo sistema informatizado de inventário que é independente do sistema contabilístico. Em teoria este sistema deverá ter em conta todos os números declarados obsoletos (e por conseguinte anulados) e todas as retiradas. No entanto, uma análise do artigo 500º, «Lucros resultantes da venda de bens móveis e imóveis», revelou que tal não era o caso. O período que decorre entre o momento em que as retiradas são registadas nas contas e a actualização do inventário é demasiado longo. Convém, em especial, prestar atenção à reconciliação dos dois sistemas no final do exercício. A Fundação deverá garantir que foram deduzidos todos os números obsoletos e retiradas relativos a 1993, devendo alterar em conformidade a respectiva inscrição no balanço.

5. GESTAO FINANCEIRA Âmbito da auditoria

5.1. A auditoria incidiu sobre o seguimento dado ao relatório anterior do Tribunal sobre gestão financeira (relatório relativo às contas de 1986) e sobre uma análise do projecto da Fundação sobre ambiente urbano, em que se integrou a conferência sobre inovações urbanas realizada em Sevilha (6 a 8 de Outubro de 1993). A auditoria foi efectuada tendo como pano de fundo as decisões do Conselho Europeu de Outubro de 1993 que estabelecem uma série de novas instituições em diferentes países da UE, algumas das quais têm atribuições - em especial a protecção do ambiente e a saúde e segurança no trabalho - que interferem com o trabalho até aqui efectuado pela Fundação.

5.2. No relatório sobre as contas de 1986 foram efectuadas as seguintes observações:

a) Em 1984 o Parlamento Europeu dividiu o orçamento operacional da Fundação, sendo 40 % do mesmo atribuído às condições de vida e 60 % às condições de trabalho (esta divisão de certa forma artificial apenas foi abandonada pelo Parlamento Europeu em 1993);

b) Não existe uma relação clara entre o orçamento anual e o programa de trabalho, tendo os custos deste último sido estabelecidos após a elaboração do orçamento;

c) O controlo e a supervisão dos projectos deverão ser melhorados através da introdução de um sistema de planeamento e controlo de todos os aspectos inter-relacionados na evolução de um projecto. As despesas de pessoal não são atribuídas aos projectos;

d) A Fundação deverá explorar outras formas de obtenção de receitas, em particular através de co-financiamentos.

As rubricas seguintes analisam a extensão dos progressos realizados em relação a cada um destes aspectos.

Programa anual

5.3. O programa anual de trabalho é aprovado pelo Conselho de Administração em Novembro, antes de o Conselho e o Parlamento aprovarem, em Dezembro, o orçamento da Fundação. Os montantes finalmente atribuídos cada ano aos projectos são referidos nas previsões financeiras apresentadas ao Conselho de Administração mas não são publicados quer no programa anual de trabalho quer no programa para quatro anos.

Gestão dos projectos

5.4. O número de projectos desenvolvidos em simultâneo continua a aumentar. Este número aumentou de 21 em 1986 para 32 em 1993, enquanto que, durante o mesmo período, o número de gestores de projectos aumentou de cinco para nove. O director introduziu o conceito de coordenadores, que são gestores responsáveis pela investigação primus inter pares, mas cujo papel exacto não foi ainda definido. As alterações da natureza dos próprios projectos e o consequente volume de trabalho fazem com que os gestores de projectos disponham de menos tempo para prestar toda a atenção que desejariam à cuidadosa definição dos objectivos dos projectos e ao planeamento e execução cuidadosos dos mesmos. Corre-se o risco de a existência de recursos cada vez mais limitados para uma área em contínua expansão vir a prejudicar a qualidade e a utilidade do trabalho de «investigação» da Fundação.

5.5. Embora não exista propriamente um orçamento para cada projecto, é efectuada uma previsão dos custos de contratos, reuniões, interpretação e tradução. Todos os meses é analisada a totalidade dos lançamentos em função dos números correspondentes, os quais são registados manualmente num impresso de controlo orçamental respeitante a cada projecto. Os totais relativos a cada número do projecto são adicionados ao total acumulado e são inscritos no impresso «Previsões, encomendas e variações de projectos», que é enviado aos gestores de projectos. Uma vez que os custos de interpretação e de tradução não são planificados ou influenciados pelos gestores de projectos, a sua função de controlo na prática limita-se às despesas respeitantes aos contratos e às reuniões.

5.6. Embora os homens/dia relativos a cada gestor de projectos sejam estimados na fase do planeamento, o tempo efectivamente despendido em cada projecto não é registado. Consequentemente, não há qualquer mecanismo que permita atribuir aos projectos os custos relativos aos vencimentos. Os custos referentes a deslocações em serviço só são atribuídos aos projectos quando dizem respeito a pessoal temporário. Os custos referentes a homens/dia e a deslocações em serviço podem ser significativos; por exemplo, um gestor de projectos teve de deslocar-se aos EUA durante nove meses no contexto de um projecto sobre a terceira idade, em que apenas os custos previstos relativos a deslocações em serviço se elevaram a 32 168 ECU. Os custos de impressão e de publicações não são atribuídos a projectos específicos, embora exista um método que permitiria fazê-lo. Por conseguinte, o custo registado para um projecto é bastante inferior ao seu custo efectivo. Na ausência de uma percepção mais exacta dos custos reais, o actual controlo financeiro dos projectos tem uma utilidade reduzida.

5.7. Os gestores de projectos deverão ser responsáveis pela supervisão e controlo de todos os custos identificáveis dos seus projectos, incluindo os custos relativos ao pessoal, às deslocações em serviço e às publicações. Cada coordenador deverá controlar a actuação da sua unidade e tomar as medidas correctivas necessárias. Será também útil dispor de dados financeiros mais pormenorizados quando são tomadas as decisões relativas à atribuição de recursos aos projectos. Para esse efeito deverá também haver um controlo contínuo dos projectos, em vez de um controlo anual como se verifica actualmente, e o sistema de numeração do projecto/contrato não deverá ser alterado todos os anos como também se verifica actualmente. Os dados financeiros deverão fazer parte dos programas de trabalho, ou seja as folhas de programa deverão incluir uma secção sobre os aspectos financeiros. Além disso, o relatório anual deverá incluir pormenores sobre os custos dos projectos relativos ao exercício, desde o seu início - actualmente apenas são indicados os valores dos contratos concedidos ao longo do exercício.

Avaliação dos projectos

5.8. O procedimento de avaliação e projectos da Fundação foi adoptado em 1986 pelo Conselho de Administração. Os objectivos especificados no procedimento não referem quaisquer considerações relativas à boa gestão financeira e os aspectos financeiros são completamente ignorados.

5.9. As reuniões para avaliação dos projectos ou mais especificamente dos produtos finais são normalmente efectuadas em Bruxelas e contam com a presença de representantes dos vários grupos que participam no Conselho (pessoal de direcção, Comissão, Governos dos Estados-membros, entidades patronais e trabalhadores), bem como outros peritos, conforme as circunstâncias. O gestor responsável pela investigação prepara um resumo destas discussões que é incluído no prefácio do relatório. Os relatórios de avaliação são anexos ao relatório trimestral de evolução dos trabalhos elaborado pelo director e apresentado ao Conselho.

5.10. D data em que foi efectuada a auditoria, o relatório trimestral de evolução dos trabalhos mais recente dizia respeito ao primeiro trimestre de 1993 e não incluía quaisquer relatórios de avaliação. A análise de um relatório de avaliação anterior (Setembro de 1992) revelou que tinham estado presentes 11 pessoas na reunião realizada em Bruxelas (oito das quais vindas de fora da Bélgica). A única referência documentada a esta reunião consiste em dois parágrafos, nos quais não há qualquer referência aos custos do projecto. Na opinião do Tribunal, cada projecto deverá ser avaliado de forma independente, tendo em conta os objectivos originais, e os resultados das avaliações deverão ser utilizados para informar a escolha dos investigadores contratados para trabalharem em projectos posteriores.

Outras fontes de rendimento

5.11. Desde 1986 as vendas das publicações decuplicaram, tendo passado de 3 193 ECU para 31 886 ECU no exercício de 1992-1993. Todas as vendas são efectuadas através do Serviço das Publicações. Em alguns casos, a Fundação publica em conjunto com editores comerciais que pagam os custos de impressão ou autoriza determinadas organizações a publicarem gratuitamente em nome da Fundação. A Fundação calcula que o valor das «economias» resultantes da co-publicação seja de aproximadamente 60 000-80 000 ECU por ano. O centro de conferências, quando não é utilizado pela Fundação, fica disponível para ser alugado: neste exercício produziu um rendimento de aproximadamente 7 500 ECU.

Conferência de Sevilha

Antecedentes

5.12. A Fundação organizou esta conferência no contexto do seu projecto sobre «Inovações para melhoria do ambiente urbano» iniciado em 1993. Os objectivos do projecto consistem em salientar «perspectivas, práticas e acções inovadoras tendentes à obtenção de boas condições de habitabilidade urbana . . . para mobilizar os parceiros sociais para a obtenção da cidade habitável do século XXI». A fase 1 inclui um resumo dos projectos inovadores a nível da UE. Os resultados deste resumo foram apresentados na conferência na qual esteve presente como observador um funcionário do Tribunal. O Tribunal reconhece que se tratou apenas de uma das várias conferências organizadas pela Fundação fora da Irlanda e, por conseguinte, poderá não ser característica em todos os aspectos.

Elaboração do orçamento e controlo de custos

5.13. Uma vez que a Fundação reparte o seu orçamento por «projectos», não existia um orçamento específico para a conferência. O projecto de inovação urbana do qual a Fundação fazia parte, teve em 1993 uma dotação inicial de 150 000 ECU, que ao longo do ano foi aumentada para 179 219 ECU. A Fundação calcula os custos da conferência em 91 000 ECU. No entanto, esta verba não inclui o tempo de trabalho do pessoal da Fundação, os custos de deslocação e de estadia do pessoal da Fundação que participou na conferência (7 000 ECU) e os custos de publicação do relatório principal (20 000 ECU). Foi efectuada uma avaliação única relativamente aos custos de reuniões e de interpretação, embora as despesas de interpretação sejam consideráveis, tendo-se elevado no caso desta conferência a 9 789 ECU. Os custos decorrentes do pagamento de refeições aos participantes foram também bastante elevados - o subsídio por pessoa foi superior a 100 IRL (125 ECU). Se a conferência se tivesse realizado na Fundação, as despesas relativas ao fornecimento de refeições teriam sido de cerca de metade das despesas efectivamente incorridas. A Fundação efectuou uma comparação a nível interno entre os custos da conferência de Sevilha e de duas outras conferências, comparação essa que revelou que, no caso de Sevilha, as despesas de deslocação e alojamento (incluindo alimentação) por participante pagas pela Fundação foram superiores em 15 % e 37 % respectivamente. Contrariamente à prática normal, o formulário base de pedido de organização de reunião, no qual são solicitados pormenores dos custos estimados, não foi preenchido no caso da conferência de Sevilha.

Tema e apresentação das comunicações

5.14. O gestor responsável pela investigação seleccionou jovens responsáveis de planeamento de cada Estado-membro para apresentarem relatórios nacionais sobre as inovações urbanas. Em todos os casos procurou obter-se a aprovação dos representantes dos Governos no Conselho de Administração.

5.15. A Fundação solicitou aos jovens responsáveis de planeamento que preparassem uma apresentação oral dos seus relatórios. A qualidade das exposições foi variável, tendo em alguns casos sido indevidamente abreviadas, de forma a deixar tempo disponível para a apresentação de outro material de importância discutível para o tema da conferência, tal como uma sessão dedicada ao projecto da Expo 92 (Cartuja), que tinha já sido coberto de forma suficientemente pormenorizada durante a comunicação de abertura, tendo também sido objecto de uma visita.

5.16. Embora houvesse um relator geral responsável pela apresentação de conclusões e recomendações decorrentes da conferência, o programa não incluía tempo para reflexão sobre as lições a retirar do material apresentado, e a conclusão do relator-geral não procurou cobrir estes aspectos. No final da conferência não foi feita uma avaliação do material apresentado, bem como dos resultados. Dado que a conferência absorveu mais de metade do orçamento de 1993 para o projecto de inovação urbana, é lamentável que não se tenham alcançado resultados mais eficazes.

6. CONCLUSÕES 6.1. A futura criação de uma série de novas instituições em diferentes locais da UE, com atribuições directamente relacionadas com as da Fundação, constitui um desafio considerável para todas as entidades implicadas na gestão da Fundação. O papel e as responsabilidades da Fundação terão de ser reavaliados e redefinidos, de forma a distinguirem-se, por um lado, dos da Comissão e, por outro, dos das novas instituições. A Fundação só poderá dar a sua contribuição própria para o trabalho da UE se alcançar estes objectivos, evitando qualquer duplicação de trabalho com outras instituições da UE nos Estados-membros.

6.2. Verificaram-se alguns progressos na diversificação de fontes de receita, mas as críticas efectuadas pelo Tribunal em 1986 sobre o sistema de acompanhamento de projectos da Fundação continuam a ser válidas. O Tribunal espera que a Fundação assegure a gestão permanente do programa de modo a utilizar da melhor maneira os seus limitados recursos. Com vista a auxiliar o pessoal nessa tarefa, deverão introduzir-se melhorias no sistema de avaliação e controlo dos projectos, incluindo a atribuição de dotações para pessoal e publicações. O procedimento de avaliação deverá ser sujeito a revisão. No caso de projectos de duração superior a um exercício, os custos totais referentes a todo o período deverão ser tomados em consideração desde o início, de forma a garantir que os projectos seleccionados contribuirão da melhor forma para a realização dos objectivos da Fundação.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 24 de Novembro de 1994.

Pelo Tribunal de Contas Europeu

André J. MIDDELHOEK

Presidente

(1) Regulamento (CEE) nº 1365/75 do Conselho, relativo à criação da Fundação, JO nº L 139 de 30. 5. 1975, alterado pelo Regulamento (CEE) nº 1947/93 do Conselho, JO nº L 181 de 23. 7. 1993. Regulamento (CEE) nº 1417/76 do Conselho, de 1 de Junho de 1976, que fixa disposições financeiras aplicáveis a Fundação, JO nº L 164 de 24. 6. 1976, alterado pelo Regulamento (CEE) nº 1949/93 do Conselho, de 30 de Junho de 1993, JO nº L 181 de 23. 7. 1993.(2) Relatório relativo às contas e à gestão para o exercício de 1992 da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho (Fundação de Dublim), JO nº C 28 de 31. 1. 1994.

ANEXO

Fundação de Dublim - Exercício de 1993 - Utilização das dotações disponíveis "(1 000 ECU) "" ID="1">1. Despesas de pessoal > ID="2">4 600 > ID="3">4 318 (93,9) > ID="4">140 (3) > ID="5">141 (3) > ID="6">68 > ID="7">53 (77,9) > ID="8">15 (22) "> ID="1">2. Despesas de funcionamento > ID="2">1 400 > ID="3">1 038 (93,4) > ID="4">341 (24) > ID="5">21 (0,7) > ID="6">331 > ID="7">293 (88,5) > ID="8">37 (11,2) "> ID="1">3. Despesas operacionais (1) > ID="2">5 500 > ID="3">2 989 (54,3) > ID="4">2 374 (43,2) > ID="5">136 (2,5) > ID="6">1 502 > ID="7">1 351 (89,9) > ID="8">151 (10,1) "> ID="1">Total > ID="2">11 500 > ID="3">8 345 (72,6) > ID="4">2 855 (24,8) > ID="5">299 (2,6) > ID="6">1 901 > ID="7">1 697 (89,3) > ID="8">203 (10,7) "">

(1) Deixou de ser efectuada a distinção entre condições de vida e de trabalho, pelo que actualmente existe um capítulo onde antes existiam dois.

RESPOSTAS DA FUNDAÇÃO AO PROJECTO DE RELATÓRIO DO TRIBUNAL DE CONTAS RELATIVO ÀS CONTAS E À GESTAO PARA O EXERCÍCIO DE 1993

Separação de funções (Ponto 2.1) A Fundação faz notar que o Tribunal apontou para o facto da correcta separação de funções depender da instalação do novo sistema contabilístico informatizado, cuja especificação ainda está a ser examinada pela Comissão.

Fundo para adiantamentos (Ponto 2.2) No que respeita o limite de 10 000 ECUs por transacção, deve-se notar que o fundo para adiantamentos da Fundação está sujeito a um limite total de 900 000 IRL.

Subvenção do Governo irlandês (Ponto 2.3) Como já explicado ao Tribunal em respostas anteriores relacionadas com o financiamento do novo edifício, a prática seguida pela Fundação foi recomendada, oralmente, pela Comissão e é semelhante à seguida pelo CEDEFOP em Berlim em duas ocasiões diferentes quando o Senado de Berlim concedeu uma subvenção para os edifícios da CEDEFOP.

Transição e anulação de dotações (Pontos 3.2 e 3.3) a) A rubrica orçamental «Estudos e projectos piloto relativos às condições de vida e de trabalho» diz primariamente respeito aos contratos de estudos iniciados no âmbito do programa de trabalho do ano corrente e com um prazo de entrega de cerca de 12 meses. Quando um contrato é assinado, a Fundação efectua um primeiro pagamento de 30 %, todavia a totalidade do montante representa um compromisso assumido pela Fundação. A transição automática para o ano seguinte é realizada em conformidade com o nº 1, alínea d), do artigo 6º do Regulamento Financeiro.

b) As dotações transitadas e as autorizações relacionadas com a rubrica orçamental «Publicação dos resultados de estudos» foram efectuadas tendo em vista optimizar a utilização das dotações disponíveis, de acordo com as disposições do Regulamento Financeiro; as verbas foram na sua maioria utilizadas para pagar tarefas realizadas pelo Serviço de Publicações Oficiais em nome da Fundação no âmbito da divulgação dos resultados do programa de trabalho do ano corrente, à medida que estes se tornam disponíveis.

c) O princípio da anualidade é rigorosamente observado pela Fundação no contexto do Regulamento do Conselho relativo à criação da Fundação, que estabelece que as estimativas financeiras para um determinado ano devem ser adoptadas antes de 31 de Março do ano anterior e que o anteprojecto do programa anual de trabalho deve ser elaborado antes de 1 de Julho do ano anterior. O Conselho de Administração adopta o programa no final de Novembro, duas ou três semanas antes da subvenção da Autoridade Orçamental ser fixada. Há mais de dez anos que a percentagem de utilização das verbas transitadas tem sempre sido de cerca de 90 %.

Receitas (Ponto 3.4) A Fundação chamou de novo a atenção da Comissão para a questão do atempamento incorrecto dos pagamentos da subvenção. Estão agora a ser tomadas medidas para resolver esse problema.

Activo imobilizado (Ponto 4.1) Os dois sistemas foram reconciliados no final do exercício. Foram tomadas medidas para reduzir o tempo necessário para registar as retiradas do inventário. As entradas na folha de balanços relativas ao inventário no final do exercício refleetem, consequentementes as retiradas realizadas durante o exercício.

Âmbito da auditoria (Ponto 5.1) a) Chama-se a atenção para o facto que, além do seguimento dado ao relatório anterior do Tribunal relativo às contas de 1986, o Tribunal incidiu a sua auditoria num evento (conferência de Sevilha) o qual, como explicado ao Tribunal, por várias razões, foi particularmente atípico das actividades da Fundação. A conferência foi inovadora e exploratória, reunindo jovens urbanistas, peritos com experiência e decisores políticos. Fez parte de um programa contínuo, que foi desenvolvido em 1994 com base nas lições tiradas da conferência de Sevilha e doutras conferências anteriores. O programa é apenas um de muitos que abordam questões urbanas.

b) O Tribunal refere-se às decisões do Conselho Europeu de 29 de Outubro de 1993 de estabelecer novas Agências. O programa da Fundação foi elaborado com conhecimento dos desenvolvimentos relativos a essas Agências e em consulta com os representantes pertinentes da Comissão e outros, em ordem de assegurar a complementaridade do trabalho da Fundação com as actividades das Agências à medida em que estas forem definidas.

Programa anual (Ponto 5.3) As estimativas financeiras aprovadas pelo Conselho de Administração e submetidas à Autoridade Orçamental são acompanhadas de justificações pormenorizadas das verbas anuais necessárias à Fundação para desenvolver cada projecto de acordo com o seu programa quadrienal. Estas estimativas são ajustadas posteriormente em função da decisão final da Autoridade Orçamental. O orçamento da Fundação é publicado no Jornal Oficial.

Gestão dos projectos (Ponto 5.4) A introdução de coordenadores de grupo foi considerada necessária e como a evolução natural de uma secção de investigação em crescimento, face aos pedidos, cada vez mais numerosos, de pareceres e informações e à necessidade de integrar na organização, peritos nacionais destacados, estagiários e outro pessoal temporário.

Os objectivos estabelecidos dos novos grupos são, nomeadamente: fornecer uma estrutura que permita identificar interesses comuns durante o desenvolvimento do programa de trabalho da Fundação; determinar os requisitos para pessoal de apoio; representar cada grupo e os seus diferentes interesses nas reuniões de um modo eficaz; permitir a outras funções na Fundação identificar e desenvolver laços eficazes com a secção de investigação.

A função de coordenador foi claramente definida desde o início:

- facilitar o trabalho do grupo como uma equipa,

- representar o grupo nas reuniões de gestão,

- dirigir os recursos de secretariado do grupo.

A Fundação é de opinião que a nova estrutura assegura uma maior qualidade e a utilidade do trabalho da Fundação, em resposta à maior procura de que os trabalhos da Fundação são objecto desde 1986.

(Pontos 5.5, 5.6 e 5.7) i) A Fundação introduziu em 1993 um novo sistema de previsão e de controlo de projectos e nomeou um membro do pessoal para o desenvolver e implementar, dependente do Director-adjunto que é o responsável pelo acompanhamento e controlo dos custos do Programa de Trabalho contra o orçamento, incluindo os custos de tradução e todos os outros custos. Os projectos individuais são controlados pelos gestores de projecto e são objecto de um relatório mensal. Esta divisão de responsabilidades reflecte a natureza das actividades da Fundação. A gestão da Fundação é de opinião que esta abordagem oferece uma boa panorâmica dos aspectos financeiros da implementação do programa de trabalho e que existe informação suficiente para assegurar um controlo regular e aprofundado dos custos. Os sistemas que apoiam esta abordagem estão a ser continuamente melhorados.

ii) A relação homem/dia é prevista de modo proporcional nas fichas de programa como um mecanismo de controlo para os gestores dos programas no planeamento da distribuição da sua carga de trabalho anual. O sistema funciona bem para esse fim. Todavia, as actividades dos directores de investigação não dizem apenas respeito à gestão de projectos. As principais tarefas da Fundação são as de fornecer informação e pareceres às instituições comunitárias sobre os objectivos e orientações a considerar, transmitindo-lhes, nomeadamente, conhecimentos científicos e dados técnicos. Para satisfazer os pedidos de informação os gestores de projecto podem necessitar de se referir os pedidos de informação os gestores de projecto podem necessitar de se referir a vários projectos, a trabalhos anteriores ou a fontes externas. Isto significa que registar apenas o tempo despendido nos projectos correntes seria inadequado. A Fundação considerará se qualquer outra forma de registo de tempo poderá ser útil na gestão do trabalho da Fundação.

iii) Uma mesma deslocação em serviço poderá envolver um gestor de programa em conferências, divulgação, administração, e contratos: atribuir custos de deslocações em serviço a projectos seria artificial. Desto modo, a série de deslocações ao EUA referida pelo Tribunal teve uma importante dimensão de formação de pessoal; relacionava-se com quatro projectos, então correntes, do programa da Fundação, constituiu um importante elemento na definição do futuro programa, e permitiu estabelecer contactos com uma grande gama de peritos que subsequentemente contribuíram, sem custos adicionais, para os trabalhos da Fundação.

iv) Os custos de publicação serão, no futuro, registados nos custos dos projectos. O controlo vitalício dos projectos tornar-se-á possível visto que a Fundação adoptou agora um sistema de numeração fixa de projectos. Todavia, em função da complexidade das questões, os projectos realizados ao longo de um grande período de tempo poderão não ser discretos (poderão ser divididos ou amalgamados). Por esta razão a sugestão do Tribunal relacionada com o relatório anual não parece adequada.

Avaliação dos projectos (Pontos 5.8, 5.9 e 5.10) i) À luz dos comentários do Tribunal, o Director solicitará ao Conselho de Administração que indique quais as informações financeiras que lhes poderão ser úteis na consideração dos diferentes procedimentos de avaliação. O procedimento de avaliação descrito pelo Tribunal é utilizado na avaliação de relatórios de síntese; não é um procedimento de «avaliação de projectos».

ii) O formato dos relatórios das reuniões de avaliação dos relatórios de síntese foi redefinido no final de 1992 (sendo o relatório de Setembro de 1992 anterior). O principal resultado da reunião é obviamente a decisão de publicar o relatório sob avaliação, após este ter sido acordado ou alterado. O Tribunal deverá notar que, antes da avaliação do relatório de síntese pelo Conselho de Administração, todos os relatórios relacionados com os contratos de estudo são avaliados pelos directores de investigação e uma avaliação, por escrito, preparada (incluindo referência a considerações financeiras sempre que necessário) e aceite pela Direcção antes do pagamento final. Os resultados destes procedimentos de avaliação fornecem uma fonte básica de informação para a selecção de contratantes para trabalhos subsequentes.

Outras fontes de rendimento (Ponto 5.12) A Fundação iniciou em 1993 um esquema para o destacamento na Fundação de peritos nacionais. O primeiro destes entrou em função em Setembro de 1993 e outros três em 1994. Os seus salários são pagos pelo empregador de origem, reduzindo as despesas que poderiam ser incluídas ao contratar o trabalho no exterior.

A conferência de Sevilha Elaboração de orçamentos e controlo de custos (Ponto 5.13) i) A abordagem geral do controlo de custos acima da revisão das estimativas no âmbito dos totais orçamentais gerais é descrita sob gestão de projectos (5.5 a 5.7).

ii) A Fundação decide os locais das suas reuniões, de modo a obter a solução mais económica, tendo igualmente em conta outras considerações e benefícios, por exemplo, a oportunidade de divulgar mais amplamente os trabalhos da Fundação nos Estados-membros. Esta última consideração pode ter em conta o equilíbrio das despesas.

iii) A Fundação reconhece que em Sevilha o custo das refeições foram acima da média, facto este que se deveu à necessidade de tomar decisões urgentes na sequência de problemas de organização com as autoridades locais. Foi apenas nestas circunstâncias excepcionais que as despesas foram autorizadas. Neste contexto, e não envolvendo outros custos para a Fundação, a municipalidade ofereceu os dois primeiros locais para a reunião, e a associação de empregadores ofereceu o terceiro local e outros equipamentos.

iv) A Fundação está consciente dos diferentes custos dos diferentes locais das suas reuniões. Com base numa análise de mais de 600 participantes, os custos médios por participante numa reunião (em geral de dois dias de duração incluindo viagem, subsídio diário, refeições, interpretação e outras despesas diversas) é de 650 ECUs em Bruxelas (e outros locais centrais), 850 ECUs em Dublim e 1 000 ECUs em locais periféricos. Neste caso, o custo real da conferência de três dias para 80 participantes em Sevilha foi de 76 215 ECUs comparado com o custo de uma conferência de dois dias, também para 80 participantes, que teve lugar em Dublim de 66 965 ECUs. Estes montantes estão dentro das médias acima mencionadas.

Tema e apresentação das comunicações (Ponto 5.15) Os principais objectivos da conferência foram, nomeadamente: permitir a troca de conhecimentos entre os jovens urbanistas, outros peritos no domínio e aqueles responsáveis pelas políticas; auxiliar os jovens urbanistas a tirarem lições das experiências e a pôr as suas contribuições em contexto, e auxiliar a Fundação a desenvolver o seu programa.

(Ponto 5.16) O relator geral, no final da conferência, procurou reunir as conclusões relevantes mais imediatas alcançadas durante as densas sessões da conferência. Como planeado, o director da investigação organizou, posteriormente, extensas discussões com os principais participantes para assegurar que as lições tiradas do material apresentado fossem completamente digeridas e reflectidas no relatório final, que entretanto já foi publicado.

O projecto sobre «Inovações no ambiente urbano» não terminou com a conferência de Sevilha. Ao contrário, o principal e mais importante resultado da conferência foi o facto que conduziu ao desenvolvimento do projecto no âmbito do programa de trabalho para 1994 da Fundação.

Conclusões (Ponto 6.1) i) Os objectivos e tarefas da Fundação foram estabelecidos pelo Regulamento (CEE) nº 1365/75 do Conselho, de 30 de Maio de 1975. Estes não foram alterados aquando do estabelecimento das novas agências e outros organismos da União Europeia, cujos objectivos e responsabilidades são distintos dos da Fundação.

ii) A complementariedade do trabalho da Fundação com o da Comissão é assegurada, nomeadamente, pela presença de funcionários da Comissão das DGs V, XI e XII no Conselho de Administração da Fundação, por discussões anuais pormenorizadas sobre o programa de trabalho entre os quadros superiores da Fundação e os funcionários da Comissão responsáveis e pelo seu envolvimento mútuo nos grupos directivos e consultivos do projecto. (Todos os grupos consultivos relativos aos programas da Fundação dão a possibilidade de representação à Comissão. Por outro lado, o pessoal da Fundação participa em cerca de doze ou mais grupos de trabalho da Comissão).

iii) A Fundação está crente que pode alcançar a complementariedade do seu trabalho com as novas agências, tal como aconteceu desde a sua criação relativamente ao CEDEFOP. Mais especificamente, várias medidas para o estreitamento de laços com a Fundação foram estabelecidas no regulamento da nova Agência Europeia para a Saúde e Segurança no Trabalho. Mesmo antes da agência se tornar operacional, a Fundação tem mantido contactos regulares com as Unidades relevantes da DG V. A Fundação foi solicitada pelo Parlamento Europeu em 1993 (e de novo em 1994) a realizar estudos preliminares em antecipação do estabelecimento dessa Agência. Existe acordo entre a direcção pertinente da DG V e a Fundação relativamente a propostas a apresentar aos dois Conselhos de Administração sobre a transferência destas e outras actividades relacionadas para a nova Agência.

iv) A Fundação tem prosseguido as suas discussões com a task force da nova Agência para o Ambiente relativamente à relação entre o programa da Fundação e o da Agência. O trabalho da Fundação é de natureza sócio-económica, e claramente distinto da principal orientação do trabalho da Agência.

v) Mais em geral, o Conselho de Administração da Fundação, em Novembro de 1993, concordou em examinar as tarefas da Fundação à luz de: as conclusões da reunião do Conselho de Ministros de Outubro de 1993; o Livro Verde sobre o futuro da Política Social Europeia, as respostas às questões que levantou e as conclusões do Livro Verde sobre «Política Social Europeia: opções para a União»; o estabelecimento das novas agências; o alargamento da União Europeia; e novas pressões sobre a Fundação. O Programa de Trabalho de 1995 terá em conta essas considerações.

(Ponto 6.2) A Fundação tem estado activamente a desenvolver nos últimos anos os seus procedimentos de planeamento financeiro, orçamentais, de acompanhamento e de controlo em resposta ao rápido crescimento das suas operações e à luz das anteriores propostas do Tribunal de Contas. É claro, que durante este período o crescimento dos resultados excedeu consideravelmente o aumento dos recursos. A Fundação continuará a aperfeiçoar os seus procedimentos. O Tribunal refere-se no seu relatório ao procedimento de avaliação dos relatórios de síntese. Deve-se notar que a Fundação possui vários procedimentos de avaliação que estão constantemente a ser revistos e aperfeiçoados. A Fundação, ao preparar os seus programas anuais, já estima os custos dos projectos para os anos futuros, no âmbito do seu Programa Quadrienal. A Fundação gostaria de discutir com o Tribunal quais os novos passos práticos que poderá tomar para melhorar a sua eficácia, tendo em conta os recursos disponíveis.