Jednostki poddane audytowi podały, że do początku 2015 r. zrealizowano 78 % zaakceptowanych zaleceń wydanych w latach 2010–2014. Spośród wszystkich zaleceń ocenionych jako „bardzo ważne” lub „kluczowe” i wydanych w latach 2010–2014 realizacja 17 bardzo ważnych zaleceń (2 %) była spóźniona o ponad sześć miesięcy. Wszystkie zalecenia o charakterze kluczowym zostały wykonane. Komitet ds. Audytu był regularnie informowany o bardzo ważnych zaległych zaleceniach, które należało wykonać ponad sześć miesięcy wcześniej, i w razie konieczności przypominał służbom o obowiązku ich wykonania. Ogólna liczba zaakceptowanych zaleceń wydanych w latach 2010–2014, których dotyczyły audyty sprawdzające przeprowadzone przez IAS do końca 2014 r., wynosi 640. W wyniku prac sprawdzających przeprowadzonych przez IAS potwierdzono zadowalające wykonywanie zaleceń, co przyczynia się do poprawy systemów kontroli w służbach poddanych audytowi. IAS zamknęła procedurę dla 95 % monitorowanych w tym okresie zaleceń.

W porównaniu z pierwotnymi propozycjami Komisji przyjęte ostateczne przepisy spowodowały jednak znaczne dodatkowe lub wyższe ryzyko, które należy wyeliminować w ramach przygotowań DG do opracowania i wdrożenia środków kontroli w nowym okresie programowania. Mimo że obecnie istnieje jeden nadrzędny zbiór przepisów, pakiet legislacyjny jako całość jest bardzo złożony. Nie zawsze jest on łatwo zrozumiały, co może prowadzić do problemów związanych z interpretacją ze strony państw członkowskich i stanowić wyzwanie zarówno dla Komisji, jak i instytucji państw członkowskich pod względem weryfikacji i kontroli, a ostatecznie zwiększyć ryzyko wystąpienia błędów. Ostateczna wersja rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów jest mniej rygorystyczna w odniesieniu do korekt finansowych powodujących utratę funduszy przez państwa członkowskie („korekty finansowe netto”), w mniejszym stopniu zachęca je zatem do poprawy kontroli pierwszego szczebla. Co więcej, w rozporządzeniu tym wprowadza się również pewne ograniczenia dotyczące terminów przeprowadzania audytów ze względu na przepisy dotyczące przechowywania dokumentów. Ponadto wprowadzenie ram wykonania doprowadziło do uzgodnienia szeregu wyjątków i warunków dotyczących przepisów, co może oznaczać, że w praktyce może być trudno karać przypadki niewykonania, co z kolei może osłabić ostateczny wpływ wspomnianych ram.

Główną pojawiającą się kwestią jest złożoność i zakres zmian wprowadzonych w wyniku procesu legislacyjnego. We wszystkich obszarach, ale przede wszystkim w kluczowych obszarach, takich jak „zazielenianie”, wprowadzono szereg nowych środków wraz ze znaczną liczbą odstępstw, wyjątków i przepisów uzupełniających, które zapewniły państwom członkowskim większą swobodę. IAS odnotowuje wysiłki podjęte przez DG AGRI w celu rozwiązania tych kwestii, np. opracowanie vademecum i szczegółowych wytycznych, które mają zostać przyjęte przez Komisję. Mimo to w znacznym stopniu zwiększono możliwości interpretacji ze strony państw członkowskich, co z kolei może mieć istotny wpływ na poziom błędu.

Ogólnie obie DG poczyniły odpowiednie przygotowania, z wyjątkiem wysiłków na rzecz budowania zdolności. Należy przyznać, że wdrożono już wiele działań, kluczowe znaczenie dla obu DG ma jednak uruchomienie technicznej platformy doradczej dotyczącej instrumentów finansowych (FI-TAP). W wyniku późnego przyjęcia ram prawnych i opóźnień w negocjacjach prowadzonych między Komisją a EBI w sprawie ramowej umowy finansowo-administracyjnej (FAFA) uległo to jednak znacznemu opóźnieniu. W przypadku państw członkowskich, które mają niewielkie doświadczenie w stosowaniu instrumentów finansowych lub nie mają go w ogóle, może to oznaczać dalsze opóźnienia w ich wykorzystaniu i wdrażaniu. Może to również zwiększyć ryzyko wystąpienia nieprawidłowości oraz ryzyko, że środki finansowe na pomoc techniczną nie będą wydatkowane w sposób efektywny i skuteczny. Zarówno w przypadku DG REGIO, jak i DG EMPL problem ten oceniono jako „bardzo ważny”.

DG REGIO i EMPL powinny ostrożnie monitorować końcowe etapy przed przyjęciem PO, z uwzględnieniem działań następczych realizowanych w odniesieniu do uwag Komisji. DG powinny również wyjaśnić minimalne wymogi dotyczące dokumentowania pracy odpowiedzialnych urzędników (DO) oraz dopilnować, aby spełniali oni te wymogi. Obie DG powinny zapewnić, aby urzędnicy aktywnie analizowali wiarygodność celów pośrednich i końcowych oraz dokumentowali swoją ocenę. W odniesieniu do wykorzystywanego systemu informatycznego (WAVE) w celu zapewnienia stabilnej platformy wspomniane dyrekcje powinny zapewnić, aby procesy biznesowe były definiowanie i uzgadnianie w odpowiednim terminie, zapewnić stały zespół projektowy, opracować wiarygodne procesy planowania i monitorowania projektów oraz udoskonalić metody rozwoju informatycznego i system usuwania niesprawności.

Aby rozwiązać te problemy, DG EMPL i DG REGIO powinny wyjaśnić luki zidentyfikowane w strategii audytu w celu zapewnienia od samego początku rzetelnych procesów zapewniania wiarygodności DG. Powinny one zatem dalej rozwijać swoją strategię audytu, mając na uwadze uzyskanie pewności odnośnie do wiarygodności instytucji audytowej (IA). Wieloletnie podejście do zapewniania wiarygodności oraz audyty planowane w taki sposób, aby w optymalny sposób wykorzystać okresy przechowywania dokumentów, powinny stanowić uzupełnienie strategii audytu na dany rok. Ponadto DG powinny planować przeprowadzanie większej liczby wczesnych prewencyjnych audytów systemów.

W wyniku przeglądu zwrócono uwagę na trzy bardzo istotne ustalenia.

Poziomy błędu zgłaszane przez krajowe instytucje audytowe różnią się znacznie pod względem wiarygodności i istnieje ryzyko, że są zaniżane. DG REGIO powinna kontynuować swoje starania na rzecz zwiększenia wiarygodności działań instytucji audytowych poprzez zapewnienie, aby wytyczne były stosowane w praktyce, oraz wzmocnienie wymogów w zakresie sprawozdawczości na okres programowania 2014–2020.

Dane zgłaszane przez państwa członkowskie dotyczące środków wycofanych i odzyskanych nie zawsze są wiarygodne, częściowo ze względu na ograniczenia dotyczące sposobu zgłaszania ich Komisji, ale również ze względu na fakt, iż instytucje audytowe przeprowadzają jedynie ograniczone kontrole tych danych. Ponadto system umożliwia podwójne uwzględnianie niektórych elementów w obliczeniach oraz uwzględnianie kluczowych informacji wstępnych na temat środków wycofanych/odzyskanych, zanim zostaną potwierdzone. To wszystko składa się na wzrost ryzyka zawyżania danych, a w rezultacie prowadzi do zaniżania poziomu skumulowanego ryzyka rezydualnego. Co więcej, DG powinna poddawać bardziej systematycznej kontroli dane zgłaszane przez państwa członkowskie i zapewnić, aby czynności audytowe miały odpowiedni zakres i uwzględniały ryzyko zawyżenia. DG REGIO, zanim uwzględni przekazane jej dane, powinna ponadto ocenić swoją pewność co do faktycznego odzyskania środków i wykonania formalnych umów oraz co do prawidłowości sprawozdań państw członkowskich na temat środków wycofanych i odzyskanych przedłożonych przed upływem terminu wyznaczonego na dzień 31 marca. Akty wykonawcze dotyczące okresu programowania 2014–2020 powinny usprawnić sprawozdawczość państw członkowskich w zakresie środków wycofanych i odzyskanych.

Ujemne wartości skumulowanego ryzyka rezydualnego w przypadku kilku programów operacyjnych (PO) można przenieść na późniejszy okres i uwzględnić w obliczeniach ogólnej średniej wartości skumulowanego ryzyka rezydualnego dla wszystkich PO. Prowadzi to do zaniżenia ogólnej wartości skumulowanego ryzyka rezydualnego o około 10 %. Ponadto poziomy błędu związane z poprzednim rokiem wykorzystuje się do szacowania błędów w odniesieniu do bieżącego roku, chociaż nie zawsze są one najlepszą dostępną wartością szacunkową, na przykład w przypadkach, w których wprowadzono znaczne zmiany w systemach zarządzania i kontroli. Może to prowadzić do zaniżania lub zawyżania wartości skumulowanego ryzyka rezydualnego.

W przypadku rocznego sprawozdania z działalności za 2013 r. DG REGIO powinna przeanalizować w odniesieniu do każdego PO, czy przy obliczaniu wartości skumulowanego ryzyka rezydualnego i zagrożonej kwoty w bieżącym roku uzasadnione jest stosowanie poziomu błędu dotyczącego zeszłorocznych wydatków jako najlepszej wartości szacunkowej. W przypadku rocznego sprawozdania z działalności za 2014 r. i kolejne lata ujemne wartości w odniesieniu do poszczególnych PO nie powinny być uwzględniane w obliczeniach dla kolejnych lat.

Sprawozdanie zostało uwzględnione we wzajemnych ocenach projektów rocznych sprawozdań z działalności przed sfinalizowaniem rocznego sprawozdania z działalności za 2013 r. Wszystkie ustalenia i zalecenia zostały zaakceptowane i DG w największym możliwym zakresie zrealizowała zalecenia dotyczące jej rocznego sprawozdania z działalności za 2013 r. Z przeprowadzonych niedawno działań następczych wynika, że wszystkie pozostałe działania związane z bardzo ważnymi zaleceniami zostały wdrożone w odniesieniu do rocznego sprawozdania z działalności za 2014 r.

Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcji 4.5 dokumentu roboczego służb Komisji.

4.3.Badania, energia i transport

(CNECT, ENER, JRC, MOVE, RTD, ERCEA, INEA, REA)

4.3.1.Przegląd analizy luk dotyczącej przepisów w sprawie programu „Horyzont 2020” – różne dyrekcje generalne (DG CNECT, DG ENER, DG MOVE, DG RTD)

Program „Horyzont 2020” jest nowym unijnym programem finansowania, w ramach którego połączono wszelkie wcześniejsze formy unijnego finansowania badań naukowych i innowacji. Środkami na zobowiązania w ramach programu „Horyzont 2020” zarządzają bezpośrednio DG, agencje wykonawcze i inne organy wykonawcze Komisji.

IAS przeprowadza analizę luk dotyczącą ram prawnych programu „Horyzont 2020” i towarzyszącego pakietu dotyczącego innowacji i inwestycji (IIP) w dwóch etapach. Pierwszy etap był przedmiotem wspomnianego przeglądu i skoncentrowano się w nim się na treści przyjętych przepisów, które porównano z pierwotnym wnioskiem Komisji. Drugi etap w 2015 r. będzie obejmował bardziej dogłębną analizę procesu opracowywania i przygotowań podjętych przez DG RTD, inne DG i agencje wykonawcze.

Głównym celem pierwszego etapu było porównanie przyjętych przepisów z wnioskiem Komisji oraz zwrócenie uwagi, w odniesieniu do najważniejszych obszarów, na dodatkowe ryzyko, na jakie jest narażona Komisja w wyniku procesu współprawodawczego, z uwzględnieniem zadeklarowanego przez Komisję celu polegającego na przyjęciu uproszczonej struktury programu i jednego zestawu zasad uczestnictwa, osiągnięciu odpowiedniej równowagi między zaufaniem a kontrolą oraz na zmniejszeniu obciążenia administracyjnego zarówno beneficjentów, jak i Komisji.

IAS z zadowoleniem przyjmuje podejmowane za pośrednictwem tych przepisów starania na rzecz wprowadzenia szeregu udoskonaleń mających na celu harmonizację i uproszczenie ustaleń regulujących program ramowy w zakresie badań. IAS wyraża również uznanie dla wysiłków podjętych przez służby Komisji na etapie negocjacji w celu ochrony interesów Komisji, w szczególności w świetle zewnętrznych nacisków politycznych. W porównaniu z pierwotnym wnioskiem Komisji wynikiem opracowania ostatecznej wersji przepisów był tekst kompromisowy, który nie odbiega zbytnio od pierwotnego założonego celu przez Komisję. Mimo to zmiany wywołały szereg dodatkowych czynników ryzyka, które należy wyeliminować w ramach przygotowań do opracowania i wdrożenia środków kontroli w przyszłości.

Z uwagi na charakter przeprowadzonej kontroli na tym etapie IAS sformułowała jedynie ogólne zalecenia, które DG powinny należycie uwzględnić w swoich dalszych przygotowaniach, DG nie zostały jednak wezwane do opracowania planów działania. Konkretne zalecenia mogą zostać sformułowane w wyniku ustaleń w ramach prac na etapie 2 w 2015 r.

Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcji 5.1 dokumentu roboczego służb Komisji.

4.3.2.Audyt dotyczący wdrażania systemów kontroli siódmego programu ramowego (7PR) (obejmujący nadzór nad podmiotami zewnętrznymi) w DG CNECT (DG CNECT)

Przedmiotowe zadanie stanowiło część serii audytów dotyczących wdrażania systemów kontroli 7PR przeprowadzanych w DG/agencjach o największej puli środków budżetowych w tym obszarze.

DG CNECT realizuje politykę UE w dziedzinie badań i wspiera rozwój europejskiej przestrzeni badawczej głównie za pośrednictwem programów ramowych w zakresie badań (na lata 2007–2013), które są stopniowo wycofywane, znaczna część środków na płatności zostanie jednak przeznaczona na zwrot wydatków w latach 2016–2017. Ponadto DG CNECT sprawuje nadzór nad dwoma wspólnymi przedsięwzięciami (ENIAC i ARTEMIS, które niedawno zostały połączone w jedno przedsięwzięcie, tj. ECSEL), jedną strukturą ustanowioną na mocy art. 185 TFUE (Ambient Assisted Learning (AAL)) oraz dwoma agencjami (ENISA i BEREC).

W rocznym sprawozdaniu z działalności DG CNECT za 2013 r. wskazano jedno zastrzeżenie dotyczące poziomu błędów resztowych w odniesieniu do poprawności zestawień poniesionych wydatków w ramach 7PR.