[pic] | KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH |

Bruksela, dnia 16.3.2007

KOM(2007) 108 wersja ostateczna

2007/0042 (CNS)

Wniosek

ROZPORZĄDZENIE RADY

w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do Agencji Dostaw Euratomu

(przedstawiony przez Komisję)

SPIS TREŚCI

UZASADNIENIE 4

ROZPORZĄDZENIE RADY w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do Agencji Dostaw Euratomu 5

TYTUŁ I – ZAKRES 6

TYTUŁ II – ZASADY BUDŻETOWE 7

ROZDZIAŁ 1: Zasady jedności i rzetelności budżetowej 7

ROZDZIAŁ 2: Zasada jednoroczności 8

ROZDZIAŁ 3: Zasada równowagi 9

ROZDZIAŁ 4: Zasada jednostki rozliczeniowej 10

ROZDZIAŁ 5: Zasada uniwersalności 10

ROZDZIAŁ 6: Zasada specyfikacji 12

ROZDZIAŁ 7: Zasada należytego zarządzania finansami 13

ROZDZIAŁ 8: Zasada przejrzystości 13

TYTUŁ III – OPRACOWANIE I STRUKTURA BUDŻETU 13

ROZDZIAŁ 1: Opracowanie budżetu 13

ROZDZIAŁ 2: Struktura i prezentacja budżetu 14

TYTUŁ IV – WYKONANIE BUDŻETU 15

ROZDZIAŁ 1: Przepisy ogólne 15

ROZDZIAŁ 2: Podmioty finansowe 16

Część 1: Zasada rozdzielenia obowiązków 16

Część 2: Intendent 16

Część 3: Księgowy 18

ROZDZIAŁ 3: Odpowiedzialność podmiotów finansowych 18

Część 1: Przepisy ogólne 18

Część 2: Przepisy dotyczące intendentów delegowanych 19

Część 3: Przepisy dotyczące księgowych 20

ROZDZIAŁ 4: Operacje po stronie dochodów 20

Część 1: Przepisy ogólne 20

Część 2: Prognoza należności 21

Część 3: Ustalanie należności 21

Część 4: Zezwolenie na windykację 21

Część 5: Windykacja 22

Część 6: Przepisy szczególne dotyczące opłat i należności 23

ROZDZIAŁ 5: Operacje po stronie wydatków 23

Część 1: Zaciąganie zobowiązań 23

Część 2: Stwierdzanie prawidłowości wydatków 24

Część 3: Zatwierdzanie wydatków 25

Część 4: Realizacja wydatków 25

Część 5: Terminy operacji po stronie wydatków 26

ROZDZIAŁ 6: Systemy informatyczne 26

ROZDZIAŁ 7: Audytor wewnętrzny 26

TYTUŁ V – ZAMÓWIENIA 27

TYTUŁ VI – PRZEDSTAWIANIE SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH I RACHUNKOWOŚĆ 27

ROZDZIAŁ 1: Przedstawianie sprawozdań finansowych 27

ROZDZIAŁ 2: Rachunkowość 30

Część 1: Przepisy wspólne 30

Część 2: Konta ogólne 30

Część 3: Konta budżetowe 31

ROZDZIAŁ 3: Inwentaryzacja mienia 31

TYTUŁ VII – AUDYT ZEWNĘTRZNY I UDZIELENIE ABSOLUTORIUM 31

ROZDZIAŁ 1: Audyt zewnętrzny 31

ROZDZIAŁ 2: Absolutorium 32

TYTUŁ VIII – PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE 33

UZASADNIENIE

Agencja Dostaw Euratomu (zwana dalej „Agencją”) to organ wspólnotowy odpowiedzialny za zapewnienie równego zaopatrzenia w materiały jądrowe (rudy, surowce i specjalne materiały rozszczepialne). Ma ona w związku z tym wyłączne prawo do zawierania umów odnoszących się do zaopatrzenia w takie materiały pochodzące ze Wspólnoty i spoza niej (art. 52 Traktatu Euratom).

Agencja podlega nadzorowi Komisji (art. 53 Traktatu Euratom). Agencja posiada osobowość prawną i jest niezależna finansowo (art. 54 Traktatu Euratom). Artykuł 54 Traktatu stanowi, że statut może przewidywać opłatę od transakcji na pokrycie kosztów operacyjnych Agencji.

Ponieważ sytuacja uległa zmianie, statut Agencji zostanie zaktualizowany zgodnie z decyzją Rady, której projekt przedłożony zostaje razem z niniejszym projektem rozporządzenia. W 2002 r. prawodawca wspólnotowy przyjął nowe rozporządzenie finansowe, mające zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich, a na mocy jego art. 185 przygotowano ramowe rozporządzenie finansowe dla organów zdecentralizowanych. Wspomniane dwa rozporządzenia nie mają zastosowania bezpośrednio do Agencji.

Trybunał Obrachunkowy już od kilku lat domaga się przyjęcia rozporządzenia finansowego dotyczącego Agencji, które mogłoby ułatwić osiągnięcie celów należytego zarządzania finansami, do którego dążą wspomniane instytucje. Po uwzględnieniu tych czynników uznano, że wniosek w sprawie rozporządzenia finansowego dotyczącego Agencji powinien być oparty na ramowym rozporządzeniu finansowym nr 2343/2002, gdyż środowisko prawne wykazuje wiele podobieństw. Model ten zaadaptowano jednak w sposób uwzględniający cechy szczególne Agencji:

1. Ponieważ budżet Agencji jest niewielki, władzą budżetową jest Komisja, zgodnie ze statutem Agencji; jednakże dla zapewnienia przejrzystości oraz spójności z rozporządzeniem finansowym dotyczącym innych organów wspólnotowych, absolutorium udzielane jest przez Parlament, na zalecenie Rady;

2. Agencja może zostać objęta działaniami Komisji w zakresie konsolidacji rachunkowej;

3. Rozporządzenie finansowe dotyczące Agencji nie wymaga przepisów wykonawczych, jednakże przy braku określonych w nim wyraźnie przepisów zastosowanie mają przepisy ogólnego rozporządzenia finansowego oraz rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r., ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich;

4. Agencja nie jest wprawdzie jednym z organów wymienionych w art. 185 ogólnego rozporządzenia finansowego, jednakże funkcję audytora wewnętrznego pełni służba audytu wewnętrznego Komisji.

Na podstawie art. 8 ust. 10 statutu Agencji, rozporządzenie finansowe dotyczące Agencji powinno zostać przyjęte zgodnie z art. 185 wspomnianego rozporządzenia.

2007/0042 (CNS)

Wniosek

ROZPORZĄDZENIE RADY

w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do Agencji Dostaw Euratomu

RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, w szczególności jego art. 183,

uwzględniając wniosek Komisji,

uwzględniając opinię Parlamentu Europejskiego,

uwzględniając opinię Komitetu Doradczego Agencji oraz Trybunału Obrachunkowego,

a także mając na uwadze, co następuje:

5. Agencja Dostaw Euratomu (zwana dalej „Agencją”), powołana w celu realizacji określonych zadań związanych z zaopatrzeniem w rudy, surowce i specjalne materiały rozszczepialne, posiada osobowość prawną, a co za tym idzie własny budżet, podlegający szczegółowym przepisom finansowym.

6. W celu zapewnienia spójności przepisów finansowych dotyczących Agencji z rozporządzeniem Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich[1], ze względu na fakt, że Agencja otrzymuje dotacje, obciążające budżet Wspólnoty, wykonanie i kontrola jej budżetu powinny w maksymalnym możliwym stopniu być oparte na rozporządzeniu Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002[2] z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich, przy uwzględnieniu cech szczególnych Agencji.

7. Do celów opracowania i wykonania budżetu należy zapewnić przestrzeganie czterech podstawowych zasad prawa budżetowego (jednolitość, jednoroczność, uniwersalność, specyfikacja) oraz zasad rzetelności budżetowej, równowagi, jednostki rozliczeniowej, należytego zarządzania finansami i przejrzystości.

8. Niezbędne jest określenie kompetencji i obowiązków księgowego, audytora wewnętrznego i intendentów. Intendenci są w pełni odpowiedzialni za wszelkie operacje po stronie dochodów i wydatków realizowane pod ich kontrolą oraz są rozliczani ze swoich działań, w razie potrzeby również w drodze postępowania dyscyplinarnego. Audyt wewnętrzny wykonywany jest przez audytora wewnętrznego Komisji.

9. Harmonogram opracowania budżetu, prezentacji sprawozdań finansowych i udzielania absolutorium może w stosownych przypadkach być dostosowany do odpowiednich przepisów rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002. Absolutorium udzielane jest dyrektorowi generalnemu Agencji przez Parlament na zalecenie Rady.

10. Każda sekcja budżetu zawiera plan zatrudnienia. Pracowników Agencji ujmuje się odrębnie w planie zatrudnienia Komisji.

11. Agencja powinna mieć dostęp do zespołu ustanowionego przez Komisję w celu badania nieprawidłowości, tak aby możliwe było dokonanie podobnej oceny identycznych przypadków.

12. Przy udzielaniu zamówień publicznych Agencja powinna stosować się do tych samych wymagań, co instytucje. W związku z tym należy zamieścić odesłanie do odpowiednich przepisów rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002.

13. W celu wykonania powierzonych jej zadań Agencja może korzystać z zewnętrznych organów sektora prywatnego wyłącznie tam, gdzie jest to konieczne, i nie do zadań związanych z wykonywaniem misji publicznej ani ze swobodą decyzyjną, w celu zapewnienia, aby Agencja była rozliczana z wykonania własnego budżetu oraz realizowała cele przypisane jej w chwili tworzenia.

14. Na poparcie wniosku o wypłacenie wspólnotowej subwencji, Agencja przedstawia prognozę przepływów pieniężnych.

15. Ze względu na wymogi regulacyjne wynikające ze statutu Agencji, należy odpowiednio dostosować procedurę przedstawiania sprawozdań finansowych,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

TYTUŁ I – ZAKRES

Artykuł 1

1. Niniejsze rozporządzenie określa przepisy i podstawowe zasady dotyczące opracowania i wykonania budżetu Agencji.

2. Dla celów niniejszego rozporządzenia:

16. „władza budżetowa” oznacza Parlament Europejski oraz Radę Unii Europejskiej.

17. „statut” oznacza nowy statut Agencji, przyjęty decyzją Rady z dnia xx xxxxx 200x r.

TYTUŁ II – ZASADY BUDŻETOWE

Artykuł 2

Budżet Agencji opracowywany i wykonywany jest zgodne z zasadami jednolitości, rzetelności budżetowej, jednoroczności, równowagi, jednostki rozliczeniowej, uniwersalności, specyfikacji, należytego zarządzania finansami oraz przejrzystości, określonymi w niniejszym rozporządzeniu.

ROZDZIAŁ 1: Zasady jedności i rzetelności budżetowej

Artykuł 3

Budżet stanowi instrument, w którym w odniesieniu do każdego roku budżetowego przewiduje i zatwierdza się dochody i wydatki uznane za niezbędne dla Agencji.

Artykuł 4

Budżet Agencji obejmuje:

1. dochody własne, w tym odsetki i zwroty z inwestycji kapitałowych i bankowych oraz prowizje od transakcji zgodnie z art. 10 statutu;

2. dotacje określane przez władzę budżetową w ramach budżetu ogólnego Wspólnot;

3. dochody przydzielone do określonych pozycji wydatków zgodnie z art. 17 ust. 1;

4. wydatki administracyjne Agencji;

5. przyjęte zostaną specjalne przepisy finansowe, umożliwiające Agencji wykorzystanie pożyczek jako źródła dochodów budżetowych (zgodnie z art. VI ust. 3 statutu).

Artykuł 5

1. Dochody mogą być pobierane a wydatki realizowane jedynie jeśli są one zapisane w pozycji w budżecie.

2. Środki nie mogą zostać wykazane w budżecie, jeśli nie są one przeznaczone na pozycję wydatku uznanego za niezbędny.

3. Nie można rozdysponować ani zatwierdzić wydatków w wysokości przekraczającej środki zatwierdzone w budżecie.

4. Odsetki uzyskane z funduszy będących własnością Agencji wykazuje się w budżecie jako dochody.

5. Przyjęte zostaną specjalne przepisy finansowe dotyczące wykorzystania pożyczek zaciąganych przez Agencję.

ROZDZIAŁ 2: Zasada jednoroczności

Artykuł 6

Środki wykazane w budżecie zatwierdzane są na jeden rok budżetowy, który trwa od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia.

Artykuł 7

1. Budżet zawiera niezróżnicowane środki, które obejmują środki na zobowiązania i środki na płatności.

2. Środki na zobowiązania obejmują całkowity koszt zobowiązań prawnych, powstałych w bieżącym roku budżetowym.

3. Środki na płatności obejmują płatności dokonywane na pokrycie zobowiązań prawnych powstałych w bieżącym roku budżetowym i/lub we wcześniejszych latach budżetowych.

4. Środki administracyjne są niezróżnicowane. Wydatki administracyjne wynikające z umów obejmujących okresy przekraczające rok budżetowy, zgodnie z lokalną praktyką lub odnoszące się do dostaw sprzętu, pokrywane są z budżetu na rok budżetowy, w którym są dokonywane.

Artykuł 8

1. Dochody Agencji, o których mowa w art. 4, wykazuje się w sprawozdaniu finansowym za dany rok budżetowy na podstawie kwot pobranych w trakcie roku budżetowego.

2. Dochody Agencji stanowią podstawę równoważnych środków na płatności.

3. Środki zatwierdzone w budżecie na dany rok mogą być wykorzystywane wyłącznie na pokrycie wydatków przewidzianych na dany rok budżetowy i zrealizowanych w tym roku oraz na pokrycie należności wynikających ze zobowiązań z poprzednich lat budżetowych.

4. Zobowiązania wykazuje się w sprawozdaniu finansowym na podstawie zobowiązań prawnych powstałych do dnia 31 grudnia.

5. Płatności wykazuje się w sprawozdaniu finansowym za dany rok budżetowy na podstawie płatności dokonanych przez księgowego do dnia 31 grudnia tego roku.

Artykuł 9

1. Środki, które nie zostały wykorzystane do końca roku budżetowego, na który zostały przewidziane, podlegają umorzeniu.

2. Środki odpowiadające zobowiązaniom należycie zaciągniętymi na koniec roku budżetowego zostają przeniesione automatycznie jedynie na kolejny rok budżetowy.

3. Środki dostępne w dniu 31 grudnia, wynikające z przydzielonych dochodów, o których mowa w art. 17, zostają przeniesione automatycznie.

Dostępne środki odpowiadające przeniesionym przydzielonym dochodom muszą zostać wykorzystane w pierwszej kolejności.

Artykuł 10

Jeżeli środki zostały umorzone na skutek całkowitego lub częściowego niewykonania działań, na które były one przeznaczone, w każdym roku budżetowym, następującym po roku, w którym środki zostały przyznane, środki takie są anulowane.

Artykuł 11

Środki wykazane w budżecie mogą zostać przyznane z mocą od dnia 1 stycznia, po tym jak budżet staje się ostateczny.

ROZDZIAŁ 3: Zasada równowagi

Artykuł 12

1. Dochody budżetowe i środki na płatności bilansują się.

2. Środki nie mogą przekraczać kwoty subwencji wspólnotowej, powiększonej o dochody własne i wszelkie inne dochody, o których mowa w art. 4.

3 Środki finansowe wypłacone Agencji stanowią dla jej budżetu subwencję równoważącą, która liczy się jako finansowanie z góry w rozumieniu art. 81 ust. 1 lit. b) pkt (i) rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002.

Artykuł 13

1. Jeżeli saldo rachunku wyniku, w rozumieniu art. 76, jest dodatnie, zostaje ono spłacone Komisji do wysokości kwoty subwencji wspólnotowej wypłaconej w ciągu roku.

Różnica między subwencją wspólnotową wykazaną w budżecie ogólnym Wspólnot Europejskich (zwanym dalej „budżetem ogólnym”), a subwencją faktycznie wypłaconą Agencji zostaje anulowana.

2. Jeżeli saldo rachunku wyniku, o którym mowa w art. 76, jest ujemne, zostaje ono wykazane w budżecie na kolejny rok budżetowy.

3. Dochody lub środki na płatności wprowadza się do budżetu w trakcie procedury budżetowej, poprzez zastosowanie procedury listu w sprawie poprawek lub, jeżeli wykonanie budżetu jest w trakcie, poprzez budżet korygujący.

ROZDZIAŁ 4: Zasada jednostki rozliczeniowej

Artykuł 14

Budżet jest opracowywany i wykonywany w euro, a sprawozdani a finansowe przedstawiane są również w euro.

Jednakże do celów związanych z przepływami pieniężnymi księgowy jest upoważniony do przeprowadzania operacji w walutach krajowych.

Artykuł 15

1. Jeżeli budżet Agencji nie został przyjęty na początku roku budżetowego, zastosowanie mają następujące zasady dotyczące budżetowania i dokonywania wydatków, które mogły zostać zapisane w określonej pozycji w budżecie w ramach wykonania ostatniego należycie przyjętego budżetu.

2. Zobowiązania mogą być dokonywane według rozdziałów, maksymalnie do jednej czwartej całkowitych środków zatwierdzonych na dany rozdział na poprzedni rok budżetowy, powiększone o jedną dwunastą za każdy miesiąc, który upłynął.

Płatności mogą być dokonywane co miesiąc według rozdziałów, maksymalnie do jednej dwunastej środków zatwierdzonych na dany rozdział na poprzedni rok budżetowy.

Limit środków przewidziany w preliminarzu dochodów i wydatków nie może zostać przekroczony.

3. Na wniosek dyrektora generalnego, jeżeli wymaga tego ciągłość działań Agencji i potrzeby zarządzania, Komisja może równocześnie zatwierdzić dwie lub więcej dwunastych części tytułem zaliczki, zarówno na zobowiązania, jak i na płatności, ponad środki udostępniane automatycznie na mocy przepisów ust. 1 i 2.

Dodatkowe dwunaste części zostają zatwierdzone w całości i nie podlegają podziałowi.

ROZDZIAŁ 5: Zasada uniwersalności

Artykuł 16

Całkowite dochody pokrywają całkowite środki na płatności z zastrzeżeniem art. 17. Wszystkie dochody i wydatki wpisywane są w całości bez żadnych korekt, z zastrzeżeniem art. 19.

Artykuł 17

1. Następujące pozycje dochod ów wykorzystywane są do finansowania szczególnych pozycji wydatków:

18. dochody przeznaczone na szczególne cele, takie jak przychody z dotacji, subwencji, darowizn i spadków,

19. dodatkowe wpłaty na poczet kapitału ze strony państw członkowskich, jeżeli takie środki finansowe zostaną udzielone lub przeznaczone na określone działania lub wydatki Agencji, oraz jeżeli Rada tak zadecyduje.

2. Wszystkie pozycje dochodów w rozumieniu ust. 1 pokrywają wszystkie bezpośrednie i pośrednie wydatki poniesione na daną działalność lub dany cel.

3. Dla uwzględnienia kategorii przydzielonych dochodów, o których mowa w ust. 1, w budżecie przewiduje się odpowiednie pozycje w miarę możliwości z podaniem wysokości kwot.

Artykuł 18

1. Dyrektor generalny może przyjmować wszelkie dotacje na rzecz Agencji, takie jak subwencje, darowizny i spadki.

2. Przyjęcie dotacji, które może być związane z obciążeniem finansowym, podlega uprzedniemu zatwierdzeniu przez Komisję, która podejmuje decyzję w terminie dwóch miesięcy od daty przedstawienia jej takiego wniosku. Jeżeli Komisja nie podejmie decyzji w tym okresie, dotację uznaje się za przyjętą.

Artykuł 19

1. Od wniosków o płatność, faktur i wyciągów mogą być potrącane następujące kwoty, a odpowiednie dokumenty zostają następnie przekazane do zapłaty kwoty netto:

20. kary nałożone na strony umów, w tym umów w ramach zamówień publicznych;

21. korekty dotyczące kwot wypłaconych nienależycie, które mogą być dokonane przez potrącenie bezpośrednie od nowej płatności tego samego rodzaju dla tego samego beneficjenta na podstawie rozdziału, artykułu i roku budżetowego, w odniesieniu do których dokonana została nadpłata i które stanowią podstawę płatności okresowych lub spłat sald.

Odliczenia, zwroty i rabaty na fakturach i wnioskach o płatność nie są zapisywane jako dochody Agencji.

2. Koszty dostarczonych Agencji produktów lub zrealizowanych dla niej usług pokrywane są z budżetu w pełnej kwocie bez podatku, w przypadku gdy zawierają one podatki podlegające zwrotowi:

22. przez państwa członkowskie na podstawie Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Wspólnot Europejskich;

23. lub przez państwo członkowskie bądź państwo trzecie na podstawie innych odpowiednich umów.

Wszelkie podatki krajowe, czasowo ponoszone przez Agencję na podstawie pierwszego akapitu, wpisuje się na konto przejściowe do chwili, gdy zostaną zwrócone przez dane państwo.

3. Każde saldo ujemne wykazuje się w budżecie jako wydatek.

4. W odniesieniu do różnic w kursach wymiany występujących przy wykonywaniu budżetu mogą być dokonywane korekty. Ostateczny zysk lub stratę ujmuje się w bilansie za dany rok.

ROZDZIAŁ 6: Zasada specyfikacji

Artykuł 20

Całość środków zostaje przyznana na szczególne cele według tytułu i rozdziału; rozdziały dziel ą się dalej na artykuły i pozycje.

Artykuł 21

1. Dyrektor generalny może dokonywać przeniesień z jednego artykułu do innego w ramach każdego rozdziału. Dyrektor generalny powiadamia o tym Komisję w najwcześniejszym możliwym terminie.

2. Dyrektor generalny może dokonywać przeniesień między tytułami i między rozdziałami w zakresie limitu 10 % środków na dany rok budżetowy. Powyżej tego limitu może on zaproponować Komisji przeniesienie środków z jednego tytułu do innego lub z jednego rozdziału do innego w ramach jednego tytułu. Komisja może sprzeciwić się przeniesieniu w terminie jednego miesiąca; po upływie tego terminu przeniesienie uznaje się za przyjęte.

3. Wnioskom dotyczącym przeniesień i przeniesieniom przeprowadzonym na podstawie niniejszego artykułu towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty uzupełniające, zawierające informacje o wykorzystaniu środków oraz o szacowanym zapotrzebowaniu do końca roku budżetowego, zarówno w odniesieniu do pozycji, które mają być zasilone, jak i do tych, z których środki są zabierane.

Artykuł 22

1. Środki mogą być przeniesione jedynie do pozycji budżetowych, w odniesieniu do których w budżecie są zatwierdzone środki lub które oznaczone są jako pro memoria (p.m.).

2. Środki odpowiadające przydzielonemu dochodowi mogą zostać przeniesione wyłącznie w przypadku, gdy wykorzystane są na cele, na które przydzielane są takie dochody.

ROZDZIAŁ 7: Zasada należytego zarządzania finansami

Artykuł 23

1. Środki budżetowe wykorzystywane są zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, to znaczy zgodnie z zasadami gospodarności, wydajności i skuteczności.

2. Zasada gospodarności nakazuje, aby zasoby wykorzystane przez Agencję do prowadzenia działalności były udostępniane w odpowiednim czasie, w stosownej ilości i jakości oraz po najkorzystniejszej cenie.

3. Zasada wydajności związana jest z najkorzystniejszą zależnością między wykorzystanymi zasobami a osiągniętym wynikiem.

4. Zasada skuteczności związana jest z realizowaniem określonych celów oraz z osiąganiem zaplanowanych skutków.

ROZDZIAŁ 8: Zasada przejrzystości

Artykuł 24

Budżet jest opracowywany i wykonywany, a sprawozdanie finansowe jest prezentowane zgodnie z zasadą przejrzystości.

Budżet i budżety korygujące, w kształcie ostatecznie przyjętym, publikowane są na stronach internetowych Agencji.

TYTUŁ III – OPRACOWANIE I STRUKTURA BUDŻETU

ROZDZIAŁ 1: Opracowanie budżetu

Artykuł 25

1. Budżet wstępny opracowywany jest przez dyrektora generalnego zgodnie ze statutem Agencji.

2. Po uzyskaniu opinii Komitetu Doradczego, do dnia 31 marca każdego roku dyrektor generalny Agencji przesyła Komisji preliminarz dochodów i wydatków Agencji oraz jej program prac.

3. Preliminarz obejmuje plan zatrudnienia, określający liczbę stałych i tymczasowych etatów w Agencji[3].

4. W ramach procedury przyjmowania budżetu ogólnego, Komisja uwzględnia preliminarz Agencji ustalając kwotę subwencji dla Agencji oraz liczbę pracowników, jaką uznaje za potrzebną Agencji.

5. Władza budżetowa przyjmuje plan zatrudnienia Agencji oraz wszelkie jego późniejsze korekty.

6. Budżet i plan zatrudnienia zostają przyjęte przez Komisję po ostatecznym przyjęciu budżetu ogólnego, określającego kwotę subwencji i plan zatrudnienia, a w razie potrzeby są odpowiednio korygowane.

Artykuł 26

Wszelkie korekty budżetu, w tym planu zatrudnienia, są przedmiotem budżetu korygującego, przyjmowanego w drodze tej samej procedury, co budżet początkowy.

ROZDZIAŁ 2: Struktura i prezentacja budżetu

Artykuł 27

Budżet obejmuje zestawienie dochodów i zestawienie wydatków.

Artykuł 28

W budżecie wykazuje się:

1) w zestawieniu dochodów:

24. szacowane dochody Agencji na dany rok budżetowy;

25. szacowane dochody za poprzedni rok budżetowy oraz dochody za rok n-2;

26. odpowiednie uwagi do każdej pozycji dochodów;

2) w zestawieniu wydatków:

27. środki na zobowiązania na dany rok budżetowy;

28. środki na zobowiązania za poprzedni rok budżetowy oraz zobowiązania zaciągnięte w roku budżetowym n-2;

29. odpowiednie uwagi dotyczące każdego podziału.

Artykuł 29

W planie zatrudnienia, o którym mowa w art. 25, przedstawia się liczbę etatów zatwierdzonych na dany rok budżetowy, a także liczbę etatów zatwierdzonych na rok poprzedni oraz liczbę etatów faktycznie zajmowanych.

Stanowi to dla Agencji bezwzględny limit, powyżej którego nie mogą być dokonywane żadne mianowania.

TYTUŁ IV – WYKONANIE BUDŻETU

ROZDZIAŁ 1: Przepisy ogólne

Artykuł 30

Dyrektor generalny wykonuje obowiązki intendenta. Realizuje on dochody i wydatki budżetu, zgodnie z przepisami finansowymi Agencji, na własną odpowiedzialność, w podlegających mu działach oraz w ramach limitów zatwierdzonych środków.

Artykuł 31

Dyrektor generalny może przekazywać swoje kompetencje w zakresie wykonania budżetu pracownikom Agencji podlegającym przepisom mającym zastosowanie do urzędników i innych pracowników Wspólnot Europejskich. Osoby upoważnione w ten sposób mogą działać jedynie w granicach wyraźnie przyznanych im kompetencji.

Artykuł 32

1. Żadna z osób biorących udział w decyzjach finansowych, w rozumieniu rozdziału 2 niniejszego tytułu, nie może podejmować środków związanych z wykonaniem budżetu, które prowadziłyby do sprzeczności ich własnych interesów z interesami Agencji. Jeżeli taki przypadek ma miejsce, dana osoba musi powstrzymać się od podejmowania takich środków i przekazać sprawę właściwemu organowi.

2. Sprzeczność interesów zachodzi w przypadku, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji osoby biorącej udział w decyzjach finansowych w zakresie wykonania budżetu lub audytora wewnętrznego jest zagrożone z przyczyn dotyczących rodziny, sfery emocjonalnej, sympatii politycznych lub narodowych, interesu gospodarczego lub wszelkich innych interesów wspólnych z beneficjentem.

3. Właściwy organ, o którym mowa w ust. 1, pełni rolę bezpośredniego przełożonego danego pracownika. Jeżeli pracownik jest dyrektorem generalnym, właściwym organem jest Komisja.

Artykuł 33

Zadania wymagające specjalistycznej wiedzy technicznej oraz zadania administracyjne, przygotowawcze lub pomocnicze, niezwiązane ze sprawowaniem władzy publicznej ani ze swobodą decyzyjną, mogą zostać w razie potrzeby powierzone na podstawie umowy podmiotom lub organom zewnętrznym sektora prywatnego.

ROZDZIAŁ 2: Podmioty finansowe

Część 1: Zasada rozdzielenia obowiązków

Artykuł 34

Obowiązki intendenta i księgowego są rozdzielone i wzajemnie rozbieżne.

Część 2: Intendent

Artykuł 35

1. Intendent jest odpowiedzialny za realizację dochodów i wydatków, zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, oraz za zapewnienie, aby wymagania w zakresie zgodności z prawem i prawidłowości były przestrzegane.

2. W celu realizacji wydatków intendent zaciąga zobowiązania budżetowe i prawne, stwierdza prawidłowość wydatków i zatwierdza płatności oraz przygotowuje preliminarze realizacji środków.

3. Realizacja dochodu obejmuje sporządzanie preliminarzy należności, ustalanie należności do windykacji i wystawianie zleceń windykacji, a także wysyłanie wezwań do zapłaty. W razie potrzeby obejmuje odstąpienie od ściągania ustalonych należności.

4. Jako intendent Agencji dyrektor generalny ustanawia strukturę organizacyjną oraz systemy i procedury zarządzania i kontroli wewnętrznej odpowiednie do realizacji zadań Agencji. Zostają one w uzasadnionym zakresie przygotowane na podstawie norm kontroli wewnętrznej Komisji, z uwzględnieniem niskiego poziomu ryzyka związanego ze środowiskiem zarządzania i z charakterem środków finansowanych przez Agencję.

5. Przed zatwierdzeniem transakcji, jej aspekty operacyjne i finansowe weryfikowane są przez urzędników innych niż urzędnik, który rozpoczął transakcję. Rozpoczęcie oraz weryfikacja ex ante operacji stanowią odrębne funkcje.

6. Intendent przechowuje dokumenty uzupełniające dotyczące przeprowadzonych operacji przez okres pięciu lat od dnia podjęcia decyzji o udzieleniu absolutorium z wykonania budżetu.

Artykuł 36

1. Rozpoczęcie operacji, o którym mowa w art. 35 ust. 5, oznacza wszelkie operacje przygotowawcze do przyjęcia aktów w zakresie wykonania budżetu przez właściwych intendentów, o których mowa w art. 30 i 31.

2. Weryfikacja ex ante operacji, o której mowa w art. 35 ust. 5, oznacza wszelkie kontrole ex ante prowadzone przez właściwego intendenta, w celu skontrolowania aspektów operacyjnych i finansowych.

3. Każda operacja podlega co najmniej jednej weryfikacji ex ante. Celem tej weryfikacji jest ustalenie, czy:

30. wydatki są prawidłowe i zgodne z odpowiednimi przepisami,

31. zastosowano zasadę należytego zarządzania finansami, o której mowa w art. 23.

4. Urzędnicy lub inni pracownicy odpowiadający za funkcje weryfikacyjne, o których mowa w ust. 2, są osobami innymi niż urzędnicy lub pracownicy wykonujący zadania w zakresie rozpoczęcia, o których mowa w ust. 1, i nie są ich podwładnymi.

5. Wszyscy pracownicy odpowiedzialni za kontrolowanie zarządzania operacjami finansowymi muszą posiadać niezbędne kwalifikacje zawodowe oraz przestrzegać określonego kodeksu postępowania opartego na normach ustanowionych przez Komisję dla jej własnych służb.

Artykuł 37

Dyrektor generalny przedstawia Komisji sprawozdanie z wykonania obowiązków intendenta w postaci rocznego sprawozdania z działalności (zwanego dalej „sprawozdaniem intendenta”), wraz z informacjami dotyczącymi finansowania i zarządzania.

Sprawozdanie to obejmuje wyniki działalności poprzez odniesienie do ustalonych celów, zagrożeń związanych z tą działalnością, wykorzystania zapewnionych zasobów oraz funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej. Audytor wewnętrzny w rozumieniu art. 66 uwzględnia roczne sprawozdanie z działalności i wszelkie inne określone informacje.

Artykuł 38

Każdy pracownik zaangażowany w zarządzanie finansami i kontrolę transakcji, który uzna, że decyzja, którą jego przełożony każe mu zastosować lub na którą każe mu przystać jest niezgodna z prawem, nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami lub regułami zawodowymi, których przestrzeganie jest jego obowiązkiem, powiadamia na piśmie dyrektora generalnego, a jeżeli dyrektor generalny nie podejmie działań w odpowiednim czasie – zespół, o którym mowa w art. 43 ust. 4. W przypadku jakiegokolwiek działania niezgodnego z prawem, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Wspólnoty, pracownik taki powiadamia władze i organy wyznaczone przez obowiązujące prawodawstwo.

Artykuł 39

W przypadku, gdy kompetencje w zakresie wykonania budżetu są delegowane zgodnie z art. 31, do intendentów delegowanych zastosowanie ma wówczas art. 35 ust. 1, 2 i 3, z uwzględnieniem niezbędnych zmian.

Część 3: Księgowy

Artykuł 40

1. Komisja wyznacza księgowego, podlegającego regulaminowi pracowniczemu urzędników Wspólnot Europejskich, który w Agencji jest odpowiedzialny za:

32. właściwe wykonywanie płatności, realizację dochodów oraz windykację kwot uznanych za należne;

33. przygotowywanie i przedstawianie sprawozdań finansowych zgodnie z tytułem VII;

34. prowadzenie rachunkowości zgodnie z tytułem VII;

35. stosowanie, zgodnie z tytułem VII, przepisów o rachunkowości i metod rachunkowości oraz planu kont zgodnie z przepisami przyjętymi przez księgowego Komisji;

36. określanie i stwierdzanie prawidłowości systemów rachunkowości oraz – w stosownych przypadkach –stwierdzanie prawidłowości systemów określonych przez intendenta w celu dostarczenia i potwierdzenia informacji księgowych;

37. zarządzanie finansami.

2. Księgowy otrzymuje od intendenta wszelkie informacje, których wiarygodność gwarantuje intendent, niezbędne do sporządzenia sprawozdania finansowego dającego zgodny z prawdą i rzetelny obraz aktywów Agencji i wykonania budżetu.

3. Tylko księgowy jest uprawniony do zarządzania środkami pieniężnymi i innymi aktywami. Jest on odpowiedzialny za ich zabezpieczenie.

4. Jeżeli jest to niezbędne do wypełnienia jego obowiązków, księgowy może delegować niektóre zadania podwładnemu podlegającemu regulaminowi pracowniczemu.

5. Dokument delegacji zadań określa zadania powierzone uprawnionej osobie oraz jej prawa i obowiązki.

ROZDZIAŁ 3: Odpowiedzialność podmiotów finansowych

Część 1: Przepisy ogólne

Artykuł 41

1. Bez uszczerbku dla ewentualnego postępowania dyscyplinarnego, intendent delegowany może w każdym terminie, okresowo lub na stałe, zostać pozbawiony uprawnień przez organ, który go mianował.

2. Bez uszczerbku dla ewentualnego postępowania dyscyplinarnego, Komisja może w każdym terminie okresowo lub na stałe zawiesić księgowego w wykonywaniu obowiązków. Komisja wyznacza księgowego na okres przejściowy.

Artykuł 42

1. Przepisy niniejszego rozdziału pozostają bez uszczerbku dla odpowiedzialności karnej, której podlegają intendent i osoby, o których mowa w art. 45, zgodnie z właściwym prawem krajowym oraz z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony interesów finansowych Wspólnot i zwalczania korupcji urzędników Wspólnot lub urzędników państw członkowskich.

2. Każdy intendent lub księgowy podlega postępowaniu dyscyplinarnemu oraz obowiązkowi zapłaty odszkodowania zgodnie z postanowieniami zawartymi w regulaminie pracowniczym, bez uszczerbku dla art. 43 lub 44. W przypadku jakiegokolwiek działania niezgodnego z prawem, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Wspólnoty, sprawa zostaje przedłożona władzom i organom wyznaczonym przez obowiązujące prawodawstwo.

Część 2: Przepisy dotyczące intendentów delegowanych

Artykuł 43

1. Intendent podlega obowiązkowi zapłaty odszkodowania zgodnie z regulaminem pracowniczym. W związku z tym może się od niego wymagać naprawienia, w całości lub w części, szkody poniesionej przez Wspólnoty w wyniku poważnego uchybienia z jego strony w trakcie wykonywania przez niego swoich obowiązków lub w związku z ich wykonywaniem, w szczególności w przypadku, gdy ustalając należności do windykacji, wystawiając zlecenia windykacji, zaciągając zobowiązanie lub podpisując zlecenie płatnicze intendent nie przestrzega niniejszego rozporządzenia finansowego oraz jego przepisów wykonawczych.

Ma to zastosowanie również w przypadku zaniechania wystawienia dokumentu ustalającego należności, zaniechania wystawienia zlecenia windykacji, nieuzasadnionej zwłoki w jego wystawieniu, niewystawienia zlecenia płatniczego lub nieuzasadnionej zwłoki w jego wystawieniu, przez co Agencja została narażona na powództwo cywilne ze strony osób trzecich.

2. Intendent delegowany, który uzna, że decyzja, której podjęcie jest jego obowiązkiem, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami, powiadamia na piśmie organ delegujący. Jeżeli organ delegujący wyda intendentowi delegowanemu uzasadnioną instrukcję na piśmie, aby wykonał daną decyzję, intendent ma obowiązek jej wykonania i nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności; wykonuje on wówczas instrukcję, o ile nie stanowi to naruszenia prawa karnego lub stosownych norm bezpieczeństwa.

3. W przypadku delegowania uprawnień, intendent pozostaje nadal odpowiedzialny za skuteczność funkcjonowania wprowadzonego wewnętrznego systemu zarządzania i kontroli oraz za wybór intendenta delegowanego.

4. Zespół powołany przez Komisję zgodnie z art. 66 ust. 4 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 w celu ustalenia, czy wystąpiła nieprawidłowość finansowa i jakie są jej ewentualne skutki, wykonuje w odniesieniu do Agencji te same uprawnienia, co w odniesieniu do służb Komisji.

Na podstawie opinii zespołu dyrektor generalny podejmuje decyzję o wszczęciu postępowania dyscyplinarnego lub postępowania w sprawie zapłaty odszkodowania. W przypadku stwierdzenia problemów systemowych zespół przesyła sprawozdanie wraz z zaleceniami intendentowi i audytorowi wewnętrznemu Komisji. Jeżeli opinia dotyczy również dyrektora generalnego, zespół przesyła ją audytorowi wewnętrznemu i Komisji.

5. Każdy pracownik może zostać zobowiązany do naprawienia, w całości bądź w części, szkody, jaką poniosła Agencja w wyniku poważnego uchybienia z jego strony w trakcie wykonywania przez niego swoich obowiązków lub w związku z ich wykonywaniem.

Organ powołujący podejmuje uzasadnioną decyzję po dopełnieniu określonych w regulaminie pracowniczym formalności dotyczących spraw dyscyplinarnych.

Część 3: Przepisy dotyczące księgowych

Artykuł 44

Księgowy może podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania, zgodnie z regulaminem pracowniczym urzędników Wspólnot Europejskich, w szczególności w przypadku gdy:

1. traci lub narusza środki pieniężne, aktywa i dokumenty znajdujące się w jego posiadaniu lub powoduje przez swoje zaniedbanie ich utratę lub naruszenie;

2. zmienia rachunki bankowe lub pocztowe rachunki przelewowe (giro) bez uprzedniego powiadomienia intendenta;

3. dokonuje windykacji należności lub realizuje płatności w kwotach niezgodnych z odpowiadającymi im zleceniami windykacji lub zleceniami płatniczymi;

4. nie realizuje należnych dochodów.

ROZDZIAŁ 4: Operacje po stronie dochodów

Część 1: Przepisy ogólne

Artykuł 45

Agencja przedstawia Komisji wnioski dotyczące płatności całości lub części subwencji wspólnotowej, uzupełnione prognozą przepływów pieniężnych, zgodnie z warunkami i w odstępach czasowych uzgodnionych z Komisją.

Artykuł 46

Środki finansowe wypłacone Agencji przez Komisję w formie subwencji są oprocentowane na korzyść budżetu ogólnego.

Część 2: Prognoza należności

Artykuł 47

W odniesieniu do wszelkich środków lub sytuacji, które mogą spowodować lub zmienić kwoty należne Agencji, właściwy intendent dokonuje z wyprzedzeniem oszacowania kwoty należności.

Część 3: Ustalanie należności

Artykuł 48

1. Ustalenie należności jest czynnością, w drodze której intendent lub intendent delegowany:

38. weryfikuje istnienie długu;

39. określa lub weryfikuje stan faktyczny i kwotę należności;

40. weryfikuje warunki, na których należność jest wymagalna.

2. Wszelkie należności określone jako bezsporne, o ustalonej wysokości i wymagalne, muszą zostać ustalone przy pomocy zlecenia windykacji przekazanego księgowemu oraz wezwania do zapłaty przesłanego dłużnikowi. Oba te dokumenty są sporządzane i przesyłane przez właściwego intendenta.

3. Bez uszczerbku dla właściwych przepisów prawa lub postanowień umownych, każdy dług niespłacony w wymagalnym terminie określonym w wezwaniu do zapłaty podlega oprocentowaniu zgodnie ze szczegółowymi przepisami wykonawczymi do rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002.

4. W należycie uzasadnionych przypadkach, niektóre stałe pozycje dochodów mogą być ustalane tymczasowo.

Ustalenie tymczasowe obejmuje windykację kilku poszczególnych kwot, które nie muszą być w związku z tym ustalane indywidualnie.

Przed końcem roku budżetowego intendent koryguje kwoty ustalone tymczasowo w celu zapewnienia, aby odpowiadały one należnościom faktycznie ustalonym.

Część 4: Zezwolenie na windykację

Artykuł 49

Zezwolenie na windykację jest czynnością, w drodze której właściwy intendent, poprzez wystawienie zlecenia windykacji, poleca księgowemu windykację należności, która została przez niego ustalona.

Część 5: Windykacja

Artykuł 50

1. Kwoty wypłacone nieprawidłowo podlegają windykacji.

2. Księgowy działa na podstawie zleceń windykacji dotyczących kwot należycie ustalonych przez właściwego intendenta. Z należytą starannością zapewnia Agencji otrzymanie jej dochodu i dopilnowuje zabezpieczenia jej praw.

3. W przypadku zamiaru odstąpienia od windykacji ustalonej należności właściwy intendent zapewnia, aby odstąpienie było właściwe i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami.

Decyzja o odstąpieniu podejmowana jest przez intendenta i musi zostać uzasadniona. Intendent nie może delegować uprawnień do podjęcia takiej decyzji.

W decyzji o odstąpieniu podaje się, jakie działania zostały podjęte w celu zabezpieczenia windykacji, oraz wskazuje względy prawne i faktyczne, na których jest ona oparta.

4. Właściwy intendent anuluje ustaloną należność, gdy w następstwie wykrycia błędu dotyczącego względów prawnych lub stanu faktycznego okazuje się, że kwota nie została prawidłowo ustalona. Anulowanie takie dokonywane jest na podstawie decyzji właściwego intendenta oraz jest odpowiednio uzasadnione.

5. Właściwy intendent koryguje kwotę ustalonego długu w dół lub w górę, gdy ujawnienie błędu dotyczącego stanu faktycznego pociąga za sobą zmianę kwoty długu, pod warunkiem, że korekta taka nie wiąże się z utratą ustalonej należności Agencji. Decyzja o dokonaniu korekty podejmowana jest przez właściwego intendenta i musi zostać odpowiednio uzasadniona.

Artykuł 51

W momencie faktycznej windykacji należnej kwoty księgowy dokonuje wpisu na rachunkach i powiadamia właściwego intendenta.

Artykuł 52

1. Jeżeli nie doszło do faktycznej windykacji w należytym terminie, określonym w wezwaniu do zapłaty, księgowy powiadamia właściwego intendenta i po poinformowaniu dłużnika niezwłocznie wszczyna procedurę windykacji środkami przewidzianymi przez prawo, w tym, w stosownych przypadkach, poprzez potrącenie oraz, jeżeli nie jest możliwe, windykację przymusową.

2. Roszczenia Agencji wobec dłużnika, który sam ma wobec Agencji roszczenia, które są bezsporne, o ustalonej wysokości i wymagalne, windykowane są przez księgowego poprzez ich potrącenie w odpowiedniej wysokości, o ile prawo dopuszcza taką możliwość.

Artykuł 53

Księgowy we współpracy z właściwym intendentem może przyznać przedłużenie terminu płatności wyłącznie na pisemny wniosek dłużnika, z należnym uzasadnieniem, o ile spełnione są dwa następujące warunki:

1. dłużnik zobowiązuje się zapłacić odsetki według stawki określonej w szczegółowych zasadach wykonywania rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 za cały przyznany okres przedłużenia, począwszy od dnia, w którym płatność stawała się pierwotnie wymagalna;

2. w celu zabezpieczenia praw Agencji dłużnik dostarcza gwarancję finansową, obejmującą zarówno kwotę główną, jak i odsetki.

Część 6: Przepisy szczególne dotyczące opłat i należności

Artykuł 54

Dyrektor generalny przyjmuje przepisy szczególne dotyczące opłat i należności.

ROZDZIAŁ 5: Operacje po stronie wydatków

Artykuł 55

Każda pozycja wydatków jest przedmiotem czterech operacji: zaciągnięcie zobowiązania, stwierdzenie prawidłowości, zatwierdzenie i realizacja.

Część 1: Zaciąganie zobowiązań

Artykuł 56

1. Zobowiązanie budżetowe jest operacją polegającą na rezerwacji środków niezbędnych do pokrycia późniejszych płatności będących następstwem zobowiązania prawnego.

2. Zobowiązanie prawne jest czynnością, w drodze której właściwy intendent zaciąga lub ustanawia zobowiązanie, którego skutkiem jest obciążenie budżetu.

Zobowiązanie budżetowe i zobowiązanie prawne przyjmowane są przez tego samego intendenta, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków, przewidzianych w szczegółowych przepisach wykonawczych do rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002.

3. Zobowiązanie budżetowe ma charakter indywidualny wówczas, gdy beneficjent i kwota wydatku są znani.

4. Zobowiązanie budżetowe ma charakter globalny wówczas, gdy przynajmniej jeden z elementów niezbędnych do określenia zobowiązania indywidualnego jest nieznany.

5. Zobowiązanie budżetowe ma charakter tymczasowy wówczas, gdy przeznaczone jest na pokrycie zwykłych wydatków administracyjnych, przy czym ani kwota wydatków, ani beneficjent końcowy nie są ostatecznie znani.

Zobowiązanie budżetowe o charakterze tymczasowym wykonywane jest przez zawarcie jednego lub więcej indywidualnych zobowiązań prawnych, stanowiących podstawę uprawnienia do późniejszych płatności, lub – w wyjątkowych przypadkach – odnosi się do wydatków na zarządzanie personelem, bezpośrednio przez dokonanie płatności.

Artykuł 57

1. W odniesieniu do wszelkich środków, które mogą spowodować powstanie wydatków obciążających budżet, właściwy intendent musi najpierw zaciągnąć zobowiązanie budżetowe, zanim zaciągnie zobowiązanie prawne względem osób trzecich.

2. Indywidualne zobowiązania prawne odnoszące się do indywidualnych lub tymczasowych zobowiązań budżetowych zawiera się do dnia 31 grudnia roku n.

Pod koniec okresów, o których mowa w akapicie pierwszym, niewykorzystane saldo tych zobowiązań budżetowych zostaje umorzone przez właściwego intendenta.

3. Ostateczny termin realizacji zobowiązań prawnych z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy oraz odpowiadających im zobowiązań budżetowych, z wyjątkiem wydatków personalnych, ustala się zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami.

Wszystkie części takich zobowiązań, które nie zostały wykonane w ciągu sześciu miesięcy następujących po tym terminie, zostają umorzone zgodnie z art. 10.

Artykuł 58

Przyjmując zobowiązanie budżetowe, właściwy intendent dopilnowuje, aby:

1. wydatek został zaliczony w ciężar właściwej pozycji budżetu;

2. środki były dostępne;

3. wydatki były zgodne z odnośnymi przepisami, w szczególności ze statutem i przepisami Agencji oraz z wszystkimi aktami przyjętymi na ich podstawie;

4. przestrzegana była zasada należytego zarządzania finansami.

Część 2: Stwierdzanie prawidłowości wydatków

Artykuł 59

Stwierdzanie prawidłowości wydatków jest czynnością, w drodze której właściwy intendent:

1. weryfikuje istnienie należności na rzecz wierzyciela;

2. weryfikuje warunki, na których płatność jest wymagalna;

3. określa lub weryfikuje stan faktyczny i kwotę roszczenia.

Artykuł 60

1. Stwierdzanie prawidłowości wydatków dokonywane jest na podstawie dokumentów towarzyszących, potwierdzających należności na rzecz wierzyciela, na podstawie oświadczenia o usługach faktycznie zrealizowanych, dostawach faktycznie dostarczonych lub pracach faktycznie wykonanych bądź na podstawie innych dokumentów uzasadniających płatność.

2. Decyzja stwierdzająca prawidłowość wydatków wyrażona jest poprzez podpisanie przez właściwego intendenta dowodu kasowego „zatwierdzono do dokonania płatności”.

3. W systemach nieskomputeryzowanych „zatwierdzenie do dokonania płatności” ma formę pieczęci, której towarzyszy podpis właściwego intendenta. W systemach skomputeryzowanych „zatwierdzenie do dokonania płatności” ma formę potwierdzenia przy użyciu osobistego hasła właściwego intendenta.

Część 3: Zatwierdzanie wydatków

Artykuł 61

1. Zatwierdzanie wydatków jest czynnością, w drodze której właściwy intendent, poprzez wystawienie zlecenia płatniczego, poleca księgowemu dokonanie płatności z tytułu wydatku, którego prawidłowość została przez niego stwierdzona.

2. Zlecenie płatnicze jest datowane i podpisane przez właściwego intendenta, a następnie przesyłane księgowemu. Dokumenty towarzyszące są przechowywane przez właściwego intendenta zgodnie z art. 35 ust. 6.

3. W razie potrzeby do zlecenia płatniczego przesłanego księgowemu dołącza się dokument poświadczający, że towary zostały wpisane do wykazów, o których mowa w art. 85 ust. 1.

Część 4: Realizacja wydatków

Artykuł 62

1. Płatność dokonywana jest po przedstawieniu dowodu, że dane działanie zostało zrealizowane zgodnie z przepisami aktu podstawowego w rozumieniu art. 49 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 oraz z umową, i obejmuje jedną z następujących operacji:

41. płatność całej należnej kwoty;

42. płatność należnej kwoty na jeden z następujących sposobów:

43. finansowanie z góry, które może być podzielone na kilka płatności;

44. jedna lub kilka płatności okresowych;

45. płatność salda należnych kwot.

Finansowanie z góry obciąża w całości lub w części płatności okresowe.

Całość finansowania z góry i płatności okresowych obciąża płatność sald.

2. W rachunkach należy dokonać rozróżnienia między różnymi rodzajami płatności, o których mowa w ust. 1, na chwilę ich dokonywania.

Artykuł 63

Wydatki dokonywane są przez księgowego w granicach dostępnych środków finansowych.

Część 5: Terminy operacji po stronie wydatków

Artykuł 64

Stwierdzanie prawidłowości, zatwierdzanie i dokonywanie wydatków musi być wykonywane zgodnie ze szczegółowymi przepisami wykonawczymi do rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 i w określonych w nich terminach.

ROZDZIAŁ 6: Systemy informatyczne

Artykuł 65

W przypadku, gdy operacje po stronie dochodów i wydatków są administrowane przy pomocy systemów komputerowych, dokumenty mogą być podpisywane z wykorzystaniem procedur skomputeryzowanych lub elektronicznych.

ROZDZIAŁ 7: Audytor wewnętrzny

Artykuł 66

1. Agencja posiada stanowisko audytora wewnętrznego, który musi wypełniać swoje obowiązki zgodnie z odpowiednimi normami międzynarodowymi.

2. Audytor wewnętrzny Komisji ma te same uprawnienia wobec Agencji, co wobec służb Komisji.

Artykuł 67

1. Audytor wewnętrzny doradza Agencji w sprawach związanych z zagrożeniami, wydając niezależne opinie na temat jakości systemu zarządzania i kontroli oraz zalecenia, mające na celu poprawę warunków wykonywania operacji oraz wspieranie należytego zarządzania finansami.

Jest on odpowiedzialny za:

46. ocenę stosowności i skuteczności wewnętrznych systemów zarządzania oraz działania służb w zakresie realizacji programów i działań poprzez odniesienie do związanych z nimi zagrożeń;

47. ocenę stosowności i jakości systemów kontroli wewnętrznej, mających zastosowanie do każdej operacji związanej z wykonaniem budżetu.

2. Audytor wewnętrzny wykonuje swoje obowiązki w odniesieniu do wszystkich działań i służb Agencji. Korzysta z pełnego i nieograniczonego dostępu do wszystkich informacji potrzebnych mu do wykonywania swoich obowiązków.

3. Audytor wewnętrzny przedstawia swoje ustalenia i zalecenia Komisji i dyrektorowi generalnemu. Zapewniają oni podjęcie działań zgodnie z zaleceniami wynikającymi z audytów.

4. Audytor wewnętrzny przedstawia Agencji roczne sprawozdanie z audytu wewnętrznego, zawierające między innymi informacje o liczbie i rodzaju przeprowadzonych audytów wewnętrznych, o przedstawionych zaleceniach i o działaniach podjętych zgodnie z tymi zaleceniami. W sprawozdaniu rocznym przedstawia się również wszelkie problemy systemowe, stwierdzone przez wyspecjalizowany zespół, powołany na mocy art. 66 ust. 4 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002.

5. Sporządzane przez dyrektora generalnego i przesyłane Komisji do zatwierdzenia roczne sprawozdanie z działalności zawiera podsumowanie audytów wewnętrznych przeprowadzonych przez audytora wewnętrznego, przedstawionych zaleceń i działań podjętych na podstawie takich zaleceń.

Artykuł 68

Odpowiedzialność audytora wewnętrznego za działania podejmowane w ramach wykonywania swoich obowiązków ustalona jest zgodnie z art. 87 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002.

TYTUŁ V – ZAMÓWIENIA

Artykuł 69

W odniesieniu do zamówień publicznych zastosowanie mają odpowiednie przepisy rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 i szczegółowe przepisy wykonawcze do niego.

TYTUŁ VI – PRZEDSTAWIANIE SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH I RACHUNKOWOŚĆ

ROZDZIAŁ 1: Przedstawianie sprawozdań finansowych

Artykuł 70

Roczne sprawozdanie finansowe Agencji obejmuje:

a) bilanse finansowe Agencji;

b) sprawozdania z wykonania budżetu Agencji.

Sprawozdaniu finansowemu towarzyszy sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku.

Artykuł 71

Sprawozdanie finansowe jest zgodne z przepisami, dokładne, wyczerpujące i przedstawia zgodnie z prawdą i rzetelnie:

a) w zakresie bilansów finansowych – aktywa i pasywa, koszty i dochód, należności i zobowiązania niewykazane jako aktywa ani pasywa oraz przepływy pieniężne;

b) w zakresie sprawozdań z wykonania budżetu – operacje po stronie dochodów i wydatków.

Artykuł 72

Bilanse finansowe sporządza się zgodnie z ogólnie przyjętymi podstawowymi zasadami rachunkowości, określonymi w szczegółowych przepisach wykonawczych do rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002, a mianowicie:

a) kontynuacji działalności;

b) ostrożności;

c) jednolitych metod rachunkowości;

d) porównywalności informacji;

e) istotności;

f) niestosowania kompensat;

g) nadrzędności treści ekonomicznej nad formą prawną;

h) rachunkowości memoriałowej.

Artykuł 73

1. Zgodnie z zasadą rachunkowości memoriałowej, w bilansach finansowych wykazuje się koszty i dochód za rok budżetowy, bez względu na termin płatności lub otrzymania kwoty.

2. Wartość aktywów i pasywów ustala się zgodnie z zasadami wyceny, określonymi przez metody rachunkowości, o których mowa w art. 132 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002.

Artykuł 74

1. Bilanse finansowe sporządzane są w euro i obejmują:

48. bilans i rachunek wyniku ekonomicznego, które przedstawiają aktywa i pasywa, sytuację finansową oraz wynik ekonomiczny na dzień 31 grudnia roku poprzedniego; są one sporządzone zgodnie ze strukturą ustaloną w dyrektywie Rady w sprawie rocznych sprawozdań finansowych niektórych typów spółek, z uwzględnieniem szczególnego charakteru działalności Agencji;

49. tabelę przepływów pieniężnych, wykazującą kwoty otrzymane i wydatkowane w ciągu roku oraz końcową sytuację finansową;

50. zestawienie zmian w kapitale, przedstawiające szczegółowo podwyższenia i obniżenia w ciągu roku we wszystkich pozycjach kont kapitałowych.

2. Załącznik do bilansów finansowych zawiera uzupełnienia i objaśnienia do informacji przedstawionych w dokumentach, o których mowa w ust. 1, oraz wszelkie dodatkowe informacje zalecane przez ogólnie przyjętą międzynarodową praktykę rachunkowości, w przypadku gdy takie informacje odnoszą się do działalności Agencji.

Artykuł 75

Sprawozdania z wykonania budżetu przedstawiane są w euro. Obejmują one:

51. budżetowy rachunek wyniku, który przedstawia wszystkie operacje budżetowe po stronie dochodów i wydatków w danym roku; struktura, w jakiej jest on prezentowany, jest taka sama jak struktura budżetu;

52. załącznik do budżetowego rachunku wyniku, który zawiera uzupełnienia i objaśnienia do informacji przedstawionych w tym rachunku.

Artykuł 76

Księgowy przesyła wstępne sprawozdanie finansowe Agencji wraz ze sprawozdaniem z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, o których mowa w art. 71 niniejszego rozporządzenia:

1. księgowemu Komisji – do dnia 1 marca następnego roku, tak aby księgowy Komisji mógł sporządzić skonsolidowane sprawozdanie finansowe, zgodnie z art. 128 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002;

2. Trybunałowi Obrachunkowemu – do dnia 31 marca następnego roku.

Artykuł 77

1. Trybunał Obrachunkowy przedstawia uwagi dotyczące wstępnego sprawozdania finansowego Agencji w terminie do dnia 15 czerwca.

2. Po otrzymaniu uwag Trybunału Obrachunkowego, dotyczących wstępnego sprawozdania finansowego Agencji, dyrektor generalny sporządza na własną odpowiedzialność ostateczne sprawozdanie finansowe Agencji i przesyła je Komitetowi Doradczemu Agencji, który wyraża opinię w sprawie takiego sprawozdania.

3. Do dnia 1 lipca następnego roku budżetowego dyrektor generalny przekazuje ostateczne sprawozdanie finansowe wraz z opinią Komitetu Doradczego Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Trybunałowi Obrachunkowemu.

4. Ostateczne sprawozdanie finansowane publikowane jest na stronach internetowych Agencji.

5. Dyrektor generalny przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu odpowiedź na uwagi przedstawione w sprawozdaniu rocznym w terminie do dnia 30 września.

ROZDZIAŁ 2: Rachunkowość

Część 1: Przepisy wspólne

Artykuł 78

1. System rachunkowości Agencji jest systemem służącym do organizacji informacji dotyczących budżetu i finansów w taki sposób, aby dane mogły być wprowadzane, klasyfikowane i rejestrowane.

2. Konta dzielą się na konta ogólne i budżetowe. Konta te prowadzone są w euro w układzie roku kalendarzowego.

3. Dane liczbowe na kontach ogólnych i budżetowych są przyjmowane z końcem roku budżetowego, tak aby można było przygotować sprawozdania, o których mowa w rozdziale 1.

4. Bez względu na ust. 2 i 3, intendent może prowadzić konta analityczne.

Artykuł 79

Zasady i metody rachunkowości oraz plan kont stosowany przez Agencję przyjmowane są przez księgowego Komisji zgodnie z art. 133 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002.

Część 2: Konta ogólne

Artykuł 80

Na kontach ogólnych księgowane są, w porządku chronologicznym i przy wykorzystaniu metody podwójnego zapisu, wszelkie zdarzenia i operacje wpływające na sytuację ekonomiczną i finansową oraz aktywa i pasywa Agencji.

Artykuł 81

1. Ruchy na kontach i salda wykazywane są w księgach rachunkowych.

2. Wszelkie zapisy księgowe, w tym wpisy korygujące na kontach, oparte są na dokumentach towarzyszących, do których się odnoszą.

3. System rachunkowości umożliwia odtworzenie wszystkich zapisów księgowych.

Artykuł 82

Księgowy Agencji, po zamknięciu roku budżetowego i do czasu przedstawienia ostatecznego sprawozdania finansowego, wprowadza wszelkie zapisy korygujące, które – nie pociągając za sobą żadnych wypłat ani wpłat w odniesieniu do tego roku – są niezbędne do zgodnej z prawdą i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych w zgodzie z przepisami.

Część 3: Konta budżetowe

Artykuł 83

1. Konta budżetowe zapewniają szczegółową rejestrację wykonania budżetu.

2. Do celów zastosowania ust. 1 na kontach budżetowych rejestruje się wszystkie operacje budżetowe po stronie dochodów i wydatków, o których mowa w tytule IV niniejszego rozporządzenia.

ROZDZIAŁ 3: Inwentaryzacja mienia

Artykuł 84

1. Agencja prowadzi system inwentaryzacji, wykazujący w ujęciu ilościowym i wartościowym stan rzeczowy majątku trwałego, wartości niematerialnych i prawnych oraz aktywów finansowych według wzoru opracowanego przez księgowego Komisji.

Agencja sprawdza, czy zapisy w systemie inwentaryzacji są zgodne ze stanem faktycznym.

2. Sprzedaż majątku ruchomego wymaga zamieszczenia odpowiednich ogłoszeń.

TYTUŁ VII – AUDYT ZEWNĘTRZNY I UDZIELENIE ABSOLUTORIUM

ROZDZIAŁ 1: Audyt zewnętrzny

Artykuł 85

Trybunał Obrachunkowy kontroluje sprawozdania finansowe Agencji zgodnie z art. 160c Traktatu Euratom.

Artykuł 86

1. Agencja przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu budżet w formie ostatecznie przyjętej. Agencja w najwcześniejszym możliwym terminie powiadamia Trybunał Obrachunkowy o wszelkich decyzjach i aktach przyjętych na podstawie art. 24.

2. Trybunał Obrachunkowy informowany jest o wyznaczeniu intendentów i księgowych oraz o decyzjach dotyczących delegowania uprawnień na mocy art. 31 i 40.

Artykuł 87

Kontrolę prowadzoną przez Trybunał Obrachunkowy reguluje art. 139-144 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002.

ROZDZIAŁ 2: Absolutorium

Artykuł 88

1. W terminie do dnia 30 kwietnia roku n+2 Parlament Europejski na zalecenie Rady udziela dyrektorowi generalnemu Agencji absolutorium z wykonania budżetu za rok n.

2. Jeżeli termin, o którym mowa w ust. 1, nie może być dotrzymany, Parlament Europejski lub Rada powiadamia dyrektora generalnego o przyczynach opóźnienia.

3. Jeśli Parlament Europejski opóźni wydanie decyzji o udzieleniu absolutorium, dyrektor generalny dokłada wszelkich starań w celu jak najszybszego podjęcia środków zmierzających do usunięcia lub ułatwienia usunięcia przeszkód w podjęciu tej decyzji.

Artykuł 89

1. Decyzja o udzieleniu absolutorium obejmuje rachunki wszystkich dochodów i wydatków Agencji, wynikający z nich bilans oraz aktywa i pasywa Agencji wykazane w bilansie.

2. W celu udzielenia absolutorium Parlament Europejski, po wykonaniu tych czynności przez Radę, bada sprawozdanie i bilanse finansowe Agencji. Parlament Europejski bada również roczne sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego wraz z odpowiedziami dyrektora generalnego Agencji, wszelkie odnośne sprawozdania specjalne Trybunału Obrachunkowego odnoszące się do danego roku budżetowego oraz oświadczenie Trybunału Obrachunkowego o wiarygodności sprawozdania finansowego i zgodności z prawem oraz prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw.

3. Dyrektor generalny na wniosek Parlamentu Europejskiego przedstawia mu wszelkie informacje niezbędne do sprawnego przeprowadzenia procedury udzielania absolutorium za dany rok budżetowy, zgodnie z art. 146 ust. 3 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002.

Artykuł 90

1. Dyrektor generalny podejmuje wszelkie właściwe działania w celu uwzględnienia uwag, towarzyszących decyzji Parlamentu Europejskiego o absolutorium, jak również komentarzy towarzyszących przyjętemu przez Radę zaleceniu w sprawie absolutorium.

2. Na żądanie Parlamentu Europejskiego lub Rady dyrektor generalny składa sprawozdanie z środków podjętych w kontekście tych uwag i komentarzy. Kopię sprawozdania przesyła Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.

TYTUŁ VIII – PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE

Artykuł 91

Parlament Europejski, Rada i Komisja są uprawnione do uzyskania wszelkich niezbędnych informacji lub wyjaśnień dotyczących spraw budżetowych w dziedzinach podlegających ich kompetencji.

Artykuł 92

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli, dnia […] r.

W imieniu Rady

Przewodniczący

[1] Dz.U. L 248 z 16.09.2001, str. 1.

[2] Dz.U. L 357 z 31.12.2002, str. 72.

[3] Zgodnie z art. 30 Rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002, pracowników Agencji ujmuje się odrębnie w planie zatrudnienia Komisji.