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"B REGULAMENTO (EURATOM, CECA, CE) N.o3418/93 DA COMISSÃO
de 9 de Dezembro de 1993
que estabelece normas de execução de algumas disposições do Regulamento Financeiro de 21 de Dezembro
de 1977
(JO L 315 de 16.12.1993, p. 1)
Alterado por:
Jornal Oficial
n.opágina data
"M1 Decisão 97/594/CECA, CE, Euratom da Comissão de 30 de Julho de
1997 L 239 54 30.8.1997
"M2 Decisão 98/539/CE, CECA, Euratom da Comissão de 7 de Setembro
de 1998 L 252 67 12.9.1998
NB: Esta versão consolidada contém referências à unidade de conta europeia e/ou ao ecu, que a partir de 1 de Janeiro de 1999 devem ser
interpretadas como referências ao euro — Regulamento (CEE) n.o3308/80 do Conselho (JO L 345 de 20.12.1980, p. 1) e Regulamento
(CE) n.o1103/97 de Conselho (JO L 162 de 19.6.1997, p. 1).1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 1
REGULAMENTO (EURATOM, CECA, CE) N.o3418/93 DA COMISSÃO
de 9 de Dezembro de 1993
que estabelece normas de execução de algumas disposições do Regula-
mento Financeiro de 21 de Dezembro de 1977
A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia do Carvão e do
Aço,
Tenso em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,
Tenso em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,Tendo em conta o Regulamento Financeiro do Conselho, de 21 de Dezembro
de 1977, aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (
1), com a
última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (Euratom, CECA, CEE)
n.o610/90 (2) e, nomeadamente, o seu artigo 126.o,
Após consulta ao Parlamento Europeu e ao Conselho,Tendo em conta os pareceres do Tribunal de Justiça, do Tribunal de Contas e
do Comité Económico e Social,
Considerando que certas disposições dos artigos 11.
o, 22.o, 23.o, 24.o, 25.o,
28.o, 29.o, 36.o, 37.o, 38.o, 41.o, 45.o, 46.o, 49.o, 53.o, 54.o, 57.o, 58.o, 60.o,
62.o, 63.o, 64.o, 65.o, 66.o, 70.o, 75.o, 94.o, 97.o, 123.oe 128.odo Regulamento
Financeiro prevêem expressamente a estatuição de normas de execução;
Considerando que o Regulamento 86/610/CEE, Euratom, CECA da
Comissão (3) necessita de uma série de adaptações nomeadamente na
sequência da revisão do Regulamento Financeiro;
Considerando que é oportuno prever normas de execução a fim de clarificar o
tratamento de certas contribuições de terceiros para actividades comunitárias;
Considerando que tendo por objectivo a clareza e a racionalidade é
conveniente agrupar num único texto as normas de execução em vigor e
revogar o Regulamento 86/610/CEE, Euratom, CECA;
Considerando que a estatuição das presentes normas não constitui obstáculo à
estatuição posterior de outras normas de execução que não estejam
formalmente previstas nas disposições do Regulamento Financeiro, mas cuja
oportunidade possa surgir posteriormente,
ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
TÍTULO I
CONDIÇÕES DE APLICAÇÃO DO ECU ÀS RECEITAS E ÀS
DESPESAS
(N.o4.odo artigo 11.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 1.o
As conversões entre o ecu e as moedas nacionais são efectuadas, em princípio,
com recurso à taxa diária do ecu publicada no Jornal Oficial das
Comunidades Europeias . Todavia, nos termos do disposto no n.o4 do artigo
11.odo Regulamento Financeiro, para a contabilização prevista nos artigos
69.oa 72.odo Regulamento Financeiro, a conversão entre ecu e moedas
nacionais efectua-se com recurso às taxas mensais do ecu calculadas combase nas cotações do penúltimo dia útil do mês que precede aquele em que as
taxas são estabelecidas.!B
(1)J O n .oL 356 de 31. 12. 1977, p. 1.
(2)J O n .oL 70 de 16. 3. 1990, p. 1.
(3)J O n .oL 360 de 19. 12. 1986, p. 1.1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 2
Artigo 2.o
Quando as propostas de autorização e os apuramentos de créditos são
estabelecidos em moedas nacionais, a conversão em ecus faz-se de acordo
com a regra definida no artigo 1.o
A ordem de pagamento correspondente e a ordem de cobrança têm de serestabelecidas na mesma moeda.
O montante, expresso em ecus, do saldo das autorizações e dos créditos
apurados estabelecidos em moeda nacional é reavaliado no momento de cada
encerramento mensal da contabilidade orçamental. A última reavaliação doexercício é feita à taxa de Dezembro no que se refere ao saldo dasautorizações; o saldo dos créditos apurados é reavaliado à taxa de 31 de
Dezembro para a elaboração do balanço.
Pode proceder-se à reavaliação destes saldos durante o mês, caso ocorra um
reajustamento monetário.
Artigo 3.
o
Em derrogação ao disposto no artigo 1.o, a taxa a utilizar para o mês «n», a
cujo título foram declaradas as despesas financiadas pelo FEOGA, secção«Garantia», em conformidade com o disposto no n.
o5 do artigo 3.odo
Regulamento (CEE) n.o2776/88 da Comissão (1) é a do dia 10 do mês «n+1»
ou do primeiro dia precedente para o qual se dispõe de uma cotação geral.
Essa taxa é igualmente utilizada para os adiantamentos correspondentes
previstos nos artigos 4.oe5 .odo Regulamento (CEE) n.o2776/88.
As diferenças em moeda nacional entre os meios financeiros postos à
disposição dos Estados-membros para o mês «n» e as despesas registadas a
título do mesmo mês são reconvertidas em ecus à taxa do dia 10 do mês «n+
2».
Artigo 4.o
As taxas de Dezembro do ecu são utilizadas para o cálculo do saldo das
autorizações por pagar no encerramento do exercício e, no que se refere à
dotações não diferenciadas, para a determinação das dotações a transitar.
Os pagamentos executados a título de um exercício, entre 1 e 15 de Janeiro do
exercício seguinte, são contabilizados orçamentalmente às taxas do ecu deDezembro.
Artigo 5.
o
As autorizações por pagar, no que se refere às dotações não diferenciadas, são
liquidadas, até ao limite dos montantes transitados, em moedas nacionais ouem ecus; os pagamentos são contabilizados às taxas em vigor à data do
pagamento. A eventual ultrapassagem do montante das dotações transitadas,
por número orçamental, é tomada em consideração aquando do cálculo dosaldo do exercício, nos termos do disposto no artigo 15.
odo Regulamento
(CEE, Euratom) n.o1552/89 do Conselho (2).
Os ajustamentos das autorizações por pagar dos exercícios anteriores, no que
se refere às dotações diferenciadas, calculados por ocasião das reavaliaçõessão apurados na contabilidade orçamental e figuram no quadro que apresentaa liquidação das autorizações dos exercícios anteriores da conta de gestão.
TÍTULO II
DELEGAÇÃO DE PODERES
(Artigo 22.
odo Regulamento Financeiro)
Artigo 6.o
Os actos pelos quais são delegados poderes, nos termos do disposto no n.o4
do artigo 22.odo Regulamento Financeiro, designarão os agentes da
instituição habilitados a assinar em vez do delegante.!B
(1)J O n .oL 249 de 8. 9. 1988, p. 9.
(2)J O n .oL 155 de 7. 6. 1989, p. 1.1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 3
Nesses actos será feita referência às disposições do regulamento interno
referido no n.o4 do artigo 22.odo Regulamento Financeiro que determinam as
condições segundo as quais ocorrerá a delegação de poderes.
Artigo 7.o
Os actos referidos no artigo 6.oacompanhados da assinatura do agente a quem
foram delegados poderes serão comunicados:
— ao delegatário,— ao tesoureiro, que não pode efectuar qualquer pagamento autorizado por
agentes não habilitados,
— ao auditor financeiro da instituição ao qual incumbirá, nomeadamente, a
verificação da legalidade e da regularidade das receitas e das despesas,
— aos ordenadores, apenas nos casos de delegação de poderes pelo auditor
financeiro ou pelo tesoureiro, ou de subdelegação de poderes pelosordenadores delegados nos limites dos poderes que lhes foram delegados,
— ao Tribunal de Contas.Os actos pelos quais é posto termo à delegação de poderes serão comunicados
nas mesmas condições.
Artigo 8.
o
O acto de delegação precisará sempre os limites nos quais os delegados estão
autorizados a proceder ao estabelecimento de propostas de apuramento de
créditos e de ordens de cobrança, de propostas de autorização de despesas e
de ordens de pagamento, os números dos artigos objecto da delegação depoderes e, se for caso disso, a duração da delegação.
Artigo 9.
o
Em conformidade com as disposições do Regulamento Financeiro e do
presente regulamento, cada instituição adoptará as medidas de gestão dedotações que lhes pareçam necessárias para a boa execução da sua secção do
orçamento.
Cada instituição estabelecerá um documento que reúna as disposições
internas adoptadas para o efeito. Esse documento conterá as regras essenciaisrelativas à repartição da competência dos ordenadores e gestores em matériade execução do mapa de despesas e do mapa de receitas da secção de cada
instituição.
A documentação referida no segundo parágrafo e todas as outras instruções
internas de alcance geral adoptadas em matéria de execução orçamental econtabilística são transmitidas a todos os serviços que intervêm na gestão
orçamental, bem como ao Tribunal de Contas.
TÍTULO III
GESTÃO POR SISTEMAS INFORMÁTICOS INTEGRADOS
(Artigo 23.
odo Regulamento Financeiro)
Artigo 10.o
1. Entende-se por sistemas integrados de gestão, na acepção do artigo 23.o
do Regulamento Financeiro, programas informáticos de gestão e de
contabilidade em que intervêm os ordenadores, o auditor financeiro e o
tesoureiro e criados de comum acordo entre os serviços.
2. A utilização de sistemas desta natureza está sujeita às seguintes regras:a) O sistema deve assegurar o controlo da disponibilidade das dotações para
a operação proposta e recusar todas as operações para as quais asdotações não estejam disponíveis;
b) O sistema deve assegurar o tratamento de cada operação exclusivamente
pelos funcionários habilitados nos serviços do ordenador, do auditorfinanceiro e do tesoureiro, em conformidade com as disposições!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 4
adoptadas por cada instituição nos termos do artigo 9.odo presente
regulamento;
c) O sistema deve assegurar uma separação efectiva das funções do
ordenador, do auditor financeiro e do tesoureiro;
d) A instituição velará por que os seus procedimentos internos e externos
garantam a segurança dos dados e da exploração do sistema;
e) A instituição velará por que seja assegurada a segurança física do sistema;
f) Sem prejuízo do disposto nos artigos 84.o, 87.oe 89.odo Regulamento
Financeiro, cada instituição pode decidir, sempre que o ordenador, o
auditor financeiro e o tesoureiro considerarem de comum acordo que o
sistema oferece garantias suficientes relativamente às exigências desegurança, substituir pelo suporte informático os formulários anterior-mente utilizados sob a forma de documentos em suportes de papel, a
saber, as propostas de autorização, as ordens de pagamento e as ordens de
cobrança.
TÍTULO IV
REGRAS APLICÁVEIS AO TESOUREIRO, AOS TESOUREIROS
SUBORDINADOS E AOS GESTORES DE FUNDOS PARA ADIAN-
TAMENTOS
(Artigos 25.
oe 75.odo Regulamento Financeiro)
Secção I
Disposições gerais
Artigo 11.o
Cada instituição nomeará, por decisão fundamentada, um tesoureiro
encarregado:
— por um lado, da cobrança dos créditos, do recebimento das receitas e do
pagamento das despesas e também da gestão da tesouraria
— e, por outro, da manutenação da contabilidade, bem como da preparação
dos mapas financeiros previstos nos artigos 69.oa 72.oe 78.oa 81.odo
Regulamento Financeiro.
Artigo 12.o
A instituição pode nomear, sob parecer fundamentado do tesoureiro, um ou
mais tesoureiros subordinados colocados sob a responsabilidade hierárquicado tesoureiro, que define as responsabilidades que estes devem assumir.
Artigo 13.
o
O tesoureiro será nomeado por cada instituição de entre os funcionários das
categorias A ou B, nacionais dos Estados-membros.
Os tesoureiros subordinados serão nomeados por cada instituição, de entre os
funcionários das categorias A e B e, excepcionalmente, C, nacionais dosEstados-membros.
Os gestores de fundos para adiantamentos designados ao abrigo do artigo 83.
o
serão escolhidos de entre os funcionários das categorias A, B ou C, ou, em
caso de necessidade, de entre os «outros agentes» de nível correspondente
àquelas categorias.
Artigo 14.o
O tesoureiro e os tesoureiros subordinados serão obrigatoriamente escolhidos
pela instituição, em função da sua competência específica, sancionada por
títulos ou por uma experiência profissional.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 5
Artigo 15.o
As funções desempenhadas pelo tesoureiro e pelos tesoureiros subordinados
são incompatíveis com as dos ordenadores, dos gestores de fundos para
adiantamentos e do auditor financeiro.
As funções desempenhadas pelos gestores de fundos para adiantamentos são
imcompatíveis com as do auditor financeiro.
Artigo 16.o
O tesoureiro exerce as suas responsabilidades específicas em conformidade
com as disposições do Regulamento Financeiro.
O tesoureiro é, em especial, o garante da objectividade na manutenção da
contabilidade e na apresentação dos mapas financeiros previstos nos artigos69.
oa 72.oe 78.oa 81.odo Regulamento Financeiro.
A instituição porá à disposição do tesoureiro o pessoal e o equipamento
necessários para o bom desempenho das funções de que se encontra
incumbido.
Antes da execução das despesas, o tesoureiro deve garantir o cumprimento
das formalidades estatuídas no Regulamento Financeiro e no presenteregulamento e assegurar-se da validade da quitação e da ausência de errosmateriais.
Sempre que os controlos efectuados revelarem o incumprimento de um dos
preceitos dos primeiro e quarto parágrafos, o tesoureiro suspenderá a
execução dos pagamentos e apresentará os motivos dessa suspensão.
Os pagamentos efectuados sem que sejam respeitadas as prescrições do
terceiro parágrafo do artigo 51.
odo Regulamento Financeiro implicam a
responsabilidade disciplinar e, eventualmente, pecuniária dos tesoureiros, dostesoureiros subordinados e dos gestores de fundos para adiantamentos, nas
condições previstas nos artigos 22.
oe 86.oa 89.odo Estatuto dos Funcionários
das Comunidades Europeias e do regime aplicável aos outros agentes dasComunidades (Estatuto dos Funcionários).
Artigo 17.
o
O tesoureiro será obrigatoriamente consultado, aquando da elaboração do
anteprojecto de orçamento, sobre qualquer problema eventual de apresentação
orçamental, susceptível de ter uma incidência sobre as condições de execução
contabilística do orçamento.
Secção II
Exercício das funções de manutenção da contabilidade e de preparação
dos mapas financeiros
Artigo 18.o
1. Nos termos do disposto no quarto parágrafo do artigo 25.odo
Regulamento Financeiro, o tesoureiro prepara os mapas periódicos, a contade gestão e o balanço financeiro da instituição a que pertence. Para tal efeito,assegura a contabilização de todas as operações do exercício e procede às
operações de encerramento.
2. Os mapas financeiros são submetidos, em virtude dos artigos 79.
oe 81.o
do Regulamento Financeiro, ao auditor financeiro que lhes apõe o visto,
sendo em seguida adoptados definitivamente pela instituição.
3. No caso de cessação de funções do tesoureiro, é adoptada uma situação
contabilística transitória correspondente à data do final do mês em que severificou a cessação.
Essa situação é assinada, a título de aceitação, pelo tesoureiro que cessa as
suas funções e pelo novo tesoureiro.
Artigo 19.
o
As outras instituições apresentam à Comissão, o mais tardar em 1 de Março, a
conta de gestão e o balanço financeiro que elaboraram e qualquer documento
ou informações úteis para a consolidação das contas.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 6
Artigo 20.o
O tesoureiro da Comissão centraliza todos os dados de que necessita e prepara
a conta de gestão e o balanço financeiro consolidados das Comunidades
Europeias, por forma a permitir que a Comissão os adopte e os apresente aoParlamento, ao Conselho e ao Tribunal de Contas, o mais tardar em 1 deMaio.
Artigo 21.
o
A Comissão, depois de o seu próprio tesoureiro ter consultado os tesoureiros
das outras instituições:
— adopta os métodos contabilísticos comuns a todas as instituições,— adopta e actualiza a estrutura do plano contabilístico das instituições,
— harmoniza a apresentação dos balanços financeiros.
A Comissão justifica e explica nas notas anexas aos balanços financeiros
qualquer mudança de método contabilístico.
Secção III
Exercício da função de gestão da tesouraria
Artigo 22.
o
Nos termos do disposto no primeiro parágrafo do artigo 25.odo Regulamento
Financeiro, o tesoureiro, que é responsável pelo recebimento das receitas epelo pagamento das despesas, tem a seu cargo a gestão da tesourariacorrespondente.
A instituição abre ou manda abrir as contas necessárias junto de organismos
financeiros, após ter negociado as respectivas condições de funcionamento,
em conformidade com os princípios de boa gestão financeira. As condiçõesde funcionamento das contas são objecto de uma reanálise periódica e, senecessário, de uma renegociação; as contas são verificadas pelo auditor
financeiro.
O tesoureiro da Comissão tem a seu cargo, após consulta dos tesoureiros das
outras instituições, a harmonização das condições de funcionamento dascontas abertas pelas diferentes instituições.
Artigo 23.
o
O tesoureiro está encarregado de gerir o capital disponível da instituição a que
pertence, proceder às transfêrencias entre contas abertas em organismos
financeiros e efectuar as operações de conversão de divisas, agindo sembre de
forma a impedir que qualquer saldo destas contas seja devedor.
As transferências entre contas abertas em organismos financeiros devem ser
efectuadas dentro do limite dos fundos disponíveis.
Artigo 24.o
O tesoureiro da Comissão reparte entre os Estados-membros os fundos
disponíveis junto dos tesouros nacionais e bancos centrais dos Estados-
-membros, nos termos do artigo 12.odo Regulamento (CEE, Euratom) n.o
1552/89.
Artigo 25.o
O tesoureiro deve conciliar regularmente as contas abertas em organismos
financeiros com a contabilidade e controlar a correcta aplicação das
condições de funcionamento negociadas.
Artigo 26.o
O tesoureiro alimenta os fundos para adiantamentos, assegurando o respectivo
acompanhamento financeiro.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 7
Artigo 27.o
O tesoureiro da Comissão determina, nos termos do disposto no artigo 1.o,a
cotação do ecu relativamente a cada uma das divisas que as instituições
devem utilizar na execução do orçamento.
Secção IV
Seguro
Artigo 28.o
O tesoureiro, os tesoureiros subordinados e os gestores de fundos para
adiantamentos serão cobertos por um seguro, por intermédio da instituição,contra os riscos financeiros inerentes às funções.
Artigo 29.
o
Os prémios desses seguros serão pagos directamente ao segurador pela
instituição.
Artigo 30.o
Sem prejuízo
— dos artigos 86.oa 89.odo Estatuto dos Funcionários,
— do artigo 75.odo Regulamento Financeiro,
— e dos direitos de reembolso em relação a terceiros,a instituição, nos termos do segundo parágrafo do artigo 215.
odo Tratado
CEE, tomará a seu cargo os riscos e os montantes dos défices não cobertos
pelos seguradores, desde que os montantes registados a crédito da conta degarantia, em nome do funcionário cuja responsabilidade esteja em causa, nãosejam suficientes para cobrir o défice.
Secção V
Abono especial e conta de garantia
Artigo 31.
o
O montante mensal do abono especial referido no n.o4 do artigo 75.odo
Regulamento Financeiro é de:
—"M21343ecus para o tesoureiro,
—"M2893ecus para os tesoureiros subordinados,
—"M2453 ecus para os gestores de fundos para adiantamentos,
quando o montante dos fundos a gerir for pelo menos igual ou superior a
"M13 6003ecus e o período de gestão igual ou superior a 30 dias
consecutivos.
Este abono é expresso em ecus e o montante correspondente é creditado em
ecus na conta de garantia prevista no artigo 32.odo presente regulamento.
Artigo 32.o
É aberta uma conta de garantia na contabilidade geral da instituição em nome
de cada agente em causa. A pedido de cada instituição interessada, esta conta
pode ser centralizada na contabilidade geral da Comissão. Esta conta écreditada periodicamente pelo abono mensal referido no artigo 31.
oe por um
juro anual correspondente à média anual das taxas mensais aplicadas pelo
Fundo Europeu de Cooperação Monetária nas suas operações em ecus (1).
É debitada pelo montante do défice de que o interessado seja declarado
responsável pela instituição que o nomeou, desde que esses défices não sejamcobertos pelos reembolsos das companhias de seguros.!B
(1) Taxa publicada mensalmente no Jornal Oficial das Comunidades Europeias , série
C.1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 8
Artigo 33.o
1. O saldo credor da conta de garantia será pago ao interessado ou aos seus
sucessores após o tesoureiro ou o tesoureiro subordinado terem cessado as
suas funções e após decisão das autoridades definidas no artigo 22.odo
Regulamento Financeiro, e a obtenção da quitação referida no artigo 77.odo
Regulamento Financeiro, após parecer favorável do tesoureiro, com excepção
das matérias que lhe dizem directamente respeito, e do auditor financeiro.
2. No que se refere aos gestores de fundos para adiantamentos, o saldo
credor da conta de garantia será pago ao interessado ou aos seus sucessores,após a cessação das suas funções, após acordo e verificação por parte do
tesoureiro e do ordenador em causa, e após parecer favorável do auditor
financeiro.
3. Os pagamentos referidos nos n.
os1 e 2 efectuam-se exclusivamente por
instrução escrita do chefe da direcção-geral ou unidade administrativa a que
está afectado o tesoureiro.
TÍTULO V
REGRAS APLICÁVEIS AO AUDITOR FINANCEIRO E AOS AUDI-
TORES FINANCEIROS SUBORDINADOS
(Artigo 24.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 34.o
Cada instituição nomeará, por decisão fundamentada, um auditor financeiro,
funcionário encarregado do controlo das autorizações e das ordens de
pagamento de todas as despesas, bem como do controlo de todas as receitas
imputáveis ao orçamento das Comunidades, de que a instituição sejaordenadora.
Artigo 35.
o
A instituição pode nomear um ou vários auditores financeiros subordinados,
os quais serão colocados sob a responsabilidade hierárquica do auditorfinanceiro que decidirá dos poderes que lhes serão delegados. Assumirão noâmbito dessas delegações a responsabilidade dos vistos que emitirem.
Artigo 36.
o
O auditor financeiro e os auditores financeiros subordinados serão
obrigatoriamente escolhidos pela instituição, em função da sua competênciaespecífica, de entre os nacionais dos Estados-membros.
Artigo 37.
o
A instituição colocará à disposição do auditor financeiro o pessoal e o
equipamento necessários para o bem desempenho da sua função de controlo.
Artigo 38.o
Qualquer decisão relativa à delegação e à subdelegação de poderes pelo
auditor financeiro ou pelos auditores financeiros subordinados obedecerá às
disposições dos artigos 6.oa8 .o
Artigo 39.o
No exercício das suas funções de controlo, o auditor financeiro goza de uma
completa independência e apenas é responsável perante a instituição. Não
pode receber qualquer instrução nem lhe pode ser imposto qualquer limite noque diz respeito ao exercício das suas funções que, pela sua nomeação, lhe sãofixadas por força das disposições do Regulamento Financeiro.
Estas disposições são igualmente aplicáveis aos auditores financeiros
subordinados, nos limites dos poderes que lhes foram delegados pelo
respectivo superior hierárquico, ou seja, o auditor financeiro.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 9
Artigo 40.o
O auditor financeiro pode apresentar, em qualquer momento e sobre qualquer
assunto com implicações financeiras, relatórios à instituição, nomeadamente
no que respeita à aplicação do disposto no artigo 2.odo Regulamento
Financeiro.
A instituição transmite esses relatórios ao Parlamento Europeu e ao Tribunal
de Contas, a pedido dessas instituições, excepto se os considerarconfidenciais.
Artigo 41.
o
O auditor financeiro e os auditores financeiros subordinados têm acesso a
todos os documentos comprovativos e a quaisquer outros documentos
relativos às despesas e receitas a controlar. Poderão efectuar controlos no
local.
Artigo 42.o
A responsabilidade disciplinar, e eventualmente pecuniária, na acepção do
artigo 74.odo Regulamento Financeiro, do auditor financeiro e dos auditores
financeiros subordinados só pode ser posta em causa pela própria instituiçãonas condições a seguir definidas.
A instituição tomará uma decisão fundamentada de abertura de um inquérito.
Esta decisão será comunicada ao interessado e, caso se trate de um auditor
financeiro subordinado, ao auditor financeiro. A instituição pode encarregar
do inquérito, sob a sua responsabilidade directa, um ou vários funcionários degrau igual ou superior ao grau do agente em causa e que não exerçam as
funções de auditor financeiro, de ordenador nem de tesoureiro. No decurso do
inquérito, o interessado e, caso este seja um auditor financeiro subordinado, oauditor financeiro serão obrigatoriamente ouvidos.
O relatório do inquérito será comunicado ao interessado e, caso este seja um
auditor financeiro subordinado, ao auditor financeiro. O interessado seráseguidamente ouvido pela instituição a respeito do relatório.
Com base no relatório e na audição prevista, a instituição tomará um decisão
fundamentada de ilibação relativamente ao interessado ou uma decisão
fundamentada nos termos do disposto nos artigos 22.
oe 86.oa 89.odo
Estatuto. As decisões de sanções disciplinares ou pecuniárias serãocomunicadas ao interessado e comunicadas, para informação, às outras
instituições, ao Tribunal de Contas e, caso o agente em causa seja um auditor
financeiro subordinado, ao auditor financeiro.
Estas decisões podem ser objecto de um recurso do interessado perante o
Tribunal de Justiça nas condições previstas no Estatuto dos Funcionários.
Artigo 43.
o
Sem prejuízo das vias de recurso previstas no Estatuto dos Funcionários, é
proporcionada ao auditor financeiro e aos auditores financeiros subordinadosa possibilidade de recurso perante o Tribunal de Justiça relativo a qualqueracto respeitante ao exercício da sua função de controlo. Este recurso deve ser
interposto no prazo de três meses a partir da data da comunicação do acto em
causa.
As disposições do parágrafo anterior aplicam-se igualmente ao recurso
interposto pela instituição contra o seu auditor financeiro ou auditoresfinanceiros subordinados.
O recurso será instruído e julgado nas condições previstas no n.
o5 do artigo
91.odo Estatuto.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 10
TÍTULO VI
COBRANÇA DE RECEITAS
(Artigos 28.oe 29.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 44.o
Nos termos do disposto no n.o1 do artigo 28.odo Regulamento Financeiro, o
ordenador competente deve estabelecer uma previsão de crédito para todas asmedidas susceptíveis de criar ou alterar um crédito das Comunidades. Quando
o acto ou a decisão, gerador de um crédito futuro, ainda não permitir
determinar o montante ou a data de vencimento de tal crédito, a previsão decrédito deve ser igualmente estabelecida e indicar, na medida do possível,uma estimativa do montante e a data de vencimento previsível.
A previsão é transmitida ao auditor financeiro para visto e ao tesoureiro para
registo pro memoria do crédito.
Artigo 45.
o
1. Nos termos do disposto no n.o2 do artigo 28.odo Regulamento
Financeiro, qualquer crédito apurado dá origem ao estabelecimento de uma
ordem de cobrança pelo ordenador competente, no mais curto prazo.
Esta ordem é submetida ao visto do auditor financeiro e transmitida ao
tesoureiro para registo; contém, nomeadamente, a data de vencimento.
2. O tesoureiro procede à cobrança, convidando o devedor a pagar a soma
devida na data fixada.
3. A cobrança efectiva dá origem ao estabelecimento pelo tesoureiro de um
título de receita que será objecto de registo de contabilidade. O ordenador e o
auditor financeiro são informados da cobrança pelo tesoureiro.
4. Se um crédito não tiver sido cobrado após o termo do prazo previsto para
o pagamento, o tesoureiro diligenciará no sentido de iniciar o processo de
cobrança, se for caso disso pelas vias judiciais.
5. Os créditos cuja cobrança está prevista em fracções sucessivas, ao longo
de um só exercício ou de vários exercícios orçamentais, são registados nacontabilidade na totalidade quando forem apurados, por meio de uma ordem
de cobrança.
Artigo 46.
o
Os apuramentos previsionais, nos termos do n.o1 do artigo 28.odo
Regulamento Financeiro, limitam-se estritamente às receitas correntes.
As cobranças individuais cobertas por esses apuramentos previsionais não
devem, portanto, ser submetidas individualmente a visto do auditor
financeiro.
Antes do encerramento do exercício, o ordenador deve submeter ao visto do
auditor financeiro as alterações aos apuramentos previsionais de modo a que
estas sejam iguais aos créditos realmente apurados.
Artigo 47.o
Em conformidade com o disposto no n.o3d oa r t i g o4 5 .oqualquer
recebimento deve ser objecto de uma comunicação, no mais curto prazo, aoordenador e ao auditor financeiro. Quando um recebimento não resultar deuma ordem de cobrança estabelecida em conformidade com o artigo 45.
o,o
montante correspondente é imediatamente registado a crédito de uma conta
provisória na contabilidade geral e o ordenador competente é convidado ainiciar o procedimento do apuramento de crédito e a emitir a ordem decobrança em falta, com vista à imputação ao orçamento. Se se verificar que
uma das contas acima referidas foi creditada de uma quantia cobrada
indevidamente, essa quantia deve ser reembolsada no mais curto prazo.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 11
Artigo 48.o
As previsões e as ordens de cobrança são objecto de uma contabilização
distinta, segundo uma numeração cronológica que permita, para todos os
créditos da instituição, verificar nomeadamente:
— as medidas tomadas susceptíveis de gerar um crédito,— os montantes dos créditos a cobrar,— a data de vencimento desses créditos,— os créditos cobrados,— os créditos ainda por cobrar, acompanhados das diligências efectuadas
para conseguir a respectiva cobrança.
Artigo 49.
o
A contabilidade deve ser organizada de forma a garantir que o auditor
financeiro possa verificar, em qualquer momento, a exactidão do registo das
previsões de créditos e das ordens de cobrança e cumprir as tarefas que lhe
incumbem por força do n.o3 do artigo 29.odo Regulamento Financeiro.
Artigo 50.o
Em virtude do n.o2 do artigo 29.odo Regulamento Financeiro, toda e
qualquer proposta do ordenador para renunciar à cobrança de um crédito
apurado deve nomeadamente mencionar o devedor, a natureza, a estimativa, a
imputação orçamental da receita, as diligências desenvolvidas para a cobrançaassim como os motivos da anulação proposta.
Se a autoridade superior da instituição tiver ignorado uma recusa de visto do
auditor financeiro, a decisão é transmitida ao ordenador que volta a enviar a
proposta de renúncia, acompanhada desta decisão, ao auditor financeiro. Aproposta de renúncia, acompanhada de decisão de ignorar a recusa de visto, éregistada em conformidade com o disposto no n.
o2, primeiro parágrafo, do
artigo 28.odo Regulamento Financeiro.
TÍTULO VII
AUTORIZAÇÃO DE DESPESAS
(Artigo 36.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 51.o
Antes de tomar uma medida susceptível de provocar uma despesa, o
ordenador competente deve submeter à apreciação do auditor financeiro umaproposta de autorização de despesas. Previamente, o ordenador deverá
assegurar-se de que essa medida se coaduna com os princípios de boa gestão
financeira e, nomeadamente, de economia e de relação custo/eficácia,previstos no artigo 2.
odo Regulamento Financeiro. Em princípio, esta
proposta é estabelecida segundo um formulário a adoptar de comum acordo
pelo ordenador, pelo tesoureiro e pelo auditor financeiro. Esta proposta deautorização de despesa deve conter as informações previstas no artigo 37.
odo
Regulamento Financeiro.
Artigo 52.o
São equivalentes a medidas susceptíveis de provocar despesas — sem que seja
necessária uma nova decisão — os projectos de decisão de ordem geral dainstituição que contenham uma obrigação para com terceiros.
Artigo 53.
o
No caso de uma despesa dever ser, antes da respectiva autorização, objecto de
uma decisão de princípio da instituição, o projecto dessa decisão de princípioserá submetido ao visto prévio do auditor financeiro, acompanhado de umaproposta de autorização correspondente.
Quando a instituição tiver aprovado o projecto de decisão, a proposta de
autorização correspondente será submetida ao visto prévio do autidorfinanceiro.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 12
Sempre que a instituição não aprovar o projecto de decisão ou reduzir o
montante das despesas proposto, a proposta de autorização é anulada e, se forcaso disso, substituída por uma proposta de autorização adequada, que serásubmetida ao visto prévio do auditor financeiro.
Artigo 54.
o
As autorizações provisionais, nos termos do n.o1 do artigo 36.odo
Regulamento Financeiro, são estritamente limitadas às despesas correntes.As autorizações individuais cobertas por essas autorizações provisionais nãodevem ser submetidas individualmente a visto do auditor financeiro.
Nos casos de autorizações provisionais competirá ao ordenador verificar, sob
a sua responsabilidade, se as autorizações individuais não ultrapassam a
autorização provisional que lhes dá cobertura.
As autorizações provisionais só podem dar lugar a transição automática de
dotações, nas condições previstas no artigo 7.
odo Regulamento Financeiro, se
corresponderem, no final do exercício, a obrigações financeiras efectivamente
contraídas antes das datas limite fixadas pelo Regulamento Financeiro.
São consideradas despesas correntes as despesas administrativas de carácter
repetitivo no decurso do mesmo exercício orçamental, tais como:
— despesas de pessoal (vencimentos e subsídios diversos, despesas de
recrutamento, etc.),
— despesas com deslocação em serviço,— despesas de representação,— despesas com reuniões,— intérpretes free-lance ,
— intercâmbio de funcionários,— alugueres,— seguros diversos,— limpeza e manutenção,— locações,— telecomunicações,— água, gás, electricidade,— publicações periódicas (boletins mensais, etc),— assinaturas.
Artigo 55.
o
Se, em relação a certas medidas susceptíveis de provocarem uma despesa, a
despesa não puder ser quantificada de forma exacta no momento em que a
respectiva proposta de autorização de despesa é apresentada ao auditor
financeiro e comunicada ao tesoureiro, o ordenador deve fazer uma estimativada despesa prevista e especificar, na sua proposta de autorização de despesa,
quais os elementos em que se baseou para tal estimativa.
Artigo 56.
o
As propostas de autorização de despesas devem ser submetidas ao auditor
financeiro com uma antecedência suficiente para que este possa tomar umaposição e formular as observações eventuais que considere necessárias e para
que estas possam ser tidas em conta.
Artigo 57.
o
As propostas de autorização de despesas devem ser acompanhadas, sem
prejuízo da aplicação do disposto no artigo 23.odo Regulamento Financeiro,
de todos os documentos comprovativos e, se for caso disso, de quaisquer
outros documentos e informações necessários para permitir ao auditor
financeiro proceder às verificações exigidas nos termos das alíneas a) a d) doartigo 38.
odo Regulamento Financeiro.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 13
TÍTULO VIII
REGISTO DAS PROPOSTAS DE AUTORIZAÇÃO DE DESPESAS
APÓS O VISTO DO AUDITOR FINANCEIRO
(Artigo 37.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 58.o
O registo das propostas de autorização de despesas será efectuado pela
contabilidade da instituição. Deve permitir verificar, em qualquer momento,
quais, são, a título do exercício, por número orçamental:
1. as dotações disponíveis;2. os montantes de despesas autorizadas;3. os respectivos pagamentos já efectuados;4. o saldo das autorizações por pagar.O registo deve igualmente permitir, em qualquer momento, verificar quais
são:
1. o montante da autorização inicial, eventualmente acrescido das
autorizações complementares;
2. os respectivos pagamentos efectuados a título de exercícios anteriores;3. o montante da autorização por pagar no início do exercício;4. os pagamentos do exercício;5. o saldo por pagar.Deve igualmente ser registado o montante das autorizações provisionais
globais, ao abrigo do disposto no artigo 99.
odo Regulamento Financeiro.
Artigo 59.o
A contabilidade deve ser organizada de modo a garantir que o auditor
financeiro esteja em condições de poder verificar a exactidão do registo das
autorizações e dos pagamentos.
TÍTULO IX
VISTO DAS PROPOSTAS DE AUTORIZAÇÃO DE DESPESAS
(Artigo 38.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 60.o
Sem prejuízo do disposto no artigo 10.oen oa r t i g o6 1 .o,ov i s t o
consubstancia-se na proposta de autorização pela assinatura do auditorfinanceiro — ou de um auditor financeiro subordinado ou de um agente quetenha recebido delegação ou subdelegação como previsto no artigo 38.
o—,
pela aposição de um carimbo e pela indicação da data.
Artigo 61.o
Em caso de urgência, o visto pode ser concedido por ofício, telex ou qualquer
outro meio que demonstre inequivocamente que a proposta de autorização dedespesas em causa foi visada.
Artigo 62.
o
Se, nos termos do artigo 39.odo Regulamento Financeiro, a autoridade
superior da instituição ignorar a recusa de concessão do visto do auditor
financeiro, a decisão será transmitida ao ordenador que devolverá a propostade autorização de despesa, acompanhada dessa decisão, ao auditor financeiro.
A proposta de autorização de despesa, acompanhada de decisão de ignorar a
recusa do visto, será registada em conformidade com o disposto no artigo 37.
o
do Regulamento Financeiro.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 14
Artigo 63.o
Os artigos 60.o, 61.oe 62.osão aplicáveis às propostas de autorizações
provisionais globais nos termos do artigo 99.odo Regulamento Financeiro.
Artigo 64.o
Caso o auditor financeiro julgue insuficientes ou incompletos os documentos
comprovativos previstos no n.o2 do artigo 28.oe nos artigos 37.o, 41.oe 45.o
do Regulamento Financeiro, e especificados pelos artigos 65.oa 73.odo
presente regulamento, protelará a concessão do visto e devolverá a proposta
ao ordenador, especificando a natureza dos documentos comprovativossolicitados.
TÍTULO X
DOCUMENTOS COMPROV ATIVOS
(N.
o2 do artigo 28.oe artigos 37.o, 41.oe 45.odo Regulamento Financeiro)
Secção I
Cobrança dos créditos
Artigo 65.o
São considerados como documentos comprovativos, que confirmam as ordens
de cobrança: a decisão ou acto gerador do crédito, acompanhado de qualquerdocumento que permita verificar a natureza do crédito, o cálculo do montante,
a data de vencimento, a identidade do devedor, tais como:
a) No que se refere aos recursos próprios (
1):
— para os direitos aduaneiros, direitos niveladores agrícolas e
cotizações açúcar: os extractos da contabilidade dos Estados-mem-bros, em conformidade com os regulamentos de aplicação (
2),
— para os recursos IV A e PNB: o orçamento do exercício (exercício n)
que determina o respectivo montante, bem como, para os saldos
correspondentes (exercício n+1 e seguintes), os diversos apuramen-
tos, documentos recapitulativos e extractos das contas previstos pelosregulamentos de aplicação (
2);
b) No que se refere às outras receitas diversas: o acto de base, decisão,
contrato ou acordo gerador do crédito, bem como os documentos
justificativos de todos os elementos de cálculo.
Secção II
Autorização das despesas
Artigo 66.o
No que se refere às propostas de autorização das despesas, são considerados
como documentos comprovativos os projectos de actos que vinculam a
instituição, tais como:
a) No domínio da execução das despesas por via contratual:
o projecto de convenção, de contrato, a nota de encomenda, ou outros
documentos semelhantes, acompanhados eventualmente, no que se refereaos contratos, das ofertas recebidas, da justificação do ajuste directo e, se
for caso disso, do parecer da Comissão consultiva para compras e
contratos («CCAM»);
b) Nos domínios da atribuição de ajudas de forma autónoma:
— para concessão de um apoio financeiro a título dos diversos fundos
ou acções análogas: os documentos previstos, se for caso disso, nos!B
(1) Decisão 88/376/CEE, Euratom do Conselho (JO n.oL 185 de 15. 7. 1988, p. 24).
(2) — Regulamento (CEE, Euratom) n.o1552/89;
— Regulamento (CEE, Euratom) n.o1553/89 do Conselho (JO n.oL 155 de 7. 6.
1989, p. 9).1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 15
regulamentos de base correspondentes, bem como os projectos de
decisões de concessão,
— para as subvenções em geral:
— o pedido do beneficiário, eventualmente acompanhado do
relatório de execução relativo às subvenções anteriormenteconcedidas,
— a justificação do montante concedido,— o projecto da carta-convenção ou outros documentos seme-
lhantes,
— o orçamento previsional para a acção, a título da qual a
subvenção é pedida, ou qualquer outro documento da mesmaíndole.
Secção III
Liquidação e pagmento das despesas
Artigo 67.
o
No que respeita aos fornecimentos em geral, será nomeadamente considerado
como documento comprovativo a factura estabelecida pelo fornecedor,
acompanhada, se for caso disso, de um exemplar do documento de queresulta a obrigação da Comunidade (exemplo: nota de encomenda ou
contrato).
Em qualquer caso, o documento estabelecido pelo fornecedor deve indicar:— a natureza e a quantidade dos fornecimentos ou, eventualmente, a
descrição dos serviços prestados,
— o preço unitário e o preço total,— qualquer isenção de encargos e impostos e, se for caso disso, o montante
de quaisquer encargos, impostos e direitos aduaneiros relativos aofornecimento, incluídos no preço.
Deste documento ou de documento anexo devem constar ainda as menções
apostas pelo ordenador ou pelo agente por ele habilitado, declarando:
— a recepção em boa e devida forma do fornecimento, assim como a data e
o local desta,
— a inclusão no inventário sempre que seja obrigatória a inscrição do
fornecimento no inventário,
— a verificação de todos os elementos da factura,— o parecer da CCAM, se esse parecer for exigido.
Artigo 68.
o
No que respeita à prestação de serviços será, nomeadamente, considerado
documento comprovativo a factura (ou outra nota de débito) estabelecida pelo
prestador de serviços, acompanhada, se for caso disso, do contrato.
Essa factura (ou outra nota de débito) deve:— mencionar a natureza do serviço, eventualmente o seu preço unitário, o
preço total, a insenção de encargos e impostos ou, na medida do possível,o montante dos encargos e impostos relativos à prestação e incluídos no
preço,
— conter o atestado «pague-se», assinado pelo ordenador ou pelo agente por
ele habilitado, certificando a boa execução do serviço e a verificação detodos os elementos da factura (ou outra nota de débito).
Artigo 69.
o
1. No que respeita a contratos de estudos e de investigação serão
considerados como documentos comprovativos:
a) Um exemplar do contrato e de eventuais cláusulas adicionais a juntar à
primeira ordem de pagamento;!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 16
b) Qualquer documento que, segundo as disposições financeiras incluídas
nos contratos, justifique os pagamentos correspondentes (encomenda docontratante, facturas, actas dos comités de gestão em caso de contratos deassociação e qualquer outro documento comprovativo das despesas). O
último pagamento deve ser acompanhado de um documento que inclua a
atestação de «serviço efectuado» estabelecida pelo ordenador.
2. No que respeita a decisões de concessão de apoio financeiro a título dos
diferentes fundos ou de acções análogas, serão considerados como
documentos comprovativos:
a) Um exemplar da decisão a juntar à primeira ordem de pagamento;
b) Qualquer documento que, segundo as disposições de ordem financeira
constantes dos regulamentos de base, bem como das decisões de
concessão de apoio financeiro, justifique os pagamentos correspondentes
(pedido de pagamento, atestado do início dos trabalhos, relatórios sobre oavanço dos trabalhos e outros). O último pagamento deve ser
acompanhado de um documento que ateste a conclusão do programa
ou do projecto e que inclua um mapa das despesas efectuadas realmente atítulo do referido programa ou projecto.
3. No que respeita às subvenções referidas no segundo travessão da alínea b)
do artigo 66.
o, serão considerados como documentos comprovativos:
a) Um exemplar da decisão de concessão da subvenção;
b) A confirmação, pelo beneficiário, da aceitação dos controlos comunitá-
rios previstos no artigo 87.odo Regulamento Financeiro, bem como, nos
casos em que a importância da subvenção o justifique, um relatório sobre
a execução do projecto e a utilização dos fundos recebidos.
Artigo 70.o
No que respeita a despesas com o pessoal, serão considerados como
documentos comprovativos:
a) Para o vencimento mensal:
— a lista completa do pessoal, especificando todos os elementos da
remuneração. Esta lista será junto à ordem de pagamento,
— um formulário (ficha individual) que introduzirá, sempre que seja
necessário, todas as modificações a qualquer elemento da remune-
ração. Este formulário será estabelecido a partir de decisões tomadaspara cada caso particular,
— nos casos de recrutamentos ou de nomeações, uma cópia autenticada
da decisão de recrutamento ou de nomeação, que acompanha aliquidação do primeiro vencimento;
b) Para as outras remunerações (pessoal remunerado à hora ou ao dia):
um mapa elaborado pelo ordenador indicando os dias e as horas de
presença;
c) Para as horas extraordinárias:
um mapa, assinado pelo funcionário habilitado, certificando as prestações
suplementares efectuadas pelo agente;
d) Para as despesas de deslocação em serviço:
— a ordem de deslocação em serviço devidamente assinada pela
autoridade competente,
— a «relação pormenorizada das despesas de deslocação em serviço»,
indicando nomeadamente o local da deslocação em serviço, a data ea hora das partidas e das chegadas ao local de deslocação em serviço,as despesas de transporte, as despesas de estadia e outras despesas
devidamente autorizadas, mediante apresentação de documentos
comprovativos; esta relação pormenorizada das despesas será asinadapelo encarregado da deslocação em serviço e pela autoridadehierárquica que tenha recebido delegação;
e) Para as outras despesas com o pessoal:
os documentos comprovativos que façam referência à decisão em que se
fundamenta a despesa e contenham todos os elementos de cálculo.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 17
Artigo 71.o
Em relação às autorizações que ocasionem pagamentos fraccionados deve ser
junta à primeira ordem de pagamento uma cópia autenticada do contrato ou
da decisão de concessão do apoio financeiro. Sobre as outras ordens de
pagamento será feita referência a este documento e ao(s) pagamento(s)anterior(es).
Quando for estabelecida a última ordem de pagamento, o ordenador deve
certificar o fim da acção em causa, a fim de que se possam tirar as respectivas
consequências no plano contabilístico, implicando, se for caso disso, a
anulação da autorização concedida e não executada.
Sempre que, nos termos do n.
o7 do artigo 1.odo Regulamento Financeiro, for
fixada uma data limite, a contabilidade permitirá identificar e extrair asautorizações não definitivamente executadas um mês antes da data em causa.
Nessa altura, os ordenadores devem preparar a proposta de anulação da
autorização não executada ou, se as condições do n.
o7 do artigo 1.oestiverem
reunidas, apresentar uma proposta de alteração da autorização inicialacompanhada das justificações adequadas.
Artigo 72.
o
Sempre que diversos pagamentos se apoiam num único documento
comprovativo, todas as ordens de pagamento conterão uma referência ao
documento original e o número da ordem de pagamento a que é anexado.
Artigo 73.o
Com excepção dos casos previstos nos artigos 65.oa 72.o, sempre que o
original de um documento comprovativo não possa ser apresentado, o
ordenador pode substituí-lo por uma cópia autenticada, devendo expor as
razões pelas quais o original não pôde ser apresentado e certificar que opagamento não se efectuou.
TÍTULO XI
CONCESSÃO DE ADIANTAMENTOS
(Artigo 46.
odo Regulamento Financeiro)
Artigo 74.o
Além dos adiantamentos previstos pelo Estatuto des Funcionários ou por uma
disposição regulamentar, o ordenador pode conceder adiantamentos destina-
dos a fazer face a despesas a efectuar por um funcionáriou ou agente porconta da instituição onde trabalha. Essas despesas, que são geralmenteimputadas às despesas de pessoal e de funcionamento, podem ser ocasionadas
por uma deslocação em serviço específica ou relacionadas com despesas
prováveis mas indeterminadas quanto à sua natureza ou montante.
Artigo 75.
o
A concessão dos adiantamentos e a designação do funcionário ou agente são
objeto, sob proposta do ordenador e após visto do auditor financeiro e parecerfavorável do tesoureiro, de uma decisão das autoridades referidas no artigo
22.
odo Regulamento Financeiro, que especificará o montante do adianta-
mento e o período da sua utilização.
O pagamento de qualquer adiantamento, desde que a natureza da despesa seja
suficientemente conhecida, deve ter sido objecto de uma proposta deautorização.
Artigo 76.
o
O funcionário ou agente designado é responsável pelos fundos postos à sua
disposição e toma as medidas necessárias para garantir a sua conservação.
No prazo de dez dias a seguir à realização do objecto para que os fundos
foram concedidos, envia ao tesoureiro um relatório pormenorizado sobre autilização do adiantamento e devolve o saldo eventual.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 18
No prazo de seis semanas a partir da mesma data, o ordenador procede à
liquidação do adiantamento a fim de permitir o fecho da conta provisória quetinha sido aberta aquando da concessão.
TÍTULO XII
CONTAS BANCÁRIAS E CONTAS CORRENTES POSTAIS
(Artigo 53.
odo Regulamento Financeiro)
Artigo 77.o
Com vista a efectuar operações financeiras, a instituição pode abrir contas
bancárias e/ou contas correntes postais nos países da Comunidade e,
eventualmente, em países terceiros.
Artigo 78.o
A instituição pode igualmente ser titular de contas junto do banco emissor de
cada Estado-membro ou da instituição financeira autorizada para o efeito.
Artigo 79.o
A instituição fará comunicar a todos os organismos financeiros junto dos
quais tenha aberto contas os nomes e as assinaturas dos agentes por ela
designados e habilitados a abrir e a movimentar as referidas contas, bem comoo limite eventual dos levantamentos autorizados por cada agente habilitado.
Artigo 80.
o
Para movimentar as referidas contas são necessárias as assinaturas conjuntas
de dois agentes devidamente habilitados, dos quais um será necessariamente o
tesoureiro, um tesoureiro subordinado ou um gestor de fundos paraadiantamentos.
Nos termos do artigo 53.
odo Regulamento Financeiro, a instituição designará
os agentes habilitados a assinar cheques e transferências postais ou bancárias.
Antes de assinar, os agentes verificam a concordância entre as ordens de
pagamento e os cheques e transferências postais ou bancárias.
Artigo 81.o
Regra geral, devem ser efectuados por cheque ou por transferência postal ou
bancária os pagamentos:
— das remunerações mensais dos funcionários e outros agentes,
— das despesas relativas a fornecimentos ou serviços prestados, superiores a
"M14003ecus.
TÍTULO XIII
FUNDOS PARA ADIANTAMENTOS
(Artigo 54.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 82.o
Podem ser criados fundos para adiantamento sempre que, devido à sua
natureza ou urgência especial, o pagamento de determinadas despesas não
puder ser efectuado com base numa ordem de pagamento assinada pelo
ordenador e visada pelo auditor financeiro. Em derrogação dos artigos 40.oe
51.odo Regulamento Financeiro, o gestor de fundos para adiantamentos será
autorizado a efectuar a liquidação provisória e o pagamento das despesas, sem
prejuízo da aplicação posterior dos artigos 40.o, 41.o, 44.o, 45.o, 47.oe 50.odo
Regulamento Financeiro.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 19
A criação de fundos para adiantamentos, a sua alteração ou adaptação
substancial das condições de funcionamento serão objecto de uma decisão dasautoridades referidas no artigo 22.
odo Regulamento Financeiro, sob proposta
devidamente fundamentada do ordenador, após parecer favorável do
tesoureiro e do auditor financeiro.
Artigo 83.o
A designação de um gestor de fundos para adiantamentos será objecto de uma
decisão das autoridades referidas no artigo 22.odo Regulamento Financeiro,
sob proposta do ordenador, após parecer favorável do tesoureiro.
Esta decisão indicará as responsabilidades do gestor de fundos para
adiantamentos.
Artigo 84.o
As decisões referidas nos artigos 82.oe 83.oserão comunicadas aos
ordenadores, ao auditor financeiro, ao tesoureiro e ao Tribunal de Contas.
Artigo 85.o
1. A decisão relativa à criação de fundos para adiantamentos determinará
nomeadamente:
a) O objecto e o montante máximo do adiantamento que pode ser
consentido;
b) A abertura, se for caso disso, de uma conta bancária e/ou de uma conta
corrente postal em nome da instituição interessada;
c) A natureza e o montante máximo de cada despesa que pode ser paga sem
autorização prévia;
d) A periodicidade e as modalidades de apresentação dos documentos
comprovativos;
e) As modalidades da eventual reconstituição de um adiantamento;
f) O prazo em que as operações relativas aos fundos para adiantamentos
devem ser regularizadas.
2. Os pagamentos só podem ser efectuados com base nas autorizações
prévias e até ao limite das mesmas, assinadas pelo ordenador e visadas pelo
auditor financeiro.
Artigo 86.o
Nos termos do disposto no segundo parágrafo do artigo 54.odo Regulamento
Financeiro, apenas o tesoureiro pode alimentar os fundos para adiantamentos.
Todavia, as receitas locais diversas, tais como, nomeadamente, as que
resultem de:
— vendas de materiais,— publicações,
— reembolsos diversos,
— produtos de juros, etc.,podem ser directamente contabilizadas nos respectivos fundos para
adiantamentos, realizando-se a sua regularização em conformidade com asdisposições aplicáveis ao Regulamento Financeiro e ao presente regulamento.
Os montantes em questão são deduzidos pelo tesoureiro aquando da posterior
realimentação dos mesmos fundos para adiantamentos.
Artigo 87.
o
O gestor de fundos para adiantamentos é responsável perante o ordenador
pela colocação para pagamento das dívidas em relação a terceiros e, perante o
tesoureiro, pela execução dos pagamentos.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 20
Artigo 88.o
O gestor dos fundos para adiantamentos deve manter a contabilidade dos
fundos de que dispõe, das despesas efectuadas e das receitas recebidas,segundo as instruções do tesoureiro.
Artigo 89.
o
O gestor de fundos para adiantamentos tomará todas as disposições
necessárias para garantir os fundos colocados à sua disposição.
Artigo 90.o
Sem prejuízo do controlo exercido pelo auditor financeiro, o tesoureiro deve,
tanto quanto possível com uma periodicidade curta, ele mesmo proceder oumandar proceder a um tesoureiro subordinado ou a um funcionárioespecialmente mandatado para o efeito, regra geral no local e de modo
inesperado, à verificação da existência dos fundos confiados aos gestores de
fundos para adiantamentos e à verificação da manutenção da contabilidade.
Artigo 91.
o
O tesoureiro e o auditor financeiro informar-se-ão reciprocamente do
resultado das suas verificações e comunicá-los-ão ao ordenador.
TÍTULO XIV
CONDIÇÕES DE PAGAMENTO DE JUROS EM CASO DE REPETI-
ÇÃO DO INDEVIDO
(Artigo 49.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 92.o
As disposições do presente título aplicam-se em caso de repetição do indevido
a favor da Comunidade, sem prejuízo das disposições eventualmente previstas
nos actos de base sectoriais relativos às políticas comunitárias.
Artigo 93.o
1. A ordem de cobrança referida no n.o2 do artigo 28.odo Regulamento
Financeiro inclui, relativamente a qualquer crédito apurado referente àreposição de um montante indevidamente pago, a fixação de uma data devencimento.
2. O tesoureiro, em colaboração com o ordenador em causa, apenas poderá
conceder prazos suplementares para o pagamento após pedido escritodevidamente fundamentado pelo devedor, contanto que esse devedor se
comprometa a pagar juros à taxa prevista no artigo 94.
o, durante todo o
período do prazo concedido, a contar a data de vencimento inicial.
3. Em caso de concessão de prazos suplementares, o tesoureiro pode, para
uma melhor salvaguarda dos direitos da Comunidade, solicitar ao devedor a
constituição de uma garantia que cubra a dívida tanto no que se refere aocapital como aos juros.
Artigo 94.
o
1. Qualquer crédito não reembolsado na respectiva data de vencimento
vence juros segundo as seguintes disposições:
— no que se refere aos créditos expressos em ecus: à taxa de juro aplicada
pelo Fundo Europeu de Cooperação Monetária para as suas operações emecus (
1), acrescida de um ponto e meio,
— no que se refere aos créditos expressos em moeda nacional: à taxa de juro
interbancária (IBOR) vendedora a três meses no mercado em causa,acrescida de um ponto e meio.!B
(1) Taxa publicada mensalmente no Jornal Oficial das Comunidades Europeias , série
C.1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 21
2. A taxa de juro aplicável é a vigente durante o mês correspondente ao da
data de vencimento.
3. O montante dos juros é calculado a partir da data do vencimento, fixada
na ordem de cobrança, até ao dia do reembolso integral da dívida.
Artigo 95.o
O tesoureiro pode, de acordo como auditor financeiro, renunciar à cobrança
dos juros quando a incidência financeira em jogo — quer devido ao montante
quer devido ao período em atraso — for mínima relativamente ao custo
administrativo da operação.
Artigo 96.o
Qualquer pagamento parcial é primeiramente imputado aos juros de mora
determinados segundo o disposto no artigo 94.oe seguidamente ao capital.
TÍTULO XV
PROCEDIMENTOS DE ANÚNCIOS DE CONCURSOS
(Artigo 57.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 97.o
Os procedimentos previstos no presente título aplicam-se sem prejuízo das
disposições previstas no título XIX (artigos 126.oa 129.o).
Artigo 98.o
Os anúncios de concurso assumirão a forma, na medida do possível, de um
formulário-tipo ou de um texto-tipo.
Artigo 99.o
Os anúncios de concurso conterão nomeadamente indicações respeitantes:
a) Às modalidades de entrega e da apresentação das propostas, nomeada-
mente, a eventual exigência de preencher um formulário-tipo de resposta;
b) À aplicação do protocolo relativo aos privilégios e imunidades, assim
como as referências ao caderno das condições gerais aplicáveis aocontrato em questão (fornecimentos, empreitadas, prestações de serviços
ou publicações) e, eventualmente, ao documento relativo às condições
específicas do contrato;
c) A uma cláusula segundo a qual a apresentação de uma proposta implica a
aceitação do respectivo caderno de condições;
d) Às condições de inspecção, que devem ser especificadas com exactidão
sempre que se preveja uma inspecção ao local;
e) Ao período de eficácia das propostas durante o qual o proponente é
obrigado a manter todas as condições da sua proposta;
f) Às penalidades previstas a título de sanção pelo não cumprimento das
cláusulas do contrato;
g) Aos elementos que devem constar das facturas (ou dos documentos
comprovativos que as apoiam) nos termos das disposições do título X(artigos 65.
oa 73.o);
h) À proibição de qualquer contacto entre a instituição e o proponente,
salvo, a título excepcional, nas seguintes condições:
1. Antes da data limite para a entrega das propostas:
— por iniciativa dos proponentes:
podem ser-lhes comunicadas informações suplementares tendo
estritamente por objectivo explicitar a natureza do concurso,
— por iniciativa da instituição:!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 22
quando os serviços da instituição detectarem um erro, uma
imprecisão, uma omissão ou qualquer outra insuficiênciamaterial na redacção do anúncio do concurso, podem dessefacto informar os interessados, em condições estritamente
idênticas às do anúncio do concurso.
2. Após a abertura das propostas e por iniciativa dos serviços da
instituição:
— no caso de serem necessários alguns esclarecimentos em relação
a uma proposta ou se se tratar de corrigir erros materiaisevidentes contidos na redacção da proposta, a instituição podetomar a iniciativa de contactar o proponente.
Artigo 100.
o
Nos casos em que tenham sido estabelecidos contactos nas condições
previstas na alínea h) do artigo 99.o, será elaborada uma «nota para o
processo» e feita menção do ou dos contactos no relatório a apresentar
posteriormente à CCAM.
Artigo 101.o
O caderno das condições gerais aplicáveis ao contrato em causa deve ser junto
ao anúncio do concurso. Se for caso disso deve ser igualmente junto umdocumento com as condições específicas do contrato.
Artigo 102.
o
O prazo para a entrega das propostas será fixado de acordo com a natureza do
contrato, em função do período de tempo necessário para a preparação da
resposta ao concurso.
Artigo 103.o
Os proponentes podem entregar as propostas:
— por correio:
o anúncio do concurso especificará que a data considerada para a
recepção será a do carimbo dos correios. As propostas enviadas porcorreio devem obrigatoriamente ser registadas,
— ou nos serviços da instituição, directamente ou por qualquer mandatário
do proponente, incluindo os serviços de correio privados:
o anúncio do concurso indicará nesse caso o dia e a hora limites para a
entrega das propostas e especificará o serviço no qual devem ser
entregues, na instituição, contra recibo datado e assinado.
Nestes dois casos a data será a mesma.
Tendo em vista manter o segredo e evitar quaisquer dificuldades, o anúncio do
concurso deve conter a seguinte menção: «As proposats devem ser entreguesnum sobrescrito fechado, metido noutro sobrescrito igualmente fechado. Osobrescrito interior deve mencionar, além do serviço destinatário indicado no
anúncio do concurso, a expressão “Concurso — não abrir no serviço de
correspondência’’. No caso de serem utilizados sobrescritos autocolantesserão fechados por meio de fita adesiva sobre a qual será aposta a assinatura
do expedidor.».
Artigo 104.
o
Todas as propostas devem ser abertas.
As propostas são abertas por uma comissão designada para o efeito. O auditor
financeiro deve ser informado da abertura das propostas. O auditor financeiroou o seu representante pode assistir a título de observador se o consideraroportuno.
As propostas que não correspondam às exigências especificadas no anúncio
do concurso serão eliminadas.
Os membros da comissão devem rubricar todas as páginas de cada uma das
propostas e estabelecer a acta de abertura das propostas recebidas,
identificando nomeadamente as propostas conformes e as não conformes ejustificando as recusas por não conformidade.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 23
Artigo 105.o
Todos os proponentes serão informados do seguimento dado às respectivas
propostas.
TÍTULO XVI
DETERMINAÇÃO DOS DIVERSOS LIMIARES EM MATÉRIA DE
CONTRATOS
(Artigo 128.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 106.o
O limiar abaixo do qual se pode celebrar contratos por ajuste directo, com
base na alínea a) do artigo 58.odo Regulamento Financeiro, é fixado em
"M113 200 3ecus.
Artigo 107.o
O limiar a partir do qual se inicia a competência da CCAM, prevista no artigo
60.odo Regulamento Financeiro, é fixado em "M146 000 3ecus.
Artigo 108.o
O limiar acima do qual a caução prevista no artigo 62.odo Regulamento
Financeiro se torna obrigatória é fixado em "M1329 000 3ecus.
Artigo 109.o
Os limiares abaixo dos quais se pode celebrar contratos mediante simples
factura ou nota de débito, com base no artigo 63.odo Regulamento
Financeiro, são fixados em:
—"M11 0003ecus para as despesas efectuadas nos locais de trabalho
provisórios da instituição,
—"M12 6003ecus para as despesas efectuadas fora dos locais de
trabalho provisórios da instituição.
Artigo 110.o
Nos termos do artigo 97.odo Regulamento Financeiro, relativo à adjudicação
de contratos no domínio das dotações para investigação e desenvolvimento
tecnológico, são fixados os seguintes limiares:
— o limiar abaixo do qual se pode celebrar contratos por ajuste directo é
fixado em "M198 700 3ecus, para os equipamentos científicos e
técnicos, bem como para obras,
— o limiar a partir do qual se inicia a competência da CCAM é fixado em:
a)"M1460 600 3ecus para os contratos científicos e técnicos,
b)"M198 700 3ecus para os contratos de fornecimentos e de
equipamento sem carácter científico e técnico,
c)"M132 900 3 ecus para os contratos de fornecimento e de
equipamento sem carácter científico e técnico a que se aplicam as
alíneas c), d) e e) do artigo 58.odo Regulamento Financeiro.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 24
TÍTULO XVII
CONDIÇÕES DE FUNCIONAMENTO DAS COMISSÕES CONSUL-
TIV AS PARA COMPRAS E CONTRATOS (CCAM)
(Artigos 60.oe 97.odo Regulamento Financeiro)
Secção I
Disposições gerais
Artigo 111.o
A CCAM será chamada, a título consultivo, nas condições fixadas nos artigos
60.o, 61.oe 97.odo Regulamento Financeiro, a emitir pareceres sobre:
a) Todos os projectos de contratos de empreitadas, fornecimentos ou
prestações de serviços, incluindo os estudos, de um montante superior aos
indicados nos artigos 107.oe 110.odo presente regulamento, assim como
sobre os projectos de aquisições imobiliárias, qualquer que seja omontante;
b) Os projectos de cláusulas adicionais aos contratos referidos na alínea
anterior, sempre que houver alterações substanciais, nomeadamente
quando essas cláusulas adicionais tenham por efeito alterar o montante do
contrato inicial;
c) Os projectos de cláusulas adicionais que tenham por efeito aumentar,
para um valor superior aos limites referidos na alínea a), o montante
global de um contrato já celebrado que inicialmente era inferior a esses
limites;
d) Os formulários e os textos-tipo relativos a apelos à concorrência, assim
como as projectos que prevejam um afastamento significativo dessestextos-tipo;
e) Os projectos de apelo à concorrência que apresentem uma importância ou
uma natureza especial;
f) As questões levantadas por ocasião da celebração ou da execução dos
contratos (anulação de encomendas, pedidos de remissão de penalidadespor mora, derrogações às disposições dos cadernos de encargos ou de
condições gerais …) sempre que a questão seja suficientemente grave
para justificar um pedido de parecer;
g) Os projectos de contrato de um montante inferior ao fixado na alínea a), a
pedido do ordenador competente ou de um membro da CCAM, sempreque considere que esses contratos colocam questões de princípio ou
apresentam uma natureza especial.
Artigo 112.
o
A CCAM formulará:
a) Recomendações sobre a política geral de aprovisionamento dentro e fora
da Comunidade e procederá ou mandará proceder, eventualmente, aos
inquéritos e estudos correspondentes;
b) Recomendações sobre a definição das condições gerais para compras e
contratos.
Artigo 113.o
Os processos submetidos a parecer da CCAM serão acompanhados de um
relatório elaborado e apresentado pelo funcionário responsável ou por um
suplente designado pelo ordenador.
Este relatório deve indicar nomeadamente:a) A avaliação técnica e financeira de cada uma das propostas incluindo um
quadro comparativo dos preços unitários;
b) A justificação da recomendação da escolha do proponente.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 25
Artigo 114.o
Para cada caso, a CCAM emite uma parecer que deve ser assinado pelo
presidente. Este parecer será comunicado aos serviços interessados.
Artigo 115.o
Cada CCAM adoptará o seu regulamento interno. O texto será comunicado à
instituição interessada, às comissões consultivas para compras e contratos dasoutras instituições e ao Tribunal de Contas.
Cada CCAM velará, no que lhe disser respeito, pela boa aplicação das
directivas do Conselho referidas no artigo 126.
o
Secção II
Disposições específicas para o Centro Comum de Investigação
Artigo 116.o
A Comissão, devido às exigências específicas do domínio em causa, pode
adoptar disposições internas adequadas no que se refere à composição e aofuncionamento da CCAM em relação às actividades do Centro Comum deInvestigação.
Essas disposições internas são estabelecidas após consulta do auditor
financeiro e enviadas, para informação, ao Parlamento Europeu e ao Tribunal
de Contas.
Secção III
Comissão consultiva para compras e contratos comum às instituições (
1)
(CCAMI)
Artigo 117.o
O colégio dos chefes de administração das instituições da Comunidade pode
adoptar as medidas necessárias para criar uma Comissão consultiva para
compras e contratos (CCAMI) que tem por objectivo intensificar, em
conformidade com as exigências de boa gestão financeira, a colaboração entreas instituições em matéria de celebração de determinados contratos de
fornecimentos, bem como de outros contratos no âmbito da gestão das
dotações relativas ao financiamento de acções de carácter interinstitucional.
Artigo 118.
o
A CCAMI exerce, nomeadamente, as seguintes competências:
a) É consultada para emitir o seu parecer quando todas ou várias instituições
decidem proceder conjuntamente à celebração de conjuntos de contratosde fornecimentos nos domínios referidos no artigo 117.
o, dadas as
vantagens que um procedimento deste tipo pode revelar no plano
financeiro.
O parecer refere-se à regularidade do processo seguido, à escolha do
proponenete e, em geral, às condições utilizadas para a celebração do
contrato, tendo em conta os interesses de todas as instituições.
Neste caso, o assunto não deverá ser submetido à apreciação das
comissões consultivas para compras e contratos de cada instituição, mas
estas serão informadas do parecer emitido;
b) Poderá ser chamada, nomeadamente a pedido de um ou mais chefes de
administração, ou de uma ou mais CCAM, a examinar e a emitirrecomendações sobre qualquer questão susceptível de se revestir de
interesse ou ter implicações no plano interinstitucional nos domínos da
celebração de contratos de fornecimentos, referidos no Artigo 117.
o
A este respeito, a CCAMI, examina a questão colocada e formula assugestões que considerar adequadas.!B
(1) O termo «instituição» deve entender-se em conformidade com o disposto no n.o5
do artigo 22.odo Regulamento Financeiro.1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 26
Artigo 119.o
A CCAMI compreende dois representantes por instituição, designados, se
possível, entre os membros da CCAM da instituição, partindo-se do princípiode que, por acordo entre as instituições, a sua composição deve incluir, para
além dos representantes dos serviços das administrações respectivas:
— um representante dos serviços encarregados das questões jurídicas,
— um representante dos serviços que têm a seu cargo as finanças,
— um representante do auditor financeiro, na qualidade de observador.
No que se refere aos representantes destes três serviços, poderá ser acordado
entre as instituições um sistema de rotação.
A presidência da CCAM é assegurada, em regime de rotação, por cada uma
das instituições por um período de dois anos.
A Comissão assegura o secratariado da CCAMI é assegurada, em regime de
rotação por cada uma das instituições por um período de dois anos.
A Comissão assegura o secretariado da CCAMI.
Artigo 120.
o
No que se refere às regras processuais, aplica-se o disposto nos artigos 113.oe
114.o
Artigo 121.o
A CCAMI adoptará o seu regulamento interno. O texto será comunicado a
cada instituição.
TÍTULO XVIII
CAUÇÕES E CONSTITUIÇÃO DE UMA CAUÇÃO PRÉVIA COMO
GARANTIA DA EXECUÇÃ DOS CONTRATOS
(Artigo 62.odo Regulamento Financeiro
Artigo 122.o
Sempre que, como garantia de execução do contrato, seja exigida dos
fornecedores, empreiteiros ou prestadores de serviços a constituição de umacaução prévia, esta deve cobrir não apenas todo o período da garantia, masainda um período suficiente para permitir accionar a garantia. Essa caução
deve, em princípio, consistir num pagamento feito à instituição na mesma
m o e d aq u eai n d i c a d ap a r aop a g a m e n t od o sf o r n e c i m e n t o so ud a sempreitadas.
Artigo 123.
o
Esta caução pode ser substituída pela garantia pessoal e solidária de um
terceiro aceite pelo tesoureiro da instituição. Esta garantia é expressa namoeda de pagamento prevista no contrato e deve obedecer às mesmas regrasda caução a que se refere o artigo 122.
o
Artigo 124.o
Em apoio da primeiro ordem de pagamento estabelecida em execução de umcontrato que exija a constituição de uma caução, os documentos com-provativos habituais serão completados por uma cópia, autenticada pelotesoureiro, do recibo emitido por ocasião do pagamento da caução ou por uma
cópia, autenticada pelo tesoureiro, da declaração recebida do estabelecimento
ou do terceiro que presta a sua garantia.
Artigo 125.
o
As cauções serão restituídas, ou as garantias referidos no artigo 123.oque as
substituem liberadas, nas condições fixadas pelas disposições relativas aos
contratos, salvo nos casos de não cumprimento ou de atrasos previstos noúltimo parágrafo do artigo 62.
odo Regulamento Financeiro.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 27
TÍTULO XIX
DISPOSIÇÕES RELATIV A À APLICAÇÃO, PELAS INSTITUIÇÕES
COMUNITÁRIAS, DAS DIRECTIV AS DO CONSELHO EM MATÉRIA
DE OBRAS PÚBLICAS, DE FORNECIMENTO E DE PRESTAÇÃO DE
SERVIÇOS
(Artigo 64.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 126.o
Aquando da celebração dos contratos pelas instituições, são aplicáveis as
directivas do Conselho em matéria de obra públicas, de fornecimento e deprestação de serviços, desde que o montante dos contratos em questão atinja
ou uitrapasse os limiares previstos por essas directivas.
Artigo 127.
o
As expressões «contrato de obras», «contrato de fornecimento» e «contrato de
prestação de serviços» são interpretadas em conformidade com as definições
que constam das directivas referidas no artigo 126.o
Artigo 128.o
As instituições da Comunidade — cada uma na medida em que os contratossejam financiados a partir de dotações inscritas na sua própria secção doorçamento geral — são consideradas como «entidades adjudicantes» nostermos das referidas directivas.
Artigo 129.
o
Na celebração de contratos de obras, de fornecimento e de serviços, as
instituições devem respeitar as disposições previstas pelas directivas emquestão, nomeadamente no que se refere:
— às regras de publicidade,
— às regras comuns no domínio das especificações técnicas,— à regras comuns de participação,— aos critérios de selecção qualitativa,— aos critérios de adjudicação dos contratos.
TÍTULO XX
FIXAÇÃO DO V ALOR DOS BENS MÓVEIS A PARTIR DO QUAL A
SUA INSCRIÇÃO NO INVENTÁRIO É OBRIGATÓRIA
(Artigo 65.
odo Regulamento Financeiro)
Artigo 130.o
Serão objecto de uma inscrição no inventário todos os bens móveis:
— que tenham um valor de compra igual ou superior a "M14003ecus,
— cujo período de utilização seja superior a um ano (dois anos para os bens
móveis de carácter científico ou técnico (1)),
e
— que não tenham um carácter de bens de consumo.Para cada bem adquirido, as entradas no inventário, de que fazem parte
integrante os avisos de recepção, devem conter uma descrição adequada do
bem e especificar, a sua localização, a data de aquisição e o custo unitário.
Os avisos de recepção equivalem à descrição adequada.!B
(1) Definidos no quadro do Centro Comum de Investigação no Recueil des Instruct-
ions relatives aux inventaires (doc. 13.131/XX/86-F) e na Nomenclature des ma-
tériels-canevas général (doc. 2168/IX/1972-F e actualizações).1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 28
Artigo 131.o
Os controlos de inventário empreendidos pelas instituições devem ser
executados de modo a certificar a existência física de cada um dos bens e a
sua conformidade com a inscrição no inventário. Esse controlo deve ser
efectuado no âmbito de um programa trienal de verificação.
TÍTULO XXI
PUBLICIDADE DAS VENDAS DE BENS MÓVEIS
(Artigo 66.odo Regulamento Financeiro
Artigo 132.o
1. As vendas de bens móveis serão objecto:
a) De uma publicidade local adequada sempre que o valor unitário de
compra seja igual ou superior a "M17 7003ecus. O período entre a
data de publicação do último anúncio e a celebração do contrato de venda
deve ser de pelo menos 14 dias;
b) De um aviso de venda publicado no Jornal Oficial das Comunidades
Europeias sempre que o valor unitário de compra seja igual ou superior a
"M1372 900 3ecus. Uma publicidade adequada pode, além disso,
ser efectuada na imprensa dos Estados-membros. O período entre a datade publicação do aviso no Jornal Oficial e a celebração do contrato de
venda deve ser de pelo menos um mês.
2. Sempre que, devido ao custo da publicidade, a operação não apresente
vantagens especiais, pode-se renunciar à publicidade.
3. As instituições devem tentar obter sempre o melhor preço no que se
refere às vendas de bens imóveis.
TÍTULO XXII
CONDIÇÕES DE ESTABELECIMENTO E DE FUNCIONAMENTO
DO PLANO DE CONTABILIDADE
(Artigo 70.
odo Regulamento Financeiro
Artigo 133.o
Establecimento do plano de contabilidade
O plano de contabilidade é composto por duas partes distintas, mas
coordenadas, que assegurem:
— a contabilidade orçamental,— a contabilidade geral.
Artigo 134.
o
Contabilidade orçamental
1. A contabilidade orçamental registará para cada subdivisão do orçamento:
a) No que se refere às despesas:
— as dotações autorizadas pelo orçamento inicial, as dotações inscritas
nos orçamentos suplementares e/ou rectificativos, as dotações
criadas na sequência de participações de terceiros, as dotaçõesresultantes de transfêrencias e o montante total das dotações assimdisponíveis. As dotações para autorizações e as dotações para
pagamentos são registadas e controladas em separado,
— as autorizações e os pagamentos do exercício;
b) No que se refere às receitas:
— as previsões inscritas no orçamento inicial, as previsões inscritas nos
orçamentos suplementares e/ou rectificativos, as receitas provenien-!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 29
tes de participações de terceiros e o montante total das previsões
assim avaliadas,
— os direitos apurados e as cobranças do exercício;
c) A reinscrição das autorizações que ficam por pagar e das receitas dos
exercícios anteriores que ficam por cobrar.
São igualmente registadas na contabilidade orçamental as autorizações
provisionais globais relativas ao FEOGA, secção «Garantia» e os pagamentos
— constituídos pelos adiantamentos — correspondentes.
Estas autorizações são apresentadas relativamente à totalidade das dotações
do FEOGA-Garantia.
2. Serão abertas contas diferentes para seguir separadamente:— a utilização das dotações transitadas,— a utilização das dotações reconstituídas,— a liquidação das autorizações por liquidar.No que se refere às receitas, serão abertas contas diferentes para seguir
separadamente os créditos por cobrar dos exercícios anteriores.
3. As contas podem ser decompostas com o objectivo de determinar
resultados analíticos.
4. As contas são mantidas em livros, ou em fichas, ou através de qualquer
meio informático.
Artigo 135.
o
Contabilidade geral
1. A contabilidade geral permite determinar o activo e o passivo da
instituição.
2. O plano de contabilidade da contabilidade geral é elaborado segundo um
sistema de classificação decimal.
3. O quadro de contas incluirá, pelo menos, as seguintes clases:
— classe 1 : contas de capitais permanentes,
— classe 2 : contas de valores imobilizados,— classe 3 : contas de existências,
— classe 4 : contas de terceiros,
— classe 5 : contas financeiras,
— classe 6 : contas de despesas,
— classe 7 : contas de receitas,
— classe 8 : contas especiais.
4. Cada classe compreende grupos (códigos com dois dígitos), os quais são
divididos em subgrupos (códigos com três dígitos). Em função dasnecessidades da instituição, as contas que subdividem estes subgrupos são
criadas com cinco ou seis dígitos.
5. A classe 4 «contas de terceiros» regista todas as operações respeitantes às
relações com terceiros e os movimentos de regularização.
Inclui, nomeadamente, as contas de ordem que permitem inscrever as receitas
provenientes da devolução de pagamentos por conta previstas no punto 7 doartigo 7.
odo Regulamento Financeiro e as que permitem seguir as operações
de reafectação previstas no n.o2 do artigo 27.odo Regulamento Financeiro.
6. A classe 5 «contas financeiras» regista os movimentos dos valores, as
operações de caixa, bancos e serviços de cheques postais, as operaçõesefectuadas pelos tesoureiros subordinados e pelos gestores de fundos paraadiantamentos. É aberta uma conta diferente para cada conta bancária, conta
corrente postal, caixa e fundo para adiantamentos.
7. A classe 6 «conta de despesas» regista o montante bruto das despesas
inscritas na contabilidade orçamental.
Serão abertas contas separadas para as despesas relativas a:— dotações do exercício corrente,— dotações transitadas por força do ponto 1, alínea b), do artigo 7.
odo
Regulamento Financeiro,!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 30
— dotações transitadas por força do ponto 1, alínea a), do artigo 7.odo
Regulamento Financeiro.
— dotações transitadas por força do ponto 2 do artigo 7.odo Regulamento
Financeiro.
— dotações relativas a participações de terceiros por força do n.o2 do artigo
4.odo Regulamento Financeiro.
8. A classe 7 «contas de receitas» regista o montante das cobranças inscritas
na contabilidade orçamental.
Serão abertas contas separadas para as cobranças:— dos direitos apurados do exercício corrente,— dos direitos apurados ainda por cobrar, dos exercícios anteriores.
9. A classe 8 «contas especiais» regista as operações de encerramento das
contas, no final do exercício.
10. Sem prejuízo do disposto no artigo 21.
o, o tesoureiro de cada instituição
estabelecerá um plano de contabilidade pormenorizado em função do quadro
de contas indicado no n.o3. Abrirá grupos, subgrupos e contas segundo as
necessidades específicas da sua gestão, especificando sempre o objecto e as
condições de funcionamento das referidas contas.
Artigo 136.o
Funcionamento da contabilidade geral
1. A contabilidade geral é mantida por ano civil segundo o método dito «por
partidas dobradas».
2. As contas serão mantidas em livros ou em fichas ou através de qualquer
meio informático.
3. A contabilidade permite a elaboração de um balanço geral de contas, ou
seja, o resumo de todas as contas do activo e do passivo da instituição,
incluindo as contas saldadas, compreendendo para cada uma:
— o número da conta,— a designação,
— o total dos débitos,
— o total dos créditos,— o saldo.4. As contas são mantidas de modo a permitir uma análise pormenorizada
das operações e dos saldos. Os mapas financeiros são estabelecidos de modo aevidenciar correctamente, segundo uma repartição adequada, os elementos
representativos do activo e do passivo da instituição. As receitas a cobrar
figuram no passivo em conta de regularização e os créditos correspondentessão inscritos no activo na rubrica «devedores diversos» ou noutras rubricasadequadas. As despesas do exercício aindo não imputadas à conta de gestão
figuram no activo em conta de regularização na rubrica «despesas a imputar».
A conta de gestão deve comportar todos os elementos que permitamestabelecer a concordância com a balanço financeiro.
Os saldos de cada uma das contas devem ser comparados periodicamente com
os documentos comprovativos ou outros elementos de prova, nomeadamente:
— com as contas de valores imobilizados — como previsto no artigo 130.
o,
— com os activos nos bancos e em contas correntes postais — por
comparação mensal com os extractos de conta comunicados pelas
instituições fiannceiras,
— com os fundos em caixa — por comparação com o livro de caixa,
— com os fundos para adiantamentos e outros adiantamentos nos termos do
artigo 74.o— por verificação do respeito pelas condições de
funcionamento dos fundos para adiantamentos e de concessão de
adiantamentos, bem como pelas regras de contabilização,
— com as contas de despesas e de receitas das classes 6 e 7 — a comparar
mensalmente com os totais correspondentes da contabilidade orçamental.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 31
5. As contas de ligação interinstitucionais são acertadas mensalmente e
apuradas periodicamente.
6. As contas provisórias são periodicamente objecto do seguinte exame:— as cobranças por efectuar — por informação do tesoureiro ao ordenador
das receitas não cobradas e das diligências efectuadas,
— os pagamentos por efectuar — por comunicação do tesoureiro ao
ordenador dos motivos da não execução e dos montantes em causa;
— os fundos a transferir — por referência aos mapas colectivos dos
vencimentos do pessoal ou de outros mapas semelhantes,
— as outras contas provisórias — por meio de uma análise dos saldos
contabilísticos e por comunicação ao ordenador de quaisquer operações
que não tenham sido apuradas nos prazos a definir anualmente.
As contas provisórias são apurdas o mais cedo possível e, o mais tardar, nos
prazos previstos no artigo 71.
odo Regulamento Financeiro.
7. As contas de ordem para reafectação permitem seguir as operações de
reafectação das receitas previstas no n.o2 do artigo 27.odo Regulamento
Financeiro e elaborar o mapa previsto nos n.os1 e 3, do artigo 78.odo
Regulamento Financeiro.
8. As contas financeiras (bancárias e postais) serão mantidas em divisas e
ecus.
A conversão em ecus dos montantes expressos em moedas nacionais
efectua-se com base nas taxas estabelecidas em conformidade com o artigo
1.oOs saldos em ecus das contas mantidas em divisas e em ecus são objecto
de uma reapreciação mensal.
9. A contabilidade do Centro Comum de Investigação é integrada na
contabilidade geral da Comissão.
10. Salvo disposição em contrário por parte de outro regulamento, todos os
mapas financeiros são apresentados segundo os princípios contabilísticos queincluem nomeadamente os princípios enunciados pelas directivas doConselho. As modalidades práticas de aplicação destes princípios, que serão
objecto de actualizações periódicas, são adoptados em conformidade com o
disposto no artigo 21.
o
TÍTULO XXIII
DISPOSIÇÕES RELATIV AS ÀS DOTAÇÕES DE INVESTIGAÇÃO E
DESENVOL VIMENTO TECNOLÓGICO (IDT)
(Artigos 94.oe 96.odo Regulamento Financeiro
Artigo 137.o
Para o domínio de actividades dependentes do Centro Comum de Investigação
é criada, como apoio do orçamento, uma tabela indicativa de correspondência
entre o destino das despesas — objectivos de investigação e outras actividades— e a natureza dos meios de execução empregues:
— pessoal estatutário e não estatutário,
— infra-estruturas administrativas e técnicas,— apoios científicos e técnicos,— dotações operacionais directas.
O Centro Comum de Investigação, para fazer face às necessidades de gestão
de cada uma das actividades da sua competência, incluindo os trabalhosrelativos às prestações para terceiros e o apoio aos serviços da Comissão,mantém uma contabilidade adequada que permite assegurar o seguimento dos
custos efectivos com base nas componentes que figuram na tabela de
corerspondência.
Artigo 138.
o
Para o domínio das actividades dependentes da acção indirecta é criada, como
apoio do orçamento, uma tabela de correspondência entre o destino —!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 32
objectivos de investigação e outras actividades — e a natureza das despesas,
segundo a seguinte repartição:
— intervenções,
— pessoal não estatutário (1),
— funcionamento,
— infra-estrutura,
— informação e publicações,— pessoal estatutário (
1).
Serão adoptadas as medidas adequadas, a nível da manutenção da
contabilidade, a fim de assegurar o seguimento da execução orçamental porobjectivo de investigação, tendo em conta as componentes que figuram na
tabela de correspondência.
Artigo 139.
o
1. A Comissão receberá adiantamentos a título das actividades que executa
por conta de terceiros. Estes adiantamentos destinam-se a fianciar, por umlado, as despesas de pessoal, despesas gerais e meios de execução decorrentes
dessas actividades, e, por outro, os investimentos específicos que essas
actividades exigem. Esses adiantamentos são incluídos nas dotaçõesorçamentais correspondentes.
2. Os adiantamentos não utilizados são reembolsados por anulação das
dotações correspondentes, através da conta de gestão. Os adiantamentosutilizados são reembolsados por intermédio de uma fracção das receitasrealizadas pela cobrança do preço das prestações a terceiros. A fracção das
receitas que serve para o reembolso dos adiantamentos é a que corresponde às
despesas de pessoal, de utilização dos serviços gerais e dos meios de execuçãoda Comissão, bem como aos investimentos específicos. O restante dasreceitas, ou seja, as que correspondem a despesas correntes resultantes
especificamente dos contratos, é conservado pela Comissão por inscrição de
dotações suplementares nas rubricas relativas a estas despesas específicas.
3. A fracção das receitas que dão lugar a reembolso é fixada aquando da
elaboração de cada contrato de prestação a terceiros, em conformidade com as
regras internas.
As receitas destinadas ao reembolso dos adiantamentos e as que dão lugar à
abertura de dotações suplementares são imputadas a rubricas distintas do
mapa de receitas da Comissão.
TÍTULO XXIV
DISPOSIÇÕES RELATIV AS À GESTÃO DAS DOTAÇÕES PARA
FUNCIONAMENTO FORA DA COMUNIDADE
(Artigos 121.
oa 123.odo Regulamento Financeiro)
Secção I
Fundos para adiantamentos
Artigo 140.o
Para efeitos do disposto no artigo 54.odo Regulamento Financeiro, tendo em
vista o pagamento de certas categorias de despesas, é criado um fundo para
adiantamentos relativamente a cada unidade local fora da Comunidade.
A decisão relativa à criação destes fundos para adiantamentos determinará as
respectivas condições de funcionamento com base nas necessidades
específicas de cada unidade local.!B
(1) A rubrica «pessoal estatutário» corresponde aos funcionários que ocupam um lugar
que figura nos quadros de efectivos, bem como aos agentes dependentes do RAA.
A rubrica «pessoal não estatutário» corresponde — cf. regulamentação da Com-
issão relativa aos mini-orçamentos de 22 de Maio de 1990 — a todos os outros
agentes (interinos, funcionários nacionais destacados, prestadores de serviços, c-
ontratos de empresas, etc.).1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 33
Secção II
Autorizações e pagamentos
Artigo 141.o
São criadas, para o conjunto das unidades locais, propostas de autorizações
provisionais globais.
Estas propostas, acompanhadas de um mapa previsional das despesas de cada
unidade local, são apresentadas para visto do auditor financeiro e
seguidamente registadas pela contabilidade; as autorizações globais podemser revistas em função da evolução das necessidades.
Artigo 142.
o
1. Nas delegações que apenas dispõem de um número limitado de
funcionários ou de agentes susceptíveis de serem habilitados na qualidadede signatários dos cheques ou transferências postais ou bancárias, as
autoridades definidas no artigo 22.
odo Regulamento Financeiro podem,
mediante proposta do ordenador, após parecer favorável do tesoureiro e doauditor financeiro, autorizar uma única assinatura.
2. A Comissão fixará as condições em que os agentes por ela designados e
habilitados a dispor das contas abertas nas delegações são autorizados a
comunicar os nomes e os espécimes das assinaturas aos organismos
financeiros no local.
Secção III
Condições especiais de recurso à CCAM
Artigo 143.
o
1. Para efeitos do artigo 60.odo Regulamento Financeiro e do artigo 111.o
do presente regulamento, os contratos relativos ao arrendamento de imóveis
fora da Comunidade podem ser celebrados directamente pelo ordenador, atítulo excepcional, desde que tenha sido previamente submetida à CCAM —relativamente aos países ou cidades em causa — uma informação adequadas
sobre a situação do mercado em questão e a CCAM tenha aceite os critérios
de base a observar, respeitantes nomeadamente:
— ao tipo de imóvel a arrendar, consoante a utilização pretendida
(habitação, escritórios, etc.),
— aos parâmetros de área e de preço, acompanhados de eventuais grelhas de
variação a respeitar,
— às cláusulas contratuais.2. Sempre que o ordenador se vir confrontado com situações que se afastam
dos critérios acordados nos termos do n.
o1 e previamente aceites pela CCAM,
o(s) caso(s) específico(s) em causa deve(m) ser novamente submetido(s) àCCAM.
3. O ordenador apresentará periodicamente à CCAM um relatório sobre a
aplicação do n.
o1.
Secção IV
Inventários
Artigo 144.o
1. No que se refere às delegações, os inventários permanentes dos bens
móveis que constituem os patrimónios das Comunidades são mantidos nolocal. São regularmente comunicados aos serviços centrais de acordo com as
regras adoptadas pela Comissão.
Os bens móveis em trânsito para as delegações são objecto de uma inscrição
numa lista provisória na pendência da sua inclusão nos inventários
permanentes.
2. A publicidade relativa às vendas de bens móveis das delegações é
adaptada às condições de direito ou de facto locais.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 34
TÍTULO XXV
DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 145.o
Os montantes forfetários previstos no presente regulamento serão actualizadas
em função das variações do índice de preços no consumo na Comunidade, deforma proporcional e de acordo com os seguintes prazos:
— de três em três anos, salvo evolução excepcional do citado índice, no caso
dos montantes referidos nos artigos 31.
o(montante do fundo), 81.o, 130.o
e 132.oe no título XVI (artigos 106.oa 110.o). Procede-se ao
arredondamento adequado destes montantes,
— anualmente, nos casos dos montantes referidos no artigo 31.o(montante
do abono). Estes montantes são arredondados para o valor do ecuimediatamente inferior ou superior.
A Comissão apurará estes novos montantes de acordo com os prazos e
critérios acima definidos e comunicá-los-á às outras instituições.
Artigo 146.
o
As disposições do presente regulamento não prejudicam a aplicação das
disposições especiais do Regulamento Financeiro adoptadas para as dotaçõesde investigação e de desenvolvimento tecnológico (título VII do Regulamento
Financeiro), o Fundo Europeu de Orientação e Garantia Agrícola, secção
«Garantia» (título VIII do Regulamento Financeiro), as ajudas externas (títuloIX do Regulamento Financeiro), a gestão das dotações relativas ao pessoal
fora da Comunidade e ao funcionamento administrativo correspondente
(título X do Regulamento Financeiro), e o Serviço das Publicações Oficiaisdas Comunidades Europeias (título XI do Regulamento Financeiro).
Artigo 147.
o
As instituições informarão o Tribunal de Contas, no prazo de seis meses a
contar da data de entrada em vigor do presente regulamento, das disposiçõesque tenham adoptado para a sua aplicação.
Artigo 148.
o
O Regulamento 86/610/CEE, Euratom, CECA é revogado.
Artigo 149.o
O presente regulamento entra em vigor em 1 de Janeiro de 1994.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e
directamente aplicável em todos os Estados-membros.!B1993R3418 — PT — 01.01.1998 — 002.001 — 35