KOMISJA EUROPEJSKA Bruksela, dnia 1.12.2021 COM(2021) 759 final 2021/0394(COD) Wniosek ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY w sprawie cyfryzacji współpracy sądowej i dostępu do wymiaru sprawiedliwości w sprawach cywilnych, handlowych i karnych o charakterze transgranicznym oraz zmieniające niektóre akty w dziedzinie współpracy sądowej {SEC(2021) 580 final} - {SWD(2021) 392 final} - {SWD(2021) 393 final}



UZASADNIENIE 1.KONTEKST WNIOSKU • Przyczyny i cele wniosku Skuteczna transgraniczna współpraca sądowa wymaga bezpiecznej, wiarygodnej i efektywnej pod względem czasowym komunikacji między sądami i właściwymi organami. Ponadto współpracę tę należy prowadzić w taki sposób, aby nie stwarzała nieproporcjonalnego obciążenia administracyjnego i była odporna na okoliczności siły wyższej. Powyższe względy są równie ważne dla osób fizycznych, jak i dla osób prawnych, ponieważ skuteczne uzyskanie dostępu do wymiaru sprawiedliwości w rozsądnym terminie jest kluczowym aspektem prawa do rzetelnego procesu sądowego, zapisanego w art. 47 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej („Karta praw podstawowych”). Aby chronić swoje prawa, zarówno osoby fizyczne, jak i prawne powinny mieć możliwość korzystania ze skutecznych środków ochrony prawnej. Sam dostęp do organów sądowych nie stanowi automatycznie skutecznego dostępu do wymiaru sprawiedliwości. Z tego względu istotne jest, aby znaleźć sposoby mające na celu ułatwienie przeprowadzania postępowań i ograniczenie w jak największym stopniu praktycznych utrudnień. Osoby fizyczne i prawne powinny mieć możliwość korzystania ze swoich praw oraz wywiązywania się ze swoich obowiązków w szybki, opłacalny i przejrzysty sposób. Na poziomie UE istnieje kompleksowy zbiór instrumentów opracowanych z myślą o poprawie współpracy sądowej i ułatwieniu dostępu do wymiaru sprawiedliwości w sprawach cywilnych, handlowych i karnych o charakterze transgranicznym. Wiele z nich reguluje komunikację między organami, w tym w niektórych przypadkach z unijnymi agencjami i organami wymiaru sprawiedliwości i spraw wewnętrznych (WSiSW) oraz między organami a osobami fizycznymi lub prawnymi. Większość z tych instrumentów nie przewiduje jednak prowadzenia takiej komunikacji drogą cyfrową. Nawet w sytuacjach, w których jest taka możliwość, można napotkać inne luki, takie jak brak bezpiecznych i wiarygodnych kanałów komunikacji cyfrowej lub nieuznawanie dokumentów, podpisów i pieczęci elektronicznych. Pozbawia to współpracę sądową i dostęp do wymiaru sprawiedliwości możliwości korzystania z najskuteczniejszych, najbezpieczniejszych i najbardziej wiarygodnych kanałów komunikacji, jakie są dostępne. Co więcej, pandemia COVID-19 pokazała, że działanie siły wyższej może poważnie zaburzyć normalne funkcjonowanie systemów wymiaru sprawiedliwości w państwach członkowskich. W trakcie kryzysu w wielu przypadkach sądy krajowe nie są w stanie normalnie funkcjonować z powodu rozprzestrzeniania się wirusa. Państwa członkowskie były zmuszone do podjęcia licznych działań, począwszy od wprowadzenia całkowitych lockdownów, a kończąc na zajmowaniu się jedynie sprawami priorytetowymi. Jednocześnie wykorzystanie technologii cyfrowych (np. poczty elektronicznej, wideokonferencji itp.) pomogło ograniczyć zakłócenia. Wiele wykorzystanych rozwiązań technicznych opracowano jednak w sposób doraźny i niekoniecznie całkowicie spełniały one normy bezpieczeństwa i normy w zakresie praw podstawowych. Pandemia COVID-19 wywarła podobny wpływ na współpracę sądową i dostęp do wymiaru sprawiedliwości w unijnych sprawach o charakterze transgranicznym, podkreślając potrzebę zapewnienia odporności komunikacji. W tym kontekście przepisy dotyczące cyfryzacji zawarte w niniejszym wniosku mają na celu poprawę dostępu do wymiaru sprawiedliwości oraz skuteczności i odporności przepływu informacji, stanowiącego nieodłączną część współpracy między organami sądowymi i innymi właściwymi organami prowadzonej w ramach unijnych postępowań w sprawach o charakterze transgranicznym. Wykorzystanie technologii cyfrowych może przyczynić się do zwiększenia skuteczności systemów sądowych w tym zakresie poprzez zmniejszenie obciążenia administracyjnego, skrócenie czasu rozpatrywania spraw, zwiększenie bezpieczeństwa i niezawodności komunikacji oraz częściowe zautomatyzowanie procesu rozpatrywania spraw. Jak jednak pokazuje doświadczenie, pozostawienie państwom członkowskim opracowania ich własnych krajowych rozwiązań informatycznych prowadzi do fragmentacji podejścia i grozi brakiem kompatybilności rozwiązań. W związku z tym, aby zagwarantować wspólne podejście do wykorzystywania nowoczesnych technologii w transgranicznej współpracy sądowej i dostępie do wymiaru sprawiedliwości, niniejsza inicjatywa ma na celu: ·zapewnienie dostępności i wykorzystania elektronicznych środków komunikacji w sprawach o charakterze transgranicznym między organami sądowymi a innymi właściwymi organami państw członkowskich, w tym odpowiednimi agencjami WSiSW i organami UE, jeżeli taka komunikacja jest przewidziana w unijnych instrumentach prawnych dotyczących współpracy sądowej; ·umożliwienie korzystania ze środków komunikacji elektronicznej w sprawach o charakterze transgranicznym między osobami fizycznymi i prawnymi, a także sądami i właściwymi organami, z wyjątkiem spraw objętych rozporządzeniami dotyczącymi doręczania dokumentów; ·ułatwienie udziału stron postępowań cywilnych i karnych o charakterze transgranicznym w przesłuchaniach za pośrednictwem wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji w celach innych niż przeprowadzanie dowodu w sprawach cywilnych i handlowych; ·zapewnienie, aby dokumentów nie odrzucano ani nie pozbawiano skutku prawnego wyłącznie ze względu na ich elektroniczną formę (bez ingerowania w uprawnienia sądów do decydowania o ich ważności, dopuszczalności oraz wartości dowodowej zgodnie z prawem krajowym); ·zapewnienie ważności i akceptowania podpisów i pieczęci elektronicznych w kontekście komunikacji elektronicznej w transgranicznej współpracy sądowej i dostępie do wymiaru sprawiedliwości. • Spójność z przepisami obowiązującymi w tej dziedzinie polityki W grudniu 2020 r. Komisja przyjęła komunikat w sprawie cyfryzacji wymiaru sprawiedliwości w UE, w którym zaproponowała podejście oparte na zestawie narzędzi. Podejście to obejmuje zestaw środków mających na celu wykorzystanie cyfryzacji na poziomie zarówno krajowym, jak i unijnym. W komunikacie odniesiono się również do kwestii modernizacji ram legislacyjnych unijnych postępowań transgranicznych w sprawach cywilnych, handlowych i karnych zgodnie z zasadą „domyślnej cyfrowości”, przy jednoczesnym zapewnieniu wszelkich niezbędnych zabezpieczeń (np. poprzez wyraźne uwzględnienie konieczności uniknięcia wykluczenia społecznego). Wniosek ten został ogłoszony przez Komisję i włączony do jej programu prac na rok 2021 (zob. „pakiet na rzecz cyfrowej współpracy sądowej”). Wraz z komunikatem z grudnia 2020 r. Komisja przyjęła wniosek ustawodawczy dotyczący rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie skomputeryzowanego systemu łączności w zakresie transgranicznych postępowań cywilnych, handlowych i karnych (system e-CODEX). Wniosek ma na celu ustanowienie podstawy prawnej systemu e-CODEX oraz zagwarantowanie jego trwałości i zarządzania nim w przyszłości poprzez powierzenie go Agencji Unii Europejskiej ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA). System e-CODEX to pakiet komponentów oprogramowania komputerowego na potrzeby unijnej współpracy sądowej, opracowany przez konsorcjum państw członkowskich i sfinansowany przez Komisję. Pozwala na prowadzenie komunikacji w postępowaniach cywilnych i karnych poprzez umożliwienie bezpiecznej i interoperacyjnej transgranicznej wymiany wiadomości i dokumentów elektronicznych. System e-CODEX byłby więc najodpowiedniejszym narzędziem do przeprowadzenia cyfryzacji transgranicznych procedur współpracy sądowej. W listopadzie 2020 r. Parlament Europejski i Rada przyjęły wersje przekształcone rozporządzenia dotyczącego doręczania dokumentów oraz rozporządzenia o przeprowadzaniu dowodów. Zawierają one wymóg, aby właściwe organy państw członkowskich komunikowały się ze sobą za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego (np. w celu wymiany standardowych formularzy, dokumentów itp.), który składa się z krajowych systemów informatycznych połączonych ze sobą za pomocą rozwiązania interoperacyjnego (takiego jak system e-CODEX). W obu rozporządzeniach po raz pierwszy ustanowiono kompleksowe ramy prawne komunikacji elektronicznej między właściwymi organami w ramach transgranicznych postępowań sądowych. Identyczne podejście do komunikacji między właściwymi organami przyjmuje się w niniejszym wniosku, a rozporządzenie dotyczące doręczania dokumentów i rozporządzenie o przeprowadzaniu dowodów (wersje przekształcone) pozostają poza jego zakresem.

Praca nad oboma rozporządzeniami była ściśle powiązana z ogólnym priorytetem Komisji dotyczącym cyfryzacji i e-sprawiedliwości oraz z prowadzonymi jednocześnie pracami Komisji w dziedzinie wymiaru sprawiedliwości w sprawach karnych. W następstwie przedstawionych przez Komisję w 2018 r. wniosków Parlament Europejski i Rada (współprawodawcy) prowadzą negocjacje w sprawie ram legislacyjnych dotyczących transgranicznego dostępu do elektronicznego materiału dowodowego. W tym kontekście we wnioskach Komisji podkreślono już znaczenie platform elektronicznych, np. do celów składania wniosków, autoryzacji zleceń i otrzymywania odpowiedzi od dostawców usług. Wymiana elektronicznych materiałów dowodowych będzie odbywać się za pośrednictwem identycznego zdecentralizowanego systemu informatycznego takiego, jak ten przewidziany w niniejszym wniosku, lub wniosek dotyczący elektronicznego materiału dowodowego będzie zawierał bezpośrednie odniesienie do niniejszego wniosku. • Spójność z innymi politykami Unii W dniu 9 czerwca 2020 r. Rada przyjęła konkluzje w sprawie kształtowania cyfrowej przyszłości Europy, w których uznaje, że „cyfryzacja systemów wymiaru sprawiedliwości w państwach członkowskich może ułatwić i poprawić dostęp do wymiaru sprawiedliwości w całej UE.” Rada wzywa Komisję do „ułatwienia transgranicznej wymiany cyfrowej między państwami członkowskimi zarówno w sprawach karnych, jak i cywilnych oraz do zapewnienia trwałości i ciągłego rozwoju rozwiązań technicznych, które opracowano na potrzeby wymiany transgranicznej”. W konkluzjach Rady z października 2020 r. „Dostęp do wymiaru sprawiedliwości – wykorzystanie możliwości wynikających z cyfryzacji” wzywa się Komisję do podjęcia konkretnych działań mających na celu cyfryzację wymiaru sprawiedliwości, w tym przez: ·zbadanie możliwości modernizacji kluczowych przepisów instrumentów dotyczących spraw cywilnych i handlowych zgodnie z zasadą „domyślnej cyfrowości”; oraz ·rozważenie, na jakie instrumenty współpracy wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych można by rozszerzyć

system cyfrowej wymiany elektronicznego materiału dowodowego (eEDES). W konkluzjach Rady z grudnia 2020 r. „Europejski nakaz aresztowania i procedury ekstradycji – bieżące wyzwania i dalsze kroki” podkreślono, że cyfryzacja powinna odgrywać kluczową rolę w funkcjonowaniu europejskiego nakazu aresztowania (ENA). Przedmiotowa inicjatywa jest spójna i tworzy bezpośrednie powiązania z rozporządzeniem eIDAS, ponieważ wprowadza przepisy dotyczące wykorzystania usług zaufania w komunikacji elektronicznej między organami sądowymi i innymi właściwymi organami, jak również między tymi organami a osobami fizycznymi i prawnymi. Niniejszy wniosek ma w szczególności na celu usunięcie wszelkich wątpliwości dotyczących ważności prawnej dokumentów elektronicznych wymienianych w powyższych kontekstach i tworzy wspólny system wykorzystywania i uznawania podpisów i pieczęci elektronicznych w transgranicznych postępowaniach sądowych. Na początku czerwca 2021 r. Komisja przyjęła wniosek zmieniający rozporządzenie eIDAS w celu ustanowienia europejskich ram tożsamości cyfrowej. We wniosku tym odniesiono się do zwiększonego zapotrzebowania w sektorze prywatnym i publicznym na rozwiązania w zakresie tożsamości elektronicznej, oparte na szczególnych atrybutach i zapewniające wysoki poziom zaufania w całej UE. Proponowany portfel tożsamości cyfrowej, w którym przechowywane są atrybuty i dane uwierzytelniające, umożliwi osobom fizycznym i prawnym dostęp do usług publicznych, w tym do cyfrowych usług publicznych, dzięki którym osoby fizyczne i prawne będą mogły uczestniczyć w transgranicznych postępowaniach sądowych. W kontekście unijnej transgranicznej współpracy sądowej oraz komunikacji osób fizycznych z właściwymi organami w sprawach o charakterze transgranicznym wniosek Komisji dotyczący europejskich ram tożsamości cyfrowej należy rozpatrywać pod kątem przyszłych wymogów określonych we wniosku w odniesieniu do identyfikacji elektronicznej. Niniejsze rozporządzenie nie uwzględnia wprawdzie wymogów identyfikacyjnych w zakresie dostępu do portali informatycznych obsługiwanych przez państwa członkowskie ani wymogów dotyczących zdalnej identyfikacji elektronicznej stron podczas wideokonferencji, państwa członkowskie powinny jednak wziąć pod uwagę wymogi dotyczące stosowania europejskiego portfela tożsamości cyfrowej. Biorąc pod uwagę wysoce wrażliwy charakter wymienianych informacji, istotne jest, aby wdrożenie podejścia opartego na zestawie narzędzi na potrzeby cyfryzacji wymiaru sprawiedliwości, w tym przez przedmiotowy wniosek, nastąpiło w sposób, który gwarantuje spełnienie wysokich norm cyberbezpieczeństwa. Jest to zgodne z podejściem określonym w unijnej strategii cyberbezpieczeństwa i wniosku Komisji dotyczącym dyrektywy w sprawie środków na rzecz wspólnego wysokiego poziomu cyberbezpieczeństwa w całej Unii (NIS 2), którego celem jest dalsza poprawa zdolności w zakresie cyberbezpieczeństwa podmiotów publicznych i prywatnych, właściwych organów i całej Unii w dziedzinie cyberbezpieczeństwa i ochrony infrastruktury krytycznej. O ile sądownictwo w państwach członkowskich nie jest objęte zakresem wniosku dotyczącego NIS 2,istotne jest, aby państwa członkowskie wdrożyły krajowe środki zapewniające porównywalny poziom cyberbezpieczeństwa. Szkolenie pracowników wymiaru sprawiedliwości w zakresie prawa Unii jest podstawowym narzędziem zapewniającym jego prawidłowe i skuteczne stosowanie. Aby przygotować pracowników wymiaru sprawiedliwości na wyzwania XXI wieku i zapewnić im aktualne informacje na temat zmian w prawie Unii, Komisja przyjęła europejską strategię szkoleniową dla pracowników wymiaru sprawiedliwości na lata 2021–2024. W strategii tej odniesiono się do szkolenia pracowników wymiaru sprawiedliwości w zakresie wykorzystania określonych w ramach prawnych narzędzi cyfrowych w ich codziennej pracy. Po przyjęciu niniejszego wniosku, zgodnie z powyższą strategią, konieczne będzie zorganizowanie w odpowiednim czasie szkoleń dla wszystkich pracowników wymiaru sprawiedliwości, aby zapewnić prawidłowe i bezproblemowe stosowanie i wykorzystywanie nowych narzędzi cyfrowych. 2.PODSTAWA PRAWNA, POMOCNICZOŚĆ I PROPORCJONALNOŚĆ • Podstawa prawna Wykorzystanie kanałów cyfrowych do komunikacji w zakresie transgranicznych postępowań sądowych ułatwiłoby współpracę sądową w sprawach cywilnych, handlowych i karnych. W związku z tym podstawę prawną tej inicjatywy stanowią art. 81 ust. 1 i art. 82 ust. 2 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). Wykorzystanie kanałów cyfrowych do komunikacji ułatwiłoby współpracę sądową oraz skuteczny dostęp do wymiaru sprawiedliwości w sprawach cywilnych zgodnie z art. 81 ust. 2 TFUE. Art. 82 ust. 1 TFUE stanowi podstawę prawną dla unijnych działań w zakresie ułatwienia współpracy między organami sądowymi lub innymi właściwymi organami w państwach członkowskich w postępowaniach karnych oraz wykonywaniu orzeczeń. • Pomocniczość (w przypadku kompetencji niewyłącznych) Zgodnie z art. 4 ust. 2 lit. j) TFUE kompetencje w zakresie przyjmowania środków w przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości są dzielone pomiędzy UE a jej państwa członkowskie. Państwa członkowskie mogą zatem prowadzić samodzielne działania w celu uregulowania korzystania z kanałów komunikacji cyfrowej w kontekście współpracy sądowej i dostępu do wymiaru sprawiedliwości w zakresie, w jakim UE nie wykonała swoich kompetencji. Bez działań ze strony UE należy się jednak spodziewać, że postępy będą bardzo powolne, a nawet jeżeli państwa członkowskie podejmą działania, bardzo trudno jest zapewnić interoperacyjność kanałów komunikacji bez koordynacji i interwencji na poziomie unijnym. Ponadto przewidywane środki cyfryzacji są ściśle powiązane z istniejącymi unijnymi instrumentami prawnymi w obszarze transgranicznej współpracy sądowej i nie mogą być wprowadzane przez państwa członkowskie działające samodzielnie. Cele przedmiotowego wniosku nie mogą zatem być w pełni osiągnięte przez państwa członkowskie działające samodzielnie, ale wyłącznie na poziomie UE. Istnieją już pewne unijne przepisy regulujące prowadzenie komunikacji i niektóre z nich przewidują nawet zastosowanie nowoczesnej technologii. Istniejące przepisy nie zapewniają jednak odpowiedniej i kompleksowej infrastruktury przeznaczonej do komunikacji elektronicznej między osobami fizycznymi, osobami prawnymi lub właściwymi organami i organami innego państwa członkowskiego. Aby koordynować starania państw członkowskich i ustanowić spójne ramy dla istniejących przepisów unijnych potrzebne są działania ze strony UE. Poprawi to efektywność, odporność, bezpieczeństwo i szybkość transgranicznych postępowań sądowych oraz ułatwi i przyspieszy komunikację między organami państw członkowskich oraz osobami fizycznymi i prawnymi. W związku z tym usprawnione zostanie zarządzanie sprawami związanymi z wymiarem sprawiedliwości mającymi skutki transgraniczne. Dalsze korzyści wynikają z rozwoju cyfryzacji unijnej współpracy sądowej i zaangażowania wszystkich państw członkowskich, ponieważ poprawi to obecną sytuację, w której jedynie pewne grupy państw członkowskich podjęły działania, co poskutkowało ograniczoną i niejednolitą reakcją na stwierdzone problemy.

• Proporcjonalność Przyjęcie jednolitych środków w zakresie komunikacji elektronicznej w ramach transgranicznej współpracy sądowej i dostępu do wymiaru sprawiedliwości na poziomie UE jest proporcjonalnym sposobem ustanowienia spójnych ram obowiązujących przepisów UE. Zagwarantowałoby to ogólną zgodność z zasadą proporcjonalności, ponieważ we wniosku zostaną zaproponowane jedynie środki niezbędne do zapewnienia korzystania z technologii cyfrowych w kontekście współpracy sądowej i dostępu do wymiaru sprawiedliwości w sprawach o charakterze transgranicznym. Zaproponowane działania nie będą stanowić dla państw członkowskich obciążenia większego, niż jest to konieczne do osiągnięcia celów wniosku. Wyjaśniono to bardziej szczegółowo w ocenie skutków towarzyszącej wnioskowi (zob. sekcja 8 sprawozdania z oceny skutków). Cele te można osiągnąć jedynie dzięki przepisom wymagającym obowiązkowego korzystania z komunikacji cyfrowej między sądami i właściwymi organami państw członkowskich oraz zobowiązującym je do akceptowania komunikacji elektronicznej ze strony osób fizycznych i prawnych, umożliwiającym korzystanie z wideokonferencji, a także uznającym usługi zaufania. • Wybór instrumentu Niniejszy wniosek dotyczy rozporządzenia, które stanowiłoby nową samodzielną podstawę prawną cyfryzacji instrumentów unijnej współpracy sądowej. Jego celem jest wprowadzenie wspólnych przepisów mających zastosowanie do wszystkich instrumentów współpracy sądowej UE w ramach jednego, wiążącego aktu prawnego. Rozporządzenie będzie miało bezpośrednie zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich i będzie miało charakter wiążący. Gwarantuje ono zatem, że jego przepisy będą obowiązywały i wejdą w życie w całej UE w tym samym czasie. Zapewnia ono pewność prawa poprzez unikanie rozbieżnych interpretacji w państwach członkowskich, zapobiegając w ten sposób rozdrobnieniu prawnemu. Ponieważ przedmiotowa inicjatywa wymaga dostosowania sprzecznych przepisów dotyczących spraw cywilnych, handlowych i karnych do niniejszego rozporządzenia, konieczne jest przyjęcie zmian w istniejących aktach prawnych. Niektóre z tych aktów prawnych są rozporządzeniami, a inne – decyzjami ramowymi i dyrektywami. Należy więc wprowadzić zmiany do odpowiednich decyzji ramowych i dyrektyw w ramach odrębnego instrumentu prawnego, co zapewni ich dostosowanie do spójnego zbioru przepisów określonych w niniejszym rozporządzeniu. Z tego względu wraz z niniejszym rozporządzeniem należy przedstawić wniosek dotyczący specjalnej dyrektywy zmieniającej. 3.WYNIKI OCEN EX POST, KONSULTACJI Z ZAINTERESOWANYMI STRONAMI I OCEN SKUTKÓW • Konsultacje z zainteresowanymi stronami Od ponad dziesięciu lat Komisja pracuje nad polityką w dziedzinie e-sprawiedliwości w ścisłej współpracy z różnymi zainteresowanymi stronami. Z tymi zainteresowanymi stronami skonsultowano się w sprawie celów wniosku oraz zidentyfikowanych wariantów strategicznych. Zgodnie ze strategią konsultacji odnośnie do niniejszego wniosku przeprowadzono konsultacje z szerokim gronem zainteresowanych stron. Konsultacje przeprowadzono na forum Grupy Roboczej Rady ds. e-Sprawiedliwości (EJUSTICE), Grupy Roboczej Rady ds. Prawa Cywilnego (JUSTCIV), Grupy Roboczej Rady ds. Współpracy Wymiarów Sprawiedliwości w Sprawach Karnych (COPEN), europejskiej sieci sądowej w sprawach cywilnych i handlowych oraz Europejskiej Sieci Sądowej w sprawach karnych. Poprzez publikację wstępnej oceny skutków i rozpoczęcie konsultacji publicznych Komisja zwróciła się do szerokiego grona zainteresowanych stron, w tym do organów krajowych państw członkowskich, organizacji pozarządowych, stowarzyszeń zawodowych, organizacji biznesowych oraz osób fizycznych. Ustalenia konsultacji wykazują poparcie dla założeń wniosku. Mając do wyboru obowiązkowe korzystanie z kanału cyfrowego do komunikacji we współpracy sądowej lub korzystanie z niego na zasadzie dobrowolności, zainteresowane strony opowiedziały się za pierwszą opcją. Wyraziły one również poparcie dla umożliwienia stronom transgranicznych postępowań uczestnictwa w ustnych przesłuchaniach przy zastosowaniu wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji. Chociaż większość zainteresowanych stron opowiedziała się za obowiązkową komunikacją elektroniczną między osobami fizycznymi i prawnymi a sądami oraz właściwymi organami, osoby fizyczne i prawne nadal powinny mieć możliwość korzystania z kanałów komunikacji w formie papierowej. Głównym powodem utrzymania dobrowolności komunikacji elektronicznej jest zapewnienie dostępu do wymiaru sprawiedliwości osobom wymagającym szczególnego traktowania, małoletnim oraz osobom, które potrzebują pomocy technicznej lub mogą nie mieć dostępu do środków cyfrowych lub wymaganych umiejętności. • Gromadzenie i wykorzystanie wiedzy eksperckiej Komisja skorzystała z usług wykonawcy w celu przygotowania badania wspierającego ocenę skutków. Wykonawca przeprowadził różne konsultacje z zainteresowanymi stronami, skonstruowane specjalnie do celów badania, takie jak zorganizowanie grupy dyskusyjnej na poziomie unijnym czy krajowe konsultacje z zainteresowanymi stronami w sprawie skutków wariantów strategicznych, a także przeprowadził badanie krajowe, indywidualne rozmowy itp. Wszystkie zgromadzone dane dostarczyły informacji niezbędnych do opracowania wniosku, w tym oceny skutków. Ponadto Komisja wykorzystała znaczną ilość istniejących danych na temat cyfryzacji wymiaru sprawiedliwości w UE. Na przykład dane z unijnej tablicy wyników wymiaru sprawiedliwości i ze sprawozdania na temat praworządności, dane uzyskane od Europejskiej Komisji na rzecz Efektywności Wymiaru Sprawiedliwości Rady Europy (CEPEJ) oraz dane z analizy dotyczącej transgranicznego cyfrowego wymiaru sprawiedliwości w sprawach karnych. • Ocena skutków Niniejszy wniosek jest poparty oceną skutków przedstawioną w towarzyszącym dokumencie roboczym służb Komisji. Rada ds. Kontroli Regulacyjnej omówiła projekt oceny skutków w dniu 22 września 2021 r. i wydała na jego temat pozytywną opinię w dniu 27 września 2021 r. Rada ds. Kontroli Regulacyjnej przedstawiła następujące zalecenia: 1) Należy rozszerzyć analizę problemu, aby zwrócić uwagę na główne problemy, których rozwiązanie jest celem niniejszego wniosku. Analizę tę należy poprzeć dowodami związanymi z dobrowolnym uczestnictwem w cyfryzacji, nieuznawaniem dokumentów, podpisów lub pieczęci elektronicznych oraz interoperacyjności. 2) W sprawozdaniu należy wyjaśnić, w jaki sposób niniejszy wniosek pomoże w zapewnieniu spójności z innymi instrumentami na szczeblu unijnym opracowanymi w celu zwiększenia skali cyfryzacji, które mogłyby być zastosowane w transgranicznej współpracy sądowej. W sprawozdaniu należy również zawrzeć wyjaśnienia dotyczące powodu, dla którego państwa członkowskie nie wykorzystują w pełni dostępnych obecnie możliwości w zakresie cyfryzacji.

3) Ocenę skutków należy doprecyzować poprzez jasne wskazanie skutków, w szczególności kosztów inwestycyjnych oraz zainteresowanych stron, których te skutki dotyczą. Należy w niej uznać kwestie niepewne w przyjętych założeniach oraz konsekwencje, jakie mogą one mieć w przypadku ocenianych skutków. 4) W sprawozdaniu należy ocenić skutki potencjalnego zwiększenia liczby spraw o charakterze transgranicznym. Należy omówić w nim, czy istnieje ryzyko, że lepszy dostęp do wymiaru sprawiedliwości oraz skuteczniejsza transgraniczna współpraca sądowa mogłyby prowadzić do opóźnień w rozpatrywaniu spraw z powodu większego nakładu pracy sędziów i czasu, jaki zajmuje przeprowadzenie postępowań sądowych. 5) W sprawozdaniu należy wyjaśnić przedmiotowe kwestie związane z ochroną danych oraz uznać, że przejście z formatu papierowego do cyfrowego pociąga za sobą innego rodzaju ryzyka. W sprawozdaniu należy odnieść się do potencjalnie wrażliwych kwestii związanych z faktem, że posiadanie większej ilości danych w formacie cyfrowym może nie tylko ułatwić ich transmisję, lecz również stworzyć problemy związane z ochroną i bezpieczeństwem danych. Należy wziąć pod uwagę obawy dotyczące ochrony danych wyrażone przez zainteresowane strony. Rada ds. Kontroli Regulacyjnej przesłała również dodatkowe zalecenia wraz z listą kontrolną dotyczącą jakości. W ramach odpowiedzi na zalecenia Rady ds. Kontroli Regulacyjnej do oceny skutków wprowadzono następujące zmiany: 1) Definicję problemu przeformułowano w taki sposób, aby odzwierciedlała faktyczne problemy objęte analizą w sekcji 2. 2) Przedstawiono wyjaśnienia dotyczące spójności z innymi inicjatywami, takimi jak e-CODEX oraz e-IDAS, jak również powiązania z europejskim portalem „e-Sprawiedliwość”. 3) Zmieniono strukturę sekcji 6 dotyczącej oddziaływań na warianty podstawowe i strategiczne, wskazując przy każdej z opcji główne skutki (tj. skutki gospodarcze, społeczne, wpływ na prawa podstawowe). W sekcji tej odniesiono się również do tego, jaki wpływ wniosek będzie miał na główne zainteresowane strony. 4) W sekcji 6 dotyczącej oddziaływań przedstawiono wyjaśnienia dotyczące potencjalnego ryzyka zwiększenia liczby spraw o charakterze transgranicznym oraz zdolności sądownictwa do przetworzenia tej zwiększonej liczby spraw. 5) Do sekcji 6 dodano wyjaśnienia dotyczące ochrony danych. Ponadto ocenę skutków uzupełniono o dostępne dane z badania uzupełniającego oraz załącznika 7 do sprawozdania. Do sprawozdania dodano analizę ekonomiczną oraz koszty, które poniosą państwa członkowskie. W odpowiednich sekcjach sprawozdania przedstawiono opinie zainteresowanych stron, z którymi przeprowadzono konsultacje. Odniesiono się do zaleceń technicznych, takich jak włączenie wyników konsultacji publicznych do załącznika 2, ponumerowanie stron załączników czy usunięcie załącznika dotyczącego tabeli oceny zgodności z zasadą pomocniczości. W ocenie skutków wskazano jeden wariant nielegislacyjny oraz jeden wariant legislacyjny z trzema podwariantami strategicznymi. Istniały dodatkowe warianty, które odrzucono na wczesnym etapie prac. Odrzucono pomysł przeprowadzenia kampanii promocyjnej dotyczącej wykorzystania narzędzi cyfrowych i systemu e-CODEX do celów komunikacji w transgranicznych postępowaniach sądowych, ponieważ uznano, że taka kampania nie stanowiłaby rzeczywistej alternatywy dla działań regulacyjnych i w każdym przypadku mogłaby zostać przeprowadzona w ramach scenariusza podstawowego. Wariantu dotyczącego elektronicznej wymiany informacji i danych przy pomocy scentralizowanego systemu unijnego nie uznano za stosowny, ponieważ jego uzasadnienie było trudne z perspektywy proporcjonalności i pomocniczości. Ponadto wszystkie informacje, dane i dokumenty byłyby przechowywane w infrastrukturze Komisji lub infrastrukturze podmiotu zarządzającego systemem (np. eu-LISA), a te nie byłyby stroną w transgranicznych wymianach danych. Scentralizowany system stanowiłby również pojedynczy punkt awarii, ponieważ wszystkie dane byłyby przechowywane w jednym miejscu w przeciwieństwie do systemu zdecentralizowanego, w którym dane przechowywane są oddzielnie przez każde państwo członkowskie. Scenariusz podstawowy, w porównaniu z którym oceniono dwa główne warianty, nie przewidywał podjęcia żadnego działania w kierunku rozwoju cyfryzacji transgranicznej współpracy sądowej ani wykorzystania narzędzi cyfrowych w celu poprawy dostępu do wymiaru sprawiedliwości. Zastosowanie komunikacji elektronicznej między organami pozostałoby więc dobrowolne. Wykorzystanie podpisów/pieczęci elektronicznych oraz obowiązki w zakresie ochrony danych pozostałyby rozdrobnione. W związku z tym dwa warianty rozpatrywane w świetle wskazanych celów wniosku to przyjęcie zalecenia Komisji (wariant nielegislacyjny) lub przyjęcie aktu prawnego, tj. rozporządzenia (wariant legislacyjny). Wariant legislacyjny wymagałby pakietu obejmującego rozporządzenie zawierające przepisy horyzontalne i wprowadzające zmiany w istniejących rozporządzeniach w celu zapewnienia zgodności oraz dyrektywę wprowadzającą zmiany w obowiązujących dyrektywach i decyzjach ramowych. Wariant nielegislacyjny wiązałby się z działaniami mającymi na celu zachęcenie państw członkowskich do korzystania z systemu e‑CODEX do celów cyfrowej komunikacji transgranicznej i cyfrowego dostępu do wymiaru sprawiedliwości. Zalecenie Komisji mogłoby zachęcić państwa członkowskie do przyjęcia zharmonizowanego podejścia do korzystania z komunikacji elektronicznej, w tym wideokonferencji, dokumentów elektronicznych oraz podpisów i pieczęci elektronicznych. Biorąc pod uwagę dobrowolny charakter tego podejścia, państwa członkowskie miałyby swobodę opracowania własnych narzędzi cyfrowych. Takie działanie byłoby możliwe do wykonania z punktu widzenia technicznego i operacyjnego. Opłacalność zależałaby od podejścia poszczególnych państw członkowskich do cyfryzacji oraz od ich potrzeb i zasobów. Jeżeli chodzi o zakres, w jakim wariant ten spełniałby cele wniosku, zalecenie nie gwarantowałoby jednak faktycznego wdrożenia narzędzi cyfrowych dla celów komunikacji, interoperacyjności kanału cyfrowego, akceptowania dokumentów elektronicznych lub wspólnych norm regulujących korzystanie z usług zaufania i ich uznawanie. W ramach wariantu legislacyjnego zostałyby przyjęte środki ustawodawcze (rozporządzenie i dyrektywa). Rozporządzenie będzie zawierać przepisy ustanawiające bezpieczny kanał elektroniczny oparty na systemie e-CODEX (wskazany jako najodpowiedniejsze rozwiązanie techniczne w ocenie skutków wniosku Komisji dotyczącego rozporządzenia w sprawie e-CODEX). Kanał ten, będący zdecentralizowanym systemem informatycznym, będzie wykorzystywany do komunikacji oraz wymiany informacji, danych i dokumentów między sądami i właściwymi organami oraz w stosownych przypadkach do takiej wymiany z agencjami WSiSW i innymi organami unijnymi. Wprowadzone zostaną przepisy w celu wspierania komunikacji między osobami fizycznymi i prawnymi oraz sądami i właściwymi organami państw członkowskich, w tym zasady dotyczące korzystania z wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji. Określone zostaną obowiązki administratorów danych i podmiotów przetwarzających dane. Wariant ten jest oparty na założeniu, że systemy informatyczne przeznaczone do wymiany europejskich nakazów dochodzeniowych oraz doręczania dokumentów/przeprowadzania dowodu, jako systemy opracowane przez Komisję, obejmą całą transgraniczną komunikację sądową uregulowaną unijnymi instrumentami dotyczącymi współpracy sądowej. Państwa członkowskie będą mogły przyłączyć swoje krajowe systemy informatyczne do zdecentralizowanej sieci lub korzystać z oprogramowania opracowanego przez Komisję i udostępnionego bezpłatnie. Pozwoli to na bezpośrednią komunikację między sądami lub właściwymi organami biorącymi udział w dochodzeniach na podstawie unijnych instrumentów dotyczących transgranicznej współpracy sądowej w sprawach cywilnych, handlowych lub karnych. W ramach wariantu legislacyjnego wzięto pod uwagę trzy podwarianty, a mianowicie: a) obowiązkowe lub dobrowolne wykorzystanie kanału cyfrowego; b) obowiązkowe lub dobrowolne akceptowanie komunikacji elektronicznej w przypadku osób fizycznych lub prawnych; oraz c) regulacyjne lub nieregulacyjne podejście do korzystania z usług zaufania i ich uznawania. Dyrektywa zmieni obowiązujące decyzje ramowe i dyrektywy w celu dostosowania ich do przepisów rozporządzenia. Po porównaniu wariantów strategicznych i podwariantów oraz poddaniu ich ocenie w odniesieniu do celów wniosku wybrano wariant legislacyjny. Wariant ten przewiduje obowiązkowe wykorzystanie komunikacji cyfrowej (z zastrzeżeniem uzasadnionych wyjątków) dla celów komunikacji między sądami i właściwymi organami (oraz między nimi i unijnymi agencjami i organami WSiSW). Będzie się on również wiązał z nałożeniem na sądy i właściwe organy obowiązku akceptowania komunikacji elektronicznej ze strony osób fizycznych i prawnych, a także zapewni podstawę prawną dla korzystania z wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji w przesłuchaniach w sprawach o charakterze transgranicznym oraz dla korzystania z usług zaufania i ich uznawania. O ile sądy i właściwe organy będą zobowiązane do akceptowania komunikacji elektronicznej ze strony osób fizycznych i prawnych, korzystanie z kanału cyfrowego przez osoby fizyczne i prawne będzie miało charakter dobrowolny. Będą one również mogły korzystać z tradycyjnych środków komunikacji, w tym w formie papierowej. Można oczekiwać, że korzystanie z kanału cyfrowego wywrze pozytywny wpływ na środowisko, ponieważ ograniczy stosowanie papieru i korzystanie z usług pocztowych. Wpływ na środowisko związany jest głównie z przyjęciem elektronicznych środków komunikacji i prawdopodobieństwem większego korzystania z wideokonferencji oraz komunikacji na odległość zamiast prowadzenia przesłuchań osobistych. Mimo że można założyć, iż wyprodukowanie i obsługa sprzętu pochłonie energię, ogólny wpływ na środowisko będzie pozytywny. W kontekście wpływu na gospodarkę obowiązek ustanowienia kanału cyfrowego wymagałby dokonania nowych inwestycji ze strony państw członkowskich, aby stworzyć infrastrukturę konieczną do interakcji z systemem e‑CODEX. Skala takiej inwestycji zależałaby od ich obecnego stopnia cyfryzacji, poziomu zaangażowania w projekt dotyczący e-CODEX, kompatybilności z obecnymi rozwiązaniami oraz zakresu stosowania przekazów elektronicznych w ramach prawa krajowego. W perspektywie długoterminowej cyfryzacja wymiaru sprawiedliwości znacząco ograniczyłaby jednak koszty ponoszone przez krajowe systemy wymiaru sprawiedliwości w postępowaniach transgranicznych. Miałaby również pozytywny wpływ na proces cyfryzacji na poziomie krajowym.

Wprowadzenie cyfrowych środków mających na celu poprawę dostępu do wymiaru sprawiedliwości w sprawach cywilnych, handlowych i karnych o charakterze transgranicznym będzie miało wpływ na osoby fizyczne i przedsiębiorstwa, w tym MŚP. Możliwość występowania z roszczeniami oraz cyfrowego komunikowania się z sądami i właściwymi organami, a także możliwość uczestniczenia w przesłuchaniach za pośrednictwem wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji ułatwi dostęp do wymiaru sprawiedliwości w postępowaniach transgranicznych. Wynika to z faktu, że osoby fizyczne będą mieć większe możliwości w zakresie występowania przed sądami i uczestniczenia w przesłuchaniach odbywających się w innym państwie członkowskim. Przedsiębiorstwa, w tym MŚP, odniosą również korzyści w związku z lepszym dostępem do wymiaru sprawiedliwości i skuteczniejszą ochroną ich praw, co – jak się oczekuje – będzie miało pozytywny wpływ na handel transgraniczny i spowoduje jego pobudzenie. Niższe koszty związane z postępowaniami będą miały pośredni wpływ dzięki poprawie konkurencyjności przedsiębiorstw, w tym MŚP. Szacuje się, że średnie roczne oszczędności na poziomie UE wyniosą 23 372 900 EUR w przypadku kosztów przesyłek pocztowych oraz 2 216 160 EUR w przypadku kosztów papieru, co daje całkowitą kwotę 25 589 060 EUR. Osoby fizyczne i prawne zaoszczędzą 4 098 600 EUR na kosztach przesyłek pocztowych i 388 800 EUR na kosztach papieru. Skrócenie czasu potrzebnego na komunikację sprawi, że osoby fizyczne i prawne zyskają 2 700 000 dni rocznie, jeśli chodzi o średni czas potrzebny na realizację przesyłek pocztowych na poziomie UE. Średni czas na realizację przesyłek pocztowych zostanie ograniczony do zera, co spowoduje ogólne roczne ograniczenie czasu trwania postępowań o 15 389 999 dni. Osoby fizyczne i prawne oraz MŚP nie ponosiłyby żadnych dodatkowych kosztów w związku z korzystaniem z cyfrowego kanału komunikacji w danej procedurze prawnej. Potrzebowałyby jedynie komputera i połączenia z internetem. Cyfryzacja komunikacji między sądami i właściwymi organami zmniejszy obciążenie administracyjne. Z oceny skutków wynika, że starania związane z rozpatrywaniem wniosków na poziomie sądu/właściwego organu pozwolą zyskać 874 osobolata. • Sprawność regulacyjna i uproszczenie Niniejszy wniosek ma na celu wprowadzenie nowoczesnej technologii cyfrowej do obszaru dostępu do wymiaru sprawiedliwości i współpracy sądowej w sprawach cywilnych, handlowych i karnych o charakterze transgranicznym. Oczekuje się, że dzięki temu komunikacja między właściwymi organami oraz osobami fizycznymi i prawnymi będzie szybsza, tańsza, bezpieczniejsza i bardziej wiarygodna. Wszystkie osoby fizyczne i prawne będą miały możliwość korzystania z komunikacji cyfrowej z sądami i właściwymi organami oraz uczestniczenia w przesłuchaniach za pośrednictwem wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji. Osoby fizyczne i prawne nadal będą mogły korzystać z komunikacji w formie papierowej. Nie przewiduje się szczególnych kosztów dla przedsiębiorstw w związku z korzystaniem z komunikacji cyfrowej – wystarczy, że posiadają komputer i dostęp do internetu. Przedsiębiorstwa odniosą korzyści w związku z lepszym dostępem do wymiaru sprawiedliwości i skuteczniejszą ochroną ich praw, co – jak się oczekuje – spowoduje pobudzenie handlu transgranicznego. Podobnie oczekuje się, że MŚP uczestniczące w transakcjach transgranicznych odniosą bezpośrednie korzyści z lepszego dostępu do wymiaru sprawiedliwości, a także z niższych kosztów i krótszych postępowań w przypadku dochodzenia przysługujących im praw w wymiarze transgranicznym. Mogłoby to również skłonić MŚP do większego zaangażowania w transakcje transgraniczne w UE. Niższe koszty związane z postępowaniami będą miały pośredni wpływ dzięki poprawie konkurencyjności MŚP. Umożliwienie obywatelom występowania z roszczeniami oraz cyfrowego komunikowania się z sądami i właściwymi organami, a także umożliwienie im uczestniczenia w przesłuchaniach za pośrednictwem wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji zapewni lepszy dostęp do wymiaru sprawiedliwości w postępowaniach transgranicznych po ich cyfryzacji. Takie narzędzia cyfrowe nie będą wymagały znacznych nakładów ani inwestycji ze strony obywateli. Potrzebny będzie jedynie komputer i dostęp do internetu. Obywatele, którzy nie posiadają umiejętności cyfrowych, mieszkają w regionach oddalonych lub których osobiste zdolności nie pozwalają im na bezproblemowy dostęp do narzędzi cyfrowych, nadal będą mogli korzystać z komunikacji w formie papierowej. • Prawa podstawowe Wykorzystanie cyfrowego kanału komunikacji między sądami i właściwymi organami państw członkowskich pomoże uniknąć opóźnień, zmniejszyć obciążenie administracyjne oraz ułatwić i przyspieszyć wymianę informacji między tymi organami. W rezultacie skrócony zostanie całkowity czas rozpatrywania spraw, a koszty związane z postępowaniami zostaną zmniejszone. Umożliwienie osobom fizycznym i prawnym występowania z roszczeniami oraz cyfrowego komunikowania się z sądami i właściwymi organami, a także umożliwienie im uczestnictwa w przesłuchaniach za pośrednictwem wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji zapewni lepszy dostęp do wymiaru sprawiedliwości w postępowaniach transgranicznych po ich cyfryzacji. W celu zaspokojenia potrzeb grup defaworyzowanych i osób wymagających szczególnego traktowania komunikacja w formie papierowej zostanie utrzymana jako opcja. We wniosku ustanowiony zostanie zdecentralizowany system informatyczny przeznaczony do wymiany informacji między sądami i właściwymi organami oraz między tymi podmiotami a osobami fizycznymi lub prawnymi. Zdecentralizowany charakter systemu oznacza, że podmioty, którym powierzono zarządzanie operacyjne elementami systemu, nie będą przechowywały ani przetwarzały danych. W zależności od tego, czy punkt dostępu do systemu jest obsługiwany przez instytucję, organ lub agencję Unii, czy też na szczeblu krajowym, oraz w zależności od tego, które organy krajowe przetwarzają dane osobowe i do jakich celów, zastosowanie będzie miało albo rozporządzenie (UE) 2018/1725, albo ogólne rozporządzenie o ochronie danych bądź dyrektywa (UE) 2016/680.4.WPŁYW NA BUDŻET Wdrożenie rozporządzenia będzie wymagało ustanowienia i utrzymywania zdecentralizowanego systemu informatycznego. System ten stanowi sieć krajowych systemów informatycznych i interoperacyjnych punktów dostępu – za których działanie i za zarządzanie którymi odpowiadają indywidualnie poszczególne państwa członkowskie oraz instytucje, agencje i organy UE – która to sieć umożliwia bezpieczną i niezawodną transgraniczną wymianę informacji. Państwom członkowskim, które jeszcze nie opracowały odpowiednich krajowych systemów informatycznych, Komisja udostępni oprogramowanie wzorcowe, które państwa członkowskie będą mogły wykorzystać zamiast własnego oprogramowania. Oprogramowanie wzorcowe zostanie zbudowane w oparciu o system eEDES oraz system(-y) doręczania dokumentów/przeprowadzania dowodu. Te systemy elektroniczne są już oparte na wielofunkcyjnym podejściu i można je rozbudować, co pozwoli uniknąć niepotrzebnych wydatków. Koszty inwestycyjne oraz koszty związane z utrzymaniem tych systemów, w tym koszty modyfikacji europejskiego portalu „e-Sprawiedliwość” w celu zapewnienia obsługi interakcji między osobami fizycznymi i prawnymi a sądami i właściwymi organami w postępowaniach transgranicznych, przedstawiono w załączniku 9 do oceny skutków. Program „Cyfrowa Europa” jest najodpowiedniejszym instrumentem finansowania, który mógłby wesprzeć rozwój i utrzymanie zdecentralizowanego systemu informatycznego oraz ustanowienie europejskiego elektronicznego punktu dostępu na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość”. W ramach ogólnych celów polegających na wspieraniu cyfryzacji obszarów interesu publicznego przedmiotowa inicjatywa bezpośrednio uwzględnia cele programu, jakimi są umożliwianie płynnej i bezpiecznej transgranicznej komunikacji elektronicznej w obrębie sądownictwa oraz między sądami a innymi właściwymi organami w obszarze wymiaru sprawiedliwości w sprawach cywilnych i karnych oraz poprawa dostępu do wymiaru sprawiedliwości. Koszty, jakie poniosą państwa członkowskie, będą raczej ograniczone: łącznie 8 100 000 EUR rocznie, tj. 300 000 EUR rocznie na państwo członkowskie. W pierwszych dwóch latach koszt instalacji będzie wynosił 100 000 EUR rocznie na państwo członkowskie. Kwota ta obejmuje koszty sprzętu i zasobów ludzkich potrzebnych do jego skonfigurowania. Pozostałe 200 000 EUR jest potrzebne na zapewnienie wsparcia dla rosnącej liczby użytkowników. Od trzeciego roku nie będą występowały koszty sprzętu ani instalacji, a jedynie koszty związane ze wsparciem użytkowników i utrzymaniem systemu. Szacuje się, że koszty te wyniosą 300 000 EUR rocznie. System e-CODEX jest rozwiązaniem typu open source, z którego można korzystać bezpłatnie. Chociaż oczekuje się, że państwa członkowskie pokryją te koszty z budżetów krajowych, mogą one jednak ubiegać się o wsparcie finansowe UE w ramach odpowiednich programów dofinansowania, takich jak program „Sprawiedliwość” i instrumenty polityki spójności. Należy także podkreślić, że niektóre państwa członkowskie obsługują już pilotażową wersję systemu e-CODEX, którą mogą ponownie wykorzystać i rozbudować na potrzeby nowo określonych celów. Sądy i właściwe organy, które nie dysponują sprzętem do wideokonferencji, będą musiały zainwestować w zakup takiego sprzętu, jeżeli planują korzystać z możliwości prowadzenia przesłuchań na odległość. 5.ELEMENTY FAKULTATYWNE • Plany wdrożenia i monitorowanie, ocena i sprawozdania Do celów niniejszego rozporządzenia zdecentralizowany system informatyczny będzie dalej rozwijany poprzez akty wykonawcze przyjmowane przez Komisję. W aktach wykonawczych określone zostaną: ·specyfikacje techniczne określające metody komunikacji elektronicznej na potrzeby zdecentralizowanego systemu informatycznego;

·specyfikacje techniczne protokołów komunikacyjnych; ·cele w zakresie bezpieczeństwa informacji oraz odpowiednie środki techniczne zapewniające minimalne normy bezpieczeństwa informacji i wysoki poziom bezpieczeństwa cyberprzestrzeni w odniesieniu do przetwarzania i przesyłania informacji w ramach zdecentralizowanego systemu informatycznego; ·minimalne cele związane z dostępnością i ewentualne związane z tym wymogi techniczne dotyczące usług zapewnianych przez zdecentralizowany system informatyczny. Europejski elektroniczny punkt dostępu zostanie ustanowiony w ramach europejskiego portalu „e-Sprawiedliwość” poprzez modyfikację opracowanego już rozwiązania e-CODEX przeznaczonego do wnoszenia drobnych roszczeń. Przewiduje się system monitorowania proponowanego instrumentu prawnego, obejmujący kompleksowy zestaw wskaźników jakościowych i ilościowych oraz jasny, uporządkowany proces sprawozdawczy. Celem uzgodnień w zakresie monitorowania jest określenie, czy instrument jest skutecznie wdrażany w państwach członkowskich i czy udaje się osiągnąć jego konkretne cele. Co pięć lat przeprowadzana będzie pełna ocena w celu przeanalizowania skutków i kwestii kontekstowych. W przypadkach, w których będzie stosowana komunikacja elektroniczna, monitorowanie będzie ułatwione dzięki automatycznemu gromadzeniu danych i wykorzystywaniu funkcji sprawozdawczych zdecentralizowanego systemu informatycznego. W przypadku danych, które nie będą gromadzone automatycznie, ustanowiona zostanie próba podlegająca monitorowaniu obejmująca co najmniej jeden sąd lub właściwy organ wyznaczony przez każde państwo członkowskie.• Szczegółowe objaśnienia poszczególnych przepisów wniosku Art. 1 określa przedmiot i zakres stosowania rozporządzenia. W rozporządzeniu określono ramy prawne komunikacji elektronicznej w kontekście transgranicznych procedur współpracy sądowej w sprawach cywilnych, handlowych i karnych oraz dostępu do wymiaru sprawiedliwości w sprawach cywilnych i handlowych o charakterze transgranicznym, uregulowanych w aktach prawnych UE dotyczących współpracy sądowej w sprawach cywilnych, handlowych i karnych. Te akty prawne wymienione są w dwóch załącznikach do rozporządzenia; załącznik I obejmuje akty prawne dotyczące spraw cywilnych i handlowych, a załącznik II – akty prawne dotyczące spraw karnych. W rozporządzeniu określono również przepisy dotyczące stosowania i uznawania elektronicznych usług zaufania, skutków prawnych dokumentów elektronicznych oraz wykorzystania wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji w przesłuchaniach osób w sprawach cywilnych, handlowych i karnych. Rozporządzenie nie ma jednak zastosowania do przeprowadzania dowodów w sprawach cywilnych i handlowych, co jest uregulowane w odrębnym akcie prawnym zawierającym już podobne przepisy dotyczące cyfryzacji. W rozporządzeniu nie określono nowych procedur i ma ono zastosowanie jedynie do komunikacji elektronicznej w kontekście transgranicznych procedur współpracy sądowej oraz transgranicznego dostępu do wymiaru sprawiedliwości w sprawach cywilnych, handlowych i karnych. Art. 2 zawiera definicje terminów użytych w rozporządzeniu. Art. 3 określa, że komunikacja elektroniczna między sądami i właściwymi organami będzie prowadzona za pośrednictwem bezpiecznego i niezawodnego zdecentralizowanego systemu informatycznego. System ten składa się z systemów informatycznych oraz interoperacyjnych punktów dostępu – za których działanie i za zarządzanie którymi odpowiadają indywidualnie poszczególne państwa członkowskie, agencje WSiSW i organy Unii – i umożliwia interoperacyjną transgraniczną wymianę informacji między odpowiednimi organami państw członkowskich. Korzystanie z systemu jest obowiązkowe, z wyjątkiem przypadków wystąpienia zakłóceń systemu lub innych szczególnych okoliczności. Art. 4 ustanawia europejski elektroniczny punkt dostępu zlokalizowany na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość”. Europejski elektroniczny punkt dostępu stanowi część zdecentralizowanego systemu informatycznego i mogą z niego korzystać osoby fizyczne i prawne do celów komunikacji elektronicznej z sądami i właściwymi organami w sprawach cywilnych i handlowych o charakterze transgranicznym. Art. 5 nakłada na sądy i właściwe organy państw członkowskich wymóg akceptowania komunikacji elektronicznej ze strony osób fizycznych i prawnych, lecz pozostawia osobom fizycznym i prawnym swobodę w wyborze środków komunikacji elektronicznej. Artykuł ten uwzględnia niektóre kanały komunikacji cyfrowej, a mianowicie europejski elektroniczny punkt dostępu oraz istniejące krajowe portale informatyczne, jeżeli zostały one opracowane przez państwa członkowskie na potrzeby udziału w postępowaniach sądowych. Art. 6 nakłada na właściwe organy wymóg akceptowania komunikacji elektronicznej ze strony osób fizycznych i prawnych, dzięki czemu dokumenty składane w formie elektronicznej mają taką samą ważność jak te składane w formie papierowej. Art. 7 określa podstawę prawną oraz warunki korzystania z wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji w postępowaniach cywilnych i handlowych o charakterze transgranicznym na podstawie aktów prawnych wymienionych w załączniku I, a także w sprawach cywilnych i handlowych, w których jedna ze stron znajduje się w innym państwie członkowskim. Odniesiono się w nim do prawa krajowego państwa członkowskiego prowadzącego wideokonferencję. Określono w nim również dodatkowe przepisy dotyczące przesłuchań dzieci za pośrednictwem wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji. Art. 8 określa podstawę prawną oraz warunki korzystania z wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji w sprawach karnych. Określono w nim również dodatkowe przepisy dotyczące przesłuchań osób podejrzanych, oskarżonych lub skazanych oraz przesłuchań dzieci za pośrednictwem wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji. Art. 9 ustanawia przepisy dotyczące korzystania z usług zaufania (podpisów i pieczęci elektronicznych) w komunikacji elektronicznej regulowanej niniejszym rozporządzeniem poprzez odniesienie do rozporządzenia eIDAS. Art. 10 nakłada wymóg, aby dokumentów elektronicznych nie pozbawiano skutków prawnych wyłącznie ze względu na ich elektroniczną formę. Art. 11 określa podstawę prawną uiszczania opłat drogą elektroniczną, w tym poprzez europejski portal „e-Sprawiedliwość”. Art. 12 ustanawia ramy dla przyjęcia przez Komisję aktów wykonawczych. Art. 13 upoważnia Komisję do stworzenia, utrzymywania i rozwijania oprogramowania wzorcowego.

Art. 14 określa, które podmioty ponoszą koszty poszczególnych zadań związanych z rozwojem technologii informatycznych. Art. 15 ustanawia przepisy dotyczące ochrony danych osobowych będących przedmiotem wymiany za pomocą środków cyfrowych. Art. 16–18 określają przepisy proceduralne, takie jak przepisy mające zastosowanie do procedury komitetowej, oraz podstawę prawną gromadzenia i wykorzystywania przez Komisję danych służących do oceny skuteczności rozporządzenia. Art. 19–22 wprowadzają zmiany do rozporządzeń dotyczących spraw cywilnych i handlowych wymienionych w załączniku I w celu włączenia do nich odniesienia do środków komunikacji cyfrowej określonych w niniejszym rozporządzeniu oraz uniknięcia niejasności co do środków komunikacji, które należy stosować na podstawie obowiązujących aktów prawnych. Art. 23 wprowadza zmiany w jednym rozporządzeniu dotyczącym spraw karnych w celu włączenia do niego odniesienia do środków komunikacji cyfrowej określonych w rozporządzeniu oraz uniknięcia niejasności co do środków komunikacji, które należy stosować na podstawie obowiązujących aktów prawnych. Art. 24 ustanawia okres przejściowy. Art. 25 przewiduje, że rozporządzenie wejdzie w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Określono w nim również datę rozpoczęcia stosowania rozporządzenia. 2021/0394 (COD) Wniosek ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY w sprawie cyfryzacji współpracy sądowej i dostępu do wymiaru sprawiedliwości w sprawach cywilnych, handlowych i karnych o charakterze transgranicznym oraz zmieniające niektóre akty w dziedzinie współpracy sądowej PARLAMENT EUROPEJSKI I RADA UNII EUROPEJSKIEJ, uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 81 ust. 2 lit. e) i f) i art. 82 ust. 1 lit. d), uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej, po przekazaniu projektu aktu ustawodawczego parlamentom narodowym, stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą, a także mając na uwadze, co następuje: (1)W swoim komunikacie z dnia 2 grudnia 2020 r. w sprawie cyfryzacji wymiaru sprawiedliwości w UE Komisja wskazała potrzebę modernizacji ram legislacyjnych unijnych postępowań transgranicznych w sprawach cywilnych, handlowych i karnych zgodnie z zasadą „domyślnej cyfrowości”, przy jednoczesnym zapewnieniu zastosowania wszystkich koniecznych zabezpieczeń celu uniknięcia wykluczenia społecznego. (2)Ułatwianie osobom fizycznym i prawnym dostępu do wymiaru sprawiedliwości oraz ułatwianie współpracy sądowej między państwami członkowskimi należą do najważniejszych celów przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości zapisanych w części trzeciej tytuł V Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. (3)W celu wzmocnienia współpracy sądowej i zwiększenia dostępu do wymiaru sprawiedliwości akty prawne Unii regulujące komunikację między właściwymi organami, w tym agencjami i organami Unii, a także między właściwymi organami a osobami fizycznymi i prawnymi należy uzupełnić o warunki prowadzenia tej komunikacji za pośrednictwem środków cyfrowych.

(4)Niniejsze rozporządzenie ma na celu zwiększenie skuteczności i szybkości postępowań sądowych oraz ułatwienie dostępu do wymiaru sprawiedliwości poprzez cyfryzację istniejących kanałów komunikacji, co powinno spowodować oszczędności w zakresie kosztów i czasu, zmniejszenie obciążenia administracyjnego oraz zwiększenie odporności wszystkich organów zaangażowanych w transgraniczną współpracę sądową na działanie siły wyższej. Korzystanie przez właściwe organy z cyfrowych kanałów komunikacji powinno prowadzić do ograniczenia opóźnień w zakresie przetwarzania spraw, co powinno przynieść korzyści osobom fizycznym i prawnym. Jest to również szczególnie istotne w obszarze transgranicznych postępowań karnych w kontekście walki Unii z przestępczością. W tym względzie wysoki poziom bezpieczeństwa, jaki mogą zapewnić cyfrowe kanały komunikacji, stanowi krok naprzód, również w odniesieniu do zabezpieczenia praw osób zainteresowanych oraz ochrony ich prywatności i danych osobowych. (5)Istotne jest utworzenie odpowiednich kanałów w celu zapewnienia możliwości skutecznej cyfrowej współpracy systemów wymiaru sprawiedliwości. Kluczowe znaczenie ma zatem ustanowienie na szczeblu unijnym instrumentu technologii informacyjnej, który umożliwia szybką, bezpośrednią, interoperacyjną, niezawodną i bezpieczną transgraniczną elektroniczną wymianę danych dotyczących konkretnych spraw między właściwymi organami. (6)Istnieją narzędzia opracowane na potrzeby cyfrowej wymiany danych dotyczących konkretnych spraw, niewymagające zastępowania istniejących systemów informatycznych, które już ustanowiono w państwach członkowskich, ani wprowadzania w takich systemach kosztownych zmian. Głównym opracowanym dotychczas narzędziem tego rodzaju jest system elektronicznej wymiany informacji z dziedziny e-sprawiedliwości (e-CODEX). (7)Ustanowienie kanałów cyfrowych na potrzeby komunikacji transgranicznej powinno bezpośrednio przyczynić się do poprawy dostępu do wymiaru sprawiedliwości poprzez umożliwienie osobom fizycznym i prawnym dochodzenia ochrony ich praw i roszczeń, wszczynania postępowań, wymiany danych dotyczących spraw w formie cyfrowej z organami sądowymi lub innymi właściwymi organami w ramach postępowań objętych zakresem prawa Unii w obszarze spraw cywilnych i handlowych. (8)Niniejsze rozporządzenie powinno obejmować cyfryzację komunikacji pisemnej w sprawach mających skutki transgraniczne wchodzących w zakres stosowania unijnych aktów prawnych w obszarze spraw cywilnych, handlowych i karnych. Akty te powinny być wymienione w załącznikach do niniejszego rozporządzenia. Niniejsze rozporządzenie powinno również obejmować komunikację pisemną między właściwymi organami a agencjami i organami Unii, takimi jak Eurojust, w przypadkach przewidzianych w aktach prawnych wymienionych w załączniku II. Jednocześnie kwestię tego, czy daną sprawę należy uznać za sprawę mającą skutki transgraniczne, należy ustalić na podstawie aktów prawnych wymienionych w załącznikach I i II do niniejszego rozporządzenia. Niniejsze rozporządzenie nie powinno mieć zastosowania w przypadkach, w których akty wymienione w załącznikach I i II do niniejszego rozporządzenia wyraźnie stanowią, że procedurę komunikacji między właściwymi organami powinno regulować prawo krajowe. (9)Niniejsze rozporządzenie nie powinno mieć zastosowania do doręczania dokumentów zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1784 i rozporządzeniem (WE) nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady ani do przeprowadzania dowodu na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1783 oraz rozporządzenia Rady (WE) nr 1206/2001, w których to rozporządzeniach przewidziano odrębne przepisy dotyczące cyfryzacji współpracy sądowej. (10)Aby zapewnić szybką, interoperacyjną, poufną i niezawodną komunikację między państwami członkowskimi na potrzeby transgranicznych postępowań sądowych w sprawach cywilnych, handlowych i karnych, należy korzystać z wszelkich odpowiednich nowoczesnych technologii komunikacyjnych, o ile spełnione są pewne warunki dotyczące integralności i wiarygodności otrzymywanych dokumentów oraz identyfikacji uczestników komunikacji. W związku z tym należy stosować bezpieczny i niezawodny zdecentralizowany system informatyczny. Konieczne jest zatem ustanowienie takiego systemu informatycznego na potrzeby wymiany danych w ramach transgranicznych postępowań sądowych. Zdecentralizowany charakter tego systemu informatycznego umożliwiałby bezpieczną wymianę danych wyłącznie między jednym państwem członkowskim a innym państwem członkowskim, bez udziału w merytorycznej części takiej wymiany jakiejkolwiek instytucji Unii. (11)Zdecentralizowany system informatyczny powinien obejmować systemy back-end państw członkowskich oraz agencji i organów Unii, a także interoperacyjne punkty dostępu zapewniające ich wzajemne połączenia. Punkty dostępu zdecentralizowanego systemu informatycznego powinny być oparte na systemie e-CODEX. (12)Do celów niniejszego rozporządzenia państwa członkowskie powinny móc wykorzystywać oprogramowanie opracowane przez Komisję (oprogramowanie wzorcowe) zamiast krajowego systemu informatycznego. Komisja powinna być odpowiedzialna za utworzenie, utrzymanie i rozwój tego oprogramowania wzorcowego, zgodnie z zasadą uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania i zasadą domyślnej ochrony danych. Komisja powinna zaprojektować, rozwijać i utrzymywać oprogramowanie wzorcowe zgodnie z wymogami i zasadami dotyczącymi ochrony danych określonymi w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 i rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, w szczególności z zasadą uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania i zasadą domyślnej ochrony danych oraz z zachowaniem wysokiego poziomu cyberbezpieczeństwa. Oprogramowanie wzorcowe powinno również zawierać odpowiednie środki techniczne i zapewniać możliwość stosowania środków organizacyjnych niezbędnych do zapewnienia poziomu bezpieczeństwa i interoperacyjności, który jest odpowiedni do wymiany informacji w kontekście transgranicznych postępowań sądowych. (13)Aby zapewnić wnioskodawcom szybką, bezpieczną i skuteczną pomoc, komunikacja pisemna między właściwymi organami, takimi jak sądy i organy centralne, ustanowione na podstawie rozporządzenia Rady (WE) nr 4/2009 i rozporządzenia Rady (UE) 2019/1111, powinna co do zasady odbywać się za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego. W wyjątkowych przypadkach można stosować inne środki komunikacji w przypadku stwierdzenia, że są one bardziej odpowiednie na potrzeby zapewnienia elastyczności. Zdecentralizowany system informatyczny należy jednak zawsze uznawać za najbardziej odpowiedni sposób wymiany formularzy między właściwymi organami ustanowionymi na podstawie aktów prawnych wymienionych w załącznikach I i II do niniejszego rozporządzenia. (14)Przekazanie danych za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego może być niemożliwe ze względu na zakłócenia działania tego systemu lub w przypadku gdy charakter przekazywanych danych uniemożliwia ich przekazanie za pomocą środków cyfrowych, np. w przypadku przekazywania dowodów rzeczowych/materiałów dowodowych. Jeżeli nie korzysta się ze zdecentralizowanego systemu informatycznego, przesłanie powinno się odbywać z wykorzystaniem najbardziej odpowiednich środków alternatywnych. Takie środki alternatywne powinny obejmować, między innymi, przekazanie w możliwie najszybszy i bezpieczny sposób z wykorzystaniem innych bezpiecznych środków elektronicznych lub drogą pocztową. (15)Do celów zapewnienia elastyczności współpracy sądowej w niektórych transgranicznych postępowaniach sądowych bardziej odpowiednie mogą być inne środki komunikacji. W szczególności stosowanie innych środków może być właściwe w przypadku bezpośredniej komunikacji między sądami na podstawie rozporządzenia (UE) 2019/1111 oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/848, a także bezpośredniej komunikacji między właściwymi organami na podstawie aktów prawnych Unii w obszarze spraw karnych. W takich przypadkach można by korzystać z mniej formalnych środków komunikacji takich jak poczta elektroniczna. (16)W odniesieniu do elementów zdecentralizowanego systemu informatycznego, za które odpowiada Unia, podmiot zarządzający elementami systemu powinien dysponować wystarczającymi zasobami, aby zapewnić ich prawidłowe funkcjonowanie. (17)Aby ułatwić osobom fizycznym i prawnym dostęp do właściwych organów, w niniejszym rozporządzeniu należy ustanowić punkt dostępu na poziomie Unii (europejski elektroniczny punkt dostępu), stanowiący część zdecentralizowanego systemu informatycznego, za pośrednictwem którego osoby fizyczne i prawne powinny mieć możliwość wnoszenia roszczeń, występowania z wnioskami, wysyłania i otrzymywania istotnych informacji związanych z postępowaniem oraz komunikowania się z właściwymi organami w zakresie spraw objętych niniejszym rozporządzeniem. Europejski elektroniczny punkt dostępu powinien znajdować się na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość”, który służy jako punkt kompleksowej obsługi w zakresie informacji i usług sądowych w Unii. (18)Państwa członkowskie powinny być odpowiedzialne za utworzenie, utrzymanie i rozwój krajowych portali elektronicznych (krajowych portali informatycznych) na potrzeby komunikacji elektronicznej między osobami fizycznymi i prawnymi a odpowiednimi organami, które są właściwe w ramach postępowań prowadzonych na podstawie aktów prawnych wymienionych w załączniku I. (19)W kontekście komunikacji osób fizycznych i prawnych z właściwymi organami w ramach postępowań w sprawach o charakterze transgranicznym należy wykorzystywać komunikację elektroniczną jako alternatywę dla istniejących środków komunikacji. Niemniej jednak, aby zagwarantować, że dostęp do wymiaru sprawiedliwości za pośrednictwem środków cyfrowych nie przyczyni się do dalszego pogłębiania przepaści cyfrowej, należy pozostawić zainteresowanym osobom swobodę w zakresie wyboru środka komunikacji pomiędzy komunikacją elektroniczną, przewidzianą w niniejszym rozporządzeniu, a innymi środkami komunikacji. Jest to szczególnie ważne w celu uwzględnienia specyficznej sytuacji grup defaworyzowanych i osób w trudnym położeniu, takich jak dzieci czy osoby starsze, które mogą nie dysponować odpowiednimi środkami technicznymi lub umiejętnościami cyfrowymi, aby uzyskać dostęp do usług cyfrowych. (20)Aby zwiększyć zakres transgranicznej komunikacji drogą elektroniczną i przekazywania dokumentów za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego, europejskiego elektronicznego punktu dostępu i krajowych portali informatycznych, o ile są one dostępne, dokumentom takim nie powinno się odmawiać skutków prawnych ani nie powinny być one uznawane za niedopuszczalne w postępowaniach wyłącznie z tego powodu, że mają postać elektroniczną. Zasada ta nie powinna jednak naruszać oceny skutków prawnych takich dokumentów lub dopuszczalności takich dokumentów, które mogą stanowić dowody zgodnie z prawem krajowym. Nie powinna ona także naruszać prawa krajowego w zakresie konwersji dokumentów. (21)W celu ułatwienia przesłuchań w ramach postępowań w sprawach cywilnych, handlowych i karnych mających skutki transgraniczne w niniejszym rozporządzeniu należy przewidzieć możliwość fakultatywnego korzystania z wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji do celów udziału stron w takich przesłuchaniach. Procedurę dotyczącą stosowania i prowadzenia przesłuchań za pośrednictwem wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji powinno regulować prawo państwa członkowskiego prowadzącego wideokonferencję. Nie należy odmawiać przeprowadzenia przesłuchania za pośrednictwem wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji wyłącznie z powodu nieistnienia przepisów krajowych regulujących korzystanie z technologii zdalnej komunikacji. W takich przypadkach należy odpowiednio stosować najbardziej odpowiednie przepisy prawa krajowego takie jak przepisy dotyczące przeprowadzania dowodów. (22)Niniejsze rozporządzenie nie powinno mieć zastosowania do korzystania z wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji w postępowaniach cywilnych, handlowych i karnych, jeżeli takie korzystanie jest już przewidziane w aktach prawnych wymienionych w załącznikach I i II. (23)W rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 ustanowiono wspólne unijne ramy regulacyjne dotyczące uznawania środków identyfikacji elektronicznej i elektronicznych usług zaufania (podpisów elektronicznych, pieczęci elektronicznych, znaczników czasu, usług doręczeń elektronicznych i uwierzytelniania witryn internetowych), które są uznawane w skali transgranicznej jako mające ten sam status prawny jak ich fizyczne równoważniki. W związku z tym w niniejszym rozporządzeniu należy stosować usługi zaufania eIDAS do celów komunikacji cyfrowej.

(24)W celu ułatwienia uiszczania opłat w sprawach mających skutki transgraniczne, objętych zakresem stosowania unijnych aktów prawnych dotyczących spraw cywilnych i handlowych, powinno być możliwe elektroniczne uiszczanie opłat w środowisku internetowym za pomocą metod płatności szeroko dostępnych w Unii, takich jak karty kredytowe, karty debetowe, cyfrowy portfel i przelewy bankowe. (25)Aby zapewnić pełne osiągnięcie celów niniejszego rozporządzenia oraz dostosować istniejące unijne akty prawne dotyczące spraw cywilnych, handlowych i karnych do niniejszego rozporządzenia, niezbędne jest wprowadzenie zmian w następujących aktach prawnych: rozporządzeniu (WE) nr 1896/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady, rozporządzeniu (WE) nr 861/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady, rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 655/2014, rozporządzeniu (UE) 2015/848 oraz rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1805. Celem tych zmian jest zapewnienie, aby komunikacja odbywała się zgodnie z przepisami i zasadami określonymi w niniejszym rozporządzeniu. Zmiany do dyrektyw i decyzji ramowych w sprawach cywilnych, handlowych i karnych są wprowadzane dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady .../... [dyrektywa zmieniająca]. (26)Zgodnie z pkt 22 i 23 Porozumienia międzyinstytucjonalnego z dnia 13 kwietnia 2016 r. w sprawie lepszego stanowienia prawa Komisja powinna przeprowadzić ewaluację niniejszego rozporządzenia na podstawie informacji zebranych dzięki szczególnym mechanizmom w zakresie monitorowania poszczególnych aktów prawnych, wymienionych w załącznikach I i II do niniejszego rozporządzenia, aby ocenić faktyczne skutki niniejszego rozporządzenia oraz potrzebę podjęcia dalszych działań. (27)Oprogramowanie wzorcowe opracowane przez Komisję jako system back-end powinno w zaprogramowany sposób zbierać dane niezbędne do celów monitorowania, a dane takie należy przekazywać Komisji. Jeżeli państwa członkowskie postanowią korzystać z krajowych systemów informatycznych zamiast oprogramowania wzorcowego opracowanego przez Komisję, systemy takie mogą być wyposażone w funkcję zaprogramowanego zbierania tych danych i, w takim przypadku dane te należy przekazywać Komisji. (28)W takich przypadkach, gdy dane nie mogą być zbierane automatycznie, oraz aby zmniejszyć obciążenie administracyjne związane ze zbieraniem danych, każde państwo członkowskie powinno wyznaczyć co najmniej jeden sąd lub właściwy organ w celu ustanowienia próby na potrzeby monitorowania. Wyznaczony w ten sposób sąd lub właściwy organ powinien mieć za zadanie zbieranie i przekazywanie Komisji danych dotyczących prowadzonych przez siebie postępowań, które to dane powinny posłużyć do oszacowania na poziomie danego państwa członkowskiego danych niezbędnych do ewaluacji niniejszego rozporządzenia. Wyznaczony sąd lub właściwy organ powinien być reprezentatywny w odniesieniu do niniejszego rozporządzenia w zakresie, w jakim obejmuje ono instrumenty Unii w sprawach cywilnych, handlowych i karnych. W obszarach, w których za właściwe organy w rozumieniu niniejszego rozporządzenia uznaje się organy inne niż sądy lub prokuratorzy, takie jak notariusze, próba wyznaczona na potrzeby monitorowania powinna być reprezentatywna również w odniesieniu do wykonywania niniejszego rozporządzenia przez te organy. (29)Stosowanie niniejszego rozporządzenia powinno odbywać się bez uszczerbku dla praw procesowych zapisanych w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej i w prawie Unii, w tym w dyrektywach dotyczących praw procesowych, a w szczególności prawa do tłumacza ustnego, prawa dostępu do adwokata, prawa dostępu do akt sprawy, prawa do pomocy prawnej oraz prawa do obecności na rozprawie. (30)Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 i dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 mają zastosowanie w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych prowadzonego w zdecentralizowanym systemie informatycznym. Aby doprecyzować kwestię odpowiedzialności za przetwarzanie danych osobowych wysyłanych lub otrzymywanych za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego, w niniejszym rozporządzeniu należy wskazać administratora danych osobowych. Do tego celu należy uznać, że każdy podmiot wysyłający lub otrzymujący dane osobowe odrębnie ustalił cel i sposoby przetwarzania danych osobowych. (31)W celu zapewnienia jednolitych warunków wykonania niniejszego rozporządzenia w odniesieniu do ustanowienia zdecentralizowanego systemu informatycznego, należy powierzyć Komisji uprawnienia wykonawcze. Uprawnienia te powinny być wykonywane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 182/2011. (32)Ponieważ zharmonizowana cyfryzacja transgranicznej współpracy sądowej nie może być osiągnięta w wystarczający sposób przez państwa członkowskie działające samodzielnie, z takich względów, jak brak gwarancji interoperacyjności systemów informatycznych państw członkowskich oraz agencji i organów Unii, natomiast dzięki skoordynowanemu działaniu Unii możliwe jest jej lepsze osiągnięcie na poziomie Unii, Unia może przyjąć środki zgodnie z zasadą pomocniczości określoną w art. 5 Traktatu o Unii Europejskiej. Zgodnie z zasadą proporcjonalności określoną w tym artykule niniejsze rozporządzenie nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia tych celów. (33)Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu nr 22 w sprawie stanowiska Danii, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i do Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, Dania nie uczestniczy w przyjęciu niniejszego rozporządzenia i nie jest nim związana ani go nie stosuje. (34)[Zgodnie z art. 1, 2 i 4a ust. 1 Protokołu nr 21 w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii w odniesieniu do przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i do Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, bez uszczerbku dla art. 4 tego protokołu, Irlandia nie uczestniczy w przyjęciu niniejszego rozporządzenia i nie jest nim związana ani go nie stosuje.] ALBO [Zgodnie z art. 3 i art. 4a ust. 1 Protokołu nr 21 w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii w odniesieniu do przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, Irlandia powiadomiła [pismem z dnia … r.] o chęci uczestniczenia w przyjęciu i stosowaniu niniejszego rozporządzenia.] (35)Zgodnie z art. 42 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 2018/1725 Parlamentu Europejskiego i Rady skonsultowano się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych i wydał on opinię w dniu [...] r., PRZYJMUJĄ NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE: ROZDZIAŁ I

PRZEPISY OGÓLNE Artykuł 1

Przedmiot i zakres zastosowania 1.W niniejszym rozporządzeniu ustanawia się ramy prawne w zakresie komunikacji elektronicznej między właściwymi organami w ramach procedur współpracy sądowej w sprawach cywilnych, handlowych i karnych oraz w zakresie komunikacji elektronicznej między osobami fizycznymi lub prawnymi a właściwymi organami w postępowaniach sądowych w sprawach cywilnych, handlowych i karnych. W rozporządzeniu ustanawia się ponadto przepisy dotyczące:

a)wykorzystywania wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji do celów innych niż przeprowadzanie dowodów na podstawie rozporządzenia (UE) 2020/1783; b)korzystania z elektronicznych usług zaufania; c)skutków prawnych dokumentów elektronicznych; d)elektronicznego uiszczania opłat. 2.Niniejsze rozporządzenie ma zastosowanie do: a)komunikacji elektronicznej między właściwymi organami w kontekście aktów prawnych wymienionych w załącznikach I i II; b)komunikacji elektronicznej między osobami fizycznymi lub prawnymi a właściwymi organami oraz elektronicznego uiszczania opłat w sprawach cywilnych i handlowych o charakterze transgranicznym w kontekście aktów prawnych wymienionych w załączniku I; oraz c)wideokonferencji w postępowaniach objętych zakresem stosowania aktów prawnych wymienionych w załączniku I i II lub w innych sprawach cywilnych i handlowych, w których jedna ze stron znajduje się w innym państwie członkowskim. Artykuł 2

Definicje Do celów niniejszego rozporządzenia stosuje się następujące definicje: 1)„właściwe organy” oznaczają sądy, prokuratury, agencje i organy Unii oraz inne organy uczestniczące w procedurach współpracy sądowej zgodnie z przepisami aktów prawnych wymienionych w załączniku I i II; 2)„komunikacja elektroniczna” oznacza cyfrową wymianę informacji przez internet lub za pośrednictwem innej sieci łączności elektronicznej; 3)„dokument elektroniczny” oznacza dokument przekazywany w ramach komunikacji elektronicznej, w tym zeskanowane dokumenty papierowe; 4)„zdecentralizowany system informatyczny” oznacza sieć systemów informatycznych i interoperacyjnych punktów dostępu, za których działanie i za zarządzanie którymi odpowiadają indywidualnie poszczególne państwa członkowskie bądź agencje lub organy Unii, która to sieć umożliwia bezpieczną i niezawodną transgraniczną wymianę informacji; 5)„europejski elektroniczny punkt dostępu” oznacza interoperacyjny punkt dostępu w ramach zdecentralizowanego systemu informatycznego, który to punkt jest dostępny dla osób fizycznych i prawnych w całej Unii; 6) „opłaty” oznaczają opłaty pobierane przez właściwe organy w związku z postępowaniami na podstawie aktów prawnych wymienionych w załączniku I. ROZDZIAŁ II

KOMUNIKACJA MIĘDZY WŁAŚCIWYMI ORGANAMI Artykuł 3

Środki komunikacji między właściwymi organami 1.Komunikacja pisemna między właściwymi organami w sprawach objętych zakresem aktów prawnych wymienionych w załączniku I i załączniku II, w tym wymiana formularzy ustanowionych na podstawie tych aktów, odbywa się za pośrednictwem bezpiecznego i niezawodnego zdecentralizowanego systemu informatycznego.

2.W przypadku gdy komunikacja elektroniczna zgodnie z ust. 1 nie jest możliwa ze względu na zakłócenia działania zdecentralizowanego systemu informatycznego, charakter przekazywanych materiałów lub wystąpienie wyjątkowych okoliczności, komunikacja odbywa się z wykorzystaniem najszybszych i najbardziej odpowiednich sposobów alternatywnych, z uwzględnieniem konieczności zapewnienia bezpiecznej i niezawodnej wymiany informacji. 3.W przypadku gdy korzystanie ze zdecentralizowanego systemu informatycznego nie jest odpowiednie ze względu na szczególne okoliczności związane z danym przekazem, mogą być wykorzystywane wszelkie inne środki komunikacji. 4.Ust. 3 niniejszego artykułu nie ma zastosowania do wymiany formularzy przewidzianych w instrumentach wymienionych w załącznikach I i II. ROZDZIAŁ III

KOMUNIKACJA MIĘDZY OSOBAMI FIZYCZNYMI LUB PRAWNYMI A WŁAŚCIWYMI ORGANAMI W SPRAWACH CYWILNYCH I HANDLOWYCH Artykuł 4

Ustanowienie europejskiego elektronicznego punktu dostępu 1.Na europejskim portalu „e-Sprawiedliwość” ustanawia się europejski elektroniczny punkt dostępu, który będzie wykorzystywany do komunikacji elektronicznej między osobami fizycznymi lub prawnymi a właściwymi organami w sprawach objętych zakresem stosowania aktów prawnych wymienionych w załączniku I. 2.Komisja odpowiada za zarządzanie techniczne europejskim elektronicznym punktem dostępu oraz za jego rozwijanie, utrzymanie, bezpieczeństwo i wspieranie. 3.Europejski elektroniczny punkt dostępu umożliwia osobom fizycznym i prawnym wnoszenie roszczeń, składanie wniosków, wysyłanie i otrzymywanie istotnych informacji związanych z postępowaniem oraz komunikowanie się z właściwymi organami. Artykuł 5

Środki komunikacji między osobami fizycznymi lub prawnymi a właściwymi organami 1.Komunikacja pisemna między osobami fizycznymi lub prawnymi a właściwymi organami objętymi zakresem aktów prawnych wymienionych w załączniku I może być prowadzona za pomocą następujących środków elektronicznych: (a)europejski elektroniczny punkt dostępu; lub (b)krajowe portale informatyczne, jeżeli są dostępne. 2.Właściwe organy komunikują się z osobami fizycznymi lub prawnymi za pośrednictwem europejskiego elektronicznego punktu dostępu, jeżeli dana osoba fizyczna lub prawna udzieliła uprzednio wyraźnej zgody na korzystanie z tego środka komunikacji. 3.Na podstawie mających zastosowanie przepisów proceduralnych komunikację na podstawie ust. 1 uznaje się za równoważną z komunikacją pisemną. Artykuł 6

Obowiązek akceptowania komunikacji elektronicznej Właściwe organy akceptują komunikację elektroniczną na podstawie art. 5 ust. 1 za pośrednictwem europejskiego elektronicznego punktu dostępu lub krajowych portali informatycznych, jeżeli są one dostępne. ROZDZIAŁ IV

PRZESŁUCHANIA ZA POŚREDNICTWEM WIDEOKONFERENCJI LUB INNYCH TECHNOLOGII ZDALNEJ KOMUNIKACJI Artykuł 7

Przesłuchania za pośrednictwem wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji w sprawach cywilnych i handlowych

1.Nie naruszając przepisów szczegółowych regulujących korzystanie z wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji w postępowaniach prowadzonych na podstawie aktów prawnych wymienionych w załączniku I oraz na wniosek strony postępowania objętego zakresem tych aktów prawnych lub w innych sprawach cywilnych i handlowych, w których jedna ze stron znajduje się w innym państwie członkowskim, lub na wniosek prawnego lub upoważnionego przedstawiciela tej strony, właściwe organy zezwalają na jej udział w przesłuchaniu za pośrednictwem wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji, pod warunkiem że: a)taka technologia jest dostępna; oraz b)drugiej stronie lub stronom postępowania dano możliwość przekazania opinii w kwestii korzystania z wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji. 2.Właściwy organ może odrzucić wniosek o przeprowadzenie przesłuchania za pośrednictwem wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji, jeżeli szczególne okoliczności sprawy nie dają się pogodzić z wykorzystaniem takiej technologii. 3.Właściwe organy mogą z własnej inicjatywy pozwolić na udział stron w przesłuchaniach za pośrednictwem wideokonferencji pod warunkiem, że wszystkim stronom postępowania umożliwiono przekazanie opinii w kwestii korzystania z wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji. 4.Z zastrzeżeniem przepisów niniejszego rozporządzenia procedurę dotyczącą składania wniosków o wykorzystanie wideokonferencji i przeprowadzania jej reguluje prawo krajowe państwa członkowskiego przeprowadzającego wideokonferencję. 5.Wnioski na podstawie ust. 1 mogą być przekazywane za pośrednictwem europejskiego elektronicznego punktu dostępu i przez krajowe portale informatyczne, jeżeli są one dostępne. Artykuł 8

Przesłuchania za pośrednictwem wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji w postępowaniach karnych 1.W przypadku gdy właściwy organ państwa członkowskiego zwraca się z wnioskiem o przesłuchanie osoby podejrzanej, oskarżonej lub skazanej w postępowaniu prowadzonym na podstawie aktów prawnych wymienionych w załączniku II, właściwy organ zezwala na udział tych osób w przesłuchaniu za pośrednictwem wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji, pod warunkiem że: a)taka technologia jest dostępna; b)szczególne okoliczności sprawy uzasadniają wykorzystanie takiej technologii; c)osoby podejrzane, oskarżone lub skazane wyraziły zgodę na wykorzystanie wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji. Przed wyrażeniem zgody na wykorzystanie wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji osoba podejrzana lub oskarżona ma możliwość zasięgnięcia porady adwokata zgodnie z dyrektywą 2013/48/UE. 2.Ust. 1 nie narusza przepisów regulujących wykorzystywanie wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji, zawartych w aktach prawnych wymienionych w załączniku II. 3.Z zastrzeżeniem przepisów niniejszego rozporządzenia procedurę przeprowadzania wideokonferencji reguluje prawo krajowe państwa członkowskiego, które ją przeprowadza. 4.Zapewnia się poufność komunikacji między osobami podejrzanymi, oskarżonymi lub skazanymi a ich adwokatem przed przesłuchaniem za pośrednictwem wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji i w jego trakcie. 5.Przed przesłuchaniem dziecka za pośrednictwem wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji niezwłocznie informuje się o tym podmioty odpowiedzialności rodzicielskiej zdefiniowane w art. 3 pkt 2 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/800 lub inną stosowną osobę dorosłą, o której mowa w art. 5 ust. 2 tej dyrektywy. Przy podejmowaniu decyzji o przesłuchaniu dziecka za pośrednictwem wideokonferencji lub innej technologii zdalnej komunikacji właściwy organ bierze pod uwagę najlepszy interes dziecka. 6.W przypadku gdy prawo krajowe państwa członkowskiego przewiduje rejestrowanie przesłuchań w sprawach krajowych, te same przepisy mają również zastosowanie do przesłuchań w sprawach o charakterze transgranicznym, prowadzonych za pośrednictwem wideokonferencji lub innych technologii zdalnej komunikacji. Państwa członkowskie stosują odpowiednie środki w celu zapewnienia, aby takie nagrania były zabezpieczone i nie były publicznie rozpowszechniane. 7.W przypadku naruszenia przepisów niniejszego artykułu osoba podejrzana, oskarżona lub skazana ma prawo do skutecznego środka prawnego na podstawie prawa krajowego. ROZDZIAŁ V

USŁUGI ZAUFANIA, SKUTKI PRAWNE DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH ORAZ ELEKTRONICZNE UISZCZANIE OPŁAT

Artykuł 9

Podpisy elektroniczne i pieczęcie elektroniczne 1.Do komunikacji elektronicznej na podstawie niniejszego rozporządzenia stosuje się ogólne ramy prawne dotyczące korzystania z usług zaufania określone w rozporządzeniu (UE) nr 910/2014. 2.W przypadku gdy dokument, przekazywany w ramach komunikacji elektronicznej na podstawie art. 3 niniejszego rozporządzenia, wymaga użycia pieczęci lub podpisu własnoręcznego albo zawiera pieczęć lub podpis własnoręczny, można zamiast nich użyć kwalifikowanych pieczęci elektronicznych lub kwalifikowanych podpisów elektronicznych w rozumieniu rozporządzenia (UE) nr 910/2014. 3.W przypadku gdy dokument, przekazywany w ramach komunikacji elektronicznej na podstawie art. 5 niniejszego rozporządzenia, wymaga użycia pieczęci lub podpisu własnoręcznego albo zawiera pieczęć lub podpis własnoręczny, można zamiast nich użyć zaawansowanych pieczęci elektronicznych, zaawansowanych podpisów elektronicznych, kwalifikowanych pieczęci elektronicznych albo kwalifikowanych podpisów elektronicznych w rozumieniu rozporządzenia (UE) nr 910/2014. Artykuł 10

Skutki prawne dokumentów elektronicznych Dokumentów przekazywanych w ramach komunikacji elektronicznej nie pozbawia się skutku prawnego ani dopuszczalności w kontekście transgranicznych postępowań sądowych objętych zakresem stosowania aktów prawnych wymienionych w załącznikach I i II wyłącznie z tego powodu, że dokumenty te mają postać elektroniczną. Artykuł 11

Elektroniczne uiszczanie opłat 1.Państwa członkowskie zapewniają możliwość elektronicznego uiszczania opłat, w tym z państw członkowskich innych niż państwo, w którym znajduje się właściwy organ. 2.Państwa członkowskie zapewniają środki techniczne umożliwiające uiszczenie opłat, o których mowa w ust. 1, za pośrednictwem europejskiego elektronicznego punktu dostępu. ROZDZIAŁ VI

PRZEPISY PROCEDURALNE I OCENA Artykuł 12

Przyjmowanie aktów wykonawczych przez Komisję 1.Komisja przyjmuje akty wykonawcze ustanawiające zdecentralizowany system informatyczny, w których określa: a)specyfikacje techniczne określające metody komunikacji elektronicznej na potrzeby zdecentralizowanego systemu informatycznego; b)specyfikacje techniczne protokołów komunikacyjnych; c)cele w zakresie bezpieczeństwa informacji oraz odpowiednie środki techniczne zapewniające minimalne normy bezpieczeństwa informacji i wysoki poziom bezpieczeństwa cyberprzestrzeni w odniesieniu do przetwarzania i przesyłania informacji w ramach zdecentralizowanego systemu informatycznego; d)minimalne cele związane z dostępnością i ewentualne związane z tym wymogi techniczne dotyczące usług zapewnianych przez zdecentralizowany system informatyczny. 2.Akty wykonawcze, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, przyjmuje się zgodnie z procedurą sprawdzającą, o której mowa w art. 16. 3.Akty wykonawcze ustanawiające zdecentralizowany system informatyczny w odniesieniu do aktów prawnych wymienionych w załączniku I pkt 3 i 4 oraz w odniesieniu do aktów prawnych wymienionych w załączniku II pkt 2, 6 i 10 przyjmuje się w terminie do dnia [2 lata po wejściu w życie]. 4.Akty wykonawcze ustanawiające zdecentralizowany system informatyczny w odniesieniu do aktów prawnych wymienionych w załączniku I pkt 1, 8 i 9 oraz w odniesieniu do aktu prawnego wymienionego w załączniku II pkt 11 przyjmuje się w terminie do dnia [3 lata po wejściu w życie].

5.Akty wykonawcze ustanawiające zdecentralizowany system informatyczny w odniesieniu do aktów prawnych wymienionych w załączniku I pkt 6, 10 i 11 oraz w odniesieniu do aktów prawnych wymienionych w załączniku II pkt 3, 4, 5 i 9 przyjmuje się w terminie do dnia [5 lat po wejściu w życie]. 6.Akty wykonawcze ustanawiające zdecentralizowany system informatyczny w odniesieniu do aktów prawnych wymienionych w załączniku I pkt 2, 5, 7 i 12 oraz w odniesieniu do aktów prawnych wymienionych w załączniku II pkt 1, 7 i 8 przyjmuje się w terminie do dnia [6 lat po wejściu w życie]. Artykuł 13

Oprogramowanie wzorcowe 1.Komisja jest odpowiedzialna za utworzenie, utrzymanie i rozwój oprogramowania wzorcowego, które państwa członkowskie mogą wykorzystywać jako system back-end zamiast krajowego systemu informatycznego. Utworzenie, utrzymanie i rozwój oprogramowania wzorcowego finansowane są z budżetu ogólnego Unii. 2.Komisja bezpłatnie zapewnia, utrzymuje i wspiera oprogramowanie wzorcowe. Artykuł 14

Koszty związane ze zdecentralizowanym systemem informatycznym, europejskim elektronicznym punktem dostępu oraz krajowymi portalami informatycznymi 1.Każde państwo członkowskie ponosi koszty instalacji, obsługi i utrzymania punktów dostępu do zdecentralizowanego systemu informatycznego zlokalizowanych na jego terytorium. 2.Każde państwo członkowskie ponosi koszty utworzenia i dostosowania swoich krajowych systemów informatycznych, tak aby zapewnić ich interoperacyjność z punktami dostępu, oraz ponosi koszty związane z zarządzaniem tymi systemami, ich działaniem i utrzymaniem. 3.Państwa członkowskie nie są pozbawione możliwości ubiegania się o dotacje na wsparcie działań, o których mowa w ust. 1 i 2, w ramach odpowiednich programów finansowych UE. 4.Agencje i organy Unii ponoszą koszty instalacji, obsługi i utrzymania komponentów, z których składa się zdecentralizowany system informatyczny, za który odpowiadają. 5.Agencje i organy Unii ponoszą koszty utworzenia i dostosowania swoich systemów zarządzania sprawami, tak aby zapewnić ich interoperacyjność z punktami dostępu, oraz ponosi koszty związane z zarządzaniem tymi systemami, ich działaniem i utrzymaniem. 6.Komisja ponosi wszystkie koszty związane z europejskim elektronicznym punktem dostępu. Artykuł 15

Ochrona przekazywanych informacji 1.Właściwy organ jest uznawany za administratora danych w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2016/679, rozporządzenia (UE) 2018/1725 lub dyrektywy (UE) 2016/680 w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych wysyłanych lub otrzymywanych za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego. 2.Komisja jest uznawana administratora danych w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2018/1725 w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych przez europejski elektroniczny punkt dostępu. 3.Właściwe organy zapewniają, aby informacje przekazywane w ramach transgranicznych procedur sądowych innemu właściwemu organowi, uznane za poufne w państwie członkowskim, z którego informacje te są przesyłane, pozostały poufne zgodnie z prawem krajowym państwa członkowskiego, do którego informacje te są przesyłane. Artykuł 16

Procedura komitetowa 1.Komisję wspiera komitet. Komitet ten jest komitetem w rozumieniu rozporządzenia (UE) nr 182/2011. 2.W przypadku dokonania odniesienia do niniejszego ustępu zastosowanie ma art. 5 rozporządzenia (UE) nr 182/2011. Artykuł 17

Monitorowanie i ocena

1.Co pięć lat od daty rozpoczęcia stosowania art. 25 Komisja dokonuje oceny niniejszego rozporządzenia i przedstawia Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie uwzględniające informacje dostarczone przez państwa członkowskie i zgromadzone przez Komisję. 2.O ile na podstawie innych aktów prawnych Unii nie obowiązuje równoważna procedura notyfikacyjna, od dnia [...] 2025 r. państwa członkowskie co roku przekazują Komisji informacje mające znaczenie dla oceny funkcjonowania i stosowania niniejszego rozporządzenia na temat: a)kosztów poniesionych na podstawie art. 14 ust. 2 niniejszego rozporządzenia; b)długości postępowań sądowych w pierwszej instancji – od chwili otrzymania wniosku przez właściwy organ do daty wydania decyzji – na podstawie aktów prawnych wymienionych w załączniku I pkt 3, 4 i 8 oraz w załączniku II. 3.Każde państwo członkowskie wyznacza co najmniej jeden właściwy organ, który co roku przekazuje Komisji następujące dane: a)liczbę spraw rozpatrywanych przez ten organ, w przypadku których komunikację przeprowadzano za pośrednictwem środków innych niż zdecentralizowany system informatyczny zgodnie z art. 3 ust. 2; b)liczbę przesłuchań przeprowadzonych przez ten organ, w przypadku których na potrzeby przesłuchań wykorzystano wideokonferencje lub inne technologie zdalnej komunikacji zgodnie z art. 7 i 8. 4.Oprogramowanie wzorcowe i krajowy system back-end, jeżeli jest wyposażony w taką funkcję, w zaprogramowany sposób zbierają dane, o których mowa w ust. 3 lit. a), i co roku przekazują je Komisji. Artykuł 18

Informacje przekazywane Komisji 5.Państwa członkowskie przekazują Komisji do dnia [sześć miesięcy po wejściu w życie] następujące informacje w celu ich udostępnienia za pośrednictwem europejskiego portalu „e-Sprawiedliwość”: a)szczegółowe informacje dotyczące krajowych portali informatycznych, w stosownych przypadkach; b)opis przepisów i procedur krajowych mających zastosowanie do wideokonferencji; c)informacje dotyczące opłat należnych w sprawach o charakterze transgranicznym; d)szczegółowe informacje dotyczące dostępnych metod uiszczania opłat drogą elektroniczną w sprawach o charakterze transgranicznym. Państwa członkowskie niezwłocznie przekazują Komisji wszelkie zmiany dotyczące tych informacji. 6.Państwa członkowskie mogą powiadomić Komisję, że są w stanie korzystać ze zdecentralizowanego systemu informatycznego wcześniej niż jest to wymagane na podstawie niniejszego rozporządzenia. Komisja udostępnia takie informacje drogą elektroniczną, w szczególności za pośrednictwem europejskiego portalu „e-Sprawiedliwość”. ROZDZIAŁ VII

ZMIANY AKTÓW PRAWNYCH W OBSZARZE WSPÓŁPRACY SĄDOWEJ W SPRAWACH CYWILNYCH I HANDLOWYCH Artykuł 19

Zmiany w rozporządzeniu (WE) nr 1896/2006 W rozporządzeniu (WE) nr 1896/2006 wprowadza się następujące zmiany:

1) art. 7 ust. 5 otrzymuje brzmienie: „5. Pozew wnosi się w formie papierowej, za pomocą środka komunikacji elektronicznej przewidzianego w art. 5 rozporządzenia (UE) …/…[niniejszego rozporządzenia] lub za pomocą innego środka komunikacji, w tym komunikacji elektronicznej, akceptowanego przez państwo członkowskie wydania i dostępnego sądowi wydania.”; 2) art. 7 ust. 6 akapit pierwszy otrzymuje brzmienie: „6. Pozew musi być podpisany przez powoda lub, w odpowiednich przypadkach, przez jego przedstawiciela. Jeżeli pozew jest składany w formie elektronicznej zgodnie z ust. 5, musi być podpisany zgodnie z art. 9 ust. 3 rozporządzenia (UE) …/…[niniejszego rozporządzenia] *. Podpis elektroniczny jest uznawany w państwie członkowskim wydania i nie może podlegać dodatkowym wymogom.”; 3) w art. 16 wprowadza się następujące zmiany: a) ust. 4 otrzymuje brzmienie: „4. Sprzeciw wnosi się w formie papierowej, za pomocą środka komunikacji elektronicznej przewidzianego w art. 5 rozporządzenia (UE) …/…[niniejszego rozporządzenia] * lub za pomocą innego środka komunikacji, w tym komunikacji elektronicznej, akceptowanego przez państwo członkowskie wydania i dostępnego sądowi wydania.”; b) w ust. 5 akapit pierwszy otrzymuje brzmienie: „5. Sprzeciw musi być podpisany przez pozwanego lub, w odpowiednich przypadkach, przez jego przedstawiciela. Jeżeli wniosek jest składany w formie elektronicznej zgodnie z ust. 5 niniejszego artykułu, musi być podpisany zgodnie z art. 9 ust. 3 rozporządzenia (UE) …/…[niniejszego rozporządzenia] *. Podpis elektroniczny jest uznawany w państwie członkowskim wydania i nie może podlegać dodatkowym wymogom.”. Artykuł 20

Zmiany w rozporządzeniu (WE) nr 861/2007 W rozporządzeniu (WE) nr 861/2007 wprowadza się następujące zmiany: 1) art. 4 ust. 1 otrzymuje brzmienie: „1. Powód wszczyna europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń, wypełniając formularz pozwu A zawarty w załączniku I do niniejszego rozporządzenia i składając go we właściwym sądzie lub trybunale bezpośrednio, za pośrednictwem poczty, środków komunikacji elektronicznej przewidzianych w art. 5 rozporządzenia (UE) …/…[niniejszego rozporządzenia] * lub innych środków komunikacji, takich jak faks lub poczta elektroniczna, akceptowanych przez państwo członkowskie, w którym wszczyna się postępowanie. Formularz pozwu zawiera opis dowodów uzasadniających powództwo, a w stosownych przypadkach dołącza się do niego wszelkie odpowiednie dokumenty uzupełniające.”; 2) art. 15a ust. 2 otrzymuje brzmienie: „2. Państwa członkowskie zapewniają, aby strony mogły uiszczać opłaty sądowe elektronicznie za pomocą metod dokonywania płatności na odległość umożliwiających stronom dokonanie płatności również z innego państwa członkowskiego niż to, w którym znajduje się sąd lub trybunał, zgodnie z art. 11 rozporządzenia (UE) …/…[niniejszego rozporządzenia] *. Artykuł 21

Zmiany w rozporządzeniu (UE) nr 655/2014 W rozporządzeniu (UE) nr 655/2014 wprowadza się następujące zmiany: 1) art. 8 ust. 4 otrzymuje brzmienie: „4. Wniosek i załączniki mogą zostać złożone przy użyciu jakiegokolwiek środka łączności, w tym łączności elektronicznej, który jest akceptowany w przepisach proceduralnych państwa członkowskiego, w którym składany jest wniosek, lub przy użyciu środka komunikacji elektronicznej przewidzianego w art. 5 rozporządzenia (UE) …/…[niniejszego rozporządzenia] *.”; 2) art. 17 ust. 5 otrzymuje brzmienie:

„5. Wierzyciel zostaje powiadomiony o decyzji dotyczącej wniosku zgodnie z procedurą przewidzianą prawem państwa członkowskiego wydania w odniesieniu do równoważnych nakazów krajowych lub za pomocą środka komunikacji elektronicznej przewidzianego w art. 5 rozporządzenia (UE) …/…[niniejszego rozporządzenia] *.”; 3) art. 29 otrzymuje brzmienie: „Artykuł 29

Przekazywanie dokumentów 1. W przypadku gdy niniejsze rozporządzenie przewiduje przekazywanie dokumentów zgodnie z niniejszym artykułem, takie przekazanie wykonuje się zgodnie z rozporządzeniem (UE) .../... [niniejszym rozporządzeniem] * w odniesieniu do komunikacji między organami lub w każdy właściwy sposób w przypadku gdy komunikacja ma być prowadzona przez wierzycieli, pod warunkiem że treść otrzymanego dokumentu jest prawdziwa i wierna treści przekazywanego dokumentu i że wszystkie informacje w nim zawarte są łatwe do odczytania. 2. Sąd lub organ, które otrzymały dokumenty zgodnie z ust. 1 niniejszego artykułu, przesyłają do końca dnia roboczego następującego po dniu otrzymania: a) potwierdzenie odbioru organowi, który przekazał dokumenty zgodnie z art. 3 rozporządzenia (UE) .../... [niniejszego rozporządzenia] *; lub b) potwierdzenie odbioru wierzycielowi lub bankowi, który przekazał dokumenty; w najszybszy możliwy sposób. Sąd lub organ, które otrzymały dokumenty zgodnie z ust. 1 niniejszego artykułu, używają standardowego formularza ustanowionego w drodze aktów wykonawczych przyjętych zgodnie z procedurą doradczą, o której mowa w