Wniosek ROZPORZĄDZENIE RADY zmieniające rozporządzenie (EWG/Euratom) nr 354/83 w odniesieniu do deponowania historycznych materiałów archiwalnych instytucji w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */





UZASADNIENIE 1. KONTEKST WNIOSKU 1.1. Kontekst ogólny Rozporządzenie Rady[1] przyjęte w lutym 1983 r. wprowadza wymóg, by instytucje określone w art. 1 tego rozporządzenia określały historyczne materiały archiwalne i udostępniały je do wglądu publicznego po 30 latach od momentu ich sporządzenia. W rozporządzeniu przewidziano możliwość przechowywania historycznych materiałów archiwalnych w dowolnym miejscu, które każda z instytucji uzna za najbardziej odpowiednie. W 1984 r. Parlament Europejski, Rada i Komisja uzgodniły, że swoje historyczne materiały archiwalne będą deponować w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji (EUI), gdzie udostępniane są do wglądu publicznego. W międzyczasie Europejski Trybunał Obrachunkowy, Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny i Europejski Bank Inwestycyjny również zdecydowały o archiwizacji swoich materiałów w EUI. Warunki deponowania materiałów archiwalnych określono w umowie z dnia 17 grudnia 1984 r. pomiędzy Wspólnotami Europejskimi, reprezentowanymi przez Komisję, i EUI. Włoski rząd na stałe i bezpłatnie udostępnia EUI odpowiednie pomieszczenia na potrzeby przechowywania materiałów archiwalnych. Dzięki temu zdeponowane materiały są przechowywane i chronione zgodnie z uznanymi międzynarodowymi standardami. Celem deponowania historycznych materiałów archiwalnych poszczególnych instytucji w EUI jest udostępnienie materiałów archiwalnych w jednym miejscu, ułatwianie korzystania z tych materiałów i stymulowanie badań nad historią integracji europejskiej i instytucji europejskich. 1.2 Cel wniosku Wniosek ma na celu potwierdzenie roli EUI w zarządzaniu historycznymi materiałami archiwalnymi instytucji. Zapewni on rzetelną podstawę prawną i finansową partnerstwa UE i EUI. 1.3 Główne elementy wniosku Wniosek przewiduje, że historyczne materiały archiwalne poszczególnych instytucji będą deponowane w EUI. W przyszłości wszystkie instytucje, z wyjątkiem Trybunału Sprawiedliwości oraz Europejskiego Banku Centralnego, po udostępnieniu na mocy obowiązującego rozporządzenia swoich historycznych materiałów archiwalnych do wglądu publicznego będą je deponować w EUI. Wniosek nie będzie miał wpływu na to, kto jest właścicielem historycznych materiałów archiwalnych, którym pozostaje instytucja deponująca dokumenty; nie będzie on miał również wpływu na obecne zasady, zgodnie z którymi decyzja o tym, które dokumenty udostępniane są do wglądu publicznego po 30 latach, należy do danej instytucji. Koszty operacyjne i koszty personelu ponoszone przez EUI w związku z administrowaniem historycznymi materiałami archiwalnymi będą pokrywane z budżetu ogólnego UE, z wyjątkiem wszelkich kosztów związanych z udostępnianiem i wyposażeniem budynku(ów) i repozytoriów, w których przechowywane są materiały archiwalne, i kosztów ich personelu. EUI zapewni publiczny dostęp do historycznych materiałów archiwalnych UE. Nie wyklucza to jednak możliwości udostępnienia własnych historycznych materiałów archiwalnych również przez same instytucje. We wniosku wprowadzono rozróżnienie pomiędzy deponowaniem materiałów archiwalnych na papierze i w formie cyfrowej. Papierowe materiały archiwalne będą nadal fizycznie deponowane w instytucie EUI i przez ten instytut przechowywane. Nie ma jednak potrzeby, aby EUI przechowywało materiały archiwalne w formie cyfrowej do celów ich udostępniania. Za długoterminowe przechowywanie materiałów archiwalnych w formie cyfrowej nadal będą odpowiedzialne instytucje, do których materiały te należą. We wniosku wyjaśniono zakres odpowiedzialności EUI w odniesieniu do ochrony danych osobowych zawartych w historycznych materiałach archiwalnych instytucji. Wniosek stanowi również, że każda instytucja przyjmie zasady wykonawcze odnośnie do stosowania rozporządzenia 354/83, obejmujące zasady dotyczące przechowywania i udostępniania do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych oraz ochrony zawartych w nich danych osobowych. 2. WYNIKI KONSULTACJI Z ZAINTERESOWANYMI STRONAMI W przypadku tego wniosku nie ma potrzeby przeprowadzania oceny skutków. Przeprowadzono konsultacje z zainteresowanymi stronami. EUI i Włochy, a więc instytucja goszcząca archiwum i rząd kraju będącego gospodarzem, poparły niniejszy wniosek. Służby administracyjne instytucji UE i sieć unijnych agencji również poparły cel niniejszego wniosku. Trybunał Sprawiedliwości i Europejski Bank Centralny zwróciły się z prośbą o zwolnienie ich z obowiązku deponowania historycznych materiałów archiwalnych w EUI. Nie wykluczają jednak, że w przyszłości będą deponować odnośne materiały na zasadzie dobrowolności. Wynika to z charakteru działalności tych instytucji i odzwierciedla praktykę przyjętą przez wiele państw członkowskich w stosunku do historycznych materiałów archiwalnych podobnych podmiotów. 3. ELEMENTY PRAWNE WNIOSKU 3.1 Najważniejsze przepisy wniosku Wniosek przewiduje, że poszczególne instytucje będą deponowały swoje historyczne materiały archiwalne w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji, we Włoszech, gdzie będą one udostępniane przez EUI do wglądu publicznego. 3.2 Podstawa prawna Podstawę prawną niniejszego wniosku stanowi art. 352 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. Rozporządzenie 354/83 wraz z odnośnymi zmianami z 2003 r. zostało przyjęte na mocy art. 308 TWE, będącego poprzednikiem art. 352 TFUE. Niniejszy wniosek nie narusza celu rozporządzenia nr 354/83, jakim jest udostępnianie materiałów archiwalnych instytucji do wglądu publicznego po 30 latach. Określa jedynie, że materiały te będą deponowane w EUI po udostępnieniu ich do wglądu publicznego przez odnośne instytucje zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem. To formalne rozwiązanie odzwierciedla obecny stan rzeczy, ponieważ większość instytucji, które udostępniły swoje materiały archiwalne, deponuje je już w EUI. Art. 3 ust. 3 TUE stanowi, że UE szanuje między innymi swoją bogatą różnorodność kulturową oraz czuwa nad ochroną i rozwojem dziedzictwa kulturowego Europy. Historyczne materiały archiwalne instytucji stanowią część dziedzictwa kulturowego Europy, zatem ich publiczne udostępnianie służy przede wszystkim celom akademickim, edukacyjnym i kulturalnym. Unii przyznano uprawnienia do przyjmowania środków w celu wspierania, koordynacji i uzupełnienia działań państw członkowskich w tym obszarze, w Traktatach nie przewidziano jednak koniecznych uprawnień w odniesieniu do historycznych materiałów archiwalnych instytucji. Wykorzystanie innej podstawy prawnej skutkowałoby wnioskiem w sprawie nowego rozporządzenia i w konsekwencji wszystkie przepisy rozporządzenia Rady nr 354/83, w tym ustanowione w nim podstawowe zasady, stałyby się przedmiotem debaty. Wykraczałoby to znacznie poza opisane powyżej cele niniejszego wniosku. Zbadano możliwość powołania się w niniejszym wniosku na art. 15 ust. 3 TFUE, została ona jednak odrzucona z przedstawionych poniżej powodów. Głównym celem określenia historycznych materiałów archiwalnych jest wybór dokumentów na podstawie ich trwałej wartości administracyjnej, historycznej lub dowodowej z myślą o zachowaniu dziedzictwa historycznego instytucji i dzieleniu się tym dziedzictwem. Każda z instytucji w aktywny sposób udostępnia swoje historyczne materiały archiwalne do wglądu publicznego po 30 latach i zapewnia dodatkowe informacje, które umożliwiają umiejscowienie tych materiałów w kontekście organizacyjnym i funkcjonalnym. Wykracza to w znacznym stopniu poza powszechne prawo dostępu do dokumentów na mocy art. 15 ust. 3 TFUE, którego celem jest w pierwszym rzędzie wspieranie dobrych rządów i zapewnianie udziału społeczeństwa w procesie decyzyjnym instytucji. Powołanie się na art. 15 ust. 3 TFUE ograniczyłoby zakres stosowania zasad regulujących kwestię udostępniania historycznych materiałów archiwalnych, ponieważ Europejski Bank Centralny, Europejski Bank Inwestycyjny i Trybunał Sprawiedliwości, które są objęte rozporządzeniem nr 354/83, podlegałyby przepisom rozporządzenia przyjętego na takiej podstawie wyłącznie w przypadku realizacji zadań administracyjnych. 3.3 Zasada proporcjonalności Wniosek ogranicza się do kwestii deponowania przez instytucje historycznych materiałów archiwalnych w EUI oraz warunków, na jakich są one deponowane. 3.4 Wybór instrumentów Rozporządzenie jest jedynym odpowiednim instrumentem zdolnym zapewnić rzetelną podstawę prawną i finansową partnerstwa UE i EUI. Wniosek dotyczy ograniczonych zmian w obowiązującym rozporządzeniu. 4. WPŁYW NA BUDŻET Wniosek w sprawie wprowadzenia obowiązku deponowania historycznych materiałów archiwalnych w EUI nie będzie miał wpływu na budżet w perspektywie krótko- i średnioterminowej. Oczekuje się, że długofalowy wpływ na budżet nie będzie znaczący. Trzy największe instytucje, Parlament Europejski, Rada i Komisja, jak również Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny, Europejski Trybunał Obrachunkowy i Europejski Bank Inwestycyjny, deponują już swoje historyczne materiały archiwalne w EUI. Zarządzanie materiałami archiwalnymi we Florencji jest finansowane z budżetu UE od czasu zdeponowania w EUI pierwszych takich materiałów ponad ćwierć wieku temu. W ocenie skutków finansowych regulacji przewidziano ciągłość tego finansowania. Koszty będą dzielone pomiędzy instytucje deponujące dokumenty w zależności od pracy wykonanej przez EUI na potrzeby odnośnych materiałów archiwalnych. Rząd włoski zapewnia pomieszczenia do przechowywania materiałów archiwalnych oraz biura personelu zarządzającego archiwami w EUI. W konsekwencji niniejszej zmiany liczba instytucji deponujących dokumenty wzrośnie. Ponieważ jednak deponowanie dotyczy historycznych materiałów archiwalnych, udostępnianych do wglądu publicznego po 30 latach od ich powstania, termin, w jakim niniejszy wniosek będzie miał wpływ na instytucje inne niż te, które obecnie deponują już swoje materiały archiwalne w EUI, jest stosunkowo odległy. Ponadto historyczne materiały archiwalne będą coraz częściej w postaci cyfrowej, co umożliwi korzyści skali w odniesieniu do ich przetwarzania i rozpowszechniania przez EUI. 2012/0221 (APP) Wniosek ROZPORZĄDZENIE RADY zmieniające rozporządzenie (EWG/Euratom) nr 354/83 w odniesieniu do deponowania historycznych materiałów archiwalnych instytucji w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji RADA UNII EUROPEJSKIEJ, uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 352, uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej, po przekazaniu projektu aktu ustawodawczego parlamentom narodowym, uwzględniając zgodę Parlamentu Europejskiego, po zasięgnięciu opinii Europejskiego Inspektora Ochrony Danych, stanowiąc zgodnie ze specjalną procedurą ustawodawczą, a także mając na uwadze, co następuje: (1) Zgodnie z rozporządzeniem Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 z dnia 1 lutego 1983 r. dotyczącym udostępnienia do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej[2] historyczne materiały archiwalne instytucji i organów są przechowywane i o ile to możliwe udostępniane do wglądu publicznego po upływie 30 lat. (2) Obowiązek określania archiwów historycznych i udostępnienia ich do wglądu publicznego w możliwych przypadkach ma zastosowanie do wszystkich instytucji określonych w art. 1 rozporządzenia nr 354/83. (3) W rozporządzeniu nr 354/83 przewidziano, że każda instytucja może przechowywać swoje historyczne materiały archiwalne w dowolnym miejscu, które uzna za najbardziej odpowiednie. (4) W 1984 r. Parlament Europejski, Rada i Komisja zdecydowały, że swoje historyczne materiały archiwalne będą deponować w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji (EUI), gdzie udostępniane są one do wglądu publicznego. W tym celu w dniu 17 grudnia 1984 r. podpisano umowę pomiędzy Wspólnotami Europejskimi, reprezentowanymi przez Komisję, a Europejskim Instytutem Uniwersyteckim we Florencji. (5) W międzyczasie Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny i Europejski Trybunał Obrachunkowy uzgodniły, że będą przestrzegać warunków umowy o deponowaniu materiałów z dnia 17 grudnia 1984 r. Europejski Bank Inwestycyjny deponuje swoje historyczne materiały archiwalne w EUI na mocy odrębnej konwencji z EUI podpisanej w dniu 1 lipca 2005 r. oraz „Przepisów dotyczących archiwów historycznych” przyjętych przez Komitet Zarządzający Banku dnia 7 października 2005 r.[3]. (6) Rząd włoski udostępnił na stałe i nieodpłatnie odpowiednie pomieszczenia na potrzeby EUI do celów przechowywania i ochrony zdeponowanych materiałów archiwalnych zgodnie z uznanymi międzynarodowymi standardami oraz zapewnienia na miejscu możliwości skorzystania z tych materiałów. (7) Celem deponowania historycznych materiałów archiwalnych poszczególnych instytucji w EUI jest udostępnienie materiałów archiwalnych w jednym miejscu, ułatwianie korzystania z tych materiałów i stymulowanie badań nad historią integracji europejskiej i instytucji europejskich. EUI to renomowany akademicki ośrodek badań, którego działalność koncentruje się na integracji europejskiej i Europie. Posiada niemal 30-letnie doświadczenie w zarządzaniu historycznymi materiałami archiwalnymi instytucji, udostępnia nowoczesne repozytorium i infrastrukturę badawczą stworzone specjalnie z myślą o przechowywaniu wspomnianych materiałów i ich udostępnianiu; cieszy się również międzynarodowym uznaniem jako centrum archiwalne, gdzie przechowywane są wspomniane materiały. (8) Dalsze deponowanie historycznych materiałów archiwalnych instytucji w EUI wymaga rzetelnej podstawy prawnej odzwierciedlającej rolę, jaką EUI pełni jako partner instytucji w zarządzaniu ich historycznymi materiałami archiwalnymi. (9) Specyfika działań realizowanych przez Trybunał Sprawiedliwości i Europejski Bank Centralny uzasadnia wykluczenie obu tych instytucji z obowiązku deponowania historycznych materiałów archiwalnych w EUI zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. Trybunał Sprawiedliwości i Europejski Bank Centralny mogą deponować w EUI swoje historyczne materiały archiwalne na zasadzie dobrowolności. (10) Niniejsze rozporządzenie powinno mieć zastosowanie do wszystkich innych instytucji. Nie narusza ono obowiązku udostępniania własnych historycznych materiałów archiwalnych do wglądu publicznego przez każdą z instytucji, nie ma również wpływu na fakt, że każda z nich pozostaje właścicielem swoich historycznych materiałów archiwalnych. (11) Dane osobowe zawarte w historycznych materiałach archiwalnych zdeponowanych w EUI należy przetwarzać zgodnie z rozporządzeniem nr 45/2001[4]. (12) Na potrzeby zarządzania materiałami archiwalnymi instytucji przez EUI mogą być przyznawane dotacje. (13) Należy zatem odpowiednio zmienić rozporządzenie nr 354/83, PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE: Artykuł 1 W rozporządzeniu (EWG, Euratom) nr 354/83 wprowadza się następujące zmiany: 1. artykuł 8 ust. 1 otrzymuje brzmienie: „1. Każda instytucja, z wyjątkiem Trybunału Sprawiedliwości i Europejskiego Banku Centralnego, deponuje w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji (EUI) dokumenty stanowiące część jej historycznych materiałów archiwalnych, które udostępniła do wglądu publicznego zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. Deponowanie materiałów odbywa się zgodnie z zapisami w załączniku.”; 2. w art. 8 dodaje się następujące akapity: „3. Trybunał Sprawiedliwości i Europejski Bank Centralny mogą deponować w EUI swoje historyczne materiały archiwalne na zasadzie dobrowolności. 4. Zdeponowanie historycznych materiałów archiwalnych instytucji w EUI nie narusza własności ani ochrony materiałów archiwalnych zgodnie z postanowieniem art. 2 Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej załączonego do traktatu. 5. EUI zapewnia przechowywanie i ochronę zdeponowanych materiałów archiwalnych. Przechowywanie i ochrona materiałów muszą być zgodne z uznanymi międzynarodowymi standardami dotyczącymi fizycznej ochrony materiałów archiwalnych i spełniać przynajmniej zasady techniczne i bezpieczeństwa, które odpowiadają zasadom dotyczącym przechowywania publicznych materiałów archiwalnych we Włoszech i zarządzania nimi. W związku z tym deponowane dokumenty są przechowywane w skonstruowanym w tym celu repozytorium. 6. Każda instytucja deponująca dokumenty ma prawo zwrócić się o informacje na temat zarządzania jej materiałami archiwalnymi przez EUI i przeprowadzić inspekcję zdeponowanych tam materiałów archiwalnych. 7. EUI udostępnia do wglądu publicznego historyczne materiały archiwalne, które otrzymuje zgodnie z ust. 1 i 3. Instytucje mogą udostępniać do wglądu publicznego wersję tych samych historycznych materiałów archiwalnych. 8. Zgodnie z rozporządzeniem Rady nr 1605/2002 i pod warunkiem że władza budżetowa udostępni potrzebne środki z właściwej pozycji budżetowej, EUI mogą zostać przyznane dotacje na wsparcie zarządzania historycznymi materiałami archiwalnymi zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. Koszty zarządzania materiałami archiwalnymi są dzielone proporcjonalnie pomiędzy poszczególne instytucje deponujące dokumenty. Koszty związane z zaopatrzeniem i wyposażeniem budynków i repozytoriów na potrzeby archiwów oraz koszty ich personelu nie są kosztami kwalifikowalnymi. 9. EUI przetwarza dane osobowe zawarte w historycznych materiałach archiwalnych instytucji zgodnie z rozporządzeniem 45/2001. EUI występuje w charakterze podmiotu przetwarzającego dane zgodnie z art. 2 wskazanego rozporządzenia, działając zgodnie ze wskazówkami instytucji deponujących dokumenty. 10. Europejski Inspektor Ochrony Danych posiada uprawnienia nadzorcze wobec EUI w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych zawartych w historycznych materiałach archiwalnych zdeponowanych przez instytucje.”; 3. artykuł 9 ust. 1 otrzymuje brzmienie: „Każda instytucja przyjmuje wewnętrzne przepisy dotyczące stosowania niniejszego rozporządzenia. Przepisy te obejmują zasady przechowywania, udostępniania do wglądu publicznego i ochrony danych osobowych zawartych w historycznych materiałach archiwalnych. O ile to możliwe, instytucje udostępniają materiały archiwalne do wglądu publicznego w formie elektronicznej. Przechowują również dokumenty dostępne w formach spełniających szczególne potrzeby (Braille, duże czcionki lub nagrania).”; 4. dodaje się załącznik zgodnie z załącznikiem do niniejszego rozporządzenia. Artykuł 2 Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich. Sporządzono w Brukseli dnia […] r. W imieniu Rady Przewodniczący ZAŁĄCZNIK Dodaje się następujący załącznik: „Załącznik Przepisy dotyczące deponowania historycznych materiałów archiwalnych instytucji w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji 1. W przypadku materiałów archiwalnych niezapisanych w formie cyfrowej oryginały dokumentów, wraz z mikroformą lub kopią cyfrową, deponowane są w EUI w celu ich stałego przechowywania. W przypadku materiałów archiwalnych w formie cyfrowej EUI ma stały dostęp do tych dokumentów w sposób umożliwiający dopełnienie obowiązku zapewnienia publicznego dostępu do historycznych materiałów archiwalnych w jednym miejscu i ułatwiania korzystania z tych materiałów. Instytucje, które sporządziły dokumenty, pozostają odpowiedzialne za stałe przechowywanie swoich materiałów archiwalnych w formie cyfrowej. 2. Deponowanie odbywa się w okresach rocznych w zakresie, w jakim jest to możliwe, zgodnie ze zwyczajowymi procedurami instytucji w dziedzinie przetwarzania materiałów archiwalnych. 3. Instytucje deponujące dokumenty mogą z przyczyn prawnych lub administracyjnych wyłączyć z zakresu deponowanych materiałów oryginały pewnych dokumentów w EUI. W takim wypadku deponują mikroformę lub kopię cyfrową danego dokumentu. 4. Instytucje deponujące dokumenty pozostają właścicielami materiałów archiwalnych, jak również zachowują wyłączną odpowiedzialność za wybór dokumentów i plików deponowanych lub udostępnianych w EUI. EUI nie modyfikuje klasyfikacji materiałów archiwalnych ustanowionej przez instytucje deponujące dokumenty, nie usuwa również żadnych dokumentów ani plików, ani nie wprowadza w nich zmian. 5. Na wniosek instytucji deponujących dokumenty EUI zwraca im oryginały wszelkich zdeponowanych dokumentów i plików. Instytucje deponujące dokumenty możliwie szybko zwracają oryginały EUI w momencie, gdy te nie są im już potrzebne. 6. EUI informuje w trybie natychmiastowym instytucje deponujące dokumenty o wszelkich okolicznościach zagrażających nietykalności zdeponowanych przez nie materiałów archiwalnych.”. OCENA SKUTKÓW FINANSOWYCH REGULACJI 1. STRUKTURA WNIOSKU/INICJATYWY 1.1. Tytuł wniosku/inicjatywy 1.2. Dziedzina(-y) polityki w strukturze ABM/ABB, której(-ych) dotyczy wniosek/inicjatywa 1.3. Charakter wniosku/inicjatywy 1.4. Cele 1.5. Uzasadnienie wniosku/inicjatywy 1.6. Czas trwania działania i jego wpływ finansowy 1.7. Przewidywany(-e) tryb(-y) zarządzania 2. ŚRODKI ZARZĄDZANIA 2.1. Zasady nadzoru i sprawozdawczości 2.2. System zarządzania i kontroli 2.3. Środki zapobiegania nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom 3. SZACUNKOWY WPŁYW FINANSOWY WNIOSKU/INICJATYWY 3.1. Dział(y) wieloletnich ram finansowych i pozycja(pozycje) wydatków w budżecie, na które wniosek/inicjatywa ma wpływ 3.2. Szacunkowy wpływ na wydatki 3.2.1. Synteza szacunkowego wpływu na wydatki 3.2.2. Szacunkowy wpływ na środki operacyjne 3.2.3. Szacunkowy wpływ na środki administracyjne 3.2.4. Zgodność z obowiązującymi wieloletnimi ramami finansowymi 3.2.5. Udział osób trzecich w finansowaniu 3.3. Szacunkowy wpływ na dochody OCENA SKUTKÓW FINANSOWYCH REGULACJI 1. STRUKTURA WNIOSKU/INICJATYWY 1.1. Tytuł wniosku/inicjatywy Rozporządzenie Rady zmieniające rozporządzenie (EWG/Euratom) nr 354/83 w odniesieniu do deponowania historycznych materiałów archiwalnych instytucji w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji 1.2. Dziedzina(-y) polityki w strukturze ABM/ABB, której(-ych) dotyczy wniosek/inicjatywa[5] Stosunki ze społeczeństwem obywatelskim, otwartość i informacja 1.3. Charakter wniosku/inicjatywy Wniosek wiąże się z przedłużeniem bieżącego działania. 1.4. Cele 1.4.1. Wieloletni(e) cel(e) strategiczny(-e) Komisji wskazany(-e) we wniosku/inicjatywie Celem niniejszego wniosku jest regulacja i stworzenie rzetelnych podstaw istniejącego partnerstwa z EUI w zakresie zarządzania historycznymi materiałami archiwalnymi instytucji i upowszechniania tych materiałów. Celem deponowania materiałów w EUI jest zapewnienie dostępu do materiałów archiwalnych w jednym miejscu, ułatwianie korzystania z tych materiałów i stymulowanie badań nad historią integracji europejskiej i instytucji europejskich. 1.4.2. Cel(e) szczegółowy(-e) i działanie(-a) ABM/ABB, którego(-ych) dotyczy wniosek/inicjatywa Cel szczegółowy nr 25.02.01.01 Działanie(-a) ABM/ABB, którego(-ych) dotyczy wniosek/inicjatywa: Stosunki ze społeczeństwem obywatelskim, otwartość i informacja Instytucje związane z kwestiami europejskimi/ Archiwa historyczne Unii Europejskiej 1.4.3. Oczekiwany(-e) wynik(i) i wpływ Partnerstwo z EUI zapewnia wartość dodaną historycznym materiałom archiwalnym instytucji i służy wspieraniu ich rozpowszechniania i zapewnienia powszechnego dostępu do tych materiałów. 1.4.4. Wskaźniki wyników i wpływu (1) Materiały archiwalne zdeponowane przez instytucje w EUI we Florencji (2) Gromadzenie i opisywanie przez EUI prywatnych materiałów archiwalnych i osobistych dokumentów osób fizycznych, podmiotów publicznych i organizacji prywatnych, które przyczyniły się do integracji Europy (3) Opracowywanie i publikacja przewodników po zbiorach, wykazów, publikacji źródłowych i innych narzędzi badawczych (4) Czytelnia i jej wyposażenie zapewnione przez EUI (5) Wykazy i materiały archiwalne udostępnianie online (6) Osoby korzystające z czytelni (7) Działania zachęcające do korzystania z historycznych archiwów instytucji 1.5. Uzasadnienie wniosku/inicjatywy 1.5.1. Potrzeby, które mają zostać zaspokojone w perspektywie krótko- lub długoterminowej Zarządzanie historycznymi materiałami archiwalnymi zdeponowanymi przez instytucje w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim we Florencji i udostępnianie ich do wglądu publicznego. 1.5.2. Wartość dodana z tytułu zaangażowania Unii Europejskiej Partnerstwo z EUI służy wspieraniu rozpowszechniania historycznych materiałów archiwalnych instytucji i udostępniania tych materiałów do wglądu publicznego. Gromadzenie materiałów archiwalnych instytucji w jednym miejscu zwiększa ich wartość. Dzięki temu EUI może zapewnić wartość dodaną, opracowując odesłania pomiędzy poszczególnymi materiałami archiwalnymi, w miarę potrzeby tworząc narzędzia do wyszukiwania dokumentów i inne narzędzia badawcze oraz udostępniając materiały archiwalne do wglądu publicznego na miejscu oraz online. 1.5.3. Główne wnioski wyciągnięte z podobnych działań Sześć instytucji deponuje swoje historyczne materiały archiwalne w Europejskim Instytucie Uniwersyteckim (EUI) zgodnie z warunkami umowy z dnia 17 grudnia 1984 r. zawartej pomiędzy Wspólnotami Europejskimi a EUI. Odnośna umowa z 1984 r. zdezaktualizowała się jednak i wymaga zastąpienia przez bardziej rzetelną podstawę prawną i finansową partnerstwa z EUI. 1.5.4. Spójność z innymi właściwymi instrumentami oraz możliwa synergia n.d. 1.6. Czas trwania działania i jego wpływ finansowy Wniosek o nieokreślonym czasie trwania. 1.7. Przewidywany(-e) tryb(y) zarządzania[6] Bezpośrednie zarządzanie scentralizowane przez Komisję 2. ŚRODKI ZARZĄDZANIA 2.1. Zasady nadzoru i sprawozdawczości EUI przedstawi projekt programu prac na każdy rok kalendarzowy – który zostanie omówiony z Komisją – uwzględniający plan zatrudnienia na dzień 31 grudnia danego roku, roku poprzedzającego i kolejnego. Wspomniany program przekazywany będzie w lutym roku poprzedzającego. Po przeprowadzeniu konsultacji z pozostałymi instytucjami deponującymi dokumenty program prac zostanie uzgodniony przez Komisję i EUI, a następnie załączony do corocznej umowy o udzielenie dotacji. Komisja będzie monitorować realizację wspomnianego programu prac. Po zakończeniu każdego roku kalendarzowego EUI przedstawi roczne sprawozdanie z działalności dotyczące historycznych materiałów archiwalnych. 2.2. System zarządzania i kontroli 2.2.1. Zidentyfikowane ryzyko Potencjalne ryzyko dotyczące przechowywania zdeponowanych przez instytucje materiałów archiwalnych na papierze jest minimalne. Rząd włoski udostępnił specjalnie w tym celu skonstruowane repozytorium spełniające najwyższe międzynarodowe standardy w zakresie długoterminowego przechowywania materiałów archiwalnych. 2.2.2. Przewidywane metody kontroli Umowa o partnerstwie z EUI zapewni ramy bieżącej dyskusji na temat budżetu i programu prac, jak również ramy analizy i oceny obu tych dokumentów. Każda instytucja deponująca dokumenty ma prawo zwrócić się o informację na temat zarządzania jej materiałami archiwalnymi przez EUI i przeprowadzić inspekcję zdeponowanych tam materiałów archiwalnych. 2.3. Środki zapobiegania nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom Artykuł 287 ust. 3 TFUE stanowi, że Trybunał Obrachunkowy posiada uprawnienia audytowe w stosunku do wszystkich osób fizycznych i prawnych otrzymujących płatności z budżetu EU. Uprawnienia Komisji oraz OLAF-u w zakresie zwalczania nadużyć finansowych na szkodę interesów UE są uregulowane szczegółowymi przepisami w tym zakresie (tj. rozporządzeniem Rady nr 2185/96 i rozporządzeniem Rady i Parlamentu Europejskiego nr 1073/1999) oraz rozporządzeniem Rady nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu Wspólnot Europejskich. Zgodnie z art. 120 ust. 3 ostatniego z wymienionych aktów wszystkie decyzje lub umowy w sprawie przyznania dotacji wyraźnie stanowią, że Komisja i Trybunał Obrachunkowy wykonują swoje kompetencje kontrolne, w odniesieniu do dokumentów i lokali, w stosunku do wszystkich wykonawców i podwykonawców, którzy otrzymali unijne środki finansowe. 3. SZACUNKOWY WPŁYW FINANSOWY WNIOSKU/INICJATYWY 3.1. Dział(y) wieloletnich ram finansowych i pozycja(pozycje) wydatków w budżecie, na które wniosek/inicjatywa ma wpływ · Istniejące pozycje w budżecie Według działów wieloletnich ram finansowych i pozycji w budżecie Dział wieloletnich ram finansowych || Pozycja w budżecie || Rodzaj środków || Wkład Archiwa historyczne Unii Europejskiej || Zróżnicowane /niezróżnicowane ([7]) || państw[8] EFTA || krajów kandydujących[9] || państw trzecich || w rozumieniu art. 18 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego 5 Administracja || 25.02.01.01 || Zróżnicowane || NIE || NIE || NIE || NIE 3.2. Szacunkowy wpływ na wydatki 3.2.1. Synteza szacunkowego wpływu na wydatki w mln EUR (do 3 miejsc po przecinku) Dział wieloletnich ram finansowych: || 5 || „Wydatki administracyjne” || || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || OGÓŁEM 2013-2019 DG: Sekretariat Generalny ||  Zasoby ludzkie || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.038 || 0.266 Podróże służbowe || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.004 || 0.028  25.020101 Archiwa historyczne || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 2.268 || 15.876 OGÓŁEM Sekretariat Generalny || || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 16.170 OGÓŁEM środki na DZIAŁ 5 wieloletnich ram finansowych || (Środki na zobowiązania ogółem = środki na płatności ogółem) || || || || || || || || OGÓŁEM środki na DZIAŁY 1 do 5 wieloletnich ram finansowych || Środki na zobowiązania || || || || || || || || Środki na płatności || || || || || || || || 3.2.2. Szacunkowy wpływ na środki operacyjne Wniosek nie wiąże się z koniecznością wykorzystania środków operacyjnych 3.2.3. Szacunkowy wpływ na środki administracyjne 3.2.3.1. Streszczenie Wniosek wiąże się z koniecznością wykorzystania środków administracyjnych, jak określono poniżej: w mln EUR (do 3 miejsc po przecinku) || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || OGÓŁEM DZIAŁ 5 wieloletnich ram finansowych || || || || || || || || Zasoby ludzkie || || || || || || || || Pozostałe wydatki administracyjne || || || || || || || || DZIAŁ 5 wieloletnich ram finansowych – suma cząstkowa || || || || || || || || Poza DZIAŁEM 5[11] wieloletnich ram finansowych || || || || || || || || Zasoby ludzkie || || || || || || || || Pozostałe wydatki administracyjne || || || || || || || || Poza DZIAŁEM 5 wieloletnich ram finansowych – suma cząstkowa || || || || || || || || OGÓŁEM || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 2.310 || 16.170 Potrzeby w zakresie zasobów administracyjnych zostaną zaspokojone w ramach środków, które mogą zostać przydzielone zarządzającej dyrekcji generalnej w ramach procedury rocznego przydziału środków w świetle istniejących ograniczeń budżetowych. 3.2.3.2. Szacowane zapotrzebowanie na zasoby ludzkie Wniosek wiąże się z koniecznością wykorzystania zasobów ludzkich, jak określono poniżej: Wartości szacunkowe należy wyrazić w pełnych kwotach (lub najwyżej z dokładnością do jednego miejsca po przecinku) || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018  Stanowiska przewidziane w planie zatrudnienia (stanowiska urzędników i pracowników zatrudnionych na czas określony) 25 01 01 01 (w centrali i w biurach przedstawicielstw Komisji) || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 XX 01 01 02 (w delegaturach) || || || || || || || XX 01 05 01 (pośrednie badania naukowe) || || || || || || || 10 01 05 01 (bezpośrednie badania naukowe) || || || || || || ||  Personel zewnętrzny (w ekwiwalentach pełnego czasu pracy)[12] XX 01 02 01 (AC, INT, END z globalnej koperty finansowej) || || || || || || || XX 01 02 02 (AC, INT, JED, AL i END w delegaturach) || || || || || || || XX 01 04 rr[13] || - w centrali[14] || || || || || || || - w delegaturach || || || || || || || XX 01 05 02 (AC, INT, END - pośrednie badania naukowe) || || || || || || || 10 01 05 02 (AC, INT, END - bezpośrednie badania naukowe) || || || || || || || Inna pozycja w budżecie (określić) || || || || || || || OGÓŁEM || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 || 0.3 XX oznacza odpowiednią dziedzinę polityki lub odpowiedni tytuł w budżecie. Potrzeby w zakresie zasobów ludzkich zostaną pokryte z zasobów DG już przydzielonych na zarządzanie tym działaniem lub przesuniętych w ramach dyrekcji generalnej, uzupełnionych w razie potrzeby wszelkimi dodatkowymi zasobami, które mogą zostać przydzielone zarządzającej dyrekcji generalnej w ramach procedury rocznego przydziału środków oraz w świetle istniejących ograniczeń budżetowych. Opis zadań do wykonania: Urzędnicy i pracownicy zatrudnieni na czas określony || Przygotowanie umów o partnerstwie i udzielenie dotacji. Przygotowanie wniosku budżetowego. Monitorowanie programu pracy i wydatków. Ewentualna ocena ex post. Personel zewnętrzny || ------ 3.2.4. Zgodność z obowiązującymi wieloletnimi ramami finansowymi Wniosek jest zgodny z obowiązującymi wieloletnimi ramami finansowymi. 3.2.5. Udział osób trzecich w finansowaniu Wniosek nie przewiduje współfinansowania ze strony osób trzecich 3.3. Szacunkowy wpływ na dochody Wniosek nie ma wpływu finansowego na dochody. [1] Rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 zmienione rozporządzeniem Rady (WE, Euratom) nr 1700/2003 z dnia 22 września 2003 r. Zob. Dz.U. L 43 z 15.2.1983, s. 1; Dz.U. L 243 z 27.9.2003, s. 1. [2] Dz.U. L 43 z 15.2.1983, s. 1. [3] Dz.U. C289 z 22.11.2005, s. 12-13. [4] Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1. [5] ABM: Activity Based Management – zarządzanie kosztami działań; ABB: Activity Based Budgeting – budżet zadaniowy. [6] Wyjaśnienia dotyczące trybów zarządzania oraz odniesienia do rozporządzenia finansowego znajdują się na następującej stronie: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html. [7] Środki zróżnicowane/ środki niezróżnicowane. [8] EFTA: Europejskie Stowarzyszenie Wolnego Handlu [9] Kraje kandydujące oraz w stosownych przypadkach potencjalne kraje kandydujące Bałkanów Zachodnich. [10] Oczekuje się, że po roku 2019 wpływ na wydatki będzie zmieniał się w tym samym tempie. [11] Wsparcie techniczne lub administracyjne oraz wydatki na wsparcie w zakresie wprowadzania w życie programów lub działań UE (dawne pozycje „BA”), pośrednie badania naukowe, bezpośrednie badania naukowe. [12] AC = pracownik kontraktowy; INT = pracownik tymczasowy; JED = młodszy oddelegowany ekspert; AL. = członek personelu miejscowego; END = oddelegowany ekspert krajowy; . [13] W ramach pułapu na personel zewnętrzny ze środków operacyjnych (dawne pozycje „BA”). [14] Przede wszystkim fundusze strukturalne, Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) oraz Europejski Fundusz Rybacki.