2008D0022 — PT — 09.03.2011 — 003.001

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►B DECISÃO DA COMISSÃO de 19 de Dezembro de 2007 que estabelece normas de execução da Decisão n.o 573/2007/CE do Parlamento Europeu e do Conselho que cria o Fundo Europeu para os Refugiados para o período de 2008 a 2013 no âmbito do programa geral «Solidariedade e Gestão dos Fluxos Migratórios», no que respeita aos sistemas de gestão e controlo dos Estados-Membros, às normas de gestão administrativa e financeira e à elegibilidade das despesas para projectos co-financiados pelo Fundo [notificada com o número C(2007) 6396] (Apenas fazem fé os textos nas línguas alemã, búlgara, checa, eslovaca, eslovena, espanhola, estónia, finlandesa, francesa, grega, húngara, inglesa, italiana, letã, lituana, maltesa, neerlandesa, polaca, portuguesa, romena e sueca) (2008/22/CE) (JO L 007, 10.1.2008, p.1)

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▼B

DECISÃO DA COMISSÃO

de 19 de Dezembro de 2007

que estabelece normas de execução da Decisão n.o 573/2007/CE do Parlamento Europeu e do Conselho que cria o Fundo Europeu para os Refugiados para o período de 2008 a 2013 no âmbito do programa geral «Solidariedade e Gestão dos Fluxos Migratórios», no que respeita aos sistemas de gestão e controlo dos Estados-Membros, às normas de gestão administrativa e financeira e à elegibilidade das despesas para projectos co-financiados pelo Fundo

[notificada com o número C(2007) 6396]

(Apenas fazem fé os textos nas línguas alemã, búlgara, checa, eslovaca, eslovena, espanhola, estónia, finlandesa, francesa, grega, húngara, inglesa, italiana, letã, lituana, maltesa, neerlandesa, polaca, portuguesa, romena e sueca)

(2008/22/CE)







A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS, Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia, Tendo em conta a Decisão n.o 573/2007/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de Maio de 2007, que cria o Fundo Europeu para os Refugiados para o período de 2008 a 2013 no âmbito do programa geral «Solidariedade e Gestão dos Fluxos Migratórios» e que revoga a Decisão 2004/904/CE do Conselho ( 1 ), nomeadamente o artigo 23.o, o n.o 5 do artigo 31.o, o n.o 6 do artigo 33.o e o n.o 4 do artigo 35.o, Considerando o seguinte: (1) É necessário estabelecer as condições para a execução de acções pelos Estados-Membros no âmbito do Fundo, identificando em especial as circunstâncias em que a autoridade responsável pode executar projectos de forma directa. Devem ser estabelecidas também regras referentes às autoridades delegadas. (2) É necessário identificar a lista de procedimentos e/ou práticas que as várias autoridades designadas devem instituir e seguir para a utilização do Fundo. (3) É necessário fixar os deveres das autoridades responsáveis face aos beneficiários finais na fase que conduz à selecção e aprovação dos projectos a financiar e quanto aos aspectos que devem ser abrangidos pela verificação das despesas declaradas pelo beneficiário final e/ou pelo parceiros do projecto, incluindo verificações administrativas dos pedidos de reembolso e verificações in loco de projectos individuais. (4) Para garantir que as despesas efectuadas no âmbito dos programas anuais sejam devidamente controladas, é necessário definir os critérios que as auditorias devem seguir para apreciar a sua regularidade. (5) As auditorias de projectos e de sistemas são efectuadas sob a responsabilidade da autoridade de auditoria. A fim de garantir que as auditorias tenham o alcance e a eficácia pretendidos e sejam realizadas de acordo com critérios uniformes em todos os Estados-Membros, é necessário especificar as condições que as mesmas devem respeitar, incluindo o método de amostragem. (6) Os Estados-Membros devem apresentar à Comissão, juntamente com o respectivo programa plurianual, uma descrição dos seus sistemas de gestão e controlo. Uma vez que este documentos constitui um dos principais elementos em que a Comissão se baseia, no contexto da gestão partilhada do orçamento comunitário, para se certificar de que a assistência financeira em causa é utilizada pelos Estados-Membros segundo as regras e os princípios aplicáveis necessários à salvaguarda dos interesses financeiros da Comunidade, é necessário especificar as informações que dele devem constar. (7) Para harmonizar as normas de programação, na sequência da utilização do Fundo, da auditoria e da certificação das despesas, é necessário definir com clareza o conteúdo do programa plurianual, do programa anual, do relatório intercalar, do relatório final, dos pedidos de pagamentos e ainda da estratégia de auditoria, do relatório de auditoria anual, da declaração de validade e da certificação das despesas. (8) Uma vez que os Estados-Membros devem participar as irregularidades, controlá-las e recuperar os montantes indevidamente pagos no âmbito do financiamento através do Fundo, é necessário precisar quais os requisitos dos dados a enviar à Comissão. (9) A experiência mostrou que os cidadãos da União Europeia não estão suficientemente sensibilizados para o papel desempenhado pela Comunidade nos programas de financiamento. Por conseguinte, é conveniente especificar as acções de informação e publicidade necessárias para suprir esta lacuna no domínio da comunicação e da informação. (10) Para garantir que as informações acerca das eventuais oportunidades de financiamento sejam amplamente divulgadas a todos os interessados e para uma maior transparência, devem ser definidas as acções mínimas necessárias para informar os beneficiários finais potenciais sobre as oportunidades de financiamento oferecidas conjuntamente pela Comunidade e pelos Estados-Membros através do Fundo. Para aumentar a transparência no que respeita à utilização do Fundo, deve ser publicada a lista de beneficiários finais, as designações dos projectos e o montante do financiamento público atribuído aos projectos. (11) À luz da Directiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 24 de Outubro de 1995, relativa à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados ( 2 ) e do Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de Dezembro de 2000, relativo à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados ( 3 ), é necessário estabelecer, relativamente às acções de informação e publicidade e aos trabalhos de auditoria realizados em conformidade com a presente decisão, que a Comissão e os Estados-Membros devem evitar qualquer divulgação ou disponibilização não autorizada de dados pessoais e especificar para que fim a Comissão e os Estados-Membros podem processar esses dados. (12) O recurso a meios electrónicos para o intercâmbio de informações e dados financeiros entre os Estados-Membros e a Comissão representa simplificação, maior eficiência, transparência e celeridade. A fim de tirar pleno partido destas vantagens preservando a segurança dos intercâmbios, a Comissão poderá criar um sistema informático comum. (13) A fim de garantir uma utilização eficaz do Fundo nos Estados-Membros, segundo os princípios da boa gestão financeira, deve ser adoptado um conjunto de regras comuns relativas à elegibilidade das despesas do Fundo. A fim de reduzir os encargos administrativos dos beneficiários finais e das autoridades designadas, devem ser elegíveis em certas condições taxas fixas para os custos indirectos. (14) Nos termos do artigo 3.o do Protocolo relativo à posição do Reino Unido e da Irlanda, anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado que institui a Comunidade Europeia, uma vez que o acto de base vincula o Reino Unido, este fica também vinculado pela presente decisão. (15) Nos termos do artigo 3.o do Protocolo relativo à posição do Reino Unido e da Irlanda, anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado que institui a Comunidade Europeia, uma vez que o acto de base vincula a Irlanda, esta fica também vinculada pela presente decisão. (16) Nos termos do artigo 2.o do Protocolo relativo à posição da Dinamarca, anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado que institui a Comunidade Europeia, a Dinamarca não fica vinculada pela presente decisão nem sujeita à sua aplicação. (17) As medidas previstas na presente decisão estão em conformidade com o parecer do comité de gestão do Fundo, Considerando o seguinte: ADOPTOU A PRESENTE DECISÃO:







ÍNDICE Parte I Introdução Capítulo 1 Objecto e definições Artigo 1.o Objecto Artigo 2.o Definições Parte II Disposições comuns aos quatro fundos Capítulo 1 Autoridades designadas Artigo 3.o Autoridades comuns Artigo 4.o Autoridade delegada Artigo 5.o Externalização de tarefas Capítulo 2 Sistemas de gestão e controlo Artigo 6.o Manual de procedimentos Artigo 7.o Utilização do Fundo pela autoridade responsável Artigo 8.o Condições de actuação da autoridade responsável como organismo de execução Artigo 9.o Procedimento de selecção e atribuição nos casos em que a autoridade responsável actua como entidade adjudicante Artigo 10.o Acordos de subvenção com os beneficiários finais nos casos em que a autoridade responsável actua como entidade adjudicante Artigo 11.o Contratos de execução Artigo 12.o Determinação da contribuição final da Comunidade Artigo 13.o Assistência técnica Artigo 14.o Despesas de assistência técnica no caso de uma autoridade comum Artigo 15.o Verificações da autoridade responsável Artigo 16.o Pista de auditoria Artigo 17.o Auditorias de sistemas e auditorias de projectos Artigo 18.o Verificações da autoridade de certificação Capítulo 3 Informações a fornecer relativas à utilização do Fundo Artigo 19.o Princípio da proporcionalidade Artigo 20.o Descrição dos sistemas de gestão e controlo Artigo 21.o Revisão da descrição dos sistemas de gestão e de controlo Artigo 22.o Documentos de programação Artigo 23.o Revisão da repartição financeira nos programas anuais Artigo 24.o Relatórios intercalares e finais sobre a execução dos programas anuais e os pedidos de pagamento Artigo 25.o Documentos emitidos pela autoridade de auditoria Artigo 26.o Documentos emitidos pela autoridade de certificação Capítulo 4 Participação de irregularidades Artigo 27.o Participação inicial — excepções Artigo 28.o Comunicação das acções de acompanhamento — Não recuperação Artigo 29.o Contactos com os Estados-Membros Artigo 30.o Utilização das informações Capítulo 5 Informação e publicidade Artigo 31.o Informações a fornecer aos beneficiários finais potenciais Artigo 32.o Informações a fornecer aos beneficiários finais Artigo 33.o Funções da autoridade responsável em matéria de informação e publicidade dirigidas ao público Artigo 34.o Funções dos beneficiários finais em matéria de informação e publicidade dirigidas ao público Artigo 35.o Características técnicas das acções de informação e publicidade da operação Capítulo 6 Dados pessoais Artigo 36.o Protecção de dados pessoais Capítulo 7 Intercâmbio electrónico de documentos Artigo 37.o Intercâmbio electrónico de documentos Artigo 38.o Sistema informático para o intercâmbio de documentos Parte III Disposições específicas do Fundo Europeu para os Refugiados Capítulo 1 Regras de elegibilidade Artigo 39.o Regras de elegibilidade Capítulo 2 Sistemas de gestão e controlo Artigo 40.o Medidas de emergência Artigo 41.o Montante fixo para pessoas reinstaladas Artigo 42.o Execução dos programas anuais Parte IV Disposições finais Artigo 43.o Destinatários ANEXOS







PARTE I

INTRODUÇÃO







CAPÍTULO 1

Objecto e definições

Artigo 1.o

Objecto

1. A presente decisão estabelece regras para a utilização do Fundo no que se refere a:

a) Autoridades designadas;

b) Sistemas de gestão e controlo;

c) Informações a fornecer pelos Estados-Membros à Comissão sobre a utilização do Fundo;

d) Participação de irregularidades;

e) Informação e publicidade;

f) Dados pessoais;

g) Intercâmbio electrónico de documentos.

2. As disposições que se seguem são aplicáveis sem prejuízo do disposto no Regulamento (Euratom, CE) n.o 2185/96 do Conselho, de 11 de Novembro de 1996, relativo às inspecções e verificações no local efectuadas pela Comissão para proteger os interesses financeiros das Comunidades Europeias contra a fraude e outras irregularidades ( 4 ).

Artigo 2.o

Definições

Para efeitos da presente decisão, entende-se por:

— «acto de base»: a Decisão n.o 573/2007/CE;

— «Fundo»: o Fundo Europeu para os Refugiados, instituído pelo acto de base;

— «quatro Fundos»: o Fundo Europeu para os Refugiados, o Fundo para as Fronteiras Externas, o Fundo Europeu de Regresso e o Fundo Europeu para a Integração de Nacionais de Países Terceiros, instituídos pelas Decisões n.o 573/2007/CE, n.o 574/2007/CE do Parlamento Europeu e do Conselho ( 5 ), n.o 575/2007/CE do Parlamento Europeu e do Conselho ( 6 ) e 2007/435/CE do Conselho ( 7 ) no âmbito do programa geral «Solidariedade e Gestão dos Fluxos Migratórios»;

— «autoridade responsável»: o organismo designado por um Estado-Membro nos termos do n.o 1, alínea a), do artigo 25.o do acto de base;

— «autoridade de certificação»: o organismo designado por um Estado-Membro nos termos do n.o 1, alínea b), do artigo 25.o do acto de base;

— «autoridade de auditoria»: o organismo designado por um Estado-Membro nos termos do n.o 1, alínea c), do artigo 25.o do acto de base;

— «autoridade delegada»: o organismo designado por um Estado-Membro nos termos do n.o 1, alínea d), do artigo 25.o do acto de base;

— «autoridades designadas»: todas as autoridades designadas por um Estado-Membro nos termos do artigo 25.o do acto de base;

— «acção»: acção realizada no âmbito do Fundo, tal como definida nos artigos 3.o e 5.o do acto de base;

— «projecto»: meios específicos e práticos utilizados para a execução parcial ou integral de uma acção pelos beneficiários finais de subvenções;

— «beneficiário final»: a entidade jurídica responsável pela execução de projectos, designadamente ONG, autoridades federais, nacionais, regionais ou locais, outros organismos sem fins lucrativos, empresas públicas ou privadas ou organizações internacionais;

— «parceiro do projecto»: qualquer entidade jurídica que executa um projecto em cooperação com um beneficiário final, fornecendo recursos e recebendo parte da contribuição comunitária através do beneficiário final;

— «orientações estratégicas»: o quadro de intervenção por intermédio do Fundo, adoptado pela Decisão 2007/815/CE da Comissão ( 8 );

— «prioridade»: conjunto de acções definido como prioritário nas orientações estratégicas;

— «prioridade específica»: conjunto de acções definido como prioridade específica nas orientações estratégicas, permitindo o co-financiamento a uma taxa mais elevada, em conformidade com o n.o 4 do artigo 14.o do acto de base;

— «primeiro auto administrativo ou judicial»: primeira apreciação escrita de uma autoridade competente, administrativa ou judicial, que conclua, com base em factos concretos, da existência de uma irregularidade, sem prejuízo da possibilidade de tal conclusão vir a ser revista ou retirada posteriormente no decurso do processo administrativo ou judicial;

— «irregularidade»: qualquer violação de uma disposição de direito comunitário que resulte de acto ou omissão de um agente económico que tenha ou possa ter por efeito lesar o orçamento geral da União Europeia através da imputação de uma despesa indevida ao orçamento geral;

— «suspeita de fraude»: uma irregularidade que dá lugar ao início de um processo administrativo ou judicial a nível nacional para determinar a existência de um comportamento intencional, nomeadamente de uma fraude, tal como definido no n.o 1, alínea a), do artigo 1.o da Convenção estabelecida com base no artigo K.3 do Tratado da União Europeia, relativa à protecção dos interesses financeiros das Comunidades Europeias ( 9 );

— «falência»: o processo de insolvência na acepção da alínea a) do artigo 2.o do Regulamento (CE) n.o 1346/2000 do Conselho ( 10 );

— «acordo de subvenção»: um acordo, ou instrumento legal de forma semelhante, com base no qual os Estados-Membros concedem subvenções aos beneficiários finais para efeitos de execução de projectos no âmbito do Fundo.







PARTE II

DISPOSIÇÕES COMUNS AOS QUATRO FUNDOS







CAPÍTULO 1

Autoridades designadas

Artigo 3.o

Autoridades comuns

Os Estados-Membros podem designar a mesma autoridade responsável, a mesma autoridade de auditoria ou a mesma autoridade de certificação para dois ou mais dos quatro Fundos.

Artigo 4.o

Autoridade delegada

1. Qualquer delegação de tarefas deve respeitar o princípio da boa gestão financeira, que implica um controlo interno eficaz e eficiente, e o princípio da não discriminação e deve garantir a visibilidade do financiamento comunitário. As tarefas de execução delegadas não podem suscitar conflitos de interesses.

2. O âmbito das tarefas delegadas pela autoridade responsável à autoridade delegada e a especificação dos procedimentos de execução das tarefas delegadas devem ser consignadas formalmente por escrito.

O acto de delegação deve incluir, pelo menos:

a) As referências à legislação comunitária aplicável;

b) As tarefas confiadas à autoridade delegada;

c) Os direitos e deveres da autoridade delegada e as responsabilidades por ela assumidas;

d) O dever de a autoridade delegada criar e manter uma estrutura organizativa e um sistema de gestão e controlo adaptados à execução das respectivas tarefas;

e) A garantia a prestar relativamente à boa gestão financeira e à legalidade e regularidade das tarefas delegadas.

3. A actividade de comunicação com a Comissão, referida no n.o 1, alínea a), do artigo 25.o do acto de base não pode ser delegada. A autoridade delegada deve comunicar com a Comissão através da autoridade responsável.

4. Se a autoridade delegada não fizer parte da administração pública ou não for um organismo de direito privado a que o Estado-Membro tenha confiado uma missão de serviço público, a autoridade responsável não pode delegar nessa autoridade quaisquer poderes executivos que impliquem uma ampla margem de discricionariedade no que toca a escolhas políticas.

5. A delegação de tarefas nas autoridades delegadas não afecta a responsabilidade da autoridade responsável, que continuará a responder pelas tarefas que tiver delegado.

6. Se a autoridade responsável delegar tarefas à autoridade delegada, todas as disposições da presente decisão relativas à autoridade responsável são aplicáveis mutatis mutandis à autoridade delegada.

Artigo 5.o

Externalização de tarefas

As autoridades designadas podem externalizar algumas das respectivas tarefas, mas continuam a ser responsáveis pelas tarefas externalizadas, segundo as responsabilidades definidas nos artigos 27.o, 29.o e 30.o do acto de base.







CAPÍTULO 2

Sistemas de gestão e controlo

Artigo 6.o

Manual de procedimentos

Nos termos do n.o 2 do artigo 31.o do acto de base e tendo em conta o princípio da proporcionalidade, os Estados-Membros devem elaborar um manual que descreva os procedimentos e as práticas a seguir no que se refere ao seguinte:

a) Funcionamento das autoridades designadas;

b) Práticas que garantem a separação adequada de funções;

c) Se for o caso, controlo das autoridades delegadas e de outras tarefas externalizadas;

d) Elaboração de programas plurianuais e anuais;

e) Elaboração da estratégia de auditoria e dos planos anuais de auditoria;

f) Selecção de projectos, atribuição de subvenções e controlo e gestão financeira dos projectos;

g) Gestão de irregularidades, correcções financeiras e recuperações;

h) Preparação e execução das missões de auditoria;

i) Preparação de relatórios e declarações de auditoria;

j) Certificação das despesas;

k) Avaliação do programa;

l) Envio de informações à Comissão;

m) Pista de auditoria.

Artigo 7.o

Utilização do Fundo pela autoridade responsável

1. Para a utilização do Fundo, a autoridade responsável pode actuar como entidade adjudicante e/ou como organismo de execução.

2. A autoridade responsável actua como entidade adjudicante nos casos em que, em geral, executa os projectos com base em convites anuais à apresentação de propostas.

Nem a autoridade responsável nem qualquer autoridade delegada podem participar nestes convites à apresentação de propostas.

Em casos devidamente justificados, incluindo a prossecução de projectos plurianuais previstos no n.o 6 do artigo 14.o do acto de base que tenham sido seleccionados no âmbito de um convite à apresentação de propostas anterior ou em situações de emergência, as subvenções podem ser atribuídas sem convite à apresentação de propostas.

3. A autoridade responsável actua como organismo de execução nos casos em que optar pela execução directa dos projectos, sempre que as características desses projectos não permitam outra opção devido a situações de monopólio de jure ou por motivos de segurança. Nestes casos, as regras relativas ao beneficiário final são aplicáveis mutatis mutandis à autoridade responsável.

Artigo 8.o

Condições de actuação da autoridade responsável como organismo de execução

1. Os motivos que levaram a autoridade responsável a actuar como organismo de execução de determinados projectos devem ser identificados e comunicados à Comissão no âmbito do programa anual em questão.

2. Ao executar os projectos, a autoridade responsável deve respeitar o princípio de custo-eficácia e prevenir conflitos de interesses.

3. A autoridade responsável pode executar os projectos identificados de acordo com o n.o 3 do artigo 7.o directamente e/ou em associação com qualquer autoridade nacional competente devido à sua especialização técnica, ao seu nível de especialização ou aos seus poderes administrativos. As principais autoridades nacionais que participem na execução devem ser identificadas no programa anual em questão.

4. A decisão administrativa de co-financiar um projecto no âmbito do Fundo deve conter as informações necessárias para controlar os produtos e serviços co-financiados e verificar as despesas efectuadas. Todas as normas aplicáveis aos acordos de subvenção fixadas no n.o 2 do artigo 10.o devem ser especificadas numa forma equivalente a um instrumento legal.

5. O relatório final sobre a execução do programa anual deve incluir informações sobre os procedimentos e práticas aplicados para garantir a separação adequada de funções, o controlo efectivo e a protecção satisfatória dos interesses financeiros das Comunidades Europeias, juntamente com explicações sobre o modo como foram evitados os conflitos de interesses.

6. Nos casos em que a autoridade responsável seja, em princípio, o organismo de execução habitual de projectos co-financiados pelo Fundo:

a) A autoridade de auditoria não deve fazer parte do mesmo organismo, excepto se a sua imparcialidade for garantida e for responsável perante outro organismo exterior ao organismo do qual, juntamente com a autoridade responsável, faz parte;

b) As tarefas da autoridade responsável, previstas no artigo 27.o do acto de base, não são afectadas nos casos em que a autoridade responsável execute também directamente os projectos.

7. Nos casos em que seja provável que o organismo de execução de projectos co-financiados pelo Fundo seja uma autoridade delegada, esta não pode ser o único beneficiário final das dotações cuja gestão se delega.

Artigo 9.o

Procedimento de selecção e atribuição nos casos em que a autoridade responsável actua como entidade adjudicante

1. Os convites à apresentação de propostas referidos no n.o 2 do artigo 7.o devem ser publicados de modo a garantir a máxima publicidade entre os potenciais beneficiários. ►M3 Qualquer alteração substancial ao conteúdo do convite à apresentação de propostas deve ser publicada nas mesmas condições. ◄

Os anúncios de concurso devem especificar:

a) Os objectivos;

b) Os critérios de selecção, que devem respeitar o n.o 5 do artigo 14.o do acto de base, e os documentos de apoio relevantes;

c) As modalidades de financiamento comunitário e, se for o caso, de financiamento nacional;

d) As modalidades e o prazo de apresentação de propostas.

2. Para efeitos da selecção dos projectos e da atribuição das subvenções, a autoridade responsável deve garantir que os beneficiários potenciais sejam informados das seguintes condições específicas relativas aos projectos a executar:

a) Regras de elegibilidade das despesas;

b) Prazos de execução; e

c) Informações financeiras e outras a conservar e comunicar.

Antes de tomar a decisão de atribuição, a autoridade responsável deve certificar-se de que o beneficiário final e/ou os parceiros do projecto têm capacidade para respeitar as referidas condições.

3. A autoridade responsável deve garantir que os projectos que recebem subvenções foram submetidos a uma análise formal, técnica e orçamental e a uma avaliação qualitativa segundo os critérios indicados no convite à apresentação de propostas. Os motivos da rejeição dos outros projectos devem ser registados.

4. Os Estados-Membros devem determinar os serviços competentes para a atribuição e garantir que os conflitos de interesses são evitados em todos os casos e, em especial, se os candidatos forem organismos nacionais.

5. A decisão de atribuição deve indicar, pelo menos, o nome do beneficiário final e/ou dos parceiros do projecto, os elementos essenciais do projecto e os seus objectivos operacionais, o montante máximo de co-financiamento do Fundo e a taxa máxima de co-financiamento dos custos elegíveis totais.

6. Cada candidato deve receber informações por escrito sobre os resultados do procedimento de selecção, incluindo uma explicação das decisões tomadas. Se a legislação nacional o impuser, deve ser referido o procedimento de revisão aplicável.

Artigo 10.o

Acordos de subvenção com os beneficiários finais nos casos em que a autoridade responsável actua como entidade adjudicante

1. A autoridade responsável deve estabelecer procedimentos de gestão de projectos circunstanciados, que abranjam, entre outros:

a) A celebração de acordos de subvenção com os beneficiários finais seleccionados;

b) O seguimento dos acordos e suas eventuais alterações, estabelecendo um sistema de acompanhamento administrativo dos projectos (troca de correspondência, aprovação e acompanhamento de alterações, cartas de insistência, recepção e tratamento de relatórios, etc.).

2. Os acordos de subvenção devem fixar, entre outros:

a) O montante máximo da subvenção;

b) A percentagem máxima da contribuição da Comunidade, nos termos do n.o 4 do artigo 14.o ou do n.o 3 do artigo 21.o do acto de base;

c) Uma descrição pormenorizada e o calendário do projecto financiado;

d) Se aplicável, a parte das tarefas e respectivos custos que o beneficiário final tenciona subcontratar a terceiros;

e) O orçamento previsional acordado e o plano de financiamento do projecto, incluindo a percentagem fixa de custos indirectos prevista no anexo 11 relativo às regras de elegibilidade das despesas;

f) O calendário e as disposições de execução do acordo (obrigações em matéria de apresentação de relatórios, alterações, termo);

g) Os objectivos operacionais do projecto e os indicadores a utilizar;

h) A definição dos custos elegíveis;

i) As condições de pagamento da subvenção e os requisitos de contabilidade;

j) As condições relativas à pista de auditoria;

k) As disposições aplicáveis em matéria de protecção de dados;

l) As disposições aplicáveis em matéria de publicidade.

3. Se for o caso, os beneficiários finais devem garantir que os parceiros do projecto estão sujeitos às mesmas obrigações que eles próprios. Os parceiros assumem a sua respectiva responsabilidade perante o beneficiário final, que será sempre o responsável final pelo cumprimento dos termos do contrato, em nome próprio e dos parceiros do projecto.

Os beneficiários finais devem conservar cópias certificadas dos documentos contabilísticos comprovativos das receitas e despesas efectuadas pelos parceiros relativamente ao projecto em questão.

4. Os acordos de subvenção devem prever expressamente o exercício dos poderes de controlo da Comissão e do Tribunal de Contas, com base em documentos e in loco, sobre todos os beneficiários finais, parceiros do projecto e subcontratantes.

▼M3

Artigo 11.o

Contratos de execução

Ao adjudicarem os contratos para a execução dos projectos, as autoridades estatais, regionais ou locais, os organismos regidos pelo direito público e as associações constituídas por uma ou mais dessas autoridades ou vários desses organismos regidos pelo direito público devem agir em conformidade com as normas e os princípios em matéria de contratos públicos aplicáveis a nível nacional e da União.

As entidades não referidas no parágrafo anterior devem adjudicar os contratos para a execução dos projectos dando-lhes adequada publicidade, a fim de respeitar os princípios da transparência, não discriminação e igualdade de tratamento. Os contratos de valor inferior a 100 000 EUR podem ser adjudicados desde que as referidas entidades tenham exigido pelo menos três propostas. Sem prejuízo das regras nacionais, os contratos de valor inferior a 5 000 EUR não são sujeitos a quaisquer obrigações processuais.

▼B

Artigo 12.o

Determinação da contribuição final da Comunidade

Para efeitos de cálculo do pagamento final ao beneficiário final, a contribuição comunitária total para cada projecto deve ser o mais baixo dos três montantes seguintes:

a) Montante máximo indicado no acordo de subvenção;

b) Co-financiamento máximo resultante da multiplicação dos custos elegíveis totais do projecto em causa pela percentagem fixada no n.o 4 do artigo 14.o e no n.o 3 do artigo 21.o do acto de base (ou seja, 50 %, 75 % ou 80 %); e

c) Montante resultante da aplicação do princípio do não-lucro, previsto no ponto I.3.3 do anexo 11.

Artigo 13.o

Assistência técnica

1. A assistência técnica por iniciativa da Comissão, prevista no artigo 15.o do acto de base, pode ser financiada até 100 % pelo Fundo.

2. A assistência técnica por iniciativa dos Estados-Membros, prevista no artigo 16.o do acto de base, pode ser financiada até 100 % pelo Fundo.

3. A assistência técnica por iniciativa da Comissão ou dos Estados-Membros pode revestir a forma de contrato público, honorários de especialistas e/ou quaisquer despesas administrativas sujeitas às regras de elegibilidade constantes do capítulo 1 da parte III.

Artigo 14.o

Despesas de assistência técnica no caso de uma autoridade comum

1. Se uma ou mais autoridades designadas são comuns a dois ou mais dos quatro Fundos, as dotações para as despesas de assistência técnica relativas a cada um dos programas anuais em questão podem ser agregadas parcial ou integralmente.

2. As despesas de assistência técnica devem ser repartidas entre os Fundos em causa, de preferência com base numa fórmula simples e representativa de repartição. A aplicação da fórmula não deve implicar o aumento do montante máximo das despesas de assistência técnica de cada programa anual em questão.

Artigo 15.o

Verificações da autoridade responsável

1. As verificações a realizar pela autoridade responsável, ou sob a sua responsabilidade, nos termos do n.o 1, alínea g), do artigo 27.o do acto de base devem cobrir os aspectos administrativos, financeiros, técnicos e materiais dos projectos, consoante o caso.

As verificações devem garantir que as despesas declaradas são reais e justificadas em relação ao objectivo do projecto, que os projectos subvencionados foram concluídos em conformidade com os acordos de subvenção, que a contribuição da Comunidade respeita as regras, sobretudo as que se referem à estrutura do financiamento prevista no artigo 14.o do acto de base, que os pedidos de reembolso do beneficiário final são correctos e que os projectos e as despesas observam as regras comunitárias e nacionais e evitam o duplo financiamento de despesas através de outros regimes comunitários ou nacionais e de outros períodos de programação.

Além disso, as verificações devem incluir:

a) Verificações administrativas e financeiras de cada pedido de reembolso enviado pelos beneficiários finais;

b) Verificações, pelo menos com base numa amostra representativa dos documentos comprovativos que abranjam todas as rubricas do orçamento anexado ao acordo de subvenção, da relevância, regularidade e elegibilidade das despesas, receitas e custos cobertos por receitas afectadas declarados pelos beneficiários finais;

c) Verificações in loco de projectos individuais, pelo menos com base numa amostra que represente uma variedade adequada de tipos e dimensões de projectos e tendo em conta eventuais factores de risco já identificados, a fim de obter garantias razoáveis quanto à legalidade e regularidade das operações subjacentes, tendo em conta o nível de risco identificado pela autoridade responsável.

As verificações previstas nas alíneas a) e b) não terão de ser efectuadas se o beneficiário final for obrigado a fornecer um certificado de auditoria de um auditor independente que abranja todos os aspectos referidos nas alíneas a) e b).

2. Devem ser conservados registos de todas as verificações efectuadas, dos quais constem os trabalhos efectuados, a data, os resultados e as medidas de reacção às irregularidades detectadas. A autoridade responsável deve garantir que todos os documentos comprovativos respeitantes às verificações efectuadas se mantenham à disposição da Comissão e do Tribunal de Contas por um período de cinco anos após a conclusão do projecto. Este prazo é suspenso em caso de acções judiciais ou mediante pedido fundamentado da Comissão.

3. Nos casos em que a autoridade responsável actue como organismo de execução no âmbito do programa anual, nos termos do n.o 3 do artigo 7.o, as verificações referidas no n.o 1 devem ser efectuadas segundo o princípio da separação adequada de funções.

Artigo 16.o

Pista de auditoria

1. Para efeitos do n.o 1, alínea k), do artigo 27.o do acto de base, uma pista de auditoria é considerada adequada se satisfizer os seguintes critérios:

a) Permite conciliar os montantes certificados transmitidos à Comissão com os registos contabilísticos circunstanciados e documentos comprovativos conservados pela autoridade de certificação, pela autoridade responsável, pelas autoridades delegadas e pelos beneficiários finais relativos a projectos co-financiados no âmbito do Fundo;

b) Permite a verificação do pagamento da contribuição pública ao beneficiário final, da repartição e transferência do financiamento comunitário concedido no âmbito do Fundo e das fontes de co-financiamento do projecto;

c) Permite verificar a aplicação dos critérios de selecção fixados para o programa anual;

d) Contém, em relação a cada projecto, e se tal se justificar, as especificações técnicas e o plano de financiamento, os documentos relativos à aprovação da subvenção e aos procedimentos de adjudicação de contratos públicos, bem como os relatórios sobre as verificações e auditorias efectuadas.

2. A autoridade responsável deve certificar-se de que é conservado um registo do local em que se encontram todos os documentos relativos a pagamentos específicos efectuados no âmbito do Fundo.

Artigo 17.o

Auditorias de sistemas e auditorias de projectos

1. As auditorias referidas no n.o 1, alíneas a) e b), do artigo 30.o do acto de base devem ser efectuadas segundo os sistemas de gestão e controlo estabelecidos pelos Estados-Membros e com base numa amostra de projectos seleccionados através de um método aprovado pela autoridade de auditoria.

O método de amostragem deve:

a) Incluir projectos de natureza e dimensão suficientemente variadas;

b) Ter em conta eventuais factores de risco identificados pelos controlos nacionais ou comunitários e os aspectos referentes ao custo-benefício das verificações.

A amostra deve incluir também projectos executados pela autoridade responsável actuando como organismo de execução, pelo menos numa base proporcional.

O método utilizado para escolher a amostra deve ser documentado.

2. A auditoria dos sistemas de gestão e controlo deve abranger cada um dos seguintes elementos pelo menos uma vez antes de 2013: programação, delegação de tarefas, selecção e atribuição, controlo de projectos, pagamentos, certificação de despesas, envio de relatórios à Comissão, detecção e tratamento de potenciais irregularidades e avaliação dos programas.

3. As auditorias de projectos devem ser realizadas in loco, com base em documentos e registos conservados pelo beneficiário final e/ou pelos parceiros do projecto. As auditorias devem verificar que:

a) O projecto satisfaz os critérios de selecção do programa anual, foi executado em conformidade com o acordo de subvenção e observa todas as condições aplicáveis relativamente à sua funcionalidade e utilização ou aos objectivos a alcançar;

b) As despesas declaradas correspondem aos registos contabilísticos e documentos comprovativos conservados pelo beneficiário final e/ou pelos parceiros do projecto e aos registos correspondentes aos documentos comprovativos conservados pela autoridade responsável ou por qualquer organismo delegado;

c) As rubricas de despesa satisfazem os requisitos de elegibilidade fixados no anexo 11, os requisitos especificados durante o procedimento nacional de selecção, cumprem as cláusulas do acordo de subvenção, correspondem aos trabalhos efectivamente realizados e, se for o caso, cumprem outras normas comunitárias ou nacionais;

d) A utilização ou a utilização prevista do projecto se coaduna com os objectivos, acções ou medidas previstos nos artigos 3.o, 5.o e 16.o do acto de base e, se for o caso, cobre a população-alvo;

e) A contribuição pública ou privada foi paga ao beneficiário final nos termos do n.o 2 do artigo 14.o do acto de base;

f) Existe uma pista de auditoria adequada;

g) Não existem conflitos de interesses e foi conseguida uma boa relação custo-eficácia, em especial nos casos em que a autoridade responsável actuar como organismo de execução do projecto.

4. Só as despesas do âmbito da auditoria realizada nos termos do n.o 3 contam para o montante das despesas verificadas para efeitos do n.o 1, alínea b), do artigo 30.o do acto de base. Se a auditoria for realizada antes da conclusão do projecto, só as despesas efectivamente verificadas são tidas em conta para calcular a taxa de cobertura.

5. Se os problemas detectados tiverem um carácter sistémico e, por conseguinte, implicarem um risco para outros projectos, a autoridade de auditoria deve garantir que seja realizada uma análise mais aprofundada, incluindo auditorias complementares, se necessário, por forma a determinar a dimensão desses problemas. As autoridades responsáveis devem tomar as medidas preventivas e de correcção necessárias.

6. A autoridade de auditoria deve tirar conclusões com base nos resultados das auditorias às despesas declaradas à Comissão e comunicá-las a esta instituição no relatório anual de auditoria. Nos programas anuais em que a margem de erro seja superior ao nível de materialidade de 2 % da contribuição comunitária, a autoridade de auditoria deve analisar o significado do erro e tomar as medidas necessárias, incluindo a formulação de recomendações adequadas, que devem ser comunicadas, pelo menos, no relatório anual de auditoria.

Artigo 18.o

Verificações da autoridade de certificação

1. Nos casos em que a autoridade de auditoria emitir um parecer com reservas ou um parecer negativo quanto ao funcionamento do sistema de gestão e controlo, a autoridade de certificação deve verificar que esta informação foi enviada à Comissão. Deverá também garantir que a autoridade responsável aplique um plano de acção destinado a repor os sistemas de gestão e controlo devidamente em funcionamento e a avaliar o impacto do funcionamento incorrecto sobre a declaração de despesas.

2. Se o pedido de pagamento ou a declaração de reembolso não forem validados pela autoridade de auditoria antes da conclusão do relatório final sobre a execução do programa anual, a autoridade de certificação deve garantir que sejam elaborados sem demora o pedido de pagamento ou a declaração de reembolso elaborados de forma correcta.







CAPÍTULO 3

Informações a fornecer relativas à utilização do Fundo

Artigo 19.o

Princípio da proporcionalidade

1. Nos termos do n.o 2 do artigo 9.o do acto de base, a quantidade de informações disponíveis num Estado-Membro sobre a utilização do Fundo transmitida à Comissão nos documentos referidos no presente capítulo pode ser proporcional ao montante da contribuição comunitária atribuída ao Estado-Membro em causa e, se necessário, as informações podem ser fornecidas de forma resumida.

2. No entanto, se a Comissão o solicitar, os Estados-Membros devem enviar-lhe informações mais exaustivas. A Comissão pode solicitar estas informações se estas se afigurarem necessárias para poder cumprir cabalmente os deveres que lhe incumbem por força do acto de base e do Regulamento Financeiro.

Artigo 20.o

Descrição dos sistemas de gestão e controlo

1. A descrição dos sistemas de gestão e controlo referidos no n.o 4 do artigo 31.o e no n.o 2 do artigo 32.o do acto de base deve ser apresentada segundo o modelo do anexo 1.

2. A autoridade responsável deve validar a descrição dos sistemas aplicados por qualquer autoridade delegada. Cada uma das autoridades designadas deve confirmar a exactidão da descrição dos sistemas de gestão e controlo que aplicam. Além disso, a autoridade de auditoria deve também confirmar que a descrição é completa.

3. Ao proceder à análise da descrição, a Comissão pode solicitar esclarecimentos e propor medidas destinadas a dar cumprimento ao disposto no acto de base. Se necessário, os funcionários da Comissão ou seus representantes autorizados efectuarão visitas in loco.

4. Se a autoridade responsável for a mesma para dois ou mais dos quatro Fundos, ou se os sistemas forem comuns a dois ou mais Fundos, a descrição do sistema comum de gestão e controlo pode ser apresentada com a indicação de eventuais características específicas, se for o caso.

Artigo 21.o

Revisão da descrição dos sistemas de gestão e de controlo

▼M3

1. A autoridade responsável deve comunicar à Comissão, por carta formal, quaisquer alterações substanciais do sistema de gestão e controlo e enviar-lhe uma descrição revista do sistema de gestão e controlo o mais rapidamente possível e o mais tardar na data em que tais alterações produzem efeitos.

▼B

2. São consideradas alterações substanciais as alterações susceptíveis de ter uma influência na separação de funções, na eficácia dos mecanismos de selecção, atribuição, controlo e pagamento e na comunicação com a Comissão. Incluem, nomeadamente, as alterações que afectem uma das autoridades designadas, o sistema contabilístico e os procedimentos de pagamento e certificação.

3. A revisão dos sistemas de gestão e controlo deve seguir procedimento idêntico ao previsto no artigo 20.o

Artigo 22.o

Documentos de programação

1. Os Estados-Membros devem apresentar à Comissão um programa plurianual previsto no artigo 18.o do acto de base, segundo o modelo do anexo 2.

2. Os Estados-Membros devem apresentar à Comissão os programas anuais previstos no artigo 20.o do acto de base, segundo o modelo do anexo 3.

3. Os planos financeiros ligados ao programa plurianual devem incluir a repartição dos montantes orçamentados por prioridade, de acordo com as orientações estratégicas.

Os planos financeiros ligados aos programas anuais devem incluir a repartição dos montantes orçamentados por categoria de acção, tal como definido no n.o 1 do artigo 3.o do acto de base, fazendo referência às prioridades.

Artigo 23.o

Revisão da repartição financeira nos programas anuais

▼M1

1. A fim de rever os programas anuais aprovados pela Comissão nos termos do n.o 5 do artigo 20.o do acto de base, o Estado-Membro em causa deve apresentar à Comissão um projecto revisto de programa anual até três meses antes do termo do período de elegibilidade. A Comissão deve examinar e aprovar, logo que possível, o programa revisto, segundo o procedimento previsto no n.o 5 do artigo 20.o do acto de base.

▼B

2. As alterações da repartição financeira sem revisão do programa anual nos termos do n.o 1 não devem exceder 10 % da contribuição total do Fundo e devem ser permitidas apenas em circunstâncias justificadas por causas que escapam ao controlo da autoridade responsável. O relatório intercalar e/ou o relatório final sobre a execução do programa anual devem incluir uma explicação adequada das referidas alterações.

Artigo 24.o

►M2 Relatórios intercalares e finais sobre a execução dos programas anuais e os pedidos de pagamento ◄

1. Os Estados-Membros devem apresentar à Comissão os relatórios intercalares sobre a execução dos programas anuais e os pedidos de pagamento previstos no n.o 4 do artigo 39.o do acto de base segundo o modelo do anexo 4.

2. Os Estados-Membros devem apresentar à Comissão os relatórios finais sobre a execução dos programas anuais e os pedidos de pagamento previstos no n.o 1, alínea b), do artigo 40.o do acto de base segundo o modelo do anexo 5.

▼M3

3. Os quadros financeiros respeitantes aos relatórios intercalares e aos relatórios finais devem apresentar uma repartição dos montantes por prioridades e prioridades específicas, tal como definidas nas orientações estratégicas.

▼M2

4. Relativamente ao artigo 39.o, n.os 3 e 4, do acto de base, o total cumulativo dos pagamentos de pré-financiamentos efectuados a um Estado-Membro não deve exceder 90 % do montante total afectado a esse Estado-Membro na decisão de financiamento que aprova o programa anual.

No caso de um Estado-Membro ter autorizado, a nível nacional, um montante inferior ao montante total afectado pela decisão de financiamento que aprova o programa anual, o total cumulativo dos pagamentos de pré-financiamentos não deve exceder 90 % do montante autorizado a nível nacional.

▼B

Artigo 25.o

Documentos emitidos pela autoridade de auditoria

1. A estratégia de auditoria referida no n.o 1, alínea c), do artigo 30.o do acto de base deve ser definida segundo o modelo do anexo 6. ►M3 Quaisquer alterações da estratégia de auditoria apresentada em relação ao artigo 30.o, n.o 1, alínea c), do acto de base e aceite pela Comissão deve ser enviada a esta última o mais rapidamente possível. A estratégia de auditoria revista deve ser estabelecida segundo o modelo constante do anexo 6, com indicação das alterações introduzidas. ◄

▼M3

2. Excepto se cada um dos dois últimos programas anuais adoptados pela Comissão corresponder a uma contribuição comunitária anual inferior a 1 milhão de EUR, a autoridade de auditoria deve apresentar, a partir de 2010, um plano de auditoria anual antes de 15 de Fevereiro de cada ano. O plano de auditoria deve ser elaborado em conformidade com o modelo constante do anexo 6. Os Estados-Membros não são obrigados a apresentar de novo a estratégia de auditoria quando apresentam os planos de auditoria anuais. No caso da estratégia de auditoria combinada prevista no artigo 30.o, n.o 2, do acto de base, pode ser apresentado um plano de auditoria combinada anual.

▼B

3. O relatório de auditoria e os pareceres previstos no n.o 3, alíneas a) e b), do artigo 30.o do acto de base devem basear-se em auditorias de sistemas e auditorias de projectos efectuadas em conformidade com a estratégia de auditoria e devem ser apresentadas segundo os modelos dos anexos 7.A e 7.B.

4. A declaração de validade prevista no n.o 3, alínea c), do artigo 30.o do acto de base deve basear-se em todo o trabalho de auditoria realizado pela autoridade de auditoria e, se necessário, em verificações adicionais. A declaração de validade é apresentada segundo o modelo constante do anexo 7.C.

5. Se o âmbito da análise tiver sido limitado ou se o nível das despesas irregulares detectadas não permitir a formulação de um parecer sem reservas, quer no contexto do parecer anual referido no n.o 3, alínea b), do artigo 30.o do acto de base, quer da declaração prevista na alínea c) do mesmo artigo, a autoridade de auditoria deve expor os motivos para tal e avaliar a dimensão do problema e o respectivo impacto financeiro.

▼M3

Artigo 26.o

Documentos emitidos pela autoridade de certificação

1. A certificação relativa ao pedido de um segundo pré-financiamento, previsto no artigo 39.o, n.o 4, do acto de base, deve ser elaborada pela autoridade de certificação e enviada pela autoridade responsável à Comissão segundo o modelo constante do anexo 8.

2. A certificação relativa ao pedido de pagamento final, previsto no artigo 40.o, n.o 1, alínea a), do acto de base, deve ser elaborada pela autoridade de certificação e enviada pela autoridade responsável à Comissão segundo o modelo constante do anexo 9.

▼B







CAPÍTULO 4

Participação de irregularidades

Artigo 27.o

Participação inicial — excepções

1. Segundo os modelos dos anexos 4 e 5, os Estados-Membros devem participar à Comissão, nos relatórios intercalares ou finais sobre a execução dos programas anuais, quaisquer irregularidades que tenham sido objecto de um primeiro auto administrativo ou judicial.

O relatório deve indicar:

a) O Fundo, o programa anual e o projecto em questão;

b) A disposição infringida;

c) A data e a fonte da primeira informação que permitiu suspeitar da existência de uma irregularidade;

d) As práticas utilizadas para cometer a irregularidade;

e) Se for caso disso, se essa prática indicia uma suspeita de fraude;

f) A forma como foi descoberta a irregularidade;

g) O montante da contribuição comunitária em causa.

No entanto, não é necessário participar os seguintes casos, excepto se houver suspeita de fraude:

a) Casos de irregularidades referentes a montantes inferiores a 10 000 EUR a cargo do orçamento geral das Comunidades Europeias;

b) Casos em que a irregularidade consiste unicamente na inexecução, parcial ou total, de um projecto incluído no programa anual por motivo de falência do beneficiário final;

c) Os casos assinalados voluntariamente à autoridade responsável pelo beneficiário final antes da sua detecção por esta autoridade, tanto antes como após o pagamento da contribuição pública;

d) Casos detectados e corrigidos pela autoridade responsável antes de qualquer pagamento da contribuição pública ao beneficiário final e antes da inclusão da despesa em questão numa declaração de despesas apresentada à Comissão.

2. A pedido da Comissão, os Estados-Membros devem, sem excepções, fornecer informações adicionais sobre:

a) Se for caso disso, os outros Estados-Membros e países terceiros envolvidos;

b) O período durante o qual ou o momento em que a irregularidade foi cometida;

c) Os serviços ou organismos nacionais que elaboraram o relatório oficial sobre a irregularidade e as autoridades responsáveis pelo seguimento administrativo ou judicial;

d) A data do primeiro auto administrativo ou judicial relativo à irregularidade;

e) A identificação das pessoas singulares e colectivas implicadas ou de outras entidades que participem, excepto se esta informação for irrelevante para efeitos da luta contra as irregularidades devido à natureza da irregularidade em causa;

f) O orçamento total e a contribuição pública aprovados para o projecto em causa e a repartição do seu co-financiamento entre contribuição comunitária e nacional;

g) O montante da contribuição pública a que a irregularidade diz respeito e correspondente contribuição comunitária em risco;

h) Sempre que não tenha sido efectuado qualquer pagamento da contribuição pública referida na alínea g) às pessoas ou outras entidades identificadas, os montantes que teriam sido indevidamente pagos se a irregularidade não tivesse sido detectada;

i) A eventual suspensão de pagamentos e possibilidades de recuperação;

j) A natureza da despesa irregular.

3. Se as informações referidas no n.o 2, nomeadamente sobre as práticas utilizadas para cometer a irregularidade e a maneira como foi descoberta, não estiverem disponíveis, os Estados-Membros devem, na medida do possível, fornecer as informações que faltam quando transmitirem à Comissão participações de irregularidades subsequentes.

Artigo 28.o

Comunicação das acções de acompanhamento — Não recuperação

1. Os Estados-Membros devem informar a Comissão, fazendo referência a quaisquer comunicações anteriores efectuadas nos termos do artigo 27.o, dos procedimentos iniciados relativamente a todas as irregularidades anteriormente comunicadas, bem como de importantes alterações daí resultantes. Estas informações devem ser incluídas nos relatórios intercalares ou nos relatórios finais de execução dos programas anuais, segundo os modelos dos anexos 4 e 5.

Os relatórios devem indicar os montantes das recuperações efectuadas ou esperadas.

2. A pedido da Comissão, os Estados-Membros devem, em todos os casos, fornecer informações adicionais sobre:

a) As providências cautelares tomadas pelos Estados-Membros para salvaguardar a recuperação dos montantes pagos indevidamente;

b) Os processos administrativos e judiciais instaurados com vista a recuperar os montantes indevidamente pagos e a aplicar sanções;

c) Os motivos do eventual abandono de processos de recuperação;

d) Os motivos do eventual abandono de processos penais.

Os Estados-Membros devem comunicar à Comissão todas as decisões administrativas ou judiciais, ou os seus elementos essenciais, relativas à conclusão de tais processos e indicar, em especial, se os elementos verificados indiciam ou não a existência de uma fraude.

Artigo 29.o

Contactos com os Estados-Membros

1. A Comissão deve manter com os Estados-Membros em questão os contactos adequados para completar as informações fornecidas sobre as irregularidades referidas no artigo 27.o e sobre os procedimentos previstos no artigo 28.o quanto às possibilidades de recuperação.

2. Independentemente dos contactos referidos no n.o 1, a Comissão deve informar os Estados-Membros sempre que a natureza da irregularidade é de molde a sugerir que práticas idênticas ou similares possam ocorrer noutros Estados-Membros.

Artigo 30.o

Utilização das informações

1. A Comissão pode utilizar todas as informações de carácter geral ou operacional comunicadas pelos Estados-Membros ao abrigo da presente decisão para efectuar análises de riscos e pode, com base nas informações recebidas, elaborar relatórios e desenvolver dispositivos de alerta para identificar os riscos de forma mais eficaz.

2. A Comissão deve informar regularmente os Estados-Membros em questão da utilização que faz das informações referidas no n.o 1.







CAPÍTULO 5

Informação e publicidade

Artigo 31.o

Informações a fornecer aos beneficiários finais potenciais

1. A autoridade responsável deve garantir que as indicações essenciais relativas aos programas plurianuais e anuais sejam amplamente divulgadas, com pormenores quanto às contribuições financeiras em causa, e acessíveis a todos os interessados.

No entanto, a autoridade responsável pode decidir manter a confidencialidade das práticas internas de gestão estabelecidas no programa plurianual ou nos programas anuais e de quaisquer outras informações sobre a execução do Fundo, por motivos de segurança pública.

2. A autoridade responsável deve fornecer aos beneficiários finais potenciais pelo menos as seguintes informações:

a) Condições de elegibilidade a satisfazer para poder beneficiar de financiamento no âmbito de um programa anual;

b) Descrição dos procedimentos de análise das candidaturas a financiamento e dos prazos previstos;

c) Critérios de selecção dos projectos a financiar;

d) Pontos de contacto que podem dar informações sobre os programas anuais.

A autoridade responsável deve informar ainda os beneficiários finais potenciais da publicação prevista no n.o 2, alínea b), do artigo 33.o

Artigo 32.o

Informações a fornecer aos beneficiários finais

A autoridade responsável deve informar os beneficiários finais de que a aceitação de financiamento implica igualmente o consentimento da inclusão na lista dos beneficiários finais publicada nos termos do n.o 2, alínea b), do artigo 33.o

Artigo 33.o

Funções da autoridade responsável em matéria de informação e publicidade dirigidas ao público

1. A autoridade responsável deve garantir que as acções de informação e publicidade sejam executadas no intuito de obter a mais ampla cobertura mediática possível através de diferentes formas e métodos de comunicação ao nível territorial adequado.

2. A autoridade responsável deve organizar, pelo menos, as seguintes acções de informação e publicidade:

a) Pelo menos, uma actividade informativa por ano, que divulgue, a partir de 2008, o lançamento do programa plurianual ou os resultados obtidos pelos programas anuais;

b) Publicação anual, pelo menos num sítio web, da lista dos beneficiários finais, as designações dos projectos e o montante do financiamento público e comunitário que lhes for atribuído. Devem ser mencionadas as pessoas que pertençam aos grupos-alvo previstos no artigo 6.o do acto de base. O endereço do sítio web deve ser comunicado à Comissão.

Artigo 34.o

Funções dos beneficiários finais em matéria de informação e publicidade dirigidas ao público

1. O beneficiário final é responsável por informar o público, através das acções previstas nos n.os 2, 3 e 4, da assistência obtida através do Fundo.

2. O beneficiário final deve colocar uma placa proeminente permanente de dimensão considerável, o mais tardar três meses após a conclusão de qualquer projecto que satisfaça as seguintes condições:

a) A contribuição comunitária total para o projecto é superior a 100 000 EUR; e

b) A operação consiste na aquisição de um objecto material ou no financiamento de projectos de infra-estruturas ou de construção.

A placa deve indicar o tipo e a designação do projecto. Além disso, as informações a que se refere o artigo 35.o devem ocupar pelo menos 25 % da superfície da placa.

3. Se um projecto receber financiamento no âmbito de um programa anual co-financiado pelo Fundo, o beneficiário final deve certificar-se de que os participantes no projecto foram informados desse financiamento.

4. Qualquer documento, designadamente qualquer certificado de participação ou outro certificado relativo a um projecto deste tipo, deve incluir a indicação de que o projecto é co-financiado pelo Fundo.

Artigo 35.o

Características técnicas das acções de informação e publicidade da operação

As acções de informação e publicidade destinadas aos beneficiários finais, aos beneficiários finais potenciais e ao público em geral devem incluir:

1. O emblema da União Europeia, seguindo as regras gráficas previstas no anexo 10, e uma referência à União Europeia;

2. Uma referência ao Fundo;

3. Uma menção escolhida pela autoridade responsável, evidenciando o valor acrescentado da contribuição comunitária.

O disposto nos pontos 1 e 3 não é aplicável a artigos promocionais de pequena dimensão nem aos artigos promocionais ligados a dois ou mais dos quatro Fundos.







CAPÍTULO 6

Dados pessoais

Artigo 36.o

Protecção de dados pessoais

1. Os Estados-Membros e a Comissão devem tomar todas as medidas necessárias para prevenir qualquer divulgação não autorizada das informações referidas no n.o 1, alínea h), do artigo 27.o do acto de base, das informações recolhidas pela Comissão no decurso das suas verificações in loco e das informações mencionadas no capítulo 4, bem como o acesso ilegítimo a tais informações.

2. As informações referidas no capítulo 4 só podem ser transmitidas às pessoas que, pela natureza das suas funções, delas devam ter conhecimento, nos Estados-Membros ou nas instituições comunitárias, a menos que o Estado-Membro que as forneça tenha dado consentimento expresso para essa transmissão.







CAPÍTULO 7

Intercâmbio electrónico de documentos

▼M3

Artigo 37.o

Intercâmbio electrónico de documentos

Além das versões em papel devidamente assinadas dos documentos referidos no capítulo 3, as informações devem também ser enviadas por meios electrónicos.

▼B

Artigo 38.o

Sistema informático para o intercâmbio de documentos

1. Se a Comissão desenvolver um sistema informático para o intercâmbio seguro de dados relativos à execução do Fundo com cada Estado-Membro, os Estados-Membros devem ser deste facto informados e, se o desejarem, ser associados ao desenvolvimento de um sistema informático deste tipo.

2. A Comissão e as autoridades designadas, juntamente com os organismos em que tenham sido delegadas estas funções, devem inserir os documentos referidos no capítulo 3 no sistema informático mencionado no n.o 1.

3. Além disso, os Estados-Membros podem ser convidados a fornecer, de forma voluntária, as informações previstas nos artigos 27.o e 28.o através do sistema específico existente gerido pela Comissão para a recolha de dados referentes às irregularidades detectadas no âmbito dos Fundos estruturais.

4. Os eventuais custos de uma interface entre o sistema informático comum e os sistemas informáticos nacionais, regionais e locais, bem como quaisquer custos decorrentes da adaptação dos sistemas nacionais, regionais e locais aos requisitos técnicos do sistema comum, são elegíveis ao abrigo do artigo 16.o do acto de base.







PARTE III

DISPOSIÇÕES ESPECÍFICAS DO FUNDO EUROPEU PARA OS REFUGIADOS







CAPÍTULO 1

Regras de elegibilidade

Artigo 39.o

Regras de elegibilidade

1. Para determinar a elegibilidade das despesas efectuadas no âmbito de acções financiadas pelos programas anuais referidos no n.o 4 do artigo 35.o do acto de base são aplicáveis as regras constantes do anexo 11.

2. As regras são aplicáveis às despesas efectuadas pelos beneficiários finais e aplicam-se mutatis mutandis às despesas efectuadas pelos parceiros do projecto.

3. Os Estados-Membros podem aplicar regras nacionais de elegibilidade mais rigorosas do que as previstas na presente decisão.

Cabe à Comissão avaliar se as regras nacionais de elegibilidade aplicáveis preenchem esta condição.







CAPÍTULO 2

Sistemas de gestão e controlo

Artigo 40.o

Medidas de emergência

1. Os pedidos de medidas de emergência devem ser apresentados pela autoridade responsável segundo o modelo do anexo 12.

2. A adopção de medidas de emergência pela Comissão implica a alteração da decisão de financiamento que aprova o programa anual do Estado-Membro em causa. A alteração deve indicar o montante atribuído ao Estado-Membro em causa, o período em que as despesas são elegíveis e, se for o caso, as excepções às regras de elegibilidade das despesas previstas no anexo 11 no que se refere às acções enumerada no artigo 5.o do acto de base.

3. As informações sobre a execução destas medidas devem ser incluídas no relatório intercalar e no relatório final sobre a execução do programa anual em questão.

4. Deve ser atribuído ao Estado-Membro um primeiro pré-financiamento equivalente a 80 % do montante destinado às medidas de emergência, no prazo de 60 dias após a adopção da decisão referida no n.o 2. O saldo deve ser pago quando for efectuado o pagamento equivalente relativo ao programa anual em questão.

Artigo 41.o

Montante fixo para pessoas reinstaladas

1. No que se refere ao montante fixo para pessoas reinstaladas, previsto no n.o 3 do artigo 13.o do acto de base, a autoridade responsável deve, durante o período fixado no artigo 43.o do acto de base:

a) Conservar as informações necessárias que permitam a identificação correcta das pessoas reinstaladas e da data da sua reinstalação;

b) Conservar os elementos de prova necessários de que essas pessoas pertencem a uma das quatro categorias previstas no n.o 3 do artigo 13.o do acto de base.

2. As pessoas devem ser reinstaladas durante o ano civil correspondente ao programa anual.

3. Os relatórios intercalares e os relatórios finais sobre a execução dos programas anuais devem mencionar o número de pessoas reinstaladas segundo as quatro categorias previstas no n.o 3 do artigo 13.o do acto de base.

Artigo 42.o

Execução dos programas anuais

1. Em derrogação do artigo 23.o, na execução do programa anual:

a) A contribuição da Comunidade destinada às pessoas reinstaladas prevista no n.o 3 do artigo 13.o do acto de base não pode ser utilizada para outra acção;

b) A contribuição da Comunidade destinada às medidas de emergência previstas no artigo 21.o do acto de base não pode ser utilizada para outra acção.

2. O total dos recursos anuais previsto no n.o 7 do artigo 14.o do acto de base, que se refere ao limiar de 15 % para as acções executadas nos termos do n.o 4 do artigo 3.o do mesmo acto, é calculado por referência ao montante fixado na decisão da Comissão que adopta o programa anual, sem ter em conta eventuais recursos adicionais atribuídos a medidas de emergência.







PARTE IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 43.o

Destinatários

São destinatários da presente decisão o Reino da Bélgica, a República da Bulgária, a República Checa, a República Federal da Alemanha, a República da Estónia, a Irlanda, a República Helénica, o Reino de Espanha, a República Francesa, a República Italiana, a República de Chipre, a República da Letónia, a República da Lituânia, o Grão-Ducado do Luxemburgo, a República da Hungria, a República de Malta, o Reino dos Países Baixos, a República da Áustria, a República da Polónia, a República Portuguesa, a Roménia, a República da Eslovénia, a República Eslovaca, a República da Finlândia, o Reino da Suécia e o Reino Unido da Grã-Bretanha e Irlanda do Norte.









ANEXOS

ANEXO 1: Modelo de descrição dos sistemas de gestão e controlo ANEXO 2: Modelo de programa plurianual ANEXO 3: Modelo de programa anual ANEXO 4: Modelo de relatório intercalar sobre a execução do programa anual A. Relatório técnico B. Pedido de segundo pré-financiamento ANEXO 5: Modelo de relatório final sobre a execução do programa anual A. Relatório técnico B. Pedido de pagamento do saldo/Declaração de reembolso ANEXO 6: Modelo de estratégia de auditoria Anexo(s) da estratégia de auditoria: Planos anuais ANEXO 7: Modelo de relatório da autoridade de auditoria A. Relatório de auditoria anual B. Parecer sobre o funcionamento dos sistemas de gestão e controlo C. Validação do pedido de pagamento ANEXO 8: Modelo da certificação para o segundo pré-financiamento ANEXO 9: Modelo de certificação para o pagamento final ANEXO 10: Instruções relativas ao emblema e definição das cores normalizadas ANEXO 11: Regras em matéria de elegibilidade de despesas fundo europeu para os refugiados ANEXO 12: Pedido de medidas de emergência









ANEXO 1

MODELO DE DESCRIÇÃO DOS SISTEMAS DE GESTÃO E DE CONTROLO

 Versão inicial

 Versão revista (número, data dd/mm/ano) na sequência do diálogo com a Comissão

 Versão revista por outros motivos

ESTADO-MEMBRO:

FUNDO(S):

PONTO DE CONTACTO PRINCIPAL:

AS INFORMAÇÕES FORNECIDAS DESCREVEM A SITUAÇÃO NA DATA: …

1. IDENTIFICAÇÃO DAS AUTORIDADES DESIGNADAS

1.1. Informações gerais sobre as autoridades designadas

1.1.1. Descrição sucinta da escolha em matéria de designação das diferentes autoridades

1.1.2. Indicação sobre se os sistemas de gestão e de controlo estão operacionais Em caso negativo, indicação da data em que os sistemas estarão operacionais

1.1.3. Indicação sobre se os sistemas de gestão e de controlo foram aprovados pela Comissão em relação a outros instrumentos financeiros comunitários (se aplicável)

1.2. Organograma(s) de todos os organismos no âmbito dos quais as autoridades designadas estão a funcionar

1.3. Autoridade responsável 1.3.1. Data e forma da designação oficial da autoridade responsável 1.3.2. Estatuto jurídico da autoridade responsável 1.3.3. Especificação das funções desempenhadas directamente pela autoridade responsável e (se aplicável e/ou previsto) por outros organismos sob a tutela da autoridade responsável [externalização de tarefas, excluindo as tarefas confiadas à(s) autoridade(s) delegada(s) referidas no ponto 1.4] 1.3.4. Organograma e especificação das funções das unidades (incluindo o número indicativo de postos atribuídos) 1.3.5. Informação sobre se a autoridade responsável pode igualmente actuar como organismo de execução dos projectos co-financiados pelo Fundo 1.3.6. Se a autoridade responsável for a mesma em relação a mais de um dos quatro Fundos, descrição das funções e dos sistemas comuns

1.4. Autoridade(s) delegada(s) 1.4.1. Os motivos para instituir uma autoridade delegada 1.4.2. Data e forma da designação oficial da(s) autoridade(s) delegada(s) 1.4.3. Estatuto jurídico da(s) autoridade(s) delegada(s) 1.4.4. Especificação das funções desempenhadas directamente pela(s) autoridade(s) delegada(s) e (se aplicável e/ou previsto) por outros organismos sob a tutela da(s) autoridade(s) delegada(s) (externalização de tarefas) 1.4.5. Organograma e especificação das funções das unidades (incluindo o número indicativo de postos atribuídos) 1.4.6. Informação sobre se a(s) autoridade(s) delegada(s) pode(m) igualmente actuar como organismo de execução dos projectos co-financiados pelo Fundo 1.4.7. Se a ou as autoridades delegadas forem as mesmas em relação a mais de um dos quatro Fundos, descrição das funções e dos sistemas comuns

1.5. Autoridade de certificação 1.5.1. Data e forma da designação oficial da autoridade de certificação 1.5.2. Estatuto jurídico da autoridade de certificação 1.5.3. Especificação das funções desempenhadas directamente pela autoridade de certificação e (se aplicável e/ou previsto) por outros organismos sob a tutela da autoridade de certificação (externalização de tarefas) 1.5.4. Organograma e especificação das funções das unidades (incluindo o número indicativo de postos atribuídos) 1.5.5. Se a autoridade de certificação for a mesma em relação a mais de um dos quatro Fundos, descrição das funções e dos sistemas comuns

1.6. Autoridade de auditoria 1.6.1. Data e forma da designação oficial da autoridade de auditoria 1.6.2. Estatuto jurídico da autoridade de auditoria 1.6.3. Especificação das funções desempenhadas directamente pela autoridade de auditoria e (se aplicável e/ou previsto) por outros organismos sob a tutela da autoridade de auditoria (externalização de tarefas) 1.6.4. Organograma e especificação das funções das unidades (incluindo o número indicativo de postos atribuídos) 1.6.5. Qualificações do pessoal da autoridade de auditoria e (se aplicável e/ou previsto) de outros organismos que se prevê venham a realizar tarefas de auditoria (externalização de tarefas) 1.6.6. Se a autoridade de auditoria for a mesma em relação a mais de um dos quatro Fundos, descrição das funções e dos sistemas comuns 1.6.7. Se uma autoridade responsável tiver igualmente competência como organismo de execução em relação a projectos co-financiados pelo Fundo, descrição das disposições que asseguram o carácter independente da autoridade de auditoria em conformidade com o artigo 8.o

Directrizes relativas às secções 2 a 4

Primeira parte de cada quadro

A descrição dos procedimentos deve incluir as tarefas a realizar por cada uma das autoridades designadas (ou organismos sob a sua tutela) e a sua forma de interacção. A descrição deve ser sucinta, mas permitir uma compreensão clara do funcionamento dos procedimentos na prática.

Segunda parte de cada quadro

A lista de controlo deve ser preenchida de forma a indicar se cada objectivo foi ou não realizado e fornecer eventuais informações consideradas relevantes. Se o objectivo não foi realizado, devem ser explicados os motivos e, se relevante, indicada a data prevista para a sua conclusão.

Se os procedimentos estiverem oficializados, incluir uma referência ao documento.

2. FUNCIONAMENTO DAS AUTORIDADES DESIGNADAS







2.1. Designação e supervisão das autoridades designadas Descrição sucinta do procedimento de criação de cada uma das autoridades designadas [A descrição deve incluir todas as autoridades] Objectivos principais Realizado Observações 1 As disposições que regulam as relações do Estado-Membro com as autoridades designadas identificam as respectivas responsabilidades S/N 2 O Estado-Membro facultou directrizes às autoridades designadas para assegurar uma boa gestão financeira (através de formação e/ou manuais) S/N 3 Cada autoridade informa o respectivo pessoal sobre a declaração relativa à missão do organismo, bem como sobre a descrição das funções e dos resultados esperados S/N 4 Foram tomadas medidas para assegurar que as diferentes autoridades tenham efectivos suficientes em termos de número, categoria e experiência para realizar as suas funções S/N







2.2. Separação de funções Descrição sucinta das disposições estabelecidas para assegurar uma adequada separação de funções [A descrição deve incluir todas as autoridades] Objectivos principais Realizado Observações 1 Estão definidas normas para assegurar uma adequada separação de funções entre os funcionários da autoridade responsável encarregados da assinatura de contratos/convenções de subvenção S/N 2 Estão definidas normas para assegurar uma adequada separação de funções entre os funcionários da autoridade responsável encarregados de iniciar, verificar e aprovar as operações financeiras S/N 3 A autoridade de auditoria será funcionalmente independente da autoridade responsável e da autoridade de certificação S/N 4 A autoridade de certificação não participará na selecção, na execução nem nas operações financeiras relacionadas com recursos comunitários S/N







2.3. Controlo da(s) autoridade(s) delegada(s) — se aplicável Descrição sucinta do procedimento [A descrição deve incluir a autoridade responsável e a(s) autoridade(s) delegada(s)] Objectivos principais Realizado Observações 1 Estão definidas claramente as tarefas a delegar S/N 2 Estão estabelecidos procedimentos relativos às tarefas delegadas e foi verificada a sua conformidade com as normas definidas no acto de base e com as normas de execução S/N 3 Serão efectuados controlos de supervisão para assegurar a realização das tarefas segundo os procedimentos estabelecidos S/N







2.4. Controlo de outras tarefas não executadas pelas próprias autoridades — se aplicável Descrição sucinta do procedimento [Esta descrição deve incluir todas as autoridades] Objectivos principais Realizado Observações 1 No caso de organismos que actuam sob a tutela da autoridade responsável (mas que não são considerados autoridades delegadas), existem mecanismos de controlo para assegurar uma boa gestão financeira S/N 2 No caso de externalização das actividades de auditoria e de organismos que actuam sob a tutela da autoridade de auditoria, existem mecanismos de controlo para assegurar uma metodologia de auditoria comum e a coerência das actividades de auditoria S/N 3 No caso de externalização das actividades de certificação e de organismos que actuam sob a tutela da autoridade de certificação, existem mecanismos de controlo para assegurar uma metodologia de certificação comum S/N 4 No caso de externalização a organismos privados sem uma missão de serviço público, estão definidos mecanismos para assegurar que as tarefas que podem ser externalizadas não impliquem o exercício da autoridade pública nem o recurso a poderes discricionários de apreciação S/N

3. PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS E FINANCEIROS







3.1. Elaboração dos programas plurianuais Descrição sucinta do procedimento [A descrição deve incluir a autoridade responsável e a(s) autoridade(s) delegada(s)] Objectivos principais Realizado Observações 1 Estão previstas disposições para assegurar o respeito do princípio de cooperação, em conformidade com as normas e práticas nacionais em vigor S/N 2 Estão definidos procedimentos para verificar se o programa plurianual é coerente com as directrizes estratégicas e conforme com o direito comunitário, em especial com o direito comunitário visando assegurar a livre circulação de pessoas, em conjugação com medidas de acompanhamento directamente relacionadas com os controlos nas fronteiras externas, o asilo e a imigração S/N 3 O programa plurianual será aprovado por uma pessoa devidamente autorizada S/N







3.2. Elaboração dos programas anuais Descrição sucinta do procedimento [A descrição deve incluir a autoridade responsável e a(s) autoridade(s) delegada(s)] Objectivos principais Realizado Observações 1 Existem procedimentos para assegurar: — a coerência entre os programas anuais e o programa plurianual — a elegibilidade das acções previstas nos programas anuais — a coerência e a complementaridade destas acções com outros instrumentos nacionais e comunitários — a observância de normas relativas à percentagem de co-financiamento — a coerência com as prioridades/prioridades específicas indicadas nas orientações estratégicas S/N 2 Existem procedimentos para permitir a revisão de um programa anual em caso de situações de urgência devidamente justificadas, tal como referido no acto de base (se aplicável) S/N 3 Existem procedimentos para permitir a apresentação de uma revisão de um programa anual quando necessário, nos termos do n.o 1 do artigo 23.o da presente decisão S/N 4 Qualquer modificação da repartição financeira de um programa anual, bem como dos motivos que a justificam, estão documentados S/N 5 Qualquer modificação da execução do programa anual não relacionada com a repartição financeira (no que diz respeito, por exemplo, à natureza e ao calendário dos convites à apresentação de propostas ou ao âmbito da assistência técnica), bem como dos motivos que a justificam, estão documentados S/N







3.3. Elaboração de um plano de auditoria e dos planos anuais de auditoria Descrição sucinta do procedimento [Esta descrição diz respeito à autoridade de auditoria] Objectivos principais Realizado Observações 1 Estão definidas normas para assegurar uma comunicação transparente e adequada entre a autoridade responsável e a autoridade de auditoria sobre os procedimentos de gestão instaurados e os projectos antes e durante o período de programação S/N 2 Existem procedimentos para definir os planos anuais de auditoria (a juntar cada ano ao plano de auditoria) e para os enviar atempadamente à Comissão (se aplicável) S/N 3 O plano de auditoria e os planos anuais de auditoria são aprovados por uma pessoa devidamente autorizada S/N







3.4. Autoridade responsável que actua como organismo de execução — se aplicável Descrição sucinta dos motivos que levam a autoridade responsável a executar directamente os projectos e das medidas específicas previstas para reforçar os sistemas de gestão e de controlo [Esta descrição deve incluir todas as autoridades] Objectivos principais Realizado Observações 1 A necessidade de a autoridade responsável executar projectos será justificada através de documentos e aprovada ao nível adequado S/N 2 Estão estabelecidas medidas específicas para assegurar que a natureza e os objectivos dos projectos cumpram as disposições definidas para o Fundo S/N 3 Estão estabelecidas medidas específicas para evitar conflitos de interesses a nível dos projectos executados pela autoridade responsável S/N 4 Estão estabelecidas medidas específicas para assegurar o respeito do princípio de custo-eficácia na execução dos projectos pela autoridade responsável S/N 5 Estão definidos procedimentos para assegurar que as cláusulas contratuais aplicáveis a estes projectos sejam claras e completas, em especial no que se refere às condições de financiamento e de pagamento, às regras de elegibilidade e às obrigações de informação a nível operacional e financeiro S/N 6 Estão estabelecidas medidas específicas para assegurar que as principais funções da autoridade responsável, tal como previsto no acto de base, não sejam afectadas no que diz respeito a projectos executados pela mesma autoridade responsável S/N 7 Quando a autoridade responsável actua na qualidade de organismo de execução, a autoridade de auditoria faz parte de um organismo diferente da autoridade responsável (em caso de resposta negativa, indicar as garantias adicionais instauradas para garantir a adequada independência da autoridade de auditoria) S/N 8 O plano de auditoria cobrirá os riscos específicos que podem decorrer da execução dos projectos pela autoridade responsável S/N







3.5. Selecção e execução dos projectos (autoridade responsável que actua como organismo de adjudicação) Descrição sucinta do procedimento [A descrição deve incluir a autoridade responsável e a(s) autoridade(s) delegada(s)] Objectivos principais Realizado Observações 1 No caso de convites à apresentação de propostas (ou concursos), são definidas regras para assegurar o carácter aberto do procedimento e a publicidade adequada S/N 2 Os critérios de selecção serão conformes com os critérios mínimos definidos no acto de base S/N 3 São definidos procedimentos para a recepção das propostas S/N 4 São definidos procedimentos para assegurar que as propostas sejam avaliados segundo as regras e critérios pré-definidos, de forma transparente e não discriminatória S/N 5 As decisões de adjudicação e os contratos/convenções de subvenção serão aprovados por uma pessoa devidamente autorizada S/N 6 São definidos procedimentos para garantir aos candidatos uma informação ex post adequada sobre os resultados do procedimento de selecção S/N 7 São definidos procedimentos para assegurar o controlo da execução de convenções/contratos de subvenção segundo as cláusulas contratuais S/N







3.6. Controlo dos projectos executados pelos beneficiários finais Descrição sucinta do procedimento [A descrição deve incluir a autoridade responsável e a(s) autoridade(s) delegada(s)] Objectivos principais Realizado Observações 1 Serão estabelecidos indicadores chave operacionais e financeiros, controlados e comunicados à autoridade responsável por cada projecto S/N 2 Estão previstas verificações no local pela autoridade responsável para permitir o controlo dos projectos (tanto os aspectos operacionais como financeiros) S/N 3 A autoridade responsável assegurará que os beneficiários finais utilizem um sistema contabilístico informatizado e adequado S/N 4 A autoridade responsável assegurará que os beneficiários finais apliquem as disposições da UE relativas à visibilidade do financiamento S/N







3.7. Gestão financeira do projecto Descrição sucinta do procedimento [Diz respeito à autoridade responsável e à(s) autoridade(s) delegada(s)] Objectivos principais Realizado Observações 1 As operações financeiras serão aprovadas por pessoas devidamente autorizadas S/N 2 Antes de proceder a qualquer pagamento/cobrança, serão realizadas verificações, em especial para controlar: — a exactidão e a regularidade dos pedidos de pagamento tendo em conta as regras de elegibilidade em vigor para o(s) Fundo(s) — se os produtos e/ou serviços co-financiados pelo projecto foram efectivamente fornecidos — a exactidão, a integralidade e o pagamento efectivo de outras contribuições obtidas junto de fontes públicas ou privadas — se foram tidos em conta os resultados de eventuais actividades de auditoria S/N 3 Serão efectuadas verificações para obter uma garantia razoável da legalidade e da regularidade das operações subjacentes S/N 4 Serão efectuados controlos de verificação durante o período de programação para assegurar o respeito dos procedimentos financeiros estabelecidos S/N 5 As verificações incidirão sobre a complementaridade com outros programas financeiros comunitários para evitar duplos financiamentos S/N







3.8. Irregularidades, correcções e cobranças Descrição sucinta do procedimento [Esta descrição deve incluir a autoridade responsável, a(s) autoridade(s) delegada(s) e a autoridade de certificação] Objectivos principais Realizado Observações 1 Existem definições de irregularidades que cumprem os requisitos comunitários S/N 2 Existem mecanismos para assegurar a detecção atempada das irregularidades e a adopção imediata de medidas correctivas S/N 3 Existem procedimentos para assegurar que a Comissão seja informada das irregularidades detectadas e, se necessário, de quaisquer medidas correctivas adoptadas em conformidade com as obrigações estabelecidas na presente decisão S/N 4 Existem procedimentos para assegurar um acompanhamento adequado das ordens de cobrança emitidas e, se aplicável, dos juros devidos S/N 5 Sempre que as ordens de cobrança não podem ser executadas as causas serão identificadas para decidir se os Estados-Membros devem reembolsar as verbas ao orçamento comunitário. S/N







3.9. Preparação e execução das missões de auditoria Descrição sucinta do procedimento [Esta descrição deve incluir a autoridade de auditoria e, na qualidade de potenciais organismos a auditar, a autoridade responsável e a(s) autoridade(s) delegada(s) e, na qualidade de destinatário das conclusões, a autoridade de certificação] Objectivos principais Realizado Observações 1 A missão de auditoria é conforme com as normas internacionalmente reconhecidas S/N 2 É elaborado um manual de auditoria destinado aos auditores com base nos requisitos definidos no acto de base S/N 3 As auditorias terão por objectivo verificar o funcionamento eficaz dos sistemas de gestão e de controlo S/N 4 Os controlos a efectuar sobre as despesas elegíveis terão por base uma amostra adequada e incidem sobre pelo menos 10 % das despesas elegíveis S/N 5 As verificações a efectuar sobre as despesas elegíveis devem controlar pelo menos a conformidade e a eficácia dos seguintes elementos: procedimento de selecção, objectivos do projecto, realidade dos resultados, elegibilidade das despesas, validade dos documentos justificativos das despesas, co financiamento nacional e pista de auditoria S/N 6 Será realizado um acompanhamento periódico das recomendações anteriores S/N 7 Os projectos executados pela autoridade responsável serão objecto de um controlo rigoroso S/N







3.10. Relatório de auditoria sobre os programas anuais e as declarações conexas Descrição sucinta do procedimento [Esta descrição deve incluir a autoridade de auditoria] Objectivos principais Realizado Observações 1 Existem procedimentos para consolidar as conclusões da auditoria dos sistemas e da auditoria dos projectos para cada programa anual S/N 2 São efectuadas verificações para avaliar a validade dos pedidos de pagamento S/N 3 São realizadas verificações mais aprofundadas em caso de detecção de erros sistémicos ou erros que excedem o limiar de tolerância S/N 4 O relatório e as declarações conexas serão aprovados por uma pessoa devidamente autorizada S/N







3.11. Certificação das despesas Descrição sucinta do procedimento [Diz respeito sobretudo à autoridade de certificação mas igualmente à autoridade responsável e à(s) autoridade(s) delegada(s)] Objectivos principais Realizado Observações 1 Existem procedimentos para assegurar que as informações necessárias sejam recebidas pela autoridade responsável para efeitos de certificação S/N 2 Existem procedimentos para assegurar que o relatório de auditoria relativo a cada programa anual e as declarações conexas sejam recebidos pela autoridade de auditoria S/N 3 Existem procedimentos para assegurar que sejam tidas em conta as cobranças na declaração final de despesas e para assegurar o acompanhamento dos processos judiciais pendentes ou dos recursos administrativos com efeitos suspensivos relativos às cobranças S/N 4 São efectuadas verificações para assegurar a exactidão e a integralidade da declaração de despesas (em especial no que diz respeito a qualquer interesse gerado pelo pré-financiamento concedido pela Comissão, bem como a sua utilização efectiva enquanto contribuição nacional) S/N 5 Em caso de utilização de moeda local, os métodos utilizados para o cálculo em euros cumprem as regras definidas pela Comissão S/N







3.12. Avaliação do programa Descrição sucinta do procedimento [Diz respeito à autoridade responsável e à(s) autoridade(s) delegada(s)] Objectivos principais Realizado Observações 1 Os documentos de orientação da Comissão sobre avaliações são amplamente divulgados e disponibilizados a todos os potenciais beneficiários finais e outras partes interessadas S/N 2 Os indicadores-chave operacionais e financeiros transmitidos pelos beneficiários finais para avaliar os resultados do projecto serão objecto de um registo S/N 3 A autoridade responsável (e/ou as autoridades delegadas) assegurarão que os indicadores comunicados são os adequados a uma avaliação dos progressos e resultados de cada projecto S/N 4 Existem procedimentos para assegurar que a avaliação necessária seja efectuada em conformidade com o acto de base S/N

4. GESTÃO DA INFORMAÇÃO







4.1. Documentação relativa aos procedimentos Descrição sucinta do procedimento [Diz respeito a todas as autoridades] Objectivos principais Realizado Observações 1 As autoridades asseguram que os procedimentos estabelecidos referidos no artigo 7.o da presente decisão sejam conformes com o direito comunitário e nacional (por exemplo, em matéria de contratos públicos, regras contabilísticas, etc.) S/N 2 Os procedimentos são aprovados por uma pessoa devidamente autorizada S/N 3 Os procedimentos estabelecidos fornecem instruções claras sobre cada uma das principais operações e explicam os circuitos de tomada de decisão relativos ao exercício de funções S/N 4 Existem disposições para garantir que todo o pessoal relevante esteja informado dos procedimentos estabelecidos S/N 5 Sempre que necessário, estes procedimentos incluem a utilização de listas de controlo que resumem os principais controlos a efectuar S/N 6 Existem disposições para assegurar a protecção dos dados pessoais S/N







4.2. Contabilidade e registos contabilísticos Descrição sucinta do procedimento [Diz respeito à autoridade responsável, à(s) autoridade(s) delegada(s) e à autoridade de certificação] Objectivos principais Realizado Observações 1 Existem disposições para assegurar que os dados contabilísticos sejam completos, fiáveis e correctos. Em especial, o sistema contabilístico permitirá: — o rastreio integral dos recursos comunitários a nível dos beneficiários finais e dos projectos — a identificação de qualquer interesse gerado pelo pré-financiamento concedido pela Comissão — a identificação das ordens de cobrança emitidas e, se aplicável, se os montantes foram executados S/N 2 Os sistemas contabilístico e de informação financeira são conformes com a legislação nacional de protecção dos dados S/N 3 Os sistemas contabilístico e de informação financeira a utilizar estão informatizados S/N 4 Existe um sistema alternativo para garantir, se for caso disso, a continuidade das operações S/N 5 Em caso de utilização de moeda local, os métodos utilizados para o cálculo em euros cumprem as regras definidas pela Comissão S/N







4.3. Informação à Comissão Descrição sucinta do procedimento [Diz respeito a todas as autoridades] Objectivos principais Realizado Observações 1 As obrigações em matéria de apresentação de relatórios estão identificadas, bem como as implicações sobre os recursos S/N 2 Os procedimentos existentes permitem às autoridades designadas introduzir dados de forma adequada, atempada e exaustiva S/N 3 Os relatórios são aprovados por uma pessoa devidamente autorizada S/N







4.4. Pista de auditoria Descrição sucinta do procedimento [Diz respeito a todas as autoridades] Onde são conservados os seguintes documentos? Organismo/Unidade responsável Durante quanto tempo? Descrição dos sistemas de gestão e de controlo incluindo do ou dos manuais de procedimentos Plano de auditoria Programa plurianual nacional e eventuais revisões Programas anuais nacionais e eventuais revisões Decisões da Comissão Europeia sobre os programas plurianuais e anuais Convites à apresentação de propostas/concursos Dossiês de candidatura/dossiês dos contratos Análises administrativa, técnica e financeira das propostas/candidaturas recebidas (grelhas de avaliação) e relatórios dos comités de avaliação Decisões de autorização ou de recusa de financiamento Convenções de subvenção de projectos Decisões de autorização financeira para cada projecto Relatórios intercalares e finais apresentados pelos beneficiários das subvenções Relatórios financeiros e pedidos de pagamento apresentados por cada projecto subvencionado Documentos justificativos das despesas e receitas de cada projecto financiado Autorizações de pagamento/de cobrança de verbas (prova das verificações efectuadas) Ordens de pagamento/de cobrança de verbas Provas de pagamento/de cobrança de verbas Documentação sobre o método de amostragem das actividades de auditoria Relatórios de auditorias efectuadas aos projectos Relatórios de auditorias efectuadas a nível nacional aos sistemas de gestão e de controlo Relatórios de auditoria aos programas anuais Pareceres de auditoria sobre os sistemas de gestão e de controlo Declarações de auditoria sobre a validade dos pedidos de pagamento Pedidos de pagamento enviados à Comissão Europeia Certificações das despesas enviadas à Comissão Europeia Relatórios intercalares de execução enviados à Comissão Europeia Relatórios finais de execução enviados à Comissão Europeia Prova dos pagamentos recebidos da Comissão Europeia Relatórios de avaliação enviados à Comissão Europeia

5. APROVAÇÃO DA DESCRIÇÃO DOS SISTEMAS DE GESTÃO E DE CONTROLO







Autoridade Declaração Data e assinatura Autoridade responsável Certifico a exactidão e o carácter exaustivo das informações sobre a identificação e os sistemas de controlo interno da autoridade responsável Nome: Função: Data: Assinatura Autoridade de certificação Certifico a exactidão e o carácter exaustivo das informações sobre a identificação e os sistemas de controlo interno da autoridade de certificação Nome: Função: Data: Assinatura Autoridade de auditoria Certifico a exactidão e o carácter exaustivo das informações sobre a identificação e os sistemas de controlo interno da autoridade de auditoria e confirmo que a descrição fornecida corresponde de forma fidedigna a todos os sistemas de gestão e de controlo Nome: Função: Data: Assinatura









ANEXO 2

MODELO DE PROGRAMA PLURIANUAL

 Versão inicial

 Versão revista (número, data dd/mm/ano) na sequência do diálogo com a Comissão

 Versão revista com base em avaliações e/ou na sequência de dificuldades de execução

 Versão revista na sequência da revisão das orientações estratégicas

ESTADO-MEMBRO:

FUNDO:

AUTORIDADE RESPONSÁVEL:

PERÍODO COBERTO:

1. SITUAÇÃO NO ESTADO-MEMBRO

Descrição da situação inicial no Estado-Membro no domínio abrangido pelos objectivos do Fundo

1.1. A situação nacional e os fluxos migratórios que a afectam

1.2. As medidas adoptadas até ao momento pelo Estado-Membro

1.3. Montante total dos recursos nacionais atribuídos

2. ANÁLISE DAS NECESSIDADES NO ESTADO-MEMBRO

2.1. Necessidades do Estado-Membro em relação à situação inicial

2.2. Objectivos operacionais do Estado-Membro para responder às suas necessidades

3. ESTRATÉGIA PARA ALCANÇAR OS OBJECTIVOS

Descrição da forma como o Fundo contribuirá para responder às necessidades, bem como das prioridades e da sua motivação

3.1. Prioridade 1

3.2. Prioridade 2

3.3. Etc.

Indicação pormenorizada das informações sobre as prioridades fixadas

a) O ou os objectivos da estratégia e exemplos de acções-chave

b) Descrição da ou das finalidades em causa e do ou dos indicadores utilizados

c) Se necessário, indicação das acções-chave que são consideradas como executando prioridades específicas segundo a prioridade fixada

4. COMPATIBILIDADE COM OUTROS INSTRUMENTOS

Indicação da forma como esta estratégia é compatível com outros instrumentos regionais, nacionais e comunitários

4.1. Prioridade 1

4.2. Prioridade 2

4.3. Etc.

5. QUADRO DE EXECUÇÃO DA ESTRATÉGIA

5.1. Publicação do programa

5.2. Abordagem escolhida para aplicar o princípio de parceria

6. PLANO DE FINANCIAMENTO INDICATIVO

6.1. Contribuição comunitária 6.1.1. Quadro



Programa plurianual — Projecto de plano financeiro Quadro 1 Contribuição comunitária (em milhares de EUR — preços correntes) 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Total Prioridade 1: […] 0 Prioridade 2: […] 0 Prioridade 3: […] 0 Prioridade: […] 0 Assistência técnica 0 Total 0 0 0 0 0 0 0 0 6.1.2. Observações sobre os números/tendências

6.2. Plano de financiamento global 6.2.1. Quadro



Programa plurianual — Projecto de plano financeiro Quadro 2 Plano financeiro global (em milhares de EUR — preços correntes) 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Total Contribuição comunitária Co-financiamento público Co-financiamento privado Total 0 0 0 0 0 0 0 0 % contribuição comunitária % % % % % % % % 6.2.2. Observações sobre os números/tendências [Assinatura da pessoa responsável]









ANEXO 3

MODELO DE PROGRAMA ANUAL

 Versão inicial

 Versão revista (número, data dd/mm/ano) na sequência do diálogo com a Comissão

 Versão revista por outros motivos

ESTADO-MEMBRO:

FUNDO:

AUTORIDADE RESPONSÁVEL:

ANO COBERTO:

1. REGRAS GERAIS DE SELECÇÃO DOS PROJECTOS A FINANCIAR NO ÂMBITO DO PROGRAMA

▼M3 —————

▼B

3. ACÇÕES A APOIAR PELO PROGRAMA SEGUNDO AS PRIORIDADES ESCOLHIDAS 3.1. Acções de execução da prioridade 1 3.2. Acções de execução da prioridade 2 3.3. Etc. Na apresentação das acções previstas nos pontos 3.1 a etc., se for caso disso, fornecer uma repartição de acordo com as categorias de acções indicadas no acto de base Aspectos da acção apresentados na descrição de cada acção nos pontos 3.1 a etc. 1. Objectivo e alcance da acção 2. Beneficiários previstos das subvenções 3. Se necessário, justificação relativa a projectos executados directamente pela autoridade responsável que actua como organismo de execução 4. Quantificação dos resultados previstos e indicadores a utilizar 5. Visibilidade do financiamento comunitário 6. Complementaridade com acções similares financiadas por outros instrumentos comunitários, se aplicável 7. Informações financeiras

4. ASSISTÊNCIA TÉCNICA 4.1. Objectivo da assistência técnica ▼M3 ————— ▼B 4.3. Visibilidade do financiamento comunitário

5. PROJECTO DE PLANO DE FINANCIAMENTO



Programa anual — Projecto de plano financeiro Quadro 1 Quadro recapitulativo (todos os números em EUR) N.o prioridade N.o prioridade específica (1) Contribuição comunitária (a) Contribuição pública (b) Contribuição privada (c) TOTAL (d=a+b+c) % CE (e=a/d) Parte do total (d/total d) Acção 1: […] 0 Acção 2: […] 0 Acção 3: […] 0 Acção 4: […] 0 Acção 5: […] 0 Acção …: […] 0 Acção N: […] 0 Assistência técnica 0 Outras operações (2) 0 TOTAL 0 0 0 0 % 100 % (1) Se aplicável. (2) Se necessário, medidas específicas definidas no acto de base, designadamente medidas de urgência. [Assinatura da pessoa responsável]









ANEXO 4

MODELO DE RELATÓRIO INTERCALAR SOBRE A EXECUÇÃO DO PROGRAMA ANUAL

ESTADO-MEMBRO:

FUNDO:

AUTORIDADE RESPONSÁVEL:

ANO COBERTO:

A. Relatório técnico

1. EXECUÇÃO OPERACIONAL

1.1. Calendário de execução do programa

▼M3

1.2. Descrição do processo de selecção dos projectos (a nível da autoridade responsável/autoridade delegada ou organismos associados) e seus resultados

▼B

1.3. Progressos obtidos na execução de acções do programa no âmbito das prioridades escolhidas 1.3.1. Acções de execução da prioridade 1 1.3.2. Acções de execução da prioridade 2 1.3.3. Etc.

1.4. Utilização de assistência técnica

▼M3

1.4a. Outras operações

▼B

1.5. Problemas encontrados e medidas tomadas

2. EXECUÇÃO FINANCEIRA







Relatório intercalar sobre a execução do programa anual Quadro 1 Relatório financeiro (todos os valores em EUR) Ref. prioridade Ref. prioridade específica (1) Previstos por E-M Autorizados a nível dos E-M Contribuição da CE paga pelos E-M aos beneficários finais Total dos custos ►M3 elegíveis ◄ suportados até à data pelos beneficiários finais Total dos custos programados (a) Contribuição da CE (b) % CE (c = b/a) Total dos custos elegíveis (d) Contribuição da CE (e) % CE (f = e/d) Acção 1: […] Acção 2: […] Acção 3: […] Acção 4: […] Acção 5: […] Acção N: […] Assistência técnica Outras operações (2) TOTAL 0 0 0 0 0 0 0 0 (1) Se for aplicável. (2) Se necessário, medidas específicas definidas no acto de base, designadamente medidas de urgência o