Streszczenie oceny skutków

Ocena skutków – Cyfryzacja transgranicznej współpracy sądowej

A. Zasadność działań

Na czym polega problem i dlaczego jest to problem na szczeblu UE?

Dwa stwierdzone problemy to brak narzędzi cyfrowych w pełni wspierających: I.współpracę między systemami prawnymi w różnych państwach UE (transgraniczna współpraca sądowa) oraz II.zdolność ludzi/organizacji do korzystania w razie potrzeby z systemów prawnych w innych państwach UE (brak narzędzi cyfrowych ułatwiających dostęp do wymiaru sprawiedliwości w sprawach o charakterze transgranicznym). Obecnie komunikacja w sprawach o charakterze transgranicznym odbywa się głównie w formie papierowej. Jeżeli istnieje cyfrowy kanał komunikacji, jest on stosowany jedynie dobrowolnie; podpisy i pieczęcie elektroniczne nie są powszechnie uznawane, co wynika z braku ustalenia konkretnych rodzajów tych podpisów i pieczęci (tj. proste, zaawansowane lub kwalifikowane podpisy lub pieczęcie elektroniczne). Ta sytuacja ma niekorzystny wpływ na sądy/właściwe organy oraz osoby fizyczne i prawne zaangażowane w sprawy o charakterze transgranicznym, gdyż prowadzi do opóźnień, wyższych kosztów i zwiększonego obciążenia administracyjnego związanego z rozpatrywaniem tych spraw. Jest to również sprzeczne z ogólnym dążeniem do cyfryzacji współczesnego życia, w szczególności w sektorze prywatnym i handlowym, które zostało przyspieszone przez pandemię COVID-19.

Co należy osiągnąć?

Ogólnym celem inicjatywy jest poprawa dostępu do wymiaru sprawiedliwości i zwiększenie skuteczności transgranicznej współpracy sądowej przez ustanowienie kanału komunikacji cyfrowej umożliwiającego skuteczne korzystanie z narzędzi cyfrowych w postępowaniach w ramach transgranicznej współpracy sądowej.

Na czym polega wartość dodana podjęcia działań na poziomie UE (zasada pomocniczości)?

Sprawy transgraniczne wykraczają poza zasięg krajowych systemów prawnych, gdyż krajowe czynności prawne nie mogą być wykonywane poza granicami kraju. W związku z tym cel inicjatywy nie może być osiągnięty w wystarczająco zharmonizowany sposób przez poszczególne państwa członkowskie i można go osiągnąć jedynie na szczeblu Unii.

B. Rozwiązania

Jakie są różne warianty działań służących osiągnięciu celów? Czy wskazano preferowany wariant? Jeżeli nie, to dlaczego?

Istnieją dwa główne warianty – wariant nielegislacyjny i wariant legislacyjny, obejmujący szereg podwariantów. Wariant nielegislacyjny Komisja przyjęłaby zalecenie zachęcające państwa członkowskie do umożliwienia stosowania narzędzi cyfrowych w kontekście postępowań w ramach transgranicznej współpracy sądowej. Komisja nadal rozwijałaby istniejące systemy informatyczne, nie zapewniając podstawy prawnej dla stosowania tych systemów w sprawach transgranicznych. Wariant legislacyjny Komisja przyjęłaby rozporządzenie w sprawie stosowania narzędzi cyfrowych w kontekście współpracy sądowej i dostępu do wymiaru sprawiedliwości, w tym ważności i akceptowania podpisów/pieczęci elektronicznych, oraz stosowania wideokonferencji do przesłuchań na odległość w sprawach cywilnych, handlowych i karnych o charakterze transgranicznym. Wprowadzono by przepisy zapewniające akceptowanie i ważność prawną dokumentów elektronicznych oraz określające wymogi w zakresie ochrony danych osobowych właściwe dla komunikacji transgranicznej. Podwarianty Podwarianty określone w wariancie legislacyjnym to: –dobrowolne lub obowiązkowe korzystanie z kanału cyfrowego do komunikacji między sądami/właściwymi organami państw członkowskich oraz, w stosownych przypadkach, agencjami wymiaru sprawiedliwości i spraw wewnętrznych i organami UE; –dobrowolne lub obowiązkowe akceptowanie komunikacji elektronicznej przekazywanej przez osoby fizyczne lub prawne w sprawach o charakterze transgranicznym; –brak uregulowania lub uregulowanie usług zaufania. Wariant preferowany Wariant legislacyjny obejmujący następujące elementy – obowiązkowe korzystanie z kanału komunikacji cyfrowej; obowiązkowe akceptowanie komunikacji elektronicznej przekazywanej przez osoby fizyczne lub prawne oraz uregulowanie usług zaufania.

Jakie są opinie poszczególnych zainteresowanych stron? Jak kształtuje się poparcie dla poszczególnych wariantów?

Większość państw członkowskich i organizacji pozarządowych, z którymi przeprowadzono konsultacje, popiera wariant legislacyjny przewidujący obowiązkowe korzystanie z kanału cyfrowego w komunikacji między sądami/właściwymi organami oraz z agencjami WSiSW i organami UE, jak również obowiązkową komunikację elektroniczną z osobami fizycznymi/prawnymi w kontekście postępowań transgranicznych. Poparcie wyrażono również dla stosowania wideokonferencji w sprawach o charakterze transgranicznym.

C. Skutki wdrożenia preferowanego wariantu

Jakie korzyści przyniesie wdrożenie preferowanego wariantu lub – jeśli go nie wskazano – głównych wariantów?

Przedmiotowa inicjatywa – dzięki swojej możliwości znacznego ograniczenia kosztów uczestnictwa w sprawach transgranicznych oraz skrócenia czasu trwania postępowania ze względu na przyspieszoną komunikację – przyniosłaby bezpośrednie korzyści osobom fizycznym i prawnym (w tym małym i średnim przedsiębiorstwom), objętym różnymi instrumentami prawnymi UE. Komunikacja elektroniczna między sądami/właściwymi organami oraz z osobami fizycznymi/prawnymi przyczyni się do automatyzacji rozpatrywania spraw i wyeliminuje potrzebę skanowania, drukowania i ręcznego rejestrowania dokumentów. Szacowane oszczędności roczne ogółem ·Przyniosłoby to korzyści administracji przez zmniejszenie obciążenia administracyjnego. Szacuje się, że średnie roczne oszczędności na poziomie UE wyniosą 23 372 900 EUR w przypadku kosztów przesyłek pocztowych oraz 2 216 160 EUR w przypadku kosztów papieru, co daje całkowitą kwotę 25 589 060 EUR. ·Osoby fizyczne i prawne zaoszczędzą 4 098 600 EUR na kosztach przesyłek pocztowych i 388 800 EUR na kosztach papieru. ·Czas trwania postępowań – dzięki wysyłaniu mniejszej liczby dokumentów średni czas na realizację przesyłek pocztowych zostanie ograniczony do zera, co spowoduje ogólne roczne ograniczenie czasu trwania postępowań o 15 389 999 dni. ·Osoby fizyczne i prawne zyskają 2 700 000 dni w odniesieniu do średniego czasu potrzebnego na realizację przesyłek pocztowych. ·Zaoszczędzona praca – zyska się 874 osobolata w odniesieniu do starań związanych z rozpatrywaniem wniosków na poziomie sądu/właściwego organu. ·Papier – zaoszczędzonych zostanie 181 448 100 standardowych arkuszy papieru do drukowania o formacie A4 i gramaturze 80g, z czego 31 833 000 przez osoby fizyczne i prawne. Nastąpiłyby pozytywne skutki gospodarcze dla niektórych kategorii przedsiębiorstw: dostawców usług doradztwa informatycznego; producentów sprzętu do wideokonferencji i innych form komunikacji zdalnej; dostawców usług internetowych i telekomunikacyjnych; dostawców usług przechowywania w chmurze oraz dostawców usług archiwizacyjnych. Przewiduje się, że dochody tych przedsiębiorstw wzrosną. Ze względu na brak konieczności drukowania i brak kosztów przesyłek pocztowych komunikacja wirtualna ma mniejszy ślad węglowy (np. o 50–90 % mniejszy na jednostkę w porównaniu z równoważną standardową przesyłką pocztową). Stosowanie wideokonferencji wyeliminowałoby konieczność podróżowania przez uczestników postępowania transgranicznego – wideokonferencje wytwarzają jedynie 7 % emisji dwutlenku węgla w porównaniu z fizycznymi posiedzeniami.

Jakie są koszty wdrożenia preferowanego wariantu lub – jeśli go nie wskazano – głównych wariantów?

Całkowity jednorazowy koszt rozszerzenia systemu eEDES i systemów informatycznych służących doręczaniu dokumentów/przeprowadzaniu dowodów, tak aby systemy te odpowiadały pełnemu zasięgowi preferowanego wariantu (legislacyjnego), wynosiłby 18 700 000 EUR w ciągu 5 lat. Wiązałoby się to roczną inwestycją wynoszącą 3 740 000 EUR. Szacuje się, że roczne stałe koszty (utrzymania i wsparcia) związane z obsługą systemu informatycznego na szczeblu UE-27 wyniosą 8 100 000 EUR, co odpowiada trzem osobolatom na państwo członkowskie x 100 000 EUR.

Jakie są skutki dla MŚP i konkurencyjności?

Skrócenie czasu trwania postępowań i obniżenie ich kosztów przyniosłoby wymierne korzyści przedsiębiorstwom UE, w tym małym i średnim przedsiębiorstwom (MŚP). Przedsiębiorstwa te skorzystałyby również na zwiększeniu pewności prawa oraz większej zdolności do dochodzenia swoich praw w przypadku prowadzenia działalności w innych państwach UE.

Czy przewiduje się znaczące skutki dla budżetów i administracji krajowych?

Nie. Obsługa systemu informatycznego zapewnionego przez Komisję Europejską będzie wymagała stałych kosztów wynoszących poniżej 300 000 EUR rocznie na państwo członkowskie.

Czy wystąpią inne znaczące skutki?

Inicjatywa będzie miała pozytywny wpływ na przestrzeganie praw podstawowych oraz na jednolity rynek cyfrowy, gdyż skróci czas trwania postępowań sądowych i przyczyni się do ogólnego zwiększenia korzystania z narzędzi cyfrowych.

Proporcjonalność

Preferowany wariant nie będzie wymagał przyjęcia środków, które stanowiłyby większe obciążenie dla państw członkowskich niż jest to konieczne do osiągnięcia celów inicjatywy. Rządy krajowe państw członkowskich musiałyby jedynie wdrożyć środki, które zapewniłyby ustanowienie i funkcjonowanie cyfrowych środków komunikacji w sprawach o charakterze transgranicznym.

D. Działania następcze

Kiedy nastąpi przegląd przyjętej polityki?