Projekt DECYZJI SEKRETARZY GENERALNYCH PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY, KOMISJI, SEKRETARZA TRYBUNAŁU SPRAWIEDLIWOŚCI, SEKRETARZY GENERALNYCH TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO, EUROPEJSKIEGO KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO, KOMITETU REGIONÓW I PRZEDSTAWICIELA EUROPEJSKIEGO RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH w sprawie organizacji i działania Europejskiej Szkoły Administracji

(przedstawiony przez Komisję)

MEMORANDUM WYJAŚNIAJĄCE

Ustanowienie Europejskiej Szkoły Administracji, zwanej dalej Szkołą, wpisuje się w szeroki kontekst reformy europejskiej służby publicznej. Reforma ta polega, między innymi, na wspieraniu rozwoju zasobów ludzkich za pomocą dokształcania. Opiera się ona także na głębokich zmianach w kulturze administracji, w szczególności na zmianach w kulturze zarządzania. Ponadto, w ramach reformy statutu i określonego w nim systemu karier zawodowych, przewiduje się wprowadzenie nowego systemu umożliwiającego pracownikom zmianę grupy funkcyjnej, systemu zawierającego obowiązkowy element dokształcania. Z uwagi na to zaproponowano, by przyczyniła się do tego również szkoła międzyinstytucjonalna.

Tak więc, Sekretarze generalni instytucji wspólnotowych (w skład których wchodzą, na cele niniejszego dokumentu, Komitet Ekonomiczno-Społeczny, Komitet Regionów i Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich) uzgodnili, że przeanalizują ten pomysł, przyjmując, że szkolenie personelu instytucji europejskich będzie mogło, przynajmniej częściowo, opierać się na bazie międzyinstytucjonalnej. Od samego początku Szkołę kojarzono więc z łączeniem, przynajmniej częściowym, wysiłków podejmowanych w celu rozwoju zawodowego wszystkich urzędników i innych pracowników, w tym zatrudnionych również w innych jednostkach i agencjach. Z kilkoma wyjątkami, działalność ta jest organizowana i finansowana niezależnie przez każdą z instytucji i organów.

Po dokonaniu oceny wstępnej, podsumowującej pierwszy etap rozważań, Sekretarze generalni powołali międzyinstytucjonalną grupę roboczą. Zadaniem tej grupy była analiza oczekiwanych skutków związanych z ustanowieniem tej Szkoły, w szczególności ewentualnych efektów synergii. Raport grupy roboczej oraz związane z nim projekty decyzji zostały zatwierdzone przez Sekretarzy generalnych 28 października 2003 r. Ocena ta wykazała, że ustanowienie międzyinstytucjonalnej szkoły przyczyni się niewątpliwie - poza opisanymi poniżej skutkami ekonomicznymi dotyczącymi skuteczności i wydajności w dziedzinie szkoleń - do ożywienia wspólnych wartości i do rozwoju ducha europejskiego.

Podsumowując, Europejska Szkoła Administracji, w ogólnych ramach polityki kadrowej opierającej się na statucie urzędników i innych pracowników Wspólnot Europejskich jako wspólnej podstawie dla wszystkich instytucji wspólnotowych, będzie miała następujące zadania do spełnienia:

- zadanie wspierania mające na celu poprawę działania administracji wspólnotowej, w szczególności za pomocą szkoleń w dziedzinie zarządzania, ułatwiających rozwój nowej kultury administracji;

- zadanie mające na celu socjalizację nowych pracowników w duchu wspólnotowym, niezależnie od danej instytucji, w szczególności za pomocą wspólnej bazy kursów wspierających integrację zawodową. Znajdzie to swój wyraz w zastosowaniu nowej polityki integracji zawodowej w instytucjach, z tym, że polityka ta nie ma na celu zastępowania szczególnego trybu rozpoczynania pracy, właściwego dla każdej instytucji;

- zadanie w ramach poszczególnych karier zawodowych oraz, w szczególności, rolę w podnoszeniu poziomu kompetencji zawodowych w postaci obowiązkowych działań szkoleniowych mających na celu stworzenie systemu ,certyfikacji" dla nowego trybu umożliwiającego pracownikom zmianę grupy funkcyjnej z grupy asystentów na grupę administratorów.

Szereg wymienionych poniżej kryteriów odzwierciedla, z jednej strony, charakter polityczny i wspólnotowy oraz, z drugiej strony, ekonomiczny takiego porozumienia. Spełnienie tych kryteriów stanowi wartość wyższą w stosunku do sytuacji obecnej, w której kształcenie organizowane jest, z kilkoma wyjątkami, przez każdą z instytucji z osobna. Są to następujące kryteria:

- przede wszystkim rozpowszechnianie wspólnych wartości i stworzenie poczucia szczególnej więzi w ramach administracji publicznej instytucji Unii, a w dalszej kolejności

- zapewnienie jak najbardziej spójnego stosowania statutu przez poszczególne instytucje w kwestii dokształcania oraz związanej z nim kariery zawodowej;

- ustalenie szeregu dziedzin o identycznych potrzebach w kwestii wiedzy i umiejętności, w obrębie których możliwe byłoby organizowanie wspólnych kursów szkoleniowych;

- ułatwione osiąganie masy krytycznej zapotrzebowania, będące obecnie czynnikiem słabości małych instytucji;

- poszerzenie oferty (na przykład więcej specjalizacji i możliwości do wyboru, więcej terminów...);

- oraz przede wszystkim realizacja korzyści skali w związku ze wspólną organizacją, zwłaszcza pod kątem kwestii administracyjnych i optymalizacji liczby uczestników poszczególnych kursów.

Spełnienie wyżej wymienionych kryteriów uzasadnia, jak wykazał to raport grupy międzyinstytucjonalnej, łączenie działań szkoleniowych wyszczególnionych w niniejszej decyzji, przedstawiając w sposób jasny wynikające stąd efekty synergii.

Oczywiste jest, że istnieją inne dziedziny szkoleń mogące stać się przedmiotem działań międzyinstytucjonalnych przy zastosowaniu wyżej wymienionych kryteriów. Tak więc, niniejsza decyzja umożliwia podejście rozwojowe, które wszelkie późniejsze decyzje rozszerzające pozostawia kwestią otwartą. Niniejsza decyzja ustala jedynie w sposób konkretny i od początku działalności Szkoły, że zakres jej działalności stanowić będą szkolenia w dziedzinie zarządzania, kursy wspierające integrację zawodową oraz szkolenia mające na celu certyfikację. Od stycznia 2005 r. Szkoła rozpocznie więc organizowanie, na rzecz wszystkich instytucji będących sygnatariuszami niniejszej decyzji, kursów wspierających integrację zawodową, a później kursów zarządzania. Następnie, w roku 2005, organizowane będą kursy przygotowawcze do certyfikacji mające na celu umożliwienie pracownikom zmiany grupy funkcyjnej na grupę administratorów.

Wychodząc z tego samego założenia, niniejsza decyzja przewiduje, w pierwszych latach istnienia Szkoły, jej przyłączenie administracyjne do istniejącej już jednostki międzyinstytucjonalnej, a mianowicie EPSO (European Personel Selection Office). Przyłączenie to powinno umożliwić, opierając się na ograniczonym zatrudnieniu i niewielkim budżecie operacyjnym, realizację niektórych efektów synergii, w szczególności w kwestii administracji (zarządzania zasobami) i zarządzania (Zarząd, Dyrektor), zgodnie z wyżej wymienionym raportem. Najdalej po trzech latach doświadczeń i na podstawie wyczerpującej oceny dokonań Szkoły, kwestia tego przyłączenia zostanie ponownie rozważona.

Projekt DECYZJI SEKRETARZY GENERALNYCH PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY, KOMISJI, SEKRETARZA TRYBUNAŁU SPRAWIEDLIWOŚCI, SEKRETARZY GENERALNYCH TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO, EUROPEJSKIEGO KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO, KOMITETU REGIONÓW I PRZEDSTAWICIELA EUROPEJSKIEGO RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH w sprawie organizacji i działania Europejskiej Szkoły Administracji

Sekretarze generalni

Parlamentu Europejskiego,

Rady,

Komisji,

Sekretarz Trybunału Sprawiedliwości,

Sekretarze generalni Trybunału Obrachunkowego,

Komitetu Ekonomiczno-Społecznego,

Komitetu Regionów

i przedstawiciel Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich,

uwzględniając statut urzędnika Wspólnot Europejskich oraz system obowiązujący innych pracowników Wspólnot, ustalone w rozporządzeniu Rady (EWG, EURATOM, EWWiS) nr 259/68 [1],

[1] Dz.U. L 56 z 4.3.1968 r., str. 1.

uwzględniając decyzję Parlamentu Europejskiego, Rady, Komisji, Trybunału sprawiedliwości, Trybunału Obrachunkowego, Komitetu Ekonomiczno-Społecznego, Komitetu Regionów i Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z [...] r. ustanawiającą Europejską Szkołę Administracji [2], w szczególności jej art. 5,

[2] Por. strona [ ] obecnego Dziennika Urzędowego.

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Współpraca międzyinstytucjonalna w dziedzinie szkoleń powinna zostać wzmocniona, zwłaszcza w celu przekazywania wartości wspólnych instytucjom wspólnotowym. Taka współpraca przedstawia niebagatelną wartość dodaną, w szczególności w kwestii dostępu do szkoleń, poszerzenia oferty i obniżenia kosztów jednostkowych.

(2) Zgodnie z zasadą dobrego zarządzania, w celu ustanowienia Europejskiej Szkoły Administracji, zwanej dalej ,Szkołą", należy przyjąć podejście stopniowe.

(3) Decyzja ustanawiająca Szkołę pozostawia w gestii Sekretarzy generalnych, Sekretarza Trybunału Sprawiedliwości i przedstawiciela Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich ustalenie dziedzin szkoleń, jakie należy jej powierzyć.

(4) Gdy jedna z instytucji będących sygnatariuszami decyzji wdraża politykę personalną wymagającą szkolenia w jakiejś dziedzinie, a zorganizowanie tego szkolenia powierzane jest Szkole, należy, dla ułatwienia tej polityki, zapewnić pracownikom tej instytucji minimalne możliwości uczestniczenia w kursach organizowanych przez Szkołę, zwłaszcza w przypadkach, gdy takie szkolenie jest obowiązkowe albo stanowi warunek pełnienia niektórych funkcji, w szczególności funkcji zarządzania.

(5) Szkoła, tak jak każda inna jednostka szkoleniowa, powinna korzystać ze współpracy na poziomie europejskim w postaci sieci.

(6) Należy uściślić szczegółowe warunki przyłączenia Szkoły pod względem administracyjnym do Urzędu Doboru Kadr Wspólnot Europejskich, zgodnie z art. 4 decyzji ustanawiającej Szkołę,

PRZYJMUJĄ NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Zadania Europejskiej Szkoły Administracji

1. Europejska Szkoła Administracji, zwana dalej ,Szkołą", projektuje, organizuje i ocenia, na rzecz instytucji będących sygnatariuszami decyzji ustanawiającej Szkołę, zwanych dalej ,instytucjami", następujące działania szkoleniowe:

a) kursy zarządzania dla urzędników i pracowników, którzy zostali powołani lub którzy mogą zostać powołani do pełnienia funkcji kierowniczych;

b) kursy wspierające integrację zawodową dla nowych członków personelu;

c) [z zastrzeżeniem przyjęcia odpowiednich przepisów, szkolenie obowiązkowe określone w ramach zmian grup funkcyjnych] [3].

[3] tekst do ostatecznego ustalenia zgodnie z decyzją w sprawie nowego statutu.

2. Jeżeli chodzi o kursy zarządzania i o kursy wspierające integrację zawodową określone w ust. 1 lit. a) i b), każda instytucja może zorganizować, z uwzględnieniem swoich specyficznych potrzeb, kursy dodatkowe poza kursami organizowanymi przez Szkołę. Szkoła odpowiada tylko i wyłącznie za organizowanie szkoleń określonych w ust. 1 lit. c).

Artykuł 2

Obowiązki instytucji

1. Organ każdej instytucji upoważniony do mianowania udostępnia szkole wystarczającą liczbę urzędników-wykładowców, na szczegółowych warunkach przyjętych przez zarząd zgodnie z art. 7 lit. g).

2. Na wniosek Szkoły i w miarę swoich możliwości instytucje udostępniają jej sale wykładowe, zgodnie z warunkami szczegółowymi przyjętymi przez zarząd.

Artykuł 3

Inne usługi

1. Na podstawie pisemnej umowy zawartej między dyrektorem Szkoły a jakimkolwiek wspólnotowym organem, urzędem lub agencją na ich wniosek, Szkoła może przyjmować uczestników z tych jednostek na organizowane przez siebie kursy na rzecz instytucji, w miarę dostępnych wolnych miejsc.

2. W szczególnych przypadkach szkoleń określonych w art. 1 ust. 1 lit. c, pewna liczba miejsc rocznie zarezerwowana będzie dla wspólnotowych organów, urzędów i agencji, z uwzględnieniem przekazanego zapotrzebowania, w celu zapewnienia równego traktowania urzędników tam zatrudnionych w związku z przepisami art. 45 a Statutu. Liczba miejsc oraz udział w kosztach będą ustalane corocznie przez zarząd.

3. Na mocy pisemnej umowy Szkoła może włączyć do swojego programu szkoleń kursy organizowane na wniosek wspólnotowego organu, urzędu lub agencji, pod warunkiem, że działalność ta nie będzie utrudniała kursów prowadzonych na rzecz instytucji. Każda umowa tego rodzaju powinna zawierać szczegółowe warunki finansowe związane z usługami świadczonymi przez Szkołę i musi, przed wejściem w życie, uzyskać zatwierdzenie zarządu.

4. W razie potrzeby, na wniosek instytucji albo jakiegokolwiek wspólnotowego organu, urzędu lub agencji, Szkoła może udzielić wsparcia w doradztwie szkoleniowym lub w postaci innych działań powiązanych z jej dziedziną kompetencji, na mocy umowy z dyrektorem Szkoły i po ustaleniu szczegółowych warunków finansowych dla tego świadczenia.

Artykuł 4

Roszczenia i zażalenia

1. Dyrektor Szkoły sprawuje władzę przypadającą na mocy prawa organowi upoważnionemu do mianowania na mocy art. 90 statutu, w kwestii wszelkich zażaleń i roszczeń związanych z zadaniami Szkoły.

2. W przypadku takich roszczeń dyrektor Szkoły konsultuje się z prezesem zarządu jeżeli ma zamiar potwierdzić swą decyzję wstępną.

3 Szkoła odpowiada na zażalenia Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczące wszelkich kwestii należących do jej kompetencji z tytułu niniejszej decyzji.

Artykuł 5

Organizacja działalności

1. Ogólnie rzecz biorąc, kursy organizowane przez Szkołę odbywają się zarówno w Brukseli, jak i w Luksemburgu. Mogą być rozważane inne miejsca prowadzenia kursów, jednak z zachowaniem zasady zdrowego rozsądku w zarządzaniu.

2. Zarząd czuwa nad zrównoważonym dostępem do kursów wśród pracowników instytucji. Dba w szczególności o to, by Szkoła zapewniała wystarczającą liczbę miejsc pracownikom instytucji, w której dane szkolenie, organizowane przez Szkołę, jest obowiązkowe lub stanowi warunek pełnienia niektórych funkcji, zwłaszcza funkcji zarządzania. W ramach ustalania rocznego programu pracy, zainteresowana instytucja przekazuje swoje potrzeby w wyżej wymienionych dziedzinach. Podczas ustalania programu pracy, organizowaniu takich kursów nadawany jest właściwy priorytet.

3. By instytucja będąca sygnatariuszem decyzji mogła sprostać sytuacjom szczególnym i przejściowym, ma możliwość zwrócenia się do Szkoły o przyjęcie liczby uczestników przekraczającej podaną w jej imieniu liczbę pracowników, w zamian za przekazanie Szkole odpowiednich środków budżetowych. W takim przypadku stosuje się art. 3 ust. 2.

4. Szkoła może podjąć współpracę z innymi szkołami administracji, instytutami bądź uniwersytetami specjalizującymi się w tej samej dziedzinie. Współpraca ta może obejmować wzajemne praktyki wymiany.

Artykuł 6

Zarząd

W okresie przyłączenia Szkoły do Urzędu Doboru Kadr Wspólnot Europejskich, zwanego dalej ,Urzędem", funkcję zarządu Szkoły pełni zarząd Urzędu, zgodnie z zasadami ustalonymi w art. 5 decyzji 2002/621/WE [4].

[4] Dz.U. L 197 z 26.7.2002 r., str. 56.

Artykuł 7

Zadania zarządu

We wspólnym interesie instytucji, zarząd wywiązuje się z następujących zadań:

a) zatwierdza zasady działania Szkoły kwalifikowaną większością głosów;

b) zatwierdza strukturę organizacyjną Szkoły zwykłą większością głosów na podstawie propozycji dyrektora Szkoły;

c) w ramach procedury budżetowej i orzekając zwykłą większością głosów, na podstawie projektu wykonanego przez dyrektora Szkoły, sporządza preliminarz dochodów i wydatków Szkoły, który przekazuje Komisji w celu sporządzenia preliminarza dochodów i wydatków Komisji; równocześnie proponuje Komisji zmiany, których wprowadzenie do planu zatrudnienia Szkoły uważa za niezbędne;

d) zatwierdza zwykłą większością głosów rodzaj i cennik świadczeń dodatkowych, jakie Szkoła może wykonywać odpłatnie na rzecz instytucji, organów, urzędów i agencji a także warunki, na jakich Szkoła może je wykonywać;

e) zatwierdza jednogłośnie program pracy, na podstawie wniosku dyrektora Szkoły. Program pracy obejmuje także usługi, które nie są ściśle powiązane ze szkoleniami;

f) na podstawie projektu przygotowanego przez dyrektora Szkoły, zatwierdza kwalifikowaną większością głosów roczny raport z zarządzania w kwestii wszystkich pozycji dochodów i wydatków dotyczących wykonanych prac i usług świadczonych przez Szkołę. Przed 1 maja każdego roku przekazuje instytucjom raport z poprzedniego okresu obrachunkowego, sporządzony na zasadach rachunkowości analitycznej;

g) na podstawie potrzeb szkoleniowych, uzgadnia kwalifikowaną większością głosów szczegółowe warunki, zgodnie z którymi każda instytucja udostępni na potrzeby szkoły odpowiednią liczbę urzędników-wykładowców.

Artykuł 8

Mianowanie personelu

1. Podczas okresu przyłączenia Szkoły do Urzędu, funkcję dyrektora Szkoły pełni dyrektor Urzędu.

2. Dyrektor Szkoły jest organem upoważnionym do mianowania personelu Szkoły.

3. Dyrektor Szkoły informuje zarząd o nominacjach, o podpisaniu umów, o awansach lub o wszczęciu postępowania dyscyplinarnego dotyczącego urzędników i innych pracowników.

4. Urzędnicy wszystkich instytucji wspólnotowych informowani będą o wszelkich nieobsadzonych stanowiskach w Szkole z chwilą, gdy organ uprawniony do mianowania podejmie decyzję o obsadzeniu danego stanowiska.

5. Na potrzeby zadań, które nie są uznawane za zasadnicze, Szkoła będzie mogła korzystać z usług pracowników kontraktowych zgodnie z art. 3 a ust. 1 trzecie tiret systemu obowiązującego innych pracowników Wspólnot Europejskich [5].

[5] [odniesienie do znalezienia po przyjęciu zmienionego statutu]

Artykuł 9

Zadania dyrektora Szkoły i zarządzanie personelem

1. Dyrektor jest odpowiedzialny za właściwe działanie Szkoły. W ramach kompetencji zarządu, działa pod jego kierownictwem. Prowadzi sekretariat zarządu, zdaje zarządowi sprawę z wykonywania swych funkcji oraz przedstawia mu wszelkie sugestie mające na celu właściwe działanie Szkoły.

2. Procedury administracyjne dotyczące bieżącego zarządzania personelem, zwłaszcza w kwestiach uposażeń i urlopów, kas chorych, wypadków i emerytur, obowiązują na takich samych warunkach jak wobec urzędników i innych pracowników Komisji. Lista ta nie jest wyczerpująca i Szkoła może uzgodnić z Komisją inne dziedziny.

Artykuł 10

Kierownik Szkoły

1. Podczas okresu przyłączenia Szkoły do Urzędu, Komisja mianuje kierownika Szkoły, po uzyskaniu przychylnej opinii zarządu Urzędu, wydanej zwykłą większością głosów. Zarząd bierze udział w procedurach podejmowanych przed mianowaniem kierownika Szkoły, w szczególności przy sporządzaniu informacji o nieobsadzonym stanowisku i przy rozważaniu kandydatur.

2. Kierownik Szkoły jest odpowiedzialny, pod kierownictwem dyrektora, za wykonywanie zadań określonych w art. 2 decyzji ustanawiającej Europejską Szkołę Administracji. Uczestniczy w zebraniach zarządu przy uzgadnianiu kwestii należących do jego kompetencji.

Artykuł 11

Aspekty finansowe

1. Kwota przeznaczona na Szkołę, której wysokość całkowita wpisana jest w specjalnej linii budżetowej w obrębie sekcji budżetowej przynależnej Komisji, została szczegółowo opisana w załączniku do tej sekcji. Załącznik ten przedstawiony został w postaci prognozy dochodów i wydatków, podzielonej w taki sam sposób, jak sekcje budżetowe.

2. Plan zatrudnienia Szkoły dołączony jest do planu zatrudnienia Komisji.

3. Na podstawie wniosku zarządu, Komisja przekazuje dyrektorowi Szkoły, w kwestii środków przyznanych Szkole opisanych w załączniku, uprawnienia dysponenta oraz ustala granice i warunki tych uprawnień. Jeżeli chodzi o usługi dodatkowe, świadczone przez Szkołę odpłatnie, zarząd informuje władze budżetowe, z końcem roku obrachunkowego, o przeznaczeniu w ten sposób uzyskanych kwot w obrębie linii budżetowej załącznika.

4. Budżet Szkoły jest sporządzany i wykonywany zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE, EURATOM) nr 1605/2002 [6].

[6] Dz.U. L 248 z 16.9.2002 r., str. 1.

5. Podczas okresu przyłączenia Szkoły do Urzędu, przepisy finansowe określone w ust. 1 do 4, a w szczególności kwota przeznaczona na Szkołę i jej plan zatrudnienia będą uwzględniane w ramach budżetu Urzędu. W tym przypadku stosuje się postanowienia, które go dotyczą. W celu ułatwienia określenia środków dostępnych dla Szkoły, przy równoczesnym przestrzeganiu zasad budżetowych, liczba personelu zatrudnionego w Szkole umieszczana będzie w odrębnych polach planu zatrudnienia Urzędu, a specjalne środki operacyjne Szkoły zostaną połączone w odrębnym artykule załącznika IV.

Artykuł 12

Ponowne rozważenie zadań

1. Niniejsza decyzja zostanie ponownie rozważona pod względem zadań określonych w art. 1 ust. 1 najwcześniej po upływie trzech lat od ustanowienia Szkoły.

2. Ewentualne ponowne rozważenie zadań wymaga jednomyślnej zgody Sekretarzy generalnych, Sekretarza Trybunału Sprawiedliwości i przedstawiciela Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, na wniosek przyjęty w tym celu przez zarząd kwalifikowaną większością głosów, określony w art. 5 ust. 6 decyzji 2002/621/WE, na podstawie szczegółowego raportu sporządzonego przez dyrektora.

Artykuł 13

Ponowne rozpatrzenie przyłączenia do Urzędu

1. Najpóźniej pod koniec trzeciego roku działalności Szkoły dyrektor Urzędu sporządza, do wiadomości zarządu, szczegółowy raport dotyczący przyłączenia administracyjnego Szkoły do Urzędu. Zarząd, na mocy decyzji podjętej zgodnie ze szczegółowymi warunkami określonymi w art. 4 ust. 3 decyzji ustanawiającej Szkołę, powinien podjąć decyzję o zakończeniu tego przyłączenia, chyba że przychyli się ku opinii uzasadniającej kontynuowanie tej sytuacji administracyjnej.

2. W przypadku gdyby zarząd podjął, na mocy procedury określonej w ust. 1, decyzję o przedłużeniu tego przyłączenia, wskaże on w swej decyzji termin ponownego rozpatrzenia tej kwestii.

Artykuł 14

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie w dniu jej opublikowania w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli, dnia

W imieniu Parlamentu Europejskiego W imieniu Rady

Sekretarz generalny Zastępca Sekretarza generalnego

W imieniu Komisji W imieniu Trybunału Sprawiedliwości

Sekretarz generalny Sekretarz

W imieniu Trybunału Obrachunkowego W imieniu Komitetu Ekonomiczno-Społecznego

Sekretarz generalny Sekretarz generalny

W imieniu Komitetu Regionów

Sekretarz generalny Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

LEGISLATIVE FINANCIAL STATEMENT

Policy area(s): Administration

Activit(y/ies): 11.07. Staff policy and management

Title of action: Setting up a EUROPEAN ADMINISTRATIVE SCHOOL

1. BUDGET LINE(S) + HEADING(S)

26 01 20 - EUROPEAN COMMUNITIES PERSONNEL SELECTION OFFICE

2. OVERALL FIGURES

2.1. Total allocation for action (Part B): not applicable

2.2. Period of application:

The School will become operational on 1 January 2005

2.3. Overall multiannual estimate of expenditure:

(a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations (financial intervention

(b) Technical and administrative assistance and support expenditure

(c) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure

2.4. Compatibility with financial programming and financial perspective

[X] The creation of the School is compatible with programming of heading V since it is budget-neutral or included in the financial statement covering the Administrative Reforms, and will bring economies of scale in the future.

Proposal will entail reprogramming of the relevant heading in the financial perspective.

Proposal may require application of the provisions of the Interinstitutional Agreement.

2.5. Financial impact on revenue

[ ] Proposal has no financial implications (involves technical aspects regarding implementation of a measure)

OR

[X] Proposal has financial impact - the effect on revenue is as follows:

The institutions will contribute through revenue (re-use of funds) from training activities taken over by the School. See Supplementary Report of the inter-institutional working party, Chapter 4 'Budget and financial implications'.

3. BUDGET CHARACTERISTICS

>TABELPOSITION>

4. LEGAL BASIS

Decision of the European Parliament, the Council, the Commission, the Court of Justice, the Court of Auditors, the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the European Ombudsman of [...] setting up a European Administrative School (2003/.../EC)

Decision of the Secretaries-General of the European Parliament, the Council, the Commission, the Registrar of the Court of Justice, the Secretaries-General of the Court of Auditors, the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the Representative of the European Ombudsman of [...] on the organisation and running of the European Administrative School (2003/.../EC)

The Staff Regulations of officials of the European Communities and the Conditions of employment of other servants of the European Communities, as laid down by Council Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 [7], as last amended by Regulation (EC, ECSC, Euratom) No 490/2002 [8], and in particular the third and fourth paragraphs of Article 24 thereof.

[7] OJ L 56, 4.3.1968, p. 1.

[8] OJ L 77, 20.3.2002, p. 1.

5. DESCRIPTION AND GROUNDS

5.1. Need for Community action

5.1.1 Purpose

Setting up a European Administrative School ('the School') is part of the general context of reforming the European public service. Among other aspects, these reforms involve developing human resources through training and a major change in administrative culture, in particular through a change in management culture. In addition, as part of the reform of the Staff Regulations and the career structure, a new system is being introduced for passing from one function group to another involving mandatory training courses. In this connection, it has been proposed that an inter-institutional School could make its own particular contribution.

The role of the School, within the general framework of staff policy based on the Staff Regulations of officials and other servants of the Communities as shared by all the Community institutions, should consist of the following tasks:

- supporting improvements in the way the Community administration is run, in particular by training in management, in order to facilitate the development of a new administrative culture;

- introducing new entrants to the service to a Community way of thinking, independent of the specific institution, in particular via a shared set of induction courses; this will result in a new induction policy for the institutions, without of course replacing the introductory courses specific to each institution;

- contributing to individual career development, in particular to enhance the level of skills through training with a view to creating the "certification" system which is the new method of transfer from the function group of assistants to the function group of administrators.

Obviously there are other fields of training which lend themselves to inter-institutional courses in line with the above. Accordingly, this Decision provides for an evolutionary approach leaving open the possibility of future extensions as decided unanimously by the Secretaries-General. To start with, it specifies only management training, induction courses and training for purposes of certification. The School is to begin organizing and running induction and management courses on behalf of all the signatory institutions as from January 2005, followed during 2005 by courses to prepare the certification of staff making the transfer to another function group.

5.1.2 Prior appraisal

The Secretaries-General of the Community institutions (including for this purpose the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the Ombudsman) agreed to explore this idea since they felt that at least some staff training within the institutions could benefit from an inter-institutional facility. In July 2002, after the initial 'ideas' phase, a prior appraisal was set in train by the Secretaries-General in the form of an inter-institutional working party mandated with examining the possible creation of such a School and, if it were found to be opportune, to prepare decisions setting it up and regulating the running of it. The main outcome of this appraisal was that an inter-institutional School would definitely contribute to giving new impetus to a Community approach and the development of a European way of thinking.

The appraisal also identified a set of criteria, listed below, chosen to reflect the political and Community-related nature of this arrangement on the one hand and its economic character on the other. Fulfilling these criteria will bring value-added compared with the present situation, in which - with a few exceptions - each institution organizes its own training. These criteria are:

* in the first place, the spread of common values and the creation of an esprit de corps throughout the institutions of the Union, leading to

* the most consistent possible application of the Staff Regulations among the institutions in terms of training and, linked with this, of career development;

* the identification of fields with similar requirements in terms of knowledge and abilities and hence lending themselves to joint training;

* the potential for economies of scale by joint organisation of training.

Fulfilling these criteria will, as the report of the inter-institutional group has shown, amply justify the sharing of training activities as set out in this Decision.

The economies of scale will come in particular from:

* centralised organisation of the calls for tender covering the same field, avoiding duplication of effort

* a reduced cost per participant in courses by being able to gather an optimum number of people

* streamlining of the induction process during the massive influx of staff at enlargement, particularly for the smallest institutions

* better use of support staff (managing of contracts, staff, logistics, etc.) because of proposed attachment to EPSO

* the possibility of acquiring training rooms based on need, thus avoiding relatively costly solutions

* the possibility of using contract staff.

Qualitative improvements in training are also expected from:

* more professional organisation of training

* a wider choice of training courses, a bigger choice of dates, etc.

* more choice in the language of the training for certain types of course

* reduced unit cost per participant in more optimal groups

* sharing of specialised expertise (e.g. auditors from the Court of Auditors giving auditing training)

* greater inter-institutional cooperation beyond the organisation of training itself ('knock-on effects').

In the same general context, this Decision provides for the School, for the initial years after its inception, to be administratively attached to an existing inter-institutional body, namely EPSO (the European Communities Personnel Selection Office). This should make it possible, with limited staff and a small operational budget, to achieve some synergies, in particular in administration (management of resources) and in management (Management Board, Principal), as identified in the report referred to above. At the end of a three-year experimental phase, and on the basis of an exhaustive evaluation of the results achieved, this assignment will then be reviewed.

5.1.3 Measures taken after ex-post evaluation

Not applicable.

5.2 Proposed action and details of budget

The aim is to set up an inter-institutional body to take charge, on behalf of the signatory institutions and in line with their needs, of a shared set of training requirements for the professional development of the staff of these institutions. The training to be covered in the first instance will be (1) induction courses, (2) management courses, and (3) training linked to the new system of transfer from one function group to another.

The training concerned, except for the third kind, will be those parts which lend themselves to inter-institutional courses. The institutions will thus remain responsible for aspects specific to them. The advanced training of officials and other servants will thereby come to be shared between the School, an inter-institutional body responsible for some activities, and the institutions, which remain in overall control.

It is further proposed that the training should be accessible also to officials and other servants of other Community bodies and agencies, under special financial arrangements to be agreed separately.

The School will benefit from the network of training officers present in the institutions. It will also be able to arrange cooperation with similar bodies in the Member States and draw on their experience and expertise.

The idea behind this initiative is the synergy effects identified by the working party (see point 5.1.2) as well as the positive impact on the quality and effectiveness of the training provided to staff. The creation of the School will also make it possible, on the training side, to meet the professional development challenges faced by officials and other servants as a result of enlargement and the administrative and staff policy reforms. Enlargement alone will bring in more than 2000 new staff every year over the next few years, all of whom will need to be given induction courses.

The School's main activity will hence be drawing up an annual training programme, to be adopted by the Management Board in which all the signatory institutions are represented.

Setting up the School will not entail budget expenditure.

5.3 Details of implementation

The action consists of setting up a European Administrative School as an inter-institutional body. From its inception, it is to be attached to EPSO, in the sense that the decision-making forum, the Management Board, will be the Board of EPSO and the head of the School will be the Head of EPSO. The intention is for the School to start running training under its own responsibility from 1 January 2005. To ensure proper preparation of this operation, it is clear that as soon as the School has been established in legal terms a series of preparatory activities will begin, including setting up its internal apparatus, publishing calls for tender and carrying out conceptual work. Organising inter-institutional induction courses as from enlargement in May 2004 will also provide invaluable practical experience in advance of the launch of the School.

Various administrative functions (in particular the management of the budget and contracts) will be taken on by EPSO. Ultimately, the School will be attached to the Commission on the same terms as EPSO as regards functions such as processing of salaries and pensions and the provision of infrastructure and logistics.

6. FINANCIAL IMPACT

6.1. Total financial impact on Part B - (over the entire programming period)

Appropriations will be made available to the School on the relevant budget lines covering management training, induction courses and training to prepare for certification.

6.2. Calculation of costs by measure envisaged in Part B

7. IMPACT ON STAFF AND ADMINISTRATIVE EXPENDITURE

7.1. Impact on human resources

All the human resources intended for the School will be assembled by transferring existing posts or appropriations and planned by each institution for 2005 in connection with enlargement. The creation of the School will not result in any way in increasing the total staff of the institutions compared with forecasts. Eight existing posts and existing appropriations for two C grade auxiliaries will be assigned to the School's 2005 budget by transfer from the budgets of the institutions, following the breakdown given in the table in Annex 3 to this Financial Statement. It is agreed that the additional resources needed to cope with enlargement, namely seven posts and appropriations for two C grade auxiliaries, are to be integrated into the forecast human resources needs of each institution in 2005. The breakdown of this additional burden will be the same as for present resources as described above.

>TABELPOSITION>

The technical annex covers the breakdown of posts from the various institutions.

7.2. Overall financial impact of human resources

>TABELPOSITION>

The amounts are total expenditure for twelve months.

The technical annex gives more details.

7.3. Other administrative expenditure deriving from the action

>TABELPOSITION>

The technical annex contains a more detailed breakdown.

The human-resources and administrative requirements will be covered within the envelope allocated to the School in the annual allocation procedure.

8. FOLLOW-UP AND EVALUATION

8.1. Follow-up arrangements

An annual report is provided for in Article 7 of the Decision on the organisation and running of the School.

In the first half of 2008, EPSO's Management Board will produce an evaluation as the basis for a decision concerning the attachment of the School to EPSO (see Article 4(3) of the Decision setting up the School).

8.2. Arrangements and schedule for the planned evaluation

9. ANTI-FRAUD MEASURES

The School will take all necessary measures to prevent fraud.