1983R0354 — PT — 17.10.2003 — 001.001

Este documento constitui um instrumento de documentação e não vincula as instituições

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REGULAMENTO (CEE, EURATOM) N.o 354/83 DO CONSELHO

de 1 de Fevereiro de 1983

relativo à abertura ao público dos arquivos históricos da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica

O CONSELHO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS, Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Económica Europeia e, nomeadamente, o seu artigo 235.o, Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica e, nomeadamente, o seu artigo 203.o, Tendo em conta a proposta da Comissão ( 1 ), Tendo em conta o parecer do Parlamento Europeu ( 2 ), Considerando que, no cumprimento da sua missão, as instituições da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica acumularam uma vasta colecção de arquivos; que estes arquivos são propriedade destas Comunidades, que têm, cada uma delas, personalidade jurídica; Considerando que é prática constante, quer nos Estados-membros, quer nas organizações internacionais, tornar os arquivos acessíveis ao público decorrido um de certo número de anos; que convém estabelecer regras comuns respeitantes à abertura ao público dos arquivos históricos das Comunidades Europeias; Considerando que uma parte dos documentos e registos provenientes das instituições da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica se encontram materialmente nos arquivos dos Estados-membros; que estes aplicam regras diferentes quanto aos prazos e condições em que os seus arquivos são acessíveis ao público; que convém evitar que documentos e registos classificados, provenientes das instituições comunitárias sejam acessíveis ao público através dos arquivos nacionais em condições menos rigorosas que as previstas no presente regulamento; Considerando que a exploração e a análise crítica dos arquivos das Comunidades são úteis não apenas à pesquisa histórica em geral, mas podem simultâneamente facilitar as actividades dos meios interessados a nível comunitário e contribuir, deste modo, para uma melhor realização dos objectivos das Comunidades; Considerando que os Tratados não prevêm poderes de acção específicos para o estabelecimento de regras comuns nesta matéria; Considerando que é conveniente fixar apenas certos princípios essenciais, deixando a cada instituição comunitária o cuidado de estabelecer as regras que se revelem necessárias para a aplicação destes princípios no plano interno, ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:

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Artigo 1.o

1. O presente regulamento destina-se a assegurar que, sempre que possível, os documentos com um valor histórico ou administrativo sejam preservados e tornados acessíveis ao público.

Para esse efeito, as instituições da Comunidade Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica, bem como o Comité Económico e Social Europeu, o Comité das Regiões e as agências e organismos similares criados pelo legislador (adiante designados por «instituições»), devem organizar os seus arquivos históricos e torná-los acessíveis ao público, nas condições previstas no presente regulamento e após o termo de um prazo de 30 anos a contar da data da elaboração dos documentos.

2. Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:

a) «Arquivos das instituições das Comunidades Europeias», o conjunto de todos os tipos de documentos, independentemente da sua forma e suporte material, que tenham sido elaborados ou recebidos por uma das instituições, por um dos seus representantes ou agentes no exercício das suas funções e que digam respeito às actividades da Comunidade Europeia e/ou da Comunidade Europeia da Energia Atómica, adiante designadas «Comunidades Europeias»;

b) «Arquivos históricos das instituições das Comunidades Europeias», a parte dos arquivos das instituições das Comunidades Europeias que tenha sido seleccionada para conservação permanente, nos termos do artigo 7.o

3. Todos os documentos tornados acessíveis antes do termo do prazo previsto no n.o 1 devem permanecer acessíveis ao público, sem quaisquer restrições.

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4. Após o termo do prazo de trinta anos previsto no n.o 1, o acesso aos arquivos históricos será consentido a qualquer pessoa que o requeira e que aceite respeitar as regras internas adoptadas, para o efeito, no âmbito de cada instituição.

5. Os arquivos históricos serão acessíveis sob a forma de cópias. As instituições podem, contudo, fornecer os originais dos documentos ou registos se o utilizador invocar um particular interesse devidamente fundamentado.

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Artigo 2.o

1. No caso de documentos abrangidos pela excepção relativa à vida privada e à integridade do indivíduo, definida na alínea b) do n.o 1 do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de Maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão ( 3 ), bem como aos interesses comerciais de uma determinada pessoa singular ou colectiva, incluindo a propriedade intelectual, definida no primeiro travessão do n.o 2 do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, estas excepções podem continuar a ser aplicadas à totalidade ou a parte do documento para além do período de 30 anos, se continuarem reunidas as respectivas condições de aplicação.

2. Os documentos abrangidos pela excepção relativa à vida privada e à integridade do indivíduo, definida na alínea b) do n.o 1 do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, incluindo processos dos funcionários das Comunidades Europeias, podem ser tornados acessíveis nos termos do Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de Dezembro de 2000, relativo à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados ( 4 ), nomeadamente dos seus artigos 4.o e 5.o

3. Antes de decidir tornar acessíveis ao público os documentos cuja divulgação possa afectar os interesses comerciais de uma determinada pessoa singular ou colectiva, incluindo os relacionados com a propriedade intelectual, tal como definido no primeiro travessão do n.o 2 do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a instituição deve, de acordo com as regras a definir por cada instituição, informar a pessoa em causa da sua intenção de tornar acessíveis ao público os documentos em questão. Estes documentos não serão tornados públicos se, tendo em conta as observações apresentadas pela pessoa interessada, a instituição considerar que a sua divulgação comprometeria estes interesses comerciais, a não ser que um interesse público superior o justifique.

4. Os documentos sensíveis na acepção do artigo 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 são acessíveis nos limites fixados por essa disposição.

Artigo 3.o

O público não tem acesso aos documentos classificados com base no artigo 10.o do Regulamento n.o 3 do Conselho, de 31 de Julho de 1958, que dá aplicação ao artigo 24.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica ( 5 ), e que não tenham sido desclassificados.

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Artigo 5.o

A fim de garantir o respeito do prazo de 30 anos previsto no n.o 1 do artigo 1.o, cada instituição procederá atempadamente, e o mais tardar no vigésimo quinto ano subsequente à data da elaboração de um documento, ao exame de todos os documentos classificados de acordo com as regras da instituição visada, a fim de decidir da sua eventual desclassificação. Os documentos que não tenham sido desclassificados aquando de um primeiro exame serão reexaminados periodicamente, pelo menos de cinco em cinco anos.

Artigo 6.o

Sempre que, decorrido o prazo de 30 anos previsto no n.o 1 do artigo 1.o, um Estado-Membro tencione tornar acessíveis ao público documentos elaborados pelas instituições e abrangidos pelos artigos 2.o ou 3.o, consultará a instituição em causa a fim de tomar uma decisão que não comprometa o cumprimento dos objectivos do presente regulamento.

Artigo 7.o

Cada instituição deve transferir para os arquivos históricos os documentos contidos nos seus arquivos correntes, o mais tardar 15 anos após a sua elaboração. Segundo critérios a estabelecer por cada instituição nos termos do artigo 9.o, estes documentos devem ser em seguida objecto de uma triagem destinada a separar os que devem ser conservados e os desprovidos de qualquer interesse administrativo ou histórico.

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Artigo 8.o

1. Cada instituição pode depositar os seus arquivos históricos no lugar que considerar mais apropriado.

2. Cada instituição porá, a pedido, à disposição dos Estados-membros e das outras instituições um jogo completo de cópias microformes dos seus arquivos históricos, na medida em que estas sejam acessíveis ao público por força do presente regulamento, desde que se não trate do Estado-membro onde a referida instituição se encontre ou de instituições que se encontrem no mesmo Estado-membro.

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Artigo 9.o

1. Cada instituição pode adoptar regras internas de aplicação do presente regulamento. Na medida do possível, as instituições devem tornar os seus arquivos acessíveis através de meios electrónicos, devendo igualmente conservar os documentos existentes sob formas adaptadas a necessidades específicas (escrita em Braille, grandes caracteres ou registos áudio).

2. Cada instituição publica anualmente um relatório sobre as suas actividades de arquivagem histórica.

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O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável em todos os Estados-Membros.

( 1 ) JO n.o C 132 de 2. 6. 1981, p. 6.

( 2 ) JO n.o C 327 de 14. 12. 1981, p. 45.

( 3 ) JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

( 4 ) JO L 8 de 12.1.2002, p. 1.

( 5 ) JO 17 de 6.10.1958, p. 406/58.