UWAGI TRYBUNAŁU

WYDATKI ADMINISTRACYJNE INSTYTUCJI I ORGANÓW WSPÓLNOTOWYCH

Wstęp

10.1. Niniejszy rozdział obejmuje wydatki administracyjne instytucji i innych organów. Środkami na pokrycie tych wydatków zarządza bezpośrednio każda instytucja lub organ. Są one przeznaczane na wypłatę wynagrodzeń, świadczeń dodatkowych oraz emerytur i rent pracownikom instytucji wspólnotowych, jak również na wynajem, zakupy i wydatki różne. W 2005 r. wydatki administracyjne instytucji Unii Europejskiej wyniosły 6 191 mln euro, co szczegółowo przedstawia tabela 10.1 .

Tabela 10.1 — Płatności według instytucji (w mln euro) 2004 2005 Parlament Europejski 1 166 1 235 Rada 507 533 Komisja 3 721 3 952 Trybunał Sprawiedliwości 216 211 Trybunał Obrachunkowy 84 92 Europejski Komitet Ekonomiczno-społeczny 92 96 Komitet Regionów 63 64 Europejski Rzecznik Praw Człowieka 5 6 Europejski Inspektor Ochrony Danych 1 2 Łącznie 5 856 6 191

Szczegółowa ocena do celów poświadczenia wiarygodności

Zakres kontroli

10.2. W ramach kontroli oceniano legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń dotyczących wydatków administracyjnych instytucji na potrzeby szczegółowej oceny do celów poświadczenia wiarygodności. Trybunał przeprowadził badanie bezpośrednie na reprezentatywnej próbie transakcji i ocenił systemy nadzoru i kontroli wdrożone przez urzędników zatwierdzających danych instytucji. 10.2. ODPOWIEDZI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Przeprowadzone przez Parlament Europejski oceny minimalnych norm zarządzania, ustanowionych na 2005 r. przez oddelegowanych urzędników zatwierdzających, wykazały, że wprowadzone przez nich systemy nadzoru i kontroli są coraz bardziej wiarygodne i mają coraz lepszą jakość w miarę wdrażania planów działania i zaleceń audytora wewnętrznego.

10.3. Poprzednie kontrole Trybunału wykazały, że ujawnione błędy nie były istotne, a ich źródłem nie były poważne niedociągnięcia w systemach kontroli. Analiza działań podjętych na podstawie uwag zawartych w sprawozdaniach rocznych za lata ubiegłe przedstawiona jest w tabeli 10.2 . 10.3. ODPOWIEDZI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Patrz: odpowiedź w tabeli 10.2 (ostatnia kolumna). 10.3. ODPOWIEDZI RADY W tabeli 10.2 trybunał przedstawia działania podjęte w związku z uwagami zawartymi w sprawozdaniach za lata ubiegłe, w szczególności w odniesieniu do płatności za dodatkowy coroczny urlop wypoczynkowy. Stwierdza z jednej strony, że Sekretariat Generalny Rady podjął odpowiednie działania w celu stopniowej eliminacji nagromadzonego urlopu wyrównawczego, z drugiej jednak — stwierdza, że należy zaprzestać płatności za niewykorzystany dodatkowy coroczny urlop wypoczynkowy, które stanowią integralną część podjętych działań.

SGR ma pełną świadomość faktu, że pewne z jego wewnętrznych zasad dotyczących rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych wykraczają poza przepisy regulaminu pracowniczego i — jako takie — są praeter legem („obok prawa”). Zasady te określono, by uwzględnić wpływ na zdrowie urzędników szczególnie uciążliwych godzin pracy (zwłaszcza podczas długich sesji nocnych lub sesji odbywających się podczas wakacji), które wynikają z politycznych imperatywów związanych ze szczególną rolą Rady w procesie legislacyjnym. Jednakże poprzez kilka fundamentalnych zmian metod pracy Rady SGR podjął szeroką gamę działań z myślą o zlikwidowaniu narosłych przez lata nieprawidłowości. Działania te mają na celu jak najszybsze dostosowanie do regulaminu pracowniczego zasad i rozwiązań stosowanych przez SGR. Jednocześnie nie mogą one spowodować w działaniu SGR zakłóceń — a taki skutek miałoby przyjęcie rozwiązania zakładającego rekompensatę wyłącznie w formie urlopu. Ponadto muszą one uwzględniać uzasadnione oczekiwania zainteresowanych urzędników oparte na uprzednio długo stosowanych zasadach SGR, co czyni tym trudniejszym nagłe położenie kresu tej praktyce. Działanie podjęte w celu eliminacji nagromadzonego urlopu przyznanego przed dniem 31 grudnia 1997 r., uznane przez Trybunał za odpowiednie, można podsumować następująco: — Apel do urzędników o dobrowolne wykorzystanie nagromadzonego urlopu wyrównawczego (w biuletynie dla personelu 80/05 z dnia 17 maja 2005 r.) doprowadził już do zmniejszenia nagromadzonego czasu urlopu o około jedną trzecią. — Konkretne działania służące eliminacji pozostałego nagromadzonego urlopu zostały ogłoszone w biuletynie dla personelu 25/06 z dnia 10 lutego 2006 r. i potwierdzone w biuletynie dla personelu 115/06 z 30 czerwca 2006 r.: — obowiązkowe wykorzystanie nagromadzonego urlopu przekraczającego 25 dni; — wykorzystanie urlopu w ciągu maksymalnie 4 lat (2006–2009) w tempie co najmniej 25 % rocznie; — wykorzystanie urlopu ma przybrać formę dni wolnych lub płatności, przy czym pod koniec każdego roku nastąpi płatność za tę część obowiązkowych 25 %, która nie została wykorzystana w formie „temps libre” (czas wolny); — urzędnik odchodzący z SGR otrzyma płatność za nagromadzony niewykorzystany urlop. Podsumowując — jak stwierdzono powyżej, SGR podziela opinię Trybunału, że należy jak najszybciej zlikwidować nagromadzony urlop.

Tabela 10.2 — Działania podjęte w związku z uwagami zawartymi w sprawozdaniach rocznych za lata ubiegłe Uwagi Podjęte działania Czy konieczne są dalsze działania? Odpowiedzi Parlamentu Płatność za niewykorzystany dodatkowy urlop roczny Sprawozdanie roczne za rok budżetowy 2004, pkt 9.18: W Radzie dodatkowy urlop roczny przyznany przed dniem 31 grudnia 1997 r. jako wyrównanie za godziny nadliczbowe jest wypłacany po przejściu na emeryturę, jeżeli urzędnik nie wykorzystał dodatkowego urlopu. Ponieważ pracownicy kategorii A i B nie są uprawieni do rekompensaty za godziny nadliczbowe, płatności takie są niezgodne z art. 56 regulaminu pracowniczego. Sekretariat generalny podjął odpowiednie działania w celu stopniowej eliminacji nagromadzonego urlopu wyrównawczego dla pracowników kategorii A i B, przyznanego przed dniem 31 grudnia 1997 r. Płatności za niewykorzystany dodatkowy urlop roczny powinny zostać zaprzestane. Dodatkowy system emerytalny dla posłów do Parlamentu Europejskiego Podstawa prawna dla wkładu Parlamentu do funduszu emerytalnego ASBL: Sprawozdanie roczne za rok budżetowy 2002, pkt 9.17–9.20: Jeżeli dodatkowy system emerytalny dla posłów do Parlamentu ma być kontynuowany, należy jak najszybciej stworzyć odpowiednie podstawy prawne. W ramach systemu należy ustanowić jasne zasady określające zobowiązania i zakres odpowiedzialności Parlamentu Europejskiego i posłów w przypadku deficytu w systemie. Dodatkowy system emerytalny jest określony w art. 27 statutu posłów do Parlamentu Europejskiego przyjętego przez Parlament dnia 28 września 2005 r. Statut wejdzie w życie pierwszego dnia kadencji Parlamentu Europejskiego, która rozpocznie się w 2009 r. Nie ustanowiono żadnych zasad określających zobowiązania i zakres odpowiedzialności Parlamentu Europejskiego i posłów w przypadku deficytu w systemie. Do pierwszego dnia kadencji Parlamentu, która rozpocznie się w 2009 r., statut nie ma żadnej mocy prawnej i nie może stanowić podstawy prawnej w przypadku wkładu Parlamentu do funduszu emerytalnego ASBL. W ramach systemu należy ustanowić jasne zasady określające zobowiązania i zakres odpowiedzialności Parlamentu Europejskiego i posłów w przypadku deficytu w systemie. Artykuł 27 statutu posłów stanowi, że„fundusz emerytalny, w związku z którym posłowie i byli posłowie nabyli już prawa lub lub są w trakcie ich nabywania, będzie nadal utrzymany dla tych posłów po wejściu w życie niniejszego Statutu”. Poprzez zastosowanie określenia „utrzymany” statut pośrednio uznaje, że podstawa prawna dla funduszu emerytalnego obowiązuje również w stosunku do okresu poprzedzającego wejście w życie statutu. Można zatem uznać, że okres przejściowy od przyjęcia statutu decyzją Parlamentu Europejskiego z dnia 28 września 2005 r. do jego wejścia w życie w 2009 r. jest regulowany art. 27 statutu. Ważna podstawa prawna dotycząca okresu poprzedzającego przyjęcie statutu została natomiast sprecyzowana w odpowiedzi Parlamentu w pkt 9.18 sprawozdania rocznego Trybunału za rok budżetowy 2002. Zasady określające zobowiązania i zakres odpowiedzialności Parlamentu Europejskiego i posłów w przypadku deficytu w systemie: Na posiedzeniu z dnia 30.11.2005 Prezydium rozpatrzyło sytuację dobrowolnego funduszu emerytalnego w celu przyjęcia statutu posłów. Przy tej okazji Prezydium zobowiązało się do ustanowienia zasad regulujących wzajemne relacje i obowiązki funduszu i Parlamentu na podstawie niezależnej wyceny aktuarialnej i po przyjęciu — w ramach decyzji dotyczących wdrażania statutu posłów, które Prezydium będzie musiało przyjąć zgodnie z art. 24 statutu — niezbędnych środków gwarantujących wypłatę dodatkowych świadczeń emerytalnych po wejściu w życie nowego statutu w 2009 r. Wkrótce ogłoszone zostanie otwarte zaproszenie do składania ofert na wykonanie niezależnej wyceny aktuarialnej. Rozpoczęła również pracę grupa robocza odpowiedzialna za wdrażanie środków wykonawczych do statutu posłów.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

10.4. Przeprowadzona przez Trybunał kontrola nie wykazała żadnych istotnych błędów.

Systemy nadzoru i kontroli

10.5. W 2005 r. wszystkie instytucje posiadały systemy nadzoru i kontroli zgodne z wymogami nowego rozporządzenia finansowego. Niemniej jednak niektóre instytucje nie w pełni wdrożyły wszystkie standardy kontroli wewnętrznej (1). 10.5. ODPOWIEDZI TRYBUNAŁU SPRAWIEDLIWOŚCI W pierwszej połowie 2006 r. administracja przystąpiła do oceny sytuacji dotyczącej minimalnych standardów kontroli wewnętrznej. W ramach tej oceny dokonano zestawienia propozycji poprawy wdrożonych systemów i przyjęto plan działania w celu wprowadzenia tych udoskonaleń w rozsądnym terminie.

10.6. W 2005 r. komputerowa aplikacja służąca do obliczania wynagrodzenia pracowników NAP (fr. Nouvelle Application Paie), stworzona w 2003 r. i zarządzana przez Biuro Administrowania i Rozliczania Należności z tytułu Uprawnień Indywidualnych, była używana przez wszystkie instytucje. W 2005 r. niedociągnięcia techniczne odnotowane w 2004 r. zostały wyeliminowane, co zminimalizowało ryzyko błędnych obliczeń poszczególnych składników wynagrodzenia pracowników. Instytucje nie korzystały jednak systematycznie z narzędzi sprawozdawczych NAP w celu weryfikacji, przed dokonaniem ostatecznej wypłaty, wszystkich danych dotyczących sytuacji poszczególnych pracowników (np. dodatki wyrównawcze, przeniesienia urzędników między instytucjami, awanse oraz ogólnie dane NAP, które były modyfikowane ręcznie). Z wyjątkiem Komisji w zakresie wynagrodzeń wypłacanych w Luksemburgu oraz Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego, nie prowadzono regularnych kontroli ex post. Chociaż nie są one obowiązkowe na mocy rozporządzenia finansowego, kontrole ex post zwiększyłyby wiarygodność administracyjnych procedur zarządzania wynagrodzeniami pracowników i pomogłyby wykryć ewentualne niedociągnięcia i błędy w systemie. 10.6. ODPOWIEDZI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO W porównaniu z poprzednim programem aplikacja NAP, służąca do obliczania wynagrodzeń pracowników, rzeczywiście wprowadza większe ułatwienia w zakresie raportowania i wybierania danych do celów statystycznych i kontrolnych. Jednakże w 2005 r. zdobycie umiejętności umożliwiających pełne wykorzystanie tych ułatwień nie było możliwe. Z tego względu w 2005 r. — podobnie jak w latach ubiegłych — DG ds. Personelu przeprowadzała systematyczne kontrole sald w Sekcji ds. Wynagrodzeń i Diet. Do grudnia 2005 r. wszystkie decyzje organu powołującego (które są głównymi elementami określającymi wysokość wynagrodzenia) były poddawane indywidualnym kontrolom przed wprowadzeniem danych na listę płac. Kontrole sald, które są przeprowadzane w odniesieniu do wszystkich kategorii wynagrodzeń (fr. „centre de paie”) są wyjątkowo skuteczne, jeżeli chodzi o wykrywanie nieprawidłowości wynikających na przykład z przeniesień międzyinstytucjonalnych. Na koniec dane wprowadzane ręcznie do systemu są poddawane podwójnej kontroli w Sekcji ds. Wynagrodzeń i Diet. Ponadto należy wyrazić wątpliwości co do faktu, czy możliwości oferowane przez NAP mogą być racjonalnie wykorzystane do opracowania skutecznego programu weryfikacji i kontroli przed dokonaniem ostatecznej wypłaty. Między innymi z tego powodu DG ds. Personelu przyjęła założenie, że kontrole wynagrodzeń mogą być skuteczniej przeprowadzane w systemie ex post. Chociaż ograniczone środki i problemy związane z wprowadzeniem nowego regulaminu pracowniczego uniemożliwiły powszechne stosowanie kontroli ex post w 2005 r., systematyczny program takich kontroli funkcjonuje od marca 2006 r. 10.6. ODPOWIEDZI RADY Sekretariat Generalny Rady pragnąłby odnotować, że ograniczone użytkowanie narzędzi zarządzania NAP wynikało z przyczyn dotyczących aplikacji: w jej skład wchodziło zaledwie kilka narzędzi, które często sprawiały kłopoty i do których brakowało dokumentacji. SGR uważa istniejące narzędzia (o których PMO dostarczyło użytkownikom wszechstronnych informacji dopiero w maju 2006 r.) za bardzo użyteczne, gdyż stanowią one metodę sprawdzenia wyników, i mimo braku odpowiedniej dokumentacji odpowiedzialna służba wykorzystuje je w najszerszym możliwym zakresie. 10.6. ODPOWIEDZI KOMISJI W każdej instytucji delegowany urzędnik zatwierdzający wprowadza procedury kontroli dostosowane do sytuacji danej instytucji. Nigdy nie zakładano, że każda instytucja będzie systematycznie korzystać ze wszystkich oferowanych narzędzi sprawozdawczych. PMO udostępniało odpowiednie sprawozdania wszystkim urzędnikom zatwierdzającym, którzy złożyli stosowne wnioski.

Jeśli chodzi o kontrole ex ante: z chwilą uruchomienia w 2002 r. programu NAP w odniesieniu do pierwszej grupy pracowników Komisji PMO stworzyło odpowiednie tabele kontrolne, udokumentowało ich stosowanie w 2003 r., kiedy to NAP zaczął obowiązywać dla reszty personelu, i od tamtej pory prowadzi kontrole ex ante. Dokumenty pokontrolne udostępniano także innym instytucjom, a niedawno wszyscy użytkownicy programu NAP otrzymali uaktualnioną wersję dokumentu, w którym opisano minimalny poziom kontroli proponowany przez PMO. W świetle zebranych doświadczeń, szczególnie tych związanych z wypłatą wynagrodzeń w Luksemburgu, PMO uważa, że obecnie prowadzone kontrole ex post są wystarczające i nie planuje na obecnym etapie ich dodatkowego zaostrzenia. Kontrole te absorbują najbardziej doświadczoną część kadry, którą PMO zamierza wykorzystać w latach 2006 i 2007 do pomocy przy wprowadzeniu wielu automatycznych mechanizmów kontrolnych do informatycznego systemu zarządzania prawami indywidualnymi (IRIS). Po uruchomieniu systemu PMO dokona oceny swojej strategii kontroli.

10.7. Zmieniony regulamin pracowniczy, który wszedł w życie dnia 1 maja 2004 r., stanowi, że koszty zakwaterowania poniesione w trakcie podróży służbowej podlegają zwrotowi do wysokości kwoty maksymalnej ustalonej dla każdego państwa, na podstawie stosownych dokumentów (art. 13 załącznika VII do regulaminu pracowniczego). Wbrew tej zasadzie, poza Trybunałem Sprawiedliwości, Trybunałem Obrachunkowym oraz Rzecznikiem Praw Obywatelskich, instytucje w swoich regulaminach wewnętrznych ustanowiły kwotę ryczałtową w wysokości od 30 do 60 % maksymalnej dozwolonej kwoty, wypłacaną pracownikom, którzy nie przedstawili żadnych dokumentów poświadczających, iż ponieśli oni koszty związane z zakwaterowaniem. Po publikacji sprawozdania rocznego Europejskiego Trybunału Obrachunkowego za rok 2004 Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny w grudniu 2005 r. dokonał zmiany swojego regulaminu wewnętrznego, aby zapewnić zgodność z regulaminem pracowniczym. 10.7. ODPOWIEDZI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Problemy Parlamentu związane z podróżami służbowymi mają szczególny charakter ze względu na rodzaj prowadzonych działań i ich rozproszenie między trzy miejsca pracy. Stosowanie systemu ryczałtów uwzględnia doradztwo prawne świadczone na rzecz Prezydium Parlamentu w tej dziedzinie i ma na celu znalezienie właściwej równowagi między wymogami określonymi w ramach prawnych a wymogami wynikającymi ze szczególnego środowiska pracy instytucji. Ponadto wdrożone postanowienia uproszczone pozwalają zmniejszyć koszty administracyjne związane z zarządzaniem szczególnie dużą liczbą podróży służbowych. 10.7. ODPOWIEDZI RADY SGR poruszył to zagadnienie podczas posiedzenia szefów administracji w dniu 26 stycznia 2006 r. Z dyskusji jasno wynikło, że niektóre instytucje nie są przekonane co do potrzeby zmiany stosowanych przez siebie rozwiązań. SGR planuje kontynuację dyskusji na ten temat z myślą o wypracowaniu rozwiązania, które podlegałoby koordynacji między instytucjami. 10.7. ODPOWIEDZI KOMISJI Przewodnik w sprawie podróży służbowych — przyjęty przez Komisję wewnętrzny regulamin dotyczący podróży służbowych personelu — jest obecnie analizowany pod kątem właściwego uwzględnienia uwag Trybunału. Na początku 2007 r. planuje się przyjęcie nowego regulaminu. 10.7. ODPOWIEDZI KOMITETU REGIONÓW Odnośnie do kosztów ponoszonych podczas delegacji, Komitet Regionów uwzględnił uwagi przedstawione przez Trybunał Obrachunkowy i w konsekwencji nie wypłacił w 2005 r. zryczałtowanych zwrotów pracownikom, którzy nie przedstawili dokumentacji poniesionych kosztów zakwaterowania. Do wewnętrznych przepisów Komitetu Regionów dotyczących delegacji zostaną w 2006 r. wprowadzone pewne zmiany, a przytoczona powyżej zasada zostanie oficjalnie wpisana do wytycznych dotyczących delegacji.

Uwagi szczegółowe

10.8. Część ta zawiera szczegółowe uwagi odnoszące się do poszczególnych instytucji.

Parlament

10.9. Podobnie jak w przeszłości (patrz: pkt 9.16 sprawozdania rocznego za rok budżetowy 2004) odnotowano niedociągnięcia w systemach nadzoru i kontroli w zakresie wypłaty świadczeń dodatkowych posłom do Parlamentu Europejskiego. 10.9. ODPOWIEDZI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO W nawiązaniu do odpowiedzi na uwagi Trybunału ze sprawozdania rocznego za rok budżetowy 2004 r. należy przypomnieć, że aplikacja komputerowa mająca zarządzać wypłatą świadczeń związanych z zakończeniem mandatu, która jest obecnie opracowywana, będzie w przyszłości przekazywać beneficjentowi informację o warunkach zachowania prawa do świadczenia. Kwestia ta zostanie również rozpatrzona w ramach prac nad wdrożeniem statutu posłów.

Patnz: odpowiedź w pkt 10.10 w kwestii wydatków na sekretariat.

10.10. Przepisy dotyczące wypłat dodatku na sekretariat zostały zmodyfikowane przez prezydium (organ składający się z przewodniczącego Parlamentu oraz 14 wiceprzewodniczących) w 2004 r. Wprowadzono nowe przepisy dotyczące składania dokumentów poświadczających przez posłów. Obowiązki wynikające z nowych przepisów zostały objaśnione posłom w notatce kwestorów z lipca 2005 r., zobowiązującej posłów do przedstawienia dokumentacji dotyczącej wykorzystania ich dodatków do dnia 1 listopada 2005 r. Do końca listopada złożonych zostało mniej niż 20 % wymaganych dokumentów. W styczniu 2006 r. kwestorzy przedłużyli termin do dnia 17 marca 2006 r. Zmienione zasady nie zostały więc odpowiednio wdrożone w 2005 r., a płatności na rzecz usługodawców lub asystentów poprzez płatników (2) wciąż nie były oparte na odpowiedniej dokumentacji poświadczającej, takiej jak faktury zapłacone przez posłów i szczegółowe uzasadnienie wydatków płatników. 10.10. ODPOWIEDZI PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Notatka kwestorów została wysłana posłom dopiero pod koniec lipca 2005 r. Usprawnienia przewidziane w nowych przepisach stanowiły znaczący pierwszy krok. W świetle rozszerzenia o 10 nowych państw członkowskich, a w szczególności wyborów z 2004 r. i ich implikacji, nie można się dziwić, że termin 1 listopada 2005 r. okazał się zbyt krótki. Ciążące na administracji zadanie udzielania informacji również okazało się trudne do zrealizowania ze względu na złożone przepisy, zobowiązania krajowe, które są różne w każdym z 25 państw członkowskich i większą liczbę języków urzędowych. Kolegium Kwestorów przedłużyło zatem termin składania dokumentów po raz pierwszy w styczniu 2006 r., a następnie w kwietniu 2006 r. Wdrażanie zmienionych przepisów rozpoczęło się jednak w 2005 r. Część przepisów została w pełni wdrożona z początkiem 2005 r. Dotyczy to na przykład obowiązku przedstawienia przez posłów dowodów zgłoszenia do systemu ubezpieczeń społecznych i opłacania składek ubezpieczenia wypadkowego w ciągu trzech miesięcy od rozpoczęcia obowiązywania umowy o pracę. W połowie 2006 r. przedstawiono około 54 % faktur usługodawców dotyczących okresu od lipca 2004 r. do czerwca 2005 r. Około 29 % płatników przedstawiło wymagane dokumenty za ten sam okres.

Rada

10.11. Rada zreformowała swój system zwrotów kosztów podróży delegatów członków Rady na mocy decyzji 190/2003, która weszła w życie dnia 1 stycznia 2004 r. Zwrot jest wypłacany w ramach limitu stałego dodatku dla każdego państwa członkowskiego. Każde państwo członkowskie otrzymuje kwotę w dwóch ratach: pierwszą w styczniu, a drugą w lipcu. Do końca lutego każde państwo członkowskie dostarcza sekretariatowi generalnemu zestawienie wykazujące wykorzystanie całej przyznanej kwoty za poprzedni rok. Niewykorzystane sumy i kwoty, co do których nie przedstawiono dokumentów poświadczających, są odejmowane od kwot należnych w ramach następnej raty. Trybunał stwierdził, że nowy system znacznie zmniejszył administracyjne obciążenie Rady w zakresie zwrotu wydatków delegatów, jednak rzetelność zestawień przedstawianych przez państwa członkowskie przed dokonaniem płatności raty lipcowej w 2005 r. nie była sprawdzana w wystarczającym stopniu. 10.11. ODPOWIEDZI RADY Na podstawie sprawozdania Służby Audytu Wewnętrznego SGR, które dotyczyło funkcjonowania — w rok po wprowadzeniu w 2004 r. — nowego systemu zwrotu kosztów podróży delegatów państw członkowskich, Sekretariat Generalny Rady prowadzi w tej chwili przegląd systemu.

10.12. Płatność różnego rodzaju dodatków rodzinnych opiera się na informacjach dostarczonych przez pracowników. Nie wymaga się od pracowników, którzy otrzymują dodatek na gospodarstwo domowe i nie posiadają dzieci pozostających na ich utrzymaniu, regularnego uaktualniania informacji. W rzeczywistości nie ma dowodów, że 676 z 1 605 pracowników Komisji zatrudnionych w Brukseli, których dotyczy ta sytuacja, zostało poproszonych o potwierdzenie lub uaktualnienie ich początkowych deklaracji. Nie prowadzono także wystarczających kontroli przypadków ewentualnego otrzymywania krajowego dodatku na dzieci pozostające na ich utrzymaniu, a w razie potwierdzenia takiej sytuacji — odliczania tych sum od dodatków wypłacanych zgodnie z regulaminem pracowniczym. 10.12. ODPOWIEDZI KOMISJI Do każdego rodzaju dodatku rodzinnego stosuje się osobną strategię kontroli. Jeśli chodzi o dodatek na gospodarstwo domowe, wyniki kontroli notowane są systematycznie dopiero od 2002 r. Do tej pory w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w Brukseli Komisja prowadziła kontrole wyrywkowe oparte na analizie ryzyka. Wszystkie przypadki wymienione w sprawozdaniu będą jednak zweryfikowane w ciągu kolejnych dwóch lat z myślą o wprowadzeniu regularnej weryfikacji wszystkich pracowników. Zasadniczo akta pracowników muszą być weryfikowane co najmniej raz na cztery lata w związku z pięcioletnim terminem wyznaczonym w art. 83 regulaminu pracowniczego. Jeśli chodzi o krajowe dodatki na dzieci, planuje się zastosowanie tego samego mechanizmu kontrolnego co opisany powyżej dla dodatków na gospodarstwo domowe.

Trybunał Sprawiedliwości

10.13. W pkt 9.21 sprawozdania rocznego za rok budżetowy 2004 Trybunał Obrachunkowy zauważył, że szef służby kontroli wewnętrznej był odpowiedzialny za weryfikację ex ante operacji finansowych urzędnika zatwierdzającego. Tę samą sytuację odnotowano w roku budżetowym 2005. Takie zaangażowanie w prowadzenie operacji finansowych jest niezgodne z zasadą całkowitej niezależności kontrolera wewnętrznego w wypełnianiu jego obowiązków, ustanowioną w art. 86 rozporządzenia finansowego. 10.13. ODPOWIEDZI TRYBUNAŁU SPRAWIEDLIWOŚCI Jak to zostało już wskazane w odpowiedzi udzielonej w punkcie 9.21 sprawozdania rocznego za rok budżetowy 2004, zadania z zakresu weryfikacji ex ante z jednej strony i kontroli wewnętrznej z drugiej strony wykonywane są przez różne osoby w ramach tej samej jednostki administracyjnej pod kontrolą pojedynczego urzędnika, również zajmującego stanowisko kontrolera wewnętrznego. Ta struktura administracyjna została ustanowiona początkowo z uwagi na rozmiar Trybunału Sprawiedliwości i brak personelu wyspecjalizowanego w kwestiach kontroli i zarządzania finansowego. Ponadto uważano również, że odpowiedzialność administracyjna powierzona kontrolerowi wewnętrznemu, polegająca na kierowaniu małym zespołem kontrolerów, w żaden sposób nie wpływa na ich niezależność przy wykonywaniu przez nich zadań z zakresu kontroli. Jednakże rozważywszy uwagi formułowane w tym przedmiocie przez organy kontroli i udzielania absolutorium, administracja Trybunału zaproponowała, że w ramach przygotowywania preliminarza budżetowego dotyczącego dochodów i wydatków w roku budżetowym 2007 zmieni ten model organizacji poprzez utworzenie jednostki administracyjnej odpowiedzialnej wyłącznie za weryfikację, w ramach której utworzone zostaną w tym celu dwa dodatkowe etaty (jeden administratora, by zapewnić wykonanie zadań z zakresu zarządzania, i jeden asystenta, by wzmocnić zespół odpowiedzialny za weryfikację). Ta nowa struktura administracyjna będzie mogła zatem zostać wprowadzona w następnych miesiącach.

10.14. W drugiej połowie 2005 r. kontroler wewnętrzny przeprowadził kilka kontroli i wystosował zalecenia dla sprawdzanych jednostek. Jednakże w trakcie trwania kontroli Trybunału Obrachunkowego niedostępne były żadne sprawozdania kontrolera wewnętrznego. 10.14. ODPOWIEDZI TRYBUNAŁU SPRAWIEDLIWOŚCI Podczas wizytacji kontroli wewnętrznej Trybunału Sprawiedliwości przez kontrolera Trybunału Obrachunkowego w kwietniu 2006 r. zdecydowano, że kopie sprawozdań z kontroli przeprowadzonych w 2005 r. zostaną mu oficjalnie udostępnione po tym, jak zapozna się z nimi Prezes Trybunału Sprawiedliwości. Prezes Trybunału zapoznał się z nimi w maju 2006 r. a następnie kopie tych sprawozdań zostały przekazane właściwym służbom Trybunału Obrachunkowego.

Trybunał Obrachunkowy

10.15. Trybunał Obrachunkowy jest poddawany kontroli przez zewnętrzną firmę audytorską, która wydała poświadczenie w sprawie prawidłowości i rzetelności sprawozdania finansowego na dzień 31 grudnia 2005 r., do którego dołączono sprawozdanie na temat procedur administracyjnych i księgowych, właściwego zarządzania finansami i systemu kontroli wewnętrznej. W sprawozdaniu tym audytor stwierdza, że prace przez niego prowadzone „nie doprowadziły do ujawnienia faktów, które podawałyby w wątpliwość adekwatność stosowanych procedur administracyjnych i księgowych, jak również procedur kontroli wewnętrznej i zgodności zarządzania finansami z obowiązującymi przepisami”. Poświadczenie i sprawozdanie zostaną opublikowane w Dzienniku Urzędowym.

Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny

10.16. Stworzenie w 2005 r. jednostki odpowiedzialnej za koordynację działań finansowych i działań w zakresie zamówień we wspólnych jednostkach Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego i Komitetu Regionów poprawiło roczne planowanie przetargów i zapewniło jednostkom operacyjnym doradztwo dotyczące procedur przetargowych. Niektóre niedociągnięcia wciąż jednak istniały w zakresie organizacji niektórych procedur udzielania zamówień (na przykład zbyt mało czasu na weryfikację skomplikowanych projektów umów), a procedury koordynacji między nową jednostką a jednostkami operacyjnymi nie zostały jasno określone. 10.16. ODPOWIEDZI EUROPEJSKI KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO İ KOMITETU REGIONÓW Komitety z zadowoleniem przyjmują stwierdzenie Trybunału, że poprawiło się roczne planowanie zamówień oraz że działy operacyjne skorzystały z jasnych wskazówek dotyczących procedur przetargowych. W 2005 r. przyjęto i opublikowano w intranecie procedury koordynacji działań nowego działu zajmującego się „finansami i kontraktami” w Służbach Wspólnych EKES-u i KR-u i innych działów. Na podstawie zebranych doświadczeń w drugiej połowie 2006 r. mogą zostać wydane bardziej szczegółowe wytyczne. Ponadto w 2006 r. bardziej systematycznie angażuje się weryfikatorów już na wczesnych etapach procedury zamówień publicznych, a 28 modeli dokumentów do wykorzystania w procedurze zamówień publicznych zostało zatwierdzonych przez służby prawne i opublikowanych w intranecie.

Komitet Regionów

10.17. Uwagi zawarte w pkt 10.16 odnoszą się również do Komitetu Regionów.

10.18. W następstwie przeprowadzonej przez Trybunał kontroli w ramach DAS 2004 oraz dwóch kontroli wewnętrznych administracja Komitetu Regionów poprosiła niektóre osoby korzystające z przelewów wynagrodzenia z zastosowaniem współczynnika korygującego o przedstawienie dodatkowych dowodów. W kilku przypadkach zaprzestano dokonywania przelewów osobom, na rzecz których przed majem 2004 r. dokonywano nieprawidłowych przelewów i/lub które nie przedstawiły wystarczających dokumentów poświadczających te przelewy. W 2005 r. administracja nie odzyskała żadnych nadpłaconych kwot, chociaż zgodnie z art. 85 regulaminu pracowniczego „każda kwota nadpłacona zostanie rewindykowana w przypadku gdy osoba, która ją otrzymała, była świadoma, że wypłata była nienależna lub jeżeli fakt nadpłaty był na tyle oczywisty, że osoba ta nie mogła być go nieświadoma”. 10.18. ODPOWIEDZI KOMITETU REGIONÓW Wewnętrzną kontrolę przelewów wynagrodzeń przeprowadzaną na wniosek Sekretarza Generalnego zakończono dopiero w lutym 2006 r., a kopię sprawozdania z kontroli przesłano do Trybunału Obrachunkowego. W konsekwencji administracja podejmuje obecnie działania mające na celu odzyskanie zawyżonych kwot, które wypłacono ograniczonej liczbie urzędników. Większość zaleceń pokontrolnych została już wykonana.

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich i Europejski Inspektor Ochrony Danych

10.19. Kontrola nie dała podstaw do wysunięcia istotnych uwag.

Wniosek ogólny

10.20. Wszystkie instytucje wprowadziły udoskonalenia służące dostosowaniu stosowanych systemów nadzoru i kontroli do wymogów nowego rozporządzenia finansowego. Kontrola Trybunału wykazała, że niezależnie od niedociągnięć opisanych w poprzednich punktach, systemy nadzoru i kontroli były odpowiednie, aby móc zarządzać ryzykiem w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń wydatków administracyjnych instytucji. Trybunał nie stwierdził żadnych istotnych błędów mających wpływ na legalność i prawidłowość wydatków administracyjnych.

Sprawozdania specjalne opublikowane po sporządzeniu ostatniego sprawozdania rocznego

10.21. Sprawozdanie specjalne nr 9/2006 dotyczące kosztów tłumaczeń pisemnych ponoszonych przez Komisję, Parlament i Radę.

AGENCJE UNII EUROPEJSKIEJ

10.22. Kontrola agencji Unii Europejskiej (zwanych dalej agencjami) jest przedmiotem specjalnych sprawozdań rocznych. Trybunał sporządził 18 takich sprawozdań za rok budżetowy 2005. Budżet agencji wyniósł w 2005 r. 926,8 mln euro, wobec 885,3 mln euro w 2004 r. Liczba stanowisk przyznanych dla wszystkich agencji wzrosła z 2 233 w 2004 r. do 2 644 w 2005 r. Główne dane na temat agencji zostały przedstawione w tabeli 10.3 . 10.22. ODPOWIEDZI KOMISJI Agencje działają niezależnie i stosują oddzielną procedurę rozliczania się z wydatków administracyjnych. Uwagi Trybunału odnoszą się zatem bezpośrednio do tych agencji. Na prośbę agencji Komisja udziela im pomocy i wsparcia, pomagając na przykład w zrozumieniu i właściwym zinterpretowaniu przepisów oraz we wprowadzeniu zasad kontroli wewnętrznej.

Tabela 10.3 — Agencje Unii Europejskiej — Główne dane Agencje Unii Europejskiej Siedziba Rok utworzenia Budżet (4) (w mln euro) Przyznana liczba stanowisk 2004 2005 2004 2005 Europejskie Centrum Rozwoju Szkolenia Zawodowego Saloniki 1975 16,6 16,6 88 91 Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy Dublin 1975 18,1 18,8 91 94 Europejska Agencja Ochrony Środowiska Kopenhaga 1990 33,6 32,1 115 115 Europejska Fundacja Kształcenia Turyn 1990 18,4 26,7 104 104 Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii Lizbona 1993 12,2 13 77 77 Europejska Agencja Leków Londyn 1993 99,1 110,1 314 379 Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej Luksemburg 1994 29,8 28,4 181 181 Wspólnotowy Urząd Odmian Roślin Angers 1994 11,3 10,5 38 38 Urząd Harmonizacji w ramach Rynku Wewnętrznego Alicante 1994 190 218,4 675 675 Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa i Higieny w Pracy Bilbao 1995 10,7 13,4 38 40 Europejskie Centrum Monitorowania Rasizmu i Ksenofobii Wiedeń 1997 7,9 8,2 34 37 Europejska Agencja Odbudowy Saloniki 2000 374,6 276,5 114 114 Eurojust Haga 2002 9,3 13 76 87 Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego Kolonia 2002 11,3 57,5 95 200 Europejska Agencja Bezpieczeństwa Morskiego Lizbona (5) 2002 13,3 35,3 55 95 Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności Parma 2002 29,1 36,7 138 194 Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji Heraklion (6) 2003 — 6,8 — 38 Europejska Agencja Kolejowa (7) Valenciennes 2003 — — — — Europejskie Centrum Zapobiegania i Kontroli Chorób Sztokholm 2005 — 4,8 — 85 Łącznie 885,3 926,8 2 233 2 644

10.23. W przypadku kilku agencji wykonanie budżetu cechuje się słabym poziomem wykorzystania środków. Wynika to głównie z planowania nieuwzględniającego możliwości organizacyjnych agencji. Ograniczone wykorzystanie środków kontrastuje ze znacznymi zasobami finansowymi, którymi dysponują niektóre agencje. Trybunał stwierdził, że Komisja, dokonując transferów środków na rzecz agencji, nie zawsze przestrzegała zasady stanowiącej, iż transfery środków opierają się na właściwych i uzasadnionych oszacowaniach potrzeb finansowych agencji. 10.23. ODPOWIEDZI KOMISJI Na niski poziom wykonania budżetu agencji systematycznie wskazywano we wnioskach z audytów prowadzonych przez Służbę Audytu Wewnętrznego (IAS) w ramach pełnienia przez nią roli audytora wewnętrznego agencji. Zgodnie z art. 50 rozporządzenia finansowego (WE,Euratom) nr 2343/2002 każda agencja przedstawia Komisji wnioski dotyczące płatności całości lub części subwencji wspólnotowej, uzupełnione prognozą przepływu środków pieniężnych, zgodnie z warunkami i w odstępach czasowych uzgodnionych z Komisją. Z reguły Komisja realizuje płatności w transzach. Po otrzymaniu od agencji rocznych sprawozdań finansowych, zatwierdzonych przez ich zarząd, Komisja jest zobowiązana odzyskać kwoty, które nie zostały przeznaczone na wydatki. Komisja przeanalizuje jednak przypadki wskazane przez Trybunał i w razie potrzeby przypomni o konieczności stosowania odpowiednich procedur oddelegowanym urzędnikom zatwierdzającym, do których należy wyłączna odpowiedzialność za zatwierdzanie wniosków agencji.

10.24. W kilku przypadkach agencje nie przygotowały oceny ryzyka operacyjnego. Trybunał ponownie odnotował niedociągnięcia w zakresie przestrzegania zasady przejrzystości podejmowanych decyzji przy rekrutacji pracowników i w procedurach udzielania zamówień. Trybunał uważa, że kontroler wewnętrzny Komisji, który jest również kontrolerem wewnętrznym każdej agencji finansowanej ze środków wspólnotowych, powinien czynić dalsze starania, aby doprowadzić do wzmocnienia systemów kontroli wewnętrznej agencji. 10.24. ODPOWIEDZI KOMISJI Prowadzenie kontroli wewnętrznej, ocena ryzyka operacyjnego jak również przestrzeganie odpowiednich procedur rekrutacji i udzielania zamówień publicznych to zadania, za które wyłączną odpowiedzialność ponosi dyrekcja danej agencji. Składane od 2004 r. sprawozdania z audytu prowadzonego w agencjach przez IAS zawierają bardzo dokładne zalecenia co do kontroli wewnętrznej. Jeśli chodzi o zamówienia publiczne, Komisja publikuje odpowiednie wskazówki, udziela agencjom dostępu do swoich baz informacji finansowych i punktów informacyjnych oraz oferuje szkolenia skierowane do międzyagencyjnej sieci prawnej (IALN). W dniu 16 grudnia 2005 r. Komisja przyjęła wytyczne dotyczące polityki kadrowej w agencjach regulacyjnych, w których zaleca się normalizację procedur doboru kadr w agencjach poprzez zwiększenie udziału EPSO.

10.25. Trybunał stwierdził, że z zasady zarządzanie kosztami działań nie zostało wdrożone w agencjach, mimo iż ramowe rozporządzenie finansowe, które ma do nich zastosowanie, zaleca takie zarządzanie, tak jak ma to miejsce w przypadku budżetu ogólnego. Rozporządzenie finansowe nakłada również obowiązek wprowadzenia księgowości memoriałowej od roku budżetowego 2005. Ponieważ sprawozdania finansowe agencji są konsolidowane ze sprawozdaniami instytucji wspólnotowych, Komisja powinna zapewnić agencjom bardziej bezpośrednie wsparcie, aby pomóc im w przestrzeganiu zasad ustanowionych przez księgowego Komisji. 10.25. ODPOWIEDZI KOMISJI Agencje są zobowiązane do kierowania się własnym rozporządzeniem finansowym opracowanym na podstawie rozporządzenia finansowego (WE, Euratom) nr 2343/2002, w którym wymaga się, by w odniesieniu do realizowanych wydatków stosowano „oznaczenie zawierające klasyfikację według przeznaczenia”. Komisja uważa, że agencje powinny stopniowo wprowadzać zarządzanie kosztami działań, szczególnie że potrzebę taką systematycznie podkreślano we wnioskach z audytów przeprowadzonych przez IAS. Komisja oczekuje, że agencje zastosują nowe zasady księgowości memoriałowej i że znajdzie to pełne odzwierciedlenie zarówno w informacjach przekazywanych na potrzeby konsolidacji, jak i w indywidualnych sprawozdaniach finansowych poszczególnych agencji. Za pośrednictwem spotkań i podręczników Komisja przekazała agencjom liczne wskazówki na temat prawidłowego stosowania tych wspomnianych zasad.

10.26. W trakcie kontroli agencji Trybunał stwierdził, że Komisja zapewniała agencjom ograniczone wsparcie na miejscu, pomimo rosnącej złożoności wspólnotowych zasad zarządzania i pomimo większego udziału Komisji w funkcjonowaniu agencji (8). Niezależność agencji nie oznacza, że Komisja powinna powstrzymać się od ogólnych inicjatyw mających na celu dostarczenie pomocy technicznej niezbędnej w związku z ograniczoną wielkością agencji. 10.26. ODPOWIEDZI KOMISJI Komisja udziela agencjom wsparcia w takich dziedzinach, jak: księgowość, zamówienia publiczne, polityka kadrowa i kontrola (patrz także: odpowiedzi na pkt 10.23, 10.24 i 10.25), jednak z uwagi na dużą liczbę zainteresowanych agencji nie możliwe jest świadczenie tego rodzaju pomocy na miejscu.

10.27. Kilka agencji stworzyło wspólną jednostkę, aby pomóc użytkownikom w agencjach przystosować informatyczne systemy zarządzania finansami, tak aby były one kompatybilne z systemami używanymi przez Komisję. Grupa ta, nazywana Wspólną Jednostką Wsparcia, której budżet wynosi około 400 000 euro, nie posiada osobowości prawnej (9). Od roku budżetowego 2000 funduszami tymi (około 1,8 mln euro) Wspólna Jednostka Wsparcia zarządzała poza systemami budżetowymi agencji. Chociaż idea współpracy między agencjami zasługuje na wsparcie, forma tej współpracy nie może ignorować budżetowych zasad jednolitości i przejrzystości. Należy, przy wsparciu Komisji, naprawić tę sytuację, uznając wkłady agencji na rzecz grupy jako dochody przeznaczone na określony cel. 10.27. ODPOWIEDZI KOMISJI WJW jest przykładem dobrej współpracy między agencjami, dzięki której mogą one dzielić się kosztami i wiedzą. Zaliczki wypłacone na poczet WJW figurują wśród wydatków budżetowych agencji, które korzystają z systemu. Saldo rachunku bankowego WJW pojawia się w tymczasowych sprawozdaniach finansowych Europejskiej Agencji Leków (EMEA) za rok budżetowy 2005 (EMEA przewodniczyła WJW w 2005 r.). Jednak, jak wskazał Trybunał, ujmowanie tej współpracy na rachunkach agencji powinno się odbywać z poszanowaniem budżetowych zasad jednolitości i przejrzystości. Agencje są w pełni niezależne od Komisji i Komisja nie ma uprawnień do kontrolowania ich działalności finansowej. Komisja mimo to poruszy z agencjami kwestie wynikające z ustaleń Trybunału. Ponadto większość obecnych użytkowników systemu zarządzania finansami obsługiwanego przez WJW poprosiła o umożliwienie im bezpośredniego połączenia z systemem ABAC oraz o wsparcie ze strony Komisji. Spełnienie tej prośby planuje się na rok 2007.

SZKOŁY EUROPEJSKIE

10.28. Specjalne sprawozdanie roczne Trybunału dotyczące szkół europejskich (niepublikowane w Dzienniku Urzędowym) jest przekazywane radzie najwyższej i dyrektorom szkół europejskich. Budżet szkół w 2005 r., który wyniósł 227 mln euro, był finansowany głównie z dotacji Komisji (127 mln euro) oraz wkładów państw członkowskich (50 mln euro). Główne dane dotyczące szkół europejskich znajdują się w tabeli 10.4 .

10.29. Sprawozdanie Trybunału za rok budżetowy 2005 dotyczące szkół nie zostało jeszcze przyjęte.