[pic] | KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH |

Bruksela, dnia 23.03.2005

COM(2005) 101 końcowy

Wniosek dotyczący

DECYZJI RADY

w sprawie stanowiska, jakie powinien przyjąć Komitet Ambasadorów AKP-WE w odniesieniu do statutu, regulaminu wewnętrznego i regulaminu finansowego Centrum Technicznego ds. Współpracy w Dziedzinie Rolnictwa i Obszarów Wiejskich

(przedstawiona przez Komisję)

UZASADNIENIE

Porozumienie z Cotonou zawarte w czerwcu 2000 r. przewiduje wzmocnienie i utrwalenie znaczenia Centrum Technicznego ds. Współpracy w Dziedzinie Rolnictwa i Obszarów Wiejskich (CTA) dla rozwijania możliwości instytucjonalnych państw AKP, zwłaszcza w zarządzaniu informacjami w celu poprawienia dostępu do technologii zwiększania wydajności produkcji rolnej, wprowadzenia do obrotu, bezpieczeństwa żywności i rozwoju obszarów wiejskich.

W swoim załączniku III, Porozumienie z Cotonou przewiduje, że statut i regulamin Centrum oraz jego regulamin finansowy i pracowniczy zostaną zaktualizowane.

Państwa Członkowskie są proszone o zbadanie przedstawionego dalej wniosku . Są również proszone o przyjęcie decyzji w sprawie stanowiska Wspólnoty, jakie należy przyjąć na forum Komitetu Ambasadorów AKP-WE w odniesieniu do statutu, regulaminu wewnętrznego i regulaminu finansowego Centrum Technicznego ds. Współpracy w Dziedzinie Rolnictwa i Obszarów Wiejskich.

Wniosek dotyczący

DECYZJI RADY

w sprawie stanowiska, jakie powinien przyjąć Komitet Ambasadorów AKP-WE w odniesieniu do statutu, regulaminu wewnętrznego i regulaminu finansowego Centrum Technicznego ds. Współpracy w Dziedzinie Rolnictwa i Obszarów Wiejskich

RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, w szczególności jego art. 310 w powiązaniu z drugim akapitem art. 300 ust. 2,

uwzględniając wniosek Komisji[1],

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Zgodnie z Umową o partnerstwie między członkami grupy państw Afryki, Karaibów i Pacyfiku z jednej strony a Wspólnotą Europejską i jej Państwami Członkowskimi z drugiej strony, podpisaną w Cotonou 23 czerwca 2000 roku r.[2], w szczególności z jego załącznikiem III, statut, regulamin wewnętrzny i regulamin finansowy Centrum Technicznego ds. Współpracy w Dziedzinie Rolnictwa i Obszarów Wiejskich, zwanego dalej Centrum, powinny zostać przyjęte,

PRZYJMUJE NASTĘPUJĄCĄ DECYZJĘ:

Artykuł 1

Wspólnota przyjmuje następujące stanowisko w Komitecie Ambasadorów AKP-WE w odniesieniu do statutu i regulaminu wewnętrznego Centrum, na podstawie projektu decyzji Komitetu Ambasadorów AKP-WE znajdującego się w załączniku I.

Artykuł 2

Wspólnota przyjmuje następujące stanowisko w Komitecie Ambasadorów AKP-WE w odniesieniu do regulaminu finansowego Centrum, na podstawie projektu decyzji Komitetu Ambasadorów AKP-WE znajdującego się w załączniku II.

Sporządzono w Brukseli, dnia

W imieniu Rady

Przewodniczący

ZAŁĄCZNIK I

Projekt

DECYZJI NR ….. KOMITETU AMBASADORÓW AKP-WE z dnia ………

w odniesieniu do statutu i regulaminu wewnętrznego Centrum Technicznego ds. Współpracy w Dziedzinie Rolnictwa i Obszarów Wiejskich (CTW)

KOMITET AMBASADORÓW AKP-WE,

uwzględniając Umowę o Partnerstwie między członkami grupy państw Afryki, Karaibów i Pacyfiku, z jednej strony, a Wspólnotą Europejską i jej Państwami Członkowskimi, z drugiej strony, podpisaną w Cotonou dnia 23 czerwca 2000 r.[3], zwana dalej „Umową”, a w szczególności art. 3 ust. 4 jej załącznika III.

uwzględniając umowę wewnętrzną z dnia 12 września 2000 r. pomiędzy przedstawicielami rządów Państw Członkowskich, zebranych w Radzie, w sprawie finansowania i administrowania pomocą wspólnotową w ramach protokołu finansowego załączonego do umowy.

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Na mocy art. 3 ust. 4 załącznika III do Umowy z Cotonou, po jej podpisaniu, Komitet Ambasadorów ustala statut i regulamin wewnętrzny Centrum Technicznego ds. Współpracy w Dziedzinie Rolnictwa i Obszarów Wiejskich (zwanego dalej „Centrum”), w szczególności jego organów nadzoru

(2) Na mocy akapitu drugiego art. 1 Protokołu nr 2 w sprawie przywilejów i immunitetów, załączonego do Umowy, Protokół jest stosowany do pracowników Centrum

(3) Należy powołać Zarząd, jednostkę nadzoru Centrum w znaczeniu art. 3 ust. 4 lit. a) załącznika III do Umowy,

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

Artykuł 1

1. Centrum posiada osobowość prawną i przyznaje mu się, we wszystkich państwach będących stronami Umowy z Cotonou, najszerszą zdolność prawną przyznawaną osobom prawnym o takim samym statusie.

2. Pracownicy Centrum korzystają z przywilejów, immunitetów i ułatwień przewidzianych w protokole nr 2 dotyczącym przywilejów i immunitetów wymienionych w deklaracjach VI i VII, załączonych do Umowy.

3. Centrum jest instytucją o celu niezarobkowym.

4. Siedziba Centrum znajduje się tymczasowo w Wageningen (Niderlandy), z oddziałem w Brukseli.

Artykuł 2

Zadania Centrum są określone w art. 3 ust. 1, 2 i 3 załącznika III do Umowy.

Artykuł 3

1. Komitet Ambasadorów AKP-WE, zwany dalej Komitetem, stanowi organ nadzorczy Centrum, zgodnie z przepisami art. 3 ust. 4 i 5 załącznika III do Umowy:

2. Powołuje się Zarząd zgodnie z przepisami art. 4.

3. Centrum wykonuje swoją działalność w ścisłym związku z instytucjami i organami wymienionymi w Umowie lub w deklaracjach do niej dołączonych; odwołuje się, w zależności od potrzeb, do instytucji regionalnych i międzynarodowych, w szczególności do tych, które mają siedzibę we Wspólnocie i w państwach AKP i które zajmują się sprawami rozwoju rolnictwa i obszarów wiejskich.

4. Działalność Centrum stanowi przedmiot ocen okresowych dokonywanych z inicjatywy Zarządu.

Artykuł 4

1. Powołuje się Zarząd, którego zadaniem jest zapewnienie, na szczeblu technicznym, administracyjnym i finansowym, wsparcia, monitorowania i kontroli całej działalności Centrum.

2.1. Zarząd składa się, na podstawie parytetu, z 6 członków posiadających duże doświadczenie w zarządzaniu instytucjami rozwoju rolnictwa i obszarów wiejskich: pożądane są kwalifikacje osobiste na szczeblu technicznym lub naukowym oraz w dziedzinie zarządzania i rozpowszechniania informacji o rolnictwie i obszarach wiejskich.

2.2. Członkowie Zarządu wybierani są przez zainteresowane strony spośród obywateli państw będących stronami Umowy, na podstawie wymaganych kwalifikacji. Ich nominacja zatwierdzana jest przez Komitet Ambasadorów. Sześciu członków mianuje Komitet na maksymalny okres 5 lat, a sytuacja podlega kontroli w połowie tego okresu.

2.3. Po jednym przedstawicielu Komisji Europejskiej, Sekretariatu Generalnego Rady UE i Sekretariatu AKP uczestniczy w pracach Zarządu w charakterze obserwatorów.

2.4. Członkowie Zarządu wybierają Przewodniczącego i Wiceprzewodniczącego na maksymalny okres pięciu lat, zgodnie z przepisami sporządzonymi w regulaminie wewnętrznym. Stanowisko Przewodniczącego obejmowane jest przez stronę (AKP lub WE), która nie zajmuje stanowiska Dyrektora Centrum. Stanowisko Wiceprzewodniczącego obejmowane jest przez stronę, która nie zajmuje stanowiska Przewodniczącego Zarządu.

2.5. Zarząd podejmuje decyzje zwykłą większością głosów członków obecnych lub reprezentowanych, zgodnie z przepisami regulaminu wewnętrznego. Każdy członek Zarządu dysponuje jednym głosem.

W przypadku równego rozłożenia głosów, głos Przewodniczącego jest decydujący.

2.6. Zagadnienia poruszane na każdym zebraniu są przedmiotem protokołu i są objęte klauzulą poufności.

3.1 Zarząd zapewnia ścisłe monitorowanie działalności Centrum. Zarząd zbiera się maksymalnie cztery razy do roku na zebraniach zwyczajnych. Może się również zbierać ilekroś będzie tego wymagało wykonywanie jego zadań, albo z inicjatywy Komitetu lub Przewodniczącego, lub na wniosek Dyrektora.

3.2. Dyrektor Centrum uczestniczy w pracach Zarządu w charakterze doradcy. Centrum zapewnia prowadzenie sekretariatu Zarządu.

Zarząd może zwrócić się do innych członków dyrekcji i pracowników Centrum i/lub ekspertów zewnętrznych z prośbą o wyrażenie opinii w sprawach szczególnych.

3.3. Do obowiązków Zarządu należy:

a) doradzanie i udzielanie wsparcia Dyrektorowi w zakresie zarządzania Centrum oraz zapewnienie właściwego wykonywania przepisów i celów określonych przez Komitet;

b) na wniosek Dyrektora Centrum :

(i) przyjmowanie strategii globalnej Centrum w celu przedłożenia jej Komitetowi do zatwierdzenia;

(ii) zatwierdzanie rocznych i wieloletnich programów działania;

(iii) zatwierdzanie struktury organizacyjnej, polityki kadrowej i schematu organizacyjnego;

(iv) zatwierdzanie rekrutacji nowych pracowników i odnawianie, przedłużanie lub rozwiązywanie umów z pracownikami;

(v) zatwierdzanie rocznych budżetów Centrum;

(vi) przyjmowanie bilansu rocznego na podstawie raportu z audytu sporządzonego przez biuro odpowiedzialne za audyt księgowy;

(vii) zatwierdzanie raportów rocznych i przekazywanie ich Komitetowi w celu umożliwienia mu sprawdzenia zgodności działań Centrum z celami, które są przed nim stawiane na mocy Umowy i zatwierdzonej strategii globalnej;

c) sprawozdawanie, w razie potrzeby, Komitetowi z wszelkich ważnych kwestii napotkanych podczas pełnienia swych funkcji.

3.4. Zarząd odpowiada przed Komitetem.

4. Na wniosek Dyrektora, Zarząd zatwierdza wyznaczone Biuro Audytu do zbadania bilansu rocznego i księgowości CTW.

5. Zarząd ustanawia swój regulamin wewnętrzny.

Artykuł 5

1. Centrum kieruje Dyrektor mianowany przez Komitet Ambasadorów na maksymalny okres pięciu lat.

Komitet upoważnia swoich współprzewodniczących do podpisania umowy Dyrektora. Umowa ta jest sporządzana i zarządzana zgodnie z warunkami ustalonymi regulaminem pracowniczym Centrum. Komitet Ambasadorów jest organem właściwym dla podejmowania wszelkich niezbędnych decyzji w stosunku do Dyrektora.

2. Dyrektor zapewnia reprezentację prawną Centrum i wprowadza w życie kierunki określone przez Komitet Ambasadorów. Jest odpowiedzialny przed tym ostatnim.

3. Dyrektor, po uzyskaniu zgody Zarządu, przedkłada Komitetowi do zatwierdzenia programy pracy i budżety roczne Centrum, sporządzone stosownie do zadań wymienionych w art. 2.

4. Dyrektor informuje regularnie Zarząd o działalności Centrum.

5. Dyrektor sporządza co roku ogólny raport w sprawie działalności i księgowości Centrum, który przedkłada Komitetowi, po zatwierdzeniu przez Zarząd, w maksymalnym terminie dziewięciu miesięcy.

6. Dyrektor odpowiada za organizację i zarządzanie Centrum. Składa sprawozdanie Zarządowi z postanowień podejmowanych w zakresie regulaminów wewnętrznych w celu stosowania przepisów dotyczących Centrum.

Artykuł 6

Budżet Centrum finansowany jest zgodnie z zasadami przewidzianymi w załączniku 1 do protokołu finansowego Umowy. Budżet może również korzystać z innych środków.

Artykuł 7

Niniejsze zasady działania mogą zostać zmienione przez Komitet, na zalecenie Zarządu.

Artykuł 8

Państwa AKP, Państwa Członkowskie i Wspólnota zobowiązane są, każde w zakresie zagadnień ich dotyczących, do podejmowania środków mających na celu wykonanie niniejszej decyzji.

Artykuł 8 a

Niniejsza decyzja uchyla i zastępuje decyzję 1/91 z dnia 19 kwietnia 1991 r. Komitetu Ambasadorów AKP-WE z dnia 19 kwietnia 1991 r. w sprawie zasad działania CTW oraz decyzję 3/91 Komitetu Ambasadorów AKP-WE z dnia 19 kwietnia 1991 r., określającą statut i tryby działania Komitetu Doradczego CTW.

Artykuł 9

Niniejsza decyzja wchodzi w życie w dniu jej przyjęcia.

Sporządzono w Brukseli, dnia

W imieniu Komitetu Ambasadorów AKP-WE

Przewodniczący

ZAŁĄCZNIK II

Projekt

D ECYZJI NR …. KOMITETU AMBASADORÓW AKP-WE

w sprawie

Regulaminu Finansowego Centrum Technicznego ds. Współpracy w Dziedzinie Rolnictwa i Obszarów Wiejskich - CTW

KOMITET AMBASADORÓW AKP-WE,

uwzględniając Umowę o Partnerstwie między członkami grupy państw Afryki, Karaibów i Pacyfiku, z jednej strony, a Wspólnotą Europejską i jej Państwami Członkowskimi, z drugiej strony, podpisaną dnia 23 czerwca 2000 r. w Cotonou, zwana dalej „Umową”, a w szczególności art. 3 ust. 4 lit. b) i d) jego załącznika III[4],

uwzględniając umowę wewnętrzną z dnia 12 września 2000 r., podpisaną przez przedstawicieli rządów Państw Członkowskich, zebranych w Radzie, na temat finansowania i zarządzania pomocą Wspólnoty w ramach Protokołu finansowego załączonego do Umowy,

uwzględniając regulamin finansowy obowiązujący w 9. Europejskim Funduszu Rozwoju[5],

uwzględniając wniosek Komisji, sporządzony po konsultacjach z Centrum Technicznym ds. Współpracy w Dziedzinie Rolnictwa i Obszarów Wiejskich,

a także mając na uwadze, co następuje:

- Komitet Ambasadorów, po podpisaniu Umowy z Cotonou, ustala regulamin finansowy Centrum Technicznego ds. Współpracy w Dziedzinie Rolnictwa i Obszarów Wiejskich, zwanego dalej „Centrum”;

- Komitet Ambasadorów określa procedury przyjęcia budżetu Centrum,

PRZYJMUJE REGULAMIN FINANSOWY CENTRUM TECHNICZNEGO DS. WSPÓŁPRACY W DZIEDZINIE ROLNICTWA I OBSZARÓW WIEJSKICH:

I. ZASADY OGÓLNE

Z ASADA JEDNOŚCI, PRAWDY BUDŻETOWEJ, RÓWNOWAGI I JEDNOSTKI OBRACHUNKOWEJ

Artykuł 1

1. Wszystkie wpływy i wydatki Centrum są przedmiotem prognoz opartych na rocznym programie pracy opatrzonym liczbami, sporządzonym na każdy okres obrachunkowy i są wpisane do budżetu.

2. Wpływy i wydatki wpisane do budżetu są zrównoważone.

Artyku ł 2

Budżet jest sporządzany i wykonywany w euro, a rachunki prowadzone są w euro. Jednakże, na potrzeby płynności, Centrum może dokonywać operacji w walutach krajowych UE i krajów AKP.

Artykuł 3

1. Wpływy obejmują wkład Europejskiego Funduszu Rozwoju, zwanego dalej EFR, kwoty pobrane jako podatki od pensji, wynagrodzeń i innych dochodów wypłacanych przez Centrum oraz inne rozmaite wpływy.

2. Wpływy mogą również obejmować wkłady oferowane przez innych darczyńców do budżetu Centrum.

3. Centrum może również zarządzać, na rzecz osób trzecich, środkami przeznaczonymi na współfinansowanie działalności określonej w załączniku III do Umowy z Cotonou. Przepisy finansowe obowiązujące w zarządzaniu tymi środkami wymienione są w art. 34 niniejszego regulaminu.

Artykuł 4

Oszacowania wydatków obejmują wydatki na funkcjonowanie i wydatki interwencyjne. Należy w budżecie wyraźnie je rozgraniczać.

Artykuł 5

1. Rok budżetowy rozpoczyna się 1 stycznia, a kończy 31 grudnia każdego roku.

2. Środki przewidziane w budżecie są przyznawane na okres jednego roku budżetowego.

a) Jednakże, środki uruchomione w sposób zasadny w ciągu jednego roku budżetowego, lecz niewypłacone do 31 grudnia danego roku budżetowego, przenoszone są automatycznie na następny rok budżetowy. Należy je wyraźnie określić w rachunkach danego roku budżetowego.

b) Środki pozostałe na koniec roku budżetowego są przenoszone do budżetu pięcioletniego, przewidzianego dla Centrum w ramach Umowy AKP-WE.

3. Jeżeli, po rozpoczęciu roku budżetowego, budżet nie został jeszcze ostatecznie ustalony, Dyrektor może, w celu zapewnienia ciągłości działania Centrum, zezwolić na wydatki miesięczne, pod warunkiem, że nie będą one przekraczać jednej dwunastej odpowiednich środków, z podziałem na artykuły, zatwierdzonych w budżecie na poprzedni rok budżetowy.

W odniesieniu do kwartalnych wydatków interwencyjnych, płatnych z góry i zatwierdzanych przez budżet roku poprzedniego, operacje uruchamiania środków mogą być wykonywane w podziale na poszczególne artykuły, pod warunkiem, że nie przekraczają jednej czwartej środków zatwierdzonych na poprzedni rok budżetowy.

ZASADY DOBREGO ZARZĄDZANIA FINANSOWEGO

Artykuł 6

1. Środki przekazane do dyspozycji przez EFR wykorzystywane są zgodnie z zasadą dobrego zarządzania finansowego, a mianowicie zgodnie z zasadami gospodarności, wydajności i skuteczności.

2. Zasada gospodarności wymaga, by środki były udostępnione w odpowiednim czasie, w odpowiedniej ilości i jakości i po najkorzystniejszej cenie.

Zasada wydajności ma na celu osiągnięcie jak najlepszego stosunku między wykorzystanymi środkami a uzyskanymi wynikami.

Zasada skuteczności ma na celu osiągnięcie szczególnych ustalonych celów i uzyskanie zakładanych wyników.

3. Cele powinny być jasno określone, a ich wprowadzanie w życie kontrolowane za pomocą mierzalnych wskaźników. W razie potrzeby, projekty do finansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju powinny opierać się na oszacowaniach ex ante.

II. SPORZĄDZENIE BUDŻETU

Artykuł 7

1. W ramach planu strategicznego oraz w granicach budżetu ogólnego przyznanego Centrum na mocy protokołu finansowego, Dyrektor sporządza roczny projekt programu pracy i przeznaczonego nań budżetu, który go dotyczy. Projekt ten przekazywany jest Komitetowi Ambasadorów, zwanemu dalej Komitetem, najpóźniej 1 lipca roku poprzedzającego jego wykonanie.

2. Centrum przekazuje kopię projektu programu i budżetu Komisji Europejskiej, która rozpoczyna wówczas procedury niezbędne do ich zatwierdzenia.

3. Budżet jest przyjmowany przez Komitet Ambasadorów.

Artykuł 8

1. Sposoby płatności stosowane do wkładu Europejskiego Funduszu Rozwoju określane są w umowie o dotację, podpisanej przez Centrum i Komisję.

2. Centrum wypłaca na rzecz EFR wkłady z poprzednich okresów obrachunkowych odpowiadające środkom anulowanym na podstawie zweryfikowanego bilansu rocznego.

3. Budżet dzieli się na tytuły (rubryki budżetowe), rozdziały, artykuły i pozycje w zależności od rodzaju lub przeznaczenia wpływu lub wydatku.

Artykuł 9

W razie potrzeby, dyrektor przekazuje dodatkowy projekt budżetu lub korektę, które podlegają takim samym trybom i procedurom badania i zatwierdzania, jak budżet zawierający szacunki początkowe.

III. WYKONANIE BUDŻETU

Artykuł 10

1. Dyrektor wykonuje budżet na własną odpowiedzialność i w ramach przyznanych środków. Składa sprawozdania z zarządzania przed Komitetem.

2. Dyrektor korzysta ze środków budżetowych zgodnie z zasadami dobrego zarządzania finansowego, o których mowa w art. 6.

Artykuł 11

1. Żaden wpływ ani żaden wydatek nie mogą być wykonane w inny sposób niż przez zaliczenie na poczet właściwego artykułu budżetu.

Żaden wydatek nie może zostać uruchomiony ani skierowany do zapłaty poza środkami dozwolonymi w ramach danego okresu budżetowego.

2. Wpływy i wydatki są przewidziane w budżecie w pełnej kwocie na rachunkach, bez odliczeń między nimi.

W drodze odstępstwa od niniejszej zasady, mogą zostać odliczone dozwolone kwoty:

a) kary naliczane wykonawcom umów lub zwycięzcom przetargów,

b) wyrównania kwot zapłaconych nienależnie, których można dokonać na drodze potrąceń przy okazji nowego rozliczenia, dokonywanego z tytułu danego rozdziału, artykułu i okresu obrachunkowego, na poczet których została zaliczona nadpłata,

c) wartość pojazdów, sprzętów i urządzeń przejmowanych przy okazji nabywania nowych artykułów tego samego rodzaju; cena zakupu netto jest wpisana w rachunkach jako koszt historyczny przy inwentaryzacji,

d) obniżki i rabaty odliczone od faktur i rachunków.

Nadal w drodze odstępstwa od niniejszej zasady, mogą zostać ponownie wykorzystane w tej samej pozycji (linii), co wydatek pierwotny:

a) wpływy pochodzące ze zwrotu kwot nienależnie wypłaconych;

b) kwoty otrzymanych odszkodowań ubezpieczeniowych;

c) przychody ze sprzedaży pojazdów, sprzętów i urządzeń, podlegających cesji przy okazji ich wymiany na nowe;

d) przychody ze sprzedaży publikacji i filmów;

e) różnice kursowe stwierdzone podczas wykonywania budżetu, mogące być przedmiotem kompensacji; wynik końcowy, dodatni lub ujemny, znajduje się w bilansie rocznym.

Artykuł 12

Przelewy między poszczególnymi tytułami podlegają zatwierdzeniu przez Komitet.

O przelewach między poszczególnymi rozdziałami lub w obrębie rozdziałów decyduje Dyrektor, który informuje o tym Komitet.

Artykuł 13

Wpływy Centrum wpłacane są na jedno lub kilka kont otwartych na rzecz Centrum.

IV. KONTROLA FINANSOWA

Artykuł 14

1. Zgodnie z podstawowymi zasadami uchwalonymi przez Centrum oraz uwzględniając ryzyko i rodzaj finansowanych przedsięwzięć, Dyrektor, jako osoba udzielająca zezwolenia na płatności, wprowadza strukturę oraz procedury i systemy zarządzania i kontroli finansowej niezbędne do wykonywania jego zadań, w szczególności, w razie potrzeby, kontroli ex post. Przed zezwoleniem na daną operację, pracownik inny niż osoba, która rozpoczęła daną operację, sprawdza jej aspekty praktyczne i finansowe. Zadania operacyjne i zadania kontrolne są przedmiotem wyraźnie rozgraniczonych kompetencji.

2. Każdy pracownik uczestniczący w zarządzaniu lub kontroli finansowej operacji, który uzna za nieprawidłową lub sprzeczną z zasadami dobrego zarządu finansowego lub z zasadami deontologii decyzję, o zastosowanie lub przyjęcie której zwróciłby się do niego jego przełożony, zobowiązany jest do poinformowania o tym pisemnie swojego przełożonego.

Jeżeli przełożony zobowiązuje jednak pracownika do kontynuowania zadania, musi sformułować ten nakaz na piśmie. Pracownik nastepnie informuje o tym Dyrektora. Jeżeli żadne środki nie zostaną podjęte w rozsądnym terminie (najdalej w ciągu sześciu tygodni), w zależności od pilności lub wagi sprawy, pracownik informuje Komitet Ambasadorów.

Tę samą zasadę stosuje się, gdy pracownik uczestniczący w zarządzaniu lub kontroli finansowej operacji uzna daną operację, mającą miejsce w tej sytuacji, za nielegalną, nieuczciwą lub niezgodną z przepisami.

V. ZARZĄDZANIE BUDŻETEM

Artykuł 15

1. Budżet Centrum zarządzany jest zgodnie z zasadą rozdzielenia funkcji dysponenta i księgowego. Zarządzanie środkami należy do dysponenta, który jako jedyny ma uprawnienia do uruchamiania wydatków , stwierdzania prawa do ściągania należności oraz wydawania poleceń zwrotu i poleceń zapłaty.

2. Operacje ściągania należności i zapłaty wykonuje księgowy.

3. Dysponent nie może sprawować funkcji księgowego.

Artykuł 16

1. Każdy środek mogący skutkować wydatkami płatnymi przez Centrum jest poprzedzony wnioskiem o uruchomienie środków, wraz z oryginalnymi dokumentami dowodowymi, który zostaje przekazany kontroli finansowej do wcześniejszego sprawdzenia.

2. Wydatki powtarzające się mogą być przedmiotem tymczasowego uruchomienia środków.

3. Polecenia uruchomienia środków i polecenia zapłaty są zbierane w księdze handlowej.

Artykuł 1 7

1. Rozliczenie wydatku przez dysponenta ma na celu:

a) sprawdzenie istnienia praw wierzyciela,

b) określenie lub sprawdzenie istnienia i kwoty wierzytelności,

c) sprawdzenie warunków wymagalności wierzytelności.

2. Każda spłata wydatku podlega przedstawieniu dokumentów poświadczających nabyte prawa wierzyciela i, w razie potrzeby, wykonaną usługę, dostarczone artykuły lub wykonaną pracę, albo przedstawienie innych dokumentów uzasadniających płatność.

Każda decyzja zapłaty musi zostać zatwierdzona przez właściwego dysponenta.

Artykuł 18

1. Polecenie wypłaty jest dokumentem, za pomocą którego dysponent daje księgowemu, wydając polecenie zapłaty, polecenie zapłaty wydatku, którego rozliczenia dokonał.

2. Poleceniu zapłaty towarzyszy zestaw oryginalnych dokumentów dowodowych; są one opatrzone lub towarzyszy im zaświadczenie poświadczające dokładność kwot do zapłaty, odbiór artykułów i wykonanie usługi.

3. Kopie dokumentów dowodowych, poświadczone za zgodność z oryginałem przez dysponenta, mogą, w razie potrzeby, zastąpić oryginały.

4. Polecenia zapłaty przekazywane są do kontroli finansowej w celu wcześniejszego sprawdzenia.

5. W razie potrzeby, poleceniu zapłaty przekazanemu księgowemu towarzyszy zaświadczenie wskazujące, że dane aktywa zostały uwzględnione w inwentaryzacji.

Artykuł 19

1. Płatność jest działaniem końcowym, które zwalnia Centrum z jego zobowiązań wobec wierzycieli.

2. Zapłatę wydatków zapewnia księgowy, w granicach dostępnych środków.

W przypadku błędu materialnego, sporu dotyczącego ważności pokwitowania wpłaty lub nieprzestrzegania form ustalonych w regulaminie finansowym, księgowy zawiesza płatność. Musi on poinformować o tym natychmiast dysponenta, wskazując przyczyny, dla których zawiesił płatność.

W przypadku zawieszenia, Dyrektor może zażądać na piśmie, na swoją własną odpowiedzialność, by płatność została dokonana.

Artykuł 20

1. Płatności dokonywane są z reguły za pośrednictwem rachunku bankowego lub pocztowego, raczej za pośrednictwem przelewu bankowego lub, jeżeli jest to uzasadnione, czekiem. Transakcje są rozliczane w euro, za wyjątkiem przypadków szczególnych, we właściwy sposób uzasadnionych i zatwierdzonych przez Centrum.

2. Czeki i polecenia zapłaty przelewem bankowym lub pocztowym muszą być podpisane przez dwie osoby: księgowego i dysponenta lub przedstawiciela.

3. Z przyczyn w należyty sposób uzasadnionych, Dyrektor może zezwolić na płatność gotówką. Każda wypłata gotówkowa wymaga wydania pokwitowania.

4. W przypadku zinformatyzowanego zarządzania wpływami i wydatkami, podpisy mogą być złożone drogą informatyczną lub elektroniczną.

5. W przypadku braku realnych kursów wymiany, kursy przeliczania walut, jakie należy stosować dla wyliczeń w euro płatności, jakich należy dokonać lub wpływów do ściągnięcia w walucie miejscowej państw AKP, są kursami obowiązującymi w pierwszym dniu roboczym miesiąca, w którym miała miejsce rzeczywista data operacji, zgodnie z danymi zarejestrowanymi przez bank lub przez oddział poczty Centrum.

Artykuł 21

1. W celu uregulowania pewnych kategorii wydatków, określonych przepisami wynikającymi ze stosowania regulaminu wewnętrznego, mogą zostać powołane biura ds. wypłat zaliczek, zgodnie z warunkami ustalonymi przez Centrum.

2. Każda decyzja o zezwoleniu na utworzenie biura ds. wypłat zaliczek musi zostać podjęta przez Dyrektora, na podstawie wniosku pracownika odpowiedzialnego za daną sprawę. Przed przekazaniem Dyrektorowi, każdy taki wniosek powinien zostać zatwierdzony przez księgowego.

3. Każda decyzja dotycząca utworzenia biur ds. wypłat zaliczek powinna zawierać:

a) tożsamość osoby odpowiedzialnej za wypłatę zaliczek,

b) zakres odpowiedzialności wyznaczonych w ten sposób pracowników zajmujących się wypłatą zaliczek,

c) rodzaj i maksymalną kwotę każdego wydatku, a także terminy,

d) maksymalną kwotę dozwolonych zaliczek,

e) środki, za pomocą których mają być dostarczone dokumenty dowodowe i termin, w którym należy tego dokonać.

4. Dysponent i księgowy powinni podjąć konieczne środki w celu zapewnienia, że zezwolenia dotyczące przyznanych zaliczek zostały wydane na właściwe kwoty i w odpowiednim terminie.

Artykuł 22

1. Dyrektor pełni funkcję dysponenta środków przewidzianych w budżecie Centrum.

2. Dyrektor może przekazać niektóre ze swoich uprawnień wykonawczych pracownikowi, który mu podlega. Każda decyzja o przekazaniu uprawnień powinna wskazywać czas trwania i granice tego przekazania uprawnień.

Artykuł 23

1. Dyrektor wyznacza księgowego, którego obowiązki są następujące:

a) właściwe wykonywanie płatności, księgowanie wpływów i ściąganie stwierdzonych wierzytelności;

b) sporządzanie i prezentowanie ksiąg handlowych, zgodnie z art. 25;

c) prowadzenie księgowości, zgodnie z art. 25;

d) wdrażanie zasad i metod księgowych oraz planu kont;

e) definiowanie i zatwierdzanie systemów księgowych oraz, w razie potrzeby, zatwierdzanie systemów określonych przez dysponenta i przeznaczonych do dostarczania lub uzasadniania informacji księgowych;

f) zarządzanie środkami płynnymi.

2. Księgowy otrzymuje od dysponenta, który jest gwarantem wiarygodności, wszelkie informacje niezbędne do sporządzania ksiąg handlowych przedstawiających wierny obraz majątku Centrum i wykonania budżetu.

3. Zgodnie z ust. 1 niniejszego artykułu oraz z art. 21, księgowy jest jedyną osobą upoważnioną do materialnego rozporządzania środkami i przedmiotami wartościowymi. Jest odpowiedzialny za ich przechowanie.

4. Księgowy może, przy pełnieniu swych funkcji, przekazać niektóre ze swoich zadań członkom personelu, którzy są jego bezpośrednimi podwładnymi. Dokument o przekazaniu zadań określa zadania powierzone tym osobom, a także ich prawa i obowiązki.

Artykuł 24

1. Ściąganie jakiejkolwiek kwoty należnej Centrum jest podstawą wydania polecenia ściągnięcia należności przez dysponenta.

2. Księgowy ponosi odpowiedzialność za polecenia ściągnięcia należności, które zostały mu przekazane przez dysponenta.

3. Każda wpłata gotówkowa dokonana na ręce księgowego lub pracownika odpowiedzialnego za biuro ds. wypłaty zaliczek powinna skutkować wydaniem pokwitowania.

VI. KSIĘGOWOŚĆ, ZŁOŻENIE I SPRAWDZENIE RACHUNKÓW, AUDYT, TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY, EUROPEJSKI URZĄD DS. ZWALCZANIA NADUŻYĆ FINANSOWYCH OLAF

Artykuł 25

1. Księgowość prowadzona jest w euro, podzielona na lata kalendarzowe, zgodnie z metodą zwaną „podwójną księgowością”. Ewidencjonuje całość wpływów i wydatków od 1 stycznia do 31 grudnia każdego okresu obrachunkowego i opiera się na dokumentach dowodowych.

Księgi zamykane są z końcem roku budżetowego, by umożliwić sporządzenie bilansu rocznego Centrum.

2. Zapisy księgowe sporządzane są zgodnie z planem kont, w którym nazewnictwo pozycji budżetowych wyraźnie rozgranicza konta, pozwalające na sporządzenie bilansu rocznego oraz konta umożliwiające sporządzenie rachunku zysków i strat. Te zapisy księgowe mogą być prowadzone w księgach lub na fiszkach, które umożliwią sporządzenie ogólnego bilansu miesięcznego. Każda zaliczka księgowana jest na rachunku sum przejściowych i regulowana najpóźniej pod koniec następnego okresu rozrachunkowego, za wyjątkiem przypadków zaliczek o charakterze stałym.

3. Centrum sporządza bilans i rachunek zysków i strat najpóźniej 30 kwietnia każdego roku.

Bilans uwidacznia sytuacje majątkową Centrum na dzień 31 grudnia zakończonego okresu obrachunkowego.

Rachunek zysków i strat zawiera:

a) Tabelę "wpływy" zawierającą:

- wpływy z Europejskiego Funduszu Rozwoju, oparte na zatwierdzonych uruchomionych środkach roku bieżącego oraz na środkach przeniesionych z wcześniejszych okresów obrachunkowych;

- rzeczywiste wpływy pochodzące z podatków od uposażeń i uzyskiwanych odsetek;

- inne rzeczywiste wpływy.

b) Tabelę "wydatki" zawierającą:

- płatności rzeczywiste z tytułu środków uruchomionych w danym roku, przeniesionych z wcześniejszych okresów obrachunkowych;

- płatności rzeczywiste lub środki uruchomione z budżetu w danym roku N;

- zestawienie ukazujące płatności rzeczywiste na majątek ruchomy, wyposażenie oraz inne artykuły spisywane w zestawieniach;

- uruchomione środki, których przeniesienie na następny okres obrachunkowy jest dozwolone.

c) uwagi dotyczące bilansu rocznego zawierające:

- stosowane zasady księgowe;

- zestawienia środków przydzielonych, zapłaconych, unieważnionych lub przeniesionych na lata następne i na rok bieżący;

- szczegółowe noty i obliczenia na poparcie pozycji księgowych przedstawionych w bilansie rocznym.

4. Co kwartał sporządzany jest bilans, który ukazuje sytuację w odniesieniu do wykonania bieżącego budżetu i wykorzystania przeniesionych środków; bilans ten musi być potwierdzony przez księgowego i przekazany Zarządowi.

Artykuł 26

Audytorzy zewnętrzni

Zarząd Centrum wyznacza, na maksymalny okres 3 lat, przedsiębiorstwo audytu, wybrane w drodze przetargu, na podstawie zaleceń Dyrektora Centrum.

Zadaniem audytorów jest sprawdzenie ksiąg handlowych i środków płynnych Centrum, upewnienie się, że zestawienia i bilanse zostały wykonane prawidłowo i w dobrej wierze oraz dopilnowanie, by informacje dotyczące rachunków Centrum były prawidłowe.

Przedmiotem audytu, który wykonywany jest na podstawie dokumentów księgowych oraz, jeżeli to niezbędne, na miejscu, jest stwierdzenie legalności i prawidłowości pobieranych wpływów i przydzielanych wydatków, a także jakość zarządzania finansowego.

Po zamknięciu każdego okresu obrachunkowego, audytorzy składają sprawozdanie Zarządowi z wykonania swoich zadań, najpóźniej 1 października po zakończeniu poprzedniego okresu obrachunkowego.

Na podstawie tego raportu i bilansu rocznego Zarząd udziela Dyrektorowi absolutorium z wykonania budżetu.

Artykuł 27

Zgodnie z regulaminem finansowym 9. EFR, Komisja (w imieniu Wspólnoty), Trybunał Obrachunkowy i Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych mogą dokonać weryfikacji w odniesieniu do środków przyznanych na rzecz Centrum przez EFR.

Trybunał Obrachunkowy może sprawdzić legalność i prawidłowość wpływów i wydatków oraz przestrzeganie postanowień Umowy z Cotonou oraz przepisów regulaminu finansowego 9. EFR.

VII. ODPOWIEDZIALNOŚĆ DYSPONENTÓW, KSIĘGOWYCH I OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH ZA WYPŁATĘ ZALICZEK

Artykuł 28

Każdy dysponent ponosi odpowiedzialność dyscyplinarną oraz, ewentualnie, majątkową, gdy stwierdza prawo do ściągnięcia należności lub wystawia polecenie ściągnięcia należności, przeznacza na dany cel wydatek lub podpisuje polecenie zapłaty, bez przestrzegania niniejszego regulaminu finansowego. Tak samo sprawa wygląda wówczas, gdy zaniedbuje wystawienia dokumentu skutkującego wierzytelnością lub gdy zaniedbuje albo opóźnia, bez uzasadnienia, wystawienie poleceń ściągnięcia należności.

Dysponent ponosi tę odpowiedzialność jedynie wówczas, gdy popełnienie błędu było zamierzone lub gdy wynika z rażącego zaniedbania stanowiącego wyłącznie jego winę.

Artykuł 29

1. Każdy księgowy ponosi odpowiedzialność dyscyplinarną oraz, ewentualnie, majątkową, za płatności, których dokonuje bez przestrzegania art. 19.

Jest on dyscyplinarnie i finansowo odpowiedzialny za każdą stratę lub uszkodzenie środków, majątku i dokumentów, za które ponosi odpowiedzialność, jeżeli ta strata lub uszkodzenie wynikają z zamierzonego błędu lub z rażącego zaniedbania stanowiącego wyłącznie jego winę.

W taki sam sposób, ponosi on odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie poleceń, które otrzymuje w odniesieniu do stosowania i zarządzania rachunkami bankowymi, w szczególności:

a) gdy płatności lub ściągnięcia należności, których dokonuje, nie są zgodne z kwotami naniesionymi na poleceniach zapłaty lub ściągnięcia należności;

b) gdy dokonuje płatności na rzecz odbiorców niebędących osobami uprawnionymi.

2. Każda osoba odpowiedzialna za wypłacanie zaliczek ponosi odpowiedzialność dyscyplinarną oraz, ewentualnie, majątkową:

a) gdy nie może uzasadnić, za pomocą prawidłowych dokumentów, płatności, których dokonuje;

b) gdy dokonuje płatności na rzecz odbiorców niebędących osobami uprawnionymi.

Jest on dyscyplinarnie i finansowo odpowiedzialny za każda stratę lub uszkodzenie środków, majątku i dokumentów, za które ponosi odpowiedzialność, jeżeli ta strata lub uszkodzenie wynikają z zamierzonego błędu lub z rażącego zaniedbania stanowiącego wyłącznie jego winę.

Artykuł 30

1. Księgowi i osoby odpowiedzialne za wypłacanie zaliczek ubezpieczają się od ryzyka, o którym mowa w niniejszym artykule.

Centrum pokrywa związane z tym ubezpieczeniem koszty. Określa kategorie pracowników, pracujące na stanowiskach księgowych i osób wypłacających zaliczki, a także warunki, na jakich pokrywa koszty ponoszone przez tych pracowników w celu zabezpieczenia się przed ryzykiem stanowiącym nieodłączną część ich pracy.

2. Specjalne wynagrodzenia dodatkowe przyznawane są księgowym i wypłacającym zaliczki. Kwota tych wynagrodzeń dodatkowych ustalana jest w regulaminie sporządzonym przez Centrum i zatwierdzonym przez Zarząd. Kwoty odpowiadające tym wynagrodzeniom dodatkowym są przelewane co miesiąc na rachunek, który Centrum otwiera na nazwisko każdego z tych pracowników w celu utworzenia funduszu gwarancyjnego przeznaczonego na pokrycie jakiegokolwiek deficytu kasowego lub bankowego, za który dany pracownik byłby odpowiedzialny, o ile ten deficyt nie zostanie pokryty przez zwrot pochodzący od towarzystwa ubezpieczeniowego.

Saldo dodatnie z tych rachunków gwarancyjnych jest przelewane na rzecz zainteresowanych po zaprzestaniu sprawowania przez nich funkcji księgowych lub wypłacających zaliczki, o ile otrzymają absolutorium ze swego zarządzania.

3. Po przekazaniu bilansu rocznego Komitetowi Ambasadorów, Dyrektor ma dwa lata, by orzec o tym, czy należy księgowemu lub wypłacającemu zaliczki udzielić absolutorium na podstawie raportu audytorów zewnętrznych.

Artykuł 31

Odpowiedzialność majątkowa i dyscyplinarna dysponentów, księgowych i wypłacających zaliczki określona jest zgodnie z regulaminem pracowniczym pracowników Centrum.

Artykuł 32

Konflikt interesów

W odniesieniu do wykonania budżetu, pracownicy nie mają prawa działać, gdy ich własne interesy mogłyby być w konflikcie z interesami Centrum. Jeżeli taka sytuacja ma miejsce, dany pracownik powinien powstrzymać się od jakiegokolwiek działania lub przekazać sprawę swojemu bezpośredniemu przełożonemu.

Konflikt interesów istnieje wówczas gdy, w ramach wykonania budżetu, pracownik nie może wykonywać swych funkcji w sposób całkowicie bezstronny i obiektywny z powodu więzów rodzinnych lub osobistych, sympatii narodowych lub politycznych, interesów gospodarczych lub z jakiejkolwiek innej przyczyny tworzącej więź między jego interesami a interesami beneficjenta.

VI II. PRZEPISY OGÓLNE

Artykuł 33

Procedura udzielania zamówień powinna być dokonywana zgodnie z Regulaminem ogólnym dotyczącym umów o dostawy towarów i świadczenie usług, zatwierdzonym przez Radę Ministrów AKP-WE.(*)

(*) (Decyzja Rady Ministrów AKP-WE nr 2/2002 z dnia 7 października 2002 r. w sprawie wprowadzenia w życie artykułów 28, 29 i 30 załącznika IV Umowy z Cotonou- Dz.U. L 320/1)

Artykuł 34

Zarządzanie na rzecz osób trzecich

1. Zgodnie ze swymi uprawnieniami, Centrum może również zarządzać środkami na rzecz osób trzecich. Lista tych środków znajduje się w załączniku do budżetu Centrum.

2. Niniejszy regulamin finansowy stosuje się do zarządzania tymi środkami.

3. Zarządzanie tymi środkami na rzecz osób trzecich jest przedmiotem oddzielnych kont.

4. Bilans roczny każdego z funduszy zarządzanych przez Centrum na rzecz osób trzecich zawiera bilans i rachunek zysków i strat, określające sytuację na dzień 31 grudnia danego okresu obrachunkowego. Są one poświadczane zgodnie z postanowieniami porozumienia podpisanego przez Centrum z tą osoba trzecią.

W przypadku braku takich przepisów, poświadczenia dokonują audytorzy zewnętrzni Centrum.

5. Te bilanse dołączane są w załączniku do bilansu rocznego Centrum.

Artykuł 35

1. Prowadzona jest stała ewidencja wszystkich nieruchomości i ruchomości stanowiących majątek Centrum. W ewidencji tej znajdują się jedynie ruchomości, których wartość jest równa lub wyższa od 350 euro. Numer ewidencyjny powinien zostać wpisany na każdej fakturze przed jej zapłaceniem.

2. Sprzedaż ruchomości lub wyposażenia, których jednostkowa wartość zakupu przekracza 350 euro, powinna zostać we właściwy sposób nagłośniona.

3. Cesja, zakwalifikowanie do materiałów zużytych lub zniknięcie na drodze utracenia, kradzieży lub w jakikolwiek inny sposób, majątku znajdującego się w ewidencji, powinno zostać uwzględnione w raporcie podpisanym przez Dyrektora i osobę odpowiedzialną za wyposażenie.

4. Centrum prowadzi ewidencję fizyczną i księgową, która regularnie powinna być przedmiotem zestawień. Takie zestawienie porównawcze powinno zostać zatwierdzone przez audytorów zewnętrznych.

Artykuł 36

Państwa AKP, Państwa Członkowskie i Wspólnota zobowiązane są, każde w zakresie zagadnień ich dotyczących, do podejmowania środków mających na celu stosowanie niniejszej decyzji.

Artykuł 36 bis

Uchyla się Regulamin finansowy Centrum, będący przedmiotem Decyzji 2/91 z dnia 19 kwietnia 1991 r.

Artykuł 37

Niniejsza decyzja wchodzi w życie w dniu jej przyjęcia.

Sporządzono w Brukseli, dnia

W imieniu Komitetu Ambasadorów

Przewodniczący

[1] Dz.U. C […] z […], str. […].

[2] Dz.U. L 317 z 15.12.2000, str. 3

[3] Dz.U. L 317 z 15.12.2000, str. 3. Porozumienie zmienione decyzją nr 1/2003 Rady Ministrów AKP-WE(Dz.U. L 141 z 7.6.2003, str. 25).

[4] Dz.U. L 317 z 15.12.2000, str. 3

[5] Dz.U. L 83/1 z 01.04.2003