KOMISJA EUROPEJSKA Bruksela, dnia 15.9.2017 COM(2017) 497 final SPRAWOZDANIE KOMISJI DLA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY Sprawozdanie roczne dla organu udzielającego absolutorium na temat audytów wewnętrznych przeprowadzonych w 2016 r.

(art. 99 ust. 5 rozporządzenia finansowego) {SWD(2017) 306 final}



2.Misja Służby Audytu Wewnętrznego: Niezależność, obiektywizm i odpowiedzialność, cele i zakres sprawozdania Misją Służby Audytu Wewnętrznego jest zapewnienie Komisji niezależnego, obiektywnego poświadczenia wiarygodności i usług doradczych mających na celu uzyskanie wartości dodanej i usprawnienie działalności Komisji. Służba Audytu Wewnętrznego pomaga Komisji w osiągnięciu określonych przez nią celów, zapewniając systematyczne, zdyscyplinowane podejście na potrzeby przeprowadzania oceny i wydawania zaleceń mających na celu poprawę skuteczności zarządzania ryzykiem oraz procesów kontroli i zarządzania. Jej zadania obejmują ocenę i formułowanie odpowiednich zaleceń zmierzających do poprawy procesu zarządzania w odniesieniu do realizacji następujących celów: propagowania odpowiednich zasad etyki i wartości w organizacji, zapewniania skutecznego zarządzania efektywnością działań organizacji i odpowiedzialności za wyniki oraz skutecznego przekazywania informacji o zagrożeniach i kontroli do odpowiednich obszarów organizacji. W związku z tym propaguje ona kulturę efektywnego i skutecznego zarządzania w Komisji i jej departamentach. Niezależność IAS jest zapisana w rozporządzeniu finansowym oraz w jej statucie przyjętym przez Komisję. IAS przekazuje informacje dotyczące wszystkich swoich audytów Komitetowi ds. Audytu (APC). Komitet ds. Audytu wspiera prace kolegium komisarzy i dopilnowuje, aby służby Komisji uwzględniały prace IAS i Europejskiego Trybunału Obrachunkowego (ETO) oraz podejmowały odpowiednie działania następcze. IAS wykonuje swoje zdania zgodnie z rozporządzeniem finansowym, międzynarodowymi standardami profesjonalnej praktyki audytu wewnętrznego oraz kodeksem etyki Instytutu Audytorów Wewnętrznych. IAS nie prowadzi audytu systemów kontroli państw członkowskich w odniesieniu do funduszy Komisji. Tego rodzaju audyty – sięgające poziomu indywidualnych beneficjentów – przeprowadzają audytorzy wewnętrzni państw członkowskich, krajowe instytucje audytowe, poszczególne DG Komisji oraz Trybunał Obrachunkowy. IAS prowadzi jednak audyt przedsięwziętych przez służby Komisji środków służących do nadzorowania i kontrolowania organów w państwach członkowskich i innych organów odpowiedzialnych za wypłatę funduszy UE, takich jak ONZ. Jak przewidziano w rozporządzeniu finansowym, IAS może wykonywać te obowiązki na miejscu, także w państwach członkowskich. 3.Przegląd prac audytowych 3.1.Realizacja planu audytów na 2016 r. Do dnia 31 stycznia 2017 r. w ramach zaktualizowanego planu audytów na 2016 r. zrealizowano 100 % zaplanowanych zadań w zakresie audytów przeprowadzanych w Dyrekcjach Generalnych Komisji, jej służbach i agencjach wykonawczych . Ukończono 154 zadania (obejmujące audyty, działania następcze, przeglądy oraz jedno zadanie konsultacyjne), które podzielono w następujący sposób: 2016 2015 2014 Zadania Sprawozdania Zadania Sprawozdania Zadania Sprawozdania Audyt 52 60 38 52 25 31 Działania następcze 95 – 96 – 53 – (Ograniczony) przegląd 6 6 2 2 5 5 Pismo do kierownictwa 0 1 1 1 1 1 Ocena ryzyka systemów IT 0 0 0 0 1 1 Ocena ryzyka JSIS 0 0 1 1 0 0 Konsultacje 1 1 1 1 0 0 Łącznie 154 68 139 57 85 38 Pierwotny plan na 2016 r. obejmował 67 zadań w zakresie audytu oraz ograniczonych przeglądów, które planowano zakończyć do dnia 31 stycznia 2017 r. (data graniczna), oraz 34 audyty, które planowano rozpocząć przed dniem, na który przypada wspomniana data graniczna, i zakończyć w 2017 r. Plan zaktualizowano w połowie roku. Komitet ds. Audytu zapoznał się zarówno z planem pierwotnym, jak i z planem zaktualizowanym. Zgodnie ze swoim statutem i międzynarodowymi standardami oraz w celu zapewnienia efektywnej i skutecznej realizacji planu audytów IAS planuje swoje czynności audytowe na podstawie oceny ryzyka i analizy zdolności. Realizacja planu jest następnie regularnie monitorowana i w razie potrzeby korygowana. 3.2.Dane statystyczne dotyczące zaleceń IAS W 2016 r. IAS wydała następującą liczbę zaleceń (wraz z ich wskaźnikiem akceptacji): Nowe zalecenia Zaakceptowane zalecenia Niezaakceptowane zalecenia Priorytet % % Kluczowe 0 0 100% 0 NIE DOTYCZY Bardzo ważne 119 119 100% 0 0% Ważne 138 138 100% 0 NIE DOTYCZY Pożądane 1 1 100 % 0 NIE DOTYCZY Łącznie 258 258 100% 0 NIE DOTYCZY W odniesieniu do wszystkich zaakceptowanych zaleceń jednostki poddane audytowi opracowały plany działania, które zostały przekazane IAS i ocenione przez nią jako zadowalające. Poniższa tabela przedstawia stan wykonania zaakceptowanych zaleceń wydanych w latach 2012–2016 – zgodnie z oceną jednostek poddanych audytowi – w dniu 31 stycznia 2017 r. Zalecenia wykonane po dniu 31 stycznia 2017 r. nie zostały uwzględnione.

Wykonane W trakcie realizacji (w rozbiciu na liczbę miesięcy opóźnienia) Rok Priorytet Łącznie # % # % Brak opóźnienia 0–6 6–12 12+ 2012 Kluczowe 0 0 0% 0 0% 0 0 0 0 Bardzo ważne 68 68 100% 0 0% 0 0 0 0 Ważne 123 118 96% 5 4% 0 1 0 4 Pożądane 0 0 0% 0 0% 0 0 0 0 2012 łącznie 191 186 97% 5 3% 0 1 0 4 2013 Kluczowe 0 0 0% 0 0% 0 0 0 0 Bardzo ważne 45 42 93% 3 7% 1 1 0 1 Ważne 75 64 85% 11 15% 1 0 1 9 Pożądane 7 7 100% 0 0% 0 0 0 0 2013 łącznie 127 113 89% 14 11% 2 1 1 10 2014 Kluczowe 0 0 0% 0 0% 0 0 0 0 Bardzo ważne 40 38 95% 2 5% 0 0 0 2 Ważne 78 65 83% 13 17% 1 2 1 9 Pożądane 7 7 100% 0 0% 0 0 0 0 2014 łącznie 125 110 88% 15 12% 1 2 1 11 Przejęte zalecenia jednostek audytu wewnętrznego Kluczowe 0 0 0% 0 0% 0 0 0 0 Bardzo ważne 252 239 95% 13 5% 0 1 3 9 Ważne 593 551 93% 42 7% 1 1 1 39 Pożądane 63 63 100% 0 0% 0 0 0 0 Jednostki audytu wewnętrznego łącznie 908 853 94% 55 6% 1 2 4 48 2015 Kluczowe 1 1 100% 0 0% 0 0 0 0 Bardzo ważne 69 32 46% 37 54% 15 19 2 1 Ważne 129 78 60% 51 40% 20 17 12 2 Pożądane 18 17 94% 1 6% 1 0 0 0 2015 łącznie 217 128 59% 89 41% 36 36 14 3 2016 Kluczowe 0 0 0% 0 0% 0 0 0 0 Bardzo ważne 118 3 3% 115 97% 108 7 0 0 Ważne 138 19 14% 119 86% 109 9 1 0 Pożądane 1 0 0% 1 100% 1 0 0 0 2016 łącznie 257 22 9% 235 91% 218 16 1 0 2012–2016 ŁĄCZNIE 1825 1412 77% 413 23% 258 58 21 76 Z czego kluczowych lub bardzo ważnych 593 423 71% 170 29% 124 28 5 13 Ogółem jednostki poddane audytowi uznały, że wykonano 1 412, czyli 77 %, wszystkich zaakceptowanych zaleceń wydanych w latach 2012–2016, w związku z czym łącznie 413 zaleceń (czyli 23 %) jest nadal w trakcie realizacji. Spośród tych 413 zaleceń będących w trakcie realizacji żadne nie zostało sklasyfikowane jako kluczowe, a 170 zaleceń (czyli 29 % wszystkich zaakceptowanych, kluczowych i bardzo ważnych zaleceń) uznano za bardzo ważne. Spośród 413 zaleceń będących w trakcie realizacji termin wykonania 155 zaleceń, odpowiadających 8,5 % wszystkich zaakceptowanych zaleceń, został przekroczony, z czego 18 zaleceń uznanych za bardzo ważne powinno zostać już dawno wykonanych (upłynęło ponad 6 miesięcy od pierwotnego terminu wykonania). Ogółem zalecenia te stanowią jedynie 0,99 % wszystkich zaleceń zaakceptowanych w latach 2012–2016. Całkowita liczba zaleceń wydanych w latach 2012–2016, w odniesieniu do których przeprowadzono audyt sprawdzający, wynosi 1 314, w porównaniu z 1 412 zaleceniami zgłoszonymi przez jednostki poddane audytowi jako „gotowe do przeglądu”. Ze wszystkich zaleceń, w związku z którymi podjęto działania następcze w tym okresie, IAS zamknęła procedurę dla 1 246 (95 %). Oznacza to, że zgodnie z oceną IAS średnio 5 % zaleceń nie można było jeszcze uznać za skutecznie wykonane, w związku z czym nie zostały one zamknięte po zakończeniu audytu sprawdzającego. Zasadniczo IAS uznaje, że stan realizacji zaleceń z audytu jest zadowalający i porównywalny do stanu z poprzednich okresów sprawozdawczych. Świadczy to o tym, że służby Komisji sumiennie wykonują bardzo ważne zalecenia, tym samym ograniczając stwierdzone czynniki ryzyka. Chociaż nie odnotowano powtarzającej się nierozstrzygniętej kwestii lub konkretnej służby, której sprawa dotyczy, należy jednak zwrócić uwagę na zalecenia ocenione jako bardzo ważne, których termin wykonania został znacznie przekroczony, tj. o ponad sześć miesięcy. Opracowano poświęcone tej kwestii sprawozdanie i przesłano je do Komitetu ds. Audytu, a jego podsumowanie przedstawiono w dokumencie roboczym służb Komisji załączonym do niniejszego sprawozdania. 4.Podsumowanie prac audytowych 4.1.Wnioski dotyczące kontroli wykonania zadań W odpowiedzi na propagowanie przez Komisję kultury zorientowanej na wyniki i zwrócenie większej uwagi na zapewnianie odpowiedniego stosunku wartości do ceny w 2016 r. IAS – w ramach swojego strategicznego planu audytów na lata 2016–2018 – nadal przeprowadzała kontrole wykonania zadań oraz audyty obejmujące ważne elementy wykonania zadań (audyty kompleksowe). Zgodnie ze stosowaną przez siebie metodyką i najlepszą praktyką IAS zastosowała podejście pośrednie, tj. czy kierownictwo ustanowiło systemy kontroli służące do oceny i zapewnienia wiarygodności wyników (wydajność i skuteczność) podejmowanych działań, a jeżeli tak – w jaki sposób. Za pośrednictwem tego podejścia IAS dąży do zapewnienia, by w pierwszej kolejności DG i służby ustanowiły odpowiednie ramy wykonania i określiły narzędzia do pomiaru wyników, kluczowe wskaźniki oraz systemy monitorowania. Wynika to po części z tego, że w wielu podstawach prawnych określono cele, których zakres wykracza poza to, co Komisja może osiągnąć samodzielnie. Oznacza to, że skonkretyzowane, mierzalne, osiągalne, realne, terminowe cele oraz punkty odniesienia należy ustanowić najpierw na szczeblu Komisji w celu rozdzielenia – w największym możliwym zakresie – szczególnego wkładu Komisji od wkładów najważniejszych podmiotów kluczowych, które przyczyniają się do wdrożenia i osiągnięcia celów przyświecających funduszom UE (państw członkowskich, regionów, państw trzecich, organizacji międzynarodowych itd.). W kolejnych sekcjach przedstawiono wnioski IAS dotyczące różnych aspektów skuteczności audytów przeprowadzonych przez nią w 2016 r. 4.1.1.Wyniki dyrekcji generalnych, służb i agencji wykonawczych Komisji: procesy horyzontalne 4.1.1.1. Zarządzanie wynikami DG i służby zmagają się z rosnącą presją w kwestii zasobów finansowych i ludzkich, przy czym jednocześnie muszą one wykazać, że są w stanie realizować swoje cele i osiągać odpowiedni stosunek wartości do ceny. W związku z istnieniem politycznej tendencji do wyraźnego koncentrowania się na wynikach konieczne jest, aby DG właściwie określiły szczególne cele, które pozostają pod ich kontrolą i które mogą zostać osiągnięte dzięki ich pracy i działaniom, a także zarządzały tymi celami, monitorowały ich realizację oraz przedkładały sprawozdania z ich realizacji. W ramach szeregu audytów IAS skupiono się na zarządzaniu wynikami i ich pomiarze oraz wykazano, że należy wprowadzić dalsze, znaczne usprawnienia, aby rozwinąć stosowane przez dyrekcje generalne mechanizmy zarządzania wynikami i ich pomiaru. Potwierdza to słuszność ubiegłorocznego wniosku, w którym podkreślono konieczność podjęcia dalszych działań zarówno na szczeblu ogólnym instytucji, jak i na szczeblu DG w celu poprawienia jakości celów i wskaźników. Ponadto w 2016 r. Europejski Trybunał Obrachunkowy w swoim sprawozdaniu rocznym oraz w sprawozdaniach specjalnych zwrócił uwagę na uchybienia w zarządzaniu wynikami i ich pomiarze. Od wielu lat IAS formułuje zalecenia dotyczącego tego obszaru. Z biegiem lat osiągnięto znaczny postęp na przykład pod względem liczby nowych inicjatyw na szczeblu ogólnym instytucji. IAS nadal wykrywa jednak znaczne niedociągnięcia i istotne czynniki ryzyka, co pokazuje, że pomimo podejmowanych starań potrzeba czasu, aby rozwinąć skuteczną kulturę i mentalność zorientowaną na wyniki oraz aby wdrożyć efektywne i skuteczne zarządzanie wynikami w całej organizacji. „Wspólne ramy monitorowania i oceny” to jeden z najważniejszych elementów służących do pomiaru wyników DG AGRI w zakresie wspólnej polityki rolnej. Wykryto istotne niedociągnięcia dotyczące określania celów, zestawu stosowanych wskaźników oraz gromadzenia danych, które mogą osłabić zdolność DG AGRI do monitorowania wyników wspólnej polityki rolnej na lata 2014–2020, ich oceny oraz sporządzania sprawozdań na ten temat. DG GROW wdrożyła zróżnicowane narzędzia do zarządzania wynikami, aby monitorować najważniejsze obszary swojego działania oraz aby sterować wynikami operacyjnymi, jednak ramy zarządzania wynikami należy w jeszcze większym stopniu udoskonalić, aby wykazać, w jaki sposób krótkoterminowe działania tej DG skutecznie przyczyniają się do osiągnięcia jej celów strategicznych, a w konsekwencji – nadrzędnych priorytetów Komisji. Przede wszystkim brakuje opisu dalekosiężnej wizji strategicznej, a wystarczające informacje o wynikach nie zawsze są dostępne lub spójnie przedstawiane w różnych dokumentach dotyczących planowania strategicznego i dokumentach programowych. W przypadku DG MOVE zaobserwowano podobne niedociągnięcia dotyczące ram zarządzania wynikami tej DG. Wspomniana DG nie dysponuje dalekosiężną wizją strategiczną, która opisywałaby, w jaki sposób DG organizuje swoje działania oraz w jaki sposób krótkoterminowe prace doprowadzą do osiągnięcia średnio- i długoterminowych wyników i skutków i przyczynią się do osiągnięcia jej celów strategicznych. Co więcej, brakuje scentralizowanego podejścia do monitorowania i sprawozdawczości dotyczącej postępów w realizacji długoterminowej polityki, a szczegółowe cele DG MOVE nie są wystarczająco konkretne i odpowiednie. Nie odbył się żaden formalny proces mający na celu przygotowanie oświadczeń dotyczących instrumentu „Łącząc Europę” i zabrakło wewnętrznych wytycznych, aby określić zadania do wykonania, obowiązki i funkcje każdego działu, harmonogram i przepływ pracy, definicje wskaźników wraz ze źródłem informacji, metodykę obliczania wskaźników i odpowiedzialny za to dział. DG DEVCO opracowała szereg narzędzi do zarządzania wynikami, które umożliwiają jej sterowanie wynikami operacyjnymi zarówno w siedzibach głównych, jak i w delegaturach Unii. Należy jednak znacznie ulepszyć system zarządzania wynikami stosowany przez DG DEVCO, służący do planowania i monitorowania realizacji jej celów oraz sporządzania z niej sprawozdań, aby zwiększyć jego skuteczność. Postępy w osiąganiu celów i zadań określonych w planie zarządzania nie są systematycznie monitorowane, a większość objętych próbą delegatur Unii nie monitoruje osiągania celów wyznaczonych w swoich planach zarządzania. Co więcej, brakuje centralnych wytycznych dotyczących monitorowania celów i zadań określonych w dokumentach dotyczących działania, a wyniki projektów z tego samego dokumentu dotyczącego działania nie są konsolidowane w celu zapewnienia informacji na temat osiągnięcia ogólnych celów. Jeżeli chodzi o sprawozdawczość, rodzaj informacji na temat wyników DG DEVCO przedstawianych w różnych sprawozdaniach dotyczących planowania i programowania strategicznego jest ograniczony, a informacje te nie umożliwiają faktycznej oceny, czy cele zostały osiągnięte. Na poziomie programów brak jest sprawozdań rocznych dotyczących postępów w osiągnięciu celów określonych w dokumentach programowych, w których skonsolidowano by wyniki zmierzone na poziomie projektów. Audytor wewnętrzny odnotował wysiłki podejmowane przez tę DG w celu uzupełnienia jej narzędzi do zarządzania wynikami inicjatywami sprawozdawczymi ukierunkowanymi na wyniki. Audyt w DG EAC doprowadził do pozytywnych wniosków i pokazał, że wdrażanie skutecznych ram zarządzania wynikami jest możliwe, mimo że ta DG musi radzić sobie z wieloma działaniami politycznymi i programami wydatkowania.

4.1.1.2. Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie ryzykiem wymaga ciągłości działania. Na ogół kierownictwo dokonuje co roku oceny ryzyka w kontekście działań wykonywanych w ramach strategicznego planowania i programowania. Audyt w DG NEAR dotyczący zarządzania ryzykiem pozwolił na wykrycie poważnych uchybień w opracowaniu i wdrażaniu tego procesu, wpływających na jego ogólną skuteczność. W odpowiedzi na poczynione ustalenia DG NEAR wprowadziła plan działania mający na celu zaradzenie tym istotnym niedociągnięciom. 4.1.1.3. Zarządzanie zasobami ludzkimi W obszarze zasobów ludzkich IAS oceniła szereg DG i agencji wykonawczych pod kątem opracowania i wdrożenia skutecznych strategii zarządzania zasobami ludzkimi, aby sprostać wyzwaniom wynikającym z nowych priorytetów, zmian w poziomach zatrudniania i reorganizacji. Co do zasady audyty wykazały, że DG i agencje wykonawcze podjęły odpowiednie środki, by poradzić sobie ze stojącymi przed nimi wyzwaniami dotyczącymi zasobów ludzkich. W DG ENV możliwe jest jeszcze wprowadzenie usprawnień, ponieważ ta DG nie jest obecnie w stanie skutecznie monitorować i porównywać nakładu pracy w ramach DG. Audyt Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych (REA) wykazał istotne niedociągnięcia w procesie wyboru pracowników kontraktowych, tj. w kontroli kwalifikowalności i stosowania kryteriów wyboru oraz kompletności dokumentów dotyczących wyboru, a także w wytycznych przedstawianych członkom zespołu dokonującego wyboru i obserwatorom. 4.1.1.4. Zarządzanie IT W obszarze IT wyniki szeregu audytów informatycznych potwierdziły, że nadal istnieją obszary, w których można zwiększyć skuteczność różnych aspektów działań informatycznych. DG GROW musi wyeliminować istotne niedociągnięcia związane z zarządzaniem IT i zarządzaniem portfelem, aby umożliwić DG udaną transformację organizacyjną oraz pełne dostosowanie działalności gospodarczej i IT. Dostrzeżono niedociągnięcia w obszarach strategii informatycznej i łączeniu celów z kluczowymi wskaźnikami skuteczności działania, w zarządzaniu ryzykiem IT, przekazywaniu najważniejszych osiągnięć w dziedzinie IT, ocenianiu kosztów i korzyści IT i zarządzaniu portfelem IT oraz ogólnie w zarządzaniu programem. Jeżeli chodzi o DG JRC, pomimo istnienia pewnych dobrych praktyk IAS wykryła istotne niedociągnięcia w obszarze bezpieczeństwa informatycznego, co sprawiło, że doszła do wniosku, iż przeprowadzane kontrole nie gwarantują wystarczającej pewności, że ryzyko dla bezpieczeństwa informatycznego jest w odpowiednim stopniu ograniczone. Nadzór kierownictwa nad bezpieczeństwem informatycznym jest niewystarczający, Wspólne Centrum Badawcze nie określa wymogów bezpieczeństwa obowiązujących przy opracowywaniu systemów informatycznych, nie przeprowadza się przeglądów bezpieczeństwa informatycznego dla wszystkich systemów, a wykaz systemów informatycznych jest niekompletny w odniesieniu do kwestii bezpieczeństwa. W DG BUDG zaobserwowano istotne niedociągnięcia dotyczące skuteczności środków podejmowanych w celu rozwiązania kwestii ręcznego wprowadzania informacji w ramach rachunkowości memoriałowej. IAS zaobserwowała wzmożone korzystanie z ręcznego wprowadzania w przypadku środowiska produkcyjnego, połączone ze stosunkowo wysoką liczbą uprzywilejowanych użytkowników przypisanych do pracowników wewnętrznych i konsultantów zewnętrznych, którzy dysponują nieograniczonym dostępem i prawami do dokonywania zmian w sektorze produkcyjnym, jak również niedociągnięcia w kontrolach kont użytkowników uprzywilejowanych i w kontrolach prewencyjnych, które nie są w wystarczający sposób równoważone przy pomocy odpowiednich kontroli wykrywających. Po względem podstawowych procesów gospodarczych PO jest w znacznym stopniu uzależniony od IT, w związku z czym wprowadzono szereg kontroli, aby zapewnić ciągłość działania w tym obszarze. IAS wykryła jednak braki w bezpieczeństwie fizycznym zastępczego centrum danych, nieprzestrzeganie zakładanego czasu wznowienia funkcji dla najważniejszych procesów gospodarczych, a także analizy wpływu na działalność dostarczające niepełny obraz i mylne wyniki. W ramach audytu projektu elektronicznej wymiany informacji dotyczących zabezpieczenia społecznego w DG EMPL wykryto szereg czynników ryzyka powiązanych ze skutecznym wdrażaniem projektu informatycznego. IAS stwierdziła, że przeprowadzane kontrole nie dostarczają wystarczającej gwarancji, że utrzymujący się wysoki poziom ryzyka związanego z tak trudnym i złożonym projektem został w pełni ograniczony. Przede wszystkim w odniesieniu do pierwszego głównego rezultatu (udostępnienie gotowego do zastosowania produktu) konieczna była pilna i bardziej rygorystyczna kontrola pod kątem celów projektu, głównych etapów i własności zadań. Wymagane jest dokonanie czytelnego przeglądu zadań i ich własności, aby wyeliminować niedociągnięcia wykryte na wczesnym etapie funkcjonowania systemu. DG EMLPL wprowadziła już plany działania, by usunąć niektóre wykryte niedociągnięcia, jednak IAS podkreśliła pilny charakter tego problemu oraz konieczność zapewnienia jak najszybszego wdrożenia tych działań. 4.1.1.5. Inne Inne audyty IAS przeprowadzone w obszarze zwalczania nadużyć finansowych w zakresie tradycyjnych zasobów własnych, zarządzania i udostępniania danych dotyczących rolnośrodowiskowych problemów klimatycznych, lepszego stanowienia prawa i audytów ex post przeprowadzonych przez wspólną służbę audytu wykazały, że należy podjąć dalsze kroki w celu podwyższenia całościowych wyników tych procesów. IAS wykryła istotne niedociągnięcia związane z planowaniem, zarządzaniem i koordynacją działań mających na celu zapobieganie nadużyciom finansowym i ich wykrywanie w obszarze tradycyjnych zasobów własnych, które mogą prowadzić do nieskutecznego zapobiegania nadużyciom finansowym i ich zwalczania. Zarządzanie danymi jest istotną częścią kształtowania polityki opartej na dowodach. Jednym z najważniejszych obszarów, w którym wymagane jest skuteczne udostępnianie danych, jest obszar rolnośrodowiskowych problemów klimatycznych, ponieważ przenikają one działalność szeregu DG i liczne obszary polityki. IAS uznała, że chociaż obowiązuje szereg zasad i procedur dotyczących zarządzania danymi, istnieją istotne niedociągnięcia w zapewnianiu skutecznego i efektywnego procesu zarządzania danymi dotyczącymi rolnośrodowiskowych problemów klimatycznych i udostępniania tych danych. Wynika to z braku mających zastosowanie dla całej Komisji ram dotyczących zarządzania danymi i ich udostępniania oraz z uchybień w obecnym sposobie udostępniania danych dotyczących rolnośrodowiskowych problemów klimatycznych pomiędzy DG i zarządzania tymi danymi. W odniesieniu do lepszego stanowienia prawa IAS uznała, że Komisja podjęła istotne kroki, aby wdrożyć nowy Program lepszego stanowienia prawa. Pomimo tych osiągnięć wciąż jednak konieczne są znaczne wysiłki, zwłaszcza na poziomie ogólnym instytucji, wymuszające doprowadzenie wdrażania Programu lepszego stanowienia prawa do fazy w pełni dojrzałej. Wspólna służba audytu (CAS) musi podjąć znaczne wysiłki, aby przyczynić się do podniesienia poziomu dojrzałości wewnętrznych procesów wspólnego centrum wsparcia (CSC), dopilnowując tym samym, aby osiągnęło ono cele strategii audytu ex post dla 7PR oraz aby było przygotowane na wyzwania, które przyniesie ze sobą strategia audytu ex post dla programu „Horyzont 2020”. Przede wszystkim wspólna służba audytu powinna skrócić średni czas do zamknięcia audytu oraz usprawnić wewnętrzne procesy planowania audytów ex post, ich monitorowania i sporządzania sprawozdań. Powinna również określić skonkretyzowane, mierzalne, osiągalne, realne, terminowe cele oraz opracować podejście służące do wykrywania nadużyć finansowych, a także wytyczne w tym zakresie. Wykryto pewne niedociągnięcia w nadzorowaniu przez DG MOVE bezpieczeństwa lotniczego i morskiego. W obszarze tym incydenty związane z bezpieczeństwem mogą ostatecznie prowadzić do poważnych skutków dla wizerunku instytucji. IAS stwierdziła, że w obecnym systemie monitorowania DG MOVE występują istotne niedociągnięcia ze względu na brak sformalizowanej, kompleksowej strategii monitorowania, w której, po pierwsze, określono by stopień pewności, jaki DG MOVE, korzystając ze swoich mechanizmów monitorowania, powinna osiągnąć w odniesieniu do zachowania przez państwa członkowskie zgodności z prawodawstwem UE dotyczącym bezpieczeństwa lotniczego i morskiego, a po drugie, zakres i zasięg jej czynności inspekcyjnych. 4.1.2.Wyniki w zakresie wykonywania budżetu w odniesieniu do środków operacyjnych i administracyjnych 4.1.2.1. Zarządzanie bezpośrednie

W dziedzinie funduszy zarządzanych bezpośrednio w drodze szeregu audytów (w DG HOME, DG JUST, DG RTD i w REA) oceniono procesy zarządzania dotacjami i w każdym z tych audytów IAS wskazała pewne problemy, których rozwiązanie może poprawić skuteczność i efektywność tych procesów. Ponadto w jednym audycie oceniono, czy Komisja w sposób skuteczny i efektywny korzysta z zewnętrznych wykonawców pracujących w budynkach Komisji, i stwierdzono, że ze względu na brak instytucjonalnych ram, które zapewniałyby dyrekcjom generalnym kierunek i wytyczne, Komisja jest narażona na istotne ryzyko przy zapewnianiu skutecznego i efektywnego korzystania z wykonawców pracujących w budynkach Komisji. Na poziomie DG można dołożyć dalszych starań, aby czynnie zarządzać tą kwestią, na przykład wprowadzając do umów klauzule ochronne ukierunkowane na zapewnienie odpowiedniego stosunku wartości do ceny. Ponadto audyt skuteczności zarządzania programem COSME przeprowadzony w EASME wykazał uchybienia we współpracy pomiędzy tą agencją a dyrekcją generalną nadzorującą jej działania. Przez większość czasu agencja ta nie miała żadnej solidnej podstawy do przygotowania części swojego rocznego programu prac związanej z COSME i do planowania swojej pracy ze względu na opóźniony wkład ze strony dyrekcji generalnej nadzorującej jej działania i znaczne zmiany w programie prac nad COSME, które pojawiły się w trakcie przeglądu śródokresowego. Agencja EASME nie oceniła we właściwy sposób wywieranego przez to wpływu na skuteczność wdrożenia delegowanych działań i nie opracowała zaktualizowanego dokumentu dotyczącego planowania, który uwzględniałby wszystkie zmiany w delegowanych działaniach wprowadzone w trakcie roku. 4.1.2.2. Zarządzanie pośrednie W obszarze funduszy zarządzanych pośrednio w ramach szeregu audytów skoncentrowano się na uzgodnieniach dotyczących nadzoru obowiązujących w dyrekcjach generalnych i służbach oraz wykryto szereg istotnych niedociągnięć, które mogą zagrozić ociągnięciu celów polityki. W ramach audytu uzgodnień dotyczących koordynacji i współpracy z unijnymi agencjami i organami regulacyjnymi przeprowadzonego w DG HOME i DG SANTE zauważono wyzwania stojące przed partnerskimi dyrekcjami generalnymi Komisji, gdy te współpracują ze zdecentralizowanymi agencjami unijnymi, w tym prawnie niewiążący charakter wspólnego podejścia do zdecentralizowanych agencji unijnych (przyjętego w lipcu 2012 r. przez Parlament Europejski, Radę i Komisję) ukierunkowanego na uczynienie agencji spójniejszymi, skuteczniejszymi i bardziej opłacalnymi. W ramach audytu zauważono również, że poziom nadzoru, który mogą sprawować partnerskie DG, w praktyce zależy od: 1) ograniczonych (pod względem liczby głosów) uprawnień decyzyjnych Komisji w zarządach agencji; 2) dostępnych partnerskim DG zasobów do nadzorowania agencji; 3) woli agencji do współpracy z DG w ramach rzeczywistego partnerstwa, biorąc pod uwagę, że tego rodzaju agencje są samodzielnymi organami Unii, które podlegają odrębnej procedurze udzielania absolutorium przez Parlament Europejski; oraz 4) konieczności zachowania niezależności tych agencji od Komisji, zwłaszcza jeżeli przedstawiają one opinie naukowe. Wszystkie znaczące problemy występujące w agencjach mogą jednak mieć duży wpływ na wizerunek Komisji. W odniesieniu do wyników wykryto istotne niedociągnięcia w trzech najważniejszych częściach ogólnej strategii partnerskich dyrekcji generalnych względem tych agencji, tj. dotyczących 1) wkładu partnerskiej DG w programowanie agencji oraz związku między programowaniem agencji a działaniami własnymi DG w zakresie programowania; 2) monitorowania przez partnerską DG działań agencji; oraz 3) strategii kontroli przyjętej przez partnerską DG, która to strategia służy budowaniu wiarygodności i prowadzeniu sprawozdawczości (w ramach rocznych sprawozdań z działalności) z zadań „powierzonych” jej agencjom (takich jak zadania związane z wykonywaniem budżetu powierzone na mocy „umów o delegowaniu zadań”). Audyt nadzoru sprawowanego przez DG ENER nad projektem ITER również wykazał istotne niedociągnięcia wpływające na skuteczność nadzoru nad wdrażaniem projektu ITER, ponieważ nie ustalono jednoznacznie, co DG i EWEA zamierzają osiągnąć poprzez swoje działania nadzorcze i w jaki sposób ocenią one skuteczność tych działań nadzorczych. Ponadto Komisja nie otrzymuje wszystkich informacji niezbędnych do skutecznego monitorowania F4E oraz wykorzystania tej wiedzy w dyskusjach z odpowiednimi organami zarządczymi tej agencji. 4.1.2.3. Zarządzanie dzielone W obszarze zarządzania dzielonego audyt dobrowolnego wsparcia powiązanego z produkcją w DG AGRI potwierdził, że obszar ten jest bardzo złożony i że prawodawstwo przewiduje dla państw członkowskich szeroką gamę możliwości, co z kolei skutkuje wywieraniem znacznej presji na zasoby Komisji, aby zapewnione zostało odpowiednie zarządzanie dobrowolnym wsparciem powiązanym z produkcją. Wykryto znaczne niedociągnięcia w systemach zarządzania i kontroli dobrowolnego wsparcia powiązanego z produkcją wprowadzonych przez DG AGRI, zwłaszcza w odniesieniu do monitorowania wyników dobrowolnego wsparcia powiązanego z produkcją, w związku z którymi istnieje zagrożenie, że cele programu nie zostaną osiągnięte i że może dojść do zakłóceń na innych rynkach rolnych. Audyt skuteczności środków upraszczających stosowanych w ramach okresu programowania 2014–2020 dla europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych wykazał, że dyrekcje generalne będą musiały wyeliminować określone czynniki wysokiego ryzyka, aby zapewnić dalszą koncentrację na wynikach, co stanowi najważniejsze oczekiwanie wobec obecnego okresu programowania. Należy w szczególności ograniczyć czynniki ryzyka powiązane z uproszczonymi opcjami kosztów, przy czym państwa członkowskie korzystają ze środków upraszczających w mniejszym stopniu niż oczekiwano, a ich wpływ jest mniejszy niż się spodziewano. 4.2.Ograniczone wnioski IAS dotyczące stanu kontroli wewnętrznej każdej DG W lutym 2017 r. IAS przedstawiła każdej DG i służbie ograniczone wnioski dotyczące stanu kontroli wewnętrznej. Wnioski te stanowią wkład w roczne sprawozdania z działalności za 2016 r. sporządzane przez zainteresowane DG i służby. Opierają się one na pracach audytowych przeprowadzonych w ciągu ostatnich trzech lat i obejmują wszystkie otwarte zalecenia wydane do tej pory przez IAS i byłe jednostki audytu wewnętrznego (w zakresie, w jakim IAS je przejęła). Ponadto we wnioskach zwraca się szczególną uwagę na wszystkie otwarte zalecenia sklasyfikowane jako kluczowe lub łączne skutki szeregu zaleceń sklasyfikowanych jako bardzo ważne, ponieważ mogą one wymagać wydania zastrzeżenia w rocznym sprawozdaniu z działalności dotyczącym danej DG/służby. Wniosek IAS dotyczący stanu kontroli wewnętrznych ogranicza się do poddanych audytowi systemów zarządzania i kontroli i nie obejmuje tych, które w ostatnich trzech latach nie były kontrolowane przez IAS lub jednostkę audytu wewnętrznego. Szczególną uwagę, która doprowadziła do wprowadzenia zastrzeżeń do rocznego sprawozdania z działalności danej DG, zwrócono w ograniczonych wnioskach na: – DG CLIMA w odniesieniu do odnotowanego opóźnienia we wdrażaniu jednego z bardzo ważnych zaleceń związanych z bezpieczeństwem informatycznym (dotyczącego zarządzania bezpieczeństwem systemu informatycznego EU ETS), które naraża DG na ryzyko naruszenia bezpieczeństwa; – DG DEVCO w odniesieniu do łącznego skutku trzech otwartych, bardzo ważnych zaleceń wydanych w ramach audytu zarządzania Instrumentem na rzecz pokoju w Afryce. 4.3.Ogólna opinia dotycząca zarządzania finansami przez Komisję Zgodnie z wymogami określonymi w statucie IAS wydaje coroczną ogólną opinię dotyczącą zarządzania finansami przez Komisję. Opiera się ona na pracach audytowych w zakresie zarządzania finansami przez Komisję przeprowadzonych przez IAS i byłe jednostki audytu wewnętrznego w ciągu ostatnich trzech lat (2014–2016). Uwzględnia ona również informacje pochodzące z innych źródeł, takich jak sprawozdania Europejskiego Trybunału Obrachunkowego. Opinia ogólna jest wydawana równolegle z niniejszym sprawozdaniem i obejmuje ten sam rok budżetowy. Podobnie jak w poprzednich wydaniach za 2016 r. wydano opinię ogólną z zastrzeżeniem, które dotyczy zastrzeżeń zgłoszonych przez delegowanych urzędników zatwierdzających w poświadczeniach wiarygodności. Wydając tę opinię, IAS przeanalizowała łączny wpływ szacowanych kwot obarczonych ryzykiem, które zostały wskazane w rocznych sprawozdaniach z działalności, z punktu widzenia zdolności naprawczych określonych na podstawie korekt finansowych i środków odzyskanych w przeszłości, a także szacunków przyszłych korekt i kwot obarczonych ryzykiem w chwili zamknięcia. Biorąc pod uwagę wielkość korekt finansowych i środków odzyskanych w przeszłości i zakładając, że poziom korekt w nadchodzących latach będzie porównywalny, budżet UE jest odpowiednio chroniony jako całość (chociaż może to nie dotyczyć poszczególnych obszarów polityki) i na przestrzeni czasu (niekiedy z kilkuletnim wyprzedzeniem). Nie zgłaszając w opinii dalszych zastrzeżeń, audytor wewnętrzny dodał jedno „objaśnienie”, które dotyczy: - strategii nadzoru dotyczących osób trzecich wdrażających polityki i programy.