[pic] | KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH |

Bruksela, dnia 15.9.2009

KOM(2009) 473 wersja ostateczna

SPRAWOZDANIE KOMISJI DLA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY

W SPRAWIE ROZWOJU WIZOWEGO SYSTEMU INFORMACYJNEGO (VIS) W 2008 R. (przedstawione zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 6 decyzji Rady 2004/512/WE)

Sprawozdanie Komisji dla Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie rozwoju wizowego systemu informacyjnego (VIS)

Sprawozdanie z postępów za okres od stycznia do grudnia 2008 r.(COM(2009) 473)

SPIS TREŚCI

1. Wprowadzenie 3

2. Stan projektu 3

2.1. Postępy poczynione w okresie sprawozdawczym 3

2.1.1. Ramy prawne funkcjonowania VIS 4

2.1.2. Nowy harmonogram wprowadzania VIS 5

2.1.3. Rozwój systemu centralnego – osiągnięcia 5

2.1.4. Rozwój systemu porównywania danych biometrycznych (BMS) 6

2.1.5. Przygotowanie obiektów oraz sieci 6

2.1.6. Testy i powiązane rezultaty 7

2.1.7. Planowanie i koordynacja w państwach członkowskich 8

2.1.8. Przyjaciele VIS 9

2.1.9. Wdrażanie systemu w placówkach konsularnych i na przejściach granicznych 9

2.2. Zarządzanie projektem przez Komisję 10

2.2.1. Planowanie i budżet 10

2.2.2. Zarządzanie ryzykiem 10

2.2.3. Rada ds. zarządzania projektem 10

2.3. Posiedzenia Komitetu SIS II 11

2.3.1. Komitet SISVIS 11

2.3.2. Zespół ds. zarządzania zmianami 11

2.3.3. Grupa doradcza ds. testów 11

2.3.4. Grupa ekspercka ds. VIS Mail 11

3. Wnioski i Perspektywy 12

1. WPROWADZENIE

Niniejsze sprawozdanie dotyczy prac Komisji prowadzonych w 2008 r. (od stycznia do grudnia 2008 r.) w zakresie rozwoju wizowego systemu informacyjnego (VIS). Jest to piąte z kolei sprawozdanie z postępu prac[1] przedstawione przez Komisję Radzie i Parlamentowi Europejskiemu zgodnie z art. 6 decyzji Rady 2004/512/WE z dnia 8 czerwca 2004 r. w sprawie ustanowienia wizowego systemu informacyjnego (VIS)[2]. Decyzja ta przewiduje, że Komisja wspierana przez Komitet SIS II[3] jest odpowiedzialna za stworzenie VIS, natomiast przystosowanie lub stworzenie systemów krajowych należy do państw członkowskich. W 2007 r. ustanowiono Komitet SISVIS[4], którego zadaniem jest wspieranie Komisji w wykonywaniu przez nią uprawnień wykonawczych w kwestiach związanych z fazą operacyjną zarówno projektu SIS II, jak i VIS. Pierwsze posiedzenie grupy odpowiedzialnej za VIS w Komitecie SISVIS odbyło się w listopadzie 2008 r., po wejściu w życie rozporządzenia (WE) nr 767/2008 w sprawie wizowego systemu informacyjnego (VIS) oraz wymiany danych pomiędzy państwami członkowskimi na temat wiz krótkoterminowych (rozporządzenie w sprawie VIS)[5].

2. Stan projektu

2.1. Postępy poczynione w okresie sprawozdawczym

Skrócony opis najważniejszych działań

W związku z pomyślnym zakończeniem przez wykonawcę testów akceptacji, pod koniec okresu sprawozdawczego trwała druga faza testów wstępnej zgodności z udziałem kilku państw członkowskich.

W trakcie prezydencji francuskiej powołano „grupę przyjaciół VIS” w celu nadzorowania krajowych projektów VIS i ustanowienia kontaktów między szczeblem ministerialnym a szczeblem ekspertów, aby dokładnie śledzić także realizację projektu w państwach członkowskich.

W marcu 2008 r. powstał zespół ds. zarządzania zmianami, którego zadaniem jest utrzymanie stabilności specyfikacji oraz wydawanie opinii dotyczących wniosków w sprawie zmian wywierających skutki na techniczne specyfikacje VIS.

Stworzona została również grupa doradcza ds. testów, do celów omawiania i uzgadniania wszystkich kwestii związanych z przeprowadzaniem testów z państwami członkowskimi.

W okresie sprawozdawczym kilkakrotnie wnoszono o wprowadzenie zmian do VIS oraz systemu porównywania danych biometrycznych (BMS) przed rozpoczęciem testów operacyjnych systemu. Stało się wtedy jasne, że wprowadzenia takich zmian wymaga dodatkowego czasu. Za radą „przyjaciół VIS” w grudniu 2008 r. COREPER podjął decyzję o zmianie harmonogramu projektu VIS w celu uwzględnienia tych ostatecznych zmian w systemie przy jednoczesnym zagwarantowaniu, aby termin rozpoczęcia działalności VIS przypadający w 2009 r. została zachowany[6].

2.1.1. Ramy prawne funkcjonowania VIS

Mimo że Parlament Europejski i Rada WSiSW w czerwcu 2007 r. osiągnęły porozumienie polityczne w zakresie „pakietu legislacyjnego VIS”, składającego się z rozporządzenia w sprawie wizowego systemu informacyjnego (VIS) oraz wymiany danych pomiędzy państwami członkowskimi na temat wiz krótkoterminowych (rozporządzenie w sprawie VIS)[7] a także decyzji Rady należącej do trzeciego filaru[8], te akty prawne formalnie zostały przyjęte dopiero w czerwcu 2008 r., po wycofaniu dwóch zastrzeżeń parlamentarnych.

W rozporządzeniu (WE) nr 767/2008 określono cel, funkcje, a także zakres odpowiedzialności odnoszący się do tego systemu. Ponadto ustanowiono w nim warunki i procedury dotyczące wymiany danych pomiędzy państwami członkowskimi w zakresie ubiegania się o wizy krótkoterminowe, jak również dotyczące podejmowania decyzji odnośnie do takich wiz. System VIS będzie przetwarzał dane alfanumeryczne, zdjęcia oraz odciski palców osób starających się o wizy w celu zapewnienia rzetelnej weryfikacji i identyfikacji tych osób.

Decyzja Rady 2008/633/WSiSW dotyczy dostępu wyznaczonych organów państw członkowskich i Europolu do wizowego systemu informacyjnego (VIS) do celów jego przeglądania, w celu zapobiegania przestępstwom terrorystycznym i innym poważnym przestępstwom, ich wykrywania i ścigania.

Oba akty prawne zostały opublikowane w Dzienniku Urzędowym w dniu 13 sierpnia 2008 r. i weszły w życie w dniu 2 września 2008 r.

Przyjęcie wspomnianych aktów prawnych stworzyło warunki do zakończenia prac nad specyfikacjami technicznymi i dzięki temu możliwe stało się dalsze rozwijanie projektu zgodnie z nowym harmonogramem, które do tej pory przebiegało w oparciu o uzgodniony na szczeblu politycznym projekt z 2007 r. Niemniej jednak przed rozpoczęciem działania VIS konieczne jest jeszcze wprowadzenie zmian do wspólnych instrukcji konsularnych[9] oraz kodeksu granicznego Schengen[10] w celu uwzględnienia kwestii związanych ze stosowaniem VIS odpowiednio przez placówki konsularne oraz przejścia graniczne. Porozumienie polityczne w sprawie obu aktów zmieniających zostało osiągnięte pod koniec okresu sprawozdawczego. Trwały również dyskusje nad wnioskiem dotyczącym kodeksu wizowego[11], jednak w okresie sprawozdawczym nie został on jeszcze przyjęty.

2.1.2. Nowy harmonogram wprowadzania VIS

Zgodnie z przyjętym we wrześniu 2007 r. nowym harmonogramem uwzględniającym wszystkie zmiany techniczne, jakie należy wprowadzić do centralnego systemu w wyniku przyjęcia podstawy prawnej, centralny VIS miał być gotowy do uruchomienia w czerwcu 2009 r. W okresie sprawozdawczym kontynuowano wysiłki na rzecz planowej realizacji harmonogramu i był on rygorystycznie przestrzegany, dzięki czemu prawie wszystkie najważniejsze etapy zostały zrealizowane w myśl uzgodnionego planu. Podczas rozmów z ekspertami z państw członkowskich w gronie krajowych kierowników projektu VIS oraz na forum zespołu ds. zarządzania zmianami (zob. ppkt 2.3) państwa członkowskie przedłożyły liczne wnioski w sprawie zmian[12], które miałyby wpływ na rozwój VIS i BMS i wymagałyby aktualizacji specyfikacji technicznej. W listopadzie zespół ds. zarządzania zmianami zalecił wprowadzenie tych zmian przed uzyskaniem przez VIS gotowości operacyjnej, co spotkało się z akceptacją Komitetu SIS II. W związku z tym, że w opinii głównego wykonawcy projektu, zmiany spowodowałyby sześciomiesięczne opóźnienie w rozwoju VIS, zalecenie zespołu ds. zarządzania zmianami oraz Komitetu SIS II zostało przekazane „przyjaciołom VIS” do dyskusji i zaopiniowania. Na pierwszym posiedzeniu w grudniu grupa ta potwierdziła jednomyślną wolę państw członkowskich, by zmiany zostały wprowadzone przed uruchomieniem VIS. Na ostatnim posiedzeniu w 2008 r. COREPER zwrócił się do Komisji o przygotowanie zaktualizowanego harmonogramu projektu VIS, w którym uwzględnione zostaną wyżej wspomniane zmiany, a termin uruchomienia systemu zostanie przesunięty na koniec 2009 r.

2.1.3. Rozwój systemu centralnego – osiągnięcia

W okresie sprawozdawczym kontynuowano prace nad wieloma iteracjami głównych docelowych elementów oraz wieloma elementami związanymi z testami[13]. W kwietniu zaakceptowano szczegółową specyfikację techniczną (SST) oraz dokument kontroli interfejsu (DKI)[14] i w ten sposób ostatecznie określono podstawową specyfikację techniczną i strukturalną. Zgodnie z planem do końca września otrzymano ostateczną wersję szczegółowej specyfikacji technicznej (SST), obejmującą specyfikację funkcjonalną, aspekty strukturalne oraz specyfikacje techniczne. W związku z osiągniętym w 2008 r. porozumieniem co do wprowadzenia zmian do projektu konieczna jest aktualizacja SST i DKI w celu uwzględnienia tych zmian. Państwa członkowskie otrzymały druga edycję symulatorów na płytach CD opartych na DKI/XSD 1.76, zawierających zmiany wprowadzone po testach akceptacji, które zostały przeprowadzone przez wykonawcę i pomyślnie zakończone we wrześniu 2009 r.

2.1.4. Rozwój systemu porównywania danych biometrycznych (BMS)

Po osiągnięciu przez Radę i Parlament Europejski porozumienia politycznego dotyczącego rozporządzenia w sprawie VIS oraz związanej z nim decyzji, główny wykonawca projektu dokonał analizy prac, które należy przeprowadzić, aby zapewnić pełną zgodność VIS z przyjętymi ramami prawnymi oraz jego skuteczne połączenie z systemem porównywania danych biometrycznych. Po tym jak w dniu 1 kwietnia wznowiono realizację zawieszonej umowy dotyczącej stworzenia systemu porównywania danych biometrycznych[15], system ten został podłączony do VIS w celu przeprowadzenia przez wykonawcę wewnętrznych testów akceptacji.

Niezwłocznie dostarczono również państwom członkowskim zestawy oprogramowania do obsługi funkcji biometrycznych. W trakcie roku państwa członkowskie otrzymały zestawy oprogramowania do urządzeń służących do pobierania odcisków palców i rozpoczęły wykorzystywanie portalu BMS do wdrażania na poziomie krajowych elementów biometrycznych systemu. W 2008 r. wiele zaproszonych grup zapoznało się z pokazowym urządzeniem BMS, które przeprowadza symulację stosowania VIS przez placówki konsularne i przejścia graniczne. Delegacjom państw członkowskich, członkom Parlamentu Europejskiego oraz wiceprzewodniczącemu Komisji Jacques’owi Barrotowi wraz z gabinetem przy użyciu modelu przedstawiono aspekty praktyczne i przepływ wniosków o wizy biometryczne.

W 2008 r. przygotowano wniosek w sprawie środków wykonawczych ustanawiających specyfikacje techniczne dotyczące rozdzielczości oraz korzystania z odcisków palców do identyfikacji i weryfikacji biometrycznej, które mają stanowić uzupełnienie minimalnej specyfikacji określonej w decyzji Komisji 2006/648/WE. Mają one zostać przedyskutowane przez Komitet SISVIS w 2009 r.

Pierwsza część testów rozwiązań systemowych BMS została zakończona pod koniec okresu sprawozdawczego, natomiast testy dokładności i wydajności będą kontynuowane w 2009 r. Nadal trwały przygotowania do kolejnych testów i opracowania narzędzi. Na posiedzeniu krajowych kierowników projektu VIS opracowano i przekazano państwom członkowskim przewodnik po najlepszych praktykach daktyloskopijnych w kontekście systemu BMS.

2.1.5. Przygotowanie obiektów oraz sieci

W lutym w obu obiektach – w Strasburgu we Francji oraz w St. Johann im Pongau w Austrii – zainstalowano jednostkę centralną VIS oraz jednostkę rezerwową centralnego VIS. Połączenie między jednostką centralną a rezerwową jednostką centralną zostało uruchomione w dniu 1 kwietnia, czyli przed oczekiwanym terminem umownym. Instalacja sprzętu komputerowego w obu obiektach rozpoczęła się w planowanym terminie i zakończyła się pod koniec lipca.

Podłączenie sieci rozpoczęto w styczniu 2008 r., kiedy to państwom członkowskim rozesłano ankietę dotyczącą obiektów. Do marca przeprowadzono wizytację wszystkich 48 obiektów i przez całą wiosnę kontynuowano oddawanie przyłączy, mimo że działania w sześciu obiektach zostały wstrzymane do końca roku na wniosek państw członkowskich. Instalacja sieci została zgodnie z planem zakończona we wszystkich państwach członkowskich przed końcem czerwca – za wyjątkiem czterech obiektów głównych i pięciu obiektów rezerwowych, w których głównym powodem opóźnień było niedostateczne przygotowanie lokali.

W dniu 17 czerwca 2008 r. przyjęto decyzję Komisji 2008/602/WE ustanawiającą architekturę fizyczną i wymogi dotyczące interfejsów krajowych oraz infrastruktury łączności między Centralnym VIS i interfejsami krajowymi w fazie rozwoju.

2.1.6. Testy i powiązane rezultaty

W okresie sprawozdawczym poczyniono główne przygotowania do testów centralnego VIS oraz do testów z uczestnictwem państw członkowskich, które rozpoczną się na początku 2009 r. W kwietniu państwa członkowskie mianowały osoby, które będą kierować przeprowadzaniem testów. Wybrano sześć państw członkowskich, które jako pierwsze przeprowadzą testy zgodności i będą uczestniczyły w testach operacyjnych systemu[16]. Udział dalszych dziewięciu państw będzie konieczny do przeprowadzenia testów tymczasowej akceptacji[17]. Państwa członkowskie, które będą brały udział w testach operacyjnych systemu zakończyły przygotowanie swoich połączeń sieciowych w czerwcu, a niektóre z nich zakończyły rozwój swoich systemów krajowych pod koniec września, kiedy rozpoczęto testy wstępnej zgodności przy wykorzystaniu środowiska testowego VIS. Od początku października środowisko testowe obejmuje wszystkie funkcje BMS. Pod koniec okresu sprawozdawczego sześć państw uczestniczących w testach operacyjnych systemu dysponowało podstawowym poziomem połączeń i prowadziło przygotowania do przeprowadzenia testów dołączalności. Państwa uczestniczące w testach operacyjnych systemu udanie zakończyły testy zgodności w 2008 r. Jednocześnie rozpoczęto testy funkcjonalne rozwiązań systemowych, a następnie testy wydajności. W wyniku zaakceptowania wniosków w sprawie zmian, niektóre fazy testów zostaną przeprowadzone w późniejszym terminie. Po wprowadzeniu wspominanych zmian zostaną przeprowadzone powtórne testy rozwiązań systemowych, po czym nastąpią testy operacyjne systemu i wreszcie testy tymczasowej akceptacji, tak aby VIS został uznany za w pełni gotowy do działania pod koniec grudnia 2009 r.

Pierwszą wersję dokumentu opisującego proces testów akceptacji przeprowadzanych przez wykonawcę otrzymano i przekazano państwom członkowskim w styczniu 2008 r. Nieco później państwa członkowskie dostarczyły przykłady sytuacji testowych, które należało włączyć do wspomnianego dokumentu. Wykonawca rozpoczął testy akceptacji w dniu 6 sierpnia i do 29 września zrealizowano sześć cykli testów. Ostateczna wersja dokumentu opisującego proces testów akceptacji na poziomie wykonawcy (2.0), otrzymana w październiku, uwzględniała zmiany wprowadzone podczas testów akceptacji i została wykorzystana jako podstawa przygotowania testów rozwiązań systemowych.

Ustalenia dotyczące testów zgodności zostały zaktualizowane zgodnie z ramami prawnymi na szczeblu politycznym oraz w związku z włączeniem BMS i nowa wersja tego dokumentu została przedstawiona w marcu. Wersja ostateczna (2.10) została udostępniona państwom członkowskim w kwietniu. Ustalenia dotyczące testów zgodności wykorzystywane są jako dokument referencyjny do zdefiniowania testów zgodności i opracowania dokumentu opisującego proces testów zgodności. Podobnie jak dokument opisującego proces testów akceptacji na poziomie wykonawcy, dokument opisujący proces testów zgodności zawiera szczegółowy opis wszystkich testów zgodności przeprowadzonych z udziałem państw członkowskich. Został on dostarczony w październiku. Wersja 2.30 planu testów została zatwierdzona w lipcu.

Pierwszy projekt dokumentu opisującego proces niefunkcjonalnych testów rozwiązań systemowych otrzymano w kwietniu. Był on szeroko komentowany przez służby Komisji i państwa członkowskie podczas okresu formalnego przeglądu, który trwał kilka miesięcy. W międzyczasie przedłożono kilka wersji przejściowych, ale wersja 1.00 została udostępniona państwom członkowskim we wrześniu. W drugiej połowie roku dokonano przeglądu wersji funkcjonalnych i niefunkcjonalnych a testy rozwiązań systemowych zostały rozpoczęte w grudniu. Sytuacje testowe będą powtórzone, jeśli ujawniona zostanie niezgodność z dokumentem opisującym proces testów.

2.1.7. Planowanie i koordynacja w państwach członkowskich

W okresie sprawozdawczym w ramach Komitetu SIS II Komisja zorganizowała dziesięć posiedzeń grupy roboczej dla krajowych kierowników projektu w celu omówienia kwestii związanych z harmonogramem prac, różnymi rodzajami ryzyka oraz działaniami związanymi z projektami na poziomie centralnym oraz krajowym. Ustanowiono również odrębną grupę doradczą ds. testów, która ma wspierać działania Komitetu SIS II, tak jak czyni to zespół ds. zarządzania zmianami oraz grupa ekspercka ds. VIS Mail. Dwie ostatnie grupy powołano odpowiednio na potrzeby omawiania szczegółowych aspektów przeprowadzania testów, wprowadzania zmian w specyfikacji systemu oraz rozwijania mechanizmu komunikacji VIS Mail.

Niezależnie od dostępności centralnego VIS głównym warunkiem uruchomienia systemu jest zaawansowanie projektów na poziomie krajowym. Stan realizacji projektu w poszczególnych państwach członkowskich jest zróżnicowany, co uwarunkowane jest czynnikami wewnętrznymi. Comiesięczne sprawozdania przedstawiane na posiedzeniach przez państwa członkowskie przyczyniły się do podwyższenia jakości, spójności i użyteczności informacji dostępnych na temat ich projektów krajowych. W 2008 r. państwa członkowskie informowały o poczynionych postępach w comiesięcznych sprawozdaniach z postępów poczynionych zależnie od przynależności do grupy państw biorących udział w testach operacyjnych systemu, państw biorących udział w testach tymczasowej akceptacji systemu lub innych państw członkowskich. Postępy prezentowane były przez pryzmat sześciu elementów, w tym gotowości do podłączenia do sieci i środowiska testowego, do przeprowadzenia testów zgodności, przygotowania placówek konsularnych w Afryce Północnej oraz gotowości do przeprowadzenia testów VIS Mail. Służby Komisji otrzymały również informacje dotyczące postępów w państwach, które dopiero w przyszłości będą w pełni stosowały dorobek Schengen. Ze sprawozdań większości państw członkowskich stale wynikało, iż zawsze na czas realizowały one kolejne wyznaczone etapy, niemniej jednak stało się jasne, iż niektóre państwa członkowskie napotykają trudności w przygotowaniu systemów krajowych. W związku ze zróżnicowaniem stopnia przygotowań w państwach członkowskich istnieje ryzyko, że niektóre z nich nie będą w stanie przygotować systemów krajowych do przeprowadzenia testów i podłączenia do systemu centralnego zgodnie z przyjętym harmonogramem.

2.1.8. Przyjaciele VIS

Na posiedzeniu Strategicznego Komitetu ds. Imigracji, Granic i Azylu grupa złożona z urzędników wyższego szczebla wyznaczonych przez właściwych ministrów została upoważniona do nadzorowania krajowych projektów VIS do momentu uruchomienia VIS poprzez zadbanie między innymi o to, żeby państwa członkowskie poczyniły konieczne starania, aby ich organy odpowiedzialne za wydawanie wiz (lub organy innego państwa członkowskiego działające w ich imieniu) gromadziły i przekazywały do VIS dane o wnioskach wizowych zgodnie z planem regionalnym wdrażania na szczeblu regionalnym.

Pierwsze posiedzenie tej grupy odbyło się w grudniu w Paryżu w trakcie sprawowania przez Francję prezydencji. Na posiedzeniu tym omawiano cztery wspomniane wnioski o wprowadzenie zmian przed testami operacyjnymi systemu, a także zagadnienia dotyczące współpracy konsularnej, wdrażania systemu na poziomie regionalnym, organizacji projektu i wsparcia dla państw członkowskich. Grupa doradziła COREPERowi zaakceptowanie zmian, o które wniosły państwa członkowskie, pod warunkiem, że do momentu uruchomienia VIS nie wpłynie już więcej wniosków tego typu. Zmiany opóźnią realizację harmonogramu wdrażania VIS o sześć miesięcy. Grupa „przyjaciół VIS” pomoże również w koordynowaniu wdrażania VIS na poziomie regionalnym, organizacji procesów operacyjnych i obciążenia pracą w placówkach konsularnych i na przejściach granicznych, public relations oraz przygotowaniu statystyk i sprawozdań. We współpracy z Komisją grupa ta również opracuje również listę kontrolną działań państw członkowskich związanych z przygotowaniami technicznymi i przygotowaniami w placówkach konsularnych i na granicach oraz zapewni działania następcze w tym zakresie.

2.1.9. Wdrażanie systemu w placówkach konsularnych i na przejściach granicznych

Zgodnie z wnioskiem dotyczącym zmiany wspólnych instrukcji konsularnych państwa członkowskie powinny w placówkach konsularnych pobierać od osób ubiegających się o wizę dane biometryczne obejmujące obraz twarzy i dziesięć odcisków palców. W ramach przygotowań do wdrożenia VIS w placówkach konsularnych w okresie sprawozdawczym kontynuowano realizację projektu pilotażowego w zakresie pozyskiwania, przechowywania oraz weryfikacji danych biometrycznych osób ubiegających się o wizy (BIODEV II), który został faktycznie przedłużony do końca marca 2009 r. Przedłużenie dotyczy połowy początkowych uczestników projektu BIODEV II (Francji, Belgii, Niemiec i Austrii). Osiągnięte do tej pory wyniki wykazały, że pobranie dobrej jakości odcisków palców od osób ubiegających się o wizy wymaga intensywnego szkolenia personelu i zapewnienia możliwości kilkukrotnego pobrania w celu zmniejszenia ryzyka niepowodzenia rejestracji danych.

Zgodnie ze zmienionym kodeksem granicznym Schengen państwa członkowskie w terminie dwudziestu dni od uruchomienia VIS w pierwszym regionie konsularnym powinny być gotowe do wykorzystywania VIS na wszystkich przejściach granicznych na granicach zewnętrznych do weryfikacji wszystkich osób posiadających wizy. W konkluzjach Rady wydanych za prezydencji brytyjskiej ustalono, iż pierwszym regionem konsularnym będzie Afryka Północna. Następnie przez dwa lata VIS będzie uruchamiany po kolei w wyznaczonych regionach, których kolejność ma zostać określona w procedurze komitetowej.

2.2. Zarządzanie projektem przez Komisję

2.2.1. Planowanie i budżet

W ogólnym budżecie na rok 2008 przewidziano ogólną kwotę środków na zobowiązania w wysokości 20 mln EUR, z czego 2 mln EUR umieszczono w rezerwie. Główne wydatki poniesione w 2008 r. to przygotowanie dodatkowych cech danych biometrycznych, wsparcie zewnętrzne w zakresie zarządzania projektem i zapewniania jakości, koszty bieżące związane z fazą rozwijania projektu, oraz zmiany wprowadzane w VIS (wynikające ze zmian w aktach prawnych i wniosków w sprawie zmian przedstawianych przez państwa członkowskie). Do końca okresu sprawozdawczego zaciągnięto zobowiązania na 88,21 % środków przeznaczonych na VIS i wypłacono 95,13 % środków na płatności. VIS podlega pozycji budżetowej 18 02 05.

Środki na zobowiązania i środki na płatności w 2008 r.

Dostępne środki na zobowiązania | Wykorzystano | Razem (%) | Dostępne środki na płatności | Wykorzystano | Razem (%) |

18.745.376,30 EUR | 16.535.020,04 EUR | 88,21 % | 14.657.396,30 | 13.943.795,1 | 95,13 % |

2.2.2. Zarządzanie ryzykiem

Zgodnie z najlepszymi praktykami różne rodzaje ryzyka dotyczące projektu są stale ustalane, oceniane oraz nadzorowane na trzech poziomach. Główny wykonawca projektu ocenia ryzyko związane z działaniami objętymi zamówieniem, którym jest związany (opracowanie systemu centralnego, zapewnienie wsparcia i przeszkolenia). Państwa członkowskie nadzorują ryzyko związane ze swoimi projektami krajowymi. Służby Komisji oceniają również ogólne ryzyko związane z projektem, w tym na przykład dotyczące zadań głównego wykonawcy projektu, projektów krajowych, przygotowania obiektów operacyjnych oraz przyjmowania aktów prawnych. Poziom narażenia na ryzyko może być zaklasyfikowany jako wysoki, średni lub niski. Komisja systematycznie omawia rodzaje ryzyka z państwami członkowskimi podczas posiedzeń krajowych kierowników projektów oraz rady ds. zarządzania projektem.

W okresie sprawozdawczym najpoważniejsze ryzyko dotyczyło tego, że główny wykonawca projektu nie będzie w stanie na czas przedstawić rezultatów o wymaganej jakości. Inne zagrożenia wynikały z dodatkowych wniosków w sprawie wprowadzenia zmian oraz opóźnień w systemach krajowych. Trzecie najważniejsze zagrożenie stanowiła możliwość, że zmiany przyjęte do wspólnych instrukcji konsularnych pociągną za sobą funkcjonalne zmiany w VIS. Inne rodzaje ryzyka po stronie wykonawcy dotyczyły m.in. kwestii synchronizacji między VIS i BMS w fazach testowania oraz kwestii zarządzania wersjami obu systemów. Ryzyko po stronie państw członkowskich związane było ze stanem przygotowań do fazy testowania. Komisja oraz główny wykonawca projektu ściśle współpracują w celu złagodzenia tych rodzajów ryzyka i ich wpływu na projekt.

2.2.3. Rada ds. zarządzania projektem

W 2008 r. rada ds. zarządzania projektem odbyła 10 posiedzeń, na których dyskutowano z zainteresowanymi stronami, głównym wykonawcą projektu, wykonawcą odpowiedzialnym za zapewnienie jakości, a także przedstawicielami państw sprawujących poprzednią i przyszłą prezydencję, na temat zagadnień związanych z zarządzaniem projektem oraz ryzykiem.

2.3. Posiedzenia Komitetu SIS II

W 2008 r. odbyło się siedem posiedzeń Komitetu SIS II, na których omawiano postępy w realizacji projektu VIS.

Dodatkowo służby Komisji organizują wiele grup roboczych ds. VIS, składających się z ekspertów z państw członkowskich oraz kierowników projektu, których zadaniem jest omawianie szczegółowych kwestii technicznych i informowanie o zaawansowaniu projektu centralnego (zob. ppkt 2.1.7).

2.3.1. Komitet SISVIS

W 2008 r. ustanowiono Komitet SISVIS[18], którego zadaniem jest wspieranie Komisji w wykonywaniu przez nią uprawnień wykonawczych w kwestiach związanych z operacyjną fazą zarówno projektu SIS II, jak i VIS. W odróżnieniu od Komitetu SIS II Komitet SISVIS nie zajmuje się jednocześnie oboma projektami – eksperci z państw członkowskich obradują w dwóch różnych grupach. Po wejściu w życie rozporządzenia w sprawie VIS mogło zostać zwołane pierwsze posiedzenie grupy ds. VIS w Komitecie SISVIS. Odbyło się ono w listopadzie i omawiano na nim regulamin postępowania i projekt specyfikacji VIS Mail. W trakcie 2009 roku komitet będzie nadal odpowiedzialny za podejmowanie decyzji w ramach procedury komitologii dotyczących przepisów wykonawczych.

2.3.2. Zespół ds. zarządzania zmianami

W okresie sprawozdawczym powstał zespół ds. zarządzania zmianami, który jest grupą doradczą Komitetu SISVIS (grupy ds. VIS). Jego zadaniem jest wydawanie zaleceń w sprawie zarządzania konfiguracją VIS w trakcie fazy rozwoju, w tym testów, które służą za podstawę dyskusji w ramach grupy krajowych kierowników projektu VIS. Zespół będzie podlegał Komitetowi SISVIS (grupie ds. VIS).

2.3.3. Grupa doradcza ds. testów

W okresie sprawozdawczym powstała grupa doradcza ds. testów, która jest grupą doradczą Komitetu SISVIS (grupy ds. VIS). Jej zadaniem jest zagwarantowanie, aby proces badania i rozwiązywania problemów związanych z testowaniem systemu przebiegał w sposób ustrukturyzowany, a także doradztwo w zakresie sprawnego przebiegu samego procesu testów VIS. Grupa wydaje zalecenia dotyczące testów VIS w trakcie wszystkich faz testów, w szczególności jeśli bezpośrednio uczestniczą w nich państwa członkowskie.

2.3.4. Grupa ekspercka ds. VIS Mail

W lutym w ramach spotkań grupy krajowych kierowników projektu VIS powstała nieformalna grupa ekspercka ds. VIS Mail, mająca za zadanie pomoc we wdrażaniu mechanizmu komunikacji VIS (VIS Mail), który będzie wykorzystywał infrastrukturę VIS i który będzie składał się z centralnego serwera pocztowego oraz krajowych serwerów i programów pocztowych.

Posiedzenia grupy eksperckiej ds. VIS Mail odbywają się co miesiąc z udziałem co najmniej dziesięciu państw członkowskich. Po przyjęciu planu działań na wysokim szczeblu oraz strategii wdrażania VIS Mail, na posiedzeniu krajowych kierowników projektu w kwietniu 2008 r. sporządzono projekt specyfikacji VIS Mail. Ostateczna wersja projektu specyfikacji uzyskała poparcie krajowych kierowników projektu VIS w październiku. Projekt decyzji dotyczącej specyfikacji VIS Mail przedłożono Komitetowi SISVIS (grupie ds. VIS), który ma przedstawić swoją opinię na jego temat na początku 2009 r.

W trakcie opracowywania specyfikacji VIS w grupie dyskutowano nad szczegółowym planem systemu wdrażania. Dokumentacja potrzebna państwom członkowskim do przeprowadzenia testów częściowo dostarczana jest przez wykonawcę centralnego serwera pocztowego (wykonawcę VIS Network), a częściowo przygotowywana przez grupę ekspercką ds. VIS Mail. W pracach Komisji i państw członkowskich we współpracy z wykonawcą sieci pomaga wykonawca odpowiedzialny za wsparcie i jakość.

3. Wnioski i Perspektywy

Rok 2008 przebiegał pod znakiem realizacji nowego harmonogramu opartego na analizie przyjętych aktów prawnych oraz analizie wydajności działań koniecznych do włączenia systemu porównywania danych biometrycznych do VIS. W trakcie okresu sprawozdawczego skoncentrowano wysiłki przede wszystkim na zakończeniu prac nad specyfikacja techniczną systemu oraz przygotowaniu wyników testów. Wykonawca przeprowadził wewnętrzne testy akceptacji, zaś przygotowania do testów zgodności, w których uczestniczyć będą państwa członkowskie, były w toku. Współpraca z państwami członkowskimi na szczeblu politycznym została pogłębiona poprzez ustanowienie grupy „przyjaciół VIS”. Na poziomie centralnym utrzymano harmonogram projektu VIS przyjęty w 2007 r., który mógł zostać zrealizowany, gdyby pod koniec roku państwa członkowskie jednogłośnie nie wystąpiły z wnioskiem o wprowadzenie czterech zmian. Wprowadzenie tych zmian wymagało przedłużenia prac o sześć miesięcy. Wszystkie strony zaangażowane w projekt ściśle współpracują na rzecz osiągnięcia tego celu w 2009 r.

[1] Treść czwartego sprawozdania zob. Sprawozdanie Komisji dla Rady i Parlamentu Europejskiego w sprawie rozwoju wizowego systemu informacyjnego (VIS) w 2007 r., COM(2008) 714 wersja ostateczna z 10.11.2008 r.

[2] Dz.U. L 213 z 15.6.2004, s. 5.

[3] Ramy procedury komitetowej w zakresie projektów SIS II i VIS w fazie tworzenia ustanowione zgodnie z art. 5 ust. 1 rozporządzenia nr 2424/2001 (Dz.U. L 328 z 13.12.2001, s. 4).

[4] Ustanowiony w art. 51 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1987/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r. w sprawie utworzenia, funkcjonowania i użytkowania systemu informacyjnego Schengen drugiej generacji (SIS II).

[5] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 767/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. w sprawie wizowego systemu informacyjnego (VIS) oraz wymiany danych pomiędzy państwami członkowskimi na temat wiz krótkoterminowych (rozporządzenie w sprawie VIS), Dz.U. L 218 z 13.8.2008, s. 60.

[6] Więcej szczegółowych informacji w ppkt 2.1.2.

[7] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 767/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. w sprawie wizowego systemu informacyjnego (VIS) oraz wymiany danych pomiędzy państwami członkowskimi na temat wiz krótkoterminowych (rozporządzenie w sprawie VIS), Dz.U. L 218 z 13.8.2008, s. 60.

[8] Decyzja Rady (WE) 2008/633/WSiSW z dnia 23 czerwca 2008 r. w sprawie dostępu wyznaczonych organów państw członkowskich i Europolu do wizowego systemu informacyjnego (VIS) do celów jego przeglądania, w celu zapobiegania przestępstwom terrorystycznym i innym poważnym przestępstwom, ich wykrywania i ścigania (decyzja w sprawie VIS) – dokument Rady nr 11077/07.

[9] Wniosek dotyczący rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady zmieniającego wspólne instrukcje konsularne (WIK) dla misji dyplomatycznych i urzędów konsularnych dotyczące wiz w związku z wprowadzeniem technologii biometrycznych, łącznie z przepisami dotyczącymi organizacji przyjmowania i rozpatrywania wniosków wizowych – Dokument międzyinstytucjonalny: 2006/0088 (COD).

[10] Rozporządzenie (WE) nr 562/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r. ustanawiające wspólnotowy kodeks zasad regulujących przepływ osób przez granice (kodeks graniczny Schengen) (Dz.U. L 105 z 13.4.2006, s. 1).

[11] Wniosek dotyczący rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającego wspólnotowy kodeks wizowy, COM(2006) 403 wersja ostateczna.

[12] Wnioski w sprawie zmian dotyczyły wdrażania danych biometrycznych do VIS, a dokładnie możliwości przeprowadzania weryfikacji na podstawie odcisków ilości palców mniejszej niż cztery oraz uniknięcia określenia, który dokładnie palec (palce) ma służyć do weryfikacji biometrycznych. Dwa pozostałe wnioski dotyczyły aktualizacji macierzy uprawnień użytkownika końcowego dla VIS i rozszerzenia praw dostępu przysługujących organom trzeciego filaru zgodnie z decyzją Rady 2008/633/WsiSW z dnia 23 czerwca 2008 r.

[13] Zob. ppkt 2.1.6.

[14] SST wersja 1.22 i DKI wersja 1.72.

[15] Umowa zawieszona w 2007 r. w związku z opóźnieniem w przyjęciu podstawy prawnej VIS, a co za tym idzie ogólnym opóźnieniem prac.

[16] Pod koniec roku sześcioma państwami, które miały uczestniczyć w testach operacyjnych systemu były Estonia, Niemcy, Norwegia, Słowenia, Szwecja i Włochy.

[17] To, które państwa uczestniczyć będą w testach tymczasowej akceptacji systemu zależy od zaawansowania ich przygotowań. W momencie sporządzania sprawozdania miały to być Austria, Francja, Hiszpania, Litwa, Łotwa, Portugalia, Republika Czeska, Słowacja i Węgry.

[18] Powołany w art. 51 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1987/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r. w sprawie utworzenia, funkcjonowania i użytkowania systemu informacyjnego Schengen drugiej generacji (SIS II).