SPRAWOZDANIE KOMISJI DLA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY Sprawozdanie roczne dla organu udzielającego absolutorium w sprawie audytów wewnętrznych przeprowadzonych w 2011 r. (Artykuł 86 ust. 4 rozporządzenia finansowego) /* COM/2012/0563 final */





SPRAWOZDANIE KOMISJI DLA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY Sprawozdanie roczne dla organu udzielającego absolutorium w sprawie audytów wewnętrznych przeprowadzonych w 2011 r. (Artykuł 86 ust. 4 rozporządzenia finansowego) SPIS TREŚCI 1........... Wprowadzenie............................................................................................................... 4 2........... Misja Służby Audytu Wewnętrznego............................................................................... 4 3........... Realizacja skoordynowanego planu audytów Służby Audytu Wewnętrznego.................... 5 3.1........ Statystyki kontroli........................................................................................................... 5 3.2........ Główne ustalenia i zalecenia, ich skutki i działania następcze w dziedzinie zarządzania....... 7 3.2.1..... Zarządzanie.................................................................................................................... 7 3.2.2..... Kontrole wykonania zadań.............................................................................................. 8 3.2.3..... Strategie kontroli............................................................................................................ 9 3.2.4..... Programy globalnych systemów nawigacji satelitarnej (GNSS)....................................... 11 3.2.5..... Procesy zarządzania finansami....................................................................................... 12 3.2.6..... Technologie informacyjne.............................................................................................. 12 4........... Konsultacja z zespołem ds. nieprawidłowości finansowych Komisji................................ 13 5........... Podsumowanie............................................................................................................. 13 5.1........ Kontrole wykonania zadań............................................................................................ 13 5.2........ Strategie kontroli departamentów Komisji..................................................................... 14 5.3........ Zarządzanie przez Komisję ważnymi programami przemysłowymi.................................. 14 5.4........ Procesy zarządzania finansami przez Komisję................................................................ 15 5.5........ Zarządzanie technologiami informacyjnymi w Komisji.................................................... 15 1. Wprowadzenie Niniejsze sprawozdanie ma celu przekazanie organowi udzielającemu absolutorium informacji o pracy wykonywanej przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji, zgodnie z art. 86 ust. 4 rozporządzenia finansowego. Jest ono oparte na sprawozdaniu Służby Audytu Wewnętrznego, sporządzonym zgodnie z art. 86 ust. 3 rozporządzenia finansowego, dotyczącym najważniejszych ustaleń audytu oraz istotnych kwestii związanych z ekspozycją na ryzyko, kontrolą i zarządzaniem wewnętrznym. Opiera się ono na pracach audytorskich i doradczych Służby Audytu Wewnętrznego przeprowadzonych w 2011 r.[1] w dyrekcjach generalnych Komisji i agencjach wykonawczych. Sprawozdanie nie obejmuje prac audytorskich przeprowadzonych w zdecentralizowanych agencjach europejskich, Europejskiej Służbie Działań Zewnętrznych lub w innych agencjach lub instytucjach poddanych audytowi przez Służbę Audytu Wewnętrznego, dla których sporządza się osobne sprawozdania roczne. Wnioski Komisji z ustaleń i wniosków audytora wewnętrznego zostały zawarte w sprawozdaniu podsumowującym[2], w którym Komisja wyraża swoją opinię na temat kwestii przekrojowych poruszonych przez Służbę Audytu Wewnętrznego, Europejski Trybunał Obrachunkowy (ETO) i organ udzielający absolutorium, a także wskazanych przez Komitet ds. Audytu (APC). W 2011 r. Służba Audytu Wewnętrznego obchodziła swoje dziesięciolecie. Doroczna konferencja była okazją do przypomnienia osiągnięć reformy administracyjnej Komisji, w ramach której kluczowym elementem było utworzenie Służby Audytu Wewnętrznego i jednostek audytu wewnętrznego w departamentach. Stwierdzono między innymi, że audytorzy wewnętrzni Komisji[3] nie tylko stanowią jedną z największych publicznych funkcji audytu wewnętrznego, ale służba ta charakteryzuje się również bardzo wysokim stopniem profesjonalnej dojrzałości. Zgodnie z wynikami przeprowadzonego przez Służbę Audytu Wewnętrznego badania wśród zainteresowanych stron, 87 % respondentów jest przekonanych, że służba ta realizuje i upowszechnia solidną koncepcję zarządzania i kontroli wewnętrznej; 87 % jest również przekonanych, że zalecenia wydawane przez Służbę Audytu Wewnętrznego prowadzą do lepszej kontroli ryzyka w Komisji i w agencjach wykonawczych. 2. Misja Służby Audytu Wewnętrznego Służba Audytu Wewnętrznego sprawuje kontrolę nad zarządzaniem i systemami kontroli w Komisji i agencjach UE oraz stanowi niezależną i obiektywną gwarancję ich dokładności i skuteczności. Na wniosek kierownictwa może ona także podejmować prace konsultacyjne. Służba Audytu Wewnętrznego podlega zwierzchnictwu członka Komisji odpowiedzialnego za audyt i odpowiada przed Komitetem ds. Audytu. Jej niezależność gwarantowana jest w przyjętym przez Komisję statucie. Statut stanowi, że Służba Audytu Wewnętrznego wypełnia swoje zadania zgodnie z rozporządzeniem finansowym oraz międzynarodowymi normami profesjonalnej praktyki audytu wewnętrznego oraz kodeksem etyki Instytutu Audytorów Wewnętrznych (IIA). Ogólna opinia dotycząca zarządzania finansami przez Komisję Zgodnie z zawartymi w jej statucie wymogami, Służba Audytu Wewnętrznego wydała w 2011 r. ogólną opinię na temat stanu zarządzania finansami w Komisji w poprzednim roku. Stanowi ona pozytywne poświadczenie wiarygodności. Opiera się ona na pracach wykonanych przez Służbę Audytu Wewnętrznego i jednostki audytu wewnętrznego w ciągu poprzednich trzech lat i stanowi dla Komisji („Kolegium”), gwarancję, że wydane przez dyrektorów generalnych oświadczenia wiarygodności, rozważane jako całość, oparte są na solidnych podstawach, a także, że nie istnieją żadne znaczące uchybienia, inne niż wymienione w sprawozdaniu przedstawionym na mocy art. 86 ust. 3 rozporządzenia finansowego przez Służbę Audytu Wewnętrznego. Wkład Służby Audytu Wewnętrznego w bardziej pozytywne poświadczenie wiarygodności („DAS”) DAS stanowi opinię Europejskiego Trybunału Obrachunkowego (ETO) na temat wiarygodności unijnych rachunków oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Chociaż sprawozdania uznano w ostatnich latach za wiarygodne, Trybunał wydał negatywną opinię w odniesieniu do niektórych obszarów działalności. Najwięcej błędów występuje poza Komisją i stwierdza się je w szczególności w ramach funduszy strukturalnych, które podlegają zarządzaniu dzielonemu, oraz w dziedzinie rozwoju obszarów wiejskich (zarządzanie dzielone), w badaniach naukowych (bezpośrednie zarządzanie) i w pomocy zewnętrznej (zarządzanie zdecentralizowane). Wiele błędów stwierdzonych w ramach obszaru polityki spójności stanowiło poważne naruszenia unijnych i krajowych przepisów dotyczących zamówień publicznych Plan audytów Służby Audytu Wewnętrznego zawierał w związku z tym jako priorytet kontrole mające na celu upewnienie się, że spójna strategia kontroli stosowana jest dla każdego ważnego obszaru wydatków, w tym dla dyrekcji generalnych odpowiedzialnych za fundusze strukturalne, ponieważ takie strategie kontroli mają na celu wyeliminowanie ryzyka błędów w transakcjach leżących u podstaw rozliczeń. 3. Realizacja skoordynowanego planu audytów Służby Audytu Wewnętrznego 3.1. Statystyki kontroli W 2011 r. Służba Audytu Wewnętrznego zrealizowała 88 % swoich priorytetowych zadań (zadania typu C1 miały zostać ukończone do końca roku). Inne działania były w znacznym stopniu zaawansowania, do poziomu realizacji 69 % niepriorytetowych zadań audytu (zgodnie z ustaleniami dotyczącymi harmonogramu, zadania typu C2 można było ukończyć w następnym roku). Ukończono 29 zadań typu C1 i 36 zadań typu C2 (w tym kontrole, działania następcze i doradztwo), czego efektem jest 77 sprawozdań: Typ || || Ogółem za 2011 r. || Ogółem za 2010 r. || Ogółem za 2009 r. KONTROLA || Liczba działań || 20 || 24 || 26 Liczba sprawozdań || 23 || 28 || 31 KONTROLE WSTĘPNE || Liczba działań || 3 || 0 || 0 Liczba sprawozdań || 3 || 0 || 0 KONSULTACJE || Liczba działań || 1 || 6 || 5 Liczba sprawozdań[4] || 1 || 6 || 5 MONITOROWANIE || Liczba działań || 41 || 44 || 31 Liczba sprawozdań || 50 || 50 || 34 Całkowita liczba działań || 65 || 74 || 62 Całkowita liczba sprawozdań || || 77 || 84 || 70 Służba Audytu Wewnętrznego wydała następującą liczbę zaleceń: || Status akceptacji || Tak || Nie Priorytet || Liczba || Liczba || % || Liczba || % O znaczeniu kluczowym || 0 || 0 || 100 % || 0 || 0 % Bardzo ważne || 57 || 56 || 98 % || 1 || 2 % Ważne || 102 || 101 || 99 % || 1 || 1 % Pożądane || 1 || 1 || 100 % || 0 || 0 % Ogółem || 160 || 158 || 99 % || 2 || 1 % Pełny wykaz sprawozdań z audytu znajduje się w załączonym dokumencie roboczym Komisji wraz z podsumowaniami, poziomem akceptacji zaleceń na jedno sprawozdanie, wskaźnikami przyjęcia zaleceń wydanych na lata 2007-2011 oraz podsumowaniami ostatecznych wniosków z działań następczych. Dla każdego z przyjętych zaleceń poddane audytowi służby opracowały plany działania, które zostały przekazane Służbie Audytu Wewnętrznego i z nią uzgodnione. Poddane audytowi służby zgłosiły, że do początku 2012 r. zostało wykonane 80 % wszystkich zaleceń przyjętych w latach 2007-2011. Jedynie w przypadku 25 zaleceń[5] opóźnienie było dłuższe niż sześć miesięcy. Całkowita liczba zaleceń przyjętych przez poddane audytowi służby w latach 2007-2011, w odniesieniu do których Służba Audytu Wewnętrznego do końca 2011 r. przeprowadziła audyty uzupełniające, wynosi 1 097. Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że zalecenia te zostały wykonane i zamknęła procedurę dla 98 % monitorowanych w tym okresie zaleceń. Działania następcze Służby Audytu Wewnętrznego potwierdziły, że zalecenia realizowane są w sposób zadowalający. Komitet ds. Audytu informowany był o każdym zaleceniu o kluczowym znaczeniu lub bardzo ważnym zaleceniu, w przypadku których wystąpiły znaczące opóźnienia. 3.2. Główne ustalenia i zalecenia, ich skutki i działania następcze w dziedzinie zarządzania Zestawienie celów i zakresu zadań audytowych, o których mowa poniżej, znajdują się w załączonym dokumencie roboczym służb Komisji, wraz z liczbą wydanych i przyjętych zaleceń. 3.2.1. Zarządzanie W 2011 r. Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła liczne kontrole i działania następcze dotyczące zarządzania w Komisji Europejskiej. · Nadużycia finansowe Służba Audytu Wewnętrznego kontynuowała swoje działania związane z zapobieganiem nadużyciom finansowym i ich wykrywaniem. W 2011 r. przeprowadziła kontrolę w DG AGRI. Zapobieganie nadużyciom finansowym i ich wykrywanie wchodziło w zakres[6] dwóch innych audytów strategii kontroli przeprowadzonych w DG INFSO i DG RTD. W 2011 r. przeprowadzono ponadto jeden audyt uzupełniający dotyczący systemów zwalczania oszustw informatycznych w DG OLAF. Prace audytowe w DG AGRI skupiały się na ocenie adekwatności i skutecznego stosowania zarządzania, zarządzania ryzykiem oraz procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do zapobiegania przypadkom nadużyć oraz wykrywania i monitorowania takich przypadków. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła wyraźne przypisanie ról i obowiązków w zakresie zwalczania nadużyć, podnoszenie świadomości ryzyka nadużyć finansowych w obszarach podatnych na zagrożenia, opracowanie strategii zwalczania nadużyć finansowych, wzmocnienie kontroli w zakresie zwalczania nadużyć finansowych na poziomie państw członkowskich w zakresie zarządzania dzielonego, lepsze monitorowanie i lepsza sprawozdawczość w odniesieniu do rozpoznanych przypadków nadużyć, a także podjęcie działań na rzecz lepszej współpracy z OLAF. Zgodnie z planem działania DG AGRI mianuje w 2012 r. koordynatora ds. zwalczania nadużyć finansowych (pracującego na pełny etat), zatwierdzi swoją strategię w zakresie zwalczania nadużyć finansowych zgodną ze strategią Komisji i dokona uzgodnień roboczych z OLAF. Jeżeli chodzi o dyrekcje generalne INFSO i RTD, Służba Audytu Wewnętrznego uznała, że szczególnie DG INFSO podjęła przełomowe działania w celu zwalczania nadużyć finansowych, które powinny być dalej rozwijane, aby ułatwić opracowanie wspólnej strategii zwalczania tych nadużyć w całym sektorze badań naukowych. W odniesieniu do DG RTD Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że w niektórych obszarach nadal potrzebne są działania, w tym w zakresie podnoszenia świadomości, rozpoznawania sygnałów ostrzegawczych, dopilnowania, aby kontrole zwalczania nadużyć finansowych były uwzględniane w systemach kontroli, współpracy z innymi dyrekcjami generalnymi na rzecz przeciwdziałania szczególnym zagrożeniom, takim jak plagiat i podwójne finansowanie, zapewnienia prawidłowego gromadzenia danych oraz wykorzystania zaawansowanych narzędzi wyszukiwania danych. Strategia walki z nadużyciami finansowymi DG RTD została zmieniona w celu odpowiedniego uwzględnienia wspólnych kwestii, zorganizowano też zajęcia szkoleniowe w celu zwiększenia świadomości występowania nadużyć finansowych. W ramach regularnie przeprowadzanej oceny ryzyka uwzględnia się ryzyko nadużyć finansowych (w szczególności podwójnego finansowania). Kwestia korzystania z narzędzia informatycznego opracowanego przez INFSO do wykrywania przypadków plagiatu zostanie bliżej rozpatrzona po ukończeniu testów praktycznych. · Zarządzanie ciągłością biznesu W 2011 r. Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła szczegółowy audyt uzupełniający swojego audytu z 2009 r. dotyczącego zarządzania ciągłością działania w Sekretariacie Generalnym (jego roli jako jednostki koordynacyjnej) i w operacyjnych dyrekcjach generalnych JLS[7], TAXUD i HR, gdyż po audycie z 2009 r. Służba Audytu Wewnętrznego nie była w stanie wydać opinii. Podczas tego audytu uzupełniającego Służba Audytu Wewnętrznego nie tylko oceniła postępy poczynione przez każdą z badanych służb w realizacji swoich planów działania, ale również poddała ponownej ocenie adekwatność kontroli jako całości. W rezultacie wydano opinię pokontrolną z zastrzeżeniami, zgodnie z którą cele zostały zrealizowane z wystarczającą pewnością, z wyjątkiem jednej kwestii dotyczącej nadzoru nad zarządzaniem ciągłością działania. Komisja przeprowadza obecnie ocenę najbardziej odpowiednich i skutecznych środków mających służyć rozwiązaniu tej kwestii. 3.2.2. Kontrole wykonania zadań W swojej rezolucji z dnia 10 maja 2011 r. w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu na 2009 r. Parlament Europejski zachęca „Służbę Audytu Wewnętrznego, aby przeznaczyła część swoich zasobów na zbadanie, czy wydatki głównych dyrekcji generalnych są efektywne, uzasadnione ekonomicznie i skuteczne, co umożliwi ukończenie przeprowadzanych audytów finansowych i audytów zgodności” (§ 59). W związku z powyższym Służba Audytu Wewnętrznego włączyła w swój plan strategiczny na lata 2010-2012 szereg kontroli wykonania zadań. W 2011 r. Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła swoje pierwsze kontrole wykonania zadań dotyczące programu na rzecz przedsiębiorczości i innowacji (EIP) w DG ENTR oraz działalności operacyjnej DG ECHO. Kontrola programu EIP wykazała, że DG ENTR musi opracować mniejszą liczbę istotnych i stabilnych wskaźników dla podobnych działań w ramach kolejnego programu, który zastąpi EIP, w celu poprawy mierzenia wyników w ocenach i udoskonalenia wytycznych dotyczących wykonywania zadań dla Agencji Wykonawczej ds. Konkurencyjności i Innowacyjności, której można by zlecać więcej projektów na zasadzie outsourcingu. We wniosku Komisji dotyczącym programu na rzecz konkurencyjności przedsiębiorstw oraz MŚP (COSME) w ramach kolejnych wieloletnich ram finansowych na lata 2014-2020 należycie uwzględniono wyniki kontroli. Po przeprowadzeniu kontroli działań operacyjnych DG ECHO stwierdzono, że chociaż ta dyrekcja generalna szybko reaguje na zdarzenia, dostrzeżono niedociągnięcia na etapie przechodzenia od pomocy humanitarnej do pomocy rozwojowej i należytego uwzględniania w ramach projektów zmniejszania ryzyka związanego z klęskami żywiołowymi oraz gotowością na wypadek klęski żywiołowej. Zgodnie z planem działania ostateczna metoda działania oraz odpowiedni zestaw narzędzi dotyczących uwzględniania zmniejszania ryzyka związanego z klęskami żywiołowymi w jej procedurach reagowania kryzysowego dostępne będą do końca 2012 r. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła także, aby dyrekcje generalne ECHO i DEVCO przygotowały wspólną strategię w zakresie łączenia pomocy doraźnej, odbudowy i rozwoju (LRRD) i aby kwestia LRRD była należycie uwzględniona w aktualizacji instrumentów prawnych, w szczególności Europejskiego Funduszu Rozwoju i instrumentu finansowania współpracy na rzecz rozwoju. Toczą się międzyinstytucjonalne rozmowy na temat propozycji Komisji dotyczących nowych aktów prawnych w ramach nowych wieloletnich ram finansowych. Określana jest też wspólna strategia ECHO/DEVCO/EEAS w zakresie łączenia pomocy doraźnej, odbudowy i rozwoju, mająca na celu poprawę skuteczności zarówno pomocy humanitarnej, jak i pomocy na rzecz rozwoju, poprzez lepszą koordynację, unikanie powielania tych samych działań oraz wzmacnianie synergii. Wspólne metody działania mają zostać przyjęte przed końcem 2012 r. W 2011 r. Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła kontrolę skuteczności i efektywności monitorowania przez DG MARKT przestrzegania zasad dotyczących zamówień publicznych w państwach członkowskich. W ramach audytu stwierdzono, że ta dyrekcja generalna powinna we współpracy z państwami członkowskimi przyjąć bardziej proaktywną, zapobiegawczą postawę. W szczególności udoskonalić należy proces gromadzenia, analizy i przekazywania informacji, a działania związane z egzekwowaniem prawa należy lepiej ukierunkować i traktować bardziej priorytetowo, opierając się na wynikach pracy Trybunału Obrachunkowego, OLAF i kontroli ex post. DG MARKT powinna przejąć wiodącą rolę w zakresie wymiany informacji, doświadczeń i najlepszych praktyk oraz analizy porównawczej krajowych systemów zamówień publicznych. Komisja wzięła pod uwagę zalecenia Służby Audytu Wewnętrznego w swoich wnioskach w sprawie zmiany przepisów dotyczących zamówień publicznych, w szczególności co do wymogów dla państw członkowskich odnośnie do składania sprawozdań rocznych oraz ustanowienia wyspecjalizowanych organów na poziomie krajowym, odpowiedzialnych za ogólne koordynowanie i nadzór. 3.2.3. Strategie kontroli Po kontrolach funduszy strukturalnych w 2010 r. Służba Audytu Wewnętrznego zbadała strategie kontroli w 2011 r. w dziedzinie badań naukowych (DG ds. Badań Naukowych (RTD) i DG ds. Społeczeństwa Informacyjnego (INFSO)), w obszarach pomocy zewnętrznej (DG ds. Rozwoju i Współpracy EuropeAid ), w programach przedakcesyjnych (IPARD) i w ramach programu transeuropejskiej sieci transportowej (TEN-T). Co do kontroli w DG RTD i w DG INFSO, jednym z największych osiągnięć było wprowadzenie od 2012 r. wspólnej reprezentatywnej próby audytowej dla całego obszaru polityki badan naukowych. Poprawi to efektywność i zmniejszy obciążenia związane z audytem oraz problemy dotyczące niewystarczającej koordynacji, powiązane z tym, że ten sam beneficjent sprawdzany jest przez nawet osiem różnych służb Komisji odpowiedzialnych za badania naukowe. W celu zachowania rozliczalności i ze względu na potrzebę wiarygodności udział każdej służby w jednej kontroli wyrywkowej może zostać o ile to konieczne zwiększony, a służby powinny nadal móc dobierać swoje własne próbki w oparciu o konkretne elementy ryzyka. W obszarze pomocy zewnętrznej Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła, aby DG DEVCO wzmocniła swoje mechanizmy nadzorowania i kontroli zarówno zdecentralizowanych, jak i scentralizowanych procedur zaproszeń do składania wniosków, a w szczególności wprowadziła lub wzmocniła mechanizmy monitorowania i kontroli, w celu zapewnienia skuteczności i przejrzystości procesu przyznawania dotacji oraz jego zgodności z ustanowionymi przepisami. Pozostałe zalecenia Służby Audytu Wewnętrznego dotyczyły potrzeby szkolenia personelu, wzmocnionej kontroli wprowadzania danych w systemie CRIS poprzez lepsze szkolenia oraz bardziej wnikliwego procesu przeglądu danych zarówno w odniesieniu do siedziby głównej DG DEVCO, jak i delegatur UE. DG DEVCO wzmocniła mechanizmy monitorowania i kontroli procedur zaproszeń do składania wniosków poprzez uściślenie zasad PRAG (praktycznego przewodnika po procedurach zawierania umów dla zewnętrznych działań Wspólnot Europejskich), rewizję obecnych wytycznych oraz konsekwentne działania w zakresie szkoleń. Rozpoczyna się obecnie badanie dotyczące jakości danych, mające na celu klasyfikację różnych błędów, identyfikację głównych przyczyn błędnego kodowania i przedstawienie propozycji środków naprawczych i zapobiegawczych. W ramach konkretnej kontroli systemu CRIS przez Trybunał Obrachunkowy sporządzony będzie kompleksowy plan działania w celu poprawy jakości danych w CRIS. Audyt instrumentu pomocy przedakcesyjnej na rzecz rozwoju obszarów wiejskich (IPARD), zarządzanego przez DG AGRI, wykazał opóźnienia w realizacji programów IPARD powodujące słabą realizację finansowania i ewentualne straty w budżecie ze względu na zasadę n + 3, dotyczącą umarzania środków. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła, aby DG AGRI dołożyła większych starań, aby określić etapy i harmonogram procesu przedakredytacyjnego do przekazania decyzji oraz zapewnić lepsze doradztwo i dostęp do informacji dla krajów kandydujących oraz ich odpowiednich organów. DG AGRI wyraziła opinię, że przyznanie Chorwacji zarządzania programem IPARD było najlepszym sposobem na przygotowanie tego kraju do zarządzania funduszami na rozwój obszarów wiejskich (opinia została potwierdzona przez Trybunał Obrachunkowy), niemniej DG AGRI usprawni doradztwo, dokona rewizji przyznawania uprawnień, a także będzie dokonywać regularnej oceny wszelkich trudności do końca 2012 r. Agencja Wykonawcza ds. Transeuropejskiej Sieci Transportowej powstała w 2006 r., aby zarządzać techniczną i finansową realizacją programu TEN-T (1,2 mld EUR przyznane w 2011 r.). Audyt strategii kontroli w Agencji Wykonawczej ds. TEN-T zakończył się wydaniem zadowalającej opinii, co potwierdza, że agencje wykonawcze mogą stanowić praktyczny i skuteczny model zarządzania w kontekście dalszego rozwoju w ramach kolejnych wieloletnich ram finansowych. 3.2.4. Programy globalnych systemów nawigacji satelitarnej (GNSS) Komisja w coraz większym stopniu zaangażowana jest w udostępnianie wielkich programów przemysłowych i zarządzanie nimi. Dotyczy to takich programów jak np. ITER, Galileo lub ogólnounijne systemy IT, które związane są ze szczególnymi wyzwaniami i zagrożeniami. W celu wsparcia Komisji w tym obszarze, Służba Audytu Wewnętrznego zakończyła w 2011 r. serię trzech audytów programów globalnych systemów nawigacji satelitarnej EGNOS i Galileo. W następstwie znacznych opóźnień, dodatkowych kosztów oraz wycofania się inwestorów prywatnych, programy te poddane zostały w latach 2007-2008 reorganizacji według nowego planu. Ustalono nowy system finansowania i nowy model zarządzania obejmujący, w szczególności, Komisję jako organ zarządzający programem, Europejską Agencję Kosmiczną (ESA) jako organ kierujący projektem i państwa członkowskie, reprezentowane przez różne organy. Komisja zaproponowała zarezerwowanie kwoty 7 mld EUR, co ma zagwarantować ukończenie infrastruktury nawigacji satelitarnej UE, a także korzystanie z systemów do 2020 r. Pierwsze zadanie Służby Audytu Wewnętrznego dotyczące „zarządzania centralnego, zarządzania ryzykiem i zarządzania projektem” zakończyło się negatywną opinią pokontrolną, zalecającą większą stabilność tych programów kosmicznych oraz ich struktury zarządzania. Inne zalecenia były następujące: należy wzmocnić pozycję Komisji jako organu zarządzającego programem; Komisja i Europejska Agencja Kosmiczna (ESA) mają w większym stopniu skoncentrować się na swoich wyznaczonych rolach; należy wyraźnie określić i umocnić rolę Agencji Europejskiego GNSS; w celu zapewnienia stabilności kadrowej należy poprawić strategię w odniesieniu do pracowników tymczasowych. Drugie zadanie Służby Audytu Wewnętrznego, dotyczące kontroli działań, dotacji i zamówień publicznych, zakończyło się wydaniem opinii z zastrzeżeniami. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła przeprowadzenie nowego przeglądu systemu kontroli wewnętrznej ESA, zgodnie z wymogami rozporządzenia finansowego dotyczącymi pośredniego zarządzania scentralizowanego. Powinny również zostać usztywnione zasady otwartych procedur przetargowych, a możliwość stosowania procedur negocjacyjnych powinna być ograniczona do wyjątkowych przypadków. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła również usztywnienie wymogów dotyczących sprawozdawczości Europejskiej Agencji Kosmicznej, aby lepiej powiązać płatności z odpowiednimi rezultatami, w celu lepszego planowania, nadzoru i monitorowania ESA. DG ENTR zobowiązała się do powtórzenia (korzystając z obsługi zewnętrznej) tzw. sześciofilarowej oceny systemów i procedur ESA. Trzecie zadanie Służby Audytu Wewnętrznego w zakresie rachunkowości dotyczącej środków trwałych, obiegu środków finansowych oraz zarządzania finansami zakończyło się wydaniem negatywnej opinii pokontrolnej dotyczącej kompletności i wyceny środków trwałych. Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła, aby DG ENTR wzmocniła swój nadzór nad zarządzaniem środkami trwałymi i opracowała odpowiednią strategię rachunkowości. DG ENTR powinna we współpracy z DG BUDG i z księgowym określić odpowiedni sposób oceny i właściwe metody rachunkowości w odniesieniu do przepływów środków trwałych. Oprócz tej nowej oceny systemu kontroli wewnętrznej ESA, kontrole ex post DG ENTR powinny uwzględnić wszelkie dostępne informacje, w szczególności wydane przez Komisję Obrachunkową ESA opinie z zastrzeżeniami w odniesieniu do rocznych sprawozdań finansowych agencji. Komisja podjęła niezwłocznie działania w celu zaradzenia powyższym problemom. Wyznaczono nowego zastępcę dyrektora generalnego do nadzorowania całego programu. Przyjęto środki w celu poprawy procedur administracyjnych. Zatrudniono zewnętrznych konsultantów do pomocy przy ocenie i rachunkowości. W październiku 2011 r. pomyślnie wyniesiono na orbitę dwa pierwsze satelity operacyjne. W listopadzie Komisja przyjęła wniosek dotyczący nowego rozporządzenia w sprawie realizacji i eksploatacji europejskich systemów radionawigacji satelitarnej. 3.2.5. Procesy zarządzania finansami W 2011 r. uwaga Służby Audytu Wewnętrznego koncentrowała się głównie na dwóch procedurach na szczeblu Komisji (zarządzaniu gwarancjami i środkami odzyskanymi) oraz na zarządzaniu zamówieniami w trzech służbach operacyjnych (OIB, HR oraz we Wspólnym Centrum Badawczym (JRC). Seria audytów programów GNSS objęła również niektóre rodzaje działalności finansowej, przede wszystkim zarządzanie dotacjami i zamówieniami publicznymi, obieg środków finansowych oraz zarządzanie finansami (więcej informacji w pkt 3.2.4). W ramach przeprowadzonego w 2011 r. audytu obejmującego różne dyrekcje generalne wskazano dziedziny wymagające poprawy w zakresie zarządzania gwarancjami finansowymi. Kontrola następcza procedur odzyskiwania środków wykazało, że zalecenia zostały odpowiednio wprowadzone w życie, co pociągnęło za sobą zaostrzenie procedur w poddawanych kontroli dyrekcjach generalnych. Przeprowadzone w 2011 r. kontrole następcze procedur zamówień publicznych wykazały znaczną poprawę systemów i procedur kontrolowanych służbach. Wnioski Służby Audytu Wewnętrznego dotyczące procedur zarządzania finansami w Komisji są, ogólnie rzecz biorąc, pozytywne. 3.2.6. Technologie informacyjne Technologie informacyjne (IT) mają coraz większy wpływ na działania Komisji. Na działalność z zakresu technologii informatycznej przeznacza się również większe środki pieniężne i w obszarze tym zatrudnia się więcej pracowników (wydatki na poziomie 500 mln EUR rocznie i 3 800 pracowników w dziedzinie technologii informacyjnych). Zgodnie z zaleceniami Służby Audytu Wewnętrznego Komisja podjęła w 2010 r. różne inicjatywy, włącznie z powołaniem komitetu zarządzającego IT, w celu zapewnienia, że środki inwestowane przez nią w IT przynoszą największe możliwe korzyści w odniesieniu do wydatków oraz skuteczności służb. Uwaga Komisji jest obecnie skupiona na opracowaniu kompleksowej strategii informatycznej i bardziej strategicznego podejścia do inwestycji informatycznych, polegającego na ściślejszej kontroli wydatków w tej dziedzinie i dopilnowaniu, aby były one zgodne z podstawowymi zadaniami, a także na wykorzystywaniu zwiększających efektywność efektów synergii. Audyty przeprowadzone w 2011 r.[8] ukierunkowane były głównie na kompleksowe zarządzanie, zarządzanie projektami i kwestie bezpieczeństwa w dziedzinie technologii informatycznych. Szczególną uwagę zwrócono na zarządzanie usługami zleconymi podmiotom zewnętrznym, gdyż outsourcing oznaczać może zwiększone ryzyko niespełnienia potrzeb związanych z działalnością, przekroczenia dostępnych środków budżetowych i naruszeń w zakresie bezpieczeństwa systemów. Wyniki kontroli ujawniły potrzebę wzmocnienia zarządzania na szczeblu centralnym, jak też zarządzania ryzykiem w dziedzinie bezpieczeństwa informatycznego w administracji i w projektach informatycznych. W szczególności wzmocnić należy rolę kierownictwa wyższego szczebla w nadzorowaniu inwestycji informatycznych. Inne obszary wymagające poprawy dotyczą bezpieczeństwa informatycznego. 4. Konsultacja z zespołem ds. nieprawidłowości finansowych Komisji W 2011 r. zespół do spraw nieprawidłowości finansowych, działający na mocy art. 66 ust. 4 rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich, nie zgłosił żadnych problemów systemowych. 5. Podsumowanie Komisja wyraża swoje uznanie zarówno dla audytora wewnętrznego, jak i dla skontrolowanych dyrekcji generalnych i służb, za pozytywną współpracę i plany działania opracowane w odpowiedzi na zalecenia służby audytu wewnętrznego. Poprzez wdrażanie planów działania na rok bieżący oraz na lata poprzednie, Komisja stale rozwija swój system kontroli wewnętrznej. Na podstawie działań przeprowadzonych w 2011 r. można wyciągnąć następujące wnioski: 5.1. Kontrole wykonania zadań Przeprowadzone przez Służbę Audytu Wewnętrznego dwie pierwsze kontrole wykonania zadań miały na celu przede wszystkim poprawę efektywności i skuteczności procesów, a w mniejszym stopniu sprawdzanie ich zgodności z procedurami i zasadami. Ten typ audytu jest w chwili obecnej szczególnie istotny. Istnieją zaawansowane systemy kontroli wewnętrznej, aby rozwiązywać problemy dotyczące zgodności, ale ze względu na obecny klimat gospodarczy Komisja musi dołożyć wszelkich starań, by dysponując bardziej ograniczonymi środkami, móc osiągać jeszcze lepsze rezultaty oraz zwiększać wydajność. Służba Audytu Wewnętrznego poczyniła ponadto poważne starania mające na celu określenie ram kontroli wykonania zadań i stworzenie wewnętrznego programu szkoleń dla audytorów. Te pierwsze wyniki kontroli przyniosły pozytywne rezultaty, podkreślono jednak potrzebę: · lepszego powiązania pomiędzy działaniami dyrekcji generalnych, · bardziej reprezentatywnych wskaźników skuteczności działania w odniesieniu do niektórych programów · doskonalszego mierzenia wyników w przeprowadzanych ocenach. W celu poprawy sprawozdawczości dotyczącej wyników Komisja zaproponowała w wieloletnich ramach finansowych na lata 2014-2020 dokonanie radykalnych uproszczeń i uwzględnienie we wszystkich programach sektorowych celów ogólnych i szczegółowych oraz kluczowych wskaźników skuteczności działań. Standardowa klauzula dotycząca oceny zawiera ponadto wymóg złożenia końcowego sprawozdania zawierającego ocenę realizacji celów każdego programu. 5.2. Strategie kontroli departamentów Komisji Służba Audytu Wewnętrznego kontynuowała swoje działania mające na celu pomóc Komisji w osiągnięciu bardziej pozytywnego poświadczenia wiarygodności (DAS) poprzez przyjęcie efektywnego, ale bardziej proporcjonalnego podejścia do ryzyka błędów w transakcjach leżących u podstaw rozliczeń. Z myślą o wzmocnieniu kontroli sposobu zarządzania w UE dziedziną badań naukowych we wnioskach z przeprowadzonej przez Służbę Audytu Wewnętrznego w 2011 r. kontroli dwóch związanych z badaniami naukowymi departamentów Komisji podkreślono potrzebę przyjęcia wspólnej strategii kontroli w dziedzinie badań naukowych, przy udziale nie mniej niż ośmiu służb Komisji. Poszczególne sektory badań naukowych są ze sobą w naturalny sposób powiązane. Oznacza to konieczność bardziej skoordynowanego podejścia kontrolnego ze względu na istnienie wspólnych beneficjentów. W sektorze pomocy zewnętrznej Służba Audytu Wewnętrznego zaleciła wzmocnienie nadzoru i kontroli procesu zarządzania dotacjami EFR, zarówno w siedzibie Komisji, jak i w delegaturach UE. Plany działania miały na celu poprawę nadzoru zdecentralizowanych wydatków, zwłaszcza poprzez poprawę sprawozdawczości przedstawicielstw, racjonalizację programów kontroli oraz monitorowanie czynności kontrolnych. Środki uznane zostały za wystarczające, ale na ich efekty trzeba jeszcze poczekać. Podział zadań pomiędzy Komisją i Europejską Służbą Działań Zewnętrznych (ESDZ) oznacza nowe potencjalne zagrożenia, które są już przedmiotem działań zapobiegawczych. Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła audyt strategii kontroli dyrekcji generalnych odpowiedzialnych w 2010 r. za fundusze strukturalne, dochodząc do wniosku, że funkcjonują one prawidłowo. Działania te kontynuowane będą w 2012 r. w obszarze spójności, w drodze audytów obejmujących zamknięcia poprzedniego okresu programowania w ramach EFRR, FS i EFS oraz wdrażania kontroli w okresie programowania 2007 – 2013, aby uzyskać wystarczającą pewność, że dyrekcje generalne skutecznie radzą sobie z wciąż aktualnym problemem wysokiego poziomu błędów. 5.3. Zarządzanie przez Komisję ważnymi programami przemysłowymi Po kontrolach programów globalnego systemu nawigacji satelitarnej (GNSS) Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że Komisja powinna zadbać o to, że ma niezbędne możliwości i zdolności, aby prowadzić tak złożone programy, ponieważ wymagają one kompetencji w zakresie zarządzania projektami na wielką skalę, którymi Komisja niekoniecznie dysponuje. W przypadku takich programów konieczne jest również wyznaczenie osób odpowiedzialnych za zarządzanie na odpowiednio wysokim poziomie oraz stabilnych struktur zarządzania. Komisja podjęła natychmiastowe działania w celu zaradzenia powyższym problemom i przyjęła wniosek dotyczący nowego rozporządzenia w sprawie realizacji i eksploatacji europejskich systemów radionawigacji satelitarnej. Dokument ten stanowi nowe ramy dla finansowania i zarządzania programami EGNOS i Galileo w latach 2014-2020. 5.4. Procesy zarządzania finansami przez Komisję Audyty uzupełniające dotyczące procesów zarządzania finansami wykazały, że w ostatnich latach nastąpiła znaczna poprawa, w związku z czym wnioski Służby Audytu Wewnętrznego są w tej dziedzinie pozytywne. Konieczne są dalsze działania w celu zapewnienia, że pomimo coraz skromniejszych środków system kontroli jest nadal solidny. 5.5. Zarządzanie technologiami informacyjnymi w Komisji W następstwie zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego w dziedzinie technologii informacyjnych (IT) Komisja podjęła szereg inicjatyw, takich jak ustanowienie struktur ABM, komitetów sterujących, Grupy wysokiego szczebla ds. IT, Zespołu ds. zarządzania projektem systemów informatycznych oraz Specjalnej grupy roboczej ds. automatyzacji prac biurowych, które poprawiły zarządzanie technologiami informacyjnymi. W latach 2010/2011 zainicjowano proces racjonalizacji w dziedzinie IT[9]. W tym celu dokonano w 2011 r. przeglądu i oceny wielu systemów IT Komisji, z myślą o ograniczeniu liczby lokalnych systemów IT oraz liczby pracowników i usprawnieniu istniejących systemów. Prace w tym zakresie są w toku. Niezwykle ważne jest, aby każda z decyzji dotyczących racjonalizacji oparta była na szczegółowej i obiektywnej analizie kosztów i korzyści każdego rozważanego wariantu. [1] Sprawozdania z audytu oraz konsultacji ukończone do dnia 1 lutego 2011 r. i pismo do kierownictwa w sprawie podziału dyrekcji generalnych ukończone w marcu 2011 r. zostały uwzględnione w sprawozdaniu za rok finansowy 2010 i w związku z tym nie są tu uwzględnione. Podobnie sprawozdania opublikowane w 2011 r., ale sfinalizowane do dnia 31 stycznia 2012 r., zawarte w sprawozdaniu za 2011 r. [2] COM(2011) 0281 z dnia 6 czerwca 2012 r. [3] Służba Audytu Wewnętrznego i jednostki audytu wewnętrznego. [4] W tym pisma do kierownictwa. [5] Spośród tych 25 zaleceń jedno wydane było w 2006 r. (zob. uwagi w załączonym dokumencie roboczym Komisji). [6] Więcej szczegółów w ppkt 3.2.3. [7] W 2010 r. DG JLS została podzielona na DG HOME oraz DG JUST. [8] Zarządzanie lokalną infrastrukturą informatyczną w DG EMPL, bezpieczeństwo informatyczne zlecanych projektów w DG REGIO, zarządzanie infrastrukturą telekomunikacyjną i usługami sTesta w DG DIGIT, narzędzia informatyczne sieci Enterprise Europe Network w EACI. [9] W komunikacie komisarza M. Šefčoviča do Komisji „Możliwe najlepsze wykorzystanie IT w Komisji” z 7.10.2010 r. ustanowiono ABM i komitety sterujące. Komunikat komisarza M. Šefčoviča do Komisji „Działania następcze w związku z komunikatem „ „Możliwe najlepsze wykorzystanie IT w Komisji” ” z 30.11.2011 zawiera propozycję Komisji procesu racjonalizacji w dziedzinie IT.