[pic] | KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH |

Bruksela, dnia 13.8.2008

KOM(2008) 515 wersja ostateczna

KOMUNIKAT KOMISJI

SPRAWOZDANIE Z POSTĘPÓW W MODERNIZACJI SYSTEMU RACHUNKOWOŚCI KOMISJI EUROPEJSKIEJ SPORZĄDZONE NA DZIEŃ 31 MARCA 2008 R.

KOMUNIKAT KOMISJI

SPRAWOZDANIE Z POSTĘPÓW W MODERNIZACJI SYSTEMU RACHUNKOWOŚCI KOMISJI EUROPEJSKIEJ SPORZĄDZONE NA DZIEŃ 31 MARCA 2008 R.

SPIS TREŚCI

SPRAWOZDANIE Z POSTĘPÓW W MODERNIZACJI SYSTEMU RACHUNKOWOŚCI KOMISJI EUROPEJSKIEJ SPORZĄDZONE NA DZIEŃ 31 MARCA 2008 R. 2

1. Wprowadzenie 3

2. Podsumowanie realizacji projektu w okresie 12 miesięcy do dnia 31 marca 2008 r. 3

3. Wdrożenie zmodernizowanego systemu rachunkowości w Komisji 5

3.1. Roczne sprawozdania finansowe 5

3.2. Szkolenia 6

4. środowisko kontroli i zatwierdzanie systemów lokalnych 7

4.1. Projekt „jakość rachunkowości” 7

4.2. Zatwierdzanie systemów lokalnych 8

5. Rozwój systemów informatycznych dla budżetu ogólnego 9

5.1. Aktualizacja systemu ABAC 9

5.2. Proces rozwoju systemów informatycznych i architektura systemów 10

5.3. System kontroli budżetu (BCS) 10

5.4. SAM (zarządzanie dostawami i aktywami) 10

6. ABAC-Delegatury 10

7. Europejski Fundusz Rozwoju 11

8. Wdrożenie systemu ABAC przez pozostałe instytucje i agencje 11

9. PODSUMOWANIE 12

1. WPROWADZENIE

DNIA 17 GRUDNIA 2002 R. KOMISJA PRZYJęłA KOMUNIKAT W SPRAWIE MODERNIZACJI SYSTEMU RACHUNKOWOśCI WSPÓLNOT EUROPEJSKICH [1]. W styczniu 2005 r. wprowadzono system rachunkowości memoriałowej, i od tego roku sprawozdania finansowe sporządzane są zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości, w terminach określonych w rozporządzeniu finansowym.

Dzięki wprowadzeniu nowego systemu rachunkowości Komisja Europejska ma większą stałą kontrolę nad swoimi finansami oraz dostęp do lepszych informacji finansowych. Audytorzy zewnętrzni Komisji oraz organy udzielające absolutorium są bardzo zadowoleni z osiągniętych postępów.

Jednak praca nad modernizacją systemu rachunkowości ma charakter długofalowego projektu. Zapewnienie pełnej zgodności ze wszystkimi standardami rachunkowości, zagwarantowanie efektywnej i wszechstronnej sprawozdawczości w zakresie zarządzania i wprowadzenie lepiej zintegrowanego systemu informatycznego to procesy, które wymagają czasu. W 2007 r. kontynuowano opracowywanie systemu rachunkowości memoriałowej; prace w tym zakresie będą prowadzone również w 2008 i 2009 r.

Od 2002 r. Komisja regularnie przedstawia okresowe sprawozdania[2] z postępów poczynionych w realizacji projektu modernizacji. W niniejszym komunikacie przedstawiono podsumowanie postępu osiągniętego w okresie 12 miesięcy, do dnia 31 marca 2008 r. Niniejsze sprawozdanie, podobnie jak wszystkie poprzednie, zostanie przekazane odnośnym komitetom organów udzielających absolutorium oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.

2. PODSUMOWANIE REALIZACJI PROJEKTU W OKRESIE 12 MIESIęCY DO DNIA 31 MARCA 2008 R.

Główne cele projektu modernizacji realizowane są w ramach aktualizowanego na bieżąco dwuletniego planu działania, którego uaktualnione podsumowanie załączane jest do każdego sprawozdania rocznego. Poniżej opisane są główne postępy poczynione w trakcie roku objętego niniejszym sprawozdaniem.

Wiarygodniejsza rachunkowość

Poprzez sieć koordynatorów ds. rachunkowości DG ds. Budżetu dąży do usprawnienia kontroli związanych z działaniami w zakresie rachunkowości, podejmowanymi w ciągu roku oraz przy corocznym zamykaniu ksiąg rachunkowych. Odpowiedni zespół sprawdza, czy systemy finansowe służb zatwierdzających spełniają określone kryteria, mające na celu zapewnianie terminowości, dokładności i kompletności danych księgowych. Przed dniem 31 marca 2008 r. zatwierdzono systemy wszystkich DG z wyjątkiem dwóch.

DG ds. Budżetu koordynuje również sieć księgowych z agencji i innych instytucji w celu zapewniania wysokiej jakości w skonsolidowanych sprawozdaniach Wspólnoty.

W lipcu 2007 r. księgowi Komisji, agencji oraz innych instytucji po raz pierwszy podpisali swoje sprawozdania roczne.

Rozwijanie i poszerzanie systemu informatycznego, ABAC

Po rozszerzeniu w 2007 r. systemu ABAC na delegatury i przedstawicielstwa, obecnie wszystkie służby Komisji są objęte tym systemem. System ten rozszerza się na wszystkie agancje wykonawcze, na te tradycyjne agencje, które pragną go stosować, na Europejskiego Inspektora Ochrony Danych oraz na dwa komitety. Sześć z tych organów podłączono w ciągu roku sprawozdawczego, toteż w sumie systemem objętych jest obecnie 15 organów. Projekt mający na celu przeniesienie rachunkowości Europejskiego Funduszu Rozwoju podjęto ponownie w 2007 r., i można spodziewać się, że zostanie on zakończony zgodnie z planem, do końca 2008 r.

W ramach strategii włączania głównych systemów finansowych do wspólnej platformy informatycznej w perspektywie środnioterminowej:

- przeniesiono budżetowy system rachunkowości do nowego modułu kontroli budżetu (BCS), który ma umożliwić zarządzanie lokalnymi pozycjami w budżecie w ramach systemu centralnego SAP zamiast w systemie ABAC;

- w ramach planu przeniesienia zarządzania aktywów zamówień oraz zapasów, po przeprowadzeniu studium wykonalności przystapiono do sporządzenia specyfikacji funkcjonalnych dla Biura Infrastruktury w Brukseli i Biura Infrastruktury w Luksemburgu (OIB i OIL). Nowy system ma zostać wprowadzony do 2009 r.;

- zbadano możliwość przeniesienia dalszych funkcji do systemu SAP, jak również możliwości stworzenia lepszego systemu zarządzania umowami niż obecny system „ABAC Umowy”.

Prace nad sprawozdawczością finansową

Zgodnie z planem utworzono jednolitą hurtownię danych w lipcu 2007 r. Korzystano z niej przy opracowywaniu załączników do rocznych sprawozdań z działalności za 2007 r. oraz informacji dotyczących płatności, przekazanych najwyższym organom kontroli poszczególnych państw członkowskich w celu umożliwienia lepszych kontroli. Sporządzanie sprawozdań dotyczących stosunków finansowych Komisji z poszczególonymi beneficjentami ma obecnie szeroki zakres, jednak konieczne są dalsze prace nad innymi mechanizmami sprawozdawczości, aby zaspokoić potrzeby użytkowników.

Szkolenie i wsparcie dla użytkowników

Komisja kontynuowała zapewnianie wysokiej jakości szkoleń w zakresie spraw finansowych swoim pracownikom na całym świecie, a także pracownikom instytucji i agencji. Zadowolenie z jakości szkoleń wzrosło do 96% w 2007 r.

3. WDROżENIE ZMODERNIZOWANEGO SYSTEMU RACHUNKOWOśCI W KOMISJI

3.1. Roczne sprawozdania finansowe

Roczne sprawozdania Komisji za 2005 i 2006 r.

Roczne sprawozdania finansowe WE za 2005 i 2006 r. opracowano korzystając ze zmodernizowanego systemu rachunkowości. Po kontroli tych sprawozdań Trybunał Obrachunkowy uznał ich rzetelność, wyraził jednak pewne zastrzeżenia i przedstawił uwagi, które, choć nie wpłynęły na całokształt sprawozdań, przyczyniły się jednak do wprowadzenia dalszych usprawnień w kontrolach rachunkowych. Oba sprawozdania finansowe uzyskały ostatnio absolutorium Parlamentu.

Roczne sprawozdanie Wspólnot Europejskichi za 2007 r.

Sprawozdanie tymczasowe za 2007 r. wpłyneło do Trybunału Obrachunkowego w dniu 31 marca 2008 r. i jest obecnie kontrolowane. Po dokonaniu wszelkich dostosowań w wyniku ustaleń Trybunału, sprawozdanie końcowe za 2007 r. zostanie podpisane przez księgowego i przyjęte przez Komisję przed dniem 31 lipca 2008 r.

Jakość sprawozdań poprawia się z roku na rok, w miarę zaznajamiania się użytkowników z nowym systemem i regułami. Ponadto inicjatywy takie jak np. projekt w zakresie jakości rachunkowości (zob. niżej) zdają się przyczyniać do ogólnej poprawy wiarygodności danych rachunkowych i w konsekwencji sprawozdań finansowych. Żaden z dyrektorów generalnych ani szefów służby nie wyraził zastrzeżenia w odniesieniu do rachunkowości w swoim oświadczeniu załączonym do rocznego sprawozdania z działalności za rok 2007 r.

Jeżeli chodzi o same sprawozdania, Komisja każdego roku dąży do poprawy jakości ujawnianych informacji, aby były one bardziej zrozumiałe i interesujące dla czytelnika. Przykładem może być przedstawianie informacji na temat zwrotu nadpłaconych kwot oraz na temat korekt finansowych, które to kwestie szczególnie interesują organy udzielające absolutorium.

Jeżeli chodzi o same sprawozdania, Komisja każdego roku dąży do poprawy jakości ujawnianych informacji, aby były one bardziej zrozumiałe i interesujace dla czytelnika. Przykładem może być przedstawianie informacji na temat zwrotu nadpłaconych kwot oraz na temat korekt finansowych, które to kwestie szczególnie interesują organy udzielające absolutorium.

3.2. Szkolenia

W 2007 r. podejmowano dalsze istotne wysiłki w zakresie szkolenia pracowników, a do głównych osiągnięć w tej dziedzinie należą:

- zorganizowanie ponad 4 100 osobodni szkoleń z systemu ABAC i SAP dla pracowników Komisji, w tym specjalnej serii sesji szkoleniowych dla pracowników Komisji w delegaturach;

- liczba uczestników pozytywnie oceniających jakość szkoleń ABAC wzrosła z 91% w 2005 r. do 94% w 2006 r. oraz do 96% w 2007 r., przy czym 44% uczestników oceniło kursy jako „bardzo dobre”, w porównaniu do 38% uczestników w 2006 r.;

- zamówienie specjalnego pakietu szkoleniowego dla agencji, spełniającego ich szczególne potrzeby. Został on udostępniony pod koniec kwietnia 2008 r.;

- zorganizowanie procedury przetargowej i zarządzanie nią w zakresie odnowy umowy ramowej dotyczącej szkolenia finansowego (która wygasła w dniu 23 marca 2008 r.). Nowa umowa została podpisana w dniu 7 marca 2008 r. i ma obecnie charakter międzyinstytucjonalny, co umożliwia wszystkim agencjom i innym instytucjom korzystanie z niej.

Głównym celem na 2008 r. jest dalsze zapewnianie kursów szkoleniowych wysokiej jakości pracownikom Komisji na całym świecie, pracownikom innych instytucji i agencji oraz dostosowywanie tych kursów do nowych zmian informatycznych. W 2008 r. organizowane będą również na szerszą skalę szkolenia obejmujące kwestie związane z rachunkowością, m.in. planuje się opracowanie praktycznego kursu, koncentrującego się na powiązaniach między rejestracją transakcji w systemie ABAC a wpływem takich operacji na rachunkowość.

4. śRODOWISKO KONTROLI I ZATWIERDZANIE SYSTEMÓW LOKALNYCH

Po przyjęciu nowego systemu rachunkowości poproszono wszystkie dyrekcje generalne i służby o zagwarantowanie wystarczająco dobrej organizacji procedur księgowych w celu zapewnienia wysokiej jakości danych rachunkowych. Jakość danych wprowadzanych do systemu rachunkowości bezpośrednio lub za pośrednictwem lokalnych systemów informatycznych zależy od środowiska kontroli przyjętego przez poszczególnych delegowanych urzędników zatwierdzających. Aby pomóc urzędnikom zatwierdzającym w zdobyciu racjonalnej pewności, że sprawozdania przedstawiają wierny i rzetelny obraz sytuacji finansowej, DG ds. Budżetu wprowadziła dwa narzędzia: projekt „jakość rachunkowości” oraz zatwierdzanie systemów lokalnych.

4.1. Projekt „jakość rachunkowości”

W celu usprawnienia w perspektywie średnioterminowej systemu rachunkowości w poszczególnych dyrekcjach generalnych w 2006 r. opracowano projekt „jakość rachunkowości” i w marcu 2007 r. rozpoczęto jego realizację we wszystkich dyrekcjach generalnych. Celem tego projektu jest przedstawienie służbom zatwierdzającym informacji o dostępnych narzędziach informatycznych oraz kontrolach, które pozwolą im zapewnić wysoką jakość systemu rachunkowości w zakresie wszelkich czynności podlegających ich nadzorowi. Określono zakres obowiązków i zadania głównych podmiotów działających w sferze finansów, w szczególności koordynatorów ds. rachunkowości, którzy są obecnie formalnie włączeni do wewnętrznej organizacji każdej DG. Służby rachunkowo-księgowe przygotowały szereg wytycznych i praktycznych wskazówek, które zostały przekazane poszczególnym dyrekcjom generalnym.

Wszystkie dyrekcje generalne i służby opracowują spis zagrożeń w odniesieniu do rachunkowości i proponują praktyczny plan działania w celu przeprowadzania odpowiednich kontroli. Przeprowadzane są regularne i udokumentowane przeglądy w celu sprawdzenia, czy procedury rachunkowości i kontroli są odpowiednio stosowane. Wszelkie działania związane z przeglądem, opis przeprowadzanych kontroli i ich częstotliwości, osiągnięte wyniki oraz środki, jakie zostały powzięte, aby usunąć ujawnione niedociągnięcia, dokumentowane są w aktach przeglądu (ang. revision file ). Plan działania oraz streszczenie akt przeglądu przesyłane są do księgowego, który dokonuje ich analizy i przedstawia swoje uwagi.

Projekt zaczął przynosić wyniki w 2007 r., kiedy w danych przesłanych przy zamykaniu ksiąg rachunkowych koniecznych było mniej poprawek.

4.2. Zatwierdzanie systemów lokalnych

Stosowanie lokalnych systemów informatycznych do celów rachunkowych stanowi źródło zagrożenia dla jakości danych, a także stwarza dodatkowy poziom kompleksowości. Dyrekcje generalne stosujące systemy lokalne odpowiadają za jakość i rzetelność swoich danych księgowych oraz za zapewnienie dostosowania swoich systemów do ABAC. Jednym z obowiązków księgowych jest zatwierdzanie systemów rachunkowości opracowanych przez urzędników zatwierdzających. Sprawdzają oni, na miejscu lub w przypadku służb zarządzających mniejszymi częściami budżetu za pomocą ankiety, czy te systemy oraz ich kontrole spełniają określone kryteria. Badają również istotne zmiany w tych systemach. W rocznym sprawozdaniu podsumowuje się wykonaną pracę oraz przedstawia kwestie wspólne dla wielu DG.

Zespół zatwierdzający z Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu monitoruje również kontrole we wszystkich dyrekcjach generalnych i służbach, aby zapewnić stosowanie się do zaleceń przekazywanych w ramach projektu „jakość rachunkowości”. W szczególności sprawdzane są: metodyka kończenia księgowań oraz obliczenia konieczne do zamknięcia ksiąg rachunkowych.

W 2007 r., w ramach programu oceny, zespół zatwierdzający sprawdził osiem systemów opracowanych przez intendentów w celu dostarczenia lub potwierdzenia informacji księgowych, zgodnie z art. 61 ust. 1 lit. e) rozporządzenia finansowego. W latach 20005-2007 kontrole na miejscu przeprowadzono w sumie w trzydziestu służbach. Kontrole te objęły zasadniczą część wydatków poniesionych przez Komisję.

Dużo uwagi poświęcono również analizie kwestii, które zostały opisane w poprzednich sprawozdaniach. Wyniki tej analizy ujęto w sprawozdaniu ogólnym za 2007 r., wydanym na początku kwietnia 2008 r. Zasadniczo można stwierdzić, że służby podjęły odpowiednie działania w celu rozwiązania głównych kwestii, jakie wynikły w poprzednich latach.

W czerwcu 2006 r. weszła w życie procedura umożliwiająca księgowemu badanie proponowanych zmian do lokalnych systemów informatycznych (i w przypadku pozytywnej opinii wyrażanie zgody na nie). W 2007 r. przeanalizował on i wyraził zgodę na 15 takich istotnych zmian.

W czasie sporządzania ostatniego sprawozdania z postępów do zatwierdzenia pozostawały systemy trzech dyrekcji generalnych (AIDCO, EAC oraz RELEX), a także istniały nadal pewne zastrzeżenia co do stosowania systemu „ABAC Umowy” przez Wspólny Ośrodek Badawczy.

Jeżeli chodzi o DG AIDCO, opisane wcześniej postępy umożliwiły zatwierdzenie systemu lokalnego (CRIS). W 2008 r. zniknęły również zastrzeżenia co do lokalnego systemu informatycznego, jako że obecnie CRIS jest systematycznie dostosowywany do centralnego systemu rachunkowości. Wspólny Ośrodek Badawczy wprowadził wszystkie swoje umowy z 2007 r. do centralnej bazy danych („ABAC Umowy”). Ośrodek będzie musiał wprowadzić do tej bazy danych również umowy z 2005 i 2006 r., co umożliwi mu wypełnienie zobowiązań.

Nie zatwierdzono jeszcze systemów DG EAC i DG RELEX. Mimo osiągnięcia znaczących postępów w 2007 r., w tym w szczególności usprawnienia systemów kontroli wewnętrznej w DG EAC oraz udanego wprowadzenia przez DG RELEX systemu ABAC w delegaturach, w obu dyrekcjach generalnych pewne kwestie nadal wymagają rozwiązania.

5. ROZWÓJ SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH DLA BUDżETU OGÓLNEGO

Celem rozwoju systemów informatycznych jest zapewnienie funkcji koniecznych do usprawnienia systemu rachunkowości, kontroli i sprawozdawczości, jak również do lepszej integracji poszczególnych modułów. Celem strategii informatycznej jest upowszechnienie platform aplikacji, aby zwiększyć wsparcie dla użytkowników oraz obniżyć koszty utrzymania.

Od 2005 r. Komisja aktywnie pracuje nad ograniczeniem aplikacji w zakresie rachunkowości jedynie do dwóch platform, tj. SAP dla „ABAC Rachunkowość ” oraz JAVA dla „ABAC Przepływ dokumentów”. Celem środniookresowej strategii jest wprowadzenie wszystkich procesów rachunkowości Komisji do jednej platformy. Ten strategiczny plan opiera się na zasadzie „kupić i dopasować”, która uznaje wyższość dostępnego na rynku, standardowego oprogramowania nad zamówionymi i opracowanymi wewnętrznie aplikacjami.

W ramach tej strategii DG ds. Budżetu wprowadziła moduł SAP BCS do zarządzania budżetem oraz przetestowała i przeanalizowała standardowe rozwiązanie SAP do zarządzania aktywami. Ponadto DG ds. Budżetu zajmuje się obecnie analizowaniem standardowego rozwiązania do zamówień i testowaniem opcji nowej architektury aplikacji SAP. Postępy poczynione w realizacji tych wszystkich inicjatyw opisano poniżej, a bardziej szczegółowo w załączniku 1.

5.1. Aktualizacja systemu ABAC

W okresie od kwietnia 2007 r. do marca 2008 r. wprowadzono trzy wersje modułu „ABAC Przepływ dokumentów” oraz powiązanych modułów. Główne cele tych działań można streścić w nastąpujący sposób: rozszerzenie funkcji wspierających wykonanie budżetu oraz zarządzanie kontami ogólnymi; wdrażanie funkcji wspierających dla rozporządzania finansowego w zmienionej wersji z 2007 r.; oraz stopniowa odnowa podstaw technicznych, na jakich opiera się ABAC.

- ABAC Aktywa

DG ds. Budżetu ogranicza wydatki na „ABAC Aktywa” do prac konserwacyjnych oraz wprowadzania drobnych usprawnień (zwłaszcza dla delegatur UE). Stopniowe wycofywanie modułu „ABAC Umowy” realizowane będzie równolegle z wprowadzeniem nowego modułu ABAC SAM (zob. §5.4 poniżej). Dyrekcje Generalne nie powinny stosować tych dwóch systemów równocześnie.

- ABAC Umowy

Jeżeli chodzi o „ABAC Umowy”, podjęto pierwsze kroki, aby sprawdzić możliwość wprowadzenia funkcji tego systemu do głównego systemu ABAC. W tym zakresie można oprzeć się na doświadczeniu Dyrekcji Generalnej JLS zdobytym przy wprowadzaniu modułu SAP Grantor. W międzyczasie wydatki na „ABAC Umowy” ograniczają się do podstawowych prac konserwacyjnych.

- Jednolita hurtownia danych

Trudno jest zsynchronizować dane z dwóch prowadzonych obecnie hurtowni danych finansowych oraz uzgodnić te dane z rachunkami. Planuje się zlikwidowanie obu hurtowni w połowie 2009 r. i już obecnie zastępuje się je stopniowo jedną hurtownią danych, zbudowaną zgodnie z zasadami rachunkowości.

5.2. Proces rozwoju systemów informatycznych i architektura systemów

Postępy w procesach rozwoju systemów informatycznych opierają się na metodzie modelowania danych, wspieranej przez odpowiednie narzędzia. Ta koncepcja zapewnia dostosowanie systemów informatycznych do procedur operacyjnych Komisji, centralizację i uaktualnianie całości dokumentacji oraz skuteczność inżynierii oprogramowania.

5.3. System kontroli budżetu (BCS)

W kwietniu 2008 r. nowa wersja modułu SAP FM – BCS zastąpiła wersję FBS, stosowaną do centralnego zarządzania budżetem. Nowa wersja umożliwia uwzględnianie lokalnych pozycji w budżecie, co jest niezbędne, aby poszczególne departamenty dysponowały bardziej dokładnym systemem zarządzania swoim budżetem.

5.4. SAM (zarządzanie dostawami i aktywami)

W ramach swojej strategii integrowania systemów informatycznych Dyrekcja Generalna ds. Budżetu analizuje i rozwija w pełni zintegrowany moduł „Zarządzanie dostawami i aktywami”, który ma zastąpić obecnie stosowany moduł „ABAC Aktywa”. W marcu 2007 r. DG BUDG i OIB zaprezentowano wersję demonstracyjną modułu „Zarządzanie dostawami i aktywami”. W rezultacie podjęto decyzję o przejściu do kolejnego etapu. Po zaprezentowaniu w lipcu 2007 r. DG BUDG, OIB oraz OIL pełnej analizy koncepcji i prototypu, podjęto decyzję o zastosowaniu nowego modułu. Potrzeby wszystkich 12 służb odpowiedzialnych za zarządzanie aktywami zostaną stopniowo uwzględnione w ramach SAM. Praca postępuje zgodnie z harmonogramem, a dwa biura, OIB oraz OIL, jako pierwsze zaczną stosować nowy moduł pod koniec 2008 r. Planuje się, że do 2011 r. wszystkie służby będą pracować, korzystająć z SAM, przy czym w szczególny sposób zostaną uwzględnione odmienne wymogi DG RELEX.

6. ABAC-DELEGATURY

Od stycznia 2007 r. wszystkie delegatury stosują bezpośrednio system ABAC, który obecnie obejmuje moduł „Rachunki pomocnicze typu imprest”. Moduł ten upraszcza rejestrację niewielkich płatności (poniżej 300 EUR) i obejmuje funkcje uzgadniania rozliczeń bankowych i obrotów kasowych. W kwietniu 2007 r. „ABAC Aktywa” przystosowano tak, że zaczęły z niego korzystać delegatury, toteż obecnie cały wykaz aktywów Komisji znajduje się w systemie ABAC.

W trakcie 2007 r. wprowadzono szereg usprawnień w systemie informatycznym w celu usunięcia problemów zgłaszanych przez delegatury. Wprowadzono także brakujące funkcje systemu „ABAC Aktywa”.

Dla delegatur oznaczało to przejście z rachunkowości kasowej na rachunkowość memoriałową; co oznaczało ingerencję duża większą niż jedynie wprowadzanie zmian w systemach informatycznych. Delegatury musiały zgromadzić wiedzę specjalistyczną w każdej dziedzinie, którą teraz należy odpowiednio stosować, zanim można będzie zatwierdzić systemy finansowe DG RELEX (zob. wyżej 4.2).

7. EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU

Modernizowana jest również platforma informatyczna dla ksiąg rachunkowych Europejskiego Funduszu Rozwoju, które nie są zgodne z księgami prowadzonymi w ramach budżetu ogólnego.

Do połowy 2006 r. zmiany w ABAC dla EFR zostały zasadniczo wprowadzone i przetestowane. Musiano jednak opóźnić wprowadzanie nowych systemów informatycznych (CRIS-ABAC-EFR), przede wszystkim dlatego, że DG AIDCO musiało zakończyć zmiany niezbędne dla zapewnienia zgodności systemu CRIS z zasadami rachunkowości memoriałowej obowiązującymi dla budżetu ogólnego. Wprowadzenie nowego systmu informatycznego dla EFR jest obecnie planowane na styczneń 2009 r. Obie DG dokładają wszelkich starań, aby dotrzymać tego terminu.

Zatem 2008 r. jest zapewne ostatnim rokiem, w którym księgi rachunkowe EFR sporządzane są na podstawie zapisów rachunkowych niespełniających standardów międzynarodowych. Mimo że systemy informatyczne są wciąż na etapie rozwoju, od 2005 r. roczne sprawozdania EFR sporządzane są zgodnie z zasadami rachunkowości memoriałowej.

8. WDROżENIE SYSTEMU ABAC PRZEZ POZOSTAłE INSTYTUCJE I AGENCJE

Agencje mają możliwość wyboru systemu księgowości memoriałowej (ABAC) lub innego systemu. W przypadku wyboru ABAC specjalnie wyznaczony do tego zespół, podlegający bezpośrednio księgowemu Komisji, planuje, analizuje i koordynuje wszelkie działania towarzyszące wprowadzaniu systemu ABAC zarówno pod względem terminów, jak i zasobów.

W systemie ABAC wprowadzane jest specjalne środowisko finansowe i rachunkowe dla poszczególnych agencji, których księgowy pozostaje odpowiedzialny za księgowość i realizację płatności.

W 2007 r. pięć agencji regulacyjnych[3] zostało podłączonych do systemu ABAC . Dziewięć kolejnych agencji zacznie korzystać z systemu ABAC w 2008 r.[4] Ponadto przynajmniej dwanaście dalszych agencji lub organów ma zostać podłączonych do ABAC w 2009 i 2010 r. Moduł SI2, stosowany obecnie przez te organy, jest stopniowo wycofywany, zostanie jednak utrzymany do czasu podłączenia wszystkich podmiotów do ABAC.

9. PODSUMOWANIE

Nowy system rachunkowości Komisji Europejskiej pozwala jej na uwzględnienie obowiązujących terminów sporządzenia zgodnie z metodą memoriałową rocznego sprawozdania finansowego, które jest zgodne we wszystkich istotnych aspektach z międzynarodowymi standardami rachunkowości.

Projektu nie należy jednak przerwać na obecnym etapie realizacji. Należy kontynuować usprawnianie i rozwój procesów w dziedzinie rachunkowości i finansów. Główne zadania wymagające realizacji to:

- kontynowanie wprowadzania w systemach koniecznych zmian, oraz zapewnianie prowadzenia przez DG dokładnej rejestracji wszystkich transakcji rachunkowych;

- zakończenie zatwierdzania istniejących systemów lokalnych DG RELEX oraz EAC;

- włączenie ksiąg rachunkowych EFR do systemu ABAC oraz przeszkolenie pracowników w 46 delegaturach;

- optymalizacja w zakresie integracji systemów informatycznych; wprowadzenie, o ile jest to możliwe, wszystkich procesów rachunkowości Komisji do jednej platformy;

- usprawnienie sprawozdawczości finansowej oraz w zakresie zarządzania;

- zapewnienie jednakowego poziomu usług dla nowych użytkowników (np. agencji).

Cele te uwzględnione są w planie projektu na kolejne dwa lata. Komisja w dalszym ciągu wykazuje wielkie zaangażowanie w zapewnianie najwyższych standardów rachunkowości w sektorze publicznym.

W obliczu tych coraz trudniejszych wyzwań DG ds. Budżetu zdaje sobie sprawę, że jej obecny system rachunkowości osiągnął granice swoich możliwości w zakresie sposobu zapisywania dochodów i wydatków w ramach budżetu ogólnego oraz odnośnej sprawozdawczości. Z tego względu DG ds. Budżetu musi pracować nad dalszym rozwijaniem strategii zarządzania budżetem ogólnym w ramach jednej i standardowej platformy przy wykorzystaniu oprogramowania, które jest dla producenta łatwe w konserwacji.

Zadanie to stanowi wyzwanie dla obecnie prowadzonego w Komisji sposobu rachunkowości. Będzie ono wymagać otwartego i elastycznego podejścia, przyczyni się jednak do tego, że Komisja utrzyma swoją wiodącą pozycję w rachunkowości sektora publicznego według IPSAS (Międzynarodowe Standardy Rachunkowości dla Sektora Publicznego).

[1] COM(2002) 755.

[2] Na dzień 30 czerwca 2003 r. (SEC(2003) 790); na dzień 31 grudnia 2003 r. (SEC(2004) 118); na dzień 30 czerwca 2004 r. (COM(2004) 565); na dzień 31 stycznia 2005 r. (COM(2005) 90); na dzień 31 marca 2006 r. (COM(2006) 358) oraz na dzień 31 marca 2007 (COM(2007) 343).

[3] Agencja Podstawowych Praw Unii Europejskiej (FRA), EUROJUST, Europejska Fundacja na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (EUROFOUND), Wspólnotowa Agencja Kontroli w dziedzinie Rybołówstwa (CFCA), Europejska Agencja Chemikaliów (ECHA).

[4] Trzy agencje wykonawcze (Agencja Wykonawcza ds. Europejskiej Sieci Transportowej (TEN-T EA), Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (ERCEA), Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych (REA)) oraz sześć agancji regulacyjnych (Energia Termojądrowa (F4E), Środki na Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL), Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy (OSHA), Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji (ENISA), Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (EMCDDA), Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (CdT)).