UWAGI TRYBUNAŁU ODPOWIEDZI KOMISJI

WSTĘP

7.1. W niniejszym rozdziale przedstawiono przeprowadzoną przez Trybunał szczegółową ocenę grupy polityk „Badania naukowe, energia i transport”, obejmującą następujące obszary polityki: 06 – „Energia i transport”, 08 – „Badania naukowe”, 09 – „Społeczeństwo informacyjne i media” oraz 10 – „Bezpośrednie badania naukowe”. Szczegółowe informacje na temat działań objętych kontrolą, wydatków za badany rok oraz trybu zarządzania przedstawiono w tabeli 7.1 .

7.2. Celem polityki w zakresie energii i transportu jest udostępnienie obywatelom i przedsiębiorstwom europejskim konkurencyjnych systemów i usług energetycznych i transportowych, spowodowanie, by produkcja i zużycie energii stały się bardziej zrównoważone, stworzenie warunków umożliwiających ciągłe i bezpieczne dostawy energii i usługi transportowe dla UE, zwiększenie bezpieczeństwa transportu i bezpieczeństwa energetycznego oraz upowszechnienie na skalę międzynarodową polityki Unii w zakresie transportu i energii, które są konkurencyjne, zrównoważone, bezpieczne i pewne.

7.3. Polityka w zakresie badań naukowych jest ukierunkowana na stworzenie Europejskiej Przestrzeni Badawczej (EPB). Wraz z utworzeniem jednolitego rynku EPB ma kluczowe znaczenie dla realizacji strategii lizbońskiej w zakresie zatrudnienia, konkurencyjności na rynkach międzynarodowych, reformy gospodarczej oraz spójności społecznej, w szczególności poprzez stworzenie obszaru edukacji, szkoleń, badań naukowych i innowacji.

7.4. Polityka w zakresie społeczeństwa informacyjnego i mediów koncentruje się na strategicznej inicjatywie UE i2010, wspiera innowację i konkurencyjność poprzez badania naukowe i rozwój technologii informacyjno-komunikacyjnych oraz przyczynia się do wzmocnienia europejskiego sektora audiowizualnego.

7.5. Wydatki na bezpośrednie badania naukowe odnoszą się do działań badawczych i innych działań z nimi związanych, prowadzonych przez Wspólne Centrum Badawcze (WCB), które jest dyrekcją generalną Komisji. Celem WCB jest zapewnienie nakierowanej na potrzeby klienta pomocy naukowej i technicznej przy planowaniu, rozwijaniu, wdrażaniu i monitorowaniu działań w ramach polityk prowadzonych przez UE.

Tabela 7.1 — Podział płatności według obszarów polityki Tytuł budżetowy Obszar polityki Opis Płatności za rok 2008 (w mln EUR) Tryb zarządzania budżetem 6 Energia i transport Wydatki administracyjne (10) 128 Bezpośrednie scentralizowane Transport lądowy, lotniczy i morski 278 Bezpośrednie scentralizowane Sieci transeuropejskie (TEN) 888 Bezpośrednie scentralizowane Energia konwencjonalna i odnawialna 72 Bezpośrednie scentralizowane Energia jądrowa 215 Bezpośrednie scentralizowane Pośrednie scentralizowane Zdecentralizowane i wspólne Badania naukowe związane z energią i transportem (7. PR) 108 Bezpośrednie scentralizowane Zakończenie wcześniejszych programów ramowych (5. PR i 6. PR) 92 Bezpośrednie scentralizowane Bezpieczeństwo i ochrona użytkowników energii i transportu 3 Bezpośrednie scentralizowane 1 784 8 Badania naukowe Wydatki administracyjne (10) 241 Bezpośrednie scentralizowane 7. PR 2 223 Bezpośrednie scentralizowane ITER 96 Pośrednie scentralizowane Zakończenie wcześniejszych programów ramowych (5. PR i 6. PR) 1 836 Bezpośrednie scentralizowane Inne 42 Bezpośrednie scentralizowane 4 438 9 Społeczeństwo informacyjne i media Wydatki administracyjne (10) 129 Bezpośrednie scentralizowane 7. PR 749 Bezpośrednie scentralizowane Media 82 Bezpośrednie scentralizowane CIP i inne 141 Bezpośrednie scentralizowane Zakończenie wcześniejszych programów 607 Bezpośrednie scentralizowane 1 708 10 Bezpośrednie badania naukowe Personel, koszty bieżące i inwestycje (11) 306 Bezpośrednie scentralizowane 7. PR 38 Bezpośrednie scentralizowane Historyczne zobowiązania wynikające z działalności związanej z energią jądrową 23 Bezpośrednie scentralizowane Zakończenie wcześniejszych programów ramowych (5. PR i 6. PR) 22 Bezpośrednie scentralizowane 389 Wydatki administracyjne ogółem 804 7. PR ogółem (11) 3 214 Wcześniejsze PR ogółem 2 557 TEN ogółem 888 Inne ogółem 857 Wydatki operacyjne ogółem 7 516 Płatności za rok ogółem 8 320 Zobowiązania za rok ogółem 9 157

Jak wydatkowane są pieniądze

7.6. Około 80 % wydatków operacyjnych w tej grupie polityk jest związanych z projektami badawczymi. Finansowanie odbywa się tu w ramach wieloletnich programów ramowych (PR), obejmujących wiele systemów finansowania i wspierających rozmaite obszary tematyczne i rodzaje projektów. 7.7. Komisja zazwyczaj dokonuje płatności na rzecz beneficjentów bez udziału organów krajowych, regionalnych czy lokalnych w państwach członkowskich. Od 2008 r. wkłady finansowe UE w niektóre duże projekty badawcze, takie jak realizacja projektu ITER i rozwoju energii termojądrowej, są przekazywane poprzez wspólne przedsiębiorstwa. Są to organy Wspólnoty, które zarządzają funduszami przekazywanymi przez Komisję oraz innych partnerów publicznych i prywatnych. 7.8. Beneficjentami mogą być instytuty badawcze, uczelnie, organy administracji publicznej, firmy lub osoby fizyczne. Beneficjenci ci – lub uczestnicy (1)– zazwyczaj tworzą w ramach projektu konsorcjum i prowadzą działania na terenie państw członkowskich lub krajów stowarzyszonych. Czas realizacji projektów wynosi najczęściej kilka lat. Finansowanie zapewniane jest w ramach podpisanej z Komisją umowy o dotację. Wysokość dotacji waha się od 20 000 euro dla indywidualnych badaczy do 30 mln euro na duże projekty współpracy. Chociaż liczba beneficjentów przekracza 15 000, około 50 % wszystkich płatności przypada na 240 największych beneficjentów. 7.9. Kolejna główna kategoria wydatków (około 12 %) to duże projekty z zakresu energii i transportu realizowane w ramach programu transeuropejskich sieci transportowych (2). Beneficjentami są zazwyczaj organy państw członkowskich, lecz mogą nimi być również przedsiębiorstwa publiczne lub prywatne. 7.10. Zarówno w przypadku projektów badawczych, jak i tych związanych z transportem i energią, dotacje są wypłacane w transzach: zaliczka po podpisaniu umowy o dotację oraz płatności okresowe i końcowe, które pokrywają kwalifikowalne wydatki przedstawione przez beneficjentów w okresowych zestawieniach poniesionych wydatków. 7.6-7.10. Programy ramowe w dziedzinie badań naukowych obejmują projekty złożone pod względem technicznym i finansowym. Środowisko kontroli charakteryzuje się dużą liczbą beneficjentów, z których każdy posiada swoje własne systemy kontroli. W zarządzaniu programami ramowymi w dziedzinie badań naukowych można wyróżnić cztery etapy: ocena wniosków; wybór wniosku i negocjowanie umów; zarządzanie projektem i umową; kontrole finansowe oraz inne kontrole ex post. Istnieje wiele błędów popełnianych przez beneficjentów, których Komisja nie jest w stanie wykryć przed dokonaniem płatności. Aby temu zaradzić, Komisja wdraża strategię kontroli, mającą na celu zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji w perspektywie wieloletniej. Strategia ta opiera się na regularnym wykrywaniu i korygowaniu błędów, które nie mogły być zauważone przed dokonaniem płatności. Jest to możliwe dzięki wzmożonym kontrolom ex post, które stanowią najważniejszy element strategii kontroli, oraz poprzez odzyskiwanie od beneficjentów nadpłaconych kwot. Ponadto, jeśli chodzi o 7. PR, podjęto inicjatywy zmierzające do polepszenia innych rodzajów kontroli. Dyrekcje generalne, których działalność obejmuje badania naukowe, wprowadziły „uzgodnione procedury” dla poprawienia rzetelności poświadczeń z kontroli, a także certyfikacjęex ante w odniesieniu do metodyki stosowanej przez beneficjentów do wyliczania przeciętnych kosztów personelu oraz kosztów ogólnych (w tym kosztów pośrednich). Strategie kontrolne związane z pozostałymi programami objętymi tym rozdziałem, takimi jak sieci transeuropejskie i fundusze na rzecz likwidacji elektrowni jądrowych, uwzględniają szczególne cechy tych programów i w związku z tym różnią się od strategii stworzonych na potrzeby 7. PR.

PRAWIDŁOWOŚĆ TRANSAKCJI

7.11. Podsumowanie wyników badania transakcji przedstawiono w części 1 załącznika 7 . Trybunał stwierdził, że 33 spośród 150 płatności w zbadanej próbie zawierało błędy. W przypadku skontrolowanych 63 zaliczek wypłaconych w ramach 7. PR oraz jednej płatności okresowej nie wykryto żadnych błędów. W ocenie Trybunału najbardziej prawdopodobny poziom błędu wynosi między 2 % a 5 %.

7.12. Większość błędów polegała na zwrocie niekwalifikowalnych kosztów w ramach płatności okresowych i końcowych na rzecz projektów badawczych 6. PR. W tych przypadkach Komisja albo nie wykryła niekwalifikowalnych kosztów przed dokonaniem płatności, albo nieprawidłowo naliczyła kwotę kwalifikującą się do zwrotu. 7.13. Powyższe ustalenia są zbieżne z ustaleniami poczynionymi przez Komisję w wyniku prowadzonego przez nią programu kontroli oraz z zastrzeżeniami do poprawności zestawień poniesionych wydatków w ramach 6. PR, zgłoszonymi w rocznych sprawozdaniach z działalności przez dyrektorów generalnych kierujących dyrekcjami odpowiedzialnymi za badania naukowe. 7.14. Najczęściej popełnianym błędem jest nadal zwrot niekwalifikowalnych kosztów osobowych i kosztów pośrednich. W konsekwencji beneficjent często nie spełnia wymogu deklarowania rzeczywistych kosztów poniesionych w związku z projektem, najczęściej z powodu stosowania nieprawidłowych stawek dla personelu pracującego przy projekcie. Ilustruje to poniższy przykład. 7.12-7.14. Większość błędów wynika z nieprawidłowo zadeklarowanych kosztów personelu i kosztów ogólnych. Wiele błędów popełnionych przez beneficjentów można wykryć jedynie w trakcie kontroli przeprowadzanej w siedzibie beneficjenta. Komisja opracowała zatem strategię kontroli i rozwinęła przeprowadzanie kontroli ex post. Podjęte działania korygujące przyczyniły się w ostatnich latach do zmniejszenia poziomu błędów. Kolejne działania korygujące rozpoczęto w odniesieniu do 7. PR, w szczególności w odniesieniu do procesu certyfikacji kontroli.

Przykład: Niekwalifikowalne koszty osobowe i koszty pośrednie Próba transakcji zbadana przez Trybunał objęła projekt 6. PR, skupiający ponad 30 uczestników w kilku państwach członkowskich, związany z działaniami badawczymi i rozwojowymi dotyczącymi systemów transportu. Na ten kilkuletni projekt przeznaczono z UE ponad 10 mln euro. Trybunał skontrolował zestawienie poniesionych wydatków sporządzone przez jednego z uczestników za okres od stycznia do grudnia 2006 r., w odniesieniu do którego w 2008 r. Komisja wypłaciła zwrot. Zgodnie ze standardowymi warunkami kwalifikowalności zawartymi w umowie o dotację podpisywanej przez Komisję i beneficjenta, koszty kwalifikowalne muszą rzeczywiście powstać, być poniesione z zachowaniem zasady oszczędności i muszą być niezbędne dla realizacji projektu. Ponadto, aby kwalifikowały się do zwrotu, koszty te muszą być zaksięgowane przez wykonawcę (tj. uczestnika projektu), a stosowane procedury księgowe muszą pozwalać na bezpośrednie uzgodnienie kosztów oraz wpływów związanych z realizacją projektu z pełnym sprawozdaniem finansowym odnoszącym się do głównej działalności gospodarczej wykonawcy. Beneficjent obliczył koszty osobowe wykazane w ramach projektu, na podstawie stawek godzinowych dla dwóch kategorii pracowników (główny inżynier/kierownik projektu oraz inżynier/technik), którzy brali udział w realizacji projektu. Trybunał stwierdził, że zastosowane stawki nie odzwierciedlały kosztów rzeczywiście poniesionych przez wykonawcę przy realizacji działań projektowych określonych w umowie o dotację. Kontrolerzy Trybunału przeliczyli koszty osobowe na podstawie poniesionych kosztów wynagrodzeń zaksięgowanych przez beneficjenta. Okazało się, że beneficjent zawyżył koszty osobowe dla projektu o ponad 13 000 euro. Wymaga to także proporcjonalnego zmniejszenia kwalifikowalnych kosztów pośrednich, wykazanych w ramach projektu. Łącznie beneficjent zawyżył koszty kwalifikowalne o ponad 16 000 euro, a Komisja wypłaciła nienależny zwrot w wysokości nieco ponad 8 000 euro (przy współfinansowaniu wynoszącym 50 %). Przykład W tym konkretnym przypadku Komisja zajmie się kwestią nienależnego zwrotu w kolejnym okresie sprawozdawczym. Niemniej Komisja pragnie podkreślić, iż błędu tego nie można było wykryć w inny sposób, jak tylko w wyniku kontroli ex post. W 6. PR koszty projektu muszą „być ustalone zgodnie ze zwyczajnymi zasadami rachunkowości” indywidualnego uczestnika. Zasada ta została zinterpretowana przez służby Komisji jako zasada dopuszczająca średnie koszty (pod warunkiem, że spełnione są pozostałe kryteria kwalifikowalności), jeśli ich przeznaczenie dopuszczalne jest przez zwyczajne zasady rachunkowości uczestnika. Nie było jednak jasne, w jakim stopniu dopuszcza się różnicę między kosztami średnimi a kosztami rzeczywistymi poniesionymi na pracowników zatrudnionych przy projekcie. Według zasad uczestnictwa w 7. PR średnie koszty są dopuszczalne pod warunkiem, że „nie różnią się znacznie” od kosztów faktycznie poniesionych. W związku z powyższym Komisja stworzyła możliwość zatwierdzania przedstawianych przez uczestników poświadczeń dotyczących metodyki używanej przez nich do obliczania średnich kosztów personelu (zob. odpowiedź dotyczącą pkt 7.6–7.10 oraz pkt 7.27). Powinno to doprowadzić do zmniejszenia poziomu błędów w odniesieniu do zadeklarowanych średnich kosztów personelu.

7.15. Trybunał ujawnił też inne znaczące błędy: 7.15.

a) zwrot na rzecz beneficjenta 6. PR, który nie potrafił udowodnić, że zadeklarowane koszty zostały rzeczywiście poniesione i że w ramach projektu przeprowadzono jakiekolwiek wymierne działania; a) Już wcześniej wskazano na problemy związane z tym beneficjentem i były one przedmiotem zainteresowania w ramach systemu kontroli Komisji jeszcze przed ogłoszeniem wyników kontroli Trybunału Obrachunkowego.

b) błąd we wprowadzaniu danych do arkusza kalkulacyjnego Komisji w odniesieniu do okresowego zwrotu w 6. PR, niewykryty w ramach procedur zatwierdzania płatności – w rezultacie beneficjent otrzymał nadpłatę w wysokości 76 %; b) Stosowane przez Komisję środki kontrolne zostały specjalnie opracowane w celu uniknięcia tego rodzaju błędów w przyszłości. W tym konkretnym przypadku Komisja podjęła działania naprawcze i odzyskała wspomnianą kwotę w kolejnych okresach sprawozdawczych.

c) zwrot znacznych kosztów podwykonawstwa na rzecz beneficjenta za projekt 5. PR mimo braku wymaganej uprzedniej zgody Komisji; c) Rzeczywiście w momencie dokonywania płatności brakowało uprzedniego zatwierdzenia. Komisja wykryła ten błąd przed dokonaniem końcowej płatności i wystąpiła do podwykonawcy o dostarczenie dalszych dokumentów. Komisja uznała, iż przedstawione dodatkowe informacje w wystarczającym stopniu uzasadniają dokonanie płatności.

d) w przypadku jednego z projektów TEN-T dokonano zwrotu kosztów poniesionych poza kwalifikowalnym okresem ustalonym w umowie finansowej, zawartej między Komisją a beneficjentem. d) Był to błąd formularza powstały w wyniku przeoczenia przez Komisję. Co do zasady, koszty były uzasadnione.

7.16. Trybunał prześledził ponadto działania podjęte w związku z poprzednimi uwagami, co przedstawiono w załączniku 7.2 . Trybunał jest zdania, że Komisja podjęła – choć z pewnym opóźnieniem – działania naprawcze w odniesieniu do błędów wskazanych w DAS za 2006 r. W odniesieniu do opóźnień w płatnościach Trybunał stwierdził, że Komisja osiągnęła w 2008 r. znaczną poprawę terminowości wypłacania środków beneficjentom. 7.16. Komisja z zadowoleniem przyjmuje pozytywne uwagi Trybunału w sprawie działań pokontrolnych i płatności dokonanych w terminie. Starano się znacznie polepszyć oba te aspekty i rezultaty tych wysiłków odnotowano już w 2008 r. Komisja będzie nadal ściśle monitorowała te kwestie.

SKUTECZNOŚĆ SYSTEMÓW

7.17. W części 2 załącznika 7.2 znajduje się podsumowanie wyników dokonanej przez Trybunał oceny skuteczności systemów nadzoru i kontroli. Ocena ta skoncentrowana była na 6. PR, w ramach którego dokonano 82 % płatności okresowych i końcowych w 2008 r., zbadanych w ramach próby. Trybunał stwierdził, że systemy były częściowo skuteczne w zapewnianiu prawidłowości transakcji. 7.17. Komisja wdraża strategię kontroli, mającą na celu zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji w perspektywie wieloletniej. W odniesieniu do 6. PR strategia ta ma zapewnić – do końca czwartego roku wdrażania tego programu (2010) – obniżenie wskaźnika pozostałego błędu do poziomu poniżej progu istotności wynoszącego 2 %. Cel ten co roku może podlegać zmianie zależnie od charakteru, częstości występowania i wysokości wykrytych błędów, a także relacji kosztów do korzyści.

Systemy związane z prawidłowością transakcji

Kontrole ex ante dokumentacji w zakresie zestawień poniesionych wydatków

7.18. Kontrole ex ante dokumentacji polegają głównie na sprawdzaniu przez Komisję, pod względem księgowym i arytmetycznym, zestawień poniesionych wydatków przed wypłaceniem zwrotu. W niektórych przypadkach kontrole te mogą także objąć weryfikację poszczególnych pozycji zestawienia poniesionych wydatków na podstawie informacji dodatkowych, takich jak faktury czy listy płac, przekazanych na żądanie przez beneficjenta.

7.19. Trybunał zbadał wytyczne i procedury, a także zasady sprawozdawczości i monitoringu odnoszące się do kontroli dokumentacji ex ante prowadzonych w DG INFSO. Trybunał zbadał skuteczność tych kontroli na podstawie 30 transakcji (3).

7.20. W wyniku kontroli nie wykazano znaczących uchybień i potwierdzono, że system kontroli funkcjonuje zgodnie z założeniami. Trybunał zauważa, że chociaż kontrole dokumentacji pozwalają na wykrycie podstawowych braków w zestawieniach poniesionych wydatków, wiele błędów można wykryć jedynie podczas przeprowadzania kontroli u beneficjenta. To ograniczenie musi być kompensowane innymi elementami systemów nadzoru i kontroli (certyfikacja kontroli i kontrole ex post).

Certyfikacja kontroli zestawień poniesionych wydatków

7.21. Gdy wymagają tego zapisy umowy o dotację (4), do zestawienia poniesionych wydatków beneficjent musi dołączyć poświadczenie z kontroli wydane przez niezależnego kontrolera. Kontroler poświadcza, że uzyskał wystarczającą pewność, że zadeklarowane koszty spełniają wymogi kwalifikowalności.

7.22. W przypadku 39 transakcji skontrolowanych u beneficjenta, w odniesieniu do których wystawiono poświadczenie, Trybunał dokonał porównania wyników własnych kontroli z poświadczeniem. W 17 przypadkach (43 %) Trybunał wykrył błędy w zestawieniach, w odniesieniu do których kontroler wydał opinię bez zastrzeżeń, zanim zostały one przedłożone celem uzyskania zwrotu kosztów. 7.22. Komisja podziela niepokój Trybunału dotyczący poprawności poświadczeń z kontroli, które nie zapewniają w wystarczającym stopniu oczekiwanej gwarancji legalności i prawidłowości zestawień wydatków. Nie ulega jednak wątpliwości, że instrument ten znacznie przyczynił się do zapobieżenia powstawaniu błędów i do ich wczesnego wykrywania i doprowadził do zmniejszenia poziomu błędów w 6. PR w porównaniu z 5. PR.

7.23. W większości tych przypadków kontroler poświadczający nie wskazał zawyżonych kosztów kwalifikowalnych, szczególnie w kategoriach kosztów osobowych i pośrednich, które stanowią główny obszar błędów w sporządzanych przez beneficjentów zestawieniach poniesionych wydatków (zob. pkt 7.14). 7.24. Ustalenie to jest zbieżne z ustaleniami poczynionymi w roku ubiegłym, a także z tymi przedstawionymi w rozdziale 10. Potwierdza to potrzebę dalszego udzielania przez Komisję wsparcia i wskazówek beneficjentom oraz kontrolerom poświadczającym w celu poprawy wiarygodności tego mechanizmu kontrolnego (5). 7.23–7.24. Aby doprowadzić do poprawy sytuacji, odpowiednio dostosowano proces certyfikacji kontroli w 7. PR. Proces certyfikacji kontroli w ramach 7. PR opiera się na „uzgodnionych procedurach”, które nakładają na kontrolera poświadczającego obowiązek stosowania wcześniej określonych procedur i kierowania się nimi przy sporządzaniu sprawozdania z poczynionych ustaleń. Wytyczne zostały udostępnione beneficjentom oraz kontrolerom poświadczającym na stronie internetowej Cordis (http://cordis.europa.eu/), zob. także pkt 7.33. Stosowanie tego podejścia stanowi kolejny krok w stronę polepszenia kontroli i powinno doprowadzić do zmniejszenia liczby błędów, które wystąpiły w 6. PR, popełnianych przez kontrolerów w związku z interpretacją kryteriów kwalifikowalności.

Certyfikacja ex ante w odniesieniu do metodyki wyliczania kosztów przez beneficjentów w 7. PR

7.25. Komisja podjęła działania w celu uproszczenia procedur poprzez reformę systemu certyfikacji kontroli w 7. PR. Główną zmianę stanowi wprowadzenie zwolnienia z obowiązku dostarczania poświadczeń w odniesieniu do okresowych zestawień poniesionych wydatków, w zamian za prowadzenie certyfikacji ex ante metodyki wyliczania kosztów przez beneficjentów. 7.26. Oprócz zmniejszenia obciążenia administracyjnego dla beneficjentów, rozwiązanie to ma na celu promowanie stosowania prawidłowej metodyki wyliczania kosztów, a w konsekwencji – obniżenie poziomu błędu w zestawieniach poniesionych wydatków. 7.25–7.26. Zatwierdzenie metodyki wykorzystywanej do wyliczania kosztów poniesionych na personel i kosztów pośrednich zostało wprowadzone jako ułatwienie procedur beneficjentom korzystającym z wielu dotacji, którzy posiadają systemy umożliwiające uzyskanie uzasadnionej pewności, że stosowana przez nich metodyka jest zgodna z przepisami umowy o dotację. Certyfikacja ta jest nieobowiązkowa.

7.27. Komisja nie opracowała jednak dotąd jasnej definicji kryteriów niezbędnych do oceny, czy metodyka wyliczania kosztów stosowana przez beneficjentów jest zgodna z obowiązującymi wymogami. Do końca 2008 r. ta nowa forma certyfikacji ex ante została zatwierdzona tylko w jednym przypadku. 7.27. Określenie kryteriów oceny metodyki wyliczania kosztów jest trudnym zadaniem. W swojej decyzji przyjętej w dniu 23 czerwca 2009 r. (C(2009) 4705) Komisja sprecyzowała kryteria certyfikacji ex ante w odniesieniu do metodyki wyliczania kosztów przez beneficjentów wykorzystujących średnie wydatki na personel. Po powolnym etapie początkowym, w 2009 r. nastąpił wzrost liczby ocenionych zatwierdzeń metodyki.

Przyjęta przez Komisję strategia kontroli ex post

7.28. Drugim zasadniczym elementem stosowanego przez Komisję systemu kontroli wydatków na badania naukowe jest program kontroli finansowych ex post (tzn. po wypłaceniu zwrotu kosztów) u beneficjentów. Kontrole te przeprowadzają kontrolerzy Komisji oraz zewnętrzne firmy audytorskie pod nadzorem Komisji. Celem kontroli ex post jest wykrycie i skorygowanie błędów, którym nie zapobieżono lub których nie wykryto w ramach wcześniej prowadzonych kontroli.

7.29. W 2008 r. dyrekcje generalne Komisji odpowiedzialne za badania naukowe (6)nadal rozszerzały zakres kontroli ex post, zgodnie ze wspólną strategią kontroli ex post 6. PR, wprowadzoną w 2007 r. Strategia ta przewiduje wzmocnienie kontroli ex post i zmierza do zwiększenia stopnia pewności w zakresie prawidłowości wydatków w ramach 6. PR, które stanowią 42 % wszystkich wydatków na ramowe programy badawcze w 2008 r.

7.30. Trybunał dokonał przeglądu realizacji tej strategii przez Komisję, przyjąwszy za punkt odniesienia jej główne cele: a) zwiększenie zasięgu kontroli; b) wzmocnienie zgodności i spójności kontroli ex post prowadzonych przez dyrekcje generalne odpowiedzialne za badania naukowe; c) wdrożenie nowego scentralizowanego komputerowego systemu informacji zarządczej związanej z kontrolami oraz mechanizmu wymiany informacji na temat kontroli; d) wzmocnienie procesu certyfikacji kontroli; e) zapewnienie wspólnego podejścia dyrekcji generalnych odpowiedzialnych za badania naukowe wobec zewnętrznych firm audytorskich, którym zleca się prowadzenie kontroli w imieniu Komisji.

7.31. W 2008 r., w odpowiedzi na uprzednie krytyczne uwagi Trybunału, znacznie zwiększono liczbę płatności objętych kontrolami ex post ( wykres 7.1 ). Liczba ukończonych kontroli wzrosła z 432 na koniec 2007 r. do 1 084 na koniec roku 2008. 7.31. Komisja przyjmuje do wiadomości pozytywną opinię Trybunału w odniesieniu do rozszerzenia zakresu kontroli prawidłowości wydatków.

7.32. Dyrekcje generalne odpowiedzialne za badania naukowe stosują spójne podejście wobec kontroli ex post i podjęły starania, aby ściśle koordynować i monitorować realizację strategii kontroli. Jednakże rozłożenie działań kontrolnych między dyrekcje odpowiedzialne za badania naukowe oraz niestosowanie zintegrowanego systemu informacji zarządczej utrudnia koordynację, a w szczególności monitorowanie wyników kontroli. 7.32. Komisja z zadowoleniem przyjmuje pozytywne uwagi Trybunału dotyczące zapewnienia wspólnego i spójnego podejścia dyrekcji generalnych, których działalność obejmuje badania naukowe, w odniesieniu do wdrażania wspólnej strategii kontroli. Brak specjalnego narzędzia informatycznego sam w sobie nie stanowi przeszkody w skutecznej koordynacji. Wysoki stopień koordynacji został osiągnięty dzięki utworzeniu międzydepartamentalnych grup roboczych w ramach dyrekcji generalnych, których działalność obejmuje badania naukowe. Comiesięczne spotkania podsumowujące prowadzone kontrole stanowią dobry przykład tej efektywnej współpracy (zob. także pkt 7.34). W 2009 r. również Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych i Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych zostaną włączone do działań koordynacyjnych.

Wykres 7.1 — Realizacja przyjętej przez Komisję wspólnej strategii kontroli ex post

7.33. Przyjęta przez Komisję strategia kontroli ex post ma na celu wzmocnienie procesu certyfikacji kontroli poprzez zapewnienie beneficjentom i kontrolerom poświadczającym większego wsparcia. Chociaż Komisja podjęła starania zmierzające do poprawy wytycznych i upowszechnienia najlepszych praktyk, w 2008 r. nadal występowały poprzednio odnotowane przez Trybunał problemy (pkt 7.22). 7.33. Oczekuje się, że nowe inicjatywy opracowane w ramach 7. PR, takie jak certyfikacja ex ante stosowanej metodyki oraz zatwierdzenie średnich kosztów personelu, które stworzono specjalnie, aby zapobiec niewłaściwym praktykom w deklaracjach kosztów, i które były przedmiotem szeroko zakrojonych kampanii informacyjnych, doprowadzą do dalszego zmniejszenia błędów wykrytych przez Trybunał (zob. także pkt 7.23).

7.34. Wspólne podejście do współpracy z zewnętrznymi firmami audytorskimi ugruntowują comiesięczne spotkania podsumowujące prowadzone kontrole oraz stosowanie procedur kontroli jakości w odniesieniu do sprawozdań z kontroli. 7.34. Uwagi Trybunału potwierdzają, że dyrekcje generalne, których działalność obejmuje badania naukowe, rozwinęły skuteczną współpracę z kontrolerami zewnętrznymi (zob. odpowiedź na pkt 7.32).

Systemy odzyskiwania środków i korekt finansowych

7.35. Zwiększenie zasięgu kontroli ex post daje Komisji większą możliwość podejmowania działań naprawczych i zwiększa pewność uzyskiwaną co do legalności i prawidłowości wydatków.

7.36. Dodatkowe działania naprawcze planuje się lub podejmuje poprzez objęcie kontrolą głównie dużych beneficjentów i późniejszą ekstrapolację systemowych ustaleń kontroli na niebędące przedmiotem kontroli umowy realizowane przez skontrolowanych beneficjentów.

7.37. Znaczna intensyfikacja działań kontrolnych przekłada się na istotny wzrost nakładu pracy związanej z wykorzystaniem wyników kontroli (ekstrapolacja błędów, nakładanie korekt, odzyskiwanie środków i sankcje). Konieczne są też podjęcie większych wysiłków w celu koordynacji działań dyrekcji odpowiedzialnych za badania naukowe.

7.38. W lipcu 2007 r. DG INFSO stworzyła wewnętrzną sieć łączników ds. kontroli ex post w celu wykorzystywania wyników kontroli. We wrześniu 2008 r. DG RTD utworzyła nowy dział zajmujący się odzyskiwaniem środków. Dział ten wydał wytyczne dotyczące wykorzystania wyników kontroli, adresowane do urzędników ds. projektów w tej dyrekcji generalnej.

7.39. Jednakże do końca 2008 r. Komisja wszczęła postępowania w sprawie odzyskania środków jedynie na niewielką kwotę, jak przedstawiono na wykresie 7.2 , i nadal nie nałożyła żadnych sankcji (7), pomimo że rozszerzony system sankcji był jednym z głównych działań naprawczych wprowadzonych wraz z uruchomieniem 6. PR w 2002 r. (8). 7.39. Jak zauważył Trybunał, stała intensyfikacja działań kontrolnych przekłada się na istotny wzrost nakładu pracy w dyrekcjach generalnych. Taka sytuacja wymaga lepszej koordynacji i ustanowienia kompleksowego systemu kontroli wewnętrznej, aby odpowiednio wykorzystać zalecenia pokontrolne, wydając nakazy odzyskania środków lub równoważąc kwoty kolejnych płatności, a także nakładając odszkodowania umowne (zob. przypis 7). Do końca 2008 r. uruchomiono znaczną część procesów zarządzania koniecznych do wdrożenia wieloletniej strategii kontroli.

Wykres 7.2 — Korekty finansowe zastosowane w wyniku kontroli

WNIOSKI I ZALECENIA

Wnioski

7.40. Na podstawie swoich prac kontrolnych Trybunał stwierdza, że w płatnościach za rok zakończony dnia 31 grudnia 2008 r. w grupie polityk „Badania naukowe, energia i transport” występuje istotny poziom błędu. Najbardziej prawdopodobny poziom błędu wynosi między 2 % a 5 %. 7.40. Komisja nie ustanie w wysiłkach w dążeniu do osiągnięcia takiego poziomu pozostałych błędów, który nie będzie przeszkodą w uzyskaniu poświadczenia wiarygodności (DAS) bez zastrzeżeń w tym obszarze polityki.

7.41. Na podstawie swoich prac kontrolnych Trybunał stwierdza, że systemy nadzoru i kontroli w grupie polityk „Badania naukowe, energia i transport” są częściowo skuteczne w zapewnianiu prawidłowości płatności.

Zalecenia

7.42. W ostatnich latach Komisja wzmocniła swoje systemy kontroli i uprościła zasady finansowania projektów badawczych. Środki te przyczyniły się do obniżenia poziomu błędu w tej grupie polityk. Aby utrzymać tę pozytywną tendencję, Komisja powinna: 7.42. Komisja zgadza się z zaleceniami Trybunału.

a) zapewnić ścisłe stosowanie mechanizmów kontrolnych, w szczególności poprzez poprawę wiarygodności poświadczeń z kontroli oraz poprzez skuteczną realizację przyjętej strategii kontroli ex post, nakładanie w stosownych przypadkach kar i odzyskiwanie terminowo środków lub stosowanie korekt w przypadku nienależnego zwrotu zadeklarowanych kosztów; a) Komisja w pełni zdaje sobie sprawę ze znaczenia skutecznego systemu kontroli i stale dąży do jego ulepszania. Poczyniono już znaczne wysiłki w kierunku poprawy zarządzania polityką w dziedzinie badań naukowych w ramach obowiązujących przepisów prawnych i ram finansowych. Komisja będzie nadal zapewniała ścisłe stosowanie procedur kontrolnych.