do

Przyjmuje się Regulamin wewnętrzny Rady Ministerialnej, załączony do niniejszej decyzji.

STANOWI, CO NASTĘPUJE:

4. Projekt porządku obrad posiedzenia jest uzgadniany między stroną sprawującą przewodnictwo i wiceprezydencją. Projekt porządku obrad i wszelkie powiązane z nim dokumenty są przekazywane stronom i obserwatorom co najmniej dwa miesiące przed danym posiedzeniem. Strony mogą przedstawić uwagi i zaproponować dodanie do porządku obrad nowych punktów. Przedstawicielom zaproszonym zgodnie z ust. 2 sekcji II przekazuje się materiały będące przedmiotem ich zainteresowania.

3. Daty posiedzeń są uzgadniane między stroną sprawującą przewodnictwo, wiceprezydencją i Sekretariatem. Zasadniczo daty te są uzgadniane co najmniej dwa miesiące przed danym posiedzeniem.

2. O miejscu posiedzeń Rady Ministerialnej decyduje strona sprawująca przewodnictwo po konsultacjach z wiceprezydencją i Sekretariatem. Decyzja taka zapada co najmniej dwa miesiące przed danym posiedzeniem. Wkład Sekretariatu w koszty organizacji posiedzeń poza siedzibą Sekretariatu są objęte jego wewnętrznymi regulacjami budżetowymi.

3. Jeżeli strona sprawująca przewodnictwo nie jest w stanie wykonywać swoich zadań w odniesieniu do konkretnego posiedzenia, posiedzeniu temu będzie przewodniczył przedstawiciel Unii Europejskiej jako wiceprezydencja.

3. Jeżeli strona sprawująca przewodnictwo i wiceprezydencja, o których mowa w ust. 2 sekcji III, wyrażą zgodę na zaproszenie przedstawicieli innych państw, organizacji międzynarodowych lub innych podmiotów, strona sprawująca przewodnictwo powiadamia o tym strony i stały sekretariat Wspólnoty Transportowej („Sekretariat”) co najmniej trzy tygodnie przed posiedzeniem. Strony i Sekretariat mogą przedstawiać swoje stanowisko stronie sprawującej przewodnictwo w terminie pięciu dni roboczych od otrzymania tego powiadomienia.

2. Bez uszczerbku dla stanowiska obserwatorów, zgodnie z art. 22 traktatu zdanie drugie, strona sprawująca przewodnictwo i wiceprezydencja, o których mowa w ust. 2 sekcji III, mogą, w stosownych przypadkach, wyrazić zgodę na zaproszenie przedstawicieli innych państw, organizacji międzynarodowych lub innych podmiotów, w tym przedstawicieli społeczeństwa obywatelskiego, do udziału na zasadzie ad hoc w określonych posiedzeniach Rady Ministerialnej lub którejś (którychś) z jej części.

5. Pisemny wniosek zostaje przedłożony przez składającą go stronę stronie sprawującej przewodnictwo z kopią dla wiceprezydencji i Sekretariatu. Strona sprawująca przewodnictwo powiadamia wszystkie pozostałe strony w terminie siedmiu dni kalendarzowych od dnia otrzymania wniosku. W razie potrzeby strona sprawująca przewodnictwo lub Sekretariat zwracają się do Regionalnego Komitetu Sterującego z odnośnym wnioskiem o zajęcie stanowiska.

4. Każda ze stron lub Sekretariat może złożyć wniosek o przyjęcie lub zmianę ogólnych wytycznych dotyczących polityki. Wniosek składa się w formie pisemnej; zawiera on wystarczające informacje wyjaśniające potrzebę przyjęcia lub zmiany proponowanych wytycznych przez Radę Ministerialną.

3. Ogólne wytyczne dotyczące polityki i środki wchodzą w życie z dniem ich przyjęcia, chyba że stanowią one inaczej.

8. Konkluzje z każdego posiedzenia są sporządzane z pomocą Sekretariatu. Są one podpisywane przez stronę sprawującą przewodnictwo i rozprowadzane wśród stron i obserwatorów. Jeżeli ukończenie projektu konkluzji przed końcem danego posiedzenia nie jest możliwe, strona sprawująca przewodnictwo zapewnia, aby zostały one ostateczne zredagowane i rozprowadzone w ciągu siedmiu dni kalendarzowych od daty posiedzenia. Każda ze stron może zażądać ich korekty w terminie siedmiu dni kalendarzowych od otrzymania projektu konkluzji. Strona sprawująca przewodnictwo zapewnia, aby ostateczna wersja została przekazywana w terminie siedmiu dni po upływie czasu na przedstawienie uwag.

5. Porządek obrad jest zatwierdzany na początku posiedzenia. W pilnych przypadkach, za zgodą strony sprawującej przewodnictwo i wiceprezydencji, podczas posiedzenia do porządku obrad mogą być włączone nowe tematy.

2. Każdej stronie lub uczestnikowi posiedzenia mogą towarzyszyć wspomagający ich urzędnicy. Nazwiska i funkcje tych urzędników podawane są wcześniej do wiadomości Sekretariatu. Co do zasady liczba tych urzędników nie powinna przekraczać trzech w przypadku każdej strony i dwóch w przypadku każdego innego uczestnika posiedzenia. Strona sprawująca przewodnictwo może jednak podać dalsze wskazówki dotyczące maksymalnej liczby przedstawicieli na każdą delegację.

6. Strona sprawująca przewodnictwo w porozumieniu z wiceprezydencją i za jej zgodą organizuje przygotowanie projektu stanowiska Rady Ministerialnej, które zostanie przedstawione do dyskusji podczas najbliższego posiedzenia Rady Ministerialnej. Projekt stanowiska jest przesyłany stronom co najmniej 30 dni kalendarzowych przed posiedzeniem.

7. W odpowiednio uzasadnionych przypadkach ogólne wytyczne polityczne mogą zostać przyjęte lub zmienione bez zachowania form i procedur określonych w ust. 4–6 niniejszej sekcji.

Środki

9. Jeżeli w niniejszym regulaminie wewnętrznym lub innych zasadach ustanowionych przez Radę Ministerialną w szczególnych przypadkach nie wskazano inaczej, przyjęcia lub zmiany środków dokonuje się według tej samej procedury.

10. Każdy wniosek o przyjęcie lub zmianę środka składany przez stronę lub Sekretariat sporządzany jest na piśmie na co najmniej 60 dni kalendarzowych przed posiedzeniem Rady Ministerialnej, na którym ma on być omawiany.

11. Wniosek należy przesłać do strony sprawującej przewodnictwo z kopią do wszystkich stron i Sekretariatu. Należy dołączyć stosowne objaśnienia. W razie potrzeby strona sprawująca przewodnictwo lub Sekretariat zwracają się do Regionalnego Komitetu Sterującego z odnośnym wnioskiem o zajęcie stanowiska.

12. W odpowiednio uzasadnionych przypadkach środki mogą zostać przyjęte lub zmienione bez zachowania form i procedur określonych w ust. 10 i 11 niniejszej sekcji.

Przyjęcie ogólnych wytycznych dotyczących polityki i środków drogą korespondencyjną

13. W okresach między posiedzeniami Rada Ministerialna może przyjmować lub zmieniać ogólne wytyczne dotyczące polityki lub środki drogą korespondencyjną. Strona sprawująca przewodnictwo, na wniosek jednej ze stron lub Sekretariatu o przyjęcie drogą korespondencyjną ogólnych wytycznych dotyczących polityki lub środka, bądź z własnej inicjatywy, po konsultacji i w porozumieniu z wiceprezydencją, podejmuje decyzję, czy dana kwestia wymaga zastosowania procedury korespondencyjnej.

14. Jeżeli strona sprawująca przewodnictwo zdecydowała o zainicjowaniu procedury korespondencyjnej, poleca ona Sekretariatowi wysłanie do każdej ze stron wniosku wraz z informacjami, które strona sprawująca przewodnictwo, po konsultacji i w porozumieniu z wiceprezydencją, uznaje za konieczne. Strona sprawująca przewodnictwo, po konsultacji i w porozumieniu z wiceprezydencją, określa również, czy strony mogą wprowadzać zmiany do wniosku, a jeśli tak, to pod jakimi warunkami.

15. Strona sprawująca przewodnictwo, po konsultacji i w porozumieniu z wiceprezydencją, określa datę i godzinę, do której muszą wpłynąć odpowiedzi; termin ten w żadnym wypadku nie może być krótszy niż 10 dni kalendarzowych od daty przekazania informacji, o których mowa w ust. 14 niniejszej sekcji. W wyjątkowych okolicznościach, na wniosek lub z własnej inicjatywy, strona sprawująca przewodnictwo może, po konsultacji i w porozumieniu z wiceprezydencją, przedłużyć termin składania odpowiedzi. Brak przekazania przez stronę odpowiedzi na piśmie (w tym za pomocą poczty elektronicznej) w wyznaczonym terminie uznaje się za wstrzymanie się od głosu.

VII. UJAWNIANIE INFORMACJI

1. O ile nie postanowiono inaczej, końcowa wersja dokumentów z posiedzeń (porządek obrad, konkluzje itp.) jest udostępniana na stronie internetowej Sekretariatu.

2. Prawo dostępu do dokumentów znajdujących się w posiadaniu Rady Ministerialnej jest określane przez Regionalny Komitet Sterujący zgodnie z art. 38 ust. 2 i 3 traktatu.

VIII. PRZEPISY KOŃCOWE

1. Obserwatorzy i osoby zaproszone zgodnie z ust. 2 sekcji II postępują zgodnie z wszelkimi wymogami poufności, mającymi zastosowanie do stron. Wymogi te powinny być odzwierciedlone w konkluzjach danego posiedzenia.

2. Osoby zaproszone zgodnie z ust. 2 sekcji II są przed wzięciem udziału w odnośnych dyskusjach proszone o podpisanie oświadczenia o poufności. Takie oświadczenie o poufności zawiera zobowiązanie do poszanowania zasad poufności, o których mowa w pierwszym ustępie niniejszej sekcji. W przypadku odmowy podpisania takiego oświadczenia, osoby zostają wykluczone z udziału w dyskusji.

3. Wszystkie akty Rady Ministerialnej są podpisywane przez stronę sprawującą przewodnictwo.

4. Wszelkie zmiany niniejszego regulaminu wewnętrznego przyjmowane są w drodze decyzji Rady Ministerialnej.

5. Jeżeli stosowanie niniejszego regulaminu wewnętrznego w odniesieniu do określonej sytuacji powoduje trudności w wykładni, strona sprawująca przewodnictwo, po konsultacji i w porozumieniu z wiceprezydencją, doradza w kwestii rozwiązania tej sytuacji.