SPRAWOZDANIE ROCZNE DOTYCZĄCE DZIAŁAŃ FINANSOWANYCH Z SZÓSTEGO, SIÓDMEGO, ÓSMEGO I DZIEWIĄTEGO EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU (EFR)

(2005/C 301/02)

SPIS TREŚCI

SPRAWOZDANIE ROCZNE DOTYCZĄCE DZIAŁAŃ FINANSOWANYCH Z SZÓSTEGO, SIÓDMEGO, ÓSMEGO I DZIEWIĄTEGO EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU (EFR)

SPIS TREŚCI

Wstęp

Rozdział I — Realizacja szóstego, siódmego, ósmego i dziewiątego EFR

Późne przekazanie sprawozdania z zarządzania finansami

Potrzeba dodatkowych objaśnień w kluczowych kwestiach

Potrzeba lepszego określenia przyszłych działań

Potrzeba poprawy komunikacji w zakresie zarządzania finansami

Wnioski

Rozdział II — Poświadczenie wiarygodności Trybunału Obrachunkowego dotyczące rozliczeń EFR

Poświadczenie wiarygodności Trybunału Obrachunkowego dotyczące rozliczeń szóstego, siódmego, ósmego i dziewiątego Europejskiego Funduszu Rozwoju (EFR) za rok obrachunkowy 2004

Informacje potwierdzające poświadczenie wiarygodności

Wiarygodność rozliczeń

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Zmiany w funkcjonowaniu systemów nadzoru i kontroli

Rozdział III — Działania podjęte w związku z wcześniejszymi uwagami

Roboty w zakresie infrastruktury finansowane z EFR

Stanowisko organu udzielającego absolutorium z wykonania budżetu

Działania podjęte przez Komisję w związku z wcześniejszymi uwagami

Wnioski

Rozdział IV — Główne uwagi zawarte w sprawozdaniach specjalnych opublikowanych przez Trybunał od ostatniej procedury udzielania absolutorium

Sprawozdanie specjalne nr 10/2004 na temat decentralizacji zarządzania w zakresie pomocy zewnętrznej WE na rzecz przedstawicielstw Komisji

Sprawozdanie specjalne nr 2/2005 dotyczące pomocy budżetowej z EFR dla krajów AKP i zarządzania przez Komisję kwestiami odnoszącymi się do reformy finansów publicznych

UWAGI TRYBUNAŁU ODPOWIEDZI KOMISJI WSTĘP 1. Europejskie Fundusze Rozwoju (EFR) powstały na podstawie międzynarodowych konwencji i umów (1) zawartych między Państwami Członkowskimi Unii Europejskiej a niektórymi państwami Afryki, Karaibów i Pacyfiku (państwami AKP) oraz decyzji Rady w sprawie stowarzyszenia krajów i terytoriów zamorskich (KTZ). 2. Komisji powierzono odpowiedzialność za zarządzanie, we współpracy z państwami AKP, główną częścią EFR — dotacjami. Od dnia 1 kwietnia 2003 r. na EBI spoczywa pełna odpowiedzialność za wdrażanie pozostałej części EFR — instrumentu inwestycyjnego — która nie jest uwzględniana w ramach poświadczenia wiarygodności wydawanego przez Trybunał ani też w ramach absolutorium udzielanego przez Parlament Europejski (2) (3) (4). 3. Z zastrzeżeniem instrumentów zarządzanych obecnie wyłącznie przez EBI, środki przydzielone na każdy z czterech EFR realizowanych w 2004 r. były głównie przeznaczone na: a) pomoc programowalną (5) przeznaczoną na projekty rozwojowe (w przybliżeniu połowa wszystkich przydzielonych środków); b) pomoc programowalną (5) przeznaczoną na wsparcie budżetowe państw beneficjentów (prawie jedna czwarta wszystkich przydzielonych środków); c) pomoc nieprogramowalną przeznaczoną na szczególne dziedziny współpracy, takie jak pomoc humanitarna i nadzwyczajna, wsparcie dla eksportu (Stabex i Sysmin lub, obecnie, FLEX), interwencje finansowe takie jak operacje związane z kapitałem podwyższonego ryzyka (6) oraz pomoc w redukcji zadłużenia (nieco ponad jedna czwarta wszystkich przydzielonych środków). 4. Po zakończeniu programowania, uruchomienie zasobów EFR przebiega w dwóch etapach. Po otrzymaniu wniosku od jednego z państw AKP Komisja, jako główny urzędnik zatwierdzający, podejmuje decyzje o finansowaniu (wykazane w rozliczeniach jako zobowiązania finansowe), po uzyskaniu pozytywnej opinii Komitetu EFR (7) (złożonego z przedstawicieli Państw Członkowskich). Następnie Komisja i państwo AKP, w ramach umów finansowania, określają zasady realizacji tych decyzji przez krajowego urzędnika zatwierdzającego (8) tego państwa. Urzędnik ten zawiera umowy (wykazane w rozliczeniach jako indywidualne zobowiązania prawne) i zatwierdza płatności, które zostaną sprawdzone i zrealizowane przez Komisję zgodnie z procedurami realizacji EFR. 5. Wsparcie budżetowe nie podlega przedstawionemu powyżej systemowi zarządzania. Komisja pozostaje tutaj jedynym urzędnikiem zatwierdzającym. Umowy finansowania są zobowiązaniami prawnymi i stanowią podstawę do płatności niewymagającą zawierania innych zobowiązań prawnych. Po sprawdzeniu, czy zostały spełnione warunki Umowy z Kotonu oraz umowy finansowania, Komisja dokonuje, wyłącznie na podstawie własnego podpisu, wstępnego transferu środków do budżetów państw beneficjentów. Środki te włączane są następnie do budżetów państw AKP, gdzie są wykorzystywane i kontrolowane zgodnie z obowiązującymi w nich przepisami i procedurami. Komisja oraz inni główni darczyńcy międzynarodowi oceniają zarówno postępy poczynione przez te kraje w zakresie zarządzania finansami publicznymi, jak i w zmniejszaniu ubóstwa. Przed uruchomieniem kolejnych transzy środków Komisja bada, czy warunki przewidziane w umowie finansowania zostały spełnione. 6. W 2000 r. Komisja zadecydowała o przekazaniu znacznej części swoich kompetencji i zasobów (z wyjątkiem tych dotyczących zatwierdzania propozycji finansowania, decyzji o wypłacie wsparcia budżetowego oraz zarządzania projektami wewnętrznymi w ramach AKP) swoim przedstawicielstwom w państwach AKP. W związku z powyższym 80 % płatności w ramach EFR miało być realizowanych na podstawie przekazanych uprawnień. Do końca 2004 r. przekazanie uprawnień nie nastąpiło jedynie w czterech spośród 44 przedstawicielstw w państwach AKP. 6. Od lipca 2005 r. wszystkie Przedstawicielstwa w państwach AKP zostały zdecentralizowane. ROZDZIAŁ I — REALIZACJA SZÓSTEGO, SIÓDMEGO, ÓSMEGO I DZIEWIĄTEGO EFR (9) Późne przekazanie sprawozdania z zarządzania finansami 7. Sprawozdanie z zarządzania finansami za rok obrachunkowy 2004 dotyczące szóstego, siódmego, ósmego i dziewiątego EFR zostało przekazane przez Komisję Trybunałowi w dniu 7 lipca 2005 r., czyli po upływie terminu, który, zgodnie z art. 102 i 135 rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do dziewiątego EFR, przypada na dzień 31 maja. 7. Komisja będzie podejmować starania w celu wywiązywania się ze zobowiązań w terminie. Potrzeba dodatkowych objaśnień w kluczowych kwestiach 8. Sprawozdanie omawia najważniejsze aspekty zarządzania EFR w roku 2004. Przedstawia ono porównanie wyników osiągniętych w 2004 r. z wyznaczonymi celami oraz z wynikami odnotowanymi w poprzednim roku w zakresie zobowiązań finansowych, prawnych i płatności (patrz: tabele 1 i 2 ) oraz opisuje wydarzenia, które miały wpływ na zarządzanie finansami we wszystkich dziedzinach zarządzanych przez Komisję. Sprawozdanie to mogłoby być jednak bardziej zrozumiałe i szczegółowe, a jego wartość informacyjna byłaby większa, gdyby wyraźniej został przedstawiony kontekst pewnych faktów. W szczególności następujące kwestie były istotne w odniesieniu do zarządzania finansami EFR w 2004 r. i powinny były zostać opisane w sprawozdaniu: 8. Sprawozdanie obejmuje obecnie 35 stron, w tym osiem załączników dotyczących szczegółowych wniosków Trybunału Obrachunkowego i Parlamentu Europejskiego o dostarczenie dodatkowych informacji i analiz w związku z doroczną procedurą udzielania absolutorium. Niemniej jednak w swoich odpowiedziach zamieszczonych poniżej Komisja stwierdza, że w odniesieniu do niektórych kwestii dodatkowe informacje zostaną zamieszczone w sprawozdaniu za kolejny rok. a) główne elementy, które wpłynęły na zwiększenie środków dziewiątego EFR (dodatkowe 105 mln euro dla Demokratycznej Republiki Konga); a) W sprawozdaniu z zarządzania finansami zwraca się uwagę na najbardziej istotne wydarzenia, a szczegółowe informacje zaprezentowane są w zestawieniach finansowych, do których dołączone jest sprawozdanie (w odniesieniu do wzrostu środków z dziewiątego EFR na rzecz Demokratycznej Republiki Konga, patrz: uwaga 1 do rozliczeń). b) wysoki poziom płatności (netto 2 414 mln euro w 2004 r.), który, podobnie jak w poprzednich latach, wynikał częściowo z zastosowania instrumentów pozwalających na szybkie wydatkowanie dużych kwot (wsparcie budżetowe, redukcja zadłużenia itp.); b) Kwoty dotyczące płatności w ramach wsparcia budżetowego podane są w tabeli zamieszczonej na str. 16 sprawozdania, a zmiany w wykorzystaniu wsparcia budżetowego w sekcji 2.2. Rekordowy poziom płatności w 2004 r. odzwierciedla poprawę zarządzania wszystkimi instrumentami. W rzeczywistości udział wsparcia budżetowego, redukcja zadłużenia itp. były w 2004 r. niższe niż w 2003 r. W 2004 r. wypłacono około 724 mln euro (brutto) w ramach instrumentów takich jak HIPC, Stabex, Globalny Fundusz Zdrowia (ang. Global Health Fund) i makroekonomicznych instrumentów wsparcia budżetowego. Poniżej podane są odpowiednie dane za poprzednie lata: 2003 r. — 976 mln euro; 2002 r. — 567 mln euro; 2001 r. — 1 021 mln euro. Tabela 1 — Skumulowane wykorzystanie środków z EFR na dzień 31 grudnia 2004 r. (w mln euro) Stan na koniec 2003 r. (12) Wykonanie budżetu w roku obrachunkowym 2004 (12) Stan na koniec 2004 r. (12) Łączna kwota Wskaźnik wykonania % (11) 6. EFR 7. EFR 8. EFR 9. EFR Łączna kwota 6. EFR 7. EFR 8. EFR 9. EFR Łączna kwota (12) Wskaźnik wykonania % (11) A — Środki (10) 43 408,7 –32,2 –58,4 – 172,3 656,0 393,1 7 439,4 10 867,7 11 590,6 13 904,1 43 801,8 B — Wykorzystanie 1. Zobowiązania finansowe 33 317,0 76,8 –32,2 –58,4 – 172,3 2 638,1 2 375,2 7 439,4 10 867,7 11 590,6 5 794,5 35 692,2 81,5 2. Indywidualne zobowiązania prawne 27 566,9 63,5 28,7 121,4 848,7 1 747,5 2 746,3 7 378,3 10 418,5 9 775,2 2 741,2 30 313,2 69,2 3. Płatności (11) 23 504,1 54,1 30,0 244,5 1 191,9 947,6 2 413,9 7 312,1 9 849,6 7 531,1 1 225,2 25 918,0 59,2 C — Zaległe płatności (B1–B3) 9 812,9 22,6 127,3 1 018,1 4 059,5 4 569,3 9 774,1 22,3 D — Dostępne saldo (A–B1) 10 091,7 23,2 0,0 0,0 0,0 8 109,6 8 109,6 18,5 Źródło: Trybunał Obrachunkowy, w oparciu o sprawozdania finansowe EFR na dzień 31 grudnia 2004 r. Tabela 2 — Wykonanie budżetu w latach obrachunkowych 2000–2004 (w mln euro) 2000 2001 2002 2003 (13) 2004 (13) 1. Zobowiązania finansowe 3 757,4 1 554,2 1 768,4 3 395,8 2 375,2 2. Indywidualne zobowiązania prawne 2 296,2 2 263,4 2 142,9 2 742,7 2 746,3 3. Płatności 1 547,7 2 067,9 1 852,7 2 293,1 2 413,9 Źródło: Trybunał Obrachunkowy. c) proponowane rozwiązania powtarzających się problemów z płynnością finansową; c) Rozporządzenie finansowe (dziewiąty EFR), obowiązujące do końca 2007 r., nie zezwala na wprowadzanie znaczących zmian. W odniesieniu do przyszłości (po zamknięciu dziewiątego EFR) Komisja proponuje włączenie EFR do budżetu. Finansowanie w ramach EFR realizowane jest w trzech ratach rocznie, które, w porównaniu z budżetem ogólnym, zwiększają trzykrotnie ryzyko tego rodzaju niedoborów środków finansowych. Należy podkreślić, że zapewnianie koniecznych zasobów finansowych jest wspólnym obowiązkiem Komisji i Państw Członkowskich. Istotnie, Państwa Członkowskie muszą ustalać i opłacać składki w prawnie wiążących terminach. Część niedoborów na koniec 2003 r. i 2004 r. była spowodowana zbyt późnym zapłaceniem składek przez Państwa Członkowskie. Komisja podjęła kroki mające na celu poprawę prognoz dotyczących wydatkowania, a w 2005 r. wezwania do opłacenia składek zostały odpowiednio dostosowane. d) coraz większe kwoty przeznaczane na działania prowadzone we współpracy z organizacjami międzynarodowymi (w przybliżeniu 300 mln euro nowych zobowiązań prawnych zaciągniętych w 2004 r.); d) Komisja umieści tę informację w kolejnym sprawozdaniu z zarządzania finansami. e) koszty administracyjne prowadzenia EFR, które, pomimo zobowiązania Komisji do zbadania tej kwestii, nie są wyszczególnione odrębnie, chociaż budżet ogólny Unii jest ułożony według działań, dzięki czemu możliwe jest uzyskanie obrazu kosztów zarządzania (14). e) Komisja zajmuje się tą kwestią w swoim sprawozdaniu z działań podjętych po udzieleniu absolutorium za 2003 r. Koszty administracyjne związane z wdrażaniem pomocy na rzecz rozwoju w państwach AKP (EFR i pozycje w budżecie) zostały w większości uwzględnione w ramach obszaru działalności „Rozwój i stosunki z państwami AKP” budżetu ogólnego UE. Całkowite koszty w ramach tego obszaru działalności wyniosły 238,9 mln euro w 2004 r. Kwota ta obejmuje wydatki na personel w siedzibie głównej, w przedstawicielstwach, jak również na personel zewnętrzny, powiększone o wydatki na budynki i koszty pochodne. Jednakże, ponieważ działania związane z EFR stanowią część innych działań Komisji w zakresie pomocy na rzecz rozwoju oraz stosunków politycznych z krajami rozwijającymi się, niemożliwe jest wyraźne podzielenie na działania związane z EFR i inne działania całkowitych wydatków administracyjnych przypisanych do budżetu ogólnego. Ponadto należy zauważyć, że dziewiąty EFR umożliwił finansowanie niektórych kosztów administracyjnych bezpośrednio z EFR. Koszty te wynoszą ogółem 233 mln euro i obejmują cały 5-letni okres dziewiątego EFR. Potrzeba lepszego określenia przyszłych działań 9. W odniesieniu do funduszy Stabex, firma doradcza, której Komisja powierzyła przeprowadzenie inwentaryzacji, stwierdziła w swoim sprawozdaniu końcowym, które jest dostępne od września 2004 r., że: „z całkowitej kwoty transferów […] zrealizowanych do dnia 31 grudnia 2002 r., wynoszącej 2 164 mln euro, nie podano danych o transferach dokonanych do dziewięciu krajów na kwotę 46,5 mln euro […]. Jedynie nieliczne z pozostałych 36 krajów potrafiły przedstawić kompletne i wiarygodne dane”. Wiele z żądanych informacji nigdy nie będzie możliwych do uzyskania. Sprawozdanie nie wskazuje, jakie działania podejmie Komisja w odniesieniu do przedstawionych zastrzeżeń (patrz: też: pkt 16 dotyczący wiarygodności rozliczeń). W swoim sprawozdaniu rocznym za rok 2003 Trybunał podkreślił kluczowe znaczenie sprawozdania na temat wykorzystania środków, które ich odbiorca — państwo AKP — jest zobowiązane przesyłać Komisji (art. 212 zrewidowanej Konwencji z Lomé). W sprawozdaniu nie przedstawiono żadnych informacji o działaniach podjętych przez Komisję w celu wyegzekwowania tych sprawozdań. 9. Istotnie, podjęto odpowiednie działania, co zostanie uwzględnione w sprawozdaniu za 2005 r. Przedstawicielstwa Komisji mają obowiązek zapewnić, aby sprawozdania roczne dotyczące państw AKP były przygotowywane zgodnie z ustalonym formatem. Audytorzy lokalni są zwykle zatrudniani w celu przygotowania sprawozdania w sytuacji, gdy personel podlegający krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu nie jest w stanie podjąć się tego zadania. Kontrola jakości stanowi oczywiście istotny aspekt tych działań. Komisja określiła, jako zadanie priorytetowe, doprowadzenie do końca wszystkich „pierwotnych” zobowiązań w ramach Stabex, co oznacza zatwierdzenie wszelkich nowych ram zobowiązań wzajemnych, przegląd obecnych ram oraz zamknięcie wcześniejszych lub takich, które utraciły zasadność. Warunkiem koniecznym dla przeprowadzenia tego działania z powodzeniem jest dostarczenie przez kraje otrzymujące wsparcie w ramach Stabex wiarygodnych rocznych sprawozdań z wykorzystania tych funduszy. 10. W celu spełnienia standardów IPSAS (15) do dnia 1 stycznia 2005 r. EFR musi przejść na rachunkowość memoriałową. Poza użytecznymi i szczegółowymi informacjami technicznymi przedstawianymi przez Komisję w jej kwartalnych sprawozdaniach dla Parlamentu Europejskiego i Rady, owo sprawozdanie z zarządzania finansami powinno było skrótowo przedstawić działania podjęte w 2004 r. w celu dotrzymania tego ważnego terminu, a zwłaszcza przygotowanie bilansu otwarcia na rok obrachunkowy 2005. 10. Problematyka ta jest w skrócie poruszona w sekcji 5.1.1.2 sprawozdania z zarządzania finansami za 2004 r. Postępy w realizacji projektu dotyczącego rachunkowości memoriałowej będą szerzej omówione w sprawozdaniu za 2005 r. Potrzeba poprawy komunikacji w zakresie zarządzania finansami 11. Sprawozdanie z zarządzania finansami komentuje dane finansowe zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym. W obecnej praktyce (art. 102 i 135 rozporządzenia finansowego dziewiątego EFR) wersja ostateczna sprawozdania istnieje już od dnia 31 maja i opiera się na wstępnych sprawozdaniach finansowych przyjętych dnia 30 kwietnia. Wersja ostateczna sprawozdań finansowych jest publikowana dnia 31 października. Można zatem odnieść wrażenie, że dane finansowe w sprawozdaniu z zarządzania finansami nie są zgodne z opublikowaną wersją ostateczną sprawozdań finansowych. Trybunał zaleca, aby ostateczna wersja sprawozdania była oparta na ostatecznej wersji sprawozdań finansowych i opublikowana w tym samym czasie, co roczne sprawozdania finansowe EFR. 11. Terminy określone w rozporządzeniu finansowym dotyczącym EFR oznaczają, że sprawozdanie to jest dołączone do rozliczeń tymczasowych, a nie końcowych. Sprawozdanie z zarządzania finansami jest głównie sprawozdaniem zarządczym dotyczącym wyników EFR za określony rok w stosunku do ustalonych celów. Wnioski 12. Trybunał zauważa, że: 12. a) na umieszczenie w sprawozdaniu z zarządzania finansami, uzupełnienie lub ujęcie w szerszym kontekście zasługuje wiele kluczowych informacji; a) Sprawozdanie z zarządzania finansami zwraca uwagę na najbardziej istotne wydarzenia, a szczegółowe informacje są zaprezentowane w zestawieniach finansowych. b) Komisja nie przedstawiła w sprawozdaniu głównych działań, które powinny zostać podjęte w wyniku inwentaryzacji Stabex w państwach AKP; b) Komisja przekazała instrukcje i określiła priorytety dla swoich przedstawicielstw, które muszą współpracować z krajowymi urzędnikami zatwierdzającymi z 43 krajów otrzymujących pomoc w ramach Stabex w celu uzyskania niezbędnych danych, a także muszą zapewnić właściwe wykorzystanie tych funduszy, które wciąż jeszcze nie zostały wydatkowane. Biorąc pod uwagę zmienną jakość otrzymywanych informacji, trudno jest sporządzić ogólne sprawozdanie na temat dotychczas osiągniętych rezultatów. c) byłoby bardziej właściwe, aby sprawozdanie z zarządzania finansami zawierało ostateczne dane oraz było publikowane równolegle z ostatecznym rocznym sprawozdaniem finansowym. c) Patrz: odpowiedź na pkt 11.

ROZDZIAŁ II — POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO DOTYCZĄCE ROZLICZEŃ EFR

Poświadczenie wiarygodności Trybunału Obrachunkowego dotyczące rozliczeń szóstego, siódmego, ósmego i dziewiątego Europejskiego Funduszu Rozwoju (EFR) za rok obrachunkowy 2004

I. Europejski Trybunał Obrachunkowy („Trybunał”) zbadał rozliczenia szóstego, siódmego, ósmego i dziewiątego EFR oraz transakcje leżące u podstaw tych rozliczeń za rok obrachunkowy zakończony dnia 31 grudnia 2004 r. Rozliczenia te składają się ze sprawozdań finansowych, sprawozdań z realizacji finansowej oraz sprawozdań finansowych i informacji dostarczonych przez Europejski Bank Inwestycyjny (EBI) (16). Na mocy rozporządzeń finansowych Trybunał jest zobowiązany dostarczyć Parlamentowi Europejskiemu i Radzie poświadczenie wiarygodności co do rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw, odnośnie do tej części środków EFR, którą zarządza i za którą odpowiada Komisja (17). Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie ze swoimi standardami i strategiami kontroli. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach kontroli przystosowanych do specyfiki EFR. Trybunał uzyskał w ten sposób uzasadnioną podstawę do wydania niniejszej opinii.

II. Wiarygodność rozliczeńZ zastrzeżeniem problemów dotyczących: a) niekompletności aktywów wynikającej z faktu, że Komisja zbadała w sposób niewystarczający, jaka część nierozliczonych zaliczek powinna zostać zwrócona EFR przez dłużników (patrz: pkt 14); b) niekompletności rezerw na wątpliwe należności, które nie odzwierciedlają rzeczywistej wielkości złych długów (patrz: pkt 15); c) braku wiarygodności bilansu funduszy Stabex przedstawionego w sprawozdaniu dołączonym do sprawozdań finansowych (832 mln euro) (patrz: pkt 16); Trybunał uważa, że sprawozdania z realizacji finansowej za rok obrachunkowy 2004 oraz sprawozdania finansowe na dzień 31 grudnia 2004 r. rzetelnie przedstawiają dochody i wydatki szóstego, siódmego, ósmego i dziewiątego EFR za rok obrachunkowy oraz sytuację finansową tych EFR na koniec tego roku.

III. Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeńAnaliza systemów nadzoru i kontroliTrybunał zbadał wdrożenie standardów kontroli wewnętrznej Komisji oraz sprawdził skuteczność systemów nadzoru i kontroli. Chociaż poczyniono postępy, w następujących dziedzinach wymagana jest dalsza poprawa: a) zarządzanie ryzykiem (patrz: pkt 20–22); b) ramy kontroli (patrz: pkt 23–33); c) odpowiedzialność przedstawicielstw za kontrolę wewnętrzną (patrz: pkt 34–35); d) roczne sprawozdanie z działalności Dyrektora Generalnego Biura Współpracy EuropeAid (patrz: pkt 36). Kontrola transakcjiTrybunał zbadał wybrane transakcje w oparciu o dokumentację dostępną w centrali Komisji oraz w przedstawicielstwach, a także w drodze kontroli na miejscu na poziomie jednostek wdrażających w państwach AKP będących beneficjentami. Badanie miało na celu zweryfikowanie przestrzegania przepisów oraz potwierdzenie realizacji robót, dostaw i usług. W odniesieniu do wydatków na bezpośrednie wsparcie budżetowe, badanie było prowadzone do etapu wpłacania pomocy do budżetów państw beneficjentów. Trybunał uważa, że częstotliwość i finansowe znaczenie wykrytych błędów są niewielkie (patrz: pkt 37–41).Wnioski na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeńTrybunał uważa, że dochody, środki przydzielone na EFR oraz zobowiązania i płatności w roku obrachunkowym są jako całość legalne i prawidłowe.

28 września 2005 r. Hubert WEBER Prezes

Europejski Trybunał Obrachunkowy 12, rue Alcide De Gasperi, L-1615 Luksemburg

Informacje potwierdzające poświadczenie wiarygodności Wiarygodność rozliczeń 13. Uwagi w punkcie II poświadczenia wiarygodności opierają się na następujących ustaleniach: 14. Kwota 18 mln euro, na którą zostały wystawione niezrealizowane jeszcze na koniec 2004 r. zlecenia windykacji, nie odzwierciedla pełnej wartości należności. Jako że Komisja niewystarczająco (18) zbadała wszystkie zaliczki wypłacone beneficjentom, nie jest w stanie ustalić kwot podlegających zwrotowi. Odnośnie do wartości pozostających do zbadania nierozliczonych zaliczek (19) Komisja nie podała ich kwoty na koniec 2004 r (20). 14. Zgodnie z rozporządzeniem finansowym Komisja przeanalizowała i systematycznie monitoruje zaliczki do zwrotu. Prace te stanowią przedmiot jednego z rozdziałów sprawozdania zarządczego. Komisja będzie kontynuowała działania podjęte w celu sporządzenia wykazu zaliczek, które powinny podlegać zwrotowi. 15. Saldo zaksięgowanych rezerw na wątpliwe należności (0,03 mln euro) nie odzwierciedla prawdziwego poziomu złych długów (21) w ramach kwoty 18 mln euro, na którą wystawiono zlecenia windykacji. Po przejściu na rachunkowość memoriałową w 2005 konieczność identyfikacji złych długów i związanych z nimi rezerw zarysuje się jeszcze wyrażniej (20). 15. Komisja zgadza się z uwagami Trybunału i zaplanowała przeprowadzenie tych prac za rok budżetowy 2005. 16. W 2004 r. Komisja zakończyła inwentaryzację funduszy Stabex. Fundusze te, chociaż należą już do państw AKP, są przedstawiane w sprawozdaniu dołączanym do sprawozdań finansowych (22), ponieważ Komisja współzarządza nimi oraz zatwierdza wydatkowanie środków z lokalnych kont bankowych. W wyniku inwentaryzacji funduszy Stabex ustalono, że z niektórych państw AKP nie będą już napływać dalsze informacje, a w innych wymagane informacje, w formie wyciągów bankowych lub zapisów księgowych dotyczących wydatkowania środków, mogą nie być dostępne, głównie z uwagi na upływ czasu. W konsekwencji nieznana część wykazywanego salda bankowego w wysokości 832 mln euro nie została potwierdzona przez Komisję na podstawie wiarygodnych dokumentów. 16. Komisja dąży, za pośrednictwem swoich przedstawicielstw, do uzyskania bardziej wyraźnego obrazu wykorzystania funduszy w ramach Stabex za pośrednictwem sprawozdań rocznych dotyczących Stabex, sporządzanych w standardowym formacie dla usprawnienia ogólnej sprawozdawczości. Obecnie, gdy inwentaryzacja Stabex została ukończona, stosowane jest podejście indywidualne do każdego kraju, zgodnie z polityką Komisji przekazywania uprawnień jej przedstawicielstwom w państwach AKP, w celu wyjaśnienia sytuacji oraz przyznania i wydatkowania wszystkich pozostałych funduszy Stabex. Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń 17. Uwagi przedstawione w punkcie III poświadczenia wiarygodności opierają się na: a) ocenie systemów nadzoru i kontroli przeprowadzonej zarówno w centrali Komisji w Brukseli, w szczególności w EuropeAid, jak i w czterech przedstawicielstwach (Ouagadougou, Conakry, Abuja i Georgetown) (23); b) szczegółowej kontroli transakcji w oparciu o akta oraz kontrole na miejscu; c) zbadaniu rocznego sprawozdania z działalności oraz oświadczenia Dyrektora Generalnego EuropeAid i procesu opracowywania tego dokumentu. 18. Trybunał zwraca uwagę, że przypadki zamierzonych nieprawidłowości i nadużyć poza środowiskiem kontroli Komisji nie mogą, z uwagi na swój charakter, być systematycznie wykrywane poprzez wykorzystanie przez Trybunał jego standardów i strategii kontroli. Ocena systemów nadzoru i kontroli Ogólna poprawa systemów nadzoru i kontroli 19. Wdrożenie standardów kontroli wewnętrznej Komisji zarówno w centrali Komisji w Brukseli, jak i w przedstawicielstwach, było w 2004 r. kontynuowane i przyczyniło się do poprawy funkcjonowania systemów nadzoru i kontroli. Wymagana jest jednak dalsza poprawa we wskazanych poniżej dziedzinach (patrz: pkt 20–36). Zarządzanie ryzykiem: pomimo poprawy pozostaje na zbyt ogólnym poziomie 20. W przybliżeniu 2 500 mln euro jest co roku wydawane przez rozliczne podmioty. To wysoce złożone środowisko obejmuje pięć dyrekcji generalnych (DG ds. Stosunków Zewnętrznych, EuropeAid, ECHO, DG ds. Rozwoju i DG ds. Budżetu (24)), 44 przedstawicielstwa (prawie wszystkie zdecentralizowane) (25), 76 krajów partnerskich ze strukturalnymi problemami administracyjnymi, znajdujących się wśród najuboższych krajów świata (26), oraz tysiące jednostek wdrażających o różnym potencjale zarządczym (prywatni wykonawcy, organizacje pozarządowe, organizacje międzynarodowe, władze lokalne itp.). 20. Komisja jest świadoma, że zarządzanie EFR niesie ze sobą pewne ryzyka. Wdrożenie wzmocnionych systemów kontroli, monitoringu, jak również regularnych audytów pozwala na ograniczenie tych ryzyk. 21. EuropeAid podjęło starania zmierzające do poprawy zarządzania ryzykiem finansowym i operacyjnym poprzez zastosowanie odpowiednich instrukcji Komisji. W 2003 r. Biuro przeprowadziło globalną ocenę ryzyka związanego z działaniami zewnętrznymi ujętymi całościowo (włącznie z EFR); personel kierowniczy przeprowadził też samoocenę w zakresie poszczególnych rodzajów ryzyka. Tym sposobem EuropeAid określiło ryzyko związane z reorganizacją Biura (która nastąpiła w połowie marca 2005 r.) oraz z realizacją projektów infrastrukturalnych. 22. Poszczególne przedstawicielstwa nie określiły jednak wystarczająco szczegółowego ryzyka finansowego (portfolio projektów i kwalifikacje personelu, sprawność biura Krajowego Urzędnika Zatwierdzającego i potencjał zarządczy projektów). Przedstawicielstwa mogą posiadać wiedzę o tych rodzajach ryzyka, ale nie otrzymały wytycznych, jak je oceniać i w jaki sposób o nim informować. Narażenie na poszczególne rodzaje ryzyka szczątkowego (27) może więc nie być ani odpowiednio zidentyfikowane, ani uwzględniane. 22. Komisja podjęła już kroki w celu określenia ryzyk, o których wspominał Trybunał, zwłaszcza poprzez wprowadzenie w 2004 r. znormalizowanej metodologii samooceny ryzyka sporządzanej przez przedstawicielstwa, która ma być stosowana począwszy od 2005 r. Ponadto należy zauważyć, że proces opracowywania i finansowania projektu/programu obejmuje analizę ograniczeń i warunków koniecznych dla pomyślnego ukończenia realizacji projektu/programu, z uwzględnieniem aspektów wykonalności (możliwości beneficjenta końcowego). Regularny monitoring projektów oraz przeglądy „in cursu” umożliwiają Komisji podejmowanie odpowiednich środków w celu poprawienia lub przekształcenia projektu. Misje weryfikacyjne odbywane przed przekazaniem uprawnień oceniają wszelkie konieczne warunki wstępne, w tym możliwości przedstawicielstwa. W sytuacji gdy jest to konieczne, możliwości administracyjne krajowego urzędnika zatwierdzającego są wspierane przez Komisję poprzez szczegółowe działania mające na celu rozwój zdolności. Ramy kontroli wymagają poprawy zarządzania ryzykiem 23. Zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji zależy głównie od skutecznego funkcjonowania następujących systemów: technicznego i finansowego nadzoru prowadzonego przez państwa AKP, przedstawicielstwa oraz EuropeAid, kontroli ex ante i ex post w EuropeAid, kontroli prowadzonych przez przedstawicielstwa i EuropeAid oraz od funkcji kontroli wewnętrznej EuropeAid. Poprawa zarządzania ryzykiem pozwoliłaby także na stworzenie bardziej spójnych i odpowiednich ram kontroli. 23. Komisja stale działa na rzecz dalszego wzmacniania oraz poprawy funkcjonowania i realizacji swojego podejścia do zarządzania ryzykiem. Komisja uważa, że wszystkie wdrożone systemy kontroli dotyczące EFR, o których wspomina Trybunał, umożliwiają zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń. System ten pozwala na podejmowanie działań mających na celu poradzenie sobie z potencjalnymi słabościami władz lokalnych. Kontrola transakcji przeprowadzona przez Trybunał pozwoliła skądinąd na potwierdzenie mało istotnego charakteru błędów. Poprawa monitoringu technicznego i finansowego 24. W wyniku decentralizacji główna odpowiedzialność za techniczny i finansowy monitoring projektów została przeniesiona na przedstawicielstwa, a EuropeAid odpowiada za monitoring ogólny. Monitoring obejmuje szeroki zakres działań: od zdalnej kontroli dokumentów do ich kontroli na miejscu, analizę danych w systemie rachunkowości i ocenę zarządzania na wszystkich poziomach. Zarówno przedstawicielstwa, jak i EuropeAid mają do dyspozycji wiele narzędzi: sprawozdania z zarządzania pomocą zewnętrzną (EAMR), komputerowy system informacyjny (CRIS), coroczne seminaria dla centrali Komisji i przedstawicielstw każdego z sześciu obszarów geograficznych, codzienne kontakty przedstawicielstw z koordynatorami regionalnymi w centrali Komisji, listy kontrolne, a także wizyty pracowników centrali Komisji w przedstawicielstwach i vice versa. 25. Dzięki tym narzędziom skuteczność monitoringu jest ogólnie zadowalająca. Jednak bardziej przejrzyste i szczegółowe określenie zadań i funkcji zarówno centrali Komisji, jak i przedstawicielstw poprawiłoby ich skuteczność. 25. Celem reorganizacji EuropeAid na początku 2005 r. jest polepszenie roli monitorowania i wsparcia, odgrywanej przez siedzibę główną. Zadowalający dodatkowy poziom kontroli ex ante 26. EuropeAid wprowadziło opcjonalne kontrole ex ante w drugiej połowie 2003 r. Kontrole te obejmują badanie akt dziennej próby płatności i zobowiązań, wybranych losowo spośród zatwierdzonych do realizacji, po zakończeniu standardowych kontroli (28) przeprowadzanych pod nadzorem urzędnika zatwierdzającego. Realizację tego dodatkowego poziomu kontroli powierzono dyrekcji odpowiadającej za kraje AKP, co w większości przypadków zapewnia niezależność od urzędnika zatwierdzającego (z wyjątkiem transakcji zatwierdzanych przez samego Dyrektora, a mianowicie związanych ze wsparciem budżetowym). Celem tej kontroli jest skuteczne przejście od w pełni scentralizowanej do w pełni zdecentralizowanej kontroli finansowej (tj. pod nadzorem urzędnika zatwierdzającego) oraz stworzenie skutecznej kontroli ex post. Opcjonalnych kontroli ex ante zaprzestano w 2005 r., w następstwie reorganizacji EuropeAid. 27. Kontrola ex ante objęła 6 % transakcji zrealizowanych w 2004 r. i wykryła różne rodzaje błędów w 6 % z nich, co pozwoliło na podjęcie działań naprawczych. Chociaż wykryte błędy nie były uszeregowane według ich potencjalnych konsekwencji, wydaje się, że w większości przypadków były one spowodowane nieprzestrzeganiem mniej istotnych procedur wewnętrznych. Trybunał dokonał przeglądu wybranych losowo 23 transakcji skontrolowanych w ramach dodatkowego poziomu kontroli i stwierdził że, z wyjątkiem mało istotnych przypadków, kontrola funkcjonuje skutecznie. Dokumentacja kontroli ex post wymaga poprawy 28. W czerwcu 2004 r. EuropeAid wprowadziło kontrolę ex post mającą na celu weryfikację już zrealizowanych transakcji. Kontrola ta, dokonywana jedynie na podstawie zdalnego badania dokumentacji, zakłada sprawdzenie 3 % płatności, w tym rozliczeń zaliczek (29), w celu zidentyfikowania jednorazowych oraz powtarzających się błędów, określenia możliwości poprawy procedur i uzyskania dodatkowego zapewnienia o prawidłowości i legalności płatności. Zakres kontroli jest bardziej skoncentrowany w porównaniu do opcjonalnych kontroli ex ante. 29. Z powodu braków kadrowych, do końca stycznia 2005 r. z zaplanowanej na 2004 r. puli zbadano jedynie trzy pierwsze kwartały 2004 r., co stanowi 1 % transakcji płatniczych, wobec zakładanego poziomu 3 %. 29. Pomimo że cel 3 % liczby transakcji finansowych przechodzących przez system informatyczny nie został osiągnięty, kontrole ex post objęły 14 % ogólnej wartości finansowej transakcji w 2004 r. 30. Trybunał dokonał przeglądu wybranych 51 transakcji skontrolowanych w ramach kontroli ex post i stwierdził że, z wyjątkiem mało istotnych przypadków, kontrola funkcjonuje wystarczająco skutecznie. Kontrola stanowiłaby jednak źródło dodatkowego zapewnienia, gdyby sprawdzano również zobowiązania finansowe i opracowano szczegółowe listy kontrolne, co gwarantowałoby spójność i udokumentowanie kontroli. 30. Wybór wprowadzenia scentralizowanego systemu kontroli transakcji ex-post, jak również określenie jego właściwości wynikają z oceny pozostałego ryzyka oraz połączenia kontroli transakcji ex-post z innymi składowymi systemu kontroli. Procedura wdrożenia przewiduje ewidencjonowanie w odpowiednich dokumentach zarówno kontroli, jak i wszystkich etapów wdrożenia. Kontrola jako część działań kontrolnych w odniesieniu do zarządzania 31. Błędy polegające na nieprzestrzeganiu przepisów, powodujące powstawanie niekwalifikowalnych wydatków, występują głównie na poziomie zarządzania projektem, za który w większości przypadków odpowiadają organy administracji krajów AKP, których potencjał zarządczy jest na niskim poziomie. Kontrole w formie „poświadczania rozliczeń” są głównym narzędziem wykrywania tego typu błędów, a „kontrole systemów” — głównym narzędziem doradzania kierownictwu projektu, jak poprawić zarządzanie finansami i zmniejszyć ryzyko przyszłych błędów. Kontrole mogą być uruchamiane przez samo kierownictwo projektu, krajowego urzędnika zatwierdzającego, przedstawicielstwo lub centralę Komisji i mogą być finansowane w pierwszych dwóch przypadkach z projektu, a w pozostałych dwóch ze środków na wydatki administracyjne EFR (30). Umowy finansowania zawierane z krajami AKP coraz częściej przewidują kontrole uruchamiane przez kierownictwo projektów i krajowego urzędnika zatwierdzającego, a zwłaszcza kontrole mające na celu uzyskanie poświadczenia rozliczeń prognoz programu. Ponadto, zgodnie z nowymi warunkami ogólnymi mającymi zastosowanie do zamówień (31), przedstawicielstwa i centrala Komisji mogą opłacać kontrole projektów w ramach dziewiątego EFR ze środków tych projektów. 32. W 2004 r. EuropeAid poprawiło swoją funkcję kontrolną. Biuro stworzyło wyczerpującą strategię kontroli, która ma być stosowana zarówno w EuropeAid, jak i w przedstawicielstwach do projektów dziewiątego EFR, określiło kryteria ryzyka do celów typowania przyszłych kontroli, wydało standardowy zakres wymagań i obowiązków dla kontrolerów, w ramach sześciu wizyt udzieliło przedstawicielstwom wsparcia kontrolnego, przygotowało dwa sprawozdania z działalności i wprowadziło CRIS-Audit, komputerowy system wsparcia i monitoringu kontroli. Kontrole sfinalizowane przez EuropeAid w 2004 r. (32) wykazały 2 % poziom niekwalifikowalnych wydatków. Dalsze kontrole oparte na konkretnych podejrzeniach dotyczących występowania nieprawidłowości ujawniły wysoki poziom niekwalifikowalności lub braki w dokumentacji. Kontrole te przyczyniają się do poprawy stanu wiedzy na temat legalności i prawidłowości realizacji EFR. 32. EuropeAid w rzeczywistości kontynuowało wysiłki w dziedzinie sprawozdawczości i konsolidacji informacji dotyczących audytów. Działania w zakresie monitoringu są również prowadzone i zarządzane centralnie. 33. Brak jest jednak centralnej konsolidacji w zakresie stopnia objęcia badanych kwestii kontrolami podejmowanymi przez przedstawicielstwa i krajowych urzędników zatwierdzających, a także terminowości kontroli. Działania podejmowane w związku z wynikami wszystkich tych kontroli nie są centralnie monitorowane i nie jest możliwe skuteczne zidentyfikowanie przypadków podjęcia niewystarczających działań w wyniku kontroli (na przykład brak zlecenia windykacji w przypadku wykrytej przez kontrolerów nadpłaty). Analiza ryzyka będąca podstawą do uruchomienia kontroli opiera się głównie na kryteriach jakościowych. CRIS-Audit mógł okazać się pomocny w przypadku niektórych wymienionych wyżej niedociągnięć, a zwłaszcza w odniesieniu do stopnia objęcia badanych kwestii kontrolami i do działań podejmowanych w związku z wynikami kontroli. Chociaż, według ówczesnych oświadczeń, CRIS-Audit znajdował się na etapie pilotażowym w 2003 r., system ten nadal nie spełnia wszystkich oczekiwań. 33. Plan audytu za rok 2004, opartego na analizie ryzyka i zarządzanego centralnie, obejmuje ponad 5 % płatności, zgodnie z zaleceniem zawartym w metodologii opracowanej przez EuropeAid. Plan audytu siedziby głównej za rok 2004 obejmował 35 audytów, a wszystkie plany audytu przedstawicielstw – 426. Działania podejmowane w następstwie audytu oraz wydanie ewentualnej noty obciążeniowej należą do obowiązków przedstawicielstwa zdecentralizowanego. Niemniej jednak EuropeAid kontroluje, na podstawie analizy próby reprezentacyjnej, jakość tych audytów, jak również działania podejmowane w ich następstwie (wydanie ewentualnej noty obciążeniowej). CRIS audit był rzeczywiście w 2003 r. w fazie pilotażowej. Zaczął on funkcjonować w kwietniu 2004 r. i został udostępniony użytkownikom począwszy od czerwca 2004 r. Przedstawicielstwa w państwach AKP będą mogły w pełni korzystać z modułu, jak tylko zostanie przeprowadzona migracja systemu rachunkowości EFR do CRIS. W kwestii odpowiedzialności za kontrolę wewnętrzną w przedstawicielstwach należy zapewnić większą spójność z rozporządzeniem finansowym 34. Zgodnie z zasadą delegacji Dyrektor Generalny EuropeAid przekazał dyrektorowi uprawnienia i odpowiedzialność w zakresie finansowej realizacji EFR. W ramach decentralizacji, dyrektor przekazał z kolei większość uprawnień i odpowiedzialności, z wyłączeniem decyzji o wypłacie wsparcia budżetowego, szefom przedstawicielstw. Według tej samej zasady, szefowie przedstawicielstw odpowiadają przed dyrektorem, który z kolei odpowiada przez Dyrektorem Generalnym EuropeAid (patrz: art. 21 ust. 1 i art. 25 rozporządzenia finansowego). Zakres odpowiedzialności obejmuje, między innymi, skuteczne funkcjonowanie systemu kontroli opartego na standardach kontroli wewnętrznej Komisji. 35. Przedstawicielstwa przeprowadzają samoocenę w zakresie kontroli wewnętrznej, ale, wbrew ww. zasadzie delegacji, szefowie przedstawicielstw nie odpowiadają w tym zakresie przed Dyrektorem EuropeAid, ale przed Dyrektorem Generalnym ds. Stosunków Zewnętrznych, który, administracyjnie, jest przełożonym wszystkich pracowników przedstawicielstw. Powodem takiego stanu rzeczy jest fakt, że wewnętrzna kontrola w przedstawicielstwie obejmuje nie tylko wydatki operacyjne (stanowiące największą część), ale także administracyjne, a personel przedstawicielstw może przyjmować polecenia od innych dyrekcji generalnych, tj. od DG ds. Rozwoju i DG ds. Handlu. Stąd też, jako że EuropeAid jest odpowiedzialne za kontrolę wewnętrzną w przedstawicielstwach, ale nie za sprawozdawczość w tym zakresie, może dochodzić do sytuacji, w których związane z nią problemy nie są właściwie rozwiązywane. 35. Ze względu na podział obowiązków między różne DG, obecne uzgodnienia dotyczące samooceny w zakresie kontroli wewnętrznej zapewniają jednolity i spójny zestaw instrukcji dla przedstawicielstw. Metodologia samooceny w zakresie kontroli wewnętrznej przedstawicielstw została ustalona przez DG ds. Stosunków Zewnętrznych przy wsparciu ze strony centralnych służb finansowych i bazowała na pracach grupy złożonej z przedstawicieli różnych służb, w których uczestniczyło EuropeAid. Wyniki tych prac zostały przekazane wszystkim zainteresowanym służbom (DG ds. Stosunków Zewnętrznych, EuropeAid, DG ds. Rozwoju…) w celu podjęcia przez nie odpowiednich dalszych działań. Roczna samoocena nie jest jedynym elementem odpowiedzialności szefa przedstawicielstwa, jako oddelegowanego urzędnika zatwierdzającego, przed właściwym dyrektorem w EuropeAid. Zgodnie z postanowieniami określonymi w Karcie oddelegowanego urzędnika zatwierdzającego, szef przedstawicielstwa jest zobowiązany do regularnego informowania siedziby głównej na temat realizacji działań i wykorzystania zasobów, co do których zostały mu przekazane odpowiednie uprawnienia, jak również o wszelkich problemach pojawiających się w funkcjonowaniu mechanizmów zarządzania i kontroli, które wprowadził w celu wywiązania się ze swoich obowiązków. Biuro Współpracy EuropeAid nadzoruje kontrolę wewnętrzną w przedstawicielstwach i jest odpowiedzialne za radzenie sobie z potencjalnymi słabościami związanymi z wdrażaniem pomocy zewnętrznej. Sprawozdanie z działalności Dyrektora Generalnego EuropeAid nie wymienia istotnych niedociągnięć kontroli wewnętrznej 36. Podobnie jak w ubiegłych latach, Dyrektor Generalny EuropeAid oświadczył, że w odniesieniu do EFR uzyskał uzasadnione zapewnienie o legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń. Sprawozdanie z działalności mogłoby jednak wymieniać główne słabości kontroli wewnętrznej, jak choćby te wskazane przez Trybunał (patrz: pkt 19–35) oraz zgłoszone przez przedstawicielstwa w sprawozdaniach z zarządzania pomocą zewnętrzną (EAMR). W 2004 r. sporządzono 52 takie sprawozdania. Przedstawicielstwa zwracały w nich uwagę, między innymi, na niewystarczające kontrole i ich monitoring oraz problemy z potencjałem zarządczym krajowych urzędników zarządzających, co zwiększało nakład pracy personelu przedstawicielstw. Procedura konsolidacji tych kwestii nie zapewniła jednakże ich odpowiedniego i wyczerpującego uwzględnienia w sprawozdaniu z działalności Dyrektora Generalnego EuropeAid. W konsekwencji ich wpływ na kontrolę wewnętrzną mógł nie zostać w pełni ujęty w tym sprawozdaniu. 36. Sprawozdania z zarządzania pomocą zewnętrzną (EAMR) są przedmiotem regularnych kontroli przeprowadzanych przez właściwą jednostkę zatwierdzającą płatności w siedzibie głównej. Gdy to konieczne, z przedstawicielstwami uzgadniane są, a następnie wdrażane odpowiednie działania naprawcze. Oddelegowani urzędnicy zatwierdzający w siedzibie głównej (dyrektorzy) sporządzają sprawozdania na temat działań podjętych w następstwie ważnych kwestii poruszanych w przedstawicielstwach, z zaznaczeniem, gdy to stosowne, wszelkich problemów wymagających szczególnej uwagi ze strony Dyrektora Generalnego EuropeAid. Kontrola transakcji 37. Trybunał wykorzystał również próbę 74 płatności i odpowiadających im zobowiązań finansowych objętych kontrolami ex ante (23) i ex post (51) (patrz: pkt 27 i 30), w celu sprawdzenia legalności i regularności wyłącznie na podstawie dokumentacji. Trybunał wyselekcjonował też próbę 26 płatności i odpowiadających im zobowiązań finansowych z sześciu państw AKP w 2004 r. i sprawdził ich legalność i prawidłowość w ramach kontroli na miejscu prowadzonych do poziomu jednostki wdrażającej, również w celu potwierdzenia realizacji robót, dostaw i usług. Błędy w poszczególnych zobowiązaniach prawnych i płatnościach nie są istotne 38. Błędy wykryte podczas sprawdzania legalności i prawidłowości zobowiązań prawnych i płatności nie są częste ani nie pociągają za sobą istotnych skutków finansowych. Zauważono też częściej występujące błędy w zakresie realizacji procedur. Oba rodzaje błędów potwierdzają wskazane wyżej niedociągnięcia kontroli wewnętrznej i wskazują na obszary, gdzie wciąż wymagana jest poprawa. 39. Podczas badania poszczególnych zobowiązań finansowych wyodrębniono następujące rodzaje błędów: odstępowanie, bez uzyskania wcześniejszego zezwolenia, od obowiązku przeprowadzenia procedury przetargowej, podpisywanie umów po terminie określonym w umowie finansowania lub nienależyte podpisywanie umów, nieprecyzyjne kryteria kwalifikowalności w prognozach programów. 40. Podczas badania płatności wyodrębniono następujące rodzaje błędów: tymczasowe inwestowanie bez zezwolenia środków wypłaconych w ramach zaliczki na zarządzanie prognozami programów, wydatki niekwalifikowalne, opóźnienia w płatnościach potencjalnie skutkujące roszczeniami o odsetki, brak dokumentacji wydatkowania dotacji. 38-40. Biuro EuropeAid, świadome ryzyk towarzyszących realizacji EFR, stale ocenia i systematycznie dostosowuje podejście do ryzyka oraz obieg środków finansowych w celu poprawy jakości i skuteczności kontroli wewnętrznej. Rezultaty w zakresie skuteczności potwierdza ograniczona liczba błędów stwierdzonych przez Trybunał. Operacje wsparcia budżetowego 41. Ramy prawne EFR dają dużą swobodę interpretacji i duże możliwości odstępstw w zakresie wsparcia budżetowego. Dlatego też prowadzone przez Trybunał kontrole legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń polegają na zbadaniu, czy odpowiednie warunki zostały poddane właściwej ocenie przez Komisję. Początkowe oceny przeprowadzane po przyjęciu zobowiązań finansowych są nadal niewystarczająco sformalizowane w odniesieniu do poszczególnych kryteriów wymienionych w art. 61 ust. 2 Umowy z Kotonu. Takie sformalizowanie jest niezbędne, zwłaszcza w odniesieniu do zapewnienia przejrzystości, wiarygodności i skuteczności zarządzania finansami publicznymi; jego brak uniemożliwia ustalenie, czy nastąpiła poprawa zarządzania, co jest warunkiem udzielenia dalszej pomocy. 41. Na warunki stosowane przez Komisję składają się w części wskaźniki obiektywnie sprawdzalne i wymierne, co ogranicza margines uznaniowości. Podejmowane będą wysiłki w celu dalszego doprecyzowania we wnioskach o finansowanie kwalifikowalności kraju beneficjenta w rozumieniu art. 61.2 umowy z Kotonu. Obecnie do wszystkich wniosków o finansowanie dołączony jest załącznik zawierający analizę podstawowych aspektów zarządzania finansami publicznymi oraz problemów, które w tej dziedzinie należy rozwiązać. Kryteria, o których mowa w tym artykule, są więc de facto uwzględnione, ale prawdą jest, że możliwe jest dokonanie tego w sposób bardziej czytelny. Zmiany w funkcjonowaniu systemów nadzoru i kontroli 42. Wszystkie powyższe uwagi powinny zostać ujęte w tabeli wskaźników, tak aby umożliwić ocenę zmian w funkcjonowaniu systemów nadzoru i kontroli (patrz: tabela 3 ). 42. Komisja pragnie przedstawić następujące uwagi: — W odniesieniu do pkt. 1.2 tabeli 3: Zgodnie z rozporządzeniem finansowym Komisja przeanalizowała i systematycznie monitoruje zaliczki do zwrotu. W przyszłości, wraz z przyjęciem rachunkowości memoriałowej, zamierza ona określić rezerwy na wątpliwe należności. Tabela 3 — Poświadczenie wiarygodności za 2004 r. w zakresie EFR: Wskaźniki wynikające z prac kontrolnych 1 KLUCZOWE UWAGI — ROZWÓJ SYTUACJI 2002 2003 2004 Uwagi Działania, jakie należy podjąć Uwagi Działania, jakie należy podjąć Uwagi Działania, jakie należy podjąć 1.1 Realizacja wsparcia budżetowego W związku z brakiem informacji o jakości zarządzania finansami publicznymi w krajach AKP, Trybunał nie ma możliwości wydania opinii w sprawie wykorzystania pomocy budżetowej Należy poprawić jakość informacji w zakresie zarządzania finansami publicznymi w krajach AKP Komisja dostarczyła więcej informacji o prowadzonym przez siebie monitoringu w zakresie zarządzania finansami publicznymi w państwach AKP, w szczególności w swoim sprawozdaniu z zarządzania finansami za rok obrachunkowy 2003 Komunikacja w odniesieniu do tego kluczowego zagadnienia wymaga dalszej poprawy Środki są obecnie wydatkowane przez Komisję po sprawdzeniu, czy zostały spełnione określone warunki (częściowo w oparciu o wskaźniki efektywności) Działania nie są już wymagane 1.2 Rozliczanie zaliczek, różne kwoty do odzyskania oraz rezerwa na wątpliwe należności Zaliczki i kwoty do odzyskania nie są w rzetelny sposób ujmowane w rozliczeniach Należy uzupełnić braki Bardzo słabe zarządzanie rozliczaniem zaliczek, sięgających ponad 18 miesięcy wstecz (400 mln euro), oraz odzyskiwaniem kwot do odzyskania (27,5 mln euro) Należy poprawić procedury służące identyfikacji, rejestracji i monitorowaniu zaliczek do rozliczenia i kwot do odzyskania Słabe zarządzanie rozliczaniem zaliczek, sięgających ponad 18 miesięcy wstecz, oraz odzyskiwaniem kwot do odzyskania. Rezerwa na wątpliwe należności nie odzwierciedla poziomu złych długów Należy poprawić monitoring nierozliczonych zaliczek, a także obliczyć i skorygować wysokość rezerwy na wątpliwe należności 1.3 Inwentaryzacja i wykorzystanie funduszy Stabex W rozliczeniach brak jest informacji o wykorzystaniu funduszy Stabex Należy uzupełnić braki, ponieważ Komisja współodpowiada za wykorzystanie tych funduszy Komisja nie jest w stanie zweryfikować faktycznego wykorzystania funduszy Stabex (art. 212 czwartej Konwencji z Lomé); ponadto, autoryzacja przelewów bankowych jest niewłaściwa Od krajowych urzędników zatwierdzających należy uzyskać wszystkie sprawozdania dotyczące wykorzystania funduszy Stabex, a także wzmocnić wewnętrzne kontrole w zakresie przelewów bankowych Inwentaryzacja funduszy Stabex została zakończona, ale wysokość funduszy dostępnych na rachunkach bankowych nie jest wiarygodna (832 mln euro). Informacje o wykorzystaniu funduszy Stabex są niewystarczające Należy prowadzić dalsze badania w celu uzyskania bardziej wiarygodnych danych o wysokości funduszy dostępnych na rachunkach bankowych, a także uzyskać sprawozdania dotyczące wykorzystania funduszy 1.4 Zarządzanie ryzykiem brak oceny brak oceny brak oceny brak oceny Zarządzanie ryzykiem na szczeblu centrali odbywa się na zbyt ogólnym poziomie, aby możliwe było określenie poziomu ryzyka występującego w szczególności w państwach AKP Należy poprawić zarządzanie ryzykiem w celu identyfikacji konkretnych zagrożeń 1.5 Kontrola ex post brak oceny brak oceny brak oceny brak oceny Liczba transakcji poddanych kontroli była ograniczona ze względu na braki kadrowe. Kontrole były wystarczająco skuteczne, ale nienależycie udokumentowane Należy poprawić dokumentowanie prowadzonych kontroli 1.6 Kontrola jako część działań kontrolnych w odniesieniu do zarządzania brak oceny brak oceny brak oceny brak oceny Stopień objęcia kontrolami badanych kwestii nie jest konsolidowany centralnie, a działania podejmowane w następstwie kontroli nie są centralnie monitorowane Należy poprawić funkcjonalność systemu komputerowego CRIS-Audit, służącego do wspierania i monitorowania kontroli 2 SYSTEMY NADZORU I KONTROLI 2002 2003 2004 ANALIZA KONTROLI FINANSOWYCH Częstotliwość (a) Częstotliwość (a) Częstotliwość (a) 2.1 Zakresy wymagań i obowiązków nie określają wyraźnie charakteru wydatków niekwalifikowalnych często dość rzadko dość rzadko 2.2 Sprawozdanie z kontroli nie zawiera wyraźniego ujęcia ilościowego wydatków poddanych kontroli ani kwot wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych często dość rzadko dość rzadko 2.3 Działania podejmowane w celu odzyskania niekwalifikowalnych wydatków zidentyfikowanych przez kontrolerów zewnętrznych są niewystarczające często często dość rzadko SYSTEMY KONTROLI WEWNĘTRZNEJ W BRUKSELI Ocena systemów nadzoru i kontroli (b) Ocena systemów nadzoru i kontroli (b) Ocena systemów nadzoru i kontroli (b) 2.4 Rzeczywisty poziom wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej mających zastosowanie do transakcji leżących u podstaw rozliczeń B B/A B/A SYSTEMY KONTROLI WEWNĘTRZNEJ W KRAJACH AKP (PRZEDSTAWICIELSTWA I ADMINISTRACJA PUBLICZNA) (33) (34) (35) 2.5 Ogólna ocena przetargów B B/A B/A 2.6 Ogólna ocena płatności B B/A B/A 2.7 Ogólna ocena kontroli B B B 2.8 Ogólna ocena kwot odzyskanych C C C/B 2.9 Ogólna ocena księgowości B B/A B/A 2.10 Ogólna ocena dla objętych kontrolą krajów B B B (a) Częstotliwość (występowanie) rzadko dość rzadko często (b) Ocena systemów nadzoru i kontroli A. Funkcjonują prawidłowo, potrzebne nieliczne drobne udoskonalenia B. Funkcjonują, lecz konieczne są udoskonalenia C. Nie funkcjonują tak jak zakładano Źródło: Trybunał Obrachunkowy. — W odniesieniu do pkt. 1.6 tabeli 3: Plan audytu za rok 2004, opartego na analizie ryzyka i zarządzanego centralnie, obejmuje ponad 5 % płatności, zgodnie z zaleceniem zawartym w metodologii opracowanej przez EuropeAid. Plan audytu siedziby głównej za rok 2004 obejmował 35 audytów, a wszystkie plany audytu przedstawicielstw – 426. ROZDZIAŁ III — DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z WCZEŚNIEJSZYMI UWAGAMI Roboty w zakresie infrastruktury finansowane z EFR 43. W sprawozdaniu specjalnym nr 8/2003 (36) dotyczącym realizacji robót w zakresie infrastruktury finansowanych z EFR Trybunał podkreślił potrzebę poprawy nadzoru nad realizacją zamówień na roboty oraz, w szczególności, potrzebę zmniejszenia rozbieżności pomiędzy zapisami umów a ich faktyczną realizacją. W tym celu zalecane jest, aby Komisja: a) zapewniła lepsze ramy dla pracy konsultantów przygotowujących analizy, na których oparte są umowy, a także zwiększyła ponoszoną przez nich odpowiedzialność; b) przykładała większą wagę do zmian wprowadzanych w trakcie realizacji robót i szybciej zajmowała się pojawiającymi się problemami i skargami; c) dokonała reorganizacji swoich departamentów centralnych, tak aby, w ramach procesu decentralizacji, możliwe było udzielenie większego wsparcia przedstawicielstwom; d) w większym stopniu zwracała uwagę na środki towarzyszące, które mają wpływ na rentowność i trwałość robót, a także ponownie przeanalizowała ogólne warunki realizacji zamówień na roboty (37). Stanowisko organu udzielającego absolutorium z wykonania budżetu 44. Parlament Europejski odnotował zalecenia Trybunału, a Rada (38) z zadowoleniem przyjęła fakt, iż Komisja podjęła już wynikające z nich działania. Rada wyraźnie zaleciła zwiększenie wsparcia dla państw AKP (w szczególności po to, aby utrzymać stworzoną już infrastrukturę) oraz udoskonalenie kontroli w zakresie analiz przygotowawczych (wiarygodność finansowa konsultantów, ściślejszy nadzór i bardziej konkretne określenie zakresów wymagań i obowiązków). Działania podjęte przez Komisję w związku z wcześniejszymi uwagami 45. Sprawozdanie Komisji z zarządzania finansami w zakresie szóstego, siódmego, ósmego i dziewiątego Europejskiego Funduszu Rozwoju za rok 2003 oraz ograniczone badanie tego obszaru przez Trybunał wskazują na to, iż intencją Komisji było wdrożenie głównych zaleceń Trybunału. 46. Komisja powierza obecnie konsultantom większą odpowiedzialność poprzez zatrudnianie tych samych konsultantów do zaprojektowania i do nadzorowania robót. Komisja postanowiła również, że przed przedłożeniem propozycji finansowania Komitetowi EFR wszelkie analizy powinny zostać zakończone. Niektóre przedstawicielstwa niechętnie odniosły się do tego nowego podejścia, ponieważ opóźnia ono księgowanie odpowiadających transakcjom zobowiązań. Centrala postanowiła jednak wyegzekwować od przedstawicielstw przestrzeganie tej procedury, poprzez odłożenie w czasie kilku decyzji o finansowaniu dla projektów, dla których analizy nie zostały jeszcze ukończone. W rezultacie kwota zobowiązań uległa obniżeniu. 47. Wciąż jeszcze jest zbyt wcześnie, aby ocenić, czy zalecenie dotyczące rozstrzygania sporów na wczesnym etapie zostało zrealizowane: komputerowy system zarządzania (CRIS) nie zawiera żadnych informacji w tym zakresie, a Centrala nie monitorowała tego obszaru. 48. W odniesieniu do reorganizacji rozmaitych departamentów EuropeAid nowe zasady weszły w życie dnia 16 marca 2005 r. „Jednostka ds. Infrastruktury” w głównej mierze odpowiada za udzielanie porad i wspieranie przedstawicielstw. Powyższa reorganizacja stanowi przydatne uzupełnienie procesu decentralizacji, który dobiega już końca i który, wraz z zaoferowanymi szkoleniami, powinien ułatwić wdrożenie zaleceń Trybunału. 49. Odnośnie do zalecenia Trybunału podjętego przez Radę, a dotyczącego środków towarzyszących (utrzymanie, sprawdzanie nacisku na oś, bezpieczeństwo na drogach oraz ochrona środowiska), Komisja nie wprowadziła nowych zasad, ponieważ była zdania, iż środki takie zostały już wdrożone. Choć środki pozostające do dyspozycji w ramach funduszy drogowych (specjalnych funduszy do celów utrzymania dróg) nie zawsze są wystarczające, są jednak na ogół udostępniane. Proces ten podlega kontrolom Komisji, szczególnie w kontekście pomocy budżetowej. Fundusze te borykają się jednak ze znaczącymi trudnościami organizacyjnymi (np. w przypadkach, gdzie tradycyjnie raczej finansują one niż utrzymują infrastrukturę). 46-49. W następstwie sprawozdania specjalnego Trybunału z lipca 2003 r., dotyczącego projektów z zakresu infrastruktury, w lutym 2004 r. Komisja wezwała przedstawicielstwa do przestrzegania w szczególności następujących czterech zasad w celu uniknięcia ponownego pojawienia się wspomnianych przez Trybunał problemów: 1) ukończenie wszelkich analiz przed przedstawieniem Komitetowi EFR wniosków o finansowanie; 2) zatrudnianie tych samych konsultantów do projektowania i nadzorowania prac; 3) gdy to konieczne, skorzystanie z klauzuli zawieszającej; 4) zajmowanie się reklamacjami pochodzącymi od przedsiębiorstw w miarę jak napływają. 50. Wreszcie, Trybunał zalecił, aby przeanalizować możliwość zmiany przepisów, która pozwoliłaby, w szczególności na publikowanie zaproszeń do składania ofert na wykonanie robót z klauzulą zawieszenia do czasu przedłożenia propozycji finansowania Komitetowi EFR. Obecnie przepisy (39) ograniczają zastosowanie klauzuli zawieszenia do wyjątkowych i odpowiednio uzasadnionych przypadków. Analiza ta, która została rozpoczęta w 2002 r., na koniec 2004 r. wciąż jeszcze nie została ukończona. 50. Znowelizowana wersja umowy z Kotonu z czerwca 2005 r., zawiera nowy art. 19b, który zmierza w kierunku zalecanym przez Trybunał (procedura udzielania zamówień publicznych z klauzulą zawieszającą). Wnioski 51. Początkowo Komisja określiła główne środki niezbędne do wdrożenia zaleceń Trybunału. Obecnie, bez dalszych opóźnień, Komisja powinna zapewnić faktyczne wdrożenie wszystkich zaakceptowanych środków, a także, bardziej szczegółowo, rozważyć zalecenie Rady, stanowiące, iż państwa beneficjenci powinny uzyskać wsparcie instytucjonalne umożliwiające im wzmocnienie ich potencjału administracyjnego i technicznego. 51. Komisja zgadza się w pełni z tym zaleceniem; podjęła i podejmuje kierunki działania opisane powyżej. Środki wsparcia instytucjonalnego są systematycznie analizowane na etapie określania i opracowywania projektów. Gdy są one uzasadnione, a jest to sytuacja bardzo częsta, włącza się je systematycznie do treści projektu. ROZDZIAŁ IV — GŁÓWNE UWAGI ZAWARTE W SPRAWOZDANIACH SPECJALNYCH OPUBLIKOWANYCH PRZEZ TRYBUNAŁ OD OSTATNIEJ PROCEDURY UDZIELANIA ABSOLUTORIUM Sprawozdanie specjalne nr 10/2004 na temat decentralizacji zarządzania w zakresie pomocy zewnętrznej WE na rzecz przedstawicielstw Komisji 52. Streszczenie powyższego sprawozdania specjalnego zostało przedstawione w rozdziale 7 sprawozdania rocznego Trybunału dotyczącego działań finansowanych z budżetu ogólnego. Sprawozdanie specjalne nr 2/2005 dotyczące pomocy budżetowej z EFR dla krajów AKP i zarządzania przez Komisję kwestiami odnoszącymi się do reformy finansów publicznych 53. Komisja przekazuje niektórym państwom AKP pomoc budżetową, pod warunkiem wprowadzenia w życie reform zmierzających do poprawy ich systemów zarządzania finansami. Komisja opracowała narzędzia służące do opracowania wstępnej oceny jakości zarządzania finansami publicznymi oraz proponowanych reform, ale również do oceny zmian dokonywanych w zarządzaniu oraz postępów w realizacji reform. 54. Powyższe narzędzia analityczne i wspierające monitoring, które Komisja stosuje we współpracy z innymi darczyńcami, w szczególności z Bankiem Światowym oraz MFW, pozwalają na uzyskanie stosunkowo kompleksowych informacji, na podstawie których możliwe jest podjęcie odpowiednich działań. Niemniej jednak narzędzia te w niewystarczającym stopniu uwzględniają potrzebę opracowywania lepiej uargumentowanych diagnoz i sprawozdań z monitoringu; ponadto ich zastosowanie w jest nie jest dostatecznie skoordynowane z innymi darczyńcami na poziomie lokalnym. 54. 1) Komisja zobowiązała się do uwzględnienia propozycji Trybunału, mających na celu uwydatnienie kwestii finansów publicznych we wnioskach o finansowanie oraz uczynienie z półrocznych sprawozdań przedstawicielstw bardziej dynamicznych instrumentów analizy. 2) Koordynacja z innymi donatorami stanowi stały przedmiot niepokojów Komisji, zarówno na poziomie siedzib głównych, jak i na poziomie lokalnym. Z inicjatywy Komisji opracowano dużą liczbę wspólnych ram działania, które umożliwiają połączenie działań donatorów pomocy budżetowej dla lepszej ich koordynacji. 55. Trybunał zaleca Komisji podjęcie następujących działań: aktualizacja i uzupełnienie jej Przewodnika metodologicznego dotyczącego pomocy budżetowej, między innymi w zakresie sprawozdań z monitoringu; poprawa jasności argumentów podawanych na rzecz kwalifikowalności państw beneficjentów; zastosowanie bardziej zachęcających wskaźników efektywności w zakresie finansów publicznych; zakończenie prac nad nowym narzędziem pomiaru efektywności zarządzania finansami publicznymi oraz dołożenie wszelkich starań w celu przyjęcia go przez rozmaitych darczyńców; wzmocnienie współpracy pomiędzy rozmaitymi darczyńcami na poziomie lokalnym oraz wzmocnienie kontaktów z parlamentami i Najwyższymi Organami Kontroli państw beneficjentów. 55. 1) Aktualizacja i dopracowanie Przewodnika są obecnie realizowane, zwłaszcza w odniesieniu do sprawozdań półrocznych i analizy finansów publicznych we wnioskach o finansowanie (patrz: odpowiedź na pkt 41), przy czym ten drugi aspekt obejmuje kryteria kwalifikowalności. 2) Komisja, w dziedzinie finansów publicznych, podobnie jak w innych dziedzinach, przypisuje duże znaczenie roli motywacyjnej wybranych warunków/wskaźników. 3) Ramy analizy PEFA (ang. Public expenditure financial accountability — odpowiedzialność finansowa za wydatki publiczne) zostały ukończone pod koniec pierwszego półrocza 2005 r. Komisja podejmie starania, by ich stosowanie było coraz bardziej powszechne i by zastępowano w ten sposób inne narzędzia diagnostyczne. 4) Wzmocnienie koordynacji na poziomie lokalnym: patrz: odpowiedź w punkcie poprzednim. 5) Komisja jest świadoma znaczenia roli parlamentów i najwyższych organów kontroli. Niemniej jednak możliwość nasilenia kontaktów z tymi instytucjami wymaga rozwagi oraz poszanowania suwerenności państw i istniejących krajowych zasad dotyczących rozdziału i równowagi kompetencji pomiędzy poszczególnymi instytucjami. Powinna ona również być analizowana w świetle postanowień Umowy z Kotonu.

(1) I Konwencja z Jaunde została zawarta w 1964 r. Najnowszą umowę (z Kotonu) podpisano dnia 23 czerwca 2000 r., a następnie zmieniono w Luksemburgu w dniu 25 czerwca 2005 r.

(2) Patrz: art. 96, 103 i 112 rozporządzenia finansowego z dnia 27 marca 2003 r. mającego zastosowanie do dziewiątego EFR (Dz.U. L 83 z 1.4.2003, str. 1). W swojej opinii nr 12/2002 w sprawie projektu tego rozporządzenia (Dz.U. C 12 z 17.1.2003) Trybunał podkreślił, że postanowienia tych artykułów ograniczają zakres absolutorium udzielanego przez Parlament.

(3) Stąd, w ramach dziewiątego EFR, pierwotnie przydzielone środki opiewały na kwotę 13 800 mln euro, z której EBI odpowiedzialny jest za 2 200 mln euro.

(4) Na Trybunale nadal jednak spoczywa ogólna odpowiedzialność za kontrolę EFR. W przypadku operacji zarządzanych przez EBI Trybunał wykonuje to zadanie zgodnie z postanowieniami umowy trójstronnej pomiędzy EBI, Komisją a Trybunałem (art. 112 rozporządzenia przywołanego powyżej).

(5) Pomoc programowalną określają krajowe i regionalne programy indykatywne (KPI i RPI) oraz projekty i programy finansowane wewnętrznie w ramach AKP.

(6) W zakresie szóstego, siódmego i ósmego EFR operacje te są nadal realizowane przez EBI, a odpowiada za nie Komisja.

(7) Zgoda Komitetu nie jest z zasady wymagana w przypadku kwot poniżej 8 mln euro.

(8) Uprawnienia krajowego urzędnika zatwierdzającego w państwach AKP są najczęściej powierzane ministrom finansów.

(9) Niniejszy rozdział zawiera podsumowanie wyników dokonanego przez Trybunał ograniczonego przeglądu sprawozdania z zarządzania finansami za rok obrachunkowy 2004.

(10) Środki przydzielone pierwotnie na szósty, siódmy, ósmy i dziewiąty EFR, odsetki, środki różne i przeniesienia z wcześniejszych EFR.

(11) Jako odsetek środków.

(12) W celu zapewnienia porównywalności ze sporządzonym przez Komisję sprawozdaniem z realizacji finansowej oraz sprawozdaniami finansowymi, powyższe dane nie obejmują transakcji realizowanych obecnie samodzielnie przez EBI (na koniec 2003 r.: środki w kwocie 2 245 mln euro, zobowiązania finansowe w kwocie 366 mln euro, indywidualne zobowiązania prawne w kwocie 140 mln euro oraz płatności w kwocie 4 mln euro).

Źródło: Trybunał Obrachunkowy, w oparciu o sprawozdania finansowe EFR na dzień 31 grudnia 2004 r.

(13) W celu zapewnienia porównywalności ze sporządzonym przez Komisję sprawozdaniem z realizacji finansowej oraz sprawozdaniami finansowymi, powyższe dane nie obejmują transakcji realizowanych obecnie samodzielnie przez EBI (na koniec 2003 r.: zobowiązania finansowe w kwocie 366 mln euro, indywidualne zobowiązania prawne w kwocie 140 mln euro oraz płatności w kwocie 4 mln euro).

Źródło: Trybunał Obrachunkowy.

(14) Odpowiedź Komisji na sprawozdanie dotyczące działań finansowanych z Europejskich Funduszy Rozwoju za rok obrachunkowy 2003.

(15) IPSAS — Międzynarodowe Standardy Rachunkowości Sektora Publicznego.

(16) Zgodnie z przepisami art. 96 ust. 1, art. 100, 101 i 125 ust. 2 rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do dziewiątego EFR; w praktyce dotyczy to bilansów i związanych z nimi sprawozdań przygotowanych przez księgowego, a także sprawozdań zarządczych, w tym zestawień przygotowanych przez głównego urzędnika zatwierdzającego w porozumieniu z księgowym. Te sprawozdania finansowe są przedstawiane osobno dla każdego z czterech EFR oraz w ogólnej wersji skonsolidowanej. Sprawozdania finansowe dostarczone przez EBI nie są uwzględnione w niniejszym poświadczeniu wiarygodności (patrz: przypis 13).

(17) Zgodnie z art. 103 ust. 3 rozporządzenia finansowego, o którym mowa powyżej, oraz art. 1 tegoż rozporządzenia, oznacza to, że niniejsze poświadczenie wiarygodności nie obejmuje środków dziewiątego EFR, którymi zarządza i za które jest odpowiedzialny EBI.

(18) Komisja zbadała nierozliczone zaliczki podczas wizyt w czterech krajach i na tej podstawie wystawiła 115 zleceń windykacji na kwotę 10 mln euro.

(19) Zaliczki wypłacone na projekty, których wykorzystanie beneficjenci powinni zwykle udokumentować najpóźniej 18 miesięcy po rozpoczęciu realizacji projektu lub umowy. Kwota do zbadania wynosiła na koniec 2003 r. 400 mln euro.

(20) Podobnie jak w 2003 r., Dyrektor Generalny ds. Budżetu zgłosił w swoim oświadczeniu dotyczącym EFR za rok 2004 zastrzeżenie odnoszące się do nieodpowiedniego przedstawienia aktywów i pasywów oraz sytuacji finansowej EFR (patrz też: pkt 1.9 rozdziału 1, część poświęcona budżetowi ogólnemu).

(21) W tym zleceń windykacji starszych niż 2 lata, opiewających na kwotę 2,6 mln euro, w odniesieniu do których Komisja ma oczywiste trudności z odzyskaniem 1,5 mln.

(22) Sprawozdania finansowe za rok 2004, sprawozdanie z realizacji finansowej (wersja z dnia 22 sierpnia 2005 r.), tabela 4.2.5.

(23) Odpowiedzialnych za sześć państw (Burkina Faso, Gwineę, Nigerię, Gujanę, Trynidad i Tobago oraz Surinam).

(24) DG ds. Stosunków Zewnętrznych odpowiada za zasoby materialne i ludzkie w przedstawicielstwach, DG ds. Rozwoju — za programowanie pomocy (innymi słowy za ustalanie kwoty pomocy rozdzielanej między państwa AKP), EuropeAid i ECHO (pomoc humanitarna) — za realizację pomocy, a DG ds. Budżetu pełni funkcję księgowego i skarbnika EFR.

(25) Przedstawicielstwo jest zdecentralizowane, jeżeli EuropeAid przekazało mu uprawnienia w zakresie zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania płatności. W 2002 r. zdecentralizowano osiem przedstawicielstw, w 2003 r. — siedem, w 2004 r. — 24, a w 2005 r. — pięć.

(26) W niektórych krajach występują trudności w prowadzeniu dialogu i współpracy z władzami lokalnymi, częściowo spowodowane ich ograniczonymi możliwościami.

(27) Ryzyko szczątkowe jest ryzykiem nieosiągnięcia celów kierownictwa po przeprowadzeniu kontroli. Kierownictwo ocenia, czy poziom ryzyka jest do przyjęcia, uwzględniając potencjalne skutki finansowe ryzyka oraz koszt jego dalszego zmniejszenia (standard kontroli wewnętrznej nr 11).

(28) Owe standardowe kontrole obejmują inicjowanie i weryfikację transakcji w zakresie aspektów operacyjnych i finansowych (art. 24 ust. 1 rozporządzenia finansowego z dnia 27 marca 2003 r. mającego zastosowanie do dziewiątego EFR).

(29) Rozliczanie zaliczek jest procedurą, w ramach której płatność zaliczkowa, która została dokonana wyprzedzająco na rzecz kierownictwa projektu, jest rozliczana i ostatecznie potwierdzana na podstawie dowodów rzeczywście poniesionych wydatków.

(30) Środki na pokrycie kosztów administracyjnych EFR przez Komisję [Umowa wewnętrzna, art. 1 ust. 2 lit. a) ppkt iii) (Dz.U. L 317 z 15.12.2000)].

(31) „Decyzja nr 2/2000 Rady Ministrów AKP-UE (Dz.U. L 320 z 23.11.2002), pkt 9 Załącznika. Działania kontrolne i […] są zawsze realizowane przez Komisję, działającą na rzecz i w imieniu państwa AKP […]”.

(32) Do czerwca 2005 r. sfinalizowanych zostało 33 spośród 35 kontroli przewidzianych w planie kontroli na rok 2004.

(33) Uganda, Malawi, Ghana, Zimbabwe, Madagaskar i Zambia.

(34) Kenia, Papua-Nowa Gwinea, Wyspy Salomona, Senegal, Mali i Mauretania.

(35) Burkina Faso, Gwinea, Nigeria, Gujana, Trynidad i Tobago, Surinam.

Źródło: Trybunał Obrachunkowy.

(36) Dz.U. C 181 z 31.7.2003.

(37) Decyzja nr 3/90 Rady Ministrów AKP-EWG z dnia 29 marca 1990 r. przyjmująca ogólne przepisy, ogólne warunki oraz procedury pojednawcze i arbitrażowe odnoszące się do zamówień na wykonanie robót, realizację dostaw i świadczenie usług finansowanych przez Europejski Fundusz Rozwoju (EFR) i dotycząca ich zastosowania.

(38) Dokument Rady nr 14530/03 zatwierdzony 17.11.2003 r. (Protokół nr 14882/03 z 10.2.2004).

(39) Artykuł 5 decyzji nr 2/2002 Rady Ministrów AKP-WE z dnia 7 października 2002 r. dotyczącej wykonania art. 28, 29 i 30 załącznika IV do Umowy z Kotonu.