6.Każdy szef delegacji może przenieść wszystkie lub niektóre funkcje szefa delegacji na wyznaczonego zastępcę; w takim przypadku wszystkie poniższe odniesienia do szefa delegacji odnoszą się również do wyznaczonego zastępcy. Szef delegacji powiadamia sekretariat podkomitetu o nominacji.

2.Protokół, co do zasady, zawiera w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad:

1.Sekretariat podkomitetu sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia, a także projekt wniosków operacyjnych przewidzianych w art. 10, w oparciu o wnioski przedstawione przez strony. Wstępny porządek obrad obejmuje punkty, w odniesieniu do których sekretariat otrzymał wniosek od jednej ze stron o włączenie do porządku obrad, wraz z odnośnymi dokumentami, nie później niż 21 dni kalendarzowych przed terminem posiedzenia.

1.Korespondencja adresowana do podkomitetu jest kierowana do sekretarza jednej ze stron, który następnie informuje drugiego sekretarza.

a)wykaz uczestników posiedzenia, wykaz towarzyszących im urzędników oraz wykaz ewentualnych obserwatorów lub ekspertów, którzy wzięli udział w posiedzeniu;

b)dokumenty przedłożone podkomitetowi;

c)oświadczenia, o których wpisanie do protokołu wnieśli członkowie podkomitetu oraz

d)w razie konieczności wnioski operacyjne z posiedzenia, o których mowa w ust. 4.

3.Projekt protokołu przedkłada się podkomitetowi do zatwierdzenia. Jest on zatwierdzany w ciągu 28 dni kalendarzowych od daty każdego posiedzenia podkomitetu. Kopia protokołu jest przekazywana każdemu z adresatów, o których mowa w art. 7. Nie naruszając przepisów art. 8 niniejszego regulaminu wewnętrznego strony publikują zatwierdzony protokół, który zawiera, co do zasady, ostateczny porządek obrad i streszczenie dyskusji na temat każdego punktu porządku obrad możliwie najszybciej po zatwierdzeniu.

4.Sekretarz podkomitetu strony, która przewodniczy podkomitetowi sporządza projekt wniosków operacyjnych z każdego posiedzenia i rozsyła stronom wraz z porządkiem obrad najpóźniej na 15 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia. Projekt ten jest aktualizowany w trakcie posiedzenia, a na jego zakończenie podkomitet, o ile strony nie ustalą inaczej, przyjmuje wnioski operacyjne uwzględniające działania następcze uzgodnione przez strony. Po zatwierdzeniu wniosków operacyjnych dołącza się je do protokołu z posiedzenia, a ich wykonanie zostaje omówione podczas kolejnego posiedzenia podkomitetu. W tym celu podkomitet przyjmuje wzór umożliwiający śledzenie postępów w realizacji każdego działania w wyznaczonym terminie.

Artykuł 11

Decyzje

1.Podkomitet jest uprawniony do przyjmowania decyzji w sprawach określonych w art. 240 ust. 3 umowy. Podkomitet przyjmuje w drodze konsensusu decyzje w sprawach określonych w art. 240 ust. 2 umowy. Decyzje są wiążące dla stron, które podejmują odpowiednie środki w celu ich wdrożenia.

2.Każda decyzja jest uwierzytelniana przez przewodniczącego podkomitetu.

3.Za zgodą stron podkomitet może podejmować decyzje lub przyjmować sprawozdania w drodze procedury pisemnej, po zakończeniu właściwych procedur wewnętrznych. Procedura pisemna polega na wymianie not między obydwoma sekretarzami, działającymi w porozumieniu ze stronami. W tym celu tekst wniosku zostaje rozesłany zgodnie z art. 7, a termin zgłaszania ewentualnych zastrzeżeń lub poprawek wynosi co najmniej 21 dni kalendarzowych. Przewodniczący może w porozumieniu ze stronami skrócić ten termin w celu uwzględnienia szczególnych okoliczności. Projekty decyzji uznaje się za przyjęte po wyrażeniu zgody przez drugą stronę i zapisuje się je w protokole posiedzenia podkomitetu.

4.Akty podkomitetu noszą odpowiednio nazwy: „decyzja” lub „sprawozdanie”. Każda decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia, o ile nie stanowi ona inaczej.

5.Decyzje rozsyłane są stronom.

6.Każda ze stron może podjąć decyzję o opublikowaniu decyzji, opinii i zaleceń podkomitetu w swojej odpowiedniej publikacji urzędowej.

Artykuł 12

Sprawozdania

Podkomitet przedkłada Komitetowi Partnerstwa w składzie rozstrzygającym kwestie handlowe sprawozdanie ze swojej działalności na każdym regularnym posiedzeniu tego komitetu.

Artykuł 13

Języki

1.Językami roboczymi podkomitetu są języki angielski i armeński. Strony mogą jednak podjąć decyzję o organizowaniu posiedzeń wyłącznie w języku angielskim.

2.O ile nie postanowiono inaczej, podkomitet opiera swoje obrady na dokumentach opracowanych w tych językach.

3.Podkomitet przyjmuje decyzje dotyczące zmiany lub interpretacji umowy w językach, w których tekst umowy jest autentyczny. Wszystkie pozostałe decyzje podkomitetu są przyjmowane w językach roboczych, o których mowa w ust. 1.

Artykuł 14

Wydatki