[pic] | KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH |

Bruksela, dnia 12.11.2008

KOM(2008) 692 wersja ostateczna

KOMUNIKAT KOMISJI DLA RADY I PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

Pozabudżetowe rachunki bankowe Komisji związane z byłym sklepem Economat

KOMUNIKAT KOMISJI DLA RADY I PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

Pozabudżetowe rachunki bankowe Komisji związane z byłym sklepem Economat

1. WPROWADZENIE

Do 2000 roku rachunki sklepu dla pracowników (zwanego dalej „Economat”) były zarządzane pozabudżetowo, a rachunki bankowe do tych celów prowadzono w banku prywatnym. Działalność Economatu nadzorowała komisja CPRE (Commission Paritaire - Restaurants et Economats). Obowiązujące w tych latach standardowe pozycje w budżecie i budżetowe systemy rachunkowości były uznawane za niedostosowane do celów zarządzania finansami struktury przynoszącej dochody, która codziennie dokonuje zamówień, dostaw, płatności i prowadzi windykację należności.

W kolejnych latach Economat wykazywał nadwyżkę operacyjną, która narastała na rachunkach bankowych. Zwłaszcza w początkowym okresie, gdy działalność Economatu była prowadzona przez administrację, nadwyżka ta wynikała m.in. z braku konieczności płacenia czynszu i kosztów mediów oraz nieodpłatnej pracy niektórych członków personelu i wsparcia administracyjnego, którzy zostali skierowani do tej działalności.

W 2002 r. Komisja zdecydowała się zmienić ten model działalności i po ogłoszeniu zaproszenia do składania ofert zleciła prowadzenie Economat Delhaize, w zamian za wynagrodzenie. Po rozpoczęciu działalności przez Delhaize zapasy Economatu zostały sprzedane Delhaize, a uzyskany w ten sposób przychód został zdeponowany na tych samych rachunkach bankowych.

Kwoty znajdujące się na rachunkach bankowych przynosiły odsetki, tak że łączna wysokość dostępnych środków wynosi obecnie ok. 2,7 milionów EUR.

2. SKUTKI DZIAłAń PODJęTYCH W KONTEKśCIE KRYZYSU ESTAT

W następstwie kryzysu ESTAT latem 2005 r. księgowy Komisji podjął działania w celu sporządzenia wykazu wszystkich rachunków bankowych, które nie zostały założone przez niego i na których przechowywane są środki wspólnotowe, aby położyć kres tej anomalii.

Księgowy zdecydował, że środki powinny być przekazane do budżetu, jeżeli brak jest uzasadnienia dla dalszego utrzymywania rachunku, albo – jeżeli utrzymywanie rachunku jest konieczne – powinien on zostać włączony w system rachunkowości Komisji.

W przypadku rachunków bankowych byłego sklepu Economat (rachunku oszczędnościowego i bieżącego), sytuacja była jasna: ich dalsze utrzymywanie nie miało uzasadnienia, w związku z czym miały zostać zamknięte, a środki powinny zostać przekazane do budżetu wspólnotowego.

Rachunki były prowadzone w banku FORTIS, a ich salda wynosiły (na dzień 30 czerwca 2008 r.):

- FORTIS 210-0339286-32 27 532 EUR

- FORTIS 047-0610357-16 2 705 824 EUR

tj. w sumie 2 733 356 EUR. Rachunkami tymi zarządzają wspólnie OIB i DG BUDG, a upoważnienie do składania dyspozycji ma kilku urzędników z DG BUDG.

3. OGÓLNE ZASADY DOTYCZąCE PRZEZNACZENIA śRODKÓW

Z uwagi na źródło pochodzenia kwot znajdujących się na rachunkach, tj. z nadwyżki operacyjnej wynikającej głównie z działalności związanej z wydatkami pracowników i ich rodzin, DG ADMIN została poproszona o wskazanie kilku projektów, które spełniałyby następujące warunki:

- komentarze do istniejących pozycji budżetowych dopuszczałyby zasady projektu;

- projekty miałyby charakter socjalny, a ich bezpośrednimi lub pośrednimi beneficjentami byliby pracownicy;

- projekty zakładałyby jednorazową inwestycję i nie wymagałyby w późniejszych latach dodatkowych nakładów budżetowych czy personalnych.

4. PROPOZYCJE PROJEKTÓW: PROCES DECYZYJNY

We wrześniu 2006 r. DG ADMIN przedstawił wykaz projektów, a 6 listopada 2006 r. zwrócił się o opinię do COPAS. COPAS przedyskutował ten wniosek oraz zaproponowany wykaz projektów i w dniu 2 maja 2007 r. przedstawił swoją opinię DG ADMIN. COPAS nie ograniczył się jedynie do pozytywnego lub negatywnego zaopiniowania każdego z projektów, ale przedstawił również dodatkowe projekty, które można by było zbadać.

W dniu 15 maja 2007 r. wiceprzewodniczący Parlamentu Europejskiego, poseł do PE Gérard Onesta, przedstawił DG ADMIN projekt remontu kapitalnego centrum sportowego PE i objaśnił koncepcję, która zakładała zlecenie prowadzenia centrum podmiotowi zewnętrznemu, wybranej zgodnie z procedurą zamówienia publicznego, w zamian za wynagrodzenie, która przewidywałaby również mechanizm podziału zysku, zgodnie z którym dochody byłyby dzielone pomiędzy uczestniczące w tym projekcie instytucje. DG ADMIN wyraziła wstępne zainteresowanie i potrzebę otrzymania dalszych informacji, po czym w dniu 6 czerwca 2007 r. wysłała do Pana Onesty listę pytań. W dniu 24 września 2007 r. DG ADMIN otrzymała od administracji PE dodatkowe informacje, częściową odpowiedź na pytania oraz prośbę o deklarację w sprawie stanowiska DG ADMIN dotyczącego potencjalnego udziału. Dalsze informacje wpłynęły po ogłoszeniu zaproszenia do składania ofert, które przyniosło dobre rezultaty (zob. punkt 5 poniżej).

W czerwcu 2008 r. DG ADMIN opracowała ostateczny wykaz, w którym znalazły się cztery projekty: jeden projekt z listy pierwotnej, który otrzymał pozytywną opinię COPAS, dwa projekty zaproponowane przez sam COPAS oraz wspólny projekt z PE. Wspólny projekt z PE został przedstawiony COPAS w dniu 6 czerwca 2008 r., a programowi CLP w dniu 24 czerwca 2008 r.

5. PROJEKTY: ZAKRES I KOSZTY

Poniższa tabela przedstawia cztery wybrane projekty oraz planowane kwoty, które zostaną na nie przeznaczone.

W załączniku 1 znajduje się krótki opis i szacunki dotyczące przedmiotowych kwot. W załączniku 2 znajduje się wykaz odrzuconych projektów, wraz z krótkim uzasadnieniem przyczyn, dla których zostały odrzucone.

Skrócony opis projektu | Szacunkowa kwota |

Pomoc na cele integracji niepełnosprawnych dzieci w ośrodkach opieki dziennej | 100 000 |

Modernizacja obiektów w Overijse | 500 000 |

Infrastruktura przyczyniająca się do dobrego samopoczucia w pracy | 600 000 |

Wkład na cele centrum sportowego PE | 1 500 000 |

Razem | 2 700 000 |

Wszystkie cztery projekty mają charakter wydatków socjalnych, których beneficjentem są pracownicy. W przypadku centrum sportowego można stwierdzić, że aktywność fizyczna stanowi niezbędny czynnik gwarantujący dobre samopoczucie pracowników, a ponadto mechanizm dzielenia dochodów (opisany skrótowo w załączniku 1) będzie generował corocznie dochody przeznaczone na pozycję w budżecie poświęconą działaniom socjalnym, a tym samym zwiększy dostępne środki na ten typ działalności.

Wspólny projekt z PE wiąże się z pewnym ryzykiem, które dotyczy rentowności projektu i przewidywanego biznesplanu. Są to wprawdzie zagrożenia, które ponosi głównie wykonawca, ale korzyści z mechanizmu podziału zysku będą zależne od komercyjnego powodzenia przedsięwzięcia. Krokiem w tym kierunku jest zgoda na podpisanie umowy z PE przez poważny podmiot z tej branży, który został wybrany w ramach procedury przetargowej. Komisja nie będzie ponosić bezpośredniej odpowiedzialności na żadnym etapie projektu, ani podczas etapu budowy i wyposażenia, ani podczas etapu właściwej eksploatacji. Komisja i Parlament Europejski podpiszą umowę administracyjną, w której zostaną wyszczególnione wszystkie prawa Komisji (takie same warunki dostępu dla pracowników Komisji jak w przypadku pracowników PE oraz program podziału zysków) i jej obowiązki (przelewy środków finansowych).

6. ZAMKNIęCIE OPERACJI CZYSZCZENIA RACHUNKÓW BANKOWYCH

Zatwierdzenie powyższej koncepcji oraz czterech projektów decyduje o wykorzystaniu przedmiotowych środków stanowiących dochody przeznaczone na określony cel w rozumieniu art. 18 ust. 1 lit. e) rozporządzenia finansowego.

7. WNIOSEK

Komisja:

- zatwierdza przeznaczenie skumulowanych zysków z byłego sklepu Economat na projekty związane z działaniami socjalnymi, których beneficjentem są pracownicy;

- zatwierdza wymienione powyżej cztery projekty;

- zatwierdza szacowane kwoty, które zostaną przeznaczone na każdy z czterech projektów, pozostawiając szczegółowe mechanizmy realizacji oraz końcowe korekty w gestii właściwego urzędnika zatwierdzającego płatności;

- poleca DG ADMIN, we współpracy z działem prawnym, negocjowanie z Parlamentem Europejskim umowy administracyjnej dotyczącej wkładu Komisji w projekt centrum sportowego PE.

ZAŁĄCZNIK 1

Pozabudżetowe rachunki bankowe Komisji związane z byłym sklepem Economat

Projekty

8. POMOC NA CELE INTEGRACJI NIEPEłNOSPRAWNYCH DZIECI W OśRODKACH OPIEKI DZIENNEJ

8.1. Opis

Ośrodki opieki dziennej stale przyjmują dzieci o szczególnych potrzebach.

Jako szczególne potrzeby rozumiane są różne rodzaje niepełnosprawności: trudności behawioralne oraz różne formy niepełnosprawności umysłowej i fizycznej. Decyzja o przyjęciu lub nieprzyjęciu niepełnosprawnego dziecka zależy jednak od kilku czynników, a każdy przypadek jest rozpatrywany indywidualnie, w konsultacji z pediatrą, szkolnym psychologiem, administracją ośrodka opieki dziennej i rodzicami. Ostateczna decyzja jest podejmowana indywidualnie, uwzględniając potrzeby dziecka, potrzeby grupy dzieci, z którymi przebywałoby w ośrodku opieki dziennej, wewnętrzne zasoby i infrastrukturę oraz współpracę z zewnętrznymi zespołami specjalistów.

W przypadku pozytywnej decyzji, sytuacja jest regularnie monitorowana i w przypadku gdy wszystkie zainteresowane strony stwierdzą, że ośrodek opieki dziennej nie odpowiada już potrzebom dziecka, może zostać podjęta decyzja o jego skierowaniu do bardziej odpowiedniej struktury.

W celu zapewnienia możliwości przyjmowania dzieci o szczególnych potrzebach konieczne są odpowiednie szkolenia dla personelu szkolnego oraz specjalne materiały.

8.2. Szacunki dotyczące kwoty i orientacyjny harmonogram

Wyszczególnienie | Koszt (w EUR) |

Wyposażenie i zabawki | 20.000 |

Specjalne szkolenie dla 195 pracowników i materiały (książki, wideo, itp.) | 80.000 |

Razem | 100.000 |

Elementy wyposażenia i szkolenie mogą być zamawiane w 2008 r., ponieważ istnieją umowy ramowe.

8.3. Pozycja w budżecie

Dochody 590

Wydatki: 26.01.50.04 - Współpraca międzyinstytucjonalna w sprawach socjalnych

Organ zamawiający: DG ADMIN

9. MODERNIZACJA OBIEKTÓW SPORTOWYCH I REKREACYJNYCH W OVERIJSE

9.1. Opis

Pracownicy instytucji europejskich i ich rodziny pragną korzystać w większym stopniu z międzyinstytucjonalnego centrum sportów na świeżym powietrzu w Overijse. Komitet personelu po raz kolejny poruszył tę kwestię podczas spotkania „Etats Généraux” na rzecz polityki społecznej w czerwcu 2008 r. Proponowane jest zastąpienie obecnego boiska sportowego i do piłki nożnej nowoczesnym uniwersalnym boiskiem ze sztuczną nawierzchnią oraz odpowiednie wyposażenie terenu, umożliwiające korzystanie z niego niezależnie od warunków pogodowych, pory dnia i sezonu, co przyczyni się do pełnego wykorzystania centrum przez rodziny pracowników, grupy pracowników, grupy sportowe i emerytów.

Należy również zwrócić szczególną uwagę na możliwości dostępu, siedzenia i instalacje sanitarne dostosowane do potrzeb niepełnosprawnych.

9.2. Szacunki dotyczące kwoty i orientacyjny harmonogram

Koszt został oszacowany przez techniczne służby OIB na kwotę 500 tys. EUR. Z związku z czasem potrzebnym na uzyskanie zezwoleń z gminy, kwoty mogą być wykorzystane w horyzoncie czasowym 2009-2010.

9.3. Pozycja w budżecie

Dochody 590

Wydatki: 26.01.22.03 - Wydatki związane z budynkami w Brukseli

Organ zamawiający: OIB

10. INFRASTRUKTURA PRZYCZYNIAJąCA SIę DO DOBREGO SAMOPOCZUCIA W PRACY

10.1. Opis

Pracownicy Komisji, a w szczególności grupy zainteresowań, chciałyby korzystać z dwóch wielofunkcyjnych pomieszczeń znajdujących się w piwnicy budynku VM2, który mieści również Foyer. Przestrzeń ta była wykorzystywana wcześniej głównie do przechowywania archiwów i wymaga poważnej renowacji. Możliwe byłoby stworzenie jednego dużego pomieszczenia o powierzchni 290 m2, które byłoby wykorzystywane głównie do ćwiczeń aerobicznych, wymagających dużej powierzchni, oraz mniejszego pomieszczenia o powierzchni 100 m2 na potrzeby działalności mniejszych grup. Wygospodarowano by również prysznice i przebieralnie. Wiele grup zainteresowań musi obecnie wynajmować powierzchnie od sektora prywatnego lub gmin. Dostępność tych wielofunkcyjnych pomieszczeń miałaby również pozytywny wpływ na korzystanie z Foyer i byłaby zgodna z polityką Komisji w zakresie dobrego samopoczucia w pracy.

10.2. Szacunki dotyczące kwoty i orientacyjny harmonogram

Koszt został oszacowany przez techniczne służby OIB na kwotę 600 tys. EUR.

10.3. Pozycja w budżecie

Dochody 590

Wydatki: 26.01.22.03 - Wydatki związane z budynkami w Brukseli

Organ zamawiający: OIB

11. WKłAD NA CELE CENTRUM SPORTOWEGO PE

11.1. Opis

Celem projektu jest renowacja i rozbudowa obecnej siłowni i przestrzeni sportowej (1375 m2) Parlamentu Europejskiego poprzez dodanie przestrzeni sportów wodnych i relaksacyjnej (925 m2), wyposażenie tych przestrzeni oraz zlecenie ich eksploatacji zewnętrznemu wykonawcy w zamian za:

- płatność stałej opłaty (której wysokość określono w zaproszeniu do składania ofert na 300 tys. EUR);

- udział w nadzwyczajnych zyskach (wynoszący od 10 % w przypadku zysków od 100 000 do 200 000 EUR do 50% w przypadku zysków powyżej 500 000 EUR);

- takie same warunki dostępu i abonamentu dla pracowników Komisji jak te przysługujące pracownikom PE;

Komisja wniosłaby wkład w koszty budynku i wyposażenia, dokonując przelewu części środków byłego sklepu Economat do budżetu operacyjnego PE.

W związku z tym wkładem w budżecie administracyjnym Komisji znalazłby się proporcjonalny udział w zyskach generowanych przez to centrum sportowe, jako dochody przeznaczone na pozycję w budżecie poświęconą działaniom socjalnym, przyczyniając się w ten sposób do dalszych nakładów na cele społeczne.

11.2. Szacunki dotyczące kwoty i orientacyjny harmonogram

Wysokość kwoty jest ustalana na mocy decyzji politycznej dotyczącej wysokości wkładu Komisji. Proponowana kwota 1 500 000 EUR odpowiada ok. 30 % szacowanych kosztów projektu zatwierdzonych przez Prezydium PE.

Wykonawca, który będzie prowadził centrum sportowe, został wybrany w drodze zaproszenia do składania ofert. Ogłoszono zaproszenie do składania ofert dotyczących prac renowacyjnych, w celu zakończenia robót do końca 2009 r.

Sama kwota może być jednak przekazana PE już w 2008 r., w zależności od daty podpisania porozumienia administracyjnego.

11.3. Pozycja w budżecie

Dochody 590

Wydatki:

- Na cele wkładu na rzecz PE: 26.01.50.04 - Współpraca międzyinstytucjonalna w sprawach socjalnych

- Na cele rocznych dochodów przeznaczonych na określony cel: 26.01.50.04 - Współpraca międzyinstytucjonalna w sprawach socjalnych

Organ zamawiający: DG ADMIN

ZAŁĄCZNIK 2

Pozabudżetowe rachunki bankowe Komisji związane z byłym sklepem Economat

Odrzucone projekty

12. CENTRUM SPORTOWE KOMISJI

Dostępne środki są niewystarczające, aby zmienić obecną powierzchnię, wyposażyć ją i przekształcić w rentowne centrum sportowe. Ponieważ całkowita kwota nie jest wystarczająca, tym bardziej byłaby jej część, a wybranych miało zostać kilka projektów.

13. REMONT STOłÓWEK I RESTAURACJI

Przedstawiciele pracowników stwierdzili, że wydatki te mają być pokryte ze zwykłych środków budżetowych OIB i argument ten został przyjęty.

14. ZAINSTALOWANIE PRYSZNICÓW DLA OSÓB DOJEżDżAJąCYCH DO PRACY ROWEREM

Przedstawiciele pracowników stwierdzili, że wydatki te mają być pokryte ze zwykłych środków budżetowych OIB i argument ten został przyjęty.

15. OTWARCIE LOKALNYCH AGENCJI POśREDNICTWA PRACY W GłÓWNYCH BUDYNKACH KOMISJI

Tego typu agencje pośrednictwa pracy rozprowadzają Titres-services / Dienstencheques, za pomocą których można nabyć usługi domowe w sposób legalny, a nie na czarnym rynku czy w szarej strefie.

Agencja potrzebuje jednak odpowiedniej powierzchni, zaplecza socjalnego i pracowników, dlatego też wiąże się to z późniejszymi kosztami, co jest sprzeczne z kryterium dotyczącym jednorazowej inwestycji, nie wymagającej w późniejszym okresie dodatkowych nakładów.

16. ZAKUP SZPITALA W ETTERBEEK

Zakupiony szpital zostałby przekształcony w wielofunkcyjne centrum obejmujące dom dla osób starszych i niepełnosprawnych, żłobek, ośrodek opieki dziennej oraz mógłby gościć spotkania grup zainteresowań.

Prowadzenie tego typu centrum wymagałoby oczywiście wysokich corocznych nakładów, co jest sprzeczne z kryterium dotyczącym jednorazowej inwestycji, nie wymagającej w późniejszym okresie dodatkowych nakładów.

17. REZERWACJA MIEJSC DLA NIEPEłNOSPRAWNYCH OSÓB DOROSłYCH POZOSTAJąCYCH NA UTRZYMANIU PRACOWNIKÓW

Dzięki wkładom finansowym w formie dotacji na rzecz określonych instytucji lub agencji mieszczących się w Brukseli oraz w trzech wspólnotach (flamandzkiej, francuskiej i niemieckiej) czynnym lub emerytowanym pracownikom UE przysługiwałoby pewna forma pierwszeństwa w związku z pozostającymi na ich utrzymaniu niepełnosprawnymi osobami dorosłymi.

Mimo że początkowo projekt ten wydawał się obiecujący, nie został jednak zrealizowany, głównie z powodu niechętnego przyjęcia propozycji Komisji przez właściwe organy władz belgijskich.