Celem niniejszego sprawozdania jest przekazanie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie informacji na temat prac przeprowadzonych przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji (IAS), zgodnie z wymogiem określonym w art. 99 ust. 5 rozporządzenia finansowego (RF). Jest ono oparte na sprawozdaniu audytora wewnętrznego Komisji sporządzonym zgodnie z art. 99 ust. 3 tego rozporządzenia, dotyczącym wykonania zadań audytowych i doradczych IAS ukończonych w 2015 r. w odniesieniu do dyrekcji generalnych, służb i agencji wykonawczych Komisji . Zgodnie z jego podstawą prawną w sprawozdaniu podsumowano liczbę i rodzaje przeprowadzonych audytów wewnętrznych, zaleceń oraz podjętych w związku z nimi działań. W niniejszym sprawozdaniu uwzględniono sprawozdania z audytu zakończone w okresie od dnia 1 lutego 2015 r. do dnia 31 stycznia 2016 r. Nie uwzględniono zaleceń wdrożonych po granicznej dacie 31 stycznia 2016 r.

IAS nie prowadzi audytu systemów kontroli państw członkowskich w odniesieniu do funduszy Komisji. Tego rodzaju audyty – sięgające poziomu indywidualnych beneficjentów – przeprowadzają audytorzy wewnętrzni państw członkowskich, krajowe instytucje audytowe, poszczególne dyrekcje generalne Komisji oraz Trybunał Obrachunkowy. IAS prowadzi jednak audyt przedsięwziętych przez służby Komisji środków służących do nadzorowania i kontrolowania organów w państwach członkowskich i innych organów odpowiedzialnych za wypłatę funduszy UE, takich jak ONZ. Jak przewidziano w rozporządzeniu finansowym, IAS może wykonywać te obowiązki na miejscu, także w państwach członkowskich.

Misją Służby Audytu Wewnętrznego jest zapewnienie Komisji niezależnego, obiektywnego poświadczenia wiarygodności i usług doradczych mających na celu uzyskanie wartości dodanej i usprawnienie działalności Komisji. Służba Audytu Wewnętrznego pomaga Komisji w realizacji określonych przez nią celów, zapewniając systematyczne, zdyscyplinowane podejście na potrzeby przeprowadzania oceny i wydawania zaleceń mających na celu poprawę skuteczności zarządzania ryzykiem oraz procesów kontroli i zarządzania. Jej zadania obejmują ocenę i formułowanie odpowiednich zaleceń zmierzających do poprawy procesu zarządzania w odniesieniu do realizacji następujących celów: propagowania odpowiednich zasad etyki i wartości w organizacji, zapewniania skutecznego zarządzania efektywnością działań organizacji i odpowiedzialności za wyniki oraz skutecznego przekazywania informacji o zagrożeniach i kontroli do odpowiednich obszarów organizacji. W związku z tym propaguje ona kulturę efektywnego i skutecznego zarządzania w Komisji i jej departamentach. Niezależność IAS jest zapisana w rozporządzeniu finansowym oraz w jej statucie przyjętym przez Komisję. IAS przekazuje informacje dotyczące wszystkich swoich audytów Komitetowi ds. Audytu (APC). Komitet ds. Audytu wspiera prace kolegium komisarzy i dopilnowuje, aby służby Komisji uwzględniały prace IAS, byłych jednostek audytu wewnętrznego (IAC) i Trybunału Obrachunkowego oraz podejmowały odpowiednie działania następcze.

Duży wzrost ogólnej liczby otwartych zaleceń wynika głównie z tego, że wraz z centralizacją funkcji audytu wewnętrznego IAS przejęła poprzednie zalecenia jednostki audytu wewnętrznego.

Ogółem jednostki poddane audytowi uznały, że wykonano 1 270, czyli 74 %, wszystkich zaakceptowanych zaleceń wydanych w latach 2011–2015, w związku z czym łącznie 455 zaleceń (czyli 26 %) jest nadal w trakcie realizacji. Spośród 455 zaleceń będących w trakcie realizacji jedno ma znaczenie kluczowe, ale termin jego wykonania jeszcze nie upłynął, a 162 uznano za bardzo ważne.

Spośród 455 zaleceń będących w trakcie realizacji termin wykonania 220 zaleceń, odpowiadających 13 % wszystkich zaakceptowanych zaleceń, został przekroczony, z czego 31 zaleceń uznanych za bardzo ważne powinno zostać już dawno wykonanych (upłynęło ponad 6 miesięcy od pierwotnego terminu wykonania). Do tej liczby należy dodać jeszcze jedno bardzo ważne zalecenie, które już dawno powinno zostać wykonane, ze sprawozdania z audytu opublikowanego przed rozpoczęciem niniejszego okresu sprawozdawczego (2011–2015). Ogółem zalecenia te stanowią jedynie 1,9 % wszystkich zaleceń zaakceptowanych w latach 2011–2015.

Zasadniczo IAS uznaje tę sytuację za dobrą, porównywalną do sytuacji z poprzednich sprawozdań, i za wskazówkę, że służby Komisji sumiennie wykonują bardzo ważne zalecenia, tym samym ograniczając stwierdzone czynniki ryzyka. Należy jednak zwrócić uwagę na zalecenia ocenione jako „bardzo ważne”, których termin wykonania został znacznie przekroczony, tj. opóźniony o ponad 6 miesięcy. Komitet ds. Audytu regularnie otrzymywał informacje na temat stanu realizacji zaleceń IAS (ocena zarządzania oraz wyniki zadań wykonanych przez IAS w ramach działań następczych). Szczególną uwagę zwrócono na bardzo ważne zalecenia, których termin wykonania został przekroczony o ponad sześć miesięcy. Komitet ds. Audytu zdecydował się podjąć konkretne działania, w stosownych przypadkach przypominając służbom o ich obowiązku wykonania zaleceń IAS.

Całkowita liczba zaleceń wydanych w latach 2011–2015, w odniesieniu do których przeprowadzono audyt sprawdzający, wynosi 1 004, w porównaniu z 1 270 zaleceniami zgłoszonymi przez jednostki poddane audytowi jako „gotowe do przeglądu”.

Ze wszystkich zaleceń, które wydano oraz w związku z którymi podjęto działania następcze w tym okresie (1 004), audytor zamknął procedurę dla 911 (91 %). Oznacza to, że zgodnie z oceną IAS średnio 9 % zaleceń nie można było jeszcze uznać za skutecznie wykonane, w związku z czym nie zostały zamknięte po zakończeniu audytu sprawdzającego. Oznacza to wzrost w porównaniu z rokiem poprzednim (5 %). Wynika to z faktu, że w drugiej połowie 2015 r. IAS przeprowadziła szereg audytów sprawdzających, które obejmowały również przegląd stanu wykonania zaleceń nieocenionych jeszcze jako „gotowe do przeglądu” przez jednostkę poddaną audytowi. Większość spośród tych zaleceń stanowiły zalecenia jednostki audytu wewnętrznego, w odniesieniu do których IAS wykorzystała możliwość, by ocenić ich stan realizacji przy okazji oceny innych zaleceń z tego samego audytu, które jednostka poddana audytowi uznała za „gotowe do przeglądu”. Ponadto IAS oceniła postępy poczynione w odniesieniu do wybranych zaleceń bezpośrednio związanych z procesem zapewniania wiarygodności w kontekście procesu sporządzania rocznych sprawozdań z działalności (AAR) celem przekazania dyrekcjom generalnym najnowszych informacji na temat aktualnego stanu realizacji sprawozdawczości na potrzeby rocznych sprawozdań z działalności. Było to nowe podejście w porównaniu z poprzednimi latami.

Po zneutralizowaniu tego wpływu (tj. w wyniku uwzględnienia wyłącznie zaleceń zgłoszonych przez kierownictwo jako „gotowe do przeglądu”) ogólny odsetek zaleceń, które po przeprowadzeniu audytu sprawdzającego oceniono jako „w trakcie realizacji”, zmniejszył się do 4 %, co jest zgodne z poprzednimi sprawozdaniami.

4.Podsumowanie prac audytowych

4.1.Wnioski dotyczące kontroli wykonania zadań

W odpowiedzi na propagowanie przez Komisję kultury zorientowanej na poprawę wyników i zwrócenie większej uwagi na zapewnianie odpowiedniego stosunku wartości do ceny w 2015 r. IAS – w ramach swojego strategicznego planu audytów na lata 2013–2015 – nadal przeprowadzała kontrole wykonania zadań oraz audyty obejmujące ważne elementy wykonania zadań (audyty kompleksowe).

W audytach tych odniesiono się do szeregu aspektów związanych z wynikami:

–Dyrekcje generalne i służby zmagają się z rosnącą presją w kwestii zasobów finansowych i ludzkich, przy czym jednocześnie muszą one wykazać, że realizują swoje cele i osiągają odpowiedni stosunek wartości do ceny. IAS skoncentrowała się na 1) sposobie, w jaki dyrekcje generalne i służby zarządzają celami szczegółowymi, monitorują ich realizację oraz przedkładają sprawozdania z ich realizacji, 2) wykorzystaniu ich zasobów wewnętrznych oraz 3) sposobie oceny korzyści wynikających z ich procesów i kontroli wewnętrznych;

–w wieloletnich ramach finansowych 2014–2020 położono większy nacisk na osiąganie wyników, a mechanizmy wprowadzone na mocy nowych przepisów w podstawach prawnych mają na celu umocnienie ram wykonania programów wydatkowania na lata 2014–2020.

IAS skoncentrowała się na tym, w jaki sposób dyrekcje generalne i służby zarządzają realizacją strategii UE, monitorują ich realizację i przedstawiają sprawozdania z ich realizacji. Dotyczy to zarówno programów wydatkowania, jak i działań niezwiązanych z wydatkowaniem. Cele polityki są co do zasady określane za pośrednictwem celów ogólnych, do których realizacji w pewnym stopniu przyczyniają się dyrekcje generalne i służby. Na realizację celów ogólnych mają jednak również wpływ inne czynniki zewnętrzne oraz osoby trzecie.

Zgodnie ze swoją metodyką i najlepszą praktyką IAS zastosowała pośrednie podejście do wyników, tj. oceniła, czy kierownictwo ustanowiło systemy służące do pomiaru wyników (wydajność i skuteczność) podejmowanych działań, a jeżeli tak – w jaki sposób. Za pośrednictwem tego podejścia IAS dąży do zapewnienia, by, po pierwsze, dyrekcje generalne i służby ustanowiły ramy wykonania obejmujące narzędzia do pomiaru wyników (tj. kluczowe wskaźniki) oraz systemy monitorowania . Wynika to po części z tego, że w wielu podstawach prawnych programów wydatkowania określono cele, których zakres wykracza poza to, co Komisja może osiągnąć samodzielnie. Oznacza to, że cele oraz skonkretyzowane, mierzalne, osiągalne, realne, terminowe punkty odniesienia należy ustanowić najpierw na szczeblu Komisji w celu rozdzielenia – w największym możliwym zakresie – celów szczegółowych i wyników Komisji od celów i wyników programów wydatkowania, których osiągnięcie zależy również od innych najważniejszych podmiotów kluczowych, w szczególności gdy programy UE są wdrażane w ramach zarządzania dzielonego i pośredniego (państwa członkowskie, regiony itd.).

W kolejnych sekcjach przedstawiono wnioski IAS dotyczące różnych aspektów skuteczności audytów przeprowadzonych przez nią w 2015 r.

4.1.1.Wyniki Komisji, dyrekcji generalnych, służb i agencji wykonawczych: procesy horyzontalne (HR, IT, walka z nadużyciami finansowymi itd.)

4.1.1.1.Planowanie i programowanie strategiczne

W obszarze planowania i programowania strategicznego Komisja wdraża solidne ramy wykonania oparte na 1) ustanowieniu przez dyrekcje generalne i służby w ich planach zarządzania celów ogólnych i szczegółowych na zasadzie ex ante, wynikających z kierunków politycznych Komisji, 2) regularnym pomiarze i monitorowaniu wskaźników efektywności oraz 3) zgłaszaniu osiągnięć w składanych przez nie rocznych sprawozdaniach z działalności. Przeciwwagę dla wspomnianych zdecentralizowanych obowiązków na poziomie ogólnym instytucji stanowią SG i DG BUDG, które zapewniają ogólne ramy, koordynują prace, a także udzielają wytycznych i wsparcia. IAS stwierdziła, że konieczne jest podjęcie dalszych wysiłków zarówno na poziomie ogólnym instytucji, jaki i na poziomie zdecentralizowanym w celu dalszej poprawy jakości wskaźników. Zdarzenie w następstwie audytu: w międzyczasie służby centralne przeprowadziły szeroko zakrojony przegląd cyklu planowania i programowania strategicznego, w wyniku którego w listopadzie 2015 r. wydano w szczególności nowe instrukcje w odniesieniu do dokumentów dotyczących planowania. IAS nie przeprowadziła jeszcze audytu sprawdzającego. (Zob. część 1 sekcja 1.2 dokumentu roboczego służb Komisji).