PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 98/80

DECYZJA STAŁEGO KOMITETU PAŃSTW EFTA

NR 3/2005/SC

z dnia 9 czerwca 2005 r.

w sprawie publicznego dostępu do dokumentów EFTA oraz uchylająca decyzję nr 2/2002/SC Stałego Komitetu Państw EFTA z dnia 30 maja 2002 r.

STAŁY KOMITET PAŃSTW EFTA,

Uwzględniając decyzję Stałego Komitetu Państw EFTA nr 2/2002/SC z dnia 30 maja 2002 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów, która niniejszym traci moc,

Uznając fakt, że w interesie publicznym leży zapewnienie otwartego dostępu do dokumentów zgodnie z jasno określonym ramami prawnymi, przy uwzględnieniu mających zastosowanie przepisów krajowych,

Uwzględniając fakt, że podczas rozpatrywania wniosków o dostęp do dokumentów zasada jawności będzie stosowana w możliwie najszerszym zakresie,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Sekretariat EFTA upublicznia dokumenty wymienione w Załączniku do niniejszej decyzji poprzez umieszczenie ich na swoich stronach internetowych.

Artykuł 2

1. Każdy może złożyć wniosek o dostęp do dokumentów związanych z EOG (zwanych dalej „dokumentami”), które zostały sporządzone albo otrzymane przez Sekretariat EFTA i znajdują się w posiadaniu Sekretariatu EFTA.

2. Dostęp do dokumentów zostaje przyznany, jeśli nie mają zastosowania ograniczenia określone w poniższych artykułach.

Artykuł 3

1. Dokument nie zostaje udostępniony, jeśli ujawnienie go naruszyłoby ochronę:

a) interesu publicznego w odniesieniu do: bezpieczeństwa publicznego, kwestii obronnych i wojskowych, stosunków międzynarodowych, finansowej, monetarnej czy gospodarczej polityki Państw EFTA,

b) prywatności i wiarygodności osoby fizycznej, w szczególności zgodnie z mającym zastosowanie prawem krajowym Państw EFTA odnoszącym się do ochrony danych osobowych;

2. Dokument nie zostaje udostępniony, jeśli ujawnienie go naruszyłoby ochronę:

a) interesów gospodarczych osoby fizycznej lub prawnej, w tym własności intelektualnej,

b) postępowania sądowego lub doradztwa prawnego,

c) celu kontroli, dochodzenia czy audytu.

3. Dostęp do sporządzonego przez instytucję do celów wewnętrznych dokumentu, który odnosi się do spraw, w przypadku których decyzja nie została podjęta, nie zostaje udzielony, jeśli ujawnienie takiego dokumentu naruszyłoby proces podejmowania decyzji.

4. Dostęp do dokumentu zawierającego opinie do wykorzystania wewnętrznego jako część rozważań i konsultacji wstępnych nie zostaje udzielony nawet po podjęciu decyzji, jeśli ujawnienie takiego dokumentu naruszyłoby proces podejmowania decyzji.

5. W odniesieniu do dokumentów stron trzecich przekazanych Sekretariatowi EFTA, Sekretariat EFTA konsultuje się z daną stroną trzecią, aby stwierdzić, czy wyjątek określony w ust. 1 albo 2 ma zastosowanie, chyba że jest oczywiste, że dokument ten zostanie lub nie zostanie ujawniony.

6. W przypadkach uwzględnionych w ust. 2–4 powyżej dostęp zostaje mimo wszystko udzielony, w całości lub w części, jeśli Państwa EFTA zgadzają się co do tego, że za ujawnieniem przemawia interes publiczny.

Artykuł 4

Państwo EFTA może zażądać od Sekretariatu EFTA nieujawnienia dokumentów pochodzących od tego Państwa bez jego uprzedniej zgody.

Artykuł 5

Jeśli wyjątki mają zastosowanie jedynie wobec części danego dokumentu, pozostałe części dokumentu zostają ujawnione.

Artykuł 6

1. Wnioski o udostępnienie dokumentu składane są w dowolnej formie pisemnej, także w formie elektronicznej, w języku angielskim, w wystarczająco precyzyjny sposób, by pozwolić Sekretariatowi EFTA na ustalenie, którego dokumentu dotyczy wniosek.

2. Jeśli wniosek nie jest wystarczająco precyzyjny, Sekretariat EFTA zwróci się do wnioskodawcy z prośbą o wyjaśnienie niejasnych kwestii i pomoże mu je wyjaśnić, na przykład dostarczając informacji zgodnie z art. 11.

3. W przypadku wniosków odnoszących się do bardzo długich dokumentów lub bardzo dużej liczby dokumentów, Sekretariat EFTA może nieformalnie porozumieć się z wnioskodawcą w celu znalezienia optymalnego rozwiązania.

Artykuł 7

1. Wszelkie wnioski o dostęp do dokumentów są rozpatrywane bezzwłocznie. Wnioskodawca otrzymuje potwierdzenie wpłynięcia wniosku.

2. Sekretariat EFTA przedkłada dany wniosek Państwom EFTA do zatwierdzenia, chyba że istnieje pewność co do tego, że Państwa EFTA odmówią lub nie odmówią dostępu do danego dokumentu. Państwa EFTA podejmują decyzję bez zbędnej zwłoki.

3. Po otrzymaniu odpowiedzi ze strony Państw EFTA, Sekretariat EFTA albo informuje wnioskodawcę, że udzielono mu dostępu do danego dokumentu, i zapewnia dostęp zgodnie z art. 10, albo w pisemnej odpowiedzi podaje przyczyny częściowej lub całkowitej odmowy i informuje wnioskodawcę o jego prawie do przekazania wniosku do Stałego Komitetu Państw EFTA.

4. W przypadku gdy Sekretariat EFTA nie jest w stanie udzielić wnioskodawcy odpowiedzi w ciągu 12 dni roboczych od daty zarejestrowania wniosku, wnioskodawca zostaje poinformowany na piśmie o opóźnieniu oraz o tym, kiedy należy się spodziewać decyzji. Wnioskodawca zostaje poinformowany o swoim prawie do przekazania wniosku do Stałego Komitetu Państw EFTA w przypadku, gdyby nie otrzymał odpowiedzi w rozsądnym terminie.

5. W przypadku całkowitej lub częściowej odmowy wnioskodawca może, w ciągu 15 dni roboczych od daty otrzymania odpowiedzi z Sekretariatu EFTA, przekazać wniosek do Stałego Komitetu Państw EFTA.

6. Nieudzielenie odpowiedzi przez Sekretariat EFTA w rozsądnym terminie od daty rejestracji wniosku uprawnia wnioskodawcę do przekazania wniosku do Stałego Komitetu Państw EFTA.

Artykuł 8

Wniosek przekazany Stałemu Komitetowi Państw EFTA zostaje bezzwłocznie rozpatrzony. Jeśli dostępu odmówiono częściowo lub w całości, wnioskodawca otrzymuje pisemne powiadomienie zawierające przyczyny odmowy.

Artykuł 9

Zaklasyfikowanie danego dokumentu jako ściśle poufnego, poufnego lub zastrzeżonego nie wyklucza samo w sobie upublicznienia tego dokumentu na późniejszym etapie.

Artykuł 10

1. Wnioskodawca ma dostęp do dokumentów albo przez zapoznanie się z nimi na miejscu, albo przez otrzymanie kopii, w tym, jeśli istnieje taka możliwość, kopii elektronicznej. Kosztami wytworzenia i przesłania kopii można obciążyć wnioskodawcę. Cena nie powinna przekraczać rzeczywistego kosztu wytworzenia i przesłania kopii. Zapoznanie się z dokumentem na miejscu, skopiowanie mniej niż 20 stron formatu A4 i, jeśli istnieje taka możliwość, bezpośredni dostęp w formie elektronicznej są bezpłatne.

2. Jeśli dokument został już ujawniony przez Sekretariat EFTA i jest łatwo dostępny dla wnioskodawcy, Sekretariat EFTA może wywiązać się ze swego obowiązku udostępnienia dokumentu poprzez poinformowanie wnioskodawcy, w jaki sposób uzyskać dany dokument.

Artykuł 11

1. Sekretariat EFTA prowadzi rejestr dokumentów. Dostęp do wykazu dokumentów zawartych w rejestrze zostaje zapewniony w odpowiedzi na wniosek. Odniesienia do dokumentów są bezzwłocznie umieszczane w rejestrze.

2. W przypadku każdego dokumentu rejestr zawiera numer referencyjny, przedmiot i/lub krótki opis treści dokumentu oraz datę jego otrzymania lub sporządzenia oraz zapisania w rejestrze. Odniesienia sporządzane są w sposób nienaruszający ochrony interesów zgodnie z art. 3.

Artykuł 12

Sekretariat EFTA zapewnia obywatelom informacje i pomoc w kwestii sposobów i miejsc składania wniosków o dostęp do dokumentów.

Artykuł 13

Niniejsza decyzja nie narusza żadnych istniejących przepisów z zakresu prawa autorskiego, które mogą ograniczać prawa strony trzeciej do powielania czy wykorzystywania ujawnionych dokumentów.

Artykuł 14

Decyzja Stałego Komitetu Państw EFTA nr 2/2002/SC z dnia 30 maja 2002 r. niniejszym traci moc.

Artykuł 15

Niniejsza decyzja wchodzi w życie dnia 1 października 2005 r.

Artykuł 16

Niniejsza decyzja jest opublikowana w Sekcji EOG oraz w Suplemencie EOG do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.

Artykuł 17

Niniejsza decyzja podlega przeglądowi w terminie jednego roku od dnia wejścia w życie.

Sporządzono w Brukseli, dnia 9 czerwca 2005 r. W imieniu Stałego Komitetu Bjørn T. GRYDELAND Przewodniczący William ROSSIER Sekretarz Generalny