[pic] | KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH |

Bruksela, dnia 18.2.2009

KOM(2009) 66 wersja ostateczna

2009/0027 (COD)

Wniosek

ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY

w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w zakresie Polityki Azylowej

{SEK(2009) 153}{SEK(2009) 154}

UZASADNIENIE

1) Kontekst wniosku

- Podstawa i cele wniosku

Niniejszy wniosek wpisuje się w ramy starań, jakie Unia Europejska podejmuje na rzecz stworzenia kompleksowej polityki w dziedzinie azylu. Prace nad stworzeniem wspólnego europejskiego systemu azylowego rozpoczęły się bezpośrednio po wejściu w życie traktatu amsterdamskiego w maju 1999 r., na podstawie wytycznych, jakie Rada Europejska sformułowała na swoim posiedzeniu w Tampere w październiku 1999 r.

W 2004 r. w programie haskim, wieloletnim programie, którego celem jest wzmacnianie wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości, wskazano między innymi na konieczność stworzenia wspólnego obszaru azylowego za pomocą skutecznej, ujednoliconej procedury, zgodnie z wartościami i tradycją humanitarną Unii. W tym kontekście i w ramach wsparcia wysiłków legislacyjnych, program haski zakładał utworzenie europejskiego urzędu wspierającego wszelkie formy współpracy między państwami członkowskimi, dotyczącej wspólnego europejskiego systemu azylowego (po ustanowieniu wspólnej procedury azylowej i na podstawie oceny). W swoich konkluzjach z kwietnia 2008 r. Rada ds. Wymiaru Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych stanowczo wezwała Komisję do przedstawienia wniosków zmierzających w tym kierunku. W swoim planie polityki azylowej, przyjętym w czerwcu 2008 r. (COM(2008)360), Komisja zapowiedziała, iż zamierza przedstawić wniosek legislacyjny dotyczący utworzenia Urzędu. Pod koniec września 2008 r. Rada Europejska przyjęła Europejski pakt o imigracji i azylu i stanowczo postanowiła „utworzyć w 2009 roku europejskie biuro wsparcia, które będzie miało za zadanie ułatwiać wymianę informacji, analiz i doświadczeń między państwami członkowskimi i rozwijać współpracę w konkretnych dziedzinach między administracjami odpowiedzialnymi za rozpatrywanie wniosków o azyl”.

Niniejszy wniosek stanowi odpowiedź na wymienione powyżej wnioski Rady i Rady Europejskiej w ramach planu polityki azylowej, przyjętego przez Komisję w czerwcu 2008 r. Komisja proponuje stworzenie Europejskiego Urzędu Wsparcia w zakresie Polityki Azylowej, który z instytucjonalnego punktu widzenia będzie agencją regulacyjną i do którego zadań należeć będzie ułatwianie i zacieśnianie praktycznej współpracy państw członkowskich w dziedzinie azylu oraz przyczynianie się do lepszego wdrażania wspólnego systemu azylowego. Opcja stworzenia agencji regulacyjnej w dziedzinie azylu była już rozważana przez Komisję w jej komunikacie dotyczącym agencji regulacyjnych z marca 2008 r. (COM(2008)135). W komunikacie przewidziano moratorium na tworzenie nowych agencji regulacyjnych, jednak agencja w dziedzinie azylu nie miałaby mu podlegać.

- Kontekst ogólny

Plan polityki azylowej, przyjęty przez Komisję w czerwcu 2008 r., zakładał uzupełnienie istniejących instrumentów wspólnego europejskiego systemu azylowego. Jednakże takim ambitnym działaniom legislacyjnym musi towarzyszyć zacieśnienie współpracy praktycznej w dziedzinie azylu. Duże różnice, jakie istnieją między procesami decyzyjnymi w 27 państwach członkowskich w odniesieniu do wniosków o przyznanie ochrony międzynarodowej, nie są powiązane wyłącznie z harmonizacją przepisów, którą należy pogłębić. Rozbieżności te spowodowane są również innymi, niemającymi związku z przepisami czynnikami, do których należą między innymi odmienne tradycje i praktyki w poszczególnych państwach członkowskich, a zwłaszcza różnice w informacjach o krajach pochodzenia osób ubiegających się o ochronę międzynarodową. Dlatego właśnie zacieśnienie współpracy praktycznej państw członkowskich w dziedzinie azylu ma istotne znaczenie, umożliwiając osiągnięcie konwergencji między państwami członkowskimi przy rozpatrywaniu wniosków o przyznanie ochrony międzynarodowej. Przygotowując niniejszy wniosek dotyczący rozporządzenia, w ramach oceny skutków przygotowanej przez służby Komisji przeprowadzono szczegółową analizę tych problemów; poszczególne opcje zostały określone i ocenione, ze wskazaniem na najlepszą spośród nich.

- Obowiązujące przepisy w dziedzinie, której dotyczy wniosek

Niniejszy wniosek dotyczący rozporządzenia wpisuje się w ramy dorobku wspólnotowego w zakresie wspólnego europejskiego systemu azylowego.

- Spójność z pozostałymi obszarami polityki i celami Unii

Niniejszy wniosek w pełni wpisuje się w ramy planu polityki azylowej, przyjętego przez Komisję w czerwcu 2008 r., którego celem jest zarówno wzmocnienie przepisów w dziedzinie azylu, pozwalające stworzyć skuteczny i sprawiedliwy dla osób ubiegających się o ochronę międzynarodową wspólny europejski system azylowy, a także wspieranie tych działań legislacyjnych poprzez zacieśnianie praktycznej współpracy państw członkowskich w dziedzinie azylu pod wieloma względami.

2) Konsultacje z zainteresowanymi stronami oraz ocena skutków

- Konsultacje z zainteresowanymi stronami

Plan polityki azylowej, przyjęty przez Komisję w czerwcu 2008 r., w którym przewidziano przyjęcie przez Komisję wniosku legislacyjnego w sprawie utworzenia urzędu wsparcia, został przygotowany na podstawie zielonej księgi przedstawionej przez Komisję w czerwcu 2007 r., której celem było określenie ewentualnych wariantów realizacji drugiego etapu wspólnego europejskiego systemu azylowego. Zielona księga poruszała specyficzne kwestie dotyczące ewentualnego stworzenia urzędu wsparcia w zakresie polityki azylowej. W ramach konsultacji publicznych Komisja otrzymała 89 odpowiedzi od wielu różnych podmiotów działających w dziedzinie azylu, w tym od 20 państw członkowskich, władz regionalnych i lokalnych, Komitetu Regionów i Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego, Wysokiego Komisarza ONZ ds. Uchodźców (UNHCR), środowisk akademickich, partii politycznych i szeregu organizacji pozarządowych. Nadesłane odpowiedzi wskazują na duże poparcie zainteresowanych stron dla idei zacieśnienia praktycznej współpracy w dziedzinie azylu i stworzenia struktury, która wspierałaby tego typu działania. W planie polityki azylowej jako preferowaną opcję wskazano wyraźnie stworzenie Europejskiego Urzędu Wsparcia w zakresie Polityki Azylowej.

W 2008 r. Komisja zleciła przeprowadzenie zewnętrznego studium wykonalności dotyczącego stworzenia struktury wspierającej praktyczną współpracę w dziedzinie azylu. Studium to pozwoliło na szeroko zakrojone konsultacje z zainteresowanymi stronami, bowiem w jego ramach opracowano 10 studiów przypadku i podjęto rozmowy z ponad 50 zainteresowanymi stronami. Zostały zorganizowane dwa spotkania robocze, w kwietniu i czerwcu 2008 r., na których zainteresowane strony mogły przedstawiać swoje uwagi na temat zadań, jakie miałyby zostać powierzone strukturze wsparcia w dziedzinie azylu i na temat jej organizacji pod względem instytucjonalnym. Studium zakończono pod koniec 2008 r. Ocena skutków niniejszego wniosku została przygotowana przez służby Komisji. Jest ona załączona do niniejszego wniosku.

3) Aspekty prawne wniosku

- Krótki opis proponowanych działań

Wniosek przewiduje utworzenie Urzędu Wsparcia w zakresie Polityki Azylowej (zwanego dalej „Urzędem”) w formie agencji regulacyjnej, niezależnego podmiotu prawnego, ustanowionego przez prawodawcę w celu uczestniczeniu w regulowaniu sektora na skalę europejską i wdrażaniu polityki wspólnotowej. Z racji wykonywanych zadań, Urząd ma przyczyniać się do lepszego wprowadzania w życie i stosowania w całej Unii Europejskiej przepisów wspólnotowych w dziedzinie azylu.

Urząd nie będzie organem decyzyjnym i prowadzić będzie działania wspierające praktyczną współpracę w dziedzinie azylu, które będą miały charakter zachęt, jak np. zalecenia, wsparcie uzyskiwane od ośrodków naukowych, tworzenie sieci, gromadzenie dobrych praktyk, kontrole stosowania i wdrażania odpowiednich zasad itp.

Uprawnienia Urzędu ukierunkowane będą na realizację trzech ważnych zadań, a mianowicie wspierania praktycznej współpracy w dziedzinie azylu, wspierania państw członkowskich znajdujących się pod szczególną presją oraz przyczynianie się do wdrażania wspólnego europejskiego systemu azylowego.

Oddzielny rozdział poświęcony jest koordynacji przez Urząd zespołów wsparcia w dziedzinie azylu, w skład których wchodzą eksperci z dziedziny azylu; zadaniem zespołów jest zapewnianie wsparcia operacyjnego państwom członkowskim, których systemy azylowe znajdują się pod dużą presją.

Ze względu na wiedzę fachową w dziedzinie azylu, jaką mogą posiadać pewne podmioty zewnętrzne, istotne jest nawiązanie przez Urząd ścisłej współpracy z tymi podmiotami zewnętrznymi, a zwłaszcza z UNHCR, który zostanie w pełni włączony w prace Urzędu.

Decyzja dotycząca wyboru siedziby Urzędu zostanie podjęta przez szefów państw lub rządów[1].

Urząd działa pod kierownictwem zarządu, w skład którego wchodzą przedstawiciele państw członkowskich i Komisji, oraz komitetu wykonawczego. Za bieżące zarządzanie Urzędem odpowiada jego dyrektor wykonawczy, mianowany przez zarząd spośród kandydatów przedstawionych przez Komisję. 0

- Podstawa prawna

Działalność Urzędu będzie wkładem we wdrażanie wspólnego europejskiego systemu azylowego, poprzez rozwój współpracy praktycznej państw członkowskich w dziedzinie azylu, udostępnianie wysokiej jakości wiedzy fachowej i koordynowanie niezbędnych działań wspierających państwa znajdujące się pod szczególną presją w czasie rozpatrywania wniosków o azyl. Stosowną podstawę prawną stanowią art. 63 ust. 1, art. 63 ust. 2 i art. 66 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

- Zasada pomocniczości

Zasada pomocniczości ma zastosowanie, o ile wniosek nie podlega wyłącznym kompetencjom Wspólnoty. Cele wniosku nie mogą być osiągnięte w sposób wystarczający przez państwa członkowskie, natomiast z pewnych względów możliwe jest lepsze ich osiągnięcie na poziomie Wspólnoty. W przypadku podejmowania niezależnych działań przez państwa członkowskie istnieje między innymi ryzyko, że utrzymają się obecne różnice pomiędzy państwami członkowskimi w zakresie traktowania osób występujących o ochronę międzynarodową. Zważywszy na ponadnarodowy charakter kwestii związanych z ochroną międzynarodową, Urząd, zwłaszcza dzięki wymianie dobrych praktyk i organizacji odpowiednich szkoleń, będzie mógł przyczynić się do zmniejszenia tych różnic i rozbieżności w zakresie wprowadzania w życie przepisów z dziedziny azylu, których nie udało się w znaczny i skuteczny sposób ograniczyć w ramach obecnej współpracy praktycznej i działań wyłącznie na szczeblu krajowym. Wniosek jest zatem zgodny z zasadą pomocniczości.

- Zasada proporcjonalności

Wniosek jest zgodny z zasadą proporcjonalności ze względu na fakt, iż Urząd nie będzie organem decyzyjnym, a jego zakres uprawnień będzie ograniczony do prowadzenia działań wspierających współpracę praktyczną i umożliwiających skuteczniejsze wprowadzanie w życie przepisów w dziedzinie azylu.

- Wybór instrumentów

Proponowane instrumenty: rozporządzenie

Inne instrumenty byłyby niewłaściwe ponieważ podstawą do powołania agencji regulacyjnych są zawsze rozporządzenia ustanawiające, w których określany jest zakres ich uprawnień i sposób organizacji.

4) Wpływ na budżet

Stworzenie Urzędu będzie mieć wpływ na budżet wspólnotowy. Rozporządzenie finansowe mające zastosowanie do Urzędu opiera się na rozporządzeniu Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002[2] z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002[3] w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich. Urząd finansowany będzie z pozycji w budżecie wspólnotowym. Ocena skutków finansowych jest załączona do niniejszego rozporządzenia.

Dążąc do racjonalizacji wydatków na wsparcie współpracy praktycznej w dziedzinie azylu i ze względu na fakt iż Europejski Urząd Wsparcia w zakresie Polityki Azylowej realizować będzie pewne zadania, finansowane obecnie z tytułu Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców (EFU)[4], konieczne wydaje się przesunięcie na rzecz Urzędu części środków budżetowych obecnie przeznaczonych na EFU w ramach działań wspólnotowych, aby uniknąć sytuacji gdy różne instrumenty prawne przewidują równocześnie finansowanie podobnych działań w dziedzinie azylu.

Ponadto Komisja, mając na względzie spójność różnych instrumentów prawnych w dziedzinie azylu, rozważy możliwość zmiany decyzji Rady 2008/381/WE z dnia 14 maja 2008 r. w sprawie ustanowienia Europejskiej Sieci Migracyjnej[5].

5) Informacje dodatkowe

- Wprowadzenie do wniosku

Rozdział I – USTANOWIENIE I ROLA EUROPEJSKIEGO URZĘDU WSPARCIA W ZAKRESIE POLITYKI AZYLOWEJ

Artykuły 1 i 2

Rozdział ten dotyczy ogólnie przedmiotu rozporządzenia – stworzenia Urzędu i zawiera ogólną definicję jego roli.

Rozdział II – ZADANIA EUROPEJSKIEGO URZĘDU WSPARCIA W ZAKRESIE POLITYKI AZYLOWEJ

Zadania Urzędu przedstawione są w trzech sekcjach dotyczących: wspierania praktycznej współpracy w dziedzinie azylu, wspierania państw członkowskich znajdujących się pod szczególną presją oraz przyczyniania się do wdrażania wspólnego europejskiego systemu azylowego.

Sekcja 1 (art. 3 – 7): wspieranie praktycznej współpracy w dziedzinie azylu.

W tych artykułach określono obowiązki Urzędu odnoszące się do następujących kwestii: wymiany dobrych praktyk, informacji o krajach pochodzenia, wsparcia współpracy państw członkowskich w ramach rozporządzenia dublińskiego, wsparcia w zakresie przesiedlania wewnątrz Unii, wsparcia w zakresie usług tłumaczenia pisemnego i ustnego, wsparcia w zakresie szkoleń, wsparcia technicznego i w zakresie aspektów zewnętrznych.

Sekcja 2 (art. 8 – 10): Wspieranie państw członkowskich znajdujących się pod szczególną presją

W tych artykułach zdefiniowano pojęcie szczególnej presji, określono zasady gromadzenia i analizy informacji oraz działania wspierające państwa członkowskie znajdujące się pod szczególną presją (system wczesnego ostrzegania, pierwsza analiza wniosków o azyl, szybkie stworzenie przez państwo członkowskie znajdujące się pod presją odpowiedniej infrastruktury przyjmowania, koordynacja zespołów wsparcia w dziedzinie azylu, których zasady działania określone są w rozdziale 3 niniejszego rozporządzenia.)

Sekcja 3 (art. 11 – 12): Przyczynianie się do wdrażania wspólnego europejskiego systemu azylowego.

W artykułach tych określono obowiązki Urzędu w zakresie gromadzenia i wymiany informacji oraz sporządzania sprawozdań i innych dokumentów Urzędu (zwłaszcza sprawozdania rocznego na temat sytuacji w dziedzinie azylu w Unii Europejskiej i dokumentów ogólnych dotyczących wdrażania instrumentów wspólnotowych z dziedziny azylu, takich jak wytyczne czy podręczniki postępowania).

Rozdział III – ZESPOŁY WSPARCIA W DZIEDZINIE AZYLU

Artykuły 13–21

Urząd może organizować wsparcie operacyjne i techniczne, niezbędne wnioskującemu państwu członkowskiemu znajdującemu się pod szczególną presją lub kilku takim państwom, oraz koordynować oddelegowanie, przez określony okres czasu, jednego lub kilku zespołów wsparcia w dziedzinie azylu na terytorium wnioskującego państwa członkowskiego na odpowiedni okres czasu.

Zespoły wsparcia w dziedzinie azylu służyć będą przede wszystkim wiedzą fachową w zakresie usług tłumaczenia ustnego, posiadanymi informacjami o krajach pochodzenia oraz wiedzą w zakresie rozpatrywania wniosków azylowych i zarządzania nimi.

Rozdział IV – ORGANIZACJA URZĘDU

Artykuły 22–32

W artykułach tych określono strukturę instytucjonalną Urzędu, definiując organy wchodzące w jego skład i zasady działania. Na struktury kierownicze i struktury zarządzania Urzędu składają się zarząd, dyrektor wykonawczy i jego personel, komitet wykonawczy i forum doradcze.

UNHCR jest w pełni włączany w prace Urzędu, wchodząc w skład różnych organów decyzyjnych i roboczych Urzędu.

Przedstawiciele państw członkowskich i Komisji wchodzą w skład zarządu. Każde państwo członkowskie ma jeden głos. Komisja dysponuje dwoma głosami.

Rozdział V – PRZEPISY FINANSOWE

Artykuły 33–37

Artykuły te szczegółowo określają przepisy finansowe i budżetowe mające zastosowanie do Urzędu. Są to standardowe przepisy w tej dziedzinie wchodzące w skład aktów ustanawiających agencje regulacyjne.

Rozdział VI – PRZEPISY DOTYCZĄCE PERSONELU

Artykuły 38 i 39

Artykuły te szczegółowo określają przepisy w tej dziedzinie mające zastosowanie do pracowników Urzędu. Są to standardowe przepisy w tej dziedzinie wchodzące w skład aktów ustanawiających agencje regulacyjne.

Rozdział VII – PRZEPISY OGÓLNE

Artykuły 40–52

Artykuły te szczegółowo określają przepisy ogólne mające zastosowanie do Urzędu. Są to standardowe przepisy w tej dziedzinie wchodzące w skład aktów ustanawiających agencje regulacyjne.

- Ocena

Artykuł 45 rozporządzenia zawiera klauzulę oceny Urzędu, która ma zastosowanie najpóźniej 5 lat od dnia wejścia w życie rozporządzenia. Ocena ta dotyczy wpływu Urzędu na praktyczną współpracę w dziedzinie azylu i na wspólny europejski system azylowy. W trakcie oceny badana jest zwłaszcza ewentualna potrzeba dostosowania lub rozszerzenia zakresu zadań Urzędu, w tym skutki finansowe takiego dostosowania lub rozszerzenia zakresu zadań. W ramach oceny analizuje się również czy struktura zarządzania Urzędu jest dostosowana do wykonywanych przez niego zadań. W ocenie brane są pod uwagę opinie zainteresowanych stron, zarówno na poziomie wspólnotowym, jak i krajowym.

2009/0027 (COD)

Wniosek

ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY

w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w zakresie Polityki Azylowej

PARLAMENT EUROPEJSKI I RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, w szczególności jego art. 63 ust. 1, art. 63 ust. 2 i art. 66;

uwzględniając wniosek Komisji[6],

uwzględniając opinię Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego[7],

uwzględniając opinię Komitetu Regionów[8],

stanowiąc zgodnie z procedurą określoną w art. 251,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Celem polityki wspólnotowej w zakresie wspólnego europejskiego systemu azylowego jest, zgodnie z założeniami programu haskiego, stworzenie wspólnego obszaru azylowego za pomocą skutecznej, ujednoliconej procedury, zgodnie z wartościami i tradycją humanitarną Unii.

(2) W ciągu ostatnich lat, dzięki wprowadzeniu wspólnych minimalnych norm osiągnięto znaczne postępy na drodze do wspólnego europejskiego systemu azylowego. Jednakże jeśli chodzi o przyznawanie ochrony i o formy tej ochrony, wciąż istnieją duże rozbieżności między państwami członkowskimi.

(3) W swoim planie polityki azylowej[9] przyjętym w czerwcu 2008 r. Komisja zapowiedziała, iż będzie prowadzić działania na rzecz rozwoju wspólnego europejskiego systemu azylowego, z jednej strony proponując wprowadzenie zmian w istniejących instrumentach prawnych w celu większej harmonizacji obowiązujących norm, a z drugiej strony zwiększając wsparcie na rzecz zacieśniania praktycznej współpracy między państwami członkowskimi, w szczególności poprzez przedstawienie wniosku legislacyjnego w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w zakresie Polityki Azylowej, aby umożliwić lepszą koordynację współpracy operacyjnej państw członkowskich w celu skutecznego wprowadzania w życie wspólnych zasad.

(4) Przyjmując we wrześniu 2008 r. Europejski pakt o imigracji i azylu[10], Rada Europejska uroczyście przypomniała, że każdy prześladowany cudzoziemiec ma prawo otrzymać pomoc i ochronę na terytorium Unii Europejskiej na podstawie Konwencji genewskiej z dnia 28 lipca 1951 r. dotyczącej statusu uchodźców, zmienionej protokołem z Nowego Jorku z dnia 31 stycznia 1967 r. i innymi odpowiednimi traktatami. Rada Europejska ponadto stanowczo postanowiła „utworzyć w 2009 roku europejskie biuro wsparcia, które będzie miało za zadanie ułatwiać wymianę informacji, analiz i doświadczeń między państwami członkowskimi i rozwijać współpracę w konkretnych dziedzinach między administracjami odpowiedzialnymi za rozpatrywanie wniosków o azyl”.

(5) Praktyczna współpraca w dziedzinie azylu ma na celu zwiększenie konwergencji procesów podejmowania decyzji w dziedzinie azylu przez państwa członkowskie, w ramach przepisów prawnych UE. W ramach praktycznej współpracy podjęto w ostatnich latach szereg działań, a zwłaszcza przyjęto wspólny instrument uzyskiwania informacji o krajach pochodzenia oraz ustanowiono wspólny program szkoleń dla pracowników służb azylowych ( European Asylum Curriculum ).

(6) Względem tych państw członkowskich, których krajowe systemy azylowe znajdują się pod szczególną lub nieproporcjonalną presją, zwłaszcza z racji swojego położenia geograficznego lub sytuacji demograficznej, Urząd pomaga przy wdrażaniu mechanizmów solidarności w celu wspierania – w sposób dowolny i skoordynowany – lepszego rozmieszczenia osób korzystających z ochrony międzynarodowej między państwami członkowskimi, czuwając przy tym, by nie dochodziło do nadużyć systemów azylowych.

(7) W celu wypracowania skutecznych środków i dalszego ich rozwijania, konieczne jest utworzenie wyspecjalizowanego organu – Europejskiego Urzędu Wsparcia w zakresie Polityki Azylowej (zwanego dalej „Urzędem”) – mającego wspierać i koordynować tego rodzaju działania.

(8) Aby wykonywać swoje uprawnienia w sposób optymalny, Urząd powinien cieszyć się niezależnością w dziedzinach technicznych oraz posiadać autonomię prawną, administracyjną i finansową. Dlatego właśnie Urząd powinien być organem wspólnotowym, posiadającym osobowość prawną i dysponującym uprawnieniami wykonawczymi, które zostają mu przyznane na mocy niniejszego rozporządzenia.

(9) Aby wykorzystać wiedzę fachową i wsparcie jakich może dostarczyć Wysoki Komisarz ONZ ds. Uchodźców (UNHCR), Urząd powinien ściśle z nim współpracować. Dlatego właśnie rola UNHCR powinna być w pełni uznana, a sam UNHCR – w pełni uczestniczyć w pracach Urzędu. Urząd powinien także ściśle współpracować z właściwymi organami państw członkowskich, które prowadzą działania w dziedzinie azylu, z organami krajowych służb imigracyjnych i azylowych oraz z innymi organami a także wykorzystywać ich zdolności i wiedzę fachową oraz współpracować z Komisją. Państwa członkowskie powinny współpracować z Urzędem, aby umożliwić mu wykonanie jego zadań.

(10) Urząd powinien stać się europejskim centrum eksperckim w dziedzinie azylu i odpowiadać za ułatwianie, koordynację i zacieśnianie praktycznej współpracy państw członkowskich w dziedzinie azylu pod wieloma względami. Uprawnienia Urzędu powinny być ukierunkowane na realizację trzech ważnych zadań, a mianowicie wspierania praktycznej współpracy w dziedzinie azylu, wspierania państw członkowskich znajdujących się pod szczególną presją oraz przyczynianie się do wdrażania wspólnego europejskiego systemu azylowego.

(11) Urząd nie powinien dysponować żadnymi uprawnieniami bezpośrednimi lub pośrednimi w zakresie podejmowania decyzji przez organy państw członkowskich w sprawie indywidualnych wniosków o przyznanie ochrony międzynarodowej.

(12) Aby służyć szybkim i skutecznym wsparciem operacyjnym państwom członkowskim, których systemy azylowe znajdują się pod dużą presją, Urząd powinien koordynować oddelegowywanie na terytorium wnioskujących państw członkowskich zespołów wsparcia w dziedzinie azylu, w skład których wchodzą eksperci z dziedziny azylu. Zespoły te powinny przede wszystkim służyć wiedzą fachową w zakresie usług tłumaczenia ustnego, posiadanymi informacjami o krajach pochodzenia oraz wiedzą w zakresie rozpatrywania wniosków azylowych i zarządzania nimi. Aby zapewnić skuteczność ich oddelegowywania, zasady działania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu powinny być regulowane przepisami niniejszego rozporządzenia.

(13) Urząd powinien spełniać swoją rolę w taki sposób, by stać się punktem odniesienia pod względem niezależności oraz naukowej i technicznej jakości świadczonego wsparcia i rozpowszechnianych informacji, przejrzystości swoich procedur i metod działania, gotowości do wywiązywania się z zadań, które są mu powierzone.

(14) Aby skutecznie kontrolować funkcjonowanie Urzędu, Komisja i państwa członkowskie powinny być reprezentowane w zarządzie. W miarę możliwości zarząd Urzędu powinien składać się z dyrektorów operacyjnych krajowych służb odpowiedzialnych za politykę azylową lub ich przedstawicieli. Zarząd powinien dysponować niezbędnymi uprawnieniami do sporządzania budżetu, kontroli jego wykonywania, przyjmowania odpowiedniego rozporządzenia finansowego, ustanawiania przejrzystych zasad działania w zakresie decyzji podejmowanych przez Urząd i mianowania dyrektora wykonawczego. Aby w pełni włączyć UNHCR w prace Urzędu i ze względu na jego wiedzę fachową w dziedzinie azylu, powinien być on członkiem zarządu bez prawa głosu.

(15) Aby zapewnić szybkie i skuteczne zarządzanie Urzędem, powinien być on wspomagany przez komitet wykonawczy, składający się z przedstawicieli państw członkowskich, którego zadaniem będzie doradzanie dyrektorowi wykonawczemu Urzędu i przedstawianie opinii zarządowi.

(16) Aby zagwarantować pełną autonomię i niezależność Urzędu, należy przyznać mu odrębny budżet, którego przychody pochodziłyby głównie z wkładu Wspólnoty. Procedura budżetowa Wspólnoty powinna mieć zastosowanie do wkładu Wspólnoty i innych dotacji, którymi obciążany jest budżet ogólny Unii Europejskiej. Kontrola sprawozdań finansowych powinna być przeprowadzona przez Europejski Trybunał Obrachunkowy.

(17) Aby Urząd mógł skutecznie wypełniać swoją rolę i w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji swoich zadań, Urząd powinien współpracować z innymi organami wspólnotowymi, zwłaszcza z Europejską Agencją Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej (FRONTEX), ustanowioną rozporządzeniem (WE) nr 2007/2004[11] i Agencją Praw Podstawowych Unii Europejskiej, ustanowioną rozporządzeniem (WE) nr 168/2007[12]. Urząd powinien również współpracować z właściwymi organami krajów trzecich, organizacjami międzynarodowymi właściwymi w dziedzinach objętych niniejszym rozporządzeniem, i krajami trzecimi w ramach ustaleń roboczych przyjętych zgodnie ze stosownymi postanowieniami traktatu.

(18) Aby Urząd mógł skutecznie wypełniać swoją rolę, udział w jego pracach powinien być otwarty dla państw, które zawarły ze Wspólnotą Europejską umowy na mocy których przyjęły i stosują przepisy wspólnotowe w dziedzinie objętej niniejszym rozporządzeniem, takich jak Dania, Norwegia, Islandia i Szwajcaria. Urząd może również, za zgodą Komisji, przyjmować ustalenia robocze, zgodnie z postanowieniami Traktatu, z krajami innymi, niż te które zawarły ze Wspólnotą Europejską umowy na mocy których przyjęły i stosują przepisy wspólnotowe. Jednakże w żadnym wypadku Urząd nie powinien prowadzić autonomicznej polityki zewnętrznej.

(19) Rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 maja 1999 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)[13] powinno mieć nieograniczone zastosowanie do Urzędu, który powinien przystąpić do porozumienia międzyinstytucjonalnego z dnia 25 maja 1999 r. między Parlamentem Europejskim, Radą Unii Europejskiej i Komisją Wspólnot Europejskich dotyczącego dochodzeń wewnętrznych prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)[14].

(20) Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji[15] powinno mieć zastosowanie do Urzędu.

(21) Operacje przetwarzania danych osobowych przez Urząd powinny podlegać przepisom rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych[16].

(22) Niezbędne przepisy dotyczące pomieszczeń, jakie należy Urzędowi zapewnić w przyjmującym je państwie członkowskim a także specyficzne przepisy mające zastosowanie do pracowników Urzędu i członków ich rodzin powinny być określone w porozumieniu w sprawie siedziby. Ponadto państwo członkowskie przyjmujące Urząd powinno zapewnić mu najlepsze możliwe warunki dla prowadzenia działalności, w tym pod względem edukacji dzieci i transportu, aby mógł on przyciągnąć odpowiednie zasoby ludzkie wysokiej jakości, z największego możliwego obszaru geograficznego.

(23) Ponieważ cele niniejszego rozporządzenia, tj. potrzeba ułatwienia i zacieśnienia praktycznej współpracy państw członkowskich w kwestiach azylowych oraz przyczynienia się do wdrażania wspólnego europejskiego systemu azylowego, nie mogą być osiągnięte w sposób wystarczający przez państwa członkowskie, natomiast możliwe jest lepsze ich osiągnięcie na poziomie Wspólnoty, Wspólnota może podejmować działania zgodnie z zasadą pomocniczości określoną w art. 5 Traktatu. Zgodnie z zasadą proporcjonalności, określoną w tym artykule, niniejsze rozporządzenie nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia jego celów.

(24) Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu w sprawie stanowiska Danii, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Dania nie bierze udziału w przyjęciu niniejszego rozporządzenia, nie jest nim związana, ani nie podlega jego stosowaniu.

(25) Niniejsze rozporządzenie nie narusza praw podstawowych i jest zgodne z zasadami ustanowionymi w szczególności w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej i powinno być stosowane zgodnie z art. 18 dotyczącym prawa azylu,

PRZYJMUJĄ NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

ROZDZIAŁ 1

USTANOWIENIE I ROLA EUROPEJSKIEGO URZĘDU WSPARCIA W ZAKRESIE POLITYKI AZYLOWEJ

Artykuł 1 Ustanowienie Europejskiego Urzędu Wsparcia w zakresie Polityki Azylowej

Niniejszym ustanawia się Europejski Urząd Wsparcia w zakresie Polityki Azylowej (zwany dalej „Urzędem”) w celu przyczyniania się do wdrażania wspólnego europejskiego systemu azylowego i zacieśniania praktycznej współpracy państw członkowskich w dziedzinie azylu.

Artykuł 2Rola Europejskiego Urzędu Wsparcia w zakresie Polityki Azylowej

1. Urząd ułatwia, koordynuje i zacieśnia praktyczną współpracę państw członkowskich w dziedzinie azylu pod wieloma względami, aby przyczyniać się do lepszego wdrożenia wspólnego europejskiego systemu azylowego, w tym jego aspektów zewnętrznych.

2. Urząd służy wsparciem operacyjnym państwom członkowskim, których systemy azylowe znajdują się pod dużą presją, zwłaszcza koordynując zespoły wsparcia w dziedzinie azylu, w skład których wchodzą eksperci z dziedziny azylu.

3. Urząd udziela wsparcia naukowego i technicznego w zakresie polityki i prawodawstwa wspólnotowego we wszystkich dziedzinach mających bezpośredni lub pośredni wpływ na kwestie azylowe, aby móc udzielać pełnego wsparcia praktycznej współpracy w dziedzinie azylu i wykonywać swoje zadania w sposób optymalny. Urząd jest niezależnym źródłem informacji na temat wszystkich kwestii przynależących do tych dziedzin.

4. Urząd spełnia swoją rolę w taki sposób, by stać się punktem odniesienia pod względem niezależności oraz naukowej i technicznej jakości świadczonego wsparcia i rozpowszechnianych informacji, przejrzystości swoich procedur i metod działania, gotowości do wywiązywania się z zadań, które są mu powierzone oraz wsparcia informatycznego niezbędnego do wykonywania swoich uprawnień.

5. Urząd wykonuje swoje zadania bez uszczerbku dla zadań powierzonych Agencji Praw Podstawowych Unii Europejskiej i ściśle współpracuje z nią oraz z Wysokim Komisarzem ONZ ds. Uchodźców (UNHCR).

ROZDZIAŁ 2

ZADANIA EUROPEJSKIEGO URZĘDU WSPARCIA W ZAKRESIE POLITYKI AZYLOWEJ

Sekcja 1 Wspieranie praktycznej współpracy w dziedzinie azylu

Artykuł 3 Wymiana informacji i dobrych praktyk

Urząd organizuje, promuje i koordynuje wszelkie działania umożliwiające wymianę informacji, a także identyfikację i wymianę dobrych praktyk w dziedzinie azylu między państwami członkowskimi.

Artykuł 4Informacje o krajach pochodzenia

Urząd organizuje, promuje i koordynuje wszelkie działania związane z informacjami o krajach pochodzenia, a w szczególności:

1. gromadzi, wykorzystując wszelkie istotne źródła, w tym rządowe i pozarządowe, informacje o krajach pochodzenia osób ubiegających się o azyl i osób występujących o ochronę międzynarodową;

2. zarządza portalem, na którym gromadzone są informacje o krajach pochodzenia, zapewnia jego rozwój i obsługę techniczną;

3. opracowuje wspólny format i wspólną metodykę prezentowania, weryfikowania i wykorzystywania informacji o krajach pochodzenia;

4. analizuje informacje o krajach pochodzenia i sporządza sprawozdania o krajach pochodzenia.

Artykuł 5Wsparcie w zakresie przesiedlania wewnątrzwspólnotowego osób objętych ochroną międzynarodową

Względem tych państw członkowskich, których krajowe systemy azylowe znajdują się pod szczególną lub nieproporcjonalną presją, zwłaszcza z racji swojego położenia geograficznego lub sytuacji demograficznej, Urząd koordynuje wymianę informacji i wszelkie inne działania związane z wdrażaniem instrumentów i mechanizmów dotyczących przesiedlania wewnątrzwspólnotowego – w sposób dobrowolny – osób objętych ochroną międzynarodową w Unii Europejskiej.

Artykuł 6 Wsparcie w zakresie szkoleń

1. Urząd tworzy i rozwija szkolenia przeznaczone dla członków wszystkich krajowych organów administracyjnych i sądowych oraz wszelkiego rodzaju organów krajowych służb państw członkowskich właściwych w kwestiach azylowych.

2. Urząd rozwija europejski program szkoleń dla pracowników służb azylowych i zarządza nim.

3. Szkolenia oferowane przez Urząd mogą być ogólne, specyficzne lub tematyczne.

4. Szkolenia specyficzne dotyczą przede wszystkim następujących kwestii:

5. kwestii związanych z rozpatrywaniem wniosków o azyl składanych przez małoletnich, osoby wymagające szczególnego traktowania i mające specyficzne potrzeby;

6. sposobów rozpoznawania symptomów bycia torturowanym;

7. technik rozmowy ;

8. zasad wykorzystywania sprawozdań z ekspertyz medycznych i prawnych w procedurach azylowych;

9. wszelkich kwestii dotyczących wytwarzania i wykorzystania informacji o krajach pochodzenia;

10. specyficznych kwestii prawnych lub związanych z orzecznictwem.

5. Szkolenia mają na celu przede wszystkim zapewnienie wysokiej jakości szkoleń osobom, do których są kierowane, jak również zdefiniowanie podstawowych zasad i wzorcowych dobrych praktyk w celu zwiększenia spójności praktyk, metod administracyjnych i orzecznictwa krajowego.

6. Dla ekspertów, którzy wchodzą w skład rezerwy interwencyjnej w dziedzinie azylu, o której mowa w art. 15 ust. 3, Urząd organizuje szkolenia specjalistyczne, dostosowane do rodzaju powierzanych im zadań i wykonywanych przez nich uprawnień, a także okresowe ćwiczenia przeznaczone dla tych ekspertów, odpowiadające harmonogramowi specjalistycznych szkoleń i ćwiczeń, określonemu w rocznym programie prac Urzędu.

7. Urząd może we współpracy z państwami członkowskimi organizować działania szkoleniowe na ich terytoriach.

Artykuł 7Wsparcie w zakresie zewnętrznych aspektów polityki azylowej

W kwestiach zewnętrznych, za zgodą Komisji, Urząd koordynuje wymianę informacji i wszelkie inne działania w zakresie aspektów wdrażania instrumentów i mechanizmów dotyczących wymiaru zewnętrznego wspólnego europejskiego systemu azylowego.

Urząd koordynuje wymianę informacji i wszelkie inne działania dotyczące przesiedlania spoza Unii uchodźców do Unii Europejskiej.

W ramach swoich uprawnień i zgodnie z art. 47, Urząd może nawiązywać z krajami trzecimi różnego rodzaju współpracę w kwestiach technicznych, zwłaszcza dotyczących budowania zdolności krajów trzecich w ramach regionalnych programów ochrony.

Sekcja 2 Wspieranie państw członkowskich znajdujących się pod szczególną presją

Artykuł 8 Szczególna presja

Urząd koordynuje i wspiera wszelkie wspólne działania na rzecz państw członkowskich znajdujących się pod szczególną presją, zwłaszcza z racji swojego położenia geograficznego lub sytuacji demograficznej lub w sytuacjach charakteryzujących się nagłym i masowym napływem obywateli krajów trzecich, którzy mogą potrzebować ochrony międzynarodowej.

Artykuł 9 Gromadzenie i analiza informacji

1. Aby móc ocenić potrzeby państw członkowskich znajdujących się pod szczególną presją, Urząd gromadzi, opierając się między innymi na informacjach dostarczanych mu przez państwa członkowskie i UNHCR, wszelkie użyteczne informacje umożliwiające identyfikację, przygotowanie i określenie środków nadzwyczajnych w celu zaradzenia szczególnej presji, zwłaszcza w ramach rozporządzenia (.../...) Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającego kryteria i mechanizmy ustalania państwa członkowskiego odpowiedzialnego za rozpatrzenie wniosku o udzielenie ochrony międzynarodowej, złożonego w jednym z państw członkowskich przez obywatela kraju trzeciego lub bezpaństwowca[17].

2. Opierając się na informacjach dostarczanych przez państwa członkowskie, Urząd sporządza wykaz dostępnych struktur i personelu, zwłaszcza w dziedzinie tłumaczenia pisemnego i ustnego oraz zdolności państw członkowskich pod względem przyjmowania azylantów i systematycznie analizuje te kwestie w celu promowania szybkiej i wiarygodnej wymiany informacji między poszczególnymi organami krajowymi odpowiedzialnymi za kwestie azylowe.

Artykuł 10Działania wspierające państwa członkowskie

Urząd koordynuje działania wspierające państwa członkowskie znajdujące się pod szczególną presją, a zwłaszcza podejmuje następujące działania:

a) wdraża system wczesnego ostrzegania, za pomocą którego państwa członkowskie powiadamiane są o ewentualnym masowym napływie osób ubiegających się o ochronę międzynarodową;

b) koordynuje działania na rzecz państw członkowskich znajdujących się pod presją w celu ułatwienia pierwszej analizy wniosków o azyl przeprowadzanej przez właściwe władze krajowe;

c) koordynuje działania umożliwiające szybkie stworzenie przez państwo członkowskie znajdujące się pod presją odpowiedniej infrastruktury przyjmowania, w szczególności zakwaterowania zastępczego, środków transportu i pomocy medycznej;

d) koordynuje pracę zespołów wsparcia w dziedzinie azylu, których zasady funkcjonowania określone są w rozdziale 3.

Sekcja 3 Przyczynianie się do wdrażania wspólnego europejskiego systemu azylowego

Artykuł 11 Gromadzenie i wymiana informacji

1. Urząd organizuje, koordynuje i promuje wymianę informacji dotyczących wdrożenia ogółu instrumentów z zakresu dorobku wspólnotowego w dziedzinie azylu między krajowymi organami właściwymi w kwestiach azylowych oraz między Komisją a tymi organami. W tym celu może on tworzyć bazy danych gromadzących dane rzeczowe, z zakresu prawodawstwa i orzecznictwa dotyczące instrumentów w dziedzinie azylu na szczeblu krajowym, europejskim i międzynarodowym.

2. Urząd gromadzi zwłaszcza następujące informacje:

a) informacje dotyczące rozpatrywania wniosków o przyznanie ochrony międzynarodowej przez organy administracyjne i władze krajowe;

b) informacje dotyczące ustawodawstwa krajowego z dziedziny azylu i wprowadzanych w nim zmian, w tym orzecznictwa.

Artykuł 12Sprawozdania i inne dokumenty Urzędu

1. Co roku Urząd sporządza sprawozdanie na temat sytuacji w dziedzinie azylu w Unii Europejskiej. W sprawozdaniu Urząd ocenia między innymi wyniki działań prowadzonych na mocy przepisów niniejszego rozporządzenia i dokonuje ich całościowej analizy porównawczej, promując w ten sposób lepszą znajomość aktualnych dobrych praktyk przez państwa członkowskie oraz podnoszenie jakości, spójności i skuteczności wspólnego europejskiego systemu azylowego.

2. Na wniosek Komisji, po uzyskaniu opinii komitetu wykonawczego, o którym mowa w art. 30 i w ścisłej współpracy ze swoimi grupami roboczymi i Komisją, Urząd może sporządzać dokumenty techniczne dotyczące wdrażania instrumentów wspólnotowych z dziedziny azylu, takie jak wytyczne czy podręczniki postępowania.

ROZDZIAŁ 3

Zespoły wsparcia w dziedzinie azylu

Artykuł 13 Koordynacja

Urząd może organizować wsparcie operacyjne i techniczne, niezbędne wnioskującemu państwu członkowskiemu znajdującemu się pod szczególną presją lub kilku takim państwom, oraz koordynować oddelegowanie, przez określony okres czasu, jednego lub kilku zespołów wsparcia w dziedzinie azylu na terytorium wnioskującego państwa członkowskiego na odpowiedni okres czasu. W szczególności Urząd może:

a) udzielać wsparcia we wszelkich kwestiach odnoszących się do koordynacji działań dwóch lub kilku państw członkowskich w celu rozwiązania zaistniałych problemów;

b) wysyłać swoich ekspertów na wymagany okres czasu w celu wspierania właściwych władz krajowych zainteresowanego państwa lub państw członkowskich.

Artykuł 14Wsparcie techniczne

Zespoły wsparcia w dziedzinie azylu służą przede wszystkim wiedzą fachową w zakresie usług tłumaczenia ustnego, posiadanymi informacjami o krajach pochodzenia oraz wiedzą w zakresie rozpatrywania wniosków azylowych i zarządzania nimi, w ramach działań wspierających państwa członkowskie prowadzonych przez Urząd zgodnie z art. 10.

Artykuł 15Rezerwa interwencyjna w dziedzinie azylu

1. Na wniosek dyrektora wykonawczego Urzędu komitet wykonawczy, większością trzech czwartych głosów podejmuje decyzję w sprawie profili i łącznej liczby ekspertów, udostępnianych na potrzeby tworzenia zespołów wsparcia w dziedzinie azylu (rezerwa interwencyjna w dziedzinie azylu). Ta sama procedura obowiązuje w przypadku wszelkich późniejszych zmian profili i łącznej liczby ekspertów wchodzących w skład rezerwy interwencyjnej w dziedzinie azylu.

2. Udział państw członkowskich w rezerwie interwencyjnej w dziedzinie azylu odbywa się za pośrednictwem rezerwy krajowych ekspertów, ustanawianej stosownie do poszczególnych określonych profili poprzez mianowanie ekspertów o profilu odpowiadającym podanym wymogom.

Artykuł 16Oddelegowanie

1. Na wniosek Urzędu państwa członkowskie bezzwłocznie powiadamiają o liczbie, nazwiskach i profilach ekspertów wchodzących w skład rezerwy krajowej, których są w stanie udostępnić w ciągu pięciu dni w celu stworzenia zespołów wsparcia w dziedzinie azylu. Na wniosek Urzędu państwa członkowskie, o ile nie znajdują się w wyjątkowej sytuacji poważnie wpływającej na możliwość realizowania zadań krajowych, wysyłają ekspertów. Państwo członkowskie miejsca pochodzenia zachowuje autonomię w wyborze personelu i określaniu okresu jego oddelegowania.

2. Wybierając skład zespołu wsparcia w dziedzinie azylu, który ma zostać oddelegowany, dyrektor wykonawczy Urzędu ma na uwadze szczególne okoliczności, w jakich znajduje się wnioskujące państwo członkowskie. Skład zespołu wsparcia w dziedzinie azylu ustala się według planu operacyjnego sporządzanego zgodnie z art. 18.

Artykuł 17Procedura podejm owania decyzji o oddelegowaniu

1. Wniosek o oddelegowanie zespołów wsparcia w dziedzinie azylu zgodnie z art. 16 ust. 1 zawiera opis sytuacji, ewentualne cele oraz szacunkowe potrzeby w zakresie oddelegowania. W razie potrzeby dyrektor wykonawczy może wysłać ekspertów Urzędu w celu dokonania oceny sytuacji we wnioskującym państwie członkowskim.

2. Dyrektor wykonawczy bezzwłocznie informuje komitet wykonawczy o oddelegowaniu zespołów wsparcia w dziedzinie azylu.

3. Dyrektor wykonawczy podejmuje decyzję w sprawie wniosku o oddelegowanie zespołów wsparcia w dziedzinie azylu tak szybko, jak to możliwe i nie później niż w terminie pięciu dni roboczych od daty otrzymania wniosku. Dyrektor wykonawczy o swojej decyzji powiadamia na piśmie wnioskujące państwo członkowskie i komitet wykonawczy jednocześnie. Podaje główne powody decyzji.

4. Jeśli dyrektor wykonawczy zdecyduje o oddelegowaniu jednego lub kilku zespołów wsparcia w dziedzinie azylu, Urząd i wnioskujące państwo członkowskie bezzwłocznie sporządzają plan operacyjny zgodnie z art. 18.

5. Bezzwłocznie po zatwierdzeniu planu operacyjnego dyrektor wykonawczy informuje o wymaganej liczbie i profilach ekspertów państwa członkowskie, z których zostaną oddelegowani eksperci do zespołów wsparcia w dziedzinie azylu. Informacje te dostarczane są na piśmie krajowym punktom kontaktowym, o których mowa w art. 19 i zawierają przewidzianą datę oddelegowania. Krajowe punkty kontaktowe otrzymują również egzemplarz planu operacyjnego.

6. Jeżeli dyrektor wykonawczy jest nieobecny lub nie może sprawować swojej funkcji, decyzje dotyczące oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu podejmuje kierownik działu.

Artykuł 18Plan operacyjny

1. Dyrektor wykonawczy i wnioskujące państwo członkowskie uzgadniają plan operacyjny, w którym w sposób szczegółowy określone są warunki oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu. Plan operacyjny zawiera następujące elementy:

a) opis sytuacji wraz ze sposobem postępowania, a także cele oddelegowania, w tym cel operacyjny;

b) przewidywany okres oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu;

c) geograficzny obszar odpowiedzialności we wnioskującym państwie członkowskim, do którego zostaną oddelegowane zespoły wsparcia w dziedzinie azylu;

d) opis zadań i specjalne instrukcje, w tym instrukcje dotyczące baz danych, z których członkowie zespołów wsparcia w dziedzinie azylu mogą korzystać i sprzętu, jaki mają oni prawo stosować w przyjmującym państwie członkowskim;

e) skład zespołu wsparcia w dziedzinie azylu.

2. Wszelkie zmiany lub dostosowania planu operacyjnego wymagają zgody zarówno dyrektora wykonawczego jak i wnioskującego państwa członkowskiego. Urząd bezzwłocznie przesyła uczestniczącym państwom członkowskim egzemplarz zmienionego lub dostosowanego planu operacyjnego.

Artykuł 19Krajowy punkt kontaktowy

Każde państwo członkowskie wyznacza krajowy punkt kontaktowy, odpowiedzialny za komunikację z Urzędem odnośnie do wszelkich kwestii dotyczących zespołów wsparcia w dziedzinie azylu. Krajowy punkt kontaktowy pełni stały dyżur.

Artykuł 20Punkt kontaktowy na poziomie Wspólnoty

1. Dyrektor wykonawczy wyznacza jednego lub kilku ekspertów Urzędu, którzy wypełniają rolę punktu kontaktowego na poziomie Wspólnoty i odpowiedzialni są za koordynację. Dyrektor wykonawczy informuje przyjmujące państwo członkowskie o wyznaczonych osobach.

2. Punkt kontaktowy na poziomie Wspólnoty występuje w imieniu Urzędu we wszystkich kwestiach z zakresu oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu. W szczególności do jego zadań należy:

a) pełnienie roli pośrednika między Urzędem a przyjmującym państwem członkowskim;

b) pełnienie roli pośrednika między Urzędem a członkami zespołów wsparcia w dziedzinie azylu i zapewnianie, w imieniu Urzędu, wsparcia w odniesieniu do wszelkich kwestii związanych z warunkami oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu;

c) nadzorowanie prawidłowej realizacji planu operacyjnego;

d) informowanie Urzędu o wszystkich aspektach oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu.

3. Dyrektor wykonawczy Urzędu może zezwolić punktowi kontaktowemu na udział w rozstrzyganiu sporów dotyczących realizacji planu operacyjnego i oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu.

4. Wykonując swoje zadania punkt kontaktowy na poziomie Wspólnoty przyjmuje instrukcje wyłącznie od Urzędu.

Artykuł 21Koszty

Urząd w pełni pokrywa następujące koszty ponoszone przez państwa członkowskie, które udostępniają swoich ekspertów na potrzeby oddelegowania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu:

a) koszty podróży z państwa członkowskiego miejsca pochodzenia do przyjmującego państwa członkowskiego i z przyjmującego państwa członkowskiego do państwa członkowskiego miejsca pochodzenia;

b) koszty szczepień;

c) koszty wymaganego specjalnego ubezpieczenia;

d) koszty opieki zdrowotnej;

e) diety dzienne, w tym koszty zakwaterowania;

f) koszty wyposażenia technicznego Urzędu.

ROZDZIAŁ 4

ORGANIZACJA URZĘDU

Artykuł 22 Organy Urzędu

Na struktury kierownicze i struktury zarządzania Urzędu składają się:

a) zarząd;

b) dyrektor wykonawczy i jego personel;

c) komitet wykonawczy;

d) forum doradcze.

Artykuł 23Skład zarządu

1. Każde państwo członkowskie mianuje jednego członka zarządu, a Komisja – dwóch członków.

2. Zastępca może reprezentować członka zarządu lub mu towarzyszyć; w przypadku towarzyszenia członkowi, zastępca uczestniczy w posiedzeniu bez prawa głosu.

3. Członkowie zarządu są mianowani na podstawie swojego doświadczenia i wysokiej jakości kompetencji w dziedzinie azylu.

4. UNHCR jest członkiem zarządu z urzędu, bez prawa głosu.

5. Kadencja członków zarządu trwa trzy lata. Może ona zostać przedłużona. Po upływie swojej kadencji lub w przypadku ustąpienia, członkowie pełnią swoją funkcję aż do czasu przedłużenia kadencji lub ich zastąpienia.

Artykuł 24Przewodnictwo zarządu

1. Zarząd wybiera spośród swoich członków przewodniczącego i wiceprzewodniczącego. Wiceprzewodniczący zastępuje przewodniczącego z urzędu w przypadku, gdy ten nie jest w stanie wykonywać swoich obowiązków.

2. Kadencja przewodniczącego i wiceprzewodniczącego trwa 3 lata i może zostać przedłużona tylko jeden raz. Jednakże jeżeli w którymkolwiek momencie kadencji przewodniczący lub wiceprzewodniczące tracą status członków zarządu, ich kadencja kończy się automatycznie w tym samym momencie.

Artykuł 25Posiedzenia zarządu

1. Posiedzenia zarządu zwoływane są przez jego przewodniczącego. Dyrektor wykonawczy Urzędu bierze udział w obradach.

2. Zarząd zbiera się co najmniej dwa razy do roku na posiedzeniach zwyczajnych. Ponadto zbiera się on także z inicjatywy przewodniczącego lub na wniosek jednej trzeciej jego członków. Przewodniczący zwołuje dodatkowe posiedzenia zarządu na wniosek przynajmniej jednej trzeciej jego członków.

3. Zarząd może zapraszać do udziału w swoich posiedzeniach w charakterze obserwatora każdą osobę, której opinia może mieć znaczenie.

4. Z zastrzeżeniem przepisów regulaminu wewnętrznego, członkowie zarządu mogą korzystać z pomocy doradców lub ekspertów.

5. Urząd zapewnia obsługę sekretarską zarządu.

Artykuł 26Zasady głosowania

1. Zarząd podejmuje swoje decyzje bezwzględną większością głosów wszystkich swoich członków z prawem głosu. Każdy członek posiadający prawo głosu ma prawo oddać jeden głos. W przypadku nieobecności członka jego zastępca jest uprawniony do wykonywania jego prawa głosu.

2. Dyrektor wykonawczy Urzędu nie bierze udziału w głosowaniu.

3. Przewodniczący bierze udział w głosowaniu.

4. Państwa członkowskie, które nie uczestniczą w pełni w dorobku wspólnotowym w dziedzinie azylu, nie biorą udziału w głosowaniu gdy zarząd, w ramach swoich uprawnień w zakresie zarządzania Urzędem, określonych w art. 27, orzeka na podstawie instrumentów wspólnotowych, w których nie biorą one udziału.

5. Szczegółowe zasady głosowania, między innymi zasady występowania członków w imieniu innego członka, jak również, w miarę potrzeby, wymagania odnośnie kworum określone są w regulaminie wewnętrznym zarządu.

Artykuł 27Obowiązki zarządu

Zarząd dba, aby Urząd realizował zadania, które zostały mu powierzone. Jest on organem odpowiedzialnym za planowanie i nadzorowanie Urzędu. Zarząd w szczególności wykonuje następujące czynności:

11. przyjmuje swój regulamin wewnętrzny;

12. mianuje dyrektora wykonawczego według zasad przewidzianych w art. 28; sprawuje władzę dyscyplinarną wobec dyrektora wykonawczego oraz, w stosownych przypadkach, zawiesza go lub odwołuje;

13. przyjmuje ogólne roczne sprawozdanie z działalności Urzędu i najpóźniej dnia 15 czerwca następnego roku przedkłada je Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Komisji i Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu. Sprawozdanie ogólne podawane jest do wiadomości publicznej;

14. przyjmuje, do dnia 30 września każdego roku, większością trzech czwartych głosów swoich członków z prawem głosu, na podstawie projektu przedstawionego przez dyrektora wykonawczego Urzędu i po zasięgnięciu opinii Komisji, program prac Urzędu na nadchodzący rok i przedkłada go Parlamentowi Europejskiemu, Radzie oraz Komisji. Program prac przyjmowany jest zgodnie z roczną procedurą budżetową i programem działalności legislacyjnej Wspólnoty w dziedzinie azylu;

15. wykonuje swoje obowiązki związane z budżetem Urzędu w zastosowaniu przepisów rozdziału 5;

16. ustanawia szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia (WE) 1049/2001, w zastosowaniu art. 42 niniejszego rozporządzenia;

17. przyjmuje ustalenia językowe dotyczące Urzędu zgodnie z art. 41 niniejszego rozporządzenia;

18. określa strukturę organizacyjną Urzędu i przyjmuje jego politykę kadrową zgodnie z przepisami zawartymi w art. 38;

19. przyjmuje, po zasięgnięciu opinii Komisji, wieloletni plan w dziedzinie polityki kadrowej;

20. podejmuje wszelkie decyzje umożliwiające Urzędowi wykonywanie swoich uprawnień, których zakres określono w niniejszym rozporządzeniu;

21. podejmuje wszelkie decyzje dotyczące stworzenia i – w stosownych przypadkach – rozwoju systemów informacji przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu, a zwłaszcza portalu informacji, o którym mowa w art. 4 lit. b);

22. podejmuje wszelkie decyzje dotyczące stworzenia i – w stosownych przypadkach – rozwoju wewnętrznych zasad działania Urzędu;

23. sprawuje władzę dyscyplinarną wobec dyrektora wykonawczego;

24. przyjmuje swój regulamin wewnętrzny na podstawie projektu przedłożonego przez dyrektora wykonawczego i po zasięgnięciu opinii Komisji.

Artykuł 28Mianowanie dyrektora wykonawczego

1. Dyrektor wykonawczy Urzędu mianowany jest przez zarząd na okres 5 lat na podstawie listy kandydatów przedstawianej przez Komisję. Przed mianowaniem kandydat wybrany przez zarząd wzywany jest do złożenia oświadczenia przed właściwą(-ymi) komisją(-ami) Parlamentu Europejskiego i odpowiedź na pytania członków tych komisji.

W ciągu dziewięciu miesięcy poprzedzających zakończenie pięcioletniego okresu Komisja wykonuje ocenę, w ramach której oceniane są w szczególności:

- wyniki osiągnięte przez dyrektora wykonawczego;

- rola i potrzeby Urzędu w nadchodzących latach.

2. Zarząd, działając na wniosek Komisji, uwzględniając sprawozdanie z oceny i wyłącznie wtedy, gdy jest to uzasadnione ze względu na rolę i potrzeby Urzędu, może przedłużyć kadencję dyrektora wykonawczego jednokrotnie, maksymalnie o 3 lata.

3. Zarząd informuje Parlament Europejski o zamiarze przedłużenia kadencji dyrektora. W ciągu miesiąca poprzedzającego przedłużenie kadencji, dyrektor wykonawczy może zostać wezwany do złożenia oświadczenia przed właściwą(-ymi) komisją(-ami) Parlamentu Europejskiego i odpowiedź na pytania członków tych komisji.

Artykuł 29Obowiązki dyrektora wykonawczego

1. Dyrektor wykonawczy, który zachowuje niezależność podczas pełnienia swoich obowiązków, zarządza Urzędem. Dyrektor wykonawczy informuje zarząd o swoich działaniach.

2. Bez uszczerbku dla kompetencji Komisji i zarządu, dyrektor wykonawczy nie zwraca się o instrukcje ani ich nie przyjmuje od żadnego rządu lub jakiegokolwiek innego organu.

3. Parlament Europejski lub Rada mogą wezwać dyrektora wykonawczego do przedstawienia sprawozdania z realizacji powierzanych mu zadań.

4. Dyrektor wykonawczy jest ustawowym przedstawicielem Urzędu.

5. Dyrektor wykonawczy może korzystać z pomocy jednego lub kilku kierowników działu. Jeżeli dyrektor wykonawczy jest nieobecny lub nie może sprawować swojej funkcji, decyzje podejmuje w jego imieniu kierownik działu.

6. Dyrektor wykonawczy jest odpowiedzialny za:

25. bieżące administrowanie Urzędem;

26. sporządzanie projektów programów prac Urzędu po zasięgnięciu opinii Komisji;

27. wykonywanie programów prac oraz decyzji przyjętych przez zarząd;

28. sporządzanie sprawozdań o krajach pochodzenia, określonych w art. 4 lit. d);

29. przygotowanie projektu rozporządzenia finansowego Urzędu, które uchwalane jest przez zarząd na mocy art. 37 oraz przepisów wykonawczych do tego rozporządzenia;

30. przygotowanie projektu preliminarza przychodów i wydatków Urzędu oraz realizacji jego budżetu;

31. wykonywanie w stosunku do pracowników Urzędu uprawnień określonych w art. 38;

32. wszelkie kwestie kadrowe; dyrektor podejmuje wszelkie decyzje dotyczące zarządzania systemami informacji przewidzianymi w niniejszym rozporządzeniu, a zwłaszcza portalem informacji, o którym mowa w art. 4 lit. b);

33. podejmowanie wszelkich decyzji dotyczących zarządzania wewnętrznymi strukturami administracyjnymi Urzędu.

Artykuł 30Komitet wykonawczy

1. Aby zwiększyć skuteczność i tempo prowadzonych prac, Urząd ustanawia komitet wykonawczy, składający się z 8 członków, mianowanych spośród członków zarządu.

2. Komisja z urzędu jest członkiem komitetu wykonawczego. Zarząd Urzędu określa zasady mianowania pozostałych członków komitetu wykonawczego.

3. Posiedzenia komitetu wykonawczego odbywają się regularnie na zaproszenie dyrektora wykonawczego lub na wniosek przynajmniej jednej trzeciej jego członków, nie rzadziej jednak niż cztery razy do roku. Zasady funkcjonowania komitetu określone są w regulaminie wewnętrznym Urzędu i podawane do wiadomości publicznej.

4. Kadencja członków komitetu wykonawczego odpowiada kadencji członków zarządu.

5. W razie potrzeby organizowane są posiedzenia komitetu wykonawczego poświęcone specyficznym kwestiom.

6. Zadaniem komitetu wykonawczego jest doradzanie dyrektorowi wykonawczemu Urzędu i przedstawianie zarządowi, na jego wniosek lub z własnej inicjatywy, opinii dotyczących programu prac Urzędu i wszystkich jego działań, oraz we wszystkich przypadkach, gdy Urząd musi szybko podejmować decyzje, zwłaszcza w ramach przepisów rozdziału 3 dotyczących wysyłania zespołów wsparcia w dziedzinie azylu do państw członkowskich znajdujących się pod szczególną presją.

7. Urząd służy komitetowi wykonawczemu wsparciem technicznym i logistycznym oraz zapewnia obsługę sekretarską jego posiedzeń.

8. Na wniosek komitetu wykonawczego przedstawiciele UNHCR mogą brać udział w jego pracach, bez prawa głosu.

9. Komitet wykonawczy może zapraszać do udziału w swoich posiedzeniach w charakterze obserwatora każdą osobę, której opinia może mieć znaczenie.

Artykuł 31Grupy robocze

1. W ramach przyznanych mu uprawnień, których zakres określono w niniejszym rozporządzeniu, Urząd może powoływać grupy robocze, składające się z ekspertów z właściwych podmiotów działających w dziedzinie azylu z państw członkowskich, w tym wyspecjalizowanych sędziów. Eksperci mogą być zastępowani przez zastępców, mianowanych w tym samym czasie.

2. Komisja z urzędu uczestniczy w grupach roboczych. Przedstawiciele UNHCR mogą brać udział w posiedzeniach grup roboczych Urzędu, w zależności od poruszanych kwestii – w ich części lub całości.

3. Grupy robocze mogą zapraszać na swoje posiedzenia każdą osobę, której opinia może mieć znaczenie, a zwłaszcza przedstawicieli organizacji pozarządowych działających w dziedzinie azylu.

Artykuł 32Forum doradcze

1. Urząd ściśle współpracuje z organizacjami pozarządowymi i instytucjami społeczeństwa obywatelskiego prowadzącymi działalność w dziedzinie polityki azylowej na szczeblach krajowym, europejskim i międzynarodowym oraz ustanawia w tym celu forum doradcze.

2. Forum doradcze jest miejscem wymiany informacji i ośrodkiem gromadzenia wiedzy. Zapewnia ścisłą współpracę Urzędu z zainteresowanymi stronami i służy fachową wiedzą i radą w dziedzinie azylu.

3. Wszystkie zainteresowane strony, właściwe w rozumieniu przepisów ust. 1, mogą uczestniczyć w forum doradczym. UNHCR jest członkiem forum doradczego z urzędu.

4. Forum doradcze odpowiedzialne jest przede wszystkim za:

34. przedstawianie zarządowi sugestii dotyczących rocznego programu prac przyjmowanego na mocy art. 27 lit. d);

35. przekazywanie zarządowi informacji zwrotnych i przedstawianie mu propozycji działań następczych w odniesieniu do sprawozdania rocznego, o którym mowa w art. 27 lit. c), oraz sprawozdania rocznego na temat sytuacji w dziedzinie azylu w Unii Europejskiej, o którym mowa w art. 12 ust. 1; oraz

36. informowanie dyrektora wykonawczego i komitetu wykonawczego o wnioskach i zaleceniach z konferencji, seminariów oraz posiedzeń, których tematy mogą mieć znaczenie dla prac Urzędu.

5. Forum doradcze odbywa się pod zwierzchnictwem dyrektora wykonawczego.

6. Forum doradcze zbiera się co najmniej dwa razy do roku.

ROZDZIAŁ 5

PRZEPISY FINANSOWE

Artykuł 33 Budżet

1. Preliminarz wszystkich przychodów i wydatków Urzędu jest przygotowywany na każdy rok budżetowy, który odpowiada rokowi kalendarzowemu, i jest wykazywany w budżecie Urzędu.

2. Budżet jest zbilansowany pod względem przychodów i wydatków.

3. Niezależnie od innych zasobów, przychody Urzędu obejmują następujące elementy:

37. wkład Wspólnoty, wpisany do ogólnego budżetu Unii Europejskiej;

38. wszelkie dobrowolne wkłady państw członkowskich;

39. należności za publikacje, szkolenia lub wszelkie inne usługi świadczone przez Urząd.

4. Wydatki Agencji obejmują miedzy innymi wynagrodzenie pracowników, koszty administracyjne i koszty infrastruktury, koszty operacyjne oraz wydatki związane z umowami lub konwencjami zawartymi przez Urząd.

Artykuł 34Sporządzanie budżetu

1. Co roku dyrektor wykonawczy sporządza projekt preliminarza przychodów i wydatków Agencji na następny rok, zawierający plan zatrudnienia i przedkłada go zarządowi.

2. Na podstawie tego projektu zarząd opracowuje preliminarz przychodów i wydatków Urzędu na następny rok budżetowy.

3. Projekt preliminarza przychodów i wydatków Urzędu przekazywany jest Komisji najpóźniej do dnia 10 lutego. Zarząd przekazuje Komisji ostateczną wersję tego preliminarza, który obejmuje między innymi projekt planu zatrudnienia, najpóźniej do dnia 31 marca.

4. Komisja przedkłada preliminarz Parlamentowi Europejskiemu i Radzie (zwanymi dalej „władzą budżetową”), wraz ze wstępnym projektem budżetu ogólnego Unii Europejskiej.

5. Na podstawie preliminarza Komisja wpisuje do wstępnego projektu budżetu ogólnego Unii Europejskiej taką prognozę planu zatrudnienia, jaką uważa za konieczną, oraz kwotę dotacji, która obciąży budżet ogólny, przedkładany władzy budżetowej zgodnie z art. 272 Traktatu.

6. Władza budżetowa zatwierdza środki przyznane na dotację dla Urzędu.

7. Władza budżetowa przyjmuje plan zatrudnienia Urzędu.

8. Zarząd przyjmuje budżet Urzędu. Budżet staje się ostateczny po ostatecznym przyjęciu budżetu ogólnego Unii Europejskiej. W razie konieczności budżet jest odpowiednio dostosowywany.

9. Zarząd, tak szybko, na ile to możliwe, powiadamia władzę budżetową o zamiarze realizacji projektów, które mogą mieć istotne skutki finansowe dla finansowania budżetu, w szczególności projektów związanych z nieruchomościami, takich jak najem lub nabycie budynków. Informuje on o tym Komisję.

10. Jeśli oddział władzy budżetowej powiadomił o swoim zamiarze wydania opinii, przesyła ją zarządowi w terminie sześciu tygodni od dnia powiadomienia o projekcie.

Artykuł 35Wykonanie budżetu

1. Dyrektor wykonawczy wykonuje budżet Urzędu.

2. Co roku dyrektor wykonawczy przekazuje władzy budżetowej wszelkie istotne informacje dotyczące wyników procedur oceny.

Artykuł 36Prezentacja sprawozdania finansowego i absolutorium

1. Najpóźniej do dnia 1 marca następnego roku budżetowego, księgowy Urzędu przesyła księgowemu Komisji tymczasowe sprawozdanie finansowe wraz ze sprawozdaniem z zarządzania budżetem i finansami za dany rok budżetowy. Księgowy Komisji sporządza skonsolidowane tymczasowe sprawozdania finansowe instytucji i zdecentralizowanych organów zgodnie z art. 128 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich[18].

2. Najpóźniej do dnia 31 marca następnego roku budżetowego, księgowy Komisji przekazuje Trybunałowi Obrachunkowemu tymczasowe sprawozdanie finansowe Urzędu wraz ze sprawozdaniem z zarządzania budżetem i finansami za dany rok budżetowy. Sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami za dany rok budżetowy przekazywane jest również Parlamentowi Europejskiemu i Radzie.

3. Po otrzymaniu uwag Trybunału Obrachunkowego na temat tymczasowego sprawozdania finansowego Urzędu, zgodnie z przepisami art. 129 rozporządzenia nr 1605/2002 (WE, Euratom), dyrektor wykonawczy sporządza, na własną odpowiedzialność, ostateczne sprawozdanie finansowe Urzędu i przedkłada je zarządowi do zaopiniowania.

4. Zarząd wydaje opinię na temat ostatecznego sprawozdania finansowego Urzędu.

5. Najpóźniej do dnia 1 lipca następnego roku budżetowego, dyrektor wykonawczy przesyła Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu ostateczne sprawozdanie finansowe wraz z opinią zarządu.

6. Ostateczne sprawozdanie finansowe jest publikowane.

7. Najpóźniej do dnia 30 września dyrektor wykonawczy przekazuje Trybunałowi Obrachunkowemu odpowiedź na jego uwagi. Przekazuje on również tę odpowiedź zarządowi.

8. Dyrektor wykonawczy przedkłada Parlamentowi Europejskiemu, na jego żądanie, wszelkie informacje niezbędne do sprawnego zastosowania procedury udzielania absolutorium za dany rok budżetowy, zgodnie z art. 146 ust. 3 rozporządzenia nr 1605/2002 (WE, Euratom).

9. Do dnia 15 maja roku n + 2 Parlament Europejski, zgodnie z zaleceniem Rady stanowiącej większością kwalifikowaną, udziela dyrektorowi wykonawczemu absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy n.

Artykuł 37Rozporządzenie finansowe

Po zasięgnięciu opinii Komisji, zarząd przyjmuje rozporządzenie finansowe mające zastosowanie do Urzędu. Przyjęte przepisy nie mogą odbiegać od przepisów rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002[19] z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002[20] w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich, chyba że jest to konieczne ze względu na szczególne potrzeby operacyjne Urzędu oraz za uprzednią zgodą Komisji.

ROZDZIAŁ 6

PRZEPISY DOTYCZĄCE PERSONELU

Artykuł 38 Personel

1. Regulamin pracowniczy urzędników Wspólnot Europejskich, warunki zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich oraz przepisy przyjęte wspólnie przez instytucje Wspólnot Europejskich w celu zastosowania wspomnianego regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia mają zastosowanie do pracowników Urzędu, w tym dyrektora wykonawczego.

2. Zarząd w porozumieniu z Komisją przyjmuje niezbędne środki wykonawcze, przewidziane w art. 110 Regulaminu pracowniczego urzędników Wspólnot Europejskich oraz warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich.

3. Urząd wykonuje w stosunku do swoich pracowników kompetencje nadane – na mocy regulaminu pracowniczego – organowi powołującemu i – na mocy warunków zatrudnienia innych pracowników – organowi upoważnionemu do zawierania umów o pracę.

4. Zarząd może przyjąć przepisy umożliwiające zatrudnienie w Urzędzie oddelegowanych ekspertów krajowych z państw członkowskich.

Artykuł 39Przywileje i immunitety

Postanowienia Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Wspólnot Europejskich mają zastosowanie do Urzędu.

ROZDZIAŁ 7

PRZEPISY OGÓLNE

Artykuł 40 Status prawny

1. Urząd jest organem Wspólnoty. Posiada on osobowość prawną.

2. W każdym państwie członkowskim Urząd posiada zdolność prawną o najszerszym zakresie przyznawanym osobom prawnym przez prawo krajowe. Urząd może zwłaszcza nabywać i zbywać mienie ruchome i nieruchomości oraz być stroną w postępowaniach sądowych.

3. Przedstawicielem Urzędu jest jego dyrektor wykonawczy.

4. Siedziba Urzędu znajduje się w […]. ..

Artykuł 41Ustalenia językowe

1. Przepisy rozporządzenia nr 1 z dnia 15 kwietnia 1958 r. w sprawie określenia systemu językowego Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej[21] mają zastosowanie do Urzędu.

2. Bez uszczerbku dla decyzji podejmowanych na mocy art. 290 Traktatu, ogólne roczne sprawozdanie z działalności Urzędu i roczny program prac, o których mowa w art. 27 lit. c) i d), sporządzane są we wszystkich językach urzędowych Wspólnoty.

3. Tłumaczenia niezbędne dla funkcjonowania Urzędu wykonuje Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej.

4. Zarząd określa praktyczne zasady wdrażania ustaleń językowych.

Artykuł 42Dostęp do dokumentów

1. Przepisy rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji[22] mają zastosowanie do dokumentów będących w posiadaniu Urzędu.

2. Zarząd przyjmuje praktyczne zasady stosowania rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 w okresie sześciu miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

3. Decyzje podjęte przez Urząd w zastosowaniu art. 8 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 mogą być przedmiotem skargi do Rzecznika Praw Obywatelskich lub może zostać przeciwko nim wniesiona skarga do Trybunału Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich, na warunkach określonych odpowiednio w art. 195 i 230 Traktatu.

4. Operacje przetwarzania danych osobowych przez Urząd podlegają przepisom rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych[23].

Artykuł 43 Zasady bezpieczeństwa w zakresie ochrony informacji niejawnych i informacji szczególnie chronionych nieobjętych klauzulą poufności

1. Urząd stosuje zasady bezpieczeństwa określone w decyzji Komisji 2001/844/WE, EWWiS, Euratom z dnia 29 listopada 2001 r. zmieniającej jej regulamin wewnętrzny. Obejmuje to między innymi przepisy dotyczące wymiany informacji niejawnych, ich przetwarzania i przechowywania.

2. Urząd stosuje także zasady bezpieczeństwa dotyczące przetwarzania informacji szczególnie chronionych nieobjętych klauzulą poufności, przyjęte i stosowane przez Komisję Europejską.

Artykuł 44Przepisy dotyczące odpowiedzialności

1. Odpowiedzialność umowna Urzędu podlega prawu właściwemu dla danej umowy.

2. Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich jest właściwy do orzekania na mocy klauzuli arbitrażowych umieszczonych w umowie zawartej przez Urząd.

3. W razie odpowiedzialności pozaumownej Urząd, zgodnie z ogólnymi zasadami wspólnymi dla porządków prawnych państw członkowskich, naprawia wszelkie szkody spowodowane przez Urząd lub jego pracowników w trakcie pełnienia przez nich obowiązków.

4. Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich jest właściwy do orzekania w sporach dotyczących odszkodowania za szkody, o których mowa w ust. 3.

5. Odpowiedzialność osobistą pracowników wobec Urzędu regulują przepisy regulaminu pracowniczego lub warunków zatrudnienia mające do nich zastosowanie.

Artykuł 45 Ocena i przegląd

1. Najpóźniej 3 lata od daty określonej w art. 51, Urząd zleca niezależną zewnętrzną ocenę swoich osiągnięć, zgodnie z zakresem uprawnień określonym przez zarząd w porozumieniu z Komisją. Ocena ta dotyczy wpływu Urzędu na praktyczną współpracę w dziedzinie azylu i na wspólny europejski system azylowy. W trakcie oceny badana jest zwłaszcza ewentualna potrzeba dostosowania lub rozszerzenia zakresu zadań Urzędu, w tym skutki finansowe takiego dostosowania lub rozszerzenia zakresu zadań. W ramach oceny analizuje się również czy struktura zarządzania Urzędu jest dostosowana do wykonywanych przez niego zadań. W ocenie brane są pod uwagę opinie zainteresowanych stron, zarówno na poziomie wspólnotowym, jak i krajowym.

2. Zarząd, w porozumieniu z Komisją, decyduje o harmonogramie przyszłych ocen, biorąc pod uwagę wynik sprawozdania z oceny, o którym mowa w ust. 1.

Artykuł 46Kontrola administracyjna

Działania Urzędu podlegają nadzorowi Rzecznika Praw Obywatelskich, zgodnie z postanowieniami art. 195 Traktatu.

Artykuł 47Współpraca z krajami trzecimi i stowarzyszonymi

1. W pracach Urzędu mogą uczestniczyć państwa, które zawarły ze Wspólnotą Europejską umowy na mocy których przyjęły i stosują przepisy wspólnotowe w dziedzinie objętej niniejszym rozporządzeniem. W oparciu o stosowne postanowienia tych umów, dokonuje się uzgodnień określających w szczególności charakter, zakres i zasady udziału tych krajów w pracach Urzędu. Uzgodnienia obejmują zwłaszcza przepisy dotyczące udziału w inicjatywach podejmowanych przez Urząd, wkładu finansowego i personelu. W odniesieniu do kwestii kadrowych, umowy te w żadnym wypadku nie naruszają regulaminu pracowniczego urzędników Wspólnot Europejskich oraz warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich.

2. W odniesieniu do kwestii dotyczących swojej działalności i w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji swoich zadań oraz za zgodą Komisji, Urząd ułatwia współpracę operacyjną państw członkowskich z krajami trzecimi w ramach polityki stosunków zewnętrznych Unii Europejskiej i może również współpracować z właściwymi organami krajów trzecich, w kwestiach technicznych w dziedzinach objętych niniejszym rozporządzeniem, w ramach ustaleń roboczych dokonanych z tymi organami, zgodnie ze stosownymi postanowieniami Traktatu.

Artykuł 48Współpraca Urzędu z Wysokim Komisarzem ONZ ds. Uchodźców (UNHCR)

Urząd współpracuje z UNHCR w dziedzinach objętych niniejszym rozporządzeniem, w ramach ustaleń roboczych dokonanych z UNHCR.

Urząd może udzielać dotacji UNHCR. Celem tych dotacji jest finansowanie działań umożliwiających Urzędowi wykorzystywanie wiedzy fachowej UNHCR w dziedzinie azylu w sposób stały i ciągły. Stanowią one element uprzywilejowanych stosunków w ramach współpracy Urzędu z UNHCR, określonych w niniejszym artykule oraz w art. 2 ust. 5, art. 9 ust. 1, art. 23 ust. 4, art. 30 ust. 8, art. 31 ust. 2 i art. 32 ust. 3. Zgodnie z art. 75 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002, zastosowanie mają stosowne przepisy rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 oraz przepisy wykonawcze do tego rozporządzenia.

Artykuł 49Współpraca z FRONTEX-em, Agencją Praw Podstawowych Unii Europejskiej, innymi organami wspólnotowymi oraz organizacjami międzynarodowymi

Urząd współpracuje z organami wspólnotowymi prowadzącymi działania związane z jego dziedziną działalności, a zwłaszcza z Europejską Agencją Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej (FRONTEX) i Agencją Praw Podstawowych Unii Europejskiej oraz z organizacjami międzynarodowymi w dziedzinach objętych niniejszym rozporządzeniem, w ramach ustaleń roboczych dokonanych z tym organami, zgodnie z postanowieniami Traktatu WE i przepisami w sprawie uprawnień tych organów.

Współpraca pozwala stworzyć efekt synergii między zainteresowanymi organami i uniknąć powielania prac prowadzonych w ramach uprawnień posiadanych przez te organy.

Artykuł 50Porozumienie w sprawie siedziby i zasady funkcjonowania

Niezbędne przepisy dotyczące pomieszczeń, jakie należy Urzędowi zapewnić w przyjmującym je państwie członkowskim i obiektów udostępnianych przez to państwo, a także specyficzne przepisy mające zastosowanie do dyrektora wykonawczego, członków zarządu, pracowników Urzędu i do członków ich rodzin w przyjmującym państwie członkowskim, określane są w porozumieniu w sprawie siedziby między Urzędem a państwem przyjmującym, zawieranym po uzyskaniu zgody zarządu. Państwo członkowskie przyjmujące Urząd zapewnia mu najlepsze możliwe warunki dla prowadzenia działalności, w tym w zakresie wielojęzycznej edukacji o charakterze europejskim i odpowiednich połączeń transportowych.

Artykuł 51Rozpoczęcie działalności Urzędu

Urząd rozpoczyna działalność najpóźniej rok po wejściu w życie niniejszego rozporządzenia.

Komisja odpowiada za stworzenie i uruchomienie Urzędu do momentu osiągnięcia przez niego zdolności operacyjnej do wykonywania własnego budżetu.

W tym celu:

- do czasu objęcia stanowiska przez dyrektora wykonawczego Urzędu, mianowanego przez zarząd według zasad określonych w art. 28, obowiązki dyrektora wykonawczego Urzędu może wypełniać urzędnik Komisji w funkcji dyrektora tymczasowego;

- zadania powierzane Urzędowi mogą realizować urzędnicy Komisji pod nadzorem dyrektora tymczasowego lub dyrektora wykonawczego;

Dyrektor tymczasowy może zatwierdzać wszelkie płatności w ramach środków przewidzianych w budżecie Urzędu, po uzyskaniu zgody zarządu i zawierać umowy, w tym umowy o pracę, po zatwierdzeniu planu zatrudnienia Urzędu.

Artykuł 52Wejście w życie

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie […] dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej .

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

Sporządzono w Brukseli, dnia […] r.

W imieniu Rady

Przewodniczący

OCENA SKUTKÓW FINANSOWYCH REGULACJI

1. TYTUŁ WNIOSKU:

Wniosek dotyczący rozporządzenia Rady w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w zakresie Polityki Azylowej

2. STRUKTURA ABM/ABB (zarządzanie kosztami działań/budżet zadaniowy)

Dziedzina/dziedziny polityki, których dotyczy wniosek: przestrzeń wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości (tytuł 18)

Powiązane działania: Przepływy migracyjne, wspólna polityka w zakresie imigracji i azylu (rozdział 18.03)

3. POZYCJE W BUDŻECIE:

3.1. Pozycje w budżecie (pozycje operacyjne i powiązane pozycje pomocy technicznej i administracyjnej (dawniej pozycje B..A)), wraz z treścią:

Ramy finansowe na lata 2007–2013: Dział 3A

Rozdział 18.03 – Przepływy migracyjne, wspólna polityka w zakresie imigracji i azylu

- stworzenie artykułu 18 03 XX – tytuł „Europejski Urząd Wsparcia w zakresie Polityki Azylowej”

- stworzenie pozycji 18 03 XX XX – tytuł „Europejski Urząd Wsparcia w zakresie Polityki Azylowej” – dotacje w ramach tytułu 1 i 2

- stworzenie pozycji 18 03 XX XX XX– tytuł „Europejski Urząd Wsparcia w zakresie Polityki Azylowej” – dotacje w ramach tytułu 3

Wybór artykułu i pozycji, zgodnie z rozdziałem 18 03, zostanie dokonany w ramach procedury budżetowej dla 2010 r.

3.2. Czas trwania działania i wpływu finansowego:

Zakłada się stworzenie agencji od roku budżetowego 2010.

Prace przygotowawcze do stworzenia Urzędu będą prowadzone w Komisji od 2009 r. i będą finansowane na podstawie istniejących instrumentów finansowych.

3.3. Informacje budżetowe:

Pozycja w budżecie | Rodzaj wydatków | Nowe | Wkład EFTA | Wkład krajów ubiegających się o członkostwo | Dział perspektywy finansowej |

Patrz pkt 3.1. | NIEOBOWIĄZKOWE | NŚN[24] | TAK | NIE | NIE | Nr 3A |

4. ZESTAWIENIE ZASOBÓW

4.1. Zasoby finansowe

4.1.1. Zestawienie środków na zobowiązania (CA) i środków na płatności (PA)

mln EUR (do 3 miejsc po przecinku)

Rodzaj wydatków | Sekcja nr | Rok 2010 | 2011 | 2012 | 2013 | n + 4 | n +5 i później | Razem |

Wydatki operacyjne[25] |

Środki na zobowiązania (CA) | 8.1. | a | 5,25 | 8 | 12 | 15 | 40,25 |

Środki na płatności (PA) | b | 5,25 | 8 | 12 | 15 | 40,25 |

Wydatki administracyjne w ramach kwoty referencyjnej[26] |

Pomoc techniczna i administracyjna (NDA) | 8.2.4. | c |

KWOTA REFERENCYJNA OGÓŁEM |

Środki na zobowiązania | a + c | 5,25 | 8 | 12 | 15 | 40,25 |

Środki na płatności | b + c | 5,25 | 8 | 12 | 15 | 40,25 |

Wydatki administracyjne nieuwzględnione w kwocie referencyjnej[27] |

Wydatki na zasoby ludzkie i powiązane wydatki (NDA) | 8.2.5. | d | 0,976 | 0,976 | 0,976 | 0,610 | 3,538 |

Wydatki administracyjne, inne niż koszty zasobów ludzkich i powiązane koszty, nieuwzględnione w kwocie referencyjnej (NDA) | 8.2.6. | e | 0,010 | 0,025 | 0,025 | 0,025 | 0,085 |

Szacunkowe koszty finansowe interwencji ogółem |

OGÓŁEM CA, w tym koszty zasobów ludzkich | a + c + d + e | 6,236 | 9,001 | 13,001 | 15,635 | 43,873 |

OGÓŁEM PA, w tym koszty zasobów ludzkich | b + c + d + e | 6,236 | 9,001 | 13,001 | 15,635 | 43,873 |

Szczegółowe informacje dotyczące współfinansowania

Jeżeli wniosek przewiduje współfinansowanie przez państwa członkowskie lub inne organy (należy określić które), w poniższej tabeli należy przedstawić szacowany poziom współfinansowania (można dodać kolejne rubryki, jeżeli współfinansowanie mają zapewniać różne organy):

mln EUR (do 3 miejsc po przecinku)

Organ współfinansujący | Rok n | n + 1 | n + 2 | n + 3 | n + 4 | n + 5 i później | Razem |

…………………… | f |

OGÓŁEM CA w tym współfinansowanie | a + c + d + e + f |

4.1.2. Zgodność z programowaniem finansowym

( Wniosek jest zgodny z istniejącym programowaniem finansowym.

( Wniosek wymaga przeprogramowania odpowiedniego działu w perspektywie finansowej.

( Wniosek może wymagać zastosowania postanowień porozumienia międzyinstytucjonalnego[28] (tzn. instrumentu elastyczności lub zmiany perspektywy finansowej).

4.1.3. Wpływ finansowy na przychody

( Wniosek nie ma wpływu finansowego na dochody.

( Wniosek ma następujący wpływ finansowy na dochody:

mln EUR (do 1 miejsca po przecinku)

Przed rozpoczęciem działania [rok n - 1] | Sytuacja po rozpoczęciu działania |

Zasoby ludzkie ogółem | 8 | 8 | 8 | 5 |

5. OPIS I CELE

5.1. Potrzeba, która ma zostać zaspokojona w perspektywie krótko- lub długoterminowej

Urząd odpowiedzialny będzie za ułatwianie, koordynowanie i zacieśnianie praktycznej współpracy państw członkowskich oraz państw członkowskich i Komisji w dziedzinie azylu pod wieloma względami a także przyczynianie się do lepszego wdrożenia wspólnego europejskiego systemu azylowego, w tym jego aspektów zewnętrznych.

Zważywszy na stanowczy wniosek Rady Europejskiej z września 2008 r., Urząd powinien stać się operacyjny od 2010 r., po przyjęciu przez legislatora odpowiedniego aktu ustanawiającego.

5.2. Wartość dodana z tytułu zaangażowania Wspólnoty i spójność wniosku z innymi instrumentami finansowymi oraz możliwa synergia

Plan polityki azylowej, przyjęty przez Komisję w czerwcu 2008 r., ma na celu zarówno wzmocnienie przepisów w dziedzinie azylu, pozwalające stworzyć skuteczny i sprawiedliwy dla osób ubiegających się o ochronę międzynarodową wspólny europejski system azylowy, jak i wspieranie tych działań legislacyjnych poprzez zacieśnianie praktycznej współpracy państw członkowskich w dziedzinie azylu.

Stworzenie Urzędu odpowiada drugiemu z wymienionych celów, a jego działalność stanowić będzie niezbędne wsparcie w zakresie praktycznej współpracy w dziedzinie azylu.

5.3. Cele, spodziewane wyniki oraz wskaźniki związane z wnioskiem w kontekście ABM (zarządzania kosztami działań)

Celem wniosku jest stworzenie agencji regulacyjnej, mającej udzielać niezbędnego wsparcia w zakresie praktycznej współpracy w dziedzinie azylu pod wieloma względami.

Z racji wykonywanych zadań, Urząd przyczynia się do lepszego wprowadzania w życie i stosowania w całej Unii Europejskiej przepisów wspólnotowych w dziedzinie azylu. Urząd nie będzie organem decyzyjnym i prowadzić będzie działania wspierające praktyczną współpracę w dziedzinie azylu, które będą miały charakter zachęt, jak np. zalecenia, wsparcie uzyskiwane od ośrodków naukowych, tworzenie sieci, gromadzenie dobrych praktyk, kontrole stosowania i wdrażania odpowiednich zasad itp.

Uprawnienia Urzędu ukierunkowane będą na realizację trzech ważnych zadań, a mianowicie wspierania praktycznej współpracy w dziedzinie azylu, wspierania państw członkowskich znajdujących się pod szczególną presją oraz przyczynianie się do wdrażania wspólnego europejskiego systemu azylowego.

Oddzielny rozdział rozporządzenia poświęcony jest koordynacji przez Urząd zespołów wsparcia w dziedzinie azylu, w skład których wchodzą eksperci z dziedziny azylu; zadaniem zespołów jest zapewnianie wsparcia operacyjnego państwom członkowskim, których systemy azylowe znajdują się pod dużą presją i które wystąpią do Urzędu z wnioskiem o pomoc.

5.4. Metoda realizacji (indykatywna)

( Zarządzanie scentralizowane

( bezpośrednio przez Komisję

( pośrednio przez:

( agencje wykonawcze

( ustanowione przez Wspólnoty organy określone w art. 185 rozporządzenia finansowego

( krajowe organy sektora publicznego/organy pełniące misję służby publicznej

( Zarządzanie dzielone lub zdecentralizowane

( z państwami członkowskimi

( z krajami trzecimi

( Zarządzanie wspólne z organizacjami międzynarodowymi (należy wyszczególnić)

6. MONITOROWANIE I OCENA

6.1. System monitorowania

Urząd podlegać będzie standardowym procedurom kontroli stosowanym w odniesieniu do agencji regulacyjnych.

Urzędem zarządza dyrektor wykonawczy, który zachowuje niezależność podczas pełnienia swoich obowiązków i który odpowiedzialny jest za bieżące zarządzanie Urzędem.

Urząd musi wywiązywać się z różnych zobowiązań, co umożliwia dokonywanie co 3 lata oceny jego działalności, a między innymi:

- publikuje ogólne roczne sprawozdanie ze swojej działalności;

- co roku sporządza sprawozdanie na temat sytuacji w dziedzinie azylu w Unii Europejskiej. W sprawozdaniu tym Urząd ocenia między innymi wyniki działań prowadzonych na mocy przepisów niniejszego rozporządzenia i dokonuje ich całościowej analizy porównawczej, promując w ten sposób lepszą znajomość aktualnych dobrych praktyk przez państwa członkowskie oraz podnoszenie jakości, spójności i skuteczności wspólnego europejskiego systemu azylowego.

Urząd podlega następującym procedurom kontrolnym: kontrola budżetowa; audyt wewnętrzny; sprawozdania roczne Europejskiego Trybunału Obrachunkowego; udzielane co roku absolutorium z wykonania budżetu wspólnotowego; oraz dochodzenia prowadzone przez OLAF; które to procedury pozwalają upewnić się w szczególności co do właściwego wykorzystywania środków przyznawanych agencjom.

Działania Urzędu podlegają nadzorowi Rzecznika Praw Obywatelskich, zgodnie z postanowieniami art. 195 Traktatu. Kontrola administracyjna zapewnia określone gwarancje proceduralne, mające na celu wzięcie pod uwagę interesów zainteresowanych stron oraz jakość wyników.

6.2. Ocena

6.2.1. Ocena ex ante

Ocena ex ante została przeprowadzona w ramach sprawozdania z oceny skutków.

6.2.2. Warunki i częstotliwość przyszłych ocen.

Najpóźniej 3 lata od daty o której mowa w art. 45, Urząd zleca niezależną zewnętrzną ocenę swoich osiągnięć, zgodnie z zakresem uprawnień określonym przez zarząd w porozumieniu z Komisją. Ocena ta dotyczy wpływu Urzędu na praktyczną współpracę w dziedzinie azylu i na wspólny europejski system azylowy. W trakcie oceny badana jest zwłaszcza ewentualna potrzeba dostosowania lub rozszerzenia zakresu zadań Urzędu, w tym skutki finansowe takiego dostosowania lub rozszerzenia zakresu zadań. W ramach oceny analizuje się również czy struktura zarządzania Urzędu jest dostosowana do wykonywanych przez niego zadań. W ocenie brane są pod uwagę opinie zainteresowanych stron, zarówno na poziomie wspólnotowym, jak i krajowym. Zarząd, w porozumieniu z Komisją, decyduje o harmonogramie przyszłych ocen, biorąc pod uwagę wynik tego pierwszego sprawozdania z oceny.

7. Środki zwalczania nadużyć finansowych

W celu zwalczania nadużyć finansowych, korupcji i innych bezprawnych działań przepisy rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 stosują się bez ograniczeń.

Urząd przystępuje do Porozumienia międzyinstytucjonalnego z dnia 25 maja 1999 r. oraz bezzwłocznie wydaje odpowiednie przepisy mające zastosowanie do wszystkich pracowników Urzędu.

Decyzje dotyczące finansowania oraz umowy i dokumenty dotyczące ich wykonania wyraźnie zastrzegają, że Europejski Trybunał Obrachunkowy i OLAF mogą, w razie konieczności, przeprowadzać na miejscu kontrole wśród beneficjentów środków Urzędu oraz urzędników odpowiedzialnych za ich przyznawanie.

8. SZCZEGÓŁOWE INFORMACJE DOTYCZĄCE ZASOBÓW

8.1. Cele wniosku z uwzględnieniem ich kosztu finansowego

Środki na zobowiązania w mln EUR (do 3 miejsc po przecinku)

Rok 2010 | Rok 2011 | Rok 2012 | Rok 2013 | Rok n + 4 | Rok n + 5 |

Urzędnicy lub pracownicy zatrudnieni na czas określony[41] (XX 01 01) | A*/AD | 4,5 | 4,5 | 4,5 | 3,5 |

B*, C*/AST | 3,5 | 3,5 | 3,5 | 1,5 |

Pracownicy finansowani[42] w ramach art. XX 01 02 |

Inni pracownicy finansowani[43] w ramach artykułu XX 01 04/05 |

OGÓŁEM | 8 | 8 | 8 | 5 |

8.2.2. Opis zadań związanych z działaniem

Urzędnicy AD w pierwszych latach działalności Urzędu będą pomagać w jego uruchomieniu oraz, w razie potrzeby, brać udział w posiedzeniach zarządu, komitetu wykonawczego i grup roboczych Urzędu.

Urzędnicy AST służyć będą wsparciem administracyjnym, np. wsparciem w zakresie podróży służbowych lub ogólnym wsparciem administracyjnym.

8.2.3. Źródła zasobów ludzkich (stosunek pracy)

X Stanowiska obecnie przypisane do zarządzania programem, które zostaną utrzymane lub przekształcone

( Stanowiska wstępnie przyznane w ramach rocznej strategii politycznej/wstępnego projektu budżetu (APS/PDB) na rok 2010

X Stanowiska, o które zostanie złożony wniosek w ramach następnej procedury APS/PDB

X Przesunięcia w ramach zasobów danej jednostki organizacyjnej (przesunięcia wewnętrzne)

( Stanowiska wymagane na rok n, które nie zostały przewidziane w APS/PDB w danym roku

Ilość zasobów ludzkich w Urzędzie (uruchomienie i faza operacyjna)

Poniższe dane są danymi szacunkowymi. Zostały one określone w oparciu o elementy zgromadzone w ramach analizy ex-ante stanowiącej część oceny skutków prowadzonej w perspektywie stworzenia Urzędu. Należy podkreślić, że następujące dane umieszczone w niniejszym dokumencie uwzględniają maksymalne wartości, ustalone w ramach analizy ex-ante . Istnieje więc możliwość, że ostateczne wartości będą niższe od przedstawionych poniżej.

Zapotrzebowanie w zakresie zasobów ludzkich i administracyjnych zostanie pokryte w ramach dotacji przyznanej zarządzającej DG w ramach corocznej procedury przydziału środków z uwzględnieniem istniejących ograniczeń budżetowych.

Rok | Zasoby ludzkie, zatrudniane stopniowo |

2010 | 24 (AT) |

2011 | 36 (18 AT, 18 AC) |

2012 | 20 (10AT, 10 AC) |

2013 | 14 (10 AT, 4 AC) |

RAZEM | 94 (62 AT, 32 AC) |

Rekrutacja zewnętrzna należeć będzie do Urzędu. Podział na personel zatrudniony na czas określony (AT) i personel kontraktowy (AC) jest orientacyjny.

Personel Urzędu składał się będzie z pracowników operacyjnych i administracyjnych i maksymalnie osiągnie stan 94 osób. Są to dane szacunkowe. Bardziej szczegółowe dane powinny zostać podane, kiedy znany będzie ostateczny zakres zadań i potrzeby Urzędu pod względem zasobów ludzkich i administracyjnych, po negocjacjach dotyczących aktu ustanawiającego. Jednakże po wstępnym oszacowaniu potrzeb, możliwe jest podanie następujących elementów, umożliwiających oszacowanie liczby pracowników Urzędu, zajmujących się poszczególnymi zadaniami, które zostaną powierzone Urzędowi na podstawie rozporządzenia ustanawiającego:

Szacunkowe potrzeby kadrowe Urzędu

Liczba pracowników minimum (począwszy od 2011 r.– pełna operacyjność Urzędu) |

Zadania | Pracownicy AD | Pracownicy AST |

Kadra kierownicza i funkcje horyzontalne | 7 | 6 |

Wymiana dobrych praktyk[44] | 7 | 4 |

Wsparcie legislacyjne[45] | 4 | 2 |

Pula ekspertów[46] | 2 | 1 |

Przesiedlanie wewnątrz Unii[47] | 1 | 2 |

Regionalne programy ochrony[48] | 1 |

Przesiedlanie spoza Unii[49] | 1 |

Informacje o krajach pochodzenia[50] | 9 | 5 |

Szkolenia[51] | 5 | 3 |

Razem pracownicy operacyjni | 30 | 17 |

Razem pracownicy operacyjni + funkcje horyzontalne | 37 | 23 |

Ogółem personel AD+AST | 60 |

Liczba pracowników maksimum |

Zadania | Pracownicy AD | Pracownicy AST |

Kadra kierownicza i funkcje horyzontalne | 8 | 7 |

Wymiana dobrych praktyk | 12 | 7 |

Wsparcie legislacyjne | 6 | 3 |

Pula ekspertów | 5 | 3 |

Przesiedlanie wewnątrz Unii | 1 | 3 |

Regionalne programy ochrony | 2 |

Przesiedlanie spoza Unii | 2 |

Informacje o krajach pochodzenia | 11 | 7 |

Szkolenia | 11 | 7 |

Razem pracownicy operacyjni | 50 | 29 |

Razem pracownicy operacyjni + funkcje horyzontalne | 58 | 36 |

Ogółem personel AD+AST | 94 |

Od 30 do 60 osób będzie potrzebne do zarządzania operacyjnego współpracą praktyczną w dziedzinie azylu, inne osoby odpowiedzialne będą za pracę administracyjną Urzędu.

Obliczenia: Pracownicy Urzędu

24 osoby = 2,2 mln EUR (2010) 60 osób = 4,6 mln EUR (2011) |

80 osób = 7,2 mln EUR (2012) |

94 osoby = 8,8 mln EUR (2013) Wyliczenia prowadzone są w oparciu o kwotę 122 000 EUR / rok dla personelu zatrudnionego na czas określony i 64 000 EUR / rok dla personelu kontraktowego. W przypadku personelu zatrudnianego w ciągu roku podstawą obliczeń jest 6 msc., z wyjątkiem pierwszego roku, kiedy podstawą obliczeń jest 9 msc. |

8.2.4. Inne wydatki administracyjne uwzględnione w kwocie referencyjnej (XX 01 04/05 – wydatki na administrację i zarządzanie)

Nie dotyczy

mln EUR (do 3 miejsc po przecinku)

Pozycja w budżecie (numer i treść) | Rok n | Rok n + 1 | Rok n + 2 | Rok n + 3 | Rok n + 4 | Rok n + 5 i później | RAZEM |

1. Pomoc techniczna i administracyjna (w tym powiązane koszty personelu) |

Agencje wykonawcze[52] |

Inna pomoc techniczna i administracyjna |

- wewnętrzna |

- zewnętrzna |

Pomoc techniczna i administracyjna ogółem |

8.2.5. Koszt finansowy zasobów ludzkich i powiązane koszty nieuwzględnione w kwocie referencyjnej

Wyliczenia prowadzone są w oparciu o pkt 8.2.1

mln EUR (do 3 miejsc po przecinku)

Rodzaj zasobów ludzkich | Rok 2010 | Rok 2011 | Rok 2012 | Rok 2013 | Rok n + 4 | Rok n + 5 i później |

Urzędnicy i pracownicy zatrudnieni na czas określony (18 01 01) | 0,976 | 0,976 | 0,976 | 0,610 | 3,538 |

Pracownicy finansowani w ramach artykułu XX 01 02 (personel pomocniczy, oddelegowani eksperci krajowi (END), personel kontraktowy itp.) (należy określić pozycję w budżecie) |

Koszt zasobów ludzkich i koszty powiązane (nieuwzględnione w kwocie referencyjnej) ogółem | 0,976 | 0,976 | 0,976 | 0,610 | 3,538 |

Kalkulacja – Urzędnicy i pracownicy zatrudnieni na czas określony |

AD/AST – 122 000 EUR / rok X 8 osób = 976 000 EUR (2010, 2011 i 2012) AD/AST – 122 000 EUR/rok X 5 osób = 610 000 EUR (2013) |

Kalkulacja – Pracownicy finansowani w ramach art. XX 01 02 |

Nie dotyczy |

8.2.6. Inne wydatki administracyjne nieuwzględnione w kwocie referencyjnej Chodzi o wydatki administracyjne dotyczące wymienionych powyżej pracowników Komisji, a więc do omówienia przed podaniem kwot. mln EUR (do 3 miejsc po przecinku) |

Rok 2010 | Rok 2011 | Rok 2012 | Rok 2013 | Rok n + 4 | Rok n + 5 i później | RAZEM |

XX 01 02 11 01 – podróże służbowe | 0,010 | 0,025 | 0,025 | 0,025 | 0,085 |

XX 01 02 11 02 – spotkania i konferencje |

XX 01 02 11 03 – komitety[53] |

XX 01 02 11 04 – badania i konsultacje |

XX 01 02 11 05 – systemy informatyczne |

2. Inne wydatki na zarządzanie ogółem (XX 01 02 11) |

3. Inne wydatki o charakterze administracyjnym (należy wskazać jakie, odnosząc się do pozycji w budżecie) |

Ogółem wydatki administracyjne inne niż wydatki na zasoby ludzkie i powiązane koszty (NIEUWZGLĘDNIONE w kwocie referencyjnej) | 0,010 | 0,025 | 0,025 | 0,025 | 0,085 |

Kalkulacja – inne wydatki administracyjne nieuwzględnione w kwocie referencyjnej |

Podróże służbowe urzędników w celu udziału w posiedzeniach zarządu i/lub komitetu wykonawczego (rzeczywisty koszt zależeć będzie od siedziby Urzędu). Szacunkowo 10 podróży służbowych w 2010 r. i 25 podróży służbowych w innych latach. |

[1] Zob. konkluzje Rady z czerwca 2008 r. (11018/1/08, REV 1), odnoszące się do konkluzji przedstawicieli państw członkowskich, zebranych na szczeblu szefów państw i rządów w Brukseli, dnia 13 grudnia 2003 r. (Dz.U. L 29 z 3.2.2004 r.).

[2] Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

[3] Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

[4] Decyzja nr 573/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 maja 2007 r. ustanawiająca Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców na lata 2008–2013 jako część programu ogólnego Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi oraz uchylająca decyzję Rady 2004/904/WE (Dz.U. L 144 z 6.6.2007, s. 1).

[5] Dz.U. L 131 z 21.05.2008, s. 7.

[6] Dz.U. C […] z […], s. […].

[7] Dz.U. C […] z […], s. […].

[8] Dz.U. C […] z […], s. […].

[9] COM(2008) 360

[10] Dokument Rady 13440/08 z 24.9.2008.

[11] Dz.U. L 349 z 25.11.2004, s. 1.

[12] Dz.U. L 53 z 22.2.2007, s. 1.

[13] Dz.U. L 136 z 31.5.1999, s. 1.

[14] Dz.U. L 136 z 31.5.1999, s. 15.

[15] Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43.

[16] Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1.

[17] COM(2008) 820

[18] Dz.U. L 248 z 16.09.2002, s. 1.

[19] Rozporządzenie (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72), zmienione rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. 181 z 10.7.2008, s.23).

[20] Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

[21] Dz.U. 17 z 6.10.1958, s. 385.

[22] Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43.

[23] Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1.

[24] Środki zróżnicowane.

[25] Wydatki niewchodzące w zakres rozdziału xx 01 w tytule xx.

[26] Wydatki w ramach art. xx 01 04 w tytule xx.

[27] Wydatki w ramach rozdziału xx 01 z wyłączeniem artykułu xx 01 04 lub xx 01 05.

[28] Patrz pkt 19 i 24 porozumienia międzyinstytucjonalnego.

[29] W razie potrzeby, tzn. gdy czas trwania działania przekracza 6 lat, należy wprowadzić dodatkowe kolumny.

[30] Zgodnie z opisem w części 5.3

[31] Technologie informatyczne / przekazywanie danych.

[32] Analizy ryzyka/Oszacowanie potrzeb

[33] Bezpośrednie wsparcie

[34] Budowanie zdolności („ Capacity building ”).

[35] Planowanie i badania.

[36] Stosunki zewnętrzne.

[37] Informacje i komunikacja

[38] Imprezy, spotkania itp.

[39] Zasoby ludzkie Urzędu

[40] Szkolenia personelu

[41] Koszty te NIE są uwzględnione w kwocie referencyjnej.

[42] Koszty te NIE są uwzględnione w kwocie referencyjnej.

[43] Koszty te są uwzględnione w kwocie referencyjnej.

[44] Wymiana informacji, identyfikacja i wymiana dobrych praktyk w dziedzinie azylu między państwami członkowskimi.

[45] Wsparcie w zakresie wdrażania wspólnego europejskiego systemu azylowego.

[46] Wsparcie na rzecz zespołów wsparcia w dziedzinie azylu stworzonych na mocy rozporządzenia w celu udzielania wsparcia operacyjnego państwom członkowskim, których systemy azylowe znajdują się pod dużą presją.

[47] Wsparcie w zakresie przesiedlania wewnątrzwspólnotowego osób objętych ochroną międzynarodową

[48] Współpraca z krajami trzecimi, zwłaszcza w zakresie budowania zdolności krajów trzecich w ramach regionalnych programów ochrony.

[49] Działania podejmowane w celu przesiedlenia spoza Unii uchodźców do Unii Europejskiej.

[50] Informacje o krajach pochodzenia osób występujących o azyl i ubiegających się o ochronę międzynarodową.

[51] Opracowywanie i organizacja szkoleń dla członków wszystkich krajowych organów administracyjnych i sądowych oraz wszelkiego rodzaju organów krajowych służb państw członkowskich właściwych w kwestiach azylowych.

[52] Należy odnieść się do oceny skutków finansowych regulacji dla danej agencji wykonawczej/danych agencji wykonawczych.

[53] Należy określić rodzaj komitetu i grupę, do której należy.