Rezolucja Parlamentu Europejskiego

z dnia 5 maja 2010 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2008

PARLAMENT EUROPEJSKI,

uwzględniając ostateczne roczne sprawozdania finansowe Europejskiego Kolegium Policyjnego na rok budżetowy 2008,

uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Kolegium [1],

uwzględniając zalecenie Rady z dnia 16 lutego 2010 r. (5827/2010 – C7-0061/2010),

uwzględniając art. 276 Traktatu WE oraz art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich [2], w szczególności jego art. 185,

uwzględniając decyzję 2005/681/WSiSW Rady z dnia 20 września 2005 r. ustanawiającą Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL) [3], w szczególności jej art. 16,

uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 [4], w szczególności jego art. 94,

uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A7-0075/2010),

A. mając na uwadze, że Kolegium powstało w 2001 r. i że z dniem 1 stycznia 2006 r. zostało przekształcone w organ Wspólnoty, w rozumieniu art. 185 ogólnego rozporządzenia finansowego, do którego to organu zastosowanie ma ramowe rozporządzenie finansowe dotyczące agencji,

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2006 Europejski Trybunał Obrachunkowy zgłosił zastrzeżenie co do legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw sprawozdania, stwierdzając, że procedury udzielania zamówień nie były zgodny z przepisami rozporządzenia finansowego,

C. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2007 zgłosił zastrzeżenia co do wiarygodności sprawozdania, jak i legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw,

D. mając na uwadze fakt, że w dniu 23 kwietnia 2009 r. Parlament udzielił Dyrektorowi Europejskiego Kolegium Policyjnego absolutorium z wykonania budżetu Kolegium za rok budżetowy 2007 [5], a także fakt, że w rezolucji załączonej do decyzji o absolutorium Parlament między innymi:

- był głęboko zaniepokojony faktem, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził przypadki wykorzystania środków do finansowania prywatnych wydatków personelu Kolegium,

- wezwał Kolegium do przyjęcia szczegółowych przepisów wykonawczych, także przepisów zapewniających przejrzystość procedur udzielania zamówień, zgodnie z rozporządzeniem finansowym,

- zwrócił się do Komisji o ścisłe nadzorowanie wykonania budżetu Kolegium,

- stwierdził, że Europejskie Biuro ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) wszczęło dochodzenie wewnętrzne w sprawie Kolegium,

E. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy, w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2008 podtrzymał swoją opinię, nie zgłaszając jednocześnie zastrzeżeń co do wiarygodności sprawozdania oraz wydał opinię z zastrzeżeniami jeżeli chodzi o legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw,

1. uważa, że zasadniczo odpowiedzi Kolegium na uwagi Trybunału Obrachunkowego są znów niewystarczające, a jego decyzje zbyt ogólne i przypadkowe, i że w rezultacie organ udzielający absolutorium nie jest w stanie właściwie ocenić, czy Kolegium jest rzeczywiście zdolne do poprawy w przyszłości;

Problemy strukturalne Kolegium

2. uważa, że niewielki rozmiar Kolegium podważa jego zdolność do skutecznego radzenia sobie ze złożonością przepisów finansowych i statutu UE;

3. zauważa, że umiejscowienie sekretariatu Kolegium w Bramshill, około 70 km od Londynu, nie jest korzystne, między innymi jeżeli chodzi o nabór i brak transportu publicznego;

4. zastanawia się, w jaki sposób nowy dyrektor Kolegium poradzi sobie z tymi problemami strukturalnymi;

5. zastanawia się, czy nie należałoby rozważyć przyłączenia do Europolu;

Zarządzanie Kolegium i przejrzystość

6. uważa, że koszty zarządzania Kolegium, w tym zarząd składający się z 27 członków, są znaczne, zważywszy, że personel Kolegium stanowią 24 osoby (dane na początek roku budżetowego 2008);

7. stwierdza, że na swojej stronie internetowej Kolegium nie podaje żadnych informacji dotyczących zarządu; zaleca w związku z tym, w celu zwiększenia przejrzystości, umieszczenie na stronie internetowej Kolegium listy członków zarządu wraz z ich pełnymi danymi kontaktowymi;

Wiarygodność rozliczeń

8. jest poważnie zaniepokojony faktem, że nie wszystkie dostosowania odnoszące się do okresu objętego ręcznym systemem rachunkowym wprowadzonym w okresie między zamknięciem dawnego systemu rachunkowego ( 23 maja 2008 r.) i nowym systemem ABAC ( 14 lipca 2008 r.) zostały przeprowadzone w odpowiednim czasie i że jakość informacji finansowych dotyczących przeniesienia środków z poprzedniego roku budżetowego, wykorzystania przydzielonych środków, a także związek z niektórymi kwotami bilansu za rok 2007 była niewystarczająca;

9. wyraża niepokój w związku ze współistnieniem w 2008 r. dwóch systemów zarządzania środkami trwałymi, Kolegium zarejestrowało kilkakrotnie podwójnie swoje aktywa i nie obowiązywały żadne oznakowania i jednolite numery inwentaryzacyjne;

10. ubolewa nad faktem, że, jak wskazuje Trybunał Obrachunkowy w swoich uwagach, do połowy 2009 r. nie rozpoczęto jeszcze kontroli ex post przeprowadzanej przez zewnętrzną firmę (która to kontrola wynika ze stwierdzenia przez Trybunał Obrachunkowy, w sprawozdaniu za rok budżetowy 2007, przypadków wykorzystania środków na finansowanie prywatnych wydatków); wzywa Kolegium do podjęcia wszystkich środków koniecznych do jak najszybszego przeprowadzenia tej kontroli, tak, aby nie można już było odnotować tego uchybienia w sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2009;

Uchybienia w zakresie procedur udzielania zamówień publicznych

11. zauważa nieprawidłowości w procedurze udzielania zamówień publicznych w przypadku umowy z usługodawcą o wartości około 2 % wydatków operacyjnych; stwierdza w szczególności, że ta umowa z usługodawcą opierała się na umowie ramowej przewidzianej wyłącznie dla usług szkoleniowych; zauważa ponadto, że zapisy umowne zezwalają Kolegium na odnowienie lub przedłużenie umowy bez ograniczeń;

12. podobnie jak w poprzednich latach podkreśla konieczność ścisłego przestrzegania przez Kolegium rozporządzenia finansowego i przepisów WE dotyczących zamówień publicznych oraz konieczność poprawy zarządzania finansowego;

Łamanie zasad mających zastosowanie do wydatków na organizację kursów

13. uważa za niepokojący fakt, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził dużą liczbę przypadków naruszenia obowiązujących przepisów administracyjnych i finansowych mających zastosowanie do organizacji kursów i seminariów, które stanowiły znaczącą część (64 %) wydatków operacyjnych Kolegium; przyjmuje do wiadomości, że nieprawidłowości te dotyczą głównie: brak uzasadnień poniesionych kosztów, brak potwierdzeń obecności na zajęciach, jak również oryginałów faktur i dokumentów niezbędnych do zwrotu kosztów zakwaterowania, niewymaganie od ekspertów informacji dotyczących kosztów podróży; uważa ponadto, że odpowiedzi Kolegium na uwagi Trybunału Obrachunkowego i sprawozdawcy w tej kwestii są bardzo nieprecyzyjne i w związku z tym nie zadowalają organu udzielającego absolutorium; zwraca się do Kolegium o zobowiązanie się do poprawy tej sytuacji;

Przesuwanie środków

14. odnotowuje, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, że ponad 2700000 EUR (odpowiadające 31 % budżetu ogólnego Kolegium) musiało zostać przesunięte; stwierdza w związku z tym z zaniepokojeniem, że sytuacja ta jest naruszeniem zasady jednoroczności i wskazuje na uchybienia w zakresie programowania i monitorowania wykonania budżetu Kolegium;

15. zwraca się do Kolegium o wprowadzenie odrębnych środków dla dotacji w przyszłych budżetach, tak, aby zapobiec ewentualnemu anulowaniu środków;

Inne nieprawidłowości

16. odnotowuje, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził brak:

- zobowiązań prawnych w trzech przypadkach, na całkowitą wartość 39500 EUR,

- zobowiązań budżetowych poprzedzających zobowiązania prawne w dziewięciu przypadkach, na całkowitą wartość 244200 EUR,

zwraca się w związku z tym do Kolegium o zobowiązanie się do poprawy tej sytuacji i zawiadamianie o tym organu udzielającego absolutorium;

17. zwraca uwagę, że w nadchodzących latach absolutorium z realizacji budżetu Kolegium powinno w jeszcze większym stopniu opierać się na pracy Kolegium w ciągu roku;

Toczące się dochodzenie OLAF-u

18. odnotowuje, że OLAF rozpoczął wewnętrzne dochodzenie w sprawie Kolegium w odpowiedzi na ustalenie przez Trybunał Obrachunkowy i Służbę Audytu Wewnętrznego, że pracownicy Kolegium wykorzystywali publiczne pieniądze do celów prywatnych; zwraca uwagę, że informacje dostarczone przez Kolegium w 2009 r., na wniosek Parlamentu, dotyczyły korzystania z telefonów komórkowych, dostarczania mebli do mieszkań personelu oraz bezpłatnych usług transportowych na lotniska i dworce dla członków personelu; zauważa, że według Kolegium kwoty i aktualna sytuacja z zakresu odzyskiwania funduszy przedstawiały się następująco:

- używanie telefonów komórkowych przez personel: 3405 funtów za okres kwiecień–grudzień 2007 r.; wszystkie kwoty odzyskane;

- używanie przez personel samochodów firmowych: 1157 funtów za okres lipiec–grudzień 2007 r.; wszystkie kwoty odzyskane; samochody zostały w międzyczasie sprzedane,

- meble: 6625 funtów za meble zakupione w 2007 r.; meble zostały w międzyczasie sprzedane,

- bezpłatne usługi transportowe na lotniska i dworce dla członków personelu: 9508 funtów stwierdzonych kosztów za 2007 r.; rozpoczęto proces odzyskiwania kwot;

19. wzywa Kolegium i Komisję do bezzwłocznego poinformowania o wynikach dochodzenia OLAF-u organu odpowiedzialnego za udzielenie absolutorium;

Zasoby kadrowe

20. jest zaniepokojony faktem, że jak dotąd zadania finansowe powierzane są pracownikom tymczasowym; stwierdza, że Kolegium dopiero w 2009 r. opublikowało ogłoszenie o naborze na stanowisko koordynatora standardów kontroli wewnętrznej i że rozmowy z kandydatami na to stanowisko są zaplanowane na początek 2010 r.;

Audyt wewnętrzny

21. przyjmuje do wiadomości, że w swoim sprawozdaniu służba audytu wewnętrznego Komisji (IAS) wystosowała 13 zaleceń (w tym 2 o najwyższej wadze i 9 bardzo ważnych); zauważa, że zalecenia te dotyczą głównie następujących punktów: przestrzeganie rozporządzenia finansowego w odniesieniu do zamówień publicznych; zapewnienie zarządzania; aktywa trwałe (system spisów); zarządzanie delegacjami (delegacje muszą zostać poparte wyczerpującą dokumentacją i regularnie sprawdzane); zarządzanie budżetowe; przestrzeganie zasad i przepisów w dziedzinie rachunkowości; lista kontrolna gwarantująca spójność dokumentacji z kontroli finansowych;

Plan działań do przyjęcia przez zarząd i do wprowadzenia w życie przez dyrektora Kolegium do dnia 30 czerwca 2010 r.

22. domaga się przede wszystkim, by zarząd szybko przyjął plan działania dążący do spełnienia celów zawartych w załączniku do niniejszej rezolucji; wzywa dyrektora Kolegium, aby we współpracy z SAI oraz właściwą dyrekcja generalną przygotował specjalne środki i harmonogram wdrażania tego planu oraz przedłożył je zarządowi do zatwierdzenia; wzywa w związku z tym SAI Komisji i właściwą DG do udzielenia wszelkiej koniecznej pomocy w celu określenia wskaźników pozwalających na regularną ocenę realizacji działań podjętych przez Kolegium; oczekuje, że do dnia 30 czerwca 2010 r. Kolegium poinformuje organ odpowiedzialny za udzielenie absolutorium z wykonania budżetu o przyjętych szczególnych środkach i wskaźnikach;

23. zwraca się do Trybunału Obrachunkowego, by jak najszybciej przekazał swoją opinię w formie listu na temat wprowadzania planu działań przez Kolegium organowi udzielającemu absolutorium;

24. jeżeli chodzi o inne uwagi towarzyszące decyzji o udzieleniu absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 5 maja 2010 r. [6] w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

[1] Dz.U. C 304 z 15.12.2009, s. 124.

[2] Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

[3] Dz.U. L 256 z 1.10.2005, s. 63.

[4] Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

[5] Dz.U. L 255 z 26.9.2009, s. 157.

[6] Teksty przyjęte, P6_TA(2010)0139 (zob. s. 241 niniejszego Dziennika Urzędowego).

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK

Plan działań do przyjęcia przez zarząd i do wprowadzenia w życie przez dyrektora Kolegium do dnia 30 czerwca 2010 r.

PLANOWANIE BUDŻETOWE

1. Cel:

Doprowadzenie do poprawy programowania i monitorowania budżetowego i operacyjnego Kolegium.

Działania:

Opracowanie przez dyrektora wieloletniego planu obejmującego, na okres jego kadencji, następujące obszary:

- przewidziane działania (wyniki i wpływ),

- potrzeby finansowe i roczne odpowiadające im prognozy budżetowe,

- odpowiednie zasoby kadrowe w celu wprowadzenia przewidzianych działań w życie,

- zasoby materialne do uruchomienia w celu zrealizowania przewidzianych działań.

SYSTEM KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

2. Cel:

Poprawa zarządzania finansowego w odniesieniu do działalności Kolegium, w tym w związku z programami finansowanymi przez dochody przeznaczone na określony cel (AGIS, ISEC, et MEDA).

Działania:

Przegląd systemu zarządzania finansowego (zmiana obecnych obiegów finansowych) w sposób bardziej ujednolicony i skuteczny dla poszczególnych obszarów działalności Kolegium. Dostosowanie to musi mieć również za cel dostarczenie informacji finansowych lepszej jakości przez poszczególnych kierowników programów.

3. Cel:

Formalne zatwierdzenie wszystkich procedur finansowych i nowego systemu rachunkowości zgodnie z art. 43 ramowego rozporządzenia finansowego.

Działania:

Urzędnik zatwierdzający oraz urzędnicy zatwierdzający przez delegację formalnie dokumentują wprowadzane przez siebie systemy w celu dostarczenia księgowemu niezbędnych informacji finansowych. Księgowy musi zatwierdzić te opisy systemów dla zapewnienia jakości informacji finansowych, które otrzymuje w celu przygotowania rocznego sprawozdania.

4. Cel:

Poprawa środowiska kontroli wydatków (punkt 14 specjalnego sprawozdania rocznego Trybunału Obrachunkowego dotyczącego roku budżetowego 2008).

Działania:

Formalne przyjęcie i wdrożenie skutecznych procedur i/lub list kontrolnych w celu zapewnienia zgodności wniosków o płatność przedstawianych przez jednostki organizujące szkolenia w imieniu Kolegium z obowiązującymi przepisami administracyjnymi i finansowymi.

PRACOWNICY

5. Cel:

Obsadzenie wakujących stanowisk w celu zapewnienia "normalnego" poziomu wakatów (na przykład 5 %).

Działania:

- Przyjęcie i wdrożenie rocznych planów naboru na lata objęte wieloletnim planem wspomnianym w punkcie 1.

- Przyjęcie i wdrożenie wytycznych w dziedzinie naboru.

6. Cel:

Wzmocnienie działu kadr.

Działania:

Obsadzenie w przeciągu roku wszystkich obecnie wakujących stanowisk (lub zajmowanych przez pracowników zewnętrznych) pracownikami tymczasowymi.

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

7. Cel:

Poprawa środowiska kontroli w zakresie zamówień publicznych.

Działania:

- Przyjęcie i wprowadzenie w życie podręcznika procedur w zakresie zamówień publicznych i list kontrolnych mających na celu zapewnienie wyboru odpowiedniej procedury oraz ich właściwe wdrażania.

- Przyjęcie i wdrożenie rocznego planu "nabywania towarów i usług".

RÓŻNE

8. Cel:

Ostateczne zamknięcie kwestii wykorzystania środków na finansowanie prywatnych wydatków.

Działania:

Przedstawienie ostatecznego sprawozdania zewnętrznego biegłego rewidenta zawierającego następujące informacje:

- ogólną wysokość środków wykorzystanych na finansowanie prywatnych wydatków,

- rzeczywiście odzyskane jak dotąd kwoty,

- w odniesieniu do kwot pozostających w zawieszeniu, prawdopodobieństwo ich odzyskania wraz z harmonogramem.

--------------------------------------------------