20.

Centralny i jednolity system kontroli i monitorowania danych W 2015 r. Rada Zarządzająca F4E została poinformowana o możliwym wdrożeniu systemu informacji. W kolejnych miesiącach przeprowadzono ocenę aktualnego statusu systemów informacyjnych F4E, jakości danych i dojrzałości procesu. Na początku 2016 r., po objęciu funkcji przez nowego dyrektora, przeprowadzono ocenę zewnętrzną obejmującą ocenę skutków, a także analizę opłacalności różnych opcji. Doradzono F4E, że najbardziej opłacalnym i najmniej ryzykownym podejściem byłoby stopniowe wprowadzenie odpowiednich narzędzi informatycznych do zarządzania kosztami. Aby doprowadzić do pożądanych usprawnień w planowaniu i kontroli kosztów, używany będzie ogólny model danych jako podstawa do wprowadzania różnych aplikacji informatycznych. Pozwoli to wprowadzić dane pochodzące z istniejących modułów do bazy danych (zarządzanie projektami, kontrola odchyleń) szacowanych kosztów końcowych i środków przyznanych na różne projekty F4E. F4E rozpoczęło wdrażanie zaleceń sformułowanych w wyniku kontroli zewnętrznej. Contract Tracker F4E wprowadziło portal do wymiany dokumentów z dostawcami – Contract Tracker. Dzięki portalowi zespoły projektowe mogą monitorować i kontrolować rezultaty umów. W połączeniu z platformą Primavera Scheduling portal pozwala monitorować główne etapy i ogólne postępy projektu. To już prawie trzecia generacja tego systemu, który jest stosowany w odniesieniu do wszystkich nowych umów. W 2015 r. F4E postanowiło również opracować narzędzie do obsługi wszystkich zmian umów i odstępstw od umów. Narzędzie zostało opracowane w 2015 r., było testowane w 2016 r., a jego dwa główne moduły (odstępstwa F4E wobec dostawców i odstępstwa dostawców) zaczęto wprowadzać w lipcu 2016 r. Narzędzie obejmuje realizację procesu odstępstwa, w tym prawidłowe odnotowanie skutków finansowych, sprawdzenie dostępnych środków budżetowych przed powstaniem zobowiązania i połączenie z funduszem rezerwowym. Fundusz jest połączony z platformą Contract Tracker, tak aby F4E i dostawca mogli wyświetlić wszystkie odstępstwa od danej umowy oraz jej status. EVM Jeżeli chodzi o wartość prowadzonych prac, F4E używa kwoty uzyskanego kredytu ITER w stosunku do przewidywanej wartości kredytu ITER (zob. odpowiedź na pkt 18). Przeprowadzanie audytów wewnętrznych Do czerwca 2016 r. F4E przeprowadziło wszystkie planowane audyty wewnętrzne. Udało się to osiągnąć dzięki wyraźnemu naciskowi, jaki F4E położyło na zarządzanie w tym konkretnym obszarze, co odnotowała komisja audytowa F4E w czerwcu 2016 r. Sprawozdania jednostki audytów wewnętrznych W czerwcu 2016 r. zakończono dwa zobowiązania związane z systemami wiązki neutralnej i systemami kriogenicznymi. W wyniku audytu zamówień dotyczących systemów kriogenicznych i cyklu paliwa jednostka audytu wewnętrznego wydała siedem zaleceń, a kierownictwo F4E zaakceptowało sześć z nich (2 bardzo ważne, 2 ważne i 2 pożądane). W wyniku audytu zamówień dotyczących wiązki neutralnej i zasilacza do cyklotronu elektronów wydano piętnaście zaleceń, a kierownictwo F4E zaakceptowało trzynaście z nich (5 bardzo ważnych i 8 ważnych). Zarówno sprawozdania, jak i odpowiednie plany działania proponowane przez kierownictwo F4E zostały omówione i pozytywnie ocenione przez komisję audytową w czerwcu 2016 r. Sprawozdania Służby Audytu Wewnętrznego Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła po raz drugi działania następcze w stosunku do ograniczone przeglądu procedury dialogu konkurencyjnego dotyczącej pakietu 03 w celu weryfikacji dwóch działań, które nie zostały zamknięte w czasie pierwszych działań następczych. W końcowym sprawozdaniu z dnia 15 czerwca 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że w odniesieniu do tych dwóch zaleceń, F4E przygotowało ostatnio odpowiednie działania łagodzące. Ponieważ działania ostatnio wdrożono, skuteczności podjętych środków nie można było ocenić podczas wizyty Służby Audytu Wewnętrznego. Zostaną one poddane ponownej ocenie w drugiej połowie 2016 r. w celu zamknięcia zaleceń. Sfinalizowano zobowiązanie Służby Audytu Wewnętrznego dotyczące wdrażania ustaleń dotyczących zamówień, w odniesieniu do których podjęto działania w terenie w pierwszym tygodniu października 2015 r. W dniu 7 czerwca 2016 r. F4E otrzymało projekt sprawozdania, a spotkanie zamykające audyt z dyrektorem F4E odbyło się dnia 8 lipca. We wstępnym projekcie nie odnotowano krytycznych zaleceń. Korporacyjne zarządzanie ryzykiem Do czerwca 2016 r., kiedy przeprowadzono ostatnią aktualizację i przedstawiono ją organom zarządczym F4E, wystąpiły jedynie trzy bardzo poważne zagrożenia, które były ściśle monitorowane przez kierowników wyższego szczebla F4E. Wspomniane zagrożenia zniwelowano w ramach siedmiu działań. Podczas aktualizacji z czerwca 2016 r. F4E zidentyfikowało 5 nowych działań o priorytetowym znaczeniu w stosunku do dwóch już istniejących, których wdrożenie zajęło więcej czasu niż pierwotnie planowano. F4E podkreśla, że zarządzanie ryzykiem korporacyjnym jest procesem ciągłym i stanowi element działań kontrolnych F4E.