2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 1
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►BREGULAMENTO INTERNO DA COMISSÃO
[C(2000) 3614]
(JO L 308 de 8.12.2000, p. 26)
Alterado por:
Jornal Oficial
n.opágina data
►M1Decisão 2001/844/CE, CECA, Euratom da Comissão de 29 de Novembro
de 2001L 317 1 3.12.2001
►M2Decisão 2001/937/CE, CECA, Euratom da Comissão de 5 de Dezembro
de 2001L 345 94 29.12.2001
►M3Decisão 2002/47/CE, CECA, Euratom da Comissão de 23 de Janeiro de
2002L 21 23 24.1.2002
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REGULAMENTO INTERNO DA COMISSÃO
[C(2000) 3614]
A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia do
Carvão e do Aço e, nomeadamente, o seu artigo 16.o,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia e,
nomeadamente, o n.o2 do seu artigo 218.o,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia da
Energia Atómica e, nomeadamente, o seu artigo 131.o,
Tendo em conta o Tratado da União Europeia e, nomeadamente, o n.o1
do seu artigo 28.oeon .o1 do seu artigo 41.o,
ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO INTERNO:
CAPÍTULO I
A COMISSÃO
Artigo 1.o
A Comissão age colegialmente, em conformidade com as disposições
do presente regulamento e seguindo as orientações políticas definidas
pelo seu presidente.
Artigo 2.o
Seguindo as orientações políticas definidas pelo seu presidente, a
Comissão fixa as suas prioridades e adopta anualmente o seu programa
de trabalho.
Artigo 3.o
O presidente pode atribuir aos membros da Comissão domínios de acti-
vidade específicos, em que estes serão especialmente responsáveis pelapreparação dos trabalhos da Comissão e pela execução das suas deci-sões. Pode igualmente alterar, em qualquer momento, as atribuiçõesassim decididas.
O presidente pode constituir, de entre os membros da Comissão, grupos
de trabalho, cujos presidentes designará.
O presidente assegura a representação da Comissão. O presidente
designa os membros da Comissão encarregados de o assistir nessa
função.
Artigo 4.
o
As decisões da Comissão são tomadas:
a) Em reunião;
ou
b) Por processo escrito, de acordo com o disposto no artigo 12.o;
ou
c) Mediante processo de habilitação, de acordo com o disposto no
artigo 13.o;
ou
d) Mediante processo de delegação, de acordo com o disposto no
artigo 14.o2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 2
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Secção I
Reuniões da Comissão
Artigo 5.o
As reuniões da Comissão são convocadas pelo presidente.
Regra geral, a Comissão reúne-se, pelo menos, uma vez por semana.
Reúne-se, além disso, sempre que necessário.
Os membros da Comissão assistem à totalidade das reuniões. O presi-
dente apreciará as situações que possam justificar o não respeito desta
obrigação.
Artigo 6.o
O presidente adopta a ordem de trabalhos de cada reunião da
Comissão, tendo em conta, nomeadamente, o programa de trabalhoreferido no artigo 2.
o
Sem prejuízo do poder, do presidente, de adoptar a ordem de trabalhos,qualquer proposta que implique despesas significativas deve ter oacordo do membro da Comissão responsável pelo orçamento.
As questões, cuja inscrição na ordem de trabalhos seja proposta por um
membro da Comissão, devem ser comunicadas ao presidente com umaantecedência de nove dias, salvo caso excepcional.
A ordem de trabalhos e os documentos de trabalho necessários são
comunicados aos membros da Comissão nos prazos e línguas detrabalho por ela determinados, em conformidade com o artigo 25.
o
Qualquer questão relativamente à qual um membro da Comissão tenhasolicitado a retirada da ordem de trabalhos transita, com o acordo dopresidente, para a reunião seguinte.
A Comissão pode, sob proposta do seu presidente, deliberar sobre uma
questão não inscrita na ordem de trabalhos ou relativamente à qual osdocumentos de trabalho necessários não tenham sido distribuídos atem-
padamente. A Comissão pode decidir, por maioria, não deliberar sobre
uma questão inscrita na ordem de trabalhos.
Artigo 7.
o
O número de membros cuja presença é necessária para que a Comissão
delibere validamente é igual à maioria do número de membros previstono Tratado.
Artigo 8.
o
A Comissão decide sob proposta de um ou mais dos seus membros.
A Comissão procede a uma votação a pedido de um dos seus membros.
A votação diz respeito à proposta inicial ou a uma proposta alterada
pelo ou pelos membros responsáveis ou pelo presidente.
As decisões da Comissão são adoptadas pela maioria do número de
membros previsto no Tratado. Esta maioria é necessária independente-
mente do sentido e da natureza da decisão.
Artigo 9.o
As reuniões da Comissão não são públicas. Os debates são confiden-
ciais.
Artigo 10.o
Salvo decisão em contrário da Comissão, o secretário-geral assiste às
reuniões. As normas de execução do presente regulamento determinamos termos em que outras pessoas podem assistir às reuniões.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 3
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Em caso de ausência de um membro da Comissão, o seu chefe de gabi-
nete pode assistir à reunião e, a convite do presidente, expor a opiniãodo membro ausente.
A Comissão pode decidir ouvir qualquer outra pessoa.
Artigo 11.
o
É elaborada uma acta de cada reunião da Comissão.
Os projectos de acta são submetidos à aprovação da Comissão em
reunião posterior. As actas aprovadas são autenticadas pelas assinaturasdo presidente e do secretário-geral.
Secção II
Outros processos de decisão
Artigo 12.
o
O acordo dos membros da Comissão relativamente a uma proposta
apresentada por um ou mais dos seus membros pode ser obtido medi-ante processo escrito, sob reserva do acordo das direcções-geraisdirectamente associadas e do parecer favorável do Serviço Jurídico.
Para o efeito, o texto da proposta deve ser comunicado por escrito a
todos os membros da Comissão, nas línguas determinadas pelaComissão em conformidade com o artigo 25.
o, e acompanhado de um
prazo para formulação das reservas ou alterações eventualmente susci-
tadas pela proposta.
Qualquer membro da Comissão pode, no decurso do processo escrito,
solicitar que a proposta seja objecto de debate. Para o efeito, deveenviar um pedido fundamentado ao presidente.
Se, no termo do prazo estabelecido para um processo escrito, nenhum
membro da Comissão tiver formulado ou mantido qualquer reserva emrelação à proposta apresentada, esta é considerada adoptada pela
Comissão. As propostas adoptadas são registadas numa nota diária
que será mencionada na acta da reunião seguinte da Comissão.
Artigo 13.
o
A Comissão pode, na condição de o princípio da sua responsabilidade
colegial ser plenamente respeitado, habilitar um ou mais dos seus
membros a tomar medidas de gestão ou de administração, em seunome e nos limites e condições que fixar.
A Comissão pode igualmente, com o acordo do presidente, incumbir
um ou mais dos seus membros de adoptar o texto definitivo de umacto ou de uma proposta a submeter à apreciação das restantes insti-tuições, cujo conteúdo essencial tenha por ela sido definido aquando
das suas deliberações.
Os poderes assim conferidos podem ser objecto de subdelegação nos
directores-gerais e chefes de serviço equiparados, salvo se a decisão
de habilitação o proibir expressamente.
O disposto nos primeiro, segundo e terceiro parágrafos é aplicável sem
prejuízo das regras relativas à delegação em matéria financeira e aospoderes conferidos à entidade competente para proceder a nomeaçõese à entidade competente para celebrar os contratos de admissão.
Artigo 14.
o
A Comissão pode, na condição de o princípio da sua responsabilidade
colegial ser plenamente respeitado, delegar a adopção de medidas degestão ou de administração nos directores-gerais e chefes de serviçoequiparados, em seu nome e nos limites e condições que fixar.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 4
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Artigo 15.o
As decisões adoptadas através do processo de habilitação e de dele-
gação são registadas numa nota diária que será mencionada na acta dareunião seguinte da Comissão.
Secção III
Preparação e execução das decisões da Comissão
Artigo 16.
o
Os membros da Comissão podem constituir gabinetes encarregados de
os assistir no cumprimento das suas funções e na preparação das deci-
sões da Comissão.
Para o cumprimento das funções que lhe foram atribuídas, o membro
da Comissão responsável dá as suas instruções aos serviços em causa.
Artigo 17.o
O secretário-geral assiste o presidente na preparação dos trabalhos e
das reuniões da Comissão. Assiste igualmente os presidentes dos
grupos de trabalho, criados em conformidade com o segundo parágrafo
do artigo 3.o, na preparação e condução das reuniões desses grupos.
Assegura o desenrolar dos processos de decisão e vela pela execução
das decisões referidas no artigo 4.o
Assegura a coordenação necessária entre os serviços durante os traba-lhos preparatórios e vela pela observância das regras de apresentaçãodos documentos a submeter à Comissão.
Toma as medidas necessárias para assegurar a notificação dos actos da
Comissão e respectiva publicação no Jornal Oficial das Comunidades
Europeias , bem como a transmissão às outras instituições das Comuni-
dades Europeias dos documentos da Comissão e dos seus serviços.
Assegura as relações oficiais com as outras instituições das Comuni-
dades Europeias, sob reserva dos poderes que a Comissão decidaexercer por si própria ou atribuir aos seus membros ou aos seusserviços. O secretário-geral acompanha os trabalhos das outras insti-tuições das Comunidades Europeias e mantém a Comissão informada
a esse respeito.
Artigo 18.
o
Os actos adoptados em reunião são anexados de forma indissociável, na
ou nas línguas em que fazem fé, à nota recapitulativa elaborada no
final da reunião da Comissão em que foram adoptados. Estes actossão autenticados pelas assinaturas do presidente e do secretário-geral,apostas na última página da nota recapitulativa.
Os actos adoptados por processo escrito são anexados de forma indis-
sociável, na ou nas línguas em que fazem fé, à nota diária referida noartigo 12.
oEstes actos são autenticados pela assinatura do secretário-
-geral, aposta na última página da nota diária.
Os actos adoptados por processo de habilitação são anexados de forma
indissociável, na ou nas línguas em que fazem fé, à nota diária referidano artigo 15.
oEstes actos são autenticados pela assinatura do secre-
tário-geral, aposta na última página da nota diária.
Os actos adoptados por processo de delegação, ou por subdelegação
nos termos do terceiro parágrafo do artigo 13.o, são anexados de forma
indissociável, na ou nas línguas em que fazem fé, à nota diária referidano artigo 15.
oEstes actos são autenticados por uma declaração de auto-
certificação assinada pelo director-geral ou pelo chefe de serviçoequiparado.
Para efeitos do presente regulamento, entende-se por «actos» quaisquer
actos que revistam uma das formas previstas no artigo 14.
odo Tratado
CECA, no artigo 249.odo Tratado CE e no artigo 161.odo Tratado
Euratom.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 5
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Para efeitos do presente regulamento, entende-se por «línguas que
fazem fé» as línguas oficiais das Comunidades, quando se tratar deactos de alcance geral, e a ou as línguas dos destinatários, quando se
tratar de outros actos.
CAPÍTULO II
OS SERVIÇOSDA COMISSÃO
Artigo 19.o
A Comissão dispõe, para preparar e executar as suas acções, de um
conjunto de serviços, organizados em direcções-gerais e serviços equi-parados.
Em princípio, as direcções-gerais e os serviços equiparados são consti-
tuídos por direcções e as direcções por unidades.
Artigo 20.
o
Para dar resposta a necessidades especiais, a Comissão pode criar estru-
turas específicas encarregadas de missões precisas, cujas atribuições e
regras de funcionamento determina.
Artigo 21.o
A fim de garantir a eficácia da acção da Comissão, os serviços traba-
lham em estreita cooperação e de forma coordenada na elaboração ouexecução das decisões.
Antes de submeter um documento à Comissão, o serviço responsável
consulta, em tempo útil, os serviços associados ou interessados em
razão dos respectivos domínios de competência, das suas atribuiçõesou da natureza da questão e informa a Secretaria-Geral dessa consultasempre que este serviço não fizer parte da lista dos serviços consul-tados. É obrigatória a consulta do Serviço Jurídico em relação a todosos projectos ou propostas de actos jurídicos e a todos os documentos
que possam ter consequências jurídicas. A consulta das direcções-gerais
encarregadas dos orçamentos, do pessoal e da administração é obriga-tória em relação a todos os documentos que possam ter incidência,respectivamente, no orçamento, nas finanças, no pessoal e na adminis-tração. A direcção-geral encarregada do controlo financeiro será
igualmente consultada, sempre que necessário.
O serviço responsável envida esforços para elaborar uma proposta que
conte com o acordo dos serviços consultados. Em caso de desacordo, esem prejuízo do disposto no artigo 12.
o, deve mencionar na proposta os
pareceres divergentes desses serviços.
CAPÍTULO III
SUBSTITUIÇÕES
Artigo 22.o
As funções do presidente são exercidas, em caso de impedimento, por
um vice-presidente ou por um membro escolhido segundo a ordemestabelecida pela Comissão.
Artigo 23.
o
As funções de secretário-geral são exercidas, em caso de impedimento,
pelo secretário-geral adjunto ou, na sua ausência, por um funcionáriodesignado pela Comissão.
Artigo 24.
o
O director-geral, em caso de impedimento, é substituído pelo director-
-geral adjunto presente com mais antiguidade de serviço e, de entre osde igual antiguidade, pelo mais idoso, ou, quando tal função nãoexistir, por um funcionário designado pela Comissão. Na ausência detal designação, a substituição é assegurada pelo funcionário subordi-2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 6
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nado presente com mais antiguidade de serviço e, de entre os de igual
antiguidade, pelo mais idoso, de categoria e grau mais elevados.
O chefe de unidade, em caso de impedimento, é substituído pelo chefe
de unidade adjunto, quando existir tal função.
Qualquer outro funcionário hierarquicamente superior é, em caso de
impedimento, substituído pelo funcionário designado pelo director--geral, com o acordo do membro da Comissão responsável. Naausência de tal designação, a substituição é efectuada pelo funcionáriosubordinado presente com mais antiguidade de serviço e, de entre os deigual antiguidade, pelo mais idoso, de categoria e grau mais elevados.
DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 25.o
A Comissão determina, na medida do necessário, as normas de
execução do presente regulamento.
A Comissão pode tomar medidas complementares relativas ao funcio-
namento da Comissão e dos seus serviços, que figurarão em anexo aopresente regulamento interno.
Artigo 26.
o
O regulamento interno de 18 de Setembro de 1999, alterado pela
Decisão 2000/633/CE, CECA, Euratom, é revogado.
Artigo 27.o
O presente regulamento interno entra em vigor em 1 de Janeiro de
2001.
Artigo 28.o
O presente regulamento interno é publicado no Jornal Oficial das
Comunidades Europeias .2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 7
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ANEXO
CÓDIGO DE BOA CONDUTA ADMINISTRATIVA PARA O PESSOAL
DA COMISSÃO EUROPEIA NAS SUASRELAÇÕES COM O PÚBLICO
Serviço de qualidade
A Comissão e o seu pessoal têm o dever de servir o interesse comunitário e,
desta forma, o interesse dos cidadãos.
O público tem expectativas legítimas quanto à obtenção de um serviço de quali-
dade e de uma administração aberta, acessível e bem gerida.
Um serviço de qualidade implica, por parte da Comissão e do seu pessoal,
cortesia, objectividade e imparcialidade.
Finalidade
Para poder cumprir as suas obrigações de boa conduta administrativa, especial-
mente nas suas relações com o público, a Comissão compromete-se a observar
as normas de boa conduta administrativa enunciadas no presente código e a
orientar-se por elas no seu trabalho quotidiano.
Âmbito de aplicação
O código é vinculativo para todo o pessoal abrangido pelo Estatuto dos
Funcionários das Comunidades Europeias, pelo regime aplicável aos outros
agentes dessas Comunidades (a seguir denominados «estatuto») e por outras
normas sobre as relações entre a Comissão e o seu pessoal que são aplicáveis
aos funcionários e a outros agentes. Todavia, as pessoas que trabalham para a
Comissão mediante contrato de direito privado, os peritos nacionais destacados
pelas administrações nacionais, os estagiários, etc., devem também guiar-se pelo
presente código no seu trabalho quotidiano.
As relações entre a Comissão e o seu pessoal são exclusivamente regidas pelo
estatuto.
1. PRINCÍPIOS GERAIS DE BOA ADMINISTRAÇÃO
Nas suas relações com o público, a Comissão respeita os seguintes princípios
gerais.
Legalidade
A Comissão actuará em conformidade com o direito e aplicará as regras e
processos previstos no direito comunitário.
Não discriminação e igualdade de tratamento
A Comissão respeitará o princípio da não discriminação e garantirá, nomea-
damente, a igualdade de tratamento dos cidadãos, independentemente da sua
nacionalidade, sexo, origem racial ou étnica, religião ou crença, deficiência,
idade ou orientação sexual. Assim, quaisquer diferenças de tratamento em
casos análogos devem ser expressamente justificadas pela natureza específica
do caso em apreço.
Proporcionalidade
A Comissão certificar-se-á de que as medidas adoptadas são proporcionais ao
objectivo que se pretende atingir.
A Comissão velará, em especial, para que a aplicação do presente código
nunca resulte na imposição de encargos administrativos ou orçamentaisdesproporcionados em relação aos benefícios esperados.
Coerência
A Comissão será coerente na sua conduta administrativa e procederá em
conformidade com as suas práticas habituais. Qualquer excepção a este
princípio deve ser devidamente justificada.
2. DIRECTRIZES PARA UMA BOA CONDUTA ADMINISTRATIVA
Objectividade e imparcialidade
O pessoal deve actuar de forma objectiva e imparcial em todas as circun-
stâncias, em prol do interesse comunitário e do bem comum. Os membros
do pessoal devem agir com independência no âmbito das políticas estabele-
cidas pela Comissão e a sua conduta nunca deve ser determinada por
interesses pessoais ou nacionais nem por pressões políticas.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 8
▼B
Informações sobre o processo administrativo
Sempre que um cidadão solicitar informações sobre determinado processo
administrativo da Comissão, o pessoal certificar-se-á de que lhe são forne-
cidas todas as informações necessárias dentro do prazo fixado no processo
em questão.
3. INFORMAÇÃO SOBRE OS DIREITOS DOS INTERESSADOS
Audiência de todos os interessados directos
Sempre que o direito comunitário previr que os interessados directos devem
ser ouvidos, o pessoal da Comissão tomará as medidas necessárias para que
lhes seja dada a oportunidade de expor os seus pontos de vista.
Obrigação de fundamentar as decisões
Qualquer decisão da Comissão deve indicar claramente as razões em que se
funda e ser comunicada às pessoas e interessados directos em causa.
A fundamentação das decisões deve constituir a regra geral. Podem contudo
ser fornecidas respostas-tipo se, devido ao número elevado de pessoas abran-
gidas por decisões idênticas, por exemplo, for impossível comunicar
pormenorizadamente os motivos de cada decisão. Essas respostas-tipo devem
incluir as principais razões subjacentes à decisão tomada. Além disso, deve
ser fornecida uma justificação pormenorizada a qualquer interessado directo
que o solicite expressamente.
Obrigação de indicar as vias de recurso
Sempre que o direito comunitário o previr, as decisões notificadas a um inte-
ressado directo devem indicar claramente a possibilidade de recurso prevista
e descrever a forma como deve ser apresentado (nome e endereço administra-
tivo da pessoa ou da entidade à qual deve ser apresentado o recurso, bem
como o respectivo prazo).
Se for o caso, as decisões devem mencionar a possibilidade de interpor um
recurso judicial e/ou apresentar uma queixa junto do Provedor de Justiça
Europeu em conformidade com o artigo 230.oou o artigo 195.odo Tratado
que institui a Comunidade Europeia.
4. TRATAMENTO DOS PEDIDOS
A Comissão compromete-se a responder aos pedidos do público da forma
mais adequada e com a brevidade possível.
Pedidos de documentos
Se o documento solicitado já estiver publicado, o autor do pedido será enca-
minhado para os pontos de venda do Serviço das Publicações Oficiais das
Comunidades Europeias ou para os centros de documentação ou de infor-
mação que permitem o acesso gratuito aos documentos, tais como os
eurogabinetes, os centros de documentação europeia, etc. Muitos documentos
são também facilmente acessíveis em formato electrónico.
As regras relativas ao acesso aos documentos são objecto de uma medida
específica.
Correspondência
Nos termos do artigo 21.odo Tratado que institui a Comunidade Europeia, os
cidadãos que se dirijam à Comissão por escrito receberão uma resposta na
língua por eles utilizada, desde que se trate de uma das línguas oficiais da
Comunidade Europeia.
A resposta a uma carta dirigida à Comissão deve ser enviada no prazo de 15
dias úteis a contar da data de recepção pelo serviço competente da Comissão.
A resposta deve identificar a pessoa responsável pelo assunto e indicar a
forma como pode ser contactada.
Se a resposta não puder ser enviada no referido prazo de 15 dias úteis, e
sempre que a sua redacção exigir um trabalho suplementar como, por
exemplo, uma consulta interserviços ou uma tradução, o funcionário ou o
agente responsável deve enviar uma primeira resposta com a indicação do
prazo em que o destinatário pode esperar obter uma resposta, tendo em conta
esse trabalho adicional, bem como a urgência e a complexidade do assunto.
Se a resposta tiver de ser elaborada por outro serviço que não aquele ao qual
foi dirigida a correspondência inicial, o autor do pedido deve ser informado2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 9
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do nome e endereço administrativo da pessoa a quem a carta tiver sido trans-
mitida.
As disposições acima referidas não são aplicáveis à correspondência conside-
rada abusiva por apresentar, nomeadamente, um carácter repetitivo, ofensivo
e/ou sem objecto. Nesse caso, a Comissão reserva-se o direito de cessar qual-
quer troca de correspondência.
Comunicações telefónicas
O membro do pessoal que atender o telefone deve identificar-se ou identi-
ficar o respectivo serviço. Deve também responder às chamadas telefónicas
o mais depressa possível.
A pessoa que atender os pedidos de informação deve fornecer informações
sobre assuntos que são da sua competência directa, mas deve remeter o seu
interlocutor para a fonte de informação mais adequada se o assunto extra-
vasar a sua competência directa. Se necessário, deve remeter o interlocutorpara o seu superior hierárquico ou consultar este último antes de fornecer as
informações em causa.
Se o pedido disser respeito a assuntos da sua competência directa, o membro
do pessoal em questão deve identificar o seu interlocutor e verificar, antes de
fornecer a informação solicitada, se esta já foi divulgada. Se não for esse o
caso, pode considerar que não é do interesse da Comunidade divulgá-la.
Nesse caso, deve explicar as razões pelas quais não pode divulgar a infor-
mação e referir, se achar conveniente, a sua obrigação de discrição nos
termos do disposto no artigo 17.
odo estatuto.
Se for o caso, o funcionário ou agente solicitará uma confirmação por escrito
dos pedidos formulados por telefone.
Correio electrónico
O pessoal responderá de imediato às mensagens enviadas por correio electró-
nico de acordo com as orientações descritas na secção relativa às
comunicações telefónicas.
Contudo, quando o conteúdo de uma mensagem electrónica for equiparável a
uma carta, deve ser tratada de acordo com as orientações aplicáveis ao trata-
mento da correspondência e respeitar os mesmos prazos.
Pedidos provenientes dos meios de comunicação social
O Serviço de Imprensa e Comunicação é responsável pelos contactos com os
meios de comunicação social. No entanto, os membros do pessoal podem
responder aos pedidos de informação que incidam sobre assuntos de carácter
técnico e sejam abrangidos pelas suas áreas de competência específicas.
5. PROTECÇÃO DOS DADOS PESSOAIS E INFORMAÇÕES CONFIDEN-
CIAIS
A Comissão e o seu pessoal devem respeitar, em especial:
— as regras relativas à protecção da vida privada e dos dados pessoais,
— as obrigações previstas no artigo 287.odo Tratado CE, especialmente as
que dizem respeito à protecção do segredo profissional,
— as regras relativas à protecção do segredo de instrução,
— a confidencialidade das questões que são do âmbito de competência dos
diversos órgãos previstos no artigo 9.oe nos anexos II e III do estatuto.
6. QUEIXAS
Comissão Europeia
Os cidadãos podem apresentar queixa contra eventuais violações dos princí-
pios enunciados no presente código directamente junto do Secretariado-
-geral(1) da Comissão Europeia, que as transmitirá ao serviço competente.
O director-geral ou o director responderá por escrito ao autor da queixa no
prazo de dois meses. Este dispõe então de um mês para solicitar ao secre-
tário-geral da Comissão o reexame da sua queixa. O secretário-geral
responderá a este pedido no prazo de um mês.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 10
(1)Endereço postal : Secretariado-Geral da Comissão Europeia, Unidade SG/B/2 «Trans-
parência, acesso aos documentos, relações com a sociedade civil», Rue de la Loi//Wetstraat 200, B-1049 Bruxelas [fax: (32-2) 296 72 42].
Internet: SG-Code-de-bonne-conduite@cec.eu.int
▼B
Provedor de Justiça Europeu
Os cidadãos têm também o direito de apresentar queixa junto do Provedor de
Justiça Europeu em conformidade com o artigo 195.odo Tratado que institui
a Comunidade Europeia e com o Estatuto do Provedor de Justiça Europeu.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 11
▼M1
DISPOSIÇÕESDA COMISSÃO EM MATÉRIADE SEGURANÇA
Considerando o seguinte:(1) A fim de desenvolver as actividades da Comissão em áreas que exigem
confidencialidade, é necessário estabelecer um regime geral de segurança
aplicável à Comissão, às outras instituições, instâncias, gabinetes e
agências estabelecidos por força ou com base no Tratado CE, aos
Estados-Membros e a qualquer outro destinatário de informações classi-
ficadas da União Europeia, a seguir denominadas «informações
classificadas da UE».
(2) A fim de salvaguardar a eficácia do regime de segurança assim estabele-
cido, a Comissão limitará a comunicação de informações classificadas da
UE exclusivamente aos organismos externos que ofereçam garantias deque tomaram todas as medidas necessárias para a aplicação de regras
estritamente equivalentes às das presentes disposições.
(3) As presentes disposições são adoptadas sem prejuízo do Regulamento n.
o
3, de 31 de Julho de 1958, que aplica o artigo 24.odo Tratado que
institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica(1), do Regulamento
(Euratom, CEE) n.o1588/90 do Conselho, de 11 de Junho de 1990, rela-
tivo à transmissão de informações abrangidas pelo segredo estatístico ao
Serviço de Estatística das Comunidades Europeias(2), e da Decisão C
(95) 1510 final da Comissão, de 23 de Novembro de 1995, relativa à
protecção dos sistemas de informação.
(4) Com vista a assegurar o bom funcionamento do processo de tomada de
decisões a nível da União, o regime de segurança da Comissão baseia-se
nos princípios enunciados na Decisão 2001/264/CE do Conselho, de 19
de Março de 2001, que aprova as regras de segurança do Conselho(3).
(5) A Comissão sublinha a importância de associar, se for caso disso, as
outras instituições às regras e normas de confidencialidade necessárias
para proteger os interesses da União e dos seus Estados-Membros.
(6) A Comissão reconhece a necessidade de criar o seu próprio conceito de
segurança, tendo em conta todos os elementos relativos à segurança e o
carácter específico da Comissão enquanto instituição.
(7) As presentes disposições são adoptadas sem prejuízo do artigo 255.odo
Tratado e do Regulamento (CE) n.o1049/2001 do Parlamento Europeu e
do Conselho, de 30 de Maio de 2001, relativo ao acesso do público aos
documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão(4);
Artigo 1.o
As regras de segurança da Comissão constam do anexo.
Artigo 2.o
1. O Membro da Comissão responsável pelas questões de segurança toma as
medidas adequadas para assegurar que, no tratamento das informações classifi-
cadas da UE, as regras a que se refere o artigo 1.osejam cumpridas pelos
funcionários e outros agentes da Comissão e pelo pessoal destacado na
Comissão, no interior da Comissão e em todas as suas instalações, incluindo as
suas representações e gabinetes na União e as suas delegações em países
terceiros, e igualmente pelos prestadores de serviços externos à Comissão.
2. Os Estados-Membros e as outras instituições, instâncias, gabinetes e
agências estabelecidos por força ou com base nos Tratados podem receber infor-
mações classificadas da UE desde que velem por que, no tratamento de tais
informações, sejam aplicadas, nos seus serviços e instalações, regras estrita-
mente equivalentes às referidas no artigo 1.o, nomeadamente por:
a) Membros das representações permanentes dos Estados-Membros junto da
União Europeia, bem como pelos membros das delegações nacionais que
participem em reuniões da Comissão ou das suas instâncias ou que parti-
cipem noutras actividades da Comissão;
b) Outros membros das administrações nacionais dos Estados-Membros que
tratem informações classificadas da UE, quer exerçam a sua actividade no
território dos Estados-Membros quer no estrangeiro;2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 12
(1)J O n .o17 de 6.10.1958, p. 406/58.
(2) JO L 151 de 15.6.1990, p. 1.
(3) JO L 101 de 11.4.2001, p. 1.
(4) JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.
▼M1
c) Prestadores externos de serviços e pessoal destacado que tratem informações
classificadas da UE.
Artigo 3.o
Os países terceiros, as organizações internacionais e outras instâncias podem
receber informações classificadas da UE desde que velem por que, no trata-
mento de tais informações, sejam aplicadas regras estritamente equivalentes às
referidas no artigo 1.o
Artigo 4.o
Em conformidade com os princípios básicos e normas mínimas de segurançaque constam da parte I do anexo, o Membro da Comissão responsável pelas
questões de segurança pode tomar medidas nos termos da parte II do anexo.
Artigo 5.
o
A partir da data em que for aplicável, a presente decisão substitui:
a) A Decisão C(94) 3282 da Comissão, de 30 de Novembro de 1994, relativa às
medidas de segurança aplicáveis às informações classificadas elaboradas ou
trocadas no âmbito das actividades da União Europeia;
b) A Decisão C(99) 423 da Comissão, de 25 de Fevereiro de 1999, relativa às
modalidades segundo as quais os funcionários e agentes da Comissão Euro-
peia podem ser autorizados a aceder a informações classificadas na posse da
Comissão.
Artigo 6.o
A partir da data de aplicação das presentes disposições, todas as informações
classificadas mantidas pela Comissão até essa data, com excepção das infor-
mações classificadas da Euratom:
a) Se tiverem sido criadas pela Comissão, serão automaticamente consideradas
reclassificadas «RESERVADO UE», a não ser que os seus autores decidam
atribuir-lhes outra classificação até 31 de Janeiro de 2002. Neste caso, os
autores informarão todos os destinatários dos documentos em causa;
b) Se tiverem sido criadas por autores exteriores à Comissão, conservarão a sua
classificação original e, em consequência, serão tratadas como informações
classificadas da UE de nível equivalente, a não ser que os seus autores
concordem com a desclassificação ou desgraduação das informações.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 13
▼M1
ANEXO
REGRASDE SEGURANÇA
Índice
PARTE I: PRINCÍPIOS DE BASE E NORMAS MÍNIMAS DE SEGU-
RANÇA
1. INTRODUÇÃO
2. PRINCÍPIOS GERAIS
3. BASES DA SEGURANÇA4. PRINCÍPIOS DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO4.1.Objectivos
4.2.Definições
4.3.Classificação
4.4.Objectivos das medidas de segurança
5. ORGANIZAÇÃO DA SEGURANÇA5.1.Normas mínimas comuns
5.2.Organização
6. SEGURANÇA DO PESSOAL6.1.Habilitação do pessoal em matéria de segurança
6.2.Registos do pessoal habilitado em matéria de segurança
6.3.Formação do pessoal em matéria de segurança
6.4.Responsabilidadesdos gestores
6.5.Estatuto de segurança do pessoal
7. SEGURANÇA FÍSICA7.1.Necessidade de protecção
7.2.Controlo de instalações
7.3.Segurança de edifícios
7.4.Planos de emergência
8. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO9. MEDIDAS DE LUTA CONTRA A SABOTAGEM E CONTRA OUTRAS
FORMAS DE DANOS INTENCIONAIS
10. DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS A PAÍSES
TERCEIROS OU ORGANIZAÇÕES INTERNACIONAIS
PARTE II: ORGANIZAÇÃODA SEGURANÇANA COMISSÃO
11. MEMBRO DA COMISSÃO RESPONSÁVEL PELAS QUESTÕES DE
SEGURANÇA
12. GRUPO CONSULTIVO DA POLÍTICA DE SEGURANÇA DA
COMISSÃO
13. COMITÉ DE SEGURANÇA DA COMISSÃO14. SERVIÇO DE SEGURANÇA DA COMISSÃO15. INSPECÇÕES DE SEGURANÇA
16. CLASSIFICAÇÕES, DESIGNADORES DE SEGURANÇA E
MARCAÇÕES
16.1.Níveis de classificação
16.2.Designadores de segurança
16.3.Marcações
16.4.Aposição da classificação
16.5.Aposição de designadores de segurança2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 14
▼M1
17. GESTÃO DAS CLASSIFICAÇÕES
17.1.Disposições gerais
17.2.Aplicação das classificações
17.3.Desgraduação e desclassificação
18. SEGURANÇA FÍSICA
18.1.Disposições gerais
18.2.Requisitos de segurança
18.3.Medidas de segurança física
18.3.1.Áreas de segurança
18.3.2.Áreas administrativas
18.3.3.Controlo das entradas e saídas
18.3.4.Rondas
18.3.5.Contentores de segurança e casas-fortes
18.3.6.Fechaduras
18.3.7.Controlo das chaves e dos segredos das fechaduras
18.3.8.Dispositivos de detecção de intrusão
18.3.9.Equipamento acreditado
18.3.10.Protecção física das fotocopiadoras e das telecopiadoras
18.4.Protecção contra visão e escuta não-autorizadas
18.4.1.Visão não-autorizada
18.4.2.Escuta não-autorizada
18.4.3.Introdução de equipamento electrónico e de registo
18.5.Áreas tecnicamente seguras
19. REGRAS GERAIS SOBRE O PRINCÍPIO DA NECESSIDADE DE
TOMAR CONHECIMENTO E A HABILITAÇÃO EM MATÉRIA DE SEGU-
RANÇA DO PESSOAL DA UNIÃO EUROPEIA
19.1.Disposições gerais
19.2.RegrasespecíficasdeacessoainformaçõescomaclassificaçãoMUITO
SECRETO UE
19.3.Regras específicas de acesso a informações com a classificação
SECRETO UE e CONFIDENCIALUE
19.4.Regras específicas de acesso a informações com a classificação
RESERVADOUE
19.5.Transferências
19.6.Instruções especiais
20. PROCEDIMENTO DE HABILITAÇÃO EM MATÉRIA DE SEGURANÇA
DOS FUNCIONÁRIOS E OUTROS AGENTES DA COMISSÃO
21. ELABORAÇÃO, DISTRIBUIÇÃO, TRANSMISSÃO, HABILITAÇÃO EM
MATÉRIA DE SEGURANÇA DO PESSOAL DE TRANSPORTE, CÓPIAS,
TRADUÇÕES E EXTRACTOS DE DOCUMENTOS CLASSIFICADOS DA
UNIÃO EUROPEIA
21.1.Elaboração
21.2.Distribuição
21.3.Transmissão de documentos classificados da União Europeia
21.3.1.Embalagem e recibos
21.3.2.Transmissão no interior de um edifício ou de um grupo de edifícios
21.3.3.Transmissão no interior de um país
21.3.4.Transmissão de um Estado para outro
21.3.5.Transmissão de documentos com a classificação RESERVADO UE
21.4.Habilitação em matéria de segurança do pessoal de transporte2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 15
▼M1
21.5.Transmissão electrónica ou por outros meios técnicos
21.6.Cópias, traduções e extractos de documentos classificados da União
Europeia
22. REGISTOS, INVENTÁRIOS, VERIFICAÇÕES, ARQUIVAGEM E
DESTRUIÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS DA UNIÃO EURO-
PEIA
22.1.Registos locais de informações classificados da UE
22.2.Registo MUITO SECRETO UE
22.2.1.Disposições gerais
22.2.2.Registo MUITO SECRETO UE central
22.2.3.Sub-registos MUITO SECRETO UE
22.3.Inventários e verificações de documentos classificados da União Euro-
peia
22.4.Arquivagem de informações classificadas da UE
22.5.Destruição de documentos classificados da UE
22.6.Destruição em casos de emergência
23. MEDIDAS DE SEGURANÇA A APLICAR POR OCASIÃO DE
REUNIÕES ESPECÍFICAS REALIZADAS FORA DAS INSTALAÇÕES DACOMISSÃO E QUE ENVOLVAM INFORMAÇÃO CLASSIFICADA DA UE
23.1.Disposições gerais
23.2.Responsabilidades
23.2.1.Serviço de Segurança da Comissão
23.2.2.Responsável da Segurança da reunião (MSO)
23.3Medidas de segurança
23.3.1.Áreas de segurança
23.3.2.Passes
23.3.3.Controlo do equipamento fotográfico e de som
23.3.4.Controlo das pastas, computadores portáteis e embrulhos
23.3.5.Segurança técnica
23.3.6.Documentos das delegações 29
23.3.7.Guarda segura dos documentos 29
23.3.8.Inspecção dos gabinetes
23.3.9.Remoção de resíduos de documentos classificados da UE
24 QUEBRAS DE SEGURANÇA E FUGAS DE INFORMAÇÕES CLASSIFI-
CADAS DA UE
24.1.Definições
24.2.Comunicação de quebras de segurança
24.3.Acções judiciais
25. PROTECÇÃO DA SINFORMAÇÕES CLASSIFICADAS DA UE
TRATADAS EM SISTEMAS INFORMÁTICOS E DE COMUNICAÇÃO
25.1.Introdução
25.1.1.Disposições gerais
25.1.2.Ameaças aos sistemas e sua vulnerabilidade
25.1.3.Objectivo principal das medidas de segurança
25.1.4.Lista dos requisitos de segurança específicos do sistema (SSRS)
25.1.5.Modos seguros de funcionamento
25.2.Definições
25.3.Responsabilidadesem matéria de segurança
25.3.1.Disposições gerais2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 16
▼M1
25.3.2.Autoridade de Acreditação de Segurança (SAA)
25.3.3.Autoridade INFOSEC (IA)
25.3.4.Proprietário dos Sistemas Técnicos (TSO)
25.3.5.Proprietário da Informação (IO)
25.3.6.Utilizadores
25.3.7.Formação INFOSEC
25.4.Medidas de segurança não técnicas
25.4.1.Segurança do pessoal
25.4.2.Segurança física
25.4.3.Controlo do acesso a um sistema
25.5.Medidas de segurança técnicas
25.5.1.Segurança das informações
25.5.2.Controlo e responsabilidade pelas informações
25.5.3.Tratamento e controlo dos suportes informáticos amovíveis
25.5.4.Desclassificação e destruição dos suportes informáticos
25.5.5.Segurança das comunicações
25.5.6.Segurança em matéria de instalação e de radiações
25.6.Segurança durante o tratamento
25.6.1.Procedimentos Operacionais de Segurança (SecOPS)
25.6.2.Protecção do software/gestão da configuração
25.6.3.Verificação da presença de programas maliciosos/vírus informáticos
25.6.4.Manutenção
25.7.Contratos públicos
25.7.1.Disposições gerais
25.7.2.Acreditação
25.7.3.Avaliação e certificação
25.7.4.Controlos de rotina dos elementos de segurança para prorrogar a acre-
ditação
25.8.Utilização temporária ou ocasional
25.8.1.Segurança dos microcomputadores/computadores pessoais
25.8.2.Utilização de equipamento informático privado para trabalhos oficiais
da Comissão
25.8.3.Utilização de equipamento informático pertencente a prestadores de
serviços ou fornecido por um país para trabalhos oficiais da Comissão
26. DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS DA UE A
PAÍSES TERCEIROS OU ORGANIZAÇÕES INTERNACIONAIS
26.1.1.Princípios aplicáveis à divulgação de informações classificadas da UE
26.1.2.Níveis
26.1.3.Acordos de segurança
APÊNDICE 1: COMPARAÇÃO DAS CLASSIFICAÇÕES NACIONAIS
DE SEGURANÇA
APÊNDICE 2: GUIA PRÁTICO DE CLASSIFICAÇÃO
APÊNDICE 3: ORIENTAÇÕES PARA A DIVULGAÇÃO DE INFOR-
MAÇÕES CLASSIFICADASDA UE A PAÍSES TERCEIROS OU ORGA-
NIZAÇÕES INTERNACIONAIS:COOPERAÇÃO DE NÍVEL 1
APÊNDICE 4: ORIENTAÇÕES PARA A DIVULGAÇÃO DE INFOR-
MAÇÕES CLASSIFICADASDA UE A PAÍSES TERCEIROS OU ORGA-
NIZAÇÕES INTERNACIONAIS:COOPERAÇÃO DE NÍVEL 22000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 17
▼M1
APÊNDICE 5: ORIENTAÇÕES PARA A DIVULGAÇÃO DE INFOR-
MAÇÕES CLASSIFICADASDA UE A PAÍSES TERCEIROS OU ORGA-
NIZAÇÕES INTERNACIONAIS:COOPERAÇÃO DE NÍVEL 3
APÊNDICE 6: LISTA DE ABREVIATURAS2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 18
▼M1
PARTE I: PRINCÍPIOS DE BASE E NORMAS MÍNIMAS DE SEGU-
RANÇA
1. INTRODUÇÃO
As presentes disposições estabelecem os princípios de base e as normas mínimas
de segurança que deverão ser respeitadas pela Comissão em todos os seus locais
de trabalho e por todos os destinatários de informações classificadas da UE, de
modo que a segurança seja salvaguardada e possa ser garantida a existência de
uma norma comum de protecção.
2. PRINCÍPIOS GERAIS
A política de segurança da Comissão é parte integrante da sua política geral de
gestão interna e baseia-se, portanto, nos princípios que regem a sua política
geral.
Esses princípios compreendem a legalidade, a transparência, a responsabilidade
e a subsidiariedade (proporcionalidade).
Entende-se por legalidade a necessidade de que a execução das funções de segu-
rança se mantenha estritamente no quadro jurídico, bem como do respeito das
exigências legais. Significa, igualmente, que as responsabilidades em matéria
de segurança devem assentar em disposições jurídicas apropriadas. Aplicam-se
na íntegra as disposições do estatuto dos funcionários, nomeadamente o seu
artigo 17.o, sobre a obrigação de discrição em relação às informações da
Comissão, e o seu título VI, sobre as medidas disciplinares. Por fim, significa
que as quebras de segurança nos domínios de responsabilidade da Comissão
devem ser tratadas em conformidade com a política da Comissão em matéria
de acções disciplinares e a sua política de cooperação com os Estados-Membros
no domínio da justiça penal.
Entende-se por transparência a necessidade de clareza em todas as regras e dis-
posições de segurança, de um equilíbrio entre os diferentes serviços e domínios
(segurança física e protecção das informações) e de uma política coerente e
estruturada de sensibilização para as questões de segurança. Implica, igualmente,
a necessidade de dispor de directrizes escritas claras para a aplicação das
medidas de segurança.
Entende-se por responsabilidade a necessidade, não apenas de uma definição
clara das responsabilidades no domínio da segurança, mas também de uma veri-
ficação regular da correcta execução das mesmas.
Entende-se por subsidiariedade, ou proporcionalidade, que a segurança deve ser
organizada ao nível mais baixo possível e tão próximo quanto possível das dire-
cções-gerais e serviços da Comissão. O conceito implica, igualmente, que as
actividades de segurança se devem limitar aos elementos que, de facto, se justi-
fiquem. Finalmente, significa que as medidas de segurança devem ser
proporcionais aos interesses a proteger e às ameaças reais ou potenciais a esses
interesses, para que a protecção exercida cause um mínimo de perturbação.
3. BASES DA SEGURANÇA
As bases da boa segurança são:
a) No interior de cada Estado-Membro, uma organização nacional de segurança
responsável:
1. pela recolha e registo de informações sobre espionagem, sabotagem, terro-
rismo e outras actividades subversivas e
2. por informar e aconselhar o Governo respectivo e, através dele, a
Comissão, sobre a natureza das ameaças à segurança e os meios de
protecção contra essas ameaças;
b) No interior de cada Estado-Membro, e no interior da Comissão, uma autori-
dade técnica INFOSEC, que deverá trabalhar com a autoridade de segurança
pertinente a fim de informar e aconselhar sobre ameaças técnicas à segurança
e os meios de protecção contra essas ameaças;
c) Uma colaboração regular entre ministérios e os serviços competentes das
instituições europeias, a fim de estabelecer e recomendar, consoante o caso:
1. as pessoas, informações e recursos que deverão ser protegidos e
2. as normas comuns de protecção;
d) Uma cooperação estreita entre o Serviço de Segurança da Comissão e os
serviços de segurança das outras instituições europeias e com o Serviço de
Segurança da NATO (NOS).2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 19
▼M1
4. PRINCÍPIOS DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
4.1.Objectivos
A segurança da informação tem os seguintes objectivos principais:
a) Salvaguardar as informações classificadas da UE dos riscos de espionagem,
fuga ou divulgação não-autorizada;
b) Salvaguardar as informações da União Europeia tratadas em sistemas e redes
de comunicações das ameaças à sua confidencialidade, integridade e disponi-
bilidade;
c) Salvaguardar as instalações da Comissão onde existam informações da União
Europeia dos riscos de sabotagem ou de dano intencional;
d) Em caso de falha, avaliar os danos causados, limitar as suas consequências e
adoptar as medidas correctivas necessárias.
4.2.Definições
Nas presentes regras, entende-se por:
a) «Informações classificadas da UE», qualquer informação ou material cuja
divulgação não-autorizada possa causar vários graus de prejuízo aos inte-
resses da União Europeia, ou a um ou mais dos seus Estados-Membros,
quer essa informação provenha da União Europeia ou de Estados-Membros,
Estados terceiros ou organizações internacionais.
b) «Documento», qualquer carta, nota, minuta, relatório, memorando, sinal/
/mensagem, esboço, fotografia, diapositivo, filme, mapa, tabela, plano, bloco
de notas, stencil, papel químico, máquina de escrever ou fita impressora, fita
magnética, cassete, disco de computador, CD-ROM ou outro meio físico no
qual tenha sido registada informação.
c) «Material», «documento» tal como definido na alínea b), bem como qualquer
peça de equipamento, já fabricada ou em vias de o ser.
d) «Necessidade de tomar conhecimento», a necessidade de uma determinada
pessoa ter acesso a informações classificadas da UE para a execução de
uma função ou tarefa.
e) «Autorização», uma decisão do Presidente da Comissão de conceder acesso
individual a informações classificadas da UE até um determinado nível, com
base no resultado positivo de um inquérito de segurança efectuado por uma
autoridade nacional de segurança em conformidade com o direito nacional.
f) «Classificação», a atribuição de um nível apropriado de segurança a infor-
mação cuja divulgação não-autorizada possa prejudicar em determinado
grau os interesses da Comissão ou dos seus Estados-Membros.
g) «Desgraduação», uma redução do nível de classificação.
h) «Desclassificação», a eliminação de qualquer nível de classificação.
i) «Entidade de origem», o autor, devidamente autorizado, de um documento
classificado. Na Comissão, incumbe aos chefes dos serviços autorizar os
seus subordinados a produzir informações classificadas da UE.
j) «Serviços da Comissão», as unidades e outros serviços da Comissão,
incluindo os Gabinetes, em todos os locais de trabalho, incluindo o Centro
Comum de Investigação, as Representações e Gabinetes na União e as Dele-
gações em países terceiros.
4.3.Classificação
a) No que respeita à confidencialidade, é necessário cuidado e experiência na
selecção das informações e materiais que deverão ser protegidos e na
avaliação do grau de protecção que os mesmos requerem. É fundamental
que o grau de protecção corresponda à importância securitária de cada
elemento de informação ou peça de material a proteger. A fim de assegurar
o bom fluxo da informação, deverão ser tomadas medidas para evitar sobre-
classificações e subclassificações.
b) O sistema de classificação constitui o instrumento para pôr em prática estes
princípios; deve ser utilizado um sistema semelhante de classificação no
planeamento e organização da luta contra a espionagem, a sabotagem, o
terrorismo e outras ameaças, de forma a dar o maior grau de protecção às
instalações mais importantes onde existam informações classificadas e aos
pontos mais sensíveis no interior dessas instalações.
c) A responsabilidade pela classificação das informações incumbe exclusiva-
mente à entidade de origem.
d) O nível de classificação basear-se-á apenas no conteúdo da informação em
causa.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 20
▼M1
e) Quando forem reunidos vários elementos de informação, o nível de classifi-
cação a aplicar ao conjunto será pelo menos idêntico à classificação mais
elevada entre os elementos em causa. A um conjunto de informações pode,
porém, ser atribuída uma classificação mais elevada dos que a das suas
partes constituintes.
f) As classificações serão atribuídas e mantidas apenas quando e durante o
período necessário.
4.4.Objectivos das medidas de segurança
As medidas de segurança devem:
a) Abranger todas as pessoas que tenham acesso a informações classificadas, os
suportes das informações classificadas, os locais onde se encontrem essas
informações e as instalações importantes.
b) Ser concebidas para detectar as pessoas cuja localização possa pôr em perigo
a segurança de informações classificadas e de instalações importantes onde
se encontrem informações classificadas e proceder à sua exclusão ou afasta-
mento.
c) Impedir qualquer pessoa não-autorizada de aceder a informações classifi-
cadas ou a instalações que as contenham.
d) Assegurar que as informações classificadas apenas sejam difundidas às
pessoas que delas necessitem de tomar conhecimento, princípio fundamental
em todos os aspectos da segurança.
e) Assegurar a integridade (ou seja, impedir a deterioração, a alteração não-
-autorizada ou a eliminação não-autorizada) e a disponibilidade (ou seja,
assegurar que o acesso não seja negado às pessoas com necessidade e autori-
zação de acesso) de todas as informações, tanto classificadas como não-
-classificadas, especialmente das informações armazenadas, tratadas ou
transmitidas de forma electromagnética.
5. ORGANIZAÇÃO DA SEGURANÇA
5.1.Normas mínimas comuns
A Comissão deve assegurar que todos os destinatários de informações classifi-
cadas da UE, no interior da instituição ou sob a sua competência (por
exemplo, os seus serviços e os prestadores de serviços à Comissão), cumpram
normas mínimas comuns de segurança, de forma que as informações classifi-
cadas da UE possam ser transmitidas com a certeza de que serão tratadas com
iguais precauções. Essas normas mínimas devem incluir critérios para a habili-
tação do pessoal em matéria de segurança e procedimentos para a protecção das
informações classificadas da UE.
A Comissão só autorizará o acesso de entidades externas a informações classifi-
cadas da UE se as mesmas garantirem que, ao lidarem com essas informações,
serão respeitadas disposições pelo menos estritamente equivalentes às referidas
normas mínimas.
5.2.Organização
No interior da Comissão, a segurança encontra-se organizada a dois níveis:
a) Ao nível da Comissão no seu todo, existe o Serviço de segurança, que
integra uma Autoridade de acreditação de segurança (SAA) — que também
desempenha as funções de Autoridade cripto (CrA) e de Autoridade
TEMPEST — e uma autoridade INFOSEC (IA) e um ou mais registos
centrais de informações classificadas da UE, cada um deles com um ou
mais Responsáveis do controlo do registo (RCO).
b) Ao nível dos serviços da Comissão, a segurança está entregue a um ou mais
Responsáveis locais de segurança (LSO), a um ou mais Responsáveis
centrais da segurança informática (CISO) e responsáveis locais da segurança
informática (LISO) e a Registos locais de informações classificadas da UE,
com um ou mais Responsáveis do controlo do registo.
c) Os órgãos de segurança centrais dirigem operacionalmente os órgãos de
segurança locais.
6. SEGURANÇA DO PESSOAL
6.1.Habilitação do pessoal em matéria de segurança
Todas as pessoas que necessitem de ter acesso a informações com a classifi-
cação CONFIDENCIAL UE ou superior deverão ser adequadamente
habilitadas a fazê-lo antes de o acesso ser autorizado. Será exigida uma habili-2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 21
▼M1
tação de segurança semelhante no caso das pessoas cujas funções envolvam a
operacionalidade ou a manutenção técnicas de sistemas de comunicações ou
informáticos que contenham informações classificadas. Essa habilitação de segu-
rança deverá ser concebida de forma a determinar se os indivíduos em questão:
a) São de lealdade inquestionável;
b) Possuam um carácter e uma discrição que não deixem dúvidas quanto à sua
integridade ao lidarem com informações classificadas; ou
c) Podem ser vulneráveis a pressões de origem estrangeira ou outras.
No procedimento de habilitação será dada especial atenção às pessoas:d) A quem for dado acesso a informações com a classificação MUITO
SECRETO UE;
e) Que ocupem posições que impliquem o acesso regular a um volume consi-
derável de informações com a classificação SECRETO UE;
f) Cujas funções lhes dêem acesso especial a sistemas de comunicações ou
informáticos protegidos e, por conseguinte, a oportunidade de obter acesso
não-autorizado a grandes quantidades de informações classificadas da UE
ou de prejudicar seriamente a missão da mesma através de actos de sabo-
tagem técnica.
Nas circunstâncias referidas nas alíneas d), e) e f), deverão ser utilizadas ao
máximo as possibilidades práticas da técnica de investigação de antecedentes.
As pessoas sem uma necessidade válida de tomar conhecimento de informações
classificadas da UE que desempenhem funções nas quais possam ter acesso a
esse tipo de informações (mensageiros, agentes de segurança, pessoal de manu-
tenção e de limpeza, etc.) deverão ser previamente objecto de uma habilitação
adequada em matéria de segurança.
6.2.Registos do pessoal habilitado em matéria de segurança
Todos os serviços da Comissão que lidem com informações classificadas da UE
ou nos quais existam sistemas de comunicações ou informáticos protegidos
deverão manter um registo do seu pessoal ao qual tiver sido concedida uma
habilitação em matéria de segurança. Todas as habilitações deverão ser oportu-
namente verificadas, para determinar a sua adequação às funções actuais da
pessoa em questão; serão reexaminadas com carácter prioritário sempre que
houver novas informações que indiquem que a continuação do trabalho, da
pessoa em questão, com informações classificadas deixou de ser compatível
com os interesses da segurança. O responsável local de segurança do serviço
da Comissão manterá um registo das habilitações concedidas no seu domínio.
6.3.Formação do pessoal em matéria de segurança
Todo o pessoal ocupado em funções nas quais possa ter acesso a informações
classificadas receberá uma formação completa ao assumir funções, e a intervalos
regulares, sobre as necessidades de segurança e os meios de a conseguir. Esse
pessoal atestará por escrito ter lido e compreendido totalmente as presentes dis-
posições de segurança.
6.4.Responsabilidadesdos gestores
Os gestores deverão saber quais os membros do seu pessoal que trabalham com
informações classificadas ou que têm acesso a sistemas de comunicações ou
informáticos protegidos e deverão registar e relatar todos os incidentes e vulne-
rabilidades aparentes, susceptíveis de afectar a segurança.
6.5.Estatuto de segurança do pessoal
Serão definidos procedimentos para garantir que, ao ter-se conhecimento de
informações desfavoráveis relativamente a uma pessoa, se possa saber se
trabalha com informações classificadas ou tem acesso a sistemas de comuni-
cações ou informáticos protegidos, e que seja informado o Serviço de
Segurança da Comissão. Se se determinar que essa pessoa constitui um risco
para a segurança, deverá ser afastada ou proibida de desempenhar funções em
que possa pôr em perigo a segurança.
7. SEGURANÇA FÍSICA
7.1.Necessidade de protecção
O grau das medidas de segurança física a aplicar para assegurar a protecção das
informações classificadas da UE deverá ser proporcional à classificação, ao
volume e às ameaças para as informações e material existentes. Todos os deten-
tores de informações classificadas da UE deverão seguir práticas uniformes em2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 22
▼M1
matéria de classificação dessas informações e respeitar normas comuns de
protecção em matéria de armazenagem, transmissão e eliminação de infor-
mações e material que necessitem de ser protegidos.
7.2.Controlo de instalações
Antes de abandonarem locais onde existam informações classificadas da UE, as
pessoas responsáveis pela guarda das mesmas devem assegurar que essas infor-
mações se encontram guardadas em condições de segurança e que todos osdispositivos de segurança foram activados (fechaduras, alarmes, etc.). Deverão
ser efectuadas acções de controlo independentes após as horas de serviço.
7.3.Segurança de edifícios
Deve ser impedido o acesso não-autorizado aos edifícios onde existam infor-
mações classificadas da UE ou sistemas de comunicações ou informáticos
protegidos. A natureza da protecção concedida às informações classificadas da
UE, por exemplo janelas com grades, fechaduras nas portas, guardas nas
entradas, sistemas automatizados de controlo de acesso, controlo e rondas de
segurança, sistemas de alarme, sistemas de detecção de intrusão e cães de
guarda, dependerá:
a) Da classificação, volume e localização no interior do edifício das infor-
mações e material a proteger;
b) Da qualidade dos contentores de segurança dessas informações e material; e
c) Da natureza física e localização do edifício.
A natureza da protecção conferida a sistemas de comunicações e informáticos
deverá igualmente depender de uma avaliação do que for necessário proteger e
dos danos potenciais em caso de falha de segurança, da natureza física e locali-
zação do edifício em que o sistema se encontrar e da localização do sistema no
interior do edifício.
7.4.Planos de emergência
Deverão existir planos pormenorizados para a protecção das informações classi-
ficadas em caso de emergências locais ou nacionais.
8. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
A segurança da informação (INFOSEC) diz respeito à identificação e aplicação
de medidas de segurança destinadas a proteger as informações classificadas da
UE, tratadas, armazenadas ou transmitidas através de sistemas de comunicações
ou informáticos ou de outros sistemas electrónicos, contra perdas de confiden-
cialidade, integridade ou disponibilidade, quer acidental, quer intencional.
Deverão ser tomadas contramedidas adequadas para impedir o acesso a infor-
mações classificadas da UE a pessoas não-autorizadas, a recusa de acesso a
pessoas autorizadas e a deterioração ou a alteração ou eliminação não-autori-
zadas desse tipo de informações.
9. MEDIDAS DE LUTA CONTRA A SABOTAGEM E CONTRA OUTRAS
FORMAS DE DANOS INTENCIONAIS
As precauções físicas de protecção das instalações importantes onde existam
informações classificadas constituem a melhor salvaguarda contra a sabotagem
e outras formas de danos intencionais, não constituindo a habilitação do pessoal
em matéria de segurança, por si só, uma alternativa eficaz. A instância nacional
competente deverá facultar informações relativas às acções de espionagem,
sabotagem e terrorismo e outras actividades subversivas.
10. DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS A PAÍSES
TERCEIROS OU ORGANIZAÇÕES INTERNACIONAIS
A decisão de divulgar informações classificadas da UE provenientes da
Comissão a um país terceiro ou a uma organização internacional será tomada
pelo colégio dos membros da Comissão. Se a origem das informações que se
pretendam divulgar não for a Comissão, esta deverá obter o consentimento
prévio da entidade de origem para a divulgação das mesmas. Se não for possível
identificar a entidade de origem, a Comissão assumirá a responsabilidade em
seu lugar.
Se a Comissão receber informações classificadas de países terceiros, organi-
zações internacionais ou outros terceiros, essas informações beneficiarão de
protecção adequada à sua classificação, equivalente às normas definidas nas
presentes disposições para as informações classificadas da UE ou a normas
mais estritas eventualmente solicitadas pelo terceiro que divulgar as infor-
mações. Podem ser previstas acções de controlo mútuas.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 23
▼M1
Os princípios acima enunciados serão postos em prática em conformidade com
as normas de execução constantes da secção 26 da parte II e dos apêndices 3, 4
e5 .
PARTE II: ORGANIZAÇÃODA SEGURANÇANA COMISSÃO
11. MEMBRO DA COMISSÃO RESPONSÁVEL PELAS QUESTÕES DE
SEGURANÇA
O membro da Comissão responsável pelas questões de segurança:
a) Executa a política de segurança da Comissão;
b) Estuda os problemas de segurança que lhe forem submetidos pela Comissão
ou pelas instâncias competentes desta;
c) Analisa as questões que envolvam alterações da política de segurança da
Comissão, em estreita ligação com as autoridades nacionais de segurança
(ou outras autoridades competentes) dos Estados-Membros (adiante desig-
nadas por «NSA»).
Compete, nomeadamente, ao membro da Comissão responsável pelas questões
de segurança:
a) Coordenar todos os aspectos da segurança relacionados com as actividades
da Comissão;
b) Dirigir às autoridades designadas dos Estados-Membros pedidos para que as
NSA procedam à habilitação em matéria de segurança do pessoal da
Comissão, nos termos da secção 20;
c) Investigar ou mandar investigar qualquer fuga de informações classificadas
da UE que pareça ter ocorrido na Comissão;
d) Solicitar às autoridades de segurança competentes que iniciem investigações
quando se afigurar ter havido fuga, da Comissão, de informações classifi-
cadas da UE e coordenar as investigações quando se encontrar envolvida
mais do que uma autoridade de segurança;
e) Examinar periodicamente as disposições de segurança para a protecção das
informações classificadas da UE;
f) Manter uma ligação estreita com todas as autoridades de segurança compe-
tentes, tendo em vista uma coordenação global da segurança;
g) Manter em constante revisão a política e os procedimentos de segurança da
Comissão e, se necessário, elaborar as recomendações adequadas. Nesse
sentido, apresentará à Comissão o plano anual de inspecção elaborado pelo
Serviço de Segurança da Comissão.
12. GRUPO CONSULTIVO DA POLÍTICA DE SEGURANÇA DA
COMISSÃO
Será criado um Grupo consultivo da política de segurança da Comissão. O
grupo será constituído pelo membro da Comissão responsável pelas questões
de segurança, que presidirá, ou por um seu delegado, e por representantes da
NSA de cada Estado-Membro. Podem ser convidados representantes de outras
instituições europeias. Quando forem tratadas questões que lhes digam respeito,
também podem ser convidados a participar nas reuniões representantes das enti-
dades descentralizadas da União Europeia.
O Grupo consultivo da política de segurança da Comissão reunir-se-á a pedido
do seu presidente ou de qualquer dos seus membros. Competirá ao grupo
analisar e avaliar todas as questões de segurança pertinentes e, se necessário,
apresentar recomendações à Comissão.
13. COMITÉ DE SEGURANÇA DA COMISSÃO
Será criado um Comité de Segurança da Comissão. O comité será constituído
pelo Secretário-Geral, que presidirá, e pelos directores-gerais do Serviço
Jurídico, do Pessoal e Administração, das Relações Externas, da Justiça e
Assuntos Internos e do Centro Comum de Investigação e pelos responsáveis do
Serviço de Auditoria Interna e do Serviço de Segurança da Comissão. Podem
ser convidados outros funcionários da Comissão. Compete ao comité avaliar as
medidas de segurança no interior da Comissão e fazer recomendações nesse
domínio ao membro da Comissão responsável pelas questões de segurança.
14. SERVIÇO DE SEGURANÇA DA COMISSÃO
Para dar cumprimento às incumbências referidas na secção 11, o membro da
Comissão responsável pelas questões de segurança terá à sua disposição o
Serviço de Segurança da Comissão, para a coordenação, supervisão e implemen-
tação das medidas de segurança.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 24
▼M1
O chefe do Serviço de Segurança da Comissão será o principal conselheiro do
membro da Comissão responsável pelas questões de segurança e desempenhará
as funções de secretário do Grupo consultivo da política de segurança. Nesse
sentido, dirigirá a actualização das regras de segurança e coordenará as medidas
de segurança com as autoridades competentes dos Estados-Membros e, se
necessário, com organizações internacionais ligadas à Comissão por acordos de
segurança. Para o efeito, agirá como elemento de ligação.
Incumbe ao chefe do Serviço de Segurança da Comissão a acreditação das redes
e sistemas informáticos da Comissão. O chefe do Serviço de Segurança da
Comissão decidirá, em acordo com a NSA pertinente, da acreditação de redes
e sistemas informáticos que envolvam, por um lado, a Comissão e, por outro,
qualquer outro destinatário de informações classificadas da UE.
15. INSPECÇÕES DE SEGURANÇA
O Serviço de Segurança da Comissão efectuará inspecções periódicas das dispo-
sições de segurança para a protecção das informações classificadas da UE.
O Serviço de Segurança da Comissão poderá ser assistido nessa tarefa pelos
serviços de segurança de outras instituições da União Europeia em que existam
informações classificadas da UE ou pelas autoridades nacionais de segurança
dos Estados-Membros(1).
A pedido de um Estado-Membro, a sua NSA pode inspeccionar informações
classificadas da UE no interior da Comissão, conjuntamente com o Serviço de
Segurança da Comissão e em acordo mútuo com este.
16. CLASSIFICAÇÕES, DESIGNADORES DE SEGURANÇA E
MARCAÇÕES
16.1.Níveis de classificação (2)
As informações serão classificadas nos seguintes níveis (ver também o apêndice
2):
MUITO SECRETO UE: esta classificação apenas se aplica a informações e
material cuja divulgação não-autorizada possa prejudicar de forma excepcional-
mente grave os interesses essenciais da União Europeia ou de um ou vários dos
seus Estados-Membros.
SECRETO UE: esta classificação apenas se aplica a informações e material cuja
divulgação não-autorizada possa prejudicar seriamente os interesses essenciais
da União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros.
CONFIDENCIAL UE: esta classificação apenas se aplica a informações e mate-
rial cuja divulgação não-autorizada possa prejudicar os interesses essenciais da
União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros.
RESERVADO UE: esta classificação apenas se aplica a informações e material
cuja divulgação não-autorizada possa ser desvantajosa para os interesses da
União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros.
Não é permitida qualquer outra classificação.
16.2.Designadores de segurança
Para limitar no tempo a validade de uma classificação (significando a desgra-
duação ou desclassificação automática das informações classificadas) pode ser
utilizado um designador de segurança acordado. Esse designador será «ATÉ
…(hora/data)» ou «ATÉ …(ocorrência)».
Serão aplicados designadores de segurança adicionais, tais como CIFRADO ou
qualquer outro designador de segurança reconhecido a nível da União Europeia,
sempre que forem necessários uma distribuição limitada e um tratamento espe-
cial, além do indicado pela classificação de segurança.
Os designadores de segurança só podem ser utilizados associados a uma classi-
ficação.
16.3.Marcações
Poderá ser aposta uma marcação para indicar o domínio abrangido pelo docu-
mento, uma distribuição específica com base no princípio da «necessidade de2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 25
(1) Sem prejuízo da Convenção de Viena sobre Relações Diplomáticas, de 1961, e do
Protocolo relativo aos Privilégios e Imunidades das Comunidades Europeias, de 8 deAbril de 1965.
(
2) Consta do apêndice 1 um quadro comparativo das classificações de segurança da UE,
da NATO, da UEO e dos Estados-Membros.
▼M1
tomar conhecimento» ou (no caso de informações não-classificadas) para indicar
o final de uma proibição.
As marcações não constituem uma classificação e não podem ser utilizadas
como alternativas a esta.
A marcação PESD será aposta nos documentos e cópias dos mesmos que digam
respeito à segurança e defesa da União Europeia ou de um ou vários dos seus
Estados-Membros ou à gestão militar ou civil de crises.
16.4.Aposição da classificação
A classificação será aposta do seguinte modo:
a) Nos documentos com a classificação RESERVADO UE, por meios mecâ-
nicos ou electrónicos;
b) Nos documentos com a classificação CONFIDENCIAL UE, por meios mecâ-
nicos ou manualmente, ou por impressão em papel pré-carimbado,
consignado num registo;
c) Nos documentos com a classificação SECRETO UE e MUITO SECRETO
UE, por meios mecânicos ou manualmente.
16.5.Aposição de designadores de segurança
Os designadores de segurança serão apostos imediatamente abaixo da classifi-
cação, por meios idênticos aos utilizados na aposição desta última.
17. GESTÃO DAS CLASSIFICAÇÕES
17.1.Disposições gerais
As informações apenas serão classificadas em caso de necessidade. A classifi-
cação será indicada de forma clara e correcta e apenas será mantida enquanto
as informações necessitarem de protecção.
A responsabilidade pela classificação de informações ou por qualquer desgra-
duação ou desclassificação subsequentes incumbe exclusivamente à entidade de
origem.
Os funcionários e outros agentes da Comissão só poderão proceder à classifi-
cação, desgraduação ou desclassificação de informações mediante instruções do
seu superior hierárquico, ou com o acordo deste.
A concepção dos procedimentos pormenorizados para o tratamento de docu-
mentos classificados deve garantir que estes estejam sujeitos a uma protecção
adequada às informações que contenham.
O número de pessoas autorizadas a produzir documentos com a classificação
MUITO SECRETO UE será o mais reduzido possível e os nomes das mesmas
constarão de uma lista elaborada pelo Serviço de Segurança da Comissão.
17.2.Aplicação das classificações
A classificação de um documento será determinada pelo nível de sensibilidade
do seu conteúdo, em conformidade com o definido na secção 16. É importanteque a classificação seja utilizada de forma correcta e comedida. Esta última
disposição aplica-se, especialmente, à classificação MUITO SECRETO UE.
A entidade de origem de um documento a classificar deverá ter em mente as
regras atrás indicadas e abster-se de proceder a qualquer sobreclassificação ou
subclassificação.
Consta do apêndice 2 um guia prático da classificação.Cada uma das páginas, parágrafos, secções, anexos, apêndices, adendas e
elementos juntos de um determinado documento pode exigir classificações dife-
rentes, devendo ser classificada em conformidade. A classificação do documento
no seu todo deverá ser a da sua parte com a classificação mais elevada.
A classificação de uma carta ou nota de envio de elementos juntos será a classi-
ficação mais elevada dos elementos juntos. A entidade de origem indicará
claramente em que nível essa carta ou nota deverá ser classificada quando sepa-
rada dos elementos juntos que acompanha.
O Regulamento (CE) n.
o1049/2001 continua a reger o acesso público.
17.3.Desgraduação e desclassificação
Os documentos classificados da União Europeia só podem ser desgraduados ou
desclassificados com a autorização da entidade de origem e, se necessário, após2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 26
▼M1
discussão com as outras partes interessadas. A desgraduação ou desclassificação
serão confirmadas por escrito. A entidade de origem terá a responsabilidade de
informar os seus destinatários da alteração, sendo estes, por seu turno, responsá-
veis por informar dessa alteração quaisquer destinatários subsequentes a quem
tenham enviado o documento ou facultado uma cópia do mesmo.
Se possível, as entidades de origem especificarão nos documentos classificados
a data, período ou ocorrência após a qual ou o qual o conteúdo do mesmo pode
ser objecto de uma desgraduação ou desclassificação. Caso contrário, deverão
passar em revista os documentos de cinco em cinco anos, no máximo, a fim de
verificar se é necessário manter a classificação original.
18. SEGURANÇA FÍSICA
18.1.Disposições gerais
Os principais objectivos das medidas de segurança física consistem em impedir
o acesso de pessoas não-autorizadas a informações e/ou material classificados da
União Europeia, o roubo ou degradação de equipamentos e outros bens e o
assédio ou qualquer outro tipo de agressão aos funcionários, outros agentes e a
visitantes.
18.2.Requisitos de segurança
Todas as instalações, áreas, edifícios, compartimentos, sistemas de comuni-
cações e informáticos, etc. onde estiverem armazenados e/ou se lidar com
informações e material classificados da União Europeia deverão ser protegidos
por medidas adequadas de segurança física.
Ao decidir o grau de segurança física necessário, deverão ser tomados em consi-
deração todos os factores pertinentes, tais como:
a) A classificação das informações e/ou do material;
b) A quantidade e a forma (por exemplo cópias em papel, suportes digitais) das
informações em questão;
c) A avaliação local da ameaça constituída por serviços de espionagem que
tenham como alvo a União Europeia, os Estados-Membros e/ou outras insti-
tuições ou terceiros detentores de informações classificadas da UE, em
virtude de actos de sabotagem, de terrorismo ou de outras actividades
subversivas e/ou criminosas.
As medidas de segurança física aplicadas deverão ser concebidas por forma a:
a) Impedir a entrada sub-reptícia ou forçada de intrusos;
b) Dissuadir, impedir e detectar acções por parte de pessoal desleal;
c) Impedir o acesso a informações classificadas da UE a pessoas que não neces-
sitem de tomar conhecimento das mesmas.
18.3.Medidas de segurança física
18.3.1.Áreas de segurança
As áreas onde forem tratadas e armazenadas informações com a classificação
CONFIDENCIAL UE ou superior serão organizadas e estruturadas de modo a
corresponderem a uma das seguintes categorias:
a) Área de segurança de classe I: uma área onde as informações com a classifi-
cação CONFIDENCIAL UE ou superior são tratadas e armazenadas de tal
modo que a entrada nessa área constitui, para todos os efeitos práticos,
acesso a informações classificadas. Essa área deverá ter:
i) um perímetro claramente definido e protegido, com controlo de todas as
entradas e saídas,
ii) um sistema de controlo de entradas que admita apenas as pessoas devi-
damente habilitadas e especialmente autorizadas a entrar nessa área,
iii) uma indicação da classificação das informações normalmente existentes
nessa área, ou seja, às quais a entrada dá acesso.
b) Área de segurança de classe II: uma área onde as informações com a classi-
ficação CONFIDENCIAL UE ou superior são tratadas e armazenadas de tal
modo que podem ser protegidas contra o acesso por pessoas não-autorizadas
através de meios de controlo estabelecidos internamente, por exemplo, insta-
lações onde se situem serviços nos quais sejam regularmente tratadas ou
armazenadas informações com a classificação CONFIDENCIAL UE ou
superior. Essa área deverá ter:
i) um perímetro claramente definido e protegido, com controlo de todas as
entradas e saídas,2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 27
▼M1
ii) um sistema de controlo de entradas que admita sem escolta apenas as
pessoas devidamente habilitadas e especialmente autorizadas a entrar
nessa área. Para todas as outras pessoas, deverão ser previstas escoltas
ou um sistema de controlo equivalente que impeça o acesso não-autori-
zado a informações classificadas da UE e a entrada sem controlo nas
áreas sujeitas a inspecções técnicas de segurança.
As áreas não ocupadas por pessoal em serviço 24 horas por dia deverão ser
inspeccionadas imediatamente após as horas normais de serviço, para veri-
ficar se as informações classificadas da UE estão devidamente protegidas.
18.3.2.Áreas administrativas
Poderão ser estabelecidas áreas administrativas de menor segurança adjacentes
ou envolventes das áreas de segurança de classe I ou II. Essas áreas administra-
tivas deverão ter um perímetro visivelmente definido, que permita o controlo de
pessoal e veículos. Nessas áreas administrativas só poderão ser tratadas e arma-
zenadas informações com a classificação RESERVADO UE ou não-
-classificadas.
18.3.3.Controlo das entradas e saídas
As entradas e saídas nas e das áreas de segurança de classe I e II deverão ser
controladas através de um sistema de passes ou de reconhecimento de pessoas
aplicável a todo o pessoal que normalmente nelas trabalhar. Deverá também
ser criado um sistema de controlo dos visitantes concebido para impedir o
acesso não-autorizado a informações classificadas da UE. Os sistemas de passes
poderão basear-se numa identificação automatizada, que deverá ser considerada
um complemento, mas não um substituto total, do pessoal de vigilância. Qual-
quer alteração do nível de ameaça poderá implicar um reforço das medidas de
controlo das entradas e saídas, por exemplo durante a visita de altas personali-
dades.
18.3.4.Rondas
Fora das horas normais de serviço, as áreas de segurança de classe I e II devem
ser patrulhadas, com o objectivo de proteger os bens da União Europeia contra
fugas, danos ou perdas. A frequência das rondas será determinada pelas circun-
stâncias locais, mas, de um modo geral, deverão ter lugar de duas em duas
horas.
18.3.5.Contentores de segurança e casas-fortes
Serão utilizados três tipos de contentores para guardar as informações classifi-
cadas da UE:
— classe A: contentores acreditados a nível nacional para guardar informações
com a classificação MUITO SECRETO UE nas áreas de segurança de classe
I ou II;
— classe B: contentores acreditados a nível nacional para guardar informações
com a classificação SECRETO UE e CONFIDENCIAL UE nas áreas de
segurança de classe I ou II,
— classe C: mobiliário de escritório adequado para guardar apenas informações
com a classificação RESERVADO UE.
As paredes, chãos, tectos, portas e fechaduras das casas-fortes construídas nas
áreas de segurança de classe I ou II, e de todas as áreas de segurança de classe
I onde forem guardadas em prateleiras abertas ou apresentadas em quadros,
mapas, etc. informações com a classificação CONFIDENCIAL UE ou superior,
deverão ser certificados por uma NSA como garantidoras de um grau de
protecção equivalente à classe do contentor de segurança acreditado para guarda
de informações com a mesma classificação.
18.3.6.Fechaduras
As fechaduras utilizadas nos contentores de segurança e nas casas-fortes em que
forem guardadas informações classificadas da UE deverão cumprir as seguintes
normas:
— grupo A: acreditadas a nível nacional para contentores da classe A,
— grupo B: acreditadas a nível nacional para contentores da classe B,— grupo C: apenas adequadas para mobiliário de escritório da classe C.
18.3.7.Controlo das chaves e dos segredos das fechaduras
As chaves dos contentores de segurança não deverão ser levadas para fora dos
edifícios da Comissão. As combinações dos contentores de segurança deverão
ser memorizadas pelas pessoas que precisarem de as conhecer. Para utilização2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 28
▼M1
em casos de emergência, o responsável local de segurança do serviço da
Comissão em questão deverá possuir duplicados das chaves e um registo escrito
de cada combinação; estes últimos serão guardados em envelopes separados,
opacos e fechados. As chaves habituais, os duplicados das chaves e as combi-
nações deverão ser mantidos em contentores de segurança distintos. Essas
chaves e combinações deverão ser objecto de uma protecção de segurança pelo
menos equivalente à do material ao qual derem acesso.
As combinações dos contentores de segurança apenas deverão ser conhecidas
pelo número mais restrito possível de pessoas. As combinações deverão ser
mudadas:
a) Sempre que for recebido um novo contentor;
b) Sempre que houver uma mudança de pessoal;
c) Sempre que tiver ocorrido ou houver suspeita de ter ocorrido uma fuga;
d) De preferência de seis em seis meses, ou, pelo menos, uma vez em cada
período de 12 meses.
18.3.8.Dispositivos de detecção de intrusão
Quando forem utilizados sistemas de alarme, circuitos fechados de televisão ou
outros dispositivos eléctricos para proteger informações classificadas da UE,
deverá existir uma fonte de energia eléctrica de emergência capaz de garantir o
funcionamento contínuo do sistema em caso de interrupção do fornecimento de
energia eléctrica principal. Outro requisito básico é o de que um mau funciona-
mento ou qualquer intervenção não-autorizada nesses sistemas ponha em
funcionamento um alarme ou outro dispositivo de alerta fiável que advirta o
pessoal de vigilância.
18.3.9.Equipamento acreditado
O Serviço de Segurança da Comissão deverá manter listas actualizadas, por tipo
e modelo, do equipamento de segurança que tiver acreditado para a protecção de
informações classificadas nas várias circunstâncias e condições específicas. O
Serviço de Segurança da Comissão tomará por base dessas listas, nomeada-
mente, as informações prestadas pelas NSA.
18.3.10.Protecção física das fotocopiadoras e das telecopiadoras
As fotocopiadoras e as telecopiadoras deverão ser fisicamente protegidas de
modo a garantir que só serão utilizadas com informações classificadas por
pessoas autorizadas a fazê-lo e que todos os produtos classificados das mesmas
estejam sujeitos a um controlo adequado.
18.4.Protecção contra visão e escuta não-autorizadas
18.4.1.Visão não-autorizada
Deverão ser tomadas todas as medidas, tanto de dia como de noite, para asse-
gurar que as informações classificadas da UE não sejam vistas, mesmo
acidentalmente, por qualquer pessoa não-autorizada.
18.4.2.Escuta não-autorizada
Sempre que o risco o justificar, os serviços e as áreas em que forem regular-
mente discutidas informações com a classificação SECRETO UE ou superior
deverão ser protegidos contra actos passivos e activos de escuta não-autorizada.
A avaliação do risco desses actos será da responsabilidade do Serviço de Segu-
rança da Comissão, após consulta, se necessário, das NSA.
18.4.3.Introdução de equipamento electrónico e de registo
Não é permitida a introdução de telemóveis, computadores privados, equipa-
mentos de registo, máquinas fotográficas ou de filmar ou outros equipamentos
electrónicos ou de registo em áreas de segurança ou áreas tecnicamente seguras
sem autorização prévia do chefe do Serviço de Segurança da Comissão.
Para definir as medidas de protecção que deverão ser tomadas nas instalações
sensíveis às escutas passiva (por exemplo, isolamento de paredes, portas, chãos
e tectos, medição dos níveis sonoros emitidos) e activa (por exemplo, busca de
microfones), o Serviço de Segurança da Comissão poderá pedir a assistência de
peritos das NSA.
Do mesmo modo, sempre que as circunstâncias o exigirem, o equipamento de
telecomunicações e o equipamento de escritório eléctrico ou electrónico de qual-
quer tipo utilizado durante as reuniões de nível SECRETO UE ou superior2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 29
▼M1
poderão ser verificados por especialistas técnicos de segurança das NSA, a
pedido do chefe do Serviço de Segurança da Comissão.
18.5.Áreas tecnicamente seguras
Certas áreas poderão ser designadas como áreas tecnicamente seguras. Será feito
um controlo especial das entradas nessas áreas, que deverão estar fechadas por
um método acreditado quando não estiverem ocupadas, devendo as chaves ser
tratadas como chaves de segurança. Essas áreas deverão ser sujeitas a inspe-
cções físicas regulares, que também serão feitas depois de qualquer entrada
não-autorizada ou suspeita dessa ocorrência.
Será mantido um inventário pormenorizado do equipamento e mobiliário, a fim
de controlar os movimentos dos mesmos. Não será introduzida numa área com
tais características nenhuma peça de mobiliário ou de equipamento que não
tenha sido objecto de uma inspecção cuidadosa por pessoal de segurança espe-
cialmente treinado, com o objectivo de detectar quaisquer dispositivos de escuta.
Como regra geral, não será permitida a instalação de linhas de comunicações em
áreas tecnicamente seguras sem autorização prévia da autoridade competente.
19. REGRAS GERAIS SOBRE O PRINCÍPIO DA NECESSIDADE DE
TOMAR CONHECIMENTO E A HABILITAÇÃO EM MATÉRIA DE
SEGURANÇA DO PESSOAL DA UNIÃO EUROPEIA
19.1.Disposições gerais
O acesso a informações classificadas da UE só será autorizado às pessoas que
delas necessitem de tomar conhecimento para o desempenho das suas funções
ou tarefas. O acesso a informações com a classificação MUITO SECRETO
UE, SECRETO UE e CONFIDENCIAL UE só será autorizado a pessoas que
tenham a habilitação adequada em matéria de segurança.
A responsabilidade por determinar a «necessidade de tomar conhecimento»
incumbirá ao serviço no qual a pessoa em questão deva trabalhar.
A solicitação da habilitação do pessoal será da responsabilidade de cada serviço.
A habilitação em matéria de segurança dará lugar à emissão de um «certificado
de segurança do pessoal da União Europeia», que indicará o nível de infor-
mações classificadas ao qual a pessoa habilitada poderá ter acesso e a data de
expiração do mesmo.
O certificado de segurança do pessoal da União Europeia para uma dada classi-
ficação poderá conferir ao seu detentor acesso a informações com classificação
inferior.
As pessoas que não sejam funcionários, nem outros agentes, por exemplo pres-
tadores de serviços, peritos ou consultores externos, com quem seja necessário
discutir ou a quem seja necessário dar conhecimento de informações classifi-
cadas da UE devem possuir uma habilitação em matéria de segurança do
pessoal da União Europeia para efeitos de informações classificadas da UE e
ser informados das suas responsabilidades nesse domínio.
O Regulamento (CE) n.o1049/2001 continua a reger o acesso público.
19.2.Regras específicas de acesso a informações com a classificação
MUITO SECRETO UE
Todas as pessoas que devam ter acesso a informações com a classificação
MUITO SECRETO UE deverão ser previamente sujeitas a um inquérito de
segurança com vista ao acesso a essas informações.
Todas as pessoas que devam ter acesso a informações com a classificação
MUITO SECRETO UE deverão ser designadas pelo membro da Comissão
responsável pelas questões de segurança e os seus nomes serão mantidos no
registo MUITO SECRETO UE adequado. Incumbirá ao Serviço de Segurança
da Comissão criar e manter esse registo.
Antes de terem acesso a informações com a classificação MUITO SECRETO
UE, todas as pessoas devem assinar uma declaração de que tomaram conheci-
mento dos procedimentos de segurança da Comissão e reconhecem
inteiramente a sua especial responsabilidade pela salvaguarda de informações
classificadas MUITO SECRETO UE, conhecendo as consequências previstas
na regulamentação da União Europeia e na legislação ou regulamentação admi-
nistrativa nacionais no caso de informações classificadas serem facultadas a
pessoas não-autorizadas, quer intencionalmente, quer por negligência.
No caso das pessoas que tiverem acesso a informações com a classificação
MUITO SECRETO UE em reuniões, etc., o responsável do controlo competente
do serviço ou entidade em que a pessoa trabalhar deverá notificar a instância2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 30
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responsável pela reunião de que as pessoas em questão estão autorizadas a fazê-
-lo.
Os nomes de todas as pessoas que deixarem de desempenhar tarefas que exijam
acesso a informações com a classificação MUITO SECRETO UE deverão ser
removidos da lista MUITO SECRETO UE. Além disso, deverá ser chamada a
atenção de todas essas pessoas para a sua especial responsabilidade pela salva-
guarda das informações com a classificação MUITO SECRETO UE. Devem,
igualmente, assinar uma declaração de que não utilizarão, nem divulgarão,
quaisquer informações com a classificação MUITO SECRETO UE que possamestar em seu poder.
19.3.Regras específicas de acesso a informações com a classificação
SECRETO UE e CONFIDENCIALUE
Todas as pessoas que devam ter acesso a informações com a classificação
SECRETO UE ou CONFIDENCIAL UE deverão ser previamente sujeitas a
um inquérito de segurança ao nível adequado.
Todas as pessoas que devam ter acesso a informações com a classificação
SECRETO UE ou CONFIDENCIAL UE deverão ter conhecimento das dispo-
sições de segurança adequadas e estar conscientes das consequências de uma
eventual negligência.
No caso das pessoas que tiverem acesso a informações com a classificação
SECRETO UE ou CONFIDENCIAL UE em reuniões, etc., o responsável de
segurança da entidade em que a pessoa trabalhar deverá notificar a instância
responsável pela reunião de que as pessoas em questão estão autorizadas a
fazê-lo.
19.4.Regras específicas de acesso a informações com a classificação
RESERVADOUE
Às pessoas com acesso a informações com a classificação RESERVADO UE
deve ser dado conhecimento das presentes regras de segurança e das consequên-
cias de eventuais actos de negligência.
19.5.Transferências
Quando um membro do pessoal for transferido de um lugar que envolva o trata-
mento de material classificado da União Europeia, o registo deverá
supervisionar a transferência adequada desse material, do funcionário que partir
para o funcionário que o substituir.
Quando um membro do pessoal for transferido para outro lugar que envolva o
tratamento de material classificado da União Europeia, o responsável local de
segurança transmitir-lhe-á as instruções adequadas.
19.6.Instruções especiais
As pessoas que tenham de lidar com informações classificadas da UE devem, ao
assumir as suas funções, e posteriormente de forma periódica, ser informadas:
a) Dos perigos para a segurança decorrentes de conversas indiscretas;
b) Das precauções a tomar nas suas relações com a imprensa e com represen-
tantes de grupos de interesses;
c) Da ameaça que as actividades dos serviços de espionagem que têm por alvo
a União Europeia e os Estados-Membros representam para as informações
classificadas e as actividades da União Europeia;
d) Da obrigação de relatar imediatamente às autoridades de segurança compe-
tentes qualquer abordagem ou manobra que dê lugar a suspeitas de uma
actividade de espionagem ou quaisquer circunstâncias pouco usuais em
matéria de segurança.
Todas as pessoas que normalmente estejam expostas a contactos frequentes com
representantes de países cujos serviços de espionagem visem as informações
classificadas e as actividades da União Europeia e dos seus Estados-Membros
devem ser informadas das técnicas habitualmente empregues pelos vários
serviços de espionagem.
Não existem disposições de segurança da Comissão em matéria de viagens de
carácter privado para qualquer destino por parte do pessoal habilitado a aceder
a informações classificadas da UE. Todavia, o Serviço de Segurança da
Comissão dará a conhecer aos funcionários e outros agentes sob a sua responsa-
bilidade as regras de viagem a que possam estar sujeitos.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 31
▼M1
20. PROCEDIMENTO DE HABILITAÇÃO EM MATÉRIA DE SEGURANÇA
DOS FUNCIONÁRIOS E OUTROS AGENTES DA COMISSÃO
a) Só terão acesso a informações classificadas na posse da Comissão os
funcionários e outros agentes da Comissão, ou pessoas que trabalhem na
Comissão, que, devido às suas funções e em conformidade com as necessi-
dades do serviço, necessitarem de tomar conhecimento ou de utilizar tais
informações.
b) Para terem acesso a informações com a classificação MUITO SECRETO
UE, SECRETO UE e CONFIDENCIAL UE, as pessoas referidas na alínea
a) devem ser autorizadas nos termos das alíneas c) e d).
c) A autorização apenas será concedida a pessoas que tiverem sido objecto de
um inquérito de segurança pelas autoridades nacionais competentes dos
Estados-Membros (NSA) nos termos das alíneas i) a n).
d) A concessão das autorizações referidas nas alíneas a), b) e c) competirá ao
chefe do Serviço de Segurança da Comissão.
e) Esse responsável concederá a autorização após ter obtido o parecer das auto-
ridades nacionais competentes dos Estados-Membros no âmbito do inquérito
de segurança efectuado nos termos das alíneas i) a n).
f) O Serviço de Segurança da Comissão manterá uma lista actualizada de todos
os lugares sensíveis, indicados pelos serviços pertinentes da Comissão, e de
todas as pessoas a quem tiver sido concedida uma autorização (eventual-
mente temporária).
g) A autorização, que será válida por um período de cinco anos, não poderá
exceder a duração das tarefas com base nas quais for concedida. Poderá ser
renovada nos termos da alínea e).
h) A autorização será retirada pelo chefe do Serviço de Segurança da Comissão
sempre que este considerar que existem motivos fundamentados para o
fazer. Qualquer decisão de retirar uma autorização deverá ser notificada à
pessoa em questão, que poderá pedir para ser ouvida pelo chefe do Serviço
de Segurança da Comissão, e à autoridade nacional competente.
i) O inquérito de segurança será efectuado com a assistência da pessoa interes-
sada e a pedido do chefe do Serviço de Segurança da Comissão. A
autoridade nacional competente na matéria será a do Estado-Membro cuja
nacionalidade a pessoa em questão tiver. Se a pessoa não tiver a nacionali-
dade de um dos Estados-Membros, o chefe do Serviço de Segurança da
Comissão solicitará a realização do inquérito de segurança ao Estado-
-Membro da União Europeia no qual a mesma tiver o seu domicílio ou
residir habitualmente.
j) No âmbito do inquérito de segurança, a pessoa em questão deverá preencher
um formulário de informação pessoal.
k) O chefe do Serviço de Segurança da Comissão deverá especificar no seu
pedido o tipo e o nível de informações classificadas a que a pessoa em
questão terá acesso, para que as autoridades nacionais competentes possam
proceder ao inquérito de segurança e dar o seu parecer quanto ao nível de
autorização que será adequado conferir a essa pessoa.
l) Todo o processo de inquérito de segurança, bem como os resultados obtidos,
estarão sujeitos às regras e regulamentos pertinentes em vigor no Estado-
-Membro em questão, incluindo em matéria de recurso.
m) Se as autoridades nacionais competentes do Estado-Membro derem parecer
positivo, o chefe do Serviço de Segurança da Comissão poderá conceder a
autorização à pessoa em questão.
n) O parecer negativo das autoridades nacionais competentes será notificado à
pessoa, que poderá pedir para ser ouvida pelo chefe do Serviço de Segu-
rança da Comissão. Caso o considere necessário, este poderá pedir às
autoridades nacionais competentes qualquer esclarecimento adicional que as
mesmas possam fornecer. Se o parecer negativo for confirmado, a autori-
zação não será concedida.
o) Todas as pessoas a quem for concedida uma autorização na acepção das
alíneas d) e e) deverão, no momento em que lhes for concedida a autori-
zação e, posteriormente, a intervalos regulares, receber as instruções
necessárias sobre a protecção de informações classificadas e os meios de
assegurar essa protecção. Essas pessoas deverão assinar uma declaração de
que confirmam ter recebido tais instruções e se comprometem a respeitá-las.
p) O chefe do Serviço de Segurança da Comissão deverá tomar todas as
medidas necessárias para pôr em prática a presente secção, em especial no
que diz respeito às regras de acesso à lista das pessoas autorizadas.
q) Excepcionalmente, e por necessidades de serviço, o chefe do Serviço de
Segurança da Comissão poderá conceder uma autorização temporária por
um período não superior a seis meses, sujeita aos resultados do inquérito
de segurança referido na alínea i), depois de ter notificado as autoridades2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 32
▼M1
nacionais competentes e na condição de não ter obtido resposta destas no
prazo de um mês.
r) As autorizações provisórias e temporárias assim concedidas não darão
acesso a informações com a classificação MUITO SECRETO UE; esse
acesso será limitado aos funcionários que tiverem sido habilitados com
base num inquérito de segurança nos termos da alínea i). Na pendência dos
resultados do inquérito, os funcionários para quem tiver sido pedida habili-
tação ao nível MUITO SECRETO UE poderão ser autorizados, de forma
temporária e provisória, a ter acesso a informações classificadas até ao
nível SECRETO UE, inclusive.
21. ELABORAÇÃO, DISTRIBUIÇÃO, TRANSMISSÃO, HABILITAÇÃO EM
MATÉRIA DE SEGURANÇA DO PESSOAL DE TRANSPORTE,CÓPIAS, TRADUÇÕES E EXTRACTOS DE DOCUMENTOS CLASSIFI-
CADOS DA UNIÃO EUROPEIA
21.1.Elaboração
1. As classificações UE serão aplicadas conforme o estabelecido na secção 16;
no caso do nível CONFIDENCIAL UE ou superior, deverão ser apostas no
topo e no fundo de cada página, centradas, devendo ainda todas as páginas
ser numeradas. Todos os documentos classificados da União Europeia
deverão ostentar um número de referência e uma data. No caso dos docu-
mentos com a classificação MUITO SECRETO UE e SECRETO UE, esse
número de referência deverá figurar em cada página. Caso devam ser distri-
buídos em vários exemplares, cada um destes deverá ostentar um número de
cópia, que deverá ser aposto na primeira página juntamente com a indicação
do número total de páginas. Os documentos com a classificação CONFIDEN-
CIAL UE ou superior deverão ostentar na primeira página uma enumeração
de todos os anexos ou elementos juntos que os acompanharem.
2. Os documentos com a classificação CONFIDENCIAL UE ou superior só
poderão ser dactilografados, traduzidos, armazenados, fotocopiados, reprodu-
zidos magneticamente ou microfilmados por pessoas que estiverem
habilitadas a ter acesso a informações classificadas da UE pelo menos até
ao nível de classificação de segurança do documento em questão.
3. As disposições relativas à produção informática de documentos classificados
constam da secção 25.
21.2.Distribuição
1. As informações classificadas da UE só serão distribuídas às pessoas que
delas necessitarem de tomar conhecimento e que possuírem uma habilitação
em matéria de segurança adequada. A entidade de origem indicará a distri-
buição inicial.
2. Os documentos com a classificação MUITO SECRETO UE serão distri-
buídos através de registos MUITO SECRETO UE (ver a secção 22.2). No
caso das mensagens com a classificação MUITO SECRETO UE, o registo
competente poderá autorizar o chefe do Centro de Comunicações a produzir
o número de cópias indicado na lista de destinatários.
3. Os documentos com a classificação SECRETO UE ou inferior poderão ser
redistribuídos pelo destinatário inicial a outros destinatários, com base no
princípio da «necessidade de tomar conhecimento». As entidades de origem
deverão, todavia, indicar claramente quaisquer advertências que desejem
impor. Sempre que tais advertências sejam impostas, os destinatários só
podem redistribuir os documentos com a autorização da entidade de origem.
4. Todos os documentos com a classificação CONFIDENCIAL UE ou superior
deverão, ao entrar ou sair de uma direcção-geral ou serviço, ser averbados no
registo local de informações classificadas da UE. As indicações a registar
(referências, data e, se for caso disso, o número da cópia) deverão permitir
identificar os documentos e ser averbadas num livro de registo ou num
meio informático especialmente protegido (ver a secção 22.1).
21.3.Transmissão de documentos classificados da União Europeia
21.3.1.Embalagem e recibos
1. Os documentos com a classificação CONFIDENCIAL UE ou superior
deverão ser transmitidos em envelopes duplos, resistentes e opacos. O enve-
lope interior deverá ostentar a classificação de segurança da União Europeia
adequada, bem como, se possível, indicações pormenorizadas quanto às
funções e endereço do destinatário.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 33
▼M1
2. O envelope interior só poderá ser aberto por um responsável de controlo do
registo (ver a secção 22.1), ou seu substituto, que deverá acusar a recepção
dos documentos nele contidos, excepto se o envelope for endereçado a uma
pessoa concreta. Nesse caso, a chegada do envelope deverá ser averbada no
registo adequado (ver a secção 22.1) e somente a pessoa a quem for ende-
reçado poderá abrir o envelope interior e acusar a recepção dos documentos
nele contidos.
3. O envelope interior conterá um formulário de aviso de recepção. O aviso de
recepção, que não será classificado, deverá ostentar o número de referência, a
data e o número de cópia do documento, mas nunca o assunto do mesmo.
4. O envelope interior deverá ser inserido num envelope exterior, que ostentará
um número de expedição para efeitos de recepção. A classificação de segu-
rança nunca deverá ser aposta no envelope exterior, seja em que
circunstâncias for.
5. No caso de documentos com a classificação CONFIDENCIAL UE ou supe-
rior, os mensageiros ou estafetas deverão obter recibos da entrega, dos quais
deverão constar os números de expedição respectivos.
21.3.2.Transmissão no interior de um edifício ou de um grupo de edifícios
No interior de um dado edifício ou grupo de edifícios, os documentos classifi-
cados poderão ser transportados num envelope selado que ostente apenas o
nome do destinatário, desde que esse envelope seja transportado por uma pessoa
com habilitação em matéria de segurança do mesmo nível que os documentos.
21.3.3.Transmissão no interior de um país
1. No interior de um país, os documentos com a classificação MUITO
SECRETO UE apenas deverão ser enviados através de um serviço oficial de
estafetas ou transportados por pessoas habilitadas a ter acesso a informações
com a classificação MUITO SECRETO UE.
2. Sempre que for utilizado um serviço de estafetas para a transmissão de um
documento com a classificação MUITO SECRETO UE fora do perímetro
de um edifício ou grupo de edifícios, será necessário respeitar as disposições
em matéria de expedição e recepção constantes do presente capítulo. Os
serviços de entrega deverão ser estruturados de molde a assegurar que as
embalagens que contiverem documentos com a classificação MUITO
SECRETO UE estejam permanentemente sob controlo directo de um
funcionário responsável.
3. Excepcionalmente, os documentos com a classificação MUITO SECRETO
UE podem ser transportados por funcionários, que não estafetas, fora do
perímetro de um edifício ou grupo de edifícios para uso local em reuniões e
discussões, desde que:
a) O portador esteja habilitado para o acesso a esses documentos com a clas-
sificação MUITO SECRETO UE;
b) O modo de transporte satisfaça as regras em matéria de transmissão de
documentos com a classificação MUITO SECRETO UE;
c) O funcionário não deixe, em nenhuma circunstância, os documentos com
a classificação MUITO SECRETO UE sem guarda;
d) Sejam tomadas disposições para que uma lista dos documentos assim
transportados fique no registo MUITO SECRETO UE que tem a guarda
de tais documentos e seja averbada num livro de registo, devendo o seu
retorno ser verificado por tal averbamento.
4. No interior de um país, os documentos com a classificação SECRETO UE e
CONFIDENCIAL UE poderão ser enviados pelo correio, se esse envio for
permitido pela regulamentação nacional e conforme com as disposições da
mesma, ou por um serviço de estafetas ou por pessoas habilitadas para o
acesso a informações classificadas da UE.
5. O Serviço de Segurança da Comissão deverá elaborar instruções sobre o
transporte pessoal de documentos classificados da União Europeia, com
base nas presentes regras. O portador deverá ler e assinar essas instruções.
Em especial, as instruções deverão indicar claramente que, em nenhuma
circunstâncias, os documentos poderão:
a) Deixar de estar na posse do portador, salvo se forem guardados de forma
segura, segundo o disposto na secção 18;
b) Ser deixados sem guarda em transportes públicos ou veículos privados ou
em locais como restaurantes ou hotéis; também não poderão ser guar-
dados em cofres de hotéis, nem deixados sem guarda em quartos de hotel;
c) Ser lidos em locais públicos, como aviões ou comboios.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 34
▼M1
21.3.4.Transmissão de um Estado para outro
1. O material com a classificação CONFIDENCIAL UE ou superior deverá ser
enviado por serviços de estafetas militares ou mala diplomática da União
Europeia.
2. Todavia, poderá ser autorizado o transporte pessoal de material SECRETO
UE ou CONFIDENCIAL UE se as disposições em matéria de transporte
forem de molde a garantir que este não poderá chegar às mãos de pessoas
não-autorizadas.
3. O membro da Comissão responsável pelas questões de segurança pode auto-
rizar o transporte pessoal quando não estiverem disponíveis mala diplomática
ou serviços de estafetas militares, ou, sendo o material urgentemente
necessário ao destinatário, a utilização desses tipos de transporte puder
resultar num atraso susceptível de prejudicar as operações da União Euro-
peia. O Serviço de Segurança da Comissão deverá elaborar instruções que
abranjam o transporte internacional pessoal de material classificado até ao
nível SECRETO UE, inclusive, por pessoas que não sejam correios diplomá-
ticos, nem militares. Essas instruções deverão estipular que:
a) O portador tenha a habilitação de segurança adequada;
b) Todo o material assim transportado esteja averbado num registo ou
serviço competente;
c) As embalagens ou sacos com material da União Europeia ostentem um
selo oficial, para impedir ou desencorajar a inspecção pelos serviços adua-
neiros, e rótulos com identificação e instruções para as pessoas que os
possam eventualmente encontrar;
d) O portador disponha de um certificado de correio e/ou de uma ordem de
missão, reconhecida por todos os Estados-Membros da União Europeia,
que o autorize a transportar a embalagem identificada;
e) Não sejam atravessados territórios ou fronteiras de Estados não-membros
da União Europeia, por via terrestre, a menos que o Estado de envio
receba garantias específicas desses Estados;
f) As condições de viagem do portador, no tocante a destinos, rotas a seguir
e meios de transporte a utilizar, sejam conformes com a regulamentação
da União Europeia ou, se a regulamentação nacional na matéria for mais
restritiva, conformes com essa regulamentação;
g) O material não deixe de estar na posse do portador, excepto se for guar-
dado de forma segura segundo o disposto na secção 18;
h) O material não seja deixado sem guarda em transportes públicos ou
veículos privados, nem em locais como restaurantes ou hotéis; também
não deve ser guardado em cofres de hotéis, nem deixado sem guarda em
quartos de hotel;
i) Se o material a transportar contiver documentos, estes não sejam lidos em
locais públicos (por exemplo, aviões, comboios, etc.).
4. A pessoa designada para transportar o material classificado deve ler e assinar
uma informação de segurança que contenha, no mínimo, as instruções acima
enumeradas e os procedimentos a seguir em caso de emergência ou no caso
de a embalagem com material classificado ser inspeccionada pelos serviços
aduaneiros ou funcionários de segurança dos aeroportos.
21.3.5.Transmissão de documentos com a classificação RESERVADO UE
Não são estabelecidas disposições especiais para o transporte de documentos
com a classificação RESERVADO UE, excepto que será necessário assegurar
que tais documentos não cheguem às mãos de pessoas não-autorizadas.
21.4.Habilitação em matéria de segurança do pessoal de transporte
Todos os mensageiros e estafetas que transportem documentos com as classifi-
cações SECRETO UE ou CONFIDENCIAL UE deverão possuir uma
habilitação em matéria de segurança adequada.
21.5.Transmissão electrónica ou por outros meios técnicos
1. As medidas de segurança das comunicações serão concebidas de modo a
assegurar a transmissão segura de informações classificadas da UE. As
normas de execução em matéria de transmissão de tais informações constam
da secção 25.
2. Apenas poderão transmitir informações com a classificação CONFIDEN-
CIAL UE e SECRETO UE os centros e redes e/ou os terminais e sistemas
de comunicações acreditados.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 35
▼M1
21.6.Cópias, traduções e extractos de documentos classificados da União
Europeia
1. Apenas a entidade de origem poderá autorizar a cópia ou a tradução de docu-
mentos com a classificação MUITO SECRETO UE.
2. Se houver pessoas sem habilitação em matéria de segurança para o nível
MUITO SECRETO UE que precisem de informações que não tenham essa
classificação, mas estejam contidas num documento MUITO SECRETO UE,
o responsável do registo MUITO SECRETO UE (ver a secção 22.2) poderá
ser autorizado a produzir o número de extractos necessário de tal documento.
Simultaneamente, deverá tomar as medidas necessárias para garantir que seja
atribuída a esses extractos uma classificação de segurança adequada.
3. Os documentos com a classificação SECRETO UE ou inferior poderão ser
reproduzidos e traduzidos pelo destinatário, no âmbito das presentes dispo-
sições de segurança e na condição de ser respeitado estritamente o princípio
da «necessidade de tomar conhecimento». As medidas de segurança aplicá-
veis ao documento original serão igualmente aplicáveis às reproduções e/ou
às traduções do mesmo.
22. REGISTOS, INVENTÁRIOS, VERIFICAÇÕES, ARQUIVAGEM E
DESTRUIÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS DA UNIÃO
EUROPEIA
22.1.Registos locais de informações classificadas da UE
1. Em cada serviço da Comissão, e em função das necessidades, serão consti-
tuídos um ou mais registos locais de informações classificadas da UE, que
ficarão responsáveis pelo registo, reprodução, difusão, arquivo e destruição
de documentos com as classificações SECRETO UE ou CONFIDENCIAL
UE.
2. Se um serviço não dispuser de registo local, será o registo local de infor-
mações classificadas da UE do Secretariado-Geral a assumir essas funções.
3. Os registos locais de informações classificadas da UE dependerão do chefe
de serviço de quem receberem instruções. Esses registos serão dirigidos por
um responsável do controlo do registo.
4. Os registos serão supervisionados pelo responsável local de segurança no
respeitante à aplicação das disposições relativas à manipulação de docu-
mentos com informações classificadas da UE e das medidas de segurança
correspondentes.
5. Os funcionários dos registos locais de informações classificadas da UE serão
autorizados a ter acesso a esse tipo de informações em conformidade com a
secção 20.
6. Sob a autoridade do chefe de serviço de que dependerem, os registos locais
de informações classificadas da UE:
a) Gerirão as operações relativas ao registo, reprodução, tradução, trans-
missão, expedição e destruição dessas informações;
b) Actualizarão a lista das indicações específicas relativas às informações
classificadas;
c) Analisarão periodicamente a necessidade de manter a classificação das
informações.
7. Os registos locais de informações classificadas da UE manterão um registo
dos seguintes elementos específicos:
a) A data de elaboração das informações classificadas;
b) O nível de classificação;
c) A data de expiração da classificação;
d) O nome e o serviço do autor;
e) O destinatário ou destinatários, com o número de série respectivo;
f) O assunto;
g) O número;
h) O número de cópias distribuídas;
i) A elaboração de inventários das informações classificadas apresentadas ao
serviço;
j) O registo das desclassificações e desgraduações de informações classifi-
cadas.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 36
▼M1
8. As regras gerais previstas na secção 21 são aplicáveis aos registos locais de
informações classificadas da UE da Comissão, excepto quando alteradas
pelas regras específicas estabelecidas na presente secção.
22.2.Registo MUITO SECRETO UE
22.2.1.Disposições gerais
1. O registo MUITO SECRETO UE central destina-se a assegurar o arquivo,
tratamento e distribuição de documentos com a classificação MUITO
SECRETO UE em conformidade com as presentes disposições de segurança.
O responsável do registo MUITO SECRETO UE será o responsável do
controlo do registo MUITO SECRETO UE.
2. O registo MUITO SECRETO UE central constituirá a principal autoridade de
recepção e expedição da Comissão, relativamente às outras instituições da
União Europeia, aos Estados-Membros, às organizações internacionais e aosEstados terceiros com os quais a Comissão tiver acordos sobre procedimentos
de segurança, para o intercâmbio de informações classificadas.
3. Sempre que necessário, serão criados sub-registos responsáveis pela gestão
interna de documentos com a classificação MUITO SECRETO UE; esses
sub-registos manterão registos actualizados da circulação de cada documento
a seu cargo.
4. Os sub-registos MUITO SECRETO UE serão criados segundo o disposto na
secção 22.2.3 em resposta a necessidades de longo prazo e dependerão de um
registo MUITO SECRETO UE central. Se apenas for necessário consultar
documentos com a classificação MUITO SECRETO UE temporária ou
ocasionalmente, tais documentos poderão ser disponibilizados sem que seja
necessário criar um sub-registo MUITO SECRETO UE, na condição de
serem definidas regras para assegurar que os documentos permaneçam sob o
controlo do registo MUITO SECRETO UE adequado e que sejam cumpridas
todas as medidas de segurança física e pessoal.
5. Os sub-registos não podem enviar documentos com a classificação MUITO
SECRETO UE directamente a outros sub-registos do mesmo registo MUITO
SECRETO UE central sem a aprovação expressa deste último.
6. Todos os intercâmbios de documentos com a classificação MUITO
SECRETO UE entre sub-registos que não dependam do mesmo registo
central deverão ter lugar através dos registos MUITO SECRETO UE
centrais.
22.2.2.Registo MUITO SECRETO UE central
Na sua qualidade de responsável do controlo, incumbirá ao responsável do
registo MUITO SECRETO UE central providenciar:
a) A transmissão de documentos com a classificação MUITO SECRETO UE
segundo as disposições da secção 21.3;
b) A manutenção de uma lista de todos os sub-registos MUITO SECRETO UE
dependentes do seu registo central, juntamente com os nomes e as assina-
turas dos responsáveis do controlo nomeados e dos substitutos autorizados
destes últimos;
c) A conservação de recibos dos vários registos para todos os documentos com
a classificação MUITO SECRETO UE distribuídos pelo registo central;
d) A manutenção de um registo dos documentos com a classificação MUITO
SECRETO UE arquivados e distribuídos;
e) A manutenção de uma lista actualizada de todos os registos MUITO
SECRETO UE centrais com os quais normalmente trabalhe, juntamente
com os nomes e as assinaturas dos responsáveis do controlo nomeados dos
mesmos e dos substitutos autorizados destes últimos;
f) A salvaguarda física de todos os documentos com a classificação MUITO
SECRETO UE arquivados no registo, segundo as regras da secção 18.
22.2.3.Sub-registos MUITO SECRETO UE
Na sua qualidade de responsável do controlo, incumbirá ao responsável de um
sub-registo MUITO SECRETO UE providenciar:
a) A transmissão de documentos com a classificação MUITO SECRETO UE
segundo as disposições da secção 21.3;
b) A manutenção de uma lista actualizada de todas as pessoas autorizadas a ter
acesso às informações com a classificação MUITO SECRETO UE sob o seu
controlo;2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 37
▼M1
c) A distribuição de documentos com a classificação MUITO SECRETO UE
segundo as instruções da entidade de origem ou segundo o princípio de
«necessidade de tomar conhecimento», devendo verificar previamente se o
destinatário possui a necessária habilitação em matéria de segurança;
d) A manutenção de um registo actualizado de todos os documentos com a clas-
sificação MUITO SECRETO UE arquivados ou que circulem sob o seu
controlo ou que tiverem sido enviados a outros registos MUITO SECRETO
UE, e a guarda de todos os recibos correspondentes;
e) A manutenção de uma lista actualizada dos registos MUITO SECRETO UE
com os quais estiver autorizado a fazer intercâmbio de documentos com a
classificação MUITO SECRETO UE, juntamente com os nomes e as assina-
turas dos responsáveis do controlo dos mesmos e dos substitutos autorizados
destes últimos;
f) A salvaguarda física de todos os documentos com a classificação MUITO
SECRETO UE arquivados no sub-registo, segundo as regras da secção 18.
22.3.Inventáriose verificações de documentosclassificados daUniãoEuro-
peia
1. Os registos MUITO SECRETO UE referidos na presente secção farão, cada
um deles, todos os anos, um inventário exaustivo dos documentos com a
classificação MUITO SECRETO UE. Considerar-se-á que foi dada conta de
um documento se estiver fisicamente inscrito no registo, ou se este último
possuir um recibo do registo MUITO SECRETO UE para o qual o docu-
mento tiver sido transferido, um certificado de destruição do documento ou
uma ordem para a desgraduação ou desclassificação do mesmo. Os registos
enviarão os resultados do inventário anual ao membro da Comissão
responsável pelas questões de segurança, até ao dia 1 de Abril de cada ano.
2. Os sub-registos MUITO SECRETO UE enviarão os resultados do seu inven-
tário anual ao registo central de que dependerem, numa data indicada por
este.
3. Os documentos classificados da União Europeia com classificação inferior a
MUITO SECRETO UE serão objecto de verificações internas de acordo com
as instruções do membro da Comissão responsável pelas questões de segu-
rança.
4. Essas operações deverão permitir que os detentores dos documentos possam
dar a sua opinião sobre:
a) A possibilidade de desgraduar ou desclassificar certos documentos;
b) Documentos a destruir.
22.4.Arquivagem de informações classificadas da UE
1. As informações classificadas da UE devem ser arquivadas em conformidade
com as disposições pertinentes da secção 18.
2. Para reduzir os problemas de arquivagem, os responsáveis do controlo de
todos os registos serão autorizados a arquivar documentos com a classifi-
cação MUITO SECRETO UE, SECRETO UE e CONFIDENCIAL UE sob
a forma de microfilmes ou de gravação magnética ou óptica, desde que:
a) O processo de microfilmagem/gravação seja realizado por pessoal com
uma habilitação em matéria de segurança correspondente ao nível de clas-
sificação do material tratado;
b) O microfilme/suporte de gravação possua o mesmo grau de segurança que
os documentos originais;
c) A microfilmagem/gravação de qualquer documento com a classificação
MUITO SECRETO UE seja comunicada à entidade de origem;
d) Cada rolo de filme ou outro suporte contenha apenas documentos com o
mesmo grau de classificação (MUITO SECRETO UE, SECRETO UE ou
CONFIDENCIAL UE);
e) A microfilmagem/gravação de um documento com a classificação
MUITO SECRETO UE ou SECRETO UE seja claramente indicada no
registo utilizado para o inventário anual;
f) Os documentos originais passados para microfilme ou gravados noutros
suportes sejam destruídos em conformidade com as regras estabelecidas
na secção 22.5.
3. Estas regras também são aplicáveis a qualquer outra forma de gravação auto-
rizada, tais como meios electromagnéticos e disco óptico.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 38
▼M1
22.5.Destruição de documentos classificados da UE
1. Para impedir a acumulação desnecessária de documentos classificados da
União Europeia, os que forem considerados pelo responsável da entidade
detentora como desactualizados ou excedentários deverão ser destruídos
logo que possível, da seguinte maneira:
a) Os documentos com a classificação MUITO SECRETO UE só serão
destruídos pelo registo central responsável pelos mesmos. Cada docu-
mento destruído será enumerado num certificado de destruição, assinado
pelo responsável do controlo MUITO SECRETO UE e pelo funcionário
que testemunhar a destruição, devendo este último possuir habilitação
em matéria de segurança ao nível MUITO SECRETO UE. Será averbada
no livro de registo uma nota nesse sentido;
b) O registo conservará durante um período de dez anos os certificados de
destruição e as folhas de distribuição. Só serão enviadas cópias à entidade
de origem ou ao registo central adequado se estas forem explicitamente
solicitadas;
c) Os documentos com a classificação MUITO SECRETO UE, incluindo
todos os resíduos classificados resultantes da preparação de documentos
com a classificação MUITO SECRETO UE, tais como cópias estragadas,
rascunhos, notas dactilografadas e disquetes, serão destruídos, sob a
supervisão do responsável do controlo do registo MUITO SECRETO
UE, através de combustão, redução a pasta, retalhamento ou outro
processo que os reduza a uma forma irreconhecível e não-reconstituível.
2. Os documentos com a classificação SECRETO UE serão destruídos pelo
registo responsável pelos mesmos, sob a supervisão de uma pessoa habilitada
em matéria de segurança, utilizando um dos processos indicados na alínea c)
do ponto 1. Os documentos com a classificação SECRETO UE destruídos
serão enumerados em certificados de destruição assinados, que deverão ser
conservados pelo registo, juntamente com as listas de distribuição, pelo
menos durante três anos.
3. Os documentos com a classificação CONFIDENCIAL UE serão destruídos
pelo registo responsável pelos mesmos, sob a supervisão de uma pessoa habi-
litada em matéria de segurança, utilizando um dos processos indicados na
alínea c) do ponto 1. A sua destruição será registada de acordo com as
instruções do membro da Comissão responsável pelas questões de segurança.
4. Os documentos com a classificação RESERVADO UE serão destruídos pelo
registo responsável pelos mesmos ou pelo utilizador, de acordo com as
instruções do membro da Comissão responsável pelas questões de segurança.
22.6.Destruição em casos de emergência
1. Os serviços da Comissão elaborarão, com base nas condições locais, planos
para a salvaguarda do material classificado da União Europeia em situações
de crise, incluindo, se necessário, a destruição de emergência e planos de
evacuação; esses serviços publicarão as instruções consideradas necessárias
para impedir que informações classificadas da UE possam chegar às mãos
de pessoas não-autorizadas.
2. As disposições para a salvaguarda e/ou destruição de material SECRETO UE
ou CONFIDENCIAL UE numa situação de crise não deverão prejudicar, em
nenhum caso, a salvaguarda ou a destruição de material com a classificação
MUITO SECRETO UE (incluindo o equipamento de cifragem), cujo trata-
mento terá prioridade sobre todas as outras tarefas.
3. As medidas a adoptar para a salvaguarda ou destruição do equipamento de
cifragem em caso de emergência deverão ser objecto de instruções especí-
ficas.
4. As instruções estarão imediatamente acessíveis, em envelope selado. Exis-
tirão os meios/utensílios necessários para a destruição.
23. MEDIDAS DE SEGURANÇA A APLICAR POR OCASIÃO DE
REUNIÕES ESPECÍFICAS REALIZADAS FORA DAS INSTALAÇÕES
DA COMISSÃO E QUE ENVOLVAM INFORMAÇÃO CLASSIFICADA
DA UE
23.1.Disposições gerais
Quando forem realizadas reuniões da Comissão ou outras reuniões importantes
fora das instalações da Comissão e sempre que tal se justifique devido aos
requisitos especiais de segurança relacionados com a alta sensibilidade das ques-
tões ou das informações tratadas, deverão ser tomadas as medidas de segurança
seguidamente descritas. Estas medidas dizem apenas respeito à protecção das2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 39
▼M1
informações classificadas da UE; poderá ser necessário planear outras medidas
de segurança.
23.2.Responsabilidades
23.2.1.Serviço de Segurança da Comissão
O Serviço de Segurança da Comissão cooperará com as autoridades competentes
do Estado-Membro em cujo território tem lugar a reunião (o Estado-Membro de
acolhimento) a fim de garantir a segurança das reuniões da Comissão ou outras
reuniões importantes e a segurança dos delegados e respectivo pessoal. Em
matéria de segurança, o Estado-Membro de acolhimento deverá especialmente
assegurar que:
a) Sejam elaborados planos para fazer face às ameaças à segurança e aos inci-
dentes relacionados com a segurança, os quais devem abranger em especial a
guarda segura dos documentos classificados da UE em gabinetes;
b) Sejam tomadas medidas para facultar o acesso ao sistema de comunicações
da Comissão para a recepção e transmissão de mensagens classificadas da
UE. Será igualmente pedido ao Estado-Membro de acolhimento que faculte
o acesso, se necessário, a sistemas telefónicos seguros.
O Serviço de Segurança da Comissão deverá agir como consultor em matéria de
segurança para a preparação da reunião; deverá estar representado no local a fim
de ajudar e aconselhar o Responsável da Segurança da Reunião (MSO) e as
delegações, consoante as necessidades.
Será pedido a cada uma das delegações a uma reunião que designe um
responsável de segurança, a quem competerá tratar as questões de segurança
no interior da sua delegação e manter o contacto com o responsável da segu-
rança da reunião e com o representante do Serviço de Segurança da Comissão,
consoante as necessidades.
23.2.2.Responsável da Segurança da Reunião (MSO)
Será nomeado um Responsável da Segurança da Reunião, que será responsável
pela preparação geral e controlo das medidas gerais de segurança interna e pela
coordenação com as outras autoridades competentes em matéria de segurança.
As medidas tomadas pelo MSO incidirão, em geral:
a) Em medidas de protecção no local da reunião destinadas a garantir que esta
se processa sem qualquer incidente que possa comprometer a segurança de
qualquer informação classificada da UE que aí seja utilizada;
b) No controlo do pessoal a quem é permitido aceder ao local da reunião, áreas
das delegações e salas de conferência, e à verificação de todo o equipa-
mento;
c) Na constante coordenação com as autoridades competentes do Estado-
-Membro de acolhimento e com o Serviço de Segurança da Comissão;
d) Na inclusão de instruções de segurança no dossier da reunião, tendo em
conta as exigências das presentes regras de segurança e quaisquer outras
instruções de segurança consideradas necessárias.
23.3.Medidas de segurança
23.3.1.Áreas de segurança
Serão criadas as seguintes áreas de segurança:
a) Uma área de segurança da classe II, constituída por uma sala de redacção, os
escritórios e equipamento de reprografia da Comissão e os escritórios das
delegações, conforme as necessidades;
b) Uma área de segurança da classe I, constituída pela sala de conferência e
pelos gabinetes dos intérpretes e dos técnicos de som;
c) Áreas administrativas, constituídas pela área de imprensa e pelas instalações
utilizadas para a administração, a restauração e o alojamento, bem como a
área imediatamente adjacente ao Centro de Imprensa e ao local da reunião.
23.3.2.Passes
O MSO fornecerá cartões adequados, conforme os pedidos das delegações, e
segundo as suas necessidades. Quando necessário, deverá ser feita uma distinção
no que toca ao acesso às várias áreas de segurança.
As instruções de segurança para a reunião exigirão que todas as pessoas abran-
gidas ostentem de forma visível os seus cartões sempre que estejam dentro do2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 40
▼M1
local de reunião, de forma a poderem ser controladas pelo pessoal de segurança,
na medida do necessário.
Além dos participantes que possuem um cartão, o número de pessoas a admitir
no local de reunião será o mais reduzido possível. O MSO só permitirá que as
delegações nacionais recebam visitantes durante a reunião mediante pedido
dessas delegações. Deve ser dado um cartão de visitante a cada visitante. Será
igualmente preenchido um passe de entrada do visitante, com o seu nome e com
o nome da pessoa que este visita. Os visitantes serão acompanhados em todas as
ocasiões por um guarda de segurança ou pela pessoa que visitam. O passe do
visitante será transportado pela pessoa que o acompanha e devolvido ao pessoal
encarregado da segurança, quando o visitante sair do local de reunião.
23.3.3.Controlo do equipamento fotográfico e de som
Não poderá dar entrada em nenhuma área de segurança da classe I qualquer
equipamento audiovisual, com excepção do equipamento utilizado pelos fotó-
grafos e pelos técnicos de som devidamente autorizados pelo MSO.
23.3.4.Controlo das pastas, computadores portáteis e embrulhos
Os detentores de um passe com acesso autorizado a uma área de segurança
podem normalmente trazer consigo as suas pastas e computadores portáteis
(com a sua própria fonte de energia) sem que seja realizado um controlo. No
caso dos embrulhos destinados às delegações, estas podem recebê-los, mas
devem ser quer inspeccionados pelo responsável de segurança da delegação,
quer visionados em equipamento especial, quer abertos pelo pessoal de segu-
rança para inspecção. Se o MSO o considerar necessário, poderão ser
estabelecidas medidas mais restritivas para a inspecção das pastas e embrulhos.
23.3.5.Segurança técnica
Uma equipa de segurança técnica deve tornar a sala de reunião tecnicamente
segura, podendo igualmente efectuar uma vigilância electrónica durante a
reunião.
23.3.6.Documentos das delegações
As delegações serão responsáveis por transportar consigo documentos classifi-
cados da UE tanto para dentro como para fora das reuniões. Serão igualmente
responsáveis pela verificação e pela segurança desses documentos durante a
sua utilização nas instalações que lhes forem atribuídas. Pode ser solicitado o
auxílio do Estado-Membro de acolhimento para o transporte de documentos
classificados para dentro e para fora do local da reunião.
23.3.7.Guarda segura dos documentos
Se a Comissão ou as delegações não estiverem em condições de guardar os seus
documentos classificados em conformidade com as normas aprovadas, poderão
introduzir esses documentos em envelopes selados e entregá-los ao MSO, medi-
ante recibo, para que este os possa guardar segundo as normas aprovadas.
23.3.8.Inspecção dos gabinetes
O MSO providenciará para que os gabinetes da Comissão e das delegações
sejam inspeccionados no fim de cada dia de trabalho, por forma a garantir que
todos os documentos classificados da UE são guardados em local seguro; caso
contrário, tomará as medidas necessárias.
23.3.9.Remoção de resíduos de documentos classificados da UE
Todos os resíduos serão tratados como resíduos classificados da UE, e todos os
cestos ou sacos de lixo de papel devem ser entregues à Comissão ou às dele-
gações para remoção. Antes de abandonar as instalações que lhes foram
atribuídas, a Comissão e as delegações devem entregar os seus resíduos aoMSO, que providenciará para a sua destruição segundo as regras.
No fim da reunião, todos os documentos na posse da Comissão ou das dele-
gações mas que já não sejam necessários serão tratados como resíduos. Antes
de levantar as medidas de segurança tomadas para a reunião, será feita uma
busca exaustiva das instalações ocupadas pela Comissão e pelas delegações. Na
medida do possível, os documentos para os quais tenha sido assinado um recibo
serão destruídos conforme se encontra previsto no ponto 22.5.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 41
▼M1
24. QUEBRAS DE SEGURANÇA E FUGAS DE INFORMAÇÕES CLASSIFI-
CADAS DA UE
24.1.Definições
Uma quebra de segurança é o resultado de um acto ou uma omissão contrários a
uma disposição de segurança da Comissão, susceptível de pôr em perigo as
informações classificadas da UE ou propiciar a sua fuga.
Uma fuga de informações classificadas da UE ocorre quando estas caem no todo
ou em parte nas mãos de pessoas não autorizadas, ou seja, pessoas que não
possuem a habilitação de segurança adequada ou que não precisam de tomar
conhecimento dessas informações, ou quando há a probabilidade de tal ter acon-
tecido.
Pode haver fuga de informações classificadas da UE como resultado de
descuido, negligência ou indiscrição, bem como em resultado das actividades
de serviços de espionagem que têm por alvo a UE ou os seus Estados-Membros
visando as informações classificadas e as actividades da UE, ou das actividades
de organizações de carácter subversivo.
24.2.Comunicação de quebras de segurança
Todas as pessoas que devam tratar informações classificadas da UE receberão
uma informação completa sobre as suas responsabilidades neste domínio e
comunicarão imediatamente qualquer quebra de segurança de que possam ter
conhecimento.
Quando um responsável local de segurança ou um responsável da segurança da
reunião descobrir ou for informado da ocorrência de uma quebra de segurança
relacionada com informações classificadas da UE ou com a perda ou desapare-
cimento de material classificado da UE, tomará imediatamente medidas para:
a) Proteger os elementos de prova;
b) Determinar os factos ocorridos;
c) Avaliar e reduzir os danos verificados;
d) Impedir que tal volte a acontecer;
e) Notificar as autoridades adequadas dos efeitos da quebra de segurança.
Neste contexto, serão fornecidos os seguintes elementos:
i) uma descrição das informações em causa, incluindo a sua classificação,
números de referência e de cópia, data, entidade de origem, assunto e
âmbito,
ii) uma breve descrição das circunstâncias da quebra de segurança,
incluindo a data e o período durante o qual as informações estiveram
expostas à fuga,
iii) uma declaração de que a entidade de origem foi ou não informada.
Incumbe a cada autoridade de segurança, imediatamente depois de lhe ter sido
notificada a ocorrência de uma quebra de segurança, comunicar o facto imedia-
tamente ao Serviço de Segurança da Comissão.
Só será necessário comunicar os casos que envolvam informações classificadas
de RESERVADO UE quando estes apresentarem características pouco usuais.
Ao ser informado da ocorrência de uma quebra de segurança, o Membro da
Comissão responsável pelas questões de segurança deverá:
a) Notificar a entidade de origem das informações classificadas em questão;
b) Solicitar às autoridades de segurança competentes que procedam a um inqué-
rito;
c) Coordenar os inquéritos, quando estiver envolvida mais do que uma autori-
dade de segurança;
d) Obter um relatório das circunstâncias da quebra de segurança, o período
durante o qual poderá ter ocorrido e a data em que foi descoberta, junta-
mente com uma descrição pormenorizada do conteúdo e da classificação do
material em causa. Serão, igualmente, comunicados os danos causados aos
interesses da UE ou de um ou vários dos seus Estados-Membros e tomadas
medidas para impedir que tal volte a acontecer.
A entidade de origem deverá informar os destinatários e deverá emitir instruções
adequadas.
24.3.Acções judiciais
Qualquer indivíduo que seja responsável por uma fuga de informação classifi-
cada da UE será passível de acção disciplinar segundo as regras e2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 42
▼M1
regulamentos pertinentes, principalmente o Título VI do Estatuto. Essa acção
disciplinar não será impeditiva de eventuais acções judiciais.
Se for caso disso, com base no relatório referido no ponto 24.2, o Membro da
Comissão responsável pelas questões de segurança tomará todas as medidas
necessárias para permitir às autoridades nacionais competentes intentar
processos-crime.
25. PROTECÇÃO DAS INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS DA UE
TRATADAS EM SISTEMAS INFORMÁTICOS E DE COMUNICAÇÃO
25.1.Introdução
25.1.1.Disposições gerais
A política e os requisitos de segurança da presente secção aplicar-se-ão a todos
os sistemas e redes de comunicação e de informação (adiante designados por
sistemas) que tratem informações com a classificação CONFIDENCIAL UE ou
superior. Serão aplicados em suplemento da Decisão C(95) 1510 final, de 23 de
Novembro de 1995, relativa à protecção dos sistemas informáticos.
Os sistemas que tratem informações com a classificação RESERVADO UE
necessitam igualmente de medidas de segurança para proteger a confidenciali-
dade dessas informações. Todos os sistemas necessitam de medidas de
segurança para proteger a sua integridade e disponibilidade, bem como a das
informações que contêm.
A política de segurança informática aplicada pela Comissão comporta os
seguintes elementos:
— parte integrante da segurança em geral e complemento de todos os
elementos da segurança da informação, da segurança pessoal e da segurança
física;
— repartição das responsabilidades pelos proprietários dos sistemas técnicos,
proprietários de informações classificadas da UE armazenadas ou tratadas
em sistemas técnicos, especialistas da segurança informática e utilizadores;
— descrição dos princípios e requisitos de segurança de cada sistema informá-
tico;
— aprovação de tais princípios e requisitos por uma autoridade designada;— consideração das ameaças e vulnerabilidades específicas na central informá-
tica.
25.1.2.Ameaças aos sistemas e sua vulnerabilidade
É possível definir uma ameaça como uma quebra potencial, quer acidental quer
deliberada, da segurança. No caso dos sistemas, essa quebra envolve a perda de
uma ou várias características de confidencialidade, integridade e disponibilidade.
A vulnerabilidade pode ser definida como uma fraqueza ou falta de controlo que
possa facilitar ou permitir uma ameaça contra um bem ou um alvo específico.
O tratamento de informações classificadas e não classificadas da UE em
sistemas de forma concentrada, concebida para permitir a sua rápida localização,
comunicação e utilização, é vulnerável a várias ameaças. Estas incluem o acesso
à informação por utilizadores não autorizados ou, em sentido inverso, a recusa
do acesso aos utilizadores autorizados. Existem igualmente riscos de divulgação,
corrupção, alteração ou supressão não autorizadas da informação. Além disso, os
equipamentos complexos e muitas vezes frágeis são onerosos e frequentemente
de difícil reparação ou substituição.
25.1.3.Objectivo principal das medidas de segurança
O objectivo principal das medidas de segurança enumeradas na presente secção
é fornecer protecção contra a divulgação não autorizada de informações classifi-
cadas da UE (a perda de confidencialidade) e contra a perda de integridade ou
disponibilidade das informações. Para alcançar um nível adequado de protecção
de segurança de um sistema que trate informações classificadas da UE, o
Serviço de Segurança da Comissão especificará normas adequadas de segurança
convencional, juntamente com procedimentos e técnicas de segurança especiais
e adequados, especialmente concebidos para cada sistema.
25.1.4.Lista dos requisitos de segurança específicos do sistema (SSRS)
O proprietário dos sistemas técnicos (TSO, ver ponto 25.3.4) e o proprietário da
informação (ver ponto 25.3.5) deverão elaborar uma lista dos requisitos de segu-
rança específicos do sistema (SSRS) para cada um dos sistemas que tratem
informações com a classificação CONFIDENCIAL UE ou superior, em colabo-
ração e com assistência, se necessário, da equipa de projecto e do Serviço de
Segurança da Comissão (como Autoridade INFOSEC-IA, ver ponto ), lista essa2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 43
▼M1
que deverá ser aprovada pela Autoridade de Acreditação de Segurança (SAA,
ver ponto 25.3.2).
Também será necessária uma lista SSRS sempre que a Autoridade de Acredi-
tação de Segurança (SAA) considerar que é de importância capital a
disponibilidade e integridade de informações RESERVADO UE ou não classifi-
cadas.
A lista SSRS será elaborada o mais cedo possível no processo de concepção do
projecto e será desenvolvida e aperfeiçoada à medida que o projecto for
evoluindo, desempenhando papéis diferentes em fases diferentes do ciclo de
vida do projecto e do sistema.
25.1.5.Modos seguros de funcionamento
Todos os sistemas que tratem informações com a classificação CONFIDEN-
CIAL UE ou superior deverão ser acreditados para funcionar num ou, se for
caso disso e em períodos diferentes, em vários dos seguintes modos seguros de
funcionamento, ou seus equivalentes nacionais:
a) Dedicado;
b) Elevado;
c) Combinado.
25.2.Definições
«Acreditação»: autorização e aprovação concedidas a um sistema para tratar
informações classificadas da UE no seu ambiente operacional.
Nota:
Esta acreditação deverá ser feita depois de terem sido aplicados todos os proce-
dimentos adequados de segurança e depois de ser alcançado um nível suficiente
de protecção dos recursos do sistema. A acreditação deverá normalmente ser
feita com base na lista SSRS e incluir os seguintes elementos:
a) Uma indicação dos objectivos pretendidos para a acreditação do sistema, e
em particular o(s) nível(eis) de classificação de informações a tratar e o(s)
modo(s) seguro(s) de funcionamento proposto(s) para o sistema ou rede;
b) Uma análise de gestão de riscos que identifique as ameaças e as vulnerabili-
dades existentes e as medidas para as neutralizar;
c) A elaboração de procedimentos operacionais de segurança (SecOPS) com
uma descrição pormenorizada das operações propostas (ou seja, modos e
serviços a prestar), incluindo uma descrição dos elementos de segurança do
sistema, que deverá constituir a base da acreditação;
d) Um plano para pôr em prática e fazer a manutenção dos elementos de segu-
rança;
e) Um plano para testar, avaliar e certificar a segurança do sistema ou da rede,
tanto à partida como em regime de acompanhamento;
f) A certificação, quando necessária, juntamente com outros elementos de acre-
ditação.
«Responsável Central da Segurança Informática» (CISO): funcionário que, num
serviço informático central, coordena e supervisa as medidas de segurança de
sistemas com organização central.
«Certificação»: emissão de uma declaração formal, com base numa análise inde-
pendente da condução e resultados de uma avaliação, da medida em que um
sistema satisfaz os requisitos de segurança, ou da medida em que um produto
de segurança informática cumpre objectivos de segurança predefinidos.
«Segurança das Comunicações» (COMSEC): aplicação de medidas de segurança
às telecomunicações a fim de recusar às pessoas não autorizadas informações de
valor que possam decorrer da posse ou do estudo dessas telecomunicações, ou a
fim de assegurar a autenticidade dessas telecomunicações.
Nota:Estas medidas incluem não só a segurança da cifragem, da transmissão e da
emissão, como também a segurança processual, física, do pessoal, documental
e informática.
«Segurança Informática» (COMPUSEC): aplicação de elementos de segurança a
um sistema informático, tanto no equipamento (hardware) como no firmware e
no software, a fim de o proteger contra, ou evitar, actos não autorizados de
divulgação, manipulação e modificação/supressão de informações ou de recusa
de serviço.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 44
▼M1
«Produto de Segurança Informática»: elemento genérico de segurança informá-
tica destinado a ser incorporado num sistema informático a fim de aumentar ou
assegurar a confidencialidade, a integridade ou a disponibilidade das infor-
mações tratadas.
«Modo Seguro de Funcionamento Dedicado»: modo de funcionamento em que
TODOS os indivíduos com acesso ao sistema estão habilitados para o mais alto
nível de classificação das informações tratadas no sistema e têm uma necessi-
dade comum de tomar conhecimento de TODAS as informações tratadas no
sistema.
Notas:
(1) A necessidade comum de tomar conhecimento indica que não existe um
requisito obrigatório de características de segurança informática que
permitam separar as informações no interior do sistema.
(2) As outras características de segurança (por exemplo, físicas, do pessoal e
processuais) deverão cumprir os requisitos para o mais alto nível de classi-
ficação e para todas as designações de categoria das informações tratadas no
sistema.
«Avaliação»: exame técnico pormenorizado, por uma autoridade competente,
dos aspectos de segurança de um sistema ou de um produto de segurança crip-
tográfica ou informática.
Notas:
(1) A avaliação investiga a presença da requerida função de segurança e a
ausência de efeitos colaterais prejudiciais nessa função e avalia a incorrupti-
bilidade da mesma.
(2) A avaliação determina em que medida são cumpridos os requisitos de segu-
rança de um sistema, ou as características de segurança de um produto de
segurança informática, e estabelece o nível de fiabilidade do sistema, da
função criptográfica ou do produto de segurança informática em que é depo-
sitada confiança.
«Proprietário da Informação» (IO): autoridade (chefe de serviço) responsável
pela criação, o processamento e a utilização da informação, incluindo a decisão
sobre as autorizações de acesso a essa informação.
«Segurança da Informação» (INFOSEC): aplicação de medidas de segurança
para proteger informações processadas, armazenadas ou transmitidas em
sistemas de comunicações, de informações e outros sistemas electrónicos contra
a perda de confidencialidade, integridade ou disponibilidade, quer acidental quer
intencional, e para prevenir a falta de integridade e disponibilidade dos próprios
sistemas.
As «Medidas INFOSEC» incluem a segurança informática, das transmissões,
das emissões e da cifragem e a detecção, documentação e neutralização das
ameaças às informações e aos sistemas.
«Central Informática»: área que contém um ou mais computadores, as suas
unidades locais, periféricas e de memória, as unidades de controlo e equipa-
mento dedicado de rede e de comunicações.
Nota:
Nesta definição não se inclui uma área separada na qual se encontrem disposi-
tivos ou terminais remotos periféricos/estações de trabalho, mesmo que esses
dispositivos estejam ligados ao equipamento que se encontra na central informá-
tica.
«Rede Informática»: organização geograficamente disseminada de sistemas
informáticos interligados para o intercâmbio de dados, que inclui os compo-
nentes dos sistemas informáticos interligados e as respectivas interfaces com as
redes de dados ou de comunicações que lhes servem de apoio.
Notas:
(1) Uma rede informática pode utilizar os serviços de uma ou várias redes de
comunicações para se interligar e proceder ao intercâmbio de dados; várias
redes informáticas podem utilizar os serviços de uma rede comum de comu-
nicações.
(2) Uma rede informática é chamada «local» se ligar vários computadores no
mesmo local.
«Elementos de Segurança da Rede Informática»: conjunto dos elementos de
segurança de cada sistema informático que compõe a rede, mais os componentes
e elementos adicionais da rede propriamente dita (por exemplo, comunicações
em rede, mecanismos e procedimentos de identificação de segurança e rotu-2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 45
▼M1
lagem, controlos de acesso, programas e pistas de auditoria) necessários para
fornecer um nível aceitável de protecção das informações classificadas.
«Sistema Informático»: conjunto de equipamentos, métodos e procedimentos e,
se necessário, pessoal, organizado para desempenhar funções de tratamento de
informações.
Notas:
(1) Entende-se que esta designação um conjunto de instalações, configurado
para tratar informações no interior do sistema;
(2) Estes sistemas poderão servir de apoio a aplicações de consulta, de
comando, de controlo, de comunicações, científicas ou administrativas,
incluindo o processamento de texto;
(3) As fronteiras de um sistema serão de um modo geral definidas como sendo
os elementos sob o controlo de um único proprietário dos sistemas técnicos;
(4) Um sistema informático pode conter subsistemas, alguns dos quais poderão
ser eles próprios sistemas informáticos.
«Elementos de Segurança do Sistema Informático»: compreendem todas as
funções, características e elementos do equipamento (hardware), do firmware e
do software; os procedimentos operacionais, os procedimentos de responsabili-
zação e os controlos de acesso, a central informática, os terminais remotos/
/estações de trabalho e as limitações impostas pela gestão, a estrutura física e
os dispositivos, o pessoal e os controlos das comunicações necessários para
fornecer um nível necessário de protecção das informações classificadas a tratar
num sistema informático.
«Responsável Local da Segurança Informática» (LISO): funcionário que, num
serviço da Comissão, é responsável pela coordenação e supervisão das medidas
de segurança no seu sector.
«Modo Seguro de Funcionamento Combinado»: modo de funcionamento em que
NEM TODOS os indivíduos com acesso ao sistema estão habilitados para o
mais alto nível de classificação das informações tratadas no sistema e NEM
TODOS os indivíduos com acesso ao sistema têm uma necessidade comum de
tomar conhecimento das informações tratadas no sistema.
Notas:
(1) Este modo de funcionamento permite o tratamento de informações com
diferentes níveis de classificação e com designações mistas de categoria de
informações.
(2) O facto de nem todos os indivíduos estarem habilitados para os mais altos
níveis de classificação, associado a não haver uma necessidade comum de
tomar conhecimento, indica que são necessárias características de segurança
informática que permitam um acesso selectivo e a separação das infor-
mações no interior do sistema.
«Área de Terminais Remotos/Estações de Trabalho»: área que contém equipa-
mento informático, os seus dispositivos ou terminais periféricos locais/estações
de trabalho e qualquer equipamento associado de comunicações, separada de
uma central informática.
«Procedimentos Operacionais de Segurança» (SecOPS): procedimentos elabo-
rados pelos Proprietários dos Sistemas Técnicos, que definem os princípios a
adoptar em matéria de segurança, os procedimentos operacionais a seguir e as
responsabilidades do pessoal.
«Modo Seguro de Funcionamento Elevado»: modo de funcionamento em que
TODOS os indivíduos com acesso ao sistema estão habilitados para o mais
alto nível de classificação das informações tratadas no sistema, mas NEM
TODOS os indivíduos com acesso ao sistema têm uma necessidade comum de
tomar conhecimento das informações tratadas no sistema.
Notas:
(1) A ausência de uma necessidade comum de tomar conhecimento indica que
são necessárias características de segurança informática que permitam um
acesso selectivo e a separação das informações no interior do sistema.
(2) As outras características de segurança (por exemplo, físicas, de pessoal, e
processuais) deverão cumprir os requisitos para o mais alto nível de classi-
ficação e para todas as designações de categoria das informações tratadas no
sistema.
(3) Todas as informações tratadas ou disponíveis no sistema neste modo de
funcionamento, juntamente com os resultados produzidos, serão protegidas,
até ordem em contrário, como sendo potencialmente da categoria e do nível
mais alto de classificação das informações em tratamento, excepto se for2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 46
▼M1
possível ter um nível aceitável de confiança em qualquer outra função de
classificação presente no sistema.
Lista dos Requisitos de Segurança Específicos do Sistema (SSRS): enumeração
completa e explícita dos princípios de segurança a observar e dos requisitos
pormenorizados de segurança a cumprir. Tem por base a política de segurança
e a avaliação de riscos da Comissão, ou será balizada por parâmetros que
incluam o ambiente operacional, o mais baixo nível de habilitação de segurança
do pessoal, a mais alta classificação das informações tratadas, o modo seguro de
funcionamento ou os requisitos dos utilizadores. A lista SSRS faz parte inte-
grante da documentação de projecto apresentada às autoridades competentes
para efeitos de aprovação técnica, orçamental e de segurança. Na sua forma
final, a lista SSRS constitui uma enumeração completa dos parâmetros de segu-
rança do sistema.
«Proprietário dos Sistemas Técnicos» (TSO): autoridade responsável pela
criação, manutenção, funcionamento e encerramento de um sistema.
«Contramedidas TEMPEST»: medidas de segurança destinadas a proteger o
equipamento e as infra-estruturas de comunicações contra a fuga de informações
classificadas resultante de emissões electromagnéticas não intencionais ou da
condutividade.
25.3.Responsabilidadesem matéria de segurança
25.3.1.Disposições gerais
As responsabilidades do Grupo Consultivo da Política de Segurança da
Comissão, definidas no capítulo 12, incluem as questões INFOSEC. O Grupo
organizará as suas actividades de forma a poder prestar aconselhamento técnico
sobre essas questões.
O Serviço de Segurança da Comissão será responsável pela emissão de dispo-
sições de aplicação INFOSEC, com base no disposto no presente capítulo.
Sempre que surjam problemas de segurança (incidentes, infracções, etc.), serão
imediatamente tomadas as medidas adequadas pelo Serviço de Segurança da
Comissão.
O Serviço de Segurança da Comissão disporá de uma unidade INFOSEC.
25.3.2.Autoridade de Acreditação de Segurança (SAA)
O chefe do Serviço de Segurança da Comissão é a Autoridade de Acreditação
de Segurança (SAA) da Comissão. A SAA é responsável pela organização geral
da segurança e pelos domínios INFOSEC especializados: segurança das comuni-
cações, segurança Cripto e segurança Tempest.
Competirá à SAA assegurar a conformidade dos sistemas com a política de
segurança da Comissão. Uma das suas tarefas será a aprovação de um sistema
destinado a tratar as informações classificadas da UE até um determinado nível
de classificação no seu ambiente operacional.
A competência da SAA da Comissão abrangerá todos os sistemas que estão em
funcionamento nos locais da Comissão. Sempre que diferentes componentes de
um sistema passem a ser da competência da SAA da Comissão e de outras SAA,
todas as partes em causa poderão nomear um conselho de acreditação conjunto,
que será coordenado pela SAA da Comissão.
25.3.3.Autoridade INFOSEC (IA)
O chefe da unidade INFOSEC do Serviço de Segurança da Comissão é a Auto-
ridade INFOSEC da Comissão. A Autoridade INFOSEC é responsável por:
— prestar aconselhamento e assistência técnica à SAA,
— contribuir para a elaboração dos SSRS,— rever os SSRS por forma a assegurar a sua coerência com as presentes regras
de segurança e as políticas da INFOSEC e a arquitectura do sistema,
— participar em painéis/conselhos de acreditação sempre que necessário e apre-
sentar à SAA recomendações INFOSEC em matéria de acreditação,
— dar apoio às actividades de formação INFOSEC,— prestar aconselhamento técnico na investigação de incidentes relacionados
com a INFOSEC,
— definir orientações técnicas a fim de garantir que apenas seja utilizado soft-
ware autorizado.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 47
▼M1
25.3.4.Proprietário dos Sistemas Técnicos (TSO)
O Proprietário dos Sistemas Técnicos (TSO) é responsável pela aplicação e
funcionamento dos controlos e dos elementos de segurança especiais de um
sistema. Para os sistemas de propriedade central será nomeado um Responsável
Central da Segurança Informática (CISO). Cada serviço nomeará, sempre que
necessário, um Responsável Local da Segurança Informática (LISO). A respon-
sabilidade de um TSO inclui a criação dos procedimentos operacionais de
segurança (SecOPS) e estender-se-á por todo o ciclo de vida do sistema, desde
a fase de concepção do projecto até à remoção final.
O TSO definirá as normas e práticas de segurança a respeitar pelo fornecedor do
sistema.
O TSO pode delegar parte das suas responsabilidades, sempre que necessário,
num Responsável Local pela Segurança Informática. As diversas funções
INFOSEC podem ser desempenhadas por uma única pessoa.
25.3.5.Proprietário da Informação (IO)
O Proprietário da Informação (IO) é responsável pelas informações classificadas
da UE (e outras informações) a introduzir, processar e produzir nos sistemas
técnicos. O IO definirá as condições de acesso a essas informações nos sistemas.
O IO pode delegar essa responsabilidade num gestor de informação ou num
gestor de bases de dados do seu sector.
25.3.6.Utilizadores
Todos os utilizadores deverão assegurar que as suas actividades não sejam
nocivas para a segurança do sistema que estão a utilizar.
25.3.7.Formação INFOSEC
Serão propostas acções de formação INFOSEC a todos os membros do pessoal
que dela necessitem.
25.4.Medidas de segurança não técnicas
25.4.1.Segurança do pessoal
Os utilizadores do sistema devem possuir habilitação de segurança e ter necessi-
dade de tomar conhecimento que correspondam à classificação e ao conteúdo
das informações tratadas no seu sistema específico. Para ter acesso a determi-
nados equipamentos ou informações específicos à segurança dos sistemas é
necessária uma habilitação de segurança especial, concedida segundo os proce-
dimentos da Comissão.
A SAA deve designar todos os postos sensíveis e definir o nível de habilitação
de segurança e de supervisão necessário para todos os agentes que trabalham
nesses postos.
Os sistemas devem ser especificados e concebidos de uma forma que facilite a
repartição das tarefas e responsabilidades pelos membros do pessoal, para que
nenhuma pessoa possa ter o conhecimento e o controlo completos dos pontos-
-chave do sistema de segurança.
A central informática e as áreas de terminais/estações de trabalho onde a segu-
rança do sistema possa ser alterada não podem ser ocupadas por um único
funcionário autorizado ou outro agente.
Os parâmetros de segurança de um sistema só podem ser alterados por, pelo
menos, duas pessoas autorizadas que ajam de modo conjugado.
25.4.2.Segurança física
A central informática e as áreas de terminais/estações de trabalho (tal como
definidas no ponto 25.2) onde sejam tratadas, por meios informáticos, infor-
mações CONFIDENCIAL UE ou com uma classificação superior, ou onde for
possível o acesso a tais informações, serão definidas como áreas de segurança
UE da classe I ou II, conforme o caso.
25.4.3.Controlo do acesso a um sistema
Todas as informações e material que permitam o controlo do acesso a um
sistema devem ser protegidos do modo correspondente à classificação mais
elevada e à categoria das informações às quais esse sistema possa dar acesso.
Quando já não forem utilizados para esse efeito, as informações e o material de
controlo do acesso devem ser destruídos, em conformidade com o disposto no
ponto 25.5.4.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 48
▼M1
25.5.Medidas de segurança técnicas
25.5.1.Segurança das informações
Compete à entidade de origem das informações identificar e classificar todos os
documentos portadores de informações, quer se apresentem sob a forma de
cópias impressas ou de suporte informático. Cada página de cópia impressa
deverá ser marcada, em cima e em baixo, com a classificação. O produto, quer
se apresente sob a forma de cópias impressas ou de suporte informático, deverá
ter a mesma classificação que a classificação mais alta atribuída às informações
utilizadas para a sua produção. O modo como funciona um sistema também
pode ter influência na classificação dos produtos desse sistema.
Compete aos serviços da Comissão e às pessoas que nele são detentores de
informações analisar os problemas que surgem quando se agregam elementos
de informação, assim como as deduções que podem ser retiradas dos elementos
agregados, e determinar se é ou não adequada uma classificação superior para a
totalidade da informação.
O facto de a informação consistir num código abreviado, código de transmissão
ou qualquer outra forma de representação binária não constitui qualquer
protecção de segurança, não devendo portanto influenciar a sua classificação.
Quando uma informação for transferida de um sistema para outro, deverá ser
protegida durante a transferência e no sistema receptor, de uma forma
consentânea com a classificação e a categoria originais da informação.
Todos os suportes informáticos deverão ser tratados em conformidade com a
classificação mais elevada da informação armazenada ou da identificação do
suporte, devendo sempre ser protegidos de forma adequada.
Os suportes informáticos reutilizáveis usados para registar informações classifi-
cadas da UE deverão manter a classificação mais elevada que já lhes tenha sido
atribuída enquanto essas informações não forem convenientemente desgraduadas
ou desclassificadas e os suportes não forem reclassificados em conformidade, ou
os suportes não forem desclassificados ou destruídos segundo um procedimento
aprovado pela SAA (ver ponto 25.5.4).
25.5.2.Controlo e responsabilidade pelas informações
Os acessos às informações classificadas SECRETO UE ou nível superior
deverão ser averbados num registo manual ou automático (pistas de auditoria).
Esses registos deverão ser mantidos em conformidade com as presentes regras
de segurança.
O material classificado da UE existente na central informática pode ser tratado
como um elemento classificado e não precisa de ser registado, desde que esse
material seja identificado, marcado com a respectiva classificação e controlado
de forma adequada.
Sempre que o material proveniente de um sistema que trate informações classi-
ficadas da UE for transmitido a uma área de terminais remotos/estações de
trabalho a partir de uma central informática, deverão ser definidos procedi-
mentos, aprovados pela SAA, para controlar e registar o produto. No que diz
respeito ao material com a classificação SECRETO UE e superior, tais procedi-
mentos deverão incluir instruções específicas quanto à responsabilidade pelas
informações.
25.5.3.Tratamento e controlo dos suportes informáticos amovíveis
Todos os suportes informáticos amovíveis com a classificação CONFIDENCIAL
UE ou superior deverão ser tratados como material, sendo-lhes aplicadas as
regras gerais correspondentes. É necessário adaptar a identificação adequada e
as marcações da classificação à natureza física específica do suporte, para
permitir que seja claramente reconhecido.
Os utilizadores deverão assumir a responsabilidade de armazenar as informações
classificadas da UE em suportes com a devida marcação da classificação e a
devida protecção. Deverão ser definidos procedimentos destinados a garantir
que, para todos os níveis de informações da UE, o armazenamento de infor-
mações em suportes informáticos seja feito segundo as presentes regras de
segurança.
25.5.4.Desclassificação e destruição dos suportes informáticos
Os suportes informáticos utilizados para registar informações classificadas da
UE podem ser desgraduados ou desclassificados, segundo um procedimento a
aprovar pela SAA.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 49
▼M1
Os suportes informáticos que tiverem contido informações MUITO SECRETO
UE ou com uma categoria especial não serão desclassificados nem reutilizados.
Se os suportes informáticos não puderem ser desclassificados ou não forem
reutilizáveis, deverão ser destruídos segundo o procedimento supracitado.
25.5.5.Segurança das comunicações
O chefe do Serviço de Segurança da Comissão é a Autoridade Cripto.
Quando as informações classificadas da UE forem transmitidas por meios elec-
tromagnéticos, deverão ser aplicadas medidas especiais para proteger a
confidencialidade, a integridade e a disponibilidade dessas transmissões. A
SAA determinará os requisitos necessários para impedir a detecção e inter-
cepção das transmissões. As informações transmitidas através de um sistema de
comunicações deverão ser protegidas com base em requisitos de confidenciali-
dade, integridade e disponibilidade.
Sempre que forem necessários métodos criptográficos para garantir a confiden-
cialidade, a integridade e a disponibilidade, esses métodos e os produtos
associados deverão ser especificamente aprovados pela SAA enquanto Autori-
dade Cripto.
Durante a transmissão, a confidencialidade das informações com classificação
SECRETO UE e superior deverá ser protegida por métodos ou produtos crip-
tográficos aprovados pelo Membro da Comissão responsável pelas questões de
segurança, após consulta do Grupo Consultivo da Política de Segurança da
Comissão. Durante a transmissão, a confidencialidade das informações com
classificação SECRETO UE e superior deverá ser protegida por métodos ou
produtos criptográficos aprovados pelo Membro da Comissão responsável pelas
questões de segurança, após consulta do Grupo Consultivo da Política de Segu-
rança da Comissão.
As regras pormenorizadas aplicáveis à transmissão de informações classificadas
da UE deverão ser definidas em instruções de segurança específicas aprovadas
pelo Serviço de Segurança da Comissão, após consulta do Grupo Consultivo da
Política de Segurança da Comissão.
Em circunstâncias operacionais excepcionais, as informações classificadas
RESERVADO UE, CONFIDENCIAL UE e SECRETO UE podem ser transmi-
tidas em claro, desde que isso seja explicitamente autorizado caso a caso e
devidamente registado pelo Proprietário da Informação. Essas circunstâncias
excepcionais são as seguintes:
a) Durante situações de crise iminente ou real, de conflito, ou de guerra;
b) Quando a rapidez da comunicação for de importância fundamental, não
estando disponíveis meios de cifragem, e se considere que as informações
transmitidas não podem ser exploradas a tempo de influenciar negativamente
as operações.
Um sistema deve ter a capacidade de impedir positivamente o acesso às infor-
mações classificadas da UE em qualquer dos seus terminais ou estações de
trabalho, sempre que necessário, quer através da desconexão física ou de dispo-
sitivos informáticos especiais aprovados pela SAA.
25.5.6.Segurança em matéria de instalação e de radiações
O caderno de encargos para a instalação inicial dos sistemas e qualquer poste-
rior alteração importante deverá estipular que sejam feitas por instaladores com
habilitação de segurança, sob a constante supervisão de pessoal tecnicamente
qualificado que esteja habilitado para o acesso a informações classificadas da
UE ao nível equivalente à classificação mais alta que o sistema deverá arma-
zenar e tratar.
Os sistemas que tratam informações com a classificação CONFIDENCIAL UE
ou superior devem ser protegidos de forma a que a sua segurança não possa ser
ameaçada por fugas resultantes de emissões ou da condutividade, cujo estudo e
controlo se designam pelo termo «Tempest».
As contramedidas TEMPEST devem ser revistas e aprovadas por uma Autori-
dade TEMPEST (ver ponto25.3.2).
25.6.Segurança durante o tratamento
25.6.1.Procedimentos Operacionais de Segurança (SecOPS)
Os Procedimentos Operacionais de Segurança (SecOPS) definem os princípios a
adoptar em matéria de segurança, os procedimentos operacionais a seguir e as
responsabilidades do pessoal. Os SecOPS serão estabelecidos sob a responsabi-
lidade do proprietário dos sistemas técnicos (TSO).2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 50
▼M1
25.6.2.Protecção do software/gestão da configuração
A segurança das aplicações será determinada com base numa avaliação da clas-
sificação de segurança do próprio programa e não na classificação das
informações a tratar. As versões do software a uso deverão ser verificadas a
intervalos regulares para garantir a sua integridade e o seu correcto funciona-
mento.
Não deverão ser utilizadas versões novas ou alteradas do software para o trata-
mento de informações classificadas da UE enquanto não forem verificadas pelo
TSO.
25.6.3.Verificação da presença de programas maliciosos/vírus informáticos
A verificação da presença de programas maliciosos/vírus informáticos deverá ser
feita periodicamente segundo os requisitos da SAA.
Antes de serem introduzidos em qualquer sistema, todos os suportes informá-
ticos que dão entrada na Comissão deverão ser controlados a fim de detectar apresença de quaisquer programas maliciosos ou vírus informáticos.
25.6.4.Manutenção
Os contratos e os procedimentos relativos à manutenção prevista ou solicitada
dos sistemas, para os quais tenha sido elaborada uma lista SSRS, deverão espe-
cificar os requisitos e as disposições relativas ao pessoal de manutenção e
respectivo equipamento que penetrem numa central informática.
Os requisitos deverão ser claramente mencionados na lista SSRS e os procedi-
mentos claramente indicados nos SecOPS. A manutenção por contratação que
exija procedimentos de diagnóstico de acesso remoto só será permitida em
circunstâncias excepcionais, sob um controlo de segurança rigoroso e unica-
mente com o consentimento da SAA.
25.7.Contratos públicos
25.7.1.Disposições gerais
Qualquer produto de segurança a utilizar pelo sistema que deva ser obtido por
contratação pública deverá ter sido avaliado e certificado, ou estar em processo
de avaliação e certificação, por um organismo de avaliação ou de certificação
adequado de um dos Estados-Membros da União Europeia com base em crité-
rios reconhecidos a nível internacional (tais como os Critérios Comuns de
Avaliação da Segurança Informática — ver ISO 15408). São exigidos procedi-
mentos específicos para obter a aprovação da Comissão Consultiva de Compras
e Contratos (CCAM).
Para decidir se o equipamento, designadamente os suportes informáticos, deverá
ser alugado em vez de adquirido, há que ter presente que esse equipamento, uma
vez utilizado para o tratamento de informações classificadas da UE, não pode
abandonar os locais que lhe asseguram a protecção necessária sem primeiro ter
sido desclassificado com a aprovação da SAA, aprovação essa que nem sempre
é possível.
25.7.2.Acreditação
Antes de poderem tratar informações classificadas da UE, todos os sistemas para
os quais tenha de ser elaborada uma lista SSRS serão acreditados pela SAA,
com base em informações constantes dos SSRS, dos SecOPS e de qualquer
outra documentação pertinente. Os sub-sistemas e os terminais/estações de
trabalho remotos deverão ser acreditados como parte de todos os sistemas a
que estão ligados. Quando um sistema der apoio tanto à Comissão como a
outras organizações, a Comissão e as autoridades de segurança competentes
deverão dar o seu consentimento mútuo à acreditação.
O processo de acreditação poderá ser conduzido de acordo com uma estratégia
de acreditação adequada a um determinado sistema e definida pela SAA.
25.7.3.Avaliação e certificação
Antes de se proceder à acreditação, em certos casos, os elementos de segurança
do equipamento (hardware), do firmware e do software de um sistema serão
avaliados e certificados como capazes de salvaguardar as informações ao nível
pretendido de classificação.
Os requisitos de avaliação e certificação deverão ser incluídos na planificação
do sistema e claramente mencionados nos SSRS.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 51
▼M1
A avaliação e certificação serão realizadas de acordo com as directrizes apro-
vadas e por pessoal tecnicamente qualificado e com a devida habilitação de
segurança, agindo em nome do TSO.
As equipas podem ser oriundas de uma autoridade de avaliação ou certificação
designada por um Estado-Membro ou dos seus representantes designados, como
por exemplo um contratante competente e com habilitação de segurança.
O nível de avaliação e de certificação pode ser reduzido (por exemplo abran-
gendo apenas aspectos de integração) quando os sistemas se basearem em
produtos de segurança informática existentes e já avaliados e certificados a
nível nacional.
25.7.4.Controlos de rotina dos elementos de segurança para prorrogar a acre-
ditação
O TSO estabelecerá procedimentos de controlo de rotina que deverão garantir
que todos os elementos de segurança do sistema continuam válidos.
Os tipos de alterações que possam ocasionar uma nova acreditação, ou que
exijam uma aprovação prévia da SAA, serão claramente identificados e mencio-
nados nos SSRS. Na sequência de qualquer alteração, reparação ou falha que
possa ter afectado os elementos de segurança do sistema, o TSO providenciará
a realização de um controlo para se assegurar do correcto funcionamento doselementos de segurança. A prorrogação da acreditação do sistema dependerá
normalmente dos resultados satisfatórios desses controlos.
Todos os sistemas em que tiverem sido aplicados elementos de segurança serão
inspeccionados ou revistos numa base periódica pela SAA. No que diz respeito
aos sistemas que tratam informações com a classificação MUITO SECRETO
UE, essas inspecções devem ser realizadas pelo menos uma vez por ano.
25.8.Utilização temporária ou ocasional
25.8.1.Segurança dos microcomputadores/computadores pessoais
Os microcomputadores/computadores pessoais (PCs) dotados de discos fixos (ou
outras memórias não voláteis), que funcionem autonomamente ou em rede,
assim como os dispositivos informáticos portáteis (por exemplo, PCs portáteis
e «agendas electrónicas») com discos duros fixos, serão considerados meios de
armazenamento de informações na mesma acepção que as disquetes ou outros
suportes informáticos amovíveis.
Estes equipamentos deverão dispor de um nível de protecção, em termos de
acesso, tratamento, armazenamento e transporte, correspondente ao nível de
classificação mais elevado da informação alguma vez neles armazenada ou
tratada (até ser desgraduada ou desclassificada segundo procedimentos apro-
vados).
25.8.2.Utilização de equipamento informático privado para trabalhos oficiais
da Comissão
É proibida a utilização de suportes informáticos amovíveis, de programas e de
equipamentos informáticos privados (por exemplo PCs e dispositivos informá-
ticos portáteis) dotados de memória, para tratar informações classificadas da UE.
Os equipamentos, programas e suportes informáticos de uso privado não podem
ser introduzidos em nenhuma área das categorias I ou II onde sejam tratadas
informações classificadas da UE sem autorização escrita do chefe do Serviço
de Segurança da Comissão. Essa autorização só poderá ser dada por motivos
técnicos em casos excepcionais.
25.8.3.Utilização de equipamento informático pertencente a prestadores de
serviços ou fornecido por um país para trabalhos oficiais da Comissão
O chefe do Serviço de Segurança da Comissão pode autorizar a utilização de
equipamentos e programas informáticos pertencentes a prestadores de serviços
em organizações que prestam apoio ao trabalho oficial da Comissão. Também
poderá ser autorizada a utilização de equipamentos e programas informáticos
fornecidos por um país. Neste caso, o equipamento informático deverá ser
controlado e inscrito num inventário adequado da Comissão. Em qualquer dos
casos, se o equipamento informático for utilizado para tratar informações classi-
ficadas da UE, deverá ser então consultada a SAA, para que os elementos
INFOSEC aplicáveis à utilização desse equipamento sejam devidamente anali-
sados e aplicados.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 52
▼M1
26. DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS DA UE A
PAÍSES TERCEIROS OU ORGANIZAÇÕES INTERNACIONAIS
26.1.1.Princípios aplicáveis à divulgação de informações classificadas da UE
A divulgação de informações classificadas da UE a países terceiros ou organi-
zações internacionais será decidida pela Comissão, enquanto Colégio, com base:
— na natureza e conteúdo dessas informações,
— na necessidade de saber do destinatário,— nas vantagens que isso traz para a UE.
Será pedida autorização à entidade que está na origem das informações classifi-
cadas da UE.
Tais decisões serão tomadas caso a caso, com base no seguinte:
— o nível pretendido de cooperação com os Países terceiros ou organizações
internacionais em causa,
— a confiança que neles poderá ser depositada — que decorre do nível de
segurança que seria aplicado às informações classificadas da UE confiadas
a esses Estados ou organizações e da conformidade das regras de segurança
que eles aplicam com as aplicadas na UE. O Grupo Consultivo da Política
de Segurança da Comissão dará o seu parecer técnico à Comissão sobre este
ponto.
A aceitação de informações classificadas da UE por parte de países terceiros ou
organizações internacionais implica a garantia de que as informações não serão
utilizadas para outros fins que não sejam os que motivaram a divulgação ou
troca de informações, e de que garantirão a protecção exigida pela Comissão.
26.1.2.Níveis
Tendo a Comissão decidido que as informações classificadas podem ser divul-
gadas ou trocadas com um determinado Estado ou organização internacional,
decidirá também sobre o nível de cooperação possível. Esta depende, em parti-
cular, da política de segurança e das regulamentações aplicadas por esse Estado
ou organização.
Existem três níveis de cooperação:Nível 1Cooperação com países terceiros ou com organizações internacionais cuja
política e regulamentação em matéria de segurança estão muito próximas das
da UE.
Nível 2
Cooperação com países terceiros ou com organizações internacionais cuja
política e regulamentação em matéria de segurança são significativamente dife-
rentes das da UE.
Nível 3
Cooperação pontual com países terceiros ou com organizações internacionais
cuja política e regulamentação em matéria de segurança não podem ser
avaliadas.
Cada nível de cooperação determinará os procedimentos e as disposições de
segurança, pormenorizadas nos apêndices 3, 4 e 5.
26.1.3.Acordos de segurança
Uma vez que tenha decidido que existe uma necessidade permanente ou a longo
prazo de trocar informações classificadas entre a Comissão e países terceiros ou
outras organizações internacionais, a Comissão concluirá «acordos sobre proce-
dimentos de segurança para a troca de informações classificadas» com a outra
parte, que definirão o objectivo da cooperação e as regras recíprocas em matéria
de protecção das informações trocadas.
No caso da cooperação pontual do nível 3, que, por definição, é limitada no
tempo e no objectivo, o «acordo sobre procedimentos para a troca de infor-
mações classificadas» poderá ser substituído por um simples memorando de
entendimento que defina a natureza das informações classificadas a trocar e as
obrigações recíprocas em relação a essas informações, desde que não sejam
classificadas num nível superior ao de RESERVADO UE.
Os projectos de acordo sobre procedimentos de segurança ou de memorandos de
entendimento serão discutidos pelo Grupo Consultivo da Política de Segurança
da Comissão antes de serem apresentados à Comissão para decisão.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 53
▼M1
O Membro da Comissão responsável pelas questões de segurança pedirá às NSA
dos Estados-Membros toda a assistência necessária para garantir que as infor-
mações comunicadas serão utilizadas e protegidas em conformidade com o
disposto nos acordos sobre procedimentos de segurança ou nos memorandos de
entendimento.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 54
Apêndice 1
COMPARAÇÃO DAS CLASSIFICAÇÕESNACIONAISDE SEGURANÇA
Classificação UE MUITO SECRETO UE SECRETO UE CONFIDENCIAL UE RESERVADO UE
Classificação NATO (1)
Classificação UEO Focal Top Secret WEU SECRET WEU CONFIDENTIAL WEU RESTRICTED
Classificação EURATOM (2) EURA Top Secret EURA Secret EURA Confidential EURA Restricted
Bélgica Très Secret
Zeer GeheimSecret
GeheimConfidentiel
VertrouwelijkDiffusion restreinte
Beperkte Verspreiding
Dinamarca Yderst hemmeligt Hemmeligt Fortroligt Til tjenestebrug
Alemanha STRENG GEHEIM GEHEIM VS (3) — VERTRAULICH VS — NUR FÜR DEN DIENSTGE-
BRAUCH
Grécia Άκρως Απόρρητο Απόρρητο Εµπιστευτικό Περιορισµένης χρήσης
Espanha Secreto Reservado Confidencial Difusión limitadaFrança Très Secret Défense (
4) Secret Défense Confidentiel Défense Diffusion restreinte
Irlanda Top Secret Secret Confidential Restricted
Itália Segretissimo Segreto Riservatissimo Riservato
Luxemburgo Très Secret Secret Confidentiel Diffusion restreintePaíses-Baixos Stg. Zeer Geheim Stg. Geheim Stg. ConfidentieelÁustria Streng Geheim Geheim Vertraulich EingeschränktPortugal Muito Secreto Secreto Confidencial Reservado
Finlândia Erittäin salainen Erittäin salainen Salainen Luottamuksellinen
Suécia Kvalificerat hemlig Hemlig Hemlig Hemlig▼M12000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 55
Classificação UE MUITO SECRETO UE SECRETO UE CONFIDENCIAL UE RESERVADO UE
Reino Unido Top Secret Secret Confidential Restricted
(1) NATO: a correspondência com os níveis de classificação da NATO será estabelecida quando for negociado o acordo de segurança entre a Comissão e a NATO.
(2) Regulamento EURATOM n.o3, de 31 de Julho de 1958, que diz respeito à protecção das informações classificadas EURATOM.
(3) Alemanha: VS = Verschlusssache.
(4) França: a classificação Très Secret Défense, que abrange as prioridades governamentais, só admite troca com autorização do Primeiro Ministro.▼M12000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 56
Apêndice 2
GUIA PRÁTICO DE CLASSIFICAÇÃO
Este guia é indicativo e não pretende modificar as disposições substantivas apresentadas nas secções 16, 17, 20 e 21.
Classificação Quando Quem AposiçõesDesgraduação/desclassificação/destruição
Quem Quando
MUITO SECRETO UE
Esta classificação apenas
se aplica a informações e
material cuja divulgação
não autorizada possa pre-
judicar de forma excep-
cionalmente grave os in-
teresses essenciais da
União Europeia ou de
um ou vários dos seus
Estados-Membros [16].A fuga de bens com a classificação
MUITO SECRETO UE poderia:
— ameaçar directamente a estabilida-
de interna da UE ou de um dos
seus Estados-Membros ou de paí-
ses amigos,
— prejudicar de forma excepcional-
mente grave as relações com go-
vernos amigos,
— conduzir directamente a enormes
perdas humanas,
— prejudicar de forma excepcional-
mente grave a eficácia operacio-
nal ou a segurança das forças dos
Estados-Membros ou de outros
contribuintes, assim como a conti-
nuação da eficácia de operações
extremamente valiosas de segura-
nça ou recolha de informações,
— causar graves prejuízos a longo
prazo à economia da UE ou dos
Estados-Membros.Pessoas devidamente
autorizadas (entidades
de origem), directores-
-gerais, chefes de serviço
[17]
As entidades de origem
devem especificar uma
data, um período ou um
acontecimento durante o
qual os conteúdos po-
dem ser desgraduados
ou desclassificados.
[16.2] De outro modo,deverão rever os docu-
mentos de cinco em cin-
co anos, no máximo, de
forma a assegurar que a
classificação inicial é
necessária [0].Deverá ser aposta a classificação
MUITO SECRETO UE em documen-
tos com a classificação MUITO SE-
CRETO UE e, se necessário, introdu-
zido um designador de segurança e/ou
a marcação de defesa-ESDP/PESD,
por meios mecânicos e à mão [16.4,
0, 16.3].
As classificações UE e os designado-
res de segurança deverão ser apostos
no topo de no fundo de cada página,
centradas, devendo todas as páginas
ser numeradas. Cada documento de-verá possuir um número de referência
e uma data; esse número de referên-
cia deverá constar de cada página.
Se tiverem de ser distribuídos em
várias cópias, cada uma dessas cópias
deverá ter um número de cópia, que
constará da primeira página, junta-
mente com o número total de pági-
nas. Todos os anexos e apêndices de-
verão ser enumerados na primeira
página [21].A desclassificação ou a desgraduação
são da exclusiva responsabilidade da
entidade de origem, que deverá infor-
mar de todas as alterações os subse-
quentes destinatários a quem tiver en-
viado o documento ou uma cópia [0].
Os documentos com a classificação
MUITO SECRETO UE deverão ser
destruídos pelo registo central ou
pelo sub-registo por eles responsável.
Cada documento destruído deverá ser
enumerado num certificado de des-
truição, assinado pelo responsável docontrolo MUITO SECRETO UE e
pelo funcionário que assistiu à des-
truição, que deve ter a habilitação
MUITO SECRETO UE. Será inscrita
no livro de registo uma nota nesse
sentido. O registo deverá manter os
certificados de destruição, juntamente
com a folha de distribuição, durante
um período de dez anos [0].As cópias e os documen-
tos excedentários que já
não são necessários de-
vem ser destruídos [22.5].
Os documentos com a
classificação MUITO SE-
CRETO UE, incluindo
todos os resíduos classifi-
cados resultantes da ela-
boração de documentos
com a classificação MUI-
TO SECRETO UE, tais
como cópias estragadas,rascunhos, notas dactilo-
grafadas e papel-químico,
deverão ser destruídos,
sob a supervisão de um
responsável do controlo
MUITO SECRETO UE,
por queima, redução a
polpa, retalhamento ou
por qualquer outra forma,
tornando-os irreconhecí-
veis e não reconstituíveis
[0]▼M12000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 57
Classificação Quando Quem AposiçõesDesgraduação/desclassificação/destruição
Quem Quando
SECRETO UE:
Esta classificação apenas
se aplica a informações e
material cuja divulgação
não autorizada possa pre-
judicar seriamente os in-
teresses essenciais da
União Europeia ou de
um ou vários dos seus
Estados-Membros [16].A fuga de bens com a classificação
SECRETO UE poderia:
— dar origem a tensões internacio-
nais,
— prejudicar seriamente as relações
com governos amigos,
— ameaçar directamente a vida ou
prejudicar seriamente a ordem pú-
blica ou a segurança ou a liberda-
de individuais,
— causar sérios prejuízos à eficácia
operacional ou à segurança das
forças dos Estados-Membros ou
de outros contribuintes, ou à con-
tinuação da eficácia de operações
altamente valiosas de segurança
ou de recolha de informações,
— causar prejuízos materiais sub-
stanciais aos interesses financei-
ros, monetários, económicos e co-
merciais da UE ou de um dos
seus Estados-Membros.Pessoas devidamente
autorizadas (entidades
de origem), directores-
-gerais, chefes de serviço
[17].
As entidades de origem
devem especificar uma
data ou um período du-
rante o qual os conteú-
dos podem ser desgra-
duados ou
desclassificados. [16.2]
De outro modo, deverão
rever os documentos de
cinco em cinco anos,
no máximo, de forma a
assegurar que a classifi-
cação inicial é necessá-
ria [0].Deverá ser aposta a classificação SE-
CRETO UE em documentos com a
classificação SECRETO UE e, se ne-
cessário, introduzido um designador
de segurança e/ou a marcação de de-
fesa-ESDP/PESD, por meios mecâni-
cos e à mão [16.4, 0, 16.3].
As classificações UE e os designado-
res de segurança deverão ser apostos
no topo e no fundo de cada página,
centradas, devendo todas as páginas
ser numeradas. Cada documento de-
verá possuir um número de referência
e uma data; esse número de referên-
cia deverá constar de cada página.
Se tiverem de ser distribuídos em
várias cópias, cada uma dessas cópias
deverá ter um número de cópia, que
constará da primeira página, junta-
mente com o número total de pági-
nas. Todos os anexos e apêndices de-
verão ser enumerados na primeira
página [21].A desclassificação e a desgraduação
são da exclusiva responsabilidade da
entidade de origem, que deverá infor-
mar de todas as alterações os subse-
quentes destinatários a quem tiver en-
viado o documento ou uma cópia [0].
Os documentos com a classificação
SECRETO UE deverão ser destruídos
pelo registo por eles responsável, sob
a supervisão de uma pessoa habilitada
em matéria de segurança. Os docu-
mentos com a classificação SECRE-
TO UE destruídos serão enumerados
em certificados de destruição assina-
dos que deverão ser mantidos pelo re-
gisto, juntamente com as listas de dis-
tribuição, pelo menos durante três
anos [0].As cópias e os documen-
tos excedentários que já
não são necessários de-
vem ser destruídos [0].
Os documentos com a
classificação SECRETO
UE, incluindo todos os
resíduos classificados re-
sultantes da elaboração
de documentos com a
classificação SECRETO
UE, tais como cópias es-
tragadas, rascunhos, notas
dactilografadas e papel-
-químico, deverão ser des-
truídos por queima, re-
dução a polpa,
retalhamento ou por qual-
quer outra forma, tornan-
do-os irreconhecíveis e
não reconstituíveis [0].▼M12000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 58
Classificação Quando Quem AposiçõesDesgraduação/desclassificação/destruição
Quem Quando
CONFIDENCIAL UE
Esta classificação apenas
se aplica a informações e
material cuja divulgação
não autorizada possa pre-
judicar os interesses es-
senciais da União Euro-
peia ou de um ou vários
dos seus Estados-Mem-
bros [16].A fuga de bens com a classificação
CONFIDENCIAL UE poderia:
— causar prejuízos materiais às re-
lações diplomáticas, ou seja, dar
origem a protestos formais ou a
outras sanções,
— prejudicar a segurança ou a liber-
dade individuais,
— causar prejuízos à eficácia opera-
cional ou à segurança das forças
dos Estados-Membros ou de ou-
tros contribuintes, ou à da eficácia
de operações valiosas de segura-
nça ou de recolha de informações,
— debilitar substancialmente a viabi-
lidade financeira de organizações
importantes,
— impedir a investigação ou facilitar
o cometimento de crimes graves,
— ser substancialmente contrária aos
interesses financeiros, monetários,
económicos e comerciais da UE
ou dos Estados-Membros,
— impedir seriamente o desenvolvi-
mento ou o funcionamento de
políticas importantes da UE,
— paralisar ou de outra forma minar
actividades importantes da UE.Pessoas autorizadas (en-
tidades de origem), di-
rectores-gerais e chefes
de serviço [17].
As entidades de origem
devem especificar uma
data ou um período du-
rante o qual os conteú-
dos podem ser desgra-
duados ou
desclassificados. Caso
contrário, deverão pas-
sar em revista os docu-
mentos de cinco em cin-
co anos, no máximo, a
fim de verificar se é ne-
cessário manter a classi-
ficação original [0].Deverá ser aposta a classificação
CONFIDENCIAL UE em documen-
tos com a classificação CONFIDEN-
CIAL UE, e, se necessário, introduzi-
do um designador de segurança e/ou
a marcação de defesa-ESDP/PESD,
por meios mecânicos e à mão, ou im-
primindo-as em papel pré-timbradoregistado [16.4, 0 e 16.3].
As classificações UE deverão constar
no topo e no fundo de cada página,
centradas, devendo cada página ser
numerada. Cada documento deverá
possuir um número de referência e
uma data.
Todos os anexos e apêndices deverão
ser enumerados na primeira página
[21].A desclassificação ou a desgraduação
são da exclusiva responsabilidade da
entidade de origem, que deverá infor-
mar de todas as alterações os subse-
quentes destinatários a quem tiver en-
viado o documento ou uma cópia [0].
Os documentos com a classificação
CONFIDENCIAL UE deverão ser
destruídos pelo registo por eles res-
ponsável, sob a supervisão de uma
pessoa habilitada. A sua destruição
será registada nos termos da regula-
mentação nacional e, no caso da Co-
missão ou dos organismos descentra-
lizados da UE, segundo as instruções
do Presidente [0].As cópias e os documen-
tos excedentários que já
não são necessários de-
vem ser destruídos [0].
Os documentos com a
classificação CONFI-
DENCIAL UE, incluindo
todos os resíduos classifi-
cados resultantes da ela-
boração de documentos
com a classificação
CONFIDENCIAL UE,
tais como cópias estraga-
das, rascunhos, notas dac-
tilografadas e papel-quí-
mico, deverão ser
destruídos por queima,
redução a polpa, retalha-
mento ou por qualquer
outra forma, tornando-os
irreconhecíveis e não re-
constituíveis [0].▼M12000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 59
Classificação Quando Quem AposiçõesDesgraduação/desclassificação/destruição
Quem Quando
RESERVADO UE
Esta classificação apenas
se aplica a informações e
material cuja divulgação
não autorizada possa ser
desvantajosa para os inte-
resses da União Europeia
ou de um ou vários dos
seus Estados-Membros
[16].A fuga de bens com a classificação
RESERVADO UE poderia:
— afectar negativamente as relações
diplomáticas,
— causar grande aflição às pessoas,— tornar muito mais difícil manter a
eficácia operacional ou a segura-
nça das forças dos Estados-Mem-
bros ou de outros contribuintes
— causar perdas financeiras ou faci-
litar ganhos ou vantagens ilícitas
a indivíduos ou empresas,
— violar os devidos compromissos
de manter a confidência das infor-
mações prestadas por terceiros,
— violar as restrições legais em ma-
téria de divulgação da informaç-
ão,
— prejudicar a investigação ou faci-
litar o cometimento de crimes,
— pôr em desvantagem a UE ou os
Estados-Membros em negociações
comerciais ou políticas com ou-
tros,
— impedir o efectivo desenvolvi-
mento ou funcionamento de polí-
ticas da UE,
— Enfraquecer a correcta gestão da
UE e das suas operações.Pessoas autorizadas (en-
tidades de origem), di-
rectores-gerais e chefes
de serviço [17].
As entidades de origem
devem especificar uma
data, um período ou um
acontecimento durante o
qual os conteúdos po-
dem ser desgraduados
ou desclassificados
[16.2]. Caso contrário,
deverão passar em re-
vista os documentos de
cinco em cinco anos,
no máximo, a fim de
verificar se é necessário
manter a classificação
original [0].Deverá ser aposta a classificação RE-
SERVADO UE em documentos com
a classificação RESERVADO UE e,
se necessário, introduzido um desig-
nador de segurança e/ou a marcação
de defesa-ESDP/PESD, por meios
mecânicos ou electrónicos [16.4, 0 e
16.3].
A classificação UE e os designadores
de segurança deverão ser apostos no
topo da primeira página, devendo to-
das as páginas ser numeradas. Cada
documento deverá possuir um número
de referência e uma data [21].A desclassificação é da exclusiva res-
ponsabilidade da entidade de origem,
que deverá informar de todas as alte-
rações os subsequentes destinatários a
quem tiver enviado o documento ou
uma cópia [0].
Os documentos com a classificação
RESERVADO UE deverão ser des-
truídos pelo registo por eles responsá-
vel ou pelo utilizador, de acordo com
as instruções do Presidente [0].As cópias e os documen-
tos excedentários que já
não são necessários de-
vem ser destruídos [0].▼M12000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 60
▼M1
Apêndice 3
Orientações para a divulgação de informações classificadas da UE a países
terceiros ou organizações internacionais: cooperação de nível 1
PROCEDIMENTOS
1. Compete à Comissão, enquanto Colégio, autorizar a divulgação de infor-
mações classificadas da UE a países não membros da União Europeia ou a
outras organizações internacionais com políticas e regulamentações de segu-
rança comparáveis às da UE.
2. Na pendência da conclusão de um acordo de segurança, o Membro da
Comissão responsável pelas questões de segurança é competente para
examinar os pedidos de divulgação de informações classificadas da UE.
3. A esse título, compete-lhe:
— procurar obter o parecer das entidades que estão na origem das infor-
mações classificadas da UE a divulgar,
— estabelecer os contactos necessários com os órgãos de segurança das
organizações internacionais ou países beneficiários a fim de verificar se
as respectivas políticas e disposições de segurança são de molde a
garantir que as informações classificadas divulgadas serão protegidas
de acordo com as presentes disposições de segurança,
— procurar obter o parecer do Grupo Consultivo da Política de Segurança
da Comissão quanto à confiança que é possível depositar nas organi-
zações internacionais ou Estados beneficiários.
4. O Membro da Comissão responsável pelas questões de segurança enviará o
pedido à Comissão, para decisão, acompanhado do parecer do Grupo
Consultivo da Política de Segurança da Comissão.
DISPOSIÇÕES DE SEGURANÇA A APLICAR PELOS BENEFICIÁRIOS
5. O Membro da Comissão responsável pelas questões de segurança notificará
os Estados beneficiários ou as organizações internacionais da decisão da
Comissão de autorizar a divulgação das informações classificadas da UE.
6. A decisão de divulgar só entrará em vigor quando os beneficiários tiveram
dado garantias por escrito de que:
— apenas utilizarão as informações para os fins acordados,
— protegerão as informações de acordo com as presentes disposições de
segurança e, em particular, as regras especiais abaixo enunciadas.
7. Pessoal
a) O número de funcionários com acesso a informações classificadas da UE
será estritamente limitado às pessoas cujas funções requeiram esse
acesso, com base no princípio da «necessidade de ter conhecimento».
b) Todos os funcionários ou nacionais autorizados a aceder a informações
com classificação CONFIDENCIAL UE ou superior deverão possuir
um certificado de segurança de nível adequado ou a habilitação de segu-
rança equivalente, qualquer deles emitido pelo governo do Estado da sua
nacionalidade.
8. Transmissão de documentos
a) Os procedimentos práticos para a transmissão de documentos serão deci-
didos de comum acordo. Na pendência da conclusão desse acordo, são
aplicáveis as disposições da Secção 21. O acordo especificará, em parti-
cular, os registos para onde as informações classificadas da UE deverão
ser enviadas.
b) Se as informações classificadas cuja divulgação foi autorizada pela
Comissão incluírem elementos com classificação MUITO SECRETO
UE, o Estado beneficiário ou a organização internacional deverão criar
um registo central UE e, se necessário, sub-registos UE. Esses registos
aplicarão disposições estritamente equivalentes às da Secção. das
presentes disposições de segurança.
9. Registo
Logo que o registo receba um documento com classificação CONFIDEN-
CIAL UE ou superior, inscrevê-lo-á num livro especial conservado pela
organização, com colunas para a data de recepção, as referências do docu-
mento (data, número de referência e número do exemplar), a classificação,
o título do documento, o nome ou título de quem o recebeu, a data de envio2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 61
▼M1
do recibo e a data de destruição ou devolução do documento à entidade da
UE que o emitiu.
10. Destruição
a) Os documentos classificados da UE serão destruídos segundo as
instruções constantes da Secção das presentes disposições de segurança.O registo UE que enviou os documentos deverá receber uma cópia do
certificado de destruição dos documentos com a classificação SECRETO
UE e MUITO SECRETO UE.
b) Os documentos classificados da UE serão incluídos nos planos de
destruição de emergência previstos para os documentos classificados
dos organismos beneficiários.
11. Protecção dos documentos
Serão tomadas todas as disposições para impedir o acesso de pessoas não
autorizadas às informações classificadas da UE.
12. Cópias, traduções e extractos
Não poderão ser feitas fotocópias ou traduções nem produzidos extractos de
documentos com a classificação CONFIDENCIAL UE ou SECRETO UE
sem autorização do chefe do serviço de segurança competente, que registaráe verificará essas cópias, traduções ou extractos, carimbando-os, se
necessário.
A reprodução ou tradução de um documento com a classificação MUITO
SECRETO UE só poderá ser autorizada pela entidade de origem, que espe-
cificará o número de cópias autorizado; se não for possível determinar a
entidade de origem, o pedido será remetido para o Serviço de Segurança
da Comissão.
13. Quebras de segurança
No caso de ocorrência ou suspeita de quebra de segurança em que esteja
envolvido um documento classificado da UE, deverão ser imediatamente
tomadas as seguintes disposições, sob reserva da conclusão de um acordo
de segurança:
a) Realização de um inquérito para determinar as circunstâncias em que se
verificou a quebra de segurança;
b) Notificação do Serviço de Segurança da Comissão, da autoridade
nacional de segurança pertinente e da autoridade de origem, ou indicação
clara de que esta última não foi notificada, se o não tiver sido;
c) Adopção de disposições para minimizar os efeitos da quebra de segu-
rança;
d) Reapreciação e implementação de medidas para impedir que o caso se
repita;
e) Implementação das medidas recomendadas pelo Serviço de Segurança da
Comissão para impedir que o caso se repita.
14. Inspecções
O Serviço de Segurança da Comissão será autorizado, por acordo com os
Estados ou organizações internacionais em questão, a proceder a uma
avaliação da eficácia das medidas de protecção das informações classifi-
cadas da UE que lhes sejam divulgadas.
15. Relatórios
Sob reserva da celebração de um acordo de segurança, enquanto o Estado
ou organização internacional tiver na sua posse informações classificadas
da UE, deverá apresentar, até uma data a especificar no momento em que
for dada autorização para divulgar essas informações, um relatório anual
confirmando que foram respeitadas as presentes disposições de segurança.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 62
▼M1
Apêndice 4
Orientações para a divulgação de informações classificadas da UE a países
terceiros ou organizações internacionais: cooperação de nível 2
PROCEDIMENTOS
1. Compete à entidade de origem autorizar a divulgação de informações clas-
sificadas da UE a países terceiros ou organizações internacionais cujas
políticas e regulamentações de segurança sejam significativamente dife-
rentes das da UE. Compete à Comissão, enquanto Colégio, autorizar a
divulgação de informações classificadas da UE criadas na Comissão.
2. Em princípio, esta competência restringe-se a informações classificadas até
ao nível SECRETO UE inclusive, excluindo as informações classificadas
protegidas por designadores ou marcações de segurança especiais.
3. Na pendência da conclusão de um acordo de segurança, o Membro da
Comissão responsável pelas questões de segurança é competente para
examinar os pedidos de divulgação de informações classificadas da UE.
4. A esse título, compete-lhe:
— procurar obter o parecer das entidades que estão na origem das infor-
mações classificadas da UE a divulgar,
— estabelecer os contactos necessários com os órgãos de segurança dos
Estados beneficiários ou das organizações internacionais a fim de obter
informações sobre as respectivas políticas e disposições de segurança e,
em especial, elaborar um quadro comparativo das classificações aplicá-
veis na UE e no país ou organização interessado,
— organizar uma reunião do Grupo Consultivo da Política de Segurança da
Comissão ou, procurar, por procedimento escrito simplificado se
necessário, recolher informações das autoridades nacionais de segurança
dos Estados-Membros, com o objectivo de obter o parecer do Grupo
Consultivo da Política de Segurança da Comissão.
5. O parecer do Grupo Consultivo da Política de Segurança da Comissão
incidirá nos seguintes aspectos:
— confiança que pode ser depositada nos Estados beneficiários ou nas
organizações internacionais, no sentido de avaliar os riscos corridos
pela UE ou pelos seus Estados-Membros em matéria de segurança,
— avaliação da capacidade dos beneficiários para proteger as informações
classificadas divulgadas pela UE,
— propostas de procedimentos práticos para o tratamento das informações
classificadas da UE (fornecimento de versões expurgadas de um texto,
por exemplo) e dos documentos transmitidos (manutenção ou supressão
das menções referentes à classificação UE, marcações específicas, etc.),
— desgraduação ou desclassificação antes da divulgação das informações
aos países beneficiários ou às organizações internacionais.
6. O Membro da Comissão responsável pelas questões de segurança enviará o
pedido à Comissão, para decisão, acompanhado do parecer do Grupo
Consultivo da Política de Segurança da Comissão.
REGRAS DE SEGURANÇA A APLICAR PELOS BENEFICIÁRIOS
7. O Membro da Comissão responsável pelas questões de segurança notificará
os Estados beneficiários ou as organizações internacionais da decisão da
Comissão de autorizar a divulgação das informações classificadas da UE e
das suas restrições.
8. A decisão de divulgar só entrará em vigor quando os beneficiários tiveram
dado garantias por escrito de que:
— apenas utilizarão as informações para os fins acordados,
— protegerão as informações segundo as disposições estabelecidas pela
Comissão.
9. Serão aplicáveis as regras de protecção adiante enunciadas, salvo se a
Comissão, depois de obter o parecer técnico do Grupo Consultivo da
Política de Segurança da Comissão, optar por um procedimento específico
para o tratamento dos documentos classificados da UE (supressão da
menção referente à classificação UE, marcação específica, etc.).2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 63
▼M1
10. Pessoal
a) O número de funcionários com acesso a informações classificadas da UE
será estritamente limitado às pessoas cujas funções requeiram esse
acesso, com base no princípio da «necessidade de ter conhecimento».
b) Todos os funcionários ou nacionais autorizados a aceder a informações
classificadas divulgadas pela Comissão deverão possuir uma habilitação
de segurança nacional ou uma autorização de acesso de nível equivalente
ao da UE, conforme indicado no quadro comparativo.
c) Estas habilitações de segurança nacionais ou autorizações serão
enviadas, para informação, ao Presidente.
11. Transmissão de documentos
Os procedimentos práticos para a transmissão de documentos serão deci-
didos de comum acordo. Na pendência da conclusão desse acordo, são
aplicáveis as disposições da secção. O acordo especificará, em particular,
os registos para onde as informações classificadas da UE deverão ser
enviadas, os endereços precisos para onde os documentos deverão ser
enviados, bem como os serviços postais ou de mensageiro utilizados para a
transmissão das informações classificadas da UE.
12. Registo à chegada
A autoridade nacional de segurança (NSA) do Estado destinatário ou a enti-
dade sua homóloga que receber em nome do Governo desse Estado as
informações classificadas enviadas pela Comissão, ou o gabinete de segu-
rança da organização internacional receptora, abrirão um registo especial
para inscrever as informações classificadas da UE após a sua recepção.
Esse registo conterá colunas para a data de recepção, as referências do
documento (data, número de referência e número do exemplar), a classifi-
cação, o título do documento, o nome ou título do destinatário, a data deenvio do recibo e a data de devolução do documento à UE ou da sua
destruição.
13. Devolução de documentos
Quando a entidade receptora devolve um documento classificado à
Comissão, procederá conforme indicado no ponto «Transmissão de docu-
mentos»supra.
14. Protecção
a) Os documentos que não estiverem a ser utilizados serão guardados num
contentor de segurança aprovado para a armazenagem de material classi-
ficado nacional com o mesmo grau de classificação. O contentor não
ostentará qualquer indicação do seu conteúdo, a que só terão acesso as
pessoas autorizadas a tratar informações classificadas da UE. No caso
de serem utilizadas fechaduras de segredo, este só será conhecido dos
funcionários do Estado ou organização em causa que estejam autorizados
a aceder a informações classificadas da UE guardadas no contentor e
será modificado de seis em seis meses, ou antes de decorrido este
período em caso de transferência de um funcionário, de retirada da habi-
litação de segurança de um dos funcionários que conheçam o segredo ou
de risco de fuga de informação.
b) Os documentos classificados da UE só serão retirados do contentor de
segurança por funcionários habilitados a aceder a documentos classifi-
cados da UE e que tenham necessidade de deles ter conhecimento.
Estes funcionários serão responsáveis pela guarda desses documentos
em condições de segurança enquanto os mesmos estiverem na sua posse
e, em particular, por assegurar que nenhuma pessoa não autorizada a eles
tenha acesso. Assegurarão também que os documentos sejam fechados
num contentor de segurança logo que acabem de os consultar e fora
das horas de serviço.
c) Não poderão ser feitas fotocópias de documentos classificados no grau
CONFIDENCIAL UE ou num grau superior, nem deles poderão ser
produzidos extractos, sem autorização do Serviço de Segurança da
Comissão.
d) O procedimento para a destruição rápida e total dos documentos em caso
de emergência deverá ser definido e confirmado com o Serviço de Segu-rança da Comissão.
15. Segurança física
a) Quando não estiverem a ser utilizados, os contentores de segurança
usados para guardar documentos classificados da UE devem manter-se
sempre trancados;2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 64
▼M1
b) Quando for necessário deixar entrar pessoal de manutenção ou de
limpeza para trabalhar numa sala onde estejam guardados contentores
de segurança, esse pessoal deverá ser permanentemente acompanhado
por um membro do serviço de segurança da organização ou do Estado
em questão ou por um funcionário especificamente responsável pela
vigilância da segurança da sala;
c) Fora do horário normal de trabalho (de noite, nos fins de semana e nos
dias feriados), os contentores de segurança onde estejam guardados
documentos classificados da UE deverão ser protegidos por um guarda
ou por um sistema de alarme automático.
16. Quebras de segurança
No caso de ocorrência ou suspeita de quebra de segurança em que esteja
envolvido um documento classificado da UE, deverão ser imediatamente
tomadas as seguintes disposições:
a) Envio imediato de um relatório ao Serviço de Segurança da Comissão ou
à NSA do Estado-Membro que tomou a iniciativa de enviar os docu-
mentos (com cópia para o Serviço de Segurança da Comissão);
b) Realização de um inquérito e, logo que este esteja concluído, apresen-
tação de um relatório completo ao organismo de segurança acima
referido [ver alínea a)]. Deverão então ser adoptadas as medidas necessá-
rias para corrigir a situação.
17. Inspecções
O Serviço de Segurança da Comissão será autorizado, por acordo com os
Estados ou organizações internacionais em questão, a proceder a uma
avaliação da eficácia das medidas de protecção das informações classifi-
cadas da UE que lhes tenham sido divulgadas.
18. Relatórios
Sob reserva da celebração de um acordo de segurança, enquanto o Estado
ou organização internacional tiver na sua posse informações classificadas
da UE, deverá apresentar, até uma data a especificar no momento em quefor dada autorização para divulgar essas informações, um relatório anual
confirmando que foram respeitadas as presentes disposições de segurança.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 65
▼M1
Apêndice 5
Orientações para a divulgação de informações classificadas da UE a países
terceiros ou organizações internacionais: cooperação de nível 3
PROCEDIMENTOS
1. Ocasionalmente, a Comissão pode desejar cooperar, em circunstâncias espe-
ciais, com Estados ou organizações que não possam dar as garantias
exigidas pelas presentes regras de segurança, apesar de essa cooperação
poder requerer a divulgação de informações classificadas da UE.
2. Compete à entidade de origem autorizar a divulgação de informações clas-
sificadas da UE a países terceiros ou organizações internacionais cujas
políticas e regulamentações de segurança sejam significativamente dife-
rentes das da UE. Compete à Comissão, enquanto Colégio, autorizar a
divulgação de informações classificadas da UE criadas na Comissão.
Em princípio, esta competência restringe-se a informações classificadas até
ao nível SECRETO UE inclusive, excluindo as informações classificadas
protegidas por designadores ou marcações de segurança especiais.
3. A Comissão ajuizará da sensatez de autorizar a divulgação das informações
classificadas, avaliará a necessidade de o beneficiário delas tomar conheci-
mento e decidirá sobre a natureza das informações classificadas que poderão
ser comunicadas.
4. Se a Comissão for favorável, o Membro da Comissão responsável pelas
questões de segurança:
— procurará obter o parecer das entidades que estão na origem das infor-
mações classificadas da UE a divulgar,
— organizará uma reunião do Grupo Consultivo da Política de Segurança
da Comissão ou, procurará, por procedimento escrito simplificado se
necessário, recolher informações das autoridades nacionais de segurança
dos Estados-Membros, com o objectivo de obter o parecer do Grupo
Consultivo da Política de Segurança da Comissão.
5. O parecer do Grupo Consultivo da Política de Segurança da Comissão
incidirá nos seguintes aspectos:
a) Avaliação dos riscos corridos pela UE ou pelos seus Estados-Membros
em matéria de segurança;
b) Nível de classificação das informações que podem ser divulgadas;
c) Desgraduação ou desclassificação antes da divulgação das informações;
d) Procedimentos para o tratamento dos documentos a divulgar (ver ponto
infra);
e) Métodos de transmissão possíveis (recurso aos serviços públicos de
correio, a sistemas de telecomunicações públicos ou securizados, à mala
diplomática, a mensageiros devidamente habilitados, etc.).
6. Os documentos divulgados aos Estados ou organizações a que se refere o
presente apêndice serão, em princípio, preparados sem referência à sua
origem ou à classificação UE. O Grupo Consultivo da Política de Segurança
da Comissão poderá recomendar:
— a utilização de uma marcação específica ou de um nome de código,
— a utilização de um sistema de classificação específico que associe o grau
de sensibilidade das informações às medidas de controlo a aplicar pelo
beneficiário em matéria de métodos de transmissão de documentos.
7. O Presidente enviará o parecer do Grupo Consultivo da Política de Segu-
rança da Comissão à Comissão, para decisão.
8. Uma vez que a divulgação de informações classificadas da UE e os proce-
dimentos práticos de execução tenham sido aprovados pela Comissão, o
Serviço de Segurança da Comissão estabelecerá os contactos necessários
com os órgãos de segurança do Estado ou organização interessados, a fimde facilitar a aplicação das medidas de segurança previstas.
9. O Membro da Comissão responsável pelas questões de segurança informará
os Estados-Membros da natureza e da classificação da informação, estabele-
cendo uma lista das organizações e países aos quais pode ser divulgada,
conforme decisão da Comissão.
10. O Serviço de Segurança da Comissão tomará todas as medidas necessárias
para facilitar a avaliação de eventuais prejuízos ou danos e a reapreciação
dos procedimentos.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 66
▼M1
A Comissão reexaminará a questão sempre que as condições de cooperação
sejam alteradas.
DISPOSIÇÕES DE SEGURANÇA A APLICAR PELOS BENEFICIÁRIOS
11. A decisão da Comissão de autorizar a divulgação de informações classifi-
cadas da UE será comunicada aos Estados beneficiários ou às organizações
internacionais, acompanhada de uma resenha detalhada das regras de
protecção propostas pelo Grupo Consultivo da Política de Segurança da
Comissão e aprovadas pela Comissão.
12. A decisão só entrará em vigor quando os beneficiários tiverem dado garan-
tias por escrito de que:
— apenas utilizarão as informações em causa para efeitos da cooperação
decidida pela Comissão,
— protegerão as informações conforme exigido pela Comissão.
13. Transmissão de documentos
a) Os procedimentos práticos para a transmissão de documentos serão deci-
didos de comum acordo entre o Serviço de Segurança da Comissão e os
órgãos de segurança dos Estados receptores ou das organizações interna-
cionais. Haverá que especificar, em particular, os endereços precisos
para onde os documentos deverão ser enviados;
b) Os documentos com a classificação CONFIDENCIAL UE ou superior
serão transmitidos em duplo envelope. No envelope interior será aposta
a marcação específica ou o nome de código que tiver sido decidido,
juntamente com uma menção da classificação especial aprovada para o
documento. Para cada documento classificado será incluído um recibo,
que não será ele próprio classificado, e onde se indicarão apenas as
referências do documento (número de referência, data, número do exem-
plar) e a língua em que se encontra redigido, mas não o título;
c) O envelope interior será em seguida colocado dentro do envelope exte-
rior, que conterá um número de expedição para efeitos de recepção, mas
que não ostentará qualquer classificação de segurança;
d) Será sempre entregue aos mensageiros um recibo com o número de
expedição.
14. Registo à chegada
A autoridade nacional de segurança (NSA) do Estado destinatário ou a enti-
dade sua homóloga que receber em nome do Governo desse Estado as
informações classificadas enviadas pela Comissão, ou o gabinete de segu-
rança da organização internacional receptora, abrirão um registo especial
para inscrever as informações classificadas da UE após a sua recepção.
Esse registo conterá colunas para a data de recepção, as referências do
documento (data, número de referência e número do exemplar), a classifi-
cação, o título do documento, o nome ou título do destinatário, a data de
envio do recibo e a data de devolução do documento à UE ou da sua
destruição.
15. Utilização e protecção das informações classificadas recebidas
a) As informações de nível SECRETO UE serão tratadas por funcionários
especificamente designados, autorizados a ter acesso a informações com
este nível de classificação. Serão guardadas em armários de segurança de
boa qualidade, que só possam ser abertos pela pessoa autorizada a aceder
às informações que contêm. As zonas onde esses armários se encontram
deverão ser guardadas em permanência, e será instalado um sistema de
controlo para assegurar que só a elas tenham acesso as pessoas devida-
mente autorizadas. As informações de nível SECRETO UE serão
transmitidas por mala diplomática, por serviços de correio de segurança
ou por uma rede de telecomunicações securizada. Um documento com a
classificação SECRETO UE só poderá ser copiado com autorização dada
por escrito pela entidade de origem. Todos os exemplares serão regis-
tados e todos os seus movimentos serão anotados. Serão passados
recibos para todas as operações relacionadas com documentos com a
classificação SECRETO UE;
b) As informações de nível CONFIDENCIAL UE serão tratadas por
funcionários especificamente designados autorizados a tomar conheci-
mento do assunto em questão. Os documentos serão guardados em
armários de segurança trancados colocados em zonas vigiadas;
As informações de nível CONFIDENCIAL UE serão enviadas por mala
diplomática, por correio militar ou por uma rede de telecomunicações
securizada; o organismo receptor pode tirar cópias, sendo o seu número
e destinatários inscritos num registo especial;2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 67
▼M1
c) As informações de nível RESERVADO UE serão tratadas em instalações
que não sejam acessíveis a pessoal não autorizado e serão guardadas em
contentores trancados. Os documentos podem ser transmitidos, em duplo
envelope, pelos serviços públicos de correio, por correio registado, e, em
situações de emergência no decurso de operações, pelas redes públicas
de telecomunicações, sem protecção. Os receptores podem deles tirar
cópias;
d) As informações não classificadas não requererão medidas de protecção
especiais e poderão ser transmitidas pelo correio e pelas redes públicas
de telecomunicações. Os destinatários podem dela tirar cópias.
16. Destruição
Os documentos que deixem de ser necessários devem ser destruídos. No
caso dos documentos de nível RESERVADO UE e CONFIDENCIAL UE,
a sua destruição será averbada nos registos especiais. No caso dos docu-
mentos de nível SECRETO UE, serão passados certificados de destruição,
que deverão ser assinados por duas pessoas que tenham assistido à
operação.
17. Quebras de segurança
Em caso de fuga ou suspeita de fuga de informações de nível CONFIDEN-
CIAL UE ou SECRETO UE, a NSA do Estado ou o chefe dos serviços de
segurança da organização conduzirão um inquérito sobre as circunstâncias
dessa fuga. O Serviço de Segurança da Comissão será notificado dos resul-
tados desse inquérito. Serão tomadas as medidas necessárias para corrigir
procedimentos ou métodos de armazenagem inadequados, se tiverem sido
estes a dar origem à fuga.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 68
▼M1
Apêndice 6
LISTA DE ABREVIATURAS
CCAM Comissão Consultiva de Compras e Contratos
CrA Autoridade CriptoCISO Responsável Central da Segurança Informática
COMPUSEC Segurança Informática
COMSEC Segurança das ComunicaçõesCSO Serviço de Segurança da Comissão
EUCI Informações Classificadas da União Europeia
IA Autoridade INFOSECINFOSEC Segurança da Informação
IO Proprietário da Informação
ISO Organização Internacional de NormalizaçãoIT Tecnologia da Informação
LISO Responsável Local de Segurança Informática
LSO Responsável Local de SegurançaMSO Responsável da Segurança da Reunião
NSA Autoridade Nacional de Segurança
PC Computador PessoalPESD Política Europeia de Segurança e de Defesa
RCO Responsável do Controlo do Registo
SAA Autoridade de Acreditação de SegurançaSecOPS Procedimentos Operacionais de Segurança
SSRS Requisitos de Segurança Específicos do Sistema
TA Autoridade TEMPESTTSO Proprietário dos Sistemas Técnicos2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 69
▼M2
DISPOSIÇÕES RELATIVAS À APLICAÇÃO DO REGULAMENTO (CE)
N.o1049/2001 DO PARLAMENTO EUROPEU E DO CONSELHO RELA-
TIVO AO ACESSO DO PÚBLICO AOS DOCUMENTOS DO
PARLAMENTO EUROPEU, DO CONSELHO E DA COMISSÃO
Considerando o seguinte:
(1) Nos termos do n.o2 do artigo 255.odo Tratado CE, o Parlamento Europeu e
o Conselho adoptaram o Regulamento (CE) n.o1049/2001(1) relativo ao
acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e
da Comissão.
(2) Em aplicação do n.o3 do artigo 255.odo Tratado, este regulamento, que fixa
os princípios gerais e os limites que regem o exercício do direito de acesso
aos documentos, prevê no seu artigo 18.oque cada instituição adapte o seu
regulamento interno às disposições do referido regulamento,
Artigo 1.o
Beneficiários
Os cidadãos da União e as pessoas singulares ou colectivas que residam ou
tenham a sua sede social num Estado-Membro exercem o seu direito de acesso
aos documentos da Comissão por força do disposto no n.o1 do artigo 255.odo
Tratado e do n.o1 do artigo 2.odo Regulamento (CE) n.o1049/2001 segundo os
procedimentos previstos nas presentes disposições. Este direito de acesso refere-
-se aos documentos detidos pela Comissão, ou seja, aos documentos por ela
elaborados ou recebidos e que estejam na sua posse.
Nos termos do n.o2 do artigo 2.odo Regulamento (CE) n.o1049/2001, os
cidadãos de países terceiros que não residam num Estado-Membro, bem como
as pessoas colectivas que não tenham a sua sede social num dos Estados-
-Membros, beneficiam do direito de acesso aos documentos da Comissão nas
mesmas condições que os beneficiários mencionados no n.o1 do artigo 255.o
do Tratado.
Todavia, por força do n.o1 do artigo 195.odo Tratado, estas pessoas não gozam
da faculdade de apresentar queixas ao Provedor de Justiça Europeu. Em contra-
partida, caso a Comissão lhes recuse, total ou parcialmente, o acesso a um
documento após um pedido confirmativo, podem interpor recurso para o
Tribunal de Primeira Instância das Comunidades Europeias, ao abrigo do quarto
parágrafo do artigo 230.odo Tratado.
Artigo 2.o
Pedidos de acesso
Os pedidos de acesso a documentos devem ser enviados por correio, fax ou
correio electrónico ao Secretariado-Geral da Comissão, à Direcção-Geral ou ao
serviço competente. Os endereços para envio dos pedidos são publicados no
guia prático previsto no artigo 8.odas presentes disposições.
A Comissão responderá aos pedidos de acesso, iniciais e confirmativos, num
prazo de quinze dias úteis a partir da data de registo do pedido. No caso de
pedidos complexos ou volumosos, este prazo pode ser prorrogado por mais
quinze dias úteis. Qualquer prorrogação do prazo deve ser fundamentada e
previamente comunicada ao requerente.
No caso dos pedidos que não são suficientemente precisos, a que se refere o n.o
2 do artigo 6.odo Regulamento (CE) n.o1049/2001, a Comissão convidará o
requerente a fornecer informações complementares que permitam identificar os
documentos solicitados; o prazo de resposta apenas começa a correr a partir do
momento em que a instituição dispõe destas informações.
Qualquer decisão de recusa, mesmo parcial, deve indicar o motivo dessa recusa
com base numa das excepções enumeradas no artigo 4.odo Regulamento (CE)
n.o1049/2001 e informar o requerente das vias de recurso à sua disposição.
Artigo 3.o
Processamento dos pedidos iniciais
Sem prejuízo do artigo 9.odas presentes disposições, após o registo do pedido é
enviado ao requerente um aviso de recepção, salvo se for dada imediatamente
resposta.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 70
(1) JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.
▼M2
O aviso de recepção e a resposta são enviados por escrito, eventualmente por via
electrónica.
O requerente é informado do seguimento dado ao seu pedido quer pelo director-
-geral ou pelo chefe de serviço a que se destina o pedido, quer por um director
designado para o efeito no âmbito do Secretariado-Geral ou por um director
designado no âmbito do OLAF, no caso de pedidos que incidam sobre docu-mentos relativos às actividades do OLAF previstas nos n.
os1 e 2 do artigo 2.o
da Decisão 1999/352/CE, CECA, Euratom da Comissão(1), que institui o
OLAF, ou ainda pelo funcionário que for designado para esse efeito.
Qualquer resposta, mesmo parcialmente negativa, deve informar o requerente do
seu direito de apresentar, no prazo de quinze dias úteis após a recepção da
resposta, um pedido confirmativo ao secretário-geral da Comissão ou ao director
do OLAF, quando o pedido confirmativo disser respeito a documentos relativos
às actividades do OLAF previstas nos n.os1 e 2 do artigo 2.oda Decisão 1999/
/352/CE, CECA, Euratom.
Artigo 4.o
Processamento dos pedidos confirmativos
Nos termos do artigo 14.odo regulamento interno da Comissão, o poder de
decisão relativamente aos pedidos confirmativos é delegado no secretário-geral.
No entanto, quando o pedido confirmativo disser respeito a documentos rela-
tivos às actividades do OLAF previstas nos n.os1 e 2 do artigo 2.oda Decisão
1999/352/CE, CECA, Euratom, o poder de decisão é delegado no director do
OLAF.
A direcção-geral ou o serviço assiste o Secretariado-Geral na preparação da
decisão.
A decisão é tomada pelo secretário-geral ou pelo director do OLAF após acordo
do Serviço Jurídico.
A decisão é comunicada ao requerente por escrito, eventualmente por via elec-
trónica, informando-o do seu direito de interpor recurso para o Tribunal de
Primeira Instância ou de apresentar queixa ao Provedor de Justiça Europeu.
Artigo 5.o
Consultas
1. Quando for apresentado à Comissão um pedido de acesso a um documento
que esteja na sua posse, mas cujo autor é um terceiro, a direcção-geral ou o
serviço depositário do documento verificará a aplicabilidade das excepções
previstas no artigo 4.odo Regulamento (CE) n.o1049/2001. Se o documento
solicitado for classificado por força das regras de segurança da Comissão, é
aplicável o artigo 6.odas presentes disposições.
2. Se, no termo desta análise, a direcção-geral ou o serviço depositário consi-
derar que o acesso ao documento solicitado deve ser recusado, por força de
qualquer das excepções previstas no artigo 4.odo Regulamento (CE) n.o1049/
/2001, a resposta negativa é enviada ao requerente sem consulta do autor.
3. A Direcção-Geral ou o serviço depositário dá seguimento favorável ao
pedido sem consultar o terceiro quando:
a) O documento solicitado já tiver sido divulgado, quer pelo seu autor, quer nos
termos do regulamento ou de disposições análogas;
b) A divulgação, eventualmente parcial, do seu conteúdo não prejudicar mani-
festamente qualquer dos interesses previstos no artigo 4.odo Regulamento
(CE) n.o1049/2001.
4. Em todos os outros casos, o terceiro é consultado. Em especial, no caso de
o pedido de acesso ter por objecto um documento que emana de um Estado-
-Membro, a Direcção-Geral ou o serviço depositário consultará a autoridade de
origem quando:
a) O documento tiver sido enviado à Comissão antes da data de início da apli-
cação do Regulamento (CE) n.o1049/2001;
b) O Estado-Membro tiver solicitado à Comissão a não divulgação do docu-
mento sem o seu acordo prévio, nos termos do disposto no n.o5 do artigo
4.odo Regulamento (CE) n.o1049/2001.
5. O terceiro consultado dispõe de um prazo de resposta que não pode ser
inferior a cinco dias úteis, mas que deve permitir à Comissão respeitar os seus2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 71
(1) JO L 136 de 31.5.1999, p. 20.
▼M2
próprios prazos de resposta. Na ausência da resposta no prazo fixado, ou quando
for impossível encontrar ou identificar o terceiro, a Comissão decide de acordo
com o regime de excepções do artigo 4.odo Regulamento (CE) n.o1049/2001,
tomando em consideração os interesses legítimos do terceiro com base nos
elementos de que dispõe.
6. Se a Comissão tencionar conceder acesso a um documento contra a
opinião expressa do seu autor, deve informá-lo da intenção de divulgar o docu-
mento após um período de 10 dias úteis e chamar a sua atenção para as vias de
recurso à sua disposição para se opor a essa divulgação.
7. Quando for apresentado a um Estado-Membro um pedido de acesso a um
documento emanado da Comissão, o Estado-Membro pode dirigir-se, para
efeitos de consulta, ao Secretariado-Geral, que se encarregará de determinar a
Direcção-Geral ou o serviço responsável pelo documento no âmbito da
Comissão. A Direcção-Geral ou o serviço autor do documento responderá a
este pedido após consulta do Secretariado-Geral.
Artigo 6.o
Processamento dos pedidos de acesso aos documentos classificados
Quando um pedido de acesso disser respeito a um documento sensível, tal como
definido no n.o1 do artigo 9.odo Regulamento (CE) n.o1049/2001, ou a qual-
quer outro documento classificado por força das regras de segurança da
Comissão, o pedido será instruído por funcionários autorizados a tomar conheci-
mento desse documento.
Qualquer decisão de recusa de acesso, total ou parcial, a um documento classi-
ficado será fundamentada com base nas excepções enumeradas no artigo 4.odo
Regulamento (CE) n.o1049/2001. Se o acesso ao documento solicitado não
puder ser recusado com base nessas excepções, o funcionário que procede à
instrução do pedido deve assegurar a desclassificação do documento antes de o
enviar ao requerente.
Contudo, será necessário o acordo da autoridade de origem para conceder acesso
a um documento sensível.
Artigo 7.o
Exercício do direito de acesso
Os documentos são enviados por correio, fax ou, se disponível, por correio elec-
trónico, consoante o pedido. No caso de grandes volumes ou de documentos de
difícil manipulação, o requerente pode ser convidado a consultar os documentos
in loco. Esta consulta é gratuita.
Se o documento tiver sido publicado, a resposta consiste em fornecer as referên-
cias de publicação e/ou o local onde o documento está disponível e, se for caso
disso, o endereço do documento no sítio Europa.
Se o volume dos documentos solicitados ultrapassar vinte páginas, poderá ser
cobrado ao requerente um montante de 0,10 euro por página, acrescido de
despesas de correio. As despesas relativas a outros suportes serão decididas
caso a caso, não podendo exceder um montante razoável.
Artigo 8.o
Medidas destinadas a facilitar o acesso aos documentos
1. A cobertura do registo previsto no artigo 11.odo Regulamento (CE) n.o
1049/2001 será gradualmente alargada. Será indicada na página inicial do sítio
Europa.
O registo incluirá o título do documento (nas línguas em que se encontra
disponível), o número de referência e outras referências úteis, uma indicação
relativa ao seu autor e a data da sua criação ou adopção.
Uma página de ajuda (em todas as línguas oficiais) informará o público do
modo de obtenção do documento. Se o documento já estiver publicado, será
criada uma ligação para o texto integral.
2. A Comissão elaborará um guia prático destinado a informar o público dos
direitos de que beneficia ao abrigo do Regulamento (CE) n.o1049/2001. Este
guia será divulgado em todas as línguas oficiais no sítio Europa, bem como
sob a forma de uma brochura.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 72
▼M2
Artigo 9.o
Documentos directamente acessíveis ao público
1. As disposições do presente artigo só são aplicáveis aos documentos elabo-
rados ou recebidos a partir da data de início da aplicação do Regulamento (CE)
n.o1049/2001.
2. Os documentos a seguir indicados são imediatamente disponibilizados na
sequência de um pedido e, na medida do possível, tornados directamente acessí-
veis por via electrónica:
a) As ordens de trabalho das reuniões da Comissão;
b) As actas normais das reuniões da Comissão, após a sua aprovação;
c) Os textos adoptados pela Comissão destinados a serem publicados no Jornal
Oficial das Comunidades Europeias ;
d) Os documentos emanados de terceiros que já foram divulgados pelo seu
autor ou com o seu consentimento;
e) Os documentos já divulgados na sequência de um pedido anterior.
3. Logo que seja evidente que não lhes é aplicável qualquer das excepções
previstas no artigo 4.odo Regulamento (CE) n.o1049/2001, os documentos a
seguir indicados podem ser divulgados, na medida do possível por via electró-
nica, desde que não reflictam opiniões ou tomadas de posição individuais:
a) Após adopção de uma proposta de acto do Conselho ou do Parlamento
Europeu e do Conselho, os documentos preparatórios dessas propostas
submetidos ao Colégio durante o processo de adopção;
b) Após a adopção de um acto pela Comissão ao abrigo dos poderes de
execução que lhe são conferidos, os documentos preparatórios desses actos
submetidos ao Colégio durante o processo de adopção;
c) Após a adopção de um acto pela Comissão ao abrigo das competências que
lhe são próprias, bem como de qualquer comunicação, relatório ou docu-
mento de trabalho, os documentos preparatórios desses documentos
submetidos ao Colégio durante o processo de adopção.
Artigo 10.o
Organização interna
Os directores-gerais e chefes de serviço têm competência para decidir do segui-
mento a dar aos pedidos iniciais. Para o efeito, designam um funcionário
responsável pela instrução dos pedidos de acesso e pela coordenação da tomada
de posição da sua Direcção-Geral ou do seu serviço.
As respostas aos pedidos iniciais são comunicadas para informação ao Secreta-
riado-Geral.
Os pedidos confirmativos são comunicados para informação à Direcção-Geral
ou ao serviço que respondeu ao pedido inicial.
O Secretariado-Geral assegura a correcta coordenação e a aplicação uniforme
destas regras pelas direcções-gerais e serviços da Comissão. Para esse efeito
fornecerá as orientações e directivas necessárias.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 73
▼M3
DISPOSIÇÕES SOBRE GESTÃO DE DOCUMENTOS
Considerando o seguinte:
(1) As actividades e decisões da Comissão em matéria política, legislativa,
técnica, financeira e administrativa concretizam-se todas, em determinado
momento, pela produção de documentos.
(2) Estes documentos devem ser administrados de acordo com regras aplicáveis
a todas as direcções-gerais e serviços equiparados, pois constituem um elo
directo com as actividades em curso e são simultaneamente o espelho das
actividades passadas da Comissão na sua dupla qualidade de instituição e
de administração pública europeia.
(3) Estas regras homogéneas devem garantir que a Comissão possa prestar
contas, em qualquer momento, das suas responsabilidades. Consequente-
mente, espera-se que os documentos e processos na posse de uma
direcção-geral ou serviço equiparado preservem a memória da instituição,
facilitem a troca de informações, forneçam provas sobre as operações efec-
tuadas e respondam às obrigações jurídicas que incumbem aos serviços.
(4) A aplicação das regras mencionadas requer a criação de uma estrutura orga-
nizacional adequada e sólida ao nível das direcções-gerais ou serviços
equiparados, ao nível inter-serviços e ao nível da Comissão.
(5) A elaboração e implantação de um plano de classificação com base numa
nomenclatura comum para todos os serviços da Comissão que se inscreva
no âmbito da gestão da instituição, por actividades, permitirá organizar os
processos e facilitará o acesso aos documentos e a transparência.
(6) A gestão eficaz dos documentos é condição indispensável para uma política
eficaz de acesso do público aos documentos da Comissão. O exercício deste
direito de acesso dos cidadãos será facilitado pela criação de registos com a
referência dos documentos elaborados ou recebidos pela Comissão,
Artigo 1.o
Definições
Para efeitos das presentes disposições, entende-se por:
—documento : qualquer conteúdo elaborado ou recebido pela Comissão seja
qual for o seu suporte (documento escrito em suporte papel ou electrónico,
registo sonoro, visual ou audiovisual) sobre assuntos relativos às políticas,
acções e decisões da competência da instituição no âmbito das suas missões
oficiais,
—processo : núcleo em torno do qual se organizam os documentos, em função
das actividades da instituição, por razões de prova, justificação ou infor-
mação e para garantia da eficácia do trabalho.
Artigo 2.o
Objecto
As presentes disposições definem os princípios da gestão de documentos.
A gestão de documentos deve assegurar:
— a criação, recepção e conservação dos documentos nas devidas condições,
— a identificação de todos os documentos por meio de sinais adequados que
permitam uma fácil classificação, pesquisa e consulta,
— a preservação da memória da instituição, a conservação das provas das acti-
vidades geridas e o respeito das obrigações jurídicas que incumbem aos
serviços,
— a troca fácil de informações,— o respeito das obrigações de transparência da instituição.
Artigo 3.
o
Regras homogéneas
Os documentos devem ser submetidos às operações seguintes:
— registo,
— classificação,— conservação,— transferência dos processos para o arquivo histórico.
Estas operações devem obedecer a um quadro de regras homogéneas aplicadas
uniformemente a todas as direcções-gerais e serviços equiparados da Comissão.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 74
▼M3
Artigo 4.o
Registo
No momento em que um serviço receba ou elabore formalmente um documento,
este deve ser analisado, independentemente do suporte utilizado, para se deter-
minar qual o tratamento a reservar-lhe e, consequentemente, se cabe registá-lo
ou não.
Um documento elaborado ou recebido pelos serviços da Comissão deve ser
registado sempre que contenha informações materiais ou não efémeras e/ou
que sejam susceptíveis de implicar acções ou o acompanhamento por parte da
Comissão ou de um dos seus serviços. Tratando-se de um documento elaborado,
o registo cabe ao serviço que o produziu, no sistema de que dependa. Tratando-
-se de um documento recebido, o registo cabe ao serviço destinatário. O
tratamento posterior dos documentos assim registados deve fazer referência ao
registo inicial.
O registo deve permitir a identificação clara de todos os documentos elaborados
ou recebidos pela Comissão ou pelos seus serviços, de uma forma que garanta a
sua localização durante todo o ciclo de vida do documento.
Devem criar-se registos com as referências dos documentos.
Artigo 5.o
Classificação
Compete às direcções-gerais e serviços equiparados definirem um plano de clas-
sificação adaptado às suas necessidades específicas.
Este plano, acessível por via electrónica, baseia-se numa nomenclatura comum
definida pelo Secretariado-Geral para todos os serviços da Comissão. Esta
nomenclatura integra-se no quadro de gestão por actividades da Comissão.
Os documentos registados são organizados em processos. Para cada assunto da
competência da direcção-geral ou serviço equiparado é constituído um único
processo oficial. Todos os processos oficiais devem estar completos e corres-
ponder às actividades do serviço sobre o assunto em questão.
A criação de um processo e a respectiva ligação ao plano de classificação de
determinada direcção-geral ou serviço equiparado é da responsabilidade do
serviço competente no domínio do processo, consoante modalidades práticas a
definir por cada direcção-geral ou serviço equiparado.
Artigo 6.o
Conservação
Compete às direcções-gerais ou serviços equiparados garantirem a protecção
material dos documentos sob a sua responsabilidade, bem como a respectiva
disponibilização a curto e a médio prazo; compete-lhes ainda apresentar ou
restituir os processos a que pertençam tais documentos.
As regras administrativas e as obrigações jurídicas determinam o prazo mínimo
para a conservação dos documentos.
Compete às direcções-gerais ou serviços equiparados definirem a sua estrutura
de organização interna no que respeita à conservação dos processos. O prazo
mínimo para a conservação nos seus serviços terá em consideração a lista
comum para toda a Comissão, elaborada de acordo com as modalidades de apli-
cação mencionadas no artigo 12.o
Artigo 7.o
Pré-selecção e transferência para o arquivo histórico
Sem prejuízo dos prazos mínimos de conservação previstos no artigo 6.o, o ou os
centros de gestão de documentos mencionados no artigo 9.oprocederão periodi-
camente, em cooperação com os serviços responsáveis pelos processos, à pré-
-selecção de documentos e processos susceptíveis de virem a ser transferidos
para o arquivo histórico da Comissão. Após avaliação das propostas, o arquivo
histórico poderá recusar a transferência de documentos ou de processos. As
decisões de rejeição serão motivadas e comunicadas ao serviço interessado.
Os processos e documentos que já não seja necessário conservar nos serviços
serão enviados, o mais tardar quinze anos após a sua elaboração, por intermédio
do centro de gestão de documentos e sob a autoridade do director-geral, ao
arquivo histórico da Comissão. Estes processos ou documentos são então
submetidos a triagem efectuada de acordo com as regras estabelecidas nas
modalidades de aplicação, previstas no artigo 12.o, que separa os que devem
ser conservados dos desprovidos de interesse administrativo ou histórico.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 75
▼M3
O arquivo histórico dispõe de depósitos especiais para a conservação dos
processos e documentos assim transferidos. Sendo-lhe solicitado, colocará os
documentos e processos à disposição da direcção-geral ou serviço equiparado
de onde provenham.
Artigo 8.o
Documentos classificados
Os documentos classificados serão tratados no respeito das regras em vigor em
matéria de segurança.
Artigo 9.o
Centros de gestão de documentos
Consoante a respectiva estrutura e limitações, cada direcção-geral ou serviço
equiparado criará ou manterá um ou mais centros de gestão de documentos.
Compete aos centros de gestão de documentos garantir que os documentos
elaborados na respectiva direcção-geral ou serviço equiparado, ou aí recebidos,
sejam geridos no respeito das regras estabelecidas.
Artigo 10.o
Responsável pela gestão de documentos
Cada director-geral ou chefe de serviços designará um responsável pela gestão
de documentos.
No âmbito da criação de um sistema de gestão de documentos e de arquivo que
se pretende moderno e eficaz, o responsável pela gestão de documentos deverá
zelar pelo seguinte:
— identificação dos tipos de documentos e de processos específicos dos
domínios de actividade da sua direcção-geral ou serviço equiparado,
— elaboração e respectiva actualização do inventário das bases de dados e dos
sistemas específicos existentes,
— elaboração do plano de classificação da sua direcção-geral ou serviço equi-
parado,
— elaboração das regras e procedimentos específicos da sua direcção-geral ou
serviço equiparado, que serão utilizados na gestão dos documentos e dos
processos, e respectiva aplicação,
— organização, na respectiva direcção-geral ou serviço equiparado, da
formação do pessoal encarregado da execução, controlo e acompanhamento
das regras de gestão definidas nas presentes disposições.
Compete ao responsável pela gestão de documentos assegurar a coordenação
horizontal entre os centros de gestão de documentos e os outros serviços perti-
nentes.
Artigo 11.o
Grupo inter-serviços
É instituído um grupo inter-serviços de responsáveis pela gestão de documentos,
presidido pelo Secretariado-Geral, com a seguinte missão:
— zelar pela aplicação correcta e homogénea das presentes disposições nos
diferentes serviços,
— abordar eventuais diferendos decorrentes da sua aplicação,— contribuir para a elaboração das modalidades de aplicação previstas no
artigo 12.
o,
— responder às necessidades das direcções-gerais e serviços equiparados em
matéria de formação e de acções de apoio.
O grupo inter-serviços é convocado pelo presidente, quer por iniciativa deste
quer a pedido de uma direcção-geral ou de um serviço equiparado.
Artigo 12.o
Modalidades de aplicação
As modalidades de aplicação das presentes disposições são adoptadas e regular-
mente actualizadas pelo Secretário-Geral, com o acordo do director-geral do
Pessoal e da Administração, por proposta do grupo inter-serviços dos responsá-
veis pela gestão de documentos.
A actualização terá em consideração, designadamente:
— a evolução das novas tecnologias da informação e da comunicação,2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 76
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— a evolução das disciplinas documentais e dos resultados da investigação
comunitária e internacional, incluindo o aparecimento de normas na matéria,
— as obrigações da Comissão em matéria de transparência e de acesso do
público aos documentos e respectivo registo,
— os progressos em matéria de normalização e de apresentação dos docu-
mentos da Comissão e dos seus serviços,
— a definição das regras aplicáveis ao valor probatório dos documentos electró-
nicos.
Artigo 13.o
Implementação nos serviços
Compete aos directores-gerais ou chefes de serviços criar a estrutura organiza-
cional, administrativa, material e em matéria de pessoal necessária à aplicação
das presentes disposições e das respectivas modalidades de aplicação.
Artigo 14.o
Informação, formação e apoio
Compete ao Secretariado-Geral e à Direcção-Geral do Pessoal e da Administraç-
ão estabelecerem as acções de informação, de formação e de apoio necessárias à
execução e aplicação das presentes disposições nas direcções-gerais e serviços
equiparados.
Ao determinar as acções de formação, haverá que ter em conta as necessidades
das direcções-gerais e serviços equiparados em matéria de formação e de apoio
de acordo com o indicado pelo grupo inter-serviços de responsáveis pela gestão
de documentos.
Artigo 15.o
Aplicação das disposições
O Secretariado-Geral zelará pela aplicação das presentes disposições em coorde-
nação com os directores-gerais e chefes de serviços.2000Q3614 — PT — 24.01.2002 — 003.001 — 77