dotyczące stosowania w 2017 r. rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji

W ramach szeroko zakrojonego programu na rzecz przejrzystości prawo dostępu do dokumentów jest istotnym elementem zobowiązania Komisji do zachowania przejrzystości. Oprócz udostępniania posiadanych dokumentów w odpowiedzi na wnioski składane zgodnie z rozporządzeniem (WE) 1049/2001 Komisja Europejska publikowała także, w sposób aktywny i przyjazny dla użytkownika, szeroki zakres informacji i liczne dokumenty w swoich różnych rejestrach publicznych oraz na swoich stronach internetowych.

Komisja Europejska postanowiła również przyjąć ogólne podejście do przejrzystości oraz zapewnić maksymalny poziom otwartości podczas procesu negocjacyjnego ze Zjednoczonym Królestwem na mocy art. 50 Traktatu o Unii Europejskiej. To również podkreślono w komunikacie Komisji na temat stanu postępów negocjacji ze Zjednoczonym Królestwem na mocy art. 50 Traktatu o Unii Europejskiej, w którym Komisja Europejska potwierdziła, że „negocjacje przeprowadzono z bezprecedensową przejrzystością”. W 2017 r. Komisja Europejska aktywnie publikowała wiele istotnych dokumentów na specjalnej stronie internetowej, takich jak projekty stanowisk negocjacyjnych w sprawie określonych tematów negocjacji, dokumenty przedstawiające stanowisko UE, porządki obrad rund negocjacyjnych, wspólne noty techniczne UE i Zjednoczonego Królestwa, wspólny raport na temat postępów w pierwszej fazie negocjacji oraz projekt umowy o wystąpieniu.

W dniu 12 września 2017 r., w ramach aktywnego podejścia do przejrzystości, Komisja Europejska zdecydowała się, w świetle wielu otrzymanych wniosków o umożliwienie dostępu do dokumentów na temat kosztów wyjazdów służbowych komisarzy, publikować co dwa miesiące przegląd kosztów wyjazdów służbowych każdego członka. Regularne przeglądy obejmują wszystkie wyjazdy służbowe, chyba że publikacja informacji zagrozi ochronie interesu publicznego w zakresie bezpieczeństwa publicznego, obrony i spraw wojskowych, stosunków międzynarodowych lub finansowej, pieniężnej lub gospodarczej polityki Unii lub państwa członkowskiego. Pierwsze przeglądy zostały opublikowane pod koniec lutego 2018 r.

Przy okazji dorocznego orędzia o stanie Unii w 2017 r. przewodniczący Jean-Claude Juncker ogłosił dziś nowy kodeks postępowania dla członków Komisji. Uaktualnione zasady postępowania wyznaczają nowe standardy etyczne w Europie. Nowy kodeks postępowania stanowi kontynuację działań przewodniczącego Junckera na rzecz większej przejrzystości, do której dąży od początku swojej kadencji, oraz przedłuża okres karencji z 18 miesięcy do dwóch lat dla byłych komisarzy do trzech lat dla przewodniczącego Komisji Europejskiej. Zmiany sięgają jeszcze dalej. Przewidują ustanowienie jaśniejszych zasad i bardziej rygorystycznych norm etycznych, a także zapewnienie większej przejrzystości w wielu dziedzinach. Nowy kodeks wszedł w życie w dniu 1 lutego 2018 r.

Równolegle rejestr służący przejrzystości nadal stabilnie się rozwija i obecnie liczy ponad 11 000 pozycji; do rejestru w 2017 r. dołączyło 2 430 nowych jednostek. Wszystkie jednostki są sygnatariuszami wspólnego kodeksu postępowania. Rejestr służący przejrzystości to obecnie jeden z największych rejestrów tego typu na świecie.

W grudniu 2017 r. uruchomiono nowy internetowy międzyinstytucjonalny rejestr aktów delegowanych. Jest to wspólne narzędzie Komisji Europejskiej, Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej, które umożliwia dostęp do aktów delegowanych na każdym etapie ich powstawania, od planowania przez Komisję Europejską po publikację w Dzienniku Urzędowym. Tym samym rejestr zwiększa przejrzystość przygotowywania, przyjmowania i kontroli aktów delegowanych i służy jako kompleksowa baza dla stron zainteresowanych tego typu aktami.

W kwietniu 2016 r. trzy instytucje zawarły Porozumienie międzyinstytucjonalne w sprawie lepszego stanowienia prawa. W trakcie 2017 r. kontynuowano prace między instytucjami nad koncepcją wspólnej bazy danych aktów ustawodawczych, przewidzianej w porozumieniu. Zgodnie z porozumieniem obecnie trwają prace nad określeniem szczegółowej specyfikacji i rozpoczęciem opracowywania nowego narzędzia, którym będzie przyjazny użytkownikowi portal, skierowany do ogółu społeczeństwa, zapewniający łatwy dostęp do informacji na temat procesów ustawodawczych będących w toku, przedstawionych w formie osi czasu i zawierających linki do bardziej szczegółowych źródeł.

W 2017 r. Komisja Europejska w dalszym ciągu realizowała swój Program lepszego stanowienia prawa, którego celem jest usprawnienie prac Unii Europejskiej i zwiększenie ich przejrzystości, ze szczególnym uwzględnieniem podejmowania działań w sposób uproszczony oraz jedynie w przypadku, gdy jest to istotne dla obywateli. Od 2017 r. Program sprawności i wydajności regulacyjnej (REFIT) Komisji ma na celu identyfikację możliwości wprowadzania uproszczeń i zmniejszania niepotrzebnych kosztów za każdym razem, gdy Komisja Europejska proponuje dokonanie przeglądu obowiązującego prawa. Inicjatywy podejmowane w rezultacie tych działań są co roku włączane do programu prac Komisji i mogą być monitorowane za pomocą tablicy wyników REFIT.

W 2017 r. Komisja Europejska w dalszym ciągu wypełniała swoje bezwzględne zobowiązanie do zapewnienia większej przejrzystości i rozliczalności. Jednym ze sposobów realizacji tego celu jest wspieranie skutecznego wykonywania prawa dostępu do dokumentów przechowywanych przez instytucje UE. Prawo to jest zapisane w art. 42 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej, art. 15 ust. 3 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej i rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji.

Niniejsze sprawozdanie sporządzono na podstawie art. 17 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001. Zawiera ono przegląd stosowania przez Komisję Europejską przepisów dotyczących dostępu do dokumentów w 2017 r. Podstawą sprawozdania są dane statystyczne, których podsumowanie znajduje się w załączniku. Statystyki te pokazują liczbę wniosków otrzymanych w 2017 r. oraz odpowiedzi na nie udzielonych. Nie przedstawiają one liczby dokumentów, o które wystąpiono lub które (częściowo) ujawniono; takich dokumentów było znacznie więcej.

Choć wnioskodawcy mogą wnosić o dostęp do jednego dokumentu, częściej wnioskują o dostęp do wielu dokumentów lub nawet całych akt dotyczących konkretnego tematu lub konkretnej procedury. Dane statystyczne pokazują istotne znaczenie prawa dostępu do dokumentów w ramach ogólnej polityki Komisji Europejskiej w zakresie przejrzystości. Dokumenty, o które wystąpiono, zostały w całości lub częściowo ujawnione w 82% z 6 255 przypadków na etapie wstępnym, a szerszy lub nawet pełny dostęp przyznano w 46,9% z 299 analizowanych przypadków na etapie potwierdzającym.

Zasoby

W Komisji Europejskiej rozpatrywanie wniosków o wstępny dostęp do dokumentów odbywa się w sposób zdecentralizowany w różnych dyrekcjach generalnych i służbach Komisji. Każda dyrekcja generalna i służba wyznaczyła do tego zadania co najmniej jednego eksperta prawnego, działającego w charakterze „koordynatora dostępu do dokumentów”. W zależności od wielkości służby i liczby otrzymanych wniosków ci członkowie personelu korzystają z pomocy kilku pracowników administracyjnych i wspierających. Koordynator koordynuje projekty odpowiedzi z jednostkami odpowiedzialnymi za dane obszary polityki.

Wnioskami potwierdzającymi zajmuje się Sekretariat Generalny, aby zapewnić niezależną kontrolę administracyjną odpowiedzi wydanej na etapie wstępnym. Do tego zadania stworzono dziesięć pełnoetatowych stanowisko w Sekretariacie Generalnym dla osób prowadzących sprawy i personelu administracyjnego. Poza obowiązkiem dokonywania kontroli odpowiedzi wstępnych osoby te również dostarczają horyzontalnych wytycznych, szkoleń i porad wszystkim dyrekcjom generalnym i służbom Komisji Europejskiej w zakresie stosowania rozporządzenia (WE) nr 1049/2001. Zarządzają też systemem informatycznym obejmującym całą Komisję, służącym do rozstrzygania wstępnych i potwierdzających wniosków o dostęp do dokumentów, który obecnie przechodzi modernizację. Stabilnie rosnąca liczba nowych wniosków o dostęp do dokumentów od wejścia w życie rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 oraz potrzeba większej przejrzystości w tym obszarze świadczy o konieczności przydzielenia Komisji Europejskiej wystarczających zasobów ludzkich i zasobów IT w celu zapewnienia wydajnego rozstrzygania wniosków o dostęp do dokumentów i osiągnięcia najlepszych możliwych korzyści dla obywateli.





1.Rejestry i strony internetowe

W 2017 r. do rejestru dokumentów Komisji dodano 18 825 nowych dokumentów (zob. załącznik – tabela 1) kategorii C, COM, JOIN, OJ, PV, SEC bądź SWD. W 2017 r. Komisja Europejska nie stworzyła ani nie otrzymała żadnych dokumentów sensytywnych należących do powyższych kategorii.

W 2017 r. na stronie internetowej portalu Europa poświęconej dostępowi do dokumentów odnotowano spadek liczby odwiedzin (12 618 w porównaniu z 15 496 w 2016 r.) i przeglądanych stron (16 876 w porównaniu z 23 290 w 2016 r., zob. załącznik – tabela 2).

Obie platformy stały się ważnymi narzędziami wyszukiwania, umożliwiającymi obywatelom uczestniczenie w bardziej bezpośredni i aktywny sposób w procesie decyzyjnym i polityce Komisji Europejskiej w zakresie dostępu do dokumentów.

2. Współpraca z innymi instytucjami objętymi zakresem rozporządzenia (WE) nr 1049/2001

W 2017 r. Parlament Europejski, Rada Unii Europejskiej i Komisja Europejska w dalszym ciągu organizowały regularne spotkania techniczne na poziomie administracyjnym w celu wymiany doświadczeń, opracowania najlepszych praktyk i zapewnienia spójnego stosowania rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.

3. Analiza wniosków o dostęp

3.1. Liczba wniosków

W 2017 r. liczba wniosków wstępnych zwiększyła się o prawie 3% (6 255 w porównaniu z 6 077 w 2016 r.). Liczba odpowiedzi wstępnych w oparciu o rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 zmniejszyła się o ok. 6% (z 7 137 w 2016 r. do 6 704 w 2017 r.).

Jeżeli chodzi o wnioski potwierdzające o dokonanie przez Komisję Europejską przeglądu wstępnych odpowiedzi z pełną lub częściową odmową dostępu, ich liczba nieznacznie wzrosła o 1% (299 w 2017 r. w porównaniu z 295 w 2016 r.), utrzymując trend stałego wzrostu od 2016 r. Liczba odpowiedzi potwierdzających w oparciu o rozporządzenie 1049/2001 zwiększyła się znacznie o ok. 15% z 219 w 2016 r. do 258 w 2017 r.

Liczba wniosków potwierdzających rozpatrywanych w 2017 r. była jednak wyższa, ponieważ w niektórych przypadkach wnioski jednego wnioskodawcy były przegrupowywane i rozpatrywane w jednej odpowiedzi (zob. załącznik – tabela 5).

3.2. Odsetek wniosków w podziale na dyrekcje generalne / służby Komisji Europejskiej (załącznik – tabela 10)

Dyrekcja Generalna ds. Konkurencji otrzymała największy odsetek wniosków wstępnych (9,9% w porównaniu z 7,2% w 2016 r.), natomiast druga w kolejności była Dyrekcja Generalna ds. Zdrowia i Bezpieczeństwa Żywności, która odnotowała niewielki spadek z 8,0% w 2016 r. do 7,9% w 2017 r. Liczba wniosków wstępnych o dostęp do dokumentów, które są przechowywane przez Dyrekcję Generalną ds. Stabilności Finansowej, Usług Finansowych i Unii Rynków Kapitałowych wzrosła z 5,6% do 7,5% w 2017 r., wskutek czego znalazła się ona na trzecim miejscu.

Dyrekcja Generalna ds. Rynku Wewnętrznego, Przemysłu, Przedsiębiorczości i MŚP (6,3%), Sekretariat Generalny (5,8%) i Dyrekcja Generalna ds. Pomocy Humanitarnej i Ochrony Ludności (5,3%) jako jedyne pozostałe dyrekcje generalne otrzymały po ponad 5% wszystkich wniosków wstępnych. Każda z pozostałych jednostek Komisji Europejskiej otrzymała nie więcej niż 4% wszystkich wniosków wstępnych.