Krajowe organy regulacyjne nadal odgrywają kluczową rolę, wspierając i nadzorując stosowanie i przestrzeganie dyrektywy o usługach pocztowych w państwach członkowskich. Coraz częściej współpracują one innymi organami regulacyjnymi w odniesieniu do innych usług łączności (np. usługi łączności elektronicznej, usługi nadawcze). Utworzona w 2010 r. Europejska Grupa Regulacji Rynku Usług Pocztowych (ERGP) usprawniła konsultacje, koordynację i współpracę między krajowymi organami regulacyjnymi na poziomie europejskim .

Usługi pocztowe nadal odgrywają istotną rolę w całej Unii Europejskiej, jednak ich charakter i rola zmieniły się, ponieważ nowe technologie powodują zarówno zjawisko wypierania przez usługi elektroniczne, jak i wzrost wolumenu zakupów przez internet. Możliwość wysyłania listów i paczek w wyznaczonym terminie po określonej cenie do całej Unii Europejskiej pozostaje podstawowym czynnikiem przyczyniającym się do spójności gospodarczej, społecznej i terytorialnej oraz rozwoju jednolitego rynku. Ogromny potencjał handlu elektronicznego oznacza, że przystępne cenowo i niezawodne usługi doręczania paczek mają większe niż kiedykolwiek znaczenie w wykorzystaniu potencjału jednolitego rynku cyfrowego.

Aby sporządzić sprawozdanie i dokument roboczy służb Komisji korzystano z różnych źródeł, w tym takich opracowań, jak: Główne zmiany w sektorze pocztowym(2008-2010), Polityka cenowa operatorów pocztowych, Główne zmiany w sektorze pocztowym (2010-2013),szereg sprawozdań Europejskiej Grupy Regulacji Rynku Usług Pocztowych (ERGP), dokumenty opracowane w ramach Komitetu ds. Dyrektywy o Usługach Pocztowych (PDC) oraz Forum Użytkowników Pocztowych, dane Eurostatu do 2012 r. oraz statystyki Komisji dotyczące rynku pocztowego za okres po 2012 r. gromadzone po podjęciu przez Eurostat decyzji, aby zaprzestać zbierania danych statystycznych dotyczących wyłącznie sektora pocztowego, jak również dane uzyskane od Światowego Związku Pocztowego. Ze względu na różnicę w czasie między gromadzeniem i tworzeniem statystyk w wielu przypadkach najnowsze dostępne dane statystyczne dotyczą 2013 r., ale jeśli to było możliwe, korzystano ze świeższych informacji, aby dostarczyć wskazówek co do najnowszych zmian.

Ponadto art. 23 dyrektywy 2008/6/WE nakłada na Komisję obowiązek przedstawienia Parlamentowi Europejskiemu i Radzie, co cztery lata, sprawozdania ze stosowania niniejszej dyrektywy zawierającego odpowiednie informacje na temat rozwoju sytuacji w tym sektorze. Chociaż przepis ten stanowi, że sprawozdanie zostanie przedłożone do grudnia 2013 r., zostało ono odroczone, aby uzyskać więcej czasu na przeanalizowanie wczesnych skutków pełnego otwarcia rynku we wszystkich państwach członkowskich.

W lutym 2008 r. Parlament Europejski i Rada przyjęły dyrektywę 2008/6/WE (zwaną dalej „trzecią dyrektywą o usługach pocztowych”), którą wprowadzono podstawy prawne dla urzeczywistnienia rynku wewnętrznego usług pocztowych, będące ostatnim krokiem legislacyjnym w procesie stopniowego otwierania rynku. Ustalono w niej termin pełnego otwarcia rynku na dzień 31 grudnia 2010 r. w odniesieniu do 16 państw członkowskich, a w odniesieniu do pozostałych (wtedy) 11 państw członkowskich na dzień 31 grudnia 2012 r. W ramach trzeciej dyrektywy o usługach pocztowych zwiększono również zakres zadań i kompetencji krajowych organów regulacyjnych, zmieniono sposób, w jaki mogą być świadczone i finansowane powszechne usługi pocztowe, wprowadzono wymóg dostępu do niektórych elementów infrastruktury pocztowej i rozszerzono przepisy dotyczące ochrony konsumentów, a także zobowiązano Komisję do wspierania państw członkowskich we wdrażaniu dyrektywy, w tym w obliczaniu kosztów netto usługi powszechnej.

Państwa członkowskie są zobowiązane do zapewnienia odbierania i dostarczania listów i paczek o określonej jakości przez co najmniej pięć dni roboczych każdego tygodnia we wszystkich punktach na ich terytorium. Maleje liczba państw członkowskich, w których wymagana częstotliwość jest większa (tj. przesyłki są dostarczane przez sześć dni). Ogólnie obserwuje się tendencję do ograniczania rodzajów pozycji wchodzących w zakres obowiązku świadczenia usługi powszechnej, choć w wielu państwach członkowskich w zakres ten wchodzą pozycje inne niż listy jednostkowe, np. przesyłki masowe, reklamowe lub gazety. Wszystkie państwa członkowskie z wyjątkiem Niemiec mają urzędowo wyznaczonego krajowego operatora pocztowego jako „operatora świadczącego usługę powszechną”. W Niemczech tradycyjny krajowy operator pocztowy funkcjonuje jako dostawca usługi powszechnej.

Znaczna większość listów krajowych jest dostarczana w następnym dniu roboczym (pod warunkiem, że zostały one wysłane w ramach usługi następnego dnia, a nie w ramach celowo wolniejszej i tańszej alternatywy), a doręczenia przesyłek pocztowych w obrębie Unii nadal pozostają powyżej norm jakości określonych we wspomnianej dyrektywie. Większość państw członkowskich ustanowiła limit cenowy, aby zapewnić przystępność cenową podstawowych usług pocztowych. W wielu państwach członkowskich ceny znaczków generalnie wzrosły w ostatnich latach zgodnie ze stopą inflacji, a także w celu zrekompensowania spadku liczby wysyłanych listów. W latach 2012–2013 opłaty za listy o wadze 20 g wzrosły średnio o ok. 5,6 %, jednak nie miało to znaczącego wpływu na dostępność tej usługi dla obywateli UE, która nadal pozostaje przystępna cenowo, zwłaszcza w porównaniu z wydatkami gospodarstw domowych na inne środki komunikacji (np. telekomunikacji komórkowej).

Wszystkie państwa członkowskie dopilnowują, aby wszystkie podmioty świadczące usługi pocztowe miały przejrzystą, prostą i niedrogą procedurę rozpatrywania reklamacji użytkowników, a większość operatorów świadczących usługę powszechną posiadała system rekompensat.

5.Dokładne i porównywalne informacje na temat wszelkich kosztów netto usługi powszechnej mają zasadnicze znaczenie

W przypadku gdy w wyniku świadczenia usługi powszechnej w państwie członkowskim powstaje koszt netto stanowiący nieuzasadnione obciążenie dla operatora świadczącego usługę powszechną, dyrektywa pocztowa określa sposoby rekompensowania tzw. „kosztu netto” obowiązku świadczenia usługi powszechnej, który stanowi nieuzasadnione obciążenie finansowe dla wyznaczonego(-ych) operatora(-ów) świadczącego(-ych) usługę powszechną. Jednakże w celu zapewnienia finansowania i zgodności z zasadami pomocy państwa, koszty te muszą być obliczane w porównywalny sposób. W załączniku do dokumentu roboczego służb Komisji, który dołączono do tego raportu, przedstawiono różne metody obliczania kosztów netto obowiązku świadczenia powszechnych usług pocztowych, które uznano za zgodne z załącznikiem I dyrektywy o usługach pocztowych.

6.Na rynku przesyłek listów konkurencja rozwijają się powoli, a niektóre podmioty działają w sposób antykonkurencyjny

Pomimo pełnego otwarcia rynku w całej UE do 2013 r., konkurencja na rynku listów rozwija się powoli w większości państw członkowskich a operatorzy świadczący usługę powszechną zachowali swój większościowy udział w rynkach większości państw członkowskich. Z piętnastu państw członkowskich, które całkowicie otworzyły swoje rynki przed 2011 r., w 2013 r. osiem miało ponad 5-procentową konkurencję na rynku przesyłek listowych (pod względem liczby listów). Spośród tych państwach członkowskich, które otworzyły swoje rynki po 2011 r., w pięciu państwach członkowskich do połowy 2013 r. konkurenci uzyskali ponad 5 % rynku listów. Tam gdzie nastąpił rozwój konkurencji na rynku przesyłek listowych, w przypadku dostaw „od drzwi do drzwi“ świadczonych przez operatorów, którzy stworzyli swoje własne sieci dystrybucji, częściej oni sami dostarczają przesyłki odbiorcom. Konkurencja w zakresie dostępu, gdzie inne podmioty przekazują listy do końcowej dostawy operatorowi świadczącemu usługę powszechną po wstępnym sortowaniu, rozwinęła się w Słowenii i Zjednoczonym Królestwie, a także w Niemczech. W niektórych państwach członkowskich krajowe organy ds. konkurencji oskarżyły operatora świadczącego usługę powszechną o zachowanie antykonkurencyjne w formie nadużycia pozycji dominującej. Przypadki takie dotyczyły nielegalnych upustów dla klientów biznesowych, zawężenia marży oraz praktyk rażącego zaniżania cen. Praktyki te mogą doprowadzić do wykluczenia konkurencji. Wejście na rynek i rozwój konkurencji mogą być także hamowane przez niektóre praktyki regulacyjne, takie jak nałożenie warunków udzielania zezwoleń dla nowych podmiotów, które mogą wykraczać poza zakres dozwolony w dyrektywie.

7.Zmniejsza się liczba wysyłanych listów wraz z nasileniem zjawiska wypierania przez usługi elektroniczne

Liczba listów wysłanych za pośrednictwem operatorów świadczących usługę powszechną w UE zmniejszyła się z około 107,6 mld w 2008 r. do 85,5 mld w 2013 r.. W latach 2007–2010 średnio spadek ten wyniósł 4,3 % rocznie pod względem wolumenu i 5,2 % rocznie pod względem dochodów. W latach 2010-2011 stopa spadku zmniejszyła się odpowiednio do 3,3 % i 1,4 %, ale wzrosła do 4,85 % w latach 2012–2013 (pod względem wolumenu) dla UE–28. Ogólnie rzecz biorąc, zmiany te miały mniejszy wpływ na przesyłki reklamowe (reklamę) i publikacje niż na listy, choć państwa członkowskie cechujące się dojrzałością rynku listów doświadczyły największego spadku, i trend ten ma się utrzymywać. Na przykład w Danii w latach 2000–2014 liczba przesyłek spadła o ponad 60 %, a w pierwszym kwartale 2015 r. nastąpił dalszy spadek o 15 %. W Niderlandach odnotowano spadek o 13 % w pierwszym kwartale 2015 r., a na lata 2010–2020 przewiduje się dalszy spadek liczby przesyłek o 32–49 %.

Ponieważ liczba przesyłek listowych różni się znacznie w poszczególnych państwach członkowskich, a także ze względu na aktualne wskaźniki spadku, niektóre państwa członkowskie prawdopodobnie nigdy nie osiągną takich poziomów przesyłek listowych, jakie wcześniej miały państwa członkowskie o dojrzałych rynkach pocztowych. W związku z tym, nawet jeżeli spadek liczby listów na słabiej rozwiniętych rynkach pocztowych jest niższy w ujęciu względnym to prawdopodobnie będzie on miał bardziej istotny wpływ, zważywszy na mniejsze korzyści skali, niż na bardziej dojrzałych rynkach.

8.Paczki są obszarem wzrostu, ale konsumenci i sklepy internetowe skarżą się na jakość i koszty usług dostaw zagranicznych

Nie ma wyraźnego konsensusu co do rzeczywistych rozmiarów europejskiego rynku paczek. Na przykład szacunki dotyczące wielkości europejskiego rynku paczek wskazują na wartość 60 mld EUR dla połączonych rynków przesyłek kurierskich, paczek i przesyłek ekspresowych w 2010 r. ; 47 mld EUR (w tym przesyłki o wadze do 2,5 kg) w 2011 r.; 37 mld EUR dla rynku paczek i przesyłek ekspresowych w 2011 r.; oraz 53,5 mld EUR w 2014 r.. Nawet licząc tylko paczki wysłane przez operatorów świadczących usługę powszechną, unijny rynek paczek wzrósł z ok. 1,65 mld zwykłych paczek w 2008 r. do ok. 1,96 mld w roku 2013. Liczba paczek różni się jednak znacznie w poszczególnych państwach członkowskich. Szacunki dla całego rynku paczek na rok 2011 wskazują na zakres (w przeliczeniu na mieszkańca) od blisko 30 (Niemcy i Zjednoczone Królestwo) do około dwóch (Polska, Rumunia, Chorwacja, Łotwa).

Ponieważ usługi doręczania paczek nigdy nie były częścią wcześniej zastrzeżonego obszaru, wygląda na to, że konkurencja na rynku paczek rozwinęła się w większym stopniu niż na rynku listów. Operatorzy „ekspresowi”, tacy jak UPS, DHL, TNT i FedEx, jak również firmy kurierskie, które tradycyjnie koncentrowały się raczej na usługach dodanych B2B (między dwoma przedsiębiorstwami), coraz częściej rozwijają swoje usługi B2C (między przedsiębiorstwami a konsumentami), aby wykorzystać wzrost handlu elektronicznego. Na rynek wchodzą także nowe przedsiębiorstwa. Jednocześnie operatorzy świadczący usługę powszechną rozwijają bardziej zaawansowane usługi w zakresie dostaw paczek, na przykład poprzez gwarantowanie czasu dostawy, tak aby wykorzystać szanse na rynku zakupów internetowych. Istnieje więc pewna zbieżność wśród produktów i usług oferowanych przez różne rodzaje operatorów realizujących dostawy, a różnice między nimi są coraz mniej wyraźne.

Niemniej jednak nadal istnieją obawy co do przystępności cenowej i dostępności transgranicznych usług dostarczania paczek: brak informacji o opcjach dostawy (np. opcji identyfikacji i śledzenia), słaba przejrzystość cenowa i wysokie ceny są często przedmiotem skarg zarówno konsumentów, jak i sklepów internetowych. Wraz ze Strategią jednolitego rynku cyfrowego przyjętą w dniu 6 maja 2015 r. Komisja rozpoczęła publiczne konsultacje mające na celu znalezienie rozwiązań w celu usprawnienia dostaw przesyłek transgranicznych i lepszego zrozumienia sposobu funkcjonowania tego rynku. W pierwszej połowie 2016 r. Komisja wprowadzi środki poprawiające przejrzystość cenową i wzmacniające nadzór regulacyjny nad transgranicznym doręczaniem paczek Stanowi to uzupełnienie działań podjętych już przez Komisję i różne zainteresowane strony w następstwie przyjęcia w 2013 r. przez Komisję Planu działania na rzecz budowy jednolitego rynku usług dostaw przesyłek.