dotyczące stosowania w 2018 r. rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji

W niniejszym sprawozdaniu za 2018 r. po pierwsze podsumowano szersze inicjatywy Komisji Europejskiej dotyczące przejrzystości (Infra I). Po drugie w sprawozdaniu przedstawiono kluczowe tendencje dotyczące wniosków o uzyskanie dostępu do dokumentów złożonych w ramach rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 i cechy tych wniosków oraz dotyczące ich odpowiedzi instytucji. W sprawozdaniu poddano także przeglądowi wyroki wydane przez europejskie sądy oraz ustalenia Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczące wdrażania rozporządzenia przez Komisję Europejską (Infra II).

Prawo to jest zapisane w art. 42 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej, art. 15 ust. 3 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej i rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji .

W 2018 r. Komisja Europejska podjęła ważne kroki, aby aktywnie wypełniać swoje bezwzględne zobowiązanie do zapewnienia większej przejrzystości i rozliczalności celem zwiększenia zaufania obywateli Unii do działań instytucji Unii Europejskiej.

Co więcej, w duchu przejrzystości i rozliczalności Komisja Europejska zobowiązała się do publikacji rocznych sprawozdań na temat stosowania nowego kodeksu postępowania.

W nowym kodeksie wprowadzono również nowy zapis, zgodnie z którym co dwa miesiące Komisja Europejska będzie publikować zestawienie kosztów podróży poszczególnych komisarzy. Pierwsza taka publikacja miała miejsce pod koniec lutego 2018 r. i od tego czasu koszty podróży poszczególnych komisarzy są aktywnie publikowane co dwa miesiące.

W kodeksie zawarto elementy mające przyczynić się do zwiększenia przejrzystości działań komisarzy w konkretnych obszarach. W kodeksie określono przepisy szczegółowe dotyczące spotkań zewnętrznych komisarzy. Zgodnie z tymi przepisami komisarze i członkowie ich gabinetu spotykają się jedynie z organizacjami i osobami samozatrudnionymi, które są zarejestrowane w rejestrze służącym przejrzystości. Co więcej, fakt, że spotkania takie miały miejsce, musi zostać podany do wiadomości publicznej.

Prawo publicznego dostępu do dokumentów instytucji wiąże się z demokratycznym charakterem tych instytucji. Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 odzwierciedla wyrażony w art. 1 akapit drugi Traktatu o Unii Europejskiej zamiar wyznaczenia nowego etapu w procesie tworzenia coraz ściślejszego związku między narodami Europy, w którym decyzje podejmowane są z możliwie najwyższym poszanowaniem zasady otwartości i jak najbliżej obywateli. Cel ten powtórzono w art. 10 Traktatu UE.

Co więcej, w dniu 12 grudnia 2018 r. wniosek Komisji Europejskiej w sprawie rewizji europejskiej inicjatywy obywatelskiej otrzymał zgodę polityczną Parlamentu Europejskiego i Rady. Europejska inicjatywa obywatelska – priorytet polityczny Komisji Junckera – stanowi wyjątkowy i innowacyjny sposób kształtowania Europy przez obywateli poprzez wezwanie Komisji Europejskiej do złożenia wniosku ustawodawczego po zebraniu miliona podpisów. Zmieniona inicjatywa obywatelska będzie bardziej przyjazna dla użytkownika, aby promować większe uczestnictwo demokratyczne na szczeblu Unii Europejskiej.

Kolejnym ważnym elementem działań informacyjnych kierowanych do społeczeństwa obywatelskiego jest tzw. proces „oceny skutków w kontekście zrównoważonego rozwoju”. To właściwe dla handlu narzędzie opracowano celem wsparcia negocjacji handlowych. Zarządzają nim niezależni zewnętrzni konsultanci zapewniający analizę potencjalnych skutków gospodarczych, społecznych, środowiskowych oraz wpływu na prawa człowieka wynikających z ewentualnych umów handlowych. Ocena skutków w kontekście zrównoważonego rozwoju ma charakter wysoce partycypacyjny.

W 2018 r. Komisja Europejska badała dodatkowe innowacyjne projekty pilotażowe służące zapewnieniu jeszcze większej przejrzystości. Na przykład w kwietniu 2018 r. Dyrekcja Generalna Komisji Europejskiej ds. Zdrowia i Bezpieczeństwa Żywności uruchomiła projekt pilotażowy mający na celu zwiększenie przejrzystości jej działań. W ramach projektu dokumenty elektroniczne dotyczące pestycydów i produktów biobójczych, które są (w pełni lub częściowo) ujawniane na wniosek złożony zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1049/2001, są publikowane online. Dlatego też dokumentów takich nie wysyła się już fizycznie do poszczególnych wnioskodawców – zamiast tego dostają oni hiperłącze do strony internetowej.

Bezprecedensowy poziom przejrzystości osiągnięty przez Komisję Europejską był na tyle wysoki, że po zakończeniu dwuletniej strategicznej inicjatywy w zakresie negocjacji dotyczących wystąpienia Zjednoczonego Królestwa z Unii Europejskiej uzyskał on aprobatę Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że wysoki poziom przejrzystości – oprócz stanowienia dobrej praktyki administracyjnej – zwiększył legitymację unijnych negocjatorów i przyczynił się do utrzymania jedności w Unii Europejskiej.

Statystyki te pokazują liczbę wniosków otrzymanych w 2018 r. oraz odpowiedzi na nie udzielonych. Ponadto obejmują bardziej dokładne dane w zakresie statystyk uzyskanych za lata poprzednie po późniejszych regularnych korektach kodowania.

Tak jak w latach ubiegłych, nie przedstawiają one liczby dokumentów, o które wystąpiono lub które (częściowo) ujawniono; takich dokumentów było znacznie więcej. Choć wnioskodawcy mogą wnosić o dostęp do jednego dokumentu, częściej wnioskują o dostęp do wielu dokumentów lub nawet całych akt dotyczących konkretnego tematu lub konkretnej procedury.

Podsumowując, statystyki pokazują, że dokumenty, o które wystąpiono, zostały w całości lub częściowo ujawnione w ponad 80 % z 6 912 przypadków na etapie wstępnym, a szerszy lub nawet pełny dostęp przyznano w niemal 41 % z 288 analizowanych przypadków na etapie potwierdzającym. Dane potwierdzają nie tylko otwartość Komisji Europejskiej, ale także znaczenie prawa dostępu do dokumentów w ramach ogólnej polityki instytucji w zakresie przejrzystości.

Zasoby

W Komisji Europejskiej rozpatrywanie wniosków o wstępny dostęp do dokumentów odbywa się w sposób zdecentralizowany w różnych dyrekcjach generalnych i służbach Komisji. Każda dyrekcja generalna i służba wyznacza do tego zadania co najmniej jednego eksperta prawnego, działającego w charakterze „koordynatora dostępu do dokumentów”.





W zależności od wielkości służby i liczby otrzymanych wniosków „koordynatorzy dostępu do dokumentów” korzystają zazwyczaj z pomocy kilku pracowników wspierających, a powierza się im koordynowanie projektów odpowiedzi z działami odpowiedzialnymi za odpowiednie obszary polityki.

Wnioskami potwierdzającymi zajmuje się Sekretariat Generalny, aby zapewnić niezależną kontrolę administracyjną odpowiedzi wydanej na etapie wstępnym.

Specjalny zespół w dziale Sekretariatu Generalnego ds. przejrzystości, zarządzania dokumentami i dostępu do dokumentów ma przypisane wyłączne zadanie zapewniania koordynacji i jednolitego wdrożenia zasad szczegółowych dotyczących stosowania rozporządzenia (WE) nr 1049/2001. Składa się on z kilku osób prowadzących sprawy oraz administracyjnego personelu wspierającego. Poza obowiązkiem dokonywania kontroli odpowiedzi wstępnych dział ten również dostarcza horyzontalnych wytycznych, szkoleń i porad wszystkim dyrekcjom generalnym i służbom Komisji Europejskiej w zakresie wdrażania rozporządzenia. Zarządza on też systemem informatycznym obejmującym całą Komisję Europejską, służącym do rozstrzygania wstępnych i potwierdzających wniosków o dostęp do dokumentów, który obecnie przechodzi modernizację.

Stabilnie rosnąca liczba nowych wniosków o dostęp do dokumentów od czasu wejścia w życie rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 oraz żądanie większej przejrzystości w obszarze publicznego dostępu do dokumentów świadczy o konieczności przydzielenia Komisji Europejskiej wystarczających zasobów ludzkich i zasobów IT w celu zapewnienia wydajnego rozstrzygania wniosków o dostęp do dokumentów i osiągnięcia najlepszych możliwych korzyści dla obywateli.

1.Rejestry i strony internetowe

W 2018 r. do rejestru dokumentów Komisji dodano 19 582 nowych dokumentów (zob. załącznik – tabela 1) kategorii C, COM, JOIN, OJ, PV, SEC bądź SWD .

W 2018 r. na stronie internetowej „Dostęp do dokumentów” na portalu Europa odnotowano 6 458 odwiedzających oraz 8 652 odwiedzonych stron (zob. załącznik – tabela 2).

Obie platformy pozostają użytecznymi narzędziami wyszukiwania, umożliwiającymi obywatelom uczestniczenie w bardziej bezpośredni i aktywny sposób w procesie decyzyjnym Komisji Europejskiej, propagując równocześnie politykę dostępu do dokumentów.





2.Współpraca z innymi instytucjami objętymi zakresem rozporządzenia (WE) nr 1049/2001

Zgodnie z art. 15 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 instytucje stworzą dobre praktyki administracyjne w celu ułatwienia wykonania praw dostępu zagwarantowanych rozporządzeniem. W art. 15 ust. 2 zorganizowano ponadto stworzenie komitetu międzyinstytucjonalnego mającego na celu zbadanie najlepszych praktyk, postępowanie w przypadku ewentualnych konfliktów i omawianie możliwych przyszłych ulepszeń w dostępie publicznym do dokumentów.

Zgodnie z dwoma przywołanymi powyżej przepisami w 2018 r. Parlament Europejski, Rada Unii Europejskiej i Komisja Europejska w dalszym ciągu organizowały regularne spotkania techniczne na poziomie administracyjnym. W ramach takich spotkań instytucje wymieniają doświadczenia, opracowują najlepsze praktyki i zapewniają spójne stosowanie rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 w świetle orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości.

3.Analiza wniosków o dostęp

3.1.Liczba wniosków (zob. załącznik – tabela 3 i 4)