PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej C 304/33

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Agencji

2009/C 304/07

SPIS TREŚCI

Punkty Strona WPROWADZENIE … 1–2 34 POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI … 3–12 34 UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI … 13–14 35 INNE KWESTIE … 15 35 Tabela … 36 Odpowiedzi Agencji … 37

WPROWADZENIE

1. Europejska Agencja Chemikaliów (zwana dalej Agencją), z siedzibą w Helsinkach, została ustanowiona na mocy rozporządzenia (WE) nr 1907/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2006 r. (1). Jej głównym zadaniem jest zapewnianie wysokiego poziomu ochrony zdrowia ludzkiego i środowiska, a także swobodnego przepływu substancji w ich postaci własnej, jako składników preparatów lub w wyrobach, przy jednoczesnym wsparciu konkurencyjności i innowacyjności. Powinna ona również propagować rozwój alternatywnych metod oceny zagrożeń stwarzanych przez substancje (2). Agencja stała się niezależna od Komisji pod względem finansowym w dniu 1 stycznia 2008 r.

2. Budżet Agencji na 2008 r. wyniósł 66,4 mln euro. Liczba zatrudnionych przez Agencję pracowników wyniosła na koniec roku 244.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ( 6 )

Zadania dyrektora

5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków ( 7 ) . Dyrektor odpowiada za ustanowienie ( 8 ) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego ( 9 ) , które jest wolne od istotnych nieprawidłowości, wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania

Zadania Trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI) ( 10 ) oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji ( 11 ) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2008 r. oraz wyniki jej transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2008 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

13. Płatności budżetowe wyniosły 36,4 mln euro, czyli 54 % kwoty zobowiązań. Ze względu na trudności we wprowadzaniu systemu IT oraz brak wykwalifikowanego personelu opóźnieniom uległa zwłaszcza działalność operacyjna. Działalność ta miała być finansowana ze środków na zobowiązania w wysokości 20 mln euro, ale 8,2 mln z tej kwoty przeniesiono na następny rok, a 7,5 mln anulowano. Powyższa sytuacja stanowi naruszenie zasady jednoroczności i świadczy o uchybieniach w zakresie planowania działań Agencji.

14. W przypadku dużej liczby transakcji, których łączna kwota wyniosła ponad 0,4 mln euro, wydatki nie zostały pokryte ze środków na zobowiązania budżetowe i dlatego zostały uznane za nieprawidłowe. Środki na płatności zostały bezpodstawnie przeniesione na 2009 r.; większość z nich odnosiła się do działań, które miały zostać zrealizowane w 2009 r. (12), a w jednym przypadku przeniesienie związane było z błędem w ocenie wartości zobowiązania (13). Sytuacja ta świadczy o konieczności lepszego monitorowania przez Agencję wykorzystania dostępnych środków.

INNE KWESTIE

15. Dyrektor Agencji mianował siebie przewodniczącym komisji konkursowej w 14 procedurach naboru pracowników. Ze względu na jego prerogatywy jako organu powołującego, niezależność (14) innych członków tych komisji konkursowych, którzy są pracownikami czasowymi podległymi dyrektorowi, nie była zagwarantowana. Kontrola trzech procedur wykazała uchybienia w dokumentacji podsumowującej pracę komisji konkursowych: brakowało zwłaszcza uzasadnienia decyzji podejmowanych na różnych etapach procedury naboru.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 8 października 2009 r. W imieniu Trybunału Obrachunkowego Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Prezes

Tabela Europejska Agencja Chemikaliów (Helsinki) Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu Kompetencje Agencji określone w rozporządzeniu (WE) nr 1907/2006 (rozporządzenie REACH) i rozporządzeniu (WE) nr 1272/2008 (w sprawie klasyfikacji, oznakowania i pakowania substancji i mieszanin) Zarządzanie Środki udostępnione Agencji w 2008 r. Produkty i usługi w roku budżetowym 2008 Podstawą prawną rozporządzenia REACH (rozporządzenie (WE) nr 1907/2006) jest art. 95 traktatu WE. Cele Celem rozporządzenia REACH jest zapewnienie wysokiego poziomu ochrony zdrowia ludzkiego i środowiska, w tym propagowanie alternatywnych metod oceny zagrożeń stwarzanych przez substancje, a także zapewnienie swobodnego przepływu substancji w ich postaci własnej na rynku wewnętrznym, przy jednoczesnym wsparciu konkurencyjności i innowacyjności. Agencja powinna być kluczową instytucją gwarantującą, że prawodawstwo oraz procesy decyzyjne i wiedza naukowa, na których się one opierają, będą uznawane za wiarygodne przez wszystkich zainteresowanych oraz społeczeństwo. Agencja powinna również odgrywać kluczową rolę w koordynowaniu działań informacyjnych związanych z rozporządzeniem oraz w jego wprowadzaniu w życie. Dlatego niezmiernie ważne jest obdarzenie Agencji zaufaniem instytucji wspólnotowych, państw członkowskich, społeczeństwa i zainteresowanych stron. Z tego powodu podstawowe znaczenie ma zapewnienie jej niezależności, dużego potencjału naukowego, technicznego i regulacyjnego, jak również przejrzystości i skuteczności. Zadania Agencja została ustanowiona w celu zarządzania technicznymi, naukowymi i administracyjnymi aspektami rozporządzania REACH i, w pewnych przypadkach, realizacji tych aspektów oraz w celu zapewnienia spójności tych aspektów na poziomie wspólnotowym. Agencja zapewnia państwom członkowskim i instytucjom wspólnotowym możliwie najlepsze doradztwo naukowe i techniczne w kwestiach, które są do niej skierowane na podstawie przepisów rozporządzenia REACH, związanych z chemikaliami wchodzącymi w zakres jej kompetencji. Zadania Agencji wiążą się również z klasyfikacją i oznakowaniem substancji chemicznych. W szczególności Agencja zapewnia państwom członkowskim i instytucjom wspólnotowym najlepsze możliwe doradztwo naukowe, a przedsiębiorstwom przemysłowym i organom państw członkowskich dostarcza wytycznych technicznych i naukowych. 1. Zarząd Skład Po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego mianowanym przez Radę i nie więcej niż sześciu przedstawicieli mianowanych przez Komisję, w tym trzech przedstawicieli zainteresowanych stron bez uprawnień do głosowania, a także dwie niezależne osoby mianowane przez Parlament Europejski. Zadania Głównie przyjmowanie rocznego i wieloletniego programu prac, końcowego budżetu, ogólnego sprawozdania, regulaminu wewnętrznego oraz sprawowanie władzy dyscyplinarnej nad dyrektorem wykonawczym. Ponadto Zarząd powołuje członków Komisji Odwoławczej i komitetów Agencji. 2. Dyrektor Bieżące zarządzanie Agencją. 3. Inne organy: różne komitety, Forum wymiany informacji o egzekwowaniu przepisów, Sekretariat i Komisja Odwoławcza 4. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. 5. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady. Budżet 66,4 mln euro: Wkład wspólnotowy: 62,6 mln euro. Dochody z tytułu opłat: 3,8 mln euro. Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2008 r 220 stanowisk w planie zatrudnienia Liczba stanowisk obsadzonych: 210 Inni pracownicy: 34 Pracownicy kontraktowi, oddelegowani eksperci narodowi, pracownicy zewnętrzni Pracownicy ogółem: 244 z czego wykonujący zadania: — operacyjne: 164 — administracyjne i pomocnicze: 80 Prace przygotowawcze oraz tworzenie zdolności nowej Agencji w dziedzinach rejestracji, oceny, zezwoleń i ograniczeń, klasyfikacji i oznakowania oraz komitetów Tworzenie systemu REACH-IT i innych systemów IT Przygotowywanie systemów administracyjnych i systemów zarządzania Liczba wstępnie zarejestrowanych substancji: 150 000; 65 000 zgłoszonych przedsiębiorstw Liczba zarejestrowanych dokumentacji: 1 460 Liczba odpowiedzi udzielonych przez centra informacyjne: 12 325 Liczba nowych dokumentów zawierających wytyczne: 6 Liczba nowych aktualizacji wytycznych: 10 Lista kandydacka: 15 wpisanych substancji. Źródło: Informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI 13. Podobnie jak w przypadku innych Agencji rozpoczynających działalność, planowanie wydatków ECHA było trudne, a wynikające z tego wykonanie budżetu za 2008 r. przez ECHA nie było optymalne. W pierwszym roku finansowej niezależności Zarząd wyraził zgodę na przyjęcie szacunków Komisji odnośnie do budżetu na 2008 r. Szacunki te zostały sporządzone w warunkach dużej niepewności i gwarantowaly bezpieczeństwo finansowe. Szybkie rozpoczęcie działalności (1.6.2008) oraz niezwykle duża liczba wstępnych rejestracji (2,7 miliona zamiast przewidywanych 132 000) wymagały koncentracji zasobów na pojedynczym działaniu, co miało wpływ na wydatki w innych obszarach. W 2009 r. nacisk zostanie położony na ulepszenie planowania i monitoring zasobów. 14. Agencja zgadza się z uwagą Trybunału Obrachunkowego. Działania pod koniec roku 2008 stanowiły szczególne wyzwanie z powodu braku urzędników ds. finansowych w dziale ds. działań i dziale technicznym, czego skutkiem w kilku przypadkach były braki w dokumentacji lub niezdolność do ostatecznego zakończenia działań do końca roku. Obecnie zapewniono odpowiedni personel oraz dokonano przeglądu i konsolidacji procedur finansowych oraz wewnętrznych środków kontroli. Większa uwaga zostanie poświęcona działaniom związanym z zakonczeniem roku 2009. 15. W pierwszych trzech kwartałach 2008 r. dyrektor czternastokrotnie przewodniczył komisji rekrutacyjnej w procedurach naboru na stanowiska kierownicze i kluczowe, ponieważ ówczesne kierownictwo działało tymczasowo. Udział dyrektora w pracach komisji rekrutacyjnej został zrównoważony zewnętrzną oceną kandydatów dokonaną przez niezależną firmę konsultingową, włączeniem obserwatora ze strony Zarządu oraz faktem, że kilku członków komisji rekrutacyjnej stanowili oddelegowani urzędnicy Komisji Europejskiej. Agencja zadecydowała, że w przyszłości dyrektor już nie będzie uczestniczyć w pracach komisji rekrutacyjnych. Ponadto w celu ułatwienia pracy komisji rekrutacyjnych wprowadzono wytyczne, w szczególności konieczność umotywowania podejmowanych decyzji.

(1) Dz.U. L 396 z 30.12.2006, s. 1.

(2) Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

(3) Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.

(4) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika, zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.

(5) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

(6) Dz.U L 248, z 16.9.2002, s. 1.

(7) Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

(8) Art. 38 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002.

(9) Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości są określone w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23), i w takiej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Agencji.

(10) Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

(11) Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 15 czerwca 2009 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 29 czerwca 2009 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ono na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://echa.europa.eu/publications/annual_accounts_en.asp

(12) Cztery transakcje o łącznej przybliżonej wartości 576 000 euro.

(13) Transakcja o wartości 100 000 euro.

(14) Art. 11a regulaminu pracowniczego.