[pic] | KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH |

Bruksela, dnia 25.4.2007

SEK(2007) 492 wersja ostateczna

Projekt

ROZPORZĄDZENIE KOMISJI (WE)

zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1653/2004 w sprawie typowego rozporządzenia finansowego dla agencji wykonawczych na podstawie rozporządzenia Rady (WE) nr 58/2003 ustanawiającego statut agencji wykonawczych, którym zostaną powierzone niektóre zadania w zakresie zarządzania programami wspólnotowymi

(przedstawiony przez Komisję)

Projekt

ROZPORZĄDZENIE KOMISJI (WE)

zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1653/2004 w sprawie typowego rozporządzenia finansowego dla agencji wykonawczych na podstawie rozporządzenia Rady (WE) nr 58/2003 ustanawiającego statut agencji wykonawczych, którym zostaną powierzone niektóre zadania w zakresie zarządzania programami wspólnotowymi

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 58/2003 z dnia 19 grudnia 2002 r. ustanawiające statut agencji wykonawczych, którym zostaną powierzone niektóre zadania w zakresie zarządzania programami wspólnotowymi[1], w szczególności jego art. 15,

uwzględniając opinię Parlamentu Europejskiego,

uwzględniając opinię Rady,

uwzględniając opinię Trybunału Obrachunkowego,

a także mając na uwadze, co następuje:

1. W związku z przyjęciem rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 1995/2006 z dnia 13 grudnia 2006 r. zmieniającego rozporządzenie (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich[2] konieczne jest dostosowanie rozporządzenia Komisji (WE) nr 1653/2004 z dnia 21 września 2004 r. w sprawie typowego rozporządzenia finansowego dla agencji wykonawczych na podstawie rozporządzenia Rady (WE) nr 58/2003 ustanawiającego statut agencji wykonawczych, którym zostaną powierzone niektóre zadania w zakresie zarządzania programami wspólnotowymi[3], tak aby powiązać je z przepisami wspomnianego rozporządzenia finansowego.

2. Konieczne stało się również wprowadzenie innych zmian na bazie doświadczeń zebranych przez istniejące agencje wykonawcze.

3. Należy wyraźnie zaznaczyć, że należyte zarządzanie finansami wymaga efektywnej i skutecznej kontroli wewnętrznej. Należy określić podstawowe cechy i założenia systemu kontroli wewnętrznej.

4. Konieczne jest uproszczenie procesu publikacji budżetu administracyjnego agencji, nie naruszając przy tym prerogatyw władzy budżetowej i Trybunału Obrachunkowego.

5. Procedura, zgodnie z którą dyrektorzy agencji dokonują przesunięć środków, w praktyce okazała się niejasna i czasochłonna, stąd należy ją uprościć i przyspieszyć.

6. Do typowego rozporządzenia finansowego należy także wprowadzić wyjaśnienia dotyczące konfliktu interesów, nowe przepisy odnoszące się do weryfikacji ex ante podobnych transakcji indywidualnych powiązanych z określonymi standardowymi pozycjami wydatków, przepisy dotyczące odpowiedzialności intendentów oraz korzystania z systemu polecenia zapłaty.

7. Należy sprecyzować przepisy dotyczące odpowiedzialności księgowych w zakresie zatwierdzania sprawozdań finansowych na podstawie informacji finansowych dostarczonych im przez intendentów. W tym celu księgowy powinien być upoważniony do sprawdzania informacji, które otrzymuje intendent przez delegację, oraz - w razie konieczności - do wnoszenia zastrzeżeń.

8. Biorąc pod uwagę, że agencje wykonawcze mają uprawnienia intendentów Komisji, kwestie kontroli wewnętrznej w zakresie realizacji środków operacyjnych przez dyrektorów agencji, wchodzą w zakres sprawozdań sporządzanych zgodnie z art. 86 ust. 3 i 4 ogólnego rozporządzenia finansowego. W celu usprawnienia mechanizmów sprawozdawczych oraz uniknięcia niezorganizowanego przepływu informacji sprawozdanie audytora wewnętrznego dotyczące środków administracyjnych agencji wykonawczych powinno stać się częścią sprawozdania sporządzanego przez niego zgodnie z art. 86 ust. 3 ogólnego rozporządzenia finansowego. Z tego samego powodu Komisja powinna włączyć sprawozdania sporządzane przez agencje zgodnie z art. 49 akapit 4 do swojego sprawozdania sporządzanego stosownie do art. 86 ust. 4 ogólnego rozporządzenia finansowego i przesyłanego do organu udzielającego absolutorium.

9. Należy doprecyzować warunki korzystania przez agencje wykonawcze ze wsparcia urzędów i służb Komisji, europejskich urzędów międzyinstytucjonalnych i ustanowionego rozporządzeniem Rady (WE) nr 2965/94[4] Centrum tłumaczeń dla organów Unii Europejskiej (zwanego dalej „Centrum tłumaczeń”. W odniesieniu do wyznaczania ekspertów należy wprowadzić przepisy podobne do tych zawartych w ogólnym rozporządzeniu finansowym.

10. Należy zatem odpowiednio zmienić rozporządzenie (WE) nr 1653/2004,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł 1

W rozporządzeniu (WE) nr 1653/2004 wprowadza się następujące zmiany:

11. Artykuł 3 otrzymuje brzmienie:

„Artykuł 3

Budżet ustala się i wykonuje zgodnie z zasadami jednolitości, rzetelności budżetowej, jednoroczności, równowagi, jednostki rozliczeniowej, uniwersalności, specyfikacji, należytego zarządzania finansami obejmującego efektywną i skuteczną kontrolę wewnętrzną, oraz przejrzystości, stosownie do przepisów niniejszego rozporządzenia.”

12. Artykuł 10 akapit 2 otrzymuje brzmienie:

„Niemniej jednak od dnia 15 listopada każdego roku zobowiązania z tytułu standardowych wydatków administracyjnych mogą być zaciągane z góry ze środków przewidzianych na następny rok budżetowy. Zobowiązania te nie mogą przekroczyć jednej czwartej środków przyjętych przez komitet kierownictwa w odpowiedniej pozycji budżetu na bieżący rok budżetowy. Nie mogą one dotyczyć nowych wydatków, które nie zostały zasadniczo zatwierdzone w ostatnim należycie przyjętym budżecie.”;

13. W art. 18 pierwszy akapit otrzymuje brzmienie:

„Dyrektor podejmuje decyzję o przesunięciu środków w ramach budżetu operacyjnego. Uprzednio informuje o tym komitet kierownictwa, który może nie zgodzić się na takie przesunięcia. Po otrzymaniu zgody komitetu kierownictwa lub w przypadku braku odpowiedzi w ciągu dziesięciu dni roboczych od dnia dostarczenia tej informacji dyrektor może dokonać planowanych przesunięć.”;

14. Dodaje się art. 19a w następującym brzmieniu:

„Artykuł 19a

1. Budżetu podlega wykonaniu przy zapewnieniu efektywnej i skutecznej kontroli wewnętrznej.

2. Do celu wykonania budżetu kontrolę wewnętrzną definiuje się jako procedurę stosowaną na wszystkich szczeblach zarządzania, która ma zagwarantować racjonalną pewność co do osiągnięcia:

a) skuteczności, efektywności i gospodarności działań;

b) wiarygodności sprawozdawczości;

c) ochrony aktywów i informacji;

d) zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz ich wykrywania;

e) odpowiedniego zarządzania ryzykiem w zakresie legalności i prawidłowości transakcji podstawowych, przy uwzględnieniu wieloletniego charakteru programów, jak i rodzaju danych płatności.”;

15. W art. 20 wprowadza się następujące zmiany:

16. drugi akapit otrzymuje następujące brzmienie:

„Ostatecznie przyjęty budżet oraz budżety korygujące przekazywane są dla celów informacyjnych władzy budżetowej, Trybunałowi Obrachunkowemu i Komisji oraz publikowane na stronie internetowej danej agencji. Streszczenie budżetów i budżetów korygujących publikowane jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w ciągu trzech miesięcy od dnia ich przyjęcia.”;

17. dodaje się akapit trzeci w następującym brzmieniu:

„Agencja udostępnia we właściwy sposób informacje o beneficjentach środków pochodzących z jej budżetu. Informacje takie udostępniane są przy zapewnieniu należytego przestrzegania wymogów zachowania poufności, w szczególności ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (*), a także wymogów bezpieczeństwa.

(*) Dz.U. L 8 z 12.1.2001, str. 1.”;

18. W art. 21 akapit pierwszy otrzymuje brzmienie:

„Agencja przesyła Komisji najpóźniej do dnia 5 marca każdego roku sporządzony przez jej dyrektora i przyjęty przez komitet kierownictwa preliminarz swoich dochodów i wydatków na rok N+1 wraz z ogólnymi wytycznymi w oparciu o które preliminarz został sporządzony, a także program prac agencji.”;

19. W art. 24 słowa „poniżej stopnia A3” zastępuje się słowami „poniżej grupy zaszeregowania AD13”;

20. W art. 27 akapit pierwszy otrzymuje brzmienie:

„1. Wszystkim podmiotom działającym w sferze finansów w rozumieniu rozdziału 2 niniejszego tytułu, jak i wszystkim innym osobom zaangażowanym w wykonanie budżetu, zarządzanie oraz kontrolę czy audyt zabrania się podejmowania jakichkolwiek operacji w ramach wykonywania budżetu, które mogą spowodować powstanie konfliktu ich interesów z interesami danej agencji bądź Wspólnot. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji dana osoba musi powstrzymać się od realizacji takich działań i przekazać sprawę swojemu przełożonemu. Dyrektor ma obowiązek powiadomienia o tym komitetu kierownictwa.”;

21. W art. 29 akapit czwarty otrzymuje brzmienie:

„Przed zatwierdzeniem operacji, aspekty operacyjne i finansowe podlegają weryfikacji przez pracowników, którzy nie inicjowali tej operacji.

Właściwy intendent może uznać na potrzeby weryfikacji ex ante , że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych z rutynowymi wydatkami na wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów wyjazdów służbowych i kosztów leczenia, stanowi pojedynczą operację. W takim przypadku właściwy intendent przeprowadza stosownie do dokonanej przez siebie oceny ryzyka odpowiednią weryfikację ex post .”

Rozpoczęcie oraz weryfikacja ex ante i ex post operacji stanowią odrębne funkcje.”

22. Artykuł 30 otrzymuje brzmienie:

„Artykuł 30

Komitet kierownictwa mianuje księgowego, który jest oddelegowanym urzędnikiem bądź zatrudnionym bezpośrednio przez agencję członkiem personelu zatrudnionego na czas określony i który jest odpowiedzialny za:

a) właściwe wykonywanie płatności, pozyskiwanie przychodów i odzyskiwanie stwierdzonych należności;

b) sporządzanie sprawozdań agencji zgodnie z tytułem VI;

c) prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z tytułem VI;

d) stosowanie metod i zasad księgowości, jak również planu kont zgodnie z przepisami przyjętymi przez księgowego Komisji;

e) zarządzanie środkami pieniężnymi.

Przed zatwierdzeniem przez komitet kierownictwa sprawozdania podpisywane są przez księgowego, który tym samym zaświadcza posiadanie racjonalnej pewności, że zawarte w nich informacje na temat sytuacji finansowej agencji są prawidłowe i rzetelne.

W tym celu księgowy upewnia się, że sprawozdania zostały sporządzone zgodnie z zasadami i metodami rachunkowości oraz ustanowionymi systemami rachunkowości oraz że wszystkie dochody i wydatki zostały ujęte w sprawozdaniach.

Intendent przekazuje wszelkie informacje niezbędne księgowemu do prawidłowego wypełniania jego obowiązków.

Intendent zawsze ponosi pełną odpowiedzialność za właściwe wykorzystanie zarządzanych przez niego środków, jak również za legalność i prawidłowość kontrolowanych przez niego wydatków.

Księgowy jest upoważniony do sprawdzania otrzymanych informacji, jak również do przeprowadzania wszelkich innych kontroli, które uzna za niezbędne przed podpisaniem sprawozdań.

Jeśli zaistnieje taka konieczność, księgowy zgłasza zastrzeżenia, szczegółowo wyjaśniając charakter i zakres tych zastrzeżeń.

Księgowy uzyskuje od intendenta wszelkie informacje, przy czym intendent gwarantuje wiarygodność tych informacji, niezbędne do przygotowania sprawozdań dających prawdziwy obraz aktywów agencji oraz wykonania budżetu.

Z zastrzeżeniem innych przepisów niniejszego rozporządzenia jedynie księgowy jest upoważniony do zarządzania środkami pieniężnymi i ich odpowiednikami. Jest on odpowiedzialny za ich przechowywanie:”

23. Dodaje się art. 30a w następującym brzmieniu:

„Artykuł 30a

Przy wykonywaniu swoich obowiązków księgowy może przekazać niektóre zadania swoim podwładnym będącym pracownikami zatrudnionymi na czas określony.”

24. W art. 34 wprowadza się następujące zmiany:

a) ustęp 1 otrzymuje następujące brzmienie:

„ 1. Intendent podlega obowiązkowi zapłaty odszkodowania zgodnie z postanowieniami zawartymi w regulaminie pracowniczym.”;

b) dodaje się ust. 1a w następującym brzmieniu:

„ 1a. Obowiązek zapłaty odszkodowania stosuje się w szczególności, jeśli:

a) intendent, niezależnie od tego, czy celowo czy wskutek poważnego zaniedbania z jego strony, przy ustalaniu należności do windykacji lub wystawianiu zlecenia windykacji, zaciąganiu zobowiązania lub podpisywaniu zlecenia płatniczego nie przestrzega przepisów niniejszego rozporządzenia;

b) intendent, niezależnie od tego, czy celowo czy wskutek poważnego zaniedbania z jego strony, dopuszcza się zaniechania wystawienia dokumentu ustalającego należność lub zaniechania wystawienia zlecenia windykacji lub zwłoki w wystawieniu takiego zlecenia, bądź zwłoki w wystawieniu zlecenia płatniczego, tym samym narażając agencję na powództwo cywilne ze strony osób trzecich.”;

25. W art. 40 akapit pierwszy otrzymuje brzmienie:

„W przypadku gdy właściwy intendent zamierza odstąpić bądź częściowo odstąpić od windykacji ustalonej należności, zapewnia, że odstąpienie jest właściwe i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami i proporcjonalności . Intendent zgłasza komitetowi kierownictwa zamiar odstąpienia od windykacji ustalonej kwoty należności. Takie odstąpienie dokonywane jest na podstawie decyzji intendenta, która musi zostać uzasadniona. Intendent może scedować prawo podjęcia takiej decyzji jedynie dla należności poniżej 5 000 EUR. Decyzja o odstąpieniu określa, jakie działania zostały podjęte w celu zabezpieczenia windykacji, oraz wskazuje względy prawne i faktyczne, na których jest oparta.”;

26. Artykuł 42 otrzymuje brzmienie:

„Artykuł 42

Księgowy w porozumieniu z właściwym intendentem może przyznać dłużnikowi przedłużenie terminów płatności jedynie na pisemny należycie uzasadniony wniosek, pod warunkiem, że dłużnik zobowiązuje się do zapłacenia odsetek za cały okres przyznanego przedłużenia, począwszy od dnia określonego w nocie debetowej, oraz że do celów ochrony roszczeń agencji zapewnia on gwarancję finansową pokrywającą należną kwotę wraz z odsetkami.”

27. Dodaje się art. 42a i 42b w następującym brzmieniu:

„Artykuł 42a

Księgowy prowadzi wykaz kwot podlegających windykacji, w którym należności agencji są pogrupowane według daty wystawienia zlecenia windykacji. Wykaz dołączany jest do sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami agencji. Agencja ustanawia wykaz swoich należności, w którym podaje nazwy dłużników i kwoty długu, w przypadkach gdy dłużnik otrzymał nakaz zapłaty prawomocnym wyrokiem ( res judicata ) Trybunału oraz gdy w ciągu jednego roku od jego ogłoszenia nie dokonano żadnej bądź żadnej znaczącej płatności. Wykaz ten jest publikowany przy uwzględnieniu odnośnych przepisów prawnych w zakresie ochrony danych.

Artykuł 42b

Dla należności agencji w stosunku do osób trzecich oraz dla należności osób trzecich w stosunku do agencji obowiązuje termin przedawnienia wynoszący pięć lat.”;

28. W art. 47 po akapicie pierwszym dodaje się następujący akapit:

„W przypadkach, w których dokonywane są płatności okresowe z tytułu usług bądź dostaw intendent po dokonaniu analizy ryzyka może zarządzić stosowanie systemu polecenia zapłaty.”;

29. W art. 49 wprowadza się następujące zmiany:

a) w akapicie 2 czwarte zdanie otrzymuje następujące brzmienie:

„Audytor wewnętrzny w swoim rocznym sprawozdaniu przedkładanym Komisji zgodnie z art. 86 ust. 3 ogólnego rozporządzenia finansowego wskazuje liczbę i rodzaj przeprowadzonych audytów dotyczących agencji, udzielone zalecenia oraz działania podjęte w związku z tymi zaleceniami. Wymienione informacje przekazywane są także odnośnej agencji.”

b) akapit czwarty otrzymuje brzmienie:

„Co roku dyrektor sporządza sprawozdanie podsumowujące liczbę i rodzaj audytów wewnętrznych przeprowadzonych przez audytora wewnętrznego, udzielone zalecenia oraz działania następcze podjęte w związku z tymi zaleceniami. Dyrektor przesyła wspomniane sprawozdanie Komisji, która dołącza go do sprawozdania zgodnie z art. 86 ust. 4 ogólnego rozporządzenia finansowego po uprzednim poinformowaniu komitetu kierownictwa.”

30. Artykuł 50 ust. 3 otrzymuje następujące brzmienie:

„3. W drodze odstępstwa od ust. 1 w przypadku gdy Komisja, urzędy międzyinstytucjonalne lub Centrum tłumaczeń mogą dokonać dostaw towarów, wykonać usługi bądź prace, agencje w pierwszej kolejności zwracają się do tych organów. Dotyczy to również przypadków, w których organy takie mogą wykonać wspomniane zadania w ramach umów z podmiotami gospodarczymi i zrealizować dodatkowe znaczące usługi wykraczające swoim zakresem poza możliwości zwykłego pośrednika czy doradcy. Agencja zawiera z takimi organami odpowiednie porozumienia."

31. Dodaje się tytuł Va w brzmieniu:

„TYTUŁ Va

Artykuł 50a

Artykuł 265a rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 stosuje się mutatis mutandis do wyboru wynagradzanych na podstawie stałej kwoty ekspertów do pomocy agencjom w szczególności przy ocenie propozycji i wniosków o dotacje lub ofert na wykonanie zamówień publicznych oraz do zapewnienia pomocy technicznej przy działaniach następczych w związku z projektami oraz ostatecznej ocenie projektów. Agencje mogą także korzystać z list ekspertów sporządzonych przez Komisję.”;

32. Artykuł 51 otrzymuje brzmienie:

„Artykuł 51

Sprawozdania agencji obejmują sprawozdanie finansowe i sprawozdania z wykonania budżetu. Dołączone jest do nich sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu danego roku, w którym podaje się m.in. stopień wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.”

33. W art. 57 lit. c) słowa „z dniem 31 października” zastępuje się słowami: „do dnia 15 listopada”;

34. Skreśla się art. 68.

Artykuł 2

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie trzeciego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej .

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

Sporządzono w Brukseli, dnia […] r.

W imieniu Komisji

Członek Komisji

[1] Dz.U. L 11 z 16.1.2003, str. 1.

[2] Dz.U. L 390 z 30.12.2006, str. 1.

[3] Dz.U. L 297 z 22.9.2004, str. 6. Rozporządzenie zmienione rozporządzeniem (WE) nr 1821/2005 (Dz.U. L 293 z 9.11.2005, str. 10.)

[4] Dz.U. L 314 z 7.12.1994, str. 1. Rozporządzenie zmienione rozporządzeniem (WE) nr 1645/2003 (Dz.U. L 245 z 29.9.2003 r., str. 13).