1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 1
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►B REGULAMENTO (EURATOM, CECA, CE)N.o3418/93 DA COMISSÃO
de 9 de Dezembro de 1993
que estabelece normas de execução de algumas disposições do Regulamento Financeiro de 21 de
Dezembro de 1977
(JO L 315 de 16.12.1993, p. 1)
Alterado por:
Jornal Oficial
n.opágina data
►M1Decisão 97/594/CECA, CE, Euratom da Comissão de 30 de Julho de 1997 L 239 54 30.8.1997
►M2Decisão 98/539/CE, CECA, Euratom da Comissão de 7 de Setembro de
1998 L 252 67 12.9.1998
►M3Decisão 1999/537/CE, CECA, Euratom da Comissão de 23 de Julho de
1999 L 206 24 5.8.1999
►M4Decisão 2000/716/CE da Comissão de 16 de Novembro de 2000 L 290 52 17.11.2000
NB: Esta versão consolidada contém referências à unidade de conta europeia e/ou ao ecu, que a partir de 1 de Janeiro de 1999
devem ser interpretadas como referências ao euro — Regulamento (CEE) n.o3308/80 do Conselho (JO L 345 de 20.12.1980,
p. 1) e Regulamento (CE) n.o1103/97 do Conselho (JO L 162 de 19.6.1997, p. 1).
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REGULAMENTO (EURATOM, CECA, CE)N.o3418/93 DA
COMISSÃO
de 9 de Dezembro de 1993
que estabelece normas de execução de algumas disposições do
Regulamento Financeiro de 21 de Dezembro de 1977
A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia doCarvão e do Aço,
Tenso em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,
Tendo em conta o Regulamento Financeiro do Conselho, de 21 de
Dezembro de 1977, aplicável ao orçamento geral das ComunidadesEuropeias (
1), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento
(Euratom, CECA, CEE) n.o610/90 (2) e, nomeadamente, o seu artigo
126.o,
Após consulta ao Parlamento Europeu e ao Conselho,Tendo em conta os pareceres do Tribunal de Justiça, do Tribunal de
Contas e do Comité Económico e Social,
Considerando que certas disposições dos artigos 11.
o, 22.o, 23.o, 24.o,
25.o, 28.o, 29.o, 36.o, 37.o, 38.o, 41.o, 45.o, 46.o, 49.o, 53.o, 54.o, 57.o, 58.o,
60.o, 62.o, 63.o, 64.o, 65.o, 66.o, 70.o, 75.o, 94.o, 97.o, 123.oe 128.odo
Regulamento Financeiro prevêem expressamente a estatuição de normas
de execução;
Considerando que o Regulamento 86/610/CEE, Euratom, CECA da
Comissão (3) necessita de uma série de adaptações nomeadamente na
sequência da revisão do Regulamento Financeiro;
Considerando que é oportuno prever normas de execução a fim de
clarificar o tratamento de certas contribuições de terceiros paraactividades comunitárias;
Considerando que tendo por objectivo a clareza e a racionalidade é
conveniente agrupar num único texto as normas de execução em vigor e
revogar o Regulamento 86/610/CEE, Euratom, CECA;
Considerando que a estatuição das presentes normas não constitui
obstáculo à estatuição posterior de outras normas de execução que não
estejam formalmente previstas nas disposições do Regulamento
Financeiro, mas cuja oportunidade possa surgir posteriormente,
ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
TÍTULO I
CONDIÇÕES DE APLICAÇÃO DO ECU ÀS RECEITAS E ÀS DESPESAS
(N.o4.odo artigo 11.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 1.o
As conversões entre o ecu e as moedas nacionais são efectuadas, em
princípio, com recurso à taxa diária do ecu publicada no Jornal Oficial
das Comunidades Europeias . Todavia, nos termos do disposto no n.o4
do artigo 11.odo Regulamento Financeiro, para a contabilização prevista
nos artigos 69.oa 72.odo Regulamento Financeiro, a conversão entre ecu
e moedas nacionais efectua-se com recurso às taxas mensais do ecucalculadas com base nas cotações do penúltimo dia útil do mês queprecede aquele em que as taxas são estabelecidas.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 2
(1)J O n .oL 356 de 31. 12. 1977, p. 1.
(2)J O n .oL 70 de 16. 3. 1990, p. 1.
(3)J O n .oL 360 de 19. 12. 1986, p. 1.
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Artigo 2.o
Quando as propostas de autorização e os apuramentos de créditos são
estabelecidos em moedas nacionais, a conversão em ecus faz-se deacordo com a regra definida no artigo 1.
o
A ordem de pagamento correspondente e a ordem de cobrança têm deser estabelecidas na mesma moeda.
O montante, expresso em ecus, do saldo das autorizações e dos créditos
apurados estabelecidos em moeda nacional é reavaliado no momento de
cada encerramento mensal da contabilidade orçamental. A últimareavaliação do exercício é feita à taxa de Dezembro no que se refereao saldo das autorizações; o saldo dos créditos apurados é reavaliado àtaxa de 31 de Dezembro para a elaboração do balanço.
Pode proceder-se à reavaliação destes saldos durante o mês, caso ocorra
um reajustamento monetário.
Artigo 3.
o
Em derrogação ao disposto no artigo 1.o, a taxa a utilizar para o mês «n»,
a cujo título foram declaradas as despesas financiadas pelo FEOGA,secção «Garantia», em conformidade com o disposto no n.
o5 do artigo
3.odo Regulamento (CEE) n.o2776/88 da Comissão (1) é a do dia 10 do
mês «n+1» ou do primeiro dia precedente para o qual se dispõe de umacotação geral.
Essa taxa é igualmente utilizada para os adiantamentos correspondentes
previstos nos artigos 4.
oe5 .odo Regulamento (CEE) n.o2776/88.
As diferenças em moeda nacional entre os meios financeiros postos à
disposição dos Estados-membros para o mês «n» e as despesas
registadas a título do mesmo mês são reconvertidas em ecus à taxa dodia 10 do mês «n+2».
Artigo 4.
o
As taxas de Dezembro do ecu são utilizadas para o cálculo do saldo das
autorizações por pagar no encerramento do exercício e, no que se refereà dotações não diferenciadas, para a determinação das dotações atransitar.
Os pagamentos executados a título de um exercício, entre 1 e 15 de
Janeiro do exercício seguinte, são contabilizados orçamentalmente àstaxas do ecu de Dezembro.
Artigo 5.
o
As autorizações por pagar, no que se refere às dotações não
diferenciadas, são liquidadas, até ao limite dos montantes transitados,
em moedas nacionais ou em ecus; os pagamentos são contabilizados àstaxas em vigor à data do pagamento. A eventual ultrapassagem domontante das dotações transitadas, por número orçamental, é tomada emconsideração aquando do cálculo do saldo do exercício, nos termos dodisposto no artigo 15.
odo Regulamento (CEE, Euratom) n.o1552/89 do
Conselho (2).
Os ajustamentos das autorizações por pagar dos exercícios anteriores, no
que se refere às dotações diferenciadas, calculados por ocasião das
reavaliações são apurados na contabilidade orçamental e figuram no
quadro que apresenta a liquidação das autorizações dos exercíciosanteriores da conta de gestão.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 3
(1)J O n .oL 249 de 8. 9. 1988, p. 9.
(2)J O n .oL 155 de 7. 6. 1989, p. 1.
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TÍTULO II
DELEGAÇÃO DE PODERES
(Artigo 22.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 6.o
Os actos pelos quais são delegados poderes, nos termos do disposto no
n.o4 do artigo 22.odo Regulamento Financeiro, designarão os agentes da
instituição habilitados a assinar em vez do delegante.
Nesses actos será feita referência às disposições do regulamento interno
referido no n.o4 do artigo 22.odo Regulamento Financeiro que
determinam as condições segundo as quais ocorrerá a delegação de
poderes.
Artigo 7.o
Os actos referidos no artigo 6.oacompanhados da assinatura do agente a
quem foram delegados poderes serão comunicados:
— ao delegatário,
— ao tesoureiro, que não pode efectuar qualquer pagamento autorizado
por agentes não habilitados,
— ao auditor financeiro da instituição ao qual incumbirá, nomeada-
mente, a verificação da legalidade e da regularidade das receitas e
das despesas,
— aos ordenadores, apenas nos casos de delegação de poderes pelo
auditor financeiro ou pelo tesoureiro, ou de subdelegação de poderespelos ordenadores delegados nos limites dos poderes que lhes foram
delegados,
— ao Tribunal de Contas.
Os actos pelos quais é posto termo à delegação de poderes serão
comunicados nas mesmas condições.
Artigo 8.
o
O acto de delegação precisará sempre os limites nos quais os delegados
estão autorizados a proceder ao estabelecimento de propostas de
apuramento de créditos e de ordens de cobrança, de propostas de
autorização de despesas e de ordens de pagamento, os números dosartigos objecto da delegação de poderes e, se for caso disso, a duração dadelegação.
Artigo 9.
o
Em conformidade com as disposições do Regulamento Financeiro e do
presente regulamento, cada instituição adoptará as medidas de gestão de
dotações que lhes pareçam necessárias para a boa execução da sua
secção do orçamento.
Cada instituição estabelecerá um documento que reúna as disposições
internas adoptadas para o efeito. Esse documento conterá as regrasessenciais relativas à repartição da competência dos ordenadores egestores em matéria de execução do mapa de despesas e do mapa dereceitas da secção de cada instituição.
A documentação referida no segundo parágrafo e todas as outras
instruções internas de alcance geral adoptadas em matéria de execuçãoorçamental e contabilística são transmitidas a todos os serviços queintervêm na gestão orçamental, bem como ao Tribunal de Contas.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 4
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TÍTULO III
GESTÃO POR SISTEMAS INFORMÁTICOS INTEGRADOS
(Artigo 23.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 10.o
1. Entende-se por sistemas integrados de gestão, na acepção do artigo
23.odo Regulamento Financeiro, programas informáticos de gestão e de
contabilidade em que intervêm os ordenadores, o auditor financeiro e otesoureiro e criados de comum acordo entre os serviços.
2. A utilização de sistemas desta natureza está sujeita às seguintes
regras:
a) O sistema deve assegurar o controlo da disponibilidade das dotações
para a operação proposta e recusar todas as operações para as quaisas dotações não estejam disponíveis;
b) O sistema deve assegurar o tratamento de cada operação exclusiva-
mente pelos funcionários habilitados nos serviços do ordenador, doauditor financeiro e do tesoureiro, em conformidade com as
disposições adoptadas por cada instituição nos termos do artigo 9.
o
do presente regulamento;
c) O sistema deve assegurar uma separação efectiva das funções do
ordenador, do auditor financeiro e do tesoureiro;
d) A instituição velará por que os seus procedimentos internos e
externos garantam a segurança dos dados e da exploração do sistema;
e) A instituição velará por que seja assegurada a segurança física do
sistema;
f) Sem prejuízo do disposto nos artigos 84.o, 87.oe 89.odo Regulamento
Financeiro, cada instituição pode decidir, sempre que o ordenador, o
auditor financeiro e o tesoureiro considerarem de comum acordo que
o sistema oferece garantias suficientes relativamente às exigências desegurança, substituir pelo suporte informático os formuláriosanteriormente utilizados sob a forma de documentos em suportesde papel, a saber, as propostas de autorização, as ordens depagamento e as ordens de cobrança.
TÍTULO IV
REGRAS APLICÁVEIS AO TESOUREIRO, AOS TESOUREIROS
SUBORDINADOS E AOS GESTORES DE FUNDOS PARA ADIANTA-
MENTOS
(Artigos 25.oe 75.odo Regulamento Financeiro)
Secção I
Disposições gerais
Artigo 11.o
Cada instituição nomeará, por decisão fundamentada, um tesoureiro
encarregado:
— por um lado, da cobrança dos créditos, do recebimento das receitas e
do pagamento das despesas e também da gestão da tesouraria
— e, por outro, da manutenação da contabilidade, bem como da
preparação dos mapas financeiros previstos nos artigos 69.oa 72.oe
78.oa 81.odo Regulamento Financeiro.
Artigo 12.o
A instituição pode nomear, sob parecer fundamentado do tesoureiro, um
ou mais tesoureiros subordinados colocados sob a responsabilidadehierárquica do tesoureiro, que define as responsabilidades que estesdevem assumir.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 5
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Artigo 13.o
O tesoureiro será nomeado por cada instituição de entre os funcionários
das categorias A ou B, nacionais dos Estados-membros.
Os tesoureiros subordinados serão nomeados por cada instituição, de
entre os funcionários das categorias A e B e, excepcionalmente, C,nacionais dos Estados-membros.
Os gestores de fundos para adiantamentos designados ao abrigo do
artigo 83.
oserão escolhidos de entre os funcionários das categorias A, B
ou C, ou, em caso de necessidade, de entre os «outros agentes» de nível
correspondente àquelas categorias.
Artigo 14.o
O tesoureiro e os tesoureiros subordinados serão obrigatoriamente
escolhidos pela instituição, em função da sua competência específica,
sancionada por títulos ou por uma experiência profissional.
Artigo 15.o
As funções desempenhadas pelo tesoureiro e pelos tesoureiros
subordinados são incompatíveis com as dos ordenadores, dos gestores
de fundos para adiantamentos e do auditor financeiro.
As funções desempenhadas pelos gestores de fundos para adiantamentos
são imcompatíveis com as do auditor financeiro.
Artigo 16.o
O tesoureiro exerce as suas responsabilidades específicas em conformi-
dade com as disposições do Regulamento Financeiro.
O tesoureiro é, em especial, o garante da objectividade na manutenção
da contabilidade e na apresentação dos mapas financeiros previstos nosartigos 69.
oa 72.oe 78.oa 81.odo Regulamento Financeiro.
A instituição porá à disposição do tesoureiro o pessoal e o equipamento
necessários para o bom desempenho das funções de que se encontra
incumbido.
Antes da execução das despesas, o tesoureiro deve garantir o
cumprimento das formalidades estatuídas no Regulamento Financeiroe no presente regulamento e assegurar-se da validade da quitação e daausência de erros materiais.
Sempre que os controlos efectuados revelarem o incumprimento de um
dos preceitos dos primeiro e quarto parágrafos, o tesoureiro suspenderá aexecução dos pagamentos e apresentará os motivos dessa suspensão.
Os pagamentos efectuados sem que sejam respeitadas as prescrições do
terceiro parágrafo do artigo 51.
odo Regulamento Financeiro implicam a
responsabilidade disciplinar e, eventualmente, pecuniária dos tesou-
reiros, dos tesoureiros subordinados e dos gestores de fundos para
adiantamentos, nas condições previstas nos artigos 22.oe 86.oa 89.odo
Estatuto dos Funcionários das Comunidades Europeias e do regimeaplicável aos outros agentes das Comunidades (Estatuto dos Funcioná-rios).
Artigo 17.
o
O tesoureiro será obrigatoriamente consultado, aquando da elaboração
do anteprojecto de orçamento, sobre qualquer problema eventual deapresentação orçamental, susceptível de ter uma incidência sobre ascondições de execução contabilística do orçamento.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 6
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Secção II
Exercício das funções de manutenção da contabilidade e de
preparação dos mapas financeiros
Artigo 18.o
1. Nos termos do disposto no quarto parágrafo do artigo 25.odo
Regulamento Financeiro, o tesoureiro prepara os mapas periódicos, aconta de gestão e o balanço financeiro da instituição a que pertence. Paratal efeito, assegura a contabilização de todas as operações do exercício eprocede às operações de encerramento.
2. Os mapas financeiros são submetidos, em virtude dos artigos 79.
oe
81.odo Regulamento Financeiro, ao auditor financeiro que lhes apõe o
visto, sendo em seguida adoptados definitivamente pela instituição.
3. No caso de cessação de funções do tesoureiro, é adoptada uma
situação contabilística transitória correspondente à data do final do mês
em que se verificou a cessação.
Essa situação é assinada, a título de aceitação, pelo tesoureiro que cessa
as suas funções e pelo novo tesoureiro.
Artigo 19.o
As outras instituições apresentam à Comissão, o mais tardar em 1 de
Março, a conta de gestão e o balanço financeiro que elaboraram e
qualquer documento ou informações úteis para a consolidação das
contas.
Artigo 20.o
O tesoureiro da Comissão centraliza todos os dados de que necessita e
prepara a conta de gestão e o balanço financeiro consolidados das
Comunidades Europeias, por forma a permitir que a Comissão os adopte
e os apresente ao Parlamento, ao Conselho e ao Tribunal de Contas, omais tardar em 1 de Maio.
Artigo 21.
o
A Comissão, depois de o seu próprio tesoureiro ter consultado os
tesoureiros das outras instituições:
— adopta os métodos contabilísticos comuns a todas as instituições,
— adopta e actualiza a estrutura do plano contabilístico das instituições,
— harmoniza a apresentação dos balanços financeiros.
A Comissão justifica e explica nas notas anexas aos balanços financeiros
qualquer mudança de método contabilístico.
Secção III
Exercício da função de gestão da tesouraria
Artigo 22.o
Nos termos do disposto no primeiro parágrafo do artigo 25.odo
Regulamento Financeiro, o tesoureiro, que é responsável pelo recebi-mento das receitas e pelo pagamento das despesas, tem a seu cargo a
gestão da tesouraria correspondente.
A instituição abre ou manda abrir as contas necessárias junto de
organismos financeiros, após ter negociado as respectivas condições de
funcionamento, em conformidade com os princípios de boa gestãofinanceira. As condições de funcionamento das contas são objecto deuma reanálise periódica e, se necessário, de uma renegociação; as contassão verificadas pelo auditor financeiro.
O tesoureiro da Comissão tem a seu cargo, após consulta dos tesoureiros
das outras instituições, a harmonização das condições de funcionamentodas contas abertas pelas diferentes instituições.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 7
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Artigo 23.o
O tesoureiro está encarregado de gerir o capital disponível da instituição
a que pertence, proceder às transfêrencias entre contas abertas emorganismos financeiros e efectuar as operações de conversão de divisas,agindo sembre de forma a impedir que qualquer saldo destas contas seja
devedor.
As transferências entre contas abertas em organismos financeiros devem
ser efectuadas dentro do limite dos fundos disponíveis.
Artigo 24.
o
O tesoureiro da Comissão reparte entre os Estados-membros os fundos
disponíveis junto dos tesouros nacionais e bancos centrais dos Estados--membros, nos termos do artigo 12.
odo Regulamento (CEE, Euratom) n.o
1552/89.
Artigo 25.o
O tesoureiro deve conciliar regularmente as contas abertas em
organismos financeiros com a contabilidade e controlar a correctaaplicação das condições de funcionamento negociadas.
Artigo 26.
o
O tesoureiro alimenta os fundos para adiantamentos, assegurando o
respectivo acompanhamento financeiro.
Artigo 27.o
O tesoureiro da Comissão determina, nos termos do disposto no artigo
1.o, a cotação do ecu relativamente a cada uma das divisas que as
instituições devem utilizar na execução do orçamento.
Secção IV
Seguro
Artigo 28.o
O tesoureiro, os tesoureiros subordinados e os gestores de fundos para
adiantamentos serão cobertos por um seguro, por intermédio dainstituição, contra os riscos financeiros inerentes às funções.
Artigo 29.
o
Os prémios desses seguros serão pagos directamente ao segurador pela
instituição.
Artigo 30.o
Sem prejuízo
— dos artigos 86.oa 89.odo Estatuto dos Funcionários,
— do artigo 75.odo Regulamento Financeiro,
— e dos direitos de reembolso em relação a terceiros,
a instituição, nos termos do segundo parágrafo do artigo 215.odo
Tratado CEE, tomará a seu cargo os riscos e os montantes dos déficesnão cobertos pelos seguradores, desde que os montantes registados acrédito da conta de garantia, em nome do funcionário cuja responsa-bilidade esteja em causa, não sejam suficientes para cobrir o défice.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 8
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Secção V
Abono especial e conta de garantia
Artigo 31.o
O montante mensal do abono especial referido no n.o4 do artigo 75.odo
Regulamento Financeiro é de:
—►M4137◄ecus para o tesoureiro,
—►M492◄ecus para os tesoureiros subordinados,
—►M446◄ecus para os gestores de fundos para adiantamentos,
quando o montante dos fundos a gerir for pelo menos igual ousuperior a ►
M43 800◄ecus e o período de gestão igual ou
superior a 30 dias consecutivos.
Este abono é expresso em ecus e o montante correspondente é creditado
em ecus na conta de garantia prevista no artigo 32.odo presente
regulamento.
Artigo 32.o
É aberta uma conta de garantia na contabilidade geral da instituição em
nome de cada agente em causa. A pedido de cada instituição interessada,esta conta pode ser centralizada na contabilidade geral da Comissão.Esta conta é creditada periodicamente pelo abono mensal referido noartigo 31.
oe por um juro anual correspondente à média anual das taxas
mensais aplicadas pelo Fundo Europeu de Cooperação Monetária nas
suas operações em ecus (1).
É debitada pelo montante do défice de que o interessado seja declarado
responsável pela instituição que o nomeou, desde que esses défices não
sejam cobertos pelos reembolsos das companhias de seguros.
Artigo 33.o
1. O saldo credor da conta de garantia será pago ao interessado ou aos
seus sucessores após o tesoureiro ou o tesoureiro subordinado teremcessado as suas funções e após decisão das autoridades definidas noartigo 22.
odo Regulamento Financeiro, e a obtenção da quitação referida
no artigo 77.odo Regulamento Financeiro, após parecer favorável do
tesoureiro, com excepção das matérias que lhe dizem directamenterespeito, e do auditor financeiro.
2. No que se refere aos gestores de fundos para adiantamentos, o
saldo credor da conta de garantia será pago ao interessado ou aos seussucessores, após a cessação das suas funções, após acordo e verificaçãopor parte do tesoureiro e do ordenador em causa, e após parecerfavorável do auditor financeiro.
3. Os pagamentos referidos nos n.
os1 e 2 efectuam-se exclusivamente
por instrução escrita do chefe da direcção-geral ou unidade adminis-trativa a que está afectado o tesoureiro.
TÍTULO V
REGRAS APLICÁVEIS AO AUDITOR FINANCEIRO E AOS AUDI-
TORES FINANCEIROS SUBORDINADOS
(Artigo 24.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 34.o
Cada instituição nomeará, por decisão fundamentada, um auditor
financeiro, funcionário encarregado do controlo das autorizações e das
ordens de pagamento de todas as despesas, bem como do controlo de
todas as receitas imputáveis ao orçamento das Comunidades, de que ainstituição seja ordenadora.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 9
(1) Taxa publicada mensalmente no Jornal Oficial das Comunidades Europeias ,
série C.
▼B
Artigo 35.o
A instituição pode nomear um ou vários auditores financeiros
subordinados, os quais serão colocados sob a responsabilidadehierárquica do auditor financeiro que decidirá dos poderes que lhesserão delegados. Assumirão no âmbito dessas delegações a responsa-
bilidade dos vistos que emitirem.
Artigo 36.
o
O auditor financeiro e os auditores financeiros subordinados serão
obrigatoriamente escolhidos pela instituição, em função da suacompetência específica, de entre os nacionais dos Estados-membros.
Artigo 37.
o
A instituição colocará à disposição do auditor financeiro o pessoal e o
equipamento necessários para o bem desempenho da sua função de
controlo.
Artigo 38.o
Qualquer decisão relativa à delegação e à subdelegação de poderes pelo
auditor financeiro ou pelos auditores financeiros subordinados obedeceráàs disposições dos artigos 6.
oa8 .o
Artigo 39.o
No exercício das suas funções de controlo, o auditor financeiro goza de
uma completa independência e apenas é responsável perante a
instituição. Não pode receber qualquer instrução nem lhe pode serimposto qualquer limite no que diz respeito ao exercício das suasfunções que, pela sua nomeação, lhe são fixadas por força dasdisposições do Regulamento Financeiro.
Estas disposições são igualmente aplicáveis aos auditores financeiros
subordinados, nos limites dos poderes que lhes foram delegados pelorespectivo superior hierárquico, ou seja, o auditor financeiro.
Artigo 40.
o
O auditor financeiro pode apresentar, em qualquer momento e sobre
qualquer assunto com implicações financeiras, relatórios à instituição,nomeadamente no que respeita à aplicação do disposto no artigo 2.
odo
Regulamento Financeiro.
A instituição transmite esses relatórios ao Parlamento Europeu e ao
Tribunal de Contas, a pedido dessas instituições, excepto se osconsiderar confidenciais.
Artigo 41.
o
O auditor financeiro e os auditores financeiros subordinados têm acesso
a todos os documentos comprovativos e a quaisquer outros documentos
relativos às despesas e receitas a controlar. Poderão efectuar controlosno local.
Artigo 42.
o
A responsabilidade disciplinar, e eventualmente pecuniária, na acepção
do artigo 74.odo Regulamento Financeiro, do auditor financeiro e dos
auditores financeiros subordinados só pode ser posta em causa pela
própria instituição nas condições a seguir definidas.
A instituição tomará uma decisão fundamentada de abertura de um
inquérito. Esta decisão será comunicada ao interessado e, caso se trate
de um auditor financeiro subordinado, ao auditor financeiro. Ainstituição pode encarregar do inquérito, sob a sua responsabilidadedirecta, um ou vários funcionários de grau igual ou superior ao grau doagente em causa e que não exerçam as funções de auditor financeiro, deordenador nem de tesoureiro. No decurso do inquérito, o interessado e,1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 10
▼B
caso este seja um auditor financeiro subordinado, o auditor financeiro
serão obrigatoriamente ouvidos.
O relatório do inquérito será comunicado ao interessado e, caso este seja
um auditor financeiro subordinado, ao auditor financeiro. O interessadoserá seguidamente ouvido pela instituição a respeito do relatório.
Com base no relatório e na audição prevista, a instituição tomará um
decisão fundamentada de ilibação relativamente ao interessado ou umadecisão fundamentada nos termos do disposto nos artigos 22.
oe 86.oa
89.odo Estatuto. As decisões de sanções disciplinares ou pecuniárias
serão comunicadas ao interessado e comunicadas, para informação, àsoutras instituições, ao Tribunal de Contas e, caso o agente em causa seja
um auditor financeiro subordinado, ao auditor financeiro.
Estas decisões podem ser objecto de um recurso do interessado perante o
Tribunal de Justiça nas condições previstas no Estatuto dos Funcioná-rios.
Artigo 43.
o
Sem prejuízo das vias de recurso previstas no Estatuto dos Funcionários,
é proporcionada ao auditor financeiro e aos auditores financeiros
subordinados a possibilidade de recurso perante o Tribunal de Justiça
relativo a qualquer acto respeitante ao exercício da sua função decontrolo. Este recurso deve ser interposto no prazo de três meses a partirda data da comunicação do acto em causa.
As disposições do parágrafo anterior aplicam-se igualmente ao recurso
interposto pela instituição contra o seu auditor financeiro ou auditoresfinanceiros subordinados.
O recurso será instruído e julgado nas condições previstas no n.
o5d o
artigo 91.odo Estatuto.
TÍTULO VI
COBRANÇA DE RECEITAS
(Artigos 28.oe 29.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 44.o
Nos termos do disposto no n.o1 do artigo 28.odo Regulamento
Financeiro, o ordenador competente deve estabelecer uma previsão decrédito para todas as medidas susceptíveis de criar ou alterar um crédito
das Comunidades. Quando o acto ou a decisão, gerador de um crédito
futuro, ainda não permitir determinar o montante ou a data devencimento de tal crédito, a previsão de crédito deve ser igualmenteestabelecida e indicar, na medida do possível, uma estimativa domontante e a data de vencimento previsível.
A previsão é transmitida ao auditor financeiro para visto e ao tesoureiro
para registo pro memoria do crédito.
Artigo 45.
o
1. Nos termos do disposto no n.o2 do artigo 28.odo Regulamento
Financeiro, qualquer crédito apurado dá origem ao estabelecimento deuma ordem de cobrança pelo ordenador competente, no mais curtoprazo.
Esta ordem é submetida ao visto do auditor financeiro e transmitida ao
tesoureiro para registo; contém, nomeadamente, a data de vencimento.
2. O tesoureiro procede à cobrança, convidando o devedor a pagar a
soma devida na data fixada.
3. A cobrança efectiva dá origem ao estabelecimento pelo tesoureiro
de um título de receita que será objecto de registo de contabilidade. Oordenador e o auditor financeiro são informados da cobrança pelotesoureiro.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 11
▼B
4. Se um crédito não tiver sido cobrado após o termo do prazo
previsto para o pagamento, o tesoureiro diligenciará no sentido de iniciaro processo de cobrança, se for caso disso pelas vias judiciais.
5. Os créditos cuja cobrança está prevista em fracções sucessivas, ao
longo de um só exercício ou de vários exercícios orçamentais, sãoregistados na contabilidade na totalidade quando forem apurados, pormeio de uma ordem de cobrança.
Artigo 46.
o
Os apuramentos previsionais, nos termos do n.o1 do artigo 28.odo
Regulamento Financeiro, limitam-se estritamente às receitas correntes.
As cobranças individuais cobertas por esses apuramentos previsionais
não devem, portanto, ser submetidas individualmente a visto do auditor
financeiro.
Antes do encerramento do exercício, o ordenador deve submeter ao visto
do auditor financeiro as alterações aos apuramentos previsionais demodo a que estas sejam iguais aos créditos realmente apurados.
Artigo 47.
o
Em conformidade com o disposto no n.o3 do artigo 45.oqualquer
recebimento deve ser objecto de uma comunicação, no mais curto prazo,ao ordenador e ao auditor financeiro. Quando um recebimento nãoresultar de uma ordem de cobrança estabelecida em conformidade com o
artigo 45.
o, o montante correspondente é imediatamente registado a
crédito de uma conta provisória na contabilidade geral e o ordenadorcompetente é convidado a iniciar o procedimento do apuramento decrédito e a emitir a ordem de cobrança em falta, com vista à imputaçãoao orçamento. Se se verificar que uma das contas acima referidas foi
creditada de uma quantia cobrada indevidamente, essa quantia deve ser
reembolsada no mais curto prazo.
Artigo 48.
o
As previsões e as ordens de cobrança são objecto de uma contabilização
distinta, segundo uma numeração cronológica que permita, para todos os
créditos da instituição, verificar nomeadamente:
— as medidas tomadas susceptíveis de gerar um crédito,
— os montantes dos créditos a cobrar,— a data de vencimento desses créditos,
— os créditos cobrados,
— os créditos ainda por cobrar, acompanhados das diligências
efectuadas para conseguir a respectiva cobrança.
Artigo 49.
o
A contabilidade deve ser organizada de forma a garantir que o auditor
financeiro possa verificar, em qualquer momento, a exactidão do registo
das previsões de créditos e das ordens de cobrança e cumprir as tarefas
que lhe incumbem por força do n.o3 do artigo 29.odo Regulamento
Financeiro.
Artigo 50.o
Em virtude do n.o2 do artigo 29.odo Regulamento Financeiro, toda e
qualquer proposta do ordenador para renunciar à cobrança de um créditoapurado deve nomeadamente mencionar o devedor, a natureza, aestimativa, a imputação orçamental da receita, as diligências desenvol-vidas para a cobrança assim como os motivos da anulação proposta.
Se a autoridade superior da instituição tiver ignorado uma recusa de
visto do auditor financeiro, a decisão é transmitida ao ordenador quevolta a enviar a proposta de renúncia, acompanhada desta decisão, aoauditor financeiro. A proposta de renúncia, acompanhada de decisão deignorar a recusa de visto, é registada em conformidade com o dispostono n.
o2, primeiro parágrafo, do artigo 28.odo Regulamento Financeiro.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 12
▼B
TÍTULO VII
AUTORIZAÇÃO DE DESPESAS
(Artigo 36.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 51.o
Antes de tomar uma medida susceptível de provocar uma despesa, o
ordenador competente deve submeter à apreciação do auditor financeirouma proposta de autorização de despesas. Previamente, o ordenador
deverá assegurar-se de que essa medida se coaduna com os princípios de
boa gestão financeira e, nomeadamente, de economia e de relação custo//eficácia, previstos no artigo 2.
odo Regulamento Financeiro. Em
princípio, esta proposta é estabelecida segundo um formulário a adoptarde comum acordo pelo ordenador, pelo tesoureiro e pelo auditor
financeiro. Esta proposta de autorização de despesa deve conter as
informações previstas no artigo 37.
odo Regulamento Financeiro.
Artigo 52.o
São equivalentes a medidas susceptíveis de provocar despesas — sem
que seja necessária uma nova decisão — os projectos de decisão de
ordem geral da instituição que contenham uma obrigação para comterceiros.
Artigo 53.
o
No caso de uma despesa dever ser, antes da respectiva autorização,
objecto de uma decisão de princípio da instituição, o projecto dessadecisão de princípio será submetido ao visto prévio do auditorfinanceiro, acompanhado de uma proposta de autorização correspon-dente.
Quando a instituição tiver aprovado o projecto de decisão, a proposta de
autorização correspondente será submetida ao visto prévio do autidor
financeiro.
Sempre que a instituição não aprovar o projecto de decisão ou reduzir o
montante das despesas proposto, a proposta de autorização é anulada e,se for caso disso, substituída por uma proposta de autorização adequada,que será submetida ao visto prévio do auditor financeiro.
Artigo 54.
o
As autorizações provisionais, nos termos do n.o1 do artigo 36.odo
Regulamento Financeiro, são estritamente limitadas às despesascorrentes. As autorizações individuais cobertas por essas autorizaçõesprovisionais não devem ser submetidas individualmente a visto do
auditor financeiro.
Nos casos de autorizações provisionais competirá ao ordenador verificar,
sob a sua responsabilidade, se as autorizações individuais não
ultrapassam a autorização provisional que lhes dá cobertura.
As autorizações provisionais só podem dar lugar a transição automática
de dotações, nas condições previstas no artigo 7.
odo Regulamento
Financeiro, se corresponderem, no final do exercício, a obrigaçõesfinanceiras efectivamente contraídas antes das datas limite fixadas pelo
Regulamento Financeiro.
São consideradas despesas correntes as despesas administrativas de
carácter repetitivo no decurso do mesmo exercício orçamental, tais
como:
— despesas de pessoal (vencimentos e subsídios diversos, despesas de
recrutamento, etc.),
— despesas com deslocação em serviço,— despesas de representação,
— despesas com reuniões,1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 13
▼B
— intérpretes free-lance ,
— intercâmbio de funcionários,— alugueres,— seguros diversos,— limpeza e manutenção,— locações,
— telecomunicações,
— água, gás, electricidade,— publicações periódicas (boletins mensais, etc),— assinaturas.
Artigo 55.
o
Se, em relação a certas medidas susceptíveis de provocarem uma
despesa, a despesa não puder ser quantificada de forma exacta no
momento em que a respectiva proposta de autorização de despesa é
apresentada ao auditor financeiro e comunicada ao tesoureiro, oordenador deve fazer uma estimativa da despesa prevista e especificar,na sua proposta de autorização de despesa, quais os elementos em que sebaseou para tal estimativa.
Artigo 56.
o
As propostas de autorização de despesas devem ser submetidas ao
auditor financeiro com uma antecedência suficiente para que este possatomar uma posição e formular as observações eventuais que considerenecessárias e para que estas possam ser tidas em conta.
Artigo 57.
o
As propostas de autorização de despesas devem ser acompanhadas, sem
prejuízo da aplicação do disposto no artigo 23.odo Regulamento
Financeiro, de todos os documentos comprovativos e, se for caso disso,de quaisquer outros documentos e informações necessários para permitirao auditor financeiro proceder às verificações exigidas nos termos das
alíneas a) a d) do artigo 38.
odo Regulamento Financeiro.
TÍTULO VIII
REGISTO DAS PROPOSTAS DE AUTORIZAÇÃO DE DESPESAS APÓS
O VISTO DO AUDITOR FINANCEIRO
(Artigo 37.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 58.o
O registo das propostas de autorização de despesas será efectuado pela
contabilidade da instituição. Deve permitir verificar, em qualquermomento, quais, são, a título do exercício, por número orçamental:
1. as dotações disponíveis;
2. os montantes de despesas autorizadas;3. os respectivos pagamentos já efectuados;4. o saldo das autorizações por pagar.
O registo deve igualmente permitir, em qualquer momento, verificar
quais são:
1. o montante da autorização inicial, eventualmente acrescido das
autorizações complementares;
2. os respectivos pagamentos efectuados a título de exercícios
anteriores;1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 14
▼B
3. o montante da autorização por pagar no início do exercício;
4. os pagamentos do exercício;
5. o saldo por pagar.
Deve igualmente ser registado o montante das autorizações provisionais
globais, ao abrigo do disposto no artigo 99.odo Regulamento Financeiro.
Artigo 59.o
A contabilidade deve ser organizada de modo a garantir que o auditor
financeiro esteja em condições de poder verificar a exactidão do registo
das autorizações e dos pagamentos.
TÍTULO IX
VISTO DAS PROPOSTAS DE AUTORIZAÇÃO DE DESPESAS
(Artigo 38.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 60.o
Sem prejuízo do disposto no artigo 10.oe no artigo 61.o, o visto
consubstancia-se na proposta de autorização pela assinatura do auditor
financeiro — ou de um auditor financeiro subordinado ou de um agenteque tenha recebido delegação ou subdelegação como previsto no artigo38.
o—, pela aposição de um carimbo e pela indicação da data.
Artigo 61.o
Em caso de urgência, o visto pode ser concedido por ofício, telex ou
qualquer outro meio que demonstre inequivocamente que a proposta deautorização de despesas em causa foi visada.
Artigo 62.
o
Se, nos termos do artigo 39.odo Regulamento Financeiro, a autoridade
superior da instituição ignorar a recusa de concessão do visto do auditor
financeiro, a decisão será transmitida ao ordenador que devolverá a
proposta de autorização de despesa, acompanhada dessa decisão, aoauditor financeiro. A proposta de autorização de despesa, acompanhadade decisão de ignorar a recusa do visto, será registada em conformidadecom o disposto no artigo 37.
odo Regulamento Financeiro.
Artigo 63.o
Os artigos 60.o, 61.oe 62.osão aplicáveis às propostas de autorizações
provisionais globais nos termos do artigo 99.odo Regulamento
Financeiro.
Artigo 64.o
Caso o auditor financeiro julgue insuficientes ou incompletos os
documentos comprovativos previstos no n.o2 do artigo 28.oe nos
artigos 37.o, 41.oe 45.odo Regulamento Financeiro, e especificados
pelos artigos 65.oa 73.odo presente regulamento, protelará a concessão
do visto e devolverá a proposta ao ordenador, especificando a naturezados documentos comprovativos solicitados.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 15
▼B
TÍTULO X
DOCUMENTOS COMPROVATIVOS
(N.o2 do artigo 28.oe artigos 37.o, 41.oe 45.odo Regulamento
Financeiro)
Secção I
Cobrança dos créditos
Artigo 65.o
São considerados como documentos comprovativos, que confirmam as
ordens de cobrança: a decisão ou acto gerador do crédito, acompanhadode qualquer documento que permita verificar a natureza do crédito, ocálculo do montante, a data de vencimento, a identidade do devedor, taiscomo:
a) No que se refere aos recursos próprios (
1):
— para os direitos aduaneiros, direitos niveladores agrícolas e
cotizações açúcar: os extractos da contabilidade dos Estados--membros, em conformidade com os regulamentos deaplicação (
2),
— para os recursos IVA e PNB: o orçamento do exercício (exercício
n) que determina o respectivo montante, bem como, para ossaldos correspondentes (exercício n+1 e seguintes), os diversosapuramentos, documentos recapitulativos e extractos das contas
previstos pelos regulamentos de aplicação (
2);
b) No que se refere às outras receitas diversas: o acto de base, decisão,
contrato ou acordo gerador do crédito, bem como os documentosjustificativos de todos os elementos de cálculo.
Secção II
Autorização das despesas
Artigo 66.
o
No que se refere às propostas de autorização das despesas, são
considerados como documentos comprovativos os projectos de actos quevinculam a instituição, tais como:
a) No domínio da execução das despesas por via contratual:
o projecto de convenção, de contrato, a nota de encomenda, ou outros
documentos semelhantes, acompanhados eventualmente, no que serefere aos contratos, das ofertas recebidas, da justificação do ajustedirecto e, se for caso disso, do parecer da Comissão consultiva paracompras e contratos («CCAM»);
b) Nos domínios da atribuição de ajudas de forma autónoma:
— para concessão de um apoio financeiro a título dos diversos
fundos ou acções análogas: os documentos previstos, se for casodisso, nos regulamentos de base correspondentes, bem como os
projectos de decisões de concessão,
— para as subvenções em geral:
— o pedido do beneficiário, eventualmente acompanhado do
relatório de execução relativo às subvenções anteriormenteconcedidas,
— a justificação do montante concedido,
— o projecto da carta-convenção ou outros documentos seme-
lhantes,1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 16
(1) Decisão 88/376/CEE, Euratom do Conselho (JO n.oL 185 de 15. 7. 1988, p.
24).
(2) — Regulamento (CEE, Euratom) n.o1552/89;
— Regulamento (CEE, Euratom) n.o1553/89 do Conselho (JO n.oL 155 de
7. 6. 1989, p. 9).
▼B
— o orçamento previsional para a acção, a título da qual a
subvenção é pedida, ou qualquer outro documento da mesmaíndole.
Secção III
Liquidação e pagmento das despesas
Artigo 67.
o
No que respeita aos fornecimentos em geral, será nomeadamente
considerado como documento comprovativo a factura estabelecida pelofornecedor, acompanhada, se for caso disso, de um exemplar do
documento de que resulta a obrigação da Comunidade (exemplo: nota de
encomenda ou contrato).
Em qualquer caso, o documento estabelecido pelo fornecedor deve
indicar:
— a natureza e a quantidade dos fornecimentos ou, eventualmente, a
descrição dos serviços prestados,
— o preço unitário e o preço total,— qualquer isenção de encargos e impostos e, se for caso disso, o
montante de quaisquer encargos, impostos e direitos aduaneirosrelativos ao fornecimento, incluídos no preço.
Deste documento ou de documento anexo devem constar ainda as
menções apostas pelo ordenador ou pelo agente por ele habilitado,
declarando:
— a recepção em boa e devida forma do fornecimento, assim como a
data e o local desta,
— a inclusão no inventário sempre que seja obrigatória a inscrição do
fornecimento no inventário,
— a verificação de todos os elementos da factura,
— o parecer da CCAM, se esse parecer for exigido.
Artigo 68.
o
No que respeita à prestação de serviços será, nomeadamente,
considerado documento comprovativo a factura (ou outra nota de
débito) estabelecida pelo prestador de serviços, acompanhada, se for
caso disso, do contrato.
Essa factura (ou outra nota de débito) deve:
— mencionar a natureza do serviço, eventualmente o seu preço unitário,
o preço total, a insenção de encargos e impostos ou, na medida dopossível, o montante dos encargos e impostos relativos à prestação e
incluídos no preço,
— conter o atestado «pague-se», assinado pelo ordenador ou pelo
agente por ele habilitado, certificando a boa execução do serviço e a
verificação de todos os elementos da factura (ou outra nota dedébito).
Artigo 69.
o
1. No que respeita a contratos de estudos e de investigação serão
considerados como documentos comprovativos:
a) Um exemplar do contrato e de eventuais cláusulas adicionais a juntar
à primeira ordem de pagamento;
b) Qualquer documento que, segundo as disposições financeiras
incluídas nos contratos, justifique os pagamentos correspondentes
(encomenda do contratante, facturas, actas dos comités de gestão em
caso de contratos de associação e qualquer outro documentocomprovativo das despesas). O último pagamento deve ser acompa-nhado de um documento que inclua a atestação de «serviçoefectuado» estabelecida pelo ordenador.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 17
▼B
2. No que respeita a decisões de concessão de apoio financeiro a
título dos diferentes fundos ou de acções análogas, serão consideradoscomo documentos comprovativos:
a) Um exemplar da decisão a juntar à primeira ordem de pagamento;
b) Qualquer documento que, segundo as disposições de ordem
financeira constantes dos regulamentos de base, bem como das
decisões de concessão de apoio financeiro, justifique os pagamentoscorrespondentes (pedido de pagamento, atestado do início dostrabalhos, relatórios sobre o avanço dos trabalhos e outros). Oúltimo pagamento deve ser acompanhado de um documento que
ateste a conclusão do programa ou do projecto e que inclua um mapa
das despesas efectuadas realmente a título do referido programa ouprojecto.
3. No que respeita às subvenções referidas no segundo travessão da
alínea b) do artigo 66.
o, serão considerados como documentos
comprovativos:
a) Um exemplar da decisão de concessão da subvenção;
b) A confirmação, pelo beneficiário, da aceitação dos controlos
comunitários previstos no artigo 87.odo Regulamento Financeiro,
bem como, nos casos em que a importância da subvenção ojustifique, um relatório sobre a execução do projecto e a utilizaçãodos fundos recebidos.
Artigo 70.
o
No que respeita a despesas com o pessoal, serão considerados como
documentos comprovativos:
a) Para o vencimento mensal:
— a lista completa do pessoal, especificando todos os elementos da
remuneração. Esta lista será junto à ordem de pagamento,
— um formulário (ficha individual) que introduzirá, sempre que seja
necessário, todas as modificações a qualquer elemento daremuneração. Este formulário será estabelecido a partir de
decisões tomadas para cada caso particular,
— nos casos de recrutamentos ou de nomeações, uma cópia
autenticada da decisão de recrutamento ou de nomeação, queacompanha a liquidação do primeiro vencimento;
b) Para as outras remunerações (pessoal remunerado à hora ou ao dia):
um mapa elaborado pelo ordenador indicando os dias e as horas de
presença;
c) Para as horas extraordinárias:
um mapa, assinado pelo funcionário habilitado, certificando as
prestações suplementares efectuadas pelo agente;
d) Para as despesas de deslocação em serviço:
— a ordem de deslocação em serviço devidamente assinada pela
autoridade competente,
— a «relação pormenorizada das despesas de deslocação em
serviço», indicando nomeadamente o local da deslocação emserviço, a data e a hora das partidas e das chegadas ao local dedeslocação em serviço, as despesas de transporte, as despesas de
estadia e outras despesas devidamente autorizadas, mediante
apresentação de documentos comprovativos; esta relação porme-norizada das despesas será asinada pelo encarregado dadeslocação em serviço e pela autoridade hierárquica que tenharecebido delegação;
e) Para as outras despesas com o pessoal:
os documentos comprovativos que façam referência à decisão em que
se fundamenta a despesa e contenham todos os elementos de cálculo.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 18
▼B
Artigo 71.o
Em relação às autorizações que ocasionem pagamentos fraccionados
deve ser junta à primeira ordem de pagamento uma cópia autenticada do
contrato ou da decisão de concessão do apoio financeiro. Sobre as outrasordens de pagamento será feita referência a este documento e ao(s)pagamento(s) anterior(es).
Quando for estabelecida a última ordem de pagamento, o ordenador
deve certificar o fim da acção em causa, a fim de que se possam tirar as
respectivas consequências no plano contabilístico, implicando, se forcaso disso, a anulação da autorização concedida e não executada.
Sempre que, nos termos do n.
o7 do artigo 1.odo Regulamento
Financeiro, for fixada uma data limite, a contabilidade permitiráidentificar e extrair as autorizações não definitivamente executadas um
mês antes da data em causa. Nessa altura, os ordenadores devem
preparar a proposta de anulação da autorização não executada ou, se ascondições do n.
o7 do artigo 1.oestiverem reunidas, apresentar uma
proposta de alteração da autorização inicial acompanhada das justifi-cações adequadas.
Artigo 72.
o
Sempre que diversos pagamentos se apoiam num único documento
comprovativo, todas as ordens de pagamento conterão uma referência aodocumento original e o número da ordem de pagamento a que éanexado.
Artigo 73.
o
Com excepção dos casos previstos nos artigos 65.oa 72.o, sempre que o
original de um documento comprovativo não possa ser apresentado, oordenador pode substituí-lo por uma cópia autenticada, devendo exporas razões pelas quais o original não pôde ser apresentado e certificar queo pagamento não se efectuou.
TÍTULO XI
CONCESSÃO DE ADIANTAMENTOS
(Artigo 46.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 74.o
Além dos adiantamentos previstos pelo Estatuto des Funcionários ou por
uma disposição regulamentar, o ordenador pode conceder adiantamentosdestinados a fazer face a despesas a efectuar por um funcionáriou ouagente por conta da instituição onde trabalha. Essas despesas, que são
geralmente imputadas às despesas de pessoal e de funcionamento,
podem ser ocasionadas por uma deslocação em serviço específica ourelacionadas com despesas prováveis mas indeterminadas quanto à suanatureza ou montante.
Artigo 75.
o
A concessão dos adiantamentos e a designação do funcionário ou agente
são objeto, sob proposta do ordenador e após visto do auditor financeiro
e parecer favorável do tesoureiro, de uma decisão das autoridadesreferidas no artigo 22.
odo Regulamento Financeiro, que especificará o
montante do adiantamento e o período da sua utilização.
O pagamento de qualquer adiantamento, desde que a natureza da
despesa seja suficientemente conhecida, deve ter sido objecto de uma
proposta de autorização.
Artigo 76.o
O funcionário ou agente designado é responsável pelos fundos postos à
sua disposição e toma as medidas necessárias para garantir a suaconservação.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 19
▼B
No prazo de dez dias a seguir à realização do objecto para que os fundos
foram concedidos, envia ao tesoureiro um relatório pormenorizado sobrea utilização do adiantamento e devolve o saldo eventual.
No prazo de seis semanas a partir da mesma data, o ordenador procede à
liquidação do adiantamento a fim de permitir o fecho da conta provisória
que tinha sido aberta aquando da concessão.
TÍTULO XII
CONTAS BANCÁRIAS E CONTAS CORRENTES POSTAIS
(Artigo 53.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 77.o
Com vista a efectuar operações financeiras, a instituição pode abrir
contas bancárias e/ou contas correntes postais nos países da Comunidadee, eventualmente, em países terceiros.
Artigo 78.
o
A instituição pode igualmente ser titular de contas junto do banco
emissor de cada Estado-membro ou da instituição financeira autorizadapara o efeito.
Artigo 79.
o
A instituição fará comunicar a todos os organismos financeiros junto dos
quais tenha aberto contas os nomes e as assinaturas dos agentes por ela
designados e habilitados a abrir e a movimentar as referidas contas, bem
como o limite eventual dos levantamentos autorizados por cada agentehabilitado.
Artigo 80.
o
Para movimentar as referidas contas são necessárias as assinaturas
conjuntas de dois agentes devidamente habilitados, dos quais um seránecessariamente o tesoureiro, um tesoureiro subordinado ou um gestorde fundos para adiantamentos.
Nos termos do artigo 53.
odo Regulamento Financeiro, a instituição
designará os agentes habilitados a assinar cheques e transferências
postais ou bancárias.
Antes de assinar, os agentes verificam a concordância entre as ordens de
pagamento e os cheques e transferências postais ou bancárias.
Artigo 81.o
Regra geral, devem ser efectuados por cheque ou por transferência
postal ou bancária os pagamentos:
— das remunerações mensais dos funcionários e outros agentes,
— das despesas relativas a fornecimentos ou serviços prestados,
superiores a ►M4420◄ecus.
TÍTULO XIII
FUNDOS PARA ADIANTAMENTOS
(Artigo 54.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 82.o
Podem ser criados fundos para adiantamento sempre que, devido à sua
natureza ou urgência especial, o pagamento de determinadas despesas
não puder ser efectuado com base numa ordem de pagamento assinada
pelo ordenador e visada pelo auditor financeiro. Em derrogação dosartigos 40.
oe 51.odo Regulamento Financeiro, o gestor de fundos para
adiantamentos será autorizado a efectuar a liquidação provisória e opagamento das despesas, sem prejuízo da aplicação posterior dos artigos40.
o, 41.o, 44.o, 45.o, 47.oe 50.odo Regulamento Financeiro.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 20
▼B
A criação de fundos para adiantamentos, a sua alteração ou adaptação
substancial das condições de funcionamento serão objecto de umadecisão das autoridades referidas no artigo 22.
odo Regulamento
Financeiro, sob proposta devidamente fundamentada do ordenador,
após parecer favorável do tesoureiro e do auditor financeiro.
Artigo 83.o
A designação de um gestor de fundos para adiantamentos será objecto de
uma decisão das autoridades referidas no artigo 22.odo Regulamento
Financeiro, sob proposta do ordenador, após parecer favorável dotesoureiro.
Esta decisão indicará as responsabilidades do gestor de fundos para
adiantamentos.
Artigo 84.
o
As decisões referidas nos artigos 82.oe 83.oserão comunicadas aos
ordenadores, ao auditor financeiro, ao tesoureiro e ao Tribunal deContas.
Artigo 85.
o
1. A decisão relativa à criação de fundos para adiantamentos
determinará nomeadamente:
a) O objecto e o montante máximo do adiantamento que pode ser
consentido;
b) A abertura, se for caso disso, de uma conta bancária e/ou de uma
conta corrente postal em nome da instituição interessada;
c) A natureza e o montante máximo de cada despesa que pode ser paga
sem autorização prévia;
d) A periodicidade e as modalidades de apresentação dos documentos
comprovativos;
e) As modalidades da eventual reconstituição de um adiantamento;
f) O prazo em que as operações relativas aos fundos para adiantamentos
devem ser regularizadas.
2. Os pagamentos só podem ser efectuados com base nas autori-
zações prévias e até ao limite das mesmas, assinadas pelo ordenador e
visadas pelo auditor financeiro.
Artigo 86.o
Nos termos do disposto no segundo parágrafo do artigo 54.odo
Regulamento Financeiro, apenas o tesoureiro pode alimentar os fundos
para adiantamentos.
Todavia, as receitas locais diversas, tais como, nomeadamente, as que
resultem de:
— vendas de materiais,
— publicações,— reembolsos diversos,— produtos de juros, etc.,
podem ser directamente contabilizadas nos respectivos fundos para
adiantamentos, realizando-se a sua regularização em conformidade comas disposições aplicáveis ao Regulamento Financeiro e ao presenteregulamento.
Os montantes em questão são deduzidos pelo tesoureiro aquando da
posterior realimentação dos mesmos fundos para adiantamentos.
Artigo 87.
o
O gestor de fundos para adiantamentos é responsável perante o
ordenador pela colocação para pagamento das dívidas em relação aterceiros e, perante o tesoureiro, pela execução dos pagamentos.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 21
▼B
Artigo 88.o
O gestor dos fundos para adiantamentos deve manter a contabilidade dos
fundos de que dispõe, das despesas efectuadas e das receitas recebidas,
segundo as instruções do tesoureiro.
Artigo 89.o
O gestor de fundos para adiantamentos tomará todas as disposições
necessárias para garantir os fundos colocados à sua disposição.
Artigo 90.o
Sem prejuízo do controlo exercido pelo auditor financeiro, o tesoureiro
deve, tanto quanto possível com uma periodicidade curta, ele mesmoproceder ou mandar proceder a um tesoureiro subordinado ou a umfuncionário especialmente mandatado para o efeito, regra geral no locale de modo inesperado, à verificação da existência dos fundos confiadosaos gestores de fundos para adiantamentos e à verificação da
manutenção da contabilidade.
Artigo 91.
o
O tesoureiro e o auditor financeiro informar-se-ão reciprocamente do
resultado das suas verificações e comunicá-los-ão ao ordenador.
TÍTULO XIV
CONDIÇÕES DE PAGAMENTO DE JUROS EM CASO DE REPETIÇÃO
DO INDEVIDO
(Artigo 49.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 92.o
As disposições do presente título aplicam-se em caso de repetição do
indevido a favor da Comunidade, sem prejuízo das disposiçõeseventualmente previstas nos actos de base sectoriais relativos às
políticas comunitárias.
Artigo 93.
o
1. A ordem de cobrança referida no n.o2 do artigo 28.odo
Regulamento Financeiro inclui, relativamente a qualquer créditoapurado referente à reposição de um montante indevidamente pago, a
fixação de uma data de vencimento.
2. O tesoureiro, em colaboração com o ordenador em causa, apenas
poderá conceder prazos suplementares para o pagamento após pedidoescrito devidamente fundamentado pelo devedor, contanto que essedevedor se comprometa a pagar juros à taxa prevista no artigo 94.
o,
durante todo o período do prazo concedido, a contar a data de
vencimento inicial.
3. Em caso de concessão de prazos suplementares, o tesoureiro pode,
para uma melhor salvaguarda dos direitos da Comunidade, solicitar aodevedor a constituição de uma garantia que cubra a dívida tanto no quese refere ao capital como aos juros.
Artigo 94.
o
1. Qualquer crédito não reembolsado na respectiva data de venci-
mento vence juros segundo as seguintes disposições:
— no que se refere aos créditos expressos em ecus: à taxa de juro
aplicada pelo Fundo Europeu de Cooperação Monetária para as suasoperações em ecus (
1), acrescida de um ponto e meio,1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 22
(1) Taxa publicada mensalmente no Jornal Oficial das Comunidades Europeias ,
série C.
▼B
— no que se refere aos créditos expressos em moeda nacional: à taxa de
juro interbancária (IBOR) vendedora a três meses no mercado emcausa, acrescida de um ponto e meio.
2. A taxa de juro aplicável é a vigente durante o mês correspondente
ao da data de vencimento.
3. O montante dos juros é calculado a partir da data do vencimento,
fixada na ordem de cobrança, até ao dia do reembolso integral da dívida.
Artigo 95.
o
O tesoureiro pode, de acordo como auditor financeiro, renunciar à
cobrança dos juros quando a incidência financeira em jogo — querdevido ao montante quer devido ao período em atraso — for mínima
relativamente ao custo administrativo da operação.
Artigo 96.
o
Qualquer pagamento parcial é primeiramente imputado aos juros de
mora determinados segundo o disposto no artigo 94.oe seguidamente ao
capital.
TÍTULO XV
PROCEDIMENTOS DE ANÚNCIOS DE CONCURSOS
(Artigo 57.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 97.o
Os procedimentos previstos no presente título aplicam-se sem prejuízo
das disposições previstas no título XIX (artigos 126.oa 129.o).
Artigo 98.o
Os anúncios de concurso assumirão a forma, na medida do possível, de
um formulário-tipo ou de um texto-tipo.
Artigo 99.o
Os anúncios de concurso conterão nomeadamente indicações respei-
tantes:
a) Às modalidades de entrega e da apresentação das propostas,
nomeadamente, a eventual exigência de preencher um formulário--tipo de resposta;
b) À aplicação do protocolo relativo aos privilégios e imunidades, assim
como as referências ao caderno das condições gerais aplicáveis aocontrato em questão (fornecimentos, empreitadas, prestações deserviços ou publicações) e, eventualmente, ao documento relativo às
condições específicas do contrato;
c) A uma cláusula segundo a qual a apresentação de uma proposta
implica a aceitação do respectivo caderno de condições;
d) Às condições de inspecção, que devem ser especificadas com
exactidão sempre que se preveja uma inspecção ao local;
e) Ao período de eficácia das propostas durante o qual o proponente é
obrigado a manter todas as condições da sua proposta;
f) Às penalidades previstas a título de sanção pelo não cumprimento das
cláusulas do contrato;
g) Aos elementos que devem constar das facturas (ou dos documentos
comprovativos que as apoiam) nos termos das disposições do título X(artigos 65.
oa 73.o);
h) À proibição de qualquer contacto entre a instituição e o proponente,
salvo, a título excepcional, nas seguintes condições:
1. Antes da data limite para a entrega das propostas:
— por iniciativa dos proponentes:1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 23
▼B
podem ser-lhes comunicadas informações suplementares tendo
estritamente por objectivo explicitar a natureza do concurso,
— por iniciativa da instituição:
quando os serviços da instituição detectarem um erro, uma
imprecisão, uma omissão ou qualquer outra insuficiência
material na redacção do anúncio do concurso, podem dessefacto informar os interessados, em condições estritamenteidênticas às do anúncio do concurso.
2. Após a abertura das propostas e por iniciativa dos serviços da
instituição:
— no caso de serem necessários alguns esclarecimentos em
relação a uma proposta ou se se tratar de corrigir errosmateriais evidentes contidos na redacção da proposta, ainstituição pode tomar a iniciativa de contactar o proponente.
Artigo 100.
o
Nos casos em que tenham sido estabelecidos contactos nas condições
previstas na alínea h) do artigo 99.o, será elaborada uma «nota para o
processo» e feita menção do ou dos contactos no relatório a apresentarposteriormente à CCAM.
Artigo 101.
o
O caderno das condições gerais aplicáveis ao contrato em causa deve ser
junto ao anúncio do concurso. Se for caso disso deve ser igualmente
junto um documento com as condições específicas do contrato.
Artigo 102.o
O prazo para a entrega das propostas será fixado de acordo com a
natureza do contrato, em função do período de tempo necessário para apreparação da resposta ao concurso.
Artigo 103.
o
Os proponentes podem entregar as propostas:
— por correio:
o anúncio do concurso especificará que a data considerada para a
recepção será a do carimbo dos correios. As propostas enviadas por
correio devem obrigatoriamente ser registadas,
— ou nos serviços da instituição, directamente ou por qualquer
mandatário do proponente, incluindo os serviços de correio privados:
o anúncio do concurso indicará nesse caso o dia e a hora limites para
a entrega das propostas e especificará o serviço no qual devem serentregues, na instituição, contra recibo datado e assinado.
Nestes dois casos a data será a mesma.
Tendo em vista manter o segredo e evitar quaisquer dificuldades, o
anúncio do concurso deve conter a seguinte menção: «As proposatsdevem ser entregues num sobrescrito fechado, metido noutro sobrescritoigualmente fechado. O sobrescrito interior deve mencionar, além doserviço destinatário indicado no anúncio do concurso, a expressão
“Concurso — não abrir no serviço de correspondência”. No caso de
serem utilizados sobrescritos autocolantes serão fechados por meio defita adesiva sobre a qual será aposta a assinatura do expedidor.».
Artigo 104.
o
Todas as propostas devem ser abertas.
As propostas são abertas por uma comissão designada para o efeito. O
auditor financeiro deve ser informado da abertura das propostas. O
auditor financeiro ou o seu representante pode assistir a título deobservador se o considerar oportuno.
As propostas que não correspondam às exigências especificadas no
anúncio do concurso serão eliminadas.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 24
▼B
Os membros da comissão devem rubricar todas as páginas de cada uma
das propostas e estabelecer a acta de abertura das propostas recebidas,identificando nomeadamente as propostas conformes e as não conformes
e justificando as recusas por não conformidade.
Artigo 105.
o
Todos os proponentes serão informados do seguimento dado às
respectivas propostas.
TÍTULO XVI
DETERMINAÇÃO DOS DIVERSOS LIMIARES EM MATÉRIA DE
CONTRATOS
(Artigo 128.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 106.o
O limiar abaixo do qual se pode celebrar contratos por ajuste directo,
com base na alínea a) do artigo 58.odo Regulamento Financeiro, é
fixado em ►M413 800◄ecus.
Artigo 107.o
O limiar a partir do qual se inicia a competência da CCAM, prevista no
artigo 60.odo Regulamento Financeiro, é fixado em
►M448 200◄ecus.
Artigo 108.o
O limiar acima do qual a caução prevista no artigo 62.odo Regulamento
Financeiro se torna obrigatória é fixado em ►M4345 000 ◄ecus.
Artigo 109.o
Os limiares abaixo dos quais se pode celebrar contratos mediante
simples factura ou nota de débito, com base no artigo 63.odo
Regulamento Financeiro, são fixados em:
—►M41 050◄ecus para as despesas efectuadas nos locais de
trabalho provisórios da instituição,
—►M42 700◄ecus para as despesas efectuadas fora dos locais de
trabalho provisórios da instituição.
Artigo 110.o
Nos termos do artigo 97.odo Regulamento Financeiro, relativo à
adjudicação de contratos no domínio das dotações para investigação edesenvolvimento tecnológico, são fixados os seguintes limiares:
— o limiar abaixo do qual se pode celebrar contratos por ajuste directo
é fixado em ►
M4103 500 ◄ecus, para os equipamentos
científicos e técnicos, bem como para obras,
— o limiar a partir do qual se inicia a competência da CCAM é fixado
em:
a)►M4483 000 ◄ecus para os contratos científicos e técnicos,
b)►M4103 500 ◄ecus para os contratos de fornecimentos e de
equipamento sem carácter científico e técnico,
c)►M434 500◄ecus para os contratos de fornecimento e de
equipamento sem carácter científico e técnico a que se aplicam asalíneas c), d) e e) do artigo 58.
odo Regulamento Financeiro.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 25
▼B
TÍTULO XVII
CONDIÇÕES DE FUNCIONAMENTO DAS COMISSÕES CONSULTIVAS
PARA COMPRAS E CONTRATOS (CCAM)
(Artigos 60.oe 97.odo Regulamento Financeiro)
Secção I
Disposições gerais
Artigo 111.o
A CCAM será chamada, a título consultivo, nas condições fixadas nos
artigos 60.o, 61.oe 97.odo Regulamento Financeiro, a emitir pareceres
sobre:
a) Todos os projectos de contratos de empreitadas, fornecimentos ou
prestações de serviços, incluindo os estudos, de um montante
superior aos indicados nos artigos 107.oe 110.odo presente
regulamento, assim como sobre os projectos de aquisições imobiliá-rias, qualquer que seja o montante;
b) Os projectos de cláusulas adicionais aos contratos referidos na alínea
anterior, sempre que houver alterações substanciais, nomeadamente
quando essas cláusulas adicionais tenham por efeito alterar omontante do contrato inicial;
c) Os projectos de cláusulas adicionais que tenham por efeito aumentar,
para um valor superior aos limites referidos na alínea a), o montante
global de um contrato já celebrado que inicialmente era inferior a
esses limites;
d) Os formulários e os textos-tipo relativos a apelos à concorrência,
assim como as projectos que prevejam um afastamento significativodesses textos-tipo;
e) Os projectos de apelo à concorrência que apresentem uma
importância ou uma natureza especial;
f) As questões levantadas por ocasião da celebração ou da execução dos
contratos (anulação de encomendas, pedidos de remissão de
penalidades por mora, derrogações às disposições dos cadernos de
encargos ou de condições gerais …) sempre que a questão sejasuficientemente grave para justificar um pedido de parecer;
g) Os projectos de contrato de um montante inferior ao fixado na alínea
a), a pedido do ordenador competente ou de um membro da CCAM,
sempre que considere que esses contratos colocam questões de
princípio ou apresentam uma natureza especial.
Artigo 112.
o
A CCAM formulará:
a) Recomendações sobre a política geral de aprovisionamento dentro e
fora da Comunidade e procederá ou mandará proceder, eventual-
mente, aos inquéritos e estudos correspondentes;
b) Recomendações sobre a definição das condições gerais para compras
e contratos.
Artigo 113.o
Os processos submetidos a parecer da CCAM serão acompanhados de
um relatório elaborado e apresentado pelo funcionário responsável oupor um suplente designado pelo ordenador.
Este relatório deve indicar nomeadamente:
a) A avaliação técnica e financeira de cada uma das propostas incluindo
um quadro comparativo dos preços unitários;
b) A justificação da recomendação da escolha do proponente.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 26
▼B
Artigo 114.o
Para cada caso, a CCAM emite uma parecer que deve ser assinado pelo
presidente. Este parecer será comunicado aos serviços interessados.
Artigo 115.o
Cada CCAM adoptará o seu regulamento interno. O texto será
comunicado à instituição interessada, às comissões consultivas paracompras e contratos das outras instituições e ao Tribunal de Contas.
Cada CCAM velará, no que lhe disser respeito, pela boa aplicação das
directivas do Conselho referidas no artigo 126.
o
Secção II
Disposições específicas para o Centro Comum de Investigação
Artigo 116.o
A Comissão, devido às exigências específicas do domínio em causa,
pode adoptar disposições internas adequadas no que se refere àcomposição e ao funcionamento da CCAM em relação às actividadesdo Centro Comum de Investigação.
Essas disposições internas são estabelecidas após consulta do auditor
financeiro e enviadas, para informação, ao Parlamento Europeu e ao
Tribunal de Contas.
Secção III
Comissão consultiva para compras e contratos comum às insti-
tuições (
1)(CCAMI)
Artigo 117.o
O colégio dos chefes de administração das instituições da Comunidade
pode adoptar as medidas necessárias para criar uma Comissão consultivapara compras e contratos (CCAMI) que tem por objectivo intensificar,em conformidade com as exigências de boa gestão financeira, acolaboração entre as instituições em matéria de celebração de
determinados contratos de fornecimentos, bem como de outros contratos
no âmbito da gestão das dotações relativas ao financiamento de acçõesde carácter interinstitucional.
Artigo 118.
o
A CCAMI exerce, nomeadamente, as seguintes competências:
a) É consultada para emitir o seu parecer quando todas ou várias
instituições decidem proceder conjuntamente à celebração deconjuntos de contratos de fornecimentos nos domínios referidos noartigo 117.
o, dadas as vantagens que um procedimento deste tipo
pode revelar no plano financeiro.
O parecer refere-se à regularidade do processo seguido, à escolha do
proponenete e, em geral, às condições utilizadas para a celebração docontrato, tendo em conta os interesses de todas as instituições.
Neste caso, o assunto não deverá ser submetido à apreciação das
comissões consultivas para compras e contratos de cada instituição,mas estas serão informadas do parecer emitido;
b) Poderá ser chamada, nomeadamente a pedido de um ou mais chefes
de administração, ou de uma ou mais CCAM, a examinar e a emitirrecomendações sobre qualquer questão susceptível de se revestir de
interesse ou ter implicações no plano interinstitucional nos domínos
da celebração de contratos de fornecimentos, referidos no Artigo117.
o1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 27
(1) O termo «instituição» deve entender-se em conformidade com o disposto no
n.o5 do artigo 22.odo Regulamento Financeiro.
▼B
A este respeito, a CCAMI, examina a questão colocada e formula as
sugestões que considerar adequadas.
Artigo 119.o
A CCAMI compreende dois representantes por instituição, designados,
se possível, entre os membros da CCAM da instituição, partindo-se doprincípio de que, por acordo entre as instituições, a sua composição deveincluir, para além dos representantes dos serviços das administraçõesrespectivas:
— um representante dos serviços encarregados das questões jurídicas,
— um representante dos serviços que têm a seu cargo as finanças,— um representante do auditor financeiro, na qualidade de observador.
No que se refere aos representantes destes três serviços, poderá ser
acordado entre as instituições um sistema de rotação.
A presidência da CCAM é assegurada, em regime de rotação, por cada
uma das instituições por um período de dois anos.
A Comissão assegura o secratariado da CCAMI é assegurada, em regime
de rotação por cada uma das instituições por um período de dois anos.
A Comissão assegura o secretariado da CCAMI.
Artigo 120.
o
No que se refere às regras processuais, aplica-se o disposto nos artigos
113.oe 114.o
Artigo 121.o
A CCAMI adoptará o seu regulamento interno. O texto será comunicado
a cada instituição.
TÍTULO XVIII
CAUÇÕES E CONSTITUIÇÃO DE UMA CAUÇÃO PRÉVIA COMO
GARANTIA DA EXECUÇÃ DOS CONTRATOS
(Artigo 62.odo Regulamento Financeiro
Artigo 122.o
Sempre que, como garantia de execução do contrato, seja exigida dos
fornecedores, empreiteiros ou prestadores de serviços a constituição de
uma caução prévia, esta deve cobrir não apenas todo o período dagarantia, mas ainda um período suficiente para permitir accionar agarantia. Essa caução deve, em princípio, consistir num pagamento feitoà instituição na mesma moeda que a indicada para o pagamento dos
fornecimentos ou das empreitadas.
Artigo 123.
o
Esta caução pode ser substituída pela garantia pessoal e solidária de um
terceiro aceite pelo tesoureiro da instituição. Esta garantia é expressa namoeda de pagamento prevista no contrato e deve obedecer às mesmas
regras da caução a que se refere o artigo 122.
o
Artigo 124.o
Em apoio da primeiro ordem de pagamento estabelecida em execução de
um contrato que exija a constituição de uma caução, os documentoscomprovativos habituais serão completados por uma cópia, autenticadapelo tesoureiro, do recibo emitido por ocasião do pagamento da caução
ou por uma cópia, autenticada pelo tesoureiro, da declaração recebida do
estabelecimento ou do terceiro que presta a sua garantia.
Artigo 125.
o
As cauções serão restituídas, ou as garantias referidos no artigo 123.o
que as substituem liberadas, nas condições fixadas pelas disposições1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 28
▼B
relativas aos contratos, salvo nos casos de não cumprimento ou de
atrasos previstos no último parágrafo do artigo 62.odo Regulamento
Financeiro.
TÍTULO XIX
DISPOSIÇÕES RELATIVA À APLICAÇÃO, PELAS INSTITUIÇÕES
COMUNITÁRIAS, DAS DIRECTIVAS DO CONSELHO EM MATÉRIA
DE OBRAS PÚBLICAS, DE FORNECIMENTO E DE PRESTAÇÃO DE
SERVIÇOS
(Artigo 64.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 126.o
Aquando da celebração dos contratos pelas instituições, são aplicáveis as
directivas do Conselho em matéria de obra públicas, de fornecimento ede prestação de serviços, desde que o montante dos contratos em questãoatinja ou uitrapasse os limiares previstos por essas directivas.
Artigo 127.
o
As expressões «contrato de obras», «contrato de fornecimento» e
«contrato de prestação de serviços» são interpretadas em conformidadecom as definições que constam das directivas referidas no artigo 126.
o
Artigo 128.o
As instituições da Comunidade — cada uma na medida em que os
contratos sejam financiados a partir de dotações inscritas na sua própria
secção do orçamento geral — são consideradas como «entidadesadjudicantes» nos termos das referidas directivas.
Artigo 129.
o
Na celebração de contratos de obras, de fornecimento e de serviços, as
instituições devem respeitar as disposições previstas pelas directivas em
questão, nomeadamente no que se refere:
— às regras de publicidade,
— às regras comuns no domínio das especificações técnicas,
— à regras comuns de participação,
— aos critérios de selecção qualitativa,
— aos critérios de adjudicação dos contratos.
TÍTULO XX
FIXAÇÃO DO VALOR DOS BENS MÓVEIS A PARTIR DO QUAL A SUA
INSCRIÇÃO NO INVENTÁRIO É OBRIGATÓRIA
(Artigo 65.odo Regulamento Financeiro)
Artigo 130.o
Serão objecto de uma inscrição no inventário todos os bens móveis:
— que tenham um valor de compra igual ou superior a
►M4420◄ecus,
— cujo período de utilização seja superior a um ano (dois anos para os
bens móveis de carácter científico ou técnico (1)),
e
— que não tenham um carácter de bens de consumo.
Para cada bem adquirido, as entradas no inventário, de que fazem parte
integrante os avisos de recepção, devem conter uma descrição adequadado bem e especificar, a sua localização, a data de aquisição e o custounitário.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 29
(1) Definidos no quadro do Centro Comum de Investigação no Recueil des
Instructions relatives aux inventaires (doc. 13.131/XX/86-F) e na Nomen-
clature des matériels-canevas général (doc. 2168/IX/1972-F e actualizações).
▼B
Os avisos de recepção equivalem à descrição adequada.
Artigo 131.o
Os controlos de inventário empreendidos pelas instituições devem ser
executados de modo a certificar a existência física de cada um dos bense a sua conformidade com a inscrição no inventário. Esse controlo deveser efectuado no âmbito de um programa trienal de verificação.
TÍTULO XXI
PUBLICIDADE DAS VENDAS DE BENS MÓVEIS
(Artigo 66.odo Regulamento Financeiro
Artigo 132.o
1. As vendas de bens móveis serão objecto:
a) De uma publicidade local adequada sempre que o valor unitário de
compra seja igual ou superior a ►M48 100◄ecus. O período
entre a data de publicação do último anúncio e a celebração docontrato de venda deve ser de pelo menos 14 dias;
b) De um aviso de venda publicado no Jornal Oficial das Comunidades
Europeias sempre que o valor unitário de compra seja igual ou
superior a ►
M4391 100 ◄ecus. Uma publicidade adequada pode,
além disso, ser efectuada na imprensa dos Estados-membros. Operíodo entre a data de publicação do aviso no Jornal Oficial e acelebração do contrato de venda deve ser de pelo menos um mês.
2. Sempre que, devido ao custo da publicidade, a operação não
apresente vantagens especiais, pode-se renunciar à publicidade.
3. As instituições devem tentar obter sempre o melhor preço no que
se refere às vendas de bens imóveis.
TÍTULO XXII
CONDIÇÕES DE ESTABELECIMENTO E DE FUNCIONAMENTO DO
PLANO DE CONTABILIDADE
(Artigo 70.odo Regulamento Financeiro
Artigo 133.o
Establecimento do plano de contabilidade
O plano de contabilidade é composto por duas partes distintas, mas
coordenadas, que assegurem:
— a contabilidade orçamental,
— a contabilidade geral.
Artigo 134.o
Contabilidade orçamental
1. A contabilidade orçamental registará para cada subdivisão do
orçamento:
a) No que se refere às despesas:
— as dotações autorizadas pelo orçamento inicial, as dotações
inscritas nos orçamentos suplementares e/ou rectificativos, asdotações criadas na sequência de participações de terceiros, as
dotações resultantes de transfêrencias e o montante total das
dotações assim disponíveis. As dotações para autorizações e asdotações para pagamentos são registadas e controladas emseparado,
— as autorizações e os pagamentos do exercício;
b) No que se refere às receitas:
— as previsões inscritas no orçamento inicial, as previsões inscritas
nos orçamentos suplementares e/ou rectificativos, as receitas1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 30
▼B
provenientes de participações de terceiros e o montante total das
previsões assim avaliadas,
— os direitos apurados e as cobranças do exercício;
c) A reinscrição das autorizações que ficam por pagar e das receitas dos
exercícios anteriores que ficam por cobrar.
São igualmente registadas na contabilidade orçamental as autorizações
provisionais globais relativas ao FEOGA, secção «Garantia» e os
pagamentos — constituídos pelos adiantamentos — correspondentes.
Estas autorizações são apresentadas relativamente à totalidade das
dotações do FEOGA-Garantia.
2. Serão abertas contas diferentes para seguir separadamente:
— a utilização das dotações transitadas,
— a utilização das dotações reconstituídas,— a liquidação das autorizações por liquidar.
No que se refere às receitas, serão abertas contas diferentes para seguir
separadamente os créditos por cobrar dos exercícios anteriores.
3. As contas podem ser decompostas com o objectivo de determinar
resultados analíticos.
4. As contas são mantidas em livros, ou em fichas, ou através de
qualquer meio informático.
Artigo 135.
o
Contabilidade geral
1. A contabilidade geral permite determinar o activo e o passivo da
instituição.
2. O plano de contabilidade da contabilidade geral é elaborado
segundo um sistema de classificação decimal.
3. O quadro de contas incluirá, pelo menos, as seguintes clases:
— classe 1: contas de capitais permanentes,
— classe 2: contas de valores imobilizados,— classe 3: contas de existências,— classe 4: contas de terceiros,— classe 5: contas financeiras,— classe 6: contas de despesas,— classe 7: contas de receitas,— classe 8: contas especiais.
4. Cada classe compreende grupos (códigos com dois dígitos), os
quais são divididos em subgrupos (códigos com três dígitos). Em funçãodas necessidades da instituição, as contas que subdividem estes
subgrupos são criadas com cinco ou seis dígitos.
5. A classe 4 «contas de terceiros» regista todas as operações
respeitantes às relações com terceiros e os movimentos de regularização.
Inclui, nomeadamente, as contas de ordem que permitem inscrever as
receitas provenientes da devolução de pagamentos por conta previstasno punto 7 do artigo 7.
odo Regulamento Financeiro e as que permitem
seguir as operações de reafectação previstas no n.o2 do artigo 27.odo
Regulamento Financeiro.
6. A classe 5 «contas financeiras» regista os movimentos dos valores,
as operações de caixa, bancos e serviços de cheques postais, asoperações efectuadas pelos tesoureiros subordinados e pelos gestores de
fundos para adiantamentos. É aberta uma conta diferente para cada conta
bancária, conta corrente postal, caixa e fundo para adiantamentos.
7. A classe 6 «conta de despesas» regista o montante bruto das
despesas inscritas na contabilidade orçamental.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 31
▼B
Serão abertas contas separadas para as despesas relativas a:
— dotações do exercício corrente,
— dotações transitadas por força do ponto 1, alínea b), do artigo 7.odo
Regulamento Financeiro,
— dotações transitadas por força do ponto 1, alínea a), do artigo 7.odo
Regulamento Financeiro.
— dotações transitadas por força do ponto 2 do artigo 7.odo
Regulamento Financeiro.
— dotações relativas a participações de terceiros por força do n.o2d o
artigo 4.odo Regulamento Financeiro.
8. A classe 7 «contas de receitas» regista o montante das cobranças
inscritas na contabilidade orçamental.
Serão abertas contas separadas para as cobranças:
— dos direitos apurados do exercício corrente,
— dos direitos apurados ainda por cobrar, dos exercícios anteriores.
9. A classe 8 «contas especiais» regista as operações de encerramento
das contas, no final do exercício.
10. Sem prejuízo do disposto no artigo 21.o, o tesoureiro de cada
instituição estabelecerá um plano de contabilidade pormenorizado em
função do quadro de contas indicado no n.o3. Abrirá grupos, subgrupos
e contas segundo as necessidades específicas da sua gestão, especifi-cando sempre o objecto e as condições de funcionamento das referidascontas.
Artigo 136.
o
Funcionamento da contabilidade geral
1. A contabilidade geral é mantida por ano civil segundo o método
dito «por partidas dobradas».
2. As contas serão mantidas em livros ou em fichas ou através de
qualquer meio informático.
3. A contabilidade permite a elaboração de um balanço geral de
contas, ou seja, o resumo de todas as contas do activo e do passivo da
instituição, incluindo as contas saldadas, compreendendo para cada uma:
— o número da conta,
— a designação,
— o total dos débitos,
— o total dos créditos,
— o saldo.
4. As contas são mantidas de modo a permitir uma análise
pormenorizada das operações e dos saldos. Os mapas financeiros sãoestabelecidos de modo a evidenciar correctamente, segundo umarepartição adequada, os elementos representativos do activo e dopassivo da instituição. As receitas a cobrar figuram no passivo em conta
de regularização e os créditos correspondentes são inscritos no activo na
rubrica «devedores diversos» ou noutras rubricas adequadas. Asdespesas do exercício aindo não imputadas à conta de gestão figuramno activo em conta de regularização na rubrica «despesas a imputar». Aconta de gestão deve comportar todos os elementos que permitam
estabelecer a concordância com a balanço financeiro.
Os saldos de cada uma das contas devem ser comparados periodica-
mente com os documentos comprovativos ou outros elementos de prova,
nomeadamente:
— com as contas de valores imobilizados — como previsto no artigo
130.
o,
— com os activos nos bancos e em contas correntes postais — por
comparação mensal com os extractos de conta comunicados pelasinstituições fiannceiras,
— com os fundos em caixa — por comparação com o livro de caixa,1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 32
▼B
— com os fundos para adiantamentos e outros adiantamentos nos
termos do artigo 74.o— por verificação do respeito pelas condições
de funcionamento dos fundos para adiantamentos e de concessão de
adiantamentos, bem como pelas regras de contabilização,
— com as contas de despesas e de receitas das classes 6 e 7 — a
comparar mensalmente com os totais correspondentes da contabili-dade orçamental.
5. As contas de ligação interinstitucionais são acertadas mensalmente
e apuradas periodicamente.
6. As contas provisórias são periodicamente objecto do seguinte
exame:
— as cobranças por efectuar — por informação do tesoureiro ao
ordenador das receitas não cobradas e das diligências efectuadas,
— os pagamentos por efectuar — por comunicação do tesoureiro ao
ordenador dos motivos da não execução e dos montantes em causa;
— os fundos a transferir — por referência aos mapas colectivos dos
vencimentos do pessoal ou de outros mapas semelhantes,
— as outras contas provisórias — por meio de uma análise dos saldos
contabilísticos e por comunicação ao ordenador de quaisqueroperações que não tenham sido apuradas nos prazos a definiranualmente.
As contas provisórias são apurdas o mais cedo possível e, o mais tardar,
nos prazos previstos no artigo 71.
odo Regulamento Financeiro.
7. As contas de ordem para reafectação permitem seguir as operações
de reafectação das receitas previstas no n.o2 do artigo 27.odo
Regulamento Financeiro e elaborar o mapa previsto nos n.os1 e 3, do
artigo 78.odo Regulamento Financeiro.
8. As contas financeiras (bancárias e postais) serão mantidas em
divisas e ecus.
A conversão em ecus dos montantes expressos em moedas nacionais
efectua-se com base nas taxas estabelecidas em conformidade com oartigo 1.
oOs saldos em ecus das contas mantidas em divisas e em ecus
são objecto de uma reapreciação mensal.
9. A contabilidade do Centro Comum de Investigação é integrada na
contabilidade geral da Comissão.
10. Salvo disposição em contrário por parte de outro regulamento,
todos os mapas financeiros são apresentados segundo os princípioscontabilísticos que incluem nomeadamente os princípios enunciados
pelas directivas do Conselho. As modalidades práticas de aplicação
destes princípios, que serão objecto de actualizações periódicas, sãoadoptados em conformidade com o disposto no artigo 21.
o
TÍTULO XXIII
DISPOSIÇÕES RELATIVAS ÀS DOTAÇÕES DE INVESTIGAÇÃO E
DESENVOLVIMENTO TECNOLÓGICO (IDT)
(Artigos 94.oe 96.odo Regulamento Financeiro
Artigo 137.o
Para o domínio de actividades dependentes do Centro Comum de
Investigação é criada, como apoio do orçamento, uma tabela indicativade correspondência entre o destino das despesas — objectivos deinvestigação e outras actividades — e a natureza dos meios de execução
empregues:
— pessoal estatutário e não estatutário,
— infra-estruturas administrativas e técnicas,— apoios científicos e técnicos,— dotações operacionais directas.
O Centro Comum de Investigação, para fazer face às necessidades de
gestão de cada uma das actividades da sua competência, incluindo os1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 33
▼B
trabalhos relativos às prestações para terceiros e o apoio aos serviços da
Comissão, mantém uma contabilidade adequada que permite assegurar oseguimento dos custos efectivos com base nas componentes que figuram
na tabela de corerspondência.
Artigo 138.
o
Para o domínio das actividades dependentes da acção indirecta é criada,
como apoio do orçamento, uma tabela de correspondência entre odestino — objectivos de investigação e outras actividades — e anatureza das despesas, segundo a seguinte repartição:
— intervenções,
— pessoal não estatutário (
1),
— funcionamento,
— infra-estrutura,— informação e publicações,
— pessoal estatutário (
1).
Serão adoptadas as medidas adequadas, a nível da manutenção da
contabilidade, a fim de assegurar o seguimento da execução orçamentalpor objectivo de investigação, tendo em conta as componentes quefiguram na tabela de correspondência.
Artigo 139.
o
1. A Comissão receberá adiantamentos a título das actividades que
executa por conta de terceiros. Estes adiantamentos destinam-se a
fianciar, por um lado, as despesas de pessoal, despesas gerais e meios deexecução decorrentes dessas actividades, e, por outro, os investimentosespecíficos que essas actividades exigem. Esses adiantamentos sãoincluídos nas dotações orçamentais correspondentes.
2. Os adiantamentos não utilizados são reembolsados por anulação
das dotações correspondentes, através da conta de gestão. Osadiantamentos utilizados são reembolsados por intermédio de uma
fracção das receitas realizadas pela cobrança do preço das prestações a
terceiros. A fracção das receitas que serve para o reembolso dosadiantamentos é a que corresponde às despesas de pessoal, de utilizaçãodos serviços gerais e dos meios de execução da Comissão, bem comoaos investimentos específicos. O restante das receitas, ou seja, as quecorrespondem a despesas correntes resultantes especificamente dos
contratos, é conservado pela Comissão por inscrição de dotações
suplementares nas rubricas relativas a estas despesas específicas.
3. A fracção das receitas que dão lugar a reembolso é fixada aquando
da elaboração de cada contrato de prestação a terceiros, emconformidade com as regras internas.
As receitas destinadas ao reembolso dos adiantamentos e as que dão
lugar à abertura de dotações suplementares são imputadas a rubricasdistintas do mapa de receitas da Comissão.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 34
(1) A rubrica «pessoal estatutário» corresponde aos funcionários que ocupam um
lugar que figura nos quadros de efectivos, bem como aos agentes dependentes
do RAA. A rubrica «pessoal não estatutário» corresponde — cf.
regulamentação da Comissão relativa aos mini-orçamentos de 22 de Maio
de 1990 — a todos os outros agentes (interinos, funcionários nacionais
destacados, prestadores de serviços, contratos de empresas, etc.).
▼B
TÍTULO XXIV
DISPOSIÇÕES RELATIVAS À GESTÃO DAS DOTAÇÕES PARA
FUNCIONAMENTO FORA DA COMUNIDADE
(Artigos 121.oa 123.odo Regulamento Financeiro)
Secção I
Fundos para adiantamentos
Artigo 140.o
Para efeitos do disposto no artigo 54.odo Regulamento Financeiro, tendo
em vista o pagamento de certas categorias de despesas, é criado umfundo para adiantamentos relativamente a cada unidade local fora daComunidade.
A decisão relativa à criação destes fundos para adiantamentos
determinará as respectivas condições de funcionamento com base nas
necessidades específicas de cada unidade local.
Secção II
Autorizações e pagamentos
Artigo 141.
o
São criadas, para o conjunto das unidades locais, propostas de
autorizações provisionais globais.
Estas propostas, acompanhadas de um mapa previsional das despesas de
cada unidade local, são apresentadas para visto do auditor financeiro eseguidamente registadas pela contabilidade; as autorizações globaispodem ser revistas em função da evolução das necessidades.
Artigo 142.
o
1. Nas delegações que apenas dispõem de um número limitado de
funcionários ou de agentes susceptíveis de serem habilitados naqualidade de signatários dos cheques ou transferências postais oubancárias, as autoridades definidas no artigo 22.
odo Regulamento
Financeiro podem, mediante proposta do ordenador, após parecer
favorável do tesoureiro e do auditor financeiro, autorizar uma única
assinatura.
2. A Comissão fixará as condições em que os agentes por ela
designados e habilitados a dispor das contas abertas nas delegações sãoautorizados a comunicar os nomes e os espécimes das assinaturas aosorganismos financeiros no local.
Secção III
Condições especiais de recurso à CCAM
Artigo 143.
o
1. Para efeitos do artigo 60.odo Regulamento Financeiro e do artigo
111.odo presente regulamento, os contratos relativos ao arrendamento
de imóveis fora da Comunidade podem ser celebrados directamente pelo
ordenador, a título excepcional, desde que tenha sido previamentesubmetida à CCAM — relativamente aos países ou cidades em causa —uma informação adequadas sobre a situação do mercado em questão e aCCAM tenha aceite os critérios de base a observar, respeitantes
nomeadamente:
— ao tipo de imóvel a arrendar, consoante a utilização pretendida
(habitação, escritórios, etc.),
— aos parâmetros de área e de preço, acompanhados de eventuais
grelhas de variação a respeitar,
— às cláusulas contratuais.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 35
▼B
2. Sempre que o ordenador se vir confrontado com situações que se
afastam dos critérios acordados nos termos do n.o1 e previamente
aceites pela CCAM, o(s) caso(s) específico(s) em causa deve(m) ser
novamente submetido(s) à CCAM.
3. O ordenador apresentará periodicamente à CCAM um relatório
sobre a aplicação do n.o1.
Secção IV
Inventários
Artigo 144.o
1. No que se refere às delegações, os inventários permanentes dos
bens móveis que constituem os patrimónios das Comunidades são
mantidos no local. São regularmente comunicados aos serviços centraisde acordo com as regras adoptadas pela Comissão.
Os bens móveis em trânsito para as delegações são objecto de uma
inscrição numa lista provisória na pendência da sua inclusão nos
inventários permanentes.
2. A publicidade relativa às vendas de bens móveis das delegações é
adaptada às condições de direito ou de facto locais.
TÍTULO XXV
DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 145.o
Os montantes forfetários previstos no presente regulamento serão
actualizadas em função das variações do índice de preços no consumona Comunidade, de forma proporcional e de acordo com os seguintesprazos:
— de três em três anos, salvo evolução excepcional do citado índice, no
caso dos montantes referidos nos artigos 31.
o(montante do fundo),
81.o, 130.oe 132.oe no título XVI (artigos 106.oa 110.o). Procede-se
ao arredondamento adequado destes montantes,
— anualmente, nos casos dos montantes referidos no artigo 31.o
(montante do abono). Estes montantes são arredondados para o
valor do ecu imediatamente inferior ou superior.
A Comissão apurará estes novos montantes de acordo com os prazos e
critérios acima definidos e comunicá-los-á às outras instituições.
Artigo 146.o
As disposições do presente regulamento não prejudicam a aplicação das
disposições especiais do Regulamento Financeiro adoptadas para as
dotações de investigação e de desenvolvimento tecnológico (título VIIdo Regulamento Financeiro), o Fundo Europeu de Orientação e GarantiaAgrícola, secção «Garantia» (título VIII do Regulamento Financeiro), asajudas externas (título IX do Regulamento Financeiro), a gestão dasdotações relativas ao pessoal fora da Comunidade e ao funcionamento
administrativo correspondente (título X do Regulamento Financeiro), e o
Serviço das Publicações Oficiais das Comunidades Europeias (título XIdo Regulamento Financeiro).
Artigo 147.
o
As instituições informarão o Tribunal de Contas, no prazo de seis meses
a contar da data de entrada em vigor do presente regulamento, dasdisposições que tenham adoptado para a sua aplicação.
Artigo 148.
o
O Regulamento 86/610/CEE, Euratom, CECA é revogado.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 36
▼B
Artigo 149.o
O presente regulamento entra em vigor em 1 de Janeiro de 1994.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e
directamente aplicável em todos os Estados-membros.1993R3418 — PT — 01.01.2000 — 004.001 — 37