W rozporządzeniu zawarto standardowe formularze będące częścią przewidzianego postępowania uproszczonego, które są dostępne w internecie na europejskim portalu „e-sprawiedliwość” we wszystkich językach urzędowych . Formularze zaktualizowano rozporządzeniem Komisji (UE) nr 936/2012 z dnia 4 października 2012 r. . Informacje dotyczące właściwości sądów do wydawania europejskiego nakazu zapłaty są dostępne w europejskim atlasie sądowym w sprawach cywilnych i handlowych. W 2010 r. Europejska Sieć Sądowa wydała przewodnik praktyczny dotyczący stosowania rozporządzenia .

To uproszczone i efektywne postępowanie może być stosowane wyłącznie w odniesieniu do roszczeń bezspornych. W celu ochrony skutecznego prawa do obrony pozwany może zatem złożyć oświadczenie o sprzeciwie w ciągu 30 dni od wydania nakazu zapłaty. Pozwany musi jedynie wskazać, że sprzeciwia się roszczeniu, bez konieczności uzasadnienia; nie musi być również reprezentowany przez prawnika. W takim przypadku postępowanie w sprawie europejskiego nakazu zapłaty zostaje zakończone. Można jednak nadal dochodzić tego roszczenia na podstawie przepisów zwykłego postępowania cywilnego, co pozwoli w pełni rozpatrzyć argumenty pozwanego.

Z tych powodów wprowadzono postępowanie w sprawie europejskiego nakazu zapłaty. Umożliwia ono wierzycielom dochodzenie bezspornych roszczeń cywilnych i handlowych zgodnie z jednolitą procedurą dostępną w 27 państwach członkowskich. Jest to procedura pisemna, która nie wymaga stawienia się przed sądem ani pomocy prawnika. Powód musi jedynie złożyć stosowny wniosek. Wnioskowi nie muszą towarzyszyć dowody w postaci dokumentów, w toku postępowania nie są wymagane również dalsze działania ze strony powoda. Europejski nakaz zapłaty jest wydawany przez sądy lub inne organy wymiaru sprawiedliwości. Może on być stosowany we wszystkich państwach członkowskich bez konieczności przeprowadzenia pośredniej procedury uznawania i egzekwowania (exequatur) wymaganej w państwie członkowskim, w którym egzekwowany jest nakaz zapłaty. Oznacza to, że europejski nakaz zapłaty może być egzekwowany w pozostałych państwach członkowskich w ten sam sposób, jak każdy inny lokalny nakaz zapłaty wydany w tych państwach, tj. bez konieczności stwierdzenia wykonalności.

Szybkie i skuteczne odzyskiwanie bezspornych niespłaconych długów ma zasadnicze znaczenie dla podmiotów gospodarczych w Unii Europejskiej. Spóźnione płatności to główna przyczyna upadłości, w szczególności małych i średnich przedsiębiorstw, prowadzących do utraty wielu miejsc pracy. W związku z tym szereg państw członkowskich postanowiło wprowadzić uproszczone postępowanie w sprawie nakazu zapłaty. Postępowanie to ma na celu szybką i efektywną pod względem kosztów pomoc prawną, która ma skutkować zapłatą przez dłużnika należnej kwoty, przy założeniu, że roszczenie nie zostanie zakwestionowane przez tego dłużnika. Postępowania krajowe są jednak często niemożliwe do przyjęcia lub niewykonalne w sprawach transgranicznych, a poziom ich skuteczności jest bardzo zróżnicowany.

Rozporządzeniem (WE) nr 1896/2006 z dnia 12 grudnia 2006 r. ustanowiono pierwsze autentyczne europejskie postępowanie cywilne, tj. postępowanie w sprawie europejskiego nakazu zapłaty. Jest ono stosowane od grudnia 2008 r. we wszystkich państwach członkowskich z wyjątkiem Danii. Jest to fakultatywne postępowanie, które może być wykorzystywane w sprawach transgranicznych jako alternatywne rozwiązanie wobec krajowych nakazów zapłaty. Niniejsze sprawozdanie sporządzono zgodnie z art. 32 rozporządzenia, które stanowi, że Komisja przedstawia Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Europejskiemu Komitetowi Ekonomiczno-Społecznemu szczegółowe sprawozdanie na temat funkcjonowania postępowania w sprawie europejskiego nakazu zapłaty.

Specjalizacja może mieć pewne korzyści, takie jak zapewnienie specjalistycznej wiedzy na temat postępowania oraz wymaganej znajomości języków. Z drugiej jednak strony, mimo że postępowanie w sprawie europejskiego nakazu zapłaty jest procedurą pisemną, obywatele, a zwłaszcza konsumenci, mogą nadal być bardziej skłonni do wnoszenia pozwów do miejscowych sądów właściwych do orzekania w sprawie. To, czy korzyści specjalizacji będą przeważały nad wadami, może również zależeć od geograficznej wielkości państwa członkowskiego. Ogólnie z danych dotyczących stosowania procedury zawartych w załączniku nie wynika jednoznacznie, czy scentralizowany system powoduje częstsze stosowanie tej procedury. Niemniej jednak, jako że procedura ma charakter pisemny i nieprocesowy i nie towarzyszy jej merytoryczna dyskusja na temat roszczenia — a w związku z czym nadaje się ona szczególnie do rozpatrywania w drodze elektronicznej (zob. poniżej pkt 3.5) —postępowanie w sprawie europejskiego nakazu zapłaty wydaje się bardziej odpowiedni do rozpatrywania przez sąd scentralizowany niż inne procedury, wymagające merytorycznej dyskusji oraz rozpatrzenia dowodów, co może się wiązać z koniecznością zapewnienia, aby przedmiotowy sąd znajdował się w bliskiej odległości od uczestników postępowania.

Pięć państw członkowskich nadało uprawnienia do rozpatrywania spraw dotyczących europejskiego nakazu zapłaty jednemu konkretnemu sądowi lub organowi . W pozostałych państwach członkowskich sądy okręgowe i regionalne (lub notariusze, np. na Węgrzech) posiadają uprawnienia do wydawania europejskiego nakazu zapłaty.

Rozporządzenie stosuje się do spraw transgranicznych, w których przynajmniej jedna ze stron ma miejsce zamieszkania lub miejsce stałego pobytu w państwie członkowskim innym niż państwo członkowskie sądu lub trybunału rozpoznającego sprawę. To ograniczenie do spraw transgranicznych odpowiada zasięgowi stosowania innych instrumentów w tym obszarze, takich jak europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń . Osoby stosujące postępowanie mogą nie być świadome tego ograniczenia lub go nie rozumieć. Mogą oczekiwać, że zakres rozporządzenia obejmowałby więcej ich spraw. Przykładem tego są przedsiębiorstwa, które sztucznie tworzą sytuację transgraniczną, przewidzianą w rozporządzeniu, aby czerpać korzyści z zastosowania tego rozporządzenia, np. poprzez przypisanie roszczenia przedsiębiorstwu zagranicznemu. Stanowi to dowód na to, że procedura jest postrzegana jako skuteczna.

Osoby, które wiedzą o istnieniu postępowania w sprawie europejskiego nakazu zapłaty, są generalnie zdania, że jest to przydatna procedura dochodzenia transgranicznych cywilnych roszczeń pieniężnych, w odniesieniu do których pozwany najprawdopodobniej nie złoży sprzeciwu.

Według dostępnych informacji do sądów w państwach członkowskich wpływa rocznie od 12 000 do 13 000 wniosków o wydanie europejskiego nakazu zapłaty . Największą liczbę wniosków (ponad 4 000 rocznie) złożono w Austrii i Niemczech, w których to krajach wydawana jest również największa liczba europejskich nakazów zapłaty. Natomiast w Belgii, Republice Czeskiej, Francji, na Węgrzech, w Niderlandach, Portugalii i Finlandii rocznie wpływa od 300 do 700 wniosków. W pozostałych państwach członkowskich postępowanie jest stosowane w bardziej ograniczonym zakresie. W załączniku zamieszczono bardziej szczegółowe informacje na temat faktycznego wykorzystania postępowania w sprawie europejskiego nakazu zapłaty w poszczególnych państwach członkowskich.

Roszczenie musi dotyczyć konkretnej kwoty, która jest wymagalna w chwili składania wniosku o wydanie europejskiego nakazu zapłaty. Kwota dochodzonego roszczenia obejmuje kwotę roszczenia głównego oraz, stosownie do okoliczności, odsetki, kary umowne i koszty. Jeśli żądane są odsetki od należnego roszczenia, we wniosku należy podać wysokość odsetek oraz okres, za jaki powód żąda odsetek. W sprawie C-215/11 Trybunał Sprawiedliwości wyjaśnił, że we wniosku powód musi mieć możliwość zażądania odsetek narosłych do dnia zapłaty roszczenia głównego. W takim przypadku sąd krajowy może dowolnie określić, w jaki sposób należy wypełnić formularz E, pod warunkiem że pozwany zostanie poinformowany o sposobie obliczenia kwoty odsetek.

W rozporządzeniu Komisji (UE) nr 936/2012 z dnia 4 października 2012 zmieniającym załączniki do rozporządzenia w sprawie europejskiego nakazu zapłaty zapewniono, aby pozwany został poinformowany, w formularzu E, w rubryce „Ważne informacje dla pozwanego”, że jeżeli zgodnie z prawem krajowym wymagalne są odsetki naliczane do dnia egzekucji niniejszego nakazu, spowoduje to zwiększenie łącznej kwoty do zapłaty. Niemniej jednak formularz E nie jest wystarczająco rozbudowany, aby uwzględnić stosowny opis należnych odsetek. Należy zatem rozważyć dalszą zmianę formularzy.

3.3.2.Język wniosku

W większości państw członkowskich wniosek należy złożyć w języku urzędowym poszczególnych państw. Niektóre państwa członkowskie akceptują jednak inne języki: Republika Czeska, Estonia, Cypr i Szwecja akceptują język angielski; Francja akceptuje język angielski, niemiecki, włoski i hiszpański.

Wymóg tłumaczenia zwiększa koszty i prowadzi do opóźnień w postępowaniu, nawet jeśli postępowanie w sprawie europejskiego nakazu zapłaty jest procedurą, w przypadku której strony nie muszą przedstawiać dowodów ani prowadzić debaty na ich temat. Formularz wniosku może być automatycznie przetłumaczony na język urzędowy państwa członkowskiego, w którym ma siedzibę sąd. Jako że zawiera on pola, które należy zaznaczyć, w większości przypadków tłumaczenie nie jest konieczne. Aby osiągnąć cel, jakim jest prawdziwie europejskie postępowanie, wszystkie państwa członkowskie powinny akceptować wnioski o wydanie europejskiego nakazu zapłaty w co najmniej jednym języku niebędącym językiem urzędowym w poszczególnych państwach.

3.3.3.Składanie wniosków drogą elektroniczną

Wiele państw członkowskich umożliwia złożenie wniosku drogą elektroniczną lub zamierza opracować procedurę elektroniczną w przyszłości we wszystkich sądach właściwych do rozpatrywania postępowań w sprawie europejskiego nakazu zapłaty .

W następstwie przeprowadzonego przez Komisję studium wykonalności w odniesieniu do elektronicznego składania wniosków o wydanie europejskiego nakazu zapłaty Komisja Europejska współfinansuje projekt pilotażowy dotyczący tej kwestii. Dziewięć państw członkowskich uczestniczy w projekcie pilotażowym e-CODEX w zakresie postępowania w sprawie europejskiego nakazu zapłaty . Uczestnicy biorą udział jako strona wysyłająca lub strona otrzymująca lub jako obie strony. Strona wysyłająca umożliwia użytkownikom wysyłanie wniosków (np. formularz A) o wydanie europejskiego nakazu zapłaty do strony otrzymującej. Strona otrzymująca przyjmuje wnioski i dostarcza je drogą elektroniczną do sądu wyznaczonego w przesłanym formularzu A. Przedmiotowy sąd może na późniejszym etapie odesłać odpowiedzi w formie elektronicznej (np. formularz B, formularz E), wykorzystując ten sam kanał komunikacji. Na obecnym etapie nie wszystkie państwa członkowskie biorące udział w projekcie pilotażowym dysponują systemem operacyjnym: niektóre z nich nadal są w fazie testowania i planują uruchomić system w 2015 lub 2016 r. Zasadniczo wysyłające państwa członkowskie umożliwiają elektroniczne składanie wniosków jedynie w przypadku kluczowych klientów wymiaru sprawiedliwości, np. prawników, banków, przedsiębiorstw ubezpieczeniowych oraz zakładów ubezpieczeń społecznych, a niekoniecznie w odniesieniu do ogółu społeczeństwa. Przykłady takich krajowych systemów składania wniosków dostępnych dla kluczowych klientów istnieją już w Niemczech i Austrii. W najbliższej przyszłości europejski portal „e-sprawiedliwość”, jako strona wysyłająca, umożliwi ogółowi społeczeństwa składanie wniosków drogą elektroniczną. Wniosek będzie można złożyć jedynie do otrzymujących państw członkowskich, które z powodzeniem przeszły konieczne testy w zakresie integracji z europejskim portalem „e-sprawiedliwość”, oraz działają w systemie e-CODEX.

3.3.4.Rozpatrzenie wniosku

Trzy państwa członkowskie zgłosiły, że odnotowują wysoką liczbę wniosków, które sądy zwracają z prośbą o uzupełnienie lub korektę. Często zgłaszane przyczyny zwrotu wniosku to: nieprecyzyjne lub niekompletne informacje dotyczące stron (na przykład brak adresu lub podpisu powoda), niekompletne wnioski o spłatę odsetek oraz nieuiszczenie opłat sądowych.

Dynamiczne formularze dostępne na europejskim portalu „e-sprawiedliwość” stanowią pomoc dla użytkowników w poprawnym wypełnianiu wniosków. Obecnie portal umożliwia również użytkownikom, za pośrednictwem strony internetowej europejskiego atlasu sądowego, określenie właściwego sądu. W drugiej połowie 2015 r., po uruchomieniu europejskiej bazy danych o sądach, procedura określenia właściwego sądu, do którego należy wysłać wniosek, zostanie jeszcze bardziej usprawniona. Można zbadać, w jaki sposób można udzielić dalszych wyjaśnień dotyczących wypełniania wniosków na europejskim portalu „e-sprawiedliwość” oraz rozbudować wnioski elektroniczne, aby zawierały więcej informacji o należnych odsetkach. Ponadto, nawet jeśli państwa członkowskie nie są prawnie zobowiązane do oferowania pomocy w wypełnianiu formularzy, podobnej do tej przewidzianej w rozporządzeniu (WE) nr 861/2007 ustanawiającym europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń, mogłyby rozszerzyć pomoc oferowaną obywatelom w odniesieniu do postępowania w sprawie drobnych roszczeń o pomoc w odniesieniu do postępowania w sprawie europejskiego nakazu zapłaty, z korzyścią dla obywateli oraz dla skutecznej administracji wymiaru sprawiedliwości pod względem czasu i kosztów.

Rozporządzenie wyraźnie przewiduje, że rozpatrzenie wniosku o wydanie europejskiego nakazu zapłaty może przyjąć formę zautomatyzowanej procedury. Tak się dzieje w przypadku Austrii i Niemiec. Postępowanie w sprawie europejskiego nakazu zapłaty —będące procedurą pisemną niewymagającą zbadania dowodów lub przeprowadzenia przesłuchań — szczególnie nadaje się do rozpatrywania w sposób w pełni elektroniczny. Może przyczynić się do skrócenia czasu wymaganego na przeprowadzenie postępowania (zob. również pkt 3.4 poniżej). Jako że z łatwością można złożyć pisemne zgłoszenie zastrzeżeń w odniesieniu do nakazu zapłaty wydanego w drodze procedury zautomatyzowanej, a sama procedura zapewnia skuteczne doręczenie dokumentów, prawa pozwanego są należycie zabezpieczone.

3.4.Wydanie europejskiego nakazu zapłaty

Z dostępnych informacji wynika, że zobowiązanie sądów do wydawania europejskich nakazów zapłaty w ciągu 30 dni od złożenia wniosku jest przestrzegane ogólnie jedynie w niektórych państwach członkowskich. Jeśli chodzi o państwa członkowskie, które dostarczyły stosowne dane, sądy terminowo wydają nakazy na Malcie (1 tydzień), w Belgii i Irlandii (2 tygodnie), Niemczech (2-3 tygodnie), w Bułgarii i na Litwie (30 dni). Sądy podejmują decyzję w terminie 1 lub 2 miesięcy w Grecji i Luksemburgu, w terminie 2 miesięcy we Francji i Finlandii, w terminie do 4 miesięcy w Austrii, Republice Czeskiej, na Cyprze, w Estonii, Polsce, Niderlandach, Portugalii, Szwecji, Słowenii, w terminie do 6 miesięcy na Węgrzech, w terminie do 8 miesięcy w Hiszpanii, a w terminie do 9 miesięcy na Słowacji.

Jako że przedmiotowa procedura nie wymaga zbadania dowodów ani przesłuchania stron, trudno wytłumaczyć opóźnienia w postępowaniach. Skrócenie czasu trwania postępowania jest bezwzględnie konieczne z uwagi na to, że szybkie odzyskiwanie bezspornych należności ma duży wpływ na przepływy pieniężne przedsiębiorstw, w szczególności MŚP. Ponadto systematyczne nieprzestrzeganie terminów określonych w rozporządzeniu może być uznane za naruszenie rozporządzenia. Dalsze działania mające na celu uprawnienie elektronicznego rozpatrywania wniosków mogą ułatwić rozwiązanie tego problemu. Służby Komisji będą nadal ściśle monitorowały proces usprawnienia w tym obszarze.

3.5.Doręczanie europejskich nakazów zapłaty i innych dokumentów