Sprawozdanie specjalne Zarządzanie przez 
Europejską Służbę Działań 
Zewnętrznych należącymi 
do niej budynkami na 
całym świeciePL 2016  nr 07
EUROPEJSKI
TRYBUNAŁOBRACHUNKOW
Y

EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY  
12 rue Alcide De Gasperi  
1615 Luxembourg  
LUKSEMBURG
Tel. +352 4398-1
Formularz kontaktowy:  eca.europa.eu/pl/Pages/ContactForm.aspx
Strona internetowa:  eca.europa.eu
Twitter: @EUAuditorsECA
Więcej informacji o Unii Europejskiej można znaleźć w portalu Europa (http://europa.eu).
Luksemburg: Urząd Publikacji Unii Europejskiej, 2016
Print ISBN 978-92-872-4503-8 ISSN 1831-0923 doi:10.2865/00204 QJ-AB-16-007-PL-C
PDF ISBN 978-92-872-4515-1 ISSN 1977-5768 doi:10.2865/683 QJ-AB-16-007-PL-N
EPUB ISBN 978-92-872-4509-0 ISSN 1977-5768 doi:10.2865/068889 QJ-AB-16-007-PL-E
© Unia Europejska, 2016
Powielanie materiałów dozwolone pod warunkiem podania źródła.
Zarządzanie przez 
Europejską Służbę Działań 
Zewnętrznych należącymi 
do niej budynkami na 
całym świecie
(przedstawione na mocy art. 287 ust. 4 akapit drugi TFUE)Sprawozdanie specjalnePL 2016  nr 07
02
 Zespół kontrolny
Sprawozdania specjalne Trybunału przedstawiają wyniki kontroli wykonania zadań i kontroli zgodności wybranych ob -
szarów działalności UE lub kwestii związanych z zarządzaniem. Trybunał wybiera i opracowuje zadania kontrolne w taki 
sposób, aby miały one jak największe oddziaływanie, biorąc pod uwagę kryteria takie, jak zagrożenia dla wykonania 
zadań lub zgodności, poziom dochodów lub wydatków w danym obszarze, nadchodzące zmiany oraz interes polityczny 
i społeczny.
Niniejsza kontrola wykonania zadań została przeprowadzona przez Izbę kontroli IV, której przewodniczy członek Trybu -
nału Milan Martin Cvikl i która zajmuje się takimi obszarami, jak dochody, badania naukowe i polityki wewnętrzne, zarzą -
dzanie finansami i gospodarką oraz instytucje i organy Unii Europejskiej. Kontrolą kierował Pietro Russo, członek Trybu -
nału, a w działania kontrolne zaangażowani byli: François Gautier, attaché; Mark Crisp, dyrektor; Paul Stafford, kierownik; 
Mark Marshall, koordynator zadania, a także kontroler Pascale Pucheux-Lallemand.
Od lewej:  M. Marshall, P . Russo, F. Gautier, P . Pucheux-Lallemand, P . Stafford.

03
 Spis treści
Punkt
 Glosariusz
I–VIII  Streszczenie
01–04  Wstęp
05–06  Zakres kontroli i podejście kontrolne
05 Zakres kontroli
06 Podejście kontrolne
07–66  Uwagi
07–27  Część I – Budynki zasadniczo odpowiadają potrzebom delegatur, lecz w pewnych przypadkach 
nie zapewniają najlepszego efektu gospodarności ze względu na zbyt dużą powierzchnię, 
niewykorzystywane nieruchomości oraz opłaty pobierane od najemców, które nie pokrywają 
wszystkich kosztów
08–19  Budynki zasadniczo odpowiadają potrzebom delegatur
20–22  Powierzchnia większości budynków biurowych i niektórych rezydencji przekracza pułapy ustalone 
w ramach polityki dotyczącej budynków
23–25  ESDZ posiada budynki, z których już nie korzysta
26–27  Niektóre opłaty pobierane z tytułu kolokacji budynków biurowych nie pokrywają wszystkich kosztów
28–47  Część II – Istnieje wprawdzie ustrukturyzowana procedura wyboru budynków dla delegatur, 
jednak w przypadku stosowania jej w praktyce pewne niedociągnięcia występują na wszystkich 
głównych etapach procedury
30–31  Procedura polegająca na badaniu kartoteki budynku stanowi ustrukturyzowaną podstawę wyboru 
budynków delegatur
32–35  Delegatury nie posiadają wystarczającej wiedzy fachowej w celu wskazania odpowiednich budynków i nie 
otrzymują wystarczającego wsparcia ze strony siedziby głównej
36–43  Istnieją pewne niedociągnięcia w sposobie, w jaki delegatury przedstawiają opcje siedzibie głównej
44–47  Niektóre opinie komitetu ds. budynków w siedzibie głównej nie są przekonujące ani sporządzane na czas
04 Spis treści 
48–66 Część III – Informacje dotyczące przydatności budynków nie są wiarygodne i nie są 
wykorzystywane na potrzeby planowania, które jest zbyt krótkoterminowe i wyjątkowo 
nieskuteczne w odniesieniu do posiadanych nieruchomości
49–59  Centralne systemy monitorowania nie zapewniają wiarygodnych informacji podstawowych dotyczących 
przydatności wszystkich budynków delegatur
60–62  Dostępne informacje nie są w wystarczającym stopniu wykorzystywane na potrzeby planowania, które jest 
zbyt krótkoterminowe
63–66  Systemy planowania w odniesieniu do posiadanych nieruchomości są wyjątkowo nieskuteczne
67–72  Wnioski i zalecenia
 Załącznik I — Kolokacja z państwami członkowskimi UE w delegaturach UE
 Załącznik II — Informacje szczegółowe pochodzące z przeglądu 30 kartotek budynków
 Załącznik III —  Przyczyny braku zapewnienia najlepszego efektu gospodarności w przypadku 
budynków
 Odpowiedzi ESDZ
05
 Glosariusz
Delegatura : Na całym świecie działa ok. 140 delegatur UE promujących interesy i wartości UE oraz zapewniających 
współpracę na rzecz handlu i rozwoju. Większość delegatur odpowiada za relacje UE z jednym państwem. Niektóre 
mają za zadanie utrzymywanie stosunków z organizacjami wielostronnymi lub międzynarodowymi, takimi jak 
Unia Afrykańska lub Organizacja Narodów Zjednoczonych. Jedna trzecia pracowników delegatur pracuje na rzecz 
ESDZ, a pozostali pracują na rzecz Komisji Europejskiej w dyrekcjach generalnych takich, jak DG ds. Współpracy 
Międzynarodowej i Rozwoju, DG ds. Polityki Sąsiedztwa i Negocjacji w sprawie Rozszerzenia oraz DG ds. Handlu.
Europejska Służba Działań Zewnętrznych (ESDZ) : Europejska Służba Działań Zewnętrznych (ESDZ) jest służbą 
dyplomatyczną Unii Europejskiej. Jej rolą jest koordynowanie polityki zagranicznej i polityki bezpieczeństwa UE. 
Przewodniczącym ESDZ jest Wysoki Przedstawiciel Unii ds. Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa, który jest 
także wiceprzewodniczącym Komisji Europejskiej. ESDZ, formalnie ustanowiona w dniu 1 stycznia 2011 r., została 
powołana na mocy Traktatu z Lizbony. W jej skład wchodzą pracownicy różnych odpowiednich departamentów 
Sekretariatu Generalnego Rady i Komisji Europejskiej oraz personel dyplomatyczny z państw członkowskich UE. 
ESDZ ma swoją główną siedzibę w Brukseli i odpowiada za prowadzenie ok. 140 delegatur UE na całym świecie.
Kartoteka budynku : Od delegatur wymaga się sporządzenia kartoteki budynku przed wynajmem (w tym przed 
przedłużeniem umowy najmu), kupnem, remontem lub budową biur bądź rezydencji szefa delegatury. Takie 
kartoteki budynków należy przekazać do siedziby głównej (komitetu ds. budynków) do zatwierdzenia, jeśli 
całkowita wartość budynków wynosi 60 tys. euro lub więcej. Delegatury nie muszą przedkładać kartoteki budynku 
w przypadku wynajmu miejsc zakwaterowania pracowników, chyba że opłata za wynajem przekracza pułap 
określony dla danego państwa.
Kierownik administracji : Kierownik administracji pomaga szefowi delegatury w prowadzeniu codziennej 
działalności delegatury. Koordynuje on prace działu administracji oraz odpowiada za zarządzanie zasobami 
ludzkimi i bezpieczeństwem, zarządzanie finansami i wykonanie budżetu delegatury oraz zarządzanie logistyką, 
zakupami i obiektami.
Kolokacja : Wspólne korzystanie z powierzchni biurowej delegatury wraz z państwami członkowskimi UE lub innymi 
instytucjami bądź organami UE (np. Europejskim Bankiem Inwestycyjnym).
Komitet ds. budynków : Komitetowi ds. budynków przewodniczy kierownik Działu Infrastruktury siedziby 
głównej ESDZ. W jego skład wchodzi też co najmniej czterech innych członków tego działu i jeden członek Działu 
ds. Bezpieczeństwa w Terenie. Komitet wydaje opinie dotyczące badanych kartotek budynków.
Polityka dotycząca budynków : Wytyczne opracowane przez siedzibę główną ESDZ dla delegatur w celu 
zapewnienia, by zarządzanie budynkami było skuteczne i odpowiadało limitom finansowym. Polityka dotycząca 
budynków ma także na celu ujednolicenie zasobów udostępnianych delegaturom oraz zapewnienie przejrzystości.
Stan budynków biurowych i rezydencji : Siedziba główna ESDZ monitoruje stan budynków biurowych i rezydencji 
szefów delegatur poprzez wizyty na miejscu. Ocena stanu budynku obejmuje trzy kryteria oceniane w skali od „0” 
(nienadający się do użytku) do „5” (doskonały): zdrowie i bezpieczeństwo, zabezpieczenie oraz warunki ogólne 
(funkcjonalność/wizerunek/lokalizacja).
Szef delegatury : Szefowie delegatur pomagają wysokiemu przedstawicielowi i Komisji w wypełnianiu obowiązków 
w obszarze stosunków zewnętrznych. Szef delegatury jest odpowiedzialny za zarządzanie wszystkimi pracownikami 
delegatury i zasobami finansowymi.
06
 Streszczenie
I
Po ustanowieniu w styczniu 2011 r. Europejska Służba Działań Zewnętrznych (ESDZ) przejęła od Komisji Europejskiej 
odpowiedzialność za prowadzenie delegatur UE na całym świecie. Zapewnia ona powierzchnie biurowe dla 5300 
pracowników w ok. 140 delegaturach. ESDZ odpowiada także za rezydencje szefów delegatur oraz za zapewnianie 
zakwaterowania dla 2400 pracowników lub zwrot kosztów takiego zakwaterowania. Skuteczne zarządzanie budyn -
kami delegatur UE przyczynia się do osiągnięcia celów UE w zakresie polityki zagranicznej, handlu i współpracy na 
rzecz rozwoju. Wydatki ESDZ na budynki delegatur w 2014 r. wyniosły 165 mln euro (zob. pkt 1–4).
II
Europejski Trybunał Obrachunkowy zbadał, czy budynki delegatur odpowiadają potrzebom ESDZ i zapewniają naj -
lepszy efekt gospodarności. Trybunał przeanalizował, czy ESDZ dysponuje skutecznymi procedurami wyboru odpo -
wiednich budynków, monitorowania przydatności budynków oraz planowania niezbędnych zmian (zob. pkt 5 i 6).
III
Kontrola wykazała, że budynki delegatur, tj. budynki biurowe, rezydencje szefów delegatur lub miejsca zakwate -
rowania pracowników, zasadniczo odpowiadają potrzebom delegatur (zob. pkt 8–19). W pewnych przypadkach 
budynki nie zapewniają jednak najlepszego efektu gospodarności, ponieważ:
a) powierzchnia większości budynków biurowych i niektórych rezydencji przekracza pułapy ustalone w ramach 
polityki dotyczącej budynków (zob. pkt 20–22);
b) ESDZ jest właścicielem budynków, których już nie wykorzystuje (zob. pkt 23–25);
c) w przypadku gdy delegatury dzielą obiekty biurowe z państwami członkowskimi UE lub innymi instytu -
cjami bądź organami UE, niektóre opłaty pobierane od tych organizacji nie pokrywają wszystkich kosztów 
(zob. pkt 26 i 27).
IV
Przydatność budynków delegatur zależy po pierwsze od ich wstępnego wyboru, a następnie od sposobu, w jaki 
ESDZ dba o to, by nadal odpowiadały potrzebom i były wykorzystywane w sposób najbardziej gospodarny. 
Wstępny wybór budynków, które mają zostać wynajęte lub zakupione, jest przeprowadzany zgodnie z procedurą 
polegającą na badaniu kartoteki budynku. Przed wynajmem (lub przed przedłużeniem umowy najmu) bądź zaku -
pem odpowiednia delegatura przekazuje do siedziby głównej kartotekę budynku w celu jej analizy i zatwierdzenia. 
Procedura polegająca na badaniu kartoteki budynku, stanowiąca zorganizowaną i udokumentowaną podstawę dla 
procesu podejmowania decyzji, stanowi przykład dobrej praktyki (zob. pkt 30 i 31). Istnieje jednak zagrożenie, że 
ESDZ nie wybiera odpowiednich budynków, ponieważ przy realizacji każdego głównego etapu procedury wyboru 
występują pewne niedociągnięcia:
a) niektóre delegatury nie posiadają wiedzy fachowej wystarczającej do znalezienia odpowiednich opcji na rynku 
lokalnym i nie otrzymują wystarczającego wsparcia ze strony siedziby głównej (zob. pkt 32–35);
b) gdy delegatury przedstawiają opcje siedzibie głównej, proponowane rozwiązanie czasem nie jest oparte na 
wiarygodnej analizie technicznej i finansowej (zob. pkt 36–43);
c) gdy komitet ds. budynków w siedzibie głównej podejmuje ostateczną decyzję, czasem jest już za późno na 
podpisanie umowy. Komitet też nie zawsze wykazuje, że jego decyzja zapewnia najlepszy efekt gospodarności 
(zob. pkt 44–47).
Streszczenie 07
V
Po dokonaniu wyboru budynków ESDZ przeprowadza regularnie wizyty na miejscu w celu dokonania oceny, czy 
nadal odpowiadają one potrzebom delegatur, ale nie wskazuje wszystkich niedociągnięć (zob. pkt 49 i 50). ESDZ 
nie bierze pod uwagę wszystkich istotnych czynników podczas monitorowania powierzchni przypadającej na jedną 
osobę w budynkach biurowych (zob. pkt 51 i 52); nie sprawdza także, czy opłaty za wynajem budynków biurowych 
i rezydencji nadal odpowiadają stawkom rynkowym oraz czy opłaty od innych użytkowników z tytułu kolokacji 
pokrywają wszystkie koszty (zob. pkt 53). Ponadto ESDZ nie rejestruje w wiarygodny sposób wyników monitorowa -
nia w systemach informacyjnych (zob. pkt 54–59).
VI
Brak wiarygodnych informacji dotyczących budynków delegatur stanowi przeszkodę w skutecznym planowaniu. 
Ponadto siedziba główna nie wykorzystuje w skuteczny sposób informacji, którymi dysponuje, do opracowania 
planów działań naprawczych (zob. pkt 60). Planowanie dotyczy głównie zaspokajania potrzeb krótkoterminowych 
(zob. pkt 61 i 62).
VII
Długoterminowym celem ESDZ jest zakup większej liczby obiektów biurowych dla delegatur. W 2015 r. na podsta -
wie nowych przepisów rozporządzenia finansowego ESDZ uzgodniła warunki pożyczki na kwotę do 200 mln euro 
przeznaczoną na zakup nieruchomości. ESDZ ma jednak ograniczone doświadczenie jako właściciel budynków i nie 
dysponuje wiedzą fachową w obszarze zarządzania nieruchomościami. W związku z tym nie ustanowiła skutecznych 
systemów zarządzania posiadanymi nieruchomościami, np. w celu utrzymania nieruchomości w dobrym stanie lub 
sprzedaży budynków, z których już nie korzysta (zob. pkt 63–66).
VIII
Na podstawie uwag przedstawionych w niniejszym sprawozdaniu Trybunał zaleca, aby ESDZ:
a) uwzględniła czynniki środowiskowe, dostęp dla osób niepełnosprawnych i elastyczność wśród celów polityki 
dotyczącej budynków biurowych;
b) zadbała o to, by opłaty pobierane od państw członkowskich UE lub innych instytucji bądź organów UE wynaj -
mujących części budynków delegatur były ujednolicone i pokrywały wszystkie koszty;
c) usprawniła stosowanie procedury polegającej na badaniu kartoteki budynku na potrzeby wyboru budynków;
d) wykorzystywała centralne źródło informacji do weryfikacji stawek rynkowych dla budynków biurowych i regu -
larnie monitorowała zgodność opłat za wynajem powierzchni biurowych ze stawkami rynkowymi;
e) udoskonaliła swój system informacji dotyczących zarządzania nieruchomościami, tak aby zapewniał bardziej 
wiarygodne i istotne informacje wykorzystywane w procesie planowania;
f) pogłębiła wiedzę fachową w obszarze zarządzania nieruchomościami w siedzibie głównej w celu opracowania 
bardziej strategicznego podejścia, udoskonalenia planowania i wzmocnienia wsparcia na rzecz delegatur;
g) ustanowiła priorytety dotyczące wynajmu, zakupu, sprzedaży, modyfikacji i utrzymania w średnioterminowych 
planach kroczących, wykorzystując dostępne informacje dotyczące powierzchni i stanu budynków, w celu za -
pewnienia zgodności z polityką dotyczącą budynków;
h) wprowadziła systemy umożliwiające skuteczne zarządzanie posiadanymi budynkami.
08
 Wstęp
01 
Europejska Służba Działań Zewnętrznych (ESDZ) zajmuje się koordynowaniem 
polityki zagranicznej i polityki bezpieczeństwa UE. ESDZ, której siedziba głów -
na znajduje się w Brukseli, odpowiada za prowadzenie delegatur UE na całym 
świecie. ESDZ jest podmiotem strukturalnie i finansowo niezależnym od Komisji 
Europejskiej, jednak współpracuje z nią w wielu kwestiach.
02 
Po ustanowieniu w styczniu 2011 r. ESDZ przejęła odpowiedzialność od Komisji 
Europejskiej za wszystkie delegatury UE na całym świecie. W rezultacie wykorzy -
stywane obecnie budynki delegatur były w dużej mierze wybierane w wyniku 
decyzji Komisji Europejskiej. ESDZ zapewnia powierzchnie biurowe dla 5300 pra -
cowników w ok. 140 delegaturach. ESDZ odpowiada także za rezydencje szefów 
delegatur oraz za zapewnianie zakwaterowania dla 2400 pracowników lub zwrot 
kosztów takiego zakwaterowania.
03 
Skuteczne zarządzanie budynkami delegatur UE przyczynia się do osiągnięcia 
celów UE w zakresie polityki zagranicznej, handlu i współpracy na rzecz rozwoju. 
Biura delegatur mają zapewniać stabilne, eksponowane, funkcjonalne i bez -
pieczne środowisko robocze i środowisko na potrzeby spotkań dla pracowników 
i odwiedzających. Budynki powinny zapewnić najlepszy efekt gospodarności. 
Aktywnie promuje się dzielenie obiektów biurowych z państwami członkowskimi 
UE lub innymi instytucjami bądź organami UE.
04 
Ok. 80% budynków biurowych delegatur i rezydencji szefów delegatur jest 
wynajmowanych, reszta stanowi własność. Wydatki ESDZ na budynki delegatur 
w 2014 r. wyniosły 165 mln euro (zob. rys. 1 ).
09 Wstęp 
Wydatki na budynki delegatur w 2014 r. – 165 mln euro
Źródło:  ESDZ.Rys. 1
Koszty zabezpieczenia 26 mln euro – 16%
Woda, gaz, energia elektryczna, ubezpieczenie – 3%
Sprzątanie i utrzymanie – 2%
Poważne naprawy/wyposażenie – 2%
Zakup/budowa budynków – 1%
Biura 
53 mln euro
Rezydencje 11 mln euro
Miejsca zakwatero-
wania pracowników 
62 mln euroOpłaty za wynajem
lub zwrot opłat 
za wynajem
126 mln euro  – 76%
10
 Zakres kontroli i podejście 
kontrolne
Zakres kontroli
05 
Ogólnym celem kontroli było zbadanie, czy ESDZ dobrze zarządza budynkami 
delegatur; objęła ona następujące pytania szczegółowe:
a) Czy budynki delegatur odpowiadają potrzebom ESDZ i zapewniają najlepszy 
efekt gospodarności?
b) Czy ESDZ dysponuje skutecznymi procedurami wyboru odpowiednich 
budynków?
c) Czy ESDZ posiada skuteczne systemy na potrzeby monitorowania ciągłej 
przydatności budynków oraz planowania koniecznych zmian?
Podejście kontrolne
06 
Trybunał sformułował swoje uwagi na podstawie czterech głównych źródeł do -
wodów (zob. rys. 2 ):
a) ankiety wysłanej do kierowników administracji w 133 delegaturach1. Ankietę 
wypełniło 112 kierowników administracji, co stanowi odsetek odpowiedzi na 
poziomie 84%;
b) przeglądu próby 30 kartotek budynków przekazanych do siedziby głównej 
w 2013 r. i 2014 r.2. Decyzje dotyczące wynajmu lub zakupu danego budynku 
lub ewentualnego przedłużenia dzierżawy są podejmowane na podstawie 
kartoteki budynku przekazywanej do siedziby głównej przez odpowiednią 
delegaturę;
c) wizyt kontrolnych w czterech delegaturach (Nepal, Tanzania, Turcja i USA – 
Waszyngton, Dystrykt Kolumbii) przeprowadzonych w celu przeanalizowania 
praktyk w zakresie zarządzania budynkami w delegaturach różniących się 
pod względem wielkości, położenia (na różnych kontynentach), powierzchni 
przypadającej na jedną osobę, własności (trzy budynki biurowe były wynaj -
mowane), stanu budynku, składu personelu i doświadczeń w zakresie koloka -
cji. Podczas wizyt w tych delegaturach kontrolerzy Trybunału omawiali także 
praktyki w zakresie zarządzania budynkami z kierownikami administracji 
ambasad państw członkowskich. Podczas wizyt przeprowadzonych przez 
Trybunał odbyły się spotkania z przedstawicielami ambasad Belgii, Danii, 
Finlandii, Niemiec, Niderlandów, Szwecji i Zjednoczonego Królestwa. Kon -
trolerzy przeprowadzili także wizytę w Ministerstwie Spraw Zagranicznych 
w Niderlandach w celu uzyskania dalszych informacji dotyczących innowacyj -
nej polityki i procedur w zakresie zarządzania budynkami ambasad;
d) Trybunał dokonał przeglądu dokumentacji dotyczącej polityki, procedur 
i narzędzi, przeprowadził rozmowy w siedzibie głównej oraz przeanalizował 
informacje ilościowe dotyczące budynków delegatur.1 Ankieta została wysłana do 
wszystkich delegatur oprócz 
delegatur zlokalizowanych 
w UE (np. Delegatura Unii 
Europejskiej w Paryżu przy 
OECD i UNESCO) oraz 
zależnych od innych 
delegatur.
2 Wybrano próbę 30 kartotek 
budynków z zastosowaniem 
metody doboru próby na 
podstawie jednostki 
monetarnej spośród 148 
kartotek budynków 
przekazanych od stycznia 
2013 r. do września 2014 r.
11 Zakres kontroli i podejście kontrolne 
Źródła dowodów kontroliRys. 2
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy.Przegląd statystyk 
i procedurPrzegląd 
30 kartotek budynkówWizyty kontrolne
w 4 delegaturach: 
Nepal, Tanzania, 
Turcja i USA
Ankieta w ramach 
kontroliUwagi wynikające 
z kontroli
12
 Uwagi
Część I – Budynki zasadniczo odpowiadają potrzebom 
delegatur, lecz w pewnych przypadkach nie 
zapewniają najlepszego efektu gospodarności 
ze względu na zbyt dużą powierzchnię, 
niewykorzystywane nieruchomości oraz opłaty 
pobierane od najemców, które nie pokrywają 
wszystkich kosztów
07 
W ramach kontroli przeanalizowano, czy budynki odpowiadają potrzebom dele -
gatur i czy zapewniają najlepszy efekt gospodarności.
Budynki zasadniczo odpowiadają potrzebom delegatur
Budynki biurowe
08 
Polityka ESDZ dotycząca budynków obejmuje następujące cele dotyczące biur 
delegatur: stabilność, wyeksponowanie, funkcjonalność, zabezpieczenie i zapew -
nienie najbardziej najlepszego efektu gospodarności. Ankieta przeprowadzona 
w ramach kontroli wśród kierowników administracji w delegaturach potwierdziła 
aktualność wszystkich tych celów, zapisanych pogrubioną czcionką na rys. 3 .
Znaczenie celów dla biur delegatur
Źródło: Ankieta przeprowadzona w ramach kontroli wśród kierowników administracji w delegaturach UE.Rys. 3
Zabezpieczenie – 22%
Funkcjonalność – 18%
Stabilność – 14% Eksponowanie – 12%Stosunek wartości
do ceny – 12%Elastyczność – 9%Wpływ na środowisko – 7%Dostępność dla osób
niepełnosprawnych – 6%
13 Uwagi 
09 
Respondenci przypisali największe znaczenie bezpieczeństwu i funkcjonalności, 
ale uznali także za istotne inne czynniki, które nie stanowią obecnie celów polity -
ki dotyczącej budynków:
a) elastyczność – w dokumencie roboczym z 2014 r. w sprawie polityki ESDZ 
dotyczącej budynków stwierdzono, że zaletą wynajmu jest elastyczność 
w przypadku zmiany potrzeb. Potrzeby w zakresie budynków mogą się 
zmienić, na przykład w wyniku zwiększenia lub zmniejszenia liczby pracowni -
ków. Ponadto liczba pracowników może nie podlegać bezpośredniej kontroli 
ESDZ, gdyż Służba zapewnia także powierzchnie biurowe dla pracowników 
Komisji Europejskiej i innych organizacji;
b) wpływ na środowisko – chociaż ESDZ dąży do zapewnienia ekologicznego 
miejsca pracy zarówno w siedzibie głównej, jak i delegaturach3, nie odzwier -
ciedla tego jej polityka dotycząca budynków. Przykładowo ESDZ nie zobowią -
zała się jeszcze do przyjęcia EMAS (systemu ekozarządzania i audytu)4. Dzięki 
aktywnemu promowaniu EMAS delegatury mogłyby dawać dobry przykład 
i wykazać, że system ten może być użyteczny także dla małych organizacji5. 
Niemniej delegatury w Waszyngtonie i Tanzanii przekazały przykłady do -
brych praktyk (zob. ramka 1 );
c) dostępność dla osób niepełnosprawnych – czasami muszą zostać spełnione 
wymogi lokalne. Miało to miejsce w przypadku remontu biur w Turcji i Wa -
szyngtonie. Ponadto w ramach kontroli dotyczących zdrowia i bezpieczeń -
stwa prowadzonych przez ESDZ (zob. pkt 49 lit. b)) sprawdzana jest dostęp -
ność obiektów dla osób niepełnosprawnych.Ramka 1Poprawa wpływu na środowisko w Waszyngtonie i Tanzanii
W 2012 r. delegatura w Waszyngtonie wraz z innymi misjami dyplomatycznymi w Waszyngtonie przyjęła 
zobowiązanie do realizacji polityki ukierunkowanej na poprawę jakości środowiska. Delegatura już przetarła 
szlaki, uzyskując złoty certyfikat Leadership in Energy and Environmental Design (LEED) dla swoich nowych 
obiektów biurowych w Waszyngtonie, po czym właściciel budynku uzyskał złoty certyfikat LEED dla pozosta -
łej części budynku w 2013 r.
W Tanzanii ESDZ jest właścicielem części budynku biurowego wraz z Niemcami, Niderlandami i Zjednoczonym 
Królestwem. Budynkiem zarządza wspólny komitet zarządzający, który przygotowuje roczne sprawozdanie 
z zarządzania. Roczne sprawozdanie z zarządzania obejmuje analizę, w której porównano miesięczne ilości 
zużytej energii elektrycznej, oleju napędowego i wody za poprzednie trzy lata w celu określenia obszarów, 
w których w przyszłości można uzyskać oszczędności.3 Absolutorium ESDZ za rok 
2013 – odpowiedzi ESDZ na 
pytania pisemne.
4 Sprawozdanie specjalne 
Trybunału Obrachunkowego 
nr 14/2014 „W jaki sposób 
instytucje i organy UE 
obliczają, ograniczają 
i kompensują własną emisję 
gazów cieplarnianych?” 
(http://eca.europa.eu ).
5 Komisja Europejska 
opublikowała zestaw narzędzi 
dla małych organizacji „EMAS 
toolkit for small organisations” 
i promuje stosowanie 
znormalizowanej metodyki 
o nazwie „EMAS easy”.
14 Uwagi 
10 
Dział Infrastruktury siedziby głównej monitoruje zdrowie i bezpieczeństwo, 
zabezpieczenie oraz warunki ogólne każdego budynku biurowego delegatur6. 
Ogólny stan budynków biurowych w 2014 r. był zadowalający (ocena 3,7 na 5), 
jednak w niektórych delegaturach wystąpiły pewne uchybienia7 (zob. rys. 4 ).
Stan budynków biurowych delegatur (5 = doskonały)
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie danych ESDZ.Rys. 4
00,51,01,52,02,53,03,54,04,5Stan budynków biurowychWynajmowane Zakupione po 2000 r.
Budynki biurowe delegaturZakupione przed 2000 r.
5,06 Ocena stanu budynku 
biurowego obejmuje trzy 
kryteria oceniane w skali od 
„0” (nienadający się do użytku) 
do „5” (doskonały): zdrowie 
i bezpieczeństwo (w tym 
konstrukcja, wyposażenie 
techniczne itp.), 
zabezpieczenie oraz warunki 
ogólne (funkcjonalność/
wizerunek/lokalizacja).
7 W 2014 r. za delegatury 
będące w najgorszym stanie 
uznano cztery delegatury: 
w Indiach, Egipcie, Senegalu 
i na Sri Lance.
15 Uwagi 
11 
Ocenę przeprowadzoną przez siedzibę główną potwierdzają ustalenia sformu -
łowane na podstawie ankiety Trybunału. Większość respondentów uważała, że 
biura delegatur odpowiadają ich potrzebom pod względem lokalizacji, wspiera -
nia relacji roboczych z partnerami, warunków pracy, wizerunku, zabezpieczenia 
i powierzchni (zob. rys. 5 ). Ponad 90% respondentów uważało, że lokalizacja 
jest odpowiednia. Jedna czwarta uważała jednak, że zabezpieczenie, wizerunek 
i warunki pracy nie są właściwe. Jedna trzecia respondentów uważała, że biura 
delegatur nie mają wystarczającej powierzchni.
Przydatność budynków biurowych delegatur
Źródło: Ankieta przeprowadzona w ramach kontroli wśród kierowników administracji w delegaturach UE.Rys. 5
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%Respondenci
Lokalizacja Wizerunek Zabezpie-
czenieNiezadowalające
Zadowalające
Wystarczająca 
powierzchniaWarunki 
pracyWspieranie 
relacji
16 Uwagi 
Rezydencje
12 
ESDZ zapewnia rezydencje szefom delegatur. Rezydencje te pełnią dwie funkcje: 
stanowią prywatne domy oraz miejsce oficjalnych przyjęć. Rezydencja zazwy -
czaj nie powinna być zmieniana w przypadku zmiany szefa delegatury. Zgodnie 
z polityką dotyczącą budynków rezydencja powinna być reprezentacyjna, ale nie 
nadmiernie okazała, oraz powinna być wykorzystywana w sposób najbardziej 
gospodarny. Określając lokalizację rezydencji i podejmując środki w celu zapew -
nienia jej zabezpieczenia, należy brać pod uwagę sytuację dotyczącą bezpie -
czeństwa w państwie przyjmującym.
13 
Większość respondentów ankiety Trybunału uważała, że rezydencje szefów 
delegatur odpowiadały potrzebom pod względem zabezpieczenia, lokalizacji, 
wizerunku, wspierania relacji z partnerami, stanu i powierzchni (zob. rys. 6 ). 
Jedna czwarta respondentów uważała jednak, że rezydencja szefa delegatury nie 
zapewnia wystarczającej powierzchni i że stan rezydencji nie jest zadowalający.
Przydatność rezydencji szefów delegatur
Źródło: Ankieta przeprowadzona w ramach kontroli wśród kierowników administracji w delegaturach UE.Rys. 6
RespondenciNiezadowalające
Zadowalające100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Lokalizacja Wizerunek Zabezpieczenie Wystarczająca 
powierzchniaStan 
budynkuWspieranie 
relacji
17 Uwagi 
14 
Powierzchnia rezydencji powinna wynosić maksymalnie 600 m2 (zob. pkt 22). 
Powierzchnia rezydencji i przyległych gruntów powinna być zbliżona do wielko -
ści rezydencji ambasadorów państw członkowskich w tym samym kraju8. Ponad 
40% respondentów ankiety uważało, że rezydencja szefa delegatury ma mniej -
szą powierzchni niż większość rezydencji ambasadorów. Średnia powierzchnia 
rezydencji delegatur UE w 2014 r. wynosiła 488 m2 (zob. rys. 7 ). Ok. 40 rezydencji 
(30%) miało powierzchnię poniżej 400 m2.
Powierzchnia (m2) rezydencji
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie danych ESDZ.Rys. 7
0200400600800100012001400
Rezydencje delegaturm/two.superior
Średnia powierzchnia (488 m/two.superior)Zalecana maksymalna powierzchnia (600 m/two.superior)8 Polityka ESDZ dotycząca 
budynków: rezydencje – 
polityka i wybór.
18 Uwagi 
15 
Dział Infrastruktury siedziby głównej monitoruje stan9 rezydencji delegatur 
(zob.  rys. 8 ). Średnia ocena stanu rezydencji w 2014 r. wynosiła 4,6 w skali pięcio -
stopniowej. Jest ona wyższa niż średnia ocena stanu biur wynosząca 3,7 w skali 
pięciostopniowej (zob. pkt 10).
Stan rezydencji (5 = doskonały)
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie danych ESDZ.Rys. 8
0,00,51,01,52,02,53,03,54,55,0Wynajmowane Zakupione po 2000 r. Zakupione przed 2000 r.
4,0
Rezydencje delegaturStan rezydencji9 Ocena stanu rezydencji szefa 
delegatury obejmuje trzy 
kryteria oceniane w skali od 
„0” (nienadający się do użytku) 
do „5” (doskonały): zdrowie 
i bezpieczeństwo (w tym 
struktura budynku, 
wyposażenie techniczne itp.), 
zabezpieczenie oraz warunki 
ogólne (funkcjonalność/
wizerunek/lokalizacja). ESDZ 
nie posiada danych 
dotyczących stanu 53 
rezydencji (zob. pkt 57 lit. b)).
19 Uwagi 
Miejsca zakwaterowania pracowników
16 
ESDZ zarządza miejscami zakwaterowania dla ok. 2400 pracowników delegatur10 
z zastosowaniem dwóch metod przewidzianych w regulaminie pracowniczym:
a) delegatury UE zapewniają bezpłatne miejsca zakwaterowania dla ok. 1400 
pracowników. Poza kilkoma wyjątkami miejsca te są wynajmowane i nie 
stanowią własności ESDZ. Od stycznia 2014 r. delegatury UE mogą zapewniać 
zakwaterowanie na tej podstawie głównie w państwach dużego ryzyka lub 
w państwach, w których warunki rynku wynajmu mieszkań utrudniają znale -
zienie odpowiedniego zakwaterowania11;
b) delegatury UE zwracają koszty wynajmowanych miejsc zakwaterowania 
ok. 1000 pracowników.
17 
Opłata za wynajem uiszczana lub zwracana przez delegaturę jest w obu przypad -
kach ograniczona pułapem określonym dla każdego miejsca zatrudnienia poza 
UE. Pułap ten zależy od składu rodziny pracownika i uwzględnia lokalny rynek 
wynajmu mieszkań.
18 
Zgodnie z polityką ESDZ dotyczącą budynków miejsca zakwaterowania pra -
cowników oddelegowanych za granicę powinny być zgodne z normami bezpie -
czeństwa ESDZ, np. powinny być zlokalizowane tylko w dozwolonych strefach. 
Powinny także odpowiadać wizerunkowi UE12.
19 
Respondenci ankiety Trybunału wyrazili wysoki poziom zadowolenia z miejsc 
zakwaterowania dla pracowników. Ok. 90% respondentów uważało, że zabezpie -
czenie, powierzchnia, lokalizacja i warunki mieszkaniowe miejsc zakwaterowania 
pracowników są odpowiednie (zob. rys. 9 ).10 Wszyscy pracownicy 
delegatur z wyjątkiem 
pracowników lokalnych.
11 Decyzja Wysokiego 
Przedstawiciela Unii do Spraw 
Zagranicznych i Polityki 
Bezpieczeństwa z dnia 
17.12.2013 r. w sprawie zasad 
wdrażania polityki 
mieszkaniowej 
w delegaturach UE 
(HR DEC(2013) 011).
12 Polityka ESDZ dotycząca 
budynków – polityka 
dotycząca zakwaterowania 
dla urzędników pełniących 
obowiązki w państwach 
trzecich.
20 Uwagi 
Przydatność miejsc zakwaterowania pracowników delegatur
Źródło: Ankieta przeprowadzona w ramach kontroli wśród kierowników administracji w delegaturach UE.Rys. 9
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%Respondenci
Lokalizacja Warunki mieszkaniowe Zabezpieczenie PowierzchniaNiezadowalające
Zadowalające
21 Uwagi 
Powierzchnia większości budynków biurowych i niektórych 
rezydencji przekracza pułapy ustalone w ramach polityki 
dotyczącej budynków
Średnia powierzchnia przypadająca na jedną osobę w biurach 
delegatur przekracza pułapy ustalone w polityce dotyczącej 
budynków
20 
W polityce ESDZ dotyczącej budynków zaleca się, by biura delegatury miały wiel -
kość nieprzekraczającą 35 m2 na osobę (zgodnie z polityką dotyczącą budynków 
obowiązującą do 2013 r. wielkość ta wynosiła 42 m2)13. Na potrzeby tego oblicze -
nia powierzchnia wszystkich obszarów (nie tylko biura, ale także powierzchnie 
wspólne) jest dzielona przez liczbę stałych stanowisk pracy, z wyłączeniem stano -
wisk niewymagających powierzchni biurowej (np. kierowcy). Polityka dotycząca 
budynków przewiduje wyłączenie z obliczeń pewnych obszarów, takich jak do -
datkowa sala konferencyjna na potrzeby związane ze sprawowaniem prezyden -
cji na podstawie Traktatu z Lizbony. Nowe biura delegatur powinny składać się 
z prywatnych biur, biur dzielonych przez 2–4 osoby oraz powierzchni typu „open 
space”. Oddzielne biura dla pojedynczych osób powinny być zarezerwowane dla 
małej liczby pracowników, których stanowiska tego wymagają.
21 
W 2014 r. w ok. 85 delegaturach przekroczona została maksymalna powierzchnia 
35 m2 przypadająca na jedną osobę14 – średnia powierzchnia na osobę wynosiła 
41 m2 (zob. rys. 10 )15. Ograniczenie średniej powierzchni na osobę prowadziłoby 
do oszczędności w zakresie kosztów wynajmu16 i kosztów bieżących.
Niektóre rezydencje przekraczają pułap określony w polityce 
dotyczącej budynków
22 
Zgodnie z polityką ESDZ dotyczącą budynków maksymalna łączna powierzch -
nia wszystkich pomieszczeń rezydencji szefa delegatury może wynosić 600 m2. 
Średnia powierzchnia rezydencji szefów delegatur w 2014 r. była wprawdzie 
mniejsza od tego pułapu (zob. pkt 14), jednak 34 rezydencje (24%) go przekracza -
ły (zob.  rys. 7 )17.13 Nowo nabyte budynki 
powinny być wystarczająco 
duże, by pomieścić personel 
w przypadku jego zwiększenia 
o 10%.
14 Delegaturami o największej 
powierzchni przypadającej na 
jedną osobę były Delegatura 
przy Organizacji Narodów 
Zjednoczonych w Nowym 
Jorku (90 m2 na osobę) oraz 
Delegatura przy Organizacji 
Narodów Zjednoczonych 
w Genewie (104 m2 na osobę).
15 Na rzecz tej analizy odjęto 
powierzchnie biurowe 
wynajmowane innym 
organizacjom. Nie 
uwzględniono także delegatur 
o liczbie pracowników poniżej 
10, z których każda ma 
powierzchnię przekraczającą 
35 m2 na osobę. Analiza 
dotyczy stałych stanowisk 
pracy. Uwzględnienie ok. 200 
zatrudnionych tymczasowo 
stażystów i ekspertów 
krajowych ograniczyłoby 
średnią powierzchnię 
przypadającą na jedną osobę 
do 40 m2.
16 Łączne roczne opłaty za 
wynajem biur delegatur 
w 2014 r. wyniosły 53 mln euro 
(zob. rys. 1 ), co oznacza, że 
każdy m2 średniej powierzchni 
przypadającej na jednego 
pracownika kosztuje 
1,3 mln euro.
17 Rezydencja w Indonezji 
o powierzchni 1200 m2 była 
jedną z największych. 
Podpisano umowę najmu 
nowej rezydencji 
o powierzchni 580 m2 
obowiązującą od września 
2015 r.
22 Uwagi 
Powierzchnia biurowa delegatur przypadająca na jednego pracownika
Uwaga:  Z wyłączeniem delegatur o liczbie pracowników poniżej 10.
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie danych ESDZ.Rys. 10
020406080100120
Budynki biurowe delegaturm² na osobę
Zalecana maksymalna powierzchnia (35 m²)Średnia powierzchnia (41 m²)
23 Uwagi 
ESDZ posiada budynki, z których już nie korzysta
23 
Budynki biurowe delegatur UE zakupione przed 2000 r. i nadal użytkowane przez 
ESDZ należą do budynków będących w najgorszym stanie (zob. rys. 4 ). Pracow -
nicy delegatury w Gabonie zostali przeniesieni do małych biur tymczasowych, 
ponieważ w budynku biurowym zakupionym w 1996 r. występują poważne pro -
blemy związane z jego konstrukcją.
24 
Rezydencje będące własnością ESDZ są mniejsze, a ich utrzymanie jest łatwiejsze. 
Średnia ocena stanu posiadanych rezydencji zakupionych przed 2000 r. i nadal 
użytkowanych przez ESDZ wynosi 4,6 w skali pięciostopniowej (zob. rys. 8 ). Jest 
ona znaczenie wyższa niż średnia ocena stanu posiadanych biur delegatur zaku -
pionych przed 2000 r. wynosząca 3,4.
25 
ESDZ nie korzysta już co prawda z 20% posiadanych budynków delegatur (7 z 33 
budynków biurowych i 6 z 30 rezydencji), jednak nie zostały one jeszcze sprze -
dane. Niewykorzystywane budynki biurowe w Czadzie, Republice Środkowoafry -
kańskiej i Rwandzie zostały wynajęte innym organizacjom, takim jak DG ds. Po -
mocy Humanitarnej i Ochrony Ludności lub ambasada państwa członkowskiego. 
Pozostałe budynki pozostają jednak nieużytkowane. Na przykład:
a) budynki biurowe, jakie ESDZ posiada w Botswanie i Gambii, nie są użytkowa -
ne od 2004 r.;
b) rezydencje w Republice Południowej Afryki i Republice Zielonego Przylądka 
nie są użytkowane od 2012 r.;
c) w Tanzanii poprzednia rezydencja szefa delegatury (zob. rys. 11 ) i dom 
pracowników nie są użytkowane od 2009 r., a związane z nimi roczne koszty 
ochrony, mediów i usług ogrodniczych wynoszą łącznie 25 tys. euro. Re -
zydencja i dom są zlokalizowane poza strefą zalecaną przez regionalnego 
urzędnika ds. bezpieczeństwa. Kolejny budynek będący w posiadaniu delega -
tury, zlokalizowany w zalecanej strefie bezpieczeństwa, nie jest użytkowany 
od kwietnia 2014 r.
24 Uwagi 
Niektóre opłaty pobierane z tytułu kolokacji budynków 
biurowych nie pokrywają wszystkich kosztów
26 
ESDZ zachęca do stosowania rozwiązań przewidujących dzielenie obiektów biu -
rowych z państwami członkowskimi UE lub innymi instytucjami bądź organami 
UE, w tym z DG ds. Pomocy Humanitarnej i Ochrony Ludności. Celem kolokacji 
jest zapewnienie większego eksponowania UE i wspieranie współpracy z pań -
stwami członkowskimi, a także oszczędność kosztów18. W 2015 r. 45 delegatur 
dzieliło swoje obiekty biurowe z państwami członkowskimi UE lub instytucjami 
bądź organami UE. Liczba delegatur dzielących budynki z ambasadami państw 
członkowskich wzrosła z 14 do 17 w okresie od maja 2014 r. do maja 2015 r.19. 
Załącznik I  zawiera wykaz 17 delegatur użytkujących budynki wspólnie z jednym 
lub kilkoma państwami członkowskimi w 2015 r.Poprzednia rezydencja w Tanzanii, nieużytkowana od 2009 r., którą ESDZ zatrzymała 
dla siebie
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy.R ys. 11
18 Polityka ESDZ dotycząca 
budynków: biura delegatur – 
polityka i wybór.  
Polityka ESDZ dotycząca 
budynków: dzielenie biur 
delegatur lub kolokacja ze 
stronami trzecimi.
19 Dokumenty robocze z 2014 r. 
i 2015 r. w sprawie polityki 
ESDZ dotyczącej budynków.
25 Uwagi 
27 
Państwa członkowskie UE oraz instytucje i organy UE powinny pokrywać należną 
część kosztów związanych z kolokacją20. W praktyce istnieją różne metody obli -
czania opłat dla organizacji tytułem kolokacji, przy czym niektóre nie prowadzą 
do pokrycia wszystkich kosztów. Na przykład:
a) w Waszyngtonie delegatura zawarła umowy o kolokacji z pięcioma różny -
mi organizacjami. Tylko dwie najnowsze umowy (z Europolem i Europej -
skim Bankiem Inwestycyjnym) przewidują jednak wkład w ogólne koszty 
administracyjne;
b) w Nepalu DG ds. Pomocy Humanitarnej i Ochrony Ludności wnosi opłaty za 
sprzątanie, utrzymanie, media i pracowników ochrony. Nie uiszcza jednak 
opłat za wynajem, które wynosiłyby kolejne 8000 euro rocznie. Podobnie 
w Tanzanii, gdzie delegatura posiada własny budynek, od EUCAP NESTOR21 
pobierane są tylko opłaty za koszty bieżące (utrzymanie, media, ochronę 
i sprzątanie);
c) w 2013 r. wytyczne dla delegatur dotyczące obliczania opłat za wynajem 
pobieranych od innych organizacji wymagały, by w przypadku wszystkich 
nowych umów i przedłużania umów istniejących ustanawiano opłaty za 
powierzchnie wspólne. Opłaty ustanawiane przed 2013 r. obejmują tylko 
powierzchnię netto biura najemcy. W związku z tym najemca korzysta z po -
wierzchni wspólnych nieodpłatnie i nie pokrywa należnej części kosztów za 
wynajem i kosztów operacyjnych.
Część II – Istnieje wprawdzie ustrukturyzowana 
procedura wyboru budynków dla delegatur, jednak 
w przypadku stosowania jej w praktyce pewne 
niedociągnięcia występują na wszystkich głównych 
etapach procedury
28 
W części I przeanalizowano przydatność budynków pod kątem potrzeb delegatur 
i zapewniania najlepszego efektu gospodarności. Przydatność budynków zależy 
przede wszystkim od sposobu ich wyboru. Kontrola w związku z tym dotyczy -
ła tego, czy ESDZ dysponuje skutecznymi procedurami wyboru odpowiednich 
budynków.20 Decyzja Parlamentu 
Europejskiego z dnia 
3 kwietnia 2014 r. w sprawie 
absolutorium za 2012 r.
21 EUCAP NESTOR jest misją 
cywilną UE posiadającą pewną 
fachową wiedzę wojskową. 
Wspiera ona rozwój systemów 
bezpieczeństwa morskiego 
w Rogu Afryki i państwach 
zachodniej części Oceanu 
Indyjskiego w celu 
umożliwienia im 
skuteczniejszego zwalczania 
piractwa i innych rodzajów 
przestępczości na morzu.
26 Uwagi 
29 
Procedura polegająca na badaniu kartoteki budynku stanowi ustrukturyzowaną 
podstawę wyboru budynków delegatur. Przy stosowaniu tej procedury w prakty -
ce występują jednak pewne niedociągnięcia. W rezultacie istnieje ryzyko, że ESDZ 
nie wybiera odpowiednich budynków. Niedociągnięcia występują na każdym 
głównym etapie procedury polegającej na badaniu kartoteki budynku:
a) poszukiwania przez delegaturę stosownych budynków;
b) porównywania przez delegaturę opcji i przedstawiania ich komitetowi ds. bu -
dynków w siedzibie głównej;
c) podejmowania i uzasadniania decyzji przez komitet ds. budynków.
Procedura polegająca na badaniu kartoteki budynku stanowi 
ustrukturyzowaną podstawę wyboru budynków delegatur
30 
Wybór budynków, które mają zostać wynajęte lub zakupione, jest przeprowadza -
ny zgodnie z procedurą ESDZ polegającą na badaniu kartoteki budynku.
a) W przypadku biur i rezydencji delegatury muszą sporządzić kartotekę bu -
dynku przed wynajmem, kupnem lub budową nowego budynku bądź przed 
przedłużeniem umowy najmu. Od delegatur wymaga się przekazania takich 
kartotek budynków komitetowi ds. budynków w siedzibie głównej do celów 
analizy i zatwierdzenia, jeśli ich całkowita wartość wynosi 60 tys. euro lub 
więcej.
b) Delegatury muszą także przekazać kartotekę budynku komitetowi ds. budyn -
ków przed każdym zakupem gruntu.
c) W przypadku wynajmowania miejsc zakwaterowania pracowników delega -
tura musi przekazać kartotekę budynku, jeśli opłata za wynajem przekracza 
pułap ustanowiony przez ESDZ dla danego państwa oraz jeśli dla danego 
państwa nie został ustanowiony żaden pułap.
31 
Procedura polegająca na badaniu kartoteki budynku, dzięki której istnieje ustruk -
turyzowana i udokumentowana podstawa do podjęcia decyzji, oparta na wytycz -
nych przekazanych przez siedzibę główną, stanowi przykład dobrej praktyki. Cele 
ustanowione w polityce ESDZ dotyczącej budynków są wykorzystywane jako 
kryteria wyboru w kartotekach budynków. Kartoteka budynku powinna zawierać 
listę wstępnie wybranych odpowiednich opcji wynikających z przeprowadzone -
go przez delegaturę badania lokalnego rynku nieruchomości, omówienie wad 
i zalet wynajmu lub zakupu, ocenę odpowiednich opcji dokonaną przez delega -
turę oraz propozycję delegatury przedstawianą komitetowi ds. budynków. Proce -
dura polegająca na badaniu kartoteki budynku przyczynia się do zapewnienia, by 
wybrane budynki odpowiadały potrzebom delegatur, a jednocześnie zapewniały 
najlepszy efekt gospodarności.
27 Uwagi 
Delegatury nie posiadają wystarczającej wiedzy fachowej 
w celu wskazania odpowiednich budynków i nie otrzymują 
wystarczającego wsparcia ze strony siedziby głównej
32 
Przegląd 30 kartotek budynków w ramach kontroli Trybunału (zob. załącznik II ) 
wykazał, że w większości przypadków (26 z 30) delegatury przeprowadziły ba -
danie lokalnego rynku. Jednak tylko 15 z 30 kartotek budynków zawierało listę 
wstępnie wybranych, odpowiednich i realistycznych opcji (zob. rys. 12 ).
Podsumowanie wyników przeglądu 30 kartotek budynków w ramach kontroli
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie przeglądu 30 kartotek budynków.Rys. 12
26
51522 234
25158 7Liczba kartotek budynkówTakNie
5. Przekonująca 
podstawa do decyzji 
komitetu ds. budynków 
w siedzibie głównej4. Rozwiązanie 
zaproponowane przez 
delegaturę oparte 
na wiarygodnej 
analizie technicznej
i /f_inansowej3. Lista kilku wstępnie 
wybranych 
odpowiednich, 
realistycznych opcji2. Omówienie zalet 
i wad wynajmu lub 
zakupu1. Badanie lokalnego 
rynku
28 Uwagi 
33 
W ankiecie przeprowadzonej w ramach kontroli prawie połowa kierowników 
administracji uznała, że ich delegatura nie dysponuje liczbą pracowników ani 
wiedzą fachową wystarczającą do zarządzania swoimi budynkami. Kierownicy 
administracji nie są specjalistami ds. zarządzania budynkami i nie przechodzą 
specjalistycznego szkolenia w tym obszarze. W związku z tym możliwe jest, że 
aby zarządzać projektami dotyczącymi budynków (np. przeprowadzką do no -
wego budynku biurowego lub przeprowadzeniem robót), będą musieli uzyskać 
zezwolenie na pozyskanie odpowiedniej wiedzy fachowej (np. w celu analizy 
rynku, przeprowadzenia analizy wad i zalet wynajmu i zakupu, negocjacji z wła -
ścicielami lub opracowania koncepcji i monitorowania robót budowlanych). Na 
przykład w Waszyngtonie delegatura zatrudnia lokalnie brokera, który prowadzi 
badania rynku oraz negocjacje z właścicielami w imieniu delegatury. W pań -
stwach, w których nie można pozyskać takiej wiedzy fachowej, wymagane jest 
większe zaangażowanie i wsparcie ze strony siedziby głównej.
34 
Ankieta przeprowadzona w ramach kontroli wykazała, że 85% kierowników 
administracji było zadowolonych ze wsparcia ze strony siedziby głównej podczas 
przedłużania umów najmu powierzchni biurowych. Poziom zadowolenia był 
niższy w odniesieniu do wsparcia udzielanego podczas dokonywania wyboru 
nowych biur (76%) (zob. rys. 13 ).
Wsparcie na rzecz delegatur w zakresie działań związanych z zarządzaniem 
budynkami
Źródło: Ankieta przeprowadzona w ramach kontroli wśród kierowników administracji w delegaturach UE.Rys. 13
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%
Nieodpowiednie wsparcie
ze strony siedziby głównej
Odpowiednie wsparcie
ze strony siedziby głównejRespondenci
Utrzymanie
i remontyWybór
nowych biurPrzedłużanie
umów najmu
29 Uwagi 
35 
Z części odpowiedzi udzielonych w związku z ankietą przeprowadzoną w ramach 
kontroli wynikało, że istnieje zapotrzebowanie na intensywniejsze wsparcie 
udzielane przez siedzibę główną, zwłaszcza w przypadku braku dostępności 
odpowiednich budynków na rynku lokalnym22. Niektóre delegatury, w których 
przeprowadzono wizyty kontrolne, na przykład w Nepalu (zob. ramka 2 ), pod -
kreśliły także potrzebę przeprowadzania wizyt na miejscu, zwłaszcza w trakcie 
poszukiwania nowych obiektów. W 2014 r. Dział Infrastruktury siedziby głównej 
przeprowadził wizyty w 36 delegaturach w celu udzielenia wsparcia na miejscu. 
Przykład dobrych praktyk może stanowić sytuacja, gdy niemieckie ambasady po -
szukują nowych obiektów, a po określeniu możliwych lokalizacji przez kierownika 
administracji na miejsce przyjeżdżają pracownicy z siedziby głównej, aby spraw -
dzić ich przydatność i pomóc w prowadzeniu negocjacji. Ramka 2Potrzeba udzielenia wsparcia przez siedzibę główną w celu znalezienia budynku 
biurowego w Nepalu
W Nepalu, w związku z brakiem powierzchni w głównym budynku, od 2007 r. jedna trzecia pracowników pra -
cuje w zaadaptowanych garażach. Od 2009 r. kolejna trzecia część pracowników pracuje w prefabrykowanych 
pawilonach z rynku wtórnego ustawionych w ogrodzie, co psuje wizerunek delegatury (zob. rys. 14 ). W czerw -
cu 2011 r. przeprowadzono ocenę delegatury w Nepalu, w której to ocenie zalecono zaplanowanie przepro -
wadzki do bardziej odpowiednich i nowoczesnych biur przed końcem okresu dzierżawy w 2014 r.
Delegatura nie miała czasu ani koniecznej wiedzy fachowej, aby opracować dobrej jakości kartotekę budynku. 
Uznała, że wizyta zespołu specjalistów ds. zarządzania nieruchomościami z siedziby głównej (np. negocjatora, 
architekta i urzędnika ds. bezpieczeństwa) mogłaby pomóc w znalezieniu nowych obiektów, wynegocjowaniu 
najlepszych warunków oraz określeniu i porównaniu odpowiednich opcji. Siedziba główna nie była jednak 
w stanie przeprowadzić takiej wizyty mimo pisemnych wniosków delegatury w 2011 r. i 2012 r. Siedziba głów -
na zwróciła się do delegatury na piśmie, by zachęcić ją do opracowania oferty kupna gruntu od ambasady 
francuskiej oraz wybudowania na nim biur i rezydencji, ale następnie odrzuciła ofertę ze względu na brak fun -
duszy. Delegatura nie była w stanie znaleźć odpowiedniej alternatywy i przekazała kartotekę budynku w celu 
przedłużenia obowiązującej umowy dzierżawy do 2024 r., co zostało zatwierdzone przez siedzibę główną 
w listopadzie 2013 r.22 Respondenci uznali to za 
jedną z głównych przeszkód 
w znalezieniu lepszych 
obiektów.
30 Uwagi 
Istnieją pewne niedociągnięcia w sposobie, w jaki delegatury 
przedstawiają opcje siedzibie głównej
36 
Polityka dotycząca budynków wymaga, by delegatury przekazały siedzibie głów -
nej, w ramach kartoteki budynku, wyniki badania lokalnego rynku nieruchomo -
ści. Powinny one obejmować omówienie zalet i wad wynajmu lub zakupu, ocenę 
odpowiednich opcji dokonaną przez delegaturę oraz propozycję delegatury dla 
komitetu ds. budynków. Jednak:
a) delegatury nie sporządzają kartotek budynków w odniesieniu do wszystkich 
nowych umów;
b) kartoteki budynków są nadmiernie szczegółowe w przypadkach, gdy delega -
tury nie planują przeprowadzki;
c) kartoteki budynków rzadko zawierają omówienie możliwości zakupu i nie 
obejmują porównania z kosztem wynajmu;
d) w niektórych kartotekach budynków delegatury nie przedstawiają opcji 
w sposób porównywalny;
e) wytyczne dotyczące opracowania kartotek budynków nie uwzględniają 
powierzchni wynajmowanych innym organizacjom ani dochodów generowa -
nych przez kolokację.Prefabrykowane pawilony wykorzystywane jako biura w Nepalu
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy.Rys. 14

31 Uwagi 
Delegatury nie sporządzają kartotek budynków w odniesieniu do 
wszystkich nowych umów
37 
Delegatury czasami podpisują umowy dotyczące budynków, nie wywiązując się 
z obowiązku opracowania kartoteki budynku i przekazania jej komitetowi ds. bu -
dynków. Przykładowo nie opracowano kartoteki budynku w przypadku umowy 
o wartości 230 tys. euro dotyczącej biur w Wenezueli podpisanej w 2013 r. ani 
umowy o wartości 240 tys. euro dotyczącej rezydencji w Nepalu podpisanej 
w 2011 r.
Kartoteki budynków są nadmiernie szczegółowe w przypadkach, 
gdy delegatury nie planują przeprowadzki
38 
Stabilność stanowi jeden z celów polityki dotyczącej budynków, w związku 
z czym istnieje dobry powód, by kontynuować wynajem istniejącego budynku, 
jeśli odpowiada on potrzebom delegatury i zapewnia najlepszy efekt gospo -
darności. Pozwala to także uniknąć kosztów i zakłóceń związanych z przepro -
wadzką23. W każdym przypadku standardowa umowa dzierżawy zawiera zapis 
umożliwiający delegaturze wypowiedzenie umowy w dowolnym momencie 
z trzymiesięcznym wyprzedzeniem.
39 
Obecnie nie istnieją jednak różnice pomiędzy wytycznymi dotyczącymi przygo -
towania kartotek budynków na potrzeby przedłużenia obowiązującej umowy naj -
mu oraz wytycznymi w sprawie kartotek budynków, których celem jest wybranie 
najlepszego budynku spośród szeregu opcji, jeśli wymagana jest przeprowadzka. 
W pierwszym przypadku porównanie z opcjami alternatywnymi jest zbyteczne 
i ma mniejsze znaczenie niż wykazanie, że budynek nadal odpowiada potrzebom 
delegatury zgodnie z polityką dotyczącą budynków i stawkami rynkowymi (zob. 
ramka 3 ). W drugim przypadku delegatury mogą wymagać od siedziby głównej 
większego wsparcia w celu przeprowadzenia bardziej wszechstronnej oceny, 
w tym porównania odpowiednich i realistycznych wstępnie wybranych opcji. Ramka 3W przypadku gdy delegatury nie planują przeprowadzki, badanie opcji 
alternatywnych może być zbyteczne i ma ograniczoną wartość
Celem kartoteki budynku z 2013 r. dotyczącej biur w Rwandzie (zob. załącznik II ) było uzasadnienie przedłu -
żenia obowiązującej umowy najmu. Wynikało to jasno ze sprawozdania z misji przekazanego przez siedzibę 
główną i załączonego do kartoteki budynku, zgodnie z którym delegatura miała szybko wynegocjować prze -
dłużenie umowy dzierżawy dotyczącej budynków biurowych po zbadaniu rynku na potrzeby sprawozdania 
przekazywanego komitetowi ds. budynków. W związku z tym, mimo że kartoteka budynku zawierała analizę 
wstępnie wybranych odpowiednich i realistycznych opcji, miała ona ograniczone znaczenie, ponieważ prze -
prowadzka delegatury nie była planowana.23 Na przykład w przypadku 
ambasad niemieckich 
obowiązuje założenie, że 
ambasady pozostaną w danej 
lokalizacji, chyba że zaistnieje 
szczególnie istotny powód do 
przeprowadzki.
32 Uwagi 
Kartoteki budynków rzadko zawierają omówienie możliwości 
zakupu i nie obejmują porównania z kosztem wynajmu
40 
Z 30 przeanalizowanych kartotek budynków tylko pięć zawierało omówienie 
możliwości zakupu (zob. rys. 12 ) i we wszystkich przypadkach opcja zakupu 
została odrzucona. W żadnej z przeanalizowanych kartotek budynków nie przed -
stawiono porównania warunków wynajmu z warunkami kupna, które obejmo -
wałoby porównanie szacowanych przyszłych kosztów. W marcu 2015 r. siedziba 
główna poinformowała szefów delegatur, że w przyszłości Dział Infrastruktury 
siedziby głównej będzie przeprowadzał obliczenia w celu porównania warunków 
zakupu i wynajmu24. W polityce ESDZ dotyczącej budynków nie przedstawiono 
jednak stosowanej w tym celu metody. W obowiązującej wcześniej polityce do -
tyczącej budynków opisano, w jaki sposób obliczyć finansowy zwrot z inwestycji 
stanowiący podstawę dla porównania opcji zakupu i wynajmu w sugerowanym 
okresie 20 lat25. W praktyce rozważania na temat wynajmu lub kupna nie wy -
kazują, że proponowane rozwiązanie zapewnia najlepszy efekt gospodarności 
(zob.  ramka 4 ).
W niektórych kartotekach budynków delegatury nie 
przedstawiają opcji w sposób porównywalny
41 
Dobrą praktyką stosowaną w niektórych kartotekach budynków było przedsta -
wienie porównania opcji wstępnie wybranych na podstawie kryteriów wyboru 
w formie tabeli. Tytułem przykładu na rys. 15  pokazano zbiorczą tabelę opartą 
na danych zawartych w kartotekach budynków biur w Rwandzie, Gwatemali 
i Laosie. Przydział punktów i komentarze mają wyłącznie charakter ilustracyjny. 
Taka tabela ułatwia porównanie różnych opcji w celu uzyskania wyważonej oceny 
ogólnej. Tabelę można dodatkowo rozszerzyć, uzupełniając ją na przykład o jed -
norazowe koszty związane z przeprowadzką (np. wyposażenia i zabezpieczenia), 
koszty bieżące lub dochody z kolokacji. Ramka 4Delegatury nie wykazują, że zakup zapewnia lepszy efekt gospodarności niż 
wynajem
W latach 2010–2011, kiedy delegatura w Nepalu zaproponowała zakup gruntu od ambasady francuskiej oraz 
wybudowanie biur i rezydencji, siedziba główna nie wymagała wykazania, że zakup i budowa zapewniają 
lepszy efekt gospodarności niż wynajem.
Taka sama sytuacja miała miejsce w Waszyngtonie, gdy delegatura miała możliwość zakupu budynku biuro -
wego w 2010 r. Z zakupu zrezygnowano, nie dokonując analizy opcji finansowych ani korzyści podatkowych, 
mimo że posiadanie budynku podkreśliłoby obecność delegatury, a dodatkowa powierzchnia mogłaby być 
wykorzystywana w ramach kolokacji z inną ambasadą.24 Nota dyrektora 
zarządzającego 
ds. administracji i finansów 
do szefów delegatur z dnia 
30 marca 2015 r.
25 Wartość końcowa zakupionej 
nieruchomości jest w tych 
obliczeniach ważnym 
czynnikiem, który trudno jest 
dokładnie oszacować. Na 
przykład wartość rezydencji 
w Waszyngtonie zakupionej 
w 1971 r. za równowartość 
2,4 mln euro potroiła się, 
a wartość budynku biurowego 
w Argentynie zakupionego 
w 1992 r. za równowartość 
1,5 mln euro szacowana jest 
na 1,6 mln euro.
33 Uwagi 
42 
Podejście to wyróżniało się na tle innych podejść zaprezentowanych w kartote -
kach budynków, w których analizowano opcje w sposób mniej porównawczy, 
przedstawiając na przykład wybrane zalety i wady w sposób przypadkowy. 
Delegatury pomijają czasem w kartotekach budynków kluczowe informacje, takie 
jak koszt na m2 lub powierzchnia przypadająca na jedną osobę w budynkach 
biurowych bądź brak zgodności z pułapem dotyczącym powierzchni. W 8 na 30 
przeanalizowanych kartotek budynków rozwiązanie zaproponowane komitetowi 
ds. budynków nie było oparte na wiarygodnej analizie przeprowadzonej przez 
delegaturę (zob. rys. 12 ). Ponadto, mimo że w kartotekach budynków często 
ujęte sa koszty zaproponowanego rozwiązania po przeprowadzeniu negocja -
cji, często są one porównane je z kosztami alternatywnych budynków przed 
negocjacjami.Tabela porównawcza ilustrująca przykład dobrych praktyk
BudynekKryteria jakościowe Kryteria cenowe Kryteria wielkości
Bezpieczeń -
stwo i zabez -
pieczenie  
(maks. 50)Funkcjonalność  
(maks. 30)Lokalizacja i  wize -
runek  
(maks. 20)Łączna liczba 
punktów za 
jakość  
(maks. 100)Łączne opłaty 
za wynajem 
rocznie  
euroCena na 
m2 eurom2 łączniem2 na osobę 
(w przypadku 
biur)
Opcja 1Pewne zastrze -
żenia  
20Nowoczesny 
budynek  
24Dobry wizerunek  
1660 25 000 16,67 1500 38
Opcja 2Doskonałe  
38Nowy budynek  
28W rejonie ambasad  
1884 22 000 15,71 1400 35
Opcja 3Możliwość 
dostosowania  
25Pewne obawy  
14Poza rejonem 
ambasad  
1049 20 000 12,5 1600 40
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie kartotek budynków dla biur w Rwandzie, Gwatemali i Laosie.Rys. 15
34 Uwagi 
Wytyczne dotyczące opracowania kartotek budynków nie 
uwzględniają powierzchni wynajmowanych innym organizacjom 
ani dochodów generowanych przez kolokację
43 
Sprawozdanie w sprawie wspólnego korzystania z 2014 r.26 wyjaśnia, że ESDZ 
nie posiada zasobów ludzkich koniecznych do opracowania wspólnych norm 
i przygotowania dokumentów referencyjnych dotyczących kolokacji. W związku 
z tym wytyczne dotyczące opracowania kartotek budynków (zob. pkt 31) nie 
wyjaśniają, w jaki sposób powierzchnie biurowe wynajmowane ambasadom 
państw członkowskich UE lub innym instytucjom bądź organom UE powinny 
być uwzględniane w obliczeniach powierzchni przypadającej na jedną osobę. 
Wytyczne nie wyjaśniają także, w jaki sposób należy uwzględniać powiązane 
dochody w obliczeniach kosztów na m2.
Niektóre opinie komitetu ds. budynków w siedzibie głównej 
nie są przekonujące ani sporządzane na czas
44 
Na ostatnim etapie procedury polegającej na badaniu kartoteki budynku komitet 
ds. budynków w siedzibie głównej dokonuje analizy propozycji przedstawionej 
przez delegaturę i wydaje opinię. Przed podpisaniem umowy konieczne jest 
zatwierdzenie ze strony komitetu ds. budynków27. Jednak:
a) przeciągające się procedury uniemożliwiają podpisanie niektórych umów;
b) niektóre decyzje nie wykazują w przekonujący sposób, że wybrane rozwiąza -
nie jest zgodne ze stawkami rynkowymi;
c) w niektórych decyzjach nie została odpowiednio uwzględniona powierzch -
nia budynku.
Przeciągające się procedury uniemożliwiają podpisanie niektórych 
umów
45 
Komitet ds. budynków wydaje opinie dotyczące badanych kartotek budynków. 
W niektórych uwagach zawartych w kartotekach budynków podkreślono, że 
właściciele budynków wolą wynająć je innym najemcom niż czekać na wynik 
przeciągających się procedur ESDZ. Ten punkt widzenia potwierdzają uwagi 
przedstawione w ankiecie przeprowadzonej w ramach kontroli. Jeden z respon -
dentów napisał: „Czas od momentu znalezienia budynku do uzyskania zatwier -
dzenia z siedziby głównej jest stanowczo zbyt długi, w związku z czym właścicie -
le wynajmują budynki innym organizacjom”. W rezultacie zatwierdzenie kartoteki 
budynku niekoniecznie prowadzi do podpisania umowy. Na przykład mimo że 
kartoteki budynków dotyczące rezydencji w Izraelu i na Sri Lance zostały zatwier -
dzone, umowy nie zostały podpisane (zob. załącznik II ).26 Sprawozdanie w sprawie 
kolokacji z 2014 r., 11 lipca 
2014 r., ESDZ.
27 W odniesieniu do wszelkich 
przedsięwzięć z zakresu 
nieruchomości mogących 
przynieść znaczne skutki dla 
budżetu UE (przykładowo 
zakup gruntu i zakup 
budynków o wartości 
przekraczającej kwotę 
3 mln  euro lub jakiejkolwiek 
nowej umowy dotyczącej 
nieruchomości, w których 
opłaty roczne wynoszą co 
najmniej 750 tys. euro) 
wymagane jest zatwierdzenie 
przez władzę budżetową 
(Radę i Parlament Europejski) 
(rozporządzenie finansowe, 
art. 203 ust. 7). Projekt nabycia 
budynku finansowany 
z wykorzystaniem pożyczki 
podlega uprzedniemu 
zatwierdzeniu przez władzę 
budżetową (rozporządzenie 
finansowe, art. 203 ust. 8).
35 Uwagi 
Niektóre decyzje nie wykazują w przekonujący sposób, że 
wybrane rozwiązanie jest zgodne ze stawkami rynkowymi
46 
Z 30 przeanalizowanych kartotek budynków 7 nie zawierało przekonującej 
podstawy do wydania decyzji komitetu ds. budynków (zob. rys. 12 ). W czterech 
z tych przypadków było to spowodowane tym, że w kartotekach nie wykazano, 
że wybrane rozwiązanie jest zgodne ze stawkami rynkowymi. Komitet ds. budyn -
ków nie porównał kosztów na m2 rozwiązania zaproponowanego przez delega -
turę z niezależnym źródłem stawek rynkowych w przypadku żadnej z 30 kartotek 
budynków przeanalizowanych w ramach kontroli. Oznaczało to, że w przypad -
kach, gdy delegatura nie wykazała zgodności zaproponowanego rozwiązania ze 
stawkami rynkowymi, komitet ds. budynków nie zajmował się tym uchybieniem. 
Miało to miejsce w przypadku biur w Togo, rezydencji w Mauretanii i na Sri Lance 
oraz miejsc zakwaterowania w Kenii (zob. załącznik II ).
W niektórych decyzjach nie została odpowiednio uwzględniona 
powierzchnia budynku
47 
W przypadku trzech na siedem kartotek budynków, które nie zawierały przeko -
nującej podstawy do wydania decyzji przez komitet ds. budynków, było to spo -
wodowane niewystarczającym uwzględnieniem wielkości powierzchni biurowej 
przypadającej na jedną osobę oraz zalecanych pułapów określonych w polityce 
dotyczącej budynku (zob. załącznik II ):
a) w 2013 r. komitet ds. budynków zatwierdził rozwiązanie zaproponowane 
w kartotece budynku przez delegaturę w Jordanii przewidujące wynajęcie 
biur o powierzchni 43 m2 na osobę (o 23% więcej niż zalecany pułap). Roz -
wiązanie alternatywne zostało odrzucone, gdyż obiekt został uznany za zbyt 
mały, mimo że jego powierzchnia wynosiła 35 m2 na osobę, czyli dokładnie 
tyle, ile przewiduje pułap, i był o ponad 20% tańszy (różnica 110 tys. euro 
rocznie) niż zaproponowane rozwiązanie;
b) w 2014 r. komitet ds. budynków zatwierdził rozwiązanie zaproponowane 
w kartotece budynku przez delegaturę w Waszyngtonie dotyczące zwięk -
szenia powierzchni biurowej. Siedziba główna obliczyła, że powierzchnia 
przypadająca na jedną osobę wynosiła 40 m2 (o 14% więcej niż pułap). Wynik 
ten został uzyskany jednak po dodaniu 20 pracowników, co nie było jasno 
uzasadnione. Wzrost ten nie nastąpił do maja 2015 r., kiedy przeprowadzono 
wizytę kontrolną. W obliczeniu nie uwzględniono także sali prasowej zloka -
lizowanej na parterze, chociaż nie było to uzasadnione polityką dotyczącą 
budynków28. Powierzchnia przypadająca na jedną osobę wynosiła w rzeczy -
wistości 56 m2, tj. o 60% więcej niż pułap. Delegatura w Waszyngtonie uznała, 
że w polityce dotyczącej budynków nie uwzględniono w wystarczającym 
stopniu coraz ważniejszej roli ESDZ jako koordynatora w niektórych pań -
stwach takich jak USA. Jednak ani delegatura, ani komitet ds. budynków nie 
wspomniały, że konieczne było zwolnienie z obowiązku stosowania się do 
pułapu;28 W obliczeniu nie 
uwzględniono także 
dodatkowej sali 
konferencyjnej, co jest zgodne 
z polityką dotyczącą 
budynków (zob. pkt 20).
36 Uwagi 
c) kryteria wyboru ujęte w kartotece budynku z 2014 r. dotyczącej nowej 
rezydencji na Sri Lance przewidywały minimalną powierzchnię budynku 
wynoszącą 600 m2. Nie było to spójne z polityką dotyczącą budynków, 
zgodnie z którą 600 m2 stanowi powierzchnię maksymalną, a nie minimalną. 
Rozwiązaniem zaproponowanym przez delegaturę i zatwierdzonym przez 
komitet ds. budynków był budynek o powierzchni 930 m2. Siedziba główna 
nie wspomniała, że pułap wynoszący 600 m2 został przekroczony o 55% i że 
wymagane było uzyskanie zwolnienia.
Część III – Informacje dotyczące przydatności 
budynków nie są wiarygodne i nie są wykorzystywane 
na potrzeby planowania, które jest zbyt 
krótkoterminowe i wyjątkowo nieskuteczne 
w odniesieniu do posiadanych nieruchomości
48 
Przydatność budynków delegatur zależy nie tylko od tego, jakie budynki zostaną 
wybrane na etapie wstępnego wyboru, ale także od sposobu, w jaki ESDZ dba 
o to, by stale spełniały one potrzeby i zapewnia najlepszy efekt gospodarności. 
Kontrola w związku z tym dotyczyła tego, czy ESDZ monitoruje przydatność 
budynków po dokonaniu ich wyboru oraz czy planuje wymagane zmiany i pra -
ce w zakresie utrzymania w celu zagwarantowania, by ciągle odpowiadały one 
potrzebom i były wykorzystywane w sposób najbardziej gospodarny.
Centralne systemy monitorowania nie zapewniają 
wiarygodnych informacji podstawowych dotyczących 
przydatności wszystkich budynków delegatur
W wyniku wizyt na miejscu ocenia się, czy budynki odpowiadają 
potrzebom delegatur, ale nie identyfikuje wszystkich uchybień
49 
Siedziba główna ocenia budynki delegatur, wykorzystując następujące mecha -
nizmy, w celu zapewnienia, by stale odpowiadały one potrzebom delegatur:
a) Służba Wsparcia i Oceny Delegatur przeprowadza oceny  delegatur średnio 
co cztery lata, w tym ich biur i rezydencji;
b) w imieniu ESDZ zewnętrzny wykonawca przeprowadził kontrole zdrowia 
i bezpieczeństwa  w prawie wszystkich biurach i rezydencjach należących 
do delegatur w latach 2010–2015;
c) regionalny urzędnik ds. bezpieczeństwa przeprowadza oceny zabezpiecze -
nia budynków delegatur co najmniej raz do roku.
37 Uwagi 
50 
Te oceny budynków skutkują zaleceniem działań naprawczych (takich jak usta -
nowienie systemów zabezpieczających, przeprowadzenie robót lub przepro -
wadzka do innego obiektu) w celu wyeliminowania zidentyfikowanych uchybień. 
W trakcie tych ocen nie wskazuje się jednak wszystkich uchybień. Na przykład 
w sprawozdaniu regionalnego urzędnika ds. bezpieczeństwa w Nepalu w 2013 r. 
nie zawarto kluczowej kwestii dotyczącej sposobu zapewnienia takiego samego 
poziomu ochrony w odniesieniu do garaży i prefabrykowanych pawilonów jak 
w odniesieniu do budynku głównego (zob. ramka 2 ).
Monitorowanie powierzchni przypadającej na jedną osobę 
w budynkach biurowych nie obejmuje wszystkich istotnych 
czynników
51 
Polityka ESDZ dotycząca budynków zaleca, by biura delegatury miały wielkość 
nieprzekraczającą 35 m2 na osobę (zob. pkt 20). Polityka dotycząca budynków 
przewiduje, że pewne obszary są wyłączone z obliczeń. Siedziba główna nie 
może jednak dokładnie wskazać budynków biurowych, których powierzchnia jest 
zbyt duża lub zbyt mała, ponieważ podczas monitorowania powierzchni przypa -
dającej na jedną osobę nie określa oddzielnie następujących obszarów:
a) powierzchni biurowych wynajmowanych innym organizacjom;
b) w odpowiednich przypadkach dodatkowej sali konferencyjnej w celu zaspo -
kojenia potrzeb związanych ze sprawowaniem prezydencji na podstawie 
Traktatu z Lizbony;
c) powierzchnia wykorzystywana przez zatrudnionych tymczasowo stażystów 
i oddelegowanych ekspertów krajowych, jeśli delegatura zatrudnia regular -
nie takich pracowników.
52 
System monitorowania nie rejestruje budynków, względem których udzielo -
no zwolnienia z obowiązku stosowania się do pułapów dotyczących wielkości 
powierzchni. W związku z tym nie sprawdza on, czy takie zwolnienia są nadal 
uzasadnione.
38 Uwagi 
ESDZ nie sprawdza, czy opłaty za wynajem budynków biurowych 
i rezydencji nadal odpowiadają stawkom rynkowym
53 
Siedziba główna posiada informacje wymagane do obliczania kosztów na m2 
w odniesieniu do każdego budynku biurowego i rezydencji. Nie porównuje 
jednak regularnie tych kosztów na m2 ze stawkami rynkowymi w celu wskazania 
znacznych różnic. Porównanie takie przeprowadzono w 2014 r. w odniesieniu 
do miejsc zakwaterowania pracowników: stwierdzono występowanie znacznych 
różnic między niektórymi pułapami opłat za wynajem a stawkami rynkowymi. 
Podobnie siedziba główna nie sprawdza, czy opłaty z tytułu kolokacji pokrywają 
wszystkie koszty.
ESDZ nie rejestruje w wiarygodny sposób wyników monitorowania 
w systemach informacyjnych
54 
Przed utworzeniem ESDZ Komisja Europejska utworzyła system informacyjny do 
zarządzania nieruchomościami delegatur: ImmoGest. Ten system informacyjny 
dotyczący budynków stosowany od 2008 r. może zapewniać informacje stano -
wiące wkład w proces planowania zgodnie z najlepszymi praktykami. Ponad 
połowa respondentów biorących udział w ankiecie przeprowadzonej w ramach 
kontroli uznała jednak system ImmoGest za nieużyteczny w zarządzaniu budyn -
kami (zob. rys. 16 ).
Opinie na temat ImmoGest
Źródło: Ankieta przeprowadzona w ramach kontroli wśród kierowników administracji w delegaturach UE.Rys. 16
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%Respondenci
Łatwy
w użytkowaniuKompletny WiarygodnyNie zgadzam się
Zgadzam się
Użyteczny w zarządzaniu 
budynkami
39 Uwagi 
55 
Każda delegatura jest odpowiedzialna za wprowadzanie do systemu ImmoGest 
informacji na temat swoich budynków biurowych, rezydencji i miejsc zakwatero -
wania pracowników. Ok. 35% budynków i rezydencji nie było jednak zarejestro -
wanych w ImmoGest w 2014 r. Ponad połowa respondentów biorących udział 
w ankiecie w ramach kontroli uznała, że system nie jest łatwy w użytkowaniu, 
a pond 30% respondentów stwierdziło, że dane nie są kompletne lub wiarygodne 
(zob. rys. 16 ).
56 
Poniższe wnioski z wizyt kontrolnych w delegaturach potwierdziły wyniki 
ankiety:
a) system ImmoGest nie jest przyjazny dla użytkownika. Występują w nim 
błędy, które nie zostały naprawione, a na przykład w Nepalu system działa 
powoli i jest czasami niedostępny;
b) informacje nie są powiązane z procesami biznesowymi, a system ImmoGest 
nie oferuje na przykład funkcji przypomnień o płatnościach za wynajem lub 
zbliżających się datach końcowych okresu dzierżawy;
c) siedziba główna nie wykorzystuje w skuteczny sposób informacji wprowa -
dzonych przez delegatury. Przykładowo, mimo że ImmoGest zawiera infor -
macje dotyczące opłat za wynajem budynków, siedziba główna nie wykorzy -
stuje ich przy opracowywaniu budżetu;
d) większość informacji dotyczących miejsc zakwaterowania pracowników, któ -
rych koszty podlegają zwrotowi, niczemu nie służy;
e) ponieważ system nie jest wykorzystywany do praktycznych zastosowań, de -
legatury nie aktualizują regularnie zawartych w nim danych. Ponadto w da -
nych występują liczne błędy. Na przykład niektóre budynki są zarejestrowane 
w ImmoGest jako stanowiące własność ESDZ, podczas gdy są wynajmowane.
40 Uwagi 
57 
Zamiast korzystać z ImmoGest, Dział Infrastruktury ESDZ prowadzi centralny 
arkusz w programie Excel zawierający informacje dotyczące wszystkich biur 
i rezydencji delegatur, w tym informacje uzyskane w ramach wizyt na miejscu. 
Niektóre informacje zawarte w arkuszu są jednak także niekompletne lub niepra -
widłowe. Na przykład:
a) nie jest rejestrowany stan nieużytkowanych budynków;
b) nie są dostępne dane dotyczące stanu 53 rezydencji (38%);
c) powierzchnia niektórych budynków biurowych jest nieprawidłowa. Na przy -
kład powierzchnia biurowa w budynku biurowym w Nepalu zarejestrowana 
w arkuszu wynosiła 1225 m2, podczas gdy delegatura potwierdziła, że wyno -
siła ona 947 m2;
d) stan niektórych budynków biurowych i rezydencji nie jest zgodny z przepro -
wadzoną oceną. Na przykład ocena budynku w Nepalu zawarta w sprawozda -
niu dotyczącym zdrowia i bezpieczeństwa wynosiła 4 w skali pięciostopnio -
wej, natomiast ocena zawarta w arkuszu wynosiła 3. Ocena stanu rezydencji 
w Waszyngtonie wynosiła 5, mimo że wymagane są tam poważne prace 
w zakresie utrzymania.
58 
Dział Infrastruktury ESDZ prowadzi oddzielny wykaz posiadanych nieruchomości. 
Niektóre informacje zawarte w tym wykazie także są nieprawidłowe lub niekom -
pletne. Na przykład w 2014 r. posiadaną przez ESDZ rezydencję w Zimbabwe 
zarejestrowano jako biura, poprzedniej rezydencji w Tanzanii nie zarejestrowano 
w ogóle, a wykaz nie wskazywał, które budynki są nadal użytkowane.
59 
Siedziba główna ESDZ nie posiada więc wiarygodnych informacji podstawo -
wych dotyczących wszystkich budynków biurowych i rezydencji, mimo że takie 
informacje są niezbędne w procesie planowania i umożliwiają ustalenie, gdzie 
konieczne są zmiany. Pod koniec 2015 r. ESDZ podejmowała działania zmierza -
jące do zwiększenia wiarygodności systemu ImmoGest i uczynienia go bardziej 
przyjaznym dla użytkownika.
41 Uwagi 
Dostępne informacje nie są w wystarczającym stopniu 
wykorzystywane na potrzeby planowania, które jest zbyt 
krótkoterminowe
Dostępne odpowiednie informacje nie są wykorzystywane 
podczas opracowywania planów
60 
Brak wiarygodnych informacji podstawowych dotyczących budynków delegatur 
oraz uchybienia w centralnych systemach monitorowania (zob. pkt 50–59) stano -
wią przeszkody dla skutecznego planowania w siedzibie głównej. Ponadto siedzi -
ba główna nie wykorzystuje w skuteczny sposób dostępnych informacji do opra -
cowania planów dotyczących utrzymania lub zmiany budynków. Przykładowo:
a) siedziba główna nie nadaje odpowiednich stopni ważności zaleceniom wyni -
kającym z ocen prowadzonych na miejscu, nie przeznacza na nie budżetu ani 
nie ujmuje ich w planach zarządzania, jeśli delegatury nie posiadają zasobów 
niezbędnych do wdrożenia takich zaleceń29. Delegatury wdrażają niektóre za -
lecenia wynikające z ocen dotyczących ich budynków w celu wyeliminowania 
uchybień30, ale nie wdrażają pozostałych zaleceń. Respondenci biorący udział 
w ankiecie przeprowadzonej w ramach kontroli wyjaśnili, że delegatury nie 
wdrażają wielu zaleceń wynikających z ocen ze względu na brak zasobów 
ludzkich i finansowych oraz ograniczenia lokalne. Zalecenia dotyczące na 
przykład zdrowia i bezpieczeństwa są oparte na prawodawstwie europejskim 
i nie uwzględniają warunków lokalnych. Jeden z respondentów podsumował 
trudności w następujący sposób: „Brak zasobów ludzkich, brak budżetu oraz 
ogólne warunki lokalne i kwestie związane z zamówieniami stanowią poważ -
ne przeszkody dla realizacji działań zgodnie z harmonogramem”. Delegatura 
w Nepalu nie posiadała zasobów umożliwiających skorygowanie pewnych 
kwestii podkreślanych wielokrotnie w sprawozdaniach regionalnego urzędni -
ka ds. bezpieczeństwa;
b) siedziba główna posiada wprawdzie informacje dotyczące budynków znajdu -
jących się w złym stanie lub o zbyt dużej bądź zbyt małej powierzchni, jednak 
nie wykorzystuje ich w pełni do określenia stopnia ważności zmian ani pla -
nowania powiązanych prac w zakresie utrzymania, kolokacji lub przeprowa -
dzek. Prowadzi to na przykład do pogorszenia stanu budynków biurowych, 
w szczególności zakupionych przed 2000 r. (zob. rys. 4  i pkt 23). Ankieta 
przeprowadzona w ramach kontroli wykazała, że 42% respondentów zdawa -
ło sobie sprawę, że ich powierzchnia biurowa przypadająca na jedną osobę 
przekraczała zalecaną wielkość maksymalną. Jednak 47% z nich nie podjęło 
żadnych działań w celu zmniejszenia powierzchni biurowej i dostosowania 
jej do pułapu. W Turcji, mimo że powierzchnia biurowa przypadająca na 
jedną osobę przekraczała zalecaną wielkość maksymalną, ogólna powierzch -
nia była niewystarczająca ze względu na niepraktyczny układ pomieszczeń 
(zob.  ramka 5 );29 Na przykład siedziba główna 
nie nadała odpowiedniego 
stopnia ważności zaleceniom 
wynikającym z kontroli 
zdrowia i bezpieczeństwa 
w Nepalu w listopadzie 2012 r. 
ani nie oszacowała ich 
kosztów. Siedziba główna nie 
monitorowała w żaden 
sposób wdrażania zaleceń 
dotyczących rezydencji 
(do których delegatura się 
nie dostosowała).
30 Na przykład ocena delegatury 
w Tanzanii z 2012 r. wykazała, 
że obiekty biurowe były zbyt 
małe i osiągnięte zostały 
wartości graniczne 
pojemności budynku. 
Następnie, poczynając od 
kwietnia 2013 r., delegatura 
wynajęła część czwartego 
piętra od ambasady 
Niderlandów.
42 Uwagi 
Planowanie dotyczy przede wszystkim potrzeb 
krótkoterminowych
61 
Dział Infrastruktury ESDZ opracowuje dokumenty dotyczące planowania, które 
obejmują elementy dobrych praktyk. Dokumenty te odnoszą się jednak głównie 
do potrzeb krótkoterminowych (w perspektywie ok. dwóch lat) oraz do projek -
tów dotyczących budynków, które są obecnie opracowywane lub analizowane. 
Na przykład:
a) w rocznych dokumentach roboczych w sprawie polityki ESDZ dotyczącej 
budynków z 2014 r. i 2015 r., w których opisano projekty obecnie opracowy -
wane i analizowane, brak informacji o planowanych zmianach w powierzch -
niach biurowych po 2015 r. Stwierdza się w nich, że zmiany w powierzchniach 
biurowych i lokalizacjach będą uzależnione od decyzji politycznych i dostęp -
ności zasobów;c) siedziba główna nie planuje zbycia posiadanych budynków, których delega -
tury już nie zajmują. Nie istnieją plany dotyczące większości z 20% posiada -
nych budynków, które nie są wykorzystywane przez delegatury (zob. pkt 25). 
Przykład dobrych praktyk może stanowić sytuacja, gdy niemieckie ambasady 
przeprowadzają się do nowego budynku, a przed zakupem lub wynajmem 
nowego obiektu muszą zaplanować sprzedaż poprzedniego budynku, jeśli 
stanowił on ich własność;
d) siedziba główna nie planuje przeglądu wpłat uiszczanych przez organizacje 
z tytułu kolokacji. W 2013 r. ESDZ zobowiązała delegatury do pobierania opłat 
za powierzchnie wspólne (zob. pkt 27 lit. c)). ESDZ uznała także, że orga -
nizacje wynajmujące części budynków powinny pokrywać część obciążeń 
administracyjnych. ESDZ nie zaplanowała jednak, które z istniejących umów 
powinny być w pierwszej kolejności poddane przeglądowi.Ramka 5Zarządzanie powierzchnią biurową w delegaturze w Turcji
Powierzchnia biur delegatury w Turcji wynosiła 5500 m² na 150 pracowników, co odpowiada 37 m2 na osobę. 
Chociaż wielkość ta przekracza pułap wynoszący 35 m2 na osobę, w sprawozdaniu z oceny z października 
2008 r. wykazano, że ze względu na niepraktyczny układ pomieszczeń w budynku powierzchnia biurowa dla 
pracowników była niewystarczająca.
W 2015 r. projekt, którego celem były reorganizacja powierzchni biurowej w obecnym budynku i zwiększenie 
stopnia współdzielenia biur, poskutkował udostępnieniem pewnej powierzchni i zmniejszeniem powierzchni 
przypadającej na jedną osobę do 34 m2.
43 Uwagi 
b) w nocie z 2014 r. do szefów delegatur w sprawie opracowania polityki doty -
czącej budynków na 2015 r. i 2016 r. wskazano projekty dotyczące budynków 
planowane na następne dwa lata i poproszono szefów delegatur o zwrócenie 
uwagi na opcje zakupu, jeśli ESDZ zakończy rok z nadwyżką budżetową, któ -
rą należy szybko rozdysponować;
c) istnieje plan średnioterminowy, w którym określono zakupy, roboty i przedłu -
żenia umów najmu na lata 2014–2020. Obejmuje on jednak tylko planowane 
zakupy budynków i projekty budowlane mające na celu zaspokojenie pilnych 
potrzeb. ESDZ nie określa w wystarczający sposób priorytetów w zakre -
sie zmiany obiektów, zamykania delegatur, łączenia delegatur, otwierania 
nowych delegatur lub zmiany wielkości delegatur do 2020 r.31. Jest to czę -
ściowo spowodowane niewystarczającym wykorzystywaniem przez ESDZ 
dostępnych informacji (zob. pkt 60), ale także faktem, że Komisja Europejska 
przekazuje ESDZ swoje propozycje dotyczące liczby pracowników32 tylko na 
następne dwa lata33.
62 
Ponieważ proces planowania stosowany przez ESDZ ma charakter reaktywny 
i dotyczy głównie projektów, które mają na celu zaspokojenie aktualnych potrzeb, 
istnieje ryzyko, że duże projekty będą uwzględniane w planach dopiero wów -
czas, gdy staną się pilne. Plan średnioterminowy (obejmujący ok. siedmiu lat) dla 
budynków delegatur odzwierciedlałby najlepsze praktyki w innych państwach 
członkowskich i umożliwiłby Działowi Infrastruktury ESDZ odgrywanie bar -
dziej strategicznej roli. Nieoczekiwane wydarzenia polityczne mogą prowadzić 
do zmiany poziomu obecności UE w niektórych państwach i wymagać podejścia 
reaktywnego do planowania określonych projektów dotyczących budynków. 
Mimo to dostępność planu średnioterminowego umożliwiłaby Działowi Infra -
struktury ESDZ wyraźne wskazanie strategicznym podmiotom kształtującym 
politykę wpływu tych nieoczekiwanych zmian poprzez dostosowanie planów.31 W sprawozdaniu ESDZ 
w sprawie kolokacji za 2014 r. 
wskazano, że plany 
średnioterminowe powinny 
zawierać takie informacje.
32 Od momentu utworzenia 
ESDZ w delegaturach UE 
zatrudnia się dwa rodzaje 
pracowników: 1900 
pracowników ESDZ i 3400 
pracowników Komisji 
Europejskiej. Aby uwzględnić 
plany Komisji Europejskiej 
dotyczące liczby pracowników 
zatrudnionych 
w delegaturach, ESDZ 
konsultuje się z Komisją 
w sprawie decyzji dotyczących 
podziału zasobów 
w delegaturach za pomocą 
„mechanizmu EUDEL”.
33 „Podejście oparte na 
regionalizacji” rozpatrywane 
obecnie przez 
DG ds. Współpracy 
Międzynarodowej i Rozwoju 
może prowadzić 
w perspektywie 
średnioterminowej 
do potrzeby uzyskania 
dodatkowej powierzchni 
w delegaturach pełniących 
funkcję ośrodków 
regionalnych oraz 
do ograniczenia zatrudnienia 
w innych delegaturach.
44 Uwagi 
Systemy planowania w odniesieniu do posiadanych 
nieruchomości są wyjątkowo nieskuteczne
ESDZ ustaliła długoterminowy cel polegający na zakupie większej 
liczby obiektów biurowych dla delegatur i uzgodniła warunki 
pożyczki na kwotę do 200 mln euro …
63 
Obecnie mniej niż 20% budynków biurowych delegatur i rezydencji stanowi 
własność ESDZ. Dokumenty robocze z 2014 r. i 2015 r. w sprawie polityki ESDZ 
dotyczącej budynków wykazały jednak, że bardziej ekonomicznym rozwiązaniem 
byłby zakup, a nie wynajem budynków. Ponad 80% respondentów biorących 
udział w ankiecie przeprowadzonej w ramach kontroli uznało, że zakup budyn -
ków delegatur zapewniłby lepszy efekt gospodarności niż wynajem.
64 
Długoterminowym celem ESDZ jest zakup większej liczby obiektów biurowych 
dla delegatur. Przeszkodę w realizacji tego celu stanowił ograniczony budżet 
udostępniony ESDZ na zakup lub budowę nowych budynków delegatur (rzędu 
5 mln  euro rocznie34). Ankieta przeprowadzona w ramach kontroli wykazała, że 
w połowie przypadków, w których delegatura chciała dokonać zakupu biur lub 
rezydencji, było to niemożliwe z powodu braku funduszy. Jednak w 2015 r. na 
podstawie nowych przepisów rozporządzenia finansowego35 ESDZ uzgodniła 
warunki pożyczki na kwotę do 200 mln euro na okres czterech lat przeznaczoną 
na zakup nieruchomości.
… ale nie ustanowiła skutecznych systemów zarządzania 
posiadanymi nieruchomościami
65 
Wytyczne i procedury dotyczące zakupu nieruchomości w państwach trzecich 
z 2015 r. wskazują, że większe znaczenie należy nadawać zakupom budynków 
biurowych, a nie rezydencji. Posiadanie budynku wiąże się jednak z mniejszą 
elastycznością niż wynajem (zob. pkt 9 lit. a)). Ograniczona elastyczność związana 
z posiadaniem budynku jest mniejszym problemem w przypadku rezydencji niż 
biur, ponieważ w ich przypadku nie trzeba reagować na zmiany liczby pracowni -
ków. Ponadto ze względu na ich mniejszą wielkość łatwiej jest je kupić, utrzymać 
(zob. pkt 15 i 24) i sprzedać niż biura.34 Dokument roboczy z 2014 r. 
w sprawie polityki ESDZ 
dotyczącej budynków.
35 Zmiana rozporządzenia 
finansowego z 2012 r. (art. 203 
ust. 8) umożliwia instytucjom 
dokonanie zakupu budynków 
z wykorzystaniem pożyczki.
45 Uwagi 
66 
W przypadku wynajmu budynków ESDZ korzysta z zewnętrznej wiedzy fachowej 
w obszarze zarządzania nieruchomościami. Brak funduszy nie jest już czynnikiem 
ograniczającym w przypadku długoterminowego celu zwiększenia liczby posia -
danych obiektów, jednak ESDZ ma małe doświadczenie w zarządzaniu posiada -
nymi budynkami, nie ma wiedzy fachowej w obszarze zarządzania nieruchomo -
ściami i nie ustanowiła skutecznych systemów zakupu, utrzymania i sprzedaży 
budynków. Na przykład:
a) należy usprawnić system podejmowania decyzji o tym, czy korzystniejszy jest 
zakup czy wynajem (zob. pkt 40);
b) nie istnieje strategia utrzymania nieruchomości lub skuteczne systemy utrzy -
mania posiadanych nieruchomości. Prowadzi to do pogorszenia stanu budyn -
ków (zob. pkt 23). Jedna trzecia respondentów biorących udział w ankiecie 
w ramach kontroli uznała, że wsparcie ze strony siedziby głównej w zakresie 
utrzymania budynków jest niewystarczające (zob. rys. 13 ). Ambasady państw 
członkowskich (na przykład Danii, Niderlandów, Niemiec, Szwecji i Zjedno -
czonego Królestwa) podkreślają znaczenie planowania prac w zakresie utrzy -
mania posiadanych budynków i inwestowania w nie. Na przykład budynek 
biurowy delegatury w Tanzanii, którego właścicielem są także Niderlandy, 
Niemcy i Zjednoczone Królestwo, jest utrzymywany w dobrym stanie;
c) brak mechanizmu zarządzania wahaniami kursów wymiany walut może unie -
możliwić delegaturom przeprowadzenie planowanych projektów robót36. 
Ambasada Niderlandów wyjaśniła jednak, w jaki sposób kurs wymiany walut 
na dany rok jest ustalany na poziomie centralnym, aby zabezpieczyć działania 
takie jak planowane prace w zakresie utrzymania przed wahaniami kursów 
wymiany walut. Każdy wzrost lub spadek kursu wymiany walut pokrywa 
siedziba główna;
d) istnieją czynniki zniechęcające i przeszkody w odniesieniu do sprzedaży 
nadliczbowych nieruchomości, co skutkuje zatrzymaniem budynków już 
nieużytkowanych (zob. pkt 25 i 60 lit. c)). Na przykład fundusze uzyskane 
w wyniku sprzedaży posiadanej nieruchomości nie są udostępniane Działowi 
Infrastruktury ESDZ na potrzeby zakupu budynku zastępczego. Ponadto pew -
ne obiekty nie są własnością ESDZ. Uzyskała ona tylko prawo do ich użytko -
wania od organów krajowych;
e) wytyczne ESDZ dotyczące pobierania opłat od najemców z tytułu kolokacji 
nie obejmują nieruchomości stanowiących własność. W związku z tym nie -
które opłaty nie pokrywają wszystkich kosztów, ponieważ nie odpowiadają 
wartości najmu budynku (zob. pkt 27 lit. b)).36 Nota z siedziby głównej ESDZ 
do szefów delegatur, 
20 stycznia 2015 r.: Budżet na 
2015 r. – wpływ spadku 
wartości euro na wydatki 
w delegaturach.
46
 Wnioski i zalecenia
67 
Aby przyczyniać się skutecznie do osiągnięcia celów UE w zakresie polityki zagra -
nicznej, handlu i współpracy na rzecz rozwoju, budynki zapewniane przez ESDZ 
muszą odpowiadać potrzebom delegatur. Powinny też zapewnić najlepszy efekt 
gospodarności. W poniższych punktach przedstawiono główne wnioski wynika -
jące z kontroli przeprowadzonej przez Trybunał, a także odpowiednie zalecenia. 
Wdrażanie zaleceń powinno rozpocząć się natychmiast i zostać zakończone 
przed końcem 2017 r.
68 
Budynki delegatur, tj. budynki biurowe, rezydencje szefów delegatur czy miejsca 
zakwaterowania pracowników, zasadniczo odpowiadają potrzebom delegatur, 
chociaż polityka dotycząca budynków nie obejmuje pewnych celów w zakresie 
budynków biurowych (zob. pkt 8–19). Nie zapewniają one jednak najlepszego 
efektu gospodarności, ponieważ:
a) powierzchnia większości budynków biurowych i niektórych rezyden -
cji przekracza pułapy ustalone w ramach polityki dotyczącej budynków 
(zob. pkt 20–22);
b) ESDZ posiada budynki, których już nie wykorzystuje (zob. pkt 23–25);
c) w przypadku gdy delegatury dzielą obiekty biurowe z państwami członkow -
skimi UE lub innymi instytucjami bądź organami UE, niektóre opłaty pobiera -
ne od tych organizacji nie pokrywają wszystkich kosztów (zob. pkt 26 i 27).
Zalecenie 1 – Osiągnięcie celów w zakresie budynków 
biurowych
ESDZ powinna włączyć czynniki środowiskowe, dostęp dla osób niepełnospraw -
nych i elastyczność w cele polityki dotyczącej budynków biurowych.
Zalecenie 2 – Zapewnienie, by opłaty z tytułu kolokacji 
pokrywały wszystkie koszty
ESDZ powinna zapewnić, by opłaty pobierane od państw członkowskich UE lub 
innych instytucji bądź organów UE wynajmujących części budynków delegatur 
były ujednolicone i pokrywały wszystkie koszty. Przykładowo powinna pobierać 
od wszystkich najemców opłaty za korzystanie z powierzchni wspólnych oraz za 
wsparcie administracyjne. W przypadku posiadanych biur opłaty powinny odpo -
wiadać wartości najmu budynku.
Metoda obliczania tych opłat powinna także być stosowana do budynków będą -
cych własnością ESDZ, ale już niezajmowanych przez delegaturę i wynajmowa -
nych innym organizacjom.
47 Wnioski i zalecenia 
69 
Przydatność budynków delegatur zależy od sposobu ich wyboru. Zależy także 
od systemów wykorzystywanych przez ESDZ w celu zapewnienia, by budynki 
stale odpowiadały potrzebom i by w odpowiednich przypadkach podejmowane 
były działania naprawcze. W  załączniku III  podsumowano uchybienia systemów 
wyboru budynków, monitorowania ich przydatności oraz planowania przyszłych 
zmian.
70 
Przed wynajmem (lub przed przedłużeniem umowy najmu) bądź zakupem od -
powiednia delegatura przekazuje do siedziby głównej kartotekę budynku w celu 
jej analizy i zatwierdzenia. Stanowi to przykład dobrych praktyk (zob. pkt 30 i 31). 
Istnieje jednak ryzyko, że ESDZ nie wybiera odpowiednich budynków, przy 
realizacji każdego głównego etapu procedury polegającej na badanie kartoteki 
występują pewne niedociągnięcia:
a) delegatury nie posiadają wystarczającej wiedzy fachowej w celu znalezienia 
odpowiednich rozwiązań (zob. pkt 32–35);
b) istnieją niedociągnięcia w analizie technicznej i finansowej przeprowadzanej 
przez delegatury w celu porównania opcji (zob. pkt 36–43);
c) ostateczne decyzje podejmowane przez komitet ds. budynków w sie -
dzibie głównej nie są czasami przekonujące ani podejmowane na czas 
(zob. pkt 44–47).
Zalecenie 3 – Usprawnienie stosowania procedury wyboru 
budynków
ESDZ powinna usprawnić stosowanie procedury polegającej na badaniu kartoteki 
budynku na potrzeby wyboru budynków:
 ο sporządzać kartoteki budynków w przypadku wszystkich nowych umów;
 ο wprowadzić uproszczoną kartotekę budynków w przypadku przedłużania 
umów najmu. W takich kartotekach budynków można by wykazywać jedynie, 
że zaproponowane rozwiązanie nadal odpowiada potrzebom zgodnie z poli -
tyką dotyczącą budynków oraz stawkom rynkowym;
 ο porównywać opcje w formie tabeli w celu zapewnienia wiarygodnej i wywa -
żonej ogólnej oceny technicznej i finansowej, z której wynika, że wybrane 
rozwiązanie jest zgodne ze stawkami rynkowymi i w wystarczającym stopniu 
uwzględnia wielkość powierzchni biurowej;
 ο opracować wytyczne dotyczące uwzględniania powierzchni wynajmowanych 
innym organizacjom i dochodów generowanych przez kolokację;
 ο bezzwłocznie podejmować decyzje w celu zminimalizowania ryzyka braku 
dostępności budynków.
48 Wnioski i zalecenia 
71 
Po dokonaniu wyboru budynków ESDZ regularnie ocenia, w ramach kontroli 
na miejscu, czy nadal odpowiadają one potrzebom delegatur, ale nie wskazuje 
wszystkich uchybień (zob. pkt 49 i 50). ESDZ nie monitoruje powierzchni przypa -
dającej na jedną osobę w budynkach biurowych na podstawie kryteriów zawar -
tych w polityce dotyczącej budynków (zob. pkt 51 i 52); nie sprawdza także, czy 
opłaty za wynajem budynków biurowych i rezydencji nadal odpowiadają staw -
kom rynkowym oraz czy opłaty z tytułu kolokacji pokrywają wszystkie koszty 
(zob. pkt 53). Ponadto ESDZ nie rejestruje w wiarygodny sposób wyników moni -
torowania w systemach informacyjnych (zob. pkt 54–59).
Zalecenie 4 – Weryfikowanie stawek rynkowych
Siedziba główna ESDZ powinna korzystać z niezależnego źródła informacji w celu 
weryfikacji stawek rynkowych w zakresie budynków biurowych i rezydencji oraz 
regularnego monitorowania zgodności opłat za wynajem ze stawkami rynkowy -
mi. Takie monitorowanie mogłoby doprowadzić do renegocjacji umowy dzierża -
wy lub poszukiwania nowego budynku do wynajmu lub zakupu.
Zalecenie 5 – Udoskonalenie systemu informacji dotyczących 
zarządzania nieruchomościami
ESDZ powinna udoskonalić swój system informacji dotyczących zarządzania 
nieruchomościami, tak aby zawierał on bardziej wiarygodne i istotne informacje 
stanowiące wkład w proces planowania. Informacje te powinny dotyczyć budyn -
ków biurowych, rezydencji i miejsc zakwaterowania pracowników zapewnianych 
przez delegaturę oraz budynków będących własnością ESDZ, niezajmowanych 
już przez delegatury. Należy udoskonalić informacje dotyczące powierzchni 
biurowej przypadającej na jedną osobę poprzez oddzielne wyszczególnienie 
powierzchni biurowej wynajmowanej innym organizacjom, sal konferencyjnych 
niezbędnych do zaspokojenia potrzeb związanych ze sprawowaniem prezydencji 
oraz powierzchni wykorzystywanej przez zatrudnionych tymczasowo stażystów 
i oddelegowanych ekspertów krajowych.
72 
Brak wiarygodnych informacji dotyczących budynków delegatur stanowi prze -
szkodę dla skutecznego planowania przez siedzibę główną koniecznych zmian. 
Ponadto:
a) siedziba główna nie wykorzystuje w skuteczny sposób informacji, którymi 
dysponuje, do opracowania planów działań naprawczych (zob. pkt 60);
b) planowanie dotyczy głównie zaspokajania potrzeb krótkoterminowych 
(zob. pkt 61 i 62);
c) ESDZ określiła wprawdzie długoterminowy cel polegający na zakupie więk -
szej liczby obiektów biurowych dla delegatur i uzgodniła warunki pożyczki 
na kwotę do 200 mln euro, nie ustanowiła jednak skutecznych systemów 
zarządzania posiadanymi nieruchomościami (zob. pkt 63–66).
49 Wnioski i zalecenia 
Zalecenie 6 – Pogłębienie wiedzy fachowej w obszarze 
zarządzania nieruchomościami
ESDZ powinna pogłębić wiedzę fachową w obszarze zarządzania nieruchomościami 
w siedzibie głównej (np. poprzez szkolenie lub rekrutowanie pracowników posia -
dających odpowiednie umiejętności) w celu opracowania bardziej strategicznego 
podejścia, udoskonalenia planowania, poprawy wsparcia na rzecz delegatur i osią -
gnięcia znacznych oszczędności w związku z lepszym zarządzaniem powierzchnią.
Zalecenie 7 – Opracowanie planów średnioterminowych
ESDZ powinna opracować średnioterminowe plany kroczące w odniesieniu do 
budynków swoich delegatur, obejmujące okres ok. siedmiu lat. Plany te powin -
ny obejmować priorytety dotyczące wynajmu, zakupu, sprzedaży, modyfikacji 
i utrzymania. Powinny opierać się także na dostępnych informacjach dotyczących 
powierzchni i stanu budynków w celu zaplanowania w perspektywie średnioter -
minowej, w jaki sposób zapewnić zgodność z kryteriami określonymi w polityce 
dotyczącej budynków. Na przykład powinny przewidywać lepsze dostosowywa -
nie powierzchni biurowej do liczby pracowników oraz w odpowiednich przypad -
kach przeznaczenie nadmiarowej powierzchni do wspólnego korzystania.
Zalecenie 8 – Określenie, kiedy zakup zapewnia lepszy efekt 
gospodarności oraz skuteczne zarządzanie posiadanymi 
budynkami
ESDZ powinna udoskonalić systemy umożliwiający określenie, kiedy zakup 
zapewnia lepszy efekt gospodarności oraz skuteczne zarządzanie posiadanymi 
budynkami: 
 ο zastosować narzędzie (np. do wykorzystania w ocenach opcji wynajmu lub 
kupna w kartotekach budynków) i kupować budynki wyłącznie w przypadku, 
gdy rozwiązanie to zapewnia lepszy efekt gospodarności niż wynajem. ESDZ 
powinna oszacować koszty i dochody powiązane z całym cyklem życia bu -
dynku, w tym koszty finansowania i utrzymania. W ramach takiego porówna -
nia opcji wynajmu i kupna ESDZ powinna także uwzględnić wartość końcową 
budynku, stopę dyskontową i czynniki ryzyka, takie jak brak stabilizacji poli -
tycznej lub gospodarczej w kraju lub brak stabilności poziomu zatrudnienia 
w przypadku budynków biurowych;
 ο planować duże zakupy, nadając odpowiedni stopień ważności budyn -
kom (biurom lub rezydencjom), których zakup zapewnia lepszy efekt 
gospodarności;
 ο opracować strategię utrzymania posiadanej nieruchomości, powiązaną z za -
leceniami wynikającymi z kontroli zdrowia i bezpieczeństwa;
 ο zabezpieczyć budżet na utrzymanie budynku przed wahaniami kursów wy -
miany walut;
 ο planować sposób zbycia nadwyżki nieruchomości przed zakupem lub wynaj -
mem innego obiektu.
50 Wnioski i zalecenia 
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan 
Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu 
w dniu 16 lutego 2016 r.
 W imieniu Trybunału Obrachunkowego
 Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
 Prezes

51
 Załączniki
Kolokacja z państwami członkowskimi UE w delegaturach UE
Delegatura Państwa członkowskie UE
Afganistan Litwa
Azerbejdżan Hiszpania, Chorwacja
Białoruś Austria
Kolumbia Finlandia, Republika Czeska
Timor Wschodni Francja
Etiopia Luksemburg
Gruzja Słowacja
Honduras Francja
Irak Zjednoczone Królestwo
Mauretania Zjednoczone Królestwo
Mjanma/Birma Hiszpania
Nigeria Włochy, Niderlandy, Grecja, Francja, Niemcy, Austria, Słowacja
Sudan PołudniowyDania, Francja, Niemcy, Włochy, Niderlandy, Hiszpania, Zjednoczone 
Królestwo
Tanzania Finlandia, Niemcy, Niderlandy, Zjednoczone Królestwo (współwłasność)
Turcja (Gaziantep) Francja, Dania, Niemcy
Wietnam Finlandia
Jemen Hiszpania
Źródło: Dokument roboczy z 2015 r. w sprawie polityki ESDZ dotyczącej budynków.Załącznik  I
52 Załącznik II 
Informacje szczegółowe pochodzące z przeglądu 30 kartotek budynków
Nr 
kartotekiDelegatura Budynek Zapropo -
nowane 
rozwiązanie 
obejmuje 
zmianę 
budynku1. Badanie 
rynku2. Omówienie 
opcji 
wynajmu lub 
zakupu3. Lista 
kilku wstępnie 
wybranych 
odpowiednich, 
realistycznych 
opcji4. Rozwiązanie 
zaproponowane 
przez delegaturę 
oparte na 
wiarygodnej 
analizie 
technicznej 
i finansowej5. Przekonują -
ca podstawa 
do decyzji 
komitetu 
ds. budynków 
w siedzibie 
głównej
2013.01 Pakistan Rezydencja Nie Tak Nie Nie Tak Tak
2013.11 Angola Biura Tak Tak Nie Nie Tak Tak
2013.18 Indie Rezydencja Tak Tak Nie Tak Nie Tak
2013.19 Uganda Biura Nie Tak Nie Tak Tak Tak
2013.20 Rwanda Biura Nie Tak Nie Tak Tak Tak
2013.27 Jordania Biura Nie Tak Nie Tak Nie Nie
2013.36 Hongkong Biura Nie Tak Nie Tak Tak Tak
2013.42 Gwatemala Biura Nie Tak Nie Tak Tak Tak
2013.46 Mauretania Rezydencja Nie Tak Nie Nie Nie Nie
2013.48 Libia Biura Tak Tak Nie Tak Tak Tak
2013.52 Kenia Biura Nie Nie Nie Nie Tak Tak
2013.56 KeniaMiejsca 
zakwat.Tak Tak Nie Tak Nie Nie
2013.70Mjanma/
BirmaBiura Tak Tak Nie Tak Tak Tak
2013.73 Peru Rezydencja Tak Tak Nie Nie Tak Tak
2013.75 Angola Rezydencja Tak Tak Nie Tak Tak Tak
2013.90 Chiny Biura Nie Tak Tak Nie Tak Tak
2013.93 Gabon Biura Tak Tak Nie Nie Tak Tak
2014.01 Pakistan Biura Nie Tak Tak Nie Nie Tak
2014.07 Laos Biura Tak Tak Tak Tak Tak Tak
2014.10Wybrzeże 
Kości 
SłoniowejMiejsca 
zakwat.Tak Tak Nie Tak Tak Tak
2014.15 Kolumbia Biura Nie Nie Tak Nie Tak Tak
2014.16 Fidżi Biura Tak Tak Tak Nie Tak Tak
2014.26 Indie Biura Tak Tak Nie Nie Tak Tak
2014.27 Izrael Rezydencja Tak Tak Nie Tak Tak Tak
2014.31 Wietnam Biura Tak Tak Nie Tak Tak Tak
2014.35 USA Biura Nie Nie Nie Nie Nie Nie
2014.45 Togo Biura Nie Tak Nie Nie Nie Nie
2014.48 Sri Lanka Biura Tak Tak Nie Tak Tak Tak
2014.55 Sri Lanka Rezydencja Tak Tak Nie Nie Nie Nie
2014.61Timor 
WschodniMiejsca 
zakwat.Tak Nie Nie Nie Tak Nie
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie przeglądu 30 kartotek budynków.Załącznik II
53 Załącznik III 
Przyczyny braku zapewnienia najlepszego efektu gospodarności w przypadku 
budynków
Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy.Załącznik III
 
 Procedura wyboru
Brak strategii zarządzania nieruchomościami
Monitorowanie przydatności Planowanie niezbędnych zmianPrzyczyny Skutki
Monitorowanie przydatnościProcedura wyboru
Planowanie niezbędnych zmian 
 Brak odpowiednich budynków na rynku lokalnym
Brak wiedzy fachowej w delegaturach 
 Procedura wyboru
Monitorowanie przydatności Planowanie niezbędnych zmianWyższy pułap powierzchni biurowej do 2013 r.
W kartotekach budynków i decyzjach w niewystarczającym 
stopniu uwzględnia się powierzchnię
Udziela się zgody na odstępstwa od pułapów bez jednoznacznego uzasadnienia
Brak średnioterminowych planów dotyczących 
liczby pracowników delegaturBrak kontroli odstępstw od pułapów 
powierzchni (czy nadal są uzasadnione?)Niektóre części powierzchni nie są wyłączone
z obliczeń tak jak zalecają wytyczneBrak odpowiednich opcji w czasie poszukiwa-
nia  nowych budynków
Dostępne informacje dotyczące zbyt dużej powierzchni 
nie są wykorzystywane do planowania działań 
korygujących (kolokacji, przeprowadzek itp.)Informacje na temat powierzchni są niepełne
i niewiarygodne
Niedokładne określenie budynków biurowych 
z nadmiernie dużą lub zbyt małą powierzch-
niąPowierzchnia często przekracza 
dopuszczalny pułap.
Stan nieużytkowanych budynków 
nie jest monitorowany
Brak monitorowania 
stanu rezydencji20% budynków stanowiących 
własność ESDZ nie jest przez 
nią wykorzystywanych.
Brak planów zbycia większości nieużytkowanych budynków  
będących własnością ESDZBrak zachęty do sprzedaży nieużytkowanego budynku lub takiego wymoguBrak średnioterminowych planów zarządzania
Niektóre budynki są nabywane na specjalnych 
warunkach, które utrudniają ich zbycieRejestry posiadanych nieruchomości są niepełne i niewiarygodne System podejmowania decyzji, czy korzystniejszy jest 
zakup czy wynajem, jest nieskuteczny.
Wahania kursów wymiany walut uniemożliwiają przeprowadzenie 
projektów planowanych robót
Brak wytycznych dotyczących obliczania wkładu 
ﬁnansowego w przypadku gdy budynek jest 
własnością delegatury  
Brak monitorowania umów 
kolokacji zawartych z organizacjamiNiektóre organizacje korzystające
z budynków delegatur nie 
pokrywają odpowiedniej części 
kosztów.
Brak wytycznych dotyczących obliczania 
wkładu w koszty administracyjneBrak wytycznych dotyczących uwzględniania powierzchni  
wynajmowanych innym organizacjom i dochodów
generowanych przez kolokację   
Brak planów warunkujących priorytetowe  
przeglądy  obowiązujących umów
54 Odpowiedzi ESDZ
Streszczenie
I
ESDZ przyznaje, że występują pewne nieciągnięcia w zarządzaniu infrastrukturą delegatur UE, przy czym trwają 
obecnie prace w wielu obszarach w celu wyeliminowania tych niedociągnięć. Należy jednak podkreślić złożoność 
i polityczną wrażliwość zarządzania 180 budynkami biurowymi i 140 oficjalnymi rezydencjami w 138 państwach na 
całym świecie, z których każde posiada właściwy sobie system prawny i rynek nieruchomości.
Biorąc pod uwagę dobrze znane, poważne ograniczenia budżetowe i zobowiązanie do zmniejszania liczby pracow -
ników, realizację zadań należących do tego ogromnego zakresu odpowiedzialności zapewnia liczący tylko 13 osób 
zespół pracujący w siedzibie głównej i wspierany przez administracje lokalne na szczeblu delegatur. Nie było 
niestety możliwe, aby znacznemu rozszerzeniu sieci delegatur w ostatnich latach towarzyszył współmierny wzrost 
liczby personelu zajmującego się tymi zadaniami, co stanowiło wyzwanie w zakresie zarządzania.
Przyznajemy również, że należy zastąpić narzędzia stosowane obecnie do zarządzania wykazem nieruchomości. 
Pełne wdrożenie nowego systemu nastąpi na koniec 2016 r. Pozwoli to ESDZ na opracowanie skuteczniejszego sys -
temu wcześniejszego planowania i programowania wydatków.
III
W odniesieniu do powierzchni budynków delegatur należy zauważyć, że w 2013 r. dokonano zmiany wytycznych 
dotyczących maksymalnej powierzchni biurowej na osobę, zmniejszając te powierzchnię na zasadzie ogólnej 
z 42 m² do 35 m², z możliwością przeznaczenia dodatkowej powierzchni na potrzeby szczególne, takie jak sale 
posiedzeń przeznaczone do spotkań z państwami członkowskimi. Nowe wytyczne mają zastosowanie do wszyst -
kich nowo nabywanych nieruchomości, potrzeba będzie jednak pewnego czasu, aby średnie wartości spadły do 
poziomu docelowego. W przypadkach gdy delegatury dysponują wolną powierzchnią, aktywnie poszukuje się 
możliwości kolokacji z ambasadami państw członkowskich lub innymi organami UE.
Prawdą jest również, że powierzchnia niektórych rezydencji szefów delegatur przekracza zwykły pułap wynoszący 
600 m², nawet jeżeli ogólna średnia powierzchnia użytkowa wynosi 461 m². W pięciu takich przypadkach rezydencje 
są własnością UE, w pozostałych przypadkach zwrócimy się jednak do delegatur o zbadanie rozwiązań alternatyw -
nych, gdy wygasną obowiązujące umowy najmu.
Jeżeli chodzi o budynki stanowiące własność ESDZ, ESDZ faktycznie nie korzysta już z szeregu z nich ze względu 
na środowisko bezpieczeństwa albo na inne warunki lokalne. Zwrócono się do odpowiednich delegatur o sprzedaż 
tych nieruchomości, jednak proces ten, z szeregu powodów wyjaśnionych w odpowiedzi ESDZ, może być długo -
trwały i politycznie wrażliwy.
Odpowiedzi ESDZ 55
Uwagi
09 b) Wpływ na środowisko
ESDZ zachęca do realizacji projektów ekologicznych i zapewnia ich wsparcie, szczególnie w przypadku lokali zaj -
mowanych z tytułu własności. W przypadku lokali wynajmowanych niezbędne inwestycje należy zamortyzować 
w czasie oczekiwanego, zwykle krótkiego, okresu obowiązywania umowy najmu.
Na przykład w 2014 r. ESDZ zatwierdziła instalację paneli fotowoltaicznych w świeżo nabytych budynkach biuro -
wych w Republice Zielonego Przylądka. Również projekt renowacji naszych biur w Meksyku w 2016 r. będzie zawie -
rał rozwiązania ekologiczne.
System EMAS nie został dotychczas przyjęty ze względu na związane z nim duże nakłady pracy. Zostaną jednak 
podjęte starania w celu podniesienia świadomości w odniesieniu do wpływu budynków delegatur na środowisko.
09 c) Dostęp dla osób niepełnosprawnych
ESDZ przyznaje, że tylko niewielka część delegatur UE jest w pełni dostępna dla osób niepełnosprawnych. Zgodnie 
z wynikami ankiety dotyczącej zdrowia i bezpieczeństwa przeprowadzonej we wrześniu 2014 r. tylko 7 delegatur 
było w pełni zgodnych z wymogami, a udostępnienie dalszych 16 delegatur dla osób o ograniczonej możliwości 
poruszania się było możliwe przy stosunkowo niewielkich dostosowaniach.
Ponadto systematycznie rozważa się dostosowania biur w celu poprawy dostępności dla osób niepełnosprawnych, 
jeżeli jest to możliwe pod względem technicznym i finansowym oraz jeżeli wymagają tego przepisy lokalne. Dodat -
kowo w przypadku nowych budynków dostępność dla osób niepełnosprawnych będzie podlegać systematycznej 
ocenie.
10
Delegatury w Indiach i w Egipcie przeniesiono w latach 2014/2015, a delegaturę w Sri Lance przeniesiono w styczniu 
2016 r. Przeanalizowano możliwe rozwiązania alternatywne w przypadku Senegalu, dotychczas nie udało się jednak 
znaleźć odpowiedniego rozwiązania.
11
Ankieta dostarcza interesujących danych jakościowych dotyczących opinii respondentów w odniesieniu do środo -
wiska pracy w biurach delegatur. Wyniki te mogą jednak odzwierciedlać różne okoliczności, z jakimi ma do czynie -
nia każdy z respondentów.
14
Uwagi ogólne:
– w przewodniku dla delegatur przewidziano, że ze względu na tradycję w odniesieniu do „lokalnych budynków” 
nie zawsze możliwe jest przestrzeganie ograniczenia powierzchni do 600 m²,
– ESDZ dopuszcza pewną elastyczność w odniesieniu do metody obliczania powierzchni budynków, uwzględnia -
jąc praktyki lokalne,
– zajmowanie mniejszej powierzchni niż ma to miejsce w przypadku rezydencji ambasad stanowi pozytywny 
aspekt. Różnicę tę można ponadto wyjaśnić względami historycznymi.
Średnia powierzchnia użytkowa rezydencji wynosi obecnie 461 m².
Odpowiedzi ESDZ 56
20
1. W świetle praktyk lokalnych ESDZ dopuszcza pewną elastyczność w sposobie obliczania powierzchni budynków 
wynajmowanych lub będących własnością ESDZ. Może to powodować trudności w interpretacji zagregowanych 
danych liczbowych.
2. Delegatury poinstruowano, aby zwracały szczególną uwagę na wielkość powierzchni biurowej przypadającej na 
jednego pracownika. Wszelkie odchylenia od polityki dotyczącej budynków wymagają uzasadnienia. Potrzeba 
będzie jednak pewnego czasu, aby średnie wartości spadły do poziomu odpowiadającego nowej pojemności 
budynków.
        W przypadku nadmiernej powierzchni aktywnie poszukuje się możliwości kolokacji z ambasadami państw człon -
kowskich lub innymi organami UE. Nie zawsze jednak można zastosować kolokację z dnia na dzień.
3. W przypadku zmniejszenia liczby personelu natychmiastowe przeniesienie do mniejszego budynku nie zawsze 
jest możliwe lub opłacalne. Koszt przeprowadzki i koszt zabezpieczenia nowych budynków mogą przewyższyć 
spodziewane oszczędności wynikające ze zmniejszenia przestrzeni.
4. W niektórych przypadkach wynajęcie tylko części powierzchni nie jest możliwe.
5. Rozwiązanie umowy najmu biura o zbyt dużej powierzchni nie jest opłacalne, jeżeli aktualne rynkowe ceny wynajmu 
mniejszych biur byłyby takie same lub wyższe.
6. W niektórych przypadkach ze względu na liczbę lub wielkość sal posiedzeń/sal konferencyjnych niezbędnych do 
pełnienia roli i zadań delegatur UE na mocy Traktatu z Lizbony współczynnik powierzchni na osobę wzrasta zna -
cząco. Dotyczy to na przykład:
 –  Stanów Zjednoczonych (Waszyngtonu): 5458 m² powierzchni użytkowej; 89 pracowników; 55 m²/pracowni -
ka (po odjęciu powierzchni objętej kolokacją),
 –  Stanów Zjednoczonych (Nowego Jorku): 4217 m² powierzchni użytkowej; 57 pracowników; 74 m²/
pracownika,
 –  Szwajcarii (Genewy – delegatury przy ONZ): 2500 m² powierzchni użytkowej; 25 pracowników; 100 m²/
pracownika.
21
Cena za nadmiarowe metry kwadratowe przedstawiona w przypisie 16, chociaż jest poprawna z matematycznego 
punktu widzenia, może zmieniać się w zależności od miejsca, w którym następuje zmniejszenie powierzchni, gdyż 
ceny te różnią się znacząco w poszczególnych państwach.
Ponadto koszt inwestycji (prac w zakresie bezpieczeństwa i infrastruktury) realizowanych w budynkach biurowych 
należy porównać ze wspomnianymi wyżej ewentualnymi oszczędnościami.
22
Powierzchnia niektórych rezydencji faktycznie przekracza pułap 600 m². Na początku 2016 r. pułap 600 m² jest prze -
kroczony w przypadku 26 rezydencji (18%). W pięciu takich przypadkach rezydencje są własnością UE. Pozostałe 
delegatury zostaną poproszone o zbadanie alternatywnych rozwiązań, gdy wygasną obowiązujące umowy najmu.
Odpowiedzi ESDZ 57
25
ESDZ faktycznie nie korzysta już z szeregu nieruchomości, które stanowią jej własność, ze względu na środowisko 
bezpieczeństwa lub na inne warunki lokalne. Do odpowiednich delegatur zwrócono się o sprzedaż tych nierucho -
mości, jednak proces ten może być długotrwały i politycznie wrażliwy.
Dotyczy to w szczególności następujących przypadków:
– Gambii: po 18 latach zajmowania biur UE zmuszona była do ich opuszczenia na koniec 2003 r. z uwagi na obec -
ność azbestu. Biura te były przedmiotem długoterminowej umowy najmu na 99 lat z rządem Gambii, w której 
zawarto postanowienie, zgodnie z którym biura należy zwrócić w stanie odnowionym. W takich okolicznościach 
korzystniejsze finansowo było zatrzymanie biur. W maju 2014 r. podjęto decyzję o wznowieniu negocjacji 
z miejscowymi władzami w sprawie zbycia biur w ich bieżącym stanie przed końcem długoterminowego najmu. 
Negocjacje zostaną wznowione wraz z przybyciem nowego szefa delegatury,
– Botswany: biura zakupiono w 1987 r. W 2003 r. stały się one zbyt małe, należało więc przenieść delegaturę. 
Ponieważ jednak grunty położone są w bardzo dobrej lokalizacji, podjęto wówczas decyzję o zatrzymaniu lokali 
i zbadaniu wykonalności projektów takich jak budowa na tej działce nowych biur lub miejsc zakwaterowania. 
Żadnego z tych projektów dotychczas nie zrealizowano, głównie ze względów budżetowych. Ostatnio ponow -
nie zwrócono się do delegatury o przeprowadzenie studium wykonalności dotyczącego budowy nowych biur 
na tej działce,
– Republiki Południowej Afryki: rezydencję wystawiono na aukcję, jednak zaproponowana cena była o wiele za 
niska. Delegaturę poinstruowano, aby ponownie rozważyła możliwość sprzedaży,
– Tanzanii: delegatura nie posiada żadnego tytułu własności budynków, w tym byłej rezydencji, które są zlokali -
zowane poza strefą zalecaną przez regionalnego urzędnika ds. bezpieczeństwa. Zgodnie z instrukcjami siedzi -
by głównej ESDZ z 2013 r. delegatura bada wraz z miejscowymi władzami możliwości zwrotu tych budynków. 
Agencja ds. budynków w Tanzanii wyceniła te budynki na ok. 1,8 mln euro. Ministerstwo Spraw Zagranicznych 
potwierdziło zasadę rekompensaty.
27
Trwają rozmowy dotyczące rewizji umów o kolokacji z ECHO i EBI. Mają one na celu harmonizację sposobu obli -
czania w odniesieniu do wszystkich przypadków kolokacji z ECHO i EBI. Podpisanie nowego ramowego protokołu 
ustaleń powinno nastąpić w 2016 r.
Stare protokoły ustaleń należy całkowicie zrewidować i dostosować do polityki zakładającej pokrycie wszystkich 
kosztów.
32
W omawianym okresie dyskusja na temat wad i zalet wynajmu i nabycia była bezcelowa, gdyż zakup był utrudniony 
z uwagi na ograniczone środki budżetowe do 2015 r.
Możliwość sporządzenia listy zależy od lokalnego rynku. Znalezienie więcej niż jednej realistycznej opcji nie zawsze 
jest możliwe.
Odpowiedzi ESDZ 58
33
ESDZ przyznaje, że nie wszystkie delegatury posiadają wystarczającą wiedzę fachową niezbędną do zarządzania 
projektami dotyczącymi budynków.
ESDZ zgadza się również, że najlepiej byłoby, gdyby odpowiednie działy siedziby głównej miały większe zdolności 
w zakresie wspierania delegatur w realizacji projektów infrastrukturalnych, w tym do przeprowadzania dodatko -
wych wizyt na miejscu.
Biorąc pod uwagę dobrze znane, poważne ograniczenia budżetowe i nieunikniony charakter dalszego zmniejszania 
liczby pracowników, realizację zadań należących do tego ogromnego zakresu odpowiedzialności zapewnia liczący 
tylko 13 osób zespół pracujący w siedzibie głównej i wspierany przez administracje lokalne na szczeblu delegatur. 
Nie było niestety możliwe, aby znacznemu rozszerzeniu sieci delegatur w ostatnich latach towarzyszył współmierny 
wzrost liczby personelu zajmującego się tymi zadaniami.
Rozwiązanie tego problemu będzie stanowiła również regionalizacja administracji delegatury, gdyż wykwalifiko -
wany personel w centrum regionalnym będzie mógł zajmować się budynkami kilku delegatur w tym samym czasie.
35
Od tamtego czasu odbyły się trzy wizyty w Nepalu: w kwietniu 2014 r., w maju 2015 r. i w listopadzie 2015 r. ESDZ nie 
może niestety spełnić potrzeb wszystkich państw członkowskich w odniesieniu do zasobów dostępnych w siedzibie 
głównej w celu wspierania delegatur w zakresie projektów dotyczących budynków.
36
Zob. szczegółowe uwagi do pkt 39 i 40.
37
Przypadki te mają dość wyjątkowy charakter i wynikają głównie ze złej interpretacji zasad, które ma stosować szef 
administracji lub szef delegatury. W nowym przewodniku dla delegatur określono bardziej przejrzyste/przyjazne dla 
użytkownika wytyczne.
39
Wykazanie, że budynek nadal odpowiada potrzebom delegatury zgodnie z polityką dotyczącą budynków i staw -
kami rynkowymi jest możliwe wyłącznie poprzez przeprowadzenie badania rynku.
Posiadając wyniki badania rynku, delegatury mogą mieć również dobre argumenty, aby negocjować lepsze warunki 
z właścicielem budynku zajmowanego dotychczas przez daną delegaturę.
Procedury w zakresie umów dotyczących budynków reguluje rozporządzenie finansowe mające zastosowanie do 
budżetu ogólnego Unii.
Decyzje w sprawie każdej transakcji dotyczącej nieruchomości, która obejmuje przedłużenie trwającego najmu, 
należy podejmować po zbadaniu perspektyw na rynku nieruchomości.
ESDZ gotowa jest zbadać możliwości usprawnienia przygotowywania kartoteki budynków w przypadku przedłuża -
nia umów najmu, uwzględniając ograniczenia wynikające z rozporządzenia finansowego.
Odpowiedzi ESDZ 59
40
Do niedawna korzystanie z ograniczonych zasobów finansowych do celów związanych z infrastrukturą delega -
tury stanowiło znaczną przeszkodę w zakupie lokali. Obecnie ESDZ przyznaje, że mając do dyspozycji instrument 
o wartości 200 mln euro, może uznać zakup budynków za realistyczną opcję w stosunku do wynajmu. Analiza 
stosunku kosztów i korzyści zakupu i wynajmu będzie obecnie stanowiła standardowy element kartotek budynków. 
Wytyczne w tej sprawie zostały już rozesłane do delegatur.
Na szczeblu siedziby głównej dokonywane będą obliczenia korzyści finansowych wynikających z zakupu w porów -
naniu do wynajmu zgodnie ze zwykłymi koncepcjami w zakresie zarządzania finansami lub finansów przedsiębior -
stwa (np. przy pomocy metody wartości bieżącej netto). Kwestii tej nie uwzględniono w przewodniku dla delegatur, 
gdyż obliczenia będą dokonywane na szczeblu siedziby głównej.
W przypadku zakupu finansowanego przy pomocy pożyczki władzy budżetowej należy również przedstawić sto -
sowne uzasadnienie finansowe.
W przypadku Nepalu w tamtym czasie nie było dostępnych środków budżetowych.
W przypadku Waszyngtonu budynek przewidziany do zakupienia był zbyt duży w stosunku do potrzeb delega -
tury. Ponadto był on zajmowany przez innych najemców. Jeżeli ESDZ zakupiłaby ten budynek, delegatura musia -
łaby zarządzać umowami najmu zawartymi z innymi instytucjami zajmującymi budynek. Również czas na zakup 
budynku był zbyt krótki, aby można było przeprowadzić konsultacje z władzą budżetową. Ponadto kolokacja nie 
stanowiła oczywistej możliwości, gdyż wszystkie państwa członkowskie obecne w Waszyngtonie miały już własne 
lokale.
42
W 2015 r. dokonano aktualizacji przewodnika dla delegatur i uwzględniono w nim instrukcje dotyczące sposobu 
porównawczego przedstawiania opcji na podstawie przykładu dobrej praktyki.
43
ESDZ przyznaje, że trzeba poprawić te wytycznych, tak aby obejmowały bardziej szczegółowe informacje dotyczące 
m. in. właściwego sposobu uwzględniania powierzchni biurowych wynajmowanych ambasadom państw członkow -
skich i innym instytucjom i organom UE przy obliczaniu powierzchni przypadającej na jedną osobę i kosztów na m².
44
Zob. odpowiedź ESDZ do pkt 45 i 47.
Jeżeli chodzi o decyzje dotyczące kartotek budynków, które uzależnione są od zatwierdzenia ze strony władzy 
budżetowej, ich podjęcie jej może zająć 6–8 tygodni.
Odpowiedzi ESDZ 60
45
Procedury w zakresie umów dotyczących budynków reguluje rozporządzenie finansowe mające zastosowanie do 
budżetu ogólnego Unii. ESDZ przyznaje, że należy stosować procedury przyspieszone, gdy tylko jest to możliwe. 
Niestety zakres ich stosowania jest dość ograniczony.
ESDZ nie może zmusić właścicieli, aby czekali do czasu zakończenia obowiązkowych, prawnych i administracyjnych 
procedur.
Długotrwałe procedury wynikają niekiedy ze złożoności danego projektu.
W przypadku Sri Lanki nie doszło do podpisania umowy nie ze względu na długotrwałą procedurę, lecz z powodu 
zmiany zdania przez właściciela.
46
Porównanie z niezależnym źródłem jest jednak trudniejsze niż w przypadku miejsc zakwaterowania, gdyż wartość 
budynku zależy od jego jakości, lokalizacji oraz ogólnych warunków panujących na rynku nieruchomości w danym 
momencie.
W przypadku Mauretanii nie było innego rozwiązania niż zaproponowane rozwiązanie.
W przypadku Togo nie było żadnej oferty konkurencyjnej w stosunku do aktualnych biur, w których dokonano wła -
śnie inwestycji na kwotę 200 tys. euro.
47
W 2015 r. poinstruowano delegatury, aby zwracały szczególną uwagę na wielkość powierzchni biurowej przypadają -
cej na jednego pracownika, oraz poinformowano je, że od tego momentu wszelkie odchylenia od polityki dotyczą -
cej budynków będą wymagały uzasadnienia, zatwierdzenia i rejestracji.
Ponadto element ten jest również przedmiotem dyskusji podczas każdego posiedzenia komitetu ds. budynków.
Zasadniczo zwolnienia z obowiązku przestrzegania pułapu powierzchni wyrażonego w m² udziela się automatycz -
nie, jeżeli komitet ds. budynków wydaje opinię pozytywną (zob. również przyczyny wyłączenia w pkt. 20).
Jordania: zaproponowane rozwiązanie zakładało odnowienie obwiązującej umowy najmu z obniżonym czynszem. 
Z uwagi na przeprowadzone dotychczas inwestycje w budynku, dobrą lokalizację, normy bezpieczeństwa i obni -
żony czynsz komitet ds. budynków wydał pozytywną opinię mimo zbyt dużej powierzchni biurowej. Komitet 
ds. budynków wskazał jednak również, że w przypadku dalszego zmniejszenia liczby pracowników zwróci się 
on do delegatury o zbadanie alternatywnych rozwiązań.
ESDZ przyznaje, że rezydencja na Sri Lance jest zbyt duża. Bardzo trudno jest jednak znaleźć na Sri Lance rezydencję 
o powierzchni mniejszej niż 600 m².
Waszyngton: główną przyczyną zwiększenia powierzchni była konieczność utworzenia zabezpieczonego miej -
sca spotkań do celów posiedzeń z państwami członkowskimi i transatlantyckich negocjacji w kontekście wycieku 
danych ujawnionych przez Snowdena. Nie jest możliwe zabezpieczenie obecnej sali posiedzeń, która znajduje się 
na parterze i której okna wychodzą na ulicę.
Odpowiedzi ESDZ 61
Ponadto wymagana była przestrzeń biurowa dla dodatkowych 20 pracowników z uwagi na przewidywany wzrost 
liczby pracowników delegatury i na odstępstwa przewidziane w przewodniku dla delegatur w odniesieniu do pra -
cowników zatrudnionych na czas określony (np. oddelegowanych ekspertów krajowych, stażystów itp.).
Na początku 2016 r. całkowita liczba pracowników delegatury UE wzrosła o trzy osoby zatrudnione na stałe, 
a w latach 2016 i 2017, zgodnie z najnowszymi informacjami, spodziewany jest jej wzrost o dalsze sześć lub siedem 
osób zatrudnionych na stałe.
Co ważne, nie było innego rozwiązania poza wynajęciem całej powierzchni, większej niż wynikałoby z faktycznych 
potrzeb, w celu zapewnienia dodatkowej przestrzeni niezbędnej ze względu na wspomniane powyżej wymagania.
49
Zespół ds. oceny nie posiada zdolności technicznych w zakresie oceny budynków. Ujmuje on jednak w swoich spra -
wozdaniach wszelkie szczegółowe kwestie wiązane z jakością budynków.
51
W nowym systemie ImmoGest obliczanie różnych rodzajów powierzchni (kolokacji, specjalnych sal posiedzeń itp.) 
zostanie udoskonalone w celu umożliwienia ESDZ dokładniejszego obliczania średniej powierzchni przypadającej 
na jednego pracownika w delegaturze i ułatwienia monitorowania w tym zakresie.
52
Delegatury poinstruowano, aby zwracały szczególną uwagę na wielkość powierzchni biurowej przypadającej na 
jednego pracownika, oraz poinformowano je, że od tego momentu wszelkie odchylenia od polityki dotyczącej 
budynków będą wymagały uzasadnienia, zatwierdzenia i rejestracji.
53
ESDZ gotowa jest rozważyć wprowadzenie metodyki monitorowania stawek rynkowych w odniesieniu do biur 
i rezydencji. Dotychczas, uwzględniając dobrze znane ograniczenia zasobów i zobowiązanie do zmniejszania liczby 
pracowników (szczegółowe informacje – zob. uwaga 31.1), opracowanie i wdrożenie takiej metodyki nie jest jednak 
możliwe.
Porównanie z niezależnym źródłem jest bowiem trudniejsze niż w przypadku miejsc zakwaterowania, gdyż war -
tość budynku zależy w znacznej mierze od jego jakości, lokalizacji oraz płynności rynku nieruchomości w każdym 
z państw.
W porównaniu przeprowadzonym w 2014 r. wzięto pod uwagę dane zgromadzone przez prywatne przedsiębior -
stwo stosujące prawie taki sam system jak system stosowany przez delegatury w celu obliczania norm dotyczących 
budynków. Dane zgromadzone przez to prywatne przedsiębiorstwo mogą różnić się od danych gromadzonych 
w przypadku norm dotyczących budynków głównie dlatego, że przedsiębiorstwo to wykorzystuje dane pocho -
dzące z lokalizacji, które nie zostały zatwierdzone przez regionalnego urzędnika ds. bezpieczeństwa.
Odpowiedzi ESDZ 62
54
Uwagi Trybunału dotyczące systemu ImmoGest są dobrze znane i zostały uwzględnione w programie prac ESDZ.
ESDZ przyznaje, że obecnie stosowane narzędzie IT służące do zarządzania wykazem nieruchomości (ImmoGest) 
jest przestarzałe i należy je zastąpić.
Fakt ten w połączeniu z ograniczonymi zasobami przeznaczonymi na rozwój infrastruktury delegatur stanowił 
główną przeszkodę w skutecznym planowaniu wykraczającym poza 2–3-letnie ramy czasowe.
Trwa opracowywanie nowego systemu, a jego pełne wdrożenie nastąpi przed końcem 2016 r. Nowy system ImmoGest 
będzie przede wszystkim bardziej przyjazny dla użytkownika. Będzie on również zapewniał wsparcie w zakresie 
sprawozdawczości, analiz, budżetowania, a także planowania projektów w szerszym ujęciu. Nowy system ImmoGest 
pozwoli na lepsze monitorowanie/śledzenie przydatności budynków delegatur.
59
Siedziba główna ESDZ uważa, że posiada wystarczające wiarygodne informacje podstawowe dotyczące wszyst -
kich budynków biurowych i rezydencji, aby móc sporządzić dokumentację dotyczącą planowania, skupiając się na 
2–3-letnich ramach czasowych, które uznaje za odpowiednie.
60
Zob. również odpowiedź ESDZ do pkt 59 i 61.
Siedziba główna opracowuje corocznie:
– począwszy od 2015 r., pięcioletni plan, którego celem jest określenie potencjalnych dużych projektów dotyczą -
cych biur i rezydencji, takich jak zakup, budowa, zmiana lokalizacji i odnowienie wynajmu,
– program prac dotyczący biur i rezydencji na następne dwa lata. Program ten jest przesyłany do wszystkich 
delegatur i jest opracowywany na podstawie informacji dostępnych w centralnych systemach monitorowania. 
Przedstawia się w nim w odniesieniu do poszczególnych delegatur główne działania, które należy podjąć zgod -
nie z priorytetami ustanowionymi przez siedzibę główną, m.in. na podstawie różnych sprawozdań (np. sprawoz -
dań z misji, sprawozdań oceniających), oraz w ramach dostępnych środków budżetowych.
Ponadto siedziba główna przesyła raz na trzy miesiące kierownictwu ESDZ sprawozdania dotyczące spraw 
wrażliwych/priorytetowych.
Jeżeli chodzi w szczególności o wdrażanie zaleceń wynikających z ocen prowadzonych na miejscu, należy rozróż -
nić zalecenia takie jak np. przeprowadzka do nowego lokalu i plany kolokacji od zaleceń związanych z niewielkimi 
pracami dotyczącymi bezpieczeństwa, drobną renowacją i utrzymaniem lokalu, którymi należy zająć się na szczeblu 
lokalnym w ramach zakresu odpowiedzialności delegatury i które niekoniecznie znajdują odzwierciedlenie w dwu -
letnim programie prac.
ESDZ przyznaje, że możliwa jest dalsza poprawa działań następczych w związku ze wspomnianymi powyżej zalece -
niami oraz planowania w ujęciu ogólnym pod warunkiem dostępności zasobów.
Siedziba główna podjęła niezbędne działania celem poprawy sytuacji w Czadzie, Egipcie, na Sri Lance i w Indiach. 
Nie znaleziono jeszcze rozwiązania w przypadku Senegalu.
Odpowiedzi ESDZ 63
61
Podobnie jak ma to miejsce w przypadku ministerstw spraw zagranicznych państw członkowskich, niezmiernie 
trudne jest opracowanie sensownych długo-/średnioterminowych planów dotyczących budynków delegatur.
Istnieje wiele powodów takiego stanu rzeczy. Po pierwsze, decydujące znaczenie mają często względy polityczne. 
Otwarcie delegatur w Libii, Mjanmie/Birmie, Iranie, Sudanie Południowym jest ostatnim przykładem sytuacji, 
w których konieczność/możliwość otwarcia nowej delegatury stanowiła odpowiedź na rozwój sytuacji politycznej, 
a zatem nie można jej było przewidzieć kilka lat wcześniej.
Po drugie, znaczne ograniczenia budżetowe stanowiły również przeszkodę w planowaniu długoterminowym, 
gdyż często w pierwszej kolejności trzeba było zająć się krótkoterminowymi pilniejszymi potrzebami. Utworze -
nie instrumentu inwestycyjnego (od 2015 r.) wprowadzi element stabilności w finansowaniu średnioterminowych 
projektów budowlanych. Należy jednak podkreślić nieprzewidywalny i dynamiczny kontekst w zakresie polityki 
i bezpieczeństwa.
ESDZ bada jednak możliwości dalszej poprawy planowania w zakresie zarządzania budynkami i programowania 
wydatków. W związku z niepewnością sytuacji politycznej i praktycznej 2–3-letni horyzont planowania jest bardziej 
realistyczny niż długoterminowy plan 6–7-letni, z wyjątkiem prac budowlanych.
ESDZ sądzi zatem, że w wystarczający sposób wykorzystuje dostępne informacje. Sytuacja ta ulegnie poprawie, gdy 
system ImmoGest będzie już w pełni operacyjny.
Najlepszy przykład stanowią praktyki państw członkowskich. Podczas spotkań w sprawie kolokacji zwrócono się do 
państw członkowskich o podzielenie się ich pięcioletnimi planami, informacje te jednak nie były dostępne.
Dział infrastruktury ESDZ spotyka się każdego roku we wrześniu w celu omówienia programów prac na następne 
dwa lata. Przedmiotem tych dyskusji jest również bardziej długoterminowe planowanie, którego jednak nie ujmuje 
się w programie prac przekazywanym do delegatury.
62
ESDZ przyznaje, że możliwa jest poprawa planowania średnioterminowego. Nastąpi ona, gdy system ImmoGest 
i system zarządzania posiadanymi nieruchomościami będą w pełni operacyjne, gdyż będzie dostępnych więcej 
informacji.
Zob. również odpowiedź ESDZ do pkt 61.
63
ESDZ uważa, że w perspektywie długoterminowej i co do zasady własność jest na ogół lepszym rozwiązaniem niż 
wynajem. W przeszłości nie było takiej możliwości ze względu na ograniczenia budżetowe. Ponieważ ESDZ dys -
ponuje już instrumentem pożyczkowym, dyskusja w sprawie zakupu/wynajmu będzie łatwiejsza, gdyż możliwość 
kupna stała się realna. Własność może jednak niekiedy nie być najlepszym rozwiązaniem (głównie ze względów 
finansowych) lub nie być możliwa ze względów prawnych.
Odpowiedzi ESDZ 64
65
Zakup rezydencji rozważa się wyłącznie w przypadku okazji korzystnej pod względem finansowymi, zwłasz -
cza jeżeli wielkość rezydencji jest wystarczająca, aby zaspokoić potrzeby występujące w większości możliwych 
przypadków.
66 a)
Analiza stosunku kosztów i korzyści zakupu i wynajmu będzie obecnie stanowiła standardowy element kartotek 
budynków. Wytyczne w tej sprawie zostały już rozesłane do delegatur.
W nocie przesłanej do szefów delegatur w marcu 2015 r. dotyczącej instrumentu linii kredytowej na 200 mln euro 
wskazano, że dział MDRA4 będzie prowadził obliczenia w celu porównania zakupu z wynajmem.
66 b)
ESDZ zgadza się co do potrzeby poprawy strategii utrzymania nieruchomości. W tym celu w latach 2015 i 2016 
podejmowane są następujące działania:
1) do wszystkich delegatur, które posiadają nieruchomości, przesłano kwestionariusz. Zawiera on pytania dotyczące 
jakości infrastruktury, instalacji technicznych, historii prac, utrzymania, informacji zwrotnych i uwag dotyczących 
ogólnego stanu operacyjnego budynku;
2) w „planie utrzymania” określony zostanie harmonogram głównych planowanych renowacji. Będzie to plan wieloletni 
podlegający corocznej aktualizacji. Będzie on stanowił podstawę planowania budżetu;
3) równolegle z „planem utrzymania” wydane zostaną wytyczne zawierające jasne normy w zakresie utrzymania 
posiadanych budynków.
Nowa umowa ramowa w sprawie inspekcji w zakresie zdrowia i higieny pozwoli na korzystanie z zewnętrznej wie -
dzy fachowej przy wdrażaniu tej strategii w zakresie utrzymania własności.
66 c)
ESDZ przyznaje, że wahania kursów walutowych stanowią główną przeszkodę w programowaniu projektów infra -
strukturalnych. W miarę możliwości dokłada się starań, aby zawierać umowy w euro, jednak nie zawsze jest to moż -
liwe. ESDZ jest otwarta na dyskusje z władzą budżetową w sprawie rozwiązań w tej dziedzinie (nie tylko w odniesie -
niu do wydatków infrastrukturalnych).
Odpowiedzi ESDZ 65
Zalecenie nr 1 – Uzupełnienie celów dotyczących budynków biurowych
ESDZ przyjmuje to zalecenie.
ESDZ nada jeszcze większe znaczenie elastyczności, czynnikom środowiskowym i dostępowi dla osób niepełno -
sprawnych w ramach polityki dotyczącej budynków. Nie zawsze jest to jednak możliwe ze względu na ograniczenia 
lokalne.
Zalecenie nr 2 – Zapewnienie pokrywania wszystkich kosztów przez opłaty pobierane 
od podmiotów w ramach kolokacji
ESDZ przyjmuje to zalecenie.
Zalecenie nr 3 – Usprawnienie stosowania procedury wyboru budynków
ESDZ przyjmuje to zalecenie z zastrzeżeniem ograniczeń zawartych w rozporządzeniu finansowym.
ESDZ rozpoczęła prace w odniesieniu do wszystkich wymienionych kwestii i podjęła już szereg działań w celu 
wzmocnienia procedury dotyczącej kartoteki budynku.
Zalecenie nr 4 – Weryfikowanie stawek rynkowych
ESDZ przyjmuje to zalecenie.
ESDZ jest gotowa przeanalizować efektywność i wykonalność ulepszonej metody weryfikacji i monitorowania sta -
wek rynkowych w odniesieniu do biur i rezydencji, jeżeli pozwolą na to dostępne zasoby.
Dotychczas, uwzględniając dobrze znane ograniczenia zasobów i zobowiązanie do zmniejszania liczby pracowni -
ków, opracowanie i wdrożenie takiej metody nie było możliwe.
Zalecenie nr 5 – Ulepszenie systemu informacji na potrzeby zarządzania 
nieruchomościami
ESDZ przyjmuje to zalecenie.
ESDZ przyznaje, że obecnie stosowane narzędzie IT służące do zarządzania wykazem nieruchomości (ImmoGest) 
jest przestarzałe i należy je zastąpić. Pełne wdrożenie nowego systemu powinno nastąpić na koniec 2016 r.
Zalecenie nr 6 – Zwiększenie poziomu wiedzy fachowej w zakresie zarządzania 
nieruchomościami
ESDZ przyjmuje to zalecenie.
Polityka ESDZ w zakresie zasobów ludzkich promuje mobilność personelu, z wyjątkiem osób pracujących na sta -
nowiskach wymagających szczególnej wiedzy fachowej. Zostanie rozważone ustanowienie bardziej elastycznych 
kryteriów mobilności w odniesieniu do niektórych stanowisk eksperckich. Regionalizacja zarządzania delegaturami 
również umożliwiłaby nabycie i utrzymanie wiedzy fachowej.
Odpowiedzi ESDZ 66
Zalecenie nr 7 – Opracowanie planów średnioterminowych
ESDZ częściowo przyjmuje to zalecenie.
ESDZ uważa, że horyzont planowania dłuższy niż 2–3 lata może być wyłącznie orientacyjny, gdyż informacje 
potrzebne do opracowania takich planów zależą od niepewnej sytuacji politycznej i praktycznej (np. od zmian 
personelu, kontekstu bezpieczeństwa, planów państw członkowskich), którą trudno przewidzieć, wykraczając poza 
takie ramy czasowe. Ponadto, w szczególności w odniesieniu do modyfikacji i utrzymania, tak dalekosiężne plany 
mogą mieć istotne znaczenie wyłącznie w przypadku dużych projektów.
Zalecenie nr 8 – Określanie sytuacji, w których nabycie nieruchomości jest 
korzystniejsze ekonomicznie, i efektywne zarządzanie posiadanymi budynkami
ESDZ przyjmuje to zalecenie z zastrzeżeniem dostępności zasobów.
Opracowywane obecnie nowe narzędzie informatyczne służące do zarządzania wykazem nieruchomości będzie 
zapewniało również wsparcie w zakresie analiz, budżetowania, a także planowania projektów w szerszym ujęciu.
Biorąc jednak pod uwagę zespół liczący tylko 13 pracowników, możliwości skutecznej realizacji przez ESDZ zadań 
należących do tak dużego zakresu odpowiedzialności są ograniczone.
JAK OTRZYMAĆ PUBLIKACJE UE
Publikacje bezpłatne:
  jeden egzemplarz:  
w EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu)
  kilka egzemplarzy (lub mapy, plakaty):  
w przedstawicielstwach Unii Europejskiej (http://ec.europa.eu/represent_pl.htm)  
w delegaturach Unii Europejskiej w krajach poza UE (http://eeas.europa.eu/delegations/index_pl.htm)  
kontaktując się z Europe Direct (http://europa.eu/europedirect/index_pl.htm)  
lub dzwoniąc pod numer 00 800 6 7 8 9 10 11 (numer bezpłatny w całej UE) (*).
(*)  Informacje są udzielane nieodpłatnie, większość połączeń również jest bezpłatna (niektórzy operatorzy,  
hotele lub telefony publiczne mogą naliczać opłaty).
Publikacje płatne:
 w EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu)
Europejska Służba Działań Zewnętrznych (ESDZ) zapewnia 
pracownikom UE budynki biurowe, a szefom 
delegatur – rezydencje w około 140 delegaturach UE na 
całym świecie. W niniejszym sprawozdaniu przedstawiono 
wyniki przeprowadzonego przez Europejski Trybunał 
Obrachunkowy badania tego, czy budynki delegatur 
odpowiadają potrzebom ESDZ i  zapewniają najlepszy 
efekt gospodarności. Trybunał stwierdził, że budynki 
zasadniczo spełniają potrzeby ESDZ, lecz w niektórych 
przypadkach nie zapewniają najlepszego efektu 
gospodarności – powierzchnia większości biur jest za 
duża, ESDZ posiada budynki, których już nie wykorzystuje, 
a opłaty pobierane od niektórych organizacji 
wynajmujących przestrzeń biurową w delegaturach nie 
pokrywają wszystkich kosztów. W  ramach kontroli 
zbadano przyczyny tych braków i sformułowano zalecenia 
w celu usprawnienia systemów, zwłaszcza w świetle 
planów ESDZ, zgodnie z którymi będzie ona dokonywać 
inwestycji polegających na nabywaniu, a  nie na wynajmie 
budynków.
EUROPEJSKI
TRYBUNAŁOBRACHUNKOW
Y