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REGULAMENTO (CE) Nº 1663/95 DA COMISSÃO
de 7 de Julho de 1995
que estabelece as regras de execução do Regulamento (CEE) nº 729/70 no que respeita ao
processo de apuramento das contas do FEOGA, secção «Garantia»
(JO nº L 158 de 8. 7. 1995, p. 6)
Modificado por:
Jornal Oficial
nopágina data
Regulamento (CE) nº 896/97 da Comissão de 20 de Maio de 1997 L 128 8 21. 5. 1997
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IREGULAMENTO (CE) Nº 1663/95 DA COMISSÃO
de 7 de Julho de 1995
que estabelece as regras de execução do Regulamento (CEE) nº 729/70 no que respeita ao
processo de apuramento das contas do FEOGA, secção «Garantia»
A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,
T endo em conta o T ratado que institui a Comunidade Eu-ropeia,
T endo em conta o Regulamento (CEE) nº 729/70 do Con-
selho, de 21 de Abril de 1970, relativo ao financiamento
da política agrícola comum (
1), com a última redacção que
lhe foi dada pelo Regulamento (CE) nº 1287/95 (2), e, no-
meadamente, os seus nº 6 do artigo 4º e nº 3 do artigo 5º;
Considerando que a reforma do processo de apuramento
das contas, introduzida pelo Regulamento (CE) nº 1287/95
do Conselho, prevê o estabelecimento de regras de execu-
ção relativas à certificação e ao apuramento das contasanuais dos organismos pagadores aprovados;
Considerando que o número e a natureza das medidas fi-
nanciadas pelo FEOGA, secção Garantia, e as técnicas de
registo e de transmissão das informações evoluíram de tal
modo que se torna necessária uma revisão da natureza e
do conteúdo das informações a fornecer à Comissão para
efeitos do apuramento das contas;
Considerando que o Regulamento (CEE) nº 1723/72 da
Comissão (
3), com a última redacção que lhe foi dada pelo
Regulamento (CEE) nº 295/88 (4) deve ser, consequente-
mente, revogado;
Considerando que o Comité do FEOGA não emitiu pare-
cer no prazo fixado pelo seu presidente,
ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
(1) JO nº L 94 de 28. 4. 1970, p. 13.
(2) JO nº L 125 de 8. 6. 1995, p. 1.
(3) JO nº L 186 de 16. 8. 1972, p. 1.
(4) JO nº L 30 de 2. 2. 1988, p. 7.
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1Artigo 1º
1. O limite ao número de organismos pagadores aprova-
dos por cada Estado-membro, previsto no nº 2 do artigo
4º do Regulamento (CEE) nº 729/70, será determinado
por esse Estado-membro após consulta da Comissão. A
Comissão pode, nomeadamente, comunicar a existência de
qualquer obstáculo que esse número implique para a ob-
servância do prazo estabelecido no nº 2, alínea b), do arti-
go 5º do referido regulamento, bem como para a transpa-
rência dos controlos relativos ao funcionamento do Fundo.
A Comissão informará o Comité do Fundo dos organismos
pagadores acreditados em todos os Estados-membros.
2. Em relação a cada organismo pagador, o Estado-
membro informará a Comissão da ou as autoridades que
conferem ou revogam a aprovação e que determinam o
período concedido para a introdução de eventuais ajusta-
mentos necessários nos termos do nº 4 do artigo 4º doRegulamento (CEE) nº 729/90 («a autoridade competen-
te»).
3. Antes de aprovar um organismo pagador, a autorida-
de competente deve verificar que as regras administrativas
e contabilísticas desse organismo oferecem as garantias re-
feridas no nº 1, alínea a), do artigo 4º do Regulamento
(CEE) nº 729/70. Os critérios devem ser estabelecidos pe-
lo Estado-membro e aplicados pela autoridade competente
com vista à aprovação, tendo em conta as orientações da
Comissão para estes critérios estabelecidas em anexo do
presente regulamento. A inobservância de critérios impor-
tantes relativos às operações do organismo pagador condu-
zirá à aplicação do nº 4 do artigo 4º do acima referido
regulamento.
A decisão de aprovação deve ser tomada com base num
exame das regras administrativas e contabilísticas, incluindo
as adoptadas para a protecção dos interesses da Comuni-
dade no que respeita aos adiantamentos pagos, garantias
obtidas, existências de intervenção e montantes a cobrar. O
exame incluirá, nomeadamente, as regras relativas à execu-
ção dos pagamentos, protecção dos interesses de tesoura-
ria, segurança dos sistemas informáticos, manutenção dos
registos contabilísticos, repartição de tarefas e adequada
realização dos controlos internos e externos, relativos às
despesas financiadas pela secção «Garantia» do FEOGA.
4. Se a autoridade competente verificar que o organismo
pagador satisfaz todas as condições necessárias, procederá
à sua aprovação. Caso contrário, deve enviar ao organismo
pagador instruções relativas às regras administrativas econtabilísticas a adoptar, nomeadamente eventuais exigên-
cias que o organismo pagador deve satisfazer antes de ser
aprovado. Durante a introdução das alterações exigidas re-
lativamente às regras administrativas e contabilísticas, a
aprovação pode ser atribuída, a título provisório, durante
um período a fixar em função da importância do proble-
ma.1663/95
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25. Em caso de revogação da aprovação, o Estado-mem-
bro designará outro organismo pagador, em conformidade
com as condições estabelecidas no artigo 4º do Regula-
mento (CEE) nº 729/70 e nos nos3 e 4 do presente artigo,
assegurando-se de que os pagamentos aos beneficiários
não sejam interrompidos.
6. O acto de aprovação deve consistir na confirmação
escrita de que o organismo pagador satisfaz os critérios de
aprovação e, quando for caso disso, introduzirá as altera-
ções eventualmente exigidas no prazo fixado. O referido
acto de aprovação deve ser transmitido à Comissão.
7. A comunicação referida no nº 3 do artigo 4º do Re-
gulamento (CEE) nº 729/70 deve ser efectuada quando o
organismo pagador for aprovado pela primeira vez, deven-
do ser acompanhada das seguintes informações relativas a
cada organismo pagador:
— responsabilidades que lhe foram atribuídas,— repartição das responsabilidades entre os seus serviços,
— suas ligações com outros organismos, públicos ou pri-
vados, aos quais tenha igualmente sido atribuída uma
parte das responsabilidades pela execução das medidas
que implicam uma imputação das despesas ao Fundo,
— modo como os pedidos dos beneficiários são recebidos,
verificados e validados, e as despesas autorizadas e pa-
gas,
— as disposições de auditoria interna.
Em caso de aplicação do nº 4 do artigo 4º do Regulamen-
to (CEE) nº 729/70, as informações a fornecer devem, no-
meadamente, incluir todas as instruções relativas às regras
administrativas e contabilísticas a aplicar e às adaptações
que o organismo pagador deve introduzir para evitar a re-
vogação da aprovação, bem como o respectivo prazo de
introdução.
Artigo 2º
1. O organismo de coordenação referido no nº 1, alínea
b), do artigo 4º do Regulamento (CEE) nº 729/70 será o
único interlocutor do Estado-membro perante a Comissão
no que respeita a todas as questões referentes à secção
Garantia do FEOGA relativas à:
— distribuição de textos comunitários e directrizes respei-
tantes aos vários organismos pagadores e aos organis-
mos responsáveis pela sua aplicação,
— promoção da sua aplicação uniforme,1663/95
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3— comunicação à Comissão das informações previstas
neste regulamento e no Regulamento (CEE) nº
729/70,
— colocação à disposição da Comissão de todos os dados
contabilísticos necessários para fins estatísticos ou para
a realização de controlos.
Não é necessário enviar à Comissão informações que se
encontrem, em forma documental, na posse dos organis-
mos pagadores ou dos ordenadores; no entanto, os orga-
nismos pagadores e os ordenadores devem manter essas
informações disponíveis. Um organismos pagador pode
desempenhar o papel do organismo de coordenação, desde
que essas duas responsabilidades se conservem separadas.
No desempenho das suas funções, o organismo de coorde-
nação pode, de acordo com os procedimentos nacionais,
apoiar-se noutros organismos ou serviços administrativos,
nomeadamente nos que possuam competência contabilísti-ca ou técnica.
2. O Estado-membro comunicará à Comissão as infor-
mações relativas à denominação e estatuto do organismo
de coordenação, bem como as regras administrativas, con-
tabilísticas e de controlo interno respeitantes ao seu fun-
cionamento.
3. A forma e o conteúdo das informações contabilísticas
serão estabelecidos pela Comissão após consulta do Comi-
té do Fundo e serão comunicados aos Estados-membros
no prazo de três meses a partir da data de entrada en
vigor do presente regulamento. Qualquer alteração será
comunicada aos Estados-membros nos três meses seguintes
à ocorrência do acontecimento que esteja na sua origem,
devendo os Estados-membros introduzir qualquer alteração
eventualmente exigida em relação aos seus sistemas de in-
formação num prazo a fixar pela Comissão após consulta
do Comité do Fundo.
Artigo 3º
1. O certificado referido na alínea b) do nº 1 do artigo
5º do Regulamento (CEE) nº 729/70 será passado por um
serviço ou organismo que seja funcionalmente independen-
te dos organismos pagadores e de coordenação e que pos-
sua a adequada competência técnica (organismo de certifi-
cação).
O certificado basear-se-á no exame dos procedimentos uti-
lizados, por um lado, e no de uma amostra de operações,
por outro, devendo assegurar a conformidade dos paga-
mentos com as regras comunitárias no que respeita à capa-
cidade das estruturas administrativas dos organismos paga-
dores garantirem que essa conformidade foi controlada
antes de um pagamento ter sido executado.
O organismo de certificação realizará o seu exame em con-
formidade com as normas internacionais de auditoria. Os
controlos serão efectuados durante e depois de cada exer-cício financeiro. Antes de 31 de Janeiro do exercício se-
guinte, o organismo de certificação elaborará o certificado
e, igualmente, um relatório com as suas conclusões, no
qual deve indicar se apurou com suficiente certeza que as
contas a transmitir à Comissão são autênticas, completas e
rigorosas e que os procedimentos de controlo internos fun-
cionaram satisfatoriamente.1663/95
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42. Nos casos em que seja aprovado mais de um organis-
mo pagador, o Estado-membro pode apoiar-se nos certifi-
cados emitidos pelos serviços ou organismos que aprova-
ram as contas dos respectivos organismos pagadores, desde
que receba garantias de que as auditorias foram realizadas
de acordo com as exigências estabelecidas no nº 1.
3. O relatório referido no nº 1 deve indicar se:
— os procedimentos aplicados pelos organismos pagado-
res, tendo em atenção nomeadamente os critérios de
aprovação, garantem razoavelmente que as operações
imputáveis as Fundo estão de acordo com as regras
comunitárias e que recomendações foram feitas para
melhorar os sistemas,
— as contas anuais referidas no nº 1, alínea a), do artigo
4º do presente regulamento estão em concordância
com os livros e registos dos organismos pagadores,
— os mapas das despesas e das operações de intervenção
previstos no artigo 5º do presente regulamento consti-
tuem um registo autêntico, completo e rigoroso das
operações imputadas ao Fundo,
— os interesses financeiros da Comunidade estão conve-
nientemente protegidos, no que se refere a adianta-
mentos pagos, garantias recebidas, existências de inter-
venção e montantes a cobrar,
— as recomendações para a melhoria dos sistemas trans-
mitidas ao organismo pagador foram seguidas.
O relatório deve ser acompanhado de informações sobre o
número e as qualificações das pessoas que realizaram a
auditoria, o trabalho realizado, o número de operações
examinadas, o nível de autenticidade e confiança obtido, os
pontos fracos detectados e as recomendações de melhoria
transmitidas, bem como sobre as operações do organismo
de certificação e de outros organismos de auditoria, inter-
nos ou externos aos organismos pagadores, com base nas
quais o organismo de certificação pôde adquirir, no todo
ou em parte, a sua certeza em relação ao conteúdo do
relatório.
Artigo 4º
1. Para efeitos do apuramento das contas referido no nº
2 ,a l í n e ab ) ,d oa r t i g o5 ºd oR e g u l a m e n t o( C E E )n º
729/70, o Estado-membro enviará à Comissão:
a) O recapitulativo das contas anuais relativas à despesa
imputada à secção «Garantia» do Fundo e os relató-
rios elaborados por cada serviço ou organismo, de
acordo com o disposto no nº 1 do artigo 5º do referi-
do regulamento;
b) Os certificados e os relatórios elaborados pelo(s) orga-
nismo(s) de certificação.1663/95
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52. Os documentos referidos no nº 1 serão enviados à
Comissão em quadriplicado até 10 de Fevereiro do ano
seguinte ao termo do exercício financeiro a que respeitam.
3. A pedido da Comissão ou por iniciativa do Estado-
membro, podem ser enviadas à Comissão, num prazo a
fixar por esta tendo em conta o trabalho necessário para a
respectiva transmissão, informações adicionais relativas ao
apuramento das contas em causa. Na falta destas, a Comis-
são pode adoptar o apuramento das contas com base nas
informações de que disponha no final do referido prazo.
4. A Comissão pode aceitar um pedido de prorrogação
do prazo de envio das informações, se for justificado e se
lhe for enviado antes do fim do prazo.
Artigo 5º
1. Das contas referidas no nº 1, alínea a), do artigo 4º
devem constar:
a) As despesas resumidas por número e posição do orça-
mento comunitário;
b) Um resumo das operações de intervenção e um quadro
com as quantidades e a localização das existências no
final do exercício financeiro;
c) Informações sobre as despesas, ou a confirmação de
que os dados relativos a cada operação se encontram
registados num ficheiro informático à disposição da
Comissão;
d) Confirmação de que os dados relativos a cada movi-
mento das existências de intervenção se encontram re-
gistados nos processos do organismo pagador;
e) Justificações das diferenças entre as despesas declara-
das na conta anual e as declaradas, para o mesmo pe-
ríodo, nos documentos referidos no nº 5 do artigo 3º
do Regulamento (CEE) nº 2776/88 (5), com as correc-
ções efectuadas nos termos do nº 7 do artigo 9º do
mesmo regulamento.
2. Dos relatórios referidos no nº 1, alínea a), do artigo
4º do mencionado regulamento devem constar as seguintes
informações respeitantes ao organismo de coordenação e a
cada organismo pagador:
— eventuais operações de carácter excepcional ou dificul-
dades técnicas ocorridas no quadro do exercício finan-
ceiro em causa,
— eventuais alterações significativas das informações refe-
ridas no nº 7 do artigo 1º, ocorridas após o relatório
anterior.
(5) JO nº L 249 de 8. 9. 1988, p. 9.1663/95
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6Artigo 6º
Os documentos comprovativos relativos às despesas finan-
ciadas e aos montantes a recuperar pelo FEOGA, secção
«Garantia», devem ser mantidos à disposição da Comissão
pelo menos durante os três anos seguintes ao do apura-
mento das contas do exercício financeiro em causa pela
C o m i s s ã o ,o u ,n oc a s od ead e c i s ã od ea p u r a m e n t od a s
contas ser objecto de recurso no T ribunal de Justiça das
Comunidades Europeias, durante um ano após o termo de
processo.
Artigo 7º
1. A decisão de apuramento das contas prevista no nº 2,
alínea b), do artigo 5º do Regulamento (CEE) nº 729/70
determinará, sem prejuízo de decisões tomadas posterior-
mente em conformidade com o nº 2, alínea c), do mesmo
artigo, o montante das despesas efectuadas em cada Esta-
do-membro durante o exercício financeiro em questão que
devam ser reconhecidas a cargo do FEOGA, com base nas
contas referidas no nº 1, alínea b), do artigo 5º daquele
regulamento e nas reduções e suspensões de adiantamen-
tos a título do exercício em causa, incluindo as reduções
referidas no nº 3, segundo parágrafo, do artigo 4º do Re-gulamento (CE) nº 296/96 da Comissão (
1).
Os montantes que, em conformidade com a decisão de
apuramento das contas referida na primeira alínea, sejam
recuperáveis de cada Estado-membro ou lhe sejam pagá-
veis serão determinados através da dedução do montante
dos adiantamentos pagos a título do exercício financeiro
em causa das despesas reconhecidas para o mesmo exercí-
cio em conformidade com o primeiro parágrafo. Esses
montantes recuperáveis ou pagáveis serão deduzidos ou
adicionados aos adiantamentos relativos às despesas do se-
gundo mês seguinte ao mês em que a decisão de apura-
mento de contas é tomada.
2. A Comissão comunicará ao Estado-membro em causaos resultados das suas verificações, conjuntamente com as
alterações que propuser, antes do dia 31 de Março seguin-
te ao fim do exercício financeiro.
3. Quando, por razões imputáveis ao Estado-membro, a
Comissão não puder apurar as contas de um Estado-mem-
bro antes de 30 de Abril do ano seguinte, informará o
Estado-membro dos inquéritos suplementares que se pro-
ponha realizar nos termos do artigo 9º do Regulamento
(CEE) nº 729/70.
(1) JO nº L 39 de 17. 2. 1996, p. 5.1663/95
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7Artigo 8º
1. Quando, na sequência de um inquérito, a Comissão
considerar que uma despesa não foi efectuada de acordo
com as regras comunitárias, comunicará ao Estado-mem-
bro em causa as suas verificações, as medidas correctivas a
tomar para garantir a futura observância dessas regras,
bem como o cálculo de qualquer despesa cuja exclusão, em
conformidade com o nº 5, alínea c), do artigo 5º do Regu-
lamento (CEE) nº 729/70, eventualmente proponha. Essa
comunicação fará referência ao regulamento actual. O Es-
tado-membro deve responder no prazo de dois meses e em
consequência a Comissão pode modificar a sua posição.
Em casos justificados, a Comissão pode conceder o prolon-
gamento do prazo de resposta.
Depois de expirado o prazo de resposta, a Comissão inicia-
rá uma discussão bilateral, devendo ambas as partes tentar
alcançar um acordo sobre as medidas a tomar. De seguida,a Comissão comunicará as suas conclusões ao Estado-
membro fazendo referência à Decisão 94/442/CE da Co-
missão (
1).
2. As decisões referidas no nº 2, alínea c), do artigo 5º
do Regulamento (CEE) nº 729/70 serão tomadas depois
do exame de qualquer relatório estabelecido pelo órgão de
conciliação em conformidade com a Decisão 94/442/CE da
Comissão.
3. As deduções do financiamento comunitário referidas
n on º2 ,a l í n e ac ) ,d oa r t i g o5 ºd oR e g u l a m e n t o( C E E )n º
729/70 serão executadas sobre os adiantamentos relativos à
despesa do segundo mês seguinte à decisão prevista no
mencionado artigo. T odavia a Comissão pode, a pedido do
Estado-membro e quando a importância das despesas a ex-
c l u i roj u s t i f i c a r ,ea p ó sc o n s u l t ad oC o m i t éd oF u n d o ,d e -
cidir outras datas.
Artigo 9º
É revogado o Regulamento (CEE) nº 1723/72 com efeitos
em 16 de Outrubro de 1995. T odavia, mantém-se em vigor
relativamente ao apuramento das contas do FEOGA até
ao exercício financeiro de 1995 inclusive.
Artigo 10º
O presente regulamento entra em vigor no sétimo dia se-
guinte ao da sua publicação no Jornal Oficial das Comuni-
dades Europeias.
É aplicável a partir do exercício iniciado em 16 de Outu-
bro de 1995.
(1) JO nº L 182 de 16. 7. 1994, p. 45.1663/95
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8ANEXO
Orientações para os critérios de aprovação de um organismo pagador
Os critérios de aprovação devem assegurar que o organismo pagador ofereça garantias suficientes no que
respeita ao funcionamento adequado da sua organização administrativa, ao seu sistema de controlo interno eà manutenção dos documentos referidos no artigo 4º do Regulamento (CEE) nº 729/70. Apenas as operações
de reduzida envergadura de um organismo pagador podem justificar a aplicação de critérios simplificados. A
inobservância de quaisquer critérios importantes relativos às operações do organismo pagador conduzirá àaplicação do nº 4 do artigo 4º do referido regulamento.
1. A designação de um organismo pagador organismo deve assumir a forma de um texto formal que esta-
beleça os poderes, obrigações e responsabilidades desse organismo, nomeadamente no que respeita àsdespesas do FEOGA, secção «Garantia», tal como definido nos artigos 2º e 3º do Regulamento (CEE)
nº 729/70, e que defina a estrutura administrativa do organismo.
2. O organismo desempenhará três funções principais relativamente às despesas do FEOGA, secção «Ga-
rantia»:
i) Autorização dos pagamentos: o objectivo desta função consiste no estabelecimento do montante que
deve ser pago a um requerente em conformidade com as regras comunitárias;
ii) Realização dos pagamentos: o objectivo desta função consiste na emissão de um documento destina-
do à entidade bancária do organismo ou, em determinados casos, a um serviço oficial encarregadodos pagamentos, para que seja pago ao requerente (ou ao seu representante) o montante autoriza-
do;
iii) Contabilização dos pagamentos: o objectivo desta função consiste na inscrição dos pagamentos res-
peitantes a despesas do âmbito do FEOGA nos registos contabilísticos do organismo, que assumirão
normalmente a forma de um sistema informático, e na preparação das sínteses periódicas das despe-
sas, nomeadamente as declarações mensais e anuais para a Comissão das Comunidades Europeias.Nos registos contabilísticos registar-se-ão igualmente os activos financiados pelo Fundo, nomeada-
mente no que se refere às existências de intervenção, adiantamentos em saldo e devedores.
3. Sem prejuízo das delegações previstas no nº 4, o organismo disporá normalmente de dois serviços:
i) Serviço de auditoria interna: o objectivo deste serviço, ou de um equivalente, é assegurar que o
sistema de controlo interno do organismo funciona eficazmente; o serviço de auditoria interna será
independente dos outros serviços do organismo e responderá directamente perante a direcção domesmo.
ii) Serviço técnico: o objectivo deste serviço é verificar os factos com base nos quais são efectuados os
pagamentos aos requerentes, nomeadamente os relativos a matérias como a qualidade e as caracte-rísticas dos produtos, efectivos de animais, terras, etc., datas de entrega, transformação noutros
produtos e outros controlos de natureza técnica. A verificação desses factos é assegurada pela apli-
cação de um sistema de controlo e inspecção. Uma das funções mais importantes do serviço técnico
é a supervisão deste sistema de controlo.
4. A função de autorização e/ou o serviço técnico podem, no todo ou em parte, ser delegados noutros
órgãos, desde que sejam satisfeitas as seguintes condições:
i) As responsabilidades e obrigações desses órgãos, nomeadamente no que respeita ao controlo e veri-
ficação da observância das regras comunitárias, estejam claramente definidas;
ii) Esses órgãos disponham de sistemas eficazes que garantam o cumprimento das suas responsabilida-
des de um modo adequado;
iii) Esses órgãoes confirmem explicitamente ao organismo que cumprem, de facto, as suas responsabili-
dades e descrevam os meios utilizados;
iv) O organismo seja informado, numa base regular e atempadamente, dos resultados dos controlos
efectuados, de modo que a suficiência desses controlos possa sempre ser tida em conta antes de umpedido ser liquidado. O trabalho realizado deve ser descrito pormenorizadamente num relatório que
acompanhará cada pedido, lote de pedidos, ou, quando for caso disso, num relatório que abranja
uma campanha de comercialização. O relatório deve ser acompanhado por um certificado da elegibi-lidade dos pedidos aprovados e da natureza, alcance e limites do trabalho realizado. Quando os
controlos físicos ou administrativos forem realizados com base numa amostra de pedidos, os pedi-
dos seleccionados devem ser identificados e o método de amostragem deve ser descrito, bem comoos resultados de todas as inspecções e as medidas tomadas em relação às discrepâncias e irregulari-
dades detectadas. Os documentos comprovativos apresentados ao organismo devem ser suficientes
para garantir que todos os controlos exigidos relativamente à elegibilidade dos pedidos autorizadosforam executados;1663/95
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9v) Quando os documentos relativos aos pedidos autorizados e controlos efectuados forem mantidos na
posse dos outros órgãos, estes e o organismo estabelecerão os procedimentos que garantam que a
localização de todos os documentos relevantes para os pagamentos efectuados pelo organismo seja
registada e que esses documentos estarão disponíveis, para efeitos de inspecção, nas instalações doorganismo o pedido das pessoas e entidades que tenham normalmente o direito de os inspeccionar,
nomeadamente:
— o pessoal do organismo que se ocupa do pedido,— o serviço de auditoria interna do organismo,
— o organismo de certificação que certifica a declaração anual do organismo pagador,
— agentes mandatados da Comunidade Europeia.
5. A estrutura administrativa do organismo garantirá a separação das três funções de autorização, realiza-
ção e contabilização dos pagamentos, cada uma das quais será da responsabilidade de uma subunidade
administrativa independente, cujas responsabilidades estarão definidas no organigrama. Quando adequa-do, a estrutura administrativa pode ser tal que a função do serviço técnico seja desempenhada pelo
serviço responsável pela autorização.
6. O organismo pagador deve adoptar os seguintes procedimentos, ou outros que ofereçam garantias equi-
valentes:
i) O organismo estabelecerá, por escrito, os procedimentos pormenorizados relativos à recepção, regis-
to e tratamento dos pedidos, incluindo uma descrição de todos os documentos a utilizar;
ii) A divisão de funções deve ser tal que nenhum agente detenha mais que uma das responsabilidades
de autorização, pagamento ou contabilização dos montantes imputados ao FEOGA, nem desempe-
nhe qualquer dessas tarefas sem que o seu trabalho seja supervisionado por um segundo agente;
As responsabilidades de cada agente serão estabelecidas por escrito, incluindo a definição dos limi-
tes financeiros da sua autoridade. Deverá ser proporcionada uma formação adequada ao pessoal,devendo igualmente ser aplicada uma política de rotação dos elementos do pessoal que ocupem
posições sensíveis, ou em alternativa uma supervisão acrescida;
iii) Cada agente responsável pela autorização terá à sua disposição uma lista pormenorizada dos contro-
los que está encarregado de realizar, devendo inserir nos documentos comprovativos corresponden-
tes ao pedido a sua confirmação de que esses controlos foram efectuados. Essa confirmação pode
ser efectuada por meios electrónicos, no respeito das condições previstas na alínea vi). Deve igual-mente ser incluída a prova de que o trabalho realizado foi comprovado por um elemento superior
do pessoal;
iv) Um pedido só será autorizado para pagamento após terem sido efectuados controlos suficientes
para verificar que satisfaz a regulamentação comunitária. Esses controlos incluirão os exigidos pela
regulamentação que estabelece as medidas específicas ao abrigo das quais a ajuda é solicitada, bem
como os exigidos pelo artigo 8º do Regulamento (CEE) nº 729/70 para impedir e detectar as frau-des e irregularidades, sendo dada especial atenção aos riscos em causa. Os controlos a realizar serão
especificados numa lista de controlos, devendo a sua realização ser certificada para cada pedido ou
cada lote de pedidos.
v) Os procedimentos devem garantir que um pagamento só seja efectuado ao requerente, na sua conta
bancária ou ao seu representante. O pagamento será executado pela entidade bancária do organis-
mo, ou, se adequado, por um serviço oficial encarregado dos pagamentos ou por um cheque envia-do pelo correio, nos cinco dias úteis seguintes à data da imputação ao FEOGA. Serão adoptados
procedimentos para garantir que todos os pagamentos para os quais as transferências não sejam
executadas, ou os cheques não sejam cobrados, sejam recreditados ao Fundo. Não serão feitos paga-
mentos em dinheiro. A aprovação pelo agente responsável pela autorização e/ou pelo seu supervisor
pode ser feita por meios electrónicos, desde que esteja garantido um nível adequado de segurançaem relação a esses meios e que a entidade da pessoa que assina esteja incluída nos registos electró-
nicos.
vi) Quando os pedidos sejam processados através de um sistema informático, o acesso a este último
deve ser protegido e controlado de modo a que:
i) T odas as informações registadas no sistema sejam adequadamente validadas, para garantir que
os erros de registo sejam detectados e corrigidos;
ii) Não possam ser introduzidos, alterados ou validados quaisquer dados senão pelos agentes auto-
rizados a quem tenham sido atribuídas senhas (passwords) individuais;
iii) A identidade de cada agente que introduza ou altere dados ou programas seja registada num
registo (log) de operações.1663/95
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10As senhas deverão ser alteradas regularmente para evitar utilizações indevidas. Os sistemas informá-
ticos serão protegidos contra o acesso não autorizado através de controlos físicos, sendo os dados
protegidos por cópias de segurança armazenadas numa localização distinta e segura. A introdução
de dados deve ser controlada através de controlos lógicos destinados a detectar dados inconsistentesou extraordinários.
vii) Os procedimentos do organismo garantirão que as alterações da regulamentação comunitária, no-
meadamente das taxas de ajuda aplicáveis, sejam registadas e que as instruções, bases de dados elistas de controlos sejam atempadamente actualizadas.
7. Os pagamentos de adiantamentos serão identificados em registos contabilísticos, devendo ser adoptados
procedimentos que garantam que:
i) As garantias só sejam fornecidas por instituições financeiras que satisfaçam as condições do Regula-
mento (CEE) nº 2220/85 (
1), que sejam aprovadas pelas autoridades competentes e que emitam
garantias que permanecerão válidas até serem liberadas ou executadas. Quando for caso disso, asgarantias serão executadas mediante simples pedido do organismo;
ii) Os adiantamentos sejam regularizados nos prazos estipulados e que os adiantamentos cujos prazos
tenham sido ultrapassados sejam identificados e as respectivas garantias imediatamente executadas;
iii) A regularização dos adiantamentos esteja sujeita a controlos idênticos aos realizados em relação aos
pagamentos pelos agentes responsáveis pela respectiva autorização.
8. A contabilidade relativa à armazenagem de intervenção garantirá que as quantidades e os corresponden-
tes custos sejam correcta e atempadamente registados por lote identificável, na conta adequada em cada
estádio, desde à aceitação de uma proposta até ao escoamento físico do produto, em conformidade com
os regulamentos aplicáveis, e que a quantidade e a natureza das existências em qualquer local possam
ser determinadas a qualquer altura. As existências serão físicamente verificadas com regularidade por
pessoas, órgãos ou serviços independentes das entidades responsáveis pelo armazenamento.
9. Os procedimentos contabilísticos garantirão que as declarações mensais e anuais sejam completas, rigo-
rosas e elaboradas atempadamente e que quaisquer erros ou omissões sejam detectados e corrigidos,
nomeadamente através de controlos e conciliações realizados a intervalos não superiores a três meses.
10. O serviço de auditoria interna verificará que os procedimentos adoptados pelo organismo são adequados
para garantir que a observância da regulamentação comunitária é verificada e que as contabilidades são
precisas, completas e estabelecidas atempadamente. As verificações podem ser limitadas a medidas selec-cionadas e a amostras de operações, desde que um programa de auditoria garanta que todas as áreas
significativas, incluindo os serviços encarregados das autorizações, estão cobertas durante um período
não superior a cinco anos. O trabalho do serviço de auditoria interna deve ser executado de acordo comas normas internacionalmente aceites e registado em documentos de trabalho, devendo dar origem a
relatórios e recomendações dirigidas à direcção do organismo. Os programas e os relatórios de auditoria
devem ser colocados à disposição do organismo de certificação e dos agentes da Comissão mandatadospara a execução de auditorias financeiras, ou com o fim único de avaliar a eficária das funções da
auditoria interna.
1 1 . T o d o so sp o n t o sa n t e r i o r e ss ã oa p l i c á v e i s , mutatis mutandis, às «despesas negativa» (imposições, garan-
tias executadas, pagamentos reembolsados, etc.) que o organismo seja levado a cobrar em nome da
secção «Garantia» do FEOGA. Nomeadamente, o organismo estabelecerá um sistema para a identifica-
ção de todos os montantes devidos ao FEOGA e para o registo, numa lista de devedores, de todas asdívidas antes da sua cobrança. A lista de devedores deve ser analisada a intervalos regulares para que as
dívidas cujos prazos tenham sido superados possam ser cobradas.
O organismo pode delegar a responsabilidade da cobrança de determinadas categorias de despesas nega-
tivas noutros órgãos, desde que sejam cumpridas as condições do ponto 4, adaptadas se necessário, e
que, adicionalmente, esses órgãos prestem, regular e atempadamente, contas ao organismo, pelo menosuma vez por mês, relativamente a todas as receitas reconhecidas e montantes recebidos.
12. O organismo estabelecerá procedimentos que garantam que todos os pedidos recebidos serão tratados
rapidamente.
(1) JO nº L 205 de 3. 8. 1985, p. 5.1663/95