Biorąc pod uwagę wysoce wrażliwy charakter wymienianych informacji, kluczowe jest, aby wdrożenie podejścia opartego na zestawie narzędzi do cyfryzacji wymiaru sprawiedliwości, w tym przez niniejszy wniosek, nastąpiło w sposób, który gwarantuje spełnienie wysokich norm cyberbezpieczeństwa. Jest to zgodne z podejściem określonym w unijnej strategii cyberbezpieczeństwa i wniosku Komisji dotyczącym dyrektywy w sprawie środków na rzecz wspólnego wysokiego poziomu cyberbezpieczeństwa w całej Unii (NIS 2) mającym na celu dalszą poprawę zdolności w zakresie cyberbezpieczeństwa podmiotów publicznych i prywatnych, właściwych organów oraz całej Unii w dziedzinie cyberbezpieczeństwa i ochrony infrastruktury krytycznej. Sądownictwo w państwach członkowskich nie jest objęte zakresem wniosku NIS 2, istotne jednak jest, aby państwa członkowskie wdrożyły krajowe środki zapewniające porównywalny poziom cyberbezpieczeństwa.

Z uwagi na fakt, że celem niniejszego wniosku jest zapewnienie dostosowania decyzji ramowych i dyrektyw w dziedzinie spraw cywilnych i karnych do przepisów wniosku dotyczącego rozporządzenia oraz zmiana sprzecznych przepisów prawnych, dyrektywa będąca przedmiotem wniosku zawiera spójne odniesienia do wniosku dotyczącego rozporządzenia w odniesieniu do wszystkich zasad horyzontalnych dotyczących komunikacji.

W tym kontekście Komisja zaproponowała przyjęcie zharmonizowanego zestawu zasad dotyczących cyfryzacji, aby poprawić dostęp do wymiaru sprawiedliwości oraz skuteczność i odporność przepływu informacji stanowiącego nieodłączną część współpracy między organami sądowymi i innymi właściwymi organami prowadzonej w ramach unijnych postępowań w sprawach transgranicznych [odniesienie do rozporządzenia w sprawie cyfryzacji]. Proponowane rozporządzenie stanowi, że – z zastrzeżeniem uzasadnionych wyjątków – pisemna komunikacja między właściwymi organami uczestniczącymi we współpracy sądowej w sprawach cywilnych, handlowych i karnych powinna odbywać się przy użyciu kanału komunikacji cyfrowej. Aby zapewnić jednolitą komunikację w ramach wszystkich unijnych instrumentów prawnych w obszarze spraw cywilnych, handlowych i karnych, pewne przepisy, które już teraz regulują komunikację, wymagają dostosowania, by były zgodne z celem polegającym zagwarantowaniu wymiany informacji w sposób „domyślnie cyfrowy”. Zmiany te mają na celu zapewnienie pewności prawa w sytuacjach, gdy obowiązujące przepisy mogą regulować komunikację w inny sposób, niż określono w proponowanym rozporządzeniu. Z uwagi na fakt, że pewna liczba aktów prawnych, których ta zmiana dotyczy, to decyzje ramowe i dyrektywy, należy zmienić je dyrektywą, która określa również aspekty transpozycji.

Co więcej, pandemia COVID-19 pokazała, że zdarzenia siły wyższej mogą poważnie zaburzyć normalne funkcjonowanie systemów wymiaru sprawiedliwości w państwach członkowskich. W trakcie kryzysu w wielu wypadkach sądy krajowe nie są w stanie normalnie funkcjonować z powodu rozprzestrzeniania się wirusa. Państwa członkowskie były zmuszone do podjęcia licznych działań, począwszy od wprowadzania całkowitego lockdownu do zajmowania się jedynie sprawami priorytetowymi. Jednocześnie działania, które można prowadzić w sposób cyfrowy (np. wymiana e-maili, wideokonferencje itp.), mogły być kontynuowane w sposób niezakłócony. Wiele wykorzystanych rozwiązań technicznych zastosowano jednak w sposób doraźny i niekoniecznie całkowicie spełniały one normy bezpieczeństwa i normy w zakresie praw podstawowych. Pandemia COVID-19 wywarła podobny wpływ na współpracę sądową w unijnych sprawach transgranicznych, co podkreśliło potrzebę zapewnienia odporności komunikacji.

Ponieważ w niniejszym wniosku ustanawia się przepisy dostosowawcze w celu zapewnienia spójności ze zbiorem przepisów zawartych we wniosku dotyczącym rozporządzenia w sprawie cyfryzacji współpracy sądowej i dostępu do wymiaru sprawiedliwości w sprawach cywilnych, handlowych i karnych, skutki oceniono w ramach oceny skutków przedstawionej w dokumencie roboczym służb Komisji towarzyszącym temu wnioskowi.

Ustalenia konsultacji wykazują poparcie dla założeń wniosku. Mając do wyboru obowiązkowe korzystanie z kanału cyfrowego do komunikacji we współpracy sądowej lub korzystanie z niego na zasadzie dobrowolności, zainteresowane strony opowiedziały się za pierwszą opcją. Wyraziły one również poparcie dla umożliwienia stronom transgranicznych postępowań uczestnictwa w ustnych przesłuchaniach przy zastosowaniu wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji.

Poprzez publikację wstępnej oceny skutków i rozpoczęcie konsultacji publicznych Komisja zwróciła się do szerokiego grona zainteresowanych stron, w tym do organów krajowych państw członkowskich, organizacji pozarządowych, samorządów zawodowych, organizacji biznesowych oraz osób fizycznych.

Zaproponowane działania nie będą stanowić dla państw członkowskich obciążenia większego, niż jest to konieczne do osiągnięcia celu polegającego na zapewnieniu możliwości komunikacji cyfrowej we współpracy sądowej w sprawach cywilnych, handlowych i karnych. Należy zmienić przepisy regulujące komunikację, aby uwzględnić kanał komunikacji cyfrowej. Z uwagi na fakt, że przepisy te określono w aktach prawnych Unii, jedynym odpowiednim sposobem ich zmiany jest zmiana innym aktem Unii.

Dalsze korzyści wynikają z rozwoju cyfryzacji unijnej współpracy sądowej i zaangażowania wszystkich państw członkowskich, ponieważ poprawi to obecną sytuację, w której jedynie pewne grupy państw członkowskich podjęły działania, co poskutkowało ograniczoną i niejednolitą reakcją na zidentyfikowane problemy.

Rada ds. Kontroli Regulacyjnej omówiła projekt oceny skutków w dniu 22 września 2021 r. i wydała na jego temat pozytywną opinię w dniu 27 września 2021 r. Rada ds. Kontroli Regulacyjnej przedstawiła następujące zalecenia: 1) Należy rozszerzyć analizę problemu, aby zwrócić uwagę na główne problemy, których rozwiązanie ma na celu niniejszy wniosek. Analizę tę należy poprzeć dowodami związanymi z dobrowolnym uczestnictwem w cyfryzacji, nieuznawaniem dokumentów, podpisów lub pieczęci elektronicznych oraz interoperacyjności. 2) W sprawozdaniu należy wyjaśnić, w jaki sposób niniejszy wniosek pomoże w zapewnieniu spójności z innymi instrumentami na szczeblu unijnym opracowanymi w celu zwiększenia skali cyfryzacji, które mogłyby być zastosowane w transgranicznej współpracy sądowej. W sprawozdaniu należy również zawrzeć wyjaśnienia dotyczące powodu, dla którego państwa członkowskie nie wykorzystują w pełni dostępnych obecnie możliwości w zakresie cyfryzacji. 3) Ocenę skutków należy doprecyzować poprzez jasne wskazanie oddziaływań, w szczególności kosztów inwestycyjnych oraz zainteresowanych stron, których one dotyczą. Należy w niej uznać kwestie niepewne w przyjętych założeniach oraz konsekwencje, jakie mogą one mieć w przypadku ocenianych skutków. 4) W sprawozdaniu należy ocenić skutki potencjalnego zwiększenia liczby spraw transgranicznych. Należy omówić w nim, czy istnieje ryzyko, że lepszy dostęp do wymiaru sprawiedliwości oraz skuteczniejsza transgraniczna współpraca sądowa mogłyby prowadzić do opóźnień w rozpatrywaniu spraw z powodu większego nakładu pracy sędziów i czasu, jaki zajmuje przeprowadzenie postępowań sądowych. 5) W sprawozdaniu należy wyjaśnić przedmiotowe kwestie związane z ochroną danych oraz uznać, że przejście z formatu papierowego do cyfrowego pociąga za sobą innego rodzaje ryzyka. W sprawozdaniu należy odnieść się do potencjalnie wrażliwych kwestii związanych z faktem, że posiadanie większej ilości danych w formacie cyfrowym może nie tylko ułatwić ich transmisję, lecz również stworzyć problemy związane z ochroną i bezpieczeństwem danych. Należy wziąć pod uwagę obawy dotyczące ochrony danych wyrażone przez zainteresowane strony. Rada ds. Kontroli Regulacyjnej przesłała również dodatkowe zalecenia wraz z listą kontrolną dotyczącą jakości. W ramach odpowiedzi na zalecenia Rady ds. Kontroli Regulacyjnej do oceny skutków wprowadzono następujące zmiany: 1) Definicję problemu przeformułowano w taki sposób, aby odzwierciedlała ona faktyczne problemy przeanalizowane w sekcji 2. 2) Przedstawiono wyjaśnienia dotyczące spójności z innymi inicjatywami, takimi jak e-CODEX oraz e-IDAS, jak również powiązania z europejskim portalem „e-Sprawiedliwość”. 3) Zmieniono strukturę sekcji 6 dotyczącej oddziaływań na warianty podstawowe i strategiczne, wskazując przy każdej z opcji główne skutki (tj. skutki gospodarcze, społeczne, wpływ na prawa podstawowe). W sekcji tej odniesiono się również do tego, jaki wpływ wniosek będzie miał na główne zainteresowane strony. 4) W sekcji 6 dotyczącej oddziaływań przedstawiono wyjaśnienia dotyczące potencjalnego ryzyka zwiększenia liczby spraw transgranicznych oraz zdolności sądownictwa do przetworzenia tej zwiększonej liczby spraw. 5) Do sekcji 6 dodano wyjaśnienia dotyczące ochrony danych. Ponadto ocenę skutków uzupełniono o dostępne dane z badania uzupełniającego oraz załącznika 7 do sprawozdania. Do sprawozdania dodano analizę ekonomiczną oraz koszty, które poniosą państwa członkowskie. W odpowiednich sekcjach sprawozdania przedstawiono opinie zainteresowanych stron, z którymi przeprowadzono konsultacje. Odniesiono się do zaleceń technicznych, takich jak włączenie wyników konsultacji publicznych do załącznika 2, ponumerowanie stron załączników czy usunięcie załącznika dotyczącego tabeli oceny zgodności z zasadą pomocniczości.

W ocenie skutków wskazano jeden wariant strategiczny o charakterze nieustawodawczym oraz jeden wariant o charakterze ustawodawczym z trzema podwariantami strategicznymi. Istniały dodatkowe warianty, które odrzucono na wczesnym etapie prac. Odrzucono pomysł przeprowadzenia kampanii promocyjnej dotyczącej wykorzystania narzędzi cyfrowych i systemu e-CODEX do celów komunikacji w transgranicznych postępowaniach sądowych, ponieważ uznano, że taka kampania nie stanowiłaby rzeczywistej alternatywy dla działań regulacyjnych i w żadnym wypadku nie mogłaby zostać przeprowadzona w ramach scenariusza podstawowego. Wariantu dotyczącego elektronicznej wymiany informacji i danych przy pomocy scentralizowanego systemu unijnego nie uznano za stosowny, ponieważ jego uzasadnienie było trudne z perspektywy proporcjonalności i pomocniczości. Ponadto wszystkie informacje, dane i dokumenty byłyby przechowywane w infrastrukturze Komisji lub infrastrukturze podmiotu zarządzającego systemem (np. eu-LISA), a te nie byłyby stroną w transgranicznych wymianach danych. Scentralizowany system stanowiłby również pojedynczy punkt awarii, ponieważ wszystkie dane byłyby przechowywane w jednym miejscu w przeciwieństwie do systemu zdecentralizowanego, w którym dane przechowywane są oddzielnie przez każde państwo członkowskie.

Scenariusz podstawowy, w porównaniu z którym oceniono dwa główne warianty, nie przewidywał podjęcia żadnego działania w kierunku rozwoju cyfryzacji transgranicznej współpracy sądowej ani wykorzystania narzędzi cyfrowych w celu poprawy dostępu do wymiaru sprawiedliwości. Zastosowanie komunikacji elektronicznej między organami pozostałoby więc dobrowolne. Wykorzystanie podpisów lub pieczęci elektronicznych oraz obowiązki w zakresie ochrony danych pozostałyby rozdrobnione. W związku z tym dwa warianty rozpatrywane w świetle wskazanych celów wniosku oznaczały przyjęcie zalecenia Komisji (wariant o charakterze nieustawodawczym) lub przyjęcie aktu prawnego, tj. rozporządzenia (wariant o charakterze ustawodawczym). Wariant o charakterze ustawodawczym wymagałby pakietu obejmującego rozporządzenie zawierające przepisy horyzontalne i wprowadzające zmiany w istniejących rozporządzeniach w celu zapewnienia zgodności oraz dyrektywę wprowadzającą zmiany w obowiązujących dyrektywach i decyzjach ramowych.

Wariant o charakterze nieustawodawczym wiązałby się z działaniami mającymi na celu zachęcenie państw członkowskich do korzystania z systemu e-CODEX do celów cyfrowej komunikacji transgranicznej i cyfrowego dostępu do wymiaru sprawiedliwości. Zalecenie Komisji mogłoby zachęcić państwa członkowskie do przyjęcia zharmonizowanego podejścia do korzystania z komunikacji elektronicznej, w tym wideokonferencji, dokumentów elektronicznych oraz podpisów i pieczęci elektronicznych. Biorąc pod uwagę dobrowolny charakter tego podejścia, państwa członkowskie miałyby swobodę opracowania własnych narzędzi cyfrowych. Takie działanie byłoby możliwe do wykonania z punktu widzenia technicznego i operacyjnego. Opłacalność zależałaby od podejścia poszczególnych państw członkowskich do cyfryzacji oraz od ich potrzeb i zasobów. W zakresie, w jakim wariant ten spełniałby cele wniosku, zalecenie nie gwarantowałoby jednak fatycznego wdrożenia narzędzi cyfrowych dla celów komunikacji, interoperacyjności kanału cyfrowego, akceptowania dokumentów elektronicznych lub wspólnych norm regulujących korzystanie z usług zaufania i ich uznawanie.

W ramach wariantu o charakterze ustawodawczym zostałyby przyjęte środki ustawodawcze (rozporządzenie i dyrektywa). Rozporządzenie będzie zawierać zasady ustanawiające bezpieczny kanał elektroniczny oparty na systemie e‑CODEX (wskazany jako najodpowiedniejsze rozwiązanie techniczne w ocenie skutków dotyczącej wniosku Komisji dotyczącego rozporządzenia w sprawie e‑CODEX). Kanał ten, będący zdecentralizowanym systemem informatycznym, będzie wykorzystywany do komunikacji oraz wymiany informacji, danych i dokumentów między sądami i właściwymi organami oraz w stosownych przypadkach do takiej wymiany z agencjami WSiSW i innymi organami unijnymi. Wprowadzone zostaną zasady w celu wspierania komunikacji między osobami fizycznymi i prawnymi oraz sądami i właściwymi organami państw członkowskich, w tym zasady dotyczące korzystania z wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji. Określone zostaną obowiązki administratorów danych i podmiotów przetwarzających dane. Wariant ten jest oparty na założeniu, że systemy informatyczne przeznaczone do wymiany europejskich nakazów dochodzeniowych oraz doręczania dokumentów/przeprowadzania dowodu, jako systemy opracowane przez Komisję, obejmą całą transgraniczną komunikację sądową uregulowaną unijnymi instrumentami dotyczącymi współpracy sądowej. Państwa członkowskie będą mogły przyłączyć swoje krajowe systemy informatyczne do zdecentralizowanej sieci lub korzystać z oprogramowania opracowanego przez Komisję i udostępnionego bezpłatnie. Pozwoli to na bezpośrednią komunikację między sądami lub właściwymi organami biorącymi udział w dochodzeniach na podstawie unijnych instrumentów dotyczących transgranicznej współpracy sądowej w sprawach cywilnych, handlowych lub karnych. W ramach wariantu o charakterze ustawodawczym wzięto pod uwagę trzy podwarianty, a mianowicie: a) obowiązkowe lub dobrowolne wykorzystanie kanału cyfrowego, b) obowiązkowe lub dobrowolne akceptowanie komunikacji elektronicznej w przypadku osób fizycznych lub prawnych oraz c) regulacyjne lub nieregulacyjne podejście do korzystania z usług zaufania i ich uznawania. Dyrektywa zmieni obowiązujące decyzje ramowe i dyrektywy w celu dostosowania ich do przepisów rozporządzenia.

Po porównaniu wariantów strategicznych i podwariantów oraz poddaniu ich ocenie w odniesieniu do celów wniosku wybrano wariant o charakterze ustawodawczym. Wariant ten przewiduje obowiązkowe wykorzystanie komunikacji cyfrowej (z zastrzeżeniem uzasadnionych wyjątków) dla celów komunikacji między sądami i właściwymi organami (oraz między nimi i unijnymi agencjami i organami WSiSW). Będzie się on również wiązał z nałożeniem na sądy i właściwe organy obowiązku akceptacji komunikacji elektronicznej ze strony osób fizycznych i prawnych, a także zapewni podstawę prawną dla korzystania z wideokonferencji lub innej technologii komunikacji na odległość w przesłuchaniach ustnych w sprawach transgranicznych oraz dla korzystania z usług zaufania i ich uznawania.