w sprawie stanowiska, jakie ma zostać zajęte w imieniu Unii Europejskiej na forum Regionalnego Komitetu Sterującego Wspólnoty Transportowej w odniesieniu do niektórych spraw administracyjnych i kadrowych Wspólnoty Transportowej

do

1.1.Niniejsze przepisy mają zastosowanie do uczestników zapraszanych na następujące posiedzenia Wspólnoty Transportowej:

ZAŁĄCZNIK Zasady dotyczące zwrotu kosztów ponoszonych przez osoby spoza Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej zapraszane do udziału w posiedzeniach Wspólnoty Transportowej

Zasady dotyczące zwrotu kosztów poniesionych przez osoby spoza Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej zaproszone do udziału w posiedzeniach Wspólnoty Transportowej określono w załączniku.

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

w sprawie przyjęcia zasad dotyczących zwrotu kosztów ponoszonych przez osoby spoza Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej zapraszane do udziału w posiedzeniach Wspólnoty Transportowej

4.1.Co do zasady zaproszeni uczestnicy, o których mowa w pkt 1.1 lit. a)–e), rezerwują bilety i zakwaterowanie we własnym zakresie. Rezerwacji dokonuje się jak najwcześniej, tak aby można było uzyskać najbardziej korzystną opłatę/taryfę. Zaliczka na poczet wydatków, w tym rezerwacji podróży lub zakwaterowania, udzielana przez Stały Sekretariat Wspólnoty Transportowej, pozostaje ograniczona do wyjątkowych przypadków i podlega przepisom pkt 6.

3.1.Zaproszeni uczestnicy, którzy są zmuszeni spędzić co najmniej jedną noc w miejscu posiedzenia, ponieważ godziny spotkań nie odpowiadają godzinom lotów lub odjazdów/przyjazdów pociągów, są uprawnieni do zwrotu kosztów zakwaterowania wynoszących maksymalnie 120 EUR za noc. Liczba noclegów nie może przekraczać liczby dni posiedzenia + 1.

2.7.Koszty podróży są zwracane do wysokości 700 EUR.

2.1.Wszyscy zaproszeni uczestnicy są uprawnieni do zwrotu kosztów podróży z miejsca określonego w otrzymanym przez nich zaproszeniu (miejsce pracy lub zamieszkania) do miejsca posiedzenia najbardziej odpowiednimi środkami transportu, biorąc pod uwagę daną odległość. Zasadniczo oznacza to podróż koleją w wagonach drugiej klasy z punktu oddalonego od miejsca posiedzenia o mniej niż 400 km (w jedną stronę, biorąc pod uwagę oficjalną odległość określoną dla transportu kolejowego), a z punktu oddalonego o więcej niż 400 km – środkami transportu lotniczego w klasie ekonomicznej.

1.2.Zasadniczo do zwrotu kosztów kwalifikuje się tylko jeden przedstawiciel na każdą stronę będącą beneficjentem (ministerstwo, organ regulacyjny, agencję, podmiot itp.). Dyrektor Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej („Stały Sekretariat”) może odstąpić od tej zasady, w drodze uzasadnionej decyzji, w przypadku wspólnych posiedzeń kilku komitetów lub grup roboczych.

Do: (powrót)

Do:

DO

Do dnia:

7.3.Niniejsze zasady podaje się do wiadomości publicznej na stronie internetowej Wspólnoty Transportowej po ich przyjęciu.

6.4.Składając wniosek o zaliczkę na poczet kosztów podróży, uczestnik zobowiązuje się do wzięcia udziału w danym posiedzeniu.

6.2.Wniosek o zaliczkę przedkłada się na piśmie Stałemu Sekretariatowi na specjalny adres email: finance@transport-community.org, co najmniej 21 dni kalendarzowych przed datą posiedzenia. Stosuje się formularz przedstawiony w dodatku 2. Nieterminowe złożenie takiego wniosku może stanowić uzasadnienie dla odrzucenia wniosku.

5.2.Stosuje się formularz przedstawiony w dodatku 1. Do wniosku załącza się dokumenty potwierdzające poniesione koszty, a mianowicie bilety (w tym bilety na transport publiczny) i faktury lub, w przypadku rezerwacji online, wydruk elektronicznej rezerwacji i kart pokładowych na podróż do miejsca przeznaczenia. Dostarczone dokumenty muszą zawierać informacje o klasie, w jakiej podróżował pasażer, czasie podróży i cenie biletu. Zwrotu nie dokonuje się w przypadku niedostarczenia kompletnego zestawu faktur.

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

•Osoba podróżująca jest zobowiązana do przechowywania wszystkich kart pokładowych/biletów podróży jako dowodów jej odbycia, a po powrocie jest proszona o przesłanie zeskanowanych kopii na podany powyżej adres e-mail.

•Niniejszy formularz stanowi podstawę do organizacji podróży przez Stały Sekretariat Wspólnoty Transportowej w imieniu osoby podróżującej. Konieczne jest jego zatwierdzenie z wyprzedzeniem przez bezpośredniego przełożonego osoby podróżującej i przesłanie w formie skanu na adres poczty elektronicznej Stałego Sekretariatu: finance@transport-community.org

Przyjazd do:

Do dnia:

Numer paszportu* (wymagany do celów rezerwacji):

b)zakończeniu służby w przypadku relokacji z miejsca zatrudnienia do miejsca pochodzenia lub do miejsca, które nie jest bardziej odległe.

a)podjęciu obowiązków, nie później niż w ciągu jednego roku od zakończenia okresu próbnego: na potrzeby relokacji z miejsca zwykłego pobytu do miejsca zatrudnienia. Koszty relokacji mającej miejsce przed podjęciem obowiązków przez członka personelu nie są zwracane;

2.3.Koszty nadbagażu mogą zostać zwrócone do 10 kg na każdego upoważnionego podróżnego.

b)zakończeniu służby: od miejsca zatrudnienia do miejsca pochodzenia, pod warunkiem że wiąże się to ze zmianą głównego miejsca zamieszkania i następuje w ciągu trzech lat od dnia zakończenia służby.

a)podjęciu obowiązków: od miejsca rekrutacji do miejsca zatrudnienia;

a)zwrotu kosztów podróży członków personelu Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej podlegających regulaminowi pracowniczemu Wspólnoty Transportowej („personel”), ich małżonków oraz dzieci pozostających na utrzymaniu w wieku od 2 do 18 lat faktycznie mieszkających w ich gospodarstwie domowym, w związku z podjęciem obowiązków lub zakończeniem służby;

1.1.Niniejsze zasady mają zastosowanie do:

3.2.Podlegające zwrotowi koszty to zryczałtowany dodatek za relokację lub faktycznie poniesione koszty.

3.3.Faktycznie poniesione koszty, w tym koszty przechowywania przez okres nieprzekraczający 60 dni oraz ubezpieczenia od zwykłego ryzyka, są zwracane w ramach następujących limitów:

a)8 000 kg lub 40 m3 w przypadku kwalifikujących się członków personelu, którym do miejsca zatrudnienia towarzyszy lub do którego w miejscu zatrudnienia dołącza co najmniej jeden członek rodziny podróżujący na koszt Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej;

b)4 000 kg lub 30 m3 w przypadku kwalifikujących się członków personelu, którym nie towarzyszy żaden członek rodziny podróżujący na koszt Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej;

c)maksymalna kwota zwrotu faktycznie poniesionych kosztów relokacji wynosi 6 000 EUR.

3.4.Transport odbywa się drogą lądową lub morską lub najbardziej ekonomicznymi środkami określonymi przez dyrektora Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej, z uwzględnieniem kosztów związanych z pakowaniem, umieszczaniem w skrzyniach, przewozem, rozpakowywaniem, wyjmowaniem ze skrzyń i ewentualnymi opłatami celnymi.

3.5.Członkowie personelu są zobowiązani do przedłożenia do zatwierdzenia Stałemu Sekretariatowi Wspólnoty Transportowej ofert przygotowanych przez co najmniej trzy przedsiębiorstwa przeprowadzkowe.

3.6.Zryczałtowany dodatek za relokację wynosi 30 % wynagrodzenia podstawowego członka personelu, przy czym maksymalny pułap to 1 500 EUR.

4.Dodatek na zagospodarowanie

4.1.Członkowie personelu, którym nie towarzyszy żaden członek rodziny i którzy podróżują na koszt Stałego Sekretariatu, są uprawnieni po powołaniu na stanowisko do dodatku na zagospodarowanie w wysokości jednego miesięcznego wynagrodzenia.

4.2.Członkowie personelu, którym do miejsca zatrudnienia towarzyszy lub do których w miejscu zatrudnienia dołącza co najmniej jeden członek rodziny i którzy podróżują na koszt Stałego Sekretariatu, są uprawnieni po powołaniu na stanowisko do dodatku na zagospodarowanie w wysokości dwóch miesięcznych wynagrodzeń wypłacanych jednocześnie przez Stały Sekretariat Wspólnoty Transportowej.

5.Przepisy administracyjne i końcowe

5.1.Członkowie personelu powiadamiają Stały Sekretariat Wspólnoty Transportowej, jeżeli ich koszty podróży i relokacji oraz, w stosownych przypadkach, koszty podróży i relokacji członków ich rodzin są częściowo lub całkowicie pokrywane przez stronę trzecią (np. organy rządowe, podmiot zapraszający, pracodawcę małżonka, innego pracodawcę itp.), w którym to przypadku Stały Sekretariat Wspólnoty Transportowej zwraca lub pokrywa jedynie część kosztów niepokrytą przez osobę trzecią.

5.2.Dyrektor Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej jest odpowiedzialny za prawidłowe wdrożenie niniejszych zasad.

5.3.Stały Sekretariat Wspólnoty Transportowej przechowuje przez okres pięciu lat zapisy, dokumenty i dowody dotyczące zwrotu kosztów relokacji i podróży oraz wypłaty dodatków na zagospodarowanie.

5.4.Niniejsze zasady stosuje się od dnia następującego po dniu ich przyjęcia przez Regionalny Komitet Sterujący.

5.5.Członkowie personelu, którzy podjęli obowiązki przed przyjęciem niniejszych zasad, są uprawnieni do zwrotu kosztów podróży i relokacji oraz do wypłaty dodatku na zagospodarowanie zgodnie z niniejszymi zasadami, po przedstawieniu dokumentacji potwierdzającej rzeczywiście poniesione koszty i do wysokości określonych limitów.

5.6.W zależności od zmian cen dyrektor Stałego Sekretariatu Wspólnoty Transportowej może zaproponować Regionalnemu Komitetowi Sterującemu przegląd niniejszych zasad.

5.7.Niniejsze zasady podaje się do wiadomości publicznej na stronie internetowej Wspólnoty Transportowej po ich przyjęciu.

PROJEKT