PL Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej C 304/154

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowego Urzędu Ochrony Odmian Roślin za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Urzędu

2009/C 304/28

SPIS TREŚCI

Punkty Strona WSTĘP… 1–2 155 POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI… 3–12 155 UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI… 13–16 156 Tabela… 157 Odpowiedzi Urzędu… 158

WSTĘP

1. Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin (zwany dalej Urzędem), z siedzibą w Angers, został ustanowiony na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 2100/94 z dnia 27 lipca 1994 r. (1). Głównym zadaniem Urzędu jest rejestrowanie i rozpatrywanie wniosków o przyznanie wspólnotowej ochrony prawa własności przemysłowej do odmian roślin, a także powierzanie właściwym organom państw członkowskich wykonania niezbędnych badań technicznych (2).

2. Budżet Urzędu na 2008 r. wyniósł 12,5 mln euro w porównaniu z 13,4 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Liczba zatrudnionych przez Urząd pracowników wyniosła na koniec roku 44 w porównaniu z 44,5 w roku poprzednim.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

4. Niniejsze poświadczenie skierowane jest do Rady Administracyjnej Urzędu zgodnie z art. 111 rozporządzenia Rady (WE) nr 2100/94.

Zadania kierownictwa

5. Jako urzędnik zatwierdzający, prezes realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Urzędu, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków ( 6 ) . Prezes odpowiada za ustanowienie ( 7 ) struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego ( 8 ) , które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnianie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania Trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI) ( 9 ) oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu ( 10 ) rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Urzędu na dzień 31 grudnia 2008 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2008 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

13. Środki administracyjne zostały przyznane w 2007 r., następnie przeniesiono je na 2008 r., umorzono i anulowano, a następnie ponownie przyznano i w końcu przeniesiono na 2009 r. (11). Zgodnie z zasadą jednoroczności i niezróżnicowanym charakterem środków administracyjnych należało wprowadzić stosowne kwoty za pomocą budżetu korygującego.

14. Księgowy Urzędu nie zatwierdził modułu budżetowego nowego informatycznego systemu rachunkowości. W trakcie procesu zamykania roku budżetowego 2008 stwierdzono uchybienia w systemie, które spowodowały konieczność dokonania korekt rachunkowych. Uchybienia te muszą zostać usunięte, aby moduł ten mógł zostać zatwierdzony.

15. W przypadku dwóch umów o dotację na pokrycie całkowitych kosztów (12) za kwalifikowalne uznano poniesione przez wykonawców koszty pośrednie przekraczające próg o stałej wysokości 7 %. Zgodnie z umowami (13) Urząd powinien był zwrócić się o wyjaśnienia dotyczące tak znacznych kwot (14).

16. W odniesieniu do dostawy mebli (15) Urząd udzielił zamówienia bezpośrednio konkretnemu dostawcy, lecz nie był w stanie przedstawić stosownych dokumentów lub dowodów dotyczących kryteriów przyznania zamówienia oraz przeprowadzenia stosownej oceny różnych opcji przedstawionych przez doradcę technicznego wybranego przez Urząd w tym celu. Praktyka ta spowodowała ograniczenie przejrzystości procedury.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 8 października 2009 r. W imieniu Trybunału Obrachunkowego Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Prezes

Tabela Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin (Angers) Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu Kompetencje Urzędu określone w rozporządzeniu Rady (WE) nr 2100/94 Zarządzanie Środki udostępnione Urzędowi w 2008 r. (w 2007 r.) Produkty i usługi w 2008 r. (w 2007 r.) Swobodny przepływ towarów Zakazy lub ograniczenia uzasadnione względami ochrony własności przemysłowej i handlowej nie mogą stanowić środka arbitralnej dyskryminacji ani ukrytych ograniczeń w handlu między państwami członkowskimi. (fragment art. 30 Traktatu) Cele — Stosowanie wspólnotowego systemu ochrony odmian roślin jako jedynej i wyłącznej formy wspólnotowego prawa własności przemysłowej do odmian roślin. Zadania — Decyzje w sprawie odmowy lub przyznania wspólnotowego prawa do ochrony, — decyzje dotyczące sprzeciwów, — decyzje dotyczące odwołań, — decyzje w sprawie unieważnienia lub uchylenia wspólnotowego prawa do ochrony. 1. Prezes Kieruje Urzędem; jest mianowany przez Radę spośród listy kandydatów przedstawionych przez Komisję, po uzyskaniu opinii Rady Administracyjnej. 2. Rada Administracyjna Nadzoruje program prac Urzędu i ustanawia zasady dotyczące metod pracy Urzędu. W skład Rady Administracyjnej wchodzi po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego, jeden przedstawiciel Komisji oraz ich zastępcy. 3. Decyzje dotyczące przyznania wspólnotowego prawa do ochrony są podejmowane przez komitety składające się z trzech pracowników Urzędu oraz przez Izbę Odwoławczą w przypadku odwołania. 4. Kontrola legalności działań Urzędu Komisja kontroluje legalność tych działań Prezesa, w stosunku do których prawo wspólnotowe nie przewiduje nadzoru przez inny organ w zakresie legalności, a także legalność działań Rady Administracyjnej odnoszących się do budżetu Urzędu. 5. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. 6. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Rada Administracyjna. Budżet 12,5 (13,4) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2008 r. Liczba stanowisk w planie zatrudnienia: 43 (42) stanowiska obsadzone: 43 (42) + 1 (2,5) inne stanowisko (oddelegowani eksperci narodowi, personel lokalny i pracownicy zewnętrzni) Pracownicy ogółem: 44 (44,5) z czego wykonujący zadania: operacyjne : 17 administracyjne : 21 mieszane : 6 Otrzymane wnioski: 3 012(2 977) Przyznane prawa: 2 162(2 616) Wspólnotowe prawa pozostające w mocy na dzień 31 grudnia 2008 r.: 15 599(14 598) Źródło: Informacje przekazane przez Urząd.

ODPOWIEDZI URZĘDU 13. Z powodu nieprzewidzianych opóźnień zadania nie mogły zostać zakończone w ramach czasowych dla budżetowych zobowiązań. Pragnąc dotrzymać swoich zobowiązań prawnych i nie naruszając przy tym sztucznie budżetu, Urząd ponownie przyznał zaległe sumy do budżetu na 2008 r., a nie na 2009 r. Podejmując takie kroki, Urząd był zdania, że nie narusza przepisów budżetowych. 14. Księgowy zapewnił, że uchybienia stwierdzone podczas zamknięcia zostały przez dostawcę oprogramowania naprawione i, na podstawie szeroko zakrojonych testów, w pełni zatwierdził moduł budżetowy nowego oprogramowania księgowego. Walidacja została wysłana do Trybunału w dniu 25 czerwca 2009 r. 15. Umowy o dotację stanowią, że kontrole mogą być przeprowadzane do pięciu lat po zapłacie salda, a w przypadku stwierdzenia w wyniku kontroli nadpłaconych kwot, należy je zwrócić. Przyjmując do wiadomości uwagi Trybunału, Urząd przeprowadzi taką kontrolę w nadchodzących miesiącach. 16. Jest oczywiste, że Urząd zastosowałby konkurencyjną procedurę, gdyby zastosowania jej nie uniemożliwił system dystrybucji na zasadzie wyłączności dla rodzaju wybranych mebli. Z tego względu, i zgodnie z art. 126.1b przepisów wykonawczych do rozporządzenia finansowego, Urząd uznał negocjowaną procedurę za w pełni uzasadnioną. Powyższe uzasadnienie zostało w pełni udokumentowane.

(1) Dz.U. L 227 z 1.9.1994, s. 27.

(2) Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.

(3) Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.

(4) Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika, zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.

(5) Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

(6) Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

(7) Art. 38 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002.

(8) Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23), i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Urzędu.

(9) Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

(10) Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 26 czerwca 2009 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 7 lipca 2009 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ono na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.cpvo.europa.eu/main/en/home/about-the-cpvo/financing

(11) Obejmowały one głównie prace remontowe związane z budynkiem i nowy informatyczny system rachunkowości (o łącznej wartości 248 000 euro).

(12) Na ogólną kwotę 670 000 euro (w tym 50 % ze środków Urzędu).

(13) Art. I.9 warunków specjalnych stanowi, że koszty ogólne są kwalifikowalne pod warunkiem przedstawienia dowodów księgowych.

(14) W jednym przypadku ogólna kwota pośrednich kosztów wypłaconych z przekroczeniem progu wyniosła ponad 40 000 euro.

(15) Zamówienie w trybie negocjacji na dostawę mebli biurowych do nowych pomieszczeń Urzędu (80 000 euro).