PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej C 284/1

SPRAWOZDANIE SPECJALNE NR 9/2006

dotyczące kosztów tłumaczeń pisemnych ponoszonych przez Komisję, Parlament i Radę, wraz z odpowiedziami instytucji

(przedstawione na mocy art. 248 ust. 4 akapit drugi Traktatu WE)

(2006/C 284/01)

SPIS TREŚCI

WYKAZ SKRÓTÓW

I–IX STRESZCZENIE

1–11 WSTĘP

2–3 Uregulowania prawne

4–8 Organizacja służb tłumaczeniowych w instytucjach UE

9–11 Zakres kontroli i podejście kontrolne

12–95 UWAGI

12–36 Stosowane procedury pozwalające na zaspokojenie zapotrzebowania na usługi tłumaczeniowe i uniknięcie wykonywania zbędnych tłumaczeń

13–18 Wewnętrzne wytyczne regulujące zlecanie tłumaczeń

19–23 Zdolność sprostania potrzebom tłumaczeniowym

24–26 Zmiany w liczbie tłumaczonych stron

27–36 Praktyczne działania podjęte przez instytucje w celu ograniczenia ilości tłumaczeń

37–46 Kontrola jakości

37–43 Kontrola odpowiedniej jakości tłumaczeń

44–46 Terminowość i inne aspekty wpływające na satysfakcję klienta

47–95 Koszt i wydajność tłumaczeń

47–52 Koszt tłumaczeń

53–95 Wydajność procesu tłumaczenia

96–109 WNIOSKI I ZALECENIA

96–98 Procedury pozwalające na zaspokojenie zapotrzebowania na usługi tłumaczeniowe i uniknięcie wykonywania zbędnych tłumaczeń

99–101 Procedury stosowane do zapewnienia terminowości tłumaczeń i zagwarantowania, że ich jakość jest odpowiednia do ich przeznaczenia

102–109 Koszt i wydajność tłumaczeń

1–12 Załącznik I: Zasady obowiązujące w Komisji, Parlamencie i Radzie

1–6 Komisja

7–10 Parlament

11–12 Rada

1–9 Załącznik II: Metoda przyjęta przez Trybunał do oszacowania kosztów tłumaczeń

Odpowiedzi instytucji

WYKAZ SKRÓTÓWCIEQ Międzyinstytucjonalny Komitet ds. Oceny Jakości Tłumaczeń ZewnętrznychCRE Sprawozdanie in extenso z posiedzeń (szczegółowy zapis debat plenarnych Parlamentu)DG Dyrekcja generalnaDG A III Dyrekcja A III (Tłumaczenia pisemne i opracowanie dokumentów) Sekretariatu Generalnego RadyDGT Dyrekcja Generalna ds. Tłumaczeń Pisemnych KomisjiDz.U. Dziennik Urzędowy Unii EuropejskiejEPSO Europejskie Biuro Doboru KadrFTE Pełen etat (jednostka pracy odpowiadająca pracy członka personelu w pełnym wymiarze godzin przez rok)ICTI Międzyinstytucjonalny Komitet ds. TłumaczeńISC Konsultacje międzydepartamentalne (konsultacje między dyrekcjami generalnymi Komisji)Języki UE-15 Języki urzędowe 15 państw członkowskich UE przed rozszerzeniemJęzyki UE-10 Języki urzędowe 10 państw, które przystąpiły do UEPE Parlament EuropejskiSGR Sekretariat Generalny Rady

STRESZCZENIE

I. Dwadzieścia jeden języków posiada status języków urzędowych i roboczych w instytucjach europejskich. Każda z instytucji UE ma swoją służbę tłumaczeniową. Do instytucji, które z racji charakteru swojej działalności muszą zapewnić najwięcej usług w zakresie tłumaczeń pisemnych, należą Komisja, Parlament i Rada. Z powodu nierównomiernego rozłożenia zapotrzebowania w ciągu roku lub przejściowych niedoborów potencjału wewnętrznego w zakresie tłumaczeń na języki UE-10, instytucje europejskie, oprócz tłumaczy etatowych, korzystają również z usług tłumaczy zewnętrznych.

II. Kontrola miała na celu ocenić skuteczność i wydajność zarządzania zasobami tłumaczeniowymi i wydatkami na tłumaczenia przez Komisję, Parlament i Radę. Trybunał skoncentrował się na udzieleniu odpowiedzi na trzy pytania: — czy zapotrzebowanie na tłumaczenia jest zaspokajane i czy istnieją procedury pozwalające uniknąć wykonywania zbędnych tłumaczeń? — czy tłumaczenia są wykonywane terminowo i czy ich jakość jest odpowiednia do ich przeznaczenia? — czy instytucje utrzymywały kontrolę nad kosztami tłumaczeń?

III. Kontrola wykazała, że instytucje w różny sposób radziły sobie ze wzrastającym zapotrzebowaniem na tłumaczenia. Zarówno Komisja, jak i Rada podjęły odpowiednie działania, by zmniejszyć liczbę dokumentów tłumaczonych na wszystkie języki. Wytyczne dotyczące tłumaczeń przyjęte przez każdą z instytucji nie regulują jednak znacznej części zleceń, a ponadto żadna z instytucji nie ma jasnej i spójnej procedury zlecania tłumaczeń.

IV. Trzy skontrolowane służby tłumaczeniowe zasadniczo dostarczają terminowo i odpowiedniej jakości tłumaczenia na języki UE-15. W 2004 r. występowały jednak poważne problemy w przypadku języków UE-10.

V. Żadna ze służb tłumaczeniowych nie dysponuje narzędziem pomiaru satysfakcji klienta ani procedurami składania zażaleń na jakość. Jedynie Komisja posiada wytyczne kontroli jakości. Wskaźniki jakości, takie jak liczba błędów w przeliczeniu na stronę, są stosowane w Parlamencie, ale już nie w Radzie ani w Komisji.

VI. Z wyjątkiem Komisji (za rok 2002), żadna z instytucji nie obliczyła całkowitego kosztu tłumaczeń ani średniego kosztu strony tłumaczenia. Obliczenia dokonane przez Trybunał pokazują, że w 2003 r. całkowity koszt tłumaczeń pisemnych wyniósł około 100 mln euro w przypadku zarówno Parlamentu, jak i Rady i 215 mln euro w przypadku Komisji. Po zwiększeniu się liczby języków w maju 2004 r. w wyniku rozszerzenia UE koszt tłumaczeń wzrósł w 2005 r. do około 128 mln euro w Parlamencie, 126 mln euro w Radzie i 257 mln euro w Komisji. Średni koszt strony tłumaczenia w 2003 r. wynosił 150 euro w Parlamencie i Komisji, i 254 euro w Radzie. W 2005 r. średni koszt strony tłumaczenia wzrósł do 194 euro w Komisji i 276 euro w Radzie, za to w Parlamencie obniżył się do 119 euro. Tłumaczenie wewnętrzne jest droższe od zlecanego na zewnątrz, ale trudno dokonać porównania, ponieważ na zewnątrz zlecane są teksty innego rodzaju, a jakość tłumaczenia wewnętrznego uznaje się za wyższą.

VII. Ograniczenie przez Komisję i Radę zapotrzebowania na tłumaczenia na języki UE-15 doprowadziło jednocześnie do niepełnego wykorzystania potencjału tłumaczeniowego i produktywności kształtującej się poniżej średniej. Trybunał odnotował jednak znaczne różnice między poszczególnymi sekcjami językowymi w różnych instytucjach w zakresie produktywności i udziału procentowego tłumaczeń zlecanych na zewnątrz.

VIII. Od 1995 r. służby tłumaczeniowe UE coraz ściślej współpracują w niektórych obszarach, takich jak rekrutacja, tworzenie bazy terminologicznej, zakupy narzędzi informatycznych itp. Trybunał uważa, że można dokonać oszczędności dzięki dalszemu wzmacnianiu współpracy międzyinstytucjonalnej, w szczególności poprzez udostępnianie wolnego potencjału tłumaczeniowego jednej instytucji innym instytucjom, co pozwoli ograniczyć zlecanie tłumaczeń na zewnątrz. Jednakże brak prognozowania i niedostateczne informowanie o wolnym potencjale tłumaczeniowym utrudniają instytucjom pełne wykorzystanie potencjału dostępnego aktualnie w innych instytucjach.

IX. Chociaż skontrolowane służby tłumaczeniowe dysponują zaawansowanymi narzędziami informatycznymi, nie wykorzystują ich w spójny sposób. I tak na przykład w Parlamencie wykorzystanie narzędzi informatycznych różni się znacząco w poszczególnych sekcjach tłumaczeń. W 2004 r. w Radzie narzędzia informatyczne były wykorzystywane do tłumaczeń na języki UE-15 jedynie w stopniu marginalnym, a w przypadku Komisji w czasie przeprowadzania kontroli nie było dostępnych informacji na temat poziomu ich wykorzystania. Wydajność i harmonizacja tłumaczeń mogłyby ulec poprawie dzięki zwiększeniu wykorzystania narzędzi komputerowych, poprawie planowania i przestrzegania terminów na zlecanie tłumaczeń oraz ściślejszemu nadzorowi nad decyzjami o zleceniu tłumaczeń na zewnątrz w celu uniknięcia korzystania z usług tłumaczy zewnętrznych, gdy dostępni są tłumacze etatowi. Ponadto należy wprowadzić konsekwentny monitoring poprzez zastosowanie wskaźników efektywności i procedur mających na celu zapewnienie odpowiedniej informacji zarządczej.

WSTĘP

1. Unia Europejska funkcjonuje w środowisku wielojęzycznym zapewniającym równy status języków państw członkowskich. Instytucje wspólnotowe zatrudniają obywateli wszystkich państw członkowskich, o różnym stopniu znajomości języków. Z powodów praktycznych liczba języków najczęściej używanych w instytucjach jest ograniczona (1), ale dokumenty są otrzymywane z państw członkowskich i wysyłane do nich w ich językach urzędowych. Tłumaczenie otrzymywanych i wysyłanych dokumentów jest zatem istotne dla sprawnego funkcjonowania instytucji oraz komunikacji z państwami członkowskimi i ich obywatelami.

Uregulowania prawne

2. Na mocy art. 290 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską oraz rozporządzenia Rady nr 1/1958 (2), uaktualnianego po każdym rozszerzeniu, 21 języków otrzymało status urzędowych i roboczych języków instytucji (3). Rozporządzenie to określa następnie systemy językowe mające zastosowanie do głównych kategorii dokumentów UE (4), ale również zezwala instytucjom na określenie w swoich regulaminach, które języki będą używane w poszczególnych sytuacjach. Przepis ten umożliwia dostosowanie systemu językowego do szczególnych potrzeb każdej instytucji (patrz: załącznik I).

3. Oprócz swojego regulaminu, każda z instytucji przyjmuje praktyczne wytyczne określające rodzaje dokumentów podlegające tłumaczeniu, liczbę wersji językowych, długość tekstów źródłowych oraz terminy (patrz też: załącznik I).

Organizacja służb tłumaczeniowych w instytucjach UE

4. Każda z instytucji ma swoją służbę tłumaczeniową. Parlament – Dyrekcję Generalną ds. Tłumaczeń Pisemnych i Publikacji, Komisja –– Dyrekcję Generalną ds. Tłumaczeń Pisemnych (zwaną dalej DGT), a Rada – Dyrekcję A III (Tłumaczenia i opracowanie dokumentów) (zwaną dalej DG A III). Trybunał Sprawiedliwości i Trybunał Obrachunkowy oraz Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny i Komitet Regionów również mają swoje służby tłumaczeniowe. Potrzeby tłumaczeniowe agencji pokrywa Centrum Tłumaczeń w Luksemburgu (5).

5. W 2005 r. Komisja zatrudniała około 1 450 tłumaczy etatowych (i około 600 osób personelu pomocniczego), Parlament – około 550 tłumaczy (i około 380 osób personelu pomocniczego), a Rada – 660 tłumaczy (i około 330 osób personelu pomocniczego). Zapotrzebowanie na tłumaczenia nie jest równomierne w skali roku, dlatego niektóre instytucje ograniczają koszty lub dostarczają tłumaczenia w okresie największego zapotrzebowania korzystając z usług tłumaczy zewnętrznych, wybranych w drodze procedur przetargowych.

6. Struktura organizacyjna służb tłumaczeniowych UE obejmuje sekcje tłumaczeń składające się z tłumaczy i obsługi sekretariatu (po jednej sekcji na każdy język w Parlamencie i Radzie, po jednym departamencie na język w Komisji (6)), dział planowania, dział tłumaczy zewnętrznych i różne inne działy pomocnicze (dział technologii informatycznych, zarządzania zasobami itd.).

7. W 2005 r. instytucjami UE dostarczającymi największą ilość tłumaczeń były: Komisja (1 324 000 stron (7), Parlament (1 080 000 stron (8)) i Rada (457 000 stron (9)). Łącznie dostarczają one około 70 % całości usług tłumaczeniowych UE.

8. Swoje potrzeby tłumaczeniowe instytucje zaspokajają w różny sposób: a) korzystając z usług służby tłumaczeniowej, która albo tłumaczy teksty we własnym zakresie; albo b) zleca tłumaczenia na zewnątrz; c) zlecając tłumaczenia bezpośrednio tłumaczom zewnętrznym, nie zawsze za pośrednictwem służby tłumaczeniowej (tzw. outsourcing bezpośredni); d) poprzez zlecanie tłumaczeń personelowi administracyjnemu danej dyrekcji generalnej (DG) – tzw. szara strefa tłumaczeń.

Zakres kontroli i podejście kontrolne

9. Kontrola miała na celu ocenić skuteczność i wydajność zarządzania zasobami tłumaczeniowymi i wydatkami na tłumaczenia przez Komisję, Parlament i Radę.

10. Dokonano tego, odpowiadając na trzy pytania: — czy zapotrzebowanie na tłumaczenia jest zaspokajane i czy istnieją procedury pozwalające uniknąć wykonywania zbędnych tłumaczeń? — czy tłumaczenia są wykonywane terminowo i czy ich jakość jest odpowiednia do ich przeznaczenia? — czy instytucje utrzymywały kontrolę nad kosztami tłumaczeń?

11. Kontrola zasadniczo objęła lata 2003 i 2004, uwzględniono jednak także zmiany spowodowane rozszerzeniem, które nastąpiły w 2005 r. Kontrola polegała na zbadaniu istniejących zasad i procedur, sprawdzeniu wiarygodności statystyk produkcyjnych, kalkulacji kosztów i produktywności oraz przeprowadzeniu ankiety mierzącej poziom satysfakcji klienta wśród głównych odbiorców usług.

UWAGI

Stosowane procedury pozwalające na zaspokojenie zapotrzebowania na usługi tłumaczeniowe i uniknięcie wykonywania zbędnych tłumaczeń

12. Aby zagwarantować efektywne wykorzystanie zasobów, powinno się wykonywać jedynie tłumaczenia niezbędne i priorytetowe dla sprawnego funkcjonowania instytucji. Potrzebne są jasne wytyczne określające kryteria, jakie musi spełniać tekst, aby mógł zostać zlecony do tłumaczenia. Trybunał zbadał, czy takie wytyczne istnieją, ich jakość oraz ich stosowanie.

Wewnętrzne wytyczne regulujące zlecanie tłumaczeń

13. Żadna z instytucji nie stworzyła spójnych i jasnych procedur określających, kto może zlecić tłumaczenie, jakie rodzaje dokumentów powinny być tłumaczone (kiedy i na jakie języki), kryteria zatwierdzania tłumaczeń nieobowiązkowych i procedury monitorowania realizacji »polityki tłumaczeniowej«.

14. Wytyczne opracowane przez trzy kontrolowane instytucje wskazują jedynie rodzaje dokumentów, których tłumaczenie jest obowiązkowe (na wszystkie lub niektóre języki). Z wyjątkiem dokumentów Rady nienależących do grupy »dokumentów najistotniejszych« (10), o nietłumaczeniu których na języki UE-10 zadecydowano w 2003 r., nie jest jasne, których dokumentów nie należy przyjmować do tłumaczenia.

15. Kilka tysięcy osób w Komisji, 800 w Parlamencie i większość personelu administracyjnego Rady otrzymało dostęp do systemu zlecania tłumaczeń. W połączeniu z niewystarczającymi wytycznymi zwiększa to ryzyko zlecania tekstów o niskim priorytecie lub zlecania zbędnych tłumaczeń.

16. W niektórych DG Komisji zlecenia tłumaczeniowe zatwierdza szef działu koordynującego. W innych DG Komisji oraz w niektórych DG Parlamentu i Rady zlecenia tłumaczeniowe są zatwierdzane na poziomie działu lub przesyłane bezpośrednio do działu planowania służby tłumaczeniowej bez uprzedniego zatwierdzenia lub kontroli. W takich przypadkach dział planowania w służbie tłumaczeniowej jest jedynym filtrem umożliwiającym identyfikację i odrzucenie zleceń o niskim priorytecie dla danej instytucji (11). Ma on jednak ograniczone podstawy do podjęcia takiej decyzji.

17. »Kodeks postępowania w kwestii wielojęzyczności« Parlamentu (patrz: załącznik I) ustala jedynie »warunki jej stosowania, w szczególności zasady pierwszeństwa, jakie należy zachować w przypadku gdy posiadane zasoby językowe są niewystarczające dla zapewnienia wszystkich wymaganych świadczeń«. W kodeksie stwierdza się, że każdy użytkownik jest w stanie sam określić własne potrzeby językowe (art. 1 ust. 1 i 5). Stąd też, o ile zlecenie nie stoi w sprzeczności z kodeksem postępowania, dział planowania nie kwestionuje konieczności tłumaczenia ani liczby żądanych wersji językowych, nawet jeżeli jest oczywiste, że terminy nie mogą zostać dotrzymane (a co za tym idzie, tłumaczenie prawdopodobnie nie będzie wykorzystane).

18. Działy planowania w Komisji i Radzie mogą, po konsultacji ze zleceniodawcą tłumaczenia, odrzucić zlecenie pozostające w sprzeczności z zasadami wewnętrznymi lub które uznane jest za przedwczesne albo zbędne. W 2003 i 2004 r. odrzucono między 5 a 10 % zleceń. Jeżeli zleceniodawca nie złożył zażalenia, decyzje personelu operacyjnego w dziale planowania w Komisji i Radzie nie były sprawdzane przez przełożonych, nawet w drodze kontroli losowych. Przyjęcie zlecenia często zależało bardziej od wolnego potencjału tłumaczeniowego niż od rzeczywistej konieczności tłumaczenia.

Zdolność sprostania potrzebom tłumaczeniowym

19. Od czasu rozszerzenia zlecenia na tłumaczenia na języki UE-15 są zasadniczo realizowane przez instytucje. Sytuacja przedstawiała się inaczej w przypadku języków UE-10 z powodu niewystarczającej liczby tłumaczy z nowych państw członkowskich. Pierwsza edycja zorganizowanych przez EPSO międzyinstytucjonalnych konkursów na młodszych tłumaczy na języki UE-10 nie została zakończona przed rozszerzeniem i nie wyłoniła wystarczającej liczby laureatów.

20. Chociaż Parlament był po rozszerzeniu lepiej przygotowany do tłumaczeń na języki UE-10, żadna z instytucji nie potrafiła osiągnąć zakładanych celów w zakresie rekrutacji tłumaczy etatowych i personelu pomocniczego do nowych sekcji językowych. Do grudnia 2004 r. DGT Komisji zatrudniła jedynie między 25 a 38 tłumaczy i personelu pomocniczego w poszczególnych nowych sekcjach językowych, chociaż planowano 90. Ponieważ nowe konkursy EPSO ogłoszono dopiero w maju 2005 r., braki kadrowe wśród tłumaczy etatowych UE-10 najprawdopodobniej utrzymają się do końcowych miesięcy 2006 r. (patrz też: pkt 74).

21. W przeciwieństwie do służb tłumaczeniowych UE, niektóre prywatne firmy tłumaczeniowe, z których usług korzystały instytucje europejskie, były w stanie wykonywać tłumaczenia na nowe języki i z nowych języków UE-10, począwszy od 2004 r. Było to możliwe dzięki założeniu oddziałów w nowych państwach członkowskich. Komisja zatrudnia niewielu tłumaczy na kontraktach terminowych w swoich przedstawicielstwach w nowych państwach członkowskich, zadecydowała jednak o ogólnym zaprzestaniu tej praktyki w 2006 r., mając na uwadze praktyczne kwestie związane z zarządzaniem.

22. Z uwagi na ograniczenia w potencjale tłumaczeniowym do kwietnia 2005 r. na języki UE-10 tłumaczono w Radzie jedynie dokumenty legislacyjne należące do grupy dokumentów najistotniejszych (12). W tym samym okresie w Parlamencie tłumaczono z nowych języków lub na nowe języki UE-10 jedynie dokumenty wewnętrzne stanowiące przedmiot ogólnego zainteresowania, porządki dzienne i protokoły obrad plenarnych oraz dokumenty poddawane pod głosowanie.

23. W 2004 r. bardzo niewielu tłumaczy w sekcjach języków UE-15 posiadało wystarczającą znajomość roboczą jednego lub więcej języków UE-10. W rezultacie tłumaczenie na tzw. języki robocze – angielski, francuski i niemiecki – było wykonywane głównie przez tłumaczy niebędących rodzimymi użytkownikami języka, co dodatkowo uszczuplało potencjał w zakresie tłumaczeń na języki UE-10.

Zmiany w liczbie tłumaczonych stron

24. Rozszerzenie Unii Europejskiej przyniosło zwiększenie liczby języków urzędowych z 11 do 20. Potencjalnie mogło to spowodować znaczący wzrost kosztów i złożoności procesu tłumaczenia. Mając to na uwadze, instytucje UE podjęły działania, aby ograniczyć te zjawiska do minimum poprzez zaostrzenie kryteriów warunkujących wykonanie tłumaczenia. Trybunał zbadał, w jakim stopniu działania te przyczyniły się do ograniczenia zapotrzebowania na usługi tłumaczeniowe.

25. Z wykresu 1 widać, że w ostatnich latach instytucjom udało się ograniczyć wzrost ilości tłumaczeń (13). Zaostrzenie przez Radę w 2003 r. i Komisję w 2004 r. kryteriów przyjmowania zleceń zahamowało tendencję wzrostową w ilości tłumaczeń z lat poprzednich. Jednakże spadek ilości tłumaczeń we wszystkich instytucjach w 2004 r. wynikał również ze spowolnienia działalności legislacyjnej w związku z wyborami parlamentarnymi i powołaniem nowego składu Komisji oraz zaległości w tłumaczeniach na języki UE-10.

26. Tabela 1 wskazuje, że w Parlamencie i Radzie, które stosują politykę pełnej wielojęzyczności, ilość wykonywanych tłumaczeń jest prawie taka sama dla wszystkich języków. Mniejsza ilość tłumaczeń w przypadku języków UE-10 wynika z ograniczeń w potencjale tłumaczeniowym. Jedynie sekcje angielskie mają mniej zleceń niż pozostałe, gdyż w Radzie w języku angielskim przygotowuje się około trzy czwarte tekstów źródłowych, a w Parlamencie – blisko połowę. Komisja, z drugiej strony, wprowadza jasne rozróżnienie między językami roboczymi (angielski, francuski i niemiecki) a pozostałymi, w przypadku których zapotrzebowanie jest znacznie niższe. W przeciwieństwie do Parlamentu i Rady, sekcje angielskie w Komisji nie otrzymują mniej zleceń niż pozostałe, ponieważ na języki robocze musi być tłumaczone wiele dokumentów pochodzących spoza instytucji.

Tabela 1

Ilość tłumaczeń w podziale na poszczególne języki (w tys. stron)

KOMISJA PARLAMENT RADA 2003 2004 2005 2003 2004 2005 2003 2004 2005 Tłumaczenie na język angielski 146 131 128 51 40 53 30 17 20 na język francuski 174 151 142 63 51 70 34 33 29 na język niemiecki 175 146 126 65 53 73 40 32 28 na inne języki UE-15 (średnia) 108 75 56 60 47 66 37 30 26 na języki UE-10 (średnia) 2 23 51 1 12 39 < 1 5 19 Źródło: Trybunał Obrachunkowy.

Praktyczne działania podjęte przez instytucje w celu ograniczenia ilości tłumaczeń

Komisja

27. Przygotowując się do rozszerzenia w maju 2004 r., Komisja podjęła szczególne działania, aby zapobiec wzrostowi ilości tłumaczeń proporcjonalnemu do zwiększenia się liczby języków urzędowych.

28. W maju 2004 r. Komisja wydała komunikat ustanawiający plan działań mający na celu ograniczenie ilości i kosztów tłumaczeń poprzez ograniczenie liczby języków, na które tłumaczone są niektóre dokumenty oraz poprzez ustanowienie limitów długości tekstów. Niektóre DG podjęły dodatkowe działania mające na celu zmniejszenie ilości tłumaczeń w dziedzinach nieobjętych komunikatem. Część dokumentów nie ukazuje się już więc we wszystkich językach urzędowych. W przypadku innych tekstów na wszystkie języki tłumaczy się jedynie ich streszczenia.

29. Komisja przyjęła pragmatyczne podejście do tłumaczeń, dostosowujące zapotrzebowanie zgłaszane przez daną DG do wolnego potencjału. Na przykład tłumaczenie dokumentacji przetargowej na języki inne niż robocze nie jest wykonywane (14), chyba że potencjalny oferent wystąpi z prośbą o tłumaczenie. Systemy językowe komitetów komitologii (15) są różne i zależą od potrzeb językowych ich członków: niektóre używają jednego języka roboczego, inne zlecają tłumaczenie na ograniczoną liczbę ustalonych języków.

30. Aby odwieść użytkowników od zlecania pełnych tłumaczeń do celów prostego zrozumienia tekstu, DGT oferuje również usługi alternatywne, takie jak streszczenia pisemne lub ustne, tłumaczenia na telefon (uproszczony system wykonywania bardzo krótkich tłumaczeń) oraz, w przypadku niektórych kombinacji językowych, tłumaczenia maszynowe z edycją. Kontrola wykazała jednakże, że klienci nie są wystarczająco powiadomieni o tych możliwościach, które stanowią jedynie ułamek całej produkcji DGT. Z tych względów w 2005 r. DGT podjęła działania w celu zwiększenia wiedzy na temat różnych dostępnych usług.

31. Komisja poczyniła duże wysiłki w celu ograniczenia liczby wykonywanych tłumaczeń kolejnych wersji tego samego tekstu. Z zasady dokumenty Komisji są tłumaczone po raz pierwszy po zakończeniu międzydepartamentalnej procedury konsultacji (ISC).

Parlament

32. Nowa wersja »Kodeksu postępowania w kwestii wielojęzyczności«, zatwierdzona przez Prezydium Parlamentu w 2004 r., ogranicza długość dokumentów, ale nie liczbę języków lub rodzaje dokumentów podlegające tłumaczeniu.

33. Dokumenty będące przedmiotem dyskusji w komisjach parlamentarnych są z zasady tłumaczone na wszystkie języki członków i ich zastępców, ale niektóre z komitetów dopuszczają mniejszą liczbę języków tłumaczenia.

Rada

34. Przygotowując się do rozszerzenia w 2004 r., Rada również podjęła szczególne działania w celu uniknięcia niepotrzebnego wzrostu ilości tłumaczeń. W 2003 r. przyjęto wykaz najistotniejszych dokumentów (patrz: załącznik I) i radykalnie ograniczono przyjmowanie do tłumaczenia innych dokumentów.

35. Ponadto poczyniono starania w celu ograniczenia ilości wykonywanych tłumaczeń kolejnych wersji tego samego tekstu. Od 2003 r. Sekretariat Generalny Rady (SGR) zapewnia tłumaczenia na wszystkie języki tekstów legislacyjnych jedynie na niektórych, kluczowych etapach ich przygotowywania, a nie, jak poprzednio, po każdym posiedzeniu organu przygotowawczego. DG A III nie monitoruje jednak przestrzegania tych zasad ani nie bada możliwości dalszego ograniczenia liczby kolejnych wersji tekstu, które podlegają tłumaczeniu.

36. Podejścia przyjęte przez różne instytucje w celu ograniczenia zapotrzebowania na usługi tłumaczeniowe są nieskoordynowane i w związku z tym niespójne. Na przykład obecnie Parlament tłumaczy wszystkie pytania pisemne na języki UE-15, a odpowiedzi Komisji są dostępne zaledwie w dwóch językach roboczych oraz w języku posła, który jest autorem pytania.

Kontrola jakości

Kontrola odpowiedniej jakości tłumaczeń

37. Tłumaczenia powinny być wierne, zrozumiałe i »odpowiednie do celów« (tzn. oczekiwana jakość tłumaczenia zależy od jego przeznaczenia (16)). Trybunał zbadał, czy istnieją właściwe środki gwarantujące, że jakość tłumaczeń jest odpowiednia do ich przeznaczenia. Na poziomie służb tłumaczeniowych odpowiedzialność za kontrolę jakości spoczywa głównie na szefach sekcji. DGT Komisji dzieli wszystkie tłumaczenia na pięć kategorii jakości o różnym poziomie weryfikacji i/lub ocenie jakości w zależności od rodzaju dokumentu. Ponadto niektóre DG Komisji, takie jak DG ds. Konkurencji, systematycznie kontrolują tłumaczenia, które otrzymują.

38. Z drugiej strony, Parlament i Rada nie przydzielają tłumaczeń do kategorii jakości, a ich procedury kontroli jakości są mniej usystematyzowane. W konsekwencji weryfikacja jest bardzo zróżnicowana, chociaż akty prawne są zawsze przed publikacją weryfikowane przez prawników lingwistów.

39. Niezależnie od kontroli prowadzonych wewnątrz sekcji tłumaczeniowych, Dyrekcja ds. Tłumaczeń Pisemnych w Parlamencie ocenia jakość zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych tłumaczeń w drodze przeprowadzanych co dwa miesiące kontroli losowych (koncentrujących się głównie na błędach językowych, tj. ortograficznych lub gramatycznych, ale nie na stosowaniu prawidłowej terminologii itp.). Wykorzystywane przy tych kontrolach wskaźniki jakości, takie jak liczba błędów w przeliczeniu na stronę, są stosowane w Parlamencie, ale już nie w Radzie ani w Komisji.

40. Żadna ze służb tłumaczeniowych nie posiada narzędzi pomiaru satysfakcji klienta ani procedur postępowania w przypadku zażaleń na jakość.

41. Ankieta satysfakcji klienta, którą przeprowadził Trybunał pod koniec 2004 r., wykazała, że jakość tłumaczeń na języki UE-15 oraz administracyjne procedury zlecania tłumaczeń były ogólnie uznawane za zadowalające. Niektóre DG zgłosiły jednak pewne problemy z jakością, które wystąpiły w tłumaczeniach DGT na języki UE-15, w szczególności brak precyzji w kwestiach technicznych oraz wahania w jakości tłumaczeń zewnętrznych. DG A III Rady zgłosiła też problemy z jakością wniosków legislacyjnych przedkładanych przez Komisję.

42. Z kolei większość klientów ankietowanych w 2004 r., zwłaszcza w Komisji, zwróciła uwagę na problemy z jakością tłumaczeń na języki UE-10. Słaba jakość wynikała z konieczności korzystania w przeważającej mierze z usług tłumaczy zewnętrznych – z których wielu miało małe doświadczenie w wykonywaniu tłumaczeń o specyfice podobnej do unijnej – oraz brakiem potencjału pozwalającego na wystarczającą weryfikację wewnętrzną tłumaczeń zlecanych na zewnątrz.

43. Jakość tłumaczeń nadsyłanych przez tłumaczy zewnętrznych oceniają tłumacze etatowi i przyznają ocenę w skali od 0 do 10. Jeśli kontrola jakości wykaże, że jakość tłumaczenia zewnętrznego jest niewystarczająca, dokument jest albo odsyłany danemu tłumaczowi, albo dokładnie weryfikowany przez tłumacza etatowego. Tłumaczenia zewnętrzne, którym przyznano ocenę 6/10 lub niższą, są przekazywane CIEQ (17) – niezależnemu międzyinstytucjonalnemu komitetowi arbitrażowemu. W 40 % przypadków przedstawionych przez Komisję w 2004 r. CIEQ zalecił rozwiązanie umowy w całości lub części.

Terminowość i inne aspekty wpływające na satysfakcję klienta

44. W 2004 r. DGT Komisji sfinalizowało prawie 90 % wszystkich tłumaczeń w ustalonym terminie (w porównaniu z 80 % w 2003 r. i 94 % w 2005 r.). Źródeł tej poprawy można upatrywać częściowo w zmniejszającym się nakładzie pracy. Dla Parlamentu wskaźnik ten za okres od maja 2004 r. do czerwca 2005 r. wyniósł 86 %. SGR nie dysponuje statystykami terminowości tłumaczeń w Radzie.

45. Jednakże niektóre DG ankietowane podczas kontroli przeprowadzanej przez Trybunał zgłosiły, że terminy ustalane przez DGT nie zawsze odpowiadają zobowiązaniom prawnym lub potrzebom operacyjnym DG. Dlatego też administratorzy (niebędący tłumaczami) często tłumaczą krótkie i pilne dokumenty sami (szara strefa tłumaczeń) albo zlecają bezpośrednio tłumaczenie tłumaczom zewnętrznym (patrz też: pkt 54 i 75). To praktyczne rozwiązanie wskazuje na niezdolność do zaspokojenia zapotrzebowania na tłumaczenia i znacząco zwiększa trudności Komisji w całościowym zarządzaniu swoją działalnością tłumaczeniową.

46. Użytkownicy tłumaczeń w Komisji i Radzie stwierdzili również, że z powodu niewystarczającego potencjału tłumaczeniowego w zakresie języków UE-10 terminy ustalane przez działy planowania – zwłaszcza w 2004 r. – były zbyt odległe w stosunku do ich potrzeb.

Koszt i wydajność tłumaczeń

Koszt tłumaczeń

Obliczanie kosztów

47. Budżetowanie zadaniowe służy wzmocnieniu »przejrzystości zarządzania budżetem w odniesieniu do celów należytego zarządzania finansami, w szczególności do efektywności i skuteczności« (18). Świadomość kosztów danego działania jest podstawą kontrolowania jego funkcjonowania. Artykuł 12 ust. 1 kodeksu postępowania Parlamentu stanowi, że służby tłumaczeniowe przekazują użytkownikom w odstępach trzymiesięcznych porównywalne dane o kosztach realizacji wykonanych dla nich zleceń tłumaczeniowych. Ten zapis nigdy jednak nie został wdrożony. SGR nigdy nie dokonał oszacowania kosztów tłumaczeń.

48. W okresie objętym kontrolą Komisja porzuciła projekt rozliczania kosztów. Dzięki budżetowaniu zadaniowemu poszczególnym obszarom polityki są jednak przydzielane środki na tłumaczenia. Stosowana jest stawka ryczałtowa zależna od wielkości danej DG, ale niezwiązana z rzeczywistymi kosztami lub stopniem korzystania z usług tłumaczeniowych.

49. Pomimo istotności takiej informacji, żadna z instytucji nie obliczyła ani całkowitego kosztu tłumaczeń, ani kosztu strony tłumaczenia. Trybunał obliczył pełny koszt tłumaczeń zewnętrznych i wewnętrznych zapewnianych przez służby tłumaczeniowe instytucji (tj. z wyłączeniem outsourcingu bezpośredniego i szarej strefy tłumaczeń, dla których nie można wykonać obliczeń, jako że nie ma dostępnych informacji na temat czasu spędzonego przez personel administracyjny na tłumaczeniu). Obliczenia miały na celu umożliwienie porównania kosztów w instytucjach objętych kontrolą oraz kosztów tłumaczeń zewnętrznych. Zastosowaną przez Trybunał metodę obliczania kosztów przedstawiono szczegółowo w załączniku II.

50. Wyniki obliczeń Trybunału za rok 2003 (19) znajdują się w tabelach 2, 3 i 4.

Tabela 2

Całkowity koszt tłumaczeń wewnętrznych

CAŁKOWITY KOSZT TŁUMACZEŃ WEWNĘTRZNYCH (w mln euro) ŚREDNI KOSZT STRONY TŁUMACZENIA (w euro) Komisja Parlament Rada 3 instytucje Komisja Parlament Rada 3 instytucje Tłumacze etatowi 94,76 40,03 54,58 189,37 85,27 89,87 136,92 96,85 Obsługa sekretarska 5,46 7,80 11,25 24,51 4,92 17,51 28,22 12,54 Koszt bezpośredni 100,22 47,83 65,83 213,88 90,19 107,38 165,14 109,39 Zarządzanie 0,50 0,27 0,52 1,30 0,45 0,62 1,31 0,66 Pracownicy służby tłumaczeniowej 34,06 10,35 11,42 55,84 30,66 23,25 28,64 28,56 Planowanie 2,35 0,41 1,25 4,00 2,11 0,92 3,12 2,05 Budynki 22,80 9,14 12,50 44,44 20,52 20,52 31,35 22,73 Informatyka 8,31 6,01 5,39 19,70 7,48 13,49 13,51 10,08 Inne (20) 9,72 3,09 3,48 16,28 8,74 6,93 8,72 8,33 Koszt pośredni 77,74 29,28 34,54 141,56 69,96 65,72 86,65 72,40 Koszt całkowity 177,95 77,11 100,38 355,44 160,15 173,11 251,80 181,78 Źródło: Trybunał Obrachunkowy.





Tabela 3

Całkowity koszt tłumaczeń zewnętrznych

CAŁKOWITY KOSZT TŁUMACZEŃ ZEWNĘTRZNYCH (w mln euro) ŚREDNI KOSZT STRONY TŁUMACZENIA (w euro) Komisja Parlament Rada 3 instytucje Komisja Parlament Rada 3 instytucje Tłumacze etatowi (weryfikacja) 5,85 0,00 brak danych 5,85 18,36 0,00 brak danych 10,95 Obsługa sekretarska 1,51 2,74 brak danych 4,25 4,74 12,70 brak danych 7,95 Tłumaczenia zewnętrzne 11,22 8,90 brak danych 20,12 35,24 41,22 brak danych 37,65 Koszt bezpośredni 18,58 11,64 brak danych 30,22 58,34 53,92 brak danych 56,55 Zarządzanie 0,14 0,12 brak danych 0,26 0,44 0,56 brak danych 0,49 Pracownicy służby tłumaczeniowej 9,32 4,54 brak danych 13,86 29,26 21,04 brak danych 25,94 Planowanie 0,65 0,18 brak danych 0,83 2,03 0,83 brak danych 1,55 Dział tłumaczeń zewnętrznych 2,01 1,39 brak danych 3,40 6,32 6,44 brak danych 6,37 Budynki 2,29 1,75 brak danych 4,04 7,18 8,10 brak danych 7,55 Informatyka 2,29 1,71 brak danych 4,01 7,20 7,94 brak danych 7,50 Inne (21) 1,56 0,58 brak danych 2,15 4,91 2,69 brak danych 4,02 Koszt pośredni 18,27 10,27 brak danych 28,54 57,34 47,60 brak danych 53,41 Koszt całkowity 36,85 21,92 brak danych 58,76 115,68 101,54 brak danych 109,97 Źródło: Trybunał Obrachunkowy.





Tabela 4

Szacowany całkowity koszt tłumaczeń: tłumaczenia wewnętrzne i zewnętrzne

CAŁKOWITY KOSZT TŁUMACZEŃ (w mln euro) ŚREDNI KOSZT STRONY TŁUMACZENIA (w euro) Komisja Parlament Rada 3 instytucje Komisja Parlament Rada 3 instytucje Tłumacze etatowi 100,61 40,03 54,58 195,22 70,37 60,54 136,92 78,41 Obsługa sekretarska 6,97 10,54 11,25 28,76 4,88 15,94 28,22 11,55 Tłumacze zewnętrzni 11,22 8,90 0,00 20,12 7,85 13,45 0,00 8,08 Koszt bezpośredni 118,80 59,47 65,83 244,10 83,09 89,93 165,14 98,05 Zarządzanie 0,64 0,40 0,52 1,56 0,45 0,60 1,31 0,63 Pracownicy służby tłumaczeniowej 43,38 14,90 11,42 69,70 30,34 22,53 28,64 27,99 Planowanie 2,99 0,59 1,25 4,83 2,09 0,89 3,12 1,94 Dział tłumaczeń zewnętrznych 2,01 1,39 0,00 3,40 1,41 2,10 0,00 1,37 Budynki 25,09 10,89 12,50 48,47 17,55 16,47 31,35 19,47 Informatyka 10,60 7,72 5,39 23,71 7,41 11,68 13,51 9,52 Inne (22) 11,28 3,67 3,48 18,42 7,89 5,55 8,72 7,40 Koszt pośredni 96,00 39,55 34,54 170,09 67,14 59,81 86,65 68,32 Koszt całkowity 214,80 99,02 100,38 414,19 150,24 149,74 251,80 166,37 Źródło: Trybunał Obrachunkowy.

Analiza kosztów

51. Koszt w przeliczeniu na stronę jest obliczany ex post i odnosi się jedynie do zapotrzebowania i produkcji w 2003 r. Jako że na koszty tłumaczeń składają się głównie koszty stałe (87 % w PE, 91 % w DGT i 97 % w SGR), niskie zapotrzebowanie w danym roku wpływa na wzrost kosztu strony tłumaczenia. W 2004 r. ilość tłumaczeń w Komisji dla języków UE-15 spadła o prawie 25 %, co spowodowało zmniejszenie produktywności o 20 %, ponieważ ograniczenie ilości tłumaczeń zewnętrznych było niewystarczające, by umożliwić pełne wykorzystanie czasu pracy tłumaczy etatowych. W 2003 r. koszty strony tłumaczenia wewnętrznego w Komisji i Parlamencie były porównywalne, podczas gdy w Radzie koszt ten był znacząco wyższy, głównie z uwagi na niższą produktywność i wyższe koszty obsługi sekretariatu i koszty budynków. Ponieważ Rada dysponuje liczbą personelu stałego pozwalającą na uniknięcie zlecania tłumaczeń zewnętrznych na języki UE-15, rozbieżność ta była jeszcze większa na poziomie całkowitego kosztu strony tłumaczenia.

52. Szacowany całkowity koszt strony tłumaczenia zewnętrznego w 2003 r. był o 35 % niższy od kosztu tłumaczenia wewnętrznego w Parlamencie (100 i 154 euro) i niższy o 25 % w Komisji (120 i 160 euro). Dane te jednak nie uwzględniają różnego charakteru tłumaczeń wewnętrznych i zewnętrznych – te pierwsze obejmują trudniejsze i bardziej czasochłonne dokumenty priorytetowe, takie jak akty prawne i teksty przeznaczone do publikacji. Tłumacze etatowi mają poza tym inne obowiązki językowe, co oznacza, że nie poświęcają całego czasu pracy na wykonywanie tłumaczeń (patrz: pkt 76). Zarówno w przypadku języków UE-15, jak i UE-10 stawki płacone za tłumaczenia zewnętrzne w Parlamencie są średnio o 12 % wyższe niż stawki płacone w DGT (23).

Wydajność procesu tłumaczenia

53. Podejście zadaniowe w zarządzaniu zasobami ludzkimi i finansowymi wymaga ustalenia celów, planowania zadań i monitorowania wyników i realizacji tych celów przy pomocy wskaźników. Instytucje jednakże nie określają wystarczających wskaźników ani nie kompilują informacji zarządczej do celów monitorowania: a) odrzuconych zleceń i łącznej liczby zleceń (Parlament Europejski); b) przestrzegania terminów nadsyłania zleceń na tłumaczenie (SGR); c) przypadków naruszenia kodeksu postępowania (Parlament Europejski); d) liczby stron zlecanych przez dane jednostki/liczby stron dla danej kombinacji językowej (Parlament Europejski); e) dokumentów najistotniejszych, których tłumaczenie jest obowiązkowe (Parlament Europejski i SGR); f) tłumaczeń wykonanych w całości lub częściowo, które nie były potrzebne z powodu zmian, które zostały następnie wprowadzone do tekstu oryginalnego (Parlament Europejski, Komisja i SGR).

54. Ponadto Komisja ani nie monitoruje, ani nie posiada żadnych informacji na temat wielkości szarej strefy tłumaczeń ani outsourcingu bezpośredniego prowadzonego przez DG (patrz też: pkt 45 i 75).

55. Na procedury, organizację i metody pracy służb tłumaczeniowych mają wpływ szczególne ograniczenia, takie jak pilne zlecenia, w szczególności w Radzie, prawny charakter dokumentów i program prac instytucji. Tabela 5 przedstawia ilość tłumaczeń, na dostarczenie których przewidziany jest bardzo krótki termin (mniej niż 24 godziny lub 24–72 godziny).

Tabela 5

Obowiązujące terminy na dostarczenie tłumaczeń

Komisja Parlament Rada Okres czasu (w godzinach) < 24 24–72 < 24 24–72 < 24 24–72 3 % 7 % 19 % 30 % 40 % 22 % Źródło: ICTI (Międzyinstytucjonalny Komitet ds. Tłumaczeń).

Prognozy zapotrzebowania

56. Dokładne prognozowanie zapotrzebowania jest szczególnie istotne dla zapewnienia maksymalnego wykorzystania zasobów wewnętrznych. W krótkiej perspektywie czasowej, pomimo pozornie niższego kosztu tłumaczeń zewnętrznych, zlecanie tłumaczeń na zewnątrz nie zawsze przyczynia się do zwiększenia oszczędności. Na koszty tłumaczeń wewnętrznych składają się głównie koszty stałe (patrz: pkt 51–52), więc krańcowe (lub dodatkowe) koszty dodatkowej strony tłumaczenia wewnętrznego są bardzo niskie, podczas gdy krańcowy koszt strony tłumaczenia zewnętrznego jest znaczny. Dlatego też tłumaczenie zewnętrzne powinno być ściśle ograniczone do sytuacji, w których nie ma dostępnych tłumaczy wewnętrznych. Wymaga to dobrego systemu prognozowania zapotrzebowania.

57. Chociaż według kodeksu postępowania Parlamentu, na podstawie swoich programów pracy, sekretariaty komisji, delegacji i grup politycznych sporządzają miesięczne prognozy potrzeb tłumaczeniowych z podaniem dla każdego dokumentu przewidywanego języka docelowego, prawdopodobnej daty przesłania i ilości stron, które mają zostać przetłumaczone, takie prognozy nie są przesyłane do działu planowania.

58. W latach 2003–2004 większość DG w Komisji nie przekazywało DGT systematycznie swoich prognoz potrzeb tłumaczeniowych na dany okres, a w Radzie jedynie kilka DG regularnie informowało DG A III o przewidywanych potrzebach tłumaczeniowych.

59. W praktyce głównymi źródłami informacji na temat przyszłego nakładu pracy są programy prac instytucji oraz wstępne porządki obrad komitetów, które dają jedynie ogólne pojęcie o potrzebach tłumaczeniowych i w związku z tym nie umożliwiają szczegółowego planowania.

Przestrzeganie terminów nadsyłania zleceń na tłumaczenie

60. Kodeks postępowania Parlamentu z 2004 r. zaleca ogólny termin nadsyłania zleceń na tłumaczenie (24) wynoszący 10 dni. Ten termin był jednak przestrzegany przez zleceniodawców jedynie w połowie przypadków w ciągu pierwszego roku obowiązywania przepisu. Większość tłumaczeń może więc być dostarczana dopiero na krótko przed posiedzeniami.

61. W 1998 r. DG A III Rady ustaliła terminy nadsyłania zleceń tłumaczenia (10 dni roboczych dla dokumentów grup roboczych i 5 dni roboczych dla dokumentów Coreper). Z powodu presji czasu, nieodłącznie związanej ze specyfiką działania Rady, terminy te są rzadko przestrzegane. Większość tłumaczeń w Parlamencie i Radzie może więc być dostarczana dopiero na krótko przed posiedzeniami.

62. Komisja nie ustanowiła terminów dla tłumaczeń, ale dział planowania DGT regularnie renegocjuje terminy ze zleceniodawcami, jeżeli żądany termin nie jest możliwy do dotrzymania.

Planowanie

63. Obliczony przez Trybunał całkowity koszt tłumaczeń w 2003 r. obejmuje koszt planowania w trzech instytucjach wynoszący około 4,8 mln euro, co stanowi w przybliżeniu 1 % wszystkich kosztów tłumaczeń (patrz: tabela 2). Planowanie jest kolejnym narzędziem pozwalającym na możliwie najpełniejsze wykorzystanie zasobów wewnętrznych (patrz: pkt 56).

64. Z powodu między innymi bardzo krótkich terminów (patrz: tabela 5), szefowie sekcji w Radzie i Parlamencie mają małe możliwości w zakresie długo- lub średnioterminowego planowania i niewielki potencjał do amortyzowania zmian w nakładzie pracy.

65. System planowania w Radzie opiera się na liczbie wydrukowanych stron zleconych do tłumaczenia dokumentów. Nie jest to wiarygodne narzędzie prognozowania czasu potrzebnego na tłumaczenie, ponieważ często nie odzwierciedla nakładu pracy, jakiego wymaga tłumaczenie (25).

66. System komputerowy w Parlamencie pozwala działom planowania na sprawdzenie dziennej liczby stron tłumaczenia, które mają być ukończone. Daje to ogólne pojęcie o potencjale poszczególnych sekcji językowych, ale nie pozwala na uzyskanie aktualnych informacji na temat wolnego potencjału wewnętrznego sekcji w danym okresie, uwzględniających dostępność tłumaczy (urlopy, szkolenia itp.).

Efektywne wykorzystanie zasobów wewnętrznych i zewnętrznych

Wstępna obróbka tekstów

67. Aby uniknąć ponownego tłumaczenia tekstów już kiedyś przetłumaczonych, służby tłumaczeniowe zobowiązały zleceniodawców do podawania odniesień do istniejących podobnych przetłumaczonych dokumentów i/lub do uwidoczniania zmian naniesionych w stosunku do poprzedniej wersji już przetłumaczonego tekstu. Jednakże, ponieważ te informacje są często pomijane lub niepełne, działy planowania muszą same przeglądać bazy danych w ich poszukiwaniu. Kodyfikacja zleceń i przetłumaczonych tekstów nie jest wystarczająco dokładna, by zoptymalizować takie poszukiwania. Sytuacja jest szczególnie trudna w Parlamencie, gdzie dokumenty są przechowywane w różnych bazach i sieciach danych, a służby tłumaczeniowe nie mają zbioru całości przetłumaczonych tekstów.

Metody pracy działów tłumaczeniowych

68. Szefowie sekcji odpowiadają za przydzielanie zadań swoim tłumaczom etatowym. Sekcje językowe różnią się pod względem organizacji, niektóre dzielą tłumaczy na grupy tematyczne, inni stosują podejście »kto pierwszy, ten lepszy«. DGT Komisji i DG A III Rady opracowały centralnie, każda w swoim zakresie, narzędzia informowania o dostępności poszczególnych tłumaczy. Te narzędzia nie są jednak systematycznie stosowane przez wszystkie sekcje językowe. Parlament nie posiada takich narzędzi. Niektórzy szefowie sekcji używają arkuszy kalkulacyjnych, inni przydzielają zadania w sposób niezautomatyzowany.

69. Wszystkie działy tłumaczeniowe składają się z tłumaczy oraz personelu pomocniczego. Personel pomocniczy odpowiada za wyszukiwanie pomocnych odniesień, maszynopisanie, formatowanie, archiwizowanie tekstów itp. Rada (26) i Parlament zatrudniają zwykle jedną osobę zapewniającą obsługę sekretariatu na dwóch tłumaczy, podczas gdy Komisja – tylko jedną osobę na czterech lub pięciu tłumaczy.

70. Pomimo że trzy instytucje zadeklarowały stosowanie polityk popierających zastosowanie nowoczesnych technologii i wydały w 2003 r. 23,7 mln euro na narzędzia informatyczne (pełen koszt z uwzględnieniem licencji patrz: tabela 4), w praktyce każdy tłumacz, za cichym przyzwoleniem swojego szefa sekcji, może zdecydować we własnym zakresie o używaniu narzędzi wspomagających tłumaczenie (Translator's Workbench), narzędzi wyszukiwania (takich jak Euramis, IATE itp.) oraz technologii rozpoznawania głosu (zamiast wpisywania tekstu przy pomocy klawiatury). W Parlamencie odsetek tłumaczy i personelu pomocniczego używających tych narzędzi jest bardzo różny w zależności od sekcji (od 10 % do 90 %). W Radzie wykorzystanie narzędzi informatycznych jest zaledwie marginalne. Komisja posiada najbardziej zaawansowane narzędzia informatyczne ze wszystkich trzech instytucji, ale nie ma dostępnych informacji na temat powszechności ich stosowania.

71. Od 2003 r. około 100 z 1 100 tłumaczy w Komisji wykonywało telepracę. Według przygotowanego przez DGT sprawozdania oceniającego (27) obecna formuła pozwala na osiągnięcie rocznych oszczędności netto w wysokości około 10 000 euro w przeliczeniu na tłumacza, głównie dzięki wyższej produktywności. W Parlamencie telepracę wykonuje 26 z 430 tłumaczy, a Rada prowadzi dwa projekty pilotażowe w tej dziedzinie.

Outsourcing

72. Zarówno Komisja, jak i Parlament prowadzą politykę tłumaczenia wewnętrznie wszystkich tekstów prawnych (z uwagi na jakość), a także pilnych, poufnych oraz krótkich dokumentów (z powodów praktycznych). Jako że prawie wszystkie dokumenty w Radzie mieszczą się w tych kategoriach, większość tłumaczeń w tej instytucji to tłumaczenia wewnętrzne.

73. Decyzję o zleceniu tłumaczenia na zewnątrz z zasady podejmuje szef sekcji tłumaczeniowej (z wyjątkiem wspomnianego poniżej outsourcingu bezpośredniego), uwzględniając rodzaj tłumaczenia i wolny potencjał wewnętrzny. W 2004 r. w przypadku większości sekcji językowych w Komisji i Parlamencie istniał widoczny związek między wielkością nakładu pracy a ilością zlecanych na zewnątrz tłumaczeń. Kontrola wykazała jednak, że w 2004 r. dwie sekcje DGT Komisji zlecały dużą część tłumaczeń na zewnątrz, chociaż ich nakład pracy utrzymywał się poniżej średniej (w związku z opóźnioną reakcją na zmniejszenie się nakładu pracy w porównaniu z 2003 r.), co wskazuje na niepełne wykorzystanie potencjału wewnętrznego. W 2005 r. francuska sekcja językowa w Parlamencie miała drugi najmniejszy nakład pracy, ale zajmowała drugie miejsce pod względem udziału procentowego tłumaczeń zlecanych na zewnątrz. Fakty te nie spowodowały podjęcia działań zaradczych przez kierownictwo.

74. Zarówno Parlament, jak i Komisja automatycznie zlecają niektóre tłumaczenia, nie sprawdzając, czy istnieją możliwości wykonania tłumaczenia wewnętrznie na niektóre lub wszystkie języki. W latach 2003–2004 obie instytucje założyły zwiększenie udziału procentowego tekstów zlecanych na zewnątrz odpowiednio do 30 % i 40 %, tak aby pokryć oczekiwany wzrost ogólnego zapotrzebowania na usługi tłumaczeniowe, biorąc pod uwagę niższy koszt tłumaczeń zewnętrznych (w porównaniu do kosztu rekrutacji dodatkowych etatowych tłumaczy wewnętrznych). Z powodu strukturalnego spadku zapotrzebowania w 2004 r. DGT Komisji zawiesiła wykonanie tego założenia, a Parlament wydał polecenie niezlecania na zewnątrz tłumaczeń innych niż dokumenty CRE w okresie wyborczym (28). Podczas gdy całkowity nakład pracy w sekcjach języków UE-15 był o ok. 20 % niższy w 2004 r. w porównaniu z rokiem poprzednim, udział procentowy tłumaczeń zewnętrznych prawie się nie zmienił (32,5 % w 2003 r. i 32 % w 2004 r.) (patrz: tabela 6). Różnica w udziale procentowym tłumaczeń zewnętrznych dla języków UE-10 w okresie 2004–2005 między Parlamentem, Komisją i Radą wynika głównie z faktu, że w porównaniu do pozostałych instytucji Parlamentowi udało się w 2004 r. zatrudnić większą liczbę tłumaczy etatowych na języki UE-10. Z uwagi na spowolnienie prac legislacyjnych w 2004 r. i mniejszą ilość zlecanych tłumaczeń Parlament był w stanie zapewnić tłumaczenie wewnętrzne na języki UE-10 większej części dokumentów (patrz też: pkt 20 i 25).

Tabela 6

Udział procentowy tłumaczeń zewnętrznych w 2003, 2004 i 2005 r.

Komisja Parlament Rada Udział procentowy tłumaczeń zewnętrznych 2003 2004 2005 2003 2004 2005 2003 2004 2005 Wszystkie języki 22 % 23 % 20 % 33 % 30 % 36 % 0 % 1 % 2 % Języki UE-15 21 % 16 % 10 % 32,5 % 32 % 33 % 0 % 0 % 0 % Języki UE-10 brak danych 60 % 37 % 41 % 20 % 43 % brak danych 8 % 5 % Źródło: Trybunał Obrachunkowy.

75. Podczas gdy w Parlamencie i Radzie praktykowanie przez dyrekcje outsourcingu bezpośredniego ma charakter marginalny (29), kontrola wykazała, że w latach 2003–2004 w Komisji zlecono bezpośrednio na zewnątrz kilkaset tysięcy stron bez jakiegokolwiek nadzoru ze strony DGT (patrz też: pkt 45 i 54).

Produktywność

76. W celu umożliwienia porównania trzech kontrolowanych instytucji w czasie, zbadano ich produktywność w latach 2000–2005. Produktywność obliczono, wykorzystując pojęcie pełnego etatu (full time equivalent – FTE), zgodnie z którym czas uznawany za czas poświęcony na tłumaczenie jest czasem rzeczywistej gotowości tłumacza do wykonywania pracy w biurze. Jako że w wielu przypadkach w czasie tym wykonywane są czynności inne niż tłumaczenie (szkolenia, zarządzanie, kontrola jakości, korekta tekstów opracowanych przez inne departamenty itp. …), wskaźniki produktywności oparte o FTE nie są precyzyjne. Do porównania poszczególnych instytucji i sekcji językowych należy podchodzić z ostrożnością. Należy także z rozwagą wskazać przyczyny zauważonych różnic oraz zanalizować możliwe ograniczenia w celu ustalenia, czy kierownictwo może podjąć bezpośrednie działania.

77. Produktywność, rozumiana jako liczba standardowych stron tłumaczenia wewnętrznego w przeliczeniu na pełny etat tłumacza, znacząco się różni w zależności od działu językowego i instytucji. Produktywność w sekcjach języków UE-10 we wszystkich instytucjach jest ogólnie niższa z powodu większych potrzeb szkoleniowych, braku doświadczenia, mniej zasobnych pamięci tłumaczeniowych (co ogranicza wydajność tłumaczenia automatycznego) i dłuższego czasu poświęcanego na weryfikację tłumaczeń zewnętrznych.

78. Produktywność służb tłumaczeniowych UE jest o wiele niższa niż w sektorze prywatnym (30). Wyższa produktywność w sektorze prywatnym wynika głównie z charakteru tekstów (niewiele tekstów prawnych), a także z powszechnego wykorzystania narzędzi informatycznych. Pomimo że zleca im się teksty o mniejszym stopniu trudności, uważa się, że tłumacze zewnętrzni dostarczają tłumaczenia niższej jakości, wymagające dokładniejszej weryfikacji niż dokumenty tłumaczone wewnętrznie. Z powodu nieodpowiedniej jakości rozwiązano wiele umów z agencjami tłumaczeń (patrz: pkt 43). Jednak wobec braku wolnego wewnętrznego potencjału tłumaczeniowego wyższa produktywność w połączeniu z niższymi wynagrodzeniami sprawia, że tłumaczenia zewnętrzne są znacznie tańsze niż zatrudnianie dodatkowych tłumaczy etatowych, nawet przy uwzględnieniu kosztów pośrednich (planowania, przetargów, płatności, kontroli jakości itp.) (patrz: tabela 7).

Tabela 7

Średnia liczba stron tłumaczenia w przeliczeniu na tłumacza (pełny etat)

2000 2001 2002 2003 2004 2005 Komisja (rocznie) 915 902 909 1 054 917 797 Komisja (dziennie) 5,2 5,2 5,1 5,7 5,0 4,5 Parlament (rocznie) 1 092 1 195 1 062 1 031 858 1 226 Rada (31) (rocznie) 602 653 772 707 648 669 Źródło: Trybunał Obrachunkowy.

Komisja

79. Produktywność w DGT, która przez większość lat była nieznacznie niższa niż w Parlamencie, można do pewnego stopnia wytłumaczyć rolą Komisji jako inicjatora procesu legislacyjnego. Sugeruje to wyższy odsetek weryfikacji i wiodącą rolę w opracowywaniu terminologii i baz danych, z których korzystają również inne instytucje. Ponadto personel tłumaczeniowy Komisji wykonuje również inne zadania językowe, nieodzwierciedlone w dziennej wielkości produkcji.

80. Średnia produktywność w przypadku języków UE-15 spadła od 2003 do 2005 r. o ponad 20 %. W przypadku większości języków UE-15 innych niż języki robocze produktywność spadła do poziomu poniżej czterech stron dziennie. Spadek ten wynika ze zmniejszenia nakładu pracy dla języków innych niż robocze, co spowodowało powstanie niewykorzystywanego potencjału tłumaczeniowego. Potencjał ten należy rozpatrywać w świetle rozmiaru outsourcingu bezpośredniego, będącego poza kontrolą DGT (patrz: pkt 75).

81. Nawet po wprowadzeniu w DGT tzw. »mechanizmu elastyczności«, pozwalającego w ramach tej samej sekcji językowej na przekazywanie zleceń z działów, które w danym momencie mają ponadprzeciętny nakład pracy, do innych działów, nadal istnieją znaczące różnice między poszczególnymi działami (32). Wynikają one w głównej mierze z różnic w zapotrzebowaniu na tłumaczenie tekstów związanych z poszczególnymi obszarami polityki przypisanymi poszczególnym działom językowym. Różnice w produktywności między poszczególnymi działami DGT pogłębiły się od czasu rozszerzenia. Produktywność w najbardziej wydajnym dziale w 2005 r. jest dwa razy wyższa niż w dziale o najmniejszej produktywności.

Parlament

82. W ostatnich pięciu latach Parlament zmniejszył liczbę tłumaczy o średnio ponad pięć pełnych etatów (lub 15 %) w każdym języku.

83. Produktywność sekcji angielskiej i francuskiej w PE jest stale poniżej średniej (o 5–20 % w zależności od roku), podczas gdy różnice w produktywności wśród pozostałych języków UE-15 ograniczają się do 10 %. Tłumaczy to fakt, że sekcja francuska ma ponadprzeciętnie wysoką liczbę tłumaczy i zleca również ponadprzeciętnie dużo tłumaczeń zewnętrznych. W przypadku sekcji angielskiej zapotrzebowanie na tłumaczenia jest niższe, ponieważ większość dokumentów wewnętrznych powstaje w języku angielskim. Poziom zlecania tłumaczeń zewnętrznych i istnienie niewykorzystanego potencjału wewnętrznego są czynnikami zależnymi od przyjętych decyzji zarządczych.

Rada

84. Produktywność w Radzie utrzymywała się systematycznie na niższym poziomie niż w Komisji i Parlamencie. Można to przypisać połączeniu dużego udziału procentowego dokumentów legislacyjnych wymagających szczególnej uwagi, zapotrzebowaniu o dużej zmienności (dzienny nakład pracy od mniej niż 1 000 do ponad 7 000 stron w 2003 r.).

85. Aby zaradzić problemowi niewykorzystania istniejącego potencjału, DG III A przyjęła długoterminowy plan działań zakładający redukcję liczby tłumaczy i obsługi sekretarskiej w sekcjach języków UE-15 z około 50 pełnych etatów w 2002 r. do 25 pełnych etatów w 2015 r (33). Jednak na pełną realizację planu przyjdzie długo czekać, ponieważ według Rady istnieją ograniczone możliwości wewnątrzinstytucjonalnych przeniesień pracowników, a mobilność międzyinstytucjonalna jest niska.

86. Różnice w produktywności sekcji językowych są mniejsze w Radzie (i Parlamencie) niż w Komisji (z wyjątkiem niskiej produktywności sekcji angielskiej w DG A III, która była o około 20–40 % niższa niż w pozostałych sekcjach w latach 2003–2005). Edycja dokumentów źródłowych oraz rola języka angielskiego jako głównego języka pomostowego w tłumaczeniach z języków UE-10, będące źródłem znacznych problemów terminologicznych, mogą do pewnego stopnia tłumaczyć tę widoczną niską produktywność.

Monitorowanie procesu tłumaczenia przy pomocy wskaźników efektywności

87. Główne statystyki tłumaczeń instytucji są kompilowane centralnie i koncentrują się na ilości tłumaczeń wykonanych w poszczególnych działach. Ze statystyk tych systematycznie korzystają działy zarządzania i zasobów, ale ich wykorzystanie do celów monitorowania przez szefów działów tłumaczeniowych jest bardzo różne i niektórzy szefowie działów opracowali do tego celu własne narzędzia.

88. Niektóre instytucje nie dysponują wskaźnikami efektywności ani statystykami przedstawiającymi: a) czas rzeczywiście spędzony, w zestawieniu z czasem standardowym lub szacowanym, na tłumaczeniu danego dokumentu (Parlament Europejski, Komisja i SGR); b) liczba zweryfikowanych stron (Komisja i SGR) i czas spędzony na weryfikacji (Parlament Europejski, Komisja i SGR); c) produkcja i produktywność poszczególnych tłumaczy (SGR); d) ilość tłumaczeń zleconych na zewnątrz automatycznie przez działy planowania oraz tłumaczeń zleconych na zewnątrz przez działy tłumaczeniowe (Parlament Europejski i Komisja); e) nieprzestrzeganie terminów na dostarczanie tłumaczeń (SGR); f) wpływ narzędzi informatycznych wspomagających tłumaczenie na produktywność (Parlament Europejski, Komisja i SGR); g) zestawienia danych, takie jak zależność między nakładem pracy a poziomem zlecania tłumaczeń na zewnątrz (Parlament Europejski, Komisja i SGR) (patrz: pkt 73 i 83).

89. Statystyki produkcji i produktywności dla różnych służb tłumaczeniowych instytucji europejskich obejmują przetłumaczone automatycznie segmenty tekstu, w szczególności przy pomocy programu Translator's Workbench (TWB). Prywatne biura tłumaczeń stosują dokładniejsze systemy wyliczeń w celu obliczenia rzeczywistego nakładu pracy i produktywności poszczególnych tłumaczy.

90. W przeciwieństwie do pozostałych instytucji, które biorą pod uwagę jedynie zmieniane części tekstu, Rada oblicza swoją produkcję w oparciu o liczbę wydrukowanych stron (patrz też: pkt 65). W rezultacie statystyki produkcyjne Rady zawyżają rzeczywistą liczbę przetłumaczonych stron o ponad 50 %. W wyniku kontroli Trybunału DG A III przyjęła metodę podobną do tej stosowanej w pozostałych instytucjach.

Współpraca międzyinstytucjonalna

91. Powstanie ICTI w 1995 r. pozwoliło stopniowo służbom tłumaczeniowym UE na nawiązanie współpracy w niektórych dziedzinach.

92. Dotychczasowe główne osiągnięcia obejmują: a) stworzenie wspólnej bazy terminologicznej i pamięci tłumaczeniowej; b) międzyinstytucjonalny przetarg na zewnętrzne usługi tłumaczeniowe z i na języki UE-10 (34); c) wspólną procedurę przetargową na zakup oprogramowania do rozpoznawania głosu i innych narzędzi wspomagających wielojęzyczność; d) wspólny komitet ds. oceny jakości tłumaczeń zewnętrznych (CIEQ); e) ograniczoną wymianę tłumaczy i równoważenie nakładu pracy.

93. Przeprowadzona przez Trybunał analiza charakteru i rozłożenia w czasie podaży usług i zapotrzebowania wskazuje, że chociaż wszystkie instytucje doświadczają trudności strukturalnych w dostarczaniu dostatecznej ilości tłumaczeń o odpowiedniej jakości na języki UE-10, istnieją w tym zakresie wyraźne różnice w przypadku języków UE-15. Tłumacze języka angielskiego, na przykład, są sekcją najbardziej obłożonym pracą ze wszystkich sekcji językowych w DGT Komisji (patrz: pkt 86), ale stanowią sekcję o najmniejszym nakładzie pracy w Radzie i Parlamencie. Jako że w Radzie i Parlamencie terminy są bardzo krótkie, a poziom zapotrzebowania zmienny, instytucje te miewają wolny potencjał w niektórych okresach (patrz: pkt 84).

94. W ramach realizacji zaleceń grupy roboczej do spraw równoważenia nakładu pracy 1 stycznia 2005 r. rozpoczęto wdrażanie pilotażowego projektu. W 2005 r. jedna z uczestniczących w projekcie instytucji na zlecenie innej instytucji przetłumaczyła 3 763 strony (lub 63 % zleconej ilości tłumaczeń). Odpowiada to zaledwie 0,2 % całkowitego nakładu pracy wszystkich zaangażowanych instytucji, podczas gdy 20 % tego samego nakładu pracy jest zlecane tłumaczom zewnętrznym. Oszczędości można oszacować na 150 000 euro (35). Ponieważ całkowity wolny potencjał tłumaczeniowy jest o wiele wyższy od potencjału udostępnianego innym instytucjom w ramach projektu pilotażowego, potencjalne oszczędności są wyższe.

95. Słabością obecnego systemu równoważenia nakładu pracy jest jednak fakt, że dokumenty, które są zwykle zlecane na zewnątrz, oraz tłumaczenia na języki UE-10 są z niego wyłączone. Ponadto instytucje nie informują się nawzajem w wystarczającym stopniu o wolnym potencjale i nie mają rzeczywistej motywacji ani obowiązku przyjmowania zleceń od innej instytucji. Gdyby w DGT Komisji tłumacze etatowi na języki UE-15 inne niż języki robocze osiągnęli w 2005 r. taką produktywność jak w roku 2003, przetłumaczyliby co najmniej 10 000 stron więcej w przeliczeniu na każdy język UE-15. W 2005 r. Parlament i szereg DG Komisji zleciło tłumaczenie podobnej liczby stron dokumentów niezakwalifikowanych jako pilne na te same języki, na które mogłyby one zostać przetłumaczone przez inną instytucję. W ten sposób można więc było uniknąć łącznie około 11 mln euro wydatków na tłumaczenia zewnętrzne (36).

WNIOSKI I ZALECENIA

Procedury pozwalające na zaspokojenie zapotrzebowania na usługi tłumaczeniowe i uniknięcie wykonywania zbędnych tłumaczeń

96. Żadna z instytucji nie stworzyła spójnych i jasnych procedur zlecania i zatwierdzania tłumaczeń. Zasady uzgodnione przez trzy instytucje ustalają obowiązkowy charakter niektórych rodzajów dokumentów. Istnieje jednak część dokumentów, których nie objęto wspólnie przyjętymi kryteriami i w przypadku których decyzje podejmowane są indywidualnie w zależności głównie od dostępności zasobów (patrz: pkt 13–18). Zalecenie: Wobec konieczności ustalenia priorytetów i ograniczeń w celu zaspokojenia stale rosnącego zapotrzebowania na tłumaczenia instytucje powinny usprawnić istniejące procedury. Działania w tym zakresie powinny objąć kontrolę długości dokumentów, większe różnicowanie tekstów w zależności od ich charakteru i celu oraz przyjęcie uwzględniającego przeznaczenie dokumentów podejścia do zatwierdzania tekstów zlecanych do tłumaczenia.

97. Kontrola wykazała, że zapotrzebowanie na tłumaczenia na języki UE-15 jest zasadniczo zaspokajane. Przystąpienie małych krajów spowodowało jednak ogromny wzrost popytu na małych rynkach tłumaczeń pisemnych, gdzie podaż jest raczej ograniczona. Trudności napotkane przy przeprowadzaniu konkursów EPSO na tłumaczy etatowych na języki UE-10 przełożyły się na brak tłumaczy z nowych państw członkowskich. W konsekwencji w pierwszym roku od rozszerzenia instytucje nie były w stanie pokryć potrzeb w zakresie tłumaczeń na nowe języki (patrz: pkt 19–23). Zalecenie: Nadal istnieje potrzeba znacznego zwiększenia potencjału wewnętrznego instytucji w zakresie języków UE-10. Komisja powinna przeprowadzić krytyczną analizę powodów, dla których EPSO nie wybrało na czas potrzebnej liczby tłumaczy etatowych. Powinno to doprowadzić do przyjęcia planu działań mającego na celu zwiększenie świadomości i zainteresowania tłumaczeniami wspólnotowymi w państwach UE-10 i krajach kandydujących.

98. Zasadniczo instytucjom udało się ograniczyć wydatki na tłumaczenia pomimo wzrostu liczby języków urzędowych z 11 do 21 (włącznie z irlandzkim) od maja 2004 r. (patrz: pkt 25–36). Podczas gdy Komisja i Rada podjęły istotne kroki w celu zmniejszenia liczby dokumentów tłumaczonych na wszystkie języki, Parlament podjął mniej ambitne działania w zakresie ograniczenia ilości tłumaczeń, redukując jedynie długość dokumentów zlecanych do tłumaczenia, ale nie ich liczbę i rodzaj (patrz: pkt 32). Zalecenie: Służby tłumaczeniowe mogłyby zawrzeć ze zleceniodawcami umowy o gwarantowanym poziomie usług, ustanawiające ostrzejsze wytyczne określające rodzaje dokumentów podlegających tłumaczeniu, wymagane wersje językowe, etap, na którym rozpoczynane będzie tłumaczenie, całkowitą liczbę stron w ciągu roku, wykorzystanie tłumaczenia maszynowego itp. Niespójności w podejściu instytucji do kwestii tłumaczeń można by również uniknąć dzięki wprowadzeniu koordynacji ich działań.

Procedury stosowane do zapewnienia terminowości tłumaczeń i zagwarantowania, że ich jakość jest odpowiednia do ich przeznaczenia

99. Trzy skontrolowane instytucje zasadniczo dostarczają tłumaczenia na języki UE-15 terminowo i odpowiedniej jakości (patrz: pkt 41 i 44). Sytuacja przedstawia się jednak inaczej w przypadku języków UE-10 z powodu niewystarczającej liczby tłumaczy. W 2004 r. potencjał wewnętrzny w Komisji i Radzie w zakresie języków UE-10 nie był nawet wystarczający do zapewnienia weryfikacji tłumaczeń zewnętrznych, a większość klientów uznała jakość tłumaczeń za niezadowalającą (patrz: pkt 42). Żadna ze służb tłumaczeniowych nie dokonuje pomiaru satysfakcji klienta. Zalecenie: Instytucje powinny systematycznie przeprowadzać ankiety satysfakcji klienta wśród różnych użytkowników usług tłumaczeniowych, uwzględniające kwestie terminowości. Takie ankiety mogłyby zostać wykorzystane przy tworzeniu planów działań mających na celu poprawę jakości usług i produktywności.

100. Parlament i Rada nie posiadają precyzyjnych wytycznych kontroli jakości, i w konsekwencji weryfikacja tłumaczeń jest bardzo zróżnicowana. Niemniej jednak instytucje na ogół prowadzą odpowiednią kontrolę pozwalającą na wychwycenie tłumaczeń o niskiej jakości (patrz: pkt 37–43). Podczas gdy Dyrekcja ds. Tłumaczeń Pisemnych Parlamentu ocenia jakość zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych tłumaczeń w drodze przeprowadzanych co dwa miesiące kontroli losowych i poprzez stosowanie wskaźników jakości, w pozostałych instytucjach taka kontrola ani wskaźniki efektywności nie istnieją. Zalecenie: Oprócz systematycznej kontroli jakości tłumaczeń zewnętrznych oraz nadzoru ze strony każdego szefa działu, wskazane byłoby przeprowadzanie w każdej sekcji językowej regularnych kontroli losowych. Takie kontrole w połączeniu z ankietami satysfakcji klienta mogłyby stanowić podstawę jakościowych wskaźników efektywności.

101. Niektóre DG Komisji zgłosiły, że muszą uciekać się do outsourcingu bezpośredniego lub zlecać je nieoficjalnie swoim pracownikom (szara strefa tłumaczeń), ponieważ DGT nie może dostarczyć części tłumaczeń w wymaganych terminach. Ilość tych tłumaczeń nie jest znana, a ich koszt nie jest wykazany w obliczeniach Trybunału, ponieważ nie ma dostępnych informacji na temat czasu spędzonego przez personel administracyjny na tłumaczeniu (patrz: pkt 45, 54 i 75). Zalecenie: Służby tłumaczeniowe powinny monitorować poziom outsourcingu bezpośredniego i szarej strefy tłumaczeń, aby móc uwzględnić tę ilość tłumaczeń przy planowaniu.

Koszt i wydajność tłumaczeń

102. Z wyjątkiem Komisji (za rok 2002) żadna z instytucji nie obliczyła ani całkowitego kosztu tłumaczeń, ani średniego kosztu strony tłumaczenia. Trybunał szacuje, że całkowity koszt roczny tłumaczeń w trzech kontrolowanych instytucjach wynosił 414 mln euro przed rozszerzeniem (patrz: tabela 4) i 511 mln euro po rozszerzeniu. Średni koszt strony tłumaczenia w 2003 r. wyniósł 150 euro w Komisji i Parlamencie oraz 254 euro w Radzie. W 2005 r. średni koszt strony tłumaczenia wzrósł do 194 euro w Komisji i 276 euro w Radzie, ale w Parlamencie obniżył się do 119 euro.

103. Tłumaczenie wewnętrzne jest droższe od zlecanego na zewnątrz, ale trudno dokonać porównania z uwagi na różny rodzaj tekstów zlecanych na zewnątrz, postrzeganą za wyższą jakość tłumaczenia wewnętrznego, krótkie terminy przy tłumaczeniach wewnętrznych dla niektórych rodzajów dokumentów wynikające z metod pracy, szczególnie w Parlamencie i Radzie, oraz weryfikację konieczną w przypadku tłumaczeń zewnętrznych (patrz: pkt 52). Zalecenie: Świadomość kosztów danego działania jest podstawą kontrolowania ponoszonych na nie wydatków. Należy więc wprowadzić procedury zapewniające odpowiednią informację zarządczą o kosztach.

104. Z powodu dużego spadku nakładu pracy produktywność większości działów tłumaczeniowych języków UE-15 spadła znacząco w 2004 r. i w konsekwencji wzrósł średni koszt strony tłumaczenia (patrz: pkt 51 i 76–86). Z powodu działań podjętych w celu ograniczenia zapotrzebowania na usługi tłumaczeniowe Komisja i Rada mają od 2004 r. wolny potencjał wewnętrzny w przypadku języków UE-15 innych niż języki robocze.

105. Kontrola wykazała, że działy planowania trzech służb tłumaczeniowych są obecnie bardziej zaangażowane w rozdzielanie pracy niż w tworzenie prognoz tłumaczeniowych mających na celu zaplanowanie pracy i amortyzowanie wzrostów zapotrzebowania (patrz: pkt 56–59, 63–66 i 91–95).

106. Dostosowanie nakładu pracy ma kluczowe znaczenie. Zmniejszenie ilości tłumaczeń powoduje okresowo sytuację niepełnego wykorzystania potencjału, niższą produktywność i wyższy średni koszt tłumaczeń. Trybunał zauważył jednak, że niektóre działy miały jednocześnie niskie wskaźniki produktywności i ponadprzeciętne wskaźniki udziału procentowego tłumaczeń zlecanych na zewnątrz (patrz: pkt 73–74). Brak prognoz nakładu pracy (planowania) utrudnia instytucjom pełne wykorzystanie okresowo wolnego potencjału w innych instytucjach (patrz: pkt 91–95 oraz pkt 56–66).

107. W 2005 r. Parlament i DG Komisji (inne niż DGT) zleciły tłumaczenie zewnętrzne dużej liczby stron, które mogłyby zostać przetłumaczone wewnętrznie przez inną instytucję. Trybunał ocenia, że całkowite płatności dokonane na rzecz tłumaczy zewnętrznych, których można było uniknąć, wynoszą około 11 mln euro (patrz: pkt 95). Zalecenie: Należy położyć większy nacisk na procesy zarządzania i planowania, tak aby bardziej równomiernie rozłożyć nakład pracy, amortyzując wzrosty i spadki zapotrzebowania i umożliwić bardziej skuteczną współpracę międzyinstytucjonalną. Regularne i wiarygodne prognozy tłumaczeniowe powinny być przesyłane do działów planowania, a instytucje powinny wzajemnie informować się o wolnym potencjale wewnętrznym.DG Komisji (inne niż DGT) oraz inne instytucje powinny wykorzystać wolny potencjał wewnętrzny do ograniczenia ilości tłumaczeń zewnętrznych poprzez objęcie współpracy międzyinstytucjonalnej rozpoczętym w styczniu 2005 r. projektem pilotażowym. System międzyinstytucjonalnych rozliczeń za wykonane tłumaczenia mógłby stanowić dla instytucji dysponujących okresowo lub stale wolnym potencjałem bodziec do współpracy z innymi instytucjami.Rada powinna podjąć dalsze działania mające na celu rozwiązanie problemu istnienia niewykorzystanego potencjału strukturalnego. Należy rozpatrzyć możliwość przeniesienia pracowników do innych służb niż tłumaczeniowe lub zastosowanie innych rozwiązań określonych w regulaminie pracowniczym, jako że istniejący plan działania przewiduje rozwiązanie obecnego problemu nadwyżki potencjału dopiero w 2015 r.

108. Chociaż instytucje zainwestowały w zaawansowane nowoczesne technologie, nie wykorzystują ich w systematyczny sposób (patrz: pkt 68–70). Zalecenie: Wydajność procesu tłumaczenia można poprawić poprzez: — zmniejszenie obsługi sekretariatu w Radzie i Parlamencie, — zharmonizowanie metod pracy w oparciu o najlepsze praktyki, — dalszą integrację i bardziej intensywne wykorzystanie narzędzi komputerowych, — częstsze stosowanie telepracy.

109. Służby tłumaczeniowe nie dostarczają informacji zarządczej pozwalającej na monitorowanie kosztów tłumaczeń, takiej jak czas rzeczywiście spędzony na tłumaczeniu i weryfikacji, szczegółowe statystyki produktywności, poziom zlecania tłumaczeń na zewnątrz itp. (patrz: pkt 88). Zalecenie: Aby wykorzystywać produktywność jako wskaźnik do celów zarządzania, instytucje powinny rozwinąć systemy lepiej odzwierciedlające wszystkie zadania wykonywane przez tłumaczy etatowych (włącznie z czasem spędzonym na uczeniu się nowych języków). Wszystkie instytucje powinny dołożyć starań, aby opracować odpowiednie jakościowe i ilościowe wskaźniki efektywności, co umożliwi lepsze wykorzystanie zasobów.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 6 lipca 2006 r. W imieniu Trybunału Obrachunkowego Hubert WEBER Prezes

(1) Zasadniczo angielski, francuski i niemiecki.

(2) Rozporządzenie Rady nr 1 z dnia 15 kwietnia 1958 r. w sprawie określenia systemu językowego Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej (Dz.U. 17 z 6.10.1958, str. 385/58), z późniejszymi zmianami.

(3) Angielski, czeski, duński, estoński, fiński, francuski, grecki, hiszpański, irlandzki, litewski, łotewski, maltański, niderlandzki, niemiecki, polski, portugalski, słowacki, słoweński, szwedzki? węgierski oraz włoski. Od dnia 18 czerwca 2005 r. irlandzki jest 21. językiem urzędowym UE, chociaż stosowanie wobec niego niektórych przepisów rozporządzenia Rady (WE) nr 920/2005 (Dz.U. L 156 z 18.6.2005, str. 3) zostało odłożone do dnia 1 stycznia 2007 r.

(4) W szczególności dokumenty publikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (19, 20 lub 21 języków urzędowych, w związku z odstępstwami dotyczącymi jęz. maltańskiego i irlandzkiego) oraz dokumenty kierowane do państwa członkowskiego lub do osoby objętej jurysdykcją tego państwa (język danego państwa).

(5) Centrum Tłumaczeń w Luksemburgu polega głównie na usługach tłumaczy zewnętrznych. Centrum zatrudnia około 80 (w 2004 r.) tłumaczy etatowych, którzy zajmują się głównie weryfikacją tłumaczeń zewnętrznych na potrzeby agencji oraz, w ograniczonym zakresie, tłumaczeniami dla innych instytucji.

(6) Na każdy departament składa się od trzech do sześciu działów specjalizujących się w różnych politykach (lub dziedzinach), łącznie 77 działów.

(7) Ta liczba obejmuje tłumaczenia zlecone przez DGT, ale nie przez inne dyrekcje, w przypadku których nie ma dostępnych wiarygodnych i wyczerpujących danych.

(8) Ujednolicona definicja: 1 500 drukowanych znaków tekstu źródłowego, liczonych bez spacji. W przypadku zmodyfikowanych wersji istniejących już tekstów DGT liczy liczbę zmienionych znaków i mnoży ją przez określoną wartość procentową (50 % przy tłumaczeniach wewnętrznych i 30 % przy tłumaczeniach zlecanych na zewnątrz), tak aby uwzględnić dodatkowy nakład pracy wynikający z konieczności zintegrowania zmienionych części z istniejącym już tekstem. Parlament stosuje nieco inną metodę, polegającą na naliczaniu wszystkich znaków składających się na akapit, w którym występują modyfikacje, jednak bez dodawania 50 %. Liczba stron wynikających z tych obliczeń dla każdego dokumentu jest zaokrąglana w górę.

(9) Oficjalne dane dotyczące ilości tłumaczeń w Radzie zostały dostosowane przez Trybunał do formatu umożliwiającego ich łatwe porównanie z danymi innych instytucji.

(10) Patrz: załącznik I, przypis 9.

(11) W swoim wstępnym projekcie budżetu na rok 2006 Komisja stwierdza, że dokumenty nienależące do grupy dokumentów najistotniejszych należy oceniać z uwzględnieniem rzeczywistych potrzeb, zgodnie z decyzją z dnia 26 maja 2004 r. w sprawie podaży i popytu na tłumaczenia (SEC(2004) 638).

(12) Patrz: załącznik I, przypis 9.

(13) Liczba przetłumaczonych stron dostarcza porównywalnych informacji dla każdej z instytucji, ale nieznacznie odbiega od wielkości zapotrzebowania z powodu zleceń odrzuconych przez dział planowania i upływu czasu między zleceniem a dostarczeniem tłumaczenia. Przytoczone liczby nie obejmują szarej strefy tłumaczeń ani outsourcingu bezpośredniego, który ma szczególnie znaczący wymiar w przypadku Komisji, ale na temat którego nie ma dostępnych dokładnych danych.

(14) Językami roboczymi Komisji są angielski, francuski i niemiecki.

(15) Komitety doradcze, komitety zarządzające i komitety regulacyjne określone decyzją Rady 1999/468/WE z dnia 28 czerwca 1999 r. ustanawiającą warunki wykonywania uprawnień wykonawczych przyznanych Komisji (Dz.U. L 184 z 17.7.1999, str. 23) zastępującą decyzję Rady 87/373/EWG z dnia 13 lipca 1987 r.(Dz.U. L 197 z 18.7.1987, str. 33).

(16) Na przykład dokumenty przeznaczone do publikacji lub teksty prawne wymagają tłumaczeń wyższej jakości (a co za tym idzie, pochłaniają więcej zasobów) niż dokumenty do użytku wewnętrznego.

(17) CIEQ: Comité interinstitutionnel d’évaluation de la qualité des traductions externes.

(18) Patrz: motyw 14 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1).

(19) Jak opisano w pkt 53, w latach 2004 i 2005 koszty były znacznie wyższe, ale lata te charakteryzowały się niższą wydajnością z powodu przejścia z systemu obejmującego 11 języków na system obejmujący 21 języków.

(20) Zarządzanie zasobami ludzkimi, szkolenia, finanse itp.

Źródło: Trybunał Obrachunkowy.

(21) Zarządzanie zasobami ludzkimi, szkolenia, finanse itp.

Źródło: Trybunał Obrachunkowy.

(22) Zarządzanie zasobami ludzkimi, szkolenia, finanse itp.

Źródło: Trybunał Obrachunkowy.

(23) W przypadku nowych języków różnice cenowe wahają się od 15 % dla jęz. litewskiego do 38 % dla jęz. łotewskiego. Średnia różnica cenowa wynosi około 12 % (patrz: tabela 4), co częściowo wyjaśniają różniące się warunki umowne. Dla przykładu kontrahent Parlamentu jest zobowiązany do przyjmowania zleceń i musi je realizować w bardzo krótkim terminie w przypadku tłumaczenia pytań pisemnych.

(24) Termin nadsyłania zleceń na tłumaczenie jest minimalnym nieskracalnym okresem czasu przyznanym służbie tłumaczeniowej na dostarczenie zleconego tłumaczenia.

(25) Ilość pracy potrzebna do przetłumaczenia dokumentu zależy od wielu czynników, takich jak ilość słów, które muszą zostać przetłumaczone (strony mogą zawierać tekst różnej długości; wymagane jest jedynie tłumaczenie zmian do już przetłumaczonego tekstu itp.), trudność techniczna dokumentu i dostępność przetłumaczonego tekstu źródłowego lub tekstu mogącego służyć za punkt odniesienia.

(26) Po odliczeniu czasu spędzanego przez osoby z obsługi sekretarskiej na czynnościach niezwiązanych z procesem tłumaczenia.

(27) Komisja Europejska, DGT, Dyrekcja ds. Tłumaczeń Pisemnych, »Sprawozdanie oceniające pilotażowy projekt telepracy«, Bruksela, 6 października 2003 r.

(28) CRE = »Compte rendu in extenso«: szczegółowe sprawozdania z posiedzeń, w latach 2003–2005 stanowiły około 18 % wszystkich tłumaczeń w Parlamencie.

(29) Grupy polityczne w PE niekiedy zlecają tłumaczenia tłumaczom zewnętrznym, gdy dział planowania odrzuci ich zlecenie (w przypadku przekroczenia przez nich tygodniowego limitu 15 stron).

(30) Patrz też: PriceWaterhouseCoopers, Komitet Ekonomiczno-Społeczny (KES) i Komitet Regionów, »Analiza porównawcza produktywności sekcji tłumaczeniowych w instytucjach europejskich«, Bruksela, 4 sierpnia 2000 r., str. 24: »Zauważa się, że produktywność tłumacza z prywatnego biura tłumaczeń wynosi około 8–10 stron dziennie bez uwzględnienia produkcji za pomocą pamięci tłumaczeniowej (jedna strona odpowiada 350 słowom)«. (350 słów = 2 100 znaków = 1,4 strony standardowej).

(31) Rada: do 2004 r. (włącznie) tylko języki UE-15.

Źródło: Trybunał Obrachunkowy.

(32) W dziale angielskim, na przykład, produktywność w pierwszej połowie 2004 r. w najbardziej obciążonym zleceniami dziale była o 65 % wyższa niż w najmniej obciążonym dziale.

(33) DGMA, Plan d’action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA), 30 maja 2002 r., sekcja 11: Reforma DG A III.

(34) Komisja jednak prawie w ogóle nie korzystała z listy wybranych usługodawców i zorganizowała własną procedurę przetargową.

(35) Przy zmiennym koszcie 40 euro za stronę.

(36) Przy uwzględnieniu jedynie zmiennych kosztów tłumaczeń zewnętrznych, szacowanych na 40 euro za stronę.

ZAŁĄCZNIK I ZASADY OBOWIĄZUJĄCE W KOMISJI, PARLAMENCIE I RADZIE Komisja 1. Regulamin Komisji stwierdza (1), że wszystkie akty przyjęte przez Komisję załączane są do „streszczenia” (w procedurze ustnej) lub „notatki dziennej” (w procedurze pisemnej, upoważnienia lub delegacji) (2), w języku lub językach autentycznych, tj. językach urzędowych Wspólnot w przypadku aktów o zasięgu ogólnym lub w innych przypadkach – w języku lub językach ich adresatów (art. 18 regulaminu). 2. Chociaż komitety w ramach tzw. komitologii wchodzą w zakres kompetencji Komisji (3) i do ich działania stosuje się rozporządzenie Rady nr 1 z dnia 15 kwietnia 1958 r. (4), w standardowym regulaminie (5) świadomie nie zamieszczono bezpośredniego odniesienia do systemu językowego, aby pozwolić każdemu komitetowi na wypracowanie własnych praktycznych rozwiązań dostosowanych do jego rzeczywistych potrzeb. Dokumenty, które i tak byłyby przetłumaczone na późniejszym etapie (w szczególności projekty aktów, których wersja ostateczna podlega publikacji w Dz.U.), są zasadniczo tłumaczone już na posiedzenia komitetów. 3. Nota Sekretarza Generalnego z czerwca 2004 r. (6) stwierdza, że w przypadku aktów wykonawczych skierowanych jedynie do wybranych państw członkowskich wystarczające jest tłumaczenie na języki tych państw, wraz z komunikatem opublikowanym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłaszającym przyjęcie decyzji i odsyłającym czytelnika do strony internetowej, na której jest ona dostępna. Pełne tłumaczenie wymagane jest tylko, jeżeli publikacja w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej stanowi prawny warunek ich wejścia w życie (tj. w przypadku rozporządzeń, dyrektyw i decyzji Parlamentu Europejskiej i Rady przyjętych w ramach procedury współdecyzji oraz rozporządzeń i dyrektyw Komisji skierowanych do wszystkich państw członkowskich, ale nie w przypadku decyzji Komisji). 4. Komunikat z maja 2004 r. wprowadza rozróżnienie między dokumentami wynikającymi z zobowiązań prawnych (9 kategorii) a dokumentami o znaczeniu politycznym (11 kategorii). Tłumaczenie niektórych kategorii dokumentów, tj. dokumenty publikowane nie w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, nie jest określone w komunikacie; decyzje o ich tłumaczeniu podejmowane są indywidualnie w ramach dialogu między dyrekcją zlecającą a DGT (7). 5. Główne kategorie dokumentów podlegających tłumaczeniu na wszystkie języki obejmują: wnioski legislacyjne, uzasadnienia, sprawozdania wymagane na mocy aktów prawnych, publikowane w Dzienniku Urzędowym zawiadomienia dotyczące pomocy państwa oraz postępowań w zakresie ochrony konkurencji oraz ostateczne decyzje w tych sprawach publikowane w Dzienniku Urzędowym, decyzje antydumpingowe, komunikaty Komisji (w tym białe i zielone księgi), ogłoszenia o zamówieniach publicznych i zaproszenia do składania zgłoszeń wyrażających zainteresowanie udziałem oraz komunikaty prasowe. 6. Pozostałe dokumenty są tłumaczone jedynie na języki robocze (angielski, francuski i niemiecki) (w szczególności komunikaty do Komisji, sprawozdania z dalszych działań wynikających z decyzji Rady i wniosków Komisji) lub na języki adresatów (tj. pisma do stałych przedstawicielstw, odpowiedzi na indywidualne wnioski i propozycje finansowania). Załączniki techniczne są tłumaczone na nie więcej niż trzy języki lub nie są tłumaczone wcale, zależnie od „rzeczywistych potrzeb”. Odpowiedzi na pytania pisemne są tłumaczone na język posła do Parlamentu Europejskiego, który zadał pytanie, oraz na jeden język roboczy. Parlament 7. Zgodnie z art. 138 regulaminu Parlamentu wszystkie dokumenty Parlamentu są sporządzane w językach urzędowych. Artykuł 150 stanowi, że „poprawki mogą zostać poddane pod głosowanie wyłącznie po ich wydrukowaniu i doręczeniu we wszystkich językach urzędowych, chyba że Parlament postanowi inaczej. Decyzja taka nie może zostać podjęta, jeżeli sprzeciwi się jej co najmniej trzydziestu siedmiu posłów”. 8. W dniu 19 kwietnia 2004 r. Prezydium Parlamentu Europejskiego przyjęło kodeks postępowania, który wszedł w życie dnia 1 maja 2004 r., zastępując podobny kodeks postępowania z dnia 8 lutego 1999 r. Artykuł 1 ust. 2 kodeksu postępowania stanowi, że obsługa językowa w Parlamencie powinna być oparta o zasady regulujące „pełną kontrolowaną wielojęzyczność”. Należy w pełni uszanować zagwarantowane w regulaminie Parlamentu prawo posłów do wypowiadania się w Parlamencie w wybranych przez siebie językach urzędowych. Zasoby przeznaczane na zapewnienie wielojęzyczności należy kontrolować poprzez zarządzanie oparte na rzeczywistych potrzebach użytkowników, podnoszenie wśród użytkowników świadomości ich obowiązków i bardziej efektywne planowanie zleceń na usługi językowe. 9. Dokumentami tłumaczonymi na największą liczbę języków docelowych są poprawki, projekty opinii i projekty sprawozdań. Wszystkie pozostałe rodzaje dokumentów są tłumaczone na jeden (głównie angielski) do czterech języków docelowych. Tabela 8 sporządzona do celów kontroli przedstawia przegląd rodzajów dokumentów tłumaczonych w Parlamencie. Tabela 8 Rodzaje dokumentów tłumaczonych w Parlamencie Europejskim Dane za okres od 1 stycznia 2003 r. do 31 maja 2004 r. Rodzaj dokumentu % tłumaczenia Tłumaczenie obowiązkowe na wszystkie języki Tłumaczenie nieobowiązkowe na wszystkie języki Stenogramy CR 19,3 % × Poprawki AM 17,6 % × Różne DV 15,1 % × Projekty sprawozdań PR 9,8 % × Sprawozdania RR 7,3 % × Pytania pisemne QE 5,9 % × Protokoły obrad PV 5,2 % × Informacje dla posłów do PE CM 4,2 % × Dokumenty robocze DT 3,2 % × Dokumenty informacyjne NT 2,3 % × Projekty opinii PA 2,2 % × Rezolucje RE 1,7 % × Korespondencja LT 1,2 % × Porządki dzienne OJ 1,1 % × 12 pozostałych kategorii, z których na każdą przypada do 1 % całości tłumaczeń 3,9 % × × Źródło: Trybunał Obrachunkowy. 10. Dokumenty publikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub poddawane głosowaniu na posiedzeniu plenarnym są zawsze tłumaczone na wszystkie języki urzędowe, podczas gdy tłumaczenie dokumentów roboczych może ograniczać się do potrzeb językowych czytelników. Rada 11. Na mocy rozporządzenia Rady nr 1 z dnia 15 kwietnia 1958 r. oraz art. 14 regulaminu Rady (8) tłumaczenia na wszystkie języki urzędowe są obowiązkowe w przypadku dokumentów, które są przedmiotem spotkań ministerialnych, chyba że Rada jednogłośnie zadecyduje inaczej z uwagi na pilny charakter sprawy. Każdy członek Rady może sprzeciwić się obradom, jeśli tekst tłumaczenia jest niedostępny. 12. Załącznik do Wytycznych sporządzania dokumentów Rady i jej organów przygotowawczych wymienia dokumenty najistotniejsze, które muszą być tłumaczone na wszystkie języki (9). Zgodnie z wytycznymi dokumenty niewymienione w wykazie mogą nie być tłumaczone na języki UE-10. Dokumenty te mogą być tłumaczone wybiórczo na języki UE-15, jeżeli nakład pracy DG A III na to pozwala i przy poszanowaniu terminów określonych w regulaminie. DG A III może odmówić przyjęcia tłumaczenia każdego dokumentu, który nie jest wymieniony w wykazie. (1) Regulamin Komisji, C(2000) 3614 (Dz.U. L 308 z 8.12.2000, str. 26). (2) Dokumenty te odnotowują wszystkie decyzje przyjęte przez Komisję w trakcie posiedzenia („streszczenie” w procedurze ustnej) lub w danym dniu („notatka dzienna” w przypadku innych procedur). (3) Wyrok Sądu Pierwszej Instancji z dnia 19 lipca 1999 r., sprawa T-188/97, Rothmans International BV przeciwko Komisji. (4) Komisja Europejska, nota Sekretarza Generalnego do wiadomości dyrektorów generalnych i szefów służb, SEC(2003) 795 z dnia 10 lipca 2003 r. (5) Standardowy regulamin – decyzja Rady 1999/468/WE – Regulamin Komitetu… (Dz.U. C 38 z 6.2.2001, str. 3). (6) Komisja Europejska, Sekretariat Generalny, Task Force Future of the Union and institutional questions, Director, Note for the attention of Mr Madelin, Director General of DG SANCO, 23 czerwca 2004 r., TFAU/2 – RH – nb (2004) D/6980 5/1208 – A/DOS 6242). (7) Dwadzieścia kategorii dokumentów wymienionych w komunikacie z maja 2004 r. odpowiadało 64 % tłumaczeń w 2004 r. i 72 % w 2005 r. w porównaniu z 34 % w 2003 r. Do głównych kategorii należą: wnioski legislacyjne i autonomiczne akty prawne (36 %), procedury dotyczące pomocy państwa i konkurencji (10 %), komunikaty Komisji (7 %), postępowania przetargowe (6 %) oraz strony internetowe (4 %). (8) Decyzja Rady 2004/338/WE, Euratom z dnia 22 marca 2004 r. przyjmująca Regulamin Rady (Dz.U. L 106 z 15.4.2004, str. 22). (9) Do grupy najistotniejszych dokumentów Rady należą: projekty aktów prawnych na niektórych kluczowych etapach ich powstawania, porządki obrad Rady, noty dotyczące punktów z części „A” oraz ich uzupełnienia, dokumenty, których przyjęcie lub debata nad którymi jest częścią porządku obrad Rady, opinie służby prawnej, protokoły z posiedzeń Rady, odpowiedzi Rady na pytania Parlamentu Europejskiego wymagające odpowiedzi na piśmie oraz pytania wymagające odpowiedzi ustnej i debaty, oświadczenia Prezydencji w imieniu Unii, komunikaty prasowe na sesje Rady, teleksy w ramach procedury pisemnej, podręczniki przeznaczone do użytku departamentów krajowych w państwach członkowskich oraz konkluzje Prezydencji Rady Europejskiej.

ZAŁĄCZNIK II METODA PRZYJĘTA PRZEZ TRYBUNAŁ DO OSZACOWANIA KOSZTÓW TŁUMACZEŃ 1. Całkowity koszt („koszt przed odliczeniem podatku i składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe”) oszacowany przez kontrolerów obejmuje wszystkie bezpośrednie i pośrednie koszty związane z tłumaczeniem. 2. Poprzez odliczenie podatku wspólnotowego płaconego przez tłumaczy etatowych od „kosztu przed odliczeniem podatku i składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe” oraz przez dodanie fikcyjnej składki pracodawcy na ubezpieczenie emerytalne i rentowe dla tłumaczy etatowych (co odpowiada podwójnej wysokości składki płaconej przez urzędnika) otrzymywany jest koszt dla budżetu Wspólnoty („koszt po odliczeniu podatku i składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe”). 3. Koszty bezpośrednie to wydatki na personel odnoszące się do zadań związanych z tłumaczeniem, wykonywanych przez tłumaczy lub obsługę sekretariatu (wstępne tłumaczenie zautomatyzowane w działach językowych, weryfikacja i formatowanie, z wyłączeniem czasu spędzonego na zadaniach innych niż tłumaczenie). 4. Koszty pośrednie obejmują wynagrodzenia i dodatki pracowników bezpośrednio niewykonujących zadań tłumaczeniowych (terminolodzy, specjaliści od organizacji pracy, szefowie działów, doradcy językowi i wyższe kierownictwo, dział tłumaczeń zewnętrznych i dział planowania) i koszt w proporcji do czasu spędzonego przez tłumaczy na czynnościach innych niż tłumaczenie lub weryfikacja oraz koszty stałe, takie jak koszty informatyczne, budynków, umeblowania biur, zarządzania zasobami ludzkimi itd., częścią których nie zarządzają bezpośrednio służby tłumaczeniowe. Rozdział kosztów na bezpośrednie i pośrednie został uzgodniony przez instytucje. 5. Do obliczenia wydatków na personel wykorzystano następujące elementy: — średnie wydatki na personel ustalone przez Dyrekcję Generalną ds. Personelu i Administracji Komisji w odniesieniu do każdej grupy zaszeregowania. Te wydatki objęły wszystkie składniki wynagrodzeń i dodatki. Kontrolerzy wzięli pod uwagę dwa różne średnie wydatki na personel: przed i po odliczeniu podatku i dodaniu składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (1), — specyficzne dla każdej instytucji proporcje ilościowe różnych grup zaszeregowania w służbach tłumaczeniowych, — koszty budynków (5 854 euro w przeliczeniu na urzędnika), określone przez zewnętrznego konsultanta we współpracy z instytucjami, — średni koszt systemu płacowego i zarządzania zasobami ludzkimi, w oparciu o proporcje określone przez DGT (w przypadku Komisji) lub przez konsultanta zewnętrznego (w przypadku pozostałych instytucji). 6. Wysokość kosztów informatycznych została obliczona w świetle realizacji budżetu na rok 2003 dla poszczególnych linii budżetowych oraz średniego kosztu zakupu i utrzymania sprzętu informatycznego, ustalonego przez służby informatyczne i finansowe. 7. Ponieważ tłumacze wewnętrzni dokonują kontroli jakości i weryfikacji tłumaczeń zewnętrznych, część ich czasu pracy i odpowiadający temu koszt zostały zaliczone do tłumaczeń zewnętrznych. 8. Całkowity koszt tłumaczeń pisemnych trzech skontrolowanych instytucji podzielono następnie przez liczbę stron tłumaczonych w ciągu roku i uzyskano koszt strony tłumaczenia (patrz: tabele 2, 3 i 4). W przypadku Komisji i Parlamentu skorzystano ze sporządzonych w DGT i DG VII oficjalnych statystyk liczby przetłumaczonych stron, ponieważ metody obliczania liczby stron stosowane w tych dwóch instytucjach (patrz: przypisy 8 i 9 niniejszego sprawozdania) prowadzą do porównywalnych wyników. Jako że oficjalne statystyki Rady za rok 2003 były oparte na liczbie wydrukowanych stron dokumentów, a nie na liczbie znaków tekstu źródłowego, Trybunał obliczył średni współczynnik korygujący na podstawie próby 100 dokumentów (2). Po pomnożeniu tego średniego współczynnika korygującego przez oficjalną liczbę wydrukowanych stron podaną przez DG III A otrzymano porównywalne statystyki produkcyjne. 9. Obliczony przez Trybunał koszt strony tłumaczenia nie jest pełnym kosztem wielojęzyczności, ponieważ nie obejmuje kosztu weryfikacji dokonywanej przez prawników lingwistów ani dodatkowych kosztów publikowania dokumentów w 20 językach. Jako że w procesie legislacyjnym tłumaczonych jest wiele kolejnych wersji projektu danego aktu prawnego, rzeczywisty koszt przyjmowanej legislacji przewyższa wielokrotnie koszt strony tłumaczenia wspomniany w tabeli 2 niniejszego sprawozdania. Dla przykładu, przetłumaczono 15 wersji Traktatu ustanawiającego Konstytucję dla Europy. (1) Składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe wpłacone przez Komisję zostały oszacowane na 16,5 % wynagrodzenia brutto, co odpowiada podwójnej wysokości składki płaconej przez urzędników. (2) Współczynnik korygujący zastosowany do obliczenia liczby stron każdego dokumentu znajdującego się w próbie, umożliwiający porównanie tych dokumentów z dokumentami innych instytucji, wynika ze stosunku dwóch wielkości: z jednej strony, liczby znaków (lub, jeżeli dokument jest nową wersją dokumentu już istniejącego, liczby zmienionych znaków plus 50 %, co jest praktyką stosowaną przez DGT w przypadku tłumaczeń wewnętrznych) bez spacji podzielonej przez 1 500 (a następnie zaokrąglanej w górę), a z drugiej strony – liczby istniejących fizycznie stron.

ODPOWIEDZI PARLAMENTU 1. W Parlamencie Europejskim liczba języków nie jest ograniczona; tłumaczone są zatem wszystkie dokumenty z obrad i posiedzeń organów we wszystkich językach roboczych Unii. 13–14. W kwestii tłumaczeń Parlament stosuje regulamin i kodeks postępowania w kwestii wielojęzyczności przyjęty przez Prezydium i obowiązujący od dnia 1 maja 2004 r. Co prawda Kodeks postępowania sam w sobie nie jest systemem zatwierdzania, ustanawia jednak hierarchię organów uprawnionych do składania zleceń na tłumaczenie, wyznacza szereg priorytetów dotyczących kategorii dokumentów do tłumaczenia wewnątrz i na zewnątrz w ramach różnych procedur legislacyjnych oraz porządek, według którego ustalany jest priorytet zlecanych języków, precyzuje terminy składania zleceń na tłumaczenia i długość tekstów do tłumaczenia. Kodeks wyznacza również warunki zatwierdzania zleceń składanych przez podmioty, które nie znajdują się w wykazie zatwierdzonych użytkowników. Zlecenia są wówczas przedstawiane Prezydium i zatwierdzane, pod warunkiem że dany dokument ma zasadnicze znaczenie dla działalności parlamentarnej. 15–16. Dostęp do systemu jest udzielany wyłącznie na podstawie wniosku kierownika służby składającej wniosek. Jednakże w kontekście przekształcania systemu informatycznego GEPRO (projekt ITMS) każdy aktualny dostęp powinien zostać ponownie zatwierdzony, a wówczas w miarę możliwości liczba dostępów zostanie ograniczona. Jeżeli chodzi o ryzyko, o którym mowa w uwagach Trybunału, w opinii Parlamentu jest ono minimalne ze względu na ograniczenia nałożone przez wspomniane przepisy. Patrz również: odpowiedź do pkt 13–14 powyżej. 17. Przypadek ten nie występuje często, lecz zdarza się że sekcja planowania zmniejsza liczbę zlecanych języków, stosując normy dotyczące profilów językowych lub w świetle innych szczególnych odstępstw, o których sekcje składające wniosek mogą nie wiedzieć. W około 90 % przypadków tłumaczenia są dostarczane przed datą posiedzenia. Jeżeli dotrzymanie terminu jest niemożliwe, tłumaczenia są wykonywane tylko w przypadku, gdy tekst musi służyć jako podstawa do następnego etapu procedury. 20. W kwietniu 2006 r. sytuacja przedstawiała się następująco: 238 tłumaczy FTE (FTE = równoważność pełnego etatu), w tym 25,75 CS, 25 ET, 26 HU, 24,5 LT, 28 LV, 23 MT, 31 PL, 26,75 SK, 28 SL, a także 5 szefów działu (CS, LV, PL, SK, SL) i 1 p.o. szefa działu (MT), zostało przydzielonych do tłumaczenia na języki UE-10. 23. W Parlamencie Europejskim tłumaczenie z nowych języków niemal zawsze mogło być wykonywane przez tłumaczy, dla których język docelowy był językiem ojczystym. Parlament nie ogranicza liczby języków i nie uznaje „języków roboczych” (patrz również: odpowiedź do pkt. 1). 26. Parlament nie stosuje pojęcia „języki robocze” (patrz: pkt 23). 32–33. Kodeks postępowania wprowadził pojęcie „profilów językowych”. Jak podkreśla Trybunał, dokumenty analizowane przez komisje parlamentarne są tłumaczone jedynie na języki, którymi posługują się członkowie i ich zastępcy. 36. W opinii PE podejścia te nie są niespójne, ponieważ odpowiadają konkretnym potrzebom każdej instytucji, zaś potrzeby te są różne. 37. Parlament pragnie zwrócić uwagę Trybunału na opracowany przez ICTI na wniosek sekretarzy generalnych instytucji plan działania na rzecz jakości, który będzie wkrótce stosowany. Plan działania przewiduje 14 konkretnych środków, w tym niektóre wspólne dla tłumaczeń pisemnych i ustnych w takich dziedzinach, jak zasoby ludzkie, jakość techniczna i językowa oryginałów i tłumaczeń, dokumentacja, terminologia i narzędzia. Przewiduje się wyznaczenie urzędnika odpowiedzialnego za jakość w każdej odpowiedniej sekcji. 39. Należy zasygnalizować, że kontrole w PE dotyczą zawsze wszystkich rodzajów błędów, w tym również stosowania prawidłowej terminologii. 40. Mimo że nie zostało wprowadzone żadne konkretne narzędzie pomiaru satysfakcji użytkowników, istnieje procedura zgłaszania skarg, do której został opracowany formularz. Należy dodać, że „klienci” w instytucjach UE, a zwłaszcza posłowie, mogą łatwo okazać ewentualne niezadowolenie w dowolnym momencie i bez specjalnej procedury, zwracając się do Sekretariatu Generalnego. 47. W rzeczywistości obecny system zarządzania nie pozwala zapewnić stosowania tego przepisu kodeksu postępowania. Jednakże opracowywany obecnie projekt ITMS będzie zawierał moduł fakturowania w tym celu. 52. Jak podkreśla Trybunał, nie należy traktować oddzielnie czynników jakości, terminów i rodzaju dokumentów we wskaźniku cen, który sam w sobie nie odzwierciedla rzeczywistości tłumaczenia. 53. Sekcje tłumaczenia i planowania PE rozpoczęły prowadzenie statystyk, które będą obejmować trzy wspomniane punkty: a) całkowitą liczbę zleceń; c) brak przestrzegania terminów składania (= naruszenie kodeksu postępowania); d) liczbę stron przetłumaczonych przez sekcję składającą wniosek/kombinację językową. Celem statystyk będzie dostarczenie wskaźników wyników, aby umożliwić kierownictwu przedsięwzięcie odpowiednich środków. 56. Tego rodzaju planowanie jest niezbędne, lecz z natury niektóre aspekty prac instytucji politycznej pozostaną zawsze nieprzewidziane. 66. PE rozpoczął analizę porównawczą w sprawie nowego systemu zarządzania (T-flow). System, który stanowi odpowiedź na obawy Trybunału, znajduje się obecnie na etapie opracowywania i zacznie funkcjonować jesienią 2006 r. 67. Kwestia rozproszenia dokumentów, o którym wspomina Trybunał, jest obecnie analizowana przez właściwe służby informatyczne. Natomiast działy tłumaczeń posiadają zbiór wykonanych tłumaczeń, który umożliwia im wyszukiwanie już przetłumaczonych tekstów. 69. Stosunek wynosi 1 do 2 w przypadku języków UE-15. Jeżeli chodzi o języki UE-10, stosunek sekretarze/tłumacze wynosi obecnie 0,7 do 2 i nie powinien przekraczać 0,8 do 2. 70. To prawda, że stosowanie rozwiązań informatycznych nie jest wciąż jednolicie rozłożone, a metody pracy są czasami odmienne. Jest to związane przede wszystkim z dużymi różnicami wieku pracowników. Jednakże dzięki dużemu doświadczeniu starszych tłumaczy produktywność na osobę jest zdecydowanie taka sama. Prezydium PE, które pragnie lepiej wykorzystywać nowe technologie, zobowiązało sekretarza generalnego do przedstawienia sprawozdania w tej kwestii. Sekcje PE pracują obecnie nad sprawozdaniem. 73. Należy wprowadzić korektę do uwagi, która dotyczy wykorzystania wewnętrznych możliwości sekcji francuskiej. Możliwości te nie były niedostatecznie wykorzystywane, lecz wykorzystywane do innych, dodatkowych zadań. Jednostka FR w szczególności zatrudniona była przy powstawaniu nowych sekcji polskiej i litewskiej oraz zarządzaniu nimi, a także do prowadzenia kursów językowych dla tłumaczy z języków UE-10. Do jej dodatkowych zadań należały tłumaczenia z języka roboczego na inne języki oraz transkrypcja i weryfikacja pełnych sprawozdań z posiedzeń plenarnych i „dialogu gospodarczego i walutowego”. 74. Uwaga musi zostać sprecyzowana, gdyż zgodnie ze stwierdzeniem trybunału outsourcing tłumaczeń, z wyjątkiem CRE, został przerwany w analizowanym okresie. Jeżeli chodzi o stabilność wskaźnika outsourcingu, sprzeczność ze zmniejszeniem ogólnego nakładu pracy jest pozorna. Przyczyną, dla której średni wskaźnik outsourcingu nie zmienił się pomimo zmniejszenia nakładu pracy, jest jej duże natężenie w pierwszym półroczu, co doprowadziło do większego zakresu outsourcingu w tym okresie. 83. PE nie jest w stanie potwierdzić wniosku Trybunału dotyczącego mniejszej produktywności dwóch wymienionych sekcji ze względu na różnice w treści i rodzaju niektórych zadań w stosunku do treści i zadań właściwych dla innych sekcji. Są to różnice wymagające zaangażowania większej ilości pracowników. Fakt, że sekcje angielska i francuska wytwarzają średnio mniej przetłumaczonych stron, można wyjaśnić ich rolą łącznika dla tłumaczeń z języków rzadziej używanych w oryginałach, wi