[pic] | KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH |

Bruksela, dnia 28.2.2008

KOM(2008) 112 wersja ostateczna

SPRAWOZDANIE KOMISJI

Odpowiedzi państw członkowskich na sprawozdanie roczne Trybunału Obrachunkowego za 2006 r.{SEC(2008) 269}

SPIS TREŚCI

1. Zakres sprawozdania 3

2. Ustalenia z kontroli w ramach DAS za 2006 r. w obszarach zarządzania dzielonego 3

3. Informacje zwrotne uzyskane od państw członkowskich dotyczące najczęstszych błędów w obszarze działań strukturalnych 7

4. Uwzględnienie stanowisk państw członkowskich w sprawozdaniu rocznym ETO 9

5. Działania następcze podjęte przez państwa członkowskie w związku z błędami w obszarze polityki rolnej i działań strukturalnych 12

6. Wniosek 13

1. ZAKRES SPRAWOZDANIA

Co roku Europejski Trybunał Obrachunkowy (ETO) przedstawia poświadczenie wiarygodności (DAS) dotyczące wiarygodności rozliczeń Wspólnot Europejskich oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw[1]. Poświadczenie wiarygodności (DAS) opiera się przede wszystkim na wynikach przeprowadzonych przez ETO kontroli, które w dużej mierze odbywają się w państwach członkowskich, jako że to właśnie one wykonują ponad ¾ wszystkich płatności z budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (budżet WE).

Po opublikowaniu sprawozdania rocznego ETO za 2006 r.[2] Komisja, zgodnie z wymogami rozporządzenia finansowego[3], bezzwłocznie przedstawiła państwom członkowskim listę wszystkich uwag ETO i znalezionych błędów w odniesieniu do poszczególnych krajów. Państwa członkowskie zostały wezwane do wypełnienia kwestionariusza dotyczącego działań, jakie podjęły w związku z uwagami / ustaleniami ETO. Poproszono państwa członkowskie także o wskazanie, jakie były ich zdaniem główne powody najczęstszych błędów w obszarze działań strukturalnych.

W niniejszym sprawozdaniu przedstawiono streszczenie odpowiedzi udzielonych Komisji przez państwa członkowskie. Dotyczy ono jedynie tych obszarów, w których zarządzanie jest dzielone między Komisję i państwa członkowskie, tj. odnosi się do pobierania dochodów i wydatków w ramach wspólnej polityki rolnej i działań strukturalnych.

Komisja powinna przedłożyć to sprawozdanie podsumowujące Radzie, ETO i Parlamentowi Europejskiemu do dnia 28 lutego 2008 r.[4] W tym terminie Komisja nie jest w stanie zweryfikować treści udzielonych przez państwa członkowskie odpowiedzi, traktowanych w związku z tym wyłącznie jako prezentujące poglądy państw członkowskich.

Sprawozdaniu towarzyszy dokument roboczy służb Komisji[5], w którym zawarto więcej szczegółów dotyczących odpowiedzi państw członkowskich.

2. Ustalenia z kontroli w ramach DAS za 2006 r. w obszarach zarządzania dzielonego

W obszarach zarządzania dzielonego państwa członkowskie odgrywają kluczową rolę w codziennym zarządzaniu i kontrolowaniu, natomiast Komisja nadzoruje wykonywane przez nie prace. Tym samym dobre struktury zarządzania i kontroli w państwa członkowskich są podstawowym warunkiem uniknięcia błędów w płatnościach i poborze dochodów.

W sprawozdaniu rocznym za 2006 r. ETO przedstawił ocenę systemów nadzoru i kontroli oraz szacunki dotyczące prawdopodobnego wpływu finansowego błędów w ramach poszczególnych sektorów budżetu WE. Oparto je na wynikach kontroli systemowych i kontroli finansowych wybiórczych płatności, przeprowadzonych przez ETO w państwach członkowskich i w Komisji.

ETO stwierdził, że w 2006 r. systemy nadzoru i kontroli funkcjonowały na poziomie zadowalającym w odniesieniu do dochodów oraz w odniesieniu do prawie 70% wydatków w ramach wspólnej polityki rolnej skontrolowanych w ramach Zintegrowanego Systemu Administrowania i Kontroli (IACS), por. tabela 1 . W stosunku do pozostałych wydatków na rolnictwo funkcjonowanie systemów nadzoru i kontroli oceniono jedynie na poziomie częściowo zadowalającym.

ETO uznało systemy kontroli w ramach działań strukturalnych za na ogół nieskuteczne lub umiarkowanie skuteczne w państwach członkowskich; ETO wyraził także opinię, iż Komisja prowadzi tylko umiarkowanie skuteczny nadzór służący zmniejszeniu ryzyka, że systemy kontroli w państwach członkowskich nie zapobiegną zawyżonym lub niekwalifikowalnym wydatkom[6].

Tabela 1. Oceny ETO za lata 2005 i 2006 dla obszarów, w których przeważa zarządzanie dzielone

Systemy nadzoru i kontroli | Obszary, w których przeważa zarządzanie dzielone | Poziom błędów |

2005 | 2006 | 2005 | 2006 |

Poziom zadowalający | Poziom zadowalający | Zasoby własne | Poniżej 2 % | Poniżej 2 % |

Wspólna polityka rolna, w tym: | Nieokreślony przez ETO | Między 2 % a 5 % |

Poziom zadowalający | Poziom zadowalający | IACS | Poniżej 2 % | Poniżej 2 % |

Poziom częściowo zadowalający | Poziom częściowo zadowalający | Nieobjęte IACS | powyżej 5 % | powyżej 5 % |

Poziom niezadowalający | Poziom niezadowalający | Działania strukturalne | powyżej 5 % | powyżej 5 % |

Źródło: Prezentacja na temat poświadczenia wiarygodności (DAS) Trybunału dokonana przez pana Bonnici z ramienia ETO przed Komisją Kontroli Budżetowej (COCOBU) w Parlamencie Europejskim w dniu 20 grudnia 2006 r. Tabela 1.2 w sprawozdaniu rocznym ETO za 2006 r.

Wymierne błędy (tj. błędy mające skutki finansowe), jakie ETO znalazł w przypadku zasobów własnych, były na tyle nieliczne i drobne, że ogólny poziom błędów w tym obszarze oceniono na nieprzekraczający przyjętego przez ETO progu istotności wynoszącego 2%.

Wystąpiły pewne różnice co do poziomu wymiernych błędów w przypadku wspólnej polityki rolnej i w przypadku działań strukturalnych w 2006 r., por. tabela 2 .

Tabela 2. Typowe wymierne błędy w przypadku wspólnej polityki rolnej i działań strukturalnych

Wspólna polityka rolna | Działania strukturalne |

IACS | ETO ustalił, że powierzchnia pola była mniejsza niż zgłoszona przez rolnika | ETO zwrócił się o wgląd w dokumenty, które mogłyby uzasadnić wydatki, o zwrot których wystąpił kierownik projektu, jednak kierownik projektu nie był w stanie przedłożyć żądanych dokumentów w należytym terminie. ETO stwierdził, że kierownik projektu zwrócił się o zwrot wydatków, które nie kwalifikowały się do takiego zwrotu (na przykład koszty wynagrodzeń nie zostały właściwie obliczone lub koszty poniesiono po upływie określonego terminu). ETO stwierdził, że nie przestrzegano procedur zamówień publicznych (na przykład nie przeprowadzono przetargu, mimo takiego wymogu). ETO stwierdził, że projekt przyniósł dochód, co nie zostało uwzględnione przy obliczaniu wysokości współfinansowania. ETO stwierdził, że wydatki, o zwrot których się zwrócono, były wyższe od poniesionych kosztów rzeczywistych (na przykład dlatego że kierownik projektu zwrócił się o zwrot wydatków budżetowych, a nie wydatków faktycznie poniesionych). |

Nieobjęte IACS | ETO stwierdził, że rolnik nie przestrzegał w pełni jednego lub więcej warunków dotyczących działań w ramach programu rolno-środowiskowego. |

W przypadku rolnictwa ETO oszacował, że dla środków rynkowych i pomocy bezpośredniej, na które składa się łącznie 85 % wydatków z Sekcji Gwarancji EFOGR (w tym IACS), poziom błędów nie przekroczył progu 2 %. W przypadku płatności na programy rozwoju obszarów wiejskich ETO podkreślił wysoką podatność działań rolno-środowiskowych na błędy w związku z niespełnieniem przez rolników (często skomplikowanych) warunków kwalifikowalności[7]. Ogólny poziom błędów w przypadku płatności na rolnictwo oszacowano jednakże na niewiele ponad 2 %.

Błędy w ramach działań strukturalnych zazwyczaj miały znacząco większy wpływ finansowy niż błędy w ramach polityki rolnej. ETO oświadczył, że może z wystarczającą pewnością stwierdzić, że w roku budżetowym 2006 przynajmniej 12 % łącznej kwoty zwróconych wydatków projektowych w ramach polityk strukturalnych nie powinno było zostać objęte zwrotem[8]. Ustalenia ETO są oparte na kontroli próby obejmującej 177 projektów, na rzecz których Komisja dokonała w 2006 r. płatności okresowych[9].

Zarówno Komisja, jak i ETO uznały działania strukturalne za sektor budżetu WE, w którym ciągle i często występują błędy[10] o większym wpływie finansowym niż błędy w innych sektorach budżetu WE. Te same rodzaje błędów powtarzają się co roku, przy czym ich względna istotność bywa różna, co dowodzi, że systemy kontroli nie funkcjonują właściwie.

Państwo członkowskie ma obowiązek ustanowienia czterech poziomów kontroli, natomiast Komisja nadzoruje, czy systemy kontroli zostały prawidłowo utworzone i czy skutecznie funkcjonują, por. tabela 3 . Komisja przeprowadza szeroko zakrojone prace kontrolne w państwach członkowskich i jeżeli stwierdzi w ich systemach kontroli wady mogące prowadzić do niewykrywalnych błędów, wzywa je do wdrożenia planów działań naprawczych, jak również może zawiesić płatności okresowe lub nałożyć korekty finansowe.

Tabela 3. System kontroli w obszarze działań strukturalnych

Państwo członkowskie | Instytucja zarządzająca | Bieżące kontrole operacji związanych z projektami (w tym tzw. kontrole przewidziane w art. 4) |

Instytucja płatnicza | Certyfikacja wydatków projektowych |

Organ kontrolny | Kontrole systemów i kontrole wyrywkowe ex post operacji związanych z projektami |

Organ likwidacyjny | Zatwierdzenie końcowej deklaracji wydatków projektowych |

Komisja | Nadzór poprzez kontrole, plany działań, zawieszanie płatności i korekty finansowe |

ETO przedstawił swoją ocenę 19 systemów kontroli w dziewięciu państwach członkowskich w sprawozdaniu rocznym za 2006 r.[11]. W każdym przypadku ETO oceniał, czy odnośny poziom w systemie kontroli był zadowalający, częściowo zadowalający czy niezadowalający, por. tabela 4 .

Tabela 4. Ocena ETO 19 systemów kontroli w państwach członkowskich przedstawiona w sprawozdaniu rocznym za 2006 r

Poziom niezadowalający | Poziom częściowo zadowalający | Poziom zadowalający | Ogółem |

Instytucje zarządzające Instytucje płatnicze Organy kontrolne Organy likwidacyjne | 11 10 4 0 | 7 6 7 8 | 1 3 8 11 | 19 19 19 19 |

ETO ustalił, że najpoważniejsze problemy dotyczą pierwszych poziomów kontroli w państwach członkowskich (nieco ponad połowa skontrolowanych instytucji zarządzających i płatniczych otrzymała ocenę niezadowalającą), natomiast ostatni poziom kontroli funkcjonuje względnie dobrze (żaden z organów likwidacyjnych nie otrzymał oceny niezadowalającej).

3. Informacje zwrotne uzyskane od państw członkowskich dotyczące najczęstszych błędów w obszarze działań strukturalnych

W świetle ustaleń ETO Komisja poprosiła państwa członkowskie o dostarczenie dodatkowych informacji o przyczynach leżących u podstaw najczęstszych błędów w obszarze działań strukturalnych i o szczegółach działań podjętych przez państwa członkowskie w celu unikania takich błędów. Odpowiedzi udzieliły prawie wszystkie państwa członkowskie.

Najważniejsze przyczyny najczęściej wymieniane przez państwa członkowskie są następujące:

- Prawodawstwo: Warunki współfinansowania UE są zapisane w podstawowym prawodawstwie dotyczącym działań strukturalnych[12]. Wnioski legislacyjne przedstawiane są przez Komisję, a przyjmuje Rada, w niektórych przypadkach po uzyskaniu zgody Parlamentu Europejskiego. Państwa członkowskie często określały prawodawstwo UE jako zbyt skomplikowane. W innych przypadkach różnice między ustawodawstwem krajowym i prawodawstwem UE powodowały nieporozumienia (przykładowo różnice między krajowymi i unijnymi przepisami dotyczącymi okresu przechowywania dokumentów). Kilka państw członkowskich wspomniało również, że w niektórych przypadkach ich interpretacja przepisów prawnych UE różniła się od interpretacji ETO.

- Personel: Kilka państw członkowskich jako główny powód błędów podało brak specjalistycznej wiedzy pracowników organizacji wdrażających. Wymieniano także popełniane przez pracowników błędy wynikające z niedbalstwa lub nieuwagi.

- Dokumentacja: Kilka państw członkowskich jako główne przyczyny wymieniło brak archiwizacji lub niespójną archiwizację bądź utratę dokumentów (w niektórych przypadkach w związku z reorganizacją lub likwidacją działu odpowiedzialnego za zarządzanie projektem).

Komisja zapytała państwa członkowskie, czy podjęły działania mające zapobiec występowaniu najczęstszych błędów. Odpowiadając na tę część kwestionariusza, wszystkie państwa członkowskie stwierdziły, że podjęły pewne działania. Koncentrowały się one przede wszystkim na następujących obszarach:

- Informacje: Liczne państwa członkowskie odpowiedziały, że podjęły pewne działania w celu podniesienia poziomu wiedzy o przepisach i procedurach wśród pracowników zaangażowanych w bieżące zarządzanie projektami.

- Kontrole: Niektóre państwa członkowskie zmieniły swoje procedury kontroli lub podjęły próby usprawnienia tych procedur, przykładowo wprowadzając nowe listy kontrolne do stosowania podczas kontroli.

- Ustawodawstwo: Niektóre państwa członkowskie wprowadziły nowe krajowe ustawy w celu wyjaśnienia lub uproszczenia procedur.

Państwa członkowskie nie były stanie przedstawić konkretnych wyników podjętych działań, jednak z reguły spodziewały się w przyszłości mniejszej liczby (lub mniej poważnych) błędów.

Komisja poprosiła państwa członkowskie o wskazanie, jakie są ich zdaniem główne przyczyny błędów związanych z zamówieniami publicznymi, dochodami i brakującymi dokumentami.

W odniesieniu do błędów związanych z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych państwa członkowskie wydają się być zgodne co do tego, że dwie główne przyczyny to „brak wiedzy o przepisach” oraz „niejednoznaczność interpretacji przepisów”.

W odniesieniu do błędów dotyczących dochodów, państwa członkowskie jako najczęstsze przyczyny wskazały „brak wiedzy w organach wykonawczych” i „niejednoznaczność obowiązujących zasad”, a jako inną przyczynę także „niedoszacowanie dochodów przez beneficjentów pomocy”.

W odniesieniu do błędów związanych z brakującymi dokumentami, wystąpiła większa rozbieżność między wskazywanymi przez państwa członkowskie najczęstszymi przyczynami takich błędów. Najczęściej udzielane odpowiedzi były następujące: „dokumenty nadal istniały, ale podmiot poddawany kontroli nie wiedział, których dokumentów żąda Trybunał” oraz „Podmiot audytowany nie mógł znaleźć dokumentów ze względu na niewłaściwą organizację archiwów. Dokumenty odnaleziono później.”. Kolejne wymieniane powody to: „podmiot poddawany kontroli przez pomyłkę przechowywał dokumenty tylko zgodnie z zasadami krajowymi, a nie z zasadami UE” oraz „podmiot audytowany nie mógł znaleźć dokumentów ze względu na niewłaściwą organizację archiwów. Dokumentów nadal nie odnaleziono.”.

Hiszpania i Zjednoczone Królestwo

Informacje zwrotne otrzymane od Hiszpanii i Zjednoczonego Królestwa wydawały się szczególnie istotne, jako że na te dwa państwa członkowskie przypadła około połowa wszystkich wyliczalnych błędów zidentyfikowanych przez ETO w 2006 r. w obszarze działań strukturalnych[13].

Odpowiedź Hiszpanii wydawała się odnosić jedynie do kwestii dotyczących EFS, mimo że większość błędów stwierdzonych przez ETO w Hiszpanii w 2006 r. dotyczyła EFRR. Hiszpania stwierdziła, że jej zdaniem podstawowymi przyczynami najczęstszych błędów były „ problemy ze zrozumieniem wymogów określonych w prawodawstwie wspólnotowym, w szczególności dotyczące różnic między wymogami wspólnotowymi i ustawodawstwem krajowym” . W 2008 r. Hiszpania opublikuje streszczenie otrzymanych zapytań i udzielonych odpowiedzi na stronie internetowej UAFSE (dział administracji hiszpańskiej zajmujący się EFS). Zaplanowała także wydanie podręcznika dla beneficjentów EFS ukierunkowanego na wyjaśnienie wszelkich wątpliwości, które przyczyniły się do popełnienia największej liczby błędów. Działania te, zaplanowane na 2008 r., mają obniżyć poziom błędów, ponieważ większość z nich wynikała z braku wiedzy bądź błędnej interpretacji prawodawstwa wspólnotowego.

Zjednoczone Królestwo jako główne przyczyny błędów podało: 1) brak wystarczającej ścieżki audytu[14], 2) niezrozumienie rozporządzeń i przepisów krajowych, 3) skomplikowane przepisy. Stwierdziło również, że instytucje zarządzające w 2007 r. kontynuowały kilka rozpoczętych wcześniej działań, w tym wzmacnianie kontroli przewidzianych w art. 4 przeprowadzanych przez instytucję zarządzającą. Wydano wytyczne mające przypomnieć kierownikom projektów o konieczności przechowywania dokumentacji, a także o rodzaju dokumentów niezbędnych do celów kontrolnych. Spodziewano się początkowego wzrostu poziomu błędów, w związku ze stwierdzeniem większej liczby problemów, a następnie jego obniżenia dzięki podjęciu działań w celu rozwiązania tych kwestii. Oszacowano, że współczynniki błędów określone w drodze kontroli ex post (kontrole przewidziane w art. 10) zmniejszą się do momentu zakończenia procesu zamknięcia.

4. Uwzględnienie stanowisk państw członkowskich w sprawozdaniu rocznym ETO

ETO gromadzi fakty, na których opiera swoje sprawozdanie roczne, w drodze kontroli w Komisji i państwach członkowskich. Sprawdza próbę transakcji i bada, czy ustanowiono systemy nadzoru i kontroli oraz ich funkcjonowanie. ETO bierze także pod uwagę roczne sprawozdania z działalności oraz deklaracje dyrektorów generalnych Komisji (i sprawozdanie podsumowujące), jak również pracę innych kontrolerów[15].

ETO ma obowiązek przedłożenia swojego sprawozdania rocznego, wraz z DAS za rok N, najpóźniej do dnia 15 listopada w roku N+1. Jest to bardzo krótki termin, wziąwszy pod uwagę, że ETO musi przeprowadzić misje kontrolne w Komisji/państwach członkowskich, przeanalizować ustalenia dokonane w trakcie misji, przygotować pismo (zawiadomienie o wstępnych ustaleniach z kontroli - SPF) do odnośnego komisarza/krajowego najwyższego organu kontroli, poczekać na odpowiedź Komisji/państwa członkowskiego (normalny termin wynosi dwa miesiące), przeanalizować odpowiedź i czasami także przygotować drugie pismo do odnośnego komisarza/krajowego najwyższego organu kontroli zawierające ostateczne stanowisko ETO w sprawie ustaleń. Na każdym z tych etapów może być potrzebny dodatkowy czas na przetłumaczenie dokumentów.

ETO ukończył projekt sprawozdania rocznego za 2006 r. w końcu maja/ na początku czerwca 2007 r., por. tabela 5 . Oznaczało to rozpoczęcie procedury kontradyktoryjności między ETO i służbami Komisji.

Tabela 5. Zawiadomienia o wstępnych ustaleniach z kontroli (SPF), odpowiedzi i analizy dotyczące zarządzania dzielonego, sprawozdanie roczne za 2006 r.

2006 | 2007 |

Uwaga: powyższa tabela obejmuje wysłane do państw członkowskich i otrzymane od nich pisma dotyczące kontroli w obszarze zasobów własnych, wspólnej polityki rolnej i działań strukturalnych i odnoszących się do sprawozdania rocznego za 2006 r. Jasny odcień oznacza, że wysłano od 1 do 3 pism. Pośredni odcień oznacza, że wysłano od 4 do 6 pism. Ciemny odcień oznacza, że wysłano więcej niż 6 pism.

W ramach procedury kontradyktoryjności ETO i służby Komisji spotykały się, aby omówić ustalenia ETO i odpowiedzi Komisji w kontekście nowych informacji, jakie mogły się pojawić, w tym także odpowiedzi państw członkowskich[16]. Większość spotkań odbyła się w lipcu 2007 r., a kilka w pierwszej połowie września 2007 r. ETO przyjął poświadczenie wiarygodności (DAS) za 2006 r. w dniu 27 września 2007 r.

Niestety do dnia 1 lipca 2007 r. wciąż nie otrzymano prawie jednej trzeciej odpowiedzi państw członkowskich na SPF. W tych przypadkach Komisja często nie miała informacji, na podstawie których mogłaby stwierdzić, czy ustalenia ETO są nadal aktualne. Wskazała na to również Francja, która zgłosiła ogólną uwagę, że „… kontrola wykorzystana przez [ETO] jako podstawa do sporządzenia sprawozdania rocznego za 2006 r. jest wciąż objęta procedurą kontradykcyjności i że [ETO] musi jeszcze przedłożyć swoje ostateczne wnioski .”

5. Działania następcze podjęte przez państwa członkowskie w związku z błędami w obszarze polityki rolnej i działań strukturalnych

Komisja poprosiła wszystkie państwa członkowskie o wskazanie w odniesieniu do poszczególnych błędów, jakie ETO stwierdził w ich państwie członkowskim, jakie działania następcze w związku z danym błędem podjęto, z podaniem harmonogramu, koncepcji i spodziewanych rezultatów danych działań. W przypadku gdy państwa członkowskie nie podjęły działań ani ich nie zaplanowały poproszono je o podanie powodu braku działań.

Państwa członkowskie odpowiedziały, odnosząc się do około 60 % błędów DAS w obszarze polityki rolnej i do około trzech czwartych błędów w obszarze działań strukturalnych Nieco ponad połowa błędów, w odniesieniu do których nie otrzymano odpowiedzi, dotyczyła Hiszpanii, około jedna czwarta dotyczyła Włoch i Portugalii, reszta zaś rozłożyła się na pięć pozostałych państw członkowskich. Do tych państw członkowskich wysłano upomnienia, zatem nadal mogą napływać odpowiedzi.

W niektórych przypadkach państwa członkowskie oświadczyły, że nie podjęły działań w związku z błędami wskazanymi przez ETO, ponieważ nie zgodziły się z tymi błędami. Współczynnik braku zgody wahał się w zależności od kategorii błędów. Najwyższy (brak zgody w stosunku do 5 błędów spośród 10) był w przypadku wymiernych błędów w obszarze działań strukturalnych, przy czym w szczególności Zjednoczone Królestwo zwykło się nie zgadzać z ustaleniami ETO. W obszarze polityki rolnej brak zgody co do wymiernych błędów był znacznie rzadszy (brak zgody w stosunku do 2 błędów spośród 10).

W odniesieniu do błędów formalnych współczynnik braku zgody był wysoki (brak zgody w stosunku do 4 błędów spośród 10) w obszarze polityki rolnej, w szczególności w związku z przypadkami dotyczącymi Grecji. Brak zgody występował nieco rzadziej w odniesieniu do błędów w obszarze działań strukturalnych (brak zgody w stosunku do mniej niż 3 błędów spośród 10) i bardziej równomiernie rozkładał się między kilkoma państwami członkowskimi.

W przypadkach gdy państwa członkowskie zgadzały się z błędami odkrytymi przez ETO, prawie zawsze były one w stanie wskazać działania, jakie już podjęły lub których podjęcie planują. W odniesieniu do błędów formalnych podjęto wiele różnych działań. W obszarze polityki rolnej często podejmowane działania polegały na dokonywaniu opóźnionych płatności, udoskonalaniu sposobów rejestrowania różnego rodzaju danych lub przeprowadzaniu kontroli w przypadkach, w odniesieniu do których ETO stwierdził, że procedury kontroli nie były w pełni przestrzegane.

W obszarze działań strukturalnych podejmowane działania także obejmowały dokonywanie opóźnionych płatności, dostosowanie się do wymogu uwidaczniania informacji o finansowaniu UE lub zmianę procedur dotyczących składania ofert na zamówienia publiczne i rejestracji czasu.

W przypadku wymiernych błędów w obszarze polityki rolnej państwa członkowskie ogólnie twierdziły, że odzyskały płatności lub są w trakcie ich odzyskiwania. W niektórych przypadkach dane gospodarstwo zostało wytypowane do dodatkowych kontroli na miejscu.

W odniesieniu do działań strukturalnych państwa członkowskie stwierdzały, że z wniosków o płatności wycofały wydatki niekwalifikowalne lub że rozpoczęły proces odzyskiwania w około połowie przypadków. Inne działania obejmowały udoskonalenie ścieżek audytu, ponowne kontrole czy lepsze informowanie beneficjentów o odnośnych przepisach.

6. Wniosek

Niemal wszystkie państwa członkowskie odpowiedziały na kwestionariusz Komisji dotyczący sprawozdania rocznego Europejskiego Trybunału Obrachunkowego za 2006 r., chociaż niektóre państwa członkowskie udzieliły tylko częściowych odpowiedzi. Do niektórych państw członkowskich wysłano upomnienia, zatem nadal mogą napływać odpowiedzi.

Z odpowiedzi wynika, że:

- W obszarze działań strukturalnych państwa członkowskie uważają prawodawstwo UU za skomplikowane, i są zdania, że pracownicy zaangażowani w bieżące zarządzanie projektami posiadają niedostateczną wiedzę o odnośnych przepisach. Niekiedy archiwa są niewłaściwie zorganizowane lub dokumenty nie są przechowywane wystarczająco długo. Te problemy pociągają za sobą powtarzanie tych samych błędów. Państwa członkowskie muszą zmierzyć się z tymi kluczowymi zagadnieniami w sposób efektywny i skuteczny, już w trakcie procesu legislacyjnego, jeżeli poziom błędów w obszarze działań strukturalnych ma ulec obniżeniu.

- ETO pracuje według bardzo napiętego harmonogramu, co utrudnia państwom członkowskim przedstawienie swojego stanowiska odnośnie do znaczącej liczby stwierdzonych przez ETO błędów we właściwym terminie, jeszcze przed przyjęciem przez ETO poświadczenia wiarygodności (DAS). ETO zintensyfikował już swoje wysiłki na rzecz szybszego powiadamiania państw członkowskich o stwierdzonych błędach. Obecnie ETO powiadamia państwa członkowskie o swoich ustaleniach, wysyłając pismo do właściwego krajowego najwyższego organu kontroli, który następnie gromadzi informacje od podmiotów poddawanych kontroli. Państwa członkowskie mogą być w stanie dostarczać odpowiedzi szybciej, jeśli ETO przesyła swoje pismo także bezpośrednio do instytucji/ organu poddanych kontroli i częściej korzysta z komunikacji elektronicznej. ETO przedstawia już swoje ustalenia w znormalizowanym formacie (formularz błędów DAS). Można by rozważyć dalsze zmiany w tym formularzu, tak aby zawrzeć w nim również znormalizowaną sekcję odpowiedzi, którą wypełniałby podmiot poddawany kontroli, jeśli państwa członkowskie uznałyby, że pomogłoby im to w szybszym dostarczaniu ETO (i Komisji) właściwych informacji.

- Komisja powinna udoskonalić własne działania następcze podejmowane w odniesieniu do ustaleń poczynionych przez ETO w państwach członkowskich, aby pomóc w zapewnieniu dostarczania przez państwa członkowskie terminowych i dobrej jakości odpowiedzi. Komisja zamierza w związku z tym nasilić monitoring odpowiedzi państw członkowskich dotyczących ustaleń ETO, przykładowo poprzez zapewnianie państwom członkowskim regularnych przeglądów ustaleń, w przypadkach gdy informacje od państw członkowskich będą miały dla Komisji duże znaczenie podczas procedury kontradyktoryjności. Komisja będzie także kontynuować debatę z państwami członkowskimi i ETO na temat przyczyn najczęstszych błędów oraz praktycznych działań, jakie należy podjąć, aby takim błędom zapobiegać.

- Jeżeli państwa członkowskie zgadzają się z błędami wskazanymi przez ETO, wydają się podejmować odpowiednie działania, często polegające na odzyskiwaniu danych kwot lub wycofywaniu wydatków niekwalifikowalnych, w przypadkach gdy błędy mają wpływ finansowy.

- Państwa członkowskie nie zawsze zgadzają się z błędami zidentyfikowanymi przez ETO. Stanowi to szczególny problem w przypadku błędów mających wpływ finansowy w obszarze działań strukturalnych. Komisja i ETO dyskutują obecnie nad sposobami zminimalizowania w przyszłości przypadków braku zgody co do interpretacji przepisów.

Komisja z zadowoleniem przyjęła tak wiele obszernych i szybkich odpowiedzi państw członkowskich. Są one ważnym wkładem w działania następcze Komisji dotyczące ustaleń ETO. W przypadkach gdy państwa członkowskie zgadzają się z ustaleniami ETO, wydają się faktycznie podejmować działania następcze w odpowiedni sposób, w tym odzyskując środki. Niemniej należy poprawić zapobieganie błędom poprzez zagwarantowanie, że osoby zaangażowane w bieżące zarządzanie będą posiadały wiedzę o odnośnych przepisach i procedurach, jakich należy przestrzegać, i będą dysponować odpowiednimi zasobami.

[1] Por. art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

[2] Sprawozdanie roczne Trybunału Obrachunkowego dotyczące wykonania budżetu za rok budżetowy 2006, wraz z odpowiedziami instytucji, Dz.U. C 273 z 15.11.2007 r.

[3] Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z 25.6.2002 r. zmienione rozporządzeniem Rady (WE, Euratom) nr 1995/2006 z 13.12.2006 r.

[4] Por. art. 143 ust. 6 rozporządzenia finansowego

[5] SEC(2008) 269

[6] Por. opinia ETO na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń zawarta w poświadczeniu wiarygodności, rozdział 1 sprawozdania rocznego za 2006 r.

[7] Por. ust. 5.72 sprawozdania rocznego za 2006 r.

[8] Por. ust. 6.39 sprawozdania rocznego za 2006 r.

[9] W kontekście działań strukturalnych każde państwo członkowskie przyjmuje programy operacyjne dla finansowania określonych rodzajów projektów. W okresie realizacji programu władze krajowe wybierają projekty przeznaczone do finansowania, a kierownicy projektów deklarują im wydatki do zwrotu. Z kolei władze krajowe deklarują Komisji swoje wydatki kilka razy w ciągu roku i otrzymują zwrot w postaci płatności okresowych odpowiadających wysokością wkładowi UE do wydatków. Wraz z końcem okresu realizacji programu władze krajowe przedstawiają Komisji ostateczny wykaz wydatków wraz z poświadczeniem zamknięcia pomocy wydanym przez niezależny organ kontrolny i otrzymują należne saldo współfinansowania UE. Kontrole na różnych etapach cyklu programowania mają zapobiegać błędom i je korygować. Błędy koryguje się poprzez odzyskiwanie kwot płatności od beneficjentów, zmniejszanie innych płatności lub zastępowanie wydatków niekwalifikowalnych innymi wydatkami kwalifikowalnymi.

[10] Z wyjątkiem Sekcji Orientacji EFOGR

[11] Por. załącznik 6.1 sprawozdania rocznego za 2006 r. Odnośne dziewięć państw członkowskich to: Niemcy, Polska, Hiszpania, Francja, Słowenia, Zjednoczone Królestwo (Szkocja), Włochy, Grecja, Austria/Węgry.

[12] Przegląd podstawowego prawodawstwa w obszarze działań strukturalnych dostępny jest na następującej stronie internetowej Komisji:http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docoffic/official/reglem_en.htm

[13] W przypadku obu tych państw członkowskich Komisja stwierdziła nieprawidłowości systemowe w jej własnych działaniach kontrolnych, i rozpoczęto realizację planów działań lub procedury ukierunkowane na zawieszenie płatności.

[14] Zjednoczone Królestwo zaznaczyło, że „przechowywanie dokumentów również może stanowić trudność dla małych organizacji sektora usług, w przypadku których uciążliwe przepisy mogą nakładać wymóg przechowywania dokumentów przez okres 13 lat i dłużej.”

[15] Por. ust. 1.38 i 1.39 sprawozdania rocznego za 2006 r.

[16] W związku z podziałem obowiązków określonym w Traktacie ustanawiającym Wspólnoty Europejskie podobna procedura kontradykcyjności między Trybunałem i państwami członkowskimi nie jest przewidziana.