PL EN Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej C 318/1

Sprawozdanie z działalności Komitetu Nadzoru OLAF

luty 2013 r. – styczeń 2014 r.

(2014/C 318/01)

Członkowie Komitetu Nadzoru OLAF Johan DENOLF (Przewodniczący) Komisarz główny, dyrektor Dyrekcji Policji Federalnej ds. Przestępczości Gospodarczej i Finansowej, członek jednostki analityki finansowej (FIU), Belgia Herbert BÖSCH Były poseł do Parlamentu Europejskiego Były przewodniczący Komisji Kontroli Budżetowej Parlamentu Europejskiego, Austria Catherine PIGNON Prokurator naczelna Sądu Apelacyjnego w Angers, Francja Jens MADSEN Prokurator ds. poważnej przestępczości gospodarczej i międzynarodowej, Dania Tuomas PÖYSTI Audytor generalny Finlandii, prezes Krajowego Urzędu ds. Audytu, Finlandia

SPIS TREŚCI

DEKLARACJA MISJI 3

PRZEDMOWA PRZEWODNICZĄCEGO 4

PRZEGLĄD 5

1. MONITOROWANIE DOCHODZEŃ OLAF-u 5

Instrukcje dla pracowników dotyczące procedur dochodzeniowych 6

Priorytety polityki dochodzeniowej 6

Selekcja spraw w OLAF-ie 7

Czas trwania dochodzeń 7

Sprawy przekazane krajowym organom sądowym 8

Decyzje o odroczeniu przekazania informacji instytucji, organowi, urzędowi lub agencji 9

Zalecenia dyrektora generalnego OLAF-u 9

Procedury OLAF-u w zakresie rozpatrywania skarg 10

Skargi i wnioski kierowane do Komitetu Nadzoru 10

2. MONITOROWANIE ZARZĄDZANIA FUNKCJĄ DOCHODZENIOWĄ OLAF-u 11

Wstępny projekt budżetu OLAF-u na rok 2014 11

Reorganizacja OLAF-u i badania zadowolenia personelu 12

3. WSPÓŁPRACA Z OLAF-em 12

Działania następcze OLAF-u w związku z zaleceniami wydanymi przez Komitet Nadzoru 12

Porozumienia robocze z OLAF-em 12

4. WSPÓŁPRACA Z ZAINERESOWANYMI STRONAMI 13

Posiedzenia z instytucjami UE 13

Wymiana opinii z instytucjami UE 13

Otwarte posiedzenie Parlamentu Europejskiego na temat gwarancji proceduralnych 13

Społeczeństwo obywatelskie 13

5. ZARZĄDZANIE KOMITETEM NADZORU 14

Rola Komitetu Nadzoru na mocy rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 14

Priorytety i cele 14

Kodeks postępowania 14

Metody pracy 14

6. SEKRETARIAT KOMITETU NADZORU 15

ZAŁĄCZNIKI 16

DEKLARACJA MISJI

Artykuł 15 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013: Komitet Nadzoru regularnie monitoruje wykonywanie przez Urząd jego zadań dochodzeniowych w celu wzmocnienia niezależności Urzędu we właściwym wykonywaniu kompetencji powierzonych mu na mocy niniejszego rozporządzenia. Komitet Nadzoru monitoruje w szczególności rozwój sytuacji w zakresie stosowania gwarancji proceduralnych i czasu trwania dochodzeń na podstawie informacji przekazywanych przez dyrektora generalnego zgodnie z art. 7 ust. 8.

Misja Komitetu Nadzoru OLAF określona w rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 883/2013 (1) polega na wzmocnieniu niezależności OLAF-u we właściwym wykonywaniu powierzonych mu kompetencji (2). Aby KN mógł wykonać swoją misję, prawodawca Unii powierzył mu potrójną funkcję:

— KN jest organem nadzorczym OLAF-u i stoi na straży jego niezależności; KN regularnie monitoruje wykonywanie przez OLAF jego funkcji dochodzeniowej, a w szczególności rozwój sytuacji w zakresie stosowania gwarancji proceduralnych i czasu trwania dochodzeń,

— KN pełni funkcję doradczą wobec dyrektora generalnego OLAF-u, którego wspiera w wypełnianiu jego obowiązków: — przekazując mu wyniki z prowadzonego przez KN monitorowania wykonywania przez OLAF jego funkcji dochodzeniowej, stosowania gwarancji proceduralnych i czasu trwania dochodzeń oraz, w stosownych przypadkach, przedstawiając odpowiednie zalecenia, — przekazując mu opinie, w tym również, w stosownych przypadkach, zalecenia dotyczące między innymi zasobów niezbędnych do wykonywania przez OLAF zadań dochodzeniowych, priorytetów odnoszących się do dochodzeń oraz czasu trwania dochodzeń, — przekazując swoje uwagi (w tym, w stosownych przypadkach, zalecenia) dotyczące wytycznych w sprawie procedur dochodzeniowych (oraz wszelkich zmian tych wytycznych) przyjętych przez dyrektora generalnego zgodnie z art. 17 ust. 8 rozporządzenia,

— KN jest partnerem w dialogu z instytucjami UE, którym przedstawia sprawozdania ze swojej działalności, na wniosek których może wydawać opinie i z którymi prowadzi wymianę poglądów na szczeblu politycznym, w ten sposób zapewniając instytucjom UE wyjątkową wiedzę ekspercką opartą na doświadczeniu KN w zakresie monitorowania.

PRZEDMOWA PRZEWODNICZĄCEGO

Jako przewodniczący Komitetu Nadzoru Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych mam przyjemność przedstawić Państwu roczne sprawozdanie z działalności naszego Komitetu zgodnie z art. 15 ust. 9 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013.

Jest to drugie sprawozdanie z działalności obecnego Komitetu Nadzoru i zawiera ono przegląd głównych działań przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym liczonym od dnia 1 lutego 2013 r. do dnia 31 stycznia 2014 r.

Rozdziały 1 i 2 zawierają kompleksowy opis działań KN w zakresie monitorowania. Rozdziały te dotyczą w szczególności monitorowania wykonywania przez OLAF jego funkcji dochodzeniowej oraz zarządzania OLAF-em w związku z jego zadaniami dochodzeniowymi. Rozdziały 3 i 4 dotyczą stosunków KN z OLAF-em oraz z instytucjami UE i innymi zainteresowanymi stronami. Rozdziały 5 i 6 zawierają przegląd metod pracy Komitetu, dokumentów programowych przyjętych przez Komitet oraz uwagi dotyczące jego sekretariatu.

Pod koniec okresu sprawozdawczego jeden z członków KN, Jens Madsen, opuścił Komitet, aby objąć nowe, ambitne stanowisko w swojej krajowej administracji. Korzystając z okazji, w niniejszym sprawozdaniu pragnę podziękować Jensowi Madsenowi za jego cenny wkład w prace Komitetu oraz pragnę powitać Dimitriosa Zimianitisa — nowego członka Komitetu od dnia 1 lutego 2014 r.

Ponadto chciałbym złożyć szczególne podziękowania pracownikom naszego sekretariatu za ich nieocenione wsparcie i wysokiej jakości pracę, które w dużej mierze stanowią o skuteczności monitorowania przez Komitet wykonywania przez OLAF jego funkcji dochodzeniowej.

Bruksela, dnia 12 marca 2014 r. Johan DENOLF

PRZEGLĄD

Działania w zakresie monitorowania

Analiza i ocena:

— 56 spraw wymagających przekazania informacji krajowym organom sądowym,

— 186 sprawozdań dotyczących dochodzeń trwających dłużej niż dziewięć miesięcy,

— 293 opinii dotyczących selekcji spraw,

— 14 skarg i wniosków od osób fizycznych,

— 1 skargi od instytucji UE,

— 2 wniosków o publiczny dostęp do dokumentów KN,

— 1 wniosku o współpracę ze strony krajowego organu sądowego.

Opinie i sprawozdania

— 4 opinie dotyczące wykonywania przez OLAF funkcji dochodzeniowej i zarządzania nią: — opinia nr 1/2013: wstępny projekt budżetu OLAF-u na rok 2014, — opinia nr 2/2013: ustanowienie wewnętrznej procedury OLAF-u dotyczącej skarg, — opinia nr 1/2014: priorytety polityki dochodzeniowej OLAF-u, — opinia nr 2/2014: selekcja spraw w OLAF-ie,

— roczne sprawozdanie z działalności za 2012 r.

Stanowisko i dokumenty programowe

— stanowisko „Wzmocnienie gwarancji proceduralnych w OLAF-ie”,

— uwagi dotyczące procedur dochodzeniowych w OLAF-ie,

— dokument dotyczący misji i kompetencji KN w związku z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 883/2013 oraz strategią śródokresową,

— wytyczne dotyczące monitorowania (w toku),

— zmiana regulaminu (w toku).

Współpraca

— Nowe porozumienia robocze z OLAF-em.

1. MONITOROWANIE DOCHODZEŃ OLAF-u

1. Komitet Nadzoru OLAF (KN) monitoruje różne aspekty działań dochodzeniowych OLAF-u na podstawie informacji, które dyrektor generalny OLAF-u ma obowiązek przedstawić, oraz informacji żądanych przez KN z jego własnej inicjatywy.

Artykuł 15 ust. 1 akapit trzeci rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013: Komitet Nadzoru przekazuje dyrektorowi generalnemu opinie, w tym również, w stosownych przypadkach, zalecenia dotyczące między innymi zasobów niezbędnych do wykonywania przez Urząd zadań dochodzeniowych, priorytetów Urzędu odnoszących się do dochodzeń oraz czasu trwania dochodzeń. Opinie te mogą być wydawane z jego własnej inicjatywy lub na wniosek dyrektora generalnego lub instytucji, organu, urzędu lub agencji, nie ingerując jednak w przebieg dochodzeń będących w toku.

Instrukcje dla pracowników dotyczące procedur dochodzeniowych

2. Dnia 7 lutego 2013 r. dyrektor generalny OLAF-u przedłożył KN egzemplarz zmienionej wersji instrukcji dla pracowników dotyczących procedur dochodzeniowych (instrukcje dla pracowników). Dnia 5 lipca 2013 r. dyrektor generalny OLAF-u przedstawił KN drugą zmienioną wersję instrukcji dla pracowników mającą na celu dostosowanie procedur dochodzeniowych OLAF-u do nowych przepisów przewidzianych w rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 883/2013 (projekt rozporządzenia). Dyrektor generalny OLAF-u poinformował KN o swoim zamiarze przyjęcia zmienionych instrukcji dla pracowników w dniu 31 lipca 2013 r.

3. Dnia 30 lipca 2013 r. KN przedstawił szereg uwag i pytań dotyczących zmienionych instrukcji dla pracowników (3), zaznaczając przy tym, że w tak krótkim czasie nie może przeprowadzić szczegółowej analizy zmienionych instrukcji dla pracowników. KN przeanalizował w szczególności przepisy dotyczące procedury selekcji oraz prowadzenia dochodzenia i spraw dotyczących koordynacji.

4. KN uznał, że w zmienionych instrukcjach dla pracowników należy między innymi: — wyraźnie stwierdzić, iż przewidziane w rozporządzeniu pojęcie „wystarczających podejrzeń” stanowi warunek wstępny wszczęcia dochodzenia, — wyraźnie przedstawić podział na osoby dokonujące selekcji i osoby prowadzące kontrolę dochodzeń w dziale selekcji i kontroli dochodzeń, — zachować wyraźny podział na dochodzenia wewnętrzne i zewnętrzne ze względu na różnice w uprawnieniach dochodzeniowych OLAF-u, — zawrzeć przepisy dotyczące organizacji szerszej wewnętrznej kontroli zgodności z prawem nie tylko działań dochodzeniowych wymienionych w instrukcjach dla pracowników, lecz także działań, które nie zostały konkretnie przewidziane w instrukcjach dla pracowników, a które mogą jednak potencjalnie powodować ingerencję w prawa osób objętych dochodzeniem.

5. Dnia 5 września 2013 r. na wniosek KN dyrektor generalny OLAF-u przedstawił swoje uwagi i dodatkowe informacje dotyczące kwestii poruszonych przez KN. Poinformował on również KN o zakończeniu wprowadzania zmian do instrukcji dla pracowników, w których uwzględniono niektóre uwagi KN, i przekazał KN końcowy projekt nowych wytycznych dla pracowników OLAF-u dotyczących procedur dochodzeniowych, zastępujących instrukcje dla pracowników.

Priorytety polityki dochodzeniowej

6. Opinia nr 1/2014 zawiera ocenę priorytetów polityki dochodzeniowej OLAF-u, które corocznie są ustalane przez dyrektora generalnego OLAF-u i publikowane w rocznym planie zarządzania (4).

7. KN porównał priorytety polityki dochodzeniowej na 2012 r. i na 2013 r. z projektem priorytetów polityki dochodzeniowej na 2014 r. i z zadowoleniem przyjął fakt, że priorytety na 2014 r. zdefiniowano lepiej w rezultacie uwag KN wyrażonych w trakcie posiedzeń technicznych z dyrektorem generalnym OLAF-u, zgodnie z którymi priorytety polityki dochodzeniowej nie powinny zawierać ogólnych zasad (które zawsze należy brać pod uwagę, podejmując decyzje dotyczące wszczęcia dochodzenia), a jedynie konkretne obszary lub rodzaje nadużyć finansowych, które OLAF powinien traktować priorytetowo.

8. KN ustalił, że w projekcie priorytetów polityki dochodzeniowej na 2014 r. całkowicie wykluczono wskaźniki finansowe, które w poprzednich latach były zawyżone. KN podkreślił, że tego rodzaju wskaźniki powinny mieć znaczenie przy dokonywaniu oceny stopnia występującego ryzyka nadużyć finansowych i mogą być przydatne jako element odniesienia oraz jako wewnętrzne wytyczne dotyczące stosowania zasady proporcjonalności. KN zwrócił również uwagę na potrzebę ponownego rozważenia polityki w zakresie pomocniczości/wartości dodanej oraz stosowania jej z zachowaniem ostrożności, a także na potrzebę regularnej oceny priorytetów polityki dochodzeniowej.

9. KN wskazał, że konieczne jest wyjaśnienie priorytetów polityki dochodzeniowej i zalecił, aby dyrektor generalny OLAF-u wydał wytyczne dotyczące stosowania zasad wyboru ustanowionych w rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 883/2013 oraz aby rozpoczęto konstruktywny dialog z zainteresowanymi stronami na temat określenia i wdrożenia priorytetów polityki dochodzeniowej, zwłaszcza w odniesieniu do wskaźników finansowych i możliwych działań następczych dotyczących spraw oddalonych, w przypadku gdy ocena takich spraw prowadzi do wniosku, że istnieją wystarczające podejrzenia nadużycia finansowego. Na tym etapie KN nadal trudno jest docenić wyniki działalności OLAF-u w obszarach objętych priorytetami polityki dochodzeniowej, ponieważ sam OLAF nie przeprowadził żadnej oceny skutków priorytetów polityki dochodzeniowej. W związku z tym KN poprosił dyrektora generalnego OLAF-u o przedłożenie oceny wyników wdrożenia priorytetów polityki dochodzeniowej na 2012 i 2013 r. w każdym z priorytetowych obszarów, wraz ze streszczeniem informacji zwrotnych przedłożonych przez zainteresowane strony.

Selekcja spraw w OLAF-ie

10. W opinii nr 2/2014 dotyczącej wyboru spraw w OLAF-ie (5) dokonano oceny efektywności, jakości i przejrzystości procesu selekcji w OLAF-ie. Ocenę KN przeprowadzono między innymi na podstawie analizy próbki składającej się z 293 opinii działu selekcji i kontroli dochodzeń OLAF-u, w których zalecono oddalenie spraw lub wszczęcie dochodzenia/spraw dotyczących koordynacji.

11. W pierwszej kolejności KN dokonał oceny efektywności działań z zakresu selekcji, analizując zasoby, jakie udostępniono działowi selekcji i kontroli dochodzeń, aby mógł wykonywać swoje zadania, oraz konkretne wyniki osiągnięte w latach 2012 i 2013. Z ustaleń KN wynika, że czasami brakowało fachowej wiedzy technicznej, dochodzeniowej oraz znajomości języka lub wiedza ta była niewystarczająca; nie przedstawiono w wystarczającym stopniu analizy prawnej; w niektórych przypadkach czas przeznaczony na dokonanie selekcji (obowiązkowy okres dwóch miesięcy) nie wydawał się odpowiedni; potrzebna jest również jasna procedura dotycząca sposobu postępowania w odniesieniu do osób zgłaszających przypadki naruszenia.

12. Następnie KN dokonał oceny jakości opinii pod względem ich zgodności z kryteriami wyboru określonymi przez dyrektora generalnego OLAF-u. KN ustalił, że instrukcje dotyczące wdrażania kryteriów wyboru nie były ściśle przestrzegane: oceniając kompetencje OLAF-u do działania, w niewielkim stopniu brano pod uwagę stosowne instrumenty prawne; osobom dokonującym selekcji brakowało dokładnych wskaźników umożliwiających ocenę wystarczalności informacji; w przypadku gdy istniały takie wskaźniki, nie korzystano z nich w sposób stały i konsekwentny; często korzystano z niepotwierdzonych oświadczeń.

13. Ponadto dokładnie zbadano przejrzystość procesu selekcji, analizując przepływ informacji w trakcie całego procesu selekcji, w szczególności w zakresie współpracy między działem selekcji i kontroli dochodzeń a działami dochodzeniowymi.

14. KN skierował szereg zaleceń do dyrektora generalnego OLAF-u mających na celu usprawnienie działań z zakresu selekcji prowadzonych przez dział selekcji i kontroli dochodzeń. Jako ogólny wniosek ze swojej oceny KN wydał ostateczne zalecenie, aby OLAF przeprowadził wewnętrzną ocenę działań prowadzonych przez dział selekcji i kontroli dochodzeń mającą na celu ustalenie między innymi poziomu niezbędnych zasobów, mocnych i słabych stron działu oraz „poziomu błędu” w odniesieniu do ocenianych spraw. KN poprosił również dyrektora generalnego, aby poinformował on Komitet o działaniach następczych podjętych w związku z zaleceniami zawartymi w tej opinii w terminie jednego roku od jej przyjęcia.

Czas trwania dochodzeń

Artykuł 11 ust. 7 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999: Jeżeli dochodzenie trwa dłużej niż 9 miesięcy, dyrektor informuje Komitet Nadzoru o powodach, ze względu na które nie można jeszcze zakończyć dochodzenia i przewidywanym terminie jego zakończenia. Art. 7 ust. 8 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013: Jeżeli dochodzenie nie może zostać zakończone w terminie 12 miesięcy po jego wszczęciu, dyrektor generalny, po upływie tego 12-miesięcznego okresu, a następnie co sześć miesięcy, składa sprawozdanie Komitetowi Nadzoru, wskazując przyczyny i środki naprawcze przewidziane w celu przyspieszenia dochodzenia.

15. KN monitorował czas trwania dochodzeń OLAF-u, wykorzystując jako źródło informacji sprawozdania dotyczące dochodzeń trwających dłużej niż 9 miesięcy (6) oraz sprawozdania sporządzone w sprawach przekazanych krajowym organom sądowym przez OLAF na podstawie dawnego rozporządzenia (WE) nr 1073/1999, a także inne dokumenty związane ze sprawami, w przypadku gdy udzielono dostępu do systemu zarządzania sprawami OLAF-u (CMS).

16. KN rozpoczął analizę przyczyn przedstawionych przez OLAF w celu wyjaśnienia czasu trwania spraw trwających dłużej niż dziewięć miesięcy: zawiłość sprawy, której dotyczy dochodzenie, brak zasobów, niski priorytet sprawy, brak współpracy. KN zauważył rozbieżność między dyrekcjami dochodzeniowymi a ich działami, dotyczącą dokładności przedstawianych wyjaśnień. Analiza KN jest nadal w toku.

17. W rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 883/2013 wprowadzono dwie istotne zmiany mające na celu umożliwienie KN lepszego monitorowania czasu trwania dochodzeń: zastąpienie sprawozdań dotyczących spraw trwających dłużej niż dziewięć miesięcy sprawozdaniami dotyczącymi spraw trwających dłużej niż 12 miesięcy (co lepiej odpowiada faktycznej sytuacji, ponieważ większość dochodzeń OLAF-u trwa więcej niż 12 miesięcy) oraz nałożenie na OLAF nowego obowiązku polegającego na przedkładaniu regularnych sprawozdań co sześć miesięcy po upływie pierwszych 12 miesięcy, co pozwoli KN na śledzenie całego cyklu prowadzenia dochodzenia.

18. Dnia 31 stycznia 2014 r. do KN po raz pierwszy wpłynęły 83 sprawozdania dotyczące spraw trwających dłużej niż 12 miesięcy z 243 tego rodzaju spraw. KN z obawą zauważył, że chociaż OLAF dokonał rewizji formularza roboczego wykorzystanego w tych sprawozdaniach zgodnie z wymogami rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013, to jednak nowe sprawozdania przesłane do KN zawierały niewystarczające informacje, w szczególności w odniesieniu do elementów, dzięki którym KN mógłby sprawdzić potencjalne występowanie nadmiernych opóźnień w dochodzeniach. Przykładowo w 33 z 83 sprawozdań dotyczących spraw trwających dłużej niż 12 miesięcy wskazano przyczyny i środki naprawcze przewidziane w celu przyspieszenia dochodzenia, nie przedstawiając jednak żadnych opartych na faktach informacji (tj. opisu faktów, działań dochodzeniowych podjętych przez OLAF oraz ich chronologii, ewentualnych okresów bezczynności, rodzaju nadużycia finansowego, skutków finansowych, kwestii dotyczących przedawnienia itp.), bez których KN nie może dokonać pełnej oceny czasu trwania dochodzenia. Chociaż w rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 883/2013 wzmocniono rolę KN w zakresie kontroli czasu trwania dochodzeń, OLAF nie przedstawia z własnej inicjatywy informacji wystarczających do wypełnienia przez KN tej misji. KN poruszył tę kwestię na posiedzeniu z udziałem dyrektora generalnego OLAF-u i oczekuje, że przedkładane w przyszłości sprawozdania będą miały bardziej opisowy charakter.

19. Na posiedzeniu technicznym OLAF poinformował KN o narzędziach stosowanych przez OLAF do monitorowania czasu trwania spraw, na które w głównej mierze składa się system umieszczania znaczników w CMS wskazujących terminy, w których należy przedłożyć sprawozdania dotyczące spraw trwających dłużej niż 12 miesięcy i następujące po nich sprawozdania przedkładane co sześć miesięcy. OLAF utworzył również nową strukturę kierownictwa niższego szczebla w działach dochodzeniowych, która odpowiada między innymi za monitorowanie czasu trwania dochodzeń. KN z zadowoleniem przyjmuje starania OLAF-u i jego gotowość do podnoszenia świadomości pracowników dochodzeniowych w zakresie ograniczeń czasowych. Jednocześnie KN podkreśla, że przedkładane mu sprawozdania dotyczące spraw trwających dłużej niż 12 miesięcy i następujące po nich sprawozdania przedkładane co sześć miesięcy mogą stanowić przydatne narzędzie zarządzania dla samego OLAF-u umożliwiające monitorowanie czasu trwania dochodzenia, co jest jednak niemożliwe z uwagi na brak zawartości merytorycznej w większości takich sprawozdań. Ma to szczególne znaczenie w przypadku spraw, których przedłużający się czas trwania może mieć niekorzystny wpływ na reputację i życie zawodowe osób objętych dochodzeniem lub może skutkować przedawnieniem późniejszych krajowych procedur prawnych.

Sprawy przekazane krajowym organom sądowym

Artykuł 11 ust. 7 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999: Dyrektor informuje komitet o przypadkach wymagających przekazania informacji organom sądowym państwa członkowskiego. Artykuł 17 ust. 5 akapit trzeci rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013: Dyrektor generalny okresowo informuje Komitet Nadzoru o: (…) b) przypadkach przekazania informacji organom sądowym państw członkowskich (…).

20. W rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 883/2013 wprowadzono istotną zmianę dotyczącą spraw, które OLAF zamierza przekazać krajowym organom sądowym: OLAF nie musi informować KN o takich sprawach przed ich przekazaniem (tak jak w dawnym rozporządzeniu (WE) nr 1073/1999), a jedynie okresowo po ich przekazaniu.

21. Między dniem 1 lutego 2013 r. a dniem 30 września 2013 r. (do czasu wejścia w życie rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013) do KN wpłynęło 56 spraw (7) wymagających przekazania informacji krajowym organom sądowym. W 18 sprawach na wniosek KN udzielono dostępu do dokumentów związanych ze sprawą znajdujących się w CMS.

22. KN nie był jednak w stanie dokładnie zbadać tych spraw przed ich przekazaniem krajowym organom sądowym z uwagi na fakt, że dostęp do akt sprawy w CMS uzyskałby dopiero po upływie pięciodniowego okresu przewidzianego w poprzednich porozumieniach z OLAF-em. Dokonana przez KN ocena stosowania przez OLAF gwarancji proceduralnych opiera się głównie na informacjach zawartych w opiniach dotyczących sprawozdań końcowych lub śródokresowych oraz w zaleceniach wydanych przez dział selekcji i kontroli dochodzeń (8) oraz — w przypadku gdy udzielono dostępu do spraw — na dokumentach związanych ze sprawami zarejestrowanych w CMS. KN zauważył, że ze wszystkich opinii działu selekcji i kontroli dochodzeń wynika, iż wszystkie działania dochodzeniowe przeprowadzono zgodnie z mającymi zastosowanie normami prawnymi. Na podstawie wspomnianych opinii oraz innych przeanalizowanych dokumentów KN zidentyfikował jedynie odosobnione problemy dotyczące przestrzegania przez OLAF gwarancji proceduralnych (np. w jednej sprawie brak poinformowania osoby objętej dochodzeniem o zakończeniu dochodzenia, a w innej sprawie — brak pisemnego upoważnienia do przesłuchania osoby objętej dochodzeniem (9)).

23. W jednej sprawie osoba objęta dochodzeniem zgłosiła KN domniemane poważne naruszenie przez OLAF wymogu dotyczącego poufności. Nie mając jednak żadnych odpowiednich narzędzi do zbadania sprawy (zdarzenie nie zostało wspomniane w aktach sprawy OLAF-u), KN mógł jedynie przekazać skargę dyrektorowi generalnemu OLAF-u, który zaprzeczył, aby takie naruszenie miało miejsce.

24. Dnia 31 stycznia 2014 r. KN otrzymał informacje dotyczące 17 kolejnych spraw, w których informacje przekazano organom sądowym państw członkowskich od dnia 1 października 2013 r. (od wejścia w życie rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013). Z uwagi na fakt, że informacje te wpłynęły w ostatnim dniu okresu objętego niniejszym sprawozdaniem z działalności, KN zwróci się z wnioskiem o udzielenie dodatkowych informacji i zbada te sprawy później w 2014 r.

Decyzje o odroczeniu przekazania informacji instytucji, organowi, urzędowi lub agencji

Artykuł 4 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013: W przypadku gdy w wyniku dochodzeń wewnętrznych okaże się, że urzędnik, inny pracownik, członek instytucji lub organu, szef urzędu lub agencji lub członek personelu może stać się osobą objętą dochodzeniem, o fakcie tym informowana jest instytucja, organ, urząd lub agencja, do której osoba ta przynależy. (…) W wyjątkowych przypadkach przekazywanie takich informacji może zostać odroczone na podstawie uzasadnionej decyzji dyrektora generalnego, która jest przekazywana Komitetowi Nadzoru po zamknięciu dochodzenia.

25. W rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 883/2013 po raz pierwszy na dyrektora generalnego OLAF-u nałożono obowiązek przekazywania KN uzasadnionej decyzji o odroczeniu przekazania informacji instytucji, organowi, urzędowi lub agencji, do których należy dana osoba objęta wewnętrznym dochodzeniem, po zakończeniu dochodzenia. Dnia 31 stycznia 2014 r. OLAF poinformował KN, że od czasu wejścia w życie rozporządzenia nie było żadnych przypadków odroczenia przekazania informacji.

Zalecenia dyrektora generalnego OLAF-u

Artykuł 11 ust. 7 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999: Dyrektor informuje komitet o przypadkach, w których dana instytucja, organ, urząd lub agencja nie podjęła działań wynikających z jego zaleceń. Artykuł 17 ust. 5 akapit trzeci rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013: Dyrektor generalny okresowo informuje Komitet Nadzoru o: a) przypadkach niezastosowania się do zaleceń dyrektora generalnego (…).

26. W okresie sprawozdawczym i w praktyce od początku pełnienia swojego mandatu KN otrzymywał bardzo ograniczone informacje dotyczące spraw, w których nie zastosowano się do zaleceń dyrektora generalnego. W wyniku własnego dochodzenia KN stwierdził, że, podobnie jak w poprzednich latach, nie zastosowano się do znacznej liczby takich zaleceń. W swoich poprzednich sprawozdaniach z działalności KN podkreślił, że wydaje się, iż sam OLAF w przeszłości nie dysponował odpowiednimi narzędziami monitorowania umożliwiającymi mu prawidłowe śledzenie wykonywania jego zaleceń przez organy krajowe i unijne.

27. Po reorganizacji OLAF-u w 2012 r. monitorowanie wykonywania jego zaleceń zostało zdecentralizowane poprzez przeniesienie tego zadania na działy dochodzeniowe. Obecnie OLAF pracuje nad opracowaniem i wdrożeniem nowych narzędzi monitorowania umożliwiających lepsze śledzenie wyników i skutków jego zaleceń. KN zauważył, że OLAF podjął już znaczne starania mające na celu ocenę wykonania jego zaleceń, zwłaszcza zaleceń o charakterze sądowym i finansowym. Przykładowo OLAF dokonuje obecnie przeglądu ponad 600 spraw zakończonych wydaniem zaleceń o charakterze sądowym. KN z zainteresowaniem przyjął schemat oceny zastosowany w tym przeglądzie, zgodnie z którym działania następcze krajowych organów sądowych dotyczące zaleceń skontrolowano w odniesieniu do kluczowych etapów krajowych postępowań sądowych (wszczynania dochodzeń, decyzji dotyczących postawienia w stan oskarżenia lub zwolnienia, wyroków uniewinniających lub skazujących itp.). Jeżeli chodzi o działania następcze dotyczące zaleceń o charakterze finansowym, OLAF dąży do udoskonalenia swoich procedur tak, aby mógł ustalać kwoty rzeczywiście odzyskane do budżetu UE.

28. KN uznaje złożoność tego działania, które nadal jest w toku, i z zadowoleniem przyjmuje gotowość OLAF-u do udoskonalania swoich narzędzi monitorowania. Na tym etapie i z powodu braku istotnych informacji jest jednak zbyt wcześnie, aby KN mógł docenić wpływ zmian wynikających z reorganizacji na skuteczność i efektywność prac OLAF-u w zakresie monitorowania. KN oczekuje od OLAF-u przekazywania lepszych informacji w przyszłości, po wdrożeniu odpowiednich narzędzi monitorowania.

Procedury OLAF-u w zakresie rozpatrywania skarg

29. W swojej opinii nr 2/2013 (ustanowienie wewnętrznej procedury OLAF-u dotyczącej skarg) przyjętej w grudniu 2013 r. (10) KN zbadał możliwości dotyczące środków odwoławczych dostępne dla osób objętych dochodzeniami OLAF-u w odniesieniu do ewentualnych naruszeń ich praw i gwarancji proceduralnych. KN ustalił, że takie osoby nie mają do dyspozycji wystarczających i bezpośrednich środków prawnych, aby odwołać się w związku z ewentualnymi naruszeniami za pośrednictwem mechanizmu zewnętrznego (sądu UE lub sądu krajowego, Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, Europejskiego Inspektora Ochrony Danych) albo wewnętrznego (samego OLAF-u).

30. KN podkreślił, że w nowym rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 883/2013 dotyczącym dochodzeń prowadzonych przez OLAF nie rozwiązano tego problemu, ponieważ nie wprowadzono w nim mechanizmu rozpatrywania indywidualnych skarg. KN wyraził opinię, że obecną lukę prawną można wypełnić za pomocą sformalizowanej procedury składania skarg w OLAF-ie, w szczególności w odniesieniu do domniemanych naruszeń praw podstawowych i gwarancji proceduralnych w trakcie dochodzenia OLAF-u.

31. KN zalecił zatem, aby dyrektor generalny OLAF-u ustanowił i opublikował taką wewnętrzną procedurę po przeprowadzeniu konsultacji z KN dotyczących szczegółów. KN stwierdził, że pragnąłby, aby dyrektor generalny OLAF-u przedstawiał KN regularne sprawozdania dotyczące skarg wpływających do OLAF-u i podejmowanych w związku z nimi działań następczych.

32. W styczniu 2014 r. OLAF opublikował na swoich stronach internetowych opis działań podejmowanych w OLAF-ie podczas rozpatrywania skarg. W następstwie wniosku KN o przedstawienie pisemnej decyzji dotyczącej ustanowienia odpowiedniej procedury dyrektor generalny OLAF-u, w swoim piśmie z dnia 17 lutego 2014 r., potwierdził, że uznaje przedmiotową publikację za sformalizowanie istniejących procedur, co nie wymagało z jego strony wydania formalnej decyzji na piśmie.

33. W rezultacie KN musi stwierdzić, że jego zalecenie nie zostało zrealizowane. KN jest zaniepokojony zagrożeniem polegającym na wprowadzaniu w błąd obywateli, którzy chcieliby złożyć skargę do OLAF-u. Mogą oni uznać, że tekst zamieszczony na stronach internetowych OLAF-u stanowi dla nich ramy prawne dotyczące skargi, podczas gdy w rzeczywistości właściwa procedura (w odniesieniu do skarg dotyczących gwarancji proceduralnych) formalnie nie istnieje, ponieważ nie ma żadnego aktu prawnego stanowiącego podstawę prawną takiej procedury.

Skargi i wnioski kierowane do Komitetu Nadzoru

34. W badanym okresie sprawozdawczym do KN wpłynęło 14 skarg i wniosków od osób fizycznych. Stanowi to wzrost o 100 % w porównaniu z poprzednim rokiem. Skargi dotyczyły między innymi domniemanego braku poszanowania praw podstawowych i gwarancji proceduralnych, naruszenia poufności dochodzeń, zbyt długiego czasu trwania dochodzeń i rzekomo bezprawnego kończenia spraw bez wydania zaleceń. Skargi kierowały głównie osoby objęte dochodzeniami OLAF-u, lecz także osoby zgłaszające przypadki naruszenia niezadowolone z decyzji podjętych przez OLAF w związku ze zgłoszonym przez nie domniemanym nadużyciem finansowym.

35. W odpowiedzi na skargi KN podkreślił, że w ramach obecnie obowiązującego rozporządzenia KN nie został wyznaczony do pełnienia funkcji organu rozpatrującego skargi. KN wziął jednak pod uwagę wspomniane skargi w ramach systemowego monitorowania funkcji dochodzeniowej OLAF-u i — w przypadkach, w których uznał to za stosowne — zwrócił się do OLAF-u o udzielenie dalszych informacji i wyjaśnień lub pełnego dostępu do akt spraw w CMS.

36. W styczniu 2014 r. do KN wpłynęło formalne powiadomienie od instytucji UE, która wyraziła swoje obawy dotyczące rzekomo nieuzasadnionej ingerencji OLAF-u w prawo do ochrony danych osobowych urzędników tej instytucji. W swojej odpowiedzi KN podkreślił, że przedmiotowy zarzut dotyczył trwającego dochodzenia, w które KN nie może interweniować. KN wskazał również, że właściwym organem do rozpatrywania tego rodzaju skargi jest Europejski Inspektor Ochrony Danych oraz że KN będzie musiał poczekać na jego decyzję.

37. Do KN wpłynęły dwa wnioski o udzielenie dostępu do jego opinii nr 2/2012. KN uznał, że dokument, którego dotyczyły wnioski, był objęty zakresem wyjątków określonych w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (11), w szczególności w art. 4 ust. 2 tiret drugie i trzecie oraz w art. 4 ust. 1 lit. b), a zatem w tym czasie nie mógł zostać publicznie ujawniony. KN wyraził jednak gotowość do przedłożenia wspomnianego dokumentu, jeżeli zostanie złożony taki wniosek, w ramach trwającego postępowania sądowego.

38. Ponadto krajowy organ sądowy zwrócił się z wnioskiem o zniesienie nienaruszalności archiwów KN w odniesieniu do opinii nr 2/2012 oraz obowiązku pozostawania w rezerwie członków KN do celów postępowania krajowego. KN przychylił się do tego wniosku.

39. Regulamin pracowniczy urzędników Unii Europejskiej i warunki zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej stanowią, że każdy urzędnik lub inny pracownik, który dowiaduje się o faktach, które mogą wzbudzić podejrzenie co do nielegalnej działalności lub o postępowaniu związanym z wykonywaniem obowiązków służbowych, które może stanowić poważne zaniedbanie w wypełnianiu zobowiązań urzędników unijnych, niezwłocznie powiadamia swojego bezpośredniego przełożonego lub dyrektora generalnego, lub, jeżeli uznaje to za właściwe, Sekretarza Generalnego lub OLAF (12). Zasady te mają takie samo zastosowanie w OLAF-ie, co oznacza, że pracownicy OLAF-u mają obowiązek zgłoszenia jednemu ze swoich przełożonych w hierarchii OLAF-u lub, jeżeli uznają to za właściwe, bezpośrednio Sekretarzowi Generalnemu Komisji wszelkich informacji faktycznych i dowodów dotyczących ewentualnych bezprawnych działań lub poważnych uchybień związanych z wykonywaniem działalności zawodowej w ramach OLAF-u, które są im znane. Aby uwzględnić szczególną sytuację pracowników OLAF-u chcących zgłosić ewentualne nieprawidłowości w OLAF-ie, uzgodniono (13) z KN, że takie sprawy będą zgłaszane jego przewodniczącemu.

40. Do KN nigdy nie wpłynęło żadne tego rodzaju zgłoszenie. Możliwe, że pracownicy OLAF-u nie zostali należycie powiadomieni o przedmiotowej procedurze, ale co ważniejsze, KN nie przyznano żadnych narzędzi umożliwiających prowadzenie działań następczych w związku z takimi ewentualnymi skargami oraz zapewnienie skutecznego dochodzenia i środka odwoławczego.

2. MONITOROWANIE ZARZĄDZANIA FUNKCJĄ DOCHODZENIOWĄ OLAF-u

Artykuł 6 ust. 2 decyzji Komisji ustanawiającej OLAF, zmienionej decyzją Komisji 2013/478/UE (14) : Po konsultacji z Komitetem Nadzorczym dyrektor generalny przekazuje dyrektorowi generalnemu ds. budżetu wstępny projekt budżetu, który ma zostać włączony do załącznika dotyczącego Urzędu w sekcji ogólnego budżetu Unii Europejskiej dotyczącej Komisji. Artykuł 15 ust. 1 akapit trzeci rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013: Komitet Nadzoru przekazuje dyrektorowi generalnemu opinie, w tym również, w stosownych przypadkach, zalecenia dotyczące między innymi zasobów niezbędnych do wykonywania przez Urząd zadań dochodzeniowych (…).

Wstępny projekt budżetu OLAF-u na rok 2014

41. Aby potwierdzić, że w budżecie OLAF-u należycie uwzględniono niezależność OLAF-u w prowadzonych przez niego działaniach dochodzeniowych oraz że OLAF dysponuje zasobami, dzięki którym funkcjonuje skutecznie i efektywnie jako służba międzyinstytucjonalna pod względem intensyfikacji zwalczania nadużyć finansowych, KN przyjął opinię nr 1/2013 dotyczącą wstępnego projektu budżetu OLAF-u na rok 2014 (15).

42. KN przeanalizował przydział zasobów do działań priorytetowych oraz strategię w zakresie zasobów ludzkich. Zalecenia KN dotyczyły w szczególności działań następczych w związku z dochodzeniami oraz opracowania wskaźników dotyczących efektywności i jakości funkcji dochodzeniowej zgodnych z polityką UE w zakresie zwalczania nadużyć finansowych i strategią Komisji w zakresie zwalczania nadużyć finansowych. Zalecono również, aby OLAF skupił się na szkoleniu, rozwoju zawodowym, planowaniu przejmowania funkcji i odpowiedniej równowadze pomiędzy pracownikami świadczącymi usługi wspierające a pracownikami dochodzeniowymi.

43. KN podkreślił znaczenie konsultacji z KN poprzez faktyczną i merytoryczną wymianę opinii między dyrektorem generalnym OLAF-u a KN przed przesłaniem wstępnego projektu budżetu w jakiejkolwiek formie dyrektorowi generalnemu ds. budżetu.

44. Ponadto KN zalecił wprowadzenie oddzielnej pozycji w budżecie OLAF-u zarówno dla KN, jak i dla jego sekretariatu, w celu wyjaśnienia kosztów funkcji KN oraz podkreślenia międzyinstytucjonalnego charakteru KN i jego sekretariatu w przejrzysty sposób. Ponadto KN podkreślił, że ważne jest, aby dyrektor generalny przydzielał sekretariatowi KN wystarczające zasoby i zapewniał jego niezależne funkcjonowanie.

45. KN poparł wstępny projekt budżetu na rok 2014 pod warunkiem uwzględnienia zaleceń zawartych w przedmiotowej opinii.

Reorganizacja OLAF-u i badania zadowolenia personelu

46. Wyniki badania przeprowadzonego w 2013 r. w całej Komisji, po którym nastąpiło wewnętrzne badanie w OLAF-ie, świadczą o niskim poziomie zadowolenia personelu z ich środowiska pracy. KN jest szczególnie zaniepokojony trzema elementami ze względu na ich potencjalny wpływ na efektywność funkcji dochodzeniowej OLAF-u: — według personelu OLAF-u szeroko zakrojona reorganizacja Urzędu nie spowodowała zmniejszenia obciążenia administracyjnego pracowników dochodzeniowych ani zwiększenia przejrzystości procedur wewnętrznych, — pracownicy nie uważali, że kadra kierownicza wyższego szczebla OLAF-u komunikuje się z nimi w wystarczającym stopniu lub przykłada należytą uwagę do udzielanych przez nich informacji zwrotnych, — w następstwie reorganizacji OLAF-u w 2012 r. wszyscy kierownicy wyższego szczebla i ponad 75 % kierowników średniego szczebla zostało na nowo wyznaczonych do ich obecnych działów/dyrekcji, wielu pracowników odeszło, a ponad jedna czwarta pozostałego personelu rozważała odejście, co łącznie budzi poważne wątpliwości dotyczące ciągłości wiedzy eksperckiej w Urzędzie.

47. W związku z tym KN zwrócił się do dyrektora generalnego OLAF-u o regularne przekazywanie informacji na temat środków przewidywanych lub wdrożonych w celu rozwiązania wspomnianych problemów.

3. WSPÓŁPRACA Z OLAF-em

Działania następcze OLAF-u w związku z zaleceniami wydanymi przez Komitet Nadzoru

48. W 2012 r. KN wydał szereg zaleceń skierowanych do dyrektora generalnego OLAF-u, dotyczących w szczególności ochrony praw podstawowych i gwarancji proceduralnych (16). Ze wstępnej analizy KN wynika, że wdrożenie większości zaleceń z 2012 r. nie było zadowalające. Odpowiedzi dyrektora generalnego OLAF-u nie zawierały wystarczającego uzasadnienia dla braku realizacji zaleceń ani merytorycznych informacji dotyczących sposobu, w jaki zalecenia rzekomo wdrożono. Dlatego też KN zbada tę kwestię w oddzielnej opinii, którą wyda w 2014 r.

Porozumienia robocze z OLAF-em

49. W okresie sprawozdawczym KN prowadził obszerne i długie dyskusje z dyrektorem generalnym OLAF-u na temat dostępu KN do informacji dotyczących spraw. Wynik tych dyskusji znajduje odzwierciedlenie w porozumieniach roboczych (17) podpisanych przez dyrektora generalnego OLAF-u i przewodniczącego KN dnia 14 stycznia 2014 r. W porozumieniach określono: (i) zakres informacji przekazywanych KN dotyczących działań dochodzeniowych OLAF-u; (ii) metodykę przekazywania informacji; oraz (iii) ramy czasowe. Ich celem jest osiągnięcie właściwej równowagi pomiędzy obowiązkiem OLAF-u polegającym na ochronie poufności danych związanych z jego dochodzeniami a potrzebami KN w zakresie monitorowania.

50. Jeżeli chodzi o sprawy przekazane krajowym organom sądowym, KN stwierdził, że pragnąłby otrzymać kopię opinii skierowanych przez dział selekcji i kontroli dochodzeń do dyrektora generalnego OLAF-u dotyczących sprawozdania końcowego i zaleceń, aby umożliwić KN monitorowanie zmian dotyczących stosowania gwarancji proceduralnych. Ponieważ dokument ten może zawierać dane osobowe, KN uzgodnił z OLAF-em, że w pierwszej kolejności poprosi o opinię w tej kwestii Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. Obecnie oczekuje się na przedmiotową opinię.

51. Dnia 31 stycznia 2014 r., czyli ostatniego dnia okresu sprawozdawczego, którego dotyczy niniejsze sprawozdanie, po raz pierwszy na podstawie porozumień roboczych przekazano informacje, które dyrektor generalny OLAF-u ma obowiązek regularnie przekazywać KN. W rezultacie bardziej szczegółowa ocena realizacji porozumień zostanie przedstawiona w następnym sprawozdaniu.

52. Chociaż KN uznaje, że porozumienia robocze są istotnym osiągnięciem, obecnie uważa on, iż należy udoskonalić ich realizację, zwłaszcza pod względem treści informacji, które OLAF przekazuje KN. W przeciwnym razie KN nie będzie w stanie skutecznie pełnić swoich funkcji w zakresie monitorowania.

4. WSPÓŁPRACA Z ZAINERESOWANYMI STRONAMI

Posiedzenia z instytucjami UE

53. W okresie od maja do lipca 2013 r. wezwano KN do przedstawienia wniosków z jego sprawozdania z działalności za 2012 r. Parlamentowi (Komisji Kontroli Budżetowej), Radzie (Grupie Roboczej ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych) i Trybunałowi Obrachunkowemu.

54. Na kilku innych posiedzeniach z udziałem Komisji Kontroli Budżetowej i komisarza Algirdasa Šemety KN przedstawił wyniki dochodzeń OLAF-u oraz informacje dotyczące poszanowania praw podstawowych. KN przedstawił również swoje wnioski dotyczące skuteczności nadzoru OLAF-u, reformy rozporządzenia w sprawie OLAF-u oraz nowej struktury nadzoru OLAF-u zaproponowanej w komunikacie Komisji „Poprawa zarządzania OLAF-u oraz wzmocnienie gwarancji proceduralnych w dochodzeniach” (18).

55. W listopadzie 2013 r. KN zorganizował nieformalną wymianę opinii dotyczących wyzwań, przed którymi stanął OLAF i jego KN po wejściu w życie rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013.

Wymiana opinii z instytucjami UE

56. W sierpniu 2013 r. KN rozpoczął przygotowania do sformalizowanej wymiany poglądów z Komisją, Parlamentem, Radą i Trybunałem Obrachunkowym na temat polityki związanej z działaniami OLAF-u, jak przewidziano w art. 16 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013. KN zaproponował, aby w pierwszej kolejności skoncentrowano się na ramach nadzoru zreformowanego OLAF-u. Niestety administracja Komisji zorganizowała posiedzenia przygotowawcze z udziałem wszystkich pozostałych uczestników, ale z wyłączeniem KN. Nadal konieczne jest zatem ustalenie, czy w ramach pierwszej wymiany poglądów zostaną spełnione cele określone w rozporządzeniu.

Otwarte posiedzenie Parlamentu Europejskiego na temat gwarancji proceduralnych

57. W październiku 2013 r., w oparciu o posiadane doświadczenie w zakresie monitorowania, KN przyjął stanowisko dotyczące wzmocnienia gwarancji proceduralnych w OLAF-ie (19). Stanowisko KN dotyczące ewentualnych nowych zmian prawnych w rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 883/2013, zaproponowanych przez Komisję w jej komunikacie, przedstawiono na otwartym posiedzeniu zorganizowanym przez Parlament (20).

58. KN z zadowoleniem przyjął wniosek Komisji, wskazując jednak, że niektóre rozwiązania strukturalne należy jeszcze raz rozważyć ze szczególnym uwzględnieniem niezależności OLAF-u i KN. W szczególności należy unikać wszelkich potencjalnych konfliktów kompetencji między obecną a przewidywaną strukturą nadzoru oraz dublowania się ich pracy. KN zaproponował alternatywne rozwiązania, w ramach których zachowano by przydatne instrumenty zaproponowane przez Komisję, jednocześnie włączając je jednak do kompleksowego mechanizmu nadzoru.

Społeczeństwo obywatelskie

59. Biuro Transparency International przy UE podjęło decyzję o przeprowadzeniu oceny systemu rzetelności życia publicznego w UE (21). W styczniu 2014 r. odbyło się spotkanie przewodniczącego KN i członków sekretariatu KN z przedstawicielami biura Transparency International przy UE, na którym omawiano kwestie takie, jak stosunki między OLAF-em a KN, odpowiedzialność i niezależność OLAF-u oraz zasady etyki zawodowej, jakimi rządzi się sam KN.

5. ZARZĄDZANIE KOMITETEM NADZORU

Rola Komitetu Nadzoru na mocy rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013

60. W rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 883/2013 wprowadzono szereg zmian dotyczących roli KN i jego narzędzi monitorowania. Znaczną część posiedzeń KN przeznaczono zatem na omówienie wpływu tych zmian na działalność KN.

61. KN przeprowadził dogłębną analizę zmian dotyczących misji i roli KN, jego podstawowych zadań oraz narzędzi z zakresu monitorowania i sprawozdawczości. W związku z nowym rozporządzeniem w sprawie OLAF-u w dokumencie KN dotyczącym misji, kompetencji i celów KN (22) wyjaśniono przedmiotowe zmiany, model monitorowania KN i rolę jego sekretariatu, którego niezależne funkcjonowanie jest gwarancją niezależności samego KN.

Priorytety i cele

62. KN określił strategiczne cele i priorytety na nadchodzący okres swojego mandatu, ukierunkowane na zwiększenie skuteczności i wpływu jego podstawowej działalności, a zatem na wsparcie funkcji dochodzeniowej OLAF-u i zwiększenie jego niezależności. KN określił następujące cele strategiczne: (i) opracowanie skutecznych i pragmatycznych narzędzi monitorowania; (ii) usprawnienie współpracy z OLAF-em i jego dyrektorem generalnym; (iii) działanie w charakterze zainteresowanej strony w ramach realizacji polityki w zakresie zwalczania nadużyć finansowych; (iv) zwiększenie widoczności KN wśród instytucji UE i państw członkowskich; (v) opracowanie metod pracy KN; (vi) zabezpieczenie niezależnego funkcjonowania KN i jego sekretariatu; (vii) wkład we wniosek ustawodawczy dotyczący wzmocnienia nadzoru OLAF-u. Aby osiągnąć te cele, KN określił szereg priorytetów, które również przedstawiono w dokumencie dotyczącym misji, kompetencji i celów KN, który stanowi jednocześnie strategię śródokresową KN.

Kodeks postępowania

63. Dnia 9 października 2013 r. KN przyjął kodeks postępowania wraz z uzasadnieniem dotyczącym gwarancji bezstronności i ryzyka konfliktu interesów przy wykonywaniu funkcji monitorowania (23). KN podkreślił, że jego członkowie na ogół sprawują kluczowe funkcje w ich krajowym systemie sądownictwa lub w administracji krajowej, dzięki czemu mogą działać w charakterze odpowiednika/partnera OLAF-u na szczeblu krajowym na każdym etapie sprawy OLAF-u. Jednocześnie regularnie monitorują oni sprawy OLAF-u, w szczególności sprawy wymagające przekazania informacji krajowym organom sądowym. W związku z tym może dochodzić do sytuacji, w których osoby te będą zajmowały się tą samą sprawą OLAF-u zarówno w ramach ich obowiązków krajowych, jak i jako członkowie KN. Kluczowe znaczenie ma zatem dopilnowanie, aby rozpatrywanie danej sprawy w takiej podwójnej roli nie powodowało żadnych faktycznych ani potencjalnych konfliktów interesów stwarzających zagrożenie dla zaufania publicznego dotyczącego bezstronności i obiektywności pracy takich osób. KN przeprowadził przegląd takich szczególnych zadań członków KN, które potencjalnie mogą prowadzić do wystąpienia konfliktu interesów, a następnie sporządził spis konkretnych sytuacji, w których może dochodzić do konfliktów interesów. W kodeksie postępowania przewidziano jasną procedurę dotyczącą zarządzania w przypadku wystąpienia konfliktu interesów.

64. W celu ujęcia tej polityki i kodeku postępowania w wyraźnych ramach prawnych KN uznał, że odpowiednim działaniem będzie zmiana jego regulaminu. Obecnie prowadzone są prace nad zmianą regulaminu.

Metody pracy

65. W marcu 2013 r. KN powitał nowego członka — Tuomasa PÖYSTI. Na swoim posiedzeniu w październiku 2013 r. KN wybrał Johana DENOLFA na stanowisko przewodniczącego na kolejny rok.

66. Od lutego 2013 r. do stycznia 2014 r. włącznie KN zorganizował 11 posiedzeń plenarnych w Brukseli i Luksemburgu. Przewodniczący, sprawozdawcy i członkowie sekretariatu spotykali się też regularnie, aby pracować nad określonymi kwestiami, a także nad przygotowaniem posiedzeń plenarnych i nad związanymi z nimi działaniami następczymi.

67. Do każdej badanej istotnej kwestii KN wydelegował sprawozdawcę. Dotyczyło to zwłaszcza budżetu OLAF-u, analizy procedur OLAF-u dotyczących rozpatrywania skarg, instrukcji dyrektora generalnego dla pracowników w zakresie procedur dochodzeniowych, priorytetów polityki dochodzeniowej OLAF-u oraz analizy procesu selekcji w OLAF-ie. Sprawozdawcy współpracowali z sekretariatem KN przy przygotowaniu projektów opinii lub dokumentów na potrzeby omówienia ich na posiedzeniach plenarnych.

68. Na posiedzeniu plenarnym w lutym 2013 r. sekretariat KN przedstawił kadrze kierowniczej wyższego szczebla OLAF-u metody pracy KN, w szczególności w odniesieniu do spraw przekazywanych przez OLAF krajowym organom sądowym. Wyjaśniono również, jakie informacje są niezbędne KN do prawidłowego wykonywania jego zadań. Prezentacja ta posłużyła jako podstawa do opracowania przez KN zestawu wytycznych dotyczących monitorowania. Od czasu wejścia w życie rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 KN prowadzi prace nad ustanowieniem nowych wytycznych dotyczących monitorowania.

6. SEKRETARIAT KOMITETU NADZORU

69. W skład sekretariatu KN wchodzą prawnicy, pracownicy dochodzeniowi i asystenci, którzy zapewniają codzienne monitorowanie działań dochodzeniowych OLAF-u i wspierają członków KN w wykonaniu ich zadań. Sekretariat otrzymuje wszystkie informacje dostarczane do KN i przeprowadza własną wewnętrzną analizę. Sekretariat odpowiada także za sporządzanie opinii prawnych dla członków KN.

70. KN pragnie podkreślić, że jego sekretariat musi mieć możliwość udzielania KN pomocy w wykonaniu jego funkcji monitorowania w sposób lojalny i skuteczny, nie narażając się na ryzyko ewentualnych konfliktów interesów jako personel OLAF-u podlegający dyrektorowi generalnemu OLAF-u. W ciągu kilku ostatnich lat KN stale podkreślał znaczenie swojego niezależnego i skutecznego działania, które wymaga niezależnego i odpowiednio obsadzonego sekretariatu pomimo przynależności do struktury OLAF-u funkcjonującego niezależnie i pod wyłączną kontrolą KN. KN z zadowoleniem przyjmuje fakt, że niezależność funkcjonowania jego sekretariatu jest obecnie zagwarantowana rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 883/2013 (24).

71. KN określił cztery podstawowe warunki zapewniające niezależność funkcjonowania sekretariatu: (i) rekrutacja, ocena i awans kierownika sekretariatu na podstawie decyzji KN; (ii) przeklasyfikowanie kierownika sekretariatu na kierownika wyższego szczebla; (iii) rekrutacja, ocena i awans pracowników sekretariatu dokonywane przez jego kierownika; (iv) dalsze przekazanie wykonania budżetu sekretariatu jego kierownikowi. KN rozpoczął trwające nadal dyskusje z dyrektorem generalnym OLAF-u na temat wdrożenia tego nowego wymogu regulacyjnego.

72. KN jest również zadowolony, że dyrektor generalny OLAF-u ponownie ustalił, że liczba stanowisk przydzielonych sekretariatowi ma wynosić osiem, tak jak przed reorganizacją OLAF-u w 2012 r.

Jak skontaktować się z Komitetem Nadzoru

Za pośrednictwem sekretariatu KN:

Listownie, na adres: J30 13/62 — Rue Joseph II, 30 — B — 1049 Brussels Telefonicznie: +32 22984022 Pocztą elektroniczną, na adres: OLAF-FMB-supervisory-committee@ec.europa.eu Faksem: +32 22959776 Strona internetowa: http://ec.europa.eu/anti_fraud/about-us/supervisory-committee/index_en.htm

(1) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady i rozporządzenie Rady (Euratom) nr 1074/1999 (Dz.U. L 248 z 18.9.2013, s. 1).

(2) Art. 15.

(3) Zob. załącznik 5.

(4) Zob. załącznik 3.

(5) Zob. załącznik 4. Chociaż opinię tę przyjęto w marcu 2014 r., KN postanowił załączyć ją do niniejszego sprawozdania z działalności, ponieważ niemal wszystkie prace nad tą opinią przeprowadzono w okresie sprawozdawczym.

(6) W 2013 r. do KN wpłynęło 186 sprawozdań dotyczących dochodzeń trwających dłużej niż dziewięć miesięcy.

(7) W rocznym sprawozdaniu z działalności KN za 2012 r. zgłoszono 21 spraw wymagających przekazania informacji krajowym organom sądowym, które OLAF przekazał KN w styczniu 2013 r. Całkowita liczba spraw zgłoszonych w 2013 r. wynosi 77.

(8) OLAF przekazał KN opinie dotyczące końcowego/okresowego sprawozdania i zaleceń w 72 sprawach z 77 przekazanych krajowym organom sądowym w 2013 r.

(9) W drugiej z wymienionych sytuacji przesłuchanie osoby objętej dochodzeniem przeprowadzono na podstawie zasad zawartych w poprzednim podręczniku OLAF-u.

(10) Zob. załącznik 2.

(11) Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43.

(12) Art. 22a regulaminu pracowniczego i art. 11 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej.

(13) Po konsultacjach ze Służbą Prawną Komisji — zob. nota dyrektora generalnego OLAF-u z dnia 10 listopada 2008 r. skierowana do pracowników OLAF-u.

(14) Dz.U. L 257 z 28.9.2013, s. 19.

(15) Zob. załącznik 1.

(16) Zob. streszczenie w załączniku 7.

(17) Zob. załącznik 10.

(18) COM(2013) 533 final z 17.7.2013.

(19) Zob. załącznik 6.

(20) Otwarte posiedzenie z dnia 3 października 2013 r.„OLAF a prawa osób objętych dochodzeniem” („OLAF and the rights of the persons concerned”).

(21) Zob. http://www.transparencyinternational.eu/european-union-integrity-system-study/.

(22) Zob. załącznik 8.

(23) Zob. załącznik 9.

(24) Motyw 40.

ZAŁĄCZNIKI 1. Opinia nr 1/2013: wstępny projekt budżetu OLAF-u na 2014 r. 2. Opinia nr 2/2013: ustanowienie wewnętrznej procedury OLAF-u dotyczącej skarg 3. Opinia nr 1/2014: priorytety polityki dochodzeniowej OLAF-u 4. Opinia nr 2/2014: selekcja spraw w OLAF-ie 5. Uwagi KN dotyczące procedur dochodzeniowych w OLAF-ie 6. Dokument dotyczący wzmocnienia gwarancji proceduralnych w OLAF-ie 7. Zalecenia KN na 2012 r. 8. Misja, kompetencje i cele KN: strategia śródokresowa 9. Kodeks postępowania członków KN i uzasadnienie dotyczące gwarancji bezstronności i ryzyka konfliktu interesów przy wykonywaniu funkcji monitorowania 10. Porozumienia robocze z OLAF-em

ZAŁĄCZNIK 1 OPINION No 1/2013 OLAF's preliminary draft budget for 2014 Brussels, 16 July 2013 INTRODUCTION At the meetings of 27 February and 16 July, 2013, OLAF's Supervisory Committee examined OLAF's preliminary budget for 2014 and adopted the following opinion. In accordance with the Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (1) and Article 3 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom (2), the European Anti-Fraud Office (hereinafter OLAF) shall have full independence to exercise its investigative function in all institutions, bodies, offices and agencies established by or on the basis of the Treaty on the European Union, Treaty on the Functioning of the European Union and the Euratom Treaty. To do this and to ensure that OLAF is able to function in an efficient and effective manner and contribute in the best possible way to the Union's objectives of the fight against fraud defined in Article 325 of the Treaty on the Functioning of the European Union, a specific budget line within the Commission budget (European Commission section of the general budget of the European Union) is created for OLAF. (3) In accordance with Article 11 of the Regulation (EC) No 1073/1999 the mission of the OLAF Supervisory Committee (SC) is to reinforce the independence of OLAF in the exercise of OLAF's investigative function. In the reform of Regulation (EC) No 1073/1999 adopted by the European Parliament and the Council in 2013, the role of the SC has been strengthened as guardian of the independence of OLAF in its investigative function and in the supervision of the respect of fundamental rights and freedoms. In this context, and with a view to the powers conferred by the Commission on the SC (4), the SC has considered OLAF's preliminary draft budget (PDB) and the Commission draft budget for 2014 concerning OLAF and delivers the following Opinion. The objective of the procedure in which the SC adopts an Opinion on OLAF's preliminary draft budget and draft budget is to give assurance that the draft budget duly takes into account the independence of the investigative function of OLAF and that OLAF is resourced to function effectively and efficiently as an inter-institutional service in stepping up the fight against fraud as foreseen by the Union legislator in Regulation (EC) No 1073/1999. The SC Opinion on the preliminary draft budget also creates a documented forum of the SC advice to the Director-General of OLAF and to the Budgetary Authority of the Union and other Institutions of the Union on the prerequisites for efficient allocation and use of resources to and within OLAF. In this way the SC Opinion contributes to the attainment of value for money, legal certainty and efficient anti-fraud policy in the European Union. The Opinion of the SC is not therefore limited only to commenting on the budget line on the SC of the OLAF. I. RESOURCES In the draft budget presented by the Commission on 26 June 2013, the OLAF budget will be increased by approximately 1,5 % with a total expenditure of EUR 58 523 000. The increase comes principally from the transfer of an additional 6 posts from headquarters budget line ‘Expenditure related to officials and temporary staff working with the institution to OLAF’. If the impact of the EU enlargement to include Croatia is taken into account, the increase in the OLAF expenditure is 0,7 %. In the draft budget presented by the Commission the general increase in the Commission's administrative expenditure is 0,1 % and 0,8 % when taking into account the expenditure resulting from the enlargement to Croatia. The OLAF Budget has not been subject to the same strict savings measures as those within the Commission services in general. The SC notes this with satisfaction and considers that this line on resources provides the conditions necessary to continue the fight against fraud as one of the important priorities of the European Union. The budget line concerning buildings and IT has been kept on zero growth in accordance with the general orientation of the Commission. The SC observes that a well-organised and up-to-date ICT support and infrastructure are necessary conditions for a cost-effective fraud investigation function. The SC has no objection to the general orientation in the Commission draft budget but SC would stress the need to keep both OLAF's Case Management, ICT analytics and other information systems up to date in order to enable OLAF to function efficiently. Allocation of resources to priority activities The SC has regularly recommended to OLAF in its previous opinions on the budget to allocate more staff to OLAF's core business — investigations — by shifting them from the support units. In addition, the SC has proposed clarification of the distinction between investigative and operational activities of OLAF. The SC notes the reorganisation of OLAF put in place on 1 February 2012 in which resources at the organisational level were increasingly concentrated on investigations. As a result of this, in the OLAF Report of 2012, the distribution of staff in the units dealing with the fight against fraud, OLAF policy strategy and coordination and administrative support is reported separately. This goes in the direction of clarification of the distinction between investigative and other operational activities of OLAF in line with the SC's earlier recommendations. However, the SC considers that clarification between investigation and investigation support functions, anti-fraud policy functions and other operational activities of OLAF should go still further. Opening and follow up of the investigations The SC would mention that consistent application over the years of the investigative policy priorities in line with Union's anti-fraud policy and the Commission's anti-fraud strategy is a core issue in the resources management of OLAF and in the performance of its investigative function. The SC notes that in the OLAF Management Plan the alignment with the investigative policy priorities is defined as one of the performance indicators for OLAF. (5) The SC underlines the importance of transparent and reliable follow-up of the investigative policy priorities. The SC would refer to its earlier observations and statistics as presented by the European Court of Auditors in the Special Report No 2/2011 (6) on the low number of OLAF investigations leading to convictions by Member States judicial authorities. (7) The SC considers that the rate of OLAF reports leading to convictions is one of the key indicators of the effectiveness of OLAF's investigative function requiring close and open attention. The SC recognises that the reasons why OLAF reports do not lead to conviction may, in some instances lie outside OLAF's control, however, the impact of such external factors should be carefully analysed and transparently reported. The SC therefore encourages OLAF to continue to develop indicators and report on them in a transparent and reliable manner in order to show an example of value for money and to demonstrate the positive impact that contribution of additional resources to OLAF has in the fight against fraud in the European Union, appropriate follow-up thus ensuring that the ultimate results of investigations are achieved. Without this OLAF risks carrying out good, hard work which may ultimately not produce the required results. HR strategy The reorganisation of the Office resulted in significant shifts of staff and modifications in their job description or even a completely new allocation of tasks. In such circumstances the SC reiterates its earlier position that it is essential to have an appropriate human resources strategy built on the identified and real needs of the organisation and its priorities, with the aim of giving direction and maximising the use of existing resources. The SC draws particular attention to OLAF's ability to recruit and maintain high quality professionals in its investigative functions as a focal point of cost-effective anti-fraud service at the Union level. A crucial element of the human resources strategy should continue to be the continuous training related to internal mobility and overall restructuring. It should address the optimum balance between administrators and staff members with administrative professional background performing core investigative tasks and assistants providing support services. Recommendations: — Effective follow-up of investigations must be ensured and results of the investigations reported with timely and reliable indicators — OLAF shall continue to develop indicators describing the efficiency and quality of its investigative function and on the alignment with the anti-fraud policy of the European Union and anti-fraud strategy of the European Commission — A human resources strategy based on a needs assessment of OLAF's current activities should be developed and focus given to training, career development, succession planning and appropriate balance between assistants providing support services and administrators performing core investigative tasks. II. BUDGETARY PROCEDURE The Commission Decision establishing OLAF is clear that the SC must be consulted on the PDB of OLAF before it is sent to the Director-General for Budgets (8). Up to now the Director-General of OLAF has transmitted the PDB to the Committee after ‘technical’ meetings/arrangements with DG Budget. In 2013 the SC was presented with the preliminary draft budget in February and informed in June with regard to the Commission Decision on the draft budget for 2014. The SC believes that to provide an effective opinion on the PDB is one of its core tasks and would remind the Director-General of OLAF to undertake a substantive consultation with the SC prior to budget negotiations with DG Budget. Furthermore, the SC would encourage the Director-General to consult the SC on the OLAF Annual Management plan in order to have independent support and feed-back based on the follow-up of the investigative function by the SC. Conclusion: — The Director-General of OLAF shall ensure that the SC be effectively consulted regarding the next PDB by means of a real and substantive exchange of opinions between the Director-General and the Committee before the PDB is sent to the Director-General for Budget in any form. III. THE SC AND THE SECRETARIAT OF THE SC The SC expenditure The SC notes that the budget line of the expenditure related to the SC is not changed in 2014 draft budget. The SC draws attention to the fact that with the extended responsibilities attributed to the SC by the Union legislator, the performance of the duties of the SC requires the devotion of a considerable amount of time by its Members who, by definition, do so on a part time bases. The Resources of the Secretariat of the SC In accordance with Regulation (EC) No 1073/1999 the SC has a crucial role to play in the monitoring of OLAF's investigative function. Moreover, the SC has a specific inter-institutional character. In the discharge of its duties assigned by the legislator, the SC is dependent on its Secretariat. The SC would like to point out that the role of the Secretariat is primarily not to assist in the organisation and documentation of the meeting of the SC. In practice, the SC Secretariat performs an overall, regular monitoring of the investigative function of OLAF. This results from the fact that it is the SC Secretariat which has access, in accordance with the established access arrangements, to the OLAF Case Management System. The data protection rules de facto require that access to case information by the SC is implemented via the SC secretariat. An adequately staffed Secretariat with high quality personnel is thus a vital condition for the SC in the discharge of its duties as stipulated by the legislator. The SC considers that the 2014 draft budget creates conditions for appropriate resourcing of the SC Secretariat. The SC would point out the general principle of sincere cooperation between Institutions and bodies of the European Union, which is a general principle of the Union law, specifically that Regulation (EC) No 1073/1999 sets out further requirements on the sincere cooperation between the Director-General of OLAF and the SC. The Director-General of OLAF shall, in the spirit of sincere cooperation, consult the SC on all issues which relate to the staffing, promotion of personnel and resources of the SC Secretariat. To be fully informative and representative of the total cost of supervision, the budget entry for the SC should incorporate the total cost of operations stemming from the duties stipulated in Regulation (EC) No 1073/1999, that is, all the SC Members' expenditure as well as that of its Secretariat which includes their salaries, training, travel etc. OLAF has the privilege of transferring its funds freely from one line item to another. By joining up the total cost of the SC's function in a separate budget entry it is ensured that funds targeted for use by the SC are actually used for the supervisory function. However, funds remaining unused could be redeployed to other headings within the OLAF budget. Such redeployment should only be possible with prior notification to the SC and its approval. The Head of the SC Secretariat should be sub-delegated as the authorising officer to manage the total fund allocation for the SC's operations under the control of the Committee. Having one budget line which incorporates all expenditure will facilitate the management and efficiencies of the supervisory framework whilst, at the same time, any unused funds are passed on to other OLAF budget lines by the Director-General upon the approval of the SC. A separate budget line has the benefit of transparency and reflects also the independence of the SC in line with the Regulation. At the same time, this separate budget line will inform the three institutions appointing the SC regarding the resources specifically allocated to the supervisory function. Secretariat Staff The SC maintains its position, as expressed in its previous opinions on the OLAF budget, on the minimum requirement of eight Secretariat staff, which is equivalent to the current needs of the SC. This represents about 2 % of OLAF staff (9) which the SC deems the minimum number required for it to carry out its monitoring function efficiently. (10) The SC would point out that the legal duties of the SC require a small, but high quality staff in Secretariat. The SC has noted with satisfaction the intention of the OLAF Director-General to allocate additional posts to the Secretariat. The SC expects a fluid and rapid implementation of the announced intention. Furthermore, the SC is of the opinion that, with regard to the appointment of the Head of the Secretariat and other staff for its Secretariat, including internal transfers, there should be close consultation with the Committee, as indicated in its Rules of Procedure (11) reflecting the principle of cooperation stipulated in the Regulation. The SC acknowledges that the Commission staff rules and the appraisal and promotion system do not currently permit the SC Members to evaluate the performance of the staff of the Secretariat directly. The SC also notes that nothing in the Commission staff rules and appraisal and promotion system excludes the consultation of the SC and that some Institutions have developed consultation systems for situations in which a member of staff is effectively working for another directorate or body than the one which is legally responsible for the appraisal and promotion. Therefore the SC considers that even though the appraisal of the Head of Secretariat and his promotion are ultimately decided by the Director-General of OLAF, he should make these decisions on the basis of the opinions of the Committee under whose direct authority the Secretariat works, as it is foreseen in the SC's Rules of Procedure (12). This will ensure the continuous independence of the Secretariat in their day to day functions. Recommendations: — Separate budget line for both the SC and Secretariat should be considered to clearly indicate the costs of the SC function and to highlight in a transparent manner the inter-institutional character of the SC and its Secretariat. — The Director-General of OLAF shall, in sincere and close cooperation with the SC, ensure that appropriate resources and staff members are allocated to the SC Secretariat in line with the intention expressed by the Director-General. — Regular monitoring of the investigative function of OLAF and SC access to information depend on a small but high quality Secretariat. The Secretariat should have eight members of staff. — Appointments, appraisal and promotion of the SC Secretariat staff should only be made following the approval of the SC, thus ensuring full independence of the SC Secretariat in the performance of its duties. — Appraisal of the Head of Secretariat and his promotion should be decided by the Director-General on the basis of the SC's opinion. IV. CONCLUSION The SC supports OLAF's draft budget for 2014 with the provision that the above recommendations be taken into consideration. In accordance with Article 6(2) of the Commission Decision of 28 April 1999, the Opinion should be transmitted to the Budgetary Authority by OLAF. Furthermore, the SC invites the Director-General of OLAF to update the SC regularly on measures taken by OLAF towards implementation of the recommendations in this Opinion. Adopted in Brussels, on 16 July 2013 For the Supervisory Committee, Johan DENOLF Chairman (1) Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 1). (2) Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom of 28 April 1999 establishing the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 20). (3) See Art. 13 of Regulation (EC) No 1073/1999 (Art. 18 of the Regulation amended as of 1 October 2013). (4) Article 6 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom. (5) See OLAF Annual Activity Report 2012 final, Ares (2013) 509786 — 26.3.2013: chapter 1.3, Specific objectives for ‘fight against fraud’: investigative and coordination activities, p. 5. (6) Special Report No 2/2011, ‘Follow-up of Special Report No 1/2005 concerning the management of the European Anti-Fraud Office’. (7) See the SC Opinion 1/2012 of the 2013 OLAF draft budget, reproduced as Annex 2 of the SC Annual Report of 2012. (8) Article 6(2) of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom cited above provides: ‘After consulting the Surveillance Committee, the Director shall send the Director-General for Budgets a preliminary draft budget to be entered in the special heading for the Office in the annual general budget’. (9) According to the OLAF report for 2011, there are 437 staff in the Office. (10) For the detailed analysis of the SC workload and consequently of the necessary SC Secretariat resources, see the note of the Head of the SC Secretariat of 21 March 2013. In view of the incoming amendments to Regulation (EC) No 1073/1999 entrusting additional tasks to the SC, the resources of the SC Secretariat may require reinforcement in the year 2014. (11) Article 11(3) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘In any case, the Head of the Secretariat shall inform the SC about the candidates for membership of the Secretariat. Once the applications are known, the Committee shall discuss in the plenary session whether they meet the Committee's working needs with a view to submitting a proposal for their appointment to OLAF's Director-General’ (OJ L 308, 24.11.2011, p. 114). (12) Article 11(5) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘The Supervisory Committee shall periodically evaluate the work of the Head of the Secretariat and of the Secretariat members’.

ZAŁĄCZNIK 2 OPINION No 2/2013 on establishing an internal OLAF procedure for complaints The Supervisory Committee of the European Anti-Fraud Office (OLAF) examined the options for redress open to persons involved in OLAF's investigations regarding potential violations of their rights and procedural guarantees. The Committee found that such persons do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations either through an external (an EU or national court, the European Ombudsman or the European Data Protection Supervisor) or internal mechanism (OLAF itself). The Committee believes that the new Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 concerning investigations conducted by OLAF has not resolved the problem, since it does not introduce a mechanism for dealing with individual complaints. The Committee expressed the opinion that the current legislative gap could be closed by putting in place a transparent and efficient complaints procedure within OLAF, to deal with complaints alleging potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees in the course of an OLAF investigation. The Committee therefore recommended that the Director-General of OLAF institute such an internal procedure and put forward concrete suggestions with regard to its implementation. INTRODUCTION 1. OLAF has been given far-reaching powers of investigation in order to efficiently carry out its mission to protect the financial interests of the EU. The exercise of these powers is very likely to touch upon the fundamental rights of persons concerned by investigations (1), and therefore their respect by OLAF is essential. It contributes — as the SC has already emphasised (2) — not only to ensuring the effectiveness and efficiency of OLAF's investigative activities, but also to consolidating its reputation, credibility and ultimately its independence. 2. OLAF is obliged to ensure the protection of fundamental rights by safeguarding the procedural guarantees as listed by the EU Charter of Fundamental Rights (3). In addition, the EU legislator decided to enhance OLAF's accountability for its investigative activities by reforming its legal framework (4) which resulted in the adoption of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 (5) (hereinafter, the Regulation). 3. The SC welcomes the changes brought by the Regulation but would like, nevertheless, to point out that the mechanisms put in place to enforce the procedural guarantees need further improvement. The Regulation provides for a legality check (6) and a monitoring mechanism (7), but does not establish a mechanism for dealing with individual complaints which would be, in the SC's view, indispensable for ensuring effective protection of fundamental rights. 4. In the SC's opinion, persons involved in OLAF investigations do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations of their rights and the recent reform of the legal framework has not solved that problem. Therefore, the SC takes the view that the Director-General of OLAF ((hereinafter, the DG) should swiftly establish a transparent and stable internal procedure for dealing with individual complaints. I. INSUFFICIENCY OF THE EXISTING REDRESS MECHANISMS 5. Persons considering that, in the course of an investigation, OLAF breached their fundamental rights and wishing to complain, have at their disposal various means of judicial and non-judicial review which, however, may be insufficient, for the reasons stated below. 6. Firstly, they may seek the direct judicial review by an EU Court (action for annulment, action for damages and request for interim relief) or indirectjudicial review by EU and national courts (preliminary ruling procedure). (8) However, it should be noted that these actions are governed by rather strict rules on admissibility (9) and must fulfil a number of conditions to trigger a right to reparation (10). Even when an action is successful, ‘Judicial protection is obtained long after the contested investigative act and the act as such is not affected by the EU court's ruling; only compensation for the prejudice created by that act is obtained’ (11). 7. Secondly, persons wishing to complain may address themselves to the European Data Protection Supervisor (EDPS), who is specifically entrusted (12) with the competence of hearing and investigating complaints lodged by persons whose personal data are processed by OLAF. However, the material scope of his review is limited to the protection of personal data and privacy. 8. Thirdly, the European Ombudsman (EO) is competent to investigate complaints regarding maladministration (13) against OLAF, namely failure to act in accordance with the law, to respect the principles of good administration, or breaches of fundamental rights. Nevertheless, it is the EO's view — which the SC fully shares — that an institution ‘in frequent contact with people who may have reason to complain should provide for a first line complaints mechanism allowing for their problems to be addressed and solved rapidly, before, in the event that resolution is not successful, having to turn to other redress mechanisms, such as Ombudsmen and courts’ (14). The SC considers that this statement also applies to OLAF. 9. Fourthly, the SC itself — as the OLAF's supervisory body — is quite often the addressee of individual complaints which it takes into consideration as a valuable source of information concerning OLAF's investigations and thus triggering the SC's monitoring activity. The SC's role, as emphasised by a ruling of the EU General Court (15) and confirmed by Regulation (EU, Euratom) No 883/2013, is to monitor developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations (16) which cannot be carried out without examination of individual cases. However, the SC was not established as a complaints body and its supervision takes place only ex post, since the SC cannot intervene in ongoing investigations. Furthermore, the SC regrets the lack of appropriate monitoring tools at its disposal and the absence of a specific reporting obligation for the DG to inform the SC of complaints addressed to him and, in particular, on the way they were dealt with. 10. In addition to the external mechanisms, the SC notes that an internal mechanism for dealing with individual complaints is not completely absent from the legal framework governing OLAF's investigations. Any official or other servant of the EU who is the subject of an internal investigation has the right to submit to the DG a complaint against an act adversely affecting him in connection with investigations by OLAF (17). However, according to the existing EU case-law, OLAF's investigative acts do not constitute acts adversely affecting the persons concerned within the meaning of Article 90a of the Staff Regulations and therefore are not challengeable acts (18). 11. Moreover, the SC would point out that OLAF staff who are aware of possible illegal activities or serious violations of professional duties that might trigger potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees within an investigation have the additional possibility to report wrongdoing within OLAF to the President of the SC, on the basis of Article 22a of the Staff Regulations and of the agreement between the DG and the SC (19). II. LACK OF A COMPLAINT PROCEDURE IN REGULATION (EU, Euratom) No 883/2013 12. The SC notes that the intention of the EU legislator was to strengthen the protection of procedural guarantees applicable in OLAF's investigations (a) by inserting in the Regulation detailed provisions concerning the procedural guarantees and (b) by enforcing them by means of an enhanced review. As a result, Article 9 of the Regulation contains now explicit procedural guarantees and thus defines and clarifies the contents of those foreseen in the Charter. On the other hand, although the EU institutions involved in the legislative process all agreed on the need for a review of potential violation of fundamental rights and put forward various proposals aimed at establishing both an ex ante legality check (relating, inter alia, to the respect of procedural guarantees of persons under investigation, during all stages of the investigation) and an ex post review procedure for handling individual complaints (20), it seems that no consensus was finally reached, since the Regulation does not explicitly put in place any such procedure. 13. The SC would point out that in the past, via its internal rules, OLAF put in place a review procedure open to all persons concerned in internal and external investigations in which procedural guarantees were allegedly not respected in a manner possibly having an impact on the conclusions of the investigation (21). This procedure evolved under the influence of interinstitutional discussions on reforming the OLAF legal framework. Since the Commission's proposal of 17 March 2011 contained provisions on a review procedure (22), the Instructions to Staff on Investigation Procedures (ISIP) (23) adopted by the OLAF DG as of 1 February 2012 anticipated the forthcoming legislative changes with the setting up of a procedure for dealing with complaints concerning an alleged failure to respect procedural guarantees (24). However, that Commission's proposal, which was subject to negotiations during the legislative process, was ultimately not maintained. Therefore, when the ISIP were replaced by the new Guidelines on Investigation Procedures (GIP), which entered into force on the same day as the new OLAF Regulation (1 October 2013), this internal procedure disappeared. 14. As a result, neither the Regulation nor OLAF's internal rules foresee any formal procedure for dealing with individual complaints. Therefore, the objective of improving the mechanisms for redressing potential breaches by OLAF of procedural guarantees of persons under investigation has not been achieved. The SC would point out that the recent Communication from the Commission on Improving OLAF's governance and reinforcing procedural safeguards in investigations (25) supports the SC's view and its repeated recommendations (26) concerning the introduction of transparent and stable procedures for an internal legality check and for an independent review of complaints. This Communication also confirms the need for further improvements to the Regulation, by establishing of the office of a ‘Controller of procedural safeguards’. 15. With its longstanding experience in monitoring OLAF's investigative function and thereby compliance by OLAF with fundamental rights and procedural guarantees, the SC is therefore concerned by the lack of a transparent procedure for dealing with individual complaints and takes the view that, at least during the transitional period, until further amendments to the Regulation are adopted, the current gap should be closed by the DG re-establishing an internal procedure for complaint in OLAF. III. THE WAY FORWARD: AN INTERNAL PROCEDURE FOR COMPLAINTS 16. In OLAF's view, the notion of ‘complaints’ covers (i) complaints concerning procedural guarantees in the context of investigative actions, (ii) complaints against a reply by OLAF to a request for access to personal data and (iii) complaints from whistle-blowers (concerning either OLAF's obligation to inform them on the action taken following their fraud reporting or the protection of their identity) (27). According to information provided by OLAF, in the last three years there were 25 complaints concerning OLAF's investigation activity, of which 13 were addressed to the EO (28), 8 were addressed to the EDPS (29) and 4 were requests for review addressed to OLAF (30). OLAF is also aware of other complaints, addressed to other bodies (e.g. to the SC), but it does not have any systemic overview, register or statistics related to them. 17. Taking into account the number of cases opened by OLAF (718 in 2012 (31)) and the fact that complaints against OLAF are addressed, in particular, to the EDPS, the EO and the SC (32), the small number of complaints addressed to OLAF itself may lead to the conclusion that the absence of a transparent and independent procedure for handling complaints in OLAF effectively deters potential complainants from exercising their rights. 18. The SC notes, from its monitoring experience, that in the previous years the handling of complaints appeared to be carried out on a case-by-case basis rather than through a stable and consistent procedure. The SC shares the EO's view that a case-by-case approach is not ‘the best way to ensure the efficient and transparent handling of complaints’ (33) and that without a proper complaint procedure ‘compliance [with fundamental rights] cannot ultimately be effective’ (34). Such a procedure is a key element of OLAF's accountability and legitimacy, because protecting fundamental rights ‘is not only to the benefit of persons under investigation but also of OLAF, whose legitimacy can only increase when fundamental rights are (seen to be) effectively protected’ (35). 19. The SC considers that, from the OLAF perspective, a complaint procedure would help (i) the detection by OLAF of any breach of its own legal obligations, thus allowing for a prompt reaction, (ii) monitoring by OLAF of compliance with fundamental rights and procedural guarantees by its own staff, (iii) avoiding the risk of discriminatory treatment of persons concerned, (iv) settling possible disputes before they aggravate (36). 20. In the SC's opinion, Article 41 of the Charter of Fundamental Rights (37) (right to good administration) would offer a sufficient legal basis for establishing an internal procedure for dealing with individual complaints. Complainants are entitled to expect from OLAF that their ‘affairs’ are ‘handled’ — according to the principles defined by the Charter. 21. The SC therefore believes that the DG should put in place a transparent and efficient internal procedure for dealing with all the types of complaints related to OLAF investigative activities, including not only complaints alleging potential breaches of fundamental rights in the course of an OLAF investigation, but also those concerning duration of investigations, legality of OLAF's acts, breaches of confidentiality, refusals to provide information. The following practical recommendations are without prejudice to the forthcoming legislative proposals (38) or to the SC's position as expressed in its paper on Reinforcing procedural safeguards in OLAF — in view of the monitoring experience of the Supervisory Committee (39) — they should be regarded as transitional measures until the current legal framework is improved. 22. The SC would firstly point out that it is for the DG to establish and define the exact scope and content of rules on handling of complaints in OLAF. In so doing, the DG should take into consideration a number of requirements triggered by the right to good administration. Recommendations by the EO and the Code of Good Administrative Behaviour should be also taken into account. Without establishing an exhaustive list, the SC would point to the following requirements: — fairness and impartiality, including, inter alia, the requirement that a complaint should be treated by a person not related to the investigation or not in the direct line of hierarchy of the person(s) related to the investigation (40) and the necessity to set out a minimum level of guarantees ensuring the functional independence of the person handling a given complaint, — the requirement to state reasons for the decisions taken following a complaint (41); — a reasonable time-limit for handling a complaint (42), — the right of access to one's file (subject to limitations explicitly foreseen in the Charter (43), — the right to address OLAF in one of the EU official languages and to have an answer in the same language (44), — the requirement to inform the complainant of any possible alternative forms of redress (45). 23. Secondly, with regard to the person entrusted with the handling of complaints, he should have the appropriate competencies, qualifications and experience. Such person should have well defined tasks and benefit from access to appropriate resources. He should have access to all relevant case-related information and OLAF staff should fully cooperate with him. 24. Regarding particularly the requirement of independence, the SC would stress that any effective internal complaint procedure, which would necessarily imply the handling of a complaint by an OLAF (senior) official, requires that this person act, when carrying out his review duties, in full independence of the DG. This is a key element in ensuring external credibility and public trust. The SC acknowledges the difficulty of implementing such a requirement, since this person should report to the DG on his findings while the latter remains the appointing authority deciding on the career progress of all OLAF officials (46). 25. The SC would indicate three possible solutions to that problem. (i) Firstly, the SC Secretariat being the only part of OLAF with regulatory guarantees of independent functioning with regard to the DG (47), the most logical solution would be to place the (senior) official entrusted with handling complaints under the Head of the SC Secretariat, but without involving him in any regular work of the SC. (ii) Secondly, the official could be nominated as a ‘complaint’ advisor to the DG, but his functional independence should be safeguarded by the right to inform the SC whenever he considers that a measure taken by the Director-General puts his independence into question (48) and by the obligation to report on all his findings related to the complaints not only to the Director-General, but also to the SC (49). (iii) Thirdly, the task could be entrusted to the OLAF Legal Advice Unit, but then its Head should have equal safeguards as a ‘complaint advisor’ — in his capacity of the handler of complaints. 26. Finally, the SC considers that information on how to address complaints to OLAF, together with a description of the procedure for handling them, should be published on OLAF's website, for the sake of transparency and legal certainty. Moreover, the SC should be regularly informed of the complaints received by OLAF and the way they have been handled, this allowing it to properly perform its role of monitoring developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations. SUPERVISORY COMMITTEE'S RECOMMENDATIONS In the light of the above considerations, the Supervisory Committee: (1) Recommends that the Director-General set up an internal procedure for dealing with individual complaints concerning OLAF investigations; (2) Invites the Director-General to consult the details of the procedure with the SC, before its adoption; (3) Recommends that the Director-General publish the procedure on OLAF's website after its adoption; (4) Expects the Director-General to report regularly to the SC on complaints received by OLAF and the way they have been handled. Adopted in Brussels, December 2013 For the Supervisory Committee Johan DENOLF Chairman (1) Although little consideration was given to this aspect when OLAF was created, the few procedural guarantees defined in the former Regulation (EC) No 1073/1999 were developed by the case-law of the EU General Court. (2) See the SC's Opinion No 5/2010 on Respect for fundamental rights and procedural guarantees in investigations by the European Anti-Fraud Office, point 3. (3) See in particular Article 41 of the Charter. (4) One of the objectives of the reform was to reinforce the protection of fundamental rights and procedural guarantees within OLAF's investigations. (5) Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council of 11 September 2013 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) and repealing Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (Euratom) No 1074/1999 (OJ L 248, 18.9.2013, p. 1). (6) The legality check relates, inter alia, to the respect of procedural guarantees and fundamental rights of persons concerned (Article 17(7)). (7) Article 15(1). (8) For a thorough overview of the different kinds of judicial review of OLAF's investigative acts, see J.F.H. Inghelram, Legal and Institutional Aspects of the European Anti-fraud Office (OLAF) — An Analysis with a Look Forward to a European Public Prosecutor's Office, Europa Law Publishing, 2011, p. 203. See also X. Groussot, Z. Popov, What's wrong with OLAF? Accountability, due process and criminal justice in European anti-fraud policy, Common Market Law Review 47, 2010, p. 605-643. (9) For example, the actions for annulment introduced against OLAF investigative acts have constantly been declared inadmissible on the grounds that none of such acts has to date been deemed to bring about a distinct change in the applicant's legal position. (10) In actions for damages, there are three conditions to be met in order to trigger a right to reparation: the infringement of a rule of law intended to confer rights on persons; a sufficiently serious breach of this rule; the existence of a direct causal link between the breach of the rule of law and the damage allegedly suffered by the complainant. (11) J.F.H. Inghelram, Judicial review of investigative acts of the European Anti-Fraud Office (OLAF): a search for balance, Common Market Law Review 49, 2012, p. 601-628. (12) Regulation (EC) No 45/2001 of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (OJ L 8, 12.1.2001, p. 1). (13) According to the definition given by the EO, ‘Maladministration occurs when a public body fails to act in accordance with a rule or principle which is binding upon it’ (see the EO's Annual Report 1997, p. 23). (14) See the Special Report of the EO in own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ concerning FRONTEX, 12 November 2013, point 43. (15) Franchet and Byk v Commission (No 2),8 July 2008, Case T-48/05. (16) Article 15(1) of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (17) See Article 14 of the former Regulation (EC) No 1073/1999. Its content has been included in Article 90a of the Staff Regulations and as a consequence has been deleted from Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (18) See Commission v Antonello Violetti and Others and Nadine Schmit, 20 May 2010, Case T-261/09. (19) See the note of the Director-General to OLAF staff (I/011472 of 10 November 2008) and the note JUR(2008)45321 of 1 April 2008 of the Commission's Legal Service. (20) During the legislative process, the EU institutions put forward various proposals: an independent Review Adviser with the participation of the SC, a Review Panel consisting of senior officials of OLAF and of the Commission's Legal Service, two separate procedures (legality check by legal experts of OLAF and complaints to the Review Adviser via the SC), a review procedure to be set up by the DG within the Office. (21) See the former OLAF Manual — Operational Procedures, version July 2011, point 5.1.6. (22) Article 7b: this procedure aimed at dealing with requests from persons concerned by an investigation, to have an independent opinion regarding the respect of the procedural guarantees provided for in the Regulation. (23) Replacing the former OLAF Manual — Operational Procedures. (24) Article 23 of the ISIP — ‘23.1 Where a natural person concerned by an investigation has requested a review of the handling of his procedural guarantees, the Director-General appoints a member of OLAF staff not connected with the investigation, to conduct such a review. 23.2 The person entrusted with the review must act independently in his review of the complaint and report his findings to the Director-General. 23.3 The Director-General may take appropriate action in respect of any failure to respect procedural guarantees and will inform the complainant’. (25) COM(2013) 533 final, 17.7.2013. (26) See the SC's Annual Activity Report 2012, specifically Section 2 of Annex III. (27) OLAF does not count as ‘complaint’ the applications for access to documents (including ‘confirmatory applications’), the requests for access to personal data, staff complaints (Art. 90 of Staff Regulations), motions to courts, complaints addressed to the Commission which do not concern directly OLAF, letters from informants/whistle-blowers unhappy with OLAF's decision to dismiss a case. (28) 7 complaints in 2013, 3 complaints in 2012 and 3 complaints in 2011. (29) 5 complaints in 2012 and 3 complaints in 2011. (30) 1 request in 2013, 2 requests in 2012 and 1 request in 2011. (31) See the OLAF 2012 Activity Report. (32) See the Annual Activity Reports of the EDPS and the EO. The SC itself received 7 complaints in 2012 and 14 complaints in 2013, concerning, inter alia, alleged failure to respect fundamental rights and procedural guarantees, breach of confidentiality of investigations, duration of investigations. (33) See the EO's Decision closing his inquiry into complaint 3072/2009/MHZ against the Commission, 5 April 2011, point 27. (34) See the Draft recommendation of the European Ombudsman in his own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ concerning the European Agency for the Management of Operational Cooperation at the External Borders of the Member States of the European Union (FRONTEX), 9 April 2013, point 79. (35) J.F.H. Inghelram, Judicial review of investigative acts of the European Anti-Fraud Office (OLAF): a search for balance, quoted above, p. 627. (36) See the Draft recommendation of the European Ombudsman in his own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ quoted above, point 47. (37) Article 41(1) of the Charter: ‘Every person has the right to have his or her affairs handled impartially, fairly and within a reasonable time by the institutions and bodies of the Union’. (38) See the Commission's proposal quoted above. (39) This paper was adopted at the SC's plenary meeting on 8 October 2013 and transmitted to the three appointing Institutions on 24 October 2013. (40) See the Decision of 26 June 2008 of the EO on complaint 1354/2007/VIK against the European Economic and Social Committee, point 2.3: ‘it is good admin