[pic] | KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH |

Bruksela, dnia 21.6.2007

KOM(2007) 343 wersja ostateczna

KOMUNIKAT KOMISJI

SPRAWOZDANIE Z POSTĘPÓW W MODERNIZACJI SYSTEMU RACHUNKOWOŚCI KOMISJI EUROPEJSKIEJ SPORZĄDZONE NA DZIEŃ 31 MARCA 2007 R.

SPIS TREŚCI

KOMUNIKAT KOMISJI SPRAWOZDANIE Z POSTĘPÓW W MODERNIZACJI SYSTEMU RACHUNKOWOŚCI KOMISJI EUROPEJSKIEJ SPORZĄDZONE NA DZIEŃ 31 MARCA 2007 R. 1

1. Wprowadzenie 3

2. Podsumowanie wykonania projektu do 31 marca 2007 r. 3

3. Wdrożenie zmodernizowanego systemu rachunkowości w Komisji 4

3.1. Roczne sprawozdanie finansowe 4

3.2. Szkolenia 5

4. Środowisko kontroli i zatwierdzanie systemów lokalnych 5

4.1. Jakość rachunkowości 5

4.2. Zatwierdzanie systemów lokalnych 6

5. Rozwój systemów informatycznych dla budżetu ogólnego 7

6. ABAC-Przedstawicielstwa 9

7. Europejski Fundusz Rozwoju (EFR) 9

8. Wdrożenie systemu ABAC przez pozostałe instytucje i agencje 10

9. Perspektywy na przyszłość 10

10. Wnioski 11

ZAŁĄCZNIK I: 7 PLANOWANIE WYSOKIEGO SZCZEBLA 12

ZAŁĄCZNIK II : bezpieczeństwo systemu i synchronizacja 13

1. Rachunkowość ABAC 13

2. ABAC - Przepływ dokumentów (ABAC Workflow) 13

1. WPROWADZENIE

Dnia 17 grudnia 2002 r. Komisja przyjęła komunikat w sprawie modernizacji systemu rachunkowości Wspólnot Europejskich[1]. W styczniu 2005 r. wprowadzono system rachunkowości memoriałowej, a sprawozdanie finansowe za 2005 r. zostało sporządzone zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości i w terminach określonych w rozporządzeniu finansowym.

Dzięki wprowadzeniu nowego systemu rachunkowości Komisja Europejska ma większą kontrolę nad finansami i ma dostęp do lepszych informacji finansowych .

Trybunał Obrachunkowy wydał pozytywną opinię o sprawozdaniu finansowym za 2005 r., z wyjątkiem dwóch zastrzeżeń, a organ udzielający absolutorium z zadowoleniem zauważył starania poczynione przez Komisję w celu przyjęcia sprawozdania finansowego za rok budżetowy w skróconym terminie sporządzenia sprawozdania finansowego określonym w rozporządzeniu finansowym.

Jednak prace w zakresie modernizacji systemu rachunkowości nie zostały jeszcze zakończone. Zapewnienie pełnej zgodności z wszystkimi standardami rachunkowości i wprowadzenie w pełni zintegrowanego systemu informatycznego jest długotrwałym procesem. W 2006 r. rozwijano system rachunkowości memoriałowej; prace w tym zakresie będą kontynuowane również w 2007 i 2008 r.

Komisja przedstawia okresowe sprawozdania[2] z postępów w projekcie modernizacji od 2002 r. W niniejszym komunikacie przedstawiono podsumowanie postępów osiągniętych w okresie od kwietnia 2006 r. do 31 marca 2007 r. Sprawozdanie to, podobnie jak wszystkie poprzednie, zostanie przekazane odnośnym komitetom organu udzielającego absolutorium oraz do Trybunału Obrachunkowego.

2. PODSUMOWANIE WYKONANIA PROJEKTU DO 31 MARCA 2007 R.

W 2006 r. i w pierwszym kwartale 2007 r. projekt był realizowany zasadniczo zgodnie z planem projektu na lata 2006-2007 przedstawionym w załączniku 1 do komunikatu w sprawie postępów na dzień 31 marca 2006 r. Załączony do niniejszego sprawozdania plan rozwoju i usprawnienia systemów informatycznych został zaktualizowany i rozszerzony na 2008 r. Plan ten przewiduje objęcie systemem ABAC Europejskiego Funduszu Rozwoju oraz agencji, utworzenie jednolitej hurtowni danych, lepszą integrację systemów informatycznych, jak również usprawnienie środowiska kontroli rachunkowej oraz mechanizmów sprawozdawczości zarządczej.

W kontekście zapewnienia jakości danych księgowych, poczyniono również znaczące postępy w zakresie usprawnienia środowiska kontroli. Zwiększono kontrole rachunkowe. Ponadto wszystkie dyrekcje generalne i służby w znacznym zakresie uczestniczyły w procesie sporządzania sprawozdania finansowego za 2006 r., w weryfikacji danych i wprowadzaniu koniecznych korekt, jak również w oszacowaniu rozliczeń międzyokresowych na koniec roku budżetowego w spójny i konsekwentny sposób. W sprawozdaniu dotyczącym zatwierdzenia systemów lokalnych w 2006 r. księgowy zaznaczył, że zasadniczo służby podjęły odpowiednie działania w celu uwzględnienia istotnych, lecz nie zasadniczych, problemów wyszczególnionych w sprawozdaniu za poprzedni rok i podkreślił istotne postępy poczynione przez obie dyrekcje generalne, w przypadku których zawieszono zatwierdzenie systemów w 2005 r. Ponadto służby Komisji uznały rozwiązanie problemów wskazanych przez Trybunał w sprawozdaniu rocznym za 2005 r. za priorytetowy cel. Tymczasowe roczne sprawozdanie finansowe za 2006 r. zostało przekazane do Europejskiego Trybunału Obrachunkowego oraz władzy budżetowej w wymaganym przez przepisy prawa terminie, czyli do dnia 31 marca 2007 r.

Poczyniono znaczące postępy w rozwoju systemu informatycznego ABAC. Zgodnie z planami rachunki pomocnicze typu imprest przedstawicielstw zostały w pełni zintegrowane w systemie ABAC w styczniu 2007 r. W ciągu roku dwie instytucje i sześć agencji przeprowadziło migrację do systemu ABAC; opracowano zaktualizowany plan projektu migracji sprawozdania finansowego EFR do systemu ABAC, a służby Komisji planują jego wdrożenie w styczniu 2008 r. Postępy w realizacji jednolitej hurtowni danych były wystarczające, aby mogła ona zostać wykorzystana jako podstawa rocznej sprawozdawczości finansowej Komisji za 2006 r. oraz paru sprawozdań finansowych niezbędnych do obliczenia szacunkowych danych na koniec roku. Służby Komisji w dalszym ciągu pracują nad pełną integracją systemów informatycznych w ramach projektu BCS (system kontroli budżetu) oraz Assets II (Aktywa II).

3. WDROżENIE ZMODERNIZOWANEGO SYSTEMU RACHUNKOWOśCI W KOMISJI

3.1. Roczne sprawozdanie finansowe

Roczne sprawozdanie finansowe WE za 2005 r.

Pierwsze roczne tymczasowe sprawozdanie finansowe WE sporządzone w oparciu o nowe zasady rachunkowości memoriałowej zostało przekazane zgodnie z rozporządzeniem finansowym do Trybunału Obrachunkowego w dniu 31 marca 2006 r. Następnie Trybunał przystąpił do audytu i kontroli sprawozdania. Ostateczne sprawozdanie finansowe zostało przyjęte przez Komisję dnia 20 lipca 2006 r. Trybunał wydał pozytywną opinię w sprawie wiarygodności tego sprawozdania i stwierdził, że przedstawia ono rzetelnie sytuację finansową i wyniki WE za 2005 r. we wszelkich istotnych aspektach. Jest to jednak opinia z zastrzeżeniami. Zastrzeżenia dotyczą szacunkowego przeszacowania aktywów netto w wysokości 314 mln EUR (co odpowiada 0,5% aktywów netto) oraz braku pewności odnośnie do danych DG EAC (o którym wspomniano w rocznym sprawozdaniu z działalności sporządzonym przez dyrektora generalnego).

W zaleceniu w sprawie absolutorium Rada z zadowoleniem odnotowała, że sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w wyznaczonym krótkim terminie oraz że pomyślnie wprowadzono rachunkowość memoriałową, co dodatkowo potwierdzono w sprawozdaniu Parlamentu w sprawie udzielenia absolutorium.

Roczne sprawozdanie finansowe WE za 2006 r.

Tymczasowe roczne sprawozdanie finansowe WE za 2006 r. zostało przekazane Trybunałowi Obrachunkowemu dnia 30 marca 2007 r. Przed zatwierdzeniem przez Komisję w lipcu 2007 r. sprawozdanie to zostanie poddane audytowi. Wnioski wyciągnięte z problemów i opóźnień w pierwszych dwóch latach stosowania rachunkowości memoriałowej powinny umożliwić Komisji zapewnienie odpowiedniej jakości informacji finansowych. W rocznym sprawozdaniu z działalności za 2006 r. żaden z dyrektorów generalnych ani szefów służb nie zawarł zastrzeżeń księgowych.

Komisja Europejska zobowiązała się dbać o stałe podnoszenie jakości danych stanowiących podstawę sprawozdania finansowego, jak również jego prezentację i czytelność. W sprawozdaniu finansowym za 2006 r. przedstawiła więcej informacji o korektach finansowych oraz o zwrocie kosztów, które byłyby użyteczne dla zainteresowanych stron oraz innych czytelników sprawozdania.

3.2. Szkolenia

W 2006 r. kontynuowano działania w zakresie szkolenia pracowników; główne osiągnięcia w tym zakresie to:

- blisko 4 000 osobodni szkoleń z systemu ABAC dla pracowników Komisji w Brukseli i Luksemburgu (jeden uczestnik biorący udział w jednym dniu szkolenia to osobodzień szkolenia);

- zadowolenie z jakości szkoleń wzrosło z 91% w 2005 r. do 94% w 2006 r., z czego 38% uznało kursy za „bardzo dobre” w porównaniu z 32% w 2005 r.;

- ponad 2.300 osobodni szkoleń z systemu ABAC dla pracowników Komisji w przedstawicielstwach w ramach przygotowań do wprowadzenia systemu ABAC w przedstwicielstwach; oraz

- kolejnych 1 000 osobodni szkoleń z systemu ABAC dla pracowników innych instytucji i agencji w ramach wdrażania systemu ABAC.

Zasadniczym celem na 2007 r. jest zapewnienie wysokiej jakości szkoleń dla pracowników na całym świecie oraz dla pracowników instytucji i agencji. W 2007 i 2008 r. szczególny nacisk zostanie położony na szkolenia w zakresie rachunkowości.

4. ŚRODOWISKO KONTROLI I ZATWIERDZANIE SYSTEMÓW LOKALNYCH

4.1. Jakość rachunkowości

W związku z wprowadzeniem nowego systemu rachunkowości wszystkie dyrekcje generalne i służby zostały poproszone o zapewnienie odpowiedniej organizacji procedur rachunkowości w celu zapewnienia wysokiej jakości danych księgowych.

W przypadku sprawozdania finansowego za 2006 r. pracownicy podlegający księgowemu przeprowadzili kontrole jakości danych księgowych i zorganizowali spotkania z koordynatorami ds. rachunkowości z wszystkich dyrekcji generalnych w celu omówienia planowanych kontroli oraz procedury zamknięcia i zakończenia księgowań ( cut-off ). Wykaz kontrolny dla planowanych kontroli został przekazany wszystkim dyrekcjom generalnym wraz z odpowiednimi wyjaśnieniami.

W celu usprawnienia w perspektywie średnioterminowej systemu rachunkowości w poszczególnych dyrekcjach generalnych w 2006 r. opracowano projekt „jakości rachunkowości”. Celem tego projektu jest przekazanie służbom zatwierdzającym informacji o dostępnych narzędziach i kontrolach, które pozwolą im zapewnić wysoką jakość systemu rachunkowości w zakresie wszelkich czynności podlegających ich nadzorowi. Określono zakres obowiązków i zadania głównych podmiotów działających w sferze finansów, w szczególności koordynatorów ds. rachunkowości. Projekt ten został przedstawiony kadrze kierowniczej najwyższego szczebla we wszystkich dyrekcjach generalnych, a stanowisko koordynatora ds. rachunkowości zostało formalnie wprowadzone do struktury organizacyjnej poszczególnych dyrekcji generalnych. Dyrekcja Generalna ds. Budżetu przygotowała szereg wytycznych i praktycznych wskazówek, które zostały przekazane poszczególnym dyrekcjom generalnym. W tych praktycznych wytycznych uwzględniono zastosowane wykazy kontrolne i kontrole przeprowadzone w zakresie zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Po okresie próbnym w wybranych dyrekcjach generalnych realizację projektu zapewnienia jakości rachunkowości rozpoczęto we wszystkich dyrekcjach w marcu 2007 r. w celu wprowadzenia niezbędnych środków w 2007 r. Istotną przeszkodą w pomyślnej realizacji projektu jest niedobór wykwalifikowanych specjalistów w dziedzinie rachunkowości. Komisja pracuje nad rozwiązaniem tego problemu ogłaszając specjalistyczne konkursy.

4.2. Zatwierdzanie systemów lokalnych

Jakość danych wprowadzanych do systemu rachunkowości bezpośrednio lub za pośrednictwem lokalnych systemów informatycznych zależy od środowiska kontroli wprowadzonego przez poszczególnych delegowanych intendentów. Zespół zatwierdzający z Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu monitoruje tego rodzaju kontrole we wszystkich dyrekcjach generalnych i służbach, aby zapewnić zgodność z przyjętymi normami jakości.

W 2006 r. zespół rozpoczął realizację programu szczegółowych kontroli dziewięciu systemów przewidzianych przez intendentów do dostarczenia lub potwierdzenia informacji księgowych zgodnie z art. 61 ust. 1 lit. e) rozporządzenia finansowego. W latach 20005-2006 kontrolami tymi objęto dwadzieścia dwie służby i zasadniczą część wydatków poniesionych przez Komisję.

Ponadto kontrole jakości przeprowadzono w zakresie danych z zakończenia księgowań ( cut-ff data ) (istotnych dla sporządzenia sprawozdania finansowego metodą memoriałową) wygenerowanych przez niektóre kluczowe służby, tak aby zapewnić wiarygodność i rzetelność takich informacji. 1 czerwca 2006 r. wprowadzono procedurę uprzedniego zgłaszania proponowanych zmian do lokalnych (informatycznych i administracyjnych) systemów, co pozwoliło księgowemu na ocenę zgodności wniosków z kryteriami zatwierdzania przed ich wprowadzeniem.

Zespół zatwierdzający zakończył wszystkie zadania przewidziane w dyrekcjach generalnych na 2006 r. W sprawozdaniu z postępów za okres do końca czerwca 2006 r. zauważono, że zasadniczo służby podjęły odpowiednie działania w celu uwzględnienia istotnych, lecz nie zasadniczych, problemów wskazanych w poprzednim roku. Znalazło to potwierdzenie w przyjętym 20 marca 2007 r. ostatecznym sprawozdaniu za 2006 r., w którym odnotowano istotne postępy poczynione w dwóch dyrekcjach generalnych (AIDCO i EAC), w przypadku których zawieszono zatwierdzenie w 2005 r. Ponieważ wprowadzenie odpowiednich zmian do ich lokalnych systemów informatycznych wymagało dużo czasu, księgowy nie mógł zatwierdzić tych systemów za rok budżetowy 2006, jednak oba systemy kwalifikują się do zatwierdzenia w 2007 r. Jeżeli chodzi o DG RELEX, informatyczny projekt wdrożenia systemu ABAC w przedstawicielstwach, który powinien pozwolić na rozwiązanie problemów wskazanych w 2005 r., został rozpoczęty w 2007 r.

5. ROZWÓJ SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH DLA BUDżETU OGÓLNEGO

Celem planu rozwoju systemów informatycznych jest zapewnienie funkcji niezbędnych w celu usprawnienia systemu rachunkowości i kontroli, jak również lepszej integracji poszczególnych modułów.

Aktualizacja systemu ABAC

Moduły ABAC były stopniowo ulepszane poprzez wprowadzenie nowych wersji w czerwcu oraz listopadzie 2006 r., a także w styczniu i marcu 2007 r. W czerwcu wprowadzono dwa moduły w wersji ABAC WF Java: zobowiązania i inbox. W listopadzie wprowadzono funkcję obserwacji audytów dotyczących osób prawnych.

Na początku 2007 r. działania skoncentrowano na realizacji projektu wdrożenia w przedstawicielstwach systemu, który zastąpi lokalne systemy Relex. Opracowanie tego modułu pochłonęło dużą część zasobów w okresie sprawozdawczym. Aktualizacja z marca 2007 r. obejmowała wdrożenie w przedstawicielstwach nowych modułów „Aktywa” oraz ich integrację z modułem „Faktury”.

W połowie 2006 r. dokonano aktualizacji systemu SAP (wersja 5.0). Był to złożony proces wiążący się z dużą ilością pracy w zakresie procedury na koniec roku, ponieważ wiele programów w ramach tej domeny funkcjonowało w środowisku WE po raz pierwszy. Aktualizacja ta była istotna dla działalności ECFIN z uwagi na konieczność zapewnienia pełnej zgodności sprawozdań finansowych z międzynarodowymi standardami oraz ze względu na planowaną aktualizację modułu SAP-BCS.

BCS (system kontroli budżetu)

Nowa wersja modułu SAP FM – BCS, która zastąpi obecnie stosowaną wersję (tj. FBS) w centralnym zarządzaniu budżetem, może uwzględniać lokalne pozycje w budżecie, co jest niezbędne, aby poszczególne departamenty dysponowały bardziej dokładnym systemem zarządzania ich budżetem.

W 2006 r. moduł BCS podzielono na dwa projekty – fazę I polegającą na zastąpieniu modułu SAP stosowanego obecnie na potrzeby centralnego zarządzania środkami finansowymi nową wersją modułu BCS oraz fazę II mającą na celu migrację do modułu BCS “lokalnych” pozycji budżetowych, lokalnych funkcji w zakresie zarządzania budżetem obecnie realizowanych w ramach systemu ABAC i nierejestrowanych w systemie SAP.

W fazie I moduł BCS został skonfigurowany w celu wprowadzenia głównych funkcji na potrzeby UE oraz został pomyślnie wdrożony dla agencji wykonawczej programu zdrowia publicznego (PHEA). Z uwagi na konieczność odpowiedniego zintegrowania modułu BCS z systemem ABAC termin wykonania budżetu ogólnego przesunięto z kwietnia 2007 r. na październik 2007 r. Z przyczyn technicznych migracja jest utrudniona na przełomie roku (tj. na początku 2008 r.). W celu ułatwienia migracji do modułu BCS opracowane zostaną odpowiednie narzędzia, a lokalni użytkownicy systemu zostaną poinformowani we właściwym czasie o wszelkich zmianach w informacjach, które należy przekazywać za pośrednictwem systemu ABAC.

Sprawozdanie finansowe EFR (patrz część 7. poniżej) będzie oparte na module SAP-BCS od 2008 r.

Trwający obecnie etap planowania drugiej fazy projektu BCS rozpoczęto w 2006 r. Ze względu na potencjalny znaczący wpływ lokalnych funkcji zarządzania budżetem na architekturę systemu ABAC konieczne jest przeprowadzenie dokładnej analizy przed opracowaniem realistycznego planu działań i zaproponowaniem terminu wdrożenia.

ABAC Aktywa II (SAM)

Dyrekcja Generalna ds. Budżetu ocenia obecnie możliwość pełnej integracji modułu zarządzania dostawami i aktywami w korporacyjnym systemie ABAC, modułu, który zastąpi ABAC-Aktywa działającego w niezależnym systemie Syslog. Prace w tym zakresie są w trakcie realizacji. Jedna służba (OIB) została wybrana na środowisko testowe, aby ustalić, czy tego rodzaju rozwiązanie jest dobre, wykonalne i efektywne pod względem kosztów. 13 marca 2007 r. DG BUDG i OIL zaprezentowano wersję demonstracyjną modułu zarządzania dostawami i aktywami. W rezultacie podjęto decyzję o przejściu do kolejnego etapu – pełnej analizy udowadniającej słuszność koncepcji. Jeżeli w tym roku zostanie podjęta decyzja o wdrożeniu modułu, konieczne będzie uwzględnienie w nowym systemie potrzeb wszystkich potencjalnych użytkowników. Uruchomienie systemu w OIB przewidziane jest na 2008 r.

ABAC – Aktywa I i ABAC - Umowy

Komisja w dalszym ciągu utrzymuje moduł ABAC – Aktywa I i wprowadza drobne usprawnienia w jego zakresie do czasu przyjęcia wniosków w sprawie projektu ABAC – Aktywa II, oraz moduł ABAC - Umowy do czasu, gdy doświadczenia DG JLS w zakresie modułu SAP grantor stanowić będą wystarczającą podstawę pozwalającą na opracowanie długoterminowej strategii rozwoju.

Jednolita hurtownia danych

Projekt ten rozpoczęto w czerwcu 2006 r. stosując podejście, w którym przyjęto etapy dla każdego obszaru działania. Dwa pierwsze poddane analizie obszary to wykonanie budżetu (środki – zobowiązania – płatności – SAP/FM) oraz związane z nim ogólne aspekty systemu rachunkowości (faktury – SAP/FI).

W wyniku postępów poczynionych pod koniec 2006 r. jednolita hurtownia danych zapewniła dyrekcjom generalnym i służbom pierwszą wersję sprawozdań, które mogłyby ułatwić przygotowanie odpowiednich danych z zakończenia księgowań na koniec roku. Jednolita hurtownia danych wykorzystana została również na potrzeby rocznej sprawozdawczości budżetowej uwzględnionej w sprawozdaniu finansowym za 2006 r. oraz indywidualnej sprawozdawczości budżetowej załączonej do rocznych sprawozdań z działalności poszczególnych dyrekcji generalnych i służb w Komisji.

Udostępnienie jednolitej hurtowni danych wszystkim dyrekcjom generalnym planowane jest na czerwiec 2007 r.. Stopniowo dodawane będą dodatkowe funkcje i usprawnienia, aby zapewnić pełną operacyjność przed końcem 2008 r. Do tego czasu konieczne jest utrzymanie obecnej infrastruktury hurtowni danych.

Procesy rozwoju systemów informatycznych

Usprawniane są procesy rozwoju systemów informatycznych – przyjęto techniki modelowania danych i utworzono słownik danych. Celem projektu jest pełne udokumentowanie obecnych i przyszłych zmian, zapewnienie najwyższej skuteczności oprogramowania oraz odpowiednie uwzględnienie skutków dla archiwizacji danych. Pierwszy etap prac, w zakresie których do dnia 31 marca 2007 r. poczyniono znaczne postępy, dotyczyć będzie dochodów. W załączniku II do niniejszego sprawozdania przedstawiono postępy w zakresie bezpieczeństwa dostępu do systemu oraz zapewnienia spójności danych przechowywanych w systemie ABAC.

6. ABAC-PRZEDSTAWICIELSTWA

W 2006 r. DG ds. Budżetu, DG RELEX i DG DIGIT prowadziły współpracę w celu uwzględnienia w systemie ABAC rachunków pomocniczych typu imprest przedstawicielstw począwszy od 2007 r. Stosowany obecnie przez DG Relex lokalny system dla przedstawicielstw nie podlegał zatwierdzeniu, ponieważ nie był zgodny z zasadą memoriałową.

Moduły ABAC zostały dostosowane, tak aby były oparte na sieci i umożliwiały zarządzanie lokalnymi płatnościami i niewielkimi wydatkami za pośrednictwem rachunków pomocniczych typu imprest w przedstawicielstwach.

Moduł ABAC-Aktywa również został dostosowany i oparty na sieci, tak aby umożliwić przedstawicielstwom RELEX i reprezentacjom DG COMM zarządzanie aktywami trwałymi i ich wykazywanie w systemie centralnym. Moduł „ABAC - Przepływ dokumentów” (ABAC Workflow) został uruchomiony we wszystkich przedstawicielstwach dnia 8 stycznia 2007 r., a moduł ABAC Aktywa dnia 26 marca 2007 r. Zatrudnieni w przedstawicielstwach pracownicy odpowiedzialni za finanse odbyli szkolenia z zakresu wyżej wymienionych modułów.

W ten sposób podejmowane są działania w związku z jedną z głównych kwestii, a mianowicie w związku z integracją w systemie centralnym znacznej liczby małych służb zlokalizowanych poza siedzibą główną Komisji (przedstawicielstwa i reprezentacje), którym w wyniku decentralizacji powierzono odpowiedzialność finansową, co wiąże się z koniecznością zapewnienia zgodności z zasadami i metodami rachunkowości.

7. EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU (EFR)

Modernizowana jest również platforma informatyczna dla ksiąg rachunkowych Europejskiego Funduszu Rozwoju, które nie są zgodne z księgami prowadzonymi w ramach budżetu ogólnego.

Zasady rachunkowości dotyczące EFR zostały zaktualizowane w 2005 r. Planowane jest zastąpienie obecnego systemu informatycznego EFR, czyli systemu OLAS, systemem stanowiącym połączenie ABAC i lokalnego systemu DG AIDCO dla budżetu ogólnego - CRIS. Oba systemy są obecnie dostosowywane do specyfiki EFR.

Do połowy 2006 r. zmiany w zakresie centralnego modułu ABAC dla EFR zostały zasadniczo wprowadzone i przetestowane. Wdrożenie nowego systemu informatycznego (ABAC-FED) jest obecnie planowane na styczeń 2008 r. DG AIDCO potrzebowało kolejnego roku w celu wprowadzenia zmian niezbędnych dla zapewnienia zgodności systemu CRIS z zasadami rachunkowości odnoszącymi się do budżetu ogólnego. Podjęto wiążące zobowiązanie do uznania tego projektu za priorytetowy w 2007 r. Zaktualizowano plan projektu, a szczególną uwagę zwraca się na jakość procesu migracji i dane w tym zakesie. Poważnym wyzwaniem będzie zapewnienie szkoleń przyszłych użytkowników systemu w 46 przedstawicielstwach UE w krajach AKP.

Należy zaznaczyć, że roczne sprawozdania finansowe EFR za 2005 i 2006 r. zostały sporządzone zgodnie z zasadami rachunkowości memoriałowej, mimo że systemy informatyczne są wciąż na etapie rozwoju. Dane księgowe pozyskiwane z obecnego komputerowego systemu rachunkowości (OLAS) zostały w koniecznych przypadkach dostosowane, tak aby zapewnić zgodność z zasadami rachunkowości memoriałowej. Księgowy EFR również wprowadził niezbędne korekty do danych księgowych wykazywanych metodą kasową w oparciu o dodatkowe informacje przekazane przez intendenta.

8. WDROżENIE SYSTEMU ABAC PRZEZ POZOSTAłE INSTYTUCJE I AGENCJE

Trzy agencje wykonawcze (IEEA, EACEA, PHEA), trzy agencje regulacyjne (EMSA, Galileo, Frontex) oraz dwa komitety (Komitet Ekonomiczno-Społeczny i Komitet Regionów)[3] zostały podłączone do systemu ABAC w 2006 r. Dziewięć kolejnych agencji zacznie korzystać z systemu ABAC w 2007 r., a sześć agencji regulacyjnych zostanie nim objętych w 2008 r.

W systemie ABAC wprowadzane jest specjalne środowisko finansowe i rachunkowe dla poszczególnych agencji lub komitetów, których księgowy pozostaje odpowiedzialny za księgowość i realizację płatności.

Ponieważ wiele agencji regulacyjnych w dalszym ciągu korzysta z wersji systemu Komisji Si2 dla kont budżetowych, Komisja zgodziła się utrzymywać system Si2 do czasu, gdy możliwe będzie włączenie wszystkich jego użytkowników do systemu ABAC.

9. PERSPEKTYWY NA PRZYSZłOść

Plan działań w ramach projektu modernizacji zaktualizowano w 2007 r. i przedłużono do 2008 r. W najbliższych miesiącach główne działania w zakresie systemów informatycznych ukierunkowane będą na integrację sprawozdania EFR, wdrożenie modułu BCS, utworzenie jednolitej hurtowni danych, rozwój zaawansowanego modułu sieciowego dotyczącego dochodów (modułu Web-Income), zwiększenie bezpieczeństwa i ewentualne wdrożenie modułu zarządzania dostawami i aktywami (SAM) systemu SAP w OIB.

Dalszy rozwój systemów informatycznych związany będzie zasadniczo ze zwiększeniem łatwości obsługi dla użytkownika oraz usprawnieniem funkcji w zakresie sprawozdawczości finansowej oraz realizacji długoterminowego celu zwiększenia interoperacyjności i większej integracji systemów lokalnych oraz zapewnienie kolejnych narzędzi wsparcia dla użytkowników i zarządzania finansowego. Jeśli chodzi o ramy rachunkowości, prace będą koncentrowały się na określeniu ról i zakresu odpowiedzialności podmiotów zaangażowanych w procedury finansowe, poprawie jakości danych księgowych oraz sprawozdań dotyczących zarządzania oraz na monitorowaniu przestrzegania kryteriów zatwierdzania systemów lokalnych przez wszystkich intendentów delegowanych.

10. WNIOSKI

Nowy system rachunkowości jest wprowadzany w Komisji przy uwzględnieniu obowiązujących terminów sporządzenia zgodnie z metodą memoriałową sprawozdania finansowego, które jest zgodne we wszystkich istotnych aspektach z międzynarodowymi standardami rachunkowości. Audytorzy zewnętrzni Komisji oraz organy udzielające absolutorium byli bardzo zadowoleni z dokonanych postępów.

Projektu nie należy jednak zostawić na tym etapie realizacji. Należy kontynuować usprawnianie i rozwój procesów rachunkowości. Główne zadania wymagające realizacji to:

pełne wprowadzenie w poszczególnych dyrekcjach generalnych i służbach procedur i kontroli niezbędnych w celu stałego zapewnienia wysokiej jakości danych księgowych; w tym celu dyrekcje generalne i służby powinny zapewnić odpowiednie miejsce dla koordynatora ds. rachunkowości w strukturze organizacyjnej, tak aby mógł on mieć wpływ na skuteczność obiegu środków finansowych oraz pozyskiwać informacje wymagane do rocznego sprawozdania finansowego;

poprawa w zakresie ujmowania i wykazywania kwot odzyskanych przez Komisję i państwa członkowskie;

ostateczne zatwierdzenie istniejących systemów w AIDCO i EAC oraz zatwierdzenie nowych systemów informatycznych stosowanych przez RELEX i planowanych przez EAC i inne dyrekcje generalne;

włączenie sprawozdania finansowego EFR do systemu ABAC oraz przeszkolenie pracowników w 46 przedstawicielstwach, których zmiana ta dotyczy;

włączenie licznych organów zewnętrznych, tj. agencji i komitetów do systemu ABAC oraz zapewnienie im niezbędnych szkoleń i wsparcia; oraz

optymalizacja w zakresie integracji systemów informatycznych oraz zapewnienie użytkownikom narzędzi zarządzania i sprawozdawczości w zakresie zasobów finansowych, za które są odpwoiedzialni.

Cele te uwzględnione są w planie projektu na kolejne dwa lata, a Komisja zobowiązuje się zapewnić najwyższe standardy rachunkowości w sektorze publicznym.

ZAŁĄCZNIK I: 7 PLANOWANIE WYSOKIEGO SZCZEBLA

[pic]

ZAŁĄCZNIK II : BEZPIECZEńSTWO SYSTEMU I SYNCHRONIZACJA

1. Rachunkowość ABAC

W 2006 r. systemem ABAC objęto dwie agencje wykonawcze, trzy agencje regulacyjne i dwa komitety. Niezbędne zmiany i zabezpieczenia zostały wprowadzone w terminie w celu zapewnienia podziału obowiązków pomiędzy księgowych (cykle płatności, uzgodnienia sald bankowych, zatwierdzanie transakcji i obsługa terminów księgowania).

W lipcu 2006 r. dokonano aktualizacji systemu SAP zastępując wersję 4.7 wersją 5.0. Po aktualizacji konieczne było przeprowadzenie szczegółowej analizy istniejących praw dostępu gwarantując przynajmniej utrzymanie takiego samego poziomu bezpieczeństwa w wersji 5.0. Analizę tę zakończono pomyślnie i bez problemów wprowadzono wersję 5.0.

W drugiej połowie 2006 r. podjęto odpowiednie działania i opracowane stosowne zasady bezpieczeństwa, aby specjaliści w dziedzinie rachunkowości z poszczególnych dyrekcji generalnych mogli dokonać zamknięcia ksiąg rachunkowych. Wszystkie dyrekcje generalne wykazały dane z zakończenia księgowań ( cut-off data ) za rok budżetowy 2006 po raz pierwszy na początku 2007 r.

W 2005 r. rozpoczęto przegląd dostępu DG BUDG do systemu rachunkowości ABAC (SAP). W 2006 r. kontynuowano prace w tym zakresie ich finalizacja przewidywana jest na 2007 r. Główny cel, tj. analiza praw dostępu specjalistów w dziedzinie informatyki, został zrealizowany w lutym 2006 r.

2. ABAC - Przepływ dokumentów (ABAC Workflow)

Rozpoczęto prace mające na celu przekształcenie zabezpieczeń w zakresie modułu “ABAC – przepływ dokumentów” oraz osiągnięto postępy w wielu dziedzinach, takich jak przegląd użytkowników technicznych, system zastępstw oraz obserwacja audytów.

Za główny cel uznano wprowadzenie systemu zabezpieczeń w przedstawicielstwach w kontekście ich integracji z modułem przepływu dokumentów w systemie ABAC. Opracowano nowy moduł dla posiadaczy rachunków pomocniczych typu imprest oraz wprowadzono dodatkowe zmiany w celu zapewnienia całkowitego wyodrębnienia działalności ponad 100 przedstawicielstw. Projekt ten był intensywnie realizowany w 2006 r. Przedstawicielstwa są objęte modułem przepływu dokumentów w ramach systemu ABAC od stycznia 2007 r.

[1] COM (2002) 755.

[2] Na dzień 30 czerwca 2003 r. (SEC(2003) 790); na dzień 31 grudnia 2003 r. (SEC(2004) 118); na dzień 30 czerwca 2004 r. (COM(2004) 565); na dzień 31 stycznia 2005 r. (COM(2005) 90); na dzień 31 marca 2006 r. (COM(2006) 358).

[3] Zaklasyfikowane jako instytucje zgodnie z art. 1 rozporządzenia finansowego.