ACTO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DA EUROPOL de 1 de Outubro de 1998 que aprova o seu regulamento interno (1999/C 26/08)

O CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO,

Tendo em conta a Convenção, elaborada com base no artigo K.3 do Tratado da União Europeia, que cria um Serviço Europeu de Polícia (Convenção Europol) (1), nomeadamente o n.° 7 do artigo 28.°,

Considerando que o Conselho de Administração deve aprovar, por unanimidade, o regulamento interno da Europol,

APROVOU O SEGUINTE REGULAMENTO INTERNO:

Artigo 1.° Composição do Conselho de Administração

1. Nos termos dos n.os 2 e 3 do artigo 28.° da Convenção Europol, os membros efectivos e suplentes do Conselho de Administração (adiante designados por «membros»), são investidos da necessária autoridade nas matérias da competência do Conselho de Administração.

2. Durante as reuniões do Conselho de Administração, os seus membros, o director da Europol e o representante da Comissão das Comunidades Europeias, a seguir designada por «Comissão», podem ser acompanhados e assessorados por peritos, cujo número máximo será fixado pelo presidente do próprio Conselho de Administração.

3. A nomeação e a cessação de funções de qualquer membro são notificadas ao Director da Europol e ao secretário do Conselho de Administração pelo respectivo Estado-Membro.

Artigo 2.° Apoio administrativo ao Conselho de Administração

1. O Conselho de Administração recebe da Europol o apoio administrativo necessário ao cumprimento das suas funções. Para garantir o seu devido funcionamento, o Conselho de Administração escolhe de entre os membros do pessoal da Europol não pertencentes à sua equipa de direcção um secretário, que deve reunir os requisitos estabelecidos pelo Conselho segundo os seguintes critérios:

a) Capacidade para o desempenho das funções;

b) Nível administrativo determinado pelo próprio Conselho de Administração;

c) Disponibilidade para o desempenho das funções.

O secretário desempenha as funções que lhe são confiadas pelo Conselho de Administração, perante o qual é responsável pelo seu cumprimento. Não obstante, o secretário pode desempenhar outras funções, com o acordo do Conselho de Administração e sob a tutela deste.

A duração do mandato do secretário é determinada pelo próprio Conselho de Administração, que poderá destituí-lo ou reconduzi-lo.

2. Cada nova presidência procederá a uma supervisão da documentação do Conselho de Administração, dela elaborando uma acta que submete à sua aprovação na primeira reunião ordinária a que presidir.

Artigo 3.° Presidência do Conselho de Administração

O presidente do Conselho de Administração elabora a ordem do dia provisória das sessões, às quais presidirá.

Artigo 4.° Funcionamento do Conselho de Administração

1. O Conselho de Administração realizará pelo menos uma reunião ordinária durante cada presidência, convocada pelo seu presidente.

2. Se considerar que as circunstâncias o exigem, o presidente pode convocar uma reunião do Conselho de Administração, por iniciativa própria ou a pedido de um terço dos seus membros. Quando a convocação de uma reunião for pedida por um Estado-Membro, pela Comissão ou pelo director da Europol, o presidente consultará os outros membros e, em caso de acordo de um terço destes, convoca a reunião.

Todas as reuniões a que se refere o parágrafo anterior devem ser realizadas no prazo de trinta dias a contar da data em que forem solicitadas ao presidente.

3. O Conselho de Administração pode convocar pessoas particularmente qualificadas nas matérias a analisar para serem ouvidas sobre determinados pontos da ordem do dia.

4. O Conselho de Administração pode, para os assuntos relativamente aos quais considere não ser necessário reunir-se em sessão plenária, constituir um ou mais comités ad hoc e designar os respectivos membros, em números que entenda necessário ao cumprimento das respectivas tarefas. Esses comités, serão presididos pelo presidente do Conselho de Administração, e serão extintos uma vez concluídas as tarefas para cuja execução foram criados.

Artigo 5.° Ordem do dia

1. O presidente do Conselho de Administração fixa a ordem do dia provisória de cada reunião, que será enviada pelo secretário aos outros membros, à Comissão e ao director da Europol, pelo menos catorze dias antes do início da reunião. A ordem do dia das reuniões extraordinárias é enviada na semana anterior à data de reunião.

2. A ordem do dia provisória incluirá os pontos cuja inclusão tenha sido pedida por qualquer membro, pela Comissão ou pelo director da Europol, devendo da documentação respectiva dar entrada na sede da Europol pelo menos dezasseis dias antes do início da reunião.

3. A ordem do dia provisória apenas pode incluir pontos cuja documentação tenha sido enviada aos membros, à Comissão e ao director da Europol, o mais tardar até à data em que é enviada a ordem do dia.

4. No início de cada reunião, o Conselho de Administração aprova a ordem do dia por maioria simples.

Artigo 6.° Deliberações do Conselho de Administração

1. O quórum é constituído por três quartos dos membros do Conselho de Administração. Na falta de quórum, o presidente dará por encerrada a reunião e convocará outra o mais rapidamente possível. Para esta segunda reunião, o quórum é constituído pela maioria de dois terços dos membros do Conselho de Administração.

2. O presidente dirige a reunião, dando prioridade aos membros que pretendam colocar uma questão de procedimento ou uma questão preliminar.

3. Salvo decisão em contrário, tomada por unanimidade pelo Conselho de Administração, justificada pela urgência, o Conselho de Administração delibera e decide unicamente com base nos documentos e projectos elaborados nas línguas oficiais da União Europeia.

Artigo 7.° Votação nas reuniões do Conselho de Administração

1. O Conselho de Administração vota por iniciativa do seu presidente, que deverá, além disso, abrir uma votação sempre que qualquer dos membros lhe solicite, desde que a maioria desses membros pronuncie nesse sentido.

2. O voto por representação só é permitido em favor do membro suplente que represente o Estado correspondente.

3. Cada decisão adoptada pelo Conselho de Administração será objecto de indicação da distribuição dos votos e, caso a minoria o solicite, acompanhada de uma nota descritiva das opiniões por esta formuladas. A votação efectua-se por braço levantado ou, em caso de contestação dos resultados dessa votação, mediante interpelação nominal.

4. A pedido de um membro, ou se o presidente assim decidir, as decisões e nomeações serão feitas por voto secreto. Em caso de voto secreto, o presidente procederá ao escrutínio, assistido por outros dois membros. O presidente anunciará imediatamente os resultados. O presidente pode autorizar qualquer membro a expor sucintamente os motivos do seu voto.

Artigo 8.° Adopção de acordos

1. Os acordos celebrados pelo Conselho de Administração que não requeiram unanimidade nem maioria qualificada de dois terços por força da Convenção Europol ou dos actos adoptados em sua aplicação, podem ser aprovados por maioria simples.

A repartição dos votos expressos constará das decisões e dos acordos aprovados pelo Conselho de Administração, excepto se tiverem sido objecto de voto secreto nos termos do artigo 7.°

2. A constituição de comités ad hoc pelo Conselho de Administração requer uma maioria de dois terços dos membros presentes.

3. As moções que tenham por objecto a submissão ou não de determinada questão à aprovação do Conselho de Administração são votadas antes de ser examinado o fundo da questão.

4. Uma moção que inclua várias questões deverá ser subdividida em partes, quando for requerido nesse sentido.

5. No caso de várias moções respeitarem à mesma questão, a primeira a ser votada será a moção de âmbito mais vasto. Se se tratar de alterações, a primeira a ser submetida a votação será aquela que mais se afasta do texto inicial. No caso de se tratar de alteração de uma alteração, a votação começará pelo texto de âmbito mais vasto. A votação final far-se-á sobre a versão do texto resultante das votações prévias.

Artigo 9.° Actas das reuniões

1. De cada reunião do Conselho de Administração será lavrada acta, que incluirá:

- a lista dos membros presentes,

- o relato dos debates,

- as decisões adoptadas pelo Conselho de Administração, com indicação da distribuição dos votos em cada votação realizada.

2. O Conselho de Administração aprovará a acta na sua reunião seguinte.

O projecto da acta só será submetido a aprovação do Conselho de Administração se tiver sido enviado aos membros pelo menos quatro semanas antes da reunião seguinte. O projecto da acta será igualmente remetido ao director da Europol e, se este tiver assistido à reunião, ao representante da Comissão. Os projectos de actas das reuniões a que o representante da Comissão não tenha assistido são-lhe remetidas por decisão do Conselho de Administração.

3. Se este documento não tiver sido enviado nos prazos indicados, a aprovação é adiada para a reunião seguinte do Conselho de Administração.

No caso de haver um intervalo demasiado longo entre duas reuniões do Conselho de Administração, os membros podem formular observações ou dar o seu acordo por escrito.

4. As propostas de alteração dos projectos de acta devem ser apresentadas por escrito ao presidente, o mais tardar duas horas antes do início da reunião na qual devam ser aprovadas.

5. A acta aprovada é assinada pelo presidente do Conselho de Administração e pelo secretário.

Artigo 10.° Relatório anual

1. O relatório anual de actividade da Europol é aprovado por unanimidade pelo Conselho de Administração no primeiro semestre do ano civil seguinte.

O relatório da previsão das actividades a que se refere o n.° 10 do artigo 28.° da Convenção Europol é aprovado pelo Conselho de Administração no semestre anterior.

Ambos os relatórios são elaborados pela Direcção da Europol com a antecedência suficiente para permitir o cumprimento dos prazos estabelecidos no parágrafo anterior.

2. O relatório deve compreender as seguintes secções:

A. Introdução.

B. Grau de cumprimento de objectivos no ano em análise, com menção de:

- Actividades desenvolvidas,

- Custos orçamentais,

- Recursos humanos e técnicos necessários.

C. Estudo dos objectivos previstos, com menção de:

- Custos a curto prazo,

- Custos a médio prazo.

D. Conclusões

3. Nos termos do artigo 34.° da Convenção Europol, o Conselho de Administração aprovará no primeiro trimestre de cada ano um relatório anual especial com o extracto dos elementos mencionados nos pontos A e B do número anterior, que se destina a ser enviado pela Presidência do Conselho ao Parlamento Europeu.

Artigo 11.° Correspondência

A correspondência dirigida ao Conselho de Administração é endereçada à sede da Europol e dirigida à atenção do presidente do Conselho de Administração, cabendo a respectiva gestão ao secretário.

Artigo 12.° Despesas de participação nas reuniões do Conselho de Administração

1. As despesas de deslocação dos membros do Conselho de Administração e de um máximo de dois peritos por Estado-Membro, que assistam às reuniões, ficam a cargo da Europol. Cada Estado-Membro assume as despesas de alojamento dos seus membros e peritos. As despesas dos restantes peritos ficam a cargo dos Estados-Membros.

2. Nos termos do n.° 3 do artigo 4.° do presente regulamento interno, as despesas dos peritos convidados para assessorar o Conselho de Administração ficam a cargo da Europol.

Artigo 13.° Entrada em vigor

O presente regulamento interno entra em vigor no dia seguinte ao da sua aprovação pelo Conselho de Administração.

Artigo 14.° Revisão

Em caso de revisão do presente regulamento interno, o secretário deve enviar a versão actualizada a todos os membros do Conselho de Administração, ao director da Europol e à Comissão das Comunidades Europeias. O novo regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua aprovação.

Feito na Haia, em 1 de Outubro de 1998.

Pelo Conselho de Administração

O Presidente

K. RUSO

(1) JO C 316 de 27.11.1995, p. 1.