SPIS TREŚCI

1. Wprowadzenie 2

2. Misja Służby Audytu Wewnętrznego: niezależność, obiektywizm i odpowiedzialność 3

3. Środowisko pracy i plan audytów 3

3.1. Proces audytu wewnętrznego 3

3.2. Realizacja skoordynowanego planu audytów Służby Audytu Wewnętrznego 4

3.3. Poziom przyjęcia zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego i dotyczących ich działań następczych 4

3.4. Postrzeganie pracy Służby Audytu Wewnętrznego 4

3.5. Konsultacje z zespołem ds. nieprawidłowości finansowych Komisji 5

4. Główne ustalenia i zalecenia Służby Audytu Wewnętrznego 5

4.1. Zarządzanie 5

4.2. Kwestie informatyczne 7

4.3. Strategie kontroli 9

4.4. Audyt dotyczący przestrzegania terminów płatności (DG BUDG (DG ds. Budżetu), DG ECHO (DG ds. Pomocy Humanitarnej i Ochrony Ludności), DG MOVE (DG ds. Mobilności i Transportu), DG ENER (DG ds. Energii), AIDCO (Biuro Współpracy EuropeAid) 12

5. Podsumowanie 13

5.1. Procedury kontroli 13

5.2. Nadużycia finansowe 14

WPROWADZENIE

Niniejsze sprawozdanie ma celu przekazanie organowi udzielającemu absolutorium informacji o pracy wykonywanej przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji, zgodnie z art. 86 ust. 4 rozporządzenia finansowego. Jest ono oparte na sprawozdaniu sporządzonym przez Służbę Audytu Wewnętrznego na mocy art. 86 ust. 3 rozporządzenia finansowego, dotyczącym najważniejszych ustaleń z audytu oraz istotnych kwestii związanych z ekspozycją na ryzyko, kontrolą i zarządzaniem wewnętrznym.

Niniejsze sprawozdanie oparte jest na sprawozdaniach Służby Audytu Wewnętrznego z wykonania zadań audytowych i doradczych, ukończonych w 2010 r.[1] i odnoszących się do służb Komisji i jej agencji wykonawczych. Nie obejmuje ono wyników prac audytowych w innych agencjach lub organach poddanych audytowi przez Służbę Audytu Wewnętrznego, w przypadku których sporządza się osobne sprawozdania roczne.

Komisja zareagowała już na niektóre zalecenia audytora wewnętrznego w sprawozdaniu podsumowującym[2], w którym zajmuje stanowisko w przekrojowych kwestiach poruszonych przez Służbę Audytu Wewnętrznego, Europejski Trybunał Obrachunkowy i organ udzielający absolutorium, a także w tych wskazanych przez Komitet ds. Audytu.

MISJA SłUżBY AUDYTU WEWNęTRZNEGO: NIEZALEżNOść, OBIEKTYWIZM I ODPOWIEDZIALNOść

Misją Służby Audytu Wewnętrznego jest przyczynienie się do należytego zarządzania w Komisji Europejskiej poprzez przeprowadzanie audytów systemów zarządzania wewnętrznego i kontroli w celu oceny ich skuteczności, mając na względzie dążenie do ciągłej poprawy.

Służba Audytu Wewnętrznego podlega zwierzchnictwu członka Komisji odpowiedzialnego za audyt i jest odpowiedzialna wobec Komitetu ds. Audytu. Niezależność Służby Audytu Wewnętrznego jest zapisana w jej statucie przyjętym przez Komisję.

Służba Audytu Wewnętrznego wykonuje swoją pracę zgodnie z rozporządzeniem finansowym i „Międzynarodowymi standardami profesjonalnej praktyki audytu wewnętrznego”, a także z „Kodeksem Etyki Instytutu Audytorów Wewnętrznych”.

ŚRODOWISKO PRACY I PLAN AUDYTÓW

Proces audytu wewnętrznego

Służba Audytu Wewnętrznego współpracowała z Europejskim Trybunałem Obrachunkowym i jednostkami audytu wewnętrznego w zakresie koordynacji planowania audytów, regularnego przedstawiania sprawozdań z audytów oraz wymiany metodologii i wspólnych szkoleń.

Po raz pierwszy Służba Audytu Wewnętrznego przedstawiła Komisji ogólną opinię, w której skoncentrowała się na zarządzaniu finansami i oparła na audytach wewnętrznych przeprowadzonych przez Służbę Audytu Wewnętrznego oraz przez jednostki audytu wewnętrznego w latach 2008-2010.

Realizacja skoordynowanego planu audytów Służby Audytu Wewnętrznego

Strategiczny plan audytów na lata 2008-2010 był regularnie aktualizowany w celu uwzględnienia określonych potrzeb (pierwsza ogólna opinia, wyniki rocznej oceny zarządzania ryzykiem oraz inne zmiany w środowisku zewnętrznym i wewnętrznym).

W 2010 r. Służba Audytu Wewnętrznego zrealizowała 88 % (w porównaniu z 87 % w 2009 r.) swojego programu prac, co stanowi 100 % zadań typu C1[3] (100 % w 2009 r.) i 68 % zadań typu C2[4] (w porównaniu z 66 % w 2009 r.). Wydano 85 sprawozdań (30 sprawozdań z audytu, 49 sprawozdań z działań następczych, 1 sprawozdanie z konsultacji, 4 pisma do kierownictwa i 1 sprawozdanie w sprawie ogólnej opinii).

Poziom przyjęcia zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego i dotyczących ich działań następczych

W 2010 r. wskaźnik przyjęcia przez jednostki poddane audytowi zaleceń z audytu o charakterze kluczowym i bardzo ważnych wyniósł 100 % (w porównaniu z 98,8 % w 2009 r.).

W okresie 2006-2010 86 % wszystkich zaleceń wykonano do końca 2010 r.

Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że wykonano już 33 % zaleceń wydanych w 2010 r. Każde zalecenie o charakterze kluczowym lub bardzo ważne, które jest znacznie opóźnione, jest obserwowane przez Komitet ds. Audytu.

Postrzeganie pracy Służby Audytu Wewnętrznego

Ogólny wynik ankiety przeprowadzonej w 2010 r. jest pozytywny – 92,7 % (w porównaniu z 90 % w 2009 r.) respondentów przeświadczonych jest, że praca Służby Audytu Wewnętrznego przyczynia się do podniesienia jakości systemów zarządzania i kontroli, a 94,5 % (w porównaniu z 90 % w 2009 r.) przyznaje, że Służba Audytu Wewnętrznego wykonuje swoją pracę uczciwie, obiektywnie i rzetelnie. 86,2 % respondentów było zadowolonych z jakości sprawozdań Służby Audytu Wewnętrznego (w porównaniu z 76,3 % w 2009 r., 61,5 % w 2008 r. i 48,8 % w 2007 r.).

Konsultacje z zespołem ds. nieprawidłowości finansowych Komisji

Zespół ds. nieprawidłowości finansowych nie wskazał w 2010 r. żadnych problemów systemowych na mocy art. 66 ust. 4 rozporządzenia finansowego.

GłÓWNE USTALENIA I ZALECENIA SłUżBY AUDYTU WEWNęTRZNEGO

Zarządzanie

Służba Audytu Wewnętrznego określiła wnioski na przyszłość, wynikające z podziału i restrukturyzacji trzech głównych Dyrekcji Generalnych, jak również potencjalne synergie i porady dotyczące zarządzania, które można by rozważyć w odniesieniu do przyszłych reorganizacji. Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła w ramach Komisji szereg audytów struktury zarządzania dotyczących przeciwdziałania nadużyciom finansowym i ich wykrywania, a także w agencjach wykonawczych.

- Nadużycia finansowe

Mając na względzie wykorzystanie prowadzonych od 2007 r. prac audytowych związanych ze zwalczaniem nadużyć finansowych, Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła dwa audyty (OLAF i JLS) oraz czynności pokontrolne dotyczące wykrywania nadużyć finansowych i przeciwdziałania im. Przeciwdziałanie nadużyciom finansowym i ich wykrywanie wchodziło także w zakres czterech innych audytów.

Służba Audytu Wewnętrznego wydała opinię stwierdzającą stan niezadowalający w związku z brakiem zaktualizowanej strategii w zakresie zwalczania nadużyć finansowych dla Komisji. Według Służby Audytu Wewnętrznego strategia powinna uwzględniać postępy w dziedzinie narzędzi informatycznych, tak by pomóc w przeciwdziałaniu nadużyciom finansowym i ich wykrywaniu; powinna także pobudzać współpracę pomiędzy OLAF i jego interesariuszami, a także przewidzieć podnoszenie świadomości oraz szkolenia.

Komisja przyjęła komunikat dotyczący „Strategii Komisji w zakresie zwalczania nadużyć finansowych”[5], zgodnie z zaleceniami Służby Audytu Wewnętrznego, który ma na celu ulepszenie strategii służb Komisji w zakresie zwalczania nadużyć finansowych, wzmocnienie polityk UE oraz przyczynienie się do zwiększenia ochrony interesów finansowych UE. Komisja uważa, że środki zaproponowane w planie działania pomogą rozwiązać problemy związane ze stwierdzonymi potencjalnymi słabymi punktami, a także poprawić wydajność i skuteczność systemów zarządzania i kontroli.

Jeżeli chodzi o zarządzanie, Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła także, aby zarówno DG JUST (DG ds. Sprawiedliwości), jak i DG HOME (DG do Spraw Wewnętrznych) ulepszyły swoje procesy oceny ryzyka poprzez zwrócenie należytej uwagi na ryzyko wystąpienia nadużyć finansowych, jak również by opracowały i sformalizowały na tej podstawie strategię w zakresie zwalczania nadużyć finansowych.

Jeżeli chodzi o przeciwdziałanie nadużyciom finansowym, Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła DG HOME, by ta dopilnowała, aby ramy regulacyjne funduszy solidarnościowych były zgodne z rozporządzeniem finansowym oraz z przepisami dotyczącymi centralnej bazy danych o wykluczeniach. Jeżeli chodzi o wykrywanie nadużyć finansowych, Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła DG HOME, aby ta zaprojektowała, zorganizowała i wprowadziła procedury i systemy w zakresie rejestrowania, monitorowania i obserwowania nieprawidłowości zgłaszanych przez państwa członkowskie.

Działania na rzecz podnoszenia świadomości podjęto już wraz z komitetem SOLID[6]. W 2011 r. dwie Dyrekcje Generalne opracują, przy wsparciu ze strony OLAF, szczególne strategie w zakresie zwalczania nadużyć finansowych. Przepisy rozporządzenia Komisji w sprawie centralnej bazy danych o wykluczeniach zostaną uwzględnione w szczególnym prawodawstwie mającym na celu wspieranie kolejnych wieloletnich ram finansowych (po roku 2013).

- Podział DG

Służba Audytu Wewnętrznego zbadała podział DG TREN (DG ds. Energii i Transportu), DG ENV (DG ds. Środowiska) i DG JLS (DG ds. Sprawiedliwości, Wolności i Bezpieczeństwa), który miał miejsce w 2010 r. i doprowadził do utworzenia wspólnych dyrekcji ds. zasobów oraz wspólnych jednostek audytu wewnętrznego. Zmian organizacyjnych dokonano w ramach zobowiązania Komisji do spełnienia wszystkich wymogów kadrowych w terminie do 2013 r. przy stałym poziomie zatrudnienia, oraz do zmniejszenia udziału wsparcia administracyjnego.

W piśmie do kierownictwa[7] zajęto się niektórymi kwestiami do rozważenia, takimi jak wzmożone i rozbudowane monitorowanie procesu reorganizacji, a także zgłoszono szereg propozycji dotyczących priorytetowych wytycznych, zapewniania wiedzy fachowej oraz lepszego przygotowania przez służby centralne.

Komisja zwróciła uwagę na kwestie poruszone w piśmie do kierownictwa, uważa jednak, że zbyt wcześnie jest na wyciąganie ostatecznych wniosków co do korzyści/wad wspólnych dyrekcji. Dokona ona podsumowania w terminie późniejszym, gdy zainteresowane służby zdobędą więcej doświadczenia w zakresie nowej struktury organizacyjnej.

- Agencje wykonawcze

W sprawozdaniu ogólnym w sprawie agencji wykonawczych zwrócono uwagę na problemy systemowe stwierdzone podczas zadań audytowych przeprowadzonych w okresie 2006-2009. Służba Audytu Wewnętrznego wyraziła opinię „zadowalającą, z wyjątkiem” oraz zaleciła zaktualizowanie ich strategii w zakresie zasobów, tak by doprecyzować niektóre aspekty ról i obowiązków agencji oraz ich macierzystych DG, jak również dostosowanie polityki bezpieczeństwa w odniesieniu do korzystania z oprogramowania Komisji. Działania naprawcze, głównie w formie wytycznych, są zalecane służbom centralnym w celu zapobiegania ponownemu występowaniu problemów systemowych.

Jak przewidziano w sprawozdaniu grupy zadaniowej ds. technologii informacyjnej, grupa sterująca ds. zarządzania kosztami działań + technologii informacyjnej zajmie się kwestią zarządzania w dziedzinie technologii informacyjnej, architekturą i opracowywaniem systemów informatycznych w agencjach wykonawczych. Komisja uważa, że niektóre ze zmian wymaganych w wytycznych (np. role i obowiązki, konfiguracja rachunkowości majątkowej) mogą zostać przeprowadzone dopiero po przyjęciu odbywającego się co trzy lata przeglądu rozporządzenia finansowego. Komisja opracowuje obecnie nowe zasady dotyczące bezpieczeństwa i skorzysta z tej sposobności w celu dopilnowania, aby agencje wykonawcze starające się o dostęp do systemów informatycznych Komisji stosowały się do polityki Komisji w zakresie bezpieczeństwa technologii informacyjnych, przepisów wykonawczych, norm i wytycznych.

Jeżeli chodzi o Agencję Wykonawczą ds. Badań Naukowych (REA) i Agencję Wykonawczą Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (ERCEA), Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że ich kontrole wewnętrzne zapewniają „wystarczającą wiarygodność” w zakresie projektowania i struktury ogólnego środowiska kontroli oraz procesów obsługi dotacji do celów zarządzania przekazanymi programami. Służba Audytu Wewnętrznego zwróciła jednak szczególną uwagę na niektóre bardzo istotne kwestie, którymi należy się zająć, mianowicie na potrzebę posiadania przez agencje własnych strategii w zakresie zwalczania nadużyć finansowych, poprawę w dziedzinie strategii i procedur audytów, zarządzanie ryzykiem, procesy budowania wiarygodności oraz proces wyboru projektów.

Dokonano już ulepszeń na poziomie planu audytów (proces planowania, ocena ryzyka, środowisko i zakres audytów) oraz jego realizacji w ramach ogólnej strategii audytów w kontekście siódmego programu ramowego (wytyczne, monitorowanie i czynności pokontrolne). Po przyjęciu strategii Komisji w zakresie zwalczania nadużyć finansowych obie agencje opracują swoje własne strategie w zakresie przeciwdziałania nadużyciom finansowym we współpracy z ich macierzystą DG oraz przy wsparciu ze strony OLAF. Oczekuje się, że plany działania zostaną w pełni zrealizowane w 2011 r.

Kwestie informatyczne

- Pisma do kierownictwa

W piśmie do kierownictwa w sprawie polityki Komisji w zakresie bezpieczeństwa technologii informacyjnych zestawiono najważniejsze kwestie dotyczące wdrażania zarządzania przez Komisję bezpieczeństwem technologii informacyjnych oraz powiązanych polityk, zidentyfikowane podczas zadań audytowych dotyczących technologii informacyjnej przeprowadzonych przez Służbę Audytu Wewnętrznego na przestrzeni ostatnich czterech lat.

Służba Audytu Wewnętrznego zaproponowała, aby właściwa instytucja została obarczona odpowiedzialnością za nadzorowanie strategii Komisji w zakresie bezpieczeństwa, dopilnowywanie, aby była ona dostosowana do celów wewnętrznych, a także monitorowanie jej wdrażania. Zaproponowała ona także, aby ustanowiono komitet wysokiego szczebla do celów nadzorowania realizacji polityk w dziedzinie bezpieczeństwa oraz wykonywania zaleceń Dyrekcji ds. Bezpieczeństwa (DG HR.DS). Komitet taki mógłby również odegrać rolę organu właściwego do rozwiązywania nieporozumień w obrębie komitetów zarządzających projektami. Pozostałe kwestie do rozważenia, przedstawione w piśmie do kierownictwa, obejmowały doprecyzowanie ról i obowiązków głównych uczestników, udział DG HR.DS w związanych z bezpieczeństwem obszarach rozwoju wewnętrznych lub dużych systemów informatycznych, a także wzmocnienie pozycji urzędnika ds. lokalnego bezpieczeństwa informatycznego na poziomie DG.

Służba Audytu Wewnętrznego wystosowała także pismo do kierownictwa w sprawie struktury projektów informatycznych w Komisji w celu zidentyfikowania głównych przyczyn najczęściej napotykanych problemów.

Służba Audytu Wewnętrznego uważa, że wewnętrzni specjaliści w dziedzinie technologii informacyjnej powinni być w większym stopniu zaangażowani w momencie rozpoczęcia projektów w zakresie rozwoju systemu informacyjnego, oraz że niektóre DG powinny systematycznie przedstawiać na poziomie Komisji swój generalny plan informatyczny oraz definicje projektu. Służba Audytu Wewnętrznego uważa również, że projekty informatyczne powinny być zgodne z zestawem minimalnych wymogów dotyczących metodologii oraz aspektów architektury korporacyjnej.

Komisja uważa, że nowa struktura zarządzania w dziedzinie technologii informacyjnej dostosowana jest do potrzeb określonych w dwóch pismach do kierownictwa. Zgodnie z harmonogramem działań zamieszczonym w sprawozdaniu grupy zadaniowej ds. technologii informacyjnej, doprowadzi to także do ogólnej redukcji systemów informatycznych w Komisji.

Polityka w zakresie bezpieczeństwa technologii informacyjnych jest objęta zakresem kompetencji komitetu wysokiego szczebla ds. technologii informacyjnej, natomiast kwestie operacyjne dotyczące bezpieczeństwa technologii informacyjnych są objęte zakresem kompetencji Rady Bezpieczeństwa Komisji. Komisja uważa, że nie jest potrzebna żadna dodatkowa struktura poświęcona wyłącznie sprawom bezpieczeństwa technologii informacyjnych.

Jeżeli chodzi o zarządzanie projektami informatycznymi, na mocy nowego przepisu dotyczącego zarządzania w dziedzinie technologii informacyjnej, zawartego w komunikacie Komisji „Możliwie najlepsze wykorzystanie IT w Komisji”[8], powołano Radę ds. zarządzania projektami w zakresie systemów informacji. W ramach swoich uprawnień ma ona zapewniać dostosowanie projektów do standardowych metodologii, kłaść kres zbędnym nakładom oraz zapewniać synergię między projektami, które zostaną zaakceptowane.

Komitet wysokiego szczebla ds. technologii informacyjnej kieruje pracami racjonalizatorskimi, przy czym zidentyfikował już osiem dziedzin, w których przeprowadzany jest proces uproszczenia. W odniesieniu do każdej dziedziny wydano zalecenia dotyczące systemów informatycznych, których stosowanie mogłoby zostać wstrzymane lub których funkcje powinny zostać przejęte przez wspólne/wewnętrzne narzędzie informatyczne.

Komisja jest zdania, że zmiany w zakresie zarządzania w dziedzinie technologii informacyjnej przeprowadzono z uwzględnieniem spostrzeżeń Służby Audytu Wewnętrznego, i że stanowią one istotne ulepszenie sposobu formułowania i realizowania strategii informatycznej.

- Audyt dotyczący lokalnych kwestii informatycznych w DG EAC (DG ds. Edukacji i Kultury)

Jeżeli chodzi o zarządzanie projektami informatycznymi , zgodnie z zaleceniami z audytu DG EAC powinna wprowadzić formalne ramy oceny ryzyka projektów informatycznych oraz bardziej szczegółowy rejestr ryzyka związanego z projektem w odniesieniu do każdego dużego projektu informatycznego, jaki ma zostać wdrożony. Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła również, że DG EAC powinna ukończyć dokument Vision w odniesieniu do LLPLink[9].

Formalne zarządzanie ryzykiem projektów informatycznych, rejestr ryzyka związanego z projektem oraz dokument Vision zakończono w 2010 r.

Jeżeli chodzi o bezpieczeństwo informatyczne , Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła potencjalne problemy związane z bezpieczeństwem, dotyczące jednego z systemów informacji. Wdrożono nową politykę zarządzania hasłami, co doprowadziło do ulepszenia mechanizmów uwierzytelniania, przy czym oczekuje się, że kompletny plan działania uwzględniający wszystkie uwagi zostanie w pełni zrealizowany w 2011 r.

- Audyt dotyczący zarządzania ciągłością działania w DG DIGIT (DG ds. Informatyki)

Omawiane zadanie audytowe stanowi część oceny zarządzania ciągłością działania w Komisji, która rozpoczęła się w 2009 r. Służba Audytu Wewnętrznego wydała zalecenia opracowane w celu ulepszenia zarządzania programem ciągłości działania, włącznie z pełną integracją procedur zarządzania incydentami w ramach ciągłości działania oraz przeprowadzeniem badań w warunkach symulacji kryzysowej. Zalecono także wprowadzenie funkcji kierowniczej do celów nadzorowania wdrażania zarządzania ciągłością działania w DG DIGIT, jak również usprawnienie działań w zakresie ogólnego planowania i koordynowania, w tym określania i koordynowania (współ)zależności.

Służba Audytu Wewnętrznego wyda opinię z audytu po zadaniu obejmującym czynności pokontrolne, gdy zalecenia przekazane w niniejszym sprawozdaniu zostaną wykonane.

Strategie kontroli

- Fundusze strukturalne – DG REGIO (DG ds. Polityki Regionalnej) i DG EMPL (DG ds. Zatrudnienia, Spraw Społecznych i Włączenia Społecznego)

Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła dwa audyty dotyczące strategii kontroli w DG REGIO i DG EMPL. Państwa członkowskie ponoszą główną odpowiedzialność za wdrożenie skutecznych systemów kontroli wewnętrznej, natomiast Komisja sprawuje rolę nadzorczą nad systemami krajowymi i przyjmuje ostateczną odpowiedzialność za wykonanie budżetu.

Podczas audytu zidentyfikowano różne mocne strony w obu DG (które posiadają obecnie sprawdzone służby audytowe), istnieją jednak w dalszym ciągu pewne luki w procesach planowania strategicznego, w szczególności w zakresie równowagi pomiędzy kontrolami przeprowadzanymi na miejscu i kontrolami dokumentów. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła rozszerzenie planów audytów na okres dłuższy niż jeden rok w celu dostosowania strategii audytów, wzmocnienie procesu oceny ryzyka, lepszą koordynację działań we wspólnych obszarach, lepsze łączenie zakresu audytów z planowaną wiarygodnością, a także opracowanie bardziej kompleksowego zapewnienia jakości. Przepisy te powinny obejmować wyraźne określenie norm przeprowadzania audytów, których należy przestrzegać, a także okresowe wewnętrzne i zewnętrzne oceny jakości.

Obie DG przedłożyły plany działania, które uznano za zadowalające, a także rozpoczęły realizację programu zapewniania jakości we współpracy z wydziałami ds. audytu innych DG odpowiedzialnych za fundusze strukturalne (w tym pełen zestaw kluczowych wskaźników wykonania zadań oraz międzynarodowe normy dotyczące audytów, których należy przestrzegać).

Strategia audytów w przypadku funduszy strukturalnych jest obecnie oparta na regularnej koordynacji i monitorowaniu strategii audytów za pośrednictwem posiedzeń koordynacyjnych w sprawie funduszy strukturalnych (podejście do audytu, planowanie, ocena ryzyka, metodologie i zasady audytu próby reprezentatywnej), jak również na wieloletnich planach audytów umożliwiających lepszą realokację zasobów. Wdrożono nowy model oceny ryzyka, w tym skonsolidowanie wyników audytów przeprowadzonych w przeszłości oraz szczególne kryteria związane z przeciwdziałaniem nadużyciom finansowym i ich wykrywaniem. Oczekuje się, że wszystkie czynności ujęte w planach działania zostaną zrealizowane w 2011 r.

- Strategia audytów – DG EAC (DG ds. Edukacji i Kultury)

Strategia audytów DG EAC w odniesieniu do scentralizowanego trybu zarządzania pośredniego została poddana ocenie podczas audytu dotyczącego nadzorowania i monitorowania krajowych agencji zarządzających programem „Uczenie się przez całe życie”, w tym nadzór nad podstawowymi i powtórnymi kontrolami przeprowadzanymi przez, odpowiednio, agencje krajowe i organy krajowe. Mimo, że DG EAC czyniła znaczące wysiłki, potrzebna jest dalsza poprawa w zakresie rozliczania płatności zaliczkowych z ubiegłych lat, jak również ulepszenie mechanizmów nadzorczych Dyrekcji Generalnych, tak by można było skorzystać na skutecznym udziale różnych etapów kontroli.

Począwszy od 2011 r., DG EAC w dalszym ciągu opracowuje swój roczny nadzorczy program audytów dotyczący prawidłowo udokumentowanej analizy ryzyka dotyczącej jakości i skuteczności powtórnych kontroli przeprowadzanych przez organy krajowe i podstawowych kontroli przeprowadzanych przez agencje krajowe. Będzie on aktualizowany na podstawie analizy rocznego i wieloletniego planu audytów organów krajowych w celu dopilnowania, aby strategia kontroli (jednolity model kontroli) funkcjonowała zgodnie z zamierzeniami. Ponadto DG EAC opracuje wykaz wskaźników związanych z powtórnymi kontrolami, aby udowodnić skuteczność wiarygodności zapewnianej przez organy krajowe. Oczekuje się, że wszystkie zalecenia zostaną w pełni wykonane w 2011 r.

- Pomoc rozwojowa – DG AIDCO (Biuro Współpracy EuropeAid) i DG ELARG (DG ds. Rozszerzenia)

Audyt mający ocenić stosowność i skuteczność strategii kontroli DG AIDCO w odniesieniu do tematycznych linii budżetowych (scentralizowany tryb zarządzania) wykazał potrzebę uzyskania odpowiednich informacji od szefów delegatury w celu udowodnienia wiarygodności zapewnianej corocznie przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego.

Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła przeprowadzenie analizy łańcuchów subdelegacji i sprawozdawczości w odniesieniu do tego instrumentu, a także określenie i wdrożenie bardziej odpowiednich kontroli ze wskaźnikami wyników, dokonanie oceny poziomów zatrudnienia i ograniczanie błędów w ocenach lokalnych zaproszeń do składania wniosków.

Procedury dotyczące zarządzania programami w częściowo zdecentralizowanym trybie zarządzania zostały poddane ocenie podczas audytu dotyczącego zarządzania finansami prognoz programów finansowanych przez Europejski Fundusz Rozwoju i z budżetu UE. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła, aby DG AIDCO podniosło poziom wytycznych, promowało stosowanie standardowych list kontrolnych, a także wzmocniło nadzór w celu dopilnowania, aby poszczególne etapy kontroli zapewniały delegowanemu urzędnikowi zatwierdzającemu odpowiednią wiarygodność.

W następstwie utworzenia Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych oraz połączenia DG AIDCO i DG DEV, łańcuchów subdelegacji i sprawozdawczości zostały poddane przeglądowi i dostosowane. Wprowadzono nowe wymogi i wskaźniki dotyczące sprawozdawczości w celu lepszego udowodnienia i ilościowego określenia skutków i opłacalności kontroli, a także umożliwienia osiągnięcia większej wiarygodności wynikającej ze sprawozdań. DG DEVCO (DG ds. Rozwoju i Współpracy EuropeAid) wprowadziła nowe wskaźniki, mając na względzie skuteczniejsze dokonanie oceny stosowności zasobów ludzkich. DG DEVCO ulepsza także procesy zarządzania i składania wniosków w przypadku lokalnych zaproszeń do składania wniosków (uproszczenie, standardowy wniosek o przyznanie dotacji) i oczekuje, że pełna realizacja jej planu działania zostanie zakończona do końca bieżącego roku.

W DG ELARG, podczas audytu dotyczącego zamówień w ramach IPA zbadano kontrole w trybach zarządzania scentralizowanego i zdecentralizowanego. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła, aby listy kontrolne były oparte na zestawie minimalnych wymogów kontrolnych, które zostaną uzupełnione lub dostosowane przez każdego subdelegowanego urzędnika zatwierdzającego w celu uwzględnienia szczególnych rodzajów ryzyka.

W czasie audytu dotyczącego instrumentu dotacji przedakcesyjnych (tryby zarządzania scentralizowanego i wspólnego) Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła opracowanie praktycznych procedur oceny ex-ante , a także zapewnienie spójnego kodowania i przekazywania danych w ramach narzędzi zarządzania. Nadzór zarządczy nad zaproszeniami do składania wniosków powinien zostać wzmocniony, a bieżący proces zoptymalizowany poprzez ulepszenie procedur oceny, udoskonalenie narzędzi informatycznych oraz stosowanie wieloletnich zaproszeń do wyrażenia zainteresowania.

DG ELARG utworzyła jednolite listy kontrolne w celu wspierania weryfikacji ex-ante procedur udzielania zamówień, a także wzmocniła swój nadzór nad zaproszeniami do składania wniosków o dotacje poprzez lepiej ukierunkowaną sprawozdawczość i ściślejszą spójność zakodowanych danych.

- Wspólny program ubezpieczeń zdrowotnych – PMO (Urząd Administracji i Wypłacania Należności Indywidualnych)

Podczas audytu skoncentrowano się na wewnętrznej organizacji i środowisku kontroli wewnętrznej zarządzania wspólnym programem ubezpieczeń zdrowotnych przez PMO, a także na jego strategii kontroli. Służba Audytu Wewnętrznego wydała opinię z audytu stwierdzającą stan niezadowalający.

W opinii Służby Audytu Wewnętrznego centralne biuro wspólnego programu ubezpieczeń zdrowotnych powinno odgrywać większą i bardziej aktywną rolę koordynacyjną w udzielaniu wsparcia biurom ds. rozliczeń w innych instytucjach i placówkach terenowych, a także powinno opracować ogólną strategię kontroli ex-ante i ex-post oraz zapewnić spójne przeprowadzanie i dokumentowanie kontroli. Pozostałe zalecenia wskazywały potrzebę opracowania strategii w zakresie przeciwdziałania nadużyciom finansowym i ich wykrywania.

Komisja przyjęła nowy schemat organizacyjny, natomiast „antena” Rady ds. wspólnego programu ubezpieczeń zdrowotnych została wchłonięta. Obecnie odbywają się regularne posiedzenia z udziałem szeregu zdalnych organów oraz biura centralnego. Zaprojektowano strategię kontroli określając procesy kontroli, etapy sprawozdawcze i plan kontroli. Inne działania zrealizowano bezzwłocznie w celu rozwiązania problemów związanych ze słabymi punktami o znaczeniu kluczowym, stwierdzonych w czasie audytu (regularne monitorowanie i przekazywanie informacji o deficytach i rezerwach finansowych, oświadczenia o tajemnicy lekarskiej podpisywane przez pracowników, itd.). Wszystkie zalecenia z audytu o charakterze kluczowym zostaną wykonane do końca 2011 r.

Audyt dotyczący przestrzegania terminów płatności (DG BUDG (DG ds. Budżetu), DG ECHO (DG ds. Pomocy Humanitarnej i Ochrony Ludności), DG MOVE (DG ds. Mobilności i Transportu), DG ENER (DG ds. Energii), AIDCO (Biuro Współpracy EuropeAid)

Zadanie audytowe objęło przetwarzanie transakcji płatniczych w ramach zarządzania scentralizowanego, działania w zakresie monitorowania i sprawozdawczości zarówno w operacyjnych, jak i horyzontalnych DG, a także korzystanie z centralnych i lokalnych systemów informatycznych. Służba Audytu Wewnętrznego uznała, że system kontroli wewnętrznej obowiązujący w Komisji w celu przestrzegania terminów płatności zapewnia racjonalny stopień wiarygodności w odniesieniu do osiągnięcia celów z wyjątkiem pewnej liczby bardzo istotnych kwestii.

Operacyjne DG poddane audytowi (z wyjątkiem DG ECHO) nie monitorowały systematycznie przestrzegania terminów płatności, a sprawozdania skierowane do zarządu nie zawsze zawierały wszystkie informacje niezbędne do nadzorowania przestrzegania terminów płatności.

Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła skuteczniejsze monitorowanie na szczeblu centralnym i lokalnym, jak również wdrażanie skutecznych systemów sprawozdawczości w zakresie zarządzania. Podczas audytu stwierdzono także niedociągnięcia w wytycznych i instrukcjach/procedurze, jak również obszary wymagające udoskonalenia w zakresie przetwarzania płatności, w szczególności w odniesieniu do jakości wprowadzania danych, zawieszeń i terminowej rejestracji faktur.

W ostatnich latach w Komisji nastąpiła pod tym względem poprawa (o czym świadczą wyniki regularnych prac badawczych Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich) w związku z ulepszeniem systemu ABAC przy zatwierdzaniu lokalnych systemów informatycznych, ulepszonymi wytycznymi i regularnym monitorowaniem.

Prowadzony jest przegląd obowiązujących standardowych sprawozdań umożliwiających operacyjnym DG monitorowanie transakcji płatniczych oraz przestrzeganie terminów płatności. Utworzono grupę roboczą do celów badania istniejących wytycznych i proponowania ulepszeń. Służbom przypomina się o potrzebie dokładnego przekazywania danych dotyczących opóźnionych płatności do ABAC. Dostosowanie funkcji ABAC wspierających zawieszenie płatności zostanie rozważone po przyjęciu odbywającego się co trzy lata przeglądu rozporządzenia finansowego. Plany działania zostaną w pełni zrealizowane do końca 2012 r.

PODSUMOWANIE

Praca Służby Audytu Wewnętrznego przyczynia się do utrwalania kultury wydajności i skuteczności. Jej prace audytowe pomagają Komisji w identyfikowaniu synergii oraz ryzyka, a w konsekwencji wzmacniają zarządzanie Komisji.

Komisja zwraca uwagę na pozytywną współpracę pomiędzy Służbą Audytu Wewnętrznego i poddanymi audytowi DG, a ich jednostkami audytu wewnętrznego. Realizacja planów działania sporządzonych w tym roku i w latach ubiegłych w odpowiedzi na zalecenia z audytów przyczynia się do stałej poprawy ram kontroli wewnętrznej Komisji.

Procedury kontroli

Służba Audytu Wewnętrznego podkreśliła potrzebę uzyskiwania lepszych informacji od szefów delegatury w procesie budowania wiarygodności DG AIDCO, a także potrzebę, aby DG EAC unikała niepotrzebnego nakładania się kontroli przeprowadzanych przez jej służby i przez agencje krajowe. DG ELARG powinna uzupełnić swoją inicjatywę, zobowiązującą szefów delegatury do przedkładania rocznej strategii w zakresie wiarygodności, poprzez opracowywanie list kontrolnych mających zastosowanie do wszystkich delegatur. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła DG REGIO i DG EMPL ulepszenia uznane za niezbędne w celu uzyskania odpowiedniej wiarygodności w zakresie programów wieloletnich. Na poziomie strategii kontroli Komisja podjęła znaczną liczbę działań, aby umożliwić swoim służbom utworzenie odpowiednich systemów audytu i kontroli. Sporządzono i zrealizowano plany działania w dziedzinach, w których ryzyko jest najwyższe, co umożliwiło lepsze planowanie i monitorowanie działań kontrolnych, wyeliminowanie obciążeń administracyjnych i nakładania się zakresów, a także poprawę skuteczności systemów Komisji w zakresie kontroli wewnętrznej.

Kontrole sprawdzające przestrzeganie legalnych terminów płatności były mniej skuteczne w niektórych DG, w których krótsze terminy wymagane przez Komisję nie zawsze były respektowane. Zarząd musi polepszyć swoje monitorowanie prawidłowego wdrażania procedur kontroli do celów przetwarzania płatności. Komisja podjęła szereg działań w celu poprawy zarówno dokonywania płatności i powiązanych mechanizmów kontrolnych, zwłaszcza na poziomie systemu informatycznego (ABAC), zatwierdzania lokalnych systemów informatycznych oraz wytycznych, a także za pomocą regularnego i bardziej skutecznego monitorowania.

W wyniku prac Służby Audytu Wewnętrznego poruszone zostały kwestie do rozważenia, z zamiarem poprawy wydajności i skuteczności uruchamianych projektów informatycznych w celu dalszego umożliwiania Komisji osiągania jej celów w ekonomicznie uzasadniony, skuteczny i bezpieczny sposób. W następstwie zaleceń grupy zadaniowej ds. technologii informacyjnej Komisja przeprowadziła reformę swojego zarządzania w dziedzinie technologii informacyjnej: Komitet sterujący ds. zarządzania kosztami działań + technologii informacyjnej został powołany w 2010 r., natomiast w 2011 r. powołano Radę ds. zarządzania projektami w zakresie systemów informacji oraz Komitet wysokiego szczebla ds. technologii informacyjnej, co stanowi poważną poprawę w sposobie projektowania i wdrażania strategii informatycznej.

Prace audytowe Służby Audytu Wewnętrznego, dotyczące podzielonych ostatnio DG, pozwoliły zidentyfikować wnioski, które należy wykorzystać przed jakimikolwiek przyszłymi podziałami DG w celu złagodzenia skutków odczuwanych przez DG, służby centralne i horyzontalne oraz personel. Komisja uważa, że jest zbyt wcześnie na wyciąganie ostatecznych wniosków w sprawie korzyści/wad wspólnych dyrekcji, w związku z czym dokona ona oceny w terminie późniejszym, gdy zainteresowane służby zdobędą więcej doświadczenia w zakresie nowej struktury organizacyjnej.

Nadużycia finansowe

Starania Służby Audytu Wewnętrznego w tym obszarze wskazały w szczególności na brak jasności co do organizacyjnej odpowiedzialności za przeciwdziałanie nadużyciom finansowym i ich wykrywanie, jak również potrzebę zaktualizowanej strategii w zakresie zwalczania nadużyć finansowych na poziomie Komisji.

Nowa strategia w zakresie zwalczania nadużyć finansowych, przygotowana przez OLAF we współpracy ze służbami centralnymi i operacyjnymi DG, została przyjęta przez Komisję i w pełni uwzględnia kwestie poruszone przez Służbę Audytu Wewnętrznego.

[1] Niektóre sprawozdania, ukończone na początku 2010 r., zostały ujęte w sprawozdaniu za 2009 r., w związku z czym nie ujęto ich ponownie w sprawozdaniu za rok 2010. Podobnie niektóre sprawozdania, których wersję wstępną przygotowano w 2010 r., a ostateczną ukończono do dnia 1 lutego 2011 r., zostały ujęte w sprawozdaniu za rok 2010.

[2] COM(2011)0323 z dnia 1 czerwca 2011 r.

[3] Zadania typu C1 to zadania, które należy ukończyć w ciągu roku.

[4] Zadania typu C2 to zadania, które mogą zostać przeniesione na kolejny rok, zwłaszcza gdy wykonanie planów działania jest niewystarczające, by uzasadnić przeprowadzenie audytu uzupełniającego lub gdy podmiot audytu ma opóźnienia.

[5] COM(2011)0376 z dnia 24 czerwca 2011 r.

[6] Fundusze SOLID to fundusze UE zarządzane w ramach programu ramowego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi”.

[7] Zadaniem pism do kierownictwa jest dostarczenie mu rad, zazwyczaj formułowanych w oparciu o wnioski z szeregu audytów lub zadania doradczego; nie prowadzą one do formalnych czynności następczych ze strony audytorów. Różnią się one od sprawozdań dotyczących zadań audytowych (prace nad budowaniem wiarygodności), w których audytorzy wyrażają opinię i wnioskują o plan działań dotyczący wdrożenia przyjętych zaleceń, które podlegać będą formalnej procedurze działań następczych.

[8] SEC(2010)1182 z dnia 7.10.2010 r.

[9] LLPLink to jeden z głównych systemów informatycznych.