Zawiadomienie Komisji w sprawie wytycznych dotyczących wykonywania wymogów odnoszących się do wieloletnich krajowych planów kontroli określonych w art. 109–111 rozporządzenia (UE) 2017/625

(2021/C 78/01)

Przedmowa

W prawodawstwie Unii przewidziano zbiór zharmonizowanych przepisów w celu zapewnienia, by żywność i pasze były bezpieczne i zdrowe, a działania, które mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo w łańcuchu rolno-spożywczym lub ochronę interesów konsumentów w związku z żywnością i informacjami dotyczącymi żywności, były prowadzone zgodnie z określonymi wymogami. Istnieją również przepisy Unii mające na celu zapewnienie wysokiego poziomu zdrowia ludzi, zwierząt i roślin, jak również dobrostanu zwierząt w całym łańcuchu rolno-spożywczym oraz we wszystkich tych obszarach działalności, w których kluczowym celem jest zwalczanie zagrożenia rozprzestrzeniania się chorób zwierząt, mogących przenosić się w niektórych przypadkach na ludzi, lub agrofagów stanowiących zagrożenie dla roślin lub produktów roślinnych, a także zapewnienie ochrony środowiska przed ryzykiem, jakie mogą stwarzać organizmy zmodyfikowane genetycznie (GMO) oraz środki ochrony roślin. Prawidłowe stosowanie takich przepisów, zwanych dalej łącznie „prawodawstwem Unii dotyczącym łańcucha rolno-spożywczego”, przyczynia się do funkcjonowania rynku wewnętrznego.

W rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/625 (1)ustanowiono zharmonizowane ramy unijne dotyczące organizacji kontroli urzędowych oraz czynności urzędowych innych niż kontrole urzędowe w całym łańcuchu rolno-spożywczym.

Art. 109 rozporządzenia (UE) 2017/625 stanowi, że państwa członkowskie zapewniają przeprowadzanie przez właściwe organy kontroli urzędowych regulowanych tym rozporządzeniem na podstawie wieloletnich krajowych planów kontroli (WKPK), których przygotowanie i wykonanie jest koordynowane na całym ich terytorium.

Art. 110 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2017/625 stanowi, że wieloletnie krajowe plany kontroli przygotowuje się w celu zapewnienia, by zostały zaplanowane kontrole urzędowe we wszystkich obszarach regulowanych przepisami, o których mowa w art. 1 ust. 2, a także zgodnie z kryteriami określonymi w art. 9 oraz z przepisami art. 18–27.

W art. 110 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2017/625 ustanowiono zasady dotyczące informacji ogólnych, które mają być zawarte w WKPK, a w art. 111 ust. 2 – zasady dotyczące przygotowywania, aktualizacji i przeglądu WKPK.

W świetle doświadczenia uzyskanego z wykonania WKPK, z audytów właściwych organów w państwach członkowskich przeprowadzanych zgodnie z art. 4 ust. 6 rozporządzenia (WE) nr 882/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady (2)oraz przez ekspertów Komisji na podstawie art. 45 tego rozporządzenia, jak również z informacji zawartych w corocznych sprawozdaniach składanych przez państwa członkowskie na podstawie art. 44 tego rozporządzenia należy opracować niniejsze wytyczne dotyczące sporządzania WKPK.

W związku z tym niniejsze wytyczne powinny koncentrować się na elementach WKPK, które mają obowiązywać w państwach członkowskich w celu spełniania wymogów rozporządzenia (UE) 2017/625, a w szczególności wymogów art. 111, który określa zasady przygotowywania, aktualizacji i przeglądu WKPK.

Celem WKPK jest również ustanowienie solidnej podstawy dla audytów właściwych organów zgodnie z art. 6 rozporządzenia (UE) 2017/625 oraz dla Komisji w celu przeprowadzania kontroli w państwach członkowskich zgodnie z art. 116 tego rozporządzenia.

Komisja będzie poddawać niniejsze wytyczne przeglądowi i w razie konieczności zaktualizuje je po otrzymaniu i zbadaniu WKPK oraz w świetle doświadczenia państw członkowskich w wykonywaniu rozporządzenia (UE) 2017/625.

Niniejsze wytyczne mają na celu pomóc organom krajowym w stosowaniu art. 109–111 rozporządzenia (UE) 2017/625. Jedynie Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej jest upoważniony do interpretowania prawa Unii w wiążący sposób.

Spis treści

A. Cel wytycznych 4

B. Definicje 4

C. Wytyczne dotyczące wymogów prawnych odnoszących się do wkpk 5

1. Zakres stosowania WKPK 5

2. Jednolity zintegrowany WKPK 5

3. Gromadzenie informacji podczas wykonywania WKPK i składania sprawozdań 6

4. Okresowość (długość cyklu planowania) 6

5. Ogólne wymogi dotyczące WKPK 7

D. Ogólne wytyczne dotyczące treści wkpk 7

1. Strategia i kontekst 7

1.1. Cele strategiczne WKPK 7

1.2. Kategoryzacja ryzyka 8

2. Ramy strukturalne dla kontroli urzędowych 8

2.1. Wyznaczenie właściwych organów 8

2.2. Delegowanie zadań jednostkom upoważnionym (lub osobom fizycznym) 9

3. Ogólna organizacja kontroli urzędowych i zarządzanie nimi 9

3.1. Systemy kontroli i czynności koordynacyjne 10

3.2. Spełnienie kryteriów operacyjnych 11

3.3. Szkolenie pracowników przeprowadzających kontrole urzędowe 12

3.4. Udokumentowane procedury 12

4. Zarządzanie incydentami/sytuacjami nadzwyczajnymi 12

4.1. Operacyjne plany awaryjne 12

4.2. Organizacja współpracy i wzajemnej pomocy 13

A. Cel wytycznych

Niniejsze wytyczne mają służyć państwom członkowskim jako pomoc w sporządzeniu wieloletniego krajowego planu kontroli (WKPK) przewidzianego w art. 109 rozporządzenia (UE) 2017/625. Dostarczają one wskazówek na temat wdrażania wymogów dotyczących WKPK określonych w art. 110 ust. 2 tego rozporządzenia.

Dlatego też w części C niniejszych wytycznych skoncentrowano się na wskazówkach na temat wymogów prawnych dotyczących WKPK, a w części D – na wskazówkach dotyczących treści tych WKPK. Niniejsze wytyczne zawierają również przykładowy wzór WKPK. W gestii państw członkowskich leży jednak wybór, w jakim formacie chcą one sporządzić swój WKPK.

B. Definicje

Do celów niniejszych wytycznych odsyła się do definicji określonych w art. 2 i 3 rozporządzenia (UE) 2017/625 oraz innych odpowiednich przepisów Unii dotyczących łańcucha rolno-spożywczego.

W szczególności należy zwrócić uwagę na następujące definicje zawarte w rozporządzeniu (UE) 2017/625:

a) „kontrole urzędowe” oznaczają czynności przeprowadzane przez właściwe organy, jednostki upoważnione lub osoby fizyczne, którym zgodnie z tym rozporządzeniem przekazano pewne zadania w ramach kontroli urzędowych, podejmowane w celu weryfikacji: — przestrzegania przez podmioty tego rozporządzenia oraz przepisów, o których mowa w art. 1 ust. 2, oraz — czy zwierzęta lub towary spełniają wymogi określone przepisami, o których mowa w art. 1 ust. 2, w tym wymogi określone do celu wydawania świadectw urzędowych lub poświadczeń urzędowych;

b) „inne czynności urzędowe” oznaczają czynności – inne niż kontrole urzędowe – podejmowane przez właściwe organy, jednostki upoważnione lub osoby fizyczne, którym zgodnie z tym rozporządzeniem i z przepisami, o których mowa w art. 1 ust. 2, przekazano pewne określone czynności urzędowe, w tym czynności mające na celu weryfikację występowania chorób zwierząt lub agrofagów roślin, zapobieganie rozprzestrzenianiu się takich chorób zwierząt lub agrofagów roślin lub ich kontrolę bądź eliminację, udzielanie zezwoleń lub zatwierdzanie oraz wydawanie świadectw urzędowych lub poświadczeń urzędowych;

c) „właściwe organy” oznaczają: — organy centralne państwa członkowskiego odpowiedzialne za organizowanie kontroli urzędowych oraz innych czynności urzędowych zgodnie z tym rozporządzeniem i przepisami, o których mowa w art. 1 ust. 2, — inny organ, któremu powierzono taki obowiązek;

d) „organ kontrolny produkcji ekologicznej” oznacza organ administracji publicznej państwa członkowskiego do spraw produkcji ekologicznej i etykietowania produktów ekologicznych, któremu właściwe organy powierzyły – w całości lub częściowo – swoje uprawnienia w związku ze stosowaniem rozporządzenia Rady (WE) nr 834/2007 (3);

e) „jednostka upoważniona” oznacza odrębną osobę prawną, której właściwe organy przekazały pewne zadania związane z kontrolą urzędową lub pewne zadania związane z innymi czynnościami urzędowymi;

f) „plan kontroli” oznacza ustalony przez właściwe organy opis zawierający informacje na temat struktury i organizacji systemu kontroli urzędowych, jego działania oraz szczegółowego planowania kontroli urzędowych, jakie mają być przeprowadzane w danym okresie w każdym z obszarów regulowanych przepisami, o których mowa w art. 1 ust. 2;

g) „ryzyko” oznacza funkcję prawdopodobieństwa wystąpienia – w wyniku zagrożenia – niepożądanych skutków dla zdrowia ludzi, zwierząt lub roślin, dobrostanu zwierząt lub dla środowiska oraz stopnia ciężkości tych skutków.

Poza powyższymi definicjami, do celów niniejszych wytycznych odsyła się również do następujących definicji:

a) „koordynacja” oznacza wszelkie działanie(-a) podejmowane w celu zapewnienia, by właściwe organy planowały i wykonywały swoje kontrole urzędowe w sposób spójny i jednolity, aby skutecznie przyczynić się do realizacji wspólnego celu, jakim jest osiągnięcie skutecznego wykonania WKPK oraz prawa unijnego;

b) „obszary” oznaczają obszary określone w art. 1 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2017/625.

C. Wytyczne dotyczące wymogów prawnych odnoszących się do WKPK

1. Zakres stosowania WKPK

Wymóg prawny

Art. 109 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2017/625

Wytyczne

WKPK powinien obejmować kontrole urzędowe regulowane rozporządzeniem (UE) 2017/625, przewidziane w jego art. 1 ust. 2–4. Dalsze informacje, które mają służyć jako wytyczne w zakresie regulacji zawierających przepisy dotyczące powyższych kontroli urzędowych, znajdują się w załączniku 1.

Państwa członkowskie nie są zobowiązane do umieszczania w swoim WKPK informacji o innych czynnościach urzędowych przeprowadzanych przez właściwe organy, jednostki upoważnione lub osoby fizyczne (4).

Państwa członkowskie mogą jednak mimo to chcieć włączyć takie informacje do swojego WKPK, jeżeli uważają, że są one istotne lub pomogłyby w zrozumieniu WKPK.

W WKPK można by zawrzeć informacje na temat innych kontroli urzędowych, które nie są objęte zakresem rozporządzenia (UE) 2017/625, takich jak np. kontrole urzędowe na podstawie innych przepisów UE (np. dotyczących weterynaryjnych produktów leczniczych), lub informacje związane z narzędziem oceny działania służb weterynaryjnych (5) opracowanym przez Światową Organizację Zdrowia Zwierząt (PVS OIE).

2. Jednolity zintegrowany WKPK

Wymóg prawny

Art. 109 ust. 1 i ust. 2 lit. a) i b) rozporządzenia (UE) 2017/625

Wytyczne

Art. 109 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2017/625 stanowi, że państwa członkowskie koordynują na całym swoim terytorium przygotowanie i wykonanie WKPK. Art. 109 ust. 2 stanowi, że państwa członkowskie wyznaczają jeden organ odpowiedzialny za koordynację przygotowania WKPK przez wszystkie właściwe organy odpowiedzialne za kontrole urzędowe oraz za zapewnianie, by WKPK był spójny i kompletny.

Wyznaczenie jednego organu przez państwo członkowskie nie powinno być postrzegane jako obowiązek utworzenia nowego działu w ramach właściwego organu, nowej organizacji lub instytucji w celu spełnienia wymogów określonych w art. 109 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2017/625. Jako jeden organ mogą zostać wyznaczone istniejące struktury w państwach członkowskich.

WKPK obejmuje kontrole urzędowe przeprowadzane przez wszystkie właściwe organy na wszystkich poziomach (centralnym, regionalnym i lokalnym) stosownie do krajowych rozwiązań dotyczących kontroli urzędowych.

W przypadku państw członkowskich z administracją zdecentralizowaną WKPK powinien opisywać, w jaki sposób zapewniona jest koordynacja między różnymi organami administracji, tak aby osiągnąć jednolity zintegrowany WKPK.

Właściwe organy powinny opracować odpowiednie systemy dla zintegrowanego planowania, rozwoju i koordynacji działań dotyczących WKPK. Jednolity zintegrowany WKPK nie powinien polegać na prostym sporządzeniu planów dla poszczególnych właściwych organów ani dla poszczególnych obszarów. Takie sporządzenie nie uwzględniałoby integracji i koordynacji kontroli urzędowych wewnątrz właściwych organów lub obszarów i między nimi, w odniesieniu do powiązanych kontroli urzędowych.

3. Gromadzenie informacji podczas wykonywania WKPK i składania sprawozdań

Wymóg prawny

Art. 109 ust. 2 lit. c), art. 111 ust. 1–3 i art. 113 rozporządzenia (UE) 2017/625

Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2019/723 (6)

Wytyczne

Podczas wykonywania WKPK państwa członkowskie powinny zebrać dowody na temat jego wykonania, zachować je i udostępnić każdej organizacji zajmującej się przeprowadzaniem audytów w celu sprawdzenia skuteczności jego wykonania. Dowody takie powinny obejmować spisane procedury, dokumentacje i zapisy kontroli urzędowych.

Art. 109 ust. 2 lit. c) rozporządzenia (UE) 2017/625 stanowi, że jeden organ wyznaczony przez państwa członkowskie gromadzi informacje na temat wdrażania WKPK z myślą o przedłożeniu rocznego sprawozdania, o którym mowa w art. 113, i jego przeglądu i aktualizacji w razie konieczności zgodnie z art. 111 ust. 2 tego rozporządzenia.

Sprawozdania roczne dotyczące WKPK mają być sporządzane i przedkładane zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym Komisji (UE) 2019/723 ustanawiającym zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/625 w odniesieniu do wzoru formularza, który ma być wykorzystywany w sprawozdaniach rocznych przedkładanych przez państwa członkowskie. Wytyczne (7) dotyczące sposobu wypełniania wzoru formularza zawartego w załączniku do rozporządzenia (UE) 2019/723 będą stanowić dalszą pomoc dla państw członkowskich.

Art. 111 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2017/625 stanowi, że państwa członkowskie zapewniają podanie WKPK do wiadomości publicznej, z wyjątkiem tych części planu, których ujawnienie mogłoby osłabić skuteczność kontroli urzędowych. Państwa członkowskie mogą wybrać sposób publikacji WKPK.

Art. 111 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2017/625 stanowi, że państwa członkowskie na żądanie dostarczają Komisji najnowszą aktualną wersję swoich odpowiednich WKPK.

Pozostaje to bez uszczerbku dla innych wniosków Komisji o udzielenie szczegółowych informacji, aby mogła ona przeprowadzić kontrole, obejmujące też audyty, w państwach członkowskich zgodnie z art. 116 rozporządzenia (UE) 2017/625.

4. Okresowość (długość cyklu planowania)

Wytyczne

Okres ważności/czas trwania WKPK jest sprawą pozostającą do rozstrzygnięcia przez państwo członkowskie i może być ustalony tak, aby odpowiadał innym krajowym działaniom związanym z planowaniem, takim jak cykl budżetowy. Powody wybrania określonego czasu trwania powinny być skrótowo podane w WKPK.

Sugeruje się, że aby plan był wieloletni, powinien on obejmować okres co najmniej trzech lat. Mając na uwadze trudność planowania z góry w ewoluującym środowisku, proponuje się, aby okres pojedynczego cyklu planowania nie przekraczał pięciu lat.

Niepewności i ograniczenia determinują poziom szczegółowości kontroli urzędowych, jakie mogą być określone w odniesieniu do każdego roku objętego planem. W szczególności może zaistnieć konieczność tymczasowego ustalenia celów/zadań operacyjnych dla kontroli urzędowych na późniejsze lata WKPK i regularnej ich aktualizacji w połączeniu ze sporządzeniem rocznego sprawozdania wymaganego na mocy art. 113 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2017/625. W tym zakresie należy odwołać się do sekcji D.1.1.

5. Ogólne wymogi dotyczące WKPK

Wymóg prawny

Art. 110, art. 111 ust. 2 i art. 119 rozporządzenia (UE) 2017/625

Wytyczne

Wymagane jest, aby WKPK zawierał ogólne informacje o strukturze i organizacji systemów kontroli urzędowych w państwach członkowskich, obejmujące wszystkie obszary unijnego łańcucha rolno-spożywczego. Choć WKPK mają charakter ogólny, wymagane jest, aby zawierały informacje na temat szczegółowych zagadnień przewidzianych w art. 110 ust. 2 lit. a)–k) rozporządzenia (UE) 2017/625. Wskazówki dotyczące tych szczegółowych zagadnień zamieszczono w sekcji D niniejszych wytycznych.

Przypomina się państwom członkowskim o ich zobowiązaniu do przeprowadzenia przeglądu oraz rozpatrzenia dostosowań WKPK podczas jego wykonywania, w świetle czynników przedstawionych w art. 111 ust. 2 i art. 119 lit. a) rozporządzenia (UE) 2017/625, oraz włączenia wszelkich późniejszych dostosowań do rocznego sprawozdania określonego w art. 113 ust. 1 tego rozporządzenia.

W WKPK należy zatem opisać:

a) proces przeprowadzanego co roku przeglądu działania WKPK na potrzeby rocznego sprawozdania o wykonaniu WKPK;

b) w jaki sposób wynik audytów krajowych właściwych organów wymaganych na mocy art. 6 rozporządzenia (UE) 2017/625 wprowadza się do tego procesu.

D. Ogólne wytyczne dotyczące treści WKPK

1. Strategia i kontekst

1.1. Cele strategiczne WKPK

Wymóg prawny

Art. 110 ust. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) 2017/625

Wytyczne

Biorąc pod uwagę, że głównym celem rozporządzenia (UE) 2017/625 jest zapewnienie bardziej zharmonizowanego i spójnego podejścia do kontroli urzędowych i odpowiednich działań w zakresie egzekwowania prawa w całym unijnym łańcuchu rolno-spożywczym oraz ogólne zobowiązanie państw członkowskich do egzekwowania prawa Unii, państwa członkowskie powinny opracować odpowiednie cele i strategie służące osiągnięciu tego celu. Te cele i strategie powinny tworzyć podstawę i być zwięźle określone w WKPK (8).

Strategia przyjęta przez państwo członkowskie w odniesieniu do poszczególnych działań, obszarów i etapów unijnego łańcucha rolno-spożywczego powinna zawierać krótki opis i uzasadnienie:

— przedmiotu kontroli urzędowych,

— ustalenia priorytetów kontroli urzędowych, oraz

— alokowania zasobów.

1.2. Kategoryzacja ryzyka

Wymóg prawny

Art. 110 ust. 2 lit. b) rozporządzenia (UE) 2017/625

Wytyczne

Biorąc pod uwagę, że w odniesieniu do przepisów Unii dotyczących łańcucha rolno-spożywczego w art. 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia (UE) 2017/625 wymaga się, aby właściwe organy regularnie przeprowadzały kontrole urzędowe wszystkich podmiotów, w oparciu o ocenę ryzyka oraz z właściwą częstotliwością, WKPK ma zawierać informacje na temat ewentualnej kategoryzacji ryzyka przypisanej do różnych działań podlegających kontrolom urzędowym. Pozostaje to bez uszczerbku dla przepisów Unii określających minimalne częstotliwości kontroli urzędowych.

W WKPK można zamieścić krótki opis procesu kategoryzacji ryzyka stosowanego przez państwo członkowskie (9).

2. Ramy strukturalne dla kontroli urzędowych

2.1. Wyznaczenie właściwych organów

Wymóg prawny

Art. 110 ust. 2 lit. c) rozporządzenia (UE) 2017/625

Wytyczne

WKPK powinien zawierać wyczerpujący przegląd struktury i zadań właściwych organów. W WKPK należy:

a) określić organy lub, w stosownych przypadkach, poziom takich organów (10), które wyznaczono jako właściwe organy odpowiedzialne za kontrole urzędowe w odniesieniu do wszystkich obszarów wymienionych w art. 1 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2017/625. Należy określić wszystkie właściwe organy oraz, w stosownych przypadkach, poziom właściwego organu (centralny, regionalny i lokalny), podobnie jak wszystkie jednostki upoważnione lub osoby fizyczne, którym przekazane zostały określone zadania;

b) opisać przydzielenie zadań związanych z kontrolami urzędowymi oraz obowiązków w zakresie całego łańcucha rolno-spożywczego;

c) wskazać zasoby dostępne dla właściwych organów;

d) wymienić krajowe laboratoria referencyjne wyznaczone zgodnie z art. 100 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2017/625 oraz obszary, dla których są one wyznaczone.

Informacje wymienione w pkt a)–d) mogą być zilustrowane w formie zintegrowanego schematu organizacyjnego na poziomie krajowym przedstawiającego właściwe organy oraz ich odnośne zadania i obowiązki.

Opis środków dostępnych dla właściwych organów powinien obejmować zasoby ludzkie oraz pomocnicze urządzenia i usługi, takie jak, odpowiednio, specjalistyczne systemy informatyczne oraz urządzenia i usługi laboratoryjne, diagnostyczne, badawcze i szkoleniowe.

Zasoby ludzkie powinny być opisane poprzez określenie liczby stanowisk pełnoetatowych lub stanowisk odpowiadających „ekwiwalentowi pełnego czasu pracy”. Dostępne urządzenia i usługi mogą być określone ilościowo poprzez poziom usługi, zdolność laboratorium i zakres czynności analitycznych oraz, w stosownym wypadku, na poziomie krajowym lub regionalnym można podać informacje dotyczące liczby właściwych organów wspólnie korzystających z tych urządzeń.

Nie jest wymagane umieszczanie w planie pełnego wykazu laboratoriów urzędowych wyznaczonych do przeprowadzania analizy próbek pobranych podczas kontroli urzędowych, lecz powinien on być prowadzony przez właściwy organ.

W przypadku gdy WKPK nie zawiera wykazów krajowych laboratoriów referencyjnych i laboratoriów urzędowych, należy zamieścić linki do odpowiedniej strony lub stron internetowych, na których można znaleźć te wykazy.

2.2. Delegowanie zadań jednostkom upoważnionym (lub osobom fizycznym)

Wymóg prawny

Art. 110 ust. 2 lit. d) rozporządzenia (UE) 2017/625

Wytyczne

W WKPK należy, w stosownych przypadkach:

a) określić właściwe organy, które delegują zadania związane z kontrolami urzędowymi jednostkom upoważnionym;

b) wymienić określone zadania delegowane każdej kategorii jednostek upoważnionych;

c) zawrzeć ogólny opis rozwiązań wprowadzonych w celu zagwarantowania, by delegujące właściwe organy i jednostki upoważnione spełniały wymogi określone w: (i) art. 29 i 33 rozporządzenia (UE) 2017/625; (ii) rozdziale II pkt 2 załącznika II do rozporządzenia (UE) 2017/625.

Lit. a)–c) ppkt (i) powyżej mogą mieć również zastosowanie w przypadku delegowania zadań osobom fizycznym (art. 30 i 33 rozporządzenia (UE) 2017/625).

Gdy te same zadania w zakresie kontroli urzędowych deleguje się kilku jednostkom upoważnionym lub osobom fizycznym, delegowanie takich zadań można, do celów WKPK, opisać w odniesieniu do kategorii jednostki upoważnionej lub osoby fizycznej. W tym przypadku nie jest wymagane umieszczenie w planie wyczerpującego i aktualnego wykazu jednostek upoważnionych lub osób fizycznych, którym powierzono zadania w zakresie kontroli urzędowych, lecz powinien on być prowadzony przez odpowiednie właściwe organy.

3. Ogólna organizacja kontroli urzędowych i zarządzanie nimi

Wymóg prawny

Art. 110 ust. 2 lit. e) ppkt (i) rozporządzenia (UE) 2017/625

Wytyczne

Art. 110 ust. 2 lit. e) rozporządzenia (UE) 2017/625 stanowi, że WKPK zawiera informacje dotyczące ogólnej organizacji kontroli urzędowych i zarządzania nimi na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym, łącznie z kontrolami urzędowymi w poszczególnych zakładach.

W WKPK należy zawrzeć ogólny opis organizacji i struktury każdej organizacji, wyznaczonej jako właściwy organ, na wszystkich poziomach. Można podać ogólny opis dla tej samej kategorii właściwych organów na poziomie regionalnym lub lokalnym, gdy organizacja i struktura właściwych organów jest zasadniczo taka sama. W WKPK należy opisać, jak kontrole urzędowe, w tym kontrole przywozu i wywozu, są organizowane i zarządzane na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym.

WKPK powinien zawierać ogólny opis:

a) organizacji właściwych organów;

b) hierarchicznych relacji oraz ustaleń dotyczących składania sprawozdań (lub zarządzania) w obrębie właściwych organów i między nimi, oraz z jednostkami upoważnionymi lub osobami fizycznymi;

c) rozwiązań dotyczących sprawdzania w celu zapewnienia jakości, bezstronności, spójności i skuteczności kontroli urzędowych na wszystkich poziomach w obrębie właściwych organów i między nimi, w tym również między wszystkimi regionalnymi lub lokalnymi organami, zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 2017/625;

d) stosunków i ustaleń między właściwymi organami a wyznaczonymi urzędowymi i krajowymi laboratoriami referencyjnymi w celu zapewnienia, aby takie laboratoria spełniały wymogi określone odpowiednio w art. 38 i art. 100 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2017/625 i działały zgodnie z nimi;

e) rozwiązań dotyczących przeprowadzania audytów właściwych organów w celu zapewnienia skuteczności i adekwatności kontroli urzędowych, zgodnie art. 6 rozporządzenia (UE) 2017/625. Rozwiązania (11) te powinny wskazywać, w jaki sposób zapewnia się, aby audyty podlegały niezależnej kontroli i były przeprowadzane w sposób przejrzysty oraz aby właściwe organy wprowadzały odpowiednie środki w świetle wyników takich audytów.

3.1. Systemy kontroli i czynności koordynacyjne

Organizacja systemów kontroli urzędowych powinna uwzględniać:

a) potrzebę ustalenia charakteru, częstotliwości, czasu i punktu kontroli urzędowej w celu zwiększenia do maksimum zgodności z przepisami Unii dotyczącymi łańcucha rolno-spożywczego;

b) rolę ustalenia priorytetów w określaniu równowagi między zadaniami i zasobami, oszczędnością kosztową a opłacalnością;

c) szczegółowe krajowe plany lub programy kontroli przewidziane przepisami Unii dotyczącymi łańcucha rolno-spożywczego;

d) wszelkie szczegółowe krajowe plany zwalczania chorób lub likwidacji chorób;

e) wszelkie istotne kategorie ryzyka.

W WKPK należy zatem opisać:

a) systemy kontroli urzędowych stosowane w odniesieniu do różnych obszarów, w szczególności: (i) stosowane metody i techniki kontroli urzędowych, takie jak monitorowanie, nadzór, weryfikacja, audyt, inspekcja, pobieranie próbek i analiza, z uwzględnieniem wymogów określonych w art. 14, 34 i 35 rozporządzenia (UE) 2017/625, oraz miejsce i czas stosowania takich metod i technik kontroli urzędowych; (ii) częstotliwość lub, odpowiednio, kryteria ustalania częstotliwości i charakteru kontroli urzędowych; (iii) zakres i działanie kontroli urzędowych przywozu i wywozu wszelkich zwierząt i towarów;

b) sposób, w jaki kategorie ryzyka, o których mowa w sekcji D.1.2, są skutecznie stosowane w odniesieniu do kontroli urzędowych;

c) sposób, w jaki rozwiązania dotyczące kontroli urzędowych w zakresie horyzontalnie stosowanego unijnego prawodawstwa rolno-spożywczego są włączone do kontroli urzędowych mających zastosowanie do każdego właściwego obszaru; w sytuacji, gdy sprawa dotyczy więcej niż jednego obszaru, między poszczególnymi obszarami należy utworzyć odpowiednie „powiązania”.

Należy wprowadzić rozwiązania w celu zapewnienia koordynacji działań i współpracy w ramach właściwych organów i pomiędzy nimi. Rozwiązania te powinny również przyczyniać się do zapewnienia jakości, bezstronności, spójności i skuteczności kontroli urzędowych.

W szczególności należy dostarczyć informacje na temat ogólnych środków służących do zarządzania relacjami między poszczególnymi właściwymi organami odpowiedzialnymi za różne obszary lub różne etapy unijnego łańcucha rolno-spożywczego oraz na temat rozwiązań dotyczących sytuacji powierzenia uprawnień regionalnym lub lokalnym właściwym organom bądź podzielenia się z nimi uprawnieniami.

W WKPK należy zatem opisać:

a) rozwiązania mające na celu zapewnienie skutecznej i efektywnej współpracy i koordynacji działań: — w ramach właściwego organu, między co najmniej dwoma właściwymi organami zajmującymi się tym samym obszarem (w szczególności gdy państwo członkowskie powierza uprawnienia do przeprowadzania kontroli urzędowych: organowi innemu niż właściwy organ centralny – między właściwymi organami na poziomie centralnym, regionalnym lub lokalnym, jak określono w art. 4 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2017/625), — innym organom (w przypadku gdy wymagana jest współpraca zgodnie z art. 75 i 76 rozporządzenia (UE) 2017/625), oraz — w sytuacji, gdy właściwe organy przekazują kontrole urzędowe jednostkom upoważnionym lub osobom fizycznym, jak określono w art. 28 ust. 1, art. 29, 30 i 33 rozporządzenia (UE) 2017/625. Na przykład formalne ustalenia dotyczące koordynacji działań i zapewnienia spójności kontroli urzędowych, takie jak spotkania, wspólne komitety i grupy łącznikowe oraz wymogi dotyczące wspólnych porozumień lub działań;

b) wspólne inicjatywy dotyczące szkolenia pracowników biorących udział w kontrolach urzędowych, np. w obszarach umiejętności technicznych, nadzoru służb kontroli, zarządzania jakością i przeprowadzania audytów, w stosownych przypadkach;

c) wspólny dostęp do urządzeń laboratoryjnych i diagnostycznych, w stosownych przypadkach;

d) zarządzanie wspólnymi krajowymi bazami danych i korzystanie z nich, w stosownych przypadkach;

e) obszary, w których koordynacja i komunikacja między właściwymi organami jest istotną kwestią, w tym: (i) wprowadzone środki służące zapewnieniu skutecznego prowadzenia takiego działania, tak aby nie wystąpiły problemy w zakresie kontroli urzędowych; (ii) sposób wymiany niezbędnych informacji między właściwymi organami w celu zapewnienia ciągłości i spójności kontroli urzędowych oraz umożliwienia skutecznego działania systemów identyfikowalności.

3.2. Spełnienie kryteriów operacyjnych

W WKPK należy opisać metody stosowane w celu zapewnienia, aby organizacje wyznaczone jako właściwe organy lub organy kontrolne produkcji ekologicznej skutecznie wdrażały wymogi art. 5 ust. 1 lit. a) oraz c)-i) rozporządzenia (UE) 2017/625.

W szczególności w WKPK należy opisać procedury lub rozwiązania wprowadzone w celu zapewnienia następujących elementów w odniesieniu do wszystkich właściwych organów i organów kontrolnych produkcji ekologicznej:

a) skuteczności i stosowności kontroli urzędowych;

b) wprowadzenia środków służących zapewnieniu, aby pracownicy przeprowadzający kontrole urzędowe (12) byli wolni od konfliktów interesów, które mogłyby wpłynąć na ich bezstronność lub niezależność bądź obniżyć jakość ich profesjonalnego osądu, oraz służących rozwiązaniu kwestii wszelkich możliwych konfliktów interesów, które mogą zaistnieć;

c) dysponowania przez wszystkie organy odpowiednimi możliwościami laboratoryjnymi na potrzeby analizy, badań i diagnostyki lub posiadania do nich dostępu;

d) posiadania przez wszystkie organy wystarczającej liczby odpowiednio wykwalifikowanych i doświadczonych pracowników, aby kontrole urzędowe mogły przebiegać sprawnie i skutecznie, lub posiadania dostępu do takiego personelu;

e) posiadania przez wszystkie organy odpowiednich i właściwie utrzymanych urządzeń i sprzętu w celu zapewnienia personelowi możliwości przeprowadzania kontroli urzędowych w sposób sprawny i skuteczny;

f) posiadania przez wszystkie organy uprawnień do przeprowadzania kontroli urzędowych i podejmowania działań przewidzianych w rozporządzeniu (UE) 2017/625 oraz w przepisach, o których mowa w art. 1 ust. 2, w tym uprawnień do dostępu do obiektów wykorzystywanych przez podmioty, do kontroli zwierząt i towarów, rejestrów lub innych dokumentów, w tym systemów komputerowych, do pobierania próbek oraz do podejmowania odpowiednich działań w przypadku podejrzenia lub wykrycia nieprzestrzegania przepisów, w tym do nakładania skutecznych, proporcjonalnych i odstraszających sankcji lub do wszczynania odpowiednich procedur w celu nałożenia takich sankcji;

g) posiadania przez wszystkie organy planów awaryjnych oraz bycia przygotowanymi w razie potrzeby do realizacji takich planów w sytuacji nadzwyczajnej, zgodnie z przepisami, o których mowa w art. 1 ust. 2.

3.3. Szkolenie pracowników przeprowadzających kontrole urzędowe

W WKPK należy opisać systemy lub rozwiązania wprowadzone w celu zapewnienia, aby pracownicy przeprowadzający kontrole urzędowe odbywali lub odbyli szkolenie, o którym mowa w art. 5 ust. 4 rozporządzenia (UE) 2017/625.

W WKPK należy również opisać rozwiązania mające na celu zapewnienie, aby wszyscy pracownicy przeprowadzający kontrole urzędowe posiadali kwalifikacje, przeszkolenie i kompetencje niezbędne do skutecznego przeprowadzania takich kontroli.

W WKPK należy, w odniesieniu do wszystkich obszarów, przedstawić systemy lub rozwiązania wprowadzone w celu:

a) określania potrzeb szkoleniowych pracowników przeprowadzających kontrole urzędowe;

b) zapewnienia i oceny takich szkoleń;

c) dokumentowania takich szkoleń na potrzeby audytu.

Rozwiązania dotyczące delegowania zadań w zakresie kontroli urzędowych jednostkom upoważnionym lub osobom fizycznym powinny zapewniać, aby personel takich jednostek upoważnionych lub osób fizycznych posiadał przeszkolenie, kwalifikacje i kompetencje niezbędne do skutecznego wykonywania tych zadań (zob. również wytyczne w sekcji D.2.2).

3.4. Udokumentowane procedury

W WKPK należy opisać systemy lub rozwiązania wprowadzone w celu zapewnienia skutecznego wdrożenia wymogów art. 12 ust. 1–3 rozporządzenia (UE) 2017/625 dotyczących udokumentowanych procedur oraz art. 13 tego rozporządzenia dotyczącego pisemnej dokumentacji kontroli urzędowych.

Udokumentowane procedury powinny obejmować obszary procedur kontroli określone w rozdziale II załącznika II do rozporządzenia (UE) 2017/625 i zawierać instrukcje dla pracowników przeprowadzających kontrole urzędowe.

W odniesieniu do wszystkich obszarów w WKPK należy opisać systemy lub rozwiązania, które wprowadzono celem zapewnienia, aby:

a) odpowiednie udokumentowane procedury były łatwo dostępne dla (13): (i) wszystkich pracowników przeprowadzających kontrole urzędowe; (ii) zainteresowanych właściwych organów; (iii) centralnego właściwego organu;

b) udokumentowane procedury były przeglądane i aktualizowane w odpowiednich odstępach czasu.

Nie jest wymagane umieszczanie w planie wyczerpującego wykazu lub indeksu udokumentowanych procedur, ale powinien on być prowadzony przez właściwy organ.

W odniesieniu do wszystkich obszarów w WKPK należy opisać systemy lub rozwiązania wprowadzone w celu zapewnienia dokumentowania przeprowadzania i wyników kontroli urzędowych, jak przewidziano w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia (UE) 2017/625, przechowywania takiej dokumentacji oraz zapewnienia, aby ta dokumentacja była łatwo dostępna dla:

a) wszystkich pracowników przeprowadzających te kontrole urzędowe;

b) zainteresowanego właściwego organu;

c) właściwego organu centralnego;

d) każdej organizacji biorącej udział w przeprowadzaniu audytów;

e) Komisji na jej wniosek.

4. Zarządzanie incydentami/sytuacjami nadzwyczajnymi

4.1. Operacyjne plany awaryjne

Wymóg prawny

Art. 110 ust. 2 lit. j) rozporządzenia (UE) 2017/625

Wytyczne

W niniejszej sekcji przedstawiono wytyczne w szczególności dotyczące informacji, które należy przedstawić w odniesieniu do planów awaryjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 lit. i) i art. 115 rozporządzenia (UE) 2017/625, oraz, ogólnie rzecz biorąc, dotyczące innych planów awaryjnych wymaganych na mocy odpowiednich przepisów unijnych, takich jak:

— rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/429 (14), oraz

— rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/203 (15).

W WKPK należy:

a) wskazać wszystkie obszary, dla których przygotowano szczegółowe plany awaryjne;

b) podać zakres każdego takiego planu awaryjnego;

c) w odniesieniu do każdego takiego planu awaryjnego określić organ lub organy odpowiedzialne za ich sporządzenie i utrzymywanie;

d) opisać system lub rozwiązania wprowadzone w celu rozpowszechniania planów awaryjnych i odpowiedniego szkolenia dotyczącego ich realizacji.

Nie ma jednak konieczności dołączenia kopii indywidualnych planów awaryjnych, ale należy podać linki do odpowiednich stron internetowych.

W stosownych przypadkach rozwiązania te można opisać przy użyciu schematu organizacyjnego lub tabeli lub innego formatu, który łatwo zaprezentować.

4.2. Organizacja współpracy i wzajemnej pomocy

Wymóg prawny

Art. 110 ust. 2 lit. k) rozporządzenia (UE) 2017/625

Wytyczne

W WKPK należy:

a) opisać ogólne rozwiązania wprowadzone w celu zapewnienia spełnienia wymogów określonych w art. 102–107 rozporządzenia (UE) 2017/625;

b) określić wyznaczoną instytucję łącznikową lub wyznaczone instytucje łącznikowe i ich odpowiednie obszary odpowiedzialności lub kompetencji.

Opis ogólnych rozwiązań mógłby zawierać informacje na temat sposobu, w jaki właściwe organy wymieniają i rozpowszechniają informacje na temat poważnych bezpośrednich lub pośrednich zagrożeń dla zdrowia ludzi, zwierząt lub roślin, dobrostanu zwierząt lub, w odniesieniu do GMO i środków ochrony roślin, również dla środowiska, aby umożliwić szybkie wprowadzenie środków w celu przeciwdziałania tym poważnym zagrożeniom.

Powinny istnieć mechanizmy pomocy i współpracy transgranicznej między właściwymi organami, aby zapewnić skuteczne wykrywanie przypadków niezgodności z unijnymi przepisami dotyczącymi łańcucha rolno-spożywczego, które mają wymiar transgraniczny, nie tylko w państwie członkowskim, w którym dany brak zgodności stwierdzono po raz pierwszy, ale również w państwie członkowskim, w którym ten brak zgodności powstał.

Krótkie wyjaśnienie sposobu współdziałania właściwych organów z różnymi elementami skomputeryzowanego systemu zarządzania informacjami w zakresie kontroli urzędowych (IMSOC) (16) i wykorzystywania przez nie tych elementów można wykorzystać do wykazania, że państwa członkowskie terminowo podejmują działania mające na celu przeciwdziałanie określonym poważnym zagrożeniom w ramach unijnego łańcucha rolno-spożywczego oraz w jaki sposób są przygotowane do podjęcia skutecznych i proporcjonalnych działań w celu wykrywania transgranicznych naruszeń unijnych przepisów dotyczących łańcucha rolno-spożywczego, również w przypadkach, w których potencjalne oszukańcze lub wprowadzające w błąd praktyki mają lub mogą mieć wymiar transgraniczny.

Należy zapewnić właściwe działania następcze w odniesieniu do wniosków o udzielenie pomocy administracyjnej, wniosków o współpracę oraz wszelkich powiadomień. Aby to ułatwić, państwa członkowskie powinny wyznaczyć co najmniej jedną instytucję łącznikową do wspierania i koordynowania przepływu informacji między właściwymi organami w różnych państwach członkowskich.

(1) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/625 z dnia 15 marca 2017 r. w sprawie kontroli urzędowych i innych czynności urzędowych przeprowadzanych w celu zapewnienia stosowania prawa żywnościowego i paszowego oraz zasad dotyczących zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia roślin i środków ochrony roślin, zmieniające rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 999/2001, (WE) nr 396/2005, (WE) nr 1069/2009, (WE) nr 1107/2009, (UE) nr 1151/2012, (UE) nr 652/2014, (UE) 2016/429 i (UE) 2016/2031, rozporządzenia Rady (WE) nr 1/2005 i (WE) nr 1099/2009 oraz dyrektywy Rady 98/58/WE, 1999/74/WE, 2007/43/WE, 2008/119/WE i 2008/120/WE, oraz uchylające rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 854/2004 i (WE) nr 882/2004, dyrektywy Rady 89/608/EWG, 89/662/EWG, 90/425/EWG, 91/496/EWG, 96/23/WE, 96/93/WE i 97/78/WE oraz decyzję Rady 92/438/EWG (rozporządzenie w sprawie kontroli urzędowych) (Dz.U. L 95 z 7.4.2017, s. 1).

(2) Rozporządzenie (WE) nr 882/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie kontroli urzędowych przeprowadzanych w celu sprawdzenia zgodności z prawem paszowym i żywnościowym oraz regułami dotyczącymi zdrowia zwierząt i dobrostanu zwierząt (Dz.U. L 165 z 30.4.2004, s. 1).

(3) Rozporządzenie Rady (WE) nr 834/2007 z dnia 28 czerwca 2007 r. w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych i uchylające rozporządzenie (EWG) nr 2092/91 (Dz.U. L 189 z 20.7.2007, s. 1).

(4) Zgodnie z art. 1 ust. 5 rozporządzenia (UE) 2017/625 art. 109–111 tego samego rozporządzenia nie mają zastosowania do innych czynności urzędowych.

(5) Prace wspólnej grupy roboczej OIE-UE mogą być użytecznym źródłem informacji.

(6) Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2019/723 z dnia 2 maja 2019 r. ustanawiające zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/625 w odniesieniu do wzoru formularza, który ma być wykorzystywany w sprawozdaniach rocznych przedkładanych przez państwa członkowskie (Dz.U. L 124 z 13.5.2019, s. 1).

(7) Zawiadomienie Komisji w sprawie wytycznych dotyczących sposobu wypełniania wzoru formularza zawartego w załączniku do rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2019/723 ustanawiającego zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/625 w odniesieniu do wzoru formularza, który ma być wykorzystywany w sprawozdaniach rocznych przedkładanych przez państwa członkowskie (Dz.U. C 71 z 1.3.2021, s. 1) [C(2021) 1136].

(8) Prace sieci ds. WKPK mogą być użytecznym źródłem informacji.

(9) Zob. przypis 8.

(10) Na przykład: „kraje związkowe”, „okręgi”, „gminy”, „departamenty”.

(11) Rozwiązania te powinny uwzględniać zawiadomienie Komisji w sprawie wytycznych dotyczących wdrażania przepisów regulujących przeprowadzanie audytów na podstawie art. 6 rozporządzenia (UE) 2017/625 (Dz.U. C 66 z 26.2.2021, s. 22).

(12) W przypadku gdy pracownicy zewnętrzni lub kontraktowi przeprowadzają kontrole urzędowe, stosuje się środki zapewniające taki sam stopień ich niezależności i odpowiedzialności jak w przypadku stałych pracowników przy wykonywaniu obowiązków w zakresie kontroli urzędowych.

(13) Zob. również sekcja C.3.

(14) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/429 z dnia 9 marca 2016 r. w sprawie przenośnych chorób zwierząt oraz zmieniające i uchylające niektóre akty w dziedzinie zdrowia zwierząt („prawo o zdrowiu zwierząt”) (Dz.U. L 84 z 31.3.2016, s. 1).

(15) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/2031 z dnia 26 października 2016 r. w sprawie środków ochronnych przeciwko agrofagom roślin, zmieniające rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 228/2013, (UE) nr 652/2014 i (UE) nr 1143/2014 oraz uchylające dyrektywy Rady 69/464/EWG, 74/647/EWG, 93/85/EWG, 98/57/WE, 2000/29/WE, 2006/91/WE i 2007/33/WE (Dz.U. L 317 z 23.11.2016, s. 4).

(16) Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2019/1715 z dnia 30 września 2019 r. ustanawiające przepisy dotyczące funkcjonowania systemu zarządzania informacjami w zakresie kontroli urzędowych oraz jego składników systemowych (rozporządzenie w sprawie systemu IMSOC) (Dz.U. L 261 z 14.10.2019, s. 37).