Aby dyrektywa miała zastosowanie, szacunkowa wartość konkretnego projektu budynku/remontu/adaptacji musi być co najmniej równa obecnemu progowi wynoszącemu 5 186 000 EUR. Dotyczy to każdego funkcjonalnie niezależnego projektu. Gmina, która planuje wdrożyć kilka różnych programów mieszkaniowych, będzie zasadniczo obliczać wartość każdego programu oddzielnie w celu podjęcia decyzji, czy próg został osiągnięty. Nie wolno dzielić projektów budowlanych na części w celu uniknięcia objęcia ich zakresem stosowania dyrektywy (art. 9 ust. 3 dyrektywy).

Europejskie przepisy dotyczące zamówień publicznych dostarczają wszystkich niezbędnych narzędzi do zaspokojenia tych potrzeb na mocy przepisów obowiązującej dyrektywy 2004/18/WE (zwanej dalej „dyrektywą”), a także na podstawie najnowszej dyrektywy 2014/24/UE w sprawie zamówień publicznych. Ta ostatnia dyrektywa musi zostać transponowana do dnia 18 kwietnia 2016 r. i jest obecnie stosowana tylko w tych państwach członkowskich, w których środki transpozycji weszły już w życie.

I wreszcie napływ osób ubiegających się o azyl wymaga również udzielania zamówień na usługi (m.in. sprzątanie, opieka zdrowotna, usługi gastronomiczne, ochrona itp.).

W przypadku zamówień na usługi przepisy obecnej dyrektywy oraz dyrektywy 2014/24/UE są zasadniczo odmienne.

Dyrektywą 2004/18/WE objęte są w pełni jedynie usługi wymienione w wyczerpującym wykazie. Wśród nich usługi transportu autobusowego oraz usługi sprzątania mogą być szczególnie potrzebne w przypadku osób ubiegających się o azyl. W przypadku wszelkich innych usług niż wymienione w wyczerpującym wykazie dyrektywa wymaga jedynie zapewnienia przejrzystości ex post i stosowania przepisów dotyczących specyfikacji technicznych.

Zamówienia na usługi podlegają dyrektywie z zastosowaniem takich samych progów jak zamówienia na dostawy. Ponadto podstawowe zasady prawa Unii mają zastosowanie do zamówień na usługi, jeżeli mają one niewątpliwe znaczenie transgraniczne, na tych samych warunkach jak w przypadku zamówień na roboty budowlane.

Zasadniczo dyrektywa 2014/24/UE ma w pełni zastosowanie do wszystkich usług. Specjalne przepisy dotyczące udzielenia zamówień mają jednakże zastosowanie do „usług społecznych i inne szczególnych usług” objętych „łagodniejszym reżimem”. Łagodniejszy reżim, w kontekście świadczenia usług na rzecz osób ubiegających się o azyl, może być istotny np. w odniesieniu do usług gastronomicznych, zdrowotnych i socjalnych. Niektóre usługi zostały całkowicie wyłączone z zakresu stosowania dyrektywy 2014/24/UE. Ma to zastosowanie pod pewnymi warunkami do usług ratownictwa i usług transportu sanitarnego.

Ogólnie rzecz biorąc, dyrektywa 2014/24/UE będzie mieć zastosowanie od takiego samego progu co poprzednia dyrektywa . W przypadku usług, które są objęte „łagodniejszym reżimem”, mający zastosowanie próg ustalono na 750 000 EUR.

„Łagodniejszy reżim” zobowiązuje instytucje zamawiające do zapewnienia nagłośnienia zamówienia na poziomie UE zarówno przed, jak i po jego udzieleniu, a także do przestrzegania pewnych podstawowych wymogów proceduralnych (w szczególności w celu zapewnienia poszanowania zasady niedyskryminacji). Procedury udzielania zamówień na usługi tych kategorii będą regulowane na mocy prawa krajowego. Ogólne zasady prawa Unii będą stosowane do przedmiotowych usług poniżej wartości progowej, o ile będą one mieć niewątpliwe znaczenie transgraniczne .

2.Wybór procedur i terminy wynikające z unijnych przepisów dotyczących zamówień publicznych

2.1.Uwagi ogólne

W przypadku zamówień objętych zakresem dyrektywy instytucja zamawiająca może zdecydować o udzieleniu zamówienia w drodze procedury otwartej lub procedury ograniczonej (art. 28 dyrektywy) . Minimalny termin składania ofert w procedurze otwartej wynosi 52 dni, ale może zostać skrócony do 40 dni dzięki zastosowaniu środków elektronicznych (art. 38 dyrektywy). W procedurze ograniczonej ogólne terminy to: 37 dni na złożenie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz dodatkowe 40 dni na złożenie oferty po zakwalifikowaniu przez instytucję zamawiającą podmiotów dopuszczonych do składania ofert (art. 38 ust. 3 dyrektywy); terminy te mogą zostać ustalone na odpowiednio 30 i 35 dni w przypadku zastosowania środków elektronicznych).

W przypadku procedur otwartych objętych dyrektywą 2014/24/UE zastosowanie będzie mieć termin 35 dni na składanie ofert. W przypadku procedur ograniczonych dyrektywa 2014/24/UE przewiduje termin 30 dni na składanie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a następnie dodatkowy termin 30 dni na przedstawienie ofert. Ten ostatni termin może – o ile w przepisach krajowych przewidziano taką opcję – zostać uzgodniony z uczestnikami przez instytucje zamawiające administracji niższego szczebla (takie jak władze lokalne lub regionalne); jeżeli nie dochodzi do uzgodnienia, stosowany może być wówczas minimalny termin wynoszący 10 dni.

2.2.Pilna konieczność

Dyrektywa przewiduje znaczne skrócenie terminów, jeśli wymaga tego pilna konieczność. W takim przypadku instytucje zamawiające mogą wybrać „przyspieszoną procedurę ograniczoną”, w której termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wynosi 15 dni, a termin składania ofert to 10 dni . Umożliwia to szybkie udzielenie zamówienia.

W dyrektywie 2014/24/UE zachowano tę procedurę i wprowadzano dodatkowo „przyspieszoną procedurę otwartą”, stanowiąc, iż termin składania ofert może zostać skrócony do 15 dni w przypadkach należycie uzasadnionych pilną koniecznością.

Stosowanie „przyspieszonej procedury ograniczonej” oznacza zastosowanie co najmniej zasad równego traktowania i przejrzystości, co pozwala na zapewnienie pewnej konkurencji nawet w przypadkach pilnej konieczności. W wielu przypadkach możliwe jest udzielenie niezbędnych zamówień z wykorzystaniem tego rodzaju „przyspieszonej procedury ograniczonej” (bądź „przyspieszonej procedury otwartej” na podstawie dyrektywy 2014/24/UE).

3.Procedura negocjacyjna bez publikacji w przypadkach wyjątkowo pilnej konieczności

W ramach „procedury negocjacyjnej bez publikacji” prawo Unii przewiduje dodatkowe narzędzie, które umożliwi udzielanie zamówień na potrzeby osób ubiegających się o azyl również w najbardziej pilnych przypadkach.

Instytucje zamawiające mogą udzielać zamówień publicznych w drodze procedury negocjacyjnej bez publikacji, w przypadku gdy „w zakresie, w jakim jest to absolutnie konieczne, ze względu na wystąpienie pilnej konieczności spowodowanej wydarzeniami, których instytucje zamawiające nie mogły przewidzieć, terminy przewidziane dla procedur otwartej, ograniczonej lub negocjacyjnych z publikacją ogłoszenia, nie mogą być dotrzymane. Zaistnienie okoliczności uzasadniających taką pilną konieczność nie może być w żadnym wypadku przypisane instytucji zamawiającej”. (Artykuł 31 ust. 1 lit. c) dyrektywy ).

Ponieważ instytucje zamawiające odstępują w tym przypadku od podstawowej zasady Traktatu dotyczącej przejrzystości, Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wymaga, aby korzystanie z tej procedury miało nadal charakter wyjątkowy. Wszystkie warunki muszą być spełnione łącznie i należy je interpretować w sposób zawężający (zob. np. sprawy C-275/08 Komisja przeciwko Niemcom oraz C-352/12 Consiglio Nazionale degli Ingegneri). „Procedura negocjacyjna bez publikacji” umożliwia instytucjom zamawiającym negocjowanie bezpośrednio z potencjalnymi wykonawcami; nie pozwala ona na bezpośrednie udzielenie zamówienia zakwalifikowanemu wcześniej podmiotowi gospodarczemu, chyba że tylko jeden wykonawca będzie w stanie zrealizować zamówienie zgodnie z ograniczeniami technicznymi i czasowymi wynikającymi z wyjątkowo pilnej konieczności.

Każda instytucja zamawiająca będzie musiała ocenić, czy warunki zastosowania tego rodzaju „procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji” zostały spełnione. Będzie również musiała uzasadnić wybór takiej procedury w indywidualnym sprawozdaniu. Przy indywidualnej ocenie każdego przypadku spełnione muszą być łącznie poniższe kryteria.