Opinia 4. Trybunał zbadał: a) sprawozdanie finansowe Instytutu obejmujące sprawozdanie finansowe (5) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (6) za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.; b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania, zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). Wiarygodność rozliczeń Opinia na temat wiarygodności rozliczeń 5. W opinii Trybunału sprawozdanie Instytutu za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Instytutu i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń Dochody Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń 6. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. Płatności Opinie na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń 7. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie 8. Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminu finansowego Instytutu kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Instytutu ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania. 9. Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Instytutu do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności. 10. Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Instytutu. Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw 11. Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Instytutu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania. 12. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania. 13. Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Instytut procedury poboru opłat i innych dochodów. 14. Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Instytut na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych. 15. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Instytutu przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE (7). Inne kwestie Poważne niedociągnięcia w postępowaniach o udzielenie zamówienia przeprowadzonych przez podmioty prawne WWiI (PP WWiI) 16. PP WWiI, będące jednostkami niemal całkowicie finansowanymi przez Instytut, koordynują WWiI i reprezentują je. W ramach kontroli Trybunał zwrócił szczególną uwagę na przeprowadzone przez te podmioty postępowania o udzielenie zamówienia, które uważa za obszary wysokiego ryzyka. 17. Zgodnie z umowami o udzielenie dotacji z 2015 r. PP WWiI lub partnerzy WWiI muszą zapewnić jak najlepsze wykorzystanie środków w ramach każdego postępowania o udzielenie zamówienia lub, w stosownych przypadkach, zastosowanie jak najniższej ceny. W przypadku wszystkich zamówień przekraczających 60 000 euro zapisy umowy stanowią, że podmioty prawne WWiI lub partnerzy WWiI muszą zaprosić do udziału w postępowaniu co najmniej trzy podmioty gospodarcze oraz udokumentować postępowanie, wykazując jego przejrzystość. Trybunał skontrolował próbę przeprowadzonych przez PP WWiI postępowań o udzielenie zamówienia o wartości około 7 mln euro w całości finansowanych przez Instytut. Kontrole wykazały znaczne uchybienia, takie jak udzielanie zamówień z wolnej ręki, brak podstawowych elementów postępowań, znaczne rozszerzenia początkowych zamówień w czasie lub pod względem wielkości, brak ograniczeń czasowych dla zamówień lub ograniczeń zamówień pod względem wielkości oraz wskaźniki korygujące proporcję jakości do ceny osłabiające konkurencję w zakresie ceny. W 2016 r. płatności związane z tymi nieprawidłowymi postępowaniami wyniosły 2,2 mln euro. Instytut wykrył także uchybienia w postępowaniu o udzielenie zamówienia w przypadku jednego podmiotu prawnego WWiI i opracował plan działania mający na celu ulepszenie wszystkich przyszłych postępowań podmiotu prawnego WWiI. 18. Obecnie brak jest pewności prawnej co do tego, czy PP WWiI reprezentują instytucje zamawiające (8). Jeżeli tak jest, należy od nich wymagać przestrzegania przepisów dotyczących udzielania zamówień publicznych określonych w dyrektywie 2004/18/WE (9) w sprawie udzielania zamówień publicznych, bardziej restrykcyjnych niż zapisy umowy o udzielenie dotacji. Instytut jest w trakcie omawiania tej kwestii ze służbami Komisji w celu osiągnięcia pewności prawnej co do PP WWiI w przyszłości. Zdolność sprostania zwiększonemu nakładowi pracy 19. Pomimo znacznego zwiększenia budżetu z 309 mln euro (w latach 2008–2013) do 2,4 mld euro (na lata 2014–2020) oraz faktu, że do końca 2016 r. liczba WWiI wzrosła z trzech do sześciu, liczba zatwierdzonych stanowisk w Instytucie nie zmieniła się w dużym stopniu (zob. tabela 2). W swoim sprawozdaniu specjalnym nr 4/2016 (10) Trybunał zwrócił uwagę na ryzyko, że Instytut nie będzie dysponował wystarczającymi zdolnościami do tego, by uporać się ze zwiększonymi nakładami pracy. Dyrektor tymczasowy Instytutu odniósł się do tego ryzyka w rocznym sprawozdaniu z działalności Instytutu za 2015 r.