KOMISJA EUROPEJSKA Bruksela, dnia 28.9.2016 COM(2016) 627 final Wniosek Porozumienie międzyinstytucjonalne w sprawie obowiązkowego rejestru służącego przejrzystości



PARLAMENT EUROPEJSKI, RADA UNII EUROPEJSKIEJ I KOMISJA EUROPEJSKA Uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE), w szczególności jego art. 295, a także Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej (EURATOM), w szczególności jego art. 106a, a także mając na uwadze, co następuje: (1) Parlament Europejski, Rada Unii Europejskiej i Komisja Europejska (zwane dalej "trzema Instytucjami”) utrzymują otwarty, przejrzysty i regularny dialog ze stowarzyszeniami przedstawicielskimi i społeczeństwem obywatelskim, zgodnie z Traktatem o Unii Europejskiej (TUE), w szczególności jego art. 11 ust. 1 i 2. (2) Ta otwartość pozwala wszystkim zainteresowanym stronom przedstawiać swoje opinie na temat decyzji, które mogą ich dotyczyć, a co za tym idzie, skutecznie przyczynia się do gromadzenia bazy dowodowej stanowiącej podstawę wniosków dotyczących polityki. Angażowanie zainteresowanych stron prowadzi do poprawy jakości procesu decyzyjnego dzięki zapewnieniu kanałów dopływu zewnętrznych opinii i wiedzy specjalistycznej. (3) Trzy Instytucje stwierdzają, że przejrzystość i odpowiedzialność mają podstawowe znaczenie dla utrzymania zaufania europejskich obywateli co do politycznych, legislacyjnych i administracyjnych procesów w Unii. (4) Przejrzystość w zakresie reprezentowania interesów jest szczególnie istotna, ponieważ umożliwia obywatelom obserwację działań i potencjalnego wpływu przedstawicieli grup interesu. Trzy Instytucje uważają, że najlepszym sposobem zapewnienia takiej przejrzystości jest kodeks postępowania zawierający reguły i zasady mające zastosowanie do przedstawicieli grup interesu dokonujących wpisu do rejestru służącego przejrzystości, a tym samym zobowiązujących się przestrzegać kodeksu. (5) W związku z pozytywnymi doświadczeniami zgromadzonymi podczas stosowania „Rejestru służącego przejrzystości” dotyczącego organizacji i osób samozatrudnionych zaangażowanych w opracowanie i realizację polityki Unii Europejskiej, utworzonego na mocy porozumienia zawartego między Parlamentem Europejskim a Komisją Europejską w dniu 16 kwietnia 2014 r., trzy Instytucje uważają, że porozumienie to powinno zostać w odpowiedni sposób rozszerzone. (6) Trzy Instytucje uznają konieczność utworzenia obowiązkowego rejestru służącego przejrzystości („rejestru”) poprzez uzależnienie określonego rodzaju kontaktów z trzema Instytucjami od wcześniejszej rejestracji, co uczyniłoby rejestrację de facto warunkiem wstępnym reprezentacji interesów, tym samym zapewniając, aby reprezentacja przebiegała zgodnie z regułami i zasadami zawartymi w kodeksie postępowania. (7) Trzy Instytucje niniejszym odpowiadają na potrzebę jak najszybszego przyjęcia porozumienia międzyinstytucjonalnego ustanawiającego obowiązkowy rejestr, zgodnie z rezolucją Parlamentu Europejskiego z dnia 28 kwietnia 2016 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów. (8) Prowadzenie tego rejestru nie narusza uprawnień którejkolwiek z trzech Instytucji ani też nie ma wpływu na ich odpowiednie kompetencje organizacyjne, bez uszczerbku dla porozumienia w sprawie form ich wkładu w zasoby administracyjne i finansowe Sekretariatu rejestru, które ma zostać przez nie zawarte. (9) Trzy Instytucje wdrażają niniejsze porozumienie w ramach wzajemnej i lojalnej współpracy. (10) Każda z trzech Instytucji może realizować inne strategie polityczne związane z dobrym zarządzaniem i przejrzystością wychodzące poza ramy niniejszego porozumienia, pod warunkiem że takie strategie nie zakłócą wdrożenia porozumienia oraz realizacji celów w nim określonych. (11) Niniejsze porozumienie pozostaje bez uszczerbku dla możliwości wykonywania praw wynikających z art. 11 ust. 4 TUE (europejska inicjatywa obywatelska) oraz art. 227 TFUE (prawo do składania petycji do Parlamentu Europejskiego), UZGADNIAJĄ, CO NASTĘPUJE: Artykuł 1 Cel i zakres porozumienia międzyinstytucjonalnego Niniejsze porozumienie międzyinstytucjonalne ustanawia ramy przejrzystych i etycznych kontaktów między przedstawicielami grup interesu zaangażowanymi w działalność objętą niniejszym porozumieniem a którąkolwiek z trzech Instytucji.

Artykuł 2 Definicje Do celów niniejszego porozumienia międzyinstytucjonalnego stosuje się poniższe definicje: a) „przedstawiciele grup interesu” oznaczają każdą osobę fizyczną lub prawną lub ich formalne/nieformalne grupy, stowarzyszenia lub sieci zaangażowane w działalność objętą niniejszym porozumieniem; b) „wnioskodawca” oznacza każdego przedstawiciela grup interesu składającego wniosek o wpis do rejestru; c) „podmiot zarejestrowany” oznacza każdego przedstawiciela grup interesu posiadającego wpis do rejestru; d) „klient” oznacza przedstawiciela grup interesu, który polecił pośrednikowi reprezentowanie własnych interesów klienta wobec którejkolwiek z trzech Instytucji; e) „pośrednik” oznacza przedstawiciela grup interesu, który reprezentuje interesy klienta wobec którejkolwiek z trzech Instytucji; f) „relacja klient-pośrednik” oznacza wszelkie stosunki umowne pomiędzy klientem a wykonawcą lub podwykonawcą lub większą liczbą wykonawców lub podwykonawców dotyczące świadczenia działalności objętej niniejszym porozumieniem; g) „urzędnicy” oznaczają wszystkie kategorie pracowników trzech Instytucji. Artykuł 3 Rodzaje działalności objętej i nieobjętej porozumieniem międzyinstytucjonalnym 1) Niniejsze porozumienie obejmuje działalność, która promuje określone interesy poprzez kontakt z którąkolwiek z instytucji będących sygnatariuszami niniejszego porozumienia, ich członkami lub urzędnikami, mającą na celu wywarcie wpływu na procesy opracowywania lub realizacji polityki lub prawodawstwa, lub na podejmowanie decyzji przez te instytucje, chyba że ma zastosowanie jeden z wyjątków określonych w ust. 2 lub w art. 4. 2) Za działalność w rozumieniu ust. 1 nie uważa się: a) doradztwa prawnego i innego rodzaju specjalistycznego doradztwa w kontekście relacji klient-pośrednik, w przypadku gdy: — polega ono na reprezentowaniu w ramach procedury pojednawczej lub mediacyjnej mającej na celu uniknięcie skierowania sporu do sądu lub organu administracyjnego; — polega ono na udzielaniu porad klientom, aby pomóc im w zapewnieniu zgodności ich działań z istniejącymi ramami prawnymi; lub — związane jest ono z reprezentowaniem klientów i ochroną ich praw podstawowych lub proceduralnych, takich jak prawo do bycia wysłuchanym, podstawowe prawo klienta do sprawiedliwego procesu, w tym prawo do obrony w postępowaniach administracyjnych, takimi jak działania prowadzone przez prawników lub innych zaangażowanych w nie specjalistów. b) oświadczeń składanych jako strona lub strona trzecia w ramach postępowania sądowego lub administracyjnego ustanowionego przez prawo UE lub prawo międzynarodowe mające zastosowanie w Unii oraz oświadczeń opartych na stosunku umownym z instytucją lub na umowie o udzielenie dotacji finansowanej z funduszy UE.

c) działalności partnerów społecznych uczestniczących w dialogu społecznym zgodnie z art. 152 TFUE. d) oświadczeń stanowiących odpowiedź na bezpośrednie i konkretne wnioski ze strony którejkolwiek z trzech Instytucji, jej członków lub urzędników, takich jak wnioski o udzielenie informacji faktycznych, udostępnienie danych lub przygotowanie ekspertyzy. e) komunikacji pomiędzy obywatelami działającymi wyłącznie we własnym imieniu a którąkolwiek z trzech Instytucji. Artykuł 4 Rodzaje organów nieobjętych porozumieniem międzyinstytucjonalnym 1) Partie polityczne są zwolnione z obowiązku rejestracji. Z obowiązku rejestracji nie są jednak zwolnione wszelkie organizacje stworzone lub wspierane przez partie, które są zaangażowane w działalność objętą porozumieniem. 2) Kościoły i stowarzyszenia lub wspólnoty religijne oraz organizacje filozoficzne i niewyznaniowe, o których mowa w art. 17 TFUE, są zwolnione z obowiązku rejestracji. Z obowiązku rejestracji nie są jednak zwolnione biura przedstawicielskie lub podmioty prawne, biura i sieci utworzone w celu reprezentowania kościołów, wspólnot religijnych lub organizacji filozoficznych i niewyznaniowych w relacjach z instytucjami UE, a także ich stowarzyszenia. 3) Organy władzy publicznej państw członkowskich (w tym ich stałe przedstawicielstwa i ambasady) na szczeblu krajowym i niższym są zwolnione z obowiązku rejestracji, podobnie jak stowarzyszenia władz publicznych na szczeblu europejskim, krajowym lub niższym, pod warunkiem że działają wyłącznie w imieniu właściwych podmiotów publicznych. 4) Organy publiczne krajów trzecich (w tym ich misje dyplomatyczne i ambasady) są zwolnione z obowiązku rejestracji. 5) Organizacje międzyrządowe, w tym agencje i organy wywodzące się z nich, są zwolnione z obowiązku rejestracji. Artykuł 5 Kontakty uzależnione od rejestracji 1) Trzy Instytucje zgadzają się uzależnić wskazane poniżej rodzaje kontaktów od wcześniejszej rejestracji przedstawicieli grup interesu. W Parlamencie Europejskim: Dostęp do budynków Parlamentu: kwalifikowalność do ubiegania się o długoterminowe przepustki do budynków Parlamentu Europejskiego dla osób reprezentujących przedstawicieli grup interesu lub pracujących dla nich; Posiedzenia jawne komisji: możliwość zaproszenia przedstawicieli grup interesu do zabrania głosu w trakcie posiedzenia komisji w charakterze gości, nie naruszając postanowień art. 3 ust. 2 lit. b); Patronat: objęcie patronatem wydarzeń organizowanych przez przedstawicieli grup interesu;

Spotkania: spotkania przedstawicieli grup interesu z posłami do Parlamentu Europejskiego, Sekretarzem Generalnym, dyrektorami generalnymi oraz sekretarzami generalnymi grup politycznych; Wydarzenia: goszczenie w budynkach Parlamentu Europejskiego wydarzeń organizowanych przez przedstawicieli grup interesu; Zawiadomienia: wysyłanie przedstawicielom grup interesu automatycznych wiadomości na temat działalności Parlamentu Europejskiego. W Radzie Unii Europejskiej Spotkania: spotkania przedstawicieli grup interesu z ambasadorem państwa obecnie sprawującego lub obejmującego w następnej kolejności prezydencję Rady UE, a także z jego zastępcami w Komitecie Stałych Przedstawicieli Rządów Państw Członkowskich przy Unii Europejskiej, z Sekretarzem Generalnym Rady oraz z dyrektorami generalnymi; Zawiadomienia: wysyłanie przedstawicielom grup interesu automatycznych wiadomości na temat działalności Rady. W Komisji Europejskiej Spotkania: spotkania przedstawicieli grup interesu z członkami Komisji Europejskiej, członkami ich gabinetów oraz z dyrektorami generalnymi; Grupy eksperckie: powoływanie określonego typu członków grup eksperckich; Konsultacje społeczne: wysyłanie przedstawicielom grup interesu automatycznych powiadomień na temat konsultacji prowadzonych przez Komisję; Komisja różnicuje podmioty zarejestrowane i niezarejestrowane poprzez osobne publikowanie ich odpowiedzi na konsultacje; Patronat: objęcie patronatem wydarzeń organizowanych przez przedstawicieli grup interesu;

Listy dystrybucyjne: wysyłanie przedstawicielom grup interesu powiadomień o określonych działaniach Komisji przy użyciu list dystrybucyjnych. 2) Każda z trzech Instytucji podejmuje środki wewnętrzne niezbędne do skutecznego egzekwowania warunku rejestracji w odniesieniu do rodzajów kontaktów, o których mowa w ust. 1. 3) Każda z instytucji może podjąć decyzję o uzależnieniu od rejestracji innych rodzajów kontaktu, o ile te dodatkowe warunki mają na celu dalsze umocnienie obecnie obowiązujących ram. 4) Rodzaje kontaktów objęte warunkiem rejestracji określone w ust. 1–3 podlegają opublikowaniu na specjalnej stronie internetowej rejestru. Artykuł 6 Kwalifikowalność i rejestracja wnioskodawców 1) Składając wniosek o rejestrację, wnioskodawcy muszą wykazać swoją kwalifikowalność w zakresie prowadzenia działalności objętej niniejszym porozumieniem. 2) W tym celu wnioskodawcy muszą udzielić informacji określonych w załączniku II oraz wyrazić zgodę na udostępnienie tych informacji w domenie publicznej. 3) Od wnioskodawców można zażądać przedstawienia dokumentów potwierdzających ich kwalifikowalność oraz prawidłowość przedłożonych informacji. 4) Wnioskodawców wpisuje się do rejestru jako podmioty zarejestrowane po stwierdzeniu ich kwalifikowalności oraz uznaniu, że rejestracja spełnia wymogi określone w załączniku II dotyczące przekazywanych informacji. Artykuł 7 Kodeks postępowania mający zastosowanie do podmiotów zarejestrowanych i jego egzekwowanie 1) Reguły i zasady, do których muszą się stosować podmioty zarejestrowane, określono w kodeksie postępowania załączonym do niniejszego porozumienia (załącznik III). Rejestrując się, podmioty zobowiązują się przestrzegać tych reguł i zasad. 2) Zgodnie z kodeksem postępowania nieprzestrzeganie postanowień w nim zawartych może być przedmiotem dochodzenia i pociągnąć za sobą środki przewidziane w procedurach określonych w załączniku IV do niniejszego porozumienia. Dochodzenie może być wszczęte na podstawie otrzymanej skargi lub z inicjatywy własnej Sekretariatu. Trzy Instytucje podejmują środki wewnętrzne niezbędne, aby wdrożyć środki nałożone zgodnie z załącznikiem IV. 3) Zgodnie z kodeksem postępowania podmioty zarejestrowane mają w szczególności obowiązek: przedstawić, na wezwanie, dokumenty oraz wszelkie inne materiały potwierdzające prawidłowość przedłożonych informacji;

zobowiązać się, że będą odpowiadać na wezwania do złożenia wyjaśnień lub aktualizacji w sposób rzetelny i konstruktywny; przyjąć do wiadomości fakt, że mogą podlegać procedurom dochodzeniowym oraz, w stosownych przypadkach, środkom określonym w załączniku IV. Artykuł 8 Zarząd rejestru 1) Zarząd rejestru składa się z Sekretarzy Generalnych trzech Instytucji. 2) Zarząd: — sprawuje nadzór nad całością procesu wdrażania niniejszego porozumienia przez Sekretariat oraz wydaje w tym celu ogólne instrukcje; — zatwierdza regulamin wewnętrzny Sekretariatu; — zatwierdza wydawanie wytycznych, zgodnie z art. 9 ust. 4; — rozpatruje i rozstrzyga uzasadnione wnioski o kontrolę decyzji Sekretariatu złożone przez podmioty zarejestrowane, zgodnie z załącznikiem IV do niniejszego porozumienia; — przyjmuje powiadomienia o dobrowolnym zaangażowaniu zgodnie z art. 12 i 13 porozumienia. 3) Zarząd podejmuje decyzje w drodze konsensusu. 4) Zarząd może przyjąć wewnętrzny regulamin określający zasady wykonywania obowiązków Zarządu. Artykuł 9 Sekretariat rejestru 1) Sekretariat stanowi wspólną strukturę operacyjną składającą się z koordynatora oraz członków Sekretariatu, podlegającą bezpośrednio Zarządowi. 2) Działalność Sekretariatu koordynuje urzędnik Sekretariatu Generalnego Komisji Europejskiej („koordynator”). Członkami Sekretariatu mogą być wyłącznie pracownicy Parlamentu Europejskiego, Rady lub Komisji Europejskiej oddelegowani do Sekretariatu przez swoją instytucję.

Koordynator ponosi ogólną odpowiedzialność za działalność Sekretariatu i nadzoruje jego codzienną pracę. 3) Główne zadania Sekretariatu to: — przygotowanie wewnętrznego regulaminu Sekretariatu, który jest następnie zatwierdzany przez Zarząd; — przedstawianie Zarządowi sprawozdań dotyczących całości procesu wdrażania niniejszego porozumienia; — monitorowanie zawartości rejestru oraz dbanie o to, aby wpisy do rejestru obejmowały wyłącznie kwalifikujących się wnioskodawców, w celu osiągnięcia optymalnego poziomu jakości danych zawartych w rejestrze, jednakże przy założeniu, że ostateczną odpowiedzialność za prawidłowość przekazanych informacji ponoszą podmioty zarejestrowane; — zapewnienie wsparcia przez punkt informacyjny dla podmiotów zarejestrowanych, trzech Instytucji oraz wszelkich podmiotów uczestniczących na zasadzie dobrowolności, zgodnie z art. 12 i 13; — przeprowadzanie dochodzeń, usuwanie wpisów do rejestru oraz przyjmowanie środków zgodnie z załącznikiem IV do niniejszego porozumienia; — organizowanie działań podnoszących poziom świadomości publicznej; — sporządzanie rocznego sprawozdania za poprzedni rok kalendarzowy; — zapewnienie przygotowania i utrzymania strony internetowej rejestru oraz formularza rejestracji online, a także innych powiązanych zasobów informatycznych; — wymiana dobrych praktyk i doświadczeń dotyczących przejrzystości w zakresie reprezentowania interesów z podobnymi organami; — podejmowanie wszelkich innych działań niezbędnych do wdrożenia niniejszego porozumienia. 4) Sekretariat może przedstawić do zatwierdzenia przez Zarząd wytyczne dla podmiotów zarejestrowanych mające na celu zapewnienie spójnego stosowania art. 2–6 (definicje, działalność, organy nieobjęte porozumieniem, kontakty uzależnione od rejestracji, kwalifikowalność i rejestracja wnioskodawców) oraz załączników do niniejszego porozumienia. Artykuł 10 Decyzja Trzy Instytucje ustanawiają Sekretariat oraz Zarząd na mocy odrębnej decyzji przyjmowanej wspólnie przez trzy Instytucje przed wejściem w życie niniejszego porozumienia. Artykuł 11 Zasoby 1) Trzy Instytucje zapewniają, aby Sekretariat dysponował zasobami ludzkimi, administracyjnymi oraz finansowymi niezbędnymi do właściwej realizacji swoich zadań.

2) Trzy Instytucje dostarczają Sekretariatowi niezbędnych zasobów ludzkich; w przypadku Parlamentu Europejskiego oraz Rady Unii Europejskiej odbywa się to w drodze oddelegowania do Komisji zgodnie z art. 37 lit. a) i art. 38 Regulaminu pracowniczego urzędników Wspólnot Europejskich. 3) Trzy Instytucje wnoszą równy wkład w funkcjonowanie Sekretariatu oraz rejestru. Zawierają one oddzielne porozumienie określające zasady dotyczące ich wkładu w zasoby administracyjne i finansowe Sekretariatu. Artykuł 12 Dobrowolne zaangażowanie innych instytucji, organów i jednostek organizacyjnych UE 1) Inne instytucje, organy i jednostki organizacyjne UE zachęca się do stosowania ram ustanowionych niniejszym porozumieniem jako instrumentu referencyjnego w ramach własnych kontaktów z przedstawicielami grup interesu. 2) Inne instytucje, organy i jednostki organizacyjne UE mogą powiadomić Sekretariat na zasadzie dobrowolności, iż pragną uzależnić określone kontakty od rejestracji w rejestrze służącym przejrzystości. Powiadomienie powinno zawierać szczegółowe informacje na temat proponowanych rodzajów kontaktów i warunków ich nawiązywania. 3) W przypadku gdy Zarząd uzna rodzaj zaproponowanych kontaktów za zgodny z celami rejestru zainteresowane instytucje, organy i jednostki organizacyjne UE mogą uzależnić tego rodzaju kontakty od rejestracji i korzystać z pomocy Sekretariatu oraz wsparcia punktu informacyjnego w zamian za proporcjonalny wkład w koszty funkcjonowania Sekretariatu oraz rejestru. 4) Przyjęcie powiadomienia określonego w ustępie poprzedzającym nie oznacza przyznania powiadamiającym instytucjom, organom i jednostkom organizacyjnym UE statusu strony niniejszego porozumienia międzyinstytucjonalnego. 5) Rodzaje kontaktów objęte warunkiem rejestracji przyjęte na podstawie ust. 3 są publikowane na stronie internetowej rejestru. Artykuł 13 Dobrowolne zaangażowanie stałych przedstawicielstw państw członkowskich w UE 1) Nie naruszając postanowień art. 4 ust. 3 niniejszego porozumienia, państwa członkowskie mogą powiadomić Sekretariat na zasadzie dobrowolności, iż pragną uzależnić określone kontakty pomiędzy przedstawicielami grup interesu a swoimi stałymi przedstawicielstwami w UE od rejestracji w rejestrze służącym przejrzystości. Powiadomienie powinno zawierać szczegółowe informacje na temat proponowanych rodzajów kontaktów i warunków ich nawiązywania. 2) W przypadku gdy Zarząd uzna rodzaj zaproponowanych kontaktów za zgodny z celami rejestru właściwe stałe przedstawicielstwo może uzależnić tego rodzaju kontakty od rejestracji i korzystać z pomocy Sekretariatu oraz wsparcia punktu informacyjnego w zamian za proporcjonalny wkład w koszty funkcjonowania Sekretariatu oraz rejestru. 3) Przyjęcie powiadomienia określonego w ustępie poprzedzającym nie oznacza przyznania powiadamiającemu państwu członkowskiemu statusu strony niniejszego porozumienia międzyinstytucjonalnego. 4) Rodzaje kontaktów objęte warunkiem rejestracji przyjęte na podstawie ust. 2 są publikowane na stronie internetowej rejestru. Artykuł 14 Postanowienia końcowe i przejściowe 1) Niniejsze porozumienie międzyinstytucjonalne ma charakter wiążący wobec instytucji będących jego sygnatariuszami. 2) Niniejsze porozumienie zastępuje porozumienie zawarte między Parlamentem Europejskim a Komisją Europejską w dniu 16 kwietnia 2014 r., które przestaje obowiązywać w dniu wejścia w życie niniejszego porozumienia.