Wniosek ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY w sprawie Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Wymiarów Sprawiedliwości w Sprawach Karnych (Eurojust) /* COM/2013/0535 final - 2013/0256 (COD) */





UZASADNIENIE 1. KONTEKST WNIOSKU Eurojust został utworzony decyzją Rady 2002/187/WSiSW[1] w celu zintensyfikowania walki z poważną przestępczością zorganizowaną w Unii Europejskiej. Od tamtej pory Eurojust ułatwiał koordynację i współpracę między krajowymi organami śledczymi i organami ścigania w sprawach dotyczących różnych państw członkowskich. Pomagał budować wzajemne zaufanie i łączyć różnorodne systemy i tradycje prawne UE. Dzięki szybkiemu rozwiązywaniu problemów prawnych i identyfikowaniu właściwych organów w innych państwach Eurojust ułatwiał wykonywanie wniosków o współpracę i instrumentów wzajemnego uznawania. Przez te lata można było zaobserwować ciągły rozwój tej organizacji do obecnego kształtu, tj. głównego podmiotu we współpracy wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych. Zwalczanie przestępczości zorganizowanej i rozbijanie organizacji przestępczych pozostaje codziennym wyzwaniem. Niestety w ciągu ostatniej dekady doszło do gwałtownego rozkwitu przestępczości transgranicznej, której przykłady obejmują obrót środkami odurzającymi, handel ludźmi, terroryzm i cyberprzestępczość, w tym pornografię dziecięcą. Wspólną cechą wszystkich tych obszarów przestępczości jest fakt, że są one popełniane na poziomie transgranicznym przez bardzo mobilne i elastyczne grupy działające w wielu jurysdykcjach i gałęziach przestępczości. Skuteczne ich zwalczanie wymaga zatem skoordynowanej reakcji na szczeblu ogólnoeuropejskim. Zwiększony transgraniczny wymiar przestępczości oraz jej różnicowanie w kierunku działania w wielu dziedzinach przestępczości jednocześnie sprawiają, że pojedynczym państwom członkowskim trudniej jest wykrywać i zwalczać przestępczość transgraniczną, a w szczególności przestępczość zorganizowaną. W tym kontekście nadal kluczowe znaczenie ma rola Eurojustu w poprawie współpracy wymiarów sprawiedliwości i koordynacji między właściwymi organami sądowymi państw członkowskich oraz udzielaniu pomocy w dochodzeniach obejmujących państwa trzecie. W Traktacie z Lizbony wprowadzono nowe możliwości zwiększenia skuteczności Eurojustu w zwalczaniu tych form przestępczości. Artykuł 85 Traktatu o funkcjonowaniu UE (TFUE) wyraźnie stanowi, że zadaniem Eurojustu jest wspieranie oraz wzmacnianie koordynacji i współpracy między krajowymi organami śledczymi i organami ścigania w odniesieniu do poważnej przestępczości, która dotyka dwóch lub więcej państw członkowskich lub która wymaga wspólnego ścigania. Dlatego duże znaczenie ma zapewnienie najlepszego możliwego wykorzystania Eurojustu i usunięcie przeszkód na drodze do jego efektywnego funkcjonowania[2]. W celu wzmocnienia Eurojustu w 2008 r. przeprowadzono obszerną reformę decyzji ustanawiającej Eurojust[3]. Termin transpozycji upłynął w dniu 4 czerwca 2011 r. Poprawne wdrożenie zmienionej decyzji jest ważne, lecz nie powinno uniemożliwiać postępów w przezwyciężaniu nowych wyzwań i poprawianiu funkcjonowania Eurojustu przy jednoczesnym zachowaniu tych aspektów, które zwiększyły jego efektywność operacyjną. W art. 85 TFUE przewiduje się także, że strukturę, funkcjonowanie oraz zakres działań i zadań Eurojustu określają rozporządzenia przyjęte zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą. Artykuł ten wymaga także, aby w rozporządzeniach określono warunki uczestnictwa Parlamentu Europejskiego i parlamentów narodowych w ocenie działalności Eurojustu. Ponadto w następstwie komunikatu Komisji „Przyszłość agencji europejskich”[4] Parlament Europejski, Rada i Komisja zgodziły się rozpocząć dialog międzyinstytucjonalny, aby poprawić spójność, efektywność i pracę agencji zdecentralizowanych, co doprowadziło do utworzenia w marcu 2009 r. międzyinstytucjonalnej grupy roboczej. Zajmuje się ona szeregiem kluczowych kwestii, w tym rolą i miejscem agencji w strukturze instytucjonalnej UE, ich tworzeniem i strukturą oraz kwestiami funkcjonowania, finansowania, budżetu, nadzoru i zarządzania. Prace te doprowadziły do powstania wspólnego podejścia UE w sprawie agencji zdecentralizowanych, zatwierdzonego przez Parlament Europejski, Radę i Komisję w lipcu 2012 r., które ma być brane pod uwagę w kontekście wszystkich ich przyszłych decyzji dotyczących agencji zdecentralizowanych UE po analizie poszczególnych przypadków. W niniejszym wniosku dotyczącym rozporządzenia uwzględniono wszystkie te elementy i przewidziano pojedyncze, odnowione ramy prawne dla nowej Agencji ds. Współpracy Wymiarów Sprawiedliwości w Sprawach Karnych (Eurojust), która jest następcą prawnym Eurojustu ustanowionego decyzją Rady 2002/187/WSiSW. W rozporządzeniu zachowano te elementy, które okazały się skuteczne w funkcjonowaniu Eurojustu i zarządzaniu nim, natomiast przewidziano również modernizację ram prawnych Eurojustu oraz usprawnienie jego funkcjonowania i struktury zgodnie z Traktatem z Lizbony i wymogami wspólnego podejścia w takim stopniu, na jaki pozwala charakter tej agencji. Ponieważ wniosek dotyczący niniejszego rozporządzenia przyjmowany jest w tym samym czasie, co wniosek dotyczący rozporządzenia ustanawiającego Prokuraturę Europejską, uwzględniono w nim przepisy mające na celu zapewnienie utworzenia wspomnianej Prokuratury w oparciu o Eurojust, zgodnie z wymogami art. 86 TFUE, oraz zagwarantowanie Prokuraturze wsparcia Eurojustu. 2. WYNIKI KONSULTACJI Z ZAINTERESOWANYMI STRONAMI W celu przygotowania niniejszego rozporządzenia Komisja wielokrotnie zasięgała opinii zainteresowanych stron będących specjalistami w dziedzinie. Celem wniosku jest w dużej mierze wykorzystanie możliwości, jakie daje Traktat z Lizbony, w zakresie zmodernizowania Eurojustu poprzez zapewnienie mu lepszej struktury zarządzania, która zmniejsza obciążenie administracyjne obecnie spoczywające na kolegium i umożliwia mu skupienie się na jego podstawowym zadaniu. W dniu 18 października 2012 r. Komisja zorganizowała spotkanie konsultacyjne z ekspertami z państw członkowskich, przedstawicielami sekretariatu Rady, Parlamentu Europejskiego i Eurojustu, aby omówić kwestie związane z możliwą reformą na podstawie art. 85 TFUE. Omawiane zagadnienia obejmowały wzmocnione zarządzanie, zaangażowanie parlamentarne na poziomie europejskim i krajowym oraz możliwe dodatkowe uprawnienia, jak również powiązanie z tworzeniem Prokuratury Europejskiej (EPPO). Podczas tego spotkania powszechnie poparto ideę poprawy struktury zarządzania i zwiększenia skuteczności Eurojustu. Eurojust również brał bezpośredni udział w procesie konsultacji i wniósł wkład w drodze uwag i spotkań z Komisją. Ponadto dyskusje na temat reformy odbyły się w ramach różnych seminariów, takich jak seminarium strategiczne „Eurojust a Traktat z Lizbony: w kierunku efektywniejszego działania” (Brugia, w dniach 20-22 września 2010 r.) i konferencja Eurojust-ERA „10 lat Eurojustu: osiągnięcia operacyjne i przyszłe wyzwania”, która odbyła się w Hadze w dniach 12-13 listopada 2012 r. Dodatkowo przyszłość Eurojustu omawiana była na specjalnym nieformalnym posiedzeniu Rady w lutym 2012 r. przy okazji dziesiątej rocznicy powstania Eurojustu. Opinie zainteresowanych stron zebrano również w zamówionym przez Komisję „Opracowaniu dotyczącym wzmocnienia Eurojustu”[5], w którym zawarto przydatny przegląd istniejących problemów i przedstawiono kilka wariantów strategicznych mających na celu ich rozwiązanie. 3. WNIOSEK 3.1. Podstawa prawna Podstawę prawną dla niniejszego wniosku stanowi art. 85 TFUE. Przewiduje się w nim zastosowanie rozporządzenia. 3.2. Zasady pomocniczości i proporcjonalności Istnieje potrzeba podjęcia działania na poziomie UE, ponieważ przewidziane środki mają nieodłączny wymiar unijny, gdyż wiążą się utworzeniem jednostki, której zadaniem jest wspieranie i wzmacnianie koordynacji i współpracy między krajowymi organami sądowymi w odniesieniu do poważnej przestępczości, która dotyka co najmniej dwóch państw członkowskich lub która wymaga wspólnego ścigania. Cel ten można osiągnąć wyłącznie na poziomie Unii, zgodnie z zasadą pomocniczości. Zgodnie z zasadą proporcjonalności niniejsze rozporządzenie nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia tego celu. 3.3. Wyjaśnienie poszczególnych rozdziałów wniosku Główne cele wniosku to: · poprawa skuteczności Eurojustu poprzez zapewnienie mu nowej struktury zarządzania; · poprawa efektywności operacyjnej Eurojustu poprzez jednolite zdefiniowanie statusu i uprawnień przedstawicieli krajowych; · zapewnienie roli Parlamentowi Europejskiemu i parlamentom narodowym w ocenie działalności Eurojustu zgodnie z Traktatem z Lizbony; · dostosowanie ram prawnych Eurojustu do wspólnego podejścia przy pełnym poszanowaniu jego szczególnej roli w koordynacji trwających dochodzeń; · dopilnowanie, aby Eurojust mógł prowadzić ścisłą współpracę z Prokuraturą Europejską po jej utworzeniu. 3.3.1. Rozdział I: Cele i zadania W przedmiotowym rozdziale reguluje się utworzenie Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Wymiarów Sprawiedliwości w Sprawach Karnych (Eurojust) jako następcy prawnego Eurojustu, który został ustanowiony decyzją Rady 2002/187/WSiSW. W rozdziale tym określono również jego zadania i kompetencje. Te ostatnie są definiowane niezależnie w projekcie rozporządzenia w postaci załącznika. 3.3.2. Rozdział II: Struktura i organizacja Eurojustu Rozdział ten zawiera niektóre podstawowe elementy reformy. Sekcja II poświęcona jest przedstawicielom krajowym Eurojustu. W zreformowanym akcie prawnym zachowuje się ich związek z państwem członkowskim, z którego pochodzą, ale jednocześnie wyraźnie wymienia się uprawnienia operacyjne, jakie będą przysługiwać wszystkim przedstawicielom. Umożliwi im to skuteczniejszą współpracę ze sobą nawzajem i z organami krajowymi. Sekcje III, IV i V są poświęcone ustanowieniu nowej struktury Eurojustu poprzez uregulowania dotyczące odpowiednio kolegium, zarządu i dyrektora administracyjnego. Zarządzanie Eurojustem poprawiono poprzez wyraźne rozróżnienie dwóch składów kolegium w zależności od tego, czy wykonuje ono funkcje operacyjne, czy funkcje kierownicze. Pierwszy skład odnosi się do podstawowej działalności Eurojustu w zakresie wspierania i koordynacji dochodzeń krajowych. Drugi skład jest związany na przykład z przyjmowaniem programu prac agencji, rocznego budżetu lub sprawozdania rocznego. Nowy organ – zarząd – tworzony jest do celów przygotowywania decyzji kolegium dotyczących zarządzania i bezpośredniego wykonywania niektórych zadań administracyjnych. Komisja jest reprezentowana w kolegium podczas wykonywania przez nie jego funkcji kierowniczych oraz w zarządzie. Wyraźnie określono także procedury mianowania, obowiązki i zadania dyrektora administracyjnego. Tym samym wprowadza się dwa stopnie zarządzania przewidziane we wspólnym podejściu przy jednoczesnym zachowaniu szczególnego charakteru Eurojustu i zapewnieniu jego niezależności. Rozwiązanie to jest również oszczędne i poprawia skuteczność Eurojustu, ponieważ przedstawiciele krajowi otrzymają wsparcie w kwestiach budżetowych i administracyjnych, co umożliwi im skoncentrowanie się na swoich zadaniach operacyjnych. 3.3.3. Rozdział III: Kwestie operacyjne W rozdziale tym zachowano obowiązujące mechanizmy w zakresie efektywności operacyjnej Eurojustu, w tym dyżurną jednostkę koordynacyjną, krajowy system koordynacyjny Eurojustu, wymiany informacji i działania następcze w stosunku do wniosków Eurojustu. Struktura zautomatyzowanego systemu zarządzania sprawami Eurojustu pozostaje niezmieniona. 3.3.4. Rozdział IV: Przetwarzanie informacji Przedmiotowy rozdział zawiera odniesienie do rozporządzenia nr 45/2001[6] jako obowiązującego systemu przetwarzania wszystkich danych osobowych w Eurojuście. Ponadto rozporządzenie wprowadza szczegóły w odniesieniu do rozporządzenia nr 45/2001 i uzupełnia je w zakresie danych osobowych, z zachowaniem poszanowania specyfiki działań w zakresie współpracy wymiarów sprawiedliwości i z uwzględnieniem potrzeby zapewnienia spójności i zgodności z odpowiednimi zasadami ochrony danych. Ograniczenia przetwarzania danych osobowych nadal będą możliwe. W rozdziale tym dostosowano również przepisy dotyczące praw osób, których dane dotyczą, do rozporządzenia nr 45/2001 i uwzględniono standardy ochrony przewidziane w pakiecie dotyczącym reform w zakresie ochrony danych przyjętym przez Komisję w styczniu 2012 r. Ponadto w rozdziale tym przewiduje się istotną zmianę w mechanizmie nadzoru. Określa się w nim obowiązki Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (EIOD) w odniesieniu do monitorowania wszystkich operacji przetwarzania danych osobowych w Eurojuście. EIOD przejmie zadania wspólnego organu nadzorczego ustanowionego na mocy decyzji Rady ustanawiającej Eurojust. 3.3.5. Rozdział V: Stosunki z partnerami Rozdział ten odzwierciedla znaczenie partnerstwa i współpracy między Eurojustem a innymi instytucjami, organami i agencjami UE w zakresie zwalczania przestępczości. Po pierwsze, obejmuje to stosunki z sekretariatami europejskiej sieci sądowej, sieci wspólnych zespołów dochodzeniowo-śledczych i sieci ds. ludobójstwa, które mieszczą się w Eurojuście. Obejmuje to również przepis szczegółowy dotyczący stosunków z Prokuraturą Europejską. Po drugie, szczególnie ważna jest współpraca z Europolem, zwłaszcza w odniesieniu do jego roli w dostarczaniu informacji Eurojustowi zgodnie z art. 85 TFUE. Wprowadzono przepis szczegółowy, aby wyrazić uprzywilejowane stosunki pomiędzy tymi dwiema agencjami, co ma na celu zwiększenie ich skuteczności w zwalczaniu poważnych form międzynarodowej przestępczości w ramach ich kompetencji. Obejmuje to mechanizm kontroli krzyżowej ich wzajemnych systemów informacyjnych i związaną z tym wymianę danych. Szczegółowe informacje praktyczne zostaną określone w formie porozumienia. W sprawach dotyczących poważnej przestępczości i przestępczości zorganizowanej bardzo często wykrywa się powiązania z państwami trzecimi, co powoduje, że współpraca z tymi państwami ma kluczowe znaczenie. Traktat z Lizbony zmienił sposób, w jaki Unia Europejska prowadzi stosunki zewnętrzne, a zmiany te wpływają również na agencje. W konsekwencji agencje nie mogą już negocjować międzynarodowych porozumień samodzielnie ‑ takie porozumienia muszą być zawierane zgodnie z art. 218 TFUE. Eurojust będzie mógł jednak dokonywać uzgodnień roboczych, aby poszerzyć współpracę z właściwymi organami państw trzecich, w tym poprzez wymianę informacji. Ważność wcześniejszych porozumień międzynarodowych zostaje utrzymana. 3.3.6. Rozdział VI: Przepisy finansowe Celem tych przepisów jest modernizacja budżetu Eurojustu, jego opracowywania i wykonania oraz przepisów dotyczących przedstawiania sprawozdań rachunkowych i absolutorium budżetowego. 3.3.7. Rozdział VII: Przepisy dotyczące personelu Przepisy te odzwierciedlają zasady wspólnego podejścia przy jednoczesnym poszanowaniu specyfiki Eurojustu. Mieszany charakter Eurojustu i znaczenie powiązania operacyjnego między biurami krajowymi a ich państwami członkowskimi pochodzenia to powody, dla których koszty pensji i honorariów tego personelu ponoszą państwa członkowskie. Dyrektor administracyjny Eurojustu nadal jest powoływany przez kolegium Eurojustu, ale w oparciu o krótką listę kandydatów opracowaną przez Komisję na podstawie otwartej i przejrzystej procedury naboru. Zapewnia to poszanowanie autonomii agencji, gwarantując jednocześnie wnikliwą ocenę kandydatów. Podobną procedurę przewiduje się w odniesieniu do odwołania dyrektora administracyjnego. 3.3.8. Rozdział VIII: Ocena i sprawozdawczość W ramach tego rozdziału dostosowuje się ramy prawne Eurojustu do zwiększonej legitymacji demokratycznej Eurojustu wymaganej przez Traktat z Lizbony. Sprecyzowano w nim uczestnictwo Parlamentu Europejskiego i parlamentów narodowych w ocenie działalności Eurojustu. Odbywa się to w sposób oszczędny, na podstawie sprawozdania rocznego Eurojustu przy jednoczesnym zachowaniu niezależności operacyjnej Eurojustu. Przewidziana została również okresowa ocena ogólna Eurojustu zgodnie ze wspólnymi podejściem. 3.3.9. Rozdział IX: Przepisy ogólne i końcowe Rozdział ten zawiera przepisy mające na celu dostosowanie rozporządzenia w sprawie Eurojustu do wspólnego podejścia, a także przepisy dotyczące wejścia tego rozporządzenia w życie. 4. WPŁYW NA BUDŻET Reforma zarządzania („zarząd” powiązany z kolegium) nie ma wpływu na koszty i we wniosku tym nie przewidziano dla Eurojustu nowych zadań poza wspieraniem Prokuratury Europejskiej, które będzie odbywać bez obarczenia kosztami. 2013/0256 (COD) Wniosek ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY w sprawie Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Wymiarów Sprawiedliwości w Sprawach Karnych (Eurojust) PARLAMENT EUROPEJSKI I RADA UNII EUROPEJSKIEJ, uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 85, uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej, po przekazaniu projektu aktu ustawodawczego parlamentom narodowym, po konsultacji z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą, a także mając na uwadze, co następuje: (1) Eurojust został ustanowiony decyzją Rady 2002/187/WSiSW[7] jako organ Unii Europejskiej mający osobowość prawną, którego zadaniem jest stymulowanie i poprawa koordynacji i współpracy między właściwymi organami sądowymi państw członkowskich, szczególnie w odniesieniu do poważnej przestępczości zorganizowanej. Ramy prawne Eurojustu zmieniono decyzją Rady 2003/659/WSiSW[8] i decyzją Rady 2009/426/WSiSW[9] w sprawie wzmocnienia Eurojustu. (2) W art. 85 Traktatu przewiduje się, że działania Eurojust są regulowane rozporządzeniem przyjmowanym zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą. Artykuł ten wymaga także ustaleń określenia warunków uczestnictwa Parlamentu Europejskiego i parlamentów narodowych w ocenie działalności Eurojustu. (3) Artykuł 85 Traktatu stanowi również, że zadaniem Eurojustu jest wspieranie oraz wzmacnianie koordynacji i współpracy między krajowymi organami śledczymi i organami ścigania w odniesieniu do poważnej przestępczości, która dotyka dwóch lub więcej państw członkowskich lub która wymaga wspólnego ścigania, w oparciu o operacje przeprowadzane i informacje dostarczane przez organy państw członkowskich i Europol. (4) Ponieważ Prokuratura Europejska powinna zostać utworzona w oparciu o Eurojust, niniejsze rozporządzenie zawiera przepisy niezbędne do uregulowania stosunków między Eurojustem a Prokuraturą Europejską. (5) Podczas gdy Prokuratura Europejska powinna mieć wyłączną kompetencję do prowadzenia dochodzeń w sprawie przestępstw mających wpływ na interesy finansowe Unii i ścigania tych przestępstw, Eurojust powinien być w stanie wspierać organy krajowe, gdy prowadzą one dochodzenia w sprawie tych form przestępczości i ścigają je zgodnie z rozporządzeniem ustanawiającym Prokuraturę Europejską. (6) Aby Eurojust mógł wypełniać swoją misję i rozwijać pełny potencjał w walce z poważną przestępczością transgraniczną, należy wzmocnić jego funkcje operacyjne poprzez zmniejszenie obciążeń administracyjnych przedstawicieli krajowych oraz rozszerzyć jego wymiar europejski poprzez udział Komisji w zarządzaniu tą agencją i większe zaangażowanie Parlamentu Europejskiego i parlamentów narodowych w ocenę jej działalności. (7) W związku z tym należy uchylić decyzję Rady 2002/187/WSiSW i zastąpić ją niniejszym rozporządzeniem określającym warunki uczestnictwa parlamentów, przewidującym modernizację struktury i uproszczenie obecnych ram prawnych Eurojustu przy jednoczesnym zachowaniu tych elementów, które okazały się skuteczne w jego funkcjonowaniu. (8) Niniejsze rozporządzenie nie narusza praw podstawowych i jest zgodne z zasadami uznanymi w szczególności w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej. (9) Należy określić formy poważnej przestępczości, która dotyka co najmniej dwóch państw członkowskich, wchodzące w zakres kompetencji Eurojustu. Ponadto należy zdefiniować sprawy, które nie dotyczą co najmniej dwóch państw członkowskich, ale które wymagają wspólnego ścigania. Takie przypadki powinny obejmować dochodzenia i postępowania karne dotyczące tylko jednego państwa członkowskiego i państwa trzeciego, jak również przypadki odnoszące się do tylko jednego państwa członkowskiego i Unii. (10) W ramach wykonywania swoich funkcji operacyjnych w odniesieniu do konkretnych spraw karnych Eurojust powinien działać, na żądanie właściwych organów państw członkowskich lub z własnej inicjatywy, za pośrednictwem co najmniej jednego przedstawiciela krajowego albo jako kolegium. (11) W celu zagwarantowania, że Eurojust może odpowiednio wspierać i koordynować dochodzenia transgraniczne, konieczne jest zapewnienie wszystkim przedstawicielom krajowym takich samych uprawnień operacyjnych, by mogli w sposób bardziej efektywny współpracować między sobą oraz z organami krajowymi. Przedstawicielom krajowym należy przyznać takie uprawnienia, które umożliwiają Eurojustowi właściwe realizowanie jego misji. Uprawnienia te powinny obejmować dostęp do istotnych informacji znajdujących się w krajowych rejestrach publicznych, wydawanie i wykonywanie wniosków o wzajemną pomoc lub o wzajemne uznanie, bezpośrednie kontaktowanie się z właściwymi organami i wymianę informacji z nimi, udział we wspólnych zespołach dochodzeniowo-śledczych oraz – w porozumieniu z właściwym organem krajowym lub w pilnych sytuacjach – nakazywanie podjęcia środków śledczych i zastosowania przesyłek niejawnie nadzorowanych. (12) Konieczne jest zapewnienie Eurojustowi struktury administracyjnej i kierowniczej, która umożliwi mu skuteczniejszą realizację zadań i jest zgodna z zasadami mającymi zastosowanie do agencji Unii, przy jednoczesnym zachowaniu specyfiki Eurojustu i zagwarantowaniu jego niezależności w wykonywaniu funkcji operacyjnych. W tym celu należy sprecyzować funkcje przedstawicieli krajowych, kolegium i dyrektora administracyjnego oraz ustanowić zarząd. (13) Należy określić przepisy w celu wyraźnego rozróżnienia wykonywanych przez kolegium funkcji operacyjnych i kierowniczych, co przyczyni się do ograniczenia do minimum obciążenia administracyjnego przedstawicieli krajowych, tak aby położyć nacisk na pracę operacyjną Eurojustu. Zadania kolegium w zakresie zarządzania powinny obejmować w szczególności przyjmowanie programów prac Eurojustu, budżetu, rocznego sprawozdania z działalności, stosownych przepisów finansowych oraz uzgodnień roboczych z partnerami. Kolegium powinno wykonywać uprawnienia organu powołującego w odniesieniu do pracowników agencji, w tym dyrektora administracyjnego. (14) W celu poprawienia zarządzania Eurojustem i usprawnienia procedur należy ustanowić zarząd, który będzie wspierać kolegium w jego funkcjach kierowniczych i umożliwiać usprawnione podejmowanie decyzji w kwestiach nieoperacyjnych i strategicznych. (15) Aby zapewnić nieoperacyjny nadzór nad Eurojustem i strategiczne kierowanie tą agencją, Komisja powinna być reprezentowana w kolegium podczas wykonywania przez nie jego funkcji kierowniczych oraz w zarządzie. (16) W celu zapewnienia skutecznego codziennego administrowania Eurojustem dyrektor administracyjny powinien być jego przedstawicielem prawnym i zarządcą, odpowiadającym przed kolegium i zarządem. Dyrektor administracyjny powinien przygotowywać i wdrażać decyzje kolegium i zarządu. (17) W strukturach Eurojustu należy utworzyć dyżurną jednostkę koordynacyjną, by zapewnić kontakt z Eurojustem przez całą dobę i by umożliwić Eurojustowi interweniowanie w nagłych sytuacjach. Każde państwo członkowskie powinno dopilnować, aby jego przedstawiciele w ramach tej jednostki byli gotowi do działania przez całą dobę we wszystkie dni tygodnia. (18) W państwach członkowskich powinny zostać utworzone krajowe systemy koordynacyjne Eurojustu, które będą koordynować działania krajowych korespondentów Eurojustu, krajowego korespondenta Eurojustu ds. terroryzmu, krajowego korespondenta europejskiej sieci sądowej oraz maksymalnie trzech innych punktów kontaktowych, a także przedstawicieli sieci wspólnych zespołów dochodzeniowo-śledczych oraz sieci utworzonych decyzją Rady 2002/494/WSiSW z dnia 13 czerwca 2002 r. ustanawiającą europejską sieć punktów kontaktowych dotyczących osób odpowiedzialnych za ludobójstwo, zbrodnie przeciw ludzkości oraz zbrodnie wojenne[10], decyzją Rady 2007/845/WSiSW z dnia 6 grudnia 2007 r. dotyczącą współpracy pomiędzy biurami ds. odzyskiwania mienia w państwach członkowskich w dziedzinie wykrywania i identyfikacji korzyści pochodzących z przestępstwa lub innego mienia związanego z przestępstwem[11] oraz decyzją Rady 2008/852/WSiSW z dnia 24 października 2008 r. w sprawie sieci punktów kontaktowych służącej zwalczaniu korupcji[12]. (19) Do celów stymulowania i wzmacniania koordynacji i współpracy między krajowymi organami śledczymi i organami ścigania niezwykle istotne jest, aby Eurojust otrzymywał od organów krajowych istotne informacje niezbędne do wykonywania jego zadań. W tym celu właściwe organy krajowe powinny informować swoich przedstawicieli krajowych o tworzeniu wspólnych zespołów dochodzeniowo-śledczych i osiąganych przez nie wynikach, o wchodzących w zakres kompetencji Eurojustu sprawach, które dotyczą bezpośrednio co najmniej trzech państw członkowskich i w odniesieniu do których wnioski lub decyzje dotyczące współpracy wymiarów sprawiedliwości zostały przekazane do co najmniej dwóch państw członkowskich, jak również – w pewnych okolicznościach – o konfliktach jurysdykcji, przesyłkach niejawnie nadzorowanych oraz powtarzających się trudnościach we współpracy wymiarów sprawiedliwości. (20) Podczas gdy przetwarzanie danych osobowych w Eurojuście wchodzi w zakres stosowania rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych[13], przetwarzanie danych osobowych przez organy państwa członkowskiego oraz przekazywanie takich danych do Eurojustu są objęte Konwencją nr 108 Rady Europy [zastąpić właściwą dyrektywą obowiązującą w chwili przyjęcia]. (21) Kiedy Eurojust przekazuje dane osobowe organowi państwa trzeciego, organizacji międzynarodowej lub Interpolowi na mocy umowy międzynarodowej zawartej na podstawie art. 218 Traktatu, muszą istnieć odpowiednie zabezpieczenia w odniesieniu do ochrony prywatności oraz podstawowych praw i wolności osób fizycznych gwarantujące przestrzeganie przepisów niniejszego rozporządzenia dotyczących danych osobowych. (22) Eurojust powinien być upoważniony do przetwarzania niektórych danych osobowych dotyczących osób, które w świetle krajowych przepisów zainteresowanych państw członkowskich są podejrzewane o popełnienie lub udział w popełnieniu przestępstwa podlegającego kompetencjom Eurojustu lub które zostały skazane za popełnienie takiego przestępstwa. Nie jest celem niniejszego rozporządzenia, aby Eurojust przeprowadzał zautomatyzowane porównywanie profili DNA ani odcisków palców. (23) Eurojust powinien mieć możliwość przedłużania terminów przechowywania danych osobowych – pod warunkiem przestrzegania zasady celowości mającej zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w kontekście wszystkich działań Eurojustu – aby realizować swoje cele. Decyzje takie powinny być podejmowane po dokładnym rozważeniu wszystkich interesów, w tym interesów osób, których dane dotyczą. Decyzja o jakimkolwiek przedłużeniu terminu przetwarzania danych osobowych po upływie terminu przedawnienia we wszystkich zainteresowanych państwach członkowskich powinna być podejmowana tylko w przypadkach, gdy istnieje konkretna potrzeba udzielenia wsparcia na podstawie niniejszego rozporządzenia. (24) Eurojust powinien utrzymywać uprzywilejowane stosunki z europejską siecią sądową oparte na konsultacjach i komplementarności. Niniejsze rozporządzenie powinno pomóc doprecyzować role, jakie Eurojust i europejska sieć sądowa będą odgrywały w swoich wzajemnych stosunkach, a przy tym utrzymać swoisty charakter tej ostatniej. (25) W zakresie, w jakim jest to konieczne do wykonywania jego zadań, Eurojust powinien utrzymywać współpracę z innymi organami i agencjami Unii, Prokuraturą Europejską, właściwymi organami państw trzecich, a także z organizacjami międzynarodowymi. (26) Aby wzmocnić współpracę operacyjną między Eurojustem a Europolem, a zwłaszcza w celu ustanowienia powiązań między danymi już posiadanymi przez te organy, Eurojust powinien zapewnić Europolowi dostęp do danych w posiadaniu Eurojustu i możliwość przeszukiwania tych danych. (27) Eurojust powinien mieć możliwość wymiany danych osobowych z innymi organami Unii w zakresie koniecznym do realizacji jego zadań. (28) Eurojust powinien mieć możliwość oddelegowywania sędziów łącznikowych do państw trzecich, by mogli oni pełnić funkcje podobne do tych, które są pełnione przez sędziów łącznikowych oddelegowywanych przez państwa członkowskie na podstawie wspólnego działania Rady 96/277/WSiSW z dnia 22 kwietnia 1996 r. dotyczącego podstaw dla wymiany sędziów łącznikowych w celu poprawy współpracy sądowej między państwami członkowskimi Unii Europejskiej[14]. (29) Eurojust powinien mieć możliwość koordynacji wykonania wniosków państwa trzeciego o współpracę wymiarów sprawiedliwości, jeżeli wnioski te dotyczą jednego dochodzenia i wymagają wykonania w co najmniej dwóch państwach członkowskich. (30) W celu zagwarantowania pełnej autonomii i niezależności Eurojustu powinno się mu przyznać autonomiczny budżet, którego przychody pochodzą zasadniczo z wkładu z budżetu Unii, poza kosztami pensji i honorariów przedstawicieli krajowych i osób współpracujących, ponoszonymi przez państwo członkowskie, z którego oni pochodzą. Procedura budżetowa Unii powinna mieć zastosowanie w zakresie dotyczącym wkładu Unii oraz innych dotacji pochodzących z ogólnego budżetu Unii. Kontrolę sprawozdań finansowych powinien przeprowadzać Trybunał Obrachunkowy. (31) W celu zwiększenia przejrzystości działań Eurojustu i wzmocnienia demokratycznego nadzoru nad tą agencją konieczne jest zapewnienie mechanizmów uczestnictwa Parlamentu Europejskiego i parlamentów narodowych w ocenie działalności Eurojustu. Nie powinno to być sprzeczne z zasadami niezależności w odniesieniu do działań podejmowanych w konkretnych sprawach operacyjnych ani z obowiązkiem zachowania dyskrecji i poufności. (32) Należy regularnie przeprowadzać ocenę stosowania niniejszego rozporządzenia. (33) Do Eurojustu powinno mieć zastosowanie rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002[15]. (34) Do Eurojustu powinno mieć zastosowanie rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 maja 1999 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)[16]. (35) Niezbędne przepisy dotyczące pomieszczeń dla Eurojustu w państwie członkowskim, w którym ma on siedzibę – tj. w Niderlandach – a także szczególne przepisy mające zastosowanie do wszystkich pracowników Eurojustu i członków ich rodzin powinny zostać określone w porozumieniu w sprawie siedziby. Ponadto przyjmujące państwo członkowskie powinno zapewnić najlepsze możliwe warunki w celu zagwarantowania właściwego funkcjonowania Eurojustu, w tym szkoły dla dzieci i transport, aby był on atrakcyjnym miejscem zatrudnienia dla wysoko wykwalifikowanych pracowników z jak największego obszaru geograficznego. (36) Ze względu na fakt, że Eurojust powołany niniejszym rozporządzeniem zastępuje Eurojust ustanowiony na mocy decyzji 2002/187/WSiSW i jest jego następcą prawnym, powinien on być następcą prawnym wszystkich zawartych przez niego zobowiązań umownych, w tym umów o pracę, nabytych zobowiązań i nieruchomości. Umowy międzynarodowe zawarte przez Eurojust ustanowiony na mocy wspomnianej decyzji powinny dalej obowiązywać. (37) Ponieważ cel niniejszego rozporządzenia, mianowicie stworzenie jednostki odpowiedzialnej za wspieranie i wzmacnianie koordynacji i współpracy między organami sądowymi państw członkowskich w odniesieniu do poważnej przestępczości, która dotyka co najmniej dwóch państw członkowskich lub która wymaga wspólnego ścigania, nie może być w wystarczający sposób osiągnięty przez państwa członkowskie, natomiast z uwagi na zakres i skutki działań, może być lepiej osiągnięty na poziomie Unii, Unia może zastosować środki zgodnie z zasadą pomocniczości określoną w art. 5 Traktatu o Unii Europejskiej. Zgodnie z zasadą proporcjonalności, określoną w tym artykule, niniejsze rozporządzenie nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia tego celu. (38) [Zgodnie z art. 3 Protokołu (nr 21) w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii w odniesieniu do przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, wspominane państwa członkowskie notyfikowały życzenie uczestniczenia w przyjęciu i stosowaniu niniejszego rozporządzenia.] LUB [nie naruszając przepisów art. 4 Protokołu (nr 21) w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii w odniesieniu do przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, wymienione państwa członkowskie nie uczestniczą w przyjęciu niniejszego rozporządzenia, nie są nim związane ani nie mają do nich zastosowania jego przepisy]. (39) Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu (nr 22) w sprawie stanowiska Danii, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i do Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, Dania nie uczestniczy w przyjęciu niniejszego rozporządzenia i nie jest nim związana ani nie ma ono do niej zastosowania, PRZYJMUJĄ NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE: ROZDZIAŁ I CELE I ZADANIA Artykuł 1 Agencja Unii Europejskiej ds. Współpracy Wymiarów Sprawiedliwości w Sprawach Karnych 1. Niniejszym ustanawia się Agencję Unii Europejskiej ds. Współpracy Wymiarów Sprawiedliwości w Sprawach Karnych (Eurojust). 2. Eurojust ustanowiony na mocy niniejszego rozporządzenia jest następcą prawnym Eurojustu ustanowionego na mocy decyzji Rady 2002/187/WSiSW. 3. W każdym państwie członkowskim Eurojust ma zdolność prawną o najszerszym zakresie przyznawanym osobom prawnym na mocy prawa tych państw. Może w szczególności nabywać i zbywać mienie ruchome i nieruchome oraz być stroną w postępowaniach sądowych. Artykuł 2 Zadania 1. Eurojust wspiera i wzmacnia koordynację i współpracę między krajowymi organami śledczymi i organami ścigania w odniesieniu do poważnej przestępczości, która dotyka co najmniej dwóch państw członkowskich lub która wymaga wspólnego ścigania, w oparciu o operacje przeprowadzane i informacje dostarczane przez organy państw członkowskich i Europol. 2. Wykonując swoje zadania, Eurojust: a) uwzględnia wszelkie wnioski składane przez właściwe organy państwa członkowskiego lub wszelkie informacje dostarczone przez jakiekolwiek organy właściwe na podstawie przepisów przyjętych w ramach Traktatów lub zgromadzone przez sam Eurojust; b) ułatwia wykonywanie wniosków i decyzji dotyczących współpracy wymiarów sprawiedliwości, w tym opartych na instrumentach służących wdrożeniu zasady wzajemnego uznawania. 3. Eurojust wykonuje swoje zadania na wniosek właściwych organów państw członkowskich lub z własnej inicjatywy. Artykuł 3 Kompetencje Eurojustu 1. Kompetencje Eurojustu obejmują formy przestępczości wymienione w załączniku 1. Jego kompetencje nie obejmują jednak przestępstw, w przypadku których właściwym organem jest Prokuratura Europejska. 2. Kompetencjom Eurojustu podlegają przestępstwa powiązane. Za przestępstwa powiązane uważa się następujące przestępstwa: a) przestępstwa mające służyć uzyskaniu środków do popełniania czynów wymienionych w załączniku 1; b) przestępstwa mające ułatwić lub umożliwić popełnienie czynów wymienionych w załączniku 1; c) przestępstwa mające na celu uniknięcie kary za czyny wymienione w załączniku 1. 3. Na wniosek właściwego organu państwa członkowskiego Eurojust może także wspomagać dochodzenia i postępowania karne dotyczące tylko tego państwa członkowskiego oraz państwa trzeciego, jeżeli z przedmiotowym państwem została zawarta umowa o współpracy lub porozumienie ustanawiające współpracę na podstawie art. 43 lub jeżeli w konkretnym przypadku istnieją szczególne powody do udzielenia takiej pomocy. 4. Na wniosek właściwego organu państwa członkowskiego lub Komisji Eurojust może także udzielać pomocy w dochodzeniach i postępowaniach karnych dotyczących tylko tego państwa członkowskiego i Unii. Artykuł 4 Funkcje operacyjne Eurojustu 1. Eurojust: a) informuje właściwe organy państw członkowskich na temat dochodzeń i postępowań karnych, o których został poinformowany i które mają następstwa na poziomie Unii lub które mogą mieć wpływ na państwa członkowskie inne niż te, które są bezpośrednio zainteresowane; b) pomaga właściwym organom państw członkowskich zapewnić najlepszą możliwą koordynację dochodzeń i postępowań karnych; c) zapewnia pomoc w celu poprawy współpracy między właściwymi organami państw członkowskich, w szczególności na podstawie analiz Europolu; d) współpracuje i konsultuje się z europejską siecią sądową w sprawach karnych, w tym wykorzystuje jej bazę dokumentów i przyczynia się do jej udoskonalenia; e) zapewnia wsparcie operacyjne, techniczne i finansowe w transgranicznych operacjach i dochodzeniach państw członkowskich, w tym wspólne zespoły dochodzeniowo-śledcze. 2. W ramach wykonywania swoich zadań Eurojust może, podając powody swojego działania, występować do właściwych organów zainteresowanych państw członkowskich o: a) podjęcie dochodzenia lub ścigania za określone czyny; b) uznanie, iż jedno z nich może mieć lepsze możliwości podjęcia dochodzenia lub ścigania za określone czyny; c) koordynowanie działań między właściwymi organami zainteresowanych państw członkowskich; d) ustanowienie wspólnego zespołu dochodzeniowo-śledczego zgodnie z odpowiednimi instrumentami współpracy; e) dostarczenie wszelkich informacji niezbędnych do wykonywania jego zadań; f) zastosowanie specjalnych środków śledczych; g) podjęcie jakichkolwiek innych działań uzasadnionych potrzebami dochodzenia lub ścigania. 3. Eurojust może także: a) dostarczać Europolowi opinie oparte na analizach przeprowadzonych przez Europol; b) udzielać wsparcia logistycznego, w tym pomocy w tłumaczeniach pisemnych i ustnych oraz organizacji spotkań koordynacyjnych. 4. W przypadku gdy co najmniej dwa państwa członkowskie nie mogą uzgodnić, które z nich powinno podjąć dochodzenie lub ściganie w wyniku wniosku złożonego na mocy ust. 2 lit. b), Eurojust wydaje pisemną opinię w tej sprawie. Opinia ta zostaje bezzwłocznie przekazana zainteresowanym państwom członkowskim. 5. Na wniosek właściwego organu Eurojust wydaje pisemną opinię w sprawie powtarzających się przypadków odmowy lub trudności związanych z wykonaniem wniosków i decyzji dotyczących współpracy wymiarów sprawiedliwości, w tym również tych opartych na instrumentach służących wdrożeniu zasady wzajemnego uznawania, pod warunkiem że właściwym organom krajowym nie udało się rozwiązać danej kwestii za obopólnym porozumieniem lub przy pomocy zainteresowanych przedstawicieli krajowych. Opinia ta zostaje bezzwłocznie przekazana zainteresowanym państwom członkowskim. Artykuł 5 Wykonywanie funkcji operacyjnych 1. Przy podejmowaniu działań, o których mowa w art. 4 ust. 1 lub 2, Eurojust działa za pośrednictwem co najmniej jednego zainteresowanego przedstawiciela krajowego. 2. Eurojust występuje jako kolegium: a) przy podejmowaniu jakichkolwiek działań, o których mowa w art. 4 ust. 1 lub 2: (i) na wniosek co najmniej jednego przedstawiciela krajowego, którego dotyczy sprawa objęta działaniem Eurojust; lub (ii) gdy sprawa wymaga dochodzenia lub postępowania karnego, które mają następstwa na poziomie Unii lub które mogą dotyczyć innych państw członkowskich niż te, które są bezpośrednio zainteresowane; b) przy podejmowaniu jakichkolwiek działań, o których mowa w art. 4 ust. 3, 4 lub 5; c) gdy w grę wchodzi kwestia o charakterze ogólnym, dotycząca osiągnięcia jego celów operacyjnych; d) gdy w niniejszym rozporządzeniu przewidziano inaczej. 3. W ramach wypełniania zadań Eurojust wskazuje, czy działa za pośrednictwem co najmniej jednego zainteresowanego przedstawiciela krajowego, czy jako kolegium. ROZDZIAŁ II STRUKTURA I ORGANIZACJA EUROJUSTU Sekcja I Struktura Artykuł 6 Struktura Eurojustu Struktura Eurojustu obejmuje: a) przedstawicieli krajowych; b) kolegium; c) zarząd; d) dyrektora administracyjnego. Sekcja II Przedstawiciele krajowi Artykuł 7 Status przedstawicieli krajowych 1. W skład Eurojustu wchodzi po jednym przedstawicielu krajowym oddelegowanym przez każde państwo członkowskie zgodnie z systemem prawnym tego państwa, który to przedstawiciel ma swoje stałe miejsce pracy w siedzibie Eurojustu. 2. Każdy przedstawiciel krajowy korzysta ze wsparcia jednego zastępcy i jednego asystenta. Zastępca i asystent mają stałe miejsce pracy w siedzibie Eurojustu. Przedstawicielowi krajowemu może pomagać więcej niż jeden zastępca lub asystent, którzy mogą mieć – w razie konieczności i za zgodą kolegium – stałe miejsce pracy w siedzibie Eurojustu. 3. Przedstawiciele krajowi i ich zastępcy mają status prokuratora, sędziego lub funkcjonariusza policji o równoważnych kompetencjach. Właściwe organy krajowe przyznają im uprawnienia, o których mowa w niniejszym rozporządzeniu, aby mogli oni wykonywać swoje zadania. 4. Zastępca może działać w imieniu przedstawiciela krajowego lub go zastępować. Asystent może również działać w imieniu przedstawiciela krajowego lub go zastępować, jeżeli posiada status, o którym mowa w ust. 3. 5. Za pośrednictwem przedstawicieli krajowych są przekazywane informacje operacyjne wymieniane między Eurojustem a państwami członkowskimi. 6. Przedstawiciele krajowi kontaktują się bezpośrednio z właściwymi organami swojego państwa członkowskiego. 7. Koszty pensji i honorariów przedstawicieli krajowych, ich zastępców i asystentów są ponoszone przez państwo członkowskie, z którego oni pochodzą. 8. Jeżeli przedstawiciele krajowi, ich zastępcy i asystenci wykonują zadania Eurojustu, stosowne wydatki związane z tymi działaniami uznaje się za wydatki operacyjne. Artykuł 8 Uprawnienia przedstawicieli krajowych 1. Przedstawiciele krajowi są uprawnieni do: a) ułatwiania lub wspierania w inny sposób wydawania i realizacji wniosków o wzajemną pomoc prawną lub o wzajemne uznanie bądź do samodzielnego wydawania i realizowania takich wniosków; b) bezpośredniego kontaktowania się z dowolnym właściwym organem krajowym państwa członkowskiego oraz do wymiany informacji z takim organem; c) bezpośredniego kontaktowania się z dowolnym właściwym organem międzynarodowym zgodnie z międzynarodowymi zobowiązaniami swojego państwa członkowskiego oraz do wymiany informacji z takim organem; d) udziału we wspólnych zespołach dochodzeniowo-śledczych, w tym w ich tworzeniu. 2. W porozumieniu z właściwym organem krajowym przedstawiciele krajowi: a) nakazują podjęcie środków śledczych; b) wydają zgodę na zastosowanie przesyłek niejawnie nadzorowanych w ich państwie członkowskim zgodnie z prawodawstwem krajowym i koordynują te przesyłki; 3. W przypadkach niecierpiących zwłoki, gdy nie można w stosownym czasie osiągnąć porozumienia, przedstawiciele krajowi są uprawnieni do podjęcia środków, o których mowa w ust. 2, jak najszybciej informując o tym fakcie właściwy organ krajowy. Artykuł 9 Dostęp do rejestrów krajowych Przedstawiciele krajowi mają dostęp do informacji zawartych w wymienionych poniżej rodzajach rejestrów w swoich państwach członkowskich lub co najmniej mają możliwość uzyskania takich informacji zgodnie z prawem krajowym: a) rejestry karne; b) rejestry osób aresztowanych; c) rejestry postępowań przygotowawczych; d) rejestry DNA; e) inne rodzaje rejestrów prowadzonych przez organy publiczne ich państw członkowskich, w przypadku gdy takie informacje są niezbędne do wykonywania przez przedstawicieli krajowych ich zadań. Sekcja III Kolegium Artykuł 10 Skład kolegium 1. W skład kolegium wchodzą: a) wszyscy przedstawiciele krajowi, w przypadku gdy kolegium wykonuje swoje funkcje operacyjne na podstawie art. 4; b) wszyscy przedstawiciele krajowi oraz dwaj przedstawiciele Komisji, w przypadku gdy kolegium wykonuje swoje funkcje kierownicze na podstawie art. 14. 2. Kadencja członków kolegium i ich zastępców trwa co najmniej cztery lata i może zostać jednokrotnie odnowiona. Po upływie kadencji lub w przypadku rezygnacji członkowie pełnią swoje funkcje do czasu odnowienia ich kadencji lub do czasu ich zastąpienia. 3. Dyrektor administracyjny bierze udział w posiedzeniach kolegium związanych z zarządzaniem, nie mając prawa głosu. 4. Kolegium może zaprosić do udziału w swoich posiedzeniach w charakterze obserwatora każdą osobę, której opinia może mieć znaczenie. 5. Z zastrzeżeniem przepisów regulaminu wewnętrznego kolegium, członkowie kolegium mogą korzystać z pomocy doradców lub ekspertów. Artykuł 11 Przewodniczący i wiceprzewodniczący Eurojustu 1. Kolegium wybiera przewodniczącego i dwóch wiceprzewodniczących spośród przedstawicieli krajowych większością dwóch trzecich głosów swoich członków. 2. Wiceprzewodniczący zastępuje przewodniczącego, jeśli ten nie może wykonywać swoich obowiązków. 3. Kadencja przewodniczącego i wiceprzewodniczących trwa cztery lata. Mogą oni zostać jednokrotnie ponownie wybrani na kolejną kadencję. Jeżeli przedstawiciel krajowy zostaje wybrany na przewodniczącego lub wiceprzewodniczącego Eurojustu, jego kadencja jako przedstawiciela krajowego ulega przedłużeniu, aby zagwarantować, że może on pełnić swoją funkcję jako przewodniczący lub wiceprzewodniczący. Artykuł 12 Posiedzenia kolegium 1. Posiedzenia kolegium są zwoływane przez przewodniczącego. 2. Kolegium odbywa co najmniej jedno posiedzenie operacyjne w miesiącu. Aby wykonywać swoje funkcje kierownicze, kolegium zbiera się co najmniej dwa razy do roku na posiedzeniach zwyczajnych. Ponadto kolegium zbiera się z inicjatywy przewodniczącego, na wniosek Komisji lub na wniosek co najmniej jednej trzeciej jego członków. 3. Prokurator Europejski otrzymuje porządek obrad wszystkich posiedzeń kolegium i jest uprawniony do udziału w takich posiedzeniach bez prawa głosu, w każdym przypadku, gdy omawiane są zagadnienia, które uważa on za istotne dla funkcjonowania Prokuratury Europejskiej. Artykuł 13 Zasady głosowania kolegium 1. O ile nie wskazano inaczej, kolegium podejmuje decyzje większością głosów swoich członków. 2. Każdy członek ma jeden głos. W przypadku nieobecności członka uprawnionego do głosowania jego zastępca jest uprawniony do wykonywania jego prawa głosu. 3. Przewodniczący i wiceprzewodniczący mają prawo głosu. Artykuł 14 Funkcje kierownicze kolegium 1. Wykonując swoje funkcje kierownicze, kolegium: a) większością dwóch trzecich głosów swoich członków oraz zgodnie z art. 15 przyjmuje co roku dokument programowy Eurojustu; b) większością dwóch trzecich głosów swoich członków przyjmuje roczny budżet Eurojustu oraz wykonuje inne funkcje w odniesieniu do budżetu Eurojustu zgodnie z rozdziałem VI; c) przyjmuje roczne skonsolidowane sprawozdanie dotyczące działalności Eurojustu i do dnia [termin przewidziany w ramowym rozporządzeniu finansowym] następnego roku przesyła je do Parlamentu Europejskiego, parlamentów narodowych, Rady, Komisji i Trybunału Obrachunkowego oraz podaje wspomniane roczne skonsolidowane sprawozdanie dotyczące działalności do wiadomości publicznej; d) w ramach dokumentu programowego przyjmuje program w odniesieniu do zasobów ludzkich; e) przyjmuje przepisy finansowe mające zastosowanie do Eurojustu zgodnie z art. 52; f) przyjmuje przepisy, których celem jest zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi, w odniesieniu do jego członków; g) zgodnie z ust. 2 wykonuje – w odniesieniu do pracowników Eurojustu – uprawnienia organu powołującego przyznane temu organowi w regulaminie pracowniczym[17] oraz uprawnienia przyznane organowi uprawnionemu do zawierania umów o pracę w warunkach zatrudnienia innych pracowników[18] („uprawnienia organu powołującego”); h) powołuje dyrektora administracyjnego oraz w stosownych przypadkach podejmuje decyzje o przedłużeniu jego mandatu lub usunięciu go ze stanowiska zgodnie z art. 17; i) powołuje księgowego i inspektora ochrony danych, którzy są funkcjonalnie niezależni w wykonywaniu swoich obowiązków; j) przyjmuje uzgodnienia robocze zawarte zgodnie z art. 43; k) wybiera przewodniczącego i wiceprzewodniczących zgodnie z art. 11; l) przyjmuje swój regulamin wewnętrzny. 2. Zgodnie z art. 110 regulaminu pracowniczego kolegium przyjmuje – na podstawie art. 2 ust. 1 regulaminu pracowniczego i art. 6 warunków zatrudnienia innych pracowników – decyzję przekazującą odpowiednie uprawnienia organu powołującego dyrektorowi administracyjnemu i określającą warunki, na jakich można zawiesić przekazanie tych uprawnień. Dyrektor administracyjny jest uprawniony do przekazywania tych uprawnień. 3. Jeżeli wymagają tego szczególne okoliczności, kolegium może zawiesić tymczasowo przekazanie uprawnień organu powołującego dyrektorowi administracyjnemu i uprawnienia przekazane przez niego oraz wykonywać je samodzielnie lub przekazać je jednemu ze swoich członków lub też członkowi personelu innemu niż dyrektor administracyjny. 4. Kolegium podejmuje decyzje w sprawie mianowania, przedłużenia kadencji oraz usunięcia ze stanowiska dyrektora administracyjnego większością dwóch trzecich głosów swoich członków. Artykuł 15 Programowanie roczne i wieloletnie 1. Do dnia [30 listopada każdego roku] kolegium przyjmuje dokument programowy zawierający założenia programu wieloletniego i rocznego, w oparciu o projekt przedstawiony przez dyrektora administracyjnego, biorąc pod uwagę opinię Komisji. Przekazuje go Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Komisji. Dokument programowy staje się ostateczny po końcowym uchwaleniu budżetu ogólnego i w razie potrzeby podlega odpowiednim dostosowaniom. 2. Roczny program prac zawiera szczegółowe cele oraz oczekiwane wyniki, a także wskaźniki skuteczności. Zawiera również opis działań, które mają być finansowane, oraz określenie zasobów finansowych i ludzkich przydzielonych na każde działanie, zgodnie z zasadami budżetowania i zarządzania zadaniowego. Roczny program prac jest spójny z wieloletnim programem prac, o którym mowa w ust. 4. Jednoznacznie określone są w nim zadania, które zostały dodane, zmienione lub skreślone w stosunku do poprzedniego roku budżetowego. 3. Kolegium zmienia przyjęty roczny program prac w sytuacji, gdy agencji powierza się nowe zadanie. Wszelkie znaczące zmiany w rocznym programie prac przyjmuje się w drodze tej samej procedury, co pierwotny roczny program prac. Kolegium może przekazać dyrektorowi administracyjnemu uprawnienia do dokonywania nieznacznych zmian w rocznym programie prac. 4. W wieloletnim programie prac określa się ogólne założenia strategiczne, w tym cele, oczekiwane wyniki i wskaźniki skuteczności. Obejmuje on również programowanie w zakresie zasobów, w tym budżetu wieloletniego i personelu. Program w zakresie zasobów jest aktualizowany co roku. Założenia strategiczne są uaktualniane w miarę potrzeb, a w szczególności w celu uwzględnienia wyników oceny, o której mowa w art. 56. Sekcja IV Zarząd Artykuł 16 Funkcjonowanie zarządu 1. Kolegium jest wspierane przez zarząd. Zarząd nie angażuje się w funkcje operacyjne Eurojustu, o których mowa w art. 4 i 5. 2. Ponadto zarząd: a) przygotowuje decyzje, które mają zostać przyjęte przez kolegium, zgodnie z art. 14; b) przyjmuje strategię zwalczania nadużyć finansowych, która jest proporcjonalna do zagrożeń takimi nadużyciami, przy uwzględnieniu kosztów i korzyści środków, które mają zostać wdrożone; c) przyjmuje odpowiednie przepisy wykonawcze do regulaminu pracowniczego i do warunków zatrudnienia innych pracowników zgodnie z art. 110 regulaminu pracowniczego; d) zapewnia odpowiednie działania następcze w odniesieniu do ustaleń i zaleceń wynikających z wewnętrznych lub zewnętrznych sprawozdań z kontroli, ocen i dochodzeń, w tym tych przeprowadzonych przez Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (EIOD) i Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF); e) podejmuje wszelkie decyzje dotyczące utworzenia i w stosownych przypadkach zmiany wewnętrznych struktur administracyjnych Eurojustu; f) bez uszczerbku dla obowiązków dyrektora administracyjnego określonych w art. 18, służy mu pomocą i doradztwem w zakresie wykonywania decyzji kolegium, mając na względzie wzmocnienie nadzoru nad zarządzaniem administracyjnym i budżetowym; g) podejmuje wszelkie inne decyzje, które nie są jednoznacznie przypisane kolegium w art. 5 lub 14, lub nie należą do obowiązków dyrektora administracyjnego zgodnie z art. 18; h) przyjmuje swój regulamin wewnętrzny. 3. W razie potrzeby w sytuacji pilnej potrzeby zarząd może podejmować w imieniu kolegium określone decyzje tymczasowe w kwestiach administracyjnych oraz w kwestiach związanych z budżetem, które podlegają zatwierdzeniu przez kolegium. 4. W skład zarządu wchodzą przewodniczący i wiceprzewodniczący kolegium, jeden przedstawiciel Komisji oraz jeden inny członek kolegium. Przewodniczący kolegium jest również przewodniczącym zarządu. Zarząd podejmuje decyzje większością głosów swoich członków, przy czym każdy członek ma jeden głos. Dyrektor administracyjny bierze udział w posiedzeniach zarządu, lecz nie ma prawa głosu. 5. Kadencja członków zarządu trwa cztery lata, z wyjątkiem członków kolegium, którzy są powoływani w systemie dwuletniej rotacji. Kadencja członków zarządu kończy się z chwilą zakończenia ich kadencji jako przedstawicieli krajowych. 6. Zarząd odbywa co najmniej jedno posiedzenie zwyczajne co trzy miesiące. Ponadto zarząd zbiera się z inicjatywy przewodniczącego, na wniosek Komisji lub na wniosek przynajmniej dwóch jego członków. 7. Prokurator Europejski otrzymuje porządek obrad wszystkich posiedzeń zarządu i może uczestniczyć w takich posiedzeniach bez prawa głosu, w każdym przypadku, gdy omawiane są zagadnienia, które uważa on za istotne dla funkcjonowania Prokuratury Europejskiej. 8. Prokurator Europejski może kierować do zarządu pisemne opinie, na które zarząd bez zbędnej zwłoki odpowiada na piśmie. Sekcja V Dyrektor administracyjny Artykuł 17 Status dyrektora administracyjnego 1. Dyrektor administracyjny jest pracownikiem zatrudnianym w Eurojuście na czas określony zgodnie z art. 2 lit. a) warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej. 2. Dyrektor administracyjny jest powoływany przez kolegium z listy kandydatów zaproponowanej przez Komisję na podstawie otwartej i przejrzystej procedury naboru. Do celów zawarcia umowy z dyrektorem administracyjnym Eurojust jest reprezentowany przez przewodniczącego kolegium. 3. Kadencja dyrektora administracyjnego trwa pięć lat. Przed upływem tego okresu Komisja przeprowadza ocenę, w której uwzględnia się ocenę pracy dyrektora administracyjnego. 4. Kolegium, działając na wniosek Komisji, która uwzględnia ocenę wskazaną w ust. 3, może przedłużyć kadencję dyrektora administracyjnego jeden raz, na okres nie dłuższy niż pięć lat. 5. Dyrektor administracyjny, którego kadencja została przedłużona, nie może uczestniczyć w kolejnej procedurze naboru na to samo stanowisko na koniec całego okresu jego kadencji. 6. Dyrektor administracyjny odpowiada przez kolegium i zarządem. 7. Dyrektor administracyjny może zostać odwołany ze stanowiska jedynie na mocy decyzji kolegium działającego na wniosek Komisji. Artykuł 18 Obowiązki dyrektora administracyjnego 1. Do celów administracyjnych Eurojustem zarządza jego dyrektor administracyjny. 2. Bez uszczerbku dla uprawnień Komisji, kolegium lub zarządu, dyrektor administracyjny jest niezależny w wykonywaniu swoich obowiązków i nie zwraca się o instrukcje do żadnego rządu ani jakiegokolwiek innego podmiotu ani też nie przyjmuje od nich takich instrukcji. 3. Dyrektor administracyjny jest przedstawicielem prawnym Eurojustu. 4. Dyrektor administracyjny odpowiada za realizację zadań administracyjnych powierzonych Eurojustowi. W szczególności dyrektor administracyjny jest odpowiedzialny za: a) bieżące administrowanie Eurojustem; b) wdrażanie decyzji przyjętych przez kolegium i zarząd; c) opracowywanie dokumentu programowego oraz przekazywanie go zarządowi i kolegium po skonsultowaniu go z Komisją; d) realizację dokumentu programowego oraz przekazywanie zarządowi i kolegium sprawozdań z jego realizacji; e) opracowywanie rocznego sprawozdania z działalności Eurojustu i przedstawianie go zarządowi do uzupełnienia i kolegium do zatwierdzenia; f) opracowywanie planu działania w następstwie wniosków z wewnętrznych lub zewnętrznych sprawozdań z kontroli, ocen i dochodzeń, w tym tych przeprowadzonych przez Europejskiego Inspektora Ochrony Danych i OLAF, oraz przekazywanie zarządowi, Komisji i Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych dwa razy w roku sprawozdań z postępów w realizacji tego planu; g) ochrona interesów finansowych Unii poprzez stosowanie środków zapobiegających nadużyciom finansowym, korupcji i wszelkim innym nielegalnym działaniom, poprzez skuteczne kontrole oraz – w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości – odzyskiwanie niewłaściwie wypłaconych kwot, a także w razie potrzeby stosowanie skutecznych, proporcjonalnych i odstraszających kar administracyjnych i finansowych; h) opracowywanie strategii zwalczania nadużyć finansowych dla Eurojustu i przedstawianie jej zarządowi do zatwierdzenia; i) przygotowanie projektu przepisów finansowych mających zastosowanie do Eurojustu; j) sporządzanie projektu zestawienia przewidywanych przychodów i wydatków Eurojustu i realizacja jego budżetu. ROZDZIAŁ III KWESTIE OPERACYJNE Artykuł 19 Dyżurna jednostka koordynacyjna 1. W celu realizacji swoich zadań w przypadkach niecierpiących zwłoki Eurojust prowadzi dyżurną jednostkę koordynacyjną, która w każdym momencie jest w stanie przyjmować i rozpatrywać skierowane do niej wnioski. Zapewnia się całodobowy kontakt z dyżurną jednostką koordynacyjną przez siedem dni w tygodniu za pośrednictwem działającego przy Eurojuście punktu kontaktowego tej jednostki. 2. Dyżurna jednostka koordynacyjna funkcjonuje dzięki przedstawicielom tej jednostki – po jednym z każdego państwa członkowskiego; funkcję takiego przedstawiciela może pełnić przedstawiciel krajowy, jego zastępca lub asystent uprawniony do zastępowania przedstawiciela krajowego. Przedstawiciel dyżurnej jednostki koordynacyjnej musi być w stanie podejmować działania przez całą dobę, siedem dni w tygodniu. 3. Przedstawiciele dyżurnej jednostki koordynacyjnej bezzwłocznie podejmują działania związane z wykonaniem wniosku w ich państwie członkowskim. Artykuł 20 Krajowy system koordynacyjny Eurojustu 1. Każde państwo członkowskie wyznacza przynajmniej jednego korespondenta krajowego Eurojustu. 2. Każde państwo członkowskie tworzy krajowy system koordynacyjny Eurojustu, tak by zapewnić koordynację prac prowadzonych przez: a) krajowych korespondentów Eurojustu; b) krajowego korespondenta Eurojustu ds. terroryzmu; c) krajowego korespondenta europejskiej sieci sądowej w sprawach karnych oraz maksymalnie trzy inne punkty kontaktowe tej europejskiej sieci sądowej; d) przedstawicieli krajowych lub punkty kontaktowe sieci wspólnych zespołów dochodzeniowo-śledczych oraz sieci utworzonych decyzją 2002/494/WSiSW, decyzją 2007/845/WSiSW oraz decyzją 2008/852/WSiSW. 3. Osoby, o których mowa w ust. 1 i 2, zachowują swoje stanowisko i swój status w świetle prawa krajowego. 4. Krajowi korespondenci Eurojustu odpowiadają za działanie krajowego systemu koordynacyjnego Eurojustu. Jeżeli wyznaczono kilku korespondentów Eurojustu, za działanie krajowego systemu koordynacyjnego Eurojustu odpowiada jeden z nich. 5. Krajowy system koordynacyjny Eurojustu ułatwia wykonywanie zadań Eurojustu w danym państwie członkowskim, w szczególności poprzez: a) dopilnowanie, by zautomatyzowany system zarządzania sprawami, o którym mowa w art. 24, otrzymywał informacje odnoszące się do danego państwa członkowskiego w sposób sprawny i niezawodny; b) pomoc w ustalaniu, czy dana sprawa powinna zostać rozpatrzona z wykorzystaniem Eurojustu czy europejskiej sieci sądowej; c) udzielanie przedstawicielowi krajowemu pomocy w identyfikacji organów właściwych do wykonywania wniosków i decyzji dotyczących współpracy wymiarów sprawiedliwości, w tym także tych opartych na instrumentach służących wdrożeniu zasady wzajemnego uznawania; d) utrzymywanie bliskich stosunków z krajową jednostką Europolu. 6. Aby realizować cele, o których mowa w ust. 5, osoby, o których mowa w ust. 1 i w ust. 2 lit. a), b) i c), są podłączone, a osoby, o których mowa w ust. 2 lit. d), mogą zostać podłączone do zautomatyzowanego systemu zarządzania sprawami zgodnie z niniejszym artykułem oraz z art. 24, 25, 26 i 30. Podłączenie do zautomatyzowanego systemu zarządzania sprawami jest finansowane z budżetu ogólnego Unii Europejskiej. 7. Utworzenie krajowego systemu koordynacyjnego Eurojustu i wyznaczenie korespondentów krajowych nie wyklucza bezpośrednich kontaktów przedstawiciela krajowego z właściwymi organami jego państwa członkowskiego. Artykuł 21 Wymiana informacji z państwami członkowskimi i między przedstawicielami krajowymi 1. Właściwe organy państw członkowskich wymieniają z Eurojustem wszelkie informacje konieczne do wykonywania jego zadań zgodnie z art. 2 i 4 oraz z przepisami o ochronie danych określonymi w niniejszym rozporządzeniu. Wymiana ta obejmuje przynajmniej informacje, o których mowa w ust. 5, 6 i 7. 2. Przekazanie informacji Eurojustowi jest traktowane jako złożenie wniosku o pomoc Eurojustu w danej sprawie wyłącznie w przypadku, gdy tak postanowią właściwe organy. 3. Przedstawiciele krajowi dokonują wymiany – bez wcześniejszego zezwolenia – między sobą lub z właściwymi organami swojego państwa członkowskiego wszelkich informacji koniecznych do wykonywania zadań Eurojustu. W szczególności właściwe organy krajowe niezwłocznie informują swoich przedstawicieli krajowych o dotyczącej ich sprawie. 4. Właściwe organy krajowe informują swoich przedstawicieli krajowych o utworzeniu wspólnych zespołów dochodzeniowo-śledczych oraz o wynikach prac takich zespołów. 5. Właściwe organy krajowe bez zbędnej zwłoki informują swoich przedstawicieli krajowych o wszelkich przypadkach przestępstw wchodzących w zakres kompetencji Eurojustu, które to przypadki dotyczą co najmniej trzech państw członkowskich i w odniesieniu do których wnioski lub decyzje dotyczące współpracy wymiarów sprawiedliwości, w tym także te oparte na instrumentach służących wdrożeniu zasady wzajemnego uznawania, zostały przekazane do co najmniej dwóch państw członkowskich. 6. Właściwe organy krajowe informują swoich przedstawicieli krajowych o: a) przypadkach, w których wystąpił lub może wystąpić konflikt jurysdykcji; b) przesyłkach niejawnie nadzorowanych dotyczących co najmniej trzech państw, z których co najmniej dwa są państwami członkowskimi; c) powtarzających się trudnościach lub odmowach dotyczących wykonania wniosków i decyzji w sprawie współpracy wymiarów sprawiedliwości, w tym także tych opartych na instrumentach służących wdrożeniu zasady wzajemnego uznawania. 7. W szczególnych przypadkach organy krajowe nie mają obowiązku przekazywania informacji, jeżeli ich przekazanie może: a) szkodzić żywotnym interesom bezpieczeństwa narodowego; lub b) zagrażać bezpieczeństwu osób. 8. Niniejszy artykuł nie narusza warunków określonych w umowach dwustronnych bądź wielostronnych lub uzgodnień dokonanych między państwami członkowskimi a państwami trzecimi, włączając w to wszelkie warunki określone przez państwa trzecie w odniesieniu do sposobu wykorzystania informacji po ich dostarczeniu. 9. Informacje, o których mowa w niniejszym artykule, są przekazywane w postaci ustrukturyzowanej określonej przez Eurojust. Artykuł 22 Informacje dostarczane przez Eurojust właściwym organom krajowym 1. Eurojust dostarcza właściwym organom krajowym informacje o wynikach przetwarzania informacji, w tym o powiązaniach ze sprawami już zarejestrowanymi w zautomatyzowanym systemie zarządzania sprawami. Informacje te mogą obejmować dane osobowe. 2. Jeżeli właściwy organ krajowy wystąpi do Eurojustu o dostarczenie mu informacji, Eurojust przekazuje je w terminie wskazanym przez ten organ. Artykuł 23 Działania następcze podejmowane po otrzymaniu od Eurojustu wniosków i opinii Właściwe organy krajowe bez zbędnej zwłoki podejmują działania w sprawie wniosków i opinii Eurojustu wydanych na podstawie art. 4. Jeżeli właściwe organy zainteresowanych państw członkowskich postanowią nie uwzględnić wniosku, o którym mowa w art. 4 ust. 2, lub postanowią, że nie zastosują się do pisemnej opinii, o której mowa w art. 4 ust. 4 lub 5, bez zbędnej zwłoki informują Eurojust o swojej decyzji i jej przyczynach. Jeżeli podanie przyczyn decyzji o odmowie przyjęcia wniosku nie jest możliwe ze względu na fakt, że wyrządziłoby to szkodę żywotnym interesom bezpieczeństwa narodowego lub zagroziłoby bezpieczeństwu osób fizycznych, właściwe organy państw członkowskich mogą powołać się na względy operacyjne. Artykuł 24 Zautomatyzowany system zarządzania sprawami, indeks i akta tymczasowe 1. Eurojust tworzy zautomatyzowany system zarządzania sprawami składający się z akt tymczasowych i z indeksu, w których zawarte są dane osobowe określone w załączniku 2 i dane inne niż osobowe. 2. Celem zautomatyzowanego systemu zarządzania sprawami jest: a) wspieranie prowadzenia i koordynacji dochodzeń i postępowań karnych, w których Eurojust służy pomocą, w szczególności poprzez zestawianie informacji; b) ułatwianie dostępu do informacji na temat trwających dochodzeń i postępowań karnych; c) ułatwianie monitorowania legalności i zgodności z przepisami niniejszego rozporządzenia w zakresie przetwarzania danych osobowych. 3. Zautomatyzowany system zarządzania sprawami może być podłączony do bezpiecznego łącza telekomunikacyjnego, o którym mowa w art. 9 decyzji Rady 2008/976/WSiSW. 4. Indeks zawiera odniesienia do akt tymczasowych przetwarzanych w Eurojuście i nie może zawierać żadnych danych osobowych innych niż dane, o których mowa w pkt 1 lit. a)–i), k) oraz m), a także w pkt 2 załącznika 2. 5. Wykonując swoje obowiązki, przedstawiciele krajowi mogą przetwarzać dane dotyczące konkretnych spraw, nad którymi pracują, w aktach tymczasowych. Udzielają dostępu do swoich akt tymczasowych inspektorowi ochrony danych. Dany przedstawiciel krajowy informuje inspektora ochrony danych o każdym przypadku otwarcia nowych akt tymczasowych, które zawierają dane osobowe. 6. Do celów przetwarzania operacyjnych danych osobowych Eurojust nie może tworzyć żadnych innych zautomatyzowanych plików danych niż zautomatyzowany system zarządzania sprawami lub akta tymczasowe. 7. Zautomatyzowany system zarządzania sprawami i jego akta tymczasowe udostępniane są do użytku Prokuratury Europejskiej. 8. Przepisy dotyczące dostępu do zautomatyzowanego systemu zarządzania sprawami i akt tymczasowych mają zastosowanie odpowiednio do Prokuratury Europejskiej. Informacje wprowadzone przez Prokuraturę Europejską do zautomatyzowanego systemu zarządzania sprawami, akt tymczasowych i indeksu nie są jednak udostępniane na szczeblu krajowym. Artykuł 25 Funkcjonowanie akt tymczasowych i indeksu 1. Przedstawiciel krajowy otwiera akta tymczasowe w przypadku każdej sprawy, w odniesieniu do której przekazano mu informacje, o ile przekazanie informacji odbyło się zgodnie z niniejszym rozporządzeniem lub innymi mającymi zastosowanie instrumentami prawnymi. Przedstawiciel krajowy ponosi odpowiedzialność za prowadzenie akt tymczasowych, które otworzył. 2. Przedstawiciel krajowy, który otworzył akta tymczasowe, decyduje w poszczególnych przypadkach, czy akta te powinny mieć charakter poufny, czy też należy udostępnić je w całości lub części – jeżeli jest to konieczne, aby Eurojust mógł wykonywać swoje zadania – innym przedstawicielom krajowym lub personelowi Eurojustu upoważnionemu przez dyrektora administracyjnego. 3. Przedstawiciel krajowy, który otworzył akta tymczasowe, decyduje, które informacje odnoszące się do tych akt należy umieścić w indeksie. Artykuł 26 Dostęp do zautomatyzowanego systemu zarządzania sprawami na szczeblu krajowym 1. Jeżeli osoby, o których mowa w art. 20 ust. 2, są podłączone do zautomatyzowanego systemu zarządzania sprawami, mogą mieć dostęp wyłącznie do: a) indeksu, chyba że przedstawiciel krajowy, który zdecydował o wprowadzeniu danych do indeksu, wyraźnie zabronił takiego dostępu; b) akt tymczasowych otwartych przez przedstawiciela krajowego państwa członkowskiego, z którego osoby te pochodzą; c) akt tymczasowych otwartych przez przedstawicieli krajowych innych państw członkowskich, do których to akt udzielono dostępu przedstawicielowi krajowemu państwa członkowskiego, z którego osoby te pochodzą, chyba że przedstawiciel krajowy, który otworzył te akta, wyraźnie odmówił dostępu. 2. Przedstawiciel krajowy, z zachowaniem ograniczeń określonych w ust. 1, decyduje, w jakim zakresie w jego państwie członkowskim przyznawany jest dostęp do akt tymczasowych osobom, o których mowa w art. 20 ust. 2, jeżeli są one podłączone do zautomatyzowanego systemu zarządzania sprawami. 3. Każde państwo członkowskie po konsultacji ze swoim przedstawicielem krajowym podejmuje decyzję o tym, w jakim zakresie w tym państwie członkowskim przyznawany jest dostęp do indeksu osobom, o których mowa w art. 20 ust. 2, jeżeli są one podłączone do zautomatyzowanego systemu zarządzania sprawami. Państwa członkowskie informują Eurojust i Komisję o decyzjach, jakie podjęły w odniesieniu do wdrożenia niniejszego ustępu. Komisja informuje pozostałe państwa członkowskie o tych decyzjach. 4. Osoby, którym udzielono dostępu zgodnie z ust. 2, mają co najmniej dostęp do indeksu w zakresie, w jakim jest to niezbędne, aby uzyskać dostęp do akt tymczasowych, do których udzielono im dostępu. ROZDZIAŁ IV PRZETWARZANIE INFORMACJI Artykuł 27 Przetwarzanie danych osobowych 1. O ile jest to niezbędne dla realizacji wyraźnie określonego zadania, Eurojust zgodnie z niniejszym rozporządzeniem może w ramach swych uprawnień i do celów wykonywania swoich funkcji operacyjnych przetwarzać w sposób zautomatyzowany lub w ręcznie uporządkowanych katalogach wyłącznie dane osobowe wymienione w pkt 1 załącznika 2 dotyczące osób, które zgodnie z prawodawstwem krajowym zainteresowanych państw członkowskich są podejrzane o popełnienie lub udział w popełnieniu przestępstwa, w odniesieniu do którego Eurojust jest uprawniony do działania, lub które zostały skazane za popełnienie takiego przestępstwa. 2. Eurojust może przetwarzać tylko dane osobowe wymienione w pkt 2 załącznika 2 dotyczące osób, które zgodnie z prawodawstwem krajowym zainteresowanych państw członkowskich uważane są za świadków lub ofiary w ramach dochodzenia lub ścigania dotyczącego co najmniej jednego rodzaju przestępczości i przestępstw określonych w art. 3, bądź osób poniżej 18. roku życia. Przetwarzanie takich danych osobowych może mieć miejsce wyłącznie wówczas, gdy jest to absolutnie niezbędne do realizacji wyraźnie określonego zadania Eurojustu w ramach jego uprawnień i do celów wykonywania jego funkcji operacyjnych. 3. W wyjątkowych przypadkach Eurojust może także przez ograniczony okres, który nie przekracza czasu niezbędnego do zamknięcia sprawy, w związku z którą przetwarzane są dane, przetwarzać dane osobowe inne niż te, o których mowa w ust. 1 i 2, odnoszące się do okoliczności przestępstwa, gdy dotyczą one bezpośrednio trwającego dochodzenia, które Eurojust koordynuje lub pomaga koordynować, i stanowią jego część, oraz pod warunkiem że przetwarzanie tych danych jest absolutnie niezbędne dla celów określonych w ust. 1. Inspektor ochrony danych, o którym mowa w art. 31, jest niezwłocznie informowany o zastosowaniu niniejszego ustępu oraz o szczególnych okolicznościach, które uzasadniają konieczność przetwarzania tych danych osobowych. W przypadku gdy dane odnoszą się do świadków lub ofiar w rozumieniu ust. 2, decyzja o przetwarzaniu danych podejmowana jest wspólnie przez przynajmniej dwóch przedstawicieli krajowych. 4. Dane osobowe, przetwarzane przy pomocy środków automatycznych lub innych, ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, religijne lub filozoficzne, przynależność do związku zawodowego oraz dane dotyczące zdrowia lub życia seksualnego mogą być przetwarzane przez Eurojust jedynie wtedy, gdy są one absolutnie niezbędne dla krajowego dochodzenia, a także dla koordynacji z Eurojustem oraz jeśli uzupełniają one inne dane osobowe już przetwarzane. Inspektor ochrony danych jest niezwłocznie informowany o zastosowaniu niniejszego ustępu. Wyżej wymienione dane nie mogą być przetwarzane w indeksie określonym w art. 24 ust. 4. W przypadku gdy odnośne dane dotyczą świadków lub ofiar w rozumieniu ust. 2, decyzja o przetworzeniu tych danych podejmowana jest przez kolegium. 5. Rozporządzenie (WE) nr 45/2001 ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych przez Eurojust w kontekście jego działalności. Niniejsze rozporządzenie doprecyzowuje i uzupełnia rozporządzenie (WE) nr 45/2001 w zakresie, w jakim dotyczy danych osobowych przetwarzanych przez Eurojust na potrzeby jego zadań operacyjnych. Artykuł 28 Terminy przechowywania danych osobowych 1. Dane osobowe przetwarzane przez Eurojust nie mogą być przechowywane po terminie, który spośród poniższych terminów wypada najwcześniej: a) terminie, po którym zakazane jest prowadzenie dochodzenia na mocy przepisów o okresie przedawnienia obowiązujących we wszystkich państwach członkowskich, których dotyczą dochodzenie i postępowania karne; b) terminie, w którym dana osoba została uniewinniona, a orzeczenie sądowe zakończyło postępowanie w sprawie; c) terminie trzech lat od dnia, z którym orzeczenie sądowe ostatniego z państw członkowskich, których dotyczą dochodzenie lub postępowania karne, zakończyło postępowanie w sprawie; d) terminie, w którym Eurojust i zainteresowane państwa członkowskie wspólnie stwierdziły lub ustaliły, że nie jest już konieczne, by Eurojust koordynował dochodzenie i postępowania karne, chyba że istnieje obowiązek przedstawiania Eurojustowi takich informacji zgodnie z art. 21 ust. 5 lub 6; e) terminie trzech lat od dnia, w którym przekazano dane zgodnie z art. 21 ust. 6 lub 7. 2. Przestrzeganie terminów przechowywania, o których mowa w ust. 1 lit. a), b), c) i d), jest stale sprawdzane przy pomocy właściwych środków automatycznego przetwarzania. Pomimo to sprawdzanie celowości przechowywania danych powinno odbywać się co trzy lata od ich wprowadzenia. Jeżeli dane dotyczące osób, o których mowa w art. 27 ust. 4, są przechowywane przez okres dłuższy niż pięć lat, informuje się o tym Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. 3. Po upływie jednego z terminów przechowywania, o których mowa w ust. 1 lit. a), b), c) i d), Eurojust dokonuje przeglądu celowości dłuższego przechowywania danych do celów wykonywania jego zadań i może zdecydować na zasadzie odstępstwa o przechowywaniu odnośnych danych do czasu następnego przeglądu. Powody dalszego przechowywania należy uzasadnić i zarejestrować. W przypadku braku decyzji o dalszym przechowywaniu danych osobowych przedmiotowe dane są automatycznie usuwane po upływie trzech lat. Jeżeli jednak w myśl ust. 1 lit. a) przepisy o przedawnieniu obowiązujące we wszystkich państwach członkowskich zakazują dochodzenia, dane można przechowywać tylko wtedy, gdy Eurojust ich potrzebuje, by móc udzielać pomocy zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. 4. W przypadku gdy zgodnie z ust. 3 dane przechowywano po terminach, o których mowa w ust. 1, Europejski Inspektor Ochrony Danych dokonuje przeglądu celowości przechowywania odnośnych danych co trzy lata. 5. W przypadku akt zawierających niezautomatyzowane i nieustrukturyzowane dane po upływie terminu przechowywania ostatniej pozycji zautomatyzowanych danych w tych aktach wszystkie dokumenty z odnośnych akt zwracane są do organu, który je dostarczył, a ich kopie podlegają zniszczeniu. 6. W przypadku gdy Eurojust koordynował dochodzenie lub postępowania karne, zainteresowani przedstawiciele krajowi informują Eurojust i inne zainteresowane państwa członkowskie o wszelkich orzeczeniach sądowych związanych ze sprawą, które kończą postępowanie w danej sprawie, między innymi w celu zastosowania ust. 1 lit. b). Artykuł 29 Rejestrowanie i dokumentowanie 1. Na potrzeby weryfikacji zgodności przetwarzania danych z prawem, samodzielnego monitorowania i zapewniania odpowiedniej integralności i bezpieczeństwa danych Eurojust prowadzi rejestr wszelkiego gromadzenia, przekształcania, ujawniania, łączenia lub usuwania danych osobowych wykorzystywanych w celach operacyjnych oraz dostępu do nich. Takie rejestry lub dokumentacja są usuwane po 18 miesiącach, chyba że dane są wciąż potrzebne do trwających kontroli. 2. Rejestry lub dokumentacja sporządzone na mocy ust. 1 są udostępniane Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych na jego wniosek. Europejski Inspektor Ochrony Danych wykorzystuje te informacje wyłącznie w celu kontroli ochrony danych, zapewniając odpowiednie przetwarzanie danych, jak również integralność i bezpieczeństwo danych. Artykuł 30 Udzielenie dostępu do danych osobowych Tylko przedstawiciele krajowi, ich zastępcy i asystenci oraz osoby, o których mowa w art. 20 ust. 2, jeżeli są podłączone do zautomatyzowanego systemu zarządzania sprawami, oraz upoważniony personel Eurojustu mogą, w celu wykonywania zadań Eurojustu i z zachowaniem ograniczeń przewidzianych w art. 24, 25 i 26, mieć dostęp do danych osobowych przetwarzanych przez Eurojust na potrzeby jego zadań operacyjnych. Artykuł 31 Mianowanie inspektora danych osobowych 1. Zarząd mianuje inspektora danych osobowych zgodnie z art. 24 rozporządzenia (WE) nr 45/2001. 2. W ramach wykonywania obowiązków określonych w art. 24 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 inspektor danych osobowych: a) zapewnia prowadzenie pisemnego rejestru przekazywanych danych osobowych; b) współpracuje z pracownikami Eurojustu odpowiedzialnymi za procedury, szkolenia i doradztwo w zakresie przetwarzania danych; c) przygotowuje roczne sprawozdanie i przekazuje je kolegium oraz Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych. 3. W ramach wykonywania swoich zadań inspektor ochrony danych ma dostęp do wszystkich danych przetwarzanych przez Eurojust i do wszystkich pomieszczeń Eurojustu. 4. Pracownicy Eurojustu pomagający inspektorowi ochrony danych w wykonywaniu jego obowiązków mają dostęp do danych osobowych przetwarzanych w Eurojuście oraz do pomieszczeń Eurojustu w zakresie niezbędnym do realizacji swoich zadań. 5. Jeśli inspektor ochrony danych uzna, że przepisy rozporządzenia (WE) nr 45/2001 lub niniejszego rozporządzenia dotyczące przetwarzania danych osobowych nie są przestrzegane, informuje o tym dyrektora administracyjnego i wzywa go do usunięcia tego naruszenia w określonym terminie. Jeśli dyrektor administracyjny nie usunie w określonym terminie tego naruszenia związanego z przetwarzaniem danych, inspektor ochrony danych informuje kolegium i uzgadnia z nim termin udzielenia odpowiedzi. Jeżeli kolegium nie usunie w określonym terminie naruszenia związanego z przetwarzaniem danych, inspektor ochrony danych przekazuje sprawę Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych. 6. Zarząd przyjmuje przepisy wykonawcze, o których mowa w art. 24 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 45/2001. Artykuł 32 Warunki korzystania z prawa dostępu 1. Każda osoba, której dane dotyczą i która pragnie skorzystać z przysługującego jej prawa dostępu do danych osobowych, może bezpłatnie złożyć w tej sprawie stosowny wniosek do wyznaczonego do tego celu organu w wybranym przez siebie państwie członkowskim. Organ ten niezwłocznie, a w każdym razie nie później niż w ciągu jednego miesiąca od otrzymania wniosku przekazuje go Eurojustowi. 2. Eurojust odpowiada na wniosek niezwłocznie, a w każdym razie nie później niż w ciągu trzech miesięcy od jego otrzymania, 3. Eurojust konsultuje się z właściwymi organami zainteresowanych państw członkowskich w odniesieniu do podejmowanej decyzji. Decyzja o dostępie do danych jest uzależniona od ścisłej współpracy Eurojustu i państw członkowskich, których przekazanie takich danych bezpośrednio dotyczy. W każdym przypadku, w którym państwo członkowskie sprzeciwia się proponowanej odpowiedzi Eurojustu, przekazuje Eurojustowi uzasadnienie swojego sprzeciwu. 4. W przypadku gdy prawo dostępu jest ograniczone zgodnie z art. 20 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 45/2001, Eurojust informuje o tym fakcie na piśmie osobę, której dane dotyczą, zgodnie z art. 20 ust. 3 tego rozporządzenia. Informacja o głównych przesłankach może zostać pominięta, jeżeli udzielenie takiej informacji pozbawiłoby sensu przedmiotowe ograniczenie. Osoba, której dane dotyczą, jest informowana przynajmniej o przeprowadzeniu wszystkich niezbędnych weryfikacji przez Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. 5. Eurojust dokumentuje powody pominięcia przekazania informacji o głównych przesłankach, na jakich opiera się ograniczenie, o którym mowa w ust. 4. 6. Zainteresowani przedstawiciele krajowi rozpatrują przedmiotowy wniosek i podejmują decyzję w imieniu Eurojustu. Wniosek zostaje rozpatrzony w pełni w terminie trzech miesięcy od jego otrzymania. W przypadku gdy przedstawiciele nie mogą osiągnąć porozumienia, przekazują sprawę kolegium, które podejmuje decyzję w sprawie wniosku większością dwóch trzecich głosów. 7. Jeżeli stosując art. 46 i 47 rozporządzenia (WE) nr 45/2001, Europejski Inspektor Ochrony Danych kontroluje zgodność przetwarzania danych przez Eurojust z prawem, informuje osobę, której dane dotyczą, przynajmniej o przeprowadzeniu wszystkich niezbędnych weryfikacji przez Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. Artykuł 33 Prawo do poprawienia danych i ich usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania danych 1. Jeśli dane osobowe, które należy poprawić lub usunąć lub których przetwarzanie należy ograniczyć zgodnie z art. 14, 15 lub 16 rozporządzenia (WE) nr 45/2001, zostały przekazane Eurojustowi przez państwa trzecie, organizacje międzynarodowe, strony prywatne lub osoby prywatne lub jeżeli wynikają one z analiz przeprowadzonych przez Eurojust, Eurojust koryguje lub usuwa takie dane bądź ogranicza ich przetwarzanie. 2. Jeżeli dane osobowe, które należy poprawić lub usunąć lub których przetwarzanie należy ograniczyć zgodnie z art. 14, 15 lub 16 rozporządzenia (WE) nr 45/2001, zostały przekazane Eurojustowi bezpośrednio przez państwa członkowskie, Eurojust poprawia lub usuwa takie dane lub ogranicza ich przetwarzanie w porozumieniu z państwami członkowskimi. 3. Jeżeli nieprawidłowe dane zostały przekazane w inny właściwy sposób lub jeżeli błędy w danych dostarczonych przez państwa członkowskie wynikają z wadliwego przekazu bądź dane przekazano z naruszeniem niniejszego rozporządzenia lub gdy błędy są wynikiem wprowadzania, przejęcia lub przechowywania przez Eurojust danych w nieprawidłowy sposób lub z naruszeniem niniejszego rozporządzenia, Eurojust poprawia lub usuwa te dane we współpracy z zainteresowanymi państwami członkowskimi. 4. W przypadkach, o których mowa w art. 14, 15 lub 16 rozporządzenia (WE) nr 45/2001, bezzwłocznie powiadamia się wszystkich odbiorców takich danych zgodnie z art. 17 rozporządzenia (WE) nr 45/2001. Następnie w sposób zgodny z mającymi do nich zastosowanie przepisami odbiorcy poprawiają lub usuwają wymienione dane bądź ograniczają przetwarzanie tych danych w swoich systemach. 5. Eurojust powiadamia osobę, której dane dotyczą, na piśmie i bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w ciągu trzech miesięcy od otrzymania wniosku, o poprawieniu lub usunięciu odnoszących się do niej danych lub o ograniczeniu ich przetwarzania. 6. Eurojust informuje na piśmie osobę, której dane dotyczą, o wszelkich odmowach poprawienia lub usunięcia danych bądź ograniczenia przetwarzania danych oraz o możliwości złożenia skargi do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych i sądowych środków odwoławczych. Artykuł 34 Odpowiedzialność w sprawach dotyczących ochrony danych 1. Eurojust przetwarza dane osobowe w taki sposób, by można było ustalić, który organ dostarczył dane lub skąd uzyskano dane osobowe. 2. Odpowiedzialność za jakość danych osobowych spoczywa na państwie członkowskim, które dostarczyło dane osobowe Eurojustowi, oraz na Eurojuście w odniesieniu do danych osobowych dostarczonych przez organy UE, państwa trzecie lub organizacje międzynarodowe, a także w odniesieniu do danych osobowych uzyskanych przez Eurojust z publicznie dostępnych źródeł. 3. Odpowiedzialność za zgodność z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 oraz z niniejszym rozporządzeniem spoczywa na Eurojuście. Odpowiedzialność za zgodność z prawem przekazu danych osobowych dostarczonych Eurojustowi przez państwa członkowskie spoczywa na państwie członkowskim, które dostarcza dane osobowe, oraz na Eurojuście w odniesieniu do danych osobowych dostarczanych przez niego państwom członkowskim, organom UE, państwom trzecim lub organizacjom. 4. Z zastrzeżeniem innych przepisów niniejszego rozporządzenia Eurojust jest odpowiedzialny za wszystkie dane, które przetwarza. Artykuł 35 Współpraca między Europejskim Inspektorem Ochrony Danych a krajowymi organami ochrony danych 1. Europejski Inspektor Ochrony Danych działa w ścisłej współpracy z krajowymi organami właściwymi w zakresie nadzoru ochrony danych w konkretnych kwestiach wymagających krajowego zaangażowania, zwłaszcza jeżeli Europejski Inspektor Ochrony Danych lub krajowy organ właściwy w zakresie nadzoru ochrony danych stwierdzi znaczące rozbieżności między praktykami państw członkowskich lub potencjalnie niezgodne z prawem przekazanie przy wykorzystaniu kanałów komunikacji Eurojustu, lub w kontekście kwestii podniesionych przez przynajmniej jeden krajowy organ nadzorczy w sprawie wykonania i interpretacji niniejszego rozporządzenia. 2. W sprawach, o których mowa w ust. 1, Europejski Inspektor Ochrony Danych i krajowe organy właściwe w zakresie nadzoru ochrony danych, działając w zakresie swoich odpowiednich kompetencji, mogą wymieniać się odpowiednimi informacjami, pomagać sobie w przeprowadzaniu kontroli i inspekcji, badać trudności w interpretacji lub stosowaniu niniejszego rozporządzenia, analizować problemy związane z przeprowadzaniem niezależnego nadzoru lub korzystaniem z praw przez osoby, których dane dotyczą, sporządzać zharmonizowane wnioski dotyczące wspólnych rozwiązań wszelkich problemów oraz promować wiedzę na temat praw do ochrony danych, zależnie od potrzeb. 3. W razie potrzeby krajowe organy nadzorcze spotykają się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych w celach określonych w niniejszym artykule. Koszty takich spotkań ponosi Europejski Inspektor Ochrony Danych, który zajmuje się też ich obsługą. Podczas pierwszego spotkania przyjęty zostaje regulamin wewnętrzny. Dalsze metody pracy opracowywane są wspólnie, zależnie od potrzeb. Artykuł 36 Prawo do złożenia skargi do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych 1. Jeżeli skarga wniesiona na podstawie art. 32 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 przez osobę, której dane dotyczą, ma związek z decyzją, o której mowa w art. 32 lub 33, Europejski Inspektor Ochrony Danych zasięga opinii krajowych organów nadzorczych lub właściwego organu sądowego w państwie członkowskim, które było źródłem danych, lub bezpośrednio zainteresowanego państwa członkowskiego. Decyzja Europejskiego Inspektora Ochrony Danych, która może obejmować nawet odmowę przekazania jakichkolwiek informacji, jest podejmowana w ścisłej współpracy z krajowym organem nadzorczym lub właściwym organem sądowym. 2. Jeżeli skarga dotyczy przetwarzania danych dostarczonych Eurojustowi przez państwo członkowskie, Europejski Inspektor Ochrony Danych zapewnia prawidłowe przeprowadzenie niezbędnych kontroli w ścisłej współpracy z krajowym organem nadzorczym państwa członkowskiego, które dostarczyło dane. 3. Jeżeli skarga dotyczy przetwarzania danych dostarczonych Eurojustowi przez organy UE, państwa trzecie, organizacje międzynarodowe lub strony prywatne, Europejski Inspektor Ochrony Danych dopilnowuje, aby Eurojust przeprowadził niezbędne kontrole. Artykuł 37 Odpowiedzialność za nieuprawnione lub niewłaściwe przetwarzanie danych 1 Zgodnie z art. 340 Traktatu Eurojust odpowiada za wszelkie szkody wyrządzone osobom fizycznym, wynikające z prowadzonego przez niego nieuprawnionego lub niewłaściwego przetwarzania danych. 2. Skargi przeciwko Eurojustowi dotyczące odpowiedzialności, o której mowa w ust. 1, rozstrzyga Trybunał Sprawiedliwości zgodnie z art. 268 Traktatu. 3. Każde państwo członkowskie jest odpowiedzialne, zgodnie z jego prawem krajowym, za wszelkie szkody wyrządzone osobom fizycznym, wynikające z prowadzonego przez nie nieuprawnionego lub niewłaściwego przetwarzania danych przekazanych do Eurojustu. ROZDZIAŁ V STOSUNKI Z PARTNERAMI SEKCJA I PRZEPISY WSPÓLNE Artykuł 38 Przepisy wspólne 1. W zakresie, w jakim jest to konieczne dla wykonywania jego zadań, Eurojust może ustanawiać i utrzymywać współpracę z organami i agencjami Unii zgodnie z celami przedmiotowych organów lub agencji, z właściwymi organami państw trzecich, organizacjami międzynarodowymi i Międzynarodową Organizacją Policji Kryminalnej (Interpolem). 2. W zakresie, w jakim jest to istotne dla wykonywania jego zadań, i z zastrzeżeniem wszelkich ograniczeń przewidzianych na podstawie art. 21 ust. 8, Eurojust może wymieniać wszystkie informacje, z wyjątkiem danych osobowych, bezpośrednio z jednostkami, o których mowa w ust. 1. 3. Zgodnie z art. 4 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Eurojust może otrzymywać i przetwarzać dane osobowe pochodzące od podmiotów, o których mowa w ust. 1, w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji jego zadań, i z zastrzeżeniem przepisów sekcji IV. 4. Eurojust przekazuje dane osobowe państwom trzecim, organizacjom międzynarodowym i Interpolowi wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne w celu zapobiegania przestępstwom, które są objęte uprawnieniami Eurojustu, i zwalczania tych zjawisk zgodnie z przepisami niniejszego rozporządzenia. Jeżeli dane, które mają być przekazane, zostały dostarczone przez państwo członkowskie, Eurojust uzyskuje zgodę danego państwa członkowskiego, chyba że: a) można założyć przedmiotową zgodę, ponieważ dane państwo członkowskie nie ograniczyło wyraźnie możliwości dalszego przekazywania danych; lub b) dane państwo członkowskie z góry udzieliło zgody na takie dalsze przekazanie, ogólnie lub na specjalnych warunkach. Taką zgodę można w każdej chwili wycofać. 5. Dalsze przekazywanie osobom trzecim danych osobowych otrzymanych od Eurojustu przez państwa członkowskie, organy lub agencje Unii, państwa trzecie i organizacje międzynarodowe lub Interpol jest zakazane, chyba że Eurojust udzielił na to wyraźnej zgody po rozważeniu okoliczności przedmiotowej sprawy, w odniesieniu do określonego celu, który nie jest niezgodny z celem, w którym dane zostały przekazane. SEKCJA II STOSUNKI Z PARTNERAMI Artykuł 39 Współpraca z europejską siecią sądową i innymi sieciami działającymi w Unii Europejskiej, które prowadzą współpracę w sprawach karnych 1. Eurojust utrzymuje uprzywilejowane stosunki z europejską siecią sądową w sprawach karnych, oparte na konsultacjach i komplementarności, w szczególności na szczeblu przedstawiciela krajowego, punktów kontaktowych europejskiej sieci sądowej w tym samym państwie członkowskim oraz korespondentów krajowych Eurojustu i europejskiej sieci sądowej. W celu zapewnienia skutecznej współpracy podejmuje się następujące środki: a) przedstawiciele krajowi informują punkty kontaktowe europejskiej sieci sądowej w poszczególnych przypadkach o wszelkich sprawach, w odniesieniu do których uznają oni, że sieć ta ma lepsze warunki, by się nimi zająć; b) sekretariat europejskiej sieci sądowej stanowi część personelu Eurojustu. Działa on jako odrębna jednostka. Może korzystać z administracyjnych zasobów Eurojustu, które są potrzebne europejskiej sieci sądowej do realizacji jej zadań, w tym do pokrywania kosztów posiedzeń plenarnych sieci; c) przedstawiciele punktów kontaktowych europejskiej sieci sądowej mogą być zapraszani w poszczególnych przypadkach na posiedzenia Eurojustu. 2. Sekretariat sieci wspólnych zespołów dochodzeniowo-śledczych oraz sekretariat sieci utworzonej decyzją Rady 2002/494/WSiSW stanowią część personelu Eurojustu. Sekretariaty te działają jako odrębne jednostki. Mogą one korzystać z zasobów administracyjnych Eurojustu, które są im potrzebne do realizacji ich zadań. Eurojust zapewnia koordynację między przedmiotowymi sekretariatami. Niniejszy ustęp stosuje się do sekretariatu każdej nowej sieci utworzonej na mocy decyzji Rady, jeżeli w decyzji tej przewiduje się, że obsługę sekretariatu zapewnia Eurojust. 3. Sieć utworzona decyzją 2008/852/WSiSW może wystąpić do Eurojustu o zapewnienie jej sekretariatu. W takim przypadku zastosowanie ma ust. 2. Artykuł 40 Stosunki z Europolem 1. Eurojust podejmuje wszelkie stosowne środki, aby umożliwić Europolowi w zakresie jego mandatu pośredni dostęp do informacji przekazanych Eurojustowi w oparciu o system trafieniowy („hit/no hit”), bez uszczerbku dla jakichkolwiek ograniczeń wskazanych przez państwa członkowskie, organy Unii i państwa trzecie, organizacje międzynarodowe lub Interpol. W przypadku trafienia Eurojust wszczyna procedurę, dzięki której można wymieniać informacje będące przedmiotem trafienia, zgodnie z decyzją państwa członkowskiego, organu Unii, państwa trzeciego, organizacji międzynarodowej lub Interpolu, które przekazały informacje do Eurojustu. 2. Przeszukiwania informacji zgodnie z ust. 1 dokonuje się jedynie w celu ustalenia, czy informacje dostępne w Eurojuście pasują do informacji przetwarzanych w Europolu. 3. Eurojust umożliwia przeszukiwanie zgodnie z ust. 1 jedynie po otrzymaniu od Europolu informacji na temat tego, których członków personelu wyznaczono jako osoby upoważnione do przeprowadzania przedmiotowego przeszukiwania. 4. Jeżeli podczas działań Eurojustu związanych z przetwarzaniem informacji w odniesieniu do poszczególnych dochodzeń Eurojust lub dane państwo członkowskie stwierdzi potrzebę koordynacji, współpracy lub wsparcia zgodnie z mandatem Europolu, Eurojust powiadamia o tym wspomniane jednostki oraz wszczyna procedurę wymiany informacji, zgodnie z decyzją państwa członkowskiego przekazującego informacje. W takim przypadku Eurojust konsultuje się z Europolem. 5. Europol przestrzega wszelkich ograniczeń dostępu lub wykorzystywania, na ogólnych lub szczególnych warunkach, wskazanych przez państwa członkowskie, organy lub agencje Unii, państwa trzecie, organizacje międzynarodowe lub Interpol. Artykuł 41 Stosunki z Prokuraturą Europejską 1. Eurojust ustanawia i utrzymuje szczególne stosunki z Prokuraturą Europejską oparte na ścisłej współpracy oraz określonych poniżej wzajemnych powiązaniach operacyjnych, administracyjnych i zarządczych. W tym celu Prokurator Europejski i przewodniczący Eurojust odbywają regularne spotkania, aby omówić kwestie będące przedmiotem wspólnego zainteresowania. 2. Eurojust bez zbędnej zwłoki zajmuje się każdym wnioskiem o wsparcie pochodzącym od Prokuratury Europejskiej i w stosownych przypadkach rozpatruje takie wnioski, jak gdyby otrzymał je od organu krajowego właściwego w zakresie współpracy wymiarów sprawiedliwości. 3. W razie potrzeby Eurojust korzysta z krajowych systemów koordynacyjnych Eurojustu utworzonych zgodnie z art. 20, a także ze stosunków ustanowionych z państwami trzecimi, w tym za pośrednictwem swoich sędziów łącznikowych, aby wspierać współpracę nawiązaną zgodnie z ust. 1. 4. Współpraca nawiązana zgodnie z ust. 1 pociąga za sobą wymianę informacji, w tym danych osobowych. Wszelkie dane będące przedmiotem takiej wymiany są wykorzystywane wyłącznie w celach, do jakich zostały dostarczone. Jakiekolwiek inne wykorzystanie danych jest dozwolone wyłącznie w zakresie, w jakim mieści się w mandacie organu otrzymującego przedmiotowe dane, i jest uzależnione od uprzedniej zgody organu, który dostarczył te dane. 5. W celu określenia, czy informacje dostępne w Eurojuście pasują do informacji przetwarzanych przez Prokuraturę Europejską, Eurojust wprowadza mechanizm automatycznej kontroli krzyżowej danych wprowadzanych do jego zautomatyzowanego systemu zarządzania sprawami. W przypadku znalezienia dopasowania między danymi wprowadzonymi do zautomatyzowanego systemu zarządzania sprawami przez Prokuraturę Europejską a danymi wprowadzonymi przez Eurojust o fakcie istnienia dopasowania zostanie powiadomiony zarówno Eurojust, jak i Prokuratura Europejska, a także państwo członkowskie, które dostarczyło przedmiotowe dane do Eurojustu. W przypadku gdy dane zostały dostarczone przez osobę trzecią, Eurojust informuje tę osobę trzecią o znalezieniu dopasowania wyłącznie za zgodą Prokuratury Europejskiej. 6. Eurojust wyznacza pracowników uprawnionych do dostępu do wyników mechanizmu kontroli krzyżowej i informuje o tym fakcie Prokuraturę Europejską. 7. Eurojust wspiera funkcjonowanie Prokuratury Europejskiej poprzez usługi świadczone przez swoich pracowników. Takie wsparcie w każdym przypadku obejmuje: a) wsparcie techniczne przy opracowywaniu budżetu rocznego, dokumentu programowego zawierającego program roczny i wieloletni oraz planu zarządzania; b) wsparcie techniczne przy rekrutacji personelu i zarządzaniu karierą; c) usługi w zakresie bezpieczeństwa; d) usługi w zakresie technologii informatycznych; e) usługi w zakresie zarządzania finansami, księgowości i audytu; f) wszelkie inne usługi będące przedmiotem wspólnego zainteresowania. Informacje szczegółowe dotyczące świadczonych usług określone są w porozumieniu zawartym między Eurojustem a Prokuraturą Europejską. 8. Prokurator Europejski może kierować do kolegium pisemne opinie, na które kolegium bez zbędnej zwłoki odpowiada na piśmie. Takie pisemne opinie są przedstawiane za każdym razem, gdy kolegium przyjmuje budżet roczny i program prac. Artykuł 42 Stosunki z pozostałymi organami i agencjami Unii 1. Eurojust ustanawia i utrzymuje stosunki współpracy z Europejską Siecią Szkolenia Kadr Wymiaru Sprawiedliwości. 2. OLAF może wspomagać pracę koordynacyjną Eurojustu w zakresie ochrony interesów finansowych Unii zgodnie ze swoim mandatem na mocy rozporządzenia (UE, Euratom) Parlamentu Europejskiego i Rady nr .../ 2013 dotyczącego dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady oraz rozporządzenie Rady (Euratom) nr 1074/1999. 3. Do celów odbioru i przekazywania informacji między Eurojustem a OLAF, nie naruszając przepisów art. 8, państwa członkowskie dopilnowują, by przedstawiciele krajowi Eurojustu uważani byli za właściwe organy państw członkowskich wyłącznie do celów rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 i rozporządzenia Rady (Euratom) nr 1074/1999[19]. Wymiana informacji między OLAF a przedstawicielami krajowymi prowadzona jest bez uszczerbku dla informacji, które muszą być przekazywane innym właściwym organom na mocy tych rozporządzeń. SEKCJA III WSPÓŁPRACA MIĘDZYNARODOWA Artykuł 43 Stosunki z organami państw trzecich i organizacjami międzynarodowymi 1. Eurojust może dokonywać uzgodnień roboczych z podmiotami, o których mowa w art. 38 ust. 1. 2. W porozumieniu z właściwymi organami Eurojust może wyznaczać punkty kontaktowe w państwach trzecich w celu ułatwienia współpracy. SEKCJA IV PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH Artykuł 44 Przekazywanie danych osobowych organom lub agencjom Unii Z zastrzeżeniem wszelkich możliwych ograniczeń nałożonych na podstawie art. 21 ust. 8 Eurojust może przekazywać dane osobowe bezpośrednio organom lub agencjom Unii w zakresie, w jakim jest to konieczne dla wykonywania jego zadań lub zadań organu lub agencji Unii będących odbiorcą danych. Artykuł 45 Przekazywanie danych osobowych państwom trzecim i organizacjom międzynarodowym 1. Eurojust może przekazywać dane osobowe organowi państwa trzeciego, organi