PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 122/33

DECYZJA STAŁEGO KOMITETU PAŃSTW EFTA

NR 3/2007/SC

z dnia 6 grudnia 2007 r.

w sprawie publicznego dostępu do dokumentów EFTA oraz uchylająca decyzję nr 3/2005/SC Stałego Komitetu Państw EFTA

STAŁY KOMITET PAŃSTW EFTA,

uwzględniając decyzję Stałego Komitetu Państw EFTA nr 3/2005/SC z dnia 9 czerwca 2005 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów, którą niniejszym uchyla się,

uznając fakt, że w interesie publicznym leży zapewnienie otwartego dostępu do dokumentów zgodnie z jasno określonymi ramami prawnymi, przy uwzględnieniu mających zastosowanie przepisów krajowych,

uwzględniając fakt, że podczas rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów zasada otwartości musi być stosowana w możliwie najszerszym zakresie,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł 1

Sekretariat EFTA podaje do wiadomości publicznej dokumenty wymienione w załączniku do niniejszej decyzji poprzez umieszczenie ich na swojej stronie internetowej.

Artykuł 2

1. Każdy może złożyć wniosek o dostęp do dokumentów związanych z EOG (zwanych dalej „dokumentami”), które zostały sporządzone albo otrzymane przez Sekretariat EFTA i znajdują się w posiadaniu Sekretariatu EFTA.

2. Dostęp do dokumentu przyznaje się, jeśli nie mają zastosowania ograniczenia określone w poniższych artykułach.

Artykuł 3

1. Odmawia się dostępu do dokumentu, jeśli ujawnienie go naruszyłoby ochronę:

a) interesu publicznego w odniesieniu do: bezpieczeństwa publicznego, kwestii obronnych i wojskowych, stosunków międzynarodowych, finansowej, monetarnej czy gospodarczej polityki państwa EFTA;

b) prywatności i integralności jednostki, w szczególności zgodnie z mającym zastosowanie prawem krajowym państw EFTA odnoszącym się do ochrony danych osobowych.

2. Odmawia się dostępu do dokumentu, jeśli ujawnienie go naruszyłoby ochronę:

a) interesów gospodarczych osoby fizycznej lub prawnej, w tym własności intelektualnej;

b) postępowania sądowego lub doradztwa prawnego;

c) celu kontroli, dochodzenia czy audytu.

3. Odmawia się dostępu do dokumentu sporządzonego do celów wewnętrznych, który odnosi się do sprawy, w której nie podjęto decyzji, jeśli ujawnienie takiego dokumentu naruszyłoby proces podejmowania decyzji.

4. Odmawia się dostępu do dokumentu, zawierającego opinie przeznaczone do użytku wewnętrznego jako część rozważań i konsultacji wstępnych, nawet po podjęciu decyzji, jeśli ujawnienie takiego dokumentu naruszyłoby proces podejmowania decyzji.

5. W odniesieniu do dokumentów osób trzecich przekazanych Sekretariatowi EFTA, Sekretariat EFTA konsultuje się z daną osobą trzecią, aby ocenić, czy wyjątek określony w ust. 1 albo 2 ma zastosowanie, chyba że jest oczywiste, że dokument ten podlega lub nie podlega ujawnieniu.

6. W przypadkach określonych w ust. 2–4 powyżej przyznaje się mimo wszystko dostęp, w całości lub w części, jeśli państwa EFTA zgadzają się, że istnieje nadrzędny interes publiczny przemawiający za ujawnieniem.

Artykuł 4

Państwo EFTA może zażądać od Sekretariatu EFTA nieujawnienia dokumentów pochodzących od tego państwa bez jego uprzedniej zgody.

Artykuł 5

Jeśli wyjątek obejmuje jedynie część dokumentu, którego dotyczy wniosek, pozostałe części dokumentu podlegają ujawnieniu.

Artykuł 6

1. Wnioski o dostęp do dokumentu składa się w dowolnej formie pisemnej, także w formie elektronicznej, w języku angielskim, w sposób wystarczająco precyzyjny, by Sekretariat EFTA mógł ustalić, którego dokumentu dotyczy wniosek.

2. Jeśli wniosek nie jest wystarczająco precyzyjny, Sekretariat EFTA zwraca się do wnioskodawcy o wyjaśnienie zawartości wniosku i udziela mu w tym pomocy, na przykład dostarczając informacji zgodnie z art. 11.

3. W przypadku wniosków odnoszących się do bardzo długich dokumentów lub bardzo dużej liczby dokumentów, Sekretariat EFTA może nieformalnie porozumieć się z wnioskodawcą w celu znalezienia odpowiedniego rozwiązania.

Artykuł 7

1. Wniosek o dostęp do dokumentu rozpatruje się szybko. Wnioskodawcy przesyła się potwierdzenie wpłynięcia wniosku.

2. Sekretariat EFTA przedkłada wniosek państwom EFTA do zatwierdzenia, chyba że istnieje pewność co do tego, że państwa EFTA odmówią lub nie odmówią dostępu do danego dokumentu. Państwa EFTA podejmują decyzję bez zbędnej zwłoki.

3. Po otrzymaniu odpowiedzi ze strony państw EFTA, Sekretariat EFTA albo informuje wnioskodawcę, że przyznano mu dostęp do danego dokumentu i zapewnia dostęp zgodnie z art. 10, albo w pisemnej odpowiedzi podaje przyczyny częściowej lub całkowitej odmowy i informuje wnioskodawcę o jego prawie do przekazania wniosku do Stałego Komitetu Państw EFTA.

4. W przypadku gdy Sekretariat EFTA nie jest w stanie udzielić wnioskodawcy odpowiedzi w ciągu 12 dni roboczych od daty zarejestrowania wniosku, wnioskodawca zostaje poinformowany na piśmie o opóźnieniu oraz o tym, kiedy należy się spodziewać decyzji. Wnioskodawca zostaje poinformowany o swoim prawie do przekazania wniosku do Stałego Komitetu Państw EFTA w przypadku, gdyby nie otrzymał odpowiedzi w rozsądnym terminie.

5. W przypadku całkowitej lub częściowej odmowy wnioskodawca może, w ciągu 15 dni roboczych od daty otrzymania odpowiedzi z Sekretariatu EFTA, przekazać wniosek do Stałego Komitetu Państw EFTA.

6. Nieudzielenie odpowiedzi przez Sekretariat EFTA w rozsądnym terminie od daty rejestracji wniosku uprawnia wnioskodawcę do przekazania wniosku do Stałego Komitetu Państw EFTA.

Artykuł 8

Wniosek przekazany Stałemu Komitetowi Państw EFTA rozpatruje się bezzwłocznie. Jeśli dostępu odmówiono częściowo lub w całości, wnioskodawca otrzymuje pisemne powiadomienie zawierające przyczyny odmowy.

Artykuł 9

Oznaczenie danego dokumentu klauzulą (ściśle poufne, poufne, zastrzeżone) nie wyklucza samo w sobie zapewnienia publicznego dostępu do tego dokumentu na późniejszym etapie.

Artykuł 10

1. Wnioskodawca uzyskuje dostęp do dokumentów albo przez zapoznanie się z nimi na miejscu, albo przez otrzymanie kopii, w tym, jeśli istnieje taka możliwość, kopii elektronicznej. Kosztami sporządzenia i przesłania kopii można obciążyć wnioskodawcę. Opłata taka nie przekracza rzeczywistego kosztu sporządzenia i przesłania kopii. Zapoznanie się z dokumentem na miejscu, skopiowanie mniej niż 20 stron formatu A4 i, jeśli istnieje taka możliwość, bezpośredni dostęp w formie elektronicznej, są bezpłatne.

2. Jeśli dokument został już ujawniony przez Sekretariat EFTA i jest łatwo dostępny dla wnioskodawcy, Sekretariat EFTA może wywiązać się ze swego obowiązku przyznania dostępu do dokumentu poprzez poinformowanie wnioskodawcy, w jaki sposób uzyskać dany dokument.

Artykuł 11

1. Sekretariat EFTA prowadzi publiczny rejestr dokumentów związanych z Porozumieniem EOG sporządzonych przez Sekretariat EFTA. Rejestr udostępnia się za pośrednictwem strony internetowej sekretariatu.

2. W odniesieniu do każdego dokumentu rejestr zawiera numer referencyjny, przedmiot lub krótki opis treści dokumentu oraz datę jego otrzymania lub sporządzenia oraz odnotowania w rejestrze. Odniesienia sporządza się w sposób nienaruszający ochrony interesów określonych w art. 3.

3. W rejestrze publicznym nie umieszcza się dokumentów oznaczonych klauzulą „poufne” lub „ściśle poufne”, chyba że Państwa EFTA wyrażą na to zgodę.

4. Ponadto na wniosek udostępnia się wykaz dokumentów związanych z EOG, sporządzonych lub otrzymanych przez Sekretariat EFTA i znajdujących się w posiadaniu Sekretariatu EFTA.

Artykuł 12

Sekretariat EFTA zapewnia obywatelom informacje i pomoc co do sposobów i miejsc składania wniosków o dostęp do dokumentów.

Artykuł 13

Niniejsza decyzja nie narusza jakichkolwiek obowiązujących przepisów dotyczących prawa autorskiego, które mogą ograniczać prawa osób trzecich do zwielokratniania lub korzystania z ujawnionych dokumentów.

Artykuł 14

Decyzja Stałego Komitetu Państw EFTA nr 3/2005/SC z dnia 9 czerwca 2005 r. traci moc.

Artykuł 15

Niniejsza decyzja staje się skuteczna z dniem 1 kwietnia 2008 r.

Artykuł 16

Niniejsza decyzja zostaje opublikowana w Sekcji EOG oraz w Suplemencie EOG do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.

Artykuł 17

Niniejsza decyzja podlega przeglądowi w terminie jednego roku od dnia, w którym stała się skuteczna.

Sporządzono w Brukseli, dnia 6 grudnia 2007 r. W imieniu Stałego Komitetu Stefán Haukur JÓHANNESSON Przewodniczący Kåre BRYN Sekretarz Generalny