PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej C 304/49

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Ochrony Zdrowia w Miejscu Pracy za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Agencji

2009/C 304/10

SPIS TREŚCI

Punkty Strona WSTĘP… 1–2 50 POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI… 3–12 50 UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI… 13–14 51 Tabela… 52 Odpowiedzi Agencji… 54

WSTĘP

1. Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Ochrony Zdrowia w Miejscu Pracy (zwana dalej Agencją), z siedzibą w Bilbao, została ustanowiona na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 2062/94 z dnia 18 lipca 1994 r. (1). Zadaniem Agencji jest gromadzenie i rozpowszechnianie informacji dotyczących priorytetów krajowych i wspólnotowych w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia w miejscu pracy, wspieranie właściwych organów krajowych i wspólnotowych przy określaniu i wdrażaniu polityk oraz informowanie o działaniach prewencyjnych (2).

2. Budżet Agencji na 2008 r. wyniósł 14,9 mln euro, w przybliżeniu tyle samo, co budżet na rok poprzedni. Liczba zatrudnionych przez Agencję pracowników wyniosła na koniec roku 64 w porównaniu z 63 w roku poprzednim.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ( 6 )

Zadania dyrektora

5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków ( 7 ) . Dyrektor odpowiada za ustanowienie ( 8 ) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego ( 9 ) , które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnianie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania Trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI) ( 10 ) oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji ( 11 ) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2008 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2008 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

13. W zakresie wydatków operacyjnych (tytuł III) przeniesiona przez Agencję na następny rok kwota wyniosła 3,4 mln euro, z czego kwota około 1 mln euro dotyczyła zobowiązań odnoszących się w całości do 2009 r. Przeniesienia te sztucznie zmniejszyły wynik budżetowy o tę samą kwotę, redukując tym samym kwotę podlegającą zwrotowi do Komisji. Powyższa sytuacja stanowiła naruszenie zasady jednoroczności.

14. W przypadku jednej umowy ramowej (12), która była często wykorzystywana przez Agencję, łączne wydatki poniesione w 2008 r. przekroczyły limit wyznaczony w ogłoszeniu o zamówieniu o 200 000 euro. Umowa ramowa miała obowiązywać od marca 2006 r. do marca 2010 r. Wykorzystywanie umowy ramowej poza jej maksymalną określoną wartość jest nieprawidłowe. Agencja powinna była uruchomić procedurę zamówienia publicznego na nową umowę ramową w najbliższym możliwym terminie. Jeżeli zakres umowy znacznie się zmienia w trakcie jej wykonania, jak było w tym przypadku, na stosowne usługi powinien zostać przeprowadzony nowy przetarg (najlepsza praktyka).

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 8 października 2009 r. W imieniu Trybunału Obrachunkowego Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Prezes

Tabela Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Ochrony Zdrowia w Miejscu Pracy (Bilbao) Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu Kompetencje Agencji określone w rozporządzeniu Rady (WE) nr 2062/94 ostatnio zmienionym rozporządzeniem Rady (WE) nr 1112/2005 Zarządzanie Środki udostępnione Agencji w 2008 r. (w 2007 r.) Produkty i usługi w 2008 r. Postanowienia dotyczące zagadnień społecznych Wspólnota i państwa członkowskie (…) mają na celu (…) poprawę warunków życia i pracy, tak aby umożliwić ich wyrównanie, z jednoczesnym zachowaniem postępu (…). Mając na względzie urzeczywistnienie celów określonych w art. 136, Wspólnota wspiera i uzupełnia działania państw członkowskich w następujących dziedzinach: a) polepszania w szczególności środowiska pracy w celu ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pracowników; b) warunków pracy, (…). (fragmenty art. 136 i 137 Traktatu) Cele W celu poprawy środowiska pracy w zakresie ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników, zgodnie z postanowieniami Traktatu i kolejnymi strategiami oraz programami działań Wspólnoty w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia w miejscu pracy, zadaniem Agencji jest zapewnienie organom Wspólnoty, państwom członkowskim, partnerom społecznym i wszystkim podmiotom zaangażowanym w tej dziedzinie, informacji technicznej, naukowej i gospodarczej do wykorzystania w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia w miejscu pracy. Zadania — Gromadzenie, analizowanie i rozpowszechnianie informacji dotyczących priorytetów krajowych i wspólnotowych, a także informacji o badaniach, — wspieranie współpracy i wymiany informacji, łącznie z informacjami o programach szkoleniowych, — zapewnianie instytucjom wspólnotowym i państwom członkowskim informacji potrzebnych im do określania i realizacji polityki, w szczególności w zakresie wpływu na małe i średnie przedsiębiorstwa, — udostępnianie informacji na temat działań prewencyjnych, — przyczynianie się do rozwoju strategii i wspólnotowych programów działań, — utworzenie sieci złożonej z krajowych punktów centralnych i centrów tematycznych. 1. Rada Zarządzająca Skład: — po jednym przedstawicielu rządu każdego państwa członkowskiego, — po jednym przedstawicielu organizacji pracodawców z każdego państwa członkowskiego, — po jednym przedstawicielu organizacji pracowniczych z każdego państwa członkowskiego, — trzech przedstawicieli Komisji. Członkowie i ich zastępcy z pierwszych trzech kategorii mianowani są spośród członków i zastępców członków Komitetu Doradczego ds. Bezpieczeństwa, Higieny i Ochrony Zdrowia w Miejscu Pracy. Zadania: przyjmuje program prac, budżet i ogólne sprawozdanie roczne Agencji. 2. Biuro Skład: — przewodniczący i trzech wiceprzewodniczących Rady Zarządzającej, — koordynatorzy z każdej z trzech grup interesów, — po jednym dodatkowym członku z każdej z grup oraz z Komisji. Zadania: nadzorowanie przygotowania i realizacji decyzji Rady Zarządzającej. 3. Dyrektor Mianowany przez Radę Zarządzającą na wniosek Komisji. 4. Komitety Obowiązkowa konsultacja z Komisją oraz Komitetem Doradczym ds. Bezpieczeństwa, Higieny i Ochrony Zdrowia w Miejscu Pracy w zakresie programu pracy i budżetu. 5. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. 6. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady. Budżet — 14,9 mln euro (14,9 mln euro) w tym: — dotacja wspólnotowa, DG ds. Zatrudnienia: 96,5 % (93,8 %) — dotacja wspólnotowa, DG ds. Rozszerzenia: 2,4 % (2,9 %) Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2008 r. 44 (42) stanowiska przewidziane w planie zatrudnienia, z czego obsadzonych: 41 (38) nieobsadzonych: 3 (4) 23 (25) innych pracowników (pracownicy kontraktowi, oddelegowani eksperci narodowi, pracownicy lokalni). Pracownicy ogółem: 64 (63) z czego wykonujący zadania: operacyjne: 45 (47) administracyjne: 10 (9) mieszane: 9 (7) Europejskie Obserwatorium Ryzyka — zakończenie fazy I i II europejskiego badania przedsiębiorstw na temat nowych i pojawiających się zagrożeń (ESENER), — publikacja sprawozdań (zawodowe choroby skóry i narażenia skóry na kontakt z substancjami uczulającymi, narażenie na drgania), — gromadzenie danych na temat gospodarki odpadami i chorób dróg oddechowych. Informacje na temat środowiska pracy — gromadzenie danych na temat studiów przypadków dotyczących dobrych praktyk i linków do informacji o dobrych praktykach w transporcie drogowym. — ustanowienie sieci europejskich organizacji, które mogą dostarczać zachęt ekonomicznych w zakresie BHP, — publikacja sprawozdania na temat zapobiegania dolegliwościom mięśniowo-szkieletowym, — publikacja szerokiej gamy produktów w ramach kampanii na rzecz zdrowego miejsca pracy 2008/09, — ustanowienie na stronie internetowej Agencji, w ramach kampanii na rzecz zdrowego miejsca pracy 2008/09, bazy danych na temat zasobów dotyczących oceny ryzyka, — publikacja materiałów informacyjnych o dobrych praktykach na potrzeby branży hotelarsko-gastronomicznej, — sześć E-faktów na temat pracowników sprzątających, — rozszerzenie części strony internetowej Agencji poświęconej dobrym praktykom, zwłaszcza w zakresie branży budowlanej, ochrony zdrowia i zapobiegania wypadkom, — uczestnictwo w seminariach, konferencjach i innych wydarzeniach. Komunikacja, kampanie i promocja — kampania „Mniej dźwigaj” - europejska kampania na temat schorzeń układu mięśniowo-szkieletowego, — kampania na rzecz zdrowego miejsca pracy. „Dobre dla Ciebie. Dobre dla firmy.” - europejska kampania dotycząca oceny ryzyka, — wielojęzyczne publikacje internetowe i drukowane, zawierające informacje na temat bezpieczeństwa i zdrowia w miejscu pracy, — monitorowanie i ocena: sprawozdanie oceniające europejskie kampanie dotyczące młodych pracowników, schorzeń układu mięśniowo-szkieletowego oraz małych i średnich przedsiębiorstw. Tworzenie sieci kontaktów i koordynacja — dalszy rozwój sieci punktów centralnych, — kontakty z europejskimi i międzynarodowymi organizacjami, — zwiększanie zdolności instytucjonalnych w państwach kandydujących i potencjalnie kandydujących do UE. Źródło: Informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI 13. Agencja przyjmuje do wiadomości uwagi Trybunału i zobowiązuje się poprawić kontrolę i planowanie wydatków operacyjnych w celu uniknięcia przekazania znacznych środków pod koniec roku. Pomimo że zobowiązania i konkretne umowy, o których mowa, zostały podpisane pod koniec roku, postępowanie mające na celu określenie umów rozpoczęto w lipcu, ale złożoność projektów spowodowała, że ich realizacja trwała o wiele dłużej niż się początkowo spodziewano. Taka sytuacja spowodowała, że konieczne było przeniesienie istotnych sum, co podkreślił Trybunał. 14. Procedurę zamówienia publicznego na nową umowę ramową dotyczącą organizacji kampanii publicznych i zarządzania nimi przygotowano i rozpoczęto w lipcu 2009 r. To, że roczne wydatki z tytułu obecnej umowy były wyższe niż początkowo przewidywano w prognozach, spowodowane jest głównie potrzebą zakończenia długoterminowego programu subsydiowania (z rocznym budżetem sięgającym około 1 miliona euro) dla sieci punktów centralnych Agencji, zgodnie z zaleceniem kontrolerów zewnętrznych i Służby Audytu Wewnętrznego. Dalsze wykorzystanie niniejszej umowy ramowej było kluczowym elementem alternatywnego programu wsparcia uruchomionego w 2008 r. w celu zastąpienia programu subsydiowania, nie wpływając przy tym na zdolność Agencji do prowadzenia ogólnoeuropejskich kampanii.

(1) Dz.U. L 216 z 20.8.1994, s. 1. Rozporządzenie ostatnio zmienione rozporządzeniem Rady (WE) nr 1112/2005 z dnia 24 czerwca 2005 r. (Dz.U. L 184 z 15.7.2005, s. 5).

(2) Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

(3) Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.

(4) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika, zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.

(5) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

(6) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

(7) Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

(8) Art. 38 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002.

(9) Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23), i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Agencji.

(10) Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

(11) Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 19 czerwca 2009 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 30 czerwca 2009 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ono na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://osha.europa.eu/en/about/finance

(12) Zamówienie ramowe na usługi dotyczące organizacji kampanii publicznych i zarządzania nimi (ogólna przewidziana kwota: 6 mln euro).