1Wprowadzenie

Misją szkół europejskich jest zapewnienie wielojęzycznego i wielokulturowego kształcenia na poziomie przedszkola, szkoły podstawowej i szkoły średniej (w tym matury europejskiej) dzieciom pracowników instytucji Unii Europejskiej („Unia”). W ten sposób szkoły europejskie przyczyniają się do zwiększenia atrakcyjności europejskiej służby cywilnej.

Szkoły europejskie stanowią organizację międzyrządową utworzoną przez państwa członkowskie UE i Unię, które są umawiającymi się stronami Konwencji określającej Statut Szkół Europejskich. W sześciu państwach członkowskich UE funkcjonuje 13 szkół europejskich posiadających status podmiotu publicznego w państwach, w których się znajdują. Najwyższy organ decyzyjny – Rada Najwyższa Szkół Europejskich – zrzesza państwa członkowskie i Komisję Europejską (w imieniu Unii) oraz przedstawicieli rodziców, personelu i innych zainteresowanych stron. Każdy członek rady, w tym Komisja, otrzymuje jeden mandat i jeden głos. Prezydencję szkół europejskich sprawują na zmianę państwa członkowskie UE przez okres jednego roku szkolnego, zaś za ogólne zarządzanie systemem odpowiada Sekretarz Generalny Szkół Europejskich, który reprezentuje Radę Najwyższą Szkół Europejskich.

Zgodnie z art. 25 wspomnianej konwencji Komisja Europejska wnosi w imieniu Unii wkład finansowy do budżetu szkół europejskich. Wkład ten pokrywa różnicę między całkowitą kwotą wydatków szkół europejskich a całkowitą sumą dochodów z innych źródeł. Tę największą część wpływów (około 60 % w 2017 r.) do budżetu szkół europejskich przeznacza się na wynagrodzenia wypłacane zatrudnianym na miejscu nauczycielom i personelowi administracyjnemu, dodatki do krajowych wynagrodzeń nauczycieli oddelegowanych oraz koszty pośrednie. Innym istotnym źródłem dochodów są państwa członkowskie (około 18 % w 2017 r.), które oddelegowują do szkół europejskich nauczycieli i innych pracowników oraz wypłacają im wynagrodzenia krajowe. Pozostałe dochody pochodzą ze składek uiszczanych przez inne organy i przedsiębiorstwa, których pracownicy mają dzieci uczęszczające do tych szkół (około 14 %, tzw. kategoria II) oraz opłat i składek uiszczanych na rzecz szkoły przez rodziców należących do kategorii III (około 8 %).

W ostatnich latach system szkół europejskich napotyka poważne trudności związane z zarządzaniem jego finansami. Zarówno Trybunał Obrachunkowy, jak i Służba Audytu Wewnętrznego (IAS) zidentyfikowały pewne niedociągnięcia w swoich rocznych sprawozdaniach za lata sprawozdawcze 2013–2015. W swoich sprawozdaniach za lata 2013 i 2014 Trybunał Obrachunkowy wskazał, że nie może zagwarantować, iż skonsolidowane sprawozdania finansowe szkół europejskich nie zawierają istotnego zniekształcenia. W sprawozdaniach Trybunału Obrachunkowego za lata 2015 i 2016 nie ujawniono jednak żadnych istotnych błędów w końcowych sprawozdaniach skonsolidowanych.

Służba Audytu Wewnętrznego zwróciła uwagę na pewne niedoskonałości w zakresie kontroli wewnętrznej i podkreśliła, że istnieje ryzyko niezgodnego z przeznaczeniem wykorzystania środków finansowych szkół europejskich.

Niedociągnięcia w zarządzaniu finansami szkół europejskich nie narażają na szwank legalności i prawidłowości płatności dokonanych przez Komisję (Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa, zwana dalej „DG ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa”) na rzecz szkół europejskich, gdyż płatności te podlegają ścisłym regulacjom. Jako podmiot wnoszący istotny wkład do budżetu szkół europejskich Komisja dąży jednak do zapewnienia, aby udzielone zostały wymagane gwarancje w odniesieniu do należytego zarządzania finansami oraz legalności i prawidłowości działalności szkół europejskich.

Dlatego też na podstawie sprawozdań z audytów oraz w związku z nadużyciem finansowym wykrytym w sprawozdaniu finansowym jednej ze szkół w 2012 r. DG ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa w swoich ostatnich czterech rocznych sprawozdaniach z działalności (za poszczególne lata w okresie 2013–2016) wydała zastrzeżenie związane z ryzykiem wizerunkowym w odniesieniu do zarządzania finansami przez szkoły europejskie. Ponadto Komisja ostatnio czterokrotnie głosowała przeciwko udzieleniu absolutorium z wykonania budżetu szkół europejskich w odniesieniu do lat 2012, 2013, 2014 i 2015 (przy czym wszyscy pozostali członkowie Rady Najwyższej Szkół Europejskich głosowali za udzieleniem absolutorium).

W swoim sprawozdaniu z 2015 r. w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej Parlament Europejski wskazał określone niedociągnięcia w zarządzaniu finansami szkół europejskich, które odpowiadały ustaleniom Trybunału Obrachunkowego i Służby Audytu Wewnętrznego.

W związku z powyższym Parlament Europejski wezwał Komisję do całkowitego wypełnienia jej roli we wszystkich obszarach zarządzania szkołami europejskimi oraz do opracowania komunikatu do Parlamentu i Rady odzwierciedlającego najlepszy sposób zreformowania struktury administracyjnej szkół europejskich.

Niniejszy komunikat ma zatem na celu przedstawienie opinii Komisji na temat struktury administracyjnej i finansowej szkół europejskich oraz podjętych w tym zakresie reform.

2Postępy w reformowaniu struktury administracyjnej systemu szkół europejskich

Należy zauważyć, że odnotowano już istotne dokonania, jeżeli chodzi o reformę struktury administracyjnej systemu szkół europejskich.

Głównym osiągnięciem jest przyjęcie zmienionego rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do szkół europejskich przez Radę Najwyższą Szkół Europejskich we wrześniu 2017 r. Przegląd rozporządzenia finansowego zainicjowała Komisja, która pod koniec 2014 r. została upoważniona przez Radę Najwyższą Szkół Europejskich do rozpoczęcia dyskusji na ten temat. Nowe rozporządzenie finansowe wprowadza nowy model zarządzania finansami w ramach systemu szkół europejskich. Polega on głównie na stopniowej centralizacji funkcji urzędnika zatwierdzającego i funkcji księgowego. Komisja z zadowoleniem przyjmuje również fakt, że zmienione rozporządzenie finansowe w większym stopniu dostosowano do rozporządzenia finansowego Unii, w szczególności pod względem zasad budżetowych, systemów kontroli wewnętrznej (w tym lepszej sprawozdawczości i rachunkowości) oraz przepisów dotyczących zamówień.

Ponadto w ramach eliminowania niedociągnięć zidentyfikowanych przez audytorów szkoły europejskie podjęły szereg środków w celu propagowania należytego zarządzania finansami oraz zwalczania nadużyć finansowych, tj.: wdrożenie rachunkowości memoriałowej, sprawozdawczość w zakresie wyników kontroli oraz nowe określenie ram kontroli wewnętrznej (wprowadzono w szczególności ocenę ryzyka i rejestr ryzyka oraz zmieniono normy dotyczące kontroli wewnętrznej). Od 2014 r. wprowadzono funkcję koordynacji kontroli wewnętrznej w celu zapewnienia szkołom i centralnemu biuru szkół europejskich porad i wytycznych w zakresie skutecznych działań następczych w stosunku do zaleceń z audytów oraz koncepcji i wdrażania systemu kontroli wewnętrznej. Utworzono wykwalifikowaną komórkę ds. zamówień w centralnym biurze szkół europejskich. Dokonano przeglądu stosowania zasady rozdzielenia obowiązków i wprowadzono udoskonalenia w tym zakresie, a także przyjęto zasady dotyczące mobilności pracowników pełniących newralgiczne funkcje (takich jak oddelegowani kwestorzy) oraz rozpoczęto trwającą obecnie dyskusję na temat zasad dotyczących kwestorów zatrudnianych na miejscu.

Szkoły europejskie poczyniły znaczne postępy w rozwiązywaniu problemu strukturalnej niedoskonałości kontroli wewnętrznej w ramach systemu płatności. We wszystkich szkołach europejskich obowiązuje obecnie należyty podział uprawnień w zakresie dokonywania płatności. W związku z powyższym Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że ryzyko wystąpienia nadużyć finansowych związane z niedoskonałością systemu płatności zostało ograniczone w wystarczającym stopniu i uznała odnośne zalecenie za zamknięte. Ten stan rzeczy znajduje potwierdzenie w sprawozdaniu Trybunału Obrachunkowego za 2016.

Ponadto rozporządzenie finansowe szkół europejskich przewiduje, że OLAF może przeprowadzać dochodzenia administracyjne w szkołach europejskich, w tym inspekcje w kontekście ochrony interesów finansowych Unii przed nadużyciami finansowymi i innymi nieprawidłowościami. Ponadto szkoły europejskie opracowują strategię zwalczania nadużyć finansowych, a OLAF zapewni w ramach porozumień administracyjnych szkolenia dotyczące zapobiegania nadużyciom finansowym.

Kolejnym działaniem jest stopniowe wprowadzanie zewnętrznych niezależnych audytów obejmujących roczne sprawozdania finansowe szkół europejskich i Biura Sekretarza Generalnego. Audyt przeprowadzono już w pięciu szkołach, a we wszystkich pozostałych zostanie on przeprowadzony w ciągu trzech lat.

Biorąc pod uwagę te różne elementy, Komisja uznaje, że nie musi już podtrzymywać swojego zastrzeżenia związanego z ryzykiem wizerunkowym w swoim rocznym sprawozdaniu z działalności za 2017 r.