Rezolucja Parlamentu Europejskiego

zawierająca uwagi dołączone do decyzji w sprawie absolutorium dla Dyrektora Europejskiego Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii z wykonania budżetu za rok budżetowy 2003

PARLAMENT EUROPEJSKI,

uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego w sprawie rozliczeń Europejskiego Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii za rok obrachunkowy 2003, wraz z odpowiedziami Centrum [1],

uwzględniając zalecenie Rady z dnia 8 marca 2005 r. (6861/2005 – C6-0067/2005),

uwzględniając Traktat WE, w szczególności jego art. 276,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich [2], w szczególności jego art. 185, oraz rozporządzenie Rady (WE) nr 1652/2003 z dnia 18 czerwca 2003 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1035/97 w sprawie ustanowienia Europejskiego Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii [3], w szczególności jego art. 12a,

uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich [4], w szczególności art. 94 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002,

uwzględniając art. 70 i 71 oraz załącznik V do Regulaminu,

uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A6-0074/2005),

A. zważywszy, że Europejski Trybunał Sprawiedliwości (ETO) stwierdził w swoim wyżej wspomnianym sprawozdaniu szczegółowym, iż uzyskał zasadną pewność, że roczne sprawozdania finansowe za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2003 r. są wiarygodne oraz że transakcje będące ich podstawą były, w ujęciu całościowym, zgodne z prawem i prawidłowe,

B. zważywszy, że dnia 21 kwietnia 2004 r. Parlament Europejski udzielił absolutorium [5] Dyrektorowi Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii (Centrum) w odniesieniu do wykonania budżetu za rok budżetowy 2002, zaś w rezolucji dołączonej do decyzji w sprawie absolutorium Parlament Europejski między innymi:

- zachęcił Centrum do dalszego ograniczenia przeniesień oraz do monitorowania dochodów poprzez terminowe wystawianie zleceń windykacji,

- wyraził niepokój z powodu problemów z płynnością finansową, jakie pojawiły się w wyniku opóźnień w wypłacaniu przez Komisję dotacji wspólnotowej, oraz zachęcał Komisję i Centrum do poprawy koordynacji w celu uniknięcia podobnych sytuacji w przyszłości,

- zachęcił Centrum do podejmowania dalszych wysiłków w celu poprawy kontroli wewnętrznej i zapewnienia przestrzegania rozporządzenia finansowego, poprawy zarządzania kontraktami oraz wzmocnienia monitorowania i oceny jakości prac wykonywanych przez ośrodki krajowe sieci RAXEN;

1. odnotowuje następujące dane liczbowe w rocznych sprawozdaniach finansowych Europejskiego Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii (ECMRK) za lata budżetowe 2003 i 2002;

Zestawienie dochodów i wydatków za lata budżetowe 2003 i 2002

NB: Totals may include differences due to rounding.

Source: Data supplied by the Centre. These tables summarise the data supplied by the Centre in its own accounts.

(in EUR 1000) |

| 2003 | 2002 |

Revenue

Community subsidies | 7318 | 4320 |

Other revenue | 374 | |

Financial revenue | 21 | 43 |

Phare revenue | 676 | |

Total revenue (a) | 8389 | 4363 |

Expenditure

Staff — Title I of the budget

Payments | 2618 | 2416 |

Appropriations carried over | 64 | 187 |

Administration — Title II of the budget

Payments | 412 | 377 |

Appropriations carried over | 51 | 60 |

Operating activities — Title III of the budget

Payments | 1678 | 1686 |

Appropriations carried over | 1162 | 1234 |

Phare expenditure

Payments | 377 | |

Appropriations carried over | 694 | |

Total expenditure (b) | 7055 | 5960 |

Outturn for the financial year (a – b) | 1334 | – 1597 |

Balance carried over from the previous financial year | – 1579 | – 8 |

Appropriations carried over, cancelled | 301 | 52 |

Appropriations for re-use from the previous financial year, not used | 38 | 151 |

Exchange rate differences | 5 | 2 |

Amounts refunded to the Commission | | – 179 |

Balance for the financial year | 98 | – 1579 |

2. z zadowoleniem przyjmuje wyniki w zakresie ograniczenia przeniesień środków operacyjnych; zachęca Centrum do podejmowania dalszych wysiłków w celu ograniczenia przeniesień; oczekuje, że Centrum wskaże, które spośród jego działań można finansować środkami zróżnicowanymi, co pozwoli na dalsze obniżenie przeniesień;

3. oczekuje, że Centrum – zgodnie z obserwacją ETO – będzie poprawnie prezentować w swoim budżecie ogólnym dotacje wspólnotowe, które otrzymało i którymi zarządzało w związku z programami zewnętrznymi (dotacje Phare), a także inne źródła dochodów tak, aby rzetelnie przedstawić budżet ogólny;

4. wzywa Centrum, aby zastosowało się do zalecenia ETO dotyczącego utworzenia sprawnego systemu zarządzania i monitorowania dochodów do pobrania, co powinno pozwolić na terminowe wystawianie zleceń windykacji;

5. oczekuje, że Centrum poprawi zarządzanie kontraktami tak, aby przestrzegać przepisów rozporządzenia finansowego; zachęca Centrum, aby odtąd ściśle monitorowało realizację kontraktów tak, aby zapewnić lepszą kontrolę jakości wykonywanych prac;

6. z zadowoleniem przyjmuje rozwiązanie przyjęte w odpowiedzi na ogólne żądanie, aby upublicznić sprawozdanie na temat rasizmu za 2003 r., i zachęca Centrum do polepszenia na przyszłość prac przygotowawczych do tego rodzaju sprawozdań;

7. zauważa i wyraża żal z powodu braku planu w zakresie równości i oczekuje, że Centrum wkrótce opracuje taki plan, aby stać się pracodawcą oferującym równe szanse; oczekuje, że Centrum nie tylko będzie brać pod uwagę kwestie równości na etapie rekrutacji, ale także podejmie aktywne i długofalowe działania w celu wspierania równości płci;

8. z zadowoleniem przyjmuje plan audytu zróżnicowania i wyraża zadowolenie z faktu, że Centrum przyjęło na wszystkich szczeblach pracowników pochodzących z mniejszości; oczekuje, że Centrum poprawi wyraźnie proporcję kobiet zatrudnionych na wyższych stanowiskach;

9. z zadowoleniem przyjmuje strategię komunikacyjną Centrum, ale ma nadzieję, że pojawią się dalsze środki zmierzające do rozwoju i wzmocnienia tej strategii, zwłaszcza w kontekście informowania i komunikowania się z obywatelami, jest to bowiem obszar, w którym ECMRK musi mieć szczególnie ważną rolę do odegrania w zakresie podnoszenia świadomości i zwalczania rasizmu i ksenofobii;

Uwagi ogólne skierowane do Komisji i agencji

10. przypomina swoje stanowisko, zgodnie z którym wspiera wysiłki Komisji zmierzające do ustanowienia ograniczonej liczby modeli, przynajmniej dla przyszłych agencji "regulacyjnych", jednak jest zdania, że struktura obecnych i przyszłych agencji wymaga pogłębionego rozważenia na szczeblu międzyinstytucjonalnym; podkreśla również, że zanim Komisja określi warunki ramowe wykorzystywania agencji regulacyjnych, należy sformułować wspólne wytyczne w porozumieniu międzyinstytucjonalnym; powinno to nastąpić przed określeniem zharmonizowanych ram dla struktur agencji;

11. odnotowuje stanowisko Komisji [6] dotyczące delegowania odpowiedzialności za wykonanie zadań do instytucji, w tym agencji, innych niż podstawowa administracja Komisji; jest zdania, że nie stanowi to odpowiedzi na wezwanie Parlamentu do pogłębionego rozważenia na szczeblu międzyinstytucjonalnym struktury istniejących agencji; zachęca zatem Komisję, aby przedstawiła wyjaśnienie na temat tej kwestii i na temat przyszłego całościowego porozumienia międzyinstytucjonalnego dotyczącego nowych rozwiązań, jakie mają zostać wprowadzone w ramach Perspektywy Finansowej lub równolegle z nią [7];

12. zachęca Komisję do organizowania i wykonywania w średnim terminie, np. w standardowym cyklu trzyletnim, analizy przekrojowej ocen dotyczących poszczególnych agencji w celu:

a) sformułowania wniosków dotyczących spójności działalności danej agencji z politykami UE w ogólności, a także istniejących lub przyszłych synergii pomiędzy agencjami i wydziałami Komisji tak aby uniknąć częściowego pokrywania się ich kompetencji;

b) dokonania oceny, w szerszym europejskim kontekście, wartości dodanej wyników agencji w ich odpowiednich obszarach działalności, a także odpowiedniości, sprawności i skuteczności modelu agencji w zakresie realizacji lub wspomagania polityk UE;

c) określenia i wzmocnienia oddziaływania działalności agencji w kategoriach bliskości, dostępności i dostrzegalności UE dla jej obywateli;

13. oczekuje, że taka całościowa analiza będzie dostępna na koniec 2005 r. tak, aby obejmowała trzyletni okres od czasu wprowadzenia nowego rozporządzenia finansowego i w konsekwencji nowych ram dla systemu agencji;

14. zachęca agencje do aktywnego udziału w takim procesie oraz do współpracy z Komisją, poprzez przedstawianie niezbędnych informacji na temat kwestii, które ich zdaniem są istotne dla ich funkcjonowania, roli, zakresu kompetencji i potrzeb, a także na temat wszelkich kwestii, które mogą pomóc w udoskonaleniu całej procedury absolutorium, w celu zapewnienia powodzenia takiego procesu oraz wzmocnienia odpowiedzialności i przejrzystości w agencjach; zachęca agencje do przedstawienia takich informacji również właściwym dla nich komisjom;

15. wzywa Komisję, aby równolegle z tym działaniem przedstawiła najpóźniej z końcem 2005 r. propozycje zmian w dotychczasowych aktach założycielskich agencji z myślą między innymi o optymalizacji swoich stosunków z agencjami; propozycje takie powinny zmierzać do:

a) zwiększenia zakresu komunikacji pomiędzy Komisją a agencjami,

b) nawiązania lub poszerzenia współpracy przy określaniu potrzeb do zaspokojenia, celów, wyników do osiągnięcia oraz strategii ich realizacji, a także przy wyznaczaniu standardów monitorowania i oceny,

c) wsparcia działań uzupełniających, lepszej organizacji środków i ich efektywnej alokacji dla osiągania wyników, a także opracowania strategii komunikacji dla upowszechniania tych wyników;

16. kładzie nacisk na fakt, że zanim zostanie podjęta jakakolwiek decyzja co do propozycji utworzenia nowej agencji, Komisja musi przeprowadzić bardzo szczegółową ocenę potrzeb i wartości dodanej związanych z przyszłą działalnością takiej agencji, biorąc pod uwagę istniejące już struktury, zasadę pomocniczości, skrupulatne planowanie i efektywne wykorzystanie budżetu oraz uproszczenie procedur;

17. oczekuje, że przed zakończeniem procedury budżetowej w 2005 r. Komisja przekaże niezwłocznie wytyczne dotyczące polityki kadrowej agencji, o które wnioskował Parlament Europejski;

Uwagi ogólne skierowane do agencji

18. oczekuje, że odtąd będzie otrzymywał od każdej z agencji sprawozdanie z podsumowaniem informacji na temat audytów przeprowadzonych przez audytora wewnętrznego, sformułowanych zaleceń oraz działań podjętych na podstawie tych zaleceń zgodnie z art. 72 ust. 5 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002;

19. zachęca agencje do podejmowania dalszych starań w celu poprawnego stosowania regulaminów pracowniczych oraz przepisów obowiązujących innych urzędników publicznych a dotyczących ich personelu (procedury rekrutacji i odpowiednie podejmowane decyzje, akta personalne, obliczanie wynagrodzenia i innych świadczeń, polityka rozwoju kariery, odsetek wolnych stanowisk, limity wyznaczane dla zachowania równouprawnienia płci itp.);

20. zauważa, że na ogół odpowiedni odsetek mężczyzn i kobiet wśród ogółu pracowników agencji wskazuje, iż występuje nierównowaga pomiędzy mężczyznami a kobietami; wyraża żal, że mężczyźni stanowią około jedną trzecią personelu i mają przewagę liczebną na wysokich stanowiskach, podczas gdy kobiety mają przewagę liczebną na niskich stanowiskach; oczekuje, że agencje podejmą natychmiastowe, skuteczne działania w celu zaradzenia tej sytuacji;

21. wzywa wszystkie agencje do zapewnienia, by wszystkie odnośne postanowienia dyrektywy 2002/73/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 września 2002 r. zmieniającej dyrektywę Rady 76/207/EWG w sprawie wprowadzenia w życie zasady równego traktowania mężczyzn i kobiet w zakresie dostępu do zatrudnienia, kształcenia i awansu zawodowego oraz warunków pracy zostały wcielone do polityki kadrowej każdej z nich [8];

22. oczekuje, że agencje w reakcji na odpowiednie obserwacje ETO będą w pełni przestrzegały zasad budżetowych określonych w rozporządzeniu finansowym, a zwłaszcza zasad jednolitości i rzetelności budżetowej; wzywa agencje, które jeszcze tego nie uczyniły, do realizacji wymagań rozporządzenia finansowego dotyczących kwestii rachunkowych oraz do dalszego usprawnienia swoich procedur wewnętrznego zarządzania i kontroli, w celu wzmocnienia odpowiedzialności, przejrzystości oraz wartości dodanej na płaszczyźnie europejskiej;

23. zachęca agencje, w szczególności te, których działalność ma wspólne elementy z działalnością lub misją innych agencji, aby nasiliły wzajemną współpracę, stwarzając tym samym możliwości rozwoju synergii; zachęca je do formalizacji w odpowiednich sytuacjach takiej współpracy poprzez specjalne porozumienia (wspólne deklaracje, listy intencyjne, decyzje o wspólnym planowaniu i wspólnych działaniach/programach zawierających elementy komplementarne) tak, aby uniknąć powielania prac oraz zapewnić, że wkład każdej agencji będzie wyraźnie określony, zaś wyniki wspólnych wysiłków będą maksymalizować wartość dodaną i oddziaływanie ich prac; oczekuje, że będzie regularnie informowany w tej kwestii;

24. wzywa agencje, aby ze szczególną uwagą podchodziły do procedur zawierania kontraktów i zarządzania nimi; zachęca je do podejmowania wszelkich odpowiednich środków odnośnie do ich struktur administracyjnych w celu wzmocnienia swoich wewnętrznych procedur, kanałów i zarządzania w zakresie kontroli; jest zdania, że środki takie mogą obejmować, gdy jest to konieczne lub wykonalne, utworzenie specjalistycznych zespołów, którym powierza się zadanie doradzania – na podstawie analizy zagrożeń – na temat najlepszych sposobów przygotowania procedur zawierania kontraktów, zapewnienia monitorowania i realizacji działań uzupełniających, zależnie od wymagań; w kwestii tej wzywa Komisję i ETO do zintensyfikowania współpracy z agencjami;

25. zauważa trudności, o których wspominali niektórzy dyrektorzy, szczególnie w przypadku "nowych agencji", w zakresie dotrzymywania przez agencje kalendarza i terminów sprawozdań określonych w rozporządzeniu finansowym; zachęca dyrektorów agencji, aby w kontekście zbliżającego się przeglądu rozporządzenia finansowego w 2005 r. poinformowali Komisję Budżetową i Komisję Kontroli Budżetowej PE o napotykanych dotąd trudnościach tak, aby można było je rozpatrzyć w ramach przeglądu; oczekuje, że dyrektorzy przedstawią konkretne propozycje rozwiązań alternatywnych dotyczące terminów, które najlepiej odpowiadałyby wymaganiom funkcjonalnym, przy jednoczesnym przestrzeganiu obowiązków agencji w zakresie sprawozdawczości przewidzianych w rozporządzeniu finansowym;

26. zauważa pozytywną reakcję dyrektorów agencji na wezwanie parlamentarnej komisji odpowiedzialnej za przygotowanie absolutorium do ustanowienia bardziej precyzyjnego systemu komunikacji, zwłaszcza w zakresie przekazywania przez agencje do tej komisji dokumentów dotyczących obowiązków sprawozdawczych agencji; jest zdania, że lepsza organizacja takiej komunikacji wzmocni jego współpracę z agencjami i poprawi kontrolę demokratyczną;

27. zachęca dyrektorów agencji, aby odtąd do swojego rocznego sprawozdania z działalności, które jest przedstawiane razem z informacjami finansowymi i na temat zarządzania, dołączali oświadczenie o wiarygodności dotyczące zgodności z prawem i prawidłowości operacji, podobne do oświadczeń podpisywanych przez dyrektorów generalnych Komisji;

28. zachęca agencje do opracowania całościowej strategii komunikacji w odpowiedzi na potrzebę udostępniania w odpowiedniej formie wyników ich prac opinii publicznej, oprócz prezentacji takich wyników instytucjom, właściwym służbom Państw Członkowskich, specjalistom, partnerom czy konkretnym beneficjentom; z uwagi na opracowywanie takiej strategii wzywa agencje do zintensyfikowania wzajemnej współpracy i wymiany informacji na temat najlepszej praktyki dla osiągnięcia tego celu; oczekuje, że przed kolejną procedurą absolutorium jego właściwe komisje zostaną należycie poinformowane przez agencje o postępach w opracowywaniu takiej strategii, w celu zapewnienia efektywnego i regularnego nadzorowania ich działalności;

Uwagi ogólne skierowane do ETO i agencji

29. z zadowoleniem przyjmuje inicjatywę ETO, aby do jego szczegółowych sprawozdań na temat agencji dołączyć tabelę prezentującą sumaryczne informacje na temat kompetencji, zarządzania, dostępnych środków oraz produktów/wyników poszczególnych agencji; jest zdania, że poprawi to jasność i przejrzystość prac tych instytucji wspólnotowych, przy jednoczesnym zapewnieniu w odpowiednich sytuacjach użytecznej podstawy do porównań, z myślą o ułatwieniu określenia zharmonizowanych ram dla agencji, do czego wzywał Parlament;

30. zachęca ETO i agencje do wzmocnienia wzajemnej współpracy w celu wsparcia procedur i narzędzi technicznych zmierzających do poprawy należytego zarządzania we wszystkich kwestiach budżetowych i finansowych, z myślą o wprowadzeniu metodologii, która od początku tego procesu przygotowuje grunt dla pozytywnego przebiegu procedury absolutorium; oczekuje, że będzie regularnie informowany o poczynionych postępach i wprowadzaniu najlepszych praktyk;

31. wzywa ETO i agencje do zwiększenia przejrzystości procedury kontradyktoryjnej przed ostatecznym sprawozdaniem ETO w sprawie absolutorium tak, aby unikać wszelkich sprzeczności lub dwuznaczności, które mogą narazić na szwank wiarygodność całej procedury; w tym kontekście zachęca ETO i Komisję, aby zaproponowały wykonalny sposób aktualizacji informacji na temat wprowadzonych ulepszeń i/lub wykrytych problemów w okresie od pierwszych dyskusji na temat sprawozdania przygotowawczego ETO do momentu podjęcia decyzji w sprawie udzielenia absolutorium w celu zapewnienia jak najbardziej rzetelnego obrazu sytuacji w agencjach.

[1] Dz.U. C 324 z 30.12.2004, str. 91.

[2] Dz.U. L 248 z 16.9.2002, str. 1.

[3] Dz.U. L 245 z 29.9.2003, str. 33.

[4] Dz.U. L 357 z 31.12.2002, str. 72.

[5] Dz.U. L 330 z 4.11.2004, str. 66.

[6] Zgodnie z załącznikiem 1 do komunikatu Komisji do Rady i Parlamentu Europejskiego "Budowanie naszej wspólnej przyszłości: wyzwania polityki i środki budżetowe poszerzonej Unii 2007–2013" (COM(2004) 0101, str. 38).

[7] Patrz: załącznik do sprawozdania uzupełniającego Komisji z absolutorium za 2002 r. (COM(2004) 0648, str. 108).

[8] Dz.U. L 269 z 5.10.2002, str. 15.

--------------------------------------------------