SPIS TREŚCI

1. Wprowadzenie 3

2. Ramy prawne funkcjonowania VIS 3

3. Postępy poczynione w okresie sprawozdawczym 3

3.1. Rozwój systemu centralnego 3

3.2. Rozwój systemu porównywania danych biometrycznych (BMS) 4

3.3. Mechanizm komunikacji VIS Mail 4

3.4. Przygotowanie obiektów oraz sieci 5

3.5. Planowanie na poziomie krajowym w państwach członkowskich 5

3.6. Nowy harmonogram wprowadzenia VIS 6

4. Kampania informacyjna 6

5. Zarządzanie projektem 7

5.1. Planowanie i budżet 7

5.2. Zarządzanie ryzykiem 7

6. Przyjaciele VIS 7

7. Podsumowanie 8

8. Załącznik: Grupy robocze ds. VIS 10

8.1. Komitet SISVIS 10

8.2. Posiedzenia krajowych kierowników projektu VIS 10

8.3. Grupa doradcza ds. testów 10

8.4. Grupa ekspercka ds. VIS Mail 10

1. WPROWADZENIE

Zgodnie z art. 6 decyzji Rady 2004/512/WE z dnia 8 czerwca 2004 r. w sprawie ustanowienia wizowego systemu informacyjnego[1] Komisja przedstawia niniejszym Radzie i Parlamentowi Europejskiemu siódme sprawozdanie dotyczące postępu prac w zakresie rozwoju wizowego systemu informacyjnego (VIS)[2]. Sprawozdanie obejmuje prace zrealizowane przez Komisję pomiędzy styczniem a grudniem 2010 r.

2. Ramy prawne funkcjonowania VIS

W dniu 5 kwietnia 2010 r. zaczął obowiązywać kodeks wizowy[3]. Zastąpił on wspólne instrukcje konsularne, zmienione uprzednio w celu ustanowienia ram prawnych umożliwiających pobieranie identyfikatorów biometrycznych. W kodeksie wizowym znalazły się również zapisy dotyczące organizacji przyjmowania i rozpatrywania wniosków wizowych.

W dniu 4 maja 2010 r. Komisja przyjęła plan bezpieczeństwa dla funkcjonowania wizowego systemu informacyjnego[4]. Decyzja Komisji dotycząca tego planu wejdzie w życie w dniu przez nią określonym zgodnie z art. 48 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 767/2008, tj. w dniu rozpoczęcia działalności przez VIS, natomiast wygaśnie w dniu, kiedy organ zarządzający przejmie swoje obowiązki.

W 2010 r. nie przyjęto żadnych innych instrumentów prawnych dotyczących VIS.

3. Postępy poczynione w okresie sprawozdawczym

3.1. Rozwój systemu centralnego

Prace zmierzające do zakończenia testów rozwiązań systemowych – drugiego z czterech podstawowych programów testów systemu centralnego – były kontynuowane w pierwszej połowie okresu sprawozdawczego. Miały miejsce szeroko zakrojone dyskusje z udziałem państw członkowskich w sprawie środków naprawczych zaproponowanych pod koniec 2009 r. przez głównego wykonawcę projektu, kiedy stało się jasne, że nie jest on w stanie spełnić pierwotnych wymagań określonych w umowie o poziomie świadczonych usług ( Service Level Agreement , SLA) w odniesieniu do przeprowadzanych testów rozwiązań systemowych. W czerwcu 2010 r. uzgodniono zmienioną wersję umowy SLA, co zapewnia możliwość rozpoczęcia działań zgodnie z planem i kontynuowania ich aż do zakończenia wdrażania na poziomie regionalnym.

W następstwie dotychczas przeprowadzonych testów przyjęto specyfikacje dotyczące komunikacji pomiędzy państwami członkowskimi a VIS w odniesieniu do pewnych konkretnych aspektów. W marcu 2010 r. przyjęto dokument kontroli interfejsu (DKI) 1.85, wdrażający porozumienia pomiędzy państwami członkowskimi w zakresie usług wyszukiwania. We wrześniu 2010 r. państwom członkowskim udostępniono wersję 1.87 tego dokumentu, uwzględniającą drobne aktualizacje. Dostarcza on specyfikacji technicznych potrzebnych państwom członkowskim w celu opracowania własnych systemów w sposób umożliwiający im podłączenie do VIS. W marcu 2010 r. udostępniono wersję 1.46 szczegółowych specyfikacji technicznych. Wersję ostateczną (1.48) udostępniono państwom członkowskim we wrześniu 2010 r.

Testy rozwiązań systemowych dobiegły pomyślnie końca i w sierpniu 2010 r. rozpoczęto testowanie systemu z udziałem państw członkowskich. Na koniec okresu sprawozdawczego testowanie nadal było w toku. Z uwagi na przesunięcie w harmonogramie testów nie można było utrzymać terminu uruchomienia VIS, pierwotnie zaplanowanego na grudzień 2010 r. Zmieniony harmonogram, przewidujący uruchomienie systemu w czerwcu 2011 r. został przekazany Radzie WSiSW i Parlamentowi Europejskiemu[5] w dniu 7 października 2010 r. (zob. ppkt 3.6).

3.2. Rozwój systemu porównywania danych biometrycznych (BMS)

Prace nad BMS, systemem umożliwiającym porównywanie odcisków palców w ramach VIS, zostały zakończone w 2010 r. wraz z zakończeniem testów tymczasowej akceptacji systemu. W okresie sprawozdawczym system ten zapewniał wsparcie na rzecz testów rozwiązań systemowych VIS oraz testów operacyjnych systemu; nie wystąpiły przy tym żadne problemy. Państwa członkowskie nadal wykorzystywały oprogramowanie do urządzeń służących do pobierania odcisków palców dostarczone przez wykonawcę BMS. Niektóre państwa członkowskie w znacznym stopniu poprawiły jakość pobieranych odcisków w wyniku projektów pilotażowych przeprowadzonych w placówkach konsularnych. Po zakończeniu testów końcowych z udziałem zespołu operacyjnego, zaplanowanych na maj 2011 r., system będzie gotowy, by go uruchomić.

3.3. Mechanizm komunikacji VIS Mail

W 2010 r. dokonano znacznych postępów w zakresie testowania mechanizmu komunikacji VIS Mail oraz podłączania do tego systemu państw członkowskich. Do przetestowania została jedynie niewielka liczba państw należących do obszaru Schengen. W okresie sprawozdawczym centralny serwer pocztowy wyposażono w dodatkowe funkcje (statystyki i sprawozdawczość, zaawansowane funkcje antywirusowe). Członkowie grupy eksperckiej ds. VIS Mail uznali w większości, że mechanizm komunikacji został wystarczająco przetestowany i że spełnia podstawowe wymogi pozwalające na jego uruchomienie.

W okresie sprawozdawczym znaczą część czasu i wysiłków zespołu pochłonęło opracowanie specyfikacji dotyczących drugiego etapu VIS Mail. W drugim etapie, który rozpocznie się dwa lata po uruchomieniu VIS, w ramach mechanizmu VIS Mail przejęte zostaną zadania realizowane w ramach sieci konsultacji Schengen. Z tego powodu przygotowanie odnośnych specyfikacji jest złożone i pracochłonne. Poczyniono jednak znaczne postępy i oczekuje się, że specyfikacje zostaną opracowane w zaplanowanym terminie.

3.4. Przygotowanie obiektów oraz sieci

W ciągu całego roku 2010 r. pracownicy jednostki centralnej w Strasburgu i rezerwowej jednostki centralnej w Salzburgu przechodzili szkolenia z zakresu obsługi i konserwacji urządzeń VIS. W 2010 r. do sieci sTESTA podłączono Bułgarię, podczas gdy w Rumunii nadal trwały prace w tym zakresie. Główne działania realizowane w okresie sprawozdawczym dotyczące sieci związane były z a) zapewnieniem działania mechanizmu przejmowania funkcji obiektu głównego przez obiekt rezerwowy w przypadku awarii oraz b) testowaniem serwera VIS Mail (zob. ppkt 3.3). W przypadku awarii sytemu krajowego mechanizm ten pozwala państwom członkowskim wyposażonym w system rezerwowy zapewnić ciągłość działania. W 2010 r. przetestowano w praktyce mechanizm przejmowania funkcji w trakcie awarii w trzech państwach członkowskich, co oznacza, że łączna liczba państw, w których przetestowano ten mechanizm wzrosła do ośmiu. Testy praktyczne będą kontynuowane w państwach członkowskich, które są zainteresowane wdrożeniem takiego rozwiązania.

3.5. Planowanie na poziomie krajowym w państwach członkowskich

Niezależnie od dostępności centralnego VIS, głównym warunkiem uruchomienia systemu jest zaawansowanie projektów na poziomie krajowym. Stan realizacji projektu w poszczególnych państwach członkowskich jest zróżnicowany, co uwarunkowane jest czynnikami wewnętrznymi.

W oparciu o mechanizm sprawozdawczości miesięcznej stworzony w ramach grupy przyjaciół VIS (zob. pkt 6) wszystkie państwa członkowskie informowały konsekwentnie o tym, iż postępy w realizacji zaplanowanych etapów przebiegają zgodnie z harmonogramem.

W okresie sprawozdawczym poczyniono dalsze postępy w realizacji projektu VIS w obszarze testów zgodności w państwach członkowskich i rozwoju większości systemów krajowych. Przed końcem okresu sprawozdawczego zgodnie z pierwotnym planem testy zgodności ukończyły 23 spośród 25 państw członkowskich i państw stowarzyszonych w ramach Schengen[6]. Już tylko kilku krajom uczestniczącym w projekcie pozostały do przeprowadzenia testy zgodności. W tym celu krajom przydzielono terminy w pierwszej połowie 2011 r.

Informacje przekazywane przez państwa członkowskie wskazywały, że wszystkie krajowe systemy będą w pełni opracowane do czasu uruchomienia systemu centralnego, niemniej jednak w kolejnych okresach sprawozdawczych systematycznie ujawniano pewne kwestie problematyczne (zob. ppkt 5.2) dotyczące przygotowań w placówkach konsularnych i na granicach.

Należy zauważyć, że państwo członkowskie, które doświadczyło poważnych trudności dotyczących realizacji umowy z wykonawcą w 2009 r., w 2010 r. rozpoczęło w końcu prace nad własnym systemem krajowym. W przypadku tego państwa testy zgodności zaplanowano na styczeń 2011 r.

Aby ocenić przygotowania na poziomie konsularnym w regionie, gdzie system uruchamiany jest w pierwszej kolejności, (Afryka Północna) w grudniu 2010 r. zorganizowano wizytę w Kairze. Celem tej wizyty było uzyskanie informacji z pierwszej ręki na temat poziomu przygotowania konsulatów państw członkowskich przede wszystkim pod kątem ich zdolności pozyskiwania i przekazywania do VIS danych biometrycznych osób ubiegających się o wizy. W trakcie wizyty przedstawiciele prezydencji oraz Komisji spotkali się z przedstawicielami państw członkowskich na posiedzeniu w ramach lokalnej współpracy konsularnej w sprawach wiz oraz wykorzystali okazję, aby obejrzeć urządzenia do obsługi VIS instalowane w konsulatach. Okazało się, że należy zwiększyć wysiłki w zakresie szkoleń technicznych oraz komunikacji. Z tego właśnie powodu w 2011 r. będą nadal organizowane kolejne takie wizyty w innych miastach Afryki Północnej.

3.6. Nowy harmonogram wprowadzenia VIS

Opóźnienie w realizacji testów rozwiązań systemowych, które zakończyły się jednak sukcesem, zmusiło Komisję i państwa członkowskie do weryfikacji ogólnego harmonogramu projektu. Weryfikację przeprowadzono w oparciu o realistyczną ocenę zdolności wykonawcy zatrudnionego przez Komisję do uruchomienia systemu centralnego, jak i gotowości państw członkowskich do uruchomienia systemu na szczeblu krajowym – w placówkach konsularnych i na granicach zewnętrznych. W nowym harmonogramie uwzględniono marginesy czasowe na wypadek nowych nieprzewidzianych problemów.

Po przedstawieniu nowego harmonogramu ogólnego krajowym kierownikom projektu (24 czerwca 2010 r.), grupie przyjaciół VIS (7 lipca 2010 r.) oraz na posiedzeniu Strategicznego Komitetu ds. Imigracji, Granic i Azylu (22 lipca 2010 r.) został on zakomunikowany Radzie ds. WSiSW w dniu 7 października 2010 r. oraz Parlamentowi Europejskiemu[7]. Harmonogram przedstawia się następująco:

- testy operacyjne systemu: 23 sierpnia 2010 r. – 14 lutego 2011 r.

- testy tymczasowej akceptacji systemu (PSAT): 23 marca 2011 r. – 15 czerwca 2011 r.

- gotowość do uruchomienia systemu centralnego: 24 czerwca 2011 r.

Pod koniec bieżącego okresu sprawozdawczego projekt przebiegał zgodnie z nowym harmonogramem ogólnym.

4. Kampania informacyjna

W dniu 20 grudnia 2010 r. Komisja podpisała umowę z wykonawcą specjalizującym się w technikach informacyjnych i komunikacyjnych na opracowanie i wydruk materiałów informacyjnych dotyczących VIS. Wykonawca zewnętrzny, we współpracy z Komisją, przygotuje projekt, wydruk i tłumaczenie ulotek, plakatów i innych materiałów informacyjnych, które państwa członkowskie i Komisja będą mogły wykorzystywać zgodnie z przeznaczeniem jeszcze przed uruchomieniem systemu VIS, jak również później. Na właściwych etapach zostaną przeprowadzone konsultacje z państwami członkowskimi w sprawie treści i projektów materiałów informacyjnych. Konsultacje planuje się w pierwszej połowie 2011 r.

5. Zarządzanie projektem

5.1. Planowanie i budżet

Ogólna dostępna kwota środków na zobowiązania w ramach VIS w 2010 r. wyniosła 30,3 mln EUR. Ze względu na opóźnienia w realizacji testów rozwiązań systemowych część prac projektowych przewidzianych pierwotnie na 2010 r. została przełożona na 2011 r., co spowodowało przesunięcie zobowiązań: do końca okresu sprawozdawczego zaciągnięto zobowiązania na 63,06% środków przeznaczonych na VIS i wypłacono 85,10% środków na płatności. VIS podlega pozycji budżetowej 18.02.05.

Środki na zobowiązania i środki na płatności w ramach VIS w 2010 r.

Dostępne środki na zobowiązania | Wykorzystano | Razem (%) | Dostępne środki na płatności | Wykorzystano | Razem (%) |

30 327 909,00 EUR | 19 124 611,00 EUR | 63,06% | 27 619 392,52 EUR | 23 503 936,08 | 85,10% |

W marcu 2010 r. wystawiono nakaz odzyskania środków na kwotę kar umownych (7,6 mln EUR) z tytułu opóźnień w realizacji testów rozwiązań systemowych w 2009 r.

5.2. Zarządzanie ryzykiem

W okresie sprawozdawczym metodologia zarządzania ryzykiem w ramach projektu nie uległa zmianie. Co miesiąc Komisja wskazuje najważniejsze zagrożenia w ramach projektu (na poziomie centralnym i krajowym), które prezentuje państwom członkowskim podczas comiesięcznych posiedzeń krajowych kierowników projektu VIS. Pomaga jej w tym wykonawca odpowiedzialny za zapewnienie jakości.

Podobnie jak w poprzednim roku kwestie dotyczące ryzyka zostały również przedyskutowane w ramach grupy przyjaciół VIS. Komisja podjęła współpracę z prezydencją w celu określenia głównych zagrożeń i sklasyfikowania ich według skutków dla projektu. Dla każdego zagrożenia określane są działania mające je ograniczać. Komisja prowadzi również rejestr wysokiego szczebla i kontroluje stan realizacji działań.

Na koniec 2010 r. większość zidentyfikowanych najpoważniejszych zagrożeń dotyczy: (i) opóźnień w zakończeniu testów operacyjnych systemu zgodnie z nowym harmonogramem, (ii) przygotowania państw członkowskich do udziału w testach tymczasowej akceptacji systemu, (iii) opóźnień w niektórych państwach członkowskich w przygotowaniach do uruchomienia systemu w placówkach konsularnych i na granicach oraz (iv) opóźnień w czynnościach przygotowawczych z zakresu zarządzania operacyjnego. Dla wszystkich tych zagrożeń określane są działania ograniczające, a Komisja, państwa członkowskie i główny wykonawca projektu prowadzą ścisłą współpracę w celu złagodzenia skutków wymienionych zagrożeń dla całego projektu.

6. Przyjaciele VIS

W okresie sprawozdawczym grupa przyjaciół VIS zebrała się siedmiokrotnie – trzy razy w czasie prezydencji hiszpańskiej (2010/I) i cztery razy w czasie prezydencji belgijskiej (2010/II). Nieformalne posiedzenia wysokiego szczebla zapewniły forum, na którym mogła toczyć się przejrzysta dyskusja na temat wszystkich kwestii związanych z VIS. Agenda została ustalona przez prezydencję w porozumieniu z Komisją i Sekretariatem Generalnym Rady. Przedmiotem posiedzeń były aktualne informacje przekazywane przez Komisję na temat stanu zaawansowania prac nad VIS, wyników stosowania mechanizmu sprawozdawczości na temat postępów krajowych oraz sprawozdanie na temat ryzyka.

W pierwszej połowie 2010 r. przed każdym posiedzeniem grupy przyjaciół VIS państwa członkowskie były proszone o przesłanie aktualnych odpowiedzi na kwestionariusz. Pytania dotyczyły ogólnego przygotowania technicznego w zakresie rozwoju systemu krajowego, przygotowań konsularnych do wdrożenia w pierwszych regionach oraz przygotowań granicznych dotyczących kontroli w oparciu o VIS przeprowadzanych z uwzględnieniem weryfikacji biometrycznej i bez niej. W kwestionariuszu uwzględniono również bardziej szczegółowe pytania dotyczące szkoleń i innych wyznaczonych etapów projektu. Kilka państw członkowskich nie określiło jednak jednoznacznych terminów osiągnięcia poszczególnych wyznaczonych etapów, co nie pozwoliło prezydencji i Komisji na uzyskanie pełnego obrazu postępów we wszystkich państwach członkowskich.

W związku z tym w drugiej połowie 2010 r. wprowadzono zaktualizowany kwestionariusz, w którym skoncentrowano się wyłącznie na regionie, gdzie system zostanie uruchomiony w pierwszej kolejności, oraz przejściach na granicach zewnętrznych. Otrzymane odpowiedzi były czasami nieprecyzyjne, szczególnie w odniesieniu do przygotowań na granicach. W konsekwencji pod koniec okresu sprawozdawczego prezydencja zwróciła się do państw członkowskich o przedstawienie krajowych planów uruchomienia systemu na granicach w celu umożliwienia szczegółowej kontroli sytuacji na przejściach na granicach zewnętrznych poszczególnych państw członkowskich. Tym razem wyniki były bardziej zadowalające. Kolejna prezydencja zdecydowała, że w 2011 r. ten mechanizm sprawozdawczy będzie nadal wykorzystywany.

7. Podsumowanie

W ubiegłym roku zakończono pomyślnie drugą ważną fazę testów systemu centralnego (testów rozwiązań systemowych) oraz rozpoczęto trzecią fazę (testów operacyjnych systemu) w siedmiu państwach członkowskich.

Na szczeblu krajowym państwa członkowskie poczyniły znaczne postępy w zakresie prac nad systemami krajowymi. Pod koniec okresu sprawozdawczego wszystkie państwa przekazały informacje o gotowości do podłączenia się do VIS do czerwca 2011 r. W 2011 r. kontynuowany będzie zatem nasilony monitoring jak również wizyty w placówkach konsularnych regionu, gdzie system uruchamiany będzie w pierwszej kolejności. Pozwoli to kontrolować przygotowania administracyjne państw członkowskich.

W październiku 2010 r. Radzie ds. WSiSW przedstawiono nowy harmonogram ogólny, w którym przewidziano gotowość techniczną do uruchomienia VIS na czerwiec 2011 r. Wszystkie zainteresowane strony zaangażowane w projekt potwierdziły chęć do bliższej współpracy w kontekście uruchomienia VIS oraz minimalizacji zagrożeń wymienionych w ppkt 5.2.

Jednocześnie Komisja regularnie informowała Komisję Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (LIBE) Parlamentu Europejskiego o postępach i stanie realizacji projektu VIS i będzie to czynić również w przyszłości.

8. Załącznik: Grupy robocze ds. VIS

8.1. Komitet SISVIS

W 2010 r. nie odbyło się żadne posiedzenie Komitetu SISVIC w grupie ds. VIS[8]. W 2011 r. komitet będzie w dalszym ciągu odpowiedzialny za prace dotyczące VIS w ramach procedury komitetowej.

8.2. Posiedzenia krajowych kierowników projektu VIS

W okresie sprawozdawczym służby Komisji zorganizowały dziesięć posiedzeń grup eksperckich dla krajowych kierowników projektów w celu omówienia stanu projektu, szczegółowych kwestii technicznych, kwestii związanych z planowaniem, zagrożeń oraz czynności podejmowanych na szczeblach centralnym i krajowym.

8.3. Grupa doradcza ds. testów

Grupa doradcza ds. testów, będąca doradczą grupą roboczą przy Komitecie SISVIS (grupa ds. VIS), odbywała w okresie sprawozdawczym dość częste spotkania lub telekonferencje, ze względu na intensywne testy. Jej zadaniem jest zagwarantowanie, aby proces badania i rozwiązywania problemów związanych z testowaniem systemu przebiegał w sposób ustrukturyzowany, a także doradztwo w zakresie sprawnego przebiegu samego procesu testów VIS. Członkowie tej grupy wydają zalecenia dotyczące testów VIS w trakcie wszystkich faz testów, w szczególności jeśli bezpośrednio uczestniczą w nich państwa członkowskie.

8.4. Grupa ekspercka ds. VIS Mail

W ciągu okresu sprawozdawczego grupa odbywała comiesięczne posiedzenia mające na celu zapewnienie wsparcia dla wdrożenia mechanizmu komunikacji VIS Mail.

Prace Komisji i państw członkowskich dotyczące VIS Mail realizowane są we współpracy z wykonawcą sieci i z pomocą wykonawcy odpowiedzialnego za wsparcie i jakość.

[1] Dz.U. L 213 z 15.6.2004, s. 5.

[2] Treść szóstego sprawozdania – zob. sprawozdanie Komisji dla Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie rozwoju wizowego systemu informacyjnego (VIS) w 2009 r., COM(2010) 588 wersja ostateczna z 22.10.2010.

[3] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 810/2009 z dnia 13 lipca 2009 r. ustanawiające wspólnotowy kodeks wizowy (kodeks wizowy) (Dz.U. L 243 z 15.9.2008, s. 1).

[4] Decyzja Komisji 2010/260/UE z dnia 4 maja 2010 r. w sprawie planu bezpieczeństwa dla funkcjonowania wizowego systemu informacyjnego (Dz.U. L 112 z 5.5.2010, s. 25).

[5] Pismo komisarz Cecilii Malmström z dnia 12 października 2010 r. skierowane do p. Lopeza Aguilara, przewodniczącego Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (LIBE).

[6] Liechtenstein również ukończył testy zgodności pod kątem technicznym, choć jak dotąd nie stosuje dorobku prawnego Schengen.

[7] Pismo komisarz Cecilii Malmström z dnia 12 października 2010 r. skierowane do p. Lopeza Aguilara, przewodniczącego Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (LIBE).

[8] Komitet powołany na mocy art. 51 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1987/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r. w sprawie utworzenia, funkcjonowania i użytkowania systemu informacyjnego Schengen drugiej generacji (SIS II).