UWAGI TRYBUNAŁU ODPOWIEDZI KOMISJI

Informacje potwierdzające poświadczenie wiarygodności

Wiarygodność rozliczeń

20. Tymczasowe rozliczenia zostały przekazane z opóźnieniem, 22 czerwca 2004 r. (25), i na ten dzień były niekompletne (26). Końcowe rozliczenia finansowe muszą być przekazane do 15 października 2004 r. (27). Rozliczenia te, którym towarzyszyło sprawozdanie z zarządzania finansowego (28), miały być po raz pierwszy opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Uwagi zawarte w pkt II poświadczenia wiarygodności opierają się na poniższych ustaleniach.

21. Kwota 27,5 mln euro z tytułu wydanych w 2003 r. poleceń windykacji, które nie zostały zrealizowane do końca tego roku, nie stanowi całkowitej kwoty należności. 21.

a) Nie wszystkie roszczenia wynikające z projektów (zaliczki do zwrotu, niekwalifikowane wydatki etc.) zostały zarejestrowane przez centralne służby Komisji lub przedstawicielstwa, które często wykazywały jako zwykłe dochody (płatności negatywne) kwoty, które w rzeczywistości stanowiły sumy zapłacone przez zobowiązane strony trzecie. W dodatku, ponieważ brakuje procedur monitorowania wierzytelności pozarachunkowych, Komisja nie może obliczyć kwoty faktycznego zadłużenia w związku z projektami na koniec 2003 r. (29). (a) Advances to be recovered are monitored, and this matter is the subject of a chapter in the management report. Careful analysis and monitoring of advances in 2003 enabled EUR 56.2 million to be recovered. From 1 January 2005, accruals-based accounting will make it possible to establish provisions for potential recovery orders.

b) Komisja nie wskazała, jaką łączną wartość wśród zarejestrowanych 400 mln euro zaliczek nieuregulowanych od ponad 18 miesięcy mają kwoty nienależne, które powinny zostać odzyskane lub rozliczone. Tym samym Trybunał nie może ustalić, jaka część zaliczek powinna zostać odzyskana i zaliczona do wierzytelności. (b) The Commission would underline the efforts made in 2003. A considerable amount of work was directed towards identifying recoveries of advances and there is very close monitoring of the action to be taken as regards the recoveries.

22. Środki przekazane w 2003 r. EBI (209 mln euro) oraz innym międzynarodowym instytucjom w latach poprzednich, które nie zostały w pełni wykorzystane przez te instytucje, nie zostały wykazane po stronie aktywów w bilansie. 22. The Commission considers that these movements reflect payments to external agents acting on behalf of the Commission. As such, the Commission considers them to be genuine payments and not mere internal treasury movements between accounts controlled by the EDF Accounting Officer. The Commission would also point out that details of the amounts outstanding on these transactions at 31 December 2003 are shown in Table 4.2.3 in the Financial Implementation Report. From 2005 onwards, following the introduction of accruals-based accounting, such transactions (pre-financing paid to intermediaries) will be shown as an asset in the balance sheet, in accordance with the provisions of Article 135(3) of the 9th EDF Financial Regulation.

23. Postępując zgodnie z jednym z wcześniejszych zaleceń Trybunału, Komisja dokonała w 2003 r. inwentaryzacji funduszy Stabex przekazanych na lokalne rachunki państw beneficjentów. Wydatki zrealizowane na miejscu z tych rachunków w dalszym ciągu podlegają zatwierdzeniu przez przedstawicielstwa (zob. pkt 63–68). Na koniec 2003 r. informacje, które Komisja uzyskała z zainteresowanych państw AKP, nadal wymagały uzupełnienia. Zdaniem Trybunału, nawet jeżeli wyniki były niekompletne, Komisja powinna była zamieścić rezultaty inwentaryzacji w swoim sprawozdaniu z zarządzania finansowego oraz przedstawić odpowiednie szczegóły w załącznikach do sprawozdań z wykonania finansowego. 23. The Commission has collected data for 80 % of the countries concerned, covering 97 % of the total amount of Stabex funds in the 7th and 8th EDFs. The Commission intends to include the relevant information related to the Stabex local account in an inventory. The local accounts, although the Commission must co-sign in order to use them, are not the Commission's property. This detailed inventory is therefore to be included in the ‘Report on Financial Management’. Following the recommendation of the Court, a note on this issue is included in the balance sheet for the financial year 2003.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

24. Uwagi zawarte w pkt III poświadczenia wiarygodności opierają się na analizie systemów nadzoru i kontroli EFR, badaniu próby transakcji leżących u podstaw rozliczeń oraz analizie rocznego sprawozdania z działalności i oświadczenia Dyrektora Generalnego Biura Współpracy EuropeAid. Najważniejsze wnioski przedstawiono poniżej.

Analiza systemów nadzoru i kontroli

Poprawa systemów nadzoru i kontroli na szczeblu Komisji

Wdrożenie standardów kontroli wewnętrznej

25. W trakcie 2003 r. Biuro Współpracy EuropeAid (EuropeAid), odpowiedzialne za realizację EFR, kontynuowało wdrażanie różnych standardów kontroli wewnętrznej przyjętych przez Komisję 2001 r. Standardy podlegają równoczesnemu wdrożeniu przez centralę i przedstawicielstwa, równolegle z postępami procesu decentralizacji, który zakończy się dopiero pod koniec 2004 r. Opierając się w głównej mierze na wynikach analizy standardów kontroli wewnętrznej przeprowadzonej w różnych służbach Komisji, Trybunał może przedstawić poniższe wnioski odnośnie do poziomu służb centralnych.

26. Obowiązkiem każdej dyrekcji generalnej było wprowadzenie odpowiednich instrumentów nadzoru, a w szczególności, w odpowiednich przypadkach przeglądu ex-post próby transakcji. W 2003 r. w EuropeAid powołano jednostkę odpowiedzialną za kontrole ex-post zarządzania finansowego, której głównym zadaniem jest wykrywanie notorycznych błędów w zarządzaniu finansowym i systemach kontroli wewnętrznej oraz proponowanie działań służących usunięciu ujawnionych niedociągnięć. Zgodnie z powierzonymi zadaniami przeprowadzono przegląd 1 800 transakcji obciążonych ryzykiem, obejmujących polecenia windykacji, zaległe należności do odzyskania, nierozliczone zaliczki, gwarancje i poręczenia. Wśród istotnych wniosków jednostki, która przeprowadziła przegląd ex-post znalazły się uwagi na temat kontroli zaległych zaliczek i wierzytelności. W związku z projektami EFR zarejestrowano ponad 400 mln euro zaliczek nieuregulowanych przez ponad 18 miesięcy. Ponadto szereg właściwych służb wezwano do uregulowania kwestii 27,5 mln euro, stanowiącej kwotę, która wciąż powinna zostać odzyskana. 26. Advance payments are a normal and regular means of ensuring the effective implementation of many aid projects and are monitored.

27. Instrumenty nadzoru uzupełnia jednostka kontroli ex-post, przewidziana jako przejściowy środek ostrożnościowy, który sam w sobie nie stanowi jednego z wymogów określonych w standardach kontroli wewnętrznej. Jednostka rozpoczęła prace w czerwcu 2003 r. w dyrekcji odpowiedzialnej za zatwierdzanie operacji ERF i zbadała 540 z łącznej liczby 5 261 transakcji (zarówno zobowiązań, jak i płatności). Kontrola ex-ante nie doprowadziła do ujawnienia żadnych poważnych błędów.

28. Oprócz powołania dwóch wymienionych jednostek, zrealizowano także inne działania w ramach nadzoru transakcji, takie jak opracowanie listy kontrolnej odnośnie do zobowiązań i płatności, wspólne posiedzenia jednostek oraz wizytacje kontrolne w przedstawicielstwach. Można ogólnie stwierdzić, że obecnie nadzór prowadzony jest w szerszym zakresie niż uprzednio, jednak w dalszym ciągu wymaga harmonizacji. By uczynić go bardziej sprawnym, niezbędna jest koordynacja, która pozwoli ustalić, jakie kwestie związane z legalnością i prawidłowością transakcji leżących u podstaw rozliczeń obejmują poszczególne rodzaje badań. 28. EuropeAid continues to work towards strengthening and rationalising the measures already put in place. To that end, harmonisation (financial guide, centralised ex-post checks, checklists, etc.) was carried out in 2004.

29. Zgodnie ze standardami kontroli wewnętrznej EuropeAid utworzyła także jednostkę kontroli wewnętrznej. W wyniku tego, w 2003 r., w zakresie dotyczącym EFR przeprowadzono ocenę obciążenia zadaniami przedstawicielstw (jedna wizyta kontrolna na Mali) i centrali w kontekście realizowanej decentralizacji, a także postępów we wdrażaniu standardów kontroli wewnętrznej odnotowanych w dyrekcji zatwierdzającej operacje. Ponadto zrealizowano także pewne niezbędne działania, które umożliwiły ustalenie największych obszarów ryzyka i niedociągnięć w systemach nadzoru i kontroli w EuropAid. Część z nich została już wymieniona przez Trybunał w Sprawozdaniu Rocznym za rok 2002, co dotyczy w szczególności ryzyk i niedociągnięć związanych z kontrolowaniem, czy usługi, roboty i dostawy, których koszty pokrywane są z EFR, zostały faktycznie zrealizowane. 29. The Commission is aware that the management of EDF credits involves some risks. Setting up improved control and monitoring systems as well as regular audits helps to minimise those risks. In the context of the annual declaration by the Director-General, none of the weaknesses identified was regarded as material. As the Commission stated in its reply to point 30 of the Court's annual report for 2002, it considers that the set of control systems set up for the EDFs ensures the legality and regularity of the underlying operations. This system allows any weaknesses at local authority level to be remedied.

30. W odniesieniu do informacji ad hoc dotyczących zarządzania, w roku 2003. zostały wprowadzone sprawozdania dotyczące zarządzania pomocą zewnętrzną, (EAMR) opracowane pod koniec 2002 r. (30). Stanowią one instrument okresowej informacji, dzięki któremu przedstawicielstwa mogą przekazywać centrali najważniejsze informacje dotyczące kwestii realizacji, płatności i kontroli zewnętrznych związanych z największymi projektami. Na ten cel przedstawicielstwa otrzymały i wykorzystują standardowy model sprawozdania. Jednakże w marcu 2004 r. Komisja nadal nie otrzymała kompletu EAMR, chociaż termin ich przesłania minął 31 stycznia 2004 r. Sprawozdania te nie tylko dostarczają centralnym służbom informacji ad hoc o zarządzaniu, ale stanowią także jedną z podstaw przygotowania rocznego sprawozdania z działalności i oświadczenia dyrektora generalnego. 30. External Assistance Management Reports are one of the information tools used in the management of external aid that devolved delegations send to the EuropeAid Directors responsible (authorising officers by subdelegation) and to the Directorates-General for External Relations and for Development. They constitute one of the information sources used by the Directors to draw up their activity reports for the Director-General. The EAMRs are not, however, used to prepare the annual report and declaration of the Director-General. The instructions given to the delegations state very clearly that producing an EAMR does not relieve a head of delegation from the responsibility for informing the Director concerned in good time of any problems or specific matters for which the Director is responsible as the authorising officer for the appropriations managed by the Delegation.

31. W odniesieniu do zgłaszania nieprawidłowości, będącego jednym ze standardów kontroli wewnętrznej, w 2003 r. przekazano OLAF informacje o trzech przypadkach domniemanych nadużyć finansowych w związku z EFR (Sierra Leone, Papua-Nowa Gwinea i Republika Dominikany). Przedstawicielstwa, jako bliższe beneficjentom, są w porównaniu ze służbami centralnymi bardziej narażone na przypadki nieprawidłowości (i zarazem lepiej o nich poinformowane). Dlatego Komisja musi kontynuować działania na rzecz zapewnienia, że kwestie te będą monitorowane przez personel. Realizacja planów działania 31. In accordance with the internal control standards, delegations are informed of the procedure to be followed when detecting irregularities or suspected fraud, including the contacts to be made with OLAF. All new members of staff, and those about to be seconded to a delegation, attend compulsory courses to make them aware of the fight against irregularities. This course is also open to all other officials.

32. Oprócz zakresu realizacji standardów kontroli wewnętrznej Trybunał zbadał także kwestię realizacji planów działania na rzecz wzmocnienia systemów nadzoru i kontroli. Plany działania zostały wprowadzone w odpowiedzi na sprawozdanie roczne dyrektora generalnego EuropeAid lub potrzeby, jakie ustalono w 2003 r.

33. W odniesieniu do kontroli zewnętrznych, jednostki centralne zapewniają wsparcie ad hoc przedstawicielstwom i dyrekcjom operacyjnym. Opracowały one standardowy zakres zadań mający służyć harmonizacji kontroli projektów, które w ogromnej większości prowadzone są przez firmy zewnętrzne. Stąd w planie kontroli przyjętym przez centralę na rok 2003 przewidziano około 30 kontroli dotyczących EFR (powierzono je audytorom zewnętrznym), co stanowi relatywnie dużą liczbę w porównaniu z latami poprzednimi. Pod koniec 2003 r. wprowadzono nowe narzędzie IT (CRIS Audit), które jednak nadal funkcjonowało tylko w części sprawnie; umożliwia ono Komisji monitorowanie planowania i realizacji kontroli zewnętrznych. Ponieważ jednak narzędzie nie jest połączone z finansowym systemem informatycznym, nie można za jego pomocą oceniać zakresu kontroli. W przyszłości CRIS Audit zostanie rozciągnięty na wszystkie czynności kontrolne przedstawicielstw. 33. Apart from the headquarters audit plan, altogether the plans of the delegations for 2003 covered 192 audits at 1 July 2004. Furthermore, the CRIS audit system was set up in 2004 for the EDFs. There is, however, already a system for reporting audits which includes the information on the audit (terms of reference, order form, mission, draft report, etc.) and the main findings of the auditors.

34. Pomimo powyższych zasobów nadal trudno jest ustalić poziom dodatkowych gwarancji, jaki kontrole zewnętrzne zapewniają odnośnie do legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw EFR. Natomiast faktem jest, że działania podejmowane na podstawie ustaleń kontrolnych nie są zbyt efektywne, ze względu na to, że są w bardzo różny sposób wykorzystywane przez różne zainteresowane strony. Po postępach odnotowanych na polu ujednolicenia zadań kontrolnych, obecnie należy zapewnić, że ustalenia kontrolne przełożą się na bardziej odpowiednie działania. 34. The level of programming and follow-up of audits corresponds to that of the management of the project that is to be audited, which gives a better yield in terms of exploitation of results. The Commission agrees that progress is needed in following up the conclusions of audits which is why it introduced a follow-up reporting system in 2004.

35. Środek 2, wymieniony w syntezie rocznych sprawozdań z działalności i oświadczeń dyrektorów generalnych za rok 2001, przewidywał analizę ryzyk związanych z pomocą zewnętrzną. Komisja sporządziła dokument roboczy zawierający opis tych ryzyk w 2003 r. (31). Analiza i środki zalecane w dokumencie uwzględniają różne formy realizacji pomocy zewnętrznej, tj. scentralizowaną, zdecentralizowaną i połączoną. To prawidłowe podejście do analizy ryzyka i zarządzania należy przyjąć wobec każdego instrumentu pomocy i rodzaju projektu, co pomoże we wzmocnieniu systemów nadzoru i kontroli. 35. The Commission will take account of the Court's comments.

36. W 2003 r. jednostka odpowiedzialna za kontrole ex-post zarządzania finansowego wprowadziła w życie specjalny plan działania w celu zmniejszenia kwoty zaległych wierzytelności o wartości 27,5 mln euro, które powstały w związku projektami i są należne EFR od stron trzecich. Plan pozwolił na podzielenie odpowiedzialności za wszczynanie procedury windykacji w tej dziedzinie na intendenta i księgowego EFR. Wskazuje to na brak koordynacji pomiędzy intendentem i księgowym EFR, jak również na trudności, które Komisja napotyka przy stosowaniu przepisów regulujących kwestie długów i windykacji. W dodatku nie przyjęto żadnej procedury operacyjnej dla rozliczania nowych poleceń windykacji, które zostaną wydane w związku z projektami w roku obrachunkowym 2003 i w kolejnych latach. 36. In 2003, following the adoption of the specific plan, the services of the authorising officer and the EDF accountant set up a system for following up recovery orders which enabled considerable progress to be made despite the particular difficulties affecting recovery under the EDF, due in particular to the legal requirements and to the functioning of the OLAS computer system. With better coordination and cooperation between the two services, progress was also made with creating new operating procedures for OLAS to facilitate the follow-up and settlement of recovery orders. The setting-up in 2004 of an ex-post transaction control system within EuropeAid will allow the problems of recovery orders to be dealt with in a broader, integrated context of controls that supplement the regular recovery activities carried out by authorising officers by subdelegation. The devolution process, which brings management closer to the work in the field, should also make the management of recovery orders more efficient.

Systemy nadzoru i kontroli w państwach AKP zostały ogólnie dobrze zaprojektowane

37. Systemy nadzoru i kontroli EFR opierają się na partnerstwie pomiędzy państwami AKP a Komisją Europejską. W przypadku umów i płatności w roli głównych partnerów występują krajowi intendenci (minister finansów lub minister spraw zagranicznych) oraz szef przedstawicielstwa Komisji, którzy opierają się na badaniach przeprowadzonych przez inne strony, w tym ministerstw „technicznych” państw AKP, jednostki zarządzania programami, misje kontrolne na miejscu finansowane w ramach projektów oraz asystentów technicznych i ekspertów zewnętrznych, takich jak doradcy techniczni i audytorzy.

38. Trybunał przeprowadził kontrole na miejscu w sześciu państwach AKP (Kenia, Mali, Mauretania, Senegal, Papua-Nowa Gwinea i Wyspy Salomona) w celu zbadania systemów nadzoru i kontroli EFR. W przypadku Stabex, Trybunał zbadał także na miejscu próbę końcowych płatności z lokalnego rachunku, na który przekazano środki dla beneficjentów programów Stabex.

39. Systemy nadzoru i kontroli umów i płatności w wizytowanych państwach AKP były na ogół dobrze zaprojektowane. Odnotowano tylko nieliczne przykłady braku przestrzegania obowiązujących przepisów.

40. W odniesieniu do funkcjonowania systemów nadzoru i kontroli płatności — krajowi intendenci odpowiedzialni zgodnie z Umową z Cotonou za zatwierdzania i rozliczanie wydatków z EFR nie zawsze sprawdzali, czy oni sami lub osoby trzecie prawidłowo zastosowali najważniejsze mechanizmy kontrolne odnośnie do faktur. W rezultacie niektórych podstawowych mechanizmów nie zastosowano, np. nie sprowadzono, czy dostarczone dostawy lub usługi były zgodne z właściwymi umowami oraz czy przestrzegano postanowień finansowych w umowach (tj. postanowień dotyczących korekty cen, właściwości gwarancji, stosowania właściwych kursów wymiany, płatności części umówionej kwoty w euro zamiast walucie lokalnej etc.). Dlatego wzywa się dyrektorów przedstawicielstw Komisji, którzy odpowiadają za akceptację zatwierdzonych płatności, by poprawili niedociągnięcia w pracy krajowych intendentów. Tymczasem w niektórych przypadkach nie sprawdzili oni wiarygodności najważniejszych mechanizmów kontrolnych, m.in. w zakresie wykorzystywania przez beneficjentów funduszy Stabex. 40. In most ACP countries, the EDF finances the implementation of support programmes for national authorising officers in order significantly to increase their monitoring control capacity. As part of the devolution process, the delegations have been strengthened to allow them to shoulder their full responsibilities.

41. Odnotowano postęp polegający na tym, że obecnie przedstawicielstwa, na które przeniesiono kompetencje korzystają z list kontrolnych przy zatwierdzaniu płatności. Jednak zdarzało się, że na liście w sposób nieuzasadniony odnotowano niektóre przypadki jako skontrolowane i prawidłowe (pomimo, że np. kontrahent nie posiadał ważnej gwarancji bankowej). 41. The use of checklists was set up and formalised in 2002. The Commission is working on controlling the quality of use of the checklists, whilst inspection visits and training for officials have been organised.

42. Działania podejmowane na podstawie wniosków i zaleceń kontroli zewnętrznych projektów są zróżnicowane i na ograniczonym poziomie ze względu na ustawiczne opóźnienia w przedstawianiu sprawozdań z kontroli oraz zadania (często o charakterze administracyjnym) wyznaczane im przez przedstawicielstwa: sprawozdania z kontroli są zbyt często wykorzystywane wyłącznie jako uzupełniająca dokumentacja na potrzeby zamknięcia projektu lub dalszych płatności na rachunek zaliczkowy, natomiast nie prowadzą do niezbędnych poprawek. 42. The Commission would point out that: (1) A large number of financial audits relating to programme estimates are in fact carried out at the end of an action as they are a prerequisite for the final payment. (2) The financial audits of grant contracts are ordered by the beneficiary of the contract in accordance with the detailed rules set out in the contracts (see also reply to point 34).

43. W przypadku Stabex, Komisja doprowadziła do sytuacji, w której nie jest w stanie zweryfikować, jakie było faktyczne wykorzystanie funduszy, ponieważ, wbrew wymogom ustanowionym w art. 212 zmienionej Konwencji z Lomé, tolerowała brak rozliczania się krajowych intendentów z ich wykorzystania. Podobnie, wizyty kontrolne Trybunału potwierdziły, że lokalne rachunki bankowe, na które przekazywano fundusze Stabex, były wykorzystywane bez wcześniejszego zatwierdzenia dyrektora przedstawicielstwa (Kenia i Mauretania) albo też dyrektor przedstawicielstwa zatwierdzał transfery funduszy, pomimo, że nie został wyszczególniony na (nieaktualnej) liście upoważnionych podmiotów używanej przez bank (Senegal). 43. Article 212 provides for a report by the national authorising officer on the use of funds by beneficiary countries. The flow of data received by the Commission was not uniform. For that reason, and on the basis of the Court's recommendations, a comprehensive inventory was launched in 2003 in order to carry out a complete survey of these funds.

Wnioski dotyczące systemów nadzoru i kontroli

44. Systemy nadzoru i kontroli EFR obejmują szeroki zakres mechanizmów i celów. Proces odnawiania tych systemów i mechanizmów kontrolnych rozpoczął się w roku obrachunkowym 2003 i należy poczekać do ich ostatecznej konsolidacji z oceną, na ile faktycznie przyczyniają się do legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń. Tym niemniej, już na obecnym etapie można stwierdzić, że wymagana jest większa koordynacja, by zapobiec dublowaniu mechanizmów kontrolnych oraz wyłączeniu istotnych dziedzin ryzyka, zwłaszcza tych, które przybierają formę nieprawidłowości odnotowanych przez Trybunał. Oznacza to, że konieczne jest pełne zastosowanie mechanizmów kontrolnych i wniosków różnych służb kontrolnych Komisji na szczeblu przedstawicielstw. Przepływ funduszy Stabex musi także podlegać kontroli wewnętrznej na właściwym poziomie. 44. Following these inventories, the Commission is drafting more specific and more detailed guidelines for the utilisation of the Stabex funds in order to ensure better monitoring of the use by beneficiary countries of the funds still available.

Kontrola transakcji

45. Na podstawie dokumentacji dostępnej w centrali Komisji w Brukseli oraz, w odpowiednich przypadkach, w przedstawicielstwach w państwach AKP, Trybunał skontrolował próbę 49 płatności. Poza tym, 37 innych płatności, wraz z odpowiadającymi im zobowiązaniami ogólnymi i indywidualnymi, zostało zbadanych na miejscu w sześciu wybranych państwach AKP w celu ustalenia, jak funkcjonowały systemy nadzoru i kontroli, zwłaszcza w odniesieniu do robót, dostaw lub usług, których dotyczyła dokumentacja.

46. W przypadku bezpośredniego wsparcia budżetowego (zob. pkt 19) ramy prawne EFR pozostawiają spore pole do różnych interpretacji i wyjątków. W dodatku, badania dotyczące legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń ograniczają się do ustalenia, czy właściwe warunki zostały należycie ocenione. Wstępne oceny, realizowane przy zaciąganiu zobowiązań finansowych, nie zostały dostatecznie sformalizowane odnośnie do kryteriów wyszczególnionych w art. 61 ust.2 Umowy z Cotonou, chociaż taka formalizacja jest niezbędna, zwłaszcza odnośnie do kryteriów dotyczących przejrzystości, wiarygodności i efektywności zarządzania finansami publicznymi. W przeciwnym przypadku nie będzie można następnie ocenić, czy zarządzanie uległo poprawie, co stanowi wstępny warunek udzielenia dalszej pomocy. Kryteria przekazania dalszych funduszy opierają się w przeważającej części na wskaźnikach makroekonomicznych, które dostarczają jedynie częściowej wiedzy na temat zarządzania finansami publicznymi. 46. As regards the adoption of financial commitments, the Commission proposals for financing submitted to the Member States systematically include an assessment of the macroeconomic situation and public finances which, based on the most recent data, analyses the themes and the issue concerned by the criteria in Article 61, paragraph 2. It is designed in principle to provide the information listed in paragraph 3.4 of the Guide for budget support issued in March 2002. It is also useful to restate the major principles governing the release of tranches of budget support: — for fixed tranches, a macroeconomic balance must prevail, verified by the existence of a programme with the Bretton Woods Institutions; — for performance or variable tranches, the indicators are different: indicators linked to results (reflecting the implementation of poverty reduction strategies), general budget performance indicators (implementation rates, payment periods, etc.); process indicators linked to sectoral reforms or the management of public finances. The Commission shares the Court's view of the importance of in-depth, rigorous monitoring of public finances in the countries benefiting from budget support. The public finance analysis framework, comprising 28 indicators and developed with other donors under the Public Expenditure and Financial Accountability project, was tested in a number of ACP countries in 2004 with a view to becoming operational in 2005. Lastly, since 2003, the headquarters of EuropeAid has developed a template for monitoring the management of public finances which allows the Delegations to present quarterly reports on this subject.

Zobowiązania finansowe

47. Zgodnie z art. 17 ust. 2 Załącznika IV do Umowy z Cotonou porozumienie finansowe pomiędzy Komisją a państwem lub państwami AKP musi zostać sporządzone w terminie 60 dni od wydania decyzji przez wspólnotowy organ decyzyjny. W opinii Trybunału jedynym dowodem na to, że porozumienie finansowe zostało sporządzone, jest fakt podpisania go przez obie strony. 82 % z próby ponad stu nowych zobowiązań w 2003 r., tj. prawie wszystkich zobowiązań finansowych zarejestrowanych w tym roku obrachunkowym, było przedmiotem porozumienia finansowego, podpisanego w terminie 60 od wydania decyzji. W przypadku pozostałych 18 % zobowiązań umowy obejmujące 3 % (32) z nich zostały podpisane po upływie ponad 120 dni od początkowej decyzji. Oznacza to postęp w porównaniu z poprzednimi latami, tym niemniej Komisja musi wskazać, w jaki sposób zamierza zapewnić, że przyszłe porozumienia będą podpisywane przed upływem 60-dniowego terminu. 47. Drawing up a financing agreement in 60 days does not mean that the agreement has been signed. However, the Commission acknowledges that by virtue of this rule diligence is required in implementing a financing decision. This in fact occurs in a large majority of cases, as the percentages quoted by the Court indicate. Some 99 % of financing agreements are signed by the Commission within 60 days. The rare exceptions are cases (involving in particular direct budget support) where it emerges after the decision is taken that the conditions for concluding the agreement are no longer fulfilled, so that to maintain sound financial management it is necessary to wait until they have been re-established before continuing with signing.

Indywidualne zobowiązania prawne

48. W indywidualnych zobowiązaniach prawnych ujawniono tylko odosobnione i mało istotne błędy. Dotyczyły one następujących kwestii: 48.

a) powtarzających się nieprawidłowości odnośnie do gwarancji zabezpieczających umowę — niektórych w ogóle nie ustanowiono, natomiast inne były niekompletne lub ustanowiono je po upływie terminu; (a) The Commission has taken steps to improve the monitoring of bank guarantees; a specific module relating to bank guarantees in OLAS has been developed and instructions sent to the delegations. The Commission would point out that the Court has not identified any negative financial impact due to that finding.

b) nadal zdarzają się przypadki wprowadzania istotnych zmian w umowach, które powodują, że końcowa należność z tytułu umowy przekracza przepisowe limity w zakresie zmian;

c) niektóre przedstawicielstwa kontynuują praktykę podpisywania umów bez oznaczania daty lub nie wymagają od kontrahentów i krajowych intendentów oznaczenia daty na umowach, które zatwierdzają. Sprawia to, że przedstawicielstwa mają trudności z uzyskaniem pewności, że odpowiednie przepisy są stosowane, skoro kluczowe jest tutaj ustalenie daty podpisania umowy (np. w celu sprawdzenia, czy krajowy intendent nie zatwierdził umowy, zanim kontrahent wniósł odpowiednie zabezpieczenie). (c) The Commission notes that the signature of a delegation endorses a contract. The date of the endorsement therefore does not have the same contractual value as that of the signature of the contractors.

Płatności

49. W zakresie płatności, w indywidualnych zobowiązaniach prawnych ujawniono tylko odosobnione i mało istotne błędy. Dotyczyły one następujących przypadków: a) płatności niezgodne z postanowieniami umownymi (w zakresie ceny, metody płatności oraz rodzaju i ilości produktów); b) pokrywanie wydatków, które nie kwalifikowały się, ponieważ nie przewidziano ich w umowie; c) pokrywanie wydatków, na potwierdzenie których wnioskodawca nie dostarczył dokumentacji, którą wyraźnie przewidziano w umowie; d) płatności za roboty, dostawy lub usługi, których faktyczna realizacja nie została wcześniej w racjonalny sposób potwierdzona.

50. Ujawniono także inne, rzadziej występujące błędy w zakresie realizacji procedur, jednak ich potencjalny wpływ na faktyczny przedmiot płatności jest trudny do oszacowania (np. możliwość naliczenia odsetek w przypadku, gdy dostawca opóźnia się z zapłatą). 50. The Commission considers that considerable progress has been made in the last few years in reducing payment delays. It believes that the efforts should be continued and the Court's recommendations adopted.

51. Częstą nieprawidłowością proceduralną jest dostarczanie sprawozdań po upływie terminu określonego w umowie. W przypadku sprawozdań dotyczących realizacji projektów opóźnienie stanowi często wskazówkę, że w finansowym zarządzaniu projektami występują niedociągnięcia. W przypadku umów o przeprowadzenie kontroli spóźnione dostarczenie sprawozdania z kontroli poważnie zmniejsza możliwość podjęcia przez intendenta efektywnych działań naprawczych i następczych. Ogólnie dostarczenie tych raportów powinno być warunkiem dalszych płatności. 51. As regards the submission of contract reports, it is for the contractors to supply them. The Commission makes every effort to receive them in time. The question of audit reports has already been dealt with in paragraph 42.

52. Listę dziedzin kontroli wewnętrznej, które należy wzmocnić w pierwszej kolejności, zamykają określone nieprawidłowości dotyczące zarządzania niektórymi płatnościami lub dochodami: 52.

a) płatności z lokalnych rachunków bankowych Stabex, które nie podlegają wykazaniu na rachunkach Komisji, muszą niezależnie od tego zostać zatwierdzone łącznie przez lokalne przedstawicielstwo i krajowego intendenta. Tymczasem nie zawsze płatności te były podpisywane przez przedstawicielstwa;

b) odsetki bankowe od kwot zgromadzonych na rachunkach gotówkowych niektórych projektów nie są wykazywane w rozliczeniach, chociaż powinny powiększać zasoby przypadające na dany projekt. Sposobem na zaradzenie tej nieprawidłowości byłyby właściwe weryfikacje zgodności rachunków bankowych. (b) In the case of a programme estimate, it is for the project accountant to enter bank interest in the accounts. External audits allow the Commission to check that accounts are being kept properly in this respect.

Roczne sprawozdanie z działalności i oświadczenia dyrektora generalnego EuropeAid

53. Roczne sprawozdanie z działalności i oświadczenie dotyczy zarówno działań finansowanych z budżetu ogólnego, jak i z EFR, jakkolwiek każda z tych dziedzin podlega innemu rozporządzeniu finansowemu. Sprawozdanie uwzględnia EFR przy omówieniu niektórych kwestii, natomiast w pozostałych przypadkach nie odnosi się do niego, co utrudnia ocenę, w jakim stopniu dana kwestia czy zastrzeżenie może wpłynąć na EFR (np. w przypadku 250 mln euro w umowach, których dotyczy zastrzeżenie odnośnie do zrzeszeń organizacji pozarządowych). Trybunał zaleca, aby ułatwić lekturę przyszłych sprawozdań poprzez bardziej przejrzyste przedstawianie informacji i uwag odnośnie do EFR w sprawozdaniu rocznym i samym oświadczeniu. 53. The reserve does not affect the EDF inasmuch as all the actions covered by the food aid instrument are financed from resources coming from the Community budget. The annual activity report covers all the activities managed by the authorising officer by delegation and is not intended to provide a breakdown of those data by source of programme financing. The data and the assessment of the control system, as well as the declaration, concern the functioning of the system overall without distinguishing between the budget and the EDF. The report focuses rather on the concept of Activity (ABB) which goes beyond the strict Budget/EDF demarcation. Thus the Activity ‘Relations with the ACP States and the OCT’ covers operations financed by funds from the Budget and the EDF. It should also be noted that a breakdown of data by ABB Activity is provided in a specific section of the Report. The Commission will take account of the wishes of the Court, within the limits of the aims and the format of Annual Activity Reports.

54. Kwestia wierzytelności, jakie pozostają do ustalenia, oraz weryfikacja właściwego wykorzystania funduszy Stabex z wszelkim prawdopodobieństwem związane są z kwotą, której określenie stanowi istotny warunek jakości informacji finansowych, dlatego też dyrektor generalny powinien był zgłosić w tym celu odpowiednie zastrzeżenie (zob. pkt 21). 54. Once transferred to the beneficiary countries, Stabex funds belong to them and have officially left EDF accounts. The subsequent use made of the funds by the beneficiary country therefore has no formal impact on EDF accounts.

55. Ze względu na to, że rezultaty inwentaryzacji Stabex były niepełne (zob. pkt 23), dyrektor generalny nie posiadał w tym czasie wszystkich informacji niezbędnych, by móc ocenić w swoim oświadczeniu, czy przedmiotowe fundusze zostały wykorzystane na przewidziane cele, zgodnie z zasadą właściwego zarządzania finansowego, oraz przedstawić wnioski odnośnie do legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń. 55. Stabex was an instrument for the rapid disbursement of funds and was designed to offset reductions in the export revenues from key agricultural products in the ACP countries. It disappeared with the entry into force of the Cotonou Agreements in April 2003. Thus the last transfers to be carried out concern funds which it had been decided in preceding years to transfer to the beneficiary countries that satisfied the eligibility criteria. No Stabex transfers took place in 2003. The annual declaration by the Director-General concerns 2003. The EDF accounts did not contain any information on the use made of Stabex funds by beneficiary States as, once the funds are transferred to the beneficiaries under the ‘Transfer Agreements’, they belong to those countries and have officially left the EDF accounts. Beneficiary States are required (see reply to paragraph 43) to report to the Commission on the use of these funds; it is then possible for the Commission, after informing the EC-ACP Council of Ministers, to defer the application of decisions on further transfers if the information supplied by the beneficiary State is not deemed satisfactory. On the basis of the information received from the beneficiaries in the past, the Commission has never actually done this. However, as there is no harmonised reporting system to ensure the uniformity of information received by the delegations, the Commission launched an inventory of the funds in 2003 in order to monitor the funds outside the accountings and consolidate all the information available.

Zmiany w funkcjonowaniu systemów nadzoru i kontroli

56. Wszystkie powyższe uwagi zostały ujęte w tabeli wskaźników, która pozwala na ocenę zmian, którym podlegało funkcjonowanie systemów nadzoru i kontroli (zob. Tabelę 4 ).

Tabela 4 — Poświadczenie wiarygodności za 2003 r. w zakresie EFR: Potencjalne wskaźniki wynikające z prac kontrolnych 1 UWAGI KLUCZOWE — ROZWÓJ SYTUACJI 2001 2002 2003 Uwagi Odpowiedź Komisji Uwagi Działania, które należy podjąć Uwagi Działania, które należy podjąć 1.1 Zarządzanie środkami Stabex Niedostateczna kontrola W przyszłości korespondencja z bankiem dotycząca sprzedaży i zakupu papierów wartościowych nie będzie usuwana Operacje uległy znacznemu ograniczeniu, lecz rachunki nie wykazują wyraźnie zysków i strat wynikających z operacji ani wartości rynkowych papierów na koniec roku obrachunkowego Rachunki powinny wyraźnie wykazywać zyski i straty związane z operacjami oraz wartość rynkową papierów na koniec roku obrachunkowego Rachunki wykazują zyski i straty (w niektórych przypadkach znaczne) wynikające z operacji oraz wartość rynkową papierów na koniec roku obrachunkowego Podjęto wymagane działania 1.2 Wdrażanie pomocy dla programów dostosowania strukturalnego Ramy prawne nie umożliwiają dokładnych kontroli legalności i prawidłowości, gdyż warunkowość nie zawsze jest ściśle stosowana Ramy prawne EFR przewidują odstępstwa w tym względzie Z powodu braku informacji dotyczących jakości zarządzania finansami publicznymi w państwach AKP, Trybunał nie może wypowiedzieć się na temat wykorzystania bezpośredniej pomocy budżetowej Poprawa informacji związanych z zarządzaniem finansami publicznymi w państwach AKP Komisja dostarczyła dodatkowe informacje na temat prowadzonego monitorowania zarządzania finansami publicznymi w państwach AKP, między innymi w swoim sprawozdaniu na temat zarządzania finansowego w roku obrachunkowym 2003 Należy kontynuować usprawnienia w zakresie wymiany informacji na ten istotny temat 1.3 Transakcje obejmujące kapitał wysokiego ryzyka (venture capital), którym zarządza EBI Wyższe stopy procentowe niż przewidziane w Konwencji z Lomé Komisja uważa, że postąpiła słusznie, niemniej wspólnie z EBI dokona weryfikacji poprawnego stosowania postanowień Konwencji z Lomé Wyższe stopy procentowe niż przewiduje to Konwencja z Lomé Prawidłowe stosowanie postanowień Konwencji z Lomé Odpowiedzialność za zarządzanie instrumentem inwestycyjnym została przeniesiona na EBI, na podstawie rozporządzenie finansowego mającego zastosowanie do 9-ego EFR Trybunał nie wypowiada się już w tej kwestii w ramach Poświadczenia Wiarygodności 1.4 Mechanizmy weryfikacji cen Umowy nie przewidują weryfikacji cen Komisja przypomni o tym problemie wszystkim przedstawicielstwom, aby uniknąć jego powtórzenia Weryfikacje cen nadal nie posiadają precyzyjnej podstawy umownej Poprawa sformułowań i kontroli klauzul związanych z weryfikacją cen w umowach Wprowadzenie klauzul dotyczących weryfikacji cen nadal sporadycznie wywołuje problemy Należy kontynuować nadzór nad tym aspektem wdrażania umów 1.5 Rzeczywisty poziom zobowiązań pierwotnych Przeszacowanie na rachunkach z powodu braku wycofania środków Komisja będzie kontynuować wysiłki na rzecz poprawy procedur kontroli Brak precyzyjnego odzwierciedlenia w rachunkach z powodu braku staranności w wycofywaniu środków Działania zmierzające do zapewnienia nadzoru nad zobowiązaniami i ich szybkiej kontroli Komisja dokonała szczegółowej weryfikacji problematycznych zobowiązań, z których musi się rozliczyć Należy kontynuować systematyczną weryfikację problematycznych zaległych zobowiązań 1.6 Rozliczenie zaliczek i różne kwoty do odzyskania Brak uwag Nie dotyczy Zaliczki i kwoty do odzyskania nie są uwidocznione w rachunkach w sposób wiarygodny Uzupełnić braki Rozliczanie zaliczek sprzed 18 miesięcy (400 mln euro) i odzyskiwanie kwot (27,5 mln euro) jest bardzo źle nadzorowane Należy poprawić procedury ustalania, rejestracji i nadzoru nad zaliczkami do rozliczenia i kwotami do odzyskania 1.7 Sprawozdania z wykorzystania funduszy Stabex i kontrola płatności końcowych Przeniesienia Stabex zostały zaksięgowane jako płatności, chociaż nie zostały jeszcze przekazane beneficjentom Poprawić jakość informacji w księgach Brak informacji w rachunkach na temat wykorzystania funduszy Stabex Należy uzupełnić braki, gdyż Komisja jest współodpowiedzialna za wykorzystanie tych funduszy Komisja nie jest w stanie przeprowadzać weryfikacji wykorzystania funduszy Stabex (art. 212 Konwencji z Lomé IV), zaś przelewy bankowe nie są należycie zatwierdzane Należy uzyskać wszystkie sprawozdania z wykorzystania funduszy Stabex od krajowych intendentów finansowych i wzmocnić kontrolę wewnętrzną nad przelewami bankowymi 2 SYSTEMY NADZORU I KONTROLI 2001 2002 2003 ANALIZA KONTROLI FINANSOWYCH Częstotliwość (a) Częstotliwość (a) Częstotliwość (a) 2.1 Zakresy wymagań i obowiązków nie określają wyraźnie charakteru wydatków niekwalifikowalnych często często dość rzadko 2.2 Sprawozdanie z kontroli nie zawiera wyraźnego ujęcia ilościowego wydatków poddanych kontroli ani kwot wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych często często dość rzadko 2.3 Niewystarczające środki w zakresie odzyskiwania wydatków niekwalifikowalnych uaktualnione przez audytorów zewnętrznych często często często SYSTEMY KONTROLI WEWNĘTRZNEJ W BRUKSELI Ocena systemów nadzoru i kontroli (b) Ocena systemów nadzoru i kontroli (b) Ocena systemów nadzoru i kontroli (b) 2.4 Rzeczywisty poziom wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej mających zastosowanie do transakcji leżących u podstaw rozliczeń brak danych B B/A SYSTEMY KONTROLI WEWNĘTRZNEJ W SZEŚCIU KRAJACH AKP (33) (34) 2.5 Ocena ogólna przetargów brak danych B B/A 2.6 Ocena ogólna płatności brak danych B B/A 2.7 Ocena ogólna kontroli brak danych B B 2.8 Ocena ogólna kwot odzyskanych brak danych C C 2.9 Ocena ogólna księgowości brak danych B B/A 2.10 Ocena ogólna w odniesieniu do wszystkich wizytowanych krajów brak danych B B (a) Częstotliwość (występowanie) rzadko dość rzadko często (b) Ocena systemów nadzoru i kontroli A. Funkcjonują prawidłowo; potrzebne nieliczne drobne udoskonalenia B. Funkcjonują, lecz konieczne są udoskonalenia C. Nie funkcjonują tak jak zakładano

ROZDZIAŁ III — DZIAŁANIA PODJĘTE NA PODSTAWIE WCZEŚNIEJSZYCH UWAG

Włączenie EFR do budżetu ogólnego

Streszczenie wcześniejszych uwag

57. Trybunał wielokrotnie zwracał uwagę na komplikacje i trudności towarzyszące realizacji kolejnych EFR, równocześnie wskazując, że możliwą receptą wydaje się włączenie EFR do budżetu ogólnego (35). Komisja zobowiązała się do przedstawienia w 2003 r. komunikatu omawiającego wady i zalety włączenia EFR do budżetu (35). W opinii Komisji, włączenie EFR do budżetu, zalecane od dłuższego czasu przez Parlament Europejski, pozwoliłoby zaradzić powracającym przejściowym problemom, towarzyszącym ustanawianiu każdego nowego EFR, pozwoliłoby także na nieprzerwaną realizację porozumień zawartych z państwami AKP. 57. The Commission does indeed consider that including EDFs in the budget would be a solution to the problems of transition between EDFs but points out that this is not the sole argument in its favour (standard procedures, budgetary transparency, dropping of the negotiation and ratification process, and all the time that takes). See the Commission reply to point 12.

Rozwój sytuacji

58. 8 października 2003 r. Komisja przyjęła komunikat dla Rady i Parlamentu Europejskiego zatytułowany „W kierunku pełnego włączenia współpracy z państwami AKP do budżetu UE”, w którym przedstawiła swoje argumenty na rzecz takiego włączenia. Wszystkie zainteresowane strony (zwłaszcza państwa AKP) poddają obecnie tę kwestię uważnej analizie. Parlament Europejski wypowiedział się już za szybkim „zabudżetowaniem” EFR (zob. pkt 42 sprawozdania w sprawie absolutorium za rok 2002). 58. The Commission has suggested that EDFs be included in the budget on several occasions. In view of the enlargement of the EU and the decisions to be taken on the financial perspective 2007-2013, it would be particularly desirable to incorporate EDFs in the budget from 2007/2008.

Udział najwyższych organów kontroli państw AKP w kontroli EFR

Streszczenie wcześniejszych uwag

59. W kontekście wcześniejszych badań zarządzania EFR (36), Trybunał, Parlament i Rada podkreślały znaczenie, jakie dla poprawy jakości zarządzania finansami publicznymi w państwach AKP miałoby ustanowienie i wsparcie silnych, efektywnych i niezależnych najwyższych organów kontroli (NOK), co dotyczy w szczególności kontroli transakcji finansowanych z EFR. 59-60. Direct support for the Supreme Audit Institutions (SAIs) takes the form of projects not covered by the budget support financing agreements and also of one-off technical assistance operations financed from budget resources for institutional support (budget lines managed in accordance with EDF procedures) which, in each budget support financing agreement, supplement the funds allocated. The Commission has updated the information contained in Annex 6 and included the one-off operations referred to above. Direct support operations, irrespective of financing source, are ongoing in nine countries and being studied in seven others. — where direct support for an SAI is not provided by the Commission, it is often supplied by another donor following consultations in which the Commission is involved. — support for SAIs can also take an indirect form through the incorporation in the financing agreements on the budget support of conditions and/or process indicators to strengthen the status and resources of such institutions, — the Commission also intends, wherever possible, to involve SAIs in the public finance assessments. The Commission intends to present a proposal to systematise and better structure its support for SAIs. It would be delivered under the action plans stemming from the public finance reform programmes running in each ACP country and operated jointly with all the partners involved in the budget support, especially the Member States.

Rozwój sytuacji

60. Komisja zaznaczyła, że podziela powyższe stanowisko i prowadzi działania w tym samym kierunku, zastrzegając jednak równocześnie, że ponieważ jest to dla niej nowa i wrażliwa politycznie dziedzina, zdecydowała się przyjąć podejście progresywne (37). W odpowiedzi na wniosek Parlamentu dotyczący udzielenia informacji odnośnie do finansowania NOK z ERF (38) Komisja przedstawiła w załączniku 5 do swojego sprawozdania z zarządzania finansowego za rok obrachunkowy 2003 listę 14 projektów, które przewidują szczególne wsparcie dla publicznych organów kontroli. Trybunał odnotował użyteczność tych projektów, które dotyczą przede wszystkim wzmocnienia ministerstw finansów, a przy tej okazji ich struktur kontroli wewnętrznej. Jednakże tylko jeden lub dwa z nich ukierunkowane są przede wszystkim na wzmocnienie NOK.

Monitorowanie funduszy Stabex

Streszczenie wcześniejszych uwag

61. Trybunał Obrachunkowy wielokrotnie publikował uwagi dotyczące funduszy Stabex (39), podkreślając przy każdej okazji, że brakuje odpowiedniego monitoringu rachunków, który umożliwiłby ustalenie, kiedy i w jaki sposób przedmiotowe fundusze zostały ostatecznie wykorzystane. 61. As soon as Stabex funds are first transferred to the recipient countries, they become the property of those countries and are no longer included in the EDF accounts, although the Delegations continue to monitor their use closely. In 2003 the Commission produced an inventory of the funds in order to monitor them by a non-accounting procedure. Stabex has not existed since the 9th EDF and, as the FLEX instrument provided for in the Cotonou Agreement is fully compatible with the standardised EDF system, the problems identified by the Court will not occur again in the future (see Commission reply to point 68).

62. Biuro Współpracy EuropeAid przypomniało niedawno, że państwa AKP mogły korzystać z funduszy Stabex dopiero po spełnieniu odpowiednich warunków i za zgodą Komisji, a także, że podejmie działania, by zbadać i zdać sprawozdanie z sytuacji (40). 62. On the basis of the analysis of the inventories on the use of Stabex funds at 31 December 2003 sent by the Delegations, more detailed and precise standard procedures and formats will be introduced before the end of the 2004 accounting year and will be fully operational by 2005.

Rozwój sytuacji

63. W 2003 r. Komisja przeprowadziła inwentaryzację funduszy Stabex, które zostały dotychczas przekazane do państw AKP i których niewykorzystana część spoczywała na rachunkach bankowych na koniec 2002 r. Na podstawie uzyskanych informacji (które nie były jeszcze kompletne w momencie przedstawiania końcowych rozliczeń za rok 2003) Komisja mogła po raz pierwszy od wielu lat podać szacunkową wartość kwoty, która nie została jak dotąd wykorzystana przez państwa beneficjentów, wynoszącej około 700 mln euro. 63. On the basis of the information supplied (at 1 July 2004) by 80 % of the countries concerned which covers 97 % of total Stabex funds in the seventh and eighth EDFs, there was some EUR 700 million still to be committed by the beneficiary countries at 31 December 2003.

64. Jakkolwiek zostały one już przekazane państwom beneficjentom i formalnie opuściły rachunki EFR, Komisja nadal dzieli odpowiedzialność za te środki i zachowuje kontrolę nad ich prawidłowym wykorzystaniem poprzez wymóg zatwierdzania przez przedstawiciela Komisji końcowych płatności. Podczas przygotowywania poświadczenia wiarygodności Trybunał zbadał ten specyficzny aspekt zarządzania Komisji. Fundusze Stabex są wprawdzie normalnie przyznawane na projekty inwestycji produkcyjnych w dziedzinach dotkniętych spadkiem dochodów z eksportu, który jest podstawą decyzji o przekazaniu środków (41), jednak niekiedy za wspólnym porozumieniem służą także wspieraniu działań nie mających bezpośredniego związku z wymienioną dziedziną (np. kwota 50 mln euro celowej pomocy budżetowej dla Kenii, przeznaczone m.in. na wypłatę wynagrodzeń dla nauczycieli, została sfinansowana ze środków przeznaczonych na zrekompensowanie strat związanych ze spadkiem dochodów z tytułu krajowego eksportu kawy). 64. In general, the bulk of Stabex resources were allocated to the target rural populations. In the case of Kenya and the last transfer of EUR 50 million earmarked for targeted budget aid, the measures are specifically aimed at the geographic areas affected by the fall in revenue that is the reason for the Stabex funds in question.

65. Ogólnie rzecz biorąc, zarządzanie funduszami Stabex i monitorowanie środków na rachunkach jest mało rygorystyczne, co w dużym stopniu tłumaczy trudności Komisji w odzyskaniu kontroli nad danymi księgowymi dotyczącymi funduszy. Na przykład dochody z oprocentowania funduszy są niekiedy nieprawidłowo księgowane i wykorzystywane (co dotyczy w szczególności Papui-Nowej Gwinei oraz Wysp Salomona, gdzie odsetki nie zostały wykazane w rozliczeniach i zostały wykorzystane na wydatki, co do których nie przedstawiono żadnych wyjaśnień). 65. Following the inventories completed in 2003, the Comission is drafting new, more precise and detailed guidelines for the utilisation of Stabex funds in order to improve monitoring and the use of unused funds. As regards the Court's comment on Papua-New Guinea and the Solomon Islands, the Commission has initiated an audit.

66. Komisja faktycznie od samego początku zbyt małą wagę przykładała do potrzeby ustanowienia minimalnych ram monitoringu właściwego wykorzystania funduszy Stabex. Przedstawicielstwa Komisji nie dysponowały żadnymi ramami odniesienia ani wytycznym odnośnie do monitorowania funduszy. Jedyny obowiązek nałożony na partnerów, mianowicie wymóg składania sprawozdań z wykorzystania funduszy Stabex (który nie zawsze był przestrzegany), szybko okazał się nieprzydatny na te cele. 66. The comment of the Court of Auditors should be viewed in the context of the original purpose of Stabex and its totally decentralised management of funds as soon as they have been transferred to the countries. The initial aim of Stabex was to set up a rapid payment mechanism and a flexible system for directly compensating small producers for income lost in the preceding farm year. Although the reference framework was not always very exact in the case of Stabex funds owing to its very specific nature, it was always clear that the rules and procedures of the seventh and eighth EDFs also applied to Stabex. A number of Delegations and national Authorising Officers managed to use the instrument successfully.

67. Obecnie najważniejsze jest, że Komisja zaczyna odzyskiwać kontrolę nad tymi operacjami (wśród których są i takie, które miały miejsce ponad dekadę temu) i przyjmuje ze swymi partnerami ogólną strategię na rzecz ostatecznego rozliczenia niewykorzystanych funduszy. Po uzgodnieniu właściwych ram prawnych Komisja mogłaby przewidzieć taki sposób wykorzystania funduszy, by uzupełniały one wsparcie budżetowe udzielane państwom beneficjentom z innego tytułu. 67. The Commission will make every effort to ensure that all the funds are committed in respect of the beneficiary countries by the end of 2005; budget support will constitute a valuable means of achieving this wherever conditions allow.

68. Komisja musi w każdym przypadku zapewnić, że podobne operacje, przewidziane w ramach umów z Cotonou (FLEX), będą właściwie zarządzane i monitorowane w sposób, który pozwoli Komisji wykazać w rozsądnym terminie, że przedmiotowe fundusze zostały wykorzystane właściwie. 68. The FLEX arrangements provide either for budget aid or, failing that, for additional resources for the programmable part (envelope A) of the 9th EDF. In both cases expenditure is included in the standardised accounting system of the 9th EDF and follows the relevant rules. The problems experienced with Stabex should not arise with FLEX.

ROZDZIAŁ IV — NAJWAŻNIEJSZE UWAGI ZAMIESZCZONE W SPRAWOZDANIACH SPECJALNYCH OPUBLIKOWANYCH PRZEZ TRYBUNAŁ OD CZASU OSTATNIEJ PROCEDURY UDZIELENIA ABSOLUTORIUM

Sprawozdanie specjalne nr 15/2003 na temat kontroli programów mikroprojektów finansowanych z EFR

69. Około 2 % pomocy z EFR ma formę wieloletnich programów mikroprojektów, finansujących niewielkie projekty infrastruktualne. Trybunał zbadał, w jaki sposób programy są zarządzane i kontrolowane przez centralne służby Komisji, a w sześciu państwach AKP (Ghana, Madagaskar, Malawi, Uganda, Zambia, Zimbabwe) przez jej przedstawicielstwa. Trybunał zbadał także, czy zrealizowane zostały cele programów.

70. Najważniejsze uwagi dotyczą zaprojektowania programów, ich realizacji i konkretnych rezultatów w wybranych państwach. Trybunał przedstawił pozytywną opinię o programach mikroprojektów, odnotowując równocześnie, że: 70. The Commission welcomes the positive view taken by the Court of the multiannual microproject programmes.

a) centralne służby Komisji nie dysponowały dostatecznymi informacjami o tych programach i nie przekazały przedstawicielstwom właściwych wytycznych. Status prawny jednostek zarządzających programami w państwach AKP nie zawsze jest przejrzysty. Realizacja programów za pomocą „kosztorysów programów” okazuje się czasami chaotyczna i powolna. Jakkolwiek procedury zarządzania i kontroli są na ogół zadowalające, nadal wykazują pewne braki, a systemy informacyjne są często źle zaprojektowane lub wykorzystywane; (a) Although in the past the central services have encountered difficulties in monitoring microprojects more closely, they are endeavouring to play an increasingly important role in terms of thematic support and dissemination of good practice and are currently drawing up a general guide for microprojects. Whilst the legal status of the management units is not always clear, their main relations with the national Authorising Officer are nonetheless laid down in protocols or contracts. Projects requiring lengthy preparations can be slow as regards implementation and disbursement of funds but have the advantage of fostering better understanding of projects by local authorities, which then have a better insight into the spirit of the projects. The 9th EDF now includes adequate provisions for improving the reliability and effectiveness of the management of the ‘programme estimates’. The EuropeAid Cooperation Office has now finished drawing up a register of ongoing microprojects and those completed since January 2003.

b) jakkolwiek brakuje pełnej świadomości odnośnie do trudności związanych z precyzyjnym określeniem oddziaływania, fakt, że mikroprojekty służą zainteresowanym społecznościom, jest powszechnie uznany i daje się zweryfikować. Warunki dotyczące trwałości rezultatów projektów wydają się być spełnione, jednak negatywnie mogą tu zaważyć słabości władz lokalnych. (b) The Commission attaches considerable importance to strengthening institutional capacities at all levels with a view to promoting the sustainability of results. Local administrations and municipalities are encouraged as much as possible to support the process of ownership and the sustainability of results.

71. Na podstawie przeprowadzonej kontroli Trybunał zaleca Komisji: 71. In its replies, the Commission agrees with the greater part of the Court's observations and recommendations and explains how it intends to implement the Court's main recommendations. The EuropeAid Cooperation Office plans to:

a) poprawę organizacji służb centralnych w celu pełniejszego wykorzystania tej formy współpracy; (a) play a greater support role;

b) dostarczenie przedstawicielstwom precyzyjnych i spójnych wytycznych odpowiednich na cele projektów, zwiększenie kontroli nad systemem zarządzania oraz ustanowienie lepszych ram prawnych, ułatwiających monitorowanie realizacji programów; (b) translate best practice into a detailed guide and ensure that programme management is more reliable and effective;

c) zapewnienie, że realizacja programów pozwala na monitorowanie cyklu projektu i przestrzeganie terminów, zgodnie z priorytetowymi oczekiwaniami danej społeczności; (c) as far as possible, involve local authorities and municipalities in projects in order to improve efficiency and ensure that results are sustainable. The provisions of the Cotonou Agreement enable the decentralised stakeholders to play a more important role in this area;