ZAWIADOMIENIE KOMISJI W SPRAWIE WYTYCZNYCH DOTYCZĄCYCH STOSOWANIA UPROSZCZONYCH FORM KOSZTÓW W RAMACH EUROPEJSKICH FUNDUSZY STRUKTURALNYCH I INWESTYCYJNYCH (ESI) – WERSJA ZMIENIONA

(2021/C 200/01)

Wytyczne dotyczące uproszczonych form kosztów: Finansowanie według stawek zryczałtowanych, standardowe stawki jednostkowe, kwoty ryczałtowe

(na podstawie art. 67 i 68, 68a i 68b rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, art. 14 rozporządzenia (UE) nr 1304/2013 oraz art. 19 rozporządzenia (UE) nr 1299/2013)

Wersja zmieniona w związku z wejściem w życie rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046

ZASTRZEŻENIE PRAWNE: Niniejszy dokument jest dokumentem roboczym przygotowanym przez służby Komisji. Na podstawie obowiązującego prawa UE formułuje się w nim wskazówki techniczne dla współpracowników i jednostek biorących udział w monitorowaniu, kontroli lub wdrażaniu europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych. Niniejsze wytyczne pozostają bez uszczerbku dla wykładni dokonanej przez Trybunał Sprawiedliwości i Sąd.

SPIS TREŚCI

Rozdział 1 – Wprowadzenie 6

1.1. Cel 6

1.2. Dlaczego warto stosować uproszczone formy kosztów? 6

Rozdział 2 – Zasady horyzontalne i zakres 7

2.1. Kiedy można stosować koszty uproszczone? 7

2.2. Stosowanie uproszczonych form kosztów 7

2.2.1. Zasada 7

2.2.2. Wyjątek: przypadki, w których stosowanie uproszczonych form kosztów jest obowiązkowe [sekcja zmieniona w następstwie rozporządzenia zbiorczego] 7

2.2.3. Stosowanie w czasie i przepisy przejściowe 10

2.3. Łączenie form 11

2.3.1. Zasady ogólne 11

2.3.2. Przykłady połączeń 11

2.4. Zamówienia publiczne & stosowanie uproszczonych form kosztów 12

2.4.1. Stosowanie uproszczonych form kosztów w przypadku zamówienia publicznego 12

2.4.2. Stosowanie stawki zryczałtowanej do obliczania bezpośrednich kosztów personelu w operacjach realizowanych za pośrednictwem zamówień publicznych 14

2.5. Zgodność uproszczonych form kosztów z zasadami pomocy państwa 15

2.5.1. Zgodność uproszczonych form kosztów z ogólnym rozporządzeniem w sprawie wyłączeń grupowych i rozporządzeniem w sprawie wyłączeń grupowych w sektorze rolnym 15

2.6. Stosowanie kosztów uproszczonych w operacjach generujących dochód 16

2.6.1. Operacje generujące dochód po ukończeniu (art. 61 RWP) 16

2.6.2. Operacje, które generują dochód w trakcie realizacji i do których nie stosuje się art. 61 ust. 1–6 RWP 17

2.7. Przepisy dotyczące EFRR i EFS: finansowanie krzyżowe 18

2.7.1. Deklarowanie działań objętych art. 98 ust. 2 RWP w odniesieniu do uproszczonych form kosztów 18

2.7.2. Przykłady 18

2.8. Szczegółowe zasady dotyczące EFRROW i EWT 19

Rozdział 3 – Rodzaje uproszczonych form kosztów 19

3.1. Finansowanie według stawek zryczałtowanych 19

3.1.1. Określanie kategorii kosztów 19

3.1.2. Specjalne systemy finansowania w oparciu o stawki zryczałtowane służące obliczaniu kategorii kosztów wyszczególnionych w RWP i w rozporządzeniach dotyczących poszczególnych funduszy 20

3.1.2.1. Metody obliczania kosztów pośrednich 21

3.1.2.2. Stawka zryczałtowana stosowana do ustalenia bezpośrednich kosztów personelu 21

3.1.2.3. Stawka zryczałtowana stosowana do ustalenia wszystkich innych kosztów operacji, niestanowiących bezpośrednich kosztów personelu 22

3.1.2.4. Uzasadnienie stawek zryczałtowanych określonych w rozporządzeniu w sprawie wspólnych przepisów 23

3.1.2.5. Stosowanie w czasie 23

3.2. Standardowe stawki jednostkowe 25

3.2.1. Zasady ogólne 25

3.2.2. Koszty personelu obliczane według stawki godzinowej (art. 68a ust. 2–4 rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów) 26

3.2.3. Ustalanie kwalifikowalnych kosztów personelu na podstawie obliczonej stawki godzinowej 27

3.2.4. Personel pracujący w niepełnym wymiarze czasu pracy na rzecz operacji przez określoną ilość czasu miesięcznie 28

3.2.5. Stosowanie w czasie 28

3.3. Kwoty ryczałtowe 29

3.3.1. Zasady ogólne 29

3.3.2. Zmiany wprowadzone rozporządzeniem zbiorczym i stosowanie w czasie 29

3.3.3. Przykłady kwot ryczałtowych 29

3.4. Szczególny przypadek stawek zryczałtowanych dotyczących pomocy technicznej 30

3.4.1. Zakres 30

3.4.2. Wnioski o płatność i refundacje 31

3.4.3. Wpływ stawki zryczałtowanej na przyznawanie pomocy technicznej w ramach programu operacyjnego/programu rozwoju obszarów wiejskich 32

3.4.4. Ścieżka audytu i skutki korekt 32

Rozdział 4 – Ustalanie uproszczonych form kosztów 32

4.1. Uproszczone formy kosztów należy ustalać z wyprzedzeniem. 33

4.2. Rzetelna, sprawiedliwa i weryfikowalna metoda obliczania 33

4.2.1. Zasady ogólne 33

4.2.1.1. Wyliczenie musi być rzetelne: 33

4.2.1.2. Wyliczenie musi być sprawiedliwe: 33

4.2.1.3. Wyliczenie musi być weryfikowalne: 33

4.2.2. Metodyka w praktyce 34

4.2.2.1. Używanie danych „statystycznych”, oceny eksperckiej lub innych obiektywnych informacji (art. 67 ust. 5 lit. a) ppkt (i)). 34

4.2.2.2. Stosowanie danych specyficznych dla poszczególnych beneficjentów (art. 67 ust. 5 lit. a) ppkt (ii) i (iii) RWP) 34

4.3. Projekt budżetu 35

4.3.1. Stosowanie projektu budżetu przez inne fundusze jako metody ustalania stawek jednostkowych, kwot ryczałtowych i stawek zryczałtowanych przed wejściem w życie rozporządzenia zbiorczego 37

4.4. Stosowanie standardowych stawek jednostkowych, kwot ryczałtowych i stawek zryczałtowanych pochodzących z innych obszarów 37

Z innych obszarów polityki Unii 37

Art. 67 ust. 5 lit. b) RWP 37

Art. 68 akapit pierwszy lit. c) RWP 38

Z systemów dotacji finansowanych w całości przez państwa członkowskie 38

Stawki zryczałtowane z okresu 2007–2013 39

Jak ocenić, czy rodzaje operacji i beneficjentów są podobne? 39

4.5. Stosowanie stawek ustanowionych w RWP lub w przepisach dotyczących poszczególnych funduszy 39

4.6. Dostosowanie w czasie stawki zryczałtowanej, kwot ryczałtowych i standardowych stawek jednostkowych 39

4.7. Szczegółowe metody ustalania kwot ustanowionych zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych funduszy 39

Rozdział 5 – Skutki dla audytu i kontroli 40

5.1. Potrzeba wspólnego podejścia do audytu i kontroli 40

5.2. Rola instytucji audytowej w projektowaniu uproszczonych form kosztów 40

5.3. Ogólne kontrole zarządcze i podejście kontrolne 40

5.3.1 Weryfikacja prawidłowego ustalenia metody obliczania uproszonej formy kosztów 41

5.3.2. Weryfikacja właściwego stosowania metody 41

5.3.2.1. Weryfikacja właściwego stosowania stawek zryczałtowanych 42

5.3.2.2. Weryfikacja właściwego stosowania standardowych stawek jednostkowych 42

5.3.2.3. Weryfikacja właściwego stosowania kwot ryczałtowych 43

5.3.2.4. Weryfikacja w przypadku łączenia form w ramach jednej operacji 43

5.3.3. Możliwe błędy lub nieprawidłowości związane z korzystaniem z uproszczonych form kosztów 43

Załącznik I – Przykłady uproszczonych form kosztów 45

Załącznik II – Przykład zgodności uproszczonych form kosztów z zasadami pomocy państwa 51

Załącznik III – Uproszczone formy kosztów a szczególne działania EFRROW 54

Załącznik IV – Uproszczone formy kosztów a szczególne działania EFMR 60

ROZDZIAŁ 1

Wprowadzenie

1.1. Cel

Niniejszy dokument zawiera wskazówki techniczne dotyczące kosztów zadeklarowanych na podstawie stawki zryczałtowanej, kwot ryczałtowych i standardowych stawek jednostkowych (zwanych dalej uproszczonymi formami kosztów) mających zastosowanie do europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych oraz ma na celu udostępnienie dobrych praktyk, aby zachęcić państwa członkowskie do ich stosowania. Opisano w nim możliwości oferowane przez ramy prawne funduszy ESI na okres programowania 2014–2020.

W związku z wejściem w życie rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 (1) („rozporządzenie zbiorcze”) w dniu 2 sierpnia 2018 r., w niniejszej zmienionej wersji wytycznych uwzględniono zmiany w rozporządzeniu (UE) nr 1303/2013 (2) (rozporządzenie w sprawie wspólnych przepisów – „RWP”) i rozporządzeniu (UE) nr 1304/2013 (3) (rozporządzenie w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego – „rozporządzenie w sprawie EFS”) wprowadzone rozporządzeniem zbiorczym. Zmiany te opierają się na możliwościach wprowadzonych w 2014 r. i rozszerzają je, uwzględniając zalecenia grupy wysokiego szczebla ds. uproszczenia (4). Rozszerzają one również na wszystkie fundusze ESI szereg wariantów, które wcześniej były przewidziane tylko w rozporządzeniach dotyczących poszczególnych funduszy.

W niniejszej zmienionej wersji wytycznych uwzględniono również dalsze wyjaśnienia w oparciu o pytania zadane przez państwa członkowskie i zainteresowane strony w trakcie obecnego okresu programowania.

Niniejsze wytyczne nie obejmują wspólnych planów działania, uproszczonych form kosztów stosowanych w ramach art. 14 ust. 1 rozporządzenia w sprawie EFS (5) ani finansowania niepowiązanego z kosztami odnośnych operacji, o którym mowa w art. 67 ust. 1 lit. e) RWP.

1.2. Dlaczego warto stosować uproszczone formy kosztów?

W przypadku gdy stosowane są uproszczone formy kosztów, koszty kwalifikowalne danej operacji oblicza się zgodnie z wcześniej ustaloną metodą opartą na produktach, rezultatach lub innych kosztach, które zostały wyraźnie określone z góry albo poprzez odniesienie do kwoty jednostkowej, albo poprzez zastosowanie wartości procentowej. Uproszczone formy kosztów stanowią zatem alternatywną metodę obliczania kosztów kwalifikowalnych danej operacji w stosunku do metody tradycyjnej: obliczania na podstawie kosztów rzeczywiście poniesionych i zapłaconych (art. 67 ust. 1 lit. a) RWP, zwanych dalej „rzeczywistymi kosztami”). Dzięki stosowaniu uproszczonych form kosztów śledzenie każdego euro współfinansowanych wydatków w poszczególnych dokumentach potwierdzających nie jest już konieczne: jest to istota kosztów uproszczonych, ponieważ znacznie zmniejsza to obciążenie administracyjne.

Stosowanie uproszczonych form kosztów oznacza również, że zasoby ludzkie i wysiłki administracyjne związane z zarządzaniem europejskimi funduszami strukturalnymi i inwestycyjnymi można ukierunkować na osiąganie celów polityki, gdyż potrzeba mniej zasobów na gromadzenie i weryfikowanie dokumentów (finansowych).

Ułatwi to również drobnym beneficjentom dostęp do funduszy ESI (6) (EFS, EFRR, EFRROW, EFMR, FS) dzięki uproszczeniu procesu zarządzania.

Uproszczone formy kosztów przyczyniają się również do skuteczniejszego i bardziej prawidłowego wykorzystania funduszy ESI (niższy poziom błędu). Przez wiele lat Trybunał Obrachunkowy wielokrotnie zalecał Komisji, aby zachęcała do stosowania uproszczonych form kosztów, mniej podatnych na błędy, i rozszerzała zakres ich stosowania. W swoim sprawozdaniu rocznym za 2017 r. (7) Trybunał odnotował, że w okresie poprzednich pięciu lat w 135 z 1 437 skontrolowanych transakcji zastosowano uproszczone formy kosztów. Na ich podstawie nie stwierdzono błędów kwantyfikowalnych, co skłoniło Trybunał do stwierdzenia, że projekty, w których stosuje się uproszczone formy kosztów, są mniej narażone na błędy niż projekty, w których stosuje się rzeczywiste koszty (8). Ponadto w następstwie sprawozdania specjalnego z 2018 r. na temat „Nowych form finansowania projektów w zakresie rozwoju obszarów wiejskich” Trybunał stwierdził, że uproszczone formy kosztów znacznie upraszczają i zmniejszają obciążenia administracyjne zarówno dla beneficjentów, jak i organów państw członkowskich (9).

ROZDZIAŁ 2

Zasady horyzontalne i zakres

2.1. Kiedy można stosować koszty uproszczone?

Koszty uproszczone można stosować wyłącznie w przypadku operacji finansowanych w formie dotacji i pomocy zwrotnej (art. 67 ust. 1 RWP).

Poza przypadkami, gdy stosowanie uproszczonych form kosztów jest obowiązkowe, zaleca się stosowanie kosztów uproszczonych w przypadku gdy zachodzi przynajmniej jedna z poniższych okoliczności:

— państwa członkowskie chcą, aby zarządzanie funduszami ESI koncentrowało się w większym stopniu na produktach i dążyło do osiągnięcia rezultatów, raczej niż koncentrowało się na nakładach,

— rzeczywiste koszty są trudne do zweryfikowania (wiele dokumentów potwierdzających na niewielkie kwoty, które mają niewielki wpływ lub nie mają szczególnego wpływu na oczekiwany wynik operacji, skomplikowane klucze do ustalenia wkładu itp.),

— dostępne są wiarygodne dane dotyczące realizacji finansowej i ilościowej operacji (10),

— prostsze zarządzanie dokumentami,

— operacje należą do ram standardowych,

— istnieją już metody dotyczące uproszczonych form kosztów w odniesieniu do podobnych rodzajów operacji i beneficjentów w ramach programu finansowanego na szczeblu krajowym lub w ramach innego instrumentu UE.

Uwaga: Uproszczonych form kosztów nie można stosować, w przypadku gdy wsparcie dla operacji udzielane jest w formie instrumentu finansowego lub nagrody. W przypadku gdy forma wsparcia operacji stanowi połączenie dotacji lub pomocy zwrotnej z instrumentem finansowym lub nagrodą , uproszczone formy kosztów mogą być jednak stosowane w odniesieniu do tej części wsparcia, która jest udzielana w formie dotacji lub pomocy zwrotnej. Z zastrzeżeniem pewnych wyjątków, uproszczone formy kosztów nie mają zastosowania do operacji, które beneficjenci realizują w drodze zamówień.

2.2. Stosowanie uproszczonych form kosztów

2.2.1. Zasada

Z wyjątkiem operacji wchodzących w zakres art. 67 ust. 2a RWP (11) stosowanie uproszczonych form kosztów nie jest dla państw członkowskich obowiązkowe. Instytucja zarządzająca lub komitet monitorujący programy w ramach EWT może postanowić, że stosowanie takich kosztów będzie fakultatywne albo obowiązkowe dla wszystkich lub określonych kategorii projektów i działań, a także w odniesieniu do całości lub części operacji. Aby zapewnić przestrzeganie zasad przejrzystości i równego traktowania beneficjentów, zakres stosowanych uproszczonych form kosztów, tj. kategoria projektów i działań, w odniesieniu do której formy te będą dostępne, powinien być określony i opublikowany w zaproszeniu do składania wniosków.

2.2.2. Wyjątek: przypadki, w których stosowanie uproszczonych form kosztów jest obowiązkowe (sekcja zmieniona w następstwie rozporządzenia zbiorczego)

Art. 67 ust. 2a RWP stanowi, że w przypadku operacji wspieranych w ramach EFS i EFRR, dla których wsparcie publiczne nie przekracza 100 000 EUR, wsparcie to przybiera formę stawek jednostkowych, kwot ryczałtowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych. Stosowanie uproszczonych form kosztów jest zatem obowiązkowe.

Celem tego przepisu jest ograniczenie kontroli rzeczywistych kosztów, które to kontrole, biorąc pod uwagę niską wartość tych operacji, nie byłyby racjonalne pod względem kosztów.

Kwotę 100 000 EUR należy postrzegać jako maksymalne wsparcie publiczne, które ma zostać wypłacone na rzecz beneficjenta, jak ustalono w dokumencie określającym warunki wsparcia na rzecz beneficjenta (EFRR i EFS + odpowiadające im krajowe środki publiczne, które mają zostać wypłacone beneficjentowi jako maksymalna kwota określona w umowie lub decyzji o finansowaniu, w stosownych przypadkach). Nie obejmuje ona ani ewentualnego wkładu publicznego zapewnionego przez beneficjenta, ani dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią na rzecz uczestników danej operacji. Wyłącznie zaprogramowane wsparcie publiczne przesądza o konieczności zastosowania przepisów art. 67 ust. 2a.

W przypadku gdy operacja otrzymuje wsparcie zarówno z EFRR jak i EFS, przy obliczaniu „wsparcia publicznego” dla operacji brana jest pod uwagę kwota wsparcia zapewnionego w ramach obu funduszy. Ponadto w przypadku gdy całkowita kwota wsparcia publicznego nie przekracza 100 000 EUR, obowiązek stosowania uproszczonych form kosztów ma zastosowanie do wsparcia udzielanego przez każdy z funduszy (tj. zarówno przez EFRR, jak i EFS).

Przykład Projekt budżetu podmiotu publicznego na operację o całkowitym koszcie kwalifikowalnym wynoszącym 105 000 EUR przedstawia się następująco: (EUR) Publiczne finansowanie krajowe 20 000 EFS 22 500 EFRR 22 500 Finansowanie ze środków własnych 25 000 Dodatki dla uczestników wypłacane przez publiczne służby zatrudnienia 15 000 Całkowite planowane finansowanie 105 000 Pomimo całkowitych kosztów kwalifikowalnych w wysokości 105 000 EUR operacja ta nadal mieści się w kategorii operacji, w przypadku których koszty uproszczone są obowiązkowe. Przy obliczaniu wsparcia publicznego dla operacji uwzględnia się wsparcie udzielone w ramach obu funduszy oraz z krajowych środków publicznych. Przy ustalaniu wysokości wsparcia publicznego, które ma zostać wypłacone na rzecz beneficjenta, nie uwzględnia się finansowania ze środków własnych (25 000 EUR) podmiotu publicznego. Nie bierze się również pod uwagę dodatków dla uczestników szkolenia wypłacanych przez publiczne służby zatrudnienia (15 000 EUR), gdyż są one wypłacane uczestnikom przez stronę trzecią. Dlatego też wsparcie publiczne wynosi 45 000 EUR (EFRR+EFS) + 20 000 EUR = 65 000 EUR, co nie przekracza progu 100 000 EUR.

Istnieją dwa wyjątki od tego obowiązku:

— Operacja lub projekt stanowiący część operacji wdrażanej wyłącznie za pośrednictwem zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawę towarów lub świadczenie usług. (zob. art. 67 ust. 4 zdanie pierwsze RWP).

— Operacje otrzymujące wsparcie w ramach pomocy państwa, które nie stanowi pomocy de minimis (12) (zob. art. 67 ust. 2a akapit pierwszy).

Kiedy obowiązek stosowania uproszczonych form kosztów ma zastosowanie, odnosi się on do całości wydatków kwalifikowalnych w ramach danej operacji, z dwoma wyjątkami na podstawie art. 67 ust. 2a akapit drugi i trzeci RWP:

1) Kategorie kosztów, do których stosuje się stawkę zryczałtowaną. Te kategorie kosztów, do których stosuje się stawkę zryczałtowaną, mogą być obliczane na podstawie rzeczywistych kosztów (np. w przypadku stosowania stawki zryczałtowanej w wysokości do 15 % dla kosztów pośrednich określonej w art. 68 akapit pierwszy lit. b) RWP, kwalifikowalne bezpośrednie koszty personelu można zadeklarować na podstawie rzeczywistych kosztów).

2) Dodatki i wynagrodzenia wypłacane uczestnikom w przypadku zastosowania stawki zryczałtowanej w wysokości do 40 % określonej w art. 68b ust. 1 RWP (13).

W przypadku zastosowania stawki zryczałtowanej w wysokości do 40 % określonej w art. 68b ust. 1 RWP, dodatki i wynagrodzenia wypłacane uczestnikom (stanowiące dodatkowe koszty kwalifikowalne, których nie uwzględnia się w stawce zryczałtowanej) mogą być również zwracane na podstawie rzeczywistych kosztów.

Uwaga: W odniesieniu do EFS: przed wejściem w życie rozporządzenia zbiorczego stosowanie uproszczonych form kosztów było już obowiązkowe w przypadku małych operacji wspieranych w ramach EFS. W dawnym art. 14 ust. 4 rozporządzenia w sprawie EFS określono, że w odniesieniu do dotacji lub pomocy zwrotnej na operacje, w których przypadku wsparcie publiczne nie przekraczało 50 000 EUR, istniało zobowiązanie do stosowania uproszczonych form kosztów, z wyjątkiem operacji otrzymujących wsparcie w ramach programu pomocy państwa.

Mimo że przepis ten został skreślony rozporządzeniem zbiorczym, nadal ma on zastosowanie w odniesieniu do operacji wspieranych w ramach zaproszeń do składania wniosków ogłoszonych przed wejściem w życie rozporządzenia zbiorczego (14).

Obowiązek wynikający z art. 14 ust. 4 różni się od obowiązku wynikającego z art. 67 ust. 2a rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów w następujących obszarach:

1) operacje, dla których wsparcie stanowi pomoc de minimis, są wyłączone z obowiązku stosowania uproszczonych form kosztów (15);

2) Wynagrodzenia i dodatki wypłacane uczestnikom nie mogą być zadeklarowane na podstawie rzeczywistych kosztów w przypadku zastosowania 40 % stawki zryczałtowanej określonej w art. 14 ust. 2 EFS (ponieważ nie mogą być zadeklarowane oprócz tych kosztów);

3) przy obliczaniu progu 50 000 EUR uwzględnia się wyłącznie wsparcie z EFS i odpowiednie finansowanie krajowe, które ma być wypłacone beneficjentowi zgodnie z umową (ponieważ art. 14 ust. 4 EFS ma zastosowanie wyłącznie do EFS).

W skrócie: kluczowe zmiany dotyczące obowiązkowego stosowania uproszczonych form kosztów wprowadzone rozporządzeniem zbiorczym:

1) Obowiązek stosowania uproszczonych form kosztów rozszerzono na wsparcie udzielane w ramach EFRR. Wraz z wprowadzeniem nowego ust. 2a w art. 67 RWP mającego zastosowanie zarówno do EFRR, jak i EFS, art. 14 ust. 4 rozporządzenia w sprawie EFS nie był już potrzebny i w związku z tym został skreślony.

2) Próg podniesiono z 50 000 EUR do 100 000 EUR.

3) Operacje, dla których wsparcie stanowi pomoc de minimis, są obecnie objęte obowiązkiem stosowania uproszczonych form kosztów;

2.2.3. Stosowanie w czasie i przepisy przejściowe

Art. 67 ust. 2a RWP ma zastosowanie wyłącznie do operacji wspieranych w ramach zaproszeń do składania wniosków opublikowanych od dnia wejścia w życie rozporządzenia zbiorczego (tj. od dnia 2 sierpnia 2018 r.). Nie ma on zastosowania do operacji wspieranych w ramach zaproszeń opublikowanych przed tą datą, nawet jeśli dokument określający warunki wsparcia (np. decyzja w sprawie finansowania/umowa o udzielenie dotacji) został wydany po wejściu w życie rozporządzenia zbiorczego. Operacje, które są wspierane poza zaproszeniem do składania wniosków (np. udzielenie zamówienia bezpośrednio) muszą spełniać wymogi art. 67 ust. 2a rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów, jeżeli umowę o udzielenie dotacji lub dokument określający warunki udzielenia wsparcia podpisano w okresie od dnia 2 sierpnia 2018 r.

Zgodnie z art. 152 ust. 7 RWP instytucja zarządzająca, lub komitet monitorujący program EWT, może podjąć decyzję o niestosowaniu obowiązkowych uproszczonych form kosztów przez maksymalny okres 12 miesięcy od dnia 2 sierpnia 2018 r. Okres ten może zostać przedłużony o okres, który wydaje się odpowiedni dla instytucji zarządzającej (komitetu monitorującego programy EWT), w przypadku gdy uważa się, że obowiązkowe stosowanie uproszczonych form kosztów powoduje nieproporcjonalne obciążenie administracyjne.

Te przepisy przejściowe określone w art. 152 ust. 7 RWP nie mają zastosowania do dotacji (i pomocy zwrotnej) otrzymujących wsparcie w ramach EFS, w których przypadku wsparcie publiczne nie przekracza 50 000 EUR. Wynika to z faktu, że operacje wspierane z EFS przy wsparciu publicznym nieprzekraczającym 50 000 EUR podlegały już obowiązkowi stosowania uproszczonych form kosztów przed wejściem w życie rozporządzenia zbiorczego (art. 14 ust. 4 rozporządzenia w sprawie EFS).

Dlatego też w przypadku operacji wspieranych z EFS, w odniesieniu do których wsparcie publiczne nie przekracza 50 000 EUR, art. 67 ust. 2a RWP ma zastosowanie od momentu wejścia w życie rozporządzenia zbiorczego (tj. do zaproszeń do składania wniosków ogłaszanych od momentu wejścia w życie rozporządzenia zbiorczego).

Ma to kluczowe konsekwencje w przypadku, gdy wsparcie z EFS stanowi pomoc de minimis.

Zgodnie z art. 14 ust. 4 rozporządzenia w sprawie EFS operacje, dla których wsparcie stanowiło pomoc de minimis, nie były objęte obowiązkiem stosowania uproszczonych form kosztów. W art. 67 ust. 2a RWP przewidziano jednak wyjątek jedynie w przypadku operacji otrzymujących wsparcie w ramach pomocy państwa niestanowiącej pomocy de minimis . Oznacza to, że operacje wspierane z EFS, dla których wsparcie publiczne nie przekraczało 50 000 EUR przed 2 sierpnia 2018 r., a od 2 sierpnia 2018 r. nie przekracza 100 000 EUR i stanowi pomoc de minimis, nie są już wyłączone z obowiązku stosowania uproszczonych form kosztów. Ponadto możliwość odroczenia stosowania art. 67 ust. 2a RWP nie może być wykorzystywana w odniesieniu do operacji w ramach EFS, w których przypadku wsparcie publiczne nie przekracza 50 000 EUR, zgodnie z art. 152 ust. 7 ostatni akapit RWP.

W odniesieniu do operacji i projektów wybranych w ramach zaproszeń do składania wniosków ogłoszonych przed wejściem w życie rozporządzenia zbiorczego zastosowanie ma art. 14 ust. 4 rozporządzenia w sprawie EFS. Operacje wspierane z EFS otrzymujące wsparcie publiczne (nieprzekraczające 50 000 EUR), podlegają obowiązkowi stosowania uproszczonych form kosztów, ale operacje otrzymujące wsparcie stanowiące pomoc państwa, w tym pomoc de minimis, są wyłączone z tego obowiązku.

Inne następstwa rozporządzenia zbiorczego Wspólne wsparcie udzielane w ramach EFS i EFRR W przypadku gdy operacja otrzymuje wsparcie zarówno z EFS, jak i EFRR i została wybrana w ramach zaproszenia do składania wniosków ogłoszonego przed wejściem w życie rozporządzenia zbiorczego: przy określaniu osiągnięcia progu zobowiązującego do stosowania uproszczonych form kosztów wsparcie z EFRR nie jest brane pod uwagę, lecz jedynie wsparcie z EFS oraz odpowiednie krajowe wsparcie publiczne. Jedynie część operacji wspierana z EFS (i odpowiadające jej krajowe wsparcie publiczne) podlega obowiązkowi stosowania uproszczonych form kosztów, ponieważ art. 14 ust. 4 rozporządzenia w sprawie EFS miał zastosowanie jedynie do EFS i nie istniał przepis wymagający, aby wsparcie z EFRR dla takiej operacji miało postać uproszczonych form kosztów. W przypadku operacji i projektów w ramach zaproszeń do składania wniosków ogłaszanych po wejściu w życie rozporządzenia zbiorczego przy obliczaniu wsparcia publicznego uwzględnia się wsparcie zarówno z EFS, jak i z EFRR, chyba że instytucja zarządzająca (lub komitet monitorujący programy EWT) skorzysta z przepisów przejściowych. Finansowanie krzyżowe W przypadkach finansowania krzyżowego zgodnie z art. 98 ust. 2 RWP, na przykład w odniesieniu do operacji wspieranych z EFS – tj. EFS jest wykorzystywany również do zapewnienia wsparcia dla wydatków kwalifikowalnych w ramach EFRR – cała kwota wsparcia z EFS, jak również odpowiadające jej krajowe wsparcie publiczne są brane pod uwagę przy ustalaniu, czy kwota wsparcia publicznego jest objęta obowiązkiem stosowania uproszczonych form kosztów (ponieważ jest to wsparcie publiczne dla operacji, która nie jest wspierana z EFRR, lecz jedynie z EFS). Operacje i projekty wybrane w ramach zaproszeń do składania wniosków ogłoszonych przed wejściem w życie rozporządzenia zbiorczego należy oceniać w świetle art. 14 ust. 4 rozporządzenia w sprawie EFS (16). Chociaż cała kwota zapewniona z EFS, jak również odpowiednie krajowe środki publiczne są brane pod uwagę przy określaniu, czy dana operacja podlega obowiązkowi stosowania uproszczonych form kosztów na podstawie tego przepisu, obowiązek ten dotyczy jedynie części wsparcia podlegającej zasadom EFS, tj. część wsparcia podlegająca zasadom mającym zastosowanie do EFRR nie podlega obowiązkowi stosowania uproszczonych form kosztów. W przypadku operacji i projektów wspieranych w ramach zaproszeń do składania wniosków ogłaszanych po wejściu w życie rozporządzenia zbiorczego część wsparcia podlegająca przepisom mającym zastosowanie do EFRR podlega również obowiązkowemu stosowaniu uproszczonych form kosztów, w przypadku gdy instytucja zarządzająca (lub komitet monitorujący dla programów EWT) nie skorzystała z przepisów przejściowych zawartych w art. 152 ust. 7 RWP.

2.3. Łączenie form

2.3.1. Zasady ogólne

Art. 67 ust. 1 RWP zapewnia instytucji zarządzającej możliwość wyboru pomiędzy pięcioma formami na potrzeby zarządzania pomocą zwrotną i dotacjami współfinansowanymi z funduszy ESI.

Zgodnie z art. 67 ust. 3 RWP formy te mogą być łączone jedynie w poniższych przypadkach, tak aby zapobiegać podwójnemu finansowaniu tych samych wydatków:

1) każda z form musi dotyczyć innej kategorii kosztów kwalifikowalnych; lub

2) muszą być one stosowane do odrębnych projektów stanowiących część tej samej operacji; lub

3) muszą być one stosowane do kolejnych etapów operacji.

2.3.2. Przykłady połączeń

Przykład 1: Finansowanie różnych projektów stanowiących część tej samej operacji (EFS) Przykład operacji obejmującej projekt szkoleniowy dla młodych bezrobotnych oraz następujące po nim seminarium dla potencjalnych pracodawców z regionu: Koszty związane ze szkoleniem mogą zostać pokryte na podstawie standardowych stawek jednostkowych (na przykład 1 000 EUR/dzień szkolenia). Koszty seminarium mogą zostać opłacone na podstawie kwot ryczałtowych. Mając na uwadze, że są to dwa różne projekty w ramach tej samej operacji, nie ma ryzyka podwójnego finansowania, ponieważ koszty każdego projektu są wyraźnie oddzielone.

Przykład 2: Kolejne etapy operacji (EFS) – zgodnie z art. 67 ust. 3 RWP Przykład dotyczy już rozpoczętej operacji zarządzanej w oparciu o rzeczywiste koszty, którą instytucja zarządzająca chce dalej zarządzać w oparciu o koszty uproszczone. Konieczne będzie jasne zdefiniowanie dwóch etapów. Pierwszy etap można obliczyć na podstawie rzeczywistych kosztów poniesionych do określonego terminu. Drugi etap, dotyczący przyszłych wydatków, można obliczyć na podstawie standardowej stawki jednostkowej, pod warunkiem że stawka jednostkowa nie obejmuje żadnych wydatków wcześniej objętych wsparciem. W przypadku skorzystania z takiej możliwości powinna ona dotyczyć wszystkich beneficjentów znajdujących się w tej samej sytuacji (przejrzystość i równe traktowanie). Może to spowodować pewne obciążenie administracyjne ze względu na konieczność zmiany dokumentu określającego warunki wsparcia, jeżeli nie zostało to przewidziane. Organy państwa członkowskiego muszą sporządzić jasny i szczegółowy opis operacji dla każdego etapu. Operację należy podzielić na co najmniej dwa odrębne etapy, możliwe do zidentyfikowania pod względem finansowym, a najlepiej również pod względem fizycznym lub rozwoju, odpowiadające danym fazom. Ma to na celu zapewnienie przejrzystej realizacji i monitorowania oraz ułatwienie kontroli.

Przykład 3: Różne kategorie kosztów kwalifikowalnych (EFS) Przykład sesji szkoleniowej, łączącej: — standardową stawkę jednostkową w odniesieniu do wynagrodzeń osób prowadzących szkolenie, na przykład 450 EUR na dzień, — rzeczywiste koszty: wynajem pomieszczeń = 800 EUR miesięcznie przez okres umowy najmu wynoszący 12 miesięcy, — stawkę zryczałtowaną kosztów pośrednich, na przykład 10 % kosztów bezpośrednich. Po zakończeniu szkolenia, jeżeli udokumentowano 200 dni pracy osób prowadzących szkolenie, dotacja zostanie wypłacona na następującej podstawie: Koszty bezpośrednie (rodzaj 1 (17)): — wynagrodzenia osób prowadzących szkolenie 200 dni × 450 EUR = 90 000 EUR — pomieszczenia szkoleniowe: 12 miesięcy × 800 EUR = 9 600 EUR — razem koszty bezpośrednie: 99 600 EUR Koszty pośrednie (rodzaj 2): 10 % kosztów bezpośrednich = 10 % × 99 600 EUR = 9 960 EUR Wydatki kwalifikowalne: (90 000 EUR + 9 600 EUR) + 9 960 EUR = 109 560 EUR W takim przypadku uwzględniono różne kategorie kosztów: wynagrodzenia osób prowadzących szkolenie, koszty najmu pomieszczeń, koszty pośrednie. W celu weryfikacji, czy nie wystąpiło podwójne finansowanie, instytucje muszą jednak zapewnić, aby standardowa stawka jednostkowa nie odnosiła się do żadnych kosztów związanych z najmem pomieszczeń lub innymi kosztami pośrednimi (na przykład pensją pracowników administracyjnych lub pensją księgowego). Analogicznie to samo dotyczy określenia kosztów pośrednich, które nie powinny się odnosić do kosztów objętych standardowymi stawkami jednostkowymi ani do rzeczywistych kosztów najmu pomieszczeń. Jeżeli istnieje ryzyko nakładania się kosztów lub niemożliwe jest wykazanie, że koszty nie pokrywają się, instytucja zarządzająca wybiera stosowniejszą formę, aby uniknąć jakiegokolwiek (ryzyka) podwójnego finansowania.

2.4. Zamówienia publiczne & stosowanie uproszczonych form kosztów

2.4.1. Stosowanie uproszczonych form kosztów w przypadku zamówienia publicznego

Zgodnie z art. 67 ust. 4 zdanie pierwsze RWP kosztów uproszczonych nie można stosować, w przypadku gdy operacja zdefiniowana w art. 2 ust. 9 RWP lub projekt stanowiący część operacji (wspieranej w formie dotacji lub pomocy zwrotnej) są realizowane przez beneficjenta wyłącznie za pośrednictwem zamówień publicznych na wykonanie robót budowlanych, dostawę towarów lub świadczenie usług. Zgodnie z art. 67 ust. 4 zdanie drugie, w przypadku gdy zamówienie publiczne w ramach operacji lub projektu stanowiącego część operacji jest jednak ograniczone do określonych kategorii kosztów, uproszczone formy kosztów mogą być stosowane „w odniesieniu do całej operacji lub projektu stanowiąc[ego] część operacji”. Zdanie to zostało wprowadzone rozporządzeniem zbiorczym w celu wyjaśnienia poprzedniego brzmienia art. 67 ust. 4 RWP. Wyjaśniono w nim, że w przypadkach, gdy w ramach realizacji projektu lub operacji niektóre towary lub usługi zostały zlecone zewnętrznym usługodawcom w drodze zamówienia publicznego, uproszczone formy kosztów można wykorzystać do obliczenia wszystkich kosztów operacji, w tym kosztów, które były przedmiotem zamówień publicznych.

Mianem operacji podlegających zamówieniom publicznym Komisja określa operacje realizowane poprzez udzielanie zamówień publicznych zgodnie z dyrektywą 2004/18/WE (wraz z załącznikami), dyrektywą 2009/81/WE i dyrektywą 2014/24/UE, którą uchylono dyrektywę 2004/18/WE, lub poprzez udzielanie zamówień publicznych poniżej progów określonych w tych dyrektywach.

To, czy operacja lub projekt są realizowane wyłącznie w drodze zamówień publicznych, czy też nie, zależy od zakresu operacji lub projektu, który to zakres określają państwa członkowskie.

Aby to ocenić, konieczne jest określenie projektów stanowiących operację na jak najniższym poziomie. Jeżeli zamówienie publiczne obejmuje wszystkie kategorie kosztów projektu, nie można zastosować do niego uproszczonych form kosztów.

W niektórych przypadkach beneficjent może zlecić zewnętrznym usługodawcom w drodze zamówienia publicznego całość lub znaczną część operacji lub projektu, potencjalnie zostawiając beneficjentowi jedynie działania związane z „zarządzaniem projektem” lub „komunikacją”. W takich przypadkach jest oczywiste, że operacja lub projekt nie są realizowane „wyłącznie” za pośrednictwem zamówień publicznych, a koszty uproszczone można zastosować do całego projektu lub operacji. W praktyce, gdy większość projektu jest realizowana za pośrednictwem zamówień publicznych, opracowanie uproszczonych form kosztów dla kategorii kosztów objętych zamówieniem może jednak nie stanowić efektywnego wykorzystania zasobów, ponieważ większość kosztów jest już objęta zamówieniem. Chociaż nie jest to zalecane, do instytucji zarządzających należy jednak ocena, czy należy stosować koszty uproszczone w odniesieniu do całego projektu, jeżeli nie jest on realizowany wyłącznie za pośrednictwem zamówień publicznych.

Przykład (EFS): Dotacja w wysokości 20 000 000 EUR udzielana jest publicznym służbom zatrudnienia („beneficjentowi”) w celu zorganizowania, w ciągu dwóch lat, reintegracji 5 000 osób długotrwale bezrobotnych („operacji”): operacja ta będzie realizowana za pośrednictwem szeregu projektów: projektów zindywidualizowanego wsparcia o wartości 7 000 000 EUR realizowanych bezpośrednio przez beneficjenta, projektów szkoleniowych realizowanych bezpośrednio przez beneficjenta na kwotę 5 000 000 EUR oraz projektów zleconych zewnętrznym usługodawcom w drodze zamówienia publicznego na pozostałą część kwoty (8 000 000 EUR). Ponieważ beneficjentem jest podmiot publiczny, instytucje szkoleniowe na potrzeby projektów zleconych zewnętrznym usługodawcom trzeba będzie wybrać wyłącznie za pośrednictwem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, a uproszczone formy kosztów nie będą mogły być zastosowane do tych projektów stanowiących część operacji. Uproszczone formy kosztów będzie można stosować jedynie do kwoty 12 000 000 EUR. W przypadku projektów szkoleniowych, które beneficjent realizuje własnymi środkami, akceptowalne jest, że niektóre pozycje wydatków są zlecane zewnętrznym usługodawcom za pośrednictwem zamówień publicznych i ujęte w uproszczonych formach kosztów (na przykład usługi zewnętrznych ekspertów, usługi sprzątania itp.).

Przykład (EFRR): Gmina otrzymuje dotację w maksymalnej kwocie 1 000 000 EUR kosztów kwalifikowalnych na budowę drogi. W tym celu gmina musi udzielić zamówienia publicznego na roboty budowlane o szacowanej wartości 700 000 EUR. Ponadto gmina ponosi pewne powiązane koszty w wysokości 300 000 EUR (wywłaszczenia, koszty sporów sądowych (18), monitorowanie postępów prac w terenie, studia środowiskowe sporządzane przez własny personel, kampanie, testy na potrzeby odbioru drogi itp.). W przypadku tych kosztów bezpośrednich w wysokości 300 000 EUR, o ile kwalifikują się one w ramach krajowych i unijnych przepisów, można zastosować koszty uproszczone (np. koszty pośrednie wyliczone na podstawie stawki zryczałtowanej).

Przykład (EFRR): Beneficjent (gmina) otrzymuje dotację w maksymalnej kwocie 1 000 000 EUR kosztów kwalifikowalnych na budowę drogi.

Na potrzeby tej operacji, która nie jest w całości objęta zamówieniem publicznym, instytucja zarządzająca chce zastosować art. 68 ust. 1 lit. b) RWP w celu obliczenia kosztów pośrednich. Instytucja zarządzająca chce jednak złagodzić wpływ korzystania z personelu w ramach zleconego podwykonawstwa na poziom kosztów pośrednich. Postanawia ona wyłączyć bezpośrednie koszty personelu w ramach zleconego podwykonawstwa z bezpośrednich kosztów personelu, do których stosowana jest stawka zryczałtowana.

Projekt budżetu na operację przedstawia się następująco:

Projekt 1: roboty (postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego) 700 000 EUR Projekt 2: pozostałe koszty: 298 500 EUR Bezpośrednie koszty personelu 50 000 EUR Z czego bezpośrednie koszty personelu w ramach zleconego podwykonawstwa 10 000 EUR Inne koszty bezpośrednie 242 500 EUR Koszty pośrednie (Bezpośrednie koszty personelu – bezpośrednie koszty personelu w ramach zleconego podwykonawstwa) × 15 % = 40 000 EUR × 15 % = 6 000 EUR Koszty zadeklarowane ogółem 998 500 EUR

Gdy operacje są realizowane za pośrednictwem zamówień publicznych, cena w ogłoszeniu o zamówieniu jest z definicji stawką jednostkową lub kwotą ryczałtową stanowiącą podstawę płatności dokonywanych przez beneficjenta na rzecz wykonawcy. Do celów art. 67 RWP koszty określone i zapłacone przez beneficjenta na podstawie kwot ustalonych za pośrednictwem postępowań o udzielenie zamówień publicznych stanowią jednak rzeczywiste koszty faktycznie poniesione i zapłacone przez beneficjenta na mocy art. 67 ust. 1 lit. a) RWP (19).

Przykład (EFS): Jeżeli beneficjent realizuje szkolenie w drodze zamówienia publicznego, może w zaproszeniu do składania ofert poprosić oferentów o złożenie oferty cenowej na jednego uczestnika szkolenia uzyskującego certyfikat po zakończeniu szkolenia. Warunki zamówienia mogą być zatem następujące: jeden uczestnik szkolenia uzyskujący certyfikat = 1 000 EUR. Jeżeli po zakończeniu kursu 10 uczestników szkolenia uzyska certyfikat, beneficjent może zadeklarować instytucji zarządzającej wydatki kwalifikowalne w wysokości 10 000 EUR. Wspomniana kwota 10 000 EUR zostanie uznana za opartą na kosztach rzeczywistych. Kontrola lub audyt tych wydatków będzie zatem polegać na sprawdzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i przestrzegania warunków zamówienia (w tym przykładzie będzie to sprawdzenie, czy istnieje dowód na to, że w odniesieniu do każdego zapłaconego kosztu jednostkowego jeden uczestnik szkolenia uzyskał certyfikat). Bazowe koszty szkolenia (wynajem pomieszczeń, koszty personelu itp.) nie będą sprawdzane, gdyż w umowie nie przewiduje się refundacji na tej podstawie.

2.4.2. Stosowanie stawki zryczałtowanej do obliczania bezpośrednich kosztów personelu w operacjach realizowanych za pośrednictwem zamówień publicznych

Jak stanowi art. 68a RWP, obliczanie bezpośrednich kosztów personelu operacji według stawki zryczałtowanej w wysokości do 20 % kosztów bezpośrednich innych niż koszty personelu nie będzie wymagało przeprowadzenia obliczeń w celu określenia metodyki, chyba że operacja obejmuje publiczne zamówienia na roboty budowlane, w których przekroczono próg określony w art. 4 lit. a) dyrektywy 2014/24/UE. Oznacza to, że jeżeli koszty bezpośrednie operacji są choćby częściowo pokrywane z takiego publicznego zamówienia na roboty budowlane, które przekracza próg określony w art. 4 lit. a) dyrektywy 2014/24/UE, zastosowanie 20 % stawki zryczałtowanej określonej w rozporządzeniu jest możliwe, ale będzie wymagało ustalenia metodyki określania mającej zastosowanie stawki.

2.5. Zgodność uproszczonych form kosztów z zasadami pomocy państwa

Należy podkreślić, że zasady pomocy państwa ustanowione w Traktacie mają powszechne zastosowanie. Ponadto zgodnie z art. 6 RWP operacje są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i krajowego odnoszącymi się do jego stosowania. Obejmuje to zgodność z przepisami dotyczącymi pomocy państwa. W związku z tym ilekroć finansowanie stanowi pomoc państwa w rozumieniu art. 107 TFUE, trzeba stosować te zasady przy obliczaniu uproszczonych form kosztów przewidzianych w art. 67 RWP i zarządzaniu nimi. Instytucje zarządzające muszą zatem dopilnować, aby kategorie kosztów, dla których ustala się uproszczone formy kosztów, były kwalifikowalne zarówno na mocy przepisów dotyczących funduszy ESI, jak i zasad pomocy państwa. Muszą one również zapewnić przestrzeganie maksymalnej intensywności pomocy określonej w zasadach pomocy państwa.

W rozporządzeniach w sprawie wyłączeń grupowych, tj. ogólnym rozporządzeniu Komisji (UE) nr 651/2014 (20) w sprawie wyłączeń grupowych, rozporządzeniu w sprawie wyłączeń grupowych w sektorze rolnym (UE) nr 702/2014 oraz rozporządzeniu w sprawie wyłączeń grupowych w sektorze rybołówstwa (UE) nr 1388/2014 przewidziano zwolnienia z obowiązku zgłaszania przez państwa członkowskie programów pomocy oraz pomocy ad hoc spełniającej określone w tych rozporządzeniach warunki.

Należy jednak zauważyć, że nie każda forma wsparcia udzielanego przez organy publiczne podlega zasadom pomocy państwa. Po pierwsze, należy ocenić, czy wsparcie przyznane na rzecz danej operacji jest uznawane za pomoc państwa w rozumieniu art. 107 ust. 1 TFUE. Więcej informacji na temat pojęcia pomocy państwa można znaleźć w zawiadomieniu Komisji (21), w którym wyjaśniono sposób interpretowania przez Komisję art. 107 ust. 1 Traktatu, zgodnie z wykładnią Trybunału Sprawiedliwości i Sądu. Podobnie należy uwzględnić przepisy rozporządzeń (22) w sprawie pomocy de minimis. Pomoc, która stanowi pomoc de minimis, nie stanowi pomocy państwa w rozumieniu art. 107 Traktatu. Dlatego też w przypadku, gdy operacja finansowana z funduszy ESI wchodzi w zakres odpowiedniego rozporządzenia w sprawie pomocy de minimis, oznacza to, że wkład z funduszy ESI nie stanowi pomocy państwa. Dlatego też w przypadku pomocy de minimis nie ma potrzeby dokonywania oceny zgodności z zasadami pomocy państwa, a jedynie z zasadami dotyczącymi funduszy ESI i warunkami uznania wsparcia za pomoc de minimis.

Aby operacja mogła być objęta odpowiednim rozporządzeniem w sprawie pomocy de minimis, muszą być spełnione warunki (określone w tym rozporządzeniu).

1) przyznana pomoc wchodzi w zakres art. 1 odpowiedniego rozporządzenia w sprawie pomocy de minimis;

2) przyznana pomoc jest zgodna z pułapami określonymi w art. 3 odpowiedniego rozporządzenia w sprawie pomocy de minimis;

3) przyznana pomoc jest zgodna z wymogami dotyczącymi obliczania ekwiwalentu dotacji brutto określonego w art. 4 odpowiedniego rozporządzenia w sprawie pomocy de minimis;

4) przyznana pomoc jest zgodna z zasadami dotyczącymi kumulacji określonymi w art. 5 odpowiedniego rozporządzenia w sprawie pomocy de minimis;

5) przyznana pomoc jest zgodna z wymogiem monitorowania określonym w art. 6 odpowiedniego rozporządzenia w sprawie pomocy de minimis.

2.5.1. Zgodność uproszczonych form kosztów z ogólnym rozporządzeniem w sprawie wyłączeń grupowych i rozporządzeniem w sprawie wyłączeń grupowych w sektorze rolnym

Weryfikacja zgodności operacji w ramach funduszy ESI z ogólnym rozporządzeniem w sprawie wyłączeń grupowych lub rozporządzeniem w sprawie wyłączeń grupowych w sektorze rolnym powinna obejmować następujące kroki:

— Kwalifikowalność kosztów na podstawie ogólnego rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych lub rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych w sektorze rolnym oraz zasad dotyczących funduszy ESI Po pierwsze, jeżeli instytucja zarządzająca chce udzielić wsparcia, które uznaje się za pomoc państwa, należy zweryfikować warunki przyznania pomocy zgodnie z odpowiednią kategorią pomocy/przepisem o wyłączeniu na podstawie ogólnego rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych lub rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych w sektorze rolnym. Następnie instytucja zarządzająca powinna zweryfikować, czy w ramach tej kategorii pomocy koszty przewidziane w odniesieniu do operacji są kwalifikowalne, zarówno na podstawie odpowiednich przepisów dotyczących wyłączeń na podstawie ogólnego rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych lub rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych w sektorze rolnym, jak i zasad dotyczących funduszy ESI. W tym względzie art. 7 ust. 1 ogólnego rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych i art. 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych w sektorze rolnym, oba zmienione rozporządzeniem (UE) 2017/1084 z dnia 14 czerwca 2017 r., umożliwiają obliczanie kosztów kwalifikowalnych na podstawie ogólnego rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych i rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych w sektorze rolnym zgodnie z uproszczonymi formami kosztów określonymi w RWP, pod warunkiem że operacja jest przynajmniej częściowo finansowana z funduszu unijnego, który umożliwia stosowanie tych uproszczonych form kosztów, oraz że dana kategoria kosztów jest kwalifikowalna zgodnie z wyłączeniem w odpowiednim ogólnym rozporządzeniu w sprawie wyłączeń grupowych lub rozporządzeniu w sprawie wyłączeń grupowych w sektorze rolnym. Oznacza to, że jeżeli uproszczona forma kosztów została ustanowiona zgodnie z RWP lub rozporządzeniami dotyczącymi poszczególnych funduszy, kwota ta będzie co do zasady wykorzystywana do celów kontroli zgodności z zasadami pomocy państwa, pod warunkiem że dana kategoria kosztów jest kwalifikowalna na mocy zasad pomocy państwa oraz że pomoc spełnia wszystkie warunki określone w ogólnym rozporządzeniu w sprawie wyłączeń grupowych lub rozporządzeniu w sprawie wyłączeń grupowych w sektorze rolnym. W przypadku stosowania uproszczonych form kosztów kategorie kosztów obliczonych na podstawie uproszczonych form kosztów powinny być określone w metodyce stosowanej do uzyskania kwoty kosztów uproszczonych. W przypadku stosowania uproszczonych form kosztów określonych w RWP lub w innych przepisach szczegółowych dotyczących poszczególnych funduszy, instytucja zarządzająca powinna to zapewnić przy ogłaszaniu zaproszeń do składania wniosków dotyczących operacji, które mogą podlegać zasadom pomocy państwa, poprzez określenie kategorii kosztów, które będą finansowane z funduszy ESI dla tej operacji i które są również zgodne z ogólnym rozporządzeniem w sprawie wyłączeń grupowych lub rozporządzeniem w sprawie wyłączeń grupowych w sektorze rolnym. W dokumencie określającym warunki wsparcia dla operacji należy dodatkowo określić, które kategorie kosztów uznaje się za kwalifikowalne dla tej operacji. Do celów zweryfikowania, czy koszty pośrednie (w kontekście funduszy ESI) są kwalifikowalne na podstawie ogólnego rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych, należy zauważyć, że koszty pośrednie często stanowią koszty operacyjne zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 39 ogólnego rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych („Koszty operacyjne obejmują koszty, takie jak koszty personelu, materiałów, zakontraktowanych usług, komunikacji, energii, konserwacji, czynszu, administracji”). W związku z tym, jeżeli koszty operacyjne są kwalifikowalne na podstawie ogólnego rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych, oznacza to, że również koszty pośrednie w kontekście funduszy ESI można uznać za koszty kwalifikowalne na podstawie ogólnego rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych. W przypadku stawki zryczałtowanej w wysokości 40 % (art. 68b ust. 1 RWP) w dokumencie określającym warunki wsparcia należy wyraźnie wskazać kategorie kosztów, które są objęte stawką 40 %.

— Weryfikacja maksymalnej intensywności pomocy Jeżeli uproszczona forma kosztów została ustanowiona zgodnie z przepisami art. 67, 68, 68a i 68b RWP lub odpowiednimi przepisami rozporządzeń dotyczących poszczególnych funduszy, kwotę tę można wykorzystać do celów kontroli zgodności z ogólnym rozporządzeniem w sprawie wyłączeń grupowych lub rozporządzeniem w sprawie wyłączeń grupowych w sektorze rolnym, w tym intensywności pomocy. Dlatego też, podobnie do sposobu postępowania wymaganego w przypadku stosowania rzeczywistych kosztów na podstawie ogólnego rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych (lub rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych w sektorze rolnym), kwotę wynikającą z metodyki stosowanej do obliczania uproszczonych form kosztów można wykorzystać do zweryfikowania zgodności z maksymalną intensywnością pomocy w ramach odpowiedniej kategorii pomocy państwa. Ponieważ stosowana metodyka musi być zgodna z zasadą należytego zarządzania finansami, instytucje zarządzające muszą korzystać z rozsądnej i ostrożnej hipotezy, aby zapewnić że koszty uproszczone stanowić będą wiarygodny wskaźnik zastępczy rzeczywistych kosztów. Pozwala to na zastosowanie kwoty określonej w ramach kosztu uproszczonego w celu ułatwienia wykazania zgodności z wymogami dotyczącymi maksymalnej intensywności pomocy, maksymalnych kwot pomocy lub progów powodujących obowiązek zgłoszenia na podstawie ogólnego rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych lub rozporządzenia w sprawie wyłączeń grupowych w sektorze rolnym. Metodyka będzie poddawana audytowi w celu zapewnienia jej zgodności z mającymi zastosowanie przepisami dotyczącymi funduszy ESI oraz z zasadami pomocy państwa. Przykład znajduje się w załączniku II.

2.6. Stosowanie kosztów uproszczonych w operacjach generujących dochód

Uproszczone formy kosztów są sposobem obliczania kosztów, „strony wydatków” operacji. Dlatego w teorii stosowanie uproszczonych form kosztów powinno być niezależne od tego, czy operacja generuje dochód, czy nie. Aby jednak zachować wpływ uproszczenia, w RWP wprowadzono szczególne rozwiązanie w odniesieniu do operacji generującej dochód, w której stosuje się kwoty ryczałtowe lub standardowe stawki jednostkowe.

2.6.1. Operacje generujące dochód po ukończeniu (art. 61 RWP)

Art. 61 RWP ma zastosowanie do operacji, które generują dochód:

a) wyłącznie po ich ukończeniu lub

b) w trakcie ich realizacji i po ich ukończeniu.

Art. 61 ust. 1–6 RWP nie ma zastosowania w przypadku operacji generujących dochód po ukończeniu, w których stosuje się kwoty ryczałtowe lub standardowe stawki jednostkowe, zgodnie z art. 61 ust. 7 lit. f) RWP. W przypadku gdy operacje generują dochód netto w trakcie realizacji i po ukończeniu, tj. gdy zastosowanie ma art. 61 RWP, zgodnie z art. 61 ust. 7 lit. f) RWP dochód netto nie musi być brany pod uwagę w przypadku operacji, dla których wsparcie publiczne przyjmuje postać kwot ryczałtowych lub standardowych stawek jednostkowych. W przypadku stosowania stawek zryczałtowanych dochód netto wygenerowany przez operację powinien zostać określony z wyprzedzeniem i odliczony od wydatków kwalifikowalnych projektu.

2.6.2. Operacje, które generują dochód w trakcie realizacji i do których nie stosuje się art. 61 ust. 1–6 RWP (23)

W przypadku kwot ryczałtowych lub standardowych stawek jednostkowych stosowanych w operacjach generujących dochód netto podczas ich realizacji, ten dochód netto nie musi być odliczany od wydatków kwalifikowalnych, o ile został uwzględniony ex ante przy obliczaniu kwoty ryczałtowej lub standardowych stawek jednostkowych (zgodnie z art. 65 ust. 8 lit. f) RWP).

Jeżeli dochód nie został uwzględniony ex ante przy obliczaniu kwot ryczałtowych lub standardowych stawek jednostkowych, wówczas wydatki kwalifikowalne współfinansowane z funduszy ESI trzeba będzie pomniejszyć o dochód wygenerowany w czasie realizacji nie później niż w momencie złożenia przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, proporcjonalnie do kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych części kosztów (art. 65 ust. 8 akapit drugi RWP).

Jeżeli wybrano finansowanie według stawek zryczałtowanych, każdy dochód nieuwzględniony w czasie zatwierdzania operacji i wygenerowany bezpośrednio podczas jej realizacji musi zostać odliczony od wydatków kwalifikowalnych współfinansowanych z funduszy ESI (przy zastosowaniu stawki zryczałtowanej) nie później niż w momencie złożenia przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, proporcjonalnie do kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych części kosztów (art. 65 ust. 8 akapit drugi RWP).

Przykład (EFS) Organizowania jest konferencja mająca promować przedsiębiorczość. Beneficjent przedkłada projekt budżetu, w którym stwierdza, że koszty kwalifikowalne powinny wynieść ogółem 70 000 EUR. Opłata za wejście na konferencję wyniesie 3 EUR. Organizator szacuje, że konferencja przyciągnie 200 uczestników. Przewidywany wygenerowany dochód wyniesie 3 EUR × 200 = 600 EUR. Konferencja okazuje się ogromnym sukcesem i liczba gości przekracza szacunki (300 osób). Ponieważ operacja jest współfinansowana jedynie z EFS, a dochód netto nie jest generowany po jej ukończeniu, art. 61 RWP nie ma zastosowania, ponieważ dochód netto nie jest generowany po ukończeniu operacji. Zastosowanie ma jednak art. 65 ust. 8 RWP. — Forma 1: wygenerowany dochód jest brany pod uwagę ex ante Płatność ryczałtową określono w ten sposób, że jeżeli konferencja się odbędzie, koszt kwalifikowalny operacji wyniesie ogółem 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR. Wsparcie publiczne tej operacji przyjmuje postać płatności ryczałtowej, a dochód został uwzględniony przy określaniu płatności ryczałtowej. Rzeczywista liczba odwiedzających nie ma wpływu na wysokość kwoty kwalifikowalnej (kwota ryczałtowa). W ramach ścieżki audytu wymagane będzie potwierdzenie zorganizowania konferencji i ceny biletu wstępu. — Forma 2: wygenerowany dochód jest brany pod uwagę ex ante, ale w czasie realizacji zmieniają się warunki Płatność ryczałtową określono w ten sposób, że jeżeli konferencja się odbędzie, koszt kwalifikowalny operacji wyniesie ogółem 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR. Wsparcie publiczne tej operacji przyjmuje postać płatności ryczałtowej, a dochód został uwzględniony przy określaniu płatności ryczałtowej. Organizator ostatecznie postanawia jednak ustalić opłatę za wstęp na poziomie 5 EUR zamiast 3 EUR. W tym przypadku lukę w finansowaniu należy odliczyć ((5 EUR × 300) – 600 EUR = 900 EUR). Koszty kwalifikowalne wyniosą ogółem 69 400 EUR – 900 EUR = 68 500 EUR. — Forma 3: wygenerowany dochód nie jest brany pod uwagę ex ante Płatność ryczałtową określono w ten sposób, że jeżeli konferencja się odbędzie, koszt kwalifikowalny operacji wyniesie ogółem 70 000 EUR. Wsparcie publiczne tej operacji przyjmuje postać płatności ryczałtowej, a dochód nie został uwzględniony przy określaniu płatności ryczałtowej. Przy składaniu wniosku o zwrot (70 000 EUR) beneficjent będzie musiał przedstawić potwierdzenie, że konferencja się odbyła. Będzie również musiał odjąć dochód rzeczywisty wygenerowany w czasie realizacji (3 EUR × 300 = 900 EUR). W tym przypadku płatność ryczałtowa wyniesie 70 000 EUR – 900 EUR = 69 100 EUR.

2.7. Przepisy dotyczące EFRR i EFS: finansowanie krzyżowe

2.7.1. Deklarowanie działań objętych art. 98 ust. 2 RWP w odniesieniu do uproszczonych form kosztów

Zgodnie z art. 98 ust. 2 RWP, jeżeli w ramach EFRR lub EFS udzielane jest wsparcie na rzecz części operacji, której koszty są kwalifikowalne w ramach drugiego funduszu („finansowanie krzyżowe”), do tej części operacji mają zastosowanie przepisy (24) drugiego funduszu. Finansowanie krzyżowe może być stosowane do limitu 10 % finansowania unijnego dla każdej osi priorytetowej.

Z wyjątkiem stawek zryczałtowanych, w ramach jednego lub drugiego funduszu w odniesieniu do wydatków kwalifikowalnych może być stosowana pojedyncza uproszczona forma kosztów.

Zastosowanie uproszczonych form kosztów wiąże się z wymogiem, aby państwa członkowskie przestrzegały pułapu 10 % dla każdej osi priorytetowej (w stosownych przypadkach według funduszu i kategorii regionu). Kwota „finansowana krzyżowo” powinna być odnotowana i monitorowana indywidualnie dla każdej operacji na podstawie danych wykorzystanych do określenia uproszczonych form kosztów.

Szczególnie w odniesieniu do finansowania według stawek zryczałtowanych w przypadku finansowania krzyżowego stosować należy oddzielne stawki zryczałtowane dla każdej części operacji, tej związanej z EFS i z EFRR. Stawki zryczałtowane EFS i EFRR dotyczące podobnych operacji będą miały zastosowanie, odpowiednio, do części EFS i części EFRR. Zastosowanie średniej z tych dwóch stawek nie jest możliwe, ponieważ wydatki muszą być identyfikowalne, aby zapewnić przestrzeganie ogólnego 10 % pułapu dla finansowania krzyżowego. W przypadku gdy nie istnieje żadna stawka dla drugiego z funduszy w odniesieniu do podobnego rodzaju operacji (na przykład ponieważ dana zasada nie ma zastosowania do tego funduszu (25) lub ponieważ nie istnieją podobne operacje finansowane z tego funduszu) instytucja zarządzająca musi podjąć decyzję w sprawie stosowanej stawki zgodnie z ogólnymi zasadami prawnymi ustanowionymi w art. 67 ust. 5 i art. 68 akapit pierwszy RWP.

2.7.2. Przykłady

Przykład finansowania krzyżowego z EFS i EFRR przy stawkach jednostkowych lub kwotach ryczałtowych Jeżeli, w przypadku operacji w ramach EFS, standardowa stawka wynosząca 6 EUR/ osobogodzinę obejmuje zakup infrastruktury za kwotę 0,50 EUR/godz. kwalifikowalnej w ramach EFRR, kwota finansowana krzyżowo będzie stanowiła iloczyn 0,50 EUR i liczby zrealizowanych osobogodzin. Ta sama zasada ma zastosowanie do kwot ryczałtowych: jeżeli projekt szczegółowego budżetu obejmuje niektóre „wydatki finansowane krzyżowo”, będą one rozliczane i monitorowane oddzielnie. Na przykład w ramach kwoty ryczałtowej 20 000 EUR finansowanej z programu EFS wydatki odnoszące się do EFRR stanowią 5 000 EUR. Po zakończeniu operacji kwota finansowana krzyżowo będzie kwotą określoną ex ante (5 000 EUR z 20 000 EUR) lub wyniesie zero, jeżeli dotacja nie zostanie wypłacona, gdyż określony wstępnie produkt nie został zrealizowany. Binarność kwot ryczałtowych, jeśli nie zostanie ograniczona ustaleniem celów pośrednich, będzie mieć również zastosowanie do wydatków finansowanych krzyżowo.

Przykład finansowania krzyżowego z EFS i EFRR przy finansowaniu według stawek zryczałtowanych W przypadku stawki zryczałtowanej dla kosztów pośrednich kwota finansowana krzyżowo będzie kwotą „kosztów bezpośrednich finansowanych krzyżowo”, dodaną do kosztów pośrednich wyliczonych na podstawie stawki zryczałtowanej mającej zastosowanie do tych „kosztów bezpośrednich finansowanych krzyżowo”. Na przykład w ramach operacji o wartości 15 000 EUR finansowanej z programu EFRR koszty bezpośrednie odnoszące się do EFS stanowią 3 000 EUR, a koszty pośrednie są obliczane jako 10 % kosztów bezpośrednich (300 EUR). Kwota finansowana krzyżowo wyniesie zatem 3 300 EUR. Jeżeli po zakończeniu operacji koszty bezpośrednie zostaną zmniejszone, kwota finansowana krzyżowo (obejmująca koszty pośrednie) zostanie zmniejszona według tego samego wzoru.

2.8. Szczegółowe zasady dotyczące EFRROW i EWT

Szczegółowe zasady dotyczące EFRROW

Wykaz środków w ramach EFRROW, które wchodzą w zakres stosowania uproszczonych form kosztów, znajduje się w załączniku III do niniejszych wytycznych.

Szczegółowe zasady dotyczące EWT Szczegółowe zasady dotyczące kwalifikowalności wydatków na potrzeby programów współpracy w odniesieniu do kosztów personelu, wydatków biurowych i administracyjnych, kosztów podróży i zakwaterowania, kosztów pomocy zewnętrznych ekspertów i kosztów usług oraz wydatków na sprzęt są ustanowione na poziomie UE. Nie naruszając zasad kwalifikowalności określonych w RWP, rozporządzeniu w sprawie EWT oraz w szczegółowych zasadach kwalifikowalności na potrzeby programu współpracy, komitet monitorujący ustanawia dodatkowe zasady kwalifikowalności wydatków w odniesieniu do programu współpracy jako całości. W sprawach nieobjętych wyżej wymienionymi zasadami stosuje się przepisy krajowe państwa członkowskiego, w którym wydatki są ponoszone.

ROZDZIAŁ 3

Rodzaje uproszczonych form kosztów

3.1. Finansowanie według stawek zryczałtowanych

W przypadku finansowania według stawek zryczałtowanych określone kategorie kosztów kwalifikowalnych, które są jasno sprecyzowane z wyprzedzeniem, oblicza się przez zastosowanie odsetka – ustalonego ex ante – do jednej lub do kilku innych kategorii kosztów kwalifikowalnych.

3.1.1. Określanie kategorii kosztów

W systemie finansowania według stawek zryczałtowanych istnieją maksymalnie trzy rodzaje kategorii kosztów:

— rodzaj 1: kategorie kosztów kwalifikowalnych, na podstawie których stawka zryczałtowana ma być stosowana w celu obliczenia kwot kwalifikowalnych,

— rodzaj 2: kategorie kosztów kwalifikowalnych, które zostaną obliczone w oparciu o stawkę zryczałtowaną,

— rodzaj 3: w stosownych przypadkach, inne kategorie kosztów kwalifikowalnych: nie stosuje się do nich stawki i nie są one obliczane w oparciu o stawkę zryczałtowaną.

Stosując system finansowania według stawek zryczałtowanych, instytucja zarządzająca musi określić kategorie kosztów należących do każdego z wymienionych rodzajów: każda kategoria wydatków wyraźnie zalicza się do jednego – i tylko jednego – z tych trzech rodzajów. Należy zawrócić uwagę, że w niektórych przypadkach jeden rodzaj może być określony poprzez przeciwstawienie innemu rodzajowi lub innym rodzajom (na przykład w systemie, w którym istnieją tylko koszty bezpośrednie (rodzaj 1) oraz koszty pośrednie (rodzaj 2), za koszty pośrednie można uznać wszystkie koszty kwalifikowalne, które nie są bezpośrednimi kosztami kwalifikowalnymi).

W RWP nie wprowadzono ograniczeń co do kategorii kosztów kwalifikowalnych, które można stosować w odniesieniu do finansowania według stawek zryczałtowanych. Głównym celem stosowania stawek zryczałtowanych powinno jednak być uproszczenie oraz obniżenie poziomu błędu. Stąd stawki zryczałtowane są najstosowniejsze w przypadku kosztów, które są stosunkowo niskie i których weryfikacja jest kosztowna.

W przypadku gdy operacja (26) obejmuje więcej niż jeden projekt, stawka zryczałtowana może być stosowana na poziomie projektu, pod warunkiem że działania i koszty pomiędzy poszczególnymi projektami są wyraźnie rozgraniczone.

3.1.2. Specjalne systemy finansowania w oparciu o stawki zryczałtowane służące obliczaniu kategorii kosztów wyszczególnionych w RWP i w rozporządzeniach dotyczących poszczególnych funduszy

Określone specjalne systemy finansowania w oparciu o stawki zryczałtowane zdefiniowano na szczeblu legislacyjnym. Większość z nich może być stosowana bez konieczności ustanawiania przez instytucję zarządzającą metody obliczania służącej do określenia mającej zastosowanie stawki. Te stawki zryczałtowane określono w art. 68 (z wyjątkiem lit. a), gdzie dla podobnych operacji nie udostępniono metody krajowej), 68a i 68b. Na mocy tych przepisów do określonej kategorii kosztów (koszty bezpośrednie, koszty bezpośrednie inne niż koszty personelu lub bezpośrednie koszty personelu) stosuje się stawkę zryczałtowaną w celu obliczenia innych kategorii kosztów (odpowiednio: koszty pośrednie, bezpośrednie koszty personelu i pozostałe koszty kwalifikowalne operacji).

Korzystanie z któregokolwiek z określonych powyżej systemów wymaga od instytucji zarządzającej (lub komitetu monitorującego dla programu EWT) zdefiniowania kategorii kosztów objętych stawką zryczałtowaną, tj. kosztów bezpośrednich i pośrednich oraz bezpośrednich kosztów personelu. Za zdefiniowanie w sposób spójny, jednoznaczny i niedyskryminacyjny różnych kategorii kosztów odpowiada wyłącznie dane państwo członkowskie. Jest to szczególnie istotne w przypadku definicji bezpośrednich kosztów personelu, do których stosuje się stawkę zryczałtowaną dla innych kosztów.

Powinno to być wyraźnie określone w krajowych zasadach kwalifikowalności lub zasadach programu w programach EWT.

Jako ogólne wytyczne poniżej podano następujące definicje:

— Koszty bezpośrednie to koszty, które są bezpośrednio powiązane z realizacją operacji lub projektu, przy czym bezpośrednie powiązanie z taką pojedynczą operacją lub projektem można udokumentować.

— Koszty pośrednie to natomiast zazwyczaj koszty, które nie są lub nie mogą być bezpośrednio powiązane z realizacją danej operacji. Koszty takie obejmują koszty administracyjne, w przypadku których trudno jest dokładnie określić kwotę, którą można przypisać konkretnej operacji lub projektowi (typowe wydatki administracyjne/wydatki na personel, takie jak: koszty zarządzania, wydatki związane z rekrutacją, koszty obsługi księgowej lub sprzątania itp.; wydatki na telefon, wodę, energię elektryczną itd.).

— Koszty personelu (27) są określone przepisami krajowymi i wynikają zazwyczaj z umowy zawartej między pracodawcą a pracownikiem lub umów o świadczenie usług w przypadku personelu zewnętrznego (pod warunkiem że koszty te są łatwe do zidentyfikowania). Na przykład jeżeli beneficjent zawiera z zewnętrzną osobą prowadzącą szkolenie umowę o świadczenie usług polegających na prowadzeniu szkoleń wewnątrzzakładowych u beneficjenta, na fakturze trzeba wskazać różne rodzaje kosztów. Wynagrodzenie osoby prowadzącej szkolenie będzie traktowane jako koszt personelu zewnętrznego. Jeżeli kosztów personelu osoby prowadzącej szkolenie nie da się zidentyfikować jako kategorii osobnej od innych kategorii kosztów, na przykład materiałów dydaktycznych, nie można ich wykorzystać jako podstawy stawek zryczałtowanych, na przykład stawki zryczałtowanej w wysokości 40 % określonej w art. 68b ust. 1 RWP. Koszty personelu są określone przepisami krajowymi i zazwyczaj obejmują wynagrodzenie ogółem, w tym świadczenia rzeczowe zgodnie z układami zbiorowymi, wypłacane personelowi w zamian za prace związane z operacją. Obejmują one także podatki i składki na ubezpieczenie społeczne pracowników (pierwszy i drugi filar, trzeci filar tylko wtedy, gdy jest to określone w układzie zbiorowym lub w umowie o pracę), jak również obowiązkowe i dobrowolne składki pracodawcy na ubezpieczenie społeczne. Koszty personelu mogą stanowić koszty bezpośrednie lub pośrednie, w zależności od analizy każdego przypadku.

W związku z tym do celów stosowania stawek zryczałtowanych określonych w art. 68 akapit pierwszy lit. b) RWP i art. 68b ust. 1 RWP (lub innej stawki zryczałtowanej ustanowionej przez instytucję zarządzającą na podstawie art. 67 ust. 5 RWP, która ma być stosowana do bezpośrednich kosztów personelu), całkowitą wartość wynagrodzenia określoną w przepisach krajowych można uznać za koszty personelu, ponieważ stanowią one rzeczywiste wynagrodzenie za pracę tej osoby w ramach operacji, a zatem należy je uwzględnić przy określaniu innych rodzajów kosztów operacji (które oblicza się przez zastosowanie stawki zryczałtowanej do bezpośrednich kosztów personelu). Dotyczy to również przypadków, w których wynagrodzenie jest (częściowo) zwracane lub finansowane przez strony trzecie (np. bezpośredni personel został zatrudniony w ramach dotacji na rekrutację; stawka zryczałtowana jest stosowana do całkowitej wartości wynagrodzenia, nawet jeśli jego część jest wypłacana przez osobę trzecią).

Kosztów podróży nie uznaje się jednak za koszty personelu, z wyjątkiem wydatków na dojazd do miejsca pracy, jeżeli w przepisach krajowych określono, że koszty te stanowiły część kosztów zatrudnienia brutto. Dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych uczestnikom operacji EFS również nie uznaje się za koszty personelu.

3.1.2.1. Metody obliczania kosztów pośrednich

W art. 68 RWP akapit pierwszy określono, że w przypadku gdy wdrażanie operacji prowadzi do powstania kosztów pośrednich, mogą one być obliczone według jednej ze stawek zryczałtowanych podanych w lit. a), lit. b) i lit. c). Stosowanie tych stawek zryczałtowanych do obliczania kosztów pośrednich jest nieobowiązkowe, tj. to do instytucji zarządzającej należy decyzja, czy stosować te stawki zryczałtowane, rzeczywiste koszty, czy inne uproszczone formy kosztów ustalone na podstawie art. 67 ust. 5 RWP (np. koszty pośrednie mogą być ujęte w kwocie ryczałtowej lub stawce jednostkowej ustalonych na podstawie jednej z metod określonych w art. 67 ust. 5 RWP).

— W lit. a) określono ogólny system finansowania w oparciu o stawki zryczałtowane w przypadku kosztów pośrednich, w którym stawka wynosi do 25 % kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich. Celem tego przepisu jest wprowadzenie górnego limitu kwoty kosztów pośrednich, które mogą być obliczane na podstawie stawki zryczałtowanej. Inaczej niż w przypadku art. 68 akapit pierwszy lit. b) RWP, stawka, którą należy zastosować, musi być uzasadniona zgodnie z jedną z metod obliczania na mocy art. 67 ust. 5 lit. a) lub c) RWP (tj. rzetelną, weryfikowalną i sprawiedliwą metodą obliczania lub metodą stosowaną w ramach systemów dotacji w całości finansowanych przez państwo członkowskie w odniesieniu do podobnego rodzaju operacji). System ten jest elastyczny. Może być oparty: — wyłącznie na dwóch rodzajach kosztów – rodzaj 1: koszty bezpośrednie, rodzaj 2: koszty pośrednie, lub — na trzech rodzajach kosztów: rodzaj 1: „ograniczone” koszty bezpośrednie (tj. podkategoria kosztów bezpośrednich), rodzaj 2: koszty pośrednie obliczone na podstawie rodzaju 1 i rodzaju 3: koszty bezpośrednie inne niż „ograniczone” (rodzaj 1). Możliwe jest na przykład ustanowienie stawki zryczałtowanej, która będzie stosowana do kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów personelu (które stanowią podkategorię kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich). Ta stawka zryczałtowana stosowana do kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów personelu może być wyższa niż 15 % przewidziane w art. 68 lit. b) RWP, pod warunkiem że ta stawka zryczałtowana nie przekracza 25 % kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich (w celu przestrzegania górnego limitu określonego w art. 68 lit. a) RWP). W związku z tym, niezależnie od podkategorii kosztów bezpośrednich, które instytucja zarządzająca wykorzystuje do ustalenia stawki zryczałtowanej na potrzeby obliczenia kosztów pośrednich, instytucja zarządzająca będzie zawsze musiała zweryfikować, czy kwota ta (tj. kwota obliczona na podstawie tej stawki zryczałtowanej) nie przekracza 25 % kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich.

— W lit. b) wprowadzono stawkę zryczałtowaną w wysokości do 15 % bezpośrednich kosztów personelu na potrzeby obliczenia kosztów pośrednich. Instytucja zarządzająca może bezpośrednio stosować stawkę zryczałtowaną, bez żadnego uzasadnienia. Jest to przykład systemu, w którym będą istniały trzy kategorie kosztów: (rodzaj 1) bezpośrednie koszty personelu, (rodzaj 2) koszty pośrednie, (rodzaj 3) koszty bezpośrednie inne niż koszty personelu (zob. przykład w załączniku I).

— Zgodnie z lit. c) możliwe jest stosowanie stawki zryczałtowanej dla systemów kosztów pośrednich istniejących w polityce Unii, takich jak systemy stosowane w ramach programu „Horyzont 2020”, programu LIFE itp. W art. 20 i 21 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 r. (28) przewiduje się przepisy uzupełniające w odniesieniu do stawek zryczałtowanych mających zastosowanie do metod kosztów pośrednich stosowanych w innych obszarach polityki Unii oraz zakres ich stosowania do funduszy ESI (zob. sekcja 4.4).

3.1.2.2. Stawka zryczałtowana stosowana do ustalenia bezpośrednich kosztów personelu

Art. 68a ust. 1 RWP stanowi, że bezpośrednie koszty personelu danej operacji można obliczać według stawki zryczałtowanej w wysokości do 20 % kosztów bezpośrednich innych niż koszty personelu tej operacji. Oznacza to, że jedynie bezpośrednie koszty personelu można obliczać według stawki zryczałtowanej (stosowanej do kosztów bezpośrednich innych niż koszty personelu) bez wymogu dokonywania przez państwo członkowskie obliczeń w celu ustalenia stawki mającej zastosowanie.

W przypadku gdy koszty bezpośrednie tej operacji obejmują jednak zamówienia na roboty budowlane, których wartość przekracza próg określony w art.4 lit. a) dyrektywy 2014/24/UE, zastosowanie powyższej stawki zryczałtowanej wymaga przeprowadzenia obliczeń w celu określenia stawki mającej zastosowanie.

Bezpośrednie koszty personelu określone w taki sposób mogą stanowić podstawę do zastosowania stawki zryczałtowanej na mocy art. 68 akapit pierwszy lit. b) RWP (stawka zryczałtowana w wysokości do 15 % kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów personelu w celu obliczenia kosztów pośrednich). Natomiast bezpośrednie koszty personelu obliczone na podstawie tej stawki zryczałtowanej nie mogą służyć za podstawę stawki zryczałtowanej na mocy art. 68b ust. 1 RWP (stawka zryczałtowana w wysokości do 40 % kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów personelu w celu obliczenia pozostałych kosztów kwalifikowalnych operacji), zob. art. 68b ust. 2 RWP.

Stosowanie tej stawki zryczałtowanej do obliczania bezpośrednich kosztów personelu jest fakultatywne, tj. to do instytucji zarządzającej należy decyzja, czy zastosować tę stawkę zryczałtowaną, czy też wykorzystać rzeczywiste koszty lub inne uproszczone formy kosztów ustalone na podstawie art. 67 ust. 5 RWP.

3.1.2.3. Stawka zryczałtowana stosowana do ustalenia wszystkich innych kosztów operacji, niestanowiących bezpośrednich kosztów personelu

W art. 68b ust. 1 RWP dopuszcza się sytuację, w której bezpośrednie koszty personelu można wykorzystać do obliczenia wszystkich innych pozostałych kosztów kwalifikowalnych operacji na podstawie stawki zryczałtowanej w wysokości do 40 % kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów personelu. „Wszystkie inne pozostałe koszty kwalifikowalne” operacji obejmują wszystkie inne kwalifikowalne koszty bezpośrednie (z wyjątkiem bezpośrednich kosztów personelu), koszty pośrednie oraz, w przypadku EFRR, EFS i EFRROW, koszty wymienione w art. 68b ust. 1 akapit drugi RWP.

— Pozostałe koszty kwalifikowane oraz dodatki i wynagrodzenia wypłacane uczestnikom Art. 68b, wprowadzony rozporządzeniem zbiorczym, jest wzorowany na art. 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie EFS (przed zmianą wprowadzoną rozporządzeniem zbiorczym), w którym przewidziano już tę stawkę zryczałtowaną dla operacji wspieranych z EFS. Rozporządzeniem zbiorczym rozszerza się stosowanie tej stawki zryczałtowanej na wszystkie fundusze ESI. Istnieje jednak istotna różnica między tymi dwoma przepisami. W art. 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie EFS nie uwzględniono wyjątku dotyczącego wynagrodzeń i dodatków wypłacanych uczestnikom. Dlatego też uznano je za część „pozostałych kosztów kwalifikowalnych operacji”. Oznacza to, że art. 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie EFS nie zezwalał beneficjentom na deklarowanie wynagrodzeń i dodatków wypłacanych uczestnikom oprócz kosztów obliczanych na podstawie stawki zryczałtowanej i bezpośrednich kosztów personelu. Dlatego brak było zachęty do stosowania art. 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie EFS, jako że zastosowanie stawki zryczałtowanej w wysokości 40 % do kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów personelu byłoby często niewystarczające do pokrycia kosztów dodatków i wynagrodzeń wypłacanych uczestnikom. W związku z tym rozporządzenie zbiorcze, oprócz rozszerzenia tej stawki zryczałtowanej na wszystkie fundusze ESI, dopuszcza również, w przypadku operacji realizowanych w ramach EFS, EFRR lub EFRROW, aby wynagrodzenia i dodatki wypłacane uczestnikom były uznawane za dodatkowe koszty kwalifikowalne nieuwzględnione w stawce zryczałtowanej (art. 68b ust. 1 akapit drugi RWP). Oznacza to, że po wejściu w życie rozporządzenia zbiorczego można ubiegać się o pokrycie takich wynagrodzeń, (tj. (miesięcznego) wynagrodzenia brutto pracowników) oraz dodatków (takich jak zasiłki dla bezrobotnych; diety dzienne czy diety za czas podróży) oprócz bezpośrednich kosztów personelu oraz stawki zryczałtowanej stosowanej do operacji na podstawie art. 68b ust. 1 rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów. Należy zwrócić uwagę, że „wynagrodzenia i dodatki wypłacane uczestnikom” obejmują nie tylko przypadek wynagrodzeń i dodatków wypłacanych przez beneficjenta, lecz również przypadki, gdy wynagrodzenia lub dodatki te wypłaca strona trzecia, jeżeli są one uznawane za koszt kwalifikowalny. Tak jest na przykład w przypadku EFS, gdy spełniają one warunki określone w art. 13 ust. 5 rozporządzenia w sprawie EFS (29).

— Stosowanie stawki zryczałtowanej 40 % Przepis ten pozwala instytucji zarządzającej na stosowanie stawki zryczałtowanej w wysokości do 40 % bez obowiązku dokonania jakichkolwiek obliczeń w celu ustalenia stawki mającej zastosowanie. Oznacza to, że instytucja zarządzająca może stosować każdą stawkę nie wyższą niż 40 % bez jakiegokolwiek wymogu jej uzasadniania. Pozostaje to bez uszczerbku dla konieczności zapewnienia równego traktowania beneficjentów. Instytucja zarządzająca może jednak ustalić stawkę wyższą niż 40 % na podstawie jednej z metod określonych w art. 67 ust. 5 rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów (tzn. poza zakresem art. 68b). Ponadto, jak wyjaśniono w sekcji 3.1.2.2., zgodnie z art. 68b ust. 2 ta stawka zryczałtowana w wysokości do 40 % nie może być stosowana do operacji, w której przypadku całkowite bezpośrednie koszty personelu obliczane są na podstawie stawki zryczałtowanej (np. stawki zryczałtowanej określonej w art. 68a ust. 1 rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów).

Przykład Szacowane koszty szkolenia przedstawiają się następująco: Koszty bezpośrednie ogółem 55 000 Bezpośrednie koszty personelu 30 000 Koszty pomieszczeń 4 000 Koszty podróży 5 000 Wyżywienie 1 000 Rozpowszechnianie informacji / promocja 5 000 Dodatki wypłacane uczestnikom szkolenia przez publiczne służby zatrudnienia 10 000 Koszty pośrednie ogółem 5 000 Pośrednie koszty personelu 4 000 Energia elektryczna, telefon 1 000 Instytucja zarządzająca może podjąć decyzję o zastosowaniu przepisów art. 68b ust. 1 RWP w odniesieniu do tego projektu. W takim przypadku maksymalne przyznane środki w umowie o udzielenie dotacji wynosiłyby: Bezpośrednie koszty personelu: 30 000 EUR Pozostałe koszty: 30 000 × 40 % = 12 000 EUR Dodatki wypłacane uczestnikowi szkolenia przez publiczne służby zatrudnienia można zgłaszać oprócz bezpośrednich kosztów personelu oraz stawki zryczałtowanej, a zatem koszty kwalifikowalne ogółem wynosiłyby: Koszty ogółem: 30 000 + 12 000 + 10 000 = 52 000 EUR

3.1.2.4. Uzasadnienie stawek zryczałtowanych określonych w rozporządzeniu w sprawie wspólnych przepisów

Stawki zryczałtowane, o których mowa w art. 68 akapit pierwszy lit. b), art. 68b ust. 1 i art. 68a ust. 1 RWP pozwalają na stosowanie stawki „do wysokości” stawki określonej w danym artykule bez konieczności dokonywania przez państwo członkowskie obliczenia w celu ustalenia tej stawki. Oznacza to, że instytucja zarządzająca może stosować każdą stawkę, do wysokości stawki wymienionej w odpowiednim artykule, i nie będzie musiała uzasadniać wyboru takiej stawki nawet jeśli stawka ta jest niższa niż stawka określona w rozporządzeniu. W przypadku wyboru niższej stawki nie ma wymogu dokonania jakiegokolwiek obliczenia.

Przy podejmowaniu decyzji, jaka stawka zryczałtowana ma być stosowana, należy przestrzegać zasady równego traktowania beneficjentów.

3.1.2.5. Stosowanie w czasie

Zmiany wprowadzone rozporządzeniem zbiorczym do art. 68 rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów, a także nowy art. 68a i nowy art. 68b rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów mają zastosowanie od daty wejścia w życie rozporządzenia, tj. od dnia 2 sierpnia 2018 r. (30).

Przepisy te mogą być stosowane w przypadku operacji, w których nie wybrano jeszcze potencjalnych beneficjentów (tzn. zaproszenie do składania wniosków jest nadal otwarte albo ogłoszono nowe zaproszenie). Przepisy te zapewniają beneficjentom więcej korzyści, mogą zatem być stosowane w przypadku operacji, które są już realizowane, z zastrzeżeniem spełnienia łącznie następujących warunków:

— warunki wsparcia (na podstawie nowych przepisów) są wprowadzane na przyszłość, tj. w odniesieniu do realizacji operacji w przyszłości,

— przestrzegana jest zasada równego traktowania beneficjentów,

— w przypadku operacji będących w trakcie realizacji beneficjent zgadza się na zmianę warunków oraz na to, że refundacja nastąpi na podstawie uproszczonej formy kosztów,

— występuje wyraźnie rozgraniczenie pomiędzy okresem refundacji na podstawie rzeczywistych kosztów (lub poprzednich przepisów związanych z uproszczonymi formami kosztów) a okresem opartym na uproszczonych formach kosztów wprowadzonym rozporządzeniem zbiorczym. Jeżeli na przykład wprowadzono stawkę zryczałtowaną w wysokości 15 % w odniesieniu do kosztów pośrednich w oparciu o kwalifikowalne bezpośrednie koszty personelu (art. 68 akapit pierwszy litera b) RWP) należy ustalić, że począwszy od określonej daty („data x”, nie wcześniej niż dnia 2 sierpnia 2018 r.) koszty pośrednie będą obliczane i refundowane na podstawie tej stawki zryczałtowanej, tzn. ta stawka zryczałtowana w odniesieniu do kosztów pośrednich będzie stosowana do wszystkich kosztów personelu ponoszonych począwszy od tej daty („data x”). Ta sama zasada ma zastosowanie do stawki zryczałtowanej w wysokości 40 % określonej w art. 68b ust. 1 RWP, w tym do możliwości deklarowania dodatków i wynagrodzeń wypłacanych uczestnikom. Na przykład w przypadku operacji w ramach EFS, które otrzymały wsparcie na podstawie art. 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie EFS przed wejściem w życie rozporządzenia zbiorczego, tylko dodatki i wynagrodzenia wypłacane uczestnikom począwszy od „daty x” mogłyby być deklarowane jako dodatkowe koszty kwalifikowalne).

Przykład Instytucja zarządzająca chce obliczyć wszystkie pozostałe koszty kwalifikowalne operacji stosując stawkę zryczałtowaną do kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów personelu w ramach operacji opiewającej na kwotę 150 000 EUR. Zgodnie z art. 68b ust. 1 rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów instytucja zarządzająca postanawia zastosować stawkę 35 %. Oznacza to, że całkowite koszty kwalifikowalne operacji będą wynosiły 150 000 EUR + (150 000 EUR × 0,35) = 202 500 EUR.

Przykład (fundusze ESI): Rozwój lokalny kierowany przez społeczność (RLKS) Instytucja zarządzająca oceniła na podstawie dotychczasowych doświadczeń typowy udział kosztów bieżących i kosztów animowania danej lokalnej grupy działania w porównaniu z wydatkami poniesionymi na realizację operacji lokalnych w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność oraz przygotowanie i realizację przedsięwzięć lokalnej grupy działania w zakresie współpracy. Mimo że wsparcie z funduszy ESI na koszty bieżące i koszty animowania nie może przekraczać pułapu 25 % całkowitych wydatków publicznych poniesionych w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność zgodnie z art. 35 ust. 2 RWP, doświadczenie pokazuje, że w większości przypadków odsetek ten jest w rzeczywistości niższy. Instytucja zarządzająca ustanawia stawkę zryczałtowaną w wysokości 17 % kosztów realizacji (w oparciu o rzetelną, sprawiedliwą i weryfikowalną metodykę zgodnie z art. 67 ust. 1 lit. d) i art. 67 ust. 5 lit. a) RWP, ale nie zgodnie z art. 68 lit. a) RWP, gdyż stawka zryczałtowana na podstawie art. 35 ust. 2 RWP nie obejmuje wyłącznie kosztów pośrednich) wydatków poniesionych na realizację operacji w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność oraz na przygotowanie i realizację przedsięwzięć lokalnej grupy działania w zakresie współpracy, w celu pokrycia następujących kosztów: — kosztów bieżących (koszty operacyjne, koszty personelu, koszty szkolenia, koszty związane z public relations, koszty finansowe, koszty związane z monitorowaniem i oceną strategii, zob. art. 35 ust. 1 lit. d) RWP), — kosztów związanych z animowaniem realizacji strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność, aby ułatwić wymianę między zainteresowanymi stronami w celu dostarczania informacji i aby promować strategię oraz wspierać potencjalnych beneficjentów, mając na celu opracowywanie operacji i przygotowywanie wniosków, zob. art. 35 ust. 1 lit. e) RWP. Dlatego jeżeli budżet przydzielony lokalnej grupie działania na lata 2014–2020 na realizację operacji w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność oraz na przygotowanie i realizację przedsięwzięć tej grupy w zakresie współpracy wynosi 1,5 mln EUR (rodzaj 1), maksymalny budżet odpowiadający kosztom bieżącym i kosztom animowania będzie wynosił 1,5 mln EUR × 17 % = 255 000 EUR (rodzaj 2). W związku z tym łączny przydział środków budżetowych dla lokalnej grupy działania wynosi 1,755 mln EUR. Na etapie realizacji oznacza to, że ilekroć beneficjent wnioskuje o refundację wydatków poniesionych na projekt, lokalna grupa działania będzie również mogła ubiegać się o 17 % tej kwoty na pokrycie swoich kosztów bieżących i kosztów animowania. Na przykład jeżeli wydatki poniesione w ramach projektu wynoszą 1 000 EUR (rodzaj 1), lokalna grupa działania może zadeklarować instytucji zarządzającej 1 000 EUR × 17 % = EUR 170 (rodzaj 2) na pokrycie swoich kosztów bieżących i kosztów animowania. Lokalna grupa działania nie będzie musiała dostarczać dokumentów potwierdzających w odniesieniu do swoich kosztów bieżących i kosztów animowania zadeklarowanych na podstawie stawki zryczałtowanej, ale metodyka, w oparciu o którą ustalono stawkę 17 %, musi być weryfikowalna. Należy zauważyć, że stawka zryczałtowana może być ustalona odrębnie wyłącznie w odniesieniu do kosztów bieżących i kosztów animowania. Uwaga: Należy pamiętać, że podobnie jak w powyższym przykładzie metodyka ustalenia stawki zryczałtowanej niekoniecznie musi być zgodna z metodyką zastosowaną w celu określenia maksymalnego pułapu wynoszącego 25 %. Bez względu na metodykę zastosowaną w celu ustalenia stawki zryczałtowanej przepisy dotyczące maksymalnego pułapu kosztów bieżących i kosztów animowania określonego w art. 35 ust. 2 RWP muszą być przestrzegane.

3.2. Standardowe stawki jednostkowe

3.2.1. Zasady ogólne

W przypadku standardowych stawek jednostkowych całość lub część kosztów kwalifikowalnych operacji będzie obliczana na podstawie ujętych ilościowo czynności, nakładów, produktów lub rezultatów przemnożonych przez wcześniej ustalone standardowe stawki jednostkowe. Opcja ta może zostać zastosowana w odniesieniu do każdego rodzaju operacji bądź projektu lub części operacji bądź projektu, gdy możliwe jest określenie ilości odnoszących się do czynności i standardowych stawek jednostkowych. Standardowe stawki jednostkowe mają zazwyczaj zastosowanie do wielkości, które łatwo określić.

Koszty jednostkowe mogą odnosić się do procesu, tj. mieć na celu ujęcie, dzięki jak najlepszemu przybliżeniu, rzeczywistych kosztów realizacji operacji. Mogą być również oparte na wynikach (produkcie lub rezultacie/wyniku) lub zdefiniowane pod względem zarówno procesu, jak i wyników. Różne stawki jednostkowe można ponadto określać w odniesieniu do różnych działań w ramach operacji.

Dokonując wyboru między stawkami jednostkowymi opartymi na procesie, a tymi opartymi na produkcie, instytucje zarządzające powinny wziąć pod uwagę ścieżkę audytu.

Przykład (EFS) a) Stawki jednostkowe oparte na procesie: W przypadku zaawansowanego szkolenia informatycznego w wymiarze 1 000 godzin zorganizowanego dla 20 osób koszty kwalifikowalne można obliczyć na podstawie iloczynu kosztu godziny szkolenia i liczby osobogodzin. Koszt godziny szkolenia został ustalony z góry przez instytucję zarządzającą i jest podany w dokumencie określającym warunki wsparcia. Zakładając na przykład, że instytucja zarządzająca ustaliła koszty szkolenia na 7 EUR za godzinę szkolenia na osobę, maksymalna dotacja przeznaczona na ten projekt wyniesie: 1 000 godzin × 20 uczestników szkolenia × 7 EUR/godz. na osobę = 140 000 EUR. Po zakończeniu operacji ostateczne koszty kwalifikowalne zostaną określone na podstawie rzeczywistej liczby godzin przeznaczonych na każdego uczestnika szkolenia (która może uwzględniać usprawiedliwione nieobecności) według faktycznego udziału uczestników szkolenia i przeprowadzonych kursów. W dalszym ciągu będzie istniała potrzeba stosowania dokładnych list obecności opisujących czynności szkoleniowe i poświadczających faktyczną obecność uczestników szkolenia. Jeżeli ostatecznie w szkoleniu uczestniczyło tylko 18 osób, przy czym 6 z nich przez 900 godzin, 5 przez 950 godzin, 5 przez 980 godzin, a pozostałe 2 osoby przez 1 000 godzin, całkowita liczba osobogodzin wyniesie: 900 × 6 + 950 × 5 + 980 × 5 + 1 000 × 2 = 17 050 osobogodzin ogółem. Wydatki kwalifikowalne będą wynosiły: 17 050 godzin szkolenia × 7 EUR = 119 350 EUR. b) Stawki jednostkowe oparte na rezultacie: Zaawansowane szkolenie informatyczne trwa 1 000 godzin i składa się z 5 modułów po 200 godzin. Do ustalenia całkowitych kosztów przeprowadzenia tego szkolenia informatycznego dla 25 uczestników zastosowano rzetelną, sprawiedliwą i weryfikowalną metodę obliczeń, zgodnie z art. 67 ust. 5 lit. a) rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów. Całkowite koszty w wysokości 140 000 EUR przypisuje się następnie do uczestników, którzy z powodzeniem ukończyli moduł szkolenia. Biorąc pod uwagę historyczną stopę niepowodzenia wynoszącą 20 % (tzn. 5 uczestników) stawka jednostkowa na jednego uczestnika i pomyślnie ukończony moduł wynosiłaby 140 000 EUR/20 uczestników/5 modułów = 1 400 EUR (stawka jednostkowa na jednego uczestnika na jeden pomyślnie ukończony moduł). Ścieżka audytu obejmowałaby dokument wykazujący kwalifikowalność uczestnika oraz certyfikaty potwierdzające pomyślne ukończenie każdego modułu lub całego kursu. Karty ewidencji czasu szkolenia nie byłyby wymagane.

Przykład (w oparciu o produkty EFRR): Beneficjent, którym jest izba regionalna, organizuje usługę doradczą dla MŚP z regionu. Usługa będzie świadczona przez doradców izby regionalnej. W oparciu o dane księgowe działu „doradczego” izby z przeszłości wartość doradztwa jest szacowana na 350 EUR za dzień. Kwota wsparcia zostanie wyliczona na podstawie następującego wzoru: liczba dni × 350 EUR W dalszym ciągu będzie istniała potrzeba stosowania dokładnych kart ewidencji czasu pracy zawierających szczegóły czynności doradczych oraz dokumentujących obecność doradców.

Przykład (w oparciu o rezultaty EFS): 6-miesięczny program pomocy w szukaniu pracy („operacja”) może być finansowany na podstawie standardowych stawek jednostkowych (na przykład 2 000 EUR na osobę) w odniesieniu do każdego z 20 uczestników operacji, który znajdzie pracę i utrzyma ją przez z góry ustalony okres, na przykład przez sześć miesięcy. Stawkę jednostkową w wysokości 2 000 EUR na każdego uczestnika, który ukończy program z powodzeniem, ustalono uwzględniając koszty związane ze wszystkimi uczestnikami. Kwota ta obejmuje zatem również koszty związane z uczestnikami, którzy nie ukończyli programu z powodzeniem.

Wyliczenie maksymalnej kwoty dotacji przyznanej na tę operację: 20 osób × 2 000 EUR/staż = 40 000 EUR.

Ostateczne koszty kwalifikowalne oblicza się na podstawie rzeczywistego produktu operacji: jeżeli jedynie 17 osób znajdzie pracę na rynku pracy i utrzyma ją przez wymagany okres, ostateczne koszty kwalifikowalne, na podstawie których dotacja zostanie wypłacona beneficjentowi, wyniosą 17 × 2 000 EUR = 34 000 EUR.

Przykład (w oparciu o produkty EFRROW):„Inwestycje w rozwój obszarów leśnych i poprawę żywotności lasów” (art. 21 rozporządzenia (UE) nr 1305/2013)

Posiadacz lasów będzie otrzymywał wsparcie na zalesianie i utrzymanie 3 hektarów lasu przez 7 lat. Koszty (zalesiania i utrzymania) zostały ustalone z góry przez instytucję zarządzającą w zależności od rodzaju lasu. Metodyka ta zostanie włączona do programu rozwoju obszarów wiejskich. Koszty jednostkowe są następujące: 2 000 EUR/ha na zalesianie, a na utrzymanie – 600 EUR/ha w pierwszym roku i 500 EUR/ha w kolejnych latach.

Koszty kwalifikowalne ogółem wynoszą zatem:

3 ha × 2 000 EUR/ha + 3 ha × 600 EUR/ha + (3 ha × 500 EUR/ha) × 6 lat = 16 800 EUR

Przykład (w oparciu o proces EFMR): Gromadzenie danych (koszty statku)

Stawki dzienne za używanie statku obliczane są na podstawie danych historycznych (średnie wartości z zeszłych lat). Liczba dni wyasygnowanych na projekt jest następnie ewidencjonowana w rejestrach.

3.2.2. Koszty personelu obliczane według stawki godzinowej (art. 68a ust. 2–4 rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów)

Obliczenie stawki godzinowej

W art. 68a ust. 2–4 rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów określono szczegółową metodę obliczania kosztów personelu (31). Zgodnie z tym artykułem koszty personelu można określać poprzez obliczenie stawki godzinowej w następujący sposób:

Przed wejściem w życie rozporządzenia zbiorczego ta metoda obliczania kosztów personelu była już określona w art. 68 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów. W rozporządzeniu zbiorczym wprowadzono jednak dalsze zmiany do tego przepisu (obecnie przeniesione do nowego art. 68a ust. 2–4 rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów), aby wyjaśnić jego stosowanie i umożliwić wykorzystanie go w odniesieniu do osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Koszty personelu obliczane w powyższy sposób związane są z realizacją operacji. „Realizację operacji” należy rozumieć jako obejmującą wszystkie etapy operacji. Nie przewiduje się wykluczenia niektórych kosztów personelu związanych z określonymi etapami operacji.

Mianownik, tj. 1 720 godzin, to standardowy czas pracy w ciągu roku, który można stosować bezpośrednio, bez wymogu dokonywania przez państwo członkowskie jakichkolwiek obliczeń. Liczba ta opiera się na średniej tygodniowej liczbie godzin pracy w państwach członkowskich pomnożonej przez 52 tygodnie, pomniejszonej o coroczny płatny urlop oraz o średnią liczbę dni w roku ustawowo wolnych od pracy.

Wartość w liczniku należy jednak uzasadnić. W rozporządzeniu w sprawie wspólnych przepisów mowa jest o „najbardziej aktualnych udokumentowanych rocznych kosztach zatrudnienia brutto”. Koszty zatrudnienia brutto nie są jednak zdefiniowane w rozporządzeniu w sprawie wspólnych przepisów. Zgodnie z art. 65 ust. 1 RWP w ramach krajowych zasad kwalifikowalności konieczne będzie określenie, co obejmują roczne koszty zatrudnienia brutto, z uwzględnieniem zwykłych praktyk księgowych (zob. sekcja 4.2.2.) (32) oraz przepisów krajowych (np. przepisy krajowe mogą określać, że wydatki na dojazdy do miejsca pracy należą do kosztów zatrudnienia brutto).

W rozporządzeniu mowa jest o obliczaniu stawki godzinowej przy użyciu „najbardziej aktualnych” udokumentowanych rocznych kosztów zatrudnienia brutto. Oznacza to, że wykorzystywane dane muszą być najnowszymi dostępnymi danymi. Metoda obliczeniowa oparta na danych historycznych beneficjenta jest zatem zazwyczaj nieadekwatna. Intencją zastosowania określenia „najbardziej aktualne” w art. 68a ust. 2 rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów jest zapewnienie, aby użyte dane były dostatecznie aktualne, a zatem wskazywały rzeczywiste koszty personelu.

Roczne koszty zatrudnienia brutto nie muszą odnosić się do roku kalendarzowego ani budżetowego (na przykład mogłyby to być dane dotyczące okresu od października 2015 r. do września 2016 r.). Ważne jest natomiast, aby koszty zatrudnienia brutto obejmowały pełen 12-miesięczny okres. Może to być 12-miesięczny okres poprzedzający koniec okresu sprawozdawczego (dotyczącego operacji lub programu), okres 12 miesięcy przed umową o udzielenie dotacji albo 12 miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego. Zgodnie z art. 68a rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów w przypadku gdy dane za pełen okres 12 miesięcy nie są dostępne,

— można je wyliczyć na podstawie dostępnych udokumentowanych kosztów zatrudnienia brutto (np. instytucja zarządzająca mogłaby wykorzystać dane dotyczące pracownika, w którego przypadku istnieją dane za okres 4 miesięcy, i ekstrapolować je w celu uzyskania rocznego kosztu zatrudnienia brutto, uwzględniając w stosownych przypadkach kwestie takie jak ustawowe wynagrodzenie za czas urlopu lub tak zwane trzynaste wynagrodzenie),

— można je ekstrapolować na podstawie umowy o pracę, uwzględniając kwalifikowalne składki na ubezpieczenia społeczne płacone przez pracodawców oraz wszelkie inne obowiązkowe płatności,

— może je wyliczyć na podstawie układów zbiorowych.

Roczne koszty zatrudnienia brutto mogą być oparte na rzeczywistych kosztach zatrudnienia tej osoby. W przypadku miesięcy z niepełnymi danymi można przyjąć wartości ekstrapolowane i uzyskać dobry wskaźnik zastępczy rzeczywistych kosztów 12-miesięcznego okresu.

Roczne koszty zatrudnienia brutto mogą też być oparte na średniej kosztów zatrudnienia większej zbiorczej grupy pracowników, na przykład należących do tej samej grupy zaszeregowania lub których łączą inne podobne wskaźniki w przybliżeniu korelujące z poziomem kosztów zatrudnienia.

Najbardziej aktualne roczne koszty zatrudnienia brutto należy udokumentować: można to zrobić za pomocą sprawozdań finansowych, sprawozdań płacowych, odniesień do ogólnodostępnych umów lub dokumentów itp. Dokumenty te nie muszą być poddawane audytowi ex ante, lecz muszą być dostępne na potrzeby audytu.

W szczególnych sytuacjach kwotę stawki godzinowej można również ustalić po rozpoczęciu projektu. Można ją ustalić na przykład w chwili, gdy pracownik najemny zaangażuje się w projekt (podpisanie umowy o pracę lub zmiana zakresu obowiązków pracownika) lub w momencie gdy beneficjent przedkłada instytucji zarządzającej sprawozdanie z poniesionych kosztów. W takim przypadku w dokumencie określającym warunki wsparcia należy jednak również określić szczegółowo sposób wykorzystania tej metodyki.

3.2.3. Ustalanie kwalifikowalnych kosztów personelu na podstawie obliczonej stawki godzinowej

Liczbę przepracowanych godzin należy ustalić zgodnie z zasadami kwalifikowalności danego programu operacyjnego. Do obliczania i deklarowania kwalifikowalnych kosztów personelu należy wykorzystywać tylko godziny przepracowane. Na przykład coroczny urlop jest już uwzględniony w obliczeniu stawek godzinowych kosztów personelu. Zwolnienie chorobowe można zadeklarować jako koszty personelu, jeżeli związane z nim koszty obciążają beneficjenta (tzn. zostały poniesione przez beneficjenta). W przypadku pokrycia kosztów przez stronę trzecią (np. długoterminowe zwolnienie chorobowe, którego koszty pokrywa system zabezpieczenia społecznego) lub w przypadku urlopu bezpłatnego lub bezpłatnej nieobecności (np. nieusprawiedliwionych nieobecności), w związku z którymi beneficjent nie ponosi żadnych kosztów, odpowiednie nieprzepracowane godziny/dni nie powinny być uwzględniane przy ustalaniu kwalifikowalnych kosztów personelu, które można zadeklarować. Wynika to z faktu, że w tych przypadkach beneficjent nie ponosi żadnych kosztów. Jeżeli jednak występują koszty personelu związane z dodatkowym personelem zastępującym osobę na zwolnieniu chorobowym (lub nieobecną w innym trybie), są one kwalifikowalne (tzn. odpowiednie przepracowane godziny uwzględnia się przy obliczaniu kwalifikowalnych kosztów personelu w tym czasie).

Zgodnie z art. 68a ust. 3 rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów zadeklarowana liczba faktycznie przepracowanych godzin nie może przekraczać liczby godzin użytej w ramach metody obliczeniowej opartej na art. 68a ust. 2 RWP. Oznacza to, że w przypadku wskazania w mianowniku liczby 1 720 liczba zadeklarowanych godzin nie może przekraczać 1 720. 1 720 stanowi zatem maksymalną liczbę godzin, jaką można zadeklarować w odniesieniu do pracy w ramach operacji w okresie 12 miesięcy. W przypadku użycia w mianowniku proporcjonalnego odsetka 1 720 godzin obowiązuje ta sama zasada (np. dla personelu z umową o pracę w niepełnym wymiarze wynoszącym 50 % w mianowniku wskazano by 860 godzin; dlatego też maksymalna liczba godzin, jaką można zadeklarować w przypadku odnośnego personelu, wynosi 860. W przypadku personelu przypisanego do kilku operacji górną granicę stosuje się proporcjonalnie w odniesieniu do każdej z nich).

Jak szczegółowo stwierdzono w art. 68a ust. 3 akapit drugi, nie ma to zastosowania do EWT w odniesieniu do osób, które pracują w niepełnym wymiarze czasu pracy na rzecz operacji, w którym to przypadku stawkę godzinową można pomnożyć przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych, a zatem można przekroczyć 1 720 g