SPRAWOZDANIE KOMISJI DLA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY W SPRAWIE ROZWOJU WIZOWEGO SYSTEMU INFORMACYJNEGO (VIS) W 2011 R. (przedstawione zgodnie z art. 6 decyzji Rady 2004/512/WE) /* COM/2012/0376 final */





SPRAWOZDANIE KOMISJI DLA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY W SPRAWIE ROZWOJU WIZOWEGO SYSTEMU INFORMACYJNEGO (VIS) W 2011 R. (przedstawione zgodnie z art. 6 decyzji Rady 2004/512/WE) SPIS TREŚCI SPRAWOZDANIE KOMISJI DLA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY W SPRAWIE ROZWOJU WIZOWEGO SYSTEMU INFORMACYJNEGO (VIS) W 2011 R. (przedstawione zgodnie z art. 6 decyzji Rady 2004/512/WE)............................................................................................................................. 2 1........... Wprowadzenie............................................................................................................... 4 2........... Ramy prawne funkcjonowania VIS................................................................................. 4 3........... Postępy w okresie sprawozdawczym.............................................................................. 4 3.1........ Prace nad rozwojem i testowanie systemu centralnego..................................................... 4 3.2........ Rozwój systemu porównywania danych biometrycznych (BMS)...................................... 5 3.3........ Mechanizm komunikacji VIS Mail................................................................................... 5 3.4........ Przygotowanie obiektów oraz sieci.................................................................................. 5 3.5........ Przekazanie systemu centralnego władzom francuskim (C.SIS)........................................ 6 3.6........ Planowanie na poziomie krajowym w państwach członkowskich...................................... 6 3.7........ Uruchomienie systemu VIS w Afryce Północnej.............................................................. 7 3.8........ Uruchomienie systemu VIS w regionach innych niż Afryka Północna................................ 8 3.9........ Dane statystyczne........................................................................................................... 9 4........... Umowa dotycząca konserwacji systemu VIS w ramach utrzymywania dobrego stanu technicznego i aktualizacji systemu (MWO/EM)...................................................................................................... 9 5........... Kampania informacyjna.................................................................................................. 9 6........... Zarządzanie projektem.................................................................................................. 10 6.1........ Planowanie i budżet...................................................................................................... 10 6.2........ Zarządzanie ryzykiem.................................................................................................... 11 7........... Przyjaciele VIS............................................................................................................. 12 8........... Podsumowanie............................................................................................................. 12 9........... Załącznik: Grupy robocze ds. VIS................................................................................. 13 9.1........ Komitet SISVIS........................................................................................................... 13 9.2........ Posiedzenia krajowych kierowników projektu VIS........................................................ 13 9.3........ Grupa doradcza ds. testów........................................................................................... 13 9.4........ Grupa ekspercka ds. VIS Mail..................................................................................... 13 1. Wprowadzenie Zgodnie z art. 6 decyzji Rady 2004/512/WE z dnia 8 czerwca 2004 r. w sprawie ustanowienia wizowego systemu informacyjnego[1] Komisja przedstawia niniejszym Radzie i Parlamentowi Europejskiemu ósme sprawozdanie dotyczące postępu prac w zakresie rozwoju wizowego systemu informacyjnego (VIS)[2]. Sprawozdanie obejmuje prace zrealizowane przez Komisję pomiędzy styczniem a grudniem 2011 r. 2. Ramy prawne funkcjonowania VIS Zgodnie z art. 48 rozporządzenia w sprawie VIS[3] Komisja Europejska przyjęła w dniu 21 września 2011 r. decyzję wykonawczą określającą datę uruchomienia wizowego systemu informacyjnego (VIS) w regionie pierwszym (2011/636/UE)[4]. Wybrano datę 11 października 2011 r. (zob. pkt 3.7). W okresie sprawozdawczym przyjęto również rozporządzenie Komisji (UE) nr 977/2011 z dnia 3 października 2011 r. zmieniające wspólnotowy kodeks wizowy[5]. W 2011 r. nie przyjęto żadnych innych instrumentów prawnych dotyczących VIS. 3. Postępy w okresie sprawozdawczym 3.1. Prace nad rozwojem i testowanie systemu centralnego W okresie sprawozdawczym z powodzeniem zakończono dwie fazy testów. W pierwszej wzięło udział siedem państw objętych programem, natomiast w drugiej – szesnaście (siedem państw uczestniczących w pierwszej fazie i kolejnych dziewięć)[6]. Obie fazy zakończono później niż pierwotnie planowano – niemniej jednak zakończono je jeszcze w okresie sprawozdawczym – ponieważ pewne testy dotyczące stabilności i niezawodności systemu zostały powtórzone. Ostatecznie uznano, że obie serie testów spełniły wymogi określone w umowie. System uruchomiono faktycznie w dniu 11 października 2011 r. w konsulatach państw Schengen wydających wizy, zlokalizowanych w krajach Afryki Północnej (w Algierii, Egipcie, Libii, Mauretanii, Maroku i Tunezji). Zgodnie ze zmienionym kodeksem granicznym Schengen[7] dwadzieścia dni po rozpoczęciu działalności, tj. w dniu 31 października 2011 r., państwa członkowskie zaczęły sprawdzać wszystkie wizy w systemie VIS przynajmniej na podstawie numeru naklejki wizowej na wszystkich przejściach granicznych strefy Schengen. W dniu 19 grudnia 2011 r. Liechtenstein dołączył do strefy Schengen i został z powodzeniem podłączony do systemu VIS. 3.2. Rozwój systemu porównywania danych biometrycznych (BMS) W okresie sprawozdawczym w czasie testów operacyjnych systemu (OST) oraz testów tymczasowej akceptacji systemu (PSAT) system porównywania danych biometrycznych, zapewniający usługi porównywania odcisków palców na potrzeby VIS, współpracował bezproblemowo z tym systemem. BMS został uruchomiony w dniu 11 października 2011 r., podobnie jak system VIS. Pięciomiesięczny okres ostatecznej akceptacji systemu rozpoczął się następnego dnia. W okresie pomiędzy 11 października 2011 r. a 31 grudnia 2011 r. w BMS zachowano ponad 170 138 zestawów odcisków palców. Większość z nich została przekazana przez Francję, Niemcy, Włochy i Hiszpanię. Państwa członkowskie nadal wykorzystywały oprogramowanie do urządzeń służących do pobierania odcisków palców dostarczone przez wykonawcę odpowiedzialnego za BMS. W pierwszych miesiącach niektóre państwa członkowskie znacznie poprawiły jakość przekazywanych odcisków palców. Jakość odcisków przekazywanych przez kilka państw członkowskich nadal wymaga jednak poprawy. Państwa członkowskie zaczęły również sprawdzać odciski palców na przejściach granicznych, która to procedura – zgodnie z kodeksem granicznym Schengen – w trzyletnim okresie przejściowym ma charakter opcjonalny. 3.3. Mechanizm komunikacji VIS Mail W odniesieniu do mechanizmu komunikacji VIS Mail zrealizowano dwa ważne zamierzenia. Po pierwsze uruchomiono omawiany mechanizm w konsulatach w odnośnym regionie i wymieniono pewną liczbę wiadomości konsularnych, korzystając z infrastruktury produkcyjnej VIS Mail. Po drugie zakończono prace nad specyfikacjami na potrzeby drugiego etapu VIS Mail. W drugim etapie, który rozpocznie się po uruchomieniu systemu VIS na całym świecie, w mechanizmie VIS Mail uwzględnione zostaną zadania realizowane w ramach sieci konsultacji Schengen. Pod koniec okresu sprawozdawczego rozpoczęto procedurę przyjęcia decyzji wykonawczej Komisji w sprawie odnośnych specyfikacji. W dniu 9 grudnia 2011 r. Komitet SISVIS w grupie ds. VIS wydał pozytywną opinię w sprawie projektu specyfikacji. Oczekuje się, że wspomniana decyzja zostanie przyjęta w ciągu 2012 r. (zob. pkt 9.1). 3.4. Przygotowanie obiektów oraz sieci W okresie sprawozdawczym do sieci sTESTA podłączono Rumunię, a Liechtenstein uzyskał dostęp do środowiska produkcyjnego pod koniec grudnia 2011 r. Główne działania realizowane w okresie sprawozdawczym w związku z siecią obejmowały a) zapewnienie działania mechanizmu przejmowania funkcji obiektu głównego przez obiekt rezerwowy w przypadku awarii; b) zapewnienie serwera protokołu NTP umożliwiającego synchronizację czasu obiektu centralnego i obiektów w państwach członkowskich; c) modernizację technologii sieciowej, dzięki której wzmocniono niezawodność urządzeń szyfrujących; d) testowanie serwera VIS Mail; e) zapewnienie personelowi C.SIS infrastruktury komunikacyjnej umożliwiającej interakcję z państwami członkowskimi; f) zapewnienie portalu internetowego umożliwiającego szczegółowy wgląd w stan sieci na potrzeby personelu C.SIS i prowadzonych przez niego działań monitorujących; oraz g) monitorowanie sieci VIS w krytycznej fazie testowania systemu: przed i bezpośrednio po uruchomieniu VIS. W przypadku awarii sytemu krajowego mechanizm przejmowania funkcji pozwala państwom członkowskim wyposażonym w system rezerwowy zapewnić ciągłość działania. Do końca 2011 r. mechanizm przejmowania funkcji w trakcie awarii przetestowano w praktyce w dwunastu państwach członkowskich. Testy praktyczne będą kontynuowane w 2012 r. w innych państwach członkowskich, które są zainteresowane wdrożeniem takiego rozwiązania. 3.5. Przekazanie systemu centralnego władzom francuskim (C.SIS) W trakcie trzech tygodniu we wrześniu 2011 r. system centralny przekazano stopniowo organom francuskim w Strasburgu (C.SIS) po pomyślnym zakończeniu wszystkich faz testowych. Proces ten obejmował szereg działań technicznych dotyczących VIS i BMS, takich jak czyszczenie bazy danych i sprawdzanie szeregu procedur operacyjnych (np. przełączanie/powrót, stop/start). W okresie przejściowym, zanim instytucja zarządzająca (europejska agencja do spraw zarządzania wielkoskalowymi systemami informatycznymi w przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości) podejmie swoje obowiązki w dniu 1 grudnia 2012 r., za bieżące zarządzanie operacyjne VIS odpowiedzialna będzie Komisja. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie VIS Komisja może powierzyć zarządzanie operacyjne VIS krajowym organom sektora publicznego w dwóch różnych państwach członkowskich. Zawarto umowę z władzami francuskimi dotyczącą świadczenia usług związanych z zarządzaniem operacyjnym. Zawarto również umowy z Francją i Austrią dotyczące odpowiednio infrastruktury obiektu centralnego w Strasburgu oraz obiektu rezerwowego w St Johann im Pongau. 3.6. Planowanie na poziomie krajowym w państwach członkowskich Niezależnie od dostępności centralnego VIS, głównym warunkiem uruchomienia systemu było zaawansowanie projektów na poziomie krajowym. W oparciu o mechanizm sprawozdawczości miesięcznej stworzony w ramach grupy przyjaciół VIS (zob. pkt 7) wszystkie państwa członkowskie informowały konsekwentnie o tym, iż postępy w realizacji zaplanowanych etapów przebiegają zgodnie z harmonogramem określającym datę rozpoczęcia dla regionu, gdzie system ma zostać uruchomiony w pierwszej kolejności (Afryka Północna). Przeprowadzone w pierwszej połowie okresu sprawozdawczego przez Republikę Czeską i Grecję testy zgodności (CT) zakończyły się powodzeniem, dzięki czemu zamknięto cykl tych testów dla wszystkich państw Schengen. Podobnie jak w 2010 r., również w 2011 r. zorganizowano wizyty w krajach Afryki Północnej, których celem było uzyskanie informacji z pierwszej ręki na temat poziomu przygotowania konsulatów państw członkowskich przede wszystkim pod kątem ich zdolności pozyskiwania i przekazywania do VIS danych biometrycznych osób ubiegających się o wizy. Na początku października 2011 r. przedstawiciele Komisji i państwa członkowskiego przewodniczącego Radzie ds. Wymiaru Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych odbyli podróż do Tunezji (Tunis), Maroka (Casablanca i Rabat) oraz Libii (Trypolis), aby wziąć udział w spotkaniach w ramach lokalnej współpracy konsularnej w sprawach wiz oraz obejrzeć urządzenia do obsługi VIS instalowane w konsulatach. Ogółem złożono wizytę w dziesięciu konsulatach; w wyniku czego obsługującemu je personelowi przekazano konkretne zalecenia prawne i techniczne. 3.7. Uruchomienie systemu VIS w Afryce Północnej Aspekty prawne i polityczne W trakcie spotkania grupy przyjaciół VIS w dniu 16 marca 2011 r. kilka państw członkowskich oświadczyło, że od strony technicznej są gotowe do podłączenia do VIS z końcem czerwca 2011 r., wolałyby jednak uruchomić ten system w Afryce Północnej[8] dopiero po okresie letnim, kiedy to wydaje się najwięcej wiz, i po zmianie personelu konsulatów. Uzgodniono, że system zostanie uruchomiony w dniu 11 października 2011 r. Artykuł 48 rozporządzenia w sprawie VIS stanowi, że Komisja podejmuje decyzję w sprawie daty uruchomienia systemu, gdy a) oświadczy o zakończeniu z wynikiem pozytywnym wszechstronnego testu VIS przeprowadzonego wraz z państwami członkowskimi, oraz b) wszystkie państwa członkowskie powiadomią Komisję o swojej gotowości do przekazywania danych do systemu centralnego za pomocą interfejsów krajowych oraz podłączenia do systemu VIS swoich konsulatów w pierwszym regionie, w którym system ma zostać uruchomiony. W odniesieniu do pierwszego warunku Komisja oraz eksperci z państw członkowskich uznali w dniu 7 lipca 2011 r., że wszechstronne testy systemu przeprowadzone wraz z państwami członkowskimi zakończyły się wynikiem pozytywnym. Pismo komisarz Cecilii Malmström oraz wyniki testów zostały przesłane Parlamentowi Europejskiemu w dniu 7 października 2011 r. W odniesieniu do drugiego wymogu państwa członkowskie poproszono o przekazanie do końca lipca 2011 r. deklaracji o gotowości. Pierwsze zawiadomienie w tej sprawie Komisja otrzymała w dniu 5 lipca 2011 r., a ostatnie – w dniu 2 września 2011 r. Oba te fakty umożliwiły Komisji przyjęcie w dniu 21 września 2011 r. decyzji wykonawczej określającej datę uruchomienia wizowego systemu informacyjnego (VIS) w regionie pierwszym[9]. Kwestie operacyjne W dniu 11 października 2011 r. wszystkie konsulaty państw członkowskich w Afryce Północnej podłączono do systemu VIS. Operacja zakończyła się powodzeniem. Pierwszym państwem członkowskim, które zarejestrowało transakcję w systemie – o godz. 6.00 czasu UTC, była Szwecja. Drobne problemy techniczne na poziomie krajowym, które pojawiły się pierwszego dnia, rozwiązano niemal natychmiast. Niemcy jako pierwsze wydały wizę z odciskami palców. Z dniem 31 października 2011 r. – zgodnie z kodeksem granicznym Schengen – na wszystkich zewnętrznych przejściach granicznych państwa członkowskie zaczęły sprawdzać numer naklejki wizowej w systemie VIS. 3.8. Uruchomienie systemu VIS w regionach innych niż Afryka Północna Szereg państw członkowskich skorzystało z przewidzianej w art. 48 ust. 3 rozporządzenia w sprawie VIS możliwości uruchomienia systemu VIS dodatkowo w innych regionach z zastrzeżeniem wcześniejszego powiadomienia o tym Komisji. W dniu 30 czerwca 2011 r. Węgry zgłosiły, że w ramach projektu pilotażowego współfinansowanego z Funduszu Granic Zewnętrznych (EBF) z dniem 11 października 2011 r. zaczną gromadzić odciski palców osób ubiegających się o wizę i wykorzystywać system VIS w placówkach w Istambule, Ankarze i Kiszyniowie. W dniu 12 lipca 2011 r. Szwajcaria powiadomiła, że z dniem 11 października 2011 r. zacznie wykorzystywać VIS, nie pobierając jednak odcisków palców, na swoim terytorium oraz do celów wydawania wiz na przejściach granicznych położonych na granicach zewnętrznych. W dniu 15 września 2011 r. Estonia powiadomiła, że z dniem 11 października 2011 r. zacznie wykorzystywać VIS i pobierać odciski palców osób ubiegających się o wizę do celów wydawania wiz na przejściach granicznych położonych na granicach zewnętrznych. W dniu 6 października 2011 r. Estonia zgłosiła również, że od dnia 11 października 2011 r. zamierza wykorzystywać system VIS we wszystkich swoich konsulatach, jednak bez pobierania odcisków palców. W dniu 7 października 2011 r. Belgia powiadomiła, że z dniem 11 października 2011 r. uruchomi system VIS bez pobierania odcisków palców we wszystkich swoich konsulatach (za wyjątkiem Konakry, gdzie Belgia zaczęła korzystać z systemu w dniu 1 listopada 2011 r.). Dwa państwa członkowskie przesłały zawiadomienia Komisji już po uruchomieniu systemu VIS poza regionem Afryki Północnej. Niemcy np. zgłosiły w dniu 12 października 2011 r., że w dniu 11 października 2011 r. zaczęły korzystać z systemu VIS i pobierać odciski palców do celów wydawania wiz na granicach. Islandia zaczęła stosować VIS do celów wydawania wiz na swych granicach w dniu 11 października 2011 r., odnośne powiadomienie otrzymano natomiast w dniu 17 października 2011 r. Mimo że nie pojawiły się żadne szczególne problemy, Komisja wezwała wszystkie państwa członkowskie do informowania z wyprzedzeniem o wszelkich zamiarach wprowadzania systemu VIS w dodatkowych regionach przed wyznaczoną prawnie datą. Komisja zwróciła się również do państw członkowskich z prośbą, aby z wyprzedzeniem kontaktowały się z delegaturami Komisji w odnośnych krajach i podejmowały należyte środki w celu poinformowania o swoich planach osób składających wnioski wizowe i władz lokalnych, w szczególności jeśli wiąże się to z zamiarem gromadzenia odcisków palców. Wreszcie w dniu 19 października 2011 r. Polska poinformowała, że w ramach projektu pilotażowego współfinansowanego z Funduszu Granic Zewnętrznych będzie wykorzystywać VIS w swoich placówkach w Baku, Erywaniu i Kuala Lumpur i gromadzić dane biometryczne. Projekt pilotażowy rozpoczął się w dniu 26 października 2011 r. Jego zakończenie przewidziano na dzień 31 maja 2012 r. 3.9. Dane statystyczne Do końca okresu sprawozdawczego za pomocą systemu VIS rozpatrzono 299 648 wniosków wizowych: wizę Schengen wydano w 229 124 przypadkach, a w 33 451 przypadkach odmówiono jej wydania. Dane te dotyczą wykorzystania VIS w placówkach konsularnych w Afryce Północnej, jak również w innych rejonach świata w przypadku państw członkowskich wspomnianych w poprzedniej sekcji. W odniesieniu do wpływu, jaki miało uruchomienie VIS na wielokrotne składanie wniosków wizowych przez tę samą osobę, do końca okresu sprawozdawczego w systemie VIS odnotowano 468 potencjalnych przypadków zjawiska porównywania wymogów wizowych różnych państw i wykorzystywania różnic w przepisach (visa shopping), kiedy to osoby ubiegające się o wizę, którym odmówiono jej wydania, składały nowy wniosek wizowy. Jeden z tych przypadków dotyczy osoby, która złożyła pięć wniosków wizowych w pięciu różnych konsulatach. W dwóch przypadkach ta sama osoba złożyła cztery wnioski, a w siedmiu przypadkach złożono potrójne wnioski wizowe. Pozostałych 458 przypadków dotyczy zdublowanych wniosków wizowych. W jednym przypadku trzy różne placówki konsularne przez cztery tygodnie zajmowały się wnioskami tej samej osoby i odkryły, że są one ze sobą powiązane. 4. Umowa dotycząca konserwacji systemu VIS w ramach utrzymywania dobrego stanu technicznego i aktualizacji systemu (MWO/EM) W celu zapewnienia utrzymania systemu VIS w dobrym stanie technicznym i udoskonalenia z czasem działania tego systemu – z uwagi na rosnącą ilość danych wprowadzanych do VIS w kolejnych latach – w dniu 14 lipca 2011 r. Komisja ogłosiła zaproszenie do składania ofert w ramach przetargu „Utrzymanie dobrego stanu technicznego systemu (MWO) oraz aktualizacja i rozwój systemu (EM)”. Do końca okresu sprawozdawczego zakończono następujące etapy postępowania: otrzymano oferty wstępne od sześciu podmiotów (2 września 2011 r.); wybrano pięciu oferentów, których dopuszczono do etapu oceny technicznej, i przekazano im specyfikacje techniczne w ramach procedury przetargowej (połowa października 2011 r.); oferenci złożyli oferty techniczne (23 grudnia 2011 r.). 5. Kampania informacyjna We współpracy z wykonawcą zewnętrznym oraz w porozumieniu z państwami członkowskimi Komisja przygotowała materiały informacyjne w języku angielskim, francuskim, niemieckim, hiszpańskim, arabskim, chińskim i rosyjskim na potrzeby własne i państw członkowskich w celu prowadzenia kampanii informacyjnych przed uruchomieniem systemu VIS i później. Materiały przekazano państwom członkowskim latem 2011 r. Ponadto wyprodukowano film wyjaśniający nowe procedury wizowe w ramach VIS. Film dostępny w kilku wersjach językowych opublikowano na europejskich portalach informacyjnych i udostępniono państwom członkowskim. Ponadto w dniu 11 października zaktualizowano stronę internetową Dyrekcji Generalnej do Spraw Wewnętrznych, uzupełniając ją o informacje dotyczące VIS. Krótko po przyjęciu decyzji 2011/636/UE[10] Dyrekcja Generalna do Spraw Wewnętrznych zaprosiła ambasadorów Algierii, Egiptu, Maroka, Mauretanii i Tunezji akredytowanych w Brukseli. Głównym celem spotkania było udzielenie szczegółowych informacji na temat uruchomienia systemu VIS, tak aby ambasadorzy mogli je przekazać dalej władzom swoich krajów. Pytania ambasadorów dotyczyły zakresu zwolnień z wymogu pobierania odcisków palców oraz outsourcingu. Po spotkaniu ambasadorom przesłano notę informacyjną. W następstwie tych spotkań delegatury UE w regionie podjęły starania na rzecz przekazania stosownych informacji lokalnym władzom krajów Afryki Północnej, konsultując swoje działania z państwami członkowskimi w ramach lokalnej współpracy konsularnej w sprawach wiz. Szef delegatury UE w Egipcie spotkał się z lokalnymi władzami w dniu 26 września 2011 r. Towarzyszyli mu ambasadorzy Niemiec, Francji, Włoch i Polski. Zorganizowano również spotkanie z przedstawicielami egipskich środowisk biznesowych, które odbyło się w dniu 29 września 2011 r. w ambasadzie Niemiec, oraz konferencję prasową, która odbyła się w dniu 4 października 2011 r. w ambasadzie Francji. W dniach 27–29 września 2011 r. przedstawiciele Komisji odbyli podróż do Trypolisu, aby m.in. spotkać się z przedstawicielami libijskiego ministerstwa spraw zagranicznych oraz poinformować o uruchomieniu VIS. W Maroku i Algierii delegatury UE przesłały notę informacyjną władzom lokalnym. W dniu uruchomienia systemu zorganizowano dwa wydarzenia dla mediów. W Brukseli miała miejsce prezentacja techniczna, której towarzyszyła krótka konferencja prasowa rzecznika komisarz Cecilii Malmström. W Warszawie komisarz Malmström wraz polskim ministrem spraw wewnętrznych uczestniczyła w konferencji prasowej, w trakcie której poinformowano o zakończonej powodzeniem inauguracji VIS. 6. Zarządzanie projektem 6.1. Planowanie i budżet Ogólna dostępna kwota środków na zobowiązania w ramach VIS w 2011 r. wyniosła 31,2 mln EUR, z czego wykorzystano 95,06 %. Z uwagi na ograniczone usługi w zakresie wspierania testów i przeniesienia płatności związanych z ostateczną akceptacją systemu na rok 2012, wykorzystano jedynie 79,49 % środków na płatności. VIS podlega pozycji budżetowej 18.02.05. VIS || Dostępne środki na zobowiązania || Wykonanie – środki na zobowiązania || Ogółem (%) || Dostępne środki na płatności || Wykonanie – środki na płatności || Ogółem (%) C1 (środki na podstawie decyzji sprawie finansowania VIS w 2011 r.) || 21 200 000,00 EUR || 3 456 723,74 EUR || || 27 486 195,00 EUR || 22 037 191,85 EUR || C4 (środki ze składek Islandii, Norwegii i Szwajcarii na 2011 r.) || 1 298 209,85 EUR || || || 1 298 209,85 EUR || 0,00 || C5 (środki ze składek Islandii, Norwegii i Szwajcarii na 2010 r.) || 8 703 298,00 EUR || 8 703 298,00 EUR || || 4 115 456,44 EUR || 4 115 456,44 EUR || Zobowiązanie globalne || || 17 500 000 EUR || || || || Ogółem || 31 201 507,85 EUR || 29 660 022 EUR || 95,06 % || 32 899 861,29 EUR || 26 152 648,29 EUR || 79,49 % 6.2. Zarządzanie ryzykiem W okresie sprawozdawczym metodologia zarządzania ryzykiem w ramach projektu nie uległa zmianie. Co miesiąc Komisja wskazywała najważniejsze zagrożenia w ramach projektu (na poziomie centralnym i krajowym), które prezentowała państwom członkowskim podczas comiesięcznych posiedzeń krajowych kierowników projektu VIS. Pomagał jej w tym wykonawca odpowiedzialny za zapewnienie jakości. Podobnie jak w poprzednim roku kwestie dotyczące ryzyka zostały również przedyskutowane w ramach grupy przyjaciół VIS. Komisja współpracowała z dwoma państwami członkowskimi przewodniczącymi Radzie ds. Wymiaru Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych w celu określenia głównych zagrożeń i sklasyfikowania ich według skutków dla projektu. Dla każdego zagrożenia określono działania mające je ograniczać. Komisja prowadziła również rejestr wysokiego szczebla i kontrolowała stan realizacji działań. Na koniec 2011 r. większość zidentyfikowanych najpoważniejszych zagrożeń dotyczyło: a) wykorzystania zasobów systemu szybciej niż przewidziano ze względu na fakt, że państwa członkowskie zdecydowały się uruchomić go w dodatkowych regionach, wyprzedzając harmonogram stopniowego wprowadzania systemu w kolejnych regionach; b) przekazania systemu centralnego VIS z C.SIS do agencji UE odpowiedzialnej za zarządzanie systemami informatycznymi, oraz c) jakości pobieranych odcisków palców. Dla wszystkich tych zagrożeń określane są działania ograniczające, a Komisja, państwa członkowskie i główny wykonawca projektu prowadzą ścisłą współpracę w celu złagodzenia skutków wymienionych zagrożeń dla całego projektu. 7. Przyjaciele VIS W okresie sprawozdawczym grupa przyjaciół VIS zebrała się ośmiokrotnie – cztery razy w pierwszym półroczu i cztery razy w drugim półroczu. Podobnie jak w poprzednich latach nieformalne posiedzenia wysokiego szczebla zapewniły forum, na którym mogła toczyć się przejrzysta dyskusja na temat wszystkich kwestii związanych z VIS. Agenda została ustalona przez państwo członkowskie przewodniczące formacji Rady ds. Wymiaru Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych w porozumieniu z Komisją i Sekretariatem Generalnym Rady. Przedmiotem posiedzeń były aktualne informacje techniczne przekazywane przez Komisję na temat stanu zaawansowania prac nad VIS, sprawozdanie na temat ryzyka oraz wyniki stosowania mechanizmu sprawozdawczości na temat postępów krajowych. Szczególną uwagę poświęcono kwestii monitorowania postępów krajowych w pierwszym regionie uruchomienia systemu, jak również przygotowaniu kampanii informacyjnej. W drugiej połowie okresu sprawozdawczego państwo członkowskie przewodniczące Radzie ds. Wymiaru Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych zaktualizowało kwestionariusze dotyczące postępów krajowych w celu uwzględnienia informacji na temat stanu przygotowań do wdrożenia systemu w krajach Bliskiego Wschodu i rejonie Zatoki Perskiej. Zamierzeniem była ocena gotowości technicznej państw członkowskich do wprowadzenia systemu, jak również zbadanie ich zamiarów co do wykorzystania VIS w wymienionych regionach po uruchomieniu systemu w Afryce Północnej. Zebranie tych danych umożliwiło Polsce rozpoczęcie dyskusji na temat całkowitego czasu potrzebnego do objęcia systemem placówek konsularnych na całym świecie. Dyskusja ta będzie kontynuowana w 2012 r. Należy zauważyć, że okresie sprawozdawczym poprawiła się ogólna jakość odpowiedzi udzielanych przez państwa członkowskie. W niektórych przypadkach pojawiły się jednak rozbieżności między informacjami na temat przygotowań w Afryce Północnej a oficjalnymi zawiadomieniami o gotowości w tym regionie przekazanych Komisji. Wynikało to z różnic w interpretacji zawiadomień i, w końcowym efekcie, nie spowodowało żadnych problemów. Oprócz wypełnienia kwestionariuszy dotyczących placówek konsularnych państwa członkowskie zostały również poproszone o regularne dostarczanie aktualnych informacji na temat stanu przygotowań w odniesieniu do przejść na granicach zewnętrznych oraz na temat ich gotowości do korzystania z VIS do celów wydawania wiz na granicach. I w tym wypadku w okresie sprawozdawczym jakość udzielanych odpowiedzi uległa poprawie i umożliwiła użyteczne monitorowanie sytuacji. Dania sprawująca prezydencję w pierwszym półroczu 2012 r. zdecydowała o kontynuacji wykorzystania tego mechanizmu sprawozdawczego. 8. Podsumowanie W ubiegłym roku wszystkim uczestniczącym w projekcie krajom udało się poprawnie uruchomić system w Afryce Północnej (w dniu 11 października 2011 r.). Od momentu uruchomienia system VIS działał poprawnie, a wszystkie dostępne statystyki wskazują, że jest on w pełni wykorzystywany przez państwa członkowskie. VIS okazał się również przydatny w wykrywaniu wniosków wizowych składanych wielokrotnie przez te same osoby w różnych konsulatach. Komisja regularnie informowała Komisję Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (LIBE) Parlamentu Europejskiego o postępach i stanie realizacji projektu VIS i będzie to czynić również w przyszłości. 9. Załącznik: Grupy robocze ds. VIS 9.1. Komitet SISVIS W 2011 r. posiedzenia Komitetu SISVIC w grupie ds. VIS[11] odbyły się dwukrotnie: w dniu 23 czerwca oraz 2 września. W czasie pierwszego spotkania Komisja przedstawiła dokument roboczy określający kolejne regiony, które miałyby zostać objęte systemem VIS, który to dokument przedstawiono już wcześniej przy okazji spotkania grupy przyjaciół VIS w dniu 20 czerwca 2011 r. Ponieważ Komitet odniósł się do tego dokumentu pozytywnie, Komisja przystąpi do przyjęcia odnośnej decyzji. W czasie drugiego spotkania Komisja i delegaci dyskutowali na temat projektu specyfikacji technicznych dotyczących mechanizmu komunikacji VIS Mail. Komitet odniósł się później pozytywnie do projektu decyzji wykonawczej w drodze procedury pisemnej. Komisja rozpoczęła procedurę wewnętrzną w celu przyjęcia wspomnianej decyzji. Oczekuje się, że obie decyzje zostaną przyjęte w 2012 r. 9.2. Posiedzenia krajowych kierowników projektu VIS W okresie sprawozdawczym Komisja zwołała dziesięć posiedzeń grup eksperckich dla krajowych kierowników projektów w celu omówienia stanu projektu VIS, szczegółowych kwestii technicznych, kwestii związanych z planowaniem, zagrożeń oraz czynności podejmowanych na szczeblach centralnym i krajowym. 9.3. Grupa doradcza ds. testów Ze względu na intensywne działania w zakresie testowania systemu grupa doradcza ds. testów, będąca doradczą grupą roboczą przy Komitecie SISVIS (grupa ds. VIS), odbywała w okresie sprawozdawczym częste spotkania lub telekonferencje. Jej zadaniem było zagwarantowanie, aby proces rozwiązywania problemów związanych z testowaniem systemu przebiegał w sposób ustrukturyzowany, a także doradztwo w zakresie sprawnego przebiegu samego procesu testów VIS. Członkowie tej grupy wydawali zalecenia dotyczące testów VIS w trakcie wszystkich faz testów, w szczególności w przypadku bezpośredniego uczestnictwa w testach państw członkowskich. 9.4. Grupa ekspercka ds. VIS Mail W ciągu okresu sprawozdawczego grupa odbywała comiesięczne posiedzenia mające na celu zapewnienie wsparcia dla wdrożenia mechanizmu komunikacji VIS Mail. Uzgodniono, że w 2012 r. grupa będzie się spotykać co dwa miesiące. Prace Komisji i państw członkowskich dotyczące VIS Mail realizowane są we współpracy z wykonawcą sieci i z pomocą wykonawcy odpowiedzialnego za wsparcie i jakość. [1] Dz.U. L 213 z 15.6. 2004, s. 5. [2] Treść siódmego sprawozdania – zob. sprawozdanie Komisji dla Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie rozwoju wizowego systemu informacyjnego (VIS) w 2010 r., COM(2011) 346 wersja ostateczna z 14.6.2011. [3] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 767/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. w sprawie wizowego systemu informacyjnego (VIS) oraz wymiany danych pomiędzy państwami członkowskimi na temat wiz krótkoterminowych (rozporządzenie w sprawie VIS), Dz.U. L 218 z 13.8.2008, s. 60. [4] Decyzja wykonawcza Komisji z dnia 21 września 2011 r. określająca datę uruchomienia wizowego systemu informacyjnego (VIS) w regionie pierwszym (2011/636/UE), Dz.U. L 249 z 27.9.2011, s. 18. [5] Dz.U. L 258 z 4.10.2011, s. 9. [6] W pierwszym teście (testy operacyjne systemu) uczestniczyły Estonia, Niemcy, Norwegia, Słowenia, Szwecja, Węgry i Włochy. W drugim teście (testy tymczasowej akceptacji systemu – PSAT) wzięły udział ww. kraje oraz Finlandia, Francja, Hiszpania, Litwa, Łotwa, Polska, Portugalia, Słowacja i Szwajcaria. [7] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 81/2009 z dnia 14 stycznia 2009 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 562/2006 w odniesieniu do korzystania z wizowego systemu informacyjnego (VIS) na mocy kodeksu granicznego Schengen, Dz.U. L 35 z 4.2.2009, s. 56. [8] Zgodnie z decyzją Komisji nr 2010/49/WE z dnia 30 listopada 2009 r. określającą pierwsze regiony, w których uruchomiony zostanie wizowy system informacyjny (VIS), Dz.U. L 23 z 27.1.2010, s. 62, trzema regionami, w których system VIS zostanie uruchomiony najwcześniej, są: Afryka Północna, Bliski Wschód i rejon Zatoki Perskiej. Region Afryki Północnej obejmuje Algierię, Egipt, Libię, Mauretanię, Maroko oraz Tunezję. [9] Zob. przypis 4. [10] Zob. przypis 4. [11] Ustanowiony na mocy art. 51 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1987/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r. w sprawie utworzenia, funkcjonowania i użytkowania systemu informacyjnego Schengen drugiej generacji (SIS II), Dz.U. L 381 z 28.12.2006, s. 4.