13.

Wspólne przedsiębiorstwo IMI z zadowoleniem przyjmuje pozytywny wniosek Trybunału dotyczący legalności i prawidłowości wszystkich transakcji leżących u podstaw rocznego sprawozdania finansowego wspólnego przedsiębiorstwa z wyjątkiem poważnych błędów wykrytych przez wspólne przedsiębiorstwo IMI w swoich pierwszych kontrolach ex-post w odniesieniu do płatności okresowych w przypadku wniosków o pierwszą płatność przekazanych przed końcem analizowanego roku budżetowego. Szacunkowy poziom błędu reprezentatywnego i rezydualnego wynoszący odpowiednio 5,82 % i 3,64 %, który Trybunał wykorzystał jako podstawę do wydania opinii z zastrzeżeniem, uwzględnia wyniki 56 kontroli obejmujących 65 wniosków o pierwszą płatność zatwierdzonych w 2010 i 2011 r., gdy wspólne przedsiębiorstwo IMI wciąż znajdowało się w fazie rozruchu. Ponadto: a) zdecydowana większość błędów finansowych wykrytych w ramach wspomnianych kontroli wniosków z 2010 i 2011 r. wiązała się z koniecznością dostosowania stosunkowo niewielkich kwot (poniżej 5 000 EUR na korzyść wspólnego przedsiębiorstwa IMI) – błędy te w oczywisty sposób wynikały z niezrozumienia odpowiednich zasad lub niewystarczająco uważnego zapoznania się z postanowieniami umów o udzielenie dotacji. Kontrole z założenia koncentrowały się również w większości przypadków na nowych beneficjentach unijnych programów badawczych lub na beneficjentach, którzy nie zostali jeszcze poddani kontroli. W przypadku takich audytów można oczekiwać wyższego poziomu błędu. b) Szacunkowy poziom błędu nie odzwierciedla wyniku kontroli płatności okresowych wypłaconych na rzecz beneficjentów w 2012 r., ponieważ w odniesieniu do tych płatności w 2013 r. planuje się przeprowadzenie reprezentatywnej próby 40 kontroli ex post, a pierwsze wstępne wyniki tych kontroli mają być dostępne pod koniec roku. Wspomniane nowe kontrole obejmują szerszą populację wniosków i beneficjentów, uwzględniając pierwsze wnioski złożone w ramach drugiego zaproszenia do przedstawiania projektów, a także drugi i trzeci okres sprawozdawczy w ramach pierwszego zaproszenia do przedstawiania projektów. c) Wspólne przedsiębiorstwo IMI podjęło od tego czasu szereg konkretnych środków zapobiegawczych i działań w zakresie monitorowania, aby przyczynić się do zmniejszenia liczby typowych błędów i ograniczyć do minimum nieodłączne ryzyko bazowe związane z zarządzaniem dotacjami. Wspomniane środki obejmowały: i) dokonanie przeglądu i wzmocnienie wewnętrznych polityk i procedur dotyczących kontroli ex ante, które mają być przeprowadzane przez pracowników w odniesieniu do płatności okresowych po upływie pierwszych dwóch lat funkcjonowania; ii) terminowe wprowadzanie zmian we wzorze umowy o udzielenie dotacji wspólnego przedsiębiorstwa IMI, skutkujące zwiększeniem przejrzystości w kwestii warunków i wymogów prawnych związanych z dotacją; iii) przedstawienie konkretnych wytycznych finansowych wspólnego przedsiębiorstwa IMI w styczniu 2012 r. i wydanie ich zaktualizowanej wersji w czerwcu 2013 r., dostarczając uczestnikom i wyznaczonym przez nich niezależnym kontrolerom zajmującym się zatwierdzaniem bilansów finansowych kompleksowych informacji i wskazówek na temat postanowień wzoru umowy o udzielenie dotacji wspólnego przedsiębiorstwa IMI; iv) częste organizowanie warsztatów finansowych dla uczestników, podczas których omawia się przyczyny powstawania najczęściej powtarzających się błędów oraz przedstawia się sposoby eliminowania tych błędów; oraz v) wprowadzenie zintegrowanych rozwiązań biznesowych za pośrednictwem specjalnego narzędzia informatycznego wspólnego przedsiębiorstwa IMI SOFIA służącego przedkładaniu projektów i zarządzaniu nimi (aplikacja do przedkładania informacji) w 2012 r., dzięki czemu zainteresowane strony mogły przekładać odpowiednie informacje i sprawdzać koszty wniosków drogą elektroniczną, co przyczyniło się do zmniejszenia marginesu błędu. Jednocześnie wspólne przedsiębiorstwo IMI przeprowadziło odpowiednie kontrole w celu zapewnienia należytego skorygowania błędów na korzyść wspólnego przedsiębiorstwa, które zostały wykryte w ramach pierwszej zakończonej serii kontroli ex post. Wspomniane błędy są systematycznie eliminowane poprzez wydanie nakazu odzyskania środków lub ich skompensowanie względem przyszłych płatności. Ponadto błędy uznane za błędy systematyczne są również rozszerzane na złożone przez tego samego poddanego kontroli beneficjenta wnioski, które nie zostały jeszcze poddane kontroli. Wspólne przedsiębiorstwo IMI kontynuuje również wdrażanie intensywnego rocznego programu kontroli ex post obejmujących 40 % łącznej wartości płatności okresowych przekazanych w ubiegłym roku zgodnie ze strategią kontroli ex post zatwierdzoną przez Radę Zarządzającą. Przedmiotowe kontrole okazały się bardzo skuteczne i zapewniły wiarygodną podstawę dla przeprowadzenia oceny i monitorowania ogólnej prawidłowości i legalności płatności okresowych w ujęciu wieloletnim; wyniki tych kontroli umożliwiły również wykrycie i skorygowanie błędów we wnioskach poddanych kontroli. Wspólne przedsiębiorstwo w dalszym ciągu prowadzi również ścisłą współpracę z Komisją Europejską i jej agencjami zaangażowanymi w realizację siódmego programu ramowego, udostępniając informacje na temat wspólnych beneficjentów w celu optymalizacji zasięgu kontroli i skutecznego ograniczania ryzyka braku zgodności. Wspólne przedsiębiorstwo IMI w dalszym ciągu zamierza zarządzać przyznawanymi przez siebie środkami finansowymi zgodnie z podejściem opartym na zaufaniu wobec uczestników projektów, przy jednoczesnym zapewnieniu odpowiedniej kontroli i rozliczalności. Oparte na analizie ryzyka działania zapobiegawcze i naprawcze, które zostały już podjęte przez wspólne przedsiębiorstwo, zapewniają wystarczającą podstawę dla należytego zarządzania finansami oraz stopniowego zmniejszania ryzyka błędu w płatnościach okresowych na rzecz beneficjentów w ujęciu wieloletnim. Takie zrównoważone podejście przyczyni się również do zapewnienia skutecznej realizacji projektów wspólnego przedsiębiorstwa IMI, ponieważ wiele z nich już teraz zaczyna przynosić imponujące lub obiecujące rezultaty leżące w interesie pacjentów i ogółu społeczeństwa. W przypadku wielu projektów, które dopiero zaczynają generować wydatki, w szczególności projektów w ramach zaproszeń 3–8, pełny wpływ działań podejmowanych przez wspólne przedsiębiorstwo IMI będzie zauważalny dopiero w dłuższym okresie, po złożeniu większej liczby zestawień wydatków poniesionych przy realizacji projektów, a zakres kontroli ex post obejmie większą część łącznej populacji beneficjentów.