(4)

W punkcie VII: punkt 1 otrzymuje brzmienie: „1.A 1.A Organizacja przyjmowania i rozpatrywania wniosków wizowych Każde państwo członkowskie jest odpowiedzialne za organizację przyjmowania i rozpatrywania wniosków wizowych. W przypadku każdej placówki państwo członkowskie wyposaży swój urząd konsularny w materiały konieczne do pobierania/gromadzenia identyfikatorów biometrycznych, lub, bez uszczerbku dla wyżej wymienionych możliwości reprezentacji, zdecyduje o współpracy z innym państwem członkowskim lub większą liczbą państw członkowskich. Współpraca polega na prowadzeniu wspólnej placówki lub ustanowieniu wspólnego ośrodka przyjmowania wniosków lub , jeśli te rozwiązania są nieodpowiednie, nawiązaniu współpracy z usługodawcami zewnętrznymi. a) W przypadku wyboru »wspólnej lokalizacji« pracownicy placówek dyplomatycznych i misji konsularnych jednego lub większej liczby państw członkowskich przetwarzają wnioski wizowe (łącznie z identyfikatorami biometrycznymi) skierowane do nich za pośrednictwem placówek dyplomatycznych lub misji konsularnych innego państwa członkowskiego oraz wspólnie korzystają z wyposażenia, należącego do tego państwa członkowskiego. Zainteresowane państwa członkowskie uzgadniają czas trwania oraz warunki zakończenia wspólnej lokalizacji oraz część opłat administracyjnych uiszczanych na rzecz państwa członkowskiego, do którego należy wykorzystywana placówka dyplomatyczna lub misja konsularna. Osoby ubiegające się o wizę zostaną skierowane do państwa członkowskiego odpowiedzialnego za rozpatrywanie wniosku wizowego. b) w przypadku ustanawiania »wspólnych ośrodków składania wniosków wizowych« pracownicy placówek dyplomatycznych i misji konsularnych dwóch lub większej liczby państw członkowskich są gromadzeni w budynku należącym do jednego państwa członkowskiego objętym ochroną dyplomatyczną lub konsularną na mocy prawa międzynarodowego lub w budynku należącym do Komisji Europejskiej, który państwo przyjmujące uznaje za nienaruszalny, aby zajmować się przyjmowaniem skierowanych do nich wniosków wizowych (łącznie z identyfikatorami biometrycznymi). Osoby ubiegające się o wizę są kierowane do państwa członkowskiego odpowiedzialnego za rozpatrywanie wniosku wizowego. Państwa członkowskie uzgadniają czas trwania i warunki zakończenia omawianej współpracy oraz podział kosztów pomiędzy uczestniczącymi państwami członkowskimi. Jedno państwo członkowskie ponosi odpowiedzialność za umowy związane z logistyką i za stosunki dyplomatyczne z państwem, na terenie którego znajduje się placówka. c) współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług prowadzona jest zgodnie z pkt 1.B 1.B Współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług Jeżeli z powodu szczególnych okoliczności lub z przyczyn związanych z lokalną sytuacją placówki konsularnej niewłaściwe jest wyposażanie biura konsularnego w urządzenia umożliwiające pobieranie/gromadzenie identyfikatorów biometrycznych lub niewłaściwy jest wybór wspólnej lokalizacji albo wspólnego ośrodka składania wniosków wizowych, państwo członkowskie lub kilka działających razem państw członkowskich może prowadzić współpracę z zewnętrznym dostawcą usług w zakresie przyjmowania wniosków wizowych (łącznie z identyfikatorami biometrycznymi). W takim przypadku odpowiednie państwa członkowskie są odpowiedzialne za przetwarzanie danych, ponoszą w związku z tym odpowiedzialność za wszelkie naruszenia umowy, a w szczególności za przestrzeganie przepisów w zakresie ochrony danych w odniesieniu do rozpatrywania wniosków wizowych. Takie państwo (państwa) członkowskie gwarantuje(-ją), że zewnętrzny dostawca usług zgodnie z pkt. VII, pkt. 1.B. pkt 1b prowadzi działalność w obiektach państwa członkowskiego, które zostały objęte ochroną dyplomatyczną lub konsularną na mocy prawa międzynarodowego albo w obiektach należących do Komisji Europejskiej, które państwo przyjmujące uznaje za nienaruszalne, oraz że na miejscu obecni są wykwalifikowani i posiadający odpowiednie upoważnienia pracownicy misji dyplomatycznej lub placówki konsularnej państwa członkowskiego (państw członkowskich), którzy uważnie nadzorują czynności wykonywane przez zewnętrznych dostawców usług. 1.B.1 — Rodzaje współpracy z zewnętrznymi dostawcami usług Współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług przybiera [jedną z następujących form] następującą formę a) zewnętrzny dostawca usług działa jako telefoniczne centrum obsługi klienta i zapewnia ogólne informacje na temat wymogów dotyczących ubiegania się o wizę oraz odpowiada za system ustalania dat spotkań; b) zewnętrzny dostawca usług zapewnia ogólne informacje na temat wymogów dotyczących ubiegania się o wizę, przyjmowania wniosków i dokumentów uzupełniających oraz pobierania danych biometrycznych od osób ubiegających się o wydanie wizy i pobiera opłatę manipulacyjną (ustanowioną na mocy części VII, pkt 4 i załącznika 12), przekazuje zebrane akta i dane misjom dyplomatycznym oraz placówkom konsularnym państwa członkowskiego odpowiadającego za rozpatrywanie wniosku oraz na końcu procedury zwraca paszport osobie ubiegającej się o wizę lub przedstawicielowi prawnemu . 1.B.2 — Obowiązki państw członkowskich Zgodnie z dyrektywą 95/46/WE dane państwo(-a) członkowskie wybiera(ją) zewnętrznego dostawcę usług, który potrafi zapewnić wysoką jakość usług oraz wszelkie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa konieczne do ochrony danych osobowych przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, przypadkową utratą, przekształceniem, nieuprawnionym ujawnieniem lub udostępnieniem, szczególnie w przypadku, gdy przetwarzanie wiąże się z przekazywaniem danych za pomocą sieci informatycznej oraz przyjmowaniem i przekazywaniem akt i danych placówce konsularnej, jak również przed wszelkimi innymi niezgodnymi z prawem formami przetwarzania. Przy wyborze zewnętrznych dostawców usług misje dyplomatyczne lub placówki konsularne państw członkowskich dokonują szczegółowej kontroli wypłacalności i rzetelności przedsiębiorstwa (łącznie z koniecznymi licencjami, wpisem w rejestrze handlowym, statutem spółki, umowami z bankami) oraz upewni się, że nie zachodzi konflikt interesów. Misje dyplomatyczne lub placówki konsularne państw członkowskich gwarantują, że wybrany dostawca usług dysponuje istotną wiedzą fachową w zakresie zabezpieczenia informacji i bezpieczeństwa danych. Przy zlecaniu na zewnątrz usług wizowych państwa członkowskie powinny kierować się najlepszymi wzorcami udzielania zamówień. Zewnętrzni dostawcy usług pod żadnym pozorem nie mają dostępu do systemu informacji wizowej (VIS). Dostęp do VIS jest wyłącznie zastrzeżony dla pracowników misji dyplomatycznych lub placówek konsularnych, którzy posiadają stosowne uprawnienia , wyłącznie dla celów określonych w rozporządzeniu w sprawie VIS . Dane państwo(-a) członkowskie zawiera(ją) umowę z zewnętrznym dostawcą usług zgodnie z art. 17 dyrektywy 95/46/WE. Przed zawarciem umów tego rodzaju misja dyplomatyczna lub placówka konsularna danego państwa członkowskiego zgodnie z pkt VII pkt 1.B uzasadni powody konieczności zawarcia umowy z misjami dyplomatycznymi i placówkami konsularnymi innych państw członkowskich oraz przedstawicielstwem Komisji w ramach lokalnej współpracy konsularnej. Poza zobowiązaniami określonymi w art. 17 dyrektywy 95/46/WE, umowa zawiera również zapisy: a) określające dokładny zakres obowiązków dostawy usług; b) zobowiązujące dostawcę usług do działania zgodnego z instrukcjami odpowiedniego państwa członkowskiego i przetwarzania danych jedynie w celu przetwarzania danych osobowych osób ubiegających się o wydanie wizy, w imieniu odpowiedniego państwa członkowskiego zgodnie z dyrektywą 95/46/WE; c) zobowiązujące dostawcę usług do zapewniania osobom ubiegającym się o wydanie wiz informacji wymaganych na mocy art. 37 projektu rozporządzenia w sprawie VIS ; d) zobowiązujące dostawcę usług do zagwarantowania, że jego pracownicy są odpowiednio wyszkoleni i przestrzegają przepisów określonych w pkt. III, pkt. -1; e) zobowiązujące dostawcę usług do przyjęcia odpowiednich środków antykorupcyjnych; f) zobowiązujące dostawcę usług do niezwłocznego powiadamiania właściwego państwa członkowskiego o wszelkich przypadkach naruszenia bezpieczeństwa i o wszelkich innych problemach; g) zobowiązujące dostawcę usług do dokumentowania wszelkich skarg lub zawiadomień o przypadkach nadużycia danych lub nieuprawnionego dostępu, składanych przez osoby ubiegające się o wizę. Zewnętrzny dostawca usług powiadamia niezwłocznie misję dyplomatyczną lub placówkę konsularną właściwego państwa członkowskiego i koordynuje z nimi działania w celu znalezienia rozwiązania. Skargi załatwiane są w sposób gwarantujący szybkie udzielenie wyjaśnień osobom ubiegającym się o wizę; h) zapewniające pracownikom służb konsularnych stały wstęp na teren obiektów dostawcy usług; i) zobowiązujące dostawcę usług i jego pracowników do przestrzegania przepisów dotyczących poufności , które mają zastosowanie również po zakończeniu przez pracowników pracy na rzecz zewnętrznego dostawcy usług lub po zawieszeniu albo wypowiedzeniu umowy ; j) zapewniające spełnienie wymogów ochrony danych, w tym obowiązków sprawozdawczych, audytów zewnętrznych, regularnych kontroli na miejscu, przez m.in. krajowe organy ochrony danych, i stwarzające mechanizmy zapewniające odpowiedzialność dostawcy usług w przypadku naruszenia prawa dotyczącego prywatności, w tym zobowiązanie do odszkodowania na rzecz osób poszkodowanych w wyniku działania lub zaniedbania ze strony dostawcy usług; k) zobowiązujące dostawcę usług do niezwłocznego przekazywania kompletnych akt do misji dyplomatycznej lub placówki konsularnej państwa członkowskiego odpowiadającego za przetwarzanie wniosku i zakazujące mu kopiowania, przechowywania czy przetrzymywania jakichkolwiek zebranych danych po przekazaniu zgromadzonych akt; l) zobowiązujące dostawcę usług do zapobiegania nieuprawnionemu odczytywaniu, kopiowaniu, zmienianiu lub usuwaniu danych wizowych podczas ich przekazywania od dostawcy usług do misji dyplomatycznej lub placówki konsularnej państwa członkowskiego odpowiadającego za przetwarzanie wniosku, w szczególności poprzez zastosowanie odpowiednich technik szyfrowania; m) zawierające klauzulę zawieszenia i wypowiedzenia umowy ; n) zawierające klauzulę przeglądu w celu zagwarantowania, że umowy odzwierciedlają najlepsze aktualne wzorce; o) określające zasady postępowania pracowników rozpatrujących wnioski wizowe i zajmujących się gromadzeniem danych biometrycznych z możliwie najwyższym poszanowaniem godności ludzkiej. Podejmowane przez nich środki są współmierne do zamierzonych celów. Podczas rozpatrywania wniosku wizowego pracownicy nie dyskryminują nikogo ze względu na płeć, pochodzenie rasowe lub etniczne, wiarę lub wyznanie, niepełnosprawność, wiek lub orientację seksualną. Wzór umowy zostanie opracowany w ramach lokalnej współpracy konsularnej. Państwa członkowskie zapewniają, by nie doszło do przerw w świadczeniu usług dla osób ubiegających się o wizę w sytuacji, gdyby zewnętrzny dostawca usług nagle przerwał świadczenie usług wymaganych umową. Dane państwo(-a) członkowskie ściśle współpracuje(-ją) z zewnętrznym dostawcą usług oraz uważnie nadzoruje(-ją) realizację umowy, w tym: a) ogólne informacje, których dostawca usług udziela osobom ubiegającym się o wydanie wizy; b) techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa oraz stosowne środki techniczne i organizacyjne służące do ochrony danych osobowych przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, przypadkową utratą, przekształceniem, nieuprawnionym ujawnieniem lub udostępnieniem, szczególnie w przypadku, gdy przetwarzanie wiąże się z przekazywaniem danych za pomocą sieci informatycznej oraz przed wszelkimi niezgodnymi z prawem formami przetwarzania, oraz nadzoruje przyjmowanie i przekazywanie akt i danych misji dyplomatycznej lub placówce konsularnej; c) pobieranie i przekazywanie identyfikatorów biometrycznych; d) środki podjęte w celu zapewnienia zgodności z przepisami w zakresie ochrony i bezpieczeństwa danych oraz wszelkie środki antykorupcyjne. Opłata uiszczana przez osobę ubiegającą się o wizę nie może być wyższa niż wysokość opłat określona w załączniku 12 niezależnie od tego, że państwo(-a) członkowskie współpracuje(-ą) z zewnętrznymi dostawcami usług. Państwa członkowskie zapewniają, by istniała procedura umożliwiająca identyfikację zewnętrznego dostawcy usług rozpatrującego poszczególne wnioski wizowe. Pracownicy konsularni stosownego państwa członkowskiego (państw członkowskich) szkolą dostawcę usług w zakresie wiedzy umożliwiającej odpowiednią obsługę osób ubiegających się o wizę i zapewnienie im wystarczających informacji. 1.B.3 — Informacje Państwa członkowskie oraz ich misje dyplomatyczne i placówki konsularne podają do ogólnej wiadomości wszystkie istotne informacje związane ze składaniem wniosków wizowych, dotyczące: a) kryteriów, warunków i procedur obowiązujących przy ubieganiu się o wizę; b) w stosownych przypadkach — sposobu umówienia się na spotkanie; c) miejsca, w którym należy złożyć wniosek (właściwa misja dyplomatyczna lub placówka konsularna, wspólny ośrodek składania wniosków wizowych lub zewnętrzny dostawca usług). Informacje udostępniane ogółowi społeczeństwa dostępne są również na wspólnej stronie internetowej na temat wizy Schengen. Strona ta zostaje stworzona w celu dalszego wsparcia realizacji wspólnej polityki wizowej oraz pomocy w procedurze rozpatrywania wniosków wizowych. 1.B.4 — Kampania informacyjna Na krótko przed wprowadzeniem systemu VIS w kraju trzecim misje dyplomatyczne lub placówki konsularne państwa członkowskiego wraz z delegacją Komisji realizują kampanię informującą ogół społeczeństwa o wytyczonych celach, przechowywanych danych i organach mających dostęp do VIS, jak również o prawach osób ubiegających się o wizę. Kampanie takie są prowadzone regularnie. 1.C Utrzymanie możliwości bezpośredniego dostępu osób ubiegających się o wydanie wizy do misji dyplomatycznych i placówek konsularnych państw członkowskich Niezależnie od wybranego rodzaju współpracy państwa członkowskie mogą zdecydować o utrzymaniu możliwości bezpośredniego złożenia wniosku wizowego na terenie misji dyplomatycznej lub placówki konsularnej przez osoby ubiegające się o wydanie wizy. Państwa członkowskie zapewniają ciągłość przyjmowania i rozpatrywania wniosków wizowych, nawet w przypadku nagłego zakończenia współpracy z innymi państwami członkowskimi lub wszelkimi zewnętrznymi dostawcami usług. 1.D Decyzja i publikacja Państwa członkowskie informują Komisję o sposobie organizacji przyjmowania i rozpatrywania wniosków wizowych w każdej placówce konsularnej. Komisja zapewnia stosowną publikację na wspólnej stronie internetowej na temat wizy Schengen . Państwa członkowskie przekazują Komisji zawierane umowy. 1.E Ogólne obowiązki 1.E.1 Dokumenty Wszelkie dokumenty, dane lub identyfikatory biometryczne otrzymane przez państwo członkowskie lub w jego imieniu w toku przetwarzania wniosku wizowego są uznawane za »dokumenty konsularne« zgodnie z Konwencją wiedeńską o współpracy konsularnej i są traktowane w odpowiedni sposób. 1.E.2 Szkolenie Przed uzyskaniem upoważnienia do pobierania identyfikatorów biometrycznych pracownicy misji dyplomatycznej lub placówki konsularnej przechodzą odpowiednie szkolenie, aby zapewnić sprawne i profesjonalne pobieranie identyfikatorów. 1.E.3 Odpowiedzialność Każda osoba lub państwo członkowskie, która(-e) poniosła(-o) szkody w wyniku niezgodnej z prawem operacji przetwarzania danych lub jakichkolwiek działań niezgodnych z niniejszym rozporządzeniem, jest upoważniona(-e) do otrzymania odszkodowania od państwa członkowskiego, które ponosi odpowiedzialność za poniesioną szkodę. Państwo to zostaje całkowicie lub częściowo zwolnione z odpowiedzialności, jeżeli udowodni, że nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenie, które spowodowało szkodę . Kierowane pod adresem państwa członkowskiego roszczenia dotyczące odszkodowań, o których mowa w poprzednim akapicie, podlegają krajowym przepisom państwa członkowskiego, do którego skierowany jest zarzut. 1.E.4 Sankcje Państwa członkowskie wprowadzają niezbędne środki, aby zagwarantować, że wszelkie naruszenia niniejszego rozporządzenia, w szczególności wszelkie przypadki nadużycia danych przedłożonych w związku z wnioskiem wizowym, podlegają skutecznym, proporcjonalnym i odstraszającym sankcjom, w tym sankcjom administracyjnym i/lub karnym zgodnie z prawem krajowym. ”