[pic] | KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH |

Bruksela, dnia 18.02.2005

KOM(2005) 52 wersja ostateczna

SPRAWOZDANIE KOMISJI

Streszczenie: Sprawozdanie na temat archiwów w rozszerzonej Unii Europejskiej Możliwości przyszłych działań: priorytety

A. INFORMACJE PODSTAWOWE

Na wniosek Rady Ministrów Unii Europejskiej wyrażony w rezolucji z dnia 6 maja 2003 r. (2003/C 113/02) w sprawie archiwów w Państwach Członkowskich, w szczególności art. 8 lit. a), b), c), d), e) i art. 9, streszczenie opisuje sytuację archiwów krajowych w Państwach Członkowskich, uwzględniając szczególnie rozszerzenie Unii Europejskiej i prawdopodobne kierunki rozwoju w zarządzaniu dokumentacją i archiwami oraz w archiwistyce w przyszłości. Proponuje sposoby udoskonalenia zarządzania dokumentacją i archiwami oraz usług publicznych świadczonych na rzecz obywateli UE z uwzględnieniem nowych technologii.

Opierając się na stwierdzeniach w rozdziałach niniejszego sprawozdania przygotowanego przez zespół ekspertów krajowych, proponuje się niżej wymienione działania priorytetowe, a także szereg propozycji innych działań, które Państwa Członkowskie i instytucje UE powinny również uwzględnić i podjąć w ciągu następnych trzech lat. Proponowane działania priorytetowe są przedstawione na początku każdego rozdziału i zebrane w formie tabeli w załączniku 3 do niniejszego sprawozdania.

Proponowane działania priorytetowe są tu przedstawione w skróconej formie. Propozycje obejmują środki służące zapobieganiu, ograniczeniu lub naprawie zniszczeń w dokumentacji i utracie archiwów w skutek klęsk żywiołowych lub innych czynników; środki służące poprawie przechowywania dokumentacji i archiwów, łącznie z budynkami archiwów; środki służące wzmocnieniu współpracy w kwestiach autentyczności, przechowywania długoterminowego i dostępności dokumentacji i archiwów elektronicznych. Streszczenie zawiera także propozycje środków, które powinny zostać podjęte w celu zapobiegania kradzieżom z archiwów i w celu odzyskiwania skradzionych dokumentów. Streszczenie podkreśla ogromny wkład, jaki archiwa wnoszą do demokratycznego funkcjonowania naszych społeczeństw w drodze odpowiednich standardów i prawodawstwa. W streszczeniu proponuje się również utworzenie unijnego portalu internetowego udostępniającego dziedzictwo archiwalne niedawno rozszerzonej Unii. Wszystkie te działania mają zostać wprowadzone w życie dzięki zwiększonej koordynacji oraz wymianie informacji i najlepszych praktyk na poziomie europejskim i pomiędzy Państwami Członkowskimi poprzez oficjalną grupę koordynującą.

Uwzględniono, że wskazana jest dalsza integracja proponowanych działań z innymi planami działania realizowanymi na poziomie europejskim.

B. STRESZCZENIE PROPONOWANYCH DZIAŁAŃ GŁÓWNYCH

Proponowane działanie priorytetowe nr 1

Przechowywanie archiwów i zapobieganie zniszczeniom archiwów w Europie (rezolucja Rady z dnia 6 maja 2003 r., pkt 8c 1)

1.1 Środki służące ochronie archiwów przez zniszczeniem przez klęski żywiołowe i inne czynniki:

- Utworzenie modelowego planu działania dotyczącego ochrony przed klęskami żywiołowymi i usuwania ich skutków;

- Zbadanie możliwości stworzenia wyspecjalizowanych centralnych ośrodków badających transgraniczne sytuacje kryzysowe;

- Powołanie grupy szybkiego reagowania do oceny szkód.

1.2 Konserwacja i renowacja dokumentacji i archiwów:

- wzmocnienie środków koordynacyjnych i wymiany wiedzy fachowej w celu ustanowienia programu UE dotyczącego renowacji zniszczonych dokumentów i archiwów w Europie.

- budynki przeznaczone na archiwa; interdyscyplinarna grupa robocza Państw Członkowskich i instytucji UE powinna uaktualnić normy i wymogi techniczne na poziomie krajowym i europejskim oraz stosować je przy odnawianiu budynków archiwów i magazynów w budynkach rządowych oraz w nowych budynkach.

Proponowane działanie priorytetowe nr 2

Wzmocnienie europejskiej współpracy interdyscyplinarnej w dziedzinie dokumentów i archiwów elektronicznych (rezolucja Rady z dnia 6 maja 2003 r., pkt 8c 2)

2.1. Wdrożenie współpracy europejskiej w dziedzinie stwierdzania autentyczności, przechowywania długoterminowego oraz udostępniania dokumentów i archiwów elektronicznych.

2.2. Uaktualnienie, przegląd i rozszerzenie dotychczasowych zasad tworzenia systemów dokumentów (rejestrów) elektronicznych takich jak MoReq, które wspierają lepszą administrację w sektorze publicznym i dokument staje się urzędową normą lub/i specyfikacją w Unii Europejskiej. Ma to szczególne znaczenie dla wszystkich Państw Członkowskich, zwłaszcza dla nowych Państw.

2.3. Wzmocnienie sieci i forum DLM/Europejskiego Ugrupowania Interesów Gospodarczych (EEIG). Potrzebne jest finansowanie zarówno dalszego rozwoju jak i tłumaczeń oraz organizacji forum DLM w Budapeszcie w 2005 r.

Proponowane działanie priorytetowe nr 3

Utworzenie i prowadzenie portalu internetowego zapewniającego dostęp do dokumentacji i archiwów w Europie (rezolucja Rady z dnia 6 maja 2003 r., punkty 8b i 8e

3.1. Utworzenie portalu internetowego/sieciowego dla obywateli UE zapewniającego dostęp do dokumentacji i archiwów.

Biorąc pod uwagę rozwój sieci www i internetu oraz sukcesy niektórych Państw Członkowskich (patrz część 6 sprawozdania) w przekazywaniu takich informacji milionom obywateli, młodzieży i dzieciom, portal powinien zostać opracowany i utworzony. Będzie to zgodne z podobnymi kierunkami rozwoju w europejskim świecie informacji.

Ułatwi to, w połączeniu z korzystniejszymi rozwiązaniami w czytelniach, dostęp do tych zbiorów dla przedstawicieli nauki, oświaty i informacji.

Proponowane działanie priorytetowe nr 4

Prawodawstwo unijne i krajowe dotyczące zarządzania dokumentami i archiwami oraz ich udostępniania (rezolucja Rady z dnia 6 maja 2003 r., punkty 8a i 8d)

4.1. Z uwagi na to, że projekty prawa wspólnotowego oraz krajowego mają często nieprzewidziany wpływ na zarządzanie dokumentami i archiwami, istotne jest, aby obywatele Państw Członkowskich posiadali pełną wiedzę o tym wpływie już we wczesnym stadium, co ułatwi przechowywanie dokumentów i archiwów oraz ich udostępnianie. Dlatego projekty prawodawstwa dotyczącego dokumentacji i archiwów oraz aktów powiązanych na poziomie europejskim i krajowym powinny być monitorowane, by w razie potrzeby europejskie środowisko archiwistów mogło służyć swoją fachową wiedzą w tej dziedzinie.

4.2. Do wspierania wymienionych działań konieczna jest dogłębna analiza prawodawstwa w dziedzinie archiwów oraz aktów powiązanych zarówno na poziomie europejskim jak i krajowym; stworzenie bazy danych o ustawodawstwie w dziedzinie archiwów oraz aktów powiązanych w UE; przetłumaczenie prawodawstwa krajowego w dziedzinie archiwów oraz aktów powiązanych na język angielski, francuski i niemiecki, a w razie potrzeby również na inne oficjalne języki UE przez właściwe archiwa krajowe, aby wspierać lepsze wzajemne zrozumienie tego prawodawstwa. Propozycja uwzględnia inne trwające prace prowadzone przez Radę Europy oraz Europejski Oddział Regionalny Międzynarodowej Rady Archiwów (EURBICA) i próbuje je usystematyzować.

Proponowane działanie priorytetowe nr 5

Kradzież dokumentów archiwalnych

5.1. Środki służące zapobieganiu kradzieżom dokumentów archiwalnych oraz odzyskiwaniu skradzionych dokumentów w UE powinny zostać przeanalizowane i udoskonalone.

Stworzenie planu działania na podstawie ankiety proponującej zmiany.

C. POWOŁANIE OFICJALNEGO KOMITETU ARCHIWISTÓW (rezolucja Rady z dnia 6 maja 2003 r., punkty 8d, 8e i 9)

6.1. Powołanie oficjalnego Zespołu archiwistów Państw Członkowskich UE i instytucji UE. Komitet powinien czuwać nad wymianą informacji i najlepszych praktyk oraz gwarantować opisaną powyżej zwiększoną koordynację prac archiwalnych w Europie, szanując zasadę subsydiarności oraz dążąc do konsensusu. Komitet będzie się zbierał dwa razy do roku lub w razie potrzeby.

6.2. Przygotowanie trzyletniego programu, który pozwoli zająć się problemami przedstawionymi w rezolucji Rady Ministrów (z dnia 6 maja 2003 r.) i umożliwi weryfikację postępów oraz rozpowszechnienie wyników i najlepszych praktyk w celu ich wykorzystania przez Państwa Członkowskie i instytucje Unii Europejskiej.

6.3. Po upływie trzech lat należy dokonać oceny w celu przedstawienia ministrom w Radzie UE osiągniętych wyników i planowanej kontynuacji działań.