UWAGI TRYBUNAŁU

WYDATKI ADMINISTRACYJNE INSTYTUCJI I ORGANÓW WSPÓLNOTOWYCH

Wstęp

9.1. Dział 5 perspektywy finansowej „Wydatki administracyjne” obejmuje środki na wydatki administracyjne instytucji i pozostałych organów. Środkami tymi zarządza bezpośrednio instytucja lub organ. Są one przeznaczane na wypłatę wynagrodzeń, świadczeń dodatkowych oraz emerytur i rent pracownikom instytucji wspólnotowych, jak również na wynajem, zakupy i różne wydatki administracyjne. W 2004 r. wydatki wyniosły 5 856 mln euro, co szczegółowo przedstawia tabela 9.1 . Rozdział ten zawiera szczegółową ocenę do celów poświadczenia wiarygodności oraz szczegółowe uwagi dotyczące instytucji, organów zdecentralizowanych i Szkół Europejskich.

Tabela 9.1 — Płatności według instytucji (w mln euro) 2003 2004 Parlament Europejski 986 1 166 Rada 410 507 Komisja 3 546 3 721 Trybunał Sprawiedliwości 148 216 Trybunał Obrachunkowy 84 84 Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny 91 92 Komitet Regionów 46 63 Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich 4 5 Europejski Inspektor Ochrony Danych — 1 Ogółem 5 305 5 856

Szczegółowa ocena do celów poświadczenia wiarygodności

Wstęp

9.2. Celem przeprowadzonej w 2004 r. kontroli DAS dotyczącej wydatków administracyjnych było umożliwienie Trybunałowi oceny rzetelności skonsolidowanych sprawozdań za rok zakończony 31 grudnia 2004 r. (o czym mowa w rozdziale 1) oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Działania podjęte w związku z uwagami zawartymi w sprawozdaniach rocznych za lata ubiegłe zostały przedstawione w tabeli 9.2 . 9.2. ODPOWIEDZI KOMISJI Komisja publikuje roczne sprawozdanie przedstawiające działania, których podjęcie uznała za odpowiednie w związku z zaleceniami Trybunału. Sprawozdanie obejmujące sprawozdanie roczne Trybunału za rok 2003 ma zostać opublikowane jesienią 2005 r.

9.3. Poprzednie kontrole przeprowadzone przez Trybunał wykazały, że ujawnione błędy miały przeważnie charakter formalny, a ich źródłem nie były istotne niedociągnięcia w systemach kontroli. Jednakże, w wyniku przyjęcia nowego Regulaminu pracowniczego w 2004 r. oraz nowego systemu obliczania wynagrodzeń pracowników, a także wprowadzenia nowych systemów w ramach nowego rozporządzenia finansowego, pojawiły się szczególne obszary ryzyka (patrz: pkt 9.5 i 9.6). 9.3. ODPOWIEDZI KOMISJI Przy okazji stopniowego wprowadzania nowego systemu wynagrodzeń w 2003 r. i na początku 2004 r. powstał nowy element ryzyka, jak ma to miejsce przy okazji każdego nowego programu komputerowego (patrz: odpowiedź na pkt 9.5). Służby Komisji przeprowadziły kontrolę systemu w oparciu o liczne kontrole przeprowadzone metodą tradycyjną różnych obliczeń tymczasowych wynagrodzeń miesięcznych oraz natychmiastową korektę stwierdzonych przez informatyków błędów, dokonaną przed końcowym obliczeniem miesięcznym i wypłatą wynagrodzeń. Liczba błędów stwierdzonych ex post była bardzo nieznaczna.

Tabela 9.2 — Działania podjęte w związku z uwagami zawartymi w sprawozdaniach rocznych za lata ubiegłe Uwagi Podjęte działania Czy konieczne są dalsze działania? Odpowiedzi parlamentu Stałe polecenia Sprawozdanie roczne za rok 2003, pkt 9.14: Przepisy wewnętrzne Parlamentu dotyczące wykonania jego sekcji budżetu dopuszczają możliwość realizacji płatności na podstawie stałego polecenia. Po zrealizowaniu płatności urzędnik zatwierdzający wydaje polecenie uregulowania w celu obciążenia budżetu daną kwotą (art. 11 ust. 4 przepisów wewnętrznych). Zgodnie z rozporządzeniem finansowym wydatki muszą być uznane i zatwierdzone przed dokonaniem płatności. Nie podjęto żadnego działania: w 2004 r. wciąż obowiązywały przepisy wewnętrzne, które umożliwiały realizację płatności za pomocą stałego polecenia. Tak, wszystkie płatności powinny być realizowane zgodnie z przepisami rozporządzenia finansowego. Zmiana wprowadzona do Przepisów wewnętrznych Parlamentu dotyczących wykonania budżetu PE (art. 10) w dniu 27 kwietnia 2005 r. stanowi, że „Dokonanie płatności poprzez polecenie zapłaty jest możliwe wyłącznie pod warunkiem, że taka forma płatności została przewidziana w umowie z wierzycielem jako jedyna forma płatności”. Dodatkowy system emerytalny dla posłów do Parlamentu Europejskiego Sprawozdanie roczne za rok 2002, pkt. 9.17 i 9.20: Jeżeli dodatkowy system emerytalny dla posłów do Parlamentu ma być kontynuowany, należy jak najszybciej stworzyć odpowiednie podstawy prawne. Dodatkowy system emerytalny jest kontynuowany i nadal nie stworzono odpowiedniej podstawy prawnej. Tak, należy ustanowić podstawy prawne. Przyjęcie Statutu posłów, który wejdzie w życie w 2009 r., przewiduje dla posłów do PE tylko jeden system emerytalny, a zatem zlikwidowanie po pewnym czasie funduszu uzupełniającego. W ramach systemu należy ustanowić jasne zasady określające zobowiązania i zadania Parlamentu Europejskiego i uczestników systemu w przypadku deficytu. Nie ustanowiono żadnych przepisów w tej kwestii. Tak, należy ustanowić odpowiednie przepisy. Odnośnie do omawianego systemu, na wiosnę 2005 r. dokonano wyceny aktuarialnej. Jej celem było zaproponowanie środków, które zapewniłyby funduszowi równowagę finansową. Konkluzje z wyceny pozwoliłyby również na ponowne przeanalizowanie odpowiednio uprawnień i odpowiedzialności Parlamentu oraz stowarzyszenia ASBL (ustanowionego w systemie prawa luksemburskiego), które zarządza funduszem, w okresie od teraz do wejścia w życie Statutu.

Systemy nadzoru i kontroli

9.4. W 2004 r. wszystkie instytucje kontynuowały poprawę swoich systemów nadzoru i kontroli w celu zapewnienia zgodności z wymogami nowego rozporządzenia finansowego. Żadna z instytucji nie wprowadziła jednak w pełni standardów kontroli wewnętrznej (ICS) (1). 9.4. ODPOWIEDZI RADY Standardy kontroli wewnętrznej (ICS) dla Rady zostały przyjęte dnia 20 lipca 2005 r. 9.4. ODPOWIEDZI KOMISJI Komisja przyjęła standardy kontroli wewnętrznej w 2000 r. i dokonuje corocznego przeglądu wdrożenia odpowiednich wymogów podstawowych; wspomniane wdrażanie jest regularnie sprawdzane zarówno z punktu widzenia zgodności z przepisami, jak i skuteczności. W pkt 1.87 Trybunał podaje, że 93 % wymogów podstawowych zostało spełnionych, co w kontekście nieustannie zmieniającego się otoczenia może właściwie zostać uznane za całkowite wdrożenie. 9.4. ODPOWIEDZI TRYBUNAŁU SPRAWIEDLIWOŚCI Administracja Trybunału Sprawiedliwości przyznaje, że pewne standardy kontroli wewnętrznej nie mogły być w pełni stosowane w 2004 r. Zwiększenie kwalifikowanego personelu powinno umożliwić szybkie polepszenie sytuacji. 9.4. ODPOWIEDZI KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO Harmonogram wdrażania najważniejszych środków wynikających z przyjęcia Standardów kontroli wewnętrznej przewidziano na okres dwóch lat (w roku 2004 i 2005). Środki te dotyczą zarządzania kadrą pracowniczą (sporządzenie pisemnego opisu wszystkich stanowisk, uaktualnienie opisu procedur rekrutacyjnych), stosowania wskaźników wydajności (odnośnie do których zwrócono się z wnioskiem o międzyinstytucjonalne konsultacje), a także systematycznego stosowania kwartalnego planu wydatków. Wszystkie one zostały włączone do skonsolidowanego planu działania zatwierdzonego przez Sekretarza Generalnego dnia 8 listopada 2004 r.

9.5. W 2004 r. nowa aplikacja komputerowa NAP (fr. Nouvelle Application Paie), służąca do obliczania wynagrodzeń pracowników, stworzona i zarządzana przez Biuro Administrowania i Rozliczania Należności z tytułu Uprawnień Indywidualnych, była używana przez wszystkie instytucje. NAP wykazywała w 2004 r. różne braki techniczne, które powodowały nowe ryzyko oraz, w wielu przypadkach, błędne kalkulacje niektórych kwot stanowiących część wynagrodzenia pracowników. Najbardziej oczywiste błędy były poprawiane ręcznie przez dokonaniem płatności. W marcu 2005 r. w programach NAP dokonano zmian w odniesieniu do jednego z tych elementów, kwoty wypłacone w 2004 r. zostały obliczone ponownie oraz, w przypadkach, gdzie było to konieczne, skorygowane. Korekty te doprowadziły do zwrotów wynoszących łącznie około 1,9 mln euro dla wszystkich instytucji. Ręczne przenoszenie danych do NAP z systemów komputerowych rejestrujących uprawnienia pracowników do poszczególnych świadczeń stanowiło kolejny szczególny obszar ryzyka błędów. Jednakże kontrole nie zostały odpowiednio wzmocnione. 9.5. ODPOWIEDZI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Prawie jednoczesne wprowadzenie nowego rozporządzenia finansowego, Regulaminu pracowniczego oraz systemu obliczania wynagrodzeń NAP rzeczywiście doprowadziło do poważnych problemów. Istotne jest jednak, aby zrozumieć prawdziwą naturę tych trudności. Regulamin pracowniczy w szczególności nastręczył wielu problemów interpretacyjnych. A dopiero po rozwiązaniu tych trudności (zazwyczaj na poziomie szefów administracji) można ostatecznie dostosować system NAP. To właśnie opóźnienia w tej procedurze doprowadziły do większości wspomnianych zwrotów. Początkowe czysto techniczne problemy z systemem NAP, chociaż uciążliwe i czasochłonne dla zajmujących się nimi służb, zostały szybko zidentyfikowane i skorygowane. Ręczne wprowadzanie danych również wiąże się z ryzykiem, lecz zjawisko to nie jest nowe, nie wymagało zatem przedsięwzięcia specjalnych środków kontroli, poza tymi, które już zastosowano, mimo, że NAP jest czynnikiem pozwalającym Parlamentowi wzmocnić kontrolę płac ex post. 9.5. ODPOWIEDZI RADY Ze swojej strony Sekretariat Generalny Rady chciałby podkreślić, że kontrole zostały wzmocnione już od momentu zastąpienia poprzedniej aplikacji do kalkulacji wynagrodzeń przez NAP. Sekretariat Generalny wyraża żal, że wnioski dotyczące kontroli mogą odciągnąć uwagę czytelnika sprawozdania od faktu, iż wraz z wprowadzeniem fundamentalnych zmian w Regulaminie pracowniczym zastosowano również wadliwą aplikację komputerową. 9.5. ODPOWIEDZI KOMISJI Przy okazji stopniowego wprowadzania nowego programu komputerowego służącego do obliczania wynagrodzeń (NAP) w 2003 r. i na początku 2004 r. powstał nowy element ryzyka; ryzyko takie przy okazji wdrażania nowego programu komputerowego jest nie do uniknięcia. Służby Komisji przeprowadziły kontrolę programu w oparciu o liczne (przeprowadzone metodą tradycyjną) kontrole różnych wstępnych obliczeń wynagrodzeń miesięcznych, natychmiastową korektę stwierdzonych przez informatyków błędów, dokonaną przed końcowym obliczeniem miesięcznym i wypłatą wynagrodzeń. Liczba błędów stwierdzonych ex post była bardzo nieznaczna. Zmiany w Regulaminie pracowniczym zostały przyjęte przez Radę dopiero w dniu 22 marca 2004 r., co pozostawiło bardzo niewiele czasu na określenie szczegółowych zasad administracyjnych oraz wdrożenie programu NAP. Komisja zdołała jednak wprowadzić większość zmian przewidzianych w reformie przy wypłacie wynagrodzeń za maj 2004 r. Niektóre elementy nie mogły zostać wprowadzone w sposób ostateczny od momentu wejścia w życie reformy, gdyż ogólne przepisy wykonawcze oraz zasady administracyjne nie zostały jeszcze określone. W celu ograniczenia niekorzystnego wpływu tej sytuacji na beneficjentów zastosowano rozwiązania tymczasowe. Zmiany w NAP z marca 2005 r., które doprowadziły do konieczności uregulowania wspomnianej kwoty 1,9 miliona EUR, spowodowały na przykład konieczność przeprowadzenia prac, co do których szczegóły zostały ustalone w listopadzie 2004 r., wcześniejsze ich przeprowadzenie było zatem niemożliwe. Wprowadzenie NAP wymagało przeniesienia kontroli jakości danych uzyskanych w systemie wynagrodzeń do systemów administrowania uprawnieniami, które następnie automatycznie przesyłały dane za pośrednictwem interfejsu do NAP. W trakcie 2003 r. kontrole na miejscu zostały poddane ocenie i zreorganizowane w celu zagwarantowania, że począwszy od dnia 1 stycznia 2004 r. zasady rozporządzenia finansowego dotyczące wprowadzania i kontroli ex ante na poziomie systemów administracyjnych będą przestrzegane. 9.5. ODPOWIEDZI TRYBUNAŁU SPRAWIEDLIWOŚCI Wskazane trudności wynikają z wdrożenia aplikacji komputerowej NAP. Wdrożenie to miało miejsce jednocześnie z reformą Regulaminu pracowniczego w warunkach odległych od optymalnych, które przyczyniły się do znacznego zwiększenia obciążenia pracą sekcji „Wynagrodzenia”. Inne instytucje, podobnie jak Trybunał, napotkały trudności w zakresie funkcjonowania tej aplikacji. Trudności te były wielokrotnie sygnalizowane służbom Komisji zarządzającej NAP oraz były dyskutowane w trakcie regularnych spotkań z nimi. Wiele spośród nich już w zasadzie rozwiązano. Co się tyczy przekazywania danych w NAP, należy zauważyć, że w Trybunale Sprawiedliwości jest ono wykonywane przez personel sekcji „Wynagrodzenia” bezpośrednio w oparciu o różne decyzje administracyjne skutkujące powstaniem praw oraz że stanowi ono przedmiot systematycznej kontroli w ramach tej sekcji. Wprowadzanie danych nie następuje zatem w oparciu o dane już wcześniej wprowadzone do systemu zarządzania personelem Centurio. 9.5. ODPOWIEDZI KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO W EKES do systemu NAP żadnych danych nie wprowadza się ręcznie. Dane pracownicze są wprowadzane do informatycznego systemu zarządzania przez jedną osobę i potwierdzane przez drugą. Potwierdzone dane zostają przesłane automatycznie z tego systemu bezpośrednio do NAP. W przypadku indywidualnych płatności wychodzących z NAP, są one wprowadzane do informatycznego systemu księgowego elektronicznie, bez konieczności obsługi manualnej. Ponadto jak każda inna płatność, płatności takie są przesyłane drogą elektroniczną do banku, po złożeniu podwójnego elektronicznego podpisu, bez potrzeby powtórnego wprowadzania danych.

9.6. Zmieniony Regulamin pracowniczy, który wszedł w życie 1 maja 2004 r., stanowi, że koszty zakwaterowania ponoszone w trakcie wyjazdu służbowego są zwracane do kwoty maksymalnej określonej dla każdego kraju, po przedstawieniu dokumentów poświadczających (art. 13 załącznika VII do Regulaminu pracowniczego). Niezgodnie z tą zasadą wszystkie instytucje, z wyjątkiem Trybunału Sprawiedliwości, Trybunału Obrachunkowego oraz Rzecznika Praw Obywatelskich, w swoich przepisach wewnętrznych ustanowiły ryczałt, wynoszący od 30 do 60 % maksymalnej dozwolonej kwoty, wypłacany pracownikom, którzy nie przedstawili żadnego dowodu, iż ponieśli koszty zakwaterowania. Zmieniony Regulamin pracowniczy ustanawia także nowe, niższe stawki diet dziennych. Jednak dwie instytucje utrzymały system obowiązujący przed majem 2004 r. i dalej stosowały uchylone stawki diet dziennych (2). 9.6. ODPOWIEDZI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Rozproszenie działalności Parlamentu na trzy miejsca pracy powoduje specyficzne problemy związane z delegacjami, czego konsekwencją, między innymi, jest fakt, że Parlament nie mógł wprowadzić nowych przepisów do wyznaczonego na 1 maja terminu. Chociaż nowe przepisy wprowadzone w 2005 r. przewidują ryczałt, Parlament uważa, że nowy system pozwala zachować właściwą równowagę pomiędzy wymogami regulaminowymi i praktycznymi oraz pozostaje w zgodzie z otrzymaną poradą prawną. 9.6. ODPOWIEDZI RADY Sekretariat Generalny przeanalizuje, wraz z innymi instytucjami, możliwość zmiany swojego regulaminu wewnętrznego w punktach dotyczących zwrotu kosztów zakwaterowania bez dokumentów pomocniczych. 9.6. ODPOWIEDZI KOMISJI Wypłata kwoty zryczałtowanej zamiast kwoty zmiennej, wypłacanej na podstawie dowodów poniesionych kosztów, została uznana za środek wykonawczy Regulaminu pracownicznego, który w opinii administracji zachowuje właściwą proporcję między kosztem a skutecznością. Komisja zbada jednak prawomocność tej zasady. 9.6. ODPOWIEDZI KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO Podręcznik zadań EKES (ang. Mission Guide) w dużym stopniu opiera się na podręczniku Komisji. W obu podręcznikach pkt 4.2 jest dokładnie taki sam. Celem zachowania spójności zasad między instytucjami EKES ma zamiar nadal stosować art. 13 ust. 1 załącznika VII w ten sam sposób, co Komisja.

9.7. Odnotowano braki w systemach kontroli dotyczących przelewu części uposażeń pracowniczych z zastosowaniem współczynnika korygującego. W pewnych przypadkach przyznano prawo do przelewu bez uzyskania odpowiedniego potwierdzenia, że urzędnik jest do takiego przelewu uprawniony (3). W niektórych instytucjach liczba tych przypadków była znaczna (4). 9.7 oraz 9.8. ODPOWIEDZI KOMISJI Wspomniane braki zostały stwierdzone w przypadku innych instytucji, a nie w przypadku Komisji. 9.7. ODPOWIEDZI TRYBUNAŁU SPRAWIEDLIWOŚCI Punkt ten dotyczy przypadków, kiedy skutki w postaci zmiany uprawnień urzędnika wynikających z jego sytuacji rodzinnej nie zostały niezwłocznie uwzględnione w płatnościach części wynagrodzenia. Jednakże należy zauważyć, że administracja Trybunału Sprawiedliwości przeprowadza okresowe weryfikacje, a jeśli trzeba dokonuje korekt żądając zwrotu nienależnie wypłaconych świadczeń. 9.7. ODPOWIEDZI KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO Analiza dokumentów, na podstawie których dokonuje się przelewów części wynagrodzeń ze współczynnikiem wagowym, stanowi element bieżących, systematycznych kontroli ex post. W przypadku konieczności dokonania korekty, jest ona przeprowadzana zgodnie z nowym Regulaminem pracowniczym.

9.8. W niektórych instytucjach odnotowano brak procedur kontroli dotyczących płatności emerytalnych. Świadczenia emerytalne wypłacane emerytowanym urzędnikom zamieszkującym w niektórych Państwach Członkowskich są powiększane o współczynnik korygujący. W ostatnich latach nie przeprowadzono jednak żadnych kontroli w celu weryfikacji faktycznego miejsca zamieszkania byłych urzędników (5). 9.8. ODPOWIEDZI RADY Na podstawie oceny ryzyka Sekretariat Generalny przeprowadził w marcu 2005 r. badanie dotyczące wypłaty emerytur osobom przebywającym na terenie Zjednoczonego Królestwa, które zaowocowało dokonanymi przez administrację poprawkami, a te z kolei doprowadziły do otwarcia dwóch postępowań sądowych. 9.8. ODPOWIEDZI KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO Po roku 2002 ustalono, iż kontrola miejsca zamieszkania osób emerytowanych będzie przeprowadzana co dwa lata. Kontrola ta została zaplanowana na koniec 2004 r., jednakże termin jej realizacji opóźnił się ze względu na obciążenie pracą wynikające z „reformy” (nowe obliczenia, nowe przelewy itd.). W ciągu tego okresu EKES utrzymywał ścisły kontakt ze swoimi emerytowanymi pracownikami korespondencyjnie, przesyłał im informacje, monitorował ich doręczenie, jak również prowadził indywidualną korespondencję, kiedykolwiek zaistniała taka potrzeba. Pełna kontrola urzędowa będzie zrealizowana w okresie lipiec–październik 2005 r. Na dzień 31 sierpnia 2005 r. kontrolą zostało objętych 80 % emerytów.

9.9. Z wyjątkiem Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich oraz Europejskiego Inspektora Ochrony Danych, odnotowano pewne braki w systemach nadzoru i kontroli dotyczących zamówień. 9.9. ODPOWIEDZI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Parlament odnotowuje obserwacje Trybunału oraz dokona wysiłków w celu usprawnienia swoich procedur. 9.9. ODPOWIEDZI RADY Sekretariat Generalny uważa, że nie istnieją argumenty na poparcie oświadczenia Trybunału, że znaleziono nieliczne usterki w systemie nadzoru i kontroli zamówień publicznych. Sekretariat Generalny ustanowił organ wewnętrzny skupiony wokół DGAIV/Jednostki ds. Zamówień Publicznych, który zapewnia stosowanie, ze ścisłym poszanowaniem zasad, procedur przetargowych umożliwiających konkurencję i mających na celu wybór najbardziej opłacalnych rozwiązań. W świetle corocznego audytu Trybunał zgłosił jedną uwagę do kwestii zamówień publicznych związaną z interpretacją rozporządzenia finansowego, która jednakże nie wiąże się z jakością wewnętrznego systemu kontroli. 9.9. ODPOWIEDZI KOMISJI W Komisji wszystkie zainteresowane służby podjęły środki zaradcze: — coroczne instrukcje dla Przedstawicielstw zostaną poddane ponownej kontroli, aby wszystkie Przedstawicielstwa dostarczały Centrali wystarczających informacji ex ante; — wprowadzone zostały dwie dodatkowe kontrole, jedna ex ante i jedna ex post, w celu uzupełnienia systemu kontroli w dziedzinie informatycznych procedur przetargowych; — w 2005 r. podjęto środki odnośnie do zamówień artykułów biurowych w celu zapewnienia zgodności z art. 126 przepisów wykonawczych rozporządzenia finansowego, sporządzono plan przetargów na lata 2005–2006, a na przestrzeni całego roku przeprowadzano kontrole ex post. 9.9. ODPOWIEDZI TRYBUNAŁU SPRAWIEDLIWOŚCI Administracja Trybunału Sprawiedliwości dołoży starań, by nasilić jeszcze bardziej kontrole w zakresie udzielanych zamówień oraz prowadzić szkolenie osób administrujących tymi sprawami. 9.9. ODPOWIEDZI KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO Jedną z przyczyn występujących słabości w zakresie planowania zamówień oraz zarządzania kontraktami była zbyt duża decentralizacja odpowiedzialności/zadań związanych z obsługą zamówień i kontraktów, polegająca na ich przydziale do różnych działów, które nie mają odpowiedniego przygotowania specjalistycznego w tej dziedzinie. Na początku 2004 r. zaproponowano utworzenie nowego działu odpowiedzialnego za koordynację obsługi i czynności dotyczących finansów i kontraktów w ramach służb wspólnych Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego i Komitetu Regionów, które zarządzają większością zadań związanych z zamówieniami publicznymi w EKES. Dział został formalnie utworzony dnia 1 listopada 2004 r. i po przeprowadzeniu rekrutacji stał się w pełni operacyjny w lutym 2005 r. W dziale przewidziano dwa całkiem nowe stanowiska, których zakres zadań sprowadza się szczególnie do zarządzania zamówieniami i kontraktami w służbach wspólnych. Należy także odnotować, iż niektóre z wykrytych słabości były częściowo spowodowane wpływem w ciągu 2004 r. na pracę różnych służb działań związanych z rozszerzeniem oraz zmiany lokalizacji budynków obu Komitetów.

Uwagi dotyczące transakcji

9.10. Kontrola Trybunału objęła wynagrodzenia pracowników, przelewy części pensji powiększonych o współczynnik korygujący na rachunki bankowe w Państwach Członkowskich innych niż Państwa Członkowskie, w których pracownicy są zatrudnieni, rekrutację, świadczenia dodatkowe dla członków instytucji oraz wydatki na udzielanie zamówień.

9.11. Stwierdzono kilka przypadków powodujących długotrwały efekt finansowy w zakresie wynagrodzenia pracowników, gdzie wydatki nie były uzasadnione: 9.11 oraz 9.12. ODPOWIEDZI KOMISJI Patrz: odpowiedź na pkt 9.7 oraz pkt 9.8. 9.11.

a) zaszeregowanie pracowników niezgodne z przepisami Regulaminu pracowniczego lub Warunkami zatrudnienia innych pracowników (6), przyznawanie specjalnej podwyżki pensji dla dyrektorów osobom, które nie wykonywały zadań związanych z zarządzaniem personelem (4); a) ODPOWIEDZI KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO W odniesieniu do zaszeregowania pracowników do różnych kategorii uwaga Trybunału odnosi się do zaniedbania związanego z ponownym zaszeregowaniem pracownika na kontrakcie czasowym zgodnie z postanowieniami przejściowymi nowego Regulaminu pracowniczego. Błąd ten został skorygowany. Ponadto kontrola ex post wykazała, iż był to odosobniony przypadek. W odniesieniu do nominacji kierowników działów Regulamin pracowniczy nie przewiduje żadnej minimalnej liczby pracowników podlegających kierownikowi działu. W EKES, który jest małą instytucją, występują następujące możliwości zarządzania: celem zwiększenia indywidualnej motywacji i zbiorowej efektywności, kierownicy działów ponoszą pełną odpowiedzialność za organizację i rozwój działalności w ramach ich dziedzin, jak również za zarządzanie pracownikami. Zgodnie z decyzją EKES nr 442/04 A, na stanowisko kierownika działu w EKES może zostać wybrany pracownik, który: — jest w znacznym stopniu odpowiedzialny za kształtowanie, rozwój i realizację polityk EKES lub posiada znaczący zakres odpowiedzialności w obszarach newralgicznych, albo — posiada znaczący zakres obowiązków w dziedzinie zarządzania pracownikami lub finansami lub też wykonuje zadania intendenta w rozumieniu rozporządzenia finansowego, w ważnych obszarach działania lub w odniesieniu do dużych kwot, albo — zarządza jednostką administracyjną liczącą co najmniej 9 urzędników. Zatem zgodnie z wyżej wymienioną decyzją kierownik audytu wewnętrznego oraz kierownik działu prawnego zostali mianowani na stanowisko kierownicze, przy uwzględnieniu zakresu i charakteru ich obowiązków służbowych.

b) przyznanie prawa do przelewu części pensji z zastosowaniem współczynnika korygującego, przyznane bez konieczności uzasadnienia całości lub części przelewanej kwoty (7). b) ODPOWIEDZI RADY Trybunał Obrachunkowy zgłosił tę samą uwagę, jaką zaprezentowano w ust. 9.7. Ponadto, jako że Sekretariat Generalny corocznie systematycznie wymaga przedstawiania nowych dokumentów pomocniczych, nie ma uzasadnienia wniosek, że kilka przypadków stwierdzonych przez Trybunał będzie miało długotrwałe konsekwencje finansowe dla wynagrodzeń pracowników. ODPOWIEDZI TRYBUNAŁU SPRAWIEDLIWOŚCI W tym zakresie odsyła się do odpowiedzi udzielonej w pkt 9.7. ODPOWIEDZI KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO Prosimy o odniesienie się do uwag EKES dotyczących pkt 9.7.

9.12. Charakter i rodzaj stwierdzonych błędów potwierdzają braki w funkcjonowaniu systemów nadzoru i kontroli wymienione powyżej i dostarczają wskazówek na temat wymaganej poprawy.

Roczne sprawozdania z działalności i oświadczenia delegowanych urzędników zatwierdzających

9.13. W 2004 r. nastąpił postęp w sposobie sporządzania rocznych sprawozdań z działalności i deklaracji delegowanych urzędników zatwierdzających. Niektóre z nich zawierały zastrzeżenia, a większość z nich uwagi na temat pewnych braków w systemach nadzoru i kontroli. W przypadku niektórych instytucji Trybunał nie mógł uwzględnić rocznych sprawozdań z działalności, gdyż nie zostały one sporządzone przed zakończeniem kontroli Trybunału (8). 9.13. ODPOWIEDZI KOMISJI Komisja odnotowuje ocenę Trybunału odnoszącą się do postępów poczynionych w 2004 r. w sposobie sporządzania rocznych sprawozdań z działalności służb i ich terminowego przedstawienia. Roczne sprawozdania z działalności służb Komisji zawierały kilka zastrzeżeń i uwag dotyczących ogólnych wydatków administracyjnych. Zdaniem Komisji niedociągnięcia stwierdzone na poziomie systemów nadzoru i kontroli nie wpływają zasadniczo na zgodność z prawem i prawidłowość podstawowych transakcji. 9.13. ODPOWIEDZI TRYBUNAŁU SPRAWIEDLIWOŚCI Jeśli chodzi o roczne sprawozdanie z działalności, należy przypomnieć, że data 15 czerwca przewidziana w art. 60 ust. 7 rozporządzenia finansowego na przesłanie władzy budżetowej podsumowania rocznych sprawozdań z działalności wiąże wyłącznie Komisję. Roczne sprawozdanie z działalności sporządzone przez delegowanego urzędnika Trybunału Sprawiedliwości zostało przesłane do jego instytucji w dniu 21 czerwca 2005 r. Jeśli w przyszłości Trybunał Obrachunkowy wyrazi życzenie otrzymania rocznego sprawozdania w określonej dacie, Trybunał Sprawiedliwości dołoży starań, aby zadośćuczynić temu życzeniu.

Uwagi szczegółowe

9.14. Część ta dotyczy szczegółowych uwag odnoszących się do każdej z instytucji.

Parlament

9.15. Punkty 9.6 i 9.9 mają zastosowanie do Parlamentu. Zatwierdzenie wydatków w zakresie udzielania zamówień w kilku przypadkach nie funkcjonowało jak należy. W jednym z przypadków wypłacona kwota była zawyżona o 0,7 mln euro. 9.15. ODPOWIEDZI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Odpowiedzi Parlamentu odnośnie do pkt 9.6 i 9.9 znajdują się powyżej. Natomiast odnośnie do wymienionej kwoty jest ona rezultatem redukcji podstawy podatku VAT od płatności związanej z dziedziczną dzierżawą budynku D4-D5 przyznaną przez władze Belgii po długich, zakończonych ze zwłoką negocjacjach. Na poziomie politycznym porozumienie odnośnie do redukcji podstawy osiągnięto niedługo przed podpisaniem umowy. Przez kilka dni po uiszczeniu opłat związanych z umową trzeba było czekać na otrzymanie zawiadomienia od odpowiednich organów fiskalnych, tak aby spółka mogła wystawić notę kredytową i nowy rachunek. W rezultacie kwota 701 537,76 euro została potraktowana jako zaliczka, zgodnie z warunkami umowy podpisanej ze spółką.

9.16. Podobnie jak w przeszłości (patrz: pkt 9.21 i 9.22 sprawozdania rocznego Trybunału za 2002 r.), zaobserwowano braki w systemach nadzoru i kontroli dotyczących płatności świadczeń dodatkowych dla posłów do Parlamentu Europejskiego. Zastosowane procedury nie zagwarantowały, że dochód uzyskiwany przez byłych posłów do Parlamentu Europejskiego z tytułu pewnych rodzajów działalności (pełnienie płatnego urzędu w instytucji międzynarodowej; uczestnictwo we władzach krajowych lub regionalnych itp.) był odliczany od przejściowej odprawy posłów. 9.16. ODPOWIEDZI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Odnośnie do dodatku na sekretariat w 2004 r. zatwierdzono nowe zmiany przepisów ZKPD, których celem jest wzmocnienie kontroli wypłaty dodatków, w szczególności w odniesieniu do umów o świadczenie usług. W lipcu 2005 r. Kolegium Kwestorów zatwierdziło przepisy wykonawcze w odniesieniu do tych zmian, co pozwoli wydziałowi zarządzającemu na ich wdrożenie. Jeśli chodzi o odprawę dla posłów, Parlament zdaje sobie sprawę z istnienia pewnego ryzyka. W celu dalszego zminimalizowania tego ryzyka wdrożono już pewne przepisy, a inne są w planach.

Rada

9.17. Punkty 9.4, 9.6, 9.7, 9.8, 9.9 i 9.11 mają zastosowanie do Rady. Rada nie ustanowiła minimalnych standardów kontroli wewnętrznej (art. 60 ust. 4 rozporządzenia finansowego), nie przygotowała także kart zawierających zadania, prawa i obowiązki księgowego oraz administratora środków zaliczkowych (art. 44 przepisów wykonawczych). 9.17. ODPOWIEDZI RADY Odpowiedzi Sekretariatu Generalnego na ust. 9.4, 9.6, 9.8, 9.9 i 9.11 zostały przedstawione powyżej. Ponadto należy zauważyć, że Rada niedawno ustanowiła wykaz zadań, praw i obowiązków księgowego oraz podręcznik obsługi konta zaliczkowego.

9.18. Dodatkowy urlop roczny przyznany do dnia 31 grudnia 1997 r. jako rekompensata za godziny nadliczbowe jest wypłacany po przejściu na emeryturę, jeżeli urzędnik nie wykorzystał dodatkowego urlopu. Ponieważ pracownicy kategorii A i B nie są uprawnieni do rekompensaty za godziny nadliczbowe, płatności takie są niezgodne z art. 56 Regulaminu pracowniczego. Pod koniec 2004 r. łączna długość niewykorzystanego jeszcze rocznego urlopu przyznanego do dnia 31 grudnia 1997 r. jako rekompensata za godziny nadliczbowe wynosiła ok. 11 800 dni. We wrześniu 2004 r. za dodatkowy urlop roczny niewykorzystany przez urzędników kategorii A i B przechodzących na emeryturę w tym miesiącu wypłacono kwotę około 95 000 euro. 9.18. ODPOWIEDZI RADY Sekretariat Generalny przewiduje stopniową eliminację zwolnień wyrównawczych dla pracowników kategorii A i B przyznanych przed 31 grudnia 1997 r.; ostatni krok w tym kierunku został przedstawiony w biuletynie dla personelu (ang. staff note) 80/05 z 17 maja 2005 r. Od początku roku 2005 wymiar tych zwolnień zmniejszył się o 2 500 dni i w dniu 7 września 2005 r. wynosił 9 317,5 dnia.

9.19. Punkt 9.9 ma zastosowanie do Komisji. Trybunał zauważył także pewne niedociągnięcia w funkcjonowaniu systemów nadzoru i kontroli w Urzędzie Publikacji, gdzie zaobserwowano różnice pomiędzy ilością papieru odnotowaną w stanie magazynu, a faktycznie istniejącą w magazynie; niedostarczone egzemplarze publikacji zostały zapłacone, a możliwość korekty cen, przewidziana w umowach w przypadku spadku cen rynkowych papieru lub surowców, nie została wykorzystana. 9.19. ODPOWIEDZI KOMISJI Urząd Publikacji przyjmuje uwagi Trybunału w sprawie widocznych różnic między danymi na temat poziomu odnotowanego w systemie zarządzania zasobami Urzędu i faktycznym stanem zasobów w jego dwóch różnych magazynach. Wspomniane różnice wynikają z błędnego zapisu w systemie zarządzania zasobami. Aktualnie trwają prace nad nowym oprogramowaniem do zarządzania zasobami, których większość została obecnie przeniesiona z powrotem do głównych budynków Urzędu. Urząd Publikacji przyjmuje uwagi Trybunału w sprawie wynoszącej 1,4 % różnicy stwierdzonej w dostarczonej ilości egzemplarzy publikacji i podejmie kroki zmierzające do poprawienia obiegu informacji w celu wykluczenia tego typu błędów w przyszłości. Urząd Publikacji przyjmuje uwagi Trybunału odnoszące się do korekty cen; będzie zwracał na to w przyszłości uwagę.

Trybunał Sprawiedliwości

9.20. Punkty 9.4, 9.7, 9.9, 9.11 i 9.13 mają zastosowanie do Trybunału Sprawiedliwości. Trybunał Sprawiedliwości przyjął standardy kontroli wewnętrznej w marcu 2004 r. Pięć z nich nie zostało jednak wdrożonych. W jednym z przypadków, dotyczącym indeksacji czynszów, brak dokumentów poświadczających dołączanych do poleceń zapłaty czynszu oraz niewystarczający monitoring umowy najmu spowodowały, że Trybunał Sprawiedliwości musiał zapłacić wynajmującemu we wrześniu 2004 r. sumę 716 000 euro za zaległości w opłatach czynszowych, z powodu nieindeksowania czynszu od 1999 r. 9.20. ODPOWIEDZI TRYBUNAŁU SPRAWIEDLIWOŚCI W zakresie standardów kontroli wewnętrznej odsyła się do odpowiedzi udzielonej w pkt 9.4. W zakresie indeksacji czynszów wyjaśnia się jak niżej. Do roku 1999, z wyjątkiem lat: 1983, 1984 oraz 1994, w trakcie których obowiązywała blokada czynszów, Trybunał waloryzował kwotę należną do zapłaty tytułem czynszu za budynek Palais, zgodnie z pismem wysyłanym przez służby właściciela tj. państwa luksemburskiego (10). Przed otrzymaniem tego pisma, podczas sporządzania wstępnego projektu budżetu na każdy rok, przeprowadzane było oszacowanie czynszu należnego za dany rok na podstawie prognozy zmian współczynnika przyjmowanego dla indeksacji czynszu. Wskutek opuszczenia budynku Palais w 1999 r. został zawarty drugi aneks do umowy najmu budynku Palais, aby uwzględnić zajęcie budynku zastępczego (budynek T) na takich samych warunkach, co budynku Palais. Począwszy od 2001 r., kierowano do władz luksemburskich pisma wzywające je wobec tej nowej sytuacji do zajęcia stanowiska w zakresie stosowania art. III umowy najmu przewidującego waloryzację czynszu z uwzględnieniem zmian współczynnika odniesienia. Dopiero pismem z dnia 28 września 2004 r. Receveur des domaines udzielił odpowiedzi, żądając zapłaty czynszu należnego za lata 1999–2004 wskutek jego waloryzacji zgodnie ze zmianą tego współczynnika.

9.21. Kontroler wewnętrzny pełni funkcję kierownika „jednostki weryfikującej”, która prowadzi kontrole ex ante działań urzędnika zatwierdzającego. Takie zaangażowanie w prowadzenie operacji finansowych nie jest zgodne z zadaniami niezależnego kontrolera wewnętrznego. Od mianowania w 2003 r. kontroler wewnętrzny nie ukończył żadnej kontroli zawartej w jego programie pracy. 9.21. ODPOWIEDZI TRYBUNAŁU SPRAWIEDLIWOŚCI Kontrola ex ante oraz audyt wewnętrzny są sprawowane przez różne osoby. Przypomina się, że mając na względzie rozmiar Trybunału, postanowiono poddać kontrolerów zwierzchnictwu administracyjnemu jednego urzędnika, mianowanego również audytorem wewnętrznym. Owa odpowiedzialność administracyjna nie uchybia wcale niezależności audytora wewnętrznego w sprawowaniu jego zadań w zakresie audytu. Prawdą jest, że w 2004 r. służba audytu wewnętrznego borykała się z niedostatkami wykwalifikowanego personelu, co sprawiło, że niemożliwe było zrealizowanie planowanych zadań z zakresu audytu. Wysiłki podjęte celem zaradzenia temu problemowi doprowadziły do zatrudnienia w grudniu 2004 r. jednego audytora w charakterze członka personelu pomocniczego oraz w czerwcu 2005 r. jednego audytora w charakterze pracownika czasowego. Wreszcie urzędnik grupy zaszeregowania A* pozyskany z listy rezerwowej wzmocnił właśnie ten zespół we wrześniu 2005 r. Służba ta jest obecnie w stanie w pełni wykonywać swoje zadania.

Trybunał Obrachunkowy

9.22. Trybunał Obrachunkowy jest poddawany kontroli przez zewnętrzną firmę audytorską, która wydała „certyfikat potwierdzający prawidłowość i rzetelność sprawozdań finansowych na dzień 31 grudnia 2004 r.”, do którego dołączono „sprawozdanie dotyczące procedur administracyjnych i księgowych, rzetelności zarządzania finansami oraz systemu kontroli wewnętrznej”. W sprawozdaniu tym stwierdza się, że w opinii audytora „stosowanie obowiązujących zasad kontroli wewnętrznej zapewnia właściwą realizację celów operacyjnych, sporządzanie rzetelnych sprawozdań finansowych, jak również zgodność z obowiązującymi przepisami”. Certyfikat i sprawozdanie zostaną opublikowane w Dzienniku Urzędowym.

Komitet Ekonomiczno-Społeczny

9.23. Punkty 9.6, 9.7, 9.8, 9.9 i 9.11 mają zastosowanie do Komitetu Ekonomiczno-Społecznego. Standardy kontroli wewnętrznej zostały zatwierdzone w lipcu 2004 r. Nie podjęto jeszcze wszystkich działań koniecznych do pełnego ich zastosowania. 9.23. ODPOWIEDZI KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO Prosimy o odniesienie się do uwag EKES dotyczących tych punktów jak i pkt 9.4.

Komitet Regionów

9.24. Punkty 9.6, 9.7, 9.9, 9.11 i 9.13 mają zastosowanie do Komitetu Regionów. Standardy kontroli wewnętrznej zostały zatwierdzone w listopadzie 2004 r. Nie podjęto jeszcze wszystkich działań koniecznych do pełnego ich zastosowania. Funkcja kontroli wewnętrznej była pełniona przez pracownika tymczasowego, zatrudnionego na podstawie odnawialnej umowy krótkoterminowej. W maju 2005 r. kontrolerem wewnętrznym został mianowany jeden z urzędników. 9.24. ODPOWIEDZI KOMITETU REGIONÓW Przez cały 2004 r. KR podejmował wszelkie możliwe starania w celu zatrudnienia nowego audytora wewnętrznego, jak również pozostałego personelu do Działu audytu wewnętrznego. Jednakże z uwagi na bardzo niewielką liczbę urzędników posiadających stosowne uprawnienia, ubiegających się o nieobsadzone stanowiska, stałe obsadzenie wakatów było niemożliwe.

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich i Europejski Inspektor Ochrony Danych

9.25. Kontrola nie dała podstaw do wydania jakichkolwiek uwag.

Ogólne uwagi i zalecenia

9.26. Wszystkie instytucje wprowadziły udoskonalenia służące dostosowaniu swoich systemów nadzoru i kontroli do wymogów nowego rozporządzenia finansowego. Jednakże obszary ryzyka zidentyfikowane w 2003 r., powiązane z wdrożeniem rozporządzenia finansowego (11), wraz z obszarami ryzyka wynikającymi z wprowadzenia nowego Regulaminu pracowniczego oraz skomputeryzowanych systemów obliczania pensji i emerytur (patrz: pkt 9.6) nie zostały odpowiednio uwzględnione w systemach nadzoru i kontroli w 2004 r. 9.26. ODPOWIEDZI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Pełne dostosowanie się do wymogów nowego rozporządzenia finansowego zajmie trochę czasu. Wprowadzenie systemu obliczania wynagrodzeń NAP oraz nowego Regulaminu pracowniczego podwyższyło ryzyko w 2004 r., ale trudności wynikały głównie z początkowych problemów technicznych związanych z systemem NAP czy problemów związanych z interpretacją przepisów Regulaminu pracowniczego i nasze służby wiedziały o nich. Trudności interpretacyjne rzeczywiście spowodowały znaczną liczbę zwrotów, jednak ilość pozostawionych błędów wydaje się niewielka, głównie dzięki kontroli nad decyzjami uprawnionych organów. Jednakże systemy nadzoru i kontroli, a zwłaszcza kontrole płac ex post należy jeszcze dodatkowo wzmocnić. 9.26. ODPOWIEDZI KOMISJI Przy okazji stopniowego wprowadzania nowego systemu wynagrodzeń w 2003 r. i na początku 2004 r. powstał nowy element ryzyka; ryzyko takie jest nie do uniknięcia przy okazji wdrażania nowego programu komputerowego. Służby Komisji przeprowadziły kontrolę programu w oparciu o liczne (przeprowadzone metodą tradycyjną) kontrole różnych wstępnych obliczeń wynagrodzeń miesięcznych, natychmiastową korektę stwierdzonych przez informatyków błędów, dokonaną przed końcowym obliczeniem wynagrodzeń miesięcznych i ich wypłatą pracownikom. Liczba błędów stwierdzonych ex post była bardzo nieznaczna. Wprowadzanie nowego systemu obliczania wynagrodzeń wymagało przeniesienia kontroli jakości danych uzyskanych w systemie wynagrodzeń do systemów administrowania uprawnieniami, które następnie automatycznie przesyłały dane za pośrednictwem interfejsu do systemu wynagrodzeń. W trakcie 2003 r. kontrole na miejscu zostały poddane ocenie i zreorganizowane w celu zagwarantowania, że począwszy od dnia 1 stycznia 2004 r., zasady rozporządzenia finansowego dotyczące wprowadzania i kontroli ex ante na poziomie systemów administracyjnych będą przestrzegane.

9.27. Trybunał zidentyfikował często występujące błędy, głównie o charakterze formalnym. Zidentyfikowane błędy dotyczące legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń nie miały istotnego wpływu na całość wydatków administracyjnych. 9.27. ODPOWIEDZI KOMISJI Komisja zauważa, że stwierdzone błędy natury formalnej nie wpływają zasadniczo na wydatki administracyjne. Będzie jednak nadal podejmować odpowiednie środki mające na celu wykluczenie ponownego ich wystąpienia.

9.28. Na podstawie wyników swojej kontroli Trybunał uważa, że w celu zaradzenia zidentyfikowanym obszarom ryzyka należy poprawić systemy nadzoru i kontroli dotyczące następujących obszarów: 9.28.

a) dokumentacja procedur; a) ODPOWIEDZI KOMISJI W związku z poprzednimi uwagami Trybunału Komisja podjęła szczególne działanie mające na celu udokumentowanie swoich procedur administracyjnych w ramach zarządzania zasobami ludzkimi. Wyniki tego działania zostaną przedstawione na nowej stronie internetowej „Personel i administracja”, która będzie stopniowo udostępniana w sieci od końca 2005 r. a) oraz b) ODPOWIEDZI KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO Jak już stwierdzono w uwagach EKES na temat sprawozdania rocznego Trybunału dotyczącego budżetu na 2003 r. (pkt 9.40 b)), wiele procedur już istnieje i zostało faktycznie udokumentowanych. W podręczniku EKES dotyczącym analizy ryzyka ustanowienie pisemnych procedur zostało uznane jako standardowy środek ograniczenia ryzyka. Zatem jest to ciągła konieczność. W skonsolidowanym planie działania zatwierdzonym pod koniec 2004 r. przygotowanie opisów szeregu procedur zostało zaplanowane na rok 2005.

b) zdefiniowanie charakteru dokumentów poświadczających, co powinno umożliwić sprawdzenie, czy wydatki są zgodne z warunkami umów lub przepisami; b) ODPOWIEDZI KOMISJI Przedmiotowe zalecenie zostało już wzięte pod uwagę przy okazji sporządzania projektów nowych szczególnych umów, na przykład projektu odnoszącego się do umowy ramowej w sprawie instalowania dodatkowych przewodów i instalacji w budynku Jean Monnet. Koszty usług zostały dokładnie wyszczególnione w celu uniknięcia ryzyka, o którym mowa w sprawozdaniu Trybunału.

c) zaszeregowanie pracowników zgodnie z nowym Regulaminem pracowniczym; c) oraz d) ODPOWIEDZI KOMISJI Patrz: odpowiedź na pkt 9.7 oraz pkt 9.8. Komisja czuwa jednakże ze swojej strony nad właściwym wykonaniem nowych przepisów. c) ODPOWIEDZI KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO Prosimy o odniesienie się do uwag EKES dotyczących pkt 9.11.

d) wynagrodzenie, w szczególności wypłacanie świadczeń dodatkowych oraz przelewanie części uposażeń pracowników z zastosowaniem współczynnika korygującego. d) ODPOWIEDZI KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO Prosimy o odniesienie się do uwag EKES dotyczących pkt 9.7.

9.28. ODPOWIEDZI KOMITETU REGIONÓW Komitet Regionów w pełni zastosuje się do zaleceń Trybunału zawartych w pkt 9.28 projektu sprawozdania pokontrolnego oraz kontynuować będzie wysiłki zmierzające do poprawy istniejącej dokumentacji procedur, szczególną uwagę poświęcając kwestii weryfikacji ex post dotyczących prawidłowości wydatków.

Najważniejsze uwagi ze sprawozdań specjalnych

Sprawozdanie specjalne nr 1/2005 dotyczące zarządzania Europejskim Urzędem ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)

9.29. Sprawozdanie specjalne Trybunału wraz z odpowiedziami Komisji zostało opublikowane w Dz.U. C 202 z dnia 18 sierpnia 2005 r.

Sprawozdanie specjalne nr 5/2005 dotyczące kosztów tłumaczeń ustnych ponoszonych przez Parlament, Komisję i Radę

9.30. Celem kontroli Trybunału była ocena należytego zarządzania finansami w zakresie tłumaczeń ustnych w Parlamencie, Komisji i Radzie. 9.30. ODPOWIEDZI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Zasada pełnej wielojęzyczności, zgodnie z potrzebami Parlamentu, wiąże się z poważnymi kosztami, które są w dużej mierze wynikiem politycznych decyzji w odniesieniu do organizacji prac (harmonogramy i miejsca pracy) oraz konieczności wykazania się szybką reakcją wobec czasami trudnych do przewidzenia sytuacji politycznych. Jednakże w celu poprawy warunków korzystania z usług służb odpowiedzialnych za tłumaczenia ustne, Parlament ustalił pewne ramy, które znajdują się w Kodeksie postępowania przyjętym w 1999 r. oraz zmienionym w roku 2004. Z drugiej strony służby Parlamentu angażują się w poprawę kontroli nad kosztami związanymi z angażowaniem tłumaczy ustnych, zwłaszcza nad kosztami podróży. Przyczynia się do tego również tworzenie osobnej jednostki międzyinstytucjonalnej odpowiedzialnej za wynagrodzenia i wszelkie zwroty dla tłumaczy ustnych w ramach personelu pomocniczego. Ponadto służby Parlamentu, korzystające z usług tłumaczy ustnych, zapoznają się z najlepszymi praktykami zaobserwowanymi w innych instytucjach w celu lepszego planowania prac, z poszanowaniem wspomnianych wyżej wymogów politycznych. 9.30. ODPOWIEDZI RADY Sekretariat Generalny pragnie wskazać, że poza wymaganiem większej przezorności od organizatorów spotkań możliwe jest dokonanie dalszych oszczędności związanych z tłumaczeniem ustnym. Zgodnie ze sprawozdaniem specjalnym Trybunału istnieją inne sposoby dokonywania oszczędności, takie jak obniżenie kosztów związanych z wykorzystaniem tłumaczy zatrudnianych na poszczególne spotkania (ACI) czy lepsza współpraca między instytucjami.

9.31. Kontrola wykazała, że jakość tłumaczeń w większości przypadków spełnia potrzeby i oczekiwania, należy jednak podjąć pewne działania w celu redukcji kosztów i unikania świadczenia usług, które zostały zamówione, ale niewykorzystane. Chociaż kontrolowanym instytucjom udało się ograniczyć ilość tłumaczeń ustnych, mogłyby one dokonać dalszych oszczędności, poprzez unikanie późnego odwoływania spotkań, składania zamówień w ostatniej chwili, nierównomiernego rozkładania spotkań w ciągu tygodnia i roku oraz nadmiernych kosztów podróży pomocniczych tłumaczy konferencyjnych. Ponieważ elementy te pozostają w dużej mierze poza kontrolą departamentów tłumaczeń ustnych, oszczędności można dokonać jedynie poprzez większą przezorność ze strony organizator ów spotkań. 9.31. ODPOWIEDZI KOMISJI Komisja będzie nadal prowadzić swoją politykę kontroli kosztów, używając przy tym podejścia „rzeczywistych potrzeb” i będzie wzmagać dążenia do zmniejszenia liczby przypadków, gdzie tłumaczenie zostało zamówione a nie wykorzystane. We współpracy ze służbami tłumaczeniowymi innych instytucji Komisja będzie się starała lepiej wykorzystywać zasoby ludzkie i, do czasu porozumienia między tymi instytucjami w sprawie renegocjacji aktualnych umów, będzie dążyć do redukcji kosztów związanych z pomocniczymi tłumaczami konferencyjnymi, a zwłaszcza kosztów podróży.

AGENCJE I INNE ORGANY ZDECENTRALIZOWANE

9.32. Kontrola agencji i innych organów zdecentralizowanych Unii Europejskiej jest przedmiotem specjalnych sprawozdań rocznych (12). Budżet agencji i innych organów zdecentralizowanych wyniósł w 2004 r. 872,3 mln euro, wobec 778 mln euro w 2003 r. Przyznane stanowiska łącznie wzrosły z 2 009 w 2003 r. do 2 233 w 2004 r. Główne dane na temat agencji i organów zdecentralizowanych zostały przedstawione w tabeli 9.3 (13).

Tabela 9.3 — Agencje i inne organy zdecentralizowane UE — Główne dane Agencje i inne organy zdecentralizowane Unii Europejskiej Siedziba Rok utworzenia Budżet (w mln euro) Przyznana liczba stanowisk 2004 2003 2004 2003 Europejskie Centrum Rozwoju Szkolenia Zawodowego Saloniki 1975 16,6 14,7 88 83 Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy Dublin 1975 18,1 16,8 91 88 Europejska Agencja Ochrony Środowiska Kopenhaga 1990 33,6 27,5 115 111 Europejska Fundacja Kształcenia Turyn 1990 18,4 17,2 104 104 Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (14) Lizbona 1993 12,2 10,5 77 63 Europejska Agencja ds. Oceny Produktów Leczniczych Londyn 1993 99,1 84,2 314 287 Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej Luksemburg 1994 29,8 29,0 181 158 Wspólnotowy Urząd Odmian Roślin Angers 1994 11,3 11,1 38 35 Urząd Harmonizacji w ramach Rynku Wewnętrznego Alicante 1994 190 157,4 675 675 Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Bilbao 1995 10,7 14,6 38 33 Europejskie Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii Wiedeń 1997 7,9 6,6 34 30 Europejska Agencja Odbudowy (15) Saloniki 2000 374,6 358,6 114 120 Eurojust Haga 2002 9,3 8,1 76 53 Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego Kolonia (16) 2002 11,3 4,7 95 80 Europejska Agencja Bezpieczeństwa Morskiego Lizbona (16) 2002 13,3 4,5 55 40 Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności Parma (16) 2002 29,1 12,6 138 49 Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji (17) Heraklion (16) 2003 — — — — Europejska Agencja Kolejowa (17) Valenciennes 2003 — — — — Ogółem 885,3 778,1 2 233 2 009

9.33. Odnotowano przypadki nieprzestrzegania zasady jednoroczności budżetowej, w szczególności niewystarczająco uzasadnionego przenoszenia środków. Trybunał odnotował także kilka przypadków nieprzestrzegania zasady specyfikacji (nieprawidłowe lub niewystarczająco uzasadnione przesunięcia środków), zasady uniwersalności (dokonano wzajemnego potrącenia środków wpisywanych do budżetu z wydatkami ujemnymi) oraz zasady rzetelności budżetowej (kwoty wpisywane do budżetu, które nie odpowiadały wymogom roku obrachunkowego). 9.33 oraz 9.34. ODPOWIEDZI KOMISJI Agencje i inne „organy zdecentralizowane” są niezależne i posiadają oddzielną procedurą udzielania absolutorium na wydatki administracyjne. W związku z tym uwagi Trybunału dotyczą samych agencji. Na wniosek z ich strony Komisja jest w stanie udzielić agencjom koniecznego wsparcia w dziedzinie wykładni i interpretacji rozporządzenia oraz wprowadzenia systemu kontroli wewnętrznej.

9.34. Trybunał zauważył, że w niektórych przypadkach systemy kontroli wewnętrznej opracowane w agencjach i organach zdecentralizowanych wymagały poprawy, w szczególności z powodu braku odpowiednich analiz ryzyka.

9.35. Trybunał odnotował liczne niedociągnięcia w zakresie rekrutacji pracowników oraz procedur udzielania zamówień publicznych: procedury zastosowane przy doborze kandydatów lub oferentów były nieprawidłowe lub niedostatecznie uzasadnione; decyzje dotyczące przyjęcia lub odrzucenia kandydatur lub ofert oferentów były niewystarczająco umotywowane. Ponadto przeprowadzona przez Trybunał kontrola akt poszczególnych pracowników wykazała, że dokumenty uzasadniające przyznanie świadczeń dodatkowych lub uprawnień finansowych nie były systematycznie uaktualniane. 9.35. ODPOWIEDZI KOMISJI Agencje są zobowiązane do przestrzegania przepisów ogólnego rozporządzenia finansowego w dziedzinie udzielania zamówień. Z uwagi na fakt, że rok 2004 był drugim rokiem obowiązywania nowego rozporządzenia finansowego oraz rozporządzenia wykonawczego, kilka agencji, zwłaszcza tych niedawno stworzonych, borykało się z problemami okresu przejściowego. W czasie tego okresu Komisja udzielała wspomnianym agencjom i organom pełnego wsparcia. Pewna liczba agencji, aczkolwiek nie wszystkie, skorzystała z proponowanych usług.

9.36. Prawie jedna trzecia agencji i organów zdecentralizowanych przedstawiała swoje sprawozdania finansowe w oparciu o zasadę memoriału. Pozostałe są z reguły na właściwej drodze do przygotowania rozliczeń z wykorzystaniem tej metody księgowania w 2005 r., jak przewiduje to nowe rozporządzenie finansowe. W przypadku agencji i organów zdecentralizowanych, przygotowujących rozliczenia metodą memoriałową, odnotowano problemy w identyfikowaniu przeniesień, uznawanych za koszty roku obrachunkowego. 9.36. ODPOWIEDZI KOMISJI Wspólnotowe zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji w grudniu 2004 r. obowiązują wszystkie organy objęte przepisami art. 185 rozporządzenia finansowego. Komisja nadal regularnie udziela agencjom i innym organom zdecentralizowanym wskazań w celu przygotowania ich do prowadzenia rachunkowości zgodnie z zasadą memoriałową oraz do wymogów konsolidacji. Komisja przekazała agencjom i innym organom zdecentralizowanym odnośną dokumentację ułatwiającą odnotowanie zmian, jakie mają zostać przeprowadzone, przede wszystkim kwestionariusz rachunkowości Międzynarodowych standardów rachunkowości dla sektora publicznego (IPSAS), przyszły pakiet sprawozdawczy w celu konsolidacji oraz wytyczne i formularz zawierające wskazania odnośnie do bilansu otwarcia na dzień 1 stycznia 2005 r. Współpraca z agencjami i innymi organami zdecentralizowanymi będzie dalej zacieśniana w drugiej połowie 2005 r., aby ich pierwsza konsolidacja przebiegła pomyślnie.

9.37. Pomiędzy poszczególnymi agencjami i organami zdecentralizowanymi występują różnice w jakości monitoringu środków trwałych. W przypadku niektórych z nich właściwy system monitoringu nie został jeszcze ustanowiony, w przypadku innych — wymogi wprowadzonego systemu nie są odpowiednio przestrzegane. Spowodowało to różnice pomiędzy zapisami księgowymi a stanem fizycznym. 9.37. ODPOWIEDZI KOMISJI Komisja podkreśla, że ostateczną odpowiedzialność za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego ponoszą księgowi poszczególnych agencji i innych organów zdecentralizowanych.

SZKOŁY EUROPEJSKIE

9.38. Kontrola Szkół Europejskich prowadzona przez Trybunał jest przedmiotem odrębnego sprawozdania (niepublikowanego w Dzienniku Urzędowym), które jest przekazywane Radzie Najwyższej oraz dyrektorom Szkół Europejskich. Budżet Szkół w wysokości 222,1 mln euro był finansowany głównie z dotacji Komisji (118,4 mln euro) oraz składek pochodzących z Państw Członkowskich (47,3 mln euro). Główne dane dotyczące Szkół Europejskich są przedstawione w tabeli 9.4 .

Tabela 9.4 — Szkoły Europejskie — Główne dane Szkoła Europejska Kraj Rok ustanowienia Budżet (18) (19) (w mln euro) Dotacja z Komisji (19) (w mln euro) Liczba uczniów (20) 2004 2003 2004 2003 2004 2003 Biuro Belgia 1957 7,9 7,2 5,7 6,1 — — Luksemburg I Luksemburg 1953 34,6 31,9 20,3 19,1 3 101 3 753 Luksemburg II Luksemburg 2004 2,7 — 1,2 — 827 — Bruksela I Uccle Belgia 1958 26,0 24,3 17,0 15,8 2 394 2 289 Bruksela II (Woluw) Belgia 1974 27,1 25,0 17,7 15,9 2 917 2 769 Bruksela III (Ixelles) Belgia 1999 24,2 22,7 15,7 15,0 2 773 2 592 Mol Belgia 1960 10,9 10,7 6,4 6,5 643 641 Varese Włochy 1960 15,8 15,3 7,8 7,5 1 317 1 323 Karlsruhe Niemcy 1962 11,8 11,5 3,9 4,1 1 074 1 091 Monachium Niemcy 1977 18,6 16,4 1 1,0 1 504 1 455 Frankfurt Niemcy 2002 8,8 6,1 4,2 2,9 809 633 Alicante Hiszpania 2002 9,9 6,2 5,7 3,4 950 858 Bergen Niderlandy 1963 11,5 11,9 6,3 6,4 664 695 Culham Zjednoczone Królestwo 1978 12,3 12,3 5,5 6,1 889 884 Ogółem 222,1 201,5 118,4 109,8 19 862 18 983 Uwaga: Różnice w sumach wynikają z zaokrągleń.