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"BREGULAMENTO (CE) No1663/95 DA COMISSÃO
de 7 de Julho de 1995
que estabelece as regras de execução do Regulamento (CEE) no729/70 no que respeita ao processo
de apuramento das contas do FEOGA, secção «Garantia»
(JO L 158 de 8.7.1995, p. 6)
Alterado por:
Jornal Oficial
n.opágina data
"M1 Regulamento (CE) no896/97 da Comissão de 20 de Maio de 1997 L 128 8 21.5.1997
"M2 Regulamento (CE) n.o2245/1999 da Comissão de 22 de Outubro
de 1999L 273 5 23.10.19991995R1663 — PT — 30.10.1999 — 002.001 — 1
REGULAMENTO (CE) No1663/95 DA COMISSÃO
de 7 de Julho de 1995
que estabelece as regras de execução do Regulamento (CEE) no
729/70 no que respeita ao processo de apuramento das contas do
FEOGA, secção «Garantia»
A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (CEE) no729/70 do Conselho, de 21 de
Abril de 1970, relativo ao financiamento da política agrícola comum (1),
com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE) no
1287/95 (2), e, nomeadamente, os seus no6 do artigo 4oeno3 do artigo
5o;
Considerando que a reforma do processo de apuramento das contas,
introduzida pelo Regulamento (CE) no1287/95 do Conselho, prevê o
estabelecimento de regras de execução relativas à certificação e ao
apuramento das contas anuais dos organismos pagadores aprovados;
Considerando que o número e a natureza das medidas financiadas pelo
FEOGA, secção Garantia, e as técnicas de registo e de transmissão das
informações evoluíram de tal modo que se torna necessária uma revisão
da natureza e do conteúdo das informações a fornecer à Comissão para
efeitos do apuramento das contas;
Considerando que o Regulamento (CEE) no1723/72 da Comissão (3),
com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) no
295/88 (4) deve ser, consequentemente, revogado;
Considerando que o Comité do FEOGA não emitiu parecer no prazo
fixado pelo seu presidente,
ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
Artigo 1o
1. O limite ao número de organismos pagadores aprovados por cada
Estado-membro, previsto no no2 do artigo 4odo Regulamento (CEE) no
729/70, será determinado por esse Estado-membro após consulta daComissão. A Comissão pode, nomeadamente, comunicar a existência de
qualquer obstáculo que esse número implique para a observância do
prazo estabelecido no n
o2, alínea b), do artigo 5odo referido
regulamento, bem como para a transparência dos controlos relativos ao
funcionamento do Fundo. A Comissão informará o Comité do Fundo dos
organismos pagadores acreditados em todos os Estados-membros.
2. Em relação a cada organismo pagador, o Estado-membro informará
a Comissão da ou as autoridades que conferem ou revogam a aprovação e
que determinam o período concedido para a introdução de eventuais
ajustamentos necessários nos termos do no4d oa r t i g o4odo
Regulamento (CEE) no729/90 («a autoridade competente»).
3. Antes de aprovar um organismo pagador, a autoridade competente
deve verificar que as regras administrativas e contabilísticas desse
organismo oferecem as garantias referidas no no1, alínea a), do artigo 4o
do Regulamento (CEE) no729/70. Os critérios devem ser estabelecidos
pelo Estado-membro e aplicados pela autoridade competente com vista à
aprovação, tendo em conta as orientações da Comissão para estes!B
(1)J O noL 94 de 28. 4. 1970, p. 13.
(2)J O noL 125 de 8. 6. 1995, p. 1.
(3)J O noL 186 de 16. 8. 1972, p. 1.
(4)J O noL 30 de 2. 2. 1988, p. 7.1995R1663 — PT — 30.10.1999 — 002.001 — 2
critérios estabelecidas em anexo do presente regulamento. A inobser-
vância de critérios importantes relativos às operações do organismo
pagador conduzirá à aplicação do no4 do artigo 4odo acima referido
regulamento.
A decisão de aprovação deve ser tomada com base num exame das regras
administrativas e contabilísticas, incluindo as adoptadas para a protecção
dos interesses da Comunidade no que respeita aos adiantamentos pagos,
garantias obtidas, existências de intervenção e montantes a cobrar. O
exame incluirá, nomeadamente, as regras relativas à execução dos
pagamentos, protecção dos interesses de tesouraria, segurança dos
sistemas informáticos, manutenção dos registos contabilísticos, reparti-
ção de tarefas e adequada realização dos controlos internos e externos,
relativos às despesas financiadas pela secção «Garantia» do FEOGA.
4. Se a autoridade competente verificar que o organismo pagador
satisfaz todas as condições necessárias, procederá à sua aprovação. Caso
contrário, deve enviar ao organismo pagador instruções relativas às
regras administrativas e contabilísticas a adoptar, nomeadamente
eventuais exigências que o organismo pagador deve satisfazer antes de
ser aprovado. Durante a introdução das alterações exigidas relativamente
às regras administrativas e contabilísticas, a aprovação pode ser
atribuída, a título provisório, durante um período a fixar em função da
importância do problema.
5. Em caso de revogação da aprovação, o Estado-membro designará
outro organismo pagador, em conformidade com as condições
estabelecidas no artigo 4odo Regulamento (CEE) no729/70 e nos nos
3 e 4 do presente artigo, assegurando-se de que os pagamentos aosbeneficiários não sejam interrompidos.
6. O acto de aprovação deve consistir na confirmação escrita de que o
organismo pagador satisfaz os critérios de aprovação e, quando for caso
disso, introduzirá as alterações eventualmente exigidas no prazo fixado.
O referido acto de aprovação deve ser transmitido à Comissão.
7. A comunicação referida no n
o3 do artigo 4odo Regulamento (CEE)
no729/70 deve ser efectuada quando o organismo pagador for aprovado
pela primeira vez, devendo ser acompanhada das seguintes informações
relativas a cada organismo pagador:
— responsabilidades que lhe foram atribuídas,
— repartição das responsabilidades entre os seus serviços,
— suas ligações com outros organismos, públicos ou privados, aos
quais tenha igualmente sido atribuída uma parte das responsabili-
dades pela execução das medidas que implicam uma imputação das
despesas ao Fundo,
— modo como os pedidos dos beneficiários são recebidos, verificados e
validados, e as despesas autorizadas e pagas,
— as disposições de auditoria interna.
Em caso de aplicação do no4 do artigo 4odo Regulamento (CEE) no
729/70, as informações a fornecer devem, nomeadamente, incluir todas
as instruções relativas às regras administrativas e contabilísticas a aplicar
e às adaptações que o organismo pagador deve introduzir para evitar a
revogação da aprovação, bem como o respectivo prazo de introdução.
Artigo 2o
1. O organismo de coordenação referido no no1, alínea b), do artigo 4o
do Regulamento (CEE) no729/70 será o único interlocutor do
Estado-membro perante a Comissão no que respeita a todas as questões
referentes à secção Garantia do FEOGA relativas à:
— distribuição de textos comunitários e directrizes respeitantes aos
vários organismos pagadores e aos organismos responsáveis pela sua
aplicação,
— promoção da sua aplicação uniforme,!B1995R1663 — PT — 30.10.1999 — 002.001 — 3
— comunicação à Comissão das informações previstas neste regula-
mento e no Regulamento (CEE) no729/70,
— colocação à disposição da Comissão de todos os dados contabilís-
ticos necessários para fins estatísticos ou para a realização de
controlos.
Não é necessário enviar à Comissão informações que se encontrem, em
forma documental, na posse dos organismos pagadores ou dos
ordenadores; no entanto, os organismos pagadores e os ordenadores
devem manter essas informações disponíveis. Um organismos pagador
pode desempenhar o papel do organismo de coordenação, desde que
essas duas responsabilidades se conservem separadas. No desempenho
das suas funções, o organismo de coordenação pode, de acordo com os
procedimentos nacionais, apoiar-se noutros organismos ou serviços
administrativos, nomeadamente nos que possuam competência contabi-
lística ou técnica.
2. O Estado-membro comunicará à Comissão as informações relativas
à denominação e estatuto do organismo de coordenação, bem como as
regras administrativas, contabilísticas e de controlo interno respeitantes
ao seu funcionamento.
3."M2A forma e o conteúdo das informações contabilísticas
referidas no n.o1 serão adoptadas segundo o procedimento previsto no
artigo 13.odo Regulamento (CEE) n.o729/70. 3
Artigo 3o
1. O certificado referido na alínea b) do no1 do artigo 5odo
Regulamento (CEE) no729/70 será passado por um serviço ou
organismo que seja funcionalmente independente dos organismos
pagadores e de coordenação e que possua a adequada competência
técnica (organismo de certificação).
O certificado basear-se-á no exame dos procedimentos utilizados, por
um lado, e no de uma amostra de operações, por outro, devendo
assegurar a conformidade dos pagamentos com as regras comunitárias no
que respeita à capacidade das estruturas administrativas dos organismos
pagadores garantirem que essa conformidade foi controlada antes de um
pagamento ter sido executado.
O organismo de certificação realizará o seu exame em conformidade
com as normas internacionais de auditoria. Os controlos serão efectuados
durante e depois de cada exercício financeiro. Antes de 31 de Janeiro do
exercício seguinte, o organismo de certificação elaborará o certificado e,
igualmente, um relatório com as suas conclusões, no qual deve indicar se
apurou com suficiente certeza que as contas a transmitir à Comissão são
autênticas, completas e rigorosas e que os procedimentos de controlo
internos funcionaram satisfatoriamente.
2. Nos casos em que seja aprovado mais de um organismo pagador, o
Estado-membro pode apoiar-se nos certificados emitidos pelos serviços
ou organismos que aprovaram as contas dos respectivos organismos
pagadores, desde que receba garantias de que as auditorias foram
realizadas de acordo com as exigências estabelecidas no no1.
3. O relatório referido no no1 deve indicar se:
— os procedimentos aplicados pelos organismos pagadores, tendo em
atenção nomeadamente os critérios de aprovação, garantem
razoavelmente que as operações imputáveis as Fundo estão de
acordo com as regras comunitárias e que recomendações foram
feitas para melhorar os sistemas,
— as contas anuais referidas no no1, alínea a), do artigo 4odo presente
regulamento estão em concordância com os livros e registos dos
organismos pagadores,
— os mapas das despesas e das operações de intervenção previstos no
artigo 5odo presente regulamento constituem um registo autêntico,
completo e rigoroso das operações imputadas ao Fundo,!B1995R1663 — PT — 30.10.1999 — 002.001 — 4
— os interesses financeiros da Comunidade estão convenientemente
protegidos, no que se refere a adiantamentos pagos, garantias
recebidas, existências de intervenção e montantes a cobrar,
— as recomendações para a melhoria dos sistemas transmitidas ao
organismo pagador foram seguidas.
O relatório deve ser acompanhado de informações sobre o número e as
qualificações das pessoas que realizaram a auditoria, o trabalho
realizado, o número de operações examinadas, o nível de autenticidade
e confiança obtido, os pontos fracos detectados e as recomendações de
melhoria transmitidas, bem como sobre as operações do organismo de
certificação e de outros organismos de auditoria, internos ou externos
aos organismos pagadores, com base nas quais o organismo de
certificação pôde adquirir, no todo ou em parte, a sua certeza em
relação ao conteúdo do relatório.
Artigo 4o
1. Para efeitos do apuramento das contas referido no no2, alínea b), do
artigo 5odo Regulamento (CEE) no729/70, o Estado-membro enviará à
Comissão:
a) O recapitulativo das contas anuais relativas à despesa imputada à
secção «Garantia» do Fundo e os relatórios elaborados por cada
serviço ou organismo, de acordo com o disposto no no1 do artigo 5o
do referido regulamento;
b) Os certificados e os relatórios elaborados pelo(s) organismo(s) de
certificação.
2. Os documentos referidos no no1 serão enviados à Comissão em
quadriplicado até 10 de Fevereiro do ano seguinte ao termo do exercício
financeiro a que respeitam.
3. A pedido da Comissão ou por iniciativa do Estado-membro, podem
ser enviadas à Comissão, num prazo a fixar por esta tendo em conta o
trabalho necessário para a respectiva transmissão, informações adicio-
nais relativas ao apuramento das contas em causa. Na falta destas, a
Comissão pode adoptar o apuramento das contas com base nas
informações de que disponha no final do referido prazo.
4. A Comissão pode aceitar um pedido de prorrogação do prazo de
envio das informações, se for justificado e se lhe for enviado antes do
fim do prazo.
Artigo 5o
1. Das contas referidas no no1, alínea a), do artigo 4odevem constar:
a) As despesas resumidas por número e posição do orçamento
comunitário;
b) Um resumo das operações de intervenção e um quadro com as
quantidades e a localização das existências no final do exercício
financeiro;
c) Informações sobre as despesas, ou a confirmação de que os dados
relativos a cada operação se encontram registados num ficheiro
informático à disposição da Comissão;
d) Confirmação de que os dados relativos a cada movimento das
existências de intervenção se encontram registados nos processos do
organismo pagador;
e) Justificações das diferenças entre as despesas declaradas na conta
anual e as declaradas, para o mesmo período, nos documentos
referidos no no5 do artigo 3odo Regulamento (CEE) no2776/88 (1),
com as correcções efectuadas nos termos do no7 do artigo 9odo
mesmo regulamento;!B
(1)J O noL 249 de 8. 9. 1988, p. 9.1995R1663 — PT — 30.10.1999 — 002.001 — 5
!M2
f) Um resumo das recuperações pendentes, discriminadas por exercício
de emissão da ordem de recuperação, e um resumo dos montantes
reconhecidos como irrecuperáveis, durante o exercício.
2. Dos relatórios referidos no no1, alínea a), do artigo 4odo
mencionado regulamento devem constar as seguintes informações
respeitantes ao organismo de coordenação e a cada organismo pagador:
— eventuais operações de carácter excepcional ou dificuldades técnicas
ocorridas no quadro do exercício financeiro em causa,
— eventuais alterações significativas das informações referidas no no7
do artigo 1o, ocorridas após o relatório anterior.
Artigo 6o
Os documentos comprovativos relativos às despesas financiadas e aos
montantes a recuperar pelo FEOGA, secção «Garantia», devem ser
mantidos à disposição da Comissão pelo menos durante os três anos
seguintes ao do apuramento das contas do exercício financeiro em causa
pela Comissão, ou, no caso de a decisão de apuramento das contas ser
objecto de recurso no Tribunal de Justiça das Comunidades Europeias,
durante um ano após o termo de processo.
Artigo 7o
1. A decisão de apuramento das contas prevista no no2, alínea b), do
artigo 5odo Regulamento (CEE) no729/70 determinará, sem prejuízo de
decisões tomadas posteriormente em conformidade com o no2, alínea c),
do mesmo artigo, o montante das despesas efectuadas em cada
Estado-membro durante o exercício financeiro em questão que devam
ser reconhecidas a cargo do FEOGA, com base nas contas referidas no no
1, alínea b), do artigo 5odaquele regulamento e nas reduções e
suspensões de adiantamentos a título do exercício em causa, incluindo as
reduções referidas no no3, segundo parágrafo, do artigo 4odo
Regulamento (CE) no296/96 da Comissão (1).
Os montantes que, em conformidade com a decisão de apuramento das
contas referida na primeira alínea, sejam recuperáveis de cada
Estado-membro ou lhe sejam pagáveis serão determinados através da
dedução do montante dos adiantamentos pagos a título do exercício
financeiro em causa das despesas reconhecidas para o mesmo exercício
em conformidade com o primeiro parágrafo. Esses montantes recupe-
ráveis ou pagáveis serão deduzidos ou adicionados aos adiantamentos
relativos às despesas do segundo mês seguinte ao mês em que a decisão
de apuramento de contas é tomada.
2. A Comissão comunicará ao Estado-membro em causa os resultados
das suas verificações, conjuntamente com as alterações que propuser,
antes do dia 31 de Março seguinte ao fim do exercício financeiro.
3. Quando, por razões imputáveis ao Estado-membro, a Comissão não
puder apurar as contas de um Estado-membro antes de 30 de Abril do
ano seguinte, informará o Estado-membro dos inquéritos suplementares
que se proponha realizar nos termos do artigo 9odo Regulamento (CEE)
no729/70.
Artigo 8o
1. Quando, na sequência de um inquérito, a Comissão considerar que
uma despesa não foi efectuada de acordo com as regras comunitárias,
comunicará ao Estado-Membro em causa os resultados das suas
verificações e indicará as medidas correctivas a tomar para garantir a
futura observância dessas regras.
(1)J O noL 39 de 17. 2. 1996, p. 5.!B
!M1
!B
!M21995R1663 — PT — 30.10.1999 — 002.001 — 6
Essa comunicação fará referência ao presente regulamento. O Estado-
-Membro deve responder num prazo de dois meses, podendo a Comissão
alterar a sua posição em conformidade com a resposta. Em casos
justificados, a Comissão pode conceder um prolongamento do prazo.
Terminado o prazo de resposta, a Comissão convocará uma discussão
bilateral, devendo ambas as partes tentar alcançar um acordo quanto às
medidas a tomar e à avaliação da gravidade da infracção, bem como do
prejuízo financeiro causado à Comunidade Europeia. Após essa
discussão e passada qualquer data fixada pela Comissão, em consulta
com o Estado-Membro, depois da discussão bilateral para a comunicação
de informações suplementares, ou se o Estado-Membro não aceitar a
convocação num prazo fixado pela Comissão, esta, decorrido esse prazo,
comunicará formalmente as suas conclusões ao Estado-Membro, fazendo
referência à Decisão 94/442/CE da Comissão (1). Sem prejuízo do
disposto no quarto parágrafo do presente número, dessa comunicação
constará uma avaliação das despesas que se prevêem excluir a título do
n.o2, alínea c), do artigo 5.odo Regulamento (CEE) n.o729/70.
O Estado-Membro informará a Comissão, com a maior brevidade, das
medidas de correcção que adoptar para assegurar o cumprimento das
regras comunitárias, assim como da data efectiva da sua entrada em
vigor. Se for caso disso, a Comissão adoptará uma ou mais decisões em
aplicação do n.o2, alínea c), do artigo 5.odo Regulamento (CEE) n.o
729/70, no sentido de excluir, até à data de execução das medidas decorrecção, as despesas implicadas pela não observância das regras
comunitárias.
2. As decisões referidas no n
o2, alínea c), do artigo 5odo Regulamento
(CEE) no729/70 serão tomadas depois do exame de qualquer relatório
estabelecido pelo órgão de conciliação em conformidade com a Decisão
94/442/CE da Comissão.
3. As deduções do financiamento comunitário referidas no no2, alínea
c), do artigo 5odo Regulamento (CEE) no729/70 serão executadas sobre
os adiantamentos relativos à despesa do segundo mês seguinte à decisão
prevista no mencionado artigo. Todavia a Comissão pode, a pedido do
Estado-membro e quando a importância das despesas a excluir o
justificar, e após consulta do Comité do Fundo, decidir outras datas.
Artigo 9o
É revogado o Regulamento (CEE) no1723/72 com efeitos em 16 de
Outrubro de 1995. Todavia, mantém-se em vigor relativamente ao
apuramento das contas do FEOGA até ao exercício financeiro de 1995
inclusive.
Artigo 10o
O presente regulamento entra em vigor no sétimo dia seguinte ao da sua
publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.
É aplicável a partir do exercício iniciado em 16 de Outubro de 1995.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e
directamente aplicável em todos os Estados-membros.!M2
(1)J O noL 182 de 16.7.1994, p. 45.!B1995R1663 — PT — 30.10.1999 — 002.001 — 7
ANEXO
Orientações para os critérios de aprovação de um organismo pagador
Os critérios de aprovação devem assegurar que o organismo pagador
ofereça garantias suficientes no que respeita ao funcionamento adequado
da sua organização administrativa, ao seu sistema de controlo interno e à
manutenção dos documentos referidos no artigo 4odo Regulamento (CEE)
no729/70. Apenas as operações de reduzida envergadura de um organismo
pagador podem justificar a aplicação de critérios simplificados. A
inobservância de quaisquer critérios importantes relativos às operações
do organismo pagador conduzirá à aplicação do no4 do artigo 4odo
referido regulamento.
1. A designação de um organismo pagador organismo deve assumir a forma
de um texto formal que estabeleça os poderes, obrigações e responsabi-
lidades desse organismo, nomeadamente no que respeita às despesas do
FEOGA, secção «Garantia», tal como definido nos artigos 2oe3odo
Regulamento (CEE) no729/70, e que defina a estrutura administrativa do
organismo.
2. O organismo desempenhará três funções principais relativamente às
despesas do FEOGA, secção «Garantia»:
i) Autorização dos pagamentos: o objectivo desta função consiste no
estabelecimento do montante que deve ser pago a um requerente em
conformidade com as regras comunitárias;
ii) Realização dos pagamentos: o objectivo desta função consiste na
emissão de um documento destinado à entidade bancária doorganismo ou, em determinados casos, a um serviço oficial
encarregado dos pagamentos, para que seja pago ao requerente (ou
ao seu representante) o montante autorizado;
iii) Contabilização dos pagamentos: o objectivo desta função consiste na
inscrição dos pagamentos respeitantes a despesas do âmbito doFEOGA nos registos contabilísticos do organismo, que assumirãonormalmente a forma de um sistema informático, e na preparação das
sínteses periódicas das despesas, nomeadamente as declarações
mensais e anuais para a Comissão das Comunidades Europeias. Nosregistos contabilísticos registar-se-ão igualmente os activos financia-dos pelo Fundo, nomeadamente no que se refere às existências de
intervenção, adiantamentos em saldo e devedores.
3. Sem prejuízo das delegações previstas no n
o4, o organismo disporá
normalmente de dois serviços:
i) Serviço de auditoria interna: o objectivo deste serviço, ou de um
equivalente, é assegurar que o sistema de controlo interno doorganismo funciona eficazmente; o serviço de auditoria interna será
independente dos outros serviços do organismo e responderá
directamente perante a direcção do mesmo.
ii) Serviço técnico: o objectivo deste serviço é verificar os factos com
base nos quais são efectuados os pagamentos aos requerentes,nomeadamente os relativos a matérias como a qualidade e ascaracterísticas dos produtos, efectivos de animais, terras, etc., datas
de entrega, transformação noutros produtos e outros controlos de
natureza técnica. A verificação desses factos é assegurada pelaaplicação de um sistema de controlo e inspecção. Uma das funçõesmais importantes do serviço técnico é a supervisão deste sistema de
controlo.
4. A função de autorização e/ou o serviço técnico podem, no todo ou em
parte, ser delegados noutros órgãos, desde que sejam satisfeitas asseguintes condições:
i) As responsabilidades e obrigações desses órgãos, nomeadamente no
que respeita ao controlo e verificação da observância das regras
comunitárias, estejam claramente definidas;
ii) Esses órgãos disponham de sistemas eficazes que garantam o
cumprimento das suas responsabilidades de um modo adequado;
iii) Esses órgãoes confirmem explicitamente ao organismo que cumprem,
de facto, as suas responsabilidades e descrevam os meios utilizados;
iv) O organismo seja informado, numa base regular e atempadamente,
dos resultados dos controlos efectuados, de modo que a suficiência!
B1995R1663 — PT — 30.10.1999 — 002.001 — 8
desses controlos possa sempre ser tida em conta antes de um pedido
ser liquidado. O trabalho realizado deve ser descrito pormenorizada-
mente num relatório que acompanhará cada pedido, lote de pedidos,
ou, quando for caso disso, num relatório que abranja uma campanhade comercialização. O relatório deve ser acompanhado por umcertificado da elegibilidade dos pedidos aprovados e da natureza,
alcance e limites do trabalho realizado. Quando os controlos físicos
ou administrativos forem realizados com base numa amostra depedidos, os pedidos seleccionados devem ser identificados e o métodode amostragem deve ser descrito, bem como os resultados de todas as
inspecções e as medidas tomadas em relação às discrepâncias e
irregularidades detectadas. Os documentos comprovativos apresenta-dos ao organismo devem ser suficientes para garantir que todos oscontrolos exigidos relativamente à elegibilidade dos pedidos autori-
zados foram executados;
v) Quando os documentos relativos aos pedidos autorizados e controlos
efectuados forem mantidos na posse dos outros órgãos, estes e oorganismo estabelecerão os procedimentos que garantam que a
localização de todos os documentos relevantes para os pagamentos
efectuados pelo organismo seja registada e que esses documentosestarão disponíveis, para efeitos de inspecção, nas instalações doorganismo o pedido das pessoas e entidades que tenham normalmente
o direito de os inspeccionar, nomeadamente:
— o pessoal do organismo que se ocupa do pedido,
— o serviço de auditoria interna do organismo,
— o organismo de certificação que certifica a declaração anual do
organismo pagador,
— agentes mandatados da Comunidade Europeia.
4a. Apenas em relação às medidas co-financiadas, com o acordo prévio da
Comissão e desde que deva ser efectuado um número elevado de
pagamentos de pequena importância, a função de pagamento aos
requerentes da ajuda pode ser delegada a outros organismos. Um acordoescrito entre o organismo pagador e esse organismo deverá especificar anatureza da informação e dos documentos comprovativos a submeter ao
organismo pagador, assim como o prazo em que devem ser fornecidos;
deverão, pelo menos, permitir que o organismo pagador cumpra oscritérios de aprovação e respeite os prazos especificados para aapresentação das contas mensais e anuais. O organismo pagador
mantém-se responsável pela boa gestão dos fundos em causa e pela
actualização dos documentos contabilísticos. Os agentes mandatados doorganismo pagador, do organismo de certificação e da ComunidadeEuropeia terão o direito de examinar todos os comprovativos detidos pelo
organismo acima referido e o direito de realizar verificações junto dos
requerentes de ajuda.
5. A estrutura administrativa do organismo garantirá a separação das três
funções de autorização, realização e contabilização dos pagamentos, cada
uma das quais será da responsabilidade de uma subunidade administrativaindependente, cujas responsabilidades estarão definidas no organigrama.Quando adequado, a estrutura administrativa pode ser tal que a função do
serviço técnico seja desempenhada pelo serviço responsável pela
autorização.
A subunidade administrativa encarregada da execução dos pagamentos, ou
uma unidade encarregada da supervisão daquela, deve manter na sua posseos documentos que atestem as ordens de pagamento dos pedidos de ajuda,
assim como a execução dos controlos administrativos e físicos prescritos.
As informações e os atestados podem ser apresentados sob uma formasintética equivalente à descrita no ponto 4iv) do presente anexo, podendosê-lo em suporte informático.
6. O organismo pagador deve adoptar os seguintes procedimentos, ou outros
que ofereçam garantias equivalentes:
i) O organismo estabelecerá, por escrito, os procedimentos pormenori-
zados relativos à recepção, registo e tratamento dos pedidos, incluindouma descrição de todos os documentos a utilizar;!
B
!M2
!B
!M2
!B1995R1663 — PT — 30.10.1999 — 002.001 — 9
ii) A divisão de funções deve ser tal que nenhum agente detenha mais
que uma das responsabilidades de autorização, pagamento ou
contabilização dos montantes imputados ao FEOGA, nem desempe-
nhe qualquer dessas tarefas sem que o seu trabalho seja supervisio-nado por um segundo agente;
As responsabilidades de cada agente serão estabelecidas por escrito,
incluindo a definição dos limites financeiros da sua autoridade.
Deverá ser proporcionada uma formação adequada ao pessoal,devendo igualmente ser aplicada uma política de rotação doselementos do pessoal que ocupem posições sensíveis, ou em
alternativa uma supervisão acrescida. "
M2Devem existir medidas
apropriadas para afastar o risco de conflito de interesses, quandopessoas que detenham uma posição de responsabilidade ou ocupemum posto sensível no âmbito da verificação, das ordens de pagamento
ou do pagamento de pedidos imputados ao fundo desempenharem
outras funções fora do organismo pagador; 3
iii) Cada agente responsável pela autorização terá à sua disposição uma
lista pormenorizada dos controlos que está encarregado de realizar,
devendo inserir nos documentos comprovativos correspondentes aopedido a sua confirmação de que esses controlos foram efectuados.Essa confirmação pode ser efectuada por meios electrónicos, no
respeito das condições previstas na alínea vi). Deve igualmente ser
incluída a prova de que o trabalho realizado foi comprovado por umelemento superior do pessoal;
iv) Um pedido só será autorizado para pagamento após terem sido
efectuados controlos suficientes para verificar que satisfaz a
regulamentação comunitária. Esses controlos incluirão os exigidospela regulamentação que estabelece as medidas específicas ao abrigodas quais a ajuda é solicitada, bem como os exigidos pelo artigo 8
odo
Regulamento (CEE) no729/70 para impedir e detectar as fraudes e
irregularidades, sendo dada especial atenção aos riscos em causa. Oscontrolos a realizar serão especificados numa lista de controlos,devendo a sua realização ser certificada para cada pedido ou cada lote
de pedidos.
v) Os procedimentos devem garantir que um pagamento só seja
efectuado ao requerente, na sua conta bancária ou ao seu
representante. O pagamento será executado pela entidade bancária
do organismo, ou, se adequado, por um serviço oficial encarregadodos pagamentos ou por um cheque enviado pelo correio, nos cincodias úteis seguintes à data da imputação ao FEOGA. Serão adoptados
procedimentos para garantir que todos os pagamentos para os quais as
transferências não sejam executadas, ou os cheques não sejamcobrados, sejam recreditados ao Fundo. Não serão feitos pagamentosem dinheiro. A aprovação pelo agente responsável pela autorização
e/ou pelo seu supervisor pode ser feita por meios electrónicos, desde
que esteja garantido um nível adequado de segurança em relação aesses meios e que a entidade da pessoa que assina esteja incluída nosregistos electrónicos.
vi) Quando os pedidos sejam processados através de um sistema
informático, o acesso a este último deve ser protegido e controladode modo a que:
i) Todas as informações registadas no sistema sejam adequada-
mente validadas, para garantir que os erros de registo sejamdetectados e corrigidos;
ii) Não possam ser introduzidos, alterados ou validados quaisquer
dados senão pelos agentes autorizados a quem tenham sido
atribuídas senhas (passwords) individuais;
iii) A identidade de cada agente que introduza ou altere dados ou
programas seja registada num registo (log) de operações.
As senhas deverão ser alteradas regularmente para evitar utilizações
indevidas. Os sistemas informáticos serão protegidos contra o acessonão autorizado através de controlos físicos, sendo os dados protegidos
por cópias de segurança armazenadas numa localização distinta e
segura. A introdução de dados deve ser controlada através decontrolos lógicos destinados a detectar dados inconsistentes ouextraordinários.
vii) Os procedimentos do organismo garantirão que as alterações da
regulamentação comunitária, nomeadamente das taxas de ajuda!
B1995R1663 — PT — 30.10.1999 — 002.001 — 10
aplicáveis, sejam registadas e que as instruções, bases de dados e
listas de controlos sejam atempadamente actualizadas.
7. Os pagamentos de adiantamentos serão identificados em registos
contabilísticos, devendo ser adoptados procedimentos que garantam que:
i) As garantias só sejam fornecidas por instituições financeiras que
satisfaçam as condições do Regulamento (CEE) no2220/85 (1), que
sejam aprovadas pelas autoridades competentes e que emitamgarantias que permanecerão válidas até serem liberadas ou executa-
das. Quando for caso disso, as garantias serão executadas mediante
simples pedido do organismo;
ii) Os adiantamentos sejam regularizados nos prazos estipulados e que os
adiantamentos cujos prazos tenham sido ultrapassados sejam
identificados e as respectivas garantias imediatamente executadas;
iii) A regularização dos adiantamentos esteja sujeita a controlos idênticos
aos realizados em relação aos pagamentos pelos agentes responsáveis
pela respectiva autorização.
8. A contabilidade relativa à armazenagem de intervenção garantirá que as
quantidades e os correspondentes custos sejam correcta e atempadamente
registados por lote identificável, na conta adequada em cada estádio, desdeà aceitação de uma proposta até ao escoamento físico do produto, emconformidade com os regulamentos aplicáveis, e que a quantidade e a
natureza das existências em qualquer local possam ser determinadas a
qualquer altura. As existências serão físicamente verificadas comregularidade por pessoas, órgãos ou serviços independentes das entidadesresponsáveis pelo armazenamento.
9. Os procedimentos contabilísticos garantirão que as declarações mensais e
anuais sejam completas, rigorosas e elaboradas atempadamente e quequaisquer erros ou omissões sejam detectados e corrigidos, nomeadamente
através de controlos e conciliações realizados a intervalos não superiores a
três meses.
10. O serviço de auditoria interna verificará que os procedimentos adoptados
pelo organismo são adequados para garantir que a observância da
regulamentação comunitária é verificada e que as contabilidades sãoprecisas, completas e estabelecidas atempadamente. As verificaçõespodem ser limitadas a medidas seleccionadas e a amostras de operações,
desde que um programa de auditoria garanta que todas as áreas
significativas, incluindo os serviços encarregados das autorizações, estãocobertas durante um período não superior a cinco anos. O trabalho doserviço de auditoria interna deve ser executado de acordo com as normas
internacionalmente aceites e registado em documentos de trabalho,
devendo dar origem a relatórios e recomendações dirigidas à direcçãodo organismo. Os programas e os relatórios de auditoria devem sercolocados à disposição do organismo de certificação e dos agentes da
Comissão mandatados para a execução de auditorias financeiras, ou com o
fim único de avaliar a eficária das funções da auditoria interna.
11. Todos os pontos anteriores são aplicáveis, mutatis mutandis, às «despesas
negativa» (imposições, garantias executadas, pagamentos reembolsados,
etc.) que o organismo seja levado a cobrar em nome da secção «Garantia»do FEOGA. Nomeadamente, o organismo estabelecerá um sistema para aidentificação de todos os montantes devidos ao FEOGA e para o registo,
numa lista de devedores, de todas as dívidas antes da sua cobrança. A lista
de devedores deve ser analisada a intervalos regulares para que as dívidascujos prazos tenham sido superados possam ser cobradas.
O organismo pode delegar a responsabilidade da cobrança de determinadas
categorias de despesas negativas noutros órgãos, desde que sejam
cumpridas as condições do ponto 4, adaptadas se necessário, e que,
adicionalmente, esses órgãos prestem, regular e atempadamente, contas aoorganismo, pelo menos uma vez por mês, relativamente a todas as receitasreconhecidas e montantes recebidos.
12. O organismo estabelecerá procedimentos que garantam que todos os
pedidos recebidos serão tratados rapidamente.!
B
(1)J O noL 205 de 3. 8. 1985, p. 5.1995R1663 — PT — 30.10.1999 — 002.001 — 11