3)

W części VII pkt 1 otrzymuje następujące brzmienie: „1. Organizacja wydziałów wizowych 1.1. Organizacja przyjmowania i rozpatrywania wniosków wizowych Każde państwo członkowskie odpowiada za organizację przyjmowania i rozpatrywania wniosków wizowych. Wnioski wizowe przyjmowane są co do zasady w misji dyplomatycznej lub urzędzie konsularnym państwa członkowskiego. Państwa członkowskie: — wyposażają swoje misje dyplomatyczne lub urzędy konsularne i organy odpowiadające za wydawanie wiz na granicach, a także siedziby swoich konsulów honorowych – jeżeli korzystają z ich pomocy w pobieraniu identyfikatorów biometrycznych zgodnie z pkt 1.3. – w środki konieczne do pobierania identyfikatorów biometrycznych, lub — w ramach lokalnej współpracy konsularnej lub innych stosownych kontaktów nawiązują z jednym lub kilkoma innymi państwami członkowskimi współpracę polegającą na reprezentacji w ograniczonym zakresie, na prowadzeniu wspólnej placówki lub wspólnego ośrodka przyjmowania wniosków zgodnie z pkt 1.2. Z uwagi na szczególne uwarunkowania lub na sytuację lokalną, na przykład w przypadku gdy: — ze względu na dużą liczbę osób ubiegających się o wizę nie jest możliwe zorganizowanie pobierania wniosków wizowych i danych w odpowiednim terminie i w godnych warunkach, lub — nie jest możliwe zapewnienie odpowiedniej dostępności na całym terytorium danego kraju trzeciego w żaden inny sposób oraz w przypadku gdy wymienione wyżej formy współpracy okażą się nieodpowiednie dla danego państwa członkowskiego, państwo członkowskie może w ostateczności nawiązać współpracę z usługodawcą zewnętrznym zgodnie z pkt 1.4. Bez uszczerbku dla prawa do wezwania osoby ubiegającej się o wizę na osobistą rozmowę, o czym mowa w części III pkt 4, wybór formy organizacyjnej nie może powodować, że osoba ta będzie musiała stawiać się osobiście w więcej niż jednym miejscu, aby złożyć wniosek wizowy. 1.2. Formy współpracy między państwami członkowskimi a) W przypadku gdy wybrano prowadzenie wspólnej placówki, pracownicy misji dyplomatycznych i urzędów konsularnych co najmniej jednego państwa członkowskiego rozpatrują skierowane do nich wnioski wizowe (wraz z przetwarzaniem identyfikatorów biometrycznych) w misji dyplomatycznej lub urzędzie konsularnym innego państwa członkowskiego oraz korzystają wspólnie ze sprzętu tego państwa członkowskiego. Dane państwa członkowskie uzgadniają, jak długo będzie prowadzona i na jakich zasadach zostanie rozwiązana wspólna placówka oraz jaka część opłaty wizowej przypada państwu członkowskiemu, do którego należy dana misja dyplomatyczna lub dany urząd konsularny. b) W przypadku gdy ustanowiono wspólne ośrodki przyjmowania wniosków, pracownicy urzędów dyplomatycznych lub misji konsularnych co najmniej dwóch państw członkowskich zostają wspólnie ulokowani w jednym budynku do przyjmowania skierowanych do nich wniosków wizowych (w tym identyfikatorów biometrycznych). Osoby ubiegające się o wizę są kierowane do państwa członkowskiego odpowiedzialnego za rozpatrzenie wniosku wizowego. Państwa członkowskie uzgadniają, jak długo będzie prowadzona i na jakich zasadach zostanie rozwiązana taka współpraca oraz jak uczestniczące państwa członkowskie będą dzielić się kosztami. Jedno państwo członkowskie odpowiada za umowy związane z logistyką i za stosunki dyplomatyczne z krajem, na którego terenie znajduje się placówka. 1.3. Korzystanie z pomocy konsulów honorowych Do wykonywania niektórych lub wszystkich czynności, o których mowa w pkt 1.5.1, mogą również zostać upoważnieni konsulowie honorowi. Należy podjąć odpowiednie środki, aby zagwarantować ochronę danych oraz bezpieczeństwo. W przypadku gdy konsul honorowy nie jest urzędnikiem służby cywilnej państwa członkowskiego, wykonuje on wspomniane czynności zgodnie z wymogami określonymi w załączniku 19, z wyjątkiem przepisów pkt C lit. c) tego załącznika. W przypadku gdy konsul honorowy jest urzędnikiem służby cywilnej państwa członkowskiego, państwo to zapewnia, aby spełnione zostały warunki porównywalne z tymi, które miałyby zastosowanie, gdyby czynności te były wykonywane przez jego misję dyplomatyczną lub urząd konsularny. 1.4. Współpraca z usługodawcami zewnętrznymi Państwa członkowskie dążą do tego, aby współpraca z usługodawcą zewnętrznym obejmowała co najmniej jeszcze jedno państwo członkowskie, bez uszczerbku dla przepisów o zamówieniach publicznych i zasad konkurencji. Podstawą współpracy z usługodawcą zewnętrznym jest instrument prawny, który spełnia wymogi określone w załączniku 19. W ramach lokalnej współpracy konsularnej państwa członkowskie wymieniają się informacjami o wyborze usługodawców zewnętrznych oraz o warunkach zawartych w odnośnych instrumentach prawnych. 1.5. Rodzaje współpracy z usługodawcami zewnętrznymi Usługodawcy zewnętrznemu można powierzyć wykonywanie jednej lub więcej poniższych czynności: a) udzielanie ogólnych informacji na temat wymogów wizowych i formularzy wniosków; b) informowanie osób ubiegających się o wizę o wymaganych dokumentach uzupełniających, wymienionych w liście kontrolnej; c) przyjmowanie danych i wniosków (łącznie z pobieraniem identyfikatorów biometrycznych) i przekazywanie wniosku misji dyplomatycznej lub urzędowi konsularnemu; d) pobieranie należnej opłaty; e) planowanie terminów osobistych wizyt w misji dyplomatycznej lub w urzędzie konsularnym lub u usługodawcy zewnętrznego; f) przyjmowanie dokumentów podróży (łącznie z ewentualnym powiadomieniem o odmowie) od misji dyplomatycznej lub urzędu konsularnego i zwracanie ich osobie ubiegającej się o wizę. 1.6. Obowiązki państw członkowskich Wybierając usługodawców zewnętrznych, dane państwo(-a) członkowskie dokładnie sprawdza(-ją) wypłacalność i rzetelność spółki (łącznie z niezbędnymi pozwoleniami, wpisem w rejestrze handlowym, statutem spółki, umowami z bankami) oraz upewnia(-ją) się, czy nie zachodzi konflikt interesów. Dane państwo(-a) członkowskie zapewnia(-ją), aby usługodawca zewnętrzny, który został wybrany przestrzegał warunków nałożonych na niego na mocy instrumentu prawnego, o którym mowa w pkt 1.4. Dane państwo(-a) członkowskie odpowiada(-ją) w dalszym ciągu za to, czy podczas przetwarzania danych przestrzegane są przepisy o ochronie danych, oraz jest nadzorowane zgodnie z art. 28 dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (15). Współpraca z usługodawcą zewnętrznym nie ogranicza ani nie wyklucza odpowiedzialności prawnej wynikającej z krajowych przepisów danego(-ych) państwa(państw) członkowskiego(-ich) w razie niedopełnienia obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych osób ubiegających się o wizę oraz z rozpatrywaniem wniosków wizowych. Przepis ten pozostaje bez uszczerbku dla wszelkich działań prawnych, które mogą zostać podjęte bezpośrednio przeciwko usługodawcy zewnętrznemu na mocy przepisów danego kraju trzeciego. Dane państwo(-a) członkowskie zapewnia(-ją), aby dane, czy to przekazywane drogą elektroniczną czy też przekazywane fizycznie na nośniku elektronicznym przez usługodawcę zewnętrznego organom danego(-ych) państwa(państw) członkowskiego(-ich), były całkowicie zaszyfrowane. W krajach trzecich zakazujących szyfrowania danych, które mają być przekazywane drogą elektroniczną przez usługodawcę zewnętrznego organom danego(-ych) państwa(państw) członkowskiego(-ich), dane państwo(-a) członkowskie nie zezwala(-ją) usługodawcy zewnętrznemu na przekazywanie danych drogą elektroniczną. W takim przypadku odnośne państwo(-a) członkowskie zapewnia(-ją), aby dane elektroniczne w formie zaszyfrowanej na elektronicznym nośniku były fizycznie przekazywane od usługodawcy zewnętrznego organom odnośnego(-ych) państwa(państw) członkowskiego(-ich) przez urzędnika konsularnego państwa członkowskiego lub, jeżeli przekazanie danych tą drogą wymaga nieproporcjonalnie dużych lub nieuzasadnionych nakładów – w inny bezpieczny i pewny sposób, na przykład przez uznane podmioty mające doświadczenie w transporcie w odnośnych krajach trzecich dokumentów wymagających szczególnej ochrony. We wszystkich przypadkach poziom bezpieczeństwa podczas przekazywania danych jest dostosowany do poziomu ochrony, jakiej te dane wymagają. Państwa członkowskie lub Wspólnota starają się osiągnąć porozumienie z odnośnymi krajami trzecimi, tak aby zniosły one zakaz szyfrowania danych, które mają być przekazywane drogą elektroniczną od usługodawców zewnętrznych do odnośnych państw członkowskich. Dane państwo(-a) członkowskie zapewnia(-ją) przeszkolenie usługodawcy zewnętrznego, dostarczając mu wiedzy potrzebnej do właściwej obsługi i właściwego informowania osób ubiegających się o wizę. Dane państwo(-a) członkowskie przewiduje(-ją) możliwość weryfikacji, w razie wątpliwości, odcisków palców, które zostały pobrane przez usługodawcę zewnętrznego, na terenie misji dyplomatycznej lub urzędu konsularnego. Rozpatrywanie wniosków wizowych, ewentualnie rozmowy, zatwierdzanie oraz druk i umieszczanie naklejek wizowych dokonywane są wyłącznie przez misję dyplomatyczną lub urząd konsularny. Usługodawcy zewnętrzni w żadnym przypadku nie mają dostępu do VIS. Dostęp do VIS jest zastrzeżony wyłącznie dla odpowiednio upoważnionego personelu misji dyplomatycznych lub urzędów konsularnych. Dane państwo(-a) członkowskie ściśle nadzoruje(-ją) wprowadzanie w życie instrumentu prawnego, o którym mowa w pkt 1.4, w tym: a) ogólne informacje o wymogach wizowych i formularzu wniosku, których usługodawca zewnętrzny udziela osobom ubiegającym się o wizę; b) wszelkie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa wymagane do ochrony danych osobowych przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, niedozwolonym ujawnieniem lub udostępnieniem – szczególnie gdy współpraca wiąże się z przekazywaniem akt i danych misji dyplomatycznej lub urzędowi konsularnemu danego(-ych) państwa(państw) członkowskiego(-ich) – oraz przed wszelkimi innymi formami bezprawnego przetwarzania danych osobowych; c) pobieranie i przekazywanie identyfikatorów biometrycznych; d) środki podjęte w celu zapewnienia przestrzegania przepisów o ochronie danych. W tym celu misja dyplomatyczna lub urząd konsularny danego(-ych) państwa(państw) członkowskiego(-ich) regularnie przeprowadza niezapowiedziane kontrole u usługodawcy zewnętrznego. 1.7. Opłata za usługę Usługodawcy zewnętrzni mogą pobierać opłatę za usługę oprócz należnej opłaty, o której mowa w załączniku 12. Opłata za usługę jest proporcjonalna do kosztów ponoszonych przez usługodawcę zewnętrznego przy wykonywaniu jednej lub więcej czynności, o których mowa w pkt 1.5. Opłata za usługę zostaje określona w instrumencie prawnym, o którym mowa w pkt 1.4. W ramach lokalnej współpracy konsularnej państwa członkowskie zapewniają, aby opłata za usługę pobierana od osoby ubiegającej się o wizę we właściwy sposób odpowiadała usługom oferowanym przez usługodawców zewnętrznych oraz lokalnym warunkom. Ponadto dążą one do ujednolicenia pobieranej opłaty za usługę. Wysokość opłaty za usługę nie przekracza połowy opłaty wizowej określonej w załączniku 12, bez względu na ewentualne zwolnienia z opłaty wizowej przewidziane w załączniku 12. Odnośne państwo(-a) członkowskie zachowuje(-ją) możliwość składania wniosków przez ubiegających się o wizę bezpośrednio w swoich urzędach konsularnych lub misjach dyplomatycznych. 1.8. Informacje Dokładne informacje o możliwościach umówienia się na spotkanie i złożenia wniosku wizowego wywieszane są przez misje dyplomatyczne i urzędy konsularne państw członkowskich do ogólnego wglądu. 1.9. Ciągłość usług W razie zakończenia współpracy z innymi państwami członkowskimi lub jakimkolwiek usługodawcą zewnętrznym państwa członkowskie zapewniają ciągłość pełnej obsługi. 1.10. Decyzja i publikacja Państwa członkowskie informują Komisję o tym, jak planują zorganizować przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków wizowych w każdym urzędzie konsularnym. Komisja zapewnia odpowiednią publikację tych informacji. Państwa członkowskie dostarczają Komisji kopię instrumentu prawnego, o którym mowa w pkt 1.4.