dotyczące stosowania w 2021 r. rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji





1.Wprowadzenie

Niniejsze sprawozdanie roczne, sporządzone zgodnie z art. 17 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (zwanego dalej „rozporządzeniem (WE) nr 1049/2001”), dotyczy wykonania rozporządzenia przez Komisję Europejską w 2021 r. i opiera się na danych statystycznych, których zestawienie przedstawiono w załączniku . W sprawozdaniu odniesiono się również do ustaleń Europejskiej Rzecznik Praw Obywatelskich dotyczących wdrażania tego rozporządzenia przez Komisję Europejską oraz orzeczeń wydanych przez sądy UE.

2021 r. był kolejnym, w którym Komisja Europejska kontynuowała wykonywanie swoich obowiązków w zakresie przejrzystości w cieniu pandemii COVID-19, ale także w kontekście celów związanych z odbudową, odzwierciedlonych w NextGenerationEU. Warunki te wpłynęły na liczbę i charakter konkretnych wniosków złożonych zgodnie z rozporządzeniem.

Statystyki te pokazują liczbę wniosków otrzymanych w 2021 r. oraz udzielonych na nie odpowiedzi. Ponadto obejmują dokładniejsze dane w zakresie statystyk uzyskanych za lata poprzednie po późniejszych regularnych korektach kodowania.

Statystyki pokazują, że żądane dokumenty zostały w całości lub częściowo ujawnione w blisko 74 % z 8 280 przypadków na etapie wstępnym, a szerszy lub nawet pełny dostęp przyznano w 38 % z 247 przypadków analizowanych na etapie ponownego rozpatrzenia. Dane nie tylko potwierdzają otwartość Komisji Europejskiej, ale także zaangażowanie tej instytucji na rzecz prawa dostępu do dokumentów w ramach jej ogólnej polityki przejrzystości.

W Komisji Europejskiej rozpatrywanie wniosków o wstępny dostęp do dokumentów odbywa się w sposób zdecentralizowany w różnych dyrekcjach generalnych i służbach Komisji. Każda dyrekcja generalna i służba wyznacza do tego zadania co najmniej jednego eksperta prawnego, działającego w charakterze „koordynatora dostępu do dokumentów”. W zależności od wielkości służby i liczby otrzymanych wniosków koordynatorzy ci korzystają zazwyczaj z pomocy pracowników wspierających, a powierza się im koordynowanie projektów odpowiedzi z działami odpowiedzialnymi za odpowiednie obszary polityki.

Ponownymi wnioskami zajmuje się specjalny zespół w dziale Sekretariatu Generalnego zajmującym się przejrzystością, zarządzaniem dokumentami i dostępem do dokumentów, tak aby zapewnić niezależny przegląd administracyjny odpowiedzi udzielonej na etapie wstępnym. Dodatkowo ten dział udziela wytycznych horyzontalnych, szkoleń i porad wszystkim dyrekcjom generalnym i służbom Komisji Europejskiej w zakresie wdrażania rozporządzenia, w ścisłej współpracy ze Służbą Prawną, zapewniając koordynację i jednolite wdrażanie szczegółowych zasad stosowania rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.

Dział ten zarządza też systemem informatycznym Gestdem obejmującym całą Komisję Europejską, służącym do rozpatrywania wstępnych i ponownych wniosków o dostęp do dokumentów: Równolegle w 2021 r. Komisja Europejska w dalszym ciągu kontynuowała prace nad rozwojem przyszłego systemu rozpatrywania wniosków o dostęp za pośrednictwem elektronicznego portalu internetowego, tj. „Electronic AccesS to European Commission Documents” (EASE). Pierwsza wersja EASE zostanie uruchomiona w 2022 r. i zapewni:

(1).nowy portal internetowy umożliwiający obywatelom (i) składanie i przeglądanie wniosków o dostęp do dokumentów Komisji, (ii) komunikowanie się z Komisją, jak również (iii) wyszukiwanie wcześniej ujawnionych dokumentów; oraz

(2).nowy system zarządzania sprawami umożliwiający pracownikom Komisji rejestrowanie, przypisywanie i rozpatrywanie wniosków o dostęp do dokumentów. Zastąpi on Gestdem, obecny system informatyczny wykorzystywany do tego celu.

Jeżeli chodzi o archiwa wszystkich poprzednich członków Komisji i gabinetów, służby Komisji wspiera Służba Archiwów Historycznych. Jeżeli chodzi o wnioski o dostęp do dokumentów, w 2021 r. Służba Archiwów Historycznych udzieliła służbom Komisji wsparcia w 175 sprawach, głównie Sekretariatowi Generalnemu (22) oraz dyrekcjom generalnym ds. działań w dziedzinie klimatu (19), badań naukowych i innowacji (18), handlu (14), energii (11) oraz zdrowia i bezpieczeństwa żywności (8).

2.Udostępnianie informacji i dokumentów za pośrednictwem rejestrów i stron internetowych

Komisja publikuje wiele różnych dokumentów o charakterze prawnym, strategicznym, administracyjnym i innych dokumentów na różnych stronach internetowych i w rejestrach. Wiele z nich jest dostępnych w rejestrze dokumentów Komisji, rejestrze aktów delegowanych oraz innych rejestrach organizacyjnych prowadzonych przez Sekretariat Generalny; inne dokumenty można znaleźć na stronach internetowych administrowanych przez dyrekcje generalne lub w EUR-Lexie.

Zaktualizowana wersja rejestru dokumentów Komisji (zwanego dalej „RegDoc”) zaczęła działać 17 maja 2021 r. Zawiera nowe funkcje wyszukiwania, ulepszony interfejs użytkownika i lepiej przedstawia dokumenty. Od 2022 r. w RegDoc będą publikowane nowe rodzaje dokumentów. Dzięki ulepszonej architekturze informatycznej RegDoc może zostać zintegrowany z niektórymi innymi rejestrami zarządzanymi przez Sekretariat Generalny Komisji Europejskiej. Jest to kolejny etap projektu. Dzięki takim integracjom dokumenty publikowane w innych rejestrach Sekretariatu Generalnego będą dostępne również za pośrednictwem RegDoc.

W 2021 r. do RegDoc dodano 15 009 nowych dokumentów (zob. załącznik – tabela 1) należących do następujących kategorii: C, COM, JOIN, OJ, PV, SEC lub SWD .

W 2021 r. liczba odwiedzających stronę „Dostęp do dokumentów” na portalu Europa osiągnęła 15 222 w porównaniu z 14 716 odwiedzającymi w roku poprzednim. Podobnie liczba odwiedzonych stron – 33 508 – wzrosła o ponad 37 % (zob. załącznik – tabela 2).

3.Analiza wniosków o dostęp do dokumentów

3.0.Liczba wniosków (załącznik – tabele 3 i 4)

W 2021 r. liczba wstępnych wniosków wyniosła 8 420, co przedstawiono na wykresie poniżej. Liczba ta odzwierciedla wzrost o 5,2 % w porównaniu z 2020 r. Komisja Europejska udzieliła 8 280 odpowiedzi na podstawie rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 i 9 141 odpowiedzi ogółem.