KOMISJA EUROPEJSKA Bruksela, dnia 26.10.2017 COM(2017) 632 final SPRAWOZDANIE KOMISJI DLA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY w sprawie przepisów przyjętych przez organy powołujące każdej instytucji w celu nadania skuteczności regulaminowi pracowniczemu



CELE NINIEJSZEGO SPRAWOZDANIA Instytucje mają pewną autonomię w stosowaniu regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia innych pracowników w odniesieniu do swoich pracowników. W ramach reformy regulaminu pracowniczego z 2014 r. współprawodawcy wprowadzili nowe mechanizmy w celu poprawy przestrzegania ram legislacyjnych i wzmocnienia skutecznego zarządzania. Niniejsze sprawozdanie jest jednym z tych nowych mechanizmów. Wraz z nowym rejestrem przepisów wykonawczych prowadzonym przez Trybunał Sprawiedliwości sprawozdanie to jest narzędziem pozwalającym na zapewnienie przejrzystości i spójne stosowanie regulaminu pracowniczego. Sprawozdanie obejmuje następujące kwestie: → Spójne stosowanie regulaminu pracowniczego: Tytuł 1 zawiera analizę podstawowych ram prawnych. Część ta zawiera ocenę stopnia, w jakim system regulaminu pracowniczego umożliwia jednolite i jednakowe wykonanie zawartych w nim przepisów. → Przejrzystość: Tytuł 2 zawiera wyczerpujący wykaz wszystkich przepisów wykonawczych przyjętych przez organy powołujące, i tym samym przedstawia wyraźny i przejrzysty obraz obecnej sytuacji we wszystkich instytucjach. → Zgodność: Tytuł 3 zawiera ocenę stopnia, w jakim instytucje przestrzegają ram prawnych przewidzianych w regulaminie pracowniczym i warunkach zatrudnienia innych pracowników. → Zarządzanie: Tytuł 4 zawiera ocenę obecnych mechanizmów wdrożonych w celu zapewnienia skutecznego zarządzania przez instytucje i w odniesieniu do agencji. → Wnioski: Tytuł 5 zawiera podsumowanie ustaleń dotyczących obecnej sytuacji w zakresie przepisów wykonawczych oraz propozycje dalszych działań na rzecz bardziej spójnego stosowania regulaminu pracowniczego.



UZASADNIENIE 1. PODSTAWA PRAWNA

Regulamin pracowniczy zawiera wymóg, zgodnie z którym co trzy lata Komisja przedstawia sprawozdanie dotyczące przepisów wykonawczych do przedmiotowego regulaminu pracowniczego przyjętych przez organ powołujący każdej instytucji. Wprowadzenie wymogu przedstawienia takiego sprawozdania stanowi element szerszych ram wprowadzonych reformą regulaminu pracowniczego z 2014 r. Ramy te mają zapewnić przejrzystość takich przepisów i ich przystępność dla obywateli Unii Europejskiej. Obejmują one także prowadzony przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej rejestr, do którego instytucje i agencje wprowadzają swoje przepisy wewnętrzne. Niniejsze sprawozdanie stanowi pierwszą prezentację tych przepisów od momentu wprowadzenia obowiązku sprawozdawczego. 2. GROMADZENIE INFORMACJI NA POTRZEBY SPRAWOZDANIA Do celów sporządzenia niniejszego sprawozdania Komisja zapoznała się z rejestrem prowadzonym przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Następnie Komisja przeprowadziła weryfikację przepisów zaczerpniętych z rejestru w celu zagwarantowania, aby sprawozdanie obejmowało wszystkie decyzje instytucji i agencji dotyczące wykonania regulaminu pracowniczego. W tym celu Komisja porównała przepisy zaczerpnięte z rejestru z przepisami przekazanymi Komisji bezpośrednio przez inne instytucje i agencje. Ten proces gromadzenia danych ukończono w dniu 30 kwietnia 2017 r. 3. KLUCZOWE ELEMENTY SPRAWOZDANIA Opis przepisów wykonawczych Sprawozdanie zawiera przegląd poszczególnych rodzajów przepisów, które może przyjmować organ powołujący w celu wykonania regulaminu pracowniczego albo organ upoważniony do zawierania umów o pracę w celu wykonania warunków zatrudnienia innych pracowników, a także wyjaśnienie procedury przyjmowania takich przepisów. Ocena ilościowa W porozumieniu z poszczególnymi instytucjami Komisja sporządziła tabele zawierające informacje dotyczące sytuacji każdej z dziesięciu instytucji w okresie od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 31 grudnia 2016 r. Na podstawie tych tabel Komisja sporządziła ogólną tabelę zawierającą przegląd sytuacji w poszczególnych instytucjach. Kolejna ogólna tabela zawiera zagregowany przegląd przepisów mających zastosowanie w agencjach na dzień 31 grudnia 2016 r. W tabelach podano zakres przedmiotowy, którego dotyczą przepisy przyjęte przez odpowiednie organy powołujące lub organy upoważnione do zawierania umów o pracę, oraz stopień, w jakim poszczególne organy korzystały ze swoich uprawnień w zakresie przyjmowania przepisów. Ocena jakościowa / zgodność W sprawozdaniu omówiono sposób, w jaki organy powołujące lub organy upoważnione do zawierania umów o pracę przestrzegają ram określonych w regulaminie pracowniczym i warunkach zatrudnienia innych pracowników, i zwrócono szczególną uwagę na zagadnienia, w odniesieniu do których organy nie skorzystały (dotychczas) ze swoich uprawnień w zakresie przyjmowania przepisów. Sprawozdanie zawiera przegląd prezentacji przepisów wykonawczych znajdujących się w rejestrze Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Zarządzanie Chociaż w regulaminie pracowniczym i warunkach zatrudnienia innych pracowników zezwala się na to, aby poszczególne przepisy odzwierciedlały różne realia administracyjne, obowiązują jednak różnego rodzaju mechanizmy służące ujednoliceniu przepisów i praktyk zarówno na szczeblu międzyinstytucjonalnym, jak i w odniesieniu do agencji. Niniejsze sprawozdanie przedstawia te różne mechanizmy zarządzania na rzecz bardziej jednolitego stosowania regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia innych pracowników.

Ogólną cechą tych wszystkich przepisów jest fakt, że nie dotyczą one ogółu społeczeństwa. W związku z tym nie są one publikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Aby przepisy te można było egzekwować względem pracowników, których dotyczą, muszą one jednak zostać podane do wiadomości personelu zgodnie z art. 110 ust. 4 regulaminu pracowniczego. Zakres niniejszego sprawozdania obejmuje następujące przepisy: a) Przepisy przyjęte w drodze porozumienia między instytucjami unijnymi („Règles arrêtées d'un commun accord”) Regulamin pracowniczy i warunki zatrudnienia innych pracowników przewidują, na potrzeby stosowania niektórych przepisów, przyjęcie przepisów w drodze porozumienia między instytucjami unijnymi. Dotyczy to następujących obszarów tematycznych: Regulamin pracowniczy Art. 10 Procedura powoływania członków Komitetu ds. Regulaminu Pracowniczego Art. 27 + załącznik II, art. 2 Procedura powoływania Wspólnego Komitetu (COPARCO) Art. 37 Utworzenie wykazu organizacji zajmujących się wspieraniem interesów Unii Art. 45 Konieczność wykazania się znajomością trzeciego języka przed pierwszym awansem Art. 57 Urlop wypoczynkowy Art. 61 Wykaz dni świątecznych Art. 72 Ubezpieczenie chorobowe Art. 73 Ubezpieczenie od ryzyka choroby zawodowej oraz wypadków Art. 76a Dodatkowa pomoc finansowa dla żyjącego małżonka, który cierpi z powodu poważnej lub przewlekłej choroby lub który jest niepełnosprawny Załącznik VII, art. 17 Specjalny regularny przelew określonej kwoty wynagrodzenia Warunki zatrudnienia innych pracowników Art. 28a Stosowanie przepisu dotyczącego przyznawania zasiłków dla bezrobotnych pracownikom zatrudnionym na czas określony Regulamin pracowniczy nie określa procedury przyjmowania przepisów w drodze porozumienia między instytucjami unijnymi. Z czasem praktyka międzyinstytucjonalna rozwinęła następującą procedurę:





PROCEDURA PRZYJMOWANIA PRZEPISÓW W DRODZE POROZUMIENIA MIĘDZY INSTYTUCJAMI Przygotowanie wniosku dotyczącego przepisu w drodze koordynacji międzyinstytucjonalnej Przyjęcie wniosku przez kolegium szefów administracji Przygotowanie projektu przepisu przez służby Komisji Analiza przez Komitet ds. Regulaminu Pracowniczego do celów wydania opinii Finalizacja tekstu przez Komisję i przekazanie go wszystkim instytucjom Przyjęcie tekstu przez organ powołujący każdej instytucji i przekazanie go Prezesowi Trybunału Sprawiedliwości Ustanowienie porozumienia między instytucjami przez Prezesa Trybunału Sprawiedliwości PRZEPIS PRZYJĘTY W DRODZE POROZUMIENIA MIĘDZY INSTYTUCJAMI

b) Ogólne przepisy wykonawcze Regulamin pracowniczy i warunki zatrudnienia innych pracowników przyznają organowi powołującemu i organowi upoważnionemu do zawierania umów o pracę szczególne uprawnienie do przyjmowania ogólnych przepisów wykonawczych. Dotyczy to następujących obszarów tematycznych: Regulamin pracowniczy Art. 27 Przyjmowanie odpowiednich środków w przypadku stwierdzenia znaczącej nierównowagi pod względem obywatelstwa urzędników Art. 32 Przyznanie stopnia w momencie zatrudnienia Art. 42a Urlop rodzicielski, rodzice samotnie wychowujący dziecko Art. 43 Ocena roczna w zakresie kwalifikacji, wydajności oraz postawy w ramach służby Art. 45a ust. 5 Powołanie urzędnika grupy funkcyjnej AST na stanowisko w grupie funkcyjnej AD Art. 72 ust. 1 Zwrot kosztów leczenia Załącznik VII, art. 3 ust. 1 Dodatek edukacyjny Załącznik VII, art. 9 ust. 1 Koszty przeprowadzki Załącznik VII, art. 13a Koszty podróży służbowej Załącznik VIII, art. 11 ust. 2 Przeniesienie praw do świadczeń emerytalnych Załącznik IX, art. 2 ust. 3 Dochodzenia administracyjne Załącznik X, art. 1 Urzędnicy pełniący służbę w państwie trzecim Załącznik X, art. 3 Wyjątkowe zastosowanie załącznika X do urzędników, którzy zostali tymczasowo skierowani na stanowisko w siedzibie głównej Warunki zatrudnienia innych pracowników Art. 12 ust. 1 Przyjmowanie odpowiednich środków w przypadku stwierdzenia znaczącej nierównowagi w odniesieniu do obywatelstwa pracowników tymczasowych Art. 12 ust. 5 Procedury naboru pracowników tymczasowych

Art. 54 Przeszeregowanie pracowników zatrudnionych na czas określony, o którym mowa w art. 2 lit. f) Art. 56 Zatrudnianie pracowników na czas określony, o którym mowa w art. 2 lit. f) Art. 79 Korzystanie z personelu kontraktowego Art. 82 ust. 6 Zatrudnianie personelu kontraktowego Art. 86 Zaszeregowanie personelu kontraktowego W odróżnieniu od przepisów przyjętych w drodze porozumienia między instytucjami treść ogólnych przepisów wykonawczych jest ustalana przez każdą instytucję zgodnie z zasadą autonomii każdej instytucji jako pracodawcy, uznaną na mocy art. 13 ust. 2 Traktatu o Unii Europejskiej i art. 298 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. W obszarze zwrotu kosztów leczenia w ramach wspólnego systemu ubezpieczenia chorobowego Komisja przyjęła jednak, na podstawie Wspólnych przepisów dotyczących ubezpieczenia na wypadek choroby urzędników Unii Europejskiej, ogólne przepisy wykonawcze mające zastosowanie do pracowników we wszystkich instytucjach i agencjach. Zgodnie z art. 110 ust. 1 regulaminu pracowniczego i art. 141 akapit pierwszy warunków zatrudnienia innych pracowników właściwy organ każdej instytucji przyjmuje ogólne przepisy wykonawcze po zasięgnięciu opinii Komitetu Pracowniczego i Komitetu ds. Regulaminu Pracowniczego. PROCEDURA PRZYJMOWANIA OGÓLNYCH PRZEPISÓW WYKONAWCZYCH Dyskusja na forum kolegium szefów administracji (tylko jeżeli ogólne przepisy wykonawcze mają powszechne zastosowanie do wszystkich instytucji lub dotyczą wszystkich instytucji) Przygotowanie wniosku dotyczącego ogólnych przepisów wykonawczych przez każdą instytucję, która przyjmie własne ogólne przepisy wykonawcze (jeżeli przepisy te mają powszechne zastosowanie do wszystkich instytucji lub dotyczą wszystkich instytucji: przygotowanie w ramach komitetu międzyinstytucjonalnego lub grupy roboczej) Analiza przez Komitet Pracowniczy instytucji do celów wydania opinii Analiza przez Komitet ds. Regulaminu Pracowniczego do celów wydania opinii

Finalizacja tekstu przez instytucję Przyjęcie przepisów przez organ powołujący instytucji OGÓLNE PRZEPISY WYKONAWCZE Zgodnie z art. 142 warunków zatrudnienia innych pracowników ogólne przepisy wykonawcze, o których mowa w art. 110 regulaminu pracowniczego, stosuje się wobec pracowników objętych tymi warunkami, jeśli na mocy tych warunków zatrudnienia przepisy regulaminu pracowniczego stosuje się wobec tych pracowników. c) Inne przepisy wykonawcze Regulamin pracowniczy i warunki zatrudnienia innych pracowników przewidują również odpowiednio w odniesieniu do organu powołującego każdej instytucji i organu upoważnionego do zawierania umów o pracę każdej instytucji uprawnienie do przyjmowania innych przepisów wykonawczych, bez doprecyzowywania procedury przyjmowania. W jednym przypadku (w odniesieniu do urzędników Komisji pracujących w delegaturze Unii i urzędników ESDZ, którzy muszą wykonywać zadania dla Komisji w ramach swoich obowiązków) art. 96 regulaminu pracowniczego przewiduje wspólne uprawnienie dla Komisji i ESDZ. Inne przepisy wykonawcze przewiduje się w odniesieniu do następujących obszarów tematycznych: Regulamin pracowniczy Art. 2 Określenie uprawnień organu powołującego Art. 5 Definicje rodzajów stanowisk Art. 9 Skład i procedury działania organów (komitetów) Art. 22c Informowanie o nieprawidłowościach Art. 51 Procedura w przypadku nienależytego wykonywania obowiązków Art. 55 ust. 3 Pozostawanie w gotowości do pracy Art. 55 ust. 4 Elastyczna organizacja czasu pracy Art. 55b Dzielenie etatu

Art. 56 Praca w godzinach nadliczbowych Art. 96 Urzędnicy Komisji pracujący w delegaturze Unii i urzędnicy ESDZ, którzy muszą wykonywać zadania dla Komisji w ramach swoich obowiązków Załącznik IVa, art. 5 Praca w niepełnym wymiarze czasu pracy Załącznik VII, art. 13 ust. 2 lit. b) Wysokość diet dziennych w przypadku podróży służbowych do państw trzecich Załącznik IX, art. 30 Postępowanie dyscyplinarne Załącznik X, art. 2 Przenoszenie urzędników pełniących służbę w państwach trzecich Załącznik X, art. 5 Zakwaterowanie urzędników pełniących służbę w państwach trzecich Załącznik X, art. 10 Dodatek ze względu na warunki życia Załącznik X, art. 23 Zwrot czynszu urzędnikom pełniącym służbę w państwach trzecich Załącznik XIII, art. 30 ust. 3 Powołanie urzędników mających szczególne obowiązki na stanowiska „kierownik działu lub stanowisko równoważne” lub „doradca lub stanowisko równoważne” przed 31 grudnia 2015 r. Warunki zatrudnienia innych pracowników Art. 125 Asystenci parlamentarni Jeżeli regulamin pracowniczy i warunki zatrudnienia innych pracowników nie przewidują wyraźnie możliwości przyjęcia innych przepisów wykonawczych, instytucje przyjęły takie przepisy, w przypadku których przepisy ogólne muszą zostać wdrożone w drodze bardziej szczegółowych przepisów. Proces przyjmowania takich innych przepisów wykonawczych będzie zależał od praktyki administracyjnej danej instytucji. SPÓJNE STOSOWANIE REGULAMINU PRACOWNICZEGO → Instytucje mają pewną autonomię w stosowaniu regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia innych pracowników w odniesieniu do swoich pracowników. Autonomia ta jest ograniczona ramami prawnymi przewidzianymi w regulaminie pracowniczym. → Regulamin pracowniczy przewiduje szczególne mechanizmy służące wypracowaniu wspólnego podejścia międzyinstytucjonalnego w każdym przypadku, gdy dana kwestia wymaga takiego ujednolicenia.





TYTUŁ 2 OCENA ILOŚCIOWA PRZEJRZYSTOŚĆ → Jakie przepisy zostały przyjęte i dla jakich obszarów tematycznych? → Jak wygląda sytuacja w poszczególnych instytucjach? → Jak wygląda sytuacja w poszczególnych agencjach? a) Przepisy wykonawcze w instytucjach Zgodnie z art. 13 Traktatu o Unii Europejskiej i art. 1, 1a i 1b regulaminu pracowniczego niniejsze sprawozdanie dotyczy następujących dziesięciu instytucji: -Parlamentu Europejskiego (EP), -Rady (C), -Komisji Europejskiej (COM), -Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (CoJ), -Trybunału Obrachunkowego (CoA), -Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (EEAS), -Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego (EESC), -Komitetu Regionów (CoR), -Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich (EO) oraz -Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (EDPS).

Do celów sporządzenia niniejszego sprawozdania dziewięć innych instytucji przekazało Komisji swoje przepisy wykonawcze. Równocześnie Komisja zapoznała się z rejestrem prowadzonym przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Na podstawie tych danych wejściowych i w porozumieniu z zainteresowanymi instytucjami Komisja sporządziła tabele zawierające szczegółowe informacje na temat sytuacji każdej z dziesięciu instytucji: -wykaz przepisów przyjętych w drodze porozumienia między instytucjami (załącznik I); -dziesięć tabel zestawiających ogólne przepisy wykonawcze i inne przepisy wykonawcze przyjęte odpowiednio przez organ powołujący każdej instytucji lub organ uprawniony do zawierania umów o pracę (załącznik II, 1–10); -ogólna tabela zawierająca zestawienie porównawcze obejmujące wszystkie instytucje i dotyczące przepisów wykonawczych do regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia innych pracowników (załącznik III). W tabelach zastosowano wspólną metodykę: -zawierają one wykaz przepisów wykonawczych, które przynajmniej częściowo obowiązywały w okresie objętym sprawozdaniem (od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 31 grudnia 2016 r.); -pogrupowano w nich przepisy wykonawcze tematycznie zgodnie ze strukturą regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia innych pracowników; -oznaczono przepisy wykonawcze numerem referencyjnym, datą wejścia w życie i, w stosownych przypadkach, datą wygaśnięcia. Zastosowano następującą metodę liczenia: -przepisy wykonawcze policzono na podstawie wykazów sporządzonych dla każdej instytucji (załączniki I i II 1–10); -przepis wykonawczy liczono jeden raz, jeżeli obejmował on więcej niż jeden temat; -Nie liczono oddzielnie przepisu zmieniającego istniejący już przepis; -jeżeli przepis wykonawczy został zastąpiony w okresie objętym sprawozdaniem, liczony jest jako jeden przepis wykonawczy. LICZBA PRZEPISÓW WYKONAWCZYCH PRZYJĘTYCH PRZEZ INSTYTUCJE Przepisy przyjęte w drodze porozumienia Ogólne przepisy wykonawcze Inne przepisy wykonawcze Decyzje ogółem EP 10 17 28 55 C 10 15 23 48 COM 10 22 57 89 CoJ 10 11 15 36 CoA 10 10 23 43 EEAS 10 23 38 71 EESC 10 8 23 41 CoR 10 14 25 49 EO 10 15 9 34 EDPS 10 16 11 37 Ogółem 100 151 252 503 Powyższe dane liczbowe pokazują różnicę w liczbie regulacji pomiędzy instytucjami. Zjawisko to można uzasadnić na wiele sposobów. Jako że traktaty UE przewidują autonomię każdej instytucji w zakresie wykonywania powierzonych jej zadań (zob. art. 13 Traktatu o Unii Europejskiej i art. 298 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej), w każdej instytucji rozwinęły się różne tradycje, jeżeli chodzi o przyjmowanie przepisów wykonawczych. Pewne obszary tematyczne, choć mniej istotne dla niektórych instytucji, doprowadziły do przyjęcia przepisów wykonawczych w innych instytucjach. Jako przykład można tu przytoczyć uprawnienie, o którym mowa w art. 1 akapit trzeci załącznika X do regulaminu pracowniczego, do przyjmowania ogólnych przepisów wykonawczych dotyczących urzędników pełniących służbę w państwie trzecim (z którego korzystają Komisja Europejska i Europejska Służba Działań Zewnętrznych, w odróżnieniu od pozostałych instytucji).

Podobnie regulamin pracowniczy i warunki zatrudnienia innych pracowników przewidują selektywne uprawnienia, które mają zastosowanie tylko do jednej instytucji. Dotyczy to art. 72 ust. 1 akapit trzeci regulaminu pracowniczego, który stanowi, że organy powołujące instytucji mogą przyznać jednej z nich wykonywanie uprawnień dotyczących ustanawiania zasad rządzących zwrotem kosztów leczenia (uprawnienie ostatecznie przyznane Komisji) oraz art. 125 ust. 1 warunków zatrudnienia innych pracowników, który upoważnia Parlament Europejski do przyjmowania na mocy wewnętrznej decyzji środków wykonawczych na potrzeby zastosowania przepisu dotyczącego asystentów parlamentarnych. Niekiedy różne techniki legislacyjne prowadzą do różnych rezultatów ilościowych. Na przykład jedna instytucja może uregulować kilka powiązanych ze sobą obszarów tematycznych w jednym przepisie wykonawczym, podczas gdy inna instytucja może przyjąć kilka przepisów w tym zakresie. Podobnie między instytucjami istnieją różnice pod względem stosowanej nomenklatury prawnej. Na przykład jeżeli chodzi o przepisy wykonawcze dotyczące urlopu rodzicielskiego, siedem instytucji przyjęło ogólne przepisy wykonawcze, natomiast trzy zdecydowały się przyjąć inne przepisy wykonawcze dotyczące tego samego obszaru tematycznego. b) Przepisy wykonawcze w agencjach Niniejsze sprawozdanie zawiera również informacje dotyczące przepisów wykonawczych przyjętych przez agencje, które obowiązywały na dzień 31 grudnia 2016 r. Dotyczy to następujących 48 agencji w rozumieniu art. 1a ust. 2 regulaminu pracowniczego: -6 agencji wykonawczych, -34 agencji zdecentralizowanych oraz -8 wspólnych przedsięwzięć. 1) Sytuacja przed reformą regulaminu pracowniczego z 2014 r. Art. 110 ust. 1 regulaminu pracowniczego w brzmieniu sprzed wejścia w życie reformy z 2014 r. stanowi, że agencje przyjmują odpowiednie przepisy wykonawcze do regulaminu pracowniczego po zasięgnięciu opinii Komitetu Pracowniczego i w porozumieniu z Komisją. 2) Sytuacja po reformie regulaminu pracowniczego z 2014 r. W ramach reformy regulaminu pracowniczego z 2014 r. ustanowiono nowe ramy dotyczące przyjmowania przez agencje przepisów wykonawczych do regulaminu pracowniczego. Zgodnie z ogólną zasadą wprowadzoną art. 110 ust. 2 regulaminu pracowniczego przepisy wykonawcze przyjęte przez Komisję mają na zasadzie analogii zastosowanie do agencji. W tym celu Komisja informuje agencje o takich przepisach wykonawczych niezwłocznie po ich przyjęciu. Komisja nie informuje agencji o przepisach, które weszły w życie przed reformą regulaminu pracowniczego z 2014 r. Zasada analogii ma zastosowanie wyłącznie do przepisów wykonawczych Komisji, o których Komisja poinformowała agencje. W drodze wyjątku od zasady analogii agencja może, po zasięgnięciu opinii Komitetu Pracowniczego i po otrzymaniu zgody Komisji, przyjmować decyzje indywidualne poprzez: -niestosowanie niektórych przepisów Komisji (klauzula opt-out); -przyjęcie przepisów odmiennych od przepisów Komisji; -przyjęcie przepisów dotyczących zagadnień innych niż te objęte przepisami przyjętymi przez Komisję. Komisja opracowała również mechanizm, za pomocą którego może informować agencje o swojej zgodzie horyzontalnej na takie decyzje indywidualne bez konieczności składania przez nie wniosku formalnego (zgoda ex ante).

Na podstawie danych otrzymanych od agencji Komisja sporządziła ogólną tabelę zawierającą podsumowanie liczby i rodzajów przepisów wykonawczych, które miały zastosowanie w agencjach na dzień 31 grudnia 2016 r. Wspomnianą ogólną tabelę przedstawiono w załączniku IV do niniejszego sprawozdania. Zastosowano w niej następującą metodykę: -dotyczy ona przepisów wykonawczych agencji, które obowiązywały na dzień 31 grudnia 2016 r.; -nawiązuje do struktury regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia innych pracowników, aby pomóc w zidentyfikowaniu poszczególnych obszarów tematycznych, w których agencje przyjęły przepisy wykonawcze; -w odniesieniu do każdego obszaru tematycznego w tabeli wyszczególniono różne scenariusze, w ramach których agencje przyjęły swoje przepisy. Tabela ta w szczególności pokazuje, w jaki sposób mechanizmy wprowadzone od 2014 r. funkcjonują w praktyce. SKUTKI MECHANIZMÓW WPROWADZONYCH OD 2014 r.

Przepisy wykonawcze Komisji przyjęte po reformie z 2014 r. i zgłoszone agencjom Przepisy wykonawcze w agencjach stosowane na zasadzie analogii po reformie z 2014 r. (art. 110 ust. 2 regulaminu pracowniczego) Odstępstwa po 2014 r. (przepisy wewnętrzne lub klauzula opt-out, w tym wnioski oczekujące na rozpatrzenie) 23 593 201 Horyzontalne zgody ex ante Komisji Przepisy wykonawcze przyjęte przez agencje na podstawie zgody ex ante 14 284 PRZEJRZYSTOŚĆ → Sprawozdanie przedstawia kompletny obraz sytuacji we wszystkich instytucjach. → Sprawozdanie przedstawia wszystkie przepisy wykonawcze przy zastosowaniu wspólnej metodyki. Pozwala to na porównanie wszystkich instytucji, tym samym zwiększając przejrzystość. → W sprawozdaniu dokonano pomiaru skutków mechanizmów ujednolicenia wprowadzonych od 2014 r. w odniesieniu do agencji.



TYTUŁ 3 OCENA JAKOŚCIOWA / ZGODNOŚĆ

ZGODNOŚĆ → Czy instytucje przestrzegają ram regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia innych pracowników? → Jak wygląda sytuacja dotycząca rejestru prowadzonego przez Trybunał Sprawiedliwości? a) Przestrzeganie regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia innych pracowników W poniższej części sprawozdania przeanalizowano, w jakim stopniu wykorzystano szczególne uprawnienia do przyjmowania przepisów wykonawczych przyznane w regulaminie pracowniczym i warunkach zatrudnienia innych pracowników odpowiednio organowi powołującemu i organowi upoważnionemu do zawierania umów o pracę każdej instytucji (jak przedstawiono w poniższej ramce). Ponadto w sprawozdaniu wymieniono przypadki, w których instytucje przyjęły przepisy wykonawcze nieokreślone wyraźnie w regulaminie pracowniczym ani w warunkach zatrudnienia innych pracowników. Regulamin pracowniczy Tytuł I – Przepisy ogólne Art. 2 – Wykonywanie uprawnień organu powołującego Większość instytucji skorzystała z uprawnień do przyjmowania przepisów wykonawczych dotyczących wykonywania uprawnień organu powołującego. Niektóre instytucje skorzystały z możliwości powierzenia tych uprawnień innej instytucji lub jednostce międzyinstytucjonalnej. Art. 5 ust. 4 – Określenie obowiązków i uprawnień związanych z każdą kategorią stanowiska Większość instytucji korzysta z możliwości bardziej szczegółowego określenia obowiązków i uprawnień związanych z każdą kategorią stanowiska, jaką stwarza regulamin pracowniczy. Art. 5 ust. 4, załącznik XIII, art. 30 ust. 3 – Powołanie urzędników mających szczególne obowiązki na stanowiska „kierownik działu lub stanowisko równoważne” lub „doradca lub stanowisko równoważne” przed 31 grudnia 2015 r. Większość instytucji ustanowiło przepisy dotyczące odstępstwa od art. 30 ust. 2 załącznika XIII do regulaminu pracowniczego w odniesieniu do przypisania urzędników w grupach zaszeregowania od AD 9 do AD 14 mających szczególne obowiązki do stanowiska „kierownik działu lub stanowisko równoważne” lub „doradca lub stanowisko równoważne” przed 31 grudnia 2015 r. Art. 9 ust. 2 – Skład i procedury działania organów (komitetów) Niektóre instytucje skorzystały z uprawnień do określenia składu i procedury działania organów wymienionych w art. 9 ust. 1 regulaminu pracowniczego. Art. 10 – Procedura powoływania członków Komitetu ds. Regulaminu Pracowniczego Wszystkie instytucje przyjęły w drodze porozumienia przepis w sprawie procedury powoływania członków Komitetu ds. Regulaminu Pracowniczego, jak przewidziano w art. 10 regulaminu pracowniczego.

Niektóre instytucje przyjęły również przepisy wykonawcze w zakresie następujących kwestii omówionych w tytule I regulaminu pracowniczego: niepełnosprawności, środków o charakterze socjalnym, norm bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przenoszenia pracowników. Tytuł II – Prawa i obowiązki urzędników Art. 22c – Przepisy wewnętrzne dotyczące informowania o nieprawidłowościach Wszystkie instytucje przyjęły wewnętrzne przepisy dotyczące informowania o nieprawidłowościach, jak przewidziano w art. 22c regulaminu pracowniczego. Niektóre instytucje przyjęły również przepisy wykonawcze w zakresie następujących kwestii omówionych w tytule II regulaminu pracowniczego: etyki i uczciwości, nękania, działań zewnętrznych, odpowiedzialności finansowej i szkoleń. Tytuł III – Kariera zawodowa urzędnika Art. 27 – Przyjmowanie odpowiednich środków w przypadku stwierdzenia znaczącej nierównowagi pod względem obywatelstwa urzędników Art. 27 umożliwia każdej instytucji przyjmowanie odpowiednich środków w przypadku stwierdzenia znaczącej nierównowagi pod względem obywatelstwa urzędników, której nie uzasadniają obiektywne kryteria. Te odpowiednie środki muszą być uzasadnione i nie mogą w żadnym przypadku prowadzić do przyjęcia innych kryteriów rekrutacji niż kryteria oparte na kompetencjach. Przed przyjęciem takich odpowiednich środków organ powołujący przyjmuje ogólne przepisy wykonawcze. Na etapie finalizowania niniejszego sprawozdania żadna z instytucji nie przyjęła jeszcze takich przepisów wykonawczych. Art. 27, załącznik II, art. 2 – Procedura powoływania Wspólnego Komitetu (COPARCO) Wszystkie instytucje w drodze porozumienia przyjęły przepis w sprawie procedury powoływania Wspólnego Komitetu, jak przewidziano w art. 2 załącznika II do regulaminu pracowniczego. Art. 32 – Przyznanie stopnia w momencie zatrudnienia Wszystkie instytucje przyjęły ogólne przepisy wykonawcze, aby umożliwić uwzględnienie doświadczenia zawodowego przez przyznanie wyższego stopnia odpowiadającego nie więcej niż 24 miesiącom, jak przewidziano w art. 32 regulaminu pracowniczego. Art. 37 – Utworzenie wykazu organizacji zajmujących się wspieraniem interesów Unii Wszystkie instytucje w drodze porozumienia sporządziły wykaz organizacji zajmujących się wspieraniem interesów Unii, jak przewidziano w art. 37 lit. b) tiret drugie regulaminu pracowniczego. Art. 42a – Urlop rodzicielski, rodzice samotnie wychowujący dziecko Wszystkie instytucje przyjęły przepisy wykonawcze dotyczące urlopu rodzicielskiego, w tym kwestii uznawania rodziców samotnie wychowujących dzieci do celów podwojenia wymiaru urlopu rodzicielskiego, jak przewidziano w art. 42 lit. a) akapit pierwszy regulaminu pracowniczego. Art. 43 – Oceny roczne na temat kwalifikacji, wydajności oraz postawy w ramach służby Wszystkie instytucje przyjęły przepisy wykonawcze dotyczące ocen rocznych na temat kwalifikacji, wydajności oraz postawy w ramach służby, jak przewidziano w art. 43 akapit pierwszy regulaminu pracowniczego. Art. 45 – Konieczność wykazania się znajomością trzeciego języka przed pierwszym awansem Wszystkie instytucje w drodze wzajemnego porozumienia przyjęły przepisy dotyczące wdrożenia wymogu zobowiązującego urzędników do wykazania się przed pierwszym awansem znajomością trzeciego języka, jak przewidziano w art. 45 ust. 2 regulaminu pracowniczego.

Art. 45a – Powołanie urzędnika grupy funkcyjnej AST na stanowisko w grupie funkcyjnej AD Dziewięć instytucji przyjęło przepisy ogólne dotyczące wcielenia w życie możliwości powołania urzędnika grupy funkcyjnej AST na stanowisko w grupie funkcyjnej AD, jak przewidziano w art. 45a ust. 5 regulaminu pracowniczego. Art. 51 – Procedura w przypadku nienależytego wykonywania obowiązków Pięć instytucji przyjęło przepisy wewnętrzne w celu ustalania przypadków nienależytego wykonywania obowiązków, ich rozstrzygania i zaradzania im we właściwym terminie i w odpowiedni sposób, jak przewidziano w art. 51 ust. 1 regulaminu pracowniczego. Niektóre instytucje przyjęły również przepisy wykonawcze w zakresie następujących kwestii omówionych w tytule III regulaminu pracowniczego: powoływania urzędników wyższego szczebla, kadry kierowniczej średniego szczebla, oddelegowania, urlopu z przyczyn osobistych, urlopu ze względów rodzinnych, awansu, przeniesienia w stan spoczynku i stanowiska honorowego. Tytuł IV – Warunki pracy urzędników Art. 55 ust. 3 – Pozostawanie w gotowości do pracy Instytucje nie określiły szczegółowych zasad stosowania przepisów w zakresie pozostawania w gotowości do pracy, jak przewidziano w art. 55 ust. 3 regulaminu pracowniczego. Art. 55 ust. 4 – Ustalenia dotyczące czasu pracy / elastycznej organizacji czasu pracy Osiem instytucji wprowadziło elastyczną organizację czasu pracy, jak przewidziano w art. 55 ust. 4 regulaminu pracowniczego. Art. 55a, załącznik IVa, art. 5 – Praca w niepełnym wymiarze czasu pracy Osiem instytucji określiło szczegółowe zasady stosowania przepisów w zakresie pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy, jak przewidziano w art. 5 załącznika IVa do regulaminu pracowniczego. Art. 55b – Dzielenie etatu Jedna instytucja określiła szczegółowe zasady stosowania przepisów artykułu dotyczącego dzielenia etatu, jak przewidziano w art. 55b akapit trzeci regulaminu pracowniczego. Art. 56 – Praca w godzinach nadliczbowych Dziewięć instytucji określiło procedurę dotyczącą dopuszczenia pracy w godzinach nadliczbowych, jak przewidziano w art. 56 regulaminu pracowniczego. Art. 57 – Urlop wypoczynkowy Instytucje nie określiły przepisów w drodze porozumienia między instytucjami w odniesieniu do urlopu wypoczynkowego, jak przewidziano w art. 57 regulaminu pracowniczego. Dziewięć instytucji przyjęło własne przepisy dotyczące tej kwestii. Art. 61 – Wykaz dni świątecznych Wszystkie instytucje w drodze porozumienia sporządziły wykaz dni świątecznych, jak przewidziano w art. 61 regulaminu pracowniczego.

Niektóre instytucje przyjęły również przepisy wykonawcze w zakresie następujących kwestii dotyczących tytułu IV regulaminu pracowniczego: telepracy, urlopu macierzyńskiego, zwolnienia chorobowego oraz nieuzasadnionej nieobecności. Tytuł V – Wynagrodzenie oraz świadczenia z tytułu zabezpieczenia społecznego urzędników Art. 62, załącznik VII, art. 17 – Przelew określonej kwoty wynagrodzenia Wszystkie instytucje w drodze porozumienia określiły przepisy dotyczące specjalnego regularnego przelewu określonej kwoty wynagrodzenia urzędnika, jak przewidziano w art. 17 ust. 1 załącznika VII do regulaminu pracowniczego. Art. 67 ust. 1 lit. c), załącznik VII, art. 3 – Dodatek edukacyjny Wszystkie instytucje określiły ogólne przepisy wykonawcze dotyczące dodatku edukacyjnego, jak przewidziano w art. 3 ust. 1 załącznika VII do regulaminu pracowniczego. Art. 71, załącznik VII, art. 9 – Koszty przeprowadzki Wszystkie instytucje przyjęły ogólne przepisy wykonawcze lub inne przepisy wykonawcze dotyczące kosztów przeprowadzki, jak przewidziano w art. 9 ust. 1 akapit trzeci załącznika VII do regulaminu pracowniczego. Art. 71, załącznik VII, art. 13 ust. 2 lit. b) – Wysokość diet dziennych w przypadku podróży służbowych do państw trzecich Jedna instytucja określiła i dostosowała wysokość diet dziennych w przypadku podróży służbowych do państw spoza Unii Europejskiej, jak przewidziano w art. 13 ust. 2 lit. b) załącznika VII do regulaminu pracowniczego. Art. 71, załącznik VII, art. 13a – Koszty podróży służbowej Osiem instytucji przyjęło ogólne przepisy wykonawcze dotyczące kosztów podróży służbowej, jak przewidziano w art. 13a załącznika VII do regulaminu pracowniczego. Art. 72 – Ubezpieczenie chorobowe Wszystkie instytucje w drodze porozumienia określiły przepisy dotyczące ubezpieczenia chorobowego, jak przewidziano w art. 72 ust. 1 akapit pierwszy regulaminu pracowniczego. Art. 72 – Zwrot kosztów leczenia W następstwie uprawnienia otrzymanego od wszystkich instytucji, jak przewidziano w art. 72 ust. 1 akapit trzeci regulaminu pracowniczego, Komisja przyjęła przepisy regulujące zwrot kosztów mające zastosowanie we wszystkich instytucjach. Art. 73 – Ubezpieczenie od ryzyka choroby zawodowej oraz wypadków Wszystkie instytucje w drodze porozumienia określiły przepisy dotyczące ubezpieczenia od ryzyka choroby zawodowej oraz wypadków, jak przewidziano w art. 73 ust. 1 regulaminu pracowniczego. Art. 76a – Dodatkowa pomoc finansowa dla żyjącego małżonka, który cierpi z powodu poważnej lub przewlekłej choroby lub który jest niepełnosprawny Wszystkie instytucje w drodze porozumienia określiły przepisy wykonawcze dotyczące dodatkowej pomocy finansowej dla żyjącego małżonka, który cierpi z powodu poważnej lub przewlekłej choroby lub który jest niepełnosprawny, jak przewidziano w art. 76a regulaminu pracowniczego.

Art. 77, załącznik VIII, art. 11 – Przeniesienie praw do świadczeń emerytalnych Osiem instytucji przyjęło ogólne przepisy wykonawcze, aby określić liczbę lat służby uprawniających do emerytury za wysługę lat, które urzędnikowi dołączającemu do służb Unii po opuszczeniu służby w administracji rządowej lub krajowej lub międzynarodowej organizacji lub będącemu osobą bezrobotną lub prowadzącą działalność na własny rachunek zalicza się na podstawie systemu emerytalnego Unii w odniesieniu do poprzedniego okresu pracy, jak przewidziano w art. 11 ust. 2 akapit drugi załącznika VIII do regulaminu pracowniczego. Szereg instytucji przyjęło również przepisy wykonawcze w zakresie następujących kwestii omówionych w tytule V regulaminu pracowniczego: dodatków rodzinnych, dodatku na gospodarstwo domowe na mocy szczególnej decyzji, osób traktowanych jako dziecko pozostające na utrzymaniu, rocznych kosztów podróży, miejsca pochodzenia, pożyczek i zaliczek, wyliczania uprawnień do świadczeń emerytalnych oraz renty inwalidzkiej. Tytuł VI – Środki dyscyplinarne Art. 86, załącznik IX, art. 2 ust. 3 i art. 30 – Dochodzenia administracyjne i postępowania dyscyplinarne Sześć instytucji przyjęło uzgodnienia wykonawcze dotyczące dochodzeń administracyjnych i postępowań dyscyplinarnych, jak przewidziano w art. 2 ust. 3 i art. 30 załącznika IX do regulaminu pracowniczego. Tytuł VII – Środki prawne Jedna instytucja przyjęła przepisy wykonawcze dotyczące środków prawnych w rozumieniu art. 90 i art. 91 regulaminu pracowniczego. Tytuł VIIIa – Przepisy szczególne dotyczące ESDZ Art. 96 – Urzędnicy Komisji pracujący w delegaturze Unii i urzędnicy ESDZ, którzy muszą wykonywać zadania dla Komisji Komisja i ESDZ uzgodniły szczegółowe zasady dotyczące przyjmowania instrukcji od szefa delegatury przez urzędnika Komisji pracującego w delegaturze Unii oraz od Komisji przez urzędnika ESDZ, który musi wykonywać zadania dla Komisji, jak przewidziano w art. 96 regulaminu pracowniczego. Tytuł VIIIb – Przepisy szczególne mające zastosowanie do urzędników pełniących służbę w państwie trzecim Art. 101a, załącznik X, art. 1 – Urzędnicy pełniący służbę w państwie trzecim Komisja i ESDZ przyjęły ogólne przepisy wykonawcze mające zastosowanie do urzędników Unii Europejskiej pełniących służbę w państwie trzecim, jak przewidziano w art. 1 akapit trzeci załącznika X do regulaminu pracowniczego. Art. 101a, załącznik X, art. 2 – Przenoszenie urzędników pełniących służbę w państwach trzecich Instytucje nie określiły szczegółowych przepisów wykonawczych dotyczących przenoszenia w ramach szczególnej procedury zwanej „procedurą mobilności”, jak przewidziano w art. 2 akapit drugi załącznika X do regulaminu pracowniczego. Art. 101a, załącznik X, art. 3 – Wyjątkowe zastosowanie załącznika X do urzędników, którzy zostali tymczasowo skierowani na stanowisko w siedzibie głównej Instytucje nie przyjęły ogólnych przepisów wykonawczych dotyczących wyjątkowego zastosowania załącznika X regulaminu pracowniczego do urzędników, którzy zostali tymczasowo skierowani na stanowisko w siedzibie głównej, jak przewidziano w art. 3 załącznika X regulaminu pracowniczego. Art. 101a, załącznik X, art. 5 – Zakwaterowanie dla urzędników pełniących służbę w państwach trzecich Komisja i ESDZ określiły szczegółowe przepisy dotyczące zapewnienia urzędnikowi zakwaterowania, jak przewidziano w art. 5 akapit drugi załącznika X do regulaminu pracowniczego.

Art. 101a, załącznik X, art. 10 – Dodatek ze względu na warunki życia Komisja i ESDZ przyjęły szczegółowe przepisy dotyczące dodatku ze względu na warunki życia, jak przewidziano w art. 10 akapit trzeci załącznika X do regulaminu pracowniczego. Art. 101a, załącznik X, art. 23 – Zwrot czynszu urzędnikom pełniącym służbę w państwach trzecich Komisja i ESDZ określiły szczegółowe przepisy dotyczące dodatku na zakwaterowanie i zwrotu czynszu, jak przewidziano w art. 23 akapit czwarty załącznika X do regulaminu pracowniczego. Komisja i ESDZ przyjęły również przepisy wykonawcze w zakresie następujących kwestii omówionych w tytule VIIIb regulaminu pracowniczego i w załączniku X do niego: urlopu wypoczynkowego, waluty i współczynnika korygującego, zwrotu kosztów dla urzędników w państwach trzecich, tymczasowego dodatku na zakwaterowanie i koszty przewozu, ubezpieczenia chorobowego i ubezpieczenia wypadkowego. Warunki zatrudnienia innych pracowników Tytuł II – Personel tymczasowy Art. 12 ust. 1 akapit trzeci – Przyjmowanie odpowiednich środków korygujących w wyniku zaobserwowania znaczącej nierównowagi w odniesieniu do obywatelstwa pracowników tymczasowych Art. 12 ust. 1 akapit trzeci umożliwia każdej instytucji przyjmowanie odpowiednich środków korygujących w wyniku zaobserwowania znaczącej nierównowagi w odniesieniu do obywatelstwa pracowników tymczasowych, która w oparciu o obiektywne kryteria nie jest uzasadniona. Te odpowiednie środki muszą być uzasadnione i nie mogą w żadnym przypadku prowadzić do przyjęcia innych kryteriów rekrutacji niż kryteria oparte na kompetencjach. Przed przyjęciem takich odpowiednich środków organ upoważniony do zawierania umów o pracę przyjmuje ogólne przepisy wykonawcze. Na etapie finalizowania niniejszego sprawozdania żadna z instytucji nie przyjęła jeszcze takich przepisów wykonawczych. Art. 12 ust. 5 – Procedury rekrutacji pracowników tymczasowych Pięć instytucji przyjęło przepisy wykonawcze dotyczące procedur rekrutacji pracowników tymczasowych, jak przewidziano w art. 12 ust. 5 warunków zatrudnienia innych pracowników. Art. 28a ust. 10 – Stosowanie przepisów dotyczących przyznawania zasiłku dla bezrobotnych pracownikom zatrudnionym na czas określony Wszystkie instytucje w drodze wzajemnego porozumienia określiły szczegółowe ustalenia w zakresie przepisów dotyczących przyznawania zasiłku dla bezrobotnych pracowników zatrudnionych na czas określony, jak przewidziano w art. 28a ust. 10 warunków zatrudnienia innych pracowników. Art. 54 – Przeszeregowanie pracowników zatrudnionych na czas określony – art. 2 lit. f) warunków zatrudnienia innych pracowników Większość agencji – na podstawie zgody ex ante Komisji – przyjęło ogólne przepisy dotyczące wykonania przepisów w zakresie przeszeregowania pracowników zatrudnionych na czas określony (art. 2 lit. f) warunków zatrudnienia innych pracowników) do kolejnej wyższej grupy zaszeregowania, jak przewidziano w art. 54 akapit drugi warunków zatrudnienia innych pracowników. Art. 56 – Zatrudnianie pracowników zatrudnionych na czas określony, o których mowa w art. 2 lit. f), oraz przydział obowiązków dla tego personelu Większość agencji – na podstawie zgody ex ante Komisji – przyjęło ogólne przepisy dotyczące wdrażania procedur zatrudniania pracowników na czas określony (art. 2 lit. f) warunków zatrudnienia innych pracowników) oraz przydziału obowiązków dla tego personelu, jak przewidziano w art. 56 warunków zatrudnienia innych pracowników. Niektóre instytucje przyjęły również przepisy wykonawcze w zakresie następujących kwestii dotyczących tytułu II warunków zatrudnienia innych pracowników: ogólnej polityki zatrudniania pracowników na czas określony, przeszeregowania pracowników zatrudnionych na czas określony oraz płatnego urlopu macierzyńskiego. Tytuł IV – Personel kontraktowy

Art. 79 ust. 2 – Korzystanie z personelu kontraktowego Wszystkie instytucje przyjęły ogólne przepisy wykonawcze regulujące korzystanie z personelu kontraktowego, jak przewidziano w art. 79 ust. 2 warunków zatrudnienia innych pracowników. Art. 82 ust. 6 – Zatrudnianie personelu kontraktowego Wszystkie instytucje przyjęły ogólne przepisy wykonawcze dotyczące procedur zatrudnienia personelu kontraktowego, jak przewidziano w art. 82 ust. 6 warunków zatrudnienia innych pracowników. Art. 86 ust. 1 – Zaszeregowanie personelu kontraktowego Wszystkie instytucje przyjęły ogólne przepisy wykonawcze dotyczące określania grupy zaszeregowania personelu kontraktowego, jak przewidziano w art. 86 ust. 1 warunków zatrudnienia innych pracowników. Komisja przyjęła również przepisy wykonawcze dotyczące personelu kontraktowego w delegaturach. Tytuł V – Personel miejscowy Komisja i ESDZ przyjęły przepisy wykonawcze dotyczące personelu miejscowego w delegaturach. Tytuł VI – Specjalni doradcy Komisja przyjęła przepisy wykonawcze dotyczące specjalnych doradców. Tytuł VII – Asystenci parlamentarni Art. 125 – Asystenci parlamentarni Parlament Europejski przyjął na mocy wewnętrznej decyzji środki wykonawcze na potrzeby zastosowania przepisów dotyczących asystentów parlamentarnych, jak przewidziano w art. 125 ust. 1 warunków zatrudnienia innych pracowników. b) Rejestr zarządzany przez Trybunał Sprawiedliwości Od lutego 2014 r. rejestr przepisów przyjętych przez organ powołujący każdej z instytucji i agencji jest dostępny publicznie za pośrednictwem aplikacji internetowej „Centrum zasobów dotyczących komunikacji i informacji dla organów administracji, przedsiębiorstw i obywateli (Circabc)”, do której dostęp można uzyskać za pośrednictwem specjalnego konta w systemie uwierzytelniania Komisji Europejskiej (ECAS). W rejestrze ustanowiono następującą strukturę dokumentu: Tytuł Opis 1. Regulamin pracowniczy i warunki zatrudnienia innych pracowników „Jest to regulamin mający zastosowanie do urzędników Unii Europejskiej oraz warunki zatrudnienia mające zastosowanie do innych pracowników Unii”. 2. Przepisy o charakterze ogólnym „Są to przepisy przyjęte przez Radę Unii Europejskiej lub akty delegowane przyjęte przez Komisję Europejską w celu stosowania regulaminu pracowniczego oraz mające zastosowanie do personelu unijnych instytucji i agencji”. 3. Przepisy ustalone w drodze wspólnego porozumienia „Niektóre artykuły regulaminu pracowniczego odnoszą się wyraźnie – w odniesieniu do ich stosowania – do przepisów ustalonych w drodze wspólnego porozumienia między instytucjami. Przepisy te są przyjmowane w dokładnie taki sam sposób przez każdą z instytucji, przy czym Prezes Trybunału Sprawiedliwości ostatecznie stwierdza wspólne porozumienie instytucji”. 4. Ogólne przepisy wykonawcze „Jeżeli w regulaminie pracowniczym wyraźnie przewidziano tego rodzaju możliwość, każda instytucja przyjmuje własne przepisy ogólne dotyczące wykonania artykułów regulaminu pracowniczego po zasięgnięciu opinii Komitetu Pracowniczego i Komitetu ds. Regulaminu Pracowniczego. Instytucje przyjmują również niektóre teksty w formie »ogólnych przepisów wykonawczych«, wówczas gdy w artykułach regulaminu pracowniczego przewidziano przyjęcie »przepisów wykonawczych« albo gdy przepisy statutowe nie są wystarczająco jednoznaczne, by można je było stosować bezpośrednio”. 5. Inne przepisy wewnętrzne „Są to teksty przyjęte przez każdą z instytucji w celu wykonania regulaminu pracowniczego, przy czym nie są to ani przepisy ustalone w drodze wspólnego porozumienia, ani ogólne przepisy wykonawcze”. Niniejsze sprawozdanie dotyczy przepisów wymienionych w tytułach 3–5 rejestru.

Jeżeli chodzi o te przepisy, po zapoznaniu się z rejestrem można stwierdzić, iż instytucje w znacznym stopniu wywiązują się z obowiązku przekazywania swoich przepisów wykonawczych do rejestru. W odniesieniu do tytułów 4 i 5 rejestru należy zauważyć, że zawartość rejestru nie jest identyczna z treścią niniejszego sprawozdania. Rozbieżność ta wynika w głównej mierze z braku wspólnej metodyki dotyczącej przekazywania przepisów wykonawczych do rejestru, co może prowadzić do podejścia odmiennego od podejścia przyjętego w niniejszym sprawozdaniu. Przykładowo niektóre instytucje przekazały do rejestru niektóre przepisy pod nagłówkiem „ogólne przepisy wykonawcze”, natomiast w niniejszym sprawozdaniu uznano te przepisy za „inne przepisy wykonawcze”. Niektóre instytucje przekazały również przepisy zmieniające istniejący dotychczas przepis do rejestru odrębnie, natomiast w niniejszym sprawozdaniu nie uznaje się przepisów zmieniających za odrębne przepisy. Rejestr zawiera również przepisy wykonawcze, które nie obowiązywały już w okresie objętym sprawozdaniem i których nie wymieniono zatem w sprawozdaniu. Innym powodem rozbieżności jest fakt, że niektórych przepisów (w większości przypadków objętych nagłówkiem „inne przepisy wykonawcze”) nie złożono (jeszcze) do rejestru. Jeżeli chodzi o agencje, struktura rejestru była ponownie definiowana w chwili kończenia niniejszego sprawozdania, aby uwzględnić ich szczególną sytuację. Prowadzono prace mające na celu uproszczenie prezentacji przepisów wykonawczych we wszystkich agencjach, w szczególności w świetle przepisów wykonawczych, które przyjęto w następstwie zgody ex ante udzielonej przez Komisję (zob. tytuł 4 lit. b) poniżej), jak również indywidualnych decyzji nadających skuteczność regulaminowi pracowniczemu. ZGODNOŚĆ → Instytucje co do zasady przestrzegają ram regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia innych pracowników. → W niniejszym sprawozdaniu nie wskazano żadnych kwestii systemowych ani z innego względu niepokojących. W szczególności instytucje dostosowują się do zmian wprowadzonych reformą regulaminu pracowniczego z 2014 r. w zakresie przepisów wykonawczych. → Sprawozdanie umożliwia identyfikację tych – co do zasady ograniczonych – obszarów, w których instytucje mają opóźnienia w stosunku do ram statutowych. → Rejestr prowadzony przez Trybunał Sprawiedliwości funkcjonuje poprawnie.



TYTUŁ 4 ZARZĄDZANIE ZARZĄDZANIE → Jakie mechanizmy wdrożono w celu zapewnienia – w miarę możliwości – harmonizacji praktyk przez instytucje w celu uniknięcia nierównego traktowania personelu UE? → Jakie mechanizmy zarządzania wdrożono w przypadku agencji?

a) Harmonizacja przepisów i praktyk we wszystkich instytucjach 1) Rola kolegium szefów administracji Od czasu utworzenia instytucje europejskie współpracują na poziomie międzyinstytucjonalnym. Pierwotnie przewodniczący instytucji spotykali się w składzie komisji przewodniczących (Commission des presidents). Od 1958 r. szefowie administracji spotykają się w składzie kolegium szefów administracji (Collège des Chefs d'administration – CCA). Podstawę prawną kolegium szefów administracji stanowi art. 110 ust. 5 regulaminu pracowniczego, zgodnie z którym „[w]ydziały instytucji i agencji odpowiedzialne za sprawy administracyjne regularnie przeprowadzają wzajemne konsultacje dotyczące stosowania niniejszego regulaminu pracowniczego. Agencje są wspólnie reprezentowane w tych konsultacjach zgodnie z zasadami ustalonymi na mocy porozumienia między nimi”. Kolegium składa się z szefów administracji instytucji Unii Europejskiej (dyrektorów generalnych i dyrektorów odpowiedzialnych za administrację lub zasoby ludzkie) oraz z wyznaczonego przez nich przedstawiciela agencji. We wszystkich posiedzeniach uczestniczy Doradca ze Służby Prawnej Komisji Europejskiej. Zgodnie z utrwaloną praktyką i porozumieniem zawartym pomiędzy szefami administracji kolegium przewodniczy sekretarz Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Każdy szef administracji może wnieść o włączenie do porządku obrad kwestii wymagającej rozstrzygnięcia lub dyskusji lub o włączenie do porządku obrad danej kwestii w celach informacyjnych. Jeżeli w następstwie dyskusji szefowie administracji wyrażą zgodę na stosowanie praktyk administracyjnych w jednakowy sposób, każdy szef administracji przyjmie dyrektywy wewnętrzne lub zaleci przyjęcie decyzji właściwemu organowi administracji. Jeżeli dana kwestia dotyczy zharmonizowanej wykładni niektórych przepisów regulaminu pracowniczego lub warunków zatrudnienia innych pracowników, decyzje podejmowane przez kolegium są transponowane do konkluzji szefów administracji (Conclusions des Chefs d'administration). Każda z instytucji przyjmie następnie dyrektywy wewnętrzne w celu stosowania tych konkluzji. Kilka komitetów przygotowawczych wspiera kolegium w jego pracy. Mogą one również proponować włączenie określonych kwestii do porządku obrad. Jeżeli chodzi o kwestie związane ze stosowaniem regulaminu pracowniczego, prace przygotowawcze są zapewnione przez komitet przygotowawczy w zakresie kwestii statutowych (Comité de préparation pour les questions statutaires – CPQS). PROCEDURA PRZYJMOWANIA KONKLUZJI PRZEZ SZEFÓW ADMINISTRACJI Przygotowanie wniosku dotyczącego konkluzji przez komitet przygotowawczy Zatwierdzenie wniosku dotyczącego konkluzji przez kolegium szefów administracji Ukończenie wstępnego tekstu konkluzji i nadanie numeru przez sekretariat kolegium Przedstawienie konkluzji przez Komitet ds. Regulaminu Pracowniczego w celu zgłaszania uwag Przedstawienie uwag Komitetu ds. Regulaminu Pracowniczego przez jego współprzewodniczącego podczas posiedzenia kolegium

Zatwierdzenie ostatecznej wersji konkluzji przez kolegium szefów administracji KONKLUZJA Przyjęcie dyrektywy wewnętrznej transponującej konkluzję przez organ powołujący każdej z instytucji Zgodnie z utrwaloną praktyką proces decyzyjny w kolegium szefów administracji opiera się na konsensusie. Oznacza to, że aby wypracować konkluzję, wszyscy szefowie administracji dążą do osiągnięcia wspólnego stanowiska. Na podstawie ich obowiązku współpracy ustanowionego w art. 110 ust. 5 regulaminu pracowniczego i w oparciu o utrwaloną praktykę szefowie administracji dążą w ramach prowadzonych dyskusji do wypracowania zharmonizowanych przepisów i praktyk we wszystkich instytucjach. 2) Rola Komitetu ds. Regulaminu Pracowniczego Zgodnie z art. 10 akapit pierwszy regulaminu pracowniczego Komitet ds. Regulaminu Pracowniczego (Comité du statut) składa się z przedstawicieli instytucji unijnych i równej liczby przedstawicieli Komitetów Pracowniczych tych instytucji. Agencje są reprezentowane wspólnie. Zgodnie z art. 1 przepisów przyjętych w drodze porozumienia między organami powołującymi instytucji Unii Europejskiej dotyczących składu Komitetu ds. Regulaminu Pracowniczego składa się on z 22 członków: jednego członka wyznaczonego przez każdą z dziesięciu instytucji, jednego członka wyznaczonego przez agencje, jednego członka wyznaczonego przez Komitet Pracowniczy każdej z dziesięciu instytucji oraz jednego członka wyznaczonego przez Komitet Pracowniczy agencji. Przed przyjęciem przepisów przyjętych w drodze porozumienia między instytucjami, ogólnych przepisów wykonawczych oraz konkluzji szefów administracji zasięga się opinii Komitetu ds. Regulaminu Pracowniczego. Jego opinii może zasięgnąć również instytucja przed przyjęciem innych przepisów wykonawczych. Proces decyzyjny w ramach Komitetu ds. Regulaminu Pracowniczego opiera się na systemie większości kwalifikowanej, jak określono w art. 2 przepisów przyjętych w drodze porozumienia między organami powołującymi instytucji Unii Europejskiej dotyczących składu Komitetu ds. Regulaminu Pracowniczego. b) Harmonizacja przepisów i praktyk we wszystkich agencjach Jeżeli chodzi o przepisy wykonawcze w agencjach, główną siłą napędową zharmonizowanego podejścia jest zasada określona w art. 110 ust. 2 regulaminu pracowniczego, zgodnie z którą przepisy wykonawcze przyjęte przez Komisję stosuje się na zasadzie analogii do agencji. Jeżeli agencje mają zamiar przyjąć indywidualną decyzję poza tymi ramami, są one zobowiązane do zwrócenia się do Komisji o wyrażenie na to zgody. W celu uproszczenia oraz zapewnienia skuteczności administracyjnej i harmonizacji przepisów i praktyk we wszystkich agencjach Komisja opracowała mechanizm udzielania zgody ex ante, pod warunkiem że dana agencja zastosuje jednolity model zaproponowany przez Komisję. Jak wykazano w załączniku IV, system zgód ex ante wykorzystywano w następujących obszarach: powołanie Komitetu Pracowniczego, nękanie i molestowanie, urlop z przyczyn osobistych, ocena roczna, awans, czas pracy, zatrudnienie i przeszeregowanie pracowników zatrudnionych na czas określony, o których mowa w art. 2 lit. f) warunków zatrudnienia innych pracowników, maksymalny czas zatrudnienia personelu niezatrudnionego na stałe, ocena i awans personelu kontraktowego. ZARZĄDZANIE → Zarządzanie we wszystkich agencjach opiera się na wieloletniej tradycji administracyjnej.

→ Od czasu reformy z 2014 r. zarządzanie agencjami zapewnia Komisja. Najistotniejszym czynnikiem jest stosowanie przyjętych przez Komisję przepisów w agencjach na zasadzie analogii. → Innym istotnym czynnikiem jest praktyka opracowana przez Komisję w celu uzależnienia udzielenia zgody na odstępstwa od wykorzystania przez agencje ujednoliconych decyzji wzorcowych. Tego rodzaju „zgody ex ante” pozwalają uniknąć mnożenia indywidualnych odstępstw w poszczególnych agencjach. TYTUŁ 5 WNIOSEK KOŃCOWY Niniejsze sprawozdanie przedstawia przegląd przepisów przyjętych w celu wprowadzenia w życie regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia innych pracowników w instytucjach, które obowiązywały w latach 2014–2016. Przegląd ten obejmuje następujące główne aspekty: 1.Instytucje powszechnie korzystały z przysługującego im uprawnienia do wprowadzania w życie regulaminu pracowniczego oraz warunków zatrudnienia innych pracowników. 2.Organy powołujące poszczególnych instytucji korzystały z tego uprawnienia w różnym stopniu. Różnorodność tę można postrzegać jako odzwierciedlenie odmiennych realiów administracyjnych i zasady autonomii każdej instytucji jako pracodawcy uznanego przez prawo Unii. 3.Podczas przyjmowania przepisów wykonawczych organy powołujące instytucji przestrzegały ram prawnych przewidzianych w regulaminie pracowniczym i warunkach zatrudnienia innych pracowników. 4.Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej utworzył rejestr przepisów wykonawczych, jak przewidziano w art. 110 ust. 6 regulaminu pracowniczego, który funkcjonuje od lutego 2014 r. Rejestr jest publicznie dostępny i na bieżąco aktualizowany przez instytucje. 5.Wdrożono szereg mechanizmów w celu zapewnienia jednolitego stosowania regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia innych pracowników we wszystkich instytucjach i agencjach; mechanizmy te obejmują m.in.: ·stosowanie przepisów przyjętych w drodze porozumienia między instytucjami unijnymi; ·umożliwienie instytucjom uprawnienia jednej instytucji do przyjęcia ogólnych przepisów wykonawczych mających zastosowanie do każdej z nich; ·obowiązek zasięgnięcia opinii Komitetu ds. Regulaminu Pracowniczego przed przyjęciem ogólnych przepisów wykonawczych; ·regularne konsultacje wydziałów instytucji i agencji odpowiedzialnych za sprawy administracyjne na podstawie art. 110 ust. 5 regulaminu pracowniczego; oraz

·szczególne mechanizmy mające zastosowanie do agencji (stosowanie przyjętych przez Komisję przepisów na zasadzie analogii; horyzontalne zgody ex ante). WNIOSEK → Spójne stosowanie regulaminu pracowniczego: Instytucje mają pewną autonomię w stosowaniu regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia innych pracowników w odniesieniu do swoich pracowników. Autonomia ta jest ograniczona ramami prawnymi przewidzianymi w regulaminie pracowniczym. Regulamin pracowniczy przewiduje szczególne mechanizmy służące wypracowaniu wspólnego podejścia międzyinstytucjonalnego w każdym przypadku, gdy dana kwestia wymaga takiego ujednolicenia. → Przejrzystość: Sprawozdanie przedstawia kompletny obraz sytuacji we wszystkich instytucjach. Przedstawia ono wszystkie przepisy wykonawcze przy zastosowaniu wspólnej metodyki. Pozwala to na porównanie wszystkich instytucji, tym samym zwiększając przejrzystość. Jeżeli chodzi o agencje, w sprawozdaniu dokonano zagregowanego przeglądu i analizy skutków mechanizmów harmonizacji wprowadzonych od 2014 r. → Zgodność: Instytucje co do zasady przestrzegają ram regulaminu pracowniczego i warunków zatrudnienia innych pracowników. W niniejszym sprawozdaniu nie wskazano żadnych kwestii systemowych ani z innego względu niepokojących. W szczególności instytucje dostosowują się do zmian wprowadzonych reformą regulaminu pracowniczego z 2014 r. w zakresie przepisów wykonawczych. Sprawozdanie umożliwia identyfikację tych – co do zasady ograniczonych – obszarów, w których instytucje mają opóźnienia w stosunku do ram statutowych. Rejestr prowadzony przez Trybunał Sprawiedliwości funkcjonuje poprawnie. → Zarządzanie: Zarządzanie we wszystkich agencjach opiera się na wieloletniej tradycji administracyjnej. Jeżeli chodzi o środki wykonawcze przyjęte zgodnie z regulaminem pracowniczym, zarządzanie agencjami przez Komisję zostało wzmocnione reformą z 2014 r. Najistotniejszym czynnikiem jest stosowanie przyjętych przez Komisję przepisów w agencjach na zasadzie analogii. Innym istotnym czynnikiem jest praktyka opracowana przez Komisję w celu uzależnienia udzielenia zgody na odstępstwa od wykorzystania przez agencje ujednoliconych decyzji wzorcowych. Tego rodzaju „zgody ex ante” pozwalają uniknąć mnożenia indywidualnych odstępstw w poszczególnych agencjach. DALSZE DZIAŁANIA Jeżeli chodzi o indywidualne kwestie braku zgodności, instytucje mogą już podejmować działania naprawcze w obszarach, w których nie zapewniły zgodności, zidentyfikowanych w niniejszym sprawozdaniu. Należy zbadać, w jaki sposób zacieśniona współpraca między instytucjami mogłaby dodatkowo wzmocnić równe traktowanie personelu UE zgodnie z regulaminem pracowniczym.