Pierwotny plan na 2020 r. obejmował 43 zadania w zakresie audytu (audyty, przeglądy i zadania konsultacyjne, z wyjątkiem działań następczych), które planowano zakończyć do dnia, na który przypada data graniczna, czyli do 31 stycznia 2021 r. Plan zawierał 37 dodatkowych zadań, które planowano rozpocząć przed dniem 31 stycznia 2021 r. i zakończyć po tym terminie. Plan na 2020 r. zaktualizowano w połowie roku. Komitet ds. Audytu uwzględnił zarówno plan pierwotny, jak i plan zaktualizowany. W 2020 r. Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła również szczegółowe oceny ryzyka w poszczególnych dyrekcjach generalnych i służbach. Na podstawie wyników tych ocen audytor wewnętrzny przyjął strategiczny plan audytów na lata 2021–2023 dotyczący Komisji.

Na wykresach poniżej przedstawiono podział zadań i sprawozdań według ich rodzajów. Do daty granicznej 31 stycznia 2021 r. zrealizowano 95 % zaktualizowanego planu audytu na 2020 r. (tj. 100 % zadań zapewniających zaplanowanych do realizacji w 2020 r., natomiast finalizacja dwóch zadań doradczych została przesunięta na rok 2021). Plan ten obejmował audyty w Komisji i w agencjach wykonawczych .

Służba Audytu Wewnętrznego wdrożyła plan audytów na 2020 r. w kontekście pandemii COVID-19, przy czym od połowy marca 2020 r. obowiązywały ustalenia dotyczące ciągłości działania zgodnie z ustaleniami Komisji na poziomie całej instytucji. Pomimo wyzwań związanych z wyjątkowymi okolicznościami w 2020 r. Służba Audytu Wewnętrznego zrealizowała 137 „zadań” (audytów, konsultacji, działań następczych i przeglądów) oraz przeprowadziła jedną ocenę ryzyka i wydała 140 sprawozdań (w tym notatki z działań następczych i jedno pismo do kierownictwa). Zostało to osiągnięte dzięki wykorzystaniu możliwości transformacji cyfrowej dostępnych w Komisji oraz narzędzi wspierających wydajne i skuteczne procesy audytu na odległość.

Służba Audytu Wewnętrznego nie prowadzi audytu systemów kontroli państw członkowskich w odniesieniu do funduszy UE. Tego rodzaju audyty sięgają poziomu indywidualnych beneficjentów i przeprowadzają je audytorzy wewnętrzni państw członkowskich, krajowe instytucje audytowe, inne dyrekcje generalne Komisji oraz Trybunał Obrachunkowy. Służba Audytu Wewnętrznego prowadzi jednak audyt przedsięwziętych przez Komisję środków służących do nadzorowania i kontrolowania: (i) organów w państwach członkowskich oraz (ii) innych organów odpowiedzialnych za wypłatę funduszy UE takich jak Organizacja Narodów Zjednoczonych. Jak przewidziano w rozporządzeniu finansowym, Służba Audytu Wewnętrznego może wykonywać te obowiązki na miejscu, także w państwach członkowskich.

Niezależność prac Służby Audytu Wewnętrznego jest zapisana w rozporządzeniu finansowym oraz w jej statucie przyjętym przez Komisję. Statut ten przewiduje, że w celu zapewnienia obiektywności swoich opinii oraz unikania konfliktów interesu audytorzy Służby Audytu Wewnętrznego muszą zachowywać niezależność w stosunku do działań i operacji, które są przedmiotem ich oceny. W przypadku rzeczywistego lub domniemanego naruszenia obiektywizmu audytorów szczegóły tego naruszenia muszą zostać ujawnione. Jeżeli audytor wewnętrzny uzna to za konieczne, może zwrócić się bezpośrednio do przewodniczącego Komisji lub kolegium.

Misją Służby Audytu Wewnętrznego jest zwiększenie i ochrona wartości organizacyjnej poprzez zapewnienie poświadczenia wiarygodności, wskazówek oraz spostrzeżeń, które są obiektywne i oparte na analizie ryzyka. Służba Audytu Wewnętrznego pomaga Komisji w osiągnięciu określonych przez nią celów, zapewniając systematyczne i zdyscyplinowane podejście na potrzeby przeprowadzania oceny i poprawy skuteczności zarządzania ryzykiem oraz procesów kontroli i zarządzania. Jej zadania obejmują ocenę i formułowanie odpowiednich zaleceń na potrzeby poprawy procesów zarządzania ryzykiem i kontroli oraz procesu zarządzania w celu osiągnięcia następujących trzech celów: (i) propagowania odpowiednich zasad etyki i wartości w organizacji; (ii) zapewniania skutecznego zarządzania efektywnością działań organizacji i odpowiedzialności za wyniki oraz (iii) skutecznego przekazywania informacji o zagrożeniach i kontroli do odpowiednich obszarów organizacji. Realizując te zadania, Służba Audytu Wewnętrznego dąży do propagowania kultury efektywnego i skutecznego zarządzania w Komisji i jej departamentach.

Dane stanowią strategiczny zasób organizacji sektora publicznego. Polityka UE i realizacja unijnych programów w coraz większym stopniu opierają się na wykorzystaniu danych. Decydenci wykorzystują dowody ilościowe do podejmowania świadomych decyzji. Dane wykorzystuje się także na potrzeby przedstawiania wyników budżetu UE oraz postępów w realizacji celów unijnych programów wydatków. We wszystkich służbach Komisji dane powinny być powszechnie dostępne i w stosownych przypadkach wymieniane w celu poprawy efektywności kosztowej. Jednocześnie Komisja musi zapewnić pełną zgodność z wymogami prawnymi i innymi wymogami dotyczącymi poufności oraz zagwarantować wysoki poziom bezpieczeństwa informacji szczególnie chronionych. Potrzeba utrzymania wysokich norm w zakresie prywatności, bezpieczeństwa i ochrony oraz norm etycznych bez uszczerbku dla przepływu i szerokiego wykorzystania danych stanowi integralną część wytycznych politycznych i jest podkreślana w metodach pracy Komisji pod przewodnictwem Ursuli von der Leyen.

Zgodnie ze stosowaną przez siebie metodyką i najlepszymi praktykami Służba Audytu Wewnętrznego zastosowała podejście pośrednie. Polega ono na zbadaniu, czy kierownictwo ustanowiło systemy kontroli służące do oceny i zapewnienia wiarygodności wyników (wydajność i skuteczność) podejmowanych działań, a jeżeli tak – w jaki sposób. Za pośrednictwem tego podejścia Służba dąży do zapewnienia, by dyrekcje generalne i służby opracowały odpowiednie ramy wykonania i określiły narzędzia do pomiaru wyników, kluczowe wskaźniki oraz systemy monitorowania.

Chociaż w Agencji Wykonawczej ds. Innowacyjności i Sieci stwierdzono, że strategia kontroli ex post jest ogólnie odpowiednio zaprojektowana i skutecznie realizowana, jedno niedociągnięcie dotyczyło oceny zmian w umowach w sprawie zamówień publicznych podczas audytów ex post oraz dokumentacji prac wykonanych przez kontrolerów na miejscu.

Wspólne centrum wdrażania stanowi administracyjną część Dyrekcji Generalnej ds. Badań Naukowych i Innowacji i świadczy usługi audytu na rzecz poszczególnych organów wykonawczych programu „Horyzont 2020” w drodze audytów finansowych (ex post), przeprowadzanych przez własnych audytorów lub zewnętrzne firmy audytorskie, w celu weryfikacji kwalifikowalności kosztów zadeklarowanych przez beneficjentów. Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła niedociągnięcie w projekcie strategii audytu ex post dotyczącej programu „Horyzont 2020” i wydała dwa bardzo ważne zalecenia.

1) audyt dotyczący projektu i wdrożenia strategii kontroli w Agencji Wykonawczej ds. Konsumentów, Zdrowia, Rolnictwa i Żywności; 2) audyt dotyczący skuteczności projektowania i wdrażania strategii kontroli ex post dla instrumentu „Łącząc Europę” w Agencji Wykonawczej ds. Innowacyjności i Sieci; 3) audyt dotyczący strategii audytu ex post programu „Horyzont 2020” w Dyrekcji Generalnej ds. Badań Naukowych i Innowacji oraz 4) audyt kontroli ex post w Agencji Wykonawczej ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego. Z audytów przeprowadzonych w 2020 r. wyłania się ogólnie pozytywny obraz, chociaż dwa z czterech audytów wykazały opisane poniżej niedociągnięcia.

Dyrekcje generalne i służby muszą zapewnić legalność, prawidłowość i należyte zarządzanie finansami programów i projektów finansowanych z budżetu UE. Delegowani urzędnicy zatwierdzający opracowują strategię kontroli. Strategia ta obejmuje kontrole ex ante i ex post, które stanowią kluczowe elementy składowe wspierające roczne poświadczenie wiarygodności. W 2020 r. Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła różne audyty w tym obszarze. Obejmowały one:

W wyniku audytu wielu podmiotów dotyczącego ocen spełnienia wymogów dotyczących filarów ujawniono znaczne niedociągnięcia w systemie kontroli wewnętrznej w zakresie delegowania środków będących przedmiotem zarządzania pośredniego na poziomie całej instytucji oraz na poziomie lokalnym – w kilku dyrekcjach generalnych z grupy odpowiedzialnej za działania zewnętrzne. Mimo że Komisja podjęła znaczące starania w celu wprowadzenia skutecznego systemu ocen spełnienia wymogów dotyczących filarów i nadal inwestuje w dalszy rozwój podejścia instytucjonalnego, aby zwiększyć spójność wdrażania i ograniczyć wysoki poziom ryzyka nieodłącznego, system ten należy znacznie wzmocnić. Jest to konieczne, aby zapewnić poziom ochrony budżetu UE, który jest równoważny z poziomem ochrony w przypadku bezpośredniego wykonania budżetu. Stwierdzone znaczne niedociągnięcia dotyczą: 1) umów podpisanych z sekretariatem Organizacji Narodów Zjednoczonych i powiązanymi podmiotami bez uprzedniej pozytywnej oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów i bez wdrożenia odpowiednich środków nadzorczych (uwaga ta doprowadziła do sformułowania przez Służbę Audytu Wewnętrznego kluczowych zaleceń dla jednostek poddanych audytowi); 2) nieprawidłowych informacji na temat stanu ocen spełnienia wymogów dotyczących filarów, które doprowadziły do podpisania przez dyrekcje generalne i służby umów z podmiotami bez uprzedniej pozytywnej oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów i bez wdrożenia odpowiednich środków nadzorczych; 3) nieodpowiedniego nadzoru instytucjonalnego; 4) nieodpowiedniego monitorowania istotnych zmian systemowych w jednostkach objętych oceną spełnienia wymogów dotyczących filarów oraz 5) niewystarczającego zaangażowania dyrekcji generalnych i służb w oceny spełnienia wymogów dotyczących filarów przeprowadzane przez osoby trzecie. Na podstawie tych uwag Służba Audytu Wewnętrznego wydała łącznie 4 kluczowe zalecenia i 15 bardzo ważnych zaleceń dla pięciu dyrekcji generalnych objętych audytem. Szczegółowe informacje na ich temat znajdują się w załączniku do niniejszego sprawozdania.

Kwestia przekrojowa, którą ujawniono w wyniku obydwu audytów, ma związek z przekazywaniem danych osobowych do państw trzecich. Unieważnienie Tarczy Prywatności UE-USA („wyrok w sprawie Schrems II”) jest źródłem konkretnych wyzwań dla usług związanych z przekazywaniem danych osobowych do państw trzecich lub wykorzystujących chmurę. W odpowiedzi na polecenie Europejskiego Inspektora Ochrony Danych Komisja dokonała inwentaryzacji ponad 600 rejestrów przetwarzania, które mogą dotyczyć problematycznych przypadków międzynarodowego przekazywania danych osobowych. Kluczowe zalecenie, które Służba Audytu Wewnętrznego skierowała do DG ds. Edukacji, Młodzieży, Sportu i Kultury, dotyczyło przekazywania danych osobowych do państw trzecich. W następstwie działań podjętych przez dyrekcję generalną Służba Audytu Wewnętrznego dokonała, po dacie granicznej niniejszego sprawozdania rocznego, oceny niektórych środków wdrożonych przez podmiot poddany audytowi. Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że Dyrekcja Generalna ds. Edukacji, Młodzieży, Sportu i Kultury częściowo ograniczyła ryzyko i w związku z tym obniżyła poziom ryzyka w przypadku dwóch zaleceń (z „kluczowego” do „bardzo ważnego” i z „bardzo ważnego” do „ważnego”).

2.Drugi audyt przeprowadzono w Dyrekcji Generalnej ds. Edukacji, Młodzieży, Sportu i Kultury odpowiedzialnej za programy takie jak Erasmus+ i Europejski Korpus Solidarności i jego wyniku sformułowano jedno kluczowe zalecenie i cztery bardzo ważne zalecenia. Wiele osób przekazuje Dyrekcji Generalnej swoje dane osobowe w kontekście ich udziału w tych programach. Jako delegowany inspektor ochrony danych Dyrekcja Generalna przetwarza te dane osobowe i przekazuje je agencjom krajowym w państwach członkowskich UE i państwach trzecich, które odpowiadają za wdrażanie projektów na szczeblu krajowym. Wraz z agencjami krajowymi, które występują w roli podmiotów przetwarzających dane, Dyrekcja Generalna ds. Edukacji, Młodzieży, Sportu i Kultury musi zapewnić, aby dane otrzymywane od uczestników programów były odpowiednio chronione przez wszystkie podmioty, które mają do nich dostęp. Służba Audytu Wewnętrznego ustaliła, co następuje: 1) Dyrekcja Generalna wprowadziła pewne elementy związane z ochroną danych osobowych do dokumentów przewodnich i umów regulujących programy oraz (2) ochrona danych osobowych jest wyraźnie wymieniona w deklaracjach zarządczych agencji krajowych. Elementy te są elementami składowymi systemu kontroli przetwarzania danych osobowych, jednak nie zawsze są one odpowiednio wdrażane, a mówiąc dokładniej, nie stanowią zabezpieczeń wymaganych w rozporządzeniu (UE) 2018/1725 w odniesieniu do międzynarodowego przekazywania danych poza państwa UE/Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Stwierdzono, że system kontroli wewnętrznej stosowany w celu ochrony danych osobowych beneficjentów i uczestników programów Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności nie jest skuteczny w zakresie zapewniania zgodności z najważniejszymi przepisami rozporządzenia.

1.Pierwszym audytem objęto pięć dyrekcji generalnych oraz służby na poziomie całej instytucji oraz na poziomie lokalnym, a w jego wyniku sformułowano łącznie osiem bardzo ważnych zaleceń. Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że chociaż Komisja poczyniła znaczne postępy we wdrażaniu systemów kontroli umożliwiających dyrekcjom generalnym i służbom wykazanie zgodności z obowiązującą podstawą prawną, nadal istnieje szereg istotnych usprawnień, które należy wprowadzić, aby zwiększyć skuteczność i wydajność tych systemów w dążeniu do osiągnięcia całkowitej zgodności. Dotyczą one: (1) ogólnych ram regulujących aspekty ochrony danych; (2) roli i działań inspektora ochrony danych na rzecz wspierania procesu ochrony danych w całej Komisji oraz (3) stosowania ukierunkowanych środków w celu poprawy zgodności z najważniejszymi przepisami rozporządzenia (UE) 2018/1725. Usprawnienia te należy postrzegać jako środki uzupełniające, mające na celu wzmocnienie obowiązujących struktur i procesów zarządzania w odniesieniu do kwestii związanych z ochroną danych, przy jednoczesnym poszanowaniu zasad obowiązujących w ramach obecnego zdecentralizowanego modelu Komisji, które pozostają w mocy.

W ramach dwóch audytów oceniono wydajność i skuteczność systemów kontroli wewnętrznej, które umożliwiają zainteresowanym dyrekcjom generalnym Komisji wykazanie zgodności z rozporządzeniem (UE) 2018/1725 w sprawie ochrony danych osobowych. W ramach obydwu audytów ujawniono znaczne niedociągnięcia w stosowanych systemach kontroli wewnętrznej. Naraża to Komisję na ryzyko utraty reputacji, co może mieć wpływ na osiągnięcie jej ogólnego celu, jakim jest stworzenie „nowoczesnej, wydajnej i trwałej Komisji Europejskiej”, w szczególności ze względu na jej kluczową rolę w zakresie przyjmowania przepisów dotyczących ochrony danych w Europie.

Innym kluczowym aspektem zarządzania danymi jest ochrona informacji i zachowanie poufności danych podlegających zarządzaniu. Jest to tym bardziej istotne w przypadku informacji niejawnych, ponieważ nieuprawnione ujawnienie takich informacji może w znacznym stopniu zaszkodzić interesom UE lub co najmniej jednego państwa członkowskiego UE. Podczas kontroli zarządzania dotacjami w ramach programu „Horyzont 2020” w Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych audytorzy ustalili, że chociaż kontrole ex ante dotyczące płatności w ramach programu „Horyzont 2020” oraz procesy zamykania projektów w ramach programu „Horyzont 2020” były skuteczne, w zarządzaniu projektami obejmującymi informacje zastrzeżone dla UE wystąpiły niedociągnięcia, które ostatecznie doprowadziły do naruszenia zasad bezpieczeństwa.

W ramach audytu dotyczącego zarządzania danymi, informacjami i wiedzą ocenie poddano skuteczność strategii Komisji w zakresie zarządzania danymi, informacjami i wiedzą. Stwierdzono, że Komisja powinna ustanowić specjalną strategię i strukturę w celu: (1) poprawy sposobu gromadzenia danych, informacji i wiedzy, zarządzania nimi, ich wymiany i przechowywania oraz (2) rozwijania nowych możliwości współpracy. Służba Audytu Wewnętrznego przyznała, że w ramach obecnej strategii i struktury zarządzania podjęto ważne kroki w celu ustalenia priorytetów i koordynacji działań w obszarze zarządzania danymi, informacjami i wiedzą oraz zarządzania nimi. Istnieje jednak potrzeba wprowadzenia proporcjonalnych usprawnień w kluczowych obszarach, które to usprawnienia umożliwiłyby Komisji realizowanie strategii zarządzania danymi, informacjami i wiedzą w pełni dostosowanej do jej celów i priorytetów politycznych, wzmocnienie roli nadzorczej organu zarządzającego (Rady sterującej ds. zarządzania informacją) oraz zapewnienie skutecznego zarządzania danymi, informacjami i wiedzą. Proponowane usprawnienia mają na celu uzupełnienie istniejących ram w celu zapewnienia lepszej odpowiedzi na wyzwania i zmiany, jakie niesie ze sobą wdrożenie Komisji w pełni opartej na danych.

Obejmuje to działania prowadzone przed kryzysem (w ramach wieloletnich ram finansowych na lata 2014–2020), w odniesieniu do których konieczne jest jeszcze przeprowadzenie odpowiednich kontroli (w szczególności ex post), oraz przyszłe operacje w kontekście wieloletnich ram finansowych na lata 2021–2027 i pakiet na rzecz odbudowy w ramach Next Generation EU, w odniesieniu do aspektów pewności, zgodności i wyników.

W lutym 2021 r. Służba Audytu Wewnętrznego przedstawiła każdej dyrekcji generalnej i służbie ograniczone wnioski dotyczące stanu kontroli wewnętrznej. Wnioski te stanowią wkład w roczne sprawozdania z działalności za 2020 r. sporządzane przez zainteresowane dyrekcje generalne i służby. Opierając się na pracach audytowych przeprowadzonych w ciągu ostatnich trzech lat, obejmują one wszystkie otwarte zalecenia wydane do tej pory przez Służbę Audytu Wewnętrznego i byłe jednostki audytu wewnętrznego (w zakresie, w jakim służba przejęła te zalecenia). Wniosek Służby Audytu Wewnętrznego dotyczący stanu kontroli wewnętrznych ogranicza się do systemów zarządzania i kontroli, które zostały poddane audytowi. Nie obejmuje on systemów, które w ostatnich trzech latach nie były kontrolowane przez Służbę Audytu Wewnętrznego.

·wykonania budżetu zgodnie z mającymi zastosowanie ramami prawnymi ze względu na zmieniające się zasady i zmieniające się przepisy, procedury wprowadzane w trybie pilnym, wykorzystanie nadzwyczajnych środków, trudne warunki lub ograniczoną dostępność zasobów finansowych i ludzkich;

·zakresu, w jakim niezbędne kontrole i weryfikacje – na poziomie Komisji, państw członkowskich, państw trzecich, partnerów wdrażających lub beneficjentów – mogą być przeprowadzane zgodnie z założeniami ze względu na ograniczenia logistyczne, takie jak pełny i szybki dostęp do informacji i dokumentacji, problemy z przeprowadzaniem misji/kontroli na miejscu oraz zdolność partnerów wdrażających i beneficjentów do kontynuowania normalnej działalności;

·potencjalnego wpływu na obecne i przyszłe zdolności naprawcze Komisji ze względu na bardzo trudną sytuację gospodarczą na szczeblu unijnym i krajowym, w tym możliwe przypadki upadłości beneficjentów końcowych, które mogą utrudnić odzyskanie nienależnie wypłaconych kwot.

Gwarancje dotyczące zarządzania finansami z budżetu UE mają charakter wieloletni i są uzależnione od solidności odpowiednich strategii kontroli na różnych szczeblach. Opierają się one na ocenach ryzyka dotyczących poszczególnych programów i powiązanych operacji budżetowych, kontrolach wydatków ex ante i ex post, strategiach nadzoru dotyczących osób trzecich realizujących polityki i programy, a także na wdrażaniu zdolności naprawczych w celu ochrony budżetu UE. Służba Audytu Wewnętrznego przyznaje, że jeszcze przed latem 2020 r. służby Komisji rozpoczęły/przeprowadziły ocenę zagrożeń wynikających z pandemii COVID-19 i związanych z wykonaniem budżetu UE zarówno pod względem zgodności, jak i wyników, oraz przyjęły środki łagodzące.

Aby zapewnić należytą ochronę budżetu na przestrzeni czasu w obliczu tych bezprecedensowych wyzwań, Służba Audytu Wewnętrznego podkreśla, że dyrekcje generalne i służby Komisji powinny kontynuować (i) należytą ocenę zagrożeń stwarzanych przez pandemię COVID-19 i związanych z zarządzaniem finansowym pod względem pewności, zgodności z ramami prawnymi oraz zdolności naprawczych systemów wieloletnich, a także wyników oraz (ii) określić i wdrożyć odpowiednie środki łagodzące, takie jak dostosowanie lub ponowne określenie ich strategii kontroli. Ponadto dyrekcje generalne Komisji powinny opracować i wdrożyć odpowiednie strategie w zakresie zarządzania finansami, audytu i kontroli w odniesieniu do operacji, aby wesprzeć odbudowę w ramach Next Generation EU, w szczególności jeżeli chodzi o Instrument na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności.

2.Strategie nadzoru dotyczącego osób trzecich wdrażających polityki i programy.

Chociaż Komisja pozostaje w pełni odpowiedzialna za zapewnienie legalności i prawidłowości wydatków i za należyte zarządzanie finansami (a także za osiągnięcie celów polityki), w coraz większym stopniu polega ona na wdrażaniu programów przez osoby trzecie. Odbywa się to głównie poprzez delegowanie wdrażania budżetu operacyjnego UE lub określonych zadań państwom spoza UE, organizacjom międzynarodowym lub międzynarodowym instytucjom finansowym, organom krajowym i agencjom krajowym w państwach członkowskich, wspólnym przedsięwzięciom, organom spoza UE i agencjom zdecentralizowanym Unii Europejskiej. Europejski Trybunał Obrachunkowy również podkreślił, że w niektórych obszarach polityki w coraz większym stopniu wykorzystuje się alternatywne mechanizmy finansowania, takie jak instrumenty finansowe, co wiąże się ze szczególnymi wyzwaniami i ryzykiem dla Komisji.

Aby wypełnić wszystkie swoje obowiązki, dyrekcje generalne muszą nadzorować wdrażanie programów i polityk oraz w razie potrzeby zapewnić wytyczne i wsparcie. W związku z tym muszą one opracować i wdrożyć odpowiednie, skuteczne i efektywne działania w zakresie nadzoru/monitorowania/sprawozdawczości w celu dopilnowania, aby delegowane podmioty i inni partnerzy skutecznie wdrażali programy, odpowiednio chronili interesy finansowe UE, w stosownych przypadkach postępowali zgodnie z umowami o przyznanie wkładu oraz aby wszelkie potencjalne problemy były identyfikowane i rozwiązywane tak szybko, jak to możliwe.

Służba Audytu Wewnętrznego nadal zalecała w szeregu audytów przeprowadzonych w 2020 r., aby w strategiach kontroli oraz rozwiązaniach dotyczących nadzoru odpowiednich dyrekcji generalnych określano w wyraźniejszy sposób priorytety i potrzebę uzyskania pewności co do należytego zarządzania finansami w tych organach unijnych i pozaunijnych. Chociaż w ostatnich latach podjęto – zarówno na szczeblu służb centralnych, jak i odpowiednich dyrekcji generalnych Komisji – działania służące ograniczeniu ryzyka zidentyfikowanego w wyniku prac audytowych, w niektórych obszarach nadal konieczne są dalsze usprawnienia, zwłaszcza jeżeli chodzi o ocenę spełnienia wymogów dotyczących filarów w zarządzaniu pośrednim.

W tym kontekście dyrekcje generalne Komisji powinny kontynuować swoje wysiłki w celu określenia i oceny ryzyka związanego z delegowaniem zadań osobom trzecim, a także prowadzić skuteczne i efektywne działania nadzorcze, w dalszym ciągu rozwijając odpowiednie strategie kontroli. Szczególną uwagę należy zwrócić na spełnienie warunków wstępnych dotyczących powierzenia osobom trzecim zarządzania funduszami UE. Ma to znaczenie nie tylko dla działań delegowanych na podstawie wieloletnich ram finansowych na lata 2014–2020, ale tym bardziej w świetle wzrostu wykorzystania instrumentów kapitałowych, gwarancyjnych i instrumentów opartych na podziale ryzyka w wieloletnich ramach finansowych na lata 2021–2027.

Służba Audytu Wewnętrznego będzie monitorować rozwój sytuacji w zakresie wpływu kryzysu związanego z COVID-19 i zależności od osób trzecich przy realizacji programów na wieloletnie ramy finansowe na lata 2014–2020 i 2021–2027, priorytety polityczne i zarządzanie finansowe Komisji. Odbywać się to będzie w ramach aktualizacji okresowych (strategicznych) ocen ryzyka i wynikających z nich planów audytów dokonywanych przez Służbę Audytu Wewnętrznego.

5.Konsultacje z zespołem Komisji ds. nieprawidłowości finansowych

W 2020 r. zespół powołany na mocy art. 143 rozporządzenia finansowego, wydający opinię, o której mowa w art. 93 rozporządzenia finansowego, nie zgłosił problemów systemowych.

6.Środki łagodzące dotyczące potencjalnych konfliktów interesów (międzynarodowe standardy audytu wewnętrznego) – Dochodzenie prowadzone przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich

Obecny dyrektor generalny Służby Audytu Wewnętrznego, audytor wewnętrzny Komisji, pan Manfred Kraff, objął stanowisko w dniu 1 marca 2017 r. Pan Kraff pełnił wcześniej funkcję zastępcy dyrektora generalnego i księgowego Komisji w Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu.

Zgodnie z międzynarodowymi standardami rewizji finansowej , w dniu 7 marca 2017 r., po mianowaniu na stanowisko dyrektora generalnego i audytora wewnętrznego, pan M. Kraff wydał instrukcje dotyczące środków, które miały zostać wprowadzone w celu złagodzenia lub uniknięcia wszelkich potencjalnych lub domniemanych konfliktów interesów w pracach audytowych prowadzonych przez Służbę Audytu Wewnętrznego i dotyczących jego wcześniejszych obowiązków. Środki te przedłużono w 2018 r. (do dnia 1 marca 2019 r.), w 2019 r. (do dnia 1 marca 2020 r.), w 2020 r. (do dnia 1 marca 2021 r.) i w 2021 r. (do dnia 1 marca 2022 r.) w drodze wydanych przez pana M. Kraffa instrukcji dla wszystkich pracowników Służby Audytu Wewnętrznego z dnia 1 marca 2018 r., 1 marca 2019 r., 2 marca 2020 r. i 23 lutego 2021 r. Środki te przewidywały, że pan Kraff nie będzie uczestniczył w nadzorowaniu prac audytowych związanych z operacjami, za które był odpowiedzialny przed dołączeniem do Służby Audytu Wewnętrznego. Nadzór nad pracami audytowymi w takich przypadkach został ostatecznie włączony do zakresu odpowiedzialności pana Jeffa Masona, byłego p.o. dyrektora generalnego Służby Audytu Wewnętrznego (wrzesień 2016 r. – luty 2017 r.), a obecnie dyrektora Służby Audytu Wewnętrznego (Dyrekcja B, audyt w Komisji, agencjach wykonawczych, agencjach UE i innych niezależnych organach II). Środki te przewidywały również, że Komitet ds. Audytu zostanie poinformowany o tych instrukcjach i o ich wdrożeniu oraz że pan J. Mason będzie zwracał się do komitetu o ocenę każdej sytuacji, która może być interpretowana jako naruszająca niezależność lub obiektywizm pana M. Kraffa. W przypadkach tego rodzaju pan M. Kraff nie będzie sprawował nadzoru nad przedmiotowym audytem.

Zastosowane środki omówiono z Komitetem ds. Audytu podczas jego posiedzenia w marcu 2018 r. Komitet uznał, że w jego ocenie środki opracowane przez Służbę Audytu Wewnętrznego stanowią odpowiednią reakcję na ryzyko konfliktu interesów zgodnie z międzynarodowymi standardami i najlepszymi praktykami. Komitet odnotował również z zadowoleniem, że środki mające na celu zapewnienie niezależności organizacyjnej zostały wdrożone w praktyce w odniesieniu do odpowiednich audytów. Komitet ds. Audytu zapoznał się również z wdrożeniem tych środków w 2018 r. na swoich posiedzeniach w styczniu 2019 r. (grupa przygotowawcza), marcu 2019 r., marcu 2020 r. i styczniu 2021 r. (grupa przygotowawcza). Komitet ds. Audytu odnotował ponownie z zadowoleniem, że środki te zostały wdrożone w praktyce w odniesieniu do szeregu audytów i uznał to za dominującą praktykę w zawodzie audytora wewnętrznego.

W latach 2018–2020 podczas przesłuchań w ramach procedury udzielania absolutorium pan M. Kraff przedstawił Komisji Kontroli Budżetowej Parlamentu Europejskiego wprowadzone środki. Informacje na temat tych środków podano również do wiadomości publicznej w rocznych sprawozdaniach z działalności Służby Audytu Wewnętrznego za lata 2017, 2018 i 2019 oraz w rocznych sprawozdaniach Komisji z audytów wewnętrznych z września 2018 r., czerwca 2019 r. i czerwca 2020 r.

W dniu 4 grudnia 2017 r. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przesłał pismo do Komisji Europejskiej, w którym poinformował, że po otrzymaniu skargi obywatelskiej zostanie podjęte dochodzenie w celu dokonania oceny adekwatności środków podjętych przez Komisję z myślą o zapobieganiu wszelkim faktycznym (lub domniemanym) konfliktom interesów związanym z powołaniem nowego dyrektora generalnego Służby Audytu Wewnętrznego. Służba Audytu Wewnętrznego i centralne służby Komisji odniosły się do kwestii podniesionych przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich i przedstawiły mu wszystkie właściwe dokumenty uzupełniające wraz z informacjami, o które się zwrócił.

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich zamknął dochodzenie w dniu 23 lipca 2019 r. , stwierdzając, że: (i) Komisja wprowadziła odpowiednie środki w celu uniknięcia potencjalnego konfliktu interesów i zagwarantowania obiektywizmu funkcji audytora wewnętrznego oraz że (ii) Komisja nie dopuściła się niewłaściwego administrowania w sposobie powołania dyrektora generalnego Służby Audytu Wewnętrznego.