Niniejsza decyzja skierowana jest do Komisji oraz do Wysokiego Przedstawiciela Unii do Spraw Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa.

Stanowisko, jakie należy przyjąć w imieniu Unii we Wspólnej Radzie UEKuba w odniesieniu do regulaminu wewnętrznego Wspólnej Rady i regulaminu wewnętrznego Wspólnego Komitetu opiera się na tekstach zamieszczonych w załączniku do niniejszej decyzji.

w sprawie stanowiska, jakie należy przyjąć w imieniu Unii we Wspólnej Radzie ustanowionej na mocy Umowy o dialogu politycznym i współpracy między Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Republiką Kuby, z drugiej strony, w odniesieniu do przyjęcia decyzji dotyczących regulaminów wewnętrznych Wspólnej Rady i Wspólnego Komitetu

Umowa zmierza do osiągnięcia różnych celów i obejmuje elementy z dziedzin unijnej wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa, wspólnej polityki handlowej i współpracy na rzecz rozwoju. Aspekty te są związane w sposób nierozłączny, a żaden z nich nie ma charakteru pobocznego w stosunku do pozostałych. Unia Europejska podpisała Umowę zgodnie z art. 37 Traktatu o Unii Europejskiej (TUE) oraz art. 207 i 209 TFUE.

W odniesieniu do aktu zmierzającego jednocześnie do osiągnięcia kilku celów lub mającego kilka elementów składowych związanych w sposób nierozłączny, a żaden z tych celów lub elementów nie ma charakteru pobocznego w stosunku do pozostałych, materialna podstawa prawna decyzji na mocy art. 218 ust. 9 TFUE wyjątkowo zawierać będzie różne odpowiednie podstawy prawne.

Akty prawne określone w załączniku do niniejszej decyzji stanowią akty mające skutki prawne, ponieważ art. 81 ust. 6 Umowy przyznaje Wspólnej Radzie kompetencje do przyjmowania decyzji wiążących dla stron.Akty te nie uzupełniają, ani nie zmieniają ram instytucjonalnych Umowy.

Wspólny Komitet ustanowiono na mocy art. 82 Umowy. Komitet wspiera Wspólną Radę w wykonywaniu jej obowiązków i jest odpowiedzialny za ogólne wdrożenie Umowy. Do jego głównych zadań należy: przygotowywanie posiedzeń i obrad Wspólnej Rady, w stosownych przypadkach wdrażanie decyzji Wspólnej Rady oraz, w sposób ogólny, zapewnienie ciągłości stosunków i należytego funkcjonowania Umowy. Komitet bada sprawy przekazane mu przez Wspólną Radę, a także wszelkie inne sprawy, które pojawiają się w trakcie bieżącego wdrażania Umowy. Komitet przedkłada Wspólnej Radzie do przyjęcia wnioski lub projekty decyzji lub zaleceń. Może on ustanowić podkomitety w celu wspierania go w wykonywaniu jego obowiązków.

Wspólna Rada może podejmować decyzje zapewniające osiągnięcie celów Umowy. Decyzje te są wiążące dla stron, które muszą zastosować wszelkie środki niezbędne do wprowadzenia ich w życie. Wspólna Rada może także wydawać zalecenia i badać spory stron dotyczące wypełniania spoczywających na nich obowiązków w celu znalezienia rozwiązań możliwych do przyjęcia przez obie strony, zgodnie z art. 85 Umowy.

w sprawie stanowiska, jakie należy przyjąć w imieniu Unii we Wspólnej Radzie ustanowionej na mocy Umowy o dialogu politycznym i współpracy między Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Republiką Kuby, z drugiej strony, w odniesieniu do przyjęcia decyzji dotyczących regulaminów wewnętrznych Wspólnej Rady i Wspólnego Komitetu

KOMISJA EUROPEJSKA Bruksela, dnia13.11.2017 JOIN(2017) 43 final ZAŁĄCZNIK do wspólnego wniosku dotyczącego decyzji Rady w sprawie stanowiska, jakie należy przyjąć w imieniu Unii we Wspólnej Radzie ustanowionej na mocy Umowy o dialogu politycznym i współpracy między Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Republiką Kuby, z drugiej strony, w odniesieniu do przyjęcia decyzji dotyczących regulaminów wewnętrznych Wspólnej Rady i Wspólnego Komitetu



ZAŁĄCZNIK DECYZJA NR 1/[...] WSPÓLNEJ RADY UE–KUBA z dnia [...] r. w sprawie przyjęcia regulaminu wewnętrznego Wspólnej Rady i regulaminu wewnętrznego Wspólnego Komitetu WSPÓLNA RADA UE–KUBA, uwzględniając Umowę o dialogu politycznym i współpracy między Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Republiką Kuby, z drugiej strony (zwaną dalej „Umową”), w szczególności jej art. 81 ust. 4, art. 82 ust. 3 i art. 83 ust. 5, a także mając na uwadze, co następuje: Zgodnie z postanowieniami art. 86 ust. 4 Umowy pewne jej części są stosowane tymczasowo od dnia 1 listopada 2017 r. między UE a Kubą. Zgodnie z art. 81 ust. 4 Umowy Wspólna Rada ma przyjąć swój regulamin wewnętrzny. Zgodnie z art. 82 ust. 1 Umowy Wspólną Radę wspiera w wykonywaniu jej obowiązków Wspólny Komitet, Zgodnie z art. 82 ust. 3 Umowy Wspólna Rada ma przyjąć regulamin wewnętrzny Wspólnego Komitetu, STANOWI, CO NASTĘPUJE: Artykuł 1 Niniejszym przyjmuje się regulamin wewnętrzny Wspólnej Rady i regulamin Wspólnego Komitetu, określone odpowiednio w załącznikach 1 i 2. Artykuł 2 Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia. Sporządzono w …dnia […] r. ZA WSPÓLNĄ RADĘ UE–KUBA,

[…] W imieniu UE […] W imieniu Kuby



ZAŁĄCZNIK 1 Regulamin wewnętrzny Wspólnej Rady Artykuł 1 Postanowienia ogólne Wspólna Rada ustanowiona zgodnie z art. 81 ust. 1 Umowy o dialogu politycznym i współpracy między Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Republiką Kuby, z drugiej strony (zwanej dalej „Umową”), wypełnia swoje obowiązki, jak przewidziano w art. 81 ust. 2 Umowy, i jest odpowiedzialna za wdrożenie Umowy, a także badanie wszelkich innych kwestii dwustronnych, wielostronnych lub międzynarodowych związanych ze wspólnym interesem. Zgodnie z art. 81 ust. 3 Umowy Wspólna Rada składa się z przedstawicieli stron. Jej posiedzenia odbywają się na szczeblu ministerialnym. Zgodnie z art. 81 ust. 6 Umowy oraz dla osiągnięcia jej celów Wspólna Rada jest uprawniona do podejmowania decyzji, które są wiążące dla stron. Wspólna Rada podejmuje odpowiednie środki służące wdrożeniu swoich decyzji, w tym w razie konieczności przez upełnomocnienie określonych organów powołanych na mocy Umowy do działania w jej imieniu. Wspólna Rada może również wydawać zalecenia. Decyzje i zalecenia Wspólnej Rady przyjmuje się za porozumieniem stron po wypełnieniu właściwych procedur wewnętrznych, zgodnie z art. 11. Wspólna Rada może przekazać swoje uprawnienia Wspólnemu Komitetowi. Odniesienie do „stron” w niniejszych regulaminach wewnętrznych jest zgodne z definicją określoną w art. 84 Umowy. Artykuł 2 Przewodnictwo Wspólnej Radzie przewodniczy na zmianę, od danego posiedzenia do następnego, przedstawiciel Unii Europejskiej i przedstawiciel Republiki Kuby. Pierwszej Wspólnej Radzie przewodniczy przedstawiciel Unii Europejskiej. Artykuł 3 Posiedzenia 1.Wspólna Rada zbiera się co najmniej raz na dwa lata, a także w sytuacji gdy wymagają tego okoliczności – za zgodą stron. O ile strony nie postanowią inaczej, posiedzenia Wspólnej Rady odbywają się w zwykłym miejscu posiedzeń Rady Unii Europejskiej. 2.Każde posiedzenie Wspólnej Rady odbywa się w dniu uzgodnionym przez strony. 3.Posiedzenia Wspólnej Rady są zwoływane wspólnie przez sekretarzy Wspólnej Rady w porozumieniu z jej przewodniczącym, najpóźniej 30 dni przed terminem posiedzenia. Artykuł 4

Przedstawicielstwo 1.Członkowie Wspólnej Rady, którzy nie są w stanie uczestniczyć w posiedzeniu, mogą być reprezentowani. Jeżeli członkowie Wspólnej Rady chcą być reprezentowani przez przedstawiciela, muszą na piśmie przekazać przewodniczącemu imię i nazwisko pełnomocnika przed odnośnym posiedzeniem. 2.Przedstawiciel członka Wspólnej Rady wykonuje wszystkie prawa tego członka. Artykuł 5 Delegacje Członkom Wspólnej Rady mogą towarzyszyć urzędnicy. Przed każdym posiedzeniem przewodniczący jest powiadamiany za pośrednictwem sekretariatu o planowanym składzie delegacji każdej ze stron. Artykuł 6 Sekretariat Urzędnik Unii Europejskiej oraz urzędnik Rządu Kuby działają wspólnie w charakterze sekretarzy Wspólnej Rady. Artykuł 7 Korespondencja 1.Korespondencja adresowana do Wspólnej Rady jest kierowana do sekretarza jednej ze stron, który następnie informuje drugiego sekretarza. 2.Obaj sekretarze zapewniają przekazanie korespondencji przewodniczącemu oraz, w stosownych przypadkach, członkom Wspólnej Rady. 3.Korespondencja tak przekazywana jest wysyłana, stosownie do sytuacji, do Sekretariatu Generalnego Komisji Europejskiej, Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych, stałych przedstawicielstw państw członkowskich przy Unii Europejskiej oraz do misji Kuby przy Unii Europejskiej i do Ministerstwa Spraw Zagranicznych Republiki Kuby. 4.Komunikaty przewodniczącego Wspólnej Rady są przesyłane adresatom przez obu sekretarzy w imieniu przewodniczącego Wspólnej Rady. Tego rodzaju komunikaty są przekazywane, w razie potrzeby, członkom Wspólnej Rady zgodnie z przepisami ust. 3.

Artykuł 8 Poufność 1.O ile nie postanowiono inaczej, posiedzenia Wspólnej Rady nie są jawne. 2.Gdy jedna ze stron przedstawia Wspólnej Radzie informacje określone jako poufne, tak też są one traktowane przez drugą stronę.

Artykuł 9 Porządek obrad 1.Przewodniczący sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia. Sekretarze przekazują go adresatom, o których mowa w art. 7, nie później niż 15 dni kalendarzowych przed terminem posiedzenia. 2.Wstępny porządek obrad zawiera punkty, które zostały zgłoszone przewodniczącemu we wniosku nie później niż 21 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia. Punkty te zostają przedłożone wraz ze stosownymi dokumentami potwierdzającymi, które mają zostać przesłane sekretarzom przed terminem rozesłania porządku obrad. 3.Wspólna Rada przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Za zgodą stron punkt nieujęty we wstępnym porządku obrad może zostać umieszczony w porządku obrad. 4.Przewodniczący, w porozumieniu ze stronami, może skrócić terminy określone w ust. 1 w celu uwzględnienia wymagań dotyczących konkretnego przypadku. 5.Wspólna Rada po uzgodnieniu między stronami może zapraszać niezależnych ekspertów w danej dziedzinie do udziału w posiedzeniach w charakterze obserwatorów lub w celu przedstawienia informacji na konkretne tematy. Strony, na podstawie poszczególnych przypadków, ustalą warunki uczestnictwa ekspertów w posiedzeniach i dopilnują, aby spełniali oni wymogi dotyczące poufności. Artykuł 10 Protokoły 1. Obydwaj sekretarze sporządzają wspólnie projekt protokołu każdego posiedzenia. 2. Protokół z posiedzenia, o ile nie postanowiono inaczej na posiedzeniu, wskazuje w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad: dokumentację przedłożoną Wspólnej Radzie; oświadczenia, o których zaprotokołowanie wystąpił członek Wspólnej Rady; oraz kwestie ustalone przez strony, takie jak przyjęte decyzje, uzgodnione oświadczenia oraz wszelkie wnioski. 3. Projekt protokołu przedkładany jest do zatwierdzenia Wspólnej Radzie. Wspólna Rada zatwierdza protokół na następnym posiedzeniu. Projekt protokołu może być również zatwierdzany na piśmie. Artykuł 11 Decyzje i zalecenia 1. Wspólna Rada podejmuje decyzje i wydaje zalecenia za obopólną zgodą stron po wypełnieniu właściwych procedur wewnętrznych. 2. Za zgodą stron Wspólna Rada może także podejmować decyzje lub wydawać zalecenia w drodze procedury pisemnej. W tym celu, zgodnie z art. 7, projekt wniosku jest przesyłany na piśmie przez przewodniczącego Wspólnej Rady do jej członków, przy czym członkom wyznacza się termin co najmniej 21 dni kalendarzowych na zgłoszenie ewentualnych zastrzeżeń lub propozycji zmian. Przewodniczący, w porozumieniu ze stronami, może skrócić wyżej wymieniony termin w celu uwzględnienia wymagań dotyczących konkretnego przypadku.

3. Zgodnie z art. 81 ust. 6 i 7 Umowy akty Wspólnej Rady są zatytułowane odpowiednio „decyzja” i „zalecenie”, po których następuje numer porządkowy, data ich przyjęcia oraz streszczenie ich przedmiotu. Akty zostają podpisane przez przewodniczącego Decyzje i zalecenia są przekazywane adresatom, o których mowa w art. 7. Każda ze stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji i zaleceń Wspólnej Rady we własnym dzienniku urzędowym. 4. Każda decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia, o ile nie stanowi ona inaczej. Artykuł 12 Języki 1. Językami urzędowymi Wspólnej Rady są języki: angielski i hiszpański. 2. O ile nie postanowiono inaczej, Wspólna Rada opiera swoje obrady na dokumentach opracowanych w tych językach. Artykuł 13 Wydatki 1. Każda ze stron pokrywa wszelkie koszty poniesione przez siebie, wynikające z uczestnictwa w posiedzeniach Wspólnej Rady, zarówno jeśli chodzi o wydatki personelu, koszty podróży i diety, jak i opłaty pocztowe i telekomunikacyjne. 2. Koszty związane z tłumaczeniem ustnym posiedzeń oraz tłumaczeniem i powielaniem dokumentów ponosi Unia Europejska. W przypadku gdy Kuba wymaga tłumaczenia ustnego lub pisemnego na języki inne niż określone w art. 12 lub z takich języków, sama ponosi koszty z tym związane. 3. Inne wydatki związane z organizacją posiedzeń ponosi strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia. Artykuł 14 Wspólny Komitet 1. Zgodnie z art. 82 Umowy Wspólną Radę w wykonywaniu jej obowiązków wspiera Wspólny Komitet. Wspólny Komitet składa się z przedstawicieli stron będącymi, co do zasady, urzędnikami wyższego szczebla. 2. Wspólny Komitet przygotowuje posiedzenia i obrady Wspólnej Rady, nadzoruje, w stosownych przypadkach, wdrażanie decyzji Wspólnej Rady oraz, w sposób ogólny, zapewnia ciągłość wspólnych stosunków i należyte funkcjonowanie Umowy. Wspólny Komitet bada każdą sprawę przekazaną mu przez Wspólną Radę, a także wszelkie inne sprawy, które mogą pojawić się w trakcie wdrażania Umowy. Przedkłada Wspólnej Radzie do zatwierdzenia wnioski lub wszelkie projekty decyzji lub zaleceń. 3. Wspólny Komitet podejmuje decyzje i wydaje zalecenia w zakresie swoich uprawnień określonych w Umowie. Zgodnie z art. 82 ust. 4 Umowy Wspólna Rada może upoważnić Wspólny Komitet do podejmowania decyzji. 4. W przypadku gdy Umowa odnosi się do obowiązku konsultacji lub możliwości konsultacji lub gdy strony wspólnie podejmą decyzję o przeprowadzeniu wzajemnych konsultacji, konsultacje te mogą odbyć się w ramach Wspólnego Komitetu, chyba że Umowa stanowi inaczej. Konsultacje mogą być kontynuowane we Wspólnej Radzie, jeżeli obydwie strony wyrażą na to zgodę. Artykuł 15

Zmiany w regulaminie wewnętrznym Niniejszy regulamin wewnętrzny może zostać zmieniony decyzją Wspólnej Rady zgodnie z postanowieniami art. 11. ZAŁĄCZNIK 2 Regulamin wewnętrzny Wspólnego Komitetu Artykuł 1 Postanowienia ogólne 1. Wspólny Komitet ustanowiony zgodnie z art. 82 Umowy o dialogu politycznym i współpracy między Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Kubą, z drugiej strony (zwanej dalej „Umową”) wspiera Wspólną Radę w wykonywaniu jej obowiązków i funkcji oraz wykonuje swoje zadania określone tą Umową i wyznaczone mu przez Wspólną Radę. 2. Wspólny Komitet przygotowuje posiedzenia i obrady Wspólnej Rady, wykonuje, w stosownych przypadkach, decyzje Wspólnej Rady oraz, w sposób ogólny, zapewnia ciągłość stosunków i należyte funkcjonowanie Umowy. Komitet bada każdą sprawę przekazaną mu przez Wspólną Radę, a także wszelkie inne sprawy, które mogą pojawić się w trakcie bieżącego wdrażania Umowy. Komitet przedkłada Wspólnej Radzie do przyjęcia wszelkie wnioski lub projekty decyzji lub zaleceń. 3. Jak przewidziano w art. 82 ust. 1 Umowy, Wspólny Komitet składa się z przedstawicieli stron będącymi urzędnikami wyższego szczebla, przy uwzględnieniu określonych spraw oczekujących na rozpatrzenie.

Artykuł 2 Przewodnictwo Wspólnemu Komitetowi przewodniczy na zmianę, od danego posiedzenia do następnego, przedstawiciel Unii Europejskiej i przedstawiciel Republiki Kuby. Pierwszą stroną przewodniczącą będzie Republika Kuby. Artykuł 3 Posiedzenia 1. O ile strony nie uzgodnią inaczej, Wspólny Komitet zbiera się regularnie, co najmniej raz w roku. Za zgodą stron sesje nadzwyczajne Wspólnego Komitetu mogą odbywać się na wniosek jednej ze stron. 2. Każde posiedzenie Wspólnego Komitetu jest zwoływane przez przewodniczącego w terminie i miejscu uzgodnionym przez strony. Zawiadomienie o zwołaniu posiedzenia wydawane jest przez Sekretariat Wspólnego Komitetu nie później niż 28 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia, chyba że strony uzgodnią inaczej. 3. Regularne posiedzenia Wspólnego Komitetu są zwoływane, w miarę możliwości, z odpowiednim wyprzedzeniem przed regularnymi posiedzeniami Wspólnej Rady. 4. W drodze wyjątku i za zgodą stron, posiedzenia Wspólnego Komitetu mogą być organizowane przy wykorzystaniu wszelkich ustalonych środków technicznych, takich jak wideokonferencja. Artykuł 4 Delegacje

O planowanym składzie delegacji uczestniczących w posiedzeniu strony są powiadamiane za pośrednictwem sekretariatu przed każdym posiedzeniem. Artykuł 5 Sekretariat Urzędnicy z ramienia każdej ze stron działają wspólnie w charakterze sekretarzy Wspólnego Komitetu i wspólnie wykonują obowiązki sekretariatu w duchu wzajemnego zaufania i współpracy, chyba że przepisy niniejszego regulaminu stanowią inaczej.

Artykuł 6 Korespondencja 1. Korespondencja adresowana do Wspólnego Komitetu jest kierowana do sekretarza jednej ze stron, który następnie informuje drugiego sekretarza. 2. Sekretariat zapewnia przekazanie korespondencji adresowanej do Wspólnego Komitetu przewodniczącemu oraz rozesłanie jej, w stosownych przypadkach, zgodnie z art. 7. 3. Korespondencja pochodząca od przewodniczącego jest przesyłana stronom przez sekretariat w imieniu przewodniczącego. Korespondencja taka jest rozsyłana, w stosownych przypadkach, zgodnie z art. 7. Artykuł 7 Dokumenty 1. Rozsyłaniem dokumentów zajmują się sekretarze. 2. Strona przekazuje dokumenty swojemu sekretarzowi. Sekretarz następnie przekazuje te dokumenty sekretarzowi drugiej strony bez zbędnej zwłoki. 3. Każdy sekretarz rozsyła dokumenty właściwym przedstawicielom swojej strony, systematycznie przesyłając je również do wiadomości sekretarza drugiej strony. Artykuł 8 Poufność O ile strony nie postanowiły inaczej, posiedzenia Wspólnego Komitetu nie są jawne. Gdy jedna ze stron przedstawia Wspólnemu Komitetowi informacje określone jako poufne, tak też są one traktowane przez drugą stronę. Artykuł 9 Porządek obrad 1. Sekretariat sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia, a także projekt wniosków operacyjnych określonych w art. 10 w oparciu o wnioski przedstawione przez strony. Wstępny porządek obrad obejmuje punkty, w odniesieniu do których sekretariat otrzymał wniosek od jednej ze stron o włączenie do porządku obrad, wraz z odnośnymi dokumentami, nie później niż 21 dni kalendarzowych przed terminem posiedzenia.

2. Wstępny porządek obrad, wraz z odpowiednimi dokumentami, jest rozsyłany zgodnie z art. 7 nie później niż 20 dni kalendarzowych przed terminem posiedzenia. 3. Wspólny Komitet przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Za zgodą stron w porządku obrad można umieścić punkty, które nie znajdowały się we wstępnym porządku obrad. 4. Przewodniczący posiedzenia Wspólnego Komitetu, za zgodą drugiej strony, może ad hoc zaprosić niezależnych ekspertów w danej dziedzinie do udziału w posiedzeniach w celu przedstawienia informacji na konkretne tematy. Strony dopilnowują, by obserwatorzy lub eksperci spełniali wymogi dotyczące poufności. 5. Przewodniczący posiedzenia Wspólnego Komitetu, w porozumieniu ze stronami, może skrócić terminy określone w ust. 1 i 2 w celu uwzględnienia szczególnych okoliczności. Artykuł 10 Protokół z posiedzenia i wnioski operacyjne 1. Obydwaj sekretarze sporządzają wspólnie projekt protokołu każdego posiedzenia. 2. Protokół z posiedzenia, co do zasady, wskazuje w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad: a) listę uczestników, listę towarzyszących im urzędników oraz listę ewentualnych obserwatorów lub ekspertów, którzy wzięli udział w posiedzeniu; b) dokumentację przedłożoną Wspólnemu Komitetowi; c) oświadczenia, o których wpisanie wnioskują członkowie Wspólnego Komitetu; oraz d) wnioski operacyjne z posiedzenia. 3. Projekt protokołu zostaje przedłożony Wspólnemu Komitetowi do zatwierdzenia. Wspólny Komitet zatwierdza protokół na następnym posiedzeniu lub, alternatywnie, na piśmie. 4. Sekretarz strony przewodniczącej sporządza projekt wniosków operacyjnych z każdego posiedzenia i rozsyła go stronom wraz z porządkiem obrad, zazwyczaj nie później niż 15 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia. Projekt ten jest aktualizowany w trakcie przebiegu posiedzenia, a na jego zakończenie Wspólny Komitet przyjmuje wnioski operacyjne uwzględniające działania następcze do podjęcia przez strony, chyba że postanowią one inaczej. Po zatwierdzeniu wniosków operacyjnych dołącza się je do protokołu z posiedzenia, a ich wykonanie zostaje omówione podczas kolejnego posiedzenia Wspólnego Komitetu. W tym celu Wspólny Komitet przyjmuje wzór umożliwiający śledzenie postępów w zakresie każdego działania według określonego terminu. Artykuł 11 Decyzje i zalecenia 1. W określonych przypadkach, gdy na mocy Umowy Wspólny Komitet jest uprawniony do podejmowania decyzji lub gdy takie uprawnienia zostały mu przekazane przez Wspólną Radę, Wspólny Komitet podejmuje decyzje. Wydaje on także zalecenia. Decyzje i zalecenia są przyjmowane za obopólną zgodą stron i po wypełnieniu właściwych procedur wewnętrznych. Każda decyzja lub zalecenie zostają podpisane przez Unię i Kubę. 2. Za porozumieniem stron Wspólny Komitet może podejmować decyzje i wydawać zalecenia w drodze procedury pisemnej. Procedura pisemna polega na wymianie not między obydwoma sekretarzami, działającymi w porozumieniu ze stronami. W tym celu tekst wniosku zostaje rozesłany zgodnie z art. 7 i wyznacza się termin co najmniej 21 dni kalendarzowych, w ciągu których należy zgłaszać ewentualne uwagi lub zastrzeżenia. Przewodniczący Wspólnego Komitetu, w porozumieniu ze stronami, może skrócić te terminy w celu uwzględnienia szczególnych okoliczności. Po uzgodnieniu tekstu każdą decyzję lub zalecenie podpisuje przewodniczący. 3. Akty Wspólnego Komitetu noszą odpowiednio nazwę „decyzja” lub „zalecenie” po czym następuje ich numer porządkowy, data przyjęcia oraz opis przedmiotu. Każda decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia, o ile nie stanowi ona inaczej. 4. Decyzje i zalecenia rozsyłane są obu stronom.

5. Każda ze stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji i zaleceń Wspólnego Komitetu we własnym dzienniku urzędowym. Artykuł 12 Sprawozdania Na każdym regularnym posiedzeniu Wspólnej Rady Wspólny Komitet składa jej sprawozdanie z działalności swojej i swoich podkomitetów. Artykuł 13 Języki 1. Językami urzędowymi Wspólnego Komitetu są języki urzędowe Wspólnej Rady. 2. Językami roboczymi Wspólnego Komitetu są języki: angielski i hiszpański. O ile nie postanowiono inaczej, Wspólny Komitet opiera swoje obrady na dokumentach opracowanych w obydwu tych językach. Artykuł 14 Wydatki 1. Każda ze stron pokrywa wszelkie koszty poniesione przez siebie, wynikające z uczestnictwa w posiedzeniach Wspólnego Komitetu, zarówno jeśli chodzi o wydatki personelu, koszty podróży i diety, jak i opłaty pocztowe i telekomunikacyjne. 2. Koszty związane z organizacją posiedzeń, powielaniem dokumentów oraz tłumaczeniem ustnym podczas posiedzeń i pisemnym tłumaczeniem dokumentów na język angielski lub hiszpański ponosi strona pełniąca rolę gospodarza posiedzenia. Koszty tłumaczeń ustnych i pisemnych na inne języki lub z innych języków ponosi strona wnosząca o takie tłumaczenia. Artykuł 15 Zmiany w regulaminie wewnętrznym Niniejszy regulamin wewnętrzny może zostać zmieniony decyzją Wspólnej Rady zgodnie z art. 11 regulaminu wewnętrznego Wspólnej Rady. Artykuł 16 Podkomitety 1. Zgodnie z art. 83 ust. 3 Umowy Wspólny Komitet może podjąć decyzję o utworzeniu podkomitetów w poszczególnych dziedzinach, które są niezbędne do wdrożenia Umowy, aby zapewnić sobie wsparcie w wykonywaniu obowiązków. Wspólny Komitet może podjąć decyzję o rozwiązaniu każdego tego typu podkomitetu, a także o określeniu lub zmianie jego regulaminu wewnętrznego. O ile nie postanowiono inaczej, podkomitety podlegają Wspólnemu Komitetowi, któremu składają sprawozdanie po każdym ze swoich posiedzeń. 2. O ile w Umowie nie przewidziano inaczej lub jeśli Wspólna Rada nie postanowiła inaczej, niniejszy regulamin wewnętrzny stosuje się odpowiednio do każdego podkomitetu utworzonego na mocy Umowy lub zgodnie z ust. 1. 3. Posiedzenia, gdy wystąpi taka potrzeba – z osobistym udziałem członków podkomitetów, mogą się odbywać w trybie elastycznym w Brukseli albo na Kubie, bądź na przykład w drodze wideokonferencji. Podkomitety powinny być platformą monitorowania postępów w zbliżaniu przepisów w określonych obszarach, omawiania określonych kwestii i wyzwań pojawiających się w trakcie tego procesu, a także formułowania zaleceń i wniosków operacyjnych.