Bruksela, dnia 29.12.2004

COM(2004) 841 końcowy

KOMUNIKAT KOMISJI DO RADY, PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, EUROPEJSKIEGO KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO I KOMITETU REGIONÓW

Plan działania w celu wdrożenia ram prawnych dla elektronicznych zamówień publicznych{SEC(2004)1639}

KOMUNIKAT KOMISJI DO RADY, PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, EUROPEJSKIEGO KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO I KOMITETU REGIONÓW

Plan działania w celu wdrożenia ram prawnych dla elektronicznych zamówień publicznych

SPIS TREŚCI

1. Wstęp .............................................................................................................................3

2. Cele i działania ...............................................................................................................3

2.1. Zapewnienie dobrego funkcjonowania rynku wewnętrznego w elektronicznych zamówieniach publicznych.........................................................................................................3

2.2. Osiągnięcie większej wydajności w zamówieniach, poprawa zarządzania i konkurencyjności .......................................................................................................................8

2.3. Prace dążące do utworzenia międzynarodowych ram dla elektronicznych zamówień publicznych ..............................................................................................................................10

3. Wdrożenie Planu Działania i Monitorowania e-zamówień .........................................11

1. WSTęP

Komunikat proponuje Plan Działania w celu wdrożenia nowych ram prawnych dla elektronicznych zamówień publicznych, przyjętych w kwietniu 2004 r. jako część pakietu legislacyjnego dyrektyw dotyczących procedur udzielania zamówień publicznych 2004/18/WE i 2004/17/WE. Stanowią one spójną ramę do przeprowadzania zamówień drogą elektroniczną w otwarty, przejrzysty i niedyskryminujący sposób, ustanawiają reguły składania ofert drogą elektroniczną i ustalają warunki nowoczesnych technik zakupu opartych o elektroniczne środki komunikacji.

Jeżeli zamówienia drogą internetową zostaną upowszechnione, mogą zaoszczędzić rządom do 5% na wydatkach i do 50—80% na kosztach transakcji zarówno dla nabywców, jak i dostawców. O ile trudno jest obliczyć całościowo korzyści płynące dla UE w postaci konkurencji i wydajności, to większa konkurencja i wydajność na rynku zamówień publicznych mogą mieć wpływ – bezpośrednio i pośrednio – na całą gospodarkę i grać ważną rolę w osiąganiu celów strategii lizbońskiej.

Jednakże niewłaściwe wprowadzenie e-zamówień niesie ze sobą wysokie ryzyko fragmentacji rynku. Bariery prawne, techniczne i organizacyjne mogące pojawić się w rezultacie zamówień w trybie on-line są jednym z największych wyzwań dla twórców polityki.

Konsultacje przeprowadzone przez Komisję[1] w ramach oceny oddziaływania potwierdzają potrzebę planu działania. Państwa Członkowskie, kraje kandydujące i podmioty gospodarcze są gotowe do wzięcia w nim udziału. Opierając się na dotychczasowych wysiłkach zmierzających do unowocześnienia europejskich rynków zamówień publicznych i chcąc uczynić je bardziej otwartymi i konkurencyjnymi, Komisja proponuje środki skupiające się wokół trzech osi:

- Zapewnienie dobrego funkcjonowania rynku wewnętrznego w przypadku przeprowadzania zamówień publicznych drogą elektroniczną;

- Osiągnięcie większej wydajności w zamówieniach i poprawa zarządzania;

- Prac e dążące do utworzenia międzynarodowych ram dla elektronicznych zamówień publicznych.

2. CELE I DZIAłANIA

2.1. Zapewnienie dobrego funkcjonowania rynku wewnętrznego w elektronicznych zamówieniach publicznych

2.1.1. Poprawne i terminowe wdrożenie ram prawnych

Od Państw Członkowskich wymaga się wdrożenia nowych ram prawnych do 31 stycznia 2006 r., aczkolwiek nie można wykluczyćpoślizgów. Wczesne przyjęcie nowych przepisów dotyczących e-zamówień ma zasadnicze znaczenie dla uniknięcia barier i wypaczeń konkurencji. Jest również bardzo ważne dla szybkiego rozwoju i efektywnego wykorzystania e-zamówień przez podmioty gospodarcze. Państwa Członkowskie powinny dołożyć wszelkich starań, aby zastosować się do terminów określonych przez dyrektywy.

Mylna lub rozbieżna interpretacja nowych przepisów może stworzyć bariery dla handlu transgranicznego i w efekcie rozdrobnić rynek. Komisja będzie uważnie monitorowała transpozycję i zachęcała do odpowiednich wymian z Państwami Członkowskimi na etapie projektu, aby ułatwić zrozumienie ram prawnych. Wyda dokument wyjaśniający dotyczący wymogów prawnych dla e-zamówień. W tym samym czasie dostępni będą szkoleniowcy symulujący nowe środowisko elektroniczne, aby wspierać wprowadzenie w nie administracji i podmiotów gospodarczych.

1 kwartał 2005 r. Komisja wydaje dokument wyjaśniający w sprawie nowych zasad elektronicznych zamówień publicznych 1 kwartał 2005 r. Komisja udostępnia on-line szkoleniowców umożliwiając kontraktującym władzom i podmiotom gospodarczym zaznajomienie się z nowymi przepisami i narzędziami e-zamówień 2005 r. Komisja zapewnia Państwom Członkowskim odpowiednią pomoc przy transpozycji nowych przepisów prawnych |

- 2.1.2. Sfinalizowanie ram prawnych przy pomocy odpowiednich narzędzi podstawowych

Ze wszystkich ogłoszeń publikowanych w Elektronicznym Biuletynie Zamówień (TED)[2], 90% jest nadal w formie papierowej. Standardowe formularze ustanowione na mocy dyrektywy 2001/78/WE nieznacznie poprawiły sytuację. Jednakże ich przetwarzanie nadal pociąga za sobą wysokie koszty, opóźniając publikację i podwyższając ryzyko błędów.

Nowe dyrektywy nie zapewniają całkowicie elektronicznego systemu powiadamiania; nie byłoby to wykonalne w krótkim czasie zważywszy na różne poziomy rozwoju i dostępności środków elektronicznych w Państwach Członkowskich. Zamiast tego wybrano podejście stopniowe. Komisja przyjmie na początku 2005 r. rozporządzenie w sprawie standardowych formularzy dostosowujące dotychczasowe formularze do elementów wprowadzonych na mocy nowych dyrektyw, np. e-licytacje, dynamiczne systemy zakupów i profile nabywców. Do końca 2006 r. Komisja zaproponuje nową generację uporządkowanych standardowych formularzy elektronicznych umożliwiających elektroniczną zbiórkę, przetwarzanie i rozpowszechnianie wszystkich ogłoszeń o zamówieniach objętych dyrektywami. Ta nowa generacja powinna ułatwić automatyczne tworzenie podsumowań we wszystkich oficjalnych językach UE i powinna być łatwa do zintegrowania ze wszystkimi działającymi systemami e-zamówień. Należy również wziąć pod uwagę ustanowienie elektronicznego spisu publicznych nabywców w EU.

Nowe dyrektywy czynią obowiązkowym wykorzystanie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) wprowadzonego rozporządzeniem 2195/2002/WE. Elektroniczne zamówienia publiczne stwarzają nowe możliwości wykorzystania CPV, np. do strukturyzacji i analizy kosztów zamówienia lub zestawień statystycznych. Obecnie trwa rewizja CPV, aby dostosować go do wykorzystania we w pełni elektronicznym środowisku. W tym celu zainicjowano badania, do których Państwa Członkowskie i zainteresowane strony zostaną poproszone o aktywny wkład. Jeżeli zostaną one pomyślnie zakończone, powinny doprowadzić do światowej klasy modelu międzynarodowej klasyfikacji kontraktów przy zamówieniach publicznych.

Początek 2005 r. Komisja przyjmuje standardowe formularze biorące pod uwagę nowe procedury i wykorzystanie elektronicznych środków komunikacji. Do początku 2006 r. Komisja przedstawia propozycje rewizji Wspólnego Słownika Zamówień w oparciu o rezultaty obecnie trwających badań przeglądowych Do końca 2006 r. Komisja przedstawia projekt w pełni elektronicznego systemu zbierania i publikacji zawiadomień o zamówieniach w TED Do końca 2007 r. Państwa Członkowskie wdrażają na poziomie krajowym w pełni elektroniczny system zawierający odpowiednie narzędzia do automatycznego zbierania i publikacji w TED |

- 2.1.3. Usuwanie / zapobieganie barierom przy elektronicznym przeprowadzaniu procedur zamówień publicznych

Bariery, których najbardziej obawiają się podmioty gospodarcze przy transgranicznym składaniu ofert, to niewłaściwie zaprojektowane systemy składnia ofert i niekompatybilne standardy technologii informatycznych. Różnorodność i niekompatybilność rozwiązań technicznych może uniemożliwić dostęp dostawców do systemów e-zamówień lub zniechęcić ich do uczestnictwa z powodu dodatkowych trudności i zwiększonych kosztów. Bariery mogą występować w kontekście cech funkcjonalnych, jak również technicznych.

Wprowadzając zamówienia w trybie on-line Państwa Członkowskie powinny na wszystkich etapach kierować się podstawową koncepcją głoszącą, że środki komunikacji i narzędzia używane w systemach elektronicznych zamówień publicznych powinny być niedyskryminujące, powszechnie dostępne i interoperacyjne oraz w żadnym wypadku nie ograniczające dostępu podmiotów gospodarczych do procedury składania ofert.

Aby zapobiec pojawianiu się e–barier, Państwa Członkowskie powinny wykorzystać wyniki komisyjnej analizy wymagań funkcjonalnych przeprowadzonej w ramach programu IDA[3] podczas projektowania ustawodawstwa i opracowywania systemów e-zamówień. Wyniki projektu będą zatwierdzone przez Komisję i Państwa Członkowskie w świetle dokumentu wyjaśniającego, który ma zostać wydany przez Komisję w 2005 r.

W celu budowania zaufania do e-zamówień należy promować rozwój systemów weryfikacji zgodności. Komisja zdecydowanie zaleca, aby Państwa Członkowskie, zgodnie z dyrektywami, wprowadziły lub utrzymały systemy dobrowolnej akredytacji w celu zapewnienia spełnienia przez systemy e-zamówień wymogów dyrektyw. System europejski, włączający systemy krajowe i opierający się na nich , wydawałby się pożądany dla zapewnienia płynnego funkcjonowania rynku wewnętrznego. Komisja i Państwa Członkowskie powinny przebadać przy pomocy analizy wykonalności rozwój systemu TRUST ( T ransparent R eliable U nhindered S ecure T endering) w oparciu o wymogi funkcjonalne.

Również niektóre problemy horyzontalne stwarzają zagrożenie negatywnego wpływu na funkcjonowanie rynku wewnętrznego i wprowadzanie e-zamówień. Potencjalne trudności są związane z zaawansowanymi podpisami elektronicznymi, zwłaszcza podpisami opartymi na kwalifikowanym świadectwie i wygenerowane przez urządzenie do bezpiecznego generowania podpisów (zwane dalej „kwalifikowanymi podpisami”).

Nowe dyrektywy nie definiują jaki rodzaj e-podpisu powinien być używany do elektronicznego składania ofert. Tak więc Państwa Członkowskie, które mają różne prawne koncepcje podpisu, mogą wybrać wymagany poziom w zgodzie z dyrektywą 1999/93/WE w sprawie e-podpisu. Jednakże dyrektywy zobowiązują każdego publicznego nabywcę w UE do efektywnego uznawania, przyjmowania i przetwarzania złożonych ofert, jeżeli jest to wymagane, z kwalifikowanym podpisem i towarzyszących im świadectw, niezależnie od ich pochodzenia w ramach UE lub ich cech technicznych, a nawet gdy zawierają dokumenty różnego pochodzenia (tzn. od konsorcjum dostawców) i być może noszą podpisy różnych poziomów z różnych źródeł (tzn. od różnych władz krajowych).

Czyni to e-zamówienia pierwszym sektorem, w którym podmioty gospodarcze używają kwalifikowanych podpisów w transakcjach z władzami publicznymi w Państwie Członkowskim różnym od ich kraju rodzimego. Dotychczasowe znaczne różnice pomiędzy kwalifikowanymi przepisami wymaganymi przez niektóre Państwa Członkowskie powinny być zatem przedmiotem dużej troski. Problemy z interoperacyjnością, wykryte pomimo istnienia standardów[4], i brak rozwiniętego europejskiego rynku na ten typ podpisów stanowią prawdziwą i potencjalnie trwałą przeszkodę dla transgranicznych e-zamówień[5].

W ramach programu IDA zainicjowano w 2002 r. projekt zwany Bridge/Gateway CA w celu odniesienia się do problemu uznawania i zaufania do elektronicznych świadectw wystawianych przez różne Urzędy Certyfikacyjne (UC) w ramach wymiany bezpiecznych wiadomości elektronicznych i podpisów pomiędzy różnymi administracjami krajowymi. Wyniki programu Bridge/Gateway CA Pilot, wraz z zaleceniami odnośnie do technicznych, organizacyjnych i operacyjnych aspektów takich systemów operacyjnych, powinny być dostępne w połowie 2005 r. Pomimo odniesienia się do pewnych kwestii związanych z e-zamówieniami, nie wystarcza to jednakże do rozwiązania wyżej opisanych problemów przed ostatecznym terminem 2006 r. Opierając się na bieżących staraniach Państwa Członkowskie i Komisja, wsłuchując się w opinie przemysłu, powinny wspólnie pracować nad projektem operacyjnym, aby szybko znaleźć rozwiązanie oparte na zasadzie wzajemnego uznawania. Na obecnym etapie Komisja preferowałaby rozwiązanie przetestowania i promowania rozwiązań umożliwiających transgraniczne korzystanie z kwalifikowanych podpisów. Każde znalezione rozwiązanie powinno być również łatwe do rozpowszechnienia w innych obszarach działalności. W międzyczasie Komisja zaleca, żeby Państwa Członkowskie sprawdziły wszelkie odpowiednie środki przejściowe, np. potwierdzenie w formie papierowej od oferentów, których podpis elektroniczny nie spełnia wymagań.

Brak powszechnych i interoperacyjnych narzędzi do e-zleceń i e-fakturowania na rynku wewnętrznym również stwarza przeszkody dla równego udziału dostawców w transgranicznych zamówieniach. Obecnie tego typu transakcje są w praktyce rzadko wykonywane i jedynie opcjonalne. Komisja będzie nadal monitorowała sytuację w trakcie poszukiwania rozwiązań w ramach działań normalizacyjnych przedsięwziętych przez UE.

W 2005 r. Państwa Członkowskie i Komisja testują, udoskonalają i zatwierdzają wyniki wspólnych wymogów funkcjonalnych IDA dla systemów e-zamówień w oparciu o badania IDA z 2004 r. dotyczące wspólnych wymogów funkcjonalnych Na początku 2006 r. Państwa Członkowskie dokonują rewizji w kwestii czy systemy e-zamówień zostały dostosowane do wymogów dyrektyw Do połowy 2005 r. Państwa Członkowskie wprowadzają systemy akredytacji, aby zweryfikować zgodność elektronicznych systemów składania ofert z ramami prawnymi Do końca 2005 r. Państwa Członkowskie i Komisja rozpatrują przy pomocy studium wykonalności czy wprowadzić europejski system weryfikacji zgodności W latach 2005-2006 Komisja proponuje działania w ramach programu IDABC, aby pomóc Państwom Członkowskim w koordynacji wdrażania zaawansowanych kwalifikowanych podpisów w celu rozwiązania problemów z interoperacyjnością[6] Do 31 stycznia 2006 r. Państwa Członkowskie stosują, jeżeli wymaga tego prawo krajowe, interoperacyjne kwalifikowane podpisy elektroniczne |

- 2.1.4. Wykrywanie i rozwiązywanie problemów z interoperacyjnością na przestrzeni czasu

W świetle tego, co powiedziano powyżej, jasnym jest, że problemy interoperacyjności utrzymują się lub mogą się nadal pojawiać. Niektóre zostały już wykryte i wszczęto odpowiednie działania; inne powinny zostać odkryte poprzez analizę luk dotyczącą potrzeb interoperacyjności w e-zamówieniach prowadzoną obecnie przez CEN/ISSS[7]. Jednakże interoperacyjność powinna pozostać stałym przedmiotem troski. Rozwój techniczny i operacyjny stwarza konieczność ciągłego rewidowania i ulepszania istniejących systemów obejmując wszystkie fazy cyklu nabywczego. Standardy w tym obszarze wyznacza rynek. Należy również rozważyć stosowny wkład z projektów BRT w obszarze e-rządów. Rządy powinny się przyłączyć i pracować nad interoperacyjnymi rozwiązaniami poprzez dialog z różnymi zainteresowanymi stronami na krajowym lub europejskim poziomie i śledzić rozwój w sektorze handlu elektronicznego pomiędzy podmiotami gospodarczymi (B2B), aby uniknąć wbijania klina pomiędzy rynki zamówień prywatnych i publicznych.

Komisja będzie nadal monitorowała sytuację w odniesieniu do pojawiania się problemów z interoperacyjnością na rynku wewnętrznym i w handlu międzynarodowym i, jeżeli okaże się to potrzebne, rozważy wydanie mandatu na opracowanie norm. Kontynuowanie obecnego warsztatu IDA e-zamówienia i kontynuacja rozwoju monitorowania są pożądane w celu dzielenia się informacjami o specyfikacjach i dobrych praktykach.

Do 1 kwartału 2005 r. CEN/ISSS kończy analizę luk i wymogów interoperacyjności dla skutecznych elektronicznych zamówień publicznych 2005-2007 Komisja proponuje kontynuowanie działań w sprawie elektronicznych zamówień publicznych w ramach programu wymiany i dyskusji IDABC dotyczącego kwestii interoperacyjności i monitorowania rozwoju w Państwach Członkowskich 2005-2007 Komisja i Państwa Członkowskie promują działania normalizacyjne na poziomie europejskim i utrzymują łączność z międzynarodowymi organami normalizacyjnymi |

- 2.2. Osiągnięcie większej wydajności w zamówieniach, poprawa zarządzania i konkurencyjności

2.2.1. Osiągnięcie większej wydajności w zamówieniach i poprawa zarządzania

Przesunięcie sektora zamówień publicznych do sieci wymaga prawnych, instytucjonalnych i organizacyjnych zmian na wielu poziomach. Państwa Członkowskie będą musiały zadecydować o typie i zakresie zakupów do komputeryzacji, polityk do wdrożenia, systemów i narzędzi do wykorzystania i poziomie objętych administracji. Nie można lekceważyć ryzyka niepowodzenia. Dlatego istotnym jest planowanie i monitorowanie tych wysiłków.

Większa skuteczność będzie zależała od stopnia automatyzacji w obszarze zamówień publicznych jako całości, chociaż stopniowy rozwój e-zamówień najprawdopodobniej zmaksymalizuje korzyści zarówno dla sektora publicznego, jak i prywatnego. Komisja wzywa wszystkie Państwa Członkowskie do transpozycji do ustawodawstwa krajowego wszystkich aspektów pakietu legislacyjnego w całościowy sposób. Rządy powinny jednakże być w stanie modulować i dostosowywać wdrażanie nowych elektronicznych narzędzi i technik na przestrzeni czasu. Zwłaszcza powinny zwrócić uwagę na potencjalnie nadmierną lub niewłaściwą centralizację zakupów, niewłaściwe wykorzystanie aukcji elektronicznych i preferencje dla zamkniętych systemów zakupów (np. umowy ramowe) nad systemami otwartymi. Tego rodzaju praktyki mogą przekreślić korzyści płynące ze zwiększonej skuteczności.

W celu optymalizacji korzyści Państwa Członkowskie powinny ustanowić plany krajowe uzupełnione o plany indywidualne specjalnie dla swoich najpotężniejszych nabywców. Ustanowienie jednolitych celów i sposobów rozpowszechniania e-zamówień nie byłoby wskazane, gdyż warunki w poszczególnych Państwach Członkowskich znacznie się różnią. Komisja powinna wspomóc Państwa Członkowskie w tym zadaniu tam, gdzie to wskazane, oraz ułatwić rozpowszechnianie i dzielenie się informacjami. Będzie również monitorować rozwój poprzez odpowiednie wskaźniki wykorzystujące dane z bazy danych TED. Sieć zamówień publicznych ustanowiona w Kopenhadze w styczniu 2003 r. mogłaby stanowić forum wymiany pomiędzy Państwami Członkowskimi.

Zwiększona skuteczność zależy również od automatyzacji pewnych rodzajów transakcji, takich jak fakturowanie, zamawianie i płatności. Na obecnym, wczesnym etapie, ich rozwój prawdopodobnie zyska, napędzany normalizacją i automatyzacją systemów finansowych i budżetowych. Stosując się do mandatu udzielonego przez Komisję, CEN/ISSS oszacował wymogi standardów i kończy przygotowanie szczegółowych wytycznych dotyczących wdrażania dyrektywy 115/WE/2001 w sprawie elektronicznych faktur. Ponadto IDA prowadzi projekt dotyczący rozwoju systemów XML dla e-zamówień, włączając e-fakturowanie i e-zlecanie. Wysiłki w tym obszarze należy prowadzić mając na względzie osiągnięcie interoperacyjnych rozwiązań.

Trudno jest rozwijać polityki krajowe odpowiedniej jakości bez szczegółowego obrazu rynku zamówień. Dotychczasowe informacje statystyczne są przeważnie niepełne a mechanizmy zbierania danych są słabo zorganizowane. E-zamówienia stwarzają możliwość naprawienia tej sytuacji. Komisja zmobilizuje Komitet Doradczy ds. Publicznych Kontraktów (KDPK) i Grupę Roboczą ds. Informacji Statystycznej, aby w pełni wykorzystały wprowadzenie nowych technologii e-zamówień.

Do końca 2005 r. Każde Państwo Członkowskie przygotowuje krajowy plan wprowadzania elektronicznych zamówień publicznych ustanawiając wymierne cele funkcjonalne, biorąc pod uwagę specyficzne wymogi krajowe Do końca 2005 r. Każde Państwo Członkowskie zachęca indywidualnych nabywców krajowych do przygotowania podobnych planów oraz koordynuje i monitoruje ich wdrażanie W latach 2005-2006 Komisja kontynuuje prace monitorujące e-faktury poprzez CEN/ISSS i proponuje kontynuację działań XML podjętych w latach 2003-2004 w sprawie e-faktur i e-zleceń w ramach IDABC. Do końca 2006 r. Państwa Członkowskie ustanawiają sprawny elektroniczny system zbierania i przetwarzania danych statystycznych dotyczących zamówień |

- 2.2.2. Wzrost konkurencyjności rynków zamówień publicznych w UE

Konsultacje on-line z podmiotami gospodarczymi prowadzone przez Komisję określiły przejrzystość jako główny aspekt komputeryzacji zamówień publicznych, wraz z zaufaniem do bezstronności procedur przyznawania. Środki elektroniczne oferują większą przejrzystość, gdyż pozwalają na łatwe i terminowe rozpowszechnianie informacji o kontraktach i zmniejszają okazje i bodźce do nadużyć. Mogą również poprawić jakość zarządzania przez rząd zamówieniami, włączając w to monitorowanie i podejmowanie decyzji. Praktyki rozpowszechniania informacji dotyczących kontraktów mogą różnić się pomiędzy Państwami Członkowskimi, co dotyczy również identyfikacji i kontroli operacji e-zamówień. Sieć zamówień publicznych mogłaby grać aktywną rolę w wymianie informacji i praktyk dotyczących tych kwestii. Komisja mogłaby poprzeć wykonanie testu wzorcowego mając na względzie porównanie i pomiar realizacji.

Większość podmiotów gospodarczych uważa, że zamówienia on-line powinny wymagać mniej wysiłku niż procedury tradycyjne. Krajowe przepisy administracyjne i wytyczne regulujące procedury zamówień zostały zredagowane mając na względzie obsługę operacji w formie papierowej. Środki elektroniczne stwarzają nowe możliwości dostosowania procedur i zaoszczędzenia czasu oraz pieniędzy dostawców. Sukces zależy od stopnia transformacji praktyk off-line we w pełni zdatne usługi online. Wymaga to ponownego przemyślenia dostarczanej usługi i przebudowania różnych procesów.

Aby rozpowszechnić e-zamówienia ważne jest podjęcie wszystkich kroków zmierzających do zmniejszenia obciążeń regulacyjnych. Standaryzacja i restrukturyzacja dokumentacji biznesowej oraz bardziej jednolite dokumenty ofertowe powinny pomóc zautomatyzować pewne rutynowe czynności związane z zakupem i pozwolić obu stronom skupić się na istocie zakupu.

Typowy przykład biurokracji dotyczy licznych wymaganych świadectw i dokumentów biznesowych. Rzadko są one dostępne w formie elektronicznej. Ponadto powinny one być zdatne do użytku i akceptowalne ponad granicami. Komisja i Państwa Członkowskie powinny przeanalizować i porównać wyniki osiągnięte w tym obszarze na poziomie krajowym w ramach ACPC, mając na względzie uzgodnienie na początku 2006 r. wspólnego zestawu elektronicznych świadectw, co najmniej dla tych najczęściej wymaganych. E-zamówienia byłyby świetną podstawą testową dla rozwoju podobnych usług e-rządów. Komisja zaproponuje Państwom Członkowskim tę linię postępowania.

Kolejnym istotnym zagadnieniem jest wykorzystanie e-katalogów. Ich wykorzystanie jest ważne zwłaszcza dla wciągnięcia małych i średnich przedsiębiorstw (MSP) do zamówień publicznych. Obecne aplikacje umożliwiają przedsiębiorstwom prezentowanie swoich produktów i usług podmiotom zamawiającym przy zachowaniu rozsądnych kosztów, czasu i wysiłku. Brak jednolitych specyfikacji i standardów dla e-katalogów oznacza, że istnieje ryzyko niespełniania przez obecne na rynku aplikacje informatyczne wymogów sektora publicznego. Na specjalnych warsztatach CEN/ISSS trwają prace nad przygotowaniem ramowych standardów katalogowania. Opierając się na projekcie IDA w sprawie wymogów funkcjonalnych, można dalej badać i testować wykorzystanie e-katalogów w dynamicznych systemach zakupów i umowach ramowych e-zamówień.

Podmioty gospodarcze spodziewają się również, że e-zamówienia spowodują wzrost możliwości zawierania kontraktów, ułatwią dostęp do rynków transgranicznych i sprawią, że procedury zamówień będą szybsze i tańsze. E-zamówienia publiczne przedstawiają duży potencjał dla MSP. W celu zachęcenia MSP zainteresowanych publicznymi kontraktami, Państwa Członkowskie są jak najbardziej zainteresowane promowaniem systemów standardowych e-zamówień w oparciu o dotychczasowe, proste technologie i dostosowywaniem możliwości zawierania kontraktów tak, aby nie wykluczać MSP.

Druga połowa 2005 r. Komisja rozważa zaproponowanie usług elektronicznej dostawy informacji gospodarczych i świadectw w zamówieniach publicznych do wdrożenia w ramach programu IDABC W latach 2005-2006 Państwa Członkowskie i Komisja dochodzą do porozumienia w sprawie wspólnego zestawu często wymaganych świadectw elektronicznych do zastosowania w procedurach e-zamówień W 2005 r. Komisja proponuje rozpoczęcie badań na e-katalogami w dynamicznych systemach zakupów i elektronicznych umowach ramowych wykorzystując prace CEN/ISSS w ramach programu IDABC W 2005 r. Sieć Zamówień Publicznych rozpoczyna wykonanie testu wzorcowego na przejrzystość, kontrolę i identyfikację systemów e-zamówień W 2006 r. Sieć Zamówień Publicznych organizuje warsztaty promujące wymianę w sprawie normalizacji dokumentów ofertowych 2005-2007 Państwa Członkowskie uruchamiają i wspierają konkretne kampanie kształtujące świadomość i programy szkoleń skierowane do MSP na poziomie krajowym i regionalnym |

- 2.3. Prace dążące do utworzenia międzynarodowych ram dla elektronicznych zamówień publicznych

Chociaż e-zamówienia rozwijają się na całym świecie, dotychczasowe umowy międzynarodowe nie regulują ich stosowania. Prawne i techniczne wybory w systemach e-zamówień mogą zmniejszyć możliwości zamówień dla podmiotów gospodarczych z UE w krajach trzecich, jak również ograniczyć dostęp dostawców z kraju trzeciego do rynku UE. Komisja będzie monitorowała rozwój aby zapewnić, że wdrożenie nowego reżimu zamówień UE w pełni uwzględnia międzynarodwe zobowiązania Unii, podejmując odpowiednio inicjatywy w celu dostosowania rygorów międzynarodowych. Będzie również uważnie śledzić bieżące i przyszłe międzynarodowe inicjatywy normalizacyjne.

Komisja rozważy również wszelkie niezbędne korekty i wykonalność e-zamówień w kontekście zewnętrznych instrumentów pomocowych UE. Współpracuje już blisko z międzynarodowymi organami, takimi jak Bank Światowy, w celu zapewnienia, aby wykonanie finansowanych przez nie zakupów w krajach trzecich nie stanowiło przeszkody dla dostawców z UE. Podejmie także wszystkie stosowne środki zmierzające do podzielenia się doświadczeniami i osiągnięciami UE z krajami rozwijającymi się.

W 2005 r. Komisja prowadzi negocjacje dotyczące rewizji Porozumienia w Sprawie Zamówień Rządowych (PSZR) W 2007 r. Komisja podejmuje w ramach PSZR inicjatywę dążenia do stosowania pojedynczego wspólnego nazewnictwa dla klasyfikacji zamawianych towarów i usług W latach 2005-2007 Komisja promuje działania i kontakty z międzynarodowymi organami i forami normalizacyjnymi, aby uniknąć pojawienia się barier dla technologicznej interoperacyjności na poziomie międzynarodowym W latach 2005-2007 Komisja współpracuje z siecią Banków Rozwoju Wielostronnego (BRW) mając na względzie koordynację pomocy technicznej dla krajów trzecich, wspierając reorganizację i komputeryzację ich reżimów zamówień publicznych W 2005 r. Komisja rozważa wszelkie niezbędne korekty i wykonalność e-zamówień w kontekście zewnętrznych instrumentów pomocowych UE. |

- 3. WDROżENIE PLANU DZIAłANIA I MONITOROWANIA E-ZAMÓWIEń

Na dłuższą metę komputeryzacja praktyk zamówień publicznych będzie miała wpływ na sposób organizacji krajowych praktyk nabywczych. Sukces wdrożenia e-zamówień może wymagać zmiany praktyk administracyjnych, nie tylko tych związanych bezpośrednio z procesem zamówień, lecz również pośrednio, jak w przypadku rewizji budżetu. Im prędzej takie reformy zostaną wdrożone, tym lepiej dla europejskich obywateli i podmiotów gospodarczych. Komisja uważa, że środki planu działania tworzą najlepszą możliwą mieszankę w celu pełnego wykorzystania potencjalnych korzyści płynących z przesunięcia zamówień publicznych do trybu online przy jednoczesnym minimalizowaniu ryzyka. Kraje kandydujące będą blisko współdziałały w przy wdrażaniu planu działania.

Komisja, przy pomocy Komitetu Doradczego ds. Kontraktów Publicznych, będzie całościowo monitorować postępy. Do końca 2007 r. Komisja dokona rewizji sytuacji i złoży sprawozdanie o osiągniętych wynikach; w międzyczasie zaproponuje, w razie konieczności, działanie korygujące lub dodatkowe środki.

LEGISLATIVE FINANCIAL STATEMENT

Policy area(s): Internal Market Activit(y/ies): IDABC Programme, Standardisation, Publications |

TITLE OF ACTION: ACTION PLAN FOR THE IMPLEMENTATION OF THE LEGAL FRAMEWORK FOR ELECTRONIC PUBLIC PROCUREMENT |

1. BUDGET LINES

1.1. Budget lines (operational lines and related technical and administrative assistance lines (ex- B. A lines)) including headings.

The administrative and operational expenditure form part of and are covered by, the existing budget lines and programmes and do not lead to the commitment of supplementary credits with regard to official Commission financial programming.

MARKT

12.0201 Implementation and development of the Internal Market

OPOCE

260201 Procedures for awarding and advertising public supply, works and services contracts

ENTR

020403 Standardisation and approximation of legislation

02020401 Pan-European eGovernment services to public administrations, enterprises and citizens (IDAbC)

02010405 Pan-European eGovernment services to public administrations, business and citizens (IDABC) - Administrative expenditure

1.2. Duration of the action and of the financial impact:

2005-2007

1.3. Budgetary characteristics ( add rows if necessary) :

Budget line | Type of expenditure | New | EFTA contribution | Contributions from applicant countries | Heading in financial perspective |

120201 | Non-comp | Diff[1] | NO | YES | NO | No [3] |

020403 | Non-comp | Diff | NO | NO | NO | No [3] |

260201 | Non-comp | Diff | NO | NO | NO | No [3] |

02020401 | Non-comp | Diff | No | YES | NO | No [3] |

02010405 | Non-comp | Non-Diff | No | YES | NO | No [3] |

2. SUMMARY OF RESOURCES

2.1. Financial Resources

2.1.1. Summary of commitment appropriations (CA) and payment appropriations (PA)

EUR million (to 3 decimal places)

Expenditure type | Section no. | Year n (2005) | n + 1 | n + 2 | n + 3 | n + 4 | n + 5 and later | Total |

Operational expenditure[8] |

Commitment Appropriations (CA)[9] | 8.1 | a | 1,15 | 1,35 | 0,705 | 3,205 |

Payment Appropriations (PA) | b | 0,855 | 0,875 | 0,875 | 0,6 | 3,205 |

Administrative expenditure within reference amount[10] |

Technical & administrative assistance (NDA) | 8.2.4 | c | 0,080 | 0,080 | 0,080 | 0,240 |

TOTAL REFERENCE AMOUNT |

Commitment Appropriations | a+c | 1,23 | 1,43 | 0,785 | 3,445 |

Payment Appropriations | b+c | 0,935 | 0,955 | 0,955 | 0,6 | 3,445 |

Administrative expenditure not included in reference amount[11] The needs for human and administrative resources shall be covered within the allocation granted to the managing DG in the framework of the annual allocation procedure |

Human resources and associated expenditure (NDA) | 8.2.5 | d | 0,594 | 0,594 | 0,594 | 1,782 |

Administrative costs, other than human resources and associated costs, not included in reference amount (NDA) | 8.2.6 | e | 0,109 | 0,109 | 0,109 | 0,327 |

Total indicative financial cost of intervention

TOTAL CA including cost of Human Resources | a+c+d+e | 1,933 | 2,133 | 1,488 | 5,554 |

TOTAL PA including cost of Human Resources | b+c+d+e | 1,638 | 1,658 | 1,658 | 0,6 | 5,554 |

2.1.2. Compatibility with Financial Programming

X Proposal is compatible with existing financial programming for 2005 and 2006.Pour l'année 2007, la proposition est conforme au nouveau cadre des perspectives financières 2007-2013, voir la Communication [COM(2004)101] de la Commission de février 2004.

( Proposal will entail reprogramming of the relevant heading in the financial perspective.

( Proposal may require application of the provisions of the Interinstitutional Agreement[12] (i.e. flexibility instrument or revision of the financial perspective).

2.1.3. Financial impact on Revenue

X Proposal has no financial implications on revenue

( Proposal has financial impact – the effect on revenue is as follows:

3. CHARACTERISTICS AND OBJECTIVES

Details of the context of the proposal are required in the Explanatory Memorandum. This section of the Legislative Financial Statement should include the following specific complementary information:

3.1. Need to be met in the short or long term

On 30 April 2004, the European Parliament and the Council have adopted Directives 2004/17/EC and 2004/18/EC as part of the legislative package of Procurement Directives. These Directives provide for the first time a coherent framework for conducting procurement electronically in an open, transparent and non-discriminatory way, establish rules for tendering electronically and fix the conditions for modern purchasing techniques based on electronic means of communication.

However, the move towards using electronic means in the procurement process is not without risks. Incorrect application of the new EU rules and discriminatory technical solutions and practices could fragment the Internal Market and increase the risk of inefficiencies and bad governance. Implementing the new EU provisions on electronic public procurement correctly and as quickly as possible will determine Europe’s capacity to keep open the markets for electronic public procurement and contribute to achieving the Lisbon objectives.

3.2. Value-added of Community involvement and coherence of the proposal with other financial instruments and possible synergy

The transformation of public procurement from procedures carried out on paper to electronic procedures is a complex operation which requires action and decisions at many levels beyond the simple transposition of the new rules by Member States. Organisational, technical and institutional issues should be addressed by governments in order to re-engineer existing processes for tendering and purchasing, and to exploit the available ICT solutions and tools. Adoption of the EU legal framework for the use of electronic means in the public procurement process was a first significant step in order to remove legal uncertainties and to establish the required safeguards for open, transparent and non-discriminatory public procurement using electronic means.

Use of electronic means should guarantee in practice that any business in Europe with a PC and internet connection can participate in a public purchase conducted electronically. Besides ensuring compliance with the legal framework, Community involvement is intended to provide guidance and impetus to Member States’ efforts and coordination. Through the Action Plan, it addresses risks and problems in particular in the following areas: legal environment; technical environment; administrative and organisational processes; businesses’ access to public procurement markets; knowledge-building, skills and awareness.

In doing so, Community action in relation to e-procurement may be expected to provide a coherent framework for introducing e-government services more generally and sustain convergence of RTD efforts in this field. Eventually, use of e-procurement at national, regional and local level in the Member States may also contribute to more efficient management of Community structural funds.

3.3. Objectives, expected results and related indicators of the proposal in the context of the ABM framework

To achieve generalised use of for electronic public procurement by 2010, the Commission proposes an Action Plan for a functioning Internal Market and good governance in electronic public procurement. The Action Plan shall assist Member States and facilitate implementation of the relevant provisions of the Directives correctly and in time, in particular with the aim:

- To prevent fragmentation, e.g. the emergence of new ‘e-barriers’ in EU public procurement markets;

- To provide the conditions for ensuring good governance and greater efficiency of public procurement markets and

- To work towards an international framework for electronic public procurement.

The Commission assisted by the Advisory Committee for Public Contracts will monitor overall progress in implementing the Action Plan. By the end of 2007, the Commission will review the situation and report on the results achieved. This assessment will concentrate on the progress achieved on the legal front, the development of the necessary infrastructures for carrying procurement electronically, the use of electronic means and progress achieved in implementing the Action Plan. An assessment of economic impacts would be rather premature as experience shows that benefits from such reforms take longer to materialise. The Commission will use the following indicators to monitor progress:

- Indicators for the implementation of the legal framework: Proper alignment of national legislations to the legislative package, e.g. transposition of all provisions on electronic public procurement in each Member State; implementation of the directives in due time; number of legal actions for failure in transposing into national legislation; date of transposition of the directives into national legislation.

- Indicators for use of electronic means in public procurement process: General development of electronic procurement across the Union, e.g. share of notices dispatched electronically by contracting authorities; share of tender documents accessible electronically; number and volume of dynamic purchasing systems; share of calls for tender using electronic auctions; share of cross-border procurement. And increased transparency and compliance in public procurement activities

- Economic indicators: statistical information is already being collected on public procurement markets; this information will be progressively extended to cover electronic means such as the share of central purchasing and evolution of dynamic purchasing systems. The Action Plan envisages improvements to collection and processing of procurement data at both, national and Community level.

To implement the Action Plan on e-procurement, the Commission intends to carry out a substantial number of actions, among which an Interpretative Communication on electronic public procurement and a Commission Regulation establishing standard forms for the publication of notices. In this context, the Commission will table proposals and take the appropriate initiatives according to the time-table set out in the Action Plan. It will provide the necessary legal support and assistance to the Member States for the transposition of the public procurement directives and monitor the application of Community law as well as organise meetings of the relevant committees, in particular, the Public Procurement Advisory Committee and the Working Group on e-procurement; it will also propose continuation of the activities of the e-procurement workshop managed under the IDA programme. In addition, meetings with Member States will be organised within the Statistics working group to improve data collection and explore solutions to automate it in view of the end-2006 deadline laid down in the e-procurement Action Plan. Finally, the Commission will participate actively in international fora and provide adequate input to international standardisation fora, most particularly on interoperability issues.

Commission output will be surveyed in terms of timely delivery and content of outputs; the completion of studies on time; compliance cost indicators for public procurement rules; appropriate impact assessments where applicable and the degree of acceptance from stakeholders. The quality of economic indicators will be judged by the quantity of reliable data available, and the fulfilment of EU statistical obligations.

3.4. Method of Implementation (indicative)

Show below the method(s)[13] chosen for the implementation of the action.

X Centralised Management

X Directly by the Commission

ٱ Indirectly by delegation to:

ٱ Executive Agencies

ٱ Bodies set up by the Communities as referred to in art. 185 of the Financial Regulation

ٱ National public-sector bodies/bodies with public-service mission

ٱ Shared or decentralised management

ٱ With Member states

ٱ With Third countries

ٱ Joint management with international organisations (please specify)

Relevant comments:

4. MONITORING AND EVALUATION

4.1. Monitoring system

4.2. Evaluation

4.2.1. Ex-ante evaluation

Extended impact assessment

4.2.2. Measures taken following an intermediate/ex-post evaluation (lessons learned from similar experiences in the past)

Not relevant

4.2.3. Terms and frequency of future evaluation

Review by the Commission and Advisory Committee for Public Contracts in 2007; if necessary, additional evaluation exercises will be considered.

[1] SEC (2004) 1639, Rozszerzona Ocena Oddziaływania Planu Działania w sprawie elektronicznych zamówień publicznych, dokument roboczy Komisji

[2] „Elektroniczny Biuletyn Zamówień” (Tenders Electronic Daily), oficjalna strona internetowa UE publikująca wszystkie ogłoszenia, o których mowa w dyrektywach dotyczących zamówień publicznych.

[3] Program „ Interchange of data between administrations” (Wymiana danych między administracjami)

[4] Na mocy dyrektywy 1999/93/WE standardy techniczne zostały ogłoszone w ramach warsztatu ETSI ESI i CEN/ISSS e-podpis.

[5] Szczegółowa analiza zob. „Prawne i rynkowe aspekty podpisów elektronicznych”, Studia Komisji Europejskiej, Interdyscyplinarne Centrum Prawa i Technologii Informatycznych, CUL, Leuven, październik 2003 r.

[6] Parlament Europejski i Rada formalnie przyjęły w dniu 21 kwietnia 2004 r. decyzję 2004/387/WE ustanawiającą program IDABC. Opierając się o osiągnięcia poprzedniego programu IDA jego celem jest identyfikowanie, wspieranie i promowanie rozwoju interoperacyjnych paneuropejskich usług w sferze e-rządów od 2005 r.

[7] Centre Européen de Normalisation/Warsztat nt. systemów normalizacyjnych w społeczeństwie informatycznym

[8] Expenditure that does not fall under Chapter xx 01 of the Title xx concerned.

[9] Investments by the Publications Office should over time considerably reduce expenditure for publications in the Official Journal.

[10] Expenditure within article xx 01 04 of Title xx.

[11] Expenditure within chapter xx 01 other than articles xx 01 04 or xx 01 05.

[12] See points 19 and 24 of the Interinstitutional agreement.

[13] If more than one method is indicated please provide additional details in the "Relevant comments" section of this point