2000Q3614 — PT — 05.08.2006 — 008.001

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►B REGULAMENTO INTERNO DA COMISSÃO [C(2000) 3614] (JO L 308, 8.12.2000, p.26)

Alterado por:









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REGULAMENTO INTERNO DA COMISSÃO

[C(2000) 3614]







A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS, Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia do Carvão e do Aço e, nomeadamente, o seu artigo 16.o, Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia e, nomeadamente, o n.o 2 do seu artigo 218.o, Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica e, nomeadamente, o seu artigo 131.o, Tendo em conta o Tratado da União Europeia e, nomeadamente, o n.o 1 do seu artigo 28.o e o n.o 1 do seu artigo 41.o, ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO INTERNO:







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CAPÍTULO I

A COMISSÃO







SECÇÃO 1

Disposições gerais

Artigo 1.o

Carácter colegial

A Comissão age colegialmente, em conformidade com as disposições do presente regulamento interno e seguindo as orientações políticas definidas pelo seu presidente.

Artigo 2.o

Prioridades e programa de trabalho

Seguindo as orientações políticas definidas pelo seu presidente, a Comissão fixa os seus objectivos estratégicos plurianuais e a sua estratégia política anual com base nas quais adopta o seu programa de trabalho e o anteprojecto de orçamento para o exercício seguinte.

Artigo 3.o

O presidente

1. O presidente pode atribuir aos membros da Comissão domínios de actividade específicos, em que estes serão especialmente responsáveis pela preparação dos trabalhos da Comissão e pela execução das suas decisões.

O presidente pode alterar, em qualquer momento, as atribuições assim decididas.

2. O presidente pode constituir, de entre os membros da Comissão, grupos de trabalho permanentes ou ad hoc, cujos presidentes designará e cuja composição determinará. Estabelece o mandato destes grupos e aprova as suas regras de funcionamento.

3. O presidente assegura a representação da Comissão. Designa os membros da Comissão encarregados de o assistir nessa função.

Artigo 4.o

Processos de decisão

As decisões da Comissão são tomadas:

a) Em reunião da Comissão por processo oral; ou

b) Por processo escrito, de acordo com o disposto no artigo 12.o; ou

c) Mediante processo de habilitação, de acordo com o disposto no artigo 13.o; ou

d) Mediante processo de delegação, de acordo com o disposto no artigo 14.o







SECÇÃO 2

Reuniões da Comissão

Artigo 5.o

Convocação

1. As reuniões da Comissão são convocadas pelo presidente.

2. Regra geral, a Comissão reúne-se, pelo menos, uma vez por semana. Reúne-se, além disso, sempre que necessário.

3. Os membros da Comissão assistem à totalidade das reuniões. O presidente apreciará as situações que possam justificar o não respeito desta obrigação.

Artigo 6.o

Ordem de trabalhos das reuniões da Comissão

1. O presidente adopta a ordem de trabalhos de cada reunião da Comissão.

2. Sem prejuízo do poder do presidente de adoptar a ordem de trabalhos, qualquer proposta que implique despesas significativas deve ter o acordo do membro da Comissão responsável pelo orçamento.

3. As questões cuja inscrição na ordem de trabalhos seja proposta por um membro da Comissão devem ser comunicadas ao presidente nas condições fixadas pela Comissão em conformidade com as normas de execução previstas no artigo 28.o, a seguir designadas «normas de execução».

4. A ordem de trabalhos e os documentos necessários são comunicados aos membros da Comissão nas condições por ela determinadas, em conformidade com as normas de execução.

5. Qualquer questão relativamente à qual um membro da Comissão tenha solicitado a retirada da ordem de trabalhos transita, com o acordo do presidente, para a reunião seguinte.

6. A Comissão pode, sob proposta do seu presidente, deliberar sobre uma questão não inscrita na ordem de trabalhos ou relativamente à qual os documentos de trabalho necessários não tenham sido distribuídos atempadamente. Pode decidir não deliberar sobre uma questão inscrita na ordem de trabalhos.

Artigo 7.o

Quórum

O número de membros cuja presença é necessária para que a Comissão delibere validamente é igual à maioria do número de membros previsto no Tratado.

Artigo 8.o

Decisão

1. A Comissão decide sob proposta de um ou mais dos seus membros.

2. A Comissão procede a uma votação a pedido de um dos seus membros. A votação diz respeito à proposta inicial ou a uma proposta alterada pelo ou pelos membros responsáveis ou pelo presidente.

3. As decisões da Comissão são adoptadas por maioria do número de membros previsto no Tratado.

4. O Presidente regista o resultado das deliberações, o qual será inscrito na acta da reunião prevista no artigo 11.o

Artigo 9.o

Confidencialidade

As reuniões da Comissão não são públicas. Os debates são confidenciais.

Artigo 10.o

Presença de funcionários ou de outras pessoas

1. Salvo decisão em contrário da Comissão, o secretário-geral e o chefe de gabinete do presidente assistem às reuniões. As normas de execução determinam os termos em que outras pessoas podem assistir às reuniões.

2. Em caso de ausência de um membro da Comissão, o seu chefe de gabinete pode assistir à reunião e, a convite do presidente, expor a opinião do membro ausente.

3. A Comissão pode decidir ouvir qualquer outra pessoa.

Artigo 11.o

Actas

1. É elaborada uma acta de cada reunião da Comissão.

2. Os projectos de acta são submetidos à aprovação da Comissão em reunião posterior. As actas aprovadas são autenticadas pelas assinaturas do presidente e do secretário-geral.







SECÇÃO 3

Outros processos de decisão

Artigo 12.o

Decisões por processo escrito

1. O acordo dos membros da Comissão relativamente a um projecto apresentado por um ou mais dos seus membros pode ser obtido mediante processo escrito, sob reserva de ter sido previamente objecto do parecer favorável do Serviço Jurídico, bem como do acordo dos serviços devidamente consultados, em conformidade com as condições fixadas no artigo 23.o

Este parecer favorável e/ou estes acordos podem ser substituídos por um acordo entre os chefes de gabinete, no quadro do processo escrito de finalização, em conformidade com as normas de execução.

2. O texto do projecto deve ser comunicado por escrito a todos os membros da Comissão, nas condições por esta fixadas em conformidade com as normas de execução, e acompanhado de um prazo para formulação das reservas ou alterações eventualmente suscitadas pelo projecto.

3. Qualquer membro da Comissão pode, no decurso do processo escrito, solicitar que o projecto seja objecto de debate. Para o efeito, deve enviar um pedido fundamentado ao presidente.

4. Se, no termo do prazo estabelecido para um processo escrito, nenhum membro da Comissão tiver formulado ou mantido um pedido de suspensão em relação ao projecto apresentado, este é considerado adoptado pela Comissão.

Artigo 13.o

Decisões por habilitação

1. A Comissão pode, na condição de o princípio da sua responsabilidade colegial ser plenamente respeitado, habilitar um ou mais dos seus membros a tomar, em seu nome, medidas de gestão ou de administração, nos limites e condições que fixar.

2. A Comissão pode igualmente, com o acordo do presidente, incumbir um ou mais dos seus membros de adoptar o texto definitivo de um acto ou de uma proposta a submeter à apreciação das restantes instituições, cujo conteúdo essencial tenha por ela sido definido aquando das suas deliberações.

3. Os poderes assim conferidos podem ser objecto de subdelegação nos directores-gerais e chefes de serviço, salvo se a decisão de habilitação o proibir expressamente.

4. O disposto nos n.os 1, 2 e 3 é aplicável sem prejuízo das regras relativas à delegação em matéria financeira e aos poderes conferidos à entidade competente para proceder a nomeações e à entidade competente para celebrar os contratos de admissão.

Artigo 14.o

Decisões por delegação

A Comissão pode, na condição de o princípio da sua responsabilidade colegial ser plenamente respeitado, delegar a adopção, em seu nome, de medidas de gestão ou de administração nos directores-gerais e chefes de serviço, nos limites e condições que fixar.

Artigo 15.o

Subdelegação em relação a decisões individuais de concessão de subvenções e de atribuição de contratos

O director-geral ou chefe de serviço a quem foram atribuídos poderes subdelegados ou delegados, em conformidade com o disposto nos artigos 13.o e 14.o, para efeitos da adopção de decisões de financiamento pode decidir subdelegar a adopção de certas decisões individuais de concessão de subvenções e de atribuição de contratos públicos no director competente ou, com o acordo do membro da Comissão responsável, no chefe de unidade competente, nos limites e condições fixados nas normas de execução.

Artigo 16.o

Informação sobre as decisões tomadas

As decisões adoptadas através do processo escrito, do processo de habilitação e do processo de delegação são registadas numa nota diária que será mencionada na acta da reunião seguinte da Comissão.







SECÇÃO 4

Disposições comuns aos processos de decisão

Artigo 17.o

Autentificação dos actos adoptados pela Comissão

1. Os actos adoptados em reunião são anexados de forma indissociável, na ou nas línguas em que fazem fé, a uma nota recapitulativa elaborada no final da reunião da Comissão em que foram adoptados. Estes actos são autenticados pelas assinaturas do presidente e do secretário-geral, apostas na última página da nota recapitulativa.

2. Os actos adoptados por processo escrito e por processo de habilitação, em conformidade com o artigo 12.o e com os n.os 1 e 2 do artigo 13.o, são anexados de forma indissociável, na ou nas línguas em que fazem fé, à nota diária referida no artigo 16.o. Estes actos são autenticados pela assinatura do secretário-geral, aposta na última página da nota diária.

3. Os actos adoptados por processo de delegação ou por subdelegação são anexados de forma indissociável, na ou nas línguas em que fazem fé, à nota diária referida no artigo 16.o. Estes actos são autenticados por uma declaração de autocertificação assinada pelo funcionário a quem foi conferida a subdelegação ou a delegação, em conformidade com o disposto no n.o 3 do artigo 13.o e nos artigos 14.o e 15.o

4. Para efeitos do presente regulamento, entende-se por «actos» quaisquer actos que revistam uma das formas previstas no artigo 249.o do Tratado CE e no artigo 161.o do Tratado Euratom.

5. Para efeitos do presente regulamento interno, entende-se por «línguas que fazem fé» todas as línguas oficiais das Comunidades, sem prejuízo da aplicação do Regulamento (CE) n.o 930/2004 do Conselho ( 1 ), quando se tratar de actos de alcance geral, e as línguas dos destinatários, quando se tratar de outros actos.







SECÇÃO 5

Preparação e execução das decisões da Comissão

Artigo 18.o

Grupos de membros da Comissão

Os grupos de membros da Comissão contribuem para a coordenação e a preparação dos trabalhos da Comissão no quadro das prioridades estratégicas por esta fixadas e com base no mandato e nas orientações políticas fixados pelo presidente.

Artigo 19.o

Gabinetes e relações com os serviços

1. Os membros da Comissão dispõem de um gabinete encarregado de os assistir no cumprimento das suas funções e na preparação das decisões da Comissão. As regras relativas à composição dos gabinetes são adoptadas pelo presidente.

2. Os membros da Comissão aprovam as modalidades de trabalho com os serviços sob a sua responsabilidade. Essas modalidades estabelecem, em especial, a forma como os membros da Comissão dão instruções aos serviços em causa, dos quais recebem regularmente todas as informações relativas aos seus domínios de actividade e que sejam necessárias para o exercício das suas responsabilidades.

Artigo 20.o

Secretário-geral

1. O secretário-geral assiste o presidente na preparação dos trabalhos e na condução das reuniões da Comissão. Assiste igualmente os presidentes dos grupos de membros, criados em conformidade com o n.o 2 do artigo 3.o, na preparação e condução das suas reuniões.

2. O secretário-geral assegura o desenrolar dos processos de decisão e vela pela execução das decisões referidas no artigo 4.o

3. O secretário-geral contribui para assegurar a coordenação necessária entre os serviços durante os trabalhos preparatórios, em conformidade com o disposto no artigo 23.o, e vela pela qualidade em termos substantivos e pela observância das regras respeitantes à forma dos documentos a submeter à Comissão.

4. Excepto em casos específicos, o secretário-geral toma as medidas necessárias para assegurar a notificação dos actos da Comissão e respectiva publicação no Jornal Oficial da União Europeia, bem como a transmissão às outras instituições das Comunidades Europeias dos documentos da Comissão e dos seus serviços.

5. O secretário-geral assegura as relações oficiais com as outras instituições das Comunidades Europeias, sob reserva dos poderes que a Comissão decida exercer por si própria ou atribuir aos seus membros ou aos seus serviços. Acompanha os trabalhos das outras instituições das Comunidades Europeias e mantém a Comissão informada a esse respeito.







CAPÍTULO II

OS SERVIÇOS DA COMISSÃO

Artigo 21.o

Estrutura dos serviços

A Comissão dispõe, para preparar e executar as suas acções, de um conjunto de serviços, organizados em direcções-gerais e serviços equiparados.

Em princípio, as direcções-gerais e os serviços equiparados são constituídos por direcções e as direcções por unidades.

Artigo 22.o

Criação de funções e de estruturas específicas

Para dar resposta a necessidades especiais, a Comissão pode criar funções e estruturas específicas encarregadas de missões precisas, cujas atribuições e regras de funcionamento determina.

Artigo 23.o

Cooperação e coordenação entre os serviços

1. A fim de garantir a eficácia da acção da Comissão, os serviços trabalham em estreita cooperação e de forma coordenada desde o início da elaboração ou da execução das decisões.

2. O serviço responsável pela preparação de uma iniciativa deve assegurar, desde o início dos trabalhos preparatórios, uma coordenação efectiva entre todos os serviços com um interesse legítimo na iniciativa, em razão dos domínios de competência e das atribuições ou da natureza da questão.

3. Antes de submeter um documento à Comissão, o serviço responsável consulta, em tempo útil, os serviços com um interesse legítimo no projecto, em conformidade com as normas de execução.

4. É obrigatória a consulta do Serviço Jurídico em relação a todos os projectos ou propostas de actos jurídicos e a todos os documentos que possam ter consequências jurídicas.

O Serviço Jurídico deve ser sempre consultado para efeitos dos processos de decisão previstos nos artigos 12.o, 13.o e 14.o, excepto no que se refere a decisões relativas a actos normalizados que já tenham sido anteriormente objecto do seu acordo (actos repetitivos). Esta consulta não é exigida para as decisões referidas no artigo 15.o

5. A consulta do Secretariado-Geral é obrigatória para todas as iniciativas:

a) Que se revistam de importância política; ou

b) Que figurem no programa de trabalho anual da Comissão, assim como no instrumento de programação em vigor; ou

c) Que digam respeito aos aspectos institucionais; ou

d) Que sejam objecto de uma avaliação de impacto ou de uma consulta pública.

6. Com excepção das decisões referidas no artigo 15.o, a consulta das direcções-gerais encarregadas do orçamento, do pessoal e da administração é obrigatória em relação a todos os documentos que possam ter incidência, respectivamente, no orçamento, nas finanças, no pessoal e na administração. O serviço encarregado da luta contra a fraude será igualmente consultado, sempre que necessário.

7. O serviço responsável envida esforços para elaborar uma proposta que conte com o acordo dos serviços consultados. Em caso de desacordo, e sem prejuízo do disposto no artigo 12.o, deve mencionar na proposta os pareceres divergentes desses serviços.







CAPÍTULO III

AS SUBSTITUIÇÕES

Artigo 24.o

Continuidade do serviço

Os membros da Comissão e os serviços devem adoptar todas as medidas necessárias para assegurar a continuidade do serviço de acordo com as regras adoptadas a esse respeito pela Comissão ou pelo presidente.

Artigo 25.o

Substituição do presidente

As funções de presidente são exercidas, em caso de impedimento deste, por um vice-presidente ou por um membro escolhido segundo a ordem hierárquica estabelecida pelo presidente.

Artigo 26.o

Substituição do secretário-geral

As funções de secretário-geral são exercidas, em caso de impedimento deste, pelo secretário-geral adjunto presente com mais antiguidade de serviço e, de entre os de igual antiguidade, pelo mais idoso, ou por um funcionário designado pela Comissão.

Na ausência de um secretário-geral adjunto ou da designação de um funcionário pela Comissão, a substituição é assegurada pelo funcionário subordinado presente com maior antiguidade de serviço e, de entre os de igual antiguidade, pelo mais idoso, de categoria e grau mais elevados.

Artigo 27.o

Substituição dos superiores hierárquicos

1. Em caso de impedimento, o director-geral é substituído pelo director-geral adjunto presente com maior antiguidade de serviço e, de entre os de igual antiguidade, pelo mais idoso, ou por um funcionário designado pela Comissão.

Na ausência de um director-geral adjunto ou da designação de um funcionário pela Comissão, a substituição é assegurada pelo funcionário subordinado presente com mais antiguidade de serviço e, de entre os de igual antiguidade, pelo mais idoso, de categoria e grau mais elevados.

2. Em caso de impedimento, o chefe de unidade é substituído pelo chefe de unidade adjunto ou por um funcionário designado pelo director-geral.

Na ausência de um chefe de unidade adjunto ou da designação de um funcionário pelo director-geral, a substituição é assegurada pelo funcionário subordinado presente com mais antiguidade de serviço e, de entre os de igual antiguidade, pelo mais idoso, de categoria e grau mais elevados.

3. Qualquer outro funcionário hierarquicamente superior é, em caso de impedimento, substituído pelo funcionário designado pelo director-geral, com o acordo do membro da Comissão responsável. Na ausência de tal designação, a substituição é assegurada pelo funcionário subordinado presente com mais antiguidade de serviço e, de entre os de igual antiguidade, pelo mais idoso, de categoria e grau mais elevados.







CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 28.o

Normas de execução e medidas complementares

A Comissão determina, na medida do necessário, as normas de execução do presente regulamento interno.

A Comissão pode tomar medidas complementares relativas ao funcionamento da Comissão e dos seus serviços.

Artigo 29.o

Entrada em vigor

O presente regulamento interno entra em vigor em 1 de Janeiro de 2006.

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ANEXO

CÓDIGO DE BOA CONDUTA ADMINISTRATIVA PARA O PESSOAL DA COMISSÃO EUROPEIA NAS SUAS RELAÇÕES COM O PÚBLICO

Serviço de qualidade

A Comissão e o seu pessoal têm o dever de servir o interesse comunitário e, desta forma, o interesse dos cidadãos.

O público tem expectativas legítimas quanto à obtenção de um serviço de qualidade e de uma administração aberta, acessível e bem gerida.

Um serviço de qualidade implica, por parte da Comissão e do seu pessoal, cortesia, objectividade e imparcialidade.

Finalidade

Para poder cumprir as suas obrigações de boa conduta administrativa, especialmente nas suas relações com o público, a Comissão compromete-se a observar as normas de boa conduta administrativa enunciadas no presente código e a orientar-se por elas no seu trabalho quotidiano.

Âmbito de aplicação

O código é vinculativo para todo o pessoal abrangido pelo Estatuto dos Funcionários das Comunidades Europeias, pelo regime aplicável aos outros agentes dessas Comunidades (a seguir denominados «estatuto») e por outras normas sobre as relações entre a Comissão e o seu pessoal que são aplicáveis aos funcionários e a outros agentes. Todavia, as pessoas que trabalham para a Comissão mediante contrato de direito privado, os peritos nacionais destacados pelas administrações nacionais, os estagiários, etc., devem também guiar-se pelo presente código no seu trabalho quotidiano.

As relações entre a Comissão e o seu pessoal são exclusivamente regidas pelo estatuto.

1. PRINCÍPIOS GERAIS DE BOA ADMINISTRAÇÃO

Nas suas relações com o público, a Comissão respeita os seguintes princípios gerais.

Legalidade A Comissão actuará em conformidade com o direito e aplicará as regras e processos previstos no direito comunitário.

Não discriminação e igualdade de tratamento A Comissão respeitará o princípio da não discriminação e garantirá, nomeadamente, a igualdade de tratamento dos cidadãos, independentemente da sua nacionalidade, sexo, origem racial ou étnica, religião ou crença, deficiência, idade ou orientação sexual. Assim, quaisquer diferenças de tratamento em casos análogos devem ser expressamente justificadas pela natureza específica do caso em apreço.

Proporcionalidade A Comissão certificar-se-á de que as medidas adoptadas são proporcionais ao objectivo que se pretende atingir. A Comissão velará, em especial, para que a aplicação do presente código nunca resulte na imposição de encargos administrativos ou orçamentais desproporcionados em relação aos benefícios esperados.

Coerência A Comissão será coerente na sua conduta administrativa e procederá em conformidade com as suas práticas habituais. Qualquer excepção a este princípio deve ser devidamente justificada.

2. DIRECTRIZES PARA UMA BOA CONDUTA ADMINISTRATIVA

Objectividade e imparcialidade

O pessoal deve actuar de forma objectiva e imparcial em todas as circunstâncias, em prol do interesse comunitário e do bem comum. Os membros do pessoal devem agir com independência no âmbito das políticas estabelecidas pela Comissão e a sua conduta nunca deve ser determinada por interesses pessoais ou nacionais nem por pressões políticas.

Informações sobre o processo administrativo

Sempre que um cidadão solicitar informações sobre determinado processo administrativo da Comissão, o pessoal certificar-se-á de que lhe são fornecidas todas as informações necessárias dentro do prazo fixado no processo em questão.

3. INFORMAÇÃO SOBRE OS DIREITOS DOS INTERESSADOS

Audiência de todos os interessados directos

Sempre que o direito comunitário previr que os interessados directos devem ser ouvidos, o pessoal da Comissão tomará as medidas necessárias para que lhes seja dada a oportunidade de expor os seus pontos de vista.

Obrigação de fundamentar as decisões

Qualquer decisão da Comissão deve indicar claramente as razões em que se funda e ser comunicada às pessoas e interessados directos em causa.

A fundamentação das decisões deve constituir a regra geral. Podem contudo ser fornecidas respostas-tipo se, devido ao número elevado de pessoas abrangidas por decisões idênticas, por exemplo, for impossível comunicar pormenorizadamente os motivos de cada decisão. Essas respostas-tipo devem incluir as principais razões subjacentes à decisão tomada. Além disso, deve ser fornecida uma justificação pormenorizada a qualquer interessado directo que o solicite expressamente.

Obrigação de indicar as vias de recurso

Sempre que o direito comunitário o previr, as decisões notificadas a um interessado directo devem indicar claramente a possibilidade de recurso prevista e descrever a forma como deve ser apresentado (nome e endereço administrativo da pessoa ou da entidade à qual deve ser apresentado o recurso, bem como o respectivo prazo).

Se for o caso, as decisões devem mencionar a possibilidade de interpor um recurso judicial e/ou apresentar uma queixa junto do Provedor de Justiça Europeu em conformidade com o artigo 230.o ou o artigo 195.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia.

4. TRATAMENTO DOS PEDIDOS

A Comissão compromete-se a responder aos pedidos do público da forma mais adequada e com a brevidade possível.

Pedidos de documentos

Se o documento solicitado já estiver publicado, o autor do pedido será encaminhado para os pontos de venda do Serviço das Publicações Oficiais das Comunidades Europeias ou para os centros de documentação ou de informação que permitem o acesso gratuito aos documentos, tais como os eurogabinetes, os centros de documentação europeia, etc. Muitos documentos são também facilmente acessíveis em formato electrónico.

As regras relativas ao acesso aos documentos são objecto de uma medida específica.

Correspondência

Nos termos do artigo 21.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, os cidadãos que se dirijam à Comissão por escrito receberão uma resposta na língua por eles utilizada, desde que se trate de uma das línguas oficiais da Comunidade Europeia.

A resposta a uma carta dirigida à Comissão deve ser enviada no prazo de 15 dias úteis a contar da data de recepção pelo serviço competente da Comissão. A resposta deve identificar a pessoa responsável pelo assunto e indicar a forma como pode ser contactada.

Se a resposta não puder ser enviada no referido prazo de 15 dias úteis, e sempre que a sua redacção exigir um trabalho suplementar como, por exemplo, uma consulta interserviços ou uma tradução, o funcionário ou o agente responsável deve enviar uma primeira resposta com a indicação do prazo em que o destinatário pode esperar obter uma resposta, tendo em conta esse trabalho adicional, bem como a urgência e a complexidade do assunto.

Se a resposta tiver de ser elaborada por outro serviço que não aquele ao qual foi dirigida a correspondência inicial, o autor do pedido deve ser informado do nome e endereço administrativo da pessoa a quem a carta tiver sido transmitida.

As disposições acima referidas não são aplicáveis à correspondência considerada abusiva por apresentar, nomeadamente, um carácter repetitivo, ofensivo e/ou sem objecto. Nesse caso, a Comissão reserva-se o direito de cessar qualquer troca de correspondência.

Comunicações telefónicas

O membro do pessoal que atender o telefone deve identificar-se ou identificar o respectivo serviço. Deve também responder às chamadas telefónicas o mais depressa possível.

A pessoa que atender os pedidos de informação deve fornecer informações sobre assuntos que são da sua competência directa, mas deve remeter o seu interlocutor para a fonte de informação mais adequada se o assunto extravasar a sua competência directa. Se necessário, deve remeter o interlocutor para o seu superior hierárquico ou consultar este último antes de fornecer as informações em causa.

Se o pedido disser respeito a assuntos da sua competência directa, o membro do pessoal em questão deve identificar o seu interlocutor e verificar, antes de fornecer a informação solicitada, se esta já foi divulgada. Se não for esse o caso, pode considerar que não é do interesse da Comunidade divulgá-la. Nesse caso, deve explicar as razões pelas quais não pode divulgar a informação e referir, se achar conveniente, a sua obrigação de discrição nos termos do disposto no artigo 17.o do estatuto.

Se for o caso, o funcionário ou agente solicitará uma confirmação por escrito dos pedidos formulados por telefone.

Correio electrónico

O pessoal responderá de imediato às mensagens enviadas por correio electrónico de acordo com as orientações descritas na secção relativa às comunicações telefónicas.

Contudo, quando o conteúdo de uma mensagem electrónica for equiparável a uma carta, deve ser tratada de acordo com as orientações aplicáveis ao tratamento da correspondência e respeitar os mesmos prazos.

Pedidos provenientes dos meios de comunicação social

O Serviço de Imprensa e Comunicação é responsável pelos contactos com os meios de comunicação social. No entanto, os membros do pessoal podem responder aos pedidos de informação que incidam sobre assuntos de carácter técnico e sejam abrangidos pelas suas áreas de competência específicas.

5. PROTECÇÃO DOS DADOS PESSOAIS E INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS

A Comissão e o seu pessoal devem respeitar, em especial:

— as regras relativas à protecção da vida privada e dos dados pessoais,

— as obrigações previstas no artigo 287.o do Tratado CE, especialmente as que dizem respeito à protecção do segredo profissional,

— as regras relativas à protecção do segredo de instrução,

— a confidencialidade das questões que são do âmbito de competência dos diversos órgãos previstos no artigo 9.o e nos anexos II e III do estatuto.

6. QUEIXAS

Comissão Europeia

Os cidadãos podem apresentar queixa contra eventuais violações dos princípios enunciados no presente código directamente junto do Secretariado-geral ( 2 ) da Comissão Europeia, que as transmitirá ao serviço competente.

O director-geral ou o director responderá por escrito ao autor da queixa no prazo de dois meses. Este dispõe então de um mês para solicitar ao secretário-geral da Comissão o reexame da sua queixa. O secretário-geral responderá a este pedido no prazo de um mês.

Provedor de Justiça Europeu

Os cidadãos têm também o direito de apresentar queixa junto do Provedor de Justiça Europeu em conformidade com o artigo 195.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia e com o Estatuto do Provedor de Justiça Europeu.

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DISPOSIÇÕES DA COMISSÃO EM MATÉRIA DE SEGURANÇA

Considerando o seguinte:

(1) A fim de desenvolver as actividades da Comissão em áreas que exigem confidencialidade, é necessário estabelecer um regime geral de segurança aplicável à Comissão, às outras instituições, instâncias, gabinetes e agências estabelecidos por força ou com base no Tratado CE, aos Estados-Membros e a qualquer outro destinatário de informações classificadas da União Europeia, a seguir denominadas «informações classificadas da UE».

(2) A fim de salvaguardar a eficácia do regime de segurança assim estabelecido, a Comissão limitará a comunicação de informações classificadas da UE exclusivamente aos organismos externos que ofereçam garantias de que tomaram todas as medidas necessárias para a aplicação de regras estritamente equivalentes às das presentes disposições.

(3) As presentes disposições são adoptadas sem prejuízo do Regulamento n.o 3, de 31 de Julho de 1958, que aplica o artigo 24.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica ( 3 ), do Regulamento (Euratom, CEE) n.o 1588/90 do Conselho, de 11 de Junho de 1990, relativo à transmissão de informações abrangidas pelo segredo estatístico ao Serviço de Estatística das Comunidades Europeias ( 4 ), e da Decisão C (95) 1510 final da Comissão, de 23 de Novembro de 1995, relativa à protecção dos sistemas de informação.

(4) Com vista a assegurar o bom funcionamento do processo de tomada de decisões a nível da União, o regime de segurança da Comissão baseia-se nos princípios enunciados na Decisão 2001/264/CE do Conselho, de 19 de Março de 2001, que aprova as regras de segurança do Conselho ( 5 ).

(5) A Comissão sublinha a importância de associar, se for caso disso, as outras instituições às regras e normas de confidencialidade necessárias para proteger os interesses da União e dos seus Estados-Membros.

(6) A Comissão reconhece a necessidade de criar o seu próprio conceito de segurança, tendo em conta todos os elementos relativos à segurança e o carácter específico da Comissão enquanto instituição.

(7) As presentes disposições são adoptadas sem prejuízo do artigo 255.o do Tratado e do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de Maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão ( 6 );







Artigo 1.o

As regras de segurança da Comissão constam do anexo.

Artigo 2.o

1. O Membro da Comissão responsável pelas questões de segurança toma as medidas adequadas para assegurar que, no tratamento das informações classificadas da UE, as regras a que se refere o artigo 1.o sejam cumpridas pelos funcionários e outros agentes da Comissão e pelo pessoal destacado na Comissão, no interior da Comissão e em todas as suas instalações, incluindo as suas representações e gabinetes na União e as suas delegações em países terceiros, e igualmente pelos prestadores de serviços externos à Comissão.

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Sempre que um contrato ou convenção de subvenção entre a Comissão e um prestador externo de serviços ou beneficiário envolva o tratamento de informações classificadas da UE nas instalações do prestador de serviços ou do beneficiário, as medidas adequadas a tomar pelo referido prestador de serviços ou beneficiário para assegurar o cumprimento das regras a que se refere o artigo 1.o no tratamento das informações classificadas da UE farão parte integrante do contrato ou convenção de subvenção.

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2. Os Estados-Membros e as outras instituições, instâncias, gabinetes e agências estabelecidos por força ou com base nos Tratados podem receber informações classificadas da UE desde que velem por que, no tratamento de tais informações, sejam aplicadas, nos seus serviços e instalações, regras estritamente equivalentes às referidas no artigo 1.o, nomeadamente por:

a) Membros das representações permanentes dos Estados-Membros junto da União Europeia, bem como pelos membros das delegações nacionais que participem em reuniões da Comissão ou das suas instâncias ou que participem noutras actividades da Comissão;

b) Outros membros das administrações nacionais dos Estados-Membros que tratem informações classificadas da UE, quer exerçam a sua actividade no território dos Estados-Membros quer no estrangeiro;

c) Prestadores externos de serviços e pessoal destacado que tratem informações classificadas da UE.

Artigo 3.o

Os países terceiros, as organizações internacionais e outras instâncias podem receber informações classificadas da UE desde que velem por que, no tratamento de tais informações, sejam aplicadas regras estritamente equivalentes às referidas no artigo 1.o

Artigo 4.o

Em conformidade com os princípios básicos e normas mínimas de segurança que constam da parte I do anexo, o Membro da Comissão responsável pelas questões de segurança pode tomar medidas nos termos da parte II do anexo.

Artigo 5.o

A partir da data em que for aplicável, a presente decisão substitui:

a) A Decisão C(94) 3282 da Comissão, de 30 de Novembro de 1994, relativa às medidas de segurança aplicáveis às informações classificadas elaboradas ou trocadas no âmbito das actividades da União Europeia;

b) A Decisão C(99) 423 da Comissão, de 25 de Fevereiro de 1999, relativa às modalidades segundo as quais os funcionários e agentes da Comissão Europeia podem ser autorizados a aceder a informações classificadas na posse da Comissão.

Artigo 6.o

A partir da data de aplicação das presentes disposições, todas as informações classificadas mantidas pela Comissão até essa data, com excepção das informações classificadas da Euratom:

a) Se tiverem sido criadas pela Comissão, serão automaticamente consideradas reclassificadas « ► RESTREINT UE ◄ », a não ser que os seus autores decidam atribuir-lhes outra classificação até 31 de Janeiro de 2002. Neste caso, os autores informarão todos os destinatários dos documentos em causa;

b) Se tiverem sido criadas por autores exteriores à Comissão, conservarão a sua classificação original e, em consequência, serão tratadas como informações classificadas da UE de nível equivalente, a não ser que os seus autores concordem com a desclassificação ou desgraduação das informações.









ANEXO

REGRAS DE SEGURANÇA

Índice PARTE I: PRINCÍPIOS DE BASE E NORMAS MÍNIMAS DE SEGURANÇA 1. INTRODUÇÃO 2. PRINCÍPIOS GERAIS 3. BASES DA SEGURANÇA 4. PRINCÍPIOS DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO 4.1. Objectivos 4.2. Definições 4.3. Classificação 4.4. Objectivos das medidas de segurança 5. ORGANIZAÇÃO DA SEGURANÇA 5.1. Normas mínimas comuns 5.2. Organização 6. SEGURANÇA DO PESSOAL 6.1. Habilitação do pessoal em matéria de segurança 6.2. Registos do pessoal habilitado em matéria de segurança 6.3. Formação do pessoal em matéria de segurança 6.4. Responsabilidades dos gestores 6.5. Estatuto de segurança do pessoal 7. SEGURANÇA FÍSICA 7.1. Necessidade de protecção 7.2. Controlo de instalações 7.3. Segurança de edifícios 7.4. Planos de emergência 8. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO 9. MEDIDAS DE LUTA CONTRA A SABOTAGEM E CONTRA OUTRAS FORMAS DE DANOS INTENCIONAIS 10. DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS A PAÍSES TERCEIROS OU ORGANIZAÇÕES INTERNACIONAIS PARTE II: ORGANIZAÇÃO DA SEGURANÇA NA COMISSÃO 11. MEMBRO DA COMISSÃO RESPONSÁVEL PELAS QUESTÕES DE SEGURANÇA 12. GRUPO CONSULTIVO DA POLÍTICA DE SEGURANÇA DA COMISSÃO 13. COMITÉ DE SEGURANÇA DA COMISSÃO 14. SERVIÇO DE SEGURANÇA DA COMISSÃO 15. INSPECÇÕES DE SEGURANÇA 16. CLASSIFICAÇÕES, DESIGNADORES DE SEGURANÇA E MARCAÇÕES 16.1. Níveis de classificação 16.2. Designadores de segurança 16.3. Marcações 16.4. Aposição da classificação 16.5. Aposição de designadores de segurança 17. GESTÃO DAS CLASSIFICAÇÕES 17.1. Disposições gerais 17.2. Aplicação das classificações 17.3. Desgraduação e desclassificação 18. SEGURANÇA FÍSICA 18.1. Disposições gerais 18.2. Requisitos de segurança 18.3. Medidas de segurança física 18.3.1. Áreas de segurança 18.3.2. Áreas administrativas 18.3.3. Controlo das entradas e saídas 18.3.4. Rondas 18.3.5. Contentores de segurança e casas-fortes 18.3.6. Fechaduras 18.3.7. Controlo das chaves e dos segredos das fechaduras 18.3.8. Dispositivos de detecção de intrusão 18.3.9. Equipamento acreditado 18.3.10. Protecção física das fotocopiadoras e das telecopiadoras 18.4. Protecção contra visão e escuta não-autorizadas 18.4.1. Visão não-autorizada 18.4.2. Escuta não-autorizada 18.4.3. Introdução de equipamento electrónico e de registo 18.5. Áreas tecnicamente seguras 19. REGRAS GERAIS SOBRE O PRINCÍPIO DA NECESSIDADE DE TOMAR CONHECIMENTO E A HABILITAÇÃO EM MATÉRIA DE SEGURANÇA DO PESSOAL DA UNIÃO EUROPEIA 19.1. Disposições gerais 19.2. Regras específicas de acesso a informações com a classificação ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 19.3. Regras específicas de acesso a informações com a classificação ► SECRET UE ◄ e ► CONFIDENTIEL UE ◄ 19.4. Regras específicas de acesso a informações com a classificação ► RESTREINT UE ◄ 19.5. Transferências 19.6. Instruções especiais 20. PROCEDIMENTO DE HABILITAÇÃO EM MATÉRIA DE SEGURANÇA DOS FUNCIONÁRIOS E OUTROS AGENTES DA COMISSÃO 21. ELABORAÇÃO, DISTRIBUIÇÃO, TRANSMISSÃO, HABILITAÇÃO EM MATÉRIA DE SEGURANÇA DO PESSOAL DE TRANSPORTE, CÓPIAS, TRADUÇÕES E EXTRACTOS DE DOCUMENTOS CLASSIFICADOS DA UNIÃO EUROPEIA 21.1. Elaboração 21.2. Distribuição 21.3. Transmissão de documentos classificados da União Europeia 21.3.1. Embalagem e recibos 21.3.2. Transmissão no interior de um edifício ou de um grupo de edifícios 21.3.3. Transmissão no interior de um país 21.3.4. Transmissão de um Estado para outro 21.3.5. Transmissão de documentos com a classificação ► RESTREINT UE ◄ 21.4. Habilitação em matéria de segurança do pessoal de transporte 21.5. Transmissão electrónica ou por outros meios técnicos 21.6. Cópias, traduções e extractos de documentos classificados da União Europeia 22. REGISTOS, INVENTÁRIOS, VERIFICAÇÕES, ARQUIVAGEM E DESTRUIÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS DA UNIÃO EUROPEIA 22.1. Registos locais de informações classificados da UE 22.2. Registo ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.2.1. Disposições gerais 22.2.2. Registo ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ central 22.2.3. Sub-registos ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.3. Inventários e verificações de documentos classificados da União Europeia 22.4. Arquivagem de informações classificadas da UE 22.5. Destruição de documentos classificados da UE 22.6. Destruição em casos de emergência 23. MEDIDAS DE SEGURANÇA A APLICAR POR OCASIÃO DE REUNIÕES ESPECÍFICAS REALIZADAS FORA DAS INSTALAÇÕES DA COMISSÃO E QUE ENVOLVAM INFORMAÇÃO CLASSIFICADA DA UE 23.1. Disposições gerais 23.2. Responsabilidades 23.2.1. Serviço de Segurança da Comissão 23.2.2. Responsável da Segurança da reunião (MSO) 23.3 Medidas de segurança 23.3.1. Áreas de segurança 23.3.2. Passes 23.3.3. Controlo do equipamento fotográfico e de som 23.3.4. Controlo das pastas, computadores portáteis e embrulhos 23.3.5. Segurança técnica 23.3.6. Documentos das delegações29 23.3.7. Guarda segura dos documentos29 23.3.8. Inspecção dos gabinetes 23.3.9. Remoção de resíduos de documentos classificados da UE 24 QUEBRAS DE SEGURANÇA E FUGAS DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS DA UE 24.1. Definições 24.2. Comunicação de quebras de segurança 24.3. Acções judiciais 25. PROTECÇÃO DA SINFORMAÇÕES CLASSIFICADAS DA UE TRATADAS EM SISTEMAS INFORMÁTICOS E DE COMUNICAÇÃO 25.1. Introdução 25.1.1. Disposições gerais 25.1.2. Ameaças aos sistemas e sua vulnerabilidade 25.1.3. Objectivo principal das medidas de segurança 25.1.4. Lista dos requisitos de segurança específicos do sistema (SSRS) 25.1.5. Modos seguros de funcionamento 25.2. Definições 25.3. Responsabilidades em matéria de segurança 25.3.1. Disposições gerais 25.3.2. Autoridade de Acreditação de Segurança (SAA) 25.3.3. Autoridade INFOSEC (IA) 25.3.4. Proprietário dos Sistemas Técnicos (TSO) 25.3.5. Proprietário da Informação (IO) 25.3.6. Utilizadores 25.3.7. Formação INFOSEC 25.4. Medidas de segurança não técnicas 25.4.1. Segurança do pessoal 25.4.2. Segurança física 25.4.3. Controlo do acesso a um sistema 25.5. Medidas de segurança técnicas 25.5.1. Segurança das informações 25.5.2. Controlo e responsabilidade pelas informações 25.5.3. Tratamento e controlo dos suportes informáticos amovíveis 25.5.4. Desclassificação e destruição dos suportes informáticos 25.5.5. Segurança das comunicações 25.5.6. Segurança em matéria de instalação e de radiações 25.6. Segurança durante o tratamento 25.6.1. Procedimentos Operacionais de Segurança (SecOPS) 25.6.2. Protecção do software/gestão da configuração 25.6.3. Verificação da presença de programas maliciosos/vírus informáticos 25.6.4. Manutenção 25.7. Contratos públicos 25.7.1. Disposições gerais 25.7.2. Acreditação 25.7.3. Avaliação e certificação 25.7.4. Controlos de rotina dos elementos de segurança para prorrogar a acreditação 25.8. Utilização temporária ou ocasional 25.8.1. Segurança dos microcomputadores/computadores pessoais 25.8.2. Utilização de equipamento informático privado para trabalhos oficiais da Comissão 25.8.3. Utilização de equipamento informático pertencente a prestadores de serviços ou fornecido por um país para trabalhos oficiais da Comissão 26. DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS DA UE A PAÍSES TERCEIROS OU ORGANIZAÇÕES INTERNACIONAIS 26.1.1. Princípios aplicáveis à divulgação de informações classificadas da UE 26.1.2. Níveis 26.1.3. Acordos de segurança APÊNDICE 1: COMPARAÇÃO DAS CLASSIFICAÇÕES NACIONAIS DE SEGURANÇA APÊNDICE 2: GUIA PRÁTICO DE CLASSIFICAÇÃO APÊNDICE 3: ORIENTAÇÕES PARA A DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS DA UE A PAÍSES TERCEIROS OU ORGANIZAÇÕES INTERNACIONAIS: COOPERAÇÃO DE NÍVEL 1 APÊNDICE 4: ORIENTAÇÕES PARA A DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS DA UE A PAÍSES TERCEIROS OU ORGANIZAÇÕES INTERNACIONAIS: COOPERAÇÃO DE NÍVEL 2 APÊNDICE 5: ORIENTAÇÕES PARA A DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS DA UE A PAÍSES TERCEIROS OU ORGANIZAÇÕES INTERNACIONAIS: COOPERAÇÃO DE NÍVEL 3 APÊNDICE 6: LISTA DE ABREVIATURAS

PARTE I: PRINCÍPIOS DE BASE E NORMAS MÍNIMAS DE SEGURANÇA

1. INTRODUÇÃO

As presentes disposições estabelecem os princípios de base e as normas mínimas de segurança que deverão ser respeitadas pela Comissão em todos os seus locais de trabalho e por todos os destinatários de informações classificadas da UE, de modo que a segurança seja salvaguardada e possa ser garantida a existência de uma norma comum de protecção.

2. PRINCÍPIOS GERAIS

A política de segurança da Comissão é parte integrante da sua política geral de gestão interna e baseia-se, portanto, nos princípios que regem a sua política geral.

Esses princípios compreendem a legalidade, a transparência, a responsabilidade e a subsidiariedade (proporcionalidade).

Entende-se por legalidade a necessidade de que a execução das funções de segurança se mantenha estritamente no quadro jurídico, bem como do respeito das exigências legais. Significa, igualmente, que as responsabilidades em matéria de segurança devem assentar em disposições jurídicas apropriadas. Aplicam-se na íntegra as disposições do estatuto dos funcionários, nomeadamente o seu artigo 17.o, sobre a obrigação de discrição em relação às informações da Comissão, e o seu título VI, sobre as medidas disciplinares. Por fim, significa que as quebras de segurança nos domínios de responsabilidade da Comissão devem ser tratadas em conformidade com a política da Comissão em matéria de acções disciplinares e a sua política de cooperação com os Estados-Membros no domínio da justiça penal.

Entende-se por transparência a necessidade de clareza em todas as regras e disposições de segurança, de um equilíbrio entre os diferentes serviços e domínios (segurança física e protecção das informações) e de uma política coerente e estruturada de sensibilização para as questões de segurança. Implica, igualmente, a necessidade de dispor de directrizes escritas claras para a aplicação das medidas de segurança.

Entende-se por responsabilidade a necessidade, não apenas de uma definição clara das responsabilidades no domínio da segurança, mas também de uma verificação regular da correcta execução das mesmas.

Entende-se por subsidiariedade, ou proporcionalidade, que a segurança deve ser organizada ao nível mais baixo possível e tão próximo quanto possível das direcções-gerais e serviços da Comissão. O conceito implica, igualmente, que as actividades de segurança se devem limitar aos elementos que, de facto, se justifiquem. Finalmente, significa que as medidas de segurança devem ser proporcionais aos interesses a proteger e às ameaças reais ou potenciais a esses interesses, para que a protecção exercida cause um mínimo de perturbação.

3. BASES DA SEGURANÇA

As bases da boa segurança são:

a) No interior de cada Estado-Membro, uma organização nacional de segurança responsável: 1. pela recolha e registo de informações sobre espionagem, sabotagem, terrorismo e outras actividades subversivas e 2. por informar e aconselhar o Governo respectivo e, através dele, a Comissão, sobre a natureza das ameaças à segurança e os meios de protecção contra essas ameaças;

b) No interior de cada Estado-Membro, e no interior da Comissão, uma autoridade técnica INFOSEC, que deverá trabalhar com a autoridade de segurança pertinente a fim de informar e aconselhar sobre ameaças técnicas à segurança e os meios de protecção contra essas ameaças;

c) Uma colaboração regular entre ministérios e os serviços competentes das instituições europeias, a fim de estabelecer e recomendar, consoante o caso: 1. as pessoas, informações e recursos que deverão ser protegidos e 2. as normas comuns de protecção;

d) Uma cooperação estreita entre o Serviço de Segurança da Comissão e os serviços de segurança das outras instituições europeias e com o Serviço de Segurança da NATO (NOS).

4. PRINCÍPIOS DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

4.1. Objectivos

A segurança da informação tem os seguintes objectivos principais:

a) Salvaguardar as informações classificadas da UE dos riscos de espionagem, fuga ou divulgação não-autorizada;

b) Salvaguardar as informações da União Europeia tratadas em sistemas e redes de comunicações das ameaças à sua confidencialidade, integridade e disponibilidade;

c) Salvaguardar as instalações da Comissão onde existam informações da União Europeia dos riscos de sabotagem ou de dano intencional;

d) Em caso de falha, avaliar os danos causados, limitar as suas consequências e adoptar as medidas correctivas necessárias.

4.2. Definições

Nas presentes regras, entende-se por:

a) «Informações classificadas da UE», qualquer informação ou material cuja divulgação não-autorizada possa causar vários graus de prejuízo aos interesses da União Europeia, ou a um ou mais dos seus Estados-Membros, quer essa informação provenha da União Europeia ou de Estados-Membros, Estados terceiros ou organizações internacionais.

b) «Documento», qualquer carta, nota, minuta, relatório, memorando, sinal/mensagem, esboço, fotografia, diapositivo, filme, mapa, tabela, plano, bloco de notas, stencil, papel químico, máquina de escrever ou fita impressora, fita magnética, cassete, disco de computador, CD-ROM ou outro meio físico no qual tenha sido registada informação.

c) «Material», «documento» tal como definido na alínea b), bem como qualquer peça de equipamento, já fabricada ou em vias de o ser.

d) «Necessidade de tomar conhecimento», a necessidade de uma determinada pessoa ter acesso a informações classificadas da UE para a execução de uma função ou tarefa.

e) «Autorização», uma decisão do Presidente da Comissão de conceder acesso individual a informações classificadas da UE até um determinado nível, com base no resultado positivo de um inquérito de segurança efectuado por uma autoridade nacional de segurança em conformidade com o direito nacional.

f) «Classificação», a atribuição de um nível apropriado de segurança a informação cuja divulgação não-autorizada possa prejudicar em determinado grau os interesses da Comissão ou dos seus Estados-Membros.

g) «Desgraduação», uma redução do nível de classificação.

h) «Desclassificação», a eliminação de qualquer nível de classificação.

i) «Entidade de origem», o autor, devidamente autorizado, de um documento classificado. Na Comissão, incumbe aos chefes dos serviços autorizar os seus subordinados a produzir informações classificadas da UE.

j) «Serviços da Comissão», as unidades e outros serviços da Comissão, incluindo os Gabinetes, em todos os locais de trabalho, incluindo o Centro Comum de Investigação, as Representações e Gabinetes na União e as Delegações em países terceiros.

4.3. Classificação

a) No que respeita à confidencialidade, é necessário cuidado e experiência na selecção das informações e materiais que deverão ser protegidos e na avaliação do grau de protecção que os mesmos requerem. É fundamental que o grau de protecção corresponda à importância securitária de cada elemento de informação ou peça de material a proteger. A fim de assegurar o bom fluxo da informação, deverão ser tomadas medidas para evitar sobreclassificações e subclassificações.

b) O sistema de classificação constitui o instrumento para pôr em prática estes princípios; deve ser utilizado um sistema semelhante de classificação no planeamento e organização da luta contra a espionagem, a sabotagem, o terrorismo e outras ameaças, de forma a dar o maior grau de protecção às instalações mais importantes onde existam informações classificadas e aos pontos mais sensíveis no interior dessas instalações.

c) A responsabilidade pela classificação das informações incumbe exclusivamente à entidade de origem.

d) O nível de classificação basear-se-á apenas no conteúdo da informação em causa.

e) Quando forem reunidos vários elementos de informação, o nível de classificação a aplicar ao conjunto será pelo menos idêntico à classificação mais elevada entre os elementos em causa. A um conjunto de informações pode, porém, ser atribuída uma classificação mais elevada dos que a das suas partes constituintes.

f) As classificações serão atribuídas e mantidas apenas quando e durante o período necessário.

4.4. Objectivos das medidas de segurança

As medidas de segurança devem:

a) Abranger todas as pessoas que tenham acesso a informações classificadas, os suportes das informações classificadas, os locais onde se encontrem essas informações e as instalações importantes.

b) Ser concebidas para detectar as pessoas cuja localização possa pôr em perigo a segurança de informações classificadas e de instalações importantes onde se encontrem informações classificadas e proceder à sua exclusão ou afastamento.

c) Impedir qualquer pessoa não-autorizada de aceder a informações classificadas ou a instalações que as contenham.

d) Assegurar que as informações classificadas apenas sejam difundidas às pessoas que delas necessitem de tomar conhecimento, princípio fundamental em todos os aspectos da segurança.

e) Assegurar a integridade (ou seja, impedir a deterioração, a alteração não-autorizada ou a eliminação não-autorizada) e a disponibilidade (ou seja, assegurar que o acesso não seja negado às pessoas com necessidade e autorização de acesso) de todas as informações, tanto classificadas como não-classificadas, especialmente das informações armazenadas, tratadas ou transmitidas de forma electromagnética.

5. ORGANIZAÇÃO DA SEGURANÇA

5.1. Normas mínimas comuns

A Comissão deve assegurar que todos os destinatários de informações classificadas da UE, no interior da instituição ou sob a sua competência (por exemplo, os seus serviços e os prestadores de serviços à Comissão), cumpram normas mínimas comuns de segurança, de forma que as informações classificadas da UE possam ser transmitidas com a certeza de que serão tratadas com iguais precauções. Essas normas mínimas devem incluir critérios para a habilitação do pessoal em matéria de segurança e procedimentos para a protecção das informações classificadas da UE.

A Comissão só autorizará o acesso de entidades externas a informações classificadas da UE se as mesmas garantirem que, ao lidarem com essas informações, serão respeitadas disposições pelo menos estritamente equivalentes às referidas normas mínimas.

▼

Essas normas mínimas serão também aplicáveis sempre que a Comissão confie, por contrato ou convenção de subvenção, a entidades industriais ou outras, tarefas que envolvam, impliquem e/ou contenham informações classificadas UE: essas normas mínimas comuns constam da secção 27 da parte II.

▼M1

5.2. Organização

No interior da Comissão, a segurança encontra-se organizada a dois níveis:

a) Ao nível da Comissão no seu todo, existe o Serviço de segurança, que integra uma Autoridade de acreditação de segurança (SAA) — que também desempenha as funções de Autoridade cripto (CrA) e de Autoridade TEMPEST — e uma autoridade INFOSEC (IA) e um ou mais registos centrais de informações classificadas da UE, cada um deles com um ou mais Responsáveis do controlo do registo (RCO).

b) Ao nível dos serviços da Comissão, a segurança está entregue a um ou mais Responsáveis locais de segurança (LSO), a um ou mais Responsáveis centrais da segurança informática (CISO) e responsáveis locais da segurança informática (LISO) e a Registos locais de informações classificadas da UE, com um ou mais Responsáveis do controlo do registo.

c) Os órgãos de segurança centrais dirigem operacionalmente os órgãos de segurança locais.

6. SEGURANÇA DO PESSOAL

6.1. Habilitação do pessoal em matéria de segurança

Todas as pessoas que necessitem de ter acesso a informações com a classificação ► CONFIDENTIEL UE ◄ ou superior deverão ser adequadamente habilitadas a fazê-lo antes de o acesso ser autorizado. Será exigida uma habilitação de segurança semelhante no caso das pessoas cujas funções envolvam a operacionalidade ou a manutenção técnicas de sistemas de comunicações ou informáticos que contenham informações classificadas. Essa habilitação de segurança deverá ser concebida de forma a determinar se os indivíduos em questão:

a) São de lealdade inquestionável;

b) Possuam um carácter e uma discrição que não deixem dúvidas quanto à sua integridade ao lidarem com informações classificadas; ou

c) Podem ser vulneráveis a pressões de origem estrangeira ou outras.

No procedimento de habilitação será dada especial atenção às pessoas:

d) A quem for dado acesso a informações com a classificação ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ;

e) Que ocupem posições que impliquem o acesso regular a um volume considerável de informações com a classificação ► SECRET UE ◄ ;

f) Cujas funções lhes dêem acesso especial a sistemas de comunicações ou informáticos protegidos e, por conseguinte, a oportunidade de obter acesso não-autorizado a grandes quantidades de informações classificadas da UE ou de prejudicar seriamente a missão da mesma através de actos de sabotagem técnica.

Nas circunstâncias referidas nas alíneas d), e) e f), deverão ser utilizadas ao máximo as possibilidades práticas da técnica de investigação de antecedentes.

As pessoas sem uma necessidade válida de tomar conhecimento de informações classificadas da UE que desempenhem funções nas quais possam ter acesso a esse tipo de informações (mensageiros, agentes de segurança, pessoal de manutenção e de limpeza, etc.) deverão ser previamente objecto de uma habilitação adequada em matéria de segurança.

6.2. Registos do pessoal habilitado em matéria de segurança

Todos os serviços da Comissão que lidem com informações classificadas da UE ou nos quais existam sistemas de comunicações ou informáticos protegidos deverão manter um registo do seu pessoal ao qual tiver sido concedida uma habilitação em matéria de segurança. Todas as habilitações deverão ser oportunamente verificadas, para determinar a sua adequação às funções actuais da pessoa em questão; serão reexaminadas com carácter prioritário sempre que houver novas informações que indiquem que a continuação do trabalho, da pessoa em questão, com informações classificadas deixou de ser compatível com os interesses da segurança. O responsável local de segurança do serviço da Comissão manterá um registo das habilitações concedidas no seu domínio.

6.3. Formação do pessoal em matéria de segurança

Todo o pessoal ocupado em funções nas quais possa ter acesso a informações classificadas receberá uma formação completa ao assumir funções, e a intervalos regulares, sobre as necessidades de segurança e os meios de a conseguir. Esse pessoal atestará por escrito ter lido e compreendido totalmente as presentes disposições de segurança.

6.4. Responsabilidades dos gestores

Os gestores deverão saber quais os membros do seu pessoal que trabalham com informações classificadas ou que têm acesso a sistemas de comunicações ou informáticos protegidos e deverão registar e relatar todos os incidentes e vulnerabilidades aparentes, susceptíveis de afectar a segurança.

6.5. Estatuto de segurança do pessoal

Serão definidos procedimentos para garantir que, ao ter-se conhecimento de informações desfavoráveis relativamente a uma pessoa, se possa saber se trabalha com informações classificadas ou tem acesso a sistemas de comunicações ou informáticos protegidos, e que seja informado o Serviço de Segurança da Comissão. Se se determinar que essa pessoa constitui um risco para a segurança, deverá ser afastada ou proibida de desempenhar funções em que possa pôr em perigo a segurança.

7. SEGURANÇA FÍSICA

7.1. Necessidade de protecção

O grau das medidas de segurança física a aplicar para assegurar a protecção das informações classificadas da UE deverá ser proporcional à classificação, ao volume e às ameaças para as informações e material existentes. Todos os detentores de informações classificadas da UE deverão seguir práticas uniformes em matéria de classificação dessas informações e respeitar normas comuns de protecção em matéria de armazenagem, transmissão e eliminação de informações e material que necessitem de ser protegidos.

7.2. Controlo de instalações

Antes de abandonarem locais onde existam informações classificadas da UE, as pessoas responsáveis pela guarda das mesmas devem assegurar que essas informações se encontram guardadas em condições de segurança e que todos os dispositivos de segurança foram activados (fechaduras, alarmes, etc.). Deverão ser efectuadas acções de controlo independentes após as horas de serviço.

7.3. Segurança de edifícios

Deve ser impedido o acesso não-autorizado aos edifícios onde existam informações classificadas da UE ou sistemas de comunicações ou informáticos protegidos. A natureza da protecção concedida às informações classificadas da UE, por exemplo janelas com grades, fechaduras nas portas, guardas nas entradas, sistemas automatizados de controlo de acesso, controlo e rondas de segurança, sistemas de alarme, sistemas de detecção de intrusão e cães de guarda, dependerá:

a) Da classificação, volume e localização no interior do edifício das informações e material a proteger;

b) Da qualidade dos contentores de segurança dessas informações e material; e

c) Da natureza física e localização do edifício.

A natureza da protecção conferida a sistemas de comunicações e informáticos deverá igualmente depender de uma avaliação do que for necessário proteger e dos danos potenciais em caso de falha de segurança, da natureza física e localização do edifício em que o sistema se encontrar e da localização do sistema no interior do edifício.

7.4. Planos de emergência

Deverão existir planos pormenorizados para a protecção das informações classificadas em caso de emergências locais ou nacionais.

8. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

A segurança da informação (INFOSEC) diz respeito à identificação e aplicação de medidas de segurança destinadas a proteger as informações classificadas da UE, tratadas, armazenadas ou transmitidas através de sistemas de comunicações ou informáticos ou de outros sistemas electrónicos, contra perdas de confidencialidade, integridade ou disponibilidade, quer acidental, quer intencional. Deverão ser tomadas contramedidas adequadas para impedir o acesso a informações classificadas da UE a pessoas não-autorizadas, a recusa de acesso a pessoas autorizadas e a deterioração ou a alteração ou eliminação não-autorizadas desse tipo de informações.

9. MEDIDAS DE LUTA CONTRA A SABOTAGEM E CONTRA OUTRAS FORMAS DE DANOS INTENCIONAIS

As precauções físicas de protecção das instalações importantes onde existam informações classificadas constituem a melhor salvaguarda contra a sabotagem e outras formas de danos intencionais, não constituindo a habilitação do pessoal em matéria de segurança, por si só, uma alternativa eficaz. A instância nacional competente deverá facultar informações relativas às acções de espionagem, sabotagem e terrorismo e outras actividades subversivas.

10. DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS A PAÍSES TERCEIROS OU ORGANIZAÇÕES INTERNACIONAIS

A decisão de divulgar informações classificadas da UE provenientes da Comissão a um país terceiro ou a uma organização internacional será tomada pelo colégio dos membros da Comissão. Se a origem das informações que se pretendam divulgar não for a Comissão, esta deverá obter o consentimento prévio da entidade de origem para a divulgação das mesmas. Se não for possível identificar a entidade de origem, a Comissão assumirá a responsabilidade em seu lugar.

Se a Comissão receber informações classificadas de países terceiros, organizações internacionais ou outros terceiros, essas informações beneficiarão de protecção adequada à sua classificação, equivalente às normas definidas nas presentes disposições para as informações classificadas da UE ou a normas mais estritas eventualmente solicitadas pelo terceiro que divulgar as informações. Podem ser previstas acções de controlo mútuas.

Os princípios acima enunciados serão postos em prática em conformidade com as normas de execução constantes da secção 26 da parte II e dos apêndices 3, 4 e 5.

PARTE II: ORGANIZAÇÃO DA SEGURANÇA NA COMISSÃO

11. MEMBRO DA COMISSÃO RESPONSÁVEL PELAS QUESTÕES DE SEGURANÇA

O membro da Comissão responsável pelas questões de segurança:

a) Executa a política de segurança da Comissão;

b) Estuda os problemas de segurança que lhe forem submetidos pela Comissão ou pelas instâncias competentes desta;

c) Analisa as questões que envolvam alterações da política de segurança da Comissão, em estreita ligação com as autoridades nacionais de segurança (ou outras autoridades competentes) dos Estados-Membros (adiante designadas por «NSA»).

Compete, nomeadamente, ao membro da Comissão responsável pelas questões de segurança:

a) Coordenar todos os aspectos da segurança relacionados com as actividades da Comissão;

b) Dirigir às autoridades designadas dos Estados-Membros pedidos para que as NSA procedam à habilitação em matéria de segurança do pessoal da Comissão, nos termos da secção 20;

c) Investigar ou mandar investigar qualquer fuga de informações classificadas da UE que pareça ter ocorrido na Comissão;

d) Solicitar às autoridades de segurança competentes que iniciem investigações quando se afigurar ter havido fuga, da Comissão, de informações classificadas da UE e coordenar as investigações quando se encontrar envolvida mais do que uma autoridade de segurança;

e) Examinar periodicamente as disposições de segurança para a protecção das informações classificadas da UE;

f) Manter uma ligação estreita com todas as autoridades de segurança competentes, tendo em vista uma coordenação global da segurança;

g) Manter em constante revisão a política e os procedimentos de segurança da Comissão e, se necessário, elaborar as recomendações adequadas. Nesse sentido, apresentará à Comissão o plano anual de inspecção elaborado pelo Serviço de Segurança da Comissão.

12. GRUPO CONSULTIVO DA POLÍTICA DE SEGURANÇA DA COMISSÃO

Será criado um Grupo consultivo da política de segurança da Comissão. O grupo será constituído pelo membro da Comissão responsável pelas questões de segurança, que presidirá, ou por um seu delegado, e por representantes da NSA de cada Estado-Membro. Podem ser convidados representantes de outras instituições europeias. Quando forem tratadas questões que lhes digam respeito, também podem ser convidados a participar nas reuniões representantes das entidades descentralizadas da União Europeia.

O Grupo consultivo da política de segurança da Comissão reunir-se-á a pedido do seu presidente ou de qualquer dos seus membros. Competirá ao grupo analisar e avaliar todas as questões de segurança pertinentes e, se necessário, apresentar recomendações à Comissão.

13. COMITÉ DE SEGURANÇA DA COMISSÃO

Será criado um Comité de Segurança da Comissão. O comité será constituído pelo Secretário-Geral, que presidirá, e pelos directores-gerais do Serviço Jurídico, do Pessoal e Administração, das Relações Externas, da Justiça e Assuntos Internos e do Centro Comum de Investigação e pelos responsáveis do Serviço de Auditoria Interna e do Serviço de Segurança da Comissão. Podem ser convidados outros funcionários da Comissão. Compete ao comité avaliar as medidas de segurança no interior da Comissão e fazer recomendações nesse domínio ao membro da Comissão responsável pelas questões de segurança.

14. SERVIÇO DE SEGURANÇA DA COMISSÃO

Para dar cumprimento às incumbências referidas na secção 11, o membro da Comissão responsável pelas questões de segurança terá à sua disposição o Serviço de Segurança da Comissão, para a coordenação, supervisão e implementação das medidas de segurança.

O chefe do Serviço de Segurança da Comissão será o principal conselheiro do membro da Comissão responsável pelas questões de segurança e desempenhará as funções de secretário do Grupo consultivo da política de segurança. Nesse sentido, dirigirá a actualização das regras de segurança e coordenará as medidas de segurança com as autoridades competentes dos Estados-Membros e, se necessário, com organizações internacionais ligadas à Comissão por acordos de segurança. Para o efeito, agirá como elemento de ligação.

Incumbe ao chefe do Serviço de Segurança da Comissão a acreditação das redes e sistemas informáticos da Comissão. O chefe do Serviço de Segurança da Comissão decidirá, em acordo com a NSA pertinente, da acreditação de redes e sistemas informáticos que envolvam, por um lado, a Comissão e, por outro, qualquer outro destinatário de informações classificadas da UE.

15. INSPECÇÕES DE SEGURANÇA

O Serviço de Segurança da Comissão efectuará inspecções periódicas das disposições de segurança para a protecção das informações classificadas da UE.

O Serviço de Segurança da Comissão poderá ser assistido nessa tarefa pelos serviços de segurança de outras instituições da União Europeia em que existam informações classificadas da UE ou pelas autoridades nacionais de segurança dos Estados-Membros ( 7 ).

A pedido de um Estado-Membro, a sua NSA pode inspeccionar informações classificadas da UE no interior da Comissão, conjuntamente com o Serviço de Segurança da Comissão e em acordo mútuo com este.

16. CLASSIFICAÇÕES, DESIGNADORES DE SEGURANÇA E MARCAÇÕES

16.1. Níveis de classificação ( 8 )

As informações serão classificadas nos seguintes níveis (ver também o apêndice 2):

► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ : esta classificação apenas se aplica a informações e material cuja divulgação não-autorizada possa prejudicar de forma excepcionalmente grave os interesses essenciais da União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros.

► SECRET UE ◄ : esta classificação apenas se aplica a informações e material cuja divulgação não-autorizada possa prejudicar seriamente os interesses essenciais da União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros.

► CONFIDENTIEL UE ◄ : esta classificação apenas se aplica a informações e material cuja divulgação não-autorizada possa prejudicar os interesses essenciais da União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros.

► RESTREINT UE ◄ : esta classificação apenas se aplica a informações e material cuja divulgação não-autorizada possa ser desvantajosa para os interesses da União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros.

Não é permitida qualquer outra classificação.

16.2. Designadores de segurança

Para limitar no tempo a validade de uma classificação (significando a desgraduação ou desclassificação automática das informações classificadas) pode ser utilizado um designador de segurança acordado. Esse designador será «ATÉ …(hora/data)» ou «ATÉ …(ocorrência)».

Serão aplicados designadores de segurança adicionais, tais como CIFRADO ou qualquer outro designador de segurança reconhecido a nível da União Europeia, sempre que forem necessários uma distribuição limitada e um tratamento especial, além do indicado pela classificação de segurança.

Os designadores de segurança só podem ser utilizados associados a uma classificação.

16.3. Marcações

Poderá ser aposta uma marcação para indicar o domínio abrangido pelo documento, uma distribuição específica com base no princípio da «necessidade de tomar conhecimento» ou (no caso de informações não-classificadas) para indicar o final de uma proibição.

As marcações não constituem uma classificação e não podem ser utilizadas como alternativas a esta.

A marcação PESD será aposta nos documentos e cópias dos mesmos que digam respeito à segurança e defesa da União Europeia ou de um ou vários dos seus Estados-Membros ou à gestão militar ou civil de crises.

16.4. Aposição da classificação

A classificação será aposta do seguinte modo:

a) Nos documentos com a classificação ► RESTREINT UE ◄ , por meios mecânicos ou electrónicos;

b) Nos documentos com a classificação ► CONFIDENTIEL UE ◄ , por meios mecânicos ou manualmente, ou por impressão em papel pré-carimbado, consignado num registo;

c) Nos documentos com a classificação ► SECRET UE ◄ e ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , por meios mecânicos ou manualmente.

16.5. Aposição de designadores de segurança

Os designadores de segurança serão apostos imediatamente abaixo da classificação, por meios idênticos aos utilizados na aposição desta última.

17. GESTÃO DAS CLASSIFICAÇÕES

17.1. Disposições gerais

As informações apenas serão classificadas em caso de necessidade. A classificação será indicada de forma clara e correcta e apenas será mantida enquanto as informações necessitarem de protecção.

A responsabilidade pela classificação de informações ou por qualquer desgraduação ou desclassificação subsequentes incumbe exclusivamente à entidade de origem.

Os funcionários e outros agentes da Comissão só poderão proceder à classificação, desgraduação ou desclassificação de informações mediante instruções do seu superior hierárquico, ou com o acordo deste.

A concepção dos procedimentos pormenorizados para o tratamento de documentos classificados deve garantir que estes estejam sujeitos a uma protecção adequada às informações que contenham.

O número de pessoas autorizadas a produzir documentos com a classificação ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ será o mais reduzido possível e os nomes das mesmas constarão de uma lista elaborada pelo Serviço de Segurança da Comissão.

17.2. Aplicação das classificações

A classificação de um documento será determinada pelo nível de sensibilidade do seu conteúdo, em conformidade com o definido na secção 16. É importante que a classificação seja utilizada de forma correcta e comedida. Esta última disposição aplica-se, especialmente, à classificação ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

A entidade de origem de um documento a classificar deverá ter em mente as regras atrás indicadas e abster-se de proceder a qualquer sobreclassificação ou subclassificação.

Consta do apêndice 2 um guia prático da classificação.

Cada uma das páginas, parágrafos, secções, anexos, apêndices, adendas e elementos juntos de um determinado documento pode exigir classificações diferentes, devendo ser classificada em conformidade. A classificação do documento no seu todo deverá ser a da sua parte com a classificação mais elevada.

A classificação de uma carta ou nota de envio de elementos juntos será a classificação mais elevada dos elementos juntos. A entidade de origem indicará claramente em que nível essa carta ou nota deverá ser classificada quando separada dos elementos juntos que acompanha.

O Regulamento (CE) n.o 1049/2001 continua a reger o acesso público.

17.3. Desgraduação e desclassificação

Os documentos classificados da União Europeia só podem ser desgraduados ou desclassificados com a autorização da entidade de origem e, se necessário, após discussão com as outras partes interessadas. A desgraduação ou desclassificação serão confirmadas por escrito. A entidade de origem terá a responsabilidade de informar os seus destinatários da alteração, sendo estes, por seu turno, responsáveis por informar dessa alteração quaisquer destinatários subsequentes a quem tenham enviado o documento ou facultado uma cópia do mesmo.

Se possível, as entidades de origem especificarão nos documentos classificados a data, período ou ocorrência após a qual ou o qual o conteúdo do mesmo pode ser objecto de uma desgraduação ou desclassificação. Caso contrário, deverão passar em revista os documentos de cinco em cinco anos, no máximo, a fim de verificar se é necessário manter a classificação original.

18. SEGURANÇA FÍSICA

18.1. Disposições gerais

Os principais objectivos das medidas de segurança física consistem em impedir o acesso de pessoas não-autorizadas a informações e/ou material classificados da União Europeia, o roubo ou degradação de equipamentos e outros bens e o assédio ou qualquer outro tipo de agressão aos funcionários, outros agentes e a visitantes.

18.2. Requisitos de segurança

Todas as instalações, áreas, edifícios, compartimentos, sistemas de comunicações e informáticos, etc. onde estiverem armazenados e/ou se lidar com informações e material classificados da União Europeia deverão ser protegidos por medidas adequadas de segurança física.

Ao decidir o grau de segurança física necessário, deverão ser tomados em consideração todos os factores pertinentes, tais como:

a) A classificação das informações e/ou do material;

b) A quantidade e a forma (por exemplo cópias em papel, suportes digitais) das informações em questão;

c) A avaliação local da ameaça constituída por serviços de espionagem que tenham como alvo a União Europeia, os Estados-Membros e/ou outras instituições ou terceiros detentores de informações classificadas da UE, em virtude de actos de sabotagem, de terrorismo ou de outras actividades subversivas e/ou criminosas.

As medidas de segurança física aplicadas deverão ser concebidas por forma a:

a) Impedir a entrada sub-reptícia ou forçada de intrusos;

b) Dissuadir, impedir e detectar acções por parte de pessoal desleal;

c) Impedir o acesso a informações classificadas da UE a pessoas que não necessitem de tomar conhecimento das mesmas.

18.3. Medidas de segurança física

18.3.1. Áreas de segurança

As áreas onde forem tratadas e armazenadas informações com a classificação ► CONFIDENTIEL UE ◄ ou superior serão organizadas e estruturadas de modo a corresponderem a uma das seguintes categorias:

a) Área de segurança de classe I: uma área onde as informações com a classificação ► CONFIDENTIEL UE ◄ ou superior são tratadas e armazenadas de tal modo que a entrada nessa área constitui, para todos os efeitos práticos, acesso a informações classificadas. Essa área deverá ter: i) um perímetro claramente definido e protegido, com controlo de todas as entradas e saídas, ii) um sistema de controlo de entradas que admita apenas as pessoas devidamente habilitadas e especialmente autorizadas a entrar nessa área, iii) uma indicação da classificação das informações normalmente existentes nessa área, ou seja, às quais a entrada dá acesso.

b) Área de segurança de classe II: uma área onde as informações com a classificação ► CONFIDENTIEL UE ◄ ou superior são tratadas e armazenadas de tal modo que podem ser protegidas contra o acesso por pessoas não-autorizadas através de meios de controlo estabelecidos internamente, por exemplo, instalações onde se situem serviços nos quais sejam regularmente tratadas ou armazenadas informações com a classificação ► CONFIDENTIEL UE ◄ ou superior. Essa área deverá ter: i) um perímetro claramente definido e protegido, com controlo de todas as entradas e saídas, ii) um sistema de controlo de entradas que admita sem escolta apenas as pessoas devidamente habilitadas e especialmente autorizadas a entrar nessa área. Para todas as outras pessoas, deverão ser previstas escoltas ou um sistema de controlo equivalente que impeça o acesso não-autorizado a informações classificadas da UE e a entrada sem controlo nas áreas sujeitas a inspecções técnicas de segurança. As áreas não ocupadas por pessoal em serviço 24 horas por dia deverão ser inspeccionadas imediatamente após as horas normais de serviço, para verificar se as informações classificadas da UE estão devidamente protegidas.

18.3.2. Áreas administrativas

Poderão ser estabelecidas áreas administrativas de menor segurança adjacentes ou envolventes das áreas de segurança de classe I ou II. Essas áreas administrativas deverão ter um perímetro visivelmente definido, que permita o controlo de pessoal e veículos. Nessas áreas administrativas só poderão ser tratadas e armazenadas informações com a classificação ► RESTREINT UE ◄ ou não-classificadas.

18.3.3. Controlo das entradas e saídas

As entradas e saídas nas e das áreas de segurança de classe I e II deverão ser controladas através de um sistema de passes ou de reconhecimento de pessoas aplicável a todo o pessoal que normalmente nelas trabalhar. Deverá também ser criado um sistema de controlo dos visitantes concebido para impedir o acesso não-autorizado a informações classificadas da UE. Os sistemas de passes poderão basear-se numa identificação automatizada, que deverá ser considerada um complemento, mas não um substituto total, do pessoal de vigilância. Qualquer alteração do nível de ameaça poderá implicar um reforço das medidas de controlo das entradas e saídas, por exemplo durante a visita de altas personalidades.

18.3.4. Rondas

Fora das horas normais de serviço, as áreas de segurança de classe I e II devem ser patrulhadas, com o objectivo de proteger os bens da União Europeia contra fugas, danos ou perdas. A frequência das rondas será determinada pelas circunstâncias locais, mas, de um modo geral, deverão ter lugar de duas em duas horas.

18.3.5. Contentores de segurança e casas-fortes

Serão utilizados três tipos de contentores para guardar as informações classificadas da UE:

— classe A: contentores acreditados a nível nacional para guardar informações com a classificação ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ nas áreas de segurança de classe I ou II;

— classe B: contentores acreditados a nível nacional para guardar informações com a classificação ► SECRET UE ◄ e ► CONFIDENTIEL UE ◄ nas áreas de segurança de classe I ou II,

— classe C: mobiliário de escritório adequado para guardar apenas informações com a classificação ► RESTREINT UE ◄ .

As paredes, chãos, tectos, portas e fechaduras das casas-fortes construídas nas áreas de segurança de classe I ou II, e de todas as áreas de segurança de classe I onde forem guardadas em prateleiras abertas ou apresentadas em quadros, mapas, etc. informações com a classificação ► CONFIDENTIEL UE ◄ ou superior, deverão ser certificados por uma NSA como garantidoras de um grau de protecção equivalente à classe do contentor de segurança acreditado para guarda de informações com a mesma classificação.

18.3.6. Fechaduras

As fechaduras utilizadas nos contentores de segurança e nas casas-fortes em que forem guardadas informações classificadas da UE deverão cumprir as seguintes normas:

— grupo A: acreditadas a nível nacional para contentores da classe A,

— grupo B: acreditadas a nível nacional para contentores da classe B,

— grupo C: apenas adequadas para mobiliário de escritório da classe C.

18.3.7. Controlo das chaves e dos segredos das fechaduras

As chaves dos contentores de segurança não deverão ser levadas para fora dos edifícios da Comissão. As combinações dos contentores de segurança deverão ser memorizadas pelas pessoas que precisarem de as conhecer. Para utilização em casos de emergência, o responsável local de segurança do serviço da Comissão em questão deverá possuir duplicados das chaves e um registo escrito de cada combinação; estes últimos serão guardados em envelopes separados, opacos e fechados. As chaves habituais, os duplicados das chaves e as combinações deverão ser mantidos em contentores de segurança distintos. Essas chaves e combinações deverão ser objecto de uma protecção de segurança pelo menos equivalente à do material ao qual derem acesso.

As combinações dos contentores de segurança apenas deverão ser conhecidas pelo número mais restrito possível de pessoas. As combinações deverão ser mudadas:

a) Sempre que for recebido um novo contentor;

b) Sempre que houver uma mudança de pessoal;

c) Sempre que tiver ocorrido ou houver suspeita de ter ocorrido uma fuga;

d) De preferência de seis em seis meses, ou, pelo menos, uma vez em cada período de 12 meses.

18.3.8. Dispositivos de detecção de intrusão

Quando forem utilizados sistemas de alarme, circuitos fechados de televisão ou outros dispositivos eléctricos para proteger informações classificadas da UE, deverá existir uma fonte de energia eléctrica de emergência capaz de garantir o funcionamento contínuo do sistema em caso de interrupção do fornecimento de energia eléctrica principal. Outro requisito básico é o de que um mau funcionamento ou qualquer intervenção não-autorizada nesses sistemas ponha em funcionamento um alarme ou outro dispositivo de alerta fiável que advirta o pessoal de vigilância.

18.3.9. Equipamento acreditado

O Serviço de Segurança da Comissão deverá manter listas actualizadas, por tipo e modelo, do equipamento de segurança que tiver acreditado para a protecção de informações classificadas nas várias circunstâncias e condições específicas. O Serviço de Segurança da Comissão tomará por base dessas listas, nomeadamente, as informações prestadas pelas NSA.

18.3.10. Protecção física das fotocopiadoras e das telecopiadoras

As fotocopiadoras e as telecopiadoras deverão ser fisicamente protegidas de modo a garantir que só serão utilizadas com informações classificadas por pessoas autorizadas a fazê-lo e que todos os produtos classificados das mesmas estejam sujeitos a um controlo adequado.

18.4. Protecção contra visão e escuta não-autorizadas

18.4.1. Visão não-autorizada

Deverão ser tomadas todas as medidas, tanto de dia como de noite, para assegurar que as informações classificadas da UE não sejam vistas, mesmo acidentalmente, por qualquer pessoa não-autorizada.

18.4.2. Escuta não-autorizada

Sempre que o risco o justificar, os serviços e as áreas em que forem regularmente discutidas informações com a classificação ► SECRET UE ◄ ou superior deverão ser protegidos contra actos passivos e activos de escuta não-autorizada. A avaliação do risco desses actos será da responsabilidade do Serviço de Segurança da Comissão, após consulta, se necessário, das NSA.

18.4.3. Introdução de equipamento electrónico e de registo

Não é permitida a introdução de telemóveis, computadores privados, equipamentos de registo, máquinas fotográficas ou de filmar ou outros equipamentos electrónicos ou de registo em áreas de segurança ou áreas tecnicamente seguras sem autorização prévia do chefe do Serviço de Segurança da Comissão.

Para definir as medidas de protecção que deverão ser tomadas nas instalações sensíveis às escutas passiva (por exemplo, isolamento de paredes, portas, chãos e tectos, medição dos níveis sonoros emitidos) e activa (por exemplo, busca de microfones), o Serviço de Segurança da Comissão poderá pedir a assistência de peritos das NSA.

Do mesmo modo, sempre que as circunstâncias o exigirem, o equipamento de telecomunicações e o equipamento de escritório eléctrico ou electrónico de qualquer tipo utilizado durante as reuniões de nível ► SECRET UE ◄ ou superior poderão ser verificados por especialistas técnicos de segurança das NSA, a pedido do chefe do Serviço de Segurança da Comissão.

18.5. Áreas tecnicamente seguras

Certas áreas poderão ser designadas como áreas tecnicamente seguras. Será feito um controlo especial das entradas nessas áreas, que deverão estar fechadas por um método acreditado quando não estiverem ocupadas, devendo as chaves ser tratadas como chaves de segurança. Essas áreas deverão ser sujeitas a inspecções físicas regulares, que também serão feitas depois de qualquer entrada não-autorizada ou suspeita dessa ocorrência.

Será mantido um inventário pormenorizado do equipamento e mobiliário, a fim de controlar os movimentos dos mesmos. Não será introduzida numa área com tais características nenhuma peça de mobiliário ou de equipamento que não tenha sido objecto de uma inspecção cuidadosa por pessoal de segurança especialmente treinado, com o objectivo de detectar quaisquer dispositivos de escuta. Como regra geral, não será permitida a instalação de linhas de comunicações em áreas tecnicamente seguras sem autorização prévia da autoridade competente.

19. REGRAS GERAIS SOBRE O PRINCÍPIO DA NECESSIDADE DE TOMAR CONHECIMENTO E A HABILITAÇÃO EM MATÉRIA DE SEGURANÇA DO PESSOAL DA UNIÃO EUROPEIA

19.1. Disposições gerais

O acesso a informações classificadas da UE só será autorizado às pessoas que delas necessitem de tomar conhecimento para o desempenho das suas funções ou tarefas. O acesso a informações com a classificação ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ► SECRET UE ◄ e ► CONFIDENTIEL UE ◄ só será autorizado a pessoas que tenham a habilitação adequada em matéria de segurança.

A responsabilidade por determinar a «necessidade de tomar conhecimento» incumbirá ao serviço no qual a pessoa em questão deva trabalhar.

A solicitação da habilitação do pessoal será da responsabilidade de cada serviço.

A habilitação em matéria de segurança dará lugar à emissão de um «certificado de segurança do pessoal da União Europeia», que indicará o nível de informações classificadas ao qual a pessoa habilitada poderá ter acesso e a data de expiração do mesmo.

O certificado de segurança do pessoal da União Europeia para uma dada classificação poderá conferir ao seu detentor acesso a informações com classificação inferior.

As pessoas que não sejam funcionários, nem outros agentes, por exemplo prestadores de serviços, peritos ou consultores externos, com quem seja necessário discutir ou a quem seja necessário dar conhecimento de informações classificadas da UE devem possuir uma habilitação em matéria de segurança do pessoal da União Europeia para efeitos de informações classificadas da UE e ser informados das suas responsabilidades nesse domínio.

O Regulamento (CE) n.o 1049/2001 continua a reger o acesso público.

19.2. Regras específicas de acesso a informações com a classificação ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

Todas as pessoas que devam ter acesso a informações com a classificação ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ deverão ser previamente sujeitas a um inquérito de segurança com vista ao acesso a essas informações.

Todas as pessoas que devam ter acesso a informações com a classificação ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ deverão ser designadas pelo membro da Comissão responsável pelas questões de segurança e os seus nomes serão mantidos no registo ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ adequado. Incumbirá ao Serviço de Segurança da Comissão criar e manter esse registo.

Antes de terem acesso a informações com a classificação ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , todas as pessoas devem assinar uma declaração de que tomaram conhecimento dos procedimentos de segurança da Comissão e reconhecem inteiramente a sua especial responsabilidade pela salvaguarda de informações classificadas ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , conhecendo as consequências previstas na regulamentação da União Europeia e na legislação ou regulamentação administrativa nacionais no caso de informações classificadas serem facultadas a pessoas não-autorizadas, quer intencionalmente, quer por negligência.

No caso das pessoas que tiverem acesso a informações com a classificação ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ em reuniões, etc., o responsável do controlo competente do serviço ou entidade em que a pessoa trabalhar deverá notificar a instância responsável pela reunião de que as pessoas em questão estão autorizadas a fazê-lo.

Os nomes de todas as pessoas que deixarem de desempenhar tarefas que exijam acesso a informações com a classificação ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ deverão ser removidos da lista ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Além disso, deverá ser chamada a atenção de todas essas pessoas para a sua especial responsabilidade pela salvaguarda das informações com a classificação ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Devem, igualmente, assinar uma declaração de que não utilizarão, nem divulgarão, quaisquer informações com a classificação ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ que possam estar em seu poder.

19.3. Regras específicas de acesso a informações com a classificação ► SECRET UE ◄ e ► CONFIDENTIEL UE ◄

Todas as pessoas que devam ter acesso a informações com a classificação ► SECRET UE ◄ ou ► CONFIDENTIEL UE ◄ deverão ser previamente sujeitas a um inquérito de segurança ao nível adequado.

Todas as pessoas que devam ter acesso a informações com a classificação ► SECRET UE ◄ ou ► CONFIDENTIEL UE ◄ deverão ter conhecimento das disposições de segurança adequadas e estar conscientes das consequências de uma eventual negligência.

No caso das pessoas que tiverem acesso a informações com a classificação ► SECRET UE ◄ ou ► CONFIDENTIEL UE ◄ em reuniões, etc., o responsável de segurança da entidade em que a pessoa trabalhar deverá notificar a instância responsável pela reunião de que as pessoas em questão estão autorizadas a fazê-lo.

19.4. Regras específicas de acesso a informações com a classificação ► RESTREINT UE ◄

Às pessoas com acesso a informações com a classificação ► RESTREINT UE ◄ deve ser dado conhecimento das presentes regras de segurança e das consequências de eventuais actos de negligência.

19.5. Transferências

Quando um membro do pessoal for transferido de um lugar que envolva o tratamento de material classificado da União Europeia, o registo deverá supervisionar a transferência adequada desse material, do funcionário que partir para o funcionário que o substituir.

Quando um membro do pessoal for transferido para outro lugar que envolva o tratamento de material classificado da União Europeia, o responsável local de segurança transmitir-lhe-á as instruções adequadas.

19.6. Instruções especiais

As pessoas que tenham de lidar com informações classificadas da UE devem, ao assumir as suas funções, e posteriormente de forma periódica, ser informadas:

a) Dos perigos para a segurança decorrentes de conversas indiscretas;

b) Das precauções a tomar nas suas relações com a imprensa e com representantes de grupos de interesses;

c) Da ameaça que as actividades dos serviços de espionagem que têm por alvo a União Europeia e os Estados-Membros representam para as informações classificadas e as actividades da União Europeia;

d) Da obrigação de relatar imediatamente às autoridades de segurança competentes qualquer abordagem ou manobra que dê lugar a suspeitas de uma actividade de espionagem ou quaisquer circunstâncias pouco usuais em matéria de segurança.

Todas as pessoas que normalmente estejam expostas a contactos frequentes com representantes de países cujos serviços de espionagem visem as informações classificadas e as actividades da União Europeia e dos seus Estados-Membros devem ser informadas das técnicas habitualmente empregues pelos vários serviços de espionagem.

Não existem disposições de segurança da Comissão em matéria de viagens de carácter privado para qualquer destino por parte do pessoal habilitado a aceder a informações classificadas da UE. Todavia, o Serviço de Segurança da Comissão dará a conhecer aos funcionários e outros agentes sob a sua responsabilidade as regras de viagem a que possam estar sujeitos.

20. PROCEDIMENTO DE HABILITAÇÃO EM MATÉRIA DE SEGURANÇA DOS FUNCIONÁRIOS E OUTROS AGENTES DA COMISSÃO

a) Só terão acesso a informações classificadas na posse da Comissão os funcionários e outros agentes da Comissão, ou pessoas que trabalhem na Comissão, que, devido às suas funções e em conformidade com as necessidades do serviço, necessitarem de tomar conhecimento ou de utilizar tais informações.

b) Para terem acesso a informações com a classificação ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ► SECRET UE ◄ e ► CONFIDENTIEL UE ◄ , as pessoas referidas na alínea a) devem ser autorizadas nos termos das alíneas c) e d).

c) A autorização apenas será concedida a pessoas que tiverem sido objecto de um inquérito de segurança pelas autoridades nacionais competentes dos Estados-Membros (NSA) nos termos das alíneas i) a n).

d) A concessão das autorizações referidas nas alíneas a), b) e c) competirá ao chefe do Serviço de Segurança da Comissão.

e) Esse responsável concederá a autorização após ter obtido o parecer das autoridades nacionais competentes dos Estados-Membros no âmbito do inquérito de segurança efectuado nos termos das alíneas i) a n).

f) O Serviço de Segurança da Comissão manterá uma lista actualizada de todos os lugares sensíveis, indicados pelos serviços pertinentes da Comissão, e de todas as pessoas a quem tiver sido concedida uma autorização (eventualmente temporária).

g) A autorização, que será válida por um período de cinco anos, não poderá exceder a duração das tarefas com base nas quais for concedida. Poderá ser renovada nos termos da alínea e).

h) A autorização será retirada pelo chefe do Serviço de Segurança da Comissão sempre que este considerar que existem motivos fundamentados para o fazer. Qualquer decisão de retirar uma autorização deverá ser notificada à pessoa em questão, que poderá pedir para ser ouvida pelo chefe do Serviço de Segurança da Comissão, e à autoridade nacional competente.

i) O inquérito de segurança será efectuado com a assistência da pessoa interessada e a pedido do chefe do Serviço de Segurança da Comissão. A autoridade nacional competente na matéria será a do Estado-Membro cuja nacionalidade a pessoa em questão tiver. Se a pessoa não tiver a nacionalidade de um dos Estados-Membros, o chefe do Serviço de Segurança da Comissão solicitará a realização do inquérito de segurança ao Estado-Membro da União Europeia no qual a mesma tiver o seu domicílio ou residir habitualmente.

j) No âmbito do inquérito de segurança, a pessoa em questão deverá preencher um formulário de informação pessoal.

k) O chefe do Serviço de Segurança da Comissão deverá especificar no seu pedido o tipo e o nível de informações classificadas a que a pessoa em questão terá acesso, para que as autoridades nacionais competentes possam proceder ao inquérito de segurança e dar o seu parecer quanto ao nível de autorização que será adequado conferir a essa pessoa.

l) Todo o processo de inquérito de segurança, bem como os resultados obtidos, estarão sujeitos às regras e regulamentos pertinentes em vigor no Estado-Membro em questão, incluindo em matéria de recurso.

m) Se as autoridades nacionais competentes do Estado-Membro derem parecer positivo, o chefe do Serviço de Segurança da Comissão poderá conceder a autorização à pessoa em questão.

n) O parecer negativo das autoridades nacionais competentes será notificado à pessoa, que poderá pedir para ser ouvida pelo chefe do Serviço de Segurança da Comissão. Caso o considere necessário, este poderá pedir às autoridades nacionais competentes qualquer esclarecimento adicional que as mesmas possam fornecer. Se o parecer negativo for confirmado, a autorização não será concedida.

o) Todas as pessoas a quem for concedida uma autorização na acepção das alíneas d) e e) deverão, no momento em que lhes for concedida a autorização e, posteriormente, a intervalos regulares, receber as instruções necessárias sobre a protecção de informações classificadas e os meios de assegurar essa protecção. Essas pessoas deverão assinar uma declaração de que confirmam ter recebido tais instruções e se comprometem a respeitá-las.

p) O chefe do Serviço de Segurança da Comissão deverá tomar todas as medidas necessárias para pôr em prática a presente secção, em especial no que diz respeito às regras de acesso à lista das pessoas autorizadas.

q) Excepcionalmente, e por necessidades de serviço, o chefe do Serviço de Segurança da Comissão poderá conceder uma autorização temporária por um período não superior a seis meses, sujeita aos resultados do inquérito de segurança referido na alínea i), depois de ter notificado as autoridades nacionais competentes e na condição de não ter obtido resposta destas no prazo de um mês.

r) As autorizações provisórias e temporárias assim concedidas não darão acesso a informações com a classificação ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; esse acesso será limitado aos funcionários que tiverem sido habilitados com base num inquérito de segurança nos termos da alínea i). Na pendência dos resultados do inquérito, os funcionários para quem tiver sido pedida habilitação ao nível ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ poderão ser autorizados, de forma temporária e provisória, a ter acesso a informações classificadas até ao nível ► SECRET UE ◄ , inclusive.

21. ELABORAÇÃO, DISTRIBUIÇÃO, TRANSMISSÃO, HABILITAÇÃO EM MATÉRIA DE SEGURANÇA DO PESSOAL DE TRANSPORTE, CÓPIAS, TRADUÇÕES E EXTRACTOS DE DOCUMENTOS CLASSIFICADOS DA UNIÃO EUROPEIA

21.1. Elaboração

1. As classificações UE serão aplicadas conforme o estabelecido na secção 16; no caso do nível ► CONFIDENTIEL UE ◄ ou superior, deverão ser apostas no topo e no fundo de cada página, centradas, devendo ainda todas as páginas ser numeradas. Todos os documentos classificados da União Europeia deverão ostentar um número de referência e uma data. No caso dos documentos com a classificação ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ e ► SECRET UE ◄ , esse número de referência deverá figurar em cada página. Caso devam ser distribuídos em vários exemplares, cada um destes deverá ostentar um número de cópia, que deverá ser aposto na primeira página juntamente com a indicação do número total de páginas. Os documentos com a classificação ► CONFIDENTIEL UE ◄ ou superior deverão ostentar na primeira página uma enumeração de todos os anexos ou elementos juntos que os acompanharem.

2. Os documentos com a classificação ► CONFIDENTIEL UE ◄ ou superior só poderão ser dactilografados, traduzidos, armazenados, fotocopiados, reproduzidos magneticamente ou microfilmados por pessoas que estiverem habilitadas a ter acesso a i