GLOSARIUSZ

ADol : Coroczna deklaracja interesów

DoI : Deklaracja interesów

Działania akredytacyjne (EASA) : Akredytacja jest procesem, za pomocą którego EASA ocenia krajowe władze lotnicze lub jednostki kwalifikowane, które wystąpiły o przydzielenie im wykonywania w imieniu Agencji określonych zadań z zakresu certyfikacji, w celu autoryzacji tego przydziału.

Działania certyfikacyjne (EASA) : Certyfikacja przez EASA wyrobów lotniczych, części i wyposażenia zaprojektowanych, utrzymywanych i używanych przez osoby pod nadzorem regulacyjnym państw członkowskich UE.

Działania regulacyjne (EASA) : Proces regulacyjny dotyczy tworzenia prawodawstwa UE odnoszącego się do regulacji bezpieczeństwa lotniczego i zgodności z zasadami ochrony środowiska.

Działania standaryzacyjne (EASA) : Działania standaryzacyjne odnoszą się do inspekcji prowadzonych przez EASA i krajowe władze lotnicze w celu zapewnienia właściwego, jednolitego i spójnego stosowania prawodawstwa UE w zakresie bezpieczeństwa lotniczego.

EASA : Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego

ECHA : Europejska Agencja Chemikaliów

EFSA : Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności

EMA (wcześniej EMEA) : Europejska Agencja Leków

KE : Komisja Europejska

Komisja odwoławcza (EASA) / Rada Odwoławcza (ECHA) : Komisja odwoławcza / Rada Odwoławcza odpowiada za podejmowanie decyzji w sprawie odwołań od decyzji Agencji. W skład komisji odwoławczej / Rady Odwoławczej wchodzi przewodniczący i dwóch członków oraz taka sama liczba zastępców członków.

Konflikt interesów (faktyczny) : Konflikt pomiędzy obowiązkiem publicznym a interesami prywatnymi urzędnika publicznego, polegający na tym, że interesy urzędnika publicznego jako osoby prywatnej mogłyby niewłaściwie wpłynąć na wykonywanie przez niego swoich obowiązków i zadań publicznych [1].

Konflikt interesów (możliwy) : Możliwy konflikt interesów istnieje wówczas, gdy wydaje się, że prywatne interesy urzędnika publicznego mogłyby niewłaściwie wpłynąć na wykonywanie przez niego swoich obowiązków, lecz faktycznie nie ma to miejsca [2].

Konflikt interesów (potencjalny) : Potencjalny konflikt interesów zachodzi wówczas, gdy urzędnik publiczny posiada interesy prywatne, które mogłyby doprowadzić do konfliktu interesów, jeżeli w przyszłości urzędnik ten wykonywałby dane (tj. powodujące konflikt) zadania publiczne [3].

NA : Organ krajowy

OECD : Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju

Organ doradczy (EASA) : Zarząd powołuje organ doradczy, z którym konsultuje się przed podjęciem decyzji w pewnych konkretnych dziedzinach. W swoich działaniach zarząd nie jest związany opinią organu doradczego (zob. art. 33 ust. 4 rozporządzenia podstawowego EASA). W skład organu doradczego wchodzą organizacje reprezentujące personel lotniczy, producentów, zarobkowych przewoźników lotniczych i operatorów lotnictwa ogólnego, branżę obsługi technicznej oraz organizacje szkoleniowe i przedstawiciele sportów lotniczych. Ogółem organ doradczy składa się z 26 członków i takiej samej liczby zastępców członków.

Platforma konsultacji z zainteresowanymi stronami (EFSA) : Platforma konsultacji z zainteresowanymi stronami składa się z ogólnounijnych organizacji działających w obszarach związanych z łańcuchem żywnościowym i doradza EFSA w ogólnych sprawach związanych z programem pracy, metodyką oceny ryzyka Urzędu itd.

Rozporządzenie REACH : REACH jest rozporządzeniem Unii Europejskiej w sprawie chemikaliów i ich bezpiecznego stosowania (rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2006 r. w sprawie rejestracji, oceny, udzielania zezwoleń i stosowanych ograniczeń w zakresie chemikaliów (REACH), utworzenia Europejskiej Agencji Chemikaliów, zmieniające dyrektywę 1999/45/WE oraz uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 793/93 i rozporządzenie Komisji (WE) nr 1488/94, jak również dyrektywę Rady 76/769/EWG i dyrektywy Komisji 91/155/EWG, 93/67/EWG, 93/105/WE i 2000/21/WE (Dz.U. L 396 z 30.12.2006, s. 1)). Dotyczy ono rejestracji, oceny, udzielania zezwoleń i stosowanych ograniczeń w zakresie chemikaliów. Celem rozporządzenia REACH jest poprawa ochrony zdrowia ludzi i środowiska przed zagrożeniami, które mogą powodować chemikalia, a jednocześnie wsparcie innowacji i konkurencyjności przemysłu chemicznego w UE.

SDoI (EFSA) : Specjalna deklaracja interesów jest związana z konkretną kwestią merytoryczną lub kwestiami merytorycznymi (np. substancjami/produktem) będącymi przedmiotem konkretnego posiedzenia albo z konkretnym zadaniem, które będzie przedmiotem jednego lub kilku posiedzeń.

(Współ)sprawozdawca : Członek placówki naukowej wyznaczony do (współ)kierowania pracami i koordynacją określonego zadania (np. ocena produktu leczniczego, doradztwo naukowe na temat konkretnego produktu lub spraw ogólnych, np. wytyczne, gromadzenie danych itd.).

STRESZCZENIE

I. Celem kontroli była ocena polityki i procedur zarządzania konfliktami interesów w czterech agencjach europejskich (zwanych dalej "wybranymi Agencjami") podejmujących istotne decyzje mające wpływ na bezpieczeństwo i zdrowie konsumentów, a mianowicie w Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Lotniczego (EASA), Europejskiej Agencji Chemikaliów (ECHA), Europejskim Urzędzie ds. Bezpieczeństwa Żywności (EFSA) i Europejskiej Agencji Leków (EMA). Ocenie nie zostały poddane polityki i procedury wdrożone po ukończeniu przez Trybunał prac kontrolnych na miejscu (w październiku 2011 r.).

II. Istnieje szereg definicji sytuacji konfliktu interesów. Do celów kontroli przeprowadzonej przez Trybunał wykorzystano definicję zawartą w wytycznych OECD pt. "Managing Conflict of Interest in the Public Service" [4], zgodnie z którą "istnieją sytuacje, w których prywatne interesy urzędnika publicznego i jego powiązania prowadzą lub mogą prowadzić do konfliktu dotyczącego poprawnego wykonywania przez niego swoich obowiązków służbowych".

III. Pewne niebezpieczeństwo konfliktu interesów wynika z samej struktury wybranych Agencji (np. ta sama organizacja pełni zarówno rolę przedstawiciela zarządu, jak i rolę usługodawcy) i z faktu korzystania z badań prowadzonych przez przedsiębiorstwa. W takiej sytuacji kwestią najwyższej wagi jest posiadanie przez wybrane Agencje solidnych systemów zarządzania nieodłącznym wysokim ryzykiem konfliktu interesów.

IV. Nie istnieją kompleksowe ramy regulacyjne UE dotyczące konfliktu interesów, które zapewniałyby porównywalne minimalne wymogi w zakresie niezależności i przejrzystości, mające zastosowanie do wszystkich agencji UE i wszystkich najważniejszych podmiotów, które mają wpływ na strategię, działalność i proces decyzyjny. Wobec braku takich ram regulacyjnych za część obowiązujących zasad i przepisów na potrzeby kontroli uznano wytyczne OECD na ten temat, które określają międzynarodowy standard kształtowania kompleksowej polityki rozwiązywania konfliktu interesów.

V. Trybunał stwierdził, że żadna z wybranych Agencji nie zarządza konfliktami interesów w sposób należyty. Waga wskazanych niedociągnięć była jednak zróżnicowana.

VI. Spośród wybranych Agencji EMA i EFSA opracowały najbardziej zaawansowaną politykę i najbardziej zaawansowane procedury deklarowania i oceny konfliktu interesów oraz zarządzania nim.

VII. ECHA opracowała wprawdzie własną politykę i procedury zarządzania konfliktem interesów, jednak polityka i procedury dotyczące pracowników i Rady Odwoławczej ECHA wykazują znaczne niedociągnięcia.

VIII. Trybunał ustalił, że EASA nie posiada własnej polityki i procedur dotyczących konfliktu interesów. EASA nie wymaga od pracowników, zarządu, komisji odwoławczej ani ekspertów składania deklaracji interesów ani nie poddaje ich ocenie.

IX. Trybunał z zadowoleniem przyjmuje fakt, że wybrane Agencje nieprzerwanie rozwijają i ulepszają swoje polityki i procedury, również w związku z różnymi zdarzeniami, presją zewnętrzną i kontrolą Trybunału.

X. Trybunał zaleca:

a) aby EASA opracowała własną kompleksową politykę i własne procedury zarządzania konfliktami interesów;

b) aby ECHA wdrożyła odpowiednią politykę i procedury dotyczące pracowników i członków Rady Odwoławczej;

c) aby wybrane Agencje ulepszyły swoje polityki i procedury dotyczące konfliktu interesów poprzez:

(i) sprawdzanie kandydatów pod względem konfliktu interesów przed ich mianowaniem;

(ii) ustanowienie polityk i procedur dotyczących konfliktu interesów, które zapewniałyby porównywalny standard zarządzania sytuacjami konfliktu interesów przez władze krajowe wykonujące powierzone im zadania (EASA i EMA);

(iii) ustanowienie jasnych i obiektywnych kryteriów oceny deklaracji interesów i ich konsekwentne stosowanie;

(iv) wprowadzenie dla całej Agencji polityk i procedur dotyczących prezentów i zaproszeń (EASA, ECHA i EFSA);

(v) opracowanie dla całej Agencji jasnych, przejrzystych i spójnych polityk i procedur dotyczących nadużycia zaufania;

(vi) zwiększenie przejrzystości deklarowanych interesów podczas spotkań i w kontekście procesu podejmowania decyzji naukowych;

(vii) zapewnienie wszechstronnego i obowiązkowego szkolenia na temat konfliktu interesów;

(viii) uwzględnianie problemów związanych z działalnością zawodową po ukończeniu służby, we współpracy z wszystkimi zaangażowanymi organami powołującymi;

d) aby prawodawca UE, w miarę możliwości w konsultacji z innymi instytucjami UE, rozważył dopracowanie ram regulacyjnych UE dotyczących zarządzania konfliktami interesów z wykorzystaniem wytycznych OECD i istniejących dobrych praktyk jako punktu odniesienia;

e) chociaż w niniejszym sprawozdaniu przedstawiono wnioski dotyczące czterech wybranych Agencji, zachęca się wszystkie instytucje UE i organy zdecentralizowane do sprawdzenia, czy zawarte w nim zalecenia ich dotyczą i mają wobec nich zastosowanie.

WSTĘP

KONTEKST

1. Sytuacje konfliktu interesów mogą powstać w dowolnym momencie, w niemal każdym miejscu pracy. Jeżeli nie zostaną prawidłowo rozwiązane, mogą negatywnie wpłynąć na proces decyzyjny, spowodować skandale i uszczerbek na reputacji. Jest to najbardziej oczywiste w przypadku organów publicznych, ponieważ sytuacje takie mogą powodować utratę wiary w ich zdolność do działania w sposób bezstronny i w jak najlepszym interesie społeczeństwa. Istnieje wiele definicji sytuacji konfliktu interesów. Do celów kontroli przeprowadzonej przez Trybunał wykorzystano definicję zawartą w wytycznych OECD pt. "Managing Conflict of Interest in the Public Service" [5] (zwanych dalej "wytycznymi OECD"), zgodnie z którą "istnieją sytuacje, w których prywatne interesy urzędnika publicznego i jego powiązania prowadzą lub mogą prowadzić do konfliktu dotyczącego poprawnego wykonywania przez niego swoich obowiązków służbowych". W tym kontekście konflikt interesów może być: faktyczny, możliwy lub potencjalny [6].

2. W ostatnich latach media podawały informacje o szeregu domniemanych przypadków konfliktu interesów w niektórych agencjach UE, co wzbudziło zaniepokojenie w Parlamencie Europejskim. W 2011 r. Parlament Europejski zwrócił się do Trybunału o "przeprowadzenie kompleksowej analizy podejścia agencji do sytuacji, w których może wystąpić konflikt interesów" [7].

3. Parlament Europejski odroczył zatwierdzenie sprawozdań finansowych EMA i EFSA za 2010 r. częściowo z powodu kwestii, które uznaje za niezadowalające zarządzanie konfliktami interesów [8].

4. Trybunał postanowił skoncentrować się na czterech agencjach (EASA, ECHA, EFSA i EMA, zwanych dalej "wybranymi Agencjami"), których bezstronność jest w największym stopniu narażona na ryzyko ze względu na ich szerokie uprawnienia decyzyjne w obszarach o istotnym znaczeniu dla zdrowia i bezpieczeństwa konsumentów. Decyzje podejmowane przez wybrane Agencje mają bezpośredni wpływ na wszystkich obywateli UE:

a) EASA musi utrzymać i rozwijać jednolicie wysoki poziom bezpieczeństwa lotniczego w Europie. Aby osiągnąć te cele, EASA wydaje specyfikacje certyfikacyjne dotyczące statków powietrznych, podejmuje decyzje dotyczące certyfikacji w zakresie zdatności do lotu i ochrony środowiska, prowadzi inspekcje standaryzacyjne w państwach członkowskich oraz wydaje opinie i zalecenia dla Komisji dotyczące zwiększenia bezpieczeństwa lotnictwa cywilnego;

b) ECHA pełni istotną rolę regulacyjną we wdrażaniu prawodawstwa UE dotyczącego chemikaliów z korzyścią dla zdrowia ludzi i stanu środowiska oraz innowacyjności i konkurencyjności. ECHA pomaga przedsiębiorstwom w przestrzeganiu prawodawstwa, propaguje bezpieczne stosowanie chemikaliów, podaje informacje o chemikaliach, dokonuje ich oznakowania i klasyfikacji oraz zajmuje się chemikaliami budzącymi znaczne obawy;

c) EFSA musi podawać niezależne informacje dotyczące bezpieczeństwa żywności i pasz, przez co przyczynia się do zapewnienia wysokiego poziomu ochrony zdrowia ludzi i zwierząt. EFSA wydaje opinie naukowe dotyczące składników żywności, pestycydów, organizmów zmodyfikowanych genetycznie itd. oraz promuje jednolite metody oceny ryzyka stwarzanego przez żywność i pasze;

d) EMA odpowiada za naukową ocenę leków opracowywanych przez przedsiębiorstwa farmaceutyczne do stosowania w Unii Europejskiej i sprawuje nadzór nad tymi lekami. Ponadto EMA udziela przedsiębiorstwom porad naukowych i pomocy w związku z opracowywaniem nowych leków oraz publikuje wytyczne dotyczące wymogów w zakresie jakości, bezpieczeństwa i skuteczności. Jest ona uważana za centrum europejskiej sieci leków obejmującej ponad 40 właściwych organów krajowych;

e) Podsumowując, wybrane Agencje pełnią decydującą rolę w zakresie certyfikacji statków powietrznych, chemikaliów, składników żywności i leków w UE. W załączniku I przedstawiono przegląd celów i zadań poszczególnych wybranych Agencji.

5. Niewątpliwie wszystkie agencje oraz instytucje i inne organy zdecentralizowane UE (np. wspólne przedsiębiorstwa itd.) mogą być narażone na ryzyko konfliktu interesów i chociaż wnioski i zalecenia zawarte w niniejszym sprawozdaniu dotyczą wyłącznie wybranych Agencji, zachęca się inne agencje i instytucje UE do rozważenia, czy te wnioski i zalecenia ich dotyczą.

NIEODŁĄCZNE RYZYKO KONFLIKTU INTERESÓW

6. Biorąc pod uwagę znaczenie decyzji podejmowanych przez wybrane Agencje, ryzyko i konsekwencje niezadowalającego zarządzania konfliktami interesów są dla nich największe. Niektóre sytuacje konfliktowe dotyczące interesów z przeszłości, teraźniejszości i przyszłości są nieuniknione i niekoniecznie oznaczają niewłaściwe postępowanie lub korupcję. Ma to często miejsce w wysoko wyspecjalizowanych lub wyjątkowych organizacjach, w których podaż wiedzy specjalistycznej jest ograniczona, a przedsiębiorstwa "rywalizują" o tych samych ekspertów.

7. Struktura i działalność wybranych Agencji (np. system sprawowania zarządu, interakcje z podmiotami trzecimi, klientami, dostawcami itd.) wymagają ścisłej współpracy z władzami krajowymi i przedsiębiorstwami. Oznacza to jednak nieodłączne ryzyko konfliktu interesów:

- Zarząd: W EASA, ECHA i EMA zarząd składa się głównie z przedstawicieli władz krajowych lub państw członkowskich. Jednocześnie EASA i EMA powierzają wykonanie części działań właściwym władzom krajowym i podejmują inne decyzje mające wpływ na władze krajowe (zob. ramka 1). W EFSA członkowie zarządu wybierani są na podstawie doświadczenia i działalności naukowej. Jak przewidziano w rozporządzeniu ustanawiającym EFSA, czterech z 15 członków zarządu EFSA działało (lub działa obecnie) w organizacjach reprezentujących konsumentów i inne interesy przemysłu spożywczego. Ponadto może istnieć zagrożenie dla bezstronności prac i decyzji EFSA, ponieważ trzy z tych organizacji reprezentowanych w zarządzie są również reprezentowane w platformie konsultacji z zainteresowanymi stronami [9];

- Zaangażowanie ekspertów zewnętrznych (zwanych dalej "ekspertami"): W ramach swojej działalności naukowej ECHA, EFSA i EMA współpracują z ekspertami, którzy posiadają szeroką wiedzę w danej dziedzinie i mogą mieć przeszłe lub obecne powiązania z przedsiębiorstwami (takie jak zatrudnienie, finansowanie badań naukowych itd.). Na przykład w działaniach EMA udział bierze około 3800 ekspertów, a w działaniach EFSA – około 1200 ekspertów. W tych trzech Agencjach eksperci są członkami komitetów i paneli naukowych bezpośrednio zaangażowanymi w przygotowywanie opinii naukowych, które stanowią podstawę istotnych decyzji mających wpływ na zdrowie i bezpieczeństwo konsumentów (np. opinie dotyczące leków, żywności, chemikaliów). W EASA eksperci są zaangażowani głównie w zadania związane z opracowywaniem przepisów, inspekcjami standaryzacyjnymi w państwach członkowskich i w mniejszym stopniu w zadania z zakresu certyfikacji.

- Partnerstwo z zainteresowanymi stronami: Biorąc pod uwagę ich rolę naukową i nadzorczą, wybrane Agencje ściśle współpracują z przedstawicielami przedsiębiorstw lub konsumentów (np. z producentami, podmiotami gospodarczymi, dystrybutorami itd.). Na przykład istotnym czynnikiem ryzyka jest to, że w większości opinii i decyzji naukowych przygotowywanych przez wybrane Agencje wykorzystuje się również badania naukowe przeprowadzane lub finansowane przez przedsiębiorstwa.

8. W takiej sytuacji kwestią najwyższej wagi jest zdolność wybranych Agencji do zarządzania takim nieodłącznym ryzykiem konfliktu interesów.

RAMKA 1

PRZYKŁADY RYZYKA KONFLIKTU INTERESÓW NIEODŁĄCZNIE ZWIĄZANEGO ZE STRUKTURĄ AGENCJI

W EMA zarząd, w którego skład wchodzą głównie przedstawiciele organów krajowych, podejmuje decyzje w sprawie wynagrodzenia za usługi naukowe świadczone na rzecz Agencji przez organy krajowe. W specjalnym sprawozdaniu rocznym [10] Trybunał odnotował, że Agencja musi wprowadzić system oparty na kosztach faktycznie ponoszonych przez władze krajowe. Jak dotąd nie wprowadzono takiego systemu, a zarząd EMA odrzucił najnowszą propozycję [11].

W czasie trwania kontroli w EASA prowadzona była procedura przetargowa w celu powierzenia zadań certyfikacyjnych kwalifikowanym jednostkom [12]. Jak dotąd Agencja powierzała zadania certyfikacyjne wyłącznie akredytowanym organom krajowym na podstawie umów ramowych zawieranych bez przeprowadzania procedur przetargowych. Opłaty uiszczane przez EASA z tytułu powierzonych zadań są określone w umowach ramowych. Dla tych samych zadań określono różne stawki ryczałtowe dla organów krajowych, które to stawki nie są oparte na faktycznych kosztach.

Zgodnie z ramami prawnymi dotyczącymi EASA organy krajowe są kontrolowane przez Agencję w kontekście procesów standaryzacyjnych i akredytacyjnych, natomiast ich interesy są reprezentowane na szczeblu zarządu.

OBOWIĄZUJĄCE ZASADY I PRZEPISY

9. Aby skutecznie zarządzać konfliktami interesów, wybrane Agencje muszą dysponować odpowiednimi zasadami i przepisami.

10. Ramy regulacyjne dotyczące instytucji i organów zdecentralizowanych UE (zwane dalej "ramami regulacyjnymi UE") składają się z regulaminu pracowniczego urzędników i warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich (zwanych dalej "regulaminem pracowniczym"), a także innych decyzji i wytycznych KE dotyczących zarządzania konfliktami interesów. Bardziej szczegółowy wykaz obowiązujących zasad i przepisów dotyczących konfliktu interesów przedstawiono w załączniku II.

11. Regulamin pracowniczy zawiera szereg bardzo ogólnych wymogów dotyczących zasad etycznych, których powinni przestrzegać urzędnicy publiczni [13]: niezależność, uczciwość, obiektywizm, bezstronność i lojalność. Komisja wydała decyzje [14] i wytyczne dotyczące ich praktycznego stosowania.

12. Standard kontroli wewnętrznej Komisji nr 2 "Wartości etyczne i organizacyjne" nakazuje wdrożyć procedury zapewniające znajomość odpowiednich wartości etycznych i organizacyjnych wśród wszystkich pracowników, co dotyczy na przykład etycznego postępowania, unikania konfliktu interesów, zapobiegania nadużyciom finansowym i zgłaszania nieprawidłowości.

13. Ponadto trzy z czterech wybranych Agencji opracowały własne polityki i procedury dotyczące konfliktu interesów (podsumowanie polityk i procedur Agencji przedstawiono w załączniku III).

14. W przypadku sektora publicznego jako całości istnieją ogólnie przyjęte zasady OECD. OECD opublikowała również szczegółowe wytyczne dotyczące problemów mogących pojawić się w związku z działalnością zawodową po zakończeniu służby pt. "Post Public Employment: Good Practices for Preventing Conflict of Interest" [Dobre praktyki w zakresie zapobiegania konfliktom interesów po okresie zatrudnienia w podmiotach publicznych] [15].

ZAKRES KONTROLI I PODEJŚCIE KONTROLNE

ZAKRES KONTROLI

15. W ramach kontroli oceniono polityki i procedury zarządzania konfliktami interesów w czterech wybranych Agencjach podejmujących istotne decyzje mające wpływ na bezpieczeństwo i zdrowie konsumentów:

- EASA wydaje certyfikaty bezpieczeństwa dla lotnictwa cywilnego, co wymaga od jej pracowników znacznej wiedzy technicznej, którą zazwyczaj uzyskuje się podczas pracy w przedsiębiorstwach lub organach krajowych. Istnieje ryzyko, że pracownicy Agencji posiadający takie doświadczenie biorą udział w podejmowaniu decyzji, które są korzystne dla ich byłego (lub ewentualnie przyszłego) pracodawcy.

- ECHA dba o stosowanie rozporządzenia REACH, którego celem jest zapewnienie wysokiego poziomu ochrony zdrowia ludzi i środowiska. Udziela ona naukowych i technicznych porad dotyczących chemikaliów, które mogą mieć znaczące skutki finansowe dla przedsiębiorstw działających w tej branży.

- EFSA udziela informacji o ryzyku związanym z bezpieczeństwem żywności. Udziela naukowych i technicznych porad dotyczących żywności, które mogą mieć znaczące skutki finansowe dla przedsiębiorstw działających w tej branży.

- EMA pełni rolę koordynującą w zakresie dopuszczania i utrzymania produktów leczniczych w UE. Musi ona opierać się na badaniach prowadzonych przez organizacje i przedsiębiorstwa, których interesy własne są związane z danymi produktami.

16. Kontrola koncentrowała się na najważniejszych podmiotach, w tym organizacjach współpracujących z wybranymi Agencjami, które pełnią istotną rolę w podejmowaniu decyzji naukowych i działaniach operacyjnych:

- członkach zarządów;

- członkach doradczych paneli naukowych, komitetów, forów i innych ekspertach;

- pracownikach Agencji, w szczególności dyrektorach i najważniejszych pracownikach podejmujących decyzje naukowe;

- członkach komisji odwoławczej (EASA) / Rady Odwoławczej (ECHA);

- organizacjach zainteresowanych stron.

17. Kontrola nie dotyczyła sytuacji konfliktu interesów, które mogłyby powstać w ramach procedur udzielania zamówień publicznych i rekrutacji. Procedury te są przedmiotem corocznych kontroli prowadzonych przez Trybunał.

18. Trybunał nie ocenił konkretnych sytuacji konfliktu interesów jako takich, ponieważ wiązałoby się to z intensywnym badaniem okoliczności tych sytuacji oraz wydaniem arbitralnych osądów. Trybunał nie może ocenić zasadności metod stosowanych przez wybrane Agencje do oceny wyników badań naukowych finansowanych przez przedsiębiorstwa.

19. Należy odnotować, że wybrane Agencje nieprzerwanie rozwijają i ulepszają swoje polityki i procedury również w związku z różnymi zdarzeniami, presją zewnętrzną i kontrolami Trybunału. Ocenie nie zostały poddane polityki i procedury wdrożone po ukończeniu przez Trybunał prac kontrolnych na miejscu (w październiku 2011 r.).

PODEJŚCIE KONTROLNE

20. Celem kontroli była odpowiedź na następujące główne pytanie kontrolne:

- Czy wybrane Agencje zarządzają konfliktami interesów w sposób należyty?

oraz dwa pytania szczegółowe:

- Czy istnieją odpowiednie polityki i procedury zarządzania konfliktami interesów?

- Czy wybrane Agencje odpowiednio wdrożyły polityki i procedury zarządzania konfliktami interesów?

21. Własne polityki i procedury Agencji opracowane w kontekście szczegółowych wymogów prawnych mających zastosowanie do każdej z nich oraz ich wdrożenie oceniono przy użyciu ram regulacyjnych (zob. załącznik II) mających zastosowanie do instytucji i organów zdecentralizowanych UE, bardziej kompleksowych wytycznych OECD i dobrych praktyk wskazanych w wybranych Agencjach. Wobec braku kompleksowych ram regulacyjnych UE za część obowiązujących zasad i przepisów na potrzeby kontroli uznano wytyczne OECD, ponieważ określają one międzynarodowy standard kształtowania kompleksowej polityki dotyczącej konfliktów interesów. Z wytycznych OECD skorzystano we wszystkich przypadkach nieuwzględnionych (lub niedostatecznie uwzględnionych) w ramach regulacyjnych UE. Wytyczne OECD są skierowane do rządów i ogólnie instytucji publicznych i mają pomóc im w kształtowaniu i wdrażaniu efektywnej polityki dotyczącej konfliktów interesów.

22. Przeprowadzone prace kontrolne objęły:

- analizę ram regulacyjnych wybranych Agencji;

- spotkania z kadrą kierowniczą wybranych Agencji, ich pracownikami i różnymi organami (zarządem, organem doradczym, komisją/radą odwoławczą);

- analizę kwestionariusza wypełnionego przez wybrane Agencje;

- kontrolę dokumentacji dotyczącej polityk, procedur, wytycznych wewnętrznych, deklaracji interesów, protokołów posiedzeń paneli/komitetów naukowych, akt personalnych pracowników wybranych Agencji;

- badanie sposobu stosowania przez wybrane Agencje ich polityk i procedur w konkretnych przypadkach (np. wobec pracowników, ekspertów, członków zarządu), także w szeregu opublikowanych przypadków wiążących się z konfliktem interesów (organizacje pozarządowe, Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich, media itd.).

23. Trybunał przedstawia swoje uwagi w porządku chronologicznym, tj. polityki i procedury dotyczące najważniejszych podmiotów przeanalizowano według następujących etapów: początkowe powołanie (np. powołanie ekspertów do komitetu naukowego), praca w Agencji (w tym szkolenia i przyjmowanie prezentów itd.) oraz okres po zakończeniu pracy (w tym zobowiązania przy podejmowaniu pracy na nowych stanowiskach, mogącej skutkować konfliktem interesów).

UWAGI

RAMY PRAWNE UE

24. Wybrane Agencje podlegają przepisom regulaminu pracowniczego (zob. ramka 2).

25. Wymogi niezależności określone w regulaminie pracowniczym i wytycznych Komisji dotyczą jednak wyłącznie pracowników. Nie dotyczą one innych ważnych podmiotów zaangażowanych w procesy decyzyjne, takich jak członkowie zarządu i eksperci.

26. Przepisy dotyczące wymogów niezależności i przejrzystości Agencji znajdują się w rozporządzeniach w sprawie utworzenia poszczególnych wybranych Agencji, lecz zakres wymogów znacznie się różni w przypadku każdej z nich (zob. załącznik IV). Przepisy te odnoszą się do obowiązku wypełnienia i opublikowania rocznych i specjalnych deklaracji interesów, podawania do wiadomości publicznej porządków dziennych i protokołów posiedzeń organów naukowych i różnych innych organów (np. zarządu, komisji/rady odwoławczej), publikowania wyników badań naukowych itd. Jak przedstawiono w załączniku IV, wymogi prawne dotyczące niezależności i przejrzystości są bardziej rygorystyczne w przypadku EFSA i EMA, mniej rygorystyczne w przypadku ECHA (np. brak obowiązku publikowania deklaracji interesów) i najmniej rygorystyczne w przypadku EASA (np. brak obowiązku wypełniania deklaracji interesów).

RAMKA 2

PRZEPISY REGULAMINU PRACOWNICZEGO DOTYCZĄCE KONFLIKTU INTERESÓW

urzędnik musi powiadomić o interesie osobistym, który może ograniczyć jego niezależność [16];

konieczne jest podjęcie środków łagodzących [17];

urzędnicy występują o zgodę na prowadzenie działalności dodatkowej i deklarują działalność zarobkową małżonków [18] oraz

po zakończeniu służby urzędnicy są zobowiązani do godziwego i rozważnego zachowania w odniesieniu do przyjmowania niektórych stanowisk lub korzyści i muszą powiadamiać o każdym zatrudnieniu w ciągu dwóch lat po zakończeniu służby [19].

27. Nie istnieją zatem kompleksowe ramy regulacyjne UE dotyczące konfliktu interesów, które zapewniałyby porównywalne minimalne wymogi niezależności i przejrzystości mające zastosowanie do wszystkich agencji UE i wszystkich najważniejszych podmiotów, które mają wpływ na strategię, działalność i proces decyzyjny. W załączniku V przedstawiono porównanie ram regulacyjnych UE (z wyjątkiem rozporządzeń w sprawie utworzenia poszczególnych Agencji oraz własnych polityk i procedur Agencji) i wytycznych OECD.

PRZED ROZPOCZĘCIEM PRACY W AGENCJACH

KANDYDACI NIE SĄ ODPOWIEDNIO SPRAWDZANI

28. Ogólnie procedury nominacji i powoływania w EASA, ECHA [20] i EMA nie obejmują odpowiedniego sprawdzenia kandydatów (tj. ekspertów, członków zarządu i komisji/rady odwoławczej) pod kątem sytuacji konfliktu interesów. Członkowie zarządu i wielu ekspertów (ECHA i EMA) są jednak mianowani lub wyznaczani przez państwa członkowskie, organy krajowe lub instytucje UE (tj. Komisję, Radę itd.), a wybrane Agencje mają niewielki lub ograniczony wpływ na ich mianowanie.

29. Zasady powoływania ekspertów w EFSA przewidują sprawdzenie deklaracji interesów kandydatów. Sprawdzanie to nie opiera się jednak na wyraźnie określonych kryteriach w sytuacjach, w których występują konflikty interesów.

30. W większości przypadków konflikt interesów zostaje stwierdzony dopiero po powołaniu kandydatów. Ponadto wybrane Agencje nie mają uprawnień do zastąpienia członków zarządu lub ekspertów w przypadku, w którym ich interesy zostaną ocenione jako nie do pogodzenia z ich rolą w Agencji (zob. ramka 3).

RAMKA 3

PRZYKŁAD BRAKU SPRAWDZANIA KANDYDATÓW

Komisja powołała członka Komitetu Naukowego, a EMA oceniła jego deklarację interesów dopiero po jego [21] powołaniu. Chociaż ocena wykazała konflikt interesów, który powinien wykluczać jego powołanie, EMA nie mogła go odwołać.

31. W wytycznych OECD zaleca się przeprowadzenie procesu sprawdzenia w ramach procedur doboru kandydatów w celu ustalenia, czy istnieje konflikt interesów, oraz rozwiązania go na wczesnym etapie [22].

KRYTERIA KWALIFIKOWALNOŚCI DOTYCZĄCE UDZIAŁU ORGANIZACJI ZAINTERESOWANYCH STRON W PRACACH EMA SĄ NIEPEŁNE

32. Wybrane Agencje ogólnie posiadają odpowiednie zasady postępowania z organizacjami, które są zainteresowane ich pracami. Aby uzyskać reprezentację w różnych organach wybranych Agencji, organizacje te muszą spełnić określone kryteria kwalifikowalności.

33. Kryteria te jednak nie zawsze określają jasne standardy, które trzeba spełnić. Zgodnie z obowiązującym w EMA kryterium przejrzystości, źródła finansowania organizacji pacjentów i konsumentów muszą być ujawniane co roku. Nie istnieją jednak minimalne standardy dotyczące dopuszczalnej struktury finansowania, a zatem w działalności EMA mogą potencjalnie uczestniczyć organizacje pacjentów i konsumentów całkowicie finansowane przez jedno przedsiębiorstwo farmaceutyczne.

34. Ponadto EMA nie posiadała kryteriów kwalifikowalności dotyczących organizacji pracowników służby zdrowia, które mogą brać udział w działalności EMA w taki sam sposób, jak na przykład organizacje pacjentów lub konsumentów.

DZIAŁANIA NAUKOWE LUB OPERACYJNE ZLECANE NA ZEWNĄTRZ NIE SĄ ODPOWIEDNIO MONITOROWANE

35. Zarządzanie konfliktami interesów jest bardzo istotne, jeżeli działania wybranych Agencji są zlecane na zewnątrz, ponieważ działania te nie znajdują się pod bezpośrednią kontrolą Agencji. EASA i EMA zlecają znaczną część swoich działań naukowych lub operacyjnych organom krajowym.

36. EASA wykorzystuje umowy ramowe z organami krajowymi, które muszą zapewnić brak konfliktu interesów na poziomie zleconych zadań. EASA nie posiada jednak jasnych kryteriów ani metod umożliwiających weryfikację stosowanych przez organy krajowe polityk i procedur dotyczących konfliktu interesów i ich wdrażania. Nie ma dowodów świadczących o tym, że EASA dokonuje takiej weryfikacji.

37. Stosowane przez EMA polityki i procedury dotyczące konfliktów interesów nie obejmują ekspertów krajowych zajmujących się zadaniami zleconymi organom krajowym. EMA nie prowadzi weryfikacji polityk i procedur rozwiązywania konfliktów interesów stosowanych przez organy krajowe.

WSPÓŁPRACA Z AGENCJAMI

EMA, ECHA I EFSA OPRACOWUJĄ WŁASNE POLITYKI I PROCEDURY…

38. Spośród wybranych Agencji EMA i EFSA opracowały najbardziej zaawansowane ramy dotyczące deklarowania i oceny konfliktów interesów oraz zarządzania nimi, odnoszące się w szczególności do rodzajów ryzyka związanego z przedsiębiorstwami.

39. Główną rolę w zarządzeniu konfliktami interesów pełnią deklaracje interesów, w których poszczególne osoby ujawniają swoją osobistą sytuację związaną z konfliktem interesów zgodnie z politykami i procedurami wybranych Agencji.

40. Polityki i procedury dotyczące konfliktu interesów obowiązujące w ECHA, EMA i EFSA nakazują złożenie (przeważnie corocznie) deklaracji interesów przez pracowników, członków zarządu, komisji/rady odwoławczej, rad naukowych, paneli i forów.

41. ECHA opracowała politykę dotyczącą konfliktu interesów wkrótce po utworzeniu Agencji. Nowa "Polityka rozwiązywania potencjalnych konfliktów interesów" została przyjęta przez zarząd ECHA w dniu 30 września 2011 r. Polityka ta ma zastosowanie do całej Agencji i wszystkich jej działań [23]. Wprowadza ona bardziej kompleksową formę deklaracji interesów oraz wymóg corocznego jej wypełniania przez pracowników.

42. EMA opracowała szereg przejrzystych i realistycznych opisów okoliczności, które mogą powodować konflikt interesów. W przypadku oceny ekspertów EMA i EFSA określiły konkretne kryteria, takie jak: interesy finansowe, zatrudnienie, członkostwo w organie naukowym, doradztwo, finansowanie badań, prawa własności intelektualnej, bliscy członkowie rodziny, prezenty i zaproszenia itd., które mogą powodować konflikt interesów. W zależności od rodzaju działalności oraz od tego, czy jest ona działalnością bieżącą, czy przeszłą (ostatnie pięć lat), polityki i procedury przewidują ograniczenia w zajmowaniu określonych stanowisk lub uczestnictwie w różnych etapach procesu decyzyjnego. EMA opracowała przejrzystą tabelę matrycową, w której zadeklarowane interesy są powiązane z określonymi rezultatami (zob. załącznik VI).

43. Oprócz systemu corocznych deklaracji interesów EFSA wprowadził również dodatkowy poziom dla ekspertów, którzy muszą:

- składać specjalne deklaracje interesów przed każdym posiedzeniem komitetu naukowego, paneli i grup roboczych oraz

- podczas posiedzenia – złożyć ustną deklarację dotyczącą wszelkich nieprzewidzianych interesów związanych z punktami porządku dziennego.

44. Od maja 2008 r. w celu monitorowania procesu oceny EFSA korzysta ze specjalistycznego oprogramowania służącego do składania deklaracji interesów. EMA opracowała również określone aplikacje / bazy danych służące do zarządzania procesem oceny deklaracji interesów. ECHA nie posiada takiego oprogramowania wspomagającego zarządzanie deklaracjami interesów i ich ocenę.

... CZEGO NIE UCZYNIŁA EASA

45. Oprócz Wydziału Zatwierdzeń i Standaryzacji EASA nie posiada własnej polityki i procedur dotyczących konfliktu interesów. EASA nie otrzymuje ani nie ocenia regularnie deklaracji interesów.

WE WDRAŻANIU POLITYK I PROCEDUR W ECHA WYSTĘPUJĄ ZNACZĄCE NIEDOCIĄGNIĘCIA

ECHA NIE WERYFIKUJE ZADEKLAROWANYCH INTERESÓW PRZED PRZYDZIELENIEM ZADAŃ PRACOWNIKOM

46. Zgodnie z wcześniejszą polityką i wcześniejszymi procedurami ECHA pracownicy byli zobowiązani do wypełnienia deklaracji w momencie mianowania [24]. Początkowe deklaracje trzeba było aktualizować, gdy pojawiały się zmiany.

47. Deklaracje pracowników zbadane przez Trybunał były przechowywane w zapieczętowanych kopertach w aktach osobowych i nie były sprawdzane ani oceniane przez ECHA pod kątem konfliktu interesów. ECHA zakładała, że pracownicy dopełniali swojego obowiązku każdorazowego informowania przełożonych, jeżeli dowiedzieli się o konflikcie interesów, niezależnie od wcześniej złożonych deklaracji. Badanie zapieczętowanych deklaracji interesów ujawniło przypadki, którymi powinna zająć się kadra kierownicza, jak pokazano w ramce 4.

POLITYKI I PROCEDURY OCENY KONFLIKTÓW INTERESÓW I ZARZĄDZANIA NIMI W RADZIE ODWOŁAWCZEJ ECHA NIE SĄ ODPOWIEDNIE

48. Rada Odwoławcza zajmuje się odwołaniami osób fizycznych i prawnych, na które wpływ mają decyzje podejmowane przez tę Agencję. W skład Rady wchodzą przewodniczący i dwóch innych członków stałych, którzy są pracownikami ECHA, oraz członkowie dodatkowi i zastępcy, którzy nie są pracownikami ECHA. Jest to podmiot działający w ramach ECHA w sposób niezależny i posiadający własny kodeks postępowania.

RAMKA 4

PRZYKŁADY ZAPIECZĘTOWANYCH DEKLARACJI INTERESÓW, KTÓRE NIE ZOSTAŁY OCENIONE PRZEZ ECHA

Pracownik wyższego szczebla zadeklarował wynajem mieszkania jednemu z przedsiębiorstw, które złożyło bardzo wiele wniosków do ECHA.

Pracownik wyższego szczebla zadeklarował przeszłe zatrudnienie w dużym przedsiębiorstwie, którego wiele wniosków było rozpatrywanych w jego wydziale.

Pracownik niższego szczebla zadeklarował przeszłą pracę przy projektach finansowanych przez jedno z przedsiębiorstw oraz zatrudnienie małżonka w tym przedsiębiorstwie, które złożyło bardzo wiele nierozpatrzonych jeszcze wniosków do ECHA.

49. Stali członkowie Rady Odwoławczej mają obowiązek wypełniania corocznych deklaracji interesów. Zastępcy członków i dodatkowi członkowie Rady Odwoławczej mają obowiązek wypełnienia rocznych deklaracji o braku konfliktu interesów i dostarczenia specjalnych deklaracji braku konfliktu interesów przed przydzieleniem im sprawy.

50. Sprawdzanie deklaracji interesów i rozwiązywanie konfliktów interesów jest zadaniem sekretariatu i przewodniczącego. Nie istnieje jednak oficjalna procedura ani kontrola dokumentacji, która prowadzona byłaby w momencie rozpoczęcia przez Radę Odwoławczą pracy nad konkretną sprawą, a deklaracje stałych członków Rady Odwoławczej stanowią jedyną podstawę ustalania braku konfliktu interesów.

51. Trybunał ustalił, że Rada Odwoławcza nie posiada wystarczających informacji umożliwiających jej podejmowanie świadomych decyzji o ewentualnym istnieniu sytuacji konfliktu interesów. Dostępne są jedynie informacje dotyczące odwołującego się przedsiębiorstwa, lecz nie wszystkich przedsiębiorstw, które są bezpośrednio zainteresowane sprawą będącą przedmiotem odwołania (np. przedsiębiorstw (współ)rejestrujących substancję chemiczną).

52. Deklaracje interesów członków Rady Odwoławczej nie ujawniają szczegółowych informacji dotyczących wszystkich substancji i spraw, którymi zajmowali się członkowie przed rozpoczęciem pracy w ECHA (zob. ramka 5).

RAMKA 5

PRZYKŁAD NIEODPOWIEDNIEGO ZARZĄDZANIA KONFLIKTAMI INTERESÓW W RADZIE ODWOŁAWCZEJ ECHA

Dwóch członków Rady Odwoławczej zadeklarowało własność lub pracę w obszarze objętym zakresem rozporządzenia REACH [25]. Polityki i procedury nie zapobiegają jednak przydzielaniu ich do spraw, z którymi członkowie ci są lub byli powiązani.

OCENA ZADEKLAROWANYCH INTERESÓW I ZARZĄDZANIE NIMI NIE SĄ ZAWSZE ODPOWIEDNIE

53. Według wytycznych OECD organizacje powinny dostarczyć przejrzysty opis okoliczności i zależności, które mogą powodować sytuację konfliktu interesów [26]. Obowiązek zadeklarowania interesów spoczywa na poszczególnych osobach. Proces administracyjny organizacji powinien zapewniać właściwą ocenę i aktualność ujawnianych informacji. W politykach i procedurach dotyczących sytuacji konfliktu interesów powinny być określone precyzyjne środki służące do rozwiązywania konfliktów, na przykład likwidacja interesu, ograniczony dostęp do danych informacji, przeniesienie urzędnika na stanowisko, na którym nie będzie istniał konflikt interesów, rezygnacja z funkcji pełnionej jako osoba prywatna itd.

NIEODPOWIEDNIA OCENA DOKUMENTACJI DOTYCZĄCEJ KONFLIKTU INTERESÓW CZŁONKÓW ZARZĄDU

54. We wszystkich wybranych Agencjach przegląd deklaracji interesów członków zarządu i decyzje podjęte w tym zakresie nie są odpowiednio udokumentowane.

DOSTĘPNE INFORMACJE NIE ZAWSZE SĄ WYKORZYSTYWANE

55. Wybrane Agencje nie zawsze wykorzystują do sprawdzenia deklaracji interesów łatwo dostępne informacje dostarczane im przez zainteresowane osoby (życiorysy, poprzednie deklaracje interesów, informacje w mediach itd.). Kontrola ujawniła szereg przypadków, w których sprawdzenie takich informacji wykazałoby problemy (zob. ramka 6).

BRAK PRZEJRZYSTYCH KRYTERIÓW OCENY I SPÓJNEGO STOSOWANIA

56. Chociaż polityka ECHA [27] wymaga złożenia deklaracji wszystkich interesów potencjalnie powodujących konflikt, nie dotyczy ona konkretnie sytuacji wynikających z aktualnych interesów finansowych, przeszłego zatrudnienia, przeszłej działalności doradczej i podobnej działalności. W przeciwieństwie do EMA i EFSA interesy niezgodne z rolą danej osoby w ECHA nie są zdefiniowane ani nie istnieją środki łagodzące najbardziej powszechne rodzaje ryzyka. Ocena sytuacji konfliktu interesów zależy zatem od osądu odpowiedzialnej osoby.

RAMKA 6

PRZYKŁADY NIEWYKORZYSTANIA DOSTĘPNYCH INFORMACJI DO OCENY DEKLARACJI INTERESÓW

W EMA i EFSA w późniejszych deklaracjach interesów niektórych ekspertów występowały wyraźne niespójności z poprzednimi deklaracjami interesów. Agencje nie zawsze zwracały się do ekspertów o wyjaśnienia.

W ECHA pracownik nie zadeklarował wszystkich przeszłych miejsc pracy z ostatnich pięciu lat zgodnie z wymogiem określonym w polityce. Proste sprawdzenie deklaracji interesów przez porównanie jej z życiorysem tego pracownika ujawniłoby tę sytuację.

EMA stwierdziła, że członek Komitetu Naukowego znajduje się w sytuacji konfliktu interesów z powodu swoich prywatnych interesów.EMA uznała zatem, że ekspert ten nie może być członkiem Komitetu Naukowego. Pomimo to ekspert nadal uczestniczył w posiedzeniach Komitetu Naukowego i został ponownie powołany przez KE na nową trzyletnią kadencję. W zaktualizowanej deklaracji interesów tego eksperta nie wymieniono już interesów związanych z tą organizacją. Było to niespójne z poprzednią oceną i opublikowanym życiorysem.

57. W kryteriach oceny konfliktu interesów ekspertów naukowych EFSA brakuje precyzji, co czasami prowadzi do wątpliwych ocen, jak przedstawiono w ramce 7.

RAMKA 7

PRZYKŁADY WĄTPLIWEJ OCENY KONFLIKTU INTERESÓW W EFSA Z UWAGI NA BRAK PRECYZJI

WZAJEMNIE SPRZECZNE FUNKCJE EKSPERTÓW NAUKOWYCH: RZECZNIKÓW I WERYFIKATORÓW TYCH SAMYCH KONCEPCJI

W EFSA większość członków jednego z organów naukowych tego urzędu była rzecznikami pewnej koncepcji (wcześniejsze publikacje, udział w warsztatach i pracach grup ekspertów itd.), która była przedmiotem analizy tego samego organu naukowego.

W innym przypadku dwóch spośród ekspertów EFSA jednocześnie doradzało/świadczyło usługi konsultacyjne na rzecz organizacji prywatnej, a jednocześnie weryfikowało tę samą koncepcję jako członkowie organu naukowego EFSA. W obu przypadkach EFSA stwierdził brak konfliktu interesów.

NIESPÓJNE TRAKTOWANIE KONFLIKTU INTERESÓW

W EFSA konflikt interesów wynikający z członkostwa w ogólnoświatowej organizacji typu non-profit finansowanej głównie przez przedsiębiorstwa rolno-spożywcze i zaangażowanej na szeroką skalę w działalność EFSA potraktowano w sposób odmienny w przypadku członków zarządu i w przypadku ekspertów.

W przypadku zarządu EFSA dwóch członków zrezygnowało ze stanowisk w tej organizacji po krytycznych relacjach w mediach dotyczących konfliktu interesów.

Sześciu ekspertów posiada jednak związki z tą organizacją (np. członkowie zarządu powierniczego, członkowie komitetów naukowych).

58. Zdaniem Trybunału wśród wybranych Agencji najbardziej precyzyjny zbiór kryteriów oceny dotyczących ekspertów posiada EMA. W załączniku VI przedstawiono dobre praktyki stosowane w EMA do oceny najbardziej typowych sytuacji ekspertów i ich połączenie z wyraźnymi rezultatami pod względem (ewentualnych) ograniczeń stosowanych wobec działalności ekspertów w EMA. Trybunał stwierdził jednak przypadki, w których kryteria nie były stosowane odpowiednio (zob. ramka 8).

59. W wytycznych OECD zaleca się, aby polityka dotycząca konfliktu interesów uwzględniała szczególne ryzyko związane z określonymi kategoriami osób. Wymaga się w nich, aby organizacje określiły odpowiednie sytuacje konfliktu interesów i wdrożyły środki łagodzące związane z nimi ryzyko [28].

RAMKA 8

PRZYKŁADY NIEODPOWIEDNIEJ OCENY RYZYKA W PRZYPADKU CZŁONKÓW KOMITETU NAUKOWEGO EMA

EMA niewłaściwie przypisała dwóch ekspertów do niższego poziomu ryzyka, chociaż byli oni w przeszłości zatrudnieni w przedsiębiorstwach farmaceutycznych, których działalność powinna była spowodować przypisanie ich do wyższego poziomu ryzyka zgodnie z polityką EMA dotyczącą konfliktu interesów. Ze względu na konflikt interesów udział tych ekspertów w działaniach komitetu powinien być ograniczony. Poziomy ryzyka zostały podwyższone przez EMA dopiero po opracowaniu nowych projektów polityk.

Jeden z ekspertów był konsultantem przedsiębiorstw farmaceutycznych do sierpnia 2007 r. Zgodnie z nową polityką dotyczącą konfliktu interesów jego ocena powinna była skutkować ograniczeniami na poziomie produktu lub przedsiębiorstwa w przypadku zaangażowania w prace nad konkretnym produktem lub kilkoma produktami jednocześnie (np. w kontrolę jakości kilku produktów leczniczych). EMA nie zwróciła się jednak do eksperta o dodatkowe informacje, a deklaracja została nieprawidłowo oceniona jako niewymagająca ograniczeń.

60. W niektórych przypadkach polityki i procedury wybranych Agencji zawierają jednak luki lub wyraźne różnice między poziomem faktycznego i postrzeganego ryzyka konfliktu interesów a poziomem nakładanych ograniczeń i środków podejmowanych w celu złagodzenia tego ryzyka (zob. ramka 9).

RAMKA 9

PRZYKŁADY NIESPÓJNYCH I NIEPEŁNYCH POLITYK

EMA

Pracownikom nie wolno posiadać interesów finansowych ani patentów, lecz mogą je posiadać członkowie rodziny. W przypadku jednej kategorii pracowników (np. sekretarz naukowy w Komitecie Naukowym) interesy członków rodziny nie powodują żadnych ograniczeń zaangażowania pracownika w działania związane z produktem. Bezpośrednie interesy (np. obecne interesy finansowe) członków gospodarstwa domowego nie są brane pod uwagę przy ustalaniu dopuszczalnego poziomu udziału ekspertów w działaniach Agencji, nawet jeśli małżonek członka Komitetu Naukowego posiada znaczne udziały w przedsiębiorstwie farmaceutycznym.

W przypadku przeszłego zatrudnienia w przedsiębiorstwach farmaceutycznych ograniczenia nakładane na ekspertów (np. członków Komitetu Naukowego) są mniej ścisłe niż ograniczania nakładane na pracowników w tej samej sytuacji, chociaż eksperci pełnią ważniejszą rolę w procesie naukowym w Agencji.

EMA sprawdza konflikty interesów przed wyznaczeniem lidera/członka zespołu ds. produktu, który ma zajmować się początkowym pozwoleniem na wprowadzenie do obrotu leków stosowanych u ludzi, lub kierownika projektu zajmującego się początkowym pozwoleniem na wprowadzenie do obrotu leków weterynaryjnych. Nie istnieje jednak równoważna procedura dotycząca członków Komitetu Naukowego, gdy są oni wyznaczani na (współ)sprawozdawców.

Ograniczenia nakładane na ekspertów w przypadku otrzymania przez nich lub ich organizację dotacji od przedsiębiorstwa farmaceutycznego są nieodpowiednie. Na przykład beneficjent korzystający obecnie z dotacji od przedsiębiorstwa mógłby zostać (wpół)sprawozdawcą ds. leku tego przedsiębiorstwa.

EFSA

EFSA wymaga, aby interesy członków rodziny i krewnych należących do tego samego gospodarstwa domowego lub znajdujących się pod opieką członków gospodarstwa domowego były ujawniane w deklaracjach interesów [29]. W przeciwieństwie do EMA w polityce EFSA nie sprecyzowano, które interesy bliskich członków rodziny są dopuszczalne oraz jakie ograniczenia mają być stosowane.

NIE ZAWSZE ISTNIEJĄ POLITYKI I PROCEDURY DOTYCZĄCE PREZENTÓW I ZAPROSZEŃ I SĄ ONE NIEPEŁNE

61. ECHA i EMA wydały wytyczne dotyczące prezentów i zaproszeń. W przypadku ECHA polityki i procedury mają zastosowanie wyłącznie do pracowników, lecz nie do członków komitetów, forum i zarządu. EFSA posiada politykę dotyczącą zaproszeń jedynie dla pracowników. EASA nie posiada własnej polityki dotyczącej prezentów i zaproszeń, ale w przypadku swoich pracowników odnosi się do wytycznych Komisji dotyczących prezentów i zaproszeń. Zgodnie z wytycznymi OECD polityka dotycząca konfliktów interesów powinna obejmować konflikty związane z wszystkimi formami prezentów [30].

POLITYKI I PROCEDURY DOTYCZĄCE NADUŻYCIA ZAUFANIA NIE ISTNIEJĄ LUB BRAKUJE W NICH OBIEKTYWNYCH KRYTERIÓW OCENY

62. Polityki i procedury dotyczące nadużycia zaufania odnoszą się do okoliczności, w których dana osoba celowo lub na skutek zaniedbania nie wypełnia swoich obowiązków w zakresie zadeklarowania w sposób pełny i terminowy interesów, które mogą ograniczyć jej niezależność. Polityki i procedury powinny jasno określać konsekwencje braku zadeklarowania interesów i sankcje, które należy stosować.

63. Regulamin pracowniczy przewiduje, że instytucje podejmują wszelkie niezbędne środki, jeżeli przy wykonywaniu swoich obowiązków urzędnik nie rozwiązał problemu konfliktu interesów. Nie określa on jednak konkretnych środków i sankcji, które należy podjąć lub zastosować wobec urzędników niewywiązujących się z obowiązku zadeklarowania konfliktu interesów.

64. Wybrane Agencje nie posiadają polityk i procedur dotyczących nadużycia zaufania, mających zastosowanie w przypadkach, w których członkowie personelu nie zadeklarowali wszystkich swoich odpowiednich interesów (np. interesów członków rodziny, interesów finansowych itd.). Ponadto EMA i EASA nie posiadają polityk i procedur dotyczących nadużycia zaufania w odniesieniu do członków zarządu, ekspertów i członków komisji odwoławczej (dotyczy jedynie EASA).

65. ECHA wprowadziła nowe ogólne przepisy dotyczące nadużycia zaufania w odniesieniu do pracowników, ekspertów, członków zarządu i Rady Odwoławczej w nowej polityce pt. "Policy for Managing Potential Conflicts of Interests" przyjętej w dniu 30 września 2011 r. [31]

66. W swojej polityce dotyczącej deklaracji interesów EFSA posiada zapisy dotyczące nadużycia zaufania przez ekspertów zasiadających w panelach/komitetach naukowych [32]. Niewykonanie w sposób terminowy i pełny obowiązku zadeklarowania interesów zostanie uznane za "nadużycie zaufania prima facie" [33] wobec Urzędu skutkujące podjęciem stosownej czynności, a nawet dymisją. Polityka ta nie uwzględnia równoważnych sankcji dla członków zarządu, ekspertów w grupach roboczych i pracowników Urzędu.

67. W dwóch przypadkach EFSA wszczął postępowanie w sprawie nadużycia zaufania, które doprowadziło do rezygnacji poszczególnych ekspertów z udziału w pracach paneli naukowych. W tych przypadkach EFSA dokonał przeglądu rezultatów naukowych, w które wkład wnieśli ci eksperci. Przegląd miał na celu ocenę wpływu eksperta i jego wkładu w ostateczne rezultaty naukowe / decyzję naukową oraz ustalenie, czy działał on w sposób stronniczy z powodu konfliktu interesów. Procedury nie obejmują jednak jasnych i obiektywnych kryteriów określających okoliczności, które skutkowałyby sankcjami, w tym dymisją członka panelu/komitetu naukowego.

68. W wytycznych OECD podano wiele różnych konsekwencji: postępowanie dyscyplinarne i postępowanie karne wraz z unieważnieniem nieprawidłowych decyzji i umów. Nieujawnienie konfliktu interesów zasadniczo uważa się za poważne naruszenie, które skutkuje postępowaniem dyscyplinarnym lub nawet sankcjami karnymi w kilku krajach [34].

NALEŻY ZWIĘKSZYĆ PRZEJRZYSTOŚĆ DEKLAROWANYCH INTERESÓW I NAUKOWYCH PROCESÓW DECYZYJNYCH

69. Wymóg przejrzystości w procesie decyzyjnym i postępowanie w przypadku konfliktu interesów określono w rozporządzeniach w sprawie utworzenia poszczególnych Agencji oraz własnych politykach i procedurach Agencji dotyczących zarządzania konfliktami interesów (oprócz EASA). W wybranych Agencjach funkcjonują różne wymogi prawne i praktyki w zakresie przejrzystości, które podsumowano w załącznikach IV i VII.

70. W wytycznych OECD zdefiniowano przejrzystość jako jedną z głównych zasad stosowanych przy rozwiązywaniu konfliktów interesów [35]. Stanowią one, że deklaracje prywatnych interesów oraz zasady rozwiązywania konfliktów powinny być jasno określone, aby umożliwić organizacjom wykazanie, że konkretny konflikt interesów został stosownie zidentyfikowany i rozwiązany.

PRZEJRZYSTOŚĆ COROCZNYCH DEKLARACJI INTERESÓW

71. W EASA nie ma obowiązku składania deklaracji interesów. Pozostałe trzy wybrane Agencje podają do wiadomości publicznej coroczne deklaracje interesów personelu kierowniczego (dyrektora wykonawczego), ekspertów naukowych (członków komitetów naukowych, paneli, grup roboczych) i członków zarządu.

PRZEJRZYSTOŚĆ SPECJALNYCH DEKLARACJI INTERESÓW

72. Wszystkie wybrane Agencje publikują protokoły posiedzeń zarządu na swoich stronach internetowych. EFSA transmituje nawet nagrania audio z posiedzeń zarządu. Protokoły nie zawierają jednak informacji dotyczących oceny konfliktu interesów.

73. EFSA i ECHA również publikują protokoły posiedzeń paneli i komitetów naukowych na swojej stronie internetowej. Specjalne deklaracje interesów przewidziane polityką EFSA (zob. pkt 43) nie są podawane do wiadomości publicznej, lecz zwięzłe wnioski dotyczące oceny konfliktu interesów znajdują się w protokołach posiedzeń, które są publikowane na stronie internetowej EFSA. Uwzględniają one zidentyfikowane konflikty interesów i zastosowane środki (np. obserwator bez prawa głosu, wykluczenie z dyskusji na określony temat, wykluczenie z działań panelu / grupy roboczej itd.). EASA publikuje protokoły z posiedzeń organów doradczych dotyczących działań regulacyjnych. Nie są publikowane protokoły ze spotkań, które zawierałyby oceny konfliktu interesów pracowników Agencji i ekspertów zaangażowanych w opracowywanie przepisów, działania z zakresu standaryzacji i certyfikacji. EMA nie podaje do wiadomości publicznej protokołów posiedzeń organów naukowych, które zawierałyby ocenę konfliktu interesów.

PRZEJRZYSTOŚĆ W NAUKOWYM PROCESIE DECYZYJNYM

74. Wybrane Agencje różnią się pod względem przejrzystości naukowego procesu decyzyjnego. Niektóre z tych różnic wynikają ze szczególnych zakresów kompetencji poszczególnych wybranych Agencji, poziomu niezbędnej poufności oraz wewnętrznych zasad i przepisów.

75. Rozporządzenie w sprawie utworzenia EFSA i wewnętrzne zasady Urzędu dotyczące działań komitetu naukowego, paneli i grup roboczych umożliwiają zapraszanie obserwatorów na posiedzenia ekspertów. Porządki dzienne posiedzeń grup roboczych EFSA nie są jednak publikowane z wyprzedzeniem. Ponadto nie są publikowane rezultaty prac grup roboczych. Ten brak jawności ogranicza możliwość śledzenia posiedzeń przez obserwatorów.

76. W opublikowanych protokołach posiedzeń ekspertów (ECHA, EFSA) stwierdzono kilka niedociągnięć, które zmniejszają przejrzystość ich działań:

- opublikowane protokoły nie zawsze zawierają szczegóły dotyczące punktu porządku dziennego lub kwestii merytorycznych, na które wpływ mają zadeklarowane interesy;

- ograniczone ujawnianie informacji dotyczących dyskusji i wniosków z niektórych posiedzeń.

NALEŻY ZWIĘKSZYĆ ZAKRES SZKOLEŃ NA TEMAT KONFLIKTÓW INTERESÓW

77. ECHA organizuje dwa rodzaje szkoleń, które dotyczą zarządzania konfliktami interesów:

- szkolenie pt. "Etyka i postępowanie w miejscu pracy" obejmuje informacje ogólne dotyczące obowiązków pracowników związanych z konfliktem interesów, uczciwości, polityki dotyczącej przyjmowania prezentów i innych kwestii związanych z kodeksem postępowania. Szkolenie to nie jest obowiązkowe dla wszystkich pracowników, a udział w nim był ograniczony;

- szkolenie pt. "Deklaracje pracowników i wytyczne" obejmuje bardziej szczegółowe informacje dotyczące konfliktu interesów, polityki dotyczącej przyjmowania prezentów i innych aspektów polityk i procedur dotyczących konfliktu interesów. Szkolenie to jest obowiązkowe, ale Trybunał nie był w stanie ustalić liczby uczestników.

78. EMA i EFSA organizują sesje szkoleniowe dotyczące konfliktu interesów dla nowych pracowników, w ramach których przekazują wytyczne dotyczące interesów, które należy deklarować, i konfliktów interesów.

79. EASA zapewnia wyłącznie szkolenia dotyczące etyki i związanych z nią przepisów regulaminu pracowniczego dla nowych pracowników, lecz nie dotyczą one konfliktu interesów jako takiego.

80. W wytycznych OECD jednoznacznie wskazuje się szkolenia jako sposób przedstawiania praktycznych przykładów i konkretnych kroków, które należy podjąć w celu identyfikacji i rozwiązania konfliktów interesów [36].

ZAKOŃCZENIE PRACY W AGENCJACH – ZJAWISKO "DRZWI OBROTOWYCH" I "INFORMACJE POUFNE"

81. Kiedy urzędnicy lub eksperci kończą służbę publiczną i rozpoczynają pracę w sektorze prywatnym, istnieje ryzyko nadużycia przez nich stanowiska poprzez wykorzystanie "informacji poufnych" uzyskanych podczas pełnienia obowiązków publicznych w celu przysporzenia korzyści przedsiębiorstwu prywatnemu, w którym rozpoczynają pracę. Przy braku właściwego postępowania te rodzaje ryzyka umniejszają zaufanie do organizacji. Przemieszczanie się kluczowych pracowników między sektorem publicznym i prywatnym jest znane jako zjawisko "drzwi obrotowych".

82. Obowiązki urzędników i innych pracowników UE po zakończeniu służby określa regulamin pracowniczy: "Urzędnicy zamierzający podjąć działalność zawodową, zarobkową lub niezarobkową w okresie dwóch lat od zakończenia służby informują o tym instytucję" [37]. W szczególnych okolicznościach, jak przewiduje art. 16 regulaminu pracowniczego, instytucja lub agencja UE może nawet zakazać tej działalności. Obowiązkiem danej osoby jest ujawnienie informacji dotyczących działalności zawodowej podjętej po zakończeniu służby. Według wytycznych OECD o obowiązku takim należy poinformować daną osobę i należy wyraźnie sprecyzować go w zasadach zatrudnienia [38].

83. Ponadto OECD opublikowała szczegółowe wytyczne dotyczące problemów, środków zaradczych i standardów dotyczących działalności zawodowej po zakończeniu służby [39]. Według tych wytycznych poważny konflikt interesów po zakończeniu służby powstaje, gdy urzędnik publiczny:

- ubiega się o przyszłą pracę poza służbą publiczną;

- jest zaangażowany w lobbowanie w instytucjach publicznych;

- zmienia strony w ramach tego samego procesu oraz

- wykorzystuje "informacje poufne".

84. W wytycznych OECD podkreślono, że negocjacje w sprawie przyszłego zatrudnienia urzędnika publicznego przed zakończeniem sprawowania przez niego urzędu powszechnie uważa się za sytuację konfliktu interesów [40].

85. Ekspertów, członków zarządu i zewnętrznych członków komisji/rady odwoławczej nie obowiązuje regulamin pracowniczy, a zatem nie mają wobec nich zastosowania przepisy dotyczące działalności zawodowej po zakończeniu służby i istnieją ograniczenia prawne dotyczące egzekwowania od nich spełnienia takich obowiązków. Polityki i procedury wybranych Agencji dotyczące zarządzania konfliktami interesów nie przewidują żadnych obowiązków ani ograniczeń w odniesieniu do okresu po zakończeniu służby.

86. Przepisy dotyczące działalności zawodowej po zakończeniu służby znajdują się w przepisach wykonawczych regulaminu pracowniczego na temat działalności zewnętrznej przyjętych przez wybrane Agencje i są podobne do przepisów Komisji. Ponadto EFSA wydała własne przepisy wykonawcze dotyczące tego zagadnienia pod koniec 2010 r.

87. Wybrane Agencje wymagają od swoich pracowników wypełnienia wniosku o pozwolenie na podjęcie pracy po zakończeniu służby w Agencji. Nie istnieją jednak zasady i kryteria dotyczące oceny tych wniosków i działalności po zakończeniu służby, którą uznawano by za niezgodną z wcześniejszą rolą w danej Agencji.

88. Ogólnie wybrane Agencje nie przeprowadziły gruntownej oceny przypadków mających miejsce po zakończeniu służby, aby móc przewidzieć sytuacje konfliktu interesów polegające na zjawisku "drzwi obrotowych" i im zapobiec. Przykład niedociągnięć przedstawiono w ramce 10.

RAMKA 10

PRZYKŁAD NIEDOCIĄGNIĘĆ ZWIĄZANYCH Z OCENĄ DZIAŁALNOŚCI PO ZAKOŃCZENIU SŁUŻBY

W EFSA przypadek "drzwi obrotowych", który miał miejsce w 2008 r., był przedmiotem dochodzenia prowadzonego przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich [41], który w swoim projekcie zaleceń stwierdził, że:

a) EFSA powinien wyraźnie poinformować, że same negocjacje prowadzone przez pracowników kończących zatrudnienie w sprawie przyszłej pracy, która oznacza powstanie zjawiska "drzwi obrotowych", mogą stanowić konflikt interesów. W tym przypadku uznał on, że już takie negocjacje mogą powodować konflikt interesów.

b) EFSA nie przestrzegał odpowiednich przepisów proceduralnych i nie przeprowadził wystarczająco gruntownej oceny konfliktu interesów wynikającego z rozpoczęcia przez pracownika pracy w przedsiębiorstwie, którego działalność wchodzi w zakres kompetencji EFSA.

WNIOSKI I ZALECENIA

89. Trybunał stwierdził, że żadna z wybranych Agencji nie zarządza sytuacjami konfliktu interesów w sposób należyty. We własnych politykach i procedurach Agencji oraz w ich wdrażaniu stwierdzono szereg niedociągnięć o różnym stopniu istotności (zob. tabela).

TABELA

PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA SYTUACJAMI KONFLIKTU INTERESÓW PRZEZ WYBRANE AGENCJE [1111]

| Eksperci | Pracownicy | Zarząd | Komisja/ rada odwoławcza |

EASA | | | | |

ECHA | | | | |

EFSA | | | | nd. |

EMA | | | | nd. |

Legenda | |

Zarządzanie sytuacjami konfliktu interesów nie jest odpowiednie, ponieważ brakuje własnych polityk i procedur Agencji | |

Zarządzanie sytuacjami konfliktu interesów nie jest odpowiednie ze względu na znaczne niedociągnięcia we własnych politykach i procedurach Agencjilubw ich wdrażaniu | |

Zarządzanie sytuacjami konfliktu interesów nie jest odpowiednie ze względu na niedociągnięcia we własnych politykach i procedurach Agencjilubw ich wdrażaniu | |

Zarządzanie konfliktami interesów jest odpowiednie | |

Nie dotyczy, ponieważ Agencja nie posiada komisji/rady odwoławczej | nd. |

90. Spośród wybranych Agencji EMA i EFSA opracowały najbardziej zaawansowane polityki i procedury zarządzania sytuacjami konfliktu interesów. Polityki i procedury ECHA są niepełne i mniej precyzyjne, a EASA nie posiada żadnych procedur ani polityk.

ZALECENIE 1

EASA powinna opracować własne kompleksowe polityki i procedury zarządzania konfliktami interesów. ECHA powinna ulepszyć swoją politykę poprzez wprowadzenie przejrzystych kryteriów oceny zadeklarowanych interesów. Wszystkie wybrane Agencje powinny (ustanowić lub) rozwijać polityki i procedury dotyczące konfliktów interesów, które skutecznie uwzględniałyby rodzaje ryzyka istniejące w tych Agencjach.

91. Wybrane Agencje nie posiadają odpowiednich polityk i procedur służących do identyfikowania konfliktu interesu przed powołaniem kandydatów (czyli ekspertów, członków zarządu i komisji/rady odwoławczej).

ZALECENIE 2

Kandydaci w wybranych Agencjach powinni podlegać sprawdzeniu pod kątem konfliktu interesów przed ich powołaniem. W przypadku podjęcia decyzji o ich powołaniu, jeżeli wiadomo o istnieniu sytuacji konfliktu interesów, należy zastosować środki łagodzące.

92. Konflikt interesów związany z zadaniami zlecanymi na zewnątrz przez EASA i EMA pozostaje poza bezpośrednią kontrolą tych Agencji i nie jest odpowiednio monitorowany.

ZALECENIE 3

EASA i EMA powinny ustanowić polityki i procedury, które zapewniałyby porównywalny standard zarządzania konfliktami interesów przez podmioty wykonujące zlecone im zadania.

93. Zarządzanie konfliktami interesów podczas pracy w wybranej Agencji wymaga szeregu różnych środków, przy czym zasadniczą rolę pełnią deklaracje interesów. We wszystkich wybranych Agencjach występują niedociągnięcia w ocenie tych deklaracji i zarządzaniu konfliktami interesów, w szczególności brak przejrzystych kryteriów oceny lub ich niespójne stosowanie. Wdrażanie polityk i procedur ECHA w przypadku pracowników i Rady Odwoławczej wykazuje znaczne niedociągnięcia.

ZALECENIE 4

Wybrane Agencje powinny ustanowić przejrzyste i obiektywne kryteria oceny deklaracji interesów i stosować je w sposób spójny przy użyciu wszystkich informacji, które są łatwo dostępne dla wybranych Agencji. Ponadto ECHA powinna znacznie ulepszyć wdrażanie polityk i procedur dotyczących konfliktów interesów w przypadku pracowników i członków Rady Odwoławczej.

94. Wśród wybranych Agencji jedynie EMA posiada politykę dotyczącą przyjmowania prezentów i zaproszeń, która ma zastosowanie do całej Agencji.

ZALECENIE 5

EASA, ECHA i EFSA powinny posiadać polityki i procedury dotyczące przyjmowania prezentów i zaproszeń, które obejmowałyby całą Agencję.

95. Wybrane Agencje nie posiadają odpowiednich polityk i procedur dotyczących nadużycia zaufania, które miałyby zastosowanie do całej Agencji.

ZALECENIE 6

Wybrane Agencje powinny opracować jasne, przejrzyste i spójne polityki i procedury dotyczące nadużycia zaufania, które miałyby zastosowanie do całej Agencji.

96. Kwestia przejrzystości publikacji corocznych deklaracji interesów jest właściwie rozwiązana przez wszystkie wybrane Agencje z wyjątkiem EASA. Przejrzystość w wybranych Agencjach jest jednak mniejsza w przypadku publikacji interesów zadeklarowanych podczas posiedzeń zarządu i organów naukowych oraz naukowego procesu decyzyjnego.

ZALECENIE 7

Wybrane Agencje powinny ujawniać wszystkie interesy zadeklarowane podczas posiedzeń oraz w kontekście procesu podejmowania decyzji naukowych. EASA powinna wprowadzić system deklaracji interesów oraz zapewnić przejrzystość poprzez ich publikację na stronie internetowej.

97. Wszystkie wybrane Agencje zapewniają szkolenia na temat konfliktu interesów, lecz w ECHA i EASA stwierdzono niedociągnięcia o różnym stopniu istotności.

ZALECENIE 8

Wybrane Agencje powinny zapewniać wszechstronne i obowiązkowe szkolenia na temat konfliktu interesów. W szczególności EASA powinna wprowadzić specjalistyczne szkolenie na temat konfliktu interesów dla wszystkich zainteresowanych podmiotów (np. pracowników, członków zarządu i członków komisji odwoławczej).

98. W ramach kontroli Trybunał stwierdził znaczne niedociągnięcia w politykach i procedurach wybranych Agencji dotyczących działalności zawodowej po zakończeniu służby:

a) brak przepisów dotyczących ryzyka związanego z działalnością ekspertów oraz członków zarządu i komisji/rady odwoławczej po zakończeniu służby;

b) brak obiektywnych kryteriów określających sytuacje, które stanowią konflikt interesów;

c) negocjacje w sprawie przyszłego zatrudnienia nie są uwzględnione w obecnych politykach i procedurach wybranych Agencji.

ZALECENIE 9

Wybrane Agencje, w koordynacji ze wszystkimi zaangażowanymi organami odpowiedzialnymi za nominację, powinny zająć się kwestiami mogącymi pojawić się po zakończeniu służby.

99. Nie istnieją kompleksowe ramy regulacyjne UE dotyczące konfliktu interesów, które zapewniałyby porównywalne minimalne wymogi niezależności i przejrzystości mające zastosowanie do wszystkich agencji UE i wszystkich najważniejszych podmiotów, które mają wpływ na strategię, działalność i proces decyzyjny.

ZALECENIA 10 I 11

Prawodawca UE, w miarę możliwości w konsultacji z innymi instytucjami UE, mógłby rozważyć dopracowanie ram regulacyjnych UE dotyczących zarządzania sytuacjami konfliktu interesów z wykorzystaniem wytycznych OECD i istniejących dobrych praktyk jako punktu odniesienia.

Wszystkie instytucje i organy zdecentralizowane UE zachęca się do sprawdzenia, czy zalecenia skierowane do wybranych Agencji dotyczą ich i mają wobec nich zastosowanie.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 5 września 2012 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

+++++ TIFF +++++

Vítor Manuel da Silva Caldeira

Prezes

[1] Managing Conflict of Interest in the Public Service: OECD Guidelines and country experiences [Zarządzanie konfliktami interesów w służbie publicznej – wytyczne OECD i doświadczenia krajów], OECD, Paryż, 2003, s. 24.

[2] Zob. przypis 1.

[3] Zob. przypis 1.

[4] Managing Conflict of Interest in the Public Service: OECD Guidelines and country experiences [Zarządzanie konfliktami interesów w służbie publicznej – wytyczne OECD i doświadczenia krajów], OECD, Paryż, 2003, s. 28.

[5] Managing Conflict of Interest in the Public Service: OECD Guidelines and country experiences, s. 28.

[6] Managing Conflict of Interest in the Public Service: OECD Guidelines and country experiences, s. 24.

[7] Rezolucja Parlamentu Europejskiego z dnia 10 maja 2011 r. w sprawie absolutorium za rok 2009: wyniki, zarządzanie finansami i kontrola agencji UE (Dz.U. L 250 z 27.9.2011, s. 269).

[8] http://www.europarl.europa.eu/sides/getDoc.do?pubRef=-//EP//TEXT+TA+P7-TA-2012-0173+0+DOC+XML+V0//PL#BKMD-70 http://www.europarl.europa.eu/sides/getDoc.do?pubRef=-//EP//TEXT+TA+P7-TA-2012-0175+0+DOC+XML+V0//PL

[9] Platforma konsultacji z zainteresowanymi stronami składa się z ogólnounijnych organizacji działających w obszarach związanych z łańcuchem żywnościowym i doradza EFSA w ogólnych sprawach związanych z programem pracy Urzędu, metodyką oceny ryzyka itd.

[10] Pkt 16 sprawozdania dotyczącego sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Leków za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Agencji (Dz.U. C 366 z 15.12.2011, s. 27).

[11] Odpowiedź na pkt 16 sprawozdania dotyczącego sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Leków za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Agencji.

[12] Kwalifikowana jednostka jest zdefiniowana jako "podmiot, któremu Agencja lub krajowy nadzór lotniczy mogą przydzielić określone zadanie certyfikacyjne pod swoją kontrolą i na swoją odpowiedzialność". Art. 3 lit. f) rozporządzenia (WE) nr 216/2008 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 lutego 2008 r. w sprawie wspólnych zasad w zakresie lotnictwa cywilnego i utworzenia Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Lotniczego oraz uchylającego dyrektywę Rady 91/670/EWG, rozporządzenie (WE) nr 1592/2002 i dyrektywę 2004/36/WE (rozporządzenie w sprawie utworzenia EASA) (Dz.U. L 79 z 19.3.2008, s. 1).

[13] W tym kontekście pojęcie "urzędnik" ma szersze znaczenie, obejmujące pracowników stałych i inne kategorie pracowników UE, takich jak pracownicy zatrudnieni na czas określony, personel pomocniczy i personel kontraktowy.

[14] Na przykład informacja administracyjna nr 85-2004/ 29.6.2004; decyzja Komisji C(2004) 1597/10 w sprawie działalności i zadań dodatkowych.

[15] OECD, Paryż, 2010 r.

[16] Art. 11a regulaminu pracowniczego.

[17] Art. 11a regulaminu pracowniczego.

[18] Art. 12b i 13 regulaminu pracowniczego.

[19] Art. 16 regulaminu pracowniczego.

[20] W polityce ECHA przyjętej we wrześniu 2011 r. (MB/45/2011/D) wprowadzono wymóg, aby kandydaci nominowani do Komitetu ds. Oceny Ryzyka (RAC) i Komitetu ds. Analiz Społeczno-Ekonomicznych (SEAC) wypełniali deklaracje interesów przed powołaniem przez Zarząd.

[21] Dla wygody w niniejszym sprawozdaniu zastosowano rodzaj męski w odniesieniu do osób obu płci.

[22] Managing Conflict of Interest in the Public Service: OECD Guidelines and country experiences, s. 34.

[23] Nowa polityka ECHA nie była wdrożona w czasie kontroli, w związku z czym Trybunał zbadał wdrożenie poprzedniej polityki i procedur.

[24] Nowa polityka ECHA nie była wdrożona w czasie kontroli, w związku z czym Trybunał zbadał wdrożenie poprzedniej polityki i procedur. Zob. również pkt 41.

[25] Np. pomoc przy rejestracji substancji chemicznych, ogólne doradztwo w sprawie rozporządzenia REACH.

[26] Managing Conflict of Interest in the Public Service: OECD Guidelines and country experiences, s. 28–30.

[27] Polityka zarządzania potencjalnymi konfliktami interesów (MB/45/2011/D), przyjęta przez Zarząd dnia 30 września 2011 r.

[28] Managing Conflict of Interest in the Public Service: OECD Guidelines and country experiences, s. 28–29.

[29] Akt wykonawczy do polityki dotyczącej deklaracji interesów – wytyczne dotyczące deklaracji interesów ( 8 września 2009 r.), obowiązujące do dnia 21 lutego 2012 r.

[30] Managing Conflict of Interest in the Public Service: OECD Guidelines and country experiences, s. 33.

[31] Policy for Managing Potential Conflicts of Interests (MB/45/2011/D) [Polityka dotycząca zarządzania potencjalnymi konfliktami interesów], przyjęta przez Zarząd w dniu 30 września 2011 r.

[32] Akt wykonawczy do polityki dotyczącej deklaracji interesów – wytyczne dotyczące deklaracji interesów ( 8 września 2009 r.), obowiązujące do dnia 21 lutego 2012 r.

[33] Idem.

[34] Managing Conflict of Interest in the Public Service: OECD Guidelines and country experiences, s. 75–76.

[35] Managing Conflict of Interest in the Public Service: OECD Guidelines and country experiences, s. 16, 26 i 31.

[36] Managing Conflict of Interest in the Public Service: OECD Guidelines and country experiences, s. 17.

[37] Art. 16 regulaminu pracowniczego urzędników Wspólnot Europejskich oraz art. 11, 54 i 81 warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich.

[38] Managing Conflict of Interest in the Public Service: OECD Guidelines and country experiences, s. 29 i 30.

[39] Post-Public Employment: Good Practices for preventing Conflict of Interest [Zatrudnienie po pracy w instytucjach publicznych – dobre praktyki w zakresie zapobiegania konfliktowi interesów].

[40] Managing Conflict of Interest in the Public Service: OECD Guidelines and country experiences, s. 24.

[41] Projekt zaleceń Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w ramach dochodzenia w sprawie skargi 775/2010/ANA przeciwko Europejskiemu Urzędowi ds. Bezpieczeństwa Żywności, opublikowany na stronie internetowej Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, 7 grudnia 2011 r.

[1111] Zob. pkt 15–23 (Zakres kontroli i podejście kontrolne).

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK I

STRUKTURA I SYSTEM SPRAWOWANIA ZARZĄDU W WYBRANYCH AGENCJACH – ECHA

| Europejska Agencja Chemikaliów (Helsinki) |

| ECHA |

Podstawa prawna (rozporządzenie w sprawie utworzenia Agencji) | Rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2006 r. w sprawie rejestracji, oceny, udzielania zezwoleń i stosowanych ograniczeń w zakresie chemikaliów (REACH) oraz utworzenia Europejskiej Agencji Chemikaliów |

Cele | Zapewnienie wysokiego poziomu ochrony zdrowia i środowiska, w tym propagowanie alternatywnych metod oceny zagrożeń stwarzanych przez substancje, a także swobodnego obrotu substancjami na rynku wewnętrznym przy jednoczesnym wsparciu konkurencyjności i innowacyjności. Zagwarantowanie, że prawodawstwo dotyczące chemikaliów oraz procesy decyzyjne i wiedza naukowa, na których się opiera, będą uznawane za wiarygodne przez wszystkich zainteresowanych oraz społeczeństwo. Koordynowanie działań informacyjnych związanych z rozporządzeniem REACH oraz jego wprowadzanie w życie. |

Zadania | Zarządzanie technicznymi, naukowymi i administracyjnymi aspektami rozporządzania REACH.Zapewnienie spójności tych aspektów na poziomie unijnym.Zapewnienie państwom członkowskim i instytucjom unijnym możliwie najlepszego doradztwa naukowego i technicznego i wytycznych naukowych.Klasyfikacja oraz oznakowanie substancji chemicznych wynikające z rozporządzenia (WE) nr 1272/2008 w sprawie klasyfikacji, oznakowania i pakowania substancji. |

Zarząd | 27 członków z państw członkowskich UE,6 przedstawicieli Komisji, w tym 3 członków bez prawa głosu mianowanych w celu reprezentowania zainteresowanych stron,2 przedstawicieli Parlamentu Europejskiego. |

Komisja/rada odwoławcza | Rada Odwoławcza zapewnia rozpatrywanie odwołań stron, na które wpływ mają decyzje ECHA, oraz rozstrzyga w sprawach tych odwołań. W skład Rady Odwoławczej wchodzi przewodniczący i dwóch członków, którzy są pracownikami ECHA. Ponadto Zarząd mianuje zastępców członków i członków dodatkowych Rady Odwoławczej, którzy nie są pracownikami ECHA. |

Komitety/panele; organy doradcze / fora | Komitet ds. Oceny RyzykaKomitet Państw CzłonkowskichKomitet ds. Analiz Społeczno-EkonomicznychForum wymiany informacji o egzekwowaniu przepisów, które koordynuje sieć organów państw członkowskich odpowiedzialnych za egzekwowanie przepisów rozporządzenia REACH |

STRUKTURA I SYSTEM SPRAWOWANIA ZARZĄDU W WYBRANYCH AGENCJACH – EASA

| Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego (Kolonia) |

| EASA |

Podstawa prawna (rozporządzenie w sprawie utworzenia Agencji) | Rozporządzenie (WE) nr 216/2008 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 lutego 2008 r. w sprawie wspólnych zasad w zakresie lotnictwa cywilnego i utworzenia Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Lotniczego |

Cele | Utrzymanie wysokiego ujednoliconego poziomu bezpieczeństwa lotnictwa cywilnego w Europie oraz zapewnianie sprawnego funkcjonowania i poprawy bezpieczeństwa lotnictwa cywilnego. |

Zadania | Wydawanie opinii i zaleceń skierowanych do Komisji.Wydawanie specyfikacji certyfikacyjnych, w tym przepisów zdatności do lotu i akceptowalnych sposobów potwierdzania spełnienia wymagań, jak również wszelkich materiałów zawierających wytyczne dotyczące stosowania rozporządzenia podstawowego i przepisów wykonawczych do niego.Podejmowanie decyzji w sprawie certyfikacji zdatności do lotu i ochrony środowiska, certyfikacji pilotów, certyfikacji operacji lotniczych, użytkowników z państw trzecich, inspekcji w państwach członkowskich oraz kontroli przedsiębiorstw.Prowadzenie inspekcji standaryzacyjnych we właściwych organach państw członkowskich. |

Zarząd | 27 członków z państw członkowskich UE,1 przedstawiciel Komisji. |

Komisja/rada odwoławcza | Komisja odwoławcza odpowiada za podejmowanie decyzji w sprawie odwołań od decyzji Agencji. W skład komisji odwoławczej wchodzi przewodniczący i dwóch członków oraz taka sama liczba zastępców członków, którzy są mianowani przez zarząd z listy zakwalifikowanych kandydatów przyjętej przez Komisję. Dwóch członków jest zakwalifikowanych ze względów technicznych, a jeden, który jest przewodniczącym zarządu, jest zakwalifikowany ze względów prawnych. Nie są oni pracownikami EASA. |

Komitety/panele; organy doradcze / fora | Organ doradczy: pomaga zarządowi w jego pracach i składa się z organizacji reprezentujących pracowników lotniczych (5), producentów (5), zarobkowych przewoźników lotniczych i operatorów lotnictwa ogólnego (9), branżę obsługi technicznej (1), organizacje szkoleniowe (1), przedstawicieli sportów lotniczych (1), portów lotniczych (1), kontroli ruchu lotniczego (1), IFATCA (1) i sekretarza wykonawczego. Ogółem organ doradczy składa się z 26 członków i takiej samej liczby zastępców członków. W skład grupy doradczej władz krajowych (AGNA) wchodzi jedna osoba z każdego państwa członkowskiego i grupa ta stanowi mechanizm służący do angażowania organów krajowych w proces regulacyjny. Komitet konsultacyjny ds. norm bezpieczeństwa (SSCC) doradza EASA w sprawie treści, priorytetów i realizacji programu działań regulacyjnych Agencji. W jego skład wchodzą przedstawiciele organizacji i stowarzyszeń handlowych reprezentujących przedsiębiorstwa, zawody i odpowiednie grupy użytkowników. |

STRUKTURA I SYSTEM SPRAWOWANIA ZARZĄDU W WYBRANYCH AGENCJACH – EMA

| Europejska Agencja Leków (Londyn) |

| EMA |

Podstawa prawna (rozporządzenie w sprawie utworzenia Agencji) | Rozporządzenie (WE) nr 726/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. ustanawiające wspólnotowe procedury wydawania pozwoleń dla produktów leczniczych stosowanych u ludzi i do celów weterynaryjnych i nadzoru nad nimi oraz ustanawiające Europejską Agencję Leków |

Cele | Koordynacja środków naukowych przekazanych Agencji do dyspozycji przez państwa członkowskie w celu oceny i kontroli produktów leczniczych stosowanych u ludzi i weterynaryjnych produktów leczniczych. Zapewnienie państwom członkowskim i instytucjom Unii Europejskiej doradztwa naukowego dotyczącego produktów leczniczych stosowanych u ludzi lub weterynaryjnych produktów leczniczych. |

Zadania | Koordynacja naukowej oceny produktów leczniczych, które podlegają unijnym procedurom wydawania pozwoleń na wprowadzenie do obrotu.Koordynacja nadzoru nad produktami leczniczymi, które zostały dopuszczone do obrotu w Unii (nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii).Doradzanie w sprawie maksymalnych poziomów pozostałości w weterynaryjnych produktach leczniczych, które mogą być przyjęte w środkach spożywczych pochodzenia zwierzęcego.Koordynacja weryfikacji zgodności z zasadami dobrej praktyki wytwarzania, dobrej praktyki laboratoryjnej i dobrej praktyki klinicznej.Rejestrowanie statusu pozwoleń na wprowadzenie do obrotu produktów leczniczych. |

Zarząd | 27 członków z państw członkowskich UE,2 przedstawicieli Komisji Europejskiej,2 przedstawicieli Parlamentu Europejskiego,2 przedstawicieli organizacji pacjentów,1 przedstawiciel organizacji lekarzy,1 przedstawiciel organizacji lekarzy weterynarii, |

Komisja/rada odwoławcza | Nie dotyczy. |

Komitety/panele; organy doradcze / fora | Komitet ds. Produktów Leczniczych Stosowanych u LudziKomitet ds. Weterynaryjnych Produktów LeczniczychKomitet ds. Sierocych Produktów Leczniczych Komitet ds. Ziołowych Produktów LeczniczychKomitet PediatrycznyKomitet ds. Terapii ZaawansowanychGrupy robocze i inne |

STRUKTURA I SYSTEM SPRAWOWANIA ZARZĄDU W WYBRANYCH AGENCJACH – EFSA

| Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (Parma) |

| EFSA |

Podstawa prawna (rozporządzenie w sprawie utworzenia Agencji) | Rozporządzenie (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002 r. ustanawiające ogólne zasady i wymagania prawa żywnościowego, powołujące Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności oraz ustanawiające procedury w zakresie bezpieczeństwa żywności |

Cele | Doradztwo naukowe oraz wsparcie naukowo-techniczne w zakresie prawodawstwa i polityki, które wywierają bezpośredni lub pośredni wpływ na żywność i bezpieczeństwo żywności. Udzielanie informacji o ryzyku związanym z bezpieczeństwem żywności. Przyczynianie się do osiągania wysokiego poziomu ochrony życia i zdrowia ludzi. Zbieranie i analizowanie danych, które umożliwiają przygotowanie charakterystyk i monitorowanie zagrożeń. |

Zadania | Wydawanie opinii i badań naukowych.Wspieranie rozwoju jednolitych metodologii oceny ryzyka. Pomoc Komisji.Poszukiwanie, analizowanie i podsumowywanie niezbędnych danych naukowych i technicznych. Identyfikacja i opis wyłaniającego się ryzyka.Ustanowienie systemu sieci organizacji działających w podobnych obszarach.Zapewnianie pomocy naukowej i technicznej w zakresie zarządzania kryzysowego.Ulepszanie współpracy międzynarodowej.Zapewnianie obywatelom i zainteresowanym stronom rzetelnych, obiektywnych i zrozumiałych informacji.Udział w systemie wczesnego ostrzegania Komisji. |

Zarząd | 14 członków powołanych przez Radę w wyniku konsultacji z Parlamentem Europejskim (na podstawie listy kandydatów sporządzonej przez Komisję Europejską). Cztery osoby spośród członków posiadają doświadczenie zdobyte podczas pracy w organizacjach reprezentujących interesy konsumentów i innych instytucji w łańcuchu żywnościowym.1 przedstawiciel Komisji. |

Komisja/rada odwoławcza | Nie dotyczy. |

Komitety/panele; organy doradcze / fora | a)Komitet naukowy i 10 paneli naukowych:Panel ds. dodatków i produktów lub substancji wykorzystywanych w paszach, FEEDAP)Panel ds. zdrowia i warunków hodowli zwierząt (AHAW)Panel ds. zagrożeń biologicznych (BIOHAZ), w tym zagrożeń związanych z BSE i TSEPanel ds. środków trujących w łańcuchu żywnościowym (CONTAM)Panel ds. produktów dietetycznych, żywienia i alergii (NDA)Panel d dodatków do żywności i składników pokarmowych dodawanych do żywności (ANS)panel ds. dodatków do żywności, przypraw, pomocy przetwórczych i materiałów pozostających w kontakcie z żywnością (CEF)Panel ds. organizmów modyfikowanych genetycznie (GMO)Panel ds. zdrowia roślin (PLH)Panel ds. produktów ochrony roślin i ich pozostałościPanele naukowe EFSA odpowiadają za prace EFSA w zakresie oceny ryzyka, w tym za wydawanie opinii naukowych.b)Forum doradcze: łączy EFSA z krajowymi organami ds. bezpieczeństwa żywności i doradza EFSA w sprawach naukowych oraz w sprawach programu pracy i priorytetów.c)Platforma konsultacji z zainteresowanymi stronami: składa się z ogólnounijnych organizacji działających w obszarach związanych z łańcuchem żywnościowym i doradza EFSA w ogólnych sprawach związanych z programem pracy, metodyką oceny ryzyka Urzędu itd. |

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK II

OBOWIĄZUJĄCE ZASADY I PRZEPISY DOTYCZĄCE ETYKI I KONFLIKTU INTERESÓW

ROZPORZĄDZENIA I WYTYCZNE UE

Regulamin pracowniczy urzędników i warunki zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich – rozporządzenie nr 31 (EWG) z późniejszymi zmianami ustanawiające regulamin pracowniczy urzędników i warunki zatrudnienia innych pracowników Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (CEOS) [1]. Odpowiednie artykuły dotyczące niezależności / zapobiegania konfliktom interesów: art. 11, 11a, 12b, 13, 15, 16, 17 regulaminu pracowniczego oraz art. 11, 54, 81 i 124 CEOS;

Kodeks dobrego postępowania administracyjnego KE – decyzja Komisji Europejskiej 2000/633/WE, EWWiS, Euratom z dnia 17 października 2000 r. zmieniająca jej regulamin [2];

Wytyczne KE dotyczące etyki i konfliktu interesów, obejmujące następujące tematy: prezenty, odznaczenia i tytuły, działalność małżonka lub partnera, działalność dodatkowa;

Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (art. 52) [3];

Rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (art. 32) [4].

ROZPORZĄDZENIA DOTYCZĄCE WYBRANYCH AGENCJI

Rozporządzenie (WE) nr 216/2008 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 lutego 2008 r. w sprawie wspólnych zasad w zakresie lotnictwa cywilnego i utworzenia Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Lotniczego;

Rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2006 r. w sprawie rejestracji, oceny, udzielania zezwoleń i stosowanych ograniczeń w zakresie chemikaliów (REACH) oraz utworzenia Europejskiej Agencji Chemikaliów (w szczególności art. 88 ust. 2 i 3 oraz art. 90 ust. 5 i 6);

Rozporządzenie (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002 r. ustanawiające ogólne zasady i wymagania prawa żywnościowego, powołujące Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności oraz ustanawiające procedury w zakresie bezpieczeństwa żywności (w szczególności art. 25 ust. 1, art. 28 ust. 3, art. 28 ust. 4, art. 32 ust. 1, art. 37, 38, 42, 48);

Rozporządzenie (WE) nr 726/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. ustanawiające wspólnotowe procedury wydawania pozwoleń dla produktów leczniczych stosowanych u ludzi i do celów weterynaryjnych i nadzoru nad nimi oraz ustanawiające Europejską Agencję Leków (art. 63 ust. 2).

GŁÓWNE POLITYKI I PROCEDURY WYBRANYCH AGENCJI DOTYCZĄCE ETYKI, KODEKSU POSTĘPOWANIA I KONFLIKTU INTERESÓW

EUROPEJSKA AGENCJA BEZPIECZEŃSTWA LOTNICZEGO (EASA)

Kodeks dobrej praktyki administracyjnej EASA dotyczący stosunków pracowników z obywatelami (decyzja dyrektora wykonawczego 2009/078);

Kodeks postępowania inspektorów standaryzacyjnych (WI.STDI.00015-001/ 29.7.2010);

Decyzja zarządu EASA 06-2011 o przyjęciu regulaminu zarządu;

Decyzja zarządu EASA 01-2011 o przyjęciu wytycznych dotyczących przydzielania zadań certyfikacyjnych krajowym władzom lotniczym i jednostkom kwalifikowanym;

Decyzja 2007/006/A dyrektora wykonawczego w sprawie działań i zadań dodatkowych ( 2 lutego 2007 r.);

Decyzja 2009/169/E dyrektora wykonawczego w sprawie ustanowienia zasad delegowania ekspertów krajowych do Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Lotniczego ( 11 grudnia 2009 r.).

EUROPEJSKA AGENCJA CHEMIKALIÓW (ECHA)

Polityka rozwiązywania potencjalnych konfliktów interesów (MB/45/2011/D, przyjęta przez Zarząd dnia 30 września 2011 r.) [5];

Wytyczne dotyczące konfliktów interesów oraz zaproszeń i prezentów, a także deklaracji zaangażowania, poufności i interesów (ED/01/2007, decyzja dyrektora wykonawczego z dnia 31 października 2007 r.);

Wytyczne ECHA dotyczące konfliktów interesów dla członków komitetów i forum ECHA, ich doradców i zapraszanych ekspertów;

Kodeks dobrego postępowania administracyjnego w relacjach z obywatelami dla pracowników Europejskiej Agencji Chemikaliów (przyjęty przez Zarząd w dniach 13/ 14 lutego 2008 r., MB/11/2008);

Kodeks postępowania stałych i dodatkowych członów oraz ich zastępców w Radzie Odwoławczej (BoA/02/2010, przyjęty przez Radę Odwoławczą w dniu 22 czerwca 2010 r.) [6];

Regulamin Zarządu (MB/02/2007, przyjęty przez Zarząd dnia 30 września 2009 r.) [7];

Regulamin członków Komitetu Państw Członkowskich (MB/50/2010, przyjęty przez Zarząd dnia 30 września 2010 r.) [8];

Regulamin Komitetu ds. Oceny Ryzyka (MB/05/2010, przyjęty przez Zarząd dnia 4 marca 2010 r.) [9];

Regulamin Komitetu ds. Analiz Społeczno-Ekonomicznych (MB/06/2010, przyjęty przez Zarząd dnia 4 marca 2010 r.) [10];

Regulamin Forum wymiany informacji o egzekwowaniu przepisów (MB/35/2011, przyjęty przez Zarząd dnia 21 czerwca 2011 r.) [11];

Decyzja Komisji dotycząca działań i zadań zewnętrznych z dnia 28 kwietnia 2004 r. przyjęta przez ECHA przez analogię w 2008 r. (decyzja Komisji C(2008)3471);

Przepisy mające zastosowanie do oddelegowanych ekspertów krajowych ECHA z dnia 28 czerwca 2007 r. (MB/08/2007);

Decyzja Zarządu z dnia 23 kwietnia 2009 r. dotycząca dochodzeń wewnętrznych w związku z zapobieganiem nadużyciom finansowym i korupcji (MB/30/2009).

EUROPEJSKI URZĄD DS. BEZPIECZEŃSTWA ŻYWNOŚCI (EFSA)

Kodeks dobrego postępowania administracyjnego EFSA (przyjęty przez zarząd dnia 16 września 2003 r.)

Praktyczny przewodnik dotyczący etyki i postępowania pracowników EFSA (2010 r.);

Kodeks postępowania zarządu EFSA (przyjęty przez zarząd w dniu 16 czerwca 2011 r.)

Regulamin zarządu EFSA (przyjęty przez zarząd w dniu 31 marca 2009 r. i zaktualizowany dnia 20 października 2011 r.)

Polityka EFSA dotycząca deklaracji interesów (przyjęta przez zarząd dnia 11 września 2007 r.) [12];

Akt wykonawczy do polityki dotyczącej deklaracji interesów. Dokument zawierający wytyczne dotyczące deklaracji interesów (przyjęty przez dyrektora wykonawczego dnia 8 września 2009 r.);

Akt wykonawczy do polityki dotyczącej deklaracji interesów. Procedura dotycząca identyfikowania potencjalnego konfliktu interesów i postępowania w takich sytuacjach (przyjęta przez dyrektora wykonawczego dnia 8 września 2009 r.);

Decyzja dotycząca ustanowienia i działalności komitetu naukowego, paneli naukowych i innych grup roboczych (przyjęta przez zarząd dnia 17 grudnia 2009 r.);

Decyzja dyrektora wykonawczego dotycząca wyboru członków komitetu naukowego, paneli naukowych i ekspertów pomagających EFSA w pracach naukowych (przyjęta przez dyrektora wykonawczego dnia 14 marca 2011 r.);

Platforma konsultacji z zainteresowanymi stronami EFSA: Zakres wymagań i obowiązków (przyjęty przez zarząd dnia 17 czerwca 2010 r.);

Ocena wrażliwości stanowisk i zarządzanie w tym zakresie w EFSA (przyjęta przez dyrektora wykonawczego dnia 27 stycznia 2009 r. i zaktualizowana dnia 26 października 2011 r.);

Decyzja o wykonaniu przepisów art. 16, art. 17 ust. 2 i art. 19 regulaminu pracowniczego oraz art. 11 i 91 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii (przyjęta przez dyrektora wykonawczego dnia 7 grudnia 2010 r.);

Decyzja dyrektora wykonawczego w sprawie deklaracji interesów w kontekście umów zawieranych w ramach zamówień publicznych i dotacji EFSA (przyjęta przez dyrektora wykonawczego dnia 5 kwietnia 2011 r.).

EUROPEJSKA AGENCJA LEKÓW (EMA)

Kodeks postępowania EMEA (EMEA/6470/03/2368, 18 sierpnia 2006 r.) [13];

Polityka Europejskiej Agencji Leków dotycząca postępowania w sytuacjach konfliktu interesów członków Komitetu Naukowego i ekspertów (EMA/513078/2010, 13 października 2010 r.) [14];

Spis dopuszczalnych interesów w przypadku działalności naukowej w EMA (EMA/358101/2010, 13 października 2010 r.) [15];

Decyzja Zarządu w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych dotyczących działalności dodatkowej (EMEA/MB/143750/2007);

Przepisy wykonawcze do art. 11a i 13 regulaminu pracowniczego urzędników, dotyczące postępowania w przypadku interesów zadeklarowanych przez pracowników Europejskiej Agencji Leków (EMA/565945/2009, 9 czerwca 2011 r.);

Komunikat w sprawie uczciwości zawodowej w EMA – konflikty interesów wynikające ze stosunków osobistych (EMA/511563/2010, 7 września 2010 r.);

Decyzja dyrektora wykonawczego ustanawiająca zasady delegowania ekspertów krajowych do Agencji (EMA/545578/2011, 1 sierpnia 2011 r.) [16]. Zmienione kryteria obowiązujące organizacje pacjentów i konsumentów zaangażowane w działalność Europejskiej Agencji Leków (EMA) (EMA/MB/24913/2005 rev.1, przyjęte dnia 13 września 2011 r.).

WYTYCZNE OECD

Managing Conflict of Interest in the Public Service: OECD Guidelines and country experiences [Zarządzanie konfliktami interesów w służbie publicznej – wytyczne OECD i doświadczenia krajów], OECD, Paryż, 2003 r.

Post-Public Employment: Good Practices for preventing Conflict of Interest [Zatrudnienie po pracy w instytucjach publicznych – dobre praktyki w zakresie zapobiegania konfliktowi interesów], OECD, Paryż, 2010 r.

[1] Dz.U. P 45 z 14.6.1962, s. 1385.

[2] Dz.U. L 267 z 20.10.2000, s. 63.

[3] Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

[4] Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 1.

[5] http://echa.europa.eu/documents/10162/17208/mb_45_2011_d_policy_conflict_interest_en.pdf

[6] http://echa.europa.eu/documents/10162/13573/code_of_conduct_en.pdf

[7] http://echa.europa.eu/documents/10162/17208/mb_02_2007_final_rules_of_procedure_en.pdf

[8] http://echa.europa.eu/documents/10162/13578/mb_50_2010_rop_msc_en.pdf

[9] http://echa.europa.eu/documents/10162/13608/mb_04_06_2010_revison_rop_comittees_en.pdf (s. 16-30)

[10] http://echa.europa.eu/documents/10162/13608/mb_04_06_2010_revison_rop_comittees_en.pdf (s. 31-45)

[11] http://echa.europa.eu/documents/10162/13577/mb_35_2011_revised_rop_of_the_forum_en.pdf

[12] http://www.efsa.europa.eu/en/topics/topic/independence.htm

[13] http://www.ema.europa.eu/docs/en_GB/document_library/Other/2009/10/WC500004924.pdf

[14] http://www.ema.europa.eu/docs/en_GB/document_library/Other/2010/10/WC500097905.pdf

[15] http://www.ema.europa.eu/docs/en_GB/document_library/Other/2010/10/WC500097906.pdf

[16] http://www.ema.europa.eu/docs/en_GB/document_library/Other/2010/01/WC500038456.pdf

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK III

PRZEGLĄD WŁASNYCH POLITYK I PROCEDUR AGENCJI MAJĄCYCH ZASTOSOWANIE DO PRACOWNIKÓW, EKSPERTÓW, CZŁONKÓW ZARZĄDU I KOMISJI/RADY ODWOŁAWCZEJ

| EASA | ECHA | EFSA | EMA |

| Eksperci | Pracownicy | Zarząd | Komisja odwoławcza | Członkowie komitetów naukowych i inni eksperci | Pracownicy | Zarząd | Rada Odwoławcza | Członkowie komitetu naukowego i paneli naukowych oraz inni eksperci | Pracownicy | Zarząd | Forum doradcze i inne organy doradcze | Członkowie komitetów naukowych i inni eksperci | Pracownicy | Zarząd |

Polityki i procedury dotyczące sytuacji konfliktu interesów | Nie | Nie | Nie | Nie | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak |

Deklaracje interesów i dotyczące ich polityki | Nie | Nie | Nie | Nie | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak |

Polityki sprawdzania kandydatów (ekspertów, członków zarządu, komisji/rady odwoławczej) | Nie | nd. | Nie | Nie | Tak [1], [2] | nd. | Nie | Nie | Tak | nd. | Nie | Nie | Nie | nd. | Nie |

Polityki dotyczące konfliktów interesów w przypadku zlecania działań naukowych na zewnątrz | Nie | nd. | nd. | nd. | nd. | nd. | nd. | nd. | nd. | nd. | nd. | nd. | Nie | nd. | nd. |

Polityka dotycząca prezentów i zaproszeń | Nie | Nie | Nie | Nie | Nie | Tak | Nie | Tak | Nie | Tak [3] | Nie | Nie | Tak | Tak | Tak |

Procedury dotyczące nadużycia zaufania | Nie | Nie | Nie | Nie | Tak [2] | Tak [2] | Tak [2] | Tak [2] | Tak | Nie | Nie | Nie | Nie | Nie | Nie |

Polityki dotyczące działalności zawodowej po zakończeniu służby (polityki dotyczące zjawiska "drzwi obrotowych") | Nie | Tak | Nie | Nie | Nie | Tak | Nie | Nie | Nie | Tak | Nie | Nie | Nie | Tak | Nie |

[1] Dotyczy tylko Komitetu ds. Oceny Ryzyka oraz Komitetu ds. Analiz Społeczno-Ekonomicznych.

[2] Polityka dotycząca zarządzania potencjalnymi konfliktami interesów (MB/45/2011/D), przyjęta przez Zarząd w dniu 30 września 2011 r. Wdrożenie tej polityki nie zostało przetestowane.

[3] EFSA posiada tylko politykę dotyczącą zaproszeń.

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK IV

WYMOGI W ZAKRESIE NIEZALEŻNOŚCI I PRZEJRZYSTOŚCI W ROZPORZĄDZENIACH W SPRAWIE UTWORZENIA WYBRANYCH AGENCJI

| EASA | ECHA | EFSA | EMA |

| Eksperci | Pracownicy (w tym dyrektor wykonawczy) | Zarząd | Komisja odwoławcza | Eksperci | Pracownicy (w tym dyrektor wykonawczy) | Zarząd | Komisja odwoławcza | Członkowie komitetu naukowego i paneli naukowych oraz inni eksperci | Pracownicy (w tym dyrektor wykonawczy) | Zarząd | Forum doradcze i inne organy doradcze | Członkowie komitetów naukowych i inni eksperci | Pracownicy (w tym dyrektor wykonawczy) | Zarząd |

Ogólne wymogi dotyczące niezależności | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak |

Ogólne wymogi dotyczące przejrzystości | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak | Tak |

Coroczne deklaracje interesów | Nie | Nie | Nie | Nie | Tak | Wymóg prawny dotyczący wyłącznie dyrektora wykonawczego | Tak | Tak | Tak | Wymóg prawny dotyczący wyłącznie dyrektora wykonawczego | Tak | Tak | Tak | Nie | Tak |

Specjalne deklaracje interesów | Nie | Nie | Nie | Tak | Tak | Wymóg prawny dotyczący wyłącznie dyrektora wykonawczego | Tak | Tak | Tak | Wymóg prawny dotyczący wyłącznie dyrektora wykonawczego | Tak | Tak | Tak | Nie | Tak |

Wymóg publikacji corocznych deklaracji interesów | Nie | Nie | Nie | Nie | Nie, lecz coroczne deklaracje interesów powinny być udostępniane obywatelom na żądanie | Nie, lecz coroczne deklaracje interesów powinny być udostępniane obywatelom na żądanie | Nie, lecz coroczne deklaracje interesów powinny być udostępniane obywatelom na żądanie | Nie | Tak | Wymóg prawny dotyczący wyłącznie dyrektora wykonawczego | Tak | Tak | Tak | Nie | Tak |

Wymóg publikacji specjalnych deklaracji interesów / ustnego zadeklarowania interesów podczas posiedzeń | Nie | Nie | Nie | Nie | Nie | Nie | Nie | Nie | Tak | Wymóg prawny dotyczący wyłącznie dyrektora wykonawczego | Tak | Tak | Tak | Nie | Tak |

Wymóg posiadania polityki i przepisów wykonawczych dotyczących przyjmowania prezentów | Nie | Nie | Nie | Nie | Nie | Nie | Nie | Nie | Nie | Nie | Nie | Nie | Tak | Nie | Tak |

Wymogi podawania do wiadomości publicznej porządków dziennych i protokołów posiedzeń | Nie | Nie | Tak | Nie | Tak | Tak | Nie | Nie | Tak | Nie | Tak | Nie | Nie | Nie | Tak |

Wymóg publikacji wyników badań i opinii naukowych | Tak | Tak | nd. | nd. | Tak | Tak | nd. | nd. | Tak | Tak | nd. | nd. | Tak | Tak | nd. |

--------------------------------------------------

ZAŁĄCZNIK V

ZARZĄDZANIE KONFLIKTAMI INTERESÓW – PORÓWNANIE WYTYCZNYCH OECD I RAM REGULACYJNYCH UE

Obszary | Wytyczne OECD | Ramy regulacyjne UE (z wyjątkiem rozporządzeń w sprawie utworzenia poszczególnych Agencji oraz własnych polityk i procedur poszczególnych Agencji) |

Zakres i cele | W wytycznych OECD określono pierwszy międzynarodowy standard w zakresie kształtowania i wdrażania kompleksowej polityki dotyczącej konfliktów interesów. Wytyczne OECD są skierowane do rządów i instytucji publicznych i mają pomóc im w kształtowaniu i wdrażaniu efektywnej polityki dotyczącej konfliktów interesów. Wytyczne pozwalają również na porównanie wdrażanych w 30 państwach członkowskich OECD polityk, które mają na celu identyfikację i rozwiązywanie konfliktów interesów, oraz pokazują ogólne tendencje, dobre praktyki i pojawiające się obszary, w których można by dokonać ulepszeń. | Ogólne obowiązki identyfikacji konfliktów interesów i zarządzania nimi określa regulamin pracowniczy, który ma zastosowanie do wszystkich urzędników UE. Uwaga: W zakres kontroli nie weszła analiza praktycznych wytycznych wydanych na szczeblu poszczególnych dyrekcji generalnych. Bardziej szczegółowe decyzje i wyty