C 368/1

SPRAWOZDANIE

dotyczącego sprawozdania finansowego Wspólnego Przedsiębiorstwa ARTEMIS za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Wspólnego Przedsiębiorstwa

2011/C 368/01

WPROWADZENIE

Członkami założycielami Wspólnego Przedsiębiorstwa ARTEMIS są Unia Europejska reprezentowana przez Komisję, państwa członkowskie: Austria, Belgia, Dania, Estonia, Francja, Finlandia, Niemcy, Grecja, Węgry, Irlandia, Włochy, Niderlandy, Portugalia, Rumunia, Słowenia, Hiszpania, Szwecja i Zjednoczone Królestwo, oraz ARTEMISIA – stowarzyszenie reprezentujące przedsiębiorstwa i inne organizacje badawcze działające w obszarze systemów wbudowanych w Europie. W roku 2009 do Wspólnego Przedsiębiorstwa przystąpiły Cypr, Republika Czeska, Łotwa i Norwegia.

Maksymalny wkład UE do Wspólnego Przedsiębiorstwa ARTEMIS na pokrycie bieżących kosztów i działalności badawczej w wysokości 420 mln euro jest wypłacany z budżetu siódmego programu ramowego w zakresie badań naukowych (3) . Stowarzyszenie ARTEMISIA wnosi wkład w wysokości 30 mln euro na pokrycie bieżących kosztów. Państwa członkowskie ARTEMIS wnoszą wkłady rzeczowe na pokrycie bieżących kosztów (umożliwiając realizację projektów) oraz wnoszą wkłady finansowe w kwocie co najmniej 1,8 razy większej od wkładu Unii Europejskiej. Organizacje badawcze uczestniczące w projektach również wnoszą wkłady rzeczowe.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

Niniejsze poświadczenie wiarygodności jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (7) .

Zadania dyrektora

Zadania Trybunału

Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Wspólnego Przedsiębiorstwa ARTEMIS rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Wspólnego Przedsiębiorstwa na dzień 31 grudnia 2010 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z jego regulaminem finansowym.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Wspólnego Przedsiębiorstwa za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2010 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

Wykonanie budżetu

Wbrew art. 29–31 regulaminu finansowego Wspólnego Przedsiębiorstwa budżet na rok 2010 nie został przyjęty do końca poprzedniego roku (budżet przyjęto w dniu 28 stycznia 2010 r.). Jego struktura i prezentacja nie były zgodne z przepisami regulaminu finansowego.

Systemy kontroli wewnętrznej

W 2010 r. Wspólne Przedsiębiorstwo nie wdrożyło w pełni systemów kontroli wewnętrznej i informacji finansowej. W szczególności dalsze prace są konieczne w zakresie kontroli operacyjnej zestawień poniesionych wydatków, poświadczeń władz krajowych oraz strategii kontroli ex post. Są to istotne elementy systemu kontroli wewnętrznej Wspólnego Przedsiębiorstwa.

W obszarze weryfikacji ex ante polegano całkowicie na poświadczeniach władz krajowych i nie wykonywano dodatkowych kontroli w celu zapewnienia legalności i prawidłowości wydatków zadeklarowanych przez beneficjentów.

Obowiązek przeprowadzenia kontroli ex post w odniesieniu do zestawień poniesionych wydatków związanych z projektami został przekazany państwom członkowskim, a Wspólne Przedsiębiorstwo nie przeprowadziło żadnych kontroli (13) . Utrudni to Wspólnemu Przedsiębiorstwu zagwarantowanie, że: (i) interesy finansowe jego członków są należycie chronione, tak jak przewiduje rozporządzenie Rady (14) ; oraz że: (ii) transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe.

Częściowy przegląd kontroli informatycznych wykazał, że poziom zarządzania systemami informatycznymi i praktyka Wspólnego Przedsiębiorstwa w tym zakresie są odpowiednie do jego wielkości i zadań, jednak w niektórych obszarach odnotowano opóźnienia w formalizowaniu polityk i procedur (15) .

Księgowy Wspólnego Przedsiębiorstwa zatwierdził systemy finansowe i księgowe (ABAC i SAP), jednak dotąd nie zatwierdził procedur operacyjnych leżących u ich podstaw, które to procedury dostarczają informacji finansowych, a zwłaszcza procedury, która zapewnia informacje finansowe na temat zatwierdzenia i płatności zestawień poniesionych wydatków otrzymanych od władz krajowych.

INNE KWESTIE

Funkcja audytu wewnętrznego i Służba Audytu Wewnętrznego Komisji

Art. 6 ust. 2 rozporządzenia Rady ustanawiającego Wspólne Przedsiębiorstwo ARTEMIS stanowi, że posiada ono własny dział audytu wewnętrznego. Jednakże do końca 2010 r. ten ważny element systemu kontroli wewnętrznej nie został ustanowiony.

W poprzednim sprawozdaniu Trybunał wskazał na potrzebę doprecyzowania zapisów statutu Wspólnego Przedsiębiorstwa w odniesieniu do roli audytora wewnętrznego Komisji. Chociaż regulamin finansowy Wspólnego Przedsiębiorstwa nie został dotąd zmieniony, tak aby obejmował również zapis odnoszący się do uprawnień audytora wewnętrznego Komisji, Komisja i Wspólne Przedsiębiorstwo podjęły działania w celu zagwarantowania, że odpowiednie zakresy odpowiedzialności Służby Audytu Wewnętrznego Komisji oraz funkcji audytu wewnętrznego Wspólnego Przedsiębiorstwa zostaną wyraźnie zdefiniowane.

Brak umowy z państwem przyjmującym

Jak już odnotował Trybunał, zgodnie z rozporządzeniem Rady ustanawiającym Wspólne Przedsiębiorstwo, pomiędzy Wspólnym Przedsiębiorstwem ARTEMIS i państwem przyjmującym powinna zostać zawarta umowa dotycząca biura, przywilejów i immunitetów oraz pozostałego wsparcia, które Belgia ma zapewnić. Jednakże do końca 2010 r. takiej umowy nie zawarto.

(1) Rozporządzenie Rady (WE) nr 74/2008 z dnia 20 grudnia 2007 r. w sprawie ustanowienia wspólnego przedsiębiorstwa ARTEMIS w celu realizacji wspólnej inicjatywy technologicznej w zakresie systemów wbudowanych (Dz.U. L 30 z 4.2.2008 s. 52).

(2) Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Wspólnego Przedsiębiorstwa.

(3) Siódmy program ramowy przyjęty decyzją nr 1982/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady skupia w sobie wszystkie inicjatywy badawcze UE i odgrywa kluczową rolę w osiąganiu celów wzrostu gospodarczego, konkurencyjności i zatrudnienia. Jest on również filarem Europejskiej Przestrzeni Badawczej.

(4) Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku. Podaje się w nim między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.

(5) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz załącznika zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.

(6) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

(7) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s 1.

(8) Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

(9) Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

(10) Zasady dotyczące przedstawiania przez organy UE sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości są określone w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008 r., s. 23), i w takiej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Wspólnego Przedsiębiorstwa.

(11) Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

(12) Wspólne Przedsiębiorstwo dokonuje płatności zaliczkowych na realizację projektów dopiero po podpisaniu krajowych umów o dotację przez władze krajowe. Na koniec roku wciąż nie podpisano krajowych umów o dotację w ramach naborów z 2008 i 2009 r.

(13) Umowy administracyjne zawarte z krajowymi organami finansującymi (KOF) nie precyzują w jasny sposób praktycznych ustaleń w zakresie kontroli ex post (metodyki kontroli oraz procedur), które mają być przeprowadzone przez KOF. KOF mają obowiązek prawny jedynie przekazywania wyników takich kontroli Wspólnemu Przedsiębiorstwu.

(14) Art. 12 rozporządzenia Rady ustanawiającego Wspólne Przedsiębiorstwo ARTEMIS stanowi, że Wspólne Przedsiębiorstwo zapewnia należytą ochronę interesów finansowych swoich członków przez przeprowadzanie lub zlecanie odpowiednich kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, a także, że Wspólne Przedsiębiorstwo ARTEMIS przeprowadza kontrole na miejscu oraz audyty finansowe u podmiotów otrzymujących publiczne środki finansowe od Wspólnego Przedsiębiorstwa ARTEMIS. Kontrole i audyty mogą być przeprowadzane bezpośrednio przez Wspólne Przedsiębiorstwo ARTEMIS lub przez państwa członkowskie ARTEMIS w jego imieniu.

(15) a) Niekompletny cykl informatycznego planowania strategicznego i monitorowania; b) brak formalnych polityk i zasad bezpieczeństwa; c) niekompletne zarządzanie ryzykiem informatycznym; i d) brak formalnego planu ciągłości biznesowej oraz kompletnego i przetestowanego planu przywrócenia gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej.

W 2010 r. ogłoszono zaproszenie do składania wniosków, którego całkowity budżet sięgał 93 mln euro.

Odpowiada za decyzje dotyczące zakresu oraz budżetu każdego zaproszenia do składania wniosków, wybór wniosków oraz przydzielanie środków publicznych wybranym wnioskom.

wspiera realizację działań badawczo-rozwojowych, w szczególności poprzez przyznawanie środków finansowych uczestnikom projektów wybranych na podstawie zgodnych z zasadami konkurencji zaproszeń do składania wniosków,

Wspólne Przedsiębiorstwo ARTEMIS przyczynia się do zrealizowania 7. programu ramowego oraz tematu „Technologie informacyjno-komunikacyjne” programu szczegółowego „Współpraca”.

(rozporządzenie Rady nr (WE) 74/2008)

Unia może tworzyć wspólne przedsiębiorstwa lub jakiekolwiek inne struktury niezbędne do skutecznego wykonywania unijnych programów badawczych, rozwoju technologicznego i demonstracyjnych.

ODPOWIEDZI WSPÓLNEGO PRZEDSIĘBIORSTWA ARTEMIS

Punkt 16

Ze względu na to, że operacyjna część budżetu zależy od wkładu państw członkowskich, a w przypadku większości z nich jest on możliwy do zadeklarowania jedynie po przyjęciu budżetów krajowych, Rada Zarządzająca przyjęła budżet na posiedzeniu w styczniu 2011 r.

Strukturę i prezentację budżetu za 2011 r. dostosowano do uwag i zaleceń poczynionych wcześniej przez Trybunał Obrachunkowy.

Punkt 17

Zgadzamy się z uwagami Trybunału Obrachunkowego. ARTEMIS dokłada starań, aby przyspieszyć proces.

Punkt 20

Kontrole ex post leżą przede wszystkim w gestii państw będących członkami ARTEMIS. Przewiduje się wyjątki w przyjętej strategii w sprawie kontroli ex post. ARTEMIS obecnie zbiera różne strategie krajowe od państw członkowskich wraz z ich wynikami kontroli ex post. Wraz z IAS (audytor wewnętrzny ARTEMIS) przeanalizujemy sposoby wprowadzenia ulepszeń i dokonamy przeglądu naszej strategii.

Punkt 21

Trwa formalizacja polityki i procedur, która rzeczywiście nie została jeszcze zakończona z powodu sytuacji przejściowej związanej z tymczasową siedzibą wspólnego przedsiębiorstwa ARTEMIS w 2010 r.

Punkt 22

W przypadku innych podstawowych procesów w ramach swojej działalności ARTEMIS polega na informacjach udzielanych przez organy krajowe i podejmuje działania na rzecz poprawy systemu. (zob. pkt 20)

Punkt 23

ARTEMIS ma w ABAC (narzędziu informatycznym do zarządzania fakturami i płatnościami) procedurę służącą potrącaniu odsetek narosłych od zaliczkowanych kwot zgodnie z zasadami i dokumentacją ujętymi w ABAC przez Komisję Europejską. Jednakże do tej pory organy krajowe nie zgłosiły zainteresowania zaliczkowanymi kwotami. ARTEMIS zwróci się do organów krajowych z zapytaniem o zasady dotyczące obowiązku beneficjentów zgłoszenia odsetek narastających z zaliczkowanych kwot.

Punkt 24

Punkt ten jest omawiany ze Służbą Audytu Wewnętrznego Komisji.

Punkt 25

Rada Zarządzająca przyjęła w dniu 25 listopada 2010 r. kartę Służby Audytu Wewnętrznego Komisji. Zasady finansowe ARTEMIS zostaną odpowiednio zmienione przy stosownej okazji.

Punkt 26

Wspólne przedsiębiorstwo ARTEMIS w dalszym ciągu prowadzi współpracę w zakresie wdrażania postanowień umowy z państwem przyjmującym i czeka na wynik kolejnych etapów procedury prowadzącej do podpisania umowy.