Służba Audytu Wewnętrznego nie prowadzi audytu systemów kontroli państw członkowskich w odniesieniu do funduszy UE. Tego rodzaju audyty sięgają poziomu indywidualnych beneficjentów i przeprowadzają je audytorzy wewnętrzni państw członkowskich, krajowe instytucje audytowe, poszczególne dyrekcje generalne Komisji oraz Trybunał Obrachunkowy. Służba Audytu Wewnętrznego prowadzi jednak audyt przedsięwziętych przez służby Komisji środków służących do nadzorowania i kontrolowania (i) organów w państwach członkowskich oraz (ii) innych organów odpowiedzialnych za wypłatę funduszy UE, takich jak Organizacja Narodów Zjednoczonych. Jak przewidziano w rozporządzeniu finansowym, Służba Audytu Wewnętrznego może wykonywać te obowiązki na miejscu, także w państwach członkowskich.

Niezależność Służby Audytu Wewnętrznego jest zapisana w rozporządzeniu finansowym ( ) oraz w jej statucie przyjętym przez Komisję. Statut ten przewiduje, że w celu zapewnienia obiektywności swoich opinii oraz unikania konfliktów interesu audytorzy Służby Audytu Wewnętrznego muszą zachowywać niezależność w stosunku do działań i operacji, które są przedmiotem ich oceny. W przypadku rzeczywistego lub domniemanego naruszenia obiektywizmu audytorów szczegóły tego naruszenia muszą zostać ujawnione. Jeżeli audytor wewnętrzny uzna to za konieczne, może zwrócić się bezpośrednio do przewodniczącego Komisji lub kolegium.

Misją Służby Audytu Wewnętrznego jest zwiększenie i ochrona wartości organizacyjnej poprzez zapewnienie poświadczenia wiarygodności, wskazówek oraz spostrzeżeń, które są obiektywne i oparte na analizie ryzyka. Służba Audytu Wewnętrznego pomaga Komisji w osiągnięciu określonych przez nią celów, zapewniając systematyczne i zdyscyplinowane podejście na potrzeby przeprowadzania oceny i poprawy skuteczności zarządzania ryzykiem oraz procesów kontroli i zarządzania. Jej zadania obejmują ocenę i formułowanie odpowiednich zaleceń na potrzeby poprawy procesów zarządzania ryzykiem i kontroli oraz procesu zarządzania w celu osiągnięcia następujących trzech celów: (i) propagowania odpowiednich zasad etyki i wartości w organizacji, (ii) zapewniania skutecznego zarządzania efektywnością działań organizacji i odpowiedzialności za wyniki oraz (iii) skutecznego przekazywania informacji o zagrożeniach i kontroli do odpowiednich obszarów organizacji. Realizując te zadania, Służba Audytu Wewnętrznego dąży do propagowania kultury efektywnego i skutecznego zarządzania w Komisji i jej departamentach.

Kluczową inicjatywą Komisji w tym obszarze jest przegląd synergii i wydajności, który został zainicjowany w 2016 r. ( ) Celem tej szeroko zakrojonej inicjatywy była zmiana metod pracy w Komisji, osiągnięcie przyrostu wydajności funkcji wsparcia oraz uwolnienie zasobów w celu ich przekierowania do obszarów o większym znaczeniu politycznym. Służba Audytu Wewnętrznego uznała, że inicjatywa dotycząca przeglądu synergii i wydajności stanowi główne wyzwanie dla Komisji. Dzięki tej inicjatywie wprowadzono nowatorskie i innowacyjne sposoby myślenia i rozwiązywania problemów. W szczególności przekrojowy efekt podejścia opartego na „liderze domeny” pomaga likwidować bariery i zachęcać do działania w sposób bardziej zespołowy. Po uruchomieniu tej inicjatywy nastąpił bardzo trudny okres, którego można było się spodziewać, biorąc pod uwagę jej ambitny charakter. Służba Audytu Wewnętrznego zauważa poczynione postępy oraz wspólne wysiłki na rzecz usunięcia luk występujących w podstawowych ramach prawnych od czasu tych trudnych początków. Celem tych wysiłków jest wprowadzenie bardziej niezawodnych procesów, a także nadanie nowej dynamiki inicjatywie, w przypadku której pomimo upływu czasu oczekiwania pozostają bardzo wysokie, w szczególności mając na uwadze koniec obecnego mandatu Komisji i rozpoczęcie prac Komisji w nowym składzie w 2019 r. Trwają działania związane z wieloma stwierdzonymi pierwotnie wyzwaniami, takimi jak (i) brak centralnego kierownictwa w przypadku kluczowych kwestii, (ii) zapewnienie solidnych i realnych oszczędności, (iii) kwestie budżetowe, (iv) brak skutecznego monitorowania oraz (v) niewystarczająco wspólne i kompleksowe podejście. Pozostaje jeszcze jednak wiele pracy do wykonania, aby osiągnąć zrównoważone i rzeczywiste synergie oraz wydajność, a także aby osiągnąć w terminie cele określone w komunikacie z 2016 r. dotyczącym przeglądu synergii i wydajności. Potrzeba dalszych działań, aby móc czerpać korzyści z osiągniętych już postępów oraz aby zapewnić osadzenie synergii i wydajności w kulturze Komisji.

Zgodnie ze stosowaną przez siebie metodyką i najlepszą praktyką Służba Audytu Wewnętrznego zastosowała podejście pośrednie. Polega ono na zbadaniu, czy kierownictwo ustanowiło systemy kontroli służące do oceny i zapewnienia wiarygodności wyników (wydajność i skuteczność) podejmowanych działań, a jeżeli tak – w jaki sposób. Za pośrednictwem tego podejścia Służba Audytu Wewnętrznego dąży do zapewnienia, by dyrekcje generalne i służby ustanowiły odpowiednie ramy wykonania i określiły narzędzia do pomiaru wyników, kluczowe wskaźniki oraz systemy monitorowania. Wynika to po części z tego, że w wielu podstawach prawnych określono cele, których zakres wykracza poza to, co Komisja może osiągnąć samodzielnie. Oznacza to, że cele SMART ( ) oraz punkty odniesienia należy ustanowić najpierw na szczeblu Komisji. Cele te oraz punkty odniesienia służą oddzieleniu – w największym możliwym zakresie – szczególnego wkładu Komisji od wkładów podmiotów kluczowych, które przyczyniają się do wdrożenia i osiągnięcia celów UE (państw członkowskich, regionów, państw spoza UE, organizacji międzynarodowych itp.).

Spośród tych 366 otwartych zaleceń ( ) 1 oceniono jako kluczowe( ), 135 – jako bardzo ważne, a w przypadku 103 przekroczony został termin wykonania (tj. zalecenia te nie zostały wykonane w pierwotnie uzgodnionym terminie). Zalecenia z przekroczonym terminem wykonania stanowią 5,3 % łącznej liczby 1 938 zaakceptowanych zaleceń. Spośród wymienionych 103 zaleceń z przekroczonym terminem wykonania w przypadku 18 bardzo ważnych zaleceń termin wykonania został przekroczony znacznie (do znacznego przekroczenia terminu wykonania dochodzi, gdy zalecenie jest nadal otwarte po upływie ponad 6 miesięcy od pierwotnego terminu wykonania). Stanowią one jedynie 2,9 % wszystkich kluczowych i bardzo ważnych zaleceń, które zostały zaakceptowane w latach 2014–2018 (w porównaniu z 2,0 % w poprzednim okresie sprawozdawczym). W ostatnich latach liczba bardzo ważnych zaleceń z audytu, których termin wykonania został przekroczony o ponad 6 miesięcy, znacznie się zmniejszyła (ze średniej wynoszącej 28 w okresie od czerwca 2015 r. do października 2016 r. do średniej wynoszącej 15 od stycznia 2017 r.). Trwają prace nad wykonaniem tych zaleceń, a Komitet ds. Audytu będzie dalej ściśle monitorował ten proces.

Gdyby doszło do poważnej awarii jednego lub kilku systemów Komisji o znaczeniu krytycznym, mogłoby to mieć znaczące skutki dla jej reputacji. W związku z tym wymogi dotyczące ciągłości działaniasą bardzo wysokie. Mimo iż Dyrekcja Generalna ds. Komunikacjiwprowadziła liczne kontrole mające na celu ograniczenie ryzyka, Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła niedociągnięcie dotyczące kluczowego elementu, na którym opiera się zarządzanie ciągłością działania, tj. stosowanego przez tę dyrekcję procesu analizy wpływu na działalność.

Zarządzanie ryzykiem polega na identyfikacji i uważnej ocenie potencjalnych problemów, które mogą mieć wpływ na realizację działań organizacji oraz na osiągnięcie jej celów. Solidny i dojrzały proces zarządzania ryzykiem, który jest integralną częścią procesów zarządzania, może przynieść wartość dodaną organizacji, zwiększając prawdopodobieństwo osiągnięcia przez nią jej celów, w szczególności w przypadku gdy dana organizacja przechodzi znaczące zmiany. W przypadku Dyrekcji Generalnej ds. Migracji i Spraw Wewnętrznych oraz Dyrekcji Generalnej ds. Sprawiedliwości i Konsumentów audyty wykazały, że proces zarządzania ryzykiem nie został jeszcze w pełni zintegrowany z kulturą i systemami tych dyrekcji generalnych. W odpowiedzi na stwierdzone problemy Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła obu dyrekcjom generalnym, aby poprawiły swoje wytyczne i metodologię do celów identyfikacji i oceny ryzyka oraz uwzględniły w nich analizę utraconych możliwości, wymiarów zewnętrznych oraz ryzyko przekrojowe, a także możliwość stosowania różnych metodologii identyfikacji ryzyka, które są lepiej dopasowane do indywidualnych warunków tych dyrekcji.

Komisja Europejska codziennie tworzy, dostarcza, nabywa i rozpowszechnia wartości niematerialne i prawne. Często wartości te są chronione prawami własności intelektualnej, m.in. prawami autorskimi, znakami towarowymi i patentami. Jednocześnie personel Komisji może być zmuszony do korzystania z wartości stanowiących własność intelektualną stron trzecich. Dlatego konieczne jest efektywne i skuteczne zarządzania własnością intelektualną w Komisji Europejskiej. Chociaż Komisja opracowała odpowiednie procesy zarządzania, zarządzania ryzykiem i kontroli dla realizowanych przez siebie działań związanych z własnością intelektualną, stwierdzono niedociągnięcia we wdrażaniu tych procesów na poziomie całej instytucji. Stwierdzono w szczególności niedociągnięcia w identyfikacji i klasyfikacji aktywów stanowiących własność intelektualną, a także niedociągnięcia w klauzulach dotyczących własności intelektualnej dołączonych do umów w sprawie oprogramowania komputerowego. Oprócz zaleceń przedstawionych w celu rozwiązania tych problemów Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła Dyrekcji Generalnej ds. Informatyki oraz Wspólnemu Centrum Badawczemu, aby wspólnie opracowały politykę dotyczącą oprogramowania komputerowego dla całej instytucji na potrzeby rozwijania i dystrybucji oprogramowania komputerowego stanowiącego własność Komisji.

Problemy stwierdzone we Wspólnym Centrum Badawczym są podobne do tych, które stwierdzono podczas pozostałych audytów przeprowadzonych przez Służbę Audytu Wewnętrznego w latach 2016–2018 i które zgłoszono w poprzednich latach. W związku z tym w 2018 r. Służba Audytu Wewnętrznego przesłała pismo do kierownictwa Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa, w którym przedstawiła wspólne problemy stwierdzone podczas tych audytów. W piśmie tym wskazano szereg kwestii wymagających rozważenia, aby pomóc Komisji skutecznie reagować na wyzwania związane z zasobami ludzkimi, przed jakimi stają dyrekcje generalne i służby. Kwestie te mają szczególne znaczenie w kontekście coraz większych nacisków politycznych dotyczących: (i) osiągania wyników, (ii) przekierowywania zasobów do obszarów o większym znaczeniu politycznym, (iii) zmniejszenia liczby pracowników, a także (iv) restrukturyzacji wydziałów ds. zasobów ludzkich oraz nowego modelu świadczenia usług przez wydziały ds. zasobów ludzkich jako efekt inicjatywy dotyczącej przeglądu synergii i wydajności. Główne powtarzające się problemy stwierdzone przez Służbę Audytu Wewnętrznego obejmują: (i) brak kompleksowych i spójnych wieloletnich strategii i planów w zakresie zasobów ludzkich, (ii) niedociągnięcia w zakresie oceny nakładu pracy, identyfikacji i grupowania zadań i umiejętności, które są niezbędnymi elementami, aby podejmować rzetelne decyzje dotyczące alokacji zasobów ludzkich, oraz (iii) niewystarczające dane i sprawozdania na temat zasobów ludzkich stanowiące wartość dodaną, które byłyby udostępniane na poziomie instytucji.

Jeżeli chodzi o obszar zasobów ludzkich, audyt zarządzania zasobami ludzkimi we Wspólnym Centrum Badawczym wykazał, że system zarządzania i kontroli na potrzeby rekrutacji tymczasowych pracowników naukowych: (i) jest odpowiednio zaprojektowany, (ii) zapewnia prawidłowy i zgodny z prawem sposób prowadzenia rekrutacji oraz (iii) skutecznie reaguje na bieżące potrzeby. System zarządzania i kontroli jest jednak nieskuteczny pod względem: (i) identyfikacji potrzeb kompetencyjnych personelu naukowego w dłuższej perspektywie czasowej oraz (ii) monitorowania procesu rekrutacji. Niedociągnięcia te mogą mieć wpływ na osiągnięcie ambitnych celów, jakie Wspólne Centrum Badawcze wyznaczyło w swojej strategii do 2030 r. Zarządzanie zasobami ludzkimi uznano za kwestię problematyczną również podczas audytu programu likwidacji obiektów jądrowych i gospodarowania odpadami promieniotwórczymi realizowanego przez Wspólne Centrum Badawcze. W tym przypadku istnieje rozbieżność między potrzebnymi zasobami a zasobami dostępnymi w celu wywiązania się przez Wspólne Centrum Badawcze z zobowiązań dotyczących likwidacji obiektów jądrowych (zarówno w odniesieniu do liczby pracowników, jak i konkretnych profili/wiedzy eksperckiej). Ponadto nie w pełni skuteczne są rozwiązania zapewniające ciągłość działania w przypadku nieobecności/niedoboru personelu. Tworzy to raczej wrażliwe środowisko, które jest niestabilne w dłuższej perspektywie czasowej, szczególnie biorąc pod uwagę wzrost liczby działań związanych z likwidacją obiektów jądrowych i gospodarowaniem odpadami promieniotwórczymi, a także zmianę ich charakteru.

Służba Audytu Wewnętrznego wydała również zalecenia dotyczące niedociągnięć stwierdzonych w odniesieniu do zarządzania technologiami informacyjnymi oraz bezpieczeństwa technologii informacyjnych systemu TRACES (ang. TRAde Control and Expert System) .

Audyt dotyczący zarządzania telekomunikacyjnego w ramach instrumentu „Łącząc Europę” wykazał, że od czasu uruchomienia programu telekomunikacyjnego w 2014 r. znacznie rozszerzył się zakres oferowanych w ramach tego programu usług, a także zwiększył się jego stopnień złożoności. Pierwotnie ustanowiona struktura zarządzania nie jest już dostosowana do obecnego stopnia złożoności programu ani do przyszłych zmian w ramach programu „Cyfrowa Europa”, co może mieć również wpływ na skuteczność wdrażania na poziomie programu. W związku z tym Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła Dyrekcji Generalnej ds. Sieci Komunikacyjnych, Treści i Technologii, aby we współpracy z pozostałymi dyrekcjami generalnymi, które wdrażają wspomniany program, ulepszyła obecne ramy wdrażania instrumentu „Łącząc Europę”. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła również, aby Dyrekcja Generalna ds. Sieci Komunikacyjnych, Treści i Technologii należycie monitorowała osiągane postępy oraz wyniki, ustanawiając mierzalne cele i wskaźniki.

Szczególną uwagę zwrócono w ograniczonych wnioskach na Agencję Wykonawczą ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego w odniesieniu do jednego kluczowego i dwóch bardzo ważnych zaleceń wydanych w kontekście audytu programów Erasmus+ i Kreatywna Europa – faza druga zarządzania dotacjami, przy czym skutkiem tego podejścia było wprowadzenie zastrzeżeń do rocznego sprawozdania z działalności przedmiotowej służby.

W lutym 2019 r. Służba Audytu Wewnętrznego przedstawiła każdej dyrekcji generalnej i służbie ograniczone wnioski dotyczące stanu kontroli wewnętrznej. Wnioski te stanowią wkład w roczne sprawozdania z działalności za 2018 r. sporządzane przez zainteresowane dyrekcje generalne i służby. Opierają się one na pracach audytowych przeprowadzonych w ciągu ostatnich trzech lat i obejmują wszystkie otwarte zalecenia wydane do tej pory przez Służbę Audytu Wewnętrznego i byłe jednostki audytu wewnętrznego (w zakresie, w jakim służba przejęła te zalecenia). Wniosek Służby Audytu Wewnętrznego dotyczący stanu kontroli wewnętrznych ogranicza się do systemów zarządzania i kontroli, które zostały poddane audytowi. Wniosek ten nie obejmuje systemów, które w ostatnich trzech latach nie były kontrolowane przez Służbę Audytu Wewnętrznego.

Urząd Administracji i Wypłacania Należności Indywidualnych odpowiada za zarządzanie wspólnym systemem ubezpieczenia chorobowego, ubezpieczeniem wypadkowym oraz kwestiami dotyczącymi chorób zawodowych. Audyt strategii kontroli w Urzędzie Administracji i Wypłacania Należności Indywidualnych wykazał, że urząd ten odpowiednio zaprojektował i wdrożył skuteczne i efektywne kontrole wewnętrzne na potrzeby wspólnego systemu ubezpieczenia chorobowego i ubezpieczenia wypadkowego, z wyjątkiem dwóch niedociągnięć. W związku z tym wydano zalecenia dotyczące: (i) przeglądu i dokumentacji strategii kontroli wspólnego systemu ubezpieczenia chorobowego oraz (ii) skuteczności i efektywności kontroli ex ante i ex post.

Dyrekcja Generalna ds. Polityki Sąsiedztwa i Negocjacji w sprawie Rozszerzenia zarządza procedurami przyznawania dotacji oraz udzielania zamówień w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa w trybie zarządzania bezpośredniego. Misje nadzorcze w delegaturach Unii są ważnym narzędziem zapewniającym subdelegowanemu urzędnikowi zatwierdzającemu wystarczającą pewność co do skuteczności i efektywności systemów zarządzania i kontroli działających w delegaturach Unii w kontekście wdrażania Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa. Służba Audytu Wewnętrznego zidentyfikowała jeden problem dotyczący misji nadzorczych. Zaleciła Dyrekcji Generalnej ds. Polityki Sąsiedztwa i Negocjacji w sprawie Rozszerzenia dokonanie przeglądu stosowanych przez nią procedur w celu poprawy skuteczności misji nadzorczych, w szczególności poprzez (i) wprowadzenie planowania misji nadzorczych opartego na analizie ryzyka, (ii) dokonanie przeglądu częstotliwości misji, (iii) dostosowanie długości trwania wizyt na miejscu do wymogów instrukcji dotyczących końcowej fazy misji oraz (iv) wprowadzenie procedury rozpowszechniania najlepszych praktyk wśród pozostałych delegatur Unii.

Chociaż Komisja pozostaje w pełni odpowiedzialna za zapewnienie legalności i prawidłowości wydatków i za należyte zarządzanie finansami (a także za osiągnięcie celów polityki), w coraz większym stopniu polega ona na wdrażaniu programów przez osoby trzecie. Odbywa się to głównie poprzez delegowanie wdrażania budżetu operacyjnego lub określonych zadań państwom spoza UE, organizacjom międzynarodowym lub międzynarodowym instytucjom finansowym, organom i agencjom krajowym, wspólnym przedsięwzięciom, organom spoza UE i agencjom zdecentralizowanym Unii Europejskiej. Ponadto w niektórych obszarach polityki w większym stopniu wykorzystuje się instrumenty finansowe w ramach obecnych wieloletnich ram finansowych (2014–2020). Stosowanie takich instrumentów i alternatywnych mechanizmów finansowania wiąże się ze szczególnymi wyzwaniami i ryzykiem dla Komisji, co podkreślił również Trybunał Obrachunkowy.

Aby wypełnić wszystkie swoje obowiązki, departamenty Komisji muszą nadzorować wdrażanie programów i polityki oraz w razie potrzeby zapewnić wytyczne i wsparcie. W związku z tym muszą one opracować i wdrożyć odpowiednie, skuteczne i efektywne działania w zakresie nadzoru/monitorowania/sprawozdawczości w celu dopilnowania, aby delegowane podmioty i inni partnerzy skutecznie wdrażali programy, odpowiednio chronili interesy finansowe UE, w stosownych przypadkach postępowali zgodnie z umowami o delegowaniu zadań oraz aby wszelkie potencjalne problemy były identyfikowane i rozwiązywane tak szybko, jak to możliwe.

Służba Audytu Wewnętrznego w szeregu audytów zaleciła, aby w strategiach kontroli oraz rozwiązaniach dotyczących nadzoru odpowiednich departamentów Komisji określano w wyraźniejszy sposób priorytety i potrzebę uzyskania pewności co do należytego zarządzania finansami w tych organach unijnych i pozaunijnych. Chociaż w ostatnich latach podjęto – zarówno na szczeblu służb centralnych, jak i odpowiednich departamentów Komisji – działania służące ograniczeniu ryzyka zidentyfikowanego w wyniku prac audytowych, w niektórych obszarach nadal konieczne są dalsze usprawnienia.

Służba Audytu Wewnętrznego zauważa również, że – bez uszczerbku dla wyniku trwających negocjacji w sprawie nowych ram finansowych (2021–2027) – agencjom zdecentralizowanym oraz innym organom wdrażającym nadal będą powierzane obowiązki operacyjne w niektórych obszarach. W tym kontekście departamenty Komisji powinny kontynuować swoje wysiłki w celu określenia i oceny ryzyka związanego z delegowaniem zadań osobom trzecim, a także prowadzić skuteczne i efektywne działania nadzorcze, w dalszym ciągu rozwijając odpowiednie strategie kontroli.

W przyszłości Służba Audytu Wewnętrznego będzie monitorować zmiany dotyczące nowych wieloletnich ram finansowych, które to działanie będzie stanowić element aktualizacji jej oceny ryzyka strategicznego i planu audytów, aby w odpowiednim czasie ocenić powiązane wysokie ryzyko oraz, w stosownych przypadkach, ocenić gotowość departamentów Komisji do wdrażania nowych ram, kiedy zostaną one przyjęte.

Kwestie, które zostały poruszone w powyższych objaśnieniach uzupełniających audytora wewnętrznego, są przedmiotem szczególnej uwagi ze strony Komisji. Innowacyjne instrumenty finansowe i alternatywne mechanizmy finansowania odgrywają coraz ważniejszą rolę w kontekście wykonania budżetu UE. Większe wykorzystanie instrumentów finansowych w ramach obecnych wieloletnich ram finansowych okazało się niezbędne w celu pobudzenia inwestycji prywatnych oraz maksymalizacji wpływu budżetu UE. Komisja zaproponowała, aby kontynuować ten proces w kolejnych ramach wieloletnich, i zobowiązała się do zapewnienia, aby wszelkie związane z tym ryzyko zostało odpowiednio ograniczone. Komisja zwraca również szczególną uwagę na prawidłowy nadzór nad agencjami oraz innymi organami wdrażającymi. Przykładowo w 2018 r. służby centralne i departamenty Komisji powołały grupę roboczą w celu wyjaśnienia i doprecyzowania roli departamentów nadzorujących agencje wykonawcze. W odniesieniu do agencji zdecentralizowanych nowe ramowe rozporządzenie finansowe zapewniło poprawę rozwiązań w zakresie zarządzania, a agencje zdecentralizowane wzmacniają swoje zarządzanie ryzykiem. Komisja będzie nadal, w stosownych przypadkach, podejmować działania w celu stałego monitorowania i ograniczania ryzyka związanego z delegowaniem zadań osobom trzecim, a także w celu zapobiegania takiemu ryzyku.

5.Konsultacje z zespołem Komisji ds. nieprawidłowości finansowych

W 2018 r. zespół powołany na mocy art. 143 rozporządzenia finansowego, wydający opinię, o której mowa w art. 93 rozporządzenia finansowego( ), nie zgłosił problemów systemowych.

6.Środki łagodzące dotyczące potencjalnych konfliktów interesów (standardy międzynarodowe) – Dochodzenie prowadzone przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich

Obecny dyrektor generalny Służby Audytu Wewnętrznego, audytor wewnętrzny Komisji, pan Manfred Kraff, objął stanowisko w dniu 1 marca 2017 r. Pan M. Kraff pełnił wcześniej funkcję zastępcy dyrektora generalnego i księgowego Komisji w Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu.

Zgodnie z międzynarodowymi standardami rewizji finansowej ( ), w dniu 7 marca 2017 r., po mianowaniu na stanowisko dyrektora generalnego i audytora wewnętrznego, pan M. Kraff wydał instrukcje dotyczące środków, które miały zostać wprowadzone w celu złagodzenia lub uniknięcia wszelkich potencjalnych lub domniemanych konfliktów interesów w odniesieniu do prac audytowych prowadzonych przez Służbę Audytu Wewnętrznego i dotyczących jego wcześniejszych obowiązków. Środki te przedłużono w 2018 r. (na okres od dnia 1 marca 2018 r. do dnia 1 marca 2019 r.) i w 2019 r. w drodze instrukcji dla wszystkich pracowników Służby Audytu Wewnętrznego wydanych przez pana M. Kraffa w dniach 1 marca 2018 r. i 1 marca 2019 r. Środki te, które zostały obecnie przedłużone do dnia 1 marca 2020 r., przewidują, że pan M. Kraff nie będzie uczestniczył w nadzorowaniu prac audytowych związanych z operacjami, za które był odpowiedzialny przed dołączeniem do Służby Audytu Wewnętrznego. Nadzór nad pracami audytowymi dotyczącymi takich przypadków został ostatecznie włączony do zakresu odpowiedzialności pana Jeffa Masona, byłego p.o. dyrektora generalnego Służby Audytu Wewnętrznego (wrzesień 2016 r. – luty 2017 r.), a obecnie dyrektora Służby Audytu Wewnętrznego (IAS.B, audyt w Komisji i agencjach wykonawczych I). Środki te przewidywały również, że Komitet ds. Audytu zostanie poinformowany o tych instrukcjach i o ich wdrożeniu oraz że pan J. Mason będzie zwracał się do komitetu o ocenę każdej sytuacji, która może być interpretowana jako naruszająca niezależność lub obiektywizm pana M. Kraffa. W przypadkach tego rodzaju pan M. Kraff nie będzie sprawował nadzoru nad odnośnymi pracami audytowymi.

Zastosowane środki omówiono z Komitetem ds. Audytu podczas jego posiedzenia w marcu 2018 r. Komitet uznał, że w jego ocenie środki opracowane przez Służbę Audytu Wewnętrznego stanowią odpowiednią reakcję na ryzyko konfliktu interesów zgodnie z międzynarodowymi standardami i najlepszymi praktykami. Komitet odnotował również z zadowoleniem, że środki mające na celu zapewnienie niezależności organizacyjnej zostały wdrożone w praktyce w odniesieniu do odpowiednich audytów. Komitet ds. Audytu zapoznał się również z rzeczywistym wdrożeniem tych środków w 2018 r. na posiedzeniu swojej grupy przygotowawczej w dniu 30 stycznia 2019 r. Komitet ds. Audytu odnotował również z zadowoleniem, że środki te zostały wdrożone w praktyce w odniesieniu do szeregu audytów i uznał to za dominującą praktykę w zawodzie audytora wewnętrznego.

W dniu 4 grudnia 2017 r. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przesłał pismo do Komisji Europejskiej, w którym poinformował, że po otrzymaniu skargi obywatelskiej zostanie podjęte dochodzenie w celu dokonania oceny adekwatności środków podjętych przez Komisję z myślą o zapobieganiu wszelkim faktycznym (lub domniemanym) konfliktom interesów związanym z powołaniem nowego dyrektora generalnego Służby Audytu Wewnętrznego. Służba Audytu Wewnętrznego i centralne służby Komisji odniosły się do różnych kwestii podniesionych przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich i przedstawiły mu wszystkie właściwe dokumenty uzupełniające wraz z informacjami, o które się zwrócił. Służba Audytu Wewnętrznego zauważa, że w dniu 17 grudnia 2018 r. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich w piśmie przesłanym do Komisji wskazał, że ocenił środki podjęte przez Komisję w celu uniknięcia wszelkich faktycznych lub potencjalnych konfliktów interesów jako „w dużej mierze uspokajające”. W swoim piśmie Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się jednak o dodatkowe informacje na temat jednej szczegółowej kwestii dotyczącej struktury raportowania w przypadku ocen za 2017 r. Komisja przesłała przedmiotowe informacje do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w kwietniu 2019 r.

W dniach 27 września 2018 r. i 7 stycznia 2019 r. podczas przesłuchań w ramach procedury udzielania absolutorium za rok sprawozdawczy 2017 pan M. Kraff przedstawił Komisji Kontroli Budżetowej Parlamentu Europejskiego wprowadzone środki. Informacje na temat tych środków podano do wiadomości publicznej w rocznych sprawozdaniach z działalności Służby Audytu Wewnętrznego za lata 2017 i 2018 (wydanych w marcu 2018 r. i w marcu 2019 r.) oraz w rocznym sprawozdaniu Komisji z audytów wewnętrznych (wcześniejsze sprawozdanie na podstawie art. 99 ust. 5 rozporządzenia finansowego, wydane we wrześniu 2018 r.).

7.Dalsze monitorowanie i działania następcze po zaleceniach z audytu

Realizacja planów działania przygotowanych w odpowiedzi na audyty przeprowadzone przez Służbę Audytu Wewnętrznego w tym roku i w przeszłości przyczynia się do stałego ulepszania ram kontroli wewnętrznej Komisji. W dokumencie roboczym służb Komisji dołączonym do niniejszego sprawozdania podsumowano działania następcze, które są obecnie realizowane przez departamenty Komisji. Służba Audytu Wewnętrznego wykona zadania następcze dotyczące sprawdzenia wykonania planów działania. Zadania te zostaną przeanalizowane przez Komitet ds. Audytu, który przekaże stosowne informacje kolegium.