[pic] | KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH |

Bruksela, dnia 30.5.2007

KOM(2007) 274 wersja ostateczna

KOMUNIKAT KOMISJI DO PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY I EUROPEJSKIEGO TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

Podsumowanie osiągnięć Komisji w zakresie zarządzania za rok 2006

KOMUNIKAT KOMISJI DO PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY I EUROPEJSKIEGO TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

Podsumowanie osiągnięć Komisji w zakresie zarządzania za rok 2006

1. WPROWADZENIE

Każdego roku dyrektorzy generalni oraz szefowie służb przedkładają kolegium komisarzy roczne sprawozdanie z działalności obejmujące wyniki realizacji powierzonych im zadań.

Przyjmując niniejsze podsumowanie, Komisja bierze na siebie odpowiedzialność polityczną za wyniki zarządzania osiągnięte przez dyrektorów generalnych i szefów służb, w oparciu o ich oświadczenia o wiarygodności i zastrzeżenia złożone w rocznych sprawozdaniach z działalności, jednocześnie przyznając, że konieczne są dalsze wysiłki w celu zaradzenia wykrytym niedociągnięciom. Podsumowanie uzupełnia podsumowanie osiągnięć w poszczególnych obszarach polityki dokonanych w 2006 r., przyjęte przez Komisję w dniu 28 lutego 2007 r.[1].

W niniejszym komunikacie opisano, jak Komisja wywiązała się ze swoich zadań w zakresie zarządzania, oceniono stopień pewności wewnętrznych systemów kontroli, oraz zawarto krótkie podsumowanie rocznych sprawozdań z działalności. Ponadto przeanalizowano w nim zastrzeżenia sformułowane przez dyrektorów generalnych i szefów służb oraz przedstawiono wstępną analizę propozycji zaradzenia przyczynom niedociągnięć, jak również uwagi niezawarte w rocznych sprawozdaniach z działalności. Ustosunkowano się także do szeregu ważnych kwestii przekrojowych poruszonych przez dyrektora generalnego ds. budżetu, audytora wewnętrznego, Europejski Trybunał Obrachunkowy, organ udzielający absolutorium lub wykrytych przez Komitet ds. Audytu.

2. WIARYGODNOść ZYSKIWANA DZIęKI ROCZNYM SPRAWOZDANIOM Z DZIAłALNOśCI

Po przeprowadzeniu analizy rocznych sprawozdań z działalności, w szczególności oświadczeń o wiarygodności podpisanych przez dyrektorów generalnych i szefów służb, Komisja zwraca uwagę na fakt, że wszyscy intendenci delegowani wskazali na wystarczającą pewność w zakresie należytego wykorzystania zasobów (aczkolwiek w niektórych przypadkach z pewnymi zastrzeżeniami), oraz że ustanowione procedury kontrolne dostarczają koniecznych gwarancji w zakresie zgodności z prawem i prawidłowości transakcji. Wyżej wymienione dwa kluczowe wymogi stanowią podstawę uzasadnienia poświadczeń wiarygodności.

Jednocześnie intendenci delegowani ujawnili wciąż nieusunięte niedociągnięcia i w stosownych wypadkach wyrazili zastrzeżenia. W niniejszej części przeanalizowano główne problemy oraz zastrzeżenia związane z kontrolą, odnoszące się do metody wykonywania budżetu.

W niektórych przypadkach ocena pewności systemów kontroli wydana przez Europejski Trybunał Obrachunkowy różni się od poświadczenia wiarygodności wydanego przez dyrektorów generalnych. Odzwierciedla to częściowo rozbieżności w opiniach na temat typologii, skutków błędów i oceny niedociągnięć systemowych oraz częściowo rozbieżne opinie dotyczące funkcjonowania mechanizmów korekty finansowej, zwłaszcza w odniesieniu do zasady polegającej na stosowaniu przez właściwe służby Komisji systemu kontroli w perspektywie wieloletniej, który pozwala na korektę błędów wykrytych w jednym roku w latach następnych, podczas gdy Traktat nakłada na Trybunał obowiązek wydawania opinii co rok.

We wszystkich przypadkach rozbieżności opinii pomiędzy Europejskim Trybunałem Obrachunkowym a dyrektorem generalnym, obowiązek wyjaśnienia tych rozbieżności leży po stronie dyrektora generalnego, który dopełnia go w roku następnym przy okazji rocznego sprawozdania z działalności.

2.1. Bezpośrednie zarządzanie scentralizowane: złożona struktura będąca wyzwaniem dla odpowiedzialności Komisji

Większość działań polityki wewnętrznej jest bezpośrednio zarządzana przez Komisję zgodnie z aktem podstawowym lub na podstawie odpowiedniego programu. Mimo poczynionych postępów w zakresie prawodawstwa regulującego programy na lata 2007–2013, większość programów jest wdrażana na podstawie złożonych przepisów prawnych, które obejmują obowiązek zwrotu rzeczywistych kosztów klasyfikowalnych zadeklarowanych przez beneficjentów, a także dotyczą dużej liczby beneficjentów w przypadku każdego programu. Powyższe elementy stanowią poważne wyzwanie dla Komisji, która musi znaleźć równowagę pomiędzy zapewnieniem odpowiedniego poziomu kontroli a kosztem takiej kontroli.

W kilku rocznych sprawozdaniach z działalności zwrócono uwagę na błędy lub niespójności popełnione przez beneficjentów dotacji wspólnotowych przy obliczaniu lub pobieraniu kosztów osobowych, podlegających zwrotowi jako koszty bezpośrednie. Ponadto niektóre dyrekcje generalne sygnalizowały w sprawozdaniach, że niektórzy beneficjenci dotacji mają poważne trudności z odpowiednim uzasadnieniem poniesionych kosztów osobowych. Komisja stara się rozwiązać ten powtarzający się problem poprzez szersze zastosowanie płatności i stawek ryczałtowych w zakresie, w jakim jest to możliwe w ramach zmienionego rozporządzenia finansowego.

W 2006 r. dyrektorzy generalni ds. badań naukowych, społeczeństwa informacyjnego i mediów, przedsiębiorstw i przemysłu oraz energii i transportu wyrazili zastrzeżenia dotyczące dokładności kosztorysów przedstawionych w ramach piątego programu ramowego na rzecz badań i rozwoju technologicznego (PR5) . Komisja pragnie zwrócić jednak uwagę na fakt, że ogólny wpływ finansowy błędów jest ograniczony w odniesieniu do ustalonych kryteriów istotności, natomiast płatności związane z PR5 są stopniowo wycofywane.

W odniesieniu do szóstego programu ramowego na rzecz badań i rozwoju technologicznego (PR6) dyrektorzy generalni ds. badań naukowych oraz ds. społeczeństwa informacyjnego i mediów wskazali w sprawozdaniach rocznych na brak wystarczających dowodów z kontroli ex-post za 2006 r., co wynika głównie z tego, że w pierwszej części okresu programowania nie było umowy ramowej dotyczącej takich kontroli. Komisja szybko i stanowczo zareagowała na obydwa powyższe zastrzeżenia, przyjmując plan działania mający na celu:

- zwiększenie liczby pracowników zajmujących się kontrolami ex-post i powiązanymi działaniami. Roczna strategia polityczna na rok 2008 przewiduje obsadzenie w 2007 r., 38 stanowisk badawczych w celu wzmocnienia funkcji kontroli ex-post w dyrekcjach generalnych ds. badań naukowych, z możliwością obsadzenia dodatkowych 12 stanowisk w roku 2008;

- wprowadzenie wspólnej strategii i metody kontroli ex-post dla wszystkich działów zajmujących się badaniami naukowymi, w tym wprowadzenie nowego, zharmonizowanego podejścia do kontroli wyrywkowych obejmujących swym zasięgiem, w perspektywie wieloletniej, jak najbardziej reprezentatywną próbę ludności dzięki zastosowaniu statystycznie wiarygodnej metodologii doboru prób. Strategia ta nada priorytetowy charakter wykrywaniu oraz korygowaniu powtarzających się błędów popełnianych przez głównych beneficjentów, jednocześnie obejmując swym zasięgiem odpowiednią reprezentatywną próbę ludności poddawanej kontroli;

- wzmocnienie koordynacji oraz integracji kontroli ex-post w obrębie grupy działów odpowiedzialnych za badania naukowe, w tym połączone kontrole;

- zwiększenie liczby kontroli ex-post oraz dążenie do równowagi między pracą wykonywaną wewnętrznie oraz zlecaną na zewnątrz. W 2007 r. Komisja przeprowadzi 300 kontroli ex-post w ramach PR6, w porównaniu z 45 kontrolami przeprowadzonymi w 2006 r.;

- wprowadzenie bardziej systematycznego nadzoru oraz kontynuacji działań podejmowanych w wyniku kontroli ex-post przez osoby zarządzające.

Komitet ds. Audytu zachęca dyrekcje generalne ds. badań naukowych do dalszych wysiłków w dążeniu do uproszczenia oraz do pełnego wykorzystania możliwości oferowanych przez płatności i stawki ryczałtowe w ramach siódmego programu ramowego na rzecz badań i rozwoju technologicznego (PR7) .

Komisja podkreśla, że przyczyną błędów w kosztorysach jest głównie złożoność przepisów prawnych, a zwłaszcza wymóg zgłoszenia przez beneficjenta rzeczywiście poniesionych kosztów osobowych. Wymóg ten nadal będzie stwarzał problemy w przypadku płatności w ramach PR6, mimo że wzmocnione kontrole ex-post stopniowo umożliwią wprowadzenie środków zaradczych, zwłaszcza w odniesieniu do błędów systemowych, poprzez zastosowanie wyników kontroli wobec projektów niepoddanych kontroli oraz nałożenie odszkodowań umownych na beneficjentów poddanych kontroli, którzy nie skorygują w odpowiedni sposób stwierdzonych błędów systemowych.

W odniesieniu do płatności w ramach PR7 zastosowanie powinny mieć nowe ustalone procedury: w stosownych przypadkach wprowadzone zostaną wstępne kontrole metody kosztów w odniesieniu do beneficjentów biorących udział w wielu projektach oraz zasada średnich kosztów osobowych, zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. Ponadto zostaną wykorzystane tzw. procedury ustalone z audytorami, z którymi beneficjenci dotacji PR7 zawarli umowy, w celu zapewnienia spójności w ramach kontroli oraz zapewnienia Komisji podstawy do weryfikacji kwalifikowalności wydatków i zgodności czynności z regułami. Kontrolerzy projektów nie będą już musieli wydawać opinii na temat kwalifikowalności kosztów, wystarczy, że dostarczą rzeczowych informacji, na podstawie których Komisja podejmie decyzję w sprawie kwalifikowalności kosztów.

2.2. Dzielone i pośrednie zarządzanie scentralizowane: wzmocnienie roli państw członkowskich

W przypadkach zarządzania dzielonego czy pośredniego zarządzania scentralizowanego występują różne poziomy zarządzania oraz kontroli. Komisja uzyskuje poświadczenia wiarygodności z szeregu różnych źródeł, które obejmują poświadczenia wydawane przez władze krajowe, roczne sprawozdania z realizacji i z kontroli, wyniki kontroli przeprowadzonych przez państwa członkowskie lub Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz w głównej mierze kontrole przeprowadzone przez nią samą.

Dyrektorzy generalni ds. polityki regionalnej, ds. zatrudnienia, spraw społecznych i równości szans oraz ds. rolnictwa i rozwoju obszarów wiejskich wyrazili zastrzeżenia wobec braku wystarczającej pewności w odniesieniu do niedociągnięć w systemach zarządzania oraz kontroli, zwłaszcza w odniesieniu do programów zrealizowanych lub środków przeznaczonych na realizację programów przeprowadzonych w Wielkiej Brytanii, Hiszpanii, Szwecji, Słowacji, Słowenii, na Łotwie, we Włoszech i w Grecji oraz w ramach inicjatywy wspólnotowej INTERREG. O ile dla wszystkich trzech wyżej wymienionych dyrekcji generalnych ogólny poziom ryzyka w przypadku podniesionych zastrzeżeń wydaje się ograniczony, to prawdziwym problemem staje się brak pewności co do zgodności z prawem i prawidłowości prowadzonych transakcji. Dyrektorzy generalni postanowili zgłosić zastrzeżenia w związku z niedociągnięciami systemowymi w zakresie pewnych kluczowych elementów w systemach zarządzania i kontroli w poszczególnych państwach członkowskich. Zwrócili oni uwagę na fakt, że sygnalizowane problemy istnieją od lat, natomiast właściwe organy nie podejmują żadnych środków zaradczych wymaganych przez Komisję, co znacznie podważa autorytet Komisji.

W celu zabezpieczenia ryzyka finansowego dla budżetu UE zostały sporządzone dokładne plany działania, w ramach których przewiduje się działania naprawcze, wymagane przez właściwe władze krajowe. W stosownych przypadkach, a szczególnie w przypadku gdy państwa członkowskie nie dokonają same stosownej korekty w celu wyeliminowania ryzyka dla płatności wspólnotowych, zastosowanie będą miały mechanizmy korekty finansowej. W określonych przypadkach podstawę dokonywanych korekt finansowych może stanowić ekstrapolacja wyliczalnych nieprawidłowości na podstawie dokumentacji danego przypadku, jeśli istnieje prawdopodobieństwo wystąpienia takich nieprawidłowości w dużej liczbie podobnych przypadków, lub w postaci korekt stawki ryczałtowej w przypadku niedociągnięć systemowych. W trakcie wykonywaniu budżetu na rok 2006 w odniesieniu do niektórych przypadków wstrzymano płatności, rozważano takie rozwiązanie lub wszczęto odpowiednią procedurę.

Rozwiązanie problemu niedostatecznego wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania i kontroli (IACS) w Grecji, będącego przedmiotem zastrzeżeń zgłaszanych od 2002 r., pozostaje dla Komisji kwestią najwyższej wagi. W latach 1999–2006 na Grecję zostały nałożone korekty finansowe w wysokości 479 mln EUR[2] na zabezpieczenie ryzyka finansowego wynikającego ze stwierdzonych niedociągnięć. Tego rodzaju korekty będą nakładane tak długo, jak będzie to uznane za konieczne. W marcu 2007 r. Komisja wystąpiła z wnioskiem dotyczącym zmian do rozporządzenia[3] w sprawie finansowania wspólnej polityki rolnej w celu wprowadzenia bardziej skutecznych metod obniżania lub wstrzymywania przez Komisję płatności na rzecz państwa członkowskiego w przypadku poważnych i trwałych niedociągnięć. Przedstawiciele władz krajowych, których ten przypadek dotyczy, opracowali szczegółowy plan działania, który Komisja będzie uważnie monitorować.

Komisja w dalszym ciągu podejmuje wysiłki na rzecz wprowadzenia podejścia opartego na jednolitej kontroli w ramach dzielonego zarządzania , jak wykazano w sprawozdaniu z postępów w realizacji planu działania Komisji na rzecz zintegrowanych ram kontroli wewnętrznej[4] oraz w rocznych sprawozdaniach z działalności. Dla przykładu Komisja doprecyzowała definicję obowiązków w zakresie kontroli oraz wprowadziła ściślejszy nadzór nad agencjami płatniczymi i certyfikującymi. W obszarze funduszy strukturalnych Komisja podjęła środki mające wspierać koordynację standardów kontroli oraz rozpowszechnianie najlepszych praktyk. Idąc za przykładem władz niderlandzkich, które jako pierwsze wydały krajowe oświadczenie w sprawie wykorzystania funduszy UE w Niderlandach, Komisja będzie wspierać podobne inicjatywy krajowe dotyczące krajowych deklaracji w sprawie wykorzystania funduszy UE. W związku z powyższym zmienione rozporządzenie finansowe stanowi, że państwa członkowskie przygotowują na właściwym szczeblu krajowym roczne podsumowanie dotyczące dostępnych audytów i deklaracji. W obszarze rolnictwa wymóg ten obowiązuje już od 2006 r., kiedy to został wprowadzony do odpowiednich przepisów sektorowych[5].

Z uwagi na wieloletni charakter funduszy strukturalnych nadzór Komisji obejmuje cały okres programowania, od planowania do zamknięcia danego programu. Zasady kontroli wewnętrznej również działają w oparciu o programowanie wieloletnie – niedociągnięcia są wykrywane i usuwane przez cały okres programowania; w perspektywie wieloletniej ocenia się też wystarczającą pewność co do legalności i prawidłowości wydatków. Zgodnie z planem działania Komisji na rzecz zintegrowanych ram kontroli wewnętrznej skuteczność wieloletnich systemów kontroli zostanie poddana ocenie w 2007 r.

Dyrektor generalny ds. sprawiedliwości, wolności i bezpieczeństwa wykrył braki w niektórych systemach zarządzania i kontroli we Włoszech, natomiast dyrektor generalny ds. edukacji i kultury stwierdził niedociągnięcia w niektórych agencjach krajowych biorących udział w programie pośredniego zarządzania scentralizowanego. Komisja podjęła obecnie kroki zmierzające do wprowadzenia ściślejszego nadzoru. W pierwszym przypadku płatności zostały całkowicie wstrzymane w 2006 r. W drugim przypadku Komisja wykorzystała przepisy zawarte w programach „Uczenie się przez całe życie” i „Młodzież w działaniu” w celu wprowadzenia nowych zasad[6] dotyczących powoływania i odwoływania krajowych agencji, rocznego poświadczania wiarygodności ex-ante wydawanego przez władze krajowe oraz kontroli i audytów przeprowadzanych w ramach podejścia opartego na jednolitej kontroli. Ponadto poszczególne agencje krajowe otrzymają poprawione wytyczne oraz wezmą udział w szkoleniach specjalistycznych. Oczekuje się, że środki upraszczające, takie jak szersze wykorzystanie płatności ryczałtowych, ograniczą ryzyko błędu.

W celu zaradzenia wykrytym niedociągnięciom Komisja poprawi jakość nadzoru nad agencjami krajowymi, zwiększając odpowiedzialność władz krajowych zarządzających funduszami unijnymi w ramach pośredniego zarządzania scentralizowanego oraz – w przypadku kontroli i audytów – na podstawie podejścia opartego na jednolitej kontroli .

2.3. Wspólne zarządzanie przy pomocy organizacji międzynarodowych

W zakresie zadań przekazanych organizacjom międzynarodowym, stabilnymi ramami odniesienia dla wspólnego zarządzania są ustrukturyzowane umowy zawarte z takimi organizacjami, a zwłaszcza finansowa i administracyjna umowa ramowa (FAFA) zawarta pomiędzy Komisją a ONZ w kwietniu 2003 r., do której w późniejszych latach przystąpiło kilka wyspecjalizowanych agencji. Obecnie trwają prace nad doprecyzowaniem niektórych postanowień umowy.

Wraz ze wzrostem poziomu finansowania wspólnotowego udzielanego za pośrednictwem tego mechanizmu wzrasta poziom prowadzonych przez Komisję kontroli dotyczących funduszy zarządzanych wspólnie z agencją ONZ, co potwierdza opinię wyrażoną przez audytora wewnętrznego Komisji w kwestii realizacji postanowień umowy.

Zmienione rozporządzenie finansowe wprowadziło bardziej przejrzyste ramy umożliwiające ściślejszy nadzór oraz gwarancje realizacji zadań powierzonych organizacjom międzynarodowym w ramach wspólnego zarządzania.

W odpowiedzi na wcześniejsze zastrzeżenie dotyczące wkładu finansowego UE do filaru IV UNMIK w Kosowie w 2006 r. odzyskano odpowiednie kwoty, a także dzięki nowemu zobowiązaniu umownemu z ONZ jaśniej określono podział obowiązków.

Umowa FAFA dostarczyła potrzebne ramy odniesienia dla współpracy pomiędzy różnymi partnerami zarówno po stronie UE, jak i ONZ. Z uwagi na stosunkowo nową formę tego instrumentu, obie strony umowy powołały wspólne grupy robocze zajmujące się wdrażaniem jej postanowień. Jednocześnie Komisja i ONZ podejmują obecnie rozmowy na temat inicjatyw w dziedzinie szkoleń, wspólnych wytycznych dotyczących sprawozdawczości, weryfikacji oraz ich upowszechniania.

2.4. Podsumowanie

Komisja podkreśla, że w 2006 r. 15 dyrektorów generalnych zgłosiło ogółem 20 zastrzeżeń (w porównaniu z 31 zastrzeżeniami zgłoszonymi w 2005 r.). Komisja uważa, że czynności podjęte w związku z wykrytymi w przeszłości niedociągnięciami w zakresie kontroli były odpowiednie i że w 2006 r. dokonano dalszych postępów w optymalizacji zarządzania wewnątrz Komisji.

Intendenci delegowani podjęli zobowiązania do podjęcia stosownych planów działania w celu zaradzenia niedociągnięciom leżącym u podstaw wszystkich stwierdzonych zastrzeżeń. Kolegium będzie dokładnie śledzić realizację działań zaradczych.

Niezmiernie istotne jest uzyskanie odpowiedniego poświadczenia od instytucji pośredniczących w zarządzaniu środkami UE w imieniu Komisji lub wraz z Komisją. Niezbędne jest również systematyczne stosowanie przepisów prawnych wymagających zastosowania środków zaradczych, takich jak: zwrot środków, zawieszenie płatności i korekty finansowe, w przypadku stwierdzenia poważnych niedociągnięć w zakresie zgodności z prawem i prawidłowości transakcji.

3. ZAGADNIENIA PRZEKROJOWE

3.1. Ład administracyjno-regulacyjny

- Oświadczenie dotyczące przestrzegania ładu administracyjno-regulacyjnego

Audytor wewnętrzny uznał, że Komisja posiada solidną strukturę zarządzania, natomiast struktura ta powinna być, w jego opinii, bardziej przejrzysta. Komisja podziela tę opinię i wyda niebawem oświadczenie dotyczące przestrzegania ładu administracyjno-regulacyjnego, którego celem będzie przybliżenie zainteresowanym stronom i obywatelom zaangażowanych podmiotów, podziału obowiązków oraz zasady rozliczalności wewnątrz Komisji. Oświadczenie to będzie miało formę krótkiego i przystępnego tekstu do opublikowania na stronie portalu Europa.

- Outsourcing i agencje

Agencjom wykonawczym poświęcono załącznik nr 3 do niniejszego podsumowania.

Począwszy od lat 70-tych utworzono 30 agencji regulacyjnych. W lutym 2005 r.[7] Komisja przedstawiła projekt umowy międzyinstytucjonalnej w sprawie uzgodnienia kompleksowych założeń ramowych dotyczących ładu administracyjno-regulacyjnego, określających zasady tworzenia, strukturę, funkcjonowanie oraz warunki oceny i kontroli europejskich agencji regulacyjnych. Postępy w negocjacjach następnie utknęły w martwym punkcie, choć pod koniec 2006 r. ponownie podjęto merytoryczną dyskusję, tym razem na forum Rady.

- Uproszczenie

W odpowiedzi na przedłożone w grudniu 2005 r.[8] sprawozdanie z postępu w realizacji reformy Komisja wyznaczyła szereg obszarów do objęcia planem usprawnień i uproszczeń, zwłaszcza w odniesieniu do przydzielania zasobów ludzkich, koordynacji wewnętrznej, standardów kontroli wewnętrznej, zarządzania finansami, narzędzi informatycznych oraz zadań priorytetowych. W maju Komisja przyjęła komunikat zatytułowany „Zarządzanie zasobami ludzkimi: upraszczanie procedur dla pracowników” oraz powołała grupę zadaniową ds. konsultacji z personelem z myślą o uproszczeniu procedur administracyjnych i poprawie usług świadczonych na rzecz pracowników. W ramach projektu pilotażowego niektóre służby centralne rozpoczęły analizy wewnętrznych skutków takich zmian, które mogą zostać rozszerzone na wszystkie nowe lub zmienione procedury wewnętrzne Komisji, aby zapewnić prostotę, sprawność i skuteczność tych procedur, a jednocześnie wyeliminować niepotrzebne obciążenia administracyjne.

W ramach zmienionego rozporządzenia finansowego (przegląd rozporządzenia finansowego i przepisów wykonawczych do niego) wprowadzono szereg uproszczeń do zarządzania finansowego, takich jak: zmniejszenie wymogów dotyczących dokumentacji w przypadku niewielkich dotacji lub umów o niskiej wartości; ułatwienia w zakresie współfinansowania poprzez dopuszczenie wkładów w naturze (np. poprzez nieodpłatne wykonanie pracy na rzecz beneficjenta przez jego partnerów zewnętrznych); możliwość uchylenia wymogu dostarczenia gwarancji finansowych na podstawie indywidualnej oceny ryzyka; podniesienie progu, powyżej którego organizacje będące beneficjentami muszą dostarczyć świadectwo wydane przez audytora zewnętrznego; rozszerzenie zasady przejrzystości poprzez publikowanie listy wszystkich beneficjentów funduszy wspólnotowych, niezależnie od jednostki lub organu władzy zaangażowanego w wykonanie budżetu.

Jednakże poziom wprowadzonych do prawodawstwa uproszczeń nie osiągnął spodziewanych rezultatów. W oczekiwaniu na kolejny okres programowania w nieco dalszej przyszłości służby Komisji powinny już teraz przygotowywać grunt pod dalsze uproszczenia.

- Inicjatywa na rzecz przejrzystości

W następstwie Europejskiej inicjatywy na rzecz przejrzystości publikowane będą dane dotyczące beneficjentów środków przyznanych w ramach zarządzania dzielonego. Komisja uważa, że przejrzystość w sprawach finansowych jest istotnym elementem zasady rozliczalności w zakresie wykorzystania funduszy UE.

- Zarządzanie w kontekście planowania ciągłości działań

W 2006 r. przedstawiono dokument roboczy dotyczący zarządzania w kontekście planowania ciągłości działań w Komisji[9]; omawia on sposoby zapewnienia zasadniczych funkcji instytucji w sytuacjach kryzysowych.

- Etyka

W ramach szerszego programu podnoszenia świadomości na temat norm etycznych i godziwego zachowania Komisja zorganizowała dla swoich pracowników dzień poświęcony zasadom etycznym.

- Kontrola wewnętrzna

W marcu 2006 r. audytor wewnętrzny przedstawił pierwsze sprawozdanie ogólne dotyczące działań podejmowanych w następstwie zaleceń wydawanych po przeprowadzeniu kontroli. W sprawozdaniu tym zaznaczono, że blisko połowa istotnych zaleceń o znaczeniu strategicznym nie została wprowadzona w życie przed upływem ustalonego terminu realizacji. Komitet ds. Audytu, którego podstawowym zadaniem jest przedkładanie kolegium komisarzy rocznych sprawozdań z realizacji przez służby Komisji działań podejmowanych w następstwie zaleceń audytora wewnętrznego, zawiadomił szefów gabinetów o fakcie, że niektóre departamenty nie nadążały z realizacją zaleceń, i zalecił monitorowanie ich dalszych działań w tym kontekście. W 2007 r. Komitet ds. Audytu wzmocni tego typu środki nadzoru.

Biorąc pod uwagę, że wszystkie służby poddane kontroli przyjęły plany działania uwzględniające wszystkie zalecenia MSR oraz że plany te zostały w dużym stopniu zrealizowane, Komisja wykorzysta postępy poczynione w 2006 r., aby zapewnić regularny nadzór służący zapewnianiu realizacji zaleceń z kontroli. Przyczyni się to do nawiązania pogłębionego dialogu pomiędzy jednostkami przeprowadzającymi kontrolę a służbami poddawanymi kontroli. Dialog ten powinien wspierać powszechne zrozumienie, zapewniać precyzję w formułowanych przez audytora zaleceniach oraz zachęcać służby do realizacji wskazanych zaleceń w priorytetowym terminie.

W sprawozdaniu rocznym za 2006 r. audytor wewnętrzny podkreślił potrzebę bardziej skoordynowanego podejścia do planowania kontroli i zachęcił do dalszych wysiłków w celu podwyższenia poziomu profesjonalizmu jednostek kontroli wewnętrznej w poszczególnych departamentach Komisji. Struktura kontroli wewnętrznej Komisji jest nadal wzmacniana i zapewnia coraz większą wiarygodność całej instytucji.

Podsumowanie

Komisja uważa, że jej struktura ładu administracyjno-regulacyjnego reprezentuje satysfakcjonujący poziom stabilności i zaawansowania. Informację tę zamieści w wydanym przez siebie oświadczeniu dotyczącym przestrzegania ładu administracyjno-regulacyjnego. Komisja jednocześnie nie ustaje w dążeniu do osiągnięcia większej przejrzystości, skuteczności, a także dalszego uproszczenia. Agencje wykonawcze, nad którymi Komisja sprawuje ścisły nadzór, są w pełni zintegrowane z tą strukturą administracyjno-regulacyjną. Jednak ustalenie wspólnych zasad administracyjno-regulacyjnych dla agencji regulacyjnych pozostaje dla Komisji jednym z głównych celów o wyjątkowym znaczeniu politycznym. Komisja wspiera audytora wewnętrznego w jego wysiłkach zmierzających do wydania pod koniec cyklu planowania na lata 2007–2009 jego pierwszej ogólnej opinii na temat systemu kontroli wewnętrznej Komisji. Komisja zachęca równocześnie do ścisłej współpracy pomiędzy jednostkami kontroli wewnętrznej a audytorem wewnętrznym.

3.2. Systemy kontroli wewnętrznej i zarządzanie wynikami

- Ramy kontroli wewnętrznej w Komisji

W 2006 r. Komisja nieprzerwanie ulepszała swoje systemy kontroli wewnętrznej. Trwający przegląd wewnętrznych standardów kontroli ma na celu zapewnienie większej jednoznaczności, zrozumiałości oraz elastyczności w dostosowaniu tych standardów do warunków w poszczególnych departamentach, jak również zwiększenie skuteczności kontroli.

W sprawozdaniu na temat stanu kontroli wewnętrznej w dyrekcjach generalnych i służbach Komisji podkreślono, że w 2006 r. dokonano istotnych postępów we wdrażaniu struktur i praktyk kontroli wewnętrznej, natomiast oczekuje się dalszych postępów w takich dziedzinach, jak zarządzanie informacjami, uproszczenie prawodawstwa, strategie kontroli oraz polepszenie jakości rocznych sprawozdań z działalności. Audytor wewnętrzny zalecił dalsze usprawnienia w dziedzinie kontroli ex-post, technologiach informatycznych, wdrażaniu nowych zasad rachunkowości oraz zarządzaniu zamówieniami.

- Zarządzanie ryzykiem

Komisja osiągnęła znaczny postęp w 2006 r. we wdrażaniu zasad zarządzania ryzykiem do planowania strategicznego: roczne plany zarządzania przedstawiają wyniki analizy ryzyka, natomiast roczne sprawozdania z działalności opisują metody zarządzania zastosowane w przypadku wystąpienia ryzyka w ciągu roku oraz utrzymujące się ryzyko rezydualne wraz z przyczynami. Nadal będą podejmowane starania w celu spójnego przedstawiania ryzyka oraz zapewnienia precyzyjnej identyfikacji i bezzwłocznej realizacji planów działania związanych z zarządzaniem ryzykiem. Opierając się na metodologii zarządzania ryzykiem opracowanej w komunikacie pt. „Ku skutecznemu i spójnemu zarządzaniu ryzykiem w służbach Komisji”[10], jak również na pilotażowym programie zrealizowanym w 2006 r., Komisja wprowadziła proces wzajemnej weryfikacji w celu identyfikacji i oceny ryzyka o charakterze przekrojowym, któremu można zaradzić w bardziej skuteczny sposób, działając grupowo, a nie tylko w poszczególnych działach, a także w celu zarządzania takim ryzykiem.

- Zarządzanie wynikami

W wytycznych przekazanych służbom w celu przygotowania rocznych planów zarządzania oraz rocznych sprawozdań z działalności zwrócono uwagę na wyniki osiągnięte przez beneficjentów oraz zainteresowane strony, jak również na wpływ działań Komisji na ogół społeczeństwa UE.

Na potrzeby rocznego sprawozdania z działalności za 2006 r. opracowano standardowy wzór w celu zapewnienia spójnej prezentacji struktur kontroli oraz źródeł wiarygodności. Nie wszystkie dyrekcje generalne i służby zaczęły jego stosowanie. Oczekuje się jednak, że z czasem wzór ten wpłynie na poprawę świadomości na temat struktur kontroli, natomiast źródła wiarygodności pozwolą wskazać na niedociągnięcia oraz określą sposoby ich usunięcia.

Podczas gdy większa liczba służb przedstawiła wskaźniki dotyczące legalności, prawidłowości i wyników w swoich rocznych sprawozdaniach z działalności za 2006 r., istnieje potrzeba dalszych wysiłków w celu opracowania takich wskaźników, przy jednoczesnym zapewnieniu spójnego podejścia przez grupy powiązanych służb.

Należy dążyć do poprawienia jakości rocznych sprawozdań z działalności, zwłaszcza jaśniejszego i prostszego wyjaśniania strategii kontroli oraz ich wyników, natomiast plany działania oraz oczekiwane rezultaty powinny być opisywane w bardziej szczegółowy sposób.

- Plan działania na rzecz zintegrowanych ram kontroli wewnętrznej

Wyniki z realizacji planów działania są dotychczas bardzo pozytywne. Mimo pewnych opóźnień w realizacji niektórych działań Komisja wciąż jest zdania, że uda jej się osiągnąć zaplanowany cel, czyli utworzenie przed końcem 2007 r. solidnej podstawy pod odpowiednie zarządzanie ryzykiem błędu oraz zapewnienie większej wiarygodność, zgodnie z planem działania. Z czasem rezultaty działań staną się widoczne i wymierne – początkowo w postaci bardziej przejrzystego i klarownego podejścia w obszarze kontroli. W rezultacie dzięki skuteczniejszym korektom i działaniom zapobiegawczym zmniejszyć się powinien odsetek błędów.

W świetle zdobytych doświadczeń dopracowano szereg działań w celu zapewnienia większej wiarygodności, koncentrując się na bezpośrednim zarządzaniu scentralizowanym i włączając w zakres kontroli szczegółową analizę stosunku pomiędzy kosztem, zyskiem a ryzykiem. Przed końcem 2007 r. zostaną wprowadzone podstawy pod zintegrowane ramy kontroli wewnętrznej, które będą mogły wywierać oczekiwany skutek na stopień wiarygodności. Sprawozdanie z postępów z realizacji planu działania Komisji na rzecz zintegrowanych ram kontroli wewnętrznej określa istotne problemy, które wciąż pozostają nierozwiązane.

Aktualnie podejmowane są środki w celu zwiększenia intensywności kontroli ex-post w wielu dziedzinach, przy czym plany działania określają środki zaradcze, a czynione postępy są ściśle monitorowane. Dyrektor generalny ds. komunikacji społecznej wyraził zastrzeżenie w kwestii braku sytemu zorganizowanej i systematycznej kontroli ex-post , którego stworzenie w 2007 r. będzie przedmiotem oceny Komisji.

Zintensyfikowanej weryfikacji powinno towarzyszyć bardziej skoordynowane podejście ze strony poszczególnych grup powiązanych służb, co ma już miejsce w przypadku funduszy strukturalnych oraz funduszy na badania naukowe.

Wprowadzana jest stopniowo coraz większa koordynacja w zakresie funduszy strukturalnych, w tym harmonizacja metod kontroli wyrywkowych, z jakich mają korzystać państwa członkowskie w okresie programowania na lata 2007 – 2013.

W 2006 r. potwierdzono przydatność sieci kontroli ex-post dla wymiany dobrych praktyk pomiędzy poszczególnymi jednostkami kontrolnymi. Główne tematy dyskusji obejmowały opracowanie strategii kontroli wyrywkowych w celu osiągnięcia wystarczającej pewności, działania podejmowane w następstwie kontroli oraz możliwe sposoby zastosowania sankcji.

Podsumowanie

Komisja stoi na stanowisku, że potrzebne jest opracowanie całościowego poglądu na działania podejmowane w ramach kontroli wewnętrznych w odniesieniu do każdej działalności, uwzględniając różne elementy oraz poziomy kontroli. Należy zapewnić korzystną pod względem kosztów równowagę pomiędzy różnymi środkami kontroli. Wyniki tych kontroli powinny być odpowiednio monitorowane, powinno się również podjąć skoordynowane działanie w celu zaradzenia niedociągnięciom.

Komisja będzie ściśle monitorować realizację kompleksowej strategii kontroli oraz metodologii, a ponadto zapewni spójne podejście do kontroli ex-post ze strony grup powiązanych służb. Komisja zapewni: (1) formalne ramy dla strategii kontroli oraz określenie ich szczegółowych celów; (2) jasny system monitorowania i sprawozdawczości uwzględniający wyniki nadzoru oraz kontroli przeprowadzanych na wszystkich poziomach; (3) jasny podział odpowiedzialności podmiotów podejmujących działania, w tym efekt synergii obejmujący wszystkie służby, oraz jego faktyczne stosowanie.

Komisja zapewni zgodność postępowania wszystkich intendentów delegowanych z wymogiem stosowania standardowego wzoru, ustanawiając tym samym jaśniejszy związek między systemami kontroli a wiarygodnością w rocznych sprawozdaniach z działalności za 2007 r. oraz wprowadzenia, jak to już zostało przewidziane, wskaźników legalności i prawidłowości transakcji, w celu poświadczenia wiarygodności.

Komisja w dalszym ciągu będzie monitorować system zorganizowanej kontroli ex-post , ustalony przez dyrektora generalnego ds. komunikacji społecznej, jak również plan działania określony na użytek kontroli ex-post w obrębie grupy działów odpowiedzialnych za badania naukowe.

3.3. Zarządzanie finansami

- Rachunkowość

Komisja z zadowoleniem przyjęła wydane przez Europejski Trybunał Obrachunkowy pozytywne oświadczenie o wiarygodności rachunków Wspólnoty za 2005 r. wraz z zastrzeżeniami. Jest to pierwsze oświadczenie Trybunału w kontekście nowego systemu opartego na zasadzie memoriałowej.

Postępują prace we wdrażaniu nowych zasad rachunkowości z myślą o sfinalizowaniu rocznego sprawozdania finansowego za rok 2006. W odniesieniu do jakości danych rachunkowych poczyniono postępy w poprawianiu środowiska kontroli. W odniesieniu do walidacji systemów lokalnych w 2006 r. księgowy zwrócił uwagę na fakt, że zasadniczo służby podjęły odpowiednie środki w celu zaradzenia problemom podniesionym w sprawozdaniach rocznych z poprzednich lat, oraz podkreślił, że dwie dyrekcje generalne, względem których w 2005 r. zawieszono proces walidacji, dokonały istotnych postępów.

Wprowadzenie zasady memoriałowej w przedstawicielstwach w styczniu 2007 r. oraz poprawa wewnętrznych kontroli umożliwiły usunięcie zastrzeżeń zgłoszonych w poprzednich latach w odniesieniu do wydatków administracyjnych w przedstawicielstwach UE.

Po raz pierwszy księgowy podpisze końcowe sprawozdanie finansowe za 2006 r., oświadczając, że miał on wystarczającą pewność, że dokumenty księgowe przedstawiają prawdziwy i odpowiadający faktom stan sytuacji finansowej instytucji.

- Zarządzanie zamówieniami

Podczas kontroli przeprowadzonych w 2006 r. audytor wewnętrzny wskazał na pewne obszary wymagające poprawy w odniesieniu do zarządzania zamówieniami. Międzydepartamentalna grupa robocza powołana w grudniu 2006 r. zaproponowała nową metodę w zakresie zamówień publicznych w sektorze budownictwa w Brukseli. Zmienione rozporządzenie finansowe uprości wymogi proceduralne i wymogi dotyczące dokumentacji w odniesieniu do zamówień o niskiej wartości.

Podsumowanie

Komisja zwraca uwagę na większą przejrzystość oraz rozliczalność osiągnięte dzięki wprowadzeniu systemu opartego na zasadzie memoriałowej. Komisja zwraca również uwagę na szereg konkretnych środków podjętych w celu uproszczenia zasad mających zastosowanie do beneficjentów dotacji lub wykonawców.

3.4. Zasoby ludzkie

- Zintegrowana strategia w zakresie zasobów ludzkich

Audytor wewnętrzny podkreśla, że długoterminowa strategia w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi jest koniecznym warunkiem skutecznego przydzielania zasobów ludzkich.

Komisja poprawi swoje metody przydzielania zasobów ludzkich poprzez aktywne określenie zarówno obecnych, jak i przyszłych kompetencji pracowników oraz potrzeb poszczególnych departamentów. Komisja rozpoczęła realizację programu ustawicznego kształcenia zawodowego, skierowanego do wszystkich pracowników Komisji odpowiedzialnych za zasoby ludzkie, który ma przyciągać do Komisji kompetentnych pracowników, pozwalać im na rozwój umiejętności i zachęcać do pozostania w Komisji.

Gromadzenie informacji na temat zasobów ludzkich oraz ocena tych informacji są kolejnymi istotnymi elementami strategicznego zarządzania zasobami ludzkimi, dzięki którym Komisja rozwija systemy potrzebne do odpowiadania na zewnętrzne wnioski o wykorzystanie zasobów ludzkich Komisji.

W odpowiedzi na zapytanie Parlamentu wyrażone w 2006 r. Komisja sporządziła sprawozdanie [SEK(2007) 530] zawierające analizę przewidywanych potrzeb w zakresie zasobów ludzkich do 2013 r., w którym doszła do wniosku, że wszystkie zidentyfikowane potrzeby priorytetowe, poza potrzebami wynikającymi z rozszerzenia, zostaną obsadzone w ramach przesunięć kadrowych wewnątrz służb i pomiędzy służbami Komisji.

- Rekrutacja urzędników z nowych państw członkowskich UE–10

Ambitny planowany poziom zatrudnienia pracowników z nowych państw członkowskich UE–10, przewidziany na lata 2004–2006, został w 2006 r. osiągnięty w grupie personelu administracyjnego oraz w dużej mierze zrealizowany w grupie kierowników średniego szczebla (77 % planowanego poziomu). Rekrutacja kierowników wyższego szczebla postępowała w sposób zadowalający. Obserwuje się niedobór pracowników z określonymi kwalifikacjami lub określonej narodowości, wynikający w głównej mierze z niskiej liczby kandydatów przystępujących do konkursów. Europejski Urząd Doboru Kadr pracuje obecnie nad poprawą strategii informacyjno-komunikacyjnej. Komisja uruchomiła mechanizm nadzoru, mający na celu osiągniecie w 2007 r. planowanego poziomu zatrudnienia pracowników z nowych państw członkowskich UE–12.

Podsumowanie

Komisja dołoży wszelkich starań, aby docelowa liczba stanowisk dla urzędników z nowych państw członkowskich UE–12 została w pełni obsadzona. Komisja określiła swoje przyszłe potrzeby i będzie w dalszym ciągu kontynuować wysiłki, aby wybiec naprzeciw przyszłym wyzwaniom, i stworzyć skuteczną i nowoczesną administrację.

3.5. Technologie informatyczne

Zastrzeżenie co do ryzyka związanego z nieodpowiednią infrastrukturą budowlaną centrum danych zostało zgłoszone po raz drugi, zagrażające ciągłości operacji raczej niż zgodności z prawem i prawidłowości. Ponadto audytor wewnętrzny wskazał na potrzebę poprawy stanu budynków i bezpieczeństwa danych, opracowanie planu odzyskiwania danych w przypadku awarii oraz zapewnienie ciągłości prac. Kolejną poruszoną kwestią jest proces planowania projektów informatycznych, których dotyczy decyzja o jak najskuteczniejszym wykorzystaniu środków finansowych poprzez określenie priorytetów dla wspólnych projektów.

Komisja dołoży wszelkich starań, aby zrealizować wieloletnią strategię w celu zapewnienia odpowiednich warunków lokalowych dla centrum przechowywania danych i centrum telekomunikacyjnego w Brukseli i Luksemburgu. W celu realizacji powyższych celów w 2007 r. określono środki ograniczające ryzyko .

4. WNIOSKI

Komisja uważa, że pomimo ograniczeń opisanych w rocznych sprawozdaniach z działalności za rok 2006, funkcjonujące systemy kontroli wewnętrznej gwarantują wystarczającą pewność w zakresie zgodności z prawem i prawidłowości działań, za co Komisja jest odpowiedzialna na mocy art. 274 Traktatu WE. Niemniej jednak Komisja przyznaje, że konieczne są dalsze wysiłki w celu usunięcia pewnych niedociągnięć, w szczególności tych, które podkreślili w swoich zastrzeżeniach intendenci delegowani.

Komisja dopilnuje, aby jej intendenci delegowani kontynuowali wysiłki zmierzające do zagwarantowania, aby wystarczająca pewność uzyskana dzięki oświadczeniom towarzyszącym rocznym sprawozdaniom została skutecznie wsparta poprzez odpowiednie systemy kontroli wewnętrznej.

Annex 1

2006 Synthesis’ multiannual objectives

STATE OF PLAY

This annex reports on the progress realised in 2006 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

New actions established by the 2006 Synthesis appear in bold italic .

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. On top of the regular review of the effectiveness of internal control, most DGs have in 2006 organised internal discussions and training sessions for their staff, as well as regular reporting on the state of internal controls (minimum twice a year). The Commissioner is duly informed. |

Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | Ongoing. |

Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | Ongoing. A first comprehensive table of indicators of legality and regularity has been drawn up by the Cohesion family within the action objectives and indicators (see hereafter). This was envisaged as optional in the standing instructions on 2006 AAR and some DGs already used them in their AAR 2006. Those indicators will become compulsory as from the AAR 2007. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | Ongoing. Guidelines on 2006 AAR provide for a more structured way for reporting on internal control systems and risks but more effort is needed to ensure the universal use of this approach. On the impact of reservations on the reasonable assurance, DGs and services are generally more precise in their 2006 AARs. |

With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | Continuous action. Guidelines on 2007 AMPs reinforce the risk management dimension, in particular reporting on critical risks. In most DGs, risk management is embedded into the 2007 AMP. |

The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit proposals in this context. | Completed. Based on a pilot exercise on cross-cutting risks carried out in 2006, the Commission established a peer-review process for managing those risks. |

Objectives and indicators | 4. Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. | Completed. A pilot action, involving the Cohesion for Growth and Employment family (DG REGIO and DG EMPL) was carried out in June and July 2006. The agreed methodology served as a basis for the guidelines on 2007 AMPs. Such guidelines now clarify that AMPs should contain impact- and result-oriented objectives, each measured by indicators. In most DGs, the AMP drafting process was the occasion of broad discussions on DG's missions, strategic objectives and indicators. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal audit recommen-dations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Continuous action. Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system set up by the Audit Progress Committee secretariat…). However further action is needed to ensure that high priority recommendations are addressed on a timely basis. The Audit Progress Committee alerted the Cabinets of departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. |

Regula-tory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | Ongoing. The Commission supports the discussions on the substance that were relaunched in the Council at the end of 2006. |

Inter-service arrange-ments | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous action. Arrangements have been established between BEPA and SG (for management of human and financial resources, logistics and strategic planning) and between IAS and DG ADMIN (on the pooling or the respective financial circuits and HR services). Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices). Furthermore, the IAS signed an agreement with DIGIT in October 2006 to take over its IT-support. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | Concerned DGs. | Continuous action. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. Follow up of actions to remedy to reservation in previous AARs has been specifically included in the guidelines for the 2007 AMPs. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Integrated internal control frame-work | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Ongoing. 2006 saw key progress in the implementation of the Action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49]. The Commission presented a report on the progress of this action plan (COM (2007) 86). Improvements concerned in particular the introduction of a concise format to present control strategies and sources of assurance in AAR guidelines (although more effort will be required in 2007 to ensure consistent use of this), strengthened oversight of paying and verifying agencies in shared management and a new sampling approach for the FP6. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | Ongoing. Common methodology agreed under FP6 and sharing of audit results in the area of structural funds constitute a good basis for establishing common guidelines in the future. |

DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | - |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the amended Financial Regulation, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Completed – to be applied. Article 61 (2)a of the FR : Commission modified proposal to revise the FR now incorporates the signing off of the accounts by the Accounting Officer. For the first time, he will sign off the accounts for the year 2006. |

The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action. The 2005 accounts (the first edition under the modernisation of accounting project) were delivered on time with regard to the Financial Regulation and were deemed reliable by the Court of Auditors. A working group was created by the service of the Accounting officer for providing guidance to DGs in order to improve accounts' quality. |

Financial simplifica-tion | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

To ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | Legislative authority for the basic acts and Fin. Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006 | Completed. Basic acts for the programming period 2007-2013 and amendments to financial regulations adopted. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Simplifica-tion | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | Ongoing. In May 2006 the Commission adopted a Communication entitled "Human Resources Management: simplifying procedures for staff" and created a Task Force mandated to consult staff and propose measures to simplify administrative procedures and improve services provided to staff. A report on the progress of the work of the Task Force was adopted by the Commission in December 2006. The final report and Action Plan proposed by the Task Force will be presented as an annex to a Commission Communication the adoption of which is scheduled for June 2007. |

In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. During 2006, two working groups have developed various options for a revised system which will be simulated and tested throughout 2007 with the objective to implement the changes at the beginning of 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. Achievements in 2006 included the identification, dissemination and publication of existing best practices within HR units. The development of HR metrics was initiated and will be continued and expanded in the future. DG ADMIN made a proposal to introduce the generation of corporate statistics and to provide regular reporting on organisation charts and administrative support and coordination functions. |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Ongoing. DG ADMIN monitors the rate of recruitment for enlargement and turnover posts. It takes action to meet targets laid down by the Commission for the recruitment of management and non-management staff from the new Member States. Specialised training is provided if specific needs are expressed (e.g. ABAC training, HR professionalisation programme). |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | Ongoing. DG ADMIN is continuing to further improve the structure and data provided in the JIS and is taking necessary measures to adapt the JIS where appropriate, in particular as regards reporting capabilities. |

The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | Ongoing. The Mobility Report for 2005 was presented to the Vice-President in July 2006 and included the first ever statistical analysis of mobility of Heads of Units. Further work has been undertaken on mobility data with the view to developing a new approach to reporting. Dissemination of Best Practices continued. The working group on mobility finalised its work in December 2006, the conclusions of which are currently discussed by the Group of Resource Directors. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | Ongoing. In July 2006 the Commission adopted the Communication on Business Continuity Management [SEC(2006)898 and 899]. This includes inter alia a definition of critical and essential functions and corresponding information systems. DGs and services are currently developing the necessary business continuity arrangements, including crisis financial circuits. All DGs and services now have a Business Continuity Plan, which they will be exercising and reviewing during 2007. testing of critical and essential IT systems should be finished by the end of 2008. |

The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Ongoing. A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the move of most critical IT equipments into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. The Commission, wanting to ensure the best value for money, took the initiative of defining priorities for corporate projects through the ABM Steering Group. A study on the consolidation of the IT infrastructure and related support services concluded that major savings through economies of scale (consolidating the infrastructure and support services) and staff redeployment could be reached while improving the quality of service. |

Annex 2

Reservations 2006, 2005, 2004, 2003

IEEA | 16 | 25 | 41 |

PHEA | 8 | 17 | 25 |

EACEA | 64 | 214 | 10 | 288 |

Total | 88 | 256 | 10 | 354 |

By the end of 2006, between 75%and 100% of the target level of recruitment for the different staff categories had been reached. Despite those initial difficulties in recruiting staff, the agencies indicated in their Annual Activity Reports that they were able to achieve the objectives of their work programmes to a satisfactory extent. They all provided the required reasonable assurance without reservations.

The Commission has different means for ensuring supervision of the tasks delegated to the executive agencies:

- The governance architecture of executive agencies is defined in the 2002 Council Regulation laying down the statute of such agencies[11]; it is further set out in the act of delegation itself.

- Each agency is managed by a Director and by a Steering Committee, composed of five members appointed by the Commission, which adopts the agency's annual work programme comprising detailed objectives and performance indicators, as well as the agency's administrative budget.

- The Directors of executive agencies, who are Commission officials appointed by the Commission, exercise the function of authorising officer by delegation as regards the implementation of the operational appropriations, under the supervision of the parent Directorate(s)-general.

- The Commission’s arrangements for planning, reporting, internal controls systems, internal audit and accounts are fully applicable to the executive agencies.

- Regular contacts take place at different levels between the agency and the parent Directorate(s)-General.

- Executive agencies have to comply with the Internal Control Standards . In 2006, compliance was satisfactory but lower than in Commission services. Therefore, they and their parent services will need to pay particular attention to ensuring that their systems advance quickly towards a compliance level comparable to that in the Commission.

The screening for planning and optimising Commission human resources adopted by the Commission on 24 April 2007 has not indicated any need for new executive agencies beyond the externalisation already proposed in the Research area.

Annex 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2006

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

L'article 54 ME ayant été amendé par la révision "autonome" des Modalités d'exécution entrée en vigueur le 22 août 2006, l'analyse des procédures négociées pour l'ensemble de l'année 2006 a été conduite conformément aux nouvelles dispositions. Ces dernières prévoient notamment que les procédures négociées attribuées sur certaines bases légales (où la procédure négociée est à considérer comme procédure "normale") soient exclues du recensement. Par ailleurs, les données des années précédentes ayant été calculées sur des bases différentes, la comparaison interannuelle, prévue audit article 54 ME, a été rendue non significative pour l'année 2006. Par conséquent, seule la variation par rapport à la moyenne générale de l'Institution a pu être établie pour chaque DG/service.

2. MÉTHODOLOGIE

Une distinction a été faite entre les 40 DG, Services, Offices et Agences exécutives qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à la base de données ABAC-Contracts), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT FINAL

3.1. Les 40 DG, Services ou Offices sans les 3 DG "action extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 179 209 493 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 243 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 2 452 696 081 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 12,31%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 7,31%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 18,46%.

Ainsi, 9 DG ou Services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2006. Toutefois, il faut signaler que 4 d'entre eux n'ont passé qu'une procédure négociée mais leur faible nombre des marchés au total fait que leur moyenne soit élevée. Par ailleurs, pour une DG le seuil de référence est dépassé de justesse. Enfin, pour 2 des DG, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés.

Finalement, comme déjà indiqué au point 1, la comparaison interannuelle, prévue à l'article 54 ME, a été rendue impraticable pour l'année 2006.

3.2. Les 3 DG "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 124 906 052 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 322 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 989 958 991 euros.

La proportion moyenne pour les 3 DG "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,57% et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 12,62%. Le seuil de référence (moyenne plus 50%) étant donc de 17,36%, seule une des ces DG dépasse ce seuil.

4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Trois catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication ou de devoir recourir à un opérateur pour des raisons de propriété intellectuelle et expertise spécifique. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires , conformes au projet de base à condition que le marché initial a été passé par procédure ouverte/restreinte, sont évoqués.

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. Le renforcement de leur structure interne, l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types sont évoqués en premier lieu. Il est également considéré qu'une meilleure communication interservices peut avoir un impact sur le nombre des procédures négociées. Finalement, l'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services, une meilleure programmation et la création ou le renforcement d'une "politique de gestion de produit" dans certains domaines sont mentionnés pour arriver à une réduction du recours aux procédures négociées.

Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

Annex 5

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2006 (Art. 87.5 IR)

In accordance with article 87.5 of the Implementing Rules the Commission shall report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2006.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 2.121.285,63 | 2 |

AIDCO | 6.800.808,94 | 32 |

COMP | 2.450.000,00 | 2 |

EACEA | 100.000,00 | 1 |

ELARG | 1.372.283,00 | 1 |

EMPL | 124.066,40 | 1 |

ENV | 127.146,80 | 1 |

FISH | 713.429,00 | 1 |

INFSO | 6.860.395,32 | 16 |

RTD | 851.067,11 | 4 |

TREN | 1.518.302,24 | 3 |

23.038.784.44 | 64 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 6.549.996,00 | 2 |

[1] KOM(2007) 67.

[2] Kwota w wysokości 451 mln EUR określona w rocznym sprawozdaniu z działalności za rok 2006 została zaktualizowana, w szczególności o najnowsze korekty nałożone na Grecję przez Komisję na mocy decyzji 2007/243/WE z dnia 18 kwietnia 2007 r. (Dz.U. L 106 z 24.4.2007, str. 55).

[3] Rozporządzenie Rady nr 1290/2005.

[4] KOM(2007) 86 i SEK(2007) 311.

[5] Rozporządzenie Rady nr 1290/2005 oraz art. 7 ust. 5 rozporządzenia Komisji (WE) nr 885/2006.

[6] Decyzja C(2007) 1807 z dnia 26 kwietnia 2007 r.

[7] KOM(2005) 59.

[8] KOM(2005) 668.

[9] SEK(2006) 899.

[10] SEK(2005) 1327.

[11] Council regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes, OJ L 11, 13.01.2003