Produkty i usługi w roku 2013

Procedury selekcji — nabór wniosków w czterech dziedzinach priorytetowych w ramach rocznego programu prac na rok 2012 na ogólną kwotę 250 mln euro; oceniono 164 wnioski kwalifikowalne na łączną kwotę 523,9 mln euro, a do finansowania zarekomendowano 83 wnioski na kwotę 247,2 mln euro, — nabór wniosków w sześciu dziedzinach priorytetowych w ramach wieloletniego programu prac na łączną kwotę 1 347 mln euro; oceniono 189 wniosków kwalifikowalnych na łączną kwotę 5 727,77 mln euro, a do finansowania zarekomendowano 89 wniosków na kwotę 1 348,38 mln euro; wnioski, które napłynęły do Agencji w ramach rocznego i wieloletniego programu prac zostały ocenione przez 61 ekspertów zewnętrznych, — przygotowanie wieloletniego naboru wniosków na łączną kwotę 280 mln euro oraz corocznego naboru na kwotę 70 mln euro, opublikowanych w 2013 r. Zarządzanie projektami — przygotowanie 157 nowych decyzji o finansowaniu (jeden wniosek został wycofany przed przyjęciem decyzji) i 14 zmian dotyczących dopłat uzupełniających (nabór w 2012 r.) – 398 projektów, które pod koniec 2013 r. nadal znajdowały się w fazie realizacji, — rozpatrzenie 36 nowych wniosków beneficjentów w sprawie zmian, — przeanalizowanie i zatwierdzenie 116 sprawozdań ze stanu działań (Action Status Reports – główne narzędzie służące do monitorowania realizacji projektów) oraz 73 strategicznych planów działania (Strategic Action Plans), — 246 spotkań w sprawie projektów, z wyłączeniem spotkań dotyczących przygotowania decyzji, zorganizowanych na miejscu bądź w siedzibie Agencji, — pełne wykorzystanie dostępnych środków na płatności, ze średnim terminem płatności wynoszącym jedynie 11 dni netto. Działania na rzecz uproszczenia — poprawa procedur wewnętrznych i komunikacji z beneficjentami, np. sprawdzenie i poprawa jakości kontroli dotyczących zamówień publicznych, organizacja warsztatu dla beneficjentów z zakresu zarządzania projektem ze szczególnym uwzględnieniem kwestii prawnych, operacyjnych i finansowych, obejmującego prezentację przygotowaną przez Trybunał Obrachunkowy na temat doświadczeń z kontroli projektów TEN-T, — wykorzystanie elektronicznego narzędzia do wsparcia procedur rekrutacyjnych, — przegląd obiegów dokumentów administracyjnych, a w jego efekcie wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów zamiast papierowego oraz wprowadzenie obiegów uproszczonych, — wykorzystanie elektronicznego narzędzia do składania sprawozdań ze stanu działań, — uaktualnienie części systemu TENtec dotyczącej zarządzania projektem w celu poprawy przystępności systemu dla użytkowników, — zastąpienie grupy roboczej ds. dobrych praktyk grupą doradczą, która w procesie rozwoju zarządzania finansowego i projektowego w ramach obecnych i przyszłych programów ma pełnić rolę głównego podmiotu zainteresowanego Agencji. Skład grupy został określony w drodze wyboru, którego celem było zapewnienie równowagi wśród zainteresowanych podmiotów. Pierwsze spotkanie grupy odbędzie się 4 marca 2014 r. w celu omówienia wzoru decyzji o przyznaniu finansowania oraz procedur składania wniosków, w tym dokumentacji, w ramach naboru, — przy naborze w ramach programu rocznego na rok 2012 wykorzystano w większości przypadków ocenę zdalną, — stała aktualizacja i wykorzystanie modeli i wytycznych, — aktualizacja materiałów dotyczących interpretacji przepisów zawartych w decyzjach Komisji oraz spraw z zakresu prawa zamówień publicznych, — ulepszenie i usprawnienie procedur wewnętrznych poprzez utworzenie grup roboczych ds. opracowania szablonów wydatków administracyjnych i operacyjnych, — usprawnienie administracyjnych procedur współpracy z DG MOVE w ramach przyjmowania nowych decyzji, — usprawnienie systemu sprawozdawczości poprzez zmianę częstotliwości sporządzania niektórych sprawozdań, przeprowadzanie wyczerpujących kontroli jakości danych i optymalizację wykorzystania istniejących danych w systemie TENtec. Pozwala ono na dokładniejsze monitorowanie realizacji projektów i antycypowanie problemów, jakie mogą się w związku z nią pojawić, co z kolei prowadzi do skrócenia czasu reakcji i optymalizacji wykonania budżetu. Komunikacja — stronę internetową Agencji i jej rozszerzoną sekcję poświęconą pomyślnie zrealizowanym projektom oraz stronę centrum informacyjnego ds. „Autostrad morskich” odwiedziło ponad 2 20 000 internautów. Widget Twitter umieszczony na stronie Agencji (@tentea_eu) przyciągnął ponad 700 użytkowników serwisu;, — trzecia kampania dotycząca kolejnych osiągnięć w ramach projektów TEN-T („TENtastic”) z wykorzystaniem aktualizacji strony internetowej, postów, broszur i plakatów, — publikacja 15 elektronicznych wydań biuletynu informacyjnego dla beneficjentów lub jego aktualizacji, przygotowanie i dystrybucja 140 komunikatów prasowych w ponad 20 językach na temat naboru wniosków w 2012 r., osiągnięć i nowo wybranych projektów; dystrybucja 53 komunikatów prasowych z naboru wniosków w 2011 r. Wśród pozostałych publikacji znalazły się dwie na temat „wizji” Agencji w ramach przedłużonego mandatu, broszura na temat inżynierii finansowej, sprawozdanie dotyczące realizacji programu TEN-T i dwie ponadstustronnicowe broszury dla FAC dotyczące wybranych projektów w ramach dorocznego i wieloletniego naboru wniosków, — wydarzenia, takie jak: Dni TEN-T i wystawa w Tallinnie, zorganizowane wraz z DG MOVE, dzień informacyjny nt. naboru wniosków w 2013 r., warsztaty z zarządzania projektami TEN-T, warsztat na temat partnerstwa publiczno-prywatnego/inżynierii finansowej; udział, wraz z DG MOVE, w Międzynarodowym Forum Transportowym w Lipsku i instytucjonalnym dniu otwartym, — zaplanowanie i przygotowanie przejścia na nową identyfikację wizualną Agencji jako Agencji Wykonawczej ds. Innowacyjności i Sieci (kontynuującej działania Agencji ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej) na różnych materiałach informacyjnych, na stronie internetowej, w Intranecie, na szablonach i oznakowaniu. Współpraca z macierzystą DG — wspólne przygotowanie do kolejnej perspektywy finansowej obejmujące: pomoc przy finalizacji instrumentu „Łącząc Europę” i przy opracowywaniu nowych wytycznych dotyczących TEN-T; propozycje scenariuszy w odniesieniu do trybu przyznawania środków finansowych i ich wykorzystania; uczestnictwo w komitetach oceniających wybierających konsultantów w zakresie badań głównego korytarza sieci TEN-T, — wspólne przygotowanie informacji o ostatnim naborze wniosków w ramach programu TEN-T na lata 2007–2013 i wspólne prezentacje na jednym z dni informacyjnych, — wspólne wystąpienia na konferencji dotyczącej programu rocznego w ramach dni TEN-T; TEN-TEA była odpowiedzialna za organizację wystawy, — wspólne przygotowanie procedury międzyinstytucjonalnej służącej rozszerzeniu mandatu Agencji i stworzeniu nowej struktury organizacyjnej, — udział w ocenie ex-post instrumentów finansowych, przeprowadzanej przez Komisję, — organizacja warsztatów na temat inżynierii finansowej ze wspólnymi prezentacjami, — rozwój wiedzy specjalistycznej niezbędnej do analizy informacji statystycznych i geograficznych na potrzeby sprawozdawczości i kartografii w odniesieniu do programu TEN-T, np. „Sprawozdanie dotyczące realizacji programu TEN-T” w przypadku Tallina, 43 sprawozdania (łącznie dla państw członkowskich i projektów priorytetowych), — comiesięczne spotkania kierownictwa z udziałem dyrektorów, kierowników działów, kierownika Działu Komunikacji oraz łączników Agencji i DG, — udział dyrektora w spotkaniach zarządu macierzystej DG; udział kierownika działu z odpowiedniej Dyrekcji w spotkaniu zarządu Agencji, — przygotowanie spotkań Komitetu Sterującego. Kontrole — pierwszy rok realizacji wieloletniej strategii kontroli przyjętej w 2012 r., — przeprowadzenie 17 kontroli w odniesieniu łącznie do 28 % płatności okresowych/końcowych (wg kwoty pieniężnej) z 2012 r.