Europejskie Struktury Własności i Kontroli Przedsiębiorstw (EBOCS) to projekt realizowany przez Europejskie Stowarzyszenie Rejestrów Przedsiębiorstw przy wsparciu finansowym w ramach instrumentu na rzecz wsparcia finansowego współpracy policyjnej, zapobiegania i zwalczania przestępczości oraz zarządzania kryzysowego (Roczne programy prac na lata 2016 i 2018). Platforma EBOCS umożliwia uproszczony i ujednolicony dostęp do pochodzących z rejestru przedsiębiorstw danych na temat struktur własności i kontroli przedsiębiorstw do celów związanych z prowadzeniem analiz finansowych i dochodzeń. Pozwala ona również na gromadzenie wyników zapytań na mapie wizualizującej. Należy zauważyć, że UE nie posiada praw własności intelektualnej do tego systemu.

Łączenie rejestrów nieruchomości (LRI) to trwający dobrowolny projekt, którego celem jest zapewnienie jednego punktu dostępu w europejskim portalu „e-Sprawiedliwość” do rejestrów nieruchomości uczestniczących w projekcie państw członkowskich. Uruchomienie tego punktu przewiduje się na drugi kwartał 2020 r.

System integracji rejestrów przedsiębiorstw (BRIS) stanowi efekt integracji rejestrów przedsiębiorstw, dzięki której poszczególne rejestry mogą prowadzić transgraniczną wymianę informacji dotyczących połączeń i oddziałów, a użytkownicy europejskiego portalu „e-Sprawiedliwość” mogą otrzymać dostępne w wielu językach informacje na temat przedsiębiorstw z UE. System funkcjonuje od czerwca 2017 r. zgodnie z dyrektywą 2012/17/UE w zakresie integracji rejestrów centralnych, rejestrów handlowych i rejestrów spółek. System BRIS wykorzystuje moduł eDelivery instrumentu „Łącząc Europę” do wymiany standardowych komunikatów. System jest zdecentralizowany, ale posiada komponent centralny (europejską centralną platformę) służący do przechowywania i indeksowania nazw i numerów rejestracji przedsiębiorstw.

Ogólnounijna integracja rejestrów upadłości (IRI), która obejmuje dwa różne projekty. Pierwsza wersja systemu (IRI 1.0) jest dostępna na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość” od lipca 2014 r. Opracowano ją jako projekt pilotażowy przy dobrowolnym udziale niektórych państw członkowskich. Druga wersja (IRI 2.0) powstała na podstawie rozporządzenia (UE) 2015/848 w sprawie postępowania upadłościowego w celu połączenia krajowych rejestrów upadłości wszystkich państw członkowskich (z wyjątkiem Danii). Wszystkie państwa członkowskie powinny wdrożyć to połączenie do czerwca 2021 r. IRI 1.0 opiera się na standardowych bezpiecznych komunikatach wymienianych w ramach usługi sieciowej (SOAP w oparciu o transport za pomocą protokołu HTTPS), natomiast IRI 2.0 dodatkowo obsługuje wymianę danych z wykorzystaniem modułu eDelivery instrumentu „Łącząc Europę” (CEF).

Dostęp właściwych organów do scentralizowanych rejestrów rachunków bankowych lub systemów wyszukiwania będzie istotnym elementem przeciwdziałania praniu pieniędzy, powiązanym z nim przestępstwom źródłowym oraz finansowaniu terroryzmu, a także – ogólnie rzecz biorąc – zwalczania poważnych przestępstw. Zważywszy na cele dyrektywy w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz dyrektywy w sprawie ułatwienia dostępu do informacji finansowych i innych informacji, przyszła ogólnounijna integracja rejestrów rachunków bankowych i systemów wyszukiwania danych ułatwiłaby współpracę transgraniczną właściwych organów zaangażowanych w zwalczanie pranie pieniędzy, finansowania terroryzmu i innych poważnych przestępstw.

Zgodnie z art. 32a dyrektywy w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy 2015/849/UE do dnia 10 września 2020 r. państwa członkowskie ustanawiają scentralizowane automatyczne mechanizmy, takie jak centralne rejestry lub centralne systemy wyszukiwania danych elektronicznych, które umożliwiają identyfikację dowolnej osoby fizycznej lub prawnej posiadającej lub kontrolującej rachunki płatnicze, rachunki bankowe oraz skrytki depozytowe. W dyrektywie w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy określono minimalny zbiór informacji, jaki powinny być zawarte w takich scentralizowanych mechanizmach. Dyrektywa stanowi również, że jednostki analityki finansowej powinny mieć natychmiastowy dostęp do takich informacji z zachowaniem ich pierwotnej formy i treści, a pozostałe właściwe organy również powinny mieć do nich dostęp do celów wykonywania ich obowiązków na mocy dyrektywy w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy. Dyrektywa 2019/1153 w sprawie ułatwienia dostępu do informacji finansowych i innych informacji zobowiązuje państwa członkowskie do wyznaczenia organów krajowych właściwych w sprawach zapobiegania przestępstwom, ich wykrywania, prowadzenia dochodzeń w ich sprawie lub ścigania ich, które to organy powinny mieć bezpośredni i natychmiastowy dostęp do minimalnego zbioru informacji pochodzących z takich scentralizowanych mechanizmów, z zachowaniem pierwotnej formy i treści tych informacji. Wśród tych właściwych organów znajdują się co najmniej biura ds. odzyskiwania mienia.

System e-CODEX (elektroniczna wymiana informacji z dziedziny e-sprawiedliwości) ułatwia bezpieczną komunikację w toku postępowania cywilnego i karnego, zapewniając zdecentralizowany system transgranicznej elektronicznej wymiany komunikatów w dziedzinie sprawiedliwości.Obecnie e-CODEX usprawnia łączność elektroniczną między obywatelami a sądami oraz między organami administracji publicznej państw członkowskich na potrzeby postępowania w sprawie europejskiego nakazu zapłaty oraz europejskiego postępowania w sprawie drobnych roszczeń. Jeżeli chodzi o wymiar sprawiedliwości w sprawach karnych, e-CODEX jest również preferowanym rozwiązaniem na użytek tworzenia cyfrowego systemu wymiany elektronicznego materiału dowodowego do elektronicznej wymiany informacji w kontekście europejskiego nakazu dochodzeniowego (EIO) oraz traktatów o pomocy prawnej (MLAT).

3.Główne parametry

3.1.Warunki dostępu użytkowników

Z analizy istniejących systemów jasno wynika, że dostępność systemu, z którego korzystają użytkownicy, współpracującego z połączonym systemem informatycznym zależy od celu, dla którego stworzono taki system. W przypadku gdy celem integracji było zwiększenie przejrzystości informacji dla przedsiębiorstw na rynku wewnętrznym (BRIS, IRI), system jest ogólnodostępny. W przypadku gdy celem integracji jest zacieśnienie współpracy transgranicznej między właściwymi organami na potrzeby egzekwowania prawa lub do celów administracji publicznej, tak jak w przypadku ECRIS lub usługi Prüm w ramach systemu EUCARIS, dostęp jest ograniczony.

Funkcja „znajdź przedsiębiorstwo” w systemie BRIS jest dostępna na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość” dla każdego, natomiast infrastruktura łączności jest obecnie zarezerwowana z mocy prawa dla krajowych rejestrów przedsiębiorstw. W przypadku IRI informacje, które można wyszukać przez interfejs wyszukiwania, są ogólnodostępne, a możliwość ograniczenia przez państwo członkowskie dostępu do użytkowników posiadających uzasadniony interes przysługuje wyłącznie w kontekście „postępowania dotyczącego upadłości konsumenckiej”. System ECRIS jest dostępny wyłącznie dla wyznaczonych centralnych organów państw członkowskich. Podobnie jest w przypadku usług systemu EUCARIS, do których dostęp jest otwarty dla organów publicznych za pośrednictwem wyznaczonych krajowych punktów kontaktowych. W przypadku EBOCS dostęp jest ograniczony do agencji zajmujących się zwalczaniem przestępczości uczestniczących w projekcie.

System Dostęp otwarty Dostęp ograniczony Uwagi BRIS Tak Funkcja „znajdź przedsiębiorstwo” w systemie BRIS jest dostępna na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość” dla każdego, natomiast infrastruktura łączności jest obecnie zarezerwowana z mocy prawa dla krajowych rejestrów przedsiębiorstw. IRI Tak ECRIS Tak Dla centralnych organów państw członkowskich specjalnie wyznaczonych do pełnienia tej funkcji. EUCARIS Tak Dla krajowych punktów kontaktowych w ramach systemu EUCARIS, za pośrednictwem których organy publiczne mogą uzyskać dostęp w zależności od podstawy prawnej współpracy. EBOCS Tak Dla agencji zajmujących się zwalczaniem przestępczości uczestniczących w projekcie. LRI Tak Zaawansowane opcje będą dostępne wyłącznie dla upoważnionych prawników praktyków.

Tabela 1: Dostępność systemu, z którego korzystają użytkownicy, współpracującego z połączonym systemem informatycznym

Zgodnie z dyrektywą w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy celem scentralizowanych mechanizmów dotyczących rachunków bankowych jest usprawnienie działań w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, a dostęp do tych mechanizmów jest ograniczony do określonych organów publicznych. W dyrektywie w sprawie ułatwienia dostępu do informacji finansowych i innych informacji rozszerzono cel, w jakim można wykorzystywać informacje pochodzące ze scentralizowanych mechanizmów, na poważne przestępstwa, a prawo dostępu – na wyznaczone właściwe organy. Ponadto o tym, które organy krajowe mają bezpośredni dostęp do rejestrów krajowych, decydują państwa członkowskie prowadzące takie rejestry. Może to prowadzić do rozbieżności, ponieważ pewne rodzaje organów mogą uzyskać dostęp w jednym państwie członkowskim, a w innym nie. W kontekście transgranicznej wymiany informacji za pośrednictwem ogólnounijnego systemu integracji mogłoby to prowadzić do sytuacji, w której organ wnosi o udostępnienie informacji z rejestru innego państwa członkowskiego, w którym to państwie tego rodzaju organ nie ma prawa do wyszukania takich informacji.

Jednym z rozwiązań może być przyznanie dostępu do zintegrowanej platformy tym samym organom, którym przyznano bezpośredni dostęp do scentralizowanych mechanizmów zgodnie z dyrektywą w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz dyrektywą w sprawie ułatwienia dostępu do informacji finansowych i innych informacji. Innym rozwiązaniem byłoby przyznanie praw dostępu do zintegrowanego systemu tym samym rodzajom organów we wszystkich państwach członkowskich, co można osiągnąć za pomocą ujednoliconej i zamkniętej listy na poziomie UE wyszczególniającej rodzaje organów zgodnie z celem dostępu do informacji.

W przypadku rozszerzenia dostępu na wszystkie organy, które już uzyskały dostęp na mocy prawa krajowego, niezbędne byłoby szczegółowe określenie warunków uzyskania dostępu i możliwości wyszukiwania przez właściwe organy krajowe. W tym względzie należy podkreślić, że w dyrektywie w sprawie korzystania z informacji finansowych i innych informacji ustanowiono rygorystyczne warunki dostępu do informacji dotyczących rachunków bankowych zawartych w scentralizowanych automatycznych mechanizmach oraz możliwości wyszukiwania takich informacji przez właściwe organy wyznaczone na poziomie krajowym. Warunki takie obejmują na przykład umożliwienie dostępu do rejestrów i systemów wyszukiwania danych wyłącznie wyznaczonym i upoważnionym osobom z każdego właściwego organu. Kolejnym środkiem ograniczającym ryzyko, jakie wiąże się z rozszerzeniem praw dostępu wyznaczonych organów krajowych, mogłoby być ograniczenie zakresu informacji dostępnych w zintegrowanym systemie do minimalnego zbioru informacji związanych z profilem rachunku, określonego w art. 32a ust. 3 dyrektywy w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Jeżeli chodzi o wspomniany zakres, w art. 32a ust. 3 dyrektywy w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy określono informacje, jakie wszystkie scentralizowane systemy muszą zawierać, takie jak informacje dotyczące posiadacza rachunku, rachunków bankowych ze wskazaniem numeru IBAN oraz skrytek depozytowych w instytucji kredytowej na terytorium danego kraju. W art. 32a ust. 4 dyrektywy przewidziano jednak, że państwa członkowskie mogą uwzględnić w rejestrach inne informacje uznawane za mające zasadnicze znaczenie dla jednostek analityki finansowej i właściwych organów do celów wykonywania ich obowiązków na mocy dyrektywy. Z punktu widzenia ochrony danych osobowych niezbędne wydaje się ograniczenie zakresu informacji dostępnych za pośrednictwem zintegrowanej platformy do minimalnego, obowiązkowego zbioru informacji określonego w art. 32a ust. 3 dyrektywy w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy. Zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych dostęp do danych osobowych powinien być proporcjonalny do środków niezbędnych do osiągnięcia celów określonych w dyrektywie w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy. Podobne podejście przyjęto w dyrektywie w sprawie korzystania z informacji finansowych i innych informacji. W art. 4 ust. 2 przywołanej dyrektywy wyjaśniono, że dodatkowe informacje, które państwa członkowskie uwzględnią w scentralizowanych mechanizmach, nie są dostępne dla właściwych organów i nie mogą być przez nie przeszukiwane.

3.2.Funkcja wyszukiwania

Mające zastosowanie kryteria wyszukiwania mają podstawowe znaczenie dla zapewnienia, aby integracja scentralizowanych automatycznych mechanizmów stanowiła wartość dodaną dla użytkowników. Kryteria wyszukiwania należy opracować w taki sposób, aby wzmocnić zdolność właściwych organów do wypełniania powierzonych im zadań oraz skuteczniejszego prowadzenia dochodzeń przy jednoczesnym zapewnieniu proporcjonalności i przestrzegania wymogów przewidzianych w mających zastosowanie przepisach ochrony danych.

Należy rozważyć kwestię tego, kto będzie uprawniony do wyszukiwania informacji (podmioty prywatne czy publiczne), oraz kwestię danych, co do których można zakładać, że są lub nie są znane osobie wyszukującej informacje. Nałożenie wymogu podania przy wyszukiwaniu danych, którym osoba wyszukująca informacje najprawdopodobniej nie zna, może sprawić, że efektywne wyszukiwanie informacji stanie się trudne lub niemożliwe. Ponadto należy zauważyć, że w niektórych przypadkach jednostka analityki finansowej lub organ ścigania z jednego państwa członkowskiego nie będzie znać daty urodzenia lub krajowego numeru identyfikacyjnego obywatela innego państwa członkowskiego. Jeżeli będzie istniała możliwość dotarcia do takich dodatkowych informacji zawartych w scentralizowanych systemach, istotną kwestią będzie określenie, czy możliwe będzie także wyszukiwanie na podstawie takich dodatkowych informacji.

Jako kryteria wyszukiwania można przewidzieć rodzaje informacji składające się na ujednolicony, minimalny zbiór informacji, o których mowa w art. 32a ust. 3 dyrektywy w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy. W ten sposób zintegrowany system wpisywałby się w pierwotne cele scentralizowanych mechanizmów. Niezbędne byłoby wprowadzenie dodatkowych zabezpieczeń umożliwiających weryfikację trafień (w szczególności w przypadkach, w których wyszukiwanie zwraca kilka wyników).

Warunki dotyczące mających zastosowanie sposobów wyszukiwania mają decydujące znaczenie dla skuteczności korzystania ze zintegrowanych baz danych. Opcja „wyszukiwania rozmytego”, tj. wyszukiwania, które zwróci więcej wyników, nawet jeśli wpisany wyraz zawiera błąd literowy lub jest niepełny, rozszerzy uzyskane wyniki, a tym samym zwiększy prawdopodobieństwo dotarcia do pożądanej informacji wskutek takiego wyszukiwania, ale może budzić wątpliwości dotyczące ochrony danych, ponieważ może doprowadzić do ujawnienia danych osobowych, których dane wyszukiwanie w praktyce nie dotyczy. Natomiast wymóg stosowania „dokładnego dopasowania” ogranicza ryzyko niepotrzebnego ujawnienia danych osobowych, ale zwiększa prawdopodobieństwo, że wyszukiwarka przeoczy pożądaną informację (w przypadku różnicy w pisowni wpisanego wyrazu lub zastosowania innych zasad transliteracji).

Możliwość stosowania „wyszukiwania rozmytego” ograniczyłaby wykorzystanie procedur automatycznej walidacji i przez to pozwoliłaby uniknąć błędnych trafień lub ograniczyć ich ilość, ale zmniejszyłaby jednocześnie wartość operacyjną systemu. W przypadku zastosowania „wyszukiwania rozmytego” należy rozważyć inne narzędzia służące ograniczeniu ryzyka przeszukiwań informacji o charakterze rozpoznawczym, jak na przykład w IRI, w którym wprowadzono limit maksymalnej liczby wyświetlanych wyników.

3.3.Struktura zarządzania, odpowiedzialność za utrzymanie

W przypadku systemów BRIS, IRI, LRI i ECRIS poszczególne służby Komisji Europejskiej odpowiadają za utrzymanie systemu informatycznego, tj. mają obowiązek zapewnić dostępność komponentu łączącego oraz ponoszą koszty jego uruchomienia i utrzymania. Na chwilę obecną system e-CODEX utrzymuje konsorcjum państw członkowskich (moduł eDelivery instrumentu „Łącząc Europę” wchodzi w zakres kompetencji Komisji Europejskiej). Odpowiedzialność za system EUCARIS ponosi 28 państw członkowskich wraz z uczestniczącymi państwami trzecimi, natomiast w przypadku EBOCS właścicielem systemu jest Europejskie Stowarzyszenie Rejestrów Przedsiębiorstw (EBRA). Ponieważ wspomniane systemy informatyczne łączą ze sobą krajowe bazy danych, odpowiedzialność za utrzymanie krajowych baz danych i zapewnienie ich dostępności spoczywa na państwach członkowskich.

Jeżeli chodzi o strukturę zarządzania systemem łączącym bazy danych, kompetencje w zakresie podejmowania decyzji dotyczących polityki i kwestii operacyjnych należy powierzać w sposób służący interesom komponentów krajowych.