[pic] | KOMISJA EUROPEJSKA |

Bruksela, dnia 2.6.2010

KOM(2010) 281 wersja ostateczna

KOMUNIKAT KOMISJI DO PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY I TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

Podsumowanie osiągnięć Komisji w zakresie zarządzania za rok 2009

KOMUNIKAT KOMISJI DO PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY I TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

Podsumowanie osiągnięć Komisji w zakresie zarządzania za rok 2009

1. Wprowadzenie

Zgodnie z art. 317 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Komisja ponosi odpowiedzialność za wykonanie budżetu UE. Jest to niezmiernie ważne zadanie, ponieważ budżet UE stanowi podstawowe narzędzie realizacji strategii politycznych Unii, stąd też efektywny sposób prowadzenia wydatków UE ma duży wpływ na to, czy spełni ona oczekiwania swoich obywateli.

Kolegium przekazuje operacyjne wykonanie budżetu dyrektorom generalnym i szefom poszczególnych służb, tj. „intendentom delegowanym”, którzy odpowiadają za należyte i skuteczne gospodarowanie finansami oraz prowadzenie odpowiednich, efektywnych kontroli w ramach podległych im służb. Dyrektorzy generalni i szefowie służb składają sprawozdanie z wykonania swoich obowiązków w formie rocznego sprawozdania z działalności[1], zawierającego oświadczenie o wiarygodności, potwierdzające, że operacje finansowe były zgodne z prawem i prawidłowe. Sprawozdanie to jest podstawowym narzędziem, za pomocą którego rozliczają się wobec kolegium. Zanim właściwy dyrektor generalny lub szef służb złoży swój podpis pod rocznym sprawozdaniem z działalności, jego treść zostaje przedyskutowana z właściwym komisarzem (lub komisarzami).

Przyjmując niniejsze podsumowanie, Komisja bierze na siebie odpowiedzialność polityczną za wyniki zarządzania osiągnięte przez dyrektorów generalnych i szefów służb, w oparciu o oświadczenia o wiarygodności i zastrzeżenia przedstawione przez nich w rocznych sprawozdaniach z działalności. Jednocześnie określa kluczowe kwestie dotyczące zarządzania, którymi należy się zająć w pierwszym rzędzie, wskazane w rocznych sprawozdaniach z działalności (nawet jeśli nie wniesiono wobec nich zastrzeżeń), oraz kierunki działania pozwalające zaradzić zauważonym słabościom.

Jest to pierwsze sprawozdanie podsumowujące przyjęte w trakcie trwania mandatu obecnej Komisji. Komisarz odpowiedzialny za audyt i zwalczanie nadużyć finansowych potwierdził[2] wobec organów udzielających absolutorium, że uzyskanie wydanego bez zastrzeżeń przez Europejski Trybunał Obrachunkowy poświadczenia wiarygodności (DAS) nadal stanowi dla Komisji kwestię priorytetową.

Strategiczny cel poprzedniej Komisji, jakim było uzyskanie poświadczenia wiarygodności bez zastrzeżeń, przyczynił się do mobilizacji sił i skoncentrowania uwagi na podstawowej kwestii administracji i zarządzania, co przyniosło namacalne rezultaty (zob. sekcja 2). Komisja jest przekonana, że dzięki daleko posuniętym zmianom w systemach zarządzania i nadzoru, metodach i kulturze pracy osiągnięto znaczny postęp w zarządzaniu unijnymi finansami. Przyznaje jednak, że nadal istnieją obszary wymagające poprawy, np. w dziedzinie zarządzania dzielonego, gdzie państwa członkowskie wykonują około 75% budżetu.

Komisja zachęca pozostałe instytucje oraz państwa członkowskie do przeanalizowania dalszych możliwości ulepszeń w zakresie projektowania programów finansowania, ich realizacji oraz mechanizmów zarządzania i kontroli, w celu zwiększenia podstaw ich efektywności i zapewnienia, że kontrola nad unijnymi wydatkami jest skuteczna, proporcjonalna i efektywna pod względem kosztów.

W tym kontekście przegląd budżetu oraz przeprowadzany co trzy lata przegląd rozporządzenia finansowego[3], w tym dalszy rozwój zapoczątkowanych w 2008 r.[4] prac nad pojęciem dopuszczalnego ryzyka, będzie miał istotne znaczenie dla określenia odpowiednich warunków bardziej efektywnego i skutecznego zarządzania unijnymi finansami po 2013 r.

2. Wzmocnienie podstaw wiarygodności

2.1. Wzmocnienie mechanizmów kontroli zapewniających zgodność z prawem i prawidłowość transakcji w całej Komisji

W 2009 r. Komisja kontynuowała wysiłki zmierzające do wzmocnienia mechanizmów kontroli, zarówno tych wykorzystywanych przez jej służby, jak i tych na poziomie państw członkowskich, w celu zapewnienia zgodności z prawem oraz prawidłowości, niezbędnych do uzyskania poświadczenia wiarygodności bez zastrzeżeń, co przyniosło pozytywne rezultaty.

Poświadczenie wiarygodności za rok 2008 było lepsze niż kiedykolwiek wcześniej : Europejski Trybunał Obrachunkowy wydał poświadczenie wiarygodności bez zastrzeżeń w odniesieniu do transakcji odpowiadających 47 % budżetu , w porównaniu z 6 % w 2003 r . Po raz pierwszy uzyskano „zielone światło” w odniesieniu do transakcji dotyczących całego rolnictwa oraz zasobów naturalnych, a także dla rozdziałów edukacja i obywatelstwo. Drugi rok z rzędu Trybunał wydał również pozytywną opinię w zakresie skonsolidowanych sprawozdań finansowych. Ponadto w opinii potwierdzono poprawę jakościową rocznych sprawozdań z działalności (zob. 2.2 poniżej) oraz niemal całkowite wdrożenie standardów kontroli wewnętrznej przez wszystkie służby Komisji.

W 2009 r. odnotowano również takie istotne osiągnięcia w zakresie poprawy zarządzania finansami unijnymi, jak zamknięcie sprawozdania końcowego w sprawie Planu działania na rzecz umocnienia nadzoru Komisji nad działaniami strukturalnymi w ramach zarządzania dzielonego [5], który doprowadził do pozytywnych zmian w tym największym obszarze wydatków, w tym do znacznego wzrostu korekt finansowych (zob. sekcja 3.2 poświęcona rozdziałowi 6).

W 2009 r. Komisja przyjęła również sprawozdanie z oceny skutków planu działania Komisji na rzecz zintegrowanych ram kontroli wewnętrznej [6], w którym zaznaczono, że w trakcie mandatu poprzedniej Komisji osiągnięto znaczne postępy w zakresie wzmacniania systemów kontroli wewnętrznej; mimo iż część usprawnień można przypisać środkom wprowadzonym przed 2005 r. jest oczywiste, że postępy w tym zakresie nabrały rozmachu dzięki uruchomieniu planu działania w 2006 r.

Audyt wewnętrzny odgrywa niezmiernie istotną rolę w tworzeniu solidnych podstaw wiarygodności. W 2009 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji ukończyła strategiczny plan audytu na lata 2007–2009, podsumowując 87 % swojego programu prac na 2009 r. w 67 sprawozdaniach, z których 32 stanowiły sprawozdania z działań następczych, a jedno – sprawozdanie z konsultacji. Wskaźnik akceptacji zaleceń audytorów przez audytowanych wyniósł 98,8 %. Przeprowadzone w 2009 r. przez Służbę Audytu Wewnętrznego kontrole obejmowały m. in. ciągłość działania, zarządzenie ryzykiem, zarządzanie zamówieniami publicznymi i dotacjami, politykę zewnętrzną oraz politykę dyrekcji generalnych w zakresie nadzoru w przypadku zarządzenia dzielonego. W wyniku przeprowadzonych kontroli wydano 260 zaleceń, wśród których znalazły się 2 zalecenia o charakterze krytycznym i 113 bardzo ważnych.

Należy zwrócić szczególną uwagę na dwie kontrole przeprowadzone przez służbę wewnętrzną w 2009 r.: po pierwsze na audyt Służby Audytu Wewnętrznego w odniesieniu do działań pokontrolnych w zakresie zapewnienia wiarygodności rocznych sprawozdań z działalności , który zakończono w grudniu 2009 r. stwierdzając, że wszystkie zalecenia przedstawione w ramach pierwszego audytu (2007 r.) zostały zrealizowane; po drugie na przeprowadzoną w 2009 r. przez Służby Audytu Wewnętrznego kontrolę dotyczącą wdrożenia ramowych zasad zarządzania ryzykiem, przyjętych przez Komisję, w ramach której stwierdzono spójność wprowadzonych zasad ramowych ze standardami międzynarodowymi i potwierdzono że stanowią one solidną podstawę działań wspierających zarządzanie ryzykiem. Służba Audytu Wewnętrznego wskazała kilka obszarów wymagających poprawy, głównie w zakresie funkcji i odpowiedzialności za zarządzanie ryzykiem w ramach dyrekcji generalnych, potwierdziła potrzebę dalszej pomocy i wyjaśnień w odniesieniu do pewnych kwestii oraz postępowania w przypadku ryzyka o charakterze przekrojowym. Służby centralne podjęły te kwestie w ramach swojej działalności w 2010 r.

Osiągnięto również postępy w zakresie szybkiego i efektywnego wdrożenia wszystkich zaległych przyjętych zaleceń pokontrolnych, uznanych za „krytyczne” lub „bardzo ważne”, zgodnie ze sprawozdaniem podsumowującym z 2008 r. W 2009 r. Komitet ds. Audytu odnotował, że w żadnym przypadku zalecenia krytyczne nie pozostały otwarte dłużej niż sześć miesięcy po terminie wymagalności. Niemniej jednak zauważył też, że działania podejmowane w następstwie bardzo ważnych zaleceń nadal stanowią wyzwanie (otwarte zalecenia sześć miesięcy po terminie wymagalności w 68 przypadkach).

Komisja będzie nadal uważnie monitorować wdrażanie „krytycznych” i „bardzo ważnych” zaleceń pokontrolnych. Wezwała wszystkich dyrektorów generalnych oraz szefów służb do dołożenia starań, by kwestii tej zapewnić należną uwagę kierownictwa.

2.2. Poprawa jasności i spójności rocznych sprawozdań z działalności

Roczne sprawozdania z działalności stanowią podstawę udzielenia poświadczenia wiarygodności przez Europejski Trybunał Obrachunkowy (ETO). Jakość przedstawianych w ostatnich latach uległa poprawie. W 2009 r. w swoim rocznym sprawozdaniu za rok 2008 ETO przyznał dyrekcjom generalnym i służbom Komisji jedynie oceny „A” i „B”, a nawet ocenę „B+”[7] za rozdział 5 (Rolnictwo i zasoby naturalne), co było wydarzeniem bezprecedensowym.

W 2009 r., kierując się zaleceniami kolegium przedstawionymi w sprawozdaniu podsumowującym z 2008 r., Sekretariat Generalnych oraz Dyrekcja Generalna ds. Budżetu przeprowadziły badanie obejmujące całą Komisję, w celu określenia czynników mających korzystny wpływ na jakość rocznych sprawozdań z działalności. W rezultacie wdrożono szereg środków.

- Stałe instrukcje dotyczące rocznych sprawozdań z działalności były przedmiotem gruntownego przeglądu, w wyniku czego wprowadzono jasne rozróżnienie między częścią 2 (informacja na temat systemów kontroli wewnętrznej dotyczących kwestii finansowych i pozafinansowych) oraz częścią 3 (elementy potwierdzające oświadczenia o wiarygodności).

- W części 2 rocznego sprawozdania z działalności wymagane jest teraz podsumowanie dotyczące ogólnego działania standardów kontroli wewnętrznej.

- Sekretariat Generalny i Dyrekcja Generalna ds. Budżetu utworzyły punkt pomocy doraźnej, którego zadaniem jest udzielanie odpowiedzi na pytania przedstawiane przez służby Komisji.

- W Intranecie opublikowano interaktywną prezentację dotyczącą stałych instrukcji, która ma ułatwić poruszanie się po źródłach informacji i dotarcie do odpowiedzi na szczegółowe pytania.

- Pracownikom odpowiedzialnym za sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności umożliwiono udział w szkoleniach dotyczących efektywnego przygotowania tego typu dokumentów; w ramach szkoleń przedstawiono w zwięzłej formie kluczowe zapisy stałych instrukcji (w szkoleniach wzięło udział około 70 pracowników).

- Stałe instrukcje wydano wcześniej niż miało to miejsce w poprzednich latach (5 listopada 2009 r.).

- Zwiększono zakres wzajemnej weryfikacji rocznych sprawozdań z działalności dzięki wczesnym interwencjom służb centralnych (wstępna wzajemna weryfikacja) oraz systematycznie przekazywanym informacjom zwrotnym na temat jakości przekazywanych sprawozdań.

W całej Komisji roczne sprawozdania z działalności za rok 2009 są znacznie lepsze: zarówno pod względem jakości dowodów przedstawionych na potwierdzenie wiarygodności sprawozdań, jak i pod kątem przejrzystości języka. Służby centralne uczestniczyły już we wczesnej fazie tworzenia sprawozdań, włączając się do dyskusji z dyrekcjami generalnym i służbami na temat kluczowych kwestii i w stosownych przypadkach dostarczając wskazówek dotyczących poprawy jakości tekstu końcowego.

Komisja będzie kontynuować prace nad poprawą jakości rocznych sprawozdań z działalności, będących głównym dokumentem, za pomocą którego intendenci delegowani rozliczają się przed kolegium oraz stanowiących podstawę poświadczenia o wiarygodności. Komisja poinstruowała Sekretariat Generalny oraz DG ds. Budżetu, by wspierały pozostałe dyrekcje generalne i służby poprzez regularny przegląd stałych instrukcji, noty wyjaśniające, szkolenia, spotkania służące wzajemnej weryfikacji oraz wszelkie inne środki, które uznają za przydatne. Wezwała również wszystkich dyrektorów generalnych i szefów swoich służb, by aktywnie wspierali wszelkie środki mające na celu poprawę jakości sprawozdań, promowane przez służby centralne.

3. Wiarygodność zyskiwana dzięki rocznym sprawozdaniom z działalności oraz zastrzeżenia zgłoszone przez dyrektorów generalnych

Po przeprowadzeniu analizy rocznych sprawozdań z działalności, w szczególności oświadczeń o wiarygodności podpisanych przez dyrektorów generalnych, Komisja zwraca uwagę na fakt, że wszyscy oni wskazali na wystarczającą pewność w zakresie należytego wykorzystania zasobów zgodnie z ich przeznaczeniem, poszanowania zasad należytego zarządzania finansami oraz że ustanowione procedury kontrolne dostarczają koniecznych gwarancji w zakresie zgodności z prawem i prawidłowości transakcji. Niektórzy dyrektorzy generalni wskazali na istniejące nadal słabości i wyrazili swoje zastrzeżenia w rocznych sprawozdaniach z działalności, nie kwestionując jednoczenie ogólnego stopnia pewności .

Trzynaście dyrekcji generalnych zgłosiło ogółem dwadzieścia zastrzeżeń w swoich rocznych sprawozdaniach z działalności za 2009 r. Wśród nich znalazło się dziewięć zastrzeżeń zgłoszonych już w 2008 r., w odniesieniu do których pod koniec 2009 r. nadal prowadzono działania, oraz jedenaście nowych zastrzeżeń. Oznacza to, że przedstawiono o pięć zastrzeżeń więcej niż w tym samym okresie ubiegłego roku (piętnaście w 2008 r.). Sytuacja ta wynika z różnych przyczyn. Jednym z głównych jej powodów jest fakt, że w 2008 r. dokonano niewielu wypłat w ramach programów na lata 2007–2013, które uzyskały pełną dojrzałość w 2009 r.; innym są złożone zasady kwalifikowalności obowiązujące beneficjentów dotacji (kwestia ta dotyczy środków finansowych zarządzanych centralnie: przedstawiono dziewięć zastrzeżeń w stosunku do programów dotacji w 2009 r. w porównaniu z czterema w 2008 r.); kolejnym – problemy związane ze stosowaniem zasad dotyczących zamówień publicznych , które często były przyczyną błędów popełnianych w przypadku zarządzania dzielonego.

Wzrost liczby zgłoszonych zastrzeżeń należy traktować jako dowód na to, że intendenci delegowani bardzo poważnie traktują kwestię należytego zarządzania finansami oraz że istnieje świadomość, iż jakiekolwiek nieprawidłowości w zarządzaniu unijnymi finansami mają rzeczywisty i potencjalny wpływ na reputację Komisji.

W świetle oceny wyników kontroli należy również wskazać, że kilka dyrekcji generalnych było w stanie usunąć utrzymujące się zastrzeżenia z poprzednich lat, np. w obszarach rolnictwa i zasobów naturalnych (DG MARE), spraw gospodarczych i finansowych (DG ECFIN) oraz edukacji i obywatelstwa (DG COMM). Dyrektorzy generalni dyrekcji odpowiedzialnych za rozszerzenie i politykę regionalną byli w stanie wycofać zastrzeżenia zgłoszone w 2008 r., odnoszące się do zarządzania funduszami przedakcesyjnymi w Bułgarii, a dyrektor generalny odpowiedzialny za rolnictwo i rozwój obszarów wiejskich był w stanie wycofać również zastrzeżenia dotyczące wykorzystania programu SAPARD w Bułgarii i Rumunii.

Każda z dyrekcji generalnych i służb wskazała główne kwestie, których dotyczyły zastrzeżenia oraz zaproponowała działania zaradcze. Jak w poprzednich latach poszczególne dyrekcje i służby uzasadniły odpowiednio przypadki wycofania zastrzeżeń, nie tylko określając środki podjęte w celu zaradzenia problemom, lecz również przedstawiając dowody na to, że dany problem został faktycznie rozwiązany u podstaw. W większości przypadków oznaczało to, że dysponowano konkretnymi informacjami o zmniejszeniu wskaźników błędu do dopuszczalnych poziomów lub że odpowiednio wzmocniono systemy.

3.1. Rolnictwo i zasoby naturalne

W swoim sprawozdaniu za rok 2008 Trybunał po raz pierwszy odnotował, że ogólny wskaźnik błędu w obszarze rolnictwa i zasobów naturalnych znalazł się nieco poniżej progu istotności wynoszącego 2 %. Wskaźnik błędu w obszarze rozwoju obszarów wiejskich, mimo że nadal wyższy niż w przypadku Europejskiego Funduszu Rolniczego Gwarancji (EFRG), był niższy niż w poprzednich latach. Trybunał uznał również, że zintegrowany system zarządzania i kontroli (IACS) ogólnie bardziej skutecznie ograniczał ryzyko błędu lub nieprawidłowości w wydatkach, niemniej jednak nadal potrzebne są ulepszenia w niektórych agencjach płatniczych kilku państw członkowskich.

W sprawozdaniu z działalności za rok 2009 Dyrektor Generalny ds. Rolnictwa i Rozwoju Obszarów Wiejskich przedstawił dwa zastrzeżenia . Pierwsze dotyczyło wydatków na rozwój obszarów wiejskich w ramach osi 2 (poprawa stanu środowiska i terenów wiejskich) w ramach programowania 2007–2013, w świetle przedstawionych przez państwa członkowskie danych statystycznych z kontroli, wykazujących wskaźnik błędu wielkości 3,4 %. Zastrzeżenie wniesiono z uwagi na fakt, że wspomniany wskaźnik błędu przekroczył próg istotności, wykorzystywany obecnie przez Europejski Trybunał Obrachunkowy.

Drugie zastrzeżenie dotyczyło poważnych braków w zakresie zintegrowanych systemów zarządzania i kontroli w Bułgarii i Rumunii. Zastrzeżenia te zgłoszono, by chronić dobre imię Komisji, ponieważ wspomniane braki utrzymują się od czasu akcesji, a wdrażanie planów działania, które powinny się zakończyć w 2011 r., jest opóźnione.

Dyrektor Generalny ds. Gospodarki Morskiej i Rybołówstwa zgłosił dwa zastrzeżenia: pierwsze w odniesieniu do kwalifikowalności wypłat na rzecz państw członkowskich mających wyrównać dodatkowe koszty poniesione przy wprowadzaniu do obrotu niektórych produktów rybołówstwa z regionów peryferyjnych ; szacuje się nieprawidłowości mogą dotyczyć około 3 % tych wypłat. Drugie zastrzeżenie dotyczyło programów operacyjnych IFOR; jego wartość określono na 46,8 mln EUR, tj. 41 % wypłat dokonanych w ciągu roku w ramach IFOR. Wypłaty w 2009 r. były wyjątkowo niskie. W rezultacie przedstawiany w odniesieniu do wypłat dla tego roku wskaźnik błędu jest znacznie wyższy. Wskaźnik błędu wyrażony jako odsetek średnich rocznych wypłat w latach 2005–2007 wynosi 9,4 %.

Dyrektor Generalny ds. Środowiska zgłosił jedno zastrzeżenie dotyczące kwalifikowalności wydatków zadeklarowanych przez beneficjentów dotacji wobec faktu, że 5,97 % wypłat dotacji w 2009 r. było zagrożonych, co stanowiło 3,89 % całkowitej kwoty wypłat dokonanych w 2009 r. w ramach odnośnego działania ABB.

Komisja dołoży starań, aby zapewnić skuteczność kontroli w zakresie rozwoju obszarów wiejskich, przeprowadzanej głównie przez państwa członkowskie. Kontrole przeprowadzane w tym obszarze są jednak kosztowne, a liczba beneficjentów wysoka (3,6 miliona w 2008 r.). W dniu 26 maja 2010 Komisja przyjęła komunikat skierowany do pozostałych instytucji[8], w którym zaproponowała, by w dziedzinie rozwoju obszarów wiejskich przyjąć dopuszczalny poziom ryzyka w granicach 2–5 %. Dopuszczalny poziom ryzyka błędu ustalany jest w oparciu o efektywność kosztową kontroli oraz uzasadniony pod kątem kosztów dopuszczalny poziom błędów pozostałych. Komisja nadal będzie współpracować z właściwymi organami państw członkowskich w celu optymalizacji skuteczności systemów kontroli.

W odniesieniu do problemów, które wynikają ze złożonych wymogów dotyczących kwalifikowalności w przypadku beneficjentów dotacji, Komisja stara się podjąć konkretne działania mające na celu zaradzenie głównym przeszkodom (zob. sekcja 4 poniżej, „Zagadnienia przekrojowe”).

Komisja chciałaby się również powołać na zobowiązania podjęte przez władze Bułgarii i Rumunii w zakresie planów działania opracowanych z myślą o usunięciu wskazanych braków dotyczących zintegrowanych systemów zarządzania i kontroli w obu krajach, i podkreślić, że będzie uważnie i ściśle monitorować ich wdrażanie.

3.2. Spójność

Polityka spójności realizowana jest w oparciu o zarządzanie dzielone i stanowi około 31 % unijnego budżetu. Pozostaje obszarem wydatków o najwyższym wskaźniku błędu w odniesieniu do poświadczenia wiarygodności za rok 2008 (11%) i jest jedynym obszarem polityki, który nadal nie jest akceptowany przez Trybunał[9]. Wynika to głównie z mało efektywnego działania poszczególnych systemów zarządzania i kontroli w niektórych państwach członkowskich.

W związku z wysokim wskaźnikiem błędu w 2009 r. Komisja wprowadziła ważne inicjatywy mające na celu usprawnienie systemów zarządzania i kontroli w obszarze polityki spójności. Po zakończeniu wdrażania planu działania w lutym 2010 r. Komisja przedstawiła sprawozdanie[10] dotyczące wpływu podjętych działań oraz wdrożenia dodatkowych działań w ramach wspólnej strategii kontroli działań strukturalnych („strategii audytu”). Wśród najważniejszych osiągnięć znalazło się znaczne zwiększenie wartości korekt finansowych , których wartość wzrosła zarówno w okresie 1994–1999, jak i 2000–2006, osiągając w 2008 r. i 2009 r. 3 801 mln EUR w porównaniu z całkowitą kwotą 3 567 mln EUR w latach 2000–2007.

Około 70 % korekt finansowych o całkowitej wartości 7 368 mln EUR w latach 2000–2009 zostało zaproponowanych przez Komisję i zatwierdzonych przez państwa członkowskie (co oznacza, że państwa członkowskie mają prawo przeznaczyć te środki na inne kwalifikowalne projekty: są to środki „wycofane”), a pozostałą część zatwierdziła sama Komisja (co oznacza, że środki te wracają do unijnego budżetu). Komisja potwierdziła zamiar utrzymania dynamiki uzyskanej dzięki planowi działania oraz kontynuowania rygorystycznych działań kontrolnych w ramach strategii audytu.

Poszczególne służby nadal pracowały nad rozwinięciem wskazówek dotyczących systemów kontroli i zarządzania wprowadzonych przez państwa członkowskie w celu wykorzystania funduszy unijnych w obszarze polityki spójności (np. ukończyły ostatni rozdział podręcznika dotyczącego audytu na okres programowania 2007–2013). Dokonały również przeglądu noty wyjaśniającej w sprawie podsumowań rocznych, analizowały podsumowania roczne z przeprowadzonych audytów oraz deklaracje państw członkowskich, które w dniu 15 lutego 2010 r. zostały przedstawione po raz trzeci. Zauważono poprawę w stosunku do lat ubiegłych, chociaż podsumowania roczne czterech państw członkowskich nie spełniały bezpośrednio wymogów minimalnych (państwa te zostały poproszone o przedstawienie dodatkowych informacji). Ponadto dziewięć państw członkowskich przedstawiło (dobrowolnie) ogólne poświadczenia wiarygodności.

Rok 2009 był jednocześnie pierwszym, kiedy zrealizowano znaczną ilość programów i projektów w ramach okresu programowania 2007–2013. Prawodawstwo dotyczące funduszy strukturalnych na lata 2007–2013 wymaga, aby władze państw członkowskich przedstawiały roczne sprawozdania z kontroli oraz opinie z audytu . Specjalne badanie w zakresie audytu , zainicjowane przez Dyrekcję Generalną ds. Polityki regionalnej oraz Dyrekcję Generalną ds. Zatrudnienia i Spraw Społecznych wskazuje, że przepisy dotyczące zwiększonej kontroli wprowadzone w ramach prawnych na lata 2007–2013 oraz podjęte przez Komisje środki zaradcze w kluczowym obszarze polityki spójności zaczynają przynosić pierwsze pozytywne rezultaty w postaci obniżenia wskaźników błędów.

W ramach wspomnianego badania przeanalizowano próbę statystyczną, dobraną zgodnie z zasadami stosowanymi przez Trybunał, płatności dokonanych do maja 2009 r. w piętnastu państwach członkowskich, które do tego czasu zadeklarowały wydatki. W ramach badania przeprowadzono osiemnaście wizyt kontrolnych obejmujących sto sześćdziesiąt cztery projekty współfinansowane z siedemnastu programów operacyjnych w dziesięciu państwach członkowskich. Ustalono, że wskaźnik błędu w przypadku wydatków zadeklarowanych w okresie objętym kontrolą przez piętnaście państw członkowskich wynosi około 5 % . Błędy kwantyfikowalne dotyczyły braku zgodności z zasadami w zakresie zamówień publicznych oraz zasadami kwalifikowalności. Audytorzy wskazali również na szereg błędów niekwantyfikowalnych. Częstotliwość badanych transakcji, w przypadku których wykryto błędy kwantyfikowalne mogące mieć konsekwencje finansowe, wyniosła 20 %.

Intendenci delegowani zgłosili cztery zastrzeżenia w tym obszarze: dwa dotyczące okresu programowania 2000–2006 (DG REGIO i DG EMPL w odniesieniu do, odpowiednio, EFRR oraz EFS) oraz pierwsze dwa zastrzeżenia dotyczące okresu programowania 2007–2013 (również w odniesieniu do EFRR i EFS). W każdym z czterech zastrzeżeń w jasny sposób określono państwo członkowskie oraz programy, do których odnosiły się zastrzeżenia, a także wskazano planowane lub podjęte działania mające na celu usunięcie danego problemu.

Dyrektor Generalny ds. Zatrudnienia i Spraw Społecznych zgłosił dwa zastrzeżenia: pierwsze dotyczyło systemów zarządzania i kontroli w przypadku konkretnych programów operacyjnych w ramach EFS 2000–2006 (w Belgii, Francji, Hiszpanii, Niemczech i Włoszech), drugie natomiast dotyczyło systemów zarządzania i kontroli w przypadku konkretnych programów operacyjnych w ramach EFS 2007–2013 (w Belgii, Hiszpanii, Luksemburgu, Niemczech, Rumunii i we Włoszech). W przypadku pierwszego zastrzeżenia wielkość błędu można określić na 0,77 % w odniesieniu do płatności okresowych za okres 2000–2006; w przypadku drugiego – w wysokości 1,60 % płatności okresowych za okres 2007–2013. Oba zastrzeżenia zostały przedstawione, aby chronić dobre imię Komisji, w świetle poważnych braków dotyczących kluczowych elementów systemów zarządzania i kontroli.

Dyrektor Generalny ds. Polityki Regionalnej zgłosił dwa zastrzeżenia: pierwsze z nich dotyczyło systemów zarządzania i kontroli EFRR i Funduszu Spójności w okresie 2000–2006 (w Bułgarii, Niemczech, we Włoszech, w Zjednoczonym Królestwie oraz w odniesieniu do 15 programów Interreg), drugie natomiast dotyczyło systemu zarządzania i kontroli EFRR i Funduszu Spójności w okresie 2007–2013 (w Niemczech, Hiszpanii, Bułgarii, we Włoszech oraz w odniesieniu do 15 programów Europejskiej współpracy terytorialnej).

Pierwsze zastrzeżenie dotyczyło jedynie 0,44 % odpowiednich działań ABB ze względu na fakt, że w przypadku kilku programów z 2009 r. nadal nie dokonano płatności. Drugie zastrzeżenie dotyczyło 0,69 % działań ABB. Oba zastrzeżenia zostały przedstawione, aby chronić dobre imię Komisji, w świetle poważnych braków dotyczących kluczowych elementów systemów zarządzania i kontroli.

Ryzyko występowania błędów zgłoszone przez poszczególne dyrekcje w odniesieniu do okresu 2007–2013 opiera się, podobnie jak w ubiegłych latach, na ocenie systemów zarządzania i kontroli w państwach członkowskich oraz ich zdolności do zapobiegania, wykrywania i korygowania błędów. Należy pamiętać, że systemy te mają charakter wieloletni oraz że wieloletnie wskaźniki błędów w poświadczeniu wiarygodności mogą być wyższe, ponieważ odzwierciedlają błędy, dające się wykryć i skorygować dopiero w kolejnych latach, oraz że będą odzwierciedlać błędy popełnione, gdy obowiązywały przepisy dla poprzednich okresów programowania, które zakładały wyższy poziom ryzyka.

Komisja nadal będzie uważnie monitorować podsumowania roczne oraz współpracować z właściwymi organami państw członkowskich, aby podsumowania te stały się bardziej przydatne do celów poświadczenia wiarygodności. W dalszym ciągu będzie też organizować roczne posiedzenia tzw. grup „Homologues”, dwustronne spotkania koordynacyjne oraz szkolenia. Aby zwiększyć odpowiedzialność państw członkowskich na mocy art. 317 TFUE, w swoim wniosku dotyczącym trzyletniego przeglądu regulacji finansowej Komisja zawarła wymóg, by właściwe akredytowane organy państw członkowskich dostarczały rocznych oświadczeń dotyczących zarządzania w odniesieniu do wszystkich środków w ramach zarządzania dzielonego.

Komisja z zadowoleniem przyjmuje również inicjatywę niektórych państw członkowskich polegającą na przedstawieniu dobrowolnych krajowych oświadczeń i jeszcze przed latem 2010 r. zamierza przedstawić skonsolidowany przegląd bieżących oświadczeń pod kątem ich wartości dodanej w zakresie wiarygodności finansowej.

Komisja pragnie również podkreślić, że niezmiernie ważne jest, aby ustalić właściwy poziom odniesienia dla oceny zarządzania ryzykiem, w pełni uwzględniający koszty przeprowadzania kontroli oraz złożoność regulacji prawnych, które są główną przyczyną występowania błędów. Do końca 2011 r. Komisja przedstawi własną propozycję dotyczącą dopuszczalnych poziomów ryzyka w obszarze polityki spójności.

3.3. Badania naukowe, energia i transport

Podobnie jak w 2008 r. w rocznym sprawozdaniu z działalności za rok 2009 każda z czterech dyrekcji generalnych realizujących działania w ramach szóstego programu ramowego w dziedzinie badań (DG. ds. Przedsiębiorstw i Przemysłu, DG ds. Społeczeństwa Informacyjnego i Mediów, DG ds. Badań oraz DG ds. Mobilności i Transportu[11]) wyraziła zastrzeżenie dotyczące kwalifikowalności kosztów przedstawianych przez beneficjentów dotacji.

Wszystkie służby przedstawiły sprawozdania dotyczące realizacji odnośnych części wieloletniej strategii audytu oraz niższe łączne wskaźniki błędów pozostałych w porównaniu z 2008 r. Świadczy to o dokonaniu postępów w osiągnięciu wieloletniego celu w zakresie kontroli, jakim jest obniżenie wskaźnika błędów pozostałych poniżej progu 2 % przed końcem 2010 r., niemniej jednak w przypadku znacznej ilości audytów osiągnięcie wyników wymaga odzyskania środków a cały program kontroli powinien zostać zakończony przed końcem 2010 r. W oparciu o bieżące wyniki istnieje prawdopodobieństwo, że mimo znacznie większej liczby przeprowadzanych kontroli w porównaniu z pierwotnym planem, cel ustalony na poziomie 2 % nie zostanie osiągnięty.

Dyrektor Generalny ds. Przedsiębiorstw i Przemysłu zgłosił również zastrzeżenie dotyczące wiarygodności sprawozdawczości finansowej powierzonej organowi delegowanemu w odniesieniu do realizacji jednego z działań w ramach wspólnego zarządzania. Wstępna kontrola wykazała istnienie błędu rzeczowego w sprawozdaniu finansowym przedstawionym przez organ wykonawczy. Określenie wpływu tego błędu w kategoriach liczbowych nie jest możliwe ponieważ, będzie on znany dopiero po zakończeniu programu, kiedy zostanie obliczona ostateczna kwota wkładu unijnego w oparciu o koszty poniesione w trakcie realizacji programu.

Komisja potwierdza, że złożone wymogi dotyczące kwalifikowalności wydatków w przypadku beneficjentów dotacji stanowią główną przyczynę błędów wykazywanych w rozdziale „Badania naukowe, energia i transport”.

W swoim komunikacie „O uproszczeniach w realizacji programów ramowych w zakresie badań naukowych”[12] Komisja przedstawiła środki i możliwości dotyczące uproszenia podstaw unijnego finansowania badań i wezwała pozostałe instytucje unijne, by włączyły się do debaty oraz przekazały swoje komentarze na temat dostępnych możliwości. Wykraczając poza działania natychmiastowe, Komisja proponuje również możliwe kierunki działania zmierzające do bardziej radykalnego uproszczenia przepisów, które mogą przyjąć formę konkretnych działań lub nowych wniosków ustawodawczych, w tym przeglądu rozporządzenia finansowego co trzy lata.

Dopóki wnioski te nie zostaną wdrożone, Komisja zmuszona jest zająć się problemami powstałymi na skutek złożonych zasad kwalifikowalności dotyczących beneficjentów dotacji. W dniu 26 maja 2010 Komisja przyjęła komunikat skierowany do pozostałych instytucji, w którym zaproponowała, by dla tego obszaru polityki przyjąć dopuszczalny poziom ryzyka pomiędzy 2 % a 5 %[13]. Dopuszczalny poziom ryzyka błędu ustalany jest w oparciu o efektywność kosztową kontroli oraz uzasadniony pod kątem kosztów dopuszczalny poziom błędów pozostałych.

Ponadto Komisja powołała specjalną grupę zadaniową wysokiego stopnia ds. badań, która miałaby się zająć między innymi kwestiami organizacyjnymi i związanymi z zarządzaniem w obszarze badań naukowych.

Wspólne zarządzenie stanowi wyjątkowe wyzwanie w zakresie zarządzania finansami unijnymi w tym i innych rozdziałach wydatków budżetowych UE. Komisja poinstruowała Sekretariat Generalny oraz Dyrekcję Generalną ds. Budżetu, by wspólnie z odpowiedzialnymi służbami zainicjowały przegląd najczęściej spotykanych problemów i zaproponowały możliwe ulepszenia w zakresie wspólnego zarządzania.

3.4. Pomoc zewnętrzna, rozwój i rozszerzenie

W ramach tego rozdziału należy wspomnieć o kilku istotnych faktach związanych z zarządzaniem. Dyrektorowi Generalnemu ds. Rozszerzenia udało się wyeliminować zastrzeżenia dotyczące zarządzania funduszami unijnymi w Bułgarii, w oparciu o postępy w zakresie wdrażania planu działań poczynione przez właściwe organy. W lutym 2009 r. rachunki Europejskiego Funduszu Rozwoju (EFR) zostały przeniesione do Komisyjnego centralnego systemu rachunkowości memoriałowej ABAC, zgodnie z zaleceniem Trybunału Obrachunkowego oraz organu udzielającego absolutorium. Wprowadzono również znaczne ulepszenia w metodologii planowania kontroli zewnętrznych pełnionych przez EuropeAid oraz uzgodniono z organizacjami działającymi w ramach ONZ nowy zakres uprawnień dla misji kontrolnych. Ponadto wraz z wejściem w życie traktatu lizbońskiego rozpoczęły się prace nad utworzeniem nowej Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (ESDZ). Nowa struktura organizacyjna będzie miała istotny wpływ na sprawozdawczość w ramach tego rozdziału, począwszy od rocznego sprawozdania z działalności za rok 2010.

W sprawozdaniu z działalności za rok 2009 Dyrektor Generalny ds. Stosunków Zewnętrznych zgłosił zastrzeżenie dotyczące zarządzania wspólną polityką zagraniczną i bezpieczeństwa (WPZiB) oraz Instrumentem na rzecz Stabilności. Związany z tym problem dotyczy trudności dotyczących wdrożenia odpowiednich kontroli ex post oraz uzyskania w ich wyniku odpowiednich wymiernych danych o transakcjach. Zastrzeżenie przedstawiono, aby chronić dobre imię Komisji, z uwagi na poważne braki wskazane przez Europejski Trybunał Obrachunkowy, Służbę Audytu Wewnętrznego oraz audyty w ramach zintegrowanego systemu zarządzania i kontroli, oraz prawdopodobieństwo, że braki te, określone w kategoriach ilościowych, mogłyby się przełożyć na wskaźniki błędu przekraczające 2 % próg istotności.

Działania kontrolne Komisji dotyczące zarządzania funduszami w zakresie rozszerzenia oraz poakcesyjnymi, które w kategoriach finansowych stanowią znaczną część niniejszego rozdziału, doprowadziły do zaradzenia potencjalnemu wpływowi wykazanych uprzednio braków, pozwalając na usunięcie najważniejszego zastrzeżenia.

Kwestie wskazane przez Dyrektora Generalnego ds. Rozszerzenia dotyczą znacznie mniejszych kwot, niemniej jednak wymagają one równie skutecznych rozwiązań. W odniesieniu do kwestii związanych z obowiązkami DG RELEX, i w ramach dostępnych jej środków, dyrekcja przygotowuje właśnie ogólny plan działania stanowiący odpowiedź na wniesione zastrzeżenie, w oparciu o istniejące szczegółowe plany działania wdrażane w wyniku przeprowadzanych kontroli. Kwestie, które należy podjąć, to min. przegląd zdolności zarządzania finansowego (w tym zasobów) w kontekście rosnących budżetów, konieczność wsparcia misji WPZiB w osiągnięciu pełnej zgodności z obowiązującymi zasadami; organizacja kontroli ex post w sposób umożliwiający uzyskanie wymiernych rezultatów; wyjaśnienie metodologii kontroli ex post oraz opracowanie struktury kontroli zewnętrznych i wykorzystanie wyników tych kontroli.

Komisja poinstruowała Dyrektora Generalnego ds. Stosunków Zewnętrznych, aby uważnie monitorował prace nad rozwojem planu działania i jego wdrażaniem. Rozważa również stworzenie specjalnej służby w ramach Komisji, która składałaby sprawozdania bezpośrednio Wiceprzewodniczącemu i Wysokiemu Przedstawicielowi Unii do Spraw Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa w celu zapewnienia kontroli finansowej instrumentów wykorzystujących środki z budżetu WPZiB oraz instrumentów, które przejmą rolę Instrumentu na rzecz Stabilności.

Do końca 2010 r. Komisja przedstawi propozycję dotyczącą dopuszczalnego poziomu błędu w obszarze stosunków zewnętrznych.

3.5. Edukacja i obywatelstwo

W związku z pomyślnym wprowadzeniem w życie wszystkich działań przewidzianych w planie działania Dyrektor Generalny ds. Komunikacji wycofał zastrzeżenia sformułowane w 2008 r. dotyczące niedopatrzeń w zakresie jakości, wykazanych przez kontrole ex post w odniesieniu do bezpośredniego zarządzania centralnego. Niemniej jednak, aby chronić dobre imię Komisji, Dyrektor Generalny podtrzymał sformułowane w 2008 r. zastrzeżenie w odniesieniu do możliwego naruszenia praw autorskich przez służby Komisji.

Wdrażanie działań naprawczych przewidzianych w planie działania jest w toku: rozpatrzono wszystkie skargi wniesione przez stowarzyszenia zbiorowego zarządzania prawami autorskimi i zakończono wewnętrzne badanie w ramach Komisji dotyczące sytuacji w zakresie praw autorskich w poszczególnych obszarach. Aktualizuje się porozumienia i klauzule prawne, oraz podpisuje umowy dotyczące praw autorskich ze stowarzyszeniami zbiorowego zarządzania oraz innymi posiadaczami praw. Przygotowano również wytyczne w zakresie praw autorskich dla personelu Komisji, a na początku 2010 r. w DG COMM powstał specjalny punkt pomocy doraźnej w tym zakresie. Komisja oczekuje, że plan działania zostanie w pełni wdrożony do końca 2010 r.

Dyrektor Generalny ds. Edukacji i Kultury wniósł zastrzeżenie dotyczące zbyt wysokiego wskaźnika błędu w scentralizowanym zarządzaniu bezpośrednim w związku z dużą ilością błędów w transakcjach wykrytych w trakcie kontroli ex post . Zakończone w 2009 r. kontrole nieukierunkowane wykazały wskaźnik błędu na poziomie 2,3 % . Błędy wynikały przede wszystkim z faktu, że beneficjenci nie byli w stanie dostarczyć odpowiednich dokumentów potwierdzających wydatki lub też jakość tych dokumentów nie była wystarczająca.

Dyrektor Generalny ds. Sprawiedliwości, Wolności i Bezpieczeństwa przedstawił trzy zastrzeżenia w sprawozdaniu z działalności za rok 2009. Pierwsze z nich podtrzymało, ze względu na dobre imię Komisji, zgłoszone w 2008 r. zastrzeżenie dotyczące opóźnień w zakończeniu projektu systemu informacyjnego Schengen drugiej generacji (SIS II). Drugie miało podobny charakter i dotyczyło opóźnień we wdrożeniu innego dużego systemu informatycznego, wizowego systemu informacyjnego (VIS). Trzecie zastrzeżenie wniesiono z powodu wskaźników istotnych błędów: w odniesieniu do dotacji przyznawanych w ramach programów na rzecz praw podstawowych i obywatelstwa wskaźnik błędów pozostałych wyniósł 2,15 %.

Komisja przyznaje, że projektowanie dużych systemów informatycznych, takich jak SIS II oraz VIS, i zarządzanie nimi wiąże się ze szczególnymi wyzwaniami. Komisja dołoży starań aby poprawić zarządzanie oraz wzmocnić współpracę z zainteresowanymi stronami, jednocześnie ściśle monitorując głównego wykonawcę, wspieranego przez wykonawcę odpowiedzialnego za zapewnienie jakości. Komisja wykorzysta dostępne umowne i finansowe środki naprawcze – w tym sankcje finansowe i nakazy odzyskania środków – w przypadkach, gdy dostawcy nie wywiązują się w efektywny sposób i w terminie ze swoich zobowiązań umownych.

Komisja zachęca wszystkie swoje dyrekcje generalne i służby, wdrażające duże systemy informatyczne lub zarządzające nimi do zapewnienia niezbędnej wiedzy specjalistycznej w zakresie zarządzania projektami w celu opracowania odpowiedniej strategii zarządzania ryzykiem oraz planów awaryjnych.

Komisja zdaje sobie sprawę z tego, że złożone wymogi dotyczące kwalifikowalności obowiązujące beneficjentów dotacji stanowią jedną z głównych przyczyn błędów w ramach rozdziału „Edukacja i obywatelstwo”. Komisja z zadowoleniem przyjmuje wysiłki podejmowane przez właściwe departamenty w celu zmniejszenia skali problemu – takie jak zwiększenie liczby wizyt monitorujących oraz odsetka kontrolowanych projektów, zwłaszcza w przypadku projektów zagrożonych, a także przyspieszenie prac nad zamknięciem starszych dossier. Komisja chciałaby ponownie przywołać kwestię niezbędnej analizy kosztów kontroli i przedstawić propozycje dotyczące dopuszczalnego poziomu ryzyka w 2011 r. Komisja przedstawi również propozycje uproszczeń i ulepszeń dotyczących zarządzania dotacjami (zob. sekcja 4 poniżej, „Zagadnienia przekrojowe”).

Komisja jest również zadowolona z pracy wykonanej w celu zapobieżenia ryzyku naruszania praw autorskich przez swoje służby, z powodu którego Dyrektor Generalny ds. Komunikacji zgłosił zastrzeżenie w rocznym sprawozdaniu z działalności za rok 2008. Komisja odnotowuje również fakt, że nie przedłożono żadnych nowych skarg oraz że plan działania powinien zostać w pełni wdrożony do końca bieżącego roku, co pozwoli intendentowi delegowanemu wycofać przedmiotowe zastrzeżenie w sprawozdaniu z działalności za rok 2010.

3.6. Sprawy gospodarcze i finansowe

Dyrektor Generalny ds. Gospodarczych i Finansowych wycofał zastrzeżenia wniesione w 2008 r. w odniesieniu do niedociągnięć w systemach kontroli organu wykonawczego. Zastrzeżenie dotyczyło ewentualności niewystarczającej skuteczności w odniesieniu do nowego programu nowych kontroli uruchomionych na skutek wyników kontroli ex post . Środki wdrożone w 2009 r. w celu zmniejszenia ilości błędów były wystarczające, aby rozwiązać problem, co pozwoliło intendentowi delegowanemu wycofać zastrzeżenie.

4. Zagadnienia przekrojowe

4.1. Zasady dotyczące dotacji i zamówień publicznych

Złożoność zasad kwalifikowalności obowiązujących beneficjentów programów dotacji, w tym wymóg zwrotu faktycznie poniesionych kosztów, była jedną z przyczyn wniesienia 9 spośród 20 zastrzeżeń sformułowanych przez intendentów delegowanych w sprawozdaniach z działalności za rok 2009. Stanowi ona przyczynę powtarzających od kilku lat zastrzeżeń w odniesieniu do rozdziału „Badania naukowe, energia i transport”, a w 2009 r. uznano, że ma wpływ również na wybrane wydatki w ramach rozdziałów „Rolnictwo i zasoby naturalne” oraz „Edukacja i obywatelstwo”. Błędy w stosowaniu przepisów dotyczących zamówień publicznych należą również do najczęstszych błędów dotyczących rozdziału „Spójność”.

Proste zasady zmniejszyłyby ilość błędnych wniosków o zwrot kosztów przedstawianych przez beneficjentów. Z uwagi na fakt, że dotowane działania muszą odpowiadać szczególnym celom w ramach danego obszaru polityki, pewna złożoność przepisów jest jednak konieczna; należy zatem znaleźć punkt równowagi[14].

W kontekście trzyletniego przeglądu rozporządzenia finansowego Komisja przedstawiła wnioski ustawodawcze dotyczące dalszego uproszczenia programów dotacji, bez naruszenia skuteczności realizacji celów w ramach poszczególnych obszarów polityki. Inicjatywy na rzecz uproszenia mają na celu przekształcenie systemu dotacji unijnych w system oparty na wynikach, częściej wykorzystujący płatności ryczałtowe, standardowe taryfy w odniesieniu do kosztów jednostkowych i stawki jednolite. Niemniej jednak zakres dalszych uproszczeń szczegółowych przepisów dotyczących poszczególnych obszarów polityki na okres 2007–2013 jest bardzo ograniczony z uwagi na czas potrzebny do przyjęcia aktów prawnych.

Komisja zachęca pozostałe instytucje, aby rozważyły propozycje przedstawione w jej komunikacie „O uproszczeniach w realizacji programów ramowych w zakresie badań naukowych” i ponownie podkreśla swoją wolę podjęcia międzyinstytucjonalnej debaty w tym zakresie. Ponadto należy uzgodnić odpowiednie poziomy dopuszczalnego ryzyka, w oparciu o przedstawione przez Komisję propozycje, w odniesieniu do wszystkich obszarów wydatków.

Komisja pragnie również przeprowadzić dogłębną analizę w zakresie możliwości uproszczenia zasad dotyczących zamówień publicznych. Komisja wezwała Sekretariat Generalny oraz Dyrekcję Generalna ds. Budżetu, aby podjęły się koordynacji niezbędnych kontaktów między służbami odpowiedzialnymi za opracowanie i monitorowanie stosowania instrumentów dotyczących zamówień publicznych zarówno na poziomie UE, jak i państw członkowskich.

Zasadnicze zmiany istniejących ram prawnych są jednak przedsięwzięciem długoterminowym, a dalszy postęp zależy od prawodawstwa po roku 2013 r. W perspektywie krótkoterminowej instytucje muszą dojść do porozumienia odnośnie do rozsądnego stopnia ograniczenia przez Komisję poziomu niewykrytych błędów w skali rocznej . Komisja zobowiązała się kontynuować usprawnienie swoich systemów kontroli, w tym systemów wykorzystywanych przez partnerów realizujących wydatki. Niemniej jednak Komisja przyznaje, że poszczególne obszary jej działalności charakteryzują się różnym stopniem ryzyka, i uważa, że ustalenie (w oparciu o pojęcie „dopuszczalnego ryzyka błędu”) odpowiednich poziomów odniesienia – ambitnych lecz rozsądnych – umożliwiających obiektywną ocenę jej działań w zakresie zarządzania ryzykiem jest niezmiernie istotne.

W dniu 26 maja Komisja przyjęła konkretne wnioski dotyczące dopuszczalnego ryzyka błędu w obszarze badań naukowych, energii i transportu a także rozwoju obszarów wiejskich. Komisja będzie pracować nad kolejnymi wnioskami dotyczącymi wszystkich rozdziałów rocznego sprawozdania Trybunału Obrachunkowego oraz aktywnie promować podejście oparte na pojęciu dopuszczalnego ryzyka błędu w rozmowach międzyinstytucjonalnych.

4.2. Zasoby ludzkie

W kwietniu 2007 r. Komisja przedstawiła analizę dotyczącą zasobów ludzkich i zobowiązała się do utrzymania stałej liczby personelu w okresie 2009–2013 (po włączeniu pracowników związanych z rozszerzeniem); zapewniła również, że zapotrzebowanie na nowych pracowników w kluczowych obszarach polityki będzie zapewnianie wyłącznie w drodze przesunięć wewnętrznych. W sprawozdaniu przedstawiono również analizę kosztów ogólnych Komisji. Zostało to przyjęte z zadowoleniem przez Parlament Europejski; a w 2008 i 2009 r. przedstawiono aktualizacje sprawozdania. Na początku 2010 r. przygotowano sprawozdanie uzupełniające, w którym wykazano, że tendencja spadkowa w zakresie liczby personelu zatrudnionego na stanowiskach administracyjnych i pomocniczych się utrzymuje, szczególnie na poziomie departamentów.

Coroczna analiza stała się użytecznym narzędziem, w oparciu o które podejmowane są decyzje o wewnętrznych przesunięciach pracowników, co pozwala skuteczniej reagować na potrzeby dotyczące poszczególnych priorytetów politycznych. W 2009 r. możliwe było stworzenie zespołów obejmujących wiedzę ekspercką z różnych dziedzin na potrzeby konkretnych ograniczonych w czasie zadań związanych z kryzysem finansowym i gospodarczym. Dobrowolny program pozwala na czasowe oddelegowanie urzędników do departamentów odpowiedzialnych za zarządzanie kryzysem i związane z nim działania następcze, oraz realizację Europejskiego planu naprawy gospodarczej (zwłaszcza w przypadku DG ds. Konkurencji, DG ds. Rynku Wewnętrznego i Usług, DG ds. Gospodarczych i Finansowych). Zasadniczo Komisja nadal przydzielała personel na okres przejściowy w przypadku działań ograniczonych czasowo, by w dynamiczny i elastyczny sposób zapewnić odpowiednią liczbę personelu w przypadku wzrostu obciążenia pracą, w ten sposób wzmacniając z czasem dynamiczne zarządzanie zasobami ludzkimi.

Następuje reorganizacja służb Komisji w celu sprostania priorytetom przy stałym ograniczonym poziomie zasobów: dostosowanie się do priorytetów politycznych oznacza stworzenie nowych dyrekcji generalnych, przeniesienie obowiązków oraz modyfikację poszczególnych tek. Z połączeniem infrastruktury wsparcia , z której korzystają dyrekcje generalne, a także utworzeniem dyrekcji działających w oparciu o wspólne zasoby, wiążą się korzyści skali: w 2009 r. wprowadzono nowe rozwiązanie, jakim było utworzenie wspólnej Dyrekcji ds. Zasobów obsługującej DG ds. Mobilności i Transportu oraz DG ds. Energii, a także wspólnej Dyrekcji ds. Zasobów obsługującej DG ds. Środowiska i DG ds. Działań w dziedzinie Klimatu).

W odniesieniu do przeniesienia zarządzania programami na agencje wykonawcze Komisja dotrzymała swojej obietnicy, zgodnie z którą zobowiązała się nie tworzyć nowych agencji, za wyjątkiem agencji przewidzianych do realizacji dwukrotnie zwiększonego budżetu w dziedzinie badań.

W odniesieniu do kwestii zatrudniania personelu z nowych państw członkowskich cel w zakresie zatrudnienia obywateli UE-10 został osiągnięty w 2008 r., na dwa lata przed końcem okresu przejściowego ustalonego na rok 2010[15]. Zrealizowano również cel w zakresie zatrudnienia obywateli UE-2 [16]; stwierdzono też, że ogólne działania w zakresie zatrudnienia są „na dobrej drodze”. Niemniej jednak rekrutacja wyspecjalizowanego personelu nadal stanowi problem dla niektórych służb Komisji poszukujących specjalistów i osób o określonym profilu technicznym w bardzo różnorodnych dziedzinach, nie zawsze znajdujących jednak odpowiednich kandydatów na listach rezerwowych. W przypadku określonych specjalistów oferowane perspektywy rozwoju zawodowego oraz wynagrodzenie nie przyciągają osób o odpowiednich uzdolnieniach. Służby centralne uruchomiły mechanizm nadzoru mający na celu określenie poszczególnych problemów i wskazanie ich możliwych rozwiązań.

W 2009 r. urząd EPSO przygotował się na rozpoczęcie programu rozwoju EPSO zmierzającego do gruntownego przeglądu metod doboru unijnych kadr, mającego na celu wyłanianie odpowiednich pracowników w stosownym czasie, poprawę jakości procedur doboru oraz wypracowanie pozytywnego nowoczesnego wizerunku unijnych instytucji. Wprowadzono całkowicie nową strukturę konkursów dla specjalistów, aby umożliwić instytucjom rekrutację najlepszych kandydatów posiadających wymagane umiejętności. Niektóre służby wskazały, że nadal w nadmiernym stopniu są uzależnione od pracowników zatrudnionych na czas określony, a niektóre dyrekcje generalne nadal borykają się z problemami w tej dziedzinie z uwagi na dużą rotację pracowników w centrali i niezmiennie wysoką liczbę nieobsadzonych wakatów w delegaturach (pod koniec 2009 r. w niektórych krajach odsetek nieobsadzonych wakatów w delegaturach w przypadku personelu kontraktowego w wyniósł 20 %).

Komisja ponawia swoje zobowiązanie w zakresie wysiłków na rzecz zmniejszenia kosztów ogólnych oraz przesunięcia oszczędności na najważniejsze działania. Nadal też będzie przeprowadzać badania sektorowe oraz, o ile to konieczne, podejmować szczególne działania, takie jak np. utworzenie specjalnej grupy zadaniowej ds. badań, w celu zaradzenia specyficznym problemom związanym z zarządzaniem w ramach poszczególnych obszarów polityki.

4.3. Planowanie ciągłości działania

W 2009 r. Komisja odnotowała kolejne postępy w zakresie podejmowanych wysiłków zmierzających do umocnienia zarządzania ciągłością działania w całej instytucji. Wydarzenia takie jak pożar w budynku Berlaymont oraz zagrożenie pandemią grypy stanowią potwierdzenie, że odpowiednie przygotowanie na ewentualne zakłócenia jest niezmiernie ważne. Wśród większych osiągnięć w ciągu ostatnich dwóch lat należy wymienić zachowanie ciągłości prac Komisji w czasie pożaru oraz wprowadzenie nowego narzędzia komunikacyjnego dla zarządzania ciągłością działania („NOAH”). Pod koniec 2009 r. – w odpowiedzi na zalecenia niedawnych kontroli przeprowadzanych przez Służbę Audytu Wewnętrznego – przyjęto trzyletni plan działania, który jest obecnie wdrażany.

Kolegium wzywa wszystkie służby, aby potraktowały tę kwestię priorytetowo; dotyczy to przede wszystkim służb, które w sprawozdaniach poinformowały, że jedynie częściowo spełniają standardy kontroli wewnętrznej. Wszystkie dyrekcje generalne zostały poproszone o ponowną ocenę swoich funkcji krytycznych w drodze analizy wpływu na działalność (ang. Business Impact Analysis, BIA ) w oparciu o nowe wytyczne przygotowane przez Sekretariat Generalny, opracowanie planów ciągłości funkcjonowania zorientowanych na działanie oraz lepsze radzenie sobie z zależnościami. Obecne ustalenia będą sprawdzane pod kątem ich możliwego ulepszenia, a wysiłki na rzecz podnoszenia świadomości – kontynuowane.

5. Wnioski

- Komisja potwierdza, że uzyskanie poświadczenia wiarygodności bez zastrzeżeń wydanego przez Europejski Trybunał Obrachunkowego pozostanie dla niej kwestią priorytetową. Komisja jest przekonana, że poczyniono znaczne postępy w zakresie zarządzania finansami unijnymi dzięki zmianom wprowadzonym z systemach zarządzania i kontroli, oraz metodzie i kulturze pracy, i z satysfakcją przyjmuje fakt, że poświadczenie wiarygodności za rok 2008 było lepsze niż kiedykolwiek wcześniej.

- Komisja przyznaje, że istnieje nadal szereg dziedzin wymagających poprawy, przede wszystkim w obszarze zarządzania dzielonego. Będzie ona w coraz większym stopniu angażować państwa członkowskie w świetle ich zwiększonej odpowiedzialności zgodnie z Traktem o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. Komisja zachęca państwa członkowskie do dalszego ulepszania systemów zarządzania i kontroli w odniesieniu do wszystkich trwających programów w obszarze spójności.

- Komisja wzywa pozostałe instytucje, by przychylnie przyjęły jej wniosek w sprawie rocznych oświadczeń dotyczących zarządzania w odniesieniu do wszystkich wydatków objętych zarządzaniem pośrednim lub dzielonym w kontekście przeglądu rozporządzenia finansowego, a państwa członkowskie, by były przygotowane na to, że takie przepisy wejdą w życie.

- Komisja ma świadomość trudności wynikających ze złożonych zasad obowiązujących beneficjentów dotacji oraz w zakresie zamówień publicznych. Przedstawiła już wnioski ustawodawcze mające na celu uproszczenie programów dotacji w kontekście przeglądu rozporządzenia finansowego co trzy lata. Komisja wzywa pozostałe instytucje, by pozytywnie przyjęły propozycje Komisji dotyczące konkretnych dopuszczalnych poziomów ryzyka.

- Komisja z satysfakcją przyjmuje fakt, że plany działania opracowane przez intendentów delegowanych są odpowiednie, aby zaradzić brakom oraz obniżyć poziom ryzyka, i wezwała wszystkich dyrektorów generalnych i szefów służb do wdrożenia ich z należytą uwagą.

- Komisja zachęca pozostałe instytucje oraz państwa członkowskie do przeanalizowania dalszych możliwości ulepszeń w zakresie projektowania programów finansowania, ich realizacji oraz mechanizmów zarządzania i kontroli, w celu zwiększenia podstaw ich efektywności i zapewnienia, że kontrola nad unijnymi wydatkami jest skuteczna, proporcjonalna i efektywna pod względem kosztów.

Załącznik 1: Reservations 2005 – 2009[17]

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2009 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | In October 2007 the Commission adopted a Communication revising the Internal Control Standards and underlying framework[18], setting out 16 new internal control standards for effective management to replace the original set of 24 standards from 1 January 2008. Services may prioritise certain Standards with the aim of strengthening the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General. Furthermore the compliance reporting was simplified; moving from full reporting to exception based reporting on non-compliance. | DG BUDG for guidance and training, monitoring and reporting All Commission services for implementation Ongoing action | In 2009, the Commission adopted the Impact Report on the Commission Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework[19]. It concluded that significant progress had been made in strengthening internal control systems during the mandate period of the previous Commission, and that there was enough evidence that progress was significantly accelerated by the launch of the Action Plan in 2006. Effective implementation of the Internal Control Framework will continue to be an objective of the Commission; however, as it is now an integral part of management in the Commission, it will be considered an ongoing action and no longer appear in this table as of the Synthesis Report 2010. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Assessment of critical success factors affecting the quality of AARs and take appropriate measures (training for staff involved in the preparation of AARs, further improvement of Standing Instructions). | DG BUDG and SG By September 2009 Done | In 2009 the Secretariat-General and the Directorate-General for Budget carried out a survey across the Commission, to identify the success factors influencing the quality of AARs. As a result, Standing Instructions for the AARs were subject to a major overhaul; a new, specific conclusion on the overall effectiveness of implementation of the Internal Control Standards is now required in part 2 of the AAR; a dedicated helpdesk was set up, training courses were offered, and an interactive presentation of the Standing Instructions was made available on the intranet, facilitating navigation and enabling services to find the answers to specific questions. |

To give the preparation of the AARs high priority, implementing the guidelines prepared by the central services. | All DGs By April 2010 Done | The Peer Review of AARs was further enhanced by early interventions by Central Services (pre-peer review) and systematic feedback to services on the quality of their draft AAR. The AARs 2009 show a noticeable improvement across the Commission, both in terms of the quality of the evidence presented in support of the assurance and in the readability of the reports. |

Risk management | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | Implementation of the Action Plan agreed by SG and BUDG following the IAS audit of the implementation of the Commission's risk management framework will further improve the quality of risk management in the Commission, especially as regards the monitoring of follow-up of critical cross-cutting risks. | SG and BUDG By December 2010 | The IAS audit of the implementation of the Commission's risk management framework, conducted in 2009, concluded that the risk management framework of the Commission is consistent with international standards and that it provides a solid basis to support risk management. The IAS identified some areas for improvement, mainly as regards the roles and responsibilities for risk management within DGs, a need for further guidelines and clarification on certain issues and the treatment of cross-cutting risks. These issues will be addressed by the central services in the course of 2010. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | Present to the discharge authorities concrete proposals for tolerable risk levels for the policy areas: Research, energy and transport and Rural development. Actively promote the idea of tolerable risk during the inter-Institutional discussions on the proposal for the revision of the Financial Regulation (FR) | DG BUDG together with concerned services By June 2010 DG BUDG with SG Ongoing for the process of reviewing the FR | The Commission has announced that it will continue to work on concrete proposals for tolerable risk levels for selected policy areas during 2010 as requested by the Discharge Authority. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2009 |

Internal audit recommendations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | Effective follow-up of critical and very important recommendations of IAS recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Between March and December 2009 the Audit Progress Committee (APC) met five times and sent four information notes to the College. The APC notes that the level of acceptance of IAS recommendations remains high (close to 100%), and that the number of critical recommendations still open six months after the original delivery date was zero. There has also been a reduction in the number of IAS audits issued with an unsatisfactory opinion (4 in 2008 to3 in 2009). Nevertheless, the APC notes that follow-up of very important recommendations continued to be a challenge (68 remaining open six months after their due date), and that in 2009 there was an increase in the number of critical recommendations issued (from 0 in 2008 to 2 in 2009). The APC continued to hold DG accountable for the implementation of their own action plans; it sent reminders to Services wherever relevant. These reminders proved effective in strengthening follow-up. The APC also equipped itself with an APC Scoreboard to support its work. |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. End 2009 Done | In a Communication of March 2008[20], the Commission announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies by the end of 2009, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. In January 2009 the Commission launched an independent horizontal evaluation of the system of regulatory agencies, as announced in its Communication of March 2008. The evaluation report, delivered in December 2009, concludes positively on several aspects of the agency system, such as their generally timely and adequate input to EU policies, coherence of the agencies' activities with the mandates and key policy priorities, synergies with actors in the same area and transparency vis-à-vis the general public. At the same time, it points at weaknesses of the agency system, including governance arrangements, and monitoring of agencies' performance. The conclusions of this evaluation are meant to feed into the ongoing inter-institutional dialogue on agencies launched in March 2009. As a follow-up to the above mentioned Communication, the Commission also issued several guideline documents with a view to optimising its relations with agencies: a tentative roadmap for setting up new agencies; guidelines for concluding memoranda of understanding between agencies and the Commission; and mapping of the assistance delivered to agencies by Commission services. |

Reservations | 7. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2009. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | SG and DG BUDG for monitoring and coordinating reporting DGs concerned for implementation Continuous action | For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible. The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. An outcome of the review of the Standing Instructions for AARs is that two distinct parts of the report now build the argumentation towards the assurance. Part 2 deals with internal control in general and part 3 contains the building blocks towards the assurance on financial management. The AAR must include a conclusion drawn by the Authorising Officer by Delegation (AOD) on the basis of all evidence presented in part 3. |

Closely follow-up the delays in the implementation of the Schengen Information System II and the VIS system. Financial risk corresponding to the residual error rate in the non-audited population of grants in the programmes under ABB activity 1804 – Fundamental rights and citizenship | JLS, SG – by end 2010 | The issue continued to be the subject of a reservation in the AAR 2009 of DG JLS. The two issues are being closely monitored by the Commission. Progress made in 2009 concerns the increased rate of projects audited in the population at risk and improvements in the procedures for direct management of grants. For a detailed list of actions to be implemented, please consult DG JLS's AAR 2009 on Europa (http://ec.europa.eu/atwork/synthesis/aar/index_en.htm) |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Integrated internal control framework | 8. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Reinforce the accountability of Member States for the use of EU funds by revising the guidelines for the annual summaries to draw on the lessons learned, and continue offering support to the Member States | AGRI, EMPL, MARE, REGIO, JLS By July 2010 | The Directorates-General involved in shared management of EU funds have continued their efforts at coordination, including by developing and implementing joint audit strategies. As part of their work they have continued to analyze annual summaries submitted by Member States, updating the guidance and holding regular meetings with competent authorities. |

Accounts | 9. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer Continuous action | The European Court of Auditors expressed in 2009 for the second time an unqualified opinion on the 2008 accounting data of the Commission. The accounting quality project continued in 2009. Services identified their main accounting risks and set up detailed action plans to address these as part of their annual accounting control programmes. The Accountant's report on the validation of local systems for 2009 confirmed that these in general are steadily improving. Most local systems have been validated but further improvements are needed in DGs JLS and RELEX, whose systems have not yet been fully validated, although progress on outstanding issues is being recorded. The average payment time has fallen significantly; from 34 days in 2008 to 26 days in 2009. |

Załącznik 3: Executive and Regulatory Agencies

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate within a clear institutional framework, governed by a single legal base[21]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The Commission's responsibility for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the Director. Their Annual Activity Reports are annexed to the report of their parent Directorate(s)-General. A standard Financial Regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies exist:

- the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme ( EACI – formerly known as IEEA);

- the Executive Agency for Health and Consumers ( EAHC – formerly known as PHEA);

- the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency ( EACEA );

- the European Research Council Executive Agency ( ERCEA) ;

- the Research Executive Agency ( REA );

- the Trans-European Transport Network Executive Agency ( TEN-TEA ).

All these executive agencies were operational in 2009. Their Annual Activity Reports, which were attached to those of their parent DG[22], did not indicate any particular control issues. ERCEA and REA reported a need to continue building up their internal control system in 2010, which is natural considering that these two agencies became operational only in 2009.

The breakdown of staff employed at 31/12/2009 by the executive agencies was as follows:

Temporary agents (officials seconded by the Commission and agents recruited by the agency) | Contractual agents | Seconded national experts | Total |

EACI | 28 | 113 | 0 | 141 |

EAHC | 11 | 37 | 0 | 48 |

EACEA | 91 | 304 | 0 | 395 |

ERCEA | 93 | 162 | 7 | 262 |

REA | 72 | 238 | 0 | 310 |

TEN-TEA | 31 | 60 | 0 | 91 |

Total | 326 | 914 | 7 | 1247 |

The Commission's "screening" of human resources of April 2007 suggested that there were no strong candidates for a new executive agency[23]. If new needs appear, the starting point would be to explore the option of extending the scope of an existing executive agency to cover a new programme. Under the current circumstances, it is however unlikely that new executive agencies will be needed during the period of the current financial framework to 2013. The 2009 follow-up report indicated that in 2009 the Commission respected its 2007 commitment not to create new executive agencies beyond those foreseen to cope with a doubling of the Research budget and some limited extensions of the mandate of existing executive agencies.

A 2009 special report[24] by the European Court of Auditors examined the executive agencies. The report concludes that agencies provide better service delivery than the Commission (reduced contracting time, more rapid approval procedures, shorter payment times) and also offer the advantages of simplified processes and increased external visibility for EU actions. Less positively, it suggests that, despite these achievements the initiative to set up the executive agencies was mainly driven by constraints on employment within the Commission and the will to save costs for the management of the programmes concerned. The report confirms that externalisation to Executive Agencies has effectively resulted in cost savings, which, however, are difficult to quantify due to a lack of reliable data for the ex-ante situation.

The 30 regulatory agencies are independent legal entities. 25 of these agencies receive funds from the European Union budget and are therefore granted discharge by the European Parliament in individual discharge decisions. The remaining five agencies do not receive EU funding and thus do not receive discharge by the European Parliament (two of these agencies[25] are fully self-financed, and three[26] are funded on an intergovernmental basis and financed directly by the participating Member States).

In a Communication of March 2008 entitled "EU agencies: the way forward" [27] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functioning of regulatory agencies. It announced a moratorium on creating new agencies and a horizontal evaluation of regulatory agencies.

The evaluation was finalised in December 2009. It reported that there is no single legal framework governing the establishment and closure of EU de-centralised agencies, and that alternatives to creating agencies were paid limited attention until impact assessments came into practice. Furthermore, a number of chosen location sites for the agencies were assessed as inefficient. As regards agencies' effectiveness, the report concluded that the activities of the majority of agencies are coherent with their mandate, and that in general there was clear evidence that agencies have achieved the planned outputs. The evaluation further considered that in order to operate efficiently with regards to the administrative tasks, an agency needs to reach a certain critical size, somewhere between 50 and 100 staff. Finally, it was found that monitoring was not very well developed in terms of the use of quantifiable objectives and indicators.

The 2008 Communication also proposed to establish an inter-institutional working group to set ground rules to apply to all regulatory agencies. The inter-institutional Working Group was set up in March 2009 between the European Parliament, the Council of the European Union and the Commission with a view to assessing the existing situation and in particular the coherence, effectiveness, accountability and transparency of these Agencies, and finding a common ground on how to improve their work. The group was called to address a number of key issues put forward by the participating Institutions, including the role and position of the agencies in the EU's institutional landscape, their creation, structure and operation, as well as funding, budgetary, supervision and management issues.

Further to the kick-off meeting at political level held in Strasbourg on 10 March 2009, technical work started in spring 2009 and will continue during 2010. The reports produced so far are expected to be endorsed by the political meeting in 2010.

In March 2010, the European Parliament's Committee on Budgetary Control[28] adopted a decision to grant all agencies discharge for 2008, with the exception of the European Police College (CEPOL) whose discharge decision was postponed.

CEPOL's 2008 accounts received a qualified opinion in 2009 from the European Court of Auditors, for the second year. The DG responsible for the grant contribution to CEPOL's running costs (DG JLS) reported that the situation of CEPOL in 2009, where only 43.6 % of the payment appropriations were used due to an unstable organisational environment, required particular attention. In accordance with the applicable financial regulations and with a view to obtain a better estimate of the cash requirements, a Memorandum of Understanding was signed in 2009 between DG JLS and CEPOL. New management took up posts in CEPOL during 2009, with a view to address the situation. Nevertheless, considering the residual risks while awaiting that the new arrangements would become effective, JLS maintained CEPOL as a "reputational event" in its 2009 AAR.

Załącznik 4: Report on negotiated procedures 2009

1. Legal basis

Article 54 of the Implementing Rules of the Financial Regulation requires authorising officers by delegation to record contracts concluded under negotiated procedures. Furthermore, the Commission is required to annex a report on negotiated procedures to the summary of the annual activity reports (AAR) referred to in Article 60.7 of the Financial Regulation.

2. Methodology

A distinction has been made between the 43 Directorates-general, services, offices and executive agencies which normally do not provide external aid, and those three Directorates-general (AIDCO, ELARG and RELEX) which conclude procurement contracts in the area of external relations (different legal basis: Chapter 3 of Title IV of Part Two of the Financial Regulation) or award contracts on their own account, but outside of the territory of the European Union.

These three Directorates-general have special characteristics as regards data collection (decentralised services, …), the total number of contracts concluded, thresholds to be applied for the recording of negotiated procedures (€10 000), as well as the possibility to have recourse to negotiated procedures in the framework of the rapid reaction mechanism (extreme urgency). For these reasons, a separate approach has been used for procurement contracts of these three Directorates-general.

3. Overall results of negotiated procedures recorded

3.1. The 43 Directorates-general, services or offices, excluding the three "external relations" Directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 143 negotiated procedures with a total value of € 577 million were processed out of a total of 1196 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 60,000€ with a total value of € 2370 million.

For the Commission, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 12.0% in number, which represents some 24.4% of all procedures in value.

An authorising service is considered to have concluded a "distinctly higher" proportion of negotiated procedures "than the average recorded for the Institution" if it exceeds the average proportion by 50%. Thus, the reference threshold for 2009 was fixed at 17.9% (12.8% in 2008).

Some 11 Directorates-general or services out of the 43 exceeded the reference threshold in 2009. Among those, it should be noted that 3 Directorates-general concluded only one to three negotiated procedures, but because of the low number of contracts awarded by each of them, the average was exceeded. In addition, 18 out of 43 Directorates-general have not used any negotiated procedure, including 5 DG that awarded no contracts at all. Furthermore, 11 DG have recorded a substantially lower percentage (less than 5%) of negotiated procedures in terms of value than the Commission average (24.4%).

The assessment of negotiated procedures compared with the previous year (2008) shows an increase in the order of 3.4 percentage points in number and 19.3 percentage points in terms of value. This follows a continuous decrease in 2007 and 2008.

3.2. The three "external relations" Directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 298 negotiated procedures for a total value of contracts €290 million were processed out of a total of 1096 procedures for contracts over 10 000€ with a total value of about € 1161 million.

For the three "external relations" Directorates-general, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 27.2% in number, which represents some 25.0% of all procedures in value terms. Only one Directorate-general exceeds the reference threshold of 40.8% (average + 50%).

If compared with previous years, these Directorates-general have registered a clear increase of 20.2 points in number of negotiated procedures in relation to all procedures.

4. Analysis of the justifications and corrective measures

Three categories of justifications have been presented by those Directorates-general who exceeded the thresholds:

- Statistical deviations due to the low number of contracts awarded under all procedures.

- Objective situations of the economic activity sector , where the number of operators (candidates or applicants) may be very limited or even in a monopoly situation (for reasons of intellectual property, specific expertise, ). Situations of technical captivity may also arise especially in the IT domain (exclusive rights connected to software or maintenance of servers hosting critical information systems, etc).

- Additional services/works , where it was either technically or economically impossible to separate these from the main (initial) contract, or similar services/works as provided for in the terms of reference.

The increase in number (and in value) of negotiated procedures in 2009 compared to 2008 is partly explained by the high number of renewals of framework contracts, which happen periodically (normally every 4 years). This is particularly true for IT, nuclear energy, the space programme and the financial sector. The latter was also exposed to emergency procedures due to the financial crisis.

Several corrective measures have already been proposed or implemented by the Directorates-general concerned:

- Regular update of standard model documents and guidance documents.

- Training and improved inter-service communication. The Central Financial Service provided regular practical training sessions on procurement.

- Improvement of the system of evaluation of needs of Directorates-general/services and an improved programming of procurement procedures. The Commission' horizontal services will continue their active communication and consultation policy with the other DGs along the following axes:

- permanent exchange of information;

- ad-hoc surveys prior to the initiation of procurement procedures for the evaluation of needs;

- where necessary, attribution of separate quotas for framework contracts within the Commission’s overall ceiling to entities with specific needs or with a specific budgetary environment (e.g. JRC or some Offices).

- Phase-out from situations of technical captivity . The "captivity mitigation study" has been delivered in 2009. Its conclusions should enable the application of a methodological framework for assessing technical captivity in specific cases.

Załącznik 5: Summary of Waivers of recoveries of established amounts receivable in 2009

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules, the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2009.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 1.239.974 | 2 |

AIDCO | 7.711.454 | 8 |

COMP | 13.878.857 | 4 |

EAC | 614.518 | 5 |

EACEA | 948.294 | 6 |

ECHO | 240.000 | 1 |

ELARG | 176.996 | 1 |

EMPL | 139.479 | 1 |

ESTAT | 787.549 | 1 |

INFSO | 370.476 | 3 |

REA | 1.539.329 | 1 |

REGIO | 229.667 | 1 |

RELEX | 1.600.000 | 2 |

RTD | 1.411.573 | 5 |

TREN | 205.043 | 1 |

Total: | 31.093.209 | 42 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

EDF | 443.254 | 2 |

Załącznik 6: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation[29] (hereinafter IR), and exceptionally in sector-specific regulations. Under Article 106 IR, payments must be made within 45 calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or 30 calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (i.e. the interim and/or final payment), the time limit does not start until the report or certificate in question has been approved[30]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months[31].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, compliance with payment time limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports[32].

The table below shows the evolution of payments made after expiration of the statutory time limit (i.e. late payments) during the three last years, based on statistics extracted from the ABAC accounting system:

2007 | 2008 | 2009 |

Late payments in number | 22,6 % | 22,7 % | 14,0 % |

Late payments in value | 11,5 % | 14,0 % | 6,8 % |

Average number of overdue days[33] | 48,0 days | 47,5 days | 39,2 days |

The table shows that in 2008 the late payments stabilised in number, but the average number of overdue days remained essentially unchanged. 2009 however saw a significant drop in late payments , both as regards their number and their value. Also, the average number of overdue days was reduced from 48 days in 2008 to 39 days in 2009.

As regards interest paid for late payments (see statistics in the table below) the total amount paid by the Commission rose significantly in 2008, due to the fact that as from 01/01/2008 payment of interest for late payments became automatic and, in principle[34], no longer conditional upon the presentation of a request for payment. This trend continued in 2009, despite the reduction in late payments.

2007 | 2008 | 2009 |

Interest paid for late payments (rounded amounts) | 378 000 € | 576 000 € | 808 000 € |

The causes of late payments include inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

In its April 2009 Communication[35], the Commission announced its intention to reduce its payment times further beyond the statutory time limits, aiming to make:

- first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract, grant agreement or decision, compared with the statutory time limit of 45 days (or 30 days for service and supply contracts).

- all other payments within 30 days , compared with the statutory time limit of 45 days.

The Communication has provided a clear incentive to services to reduce their payment times , as can be seen by the fact that in 2009, the global average payment time fell significantly (from 34 days to 26 days) as well as the number of late payments (from 23 % to 14 % of all payments).

[1] Artykuł 60 rozporządzenia finansowego.

[2] Wysłuchanie Komisji Kontroli Budżetowej (COCOBU) w dniu 26 marca 2010 r.

[3] COM (2010) 260 z 28.5.2010.

[4] „Dążenie do ustalenia jednolitej interpretacji pojęcia dopuszczalnego ryzyka błędów”, COM(2008) 866 z 16.12.2008.

[5] COM (2008) 97 z 18.2.2008. zob. też sprawozdanie końcowe SEC(2009) 1463 z 28.10.2009.

[6] COM (2009) 43 z 4.2.2009.

[7] Ocena „A” oznacza, że roczne sprawozdanie z działalności zawierało wystarczające dowody (jasne i niedwuznaczne), by Trybunał mógł je zatwierdzić; ocena „B” oznacza, że przedstawiono materiały potwierdzające, niezbędne Trybunałowi do wydania oceny. Znak „+” oznacza, że brakuje dowodów uzasadniających zmianę oceny, niemniej jednak Trybunał zauważył znaczącą poprawę. Dz.U. C 269 z 10 listopada 2009, s. 44.

[8] Zob. komunikat Komisji w sprawie dopuszczalnego ryzyka błędu - COM (2010) 261 z 26.5.10.

[9] Dz.U. C 269 z 10.11.2009, s. 26.

[10] COM(2010) 52.

[11] Dawniej DG ds. Transportu i Energii.

[12] COM (2010) 187 z 29.4.2010.

[13] COM(2010) 261.

[14] W każdych okolicznościach Komisja będzie dbała o zachowanie należytego zarządzania finansami, włącznie z odpowiednimi środkami zapobiegania nadużyciom

[15] Do listopada 2009 r. zatrudniono 3 814 obywateli z państw UE-10, co odpowiada 109 % ogólnej wartości orientacyjnego celu w zakresie zatrudnienia na lata 2004–2010. Dalsze szczegółowe informacje o zatrudnieniu obywateli UE-10 dostępne są w ostatnim sprawozdaniu Komisji dotyczącym zatrudnienia pracowników z 12 nowych państw członkowskich UE, przekazanym komisjom budżetowym Parlamentu i Rady w dniu 15 kwietnia 2010 r.

[16] Do listopada 2009 r. zatrudniono 878 pracowników z państw UE-2, co odpowiada 103% ogólnej wartości celu w zakresie zatrudnienia na lata 2007–2009. Dalsze szczegółowe informacje o zatrudnieniu obywateli UE-10 dostępne są w ostatnim sprawozdaniu Komisji dotyczącym zatrudnienia pracowników z 12 nowych państw członkowskich UE, przekazanym komisjom budżetowym Parlamentu i Rady w dniu 15 kwietnia 2010 r.

[17] This table presents a summary of reservations; it is not intended to offer an exhaustive description of them. For details of the reservations, please consult the Annual Activity Report of the relevant Commission department on http://ec.europa.eu/atwork/synthesis/aar/index_en.htm

[18] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness - SEC(2007) 1341.

[19] COM(2009) 43, 4.2.2009.

[20] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135.

[21] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003).

[22] EACI (parent DGs: ENTR, ENV, TREN); EAHC (parent DG: SANCO); EACEA (parent DGs: EAC, INFSO, AIDCO); ERCEA (parent DG: RTD); REA (parent DGs: RTD, ENTR); TEN-TEA (parent DG: TREN).

[23] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities".

[24] Special report 13/2009: "Delegating implementing tasks to Executive Agencies: a successful option?"

[25] The Office for Harmonisation in the Internal Market (OHIM) and the Community Plant Variety Office (CPVO).

[26] The European Institute for Security Studies (ISS), the European Union Satellite Centre (EUSC) and the European Defence Agency (EDA).

[27] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008) 135.

[28] At its meeting of 22-23 March 2010.

[29] Commission Regulation (EC) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1) as last amended by Regulation (EC) No 478/2007 of 23 April 2007 (OJ L 111, 28.4.2007, p. 13).

[30] Pursuant to Article 106(3) IR, the time allowed for approval may not exceed:(a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services;(b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements;(c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate.

[31] Regulation (EC) No 1083/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the European regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25).

[32] Based on available data in ABAC as of end of the financial year 2007.

[33] i.e. above the statutory time-limit.

[34] With the exception of small amounts (below 200 euros in total).

[35] Communication from Mrs Grybauskaite: "Streamlining financial rules and accelerating budget implementation to help economic recovery" - SEC(2009) 477, 8.4.2009.