SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnego Przedsiębiorstwa „Czyste niebo” za rok budżetowy 2011, wraz z odpowiedziami Wspólnego Przedsiębiorstwa

2013/C 6/02

WPROWADZENIE

Wkład UE do Wspólnego Przedsiębiorstwa „Czyste niebo” na pokrycie kosztów bieżących i działalności badawczej wynosi maksymalnie 800 mln euro i jest wypłacany z budżetu siódmego programu ramowego (3) . Pozostali członkowie Wspólnego Przedsiębiorstwa „Czyste niebo” wnoszą środki równe co najmniej wkładowi Unii, wliczając w to wkłady rzeczowe.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

Niniejsze poświadczenie wiarygodności jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (7) .

Zadania kierownictwa

Zadania Trybunału

W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje wykazane w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji wykorzystywany do sporządzania i prezentacji sprawozdań finansowych. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

Podstawa do wydania opinii z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

W dniu 17 grudnia 2010 r. decyzją Rady Zarządzającej została przyjęta strategia kontroli ex post Wspólnego Przedsiębiorstwa, która jest kluczowym mechanizmem kontroli służącym do oceny legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń (12) . Do września 2012 r. zakończono kontrole ex post obejmujące transakcje na łączną kwotę 44,3 mln euro (18,8 % wszystkich zestawień poniesionych wydatków otrzymanych przez Wspólne Przedsiębiorstwo w latach 2008, 2009 i 2010 (13) ). Ustalona w wyniku tych kontroli ex post stopa błędu wyniosła 6,16 % (14) .

Opinia z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

Wykonanie budżetu

Ostateczny budżet korygujący na 2011 r. (15) obejmował środki na zobowiązania w wysokości 175 mln euro oraz środki na płatności w wysokości 159,8 mln euro. Wskaźnik wykorzystania środków na zobowiązania sięgnął 94 %, natomiast poziom wykorzystania środków na płatności wyniósł 64 %. Wartość tego ostatniego wskaźnika jest następstwem opóźnień w realizacji działań Wspólnego Przedsiębiorstwa. W okresie od ogłoszenia zaproszenia do składania wniosków do podpisania umowy o dotację występują znaczne opóźnienia (16) . Niski wskaźnik wykonania budżetu znajduje także odzwierciedlenie w wysokości salda gotówkowego, które na koniec roku wyniosło 51 mln euro (32 % dostępnych środków na płatności w 2011 r.) (17) .

Przedstawienie sprawozdania finansowego

Zestawienia poniesionych wydatków na podstawie umów o dotację za 2011 r. zostały przedstawione przez członków Wspólnego Przedsiębiorstwa ze znacznym opóźnieniem. Wskutek tego opóźnienia duża liczba zestawień nie mogła zostać zatwierdzona w terminie pozwalającym na ich uwzględnienie w ostatecznym sprawozdaniu finansowym za 2011 r. Odpowiednie wkłady rzeczowe (52 mln euro) nie zostały zatwierdzone przez Radę Zarządzającą we właściwym czasie i w rezultacie nie mogły zostać zarejestrowane jako aktywa netto lecz musiały zostać ujęte w pasywach („wkłady do zatwierdzenia”). Wskutek tego Wspólne Przedsiębiorstwo wykazało ujemny stan aktywów netto w wysokości 18,5 mln euro. Ostateczne sprawozdanie finansowe rzetelnie odzwierciedla ten przejściowy stan, który nie oznacza, jakoby Wspólne Przedsiębiorstwo było zagrożone niewypłacalnością.

UWAGI DOTYCZĄCE KLUCZOWYCH MECHANIZMÓW KONTROLNYCH W STOSOWANYCH PRZEZ WSPÓLNE PRZEDSIĘBIORSTWO SYSTEMACH NADZORU I KONTROLI

w przypadku co najmniej trzech transakcji funkcje weryfikatora finansowego i urzędnika zatwierdzającego pełnił kierownik administracji, co jest niezgodne z przepisami podręcznika procedur finansowych i z zasadą rozdziału obowiązków.

Trybunał zbadał procedury kontroli ex ante mające zastosowanie do zestawień poniesionych wydatków przedstawionych w ramach trzech umów o dotację zawartych z członkami Wspólnego Przedsiębiorstwa „Czyste niebo” (20) . Stwierdzono następujące uchybienia:

INNE KWESTIE

Funkcja audytu wewnętrznego i Służba Audytu Wewnętrznego Komisji

Płatność składek członkowskich

Procedura wystawiania nakazów odzyskania środków dotyczących kosztów bieżących Wspólnego Przedsiębiorstwa nie była stosowana prawidłowo. Skierowanemu do członków wezwaniu do zapłaty składek za 2011 r. nie towarzyszyła wymagana umową w sprawie finansowania prognoza przepływów pieniężnych.

Działania podjęte w związku z poprzednimi ustaleniami

(1) Rozporządzenie Rady (WE) nr 71/2008 z dnia 20 grudnia 2007 r. ustanawiające wspólne przedsiębiorstwo „Czyste niebo” (Dz.U. L 30 z 4.2.2008, s. 1).

(2) Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje, działania i dostępne zasoby Wspólnego Przedsiębiorstwa.

(3) Siódmy program ramowy przyjęty decyzją nr 1982/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz.U. L 412 z 30.12.2006, s. 1) skupia w sobie wszystkie inicjatywy badawcze UE i odgrywa kluczową rolę w osiąganiu celów wzrostu gospodarczego, konkurencyjności i zatrudnienia. Jest on również filarem Europejskiej Przestrzeni Badawczej.

(4) Wersja wstępna rocznego sprawozdania finansowego wpłynęła do Trybunału w dniu 1 marca 2012 r. Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi informacje na temat stopnia wykorzystania środków.

(5) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz załącznika zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.

(6) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

(7) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

(8) Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

(9) Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

(10) Zasady przedstawiania przez organy UE sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23) i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Wspólnego Przedsiębiorstwa.

(11) Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

(12) Art. 12 ust. 4 rozporządzenia ustanawiającego Wspólne Przedsiębiorstwo stanowi: „Wspólne przedsiębiorstwo »Czyste niebo« przeprowadza kontrole na miejscu oraz audyty finansowe u podmiotów otrzymujących od niego publiczne środki finansowe”. Kontrole ex post mogą doprowadzić do wykrycia zadeklarowanych przez beneficjentów wydatków niekwalifikowalnych, które w takim przypadku podlegają procedurom odzyskania środków.

(13) Zestawienia za 2010 r. zostały zapłacone w roku 2011.

(14) Stopę błędu oblicza się na podstawie średniej wielkości zawyżeń stwierdzonych w badanych zestawieniach poniesionych wydatków, ważonej ich wartością.

(15) Przyjęty przez Radę Zarządzającą w dniu 14 grudnia 2011 r.

(16) Średni czas od ogłoszenia zaproszenia do składania wniosków do podpisania umowy o dotację przez Wspólne Przedsiębiorstwo wynosił 418 dni w przypadku zaproszeń ogłoszonych w 2010 r. i 291 dni w przypadku pierwszego zaproszenia ogłoszonego w roku 2011.

(17) Saldo gotówkowe na koniec 2010 r. wyniosło 53 mln euro (41 % dostępnych środków na płatności w 2010 r.).

(18) Art. 10 ust. 1 regulaminu finansowego stanowi, że środki, które nie zostały wykorzystane do końca roku budżetowego, na który zostały przewidziane, podlegają anulowaniu. Z uwagi na potrzeby Wspólnego Przedsiębiorstwa, środki, które zostaną anulowane, mogą zostać wprowadzone do preliminarza dochodów i wydatków w ciągu trzech lat budżetowych zgodnie z art. 27. Jednak decyzją Rady Zarządzającej podjętą nie później niż 15 lutego mogą zostać one przeniesione jedynie na kolejny rok budżetowy.

(19) Wspólne Przedsiębiorstwo opracowuje nowe narzędzie do zarządzania danymi dotyczącymi członków.

(20) Każde przedstawione przez członka Wspólnego Przedsiębiorstwa zestawienie obejmowało średnio 30 zestawień wydatków poniesionych przez wspólników.

(21) W niektórych przypadkach brakowało tak istotnych elementów jak np. podpis weryfikatora operacyjnego i kontrola kompletności operacyjnej listy kontrolnej przez weryfikatora finansowego.

(22) Podręcznik procedur finansowych Wspólnego Przedsiębiorstwa stanowi, że w ramach zarządzania wydatkami operacyjnymi role weryfikatora operacyjnego i finansowego mają być rozdzielone oraz że:

(23) Art. 43 regulaminu finansowego Wspólnego Przedsiębiorstwa stanowi, że księgowy jest odpowiedzialny za „określanie i sprawdzanie systemów rachunkowości i w miarę potrzeb sprawdzanie systemów ustanowionych przez intendenta w celu dostarczenia lub potwierdzenia informacji księgowych”.

(24) Rozporządzenie (WE, Euratom) nr 2343/2002.

(25) Pkt 23 sprawozdania Trybunału Obrachunkowego dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Wspólnego Przedsiębiorstwa „Czyste niebo” za 2010 r. (Dz.U. C 368 z 16.12.2011, s. 8).

(26) Opinia Trybunału Obrachunkowego nr 2/2011 w sprawie przepisów finansowych Wspólnego Przedsiębiorstwa „Czyste niebo” (http://eca.europa.eu).

(27) a) obieg środków finansowych w razie sytuacji nadzwyczajnej; b) procedura wykonywania kopii zapasowych w celu zabezpieczenia bazy danych poprzez regularne i częste wykonywanie kopii zapasowych i zapisu na innych nośnikach; c) wstępna umowa dotycząca wykorzystania instalacji KE w celu uzyskania dostępu do systemów finansowych (ABAC, SAP) i internetu.

(28) Pkt 25 sprawozdania Trybunału Obrachunkowego dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Wspólnego Przedsiębiorstwa „Czyste niebo” za 2010 r.

24 stanowiska w planie zatrudnienia (18 pracowników zatrudnionych na czas określony oraz 6 pracowników kontraktowych), z czego obsadzone 23 stanowiska: 9 do zadań operacyjnych, 14 do zadań administracyjnych, 5 do zadań mieszanych.

ODPOWIEDZI WSPÓLNEGO PRZEDSIĘBIORSTWA „CZYSTE NIEBO”

Podstawa do wydania opinii z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Punkt 15

Wspólne przedsiębiorstwo „Czyste niebo” z zadowoleniem przyjmuje pozytywne wnioski Trybunału na temat legalności i prawidłowości wszystkich transakcji leżących u podstaw rocznego sprawozdania finansowego za 2011 r. z wyjątkiem jedynie transakcji dotyczących zatwierdzania zestawień poniesionych wydatków.

Zatwierdzenie wydatków poniesionych przez beneficjentów wspólnego przedsiębiorstwa skutkuje dokonaniem płatności okresowych/końcowych i rozliczeniem płatności zaliczkowych. Kontrole ex post przeprowadzone przez wspólne przedsiębiorstwo w 2011 r. objęły koszty zatwierdzone przez jego kierownictwo w odniesieniu do projektów realizowanych w latach 2008, 2009 i 2010. Spośród całkowitych płatności operacyjnych dokonanych przez wspólne przedsiębiorstwo od początku programu „Czyste niebo” do grudnia 2011 r. tylko 49,5 % (1) dotyczyło projektów realizowanych w latach 2008, 2009 i 2010.

Błąd wykryty w kontrolach ex post przeprowadzonych przez wspólne przedsiębiorstwo w 2011 r. wynosi 6,16 %. Jednakże biorąc pod uwagę opisane poniżej działania naprawcze wdrożone przez wspólne przedsiębiorstwo, w celu oceny legalności i prawidłowości zatwierdzonych zestawień poniesionych wydatków oprócz wykrytego poziomu błędu należy uwzględnić jeszcze jeden wskaźnik, a mianowicie błąd rezydualny. Zgodnie z metodyką opisaną w zatwierdzonej strategii kontroli ex post wspólnego przedsiębiorstwa poziom błędu rezydualnego wskazuje pozostały poziom błędu w zatwierdzonych zestawieniach poniesionych wydatków po wdrożeniu mechanizmu odzyskiwania środków. W przypadku kontroli ex post przeprowadzonych w 2011 r. w odniesieniu do zestawień poniesionych wydatków z lat poprzednich błąd rezydualny wynosi 4,09 %, co skutkuje stosunkowo niewielką kwotą obarczoną ryzykiem w porównaniu do całkowitej kwoty płatności operacyjnych dokonanych w ramach programu „Czyste niebo” do końca 2011 r. (2,02 % (2)).

Wspólne przedsiębiorstwo przyjmuje do wiadomości znaczący poziom wykrytego i rezydualnego błędu w odniesieniu do skontrolowanych zestawień poniesionych wydatków i stawia sobie za cel dalszą poprawę jakości procesu zatwierdzania ex ante.

Wspólne przedsiębiorstwo wdrożyło proces kontroli ex post w 2011 r., mniej więcej rok po osiągnięciu samodzielności w listopadzie 2009 r. Pierwsze kontrole dotyczyły procesu zatwierdzania w 2010 r., czyli w pierwszym roku jego realizacji przez wspólne przedsiębiorstwo. W 2010 r. wspólne przedsiębiorstwo znajdowało się nadal w fazie rozruchu, a mechanizmy kontroli ex ante związane z zarządzaniem dotacjami nie były jeszcze wystarczająco dojrzałe, aby zapewnić zarządzanie znacznym wolumenem dotacji.

W związku z wynikami pierwszej przeprowadzonej kontroli ex post wspólne przedsiębiorstwo pragnie podkreślić skuteczność tego elementu systemu kontroli wewnętrznej, dzięki któremu kierownictwo wykryło i skorygowało błędy popełnione podczas zatwierdzania ex ante przez wspólne przedsiębiorstwo zestawień poniesionych wydatków. Końcowe działania naprawcze nadal trwają.

Od 2010 r. wspólne przedsiębiorstwo znacząco rozwinęło procesy zatwierdzania zestawień poniesionych wydatków dzięki ustanowieniu specjalnych procedur, w tym bazy danych do zarządzania dotacjami, co umożliwiło wdrożenie standardowego mechanizmu zatwierdzania zestawień poniesionych wydatków przez specjalistów ds. finansowych i ds. projektów.

Po pierwszej kontroli ex post wspólne przedsiębiorstwo ustanowiło odpowiednie mechanizmy odzyskiwania środków, aby skorygować nadpłaty dokonane w przeszłości; mechanizmy te obejmują ekstrapolację błędów systematycznych wykrytych podczas kontroli niekontrolowanych wcześniej zestawień wydatków. Należy zauważyć, że 75 % środków wspólnego przedsiębiorstwa jest przyznawanych znanym z nazwy beneficjentom (członkom wspólnego przedsiębiorstwa „Czyste niebo”), którzy uczestniczą w projektach „Czyste niebo” do końca programu. Sytuacja ta ułatwia podejmowanie środków naprawczych przez wspólne przedsiębiorstwo poprzez odzyskiwanie środków przy kolejnych płatnościach na rzecz beneficjentów.

W ramach środków zapobiegawczych procedury stosowane obecnie przy zatwierdzaniu ex ante zestawień poniesionych wydatków uwzględniają wyniki kontroli ex post z poprzednich lat, zwłaszcza w przypadku wystąpienia błędów systematycznych. W latach 2008–2010 ponad 80 % wykrytych błędów miało charakter systematyczny. Pozwala to także wspólnemu przedsiębiorstwu przedstawiać wytyczne znanym z nazwy beneficjentom, a tym samym zapobiegać błędom w przyszłych zestawieniach poniesionych wydatków.

Znacząca część błędu wykrytego podczas kontroli ex post w 2011 r. (w przybliżeniu 50 %) wynikała z wykorzystania danych księgowych z lat poprzednich, gdyż rzeczywiste dane nie były dostępne w terminie przedkładania sprawozdań finansowych. Wspólne przedsiębiorstwo monitoruje proces późniejszej korekty w ramach mechanizmów kontrolnych ex ante i w nadchodzących okresach sprawozdawczych zapewni niezwłoczne przedkładanie korekt zestawień poniesionych wydatków za poprzednie lata.

Kierownictwo wspólnego przedsiębiorstwa uważa za istotną kwestię zapewnienie wieloletnich mechanizmów kontrolnych służących zarządzaniu dotacjami wspólnego przedsiębiorstwa „Czyste niebo” i uwzględniających możliwości wdrożenia standardowych procedur odzyskiwania środków, jak również środków zapobiegawczych. Dlatego też kierownictwo wspólnego przedsiębiorstwa ustanowiło na cały czas trwania projektu wieloletnie mechanizmy kontrolne oraz cele, których osiągnięcie jest mierzone wskaźnikami obejmującymi cały okres programu.

Uwagi dotyczące zarządzania budżetem i finansami

Punkt 18

Jako że działanie wspólnego przedsiębiorstwa jest uzależnione od efektywnego przebiegu i pomyślnego wyniku negocjacji dotyczących zaproszeń do składania wniosków, podjęto działania służące usprawnieniu oraz przyspieszeniu procesu dotyczącego tego ważnego aspektu płatności dla nowych partnerów. Wspólne przedsiębiorstwo obserwuje ogólne skrócenie czasu przyznawania dotacji i uważnie monitoruje ten aspekt na szczeblu kierownictwa (3).

Punkt 19

Wspólne przedsiębiorstwo przyznaje, że wystąpiło opóźnienie w wydaniu przez Radę Zarządzającą decyzji zatwierdzającej przeniesienie środków na płatności do planu budżetowego na 2012 r. (4) Harmonogram planowania budżetowego i sprawozdawczości wspólnego przedsiębiorstwa zmieniono, aby zapewnić zatwierdzenie przez Radę Zarządzającą przeniesień środków na 2013 r. w odpowiednim terminie.

Punkt 20

W pierwszej połowie 2012 r. wspólne przedsiębiorstwo stanęło przed wyjątkową sytuacją w odniesieniu do zestawień poniesionych wydatków przedkładanych przez członków w związku z projektami realizowanymi w 2011 r. Opóźnienia w przedkładaniu przez beneficjentów sprawozdań finansowych dotyczących umów o dotacje z członkami za 2011 r., których termin złożenia upływał 1 marca 2012 r., sięgały nawet 3–4 miesięcy. Wspólne przedsiębiorstwo przeanalizowało powód tych opóźnień wraz z koordynatorami ZDT (liderami konsorcjów) i podejmuje działania mające zapobiec podobnym wydarzeniom w 2013 r. Podjęto decyzje dotyczące następujących działań:

— za zgodą Rady Zarządzającej (wyrażoną w czerwcu 2012 r.) zostanie określony przejrzysty harmonogram procesu na 2013 r. (styczeń–czerwiec 2013 r.), w którym wskazane będą terminy i czasy odpowiedzi oczekiwane ze strony branży i wspólnego przedsiębiorstwa,

— dostarczając wytycznych i prowadząc szkolenia, wspólne przedsiębiorstwo przyczyni się do poprawy kompletności i jakości zestawień poniesionych wydatków oraz odpowiednich świadectw kontroli sprawozdań finansowych,

— wspólne przedsiębiorstwo dodatkowo usprawni monitorowanie, aktywnie pomagając członkom w rozwiązywaniu konkretnych zagadnień związanych z kwalifikowalnością kosztów. W pierwszej połowie 2012 r. nie było to możliwe ze względu na brak zasobów,

— nowe narzędzie informatyczne służące do zarządzania dotacjami ułatwi proces przedkładania i zatwierdzania zestawień poniesionych wydatków.

Po zatwierdzeniu przez kierownictwo otrzymanych ostatecznie zestawień poniesionych wydatków oraz ich zaaprobowaniu przez Radę Zarządzającą w późniejszym okresie 2012 r. odpowiednie wkłady rzeczowe zostaną przeniesione do aktywów netto wspólnego przedsiębiorstwa w ostatecznym sprawozdaniu finansowym za 2012 r. Dlatego też status aktywów netto przedstawionych w ostatecznym sprawozdaniu finansowym za 2011 r. należy uznać za przejściowy.

Uwagi dotyczące kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez wspólne przedsiębiorstwo systemach nadzoru i kontroli

Punkt 21

W pierwszym kwartale 2012 r., w związku z zaleceniami ETO z roku poprzedniego, wspólne przedsiębiorstwo stworzyło specjalną procedurę dotyczącą procesów związanych z zatwierdzaniem zestawień poniesionych wydatków, włączając specjalistów ds. projektów do procesu zatwierdzania sprawozdań finansowych (5). Oprócz zatwierdzania raportów technicznych specjaliści ds. projektów sprawdzają dostępne informacje o wykorzystaniu zasobów oraz informują specjalistów ds. finansowych o wyniku zatwierdzenia. Opracowano jasne zasady, które zapewniają udokumentowanie weryfikacji finansowej i operacyjnej, jak też upoważnień do zatwierdzania zestawień poniesionych wydatków. Udoskonalono format wykorzystywanej poprzednio listy kontrolnej, aby dokumentować zrealizowane w rzeczywistości etapy zatwierdzenia oraz pokazać interakcje między jednostkami finansowymi i operacyjnymi.

Punkt 22

W związku z uzyskanymi doświadczeniami oraz wcześniejszymi uwagami Trybunału dotyczącymi przetwarzania danych na temat beneficjentów wspólne przedsiębiorstwo stworzyło w ostatnim kwartale 2011 r. specjalne narzędzie służące zarządzaniu danymi beneficjentów w odniesieniu do umów o dotacje z członkami (GMT). Narzędzie to wykorzystano przy przetwarzaniu zestawień poniesionych wydatków za 2011 r. w drugim kwartale 2012 r. oraz – po sprawdzeniu przez księgowego oraz zewnętrzną firmę audytorską wiarygodności zakodowanych danych i opracowanych na ich podstawie sprawozdań – wyniki wykorzystano w ostatecznym sprawozdaniu finansowym za 2011 r.

Punkt 23

Wspólne przedsiębiorstwo odnotowało uwagi Trybunału i podjęło kroki na rzecz usprawnienia wewnętrznych procesów zatwierdzania zarówno w odniesieniu do pracowników ds. finansowych, jak i operacyjnych; dzięki wspomnianemu narzędziu służącemu zarządzaniu dotacjami wypracowano, co jest bardziej zauważalne w procedurach, bardziej zintegrowane podejście do zatwierdzania zestawień poniesionych wydatków oraz rocznych sprawozdań technicznych przez odpowiednich pracowników ds. finansowych i operacyjnych.

Jeżeli chodzi o podział zadań, wspólne przedsiębiorstwo pracuje obecnie nad modyfikacją obiegu środków finansowych, aby zapewnić rozdzielenie weryfikacji finansowej i zatwierdzania w przypadku nieobecności wykonujących zazwyczaj te funkcje pracowników ds. finansowych.

Punkt 24

Wspólne przedsiębiorstwo odnotowało zalecenia księgowego i, jak wspomniano, podjęło daleko idące działania w celu wdrożenia narzędzia GMT, które umożliwi usprawnienie zatwierdzania zestawień poniesionych wydatków, jak też w celu uzyskania możliwości regularnego składania kompleksowych sprawozdań kierownictwu wspólnego przedsiębiorstwa.

Inne kwestie

Punkt 25

W sierpniu 2011 r. Rada Zarządzająca i kierownictwo wspólnego przedsiębiorstwa uzyskały od audytora wewnętrznego informacje o jego zaangażowaniu w podstawowe procesy związane z zarządzaniem finansowym wspólnym przedsiębiorstwem oraz o potencjalnych konsekwencjach dla niezależności audytora wewnętrznego. Ryzyko potencjalnego braku poświadczenia co do tych procesów zostanie w razie potrzeby zminimalizowane dzięki udziałowi Służby Audytu Wewnętrznego.

Punkt 27

Wspólne przedsiębiorstwo zmieni swoje przepisy finansowe po następnej aktualizacji ramowego rozporządzenia finansowego, która ma obecnie miejsce (zob. też pkt 30).

Punkt 28

Wezwaniu do zapłaty składek za 2011 r. skierowanemu do Komisji (jako jednego z członków wspólnego przedsiębiorstwa) towarzyszyła odpowiednia prognoza przepływów pieniężnych. Chociaż do wezwań skierowanych do członków innych niż KE nie załączono prognozy przepływów pieniężnych, towarzyszyło im wyjaśnienie dotyczące żądanej kwoty i klucz podziału środków wskazujący udział każdego członka lub członka stowarzyszonego. Ponadto dzięki zamieszczonym w protokole z posiedzenia Rady Zarządzającej danym o sprawozdaniu finansowym za rok poprzedni i zatwierdzonym budżecie rocznym na 2011 r. wszyscy członkowie uzyskali stosowne informacje finansowe. W przyszłości wspólne przedsiębiorstwo zapewni dołączenie prognoz przepływów pieniężnych również w wezwaniach do zapłaty skierowanych do członków innych niż Komisja.

Punkt 29

Proces odpowiedniego wdrożenia szczegółowych postanowień załącznika II (Warunki ogólne) umów o dotacje z członkami wspólnego przedsiębiorstwa „Czyste Niebo” w zakresie ochrony, wykorzystania i rozpowszechniania wyników badań naukowych nadal trwa.

W stosownym czasie zostanie ustanowiona specjalna procedura uwzględniająca rolę nadzorczą wspólnego przedsiębiorstwa oraz ustanowione mechanizmy kontrolne.

Punkt 30

Wspólne przedsiębiorstwo zmieni swoje przepisy finansowe po następnej aktualizacji ramowego rozporządzenia finansowego, która jest obecnie opracowywana. Pozwoli to wspólnemu przedsiębiorstwu dostosować się do powszechnie przyjętych zasad oraz wyjaśnić, na ile będzie to możliwe, zagadnienia poruszone przez Trybunał.

Punkt 31

Wspólne przedsiębiorstwo „Czyste niebo” wraz z innymi wspólnymi przedsiębiorstwami działającymi w tym samym budynku prowadziło dalsze prace nad planem przywrócenia gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej. Finalizację planu przewidziano na koniec 2012 r.

(1) Łączna kwota płatności operacyjnych w latach 2008–2011 wynosi 261 358 871 euro, a płatności końcowe wraz z rozliczeniem płatności zaliczkowych za lata 2008–2010 wynoszą 129 295 956 euro.

(2) = 4,09 % z kwoty (129 295 956 euro/261 385 871 euro)*100.

(3) Czas przyznawania dotacji został skrócony z 418 dni w chwili uruchomienia wspólnego przedsiębiorstwa do 268 dni w przypadku ostatniego zaproszenia (nr 10). Wskazuje to na dalszą poprawę w porównaniu do stanu będącego przedmiotem oceny Trybunału.

(4) Rada Zarządzająca przyjęła roczny plan budżetowy na 2011 r. w grudniu 2010 r., zawierając w nim oszacowanie przenoszonych kwot.

(5) Procedura wspólnego przedsiębiorstwa „Czyste niebo” nr 2.9.1, tymczasowa procedura zatwierdzania sprawozdań finansowych otrzymanych od członków w związku z realizacją umów o dotacje z członkami w 2011 r. i w związku z korektami otrzymanymi w odniesieniu do umów o dotacje z lat poprzednich.