[pic] | KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH |

Bruksela, dnia 6.6.2005

KOM(2005) 239 wersja ostateczna

KOMUNIKAT KOMISJI DLA RADY I PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

Konsolidacja i rozwój służby zewnętrznej

1. WSTĘP

Sieć przedstawicielstw i najnowsze zmiany.

Pięćdziesiąt lat po utworzeniu pierwszej reprezentacji Wspólnot Europejskich poza ich granicami, służba zewnętrzna przekształciła się w bardzo szeroką, jednolitą i spójną sieć. Po wdrożeniu wszystkich wydanych ostatnio decyzji dotyczących rozwoju sieci, obecnie istnieje 127 przedstawicielstw i innych reprezentacji, poprzez które Komisja reprezentuje Wspólnoty i promuje interesy Unii Europejskiej na świecie. W sumie Komisja reprezentowana jest obecnie w 155 krajach. Posiada również 5 przedstawicielstw w organizacjach międzynarodowych. W służbach poza granicami Wspólnot zatrudnionych jest obecnie ponad 1000 urzędników i 3800 innych pracowników.

W 2001 r. Komisja nadała sieci przedstawicielstw nowy impuls: rozpoczął się proces regionalizacji i przeglądu całej sieci, w wyniku czego szereg nowych placówek otwarto, inne zamknięto a także wprowadzono inne zmiany. W 2003 r. Komisja podjęła decyzję o wprowadzeniu dalszych znaczących zmian mających na celu zwiększenie spójności sieci, w tym o otwarciu dwóch nowych placówek (w Jemenie i Nowej Zelandii) oraz o podniesieniu rangi i zmianie nazw 16 placówek. Doprowadziło to do zawarcia szeregu umów o utworzeniu oraz do przeniesienia pracowników z innych przedstawicielstw w regionie. Oba komunikaty zostały obecnie całkowicie zrealizowane.

Równocześnie poczyniono znaczące starania w celu realizacji procesu dekoncentracji, stanowiącego istotną część reformy Komisji[1]. Dekoncentracja, w wyniku której powstało większość spośród 80 przedstawicielstw objętych tym procesem została zakończona. Wymagało to zaangażowania znaczących dodatkowych zasobów ludzkich i finansowych; pod koniec tego okresu (2000-2004) do pracy w przedstawicielstwach zatrudniono 1561 pracowników (359 urzędników i 1202 personelu zewnętrznego). Przeniesienie personelu zostało sfinansowane z różnych źródeł; koszty związane z urzędnikami pokryto w szczególności z poprzedniej linii budżetowej A-6 dotyczącej służby zewnętrznej.

Wspomniane działania pociągnęły za sobą ogromne nakłady pod względem zasobów ludzkich i finansowych. W tym kontekście Komisja starała się, w ramach ograniczeń budżetowych wyznaczonych poprzednim tytułem A-6 na rok 2004, wprowadzać najnowsze zmiany w sieci przedstawicielstw poprzez przeniesienie zasobów ludzkich i finansowych (patrz poniżej).

Tabela 1 – finansowe skutki otwarcia nowych placówek w ciągu ostatnich trzech lat (dane szacunkowe)

Przedstawicielstwo | Data utworzenia | Koszty początkowe (w euro) | Koszty roczne(w euro) | Razem |

Paragwaj | 30/11/2001 | 0 | 102.636 | 102 636 |

Kambodża | 14/12/2001 | 0 | 33.816 | 33 816 |

Nepal | 13/03/2002 | 93.700 | 24.708 | 118 408 |

Singapur | 05/04/2002 | 113.500 | 545.220 | 658 720 |

Tajwan | 27/11/2002 | 113.500 | 371.220 | 484 720 |

Kuba | 29/01/2003 | 83.700 | 72.708 | 156 408 |

Malezja | 13/02/2003 | 182.200 | 419.928 | 602 128 |

Laos | 20/03/2003 | 93.700 | 21.708 | 115 408 |

Arabia Saudyjska | 23/09/2003 | 142.200 | 461.928 | 604 128 |

Jemen | 18/12/2003 | 93.700 | 24.708 | 118 408 |

Nowa Zelandia | 16/02/2004 | 113.500 | 383.220 | 496 720 |

Razem | 1.029.700 | 2.461.800 | 3 491 500 |

Konieczność poniesienia finansowych skutków otwarcia tych placówek w ramach dostępnych środków jeszcze bardziej obciążyła ograniczone zasoby służby zewnętrznej.

2. ROZWÓJ SIECI

2.1. Polityczne priorytety dotyczące otwierania nowych placówek

Od chwili wprowadzenia wspomnianych wcześniej zmian pojawiły się nowe priorytety polityczne dotyczące otwierania kolejnych placówek. Obecnie przewiduje się utworzenie przedstawicielstw w Szwajcarii (Berno)[2] i w Mołdowie (Kiszyniów)[3]. Ponadto zaproponowano utworzenie w późniejszym terminie przedstawicielstwa regionalnego w Uzbekistanie (Taszkient)[4], kierowanego przez Chargé d'Affaires a.i . odpowiedzialnego przed szefem przedstawicielstwa niebędącym rezydentem. Oprócz tego, mając na uwadze rozwój stosunków między UE a Sri Lanką oraz długoterminową pomoc, którą UE udzielała po kataklizmie tsunami w Azji południowo-wschodniej, zaproponowano, jako kwestię o znaczeniu priorytetowym, podniesienie rangi przedstawicielstwa regionalnego w Sri Lance do pełnoprawnego przedstawicielstwa. Wreszcie, przewidziano również w przyszłości otwarcie przedstawicielstw we Wschodnim Timorze i Iraku , gdy tylko pozwolą na to względy polityczne i praktyczne.

O otwarciu większości tych placówek wspomniano już we wnioskach przedstawionych w przeszłości, w których określono, że otwieranie ich powinno zostać potwierdzone wraz z zaistnieniem odpowiednich okoliczności. Z analizy obecnej sytuacji politycznej oraz informacji przekazanych przez stosowne departamenty wynika, że odpowiednie okoliczności już istnieją; bardzo silne czynniki przemawiają za tym, że otwarcie placówek jest konieczne i właściwe w czasie:

- Pomimo znaczenia stosunków między UE a Szwajcarią , Komisja nie posiada jeszcze przedstawicielstwa w Bernie. Konieczność otwarcia tam placówki uznają zarówno władze szwajcarskie jak i Komisja. Za otwarciem przedstawicielstwa w Bernie przemawia wiele czynników: jedyne w swoim rodzaju położenie geograficzne Konfederacji Szwajcarskiej; bliskość stosunków (żadne inne państwo trzecie nie ma tylu umów z UE co Szwajcaria); a także znaczenie przepływów handlowych (Szwajcaria jest czwartym co to wielkości w wartościach bezwzględnych partnerem handlowym UE) to tylko kilka z nich. Kwestia ta staje się coraz pilniejsza wraz z ogólnym rozwojem stosunków dwustronnych.

- Jeśli chodzi o Mołdowę , coraz bliższe dwustronne stosunki gospodarcze i polityczne przemawiają za stałą obecnością w tym kraju. Komisja wyraziła już w przeszłości swoje poparcie dla otwarcia placówki w Mołdowie, jak tylko pozwoli na to sytuacja polityczna. Mołdowa jest jedynym krajem objętym planem działania na rzecz Europejskiej Polityki Sąsiedztwa, w którym Komisja nie ma jeszcze swojego przedstawicielstwa. Plan działania będzie wymagał otwarcia przedstawicielstwa do 2005 r., aby można było realizować zawarte w nim polityki. Mołdowie zależy również na większym zaangażowaniu UE w rozwiązanie kwestii Republiki naddniestrzańskiej; dzięki obecność przedstawicielstwa, Komisja będzie mogła lepiej wspierać ten proces.

- Biorąc pod uwagę rozwój krajów Bałkanów Zachodnich, przewidziane jest również otwarcie biura łącznikowego w Czarnogórze.

- Wobec rozwoju stosunków dwustronnych, oraz w ramach długoterminowej pomocy Unii Europejskiej w sytuacji po kataklizmach w Azji południowo-wschodniej, przedstawicielstwo regionalne w Sri Lance powinno zostać przekształcone w pełnoprawne przedstawicielstwo. Stanowiłoby to wsparcie długoterminowych działań Unii Europejskiej na rzecz pomocy w odbudowie zniszczeń.

- Przewidziane jest również otwarcie przedstawicielstw w Uzbekistanie i Wschodnim Timorze , z zastrzeżeniem spełnienia koniecznych wymogów politycznych i praktycznych oraz pod warunkiem dostępności odpowiednich zasobów, co w chwili obecnej nie ma miejsca. Otwarcie placówek w tych krajach należy postrzegać odpowiednio w kontekście rosnącego znaczenia naszych interesów strategicznych w Azji Środkowej oraz w ramach przystąpienia Wschodniego Timoru do umowy z Kotonu między UE a krajami AKP.

- Podobnie, gdy spełnione zostaną właściwe wymogi polityczne i praktyczne, należy również otworzyć przedstawicielstwo w Iraku , aby wspierać wysiłki UE we wprowadzeniu większej stabilności w tym kraju. W chwili obecnej niezbędne środki nie są dostępne.

- Wreszcie, jako kwestia priorytetowa, w Kosowie powstało biuro łącznikowe w celu zajmowania się bieżącymi sprawami politycznymi na tym obszarze. Jeśli chodzi o Czarnogórę, otwarcie takiej placówki jest uzasadnione, z politycznego punktu widzenia, pilną potrzebą wzmocnienia obecności UE w regionie oraz, pod względem pomocy, koniecznością zastąpienia EAO. Przewiduje się jak najszybsze otwarcie przedstawicielstwa w Czarnogórze, w zależności od dostępności środków. Trwają również przygotowania systemów ad hoc służących reprezentowaniu Unii Europejskiej w Międzynarodowej Organizacji Lotnictwa Cywilnego (Montreal) oraz Rady Europy (Strasburg).

2.2. Przewidywany okres realizacji

Ze względu na priorytety polityczne, DG RELEX pragnie podnieść rangę przedstawicielstwa w Sri Lance w terminie do maja 2005 r. i otworzyć przedstawicielstwo w Mołdowie w pierwszej połowie 2005 r., a następnie, również w 2005 r. lecz w terminie późniejszym, otworzyć przedstawicielstwo w Szwajcarii.

2.3. Zasoby ludzkie i budżetowe

Gdy tylko określono wspomniane wyżej priorytety polityczne, Komisja rozpoczęła prace nad ustalaniem środków niezbędnych do otwarcia placówek. Jednakże z powodu przeciwstawnych interesów, środki na otwarcie tych placówek nie mogły zostać wykazane w projekcie budżetu na rok 2005. Dlatego też niezbędne było rozpatrzenie alternatywnych środków finansowania otwierania placówek poprzez dokonywanie oszczędności w innych kwestiach.

Należy pamiętać, że sieć już jest finansowo przeciążona, a poprzednie placówki otwarto dzięki ponownemu ustaleniu priorytetów w ramach przydzielonych środków. Do chwili obecnej stwierdzono, że możliwości zaoszczędzenia jest bardzo niewiele, przez co należy nadać charakter priorytetowy terminom otwarcia wspomnianych placówek.

Niezależnie od problemów budżetowych, wyżej wymienione priorytety polityczne sprawiają, że otwarcie placówek jest konieczne i właściwe w czasie; dlatego też powstaną one przy wykorzystaniu takich środków, jakie są w tej chwili dostępne. Zostanie to dokonane głównie poprzez przeniesienie obecnych zasobów ludzkich – zwłaszcza z innych przedstawicielstw w regionie - oraz poprzez zmianę przydziału środków budżetowych z całej sieci po to, aby pokryć bieżące koszty i wydatki na infrastrukturę, personel i inne. Będzie to wymagało dalszej racjonalizacji dostępnych środków.

W świetle wszystkich punktów, o których mowa powyżej, w poniższej tabeli przestawiono podstawowe szacunkowe koszty oraz wstępny terminarz otwierania placówek:

Tabela 2 – Przewidywany wpływ i terminy

Przedstawicielstwo/ Koncepcja | Personel | Koszty | Wstępna data otwarcia |

Urzędnicy (1) | Pozostały personel (1) | Razem Szacowane koszty początkowe (2) | Suma szacowanych kosztów rocznych (1) | Koszty całkowite |

Sri Lanka(4) (podniesienie rangi) | 3A 2B 1C | 1 AL III (admin) | 678.000 | 718.536 | 1.396.536 | maj/czerwiec 2005 r. |

Mołdowa(4) | 2A 1B 1C | 1 AL II 1 AL III 1 AL IV(3) | 583.500 | 308.376 | 891.876 | lipiec 2005 r. |

Szwajcaria | 1A 1B 1C | 1 AL II 1 AL III 1 AL IV | 528.000 | 875.988 | 1.403.988 | październik 2005 r. |

Suma | 6A 4B 3C | 2 AL II 3 AL II 2 AL IV | 1.789.500 | 1.902.900 | 3.692.400 |

(1) wymieniono tu tylko dodatkowe koszty związane z otwarciem/podniesieniem rangi placówek, ponieważ personel zostanie przeniesiony (2) wszystkie koszty zostaną pokryte z istniejących środków w ramach budżetu 2005 r. dzięki dokonaniu przeglądu priorytetów. (3) po zatrudnieniu pracowników kontraktowych przewiduje się, że w Mołdowie pracować będzie 1 osoba na stanowisku sekretarza i jeden informatyk. (4) personel niezbędny do pracy w sekcjach współpracy/pomocy i finansów zostanie określony w terminie późniejszym w DG AIDCO.

3. WNIOSKI

Opisane powyżej nowe otwarcia placówek zostaną zrealizowane jako kwestia o znaczeniu priorytetowym Niezbędne do tego celu zasoby finansowe i ludzkie zostaną wyasygnowane poprzez restrukturyzację obecnej sieci, przeniesienie stanowisk oraz obniżenie innych kosztów gdzie indziej. Obniżenie kosztów nie powinno pogorszyć jakości sieci, ani w nowych przedstawicielstwach, ani w przedstawicielstwach, w których dokonane zostaną redukcje kosztów, aby umożliwić otwarcie nowych placówek. Stąd właśnie zaproponowany powyżej terminarz stopniowych zmian.

Wysiłki te należy również postrzegać w kontekście prac przygotowawczych do wdrożenia traktatu konstytucyjnego, pod warunkiem jego ratyfikacji przez państwa członkowskie. Traktat ten, który został podpisany przez szefów państw i/lub rządów w Rzymie dnia 29 października 2004 r. zawiera szereg postanowień, które będą miały duży wpływ na strukturę i organizację stosunków zewnętrznych Unii Europejskiej i w związku z tym również służby zewnętrznej. Traktat przewiduje m.in. istnienie przedstawicielstw Unii Europejskiej reprezentujących Unię w państwach trzecich i organizacjach międzynarodowych.

W tym kontekście należy pamiętać, że pomimo iż przedstawicielstwa są częścią struktury Komisji, w praktyce służą one interesom całej Unii Europejskiej, zgodnie z tym co Komisja opisała w swoim komunikacie z dnia 3 lipca 2001[5]. Ich służba polega na upowszechnianiu, wyjaśnianiu i wdrażaniu polityki UE, analizowaniu polityki prowadzonej przez państwa, w których są akredytowane oraz prowadzeniu negocjacji zgodnie z otrzymanym przez nie mandatem.

Środki opisane w niniejszym komunikacie przyczynią się do skonsolidowania i rozwoju bardziej spójnej sieci, która będzie w stanie podjąć dodatkowe zobowiązania i obowiązki wynikające z nowego traktatu konstytucyjnego

UPROSZCZONA OCENA SKUTKÓW FINANSOWYCH

Dziedzina/dziedziny polityki: STOSUNKI ZEWNĘTRZNE Rodzaj działalności: Służba zewnętrzna |

NAZWA DZIAłANIA: KOMUNIKAT KOMISJI DO RADY I PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO – KONSOLIDACJA I ROZWÓJ SłUżBY ZEWNęTRZNEJ. |

1. POZYCJE W BUDŻECIE WRAZ Z ICH TREŚCIĄ

XX.010102: Wydatki związane z personelem czynnie zatrudnionym w przedstawicielstwach Wspólnoty.

XX.010202: Personel zewnętrzny w przedstawicielstwach Wspólnoty

XX.010212: Inne wydatki na zarządzanie przedstawicielstwami Wspólnoty

XX.010302: Wydatki przedstawicielstw Wspólnoty na budynki i koszty pochodne

2. OGÓLNE DANE LICZBOWE

2.1 Budżet całkowity działania (Część B): 2 582 mln EUR środków na zobowiązania (CA) w 2005 r., a następnie 1 903 mln EUR rocznie.

2.2 Okres stosowania

Rozwój, o którym mowa w komunikacie, rozpocznie się i zakończy w ciągu roku budżetowego 2005. Jeśli chodzi o podwyższenie statusu przedstawicielstw i otwarcie dwóch nowych przedstawicielstw, nie przewidziano daty końcowej działania.

2.3 Całkowite wieloletnie oszacowanie wydatków

a) Harmonogram przydziału środków na zobowiązania/środków na płatności (interwencja finansowa) (por. pkt 6.1.1)

mln EUR ( do 3 miejsc po przecinku )

Rok n | n + 1 | n + 2 | n + 3 | n + 4 | n+5 i i później | Razem |

Środki na zobowiązania | 2 582 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 12 097 |

Środki na płatności | 2 582 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 12 097 |

b) Pomoc techniczna i administracyjna oraz wydatki pomocnicze (por. pkt 6.1.2)

CA |

PA |

Suma cząstkowa a+b |

CA | 2 582 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 12 097 |

PA | 2 582 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 12 097 |

CA | 2 582 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 12 097 |

PA | 2 582 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 1 903 | 12 097 |

2.4 Zgodność z programowaniem finansowym i perspektywą finansową

Wniosek jest zgodny z istniejącym programowaniem finansowym.

Wniosek wymaga przeprogramowania odpowiedniego działu w perspektywie finansowej.

W tym wniosek może wymagać w stosownym przypadku zastosowania postanowień porozumienia międzyinstytucjonalnego.

Rodzaj wydatków: należy określić klasyfikację ekonomiczną wydatków z rozróżnieniem na wydatki bieżące i wydatki kapitałowe. Klasyfikacja taka umożliwia lepsze powiązanie rachunkowości budżetowej z rachunkowością ogólną.

Wydatki bieżące: powiązane z kosztami na dany rok budżetowy.

Wydatki kapitałowe: powiązane z pozycjami bilansu. Na finansowanie jakich rodzajów działań są one przeznaczone?

3. INFORMACJE BUDŻETOWE

Rodzaj wydatków | Nowe | Wkład EFTA | Wkład krajów ubiegających się o członkostwo | Dział w perspektywie finansowej |

Obowiązkowe | Niezróżnicowane | TAK | NIE | NIE | 5 |

4. PODSTAWA PRAWNA

Regulamin pracowniczy urzędników Wspólnot Europejskich, w szczególności jego art. 21-31, 33 i 65a, jak również załączniki III, VII i X.

Warunki zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich.

5. OPIS I UZASADNIENIE

5.1 Potrzeba interwencji wspólnotowej [6]

5.1.1 Wyznaczone cele

W celu lepszego zarządzania stosunkami gospodarczymi i politycznymi Komisji ze Szwajcarią i Mołdawią uznaje się na tym etapie za konieczne otwarcie przedstawicielstw Komisji w tych krajach. W przypadku Sri Lanki konieczna jest adaptacja struktury przedstawicielstwa, aby uwzględnić zmiany w stosunkach z tym państwem i lepiej zorganizować reakcję Wspólnoty na klęskę żywiołową, która miała miejsce w regionie.

5.1.2 Postanowienia dotyczące oceny ex ante

Decyzję o otwarciu nowych przedstawicielstw podjęto w związku z koniecznością wynikającą ze zmian w stosunkach gospodarczych i politycznych Wspólnoty z danymi państwami, w ścisłej współpracy ze wszystkimi służbami i innymi zainteresowanymi dyrekcjami generalnymi.

5.1.3 Postanowienia dotyczące oceny ex post

Przedstawicielstwa, o których mowa, będą stanowić element „sieci” przedstawicielstw Wspólnoty, stając się przedmiotem kontroli w ramach wizytacji prowadzonej przez dział Kontroli przedstawicielstw, jak również wewnętrznej jednostki kontroli w służbie zewnętrznej.

5.2 Planowane działania i uzgodnienia dotyczące interwencji budżetowej

Uwzględniane są wydatki administracyjne związane z otwarciem dwóch nowych przedstawicielstw i podwyższeniem statusu przedstawicielstwa z regionalnego na pełnoprawne. Dodatkowe wydatki w roku budżetowym 2005 będą finansowane z istniejących środków dzięki oszczędnościom na innych wydatkach. Działania te doprowadzą do poprawy w stosunkach politycznych i gospodarczych z państwami, których dotyczy decyzja, i umożliwią Komisji lepsze zarządzania działaniami w stosunkach z tymi państwami.

5.3 Metody wdrożenia

Podobnie jak w przypadku wszystkich wydatków administracyjnych przedstawicielstw środkami będzie zarządzać bezpośrednio Komisja z pomocą urzędników i personelu zewnętrznego (personel miejscowy).

[1] Dekoncentracja miała na celu znaczne ograniczenie czasu potrzebnego do realizacji projektów, znaczną poprawę jakości i elastyczności zarządzania projektami/programami, zapewnienie solidnych procedur zarządzania finansowego, technicznego i kontraktowego zgodnych z najlepszymi międzynarodowymi standardami dotyczącymi moralności i odpowiedzialności oraz poprawę wpływu i widoczności współpracy i pomocy rozwojowej WE

[2] Przewidziane już w dokumencie SEC(1998)1261 z dnia 22 lipca 1998 r.

[3] Zaproponowane w COM(2001)381 z dnia 3 lipca 2001 r. z zastrzeżeniem istnienia stosownych warunków.

[4] Przewidziane w dokumencie SEC(1998)1261 z dnia 22 lipca 1998 r.

[5] COM (2001) 381 z 3 lipca 2001 r.

[6] Więcej informacji można znaleźć w oddzielnych wytycznych.