[pic] | KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH |

Bruksela, dnia 27.2.2008

KOM(2008) 110 wersja ostateczna

KOMUNIKAT KOMISJI DO PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY ORAZ EUROPEJSKIEGO TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

Sprawozdanie z postępów w realizacji planu działania Komisji na rzecz zintegrowanych ram kontroli wewnętrznej

{SEK(2008) 259}

KOMUNIKAT KOMISJI DO PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY ORAZ EUROPEJSKIEGO TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

Sprawozdanie z postępów w realizacji planu działania Komisji na rzecz zintegrowanych ram kontroli wewnętrznej

Streszczenie

Obecna Komisja, wraz z rozpoczęciem swojej kadencji, określiła jako cel strategiczny dążenie do uzyskania pozytywnego poświadczenia wiarygodności od Europejskiego Trybunału Obrachunkowego. W związku z tym w styczniu 2006 r. przyjęła „Plan działania Komisja na rzecz zintegrowanych ram kontroli wewnętrznej”[1], uwzględniając zalecenia Trybunału Obrachunkowego[2], rezolucję Parlamentu Europejskiego dotyczącą udzielenia absolutorium za 2003 r.[3] oraz konkluzje z posiedzenia Rady ds. Gospodarczych i Finansowych (ECOFIN) z dnia 8 listopada 2005 r. Wspomniany plan działania podjął kwestie „rozbieżności” w ówczesnych strukturach kontrolnych Komisji i określił 16 obszarów, w których należy podjąć działania do końca 2007 r. W swoim okresowym sprawozdaniu z postępów z marca 2007 r.[4] Komisja opisała poczynione postępy i ogłosiła kilka dodatkowych działań.

W ciągu dwóch lat od rozpoczęcia realizacji 16 działań ukończono 7 spośród nich, 6 zostało w dużej mierze ukończone, a 3 działania nie mogły zostać wdrożone bądź są realizowane innymi metodami. Tabela 1 prezentuje status każdej z grup działań oraz wstępną ocenę skutków. Plan działania określał termin wdrożenia środków na koniec roku 2007. Szczegóły dotyczące postępów w realizacji działań zawarto w załączniku do niniejszego sprawozdania. Dokonano wstępnej oceny wpływu działań, jednak zmniejszenie liczby błędów i zwiększenie wiarygodności wymaga czasu, jaki jest niezbędny, aby podjęte działania wywarły wpływ na odnośne systemy kontroli.

Tabela 1: Realizacja i skutki planu działania

Grupa działań | Status - marzec 2007 r. | Status - luty 2008 r. | Skutki - luty 2008 r. |

Uproszczenie przepisów i wprowadzenie wspólnych zasad kontroli (działania 1–4) | ■■□□□ | ■■■■■ | ■□□□□ |

Oświadczenia jednostek zarządzających oraz poświadczenia audytu (działania 5–8) | ■■□□□ | ■■■■□ | ■□□□□ |

Podejście oparte na jednolitej kontroli: wymiana wyników oraz określenie priorytetów w zakresie kosztów i korzyści (działanie 9–11) | ■■□□□ | ■■■■□ | ■□□□□ |

Rozbieżności charakterystyczne dla danego sektora (działania 12–16). | ■■■□□ | ■■■■□ | ■□□□□ |

Tabela 1 pokazuje, że Komisja wywiązała się z określonego w planie działania ambitnego harmonogramu, z terminem końcowym w dniu 31 grudnia 2007 r. Faktyczny wpływ na współczynnik błędów będzie można określić dopiero na późniejszym etapie.

Plan działania został skonstruowany tak, aby zapewnić podstawy do uzyskania pozytywnego poświadczenia wiarygodności (DAS). Ukończone działania przyczyniły się do zwiększenia klarowności oraz wzmocnienia ram kontroli wewnętrznej dla programów wspólnotowych.

Działania, których jeszcze nie zrealizowano, zostaną sfinalizowane w 2008 r. Wśród najważniejszych nieukończonych zadań wymienić należy:

- działanie 7: opracowanie „uzgodnionych procedur” w obszarze edukacji i kultury zostało przesunięte na 2008 r. w związku z uaktualnianiem metodyki kontroli w DG ds. Edukacji i Kultury. Działanie to zostanie ukończone do grudnia 2008 r.;

- działanie 10: zakończono gromadzenie danych o kosztach kontroli w obszarach rolnictwa i funduszy strukturalnych i obecnie przygotowuje się stosowne analizy. Wyniki zostaną przedstawione w komunikacie w październiku 2008 r. (zob. poniżej);

- działanie 11N: wprowadzenie zmian do systemu ABAC w lutym 2008 r. pozwoli na przejrzyste monitorowanie wieloletniego odzyskiwania środków, począwszy od 2008 r.; oraz

- działanie 16: podręcznik doboru próby kontrolnej dla służb Komisji, a także specjalistyczny podręcznik doboru próby kontrolnej dla funduszy strukturalnych zostaną udostępnione latem 2008 r. Zmieniony podręcznik audytu dla funduszy strukturalnych zostanie ukończony w ciągu roku, tak aby uwzględnić nowe uregulowania.

Pomimo podjęcia odnośnych działań, Trybunał w dalszym ciągu znajduje zbyt wiele błędów w niektórych obszarach. W poświadczeniu wiarygodności za 2006 r. działania strukturalne realizowane za pośrednictwem państw członkowskich oraz pomoc zewnętrzna zarządzana przez organizacje wdrażające otrzymały od Trybunału ocenę „czerwoną”. Zgodnie ze wskazaniem Trybunału w „opinii w sprawie modelu jednolitej kontroli” rzetelna wiedza na temat ryzyka oraz kosztów i korzyści kontroli ma zasadnicze znaczenie przy określaniu strategii kontroli i ocenianiu ich wyników. Do października 2008 r. Komisja przygotuje komunikat w sprawie kosztów i korzyści systemów kontroli oraz analizę pozostałego ryzyka, którą muszą zawrzeć w swoich rocznych sprawozdaniach z działalności za 2007 r. te dyrekcje generalne, których obszary polityki otrzymały od Trybunału Obrachunkowego ocenę „czerwoną”.

Plan działania miał podjąć kwestie rozbieżności w ramach kontroli wewnętrznej i wspierać wysiłki na rzecz uzyskania pozytywnego poświadczenia wiarygodności. W związku z tym, że różne działania objęte planem zaczynają przynosić efekty, jego wpływ na skuteczności kontroli będzie stopniowo coraz bardziej zauważalny. Niniejsze sprawozdanie prezentuje przegląd działań podjętych od momentu opublikowania ostatniego sprawozdania z postępów w marcu 2007 r.

ZAKOńCZENIE REALIZACJI I SKUTKI PLANU DZIAłANIA

Postępy w realizacji poszczególnych działań opisano poniżej, natomiast w załączniku podano więcej szczegółów.

Uproszczenie przepisów i wprowadzenie wspólnych zasad kontroli (działania 1–4)

Działanie 1: Uproszczenie proponowanych przepisów na lata 2007–2013

Działanie ukończone : Trybunał stwierdził w swojej opinii w sprawie modelu jednolitej kontroli, że proste, czytelne i łatwe w stosowaniu przepisy mają zasadnicze znaczenie dla obniżenia ryzyka błędów. Kiedy przyjęto plan działania, pozostało niewielkie pole manewru do wprowadzania dalszych uproszczeń przepisów na lata 2007–2013, wykraczających poza wynegocjowane już postanowienia. W związku z tym uproszczenie, za które odpowiada Komisja wraz z władzą prawodawczą, nie zostało przeprowadzone na taką skalę, na jaką planowano, aczkolwiek w określonych sektorach, w tym w obszarze rozwoju obszarów wiejskich i działań strukturalnych, wprowadzono pewne elementy ukierunkowane na zmniejszenie liczby błędów. Przykładowo systemy kontroli wewnętrznej obejmujące zarządzanie dzielone są bardziej przejrzyste w przepisach na nowy okres, a także stosują się do zasady jednolitej kontroli[5].

Niemniej w dalszym ciągu podstawową przyczyną błędów pozostają skomplikowane przepisy. Począwszy od marca 2007 r., Komisja wyjaśnia przepisy, publikując wytyczne[6] do nowych przepisów w zakresie funduszy strukturalnych. W razie konieczności będzie w dalszym ciągu udzielać wsparcia i dalszych wskazówek. Komisja będzie również dbać o to, by przyszłe wnioski legislacyjne zawierały jasne i proste przepisy.

Skutki : Procent wydatków z budżetu dokonanych jako płatności ryczałtowe ■□□□□

Przewidywany rozwój sytuacji : w ramach obowiązujących przepisów można oczekiwać jedynie niewielkich zmian. Dalsze uproszczenie zostanie zaproponowane w ramach następnego pakietu działań prawodawczych.

Działanie 2: Uwzględnienie wspólnych zasad dotyczących kontroli wewnętrznej we wniosku dotyczącym zmiany rozporządzenia finansowego

Działanie anulowane, jednak zrealizowane w inny sposób : jak wskazano w sprawozdaniu z postępów z marca 2007 r., wspomniane działanie zostało anulowane, ponieważ prawodawca odrzucił propozycję uwzględnienia w rozporządzeniu finansowym dodatkowej oddzielnej zasady dotyczącej kontroli wewnętrznej. Jednak cel tego działania został osiągnięty poprzez art. 28a, który stanowi, iż „budżet jest wykonywany przy zapewnieniu efektywnej i skutecznej kontroli wewnętrznej”.

Działanie 3: Wprowadzenie i większe ujednolicenie prezentacji strategii kontroli oraz dokumentacji zapewniającej wystarczającą pewność

Działanie ukończone : Na podstawie rocznego sprawozdania z działalności kolegium przyjmuje odpowiedzialność za zarządzanie wykonywane przez swoje służby. Zatem klarowna prezentacja systemu kontroli wewnętrznej ma zasadnicze znaczenie dla zrozumienia przez użytkowników, na czym opiera się wiarygodność. W 2007 r. opracowano „wzorce kontroli wewnętrznej” dla poszczególnych sposobów zarządzania, opisując system kontroli wewnętrznej w oparciu o spójne i przejrzyste zasady i prezentując logiczne podstawy poświadczenia wiarygodności dyrektorów generalnych. Wzorce te opierają się na wspólnym formacie, który pozostawia pewien margines swobody, tak aby poszczególne dyrekcje generalne mogły go dostosować do swoich potrzeb. Wzorce będą wykorzystywane w rocznych sprawozdaniach z działalności za 2007 r., natomiast monitoring i wzajemna weryfikacja zapewnią ich spójne stosowanie. Dyrekcje generalne będą miały za zadanie klarowne wyjaśnienie uchybień w systemie oraz przedstawienie działań podejmowanych w celu rozwiązania takich problemów.

Skutki : Roczne sprawozdania z działalności za 2006 r. już uległy poprawie w rezultacie działania 3, co znalazło odbicie w lepszej ocenie wystawionej przez ETO w jego rocznym sprawozdaniu na temat jakości rocznych sprawozdań z działalności; lepsze zrozumienie różnych systemów kontroli. ■■ □□□ .

Przewidywany rozwój sytuacji : Przewiduje się znaczącą poprawę w przypadku rocznych sprawozdań z działalności za 2007 r. w związku ze wzmocnieniem stałych instrukcji, wzmożoną wzajemną weryfikacją oraz, w obszarze zarządzania dzielonego, wykorzystaniem rocznych podsumować otrzymanych od państw członkowskich.

Działanie 3N: wzmocnienie powiązania między wystarczającą pewnością a płatnościami

Działanie ukończone: w sprawozdaniu podsumowującym za 2006 r. wyraźnie określono zastrzeżenia do ogólnej pewności, w tym konkretne sektory i/lub odnośne państwa członkowskie. Wskazano też odpowiednio dokonane korekty i zawieszenia płatności. Podejście to podlega dalszemu wzmacnianiu.

Skutki : W obszarze funduszy strukturalnych plan działania Komisji na rzecz umocnienia nadzoru nad działaniami strukturalnymi w ramach zarządzania dzielonego[7] ustanowił już bezpośrednie powiązanie między ustaleniami pokontrolnymi, zastrzeżeniami i planami działania według regionów lub państw członkowskich, co zapewni terminowość podejmowania w 2008 r. decyzji w sprawie zawieszeń płatności i w sprawie korekt finansowych. ■□□□□ .

Przewidywany rozwój sytuacji : Wdrożenie planu działań w obszarze funduszy strukturalnych zagwarantuje, że brak wystarczającej pewności będzie pociągał za sobą albo poprawę systemów, albo zawieszenie płatności i korekty finansowe.

Działanie 4: zainicjowanie międzyinstytucjonalnych rozmów w sprawie dopuszczalnego ryzyka w zakresie podstawowych transakcji

Działanie anulowane, jednak będzie ono realizowane w ramach działania 10: osiągnięcie zerowego poziomu ryzyka jest niewykonalne rozsądnym kosztem. Trybunał stwierdził, że Komisja musi podjąć działania w celu wystarczającego zmniejszenia ryzyka błędów. Podkreślił też potrzebę zdefiniowania „dopuszczalnego poziomu ryzyka” i w tym celu przyjęcia odpowiednich systemów kontroli. W związku z tym, że władza prawodawcza nie uwzględniła tego w zmienionym rozporządzeniu finansowym, Komisja realizuje omawiane działanie w ramach działań 10 i 11 (zob. poniżej).

Oświadczenia jednostek zarządzających oraz poświadczenia audytu (działania 5–8)

Działanie 5: promowanie oświadczeń jednostek zarządzających na poziomie operacyjnym oraz sprawozdań podsumowujących na poziomie krajowym

Działanie ukończone: przepisy na lata 2007–2013 dotyczące zarządzania dzielonego nakłada na państwa członkowskie obowiązek zapewnienia rocznej opinii kontrolnej oraz szczegółowych informacji o wynikach kontroli. Ponadto zmienione rozporządzenie finansowe nakłada wymóg przygotowania rocznego podsumowania dotyczącego dostępnych audytów i deklaracji, które po raz pierwszy należało przedłożyć do dnia 15 lutego 2008 r. (za rok 2007). W obszarze rolnictwa prezesi agencji płatniczych są zobowiązani przedłożyć roczne poświadczenie wiarygodności. Obowiązek przedłożenia rocznego podsumowania wyjaśniono w art. 7 ust. 5 rozporządzenia (WE) nr 885/2006, a w grudniu 2007 r. przekazano państwom członkowskim dalsze wytyczne. W odniesieniu do funduszy strukturalnych szczegółowe wytyczne przekazano komitetowi koordynującemu fundusze w październiku 2007 r., a ich ostateczną wersję opublikowano w grudniu 2007 r.

Komisja wyraźnie podkreśliła znaczenie, jakie mają wspomniane podsumowania, i do dnia 27 lutego otrzymała podsumowania dotyczące funduszy strukturalnych od 25 państw członkowskich. Wprawdzie pewność, jaką można uzyskać na podstawie tych dokumentów, można ocenić dopiero po zapoznaniu się z ich treścią i jakością, jednak Komisja ocenia to jako sukces, który będzie służył za podstawę dalszego postępu. Wraz z dalszym rozwojem tego procesu oraz rozpoczęciem realizacji programów na lata 2007–2013 podsumowania te będą stanowiły dodatkową pomoc dla uzyskania pewności.

Komisja wyśle ponaglenia tym krajom, od których w dalszym ciągu nie otrzymała podsumowań (Austria i Niemcy), dając im miesiąc czasu na wywiązanie się z tego obowiązku. Cztery państwa członkowskie (Irlandia, Grecja, Luksemburg i Republika Czeska) nie dostarczyły informacji o programach na lata 2000–2006.

Przedłożenie podsumowań jest na mocy obowiązujących przepisów finansowych obowiązkiem prawnym. Jeżeli sytuacja nie ulegnie zmianie w przypadku państw członkowskich, które nie dostarczyły żadnego podsumowania lub jeżeli treść przedłożonych podsumowań nie zostanie uzgodniona z wymogami rozporządzenia finansowego, Komisja jest zdecydowana wszcząć postępowanie w sprawie naruszenia odnośnych przepisów.

W odniesieniu do rolnictwa prawie wszyscy prezesi agencji płatniczych (75 spośród 83) przedłożyli swoje sprawozdania finansowe wraz z poświadczeniem wiarygodności, a także sprawozdaniem z certyfikacji do dnia 1 lutego 2008 r. (pozostałe powinny zostać przekazane do końca lutego). Wszystkie państwa członkowskie, w których akredytowana jest więcej niż jedna agencja płatnicza, mają obowiązek przedłożenia rocznego podsumowania do dnia 15 lutego 2008 r. Wszystkie te państwa wywiązały się z tego obowiązku w przewidzianym terminie, z wyjątkiem jednego, które przedłoży roczne podsumowanie prawdopodobnie na początku marca.

Komisja z zadowoleniem przyjęła dobrowolne oświadczenie rządu Niderlandów i towarzyszące mu sprawozdanie oraz opinię niderlandzkiego odpowiednika Trybunału Obrachunkowego. Z zadowoleniem przyjęła także zatwierdzenie wydatków UE przez duński najwyższy organ kontroli oraz zgłoszone przez Zjednoczone Królestwo plany podjęcia działań w tym obszarze. Komisja będzie wspierać podobne krajowe inicjatywy.

Skutki : Wyższy poziom pewności w przypadku zarządzania dzielonego ■■□□□

Przewidywany rozwój sytuacji : Należy się spodziewać stopniowej poprawy systemów kontroli wraz z postępującą integracją omawianego procesu i przejmowaniem przez państwa członkowskie większej odpowiedzialności za środki UE (w zależności od wywiązania się przez państwa członkowskie z wymogów).

Działanie 6: sprawdzenie przydatności oświadczeń jednostek zarządzających poza obszarem zarządzania dzielonego i pośredniego zarządzania scentralizowanego

Działanie anulowane, jednak ma być realizowane w inny sposób: objęcia oświadczeniami jednostek zarządzających również polityk zewnętrznych nie uważano ani za efektywne pod względem kosztów, ani za dostarczające dodatkowej pewności, w związku z ryzykiem powielania istniejących zobowiązań umownych beneficjentów w zakresie zarządzania finansowego. W odniesieniu do polityk wewnętrznych za efektywniejsze rozwiązanie uznano zwiększenie poziomu pewności poprzez zaświadczenia audytora (zob. działanie 7 poniżej).

Skutki : patrz działanie 7 poniżej.

Działanie 7: promowanie najlepszych praktyk w celu poprawy stosunku kosztów audytu na poziomie projektu do wynikających z niego korzyści

Działanie częściowo ukończone: Ramy kontroli wewnętrznej Komisji opierają się w wielu przypadkach na pracy innych audytorów, w tym audytorów państw członkowskich w przypadku zarządzania dzielonego i audytorów zewnętrznych w przypadku bezpośredniego zarządzania scentralizowanego. Aby móc osiągnąć efektywne rezultaty na poszczególnych poziomach audytu niezbędne są jasno określone procedury pracy i przypisanie zadań.

Komisja dokonała przeglądu swoich procedur dotyczących opinii kontrolnych oraz jakości i niezależności audytorów. W przypadku pomocy zewnętrznej i siódmego ramowego programu badań Komisja oparła swoje podejście na międzynarodowym standardzie „uzgodnionych procedur”. Procedury te, wraz z towarzyszącymi im wytycznymi, jasno określają zakres przydzielonych zadań, format i treść sprawozdań, wymogi w zakresie akredytacji oraz obowiązki audytora. Podejście to zostanie rozszerzone w 2008 r. także na obszar „Edukacja i kultura”.

W odniesieniu do funduszy strukturalnych przepisy na lata 2007–2013 określa zadania różnych organów państw członkowskich (w tym zatwierdzenie poniesionych wydatków przez jednostkę certyfikującą i roczne opinie kontrolne przez organ kontroli). Podręcznik kontroli funduszy strukturalnych jest obecnie zmieniany, tak aby uwzględnić w nim nowe wymogi regulacyjne. Będzie on zawierał przewodnik doboru próby kontrolnej (art. 16 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006), który omówiono z państwami członkowskimi w listopadzie 2007 r. i który będzie gotowy do połowy 2008 r.

W przypadku rolnictwa roczne zatwierdzenie obejmuje, począwszy od roku budżetowego 2007, poprawne funkcjonowanie procedur kontroli wewnętrznej agencji płatniczych, a ponadto jednostki certyfikujące mają obowiązek weryfikacji i zatwierdzenia danych statystycznych kontroli i kontroli po dokonaniu płatności.

Skutki : Większa standaryzacja i wyższa jakość działań kontrolnych oraz lepsza sprawozdawczość dotycząca reprezentatywnych wskaźników błędów □□□□□

Przewidywany rozwój sytuacji : systematyczne zmniejszanie się wskaźnika błędów

Działania 8 i 8N: ułatwienie uzyskania dodatkowej pewności od najwyższych organów kontroli

Działanie 8 ukończone: chociaż niezależne najwyższe organy kontroli nie są częścią ram kontroli wewnętrznej, odgrywają one, jako audytorzy zewnętrzni krajowych wydatków publicznych, kluczową rolę w kontrolowaniu środków publicznych, w tym unijnych. Komisja przedłożyła dane o płatnościach dokonanych w latach 2005 i 2006 wszystkim najwyższym organom kontroli i będzie dostarczać takie informacje również w przyszłości.

Działanie 8N bliskie ukończenia: Komisja wraz ze słoweńskim najwyższym organem kontroli przeprowadziła studium przypadku, które umożliwiło ulepszenie standardowych sprawozdań. Dzięki temu w przyszłości stosowanie tych sprawozdań przez najwyższe organy kontroli w ramach kontroli krajowych będzie łatwiejsze.

Skutki : więcej najwyższych organów kontroli korzystających z danych Komisji i sprawozdań informujących o wykorzystaniu środków UE ■□□□□

Przewidywany rozwój sytuacji : Najwyższe organy kontroli są niezależne, jednak można spodziewać się ich rosnącego zaangażowania wraz ze wzrostem jakości sprawozdań Komisji.

Podejście oparte na jednolitej kontroli: wymiana wyników oraz określenie priorytetów w zakresie kosztów i korzyści (działanie 9–11)

Działania 9 i 9a1N: stworzenie skutecznych narzędzi wymiany wyników audytu i kontroli oraz promowanie podejścia opartego na jednolitej kontroli

Działanie bliskie ukończenia: Trybunał zaproponował, aby wyniki kontroli były wprowadzane do wspólnej bazy danych[8]. Komisja dokonała integracji danych uzyskiwanych w wyniku kontroli w ramach swojego systemu finansowego i rachunkowości w celu ułatwienia koordynacji kontroli oraz wymiany wyników między dyrekcjami generalnymi: obecnie zarejestrowano ponad 2 700 kontroli.

W przypadku zarządzania dzielonego dyrekcje generalne koordynują kontrole z państwami członkowskimi, natomiast proces kontroli jest monitorowany za pomocą systemów informatycznych, systematycznie sporządzanych sprawozdań oraz rocznych posiedzeń koordynacyjnych. Przepisy dotyczące funduszy strukturalnych na lata 2007–2013 wymaga koordynacji kontroli między różnymi podmiotami na różnych etapach procedury kontrolnej, natomiast organ kontroli musi w ciągu 9 miesięcy od daty przyjęcia programu przedłożyć strategię kontroli do zatwierdzenia przez Komisję; strategia ta każdego roku podlega uaktualnieniu i przeglądowi. Komisja i krajowe służby kontroli wymieniają się sprawozdaniami z kontroli systemowych. W 2007 r. dla organów kontroli funduszy strukturalnych niemal wszystkich państw członkowskich zorganizowano warsztaty szkoleniowe w zakresie nowych przepisów dotyczących audytu i kontroli, co miało na celu promowanie jednolitej interpretacji nowych wymogów prawnych.

Skutki : lepsza koordynacja działań kontrolnych i metodyki kontroli. ■□□□□

Przewidywany rozwój sytuacji : większa spójność i jakość działań kontrolnych. Poleganie w większym stopniu na pracach kontrolnych krajowych organów kontroli.

Działania 10 i 10N: Wstępne oszacowanie i analiza kosztów kontroli oraz zbadanie stosunku kosztów kontroli do płynących z niej korzyści

Działanie realizowane: Komisja kończy obecnie przeprowadzanie oceny kosztów kontroli w obszarach rolnictwa, EFRR i bezpośredniego zarządzania scentralizowanego. Wyniki tej oceny będą podstawą komunikatu, jaki Komisja wyda w październiku 2008 r. i który zawierać będzie analizę korzyści oraz kosztów systemów kontroli oraz analizę pozostałego ryzyka, którą muszą zawrzeć w swoich rocznych sprawozdaniach z działalności za 2007 r. te dyrekcje generalne, których obszary polityki otrzymały od Trybunału Obrachunkowego ocenę „czerwoną”. Komunikat ten będzie stanowił podstawę do dalszej dyskusji na temat pozostałego ryzyka błędu.

Przewidziana w ramach działania 10N analiza wpływu projektowania programów na ryzyko przebiegała wolniej niż oczekiwano, głównie z powodu braku odpowiednich scentralizowanych danych.

Skutki : zrozumienie poziomów pozostałego ryzyka w głównych obszarach polityki ■□□□□ .

Przewidywany rozwój sytuacji : w zależności od działań następczych w związku z komunikatem przewidzianym na październik 2008 r.

Działanie 11: Odzyskiwanie środków i korzyści kontroli

Działanie bliskie ukończenia: w wielu przypadkach trudno jest oszacować korzyści kontroli (skutki odstraszające i zapobiegawcze, wpływ kontroli systemów na poprawę zarządzania przez państwo członkowskie lub beneficjentów oraz ich systemy kontroli). Dlatego analiza na obecnym etapie ogranicza się do korzyści, które można łatwo wyliczyć (odzyskiwanie środków i zmniejszenie płatności)

Skutki : oszacowanie ilościowe korzyści kontroli w odniesieniu do odzyskania błędnie wypłaconych kwot □□□□□

Przewidywany rozwój sytuacji : pełne informacje będą gromadzone, począwszy od roku 2008, w ramach działania 11N.

Działanie 11N: Odzyskiwanie błędnie wypłaconych kwot

Działanie w trakcie realizacji: odzyskane kwoty uwzględniono w sprawozdaniach za 2005 i 2006 r. Niemniej bezpośredni związek między wynikami kontroli i odzyskaniem kwot nie został jeszcze wykazany. Aby można było określać wyniki finansowe kontroli i je monitorować, począwszy od 28 lutego 2008 r. centralny system finansowy i rachunkowości będzie rejestrował informacje o organie kontroli i rodzaju błędu. Informacje te mają być wprowadzone wstecznie dla wszystkich odzyskań przeprowadzonych w 2008 r. i będą ujęte w sprawozdaniach za 2008 r., które zostaną przedłożone w marcu 2009 r. Pozwoli to, między innymi, na porównanie roku, w którym wystąpił dany błąd, z rokiem wykrycia tego błędu, i będzie podstawą oceny efektywności wieloletnich systemów odzyskiwania środków.

Tymczasem w październiku 2007 r. Komisja w rocznym sprawozdaniu na temat funduszy strukturalnych zamieściła załącznik, w którym opublikowała informacje o korektach dokonanych przez nią samą i po raz pierwszy podała dane liczbowe dotyczące przeprowadzania korekt finansowych na poziomie krajowym w drodze cofnięcia finansowania i odzyskania kwot. W 2008 r. Komisja podejmie działania mające przyczynić się do lepszego wywiązywania się z wymogów sprawozdawczych oraz zweryfikuje dokładność danych przedłożonych przez wybrane państwa członkowskie.

Skutki : dowód, że wieloletnie systemy kontroli przyczyniają się do efektywnego korygowania błędów □□□□□

Przewidywany rozwój sytuacji : Pełne dane o korektach w ramach funduszy strukturalnych będą gromadzone za 2008 r.; korekty dokonywane przez Komisję zostaną ujęte bezpośrednio w systemie rachunkowości.

Rozbieżności charakterystyczne dla danego sektora (działania 12–16)

Działania 12 i 12N: Zlikwidowanie rozbieżności stwierdzonych przez odpowiednie służby

Działanie ukończone: Komisja zagwarantuje, że w przypadku wieloletniej strategii kontroli w dalszym ciągu będzie zapewniona odpowiednia równowaga między ryzykiem i kontrolami przeprowadzanymi na reprezentatywnej próbie[9]. Aby poprawić spójność kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli państw członkowskich, przygotowano obszerne, zgodne z międzynarodowymi standardami kontroli wytyczne w sprawie doboru próby kontrolnej w przypadku funduszy strukturalnych[10]. W celu zagwarantowania spójności i wysokiej jakości wyników kontroli Komisja zapewniła także wytyczne dotyczące najlepszych praktyk w zarządzaniu umowami ramowymi na kontrole zewnętrzne[11].

Zdaniem ETO oparta na szczegółowej analizie populacji beneficjentów strategia kontroli dla PR6 „daje solidną podstawę dla rozwiązania problemów stwierdzonych przez Trybunał”[12]. Nawet jeżeli podejścia tego nie można bezpośrednio przenieść na wszystkie obszary, Komisja do lipca 2008 r. wyda wytyczne dla swoich służb dotyczące strategii doboru próby kontrolnej, oparte na doświadczeniach zebranych w związku ze strategią kontroli w obszarze „Badania”.

W porównaniu z 45 kontrolami przeprowadzonymi w 2006 r. dla PR6, Dyrekcja Generalna ds. Badań Naukowych przekroczyła założony w sprawozdaniu z postępów z marca 2007 r.[13] cel przeprowadzenia 300 kontroli, wykonując w 2007 r. 378 kontroli. Wyniki tych kontroli zostaną uwzględnione w rocznych sprawozdaniach z działalności tej dyrekcji. Wysiłki te będą kontynuowane w 2008 r., a dzięki stopniowej akumulacji wyników kontroli i odpowiadających im korekt i odzyskań środków możliwe będzie uzyskanie klarownego przeglądu pozostałych błędów w przypadku PR6.

Skutki : stopniowe zmniejszenie liczby błędów we wszystkich sposobach zarządzania ■□□□□

Przewidywany rozwój sytuacji : coraz lepsza ocena uzyskiwana od Trybunału Obrachunkowego

Działanie 13: Analiza mechanizmów kontroli w ramach zarządzania dzielonego na szczeblu regionalnym oraz analiza wartości istniejących oświadczeń

Działanie ukończone : Dyrekcje generalne odpowiedzialne za fundusze strukturalne podają w rocznych sprawozdaniach z działalności swoją ocenę systemów kontroli w państwach członkowskich. Ocena ta będzie się częściowo opierać na informacjach dostarczonych przez państwa członkowskie w ich rocznych podsumowaniach dostępnych kontroli (zob. działanie 5 powyżej).

Skutki : lepsza jakość systemów kontroli w państwach członkowskich, potwierdzona w procedurze rocznej sprawozdawczości z działalności i przez ocenę ETO. ■□□□□

Przewidywany rozwój sytuacji : lepsza ocena przez Trybunał, przy czym prawdopodobne jest wystąpienie różnic w tym zakresie między poszczególnymi państwami członkowskimi

Działanie 14: Zapewnienie dokładniejszych wytycznych dotyczących zarządzania ryzykiem błędu w przypadku funduszy strukturalnych

Działanie ukończone : W 2007 r. dyrekcje generalne odpowiedzialne za fundusze strukturalne wydały wytyczne w sprawie strategii kontroli i oceny zgodności (organy kontroli miały dostarczyć dokumenty w ciągu 12, względnie 9 miesięcy od daty przyjęcia programu), a także rocznych podsumowań i korekt finansowych nieprawidłowości w obszarze zamówień publicznych. W 2008 r. noty z wytycznymi dotyczącymi doboru próby kontrolnej, oceny systemów, jak również nowe wersje not dotyczących weryfikacji zarządzania na poziomie podstawowym oraz certyfikacji zostaną przeredagowane, tak aby uwzględnić nowo wprowadzone przepisy. Na połowę 2008 r. zaplanowano seminarium dla instytucji zarządzających.

Skutki : obniżenie współczynnika błędów dzięki udanemu wdrożeniu wytycznych. □□□□□

Przewidywany rozwój sytuacji : znacząco poprawione wytyczne wydane w 2008 r. dotyczące wszystkich kluczowych kwestii.

Działanie 15: Wspieranie „paktów zaufania” w odniesieniu do funduszy strukturalnych

Działanie nie zostanie zrealizowane w odniesieniu do wszystkich państw członkowskich, jednak będzie wdrożone poprzez przepisy na lata 2007–2013: pakty zaufania podpisano z sześcioma państwami członkowskimi: Austrią, Zjednoczonym Królestwem (Walią), Danią, Portugalią, Słowenią i Estonią. Dalsze pakty mogłyby zostać podpisane w 2008 r., jeżeli wyniki kontroli pokażą, że spełniono odpowiednie warunki. Mimo że Komisja nie osiągnęła ambitnego celu podpisania paktów ze wszystkimi państwami członkowskimi (w latach 2000–2006), wspieranie tej inicjatywy przyniosło skutek w postaci lepszej koordynacji działań kontrolnych oraz przyczyniło się do stworzenia procedury punktów odniesienia. Podstawowe założenia tej inicjatywy zostały uwzględnione w przepisach dotyczących funduszy strukturalnych na lata 2007–2013.

Skutki : większa świadomość państw członkowskich dotycząca kontroli ■□□□□

Przewidywany rozwój sytuacji : wraz z wdrażaniem programów na lata 2007–2013 oczekuje się poprawy systemów kontroli w państwach członkowskich oraz spełnienia przez większą ich liczbę wymogów związanych z „paktami zaufania”.

Działanie 16: Określenie wspólnych wytycznych dla poszczególnych grup pokrewnych obszarów polityki

Działanie na etapie końcowym: przygotowano wewnętrzne wytyczne w sprawie akredytacji, szkoleń i monitorowania audytorów zewnętrznych. W celu wspierania spójności kontroli służby odpowiedzialne za badania przygotowały podręcznik kontroli dla szóstego programu ramowego. Podręczniki kontroli w przypadku funduszy strukturalnych są przeredagowywane stosownie do nowych przepisów.

Opracowano wspólne koncepcje doboru reprezentatywnej próby w obszarze badań. Postęp w innych dziedzinach jest wolniejszy, niemniej przeprowadzono analizy oraz przygotowano projekt objaśniających zasady ustanowione w przepisach prawnych na lata 2007–2013 wytycznych dotyczących doboru próby kontrolnej, między innymi dla działań strukturalnych. Wytyczne te zostaną ukończone i udostępnione służbom w połowie 2008 r.

Skutki : standaryzacja zasad i metod kontroli Przykładowo lepsze informowanie o współczynniku błędów poprzez stosowanie wspólnych wytycznych w sprawie doboru próby kontrolnej ■□□□□

Przewidywany rozwój sytuacji : skutki widoczne w obszarze badań w 2008 r., w innych obszarach będą zauważalne w przyszłości.

WNIOSKI

Większość „rozbieżności” określonych w planie działania została zlikwidowana. Działania jeszcze nieukończone zostaną sfinalizowane w 2008 r., co oznacza, że zintegrowane ramy kontroli wewnętrznej przewidziane w 2006 r. będą wkrótce funkcjonować.

Aby poczynić postępy w obszarze zarządzania ryzykiem i w dziedzinie pozostałego ryzyka, Komisja będzie kontynuować działania na rzecz równowagi między kosztami, korzyściami i ryzykiem. Z zadowoleniem przyjmuje także zainteresowanie Rady i Parlamentu pogłębianiem koncepcji pozostałego ryzyka błędu, tym bardziej że w dużym stopniu jest ono związane ze skomplikowanymi przepisami, powodującymi wysokie ryzyko błędów. W tym celu Komisja do października 2008 r. przygotuje komunikat, w którym zostaną ze sobą zestawione wyniki oceny kosztów i korzyści kontroli oraz analiza pozostałego ryzyka, którą muszą zawrzeć w swoich rocznych sprawozdaniach z działalności za 2007 r. te dyrekcje generalne, których obszary polityki otrzymały od Trybunału Obrachunkowego ocenę „czerwoną”.

Komisja może wykazać się osiągnięciem konkretnego postępu. Niemniej podstawą do oceny sukcesu planu działania będą skutki podjętych działań przejawiające się w zmniejszających się współczynnikach błędów i lepszych ocenach uzyskanych od Trybunału Obrachunkowego. Na początku 2009 r. Komisja przygotuje ocenę wpływu uwzględniającą stan na dzień 31 grudnia 2008 r.

[1] KOM(2006) 9 i SEK(2006) 49.

[2] Opinia nr 2/2004: Dz.U. C107/1 z 30.4.2004 (opinia w sprawie modelu jednolitej kontroli).

[3] Dz.U. L 196 z 27.7.2005 r., s. 4.

[4] KOM(2007) 86.

[5] Więcej szczegółów dotyczących poszczególnych inicjatyw związanych z uproszczeniem – zob. dokument KOM(2007) 86.

[6] Wytyczne w sprawie PR7, wytyczne w sprawie przepisów wykonawczych dla funduszy strukturalnych na lata 2007–2013, wytyczne w sprawie polityki edukacyjnej na lata 2007–2013.

[7] KOM(2008) 97.

[8] Ust. 46 i 47 opinii 02/2004.

[9] Ust. 48 i 49 opinii 02/2004.

[10] Ust. 40 i 49 opinii 02/2004.

[11] Ust. 37 opinii 02/2004.

[12] Sprawozdanie roczne ETO dotyczące wykonania budżetu za rok budżetowy 2006.

[13] KOM(2007) 86.