[pic] | KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH |

Bruksela, dnia 16.3.2005

KOM(2005) 90 wersja ostateczna

KOMUNIKAT KOMISJI

Sprawozdanie w sprawie postępów poczynionych na dzień 31 stycznia 2005 r. w modernizacji systemu rachunkowości Komisji Europejskiej

SPIS TREŚCI

1. Wprowadzenie 3

2. Podsumowanie wykonania projektu do stycznia 2005 r. 3

3. Kwestie związane z rachunkowością 4

3.1. Zasady rachunkowości 4

3.2. Procesy rachunkowości 4

3.3. Środowisko kontroli i stwierdzania prawidłowości systemów lokalnych....................4

4. Rozwój systemów informatycznych 5

5. Wdrożenie zmodernizowanego systemu rachunkowości w służbach Komisji 6

5.1. Ustalenie bilansów otwarcia na rok finansowy 2005 6

5.2. Opracowanie lokalnych systemów informatycznych oraz dostosowanie ich do ABAC 7

5.3. Szkolenia 7

6. Wdrożenie rachunkowości memoriałowej przez inne instytucje i agencje 8

7. Rozwój sytuacji w przyszłości 8

7.1. Budżet Ogólny 8

7.2. Udzielanie i zaciąganie pożyczek 8

7.3. Europejski Fundusz Rozwoju 9

8. Wnioski 9

ZAłąCZNIK 1: STATUS PROGRAMU ABAC NA DZIEń 31 STYCZNIA 2005 R. 10

ZAłąCZNIK 2: ZINTEGROWANY PLAN PROGRAMU – STAN : 31 STYCZNIA 2005 R. 17

ZAłąCZNIK 3 : RAMY RACHUNKOWOśCI: ZASADY RACHUNKOWOśCI 22

ZAłąCZNIK 4 : GłÓWNE ZADANIA DO WYKONANIA OD STYCZNIA 2005 R. 25

1. WPROWADZENIE

Dnia 17 grudnia 2002 r. Komisja przyjęła komunikat w sprawie modernizacji systemu rachunkowości Wspólnot Europejskich[1]. O komunikacie poinformowano zarówno Radę, jak i Parlament Europejski.

Wspomnianemu projektowi przyświecały zasadniczo trzy następujące cele:

- podporządkowanie się ogólnie przyjętym międzynarodowym zasadom rachunkowości dla sektora publicznego, w szczególności rachunkowości memoriałowej (księgowanie zdarzeń księgowych w momencie ich wystąpienia, a nie w momencie wpływu lub wydatkowania środków pieniężnych, albo jedynie na koniec roku);

- integracja systemów finansowych i systemów rachunkowości znajdujących się na różnych platformach informatycznych;

- usprawnienie funkcjonowania systemu SINCOM2 w okresie przejściowym, w szczególności w odniesieniu do kwestii bezpieczeństwa i spójności danych pochodzących z różnych źródeł.

Począwszy od 2002 r. Komisja przedkłada półroczne sprawozdania w sprawie postępów[2]. Dyrekcja Generalna ds. Budżetu co kwartał sporządza notatki informacyjne w sprawie postępów poczynionych w danym kwartale. Niniejsze sprawozdanie informuje o postępach poczynionych na dzień 31 stycznia 2005 r., nie zaś na dzień 31 grudnia 2004 r., co umożliwia przekazanie informacji dotyczących przejścia na nowy system. Sprawozdanie to, podobnie jak i wszystkie poprzednie, zostanie przekazane odnośnym komitetom organu udzielającego absolutorium oraz do Trybunału Obrachunkowego. Dnia 1 lutego 2005 r. udzielono Komisji Kontroli Budżetowej krótkiej ustnej informacji.

2. PODSUMOWANIE WYKONANIA PROJEKTU DO STYCZNIA 2005 R.

Na mocy nowego Rozporządzenia Finansowego, które weszło w życie w dniu 1 stycznia 2003 r[3]. rachunkowość memoriałowa dla Budżetu Ogólnego miała zostać wprowadzona do roku 2005. Przewidywano, że pełna integracja systemów rachunkowości potrwa dłużej. Po modernizacji systemu rachunkowości planowano stopniowo zwiększyć jego rolę we wspieraniu zarządzania finansowego operacji Komisji.

Ten wymóg prawny został spełniony w dniu 10 stycznia 2005 r. wraz z uruchomieniem nowego systemu rachunkowości funkcjonującego w pełni w oparciu o zasadę rachunkowości memoriałowej. Tym samym Komisja wypełniła w tym zakresie swoje zobowiązanie wobec organu udzielającego absolutorium. Cel ten osiągnięto w zaplanowanym terminie, jak również w ramach przewidzianych kosztów w wysokości 20 mln EUR dla Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu i DIGIT. Ponadto 5 milionów EUR przyznano innym służbom z przeznaczeniem na pomocniczy personel czasowy.

Przeprowadzenie przez Komisję reformy administracyjnej oraz udana modernizacja jej systemu rachunkowości stanowią argumenty, dzięki którym można będzie odbudować zaufanie europejskich podatników co do tego, że Komisja zarządza ich pieniędzmi przy zachowaniu ścisłych norm kontroli. Teraz Wspólnotowe sprawozdania finansowe będą spełniały najwyższe standardy rachunkowości, co sprawi, że Komisja będzie wiodła prym wśród europejskich administracji publicznych.

Jednakże reforma systemu rachunkowości nie zakończyła się w styczniu 2005 r. Nadal jeszcze można ulepszyć systemy informatyczne na poziomie centralnym i lokalnym, jak również integrację systemów oraz sprawozdawczość w zakresie zarządzania. Zauważyć też należy, że pełne wdrożenie nowych procedur rachunkowości będzie wymagało czasu.

Omawiany projekt został wykonany w dużej mierze zgodnie z harmonogramem określonym w sekcji III.3 komunikatu z dnia 17 grudnia 2002 r. oraz bardziej szczegółowym planem projektu na lata 2003 i 2004 przedłożonym w dniu 8 lipca 2003 r. Załącznik 1 zawiera szczegółowe porównanie pomiędzy harmonogramem z dnia 17 grudnia 2002 r. i faktycznym stanem prac wdrożeniowych. Załącznik 2 zawiera aktualizację planu etapowego przyjętego w lipcu 2003 r.

3. KWESTIE ZWIąZANE Z RACHUNKOWOśCIą

3.1. Zasady rachunkowości

W dniu 28 grudnia 2004 r. piętnaście zestawów zasad rachunkowości mających zastosowanie do Wspólnotowej rachunkowości oraz ujednolicony plan kont zostało przyjęte przez Księgowego Komisji i przekazane księgowym pozostałych instytucji oraz ich agencjom. Zostały one krótko opisane w załączniku 3.

Wspólnotowy podręcznik rachunkowości oparty na zasadach rachunkowości i planie kont w większości sfinalizowano do końca grudnia 2004 r., uwzględniając uwagi różnych działów. Opracowana wersja podręcznika będzie systematycznie aktualizowana na bazie zbieranych doświadczeń oraz wraz z rozwojem technologii informatycznych. W celu dokonania oceny określonych rezerw na koniec roku, na przykład w przypadku roszczeń, które jeszcze nie wpłynęły, wciąż wymagane jest znalezienie praktycznego rozwiązania.

3.2. Procesy rachunkowości

Do zdefiniowania pozostają procedury zamknięcia kont za 2005 r. oraz przygotowania sprawozdań finansowych za 2005 r. Planuje się, że przyjęcie podręcznika konsolidacji oraz procedur zakończenia księgowań za dany okres sprawozdawczy, jak również wprowadzenie narzędzia informatycznego do konsolidacji rachunkowości instytucji i agencji nastąpi w ciągu roku 2005.

3.3. Środowisko kontroli i stwierdzania prawidłowości systemów lokalnych

Zmodernizowany system rachunkowości opiera się na dokładnym i kompletnym wprowadzaniu danych przez wszystkich użytkowników centralnego systemu informatycznego (szacuje się, że jest ich ok. 7 000). Menu nowego systemu zapewnią użytkownikom, dla których są one opracowywane, pomoc przy wykonywaniu każdej operacji, co ma zminimalizować ryzyko popełnienia przez nich błędów, tym niemniej jakość wprowadzonych danych zależeć będzie także od środowiska kontroli, jakie zostanie wprowadzone przez delegowanego intendenta. Odnośne wytyczne zawarte są w dokumencie „Cele rachunkowości i ramy kontrolne” (grudzień 2003 r.) prezentującym zagrożenia związane z poszczególnymi rodzajami transakcji oraz proponowane środki kontrolne mające takie zagrożenia wyeliminować. Dyrekcja Generalna ds. Budżetu w dalszym ciągu będzie pracować nad wytycznymi dotyczącymi kwestii rachunkowych, jak i udzielać wsparcia odpowiednim służbom przy ich wdrażaniu.

Kryteria stwierdzania prawidłowości procedur finansowych oraz systemów informatycznych wprowadzonych przez intendentów zostały opublikowane w dniu 2 lipca 2004 r. Szczegółowy kwestionariusz pozwalający na ocenę gotowości na podstawie określonych kryteriów został przekazany w dniu 1 września; wszystkie służby odpowiedziały w wyznaczonym terminie, tj. do 30 września 2004 r.

Pomimo trudności z zatrudnieniem personelu posiadającego odpowiednie doświadczenie, Dyrekcja Generalna ds. Budżetu w dniu 17 grudnia zakończyła opartą na odpowiedziach udzielonych w kwestionariuszu, a także kilkugodzinnej dyskusji z poszczególnymi służbami, przeprowadzaną na wysokim poziomie ocenę procedur finansowych wszystkich służb oraz powiązanych systemów informatycznych. Sprawozdanie dotyczące rezultatów zostało przedłożone w dniu 31 stycznia 2005 r. Wskazuje się w nim na pewne zagrożenia. Odnośne służby zostaną wezwane do podjęcia odpowiednich środków zaradczych.

Do dnia 16 marca 2005 r. odpowiednia jednostka w Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu będzie dysponowała przewidzianą liczbą personelu, tj. będzie tam zatrudnionych osiem osób. Jednostka ta zajmie się realizacją programu szczegółowych kontroli systemów w kontekście ich funkcjonowania w poszczególnych służbach, zaczynając od tych systemów, w przypadku których stwierdzono najwyższy poziom ryzyka. Tym samym wyniki tej pracy pozwolą na stwierdzenie prawidłowości systemów ustanowionych przez intendentów dla celów dostarczania bądź potwierdzenia informacji księgowych – zgodnie z wymogami art. 61 ust. 1 lit. e) Rozporządzenia Finansowego.

4. ROZWÓJ SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH

Największe wyzwania w ramach omawianego projektu to: zintegrowanie istniejącego zarządzania finansowego oraz systemów rachunkowości, opracowanie systemów umożliwiających rachunkowość memoriałową, a także dostarczenie użytkownikom przyjaznych im menu, takich, które pomogą sprawić, że wprowadzone dane charakteryzowała będzie wysoka jakość. Poniżej krótko opisano obecną sytuację.

Dla wsparcia procesów rachunkowości opracowano określone procesy informatyczne. Nowy system pod nazwą „ABAC” obejmuje centralny system rachunkowości działający na oprogramowaniu firmy SAP oraz „przepływy pracy” opracowane przez Komisję w odniesieniu do roszczeń dotyczących płatności (faktury ABAC), umów oraz pokrewnych zobowiązań (umowy ABAC), jak również środków trwałych (środki ABAC). Si2 - system przepływu pracy w odniesieniu do płatności – został zmodernizowany, tak aby spełniał wymogi rachunkowości memoriałowej. Niektóre inne służby nadal dostarczają informacji księgowych za pośrednictwem swoich lokalnych systemów informatycznych.

Od dnia 30 czerwca 2004 r. przeprowadzono przede wszystkim następujące działania:

- opracowanie, przetestowanie i udostępnienie umów ABAC (dn. 4 października) oraz faktur ABAC (dn. 25 października), co umożliwiło personelowi odbycie szkoleń oraz zapoznanie się ze wspomnianymi przepływami pracy przed styczniem 2005 r.;

- opracowanie, przetestowanie i udostępnienie środków ABAC (w dniu 14 stycznia 2005 r.);

- przetestowanie funkcjonowania całości systemu przez grupy ekspertów z różnych dziedzin w celu ustalenia i rozwiązania problemów do stycznia 2005 r.;

- archiwizacja starego systemu w dniu 31 grudnia, a następnie przejście do nowego systemu, który w dniu 10 stycznia został uruchomiony, zaś na początku lutego, wraz z udostępnieniem zobowiązań przeniesionych z roku budżetowego 2004, w pełni obciążony pracą;

- załadowanie do pamięci bilansu otwarcia dla prefinansowania (30 000), roszczeń oczekujących na płatność (7 400) i środków trwałych (74 000).

W dniu 10 stycznia 2005 r. centralny system rachunkowości został oddany do użytkowania umożliwiając księgowanie na kontach ogólnych w oparciu o zasadę memoriałową; system zawiera większość bilansów otwarcia niezbędnych do bieżącej pracy służb i od tamtej pory działa na wysokim poziomie wiarygodności. Do dnia 31 stycznia 2005 r. z powodzeniem przetworzonych zostało przy jego pomocy już ponad 32 000 płatności, 10 000 roszczeń i 1 300 zobowiązań.

Jedyne jeszcze nie ujęte pozycje to konta zaliczek oraz wyposażenie biurowe przedstawicielstw zewnętrznych i mieszczących się poza siedzibami Komisji biur prasowych, które posiadają własną odpowiedzialność finansową. Poczynając od 2005 r., będą one stopniowo włączane do omawianego systemu centralnego.

5. Wdrożenie zmodernizowanego systemu rachunkowości w służbach komisji

5.1. Ustalenie bilansów otwarcia na rok finansowy 2005

Wszystkie służby zostały wezwane do współpracy przy sporządzaniu wykazu prefinansowania, gwarancji, środków trwałych oraz osób prawnych, które są beneficjentami dotacji i umów. W tym celu do końca grudnia 2004 r. należało sprawdzić dokumenty dotyczące sokolo 45 000 otwartych zobowiązań i 74 500 referencji rachunków bankowych. Służby przedstawiały sprawozdania o postępach poczynionych odpowiednio do dnia 30 czerwca, 30 września, 31 października i 30 listopada 2004 r.

Na podstawie informacji zawartych w tych sprawozdaniach, jak również pochodzących z kontaktów dwustronnych, ustalono, że odnośne działania w około 95 % zostały wykonane we wskazanym terminie, zaś w przypadku pozostałych 5% chodzi o beneficjentów, którzy nie przekazali dokumentacji niezbędnej do zarejestrowania osoby prawnej, co uniemożliwiło sporządzenie pełnego wykazu prefinansowania oraz gwarancji. Trzem służbom zezwolono na przedłużenie terminu, tak aby mogły one zająć się takimi przypadkami.

W zasadzie wszystkie służby przedłożyły we wskazanych terminach wysokiej jakości dokumenty, które mogły zostać wprowadzone do systemu rachunkowości. Mniej niż 1% wszystkich akt został zwrócony w celu dokonania korekty, natomiast tylko w przypadku trzech służb kompletne dokumenty przekazane zostały z opóźnieniem, bądź też niezbędne było odesłanie dokumentów. Do dnia 31 stycznia 2005 r. sprawdzono 76 000 akt osób prawnych – zleceniobiorców zewnętrznych lub ekspertów – oraz 56 000 akt personelu, jak również wprowadzono do systemu 30 000 bilansów prefinansowania. Dla wykonania tej operacji w odniesieniu do 22 000 gwarancji wyznaczono termin 31 marca 2005 r. Wszystkie odnośne służby w odniesieniu do zarządzania zapasami dokonały przejścia na środki ABAC, za wyjątkiem przedstawicielstw i biur prasowych, które zamierzają dokonać takiego przejścia na przestrzeni 2005 r. Wszystkie środki trwale zostały wprowadzone do centralnego systemu rachunkowości, za wyjątkiem środków trwałych dwóch Wspólnych Centrów Badawczych, DG TREN, a także budynków – zostaną one wprowadzone do systemu w marcu.

Dyrekcja Generalna ds. Budżetu zwróci się do poszczególnych służb o weryfikację dokładności i poprawności księgowania danych w bilansach otwarcia, sprawdzenie kompletności tych danych i ewentualne naniesienie korekt do dnia 31 marca 2005 r. Zapewnione zostaną także środki do ujęcia prefinansowania, w przypadku którego nie jest możliwe jego przyporządkowanie do akt żadnej zatwierdzonej osoby prawnej. Do dnia 30 czerwca 2005 r. bilans otwarcia każdej służby zostanie przesłany do odnośnego Dyrektora Generalnego lub Szefa Służby do formalnego zatwierdzenia.

Ponadto służbom polecono dokonać przyporządkowania wszystkich zamkniętych zobowiązań, ujętych od dnia 1 stycznia 1999 r., do poszczególnych osób prawnych, tak aby można było stwierdzić, jakie zależności finansowe istnieją od wymienionej daty pomiędzy tymi osobami i Komisją. Za wartość progową planuje się przyjąć zobowiązania przekraczające kwotę 50 000 EUR, co pociągnie za sobą konieczność sprawdzenia około 35 000 dodatkowych akt (gdyby ów próg obniżony został do 13 800 EUR, należałoby sprawdzić dodatkowe 25 000 akt). Praca ta, wraz z pracą nad 30 000 pozycjami zobowiązań, które w dalszym ciągu wymagają przyporządkowania do poszczególnych osób prawnych, stanowić będzie zwieńczenie operacji wdrożenia środka nr 74 reformy administracyjnej zakładającego opracowanie centralnej bazy danych dla umów; tym samym Komisja wywiąże się ze zobowiązania, jakiego podjęła się wobec Parlamentu w następstwie wydarzeń związanych z Eurostatem.

5.2. Opracowanie lokalnych systemów informatycznych oraz dostosowanie ich do ABAC

Za wyjątkiem jednej wszystkie pozostałe służby do końca 2004 r. dostosowały w znaczącej mierze swoje systemy informatyczne do wymogów rachunkowości memoriałowej. Tam, gdzie proces ten nie zakończył się terminowo, dane służby korzystały z systemu centralnego w celu uniknięcia opóźnień w przetwarzaniu zobowiązań i roszczeń dotyczących płatności.

5.3. Szkolenia

Wspierany przez ekspertów zewnętrznych program szkoleń dla przyszłych użytkowników systemu ABAC rozpoczęto w dniu 5 października 2004 r. Do dnia 31 stycznia 2005 r. przeszkolono 3 300 osób, przy czym poziom zadowolenia uczestników stopniowo się zwiększał – z 60% do 86%. Wszyscy kluczowi użytkownicy przeszli praktyczne szkolenie. Pozostałym zaoferowano szkolenia w większych grupach pozwalające na teoretyczne zapoznanie się z systemem. Wymienione moduły szkoleniowe dla użytkowników mają stać się swego rodzaju „przewodnikiem dla użytkownika” i stanowić podstawę stałego programu szkoleń dla przyszłych użytkowników systemu. Każda służba dysponująca własnym systemem lokalnym miała także przygotować własne programy szkoleń dla użytkowników omawianego systemu. Program szkoleń przeznaczony dla personelu Komisji w jej przedstawicielstwach w państwach trzecich zostanie zainicjowany na przestrzeni 2005 r.

6. Wdrożenie rachunkowości memoriałowej przez inne instytucje i agencje

Komisja wezwała wszystkie instytucje i agencje do dokonania „oceny gotowości” do stosowania nowych zasad rachunkowości i rachunkowości memoriałowej. Po przeanalizowaniu uzyskanych odpowiedzi oraz informacji wymienianych podczas wspólnych posiedzeń można stwierdzić, że wszystkie instytucje i agencje poczyniły niezbędne przygotowania. W czerwcu i listopadzie 2004 r. odbyły się spotkania informacyjne z intendentami wszystkich instytucji i agencji.

Kilka agencji oraz mniejszych instytucji korzysta z wersji systemu Si2 Komisji dla swojej rachunkowości dotyczącej kont budżetowych. W liście Sekretarza Generalnego z dnia 22 czerwca 2004 r. Komisja wyraziła zgodę na dalsze udostępnianie Si2 na przestrzeni 2005 r. oraz na udostępnienie wszystkich modułów systemu ABAC wszystkim organom i instytucjom, które chcą z nich korzystać, a także specyfikacji technicznej niezbędnej im do dostosowania ich do własnych systemów.

Komisja zaproponowała także, aby agencje opracowały wspólną platformę informatyczną dla użytkowania swoich wersji systemu ABAC. Rozwiązanie to – oparte na zaleceniu Parlamentu – byłoby ekonomiczne i jednocześnie gwarantowałoby niezależność każdej agencji.

7. Rozwój sytuacji w przyszłości

7.1. Budżet Ogólny

Obecnie opracowywany jest nowy etapowy plan przyszłego rozwoju informatycznego (patrz załącznik 4). Przede wszystkim chodzi tutaj o większe ułatwienia dla użytkownika i funkcję sprawozdawczości finansowej, jak również przygotowywanie pierwszych rocznych skonsolidowanych sprawozdań finansowych. Na przestrzeni 2005 r. planowana jest konsolidacja wszystkich rozmaitych przepływów pracy i stworzenie jednej aplikacji opartej na sieci web (przepływ pracy ABAC), jak również opracowanie określonych nowych procesów (na przykład dla procesu windykacji należności). Planuje się także wiele innych usprawnień w celu osiągnięcia długoterminowego celu ściślejszej integracji systemów lokalnych, oraz zapewnienie nowych narzędzi wspomagających użytkownika i zarządzanie finansowe.

7.2. Udzielanie i zaciąganie pożyczek

W odniesieniu do operacji pozabudżetowych Komisji, trwają prace nad projektem zintegrowania do lipca 2005 r. działalności w zakresie udzielania i zaciągania pożyczek, rejestrowanej obecnie w należącym do DG ECFIN systemie Globus, z centralnym systemem rachunkowości przy zastosowaniu modułu CFM - modułu bankowego SAP.

7.3. Europejski Fundusz Rozwoju

W ramach odrębnego procesu należy także zmodernizować rachunkowość Europejskiego Funduszu Rozwoju (EFR), która w chwili obecnej funkcjonuje w oderwaniu od rachunkowości Budżetu Ogólnego.

Przy współpracy z AIDCO przepływy pracy dla zarządzania projektami EFR zostaną przeniesione z obecnego systemu rachunkowości dla EFR (OLAS) do systemu lokalnego AIDICO (system CRIS), tym samym rachunkowość EFR prowadzona będzie na zasadzie memoriałowej w systemie ABAC. Zaletą tego rozwiązania jest to, że toruje ono drogę do integracji EFR z Budżetem Ogólnym oraz pozwala na dokonywanie płatności w ramach EFR przy użyciu funkcji opracowanych dla Budżetu Ogólnego.

Aplikacje informatyczne niezbędne do pełnego przejścia na rachunkowość memoriałową funkcjonowały będą od 2006 r. – po tym, jak zakończą się prace nad systemem ABAC oraz przebiegający równolegle rozwój systemu CRIS. Rachunkowość EFR za 2005 r. zostanie przygotowana w oparciu o informacje zawarte w systemie OLAS – w formie uwzględniającej stworzenie podstaw dla rachunkowości na zasadzie memoriałowej. Docelowo, począwszy od 2006 r., nowy system ABAC-EFR będzie w pełni spełniał wymogi rachunkowości memoriałowej.

Do tego czasu płatności EFR dokonywane będą, począwszy od lutego 2005 r., za pośrednictwem systemu rachunkowości Budżetu Ogólnego.

8. Wnioski

Projekt modernizacji zrealizowany został w terminie wyznaczonym w Rozporządzeniu Finansowym dla wdrożenia systemów rachunkowości dla Budżetu Ogólnego, które odpowiadać będą uznanym na świecie standardom rachunkowości. Komisja osiągnęła ten cel w ciągu dwóch lat, zatem w znacząco krótszym czasie, niż w przypadku innych europejskich administracji publicznych, i dotrzymała wyznaczonego terminu, co zdaniem zewnętrznych doradców i zewnętrznych audytorów było niezwykle ambitnym zadaniem. Ten niewątpliwy sukces z pewnością nie byłby możliwy bez zaangażowania i konstruktywnej współpracy ze strony wszystkich służb.

Pozabudżetowa działalność DG ECFIN zostanie włączona do lipca 2005 r. do centralnego systemu rachunkowości Komisji. Przez pierwsze sześć miesięcy 2005 r. rachunkowość dla działalności pozabudżetowej będzie – podobnie jak to miało miejsce w przeszłości – oparta na zasadzie memoriałowej. Europejski Fundusz Rozwoju od 2005 r. będzie używał systemu ABAC dla swojego procesu płatności, zaś od 2006 r. – dla procesów rachunkowości.

Celem projektu jest zapewnienie zarządzania poszczególnych służb w oparciu o bardziej rzetelne i obszerne informacje o podlegających ich kompetencjom aktywach i pasywach, oraz o ich zależnościach finansowych ze zleceniobiorcami (długoterminowo), jak również – średnioterminowo – o wykonaniu finansowym projektów wieloletnich i zobowiązań.

ANNEX 1: ABAC PROGRAMME STATUS AT 31 JANUARY 2005

(Referenced to the Timetable in section III.3 of the Commission's communication COM(2002)755 final)

1st to 4th quarter: 2003

5th to 8th quarter: 2004

Measure | Deadline | Result | Comment |

Accounting framework |

Definition of an accounting framework |

Provision by the Accountant of an initial analysis of accounting requirements based on the Commission’s decision | 1st quarter | completed 2nd quarter | Initial analysis of accounting requirement based on the Commission's decision was drawn up by June 2003 and used as a basis to develop the accounting rules and to determine the IT development issues. |

Setting up an accounting standard committee Establishment of accounting standards for European Communities - Draft - Final priority standards - Final others standards | 1st quarter 2nd quarter 4th quarter 6th quarter | Completed | The Accounting Standard committee was set up in March 2003, with monthly meetings, to give its advice and judgement on accounting rules. The final meeting (July 2003) examined the comments on the proposed rules. |

Adapting Chart of account Draft : Final : | 2nd quarter 4th quarter | Completed |

Defining the event giving rise - draft - final | 2nd quarter 4th quarter | Completed | The inventory of financial processes was carried out and events giving rise were described in flows and validated by services |

Extending the scope of consolidation | 9th quarter | Started, still in progress | The scope of consolidation is to be extended for 2005 accounts, the IPSAS compliant accounting rule was adopted Future steps: consolidation manual, consolidation pack, development and implementation of the chosen tool |

Financial statements | 9th quarter | Started, still in progress | They are defined as part of the accounting rules and the Chart of accounts drawn up accordingly. The accounting rules relating to financial statements have been prepared |

Integration of accounting data |

Fixing the opening balances - Provisional - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | Opening balance have been collected for prefinancing, guarantees and invoices received and not yet paid. Other opening balances will be the result of 2004 accounts closure. The amounts of provisions for cost claims not received by 31/12/2004 will be estimated in mid-2005. |

Defining the object code, - Plan - link between budget and general accounts | 4th quarter 7th quarter | Completed Completed | Following the inventory of financial processes and Chart of accounts, object codes were defined and linked to budget and general accounts |

Integrating contingent assets and liabilities (off balance-sheet items) - inventories - guarantees - integration | 4th quarter 5th quarter 9th quarter | On schedule | The complete opening balance will be established when the 2004 accounts are closed |

Management, entry in the accounts of prefinancing, interim payments and final payments | 5th quarter | Still in progress | Prefinancings for most open commitments and balances have been recorded in the accounts. The remainder should be recorded by 31.3.2005 |

Creating link between CIR and the accounts - use of CIR mandatory - link to general accounting | 4th quarter 7th quarter | One quarter delay | During the 5th quarter, CIR was deployed in most services lacking an equivalent IT tool. It was upgraded to become ABAC invoice on 25/10/2004, when its use was made obligatory where appropriate. |

Receivables and files of clients / suppliers | 5th quarter | The legal entity file was set up in March 2004. By 31/1/2005, 121 213 legal entities had been validated. The exercise will continue in 2005 in order to link all commitments since 1999 and over 50000 € with a legal entity. |

Organisation of internal control of accounting data |

Expanding internal control in DGs to include accounting aspects - draft - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | The control framework has been developed, validation criteria were communicated to all services on 02/07/04 and a questionnaire on 01/09/04 |

Supporting evidence for balance sheet balances through inventories | 7th quarter | Completed | A part of inventories of fixed assets were consolidated in ABAC assets end 2004 and loaded in SAP in January 2005; a second loading will take place in March 2005. |

Certification of local system | 9th quarter | Each high level assessment of services was completed by 17/12/2004 and the report established on 31.1.2005. A programme of in depth checks will be launched in March 2005 |

Training and awareness |

Training | 3rd to 6th quarter | Rescheduled according to services | Information sessions from the 4th quarter, accounting training in 2004, training for users from 10/2004 following releases of ABAC invoices and ABAC Contracts |

Recruitment | 3rd quarter | Completed | 17 additional resources |

Network accounting correspondents | 1st quarter | Completed | Identification of correspondents, meetings and regular information session organised |

Improvement of current system architecture |

Reconciliation SI2 / R3 (2002 data) | 2nd quarter | Completed | Reconciliation SI2/R3 completed and validated in early 2003, continued weekly thereafter |

Written security policy | 2nd quarter | Completed | Security policy for SI2 written during the second quarter of 2003 and adopted July 2003 |

Comparison of security management principles | 3rd quarter | Completed | Current security policy compared to relevant international standards in 2003 and deemed appropriate. |

Fixing of rules governing incorporation of security elements | 3rd quarter | Completed | Rules governing the incorporation of the security elements in the new functionalities have been designed in the 3rd quarter |

Developments of computerised tools to facilitate management and audit of access rights | 3rd quarter | Partially completed | Access rights have been audited and a computerised tool was implemented in 2004 to facilitate the management of access rights. This temporary tool will be replaced by a more powerful tool integrated fully within the ABAC “Web” environment during 2005. |

Development, implementation of web based version of SI2 | 4th quarter | Not completed | The development full web-based of SI2 was postponed and planned to be implemented in 2005, the other ABAC workflows are web-based. |

Elimination of redundant data | 4th quarter | Partially completed | Data management activities are included in the IT developments and include data cleansing phases (elimination of redundant data, correction of errors, completion of missing data…) An archiving policy will be developed in 2005. |

Development of the new system architecture |

Feasibility study of new architecture – integration of sectorial systems | 2nd quarter | Completed | A feasibility study was completed in May 2003, including the examination of the integration of sectorial systems (certain will be abandoned- DG Entr, JRC). The cost benefit of retaining the remaining systems will be examined progressively over 2005 and 2006. |

Detailed road map for implementation of the next IT system | 2nd quarter | Completed | A detailed road map for the implementation of the new system was developed in May 2003 and maintained on a daily basis. This roadmap has been developed into an implementation plan |

Analysis of users’ management needs | 3rd quarter | Completed | Users’ management needs have been recorded through workshops, analysed, categorised and mapped against planned system functionalities to ensure proper alignment on the system future functionalities. Final report was issued on 30/9/03 |

Design of proposed solutions - progressive functional and technical definition of the system | 4th quarter | Completed | The design was performed in two phases: first the production and validation of functional blueprint and second the technical blueprint; the functional blueprints consolidate the accounting rules, operational activities and data model, they were finalised in December 2003, the technical blueprint translated in technical terms to actual system functionalities, they were ready in March 2004. |

Migration towards SAP Enterprise | 7th quarter | Completed 3rd quarter | Problems were resolved in collaboration with SAP |

User workshops and feedback | 4th quarter | Completed | Workshops have been conducted in 2003, the users’ requirements has been analysed, categorised and incorporated in the functional blueprints. Users’ feedback is collected during the implementation and testing phases. |

Progressive implementation of new functionality | 6th quarter | Completed 7th quarter | The system implementation has been phases to allow a progressive implementation of functionalities as they became available. |

New functionalities following tests | 7th quarter | Completed 8th quarter | All new modules and functionalities were tested before release to ensure meeting accounting principles and users’ requirements. Testing of the integrated system was completed end of 2004. |

Training for key users | 8th quarter | Completed | All key users were proposed hands on training by 31.12.2004 |

Release of new system | 8th quarter | Completed | ABAC invoice, ABAC contracts, ABAC Assets have been released and are operational. The ABAC system was released on 10 January 2005 |

ANNEX 2: INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 JANUARY 2005

List of milestones

2 | Accounting Standards defined | Accounting | February | 31/08/03 | February | 31/08/03 | Done |

3 | Business events analysed | Accounting | May | 31/01//04 | May | 31/01//04 | Done |

4 | Accounting objectives and control framework updated and issued | Accounting | 01/09/03 | 31/10/03 | 01/09/03 | 31/10/03 | Done |

5 | Draft architecture strategy is defined | IT | February | 15/07/03 | February | 15/07/03 | Done |

6 | Draft user requirements documented | User Req. | March | 30/06/03 | March | 30/06/03 | Done |

7 | Chart of accounts updated and object code mapping done, functionalities defined | Accounting | 15/07/03 | 31/01/04 | 15/07/03 | 31/01/04 | Done |

8 | Functional Blueprint, Data/ process model prepared and validated | IT/Accounting | 15/07/03 | 15/01/04 | 15/07/03 | 15/01/04 | Done |

9a | Functional architecture proof of concept built and tested | IT | 01/07/03 | 15/10/03 | 01/07/03 | 15/10/03 | Done |

9b | Prototypes completed | IT | 16//10/03 | 31/01/04 | 16//10/03 | 31/01/04 | Done |

10 | Local systems and SI2 adaptation capacity analysed | IT/DG | 15/09/03 | 15/12/03 | 15/09/03 | 15/12/03 | Done |

11 | Consolidated entities identified and informed | Accounting | 01/10/03 | 31/10/03 | 01/10/03 | 31/10/03 | Done |

12 | High-level DG Budget processes defined | Accounting | 01/10/03 | 14/11/03 | 01/10/03 | 14/11/03 | Done |

13 | Data / process gap addressed | IT/Accounting | 15/09/03 | 31/01/04 | 15/09/03 | 31/01/04 | Done |

14 | User requirements finalised | User Req. | 09/07/03 | 30/09/03 | 09/07/03 | 30/09/03 | Done |

15 | Priority gaps are addressed, obsolete systems identified | DG’s | 15/07/03 | 15/01/04 | 15/07/03 | 15/01/04 | Done |

16 | Accounting Standards, chart of accounts and manual final draft issued | Accounting | 16/10/03 | 30/06/04 | 16/10/03 | 31/07/04 | Done |

16a | Accounting Rules | Accounting | 16/10/03 | 30/06/04 | 16/10/03 | 30/06/04 | Done |

16b | CoA | Accounting | 16/10/03 | 30/06/04 | 16/10/03 | 30/06/04 | Done |

16c | Accounting Manual | Accounting | 15/11/03 | 30/06/04 | 15/11/03 | 30/06/04 | Done |

17 | Final 2005 IT architecture defined | IT | 20/11/03 | 15/01/04 | 20/11/03 | 15/01/04 | Done |

18 | Implementation plan prepared | IT | 15/07/03 | 02/01/04 | 15/07/03 | 02/01/04 | Done |

19 | Detail DG plans prepared | DG’s | 15/10/03 | 28/02/04 | 15/10/03 | 28/02/04 | Done |

19a | HL DG impact assessment and plans prepared | DG's | 15/10/03 | 15/01/04 | 15/10/03 | 15/01/04 | Done |

19b | Detailed DG plans prepared | DG's | 15/01/04 | 28/02/04 | 15/01/04 | 28/02/04 | Done |

20 | Technical blueprint completed and prototype validated | IT | 03/11/03 | 15/02/04 | 03/11/03 | 15/02/04 | Done |

21 | Integrated Central system validated | IT | 01/02/04 | 31/05/04 | 01/02/04 | 31/12/04 | Done |

22 | Sectorial systems improved, interfaces completed and tested | DG’s | 15/01/04 | 31/12/04 | 15/01/04 | 31/12/04 | Mostly done |

22a | DG's Functional requirements finalised | Accounting/User Req. | 15/01/04 | 15/02/04 | 15/01/04 | 15/02/04 | Done |

22b | Interfaces technical requirements ready | IT | 01/03/04 | 31/05/04 | 01/03/04 | 31/05/04 | Done |

22c1 | Local systems improved and tested | DG's | 01/02/04 | 30/10/04 | 01/02/04 | 31/12/04 | Mostly done |

22c2 | Interfaces developed and tested | DG's | 01/04/04 | 31/12/04 | 01/04/04 | 31/12/04 | Mostly done |

23 | Manual processes are defined and tested | DG’s | 15/01/04 | 29/09/04 | 15/01/04 | 29/09/04 | Done |

24 | DG Budget processes validated | Accounting | 04/02/04 | 30/06/04 | 04/02/04 | 30/06/04 | Done |

25 | Consolidation | Accounting | 06/01/04 | 27/08/04 | 06/01/04 | 31/12/05 | 60% |

26 | Integration tests performed | IT | 01/06/04 | 31/07/04 | 01/06/04 | 31/12/04 | Done |

27 | User acceptance tests made | IT | 01/09/04 | 30/09/04 | 01/09/04 | 31/12/04 | Done |

28 | Data migration prepared | IT | 05/04/04 | 10/11/04 | 05/04/04 | 31/12/04 | Done |

29 | IT Systems realised | IT | 01/02/04 | 31/08/04 | 01/02/04 | 25/10/04 | Done |

30 | User trainings completed | IT | 01/10/04 | 30/11/04 | 01/10/04 | 31/12/04 | Key users done |

31 | Accounting Standards, chart of accounts and manual finalised | Accounting | 01/12/03 | 05/11/04 | 01/12/03 | 31/12/05 | Done |

32 | Trainings completed | Project man. | 05/11/03 | 30/11/04 | 05/11/03 | 28.02.05 | In progress |

33 | Closing instructions sent | Accounting | 08/11/04 | 01/12/04 | 08/11/04 | 14/12/04 | Done |

34 | DG’s processes and systems signed off | Accounting | 01/07/04 | 31/12/04 | 01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level |

34a | Local systems signed-off | Accounting | 01/07/04 | 30/11/04 | 01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level |

34b | Interfaces signed-off | Accounting | 30/09/04 | 31/12/04 | 30/09/04 | 31/12/04 | Done at high level |

35 | Final preparation completed | IT | 01/10/04 | 31/12/04 | 01/10/04 | 31/12/04 | Done |

36 | First part of the programme closed | Project Man. | 28/12/04 | 07/01/05 | 28/12/04 | 07/02/05 | Done |

ANNEX 3 : ACCOUNTING FRAMEWORK: ACCOUNTING RULES

Financial statements: This standard follows the IPSAS 1 requirements, as adapted to the requirements of the Financial Regulation. For instance, the complete set of financial statements includes the following components:

(a) Balance Sheet

(b) Economic outturn

(c) Statement of changes in Capital

(d) Cash Flow Table

(e) Accounting Principles, Rules and Methods and Notes to the Financial Statements and

(f) Segment Reporting (included in the notes to the financial statements).

Group accounting: The scope of the consolidation is a significant issue that is addressed in this rule. This rule defines three major categories of entities that should be consolidated: controlled entities (meaning those over which the European Communities have an exclusive control), associate entities (those where the European Communities have a significant influence on the entity) and joint ventures (the European Communities have a joint control). For each category, the European Communities would have to adopt a specific accounting procedure: global consolidation, equity method or proportionate consolidation. The European Development Fund is excluded from the scope of consolidation, but will be disclosed in the notes to the accounts as funds managed by the Commission on behalf of the Member States and their ACP partners.

Foreign currency conversion: the European Communities have to deal with transactions that are denominated in a foreign currency. A transaction should be initially recorded by applying the exchange rate at the date of transaction. At each reporting date, the European Communities would have to update this valuation and calculate an exchange difference. Both realised and unrealised exchange gains or losses should be recognised in the statement of financial performance at the reporting date.

Property, plant and equipment: This rule sets the accounting requirements regarding the recognition and measurement of property, plant and equipment. It establishes that an item of property, plant and equipment should be recognised as an asset when it is probable that future economic benefits or service potential associated with the asset will flow to the entity; and the cost or fair value of the asset to the entity can be measured reliably. Buildings, land, and hardware are considered as fixed assets.

The generating event for the recognition of an item of property, plant or equipment is the transfer of property, which is generally equivalent to the date of delivery. Regarding the measurement, the rule sets out the nature of the costs to be included in the purchase price and explains how to identify assets under construction.

Depreciation expense is recognized on a systematic basis over the asset's useful life i.e. pro- rata temporis, reflecting the pattern in which the asset's benefits are consumed by the European Communities.

In addition to the depreciation, specific events can have an impact on the value of the asset (effect of time, obsolescence, falling market value, etc …). When an impairment indicator is activated, additional depreciation should be recognised. Thus, the value of property, plant and equipment is not an historical value but can vary as time goes by.

Intangible assets: Intangible assets follow almost the same rules as property, plant and equipment. Nevertheless, there is often more uncertainty about the valuation of intangible assets (for instance, when recognising a patent or when developing an own intangible asset such as computer software). This rule sets out the necessary requirements that intangible assets must fulfil to be considered as assets.

Leases: For accounting purposes, this rule divides leases into two types: finance leases and operating leases. Finance leases should be recognised as fixed assets, as this type of leasing substantially transfers all risks and rewards incident to ownership. Operating leases are considered as rents. This rule recalls that since finance leases are fixed assets, depreciation and when necessary impairment must be assessed and recorded.

Inventories: this rule explains that inventories are assets in the form of materials or supplies to be consumed in the production process or to be consumed or distributed in the rendering of services or held for sale or distribution in the ordinary course of operations, or in the process of production for sale or distribution. Consequently, the scope of inventories is not very broad and administrative supplies should not be recognised as inventories. This rule describes how to recognise and derecognise inventories and give illustrative examples. It should be mentioned that the LIFO ("Last In, First Out") method is not authorised by IPSAS. Finally, this rule includes also in appendix a compliance analysis of the inventories of the European Communities. This analysis includes the accounting requirements for the inventories of agricultural stocks.

Receivables and revenues: The transition to accrual accounting has significant consequences on the receivables generating events. First, the rule distinguishes between “exchange transactions” and “non-exchange transactions”. “Exchange transactions” include the delivery of services and goods but also revenues from royalties or interests. “Non-exchange transactions” are specific to public sector bodies, as there is no transfer of property. Those kinds of revenues include traditional own resources, VAT, GNI, fines, etc…

The rule identifies for each category of event the generating event and the accounting consequences at the reporting date. It is necessary at each reporting date to estimate the recoverability of the European Communities’ receivables. When there is a risk that the receivable may not be recovered, then a value reduction should be recognised.

Pre-financing: Pre-financing is intended to provide the beneficiary with a float. As a consequence, the rule states that a pre-financing is not an expense that should be recorded in the statement of financial performance, but should be recognised as an asset when the pre-financing is paid to the beneficiary. The pre-financing would subsequently be derecognised with the interim and final payments.

As a pre-financing is a receivable, the European Communities have at each reporting date to assess if this asset is recoverable or not. When there is a risk that it may not be recovered, a value reduction should be recognised in the accounts.

Payables and expenses: This rule details the accounting rules related to payables and expenses. First, it recalls that the generating event is the delivery of goods or the delivery of service. This position implies that at each reporting date, the European Communities would have to recognize an accrued charge for all goods/services delivered during the period but not yet recognised and a deferred charge for all goods/services recognised but not related to the period.

Moreover, the analysis of the European Communities’ business events shows that some events need very specific treatment as they are “non-exchange transactions” (e.g. grants, EAGGF, Structural funds, etc…). Consequently, this standard gives detailed accounting requirement for the recognition and measurement of those events.

Provisions, contingent assets and liabilities: International Standards are very restrictive regarding provisions as there needs to be a clearly identifiable obligating event (a past event that leads to a present obligation). Although provisions are very restrictive, this rule establishes that the European Communities would have to disclose a large amount of information regarding contingent assets and liabilities. For example, contingent assets and liabilities include guarantees received or given. Provisions and contingent assets and liabilities should be updated at each reporting date. A detailed compliance analysis of existing provisions, contingent assets and liabilities is presented in the appendix.

Basis of preparation: this document recalls the basic concepts that have to be applied when applying IPSAS.

Financial instruments: this rule deals with the accounting requirements for transactions such as participations, swaps, futures, etc. It presents the various IFRS and IPSAS requirements applicable to the European Communities. The contentious issues which have delayed the adoption of IAS 39 by the Commission do not affect the Community's accounts.

Cash and cash equivalents: this rule gives illustrative examples of cash transactions to recognise during the year and at the reporting date. Those examples deal with cheques, deposits, money transfers and internal transfers.

Employee benefits: this rule details the scope of the employee benefits to be included in the provision; refers to the actuarial methodology to implement and the accounting schemes; and explains what is the generating event.

Net result for the period, fundamental errors and changes in accounting policies: this rule is useful to assess the work to be done regarding the opening balance. It explains when and how it would be possible for the European Communities to amend its accounts once published and approved by the relevant authority.

Related party disclosure: In order to improve transparency, this rule requires the disclosure of information about related parties (e.g. agencies) and key management personnel. For example, it requires that the remuneration of this personnel should be disclosed in the notes to the financial statements.

ANNEX 4 MAIN TASKS TO BE EXECUTED FROM JANUARY 2005

Accounts and accounting procedures

- Complete the 2005 opening balances, verify their coherence and obtain the validation by each responsible AOD

- Accounting manual to be reviewed in the light of experience

- Consolidation manual, cut-off procedures, estimation of provisions for outstanding claims

- Detailed users manuals to be derived from training material prepared in 2004

- Training (2nd phase)

- Integration of external offices and delegations into the central system

- Adopt accounting rules and a procedure manual for the EDF

Validation of local systems

- Review of the operation of the systems in practice: DGs will be visited in order to validate the local systems.

- Establish service level agreements with each AOD

IT Systems

- ABAC will progressively be improved for user-friendliness and interoperability, a single web-based workflow will be introduced, and the IT architecture will be concentrated on two platforms only (SAP and JAVA).

- ABAC Contracts: further management functionality will be developed and implemented, it will be integrated with e-procurement, and non-latin scripts will be provided for

- The Early Warning System will be adapted to the new environment

- ABAC Dunning to manage recoveries and establishment of accrued interest should be implemented.

- Local budget lines will be rationalised and reduced in number.

- MUS-DICE, a sample selection tool, will be integrated with ABAC

- Security will be reviewed

- Performance will be monitored and data-handling capacity increased

- Prepare and test a new disaster recovery plan

- Archiving criteria will be developed and applied

- Implementation of the planning and monitoring of multi-annual programmes and projects. The module SAP Project system will be implemented at least for JRC and the structural funds in 2005.

- Migration by July 2005 of the financial activities managed by ECFIN in GLOBUS (current accounting system in ECFIN) to the SAP CFM (Corporate Finance Management) and FI modules. (These activities are already accrual-based and the 2005 accounts of loans and borrowings will be compliant with IAS (International accounting standards), including opening balances).

- SAP ECCS (Enterprise Controlling Consolidation System): employed by end-2005 for the consolidation of the accounts of all institutions and agencies

- Data warehouse: a single data warehouse will be developed to ensure that all Commission services access the same reporting tool. The aim is to develop a prototype for the end of 2005 and to put the single data warehouse in place during 2006.

- Implementation from January 2006 of the EDF accounting in Aidco Local system (CRIS) and in the ABAC SAP FI (financial) module (the 2005 accounts will be based on information in the present Aidco accounting system, OLAS).

- Migrate to the next generation of SAP's budget module (BCS)

Data preparation

The legal entities file will be completed to include all those benefiting from all significant contracts committed since 1999.

Financial reporting

Based on the user needs, reporting tools will be developed to support senior management needs and the needs of day-to-day users. The data dictionary will be completed, and business intelligence tools deployed. The system should present all information linked to an individual file, and provide costing and forecasting tools.

[1] COM(2002) 755.

[2] Za okres do dnia 30 czerwca 2003 r. - SEC(2003) 790, do dnia 31 grudnia 2003 r. - SEC(2004) 118, oraz do dnia 30 czerwca 2004 r. - COM(2004) 565 z dnia 18.8.2004 r.

[3] Artykuły 133, 134 i 181 ust. 2 ostatni akapit rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r.