SPRAWOZDANIE KOMISJI DLA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY w sprawie księgowego i audytora wewnętrznego Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (ESDZ) sporządzone zgodnie z art. 213 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 /* COM/2013/0936 final */





SPRAWOZDANIE KOMISJI DLA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY w sprawie księgowego i audytora wewnętrznego Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (ESDZ) sporządzone zgodnie z art. 213 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 A. Wprowadzenie Europejska Służba Działań Zewnętrznych powstała w 2010 r. na mocy decyzji Rady 2010/427 zgodnie z art. 27 ust. 3 Traktatu o Unii Europejskiej. Motyw 15 decyzji 2010/427 stanowi, co następuje: „Należy unikać niepotrzebnego powielania zadań, funkcji i zasobów obecnych w innych strukturach”. Z uwagi na powyższe księgowy i audytor wewnętrzny Komisji działali w charakterze, odpowiednio, księgowego i audytora wewnętrznego ESDZ. Podstawę prawną tego rozwiązania stanowią art. 68 ust. 1 oraz art. 98 ust. 2 rozporządzenia finansowego. W art. 213 rozporządzenia finansowego przewidziano przegląd obu wspomnianych artykułów w 2013 r., który powinien zostać przeprowadzony „z należytym uwzględnieniem specyfiki ESDZ, zwłaszcza delegatur Unii, i – w stosownych przypadkach – odpowiednich zdolności ESDZ do zarządzania finansami”. Komisja dokonała oceny funkcjonowania systemu, w ramach którego księgowy i audytor wewnętrzny Komisji działa również, odpowiednio, jako księgowy i audytor wewnętrzny ESDZ. W niniejszym sprawozdaniu, w związku z którym konsultowano się z ESDZ, przedstawiono wyniki przeprowadzonej oceny oraz wniosek, zgodnie z którym w dalszym ciągu należy stosować dotychczasowe rozwiązanie. Przegląd, o którym mowa w art. 213 rozporządzenia finansowego, jest niezależny od przeglądu decyzji w sprawie ustanowienia ESDZ[1]: ten ostatni jest przewidziany w art. 13 ust. 3 decyzji ustanawiającej ESDZ i dotyczy organizacji oraz zasad funkcjonowania tej służby; przeprowadzany jest pod nadzorem wysokiej przedstawiciel/wiceprzewodniczącej KE w 2013 r. i mogą mu towarzyszyć, o ile to konieczne, odpowiednie wnioski w sprawie zmiany wspomnianej decyzji. B. Wyniki przeglądu przeprowadzonego na mocy art. 213 rozporządzenia finansowego I. Księgowy Zgodnie z art. 68 ust. 1 rozporządzenia finansowego księgowy Komisji świadczył szereg usług księgowych na potrzeby ESDZ. Obejmowały one następujące obszary: – usługi skarbowe (centralne usługi skarbowe i przepływ płatności, uzgadnianie rachunków banku centralnego, zarządzanie administracyjne rachunkami zaliczkowymi, zatwierdzanie dokumentacji osób trzecich oraz rachunków bankowych, zarządzanie systemem wczesnego ostrzegania), – standardy rachunkowości i system rachunkowości, – rachunkowość i sprawozdawczość, – odzyskiwanie należności oraz zarządzanie procedurą kompensowania, – kontrole jakości wszystkich lokalnych systemów rachunkowości. Współpraca między Komisją i ESDZ układa się bardzo dobrze. ESDZ oraz właściwe służby w DG ds. Budżetu są bardzo zadowolone z przyjętych rozwiązań. Korzyści skali są szczególnie duże w obszarze zarządzania środkami pieniężnymi, rachunkowości i sprawozdawczości. Służby księgowego Komisji mają wyjątkową wiedzę specjalistyczną w zakresie wszystkich tych aspektów, a w szczególności w zakresie funkcji skarbowej. Należą do nich: · zarządzanie administracyjne rachunkami zaliczkowymi; · kompleksowa architektura bankowa niezbędna do realizacji operacji płatności instytucji oraz związana z tym wiedza specjalistyczna wykorzystywana również do wspierania bankowości lokalnej i potrzeb finansowych w 140 delegaturach UE na całym świecie; · zoptymalizowane zarządzanie płynnością i ryzykiem, jak również rzetelne procedury ciągłości działania. Dzięki obowiązującym ustaleniom ESDZ nie musi zatrudniać dodatkowego personelu. Obecnie w KE, w DG ds. Budżetu do zadań księgowych i skarbowych związanych z ESDZ przypisane są 3 stanowiska, podczas gdy ESDZ, by prowadzić własną księgowość i pełnić funkcje skarbowe, potrzebowałaby – według ostrożnych szacunków – co najmniej 15 pracowników. Oprócz bezpośrednich usług księgowych i skarbowych służby Komisji świadczą ponadto, w oparciu o umowę o gwarantowanym poziomie usług podpisaną z ESDZ, inne usługi horyzontalne w dziedzinie wsparcia finansowego i budżetowego (takie jak rozwój systemów informatycznych, odzyskiwanie środków, usługi centralnych służb finansowych itp.). Zasoby w tej dziedzinie nie zostały podzielone w związku z powstaniem ESDZ. Uznaje się, że to dodatkowe wsparcie jest bardzo wysokiej jakości i pozwala uzyskać dodatkowe korzyści skali w zakresie zasobów w porównaniu z zasobami koniecznymi w przypadku całkowitej internalizacji zadań przez ESDZ. Ponadto księgowy Komisji opracowuje roczne sprawozdania finansowe i kontaktuje się z Trybunałem Obrachunkowym w odniesieniu do kilku innych instytucji. Służby księgowe Komisji wypracowały skuteczne procedury oraz dobre stosunki współpracy z Trybunałem Obrachunkowym, co przynosi korzyści również ESDZ. Podsumowując, utworzenie oddzielnego działu księgowości w ESDZ oznaczałoby niepotrzebnie zwiększenie liczby osób zatrudnionych w obu instytucjach, ponieważ każde z kluczowych zadań wymienionych powyżej wymagałoby stworzenia znacznej liczby stanowisk w ESDZ, podczas gdy w Komisji zadania te są już realizowane przy minimalnych zasobach dodatkowych. Zdaniem Komisji należy zatem kontynuować współpracę na bieżących zasadach. Uznaje się, że obecnie przyjęte rozwiązania nie wymagają żadnych zmian. II. Audytor wewnętrzny Zgodnie z art. 98 ust. 2 rozporządzenia finansowego wewnętrzny audytor Komisji działa jako wewnętrzny audytor ESDZ. Przedstawione poniżej argumenty przemawiają za kontynuacją takiego rozwiązania. Delegatury UE zarządzają zarówno środkami administracyjnymi ESDZ, jak i środkami operacyjnymi z budżetu Komisji. Co do zasady personel ESDZ zarządza środkami administracyjnymi tej służby, zaś personel Komisji zarządza wyłącznie środkami operacyjnymi. Istnieją jednak wyjątki od tej reguły: szefowie delegatur (należący do ESDZ) działają w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających w odniesieniu do środków operacyjnych z budżetu Komisji (art. 65 ust. 6 rozporządzenia finansowego). Personel Komisji pomaga ESDZ w zarządzaniu budżetem administracyjnym, głównie poprzez inicjowanie operacji. W związku z tymi wyjątkami obieg środków finansowych w Komisji i obieg środków finansowych w ESDZ są ze sobą ściśle powiązane. Z tego powodu istnieje ryzyko, że oddzielne audyty obu obiegów środków finansowych oraz systemów kontroli wewnętrznej, przeprowadzane przez różnych audytorów wewnętrznych mogłyby skutkować pokrywaniem się ustaleń lub rozbieżnymi zaleceniami. Te ostatnie mogłyby osłabić wiarygodność badania oraz stawiałoby urzędnika zatwierdzającego i szefa delegatury w sytuacji, w jakiej musiałby wybierać między dwoma różnymi opiniami na ten sam temat, co ograniczyłoby wartość przeprowadzonego badania. Zintegrowanie audytów wewnętrznych umożliwiłoby również lepsze zrozumienie problemów związanych z obiegami środków finansowych. Pomogłoby również w przekazywaniu wiedzy zdobytej w trakcie audytu jednego obiegu na potrzeby drugiego obiegu oraz w badaniu i wykorzystaniu efektów synergii. Istnieją argumenty przemawiające za wyznaczeniem oddzielnego audytora wewnętrznego dla ESDZ, m.in. fakt, że jeśli przeprowadza on audyty zarówno dla Komisji, jak i ESDZ, może zostać skonfrontowany z sytuacją, w której nie zostaną spełnione uzasadnione oczekiwania żadnej z instytucji jako odbiorcy usług. Biorąc jednak pod uwagę istniejące przepisy i zabezpieczenia, w szczególności niezależność audytora wewnętrznego, ryzyko to jest bardzo ograniczone. Zdaniem Komisji należy zatem kontynuować współpracę bez wprowadzania zmian do przyjętych rozwiązań. C. Wniosek Jak wykazano w niniejszym sprawozdaniu, obecny system, w ramach którego księgowy i audytor wewnętrzny Komisji działają – odpowiednio – jako księgowy i audytor wewnętrzny ESDZ, jest skuteczny i przynosi znaczne korzyści skali. Powinien zatem zostać zachowany. Komisja będzie informowała Parlament Europejski i Radę o wszelkich istotnych zmianach dotyczących działania tego systemu w kontekście sprawozdania podsumowującego. [1] Decyzja Rady z dnia 26 lipca 2010 r. określająca organizację i zasady funkcjonowania Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych.