PL    PL PL 
PL    PL  KOMISJA EUROPEJSKA 
Bruksela, dnia 9.9.2010 
SEK(2010) 1011 wersja ostateczna 
  
ODPOWIEDZI KOMISJI DO ROZDZIA ŁU „EFR” SPRAWOZDANIA ROCZNEGO 
ZA 2009 R.  
EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU  
PL 2   PL ODPOWIEDZI KOMISJI DO ROZDZIA ŁU „EFR” SPRAWOZDANIA ROCZNEGO 
ZA 2009 R.  
EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU  
WPROWADZENIE  
5. EFR zosta ł zaprojektowany w celu pomocy pa ństwom, które z definicji znajduj ą się w 
trudnej sytuacji, dlatego polityka w zakre sie pomocy rozwojow ej musi gwarantowa ć, by 
organy krajowe by ły odpowiedzialne za st rategie w zakresie rozwoju. Krajowi urz ędnicy 
zatwierdzaj ący odkrywaj ą w tym procesie kluczow ą rolę. Aby zapewni ć zgodność z 
właściwymi procedurami i zasadami, od kilku lat prowadzony jest specjalnie opracowany 
program szkoleniowy dla persone lu w biurach krajowych urz ędników zatwierdzaj ących. 
Rozdział I – Realizacja ósmego, dziewi ątego i dziesi ątego EFR  
Realizacja finansowa 
6. Każdy EFR obejmuje okres oko ło pięciu lat, jednak wdra żanie projektów i programów oraz 
powiązane płatności mogą obejmowa ć dłuższy okres, który tym niemniej jest ograniczony 
przepisami. 
9. Wyjątkowe wyniki dotycz ące zobowi ązań globalnych i indywidualnych świadczą o 
skuteczno ści polityki przyj ętej przez Komisj ę w celu przyspieszenia wdra żania programów. 
Zwiększenie kwoty zaleg łych płatności w 2009 r. mo żna uzasadni ć szczególnie wysokim 
poziomem zobowi ązań w 2007 r. oraz cyklem projektów w ramach EFR, który obejmuje 
przeciętnie trzy lata, a najwi ększe płatności są zazwyczaj dokonywane w pierwszym roku 
oraz pod koniec ostatniego roku. 
Wiarygodno ść rozliczeń 
15. W niektórych przypadkach migracja do nowego systemu informatycznego zarz ądzania 
projektami mog ła spowodowa ć zamieszanie, je śli chodzi o kodowanie dat. Agencja 
EuropeAid zorganizowa ła szereg kursów szkoleniowych w delegaturach i w siedzibie w celu 
poprawy sposobu korzystania z systemu. 
Pod koniec 2009 r. centralne s łużby EuropeAid za łożyły również dział monitoruj ący jakość 
informacji kodowanych w systemie CRIS, co powinno w dalszym stopniu poprawi ć 
wiarygodno ść danych wykorzystywanych do przygotowania sprawozda ń rocznych. 
Jak zauwa ża Trybuna ł, nie miało to istotnego wp ływu na sprawozdanie roczne. 
17. Komisja przyjmuje t ę uwagę, a urzędnik zatwierdzaj ący zarejestrowa ł konieczne korekty 
w 2010 r.  
Komisja odnotowuje, że Trybuna ł wykrył jeden błąd o warto ści 3,5 mln EUR w próbie 39 
umów i przeprowadzi ł ekstrapolacj ę.  
PL 3   PL 18. Komisja przyjmuje do wiadomo ści tę uwagę, lecz odnotowuje, że Trybuna ł wykrył jeden 
błąd w próbie 39 umów i przeprowadzi ł ekstrapolacj ę. 
21. Komisja chcia łaby podkre ślić, że żadna płatność nie zosta ła dokonana bez zapewnienia 
pokrycia w postaci gwarancji finansowych. Ko misja z zadowoleniem przyjmuje ustalenie, że 
kwalifikowalno ść do pomocy bud żetowej zosta ła wykazana w sposób sformalizowany i 
zorganizowany. 
24. Komisja chcia łaby zwróci ć uwagę, że wszystkie b łędy w obliczeniach dotycz ących 
wypłacanych zaliczek poprawiono przed ko ńcem odno śnych umów. 
25. Komisja z zadowoleniem przyjmuje uwag ę, że w ramach 10. EFR widoczna jest znaczna 
poprawa w zakresie wykazy wania kwalifikowalno ści dzięki bardziej zrozumia łym ramom 
oceny, które stosuje si ę obecnie rutynowo. 
Aby utrwali ć tę poprawę i wyeliminowa ć tego typu b łędy, Komisja potwierdza potrzeb ę 
dalszego wzmocnienia zorganizowanego podej ścia przy wykazywaniu post ępów w 
zarządzaniu finansami publicznymi. Komisja opracowa ła zatem poprawione ramy 
monitorowania i sprawozdawczo ści postępów w zarz ądzaniu finansami publicznymi, które 
skupiają się na wynikach osi ągniętych w stosunku do pocz ątkowych podstawowych 
oczekiwa ń. Ten poprawiony format zosta ł ukończony w czerwcu 2010 r.  i sprawozdania 
krajowe wykorzystuj ące to poprawione podej ście będą podstawą do oceny kwalifikowalno ści 
w odniesieniu do wyp łat w pozosta łym okresie 2010 r. i w kolejnych latach. W tym 
kontekście Komisja oczekuje, że będzie mogła wykaza ć stałą poprawę, jeśli chodzi o poziom 
niekwantyfikowalnych b łędów dotycz ących tej kwestii w przysz łych poświadczeniach 
wiarygodno ści.  
Jeśli chodzi o wymienione instrumenty na dzwyczajne (mechanizm FLEX oraz pula środków 
B), Komisja utrzymywa ła rygorystyczne podej ście przy ocenie kwalifikowalno ści, o czym 
świadczy pewna liczba programów, w przypadku których nie dokonano wyp łat. 
28. Agencja EuropeAid opracowa ła swój system kontroli w taki sposób, by obejmowa ł on 
pełen cykl realizowanych przez ni ą projektów wieloletni ch. Agencja wierzy, że te systemy 
nadzoru i kontroli s ą skuteczne i znacz ąco poprawia ły się każdego roku, o czym świadczy 
wzrost odsetka ca łkowicie prawid łowych p łatności występujących w próbie Trybuna łu. 
Zalecenia Trybuna łu w ostatnich latach wdro żono i wiele z tych usprawnie ń zostało 
dostrzeżonych przez Trybuna ł, w wyniku czego znacz ące elementy kluczowych systemów 
kontroli oceniono jako „skuteczne”. 
30. Komisja zapewnia stale szkole nia dla personelu w centrali i w delegaturach w ramach 
szeroko kompleksowego programu szkole ń dostosowanego do potrzeb zarz ądzania pomoc ą 
zewnętrzną. 
32. Komisja z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Trybuna ł dostrzega trwa łą poprawę w 
przejrzysto ści ram oceny dotycz ących ogólnych warunków kwalifikowalno ści. 
Komisja uznaje znaczenie podobnej przejrzysto ści, jeśli chodzi o szczegó łowe warunki 
wydatkowania środków w zale żności od uzyskanych wyników. W stosownych przypadkach 
Komisja stara si ę formalnie odnie ść do szczegó łowych ustale ń Trybuna łu dotyczących tej 
kwestii poprzez przegl ąd odnośnych umów finansowych. Równocze śnie kwestii tej po święca 
się specjalną uwagę w ramach prowadzonego przez Euro peAid procesu wzajemnej oceny 
(grupa ds. zapewnienia jako ści) pod kątem analizy nowych programów. 
PL 4   PL 33. Komisja z zadowoleniem przyjm uje fakt odnotowania przez Trybuna ł, że te dwa wa żne 
wkłady na rzecz zapewnienia wsparcia bud żetowego realizowane s ą w sposób bardziej 
zorganizowany i sformalizowany. 
35. Oprócz wsparcia i pomocy t echnicznej zapewnianej przez de legatury na rzecz krajowych 
urzędników zatwierdzaj ących EuropeAid prowadzi ka żdego roku szereg szkole ń dla 
personelu w biurach krajowych urz ędników zatwierdzaj ących i dla odno śnych ministerstw. 
Szczegółowe informacje na temat procedur dost ępne są również na stronie internetowej 
EuropeAid. 
36. Komisja odnotowuje, że narzędzia i procedury kontrole ustanowione w ostatnich latach 
przynoszą efekty. Komisja zobowi ązuje się jednak kontynuowa ć wysiłki w zakresie szkolenia 
personelu i rozpowszechniania informacji na temat narz ędzi zarządzania i kontroli. 
a) Komisja oczekuje, że pakiet narz ędzi zarządzania finansami dla beneficjentów zostanie 
udostępniony pod koniec 2010 r. G łównym celem pakietu narz ędzi zarządzania finansami jest 
zapewnienie podstawowego, prak tycznego doradztwa w przyst ępnej formie, aby pomóc 
beneficjentom przestrzega ć zasad zarz ądzania finansami w ramach dzia łań w zakresie 
pomocy zewn ętrznej finansowanych przez KE.  
37. Delegatury przeprowadzaj ą szereg dodatkowych kontroli, aby zrównowa żyć 
niedociągnięcia występujące w krajowych dzia łach zatwierdzaj ących. 
39. Komisja jest zadowolona, że Trybuna ł docenia środki podj ęte przez EuropeAid jako 
działania nast ępcze po kontrolach Trybuna łu oraz w ramach przeprowadzonych wizyt 
kontrolnych. 
40. W warunkach braku wzrostu liczby sta nowisk w Komisji po 2013 r. EuropeAid 
rozwiązuje kwestie dotycz ące zatrudnienia w delegaturach poprzez aktywn ą politykę 
personaln ą w ramach posiadanych kompetenc ji. Kwestia wakatów dotyczy g łównie 
pracowników kontraktowych; nie chodzi o wysok ą rotację, lecz problem ze znalezieniem 
pracowników posiadaj ących odpowiednie do świadczenie. Ich naborem wcze śniej zarządzała 
centrala, a obecnie zadanie to zosta ło przekazane kierownikom delegatur. Równocze śnie 
EuropeAid nadal zwraca si ę regularnie o nowe listy rezerwowe zawieraj ące wystarczaj ącą 
liczbę kandydatów, umo żliwiające nabór we wszystkich prof ilach i kategoriach w danym 
kraju. 
44. W 2009 r. ponad 95 % sprawozda ń z kontroli sk ładanych przez wykonawców umowy 
ramowej by ło prezentowanych w formacie „po 1 pa ździernika 2007 r.”, natomiast w 2008 r. 
około 40 %. (zob. roczne sprawozdanie z dzia łalności, przypis 38 w punkcie 3.1.2.1.2) 
45. Chocia ż faktycznie ograniczenia kadrowe maj ą negatywny wp ływ na długość procesu 
uzgadniania ustale ń kontroli, znaczn ą większość sprawozda ń z kontroli Komisja musi 
otrzymać przed dokonaniem p łatności końcowej, a zatem ryzyko, że środki mog ą stać się 
niemożliwe do odzyskania, jest niezmiernie ma łe. 
W 2009 r. EuropeAid kontynuowa ła starania w dziedzinie  kontroli i przeprowadzi ła sześć 
kursów szkoleniowych dotycz ących EFR, obejmuj ących 15 delegatur; uczestniczy ło w nich 
180 pracowników delegatur i 220 pracowników zewn ętrznych (personelu biur urz ędników 
zatwierdzaj ących, ministerstw, kierowników  projektów, organizacji pozarz ądowych i firm 
audytorskich). 
PL 5   PL 46. Delegaturom przypomina si ę regularnie o potrzebie terminowej aktualizacji danych w 
systemie CRIS-Audit, w tym podczas seminariów kontrolnych i szkole ń. Od lutego 2010 r. w 
przypadku ka żdej podpisywanej umowy dotycz ącej kontroli (umowa CRI S) data podpisu jest 
automatycznie przenoszona do systemu CRIS-Audit. Równie ż nowy ekran wyników jest 
bardziej kompletny i łatwiej się go wype łnia, a tak że nie mo żna zamkn ąć kontroli bez 
wypełnienia tego pola. Dotyczy to równie ż opinii z kontroli oraz kw oty niekwalifikowalnych 
wydatków. Informacje dotycz ące nakazów odzyskania środków wydanych w wyniku kontroli 
są zawarte w module CRIS-Recovery Order. Mo żna rozwa żyć pewne usprawnienia pod 
względem konsolidacji, lecz wymaga łoby to dalszych opracowa ń informatycznych. Dost ępne 
są informacje na temat ostatecznej kwoty niekwalifikowalnych wydatków wykrytych i 
skorygowanych w momencie p łatności końcowej. W 2009 r. stanowi ły one 0,7 % warto ści 
zafakturowanych kwot. 
47. Komisja jest zdania, że mimo przerwania dzia łalności operacyjnej w 2009 r. kontrola 
wewnętrzna AIDCO w przedmiotowym roku by ła skuteczna. Mimo wakatu na stanowisku 
kierownika dzia łu audytu wewn ętrznego od 1 lipca do 15 listopada, dzia ł ten zako ńczył 9 
kontroli monitoruj ących (planowano zako ńczyć 8). Jeśli chodzi o nowe kontrole, z czterech 
kontroli zaplanowanych na  2009 r., w roku tym przed łożono jedno sprawozdanie ko ńcowe z 
kontroli i dwa projekty sprawozda ń z kontroli (stanowi ące 85 % sprawozdania ko ńcowego z 
kontroli zgodnie z metodyk ą międzynarodowych standardów kontroli). 
50. Komisja jest przekonana, że wskaźniki jakościowe i ilo ściowe, okre ślone w czterech 
elementach dotycz ących po świadczenia wiarygodno ści w rocznym sprawozdaniu z 
działalności, rzeczywi ście stanowi ą dowód potwierdzaj ący oświadczenie dyrektora 
generalnego o wystarczaj ącej pewno ści. Niemniej jednak EuropeAid zgadza si ę, że można 
przeprowadzi ć dodatkowe dzia łania w celu opracowania szczegó łowych wska źników 
dotyczących wieloletnich ram kontrolnych; odno śne prace rozpocz ęto w 2010 r. w celu 
analizy mo żliwych metod dotycz ących zakresu szacowanego wp ływu finansowego b łędu 
resztowego. 
54. Agencja EuropeAid opracowa ła swój system kontroli w taki sposób, by obejmowa ł on 
pełen cykl realizowanych przez ni ą projektów wieloletni ch. Agencja wierzy, że te systemy 
nadzoru i kontroli s ą skuteczne i znacz ąco poprawia ły się każdego roku, o czym świadczy 
wzrost odsetka ca łkowicie prawid łowych p łatności występujących w próbie Trybuna łu. 
Zalecenia Trybuna łu w ostatnich latach zosta ły wdrożone i wiele z tych usprawnie ń zostało 
dostrzeżonych przez Trybuna ł, w wyniku czego znacz ące elementy kluczowych systemów 
kontroli uznano za „skuteczne”. 
a) Komisja rozpocz ęła działania dotycz ące analizy mo żliwych metod opracowania 
kluczowych wska źników dotycz ących szacowanego wp ływu finansowego b łędu resztowego 
w 2010 r., zgodnie z odpowiedziami Komis ji na sprawozdanie roczne za 2008 r. 
b) Komisja rozpocz ęła prace dotycz ące przeglądu swojej strategii kontroli na pocz ątku 2010 
r., zgodnie z odpowiedziami Komisji na sprawo zdanie roczne za 2008 r. Komisja wyda w 
2010 r. komunikat na temat dopuszczalnego ryzyka b łędu w dziedzinie pomocy zewn ętrznej. 
c) Pakiet narz ędzi zarządzania finansami zostanie uko ńczony w 2010 r., a kwestie 
podniesione przez Trybuna ł zostaną należycie przeanalizowane. 
d) EuropeAid b ędzie kontynuowa ć starania na rzecz zapewnienia dok ładnego i terminowego 
kodowania danych w systemie CRIS-Audit. 
PL 6   PL e) Kwota niekwalifikowalnych wydatków musi by ć wprowadzona do systemu CRIS-Audit 
przed zamkni ęciem danego zapisu dotycz ącego kontroli (obowi ązkowe pole od lutego 2010 
r.). Informacje dotycz ące nakazów odzyskania środków wydanych w wyniku kontroli s ą 
zawarte w module CRIS-Recovery Order. Mo żna rozwa żyć pewne usprawnienia pod 
względem konsolidacji, lecz wymaga łoby to dalszych opracowa ń informatycznych. Dost ępne 
są informacje na temat ostatecznej kwoty niekwalifikowalnych wydatków wykrytych i 
skorygowanych w momencie p łatności końcowej. W 2009 r. stanowi ły one 0,7 % warto ści 
zafakturowanych kwot. 
55. a) Komisja uznaje znaczenie wi ększej dyscypliny przy okre ślaniu warto ści docelowych 
wyników, metod oblicze ń i źródeł weryfikacji. Równocze śnie kwestia ta jest ściślej badana w 
ramach prowadzonego przez EuropeAid proces u wzajemnej oceny (grupa ds. zapewnienia 
jakości) pod kątem analizy nowych programów. 
b) Komisja opracowa ła poprawione ramy monitorowania i sprawozdawczo ści postępów w 
zarządzaniu finansami publicznymi, które skupiaj ą się na wynikach osi ągniętych w stosunku 
do początkowych podstawowych oczekiwa ń. Ten poprawiony format zosta ł uko
ńczony w 
czerwcu 2010 r. i sprawozdania krajowe wykorzystuj ące to poprawione podej ście będą 
podstawą do oceny kwalifikowalno ści w odniesieniu do wyp łat w pozosta łym okresie 2010 r. 
i w kolejnych latach.