2002R2342 — PT — 05.08.2005 — 001.002

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►B REGULAMENTO (CE, EURATOM) N.o 2342/2002 DA COMISSÃO de 23 de Dezembro de 2002 que estabelece as normas de execução do ►C1 Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho ◄ , que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (JO L 357, 31.12.2002, p.1)

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REGULAMENTO (CE, EURATOM) N.o 2342/2002 DA COMISSÃO

de 23 de Dezembro de 2002

que estabelece as normas de execução do ►C1 Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho ◄ , que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias







ÍNDICE PARTE I TÍTULO I TÍTULO II Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 Capítulo 4 Capítulo 5 Capítulo 6 Capítulo 7 TÍTULO III Capítulo 1 Capítulo 2 TÍTULO IV Capítulo 1 Capítulo 2 Secção 1 Secção 2 Capítulo 3 Secção 1 Secção 2 Secção 3 Secção 4 Capítulo 4 Secção 1 Secção 2 Capítulo 5 Secção 1 Secção 2 Secção 3 Secção 4 Secção 5 Capítulo 6 Secção 1 Secção 2 Secção 3 Secção 4 Secção 5 Capítulo 7 Capítulo 8 TÍTULO V Capítulo 1 Secção 1 Secção 2 Secção 3 Secção 4 Capítulo 2 TÍTULO VI Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 Capítulo 4 Capítulo 5 TÍTULO VII Capítulo 1 Capítulo 2 Secção 1 Secção 2 Secção 3 Secção 4 Secção 5 Secção 6 Capítulo 3 PARTE II TÍTULO I TÍTULO II TÍTULO III Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 Capítulo 4 Capítulo 5 TÍTULO IV TÍTULO V PARTE III TÍTULO I TÍTULO II A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS, Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia, Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica, Tendo em conta o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de Junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias ( 1 ), e, nomeadamente, o seu artigo 183.o, Após consulta do Parlamento Europeu, do Conselho, do Tribunal de Justiça das Comunidades Europeias, do Tribunal de Contas, do Comité Económico e Social Europeu, do Comité das Regiões, do Provedor de Justiça Europeu e da Autoridade Europeia para a Protecção de Dados, Considerando o seguinte: (1) As disposições do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 (em seguida, «o Regulamento Financeiro») foram simplificadas por forma a limitá-las aos princípios e definições essenciais relativos à elaboração, execução e controlo do orçamento geral das Comunidades Europeias (em seguida, «o orçamento»). (2) As presentes normas de execução devem, por conseguinte, não só completar o Regulamento Financeiro no que se refere às disposições que remetem expressamente para as normas de execução, como também no que se refere às disposições cuja aplicação exige a definição prévia de medidas de aplicação. É conveniente, com uma preocupação de clareza, substituir o Regulamento (Euratom, CECA, CE) n.o 3418/93 da Comissão, de 9 de Dezembro de 1993, que estabelece normas de execução de algumas disposições do Regulamento Financeiro de 21 de Dezembro de 1977 ( 2 ), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE) n.o 1687/2001 ( 3 ). (3) Importa, no intuito de assegurar a conformidade da regulamentação sectorial com os princípios orçamentais definidos pelo Regulamento Financeiro, recensear todos os actos regulamentares relativos à execução do orçamento e determinar que este inventário será elaborado pela Comissão e transmitido à Autoridade Orçamental. (4) Quanto aos princípios orçamentais, e, em especial, ao princípio da unicidade, a obrigação de identificação dos juros relativos a pré-financiamentos a pagar em benefício do orçamento requer a identificação dos pré-financiamentos que continuam propriedade das Comunidades. Estes pré-financiamentos continuam propriedade da Instituição, a menos que previsto em contrário no acto de base e a menos que se trate de pré-financiamentos pagos em execução de um contrato ou pagos ao pessoal. aos membros das Instituições ou a Estados-Membros. Esta regra deve ser precisada em função dos diferentes tipos de gestão (centralizada, directa e indirecta e partilhada), embora não se aplique à gestão conjunta dado que, neste caso, os fundos comunitários são assimilados aos fundos da organização internacional. Sempre que os pré-financiamentos, que continuam propriedade das Comunidades, vençam juros, estes deverão ser pagos em benefício do orçamento enquanto receitas diversas. (5) No caso do princípio da anualidade, é conveniente clarificar a noção de dotações do exercício, bem como a noção de etapas preparatórias do acto de autorização que, uma vez concluídas em 31 de Dezembro, podem dar origem ao direito de transição de dotações de autorização, que devem ser utilizadas antes de 31 de Março do exercício seguinte. (6) Relativamente ao princípio da unidade de conta, é oportuno precisar as taxas e cotações a utilizar na conversão entre o euro e as outras moedas, no âmbito das necessidades da tesouraria e da contabilidade. (7) No que se refere às derrogações ao princípio da universalidade, importa precisar, por um lado, o tratamento orçamental reservado às receitas afectadas e em especial às contribuições dos Estados-Membros ou de países terceiros para certos programas comunitários e, por outro, os limites existentes em matéria de compensação entre despesas e receitas. (8) No caso do princípio da especificidade, convém definir com precisão o cálculo das percentagens das dotações que as Instituições podem transferir por força da sua autonomia e assegurar a plena informação da Autoridade Orçamental mediante uma justificação circunstanciada dos pedidos de transferência que lhe devam ser apresentados. (9) Em relação ao princípio da boa gestão financeira, é oportuno identificar os objectivos e a periodicidade mínima das avaliações ex ante intermédias e ex post dos programas e actividades, assim como as informações que devem ser incluídas na ficha financeira legislativa. (10) Em matéria de elaboração e de apresentação do orçamento, importa precisar o conteúdo da introdução geral do orçamento, dos documentos de trabalho a apresentar a título de apoio ao orçamento e das observações orçamentais, por forma a assegurar a plena informação da Autoridade Orçamental. No contexto da nova apresentação do orçamento por actividades (OPA), a definição e classificação das dotações administrativas são também precisadas. (11) Em matéria de execução do orçamento, é conveniente começar por precisar as formas que um acto de base pode revestir, a nível comunitário e dos domínios abrangidos pelo Tratado da União Europeia. Além disso, convém também fixar os montantes máximos de dotações que podem ser executadas sem acto de base prévio, a título das acções preparatórias e dos projectos-piloto, bem como a lista das disposições dos Tratados que conferem directamente à Comissão competências específicas. (12) Ademais, importa definir os actos susceptíveis de constituir uma fonte de conflitos de interesses, bem como o procedimento a seguir nestes casos; (13) No que diz respeito às diferentes modalidades de execução do orçamento, deve precisar-se que, nos casos em que a Comissão não executa directamente o orçamento nos seus serviços, deve assegurar-se previamente de que as entidades às quais tenciona confiar tarefas de execução possuem procedimentos de gestão e sistemas de controlo e contabilidade adequados e pertinentes à luz dos requisitos da boa gestão financeira. (14) No atinente à gestão centralizada indirecta, ou seja, delegada pela Comissão quer a agências executivas quer a organismos de direito comunitário, quer ainda a organismos nacionais públicos ou investidos de uma missão de serviço público, convém ademais precisar o enquadramento e as modalidades de implementação, mediante acto de delegação ou convenção, dessa delegação. Deve ser reconhecido às agências executivas, cujo controlo a Comissão mantém, o estatuto de gestor orçamental delegado desta Instituição para efeitos do orçamento comunitário. Os organismos nacionais, na medida em que forem chamados a realizar actos de execução orçamental, devem apresentar garantias financeiras suficientes e ser seleccionados de forma transparente, no contexto de uma análise de custos-eficácia que justifique a opção pela delegação da gestão num destes organismos. A Comissão solicitará o parecer do comité competente, em conformidade com o acto de base associado à execução das dotações em causa, antes de concretizar a delegação em organismos nacionais. No que se refere às entidades privadas que efectuam trabalhos preparatórios ou acessórios por conta da Comissão, devem ser seleccionadas em conformidade com os procedimentos de adjudicação de contratos públicos. (15) Relativamente à gestão partilhada com os Estados-Membros ou descentralizada com países terceiros, importa precisar as etapas e os objectivos do procedimento de apuramento de contas, sem prejuízo das disposições específicas consagradas nos regulamentos sectoriais pertinentes; (16) Por fim, no que diz respeito à gestão conjunta, convém precisar que, no caso de uma tal gestão, a parte relativa à contribuição de cada doador para cada tipo de despesa não deve ser identificada e que as acções subvencionadas devem contudo ser objecto de um controlo global; é conveniente identificar as organizações internacionais elegíveis para este tipo de gestão. (17) No que se refere ao papel dos intervenientes, a reforma da gestão financeira, conjugada com a supressão dos controlos ex ante centralizados, reforça as responsabilidades dos gestores orçamentais a nível de todas as operações associadas às receitas e despesas, incluindo em termos de sistemas de controlo interno. A Autoridade Orçamental passará a ser informada das medidas tomadas em matéria de nomeação ou cessação de funções de gestores orçamentais delegados. Por outro lado, as funções, responsabilidades e princípios processuais a respeitar devem ser definidos. A internalização dos controlos ex ante pressupõem, em especial, uma distinção clara entre actividades de início e actividades de verificação das operações de execução orçamental, devendo, além disso, cada Instituição adoptar um código de normas profissionais aplicável aos agentes responsáveis pelas verificações, sejam ex ante, sejam ex post. Convém subsequentemente poder prestar contas das responsabilidades assumidas, mediante um relatório anual à Instituição, relatório esse que deve incluir, designadamente, os resultados das verificações ex post. Deve também ser organizado um sistema de arquivo dos documentos comprovativos relacionados com as operações realizadas. Por fim, atendendo ao seu carácter derrogatório, todos os tipos procedimentos por negociação em matéria de adjudicação de contratos públicos devem ser objecto de um relatório específico dirigido à Instituição e transmitido à Autoridade Orçamental. (18) Numa perspectiva de clarificação das responsabilidades, importa ainda definir com precisão as missões e responsabilidades do contabilista relativamente aos sistemas contabilísticos, de gestão de tesouraria e de contas bancárias e de ficheiro de terceiros. As modalidades de cessação de funções do contabilista devem também ser precisadas. (19) As condições de recurso a fundos para adiantamentos, sistema de gestão derrogatório face aos procedimentos normais, são enquadradas e as missões e responsabilidades dos gestores de fundos para adiantamentos, dos gestores orçamentais e contabilistas em matéria de controlo desses fundos devem também ser precisadas. A Autoridade Orçamental deve ser informada de qualquer medida associada à respectiva nomeação ou cessação de funções. (20) Uma vez definidas as missões e responsabilidades de cada interveniente, a sua responsabilização só pode ocorrer nas condições previstas no Estatuto aplicável aos funcionários das Comunidades Europeias e no regime aplicável aos outros agentes. Não obstante, deve ser criada uma nova instância especializada, nas condições adequadas a cada Instituição, a fim de caracterizar a existência de uma irregularidade de carácter financeiro. As modalidades segundo as quais o gestor orçamental pode solicitar a confirmação de uma instrução e ficar, deste modo, eximido da sua responsabilidade devem também ser precisadas. (21) Em matéria de receitas, para além do caso concreto dos recursos próprios previstos no Regulamento (CE, Euratom) n.o 1150/2000 do Conselho, de 22 de Maio de 2000, relativo à aplicação da Decisão 94/728/CE, Euratom relativa ao sistema de recursos próprios das Comunidades ( 4 ), convém precisar as tarefas e controlos da responsabilidade dos gestores orçamentais nas diferentes etapas do procedimento: elaboração das previsões de crédito, emissão da ordem de cobrança e envio da nota de débito informando o devedor do apuramento dos créditos, cálculo de eventuais juros de mora e, por fim, decisão de renúncia ao crédito, se for caso disso, no respeito dos critérios que garantem a observância do princípio da boa gestão financeira. O papel do contabilista na cobrança das receitas e na eventual concessão de prazos de pagamento deve ser igualmente precisado. (22) Em matéria de despesas, importa, antes de mais, definir a articulação entre decisão de financiamento, autorização global e autorização individual, bem como as características destas diferentes etapas. A distinção entre autorização global e individual depende do grau de identificação dos beneficiários e dos montantes em causa. As autorizações provisionais ficam reservadas às despesas administrativas correntes e ás despesas do FEOGA. No intuito de limitar o montante das autorizações pendentes, convém prever a anulação das dotações correspondentes a autorizações que não foram objecto de qualquer pagamento num período de três anos. (23) Convém, em seguida, clarificar a articulação entre as operações de liquidação, de emissão das ordens de pagamento e de pagamento e os controlos que os gestores orçamentais devem efectuar aquando da liquidação de despesas, mediante a inscrição da menção «Visto; a pagar», e por ocasião da emissão da ordem de pagamento, através da quitação liberatória, pela qual este interveniente passa a ser, doravante, o único responsável. É conveniente referir os documentos comprovativos que devem apoiar os pagamentos e indicar as regras de apuramento de pré-financiamentos e de pagamentos intermédios. Por fim, devem ser precisados os prazos referentes às operações de liquidação e de pagamento, tomando em consideração a Directiva 2000/35/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 29 de Junho de 2000, que estabelece medidas de luta contra os atrasos de pagamento nas transacções comerciais ( 5 ). (24) Em matéria de auditoria interna, convém definir as modalidades de nomeação do auditor e garantir a sua independência no seio da Instituição que o nomeou e à qual deve prestar contas do seu trabalho. A Autoridade Orçamental deve ser informada de qualquer medida associada à respectiva nomeação ou cessação de funções. (25) Em matéria de contratos públicos, optou-se por inserir no presente regulamento as disposições das Directivas do Conselho 92/50/CEE ( 6 ), 93/36/CEE ( 7 ) e 93/37/CEE ( 8 ), com a última redacção que lhe foi dada pela Directiva 2001/78/CE da Comissão ( 9 ), relativas aos processos de adjudicação de contratos públicos de serviços, de fornecimentos e de obras. Tal pressupõe, antes de mais, a definição dos diferentes tipos de contratos, das medidas de publicidade aplicáveis, dos casos de recurso e das principais características dos procedimentos existentes, a especificação dos critérios de selecção e das possíveis modalidades de adjudicação, das modalidades de acesso aos documentos do convite para concorrer e de comunicação com os proponentes ou candidatos, bem como, nos casos em que a Comissão adjudica contratos por sua própria conta, dos diferentes limiares aplicáveis e das modalidades de estimativa do valor dos contratos a adjudicar. (26) Os procedimentos de adjudicação de contratos têm por finalidade satisfazer nas melhores condições possíveis as necessidades das Instituições, no respeito da igualdade de acesso aos contratos públicos, bem como dos princípios da transparência e da não discriminação. Numa perspectiva de transparência e de igualdade de tratamento dos candidatos, mas também da plena responsabilidade dos gestores orçamentais na escolha final, é conveniente que sejam descritos o procedimento de abertura e, seguidamente, de avaliação dos pedidos de participação e das propostas, de nomeação de uma comissão e da decisão de adjudicação, fundamentada e documentada, que incumbe, em última análise, à entidade adjudicante. As garantias financeiras exigíveis a título da protecção dos interesses financeiros das Comunidades devem ser igualmente especificadas. (27) Por fim, os poderes de aplicação de sanções administrativas das entidades adjudicantes devem ser delimitados, no intuito de garantir o carácter proporcionado e dissuasor da sanção, bem como a igualdade de tratamento entre as diferentes Instituições e entre serviços. (28) O âmbito de aplicação do título relativo às subvenções deve também ser precisado, à luz, designadamente, das diferentes modalidades de execução do orçamento, mas igualmente do tipo de acção ou organismo de interesse geral europeu susceptível de beneficiar de uma subvenção. É conveniente precisar as características do programa de trabalho anual e dos convites à apresentação de propostas, tal como as possíveis derrogações neste domínio e em matéria de retroactividade, em especial a nível da ajuda humanitária e da gestão das situações de crise, cujas contingências são bastante particulares. (29) Tendo sempre presentes as exigência de transparência, de igualdade de tratamento dos requerentes e da responsabilização dos gestores orçamentais, deve ser definido o procedimento de atribuição, desde o pedido de subvenção até à sua avaliação por uma comissão, com base nos critérios de selecção e atribuição previamente anunciados antes de o gestor orçamental tomar a sua decisão final, a qual deve ser devidamente documentada. (30) O princípio da boa gestão financeira exige que a Comissão se dote de garantias, na fase dos pedidos de subvenção, mediante apresentação de auditorias financeiras, no caso dos pedidos mais importantes, e, posteriormente, aquando do pagamento de pré-financiamentos, de garantias financeiras prévias e, por fim, na fase do pagamento final, mediante apresentação de auditorias financeiras relativamente aos pedidos que apresentam volumes mais elevados e maiores riscos. A boa gestão e o controlo dos princípios da ausência de fim lucrativo e de co-financiamento pressupõem, além disso, o enquadramento das possibilidades de recurso a pagamentos num base fixa. Finalmente, a boa gestão dos fundos comunitários passa imperiosamente pelo respeito, por parte dos próprios beneficiários das subvenções, dos princípios da transparência e da igualdade de tratamento dos potenciais contratantes, bem como pela adjudicação à proposta economicamente mais vantajosa no caso de subcontratação parcial da acção. (31) Por fim, os poderes sancionatórios na matéria devem ser alinhados pelos previstos na matéria no domínio dos contratos públicos; (32) Em matéria de contabilidade e prestação de contas, é conveniente definir cada um dos princípios contabilísticos geralmente aceites, com base nos quais devem ser elaboradas as demonstrações financeiras. É igualmente oportuno precisar as condições necessárias para que uma transacção seja contabilizada, tal como as regras de avaliação dos elementos do activo e do passivo e de constituição de provisões; (33) Importa precisar que as contas das Instituições devem ser acompanhadas de um relatório sobre a gestão orçamental e financeira e que deve ser especificado o conteúdo e apresentação dos elementos que compõem, por um lado, as demonstrações financeiras (balanço, conta de resultados económicos, mapa dos fluxos de tesouraria e anexo) e, por outro, as demonstrações relativas à execução orçamental (conta de resultados da execução orçamental e respectivo anexo); (34) Em matéria de contabilidade, convém precisar que o contabilista de cada Instituição deve documentar a organização e o procedimento contabilísticos da sua Instituição e definir as condições que os sistemas informáticos de escrituração da contabilidade devem observar, em especial em matéria de segurança de acesso e de pista de auditoria em relação às alterações introduzidas nos sistemas. (35) A nível da contabilidade, importa precisar os princípios aplicáveis em matéria de livros contabilísticos, do razão geral das contas, de conciliação periódica dos saldos deste razão e do inventário, bem como definir os elementos do plano de contabilidade estabelecido pelo Contabilista da Comissão. As disposições em matéria de registo das operações, em especial o método das partidas dobradas, as regras de conversão das operações não efectuadas em euros e dos documentos comprovativos dos registos contabilísticos devem ser precisadas. O teor dos registos da contabilidade orçamental deve também ser precisado. (36) Por fim, importa definir as regras relativas ao inventário do imobilizado e clarificar as responsabilidades respectivas dos contabilistas e gestores orçamentais neste domínio, tal como as disposições aplicáveis à venda de activos inscritos no inventário. (37) Em matéria de Fundos Estruturais, convém precisar que o reembolso de adiantamentos pagos a título de uma intervenção não terá por efeito a redução da participação dos Fundos na intervenção em causa. (38) A tipologia das acções, directas e indirectas, susceptíveis de serem financiadas no domínio da investigação deve ser precisada. (39) Em matéria de acções externas, as normas de execução, tal como o próprio Regulamento Financeiro, visam introduzir disposições derrogatórias que tomem em consideração as especificidades operacionais do domínio das acções externas, essencialmente em matéria de adjudicação de contratos e de concessão de subvenções; (40) No que refere à adjudicação de contratos, as presentes normas de execução retomam a substância das disposições da Decisão da Comissão, de 10 de Novembro de 1999, relativa à simplificação dos sistemas de gestão dos contratos adjudicados no âmbito dos programas de cooperação implementados pelas Direcções-Gerais das Relações Externas ( 10 ), pelo que estabelecem disposições em matéria de contratos distintas das do direito comum a nível, designadamente, dos limiares fixados e das modalidades de gestão adaptadas às acções externas. (41) No domínio das subvenções, convém discriminar os tipos de acção que podem beneficiar de uma derrogação ao princípio de co-financiamento referido no artigo 109.o do Regulamento Financeiro. Trata-se, concretamente, da ajuda humanitária e de ajudas em situações de crise, bem como de acções que visam a protecção da saúde ou dos direitos fundamentais das populações. (42) Por forma a garantir a boa gestão das dotações comunitárias, importa ainda precisar as condições prévias e o enquadramento convencional a criar em caso de descentralização da gestão das dotações e em caso de recurso a fundos para adiantamentos. (43) As disposições do Regulamento Financeiro relativas aos serviços e organismos europeus devem ser precisadas mediante regras específicas para o Serviço das Publicações Oficiais das Comunidades Europeias e mediante disposições que autorizem o Contabilista das Comissão a delegar certas funções suas a agentes destes serviços e organismos. Convém também precisar as modalidades de movimentação das contas bancárias que os serviços e organismos europeus podem abrir em nome da Comissão. (44) No atinente às dotações administrativas, cada Instituição deve informar a Autoridade Orçamental das operações imobiliárias significativas em curso, ou seja, as que implicam um aumento do parque imobiliário. (45) É conveniente identificar os organismos susceptíveis de beneficiar de subvenções do orçamento e que devem ser objecto de um enquadramento regulamentar nas condições previstas no artigo 185.o do Regulamento Financeiro. (46) Importa actualizar regularmente os diferentes limiares e montantes referidos no presente regulamento, indexando-os ao índice de inflação registado na Comunidade, à excepção dos limiares aplicáveis no âmbito de contratos públicos, Considerando o seguinte: ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:







PARTE I

DISPOSIÇÕES COMUNS







TÍTULO I

OBJECTO

Artigo 1.o

Objecto

(Artigo 1.o do Regulamento Financeiro)

O presente regulamento define as normas de execução do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 (a seguir designado «Regulamento Financeiro»).

As Instituições visadas pelo presente regulamento são as Instituições na acepção do Regulamento Financeiro.

Artigo 2.o

Inventário dos actos regulamentares relativos à execução do orçamento.

(Artigo 2.o do Regulamento Financeiro)

A Comissão manterá um inventário dos actos mencionados no artigo 2.o do Regulamento Financeiro. A Comissão actualizará este inventário anualmente, facto de que informará a Autoridade Orçamental.







TÍTULO II

PRINCÍPIOS ORÇAMENTAIS







CAPÍTULO 1

Princípios da unicidade e da verdade orçamental

Artigo 3.o

Âmbito dos pré-financiamentos propriedade das Comunidades

(N.o 4 do artigo 5.o do Regulamento Financeiro)

1. Os pré-financiamentos, na acepção do artigo 105.o, continuam propriedade das Comunidades, a menos que previsto em contrário no acto de base nos termos do n.o 1 do artigo 49.o do Regulamento Financeiro. Os pré-financiamentos pagos em execução de um contrato, na acepção do artigo 88.o do Regulamento Financeiro, aos Estados-Membros ou a título de ajudas de pré-adesão e os adiantamentos referidos no artigo 265.o não são abrangidos pela presente disposição. A presente disposição não é aplicável à gestão conjunta na acepção do artigo 53.o do Regulamento Financeiro.

2. Nos casos de gestão centralizada directa na acepção do artigo 53.o do Regulamento Financeiro, na qual participem vários parceiros, a regra referida no n.o 1 do presente artigo aplica-se apenas ao contratante principal.

3. Nos casos de gestão descentralizada e no caso de gestão centralizada indirecta na acepção do artigo 53.o do Regulamento Financeiro, a regra referida no n.o 1 do presente artigo aplica-se apenas à entidade que recebe directamente os pré-financiamentos pagos pela Comissão.

4. A regra referida no n.o 1 aplica-se aos pré-financiamentos pagos a título dos contratos ou convenções celebrados depois da entrada em vigor do presente regulamento.

5. As disposições dos números 1 a 4 não prejudicam o registo dos pré-financiamentos no activo das demonstrações financeiras, que será regulado pelas regras contabilísticas referidas no artigo 133.o do Regulamento Financeiro.

Os gestores orçamentais fornecerão ao contabilista as informações que lhe permitam identificar os pré-financiamentos que continuam a ser da propriedade das Comunidades.

Artigo 4.o

Inclusão no orçamento dos juros vencidos pelos fundos comunitários

(N.o 4 do artigo 5.o do Regulamento Financeiro)

1. Nos casos em que os pré-financiamentos, que continuam propriedade das Comunidades em conformidade com o artigo 3.o, vencem juros ou vantagens equivalentes, os mesmos serão inscritos no orçamento geral das Comunidades Europeias (a seguir designado «o Orçamento»), enquanto receitas diversas.

Os gestores orçamentais velarão, no âmbito de convenções celebradas com os beneficiários e os intermediários, por que:

a) Estes pré-financiamentos sejam pagos em contas ou subcontas bancárias que permitam identificar os fundos e os juros correspondentes; na sua ausência, os métodos contabilísticos dos beneficiários ou dos intermediários devem permitir identificar os fundos pagos pela Comunidade e os juros ou outras vantagens geradas por esses fundos;

◄

b) Os beneficiários notifiquem ao gestor orçamental competente o montante dos juros ou vantagens equivalentes eventualmente gerados por estes fundos, pelo menos uma vez por ano se os mesmos atingirem montantes significativos e, de qualquer modo, aquando do pedido de pagamento intermédio ou do saldo obtido mediante o apuramento do pré-financiamento.

3. Em conformidade com o disposto no capítulo 5 do título IV, o gestor orçamental competente elaborará, imediatamente a seguir ao pagamento do pré-financiamento, uma previsão de crédito relativa aos juros ou vantagens equivalentes eventualmente gerados pelo pré-financiamento.

O gestor orçamental competente emitirá uma ordem de cobrança correspondente ao montante dos juros a que se refere o n.o 1, em conformidade com os prazos fixados na alínea b) do n.o 2.

4. No caso de pré-financiamentos pagos em execução de uma mesma rubrica orçamental, em aplicação de um mesmo acto de base e a beneficiários que foram objecto de um mesmo procedimento de atribuição, o gestor orçamental pode estabelecer uma previsão de crédito comum a vários devedores.







CAPÍTULO 2

Princípio da anualidade

Artigo 5.o

Dotações do exercício

(N.o 3 do artigo 8.o do Regulamento Financeiro)

As dotações de autorização e de pagamento inscritas no orçamento do exercício e que devem ser utilizadas durante esse mesmo exercício são compostas de dotações autorizadas para o exercício. São autorizadas para o exercício:

a) As dotações inscritas no orçamento, incluindo através de orçamento rectificativo;

b) as dotações transitadas;

c) As dotações reconstituídas em conformidade com o disposto no artigo 157.o e no n.o 5 do artigo 181.o do Regulamento Financeiro;

d) As dotações resultantes de reembolsos de adiantamentos, em conformidade com o artigo 228.o;

e) As dotações disponibilizadas na sequência da cobrança de receitas afectadas durante o exercício ou durante os exercícios anteriores e que não tenham sido utilizadas.

Artigo 6.o

Dotações transitadas

(N.o 2 do artigo 9.o do Regulamento Financeiro)

1. As dotações de autorização referidas no n.o 2, alínea a), do artigo 9.o do Regulamento Financeiro só podem transitar para o exercício seguinte se não tiver sido possível conceder a autorização antes de 31 de Dezembro do exercício, por razões alheias ao gestor orçamental e desde que as etapas preparatórias estejam suficientemente avançadas para que seja razoável estimar que a autorização pode ser concedida até 31 de Março do ano seguinte.

2. As etapas preparatórias referidas no n.o 2, alínea a), do artigo 9.o do Regulamento Financeiro, que devem estar concluídas em 31 de Dezembro do exercício para que seja possível a transição para o ano seguinte, são nomeadamente as seguintes:

a) No que diz respeito às autorizações globais na acepção do artigo 76.o do Regulamento Financeiro, a adopção de uma decisão de financiamento ou, antes desta data, o encerramento da consulta aos serviços interessados de cada Instituição com vista à adopção desta decisão;

b) No que diz respeito às autorizações individuais na acepção do artigo 76.o do Regulamento Financeiro, a preparação numa fase avançada dos contratos ou convenções. Este estado de adiantamento dos contratos ou subvenções implica o encerramento da fase de selecção dos contratantes ou dos beneficiários potenciais.

3. As dotações transitadas em conformidade com o n.o 2, alínea a), do artigo 9.o do Regulamento Financeiro, que não tenham sido objecto de autorização em 31 de Março do exercício seguinte, serão automaticamente anuladas.

A Comissão informará a Autoridade Orçamental, antes de 15 de Abril, das dotações assim anuladas.

4. As dotações transitadas a título do n.o 2, alínea b), do artigo 9.o do Regulamento Financeiro podem ser utilizadas até 31 de Dezembro do exercício seguinte.

5. A contabilidade deve permitir distinguir as dotações assim transitadas.

6. As dotações relativas às despesas com pessoal, referidas no n.o 6 do artigo 9.o do Regulamento Financeiro, terão por objecto as remunerações e os subsídios dos membros e do pessoal das Instituições.







CAPÍTULO 3

(Capítulo 4 do Regulamento Financeiro)

Princípio da unidade de conta

Artigo 7.o

Taxa de conversão entre o euro e as outras moedas

(Artigo 16.o do Regulamento Financeiro)

1. Sem prejuízo das disposições específicas que decorrem da aplicação de regulamentações sectoriais, a conversão entre o euro e uma outra moeda será efectuada com recurso à taxa diária do euro publicada no Jornal Oficial das Comunidades Europeias, série C.

2. Na falta de publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias da cotação diária do euro relativamente à moeda em causa, a Comissão utilizará a taxa contabilística referida no n.o 3.

3. Para efeitos da contabilidade prevista nos artigos 132.o a 137.o do Regulamento Financeiro e sob reserva do disposto no artigo 213.o, a conversão entre o euro e qualquer outra moeda será efectuada com recurso à taxa contabilística mensal do euro. Esta taxa será fixada pela Comissão com base em qualquer fonte de informação que considere fiável e partindo da taxa do antepenúltimo dia útil do mês que precede aquele relativamente ao qual a taxa é fixada.

Artigo 8.o

Taxa a utilizar para efeitos de conversão entre o euro e outras moedas

(Artigo 16.o do Regulamento Financeiro)

1. Sem prejuízo das disposições específicas decorrentes da aplicação da regulamentação sectorial, a taxa a utilizar para efeitos de conversão entre o euro e outra moeda é a do dia da emissão, pelo serviço emitente, da ordem de pagamento ou de cobrança.

2. No caso dos fundos para adiantamentos em euros, a data do pagamento pelo banco determina a cotação a utilizar.

3. No caso dos fundos para adiantamentos em moedas nacionais referidos no artigo 16.o do Regulamento Financeiro, a taxa de câmbio a utilizar é a do mês da despesa efectuada pelo fundo para adiantamentos.

4. No caso das despesas financiadas pelo Fundo Europeu de Orientação e Garantia Agrícola (FEOGA), Secção Garantia, a taxa de câmbio a utilizar no mês «n» a título do qual estas despesas foram declaradas em conformidade com o disposto no artigo 3.o do Regulamento (CE) n.o 296/96 da Comissão ( 11 ), é a taxa de câmbio em vigor no dia 10 do mês «n+1» ou do primeiro dia precedente, relativamente ao qual se dispõe de uma cotação geral.

Esta cotação será também utilizada no âmbito dos adiantamentos correspondentes, previstos nos artigos 4.o e 5.o do Regulamento (CE) n.o 296/96.

Artigo 9.o

Informações relativas às transferências de tesouraria efectuadas pela Comissão entre as diferentes moedas

(Artigo 16.o do Regulamento Financeiro)

A Comissão transmitirá trimestralmente aos Estados-Membros um extracto das transferências efectuadas entre as diferentes moedas.







CAPÍTULO 4

(Capítulo 5 do Regulamento Financeiro)

Princípio da universalidade

Artigo 10.o

Estrutura de acolhimento das receitas afectadas e abertura das dotações correspondentes

(Artigo 18.o do Regulamento Financeiro)

1. Sem prejuízo do disposto nos artigos 12.o e 13.o, a estrutura de acolhimento orçamental das receitas afectadas incluirá:

a) No mapa das receitas da secção de cada Instituição, uma rubrica orçamental destinada a acolher o montante destas receitas.

b) No mapa das despesas, observações que indicarão as rubricas susceptíveis de acolher as dotações abertas que correspondam às receitas afectadas.

No caso referido na alínea a) do primeiro parágrafo, se o montante destas receitas for previsível, será inscrito na rubrica. Se não for previsível, a rubrica será dotada de uma menção «p.m.» e as receitas estimadas serão mencionadas nas observações, a título informativo.

2. As dotações correspondentes a receitas afectadas podem ser abertas em relação a dotações de pagamento e a dotações de autorização, sempre que a receita tenha sido recebida pela Instituição, salvo nos casos previstos no n.o2 do artigo 161.o do Regulamento Financeiro. Essas dotações serão automaticamente abertas, com a excepção das devoluções de adiantamentos referidas no artigo 156.o do Regulamento Financeiro e no caso de correcções financeiras no domínio dos Fundos Estruturais.

Artigo 11.o

Contribuições dos Estados-Membros para programas de investigação

[N.o 1, alínea a), do artigo 18.o do Regulamento Financeiro]

1. As contribuições dos Estados-Membros para o financiamento de certos programas complementares de investigação, previstas no artigo 5.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1150/2000, serão pagas:

a) Até um máximo de sete duodécimos do montante inscrito no orçamento, impreterivelmente até 31 de Janeiro do exercício em curso;

b) Até ao máximo dos cinco duodécimos restantes, impreterivelmente até 15 de Julho do exercício em curso.

2. Se o orçamento não for adoptado definitivamente antes do início do exercício, as contribuições previstas no n.o 1 terão lugar com base no montante inscrito no orçamento do exercício precedente.

3. Qualquer contribuição ou pagamento suplementar devido pelos Estados-Membros a título do orçamento deve ser inscrito na conta ou contas da Comissão, nos trinta dias de calendário subsequentes à mobilização de fundos.

4. Os pagamentos efectuados serão inscritos na conta prevista no Regulamento (CE, Euratom) n.o 1150/2000, encontrando-se sujeitos às condições enunciadas por esse mesmo regulamento.

Artigo 12.o

Receitas afectadas que resultam da participação dos países EFTA em certos programas comunitários

[N.o 1, alínea d), do artigo 18.o do Regulamento Financeiro]

1. A estrutura de acolhimento orçamental das participações dos Estados da EFTA em determinados programas comunitários é a seguinte:

a) É aberta, no mapa das receitas, uma rubrica pro memoria destinada à inscrição do montante global, para o exercício em causa, da participação dos Estados da EFTA. O montante previsto será indicado nas observações orçamentais;

b) No mapa das despesas: i) Nas observações sobre cada rubrica relativa às actividades comunitárias em que participam os Estados da EFTA, o montante previsto da participação será acompanhado da indicação «para informação»; ii) Um anexo, que constitui parte integrante do orçamento, integrará todas as rubricas relativas às actividades comunitárias em que participam os Estados da EFTA.

O anexo referido na alínea b) ii), do primeiro parágrafo, representa e completa a estrutura de acolhimento da abertura das dotações correspondentes a estas participações, nos termos do n.o 2, bem como para a execução das despesas.

2. Por força do artigo 82.o do Acordo sobre o Espaço Económico Europeu, os montantes relativos à participação anual dos Estados da EFTA, como confirmados à Comissão pelo Comité Misto do EEE nos termos do n.o 5 do artigo 1.o do Protocolo 32 anexo ao acordo acima referido, dão lugar à abertura integral, desde o início do exercício, tanto das dotações de autorização, como das dotações de pagamento correspondentes.

3. Se, durante o exercício, as dotações orçamentais de rubricas em que participam os Estados da EFTA forem reforçadas sem que os Estados da EFTA possam, durante o exercício em questão, adaptar, em consequência, a sua contribuição a fim de respeitar o «factor de proporcionalidade» previsto no artigo 82.o do Acordo sobre o Espaço Económico Europeu, a Comissão pode assegurar, provisória e excepcionalmente, com base em fundos da sua tesouraria, o pré-financiamento da quota-parte dos Estados da EFTA. Na sequência de tal reforço, a Comissão mobilizará, o mais rapidamente possível, as contribuições correspondentes dos Estados da EFTA. A Comissão informará anualmente a Autoridade Orçamental das decisões adoptadas neste contexto.

O pré-financiamento será regularizado o mais rapidamente possível no âmbito do orçamento do exercício seguinte.

4. Nos termos do n.o 1, alínea d), do artigo 18.o do Regulamento Financeiro, as participações financeiras dos Estados da EFTA constituem receitas afectadas. O contabilista adoptará as medidas adequadas, a fim de assegurar o acompanhamento individualizado da utilização, tanto das receitas provenientes destas participações, como das dotações correspondentes;

A Comissão, no âmbito do relatório previsto no n.o 2 do artigo 131.o do Regulamento Financeiro, apresentará especificamente a execução correspondente à participação dos Estados da EFTA, tanto no que se refere às receitas, como às despesas.

Artigo 13.o

Produto das sanções aplicadas aos Estados-Membros declarados em situação de défice excessivo

[N.o 1, alínea b), do artigo 18.o do Regulamento Financeiro]

A estrutura de acolhimento orçamental para o produto das sanções referidas na secção 4 do Regulamento (CE) n.o 1467/97 do Conselho ( 12 ) é a seguinte:

a) É aberta, no mapa de receitas, uma rubrica orçamental pro memoria destinada à inscrição dos juros referentes a estes montantes;

b) Paralelamente, e sem prejuízo do disposto no artigo 74.o do Regulamento Financeiro, a inscrição desses montantes no mapa de receitas dará lugar à abertura, numa rubrica do mapa de despesas, de dotações de autorização e de pagamento. Estas dotações serão executadas em conformidade com o artigo 17.o do Regulamento Financeiro.

Artigo 14.o

Emissão de ordens de pagamento pelo valor líquido

(N.o 1 do artigo 20.o do Regulamento Financeiro)

Em aplicação do n.o 1 do artigo 20.o do Regulamento Financeiro, podem ser deduzidas do montante dos pedidos de pagamento, facturas ou notas de despesa, que, neste caso, serão objecto de uma ordem de pagamento pelo seu valor líquido:

a) As sanções aplicadas aos titulares de contratos;

b) As regularizações de montantes indevidamente pagos, que podem ser efectuadas por compensação por ocasião de uma nova liquidação da mesma natureza a favor do mesmo beneficiário, efectuada a título do capítulo, do artigo e do exercício que tenham suportado o montante pago em excesso, e que dão lugar pagamentos intermédios ou de saldos.

Não devem ser contabilizados como receitas das Comunidades os bónus, descontos e abatimentos obtidos sobre o valor das facturas e pedidos de pagamento.

Artigo 15.o

Contas «Encargos fiscais a recuperar»

(N.o 2 do artigo 20.o do Regulamento Financeiro)

Os encargos fiscais eventualmente suportados pelas Comunidades, em aplicação do n.o 2 do artigo 20.o do Regulamento Financeiro, serão inscritos numa conta provisória até ao seu reembolso pelos Estados em causa.







CAPÍTULO 5

(Capítulo 6 do Regulamento Financeiro)

Princípio da especificação

Artigo 16.o

Procedimentos de transferência

(N.o 1 do artigo 22.o do Regulamento Financeiro)

1. Cada Instituição pode propor à Autoridade Orçamental, no âmbito da sua secção do orçamento, transferências entre títulos que excedam 10 % das dotações para o exercício, inscritas na rubrica a partir da qual se procede à transferência. As outras Instituições informarão do facto a Comissão.

Estas transferências observarão o procedimento estabelecido no artigo 24.o do Regulamento Financeiro.

2. Cada Instituição pode proceder a transferências no interior dos artigos, no âmbito da sua secção do orçamento.

Artigo 17.o

Regras de cálculo dos limites das transferências

(Artigo 23.o do Regulamento Financeiro)

1. O cálculo das percentagens a que se refere o n.o 1 do artigo 22.o e o n.o 1, alíneas b) e c) do primeiro parágrafo, do artigo 23.o do Regulamento Financeiro será efectuado no momento do pedido de transferência.

2. Para o limite referido no n.o 1 do artigo 22.o e no n.o 1, alíneas b) e c) do primeiro parágrafo, do artigo 23.o do Regulamento Financeiro, importa tomar em consideração o montante total das transferências a efectuar sobre a rubrica a partir da qual tem lugar a transferência, corrigido das transferências anteriores.

Artigo 18.o

Despesas administrativas

(Artigo 23.o do Regulamento Financeiro)

As despesas referidas no n.o 1, alínea b) do primeiro parágrafo, do artigo 23.o do Regulamento Financeiro incluem, relativamente a cada domínio político, as rubricas referidas no artigo 27.o.

Artigo 19.o

Justificação dos pedidos de transferências de dotações

(Artigos 22.o e 23.o do Regulamento Financeiro)

As propostas de transferências e quaisquer informações destinadas à Autoridade Orçamental, relativas às transferências efectuadas em conformidade com os artigos 22.o e 23.o do Regulamento Financeiro, devem ser acompanhadas de justificações adequadas e pormenorizadas, que evidenciem a execução das dotações, bem como as previsões das necessidades até ao final do exercício, tanto para as rubricas a reforçar, como para as rubricas das quais são retiradas dotações.

Artigo 20.o

Justificação dos pedidos de transferências a partir da reserva para ajudas de emergência

(Artigo 26.o do Regulamento Financeiro)

As propostas de transferências destinadas a permitir a utilização da reserva para ajudas de emergência, a que se refere o n.o 2, primeiro parágrafo, do artigo 26.o do Regulamento Financeiro, serão acompanhadas das justificações adequadas e pormenorizadas, das quais constarão:

a) Em relação à rubrica a beneficiar da transferência, informações o mais actualizadas possível sobre a execução das dotações, bem como as previsões em relação às necessidades até ao final do exercício;

b) Em relação ao conjunto das rubricas relativas a acções externas, a execução das dotações até ao fim do mês precedente ao pedido de transferência, bem como as previsões das necessidades até ao fim do exercício, acompanhadas de uma comparação com as previsões iniciais;

c) A análise das possibilidades de reafectação de dotações.







CAPÍTULO 6

(Capítulo 7 do Regulamento Financeiro)

Princípio da boa gestão financeira

Artigo 21.o

Avaliação

(Artigo 27.o do Regulamento Financeiro)

1. Qualquer proposta de programa ou de actividade da qual decorram despesas ou uma diminuição de receitas para o orçamento será objecto de uma avaliação ex ante. Esta avaliação identificará:

a) As necessidades a satisfazer a curto ou longo prazo;

b) Os objectivos a atingir;

c) Os resultados esperados e os indicadores necessários para a sua avaliação;

d) O valor acrescentado da intervenção comunitária;

e) Os riscos, incluindo os de fraude, subjacentes às propostas e diferentes alternativas em aberto;

f) Os ensinamentos retirados da experiência com acções similares já realizadas;

g) O montante das dotações, recursos humanos e outras despesas administrativas a afectar em função do princípio da relação custo/eficácia;

h) O sistema de acompanhamento a instituir.

2. Qualquer programa ou actividade será seguidamente objecto de uma avaliação intermédia e/ou ex post, em termos de recursos humanos e financeiros afectados e de resultados obtidos, a fim de verificar a sua conformidade com os objectivos fixados, que se pautará pelas seguintes condições:

a) Proceder-se-á a uma avaliação periódica dos resultados obtidos a nível da execução de um programa plurianual, segundo um calendário que permita ter em conta as conclusões destas avaliações para qualquer decisão relativa à prorrogação, alteração ou interrupção do programa;

b) As actividades financiadas anualmente serão objecto de uma avaliação dos resultados obtidos, pelo menos de seis em seis anos.

A obrigação prevista na alínea b) do primeiro parágrafo não é aplicável aos diferentes projectos ou acções realizados no quadro destas actividades, relativamente aos quais esta obrigação pode ser cumprida mediante relatórios finais transmitidos pelos organismos que executaram a acção.

Artigo 22.o

Ficha financeira

(Artigo 28.o do Regulamento Financeiro)

1. Qualquer proposta de acto apresentada ao legislador e susceptível de ter incidência orçamental, nomeadamente sobre o número de postos de trabalho, deve incluir uma ficha financeira.

A ficha financeira incluirá os elementos financeiros e económicos, com o propósito de permitir ao legislador apreciar a necessidade de uma intervenção da Comunidade. A ficha financeira deve incluir informações úteis relativas à coerência e à eventual sinergia com outros instrumentos financeiros.

No caso de acções plurianuais, a ficha financeira incluirá o calendário previsível das necessidades anuais, em dotações e efectivos, assim como uma avaliação da sua incidência financeira a médio prazo.

2. No intuito de prevenir riscos de fraude e irregularidades susceptíveis de afectar a protecção dos interesses financeiros das Comunidades, a ficha financeira apresentará informações relativas às medidas de prevenção e de protecção, existentes ou planeadas.







CAPÍTULO 7

(Capítulo 8 do Regulamento Financeiro)

Princípio da transparência

Artigo 23.o

Publicação provisória da síntese do orçamento

(Artigo 29.o do Regulamento Financeiro)

Logo que possível, após a adopção definitiva do orçamento e o mais tardar no prazo de quatro semanas, será publicada no sítio Internet das Instituições, por iniciativa da Comissão, uma síntese dos dados contidos no orçamento, na expectativa da publicação oficial no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.







TÍTULO III

ELABORAÇÃO E ESTRUTURA DO ORÇAMENTO







CAPÍTULO 1

Elaboração do orçamento

Artigo 24.o

Introdução geral ao anteprojecto de orçamento

(Artigo 33.o do Regulamento Financeiro)

A Comissão elaborará a introdução geral ao anteprojecto de orçamento.

Cada secção do anteprojecto de orçamento será precedida de uma introdução elaborada pela Instituição interessada.

Esta introdução geral incluirá:

a) Quadros financeiros do conjunto do orçamento;

b) No que diz respeito aos títulos da Secção relativa à Comissão: i) A definição das políticas que justificam os pedidos de dotações, tendo em conta os princípios e condições referidos no artigo 27.o e no n.o 2, alínea d), do artigo 33.o do Regulamento Financeiro, ii) A justificação das variações das dotações de um exercício para outro.

Artigo 25.o

Documentos de trabalho de apoio ao anteprojecto de orçamento

(Artigos 30.o e 33.o do Regulamento Financeiro)

A título de apoio ao anteprojecto de orçamento, serão elaborados os seguintes documentos de trabalho:

a) Em relação aos efectivos das Instituições: i) Uma exposição sobre a política do pessoal permanente e temporário, ii) Relativamente a cada categoria de efectivos, um organograma dos postos de trabalho orçamentados e do número de efectivos em serviço na data de apresentação do anteprojecto de orçamento, indicando a sua distribuição por grau e unidade administrativa, iii) No caso de variação do número de efectivos, um documento que justifique essa variação, iv) A discriminação dos efectivos por domínio de actividade política;

b) Uma exposição circunstanciada da política de contracção e de concessão de empréstimos;

c) Em relação às subvenções destinadas aos organismos referidos no artigo 32.o do Regulamento Financeiro, um mapa previsional das receitas e despesas, precedido de uma exposição de motivos elaborada pelos organismos interessados e, no que diz respeito às escolas europeias, um mapa das receitas e despesas, precedido de uma exposição de motivos.

Artigo 26.o

Anteprojectos de orçamentos rectificativos

(N.o 1 do artigo 37.o do Regulamento Financeiro)

Os anteprojectos de orçamentos rectificativos serão acompanhados das justificações e informações relativas à execução orçamental do exercício precedente e do exercício em curso, que estejam disponíveis aquando da sua elaboração.







CAPÍTULO 2

Estrutura e apresentação do orçamento

Artigo 27.o

Dotações administrativas

(Artigo 41.o do Regulamento Financeiro)

Sempre que o mapa das despesas de uma secção do orçamento seja apresentada segundo uma nomenclatura baseada numa classificação por destino, as dotações administrativas serão objecto de rubricas separadas, por título, em função, nomeadamente, da seguinte classificação:

a) Despesas relativas ao pessoal autorizado pelo quadro de pessoal: a estas menções corresponderá um montante de dotações e um número de postos;

b) Despesas relativas a pessoal externo (designadamente, auxiliares e interinos) e outras despesas de gestão (incluindo as despesas de representação e com reuniões);

c) Despesas relativas a edifícios e outras despesas conexas, como despesas de limpeza e manutenção, despesas de locação, despesas de telecomunicações e despesas com água, gás e electricidade;

d) Despesas de apoio.

As despesas administrativas da Comissão, cuja natureza seja comum a todos os títulos serão igualmente discriminadas num mapa sintético distinto, classificadas em função da sua natureza.

Artigo 28.o

Despesas efectivas do último exercício encerrado

[N.o 1, alínea e) do ponto 1, do artigo 46.o do Regulamento Financeiro]

Para efeitos da elaboração do orçamento, as despesas efectivas do último exercício encerrado serão determinadas da seguinte forma:

a) Em autorizações: autorizações contabilizadas durante o exercício, com base nas dotações do exercício como definidas no artigo 5.o;

b) Em pagamentos: pagamentos efectuados durante o exercício, isto é, cuja ordem de execução foi transmitida ao banco, com base nas dotações do exercício, como definidas no mesmo artigo.

Artigo 29.o

Observações orçamentais

(N.o 1, alínea g) do ponto 1 do artigo 46.o do Regulamento Financeiro)

As observações orçamentais incluirão, nomeadamente, os seguintes elementos:

a) As referências do acto de base, quando existente;

b) Explicações adequadas sobre a natureza e o destino das dotações.

Artigo 30.o

Quadro do pessoal

(N.o 1, alínea a) do ponto 3, do artigo 46.o do Regulamento Financeiro)

O pessoal da Agência de Aprovisionamento constará de forma distinta do quadro de pessoal da Comissão.







TÍTULO IV

EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO







CAPÍTULO 1

Disposições gerais

Artigo 31.o

Formas que podem revestir os actos de base

(N.o 1 do artigo 49.o do Regulamento Financeiro)

1. A nível comunitário, um acto de base, na acepção do n.o 1 do artigo 49.o do Regulamento Financeiro pode revestir a forma de um regulamento, de uma directiva, de uma decisão, na acepção do artigo 249.o do Tratado CE ou de uma decisão «sui generis» ( 13 ).

▼M1

2. No domínio da política externa e de segurança comum, um acto de base pode revestir uma das formas indicadas no n.o 2 do artigo 13.o, no artigo 14.o, no n.o 2 do artigo 23.o e no artigo 24.o do Tratado da União Europeia.

Em situações de crise, referidas no n.o 2 do artigo 168.o do presente regulamento, e relativamente a acções de duração limitada, um acto de base pode também revestir a forma mencionada no n.o 3 do artigo 13.o e no n.o 1 do artigo 23o do Tratado da União Europeia.

▼B

3. No domínio da cooperação policial e judicial em matéria penal, um acto de base pode revestir uma das formas indicadas no n.os 2 do artigo 34.o do Tratado da União Europeia.

Artigo 32.o

Montantes máximos para projectos-piloto e acções preparatórias

[N.o 2, alíneas a) e b), do artigo 49.o do Regulamento Financeiro]

1. O montante total das dotações relativas aos projectos-piloto referidos no n.o 2, alínea a), do artigo 49.o do Regulamento Financeiro não pode ultrapassar 32 milhões de euros por exercício.

2. O montante total das dotações relativas a acções preparatórias novas, referidas no n.o 2, alínea b), do artigo 49.o do Regulamento Financeiro, não pode exceder 30 milhões de euros por exercício orçamental e o montante total das dotações efectivamente autorizadas a título das acções preparatórias não pode ultrapassar 75 milhões de euros.

Artigo 33.o

Competências específicas da Comissão em conformidade com os Tratados

[N.o 2, alínea c), do artigo 49.o do Regulamento Financeiro]

1. Os artigos do Tratado CE que conferem directamente à Comissão competências específicas são os seguintes:

a) Artigo 138.o (diálogo social),

b) Artigo 140.o (estudos, pareceres e consultas em matéria social);

c) Artigos 143.o e 145.o (relatórios especiais no domínio social);

d) N.o 2 do artigo 152.o (iniciativas com vista a promover a coordenação em matéria de protecção da saúde);

e) N.o 2 do artigo 155.o (iniciativas destinadas a promover a coordenação em matéria de redes transeuropeias),

f) N.o 2 do artigo 157.o (iniciativas destinadas a promover a coordenação no domínio industrial);

g) Segundo parágrafo do artigo 159.o (relatório sobre os progressos alcançados na realização da coesão económica e social),

h) N.o 2 do artigo 165.o (iniciativas destinadas a promover a coordenação em matéria de investigação e desenvolvimento tecnológico);

i) Artigo 173.o (relatório em matéria de investigação e desenvolvimento tecnológico);

j) N.o 2 do artigo 180.o (iniciativas destinadas a promover a coordenação das políticas em matéria de cooperação para o desenvolvimento).

2. Os artigos do Tratado Euratom que conferem directamente à Comissão competências específicas são os seguintes:

a) Artigo 70.o (intervenções financeiras, dentro dos limites previstos no orçamento, no quadro das campanhas de prospecção nos territórios dos Estados-Membros);

b) Artigos 77.o e seguintes (controlo de segurança)

3. As listas dos nos 1 e 2 podem eventualmente ser completadas aquando da apresentação do anteprojecto de orçamento, com indicação dos artigos em causa e dos montantes respectivos.

Artigo 34.o

Conflito de interesses

(N.o 2 do artigo 52.o do Regulamento Financeiro)

1. O acto susceptível de enfermar de um conflito de interesses, na acepção do n.o 2 do artigo 52.o do Regulamento Financeiro, pode assumir uma das seguintes formas:

a) Concessão a si próprio ou a outrem de vantagens directas ou indirectas indevidas;

b) Recusa em conceder a um beneficiário os direitos ou vantagens a que tem direito;

c) Exercício de actos indevidos ou abusivos, ou a omissão de realizar os actos necessários.

2. A autoridade competente referida no n.o 1 artigo 52.o do Regulamento Financeiro é o superior hierárquico do agente em causa. Deve confirmar por escrito a existência ou não de conflitos de interesses. Caso afirmativo, tomará todas as decisões adequadas.







CAPÍTULO 2

Normas de execução







Secção 1

Disposições Gerais

Artigo 35.o

Controlos prévios realizados pela Comissão

(Artigos 53.o e 56.o do Regulamento Financeiro)

1. A Comissão, sempre que executa o orçamento em gestão partilhada, descentralizada ou centralizada indirecta, assegurar-se-á, com base num exame prévio de documentos e in loco, da existência, pertinência e bom funcionamento nas entidades às quais confia a gestão, em conformidade com as regras da boa gestão financeira e, nos casos de gestão descentralizada, na totalidade ou em parte, em função do grau de descentralização acordado:

a) Dos procedimentos aplicados;

b) Dos sistemas de controlo;

c) Dos sistemas de contabilidade,

d) Dos procedimentos em matéria de contratos públicos e concessão de subvenções.

2. A Comissão procederá aos reexames necessários aquando de qualquer alteração substancial dos procedimentos ou dos sistemas, por forma a assegurar-se de que as condições previstas no n.o 1 continuam a ser respeitadas.

3. As entidades referidas no n.o 1 comunicarão à Comissão, num prazo fixado, as informações que esta lhes solicitar e informá-la-ão de imediato de qualquer alteração substancial a nível dos seus procedimentos ou sistemas. A Comissão precisará estas obrigações nos actos de delegação ou nas convenções concluídas com estas entidades, conforme os casos.

4. Sempre que a Comissão executa o orçamento em gestão conjunta, aplicam-se os acordos de verificação concluídos com as organizações internacionais interessadas.







Secção 2

Disposições especiais

Artigo 36.o

Gestão centralizada directa

(Artigo 53.o do Regulamento Financeiro)

A Comissão, quando executa o orçamento de forma centralizada, directamente nos seus serviços, confiará as tarefas de execução aos intervenientes financeiros na acepção dos artigos 58.o a 68.o do Regulamento Financeiro e nas condições previstas no presente regulamento.

Artigo 37.o

Exercício da delegação a favor de agências executivas

[N.o 2, alínea a), do artigo 54.o e n.o 2 do artigo 55.o do Regulamento Financeiro]

1. As decisões de delegação a favor de agências executivas autorizam-nas, na qualidade de gestor orçamental delegado, a executar dotações associadas ao programa comunitário cuja gestão lhes foi confiada.

2. As competências delegadas às agências executivas serão exercidas pelo director da agência, em aplicação do disposto no n.o 2 do artigo 55.o do Regulamento Financeiro.

3. O acto de delegação da Comissão incluirá as mesmas disposições que as previstas no n.o 2 do artigo 41.o Este acto será objecto de uma aceitação formal por escrito por parte do director, em nome da agência executiva.

Artigo 38.o

Elegibilidade dos organismos públicos nacionais ou entidades de direito privado investidas de uma missão de serviço público para beneficiarem de delegação de competência e respectivas condições

[N.o 2, alínea c), do artigo 54.o do Regulamento Financeiro]

1. Salvo disposição em contrário consagrada no acto de base, a Comissão só pode delegar tarefas de poder público a organismos públicos nacionais ou a entidades de direito privado investidas de uma missão de serviço público, na medida em que os mesmos se rejam pelo direito dos Estados-Membros, dos Estados do Espaço Económico Europeu (EEE) ou dos países candidatos à adesão à União Europeia.

2. A Comissão assegurar-se-á de que os organismos referidos no n.o 1 ou entidades apresentam garantias financeiras suficientes, prestadas, preferencialmente, por uma autoridade pública, designadamente no que diz respeito à recuperação integral dos montantes em dívida para com a Comissão.

3. A Comissão, ao propor-se confiar tarefas que envolvam o exercício de poder público, designadamente de execução orçamental, a um organismo dos referidos no n.o 2, alínea c), do artigo 54.o do Regulamento Financeiro, deve proceder a uma análise da observância dos princípios da economia, eficácia e eficiência. Caso esta análise revele que a delegação constitui a abordagem que melhor se coaduna com os requisitos de boa gestão financeira, a Comissão, antes de proceder à sua implementação, solicitará o parecer do comité competente previsto no acto de base, o qual poderá também formular as suas observações quanto à aplicação prevista dos critérios de selecção.

Artigo 39.o

Designação dos organismos públicos nacionais ou de entidades de direito privado investidas de uma missão de serviço público

[N.o 2, alínea c), do artigo 54.o do Regulamento Financeiro]

1. Os organismos públicos nacionais ou as entidades de direito privado investidas de uma missão de serviço público estão sujeitas à lei do Estado-Membro ou do país em que tiverem sido constituídas.

2. A selecção destes organismos ou entidades, efectuada na sequência de uma análise custo-eficácia, será objectiva e transparente e adequar-se-á às necessidades de execução identificadas pela Comissão. Esta selecção não pode conduzir a qualquer tipo de discriminação entre os diferentes Estados-Membros ou países interessados.

3. No caso de uma gestão através de uma rede que implique a designação de pelo menos um organismo ou entidade por Estado-Membro ou país interessado, esta designação será da competência do Estado-Membro ou país interessado, em conformidade com as disposições dos actos de base.

Nos restantes casos, a Comissão designará estes organismos ou entidades com o acordo dos Estados-Membros ou países interessados e nos termos das disposições dos actos de base.

Artigo 40.o

Respeito das disposições em matéria de adjudicação de contratos

(Artigo 57.o do Regulamento Financeiro)

Sempre que Comissão confiar tarefas a organismos privados na acepção do n.o 2 do artigo 57.o do Regulamento Financeiro, deverá adjudicar os contratos de acordo com as disposições do título V da parte I do referido regulamento.

Artigo 41.o

Modalidades de implementação da gestão centralizada indirecta

[N.o 2, alíneas b) e c), do artigo 54.o do Regulamento Financeiro]

1. Nos casos em que a Comissão confiar tarefas de execução a agências, organismos, ou entidades em aplicação do disposto no n.o 2, alíneas b) e c), do artigo 54.o do Regulamento Financeiro, deve celebrar uma convenção com essas agências, organismos, ou entidades.

2. A convenção referida no n.o 1 incluirá, designadamente, as seguintes disposições:

a) A definição das tarefas confiadas;

b) As condições e modalidades de execução das mesmas, bem como as disposições adequadas com vista a delimitar as responsabilidades e organizar os controlos a efectuar;

c) As disposições em matéria de prestação de contas à Comissão em relação a esta execução;

d) As condições em que cessa essa execução;

e) As modalidades dos controlos por parte da Comissão;

f) As condições de utilização de contas bancárias distintas e o destino e utilização dos juros produzidos;

g) As disposições que garantam a visibilidade da acção comunitária, em particular face às demais actividades do organismo;

h) O compromisso de se abster de qualquer acto susceptível de originar um conflito de interesses, tal como definido no n.o 2 do artigo 52.o do Regulamento Financeiro.

3. As agências, organismos ou entidades referidos no n.o 1 não terão o estatuto de gestor orçamental delegado.

Artigo 42.o

Procedimentos de apuramento de contas em gestão partilhada ou descentralizada

(N.o 5 do artigo 53.o do Regulamento Financeiro)

1. O procedimento de apuramento das contas referido no n.o 5 do artigo 53.o do Regulamento Financeiro visa assegurar a regularidade e a conformidade com a regulamentação comunitária aplicável das despesas efectuadas pelos Estados-Membros, no âmbito da gestão partilhada, ou por Estados terceiros, no âmbito da gestão descentralizada, e que sejam susceptíveis de ser imputadas ao orçamento comunitário.

2. Sem prejuízo das disposições específicas consagradas em regulamentos sectoriais, o procedimento de apuramento das contas compreenderá:

a) Uma declaração dos Estados-Membros ou de países terceiros das despesas efectuadas sob a forma de contas certificadas por um serviço ou órgão funcionalmente independente dos organismos que efectuaram as despesas e que possua as necessárias competências técnicas;

b) O controlo das contas pela Comissão, bem como das operações a que se referem, com base em documentos e, se for caso disso, in loco, sem quaisquer limitações ou restrições, incluindo junto dos beneficiários;

c) A determinação pela Comissão, no âmbito de procedimentos contraditórios e com notificação aos Estados-Membros ou a países terceiros, do montante das despesas reconhecidas como estando a cargo do orçamento;

d) O cálculo da correcção financeira que resulta da diferença entre despesas declaradas e despesas reconhecidas como estando a cargo do orçamento;

e) A cobrança ou o reembolso do saldo resultante da diferença entre despesas reconhecidas e os montantes financeiros já pagos aos Estados-Membros ou a países terceiros; a cobrança terá lugar por compensação nas condições fixadas no artigo 83.o

3. No quadro da gestão descentralizada, o procedimento de apuramento de contas descrito nos n.os 1 e 2 aplicar-se-á em função do grau de descentralização acordado.

Artigo 43.o

Gestão conjunta

(Artigos 53.o e 165.o do Regulamento Financeiro)

1. As dotações executadas no âmbito da gestão conjunta com organizações internacionais, na acepção do artigo 53.o e 165.o do Regulamento Financeiro, financiarão acções cuja realização exige que sejam postos em comum recursos de vários doadores, sem que a afectação da parte contributiva de cada doador para cada tipo de despesa seja razoavelmente possível ou oportuna.

A Comissão assegurará a existência de dispositivos adequados de controlo e de auditoria da acção no seu todo.

2. As organizações internacionais referidas no n.o 1 são:

a) As organizações de direito internacional público criadas por acordos intergovernamentais e as agências especializadas por elas criadas;

b) O Comité Internacional da Cruz Vermelha (CICV);

c) A Federação Internacional das Sociedades Nacionais da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho.







CAPÍTULO 3

Intervenientes financeiros







Secção 1

Direitos e obrigações dos intervenientes financeiros

Artigo 44.o

Direitos e obrigações dos intervenientes financeiros

(Artigo 58.o do Regulamento Financeiro)

Cada Instituição colocará à disposição de cada interveniente financeiro os recursos necessários ao cumprimento da sua missão, bem como uma carta de missão na qual serão descritas pormenorizadamente as suas funções, direitos e obrigações.







Secção 2

O gestor orçamental

Artigo 45.o

Assistência aos gestores orçamentais delegados e subdelegados

(Artigo 59.o do Regulamento Financeiro)

1. O gestor orçamental competente pode ser assistido nas suas funções por funcionários ou outros agentes (a seguir designados «agentes»), encarregados de efectuar, sob a sua responsabilidade, certas operações necessárias à execução do orçamento e à apresentação de informações financeiras e de gestão. Por forma a prevenir potenciais conflitos de interesses, os agentes que assistem os gestores orçamentais delegados ou subdelegados estarão sujeitos às obrigações referidas no artigo 52.o do Regulamento Financeiro.

2. Cada Instituição informará a Autoridade Orçamental sempre que um gestor orçamental delegado de grau A 1 assume as suas funções, muda de funções ou cessa as suas funções.

Artigo 46.o

Disposições internas em termos de delegações

(Artigo 59.o do Regulamento Financeiro)

Em conformidade com o disposto no Regulamento Financeiro e no presente regulamento, as Instituições adoptarão no seu regulamento interno as medidas de gestão das dotações que lhes pareçam necessárias para a boa execução da sua secção do orçamento.

Artigo 47.o

Separação das funções de início e de verificação de uma operação

(N.o 4 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro)

1. Por início de uma operação deve entender-se o conjunto das operações que podem ser efectuadas pelos agentes referidos no artigo 45.o, com carácter preparatório da adopção dos actos de execução orçamental por parte dos gestores orçamentais competentes titulares de uma delegação ou subdelegação.

2. Por verificação ex ante de uma operação deve entender-se o conjunto dos controlos ex ante, instituídos pelo gestor orçamental competente, destinados a verificar os aspectos operacionais e financeiros dessa operação.

3. Cada operação será objecto de, pelo menos, uma verificação ex ante que incidirá, designadamente, sobre:

a) A regularidade e conformidade da despesa e da receita à luz das disposições aplicáveis, nomeadamente do orçamento e de outras regulamentações pertinentes, bem como de qualquer acto adoptado em execução dos Tratados e regulamentos e, se necessário, das condições contratuais;

b) A aplicação do princípio da boa gestão financeira referido no capítulo 7 do título II do Regulamento Financeiro.

4. As verificações ex post, com base em documentos e, se necessário, in loco, visam comprovar a correcta execução das operações financiadas pelo orçamento e, em especial, a observância dos critérios a que refere-se o n.o 3. Estas verificações podem ser efectuadas por amostragem com base numa análise de riscos.

5. Os funcionários ou outros agentes, encarregados das verificações referidas nos n.os 2 e 4, serão distintos dos responsáveis pela execução das operações de início a que se refere o n.o 1, sem a eles estarem subordinados.

Artigo 48.o

Procedimentos de gestão e de controlo interno

(N.o 4 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro)

Os sistemas e procedimentos de gestão e de controlo interno visam permitir:

a) A consecução dos objectivos das políticas, programas e acções da Instituição, segundo o princípio da boa gestão financeira;

b) O respeito pelas disposições do direito comunitário, assim como pelas normas mínimas de controlo estabelecidas pela Instituição;

c) A preservação dos activos da Instituição e da informação;

d) A prevenção e detecção de irregularidades, erros e fraudes;

e) A identificação e prevenção dos riscos de gestão;

f) A elaboração de informações financeiras e de gestão fiáveis;

g) A conservação do conjunto dos documentos comprovativos associados à execução orçamental ou aos actos de execução orçamental;

h) A conservação dos documentos relativos às garantias prévias exigidas a favor da Instituição e adopção de um calendário que permita o acompanhamento adequado das referidas garantias.

Artigo 49.o

Conservação dos documentos comprovativos pelos gestores orçamentais

(N.o 4 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro)

Os sistemas e procedimentos de gestão relativos à conservação dos documentos comprovativos originais devem prever:

a) A sua numeração;

b) A aposição de datas;

c) A manutenção de registos, eventualmente informatizados, que permitam determinar a sua localização precisa;

d) A conservação destes documentos, pelo menos durante os 5 anos subsequentes à data da quitação do Parlamento Europeu para o exercício orçamental a que se referem.

Os documentos relativos a operações não definitivamente encerradas serão conservados para além do período previsto na alínea d) do primeiro parágrafo e até ao final do ano seguinte ao do encerramento das referidas operações.

Artigo 50.o

Código de normas profissionais

(N.o 5 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro)

1. Os agentes designados pelo gestor orçamental competente com vista a verificar as operações financeiras devem ser escolhidos em função dos seus conhecimentos, aptidões e competências específicos, sancionados por títulos ou por uma experiência profissional adequada ou na sequência de um programa de formação apropriado.

2. Cada Instituição adoptará um código de normas profissionais que determinará, nomeadamente em matéria de controlo interno:

a) O nível de competência técnica e financeira exigida da parte dos agentes referidos no n.o 1;

b) A obrigação de seguirem cursos de formação contínua;

c) As missões, funções e tarefas que lhes são confiadas;

d) As regras de conduta e, em especial, de deontologia e de integridade, que devem respeitar, assim como os direitos que lhes assistem;

3. Cada Instituição criará estruturas adequadas para divulgar aos serviços dos gestores orçamentais e actualizar periodicamente as informações adequadas relativas às normas de controlo, bem como os métodos e técnicas disponíveis para o efeito.

Artigo 51.o

Não actuação por parte do gestor orçamental delegado

(N.o 6 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro)

Por não actuação do gestor orçamental delegado, a que se refere o n.o 6 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro, entende-se a ausência de qualquer resposta num prazo razoável em função das circunstâncias concretas e, de qualquer modo, num prazo superior a um mês.

Artigo 52.o

Verificação ex post e relatório anual de actividades

(N.o 7 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro)

O resultado das verificações ex post será, entre outros aspectos, explicitado no relatório anual de actividades apresentado pelo gestor orçamental delegado à sua Instituição.

Artigo 53.o

Transmissão ao contabilista de informações financeiras e de gestão

(Artigo 60.o do Regulamento Financeiro)

O gestor orçamental delegado transmitirá ao contabilista, no respeito das regras adoptadas por este, as informações financeiras e de gestão necessárias ao cumprimento das suas funções.

Artigo 54.o

Relatórios sobre procedimentos por negociação

(Artigo 60.o do Regulamento Financeiro)

Os gestores orçamentais delegados farão, para cada exercício, um inventário dos contratos objecto de procedimentos por negociação na acepção dos artigos 126.o, 127.o, 242.o, 244.o, 246.o e 247.o. Se a proporção de procedimentos por negociação face ao número de contratos adjudicados pelo mesmo gestor orçamental delegado aumentar sensivelmente face aos exercícios anteriores, ou se esta proporção for consideravelmente superior à média registada a nível da sua Instituição, o gestor orçamental competente apresentará à referida Instituição um relatório, expondo as eventuais medidas tomadas para inverter esta tendência. Cada Instituição transmitirá à Autoridade Orçamental um relatório sobre os procedimentos por negociação. No que diz respeito à Comissão, este relatório será anexado ao resumo dos relatórios anuais de actividades a que faz alusão o n.o7 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro.







Secção 3

O contabilista

Artigo 55.o

Nomeação do contabilista

(Artigo 61.o do Regulamento Financeiro)

O contabilista será nomeado por cada Instituição de entre os funcionários sujeitos ao Estatuto dos Funcionários das Comunidades Europeias.

O contabilista será obrigatoriamente escolhido pela Instituição, em virtude da sua competência específica, sancionada por diplomas ou por uma experiência profissional equivalente.

Artigo 56.o

Cessação de funções do contabilista

(Artigo 61.o do Regulamento Financeiro)

1. No caso de cessação das funções do contabilista, será elaborado um apuramento provisório da situação contabilística, com a brevidade possível.

Este apuramento é constituído pelas contas previstas no título VII da parte I do Regulamento Financeiro, adoptadas na data correspondente ao fim do mês no qual ocorreu a cessação de funções do contabilista.

2. Não deve ser efectuado um apuramento provisório se a cessação de funções do contabilista coincidir com o encerramento de um exercício.

3. O apuramento provisório ou, no caso a que se refere o n.o 2, as contas provisórias referidas no artigo 128.o do Regulamento Financeiro, será transmitido pelo contabilista cessante ou, em caso de impossibilidade, por um funcionário dos seus serviços, ao novo contabilista que, num prazo não superior a um mês a contar desta transmissão, o deverá assinar para aceitação, sendo-lhe todavia facultada a possibilidade de emitir reservas.

4. Cada Instituição informará a Autoridade Orçamental em caso de nomeação ou de cessação de funções do seu contabilista.

Artigo 57.o

Parecer sobre os sistemas contabilísticos e de inventários

(Artigo 61.o do Regulamento Financeiro)

Quando os sistemas de gestão financeira definidos pelo gestor orçamental fornecem dados à contabilidade da Instituição ou quando são utilizados para justificar dados desta contabilidade, o contabilista deve dar o seu acordo à sua implementação, bem como à sua alteração.

O contabilista será igualmente consultado sobre a implementação e alteração dos sistemas de inventário e de avaliação dos elementos do activo e do passivo pelos gestores orçamentais competentes.

Artigo 58.o

Gestão da tesouraria

(Artigo 61.o do Regulamento Financeiro)

1. O contabilista velará por que a sua Instituição disponha de fundos suficientes para cobrir as necessidades de tesouraria decorrentes da execução orçamental.

2. Para efeitos do n.o 1, o contabilista instituirá sistemas de gestão das disponibilidades que lhe permita efectuar previsões de tesouraria.

3. O contabilista da Comissão afectará os fundos disponíveis em conformidade com as disposições do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1150/2000.

Artigo 59.o

Gestão das contas bancárias

(Artigo 61.o do Regulamento Financeiro)

1. O contabilista pode, para as necessidades da gestão de tesouraria, abrir ou fazer abrir contas em nome da Instituição junto dos organismos financeiros ou bancos centrais nacionais. Em casos devidamente justificados, pode abrir contas em outras divisas que não o euro.

2. O contabilista negociará as condições aplicáveis às contas abertas junto dos organismos financeiros, em conformidade com o princípio da boa gestão financeira, do rendimento e da concorrência.

3. Pelo menos quinquenalmente, o contabilista lançará um convite a concorrer em relação aos organismos financeiros junto dos quais são abertas contas.

4. O contabilista velará pelo respeito estrito das condições de funcionamento das contas abertas junto dos organismos financeiros.

5. O contabilista da Comissão ficará encarregado, após consulta dos contabilistas das outras Instituições, de harmonizar as condições de funcionamento das contas abertas pelas diferentes Instituições.

Artigo 60.o

Assinatura das contas

(Artigo 61.o do Regulamento Financeiro)

As condições de abertura, funcionamento e utilização das contas devem prever, em função das necessidades de controlo interno, no caso de cheques, ordens de transferência ou qualquer outra operação bancária, a assinatura de um ou mais agentes devidamente habilitados.

Para o efeito, cada Instituição comunicará a todos os organismos financeiros, junto dos quais abriu contas, os nomes e os espécimes das assinaturas dos agentes habilitados.

Artigo 61.o

Gestão dos saldos das contas

(Artigo 61.o do Regulamento Financeiro)

1. O contabilista assegurar-se-á de que o saldo das contas bancárias a que se refere o artigo 59.o não se afaste sensivelmente das previsões de tesouraria mencionadas no n.o 2 do artigo 58.o e, de qualquer modo:

a) Que nenhuma destas contas tenha um saldo devedor;

b) Que, no caso de contas noutras moedas, o saldo seja periodicamente convertido em euros.

2. O contabilista não pode manter em contas em moedas saldos que possam causar à Instituição perdas excessivas devidas à flutuação das taxas de câmbio.

Artigo 62.o

Transferências bancárias e operações de conversão

(Artigo 61.o do Regulamento Financeiro)

Sem prejuízo do artigo 69.o, o contabilista efectuará as transferências entre contas abertas em nome da Instituição junto dos organismos financeiros e as operações de conversão de moedas.

Artigo 63.o

Modalidades de pagamento

(Artigo 61.o do Regulamento Financeiro)

Os pagamentos efectuar-se-ão através de transferência ou por cheque.

Artigo 64.o

Ficheiros relativos a terceiros

(Artigo 61.o do Regulamento Financeiro)

1. O contabilista só pode efectuar pagamentos através de transferência se as referências bancárias do beneficiário do pagamento tiverem sido previamente inscritas num ficheiro comum por Instituição.

A inscrição no ficheiro das referências bancárias do beneficiário ou a alteração destas referências efectuar-se-á com base num documento, em suporte papel ou electrónico, certificado pelo banco do beneficiário.

2. Para a realização de pagamentos por transferência, os gestores orçamentais só podem assumir um compromisso em nome da Instituição em relação a terceiros se estes últimos fornecerem a documentação necessária para a sua inscrição no ficheiro.

Os gestores orçamentais verificarão se as referências bancárias comunicadas pelo beneficiário se mantêm válidas no momento da emissão de cada ordem de pagamento.

No âmbito das ajudas de pré-adesão, podem ser acordados compromissos individuais com as autoridades públicas dos países candidatos à adesão à União Europeia, sem inscrição prévia no ficheiro relativo a terceiros. Neste caso, o gestor orçamental tomará as necessárias providências para que a inscrição tenha lugar o mais rapidamente possível. O contrato deve prever que a comunicação das referências bancárias do beneficiário à Comissão é condição sine qua non para o primeiro pagamento.

Artigo 65.o

Conservação dos documentos comprovativos pelo contabilista

(Artigo 61.o do Regulamento Financeiro)

Os documentos comprovativos relativos à contabilidade e à elaboração das contas referidas no artigo 121.o do Regulamento Financeiro serão conservados durante um período de cinco anos a contar da data de quitação do Parlamento Europeu relativamente ao exercício orçamental a que se referem.

Todavia, os documentos relativos a operações não definitivamente encerradas serão conservados para além desse período e até ao final do ano seguinte ao do encerramento das referidas operações.

Cada Instituição determinará o serviço junto do qual os documentos comprovativos serão conservados.







Secção 4

O gestor de fundos para adiantamentos

Artigo 66.o

Condições de recurso aos fundos para adiantamentos

(Artigo 63.o do Regulamento Financeiro)

1. Quando as operações de pagamento por via orçamental forem materialmente impossíveis ou pouco eficientes em razão, nomeadamente, do reduzido valor dos montantes a pagar, podem ser criados fundos para adiamentos para assegurar o pagamento destas despesas.

2. O gestor de fundos para adiamentos está autorizado a efectuar, por instrução do gestor orçamental competente, a liquidação provisória e o pagamento das despesas.

3. A criação de um fundo para adiamentos e a designação de um gestor de um fundo para adiamentos serão objecto de uma decisão do contabilista, sob proposta devidamente fundamentada do gestor orçamental competente. Esta decisão explicitará as responsabilidades e obrigações do gestor do fundo para adiamentos e do gestor orçamental.

A alteração das condições de funcionamento de um fundo para adiamentos será igualmente objecto de uma decisão do contabilista, sob proposta devidamente fundamentada do gestor orçamental competente.

Artigo 67.o

Condições que regem a criação de fundos e os pagamentos

(Artigo 63.o do Regulamento Financeiro)

1. A decisão de criação de um fundo para adiamentos e de designação de um gestor de um fundo para adiamentos, assim como a decisão de alteração das condições de funcionamento de um fundo para adiamentos, estabelecerão nomeadamente:

a) O objecto e o montante máximo do adiantamento inicial admissível;

b) A abertura, se for caso disso, de uma conta bancária ou de uma conta postal em nome da Instituição em causa;

c) A natureza e o montante máximo de cada despesa que o gestor do fundo para adiamentos pode pagar ou receber de terceiros;

d) A periodicidade e as modalidades de apresentação de documentos comprovativos e transmissão destes documentos ao gestor orçamental para regularização;

e) As modalidades da eventual reconstituição do adiantamento;

f) Que o gestor orçamental regularizará as operações de fundos para adiantamentos, até ao final do mês seguinte, por forma a assegurar a conciliação dos saldos contabilístico e bancário;

g) A duração de validade da autorização dada pelo contabilista ao gestor de fundos para adiamentos;

h) A identidade do gestor do fundo para adiamentos designado.

2. Nas propostas de decisão respeitantes à criação de um fundo para adiantamentos, o gestor orçamental competente deve tomar as medidas adequadas para que:

a) Seja prioritariamente utilizada a via orçamental, sempre que esteja disponível o acesso ao sistema informático de contabilidade central;

b) Apenas se recorra a fundos para adiantamentos no casos em que tal se justifique.

Com a excepção de fundos para adiantamentos especificamente abertos no domínio da ajuda humanitária e da gestão de situações de crise, na acepção do n.o 2 do artigo 168.o, o montante máximo previsto no primeiro parágrafo, alínea c), não pode exceder 30 000 euros por despesa.

3. O gestor de fundos para adiamentos pode proceder a pagamentos a terceiros com base e no respeito dos limites:

a) Das dotações orçamentais e compromissos jurídicos prévios, assinados pelo gestor orçamental competente;

b) Do saldo positivo residual do fundo existente em caixa ou em depósitos bancários.

4. Os pagamentos de fundos para adiamentos podem ser efectuados por transferência, cheque ou outros meios de pagamento.

5. Os pagamentos devem ser seguidos de decisões formais de liquidação final e/ou de ordens de pagamento de regularização assinadas pelo gestor orçamental competente.

Artigo 68.o

Selecção dos gestores de fundos para adiantamentos

(Artigo 63.o do Regulamento Financeiro)

Os gestores de fundos para adiamentos serão seleccionados de entre os funcionários de categoria A, B ou C. Em caso de necessidade, os gestores de fundos para adiantamentos podem ser escolhidos de entre os agentes sujeitos ao regime aplicável aos outros agentes, de um nível correspondente a estas categorias. Os gestores de fundos para adiantamentos serão escolhidos em função dos seus conhecimentos, aptidões e competências específicos, sancionados por diplomas ou por uma experiência profissional adequada ou obtidos na sequência de um programa de formação apropriado.

Artigo 69.o

Alimentação dos fundos para adiantamentos

(Artigo 63.o do Regulamento Financeiro)

1. O contabilista realizará os pagamentos destinados a provisionar os fundos para adiantamentos e assegurará o seu acompanhamento financeiro, tanto a nível da abertura de contas bancárias e da delegação de assinaturas, como dos controlos in loco e na contabilidade centralizada. O contabilista provisionará os fundos para adiantamentos. Os adiantamentos serão depositados na conta bancária aberta em nome do fundo para adiantamentos.

Os fundos para adiantamentos em causa podem ser provisionados directamente por receitas locais diversas, como, por exemplo, receitas resultantes de:

a) Vendas de material;

b) Publicações;

c) Reembolsos diversos;

d) Juros vencidos.

A regularização em termos de despesas ou receitas, diversas ou afectadas, realizar-se-á em conformidade com a decisão de criação a que se refere o artigo 67.o e com as disposições do Regulamento Financeiro. Os montantes em causa serão deduzidos pelo gestor orçamental, aquando da reconstituição ulterior dos mesmos fundos para adiamentos.

2. No intuito de evitar, nomeadamente, perdas cambiais, o gestor de fundos para adiantamentos pode proceder a transferências entre as diferentes contas bancárias associadas a um mesmo fundo para adiantamentos.

Artigo 70.o

Controlos dos gestores orçamentais e contabilistas

(Artigo 63.o do Regulamento Financeiro)

1. O gestor de fundos para adiamentos manterá uma contabilidade dos fundos de que dispõe, em caixa e nos bancos, dos pagamentos efectuados e das receitas cobradas, segundo as regras e as instruções estabelecidas pelo contabilista. O gestor orçamental competente deve ter acesso, em qualquer momento, aos mapas desta contabilidade, devendo o gestor de fundos para adiantamentos enviar ao gestor orçamental, no mês seguinte, um apuramento mensal das operações acompanhado dos documentos comprovativos, para efeitos de regularização das operações do fundo para adiantamentos.

2. O contabilista, ou por sua instrução um funcionário ou outro agente dos seus serviços ou dos serviços do gestor orçamental, especificamente mandatado para tal, procederá, em geral in loco e de forma inesperada, à verificação da existência dos fundos confiados aos gestores de fundos para adiamentos, da contabilidade e da regularização das operações dos fundos para adiantamentos, dentro dos prazos previstos para o efeito. O contabilista transmitirá ao gestor orçamental competente os resultados das suas verificações.

Artigo 71.o

Procedimentos de adjudicação de contratos

(Artigo 63.o do Regulamento Financeiro)

Os pagamentos efectuados no âmbito de fundos para adiamentos poderão, sem prejuízo dos limites fixados no n.o 4 do artigo 129.o, ter lugar meramente a título de reembolso de factura, sem que seja necessária a aceitação prévia de uma proposta.







CAPÍTULO 4

Responsabilidade dos intervenientes financeiros







Secção 1

Regras Gerais

Artigo 72.o

Instâncias competentes em matéria de fraude

(N.o 6 do artigo 60.o e n.o 2 do artigo 65.o do Regulamento Financeiro)

As autoridades e instâncias a que se referem o n.o 6 do artigo 60.o e o n.o 2 do artigo 65.o do Regulamento Financeiro são as instâncias designadas pelo Estatuto aplicável aos funcionários e pelo regime aplicável aos outros agentes das Comunidades (em seguida denominado «o Estatuto») e pelas decisões das Instituições comunitárias relativas às condições e modalidades dos inquéritos internos em matéria de luta contra a fraude, a corrupção e qualquer outra actividade ilícita que lese os interesses das Comunidades.







Secção 2

Regras aplicáveis ao gestores orçamentais delegados e subdelegados

Artigo 73.o

Confirmação das instruções

(N.o 2 do artigo 66.o do Regulamento Financeiro)

1. Sempre que um gestor orçamental considere que uma instrução que lhe foi dirigida está ferida de irregularidade ou infringe os princípios da boa gestão financeira, nomeadamente pelo facto de a sua execução ser incompatível com o nível dos recursos que lhe foram atribuídos, deve expor por escrito tal situação à autoridade que lhe conferiu a delegação ou subdelegação. Se a instrução for confirmada por escrito em tempo útil e for suficientemente precisa, na medida em que refira explicitamente os aspectos considerados contestáveis pelo gestor orçamental delegado ou subdelegado, este fica eximido da sua responsabilidade; deve, contudo, executar a instrução, salvo se a mesma for contrária ao direito penal ou às regras de segurança aplicáveis.

2. As disposições do n.o 1 são igualmente aplicáveis nos casos em que um gestor orçamental toma conhecimento, no âmbito da execução de uma instrução que se lhe foi dirigida, de que as circunstâncias do processo conduzem a uma situação ferida de irregularidade.

3. Qualquer instrução confirmada, nas condições descritas no n.o 2 do artigo 66.o do Regulamento Financeiro, deve ser inventariada pelo gestor orçamental competente e mencionada no seu relatório de actividades anual.

Artigo 74.o

Irregularidades financeiras

(N.o 6 do artigo 60.o, e n.o 4 do artigo 66.o do Regulamento Financeiro)

Sem prejuízo das competências do Organismo de Luta Antifraude (OLAF), a instância especializada em matéria de irregularidades financeiras é competente em relação a qualquer violação de uma disposição do Regulamento Financeiro ou de qualquer outra disposição relativa à gestão financeira e ao controlo das operações e resultante de um acto ou omissão por parte de um funcionário ou agente.

Artigo 75.o

Instância especializada em matéria de irregularidades financeiras

(N.o 6 do artigo 60.o e n.o 4 do artigo 66.o do Regulamento Financeiro)

1. A Entidade Competente para Proceder a Nomeações (AIPN) ou, conforme o caso, a Entidade Habilitada para Celebrar Contratos de Admissão (EHCA), recorrerá, para parecer, à instância a que se refere o n.o 4 do artigo 66.o do Regulamento Financeiro, no caso de irregularidades financeiras na acepção do artigo 74.o

Quando a AIPN ou a EHCA, conforme o caso, recorrer a essa instância, esta formulará um parecer no qual se apreciará a eventual existência de irregularidade na acepção do artigo 74.o, o grau de gravidade e as suas eventuais consequências. Caso a análise desta instância a leve a concluir que os casos que lhe foram apresentados são da competência do OLAF, remeterá o processo sem demora à AIPN ou à EHCA, informando o OLAF de imediato de tal facto.

Sempre que, em conformidade com o n.o 6 do artigo 60.o do Regulamento Financeiro, um agente prestar informações nesta matéria directamente à instância referida no primeiro parágrafo, a mesma transmitirá o processo à AIPN ou à EHCA, conforme o caso, e de tal facto informará simultaneamente o agente que prestou essas informações.

2. Cada Instituição especificará, em função da sua estrutura organizativa interna, a modalidades de funcionamento da instância especializada referida no n.o 4 do artigo 66.o do Regulamento Financeiro, bem como a sua composição, que incluirá uma personalidade externa com as qualificações e competência requeridas para o efeito.







CAPÍTULO 5

Operações Associadas a receitas







Secção 1

Recursos próprios

Artigo 76.o

Regime aplicável aos recursos próprios

(Artigo 69.o do Regulamento Financeiro)

O gestor orçamental estabelecerá um calendário previsional da colocação à disposição da Comissão dos recursos próprios definidos na Decisão relativa ao sistema de recursos próprios das Comunidades Europeias.

O apuramento e a cobrança de recursos próprios efectuar-se-ão em conformidade com a regulamentação adoptada em aplicação da decisão referida no primeiro parágrafo.







Secção 2

Previsão de créditos

Artigo 77.o

Previsão de créditos

(Artigo 70.o do Regulamento Financeiro)

1. As previsões de créditos mencionarão a natureza e a imputação orçamental da receita bem como, na medida do possível, a designação do devedor e a estimativa do seu montante.

Aquando do estabelecimento das previsões das créditos, o gestor orçamental competente deve verificar, em especial:

a) A exactidão da imputação orçamental;

b) A regularidade e a conformidade da previsão, à luz das disposições aplicáveis e dos princípios da boa gestão financeira.

2. Sob reserva do n.o 2 do artigo 161.o do Regulamento Financeiro, a previsão de créditos não poderá dar origem a dotações de autorizações. Nos casos previstos no artigo 18.o do Regulamento Financeiro, as dotações só podem ser aprovadas na sequência da cobrança efectiva pelas Comunidades dos montantes devidos.







Secção 3

Apuramento de créditos

Artigo 78.o

Procedimento

(Artigo 71.o do Regulamento Financeiro)

1. O apuramento de um crédito pelo gestor orçamental é o reconhecimento de um direito das Comunidades relativamente a um devedor e o estabelecimento de um título que exige ao mesmo o pagamento da sua dívida.

2. A ordem de cobrança é a operação pela qual o gestor orçamental competente dá ao contabilista instruções para cobrar o crédito apurado.

3. A nota de débito é um documento pelo qual se informa o devedor de que:

a) As Comunidades apuraram esse crédito;

b) O pagamento da sua dívida para com as Comunidades é exigível numa determinada data (em seguida designada «data de vencimento»);

c) Na ausência de pagamento na data de vencimento, a dívida vence juros à taxa referida no artigo 86.o, sem prejuízo das disposições regulamentares específicas aplicáveis;

d) Sempre que possível, a Instituição procederá à cobrança por compensação, após informação do devedor;

e) Na ausência de pagamento na data de vencimento, a Instituição procederá à cobrança por execução das garantias prévias;

f) Caso, na sequência das fases descritas supra, não tenha sido possível efectuar a cobrança integral, a Instituição procederá à cobrança por execução forçada do título obtido, quer em conformidade com o n.o 2 do artigo 72.o do Regulamento Financeiro, quer por via contenciosa.

O gestor orçamental enviará esta nota de débito ao devedor e uma cópia da mesma ao contabilista.

Artigo 79.o

Apuramento de créditos

(Artigo 71.o do Regulamento Financeiro)

Para efeitos de apuramento de um crédito, o gestor orçamental assegurar-se-á:

a) Do carácter certo do crédito, que não deve estar sujeito a qualquer condição;

b) Do carácter líquido do crédito, cujo montante deve ser determinado em numerário e com exactidão;

c) Do carácter exigível do crédito, que não deve estar sujeito a um termo;

d) Da exactidão da designação do devedor;

e) Da exactidão da imputação orçamental dos montantes a cobrar;

f) Da regularidade dos documentos comprovativos;

g) Da conformidade com o princípio da boa gestão financeira, nomeadamente nos termos dos critérios referidos na alínea a) do n.o 1 do artigo 87o

Artigo 80.o

Documentos comprovativos associados ao apuramento de um crédito

(Artigo 71.o do Regulamento Financeiro)

1. Qualquer apuramento de créditos deve basear-se em documentos comprovativos que atestem os direitos das Comunidades.

2. O gestor orçamental competente procederá pessoalmente ao exame dos documentos comprovativos ou assegurar-se-á, sob a sua responsabilidade, de que este exame foi efectuado, antes de tomar a decisão de apuramento de créditos.

3. Os documentos comprovativos serão conservados pelo gestor orçamental, em conformidade com os artigos 48.o e 49.o







Secção 4

Emissão das ordens de cobrança

Artigo 81.o

Emissão das ordens de cobrança

(Artigo 72.o do Regulamento Financeiro)

1. A ordem de cobrança deve mencionar:

a) O exercício de imputação;

b) As referências do acto ou compromisso jurídico que constituem o facto gerador do crédito e que conferem direito à cobrança;

c) O artigo do orçamento e, eventualmente, qualquer outra subdivisão necessária, incluindo, se for caso disso, as referências da autorização orçamental correspondente;

d) O montante a cobrar, em euros;

e) O nome e o endereço do devedor;

f) A data de vencimento;

g) O modo de cobrança possível, incluindo, em especial, por compensação ou execução de qualquer garantia prévia.

2. A ordem de cobrança será datada e assinada pelo gestor orçamental competente e seguidamente transmitida ao contabilista.







Secção 5

Cobrança

Artigo 82.o

Formalidades da cobrança

(Artigo 73.o do Regulamento Financeiro)

1. A cobrança dos créditos implica o registo, pelo contabilista, na contabilidade e a i