2000D0520 — PT — 25.08.2000 — 000.001

Este documento constitui um instrumento de documentação e não vincula as instituições

Rectificado por:

▼B

DECISÃO DA COMISSÃO

de 26 de Julho de 2000

nos termos da Directiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho e relativa ao nível de protecção assegurado pelos princípios de «porto seguro» e pelas respectivas questões mais frequentes (FAQ) emitidos pelo Department of Commerce dos Estados Unidos da América

[notificada com o número C(2000) 2441]

(Texto relevante para efeitos do EEE)

(2000/520/CE)

A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS, Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia, Tendo em conta a Directiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 24 de Outubro de 1995, relativa à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados ( 1 ), e, nomeadametne, o n.o 6 do seu artigo 25.o, Considerando o seguinte: (1) Nos termos da Directiva 95/46/CE, os Estados-Membros devem prever que a transferência de dados pessoais para um país terceiro só pode realizar-se se o país terceiro em questão assegurar um nível de protecção adequado e a lei de execução dos Estados-Membros de outras disposições da directiva tiver sido respeitada antes de efectuada a transferência. (2) A Comissão pode determinar se um país terceiro garante um nível de protecção adequado. Nesse caso podem ser transferidos dados pessoais a partir dos Estados-Membros sem que sejam necessárias garantias adicionais. (3) Nos termos da directiva, a adequação do nível de protecção de dados deve ser apreciada em função de todas as circunstâncias que acompanham a operação de transferência de dados ou o conjunto de operações de transferência de dados, com relação a determinadas regras. O grupo de trabalho «Protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais», criado pela referida directiva ( 2 ) estabeleceu directrizes para efectuar tal apreciação ( 3 ). (4) Dados os diferentes níveis de protecção nos países terceiros, o nível de adequação da protecção de dados deve ser apreciado e quaisquer decisões com base no n.o 6 do artigo 25.o devem ser aplicadas de forma que não se verifique uma discriminação arbitrária ou injustificada contra ou entre países terceiros, onde prevaleçam condições semelhantes, nem um obstáculo dissimulado ao comércio, tendo em conta os actuais compromissos internacionalmente assumidos pela Comunidade. (5) O nível adequado de protecção da transferência de dados a partir da Comunidade Europeia para os Estados Unidos da América (EUA), nos termos da presente decisão, pode conseguir-se se as organizações derem cumprimento aos princípios da «privacidade em porto seguro» relativos à protecção de dados pessoais transferidos de um Estado-Membro para os EUA (a seguir denominados «os princípios») e às directrizes das questões mais frequentes (a seguir designadas «FAQ») que servem de guia no que respeita à aplicação dos princípios estabelecidos pelo Governo dos Estados Unidos em 21 de Julho de 2000. Por outro lado, as organizações devem dar a conhecer publicamente as suas políticas em matéria de protecção da vida privada e ficar abrangidas pelo âmbito da competência da Federal Trade Comission (FTC) que, nos termos do artigo 5.o da lei relativa ao comércio federal (Section 5 of the Federal Trade Commission Act), garante a proibição dos actos ou as práticas desleais ou enganosas relativas ao comércio, ou de outros organismos públicos que efectivamente assegurem o respeito dos princípios aplicados em conformidade com as FAQ. (6) Os sectores e/ou tratamento de dados não incluídos no âmbito da competência dos órgãos administrativos dos Estados Unidos da América referidos no anexo VII da presente decisão não são por ela abrangidos. (7) A fim de garantir a correcta aplicação da presente decisão, é necessário que as organizações que aderirem ao conjunto de princípios e às FAQ sejam reconhecidas pelos interessados directos, tais como pessoas cujos dados foram objecto de tratamento, exportadores de dados e entidades responsáveis pela protecção dos dados. Para o efeito o US Department of Commerce, ou um seu representante, assumirá a responsabilidade de manter actualizada uma lista pública das organizações que aderirem ao referido conjunto de princípios aplicados segundo as orientações das FAQ e que estejam abrangidos pelo âmbito de competência de, pelo menos, uma das entidades públicas referidas no anexo VII da presente decisão. (8) Num interesse de transparência e para salvaguardar a capacidade de as autoridades competentes nos Estados-Membros assegurarem a protecção das pessoas no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais, é necessário precisar na presente decisão as circunstâncias excepcionais em que a suspensão de fluxos concretos de dados se pode justificar, apesar de verificado um nível de protecção adequado. (9) O «porto seguro» criado pelos princípios e pelas FAQ pode necessitar de revisão à luz da experiência dos desenvolvimentos relativos à protecção da vida privada em circunstâncias em que a tecnologia torna cada vez mais fáceis a transferência e o tratamento de dados pessoais e à luz de relatórios relativos à aplicação dada pelas entidades responsáveis. (10) Os pareceres emitidos pelo grupo de trabalho «Protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais», criado pelo artigo 29.o da Directiva 95/46/CE, sobre o nível de protecção facultado pelos princípios de «porto seguro» nos EUA, foram tidos em conta na preparação da presente decisão ( 4 ). (11) As medidas previstas pela presente decisão estão em conformidade com o parecer do comité estabelecido pelo artigo 31.o da Directiva 95/46/CE. (12) Nos termos da Decisão 1999/468/CE do Conselho e, nomeadamente, do seu artigo 8.o, o Parlamento Europeu adoptou, em 5 de Julho de 2000, a resolução A5-0177/2000 sobre o projecto de decisão da Comissão relativa ao nível de protecção assegurado pelos princípios de «porto seguro» e pelas respectivas questões mais frequentes (FAQ) emitidos pelo Department of Commerce dos EUA ( 5 ). A Comissão reexaminou o projecto de decisão à luz da referida resolução e concluiu que, apesar do parecer que expressou, sobre a necessidade de introduzir algumas melhorias nos princípios de «porto seguro» e respectivas questões mais frequentes (FAQ) antes de poder considerar que proporcionam um «nível de protecção adequado», o Parlamento Europeu não considerou que a Comissão excederia as suas competências ao adoptar a decisão, Considerando o seguinte: ▼B ADOPTOU A PRESENTE DECISÃO:

Artigo 1.o

1. Nos termos do n.o 2 do artigo 25.o da Directiva 95/46/CE, para efeitos de todas as actividades abrangidas pelo âmbito da directiva, considera-se que os «princípios da privacidade em porto seguro» (a seguir denominados «os princípios») que figuram no anexo I da presente decisão, aplicados em conformidade com a orientação que proporcionam as questões mais frequentes (a seguir designadas «FAQ»), publicadas pelo Department of Commerce dos EUA, em 21 de Julho de 2000 que figuram no anexo II da presente decisão, asseguram um nível adequado de protecção dos dados pessoais transferidos a partir da Comunidade Europeia para organizações estabelecidas nos Estados Unidos da América, tendo em conta os seguintes documentos emanados do Department of Commerce dos EUA:

a) O resumo global de aplicação dos princípios de porto seguro que figura no anexo III;

b) O memorando sobre danos por violação das regras de protecção da vida privada e autorizações explícitas previstas na lei dos EUA, que figura no anexo IV;

c) O ofício da Federal Trade Commission que figura no anexo V;

d) O ofício do Department of Transportation que figura no anexo VI.

2. No que respeita a cada transferência de dados:

a) A organização destinatária dos dados comprometer-se-á clara e publicamente a cumprir os princípios aplicados em conformidade com as FAQ; e

b) A referida organização fica sujeita aos poderes legais dos entes públicos administrativos norte-americanos referidos no anexo VII da presente decisão, com competência para investigar denúncias, tomar medidas contra práticas desleais e enganosas, assim como proceder à reparação de pessoas singulares, independentemente do seu país de residência ou da sua nacionalidade, sempre que se verificar incumprimento dos princípios segundo as orientações das FAQ.

3. Considera-se que a organização que declarar a sua adesão aos princípios aplicados em conformidade com as FAQ cumpre o disposto no n.o 2, a partir da data em que comunicar ao Department of Commerce dos EUA ou ao seu representante, a divulgação do compromisso referido na alínea a) do n.o 2, bem como a identidade da entidade pública a que se refere a alínea b) do n.o 2.

Artigo 2.o

A presente decisão diz respeito tão só ao nível adequado de protecção previsto nos Estados Unidos da América nos termos dos princípios aplicados nos termos da FAQ a fim de dar cumprimento ao disposto no n.o 1 do artigo 25.o da Directiva 95/46/CE e não prejudica a aplicação de outras disposições da referida directiva relativas ao tratamento de dados pessoais nos Estados-Membros e nomeadamente o seu artigo 4.o

Artigo 3.o

1. Sem prejuízo da competência para tomar medidas que garantam o cumprimento das disposições nacionais adoptadas por força de outras disposições além das previstas no artigo 25.o da Directiva 95/46/CE, as autoridades competentes dos Estados-Membros podem exercer as suas competências para suspender a transferência de dados para uma organização que tenha declarado a sua adesão aos princípios aplicados em conformidade com as FAQ, se isso se verificar necessário à protecção das pessoas no que diz respeito ao tratamento dos seus dados pessoais, nos casos seguintes:

a) A entidade pública administrativa norte-americana referida no anexo VII da presente decisão, ou um mecanismo de recurso independente, nos termos da alínea a) do princípio de aplicação que figura no anexo I da presente decisão, determinou que a organização violou os princípios em conformidade com as FAQ; ou

b) Existem fortes probabilidades para supor que os princípios não estão a ser respeitados. Há indícios de que o mecanismo de aplicação em causa não toma ou não tomará as medidas adequadas na altura necessária para resolver o caso em questão, que a continuação da transferência dos dados pode causar graves prejuízos às pessoas em causa e que as entidades competentes nos Estados-Membros envidaram esforços razoáveis, dadas as circunstâncias, para facultar à organização em causa a informação e oportunidade necessárias para responder.

A suspensão cessará assim que o respeito dos princípios aplicados em conformidade com as FAQ estiver assegurado e a autoridade competente em questão na Comunidade Europeia seja disso informada.

2. Os Estados-Membros devem informar imediatamente a Comissão da adopção de medidas nos termos do n.o 1.

3. Os Estados-Membros e a Comissão devem ainda manter-se mutuamente informados relativamente aos casos em que os organismos responsáveis pelo cumprimento dos princípios aplicados em conformidade com as FAQ nos Estados Unidos da América não garantam esse mesmo cumprimento.

4. Se a informação recolhida nos termos dos n.os 1 a 3 demonstrar que os organismos responsáveis pelo cumprimento dos princípios em conformidade com as FAQ nos Estados Unidos da América não desempenham eficazmente as suas funções, a Comissão deve informar o Department of Commerce norte-americano e, se necessário, apresentar um projecto de medidas, de acordo com o procedimento estabelecido no artigo 31.o da directiva, para revogar ou suspender a presente decisão ou limitar o seu âmbito.

Artigo 4.o

1. A presente decisão pode ser adaptada em qualquer altura, à luz da experiência proporcionada pela sua aplicação e/ou se o nível de protecção proporcionado pelos princípios e pelas FAQ for considerado insuficiente pela lei norte-americana.

Em qualquer caso, a Comissão deve apreciar a aplicação da presente decisão com base na informação disponível, três anos após a sua notificação aos Estados-Membros, e informar o comité estabelecido pelo artigo 31.o da Directiva 95/46/CE de todas as conclusões pertinentes e, nomeadamente, de todas as provas que possam afectar a apreciação da adequação do nível de protecção do disposto no artigo 1.o da presente decisão, nos termos do artigo 25.o da directiva, e de todas as provas de aplicação discriminatória da decisão.

2. A Comissão apresentará, se necessário, projectos de medidas de acordo com o previsto no artigo 31.o da diretiva.

Artigo 5.o

Os Estados-Membros tomarão todas as medidas necessárias para dar cumprimento à presente decisão, o mais tardar até 90 dias após a data da sua notificação aos Estados-Membros.

Artigo 6.o

Os Estados-Membros são os destinatários da presente decisão.

ANEXO I

PRINCÍPIOS DE «PORTO SEGURO» (PROTECÇÃO DA VIDA PRIVADA)

emitidos pelo Department of Commerce dos EUA em 21 de Julho de 2000

Em 25 de Outubro de 1998, entrou em vigor a directiva relativa à protecção de dados pessoais, que constitui a legislação geral da União Europeia no domínio da vida privada. Prevê que a transferência de dados pessoais apenas se efectue para os países exteriores à UE que ofereçam garantias de um nível «adequado» de protecção da vida privada. Os Estados Unidos e a União Europeia, embora perfilhem o propósito comum de assegurar a protecção da vida privada dos seus cidadãos, abordam a questão de formas diferentes. Os Estados Unidos recorrem a uma abordagem sectorial com base numa mescla de legislação, regulamentação e auto-regulamentação. Consideradas essas diferenças, muitas organizações dos EUA manifestaram a sua incerteza em relação ao impacto do «padrão de adequação» exigido pela UE no que respeita às transferências de dados pessoais da União Europeia para os Estados Unidos.

Para limitar esta incerteza e fornecer um enquadramento mais previsível para as transferências de dados, o Department of Commerce formula o presente documento e as FAQ, questões mais frequentes (os princípios), nos termos da sua autoridade legal para incentivar, promover e desenvolver o comércio internacional. Os princípios foram desenvolvidos com base em consultas ao sector e ao público em geral para facilitar as relações comerciais e as transacções entre os Estados Unidos e a União Europeia. Destinam-se a ser utilizados exclusivamente por organizações dos EUA que recebam dados pessoais da União Europeia para efeitos de reconhecimento como «porto seguro» e para a presunção de «adequação» implicada nesse processo. Visto que estes princípios foram concebidos com aquele objectivo específico, a sua adopção para outros fins pode revelar-se imprópria. Os princípios não podem ser utilizados em substituição de disposições nacionais de aplicação da directiva em matéria de tratamento de dados pessoais nos Estados-Membros.

A decisão de preencher os requisitos de «porto seguro» é inteiramente voluntária e as organizações podem preencher os requisitos de «porto seguro» de várias formas. As organizações que decidam aderir aos princípios devem agir em conformidade com os mesmos, de modo a obterem e conservarem os benefícios de «porto seguro» e a poderem declará-lo publicamente. Por exemplo, se uma organização se associar a um programa de auto-regulamentação para a protecção da vida privada que adira a estes princípios, preenche os requisitos de «porto seguro». O mesmo se aplica às organizações que desenvolvam as suas próprias políticas auto-reguladoras de protecção da vida privada, desde que ajam em conformidade com os referidos princípios. Quando, para fins do cumprimento dos princípios, uma organização se baseia total ou parcialmente num processo de auto-regulamentação, o seu incumprimento da referida auto-regulamentação poderá ser objecto de recurso, de acordo com o previsto no artigo 5.o da lei relativa ao comércio federal (Section 5 of the Federal Trade Commission Act), que proíbe os actos desleais ou enganosos, ou conforme outra legislação ou regulamentação que proíba esse tipo de actos (ver o anexo com a lista das entidades públicas nos EUA reconhecidas pela UE). Ademais, as organizações regidas por disposições legais, regulamentares, administrativas ou de qualquer outra natureza jurídica que protejam efectivamente a privacidade dos dados pessoais podem candidatar-se aos benefícios do «porto seguro». Em todo o caso, os benefícios do «porto seguro» serão efectivos a partir da data em que a organização que deles deseje usufruir apresente uma autocertificação ao Department of Commerce (ou a um seu representante), de acordo com o estabelecido na FAQ sobre autocertificação.

A adesão a estes princípios pode ser limitada: a) na medida necessária para observar requisitos de segurança nacional, interesse público ou execução legal, b) por legislação, regulamento governamental ou jurisprudência que criam obrigações contraditórias ou autorizações explícitas, desde que, no exercício de tal autorização, uma organização possa demonstrar que o seu incumprimento dos princípios se limita ao necessário para respeitar os legítimos interesses superiores avançados por essa autorização, ou c) por excepção ou derrogação prevista na directiva ou nas normas de direito interno dos Estados-Membros, desde que a aplicação das referidas excepções ou derrogações ocorra em contextos comparáveis. Para que se possa melhorar a protecção da vida privada, as organizações deverão envidar esforços no sentido de aplicar estes princípios de forma integral e transparente, incluindo a indicação das respectivas políticas de protecção da vida privada, sempre que as excepções aos princípios permitidas pela alínea b) supra se apliquem regularmente. Pela mesma razão, quando a escolha for permitida pelos princípios e/ou pela legislação norte-americana, as organizações deverão optar pelo nível de protecção mais elevado possível.

As organizações poderão, por razões práticas ou outras, aplicar os princípios a todas as operações de tratamento de dados, mas só serão obrigadas a fazê-lo com as transferências de dados posteriores à data de adesão ao «porto seguro». Para preencherem os requisitos de «porto seguro», as organizações não são obrigadas a aplicar estes princípios à informação depositada em sistemas de arquivo tratados manualmente. As organizações que desejam beneficiar do estatuto de «porto seguro» para receberem transferências de informação existente em sistemas de arquivo tratados manualmente proveniente da UE devem aplicar os princípios a qualquer informação desse tipo transferida desde a sua adesão ao«porto seguro». Uma organização que deseje aplicar os princípios de «porto seguro» a informação pessoal sobre recursos humanos transferida da UE, para utilização no contexto de relações laborais, deve indicá-lo na autocertificação apresentada ao Department of Commerce (ou ao seu representante), em conformidade com o disposto na FAQ sobre autocertificação. Além disso, poderão apresentar as garantias consideradas necessárias pelo artigo 26.o da directiva se incluírem os princípios nos acordos que celebrarem por escrito com as entidades que transferem os dados provenientes da UE como disposições específicas de vida privada, desde que a Comissão e os Estados-Membros autorizem as restantes disposições desses contratos-modelo.

Aplica-se o direito norte-americano às questões de interpretação e respeito dos princípios de «porto seguro» (incluindo as FAQ) e outras medidas de protecção da vida privada praticadas pelas organizações aderentes ao «porto seguro», à excepção de casos em que as organizações se tenham comprometido a cooperar com as entidades europeias responsáveis pela protecção dos dados. Salvo indicação em contrário, nesta matéria são aplicáveis todas as disposições dos princípios de «porto seguro» e das FAQ.

«Dados pessoais» e «informação pessoal» são os dados que se referem a uma pessoa identificada ou identificável, que entrem no âmbito da directiva e que, sendo provenientes da UE, sejam recebidos por entidades norte-americanas, independentemente da forma em que se encontrem registados.

AVISO

Uma organização deve informar os cidadãos quanto aos fins a que se destinam a recolha e utilização dos dados que lhes dizem respeito, à forma de contactar a organização para qualquer questão ou queixa, aos tipos de terceiros a quem a informação é comunicada e às opções e meios que a organização coloca à disposição dos cidadãos para limitarem a utilização e comunicação desses dados. Este aviso deve ser formulado em linguagem clara e de forma bem visível no momento em que se solicita pela primeira vez qualquer informação pessoal aos cidadãos ou então logo que possível, mas, em qualquer circunstância, antes de a organização utilizar esses dados para outro fim diferente daquele que, inicialmente, motivou a recolha ou o tratamento por parte da entidade que procedeu à transferência, ou ainda antes de a organização divulgar, pela primeira vez, esses dados a terceiros ( 6 ).

ESCOLHA

Uma organização deve facultar aos cidadãos a possibilidade de escolher («opt out» — opção de não participação) se os seus dados pessoais podem: a) ser divulgados a terceiros ( 7 ), ou b) ser utilizados para fins incompatíveis com os que presidiram à recolha inicial ou com os que foram subsequentemente autorizados pela pessoa em causa. Para poderem optar, as pessoas devem ter acesso a mecanismos claros e transparentes, facilmente disponíveis e pouco onerosos.

Para recolha de informações de natureza mais sensível (informações pessoais relativas a condições de saúde ou doenças, origem racial ou étnica, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas, pertença a sindicatos ou informações relativas à vida sexual da pessoa), os cidadãos devem poder exercer uma escolha afirmativa ou explícita no sentido da participação («opt in»), caso se pretenda divulgar a informação a terceiros ou utilizá-la para um fim diferente do que, inicialmente, motivou a sua recolha ou do fim subsequentemente autorizado pela pessoa através do exercício da opção de participação. Em qualquer caso, qualquer informação recebida de terceiros, que estes tratem e considerem como sendo de natureza sensível, deverá ser tratada como tal pela organização destinatária.

RETRANSFERÊNCIA

Para poderem divulgar informação a terceiros, as organizações deverão aplicar os princípios de aviso e escolha. Se desejarem transferir informações para terceiros que desempenhem a função de agentes, tal como descrito na nota final, as organizações só o poderão fazer na condição de se certificar de que a parte terceira subscreve os princípios de «porto seguro», cumpre as disposições da directiva ou outras disposições adequadas, e de estabelecer um acordo escrito com esse terceiro, exigindo que este garanta, pelo menos, o mesmo nível de protecção da vida privada requerido pelos princípios pertinentes. Se a organização cumprir estes requisitos, não será responsável (salvo quando estabeleça um acordo em contrário) pelo tratamento da informação transferida realizado por terciros, que viole os limites ou as normas estabelecidas, a menos que a organização tenha conhecimento ou devesse ter conhecimento de que o terceiro processaria a informação de forma contrária aos princípios e não tome quaisquer medidas razoáveis para evitar ou pôr fim a esse tratamento da informação.

SEGURANÇA

As organizações que criam, mantêm, utilizam ou divulgam ficheiros de informações pessoais devem tomar precauções razoáveis para evitar a perda, utilização indevida e acesso, revelação, alteração ou destruição não autorizados.

INTEGRIDADE DOS DADOS

De acordo com os princípios, as informações pessoais devem ser pertinentes para os fins da sua utilização. Uma organização não pode tratar informações pessoais de modo incompatível com os fins que motivaram a recolha ou que tenham sido autorizados posteriormente pela pessoa em causa. Na medida necessária para se atingirem esses fins, as organizações devem tomar providências razoáveis para assegurar que os dados são fiáveis para a utilização prevista, exactos, completos e actuais.

ACESSO

Os cidadãos devem poder ter acesso às informações pessoais que lhes dizem respeito e que estejam na posse de uma organização; devem poder rectificar, alterar ou eliminar informações inexactas, salvo se os encargos ou as despesas para facultar esse acesso forem desproporcionados em relação aos riscos para a vida privada da pessoa em causa, ou sempre que os legítimos direitos de terceiros incorram em risco de violação.

APLICAÇÃO

A protecção efectiva da vida privada deve incluir mecanismos que garantam o cumprimento dos princípios de «porto seguro», recursos para os cidadãos a que se referem os dados e que tenham sido afectados pelo incumprimento dos princípios, bem como consequências para as organizações sempre que os princípos não sejam seguidos. Estes mecanismos devem incluir, no mínimo: a) mecanismos de recurso independentes, imediatamente disponíveis e pouco onerosos através dos quais as queixas e os litígios dos cidadãos possam ser investigados e resolvidos e os danos reparados sempre que a lei aplicável ou as iniciativas privadas o prevejam, b) procedimentos de acompanhamento para indagar da veracidade das atestações e alegações das empresas em relação às suas práticas em matéria de protecção da vida privada e para verificar se essas práticas relativas à vida privada foram executadas da forma apresentada, e c) a obrigação de solucionar problemas decorrentes do incumprimento dos princípios por organizações que tenham anunciado a sua adesão e consequências para essas organizações. As sanções devem ser suficientemente rigorosas de modo a garantirem o cumprimento por parte das organizações.

Anexo

Lista das entidades públicas nos EUA reconhecidas pela União Europeia

A União Europeia reconhece as seguintes entidades públicas norte-americanas com competência para investigar denúncias, tomar medidas contra práticas desleais e enganosas, assim como proceder à reparação de pessoas singulares, sempre que se verificar incumprimento dos princípios aplicados em conformidade com as orientações das FAQ:

— a Federal Trade Commission com base nas competências que lhe são conferidas pelo artigo 5.o da lei relativa ao comércio federal (Section 5 of the Federal Trade Commission Act),

— o Department of Transportation com base nas competências que lhe são conferidas pelo Title 49 do United States Code, Section 41712.

ANEXO II

QUESTÕES MAIS FREQUENTES (FAQ)

FAQ 1 — Dados sensíveis

Q: Uma organização deverá sempre propor uma escolha explícita (opção de participação) no que diz respeito aos dados sensíveis?

R: Não. Esta escolha não é exigida se o tratamento dos dados: 1. se realizar em função de interesses vitais da pessoa em causa ou de outra pessoa, 2. for necessário para a preparação de recursos ou processos judiciais, 3. for necessário para prestar cuidados médicos ou elaborar um diagnóstico, 4. for efectuado no decurso das actividades legítimas de uma fundação, associação ou qualquer outro organismo sem fins lucrativos que possua objectivos políticos, filosóficos, religiosos ou sindicais, na condição de que o tratamento se refira exclusivamente aos membros do organismo ou às pessoas que com ele mantenham contactos habituais no âmbito dos referidos objectivos, e de que os dados não sejam revelados a terceiros sem o consentimento das pessoas em causa, 5. for necessário para que a entidade cumpra as suas obrigações em matéria de direito do trabalho, ou 6. se referir a informação publicada pela pessoa em causa.

FAQ 2 — Excepções jornalísticas

Q: Tendo em conta a liberdade de imprensa garantida pela Constituição dos EUA, bem como as isenções em matéria de jornalismo previstas pela directiva, os princípios de «porto seguro» aplicam-se às informações de carácter pessoal recolhidas, arquivadas ou divulgadas com fins jornalísticos?

R: Sempre que o direito de liberdade de imprensa consagrado na Primeira Emenda da Constituição dos EUA não for compatível com os interesses de protecção da vida privada, a Primeira Emenda deverá garantir o equilíbrio de tais interesses no que diz respeito às actividades de pessoas ou de organizações norte-americanas. A informação pessoal recolhida para efeitos de publicação, difusão ou outra forma de comunicação pública de material jornalístico, quer seja, ou não, utilizada, bem como a informação constante de material já publicado e arquivado, não está sujeita aos requisitos dos princípios de «porto seguro».

FAQ 3 — Responsabilidade subsidiária

Q: Os fornecedores de serviços da internet (ISP), os operadores de telecomunicações ou outras organizações estão sujeitos aos princípios de «porto seguro» quando, em nome de outra organização, se limitam a transmitir, encaminhar, trocar ou guardar informação susceptível de violar estes princípios?

R: Não. À semelhança da própria directiva, o princípio de «porto seguro» não gera uma responsabilidade subsidiária. Não se poderá responsabilizar uma entidade que aja exclusivamente como transmissora de dados transmitidos por terceiros e não seja determinante nem para a finalidade, nem para os meios de tratamento dos dados pessoais.

FAQ 4 — Bancos de investimento e auditorias

Q: As actividades de auditores e bancos de investimento podem implicar o tratamento de dados pessoais sem conhecimento do interessado. Quais os casos em que os princípios de aviso, escolha e acesso permitem este tipo de tratamento?

R: Os bancos de investimento ou os auditores podem tratar informação sem conhecimento do interessado, apenas na medida em que isso se justifique, e pelo tempo necessário, em função de disposições regulamentares ou por razões de interesse público, bem como noutras circunstâncias em que a aplicação desses princípios seja prejudicial aos interesses legítimos das suas organizações. Esses interesses incluem a verificação do cumprimento, por parte das empresas, das suas obrigações legais e actividades contabilísticas legítimas, e a observação da confidencialidade no contexto de possíveis aquisições, fusões, empresas comuns ou transacções semelhantes efectuadas por bancos de investimento ou auditores.

FAQ 5 ( 8 ) — Papel das autoridades responsáveis pela protecção dos dados

Q: Que forma adoptarão e como serão aplicados os compromissos de cooperação das empresas com as autoridades europeias responsáveis pela protecção dos dados (APD)?

R: Em conformidade com os princípios de «porto seguro», as organizações norte-americanas que recebam dados pessoais provenientes da UE devem comprometer-se a utilizar mecanismos eficazes que garantam o cumprimento dos referidos princípios. Concretamente, como definido no princípio de aplicação, devem prever: a) vias de recurso para as pessoas em causa, b) procedimentos de acompanhamento, a fim de verificar a veracidade das afirmações e declarações das organizações em matéria de respeito da vida privada, e c) a obrigação de as referidas organizações solucionarem os problemas que surjam por incumprimento dos princípios, bem como de assumirem as respectivas consequências. Uma organização pode satisfazer as alíneas a) e c) previstas pelo princípio de aplicação, comprometendo-se a cooperar com as APD, nas condições estabelecidas na presente FAQ.

Uma organização pode comprometer-se a cooperar com as autoridades responsáveis pela protecção dos dados declarando na sua certificação de adesão ao «porto seguro» dirigida ao Department of Commerce (ver FAQ 6 — Autocertificação) que:

1. opta por cumprir as alíneas a) e c) do princípio de aplicação do «porto seguro», comprometendo-se a cooperar com as APD,

2. cooperará com as APD na investigação e resolução de queixas formuladas no âmbito do «porto seguro», e

3. respeitará as decisões da APD, sempre que esta considere que a organização deve tomar medidas específicas para cumprir os princípios de «porto seguro», incluindo o pagamento de indemnizações ou compensações às pessoas prejudicadas pelo desrespeito dos princípios, e apresentará à APD confirmação por escrito de que tais medidas foram tomadas.

A cooperação com as APD assumirá as formas de informação e aconselhamento seguintes:

— o aconselhamento das APD será veiculado através de um grupo de trabalho informal composto por estas autoridades à escala europeia, que contribuirá, entre outros aspectos, para assegurar uma abordagem coerente e harmonizada destas questões,

— o mesmo grupo deverá prestar aconselhamento às organizações norte-americanas no que respeita a queixas por resolver apresentadas pelas pessoas cuja informação pessoal, transferida da UE ao abrigo do «porto seguro», tenha sido objecto de tratamento. Esse aconselhamento, que tem por fim garantir a correcta aplicação dos princípios de «porto seguro», contemplará todas as vias de recurso para a(s) pessoa(s) em causa que as APD considerem adequadas,

— o grupo prestará aconselhamento em resposta a queixas trazidas pelas organizações em questão e/ou a queixas apresentadas directamente por particulares contra as organizações que se tenham comprometido a cooperar, para efeitos do cumprimento do «porto seguro», com as APD; estas incentivarão e, se necessário, auxiliarão as pessoas em causa a recorrer, em primeira instância, aos mecanismos internos de resolução de queixas de que as organizações disponham,

— a resposta será emitida após ter sido dada a ambas as partes envolvidas a oportunidade de fornecer todas as informações e provas que considerem necessárias. O grupo procurará responder o mais rapidamente possível, dentro dos limites processuais permitidos, em regra geral nos 60 dias seguintes à recepção da queixa e, se possível, antes de findo esse prazo,

— caso considere adequado, o grupo publicará os resultados da análise das queixas recebidas,

— o aconselhamento facultado em nada responsabiliza o grupo no seu conjunto ou as APD individuais que o compõem.

Como referido acima, as organizações que optem por esta solução para a resolução de litígios deverão ainda comprometer-se a respeitar as decisões das APD. Se as organizações não aplicarem o conselho da APD num prazo de 25 dias, sem apresentar uma razão válida para o atraso, o grupo comunicará a sua intenção de levar o caso à Federal Trade Commission ou a outro organismo federal ou estadual norte-americano, com competência para tomar medidas de execução em caso de fraude ou prestação de falsas declarações, ou para concluir que o Acordo de Cooperação foi seriamente quebrado devendo, por isso, ser considerado nulo. Nesta última hipótese, o grupo informará o Department of Commerce (ou um seu representante) para que altere a lista de participantes no «porto seguro» em conformidade. Qualquer violação do Acordo de Cooperação com as APD, bem como dos princípios de «porto seguro», será objecto de recurso ao abrigo do artigo 5.o da lei relativa ao comércio federal (Section 5 do Federal Trade Commission Act) ou de outra lei semelhante.

As organizações que escolherem esta opção deverão pagar uma taxa anual destinada aos custos de funcionamento do grupo, podendo ainda ter que pagar quaisquer despesas de tradução necessárias, decorrentes das decisões do grupo sobre as queixas de que são objecto. A taxa anual não excederá 500 dólares dos Estados Unidos (USD), sendo inferior para empresas de menor dimensão.

A opção de cooperar com as APD estará ao dispor das organizações que aderirem ao «porto seguro» durante um período de três anos. Esta solução poderá, contudo, vir a ser reconsiderada pelas APD se o número de organizações norte-americanas que por ela optarem for excessivo.

FAQ 6 — Autocertificação

Q: De que modo uma organização autocertifica a sua adesão aos princípios de «porto seguro»?

R: Os benefícios decorrentes da adesão ao «porto seguro» vigoram a partir da data em que cada organização autocertifica junto do Department of Commerce (ou do respectivo representante) a sua adesão aos princípios, em conformidade com as orientações que a seguir se especificam.

Para proceder à autocertificação de adesão aos princípios de «porto seguro», as organizações poderão apresentar ao Department of Commerce (ou a um seu representante) uma carta assinada por um dos responsáveis da organização aderente ao «porto seguro», em nome desta, contendo, no mínimo, a seguinte informação:

1. Designação da organização, endereço postal e de correio electrónico, números de telefone e fax;

2. Descrição das actividades da organização em matéria de informação pessoal recebida da UE; e

3. Descrição da política da organização em matéria de protecção da vida privada no que diz respeito a essa informação pessoal, incluindo: a) o local onde pode ser consultada pelo público, b) a sua data de aplicação, c) o nome do gabinete de contacto para a apresentação de queixas, pedidos de acesso ou quaisquer outros assuntos relacionados com os princípios de «porto seguro», d) os organismos oficiais concretos com competência para deliberar sobre quaisquer queixas contra a organização em matéria de práticas desleais ou desonestas e violações das leis ou normas que regulamentam a protecção da vida privada (e que se encontram referidos no anexo dos princípios), e) a designação de qualquer programa relativo à protecção da vida privada em que a organização participe, f) o método de verificação (por exemplo, interno ou por terceiros) ( 9 ), e g) o mecanismo de recurso independente que possa ser utilizado para investigar as queixas por resolver.

Se a organização desejar que a sua adesão aos princípios de «porto seguro» abranja também a informação sobre recursos humanos transferida da UE para ser utilizada num contexto de relações laborais pode fazê-lo, desde que exista um organismo oficial com competência para conhecer de queixas contra a referida organização, em matéria de informações sobre recursos humanos, referido na lista anexa aos princípios. Além disso, deve declarar na sua autocertificação que deseja abranger esse tipo de informações, que deseja colaborar com as autoridades da UE, em conformidade com as FAQ 9 e 5, consoante o caso, e que acatará o parecer emitido por essas autoridades.

O Department of Commerce (ou o seu representante) terá uma lista de todas as organizações que autocertificarem a sua adesão ao «porto seguro», garantindo desta forma os benefícios daí decorrentes, que actualizará com base nas cartas anuais e notificações que receba, de acordo com a FAQ 11. Estas cartas de autocertificação deverão ser apresentadas, no mínimo, uma vez por ano, caso contrário as organizações serão suprimidas da lista e deixarão de usufruirdos benefícios decorrentes do «porto seguro». Tanto a lista como as cartas de autocertificação enviadas pelas organizações serão colocadas à disposição do público. Todas as organizações que autocertificarem a sua adesão aos princípios de «porto seguro» deverão também mencionar nas respectivas declarações públicas relativas à sua política em matéria de protecção da vida privada que aderem aos princípios de «porto seguro».

O compromisso de adesão aos princípios de «porto seguro» não se limita apenas aos dados recebidos durante o período em que a organização usufrui dos benefícios daí decorrentes, já que, ao aderir, a organização se compromete a aplicar os ditos princípios aos dados em questão enquanto os armazenar, utilizar ou revelar, mesmo que, posteriormente, decida por qualquer motivo abandonar o «porto seguro».

Uma organização que cesse como entidade jurídica separada, ne sequência de uma fusão ou de uma aquisição, deve antecipadamente informar desse facto o Department of Commerce ou o seu representante. A notificação deve ainda indicar se a nova entidade resultante da fusão ou da aquisição: 1. continuará abrangida pelo «porto seguro» por força do instrumento legal que regulou a fusão ou aquisição, ou 2. decide autocertificar a sua adesão aos princípios ou aplicar outro tipo de garantias, como um acordo escrito que garanta a adesão aos princípios. Quando nenhuma destas duas condições se aplicar, quaisquer dados que tenham sido recebidos no âmbito do «porto seguro» devem ser prontamente cancelados.

Se bem que uma organização não tenha de subordinar todas as informações pessoais ao «porto seguro», a partir do momento da sua adesão aos princípios todos os dados pessoais que receba da UE deverão ser abrangidos por eles.

Qualquer declaração falsa prestada ao público relativa à adesão aos princípios de «porto seguro» poderá ser objecto de recurso junto da Federal Trade Commission ou de qualquer outra instância governamental competente. As declarações falsas prestadas ao Department of Commerce (ou a um seu representante) poderão ser objecto de recurso ao abrigo da legislação sobre falsos testemunhos (False Statements Act — 18 USC § 1001).

FAQ 7 — Verificação

Q: Como é que as organizações prevêem modalidades de acompanhamento para verificar não só se os certificados e as declarações das empresas sobre as suas práticas em matéria de privacidade, no âmbito do «porto seguro», correspondem à verdade, como também se essas práticas em matéria de privacidade foram aplicadas em conformidade com as declarações prestadas e com os princípios de «porto seguro»?

R: Para cumprir os requisitos de verificação do princípio de aplicação, uma organização pode verificar os certificados e as declarações recorrendo quer a uma auto-avaliação quer a verificações de conformidade externas.

No caso da auto-avaliação, esta verificação deve indicar se a política pública da organização em matéria de protecção da vida privada no que respeita à informação pessoal recebida da UE é exacta, abrangente, claramente exposta, completamente aplicada e acessível. Deverá, também, indicar que a sua política em matéria de protecção da vida privada está conforme aos princípios de «porto seguro», que as pessoas estão informadas sobre os instrumentos internos específicos de que a organização dispõe para processar as queixas e sobre os mecanismos independentes de apresentação de queixas, que a organização instituiu procedimentos específicos, que os trabalhadores receberam formação adequada para a sua aplicação e que se aplicam sanções em caso de não cumprimento dos mesmos e, por fim, que estão em vigor procedimentos internos para a realização periódica de verificações de conformidade com o acima exposto. A declaração de verificação da auto-avaliação, que deverá ser assinada por um responsável da empresa, ou por qualquer outro representante autorizado, deve ser efectuada, no mínimo, uma vez por ano e posta à disposição das pessoas, mediante pedido ou no âmbito de uma investigação ou de queixa por motivos de não conformidade.

As organizações devem manter registos relativos à aplicação das suas práticas em matéria de privacidade no âmbito do «porto seguro», que devem ser postos à disposição, mediante pedido, no âmbito de uma investigação ou queixa relativa à conformidade, da entidade independente responsável pela investigação da queixa ou da agência responsável em matéria de práticas desleais e desonestas.

Se a organização tiver optado por verificações de conformidade externas, essas verificações deverão atestar que a sua política em matéria de protecção da vida privada no que respeita à informação pessoal recebida da UE é conforme aos princípios de «porto seguro» e está a ser devidamente cumprida, e que as pessoas são informadas dos mecanismos ao seu dispor para apresentar queixa. Os métodos de verificação poderão compreender, consoante os casos, auditorias sem restrições, verificações aleatórias, o recurso a simulações ou o uso de instrumentos tecnológicos. A declaração atestando a realização da verificação de conformidade externa, que deverá ser assinada pelo responsávelda verificação ou pelo responsável da empresa ou um outro representante autorizado, deve ser efectuada, no mínimo, uma vez por ano, e posta à disposição das pessoas, mediante pedido ou no âmbito de uma investigação ou queixa relativa à conformidade.

FAQ 8 — Acesso

Princípio de acesso

As pessoas devem ter acesso às informações pessoais na posse de uma organização e poder corrigir, alterar ou suprimir as mesmas, sempre que forem incorrectas, excepto nos casos em que a autorização de acesso comporte encargos desproporcionados em relação aos riscos para a vida privada da pessoa em causa, ou em situações que impliquem a violação dos direitos legítimos de terceiros.

Q 1: O direito de acesso é absoluto?

R 1: Não. No âmbito dos princípios de «porto seguro», o direito de acesso é fundamental para a protecção da vida privada. Permite, em especial, que as pessoas verifiquem a exactidão das informações que outras entidades possuem a seu respeito. Em qualquer caso, a obrigação, por parte da organização detentora da informação, de garantir acesso à mesma está sujeita ao princípio da proporcionalidade ou da razoabilidade e, em certas ocasiões, deve ser moderada. Com efeito, a exposição de motivos das directrizes da OCDE em matéria de protecção da vida privada, publicadas em 1980, indica claramente que a obrigação de acesso que incumbe a uma organização não é absoluta. Não exige, por exemplo, as investigações extremamente meticulosas que são necessárias no caso de uma citação, nem sequer implica o acesso às diversas formas sob as quais a organização detenha as referidas informações.

Pelo conrário, a experiência mostra que, ao satisfazer os pedidos de acesso por parte das pessoas, as organizações devem guiar-se, em primeiro lugar, pelas preocupações que deram lugar ao pedido. Por exemplo, se um pedido de acesso é vago ou muito geral, a organização poderá entrar em diálogo com o interessado, a fim de tentar compreender qual a motivação subjacente ao pedido e poder prestar as informações adequadas. A organização pode desejar saber qual, ou quais, dos seus serviços a pessoa contactou e/ou a natureza da informação (ou a sua utilização) que é objecto do pedido de acesso. As pessoas não são, todavia, obrigadas a justificar um pedido de acesso aos seus próprios dados.

As despesas e os encargos são factores importantes a ter em conta, embora não sejam determinantes para avaliar a razoabilidade de um pedido de acesso. Se a informação é utilizada para tomar decisões que poderão afectar significativamente a pessoa em questão (por exemplo, a recusa ou concessão de benefícios consideráveis como seguros, hipotecas ou um emprego), a organização terá, em conformidade com as restantes disposições destas FAQ, de divulgar a referida informação, mesmo que isso se revele relativamente difícil ou dispendioso.

Se as informações solicitadas não forem de carácter sensível, nem forem utilizadas para tomar decisões que afectem consideravelmente a pessoa (por exemplo, dados de marketing sem carácter sensível, utilizados para determinar o envio ou não de um catálogo a uma pessoa), mas a sua disponibilização for fácil e pouco dispendiosa, a organização deve facultar o acesso às informações concretas que possui, relativas à pessoa que efectuou o pedido. A informação em causa poderá incluir dados fornecidos pela própria pessoa, dados recolhidos no decurso de uma transacção ou dados que digam respeito à pessoa, obtidos através de terceiros.

Uma vez que o princípio de acesso é fundamental, as organizações devem sempre, de boa fé, envidar todos os esforços para conceder o acesso. Nos casos em que determinada informação exija protecção e se distinga com facilidade de outra informação que seja objecto de um pedido de acesso, a organização deverá reter a informação protegida e disponibilizar os restantes dados. Se uma organização decidir recusar o acesso em qualquer circunstância, deverá prestar à pessoa que o solicitou a devida justificação e informação sobre os contactos a efectuar para posteriores investigações.

Q 2: O que se entende por informações comerciais confidenciais? A sua salvaguarda justifica que as organizações neguem o acesso a esse tipo de informações?

R 2: As informações comerciais confidenciais (na acepção das Federal Rules of Civil Procedures on discovery, no âmbito da divulgação de informação) são dados relativamente aos quais uma organização toma medidas de protecção para que não sejam divulgados, sempre que possam ser utilizados para beneficiar a concorrência. O programa informático específico utilizado pela organização, como, por exemplo, um programa de elaboração de modelos ou os detalhes deste programa, podem constituir informações comerciais confidenciais. Nos casos emque a informação se distinga com facilidade de outra informação que seja objecto de um pedido de acesso, a organização deverá reter a informação comercial confidencial e disponibilizar a que não é confidencial. As organizações podem recusar ou limitar o acesso na medida em que este implique revelar informações comerciais confidenciais a seu respeito, tal como acima definidas, como é o caso das deduções ou classificações de marketing produzidas pela organização, ou informações comerciais confidenciais de terceiros, nos casos em que estas informações sejam objecto de uma obrigação contratual de confidencialidade, em circunstâncias em que tal obrigação deveria, normalmente, ser aceite ou imposta.

Q 3: Quando garante o acesso, uma organização pode limitar-se a comunicar às pessoas os dados pessoais que lhes dizem respeito arquivados nas suas bases de dados ou deve garantir o acesso à própria base de dados?

R 3: O acesso pode ser garantido sob a forma de prestação de informações ao requerente, sem que haja necessidade de lhe conceder o acesso à base de dados da organização.

Q 4: Uma organização deve reestruturar as suas bases de dados a fim de poder garantir o acesso às mesmas?

R 4: O acesso apenas tem de ser concedido na medida em que a organização armazene a informação. O princípio de acesso não deve, por si, criar qualquer obrigação de recolha, manutenção, reorganização ou reestruturação de ficheiros de informações pessoais.

Q 5: Estas respostas ilustram claramente que o acesso pode ser recusado em determinadas circunstâncias. Quais as restantes circunstâncias em que as organizações podem recusar o acesso das pessoas às informações que lhes dizem respeito?

R 5: O acesso apenas pode ser recusado em circunstâncias limitadas e quaisquer razões apresentadas para justificar a recusa devem ser específicas. Uma organização pode recusar-se a dar acesso a informações, sempre que a divulgação seja passível de interferir com a salvaguarda de interesses públicos igualmente importantes, nomeadamente a segurança nacional, defesa ou segurança pública. Além disso, o acesso pode ser recusado quando a informação pessoal é tratada apenas para fins estatísticos ou de investigação. Outras razões para recusar ou limitar o acesso: a) Interferência com a execução ou o cumprimento da lei, incluindo a prevenção, investigação ou detecção de delitos ou o direito a um processo equitativo; b) Interferência com processos particulares, incluindo a prevenção, investigação ou detecção de queixas ou o direito a um processo equitativo; c) Divulgação de informação pessoal que contenha referências a outra(s) pessoa(s), nos casos em que estas referências não possam ser separadas; d) Quebra de uma obrigação ou privilégio de carácter jurídico ou profissional; e) Quebra da indispensável confidencialidade das negociações em curso ou a realizar no futuro, por exemplo, as relacionadas com a aquisição de empresas cotadas na bolsa; f) Prejuízo de investigações no âmbito da segurança dos trabalhadores ou de procedimentos de resolução de queixas; g) Prejuízo da confidencialidade que poderá ser necessária, durante períodos limitados, para a planificação da sucessão dos trabalhadores e as reorganizações das empresas; ou h) Prejuízo da confidencialidade que poderá ser necessária em matéria de acompanhamento, inspecções ou funções de regulamentação relativas a uma boa gestão económica ou financeira; ou i) Outras circunstâncias em que o acesso signifique encargos ou custos desproporcionados ou represente violação dos direitos legítimos ou interesses de terceiros.

Cabe à organização que invocar a excepção demonstrar o seu fundamento (como habitualmente acontece). Tal como acima se refere, as razões de recusa ou restrição do acesso, bem como um ponto de contacto para a obtenção de mais esclarecimentos devem ser indicados às pessoas que o solicitem.

Q 6: Uma organização pode cobrar uma taxa a fim de cobrir os encargos de acesso?

R 6: Sim. As directrizes da OCDE reconhecem que as organizações poderão cobrar uma taxa, desde que não seja excessiva. As organizações podem, assim, solicitar o pagamento de uma taxa razoável para garantir o acesso à informação. A cobrança de uma taxa poderá ser útil para desencorajar pedidos repetidos ou abusivos.

As organizações especializadas na venda de informações acessíveis ao público podem, assim, responder ao pedido de acesso contra pagamento de uma taxa correspondente ao montante habitualmente cobrado pela organização. Alternativamente, as pessoas podem procurar obter a sua informação na primeira organização que originalmente reuniu os dados.

O acesso não pode ser recusado por razões relacionadas com os custos se a pessoa em causa se propuser pagá-los.

Q 7: Uma organização é obrigada a garantir o acesso a informações pessoais obtidas a partir de registos públicos?

R 7: Em primeiro lugar, convém esclarecer que os registos públicos são todos os arquivos conservados pelos organismos ou entidades estatais, a todos os níveis, que podem ser consultados pelo público em geral. A aplicação dos princípios de acesso às informações não é necessária desde que estas não estejam associadas a outras informações pessoais, excepto nos casos em que uma quantidade mínima de informações que não fazem parte dos registos públicos é utilizada para catalogar ou organizar a informação desses registos. Contudo, devem respeitar-se as condições de consulta exigidas pela respectiva instância de jurisdição. Quando as informações dos registos públicos estão associadas a informações não provenientes de outros registos públicos, uma organização deve garantir o acesso a toda a informação, partindo do princípio de que esta não é objecto de outras excepções autorizadas.

Q 8: O princípio de acesso deve ser aplicado a toda a informação pessoal disponível ao público?

R 8: À semelhança das informações obtidas a partir de registos públicos (ver Q 7), não é necessário aplicar o princípio de acesso a informação que já seja disponibilizada ao grande público, desde que não esteja associada a informação não pública.

Q 9: Como é que uma organização se pode proteger contra pedidos de acesso repetidos ou abusivos?

R 9: Uma organização não é obrigada a satisfazer esses pedidos de acesso. Por esse motivo, as organizações podem solicitar o pagamento de uma taxa razoável e poderão determinar limites razoáveis relativos ao número de vezes que, durante um dado período, se dará resposta aos pedidos de uma determinada pessoa. Ao definir estas limitações, uma organização deverá considerar determinados factores, como, por exemplo, a frequência das actualizações da informação, a finalidade da utilização dos dados e a natureza da informação.

Q 10: Como é que uma organização se pode proteger contra pedidos de acesso fraudulentos?

R 10: Uma organização não é obrigada a garantir o acesso à informação se não lhe forem fornecidos dados suficientes que lhe permitam confirmar a identidade da pessoa que efectua o pedido.

Q 11: Existe algum prazo para responder aos pedidos de acesso?

R 11: Sim. As organizações devem dar resposta aos pedidos sem atrasos excessivos e dentro de um prazo razoável. Este requisito poderá ser preenchido de diversas formas, tal como se especifica na exposição de motivos das directrizes da OCDE em matéria de protecção da vida privada, publicadas em 1980. Por exemplo, um responsável pelo tratamento dos dados que fornece, regularmente, informações às pessoas que são objecto das mesmas poderá ficar isento da obrigação de responder imediatamente a um pedido individual.

FAQ 9 — Recursos humanos

Q 1: A transferência da UE para os Estados Unidos de dados pessoais recolhidos no âmbito de relações de trabalho é abrangida pelos princípios de «porto seguro»?

R 1: Sim. Quando uma empresa da UE transfere dados pessoais relativos aos seus trabalhadores (anteriores ou actuais), recolhidos no âmbito da relação de trabalho, para uma empresa-mãe, uma entidade associada ou um fornecedor de serviços não associado nos Estados Unidos que tenha aderido aos princípios de «porto seguro», a transferênciagoza das condições garantidas pelos princípios. Nestes casos, a recolha de informação e o seu tratamento antes de efectuada a transferência deverão estar sujeitos à legislação nacional do país da UE onde se processou a recolha, bem como às condições ou restrições impostas à transferência que serão respeitadas de acordo com essa mesma legislação.

Os princípios de «porto seguro» são pertinentes apenas no caso da transferência ou do acesso a registos individualmente identificados. As estatísticas baseadas em dados agregados sobre o emprego e/ou o uso de dados anónimos ou apresentados sob pseudónimo não levantam quaisquer preocupações em matéria de privacidade.

Q 2: Como se aplicam os princípios de aviso e de escolha aos dados em questão?

R 2: Uma organização norte-americana que receba informações abrangidas pelo «porto seguro», provenientes da UE, relativas a trabalhadores, só poderá divulgá-las a terceiros e/ou utilizá-las de forma diversa dos objectivos que presidiram à recolha inicial, em conformidade com os princípios de aviso e de escolha. Por exemplo, se uma organização pretender utilizar informações pessoais inicialmente recolhidas no âmbito de relações de trabalho para fins alheios à relação de trabalho, tais como, para fins de comunicações de marketing, a organização norte-americana deve, antes de mais, garantir às pessoas em causa o direito de escolha, a não ser que estas tenham já autorizado o uso da informação para tais fins. Além disso, qualquer escolha efectuada pelo trabalhador não poderá ser utilizada para limitar as oportunidades de emprego ou aplicar sanções ao referido trabalhador.

Note-se que certas condições gerais aplicáveis às transferências a partir de determinados Estados-Membros podem excluir o uso da informação para diferentes finalidades, mesmo após efectuada a sua transferência para fora da UE; nesses casos, as referidas condições terão que ser respeitadas.

Acrescente-se que os empregadores devem envidar esforços consideráveis no sentido de respeitar as opções dos trabalhadores em matéria de privacidade, podendo, por exemplo, limitar o acesso aos dados, garantir o anonimato em relação a certos dados ou a atribuição de pseudónimos sempre que os nomes reais não sejam necessários para o objectivo de gestão em causa.

A organização não aplicará os princípios de aviso e de escolha, na medida e durante o tempo que assim se justifique para não prejudicar os interesses legítimos da organização em matéria de promoções, nomeações ou outras decisões de índole semelhante.

Q 3: Como se aplica o princípio de acesso?

R 3: As FAQ relativas ao acesso fornecem orientações sobre os motivos que podem justificar, recusar ou limitar o acesso solicitado no contexto dos recursos humanos. É evidente que os empregadores comunitários devem agir em conformidade com os regulamentos locais e assegurar que os trabalhadores comunitários tenham acesso à informação nos moldes exigidos pela legislação dos seus países de origem, independentemente do local onde se tratam ou arquivam os dados. Os princípios de «porto seguro» exigem a colaboração da organização responsável pelo tratamento destes dados nos Estados Unidos, a qual deverá garantir o acesso, quer directamente, quer através do empregador comunitário.

Q 4: Como será controlado o respeito pelos dados relativos aos trabalhadores no âmbito dos princípios de «porto seguro»?

R 4: Quando a informação for exclusivamente utilizada no âmbito das relações de trabalho, a empresa na UE será a principal responsável pelos dados perante o trabalhador. Por esse motivo, sempre que os trabalhadores europeus apresentem uma queixa relativa à violação dos seus direitos em matéria de protecção dos dados e não estiverem satisfeitos com os resultados dos processos de verificação interna, reclamação e recurso (ou com qualquer outro procedimento de resolução de queixas no âmbito de um contrato com um sindicato), deverão ser aconselhados a dirigir-se às entidades nacionais responsáveis pela protecção dos dados ou à autoridade laboral da jurisdição onde trabalham. Também se incluem aqui os casos em que a alegada utilização incorrecta dos seus dados pessoais tenha ocorrido nos Estados Unidos, seja da responsabilidade da organização norte-americana que recebeu os dados fornecidos pelo empregador e não responsabilidade deste, e implique, por conseguinte, uma alegada violação dos princípios de «porto seguro», e não da legislação nacional de transposição da directiva. Esta será a forma mais eficaz de abordar os direitos e obrigações, que muitas vezes se sobrepõem, impostos pelas convenções, pela legislação local do trabalho e pela legislação relativa à protecção dos dados.

Uma organização norte-americana aderente ao «porto seguro» que utilize os dados relativos aos recursos humanos comunitários transferidos da União Europeia, no âmbito das relações de trabalho, e que pretenda que tais transferências de dados sejam abrangidas pelos princípios de «porto seguro» tem, por conseguinte, de se comprometer a colaborar em qualquer investigação e a agir em conformidade com as orientações das autoridades comunitárias competentes na matéria. As APD que tenham decidido cooperar deste modo notificarão do facto a ComissãoEuropeia e o Department of Commerce. Se uma organização norte-americana aderente ao «porto seguro» pretender transferir dados relativos a recursos humanos a partir de um Estado-Membro cuja APD não tenha tomado tal decisão, aplica-se o disposto na FAQ 5 ►C1 ( 10 ) ◄ .

FAQ 10 — Contratos «artigo 17.o»

Q: Quando os dados são transferidos da UE para os EUA com o objectivo exclusivo do seu tratamento (subcontratação), será necessário um contrato apesar da participação do responsável pelo tratamento no «porto seguro»?

R: Sim. Na Europa, os responsáveis pelo tratamento de dados são obrigados a celebrar contrato quando se efectua uma transferência para tratamento (subcontratação), seja esta processada no interior ou no exterior da UE. O objectivo do contrato é proteger os interesses do responsável pelo tratamento de dados, isto é, a pessoa ou a organização que determina os objectivos e os meios do tratamento e é totalmente responsável pelos dados relativamente à(s) pessoa(s) em questão. O contrato especifica, assim, o tratamento a efectuar e quaisquer outras medidas necessárias para garantir a segurança desses mesmos dados.

As organizações dos EUA aderentes ao «porto seguro» que recebam informação de carácter pessoal da UE para mero tratamento não têm, assim, que aplicar os princípios a esta informação, visto que o responsável pelo tratamento de dados na UE permanece responsável perante a pessoa, de acordo com as disposições da legislação comunitária (que podem ser mais rigorosas do que os próprios princípios de «porto seguro»).

Visto que os princípios de «porto seguro» garantem protecção adequada, os contratos com os participantes celebrados para mero tratamento não exigem autorização prévia (ou essa autorização será automaticamente garantida pelos Estados-Membros), contrariamente aos contratos com destinatários que não tenham aderido aos referidos princípios ou que não apliquem outra modalidade de protecção adequada.

FAQ 11 — Resolução de litígios e aplicação

Q: Como deverão ser implementados os requisitos de resolução de litígios previstos no princípio de aplicação e como deverá ser tratado o problema de uma organização que persista em não cumprir os princípios?

R: O princípio de aplicação estabelece os requisitos observados pelos mecanismos de aplicação dos princípios de «porto seguro». Como cumprir os requistitos do ponto b) do princípio consta da FAQ sobre verificação (FAQ 7). A presente FAQ (FAQ 11) aborda os pontos a) e c) que exigem mecanismos de recurso independentes. Esses mecanismos podem assumir formas diferentes, mas todos devem cumprir os requisitos do princípio de aplicação. As organizações podem cumprir os requisitos das seguintes maneiras: 1. aplicando programas do sector privado de protecção da privacidade que respeitem os princípios de «porto seguro» nas suas regras e que incluam mecanismos de aplicação efectivamente eficazes do tipo descrito no princípio de aplicação, 2. obedecendo às regras estabelecidas por entidades de controlo legal ou regulamentar que prevejam o tratamento de queixas individuais e resolução de litígios, ou 3. comprometendo-se a cooperar com as autoridades de protecção dos dados da Comunidade Europeia ou os seus representantes autorizados. Esta lista pretende ser ilustrativa sem ser limitativa. O sector privado pode criar outros mecanismos de aplicação, desde que os mesmos cumpram o estabelecido no princípio de aplicação e nas FAQ. É de referir que os requisitos do princípio de aplicação complementam o requisito, estabelecido no n.o 3 da introdução aos princípios, segundo o qual as iniciativas de auto-regulamentação devem ser vinculativas, em conformidade com o artigo 5.o da lei relativa ao comércio federal (Federal Trade Commission Act) ou regulamentação semelhante.

Mecanismos de recurso

Antes de mais, as pessoas devem ser encorajadas a apresentar queixas que possam ter à organização em causa, antes de recorrerem a mecanismos de recurso independentes. A independência de um mecanismo de recurso é um dado factual e pode ser demonstrado de várias maneiras diferentes, por exemplo, através da transparência da composição e do financiamento ou de antecedentes meritórios comprovados. Como exigido pelo princípio de aplicação,o recurso colocado à disposição das pessoas deve ser de fácil utilização e pouco oneroso. Os organismos para resolução de litígios devem investigar cada uma das queixas apresentadas pelas pessoas, a menos que se trate de queixas infundadas ou abusivas, o que não impedirá que a organização que gere o mecanismo de recurso estabeleça requisitos de elegibilidade; todavia, tais requisitos deverão ser transparentes e justificados (por exemplo, para excluir queixas que não se inserem no âmbito do programa ou que devam ser analisadas noutras instâncias), sem pôr em causa o compromisso de analisar queixas legítimas. Ademais, os mecanismos de recurso devem facultar às pessoas, no momento em que apresentam a respectiva queixa, informação completa e prontamente disponível sobre o funcionamento do mecanismo de resolução de litígios. A informação deverá incluir indicações sobre as práticas desse mecanismo em matéria de privacidade, em conformidade com os princípios de «porto seguro» ( 11 ). Deverão também cooperar no desenvolvimento de novos instrumentos, como formulários-tipo para apresentação de queixa, que facilitem o procedimento de resolução de litígios.

Reparação e sanções

O resultado de quaisquer reparações decididas pelo organismo para resolução de litígios deve ser de molde a garantir que os efeitos do incumprimento sejam anulados ou corrigidos pela organização, na medida do possível, e que, no futuro, a organização proceda em conformidade com os princípios, podendo mesmo, se tal for oportuno, deixar de processar os dados da pessoa que apresentou queixa. As sanções devem ser suficientemente rigorosas para garantir que a organização se conforme aos princípios. Um conjunto de sanções de diferentes graus de severidade permitirá que os organismos para resolução de litígios reajam adequadamente aos vários níveis de incumprimento. As sanções devem incluir tanto a publicação de casos de incumprimento como a supressão de dados, em determinadas circunstâncias ( 12 ). Outras sanções podem consistir na suspensão ou retirada de autorização, em compensações a pessoas que sofram perdas decorrentes de não conformidade e injunções. Os organismos de auto-regulamentação e para resolução de litígios do sector privado têm que informar, se for caso disso, os tribunais ou as entidades governamentais com competência na matéria, sempre que tenham conhecimento de violação das regras por parte das organizações aderentes ao «porto seguro», bem como o Department of Commerce, ou um seu representante.

Actividade da FTC

A FTC (Federal Trade Commission) comprometeu-se a examinar prioritariamente as queixas trazidas por organizações privadas de auto-regulamentação, como BBBOnline e TRUSTe, e as dos Estados-Membros da UE em matéria de incumprimento dos princípios de «porto seguro», para determinar se há violação do artigo 5.o da lei relativa à Comissão reguladora do comércio federal (Section 5 of the Federal Trade Commission Act), que proíbe os actos ou as práticas desleais ou enganosas. Se a FTC concluir que tem razão(ões) para considerar que o artigo 5.o foi violado, pode resolver o assunto procurando obter uma decisão administrativa para fazer cessar e proibir as práticas denunciadas ou através de apresentação de uma queixa a um tribunal federal distrital, que se tiver êxito pode resultar numa decisão do tribunal com o mesmo efeito. A FTC pode obter sanções de carácter civil por violação de uma decisão desse tipo e pode intentar uma acção cível ou penal por violação de uma decisão do tribunal federal. A FTC informará o Department of Commerce de qualquer acção que empreender. O Department of Commerce encoraja outros organismos governamentais a informá-lo sobre as decisões judiciais deste tipo ou sobre quaisquer outras disposições relativas à adesão aos princípios de «porto seguro».

Incumprimento persistente

Caso determinada organização persista em não cumprir os princípios, deixará de beneficiar do «porto seguro». O incumprimento permanente ocorre sempre que uma organização que tenha apresentado ao Department of Commerce (ou um seu representante) a respectiva autocertificação recuse cumprir a decisão final de um organismo de auto-regulamentação ou estatal, ou que um desses organismos constate que uma organização desrespeita frequentemente os princípios, a ponto de o seu empenho no cumprimento dos princípios deixar de ser credível. Nestes casos, a organização deve informar imediatamente o Department of Commerce (ou um seu representante) desse facto. Se não o fizer sujeitar-se-á a processo judicial ao abrigo da legislação sobre falsos testemunhos (False Statements Act).

O Department of Commerce (ou um seu representante) indicará na lista que mantém sobre as organizações que aderiram aos princípios de «porto seguro» todas as informações relativas a incumprimento persistente, quer provenham da própria organização, de um organismo de auto-regulamentação ou de um organismo governamental; contudo, só poderá fazê-lo após ter dado um prazo de trinta (30) dias e uma oportunidade de resposta à organização em falta. De igual modo, a lista pública do Department of Commerce (ou um seu representante) indicará claramente quais as organizações que beneficiam do «porto seguro» e as que dele deixaram de beneficiar.

Uma organização que pretenda participar num organismo de auto-regulamentação, com o objectivo de voltar a aderir aos princípios de «porto seguro», deverá facultar a esse organismo todas as informações referentes à sua participação anterior nos referidos princípios.

FAQ 12 — Prazo da opção de não participação

Q: O princípio de escolha permite que uma pessoa exerça a opção apenas no início da relação contratual ou em qualquer altura?

R: Em geral, o objectivo do princípio de escolha é o de assegurar que as informações pessoais sejam utilizadas e divulgadas de uma forma compatível com as expectativas e opções da pessoa em causa. Por conseguinte, uma pessoa deve poder exercer em qualquer altura a opção de não participação, no que diz respeito à utilização de informações pessoais para fins de marketing directo, respeitando, contudo, quaisquer prazos razoáveis estabelecidos pela organização, para que esta disponha de tempo para aplicar a dita opção. Uma organização poderá também exigir informação suficiente que confirme a identidade da pessoa que solicita a não participação. Nos Estados Unidos, as pessoas podem exercer esta opção através de um programa central de não participação, como, por exemplo, o serviço de preferências no envio de publicidade pelo correio da associação de marketing directo (Direct Marketing Association's Mail Preference Service). As organizações que recorram a este serviço devem fomentar a respectiva utilização junto dos consumidores que não desejem receber informações comerciais. Em todo o caso, as pessoas deverão poder recorrer a mecanismos imediatamente disponíveis e pouco onerosos que lhes permitam o exercício desta opção.

Do mesmo modo, uma organização poderá utilizar informações para determinados fins de marketing directo, nos casos em que é impraticável dar à pessoa a oportunidade de optar pela não participação antes de utilizar a dita informação, desde que, imediatamente a seguir (ou em qualquer outra altura, mediante pedido), a organização garanta à pessoa a opção de recusar (sem qualquer encargo para ela) a recepção de qualquer outra correspondência de marketing directo e actue em conformidade com os desejos dessa pessoa.

FAQ 13 — Informação relacionada com viagens

Q: Em que ocasiões se pode transferir para organizações no exterior da UE a informação proveniente das reservas de bilhetes de avião e outras, relacionadas com viagens, por exemplo, a relativa a passageiros frequentes, a reservas em hotéis e necessidades especiais, como regimes alimentares impostos por razões religiosas ou assistência médica?

R: Esse tipo de informação pode ser transferida em várias circunstâncias diferentes. De acordo com o artigo 26.o da directiva, a transferência de dados pessoais «para um país terceiro que não assegure um nível de protecção adequado na acepção do n.o 2 do artigo 25.o» poderá ter lugar desde que: 1. seja necessária para o fornecimento de serviços exigidos pelas pessoas, ou para a execução do acordo de «passageiro frequente», por exemplo, ou 2. a pessoa em causa tenha dado de forma inequívoca o seu consentimento à transferência. As organizações norte-americanas aderentes aos princípios de «porto seguro» asseguram uma protecção adequada dos dados pessoais, pelo que podem receber transferências de dados da UE, mesmo que não respeitem essas ou outras condições estabelecidas no artigo 26.o da directiva. Dado que o «porto seguro» contém normas específicas em matéria de informações sensíveis, esse tipo de informação (que, por exemplo, poderá ter de ser obtido em virtude da necessidade de assistência médica da pessoa) poderá incluir-se nas transferências para as organizações aderentes. Em todo o caso, a organização que procede à transferência deve respeitar a legislação do Estado-Membro da UE onde se encontra, o qual poderá, nomeadamente, impor condições especiais de tratamento de dados sensíveis.

FAQ 14 — Produtos farmacêuticos e medicinais

Q 1: Se os dados pessoais forem recolhidos na União Europeia e transferidos para os EUA para investigação farmacêutica e/ou outros fins, as leis dos Estados-Membros ou os princípios de «porto seguro» são aplicáveis?

R 1: As leis dos Estados-Membros aplicam-se à recolha de dados pessoais e a qualquer tratamento que tenha lugar antes da transferência para os EUA. Os princípios de «porto seguro» aplicam-se aos dados após a tranferência para os EUA. Os dados utilizados para investigação farmacêutica e outros fins deveriam, se possível, ser anónimos.

Q 2: Os dados pessoais apurados em estudos de investigação médicos ou farmacêuticos específicos desempenham frequentemente um papel importante na investigação científica futura. Nos casos em que os dados pessoais recolhidos no âmbito de um estudo de investigação são transferidos para uma organização dos EUA aderente ao «porto seguro», pode a mesma utilizá-los para uma nova actividade de investigação científica?

R 2: Sim, se os princípios de aviso e escolha tiverem sido apropriadamente respeitados desde o início. O aviso deve conter informação sobre quaisquer futuras utilizações específicas dos dados, como seguimentos periódicos, estudos conexos ou marketing. É compreensível que nem todas as utilizações futuras dos dados possam ser especificadas, dado que uma nova utilização para fins de investigação pode surgir de análises posteriores dos dados originais, de novas descobertas e progressos médicos, e de desenvolvimentos em matéria de regulamentação e de saúde pública. Se necessário, o aviso deve, por conseguinte, indicar que os dados pessoais podem futuramente ser utilizados em actividades não previstas de investigação médica e farmacêutica. Se essa utilização não for coerente com o(s) objectivo(s) geral(is) da investigação para a qual os dados foram originalmente recolhidos, ou à qual o indivíduo deu posteriormente o seu consentimento, deverá ser obtido um novo consentimento.

Q 3: O que acontece aos dados relativos a um participante se este decidir, voluntariamente ou a pedido do patrocinador, retirar-se do ensaio clínico?

R 3: Os participantes podem a todo momento decidir retirar-se de um ensaio clínico, ou ser solicitados a fazê-lo. Quaisquer dados recolhidos antes da retirada podem ainda ser tratados juntamente com outros dados recolhidos no âmbito do ensaio clínico a condição que isso tenha sido esclarecido no aviso comunicado ao participante no momento em que o mesmo concordou participar.

Q 4: É permitido às empresas de dispositivos farmacêuticos e médicos fornecer dados pessoais provenientes de ensaios clínicos conduzidos na UE a reguladores nos Estados Unidos, para efeitos de regulamentação e supervisão. Esse tipo de tranferência é permitido a outras partes para além dos reguladores, como instalações de empresas e outros investigadores?

R 4: Sim, no respeito dos princípios de aviso e de escolha.

Q 5: Para garantir a objectividade, em muitos ensaios clínicos, os participantes — e, frequentemente, também os investigadores — não têm acesso a informação sobre o tratamento que cada participante está a receber. Autorizar esse acesso comprometeria a validade do estudo e dos resultados da investigação. Irão os participantes nesses ensaios clínicos (denominados estudos «cegos») ter acesso a dados sobre o seu tratamento durante o ensaio?

R 5: Não, esse acesso não tem de ser fornecido a um participante, se essa limitação tiver sido explicada quando o mesmo aderiu ao ensaio; a divulgação dessa informação comprometeria a integridade do esforço de investigação. O assentimento em participar no ensaio nestas condições constitui já uma renúncia razoável ao direito de acesso. No seguimento da conclusão do ensaio e da análise dos resultados, os participantes devem poder ter acesso aos dados que lhes dizem respeito, se o solicitarem. Devem solicitá-los, em primeiro lugar, ao médico ou prestador de serviços de saúde de quem receberam tratamento no âmbito do ensaio clínico ou, em seguida, à empresa patrocinadora.

Q 6: Uma empresa de dispositivos farmacêuticos ou médicos tem de aplicar os princípios de «porto seguro» no que diz respeito ao aviso, à escolha, à re-transferência e ao acesso nas suas actividades de controlo da segurança e da eficácia do produto, incluindo a notificação de episódios adversos e o rastreio dos pacientes/pessoas em causa que utilizam certos medicamentos ou dispositivos médicos (por exemplo, pacemakers)?

R 6: Não, desde que a adesão aos princípios não interfira com a observância dos requisitos regulamentares. Isto é válido tanto para as notificações efectuadas, por exemplo, pelos prestadores de cuidados de saúde às empresas de dispositivos farmacêuticos e médicos, como para as notificações efectuadas por estas empresas aos organismos governamentais como a Food and Drug Administration.

Q 7: Invariavelmente, os dados da investigação são codificados, na sua origem, com uma chave única pelo investigador principal, de modo a não revelar a identidade das pessoas em causa. As empresas farmacêuticas que patrocinam essa investigação não recebem a chave. O código original é conhecido apenas pelo investigador, pelo que apenas este pode identificar a pessoa em causa em circunstâncias especiais (por exemplo, quando é necessário um acompanhamento médico). Uma transferência de dados codificados desta forma, da UE para os EUA, constitui um caso de transferência de dados pessoais sujeita aos princípios de «porto seguro»?

R 7: Não, não se trata de uma transferência de dados pessoais sujeita aos referidos princípios.

FAQ 15 — Registos públicos e informação disponível ao público

Q: Será necessário aplicar os princípios de aviso, escolha e re-transferência à informação de registos públicos ou à informação disponível ao público?

R: Não é necessário aplicar os princípios de aviso, escolha ou re-transferência à informação de registos públicos, se estes não estiverem combinados com informação não pública, e desde que se respeitem as condições de consulta estabelecidas pela jurisdição pertinente.

Aliás, em geral, não é necessário aplicar os princípios de aviso, escolha e re-transferência à informação disponível ao público, excepto se o responsável europeu da transferência indicar que tal informação é objecto de restrições que exigem a aplicação desses princípios pela organização que se propõe utilizá-la. As organizações não são responsáveis da utilização dada à informação uma vez publicada.

Quando se verificar que uma organização divulgou intencionalmente informação pessoal em violação dos princípios, em benefício de si própria ou de terceiros, a sua participação deixará de ser aceite no «porto seguro».

ANEXO III

«Porto seguro»: Resumo das modalidades e aplicação

Autoridade federal e estadual em matéria de «práticas desleais e desonestas» e vida privada

O presente memorando explica a autoridade da Federal Trade Commission (FTC), instituída pela Section 5 da lei Federal Trade Commission Act (15 U.S.C. §§ 41-58, alterado), para tomar medidas contra as organizações que, contrariamente ao que anunciam ou em desrespeito dos princípios a que aderem, não respeitam as normas de protecção da vida privada aplicáveis às informações pessoais. Nele se analisam ainda as situações de excepção a essa autoridade e as competências de outras entidades públicas, federais e estaduais, para agir nesses casos ( 13 ).

Autoridade da FTC em matéria de práticas desleais ou desonestas

A Section 5 da lei Federal Trade Commission Act considera ilegais as «práticas ou actos desleais ou desonestos praticados no comércio ou que nele se reflectem», 15 U.S.C. § 45(a)(1). A mesma norma confere à FTC poderes para actuar contra tais actos e práticas, 15 U.S.C. § 45(a)(2). A FTC pode, segundo a lei e após audiência formal, emitir uma decisão administrativa para fazer «cessar e proibir» as referidas práticas, 15 U.S.C. § 45(b). Se for do interesse público, a FTC pode também procurar obter do tribunal distrital uma restrição temporária ou uma injunção temporária ou permanente, 15 U.S.C. § 53(b). Caso este tipo de práticas se verifique de forma generalizada, ou tenham já sido objecto de decisões administrativas para as fazer cessar e proibir, a FTC pode promulgar uma norma administrativa proibindo os actos ou práticas em causa, 15 U.S.C. § 57a.

O desrespeito da decisão da FTC poderá ser punido com multa até 11 000 USD, considerando-se que cada dia de violação continuada constitui em si mesmo nova violação ( 14 ), 15 U.S.C. § 45 (1). Da mesma forma, a violação consciente das regras da FTC poderá ser punida com 11 000 USD, 15 U.S.C. § 45(m). As medidas de aplicação podem ser decididas pelo Department of Justice ou pela FTC, em caso de impossibilidade do primeiro, 15 U.S.C. § 56.

Autoridade da FTC e protecção da vida privada

No exercício da autoridade que lhe incumbe por força da Section 5, a FTC considera prática enganosa a prestação ao consumidor de informação falsa ou incorrecta sobre as finalidades da recolha de dados no consumidor ou a sua utilização ( 15 ). Em 1998, por exemplo, a FTC apresentou queixa contra GeoCities por esta organização ter divulgado a terceiros com fins comerciais informação recolhida no seu sítio Web sem consentimento prévio, apesar das suas declarações em contrário ( 16 ). A FTC conclui ainda que a recolha de informação pessoal junto de crianças, e a sua comercialização e publicação sem consentimento parental, pode também ser considerada prática desleal ( 17 ).

Em carta dirigida a John Mogg, director-geral da Comissão Europeia, o Presidente Pitofsky da FTC destacou as limitações de autoridade da FTC para proteger a vida privada, sempre que não exista prestação de falsas declarações (ou não sejam prestadas quaisquer declarações) quanto à utilização da informação recolhida, carta do Presidente Pitofsky da FTC a John Mogg (23 de Setembro de 1998). Contudo, as empresas que pretendam usufruir dos benefícios do «porto seguro» deverão certificar que protegem a informação por si recolhida, de acordo com as directrizes previstas. Consequentemente, sempre que uma empresa viola as declarações de protecção da vida privada por si prestadas, incorre em prática de declarações falsas e «prática enganosa», na acepção da Section 5.

Uma vez que a jurisdição da FTC abarca as práticas e os actos desleais ou desonestos «praticados no comércio ou que nele se reflectem», a FTC não terá jurisdição sobre a recolha e o uso de informação pessoal para fins não comerciais, como os relacionados com a angariação de fundos para instituições de solidariedade social, por exemplo. Ver carta do Presidente Pitofsky, página 3. Contudo, qualquer transacção que utilize informação pessoal satisfaz este requisito jurisdicional, como é o caso da venda por um empregador de dados pessoais sobre os seus empregados a empresas de marketing directo, que já seria abarcada pelas disposições da Section 5.

Excepções à Section 5

A Section 5 determina as excepções à autoridade da FTC em matéria de práticas ou actos desleais ou desonestos relativamente a:

— instituições financeiras, incluindo bancos, instituições de poupança e crédito e cooperativas de crédito,

— redes de telecomunicações e sociedades de transportes interestaduais,

— transportadoras aéreas, e

— carregadores e entrepostos.

Ver 15 U.S.C. § 45(a)(2). As excepções e as respectivas autoridades de regulamentação são individualmente comentadas em seguida.

Instituições financeiras ( 18 )

A primeira excepção aplica-se a «bancos, instituições de poupança e crédito, descritos na section 18(f)(3) [15 U.S.C. § 57 a(f)(3)]» e «cooperativas de crédito federais descritas na section 18(f)(4) [15 U.S.C. § 57a(f)(4)]» ( 19 ). Estas instituições financeiras são objecto de regulamentação emitida por outras entidades; respectivamente, Federal Reserve Board, Office of Thrift Supervision ( 20 ) e National Credit Union Administration Board, ver 15 U.S.C. § 57a(f). Estas agências regulamentares podem emitir as normas necessárias para prevenir as práticas desleais e desonestas das referidas instituições financeiras ( 21 ) e oferecem um serviço separado para tratar queixas dos consumidores, 15 U.S.C. § 57a(f)(1). Por fim, a autoridade de aplicação deriva da section 8 de lei Federal Deposit Insurance act (12 U.S.C. § 1818), no que respeita a bancos, instituições de poupança e crédito, e das sections 120 e 206 da lei Federal Credit Union Act, no que concerna as cooperativas de crédito federais, 15 U.S.C. §§ 57a(f)(2)-(4).

Embora a indústria dos seguros não esteja especificamente incluída na lista de excepções da Section 5, a lei McCarran-Ferguson Act (15 U.S.C. § 1011 et seq.) geralmente deixa a regulamentação dos seguros ao cuidado dos Estados individuais ( 22 ). Além disso, segundo a section 2(b) da lei McCarran-Ferguson Act, nenhuma lei federal poderá invalidar, afectar ou substituir a regulamentação estadual «a não ser que especifique claramente o sector dos seguros», 15 U.S.C. § 1012(b). Contudo, as disposições da FTC Act abrangem a indústria dos seguros «na medida em que essa actividade não for regulamentada por legislação estadual», id. Deveria ainda destacar-se que a lei McCarran-Ferguson Act só delega nos Estados em matéria de «actividades de seguros», mantendo, assim, a FTC alguma autoridade em matéria de práticas desleais ou desonestas verificadas nas companhias de seguros sim, mas não relacionadas com actividades seguradoras. Isto poderia incluir casos em que o vendedor vende informações pessoais sobre os seus clientes a empresas de marketing directo de produtos não relacionados com os seguros, por exemplo ( 23 ).

Sociedades de Transportes

A segunda excepção da Section 5 abarca as sociedade de transportes «sujeitas às leis de regulamentação do comércio», 15 U.S.C. § 45(a)(2). Neste caso, as «leis de regulamentação do comércio» referem-se ao subtitle IV do Title 49 do United States Code e à lei Communications Act de 1934 (47 U.S.C. § 151 et seq.) (Communications Act), ver 15 U.S.C. § 44.

A referida lei (49 U.S.C. subtitle IV) (Interstate Transportation) sobre transportes interestaduais abrange os transportadores ferroviários, rodiviários, por vias navegáveis, agentes, transitários e transportadores por oleodutos, 49 U.S.C. § 10101 et seq. Estes transportadores, conquanto diversos, estão sujeitos a regulamentação do Surface Transportation Board, uma agência independente do Department of Transportation, 49 U.S.C. §§ 10501, 13501, e 15301. Em todos os casos, a lei federal proíbe aos transportadores a divulgação de informações sobre a natureza, o destino, e outros aspectos da carga transportada que possam ser utilizadas em detrimento do expedidor, ver 49 U.S.C. §§ 11904, 14908, e 16103. Note-se que estas disposições se referem à cargo do expedidor e não às informações pessoais sobre o expedidor propriamente dito, irrelevantes para a carga em questão.

Tal como a lei Communications Act, a Federal Communications Commission (FCC) regula o «comércio interestatal e estrangeiro nas comunicações por cabo e por rádio», ver 47 U.S.C. §§ 151 e 152. Além das empresas públicas de telecomunicações, a lei Communications Act também se aplica a empresas de televisão e rádio, e a fornecedores de serviços por cabo que não se consideram empresas públicas. Como tal, estas últimas empresas não se incluem nas excepções pevistas na Section 5 da FTC Act e, por isso, tem a FTC jurisdição para as investigar em matéria de práticas desleais ou desonestas, complementada pela da FCC que pode aplicar a sua autoridade independente nesta área, como a seguir se descreve.

Ao abrigo da lei Communications Act, «todas as empresas de telecomunicações», incluindo os intermediários locais, têm o dever de proteger a vida privada e as informações específicas dos seus clientes ( 24 ), 47 U.S.C. § 222(a). Além desta autoridade geral em matéria de protecção da vida privada, a lei Communications Act foi alterada pela lei Cable Communications Policy de 1984 ( Cable Act), 47 U.S.C. § 521 et seq., para assegurar especificamente que os operadores de cabo protejam a vida privada, no caso da «informação pessoalmente identificável» dos assinantes, 47 U.S.C. § 551 ( 25 ). A lei Cable Act limita a recolha de informação pessoal pelos operadores de cabo e exige que estes notifiquem o assinante da natureza da informação recolhida e dos fins a que se destina. A lei dá aos assinantes o direito de acederem à sua informação pessoal e exige dos operadores de cabo que a destruam quando deixa de ser necessária.

A lei Communications Act confere à FCC poder para aplicar estas duas disposições em matéria de protecção da vida privada, quer por sua própria iniciativa, quer em resposta a uma queixa vinda do exterior ( 26 ) 47 U.S.C. §§ 205, 403; id. § 208. Se a FCC determinar que uma empresa de telecomunicações (incluindo um operador de cabo) violou a vidaprivada, na acepção das disposições da section 222 ou section 551, pode tomar três tipos de medidas. Primeiro, após inquérito para determinar a violação, a Commission pode ordenar à empresa que pague danos monetários ( 27 ) 47 U.S.C. § 209. Alternativamente, a FCC pode fazer cessar e proibir a referida prática ou omissão, 47 U.S.C. § 205(a). Finalmente, a Commission pode também ordenar a uma empresa em falta que «respeite e cumpra (quaisquer) regulamentos ou práticas» que a FCC possa decidir, id.

Qualquer pessoa que considere que existe violação das disposições da lei Communications Act ou Cable Act por parte de empresas de telecomunicações ou operadores de cabo pode apresentar queixa à FCC ou a um tribunal federal do distrito, 47 U.S.C. § 207. O queixoso que ganhar a acção em tribunal federal contra uma empresa de telecomunicações acusada de não proteger a informação específica dos seus clientes, nos termos da section 222 da lei Communications Act, poderá receber ressarcimento pelos danos sofridos e ver reembolsados os honorários dos seus advogados, 47 U.S.C. § 206. Um queixoso que apresente uma queixa por violação da vida privada, segundo as disposições específicas da section 551 da lei Cable Act poderá, além de receber ressarcimento pelos danos sofridos e ver reembolsados os honorários dos seus advogados, receber indemnizações e custos processuais razoáveis, 47 U.S.C. § 551(f).

A FCC tem adoptado regras pormenorizadas para implementar a section 222, ver 47 CFR 64.2001-2009. Estas regras estipulam garantias específicas contra acesso não autorizado a redes de propriedade reservada dos utentes e exigem das empresas de telecomunicações que:

— desenvolvam e implementem sistemas de software capazes de «assinalar» o aviso/aprovação de um cliente no ficheiro que surge no ecrã pela primeira vez,

— mantenham um «registo de auditoria» electrónico para assinalar as consultas às contas dos clientes, incluindo dados sobre abertura do ficheiro, por quem e com que fins,

— treinem o seu pessoal sobre os usos autorizados das informações sobre a rede de propriedade reservada dos utentes, incluindo os adequados processos disciplinares,

— estabeleçam procedimentos de supervisão por forma a garantir o cumprimento das operações de marketing externo, e

— certifiquem anualmente à FCC as formalidades de cumprimento dessas regras.

Transportadoras aéreas

As transportadoras aéreas americanas e estrangeiras sujeitas à lei Federal Aviation Act de 1958 estão igualmente excluídas das disposições da Section 5 da FTC Act, ver 15 U.S.C. § 45(a)(2). Nesta categoria incluem-se os transportes interestaduais ou estrangeiros de passageiros ou mercadorias, ou de correio, por avião, ver 49 U.S.C. § 40102. As transportadoras aéreas estão sob a alçada do Department of Transportation, e quanto a isto, o Secretary of Transportation está autorizado a tomar medidas para «evitar práticas desleais, desonestas, predatórias ou anticoncorrenciais nos transportes aéreos», ver 49 U.S.C. § 40101(a)(9). Quando se tratar do interesse público, esta entidade pode investigar as práticas supostamente desleais ou desonestas de transportadoras aéreas americanas ou estrangeiras, ou de agências de viagens, ver 49 U.S.C. § 41712. Após audiência, pode ainda decidir a cessação da prática ilegal, id. Porém, segundo nos é dado saber, a referida entidade ainda nunca exerceu a sua autoridade no âmbito da protecção da vida privada de clientes de transportadoras aéreas ( 28 ).

São duas as disposições destinadas a proteger a informação privada aplicáveis às transportadoras aéreas em contextos específicos. Em primeiro lugar, a lei Federal Aviation Act, que protege a vida privada dos candidatos a piloto, ver 49 U.S.C. § 44936(f). Conquanto permitindo às transportadoras obter os registos de emprego do candidato, a lei concede a este último o direito a ser avisado desse facto e de dar o seu consentimento para tal, de corrigir inexactidões e de ver os seus registos divulgados apenas aos responsáveis pelo recrutamento. Em segundo lugar, as regulamentações do DOT exigem que as informações recolhidas sobre os passageiros para uso governamental em caso de desastre aéreo «sejam mantidas confidenciais e divulgadas só ao U.S. Department of State, ao National Transportation Board (mediante pedido do NTSB), e ao U.S. Department of Transportation», 14 CFR parte 243, § 243.9(c) (conforme alteração de 63 FR 8258).

Carregadores e Entrepostos

A lei de 1921 sobre Packers and Stockyards (7 U.S.C. § 181 et seq.), considera ilegais «as práticas ou os equipamentos desleais, injustamente discriminatórios ou desonestos, praticados ou usados por carregadores e relacionados com gado, carne, produtos alimentares de origem animal ou produtos animais não transformados, ou por comerciantes de aves e relacionados com aves vivas», 7 U.S.C. § 192(a); ver ainda 7 U.S.C. § 213(a) (proíbe «as práticas e os equipamentos desleais, injustamente discriminatórios ou desonestos» relacionados com gado). Cabe ao Secretary of Agriculture a responsabilidade primeira de aplicar estas disposições, enquanto à FTC pertence a jurisdição sobre transacções no comércio retalhista e as que envolvem a indústria avícola, 7 U.S.C. § 227(b)(2).

Não é claro se o Secretary of Agriculture poderá interpretar o desrespeito de carregadores e entrepostos pela protecção da vida privada de acordo com a política declarada como um prática desleal, ao abrigo da lei sobre carregadores e entrepostos. Contudo, a excepção à Section 5 aplica-se a pessoas, parcerias ou empresas na medida em que «estejam sujeitas à lei Packers and Stockyards Act». Assim, se a protecção da vida privada não é um assunto abrangido pela Packers and Stockyards Act, a excepção da Section 5 poderá não se aplicar, ficando os carregadores e entrepostos sujeitos à autoridade da FTC nessa matéria.

Autoridade estadual competente em matéria de «Práticas desleais e desonestas»

Segundo uma análise preparada pela FTC, publicada no boletim daquela entidade e retomada em Comment, Consumer Protection: The Practical Effectiveness of State Deceptive Trade Practices Legislation, 59 Thul. L. Rev. 427 (1984), «os cinquenta estados mais o District of Columbia, Guam, Porto Rico, e as Ilhas Virgens promulgaram legislação semelhante à Federal Trade Commission Act (“FTCA”) para prevenir os actos desleais ou desonestos». Em todos os casos, existe um organismo de aplicação com autoridade para «investigar e aplicar sanções ou decisões de investigação, obter compromissos de cumprimento voluntário, fazer cessar e proibir essas práticas e obter despachos judiciais para evitar o uso de práticas comerciais desleais ou desonestas», id. Em 46 jurisdições as pessoas podem intentar acções em tribunal visando a obtenção de indemnizações simples, duplas, triplas ou compensatórias e, em alguns casos, recuperação de custos processuais e honorários de advogados, id.

A lei da Florida, Deceptive and Unfair Trade Practices Act, por exemplo, permite investigar e interpor recurso contra «métodos desleais de concorrência, e práticas comerciais desleais ou desonestas», incluindo publicidade falsa ou enganosa, franquiamentos ou oportunidades de negócios enganosos, telemarketing fraudulento e vendas em pirâmide. Ver ainda N.Y. General Business Law § 349 (proíbe os factos desleais e as práticas desonestas no domínio das actividades comerciais).

Um inquérito efectuado pela National Association of Attorneys General (NAAG) confirma estas conclusões. Todos os 43 estados inquiridos possuem leis do tipo FTC ou outras equiparadas em termos de protecção; desses, 39 indicaram ter competência para receber queixas de não residentes. Quanto à protecção da vida privada do consumidor, em particular, 37 Estados disseram estar dispostos a aceitar queixas contra empresas da sua jurisdição que não cumpram as declarações efectuadas em matéria de protecção da