Kwestie społeczne w zakupach – Przewodnik dotyczący uwzględniania kwestii społecznych w zamówieniach publicznych – Wydanie drugie

(2021/C 237/01)

SPIS TREŚCI

Wprowadzenie 4

Rozdział 1 Definicja i cel społecznie odpowiedzialnych zamówień publicznych oraz korzyści z nich wynikające 4

1.1. Społecznie odpowiedzialne zamówienia publiczne i ich definicja 4

1.2. Określenie i wykorzystywanie celów społecznych w zamówieniach publicznych 6

1.3. Cele SOZP i korzyści z nich wynikające 9

1.4. Powiązania z unijną i międzynarodową polityką i prawodawstwem 11

Rozdział 2 Strategia organizacyjna uwzględniania kwestii społecznych w zakupach 16

2.1. Włączanie SOZP do programu działań 16

2.2. Określanie celów 17

2.3. Konsultacje z zainteresowanymi stronami 17

2.4. Ocena ryzyka, ustalanie priorytetów w zakresie zamówień i wyznaczanie wartości docelowych 20

2.5. Uwzględnienie SOZP w procedurach i politykach udzielania zamówień publicznych 22

2.6. Monitorowanie i ocena postępów 23

Rozdział 3 Określanie potrzeb i planowanie zamówień 25

3.1. Rola oceny potrzeb w SOZP 25

3.2. Dialog rynkowy 27

3.3. Jaki rodzaj zamówienia? 31

3.4. Wybór procedury 33

3.5. Definiowanie i kwestionowanie specyfikacji 35

3.6. Wykorzystanie pól opcjonalnych w standardowych formularzach 35

Rozdział 4 Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego 36

4.1. Definiowanie przedmiotu i określenie właściwych przepisów 36

4.2. Tryb uproszczony 38

4.3. Zastrzeżenia 41

4.4. Specyfikacje techniczne 43

4.5. Zgodność z przepisami prawa socjalnego i prawa pracy oraz z układami zbiorowymi 46

4.6. Podstawy wykluczenia i kryteria kwalifikacji 48

4.7. Kryteria udzielenia zamówienia 51

4.8. Ocena ofert i weryfikacja zobowiązań 54

4.9. Rażąco niskie oferty 57

Rozdział 5 Ustanowienie warunków zamówienia i ich egzekwowanie 58

5.1. Wprowadzenie zobowiązań w zakresie SOZP w życie 58

5.2. Warunki realizacji zamówienia 59

5.3. Udzielanie zamówień uwzględniających efekty społeczne 63

5.4. Monitorowanie zgodności 64

5.5. Podwykonawstwo 65

5.6. Rozwiązywanie problemów 67

5.7. Wyciąganie wniosków w odniesieniu do przyszłych zamówień 68

Drugie wydanie przewodnika opracowano w ramach umowy SI2.801176 – 728/PP/GRO/SME/18/D/021a pomiędzy Komisją Europejską a ICLEI (Samorządy na rzecz Zrównoważonego Rozwoju), przy wsparciu Public Procurement Analysis (PPA). Ani Komisja Europejska, ani żadna osoba działająca w jej imieniu nie odpowiada za możliwe wykorzystanie informacji zawartych w niniejszej publikacji. Ważna uwaga Niniejszy przewodnik ma pomóc nabywcom publicznym i zachęcić ich do stosowania dobrych praktyk. Jest to dokument o charakterze niewiążącym, który nie wpływa na prawa i obowiązki określone w przepisach UE. Może nie uwzględniać zmian w praktyce udzielania zamówień publicznych i orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, który pozostaje jedynym organem upoważnionym do interpretowania prawa Unii w wiążący sposób. Koncepcje, pomysły i rozwiązania proponowane w niniejszym dokumencie nie naruszają przepisów krajowych i może istnieć konieczność dostosowania ich z uwzględnieniem krajowych ram prawnych. Mimo że informacje zawarte w niniejszym przewodniku zostały starannie sprawdzone, Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za konkretne przykłady w nim wymienione. Więcej informacji na temat Unii Europejskiej można znaleźć w internecie (http://europa.eu).

WPROWADZENIE

Celem społecznie odpowiedzialnych zamówień publicznych (SOZP) jest osiąganie korzystnych efektów społecznych zamówień publicznych. Zamówienia wywierają wpływ na ogromną liczbę osób: użytkowników usług publicznych, osoby zaangażowane w produkcję i realizację lub personel organizacji dokonującej zakupów. Poza osobami, których zamówienia dotyczą bezpośrednio, społecznie odpowiedzialne zamówienia publiczne mogą potencjalnie wpływać na szerszy rynek zarówno po stronie popytu, jak i po stronie podaży.

Dokonując zakupów w sposób rozsądny, nabywcy publiczni mogą wspierać możliwości zatrudnienia, podnoszenie i zmianę kwalifikacji siły roboczej, godną pracę, włączenie społeczne, równouprawnienie płci i niedyskryminację, dostępność, projektowanie dla wszystkich i etyczny handel oraz dążyć do osiągnięcia szerszej zgodności ze standardami społecznymi. W przypadku niektórych produktów, robót budowlanych i usług wpływ zamówień może być szczególnie znaczący, ponieważ nabywcy publiczni sterują dużą częścią rynku w sektorach takich jak inżynieria lądowa, opieka zdrowotna i transport.

Aby sprostać wyzwaniom społecznym, organy publiczne muszą zintensyfikować wysiłki w zakresie wszystkich aspektów zrównoważonego rozwoju (społecznych/etycznych, środowiskowych i ekonomicznych). Nabywcy publiczni są głównymi inwestorami w Europie, a ich wydatki stanowią obecnie ponad 14 % unijnego PKB. Wykorzystując swoją siłę nabywczą, by wybierać towary i usługi, które przynoszą korzystne efekty społeczne, mogą oni znacząco przyczynić się do zrównoważonego rozwoju. Niniejszy przewodnik może im pomóc w uwzględnianiu kwestii wymiaru społecznego zrównoważonych zamówień publicznych.

Trwająca pandemia COVID-19 prawdopodobnie wpłynie na zatrudnienie, zwiększy nierówności i niepewność oraz pogorszy warunki pracy pracowników na całym świecie, wywrze dalszą presję na świadczenie niektórych usług na rzecz osób oraz wpłynie na mniejsze przedsiębiorstwa. W swoich strategiach naprawy gospodarczej państwa członkowskie UE będą musiały zwiększać włączenie społeczne i sprawiedliwość społeczną poprzez kształcenie i zwiększanie umiejętności, zatrudnienie oraz spójność społeczną i terytorialną, a także zapewnić, aby transformacja ekologiczna i cyfrowa przyczyniła się do tworzenia miejsc pracy, trwałego wzrostu gospodarczego i odporności społeczno-gospodarczej. Społecznie odpowiedzialne praktyki nabywcze są potężnym instrumentem w zestawie narzędzi, którym dysponują administracje krajowe UE, służącym osiągnięciu tych celów.

Celem niniejszego dokumentu jest zwiększenie wiedzy nabywców publicznych na temat potencjalnych korzyści płynących z SOZP oraz objaśnienie w praktyczny sposób możliwości, jakie dają ramy prawne UE. Podczas opracowywania niniejszego przewodnika Komisja przeprowadziła szeroko zakrojone konsultacje z nabywcami publicznymi w celu zidentyfikowania dobrych praktyk i przykładów tego, co można osiągnąć. Przykłady te umieszczono w wielu miejscach w całym dokumencie.

Niniejszy przewodnik opracowano z myślą o nabywcach publicznych, ale także z nadzieją, że zainspiruje inne podmioty zaangażowane w zamówienia publiczne, czy to jako dostawcy lub usługodawcy, nabywcy prywatni, uczestnicy gospodarki społecznej, w tym przedsiębiorstwa społeczne, czy też organizacje pozarządowe.

W rozdziałach niniejszego przewodnika, poza samą procedurą przetargową, omówiono wszystkie aspekty procesu udzielania zamówień. Szczegółowo opisano, w jaki sposób na wszystkich etapach tego procesu można wprowadzić kwestie społeczne, i podano liczne przykłady na podstawie rzeczywistych praktyk stosowanych przez nabywców publicznych w całej UE. W rozdziałach 2–5 na końcu większości sekcji przedstawiono wykaz „dobrych praktyk”. Mają one dodatkowo pomóc w zrozumieniu tekstu, ponieważ stanowią konkretne podsumowanie najważniejszych punktów poruszanych w poszczególnych sekcjach oraz działań, które nabywcy publiczni mogą podjąć w praktyce, jeśli chcą włączyć społecznie odpowiedzialne podejście do procedury udzielania zamówień.

ROZDZIAŁ 1

Definicja i cel społecznie odpowiedzialnych zamówień publicznych oraz korzyści z nich wynikające

1.1. Społecznie odpowiedzialne zamówienia publiczne i ich definicja

Społecznie odpowiedzialne zamówienia publiczne (SOZP) mają na celu łagodzenie skutków, jakie wywierają na społeczeństwo towary, usługi i roboty budowlane nabywane przez sektor publiczny. Zgodnie z tą koncepcją nabywcy publiczni nie są zainteresowani jedynie zakupem po najniższej cenie lub o najlepszej relacji jakości do ceny, ale również zapewnieniem, aby zamówienia publiczne przyniosły korzyści społeczne (1), oraz zapobieganiem niekorzystnym skutkom społecznym podczas realizacji zamówienia lub ich łagodzeniem. Nabywca publiczny może uwzględniać cele społeczne w całej procedurze udzielania zamówienia, pod warunkiem że mają niedyskryminujący charakter i są związane z przedmiotem zamówienia (2). W Unii Europejskiej SOZP należy realizować zgodnie z dyrektywami w sprawie zamówień publicznych z 2014 r. (3) oraz zasadami zapisanymi w Traktacie UE (4) i Karcie praw podstawowych, a także z umowami międzynarodowymi, takimi jak Porozumienie w sprawie zamówień rządowych WTO (GPA) i dwustronne umowy o wolnym handlu z rozdziałami dotyczącymi zamówień publicznych (5), oraz z Konwencją ONZ o prawach osób niepełnosprawnych (UNCRPD) (6).

SOZP mogą być bardzo przydatne zarówno we wspieraniu zrównoważonego rozwoju, jak i dla osiągania międzynarodowych, krajowych, regionalnych lub lokalnych celów społecznych. W ramach tej koncepcji postrzega się zamówienia publiczne jako strategiczny instrument służący wydawaniu pieniędzy publicznych w sposób efektywny i zrównoważony. Kwestie społeczne można połączyć z kryteriami ekologicznymi (7) i dotyczącymi zamknięcia obiegu w gospodarce (8) oraz zamówieniami na innowacje (9) w celu stosowania w zamówieniach publicznych bardziej kompleksowego podejścia do zrównoważonego rozwoju (10). Zwiększenie profesjonalizmu nabywców publicznych i wsparcia na ich rzecz może znacznie ułatwić skuteczne wykorzystanie kwestii społecznych i połączenie ich z innymi aspektami związanymi ze zrównoważonym rozwojem i jakością (11).

Społecznie odpowiedzialne zamówienia publiczne pomagają organom publicznym w dostarczaniu wysokiej jakości usług i produktów swoim społecznościom, w osiąganiu dodatkowych korzyści społecznych i etycznych nawet w przypadku ograniczeń budżetowych, a zatem mogą pomóc w przeciwdziałaniu niekorzystnym skutkom kryzysu związanego z COVID-19. Odbudowa po pandemii będzie wymagała od organów publicznych UE wykorzystania wszystkich dostępnych narzędzi i instrumentów do przeciwdziałania niekorzystnym skutkom społeczno-gospodarczym. Bezprecedensowe środki finansowe, które będą dostępne w ramach Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności, będą często wykorzystywane w ramach zamówień publicznych. Jest zatem niezwykle istotne, aby nabywcy publiczni mogli w pełni wykorzystać elastyczność przepisów dotyczących zamówień publicznych w celu zapewnienia, by środki te były wykorzystywane do osiągnięcia możliwie największego pozytywnego wpływu społecznego i gospodarczego na ich społeczności. Odejście od myślenia opartego na najniższej cenie i uwzględnienie kwestii związanych z integracją społeczną, równością, sprawiedliwym zatrudnieniem sprzyjającym włączeniu społecznemu oraz etycznymi dostawami są kluczowe dla uzyskania za pomocą tych zasobów jak największego ożywienia gospodarczego.

Niniejszy przewodnik zawiera szereg przykładów stosowania SOZP w praktyce pochodzących z całej UE, ukazujących różne podejścia i osiąganie rzeczywistych efektów, które mogą posłużyć jako źródło inspiracji. Więcej przykładów dobrych praktyk z UE i państw trzecich zawarto w dwóch sprawozdaniach pt. „Wdrażanie społecznie odpowiedzialnych zamówień publicznych – 71 przykładów dobrych praktyk” (12) oraz „Kupowanie z myślą o wpływie społecznym – dobre praktyki z różnych części UE” (13) dostępnych na stronie internetowej Komisji poświęconej narzędziom przydatnym dla nabywców publicznych (14).

1.2. Określenie i wykorzystywanie celów społecznych w zamówieniach publicznych

Nabywcy publiczni mogą uwzględnić określone kwestie społeczne w swoich decyzjach dotyczących zakupów na wiele sposobów. Poniżej przedstawiono niewyczerpujący wykaz przykładów celów społecznych, które można realizować za pomocą zamówień publicznych. Należy jednak pamiętać, że przestrzeganie podczas realizacji zamówienia obowiązkowych przepisów dotyczących kwestii społecznych i pracy nie jest dobrowolne, ale jest wymagane na podstawie dyrektyw w sprawie zamówień publicznych (15). W rozdziałach 4 i 5 niniejszego przewodnika omówiono, w jaki sposób można rozwiązać te kwestie na poszczególnych etapach procedury udzielania zamówienia. Należy zdecydować, które z poniższych kwestii społecznych są istotne dla danego zamówienia, w zależności od celów i przedmiotu zamówienia.

Działanie na rzecz możliwości zatrudnienia i włączenia społecznego

SOZP mogą sprzyjać:

— możliwościom zatrudnienia dla młodzieży i pracowników w starszym wieku;

— równości płci (np. ułatwianie utrzymania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, zmniejszanie segregacji sektorowej i segregacji rynku pracy (16), zapewnianie równego traktowania w miejscu pracy);

— możliwościom zatrudnienia dla osób doświadczających wykluczenia społecznego z powodu bezrobocia długotrwałego, bezdomności, dyskryminacji lub innych problemów;

— udziałowi w życiu społecznym i możliwościom zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w tym w drodze zapewnienia, aby środowisko pracy było inkluzywne i dostępne;

— wzmocnieniu polityki w zakresie różnorodności, włączenia społecznego i możliwości zatrudnienia osób z grup defaworyzowanych (np. pracowników migrujących, osób wywodzących się z mniejszości rasowych lub etnicznych, mniejszości religijnych, osób o niskim poziomie wykształcenia oraz osób zagrożonych ubóstwem i wykluczeniem społecznym); oraz

— możliwości podnoszenia i zmiany kwalifikacji dla wszystkich pracowników.

Zapewnienie możliwości na rzecz gospodarki społecznej i przedsiębiorstw społecznych

Organizacje gospodarki społecznej i przedsiębiorstwa społeczne (17) mogą pomóc w stworzeniu możliwości zatrudnienia i włączenia społecznego, o których mowa powyżej, wykorzystując swoje wydatki do uzyskania społecznych zwrotów z inwestycji. Na przykład dyrektywy w sprawie zamówień publicznych przewidują możliwość wspierania włączenia społecznego za pomocą zastrzegania zamówień dla przedsiębiorstw społecznych zajmujących się integracją na rynku pracy lub tych wykonawców, u których co najmniej 30 % osób zatrudnionych stanowią osoby niepełnosprawne lub pracownicy znajdujący się w szczególnie niekorzystnej sytuacji (18). Zachęcają one również nabywców publicznych do rozważenia podziału zamówień na części, dzięki czemu mogą być one lepiej dostępne dla organizacji gospodarki społecznej i przedsiębiorstw społecznych (19).

Propagowanie godnej pracy

Międzynarodowa Organizacja Pracy (MOP) stosuje następującą definicję godnej pracy (20):

„Godna praca to praca, która jest produktywna i przynosi godziwy dochód, jest wykonywana w bezpiecznym miejscu z zapewnieniem ochrony socjalnej dla rodzin, stwarza lepsze perspektywy rozwoju osobistego i integracji społecznej, gwarantuje ludziom swobodę wyrażania opinii, zrzeszania się i uczestniczenia w podejmowaniu decyzji wpływających na ich życie oraz zapewnia równość szans i równe traktowanie wszystkich kobiet i mężczyzn”.

Zgodnie z tą definicją i zgodnie z Agendą na rzecz zrównoważonego rozwoju 2030 (21) UE wspiera, w UE i w globalnych łańcuchach dostaw, następujące aspekty (22):

— bezpieczeństwo zatrudnienia;

— sprawiedliwe wynagrodzenie;

— bezpieczne warunki pracy;

— ochronę socjalną;

— równość szans i równe traktowanie wszystkich kobiet i mężczyzn;

— równouprawnienie płci i niedyskryminację w dostępie do zatrudnienia;

— dialog społeczny; oraz

— ochronę praw w miejscu pracy.

Zapewnienie przestrzegania praw socjalnych i pracowniczych

Celem UE jest wspieranie postępu społecznego oraz poprawa warunków życia i pracy obywateli Unii (23). Zamówienia publiczne przyczyniają się do realizacji tych celów poprzez zapewnienie, aby dostawcy:

— przestrzegali mających zastosowanie obowiązków w dziedzinie prawa socjalnego i prawa pracy, ustanowionych w prawie Unii, prawie krajowym, układach zbiorowych zgodnie z prawem UE;

— przestrzegali podstawowych konwencji MOP;

— przestrzegali zasady równego traktowania kobiet i mężczyzn, w tym zasady równości wynagrodzeń za pracę takiej samej wartości (24) oraz propagowali równouprawnienie płci (25);

— przestrzegali przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy; oraz

— zwalczali dyskryminację ze względu na np. płeć, wiek, niepełnosprawność, pochodzenie rasowe lub etniczne, religię lub przekonania, orientację seksualną i stwarzali równe szanse.

Dostępność i projektowanie dla wszystkich

Zamawianie towarów, usług i robót budowlanych, które są dostępne dla wszystkich, w tym dla osób z niepełnosprawnościami, stanowi podstawowy aspekt SOZP i jest obowiązkowe w zamówieniach publicznych. Art. 42 dyrektywy 2014/24/UE i art. 60 ust. 1 dyrektywy 2014/25/UE stanowią, że: „specyfikacje techniczne sporządza się, z wyjątkiem przypadków należycie uzasadnionych, w taki sposób, aby uwzględnić kryteria dostępności dla osób niepełnosprawnych lub projektowanie dla wszystkich”.

Przepis ten wspiera organy krajowe w przestrzeganiu Konwencji ONZ o prawach osób niepełnosprawnych (26), której stroną jest UE i wszystkie jej państwa członkowskie. Konwencja ONZ o prawach osób niepełnosprawnych ustanawia zobowiązania w zakresie dostępności, a związany z nią Komitet Konwencji ONZ o prawach osób niepełnosprawnych uznał prowadzenie zakupów z zachowaniem zasad dostępności za kwestię, która jest dla rządów kluczowa (27).

W Konwencji ONZ o prawach osób niepełnosprawnych (28) uznano również „wagę indywidualnej autonomii osób niepełnosprawnych i ich samodzielności, w tym swobody dokonywania własnych wyborów” oraz że osoby te powinny mieć „szansę aktywnego uczestnictwa w procesach decyzyjnych dotyczących polityki i programów, w tym również tych, które ich bezpośrednio dotyczą”. Innymi słowy, nabywcy publiczni:

— powinni dążyć do udzielania zamówień z uwzględnieniem potrzeb osób niepełnosprawnych i angażować je w proces zakupu. Ocenę potrzeb i angażowanie dostawców w celu zapewnienia efektywnych usług publicznych, które uwzględniają cele integracji społecznej i zawodowej oraz szczególne potrzeby użytkowników, omówiono w rozdziale 3 niniejszego przewodnika;

— muszą uwzględniać dostępność w specyfikacjach technicznych (29), aby zapewnić osobom niepełnosprawnym dostęp na przykład do usług publicznych, budynków publicznych, transportu publicznego, informacji publicznej oraz towarów i usług ICT, w tym aplikacji internetowych; oraz

— mogą stosować kryteria udzielenia zamówienia do preferowania ofert zakładających wyższe standardy dostępności niż te określone w specyfikacjach technicznych;

— mogą również wprowadzać klauzule dotyczące realizacji w celu zapewnienia, aby zamawiane usługi były wykonywane w sposób gwarantujący dostępność efektu końcowego, na podstawie podejścia zakładającego projektowanie dla wszystkich.

Przestrzeganie praw człowieka i odniesienie się do kwestii związanych z etycznym handlem

Zamówienia publiczne można wykorzystywać do rozwiązywania problemów społecznych w łańcuchów dostaw, np. dotyczących praw człowieka (30) lub zasad sprawiedliwego handlu. Poszanowanie podstawowych praw człowieka stanowi zasadniczy element wszelkich stosunków gospodarczych nawiązywanych przez państwo, jak określono w Wytycznych ONZ dotyczących biznesu i praw człowieka (31). Ponadto Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) orzekł w 2012 r., że względy dotyczące sprawiedliwego handlu mogą stanowić element decyzji dotyczących zamówień publicznych (32), a dyrektywy w sprawie zamówień publicznych to odzwierciedlają (33).

Szeroki zakres zamówień publicznych (34), jak również globalny charakter niektórych łańcuchów dostaw, wiążą się z ryzykiem, że zamówienia publiczne mogą być powiązane z przypadkami łamania praw człowieka. Wydarzenia takie jak pożar w Rana Plaza w Bangladeszu są dobrze znane, ale przypadki niebezpiecznych i nieludzkich warunków pracy występują również w Europie. Dyrektywy w sprawie zamówień publicznych wymagają wykluczenia wykonawców skazanych prawomocnym wyrokiem za pracę dzieci i inne formy handlu ludźmi, a zgodność z podstawowymi konwencjami MOP (35) powinna być weryfikowana przez wszystkich nabywców publicznych. W niniejszym przewodniku przeanalizowano również, w jaki sposób można chronić prawa człowieka w zamówieniach publicznych za pomocą:

— zwiększenia przejrzystości w łańcuchach dostaw, w tym poprzez monitorowanie podwykonawców i dalszych podwykonawców;

— analizowania konkretnych zagrożeń w ramach łańcuchów dostaw;

— wymagania od wykonawców i podwykonawców stosowania środków mających na celu poprawę warunków pracy pracowników w łańcuchu dostaw oraz przeciwdziałania potencjalnym lub stwierdzonym przypadkom łamania praw człowieka w procesie produkcji; oraz

— zachęcania dostawców do stosowania rygorystycznych kodeksów postępowania w zakresie odpowiedzialności społecznej.

Świadczenie wysokiej jakości usług społecznych, zdrowotnych, edukacyjnych i kulturalnych

W dyrektywach w sprawie zamówień publicznych określono „tryb uproszczony” dla określonych usług społecznych, zdrowotnych, edukacyjnych i kulturalnych, a także dla różnych innych kategorii (36). Nabywców publicznych zachęca się do uwzględniania „jakości, ciągłości, dostępności, przystępności, możliwości korzystania z usług i ich kompleksowości, a także uwzględnienia szczególnych potrzeb różnych kategorii użytkowników, w tym grup defaworyzowanych i słabszych grup społecznych, oraz kwestii zaangażowania i upodmiotowienia użytkowników, jak również innowacyjności” (37). Również przy zamawianiu usług społecznych można stosować standardy jakości, np. dobrowolne europejskie ramy odniesienia na rzecz zapewniania jakości usług społecznych z roku 2010 (38). W sekcji 4.2 przeanalizowano, w jaki sposób nabywcy publiczni zastosowali tryb uproszczony, aby osiągnąć korzyści społeczne.

Wyznaczanie i osiąganie inteligentnych wartości docelowych SOZP w Nantes (Francja) Cel zamówienia Obszar metropolitalny Nantes stosuje odpowiedzialne zamówienia publiczne od 2001 r. W 2017 r. przyjęto Program na rzecz odpowiedzialnych zakupów (SPAR), aby zwiększyć spójność licznych inicjatyw opracowanych w ciągu poprzednich 15 lat oraz wzmocnić powiązania między działaniami związanymi z zamówieniami publicznymi a inicjatywami wspierającymi MŚP. Podejście W ramach SPAR opracowano wewnętrzny podręcznik dotyczący wdrażania odpowiedzialnych zamówień, w którym wskazano praktyczne metody i wsparcie dostępne lokalnie, oraz utworzono strukturę SPAR Governance w celu nadzorowania opracowywania, wdrażania i monitorowania działań związanych z odpowiedzialnymi zamówieniami: — na poziomie politycznym wszyscy właściwi wybrani członkowie rady metropolitalnej są informowani o przyszłych inwestycjach w celu podejmowania wspólnych decyzji o klauzulach społecznych i środowiskowych w odniesieniu do każdej z tych inwestycji. Członkowie ci regularnie oceniają również wpływ SPAR; — na poziomie technicznym zespół ds. zamówień publicznych współpracuje z siecią ambasadorów społecznej odpowiedzialności przedsiębiorstw w każdej dyrekcji. Nabywcy pomagają dyrekcjom operacyjnym we włączaniu klauzul społecznych i środowiskowych do ich zakupów oraz w ocenie jakości otrzymanych ofert. Wyniki Kluczowe osiągnięcia w zakresie SOZP w ciągu ostatnich dwóch lat w Nantes obejmują: — klauzule dotyczące włączenia w 143 zamówieniach na roboty budowlane i 1 918 zamówieniach na usługi, co stanowi 326 448 godzin zatrudnienia osób zmagających się z trudnościami w dostępie do rynku pracy; — skupienie się na zróżnicowaniu umów za pomocą klauzuli dotyczących włączenia w celu poszerzenia zakresu osób, których umowy dotyczą (np. zamówienia na roboty budowlane docierają do większej liczby bezrobotnych mężczyzn niż kobiet); — klauzule dotyczące zwalczania dyskryminacji w szeregu próbnych umów, potwierdzone przyznaniem Nantes znaku wyróżniającego za różnorodność; — stosowanie zamówień zastrzeżonych, które w stosownych przypadkach pozwalają Nantes ograniczyć przetarg do zakładów pracy chronionej. Doświadczenia i wnioski Powodzenie odpowiedzialnych zamówień wymaga przede wszystkim określenia, monitorowania i aktualizowania kryteriów społecznych i środowiskowych zawartych w polityce zamówień publicznych we współpracy ze wszystkimi zainteresowanymi stronami. Wymaga to wskazania specjalnie na to przeznaczonych środków oraz wdrożenia odpowiednich narzędzi weryfikacyjnych.

1.3. Cele SOZP i korzyści z nich wynikające

Na najbardziej podstawowym poziomie SOZP mają na celu zapewnienie zgodności z zobowiązaniami prawnymi w obszarze społecznym. Dyrektywy w sprawie zamówień publicznych zobowiązują państwa członkowskie UE do podjęcia „stosownych środków” w celu zapewnienia przestrzegania przez wykonawców podczas realizacji zamówień publicznych obowiązującego prawa Unii Europejskiej, prawa krajowego, układów zbiorowych oraz międzynarodowych przepisów prawa ochrony środowiska, prawa socjalnego i prawa pracy (39). Chociaż państwa członkowskie wdrożyły ten przepis w różny sposób, jasne jest, że w zamówieniach nie można pomijać obowiązków społecznych, w szczególności w celu ochrony przed nieuczciwą konkurencją ze strony wykonawców, którzy nie przestrzegają tych przepisów.

Już w deklaracji nr 22 dotyczącej osób niepełnosprawnych w Traktacie z Amsterdamu wskazano, że instytucje Wspólnoty muszą brać pod uwagę potrzeby osób niepełnosprawnych przy opracowywaniu środków mających na celu stopniowe ustanowienie rynku wewnętrznego (40). W Traktacie z Lizbony zobowiązano Europę do utworzenia „społecznej gospodarki rynkowej o wysokiej konkurencyjności zmierzającej do pełnego zatrudnienia i postępu społecznego” oraz do „zwalczania wykluczenia społecznego i dyskryminacji oraz wspierania sprawiedliwości społecznej i ochrony socjalnej, równości kobiet i mężczyzn, solidarności między pokoleniami i ochrony praw dziecka” (41). Skala zamówień publicznych i ich znaczenie dla rynku wewnętrznego sprawiają, że są one użytecznym narzędziem służącym do realizacji tych ambicji. SOZP mogą również przyczynić się do realizacji zobowiązań międzynarodowych, takich jak cele zrównoważonego rozwoju ONZ (42). Zrównoważony rozwój wymaga, aby wykonawcy słuchali osób, społeczności i grup społeczeństwa obywatelskiego i uwzględniali ich poglądy i prawa (43) – temat ten omówiono szerzej w rozdziałach 2 i 3.

Oprócz obowiązków określonych w dyrektywach w sprawie zamówień publicznych i innych aktach prawnych stosowanie SOZP pomaga nabywcom publicznym w następujących kwestiach:

Rozpoznawanie ryzyka braku zgodności z prawem socjalnym i prawem pracy

Organizacje, które aktywnie wdrażają SOZP, mają większe szanse na rozpoznanie ryzyka braku zgodności z przepisami, które dotyczą bezpośrednio tych organizacji lub dostawców. Żadna instytucja publiczna nie chce się znaleźć w centrum skandalu z powodu wykrycia nielegalnych lub nieetycznych praktyk pracowniczych w jakiejkolwiek części łańcucha dostaw. Zasady i działania dotyczące SOZP pomagają w rozpoznawaniu ryzyka związanego z łańcuchem dostaw i minimalizowaniu go podczas udzielania zamówienia publicznego i zarządzania umowami.

Pobudzanie powstawania rynków świadomych społecznie

SOZP może stworzyć zapotrzebowanie na bardziej odpowiedzialną i zrównoważoną produkcję oraz zachęty do jej prowadzenia. Nabywcy publiczni mogą pobudzać innowacje i zwiększać konkurencję dzięki wymaganiu od uczestników rynku tworzenia nowych i bardziej zrównoważonych społecznie rozwiązań. Ponadto mogą wspierać rozwój przedsiębiorstw, które poza wynikami ekonomicznymi dążą do wywierania pozytywnego wpływu na ogół społeczeństwa, takich jak przedsiębiorstwa społeczne. Na przykład określanie w specyfikacji produktów ICT dostępnych dla osób niepełnosprawnych może pomóc we wprowadzeniu na rynek lepszych i bardziej przystępnych cenowo produktów.

Demonstrowanie wrażliwości społecznej władz

Można wykorzystać SOZP do upewnienia się, że wartości i potrzeby społeczności nie pozostaną bez odpowiedzi, jak również do zaspokojenia rosnącego zapotrzebowania ogółu na społecznie odpowiedzialne działania rządów. W ten sposób SOZP mogą przyczynić się do zwiększenia poziomu zaufania publicznego do rządu. SOZP mogą mieć również pozytywny wpływ na pracowników realizujących kontrakt, którzy tworzą dodatkowe korzyści dla swoich społeczności.

Wspieranie integracji i włączenia

SOZP zachęcają do integracji i włączania często marginalizowanych grup społecznych (na przykład osób niepełnosprawnych, osób zagrożonych ubóstwem i wykluczeniem społecznym, mniejszości) w działalność rynkową. SOZP mogą stworzyć możliwości dla przedsiębiorstw, których właścicielami są przedstawiciele takich grup, jak również zapewnić szkolenia i miejsca pracy. SOZP pokazują również, w jaki sposób względy społeczne i gospodarcze mogą się wzajemnie wzmacniać, na przykład przedsiębiorstwa społeczne świadczące usługi publiczne w sposób, który tworzy dodatkową wartość dzięki efektom i skutkom społecznym.

Zapewnienie efektywności wydatków publicznych

Wielkość zamówień publicznych oraz wynikające z restrykcji budżetowych ograniczenia dotyczące bezpośredniej interwencji społecznej mogą uczynić zamówienia publiczne atrakcyjnym obszarem dla propagowania celów społecznych. Strategiczne zamówienia publiczne stwarzają możliwości wykorzystania istniejących, zaplanowanych budżetów na potrzeby rozwiązywania problemów społecznych w sposób pozytywy i innowacyjny.

1.4. Powiązania z unijną i międzynarodową polityką i prawodawstwem

W niniejszym przewodniku skupiono się na wymaganiach i możliwościach SOZP, które wynikają z dyrektyw w sprawie zamówień publicznych. Jednakże wiele innych instrumentów na poziomie unijnym i krajowym ma znaczenie dla SOZP i wpływa na sposób ich wdrażania. W niniejszej sekcji przedstawiono niektóre z najważniejszych aktów prawnych i polityk dotyczących SOZP.

Unijne prawo pracy i prawo o niedyskryminacji opracowano z myślą o ochronie pracowników w całej Europie. Takie przepisy zapewniają pracownikom prawa związane z równym traktowaniem i niedyskryminacją (44), informowaniem o warunkach pracy, godzeniem życia prywatnego i zawodowego (45), prawa związane z niestandardowymi umowami o pracę (46), regulacją czasu pracy, ochroną zdrowia i bezpieczeństwem oraz informowaniem pracowników i konsultowaniem się z nimi (47).

Przepisy te są wiążące dla wykonawców i podwykonawców w UE, a nabywcy publiczni muszą zapewnić ich wdrożenie we wszystkich miejscach pracy. Bardziej szczegółowe informacje na temat odpowiednich przepisów przedstawiono poniżej oraz w rozdziałach 4 i 5.

Komisja Europejska prowadzi dyskusje i współpracuje z różnymi zainteresowanymi stronami w państwach członkowskich UE w zakresie promowania dobrych praktyk dotyczących jakości pracy i godnej pracy w zamówieniach publicznych. W ostatnich latach europejscy partnerzy społeczni, a mianowicie związki zawodowe i organizacje pracodawców, opracowali, często przy finansowym wsparciu Komisji, szereg podręczników sektorowych dotyczących najkorzystniejszych ekonomicznie zamówień. Przewodniki te dotyczą usług gastronomicznych (48), prywatnych usług ochroniarskich (49) oraz usług sprzątania przemysłowego (50). W podręcznikach tych podkreślono korzyści płynące z zamawiania usług w oparciu o kryteria jakości i najlepszego stosunku jakości do ceny. W podręcznikach podano również konkretne przykłady z dziedziny zamówień na usługi ochroniarskie, sprzątania i gastronomiczne ilustrujące, jak podejście oparte na jakości wymaga zapewnienia pracownikom sprawiedliwych warunków pracy. Istnieje również podręcznik dotyczący zamówień publicznych w dziedzinie usług inżynieryjnych, który zawiera wskazówki dotyczące uwzględniania kwestii społecznych (51).

Europejski filar praw socjalnych

W 2017 r. Parlament Europejski, Rada i Komisja ogłosiły Europejski filar praw socjalnych określający zasady na rzecz bardziej sprawiedliwej i sprzyjającej włączeniu społecznemu Unii Europejskiej, stawiając priorytety społeczne w centrum agendy europejskiej (52).

W styczniu 2020 r. Komisja Europejska przedstawiła komunikat pt. „Silna Europa socjalna na rzecz sprawiedliwej transformacji” (53), w którym przedstawiono pierwsze rozważania na temat planu działania na rzecz wdrożenia Europejskiego filaru praw socjalnych. Wspominano w nim również o społecznie odpowiedzialnych zamówieniach publicznych jako narzędziu umożliwiającym wykorzystanie istniejących funduszy w sposób, który wspiera włączenie społeczne i możliwości zatrudnienia.

Na szczeblu UE przyjęto również konkretne przepisy, które wcielają w życie ambicje dotyczące bardziej sprawiedliwej i sprzyjającej włączeniu społecznemu Unii Europejskiej i mają wpływ na procedury udzielania zamówień publicznych. Dyrektywa (UE) 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy ma na celu zapewnienie wszystkim pracownikom, w tym pracownikom zatrudnionym w „niestandardowych” formach pracy, dostępu do informacji na temat ich warunków pracy oraz zapewnienie, aby nie podlegali niesprawiedliwym warunkom. W szczególności wymaga ona, aby do 2022 r. wszyscy pracownicy w UE:

— mieli dostęp do przedstawionych na piśmie informacji na temat zasadniczych aspektów ich pracy od momentu rozpoczęcia stosunku pracy;

— nie byli objęci okresem próbnym dłuższym niż sześć miesięcy, chyba że zachodzą wyjątkowe okoliczności;

— mogli poszukiwać dodatkowego zatrudnienia, w warunkach obowiązywania zakazu stosowania klauzul wyłączności i bez narażania się na niekorzystne traktowanie oraz w sytuacji ograniczenia klauzul niezgodności;

— wiedzieli z rozsądnym wyprzedzeniem, kiedy będą pracować;

— otrzymywali pisemne odpowiedzi na wnioski o przeniesienie na inne, bardziej bezpieczne stanowisko pracy; oraz

— bezpłatnie przechodzili obowiązkowe szkolenia, które pracodawca ma obowiązek zapewnić.

Ponadto państwa członkowskie muszą wprowadzić przepisy zapobiegające nadużywaniu umów o pracę na żądanie, takich jak ustalenia, zgodnie z którymi pracownicy nie mają zagwarantowanej pracy ze strony pracodawcy (często określane jako „umowy zerogodzinowe”). W przypadku nieprzestrzegania przepisów przez pracodawcę pracownicy mają również do dyspozycji solidny zestaw przepisów służących do egzekwowania prawa.

Umowy w sprawie zamówień publicznych mogą zawierać postanowienia, które zapewniają przestrzeganie powyższych warunków przez pracodawców (zarówno wykonawców, jak i podwykonawców) oraz przewidują odpowiednie kary w przypadku ich naruszenia.

W dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE, którą państwa członkowskie muszą transponować do dnia 2 sierpnia 2022 r., wprowadzono szereg nowych świadczeń podstawowych dotyczących urlopu związanego ze sprawami rodzinnymi oraz elastycznej organizacji pracy, w tym:

— urlop ojcowski: ojcowie/równoważni drudzy rodzice mają możliwość wzięcia co najmniej dziesięciu dni roboczych urlopu ojcowskiego w terminie zbliżonym do narodzin dziecka, za wynagrodzeniem co najmniej na poziomie wynagrodzenia chorobowego;

— wzmocnienie istniejącego prawa do czterech miesięcy urlopu rodzicielskiego poprzez uniemożliwienie przenoszenia dwóch z czterech miesięcy z jednego rodzica na drugiego oraz zapewnienie wynagrodzenia na odpowiednim poziomie. Rodzice mają również prawo wnioskować o wykorzystanie urlopu w sposób elastyczny;

— wprowadzenie urlopu opiekuńczego dla pracowników zapewniających osobistą opiekę lub wsparcie krewnemu lub osobie zamieszkującej z pracownikiem w tym samym gospodarstwie domowym. Pracujący opiekunowie mogą skorzystać z pięciu dni urlopu rocznie;

— rozszerzenie istniejącego prawa do występowania z wnioskiem o elastyczną organizację pracy (skrócony czas pracy, ruchomy czas pracy i elastyczność miejsca pracy) na wszystkich pracujących rodziców dzieci w wieku do co najmniej ośmiu lat oraz wszystkich opiekunów.

Również w tym przypadku umowy w sprawie zamówień publicznych mogą zawierać postanowienia zapewniające przestrzeganie tych warunków przez pracodawców, w tym zarówno wykonawców, jak i podwykonawców.

W najbliższej przyszłości wpływ na sposób realizacji zamówień publicznych mogą mieć również inne nadchodzące inicjatywy Komisji w dziedzinie zrównoważonego rozwoju i praw pracowniczych (np. wniosek dotyczący dyrektywy w sprawie adekwatnych wynagrodzeń minimalnych w Unii Europejskiej (54)).

Europejski akt prawny w sprawie dostępności

W dyrektywie (UE) 2019/882 w sprawie wymogów dostępności produktów i usług (55) – znanej jako europejski akt prawny w sprawie dostępności – określono wspólne normy i obowiązki w celu zharmonizowania wymogów w zakresie dostępności określonych produktów i usług. W rezultacie zapewni ona dostęp do produktów i usług osobom niepełnosprawnym i starszym dorosłym. Odzwierciedla ona również zobowiązanie wynikające z Konwencji ONZ o prawach osób niepełnosprawnych, aby ułatwić państwom-stronom spełnienie obowiązków dotyczących dostępności. Pomaga również zapewnić, aby osoby niepełnosprawne miały szansę aktywnego uczestnictwa w procesach decyzyjnych dotyczących polityki i programów, w tym również tych, które ich bezpośrednio dotyczą. Dyrektywa obejmuje następujące produkty i usługi (56):

— komputery i systemy operacyjne;

— terminale płatnicze i bankomaty;

— automaty biletowe i urządzenia do odprawy samoobsługowej;

— interaktywne terminale samoobsługowe udzielające informacji;

— smartfony;

— sprzęt telewizyjny związany z usługami telewizji cyfrowej;

— usługi telefoniczne i związane z nimi urządzenia;

— dostęp do audiowizualnych usług medialnych, takich jak przekaz telewizyjny i związane z nim urządzenia konsumenckie;

— niektóre usługi związane z lotniczym, autobusowym, kolejowym i wodnym transportem pasażerskim;

— usługi bankowości detalicznej;

— książki elektroniczne;

— handel elektroniczny;

— odbiór zgłoszeń kierowanych pod jednolity europejski numer alarmowy 112.

Obowiązkowe wymogi dostępności dotyczące tych produktów i usług będą miały zastosowanie od 2025 r. (57).

Zwiększenie dostępności fontann wodnych w Kraju Basków (Hiszpania) Wprowadzenie/cel zamówienia Aby rozwiązać problem odpadów plastikowych i zmniejszyć wydatki na wodę butelkowaną, Mutualia, dostawca usług socjalnych i opieki medycznej prowadzący 17 ośrodków usługowych w Kraju Basków, postanowił zainstalować fontanny wodne podłączone do publicznej sieci wodociągowej, oferując wodę wodociągową zamiast kupowania wody butelkowanej. Celem było zaoferowanie wysokiej jakości wody pitnej o różnej temperaturze. Podejście Zamówienia, którego wartość nie przekroczyła progu unijnego, udzielono na podstawie oferty najkorzystniejszej ekonomicznie, ważonej według kryteriów ceny (50 %) i jakości (50 %). Kryteria jakościowe obejmowały kwestie związane z dostępnością, takie jak wysokość fontann i łatwość użytkowania przez osoby o ograniczonej sprawności ruchowej. Mutualia przyznała więcej punktów przedsiębiorstwu, które zaoferowało urządzenia dostarczające wodę, które były łatwe w obsłudze dla osób z problemami ze wzrokiem lub osób z ograniczoną sprawnością ruchową rąk lub ramion. Wyniki W styczniu 2019 r. Mutualia wprowadziła 40 nowych fontann wodnych w swoich 17 ośrodkach usługowych i zaopatrzyła swoich pracowników w butelki na wodę wielokrotnego użytku. Mutualia oszczędza szacunkowo 17 000 EUR rocznie na wodzie dla swoich pacjentów, pracowników i gości. W wyniku uwzględnienia wymogów w zakresie dostępności zwycięzca zaproponował większe przyciski znakujące rodzaj wody. Ponadto pozycja, w której znajdują się szklanki, ułatwia osobom na wózkach inwalidzkich ich pobieranie i napełnianie. Oprócz położenia szklanek Mutualia wzięła pod uwagę wysokość punktu, w którym napełnia się szklanki, przyznając więcej punktów automatom o niżej położonym otworze. Doświadczenia i wnioski Dzięki uwzględnieniu kryteriów dostępności Mutualia była w stanie zapewnić, aby wszyscy pacjenci i goście ośrodka zdrowia mogli korzystać z zakupionych fontann wodnych. Umożliwiając wszystkim dostęp do punktów uzupełniania wody, Mutualia nie tylko pomaga ludziom dbać o nawodnienie i pozostać w zdrowiu, ale także oszczędza koszty szacowane na 17 000 EUR i znacznie zmniejsza ilość odpadów z tworzywa sztucznego. Źródło: https://ec.europa.eu/environment/gpp/pdf/news_alert/Issue_91_Case_Study_173_Mutualia.pdf

Zgodnie z art. 42 ust. 1 dyrektywy 2014/24/UE i art. 60 ust. 1 dyrektywy 2014/25/UE wymogi w zakresie dostępności określone w aktach prawnych UE należy uwzględnić w specyfikacjach technicznych, jeżeli zamówienie jest przeznaczone do użytku osób fizycznych, zarówno ogółu społeczeństwa, jak i pracowników nabywcy publicznego. Co więcej, dyrektywy 2014/24/UE i 2014/25/UE wymagają, by w przypadku gdy obowiązkowe wymogi w zakresie dostępności są przyjmowane w formie aktu prawnego Unii, specyfikacje techniczne określano – jeżeli chodzi o kryteria dostępności dla osób z niepełnosprawnościami lub projektowanie dla wszystkich – przez odesłanie do tego aktu. Europejski akt prawny w sprawie dostępności ustanawia takie obowiązkowe wymogi dostępności produktów i usług, które są nim objęte. Obowiązkowe wymogi dostępności gwarantują, że produkty i usługi są projektowane i wytwarzane w taki sposób, aby zmaksymalizować ich przewidywalne wykorzystanie przez osoby niepełnosprawne. W miarę możliwości w produkcie lub na produkcie powinny być również umieszczone dostępne informacje na temat jego działania i jego funkcji dotyczących dostępności. W dokumentach zamówienia można odwoływać się do norm zharmonizowanych lub specyfikacji technicznych dotyczących wymogów w zakresie dostępności produktów lub świadczenia usług, opracowanych przez europejskie organizacje normalizacyjne, na przykład do normy EN 17161:2019 dotyczącej dostępności.

W przypadku produktów i usług nieobjętych zakresem stosowania europejskiego aktu prawnego w sprawie dostępności wymogi w zakresie dostępności zawarte w tym akcie nie są wiążące. Jeżeli jednak wspomniany akt prawny dotyczący dostępności lub inne przepisy UE określają zasady i obowiązki w zakresie dostępności w odniesieniu do produktu lub usługi, których cechy, elementy lub funkcje są zgodne z odpowiednimi wymogami określonymi w europejskim akcie prawnym w sprawie dostępności, można założyć, że są one również zgodne z pozostałymi przepisami, chyba że postanowiono inaczej. Nabywcy publiczni mogą w każdym przypadku podjąć decyzję o zastosowaniu wymogów dostępności, które wykraczają poza wymogi dostępności określone w prawie Unii. Europejski akt prawny w sprawie dostępności zawiera również dobrowolne wymogi dostępności dotyczące środowiska zbudowanego wykorzystywanego przez klientów korzystających z usług objętych tą dyrektywą. Państwa członkowskie mogą podjąć decyzję o wprowadzeniu obowiązku przestrzegania tych wymogów (58).

Zmieniona dyrektywa o delegowaniu pracowników

Pracownik delegowany oznacza osobę, która przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż państwo, w którym zwyczajowo pracuje (59). W UE pracuje około 3 mln pracowników delegowanych (60), z czego wielu zajmuje się świadczeniem usług publicznych lub wykonywaniem robót budowlanych. Dyrektywę o pracownikach delegowanych (61) przyjęto w 1996 r. i znacząco zmieniono w 2018 r. Ma ona na celu zrównoważenie swobody świadczenia usług ponad granicami z ochroną pracowników. W ramach zmiany z 2018 r. wzmocniono zasadę równości między pracownikami delegowanymi a pracownikami w państwie przyjmującym, w tym zasadę jednakowego wynagrodzenia. Zgodnie ze zmienioną dyrektywą o pracownikach delegowanych (62) pracownicy delegowani są objęci wszystkimi obowiązkowymi (63) postanowieniami i warunkami dotyczącymi zatrudnienia w państwie przyjmującym w takich kwestiach, jak:

a) maksymalne okresy pracy i minimalne okresy wypoczynku;

b) minimalny wymiar płatnego corocznego urlopu wypoczynkowego;

c) wynagrodzenie wraz ze stawką za nadgodziny; punkt ten nie ma zastosowania do uzupełniających pracowniczych programów emerytalnych;

d) warunki wynajmu pracowników, w szczególności przez przedsiębiorstwa pracy tymczasowej;

e) zdrowie, bezpieczeństwo i higiena w miejscu pracy;

f) środki ochronne dotyczące warunków zatrudnienia kobiet ciężarnych lub kobiet bezpośrednio po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży;

g) równe traktowanie kobiet i mężczyzn, a także inne przepisy w zakresie niedyskryminacji;

h) warunki zakwaterowania pracowników, w przypadku gdy jest ono zapewniane przez pracodawcę pracownikom znajdującym się daleko od ich normalnego miejsca pracy;

i) stawki dodatków lub zwrot wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania dla pracowników znajdujących się daleko od domu z powodów zawodowych.

Po upływie 12 miesięcy – lub, w przypadkach uzasadnionych przez pracodawcę, po upływie 18 miesięcy – do pracownika delegowanego zaczynają mieć zastosowanie wszystkie obowiązkowe postanowienia i warunki dotyczące zatrudnienia wynikające z prawa pracy państwa przyjmującego, z wyjątkiem: a) niektórych postanowień dotyczących zawarcia i rozwiązania umowy o pracę, w tym klauzul o zakazie konkurencji; oraz b) uzupełniających pracowniczych programów emerytalnych.

Nabywcy publiczni powinni być świadomi tych wymogów podczas oceny ofert i monitorowania zgodności z prawem pracy.

Konwencje MOP

W dyrektywach w sprawie zamówień publicznych wyraźnie wskazano podstawowe konwencje Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP) (64), a krajowe przepisy i regulacje dotyczące zamówień publicznych również często wymagają zgodności z konwencjami MOP. Osiem podstawowych konwencji dotyczy:

1) wolności związkowej i ochrony praw związkowych;

2) stosowania zasad prawa organizowania się i rokowań zbiorowych;

3) pracy przymusowej lub obowiązkowej;

4) zniesienia pracy przymusowej;

5) najniższego wieku dopuszczenia do zatrudnienia,

6) eliminowania najgorszych form pracy dzieci;

7) jednakowego wynagrodzenia;

8) dyskryminacji w zakresie zatrudnienia i wykonywania zawodu. Utworzenie grupy zadaniowej do monitorowania warunków pracy dostawców w Kopenhadze (Dania) Cel zamówienia Kopenhaga podejmuje działania przeciwko dumpingowi socjalnemu poprzez włączanie do umów klauzul dotyczących pracy, aby zapewnić uczciwe warunki pracy wszystkim pracownikom zatrudnionym u dostawców i poddostawców. Podejście 1) Sprawiedliwe wynagrodzenie i warunki pracy 2) Uczciwa konkurencja obejmująca wszystkie przedsiębiorstwa 3) Więcej miejsc na stażach i praktykach zawodowych dla uczących się osób młodych Pracownicy dostawców miasta Kopenhaga i ich podwykonawców pracujący w Danii są uprawnieni do minimalnej stawki wynagrodzenia, w tym stawek za nadgodziny, maksymalnych okresów pracy i minimalnych okresów odpoczynku oraz minimalnego płatnego urlopu rocznego zgodnie z klauzulą dotyczącą pracy i dyrektywą. Wyniki Kopenhaga powołała dziewięcioosobową grupę zadaniową, której zadaniem jest monitorowanie przestrzegania klauzul dotyczących pracy przez wszystkich dostawców, w tym podwykonawców. Grupa zadaniowa jest uprawniona do sprawdzania w dowolnym momencie wszystkich rodzajów miejsc pracy w Danii. Ściśle monitoruje się płace i warunki pracy obowiązujące u dostawców działających w różnych branżach, takich jak budownictwo, sprzątanie i transport. Każdego roku przeprowadza się około 600 kontroli przestrzegania przepisów. Około jedna trzecia z nich to kontrole na miejscu, podczas gdy reszta to dochodzenia dotyczące warunków pracy konkretnych pracowników w oparciu o dokumentację dotyczącą płac, godzin pracy, podatków itp. Grupa zadaniowa stosuje w swoich inspekcjach podejście oparte na analizie ryzyka, koncentrując swoje działania przede wszystkim na obszarach, w których ryzyko wystąpienia nieprawidłowości jest uważane za najwyższe. W przypadku naruszeń rozpoczyna się dialog z pracodawcą. Jeśli nie widać poprawy, pracodawca musi zapłacić karę, a w ostateczności miasto ma prawo rozwiązać umowę. Doświadczenia i wnioski Okazało się, że podejście oparte na inspekcjach, realizowane przez własnych pracowników, jest bardziej skuteczne niż zlecanie monitorowania warunków pracy na zewnątrz. Ogólnie rzecz biorąc, główny wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszystkie naruszenia w całym łańcuchu dostaw. Większość naruszeń ma miejsce w dalszej części łańcucha dostaw, u podwykonawców i dalszych podwykonawców. Gdy istnieje podejrzenie naruszenia umowy, kluczowe znaczenie ma zebranie informacji na temat tożsamości pracowników zatrudnionych na miejscu oraz ich dokładnych godzin pracy. Niekiedy może to być trudne zadanie. Kopenhaga rozpoczęła projekt pilotażowy, w ramach którego pracownicy muszą się rejestrować za pomocą karty identyfikacyjnej przy wejściu do miejsca pracy i jego opuszczeniu. System ten ułatwia identyfikację umów o podwyższonym ryzyku dumpingu socjalnego, ponieważ dostarcza informacji na temat liczby zatrudnionych pracowników, rodzaju pracy, formy zatrudnienia, godzin pracy itp.

Dyrektywa w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach (65)

Mniej niż 40 % przedsiębiorstw w UE otrzymuje zapłatę w terminach uzgodnionych w umowach. Skutki opóźnień w płatnościach wykraczają poza konkretne stosunki umowne, ponieważ mają one wpływ na całą gospodarkę. W przypadku opóźnień w płatnościach przedsiębiorstwa zmniejszają zatrudnienie, opóźniają płatności dla dostawców i odkładają na później plany inwestycyjne. Cały łańcuch dostaw staje się narażony na ryzyko i staje się mniej odporny.

Obowiązek terminowego regulowania płatności wynika z dyrektywy w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach (66). Obowiązek ten ma zastosowanie zarówno w transakcjach handlowych między organami publicznymi a przedsiębiorstwami, jak i między przedsiębiorstwami. Nabywcy publiczni muszą zapewnić terminowe płatności swoim wykonawcom poprzez dokonywanie płatności w narzuconym przez dyrektywę terminie 30 dni (termin ten może wynosić 60 dni tylko w przypadku publicznych podmiotów krajowej służby zdrowia, gdy ma to zastosowanie) (67). Ponadto nabywcy publiczni mogą podjąć pewne działania w trakcie procedury udzielania zamówień publicznych, aby zwiększyć prawdopodobieństwo, że podwykonawcy bezzwłocznie otrzymają zapłatę podczas realizacji zamówienia. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w sekcji 5.5.

ROZDZIAŁ 2

Strategia organizacyjna uwzględniania kwestii społecznych w zakupach

2.1. Włączanie SOZP do programu działań

SOZP wymaga przywództwa i zaangażowania w ramach całych struktur zarządczych – od poziomu politycznego, poprzez kluczowych decydentów, aż po osoby odpowiedzialne za budżet. W niniejszym rozdziale przeanalizowano, jak można zapewnić takie zaangażowanie, i przedstawiono przykłady strategii organizacyjnych dotyczących SOZP.

Wskazywanie korzyści i możliwości

Zarówno w mniejszych, jak i większych społecznościach, SOZP może pomóc w osiągnięciu wymiernych postępów w realizacji celów społecznych, takich jak ochrona praw człowieka, propagowanie równości oraz tworzenie wysokiej jakości miejsc pracy i zapewnianie włączenia. Dlatego zasadniczo uzyskanie poparcia na wysokim szczeblu dla wdrożenia SOZP powinno być łatwe.

SOZP może również pomóc w realizacji celów zrównoważonego rozwoju. Na przykład w ramach celu zrównoważonego rozwoju ONZ nr 12 – „Zapewnić wzorce zrównoważonej konsumpcji i produkcji” – wezwano rządy do promowania praktyk w zakresie zamówień publicznych pod kątem realizacji agendy na rzecz zrównoważonego rozwoju (cel 12.7) (68).

Odniesienie się do wyzwań i wątpliwości

Przyjęcie strategii SOZP wymaga odniesienia się do możliwych wątpliwości wysuwanych przez przywódców, kadrę kierowniczą i osoby odpowiedzialne za budżet, w tym do kwestii zakładanych dodatkowych kosztów i zasobów potrzebnych do uwzględniania kwestii społecznych w zakupach.

Skutecznym sposobem na zademonstrowanie korzyści płynących z SOZP jest zilustrowanie ich działania w praktyce za pomocą przykładów pochodzących z własnej organizacji albo od innych nabywców publicznych. Niniejszy przewodnik zawiera wiele analiz przypadków ilustrujących zamówienia, które są racjonalne pod względem kosztów i społecznie odpowiedzialne.

Ponadto należy zwrócić uwagę na koszty niepodjęcia działań, takie jak ryzyko nadszarpnięcia reputacji, nieprzestrzeganie przepisów, nieosiągnięcie wartości docelowych lub pośrednie koszty problemów społecznych dla sektora publicznego.

Dobra praktyka

— Zapewnienie poparcia dla SOZP na wysokim szczeblu dzięki podkreśleniu związanych z nimi obowiązków i możliwości, jak również ryzyka wynikającego z braku działania. Argumenty należy poprzeć przykładami zamówień społecznych zrealizowanych w praktyce, które już przeprowadzono w swojej organizacji lub w innych podmiotach.

2.2. Określanie celów

Jak omówiono w rozdziale 1, w zamówieniach publicznych można napotkać wiele różnych kwestii społecznych. W określeniu kierunku podczas uwzględniania kwestii społecznych w zakupach pomóc może przygotowanie strategii SOZP.

Wskazanie celów już istniejących

Należy rozważyć oparcie celów dotyczących SOZP na obecnych priorytetach europejskich, krajowych, regionalnych lub lokalnych – takich jak włączenie społeczne lub tworzenie możliwości zatrudnienia dla grup defaworyzowanych. Należy określić te priorytety i rozważyć możliwy wkład, jaki mogłyby wnieść te zamówienia publiczne.

Przyporządkowanie polityk i działań w zakresie zamówień publicznych

Nabywca publiczny może już posiadać politykę zamówień publicznych, np. politykę dotyczącą zielonych lub zrównoważonych zamówień publicznych, lub strategie innowacyjne bądź przemysłowe skierowane do określonych sektorów. Należy przyporządkować istniejące cele i działania związane z zamówieniami publicznymi i wskazać możliwości dostosowania SOZP do tych celów.

Dzięki zidentyfikowaniu istniejących priorytetów i przyporządkowaniu obecnych polityk i działań związanych z zamówieniami publicznymi można wskazać cele społeczne o największym znaczeniu. Umocowanie SOZP w istniejących politykach i priorytetach może pomóc w uzasadnieniu uwzględnienia kwestii społecznych w zakupach oraz zwiększyć uwagę i zasoby dostępne w odniesieniu do SOZP.

Dobra praktyka

— Zrozumienie istniejących celów społecznych swojej organizacji i zastanowienie się, w jaki sposób są one zgodne z obecną polityką i praktyką zamówień publicznych. Identyfikacja potencjalnych synergii, braków lub barier w osiąganiu celów społecznych za pomocą zamówień publicznych.

2.3. Konsultacje z zainteresowanymi stronami

Skuteczne SOZP angażuje wiele zainteresowanych stron, a kluczowym krokiem przy opracowywaniu strategii organizacyjnej w zakresie uwzględniania kwestii społecznych w zakupach są konsultacje.

Konsultacje z zainteresowanymi stronami na temat opracowywania strategii SOZP w Biurze ds. zamówień publicznych Federalnego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, Niemcy Cel zamówienia Centrum Kompetencji ds. Zrównoważonych Zamówień Publicznych przy Federalnym Ministerstwie Spraw Wewnętrznych (KNB) pracowało wraz z Federalnym Stowarzyszeniem na rzecz Technologii Informacyjnych, Telekomunikacji i Nowych Mediów (Bitkom) nad wspólną strategią dotyczącą zamówień publicznych na zrównoważone produkty i usługi ICT. Głównym celem tej wspólnej inicjatywy jest doprowadzenie do tego, aby nabywcy publiczni i dostawcy współpracowali na rzecz zapewnienia przestrzegania norm społecznych i uczciwych warunków pracy w globalnym łańcuchu dostaw produkcji ICT. Podejście Delegacja Bitkom, składająca się z dostawców różnej wielkości i o różnym portfolio produktów z sektora ICT, oraz KNB negocjowały w latach 2017–2019 trzecią wersję deklaracji. Zgodnie z tą deklaracją nabywcy publiczni w administracji federalnej, krajów związkowych i samorządowej będą mogli sprawdzić, czy duże zamówienia są przejrzyste aż do trzeciego etapu łańcucha dostaw, i zweryfikować, czy przy produkcji przedmiotu zamówienia przestrzegano społecznych norm pracy. Deklaracja obejmuje przestrzeganie podstawowych konwencji MOP oraz konwencji nr 1, 102, 131, 155 i 170. Po uzgodnieniu wersji roboczej przeprowadzono konsultacje z zainteresowanymi stronami. Eksperci z Bitkom i KNB zaprosili ponad 20 przedstawicieli społeczeństwa obywatelskiego, kościołów i innych nabywców publicznych do złożenia uwag na temat deklaracji i wzięcia udziału w kolejnym spotkaniu. KNB i Bitkom wdrożyły niektóre sugestie bezpośrednio, podczas gdy inne zapisano w celu dalszej oceny lub odrzucono. Po opublikowaniu nowej deklaracji w maju 2019 r. KNB i Bitkom zaprosiły zainteresowane strony na kolejne spotkanie w celu wyjaśnienia decyzji podjętych w odniesieniu do proponowanych uwag i wkładów. Wyniki W wyniku konsultacji z zainteresowanymi stronami powstała zaktualizowana wersja deklaracji dotyczącej zobowiązań. Uwzględniono w wiele sugestii zgłoszonych przez zainteresowane strony, co pomogło w wyjaśnieniu niektórych aspektów deklaracji. Proces ten pomógł również KNB i Bitkom powiązać deklarację z działaniami dotyczącymi monitorowania przez społeczeństwo obywatelskie. Zaktualizowana deklaracja, która nakłada na przedsiębiorstwa bardziej rygorystyczne niż poprzednio wymagania w zakresie weryfikacji, służy jako wzór dla zamawiania produktów i usług ICT przez podmioty sektora publicznego w Niemczech, które mogą wykorzystać deklarację do zagwarantowania, że dostawcy realizują umowy w sposób przejrzysty i zgodny ze społecznymi normami pracy. W przypadku umów o dużej skali przejrzystość może sięgać aż trzeciego etapu łańcucha dostaw. Doświadczenia i wnioski Proces angażowania zainteresowanych stron był pracochłonny, w szczególności jeśli chodzi o ocenę zgłoszonych uwag. Był on jednak pod wieloma względami pomocny, w szczególności w przypadku informacji zwrotnych dotyczących zrozumiałości i jasności normy. Dzięki temu procesowi strony mogły zrozumieć poglądy i potrzeby wszystkich zainteresowanych stron.

Konsultacje z zainteresowanymi stronami mogą obejmować ankiety lub wywiady bądź organizację warsztatów, seminariów i konferencji, na których spotykają się odpowiednie wewnętrzne i zewnętrzne zainteresowane strony oraz które zachęcają do stosowania wspólnego podejścia do odpowiedzialności społecznej za pomocą dialogu partycypacyjnego. Konsultacje powinny być dostępne w taki sposób, aby mogły w nich uczestniczyć osoby niepełnosprawne.

Ustalenie stanu wyjściowego w zakresie zamówień społecznych

Konsultacje z zainteresowanymi stronami mogą doprowadzić do ustalenia stanu wyjściowego w zakresie istniejących praktyk dotyczących zamówień społecznych. Na przykład, czy wymagania społeczne już się uwzględnia w niektórych przetargach? Czy rynek jest w stanie spełnić te wymogi? W jakim stopniu bieżące oczekiwania odzwierciedlają najlepsze praktyki na rynku?

Zebranie informacji zwrotnych i uwag ekspertów

Włączenie zainteresowanych stron w proces tworzenia strategii wzbogaca i ulepsza jej treść, a także może budować zaangażowanie w realizację jej celów.

Istnieją następujące rodzaje zainteresowanych stron, z którymi należy przeprowadzić konsultacje:

— nabywcy publiczni – eksperci ds. zakupów, których umiejętności są potrzebne do przygotowania przetargów i oceny ofert;

— użytkownicy – w tym pracownicy i obywatele oraz przedstawiciele społeczeństwa obywatelskiego (np. osoby niepełnosprawne i ich organizacje), którzy kształtują zapotrzebowanie na towary i usługi oraz wpływają na oczekiwania społeczne;

— partnerzy społeczni, a mianowicie organizacje pracodawców i związki zawodowe, którzy mogą pomóc w zapewnieniu najlepszych warunków pracy dla pracowników oraz zgodności z ustawodawstwem krajowym i układami zbiorowymi przed i w trakcie realizacji umów;

— przedsiębiorstwa (w tym organizacje gospodarki społecznej i przedsiębiorstwa społeczne) – potencjalni wykonawcy i podwykonawcy, którzy są źródłem informacji na temat obecnych praktyk, łańcuchów dostaw i możliwości poprawy;

— inne podmioty, które mogą być źródłem informacji na temat kwestii pracowniczych;

— organizacje międzynarodowe, takie jak Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) oraz Międzynarodowa Organizacja Pracy (MOP), które stanowią źródło pomocnych materiałów i można się z nimi skonsultować celem uzyskania informacji;

— stowarzyszenia handlowe lub branżowe, które mogą mieć możliwość rozpowszechniania informacji i zbierania opinii uczestników rynku; oraz

— inne odpowiednie organizacje zewnętrzne – w tym organizacje pozarządowe i grupy obywatelskie, które odgrywają rolę w działaniu na rzecz odpowiedzialności społecznej, eksperci techniczni (np. ds. dostępności) i organizacje, których zaangażowanie może zwiększyć przejrzystość i rozliczalność strategii SOZP.

Identyfikacja możliwości w zakresie wspierania przedsiębiorstw społecznych w Söderhamn (Szwecja) Cel zamówienia Po złożeniu formalnego wniosku przez radę miejską miasto Söderhamn rozpoczęło proces badania możliwości wyznaczenia co najmniej dwóch zamówień w celu uwzględnienia w nich kryteriów społecznych i ukierunkowania ich na wspieranie włączenia społecznego i przedsiębiorstw społecznych. Podejście Przeprowadzono ocenę potrzeb i rozpoczęto dialog z przedsiębiorstwami społecznymi, aby skojarzyć potrzeby nabywcy z usługami dostępnymi w przedsiębiorstwach społecznych. Wynikiem oceny potrzeb i dialogu z przedsiębiorstwami społecznymi był przetarg na zakup dostaw koszy ze świeżymi owocami dla pracowników gminy raz lub dwa razy w tygodniu. Jedynie przedsiębiorstwa społeczne miały możliwość uczestniczenia i złożenia ofert dotyczących tego zamówienia, którego wartość nie przekraczała progu stosowania dyrektyw w sprawie zamówień publicznych. Wyniki Zwycięska oferta obejmowała dostawy ekologicznych, lokalnie wyprodukowanych koszy z owocami dostarczanych przez przedsiębiorstwo społeczne zajmujące się integracją na rynku pracy. Dostawca uzyskał możliwość zatrudnienia osoby, która była długotrwale bezrobotna, do dostarczania koszy z owocami. Koszt koszy był w pełni porównywalny z kosztem, który zostałby poniesiony w przypadku przedsiębiorstwa komercyjnego dostarczającego owoce w sektorze prywatnym. Ponadto dostawca otrzymywał wcześniej od gminy zasiłek pieniężny w wysokości 60 000 EUR rocznie, który przestał być potrzebny. W 2016 r. zwycięski dostawca zatrudniał czterech pracowników, a w 2019 r. już dziewięciu. Od czasu wygrania tego pierwszego przetargu przedsiębiorstwo społeczne utworzyło również ośrodek, którego celem jest pomoc gminie we wspieraniu zakładania kolejnych przedsiębiorstw społecznych, przy czym zamówienia publiczne stanowią jedną ze strategii wzrostu. Wraz z dziewięcioma innymi przedsiębiorstwami społecznymi założyło również krajowe stowarzyszenie, którego celem jest zebranie wszystkich szwedzkich przedsiębiorstw społecznych zajmujących się integracją na rynku pracy na jednej stronie internetowej. Doświadczenia i wnioski Niewielkie zamówienie publiczne może być bardzo skuteczne. W tym przypadku miało ono pozytywny wpływ zarówno na komercyjny, jak i społeczny sukces dostawcy. Chociaż był to niewielki zakup, wciąż wymaga on czasu i poświęcenia ze strony nabywcy, wsparcia organizacyjnego oraz dostarczenia wskazówek.

Konsultacje z zainteresowanymi stronami bardzo się przydają na wszystkich etapach opracowywania strategii, od wstępnego uzgodnienia celów po wyznaczenie wartości docelowych, wdrożenie i monitorowanie SOZP. Organizacyjne podejście do SOZP ma sens tylko wtedy, gdy zainteresowane strony rozumieją charakter problemu, swoją rolę w jego rozwiązaniu oraz że ich działania mogą mieć pozytywny wpływ.

Dobra praktyka

— Konsultacje z odpowiednimi zainteresowanymi stronami, zarówno wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi, w celu lepszego zrozumienia barier i możliwości związanych z uwzględnieniem kwestii społecznych w zakupach oraz w celu zwiększenia zaangażowania zainteresowanych stron w działania związane ze SOZP.

2.4. Ocena ryzyka, ustalanie priorytetów w zakresie zamówień i wyznaczanie wartości docelowych

Ze względu na ograniczone zasoby większości nabywców publicznych nie jest możliwe jednoczesne zajęcie się wszystkimi kwestiami społecznymi dotyczącymi wszystkich produktów i usług. Ponadto nie wszystkie produkty i usługi charakteryzują się takim samym poziomem wpływu społecznego i ryzyka. Dlatego też racjonalnym rozwiązaniem może być skupienie się na mniejszej grupie produktów i usług, w przypadku których SOZP mogą mieć największy wpływ na zidentyfikowane cele społeczne.

Ocena ryzyka

Ocena ryzyka związanego z zakupami dokonywanymi przez daną organizację może posłużyć do określenia wpływu społecznego związanego z poszczególnymi kategoriami zakupów. Na przykład w niektórych sektorach występuje wyższy odsetek pracowników o słabszej pozycji na rynku lub większe różnice w traktowaniu kobiet i mężczyzn. Niektóre produkty mogą obejmować surowce lub składniki pozyskiwane ze stref konfliktu lub regionów o niskich normach pracy.

W ocenie ryzyka identyfikuje się te zdarzenia lub warunki, które mogą uniemożliwić realizację celów społecznych zamówienia. Ryzyko mierzy się za pomocą dwóch czynników: Jakie jest prawdopodobieństwo wystąpienia tych zdarzeń lub warunków? Jeżeli wystąpią, to w jakim stopniu wpłyną na cele społeczne?

Poniżej przedstawiono kwestie, które należy uwzględnić w ocenie ryzyka produktów i usług.

— Podstawowe warunki pracy – czy istnieje ryzyko, że w danej branży nie przestrzega się konwencji MOP lub odpowiednich norm krajowych bądź unijnych? Czy złe warunki są znanym problemem w procesie produkcji (np. tekstylia, elektronika, kostka brukowa) lub świadczeniu usług (np. dumping socjalny w gastronomii, sprzątaniu i budownictwie)?

— Siła robocza – jaki rodzaj siły roboczej wykorzystuje się w produkcji lub do świadczenia usług i jakie ryzyko jest z tym związane? Na przykład, czy w danej branży korzysta się zazwyczaj z niestandardowych form pracy, np. umów zerogodzinowych, zatrudnia się pracowników bez dokumentów lub pracowników migrujących, czy też w branży występują różnice w traktowaniu pracowników ze względu na płeć, rasę lub inne czynniki?

— Ciągłość świadczenia usług – czy istnieje ryzyko, że zmiana dostawcy lub warunków istniejącego kontraktu wywrze niekorzystny wpływ na użytkowników usług? Analiza korzyści i ryzyka powinna uwzględniać możliwy wpływ na bezpieczeństwo i dobrobyt osób korzystających z usług oraz ich opiekunów. Jest to szczególnie istotne w przypadku usług społecznych wykorzystywanych do pomagania osobom znajdującym się w trudnej sytuacji, osobom starszym lub niepełnosprawnym.

— Związek z przedmiotem zamówienia – wymagania społeczne muszą być wystarczająco powiązane z konkretnymi produktami lub usługami będącymi przedmiotem zakupu (zob. rozdział 4). Powiązanie to może być trudniejsze do ustalenia w przypadku długich i złożonych łańcuchów dostaw, takich jak te w sektorze ICT. Należy rozważyć, na jakim najdalszym etapie łańcucha dostaw można ocenić ryzyko.

Jednym z modeli oceny ryzyka jest sklasyfikowanie – przy użyciu skali numerycznej – prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i jego konsekwencji w przypadku jego wystąpienia. Klasyfikacja ta mogłaby również stanowić część konsultacji z zainteresowanymi stronami. Produkty i usługi ocenione wysoko pod względem prawdopodobieństwa i konsekwencji, w przypadku których można ustalić wyraźny związek z przedmiotem zamówienia, należy potraktować priorytetowo.

Ocena ryzyka jest również istotna w przypadku poszczególnych przetargów. Pomaga ona określić punkty łańcucha dostaw lub świadczenia usług, w których ryzyko jest wysokie, oraz zapewnia przestrzeganie zasady proporcjonalności (co oznacza, że wymagania zawarte w przetargu są odpowiednie do osiągnięcia określonych celów społecznych i nie wykraczają poza to, co jest konieczne).

Długie i złożone globalne łańcuchy dostaw są mało przejrzyste, a nabywcy publiczni mogą mieć utrudniony dostęp do informacji. Wiele organizacji pozarządowych pracuje jednak nad tym, aby informacje te były bardziej dostępne, na przykład Electronics Watch (69) lub Swedwatch (70). Chociaż część z tych informacji może być poświęcona przede wszystkim handlowi detalicznemu i spożyciu publicznemu, są one nadal bardzo istotne w odniesieniu do podobnych produktów zamawianych przez sektor publiczny. Mogą one pomóc w identyfikacji ryzyka społecznego, któremu poświęcono istniejące narzędzia i programy weryfikacji, co pozwoli uniknąć nadmiernych ograniczeń konkurencji.

Ocena ryzyka w zamówieniach publicznych w Agencji ds. Zarządzania Publicznego i Administracji Elektronicznej (Difi), Norwegia Cel zamówienia Agencja ds. Zarządzania Publicznego i Administracji Elektronicznej (Difi) w Norwegii udostępniła nabywcom publicznym wykaz produktów obarczonych wysokim ryzykiem, aby pomóc im w zwiększaniu wiedzy na temat konieczności dokładania należytej staranności w kwestii przestrzegania praw człowieka. Dzięki temu wykazowi nabywcy publiczni mogą przydzielić odpowiednie zasoby na potrzeby oceny ofert oraz monitorowania kryteriów SOZP na etapie zawierania umowy. Wykaz obejmuje różne sektory, np. materiałów budowlanych, elektroniki i ICT, mebli, materiałów biurowych, tekstyliów i żywności, a także uwzględnia wszystkie poziomy procesu produkcyjnego – od wydobycia surowców do montażu końcowego. Podejście Difi zbiera dane do oceny ryzyka ze sprawozdań, artykułów, filmów i badań akademickich. Aby lepiej zrozumieć łańcuchy dostaw, przeprowadzono również wywiady z dostawcami oraz, w pewnym stopniu, z przedstawicielami organizacji/inicjatyw branżowych. Do rozpoznania łańcuchów dostaw wykorzystano dane handlowe, ponieważ przejrzystość i identyfikowalność są często ograniczone. Wyniki Wykaz Difi dotyczący wysokiego ryzyka jest źródłem użytecznych informacji na temat ryzyka w obrębie grup produktów, jak również szczegółowo w wybranych kategoriach produktów. Może on służyć jako narzędzie pomocnicze na potrzeby uwzględnienia zasady proporcjonalności w odniesieniu do tego, które grupy produktów i konkretne kategorie produktów należy wybrać podczas stosowania instrumentów SOZP w planowaniu działań związanych z zamówieniami publicznymi. Może również pomóc dostawcom produktów obarczonych wysokim ryzykiem w potraktowaniu priorytetowo kwestii dołożenia należytej staranności w kontekście przestrzegania praw człowieka w ich globalnych łańcuchach dostaw. Więcej informacji na temat wykazu dotyczącego wysokiego ryzyka można znaleźć pod adresem: https://www.anskaffelser.no/public-procurement/socially-responsible-public-procurement/information-about-high-risk-products Doświadczenia i wnioski Uzyskanie dostępu do informacji dotyczących łańcucha dostaw wiąże się z szeregiem nieodłącznych trudności. W większości przypadków brak przejrzystości wynika ze złożonej i dynamicznej sieci dostawców, począwszy od surowców, poprzez produkcję, aż po przybycie do Europy, lub w przypadku usług z faktu, że świadczą je podmioty krajowe i niekrajowe. Wykaz Difi dotyczący wysokiego ryzyka jest dla nabywców publicznych użytecznym narzędziem przy podejmowaniu decyzji dotyczących wyboru produktów w ramach SOZP. Korzystanie z wykazu może zmniejszyć ryzyko, że w łańcuchu dostaw produktów obarczonych wysokim ryzykiem doszło do naruszeń praw człowieka. Wykaz nie jest jednak kompletny. Produkty, które nie znajdują się obecnie w wykazie, nadal mogą być obarczone wysokim ryzykiem i w takich przypadkach nabywcy publiczni powinni zebrać więcej informacji na temat ryzyka związanego z prawami człowieka w odniesieniu do tych produktów i usług.

Ustalanie priorytetów w zakresie zamówień

Nie wszystkie zamówienia dają takie same możliwości realizacji celów społecznych. Ustalenie priorytetów może pomóc w zidentyfikowaniu zamówień o największym potencjalnym wpływie. Aby ustalić priorytety w zakresie zamówień, należy rozważyć następujące pytania:

— Jakie ryzyko społeczne lub potencjalne korzyści społeczne są związane z zamówieniem i jakie jest ich znaczenie?

— Czy wielkość i czas realizacji zamówienia są wystarczające, aby wpłynąć na praktyki dostawców? Jeśli nie, czy można współpracować z innymi organami publicznymi w celu łączenia zapotrzebowania w danej kategorii?

— Czy rozwiązania alternatywne preferowane ze względów społecznych są dostępne i czy są przystępne cenowo? Czy uwzględnienie kwestii społecznych ograniczyłoby nadmiernie konkurencję?

— Jak długi jest łańcuch dostaw danego produktu? W jaki sposób zamówienia można skutecznie ukierunkować na punkt w łańcuchu dostaw, w którym pojawia się ryzyko lub mogą zostać osiągnięte korzyści?

— Czy cele społeczne można bezpośrednio ukierunkować za pomocą weryfikowalnych kryteriów dotyczących udzielania zamówień? Ewentualnie, czy istnieje skuteczniejszy sposób realizacji polityki przy użyciu innych narzędzi dostępnych dla nabywcy publicznego?

— Jak widoczna będzie akcja społeczna? Czy może ona przyczynić się do zwiększenia świadomości na temat kwestii społecznych w łańcuchach dostaw wśród pracowników, dostawców, a może nawet ogółu społeczeństwa? Czy istnieje ryzyko nadszarpnięcia reputacji w przypadku niepodjęcia działań w tym obszarze?

— Czy istnieje możliwość zastrzeżenia zamówienia dla organizacji społecznych, które bezpośrednio wspierają zatrudnienie osób niepełnosprawnych lub defaworyzowanych?

Innym czynnikiem branym pod uwagę przy ustalaniu priorytetów w zakresie zamówień, w szczególności w przypadku ustanowienia obowiązku stosowania SOZP, jest próg zamówienia, od którego wprowadzone zostaje stosowanie wymogów społecznych. Dyrektywy w sprawie zamówień publicznych mają zastosowanie wyłącznie do przetargów, których wartość przekracza określone progi w zależności od charakteru zamówienia i podmiotu zakupującego (71). Można również realizować SOZP w zamówieniach poniżej tych progów lub w zamówieniach, które nie są objęte zakresem dyrektyw.

Wyznaczanie wartości docelowych

Wyznaczanie wartości docelowych świadczy o zaangażowaniu w cele społeczne, zwiększa motywację i tworzy ramy mierzenia postępów.

W każdej istotnej kategorii produktów lub usług należy ustalić konkretną wartość docelową związaną z określonym celem społecznym. Wartości docelowe zapewniające skuteczność są mierzalne (mogą być określone ilościowo), osiągalne (ustalone zgodnie z aktualnym poziomem odniesienia) i określają datę osiągnięcia.

Dobre praktyki

— Zrozumienie skutków społecznych swoich zamówień dzięki przeprowadzeniu oceny ryzyka. W stosownych przypadkach skonsultowanie się z ekspertami z innych działów swojej organizacji (np. działu pracy), związkami zawodowymi, dostawcami lub niezależnymi organizacjami pozarządowymi, aby lepiej zrozumieć łańcuchy dostaw i warunki pracy związane z zamawianymi produktami i usługami.

— Przygotowanie strategii SOZP przedstawiającej kategorie zamówień lub konkretne umowy, w przypadku których SOZP jest traktowane priorytetowo. Do każdego priorytetu należy wyznaczyć wymierną i osiągalną wartość docelową, którą należy osiągnąć w określonym terminie.

2.5. Uwzględnienie SOZP w procedurach i politykach udzielania zamówień publicznych

Przy wprowadzaniu SOZP do procedur i polityk udzielania zamówień publicznych należy wziąć pod uwagę takie kwestie, jak:

— ramy prawne i regulacyjne – w tym zgodność SOZP z unijnymi i krajowymi przepisami dotyczącymi zamówień publicznych oraz z międzynarodowymi zobowiązaniami UE;

— ramy instytucjonalne – w tym to, czy zamówienia są scentralizowane czy zdecentralizowane, i co to oznacza dla zarządzania i monitorowania SOZP;

— struktura zarządzania – w tym tworzenie nowych struktur w celu kierowania integracją SOZP, takich jak grupa robocza z udziałem kluczowych zainteresowanych stron, lub wyznaczenie orędowników SOZP w odpowiednich działach;

— przydzielanie obowiązków – w tym identyfikowanie liderów, ekspertów i nabywców na odpowiednich stanowiskach, którzy mogą kierować działaniami i zapewnić osiągnięcie wartości docelowych;

— dostęp do wiedzy specjalistycznej – w tym angażowanie ekspertów wewnątrz organizacji w kwestiach związanych z SOZP, współpraca z odpowiednimi działami lub organizacjami wewnętrznymi albo zewnętrznymi oraz docieranie do innych organizacji, które mogą być w stanie doradzać lub kierować wdrażaniem środków SOZP;

— dostępność kwalifikacji zawodowych i zasobów - należy rozważyć, czy konieczne są działania w zakresie budowania zdolności lub zapewnienie jasnych wytycznych i kryteriów.

Wspieranie integracji za pomocą komunikacji

Należy szeroko informować o celach SOZP, aby zintegrować je w ramach organizacji. Należy się upewnić, że w całej organizacji role i obowiązki personelu są jasno określone. Działania w zakresie komunikacji wewnętrznej mogą obejmować seminaria, biuletyny lub umieszczanie informacji w intranecie organizacji.

Niezbędne jest również prowadzenie komunikacji zewnętrznej. Informowanie rynku o celach społecznych z wyprzedzeniem, jeszcze przed publikacją ogłoszenia o zamówieniu, daje dostawcom czas na reakcję. Informowanie opinii publicznej o celach przyczynia się również do zwiększenia rozliczalności i daje przykład, który może zainspirować inne organizacje, jak również może pomóc w zbudowaniu konsensusu wokół praktyk obejmujących wykorzystanie względów społecznych.

Ponadto wymiana wiedzy z innymi nabywcami publicznymi na temat dobrych praktyk (lub możliwych do uniknięcia zagrożeń) może pomóc przyspieszyć proces uczenia się w zakresie SOZP. Taka wymiana wiedzy może odbywać się na szczeblu lokalnym, regionalnym, krajowym, a nawet międzynarodowym. W szczególności wymiana wiedzy wewnątrz UE może przyczynić się do podniesienia standardów wymaganych przez nabywców publicznych w całej Europie, promując większą odpowiedzialność społeczną jako normę.

Grupa robocza ds. społecznie odpowiedzialnych zamówień publicznych w dziedzinie ICT w ramach sieci Procura+ Cel zamówienia W ramach sieci Procura+ powstała grupa interesu ds. społecznie odpowiedzialnych zamówień publicznych, której zadaniem jest promowanie wymiany informacji na temat działań w zakresie zamówień publicznych oraz wspieranie nabywców publicznych w zamawianiu sprzętu z dziedziny technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT). W skład grupy wchodzą nabywcy publiczni z całej Europy, w tym Władze Wielkiego Londynu, miasto Sztokholm, rada miasta Barcelona, Advanced Procurement for Universities and Colleges Scotland (APUC) oraz miasto Haarlem. Podejście Członkowie grupy interesu komunikują się i wymieniają wiedzą na temat SOZP podczas regularnych spotkań zarówno na miejscu, jak i w internecie. Przy wsparciu Electronics Watch i ICLEI Europe grupa opracowuje kryteria, specyfikacje i klauzule uwzględniające odpowiedzialność społeczną w całym łańcuchu dostaw produktów ICT. Wyniki Dzieląc się swoimi doświadczeniami i przykładami najlepszych praktyk, uczestniczący nabywcy publiczni mogą poszerzać swoją wiedzę ogólną i specjalistyczną w zakresie SOZP. Grupa służy również jako platforma do nagłaśniania zbliżających się postępowań o udzielenie zamówienia i ułatwia komunikację między nabywcami publicznymi a potencjalnymi dostawcami i odsprzedawcami w zakresie ich potrzeb i zdolności. W ramach współpracy grupa opracowała specjalny zestaw kryteriów: „Jak dokonywać zamówień publicznych na uczciwie wyprodukowany sprzęt ICT – kryteria ustalone dla społecznie odpowiedzialnych zamówień publicznych”. W dokumencie uwzględniono kryteria kwalifikacji, specyfikację techniczną, kryteria udzielenia zamówienia i klauzule dotyczące realizacji zamówienia. Zestaw kryteriów jest ambitny, ponieważ w swoim zakresie wykracza poza poziom huty i obejmuje również kwestie na etapie wydobycia. Doświadczenia i wnioski Współpraca z innymi nabywcami z sektora publicznego i dzielenie się informacjami na temat rynku przynosi rezultaty, ponieważ pozwala nabywcom publicznym określić wspólne potrzeby i opracować strategie kupowania produktów wytwarzanych w sposób społecznie odpowiedzialny, które najlepiej odpowiadają tym potrzebom.

Dobra praktyka

— Włączenie strategii SOZP do działań związanych z zamówieniami publicznymi. Wyznaczenie obowiązków, rozważenie utworzenia grupy zarządzającej i szerokie komunikowanie celów w zakresie zamówień społecznych, tak aby pracownicy i dostawcy byli świadomi oczekiwań, a inni nabywcy publiczni byli zachęcani do podejmowania podobnych działań.

2.6. Monitorowanie i ocena postępów

Gromadzenie danych na temat osiągnięć w zakresie SOZP

Skuteczna realizacja SOZP wymaga ustanowienia systemu monitorowania, w ramach którego mierzy się postępy w kierunku osiągnięcia wyznaczonych wartości docelowych. Systemy monitorowania obejmują zarówno proste bazy danych, w których rejestruje się stosowanie kryteriów społecznych, jak i specjalistyczne systemy zintegrowane z platformami e-zamówień.

Włączenie monitorowania SPP do istniejących systemów sprawozdawczości we Flandrii (Belgia) Cel zamówienia Rząd Flandrii prowadzi prace w zakresie zrównoważonych zamówień publicznych (ang. sustainable public procurement, SPP) od 2008 r., kiedy to w odniesieniu do swoich zamówień publicznych wyznaczył wartość docelową zakładającą osiągnięcie 100 % SPP do 2020 r. W latach 2009–2015 przyjęto dwa plany działania w celu ukierunkowania postępów na osiągnięcie tego poziomu, po czym SPP stały się częścią zintegrowanej strategii w zakresie zamówień publicznych. Ustanowiono w niej minimalne kryteria zrównoważonego rozwoju dla dziewięciu grup produktów oraz wskazówki i sugestie dotyczące kryteriów dla kolejnych 17 grup produktów. Zakupione produkty muszą spełniać te kryteria, aby dane zamówienie mogło być uznawane za zrównoważone we Flandrii. Podejście W 2017 r. monitorowanie SPP włączono do systemu zarządzania zamówieniami rządu Flandrii. Wszystkie zamówienia o wartości 30 000 EUR lub większej wymagają rejestracji w systemie zarządzania zamówieniami. Ponadto należy odpowiedzieć na dziewięć następujących obowiązkowych pytań związanych z SPP: 1. stosowanie zasadniczych kryteriów zrównoważonego rozwoju: w całości włączone do dokumentów zamówienia/niewłączone do dokumentów zamówienia lub włączone częściowo/zamówienie nie dotyczy grupy produktów, dla której określono niezbędne kryteria, 2. stosowanie innych kryteriów zrównoważonego rozwoju: w dokumentach zamówienia uwzględniono jedno lub więcej innych kryteriów zrównoważonego rozwoju/w dokumentach zamówienia nie uwzględniono innych kryteriów zrównoważonego rozwoju, 3. wymóg posiadania certyfikatów w zakresie zarządzania środowiskiem: obowiązuje i został włączony do dokumentów zamówienia/obowiązuje, ale nie został włączony do dokumentów zamówienia z określonych powodów/nie obowiązuje; 4. dostęp ograniczony do przedsiębiorstw społecznych: tak/nie; 5. część etapu realizacji zamówienia zarezerwowana jest dla przedsiębiorstw społecznych: tak/nie; 6. stosowanie klauzuli o niedyskryminacji: tak/nie; 7. stosowanie w dokumentach zamówienia klauzuli społecznej dotyczącej zatrudnienia, kształcenia i szkolenia: tak/nie; 8. stosowanie klauzuli etycznego postępowania: obowiązuje i zostało włączone do dokumentów zamówienia/obowiązuje, ale nie zostało włączone do dokumentów zamówienia z określonych powodów/nie obowiązuje – zamówienie nie dotyczy towarów obarczonych wysokim ryzykiem; 9. zamówienia innowacyjne: innowacje znajdują się na przedkomercyjnym etapie badań i rozwoju/innowacje znajdują się zarówno na etapie przedkomercyjnym, jak i komercyjnym/innowacje znajdują się na etapie komercyjnym (zamówienia publiczne na innowacje)/zamówienie nie ma aspektu innowacyjnego. Doświadczenia i wnioski Monitorowanie korzystania z narzędzia jest niezbędne, aby zagwarantować skuteczność. Po odnotowaniu spadku zgłaszanego wykorzystania SPP w latach 2015–2016 Flandria była w stanie pokonać istotne bariery na drodze do osiągnięcia swojej wartości docelowej na 2020 r., w tym włączyć klauzule zrównoważoności do wzorów dokumentów przetargowych i zidentyfikować umowy ramowe, w przypadku których konieczne jest podjęcie przyszłych działań. Źródło: http://www.procuraplus.org/fileadmin/user_upload/Procura__case_studies/Procuraplus_case_study_Flanders.pdf i https://overheid.vlaanderen.be/monitoring-duurzame-overheidsopdrachten%20

Największą skuteczność stwierdzono w przypadku powiązania monitorowania SOZP z istniejącymi systemami sprawozdawczości i procedurami audytu. Prawdopodobnie konieczne będzie dostosowanie systemów, w tym poprzez wprowadzenie nowych pól danych do oprogramowania monitorującego. Należy również rozważyć przeprowadzenie zewnętrznej, niezależnej kontroli wyników osiągniętych w zakresie SOZP, w tym analizy porównawczej dotyczącej nabywcy publicznego pod kątem jego wyników osiągniętych w przeszłości lub wyników innych organizacji.

Dokonywanie przeglądów i usprawnianie SOZP

Dokonywanie okresowych przeglądów wyników monitorowania, aby zapewnić postępy w osiąganiu wartości docelowych oraz zagwarantować, że działania przynoszą pożądany wkład w realizację celów.

Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna wraz z osiągnięciem wartości docelowych założonych przez organizację. Następnie proces konsultacji i wyznaczania wartości docelowych rozpoczyna się od nowa – zapewniając ciągłą poprawę w zakresie celów społecznych.

Systemowe zmiany na rynku nie są możliwe, jeśli dobre wyniki ograniczają się do pojedynczych przypadków. SOZP może pomóc w wykazaniu zdolności rynku do spełnienia wyższych standardów, a informowanie o tym może pomóc w zwiększeniu oczekiwań szerszego grona zainteresowanych stron.

Dobra praktyka

— Monitorowanie realizacji SOZP i dokonywanie okresowych przeglądów wyników w celu zapewnienia postępów i wprowadzenia niezbędnych korekt do strategii lub praktyk dotyczących zamówień publicznych.

ROZDZIAŁ 3

Określanie potrzeb i planowanie zamówień

3.1. Rola oceny potrzeb w SOZP

Ocena potrzeb może być pierwszym krokiem w cyklu postępowania o udzielenie zamówienia w dążeniu do SOZP, poprzedzającym uruchomienie procedury przetargowej. Celem oceny potrzeb jest upewnienie się, że istnieje rzeczywiste zapotrzebowanie na towary, usługi lub roboty budowlane, oraz określenie możliwości zaspokojenia tego zapotrzebowania w sposób najbardziej odpowiedzialny społecznie. Ocena rzeczywistych potrzeb pod względem wyników wyznacza zakres i charakter wymagań, umożliwiając bardziej elastyczną i potencjalnie racjonalną pod względem kosztów reakcję ze strony rynku. W kontekście SOZP ocena potrzeb ma następujące cele:

— zagwarantowanie, że przedmiot zamówienia spełnia wymagania społeczne;

— opracowywanie zamówień publicznych i umów w sposób umożliwiający elastyczność w czasie i zapewniający możliwość udziału wielu rodzajów organizacji, w tym organizacji gospodarki społecznej i przedsiębiorstw społecznych, podmiotów nienastawionych na zysk lub wolontariuszy; oraz

— zwiększanie skutków i efektów społecznych: sprawdzenie, czy zamówienie stwarza możliwości osiągnięcia odpowiednich efektów społecznych i etycznych.

Przykłady tego, jak ocena potrzeb może wpłynąć na skutki i efekty społeczne w zamówieniach publicznych:

— władze lokalne wybierają bardziej elastyczne i zróżnicowane opcje w zakresie mobilności, aby zapewnić większą swobodę transportu dla osób starszych i osób z niepełnosprawnościami;

— władze lokalne świadczą usługi społeczne i usługi opieki dostosowane do potrzeb poszczególnych osób ze szczególnym uwzględnieniem aspektów związanych z płcią (72);

— departament rządowy umieszcza w zamówieniu na roboty budowlane klauzulę dotyczącą możliwości zatrudnienia i szkolenia dla osób bezrobotnych i znajdujących się w niekorzystnej sytuacji;

— szpital zwraca się do dostawcy sprzętu medycznego o zapewnienie przejrzystości w jego łańcuchu dostaw w celu monitorowania i weryfikacji warunków pracy pracowników we współpracy z organizacjami społeczeństwa obywatelskiego.

Ocena potrzeb może przynieść oszczędności, jak również społeczne zwroty z inwestycji, co czyni ją istotną częścią przedkomercyjnego etapu zamówień publicznych. Może to wymagać zmiany kultury w organizacji – odejścia od myślenia w kategoriach liczby zakupionych jednostek na rzecz myślenia o tym, jak zaspokoić potrzeby w sposób zrównoważony i z myślą o efektach społecznych.

Konsultacje z użytkownikami

Użytkownicy korzystający z produktu, usługi lub pracy często nie są tymi samymi osobami, które je kupują. Mogą to być inne osoby z tej samej organizacji, pracownicy innego podmiotu publicznego lub obywatele (np. pacjenci szpitala, mieszkańcy, uczniowie, studenci). Konsultacje umożliwiają określenie problemów społecznych i zagwarantowanie, że zamówienie zostanie zaprojektowane w taki sposób, aby jak najlepiej wykorzystać wszelkie możliwości osiągnięcia pozytywnych skutków społecznych. Przed rozpoczęciem postępowania o udzielenie zamówienia można wykorzystać następujące techniki w celu przeprowadzania konsultacji z użytkownikami:

— opublikowanie kwestionariusza lub ankiety online, aby określić potrzeby i preferencje użytkowników;

— obserwowanie i analizowanie istniejących wzorców użytkowania;

— zaproszenie wszystkich zainteresowanych stron na spotkanie w celu dokonania przeglądu obecnych praktyk i wspólnego zaplanowania poprawy efektów społecznych w kolejnych zamówieniach; lub

— zaproszenie wszystkich użytkowników do udziału w demonstracjach dostawców, organizowanych w ramach wstępnych konsultacji rynkowych (zob. sekcja 3.2);

— zadbanie o dostępność kwestionariusza dla osób z niepełnosprawnościami.

Konsultacje z użytkownikami o szczególnych potrzebach w zakresie mobilności w Rotterdamie (Niderlandy) Cel zamówienia W Rotterdamie z usług transportowych korzysta 30 000 obywateli o specjalnych potrzebach. Istnieją różne usługi dostępne dla różnych grup docelowych, co w przeszłości prowadziło do fragmentacji i niekiedy niewystarczalności usług. Rotterdam zdecydował się zintegrować wszystkie usługi w zakresie mobilności, wydajniej zarządzać swoją flotą pojazdów i w rezultacie zapewnić transport, który najlepiej służy potrzebom klientów. Podejście Rotterdam przeprowadził kompleksowe badania zorientowane na klienta, aby odkryć niezaspokojone potrzeby i prześledzić trasy podróży klientów, które wymagały multidyscyplinarnych rozwiązań. Miasto zastosowało innowacyjną procedurę zamówień publicznych w oparciu o zobowiązania przyszłościowe (ang. Forward Commitment Procurement), w ramach której zakomunikowało rynkowi swoje potrzeby społeczne i pożądane efekty przed rozpoczęciem postępowania o udzielenie zamówienia i zgodziło się na zakup nowo powstałej usługi, jeśli będzie ona zgodna ze specyfikacją. W procesie dialogu rynkowego przedstawiciele grup użytkowników końcowych przekazali bezpośrednie informacje zwrotne. Wyniki Zwycięski wykonawca to konsorcjum różnych podmiotów rynkowych, w tym MŚP, które obecnie realizuje usługę transportową zorientowaną na użytkownika, w której uwzględniono mechanizmy ciągłego doskonalenia. W ramach tej usługi istnieje możliwość dostosowania mobilności do indywidualnych potrzeb (w tym indywidualnego budżetu przeznaczonego na mobilność), dzięki czemu Rotterdam może na co dzień uwzględniać osobiste preferencje i cechy użytkowników. Klientom zapewniono również osobiste wsparcie i instruktaż w nauce bardziej samodzielnego podróżowania, aby zwiększyć ich autonomię. Dodatkowo kierowcy są w bezpośrednim kontakcie z organizacjami działającymi na rzecz dobrostanu, aby móc monitorować potrzeby klientów i reagować na nie. Prawie wszystkie zamówione pojazdy są bezemisyjne (z napędem elektrycznym), a roczna kwota społecznego zwrotu z inwestycji przekracza 2 mln EUR. Doświadczenia i wnioski Nie należy lekceważyć złożoności i zasobów niezbędnych do prowadzenia konstruktywnego dialogu. Proces ten należy rozpocząć jak najwcześniej, aby uzyskać wszystkie wymagane informacje od użytkowników i dostawców, ocenić prawne aspekty podejścia i upewnić się, że rozwiązanie dostosowane do potrzeb użytkownika pokrywa się z nimi w największym możliwym stopniu.

Utworzenie deklaracji potrzeb

Na podstawie informacji zebranych w ramach konsultacji z użytkownikami powinno być możliwe sformułowanie prostej deklaracji potrzeb, w której opisano powód zakupu i uwzględniono wszelkie alternatywy wobec zakupu.

Deklarację potrzeb można wykorzystać zarówno do opracowania uzasadnienia biznesowego dla zamówienia, jak i do informowania dostawców podczas wstępnych konsultacji rynkowych i składania ofert. Kluczowe zainteresowane strony, takie jak użytkownicy usług, obywatele lub organizacje pozarządowe, mogą zostać poproszone o dokonanie przeglądu, zakwestionowanie i zatwierdzenie deklaracji potrzeb z perspektywy społecznej.

Dobra praktyka

— Uczynienie z oceny potrzeb jednego z pierwszych działań w ramach procesu udzielania zamówień. Konsultacje ze współpracownikami i użytkownikami końcowymi pomagają zagwarantować, że kupowany jest właściwy produkt lub usługa, i odbywa się to w sposób, który może przynieść pozytywne efekty społeczne.

Przykład SOZP w deklaracji potrzeb Zamówienie nabywcy publicznego na usługi sprzątania, obejmujące codzienne sprzątanie wszystkich budynków komunalnych, wymaga odnowienia. W celu wypełnienia swoich zobowiązań dotyczących polityki społecznej, po przeprowadzeniu konsultacji z obecnymi pracownikami i innymi zainteresowanymi stronami, nabywca publiczny wymaga, aby zamówienie zostało zrealizowane z uwzględnieniem następujących kwestii społecznych: — uczciwe wynagradzanie pracowników, w tym za wszelkie przepracowane nadgodziny; — system przebiegu i oceny kariery, w tym szkolenia i dostosowane harmonogramy uczestnictwa w kursach; — godzenie życia zawodowego z rodzinnym, zatrudnienie w oparciu o umowy w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin uwzględniające przyjazne dla rodziny harmonogramy i zmiany; — ochrona zdrowia w miejscu pracy dzięki stosowaniu nieszkodliwych środków czyszczących.

3.2. Dialog rynkowy

Przed ogłoszeniem zamówienia konsultacje rynkowe zazwyczaj przeprowadza się w celu określenia potencjalnych dostawców oraz odpowiednich produktów i usług. Dostawcy są powiadamiani o czasie, jaki mają na przygotowanie się do składania ofert; na przykład przedsiębiorstwa działające na rzecz uwzględniania aspektu płci i przedsiębiorstwa społeczne mogą tworzyć partnerstwa w celu wzmocnienia efektów społecznych.

Niektóre procedury – w szczególności dialog konkurencyjny lub procedury konkurencyjne z negocjacjami – mogą również stwarzać większe możliwości w zakresie dialogu z oferentami w trakcie procesu składania ofert. Po zakończeniu przetargu oferentom należy zapewnić możliwość omówienia wyników oraz przekazać wskazówki dotyczące tego, w jaki sposób mogą poprawić swoją ofertę społeczną w kolejnych przetargach.

Dzięki dialogowi rynkowemu w kwestii SOZP można:

— określić potencjalnych oferentów i rozwiązania o pozytywnych skutkach społecznych;

— budować zdolność rynku w zakresie zaspokajania potrzeb i wymagań społecznych;

— wpływać na opracowywanie zamówień publicznych i umów, tak aby kryteria społeczne były adekwatne, związane z przedmiotem zamówienia, osiągalne i niedyskryminujące;

— pomagać dostawcom w składaniu ofert, w których silnie zaakcentowano kwestie społeczne; oraz

— udzielać dostawcom informacji zwrotnych po zakończeniu procedury.

Korzyści płynące z dialogu rynkowego obejmują lepsze planowanie i zarządzanie SOZP, zwłaszcza gdy jest on prowadzony w ramach procesu oceny potrzeb. Działania te przyczyniają się również do lepszego zrozumienia przez nabywców publicznych zdolności potencjalnych oferentów w zakresie realizacji celów i ambicji społecznych. Dialog może zwiększyć zaufanie do zamawiającego i jego wiarygodność wśród dostawców, a wielu z nich z zadowoleniem przyjmuje możliwość reagowania na wymagania społeczne jeszcze przed rozpoczęciem postępowania o udzielenie zamówienia. Podsumowując, dialog rynkowy może pomóc w stworzeniu warunków niezbędnych do realizacji celów w zakresie SOZP zarówno wewnętrznie przez nabywcę publicznego, jak i na rynku.

3.2.1. Wstępne konsultacje rynkowe

Przepisy UE wyraźnie zezwalają na wstępne konsultacje rynkowe z dostawcami, stanowiąc, że (73): „Przed rozpoczęciem postępowania o udzielenie zamówienia instytucje zamawiające mogą przeprowadzić konsultacje rynkowe z zamiarem przygotowania zamówienia i poinformowania wykonawców o swoich planach i wymaganiach dotyczących zamówienia”. Stanowią one również, że w ramach konsultacji rynkowych można szukać doradztwa niezależnych ekspertów, władz lub uczestników rynku, pod warunkiem że nie powoduje ono zakłócenia konkurencji ani naruszenia zasad niedyskryminacji i przejrzystości.

W praktyce kluczowe znaczenie ma zapewnienie, aby wstępne konsultacje rynkowe ogłaszano w sposób przejrzysty i z dużym wyprzedzeniem. Ponadto wszelkie informacje przekazywane uczestnikom podczas konsultacji rynkowych są również udostępniane innym wykonawcom, którzy nie mogą wziąć udziału w konsultacjach rynkowych, a także zapewnia się im odpowiedni czas na składanie ofert. Nabywcy publiczni są odpowiedzialni za zapewnienie równego traktowania wszystkich oferentów w postępowaniach o udzielenie zamówienia, tak więc konsultacje rynkowe nie powinny skutkować niesprawiedliwą przewagą ani stawiać oferenta w niekorzystnej sytuacji (74).

3.2.2. Przygotowanie do wstępnych konsultacji rynkowych

Pierwszym krokiem w ramach każdej procedury wstępnych konsultacji rynkowych jest rozważenie, jakie powinny być efekty zamówienia – w tym efekty społeczne. Ważnym działaniem przygotowawczym jest również wybranie odpowiedniego zespołu, który dokona rozeznania rynku. Należy zaangażować pracowników zajmujących się zamówieniami publicznymi, pracowników technicznych i kierowników oraz, w stosownych przypadkach, użytkowników końcowych, a także ekspertów wewnętrznych lub zewnętrznych posiadających specjalistyczną wiedzę na temat społecznych aspektów zamówienia.

Następnie należy dokonać analizy rynku, aby zastanowić się, w jaki sposób dostawcy mogliby zaspokoić potrzeby społeczne w zakresie planowanych produktów, usług lub robót budowlanych. Należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

— Czy rynek jest wystarczająco dojrzały, aby spełnić wymagania społeczne? Czy obecnie działający dostawcy są w stanie zaspokoić potrzeby społeczne, czy też na rynek wchodzą nowi dostawcy, którzy proponują innowacje społeczne?

— Czy rynek będzie technicznie zdolny do spełnienia wymagań społecznych? Na przykład, czy dostawcy mogą reagować na żądania informacji o warunkach pracy w łańcuchu dostaw lub na klauzule dotyczące korzyści społecznych związanych z tworzeniem miejsc pracy? W jaki sposób takie zobowiązania będą weryfikowane i egzekwowane?

— Ilu dostawców jest w stanie spełnić wymagania? Czy zdolność rynku oznacza, że o udzielenie zamówienia będzie konkurować wiele podmiotów, czy też wymagania społeczne będą potencjalnie ograniczać oferty?

— Czy wymagania społeczne mogą połączyć dostawców stosujących różne modele biznesowe, takich jak organizacje gospodarki społecznej i przedsiębiorstwa społeczne, w innowacyjny społecznie sposób? Jak ten proces będzie działać i w jaki sposób można uwzględnić promowanie go na etapie projektowania zamówienia?

— Czy dostawcy działają w inny sposób lub dostarczają inne towary lub usługi na różnych obszarach geograficznych i jak wpłynęłoby to na społeczne aspekty oferty?

Zintegrowane badania i analiza danego rynku mogą ujawnić już dostępne społecznie odpowiedzialne rozwiązania lub też dostawcy mogą pracować nad nowymi produktami i podejściami, które mogą zaspokoić potrzeby społeczne.

Oprócz tego przed bezpośrednim skonsultowaniem się z rynkiem należy porozmawiać ze znajomymi osobami pracującymi u innych nabywców publicznych, aby dowiedzieć się, co kupują w celu rozwiązania problemów społecznych oraz jakie wyciągnęli wnioski. Zrozumienie, co się sprawdza (lub nie sprawdza) u innego nabywcy publicznego może również skłonić decydentów i mniej chętne do podejmowania ryzyka znajome osoby do przyjęcia nowego społecznego podejścia do zamówień publicznych.

3.2.3. Jak zaangażować rynek

Istnieje kilka strategii i metod angażowania rynku. Wiele zależy od dostępnych zasobów i czasu oraz od poziomu wymaganych innowacji społecznych.

Kwestionariusze dotyczące dostawców i rynku

Kwestionariusze są użyteczną i stosunkowo szybką metodą pozyskiwania informacji oraz oceny poziomu zainteresowania i zdolności dostawców do dostarczania rozwiązań społecznych. Kwestionariusze należy ogłaszać jak najszerzej z myślą o uzyskaniu jak największego udziału dostawców.

Analiza otrzymanych odpowiedzi powinna pomóc w opracowaniu zakresu i kolejny