1995R1663 — PT — 16.10.2004 — 004.001

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REGULAMENTO (CE) No 1663/95 DA COMISSÃO

de 7 de Julho de 1995

que estabelece as regras de execução do Regulamento (CEE) no 729/70 no que respeita ao processo de apuramento das contas do FEOGA, secção «Garantia»







A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS, Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia, Tendo em conta o Regulamento (CEE) no 729/70 do Conselho, de 21 de Abril de 1970, relativo ao financiamento da política agrícola comum ( 1 ), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE) no 1287/95 ( 2 ), e, nomeadamente, os seus no 6 do artigo 4o e no 3 do artigo 5o; Considerando que a reforma do processo de apuramento das contas, introduzida pelo Regulamento (CE) no 1287/95 do Conselho, prevê o estabelecimento de regras de execução relativas à certificação e ao apuramento das contas anuais dos organismos pagadores aprovados; Considerando que o número e a natureza das medidas financiadas pelo FEOGA, secção Garantia, e as técnicas de registo e de transmissão das informações evoluíram de tal modo que se torna necessária uma revisão da natureza e do conteúdo das informações a fornecer à Comissão para efeitos do apuramento das contas; Considerando que o Regulamento (CEE) no 1723/72 da Comissão ( 3 ), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) no 295/88 ( 4 ) deve ser, consequentemente, revogado; Considerando que o Comité do FEOGA não emitiu parecer no prazo fixado pelo seu presidente, ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:







Artigo 1o

1. O limite ao número de organismos pagadores aprovados por cada Estado-membro, previsto no no 2 do artigo 4o do Regulamento (CEE) no 729/70, será determinado por esse Estado-membro após consulta da Comissão. A Comissão pode, nomeadamente, comunicar a existência de qualquer obstáculo que esse número implique para a observância do prazo estabelecido no no 2, alínea b), do artigo 5o do referido regulamento, bem como para a transparência dos controlos relativos ao funcionamento do Fundo. A Comissão informará o Comité do Fundo dos organismos pagadores acreditados em todos os Estados-membros.

2. Em relação a cada organismo pagador, o Estado-membro informará a Comissão da ou as autoridades que conferem ou revogam a aprovação e que determinam o período concedido para a introdução de eventuais ajustamentos necessários nos termos do no 4 do artigo 4o do Regulamento (CEE) no 729/90 («a autoridade competente»).

3. Antes de aprovar um organismo pagador, a autoridade competente deve verificar que as regras administrativas e contabilísticas desse organismo oferecem as garantias referidas no no 1, alínea a), do artigo 4o do Regulamento (CEE) no 729/70. Os critérios devem ser estabelecidos pelo Estado-membro e aplicados pela autoridade competente com vista à aprovação, tendo em conta as orientações da Comissão para estes critérios estabelecidas em anexo do presente regulamento. A inobservância de critérios importantes relativos às operações do organismo pagador conduzirá à aplicação do no 4 do artigo 4o do acima referido regulamento.

A decisão de aprovação deve ser tomada com base num exame das regras administrativas e contabilísticas, incluindo as adoptadas para a protecção dos interesses da Comunidade no que respeita aos adiantamentos pagos, garantias obtidas, existências de intervenção e montantes a cobrar. O exame incluirá, nomeadamente, as regras relativas à execução dos pagamentos, protecção dos interesses de tesouraria, ►M4 segurança dos sistemas de informação ◄ , manutenção dos registos contabilísticos, repartição de tarefas e adequada realização dos controlos internos e externos, relativos às despesas financiadas pela secção «Garantia» do FEOGA.

4. Se a autoridade competente verificar que o organismo pagador satisfaz todas as condições necessárias, procederá à sua aprovação. Caso contrário, deve enviar ao organismo pagador instruções relativas às regras administrativas e contabilísticas a adoptar, nomeadamente eventuais exigências que o organismo pagador deve satisfazer antes de ser aprovado. Durante a introdução das alterações exigidas relativamente às regras administrativas e contabilísticas, a aprovação pode ser atribuída, a título provisório, durante um período a fixar em função da importância do problema.

5. Em caso de revogação da aprovação, o Estado-membro designará outro organismo pagador, em conformidade com as condições estabelecidas no artigo 4o do Regulamento (CEE) no 729/70 e nos nos 3 e 4 do presente artigo, assegurando-se de que os pagamentos aos beneficiários não sejam interrompidos.

6. O acto de aprovação deve consistir na confirmação escrita de que o organismo pagador satisfaz os critérios de aprovação e, quando for caso disso, introduzirá as alterações eventualmente exigidas no prazo fixado. O referido acto de aprovação deve ser transmitido à Comissão.

7. A comunicação referida no no 3 do artigo 4o do Regulamento (CEE) no 729/70 deve ser efectuada quando o organismo pagador for aprovado pela primeira vez, devendo ser acompanhada das seguintes informações relativas a cada organismo pagador:

— responsabilidades que lhe foram atribuídas,

— repartição das responsabilidades entre os seus serviços,

— suas ligações com outros organismos, públicos ou privados, aos quais tenha igualmente sido atribuída uma parte das responsabilidades pela execução das medidas que implicam uma imputação das despesas ao Fundo,

— modo como os pedidos dos beneficiários são recebidos, verificados e validados, e as despesas autorizadas e pagas,

— as disposições de auditoria interna,

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— as disposições em matéria de segurança da informação.

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Em caso de aplicação do no 4 do artigo 4o do Regulamento (CEE) no 729/70, as informações a fornecer devem, nomeadamente, incluir todas as instruções relativas às regras administrativas e contabilísticas a aplicar e às adaptações que o organismo pagador deve introduzir para evitar a revogação da aprovação, bem como o respectivo prazo de introdução.

Artigo 2o

1. O organismo de coordenação referido no no 1, alínea b), do artigo 4o do Regulamento (CEE) no 729/70 será o único interlocutor do Estado-membro perante a Comissão no que respeita a todas as questões referentes à secção Garantia do FEOGA relativas à:

— distribuição de textos comunitários e directrizes respeitantes aos vários organismos pagadores e aos organismos responsáveis pela sua aplicação,

— promoção da sua aplicação uniforme,

— comunicação à Comissão das informações previstas neste regulamento e no Regulamento (CEE) no 729/70.

▼M3 —————

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►M3 ————— ◄ Um organismos pagador pode desempenhar o papel do organismo de coordenação, desde que essas duas responsabilidades se conservem separadas. No desempenho das suas funções, o organismo de coordenação pode, de acordo com os procedimentos nacionais, apoiar-se noutros organismos ou serviços administrativos, nomeadamente nos que possuam competência contabilística ou técnica.

2. O Estado-membro comunicará à Comissão as informações relativas à denominação e estatuto do organismo de coordenação, bem como as regras administrativas, contabilísticas e de controlo interno respeitantes ao seu funcionamento.

3. ►M2 A forma e o conteúdo das informações contabilísticas referidas no ►M3 n.o 1, alínea c), do artigo 4.o do presente regulamento ◄ serão adoptadas segundo o procedimento previsto no artigo 13.o do Regulamento (CEE) n.o 729/70. ◄

Artigo 3o

1. O certificado referido na alínea b) do no 1 do artigo 5o do Regulamento (CEE) no 729/70 será passado por um serviço ou organismo que seja funcionalmente independente dos organismos pagadores e de coordenação e que possua a adequada competência técnica (organismo de certificação).

O certificado basear-se-á no exame dos procedimentos utilizados, por um lado, e no de uma amostra de operações, por outro, devendo assegurar a conformidade dos pagamentos com as regras comunitárias no que respeita à capacidade das estruturas administrativas dos organismos pagadores garantirem que essa conformidade foi controlada antes de um pagamento ter sido executado.

O organismo de certificação realizará o seu exame em conformidade com as normas internacionais de auditoria. Os controlos serão efectuados durante e depois de cada exercício financeiro. Antes de 31 de Janeiro do exercício seguinte, o organismo de certificação elaborará o certificado e, igualmente, um relatório com as suas conclusões, no qual deve indicar se apurou com suficiente certeza que as contas a transmitir à Comissão são autênticas, completas e rigorosas e que os procedimentos de controlo internos funcionaram satisfatoriamente.

▼M4

A partir do exercício financeiro de 2008, o mais tardar, o organismo de certificação emitirá ainda, antes da data referida no terceiro parágrafo, uma declaração relativa às medidas de segurança dos sistemas de informação instauradas pelo organismo pagador. A declaração, que se baseará na versão aplicável, no exercício financeiro em causa, das normas internacionalmente aceites referidas no ponto 6, alínea vi), do anexo do presente regulamento que tiverem sido escolhidas como base para as medidas de segurança, deverá indicar se existiam, no exercício em causa, medidas de segurança eficazes.

Relativamente aos exercícios financeiros anteriores ao que for objecto da primeira declaração relativa à segurança dos sistemas de informação do organismo pagador, o organismo certificador incluirá no relatório das suas constatações, com base num método de pontuação, comentários e conclusões provisórias sobre as medidas de segurança do sistema de informação instauradas pelo organismo pagador. O relatório, que se baseará na versão aplicável, no exercício financeiro em causa, das normas internacionalmente aceites referidas no ponto 6, alínea vi), do anexo do presente regulamento que tiverem sido escolhidas como base para as medidas de segurança, deverá indicar em que medida existiam, no exercício em causa, medidas de segurança eficazes.

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2. Nos casos em que seja aprovado mais de um organismo pagador, o Estado-membro pode apoiar-se nos certificados emitidos pelos serviços ou organismos que aprovaram as contas dos respectivos organismos pagadores, desde que receba garantias de que as auditorias foram realizadas de acordo com as exigências estabelecidas no no 1.

3. O relatório referido no no 1 deve indicar se:

— os procedimentos aplicados pelos organismos pagadores, tendo em atenção nomeadamente os critérios de aprovação, garantem razoavelmente que as operações imputáveis as Fundo estão de acordo com as regras comunitárias e que recomendações foram feitas para melhorar os sistemas,

— as contas anuais referidas no no 1, alínea a), do artigo 4o do presente regulamento estão em concordância com os livros e registos dos organismos pagadores,

— os mapas das despesas e das operações de intervenção previstos no artigo 5o do presente regulamento constituem um registo autêntico, completo e rigoroso das operações imputadas ao Fundo,

— os interesses financeiros da Comunidade estão convenientemente protegidos, no que se refere a adiantamentos pagos, garantias recebidas, existências de intervenção e montantes a cobrar,

— as recomendações para a melhoria dos sistemas transmitidas ao organismo pagador foram seguidas.

O relatório deve ser acompanhado de informações sobre o número e as qualificações das pessoas que realizaram a auditoria, o trabalho realizado, o número de operações examinadas, o nível de autenticidade e confiança obtido, os pontos fracos detectados e as recomendações de melhoria transmitidas, bem como sobre as operações do organismo de certificação e de outros organismos de auditoria, internos ou externos aos organismos pagadores, com base nas quais o organismo de certificação pôde adquirir, no todo ou em parte, a sua certeza em relação ao conteúdo do relatório.

Artigo 4o

1. Para efeitos do apuramento das contas referido no no 2, alínea b), do artigo 5o do Regulamento (CEE) no 729/70, o Estado-membro enviará à Comissão:

a) O recapitulativo das contas anuais relativas à despesa imputada à secção «Garantia» do Fundo e os relatórios elaborados por cada serviço ou organismo, de acordo com o disposto no no 1 do artigo 5o do referido regulamento;

b) Os certificados e os relatórios elaborados pelo(s) organismo(s) de certificação;

▼M3

c) Um registo completo de todos os dados contabilísticos necessários para fins estatísticos ou para a realização de controlos, numa forma e conteúdo conformes ao n.o 3 do artigo 2.o do presente regulamento.

▼M4

2. Os documentos e os dados contabilísticos referidos no n.o 1 serão enviados à Comissão até 10 de Fevereiro do ano seguinte ao termo do exercício financeiro a que respeitam. Os documentos referidos nas alíneas a) e b) do n.o 1 serão enviados num só exemplar acompanhado da versão electrónica.

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3. A pedido da Comissão ou por iniciativa do Estado-membro, podem ser enviadas à Comissão, num prazo a fixar por esta tendo em conta o trabalho necessário para a respectiva transmissão, informações adicionais relativas ao apuramento das contas em causa. Na falta destas, a Comissão pode adoptar o apuramento das contas com base nas informações de que disponha no final do referido prazo.

4. A Comissão pode aceitar um pedido de prorrogação do prazo de envio das informações, se for justificado e se lhe for enviado antes do fim do prazo.

Artigo 5o

▼M3

1. Das contas referidas no n.o 1, alínea a), do artigo 4.o devem constar:

a) As despesas resumidas por rubrica e sub-rubrica do orçamento comunitário;

b) Um quadro com as diferenças, por rubrica e sub-rubrica, entre as despesas declaradas na declaração anual e as declaradas na declaração mensal, para o mesmo período, no documento referido no n.o 5 do artigo 3.o do Regulamento (CE) n.o 296/96. Esse quadro deve ser acompanhado de uma explicação de cada diferença, por sub-rubrica;

c) O quadro, relativo ao fim do exercício, referido no n.o 6A, alínea a), do artigo 3.o;

d) Um resumo das operações de intervenção e um quadro com as quantidades e a localização das existências no fim do exercício financeiro;

e) A confirmação de que os dados relativos a cada movimento das existências de intervenção se encontram registados nos processos do organismo pagador;

f) O quadro, relativo ao fim do exercício, referido no n.o 6A, alínea b), do artigo 3.o do Regulamento (CE) n.o 296/96.

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2. Dos relatórios referidos no no 1, alínea a), do artigo 4o do mencionado regulamento devem constar as seguintes informações respeitantes ao organismo de coordenação e a cada organismo pagador:

— eventuais operações de carácter excepcional ou dificuldades técnicas ocorridas no quadro do exercício financeiro em causa,

— eventuais alterações significativas das informações referidas no no 7 do artigo 1o, ocorridas após o relatório anterior.

Artigo 6o

Os documentos comprovativos relativos às despesas financiadas e aos montantes a recuperar pelo FEOGA, secção «Garantia», devem ser mantidos à disposição da Comissão pelo menos durante os três anos seguintes ao do apuramento das contas do exercício financeiro em causa pela Comissão, ou, no caso de a decisão de apuramento das contas ser objecto de recurso no Tribunal de Justiça das Comunidades Europeias, durante um ano após o termo de processo.

Artigo 7o

▼M1

1. A decisão de apuramento das contas prevista no no 2, alínea b), do artigo 5o do Regulamento (CEE) no 729/70 determinará, sem prejuízo de decisões tomadas posteriormente em conformidade com o no 2, alínea c), do mesmo artigo, o montante das despesas efectuadas em cada Estado-membro durante o exercício financeiro em questão que devam ser reconhecidas a cargo do FEOGA, com base nas contas referidas no no 1, alínea b), do artigo 5o daquele regulamento e nas reduções e suspensões de adiantamentos a título do exercício em causa, incluindo as reduções referidas no no 3, segundo parágrafo, do artigo 4o do Regulamento (CE) no 296/96 da Comissão ( 5 ).

Os montantes que, em conformidade com a decisão de apuramento das contas referida na primeira alínea, sejam recuperáveis de cada Estado-membro ou lhe sejam pagáveis serão determinados através da dedução do montante dos adiantamentos pagos a título do exercício financeiro em causa das despesas reconhecidas para o mesmo exercício em conformidade com o primeiro parágrafo. Esses montantes recuperáveis ou pagáveis serão deduzidos ou adicionados aos adiantamentos relativos às despesas do segundo mês seguinte ao mês em que a decisão de apuramento de contas é tomada.

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2. A Comissão comunicará ao Estado-membro em causa os resultados das suas verificações, conjuntamente com as alterações que propuser, antes do dia 31 de Março seguinte ao fim do exercício financeiro.

3. Quando, por razões imputáveis ao Estado-membro, a Comissão não puder apurar as contas de um Estado-membro antes de 30 de Abril do ano seguinte, informará o Estado-membro dos inquéritos suplementares que se proponha realizar nos termos do artigo 9o do Regulamento (CEE) no 729/70.

Artigo 8o

▼M2

1. Quando, na sequência de um inquérito, a Comissão considerar que uma despesa não foi efectuada de acordo com as regras comunitárias, comunicará ao Estado-Membro em causa os resultados das suas verificações e indicará as medidas correctivas a tomar para garantir a futura observância dessas regras.

Essa comunicação fará referência ao presente regulamento. O Estado-Membro deve responder num prazo de dois meses, podendo a Comissão alterar a sua posição em conformidade com a resposta. Em casos justificados, a Comissão pode conceder um prolongamento do prazo.

Terminado o prazo de resposta, a Comissão convocará uma discussão bilateral, devendo ambas as partes tentar alcançar um acordo quanto às medidas a tomar e à avaliação da gravidade da infracção, bem como do prejuízo financeiro causado à Comunidade Europeia. Após essa discussão e passada qualquer data fixada pela Comissão, em consulta com o Estado-Membro, depois da discussão bilateral para a comunicação de informações suplementares, ou se o Estado-Membro não aceitar a convocação num prazo fixado pela Comissão, esta, decorrido esse prazo, comunicará formalmente as suas conclusões ao Estado-Membro, fazendo referência à Decisão 94/442/CE da Comissão ( 6 ). Sem prejuízo do disposto no quarto parágrafo do presente número, dessa comunicação constará uma avaliação das despesas que se prevêem excluir a título do n.o 2, alínea c), do artigo 5.o do Regulamento (CEE) n.o 729/70.

O Estado-Membro informará a Comissão, com a maior brevidade, das medidas de correcção que adoptar para assegurar o cumprimento das regras comunitárias, assim como da data efectiva da sua entrada em vigor. Se for caso disso, a Comissão adoptará uma ou mais decisões em aplicação do n.o 2, alínea c), do artigo 5.o do Regulamento (CEE) n.o 729/70, no sentido de excluir, até à data de execução das medidas de correcção, as despesas implicadas pela não observância das regras comunitárias.

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2. As decisões referidas no no 2, alínea c), do artigo 5o do Regulamento (CEE) no 729/70 serão tomadas depois do exame de qualquer relatório estabelecido pelo órgão de conciliação em conformidade com a Decisão 94/442/CE da Comissão.

3. As deduções do financiamento comunitário referidas no no 2, alínea c), do artigo 5o do Regulamento (CEE) no 729/70 serão executadas sobre os adiantamentos relativos à despesa do segundo mês seguinte à decisão prevista no mencionado artigo. Todavia a Comissão pode, a pedido do Estado-membro e quando a importância das despesas a excluir o justificar, e após consulta do Comité do Fundo, decidir outras datas.

Artigo 9o

É revogado o Regulamento (CEE) no 1723/72 com efeitos em 16 de Outrubro de 1995. Todavia, mantém-se em vigor relativamente ao apuramento das contas do FEOGA até ao exercício financeiro de 1995 inclusive.

Artigo 10o

O presente regulamento entra em vigor no sétimo dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.

É aplicável a partir do exercício iniciado em 16 de Outubro de 1995.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável em todos os Estados-membros.









ANEXO

Orientações para os critérios de aprovação de um organismo pagador

Os critérios de aprovação devem assegurar que o organismo pagador ofereça garantias suficientes no que respeita ao funcionamento adequado da sua organização administrativa, ao seu sistema de controlo interno e à manutenção dos documentos referidos no artigo 4o do Regulamento (CEE) no 729/70. Apenas as operações de reduzida envergadura de um organismo pagador podem justificar a aplicação de critérios simplificados. A inobservância de quaisquer critérios importantes relativos às operações do organismo pagador conduzirá à aplicação do no 4 do artigo 4o do referido regulamento.

1. A designação de um organismo pagador organismo deve assumir a forma de um texto formal que estabeleça os poderes, obrigações e responsabilidades desse organismo, nomeadamente no que respeita às despesas do FEOGA, secção «Garantia», tal como definido nos artigos 2o e 3o do Regulamento (CEE) no 729/70, e que defina a estrutura administrativa do organismo.

2. O organismo desempenhará três funções principais relativamente às despesas do FEOGA, secção «Garantia»: i) Autorização dos pagamentos: o objectivo desta função consiste no estabelecimento do montante que deve ser pago a um requerente em conformidade com as regras comunitárias; ii) Realização dos pagamentos: o objectivo desta função consiste na emissão de um documento destinado à entidade bancária do organismo ou, em determinados casos, a um serviço oficial encarregado dos pagamentos, para que seja pago ao requerente (ou ao seu representante) o montante autorizado; ▼M4 iii) Contabilização dos pagamentos: o objectivo desta função consiste na inscrição dos pagamentos respeitantes a despesas do âmbito do FEOGA nos registos contabilísticos do organismo, que assumirão normalmente a forma de um sistema de informação, e na preparação das sínteses periódicas das despesas, nomeadamente as declarações mensais e anuais para a Comissão. Nos registos contabilísticos registar se ão igualmente os activos financiados pelo Fundo, nomeadamente no que se refere às existências de intervenção, adiantamentos em saldo e devedores. ▼B

3. Sem prejuízo das delegações previstas no no 4, o organismo disporá normalmente de dois serviços: i) Serviço de auditoria interna: o objectivo deste serviço, ou de um equivalente, é assegurar que o sistema de controlo interno do organismo funciona eficazmente; o serviço de auditoria interna será independente dos outros serviços do organismo e responderá directamente perante a direcção do mesmo. ii) Serviço técnico: o objectivo deste serviço é verificar os factos com base nos quais são efectuados os pagamentos aos requerentes, nomeadamente os relativos a matérias como a qualidade e as características dos produtos, efectivos de animais, terras, etc., datas de entrega, transformação noutros produtos e outros controlos de natureza técnica. A verificação desses factos é assegurada pela aplicação de um sistema de controlo e inspecção. Uma das funções mais importantes do serviço técnico é a supervisão deste sistema de controlo.

4. A função de autorização ►M4 , o serviço técnico e/ou a gestão dos sistemas de informação ◄ podem, no todo ou em parte, ser delegados noutros órgãos, desde que sejam satisfeitas as seguintes condições: i) As responsabilidades e obrigações desses órgãos, nomeadamente no que respeita ao controlo e verificação da observância das regras comunitárias, estejam claramente definidas; ii) Esses órgãos disponham de sistemas eficazes que garantam o cumprimento das suas responsabilidades de um modo adequado; iii) Esses órgãoes confirmem explicitamente ao organismo que cumprem, de facto, as suas responsabilidades e descrevam os meios utilizados; iv) O organismo seja informado, numa base regular e atempadamente, dos resultados dos controlos efectuados, de modo que a suficiência desses controlos possa sempre ser tida em conta antes de um pedido ser liquidado. O trabalho realizado deve ser descrito pormenorizadamente num relatório que acompanhará cada pedido, lote de pedidos, ou, quando for caso disso, num relatório que abranja uma campanha de comercialização. O relatório deve ser acompanhado por um certificado da elegibilidade dos pedidos aprovados e da natureza, alcance e limites do trabalho realizado. Quando os controlos físicos ou administrativos forem realizados com base numa amostra de pedidos, os pedidos seleccionados devem ser identificados e o método de amostragem deve ser descrito, bem como os resultados de todas as inspecções e as medidas tomadas em relação às discrepâncias e irregularidades detectadas. Os documentos comprovativos apresentados ao organismo devem ser suficientes para garantir que todos os controlos exigidos relativamente à elegibilidade dos pedidos autorizados foram executados; v) Quando os documentos relativos aos pedidos autorizados e controlos efectuados forem mantidos na posse dos outros órgãos, estes e o organismo estabelecerão os procedimentos que garantam que a localização de todos os documentos relevantes para os pagamentos efectuados pelo organismo seja registada e que esses documentos estarão disponíveis, para efeitos de inspecção, nas instalações do organismo o pedido das pessoas e entidades que tenham normalmente o direito de os inspeccionar, nomeadamente: — o pessoal do organismo que se ocupa do pedido, — o serviço de auditoria interna do organismo, — o organismo de certificação que certifica a declaração anual do organismo pagador, — agentes mandatados da Comunidade Europeia.

▼M2

4a. Apenas em relação às medidas co-financiadas, com o acordo prévio da Comissão e desde que deva ser efectuado um número elevado de pagamentos de pequena importância, a função de pagamento aos requerentes da ajuda pode ser delegada a outros organismos. Um acordo escrito entre o organismo pagador e esse organismo deverá especificar a natureza da informação e dos documentos comprovativos a submeter ao organismo pagador, assim como o prazo em que devem ser fornecidos; deverão, pelo menos, permitir que o organismo pagador cumpra os critérios de aprovação e respeite os prazos especificados para a apresentação das contas mensais e anuais. O organismo pagador mantém-se responsável pela boa gestão dos fundos em causa e pela actualização dos documentos contabilísticos. Os agentes mandatados do organismo pagador, do organismo de certificação e da Comunidade Europeia terão o direito de examinar todos os comprovativos detidos pelo organismo acima referido e o direito de realizar verificações junto dos requerentes de ajuda.

▼B

5. A estrutura administrativa do organismo garantirá a separação das três funções de autorização, realização e contabilização dos pagamentos, cada uma das quais será da responsabilidade de uma subunidade administrativa independente, cujas responsabilidades estarão definidas no organigrama. Quando adequado, a estrutura administrativa pode ser tal que a função do serviço técnico seja desempenhada pelo serviço responsável pela autorização. ▼M2 A subunidade administrativa encarregada da execução dos pagamentos, ou uma unidade encarregada da supervisão daquela, deve manter na sua posse os documentos que atestem as ordens de pagamento dos pedidos de ajuda, assim como a execução dos controlos administrativos e físicos prescritos. As informações e os atestados podem ser apresentados sob uma forma sintética equivalente à descrita no ponto 4iv) do presente anexo, podendo sê-lo em suporte informático. ▼B

6. O organismo pagador deve adoptar os seguintes procedimentos, ou outros que ofereçam garantias equivalentes: i) O organismo estabelecerá, por escrito, os procedimentos pormenorizados relativos à recepção, registo e tratamento dos pedidos, incluindo uma descrição de todos os documentos a utilizar; ii) A divisão de funções deve ser tal que nenhum agente detenha mais que uma das responsabilidades de autorização, pagamento ou contabilização dos montantes imputados ao FEOGA, nem desempenhe qualquer dessas tarefas sem que o seu trabalho seja supervisionado por um segundo agente; As responsabilidades de cada agente serão estabelecidas por escrito, incluindo a definição dos limites financeiros da sua autoridade. Deverá ser proporcionada uma formação adequada ao pessoal, devendo igualmente ser aplicada uma política de rotação dos elementos do pessoal que ocupem posições sensíveis, ou em alternativa uma supervisão acrescida. ►M2 Devem existir medidas apropriadas para afastar o risco de conflito de interesses, quando pessoas que detenham uma posição de responsabilidade ou ocupem um posto sensível no âmbito da verificação, das ordens de pagamento ou do pagamento de pedidos imputados ao fundo desempenharem outras funções fora do organismo pagador; ◄ iii) Cada agente responsável pela autorização terá à sua disposição uma lista pormenorizada dos controlos que está encarregado de realizar, devendo inserir nos documentos comprovativos correspondentes ao pedido a sua confirmação de que esses controlos foram efectuados. Essa confirmação pode ser efectuada por meios electrónicos, no respeito das condições previstas na alínea vi). Deve igualmente ser incluída a prova de que o trabalho realizado foi comprovado por um elemento superior do pessoal; iv) Um pedido só será autorizado para pagamento após terem sido efectuados controlos suficientes para verificar que satisfaz a regulamentação comunitária. Esses controlos incluirão os exigidos pela regulamentação que estabelece as medidas específicas ao abrigo das quais a ajuda é solicitada, bem como os exigidos pelo artigo 8o do Regulamento (CEE) no 729/70 para impedir e detectar as fraudes e irregularidades, sendo dada especial atenção aos riscos em causa. Os controlos a realizar serão especificados numa lista de controlos, devendo a sua realização ser certificada para cada pedido ou cada lote de pedidos. v) Os procedimentos devem garantir que um pagamento só seja efectuado ao requerente, na sua conta bancária ou ao seu representante. O pagamento será executado pela entidade bancária do organismo, ou, se adequado, por um serviço oficial encarregado dos pagamentos ou por um cheque enviado pelo correio, nos cinco dias úteis seguintes à data da imputação ao FEOGA. Serão adoptados procedimentos para garantir que todos os pagamentos para os quais as transferências não sejam executadas, ou os cheques não sejam cobrados, sejam recreditados ao Fundo. Não serão feitos pagamentos em dinheiro. A aprovação pelo agente responsável pela autorização e/ou pelo seu supervisor pode ser feita por meios electrónicos, desde que esteja garantido um nível adequado de segurança em relação a esses meios e que a entidade da pessoa que assina esteja incluída nos registos electrónicos. ▼M4 vi) A segurança dos sistemas de informação basear-se-á nos critérios estabelecidos na versão aplicável no exercício financeiro em causa de uma das seguintes normas internacionalmente aceites: — «International Standards Organisation 17799/British Standard 7799: Code of practice for Information Security Management (BS ISO/IEC 17799)», — «Bundesamt fuer Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI)», — «Information Systems Audit and Control Foundation: Control Objectives for Information and related Technology (COBIT)». O organismo pagador escolherá uma das normas internacionais referidas no primeiro parágrafo como base da segurança do seu sistema de informação. As medidas de segurança devem ser adaptadas à estrutura administrativa, ao pessoal e ao ambiente tecnológico da cada organismo pagador. O esforço financeiro e tecnológico deve ser proporcional aos riscos efectivamente corridos. ▼B vii) Os procedimentos do organismo garantirão que as alterações da regulamentação comunitária, nomeadamente das taxas de ajuda aplicáveis, sejam registadas e que as instruções, bases de dados e listas de controlos sejam atempadamente actualizadas.

7. Os pagamentos de adiantamentos serão identificados em registos contabilísticos, devendo ser adoptados procedimentos que garantam que: i) As garantias só sejam fornecidas por instituições financeiras que satisfaçam as condições do Regulamento (CEE) no 2220/85 ( 7 ), que sejam aprovadas pelas autoridades competentes e que emitam garantias que permanecerão válidas até serem liberadas ou executadas. Quando for caso disso, as garantias serão executadas mediante simples pedido do organismo; ii) Os adiantamentos sejam regularizados nos prazos estipulados e que os adiantamentos cujos prazos tenham sido ultrapassados sejam identificados e as respectivas garantias imediatamente executadas; iii) A regularização dos adiantamentos esteja sujeita a controlos idênticos aos realizados em relação aos pagamentos pelos agentes responsáveis pela respectiva autorização.

8. A contabilidade relativa à armazenagem de intervenção garantirá que as quantidades e os correspondentes custos sejam correcta e atempadamente registados por lote identificável, na conta adequada em cada estádio, desde à aceitação de uma proposta até ao escoamento físico do produto, em conformidade com os regulamentos aplicáveis, e que a quantidade e a natureza das existências em qualquer local possam ser determinadas a qualquer altura. As existências serão físicamente verificadas com regularidade por pessoas, órgãos ou serviços independentes das entidades responsáveis pelo armazenamento.

9. Os procedimentos contabilísticos garantirão que as declarações mensais e anuais sejam completas, rigorosas e elaboradas atempadamente e que quaisquer erros ou omissões sejam detectados e corrigidos, nomeadamente através de controlos e conciliações realizados a intervalos não superiores a três meses.

10. O serviço de auditoria interna verificará que os procedimentos adoptados pelo organismo são adequados para garantir que a observância da regulamentação comunitária é verificada e que as contabilidades são precisas, completas e estabelecidas atempadamente. As verificações podem ser limitadas a medidas seleccionadas e a amostras de operações, desde que um programa de auditoria garanta que todas as áreas significativas, incluindo os serviços encarregados das autorizações, estão cobertas durante um período não superior a cinco anos. O trabalho do serviço de auditoria interna deve ser executado de acordo com as normas internacionalmente aceites e registado em documentos de trabalho, devendo dar origem a relatórios e recomendações dirigidas à direcção do organismo. Os programas e os relatórios de auditoria devem ser colocados à disposição do organismo de certificação e dos agentes da Comissão mandatados para a execução de auditorias financeiras, ou com o fim único de avaliar a eficária das funções da auditoria interna.

11. Todos os pontos anteriores são aplicáveis, mutatis mutandis, às «despesas negativa» (imposições, garantias executadas, pagamentos reembolsados, etc.) que o organismo seja levado a cobrar em nome da secção «Garantia» do FEOGA. Nomeadamente, o organismo estabelecerá um sistema para a identificação de todos os montantes devidos ao FEOGA e para o registo, numa lista de devedores, de todas as dívidas antes da sua cobrança. A lista de devedores deve ser analisada a intervalos regulares para que as dívidas cujos prazos tenham sido superados possam ser cobradas. O organismo pode delegar a responsabilidade da cobrança de determinadas categorias de despesas negativas noutros órgãos, desde que sejam cumpridas as condições do ponto 4, adaptadas se necessário, e que, adicionalmente, esses órgãos prestem, regular e atempadamente, contas ao organismo, pelo menos uma vez por mês, relativamente a todas as receitas reconhecidas e montantes recebidos.

12. O organismo estabelecerá procedimentos que garantam que todos os pedidos recebidos serão tratados rapidamente.