02015R0840 — PT — 15.07.2020 — 001.001

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REGULAMENTO DE EXECUÇÃO (UE) 2015/840 DA COMISSÃO

de 29 de maio de 2015

relativo aos controlos realizados pelas autoridades responsáveis nos termos do disposto no Regulamento (UE) n.o 514/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, que estabelece disposições gerais aplicáveis ao Fundo para o Asilo, a Migração e a Integração e ao instrumento de apoio financeiro à cooperação policial, à prevenção e luta contra a criminalidade e à gestão de crises







Artigo 1.o

Controlos administrativos

1. A autoridade responsável procede a controlos administrativos de todas as declarações financeiras enviadas pelos beneficiários com o objetivo de receber financiamento da União, em conformidade com as convenções de subvenção definidas no artigo 1.o, alínea d), do Regulamento Delegado (UE) n.o 1042/2014 da Comissão ( 1 ) («declarações financeiras»). Estes controlos devem incluir, no mínimo, os seguintes elementos:

a) Controlos destinados a verificar a correção formal e a exatidão aritmética das declarações financeiras;

b) Controlos destinados a verificar se o projeto atingiu os objetivos fixados na convenção de subvenção ou se estão a ser realizados progressos para a consecução dos mesmos;

c) Um estudo analítico para avaliar a pertinência das despesas declaradas nas declarações financeiras e a sua conformidade com os requisitos previstos na convenção de subvenção e nas normas nacionais e da União aplicáveis.

2. Se os controlos administrativos revelarem incoerências ou irregularidades, a autoridade responsável deverá proceder a controlos rigorosos a fim de avaliar a legalidade e a regularidade das despesas, nomeadamente através da análise de uma amostra dos documentos comprovativos.

3. A autoridade responsável pode exigir ao beneficiário a apresentação de um certificado de auditoria e de um relatório de auditoria incluindo todos os aspetos referidos no n.o 1, alíneas a) e c), emitidos por um auditor independente. Nesse caso, a autoridade responsável deve definir o âmbito dos controlos a efetuar pelo auditor independente, bem como o modelo do relatório de auditoria.

Artigo 2.o

Princípios gerais relativos aos controlos in loco

A autoridade responsável deve proceder a controlos financeiros e operacionais in loco.

Os controlos in loco devem ser efetuados com base nos documentos e registos conservados pelos beneficiários dos projetos.

Podem ser efetuados controlos in loco sem aviso prévio em conformidade com a legislação nacional, se o nível de fiabilidade puder ser comprometido caso se proceda a aviso prévio.

Artigo 3.o

Controlos financeiros in loco

1. O objetivo dos controlos financeiros in loco consiste em garantir um nível suficiente de fiabilidade no que se refere à legalidade e à regularidade das operações e dos contratos subjacentes às declarações financeiras.

2. A autoridade responsável deve certificar-se de que:

a) As despesas constantes das declarações financeiras correspondem aos registos contabilísticos e documentos comprovativos conservados pelos beneficiários dos projetos;

b) As despesas constantes das declarações financeiras satisfazem os critérios de elegibilidade estabelecidos na convenção de subvenção e nas normas nacionais e da União aplicáveis;

c) As fontes de financiamento cumprem os requisitos enunciados no artigo 16.o, n.o 2.o, do Regulamento (UE) n.o 514/2014.

3. Sem prejuízo do disposto no artigo 4.o, n.o 2, os controlos financeiros in loco devem abranger, no mínimo, 10 % da contribuição cumulativa da União para os projetos declarados como concluídos nas contas anuais referidas no artigo 39.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014.

Artigo 4.o

Condições para reduzir ou aumentar os controlos financeiros in loco

1. A autoridade responsável deve verificar o nível da taxa de erro na contribuição da União que é objeto de controlo nas contas anuais referidas no artigo 39.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014, para o exercício financeiro N.

2. A autoridade responsável pode reduzir o grau de cobertura dos controlos financeiros in loco no exercício seguinte N + 1, desde que estejam preenchidas as duas condições seguintes:

a) A taxa de erro seja inferior a 2 % da contribuição da União que é objeto de controlo nas contas anuais para o exercício financeiro N,

b) Os controlos in loco efetuados desde o início do programa nacional incidam sobre pelo menos 10 % da contribuição cumulativa da União para todos os projetos declarados como concluídos nas contas anuais desde o início do programa.

3. Se a taxa de erro for igual ou superior a 2 % da contribuição da União que é objeto de controlo nas contas anuais para o exercício N, a autoridade responsável deve analisar a importância dessa taxa de erro, a fim de determinar a dimensão e os efeitos dos erros e se a taxa de erro é representativa da totalidade dos pagamentos declarados. A autoridade responsável deve tomar as medidas preventivas e corretivas necessárias, incluindo controlos adicionais, e indicar os resultados dessa análise no resumo anual referido no artigo 59.o, n.o 5, primeiro parágrafo, alínea b), do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho ( 2 ).

Os controlos financeiros in loco para o exercício seguinte (N + 1) devem cobrir uma percentagem da contribuição cumulativa da União para os projetos declarados como concluídos nas contas anuais para o exercício financeiro N + 1, superior à percentagem correspondente no exercício N. A percentagem mais elevada não pode ser inferior a 10 %. Além disso, até ao exercício financeiro N + 1, os controlos in loco efetuados desde o início do programa nacional devem abranger, no mínimo, 10 % da contribuição cumulativa da União para todos os projetos declarados como concluídos nas contas anuais desde o início do programa.

Se a taxa de erro resultante do aumento dos controlos efetuados no exercício N + 1 for inferior a 2 %, a autoridade responsável deve, no âmbito do exercício financeiro seguinte (N + 2) efetuar controlos financeiros in loco de, no mínimo, 10 % da contribuição cumulativa da União para os projetos declarados como concluídos nas contas anuais relativamente ao exercício financeiro N + 2.

Artigo 5.o

Controlos operacionais in loco

1. Aquando da realização de controlos operacionais in loco, a autoridade responsável deve verificar se o projeto em causa está a ser executado em conformidade com a convenção de subvenção. Em particular, deve verificar se os indicadores comunicados pelos beneficiários são fiáveis e se o projeto está a decorrer sem atrasos indevidos.

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2. Os controlos operacionais in loco efetuados no exercício financeiro N devem incidir, no mínimo, sobre 20% do número de projetos em curso durante esse exercício, em conformidade com as declarações nas contas anuais correspondentes referidas no artigo 39.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014. Sempre que este mínimo não puder ser alcançado durante exercício financeiro N devido à pandemia de COVID-19, os controlos que não tiverem sido efetuados no exercício financeiro N serão realizados numa fase posterior durante o período de programação.

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Artigo 6.o

Metodologia de amostragem para os controlos in loco

A autoridade responsável deve efetuar controlos in loco a partir de uma amostra dos projetos, representativa dos vários tipos e dimensões de projetos, operações, beneficiários e modos de execução. A amostra deve ter em conta todos os fatores de risco, bem como a relação custo/eficácia dos controlos.

Artigo 7.o

Relatórios de controlo

1. A autoridade responsável redige um relatório sobre cada controlo administrativo in loco, prestando as seguintes informações:

a) Identificação completa do projeto e da respetiva convenção de subvenção;

b) Nome e assinatura do responsável pelo controlo;

c) Nome do beneficiário;

d) Tipo de controlo (administrativo, financeiro ou operacional, ou uma combinação);

e) Se necessário, âmbito do controlo;

f) Despesas que se inscrevem no âmbito do controlo e despesas efetivamente verificadas (amostra);

g) Montante das despesas consideradas não elegíveis; bem como

h) Uma descrição das principais constatações, deficiências, erros e irregularidades, controlos adicionais e análises realizadas, recomendações e medidas corretivas propostas, bem como a reação do beneficiário.

2. Os relatórios de controlo podem ser apresentados sob a forma de uma lista de controlo.

Artigo 8.o

Condições específicas

Nos casos em que a autoridade responsável atue como organismo de execução, tal como referido no artigo 8.o do Regulamento (UE) n.o 1042/2014, os controlos administrativos e in loco a que se referem os artigos 1.o e 2.o devem ser efetuados por uma entidade ou pessoa funcionalmente independente das entidades ou pessoas responsáveis pela gestão dos projetos.

Artigo 9.o

Conservação dos documentos comprovativos

1. A autoridade responsável deve garantir que todos os registos, documentos e metadados relativos às despesas declaradas e às receitas afetadas, assim como às auditorias e controlos efetuados, são mantidos à disposição da Comissão (incluindo o OLAF) e do Tribunal de Contas Europeu durante, pelo menos, quatro anos após o exercício financeiro em que o pagamento final foi declarado.

Para o efeito, a autoridade responsável deve estabelecer regras em matéria de conservação de registos, documentos e metadados por parte dos beneficiários.

2. Em caso de irregularidades detetadas pela autoridade responsável, os documentos comprovativos a que se refere o n.o 1 devem ser mantidos à disposição da Comissão durante, pelo menos, os três anos seguintes ao ano em que os montantes em causa foram integralmente recuperados junto dos beneficiários e creditados ao programa nacional.

3. Quando se inicia um procedimento de apuramento da conformidade, nos termos do artigo 47.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014, os documentos comprovativos referidos no n.o 1 devem ser mantidos à disposição da Comissão durante, pelo menos, um ano a contar do ano em que o procedimento for concluído.

4. Se uma decisão de conformidade for objeto de uma ação judicial perante o Tribunal de Justiça da União Europeia, os documentos comprovativos pertinentes devem ser mantidos à disposição da Comissão durante, pelo menos, um ano após o ano da conclusão do processo judicial.

5. Os documentos comprovativos referidos nos n.os 1, 2, 3 e 4 devem ser mantidos à disposição da Comissão em suporte de papel ou em formato eletrónico.

Os documentos só podem ser conservados exclusivamente em formato digital se a legislação nacional do Estado-Membro em causa permitir a utilização, nos processos perante os tribunais nacionais, de documentos digitais como prova das transações correspondentes.

6. Os Estados-Membros podem prever um período mais longo para a conservação dos referidos documentos.

Artigo 10.o

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável nos Estados-Membros, em conformidade com os Tratados.