Służba Audytu Wewnętrznego nie prowadzi audytu systemów kontroli państw członkowskich w odniesieniu do funduszy UE. Tego rodzaju audyty sięgają poziomu indywidualnych beneficjentów i przeprowadzają je audytorzy wewnętrzni państw członkowskich, krajowe instytucje audytowe, inne dyrekcje generalne Komisji oraz Trybunał Obrachunkowy. Służba Audytu Wewnętrznego prowadzi jednak audyt przedsięwziętych przez Komisję środków służących do nadzorowania i kontrolowania (i) organów w państwach członkowskich oraz (ii) innych organów odpowiedzialnych za wypłatę funduszy UE, takich jak Organizacja Narodów Zjednoczonych. Jak przewidziano w rozporządzeniu finansowym, Służba Audytu Wewnętrznego może wykonywać te obowiązki na miejscu, także w państwach członkowskich.

Niezależność prac Służby Audytu Wewnętrznego jest zapisana w rozporządzeniu finansowym oraz w jej statucie() przyjętym przez Komisję. Statut ten przewiduje, że w celu zapewnienia obiektywności swoich opinii oraz unikania konfliktów interesu audytorzy Służby Audytu Wewnętrznego muszą zachowywać niezależność w stosunku do działań i operacji, które są przedmiotem ich oceny. W przypadku rzeczywistego lub domniemanego naruszenia obiektywizmu audytorów szczegóły tego naruszenia muszą zostać ujawnione. Jeżeli audytor wewnętrzny uzna to za konieczne, może zwrócić się bezpośrednio do przewodniczącego Komisji lub kolegium.

Misją Służby Audytu Wewnętrznego jest zwiększenie i ochrona wartości organizacyjnej poprzez zapewnienie poświadczenia wiarygodności, wskazówek oraz spostrzeżeń, które są obiektywne i oparte na analizie ryzyka. Służba Audytu Wewnętrznego pomaga Komisji w osiągnięciu określonych przez nią celów, zapewniając systematyczne i zdyscyplinowane podejście na potrzeby przeprowadzania oceny i poprawy skuteczności zarządzania ryzykiem oraz procesów kontroli i zarządzania. Jej zadania obejmują ocenę i formułowanie odpowiednich zaleceń na potrzeby poprawy procesów zarządzania ryzykiem i kontroli oraz procesu zarządzania w celu osiągnięcia następujących trzech celów: (i) propagowania odpowiednich zasad etyki i wartości w organizacji, (ii) zapewniania skutecznego zarządzania efektywnością działań organizacji i odpowiedzialności za wyniki oraz (iii) skutecznego przekazywania informacji o zagrożeniach i kontroli do odpowiednich obszarów organizacji. Realizując te zadania, Służba Audytu Wewnętrznego dąży do propagowania kultury efektywnego i skutecznego zarządzania w Komisji i jej departamentach.

Zgodnie ze stosowaną przez siebie metodyką i najlepszą praktyką Służba Audytu Wewnętrznego zastosowała podejście pośrednie. Polega ono na zbadaniu, czy kierownictwo ustanowiło systemy kontroli służące do oceny i zapewnienia wiarygodności wyników (wydajność i skuteczność) podejmowanych działań, a jeżeli tak – w jaki sposób. Za pośrednictwem tego podejścia Służba Audytu Wewnętrznego dąży do zapewnienia, by dyrekcje generalne i służby ustanowiły odpowiednie ramy wykonania i określiły narzędzia do pomiaru wyników, kluczowe wskaźniki oraz systemy monitorowania.

Pierwotny plan na 2019 r. obejmował 44 zadania w zakresie audytu (obejmujące audyty, przeglądy i zadania konsultacyjne, z wyjątkiem działań następczych), które planowano zakończyć do dnia, na który przypada data graniczna, czyli do 31 stycznia 2020 r. Plan zawierał ponadto 29 dodatkowych zadań, które planowano rozpocząć przed dniem, na który przypada wspomniana data graniczna, i zakończyć po tym dniu w 2020 r. Plan na 2019 r. zaktualizowano w połowie roku. Komitet ds. Audytu zapoznał się zarówno z planem pierwotnym, jak i z planem zaktualizowanym.

Audyt dotyczący wydajności i skuteczności Dyrekcji ds. Audytów i Analiz w zakresie Zdrowia i Żywności w Dyrekcji Generalnej ds. Zdrowia i Bezpieczeństwa Żywności wykazał niedociągnięcia w zakresie: (i) przydzielania pracowników do działań; (ii) sprawozdawczości dotyczącej czasu oraz (iii) monitorowania wyników. Jeżeli wspomniane niedociągnięcia nie zostaną usunięte, mogą osłabić zdolność do zapewnienia niezbędnych gwarancji, że systemy kontroli istniejące w państwach członkowskich i w państwach wywozu spełniają wymogi regulacyjne.

·Dyrekcja Generalna ds. Migracji i Spraw Wewnętrznych, która pełni również funkcję audytora ex post dla Dyrekcji Generalnej ds. Sprawiedliwości i Konsumentów, wprowadziła ponadto ogólnie niezbędne procesy zarządzania działaniami audytowymi, w tym procedury rozliczania rachunków. Istnieją jednak niedociągnięcia w organizacji i planowaniu działań audytowych, w realizacji planu audytów oraz w rozliczaniu rachunków, które to niedociągnięcia mogą mieć wpływ na skuteczność tych procesów w praktyce. Chociaż niedociągnięcia te nie podważają poświadczenia wiarygodności wydanego przez dyrektora generalnego, rodzą one jednak pytanie, czy dyrekcja generalna dysponuje odpowiednimi możliwościami, aby zaradzić tym niedociągnięciom w praktyce w ramach obecnej struktury.

·Służba ds. Instrumentów Polityki Zagranicznej finansuje projekty mające na celu wsparcie: (i) cywilnych misji zarządzania kryzysowego oraz (ii) środków przygotowawczych, uzupełniających i nadzwyczajnych, takich jak misje w dziedzinie wspólnej polityki bezpieczeństwa i obrony. Uzyskuje ona pewność co do wykonania budżetu dzięki: (i) systemowi kontroli ex ante i ex post oraz wewnętrznym ustaleniom w zakresie monitorowania; (ii) zobowiązaniom zawartym w umowach zawartych między Komisją a każdą misją w ramach wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa oraz (iii) szczególnym środkom, takim jak audyty zewnętrzne i sprawozdawczość finansowa misji. Audytorzy zaobserwowali opóźnienia w zamykaniu mandatów na przeprowadzenie misji oraz nieskuteczne środki zmniejszające ryzyko w zakresie wykonania budżetu UE przekazanego misji w Somalii, która nie została poddana ocenie pod kątem spełnienia wymogów dotyczących filarów.

·W Dyrekcji Generalnej ds. Europejskiej Ochrony Ludności i Pomocy Humanitarnej Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła niedociągnięcia w zakresie prawidłowości i należytego zarządzania finansami w kontrolach ex ante przed dokonaniem płatności salda końcowego, jak również w audytach ex post. Jeżeli niedociągnięcia te nie zostaną wyeliminowane w odpowiednim czasie, mogą z czasem wpłynąć na skuteczność strategii kontroli.

·Agencja Wykonawcza ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw jest odpowiedzialna za realizację projektów w ramach Programu działań na rzecz środowiska i klimatu. Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że przy planowaniu i opracowywaniu działań kontrolnych Agencja nie wykorzystywała informacji związanych z ryzykiem do podejmowania decyzji o poziomie przeprowadzonych kontroli. Służba stwierdziła również, że Agencja nie oceniła opłacalności tych kontroli w odniesieniu do Programu działań na rzecz środowiska i klimatu w oderwaniu od pozostałych wdrażanych przez nią programów, mimo że przeprowadza ogólną ocenę opłacalności wszystkich kontroli w odniesieniu do wszystkich programów, którymi zarządza.

Dyrekcje generalne i służby muszą zapewnić legalność, prawidłowość i należyte zarządzanie finansami programów i projektów finansowanych z budżetu UE. Delegowani urzędnicy zatwierdzający opracowują strategię kontroli. Strategia ta obejmuje kontrole ex ante i ex post, które stanowią kluczowe elementy składowe wspierające roczne poświadczenie wiarygodności. W 2019 r. Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła różne audyty w tym obszarze i zidentyfikowała kilka niedociągnięć w funkcjonowaniu tych procesów. Niedociągnięcia te przedstawiono w punktach poniżej.

·Dyrekcje Generalne ds. Polityki Regionalnej i Miejskiej, ds. Zatrudnienia i Włączenia Społecznego oraz ds. Gospodarki Morskiej i Rybołówstwa monitorują na bieżąco wdrażanie programów operacyjnych na lata 2014–2020 za pomocą szeregu działań monitorujących. Te działania monitorujące obejmują: (i) uczestnictwo w komitetach monitorujących państw członkowskich; (ii) przegląd rocznych sprawozdań z wdrażania; (iii) organizację corocznych spotkań przeglądowych z instytucjami zarządzającymi oraz (iv) więcej działań ad hoc, takich jak spotkania dwustronne z państwami członkowskimi, wizyty w ramach projektów oraz ukierunkowane wsparcie dla państw członkowskich. Za pomocą tych różnych działań monitorujących dyrekcje generalne oceniają postępy we wdrażaniu programów operacyjnych, stwierdzają niedociągnięcia w tym zakresie oraz podejmują działania następcze w związku ze sposobem, w jaki państwa członkowskie podchodzą do takich niedociągnięć. Najważniejszym wydarzeniem monitorującym jest przegląd wyników przeprowadzony w połowie 2019 r. i ocena osiągnięcia celów pośrednich określonych w ramach wykonania programów. Chociaż, ogólnie rzecz biorąc, dyrekcje generalne skutecznie monitorują wdrażanie i wyniki programów, a przegląd wyników był dobrze przygotowany, nadal występują niedociągnięcia w zakresie: (i) oceny wyników programu; (ii) identyfikacji niedociągnięć w realizacji i prowadzenia działań następczych w związku z tymi niedociągnięciami oraz (iii) w przypadku Dyrekcji Generalnych ds. Polityki Regionalnej i Miejskiej oraz ds. Zatrudnienia i Włączenia Społecznego – wiarygodności danych dotyczących wykonania zadań.

·W Dyrekcji Generalnej ds. Rolnictwa Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła niedociągnięcia w zakresie, w jakim procesy zarządzania, monitorowania i nadzoru systemu dotyczącego owoców i warzyw są skuteczne w praktyce. Obecne przepisy regulujące system dotyczący owoców i warzyw w dużym stopniu charakteryzują się zasadą pomocniczości. W praktyce oznacza to, że Komisja ma ograniczone możliwości interweniowania w zarządzanie tym systemem. Podejście to jest nawet rozszerzane we wnioskach dotyczących wspólnej polityki rolnej po 2020 r. Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła braki dotyczące: (i) wsparcia i wytycznych udzielonych państwom członkowskim; (ii) informacji otrzymanych od państw członkowskich oraz (iii) monitorowania i oceny systemu dotyczącego owoców i warzyw przez dyrekcję generalną.

·W Dyrekcji Generalnej ds. Badań Naukowych i Innowacji przeprowadzono jeden audyt dotyczący unijnego programu InnovFin – Fundusze unijne dla innowatorów. InnovFin stanowi część działań podejmowanych w ramach programu „Horyzont 2020”, aby wesprzeć przedsiębiorstwa i inne organizacje zaangażowane w badania naukowe i innowacje w uzyskaniu dostępu do finansowania dłużnego i kapitałowego. W ramach tego programu promuje się szereg dostosowywanych do potrzeb produktów dłużnych i kapitałowych, aż po bezpośrednie pożyczki dla przedsiębiorstw; realizację tych produktów powierzono Europejskiemu Bankowi Inwestycyjnemu i Europejskiemu Funduszowi Inwestycyjnemu. Chociaż kontrole wewnętrzne wprowadzone przez Dyrekcję Generalną ds. Badań Naukowych i Innowacji w celu nadzorowania i monitorowania wdrażania i wyników InnovFin opierają się na dobrze opracowanej strategii nadzoru, stwierdzono niedociągnięcia w zakresie ram wykonania tego programu, co rzutuje na wiarygodność danych stanowiących podstawę oceny jego skuteczności.

·W 2019 r. przeprowadzono dwa audyty w Dyrekcji Generalnej ds. Energii i Dyrekcji Generalnej ds. Mobilności i Transportu. W wyniku tych dwóch audytów nie sformułowano żadnych kluczowych ani bardzo ważnych zaleceń, które wskazywałyby na niedociągnięcia w istniejących rozwiązaniach dotyczących nadzoru. Stwierdzono jednak jedno niedociągnięcie podczas audytu wdrożenia strategii kontroli w Dyrekcji Generalnej ds. Energii dotyczącej organów oddelegowanych do wdrażania programu pomocy na rzecz likwidacji obiektów jądrowych w odniesieniu do rozliczania płatności zaliczkowych, która nie jest bezpośrednio związana ze strategiami nadzoru.

W lutym 2020 r. Służba Audytu Wewnętrznego przedstawiła każdej( ) dyrekcji generalnej i służbie ograniczone wnioski dotyczące stanu kontroli wewnętrznej. Wnioski te stanowią wkład w roczne sprawozdania z działalności za 2019 r. sporządzane przez zainteresowane dyrekcje generalne i służby. Opierają się one na pracach audytowych przeprowadzonych w ciągu ostatnich trzech lat i obejmują wszystkie otwarte zalecenia wydane do tej pory przez Służbę Audytu Wewnętrznego i byłe jednostki audytu wewnętrznego (w zakresie, w jakim służba przejęła te zalecenia). Wniosek Służby Audytu Wewnętrznego dotyczący stanu kontroli wewnętrznych ogranicza się do systemów zarządzania i kontroli, które zostały poddane audytowi. Wniosek ten nie obejmuje systemów, które w ostatnich trzech latach nie były kontrolowane przez Służbę Audytu Wewnętrznego.

Dyrekcja Generalna ds. Zdrowia i Bezpieczeństwa Żywności zarządza wydatkami na działania i programy w obszarze zdrowia i bezpieczeństwa żywności. Obejmują one szeroki zakres działań związanych ze zdrowiem zwierząt, zdrowiem roślin i dobrostanem zwierząt oraz kontrole urzędowe i działania w zakresie technologii informacyjnych. Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła szereg niedociągnięć w systemie kontroli wewnętrznej stanowiącym podstawę procesów przeglądu metodologii kosztów jednostkowych stosowanej przez państwa członkowskie do finansowania programów weterynaryjnych i programów w zakresie badania zdrowia roślin oraz środków nadzwyczajnych. Obejmowały one luki w: organizacji procesu; konsultacjach wewnętrznych; uprzedniej analizie i ocenie wpływu proponowanych zmian; harmonogramie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej oraz niedociągnięciach związanych z ustaleniami dotyczącymi ciągłości działania.

Podczas różnych audytów skontrolowano szereg aspektów lepszego stanowienia prawa. Obejmowały one: (i) audyt dotyczący wdrażania zasad lepszego stanowienia prawa przy przygotowywaniu wniosków dotyczących polityki jednolitego rynku cyfrowego w Dyrekcji Generalnej ds. Sieci Komunikacyjnych, Treści i Technologii; (ii) audyt dotyczący oceny skutków w Dyrekcji Generalnej ds. Sprawiedliwości i Konsumentów; (iii) audyt dotyczący oceny i badań w Dyrekcji Generalnej ds. Działań w dziedzinie Klimatu i Dyrekcji Generalnej ds. Środowiska oraz (iv) audyt dotyczący monitorowania wdrażania prawa Unii w Dyrekcji Generalnej ds. Podatków i Unii Celnej. W obszarach tych nie stwierdzono żadnych istotnych problemów dotyczących wykonania zadań, z wyjątkiem Dyrekcji Generalnej ds. Środowiska, której zalecono: (i) wzmocnienie monitorowania realizacji prac przez wykonawców zewnętrznych; (ii) usprawnienie systemu zarządzania dokumentami i dostępu do dokumentacji przetargowej oraz (iii) usprawnienie nadzoru i przeglądu jakości dokumentów zamówienia.

Kilka audytów dotyczących technologii informacyjnych koncentrowało się na praktykach zarządzania projektami z zakresu technologii informacyjnych. Podczas dwóch audytów poświęconych tym kwestiom, które to audyty przeprowadzono w Dyrekcji Generalnej ds. Informatyki i Dyrekcji Generalnej ds. Edukacji, Młodzieży, Sportu i Kultury, nie stwierdzono żadnych istotnych problemów w zakresie wyników. W ramach audytu dotyczącego zarządzania technologiami informacyjnymi i zarządzania projektami w Urzędzie Publikacji zidentyfikowano jeden problem dotyczący praktyk zarządzania w zakresie monitorowania programów i projektów. W Europejskim Urzędzie ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych Służba Audytu Wewnętrznego zidentyfikowała również szereg niedociągnięć w zakresie kontroli w odniesieniu do narzędzia zarządzania treściami w Urzędzie, w szczególności na początkowych etapach projektu opracowywania tego narzędzia. Mimo że niedociągnięcia te były stale usuwane, Służba Audytu Wewnętrznego uznała, że należy się nimi zająć w trybie pilnym. Ogólnie rzecz biorąc, kontrole stosowane w zakresie praktyk zarządzania projektami w dziedzinie technologii informacyjnej w Europejskim Urzędzie ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych nie zagwarantowały wystarczającego ograniczenia ryzyka; stwierdzono pięć bardzo istotnych niedociągnięć.

Komisja jest odpowiedzialna za wykonanie budżetu UE. Obejmuje to działania prowadzone przed kryzysem (w ramach wieloletnich ram finansowych na lata 2014–2020), w odniesieniu do których konieczne jest jeszcze przeprowadzenie odpowiednich kontroli (w szczególności ex post), a także podczas samego kryzysu w zakresie pewności, zgodności i wyników.

W miarę przedłużania się kryzysu kontekst ten stwarza wyzwania, zwłaszcza dotyczące:

-wykonania budżetu zgodnie z mającymi zastosowanie ramami prawnymi ze względu na zmieniające się zasady i zmieniające się przepisy, procedury wprowadzane w trybie pilnym, wykorzystanie nadzwyczajnych środków, trudne warunki lub ograniczoną dostępność zasobów finansowych i ludzkich;

-zakresu, w jakim niezbędne kontrole i weryfikacje – na poziomie Komisji, państw członkowskich, państw trzecich, partnerów wdrażających lub beneficjentów – mogą być przeprowadzane zgodnie z założeniami ze względu na ograniczenia logistyczne, takie jak pełny i szybki dostęp do informacji i dokumentacji, problemy z przeprowadzaniem misji/kontroli na miejscu oraz zdolność partnerów wdrażających i beneficjentów do kontynuowania normalnej działalności;

-potencjalnego wpływu na obecne i przyszłe zdolności naprawcze Komisji ze względu na bardzo trudną sytuację gospodarczą, z którą trzeba będzie się zmierzyć na szczeblu unijnym i krajowym, w tym możliwe przypadki upadłości beneficjentów końcowych, które mogą utrudnić odzyskanie nienależnie wypłaconych kwot.

Gwarancje dotyczące zarządzania finansami z budżetu UE mają charakter wieloletni i są uzależnione od solidności odpowiednich strategii kontroli na różnych szczeblach. Opierają się one na ocenach ryzyka dotyczących poszczególnych programów i powiązanych operacji budżetowych, kontrolach wydatków ex ante i ex post, strategiach nadzoru dotyczących osób trzecich realizujących polityki i programy, a także na wdrażaniu zdolności naprawczych w celu ochrony budżetu UE.

Aby zapewnić należytą ochronę budżetu w obliczu tych bezprecedensowych wyzwań, dyrekcje generalne i służby Komisji powinny (i) należycie ocenić zagrożenia stwarzane przez pandemię COVID-19 i związane z zarządzaniem finansowym pod względem pewności, zgodności z ramami prawnymi oraz zdolności naprawczych systemów wieloletnich, a także wyników, oraz (ii) określić i wdrożyć odpowiednie środki łagodzące, takie jak dostosowanie lub ponowne określenie ich strategii kontroli.

(ii) Strategie nadzoru dotyczącego osób trzecich wdrażających polityki i programy.

Chociaż Komisja pozostaje w pełni odpowiedzialna za zapewnienie legalności i prawidłowości wydatków i za należyte zarządzanie finansami (a także za osiągnięcie celów polityki), w coraz większym stopniu polega ona na wdrażaniu programów przez osoby trzecie. Odbywa się to głównie poprzez delegowanie wdrażania budżetu operacyjnego UE lub określonych zadań państwom spoza UE, organizacjom międzynarodowym lub międzynarodowym instytucjom finansowym, organom krajowym i agencjom krajowym w państwach członkowskich, wspólnym przedsięwzięciom, organom spoza UE i agencjom zdecentralizowanym Unii Europejskiej. Europejski Trybunał Obrachunkowy również podkreślił, że w niektórych obszarach polityki w coraz większym stopniu wykorzystuje się (planuje się wykorzystać) alternatywne mechanizmy finansowania, takie jak instrumenty finansowe, co wiąże się ze szczególnymi wyzwaniami i ryzykiem dla Komisji.

Aby wypełnić wszystkie swoje obowiązki, dyrekcje generalne muszą nadzorować wdrażanie programów i polityk oraz w razie potrzeby zapewnić wytyczne i wsparcie. W związku z tym muszą one opracować i wdrożyć odpowiednie, skuteczne i efektywne działania w zakresie nadzoru/monitorowania/sprawozdawczości w celu dopilnowania, aby delegowane podmioty i inni partnerzy skutecznie wdrażali programy, odpowiednio chronili interesy finansowe UE, w stosownych przypadkach postępowali zgodnie z umowami o delegowaniu zadań oraz aby wszelkie potencjalne problemy były identyfikowane i rozwiązywane tak szybko, jak to możliwe.

Służba Audytu Wewnętrznego nadal zalecała w szeregu audytów przeprowadzonych w 2019 r., aby w strategiach kontroli oraz rozwiązaniach dotyczących nadzoru odpowiednich dyrekcji generalnych określano w wyraźniejszy sposób priorytety i potrzebę uzyskania pewności co do należytego zarządzania finansami w tych organach unijnych i pozaunijnych. Chociaż w ostatnich latach podjęto – zarówno na szczeblu służb centralnych, jak i odpowiednich dyrekcji generalnych Komisji – działania służące ograniczeniu ryzyka zidentyfikowanego w wyniku prac audytowych, w niektórych obszarach nadal konieczne są dalsze usprawnienia.

W tym kontekście dyrekcje generalne Komisji powinny kontynuować swoje wysiłki w celu określenia i oceny ryzyka związanego z delegowaniem zadań osobom trzecim, a także prowadzić skuteczne i efektywne działania nadzorcze, w dalszym ciągu rozwijając odpowiednie strategie kontroli. Ma to znaczenie nie tylko dla działań delegowanych na podstawie obecnych wieloletnich ram finansowych na lata 2014–2020, ale tym bardziej w świetle spodziewanego wzrostu wykorzystania instrumentów kapitałowych, gwarancyjnych i instrumentów opartych na podziale ryzyka w kolejnych wieloletnich ramach finansowych na lata 2021–2027.

Służba Audytu Wewnętrznego będzie monitorować rozwój sytuacji w zakresie wpływu kryzysu związanego z COVID-19 i zależności od osób trzecich przy realizacji programów, na obecne i nowe (zmienione) wieloletnie ramy finansowe, zaktualizowane priorytety polityczne i zarządzanie finansowe Komisji. Odbywać się to będzie w ramach aktualizacji okresowych (strategicznych) ocen ryzyka i wynikających z nich planów audytów dokonywanych przez Służbę Audytu Wewnętrznego.

5.Konsultacje z zespołem Komisji ds. nieprawidłowości finansowych

W 2019 r. zespół powołany na mocy art. 143 rozporządzenia finansowego, wydający opinię, o której mowa w art. 93 rozporządzenia finansowego( ), nie zgłosił problemów systemowych.

6.Środki łagodzące dotyczące potencjalnych konfliktów interesów (międzynarodowe standardy audytu wewnętrznego) – Dochodzenie prowadzone przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich

Obecny dyrektor generalny Służby Audytu Wewnętrznego, audytor wewnętrzny Komisji, pan Manfred Kraff, objął stanowisko w dniu 1 marca 2017 r. Pan M. Kraff pełnił wcześniej funkcję zastępcy dyrektora generalnego i księgowego Komisji w Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu.

Zgodnie z międzynarodowymi standardami rewizji finansowej ( ), w dniu 7 marca 2017 r., po mianowaniu na stanowisko dyrektora generalnego i audytora wewnętrznego, pan M. Kraff wydał instrukcje dotyczące środków, które miały zostać wprowadzone w celu złagodzenia lub uniknięcia wszelkich potencjalnych lub domniemanych konfliktów interesów w pracach audytowych prowadzonych przez Służbę Audytu Wewnętrznego i dotyczących jego wcześniejszych obowiązków. Środki te przedłużono w 2018 r. (do dnia 1 marca 2019 r.), w 2019 r. (do dnia 1 marca 2020 r.) i w 2020 r. (do dnia 1 marca 2021 r.) w drodze wydanych przez pana M. Kraffa instrukcji dla wszystkich pracowników Służby Audytu Wewnętrznego z dnia 1 marca 2018 r., 1 marca 2019 r. i 2 marca 2020 r. Środki te przewidywały, że pan Kraff nie będzie uczestniczył w nadzorowaniu prac audytowych związanych z operacjami, za które był odpowiedzialny przed dołączeniem do Służby Audytu Wewnętrznego. Nadzór nad pracami audytowymi dotyczącymi takich przypadków został ostatecznie włączony do zakresu odpowiedzialności pana Jeffa Masona, byłego p.o. dyrektora generalnego Służby Audytu Wewnętrznego (wrzesień 2016 r. – luty 2017 r.), a obecnie dyrektora Służby Audytu Wewnętrznego (IAS.B, audyt w Komisji i agencjach wykonawczych I). Środki te przewidywały również, że Komitet ds. Audytu zostanie poinformowany o tych instrukcjach i o ich wdrożeniu oraz że pan J. Mason będzie zwracał się do komitetu o ocenę każdej sytuacji, która może być interpretowana jako naruszająca niezależność lub obiektywizm pana M. Kraffa. W przypadkach tego rodzaju pan M. Kraff nie będzie sprawował nadzoru nad odnośnymi pracami audytowymi.

Zastosowane środki omówiono z Komitetem ds. Audytu podczas jego posiedzenia w marcu 2018 r. Komitet uznał, że w jego ocenie środki opracowane przez Służbę Audytu Wewnętrznego stanowią odpowiednią reakcję na ryzyko konfliktu interesów zgodnie z międzynarodowymi standardami i najlepszymi praktykami. Komitet odnotował również z zadowoleniem, że środki mające na celu zapewnienie niezależności organizacyjnej zostały wdrożone w praktyce w odniesieniu do odpowiednich audytów. Komitet ds. Audytu zapoznał się również z wdrożeniem tych środków w 2018 r. na swoich posiedzeniach w styczniu 2019 r. (grupa przygotowawcza), marcu 2019 r. i marcu 2020 r. (grupa przygotowawcza). Komitet ds. Audytu odnotował również z zadowoleniem, że środki te zostały wdrożone w praktyce w odniesieniu do szeregu audytów i uznał to za dominującą praktykę w zawodzie audytora wewnętrznego.