1995R1663 — PT — 24.10.2001 — 003.001 — 1
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►B REGULAMENTO (CE) No1663/95 DA COMISSÃO
de 7 de Julho de 1995
que estabelece as regras de execução do Regulamento (CEE) no729/70 no que respeita ao processo
de apuramento das contas do FEOGA, secção «Garantia»
(JO L 158 de 8.7.1995, p. 6)
Alterado por:
Jornal Oficial
n.opágina data
►M1Regulamento (CE) no896/97 da Comissão de 20 de Maio de 1997 L 128 8 21.5.1997
►M2Regulamento (CE) n.o2245/1999 da Comissão de 22 de Outubro de 1999 L 273 5 23.10.1999
►M3Regulamento (CE) n.o2025/2001 da Comissão de 16 de Outubro de 2001 L 274 3 17.10.2001
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REGULAMENTO (CE) No1663/95 DA COMISSÃO
de 7 de Julho de 1995
que estabelece as regras de execução do Regulamento (CEE) no729/
/70 no que respeita ao processo de apuramento das contas do
FEOGA, secção «Garantia»
A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (CEE) no729/70 do Conselho, de 21 de
Abril de 1970, relativo ao financiamento da política agrícola comum(1),
com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE) no1287/
/95(2), e, nomeadamente, os seus no6 do artigo 4oeno3 do artigo 5o;
Considerando que a reforma do processo de apuramento das contas,
introduzida pelo Regulamento (CE) no1287/95 do Conselho, prevê o
estabelecimento de regras de execução relativas à certificação e ao
apuramento das contas anuais dos organismos pagadores aprovados;
Considerando que o número e a natureza das medidas financiadas pelo
FEOGA, secção Garantia, e as técnicas de registo e de transmissão dasinformações evoluíram de tal modo que se torna necessária uma revisão
da natureza e do conteúdo das informações a fornecer à Comissão para
efeitos do apuramento das contas;
Considerando que o Regulamento (CEE) n
o1723/72 da Comissão(3),
com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) no295/
/88(4) deve ser, consequentemente, revogado;
Considerando que o Comité do FEOGA não emitiu parecer no prazo
fixado pelo seu presidente,
ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
Artigo 1o
1. O limite ao número de organismos pagadores aprovados por cadaEstado-membro, previsto no n
o2 do artigo 4odo Regulamento (CEE) no
729/70, será determinado por esse Estado-membro após consulta daComissão. A Comissão pode, nomeadamente, comunicar a existência dequalquer obstáculo que esse número implique para a observância doprazo estabelecido no n
o2, alínea b), do artigo 5odo referido
regulamento, bem como para a transparência dos controlos relativos
ao funcionamento do Fundo. A Comissão informará o Comité do Fundo
dos organismos pagadores acreditados em todos os Estados-membros.
2. Em relação a cada organismo pagador, o Estado-membro
informará a Comissão da ou as autoridades que conferem ou revogam
a aprovação e que determinam o período concedido para a introdução de
eventuais ajustamentos necessários nos termos do no4 do artigo 4odo
Regulamento (CEE) no729/90 («a autoridade competente»).
3. Antes de aprovar um organismo pagador, a autoridade competente
deve verificar que as regras administrativas e contabilísticas desse
organismo oferecem as garantias referidas no no1, alínea a), do artigo 4o
do Regulamento (CEE) no729/70. Os critérios devem ser estabelecidos
pelo Estado-membro e aplicados pela autoridade competente com vista àaprovação, tendo em conta as orientações da Comissão para estescritérios estabelecidas em anexo do presente regulamento. A inob-
servância de critérios importantes relativos às operações do organismo
pagador conduzirá à aplicação do n
o4 do artigo 4odo acima referido
regulamento.1995R1663 — PT — 24.10.2001 — 003.001 — 2
(1)J O noL 94 de 28. 4. 1970, p. 13.
(2)J O noL 125 de 8. 6. 1995, p. 1.
(3)J O noL 186 de 16. 8. 1972, p. 1.
(4)J O noL 30 de 2. 2. 1988, p. 7.
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A decisão de aprovação deve ser tomada com base num exame das
regras administrativas e contabilísticas, incluindo as adoptadas para aprotecção dos interesses da Comunidade no que respeita aos adian-
tamentos pagos, garantias obtidas, existências de intervenção e
montantes a cobrar. O exame incluirá, nomeadamente, as regrasrelativas à execução dos pagamentos, protecção dos interesses detesouraria, segurança dos sistemas informáticos, manutenção dosregistos contabilísticos, repartição de tarefas e adequada realização dos
controlos internos e externos, relativos às despesas financiadas pela
secção «Garantia» do FEOGA.
4. Se a autoridade competente verificar que o organismo pagador
satisfaz todas as condições necessárias, procederá à sua aprovação. Caso
contrário, deve enviar ao organismo pagador instruções relativas àsregras administrativas e contabilísticas a adoptar, nomeadamenteeventuais exigências que o organismo pagador deve satisfazer antes deser aprovado. Durante a introdução das alterações exigidas relativamenteàs regras administrativas e contabilísticas, a aprovação pode ser
atribuída, a título provisório, durante um período a fixar em função da
importância do problema.
5. Em caso de revogação da aprovação, o Estado-membro designará
outro organismo pagador, em conformidade com as condições
estabelecidas no artigo 4
odo Regulamento (CEE) no729/70 e nos nos
3 e 4 do presente artigo, assegurando-se de que os pagamentos aosbeneficiários não sejam interrompidos.
6. O acto de aprovação deve consistir na confirmação escrita de que o
organismo pagador satisfaz os critérios de aprovação e, quando for casodisso, introduzirá as alterações eventualmente exigidas no prazo fixado.O referido acto de aprovação deve ser transmitido à Comissão.
7. A comunicação referida no n
o3 do artigo 4odo Regulamento
(CEE) no729/70 deve ser efectuada quando o organismo pagador for
aprovado pela primeira vez, devendo ser acompanhada das seguintesinformações relativas a cada organismo pagador:
— responsabilidades que lhe foram atribuídas,
— repartição das responsabilidades entre os seus serviços,
— suas ligações com outros organismos, públicos ou privados, aos
quais tenha igualmente sido atribuída uma parte das responsabili-dades pela execução das medidas que implicam uma imputação das
despesas ao Fundo,
— modo como os pedidos dos beneficiários são recebidos, verificados e
validados, e as despesas autorizadas e pagas,
— as disposições de auditoria interna.
Em caso de aplicação don
o4 do artigo 4odo Regulamento (CEE) no729/
/70, as informações a fornecer devem, nomeadamente, incluir todas asinstruções relativas às regras administrativas e contabilísticas a aplicar eàs adaptações que o organismo pagador deve introduzir para evitar a
revogação da aprovação, bem como o respectivo prazo de introdução.
Artigo 2
o
1. O organismo de coordenação referido no no1, alínea b), do artigo
4odo Regulamento (CEE) no729/70 será o único interlocutor do Estado-
-membro perante a Comissão no que respeita a todas as questõesreferentes à secção Garantia do FEOGA relativas à:
— distribuição de textos comunitários e directrizes respeitantes aos
vários organismos pagadores e aos organismos responsáveis pela sua
aplicação,
— promoção da sua aplicação uniforme,— comunicação à Comissão das informações previstas neste regula-
mento e no Regulamento (CEE) n
o729/70.1995R1663 — PT — 24.10.2001 — 003.001 — 3
▼M3
►M3 ◄Um organismos pagador pode desempenhar o
papel do organismo de coordenação, desde que essas duas responsabi-lidades se conservem separadas. No desempenho das suas funções, o
organismo de coordenação pode, de acordo com os procedimentos
nacionais, apoiar-se noutros organismos ou serviços administrativos,nomeadamente nos que possuam competência contabilística ou técnica.
2. O Estado-membro comunicará à Comissão as informações
relativas à denominação e estatuto do organismo de coordenação, bem
como as regras administrativas, contabilísticas e de controlo interno
respeitantes ao seu funcionamento.
3.►
M2A forma e o conteúdo das informações contabilísticas
referidasno ►M3n.o1,alíneac),doartigo4.odopresenteregulamento ◄
serão adoptadas segundo o procedimento previsto no artigo 13.odo
Regulamento (CEE) n.o729/70.◄
Artigo 3o
1. O certificado referido na alínea b) do no1 do artigo 5odo
Regulamento (CEE) no729/70 será passado por um serviço ou
organismo que seja funcionalmente independente dos organismos
pagadores e de coordenação e que possua a adequada competência
técnica (organismo de certificação).
O certificado basear-se-á no exame dos procedimentos utilizados, por
um lado, e no de uma amostra de operações, por outro, devendoassegurar a conformidade dos pagamentos com as regras comunitárias
no que respeita à capacidade das estruturas administrativas dos
organismos pagadores garantirem que essa conformidade foi controladaantes de um pagamento ter sido executado.
O organismo de certificação realizará o seu exame em conformidade
com as normas internacionais de auditoria. Os controlos serão
efectuados durante e depois de cada exercício financeiro. Antes de 31
de Janeiro do exercício seguinte, o organismo de certificação elaborará ocertificado e, igualmente, um relatório com as suas conclusões, no qualdeve indicar se apurou com suficiente certeza que as contas a transmitirà Comissão são autênticas, completas e rigorosas e que os procedi-
mentos de controlo internos funcionaram satisfatoriamente.
2. Nos casos em que seja aprovado mais de um organismo pagador, o
Estado-membro pode apoiar-se nos certificados emitidos pelos serviçosou organismos que aprovaram as contas dos respectivos organismospagadores, desde que receba garantias de que as auditorias foram
realizadas de acordo com as exigências estabelecidas no n
o1.
3. O relatório referido no no1 deve indicar se:
— os procedimentos aplicados pelos organismos pagadores, tendo em
atenção nomeadamente os critérios de aprovação, garantem razoa-velmente que as operações imputáveis as Fundo estão de acordo comas regras comunitárias e que recomendações foram feitas paramelhorar os sistemas,
— as contas anuais referidas no n
o1, alínea a), do artigo 4odo presente
regulamento estão em concordância com os livros e registos dos
organismos pagadores,
— os mapas das despesas e das operações de intervenção previstos no
artigo 5odo presente regulamento constituem um registo autêntico,
completo e rigoroso das operações imputadas ao Fundo,
— os interesses financeiros da Comunidade estão convenientemente
protegidos, no que se refere a adiantamentos pagos, garantias
recebidas, existências de intervenção e montantes a cobrar,
— as recomendações para a melhoria dos sistemas transmitidas ao
organismo pagador foram seguidas.
O relatório deve ser acompanhado de informações sobre o número e as
qualificações das pessoas que realizaram a auditoria, o trabalho1995R1663 — PT — 24.10.2001 — 003.001 — 4
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realizado, o número de operações examinadas, o nível de autenticidade e
confiança obtido, os pontos fracos detectados e as recomendações demelhoria transmitidas, bem como sobre as operações do organismo de
certificação e de outros organismos de auditoria, internos ou externos
aos organismos pagadores, com base nas quais o organismo decertificação pôde adquirir, no todo ou em parte, a sua certeza emrelação ao conteúdo do relatório.
Artigo 4
o
1. Para efeitos do apuramento das contas referido no no2, alínea b),
do artigo 5odo Regulamento (CEE) no729/70, o Estado-membro enviará
à Comissão:
a) O recapitulativo das contas anuais relativas à despesa imputada à
secção «Garantia» do Fundo e os relatórios elaborados por cadaserviço ou organismo, de acordo com o disposto no n
o1 do artigo 5o
do referido regulamento;
b) Os certificados e os relatórios elaborados pelo(s) organismo(s) de
certificação;
c) Um registo completo de todos os dados contabilísticos necessários
para fins estatísticos ou para a realização de controlos, numa forma e
conteúdo conformes ao n.o3 do artigo 2.odo presente regulamento.
2. Os documentos e os dados contabilísticos referidos no n.o1 serão
enviados à Comissão até 10 de Fevereiro do ano seguinte ao termo doexercício financeiro a que respeitam. Os documentos referidos nasalíneas a) e b) do parágrafo 1 serão enviados em quadriplicado, ou
alternativamente num só exemplar acompanhado da versão electrónica.
3. Apedido da Comissão ou por iniciativa do Estado-membro, podem
ser enviadas à Comissão, num prazo a fixar por esta tendo em conta otrabalho necessário para a respectiva transmissão, informações adicio-
nais relativas ao apuramento das contas em causa. Na falta destas, a
Comissão pode adoptar o apuramento das contas com base nasinformações de que disponha no final do referido prazo.
4. A Comissão pode aceitar um pedido de prorrogação do prazo de
envio das informações, se for justificado e se lhe for enviado antes do
fim do prazo.
Artigo 5
o
1. Dascontas referidas no n.o1,alínea a), do artigo 4.odevem constar:
a) As despesas resumidas por rubrica e sub-rubrica do orçamento
comunitário;
b) Um quadro com as diferenças, por rubrica e sub-rubrica, entre as
despesas declaradas na declaração anual e as declaradas nadeclaração mensal, para o mesmo período, no documento referido
non.
o5 do artigo 3.odo Regulamento (CE) n.o296/96. Esse quadro
deve ser acompanhado de uma explicação de cada diferença, por sub--rubrica;
c) O quadro, relativo ao fim do exercício, referido no n.
o6A, alínea a),
do artigo 3.o;
d) Um resumo das operações de intervenção e um quadro com as
quantidades e a localização das existências no fim do exercício
financeiro;
e) A confirmação de que os dados relativos a cada movimento das
existências de intervenção se encontram registados nos processos do
organismo pagador;
f) O quadro, relativo ao fim do exercício, referido no n.o6A, alínea b),
do artigo 3.odo Regulamento (CE) n.o296/96.1995R1663 — PT — 24.10.2001 — 003.001 — 5
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2. Dos relatórios referidos no no1, alínea a), do artigo 4odo
mencionado regulamento devem constar as seguintes informaçõesrespeitantes ao organismo de coordenação e a cada organismo pagador:
— eventuais operações de carácter excepcional ou dificuldades técnicas
ocorridas no quadro do exercício financeiro em causa,
— eventuais alterações significativas das informações referidas no n
o7
do artigo 1o, ocorridas após o relatório anterior.
Artigo 6o
Os documentos comprovativos relativos às despesas financiadas e aos
montantes a recuperar pelo FEOGA, secção «Garantia», devem ser
mantidos à disposição da Comissão pelo menos durante os três anos
seguintes ao do apuramento das contas do exercício financeiro em causapela Comissão, ou, no caso de a decisão de apuramento das contas serobjecto de recurso no Tribunal de Justiça das Comunidades Europeias,durante um ano após o termo de processo.
Artigo 7
o
1. A decisão de apuramento das contas prevista no no2, alínea b), do
artigo 5odo Regulamento (CEE) no729/70 determinará, sem prejuízo de
decisões tomadas posteriormente em conformidade com o no2, alínea c),
do mesmo artigo, o montante das despesas efectuadas em cada Estado-
-membro durante o exercício financeiro em questão que devam serreconhecidas a cargo do FEOGA, com base nas contas referidas no n
o1,
alínea b), do artigo 5odaquele regulamento e nas reduções e suspensões
de adiantamentos a título do exercício em causa, incluindo as reduçõesreferidas no n
o3, segundo parágrafo, do artigo 4odo Regulamento (CE)
no296/96 da Comissão(1).
Os montantes que, em conformidade com a decisão de apuramento das
contas referida na primeira alínea, sejam recuperáveis de cada Estado-
-membro ou lhe sejam pagáveis serão determinados através da dedução
do montante dosadiantamentos pagosa título doexercício financeiro emcausa das despesas reconhecidas para o mesmo exercício emconformidade com o primeiro parágrafo. Esses montantes recuperáveisou pagáveis serão deduzidos ou adicionados aos adiantamentos relativosàs despesas do segundo mês seguinte ao mês em que a decisão de
apuramento de contas é tomada.
2. A Comissão comunicará ao Estado-membro em causa os
resultados das suas verificações, conjuntamente com as alterações quepropuser, antes do dia 31 de Março seguinte ao fim do exercício
financeiro.
3. Quando, por razões imputáveis ao Estado-membro, a Comissão
não puder apurar as contas de um Estado-membro antes de 30 de Abrildo ano seguinte, informará o Estado-membro dos inquéritos suplemen-
tares que se proponha realizar nos termos do artigo 9
odo Regulamento
(CEE) no729/70.
Artigo 8o
1. Quando, na sequência de um inquérito, a Comissão considerar que
uma despesa não foi efectuada de acordo com as regras comunitárias,comunicará ao Estado-Membro em causa os resultados das suasverificações e indicará as medidas correctivas a tomar para garantir afutura observância dessas regras.
Essa comunicação fará referência ao presente regulamento. O Estado-
-Membro deve responder num prazo de dois meses, podendo a Comissãoalterar a sua posição em conformidade com a resposta. Em casosjustificados, a Comissão pode conceder um prolongamento do prazo.1995R1663 — PT — 24.10.2001 — 003.001 — 6
(1)J O noL 39 de 17. 2. 1996, p. 5.▼M1
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▼M2
▼M2
Terminado o prazo de resposta, a Comissão convocará uma discussão
bilateral, devendo ambas as partes tentar alcançar um acordo quanto àsmedidas a tomar e à avaliação da gravidade da infracção, bem como do
prejuízo financeiro causado à Comunidade Europeia. Após essa
discussão e passada qualquer data fixada pela Comissão, em consultacom o Estado-Membro, depois da discussão bilateral para a comuni-cação de informações suplementares, ou se o Estado-Membro nãoaceitar a convocação num prazo fixado pela Comissão, esta, decorrido
esse prazo, comunicará formalmente as suas conclusões ao Estado-
-Membro, fazendo referência à Decisão 94/442/CE da Comissão(
1). Sem
prejuízo do disposto no quarto parágrafo do presente número, dessacomunicação constará uma avaliação das despesas que se prevêemexcluir a título do n.
o2, alínea c), do artigo 5.odo Regulamento (CEE)
n.o729/70.
O Estado-Membro informará a Comissão, com a maior brevidade, das
medidas de correcção que adoptar para assegurar o cumprimento das
regras comunitárias, assim como da data efectiva da sua entrada emvigor. Se for caso disso, a Comissão adoptará uma ou mais decisões emaplicação do n.
o2, alínea c), do artigo 5.odo Regulamento (CEE) n.o
729/70, no sentido de excluir, até à data de execução das medidas de
correcção, as despesas implicadas pela não observância das regras
comunitárias.
2. As decisões referidas no no2, alínea c), do artigo 5odo
Regulamento (CEE) no729/70 serão tomadas depois do exame de
qualquer relatório estabelecido pelo órgão de conciliação em conformi-dade com a Decisão 94/442/CE da Comissão.
3. As deduções do financiamento comunitário referidas no n
o2,
alínea c), do artigo 5odo Regulamento (CEE) no729/70 serão executadas
sobre os adiantamentos relativos à despesa do segundo mês seguinte àdecisão prevista no mencionado artigo. Todavia a Comissão pode, apedido do Estado-membro e quando a importância das despesas aexcluir o justificar, e após consulta do Comité do Fundo, decidir outras
datas.
Artigo 9
o
É revogado o Regulamento (CEE) no1723/72 com efeitos em 16 de
Outrubro de 1995. Todavia, mantém-se em vigor relativamente ao
apuramento das contas do FEOGA até ao exercício financeiro de 1995inclusive.
Artigo 10
o
O presente regulamento entra em vigor no sétimo dia seguinte ao da sua
publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.
É aplicável a partir do exercício iniciado em 16 de Outubro de 1995.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e
directamente aplicável em todos os Estados-membros.1995R1663 — PT — 24.10.2001 — 003.001 — 7
(1)J OnoL 182 de 16.7.1994, p. 45.▼B
▼B
ANEXO
Orientações para os critérios de aprovação de um organismo pagador
Os critérios de aprovação devem assegurar que o organismo pagador ofereça
garantias suficientes no que respeita ao funcionamento adequado da sua
organização administrativa, ao seu sistema de controlo interno e à manutenção
dos documentos referidos no artigo 4odo Regulamento (CEE) no729/70. Apenas
as operações de reduzida envergadura de um organismo pagador podem justificar
a aplicação de critérios simplificados. A inobservância de quaisquer critérios
importantes relativos às operações do organismo pagador conduzirá à aplicação
do no4 do artigo 4odo referido regulamento.
1. A designação de um organismo pagador organismo deve assumir a forma de
um texto formal que estabeleça os poderes, obrigações e responsabilidades
desse organismo, nomeadamente no que respeita às despesas do FEOGA,
secção «Garantia», tal como definido nos artigos 2oe3odo Regulamento
(CEE) no729/70, e que defina a estrutura administrativa do organismo.
2. O organismo desempenhará três funções principais relativamente às despesas
do FEOGA, secção «Garantia»:
i) Autorização dos pagamentos: o objectivo desta função consiste no
estabelecimento do montante que deve ser pago a um requerente em
conformidade com as regras comunitárias;
ii) Realização dospagamentos: o objectivo desta função consiste na emissão
de um documento destinado à entidade bancária do organismo ou, em
determinados casos, a um serviço oficial encarregado dos pagamentos,
para que seja pago ao requerente (ou ao seu representante) o montante
autorizado;
iii) Contabilização dos pagamentos: o objectivo desta função consiste na
inscrição dos pagamentos respeitantes a despesas do âmbito do FEOGA
nos registos contabilísticos do organismo, que assumirão normalmente a
forma de um sistema informático, e na preparação das sínteses periódicasdas despesas, nomeadamente as declarações mensais e anuais para a
Comissão das Comunidades Europeias. Nos registos contabilísticos
registar-se-ão igualmente os activos financiados pelo Fundo, nomeada-
mente no que se refere às existências de intervenção, adiantamentos em
saldo e devedores.
3. Sem prejuízo das delegações previstas no n
o4, o organismo disporá
normalmente de dois serviços:
i) Serviço de auditoria interna: o objectivo deste serviço, ou de um
equivalente, é assegurar que o sistema de controlo interno do organismo
funciona eficazmente; o serviço de auditoria interna será independente
dos outros serviços do organismo e responderá directamente perante a
direcção do mesmo.
ii) Serviço técnico: o objectivo deste serviço é verificar os factos com base
nos quais são efectuados os pagamentos aos requerentes, nomeadamente
os relativos a matérias como a qualidade e as características dos produtos,
efectivos de animais, terras, etc., datas de entrega, transformação noutros
produtos e outros controlos de natureza técnica. A verificação desses
factos é assegurada pela aplicação de um sistema de controlo e inspecção.Uma das funções mais importantes doserviço técnico é a supervisão deste
sistema de controlo.
4. A função de autorização e/ou o serviço técnico podem, no todo ou em parte,
ser delegados noutros órgãos, desde que sejam satisfeitas as seguintes
condições:
i) As responsabilidades e obrigações desses órgãos, nomeadamente no que
respeita ao controlo e verificação da observância das regras comunitárias,
estejam claramente definidas;
ii) Esses órgãos disponham de sistemas eficazes que garantam o
cumprimento das suas responsabilidades de um modo adequado;
iii) Esses órgãoes confirmem explicitamente ao organismo que cumprem, de
facto, as suas responsabilidades e descrevam os meios utilizados;
iv) O organismo seja informado, numa base regular e atempadamente, dos
resultados dos controlos efectuados, de modo que a suficiência desses
controlos possa sempre ser tida em conta antes de um pedido ser
liquidado. O trabalho realizado deve ser descrito pormenorizadamente
num relatório que acompanhará cada pedido, lote de pedidos, ou, quandofor caso disso, num relatório que abranja uma campanha de comercia-
lização. O relatório deve ser acompanhado por um certificado da
elegibilidade dos pedidos aprovados e da natureza, alcance e limites do
trabalho realizado. Quando os controlos físicos ou administrativos forem
realizados com base numa amostra de pedidos, os pedidos seleccionados1995R1663 — PT — 24.10.2001 — 003.001 — 8
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devem ser identificados e o método de amostragem deve ser descrito,
bem como os resultados de todas as inspecções e as medidas tomadas em
relação às discrepâncias e irregularidades detectadas. Os documentos
comprovativos apresentados ao organismo devem ser suficientes para
garantir que todos os controlos exigidos relativamente à elegibilidade dos
pedidos autorizados foram executados;
v) Quando os documentos relativos aos pedidos autorizados e controlos
efectuados forem mantidos na posse dos outros órgãos, estes e o
organismo estabelecerão os procedimentos que garantam que a
localização de todos os documentos relevantes para os pagamentos
efectuados pelo organismo seja registada e que esses documentos estarão
disponíveis, para efeitos de inspecção, nas instalações do organismo o
pedido das pessoas e entidades que tenham normalmente o direito de os
inspeccionar, nomeadamente:
— o pessoal do organismo que se ocupa do pedido,
— o serviço de auditoria interna do organismo,
— o organismo de certificação que certifica a declaração anual do
organismo pagador,
— agentes mandatados da Comunidade Europeia.
4a. Apenas em relação às medidas co-financiadas, com o acordo prévio da
Comissão e desde que deva ser efectuado um número elevado de pagamentos
de pequena importância, a função de pagamento aos requerentes da ajuda
pode ser delegada a outros organismos. Um acordo escrito entre o organismo
pagador e esse organismo deverá especificar a natureza da informação e dos
documentos comprovativos a submeter ao organismo pagador, assim como o
prazo em que devem ser fornecidos; deverão, pelo menos, permitir que o
organismo pagador cumpra os critérios de aprovação e respeite os prazos
especificados para a apresentação das contas mensais e anuais. O organismopagador mantém-se responsável pela boa gestão dos fundos em causa e pela
actualização dos documentos contabilísticos. Os agentes mandatados do
organismo pagador, do organismo de certificação e da Comunidade Europeia
terão o direito de examinar todos os comprovativos detidos pelo organismo
acima referido e o direito de realizar verificações junto dos requerentes de
ajuda.
5. A estrutura administrativa do organismo garantirá a separação das três
funções de autorização, realização e contabilização dos pagamentos, cada
uma das quais será da responsabilidade de uma subunidade administrativa
independente, cujas responsabilidades estarão definidas no organigrama.
Quando adequado, a estrutura administrativa pode ser tal que a função do
serviço técnico seja desempenhada pelo serviço responsável pela autorização.
A subunidade administrativa encarregada da execução dos pagamentos, ou
uma unidade encarregada da supervisão daquela, deve manter na sua posse os
documentos que atestem as ordens de pagamento dos pedidos de ajuda, assim
como a execução dos controlos administrativos e físicos prescritos. As
informações e os atestados podem ser apresentados sob uma forma sintética
equivalente à descrita no ponto 4iv) do presente anexo, podendo sê-lo em
suporte informático.
6. O organismo pagador deve adoptar os seguintes procedimentos, ou outros
que ofereçam garantias equivalentes:
i) Oorganismo estabelecerá, porescrito, osprocedimentos pormenorizados
relativos à recepção, registo e tratamento dos pedidos, incluindo uma
descrição de todos os documentos a utilizar;
ii) A divisão de funções deve ser tal que nenhum agente detenha mais que
uma das responsabilidades de autorização, pagamento ou contabilização
dos montantes imputados ao FEOGA, nem desempenhe qualquer dessas
tarefas sem que o seu trabalho seja supervisionado por um segundo
agente;
As responsabilidades de cada agente serão estabelecidas por escrito,
incluindo a definição dos limites financeiros da sua autoridade. Deverá
ser proporcionada uma formação adequada ao pessoal, devendo
igualmente ser aplicada uma política de rotação dos elementos dopessoal que ocupem posições sensíveis, ou em alternativa uma
supervisão acrescida. ►
M2Devem existir medidas apropriadas para
afastar o risco de conflito de interesses, quando pessoas que detenham
uma posição de responsabilidade ou ocupem um posto sensível no
âmbito da verificação, das ordens de pagamento ou do pagamento de
pedidos imputados ao fundo desempenharem outras funções fora do
organismo pagador; ◄1995R1663 — PT — 24.10.2001 — 003.001 — 9
▼M2
▼B
▼M2
▼B
▼B
iii) Cada agente responsável pela autorização terá à sua disposição uma lista
pormenorizada dos controlos que está encarregado de realizar, devendo
inserir nos documentos comprovativos correspondentes ao pedido a sua
confirmação de que esses controlos foram efectuados. Essa confirmação
pode ser efectuada por meios electrónicos, no respeito das condições
previstas na alínea vi). Deve igualmente ser incluída a prova de que o
trabalho realizado foi comprovado por um elemento superior do pessoal;
iv) Um pedido só será autorizado para pagamento após terem sido
efectuados controlos suficientes para verificar que satisfaz a regula-
mentação comunitária. Esses controlos incluirão os exigidos pela
regulamentação que estabelece as medidas específicas ao abrigo das
quais a ajuda é solicitada, bem como os exigidos pelo artigo 8odo
Regulamento (CEE) no729/70 para impedir e detectar as fraudes e
irregularidades, sendo dada especial atenção aos riscos em causa. Os
controlos a realizar serão especificados numa lista de controlos, devendo
a sua realização ser certificada para cada pedido ou cada lote de pedidos.
v) Os procedimentos devem garantir que um pagamento só seja efectuado
ao requerente, na sua conta bancária ou ao seu representante. O
pagamento será executado pela entidade bancária do organismo, ou, se
adequado, porum serviço oficial encarregado dospagamentos ouporum
cheque enviado pelo correio, nos cinco dias úteis seguintes à data da
imputação ao FEOGA. Serão adoptados procedimentos para garantir que
todos os pagamentos para os quais as transferências não sejam
executadas, ou os cheques não sejam cobrados, sejam recreditados aoFundo. Não serão feitos pagamentos em dinheiro. A aprovação pelo
agente responsável pela autorização e/ou pelo seu supervisor pode ser
feita por meios electrónicos, desde que esteja garantido um nível
adequado de segurança em relação a esses meios e que a entidade da
pessoa que assina esteja incluída nos registos electrónicos.
vi)►
M3A confidencialidade, integridade e disponibilidade de todos os
dados informáticos devem ser asseguradas através de medidas adaptadas
à estrutura administrativa, ao pessoal e ao ambiente tecnológico da cada
organismo pagador. O esforço financeiro e tecnológico devem ser
proporcionais aos riscos efectivamente corridos.
Qualquer sistema informático utilizado, deve incluir procedimentos
adequados para:
a) A organização geral, a gestão e a auditoria;
b) A segurança da parte física;
c) A segurança da parte lógica;
d) O desenvolvimento, a programação e a manutenção dos sistemas;
e) As operações de rotina;
f) As telecomunicações;
g) Os micro-computadores;
h) Os planos de emergência;
i) Os controlos da aplicação. ◄
vii) Os procedimentos do organismo garantirão que as alterações da
regulamentação comunitária, nomeadamente das taxas de ajuda
aplicáveis, sejam registadas e que as instruções, bases de dados e listas
de controlos sejam atempadamente actualizadas.
7. Os pagamentos de adiantamentos serão identificados em registos contabilís-
ticos, devendo ser adoptados procedimentos que garantam que:
i) As garantias só sejam fornecidas por instituições financeiras que
satisfaçam as condições do Regulamento (CEE) no2220/85(1), que
sejam aprovadas pelas autoridades competentes e que emitam garantias
que permanecerão válidas até serem liberadas ou executadas. Quando for
caso disso, as garantias serão executadas mediante simples pedido do
organismo;
ii) Os adiantamentos sejam regularizados nos prazos estipulados e que os
adiantamentos cujos prazos tenham sido ultrapassados sejam identifi-
cados e as respectivas garantias imediatamente executadas;
iii) A regularização dos adiantamentos esteja sujeita a controlos idênticos
aos realizados em relação aos pagamentos pelos agentes responsáveis
pela respectiva autorização.
8. A contabilidade relativa à armazenagem de intervenção garantirá que as
quantidades e os correspondentes custos sejam correcta e atempadamente
registados por lote identificável, na conta adequada em cada estádio, desde à1995R1663 — PT — 24.10.2001 — 003.001 — 10
(1)J O noL 205 de 3. 8. 1985, p. 5.
▼B
aceitação de uma proposta até ao escoamento físico do produto, em
conformidade com os regulamentos aplicáveis, e que a quantidade e a
natureza das existências em qualquer local possam ser determinadas a
qualquer altura. As existências serão físicamente verificadas com regulari-
dade por pessoas, órgãos ou serviços independentes das entidades
responsáveis pelo armazenamento.
9. Os procedimentos contabilísticos garantirão que as declarações mensais e
anuais sejam completas, rigorosas e elaboradas atempadamente e que
quaisquer erros ou omissões sejam detectados e corrigidos, nomeadamente
através de controlos e conciliações realizados a intervalos não superiores a
três meses.
10. O serviço de auditoria interna verificará que os procedimentos adoptados
pelo organismo são adequados para garantir que a observância da
regulamentação comunitária é verificada e que as contabilidades são
precisas, completas e estabelecidas atempadamente. As verificações podem
ser limitadas a medidas seleccionadas e a amostras de operações, desde que
um programa de auditoria garanta que todas as áreas significativas, incluindo
os serviços encarregados das autorizações, estão cobertas durante um período
não superior a cinco anos. O trabalho do serviço de auditoria interna deve ser
executado de acordo com as normas internacionalmente aceites e registado
em documentos de trabalho, devendo dar origem a relatórios e recomen-
dações dirigidas à direcção do organismo. Os programas e os relatórios de
auditoria devem ser colocados à disposição do organismo de certificação e
dos agentes da Comissão mandatados para a execução de auditorias
financeiras, ou com o fim único de avaliar a eficária das funções da
auditoria interna.
11. Todos os pontos anteriores são aplicáveis, mutatis mutandis, às «despesas
negativa» (imposições, garantias executadas, pagamentos reembolsados, etc.)
que o organismo seja levado a cobrar em nome da secção «Garantia» do
FEOGA. Nomeadamente, o organismo estabelecerá um sistema para a
identificação de todos os montantes devidos ao FEOGA e para o registo,
numa lista de devedores, de todas as dívidas antes da sua cobrança. A lista de
devedores deve ser analisada a intervalos regulares para que as dívidas cujos
prazos tenham sido superados possam ser cobradas.
O organismo pode delegar a responsabilidade da cobrança de determinadas
categorias de despesas negativas noutros órgãos, desde que sejam cumpridas
as condições do ponto 4, adaptadas se necessário, e que, adicionalmente,
esses órgãos prestem, regular e atempadamente, contas ao organismo, pelo
menos uma vez por mês, relativamente a todas as receitas reconhecidas e
montantes recebidos.
12. O organismo estabelecerá procedimentos que garantam que todos os pedidos
recebidos serão tratados rapidamente.1995R1663 — PT — 24.10.2001 — 003.001 — 11