w sprawie stanowiska, które ma być zajęte w imieniu Unii Europejskiej w ramach Wspólnego Komitetu ustanowionego na mocy Umowy o partnerstwie gospodarczym między Unią Europejską a Japonią w odniesieniu do przyjęcia regulaminu wewnętrznego Wspólnego Komitetu, regulaminu wewnętrznego zespołu orzekającego, procedury mediacji i kodeksu postępowania arbitrów

do

4. Wspólny Komitet przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Jeżeli strony wyrażą na to zgodę, w porządku obrad można umieścić punkty, które nie znalazły się we wstępnym porządku obrad.

1. Punkty kontaktowe wspólnie sporządzają wstępny porządek obrad każdego posiedzenia i przekazują go, wraz z odpowiednimi dokumentami, członkom Wspólnego Komitetu nie później niż 7 dni kalendarzowych przed datą posiedzenia.

2. Wszelka wymiana korespondencji i komunikacja między stronami w zakresie prac Wspólnego Komitetu i jego posiedzeń odbywa się za pośrednictwem punktów kontaktowych zgodnie z art. 22.6 ust. 2 lit. c) umowy.

1. Punkty kontaktowe wyznaczone zgodnie z art. 22.6 ust. 1 (zwane dalej „punktami kontaktowymi”) koordynują przygotowania do posiedzeń Wspólnego Komitetu oraz ich organizację.

3. Współprzewodniczący mogą być reprezentowani odpowiednio przez swoich przedstawicieli zgodnie z postanowieniami art. 22.1 ust. 3 umowy. Wszelkie późniejsze odniesienia w niniejszym regulaminie wewnętrznym do członków i współprzewodniczących Wspólnego Komitetu rozumie się jako obejmujące ich przedstawicieli.

3. Przed posiedzeniem Wspólnego Komitetu każda ze stron może podać do wiadomości publicznej, za pomocą wszelkich odpowiednich nośników, porządek obrad w ostatecznej wersji uzgodnionej przez strony, zatwierdzony wspólny protokół sporządzony zgodnie z art. 6 oraz decyzje i zalecenia przyjęte przez Wspólny Komitet, z zastrzeżeniem zastosowania ust. 2 powyżej.

1. Projekt wspólnego protokołu zawiera, co do zasady, ostateczny porządek obrad oraz podsumowanie dyskusji w ramach każdego punktu porządku obrad.

2. Wszystkie decyzje i zalecenia Wspólnego Komitetu są opatrzone numerem seryjnym i datą przyjęcia oraz zawierają tytuł odnoszący się do ich przedmiotu.

1. Zgodnie z art. 22.2 umowy decyzje i zalecenia Wspólnego Komitetu podejmowane są w drodze konsensusu. Mogą być one przyjmowane w drodze procedury pisemnej poprzez wymianę not między współprzewodniczącymi Komitetu.

4.O ile strony nie uzgodnią inaczej, spotykają się one z zespołem orzekającym w terminie siedmiu dni od daty jego powołania, aby omówić kwestie, które strony lub zespół orzekający uznają za stosowne, w tym:

3.Strony informują na piśmie każdą osobę, która została powołana do pełnienia funkcji arbitra zgodnie z art. 21.8 umowy, o jej powołaniu. Każda z tych osób informuje obie strony w terminie pięciu dni od daty powiadomienia o swoim powołaniu, czy będzie mogła pełnić obowiązki członka organu arbitrażowego.

l)„przedstawiciel” w stosunku do strony oznacza urzędnika lub inną osobę z departamentu rządowego lub agencji rządowej lub wszelkich innych podmiotów publicznych strony oraz innego członka personelu, którego ta strona wyznacza na swojego przedstawiciela do celów procedury arbitrażowej.

j)„strona, przeciwko której wysunięto zarzut” oznacza stronę, przeciw której wniesiono skargę do zespołu orzekającego na mocy art. 21.7 umowy;

a)„pracownicy administracyjni”, w stosunku do arbitra, oznaczają osoby, którymi kieruje i które kontroluje arbiter, inne niż asystenci;

W procedurze arbitrażowej, o której mowa w rozdziale 21 („Rozstrzyganie sporów”) sekcja C umowy, stosuje się następujące zasady:

11.Wszystkie posiedzenia zespołu orzekającego prowadzi jego przewodniczący. Zespół orzekający może upoważnić przewodniczącego do podejmowania decyzji administracyjnych i proceduralnych.

8.Niewielkie omyłki pisarskie występujące we wniosku, zawiadomieniu, oświadczeniu pisemnym lub innym dokumencie związanym z procedurą arbitrażową można poprawić, dostarczając nowy dokument, w którym wyraźnie zaznaczono zmiany.

6.Powiadomienie strony na temat wszelkich dokumentów, o których mowa w pkt 5, kieruje się do urzędu wyznaczonego przez tę stronę zgodnie z art. 21.25 ust. 1 umowy.

Wszelkie dokumenty, o których mowa w niniejszym punkcie, w stosownych przypadkach przesyła się jednocześnie również do wiadomości organu zewnętrznego, o którym mowa w art. 21.25 ust. 2 umowy.

c)stronę do drugiej strony – w stosownych przypadkach przesyła się jednocześnie do wiadomości zespołu orzekającego.

b)stronę do zespołu orzekającego – przesyła się jednocześnie do wiadomości drugiej strony; oraz

a)zespół orzekający – przesyła się jednocześnie do obu stron;

18.Przewodniczący zespołu orzekającego powiadamia w odpowiednim czasie strony oraz, w stosownych przypadkach, organ zewnętrzny, o którym mowa w art. 21.25 ust. 2 umowy, na piśmie o dacie, godzinie i miejscu posiedzenia. Informacja ta jest podawana do wiadomości publicznej przez stronę, na której terytorium odbywa się posiedzenie, lub, w stosownych przypadkach, przez organ zewnętrzny, o którym mowa w art. 21.25 ust. 2 umowy, chyba że posiedzenie jest zamknięte dla publiczności.

b)argument strony, przeciwko której wysunięto zarzut.

Repliki

a)odpowiedź strony skarżącej; oraz

b)odpowiedź strony, przeciwko której wysunięto zarzut.

24.Zespół orzekający może zadawać pytania każdej ze stron w dowolnym momencie posiedzenia.

25.Zespół orzekający zleca przygotowanie zapisu posiedzenia i jego przekazanie stronom możliwie jak najszybciej po posiedzeniu. Strony mogą zgłaszać uwagi dotyczące zapisu, a zespół orzekający może te uwagi uwzględnić.

26.W terminie 10 dni od daty posiedzenia każda ze stron może przedstawić dodatkowe pisemne oświadczenie dotyczące wszelkich kwestii, które pojawiły się w jego trakcie.

VIII. Obrady

27.W obradach zespołu orzekającego mogą brać udział wyłącznie arbitrzy. Niezależnie od poprzedniego zdania zespół orzekający może zezwolić na obecność asystentów arbitrów podczas obrad.

IX. Pytania pisemne

28.Zespół orzekający może w każdym momencie postępowania zwracać się z pytaniami w formie pisemnej do jednej strony lub obu stron. Wszelkie pytania skierowane do jednej ze stron przekazuje się do wiadomości drugiej strony.

29.Każda ze stron dostarcza drugiej stronie kopię swojej pisemnej odpowiedzi na pytania zespołu orzekającego. Strona otrzymuje możliwość przedstawienia na piśmie uwag dotyczących odpowiedzi drugiej strony w ciągu pięciu dni od otrzymania takiej kopii.

X. Zastępowanie arbitrów

30.Do celów zastąpienia arbitra zgodnie z art. 21.11 umowy stosuje się odpowiednio art. 21.8.

31.Jeżeli jedna ze stron uzna, że arbiter nie spełnia wymogów kodeksu postępowania i w związku z tym powinien zostać zastąpiony, strona ta powiadamia drugą stronę w ciągu 15 dni od daty uzyskania wystarczających dowodów na niespełnienie przez arbitra wymogów kodeksu postępowania.

32.Jeżeli jedna ze stron uzna, że arbiter inny niż przewodniczący nie spełnia wymogów kodeksu postępowania, strony konsultują się i za obopólnym porozumieniem wybierają nowego arbitra zgodnie z pkt 30.

Jeżeli strony nie dojdą do porozumienia co do potrzeby zastąpienia arbitra, każda ze stron może wnioskować o przekazanie sprawy przewodniczącemu zespołu orzekającego, którego decyzja jest ostateczna.

Jeżeli na podstawie tego wniosku przewodniczący uzna, że arbiter nie spełnia wymogów kodeksu postępowania, dokonuje się wyboru nowego arbitra zgodnie z pkt 30.

33.Jeżeli jedna ze stron uzna, że przewodniczący zespołu orzekającego nie spełnia wymogów kodeksu postępowania, strony konsultują się i za obopólnym porozumieniem wybierają nowego przewodniczącego zgodnie z pkt 30.

Jeżeli strony nie dojdą do porozumienia co do potrzeby zastąpienia przewodniczącego, każda ze stron może wnioskować o przekazanie sprawy dwóm pozostałym arbitrom. Najpóźniej 10 dni od daty złożenia wniosku arbitrzy podejmują decyzję, czy istnieje potrzeba zastąpienia przewodniczącego zespołu orzekającego. Decyzja arbitrów dotycząca potrzeby zastąpienia przewodniczącego jest ostateczna.