Sprawozdanie roczne dotyczące agencji UE za rok budżetowy 2017

(2018/C 434/01)

SPIS TREŚCI

Wykaz akronimów i skrótów 2

ROZDZIAŁ 1 Agencje UE w kontekście kontroli Trybunału 4

ROZDZIAŁ 2 Przegląd wyników kontroli 15

ROZDZIAŁ 3 Poświadczenia wiarygodności i inne wyniki kontroli agencji 29

WYKAZ AKRONIMÓW I SKRÓTÓW

Wykaz akronimów i skrótów obejmuje agencje i inne organy UE, których dotyczy niniejsze sprawozdanie.

Akronim/skrót Pełna nazwa Lokalizacja siedziby ACER Agencja ds. Współpracy Organów Regulacji Energetyki Lublana, Słowenia Urząd BEREC Urząd Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej Ryga, Łotwa CdT Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej Luksemburg, Luksemburg Cedefop Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego Saloniki, Grecja CEPOL Agencja Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania Budapeszt, Węgry Chafea Agencja Wykonawcza ds. Konsumentów, Zdrowia, Rolnictwa i Żywności Luksemburg, Luksemburg CPVO Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin Angers, Francja EACEA Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego Bruksela, Belgia EASA Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego Kolonia, Niemcy EASME Agencja Wykonawcza ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw Bruksela, Belgia EASO Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu Valletta, Malta EUNB Europejski Urząd Nadzoru Bankowego Londyn, Zjednoczone Królestwo ECDC Europejskie Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób Sztokholm, Szwecja ECHA Europejska Agencja Chemikaliów Helsinki, Finlandia EEA Europejska Agencja Środowiska Kopenhaga, Dania EFCA Europejska Agencja Kontroli Rybołówstwa Vigo, Hiszpania EFSA Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności Parma, Włochy EIGE Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn Wilno, Litwa EIOPA Europejski Urząd Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych Frankfurt, Niemcy EIT Europejski Instytut Innowacji i Technologii Budapeszt, Węgry EMA Europejska Agencja Leków Londyn, Zjednoczone Królestwo EMCDDA Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii Lizbona, Portugalia EMSA Europejska Agencja Bezpieczeństwa Morskiego Lizbona, Portugalia ENISA Agencja Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji Heraklion, Grecja ERA Agencja Kolejowa Unii Europejskiej Valenciennes, Francja ERCEA Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych Bruksela, Belgia ESMA Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych Paryż, Francja ETF Europejska Fundacja Kształcenia Turyn, Włochy EUIPO Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej Alicante, Hiszpania eu-LISA Europejska Agencja ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości Tallin, Estonia EU-OSHA Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy Bilbao, Hiszpania Euratom Agencja Dostaw Euratomu Luksemburg, Luksemburg Eurofound Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy Dublin, Irlandia Eurojust Europejska Jednostka Współpracy Sądowej Haga, Niderlandy Europol Agencja Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania Haga, Niderlandy FRA Agencja Praw Podstawowych Unii Europejskiej Wiedeń, Austria Frontex Europejska Agencja Straży Granicznej i Przybrzeżnej Warszawa, Polska GSA Agencja Europejskiego GNSS Praga, Republika Czeska INEA Agencja Wykonawcza ds. Innowacyjności i Sieci Bruksela, Belgia REA Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych Bruksela, Belgia SRB Jednolita Rada ds. Restrukturyzacji i Uporządkowanej Likwidacji Bruksela, Belgia

ROZDZIAŁ 1

Agencje UE w kontekście kontroli Trybunału

SPIS TREŚCI

Punkt Strona WPROWADZENIE 1.1–1.3 5 AGENCJE UE 1.4–1.21 5 Dzięki różnego rodzaju agencjom UE łatwiej jest kształtować i wdrażać politykę 1.4–1.14 5 Agencje zdecentralizowane przyczyniają się do zaspokojenia szczególnych potrzeb w różnych obszarach polityki 1.8–1.9 7 Agencje wykonawcze Komisji wdrażają programy unijne 1.10 8 Inne organy mają ściśle określone mandaty 1.11–1.14 8 Agencje są finansowane z różnych źródeł i w ramach różnych działów WRF 1.15–1.20 8 Sieć agencji UE ułatwia współpracę między nimi i wspiera komunikację z zainteresowanymi stronami 1.21 13 KONTROLA PRZEPROWADZONA PRZEZ TRYBUNAŁ 1.22–1.32 13 Trybunał jest upoważniony do kontrolowania rocznych sprawozdań finansowych agencji i ich transakcji 1.22–1.24 13 W swojej kontroli Trybunał uwzględnił stwierdzone obszary ryzyka 1.25–1.32 13

WPROWADZENIE

1.1. Europejski Trybunał Obrachunkowy został ustanowiony na mocy Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej ( 1 ) jako zewnętrzny kontroler finansów UE. Działając w tym charakterze, pełni on funkcję niezależnego strażnika interesów finansowych obywateli Unii i przyczynia się do poprawy zarządzania finansami UE. Więcej informacji na temat pracy Trybunału można znaleźć w jego sprawozdaniach z działalności, rocznych sprawozdaniach z wykonania budżetu UE, sprawozdaniach specjalnych, przeglądach horyzontalnych oraz opiniach w sprawie nowych lub zmienionych przepisów unijnych bądź w sprawie innych decyzji mających wpływ na zarządzanie finansami ( 2 )

1.2. W ramach swoich uprawnień Trybunał przeprowadza coroczne badanie sprawozdań finansowych i leżących u ich podstaw transakcji instytucji, agencji i innych organów UE ( 3 )

1.3. W niniejszym sprawozdaniu przedstawiono wyniki przeprowadzonych przez Trybunał kontroli agencji i innych organów UE (zwanych dalej zbiorczo „agencjami”) za rok budżetowy 2017. Sprawozdanie ma następującą strukturę: — w rozdziale 1 opisano agencje i omówiono charakter przeprowadzonej kontroli, — w rozdziale 2 przedstawiono ogólne wyniki kontroli, — w rozdziale 3 zamieszczono poświadczenie wiarygodności dla każdej z 41 agencji wraz z opiniami i uwagami Trybunału odnoszącymi się do wiarygodności sprawozdań finansowych agencji oraz legalności i prawidłowości dochodów i płatności (transakcji) leżących u ich podstaw.

AGENCJE UE

Dzięki różnego rodzaju agencjom UE łatwiej jest kształtować i wdrażać politykę

1.4. Agencje są odrębnymi podmiotami prawnymi powołanymi do życia aktami prawa wtórnego w celu realizacji konkretnych zadań o charakterze technicznym, naukowym lub zarządczym, które wspomagają instytucje UE w kształtowaniu i wdrażaniu polityki. Wiele z nich jest bardzo wyeksponowanych, a ponadto mają one znaczny wpływ na obszary o istotnym znaczeniu w codziennym życiu obywateli europejskich, np. w dziedzinie zdrowia, bezpieczeństwa, wolności i sprawiedliwości. Krótki opis zadań realizowanych przez każdą z agencji zamieszczono w odnośnych poświadczeniach wiarygodności w rozdziale 3.

1.5. W niniejszym sprawozdaniu Trybunał odnosi się do konkretnych agencji, używając skrótów, których wykaz przedstawiono na początku dokumentu.

1.6. Istnieją trzy rodzaje agencji: agencje zdecentralizowane, agencje wykonawcze i inne organy. Krótką charakterystykę każdej z tych kategorii zamieszczono poniżej. Na przestrzeni lat liczba agencji się zwiększała, a w 2017 r. wyniosła 41, jak pokazano w ramce 1.1 .

Ramka 1.1

Wzrost liczby agencji

Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy.

1.7. Agencje wykonawcze Komisji znajdują się przy siedzibach Komisji Europejskiej w Brukseli i Luksemburgu. Agencje zdecentralizowane i inne organy mają swoje siedziby w 23 różnych państwach członkowskich na terenie całej UE, jak podano w wykazie akronimów/skrótów i w ramce 1.2 . O lokalizacji siedziby decyduje Rada lub Rada wspólnie z Parlamentem Europejskim.

Ramka 1.2

Rozmieszczenie agencji w państwach członkowskich

Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy.

Agencje zdecentralizowane przyczyniają się do zaspokojenia szczególnych potrzeb w różnych obszarach polityki

1.8. Agencje zdecentralizowane w liczbie 32 ( 4 ) odgrywają ważną rolę w opracowywaniu i realizacji polityki UE w różnych obszarach, zwłaszcza przy realizacji zadań o charakterze technicznym, naukowym, operacyjnym lub regulacyjnym. Mają one przyczyniać się do zaspokojenia szczególnych potrzeb w różnych obszarach polityki oraz do zacieśniania współpracy na poziomie europejskim poprzez skupianie wiedzy technicznej i specjalistycznej ze strony UE i rządów krajowych. Zostały one powołane na czas nieokreślony rozporządzeniem Rady lub Parlamentu Europejskiego i Rady.

1.9. Agencje zdecentralizowane prowadzą działalność pod kontrolą zarządu składającego się z przedstawicieli państw członkowskich i Komisji, a w niektórych agencjach również innych podmiotów. Zarząd określa ramowe zasady operacyjne, których agencja musi przestrzegać w swojej pracy, w tym wieloletnie i roczne programy prac, projekty budżetu i plany zatrudnienia, za których wdrożenie odpowiadają dyrektorzy (wykonawczy). Każda agencja zdecentralizowana podlega osobnej procedurze udzielenia absolutorium z wykonania budżetu, przeprowadzanej w większości przypadków przez Parlament Europejski i Radę ( 5 ) , która obejmuje koszty osobowe oraz wydatki administracyjne i operacyjne.

Agencje wykonawcze Komisji wdrażają programy unijne

1.10. Sześciu agencjom wykonawczym Komisji ( 6 ) powierzono zadania wykonawcze i operacyjne dotyczące jednego lub większej liczby programów unijnych. Agencje te ustanowiono na czas określony. Zostały one utworzone na mocy decyzji Komisji i prowadzą działalność pod nadzorem komitetów sterujących powołanych przez Komisję. Działają w oparciu o wieloletnie i roczne programy prac, za których ustanowienie i wdrożenie odpowiadają dyrektorzy wykonawczy. Ich budżety podlegają indywidualnej procedurze udzielenia absolutorium przez Parlament Europejski i Radę. Inaczej niż w przypadku agencji zdecentralizowanych budżety te obejmują jedynie koszty osobowe i wydatki administracyjne, podczas gdy wszystkie wydatki operacyjne agencji pochodzą z budżetu Komisji i są w związku z tym objęte ogólnym absolutorium udzielanym Komisji. Budżety własne agencji wykonawczych stanowią zatem tylko niewielką część budżetu, jaki agencje te faktycznie wdrażają.

Inne organy mają ściśle określone mandaty

1.11. Trzy inne organy to EIT, Euratom i SRB.

1.12. EIT, mający siedzibę w Budapeszcie, jest niezależnym, zdecentralizowanych organem UE, który skupia zasoby naukowe, biznesowe i edukacyjne w celu pobudzenia potencjału innowacyjnego Unii poprzez zapewnianie finansowania w postaci dotacji. Został on powołany przez Parlament Europejski i Radę na czas nieokreślony. Na jego czele stoi dyrektor, a nadzór sprawuje Rada Zarządzająca. EIT podlega indywidualnej procedurze udzielenia absolutorium przez Parlament Europejski i Radę.

1.13. Euratom, którego siedziba znajduje się w Luksemburgu, został utworzony przez Radę na czas nieokreślony w celu wsparcia realizacji celów zawartych w Traktacie ustanawiającym Europejską Wspólnotę Energii Atomowej. Podlega on indywidualnej procedurze udzielenia absolutorium przez Parlament Europejski i Radę. Komitet doradczy, złożony z członków pochodzących z państw członkowskich, pomaga agencji Euratom w realizacji jej zadań, wydając opinie i dostarczając analiz oraz informacji. Dyrektor generalny tej agencji wykonuje swoje obowiązki pod nadzorem Komisji.

1.14. SRB z siedzibą w Brukseli to centralny organ ds. restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji w unii bankowej. Celem SRB jest zapewnienie należytej restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji upadających banków, która wywrze jak najmniejszy wpływ na gospodarkę realną, system finansowy i finanse publiczne w państwach członkowskich uczestniczących w jednolitym mechanizmie nadzorczym i poza nimi. SRB jest reprezentowana przez przewodniczącego, który ma jednocześnie uprawnienia organu powołującego. Przewodniczący SRB podlega indywidualnej procedurze udzielenia absolutorium przez Jednolitą Radę, w skład której wchodzą członkowie z krajowych organów ds. restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji uczestniczących państw członkowskich.

Agencje są finansowane z różnych źródeł i w ramach różnych działów WRF

1.15. ramce 1.3 . Największy wzrost budżetu w 2017 r. odnotowano w przypadku GSA i EIT, które są finansowane z działu 1a WRF Łączny budżet wszystkich agencji na 2017 r. (z wyłączeniem SRB) wyniósł 3,5 mld euro (w 2016 r. było to 3,4 mld euro), co stanowi około 2,7 % ogólnego budżetu UE na 2017 r. (w 2016 r. – 2,4 %), jak pokazano w. Największy wzrost budżetu w 2017 r. odnotowano w przypadku GSA i EIT, które są finansowane z działu 1a WRF ( 7 ) (Konkurencyjność na rzecz wzrostu gospodarczego i zatrudnienia), oraz w przypadku Fronteksu, EMA i EASO finansowanych z działu 3 WRF (Bezpieczeństwo i obywatelstwo).

1.16. Ponadto budżet SRB na 2017 r. obejmował środki w wysokości 6,6 mld euro (w 2016 r. było to 11,8 mld euro) ( 8 ) , a złożyły się na niego składki instytucji kredytowych na rzecz jednolitego funduszu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji.

1.17. W przypadku agencji zdecentralizowanych i innych organów ich budżet obejmuje koszty osobowe oraz wydatki administracyjne i operacyjne, natomiast w przypadku agencji wykonawczych, które realizują programy finansowane z budżetu Komisji, ich osobne środki budżetowe (łącznie około 241 mln euro) obejmują jedynie koszty osobowe i wydatki administracyjne. Wydatki operacyjne Komisji zrealizowane w 2017 r. przez sześć agencji wykonawczych wyniosły około 6,8 mld euro, tj. ponad dwukrotnie więcej niż wynosił łączny budżet wszystkich pozostałych agencji z wyłączeniem SRB.

Ramka 1.3

Źródła finansowania agencji w 2017 r.

Źródło: budżet ogólny UE na 2017 r. i budżety agencji na 2017 r.; dane opracowane przez Trybunał.

1.18. Większość agencji, w tym wszystkie agencje wykonawcze, jest finansowana niemal w całości z budżetu ogólnego UE. W przypadku pozostałych agencji działalność finansowana jest w całości lub po części z opłat i należności oraz ze składek przekazywanych bezpośrednio przez państwa uczestniczące: państwa członkowskie UE, kraje EFTA itp. Łącznie z ogólnego budżetu UE przekazano około 2,5 mld euro, natomiast 1 mld euro pochodził z opłat i należności oraz ze wkładów finansowych państw uczestniczących. W ramce 1.4 przedstawiono agencje uszeregowane pod względem wielkości środków otrzymanych z budżetu UE.

Ramka 1.4

Agencje uszeregowane pod względem wielkości wkładu z budżetu UE

Źródło: dane agencji, zestawione przez Trybunał.

1.19. Środki w kwocie 2,5 mld euro z budżetu ogólnego UE pochodzą z różnych działów WRF, jak pokazano w ramce 1.5 .

Ramka 1.5

Finansowanie agencji z budżetu ogólnego UE w rozbiciu na działy WRF

Źródło: wieloletnie ramy finansowe UE na lata 2014–2020 oraz budżety agencji na 2017 r.; dane zestawione przez Trybunał.

1.20. ramce 1.6 . Jeśli chodzi o personel, na koniec 2017 r. agencje zatrudniały około 11 000 pracowników ( 9 ) (w 2016 r. – 10 300), co stanowiło około jednej szóstej łącznej liczby pracowników instytucji i agencji UE. Liczbę pracowników w rozbiciu na poszczególne agencje przedstawiono w

Ramka 1.6

Liczba pracowników w poszczególnych agencjach według stanu na koniec 2017 r.

Źródło: dane agencji, zestawione przez Trybunał.

Sieć agencji UE ułatwia współpracę między nimi i wspiera komunikację z zainteresowanymi stronami

1.21. Sieć agencji UE została utworzona przez agencje jako platforma współpracy między nimi mająca na celu zwiększanie widoczności ich działań, wskazywanie możliwości przyrostu wydajności i ich promowanie oraz wnoszenie wartości dodanej. Działa ona w oparciu o priorytety uzgodnione przez agencje w pięcioletnim programie strategicznym (na lata 2015–2020) i w rocznych programach prac określających działania i oczekiwane rezultaty. Istotnym zadaniem, jakie powierzono sieci, jest zapewnianie skutecznej komunikacji między agencjami i zainteresowanymi podmiotami, przede wszystkim instytucjami europejskimi. Przewodnictwo w sieci sprawuje co roku inna agencja, na zasadzie rotacji.

KONTROLA PRZEPROWADZONA PRZEZ TRYBUNAŁ

Trybunał jest upoważniony do kontrolowania rocznych sprawozdań finansowych agencji i ich transakcji

1.22. Zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał skontrolował: a) sprawozdania finansowe wszystkich agencji obejmujące sprawozdania finansowe (10) oraz sprawozdania z wykonania budżetu (11) za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r., b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań.

1.23. Na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli Trybunał przedstawia Parlamentowi Europejskiemu i Radzie (bądź innym organom udzielającym absolutorium, o których mowa w rozdziale 3 niniejszego sprawozdania) poświadczenie wiarygodności dla każdej agencji dotyczące wiarygodności jej sprawozdania finansowego oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. W stosownych przypadkach poświadczenia wiarygodności uzupełniono o istotne uwagi pokontrolne.

1.24. Zgodnie z postanowieniami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE ( 12 ) sprawozdania finansowe 32 agencji otrzymujących środki z budżetu UE zostały zweryfikowane przez niezależnych audytorów zewnętrznych. Trybunał zbadał wiarygodność wyników tych weryfikacji zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i wziął je pod uwagę przy sporządzaniu własnych opinii z kontroli.

W swojej kontroli Trybunał uwzględnił stwierdzone obszary ryzyka

1.25. Aby uzyskać wystarczającą pewność, Trybunał przygotował swoją kontrolę w taki sposób, by uwzględnić w niej główne zidentyfikowane obszary ryzyka.

Ryzyko dla wiarygodności sprawozdań finansowych agencji jest ogólnie niskie

1.26. Ogólnie Trybunał jest zdania, że ryzyko dla wiarygodności sprawozdań finansowych w przypadku wszystkich agencji jest niskie. Sprawozdania finansowe agencji są sporządzane z zastosowaniem zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. Liczba istotnych błędów wykrytych w przeszłości była niewielka.

Ryzyko dla legalności i prawidłowości transakcji jest ogólnie średnie, lecz waha się

1.27. Ogólnie ocenia się, że ryzyko dla legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw sprawozdań finansowych agencji jest średnie, lecz waha się od poziomu niskiego do wysokiego w zależności od tytułu budżetowego.

Tytuł I (koszty osobowe)

1.28. Ryzyko jest zasadniczo niskie. Za zarządzanie wynagrodzeniami odpowiada Urząd Administracji i Wypłacania Należności Indywidualnych działający w strukturach Komisji, kontrolowany przez Trybunał w ramach szczegółowych ocen wydatków administracyjnych. W minionych latach w kosztach osobowych nie wykryto żadnych istotnych błędów. Niemniej jednak w sytuacji, gdy agencje muszą pozyskać dużą liczbę dodatkowych pracowników w krótkim czasie, istnieje ryzyko średnie do wysokiego co do legalności i prawidłowości procedur naboru.

Tytuł II (wydatki administracyjne)

1.29. Ryzyko ocenia się jako średnie. Zamówienia na różnego rodzaju usługi, w tym coraz większe kwoty przeznaczone na usługi informatyczne, wiążą się ze skomplikowanymi przepisami i procedurami udzielania zamówień, a organy administracyjne agencji nie zawsze zapewniają zadowalający poziom przejrzystości i najlepsze wykorzystanie środków. Tradycyjnie jednym z głównych powodów wydawania przez Trybunał opinii z zastrzeżeniem i przedstawiania uwag są poważne błędy w zamówieniach wpływające na warunki płatności. Najistotniejszą kategorią kosztów pokrywanych w regularny sposób są jednak opłaty za wynajem pomieszczeń, których wysokość zmienia się jedynie, gdy agencje przenoszą się do nowej siedziby, w związku z czym ogólne ryzyko w tym zakresie jest średnie.

Tytuł III (wydatki operacyjne)

1.30. Ryzyko ocenia się jako niskie do wysokiego, w zależności od konkretnej agencji i rodzaju dokonywanych przez nią wydatków operacyjnych. Ogólnie ryzyko dotyczące zamówień jest podobne jak w przypadku tytułu II, choć odnośne kwoty mogą być większe. Jeśli chodzi o dotacje wypłacane w ramach tytułu III, wcześniejsze kontrole wykazały, że choć ogólnie mechanizmy kontrolne w agencjach się polepszyły, nie zawsze są one w pełni skuteczne.

Ryzyko dla należytego zarządzania finansami jest średnie

1.31. Ryzyko dla należytego zarządzania finansami jest oceniane na średnie, a jego występowanie stwierdzono głównie w obszarach informatyki i zamówień publicznych. W przeszłości Trybunał zgłaszał uwagi dotyczące zróżnicowania środowisk informatycznych w agencjach oraz uchybienia w zarządzaniu projektami informatycznymi, a także wskazywał postępowania o udzielenie zamówienia, w których nie zapewniono najlepszego stosunku wartości do ceny.

1.32. Z szerszej perspektywy liczba małych agencji (zob. ramki 1.4 i 1.6 ), z których każda ma swoje własne struktury i procedury administracyjne, stwarza ryzyko dla efektywności administracyjnej.

ROZDZIAŁ 2

Przegląd wyników kontroli

SPIS TREŚCI

Punkt Strona WPROWADZENIE 2.1–2.2 16 WYNIKI DOROCZNYCH KONTROLI AGENCJI ZA ROK 2017 SĄ OGÓLNIE POZYTYWNE 2.3–2.49 16 Opinie bez zastrzeżeń co do wiarygodności sprawozdań finansowych wszystkich agencji 2.4 16 Punkty zawierające objaśnienia uzupełniające mają zasadnicze znaczenie dla zrozumienia sprawozdań finansowych 2.5–2.11 16 Opinie bez zastrzeżeń na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń wszystkich agencji 2.12 17 Opinie bez zastrzeżeń co do legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń agencji z wyjątkiem EASO 2.13–2.14 17 W punktach przedstawiających inne kwestie poruszono zagadnienia o szczególnym znaczeniu 2.15–2.21 17 Uwagi Trybunału dotyczą bardzo różnorodnych kwestii 2.22–2.49 18 WYNIKI KONTROLI PRZEDSTAWIONE W INNYCH SPRAWOZDANIACH DOTYCZĄCYCH AGENCJI OPUBLIKOWANYCH PRZEZ TRYBUNAŁ W 2017 R. 2.50–2.55 24 Przegląd punktowy w trybie pilnym dotyczący osiągnięcia celu zakładającego redukcję zatrudnienia o 5 % opublikowany przez Trybunał 2.50 24 Sprawozdanie specjalne Trybunału na temat SRB 2.51–2.53 25 Specjalne sprawozdanie roczne Trybunału dotyczące zobowiązań warunkowych wynikających z wykonywania zadań przez SRB 2.54 26 Inne sprawozdania specjalne Trybunału, w których jest mowa o co najmniej jednej agencji 2.55 26 THE EU AGENCIES NETWORK’S REPLY 28

WPROWADZENIE

2.1. W niniejszym rozdziale przedstawiono przegląd wyników dorocznych kontroli agencji za rok 2017 oraz innych prac kontrolnych dotyczących agencji, przeprowadzonych przez Trybunał w 2017 r.

2.2. Poświadczenia wiarygodności (opinie pokontrolne) dotyczące wiarygodności sprawozdań finansowych agencji oraz dochodów i płatności leżących u podstaw tych sprawozdań, jak również wszystkie kwestie i uwagi niepodważające tych opinii, przedstawiono w rozdziale 3 .

WYNIKI DOROCZNYCH KONTROLI AGENCJI ZA ROK 2017 SĄ OGÓLNIE POZYTYWNE

2.3. Ogólnie rzecz biorąc, kontrola rocznych sprawozdań finansowych agencji za rok zakończony dnia 31 grudnia 2017 r. oraz dochodów i płatności leżących u podstaw tych sprawozdań potwierdza pozytywne wyniki zgłaszane w poprzednich latach.

Opinie bez zastrzeżeń co do wiarygodności sprawozdań finansowych wszystkich agencji

2.4. opinie bez zastrzeżeń w odniesieniu do sprawozdań finansowych wszystkich agencji. W opinii Trybunału sprawozdania te przedstawiają rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za zakończony tego dnia rok, zgodnie z przepisami odpowiednich regulaminów finansowych oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji Trybunał wydałw odniesieniu do sprawozdań finansowych wszystkich agencji. W opinii Trybunału sprawozdania te przedstawiają rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za zakończony tego dnia rok, zgodnie z przepisami odpowiednich regulaminów finansowych oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji ( 13 )

Punkty zawierające objaśnienia uzupełniające mają zasadnicze znaczenie dla zrozumienia sprawozdań finansowych

2.5. Objaśnienia uzupełniające zwracają uwagę czytelników na ważne kwestie, które mają zasadnicze znaczenie dla zrozumienia sprawozdania przez odbiorcę.

2.6. W odniesieniu do EASO Trybunał zwraca uwagę na fakt, że sytuacja kadrowa Urzędu zaczęła się pogarszać w tempie wykładniczym. Obecnie Urząd nie ma zdolności administracyjnej do zapełnienia dużej liczby wakatów. Ogólnie rzecz biorąc, sytuacja kadrowa poważnie zagraża ciągłości prowadzenia przez Urząd działalności na obecną skalę.

2.7. W przypadku SRB Trybunał zwrócił uwagę na fakt, że składki na rzecz jednolitego funduszu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji są obliczane na podstawie informacji pochodzących od instytucji kredytowych, przekazanych SRB przez krajowe organy ds. restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji. Rozporządzenie w sprawie jednolitego mechanizmu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji nie przewiduje jednak kompleksowych i spójnych ram kontroli, które zapewniałyby wiarygodność tych informacji. Trybunał odnotował także, że metodyka obliczania składek określona w przepisach jest bardzo złożona, co może spowodować, że obliczenia będą niepoprawne. Z uwagi na wymóg zachowania poufności SRB nie może ujawnić danych instytucji kredytowych wykorzystanych na potrzeby obliczenia wysokości składek na rzecz funduszu, co ogranicza przejrzystość.

2.8. ex post przeprowadzonych przez ECHA stwierdzono konieczność istotnej korekty wysokości opłat, przy czym na koniec 2017 r. łączna kwota korekt nie była znana. Ustalenie to świadczy o ograniczeniach systemu, który w nadmiernym stopniu opiera się na deklaracjach składanych przez wnioskodawców. W przypadku agencji ECHA Trybunał zwrócił uwagę na fakt, że częściowo utrzymuje się ona ze środków własnych i pobiera opłaty od wszystkich przedsiębiorstw, które wnioskują o rejestrację chemikaliów zgodnie z wymogami rozporządzenia REACH ( 14 ) . Agencja oblicza wysokość tych opłat i wystawia na nie faktury na podstawie informacji przekazanych przez przedsiębiorstwa w chwili składania wniosku. W toku weryfikacjiprzeprowadzonych przez ECHA stwierdzono konieczność istotnej korekty wysokości opłat, przy czym na koniec 2017 r. łączna kwota korekt nie była znana. Ustalenie to świadczy o ograniczeniach systemu, który w nadmiernym stopniu opiera się na deklaracjach składanych przez wnioskodawców.

2.9. W przypadku GSA Trybunał zwrócił uwagę na fakt, że wynik postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w odniesieniu do jednej z głównych umów Agencji (umowa ramowa opiewająca na 1,5 mld euro) został zakwestionowany przez jednego z oferentów.

2.10. Jeśli chodzi o dwie agencje z siedzibą w Londynie (EMA i EUNB), Trybunał zauważył, że w 2019 r. opuszczą one Zjednoczone Królestwo, a ich sprawozdania finansowe i powiązane informacje dodatkowe zostały sporządzone na podstawie informacji dostępnych w momencie podpisania tych sprawozdań. Trybunał zwrócił również uwagę na konsekwencje obowiązujących warunków najmu pomieszczeń biurowych w Londynie oraz potencjalnego spadku dochodów w następstwie wystąpienia Zjednoczonego Królestwa z UE.

2.11. W odniesieniu do Chafea Trybunał stwierdził znaczne uchybienia w obszarze księgowości.

Opinie bez zastrzeżeń na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń wszystkich agencji

2.12. W przypadku wszystkich agencji Trybunał wydał opinie bez zastrzeżeń w odniesieniu do legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw ich rocznych sprawozdań finansowych za rok zakończony dnia 31 grudnia 2017 r. W opinii Trybunału dochody były legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Opinie bez zastrzeżeń co do legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń agencji z wyjątkiem EASO

2.13. W przypadku 40 agencji Trybunał wydał opinie bez zastrzeżeń w odniesieniu do legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw ich rocznych sprawozdań finansowych za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. W opinii Trybunału płatności były legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

2.14. W odniesieniu do EASO Trybunał wydał negatywną opinię ze względu na istotne i systematycznie powtarzające się przypadki niezgodności płatności z regulaminem finansowym Urzędu i innymi obowiązującymi zasadami i przepisami, przy czym dotyczyło to głównie płatności związanych z postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego i z procedurami naboru. Fakt, że niezgodności te systematycznie się powtarzają, świadczy o nieprawidłowym systemie kontroli wewnętrznej. Łączny poziom błędu w tych niezgodnych z przepisami płatnościach wynosi nie mniej niż 7,7 mln euro, co stanowi 10,3 % łącznej kwoty płatności Urzędu dokonanych w 2017 r.

W punktach przedstawiających inne kwestie poruszono zagadnienia o szczególnym znaczeniu

2.15. W punktach zawierających omówienie innych kwestii uwagę czytelników zwraca się na zagadnienia, które nie zostały przedstawione w rocznych sprawozdaniach finansowych lub które nie są związane z legalnością i prawidłowością dochodów oraz płatności.

2.16. W odniesieniu do EIT Trybunał ustalił, że początkowe stawki zwrotu kosztów w przypadku dotacji przyznawanych tzw. wspólnotom wiedzy i innowacji (WWiI) wzrastały w miarę zbliżania się końca okresu kwalifikowalności. Przynosi to efekt odwrotny do zamierzonego, tj. WWiI nie stają się coraz bardziej niezależne od finansowania pochodzącego od EIT. Ponadto do rocznych biznesplanów dwóch WWiI dodano z mocą wsteczną pewne nowe zadania. W przypadku jednej z tych wspólnot spowodowało to istotną zmianę w stosunku do początkowej decyzji o przyznaniu dotacji. Istotne zmiany mogą spowodować nierówne traktowanie WWiI i nie są zgodne z rozporządzeniem finansowym.

2.17. W przypadku agencji Frontex od 2014 r. Trybunał wielokrotnie zgłaszał, że dowody poniesienia wydatków zadeklarowanych przez państwa współpracujące są często niewystarczające. Fakt ten potwierdziły również wyniki tegorocznej kontroli Trybunału. W odpowiedzi na zalecenie Trybunału z 2016 r. Frontex wprowadza obecnie uproszczony model zwrotu kosztów.

2.18. W przypadku EUNB, EIOPA i ESMA Trybunał zwrócił uwagę na fakt, że ich budżety są pokrywane w części ze środków unijnych, a w części ze składek przekazywanych bezpośrednio przez organy nadzorcze państw członkowskich UE lub podmioty objęte nadzorem. Nie można zatem wykluczyć, że w wyniku decyzji Zjednoczonego Królestwa w sprawie wystąpienia z UE dochody tych agencji zmniejszą się w przyszłości.

2.19. W odniesieniu do GSA Trybunał zauważył, że agencja ta obsługuje zarówno centrum monitorowania bezpieczeństwa systemu Galileo, jak i stacje naziemne Galileo, przy czym tak centrum, jak i stacje są położone na terytorium Zjednoczonego Królestwa i może być konieczna zmiana ich lokalizacji.

2.20. W odniesieniu do CdT Trybunał zauważył, że kilka agencji w coraz większym stopniu korzysta z tłumaczeń wewnętrznych i innych alternatywnych rozwiązań tłumaczeniowych, co oznacza, że zdolności CdT nie są wykorzystywane w największym możliwym zakresie. Ponadto na poziomie europejskim dochodzi do nakładania się wysiłków w zakresie prac nad systemami tłumaczeniowymi i dublowania kosztów bieżących.

2.21. W grudniu 2016 r. Urząd BEREC zwrócił się do CdT o przetłumaczenie czterech zaproszeń do wyrażania zainteresowania w celu utworzenia list rezerwowych na potrzeby naboru pracowników, mimo że wszystkie stanowiska zatwierdzone przez władze budżetowe w planie zatrudnienia Urzędu były obsadzone. W opinii Trybunału zlecenie wykonania tłumaczenia w grudniu 2016 r. było nieuzasadnione. Płatności za to zlecenie dokonano w marcu 2017 r., a jej wartość odpowiadała 2,5 % budżetu na 2017 r.

Ramka 2.1

Opinie z corocznych kontroli dotyczących sprawozdań finansowych i transakcji agencji w latach 2014–2017

Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy.

Uwagi Trybunału dotyczą bardzo różnorodnych kwestii

2.22. Trybunał sformułował łącznie 145 uwag dotyczących 37 agencji, aby zwrócić uwagę na istotne kwestie i wskazać możliwości poprawy. Uwagi, z którymi można zapoznać się w rozdziale 3, zostały podsumowane poniżej. Większość z nich dotyczy należytego zarządzania finansami.

Poważne zagrożenia prowadzą do znacznych uchybień w EASO

2.23. W odniesieniu do EASO Trybunał zwrócił uwagę na poważne zagrożenia wiążące się nieodłącznie z charakterem działalności Urzędu i stojącymi przed nim nadzwyczajnymi wyzwaniami operacyjnymi spowodowanymi kryzysem migracyjnym. Ani solidna struktura zarządzania, ani skuteczne kontrole nie osłabiły tych zagrożeń, czego skutkiem były liczne przypadki istotnej niezgodności.

2.24. Od 2014 r. w Urzędzie dochodziło do dużej rotacji pracowników, a od grudnia 2017 r. zawieszony był proces naboru pracowników. Ponadto Urząd nie posiada jednostki audytu wewnętrznego ani własnej służby prawnej i nie przeprowadza systematycznie wewnętrznego przeglądu dokumentów prawnych.

2.25. Powtarzały się poważne uchybienia w zakresie prawie wszystkich skontrolowanych usług, świadczonych w wyniku udzielenia zamówień publicznych lub naboru pracowników. Uchybienia te dotyczyły oceny potrzeb Urzędu, opracowywania dokumentacji przetargowej, wyboru rodzaju umowy, metodyki oceny i udzielania zamówienia, zmian i przedłużeń umów, realizacji umów oraz weryfikacji świadczonych usług itp. Uchybienia takie naruszają zasady konkurencji, przejrzystości, równego traktowania i niedyskryminacji.

Odnotowano postępy w zakresie zharmonizowania środowiska informatycznego

2.26. Agencje prowadzą różnorodne działania operacyjne wymagające odpowiednich rozwiązań informatycznych, dostosowanych niekiedy do ich specyficznych potrzeb. Kluczowe działania operacyjne i administracyjne są jednak realizowane w oparciu o te same ramy prawne, co sugeruje, że agencje stosują podobne procedury i mogłyby korzystać z podobnych rozwiązań informatycznych. Jak Trybunał zauważył w swoim sprawozdaniu zbiorczym z wyników kontroli agencji za 2016 r., agencje dokonały wprawdzie dużych postępów, jeśli chodzi o stosowanie podobnych systemów zarządzania budżetowego i systemów księgowych, lecz w innych kluczowych obszarach, takich jak zarządzanie zasobami ludzkimi oraz zarządzanie przetargami i umowami, nadal wykorzystywanych jest wiele różnych rozwiązań informatycznych.

2.27. Agencje rozważają obecnie możliwość dalszego zharmonizowania rozwiązań w tych obszarach, przede wszystkim dlatego, że zwiększyłoby to efektywność kosztową, zmniejszyło ryzyko dotyczące kontroli wewnętrznych i poprawiło zarządzanie w dziedzinie IT. W 2017 r. odnotowano postępy w obszarze wykorzystania narzędzi informatycznych na potrzeby zarządzania zasobami kadrowymi. 20 agencji podpisało bowiem porozumienie z Komisją w sprawie stosowania narzędzia SYSPER II, co sprawi, że środowisko informatyczne będzie bardziej ujednolicone w tym obszarze. Planuje się, że większość agencji zacznie korzystać z narzędzia Komisji od 1 stycznia 2019 r., jednak niektóre agencje stosują je już od III kwartału 2018 r.

Ramka 2.2

Wprowadzenie przez agencje wspólnego narzędzia SYSPER II w obszarze zasobów kadrowych

Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie informacji przekazanych przez agencje.

Trwają prace nad wprowadzeniem elektronicznych zamówień publicznych

2.28. W tak zróżnicowanych warunkach korzystanie z podobnych narzędzi elektronicznych w przypadku zamówień na realizację dostaw lub świadczenie usług (elektroniczne zamówienia publiczne) w istotnym stopniu przyczyniłoby się do większej harmonizacji środowiska informatycznego w agencjach. Zgodnie z rozporządzeniami finansowymi, które weszły w życie odpowiednio w 2012 i 2013 r., wszystkie instytucje i agencje UE „[…] w jak największym zakresie opracowują […] i stosują rozwiązania z zakresu dostarczania, przechowywania i przetwarzania danych przedłożonych w ramach procedur udzielania dotacji i udzielania zamówień, i wyznaczają w tym celu jeden »elektroniczny obszar wymiany danych« dla wnioskodawców, kandydatów i oferentów” ( 15 ) ( 16 ) . Choć w rozporządzeniach tych nie przewidziano żadnego docelowego terminu wprowadzenia elektronicznych zamówień publicznych, unijna dyrektywa w sprawie zamówień publicznych z 2014 r. ( 17 ) nakazuje umożliwienie korzystania ze środków elektronicznych w zamówieniach publicznych w państwach członkowskich UE od 2018 r., a unijna dyrektywa w sprawie fakturowania elektronicznego z 2014 r. ( 18 ) zobowiązuje organy publiczne do odbioru faktur elektronicznych od 2019 r.

2.29. Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie informatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Wszystkie agencje publikują ogłoszenia o przetargach w Elektronicznym Dzienniku Przetargowym (Tenders Electronic Daily), który jest europejskim dziennikiem zamówień publicznych. W 2010 r. Komisja uruchomiła ponadto narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. – narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. – narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. większość agencji wprowadziła elektroniczne fakturowanie i elektroniczne procedury przetargowe w niektórych postępowaniach, lecz nie wprowadziła elektronicznego systemu składania ofert.

Ramka 2.3

Wprowadzenie przez agencje narzędzi w obszarze elektronicznych zamówień publicznych

Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie informacji przekazanych przez agencje.

Zarządzanie usługami doradztwa informatycznego i projektami w EMA i eu-LISA poprawiło się

Zarządzanie usługami doradztwa informatycznego i projektami w EMA

2.30. W trakcie ubiegłorocznej kontroli Trybunał przeanalizował, w jaki sposób EMA zarządzała usługami doradztwa. Nadmierne korzystanie z tego rodzaju usług doprowadziło do sytuacji, w której EMA stała się w istotnym stopniu zależna od zewnętrznej wiedzy fachowej. Trybunał informował też, że kontrola na etapie przygotowywania i wdrażania projektów była nieodpowiednia, w realizacji projektów wystąpiły znaczne opóźnienia, a koszty rosły.

2.31. W ciągu 2017 r. EMA wdrożyła szereg działań mających na celu poprawę tej sytuacji. Zmniejszenie jej istotnej zależności od firm konsultingowych zajmie jednak sporo czasu, a efekty podjętych działań będą widoczne dopiero na przestrzeni lat.

Zarządzanie usługami doradztwa informatycznego i projektami w eu-LISA

2.32. Ze względu na charakter swoich operacji eu-LISA korzysta z usług doradztwa głównie w związku z projektami informatycznymi. W 2017 r. projekty informatyczne eu-LISA zostały zrealizowane w ramach ustalonych budżetów i zgodnie z harmonogramem.

2.33. Na potrzeby opracowywania i realizacji projektów informatycznych eu-LISA stosuje model zlecania zadań na zewnątrz, w którym około 90 % powiązanych prac jest realizowanych przez trzech wykonawców. Wszystkie projekty informatyczne są co prawda pod kontrolą eu-LISA, która jest za nie ostatecznie odpowiedzialna, lecz przyjęcie modelu, w którym opracowywanie i realizacja tak wrażliwych systemów informatycznych jest w tak dużym zakresie zlecane wykonawcom zewnętrznym, stwarza ryzyko nadmiernego uzależnienia od tych wykonawców.

2.34. Równocześnie niewielka liczba pracowników zatrudnionych w głównych działach operacyjnych stwarza zagrożenie dla ciągłości działania.

W zarządzaniu zamówieniami nadal występują niedociągnięcia

2.35. Cel przyświecający postępowaniom o udzielenie zamówienia publicznego polega na zapewnieniu konkurencji pomiędzy podmiotami gospodarczymi i na dokonaniu najkorzystniejszego ekonomicznie zakupu w sposób przejrzysty, obiektywny i spójny oraz zgodnie ze stosownymi ramami prawnymi. W 14 agencjach ( Urząd BEREC, CEPOL, Chafea, eu-LISA, EASO, EUNB, EEA, EFSA, EIGE, EUIPO, ERA, EASA, FRA i SRB ) Trybunał odnotował niedociągnięcia w zamówieniach publicznych (głównie na usługi), które stanowiły zagrożenie dla optymalnego wykorzystania środków. Niedociągnięcia te dotyczyły najczęściej braku odpowiedniej równowagi między aspektami ceny i jakości w kryteriach udzielania zamówień, nieoptymalnego przygotowania umów ramowych, korzystania z umów ramowych umożliwiających nabywanie usług, w przypadku których specyfikacje lub cena nie zostały wystarczająco uszczegółowione, a także nieuzasadnionego korzystania z usług pośrednictwa.

Większość agencji przeanalizowała skutki brexitu

2.36. W dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o swojej decyzji o wystąpieniu z Unii Europejskiej (brexit). W przeciwieństwie do większości agencji pięć z nich ( ACER, Urząd BEREC, CEPOL, ENISA, EU-OSHA ) nie przeprowadziło kompleksowej analizy prawdopodobnego wpływu brexitu na swoją organizację, operacje i rozliczenia.

Ogłoszenia o naborze mogłyby być publikowane na stronie EPSO

2.37. Większość agencji ( ACER, Cedefop, CEPOL, Chafea, EASA, EUNB, ECHA, EEA, EIGE, EIOPA, EIT, EMA, EMCDDA, EMSA, ENISA, ESMA, eu-LISA, Eurojust, Europol, Frontex, GSA, SRB ) publikuje ogłoszenia o naborze na swoich stronach internetowych i w mediach społecznościowych, lecz często nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO). Tymczasem publikacja na stronie EPSO zwiększyłaby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłaby obywatelom uzyskanie informacji o naborach ogłaszanych przez wszystkie instytucje i agencje europejskie. Jako główny powód agencje wskazują fakt, że EPSO zgadza się na publikację ogłoszeń o naborze jedynie pod warunkiem, że zostały one przetłumaczone na wszystkie języki urzędowe UE, co z kolei wiąże się z wysokimi kosztami tłumaczenia.

Mniejsza liczba uwag dotyczących legalności i prawidłowości płatności

2.38. Liczba uwag dotyczących legalności i prawidłowości płatności zmniejszyła się do ośmiu (w 2016 r. zgłoszono ich 11), co świadczy o nieprzerwanych wysiłkach ze strony agencji, by zapewnić zgodność z ramami prawnymi, zwłaszcza z przepisami rozporządzenia finansowego i regulaminu pracowniczego. Pięć uwag dotyczyło po raz kolejny uchybień w procedurach udzielania zamówień ( EASO, EASA, EIGE, Frontex ), trzy natomiast – niedociągnięć w procedurach rekrutacyjnych ( EASO, Cedefop, Frontex ).

W zarządzaniu budżetem odnotowano poprawę

2.39. Zgodnie z rozporządzeniem finansowym środki budżetowe przyznane na dany rok mogą zostać przeniesione na rok kolejny pod pewnymi warunkami ( 19 ) . W rozporządzeniu finansowym nie określono co prawda maksymalnej kwoty takich przeniesień, a samo ich występowanie wynika w znacznym stopniu z wieloletniego charakteru działań, jednak ich nadmierny poziom może świadczyć o opóźnieniach w realizacji programów prac lub w wykonaniu planów zamówień, a ponadto może stać w sprzeczności z budżetową zasadą jednoroczności.

2.40. W ramce 2.4 pokazano liczbę agencji, w przypadku których Trybunał stwierdził wysoki poziom przeniesień w 2017 r. i w poprzednich latach. Ograniczenie tej liczby do zaledwie dwóch agencji ( Chafea, EU-OSHA ) w 2017 r. wynikło z tego, że agencje były w stanie lepiej i w bardziej przejrzysty sposób wyjaśnić i uzasadnić przeniesienia, jak również ze zmiany w podejściu Trybunału do sprawozdawczości w tym obszarze w 2017 r. Począwszy od 2017 r., Trybunał informuje bowiem w swoich sprawozdaniach o przeniesieniach jedynie, jeśli uzna, że są one niedostatecznie uzasadnione.

Ramka 2.4

Zmniejszająca się liczba uwag dotyczących nadmiernego lub wysokiego poziomu przeniesień

Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie informacji przekazanych przez agencje.

2.41. Ponadto w przypadku dwóch agencji ( Frontex, EUIPO ) Trybunał poinformował o anulowaniu środków budżetowych przeniesionych z poprzednich lat. Świadczy to o przeszacowaniu potrzeb budżetowych, zwłaszcza po stronie organów administracji publicznej państw członkowskich i innych państw współpracujących.

Środowisko księgowe mogłoby zostać udoskonalone

2.42. W trakcie tegorocznych kontroli Trybunał dokonał również przeglądu środowiska księgowego w agencjach, które ma istotne znaczenie z perspektywy przygotowania wiarygodnych sprawozdań finansowych. Zgodnie z rozporządzeniem finansowym każda agencja ma własnego księgowego, co spowodowało, że łącznie 37 księgowych odpowiada za 2 % budżetu europejskiego. Główne obowiązki księgowego to: dokonywanie płatności, pobór dochodów, odzyskiwanie należności, przygotowanie i prezentacja sprawozdań finansowych, prowadzenie ksiąg rachunkowych, określanie i walidacja systemów rachunkowości oraz zarządzanie środkami pieniężnymi. W celu zwiększenia wydajności w 2012 r. księgowy Komisji zwrócił się do agencji z propozycją delegowania ich funkcji księgowych na jego rzecz na podstawie umowy. Jako pierwsza propozycję tę zaakceptowała agencja CEPOL, co miało miejsce w 2014 r. Do końca 2017 r. na takie rozwiązanie przystały jedynie trzy kolejne agencje (GSA, Urząd BEREC, ACER).

2.43. Pozycja księgowych w hierarchii organizacyjnej agencji może mieć wpływ na ich niezależność. Księgowi muszą być niezależni w szczególności od osób upoważnionych do zatwierdzania zobowiązań i płatności. Trybunał dostrzega potrzebę wzmocnienia niezależności księgowych poprzez przesunięcie tego stanowiska bezpośrednio pod zwierzchnictwo dyrektora agencji (obowiązki administracyjne) i zarządu (obowiązki funkcyjne). Uwagę tę sformułował on w odniesieniu do 13 agencji ( CdT, EACEA, EASA, EASME, EEA, EFSA, EIOPA, EMA, EMCDDA, ERA, EU-OSHA, Eurofound, FRA ). Takie rozwiązanie wymagałoby również, by mianowanie księgowego i coroczna ocena jego pracy należały do obowiązków zarządu.

2.44. W rozporządzeniu finansowym na księgowych nałożono obowiązek potwierdzania wiarygodnego funkcjonowania systemów rachunkowości agencji (tzw. walidacja). W przypadku większości agencji systemy rachunkowości zostały objęte walidacjami, które są nadal aktualne. W siedmiu agencjach jednak ( ACER, Urząd BEREC, CEPOL, EASME, EIT, EMA, GSA ) z uwagi na poważne zmiany w stosowanych przez nie systemach wymagana jest ich ponowna walidacja w bliskim terminie.

Ramka 2.5

Niezależność księgowych agencji i systemy rachunkowości wymagające ponownej walidacji

Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie informacji przekazanych przez agencje.

Trybunał wykrył uchybienia w mechanizmach kontroli wewnętrznej w niektórych agencjach

2.45. W przypadku trzech agencji ( EASO, CPVO, REA ) dokumentacja dotycząca zamówień, przyznania dotacji bądź procedur rekrutacji była nieodpowiednia.

2.46. W trzech agencjach ( ACER, EIT, Frontex ) stwierdzono z kolei pewne uchybienia we wdrażaniu standardu kontroli wewnętrznej dotyczącego planu ciągłości działania. Uchybienia te mogą przyczynić się do istotnego ryzyka dla ciągłości działania w razie wystąpienia poważnej katastrofy, gdyż dane mogą zostać utracone bezpowrotnie.

Agencje podejmują działania następcze w odpowiedzi na ustalenia kontroli z poprzednich lat

2.47. Trybunał sporządził w stosownych przypadkach sprawozdania ze stanu zaawansowania działań podjętych przez agencje w odpowiedzi na uwagi z poprzednich lat.

Jak pokazano w ramce 2.6, ukończono już działania naprawcze bądź są one w toku w przypadku większości spośród 170 uwag, w odniesieniu do których do końca 2016 r. nie podjęto żadnych kroków. Jeśli chodzi o 13 uwag, w odniesieniu do których nie podjęto żadnych działań, w trzech przypadkach niezbędne działania naprawcze znajdowały się poza kontrolą agencji.

Ramka 2.6

Działania podjęte przez agencje w odpowiedzi na uwagi z poprzednich lat

Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy.

Przypadki podejrzeń nadużycia finansowego zgłoszone przez Trybunał do OLAF

2.48. Nadużycie finansowe jest aktem umyślnego oszustwa w celu odniesienia korzyści. Trybunał zgłasza przypadki podejrzenia nadużycia stwierdzone podczas swoich kontroli unijnemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), który następnie decyduje, czy wszcząć dochodzenie i podjąć dalsze kroki, w razie potrzeby we współpracy z krajowymi organami sądowymi. W 2017 r. w około 1 000 transakcji i 150 zamówieniach publicznych skontrolowanych na potrzeby poświadczeń wiarygodności dla agencji Trybunał wykrył trzy przypadki podejrzenia popełnienia nadużycia finansowego, które zgłosił do OLAF. Dotyczyły one nieprawidłowości w postępowaniach o udzielenie zamówienia.

Trybunał przedstawia informacje na temat sprawozdań Służby Audytu Wewnętrznego Komisji i sprawozdań z oceny zewnętrznej

2.49. Trybunał skorzystał również – w celu pozyskania informacji – ze sprawozdań z kontroli opracowanych przez Służbę Audytu Wewnętrznego oraz ze sprawozdań z oceny zewnętrznej sporządzonych na zlecenie Komisji. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego wydała 26 sprawozdań, a w dziewięciu przypadkach agencje zostały objęte oceną zewnętrzną. Trybunał nie zweryfikował odnośnych prac kontrolnych ani procedur oceny.

WYNIKI KONTROLI PRZEDSTAWIONE W INNYCH SPRAWOZDANIACH DOTYCZĄCYCH AGENCJI OPUBLIKOWANYCH PRZEZ TRYBUNAŁ W 2017 R.

Przegląd punktowy w trybie pilnym dotyczący osiągnięcia celu zakładającego redukcję zatrudnienia o 5 % opublikowany przez Trybunał

2.50. ramce 2.7 przedstawiono, o ile zmieniła się procentowo liczba stanowisk w planach zatrudnienia wszystkich instytucji, organów i agencji UE. W 2017 r. Trybunał opublikował przegląd punktowy w trybie pilnym ( 20 ) dotyczący tego, w jaki sposób instytucje i agencje UE spełniły wymóg zmniejszenia liczby stanowisk w swoich planach zatrudnienia o 5 % w latach 2013–2017 (w przypadku agencji – w latach 2014–2018). W odniesieniu do agencji Trybunał stwierdził, że wymóg ten został spełniony, choć nie bez pewnych opóźnień. O ile agencjom zdecentralizowanym z tradycyjnymi zadaniami udało się zredukować liczbę pracowników o 8,9 %, w przypadku niektórych agencji zdecentralizowanych i agencji wykonawczych, którym powierzono nowe zadania i obowiązki, liczba pracowników wzrosła odpowiednio o 19,9 % i 42,9 %. Wprzedstawiono, o ile zmieniła się procentowo liczba stanowisk w planach zatrudnienia wszystkich instytucji, organów i agencji UE.

Ramka 2.7

Analiza zmiany liczby stanowisk w planach zatrudnienia między rokiem 2012 i 2017 (w proc.)

Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy.

Sprawozdanie specjalne Trybunału na temat SRB

2.51. Jednolita Rada ds. Restrukturyzacji i Uporządkowanej Likwidacji (SRB) z siedzibą w Brukseli została ustanowiona w sierpniu 2014 r. w ramach działań strategicznych podjętych w odpowiedzi na kryzys finansowy. Jej głównym zadaniem jest restrukturyzacja i uporządkowana likwidacja upadających banków, które wchodzą w zakres jej kompetencji. W styczniu 2017 r. w zakres kompetencji SRB wchodziło 139 banków, w tym 130 grup bankowych ( 21 )

2.52. W ramach kontroli ( 22 ) sprawdzono, czy SRB jest przygotowana do skutecznego przeprowadzania restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji banków, a także przeanalizowano jakość procesu planowania przez SRB restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji w przypadku poszczególnych banków. Zweryfikowano też, czy SRB ustanowiono w sposób, który pozwala jej działać zgodnie z odnośnymi ramami prawnymi dotyczącymi planowania restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji, i czy dysponowała ona wystarczającymi zasobami kadrowymi do realizacji powierzonych jej zadań.

2.53. Trybunał wykrył uchybienia we wszystkich tych obszarach, przy czym proces utworzenia SRB jako zupełnie nowego podmiotu stanowił sam w sobie bardzo poważne wyzwanie, a wszelkie niedociągnięcia należy rozpatrywać w tym kontekście. Zalecenia sformułowane przez Trybunał dotyczyły przygotowywania planów restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji oraz ukończenia przez SRB prac nad zasadami i wytycznymi, a także zwiększenia poziomu zatrudnienia i usprawnienia procedur w zakresie zasobów kadrowych.

Specjalne sprawozdanie roczne Trybunału dotyczące zobowiązań warunkowych wynikających z wykonywania przez SRB jej zadań

2.54. ex ante , a kwota ta wzrosła do 1 420 mln euro według stanu na dzień 30 września 2017 r. W 2016 r. SRB nie rozpoczęła żadnego procesu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji banków, w związku z czym nie istniały żadne zobowiązania warunkowe, które należałoby wykazać w odniesieniu do decyzji w sprawie restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji za rok budżetowy 2016. Niemniej jednak, w wyniku decyzji w sprawie restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji podjętej w czerwcu 2017 r. w odniesieniu do Banco Populare Español S.A., przeciwko SRB wniesiono 90 spraw do Sądu Trybunału Sprawiedliwości UE i złożono 46 odwołań do komisji odwoławczej SRB do końca października 2017 r., a więc do momentu opublikowania przez Trybunał sprawozdania za 2016 r. dotyczącego zobowiązań warunkowych wynikających z wykonywania zadań przez SRB. Komisja i Rada zostały powiadomione o 26 sprawach wniesionych do Sądu Trybunału Sprawiedliwości UE w związku z tą decyzją w sprawie restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji. Powiązane zobowiązania warunkowe będą przedmiotem kontroli i zostaną uwzględnione w odnośnym sprawozdaniu Trybunału za rok budżetowy 2017. Rozporządzenie w sprawie jednolitego mechanizmu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji stanowi ( 23 ) , że Trybunał ma obowiązek opracowania sprawozdania dotyczącego wszelkich zobowiązań warunkowych wynikających z wykonywania zadań przez SRB, Radę i Komisję na mocy tego rozporządzenia. Według stanu na dzień 31 grudnia 2016 r. zobowiązania warunkowe SRB wynosiły 842 mln euro z tytułu składek, a kwota ta wzrosła do 1 420 mln euro według stanu na dzień 30 września 2017 r. W 2016 r. SRB nie rozpoczęła żadnego procesu restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji banków, w związku z czym nie istniały żadne zobowiązania warunkowe, które należałoby wykazać w odniesieniu do decyzji w sprawie restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji za rok budżetowy 2016. Niemniej jednak, w wyniku decyzji w sprawie restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji podjętej w czerwcu 2017 r. w odniesieniu do Banco Populare Español S.A., przeciwko SRB wniesiono 90 spraw do Sądu Trybunału Sprawiedliwości UE i złożono 46 odwołań do komisji odwoławczej SRB do końca października 2017 r., a więc do momentu opublikowania przez Trybunał sprawozdania za 2016 r. dotyczącego zobowiązań warunkowych wynikających z wykonywania zadań przez SRB. Komisja i Rada zostały powiadomione o 26 sprawach wniesionych do Sądu Trybunału Sprawiedliwości UE w związku z tą decyzją w sprawie restrukturyzacji i uporządkowanej likwidacji. Powiązane zobowiązania warunkowe będą przedmiotem kontroli i zostaną uwzględnione w odnośnym sprawozdaniu Trybunału za rok budżetowy 2017.

Inne sprawozdania specjalne Trybunału, w których jest mowa o co najmniej jednej agencji

2.55. Oprócz sprawozdań z kontroli poświęconych wyłącznie agencjom, w 2017 r. Trybunał opublikował również szereg sprawozdań specjalnych dotyczących realizacji polityki UE, w których wspomniano o kilku agencjach (zob. ramka 2.8 ).

Ramka 2.8

Inne sprawozdania specjalne Trybunału, w których jest mowa o agencjach

Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy.

ODPOWIEDZI SIECI AGENCJI UE

Agencje doceniają pozytywne wnioski Trybunału na temat rzetelności swoich sprawozdań i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw.

2.27. Sieć pragnie wyrazić swoje obawy dotyczące tego, że Komisja dostarcza tylko podstawowe pakiety modułów agencjom w systemie Sysper, a agencje są zobowiązane – i pozostaną zobowiązane – do utrzymywania oddzielnych narzędzi do oceny rocznej, telepracy, ruchomego czasu pracy i sprawozdawczości w zakresie zasobów ludzkich. A zatem środowisko informatyczne w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi stanie się tylko częściowo bardziej jednorodne, i w o wiele mniejszym stopniu niż Komisja by tego sobie życzyła.

Agencje analizują także możliwość przyjęcia wspólnego rozwiązania w celu wspierania procesów rekrutacyjnych, które nie są obecnie objęte systemem Sysper.

2.39. W dziedzinie udzielania zamówień publicznych w ostatnich dwóch latach zaobserwowano wyraźny trend w kierunku harmonizacji tych e-narzędzi. Początki tego procesu sięgają lat 2015–2016, kiedy DIGIT we współpracy z BUDG opracował pakiet e-Prior do e-zamówień. Od tego czasu ten pakiet e-modułów obejmujący wszystkie etapy procesu udzielania zamówień stał się w coraz większym stopniu standardem, który agencje stosują. W 2018 r. trend ten w dalszym stopniu wzmocnił się w związku z wprowadzeniem i udostępnieniem agencjom nowego modułu elektronicznego składania ofert oraz modułu ABAC LCK. Opracowywane są również moduły elektronicznej oceny ofert i elektronicznego przyznawania zamówień. Agencje stopniowo rezygnują ze swoich indywidualnych narzędzi, niektóre w szybszym tempie niż inne; tym niemniej niezależnie od tempa tego procesu, tendencja ta jest nie do zatrzymania.

2.42. Proponowane korzyści pod względem wydajności, które mogłyby być osiągnięte w wyniku delegowania Komisji zadań w zakresie rachunkowości, są w rzeczywistości trudne do uzyskania. To nie wynik końcowy dla budżetu, który jest elementem decydującym pod względem nakładu pracy, lecz finalizacja wszystkich czynności rachunkowych w wąskim przedziale czasowym na początku roku. Z doświadczenia wynika, że sfinalizowanie więcej niż jednego zestawu rachunków (tj. z dodatkowym finansowaniem za pośrednictwem umowy o delegowaniu zadań) wymaga prawie podwójnej liczby pracowników, pomimo zajmowania się mniejszymi kwotami (i mniejszą liczbą transakcji). Pomimo delegowania takich czynności Komisji każda agencja będzie wciąż musiała dysponować zespołem ds. księgowości, ponieważ i tak będzie konieczne wykonanie pewnych zadań związanych z księgowością. Dlatego też będzie konieczne zachowanie pewnych funkcji związanych z księgowością, a ponieważ księgowość jest wyspecjalizowaną czynnością, zasoby zwolnione w celu osiągnięcia pewnych niewielkich korzyści nie będą mogły być przekierowane do wykonania innych zadań. Dopóki taka jest sytuacja, wszelkie oszczędności w zakresie zasobów ludzkich nie będą odpowiadać ekwiwalentowi pełnego etatu. Dodatkowo należy zapłacić jeszcze opłatę roczną. Dlatego też niewiele agencji postanowiło delegować to zadanie Komisji.

2.43. Sieć pragnie podkreślić, że nie istnieje precedens ani ocena ryzyka, które by uzasadniały wniosek, że niezależność księgowego byłaby większa, gdyby odpowiadał on bezpośrednio przed urzędnikiem zatwierdzającym, zamiast przed delegowanym urzędnikiem zatwierdzającym. Niektóre agencje zdecydowały się na przyjęcie Karty księgowego, w tym postanowień w zakresie podlegania organowi zarządzającemu, jeżeli wymagane.

ROZDZIAŁ 3

Poświadczenia wiarygodności i inne wyniki kontroli agencji

SPIS TREŚCI

3.1. Informacje leżące u podstaw poświadczeń wiarygodności 31

AGENCJE FINANSOWANE ZE ŚRODKÓW DZIAŁU 1A WRF – KONKURENCYJNOŚĆ NA RZECZ WZROSTU GOSPODARCZEGO I ZATRUDNIENIA 33

3.2. Agencja ds. Współpracy Organów Regulacji Energetyki (ACER) 33

3.3. Organ Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (BEREC) 38

3.4. Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (Cedefop) 43

3.5. Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego (EASA) 46

3.6. Europejski Urząd Nadzoru Bankowego (EUNB) 51

3.7. Europejska Agencja Chemikaliów (ECHA) 56

3.8. Europejski Urząd Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych (EIOPA) 61

3.9. Europejski Instytut Innowacji i Technologii (EIT) 64

3.10. Europejska Agencja Bezpieczeństwa Morskiego (EMSA) 75

3.11. Agencja Unii Europejskiej ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji (ENISA) 79

3.12. Europejska Agencja Kolejowa (ERA) 83

3.13. Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (ESMA) 87

3.14. Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy (EU-OSHA) 90

3.15. Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (Eurofound) 94

3.16. Agencja Europejskiego GNSS (globalnego systemu nawigacji satelitarnej) (GSA) 98

AGENCJE FINANSOWANE ZE ŚRODKÓW DZIAŁU 2 WRF – TRWAŁY WZROST GOSPODARCZY: ZASOBY NATURALNE 103

3.17. Europejska Agencja Środowiska (EEA) 103

3.18. Europejska Agencja Kontroli Rybołówstwa (EFCA) 109

AGENCJE FINANSOWANE ZE ŚRODKÓW DZIAŁU 3 WRF – BEZPIECZEŃSTWO I OBYWATELSTWO 112

3.19. Agencja Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania (CEPOL) 112

3.20. Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu (EASO) 116

3.21. Europejskie Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób (ECDC) 128

3.22. Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (EFSA) 132

3.23. Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (EIGE) 136

3.24. Europejska Agencja Leków (EMA) 141

3.25. Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (EMCDDA) 149

3.26. Europejska Agencja ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) 153

3.27. Europejska Jednostka Współpracy Sądowej (Eurojust) 161

3.28. Agencja Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (Europol) 165

3.29. Agencja Praw Podstawowych Unii Europejskiej (FRA) 169

3.30. Europejska Agencja Straży Granicznej i Przybrzeżnej (Frontex) 173

AGENCJE FINANSOWANE ZE ŚRODKÓW DZIAŁU 4 WRF – GLOBALNY WYMIAR EUROPY 184

3.31. Europejska Fundacja Kształcenia (ETF) 184

AGENCJE FINANSOWANE ZE ŚRODKÓW DZIAŁU 5 WRF – ADMINISTRACJA 188

3.32. Agencja Dostaw Euratomu (Euratom) 188

AGENCJE, KTÓRE FINANSUJĄ SIĘ ZE ŚRODKÓW WŁASNYCH 191

3.33. Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin (CPVO) 191

3.34. Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) 195

3.35. Jednolita Rada ds. Restrukturyzacji i Uporządkowanej Likwidacji (SRB) 199

3.36. Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (CdT) 205

AGENCJE WYKONAWCZE KOMISJI 209

3.37. Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (EACEA) 209

3.38. Agencja Wykonawcza ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw (EASME) 213

3.39. Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (ERCEA) 217

3.40. Agencja Wykonawcza ds. Innowacyjności i Sieci (INEA) 221

3.41. Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych (REA) 225

3.42. Agencja Wykonawcza ds. Konsumentów, Zdrowia, Rolnictwa i Żywności (Chafea) 229

3.1. INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZEŃ WIARYGODNOŚCI

Podstawa wydania opinii

3.1.1. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej (ISA) i kodeksami etyki oraz Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI) wydanymi przez INTOSAI. Obowiązki Trybunału wynikające z tych standardów opisano bardziej szczegółowo w części sprawozdania dotyczącej zadań kontrolera. Trybunał jest niezależny w rozumieniu Kodeksu etyki zawodowych księgowych wydanego przez Radę Międzynarodowych Standardów Etycznych dla Księgowych (tzw. kodeksu IESBA) oraz wymogów etycznych mających znaczenie w kontekście prowadzonych przez niego kontroli i wywiązuje się z innych obowiązków etycznych zgodnie z tymi wymogami i kodeksem IESBA. Trybunał uważa, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania niniejszej opinii.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

3.1.2. Na mocy art. 310–325 TFUE oraz regulaminów finansowych agencji kierownictwo agencji odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdań finansowych zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Zadania te obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdań finansowych, które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z obowiązującymi przepisami. Kierownictwo poszczególnych agencji ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdań agencji.

3.1.3. Przy sporządzaniu sprawozdania rocznego kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności agencji do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności, chyba że zamierza ono zlikwidować jednostkę lub zaprzestać działalności albo nie ma żadnej realnej alternatywy dla likwidacji lub zaprzestania działalności.

3.1.4. Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową agencji.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

3.1.5. Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdania finansowe agencji nie zawierają istotnych zniekształceń, a leżące u ich podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczeń wiarygodności dotyczących wiarygodności rozliczeń agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

3.1.6. Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej lub państw współpracujących i ocenia stosowane przez agencje procedury poboru opłat i ewentualnych innych dochodów.

3.1.7. Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Badanie to obejmuje wszystkie kategorie płatności (w tym płatności z tytułu nabycia aktywów) z wyjątkiem zaliczek w chwili ich wypłaty. Zaliczki kontroluje się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez agencję w drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

3.1.8. W ramach kontroli przeprowadzanej zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej (ISA) i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI) Trybunał stosuje profesjonalny osąd i zachowuje zawodowy sceptycyzm przez cały okres trwania kontroli. Ponadto Trybunał: — identyfikuje i ocenia ryzyko wystąpienia – w wyniku nadużycia lub błędu – istotnych zniekształceń w sprawozdaniu rocznym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej, a także opracowuje i przeprowadza procedury kontroli w odpowiedzi na to ryzyko oraz uzyskuje dowody kontroli, które stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania opinii. Ryzyko niewykrycia istotnego zniekształcenia lub niezgodności jest wyższe, jeśli takie zniekształcenie lub niezgodność wynika z nadużycia, a nie z błędu, ponieważ nadużycie może wiązać się ze zmową, fałszerstwem, umyślnymi zaniechaniami, podaniem fałszywych informacji lub obejściem kontroli wewnętrznej, — dąży do zrozumienia systemu kontroli wewnętrznej istotnego w kontekście prowadzonej przez siebie kontroli, tak by wypracować procedury kontroli stosowne do okoliczności, nie zaś w celu wydania opinii na temat skuteczności kontroli wewnętrznej, — ocenia stosowność przyjętych (zasad) polityki rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych i odnośnych informacji podanych przez kierownictwo, — wydaje opinię na temat tego, czy kierownictwo właściwie prowadziło rachunkowość przy założeniu kontynuacji działalności, oraz, na podstawie uzyskanych dowodów kontroli, ocenia, czy występuje istotny poziom niepewności w odniesieniu do zdarzeń lub uwarunkowań, które mogą podać w istotną wątpliwość zdolność agencji do kontynuowania działalności. Jeśli Trybunał stwierdzi, że taki poziom niepewności istnieje, ma obowiązek zwrócić uwagę w swoim sprawozdaniu na odpowiednie informacje w sprawozdaniu rocznym bądź – jeśli takie informacje są nieprawidłowe – zmodyfikować swoją opinię. Wnioski Trybunału opierają się na dowodach kontroli uzyskanych do momentu sporządzenia sprawozdania. Przyszłe zdarzenia lub okoliczności mogą jednak spowodować, że jednostka zaprzestanie kontynuowania działalności, — ocenia ogólną prezentację, strukturę i treść sprawozdania, w tym przedstawione w nim informacje, a także orzeka, czy sprawozdanie roczne odzwierciedla transakcje i zdarzenia leżące u jego podstaw w sposób zapewniający rzetelną prezentację, — uzyskuje wystarczające i odpowiednie dowody kontroli dotyczące sytuacji finansowej agencji, pozwalające wyrazić opinię na temat sprawozdań rocznych i transakcji leżących u ich podstaw. Trybunał odpowiada za kierowanie kontrolą, jej nadzór oraz wykonanie. Spoczywa na nim wyłączna odpowiedzialność za opinię pokontrolną, — uwzględnił – w stosownych przypadkach – wyniki badania sprawozdań finansowych agencji przeprowadzony przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE (24).

3.1.9. Trybunał informuje kierownictwo m.in. o planowanym zakresie i terminach przeprowadzenia kontroli, jak również o istotnych ustaleniach, w tym o wszelkich poważnych uchybieniach w systemie kontroli wewnętrznej wykrytych w trakcie kontroli.

3.1.10. Spośród kwestii zgłoszonych agencjom Trybunał wskazuje te, które miały największe znaczenie w kontroli sprawozdań finansowych za bieżący okres i które w związku z tym określane są mianem kluczowych obszarów badania. Trybunał opisuje te kwestie w swoim sprawozdaniu, chyba że przepisy prawa zakazują podania ich do wiadomości publicznej bądź jeśli, w niezmiernie rzadkich przypadkach, Trybunał stwierdzi, że dana kwestia nie powinna zostać poruszona w sprawozdaniu, ponieważ można racjonalnie założyć, że negatywne konsekwencje takiego kroku przewyższą korzyści dla interesu publicznego.

Agencje finansowane ze środków działu 1a WRF – Konkurencyjność na rzecz wzrostu gospodarczego i zatrudnienia

3.2. AGENCJA DS. WSPÓŁPRACY ORGANÓW REGULACJI ENERGETYKI (ACER)

WSTĘP

3.2.1. Agencja ds. Współpracy Organów Regulacji Energetyki (zwana dalej „Agencją”, inaczej „ACER”) z siedzibą w Lublanie została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 713/2009 ( 25 ) . Głównym zadaniem Agencji jest wspieranie krajowych organów regulacyjnych w wykonywaniu na poziomie Unii zadań regulacyjnych, które realizują one w państwach członkowskich, oraz koordynacja, w razie potrzeby, działań tych organów. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie integralności i przejrzystości hurtowego rynku energii (REMIT) ( 26 ) na Agencję, działającą we współpracy z krajowymi organami regulacyjnymi, nałożono dodatkowe obowiązki związane z monitorowaniem europejskiego hurtowego rynku energii.

3.2.2. tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji ( 27 ) Tabela Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Agencji 2016 2017 Budżet (w mln euro) 16 13 Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (28) 103 91 Źródło: budżet opublikowany w Dz.U.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE – SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA

OPINIA 3.2.3. Trybunał zbadał: a) sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe (29) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (30) za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). Wiarygodność rozliczeń Opinia na temat wiarygodności rozliczeń 3.2.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Agencji za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń Dochody Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń 3.2.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. Płatności Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń 3.2.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

3.2.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ

3.2.8. W trakcie tegorocznej kontroli wszystkich agencji UE Trybunał przeprowadził analizę środowiska księgowego, w tym kwestii dotyczących terminowego zatwierdzenia (bądź powtórnego zatwierdzenia) systemów księgowych. W październiku 2017 r. Agencja delegowała swoją funkcję księgową na rzecz księgowego Komisji. Pomimo tak istotnej zmiany ostatnie zatwierdzenie systemu księgowego miało miejsce w 2011 r.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

3.2.9. W 2011 r. Agencji powierzono dodatkowe zadanie w obszarze monitorowania hurtowego rynku energii (REMIT). W 2017 r. po raz pierwszy zaczęły obowiązywać wszystkie elementy przewidziane w ramach monitorowania REMIT. Choć początkowo centrum odzyskiwania danych na wypadek wystąpienia katastrofy zostało stworzone w Mariborze (Słowenia), w kwietniu 2017 r. zostało ono przeniesione do głównego centrum danych Agencji w Lublanie. W rezultacie zapasowe kopie danych są obecnie przechowywane w tym samym miejscu co dane pierwotne. Wiąże się z tym znaczne ryzyko dla ciągłości działania w razie wystąpienia poważnej katastrofy, gdyż dane mogą zostać utracone bezpowrotnie.

UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW

3.2.10. W dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o swojej decyzji o wystąpieniu z Unii Europejskiej (brexit). Agencja, w przeciwieństwie do większości pozostałych agencji, nie przeprowadziła kompleksowej analizy prawdopodobnego wpływu brexitu na swoją organizację, operacje i rozliczenia.

3.2.11. Agencja publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz zazwyczaj nie publikuje ich na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.

3.2.12. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) ( 31 ) ( 32 ) . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja wprowadziła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. – narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. – narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Agencja nie zaczęła jeszcze stosować żadnego z tych narzędzi.

INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

3.2.13. W 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie na temat zarządzania zasobami kadrowymi w Agencji ( 33 ) . Agencja opracowała plan działania dotyczący pewnych obszarów, w których możliwe jest wprowadzenie usprawnień.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT

3.2.14. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku .

ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat

Rok Uwagi Trybunału Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) 2014 Zgodnie z porozumieniem w sprawie siedziby pomiędzy Agencją a rządem słoweńskim w Słowenii miała powstać szkoła europejska. Ponad cztery lata po podpisaniu porozumienia wciąż jej nie utworzono. W trakcie realizacji 2016 W swoim sprawozdaniu z kontroli z maja 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji podkreśliła zdecydowaną potrzebę dokładnego określenia ról i zadań oraz przeanalizowania obciążenia pracą w komórce ds. zamówień po to, aby osiągnąć większą skuteczność procesów i procedur. Stwierdziła też, że konieczne jest znaczne usprawnienie planowania i monitorowania procedur udzielania zamówień. Agencja i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych. W trakcie realizacji 2016 W tytule III (wydatki operacyjne) Agencja przeniosła środki w kwocie 4,9 mln euro, co stanowi 86 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2015 r. było to 1,4 mln euro, czyli 59 %). Tak jak w ubiegłych latach, przeniesienia te wiążą się głównie z wykonaniem rozporządzenia w sprawie integralności i przejrzystości hurtowego rynku energii (REMIT), na co w 2016 r. przeznaczono 4,7 mln euro (w 2015 r. wyniósł on 1,1 mln euro). W tytule II (wydatki administracyjne) Agencja przeniosła środki w kwocie ponad 1 mln euro, co stanowi 38 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania (w 2015 r. było to 0,8 mln euro, czyli 35 %). Nie dotyczy 2016 Rosnący poziom przeniesień jest niepokojący i niezgodny z zasadą jednoroczności budżetu. Stanowi on bezpośrednio konsekwencję nagromadzenia sfinalizowanych postępowań o udzielenie zamówień publicznych i podpisywania umów pod koniec roku, co doprowadziło do realizacji umów lub płatności w kolejnym roku. 98 z 299 umów zawartych w 2016 r. podpisano w listopadzie i grudniu (na kwotę 5 976 122,47 euro, co stanowi 40 % łącznej wartości umów zawartych w 2016 r.). Agencja może rozważyć wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia wieloletniego charakteru operacji i nieuniknionych długich przerw między datami podpisywania i realizacji umów oraz płatności. W trakcie realizacji

ODPOWIEDZI AGENCJI

3.2.8. Agencja zgadza się z uwagami i pragnie wyjaśnić, że księguje wszystkie swoje transakcje finansowe w systemie finansowym zapewnionym przez Komisję Europejską, który jest aktualizowany, utrzymywany i zatwierdzany przez Komisję. Przekazawszy realizację usług księgowych Komisji w październiku 2017 r., Agencja przyjmie zatwierdzenie systemu księgowego, które zostanie przedstawione przez Komisję w 2018 r.

3.2.9. Od kiedy główne centrum danych i centrum odzyskiwania danych na wypadek wystąpienia katastrofy ARIS zostały przeniesione do wewnętrznego centrum danych ACER na początku kwietnia 2016 r., a następnie połączone w jedno centrum w celu optymalizacji i przyspieszenia działania oraz w odpowiedzi na rosnące potrzeby w zakresie przestrzeni w czerwcu 2017 r., ciągłość działania nie może być dłużej gwarantowana. Należy jednakże zauważyć, że obecna sytuacja, w której nie można zagwarantować ciągłości działania, została narzucona Agencji w konsekwencji istotnego zmniejszenia jej budżetu w ciągu ostatnich dwóch lat. Agencja wielokrotnie ostrzegała Komisję i organ budżetowy o poważnych następstwach ograniczeń budżetowych, z którymi musi się mierzyć, jednak bez skutku w postaci jakichkolwiek dodatkowych zasobów. Agencja będzie kontynuować ocenę możliwości ponownego otwarcia centrum odzyskiwania danych na wypadek katastrofy dla ARIS, jednak na chwilę obecną nie posiada budżetu, który pozwalałby na przeprowadzenie takiej operacji w roku 2018. W celu ponownego otwarcia centrum odzyskiwania danych na wypadek katastrofy Agencja musiałaby zostać wyposażona w dodatkowe środki finansowe.

3.2.10. Z uwagi na fakt, że ryzyko związane z brexitem zostało ocenione jako niewielkie i o ograniczonym stopniu, możliwy wpływ brexitu został poddany przez zarząd jedynie nieformalnej analizie w 2017 r. Na początku 2018 r. Agencja przeprowadziła kompleksową analizę wpływu brexitu na zarządzanie Agencją, jej działalność i obszary finansowe, w której przedstawiono określone rodzaje wpływu i wymagane działania.

3.2.11. W 2014 r. Rada Administracyjna Agencji przyjęła decyzję AB nr 15/2014 w sprawie języków obowiązujących w Agencji. Pomimo przyjęcia wspomnianej decyzji Agencja wciąż musi tłumaczyć ogłoszenia o naborze publikowane na stronie Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO) na wszystkie oficjalne języki Unii Europejskiej. Ze względu na poważne ograniczenia zasobów finansowych, którymi dysponuje Agencja – na co wielokrotnie uczulano organ budżetowy – Agencja nie jest w stanie pokryć kosztów tłumaczenia każdego ogłoszenia o naborze na wszystkie oficjalne języki UE, tak aby mogły być one publikowane na stronie EPSO. Mimo tych trudności w 2017 r. cztery z dziewięciu ogłoszeń o naborze – w tym dwa ogłoszenia otwarte – zostały opublikowane na stronie EPSO, a zatem także przetłumaczone na wszystkie oficjalne języki UE. Pozostałych pięć ogłoszeń o naborze na stanowiska w departamentach operacyjnych zostało opublikowanych jedynie na stronie internetowej Agencji, ponieważ głównymi zainteresowanymi takimi stanowiskami były przede wszystkim osoby pracujące już w sektorze, które zazwyczaj śledzą działania Agencji, w tym także jej stronę internetową. Takie podejście pozwoliło osiągnąć rozsądną równowagę pomiędzy dotarciem do docelowej grupy kandydatów a efektywnym korzystaniem z naszych ograniczonych zasobów.

3.2.12. Agencja nie korzysta jeszcze z rozwiązań informatycznych Komisji przeznaczonych do elektronicznego fakturowania, elektronicznych procedur przetargowych i elektronicznego składania ofert. W roku 2018 Agencja zacznie korzystać z elektronicznych procedur przetargowych, co zostanie następnie rozszerzone o elektroniczne składanie ofert i elektroniczne fakturowanie w roku 2019.

3.2.13. Po publikacji sprawozdania Służby Audytu Wewnętrznego Komisji (IAS) w sprawie zarządzania zasobami ludzkimi Agencja uzgodniła z IAS plan działania i w chwili obecnej wdraża rekomendowane usprawnienia.

3.3. ORGAN EUROPEJSKICH REGULATORÓW ŁĄCZNOŚCI ELEKTRONICZNEJ (BEREC)

WSTĘP

3.3.1. Urząd Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (zwany dalej „Urzędem”) z siedzibą w Rydze został ustanowiony rozporządzeniem (WE) nr 1211/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady ( 34 ) . Głównym zadaniem Urzędu jest wspieranie Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (BEREC) w zakresie administracji i wiedzy fachowej oraz zbieranie i analizowanie informacji dotyczących łączności elektronicznej, a także upowszechnianie wśród krajowych organów regulacyjnych najlepszych praktyk regulacyjnych, takich jak wspólne podejścia, metodyki i wytyczne w sprawie wdrażania ram regulacyjnych UE, zgodnie ze wskazówkami Rady Organów Regulacyjnych.

3.3.2. tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu ( 35 ) Tabela Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu 2016 2017 Budżet (w mln euro) (36) 4 4 Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (37) 27 27 Źródło: dane przekazane przez Urząd.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE – SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA

OPINIA 3.3.3. Trybunał zbadał: a) sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe (38) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (39) za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). Wiarygodność rozliczeń Opinia na temat wiarygodności rozliczeń 3.3.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Urzędu za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Urzędu i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń Dochody Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń 3.3.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. Płatności Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń 3.3.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. Inne kwestie 3.3.7. W grudniu 2016 r. Urząd zwrócił się do CdT o przetłumaczenie czterech zaproszeń do wyrażania zainteresowania w celu utworzenia list rezerwowych na potrzeby naboru pracowników, mimo że wszystkie stanowiska zatwierdzone przez władze budżetowe w planie zatrudnienia tego urzędu były obsadzone. W opinii Trybunału zlecenie wykonania tłumaczeń w grudniu 2016 r. było nieuzasadnione. Odnośna płatność dokonana w 2017 r. opiewa na kwotę 106 432,50 euro (tj. 2,5 % budżetu na rok 2017).

3.3.8. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ

3.3.9. W trakcie tegorocznej kontroli wszystkich agencji UE Trybunał przeprowadził analizę środowiska księgowego, w tym kwestii dotyczących terminowego zatwierdzenia (bądź powtórnego zatwierdzenia) systemów księgowych. W 2016 r. Urząd delegował swoją funkcję księgową na rzecz księgowego Komisji. W 2017 r. z kolei Urząd wprowadził nowy system, w którym zrezygnowano z papierowej formy dokumentów. Zmiany te spowodowały znaczną modyfikację stosowanych przez Urząd procedur i systemu księgowego, lecz od 2013 r. nie dokonano ponownego zatwierdzenia tego systemu.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

3.3.10. W grudniu 2017 r. Urząd podpisał zobowiązania prawne i budżetowe na kwotę 20 000 euro w związku ze szkoleniem zaplanowanym na koniec marca 2018 r. Finansowanie działań realizowanych w 2018 r. z budżetu na 2017 r. jest sprzeczne z zasadą jednoroczności budżetu.

UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW

3.3.11. W sierpniu 2015 r. Urząd ogłosił zaproszenie do składania wniosków w celu zawarcia czteroletniej wielokrotnej umowy ramowej w systemie kaskadowym o świadczenie usług o szacowanej wartości rynkowej wynoszącej 3 mln euro polegających na organizacji i planowaniu wydarzeń takich jak spotkania, warsztaty, konferencje itp. W kryteriach udzielenia zamówienia nie położono wystarczającego nacisku na kwestię ceny. Ponadto procedurą konkurencyjną nie były objęte potencjalne koszty związane z organizacją wydarzeń, lecz jedynie opłaty na rzecz oferenta z tytułu zarządzania. Oznacza to, że w postępowaniu nie zapewniono odpowiedniej konkurencyjności cenowej, a umowa może nie stanowić najbardziej korzystnej oferty pod względem ekonomicznym.

3.3.12. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) ( 40 ) ( 41 ) . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. uruchomiła ona narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. – narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w Dzienniku Urzędowym UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. – narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Urząd wprowadził elektroniczne procedury przetargowe w niektórych postępowaniach, lecz nie zaczął jeszcze stosować elektronicznego fakturowania ani elektronicznego składania ofert.

3.3.13. W dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o swojej decyzji w sprawie wystąpienia z Unii Europejskiej (brexit). Urząd, w przeciwieństwie do większości pozostałych agencji, nie przeprowadził kompleksowej analizy prawdopodobnego wpływu brexitu na swoją organizację, operacje i rozliczenia.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z UWAGAMI Z UBIEGŁYCH LAT

3.3.14. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w poprzednich latach przedstawiono w załączniku .

ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z uwagami z ubiegłych lat

Rok Uwagi Trybunału Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) 2014 Przewidywania budżetowe na 2014 r. dotyczące składek pochodzących od krajowych organów regulacyjnych państw EFTA (42), mających w strukturze Urzędu status obserwatora, nie zrealizowały się z powodu braku umów z państwami EFTA. Niepodjęte (poza kontrolą Urzędu) 2016 W marcu 2016 r. Urząd rozpoczął postępowanie o udzielenie zamówienia w celu podpisania jednej umowy ramowej z dwoma istniejącymi szkołami międzynarodowymi w Rydze z myślą o dzieciach swoich pracowników. W specyfikacjach technicznych zamówienia ustalono co prawda, że Urząd zawrze jedną wielokrotną umowę ramową w systemie kaskadowym z dwoma podmiotami gospodarczymi, jednak zgodnie z kryteriami udzielenia zamówienia wybór szkoły należy do rodziców. W związku z tym umowa ramowa na kwotę 400 000 euro podpisana w lipcu 2016 r. opiera się na sprzecznych koncepcjach, wywołując niepewność prawną po stronie Urzędu i szkół. Ponadto w tym konkretnie przypadku umowa ramowa nie była konieczna. Nie dotyczy 2016 W wyniku przesunięć na stanowiskach jeden członek personelu przeszedł do wyższej grupy zaszeregowania bezpośrednio na stopień 2, a nie 1, co jest niezgodne z regulaminem pracowniczym UE. Nie dotyczy 2016 W marcu 2016 r. Urząd podpisał umowę o zapewnienie profesjonalnego wsparcia w zakresie zasobów kadrowych i usług doradczych o wartości 60 000 euro. Jedynym kryterium wyboru w postępowaniu o udzielenie zamówienia była cena. Zatrudnienie konsultanta bez rozpatrzenia jego kompetencji i wiedzy fachowej jako kryteriów udzielenia zamówienia nie zapewnia najlepszej relacji jakości do ceny. Nie dotyczy 2016 W 2016 r. średni okres zatrudnienia w Urzędzie wynosił 2,58 roku, a poziom rotacji personelu był wysoki i wyniósł 25 %. Sytuacja ta wpływa negatywnie na skuteczność działania Urzędu i stanowi zagrożenie dla wdrażania jego programu prac. Może być ona spowodowana wysokością zastosowanego współczynnika korygującego dla państwa przyjmującego (73 % na 1 lipca 2016 r.). Zrealizowane 2016 Przepisy rozporządzenia ustanawiającego Urzędu nie wymagają przeprowadzania okresowych zewnętrznych ocen działania. Urząd powinien, wraz z Komisją, rozpatrzyć zlecanie takiej oceny co najmniej raz na pięć lat, tak jak w przypadku większości agencji. W przypadku jakiejkolwiek rewizji rozporządzenia ustanawiającego w przyszłości należy wprowadzić taki wymóg. Niepodjęte (poza kontrolą Urzędu)

ODPOWIEDZI URZĘDU

3.3.7. W świetle dużej rotacji kadr, którą kierownictwo Urzędu zidentyfikowało jako czynnik ryzyka w realizacji swojego programu prac, Komitet Zarządzający Urzędu BEREC złożył wniosek o ustanowienie list rezerwowych dla co najmniej 75 % ( 43 ) stanowisk w Agencji. Aby spełnić obowiązek publikacji zaproszeń do wyrażania zainteresowania ( 44 ) na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO) ( 45 ) Urząd BEREC potrzebował tłumaczenia dokumentów na wszystkie oficjalne języki Unii Europejskiej. Skorzystanie z wstępnie ustalonych list rezerwowych pozwala Agencji na dostosowanie się do ustanowionego przez Komitet Zarządzający wymogu utrzymywania proporcji wakatów poniżej 15 % i wysyłania ofert pracy w terminie 1 miesiąca od stwierdzenia potrzeby rekrutacji. Aby w przyszłości obniżyć wysokie wydatki na obowiązkowe tłumaczenia, Urząd BEREC planuje opracować standardowe szablony zaproszeń i krótkie określone fragmenty do tłumaczenia.

3.3.9. W 2016 r. Urząd BEREC zlecił swoją obsługę księgową Komisji Europejskiej. W związku z tym księgowy Komisji (w ramach Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu) świadczy wszystkie usługi wymagane na mocy art. 50 ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego Agencji, w tym walidację systemów lokalnych. Proces walidacji jest obecnie w toku i został ogłoszony przez księgowego Komisji oficjalną notą o nr. ref. Ares(2018)3149885 w dniu 14 czerwca 2018 r. Służby księgowe Komisji zakończą ten proces i wydadzą raport w sprawie wyników w IV kwartale 2018 r.

3.3.10. Już w listopadzie 2017 r. Urząd BEREC rozpoczął przygotowania do imprezy szkoleniowej, kontaktując się z potencjalnymi trenerami i dokonując przeglądu dostępności lokalizacji. W związku z tym konieczne było podpisanie umowy z organizatorem imprezy, aby zapewnić dostępność trenerów i moderatorów oraz zabezpieczyć lokalizację w terminie planowanego szkolenia. Umowę podpisano w grudniu 2017 r. i w związku z tym przed jej podpisaniem otwarto zobowiązanie budżetowe, zgodnie z wymogami rozporządzenia finansowego. Doświadczenia pokazują, że organizacja imprezy szkoleniowej w pierwszym kwartale roku stanowi duże wyzwanie, jeżeli spraw nie zaczyna się już w roku poprzedzającym, tak więc w przypadku przyszłych imprez szkoleniowych Urząd BEREC będzie rozpatrywać inne terminy.

3.3.11. Wyboru umowy ramowej dokonano w 2015 r. W tamtym czasie uznawano, że umowa podpisana zgodnie z zasadą „koszt plus stałe wynagrodzenie” (ang. cost plus fixed fee) jest zgodna z rozporządzeniem finansowym, jako że z kilku umów tego typu korzystały i nadal korzystają inne instytucje Unii Europejskiej (np. biuro podróży lub usługi bankowe). Z uwagi na specyfikę działalności BEREC, znaczna część wydatków związanych z imprezami organizowanymi przez BEREC ponoszonych przez Urząd BEREC związana jest z pokryciem wynagrodzenia ekspertów, głównie na rzecz organów publicznych w państwach członkowskich Unii Europejskiej (np. krajowych organów regulacyjnych). Należy w związku z tym zauważyć, że wykonawca nie ma wpływu na ten rodzaj wydatków. W związku z uwagami i cenną wymianą poglądów z Europejskim Trybunałem Obrachunkowym, w momencie ponownego rozpoczęcia postępowania przetargowego Urząd BEREC weźmie pod uwagę także inne typy umów ramowych, które nie istniały w ramach prawnych obowiązujących w 2015 r.

3.3.12. Urząd BEREC przyjmuje do wiadomości uwagi Trybunału i informuje, że planuje wdrożenie tych modułów do końca 2018 r., biorąc pod uwagę dostępność budżetu Agencji.

3.3.13. Obecnie Agencja nie zatrudnia obywateli brytyjskich, których mogłoby to dotyczyć. Ocena wpływu na obciążenie Agencji pracą możliwa będzie dopiero wówczas, gdy zapadnie ostateczna decyzja w sprawie relacji między Unią Europejską a Wielką Brytanią. Mając na uwadze fakt, że gdy Chorwacja dołączyła do Unii Europejskiej, budżet Urzędu BEREC i zatrudnienie w nim nie uległy zmianie, aby odzwierciedlić dodatkowe wydatki i obciążenie pracą, a także biorąc pod uwagę niewielki budżet Urzędu, można w przypadku Brexitu spodziewać się podobnego podejścia.

3.4. EUROPEJSKIE CENTRUM ROZWOJU KSZTAŁCENIA ZAWODOWEGO (CEDEFOP)

WSTĘP

3.4.1. Europejskie Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (zwane dalej „Centrum”, inaczej „Cedefop”) z siedzibą w Salonikach zostało ustanowione rozporządzeniem Rady (EWG) nr 337/75 ( 46 ) . Głównym zadaniem Centrum jest przyczynianie się do rozwoju kształcenia zawodowego na poziomie Unii Europejskiej. W ramach jego realizacji Centrum opracowuje i rozpowszechnia dokumentację dotyczącą systemów kształcenia zawodowego.

3.4.2. tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Centrum przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Centrum ( 47 ) Tabela Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Centrum 2016 2017 Budżet (w mln euro) (48) 18 18 Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (49) 122 117 Źródło: dane przekazane przez Centrum.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI PRZEDSTAWIONE PRZEZ TRYBUNAŁ PARLAMENTOWI EUROPEJSKIEMU I RADZIE – SPRAWOZDANIE NIEZALEŻNEGO KONTROLERA

OPINIA 3.4.3. Trybunał zbadał: a) sprawozdanie finansowe Centrum obejmujące sprawozdanie finansowe (50) oraz sprawozdanie z wykonania budżetu (51) za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2017 r.; b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania; zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). Wiarygodność rozliczeń Opinia na temat wiarygodności rozliczeń 3.4.4. W opinii Trybunału sprawozdanie Centrum za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2017 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Centrum i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Zasady te opierają się na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń Dochody Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń 3.4.5. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. Płatności Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń 3.4.6. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2017 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

3.4.7. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI

3.4.8. Zarządzanie dwoma procedurami naboru na stanowiska kierownicze było nieodpowiednie, w związku z czym procedury te uznaje się na nieprawidłowe. Nie przedstawiono wystarczających dowodów na to, że spełnione zostały warunki dotyczące wymaganego doświadczenia kierowniczego oraz wymogi w zakresie poufności, co budzi wątpliwości co do równego traktowania kandydatów.

UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW

3.4.9. Centrum publikuje ogłoszenia o naborze na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych, lecz zwykle nie na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), co zwiększyłoby przejrzystość i widoczność oraz umożliwiłoby obywatelom uzyskanie informacji w jednym miejscu o naborach ogłaszanych przez różne instytucje i agencje europejskie.

3.4.10. Zgodnie z ramowym rozporządzeniem finansowym agencje powinny wprowadzić jednolite rozwiązanie dotyczące elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego i przechowywania tych informacji (elektroniczne zamówienia publiczne) ( 52 ) ( 53 ) . Ponieważ wymóg ten obowiązuje wszystkie instytucje UE, Komisja opracowuje obecnie kompleksowe rozwiązanie teleinformatyczne, które obejmie wszystkie etapy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W 2010 r. Komisja wprowadziła narzędzie służące do elektronicznego fakturowania, w 2011 r. – narzędzie umożliwiające elektroniczną publikację dokumentów związanych z ogłoszeniami o zamówieniach w wersji elektronicznej Dziennika Urzędowego UE (elektroniczne procedury przetargowe), a w 2015 r. – narzędzie do elektronicznego składania ofert. Do końca 2017 r. Centrum nie zaczęło jeszcze stosować żadnego z tych narzędzi.

INFORMACJE NA TEMAT SPRAWOZDAŃ SŁUŻBY AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

3.4.11. W listopadzie 2017 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji opublikowała sprawozdanie z kontroli na temat usług internetowych świadczonych przez C