Art. 4 ust. 1 DR nakłada na państwa członkowskie wymóg zapewnienia, by wszystkie wyroki skazujące wobec obywateli innych państw członkowskich były podczas wpisywania do rejestru karnego opatrzone informacją o obywatelstwie lub obywatelstwach osoby skazanej. W przeciwnym razie skazujące państwo członkowskie nie byłoby w stanie przekazać informacji państwu członkowskiemu, którego obywatelem jest dana osoba, a zasada centralizacji informacji w jednym miejscu nie byłaby przestrzegana.

W 17 państwach członkowskich (BE, BG, CZ, DE, EE, EL, ES, FI, FR, HR, IT, LU, NL, PL, PT, SI i SK) rejestry karne wchodzą w zakres kompetencji ministerstwa sprawiedliwości, a w 11 (AT, CY, DK, HU, IE, LT, LV, MT, RO, SE i UK) – ministerstwa spraw wewnętrznych. Do pełnienia funkcji organów centralnych do celów decyzji ramowej większość państw członkowskich wyznaczyła swoje biura odpowiedzialne za rejestry karne w ministerstwach sprawiedliwości. LU i SK wyznaczyły w tym celu biuro prokuratora generalnego. W ministerstwach spraw wewnętrznych państwa członkowskie wyznaczyły odpowiednie organy policji. Zgodnie z art. 3 ust. 1 DR dwa państwa członkowskie wyznaczyły więcej niż jednej organ centralny na poziomie krajowym: są to cztery organy w przypadku CY i dwa w przypadku CZ.

Niektóre państwa członkowskie (AT, CY, CZ, FI, PL, PT, SK i UK) przyjęły definicję z decyzji ramowej; w przypadku BG i HU definicję tę można wywnioskować na podstawie ogólnego kontekstu ustawodawczego. Wydaje się, że w wielu państwach członkowskich (BE, DE, EE, HR, LU, NL, SE i SI) definicja wyroku skazującego wykracza poza wyroki wydawane tylko przez sądy karne. W przypadku NL wymiana obejmowałaby także postanowienia wydawane przez prokuratorów, a w niektórych przypadkach dane sądowe o dochodzeniach lub toczących się sprawach. Kilka państw członkowskich (ES, FR, LT i LV) nie przedstawiło wyraźnej definicji tego, co uważają one za „wyrok skazujący” do celów decyzji ramowej.

Definicja wyroku skazującego w art. 2 lit. a) DR obejmuje tylko prawomocne orzeczenia wydane przez sądy karne wobec osoby fizycznej w związku z popełnieniem przestępstwa, o ile orzeczenie to zostało wpisane do rejestru karnego skazującego państwa członkowskiego. Rejestr karny oznacza krajowe rejestry, do których wpisuje się te wyroki skazujące. Państwa członkowskie mogą posiadać kilka rejestrów. Zgodnie z art. 12 ust. 5 DR państwa członkowskie mogą w drodze umów dwustronnych lub wielostronnych uzgodnić szerszy zakres informacji podlegających wymianie.

Zgodnie z art. 10 ust. 3 Protokołu nr 36 w sprawie postanowień przejściowych, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej oraz do Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej uprawnienia przysługujące Komisji na mocy art. 258 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej mają pełne zastosowanie od dnia 1 grudnia 2014 r. Od tego dnia Komisja może zatem wszcząć postępowanie w sprawie uchybienia zobowiązaniom wobec państw członkowskich, które nie dokonały prawidłowej transpozycji decyzji ramowej.

Państwa członkowskie przyjęły różnego rodzaju podejścia do transpozycji decyzji ramowej do ustawodawstwa krajowego. AT, BG, CZ, DE, FR, HU, SE i SK wprowadziły zmiany w szeregu aktów krajowych; EE, NL, PL i PT wprowadziły zmiany w ustawach dotyczących krajowego rejestru karnego. Oprócz tych zmian FI i BE przyjęły lub zaproponowały odrębne akty wykonawcze. ES i LU przyjęły jedynie odrębny akt wykonawczy. HR, LT i LV przyjęły nowe przepisy ustawowe regulujące kwestie dotyczące rejestru karnego w sposób ogólny oraz pewne szczegółowe akty wtórne. Dwa państwa członkowskie przyjęły nowe przepisy ustawowe o szerszym zakresie (SI: ustawa o współpracy międzynarodowej w sprawach karnych; UK: ustawa o prawie karnym i ochronie danych). W przypadku CY tekst decyzji ramowej wprowadzono bezpośrednio do prawa krajowego.

Sześć państw członkowskich (DK, EL, IE, IT, MT i RO) nie zgłosiło jeszcze środków wprowadzających do porządku krajowego obowiązki wynikające z decyzji ramowej, ale pięć z nich (DK, EL, IE, IT i RO) prowadzi wymianę informacji z rejestrami karnymi za pomocą systemu ECRIS.

Zgodnie z art. 13 DR Komisja otrzymała powiadomienia o krajowych przepisach dokonujących transpozycji od 22 państw członkowskich: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, EE, ES, FI, FR, HR, HU, LT, LU, LV, NL, PL, PT, SE, SI, SK oraz UK. Niniejsze sprawozdanie opiera się na przepisach w dokonujących transpozycji tych państw członkowskich. W związku z tym termin „wszystkie państwa członkowskie” użyty w niniejszym sprawozdaniu odnosi się do państw członkowskich, które powiadomiły o krajowych środkach transpozycji.

Decyzja ramowa zapewniła podstawy do stworzenie skomputeryzowanego systemu umożliwiającego szybsze i łatwiejsze przekazywanie informacji o wyrokach skazujących za przestępstwo. Europejski system przekazywania informacji z rejestrów karnych (ECRIS) utworzono decyzją Rady 2009/316/WSiSW i funkcjonuje on od kwietnia 2012 r. Obecnie wymianę informacji przy użyciu ECRIS prowadzi 25 państw członkowskich. Do końca 2015 r. roczny wolumen wymiany wyniósł ponad 1,8 mln komunikatów (w tym powiadomień, wniosków i odpowiedzi na wnioski). Średnio przekazywano ponad 24 000 wniosków miesięcznie, a w ponad 30 % przypadków otrzymano wynik pozytywny, oznaczający trafienie, czyli istnienie wpisu.

Decyzja ramowa Rady 2009/315/WSiSW w sprawie organizacji wymiany informacji pochodzących z rejestru karnego pomiędzy państwami członkowskimi oraz treści tych informacji („decyzja ramowa” lub „DR”) ma zaradzić tym niedoskonałościom i stanowi, że sądy i organy ścigania wszystkich państw członkowskich mają dostęp do informacji o wszelkich uprzednich wyrokach skazujących wydanych wobec każdego obywatela UE przez jakikolwiek sąd karny w UE na użytek postępowania karnego na etapie postępowania przygotowawczego, rozprawy sądowej oraz wykonania wyroku skazującego. Przez nałożenie szeregu obowiązków na skazujące państwo członkowskie oraz państwo członkowskie, którego obywatelem jest dana osoba, decyzja ramowa zapewnia możliwość udzielenia przez każde państwo członkowskie wyczerpujących i pełnych informacji z rejestru karnego swoich obywateli na wniosek innego państwa członkowskiego. Decyzja ramowa opiera się na zasadzie, że każde państwo członkowskie przechowuje informacje o wszystkich wyrokach skazujących wobec swoich obywateli, w tym także o wyrokach wydanych w innych państwach członkowskich. Wymiana informacji odbywa się w sposób zdecentralizowany między organami centralnymi wyznaczonymi przez państwa członkowskie i jest dokonywana na użytek postępowania karnego lub w innych celach zgodnie z prawem krajowym. Wymiana ta przyczynia się zatem do wdrażania zasady wzajemnego uznawania wyroków w sprawach karnych i umożliwia władzom krajowym uzyskanie informacji z rejestru karnego, które mogą mieć znaczenie w przypadku niektórych rodzajów działalności (np. zatrudnienie przy opiece nad dziećmi).

Sprawna i skuteczna wymiana informacji pochodzących z rejestrów karnych między właściwymi organami państw członkowskich jest istotna, jeżeli chcemy uniknąć sytuacji, w których sądy krajowe wydawałyby wyroki wyłącznie z uwzględnieniem uprzednich wyroków skazujących odnotowanych w krajowym rejestrze karnym, bez wiedzy na temat wyroków skazujących w innych państwach członkowskich, co umożliwiałoby przestępcom ucieczkę od przeszłości przez przeniesie się z jednego państwa członkowskiego do drugiego. Decyzja ramowa 2008/675/WSiSW nakłada na państwa członkowskie obowiązek zapewnienia uwzględniania uprzednich wyroków skazujących w toku postępowania karnego.

Niemal wszystkie państwa członkowskie (AT, BE, BG, CY, DE, EE, ES, FI, FR, HR, HU, LT, LU, LV, NL, PL, PT, SI, SK i UK) uwzględniły bezpośrednie odniesienie do obywatelstwa w swoich krajowych rejestrach karnych przez dodanie „obywatelstwa” do wykazu danych umożliwiających identyfikację osoby skazanej, które mają zostać wpisane do rejestru karnego, oraz przez wprowadzenie przepisu wyraźnie nakładającego taki obowiązek. W przypadku CZ i SE obowiązek ten można wywnioskować na podstawie ogólnego kontekstu ustawodawczego.

HU, LU i NL także odnotowują informacje o wcześniej posiadanych obywatelstwach. NL posiada przepis, który zapewnia przekazywanie danych między państwami członkowskimi w razie zmiany obywatelstwa przez sprawcę czynu.

3.2. Powiadomienia o wyrokach skazujących

Decyzja ramowa nakłada na skazujące państwo członkowskie obowiązek jak najszybszego przesłania informacji o wyrokach skazujących wydanych na jego terytorium („powiadomienia”) do państwa członkowskiego, którego obywatelem jest sprawca czynu. Jeżeli dana osoba jest posiada obywatelstwo kilku państw, powiadomienie należy przesłać do wszystkich odpowiednich państw członkowskich, nawet jeżeli osoba ta jest także obywatelem skazującego państwa członkowskiego.

Niemal wszystkie państwa członkowskie (AT, BE, BG, CY, CZ, EE, ES, FI, FR, HR, HU, LT, LU, LV, NL, PL, PT, SE, SI, SK i UK) dokonały pełnej transpozycji obowiązku powiadomienia. Większość państw wskazała, że powiadomienie należy przesłać „niezwłocznie”, „bez zwłoki”, „możliwie jak najszybciej” lub „przy dokonywaniu wpisu do rejestru karnego”, natomiast trzy państwa wprowadziły konkretny termin przesłania informacji. Zakres tych terminów jest następujący: od „najpóźniej następnego dnia roboczego” (LT), poprzez 10 dni (CZ) po dwa miesiące po wpisaniu informacji do rejestru karnego (ES). Wydaje się, że DE i PT nie określiły w przepisach krajowych, kiedy takie powiadomienia należy przesłać; w praktyce jednak DE spełnia wymóg zawarty w art. 4 ust. 2 DR.

Na mocy art. 11 ust. 1 DR skazujące państwo członkowskie powinno uwzględnić w swoim powiadomieniu skierowanym do państwa członkowskiego, którego obywatelem jest dana osoba, obowiązkowe informacje na jej temat, informacje dotyczące rodzaju wyroku skazującego, informacje dotyczące przestępstwa będącego podstawą wyroku skazującego oraz informacje dotyczące treści wyroku. Powinno także przekazać informacje nieobowiązkowe, jeżeli są one wpisane do rejestru karnego, oraz informacje dodatkowe, jeżeli organ centralny ma do nich dostęp. Zdecydowana większość państw członkowskich (AT, BE, BG, CY, DE, EE, ES, FR, HR, HU, LT, LU, NL, PL, PT, SI, SK i UK) rejestruje i przekazuje wszystkie informacje obowiązkowe, ale w czterech przypadkach (CZ, FI, LV i SE) przepisy wykonawcze są bardziej ogólne lub określają pewne szczególne warunki. Na przykład w FI jedynie w razie braku numeru identyfikacji osobowej rejestruje się datę, miejsce i kraj urodzenia, a na LV datę urodzenia rejestruje się jedynie w razie braku takiego numeru.

Tylko kilka państw członkowskich wprowadziło wyraźne przepisy prawne, które umożliwiają rejestrowanie i przekazywanie informacji nieobowiązkowych i dodatkowych.

Aby zapewnić możliwość jak najszybszego przekazania informacji o wyrokach skazujących państwu członkowskiemu, którego obywatelem jest dana osoba, informacje te muszą być szybko dostępne w rejestrze karnym. W tym celu, oprócz obowiązków prawnych wynikających z decyzji ramowej, niektóre państwa członkowskie (np. CZ, DE, EE, LU i LV) nałożyły na sądy dodatkowy obowiązek przekazywania informacji o wyrokach skazujących do rejestru karnego.

3.3. Aktualizacje

Aby informacje były wyczerpujące i aktualne, w art. 4 ust. 3 DR nałożono na skazujące państwo członkowskie obowiązek niezwłocznego powiadomienia państwa członkowskiego, którego obywatelem jest dana osoba, o wszelkich późniejszych zmianach lub o usunięciu informacji przekazanych w poprzednich powiadomieniach. Niemal wszystkie państwa członkowskie (AT, BE, BG, CY, DE, EE, ES, FI, FR, HR, HU, LT, LU, LV, PL, PT, SE, SI, SK i K) dokonały wdrożenia tego przepisu, odnosząc się wyraźnie do przekazywania aktualizacji. W przypadku CZ obowiązek można wywnioskować na podstawie kontekstu. NL wprowadziły przepis dotyczący korygowania i usuwania „nieprawidłowych danych’ w poprzednich powiadomieniach.

3.4. Przekazywanie informacji dodatkowych

Na wniosek państwa członkowskiego, którego obywatelem jest dana osoba, oraz w indywidualnych przypadkach skazujące państwo członkowskie ma obowiązek przekazać odpis wyroków skazujących i podjętych dalszych środków oraz wszelkie informacje z nimi związane. Państwa członkowskie mogą wyznaczyć dodatkowy organ centralny do przekazywania takich informacji.

Większość państw członkowskich (AT, BE, BG, CY, CZ, FI, HR, LT, LU, LV, NL, SI, SK i UK) dokonała transpozycji art. 4 ust. 4 DR w całości. Wydaje się, że BG będzie przesyłać odpisy wyroków nie na wniosek w indywidualnych przypadkach, ale automatycznie przy wszystkich powiadomieniach. W wielu państwach członkowskich organy centralne nie mają bezpośredniego dostępu do odpisów wyroków ani do rejestrów karnych. Niektóre państwa członkowskie (CZ, LT, LV i SK) nałożyły w związku z tym na swoje sądy lub właściwe organy państwowe wyraźny obowiązek przekazania organowi centralnemu informacji, o których udostępnienie wystąpiono. AT przekazuje wszystkie takie wnioski swoim sądom, aby to one podjęły dalsze działania. CZ i CY wyznaczyły do obsługi wniosków, o których mowa w art. 4 ust. 4, dodatkowe organy centralne, które mają bezpośredni dostęp do odpisów wyroków. PT nie zawarła wyraźnego odniesienia do obowiązku udzielenia odpowiedzi na takie wnioski, ale jej organ centralny może wystąpić o odpisy wyroków do sądów, który je wydały, aby udzielić odpowiedzi na wnioski innych państw członkowskich.

Znaczna liczba państw członkowskich (DE, EE, ES, FR, HU, PL i SE) nie przyjęła odpowiednich przepisów. FR i PL poinformowały Komisję, że przekazują takie informacje, korzystając jednak przy tym z kanałów przewidzianych w Konwencji o pomocy prawnej w sprawach karnych pomiędzy państwami członkowskimi Unii Europejskiej, gdyż ich organy centralne nie mają bezpośredniego dostępu do odpisów wyroków.

4. Obowiązki państwa członkowskiego, którego obywatelem jest dana osoba

4.1. Przechowywanie informacji na użytek dalszego przekazania

Art. 5 ust. 1 DR nakłada na państwo członkowskie, którego obywatelem jest dana osoba, obowiązek przechowywania wszelkich informacji przekazanych mu do celów dalszego przekazania, ale decyzję o sposobach przechowywania pozostawia się państwom członkowskim. Ponieważ informacje o wyrokach skazujących wydanych w innych państwach członkowskich przechowuje się wyłącznie na użytek dalszego przekazania, powinny one być przechowywane niezależnie od tego, czy dane przestępstwo podlega także karze na podstawie przepisów państwa członkowskiego, którego obywatelem jest dana osoba.

Niemal wszystkie państwa członkowskie (AT, BE, BG, CZ, CY, DE, EE, ES, FI, FR, HR, HU, LT, LU, LV, NL, PL, PT, SE, SK i UK) wprowadziły do swojego ustawodawstwa wyraźny przepis dotyczący obowiązku przechowywania. W większości przypadków przepis stanowi, że w rejestrach karnych mają być przechowywane wszystkie informacje otrzymane od innych państw członkowskich, czyli niezależnie od tego, czy dane przestępstwo podlega karze na mocy przepisów danego państwa, czy też nie. AT, LT i PT wprowadziły do swoich regulacji taki wyraźny przepis. Wydaje się, że SI nie wprowadziła do swojego prawa przepisu dotyczącego obowiązków przechowywania.

W art. 11 ust. 2 DR określono, które kategorie danych otrzymywanych od skazującego państwa członkowskiego w odniesieniu do osoby skazanej za granicą, powinny być przechowywane przez państwo członkowskie, którego obywatelem jest dana osoba. Zdecydowana większość państw członkowskich (AT, BE, BG, CY, DE, EE, FI, FR, HR, HU, LT, LU, NL, PL, SK i UK) przechowuje wszystkie wymagane informacje, a trzy państwa (CZ, LV i SE) przyjęły przepisy wykonawcze, które nie określają, jakie informacje powinny być przechowywane, ale które mają charakter bardziej ogólny lub zawierają określone warunki. ES i PT nie przekazały wykazów przechowywanych informacji, ale wprowadziły ogólny obowiązek przechowywania wszystkich informacji przekazanych przez inne państwa członkowskie.

Niemal wszystkie państwa członkowskie rejestrują w swoich istniejących bazach danych rejestrów karnych informacje o wyrokach skazujących wydanych w odniesieniu do swoich obywateli za granicą, otrzymane od innych państw członkowskich. Cztery państwa (BG, FI, HU i PT) zdecydowały się na utworzenie odrębnych rejestrów do przechowywania informacji o takich wyrokach skazujących na użytek dalszego przekazania. W zdecydowanej większości przypadków istnieje jedno biuro rejestru karnego prowadzące co najmniej jeden rejestr karny W niektórych państwach (np. BG) struktura podmiotów odpowiedzialnych za przechowywanie danych jest zdecentralizowana.